(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク上の複数の格納場所に格納されている複数の構成文書を１つのグループ文書にまとめて管理するグループ管理装置と、前記グループ文書に関する処理要求をユーザから受け付け、前記グループ管理装置と協働して前記処理要求に応える窓口装置と、を備える文書管理システムであって、
前記グループ管理装置は、
グループ文書の各構成文書の前記格納場所を示すオリジナル所在情報と、それら各構成文書とを互いに対応づけて記憶するグループデータベースと、
前記オリジナル所在情報を参照して、前記グループ文書の各構成文書をその各々の格納場所から収集し、前記グループデータベースに登録する文書収集手段と、
前記窓口装置からのアクセス要求を受け付け、この要求に係るグループ文書の各構成文書を前記グループデータベースから取得し、アクセス要求元の前記窓口装置に対して提供するアクセス応答手段と、
前記グループデータベースに登録されたグループ文書について、そのグループ管理装置の前記ネットワーク上での所在位置情報を含んだ、そのグループ文書へのアクセスのためのチケットを発行するチケット発行手段と、
を備え、
前記窓口装置は、
ユーザからグループ文書についての処理要求を受け付ける受付手段と、
受け付けた処理要求に応じて前記グループ管理装置に対して当該グループ文書へのアクセス要求を行うアクセス要求手段と、
このアクセス要求に応じて前記グループ管理装置から供給されるグループ文書の各構成文書を用いて、前記処理要求に応じた処理を行う応答処理手段と、
を備え、
前記窓口装置において、前記アクセス要求手段は前記チケットを読み込むことによりユーザからの処理要求を受け付け、前記アクセス要求手段はそのチケットに含まれる前記所在位置情報に従って当該グループ文書を管理する前記グループ管理装置を特定してアクセス要求を行うことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記グループ管理装置のアクセス応答手段は、前記窓口装置からアクセス要求を受けた場合に、その要求に係るグループ文書の各構成文書の収集を前記文書収集手段に依頼し、その収集結果を反映した前記グループデータベースから当該要求に係るグループ文書の構成文書群を取得して前記窓口装置に提供することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記グループ管理装置の文書収集手段は、前記各格納場所から各構成文書を収集する際、前記グループデータベースに記憶されているものからみて更新されていない構成文書については収集を省略することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記窓口装置は、前記アクセス要求に応じて前記グループ管理装置から提供されたグループ文書の各構成文書を保存する窓口データベースを備え、
前記グループ管理装置のアクセス応答手段は、アクセス要求されたグループ文書の各構成文書のうち、前記窓口装置の窓口データベースに存在するものからみて更新されていない構成文書については前記窓口装置への提供を省略することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記窓口装置は、前記ユーザからグループ文書に対する処理要求を受けた場合において前記グループ管理装置と通信できない場合、前記窓口データベース内にある当該グループ文書の情報を用いて前記処理要求に応答することを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記グループ管理装置は、前記窓口装置からアクセス要求を受けた際、当該グループ文書のいずれかの構成文書についてその格納場所と通信できない場合、その構成文書については前記グループデータベース内に存在するデータを前記窓口サーバに提供することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記グループ管理装置は、グループ文書の構成文書として作成することが予定されている作成予定文書について、その文書のネットワーク上での作成予定場所を前記グループデータベースに登録する手段を備え、
前記グループ管理装置の文書収集手段は、グループ文書の各構成文書を収集する際前記作成予定文書の作成予定場所に文書を検出した場合は、その文書を前記グループ文書の構成文書として収集することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記グループ管理装置のアクセス応答手段は、前記窓口装置からのアクセス要求に係るグループ文書の構成文書のいずれかが作成予定文書である場合は、当該文書については文書データの代わりに作成予定であることを示す情報を提供することを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記窓口装置は、
更新したいグループ文書の構成文書と、その構成文書に対応する更新文書の指定を受け付ける更新指定手段と、
前記グループ管理装置に対し、前記更新指定手段の指定内容に応じた更新要求を発行する更新要求手段と、
を含み、
前記グループ管理装置は、更新要求を受けた場合に、前記グループデータベースにおいて、その要求に係るグループ文書の構成文書を前記更新文書に置き換える更新手段を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記グループ管理装置の更新手段は、前記窓口装置からの更新要求に係る構成文書の前記オリジナル所在情報を、その更新要求において指定された更新文書の格納場所に更新する手段を備えることを特徴とする請求項９記載の文書管理システム。
【請求項１１】
前記グループ管理装置のチケット発行手段は、発行したチケットに対して認証情報を組み込む手段を備え、
前記窓口装置のアクセス要求手段は、読み込んだチケットから読み取った認証情報に基づきそのチケットが正当に発行されたものか否かを判定し、正当に発行されたものでないと判定した場合には、そのチケットについての処理を取り止めることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１２】
前記チケットは、ユーザが行ったグループ文書に対する操作の指定を保持する手段を有し、
前記窓口装置は、このチケットに保持された操作指定を読み取り、これに従った処理を行うことを特徴とする請求項１１記載の文書管理システム。
【請求項１３】
前記グループ管理装置の前記チケット発行手段は、発行するチケットに対して操作権限を設定する手段を備え、
前記窓口装置は、読み込んだチケットについての前記操作権限を求め、そのチケットに保持された操作指定がその操作権限を超える場合には、チケットについての処理を取り止めることを特徴とする請求項１２記載の文書管理システム。
【請求項１４】
前記窓口装置は、読み込んだチケットに応じて行った処理内容の履歴情報を当該チケットのチケット識別情報と対応づけて前記グループ管理装置に送信する手段を備え、
前記グループ管理装置は、前記窓口装置から受信した履歴情報とチケット識別情報とを対応づけて前記グループデータベースに登録する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１５】
前記チケットは、対応するグループ文書の各構成文書に対するユーザの選択指示を保持する手段を備え、
前記窓口装置は、前記チケットから前記ユーザの選択指示を読み取り、この選択指示に係る構成文書又はページを前記窓口データベースから取得して出力する手段を備える請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１６】
前記チケット発行手段は、前記グループ文書についてのチケットとして、そのグループ文書の各構成文書の文書名を含んだチケットを発行する、ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１７】
