(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
特許、実用新案、意匠若しくは商標に関する案件の手続ないし管理を代理人に依頼している依頼者自身が、独自の管理システムを導入することなく、依頼者端末を用いてネットワークを介して接続することで、自己の案件に関する案件管理情報を確認できる手続管理システムであって、
各案件それぞれについて、その案件に関する案件管理情報を、どの依頼者からの依頼の案件かを判別するための依頼者識別情報と対応付けて登録される案件管理情報記憶手段と、
依頼者からの案件管理情報の閲覧要求に対し、その依頼者端末に案件管理情報を公開するに先立って、正規の依頼者か否かの認証を行う認証手段と、
認証手段により認証された場合に、その依頼者の依頼者識別情報に基づいて、その依頼者からの依頼の案件に関する案件管理情報を案件管理情報記憶手段から取得して、その依頼者端末に公開する案件管理情報公開手段と、
代理人側の管理者端末から案件管理情報を受信して、前記案件管理情報記憶手段に登録すると共に、依頼者側の依頼者端末から案件管理情報を受信して、前記案件管理情報記憶手段に登録する案件管理情報登録手段とを備え、
前記案件管理情報記憶手段は、複数箇所の特許事務所の代理人とその依頼者によって共用され、
各案件管理情報は、どの代理人の案件かを示す代理人識別情報と対応付けて、案件管理情報記憶手段に登録されており、
代理人識別情報に基づいて、各代理人は、自己が代理している案件についてのみ、案件管理情報の登録や閲覧が可能とされ、
依頼者識別情報に基づいて、前記依頼者は、どの代理人に依頼しているかを問わず、自己の案件について、案件管理情報の閲覧が可能とされており、
代理人のない案件についての案件管理情報の前記案件管理情報記憶手段への登録が、前記依頼者端末またはこれに加えて或いはこれに代えて、代理人のいない者の端末を依頼者端末として可能とされ、
前記案件管理情報にはそれぞれ、その案件の主体的情報としての出願人や権利者の氏名ないし名称の情報が含まれており、この主体的情報が異なる案件についても依頼者識別情報を依頼者のものに対応させておくことで、依頼者自身の案件の他、依頼者と異なる者の案件についての案件管理情報の登録または閲覧も自己の案件として可能とされた
ことを特徴とする手続管理システム。
【請求項２】
前記案件管理情報公開手段は、各案件についてその案件管理情報の内の一部の事項に関するもののみを、案件管理情報記憶手段から取得して依頼者端末に公開する
ことを特徴とする請求項１に記載の手続管理システム。
【請求項３】
案件管理情報に基づいて、次手続の期限が依頼者端末へ公開可能とされた
ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の手続管理システム。
【請求項４】
前記案件管理情報記憶手段の各案件について、その経過書類が格納された包袋情報記憶手段をさらに備え、
前記経過書類が依頼者端末へ公開可能とされた
ことを特徴とする請求項１から請求項３までのいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項５】
前記各手段のいずれかは、手続先端末等のネットワーク上の他の個所に管理センターのサーバとは別に設置されている
ことを特徴とする請求項１から請求項４までのいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項６】
複数の依頼者の特許権、実用新案権、意匠権若しくは商標権の権利の年金納付手続を管理し、且つその年金管理の依頼を受けている複数の依頼者端末にネットワークを介して接続される手続管理システムであって、
一以上の案件それぞれについて、その権利に関する登録番号等の案件特定情報と、その設定登録日等の年金納付起算日と、現在までの年金納付状況等とを含んで構成される案件管理情報を登録された案件管理情報記憶手段と、
依頼者からの案件管理情報の閲覧要求に対し、その依頼者端末に案件管理情報を公開するに先立って、正規の依頼者か否かの認証を行う認証手段と、
認証手段により認証された場合に、その依頼者からの依頼の案件に関する案件管理情報の内、少なくとも前記案件特定情報と、その年金納付状況又は次回の年金納付期限とを案件管理情報記憶手段から取得して、その依頼者端末に公開する案件管理情報公開手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の手続管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、自ら或いは代理人を介して行政機関・官公庁へ手続を行う者が、その手続の状況を容易に把握できる新規な手続管理システムに関するものである。また、本発明は、行政機関等へ手続を行う際に必要な各種書式を容易に取得でき、各種申請書類等を容易に作成して手続できる新規な手続管理システムに関するものである。
【０００２】
とりわけ、本発明は、特許や商標等の出願中の手続、ないし登録後の年金納付の管理等を効率的に行うための新規な手続管理システムに関するものである。特に、特許事務所や年金管理会社等に手続の管理を依頼している依頼者（クライアント）自身が、独自の管理システムを導入することなく、簡易にいつでも自己の出願や権利の状況等を確認できる手続管理システムに関するものである。
【０００３】
【従来の技術】
特許や商標等の出願手続、或いは登録後の年金納付手続には、厳密な期限管理等が必要である。よって、管理すべき案件の多い大企業や特許事務所においては、従来からコンピュータシステムを用いた手続の管理が行われている。
【０００４】
一方、管理すべき案件がそれ程多くない中小企業等では、独自に管理システムを導入するのは大げさである。よって、出願等を依頼している特許事務所からの通知に基づいて記帳等で独自に管理したり、管理をせずに特許事務所に任せているのが実情である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、中小企業といえども、管理すべき案件が数件、十数件、数十件と膨らんで行くこともまれではない。ところが、この場合においても、中小企業自身が独自に管理システムを導入するのはコスト負担が大きいし、また導入後の維持管理にも多大な人的及び費用的負担を負うことになる。しかも、たとえ導入できたとしても、出願等を依頼している特許事務所からの通知に基づいて行う限り、特許事務所とそのクライアントとの間で重複した管理が行われることになるだけである。
