(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
対象ファイル、抽出条件、および帳票フォームの情報を含む帳票定義情報によって任意に定義される帳票を予め複数記憶し、この複数の帳票の中から出力すべき帳票が指定された場合に、該抽出条件に従って該対象ファイルからレコードを抽出し、その抽出されたレコード内の各データを該帳票フォームで決められた帳票上の各位置に出力することで帳票の作成を行う帳票処理装置であって、
前記複数の帳票の各々に関連する他の帳票を任意に定義する関連帳票情報を前記帳票定義情報に付加して記憶する関連帳票定義手段と、
前記帳票定義情報によって定義されている任意の帳票が第１の帳票として画面上に表示されている状態において、この第１の帳票上における任意のレコードをカーソルによって指定する指定手段と、
前記指定手段により前記第１の帳票上のレコードが指定されている状態において、関連帳票の作成が指示された場合は、前記関連帳票情報によって前記第１の帳票に関連付けられている第２の帳票を特定すると共に、前記カーソルによって指定されているレコードを該第２の帳票に対応する前記抽出条件として指定することにより該第２の帳票を作成する関連帳票作成手段と、
を具備したことを特徴とする帳票処理装置。
【請求項２】
前記関連帳票情報は、１つの帳票に対応して複数の関連する帳票を定義し、
前記関連帳票作成手段は、関連帳票の作成が指示された場合に、前記第１の帳票に関連付けられている複数の帳票の中から利用者が選択した帳票を前記第２の帳票として特定することを特徴とする請求項１に記載の帳票処理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、ファイルから抽出したデータに基づいて帳票を作成出力する帳票処理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、帳票処理装置や文書処理装置等のドキュメントデータを処理するオフィスコンピュータやパーソナルコンピュータにより構成されるドキュメント処理装置が知られている。
【０００３】
このようなドキュメント処理装置、例えば、帳票処理装置において帳票「地区別担当者実績一覧」を作成する場合は、ユーザは、その帳票をスペックとして選択して帳票作成ツールを起動する。そして、図５の（Ａ）に示すような定義画面において、対象ファイルや抽出条件等の所望の定義入力を行うと、帳票処理装置の処理部は、それらの定義に従ってレコードファイルから該当するレコードを集計して、「地区別担当者実績一覧」を作成出力する。
【０００４】
また、ユーザが、ある帳票の出力結果を見て、その帳票上にある特定のデータに関連する他の情報を別の帳票によって確認したいと思った場合には、再度帳票作成ツールを起動し、複数ある帳票の種類の中からこのデータに関連する別の情報を含む帳票の種類を選択し、更に、このデータに対応するレコードを抽出するための抽出条件を指定し、新たな帳票の作成出力を行っていた。
【０００５】
即ち、図５の（Ａ）に示すような「地区別担当者実績一覧」を見て、ユーザが、関連する帳票として、例えば、「井上  勝」の「売上推移表」を作成したいと思った場合には、図５の（Ｂ）に示すように、スペックとして「売上推移表」を選択して帳票作成ツールを起動し、定義画面において、レコードの抽出条件として「井上  勝」を指定する。これにより、同図に示すような「担当者別売上推移表」が生成出力される。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、「地区別担当者実績一覧」を見たユーザが、「井上  勝」の「売上推移表」の作成出力を指示できるのは、ユーザが予め「売上推移表」の存在を知り、且つ、「地区別担当者実績一覧」に対応する帳票フォームの中に「井上  勝」に関連するデータ項目である「担当」が含まれていることを知り、且つ、「地区別担当者実績一覧」に対応する読込対象ファイルの中に「井上  勝」に関連するレコードが含まれていることを知った上で必要な情報を指定していた。そのため、これらの情報を記憶しておいたり、その都度調べたり、新たに指定したり、オペレーションの手間がかかるなどのユーザに対する負担が大きかった。
【０００７】
本発明の課題は、ある帳票が作成出力されている状態において、この帳票またはこの帳票内の特定データに関連する他の帳票を素早く容易に作成して、所望の情報を効率良く確認できるようにすることである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、対象ファイル、抽出条件、および帳票フォームの情報を含む帳票定義情報によって任意に定義される帳票を予め複数記憶し、この複数の帳票の中から出力すべき帳票が指定された場合に、該抽出条件に従って該対象ファイルからレコードを抽出し、その抽出されたレコード内の各データを該帳票フォームで決められた帳票上の各位置に出力することで帳票の作成を行う帳票処理装置であって、