前記チケット発行手段は、前記グループ文書についてのチケットとして、そのグループ文書の各構成文書のサムネール画像を含んだチケットを発行する、ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１８】
ネットワーク上の複数の格納場所に格納されている複数の文書を１つのグループ文書にまとめて管理する文書管理装置であって、
グループ文書の各構成文書の前記格納場所を示すオリジナル所在情報と、それら各構成文書とを互いに対応づけて記憶するデータベースと、
前記オリジナル所在情報を参照して、前記グループ文書の各構成文書をその各々の格納場所から収集し、前記データベースに登録する文書収集手段と、
グループ文書へのアクセス要求を受け付け、この要求に係るグループ文書を前記データベースから取り出し、前記アクセス要求に応答するアクセス応答手段と、
前記データベースに登録されたグループ文書について、その文書管理装置の前記ネットワーク上での所在位置情報を含んだ、そのグループ文書へのアクセスのためのチケットを発行するチケット発行手段と、
を備える文書管理装置。
【請求項１９】
前記アクセス応答手段は、アクセス要求を受けた場合に、その要求に係るグループ文書の各構成文書の収集を前記文書収集手段に依頼し、その依頼に応じて前記データベースに格納された構成文書群を用いて前記アクセス要求に応答することを特徴とする請求項１８記載の文書管理装置。
【請求項２０】
前記文書収集手段は、グループ文書の各構成文書を前記各格納場所から収集する際に、前記データベースに格納されている構成文書からみて更新されている文書のみを収集することを特徴とする請求項１８記載の文書管理装置。
【請求項２１】
ネットワーク上の複数の格納場所に格納されている複数の文書を１つのグループ文書にまとめて管理する文書管理装置であって、
グループ文書の各構成文書の前記格納場所を示すオリジナル所在情報を記憶するデータベースと、
グループ文書へのアクセス要求を受け付けると、前記オリジナル所在情報を参照して当該グループ文書の各構成文書を各々の格納場所から収集し、それら構成文書を用いて前記アクセス要求に応答するアクセス応答手段と、
前記データベースに登録されたグループ文書について、その文書管理装置の前記ネットワーク上での所在位置情報を含んだ、そのグループ文書へのアクセスのためのチケットを発行するチケット発行手段と、
を備える文書管理装置。
【請求項２２】
前記チケット発行手段は、前記グループ文書についてのチケットとして、そのグループ文書の各構成文書の文書名を含んだチケットを発行する、ことを特徴とする請求項１８又は２１に記載の文書管理装置。
【請求項２３】
前記チケット発行手段は、前記グループ文書についてのチケットとして、そのグループ文書の各構成文書のサムネール画像を含んだチケットを発行する、ことを特徴とする請求項１８又は２１に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数のコンピュータが接続されたネットワーク環境における、文書の配布や更新などのためのシステム及び装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等の組織で１つの作業を進めていく場合、その作業に関連する数多くの文書がその構成員によって作成され、共有される。近年では、ネットワークを介して電子文書の形で文書を回覧したり配布したりすることも広く行われている。電子文書と従来からの紙文書とは、各々の特性を生かして補完的に利用されており、電子文書と紙文書とを統合した文書管理の仕組みも数多く提案されている。
【０００３】
その一例として特開平１０−１４３４１４号公報に示される技術がある。この技術では、文書管理を行うコンピュータ上で媒体文書なる紙文書を作成し、それをユーザに配布する。媒体文書には、その媒体文書に対応する電子文書の保管場所等に関する情報がバーコードで印刷されている。ユーザは、媒体文書をスキャナ等でそのコンピュータに読み込ませることにより、その媒体文書に対応する電子文書を取得し、印刷や更新などを行うことができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来技術では、１つの媒体文書が１つの電子文書に対応づけられている。ところが、組織の共同作業では関係文書が多数あり、それら１つ１つについて１枚ずつ媒体文書を管理するのはユーザにとって不便である。
【０００５】
また、上記従来技術では、電子文書の更新は、ユーザが媒体文書を用いてデータベース上の当該電子文書にアクセスし、行っている。したがって、スキャナや媒体文書の認識プログラムを備えた特定のコンピュータシステムを用いなければ文書更新を行うことができなかった。
【０００６】
また、複数の関連文書を一括して管理するには、ファイルシステムのフォルダ（あるいはディレクトリ）などを利用し、１つのフォルダに関連文書をひとまとめにして保管するなどの方法が一般的である。しかし、この場合、文書更新のためにはその文書が登録されているフォルダにアクセスしなければならない。１人が複数のプロジェクトに関係している場合などには、その人は自分の作成したどの文書がどのプロジェクトのフォルダにあるかを把握していなければ文書更新ができず、煩雑である。
【０００７】
本発明はこのような問題を解決するためになされたものであり、複数の関係文書をひとまとめにして管理するシステムにおいて、関係文書群へのアクセスが容易で、個々の文書の更新作業の利便性を向上させたシステムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る文書管理システムは、ネットワーク上の複数の格納場所に格納されている複数の構成文書を１つのグループ文書にまとめて管理するグループ管理装置と、前記グループ文書に関する処理要求をユーザから受け付け、前記グループ管理装置と協働して前記処理要求に応える窓口装置と、を備え、前記グループ管理装置は、グループ文書の各構成文書の前記格納場所を示すオリジナル所在情報と、それら各構成文書とを互いに対応づけて記憶するグループデータベースと、前記オリジナル所在情報を参照して、前記グループ文書の各構成文書をその各々の格納場所から収集し、前記グループデータベースに登録する文書収集手段と、前記窓口装置からのアクセス要求を受け付け、この要求に係るグループ文書の各構成文書を前記グループデータベースから取得し、アクセス要求元の前記窓口装置に対して提供するアクセス応答手段と、前記グループデータベースに登録されたグループ文書について、そのグループ管理装置の前記ネットワーク上での所在位置情報を含んだ、そのグループ文書へのアクセスのためのチケットを発行するチケット発行手段と、を備え、前記窓口装置は、ユーザからグループ文書についての処理要求を受け付ける受付手段と、受け付けた処理要求に応じて前記グループ管理装置に対して当該グループ文書へのアクセス要求を行うアクセス要求手段と、このアクセス要求に応じて前記グループ管理装置から供給されるグループ文書の各構成文書を用いて、前記処理要求に応じた処理を行う応答処理手段と、を備え、前記窓口装置において、前記アクセス要求手段は前記チケットを読み込むことによりユーザからの処理要求を受け付け、前記アクセス要求手段はそのチケットに含まれる前記所在位置情報に従って当該グループ文書を管理する前記グループ管理装置を特定してアクセス要求を行うことを特徴とする。
【０００９】
この構成では、グループ文書の各構成文書をグループ管理サーバが自動収集して窓口サーバ（ひいては利用者）に提供するので、各構成文書は各々自由な場所に格納しておくことができる。文書作成者は、作成・更新している文書がどのグループ文書に属しているかを意識しなくてもよい。
【００１０】
本発明の好適な態様では、前記グループ管理装置は、前記グループデータベースに登録されたグループ文書について、そのグループ管理装置の前記ネットワーク上での所在位置情報を含んだ、そのグループ文書へのアクセスのためのチケットを発行するチケット発行手段を備え、前記窓口装置において、前記アクセス要求手段は前記チケットを読み込むことによりユーザからの処理要求を受け付け、前記アクセス要求手段はそのチケットに含まれる前記所在位置情報に従って当該グループ文書を管理する前記グループ管理装置を特定してアクセス要求を行う。
