(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
作業担当員の勤務や作業に関する動静状況が蓄積される動静管理データベースと、
動静状況の種別毎に割り当てられた複数のメ−ルボックスと、
作業担当員が動静状況に対応した前記メールボックスのメールアドレスを宛先として送信したメールを、当該メールボックスから動静状況情報として取り出すメ−ル監視手段と、
前記メール監視手段が取り出した動静状況情報に基づき前記動静管理データベースを更新する動静状況情報管理手段と、
を有し、動静状況種別毎に異なるメールアドレスを割り当てたことを特徴とする動静管理システム。
【請求項２】
前記動静状況情報管理手段は、件名又はメール本文に記述された内容から動静状況の補足情報を把握することを特徴とする請求項１記載の動静管理システム。
【請求項３】
作業担当員の動静管理を行う動静管理システムにおいて、
前記動静管理システムが所有する複数のメ−ルボックスを、動静状況の種別毎にそれぞれ割り当てておき、
作業担当員が前記動静管理システムへ連絡する動静状況に対応する前記メールボックスのメールアドレスを電子メールの宛先に指定して送信した電子メールを受信し、
その受信した電子メールの宛先に指定されたメールアドレスから当該作業担当員が連絡してきた動静状況を認識することを特徴とする動静管理方法。
【請求項４】
電子メールの件名又はルール本文を利用して動作状況の補足情報を取得することを特徴とする請求項３記載の動静管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は動静管理システム、特に外出する機会の多い保守作業担当員の勤務や作業に関する行動の管理を行うための一手法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
契約先に設置されたコンピュータやビル設備などの機器の保守を行うフィールドエンジニア（以下、「ＦＥ」）は、業務内容上、外出する機会が多く、そのために出退勤や保守作業先、作業内容等の報告を電話で行う場合が多くなる。このようなＦＥの勤務や作業に関する行動を、以下「動静」と称することにする。
【０００３】
図６は、従来の動静管理システムの概略構成図である。ＦＥは、外出先の携帯電話１から情報センタ設置の音声応答装置２に電話をかけ、その音声応答装置２からの音声ガイダンスに従い、作業開始時刻、作業エリア、当該エリアでの作業終了時刻、作業内容等報告すべき動静状況に応じた所定のコードを入力する。システムには、ＦＥの動静状況を管理するために動静管理データベース３が設けられていて、音声応答装置２は、入力されたコードに基づき当該ＦＥの動静内容を動静管理データベース３に登録することによって現在の勤務状況を更新する。
【０００４】
また、電話回線の混雑等により音声応答装置２にアクセスできない場合、ＦＥは、事務所に電話報告をする。事務所員は、事務所に設置された情報端末装置４から作業担当員に代わって動静管理データベース３への動静状況の登録を行う。
【０００５】
このように、動静管理データベース３に各ＦＥの最新の動静状況を逐次登録していくことによって、現在のＦＥの所在位置や勤務状況を容易に把握することができる。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、音声応答装置の音声ガイダンスに応じてコード入力を行うことは、面倒であり、また、情報登録に時間を要する。
【０００７】
また、例えば出退勤時間帯等は、音声応答装置への回線が混雑してつながりにくくなるため、動静管理上、支障を来す可能性があった。
【０００８】
更に、従来においては、作業場所としてエリアコードを入力するようにしていたので、ＦＥの作業場を把握するには位置精度が悪かった。
【０００９】
本発明は以上のような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、より簡単にかつ確実に動静管理ができる動静管理システム及びその方法を提供することにある。
【００１０】
また、より詳細な動静管理を行うことのできる動静管理システムを提供することにある。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