【０００６】
一方、クライアント自身が管理していない場合には、出願や権利の状況が必要なときにすぐに確認できず、その都度、特許事務所に照会する必要があった。このような事態は、クライアント自身のみならず、特許事務所にとっても面倒であった。また、このような状況では、クライアント自身が例えば次年度に支払うべき年金等を予め容易に把握できないから、予算も組みにくくなっていた。さらに、特許出願等に慣れていないクライアントも多く、その場合には、個別の各案件それぞれが、出願から登録（を経て存続期間満了）までの一連の流れの内、どの段階にあるのかが不明な場合も多い。しかも、各案件それぞれについて、今後に発生する費用を知るのも難しかった。
【０００７】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、その主たる目的は、特許事務所や年金管理会社等に手続の管理を依頼しているクライアント自身が、独自の管理システムを導入することなく、安価且つ簡易にいつでも自己の出願や権利の状況を確認できる手続管理システムを提供することにある。
【０００８】
ところで、官公庁等の所定の手続先に手続しようとする者は、所定の手続様式を用いて所定の書類を作成する必要があり、手続が非常に煩雑であった。そこで、本発明の他の目的は、手続しようとする者が、所定の書類を簡易に作成して、所定の手続先への手続が容易に行える手続管理システムを提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明の手続管理システムは、ここに引用導入される上記各請求項に記載のとおり構成されてなる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
本発明の手続管理システムは、例えば以下の（１）から（３０）のように表現される。
【００１１】
（１）  一以上の特定案件についてその手続等を管理し、且つその管理の依頼者端末にネットワークを介して接続される手続管理システムであって、特定案件それぞれについて、現在までの状況等の案件管理情報を登録された案件管理情報記憶手段と、依頼者端末に案件管理情報を公開するに先立って、正規の依頼者か否かの認証を行う認証手段と、認証手段により認証された場合に、その依頼者からの依頼の案件に関する案件管理情報を案件管理情報記憶手段から取得して、その依頼者端末に公開する案件管理情報公開手段とを備えることを特徴とする手続管理システム。
【００１２】
（２）  前記案件管理情報公開手段による案件管理情報の公開は、依頼者宛ての電子メールやＦＡＸの送信、或いは依頼者端末から閲覧可能なインターネットホームページを用いて行われることを特徴とする上記（１）に記載の手続管理システム。
【００１３】
（３）  案件管理情報に基づいて、少なくとも次手続の期限管理を行う手続管理手段をさらに備え、この期限は、前記案件管理情報公開手段にて依頼者端末へ公開可能とされたことを特徴とする上記（１）又は（２）に記載の手続管理システム。
【００１４】
（４）  前記案件管理情報記憶手段への所定の経過情報の登録に伴い、その経過情報に対応する次手続の種別と、その期限とが求められて、その管理が前記手続管理手段にて行われることを特徴とする上記（３）に記載の手続管理システム。
【００１５】
（５）  次手続の実行の有無を依頼者に確認したり、その次手続の実行の有無を依頼者から指示される手続確認手段をさらに備え、依頼者から指示された次手続の実行の有無に基づき、前記手続管理手段にて次手続が管理されることを特徴とする上記（３）又は（４）に記載の手続管理システム。
【００１６】
（６）  前記手続確認手段は、該当案件の依頼者宛ての電子メールやＦＡＸの送信、該当案件の依頼者端末から閲覧可能なインターネットホームページへの掲載、或いは該当案件の依頼者への郵送やＦＡＸのための回答書の出力の内、いずれか一以上の出力手段を備えていることを特徴とする上記（５）に記載の手続管理システム。
【００１７】
（７）  所定の手続の対応して、所定の手続様式が格納された様式情報記憶手段と、前記手続確認手段により依頼者の次手続の実行意思が確認された場合に、前記様式情報記憶手段から取得したその次手続に対応した手続様式と、前記案件管理情報記憶手段の案件管理情報とに基づいて、次手続の手続書類を作成する手続準備手段とをさらに備えることを特徴とする上記（５）又は（６）に記載の手続管理システム。
【００１８】
（８）  前記手続準備手段により作成された手続書類のファイルを用いて、次手続を行うべき所定の手続先端末に通信回線を通じて次手続を実行する手続実行手段をさらに備えることを特徴とする上記（７）に記載の手続管理システム。
【００１９】
（９）  次手続を行うべき所定の手続先端末に通信回線を通じて依頼者端末等の他の端末から手続を実行するために、前記手続準備手段により作成された手続書類のファイルを当該他の端末側に送信する手段をさらに備えることを特徴とする上記（７）に記載の手続管理システム。
【００２０】
（１０）  新規案件や、既存案件の経過情報等の案件管理情報を前記依頼者端末から受信して、案件管理情報記憶手段に登録する案件管理情報登録手段をさらに備えることを特徴とする上記（１）から（９）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００２１】
（１１）  前記案件管理情報登録手段による案件管理情報の登録は、依頼者端末からの電子メールの受信、ないし依頼者端末から閲覧可能なインターネットホームページを介して行われることを特徴とする上記（１０）に記載の手続管理システム。
【００２２】
（１２）  所定の手続に関する料金情報を格納された料金情報記憶手段をさらに備え、所望手続の手続実行料金が、料金情報記憶手段の料金情報を用いて算出され、その手続実行料金は、依頼者端末に公開可能とされたことを特徴とする上記（１）から（１１）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００２３】
（１３）  所定期間内に発生する手続と、その手続実行料金とを依頼者端末に公開可能とされ、前記所定期間を依頼者端末から指定可能に構成されたことを特徴とする上記（１２）に記載の手続管理システム。
【００２４】
（１４）  依頼者に関する所定のユーザ管理情報を記憶するユーザ管理情報記憶手段と、このユーザ管理情報記憶手段のユーザ管理情報、及び料金情報記憶手段の料金情報等を用いて、依頼者に対し手続実行料金の請求を行う料金請求手段とをさらに備えることを特徴とする上記（１２）又は（１３）に記載の手続管理システム。
