(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信管理記録と当該通信管理記録に対応したイメージデータを記憶する親フォルダと、設定された項目毎に設けられ、上記通信管理記録のみを複写記憶するアーカイブフォルダとを備えた記憶手段と、
ユーザにより通信管理記録の複写が指示された場合、上記記憶手段から指定された通信管理記録を選択して指定されたアーカイブフォルダに複写する制御を行い、ユーザにより通信管理記録の削除が指示された場合、指定された通信管理記録を上記アーカイブフォルダから削除する制御を行う制御手段と、
通信管理記録の複写時にカウント値を１インクリメントし、通信管理記録の削除時にカウント値を１デクリメントする、通信管理記録毎のカウンタとを備え、
通信管理記録が削除されたとき、上記カウンタのカウント値が０の場合、上記制御手段が当該通信管理記録に対応したイメージデータを上記記憶手段から削除することを特徴とするファクシミリサーバ装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等を介して複数のデータ処理装置に接続される、ファクシミリサーバ装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
最近の通信技術やコンピュータ技術の進展に伴い、種々の形態の通信ネットワークが提案されている。その一例として、ユーザ構内通信網（ＬＡＮ）に複数のクライアントとサーバを接続してなるクライアント／サーバシステムを、公衆電話網（ＰＳＴＮ；Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｕｂｓｃｒｉｂｅｒ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やサービス総合デジタル網（ＩＳＤＮ；ＩｎｔｅｇｒａｔｅｄＳｅｒｖｉｃｅ  Ｄｉｇｉｔａｌ  ｎｅｔｗｏｒｋ）で結合して情報の伝送を行う通信ネットワークが知られている。このようなクライアント／サーバシステムのクライアントにパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等のデータ処理装置、サーバにファクシミリサーバ装置を用いて、クライアントのデータ処理装置からファクシミリサーバ装置を介してファクシミリ送信を行うクライアント／サーバシステムも知られている。
【０００３】
上述のようなクライアント／サーバシステムでは、ファクシミリデータは各データ処理装置で作成され、ファクシミリサーバ装置へ送られる。ファクシミリサーバ装置は、各データ処理装置からの指令に基づいて、ファクシミリデータをＰＳＴＮやＩＳＤＮを介して相手先のファクシミリ装置やファクシミリサーバ装置へ送信する。また、ＰＳＴＮやＩＳＤＮを介して、相手先のファクシミリ装置やファクシミリサーバ装置からファクシミリデータを受信したことを、データ処理装置へ通知する。
【０００４】
ファクシミリデータは、文字や図形を含むイメージデータとして形成されているので、データ量が多くなり、大量のファクシミリデータを記憶するには記憶容量の大きな記憶装置が必要となる。そのため、ファクシミリサーバ装置はハードディスク等の大容量記憶装置を備えている。
【０００５】
ところで、ＬＡＮ等には接続されず単体として使用されるファクシミリ装置は小容量の記憶装置を具備しており、ファクシミリデータの通信日時、宛先、枚数等の書誌的事項が通信管理記録として記憶されている。これに対して、ファクシミリサーバ装置にはハードディスクのように大容量記憶装置が設けられているので、通信管理記録に対応させてイメージデータとしてのファクシミリデータも合わせて記憶させている。
【０００６】
ファクシミリサーバ装置においては、複数のアーカイブフォルダを作成して、特定の通信管理記録を任意のアーカイブフォルダへ複写することができる。例えば、関連の部門、製品の種類、担当者等の項目毎にアーカイブフォルダを作成して、通信管理記録を複写する。このように種々のアーカイブフォルダを作成しておくことにより、項目毎の分類や検索が容易になる