【００１１】
この態様では、チケットを配布するか否かによりグループ文書へのアクセスを管理することができる。利用者は、グループ文書がどのグループ管理サーバで管理されているかを知らなくても、利用者が知っていいる窓口サーバにチケットを読み込ませれば、グループ文書にアクセスすることができる。
【００１２】
また、本発明に係る文書管理装置は、グループ文書の各構成文書の前記格納場所を示すオリジナル所在情報と、それら各構成文書とを互いに対応づけて記憶するデータベースと、前記オリジナル所在情報を参照して、前記グループ文書の各構成文書をその各々の格納場所から収集し、前記データベースに登録する文書収集手段と、グループ文書へのアクセス要求を受け付け、この要求に係るグループ文書を前記データベースから取り出し、前記アクセス要求に応答するアクセス応答手段とを備える。
【００１３】
また、本発明に係る文書管理装置は、グループ文書の各構成文書の前記格納場所を示すオリジナル所在情報を記憶するデータベースと、グループ文書へのアクセス要求を受け付けると、前記オリジナル所在情報を参照して当該グループ文書の各構成文書を各々の格納場所から収集し、それら構成文書を用いて前記アクセス要求に応答するアクセス応答手段とを備える。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態（以下実施形態という）について、図面に基づいて説明する。
【００１５】
［実施形態１］
まず、図１を参照して、本実施形態の文書管理システムの概要について説明する。
【００１６】
このシステムは、ネットワーク４００上の仮想的な空間上の別々の場所にある複数の文書（ファイル）を、１つのグループ文書にまとめて管理する機能を備える。例えば、共同作業のために用いる共有文書群を、１つのグループ文書にまとめて管理する。そして、このグループ文書の管理のため、本実施形態では「フォルダ」と呼ぶデータ構造を用いる。フォルダ２０は、１つのグループ文書につき１つ生成され、そのグループ文書を構成する個々の文書（構成文書と呼ぶ）について、その文書のオリジナル（原本）へのリンク情報（例えば、そのオリジナル文書の仮想空間上での格納場所）と当該構成文書のコピー１０ａを保持する。
【００１７】
フォルダ２０は、ネットワーク４００上に設けられたフォルダ管理サーバ１００により保持、管理される。このフォルダ管理サーバ１００は、特定のフォルダ管理者Ａにより管理される。一般ユーザであるチケット利用者Ｂは、ネットワーク４００上の窓口サーバ２００と呼ぶコンピュータを介してフォルダ管理サーバ１００にアクセスし、所望のグループ文書を得る。フォルダ管理サーバ１００は、窓口サーバ２００から、あるフォルダ２０へのアクセス要求を受けた場合、そのフォルダ２０の各構成文書の格納場所と通信することにより、そのフォルダ２０内の各構成文書を最新のものにし、そのフォルダの情報を窓口サーバ２００に送る。窓口サーバ２００は、受け取ったフォルダの情報を用いて、チケット利用者Ｂの要求に応じた処理を行う。
【００１８】
本実施形態では、チケット利用者Ｂからのフォルダ２０へのアクセスのために、「チケット」と呼ぶ情報を用いる。チケット３０は、１つのフォルダ２０（グループ文書）に対応づけられており、そのフォルダ２０にアクセスするのに必要な情報（例えばそのフォルダの仮想空間上での格納場所など）を保持している。本実施形態では、チケット３０として、電子データ形式のものと紙などに印刷した形式のものの両方をサポートする。紙などの物理媒体のチケット３０には、フォルダ２０へのアクセス情報などが、バーコードなど機械読み取り可能な形式で印刷される。
【００１９】
フォルダ管理サーバ１００は、このチケット３０を発行するチケット発行部１１０を備える。フォルダを利用したい利用者Ｂは、フォルダ管理者Ａに対してチケット発行を依頼する。すると、フォルダ管理者Ａがフォルダ管理サーバ１００のチケット発行部１１０を用いてそのフォルダについてのチケットを発行し、利用者Ｂに配布する。利用者Ｂがそのチケット３０を手近の窓口サーバ２００に読み込ませると、窓口サーバ２００がそのチケットが有するアクセス情報に基づきフォルダ管理サーバ１００にアクセスし、対応するフォルダの情報を取得する。
【００２０】
ネットワーク上のコンピュータは、このチケット解釈及びフォルダ管理サーバ１００との通信のためのプログラム（紙のチケットを取り扱う場合には、更にスキャナと、スキャン画像からチケット情報を認識するプログラム）を組み込むことにより、窓口サーバ２００として機能することができる。
【００２１】
次に、図２〜図６を参照して本実施形態のシステム構成の一例を示す。
【００２２】
図２に示すように、このシステムは、ＬＡＮ，ＷＡＮなどのネットワークを介して接続されたフォルダ管理サーバ１００、窓口サーバ２００及び文書格納サーバ３００の３種類のサーバにより構成される。
【００２３】
文書格納サーバ３００は、フォルダ２０で管理される個々の構成文書のオリジナル１０が保存される装置であり、フォルダ管理サーバ１００からの文書更新要求に応じて構成文書の最新版を提供する機能を備える。文書格納サーバ３００の内部構成の一例を図３に示す。文書格納サーバ３００は、文書群を格納するデータベース３０５と、このデータベース３０５を管理する文書管理部３１０を備える。文書管理部３１０は、データベース３０５への新規文書追加のための処理を行う文書追加部３１２と、既にデータベース３０５に登録されている文書の更新のための処理を行う文書更新部３１４を含む。また、文書格納サーバ３００は、フォルダ管理サーバ１００からの要求に応じて最新文書を提供するための機能を備える。この機能は、文書同期部３２０により提供される。
【００２４】
文書同期部３２０は、文書格納サーバ３００内のデータベース３０５とフォルダ管理サーバ１００内のデータベース１０５との間で、文書の同期処理を行う手段である。ここで、同期処理とは、複数のデータベースにある同じ文書（すなわちオリジナルとそのコピー）のデータを、それらのうちで最新のものに統一する処理である。あるデータベースにその文書がない場合は、同期処理によりその文書がそのデータベースにコピーされる。この文書同期部３２０は「文書」（構成文書）単位の同期を行うものであるが、後述するフォルダ管理サーバ１００は「フォルダ」（グループ文書）単位の同期処理を行う手段を備えている。
【００２５】
文書同期部３２０は、フォルダ管理サーバ１００からの文書同期要求を受け付ける同期要求受付部３２２と、受け付けた同期要求に応じて、データベース間の文書同期処理を行うＤＢ同期処理部３２４を備える。フォルダ管理サーバ１００からの同期要求には、同期対象の文書を指定する情報が含まれ、その文書が当該サーバ１００内にある場合はその文書の新しさを示す情報（更新日時やバージョン情報など）が更に含まれる。ＤＢ同期処理部３２４は、この要求情報をみて、自サーバ３００内のデータベース３０５にある当該文書がフォルダ管理サーバ１００にあるものからみて更新されているかどうかを判定し、更新されている場合にはその文書のデータをフォルダ管理サーバ１００に返し、更新されていなければその旨を示すコードを返す。この同期処理が終われば、フォルダ管理サーバ１００内の当該構成文書は、文書格納サーバ３００内のオリジナルと同じ（すなわち最新のもの）になる。
【００２６】
文書格納サーバ３００は、個々の利用者が普段の文書作成の際に利用しているコンピュータシステムをベースに容易に構築できる。例えば、各利用者個人のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）や、企業で言えば部門ごとのファイルサーバなどがこれに当たる。この場合、文書管理部３１０は、そのコンピュータシステムが元々持っているワードプロセッサやファイル管理の機能により実現されているので、新たに文書同期部３２０の機能のためのプログラム等の資源を追加すればよい。このように従来からあるファイルサーバなどをベースに文書格納サーバ３００を構成すれば、文書作成者は、グループ文書管理のことを特に意識することなく、普段から使っているＰＣなどで従来通りに文書を作成、更新することができる。典型的なシステムでは、文書格納サーバ３００は、ネットワーク上に多数存在する。