前記複数の帳票の各々に関連する他の帳票を任意に定義する関連帳票情報を前記帳票定義情報に付加して記憶する関連帳票定義手段と、
前記帳票定義情報によって定義されている任意の帳票が第１の帳票として画面上に表示されている状態において、この第１の帳票上における任意のレコードをカーソルによって指定する指定手段と、
前記指定手段により前記第１の帳票上のレコードが指定されている状態において、関連帳票の作成が指示された場合は、前記関連帳票情報によって前記第１の帳票に関連付けられている第２の帳票を特定すると共に、前記カーソルによって指定されているレコードを該第２の帳票に対応する前記抽出条件として指定することにより該第２の帳票を作成する関連帳票作成手段と、を具備したことを特徴としている。
【００１０】
【実施例】
以下、本発明の実施例を図１乃至図４を参照して説明する。
【００１１】
図１は、ドキュメント処理装置の第１実施例としての帳票処理装置の構成を示す図で、同図において参照番号１０は全体を制御するＣＰＵ１０である。１２は各種定義入力等を行うためのキー入力部であり、１４は定義画面を表示したり、作成された帳票を表示出力する表示部、１６は作成された帳票を印刷出力する印刷部である。
【００１２】
１８は帳票の作成処理等を行う帳票ドキュメント処理部であり、２０は例えば売上ＤＢや商品ＤＢ等の構築された各種レコードファイルＦ１，Ｆ２，…Ｆｎでなるレコードファイル群である。
【００１３】
２２は、例えば「地区別担当者実績一覧」や「担当者推移表」等の各帳票についての定義を記憶する帳票定義票である。これは、図２の（Ａ）に示すように、当該帳票定義票の名称と共に、対象ファイル、抽出条件、帳票フォーム、等が定義されるものであり、帳票ドキュメント処理部１８は、これら帳票定義票２２によって定義された内容に従って帳票を作成する。ここで、抽出条件は、任意は適宜設定可能になっている。
【００１４】
また、２４は、図２の（Ｂ）に示すように、対応する帳票定義票２２で示される帳票に関連する帳票の名称を記憶するスペックファイルである。つまり、各帳票定義に対応して関連帳票の情報を記憶するものである。
【００１５】
次に、このような構成における動作を、図３に示す帳票ドキュメント処理部１８の動作フローチャートを参照して説明する。
【００１６】
まず、帳票定義票２２として保持されている全帳票のリストを表示部１４に表示する（ステップＳ１０）。ユーザは、キー入力部１２を操作して、その中から作成帳票を指定し（ステップＳ１２）、また、抽出条件を指定する（ステップＳ１４）。例えば、帳票定義票Ａで示される「地区別担当者業績一覧」が作成帳票として指定され、抽出条件として「７月」が指定される。
【００１７】
このような作成帳票並びに抽出条件の指定がなされると、帳票ドキュメント処理部１８は、指定帳票の定義票（図２の（Ａ）参照）に基づいて、レコードファイル群２０の内の対象ファイル、この場合はレコードファイルＦ２をオープンする（ステップＳ１６）。そして、指定抽出条件に従ってそのファイルＦ２からレコードを抽出し（ステップＳ１８）、この抽出レコードに基づいて帳票を作成して、図４に参照番号２６で示すように、表示部１４に表示する（ステップＳ２０）。
【００１８】
こうして表示された帳票結果をユーザが見て、その内のあるデータについての別の帳票を作成したいと思った場合、例えば「井上  勝」の「売上推移表」（例えば帳票Ｄ）を作成したいと思った場合には、本実施例では、ユーザは、キー入力部１２を操作してカーソルを「井上  勝」の位置に移動するだけで、次にどの様な抽出条件（パラメータ）で帳票を作成したいのかを一々キー入力しなくても定義することができるようになっている。
【００１９】
即ち、上記ステップＳ２０の帳票作成並びに表示処理に続けて、帳票入力編集処理が行われる（ステップＳ２２）。実際には、これは、カーソルでのデータ指定処理である。そして、「関連帳票作成」がキー入力部１２より指定されると（ステップＳ２４）、カーソル位置のデータ、この場合は「井上  勝」を取得する（ステップＳ２６）。
【００２０】
そして、帳票定義票２２、この場合は定義票Ａに対応するスペックファイル２４から関連帳票候補を読み出し（ステップＳ２８）、それが例えば帳票Ａの場合のように帳票Ｂ，Ｄ，Ｈ（図２の（Ｂ）参照）というように複数あるときには（ステップＳ３０）、それらを表示部１４に表示して（ステップＳ３２）、キー入力部１２のユーザ操作によって作成する帳票の選択を行う（ステップＳ３４）。また、帳票Ｄの場合のように、読出した関連帳票候補が一つ即ち帳票Ｊ（図２の（Ｂ）参照）しかないときには、それが作成する帳票として選択される。