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、通信管理記録に対応させてファクシミリデータを記憶させているファクシミリサーバ装置において、このように通信管理記録を多数のアーカイブフォルダに複写すると、記憶装置は相当量の資源が必要になるという問題がある。すなわち記憶装置には、通信管理記録に対応させてファクシミリデータも合わせて記憶しているために、特定の通信管理記録の通信ログを複写する毎にイメージデータとしてのファクシミリデータも複写されることになる。イメージデータはデータ容量が大きく、その記憶には大きな記憶領域が必要であり、同一の情報に関する複数のイメージデータを記憶させると、空き領域が狭められ記憶装置の資源の有効利用が図れなくなる。
【０００８】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、特定の通信の通信管理記録を複写する際に、記憶装置の資源を有効利用すると共に、複写されるデータの適正な管理が図れるファクシミリサーバ装置の提供を目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明の上記目的は、請求項１に係る発明において、通信管理記録と当該通信管理記録に対応したイメージデータを記憶する親フォルダと、設定された項目毎に設けられ、上記通信管理記録のみを複写記憶するアーカイブフォルダとを備えた記憶手段と、ユーザにより通信管理記録の複写が指示された場合、上記記憶手段から指定された通信管理記録を選択して指定されたアーカイブフォルダに複写する制御を行い、ユーザにより通信管理記録の削除が指示された場合、指定された通信管理記録を上記アーカイブフォルダから削除する制御を行う制御手段と、通信管理記録の複写時にカウント値を１インクリメントし、通信管理記録の削除時にカウント値を１デクリメントする、通信管理記録毎のカウンタとを備え、通信管理記録が削除されたとき、上記カウンタのカウント値が０の場合、上記制御手段が当該通信管理記録に対応したイメージデータを上記記憶手段から削除する構成とすることによって達成される。
【００１２】
上記請求項１に係る発明によれば、記憶手段に複写されるのはデータ容量の小さな通信管理記録のみであり、データ容量の大きなイメージ情報は複写されないので、記憶手段の資源の有効利用が図れる。また、通信管理記録毎の当該通信管理記録の複写件数と削除件数をカウントするカウンタを備えているので、複写されたデータの管理を適切に行える。さらに、通信管理記録が削除されたとき、当該カウンタのカウント値が０の場合、当該通信管理記録に対応したデータ容量の大きなイメージデータが記憶手段から削除されるので、記憶手段の資源を無駄なく活用できる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係るファクシミリサーバ装置の実施の形態について図により説明する。図６は、本発明のファクシミリサーバ装置が使用されるシステムの一形態を示す概略のブロック図である。図６において、１Ａ、１Ｂは、ユーザ構内通信網（ＬＡＮ）７Ａ、７Ｂに複数のクライアントとサーバを接続したクライアント／サーバシステムである。クライアント／サーバシステム１Ａにおいて、ＬＡＮ７Ａには、本発明のファクシミリサーバ装置（図ではファクシミリをＦＡＸと表示している）２Ａ、クライアントＰＣ３Ａ、４Ａ、５Ａ、プリンタサーバ６Ａが接続される。
【００１６】
また、クライアント／サーバシステム１Ｂにおいて、ＬＡＮ７Ｂには、ファクシミリサーバ装置２Ｂ、クライアントＰＣ３Ｂ、４Ｂ、５Ｂ、プリンタサーバ６Ｂが接続される。これらのクライアント／サーバシステム１Ａ、１Ｂは、例えば工場、事務所、店舗等に設置される。
【００１７】
ファクシミリ装置９は、従来のＬＡＮ等には接続されず単体で使用される形式のものである。これらのクライアント／サーバシステム１Ａ、１Ｂ、及びファクシミリ装置９は、公衆電話網（ＰＳＴＮ）、またはサービス総合デジタル網（ＩＳＤＮ）８により接続される。図６のシステムでは、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ８で接続されたファクシミリサーバ装置２Ａ、２Ｂ、ファクシミリ装置９は、通信ネットワーク上で相互にファクシミリ通信を行う。
【００１８】
図１は、図６のファクシミリサーバ装置２Ａの構成の一例を示す概略のブロック図である。図１において、２１は各種信号やデータを処理するための中央処理装置（以下、ＣＰＵと略記する）、２２はファクシミリサーバ装置２Ａの各種動作に必要なデータやプログラムが格納されるＲＯＭ、２３は管理データ等が格納されるＲＡＭである。