【００２５】
（１５）  前記案件管理情報の案件には、依頼者自身の自社案件の他、依頼者がその経過をウォッチングしたい他社案件も含まれることを特徴とする上記（１）から（１４）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００２６】
（１６）  前記案件管理情報記憶手段の各案件について、その経過書類等が格納された包袋情報記憶手段をさらに備えることを特徴とする上記（１）から（１５）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００２７】
（１７）  前記案件管理情報公開手段は、各案件について、手続の一連の流れを示した図表等において、その案件の手続上の現在位置を明示可能に構成されたことを特徴とする上記（１）から（１６）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００２８】
（１８）  前記案件には、特許、実用新案、意匠若しくは商標に関する特許庁への出願ないし登録が含まれることを特徴とする上記（１）から（１７）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００２９】
（１９）  複数の特定依頼者の特許権、実用新案権、意匠権ないし商標権等の権利の年金納付手続を管理し、且つその年金納付管理の依頼を受けている複数の依頼者端末にネットワークを介して接続される手続管理システムであって、一以上の特定案件それぞれについて、その権利に関する登録番号等の案件特定情報と、その設定登録日等の年金納付起算日と、現在までの年金納付状況等とを含んで構成される案件管理情報を登録された案件管理情報記憶手段と、この案件管理情報記憶手段の案件管理情報に基づいて、少なくとも次回の年金納付の期限管理を行う手続管理手段と、依頼者端末に案件管理情報を公開するに先立って、正規の依頼者か否かの認証を行う認証手段と、認証手段により認証された場合に、その依頼者からの依頼の案件に関する案件管理情報の内、少なくとも前記案件特定情報とその年金納付状況とを案件管理情報記憶手段から取得して、その依頼者端末に公開する案件管理情報公開手段とを備えることを特徴とする手続管理システム。
【００３０】
（２０）  次回の年金納付手続の有無を依頼者に確認する手続確認手段をさらに備え、依頼者から回答された次回の年金納付手続の有無に基づき、前記手続管理手段にて次手続が管理されることを特徴とする上記（１９）に記載の手続管理システム。
【００３１】
（２１）  前記案件管理情報公開手段による案件管理情報の公開と、前記手続確認手段による次回の年金納付手続の有無の確認とが、依頼者端末から閲覧可能なインターネットホームページを用いて行われることを特徴とする上記（２０）に記載の手続管理システム。
【００３２】
（２２）  所定の手続先へ手続しようとする依頼者の端末にネットワークを介して接続される手続管理システムであって、所定の手続様式が格納された様式情報記憶手段と、依頼者端末からの指示に基づいて、それに対応した手続様式を前記様式情報記憶手段から取得して依頼者端末に送信する手続準備手段とを備え、手続準備手段にて作成される手続書類には、必要ならば所定事項が依頼者端末から入力されて、依頼者端末のプリンターにて出力され若しくは所定形式で記憶媒体に出力されて手続先への手続に供され、或いは依頼者端末から手続先端末にオンラインにて手続が行われることを特徴とする手続管理システム。
【００３３】
（２３）  所定の主体的情報ないし客体的情報を記憶された記憶手段をさらに備え、この記憶手段から取得した所望の情報と、前記様式情報記憶手段から取得した所定の手続様式の様式情報とに基づいて、前記手続準備手段にて、可能な限り必要事項を埋めた状態で手続書類が作成されて依頼者端末に送信されることを特徴とする上記（２２）に記載の手続管理システム。
【００３４】
（２４）  前記記憶手段は、各依頼者についてそれぞれ複数案件を登録可能とされた案件管理情報記憶手段とされており、依頼者により指定されたその依頼者の特定案件について、前記案件管理情報記憶手段から所望の情報が取得されて手続書類が作成されることを特徴とする上記（２３）に記載の手続管理システム。
【００３５】
（２５）  所定の手続先へ手続しようとする依頼者の端末と、前記所定の手続先端末とにネットワークを介して接続される手続管理システムであって、所定の手続様式が格納された様式情報記憶手段と、依頼者端末からの指示に基づいて、それに対応した手続様式を前記様式情報記憶手段から取得し、必要ならば所定事項が入力されて手続書類を作成する手続準備手段と、手続準備手段にて作成された手続書類を、プリンターにて出力し若しくは所定形式で記憶媒体に出力して手続先への手続に供し、或いは手続先端末にオンラインにて手続を実行する手続実行手段とを備えることを特徴とする手続管理システム。
【００３６】
（２６）  所定の主体的情報ないし客体的情報を記憶された記憶手段をさらに備え、この記憶手段から取得した所望の情報と、前記様式情報記憶手段から取得した所定の手続様式の様式情報とに基づいて、前記手続準備手段にて、可能な限り必要事項を埋めた状態の手続書類が作成され、必要ならば所定事項がそれに入力されて、前記手続先端末にオンラインにて手続が行われることを特徴とする上記（２５）に記載の手続管理システム。
【００３７】
（２７）  前記所定事項の入力は、インターネットホームページを用いて前記依頼者端末から入力されることを特徴とする上記（２６）に記載の手続管理システム。
【００３８】
（２８）  前記記憶手段は、各依頼者についてそれぞれ複数案件を登録可能とされた案件管理情報記憶手段とされており、依頼者により指定されたその依頼者の特定案件について、前記案件管理情報記憶手段から所望の情報が取得されて手続書類が作成されることを特徴とする上記（２６）又は（２７）に記載の手続管理システム。
【００３９】
（２９）  前記様式情報記憶手段が前記手続先端末に備えられていることを特徴とする上記（２８）に記載の手続管理システム。
【００４０】
（３０）  前記手続先は、行政機関・官公庁等とされ、前記手続書類は、行政機関・官公庁等への各種申請書類等とされていることを特徴とする上記（２２）から（２９）までのいずれかに記載の手続管理システム。
【００４１】
【実施例】
