(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
人事異動や組織改正による人事・組織ＤＢの変更に合わせて、電子メールシステムのシステムＤＢのアカウント情報を更新する電子メールアカウント管理システムであって、
前記人事・組織ＤＢの変更に合わせて新たなアカウントを前記システムＤＢに追加する手段と、
前記追加した新アカウントと該新アカウントの追加に伴い削除対象となったアカウントとの組を、当該削除対象アカウントから当該新アカウントへの更新予定日に対応付けて登録したテーブル情報を格納する手段と、
前記テーブル情報を参照し、更新予定日に達した削除対象アカウントを前記システムＤＢから削除する手段と
を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記テーブル情報に登録する前記更新予定日は複数の期間に分け、
前記人事・組織ＤＢの変更に伴う前記電子メールシステムのシステムＤＢにおけるアカウント情報の更新を、段階的に分けて順次に行う
ことを特徴とする電子メールアカウント管理システム。
【請求項３】
請求項１もしくは請求項２のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記システムＤＢから読み出されるアカウントが、前記テーブル情報に削除対象アカウントとして登録されたアカウントであれば、当該アカウントに該アカウントが間もなく削除されることを示す情報を付与して表示する手段
を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。
【請求項４】
請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記更新予定日前に前記削除対象アカウント宛の電子メールの送信があれば、当該アカウントが削除対象のアカウントであることを送信元に通知する手段と
を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。
【請求項５】
請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記更新予定日前に前記削除対象アカウント宛の電子メールの送信があれば、
前記テーブル情報を参照して、当該削除対象アカウントと組の新アカウント宛に転送する手段を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。
【請求項６】
コンピュータを、請求項１から請求項５のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムにおける各手段として機能させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールシステムのシステムデータベース（以下、システムＤＢと記す）更新方法に係り、特に人事異動や組織改正による人事・組織ＤＢの変更・削除に合わせて、アドレス管理ＤＢの内容を自動的に更新することができる電子メールシステムのシステムＤＢ更新方法およびそのプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
人事異動や組織改正による人事・組織ＤＢの変更に合わせて、システム管理ＤＢの内容を変更する必要があるが、（イ）人事移動通知には全員が掲載されておらず、主だった人しか掲載されていない場合には、メールを出す人は前の職場に出してしまうため、それらの人に対して移動したことを通知する必要がある。（ロ）また、誤って移動前の職場にメールを出した場合、蓄積されたメールを移動先に転送するか否か調査する必要がある。従って、移動したことが企業内に周知徹底されるのは職場の規模にもよるが、１週間ないし１箇月程度はかかるものと考えられる。
従来、人事管理システムの更新に関する提案としては、例えば特開平2000-112844号公報に記載の人事情報システムがある。上記公報には、人事情報をＤＢに格納して管理する人事管理システムと電子メールシステムとを連動させて、人事異動等があったときに人事異動情報に従って電子メールシステムのＤＢを自動更新する技術が記載されている。この場合、移動があると電子メールシステムのＤＢを即座に変更している。
【０００３】
また、特開平11-74883号公報に記載のシステム管理装置およびその方法では、ネットワークシステムを構成する装置それぞれに固有の装置情報を、装置のユーザおよび装置を保有する組織に関連付けて管理する技術が記載されている。