【００２７】
次にフォルダ管理サーバ１００について、図４〜６を参照して説明する。フォルダ管理サーバ１００は、グループ文書に対応するフォルダ２０を作成し、保持し、管理する機能を備える。
【００２８】
フォルダ２０のデータ構造の一例を図４に示す。フォルダ２０は、グループ文書の構成文書のリスト（文書リスト２１）と、当該フォルダ２０について発行したチケット３０に関する情報のリスト（チケットリスト２５）を含む。
【００２９】
文書リスト２１には、個々の構成文書の文書情報２２が含まれる。個々の文書情報２２には、それぞれ内部リンク２２ａと外部リンク２２ｃの情報が含まれる。内部リンク２２ａは、データベース１０５内にある当該構成文書のファイル１０ａへのリンク情報であり、当該文書ファイルのファイル位置２２ｂの情報（パスなど）を含んでいる。外部リンク２２ｃは、当該構成文書のオリジナル１０へのリンク情報であり、そのオリジナル文書１０が格納されている文書格納サーバ３００のアドレス２２ｄと、そのサーバ３００内でのそのオリジナル文書１０のファイル位置２２ｅを含んでいる。内部リンク２２ａと外部リンク２２ｃのペアによって、ファイル管理サーバ１００と文書管理サーバ３００にある「同一」の文書同士が結びつけられている。
【００３０】
また、文書情報２２には、データベース１０５内の当該構成文書のファイル１０ａのバージョン２２ｆや更新日時２２ｇ、及びその構成文書の作成者２２ｈの情報（名前やＩＤなど）を含めることもできる。
【００３１】
チケットリスト２５には、発行した個々のチケットのチケット情報２６が含まれる。個々のチケット情報２６には、そのチケットに付与された一意的なチケットＩＤ２６ａ、そのチケットの所有者２６ｂの情報（名前やＩＤなど）、及びそのチケットに対して与えた操作権限を表す権限情報２６ｃが含まれる。本実施形態のシステムでは、あるチケットにはフォルダ内の文書の取出のみを許し、別のチケットにはフォルダ内の文書の更新も許すなど、発行するチケットごとにそのチケットに対して許可する処理内容を設定することができる。そのような処理権限の内容が権限情報２６ｃである。
【００３２】
次に図５を参照してフォルダ管理サーバ１００の構成例を説明する。
【００３３】
フォルダ管理サーバ１００は、上述したフォルダ２０や、個々の構成文書のファイルを蓄積するデータベース１０５を備える。このデータベース１０５に含まれる文書１０ａは、典型的には文書格納サーバ３００内にあるオリジナル文書１０のコピーであるが、データベース１０５内の文書１０ａをオリジナル文書とすることもできる。この場合、その文書については、フォルダ管理サーバ１００自身が、文書格納サーバ３００としても機能することになる。
【００３４】
フォルダ管理サーバ１００は、更にチケット発行部１１０、文書管理部１２０及び文書同期部１３０を備える。
【００３５】
チケット発行部１１０は、チケット作成部１１２、サムネール作成部１１４及びチケット出力部１１６を備える。チケット作成部１１２は、フォルダ管理者からのチケット作成要求を受け付け、これに応じてチケットを作成する。フォルダ管理者は、チケット作成要求時には、チケットの対象となるフォルダやそのチケットを付与する利用者を指定する情報をチケット作成部１１２に入力する。すると、チケット作成部１１２は、指定されたフォルダをデータベース１０５から検索し、そのフォルダの位置情報（パスなど）やそのフォルダに含まれる個々の構成文書の情報（例えば名称など）を取得する。また、データベース１０５からサムネール作成部１１４にそれら各構成文書のページ内容が渡され、サムネール作成部１１４により各構成文書のサムネール画像（縮小画像）が生成され、チケット作成部１１２に渡される。このサムネール画像は、例えば先頭ページなど、構成文書のうちの予め定めた代表ページについて作成する。もちろん、各構成文書の全ページについてサムネールを作成してもよい。チケット作成部１１２は、このようにして取得したフォルダ位置情報や各構成文書のサムネール画像などを用いてチケットを作成する。
【００３６】
また、チケット作成部１１２は作成したチケットについて、前述したチケット情報２６を作成し、データベース１０５の対応フォルダのチケットリスト２５に登録する。
【００３７】
チケット作成部１１２で作成されたチケットは、チケット出力部１１６によって外部に出力される。チケットは、例えば、フォルダ管理サーバ１００に接続されたプリンタから印刷出力したり、遠隔のファックス装置に送信して紙に出力したり、あるいは電子データの形で電子メール（ｅ−ｍａｉｌ）に組み込んで送信したりする形で出力される。出力先の指定はフォルダ管理者からなされる。
【００３８】
出力されるチケット３０の一例を図６に示す。この例は紙のチケットの場合の例である。チケット３０は、対応するフォルダ（グループ文書）のタイトル３１、チケットに関する諸情報を表す機械読み取り可能なコード３２を含む。このコード３２には、このチケット３０に対応するフォルダへのアクセスのためのアクセス情報や、そのチケットに付与されたチケットＩＤなどが含まれる。アクセス情報には、当該フォルダが保持されているフォルダ管理サーバ１００（すなわちそのチケットを発行したフォルダ管理サーバ）のアドレスと、そのサーバ１００内でのそのフォルダの位置情報が含まれる。また、チケット３０には、当該フォルダに含まれる各構成文書ごとに、そのサムネール画像３３と、その文書の文書名３４及びチェックボックス３５が表示される。ユーザは、サムネール画像３３と文書名３４により、個々の構成文書を特定することができ、チェックボックス３５にペンでチェックマークを書き込むことにより、処理対象とする構成文書を選択する。また、チケット３０は、文書の出力先（「ローカルプリンタ」や「ＦＡＸ」など）を選択するためのチェックボックス３６が設けられ、ＦＡＸ出力の場合の宛先ＦＡＸ番号の記入欄３７も設けられている。図示は省略したが、文書の出力先として、電子メールのアドレスを記入する欄を設けてもよい。
【００３９】
なお、フォルダ２０には、このような各チェックボックス３５〜３６と、個々の構成文書、出力先などの対応づけの情報が格納されている。チケット３０を読み込んだ装置等はこのフォルダ２０の情報を参照することにより、チェックマークが付された文書やその出力先を特定し、それに従った文書出力処理を実行する。
【００４０】
文書管理部１２０は、データベース１０５に対するフォルダ（グループ文書）の新規登録や、フォルダへの文書の登録や削除などの操作のためのフォルダ操作部１２２を備える。また、文書管理部１２０は、データベース１０５内の個々の構成文書の新規登録や更新のために、文書格納サーバ３００内の同名の手段と同様の機能を持つ、文書追加部１２４及び文書更新部１２６を備える。
【００４１】
文書同期部１３０は、文書格納サーバ３００や窓口サーバ２００との間で文書の同期処理を行う手段であり、同期要求部１３２、ＤＢ同期処理部１３４及び同期要求受付部１３６を備える。同期要求部１３２は、文書格納サーバ３００に対して文書同期要求を行う手段であり、同期要求受付部１３６は窓口サーバ２００からのフォルダ同期要求を受け付ける手段である。ＤＢ同期処理部１３４は、文書格納サーバ３００との間で文書単位のデータベース同期処理を行うと共に、窓口サーバ２００との間でフォルダ単位でのデータベース同期処理を行う。
【００４２】
文書格納サーバ３００との同期は、個々の構成文書の単位で行うものであり、２つの場合がある。一つはフォルダ操作部１２２によりフォルダ内に新たな構成文書が登録された場合であり、もう一つは窓口サーバ２００からフォルダ同期要求が来た場合である。前者の場合、新規登録された構成文書について、その文書のオリジナルを持つ文書格納サーバ３００との間で同期処理が行われる。一方後者の場合は、同期要求されたフォルダに含まれる各構成文書について、各々のオリジナルを持つ文書格納サーバ３００との間で同期処理が行われる。