【００２１】
こうして作成する帳票、例えば帳票Ｄに相当する「売上推移表」が選択されたならば、その選択帳票の定義票２２（図２の（Ａ）参照）に基づいて、レコードファイル群２０の内の対象ファイル、この場合はレコードファイルＦ５をオープンする（ステップＳ３６）。そして、上記ステップＳ２６において取得された抽出条件、この場合は「井上  勝」に従って、その対象ファイルＦ５からレコードを抽出し（ステップＳ３８）、この抽出レコードに基づいて帳票を作成して、図４に参照番号２８で示すように、表示部１４に表示する（ステップＳ４０）。
【００２２】
その後、この新しく作成された「売上推移表」をユーザが見て、その内のあるデータについてのさらに別の帳票を作成したいと思った場合、即ち、まだ終了でなければ（ステップＳ４２）、上記ステップＳ２２から上記の動作を繰り返すことになる。
【００２３】
このように、各帳票定義に対応して関連帳票の情報を記憶するものにおいて、第１帳票に対する処理中に「関連帳票作成」の指示がなされると、その第１帳票に関連する第２帳票定義が自動的に指定され、その第２帳票定義を対応ファイルのレコードに基づいて作成する際は、上記第１帳票上でカーソルで指定されていた情報を取り込んで、そのデータを抽出条件としてレコードの絞り込みを行って帳票を作成するようにしている。
【００２４】
また、各帳票に関連する帳票が一つの場合には、関連帳票作成の指定のみで、帳票候補を選択すること無しに、その第１帳票に関連する第２帳票を直ちに出力できる。
【００２５】
なお、本実施例は帳票の場合を例に説明したが、本発明は、帳票データに限定されるものではなく、文書データ、表データ等を含むドキュメントデータすべてに適用可能なものである。
【００２６】
また、取り込まれたデータが抽出条件として利用されるものとしたが、これに限定されるものではない。即ち、上記データが第２ドキュメントのタイトルとして利用されることもでき、あるいは第２ドキュメントを選択する際のキーとして利用されることもできる。
【００２７】
さらに、取り込みデータの指定は、カーソル位置に限定されるものではなく、例えば、帳票上の予め決められている項目位置のデータを自動的に取り込むようにしても良い。
【００２８】
また、ドキュメントの作成に限定せず、単に別ドキュメントを読出して表示するだけでも良い。特に、これは、ドキュメントが文書の場合に該当する。
【００２９】
次に、本発明の第２実施例として、このような第１ドキュメントのデータをキーとして第２ドキュメントを自動的に指定して読出して表示する場合の動作を、図２の（Ｃ）に示すフローチャートを参照して説明する。
【００３０】
即ち、キー入力部１２より「関連帳票読出し」が指定されると、帳票ドキュメント処理部１８は、まずカーソル位置にあるデータを取得し（ステップＳ５０）、その取得したデータをキーにして帳票を検索する（ステップＳ５２）。そして、検索された帳票の定義票２２に基づいてレコードファイル群２０の中から対象ファイルをオープンして（ステップＳ５４）、定義票２２の帳票フォームに従って、オープンしたファイル内のレコードを帳票として表示部１４に表示する（ステップＳ５６）。
【００３１】
【発明の効果】
本発明によれば、各種帳票が作成出力されている状態であっても、関連帳票の作成を指示することにより、この作成出力されている帳票およびカーソルで指定されるレコードに関連した内容の帳票を自動的に作成することができ、データベース内の互いに関連する情報を帳票によって効率良く確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】第１実施例のブロック構成図である。
【図２】（Ａ）は帳票定義票の記憶内容を示す図、（Ｂ）はスペックファイルの記憶内容を示す図であり、（Ｃ）は第２実施例の動作フローチャートである。
【図３】第１実施例の動作フローチャートである。
【図４】第１実施例の動作を説明するための図である。
【図５】（Ａ）は従来の帳票作成動作を説明するための図であり、（Ｂ）はある帳票に基づいて別帳票を作成する場合の動作を説明するための図である。
【符号の説明】
１０…ＣＰＵ、１２…キー入力部、１４…表示部、１６…印刷部、１８…帳票ドキュメント処理部、２０…レコードファイル群、２２…帳票定義票、２４…スペックファイル、２６…地区別担当者業績一覧、２８…売上推移表。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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