具体的には、ユーザがある組織から去って、人事・組織ＤＢに変更が生じ、その被管理装置に次のユーザに関する新たな装置データが設定されると、システム管理プログラムは人事・組織ＤＢとシステム管理ＤＢを検索し、元のユーザが用いていた被管理装置の装置データを取得すると共に、被管理装置から最新の装置データを取得する。そして、システム管理プログラムは、取得したこれらの装置データが一致しない場合にユーザの変更を認識し、システムＤＢ内の被管理装置の装置データを、人事・組織ＤＢ内の新たなユーザの人事情報データに合わせて変更し、システム管理ＤＢの内容を自動的に更新するものである。この場合、移動があると、システム管理ＤＢの内容を即座に更新している。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
一般に、企業等においては、人事異動日を境に異動対象の社員や組織の業務の変更が直ちに行われることは少なく、上記従来技術のように人事・組織ＤＢに合わせて電子メールシステムのシステムＤＢの内容が即座に更新されるのが必ずしもよいとは限らない。企業を例に取ると、ある社員が人事異動により他組織へ異動した時、この社員に電子メールを送信しようとした他の社員が人事異動を知らずにメールを送信してしまう危険がある。このときメールの内容が、移動した社員個人に即した内容であれば特に問題はないが、組織固有の内容のメールであった場合には組織異動した当該社員には送る必要がなく、その社員が属していた元の組織の社員宛にメールを転送するか、あるいは送信元に対して間違って送信されてきた旨の通知を出すか、検討が必要である等、企業内の電子メール送受信がスムーズに行われなくなってしまう可能性もある。
【０００５】
上記従来技術では、人事異動の実施に伴って作成された人事異動情報（特開平2000-112844号公報）や、人事・組織ＤＢ（特開平11-74883号公報）の変更に従って、電子メールシステムのデータベースが即座に変更されてしまうため、例えば、社員に割り当てられているメールアカウントの改廃が行われる場合、廃止対象のメールアカウントから新規作成対象のメールアカウントに対してメール内容等のデータの移行期間については全く考慮されていない。
【０００６】
本発明の目的は、このような従来技術の問題点を解決し、人事異動や組織改正による人事・組織ＤＢの変更に合わせて、電子メールシステムのシステムＤＢの更新を待機期間を設けて行うことができる電子メールシステムのシステムＤＢ更新方法およびそのプログラムを提供することである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明による電子メールシステムのシステムＤＢ更新方法は、第１に、人事異動や組織改正による人事・組織ＤＢの変更に合わせて電子メールシステムのシステムＤＢの内容を更新する際に、予め定義された更新ルールに基づいて、前記更新対象データについて複数の段階に分けて更新処理を行うことを特徴としている。
第２に、上記更新ルールは、前記複数の段階に分けて更新するときの期間と、前記期間に更新対象データに付加される属性値であることを特徴としている。
【０００８】
第３に、上記更新処理がシステムＤＢへの削除処理である場合、直ちにシステム管理ＤＢから対象となるデータを物理的に削除するのではなく、前記削除対象データに削除マークを付加する等の論理的な削除を行い、その後、物理的な削除を行うことを特徴としている。
このように本発明では、人事異動日からシステムＤＢの物理的な削除までにタイムラグを設けたことにより、データの移行期間として利用することもできる。また、更新対象データにマークを付加する等、論理的な削除を視覚的に行うことにより、対象データ利用者への注意を促すこともできる、という効果もある。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施例を、図面により詳細に説明する。
図１は、本発明を適用した企業内の電子メールシステムのシステム構成図である。
図１において、１２０は電子メールの送受信を制御するメールサーバ、１０１は人事・組織ＤＢ、１０２はメールサーバ１２０のシステムＤＢであり、メールサーバ１２０の管理下にある複数のクライアントコンピュータからメール送信する際に参照される各社員のメールアドレスが格納されているＤＢである。１０３は、メールサーバシステムＤＢ１０２内に格納されるアカウント管理テーブルであって、テーブルの内容は各クライアントから参照される。１１１はメールクライアント、１０４はメールサーバ１２０のコンピュータで実行されるシステム管理ＤＢ更新プログラムである。本実施例では、システム管理ＤＢ更新プログラム１０４の更新処理の一つである削除機能として、論理的削除機能１０６と物理的削除機能１０７、および削除データ管理テーブル１０９と削除ルールテーブル１１０を格納するパラメータＤＢ１０８を新たに設けた。