【００４３】
窓口サーバ２００との同期は、個々のフォルダ単位で行われる。文書同期部１３０は、窓口サーバ２００からフォルダについての同期要求を受けた場合、そのフォルダの各構成文書について各文書格納サーバ３００との間で同期処理を行うことにより、データベース１０５内の当該フォルダの構成文書を最新のものにする。そして、最新の内容になったフォルダをもとに、窓口サーバ２００との間で当該フォルダの同期処理を行う。この場合、窓口サーバ２００がそのフォルダを元々持っていなければ、そのフォルダ全体の情報が窓口サーバ２００に渡される。一方、窓口サーバ２００が同期要求対象のフォルダを持っていれば、フォルダ管理サーバ１００内の当該フォルダと比較して更新されている情報だけが窓口サーバ２００に渡される。
【００４４】
次に窓口サーバ２００の構成例について図２及び図７を参照して説明する。
【００４５】
図２に示すように、窓口サーバ２００は、利用者からチケット３０の入力を受け付け、そのチケット３０に対応するフォルダ２０ａの情報をフォルダ管理サーバ１００から取得する。そして、このフォルダ２０ａの情報に基づき、チケット３０に示された利用者の指示内容に応じた処理を行う。窓口サーバ２００内のフォルダ２０ａは、フォルダ管理サーバ１００内のフォルダ２０のコピーである。フォルダ２０ａは、各構成文書のコピー１０ｂを含んでいる。
【００４６】
例えば、図６に示したようなチケット３０にて、ある構成文書が選択（チェック）され、その出力が指示されていた場合、それを読み取った窓口サーバ２００は、そのチケット３０に対応するフォルダを持つフォルダ管理サーバ１００との間で当該フォルダの同期処理を行ってそのフォルダ２０ａの内容を最新のものにし、そのフォルダ２０ａから、利用者の指示する文書１０ｃを取り出して印刷等により出力する。
【００４７】
図７は、この窓口サーバ２００の内部構成の例を示す。窓口サーバ２００は、フォルダ２０ａ群を保持するデータベース２０５と、チケット処理部２１０及び文書同期部２２０からなる。
【００４８】
チケット処理部２１０は、チケット３０の読み込み、解釈、及びそれに応じた文書出力等のサービスを行う機構であり、チケット受信部２１１、チケット認識部２１２、フォルダ検索部２１３、チケット認証部２１４、文書獲得部２１５及び文書出力部２１６を含む。
【００４９】
チケット受信部２１１は、チケット３０の入力を受け付ける手段である。本実施形態では、紙のチケットについてはスキャナやファックス装置などから入力できる。チケット受信部２１１は、このためにスキャン画像データやファクシミリ画像データを受信する機能を備える。また、電子データ形式のチケットについては、例えば電子メールの添付ファイルなどの形式で受信する機能を備える。
【００５０】
チケット認識部２１２は、受信された紙チケットの画像データ又は電子データ形式のチケットのデータを解析してチケットの内容を認識する。ここで認識する情報は、図６のチケットの例で言えば、チケットのＩＤや対応フォルダへのアクセス情報などを表すコード３２と、操作対象とする文書、操作内容、出力先などのチェックボックス３５，３６のチェック結果、ＦＡＸ番号の記入欄３７の記入内容などである。認識されたチケットＩＤはフォルダ検索部２１３に、アクセス情報（フォルダ位置情報やフォルダ管理サーバのアドレスなど）は文書同期部２２０の同期要求部２２１に、出力先情報（出力先の指定やＦＡＸ番号など）は文書出力部２１６に渡される。また、操作対象文書の指定の認識結果は、文書獲得部２１５に渡される。
【００５１】
チケット認証部２１４は、認識したチケットが正当に発行されたものであるかどうかを判断する手段である。紙のチケットについては、例えば、複写等で劣化する符号（例えばウォーターマークなど用いればよい）を埋め込んでおき、それが正しく認識できたか否かで正当性を判断すればよい。また、電子データ形式のチケットの場合は、例えば数学的な暗号を用いた認証処理をフォルダ管理サーバ１００との間で行うことが考えられる。
【００５２】
フォルダ検索部２１３は、入力されたチケットに対応するフォルダをデータベース２０５から検索する手段である。文書獲得部２１５は、検索されたフォルダの中から、チケットで指定された構成文書の文書データを取得するための手段である。文書出力部２１６は、このようにして取得された構成文書のデータを、チケットに指定された出力先（プリンタ、ファックス、電子メールアドレスなど）に対して出力する。
【００５３】
文書同期部２２０は、フォルダ管理サーバ３００との間でフォルダの同期処理を行う手段であり、同期要求部２２１とＤＢ同期処理部２２２を含む。同期要求部２２１は、チケット認識部２１２から得たサーバアドレスが示すフォルダ管理サーバ１００に対し、チケット認識部２１２から得たフォルダ位置情報が示すフォルダについての同期要求を行う。ＤＢ同期処理部２２２は、フォルダ管理サーバ１００のＤＢ同期処理部１３４と協調して、同期要求を行ったフォルダについての同期処理を実行する。この同期処理により、データベース２０５には、入力されたチケットに対応するフォルダの最新情報が蓄積される。なお、前述したフォルダ検索部２１３及び文書獲得部２１５は、この同期処理の後でフォルダを検索し、文書を獲得する。
【００５４】
次に、図８及び図９を参照して、本実施形態のシステムにおける一連の処理手順を説明する。
【００５５】
図８は、グループ文書のフォルダを作成してそのチケットを発行するまでの手順を示す。まず、フォルダ管理者が、フォルダ管理サーバ１００に対し、グループ文書の名称などを入力し、フォルダの新規作成を要求する（Ｓ１０）。すると、フォルダ管理サーバ１００のフォルダ操作部１２２が、データベース１０５にフォルダを新規作成する（Ｓ１２）。次にフォルダ管理者は、フォルダ管理サーバ１００に対し、そのフォルダに入れる個々の構成文書の登録を要求する（Ｓ１４）。このときフォルダ管理者は、登録したい構成文書を、例えばその文書のファイルの所在位置を入力することにより特定する。例えば、その構成文書が当該フォルダ管理サーバ１００内にあればその文書のパスを入力すればよく、他の文書格納サーバ３００にあれば、そのサーバ３００のサーバアドレスとパスを入力すればよい。要求を受けたフォルダ管理サーバ１００は、登録要求された文書が当該サーバ１００内にあるかどうかを判定し（Ｓ１６）、あればその文書をフォルダに追加する（Ｓ１８）。この追加は、図４に示したフォルダのデータ構造において新たに文書情報２２を追加し、その内部リンク２２ａ及び外部リンク２２ｃにその文書のファイル位置の情報を書き込むことにより実現される。なお、このとき、その文書のファイルシステムから、文書のバージョンや更新日時、文書作成者の情報を取得してそれを文書情報２２に組み込むこともできる。
【００５６】
登録要求された構成文書がフォルダ管理サーバ１００内になければ、当該サーバ１００の文書同期部１３０の同期要求部１３２が、その構成文書を持つ文書格納サーバ３００に対し、その文書についての同期要求を行う（Ｓ２０）。文書格納サーバ３００がこの要求を受け付けると（Ｓ２２）、両サーバ１００及び３００のＤＢ同期処理部１３４，３２４が同期処理を行い、この結果その構成文書のデータが文書格納サーバ３００からフォルダ管理サーバ１００に読み込まれる（Ｓ２４）。フォルダ管理サーバ１００は、この読み込んだ構成文書をフォルダに追加する（Ｓ２６）。ここでは、フォルダ管理サーバ１００は、読み込んだ構成文書のデータをデータベース１０５にコピーし、コピーしたファイルの位置情報を当該フォルダの当該文書情報２２の内部リンク２２ａに書き込むとともに、文書格納サーバのサーバアドレス及びそのサーバ内でのファイル位置の情報を外部リンク２２ｃに書き込む。
【００５７】
Ｓ１４からＳ２６までの処理を、グループ文書に含める全構成文書について完了すると（Ｓ２８）、当該グループ文書についてのフォルダが完成する。
【００５８】