【００１９】
２４は受信したファクシミリデータを記録紙に出力するプリンタ、２５は原稿を読み取り、白黒２値のイメージデータであるファクシミリデータを出力する読取部、２６はキーボードやマウス等からなる操作部である。ファクシミリサーバ装置２Ａは、ネットワークインターフェイス（Ｉ／Ｆ）２７によりＬＡＮ７Ａに接続される。
【００２０】
また、ファクシミリサーバ装置２Ａは、サービス総合デジタル網（ＩＳＤＮ）のインターフェイス（Ｉ／Ｆ）２８、デジタル回線終端装置（ＤＳＵ）２９を介してＩＳＤＮに接続される。また、回線制御部（ＮＣＵ）３０を介してＰＳＴＮに接続される。３１はＰＳＴＮを介して相手先のファクシミリ装置との間で送受信されるファクシミリデータを変調．復調するモデムである。モデム３１とＮＣＵ３０はアナログ信号線３１ａで接続される。
【００２１】
符号・復号部３２は、送信するファクシミリデータを符号化し、受信したファクシミリデータを復号化する。図形文字発生部３３は、文字コードデータをイメージデータに変換する。３４は陰極線管（ＣＲＴ）や液晶表示器（ＬＣＤ）を用いた表示部、３５はファクシミリデータに日時を記入するために用いる時計部、３６は通信管理記録とファクシミリデータを記憶するハードディスク（ＨＤ）、３７は内部バスである。
【００２２】
ファクシミリサーバ装置２Ａは、前記のようにハードディスク（ＨＤ）３６の特定の記憶領域に、ファクシミリ通信されるイメージデータとしてのファクシミリデータを通信管理記録と対応させて合成データとして記憶している。
【００２３】
図２は、記憶領域のデータ構造の一例を示す説明図である。Ｍ１は親フォルダに対応する記憶領域であり、Ｍ２はアーカイブフォルダに対応する記憶領域である。記憶領域Ｍ１はａｏ〜ａｘのブロックで形成される。ａｏ〜ａｍのブロックには領域を管理するコードが、ａｍ〜ａｎのブロックには通信管理記録が、ａｎ〜ａｘのブロックにはファクシミリデータがそれぞれ格納される。また、アーカイブフォルダに対応する記憶領域Ｍ２は、ｂｏ〜ｂｎのブロックで形成される。ｂｏ〜ｂｍのブロックには領域を管理するコードが、ｂｍ〜ｂｎのブロックには通信管理記録が格納される。
【００２４】
本発明においてはアーカイブフォルダに通信管理記録を複写する際には、図２に示すようなデータ構造で記憶領域Ｍ１に格納されている合成データの中で、ａｍ〜ａｎのブロックに格納されている通信管理記録のみを選択して複写する構成としている。合成データの中から通信管理記録のみを選択して複写することは、ＣＰＵ２１とハードディスク（ＨＤ）３６との間で、内部バス３７（アドレスバス、データバス）及び図示を省略している制御線を用いて適宜の信号を送受することにより実現できる。
【００２５】
通信管理記録を複写する際には、ＣＰＵ２１の作用によりＲＡＭ２３またはハードディスク（ＨＤ）３６の記憶領域に、通信管理記録毎の複写件数をカウントするカウンタを設定する。このカウンタは、特定の通信管理記録の複写件数と削除件数をカウントする。カウンタを設けることにより、特定の通信管理記録の複写件数の増減を把握することができる。このため、当該通信管理記録の重要性等を常時チェックでき、データの管理を適正に行うことができる。
【００２６】
また、カウンタの状態に基づいて、データ容量の大きなイメージデータとしてのファクシミリデータを記憶装置から削除することにより、ファクシミリサーバ装置２Ａの記憶装置の資源を他の用途に振り向けて、無駄なく活用することができる。
【００２７】
図３は、アーカイブフォルダ作成の一例を示す説明図である。表示部３４の図示左側の欄には、フォルダのツリー構造が表示されている。親フォルダを選択しフォルダの新規作成手順によりアーカイブフォルダａ、ｂ、ｃ・・・を順次作成する。その後、特定の通信管理記録を任意のアーカイブフォルダに複写する。前記のように、このときに複写されるのは合成データの中で通信管理記録のみであり、ファクシミリデータは複写されない。
【００２８】
アーカイブフォルダａ、ｂ、ｃ・・・の項目は、ファクシミリサーバ装置２Ａの使用環境に応じて前記のように関連の部門、製品の種類、担当者等適宜に選定される。このようにして設定されたアーカイブフォルダａ、ｂ、ｃ・・・の項目の中には、製品の製造中止や担当者の変更等により不要になる場合がある。このように設定項目が不要になるとアーカイブフォルダから削除される。