【００１０】
本実施例においては、人事異動や組織改正があると同時に人事・組織ＤＢ１０１の内容が更新される。システム管理ＤＢ更新プログラム１０４はＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され、これをメールサーバ１２０にインストールすることにより実行される。メールサーバ１２０のシステム管理ＤＢ更新プログラム１０４が起動することにより、人事・組織ＤＢの変更に合わせてメールサーバシステムＤＢ１０２の内容が更新される。更新処理には削除と修正があり、削除は人事移動で職場間を移動する際に前の職場からは削除され、新しい職場には追加され、例えば結婚により姓が変わった場合には同じ職場において修正が施される。本実施例では、システム管理ＤＢ更新プログラム１０４はシステムＤＢ１０２の内容を変更する際に、パラメータＤＢ１０８に格納された削除ルールテーブル１１０を参照して、更新対象データに対して複数段階に分けて更新処理を行う。更新ルールテーブル１１０には、複数段階に分けて更新する場合の期間と属性値が登録されている。更新の最初は、論理的削除機能１０６を動作させて対象表示名にマークを記入して、これを参照した人は間もなく削除されることを知ることができるようにしておく。次に、定められた期間が経過した時点で、次の物理的削除機能１０７を動作させて対象表示名を完全に削除する。なお、３段階以上に分けて行なうことも可能である。アカウント管理テーブル１０９には、新アカウント、削除対象アカウント名、人事・組織ＤＢの変更日、システムＤＢの更新予定日が記述されている。
【００１１】
図３は、本発明によるアカウント管理テーブル（１０３）のテーブル遷移図である。
３０１は論理的削除前の状態を示し、３０２は論理的削除実行後の状態を示している。論理的削除として、アカウントの持つ属性の変化を示している。ここでは、設計係から移動した田中さんの表示名に（旧）を付加している。
【００１２】
図４は、本発明による削除アカウント管理テーブル（１０９）の具体例を示す図である。
これは、物理的削除対象アカウントの削除タイミングを管理している。削除アカウント管理テーブル１０９には、システム管理ＤＢ更新プログラム１０４によって『削除対象アカウント名』、『人事・組織ＤＢの変更日』、『システムＤＢ更新予定日』（５０３）および『新アカウント』がそれぞれ記述される。
ここでは、人事・組織ＤＢの変更日は、田中さんが２０００年３月２０日、長谷川さんが２０００年３月２５日であり、システムＤＢ更新予定日は、田中さんが２０００年３月２７日、長谷川さんが２０００年４月１日であり、いずれも更新日から７日目となっている。
【００１３】
図５は、本発明による削除ルールテーブル（１１０）の具体例を示す図である。
削除ルールテーブル１１０では、『パラメータ名』、『移動期間』（５０１）、『削除マーク付加対象属性』（５０２）についてそれぞれ規定している。パラメータ名は値で示し、移動期間（５０１）は７日とし、削除マーク付加対象属性（５０２）は表示名（ここでは（旧）の文字）としている。
【００１４】
図６は、本発明の論理的削除によるアドレス帳の変化を示す遷移図である。
メールクライアント１１１のユーザは、メール送信時にこのメールサーバシステムＤＢ１０２を参照するので、図６に示すように、アドレス帳６０２で、削除マークが表示されていることにより、このアカウント（「田中」）が削除対象であることがわかる。
【００１５】
図２は、図１におけるシステム管理ＤＢ更新プログラムの処理フローチャートである。
システム管理ＤＢ更新プログラム１０４の処理動作により、アカウント管理テーブル１０３の対象を削除処理する例で説明する。