このようにして完成したフォルダについて、フォルダ管理者はチケット作成を要求することができる。利用者からチケット発行を要求された場合、フォルダ管理者は、フォルダ管理サーバ１００に対し、フォルダを指定してチケット作成要求を入力する（Ｓ３０）。すると、チケット発行部１１０のチケット作成部１１２が、指定されたフォルダをデータベース１０５から検索し、そのフォルダの情報と、そのフォルダ内の各構成文書の情報を取得する（Ｓ３２）。また、サムネール作成部１１４が、それら各構成文書のページのサムネール画像を作成し、チケット作成部１１２に渡す（Ｓ３４）。チケット作成部１１２は、これら取得した情報をチケットに書き込み（Ｓ３６）、このようにして作成したチケットの情報をチケット出力部１１６に渡す。これと並行して、チケット作成部１１２は、作成したチケットの情報がデータベース１０５の当該フォルダのチケットリスト２５に追加する。チケット出力部１１６は、このチケットの情報を出力先（プリンタやファックス、電子メールなど）のフォーマットに合わせて変換し、出力する（Ｓ３８）。フォルダ管理者は、このようにして作成されたチケットを、そのチケットを要求した利用者に渡す（Ｓ４０）。この場合、管理者は、チケットの印刷結果を手渡ししたり、ファックスモデムなどによりチケットの画像を利用者宛に送信したり、電子データ形式のチケットのファイルを電子メール等で利用者宛に送ったりする。
【００５９】
次に、図９を参照して、利用者がチケットを用いて、グループ文書内の所望の構成文書を取得する手順を説明する。まず利用者は、フォルダ管理者からチケットを受け取る（Ｓ５０）。利用者は、このチケット上で、自分が欲しい文書のチェックボックス３５をチェックし、その文書の出力先を記入した上で（Ｓ５２）、スキャナやファックスなどにより、窓口サーバ２００にそのチケットを読み込ませる（Ｓ５４）。すると、窓口サーバ２００のチケット受信部２１１がそのチケットを受信し（Ｓ５６）、チケット認識部２１２がそのチケットの内容を認識する（Ｓ５８）。そして、チケット認証部２１４がそのチケットの認識結果を調べ（Ｓ６０）、そのチケットが正しく発行されたものかどうかを判定する（Ｓ６２）。
【００６０】
チケットが正しく発行されたものでない場合は、窓口サーバ２００は、そのチケットに関する処理を停止し、その結果文書取得が失敗する（Ｓ６４）。チケットが正しく発行されたものであれば、チケット認識部２１２は、チケットから読み取ったフォルダ位置情報等の情報を同期要求部２２１に渡す（Ｓ６６）。同期要求部２２１は、この情報を用いて、そのチケットに対応するフォルダを持つフォルダ管理サーバ１００に対し、そのフォルダについての同期要求を行う（Ｓ６８）。
【００６１】
フォルダ管理サーバ１００は、窓口サーバ２００からフォルダについての同期要求を受け付けると（Ｓ７０）、そのフォルダ内の各構成文書ごとに、内部リンク２２ａの情報を調べてその文書のオリジナルが他のサーバ（文書格納サーバ３００）にあるかどうかを判断する（Ｓ７２）。構成文書のオリジナルが他のサーバにある場合には、そのサーバとの間で当該文書の同期処理を行う（Ｓ７４）ことにより、フォルダ管理サーバ１００内の当該文書を最新のものに更新する。この処理を、同期要求されたフォルダの全構成文書について更新が完了するまで繰り返す（Ｓ７６）。
【００６２】
フォルダ内の構成文書群の更新が終わると、フォルダ管理サーバ１００は、同期要求元の窓口サーバ２００との間でそのフォルダの同期処理を行う（Ｓ７８）。この同期処理により、窓口サーバ２００内の当該フォルダの内容が、最新のものになる。フォルダ同期処理が完了すると、それを検知したフォルダ検索部２１３は、チケット認識部２１２から取得したチケットＩＤやフォルダ位置情報などに基づき、データベース２０５からそのフォルダを検索する（Ｓ８０）。そしてこの検索したフォルダの中から、文書獲得部２１５がチケットで選択された文書を獲得し（Ｓ８２）、チケットから読み取られた出力先に対し文書出力部２１６を介して出力する（Ｓ８４）。チケット利用者は、この出力された文書を受け取り、見ることができる（Ｓ８６）。
【００６３】
以上、本実施形態のシステム構成及び処理手順を説明した。以上の説明からも分かるように、本実施形態のシステムには次のような利点がある。
【００６４】
まず、本システムでは、フォルダ管理サーバ１００がフォルダ（グループ文書）の各構成文書のオリジナルの格納場所（文書格納サーバ３００）と同期処理を行うことにより、それら各構成文書の最新版を集めて利用者に提供する。したがって、グループ文書の個々の文書の作成や更新の際に、作成者自身がそのグループ文書のフォルダにアクセスする必要がない。作成者は、自分が普段使っているファイルサーバ等（ただし、文書格納サーバ３００の機能を持っている必要がある）上で文書の作成や更新を行っていれば、その結果がグループ文書のフォルダに自動的に反映される。
【００６５】
また、本システムでは、グループ文書へのアクセス権を「チケット」として個別に利用者に与える仕組みを採用したことにより、グループ文書へのアクセス管理が簡便に行える。利用者は、フォルダ管理者からチケットをもらうことにより、そのチケットに表示された複数の構成文書の最新版を取得することができる。
【００６６】
また、本システムでは、窓口サーバがチケットを読み取って、そのチケットに対応するフォルダの情報をフォルダ管理サーバから取得してユーザに提供する。したがって、チケット利用者は、個々のグループ文書のフォルダがどのフォルダ管理サーバで管理されているかを知らなくても、窓口サーバを１つ知っていれば、グループ文書の情報を取得することができる。また、窓口サーバに、チケットをファクシミリや電子メールで受け付ける機能を設ければ、利用者は出先からその窓口サーバにチケットをファクシミリ等で送ってグループ文書を取得することができる。
【００６７】
また本システムでは、フォルダ管理サーバ１００は、窓口サーバ２００からフォルダ同期の要求があったとき（すなわちチケットが窓口サーバ２００に入力されたとき）に、当該フォルダの各構成文書について、対応する各文書格納サーバと文書同期処理を行うようにしたので、処理に無駄がなく、チケット入力に応じて必ず最新の文書を提供することができる。
【００６８】
もっとも、変形例として、フォルダ管理サーバ１００が定期的に各フォルダの各構成文書について、各文書格納サーバ３００内にあるオリジナルと文書同期処理を行い、窓口サーバ２００からのフォルダ同期要求に対して、自分のデータベース１０５内の当該フォルダの情報を用いて応答するようにしてもよい。この場合、フォルダ同期要求に応じてフォルダ内の個々の構成文書の同期処理を行わなくてよいので、応答が早くなる。ただし、この場合、チケット利用者に提供される文書を常に新しいものにするために、フォルダ管理サーバは各フォルダ内の構成文書とオリジナルとの文書同期をある程度の頻度で行うことが望ましい。
【００６９】
また、上記システムでは、フォルダ管理サーバ内のコピーが文書格納サーバ内のオリジナル文書からみて更新されているか否かを判定し、更新されている場合のみ文書データをやり取りするようにしたので、ネットワークの負荷をいたずらに増大させるようなことがない。
【００７０】
また、上記システムでは、窓口サーバとフォルダ管理サーバでフォルダ同期を行う際、フォルダ内の構成文書のうち更新されていないものは送信しないので、ネットワークの負担を軽減できる。
【００７１】
また上記システムでは、窓口サーバは、フォルダ管理サーバとフォルダ同期を行ったことのあるグループ文書については、そのフォルダと各構成文書のデータをデータベース内に保持している。利用者からチケットが入力されたときに、対応するフォルダ管理サーバと通信できない場合には、窓口サーバ内の当該フォルダのデータを用いて応答することも好適である。こうすれば、フォルダ管理サーバやそこまでの通信回線に障害がある場合でも、利用者の要求に応えることができる。ただしこの場合、利用者に提供される文書は最新のものでない可能性があるので、その旨を利用者に通知する仕組みを設けることが望ましい。
【００７２】