以上のような目的を達成するために、本発明に係る動静管理システムは、作業担当員の勤務や作業に関する動静状況が蓄積される動静管理データベースと、動静状況の種別毎に割り当てられた複数のメ−ルボックスと、作業担当員が動静状況に対応した前記メールボックスのメールアドレスを宛先として送信したメールを、当該メールボックスから動静状況情報として取り出すメ−ル監視手段と、前記メール監視手段が取り出した動静状況情報に基づき前記動静管理データベースを更新する動静状況情報管理手段とを有し、動静状況種別毎に異なるメールアドレスを割り当てたものである。
【００１２】
また、前記動静状況情報管理手段は、件名又はメール本文に記述された内容から動静状況の補足情報を把握するものである。
【００１３】
また、本発明に係る動静管理方法は、作業担当員の動静管理を行う動静管理システムにおいて、前記動静管理システムが所有する複数のメ−ルボックスを、動静状況の種別毎にそれぞれ割り当てておき、作業担当員が前記動静管理システムへ連絡する動静状況に対応する前記メールボックスのメールアドレスを電子メールの宛先に指定して送信した電子メールを受信し、その受信した電子メールの宛先に指定されたメールアドレスから当該作業担当員が連絡してきた動静状況を認識するものである。
【００１４】
また、電子メールの件名又はルール本文を利用して動作状況の補足情報を取得するものである。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る動静管理システムの一実施の形態を示したシステム構成図である。動静管理システムは、エレベータ等の契約先に設置されたビル設備の保守を行うフィールドエンジニア（ＦＥ）が勤務する企業の情報センタに設置されている。本実施の形態における動静管理システムは、メールサーバ５とアプリケーションサーバ６とをＬＡＮ７で接続することで構築される。メールサーバ５とアプリケーションサーバ６は、常時稼動しており、２４時間体制でＦＥの動静管理を行っている。
【００１７】
ここで、本実施の形態において管理する動静状況について説明すると、本実施の形態において管理する動静状況の種類としては、図２に例示したように、ＦＥが勤務に関する動作状況として出社、退社等があり、保守業務に関する動作状況として出動、作業開始、作業終了等がある。本実施の形態においては、各動作状況に対応させてメールボックス８を設定したことを構成上の特徴としている。従って、本実施の形態におけるメールサーバ５には、動作状況種別毎にメールボックス８が予め用意されている。
【００１８】
図２には、各動作状況に対応させて動作状況名と件名に設定する項目とが示されている。動作状況名は、各動作状況の名称であり、動作状況を識別する情報として用いられている。インターネットメールアドレスは、ユーザ名と＠とメールサーバ名（ドメイン名）で記述することができるが、本実施の形態における動作状況名は、メールアドレスのユーザ名でもある。図１には、メールアドレスのうち各メールボックス８のユーザ名に相当する動静状況名のみが示されている。件名というのは、汎用の電子メール送信用画面上において、宛先及び電子メール本文と共に設定する件名のことであり、件名に設定する項目というのは、電子メール送信用画面上の件名の欄に記載する内容（項目）のことをいう。
【００１９】
アプリケーションサーバ６は、動静管理データベース９、メ−ル監視部１０及び動静状況情報管理部１１を有している。動静管理データベース９には、ＦＥの勤務や作業に関する動静状況が蓄積される。ＦＥのマンＮｏ（社員番号）をキーにすれば、当該ＦＥの勤務状況や保守作業履歴を抽出でき、更新時刻に基づき各ＦＥの最新動作状況情報を取り出せば、各ＦＥの現在の所在位置を把握することができる。メ−ル監視部１０は、メールサーバ５に用意されたメールボックスへの受信状況を常時監視し、受信メールがあったときにそのメールを当該メールボックスから動静状況情報として取り出す。動静状況情報管理部１１は、メール監視部１０が取り出した動静状況情報に基づき動静管理データベース９を更新する。また、携帯電話１は、ＦＥが携帯しているインターネット接続機能を有する携帯電話機である。なお、本実施の形態の場合、ＦＥが動静状況を報告するためにメールサーバ５へ電子メールを送信することができればよいので、メール機能付きの通信機器であればインターネット接続機能付き携帯電話機でなくてもよい。
【００２０】