【００２９】
図４は、通信管理記録を複写する処理手順を示すフローチャートである。次にこのフローチャートについて説明する。
【００３０】
（１）ステップＳ１で処理プログラムをスタートし、ステップＳ２でオペレータにより操作部２６で指定された通信管理記録を同じく指定されたアーカイブフォルダへ１件複写する。続いて、ステップＳ３で複写件数をカウントするカウンタが設定済であるかどうかを確認する。このときの判定結果がＮＯであればステップＳ４で記憶領域の中にカウンタを設定し、ステップＳ６で処理を終了する。
【００３１】
（２）ステップＳ３の判定結果がＹＥＳであれば、カウンタのカウント値を１インクリメントし、ステップＳ６で処理を終了する。以下、通信管理記録を複写する毎に上記処理を繰り返す。
【００３２】
図５は、複写された通信管理記録を削除する処理手順を示すフローチャートである。次にこのフローチャートについて説明する。
【００３３】
（１）ステップＳ１１で処理プログラムをスタートし、ステップＳ１２でオペレータにより操作部２６で指定された通信管理記録をアーカイブフォルダから１件削除する。続いて、ステップＳ１３で通信管理記録の複写件数と削除件数をカウントするカウンタが設定されているかどうかを判定する。このときの判定結果がＮＯであれば、カウンタは記憶領域から除去されていることになる。次に、ステップＳ１４ではハードディスク（ＨＤ）３６に通信管理記録と対応させて記憶されているファクシミリデータを削除し、ステップＳ１８で処理を終了する。
【００３４】
（２）ステップＳ１３の判定結果がＹＥＳであれば、カウンタのカウント値を１デクリメントし、次にステップＳ１６でカウンタのカウント値が０であるかどうかを判定する。このときの判定結果がＮＯであればステップＳ１８で処理を終了する。以下、通信管理記録を削除する毎に上記処理を繰り返す。
【００３５】
（３）ステップＳ１６の判定結果がＹＥＳであれば、通信管理記録の複写件数は０となり、続いてステップＳ１７で記憶領域からカウンタを除去する。最後にステップＳ１８で処理を終了する。
【００３７】
【発明の効果】
以上詳述したように請求項１に係る発明によれば、記憶手段に複写されるのはデータ容量の小さな通信管理記録のみであり、データ容量の大きなイメージ情報は複写されないので、記憶手段の資源の有効利用が図れる。また、通信管理記録毎の当該通信管理記録の複写件数と削除件数をカウントするカウンタを備えているので、複写されたデータの管理を適切に行える。さらに、通信管理記録が削除されたとき、当該カウンタのカウント値が０の場合、当該通信管理記録に対応したデータ容量の大きなイメージデータが記憶手段から削除されるので、記憶手段の資源を無駄なく活用できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明の実施の形態のファクシミリサーバ装置を示すブロック図である。
【図２】記憶領域のデータ構造を示す説明図である。
【図３】アーカイブフォルダ作成の一例を示す説明図である。
【図４】通信管理記録の複写の処理手順を示すフローチャートである。
【図５】通信管理記録の削除の処理手順を示すフローチャートである。
【図６】  本発明のファクシミリサーバ装置が使用されるシステムの一形態を示す概略のブロック図である。
【符号の説明】
１Ａ、１Ｂ  クライアント／サーバシステム
２Ａ、２Ｂ  ファクシミリサーバ装置
３Ａ〜５Ａ  クライアントパーソナルコンピュータ（ＰＣ）
３Ｂ〜５Ｂ  クライアントパーソナルコンピュータ（ＰＣ）
６Ａ、６Ｂ  プリンタサーバ
７Ａ、７Ｂ  ユーザ構内通信網（ＬＡＮ）
８    公衆電話網（ＰＳＴＮ）またはサービス総合デジタル網（ＩＳＤＮ）
９    従来構成のファクシミリ装置
２１    中央処理装置（ＣＰＵ）
３４    表示部
３６    ハードディスク（ＨＤ）
３７    内部バス
【図１】
0003876523.tif 000002
【図２】
0003876523.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
0003876523.tif 000006
【図６】
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