同様に、フォルダ管理サーバは各グループ文書の各構成文書のコピーを持っているので、窓口サーバから同期要求があった際、文書格納サーバと通信できない場合には、フォルダ管理サーバ自体が持っているコピーを用いてその同期要求に応答することも好適である。この場合も、利用者に提供される文書が最新でない可能性があるので、その旨を窓口サーバを介して利用者に通知する仕組みを設けることが好適である。
【００７３】
なお、上記の例では、フォルダ同期により得たフォルダの情報を窓口サーバに保存するようにしたが、これを保存しないようにする仕組みも本発明の範囲内である。また、上記の例ではフォルダ管理サーバ内に各構成文書のコピーを保存していたが、フォルダ管理サーバにコピーを置かず、窓口サーバから要求があるごとに各文書格納サーバから構成文書を取り寄せるようにしてもよい。
【００７４】
また、以上の例では、フォルダ管理サーバ、文書格納サーバ、及び窓口サーバの３種類のサーバによるシステムを説明したが、これら３種類のサーバがそれぞれ別々のハードウエアに実装されている必要性はない。それらのうち２又は３種類のサーバ機能を１つのハードウエアに設けることも可能である。例えば、１つの装置にフォルダ管理サーバと窓口サーバの機能を組み込んだ場合を考えると、その装置の窓口サーバ機能に読み込ませたチケットが、その装置のフォルダ管理サーバ機能により管理されるフォルダに対応していれば、その１台の装置が窓口サーバ兼フォルダ管理サーバとして機能し、各構成文書の同期処理を行って利用者に提供する。
【００７５】
［実施形態２］
この実施形態２のシステムは、上記実施形態１のシステムに作成予定文書を扱う機能を付加したものである。作成予定文書とは、フォルダ作成時点や個々のチケット発行の時点では未だ存在しないが、近いうちに作成されそのフォルダに含まれることが分かっている文書である。
【００７６】
例えば会議の議事録は、その会議を行っている時点では作成されていないが、会議の後で作成されることは分かっている。そこで、後で作成される会議の議事録を取得できるチケットを、その会議の席で各参加者に配布できれば便利である。本実施形態はこのようなサービスを実現するための仕組みを提供する。
【００７７】
このために、本実施形態では、図１０に示すように、グループ文書のフォルダ２０の個々の構成文書の文書情報２２に、作成予定フラグ２２ｉを設ける。フォルダ２０に含まれる他の情報は、実施形態１のものと同様でよい。
【００７８】
作成予定文書をフォルダに登録するには、フォルダ管理者はその作成予定文書の所在位置やファイル名などをフォルダ管理サーバ１００の当該フォルダに登録すると共に、その作成予定文書の文書情報２２の作成予定フラグ２２ｉを「真」にセットする。所在位置やファイル名などは、例えば、その作成予定文書の作成担当者にどのようなファイル名でどこにその文書を作成する予定かを聞いて設定してもよいし、フォルダ管理者がそれらを決めてしまい、その文書の作成担当者がそれに従うようにしてもよい。
【００７９】
この場合、フォルダ管理者が登録した当該文書の所在位置が作成予定文書の外部リンク２２ｃにセットされるが、その時点ではそこには文書データは存在しない。また、内部リンク２２ａには、フォルダ管理サーバ１００が当該作成予定文書に割り当てたファイル位置が設定される。
【００８０】
チケット発行の際には、フォルダ管理サーバ１００は、各構成文書の作成予定フラグ２２ｉを調べ、その値が「偽」である文書についてはサムネール画像を作成してチケットに組み込み、「真」である文書については作成予定である旨を示す表示をチケットに組み込む。図１１に、作成予定文書の表示を含むチケットの例を示す。この例では、議事録について作成予定を示す表示３８がなされており、この作成予定の文書をチェックボックス３５で選択することができる。
【００８１】
このチケットが窓口サーバ２００に入力された場合、窓口サーバ２００は実施形態１の場合と同様に、フォルダ管理サーバ１００に対し、当該チケットに対応するフォルダの同期処理を要求する。フォルダ管理サーバ１００は、そのフォルダの各構成文書について文書同期を図るが、その時点でその作成予定文書が作成されていれば、その文書のデータがフォルダ管理サーバ１００に取得され、窓口サーバ２００に提供される。このとき、当該文書の作成予定フラグは「偽」に設定される。一方、文書同期の時点で作成予定文書がまだ作成されていなければ、フォルダ管理サーバ１００はその文書の取得に失敗する。この場合、フォルダ管理サーバ１００は、要求元の窓口サーバ２００に対してその作成予定文書が未作成である旨を通知する。これを受けた窓口サーバ２００は、利用者がその作成予定文書の出力を要求している場合には、その文書が未作成である旨を利用者に通知する。
【００８２】
このように、本実施形態では、作成予定文書をフォルダに入れて管理することができるので、その文書が作成されたときにそれをスムーズに入手することができる。特に、チケットにその作成予定文書を表示してそれを選択できるようにしたことにより、利用者は容易に作成予定文書を入手できるようになる。
【００８３】
［実施形態３］
この実施形態３は、実施形態１のシステムにおいて、構成文書の更新の柔軟性を増すための仕組みを追加するものである。
【００８４】
すなわち、実施形態１では、構成文書のオリジナルの更新は、そのオリジナルを保持した文書格納サーバ３００にて行っていた。しかしながら、これでは文書更新のためには必ず特定の文書格納サーバ３００にアクセスする必要があり、不便なことがある。そこで、本実施形態では、任意の窓口サーバ２００から構成文書の更新を行うための仕組みを提供する。
【００８５】
この実施形態では、チケットを用いて文書更新が指示できるようにする。この実施形態で用いるチケットの一例を図１２に示す。このチケットは、実施形態１のチケット（図６参照）に対し、フォルダに対する操作内容を指定するためのチェックボックス３９を加えている。この例では、操作内容には、文書の「出力」と「更新」とがある。チェックボックス３５で文書を選択し、チェックボックス３９で「出力」操作を選択すれば、その文書を取得することができる。この場合の処理は実施形態１で説明したものと同様である。
【００８６】
一方、チェックボックス３５で文書を選択し、チェックボックス３９で「更新」を選択すれば、その文書を新たな文書に更新することができる。この場合、利用者は、選択した文書に置き換わる「更新文書」の所在位置を記入欄に４０に記入する。これは、ディレクトリパスやＵＲＬなどの形式で記入すればよい。
【００８７】
いずれかの構成文書を更新したい利用者は、そのための更新文書を作成し、チケット３０の記入欄４０にその更新文書のＵＲＬ等を記入し、更新対象の構成文書のチェックボックス３５を選択する。そして、そのチケットを手近の窓口サーバ２００に読み込ませる。
【００８８】
すると、窓口サーバ２００がそのチケット３０に対応するフォルダ２０とそれを管理するフォルダ管理サーバ１００を特定するとともに、そのチケットが「更新」を指定していることを検知し、更新対象の構成文書とそれに置き換わる「更新文書」の所在位置の情報をチケットから取得し、その所在位置から「更新文書」のデータを取り出す。そして、窓口サーバ２００は、フォルダ管理サーバ１００に対してフォルダ同期を要求する際に、更新対象の構成文書の識別情報と「更新文書」のデータとをフォルダ管理サーバ１００に送る。
【００８９】
これを受け取ったフォルダ管理サーバ１００は、当該フォルダ内の更新対象の構成文書を、送られてきた「更新文書」のデータに置き換える。更に、フォルダ管理サーバ１００は、当該フォルダの各構成文書のオリジナルを持つ文書格納サーバとの間で、それら個々の構成文書の文書同期処理を行う。これにより、更新された構成文書のオリジナルも更新することができる。
【００９０】
更新文書についてオリジナルと文書同期を行う代わりに、チケットで指定された「更新文書」自体をオリジナルとすることも考えられる。この場合、フォルダ管理サーバ１００は、フォルダの当該構成文書の外部リンク２２ｃ（図４参照）を、チケットに指定された「更新文書」の所在位置に書き換える。更新の際、オリジナルを変更するか否かをチケットにて指定できるようにすることも好適である。