本実施の形態において特徴的なことは、ＦＥの動静管理を行うためにメール機能を有効利用したことであり、特にメールアドレスのユーザ名に動静状況名を指定するようにしたことである。これにより、ＦＥが報告すべき動静状況の名称を電子メールの宛先に指定して送信することで、動静管理システムは、当該ＦＥの現在の動静状況を受信メールの宛先を参照することで把握することができる。
【００２１】
ここで、ＦＥが動静管理システムのメールサーバ５へ送信する電子メールに指定する内容項目について説明する。
【００２２】
ＦＥは、動静状況を報告するために携帯電話１のメール機能を起動して電子メールを送信するとき、送信しようとする電子メールの宛先に、以下のメールアドレスを設定する。すなわち、例えば、図２に示した例によると、クライアント先において作業を開始するときには、メールアドレスのユーザ名に“skaisi”を指定する。また、作業が終了したときには、メールアドレスのユーザ名に“sshuryo”を指定する。ドメイン名には、メールサーバ５の名称（ドメイン名）を指定する。携帯電話１には、通常、メモリダイヤル機能が搭載されているので、既登録の中から選択するようにすれば便利である。
【００２３】
図３は、ＦＥが使用する携帯電話１のメール作成用画面の入力部分の表示例を示した図であり、図３（ａ）には作業開始登録の、図３（ｂ）には作業終了登録の、図３（ｃ）には直帰登録の例がそれぞれ示されている。
【００２４】
また、送信しようとする電子メールの件名には、動静状況の補足情報を設定する。すなわち、例えば、図２に示した例によると、クライアント先において作業を開始するときには、保守作業対象とするエレベータが設置されているビルを特定する建物番号、エレベータを特定する号機、終了予定時刻を入力指定する。これにより、ＦＥが保守作業をビル内のどこで行うかまで判別することができる。また、直帰するときには、予定する次回出社日及び次回出社時刻を入力指定することで、翌日以降の行動を事前に把握することができる。
【００２５】
図３（ａ）に示された作業開始登録に対する補足情報の指定例によると、作業は建物番号“５０００１”の１号機で行われ、その終了予定時刻は１５時３０分であることがわかる。なお、“＊”は、各項目の区切り記号、“＃”は、補足情報の指定終了記号である。本実施の形態のように、“＊”及び“＃”を制御記号として用いれば、キー操作が最少となる。図３（ｃ）に示された直帰登録に対する補足情報の指定例によると、次回は４月２０日の８時４５分に出社する予定であることがわかる。
【００２６】
次に、本実施の形態における動静管理について図４に示したフローチャートを用いて説明する。
【００２７】
メールサーバ５には、ＦＥから電子メールが送られてくるが、前述したように、その電子メールの宛先に指定されているメールアドレスのユーザ名部分には動作状況名が、件名には補足情報が、それぞれ設定されている。メール監視部１０は、メールサーバ５に設定された各メールボックス８への受信メールの有無を常時監視し（ステップ１０１）、いずれかのメールボックス８に受信メールがあると（ステップ１０２）、その受信メールを動静状況情報として動静状況情報管理部１１に渡す。動静状況情報には、少なくとも差出人、宛先のうちのユーザ名及び補足情報が指定されている場合にはその件名が含まれる。
【００２８】
動静状況情報管理部１１は、メール監視部１０から送られてきた動静状況情報に含まれている差出人からＦＥを、宛先に指定されたメールアドレスのユーザ名から動作状況を、件名に設定された内容から補足情報を、それぞれ抽出する（ステップ１０３）。そして、これらの情報を動静管理データベース９に登録する（ステップ１０４）。このとき、電子メールの受信時刻を更新時刻とする。また、ＦＥのマンＮｏ．は、図示しないマンＮｏ．と当該ＦＥのメールアドレスとの対応表から取得することができる。
【００２９】
本実施の形態によれば、以上のようにメール機能を有効利用することで、ＦＥの動静管理を行うようにした。動静状況を電子メールによって連絡するようにしたので、音声応答装置との煩わしい応答や回線がつながらないことにより連絡がつかないなどの問題も生じることはない。また、件名に補足情報を付加することによって具体的な作業場所、エレベータまで特定する情報を情報センタへ連絡することができる。
【００３０】