以下、この発明の手続管理システムについて、さらに詳細に説明する。なお、ここでは、特許や実用新案、意匠及び商標等の出願や権利の管理に適用する場合を例に説明するが、本発明の手続管理システムの適用範囲はこれに限らず、その他の各種手続にも適用可能である。特に、仲介ないし代理業において、そのクライアントが手続進行状況等を把握できるシステムに好適に適用できる。
【００４２】
図１は、本発明の手続管理システムの一実施例のシステム構成図である。
この実施例のシステムは、本来は手続当事者の一方であるクライアントが仲介者である代理人等を介して他方の手続当事者である所定の手続先に各種手続を行う場合において、仲介者へ依頼している案件の状況を依頼者自身がいつでも容易に把握し、好ましくは今後の手続の指示等ができるシステムである。例えば、仲介者が特許事務所（弁理士）や年金管理会社等の代理人で、手続先が特許庁（長官、審査・審判官）、依頼者が特許等の出願人ないし権利者等としての企業や個人となる。
【００４３】
各依頼者の側には、それぞれ依頼者端末４が備えられている。一方、仲介者としての特許事務所等、管理センター１の側には、本発明の手続管理システム用のサーバが備えられている。そして、この管理センター１のサーバと依頼者端末４とは、双方向通信可能に通信回線を介して接続可能とされている。ここではインターネット等のネットワーク５を介して接続可能とされている。
【００４４】
本発明のシステムの主要部を構成する管理センター１は、図１に示されるように、複数個の依頼者端末４とネットワーク５を介して接続可能とされている。
【００４５】
各依頼者端末４は、特許事務所等のクライアントである特定の依頼者により操作される入出力装置であり、例えばパーソナルコンピュータから構成される。すなわち、例えばパソコン本体の他、キーボードやマウス、ディスプレイの他、管理センター１との通信を可能にするためにモデムないしターミナルアダプターや、メールソフトやＷＷＷブラウザ等の通信手段（アクセス手段）を備えて構成されている。
【００４６】
ところで、依頼者は、特許事務所等への初回案件の最初の手続依頼に伴って、管理センター１との間でのユーザ登録により、ユーザＩＤやパスワード等が付与されて自己の端末を依頼者端末４として利用できるようになる。なお、これに加えて或いはこれに代えて、これから年金管理等を依頼しようする新規の依頼者が、自己の端末で管理センター１へ接続後、オンラインにてユーザ登録することで、自己の端末を依頼者端末４として利用できるよう構成することもできる。
【００４７】
管理センター１は、一以上の依頼者端末４と双方向通信が可能とされたサーバであって、ユーザ登録手段６、認証手段７、案件管理情報登録手段８、案件管理情報公開手段９、ユーザ管理情報記憶手段１５、案件管理情報記憶手段１６の他、好ましくは手続管理手段１０、手続確認手段１１、手続準備手段１２、手続実行手段１３、料金請求手段１４、様式情報記憶手段１７、包袋情報記憶手段１８、料金情報記憶手段１９、請求情報記憶手段２０などを備えて構成されている。
【００４８】
ユーザ登録手段６は、ユーザ管理情報記憶手段１５に所定のユーザ管理情報を登録するための手段である。通常、新規のクライアントとの委任契約（特許事務所等への手続の委任、特許事務所等による受任）により、管理者（特許事務所等）が依頼者のユーザ登録を行う。この登録は、管理センター１のサーバ自体、或いはこのサーバに接続された一以上の管理者端末２にて行われる。具体的には、例えば、サーバの手続管理プログラムのメニュー画面において、「ユーザ登録」を選択した後、画面上に表示されるユーザ管理情報の各項目に対して、キーボード等の入力手段からその依頼者に関する情報を入力していき、ユーザ管理情報記憶手段１５に登録すればよい。
【００４９】
なお、管理者端末２は例えば、特許事務所等に設置されたパーソナルコンピュータである。そして、管理者端末２とサーバとは、ＬＡＮやイントラネットの他、インターネット等のネットワーク５を介して接続することもできる。
【００５０】
ところで、上述したように、依頼者自身によるオンラインのユーザ登録を受け付ける場合には、ユーザ登録手段６は、依頼者端末４にて入力されたユーザ管理情報を受信して、それをユーザ管理情報記憶手段１５に登録する手段となる。例えば、依頼者端末４からインターネット５を介して管理センター１のウェブサイトに接続した後、ホームページ上のメニュー画面において「ユーザ登録」をマウスでクリックする等して選択し、画面上に表示されるユーザ管理情報の各項目に対して、キーボード等の入力手段から自己の情報を入力していき、その情報をサーバ１に送信して、サーバ１のユーザ管理情報記憶手段１５に登録することができる。
【００５１】
また、電子メールやＦＡＸを用いて登録を受け付けてもよい。この場合には、サーバ側で受信した電子メール等の内容を自動的に読みとってテキスト化して、ユーザ管理情報記憶手段１５に登録するようにしてもよいし、電子メールを受け取った管理者が、上記オフラインでのユーザ登録の場合と同様の手順で、ユーザ登録するようにしてもよい。
【００５２】
ユーザ管理情報とは、依頼者に関する所定の情報である。例えば図２に示すように、ユーザＩＤ、ユーザ（依頼者）の名称（氏名）や、その所在地（住所）、電話番号、ファックス番号、担当者名、メールアドレス、パスワードなどが含まれる。この内、ユーザＩＤは、先行のユーザと重複しない範囲で新規ユーザが指定してもよいが、本実施例では管理センター側が付与する。つまり、ユーザ登録画面に予め表示されることになる。また、パスワードは、依頼者自身が決定するのが好ましい。一方、その他の項目は依頼者から得られる。
【００５３】
ユーザ管理情報記憶手段１５は、上記ユーザ管理情報を記憶する手段であり、通常はデータベースより構成されるが、ファイル等の場合もある。
【００５４】
認証手段７は、依頼者が管理センター１のサービスを受けられる者か否かの認証を行う手段である。この実施例では特に、案件管理情報記憶手段１６や包袋情報記憶手段１８等に記憶されている各種情報等の内、所定のものについて依頼者端末４から閲覧要求がある場合に、その閲覧希望者へ閲覧を許すに際して、前もって閲覧希望者が正規の依頼者か否かを認証する手段である。例えば、ユーザＩＤとパスワードの入力を依頼者端末４に要求し、依頼者端末４から受信した当該情報をユーザ管理情報記憶手段１５のものと比較して認証を行う。そして、認証された場合に限って情報を開示する等、所定のサービスを依頼者に提供することになる。
【００５５】