【００９１】
このようにチケットを用いて文書更新が行えるようにしたので、利用者は、構成文書のオリジナルのある文書格納サーバ３００にアクセスできないような状況でも、手近の窓口サーバからその構成文書を更新することができる。
【００９２】
なお、窓口サーバ２００からの文書更新の変形例として、図１３に示すような方式がある。この方式では、構成文書１０の更新を行う際、窓口サーバ２００に保持したフォルダ２０ａ内の当該構成文書１０ｄを更新する。もし窓口サーバ２００内に必要なフォルダ２０ａがなければそれをフォルダ管理サーバ１００から取得した上で、窓口サーバ２００上で構成文書１０ｄの更新を行う。そして、そのフォルダに対応したチケットをその窓口サーバ２００に読み込ませて更新処理を指示する。窓口サーバ２００は、そのチケットの指示に従って、対応するフォルダ管理サーバ１００とフォルダ同期処理を行う。このフォルダ同期処理により、窓口サーバ２００内の更新された構成文書１０ｄの情報が、フォルダ管理サーバ１００内の対応する構成文書１０ａに反映される。図１３の例では、この更新の後、当該更新文書のオリジナルを窓口サーバ２００内の文書１０ｄに切り替えている。なお、この代わりに、このときフォルダ管理サーバ１００が、そのフォルダ２０内の各構成文書について各文書格納サーバ３００と文書同期処理を行うことにより、更新を文書格納サーバ３００内のオリジナルに反映させるようにしてもよい。
【００９３】
また、図１２に示したチケットの代わりに、個々の構成文書ごとに、「出力」、「更新」を指定するためのチェックボックスを設けたチケットを用いることも好適である。こうすれば、ある構成文書については「出力」、別の文書は「更新」、更に別の文書は「更新」と「出力」の両方、などと、１枚のチケットで文書ごとに個別の操作を指示することができる。
【００９４】
［実施形態４］
実施形態１では、フォルダ管理者がグループ文書の閲覧を許す者だけに「チケット」を配布することにより、グループ文書へのアクセス管理を行っていた。本実施形態では、更に操作内容についての「権限」をチケットに設定することにより、更にきめ細かな文書管理を図る。
【００９５】
例えば、グループ文書に対する操作として、個別の構成文書の「出力」と「更新」とが用意されている場合、権限としては、例えば構成文書の「出力」のみを許す場合と、「出力」と「更新」の両方を許す場合とが考えられる。フォルダ管理者は、利用者に対してチケットを発行する際、その利用者に対して許す「権限」を設定する。設定された権限の情報は、フォルダのチケット情報２６に権限情報２６ｃとして登録される（図４参照）。
【００９６】
利用者がチケットを窓口サーバ２００に入力した場合、窓口サーバ２００はフォルダ管理サーバ１００との間で当該チケットに対応するフォルダの同期を行うことにより、そのチケットに関する権限情報２６ｃを得る。そして、この権限情報２６ｃをもとに、利用者がチケットで指示した操作内容が許可されたものかどうかを判定し、許可されない操作内容であった場合には、その操作を拒否する。例えば、「出力」の権限しか与えられていないチケットで「更新」を指示しても、窓口サーバ２００は更新操作を拒否する。
【００９７】
また、チケットに付与した権限をコード化してチケット自体に組み込み、窓口サーバ２００がチケットから直接権限情報を読み取って判断するようにしてもよい。
【００９８】
また、更にきめ細かく、構成文書単位で権限を設定するようにしてもよい。
【００９９】
また、フォルダ内の構成文書の文書情報２２（図４参照）にも権限情報を設定し、チケットの権限情報と構成文書の権限情報の組合せで、操作の可否を判断する方式も可能である。例えば、チケット及び構成文書のそれぞれに、アクセスレベルの値を設定し、チケットのアクセスレベルが構成文書のアクセスレベル以上の場合に、その構成文書に対する操作を許可するなどの管理が可能である。「出力」や「更新」など操作内容ごとに個別にアクセスレベルを設定すれば、更にきめ細かい管理が可能である。
【０１００】
［実施形態５］
本実施形態では、利用者に提供したサービスの履歴を残し、管理に役立てるための仕組みを提供する。本実施形態のシステムで用いるフォルダ管理サーバ１００を図１４に、窓口サーバ２００を図１５に示す。これらの図に示す構成において、図５及び７に示した実施形態１の構成要素と同様の構成要素には同一符号を付してその説明を省略する。なお、文書格納サーバ３００は実施形態１の構成と同じものでよい。
【０１０１】
本実施形態の窓口サーバ２００は、実施形態１の構成に加え、履歴管理部２３０を含む。入力されたチケットに応じて、文書出力部２１６から文書出力を行った場合、文書出力部２１６は出力した文書の文書名や枚数、チケットＩＤを履歴管理部２３０に渡す。すると、履歴管理部２３０の履歴送付部２３２がそれらの情報を、当該チケットに対応するフォルダを管理するフォルダ管理サーバ１００に送信する。
【０１０２】
フォルダ管理サーバ１００は、窓口サーバ２００の履歴送付部２３２から送られてくるこれらの情報を履歴管理部１４０にて受信する。受信されたこれらの情報は履歴書込部１４２によりデータベース１０５に登録する。データベース１０５で管理するフォルダに、この履歴情報を保持する機構を設ける。
【０１０３】
図１６に本実施形態のフォルダのデータ構造の例を示す。実施形態１に示したフォルダのデータ構造（図４参照）に含まれる項目と同じ項目については同一の符号を付して説明を省略する。図１６のデータ構造では、個々のチケットのチケット情報２６に履歴情報２６ｄが登録される。履歴情報２６ｄには、当該フォルダ内の個々の構成文書ごとに、その文書名２６ｅと、その文書の出力枚数２６ｆとが登録される。履歴書込部１４２は、窓口サーバ２００の履歴送付部２３２からチケットＩＤ、文書名、枚数の通知を受けると、そのチケットＩＤに対応するチケット情報２６の履歴情報２６ｄに、その文書名と枚数の情報を追加する。
【０１０４】
フォルダ管理者は、履歴読出部１４４から履歴情報を読み出すことができる。
【０１０５】
この履歴情報は、各構成文書の出力状況の管理や追跡に利用することができる。更には、出力した文書の種類や枚数に応じた課金処理にも利用できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  実施形態の文書管理システムの概要について説明するための図である。
【図２】  実施形態１の文書管理システムの構成を説明するための図である。
【図３】  文書格納サーバの構成を説明するための図である。
【図４】  グループ文書のフォルダのデータ構造の一例を示す図である。
【図５】  フォルダ管理サーバの構成を説明するための図である。
【図６】  チケットの一例を示す図である。
【図７】  窓口サーバの構成を説明するための図である。
【図８】  フォルダ作成からチケット発行までの処理手順を示す図である。
【図９】  チケットを利用した文書取得処理の手順を示す図である。
【図１０】  実施形態２におけるフォルダのデータ構造の一例を示す図である。
【図１１】  実施形態２におけるチケットの一例を示す図である。
【図１２】  実施形態３におけるチケットの一例を示す図である。
【図１３】  実施形態３の仕組みの概念を説明するための図である。
【図１４】  実施形態５におけるフォルダ管理サーバの構成を説明するための図である。
【図１５】  実施形態５における窓口サーバの構成を説明するための図である。
【図１６】  実施形態５におけるフォルダのデータ構造の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０  構成文書（オリジナル）、１０ａ，１０ｂ  構成文書（コピー）、２０，２０ａ  フォルダ、３０  チケット、１００  フォルダ管理サーバ、２００  窓口サーバ、３００  文書格納サーバ。
【図１】
0003870662.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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