更に、電子メールを受信したときに動作状況受信確認メッセージをメール送信者に自動送信するルールをメールサーバ５に設定しておけば、メール送信者であるＦＥは、動作状況の連絡ができたことを確認することができる。図５（ａ），（ｂ），（ｃ）には、動静管理システムが受信した作業開始登録、作業終了登録及び直帰登録の各電子メールに対応して動作状況受信確認メッセージを返信したときに、そのメッセージを受信した携帯電話１において表示された画面例が示されている。
【００３１】
本実施の形態は、以上のようにメールサーバ５に設けられている複数のメールボックス８の中から連絡すべき動作状況に対応したメールアドレスを電子メールの宛先として選択することによって動静管理システムに動作状況を連絡することが容易にできるようにした。その際に、補足情報を電子メールの件名に指定するようにした。但し、補足情報は、件名でなくてもメール本文中に記述するようにしても同じ効果を奏することができる。
【００３２】
また、上記説明では、電子メールの差出人からＦＥを特定するようにしたが、件名又はメール本文中にマンＮｏ．等ＦＥを識別する情報を指定させるようにしてもよい。ＦＥの識別情報を電子メール内に別途指定させることで、動静管理システムは、電子メールを発信したＦＥを判別することができるので、ＦＥは、他人のメール機能付き通信機器から動静管理システムへ連絡を入れることができる。
【００３３】
また、一般に電子メール機能では宛先に複数のメールアドレスを指定することができるが、本実施の形態においても動静状況の補足情報の指定方法を予め設定しておくことによって、ＦＥは、１回のメール送信で複数の動作状況を連絡することができる。例えば、作業が終了してクライアント先から直帰するような場合、作業終了登録“sshuryo”と直帰登録“chokki”とを同じ電子メールの宛先に指定すれば、１回の連絡で複数の動静状況の連絡を行うことができる。なお、この場合、動静管理データベース９に登録される作業終了登録と直帰登録とは同じ更新時刻になるため、当該ＦＥの最新の動静（現況）は直帰の状況と判別できるように動静管理システムを構築しておくことが望ましい。
【００３４】
また、本実施の形態では、インターネットメール機能を想定して説明したが、メールアドレスの設定を適応させることによって他のメールサービス機能にも応用することができる。
【００３５】
なお、本実施の形態においては、エレベータ等のビル設備の保守作業を行うＦＥの動静管理を行うことを例にして説明したが、保守対象とする機器がコンピュータ等ビル設備以外の機器であってもよい。更に、動静状況の種別を適切に設定することにより、例えば営業員等の動静管理にも適用することができる。
【００３６】
【発明の効果】
本発明によれば、作業担当員は、電子メールの宛先に指定するメールアドレスのユーザ名に動作状況を識別する情報を指定してメール送信することで、動作状況を連絡することができる。これにより、動作状況の連絡が容易にできる。また、電話回線の混雑により動作状況の連絡ができないような事態は発生しない。
【００３７】
また、送信する電子メールに補足情報を付加できるようにしたので、作業担当員に作業場を特定する情報を補足情報として指定させることによって作業場所をより詳細に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明に係る動静管理システムの一実施の形態を示したシステム構成図である。
【図２】  本実施の形態において各動作状況の名称と補足情報との対応関係を示した図である。
【図３】  本実施の形態において携帯電話のメール作成用画面の入力部分の表示例を示した図である。
【図４】  本実施の形態における動静管理方法を示したフローチャートである。
【図５】  本実施の形態において動作状況受信確認メッセージを受信した携帯電話における画面表示例を示した図である。
【図６】  従来の動静管理システムの概略構成図である。
【符号の説明】
１  携帯電話、５  メールサーバ、６  アプリケーションサーバ、７  ＬＡＮ、８  メールボックス、９  動静管理データベース、１０  メール監視部、１１動静状況情報管理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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