案件管理情報登録手段８は、案件管理情報記憶手段１６に所定の案件管理情報を登録するための手段である。通常、新規の案件をクライアントから受任した場合に、管理者がその案件についての案件管理情報の登録を行い、またその案件のステータスに変更等があった場合にもその都度、案件管理情報の更新が行われる。この登録も、管理センター１のサーバ自体、或いはこのサーバに接続された一以上の管理者端末２から行うことができる。具体的には、例えば、サーバの手続管理プログラムのメニュー画面において、「案件管理情報の登録」を選択した後、画面上に表示される案件管理情報の各項目について、キーボード等の入力手段から、その案件に関する経過情報等を入力して案件管理情報記憶手段１６に登録すればよい。
【００５６】
また、依頼者自身によるオンラインでの案件管理情報の登録を受け付ける構成としてもよく、その場合には案件管理情報登録手段８は、依頼者端末４にて入力された案件管理情報を受信して、それを案件管理情報記憶手段１６に登録する手段となる。この場合には、例えば、依頼者端末４からインターネットを介して管理センター１のウェブサイトに接続した後、ホームページ上のメニュー画面において「案件管理情報の登録」を選択し、画面上に表示される案件管理情報の各項目に対する各入力欄に、キーボード等の入力手段から情報を入力していき、案件管理情報記憶手段１６に登録することができる。なお、この場合もユーザ登録の場合と同様に、電子メールやＦＡＸを用いて登録を受け付け、それを管理センター側で登録するようにしてもよい。
なお、ステータスに変更が生じる等により、後日に案件管理情報を変更する場合については後述する。
【００５７】
ところで、案件管理情報とは、管理センター１が受任した各案件の現在までの状況等、各案件に関する所定の情報である。例えば特許出願の場合、図３に示すように、案件番号や整理番号（出願用、クライアント管理用など）の他、出願人や権利者の氏名ないし名称、その識別番号、住所、発明の名称、発明者、請求項の数、出願日、出願番号、公開日、出願公開番号、審査請求日、登録日、登録番号、登録公報発行日、更には年金納付状況として年金納付日と納付年分などが含まれる。その他の権利もほぼ同様である。例えば、商標の場合には、案件番号等の他、出願人や権利者の氏名ないし名称、その識別番号、住所、商標やその称呼、商品又は役務の区分や類似群、指定商品又は指定役務、出願日、出願番号、登録日、登録番号、登録公報発行日、更には年金納付状況として年金納付日と納付年分などが含まれる。
【００５８】
さらに、案件管理情報には、どのユーザからの依頼の案件かを判別するための情報、例えば前記ユーザ管理情報中のユーザＩＤ等も含まれている。ところで、以上に述べた案件管理情報の内、案件番号は、管理センター１側が付与するものである。そして、その他の項目は各案件に固有のものであるが、その案件の手続が進むに連れて順に蓄積されていく。つまり、各案件について、状況変化がある度にその新たな状況が案件管理情報として追加されることになる。よって、案件管理情報の新規登録画面では案件番号は予め表示されることになり、既存案件に対する情報の追加等の場合には、その案件番号を指定することで、その案件に関する既存情報が表示されるので、それに加筆訂正すればよい。
【００５９】
つまり、ステータスに変更が生じる等により、後日に案件管理情報を変更する場合には、例えば、メニュー画面において「案件管理情報の登録」を選択した後、画面上に表示される案件管理情報の各項目の内、案件番号のみをその案件のものにした後、その画面中に表示された「案件管理情報の更新」のボタンをクリックする等によって行うことができる。これにより、当該案件について、前回までに登録されている案件管理情報が案件管理情報記憶手段１６から取得されて、その案件管理情報がその各項目と対応して表示されるので、空欄の部分に加入したり、既に入力されている表示を変更したりすればよい。
【００６０】
なお、メニュー画面における「案件管理情報の登録」を新規案件についての案件管理情報の登録専用とし、既存案件の案件管理情報の更新のために別途「案件管理情報の追加・変更」等をメニューに並列的に設けて対応してもよい。その場合には、既存案件について案件管理情報を追加ないし変更する場合、メニュー画面において「案件管理情報の追加・変更」を選択すると、サーバが案件番号の入力を依頼者端末４に要求するので、依頼者は依頼者端末４のキーボード等からその案件の案件番号を入力して、それをサーバに送信すればよい。
【００６１】
すると、その案件番号を受信したサーバは、その案件番号に基づいて案件管理情報記憶手段１６を検索して、該当案件についての既登録の案件管理情報を抽出し、それを記載した状態で、案件管理情報登録画面と同様の画面を依頼者端末４に送信して表示させる。よって、依頼者端末４ではそれを見て、空欄の部分に加入したり、既に入力されている表示を変更したりすることが可能となる。なお、依頼者自身による案件管理情報の変更等を認める場合には、それに先立って、変更しようとする依頼者がその案件の正規の依頼者か否かを認証手段７にて認証した後に行われることは当然である。
【００６２】
案件管理情報記憶手段１６は、上記案件管理情報を記憶する手段であり、通常はデータベースより構成される。
【００６３】
案件管理情報公開手段９は、案件管理情報記憶手段１６に蓄積された案件管理情報の全部ないし一部を、依頼者端末４や管理者端末２に公開する手段である。なお、依頼者端末４への案件管理情報の公開は、その依頼者からの受任の案件に対するもののみが公開可能とされている。一方、管理者端末２への公開は原則としてこのような制限はない点が異なる。この公開は、依頼者の認証後、その依頼者に関する案件管理情報のみをインターネットホームページ上等で閲覧可能とすることで行われる。
【００６４】
例えば、依頼者端末４からインターネットを介して管理センター１のウェブサイトに接続した後、ホームページ上のメニュー画面において「案件管理情報の閲覧」をマウスでクリックする等により選択することで行われる。この場合も依頼者の認証が既に行われていることを前提に、認証された依頼者から依頼の案件に関するもののみを公開する。その際、そのユーザＩＤ等に基づいて案件管理情報記憶手段１６を検索して、該当案件が抽出される。
【００６５】
なお、受任件数が複数ある場合に備えて、まずその依頼者からの受任案件の一覧を依頼者端末４に送信して、依頼者端末４の画面上に表示する。この一覧には、例えば図６（Ａ）に示すように、案件番号や出願番号や発明の名称等の案件特定事項の他、好ましくは最新の状況（「審査請求待ち」や「拒絶理由通知に対する応答期間中」、「拒絶査定確定」等）が表示される。また、期限管理中の案件については、その期限を表示してもよい。