まず、人事・組織ＤＢ１０１における社員が組織異動等により削除されたことで、論理的削除機能１０６が実行され、削除ルールテーブル１１０に従って、アカウント管理テーブル１０３の対象アカウントの論理的削除が行われる（ステップ２０１）。この際に、論理的削除としては、削除マーク付加対象属性５０２である表示名の先頭に（旧）の文字が付加される。メールクライアント１１１のユーザは、メール送信時にこのメールサーバシステムＤＢ１０２を参照するので、図６に示すように、アドレス帳６０２で削除マークが表示されていることにより、このアカウント（「田中」）が削除対象であることがわかる。論理的削除実行後、削除対象アカウントは図４に示すように削除アカウント管理テーブル１０９に登録され、この時、システムＤＢ更新予定日５０３として論理的削除実施日から移行期間５０１を考慮したものが設定される（ステップ２０２）。物理的な削除はシステムＤＢ更新予定日５０３になると実施されるので（ステップ２０４）、それまでにデータ移行や通知等を行う（ステップ２０３）。物理的な削除実施後、削除アカウント管理テーブル１０９から対象アカウントが削除される（ステップ２０５）。
【００１６】
論理的削除から物理的削除までの期間に、削除対象アカウント宛に送信されてきたメールは、メールサーバの機能により、該当するアカウントの異動後のメールボックスに転送されるか、あるいは、送信者に対して該当するアカウントが変更された旨の通知を行う。なお、データの移動と通知メールの送信は、人手により行ってもよいが、自動的に行うことも可能である。すなわち、通知文の自動送信は、削除アカウント管理テーブル１０９の削除対象アカウント名を読み込み、新しいアカウントから宛先を読み込むことにより、自動的に移動通知文のメール送信が可能である。ただし、この場合、メールサーバシステムの機能に依存するので、全て自動化できるとは限らない。
なお、実施例では、論理的削除と物理的削除の２段階で更新（削除）処理を行っているが、２段階に限定されず、３段階以上に分けて順次更新（削除）を行うことも可能である。また、実施例では、論理的削除から物理的削除までの期間を７日としているが、この期間は任意に定めることができる。さらに、属性値としてマーク等を付加しているが、これに限定されることなく、文字を変えたり、一字のみ削除したり、その他、種々の属性値とすることができる。
【００１７】
図２に示すシステム管理ＤＢ更新のフローをプログラム１０４に変換し、変換されたプログラムをメールサーバのコンピュータあるいは任意のコンピュータにローディングまたはダウンロードすることにより、実行すれば、本発明を自動的にかつ容易に実現することができる。
【００１８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、人事異動や組織改正による人事・組織ＤＢの変更に合わせて、システムＤＢの内容を自動的に更新するシステムＤＢ更新プログラムを設けることにより、データ移行のための待機期間を設けることが可能となる。また、人事異動日からシステムＤＢの物理的な削除までにタイムラグを設けたことにより、データの移行期間として利用することもでき、また、更新対象データにマークを付加する等、論理的な削除を視覚的に行うことにより、対象データ利用者への注意を促すこともできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明が適用される企業内の電子メールシステムのシステム構成図である。
【図２】本発明の一実施例を示す電子メールシステムのシステムＤＢ更新方法の動作フローチャートである。
【図３】本発明におけるメールサーバのアカウントを管理するためのアカウント管理テーブルの遷移図である。
【図４】本発明の削除アカウントを管理するための削除アカウント管理テーブルの図である。
【図５】本発明の削除のルールを設定するための削除ルールテーブルの図である。
【図６】本発明により論理的な削除を実行した際のメールクライアントでのアドレス帳の変化を示す図である。
【符号の説明】
１０１…人事・組織ＤＢ、１０２…メールサーバシステムＤＢ、
１０３…アカウント管理テーブル、
１０４…システム管理ＤＢ更新プログラム、１０５…削除機能、
１０６…論理的削除機能、１０７…物理的削除機能、
１０８…パラメータＤＢ、１０９…削除アカウント管理テーブル、
１１０…削除ルールテーブル、１１１…メールクライアント、
１２０…メールサーバ、３０１…論理的削除前のアカウントテーブル、
３０２…論理的削除後のアカウントテーブル、５０１…移行期間、
５０２…削除マーク付加対象属性、５０３…システムＤＢ更新予定日、
６０１…論理的削除前のアドレス帳、６０２…論理的削除後のアドレス帳。
【図１】
0003902400.tif 000002
【図２】
0003902400.tif 000003
【図３】
0003902400.tif 000004
【図４】
0003902400.tif 000005
【図５】
0003902400.tif 000006
【図６】
0003902400.tif 000007