【００６６】
よって、依頼者は、依頼者端末４に表示されたその一覧中において、案件管理情報の詳細を閲覧したい案件の案件番号等をマウスでクリックする等により指定することで、その案件に関する案件管理情報の詳細を閲覧可能となる。つまり、案件が特定されると、サーバは、その案件の案件番号等に基づいて、案件管理情報記憶手段１６からその案件の案件管理情報を取得して依頼者端末４に送信して、依頼者端末４に公開するのである。
【００６７】
また、案件の一覧を出さずに、依頼者端末４から案件番号等の案件特定情報の入力によって案件を指定することで、その案件に関する案件管理情報を公開するよう構成してもよい。この場合、依頼者端末４から管理センター１のウェブサイトに接続した後、メニュー画面において「案件管理情報の閲覧」を選択すると、サーバは依頼者端末４に案件番号等の案件特定情報の入力を要求する。よって、依頼者は、依頼者端末４のキーボード等から案件番号等を入力してサーバに返信する。するとサーバは、その受信した案件番号等に基づいて、その案件番号等をキーとして案件管理情報記憶手段１６を検索し、そこからその案件の案件管理情報を取得して依頼者端末４に送信して依頼者端末４に公開することになる。
【００６８】
なお、依頼者端末４側に電子メールやＦＡＸを送信することで対応してもよい。或いは、サーバ１ないし管理者端末２に接続されたプリンターにて案件管理情報を出力し、それを依頼者に郵送又はＦＡＸする構成としてもよい。これらの際の各宛先情報は、ユーザ管理情報記憶手段１５から取得可能なことは言うまでもない。
【００６９】
手続管理手段１０は、案件管理情報に基づいて、その案件についての次手続等を管理する手段である。特に、次手続を所定期間内にする必要が生じた場合に、少なくともその期限管理を行う手段である。例えば、案件管理情報登録手段８にて案件管理情報記憶手段１６に案件管理情報としての経過情報の追加等を行う際に、その追加しようとする経過情報が所定のものである場合には、その手続に対する所定の次手続の種別と、その手続期限とを求めて、その管理が行われる。
【００７０】
なお、次手続の種別とその手続期限の導出は、案件管理情報を案件管理情報記憶手段１６に登録しようとする際に、そのオペレーターがその案件管理情報に対する次手続等に関する所定の情報を求めて、それらを同時に案件管理情報記憶手段１６に登録するようにする。或いは、案件管理情報登録手段８のプログラム上にて行うのが好ましい。つまり、案件管理情報記憶手段１６へ所定項目の案件管理情報を登録する際には、その項目に対応した次手続の種別と手続期限が自動的に導出されて、その情報も案件管理情報として保存され、管理されるよう構成するのが望ましい。例えば、新規特許出願を行ったことに伴って、その出願日や出願番号等の案件管理情報を登録すると、次手続として「出願審査の請求」が求められ、またその最終期限として出願日から所定期間経過後の審査請求最終期限日の年月日が算出されて管理されることになる。
【００７１】
次手続の種別や期限等の情報は、案件管理情報の一部として登録され管理されるが、この部分の登録先は案件管理情報記憶手段１６と同一でも別でもよい。いずれの場合も、その期限はサーバの時計を利用して、手続管理手段１０にて日々の年月日と比較して管理される。また、期限管理すべき案件について、その期限管理すべき情報のみを別ファイルとして保存して、その次手続が完了するまで、その別ファイル内の期限を日々管理するようにしてもよい。
【００７２】
また、案件管理情報記憶手段１６には現在まで実際に行った経過情報のみを登録しておいて、その内の所定の経過情報の種別と日付とから、手続管理手段１０にて次手続や期限を求めて、日々その年月日を比較して管理してもよい。
【００７３】
手続確認手段（手続指示手段）１１は、手続に関する指示を依頼者に要求、ないし依頼者からの手続指示を受ける手段である。この実施例では、次手続等の各種手続に関し、その実行の有無等を依頼者に確認するための手段である。具体的には、例えば、管理センター側から依頼者端末４側へ電子メールやＦＡＸ等を送信し、それに対し返答するために依頼者端末４から発信された電子メールやＦＡＸを受信して、その受信結果に基づいて手続の実行の有無等が管理されることになる。この場合も、ユーザ登録の場合と同様に、依頼者からの受信メールに基づいて、自動的に手続の指示を抽出して、それを案件管理情報記憶手段１６等に登録して手続管理等を行ってもよいし、受信したメールを管理者が見て登録し、管理してもよい。
【００７４】
或いは、管理センター側のプリンター等の出力手段で、次手続の有無等を確認するための回答書やその依頼者向け宛先ラベルを出力して、それを用いて依頼者へ郵送やＦＡＸを行い、依頼者がその回答書に所定事項を書き込んで、郵送、ＦＡＸ、電子メール等で回答した結果により入力された情報に基づいて、手続の実行の有無等を管理してもよい。
【００７５】
或いは、手続の実行の有無等は、該当案件の依頼者のみが閲覧できるインターネットホームページを用いて行うこともできる。なお、以上の方法の内、複数の手段を備えていてもよいことは勿論である。
【００７６】
ところで、インターネットホームページを用いて行う場合には、依頼者が依頼者端末４から管理センター１のウェブサイトに接続した後、メニュー画面において例えば「手続の指示」を選択して行う。このメニュー選択によって、案件番号等の案件特定情報と、その手続指示用の各入力欄が表示されるので、依頼者端末４からそれを入力してサーバに返信すればよい。なお、案件特定情報とその案件に関しての手続の指示を依頼する電子メールを単にサーバ側に送ることで済ますこともできる。
【００７７】
或いは、その依頼者の案件に関して、期限管理中の案件があればその一覧を表示させて、その一覧中において手続を指示できるようにしてもよい。例えば、案件番号等の案件特定情報と、次手続の種別、その期限等とが一覧表示されると共に、各案件について手続の実行の有無の確認欄が表示される。よって、依頼者は、依頼者端末４のマウス等で手続の「実行」か「不実行」かいずれかの欄にチェックを入れて手続を指示することが可能となる。なお、所定期間内にこの期限簿の閲覧による手続の有無の指示がない場合には、電子メール等の手段にて手続の実行の有無の確認を行ったり、或いはホームページを閲覧して手続の有無の指示を行うよう案内を出すのが好ましい。
【００７８】
そして、手続確認手段１１によって確認された依頼者の指示に従って、手続管理手段１０にて次手続が管理されることになる。つまり、次手続を行う場合には、その次手続の期限管理が少なくともなされることになる。
【００７９】
手続準備手段１２は、様式情報記憶手段１７に蓄積された各種手続様式を利用して、次手続等の所望の書類を作成する手段である。例えば、手続確認手段１１により依頼者の次手続の実行意思が確認された場合に、様式情報記憶手段１７からその次手続に対応した所定の手続様式の様式情報を取得すると共に、必要ならば案件管理情報記憶手段１６に蓄積されている出願人や権利者等やその識別番号等の主体的情報や、出願番号や登録番号等の客体的情報をも取得して、次手続用の手続書類（手続用ファイル）を作成するのである。なお、この際、書類作成のために足りない情報があれば、管理者端末２や依頼者端末４から必要な情報が入力されて、手続書類中に加入される。
【００８０】
様式情報記憶手段１７とは、上記様式情報を記憶する手段であり、通常はテキストファイルや所定形式の文書ファイルとして、或いは画像ファイル等のファイルとして構成されている。
【００８１】
なお、様式情報とは、所定手続を行う場合の書式であり、例えば特許法施行規則等に規定されている各様式の他、必要ならば譲渡証等のその他の書式や、管理センター側の代理人専用の委任状等も含まれる。これら各書式は必要に応じて、手続指示手段を介して所望のものを指定することにより、依頼者端末等から取り出し可能とされている。
【００８２】
手続実行手段１３とは、手続準備手段１２により作成された手続書類（手続ファイル）を用いて、次手続を行うべき手続先に、次手続を実行するための手段である。例えば、次手続を行うべき手続先端末３と通信回線やネットワークを介してサーバが接続されており、前記手続ファイルをそのまま或いは所定形式に変換した後、サーバから手続先端末３にオンラインにて手続するための手段である。なお、サーバ自体から手続先端末３に直接手続してもよいが、一旦、手続ファイルを管理者端末２ないし依頼者端末４に送信して、その管理者端末２ないし依頼者端末４から手続先端末３にオンラインにて手続を行ってもよい。
【００８３】
また、オンラインではなくオフラインにて手続先に手続できるよう構成してもよい。その場合には、手続準備手段１２にて作成された手続ファイルをサーバや各端末のプリンターにて出力し、或いは所定形式でフレキシブルディスク等の記憶媒体に出力して、それを手続先へ郵送等すればよい。
【００８４】
包袋情報記憶手段１８は、各案件についての経過書類を蓄積し保存する手段であり、文書ファイルや画像ファイル等のファイルとされている。なお、包袋情報とは、手続先に実際に提出した書類等、その案件に関連した書類に関する電子データである。この包袋情報は、案件管理情報公開手段９にて各端末から閲覧可能とされている。もっとも、依頼者端末４への公開は、その認証によって、その依頼者に関する案件のみを公開するのは当然である。
【００８５】
料金請求手段１４は、所定手続ごとの料金情報を記憶された料金情報記憶手段１９を用いて依頼者に課金を行う手段である。具体的には、手続管理手段１０にて管理中の手続、或いは手続実行手段１３にて実行された手続に関して、その手続の種別等に基づいて料金情報記憶手段１９の料金情報を用いて手続実行料金を算出して、依頼者に請求を行うのである。例えば、管理センター側のプリンターにて請求書や宛先ラベルを印刷して、それに基づいて依頼者に請求書を郵送すればよい。或いは、請求書ファイルを作成して電子メールで送信したり、ＦＡＸで依頼者端末４へ送信してもよい。そして、好ましくは、ネットワーク上のサーバ自体、或いはサーバとは別に、決済手段を備える決済機関を設けて、オンラインでの決済を可能にする。そして、その決済情報は、サーバ１に伝達され、請求の消し込みがなされることになる。
【００８６】
料金情報記憶手段１９は、手続の種別や単位量に応じて、料金が格納された手段であり、通常はファイルからなるが、データベースとしてもよい。料金情報には、印紙代の他、手数料などが格納されており、好ましくは依頼者（ユーザＩＤ）ごとに料金設定したり、依頼者ごとの増減率を格納して、基準料金にその増減率をかけて実際の料金を料金請求手段１４にて算出するようにしてもよい。
【００８７】
請求情報記憶手段２０は、料金請求手段１４にて作成された請求内容を記憶した手段であり、通常はファイルとされている。なお、未払いの請求や、過去の請求等の請求内容は、管理者端末２の他、依頼者端末４からもホームページ上等で閲覧可能にするのが好ましい。依頼者からの閲覧は、認証を受けた依頼者が自己への請求に対するもののみを閲覧できるのは言うまでもない。
【００８８】
次に、以上のようにして構成された手続管理システムの動作について説明する。
ここでは、例えば特許出願についてその出願時から特許事務所等の管理センター側に手続を依頼している場合について説明する。
【００８９】
他の受任案件がなく、全く新規の依頼者の場合には、管理センター側（サーバないし管理者端末）において、その依頼者に関する情報をユーザ登録手段６にてユーザ管理情報記憶手段１５に登録し、ユーザＩＤとパスワードを設定する。そして、そのユーザＩＤやパスワードは、電子メール等で依頼者に通知される。よって、依頼者は、それ以後、そのユーザＩＤとパスワードを利用して、管理センター１の所定の情報を随時閲覧等できることになる。
【００９０】
管理センター側では、特許出願を所定の手続先に行うと、その出願番号や出願日を案件管理情報登録手段８にて案件管理情報記憶手段１６に登録する。なお、既に特許出願人等の住所や氏名等の他、識別番号等を案件管理情報記憶手段１６に登録していた場合には、その案件管理情報と様式情報記憶手段１７に記憶されている願書等の様式を利用して、手続準備手段１２にて可能な限り必要事項を埋めた状態にて願書を自動作成し、その足りない部分を追加した後、必要ならばそれを送信ファイルに変換して、手続実行手段１３にて特許庁へオンライン出願することができる。そして、出願用のファイル、ないし特許庁から受信したプルーフ等は、包袋情報記憶手段１８に蓄積される。
【００９１】
案件管理情報記憶手段１６への出願日等の登録に伴って、出願審査の請求等の次手続が導出され、またその最終期限が算出される。そして、それら情報は、案件管理情報の一部として、案件管理情報記憶手段１６或いはそれとは別ファイルとされ、手続管理手段１０にて期限管理される。
【００９２】
一方、依頼者端末４においては、管理センター１に接続することで、案件管理情報公開手段９にて自己の各案件についての情報を得ることができる。
【００９３】
依頼者が案件管理情報を閲覧するには、インターネットを利用可能な依頼者端末４を用いて、ＷＷＷブラウザにより管理センター１のホームページに接続する。これに伴い、管理センター（サーバ）１は、依頼者端末４に例えばユーザＩＤとパスワード等の入力を要求する認証画面を送信して、依頼者端末４のディスプレイに表示させる。これに対して、依頼者は自己のユーザＩＤとパスワード等を入力して、管理センター１に返信する。
【００９４】
この情報を受信した管理センター１は、受信した情報に基づいて、依頼者が正規の依頼者か否かの認証を行う。認証方法として、例えば、受信したユーザＩＤをキーとしてユーザ管理情報記憶手段１５を検索して、それ対応するパスワードを抽出して、それが依頼者端末４から受信したキーワードと一致するか否かを判断して認証を行う。そして、依頼者を認証した場合に限って、図４に示すようなメニュー画面を依頼者端末４に送信して、そのディスプレイに表示させる。
【００９５】
メニュー画面を受信して表示されたディスプレイを見て、依頼者はメニュー画面上の「案件管理情報の閲覧」を選択する。例えば、その項目をマウスにてクリックすることで選択される。この選択信号を受けた管理センター１は、案件管理情報の公開形式を選択させるために、例えば図５に示すように、「番号順一覧」、「期限順一覧（期限簿）」、「番号指定（検索）」等の項目ボタンを表示した選択画面を依頼者端末４に送信してディスプレイに表示させる。これに対して、依頼者は、マウスにていずれかの項目をクリックして、初期閲覧形式を選択する。
【００９６】
例えば、「一覧」を選択した場合には、サーバは、ユーザＩＤに基づいて案件管理情報記憶手段１６からその依頼者に関する案件を検索して、その依頼者からの受任案件の一覧を依頼者端末４に送信して、依頼者端末４のディスプレイに表示させる。この一覧には、例えば図６（Ａ）に示すように、案件番号等や発明の名称等の案件特定事項の他、現況などが案件番号等の順に表示される。そして、依頼者は、依頼者端末４に表示されたその一覧中において、案件管理情報の詳細を閲覧したい案件に対しては、その案件番号等をマウスでクリックして指定することで、その案件に関する案件管理情報の詳細を閲覧可能となる。つまり、案件が特定されると、サーバは、その案件の案件番号に基づいて、案件管理情報記憶手段１６からその案件の案件管理情報を取得して依頼者端末４に送信して、依頼者端末４に公開する。
【００９７】
さらに、その詳細画面中には、「包袋閲覧」というボタンが表示されるので、依頼者はこれをクリックすることで、その案件の包袋情報も閲覧可能となる。つまり、これが選択されると、サーバは案件番号に基づいて包袋情報記憶手段１８を検索して、該当案件番号のファイルの一覧を表示するので、それを選択して包袋情報を閲覧することが可能となる。例えば、特許出願時の書類内容を見ることが可能となる。
【００９８】
一方、メニューにおいて「期限順一覧（期限簿）」を選択した場合には、サーバは、ユーザＩＤに基づいて案件管理情報記憶手段１６からその依頼者に関する案件を検索すると共に、各案件について案件管理情報の内、期限管理に関する所定の項目の部分のデータの有無を調べて、そのデータがあり且つそれが現在よりも新しいものについて、その期限が早くくるものから案件を並び替えて、前記一覧表示の場合と同様に一覧表示し（図６（Ｂ））、それから詳細情報などを見られるようにしている。なお、手続管理手段１０が期限管理すべき案件を別ファイルにて管理している場合には、そのユーザＩＤをキーとしてそのファイルを検索して、期限が近い順に案件の一覧を依頼者端末４に送信して、依頼者端末４のディスプレイに表示させてもよい。
【００９９】
さらに、メニューにおいて「番号指定（検索）」を選択した場合には、サーバは検索画面を依頼者端末４に送信して、そのディスプレイに表示させる。その検索画面では、案件番号や出願番号ないし発明の名称等の案件特定事項のプルダウン形式の選択欄と、その番号等の入力欄がある。よって、例えば案件番号から該当案件の案件管理情報を閲覧したい場合には、案件特定事項として「案件番号」を指定すると共に、番号等の入力欄に該当案件番号を入力して、検索開始ボタンをクリックすればよい。これにより、案件特定情報がサーバに送信される。これを受信したサーバは、その案件特定情報に基づいて、案件管理情報記憶手段１６を検索して、その依頼者の該当案件に関する案件管理情報を依頼者端末４に送信して公開することになる。
【０１００】
また、メニュー画面や上記案件管理情報閲覧画面には、「手続の指示」というボタンがあるので、依頼者はこれをクリックして選択することで、各案件についての次手続等の指示ができる。
【０１０１】
つまり、メニューにおいて「手続の指示」を選択すると、サーバは手続確認手段１１を用いて、手続指示画面を依頼者端末４に送信してそのディスプレイに表示させる。その手続指示画面では、案件番号等の案件特定事項の入力欄の他、手続の指示の選択欄や入力欄があるので、それについて入力ないし選択した後、サーバに返信する。この情報を受け取ったサーバは、その案件特定事項に基づいて、案件管理情報記憶手段１６等の案件管理情報を更新し、それに伴い手続管理手段１０も次手続の管理を行うことになる。なお、特定の案件の案件管理情報閲覧画面から手続指示画面に進んだ場合には、その特定案件の案件番号等の案件特定事項が入力された形で、依頼者端末４に送信して表示させるのが好ましい。
【０１０２】
このようにして回答を受信した管理センター１は、それに基づいて手続を管理する。例えば、次手続を行う場合には、様式情報記憶手段１７の所定の様式等を利用して、手続準備手段１２にて手続ファイルを作成して、手続実行手段１３にて手続先端末３に手続を行う。そして、その手続に伴う案件管理情報の追加が、案件管理情報登録手段８にてなされると共に、包袋情報記憶手段１８にその提出書類のデータが記憶される。なお、各手続の前後には、必要に応じて料金請求手段１４を用いて、料金情報記憶手段１９の料金情報を利用して請求書を発行して依頼者に請求を行う。その請求情報は、請求情報記憶手段２０に記憶されて管理されることになる。
【０１０３】
次に、本システムを用いて、特許事務所ないし年金管理会社等による設定登録料をも含めた年金の管理に使用する場合について説明する。ここでは、管理センター側でのユーザ登録に加えて、ユーザ自身がオンラインにてユーザ登録できるシステムとしている。
【０１０４】
新規にユーザ登録しようとする依頼者は、自己の端末を用いて、インターネット経由にて管理センター１のウェブサイトに接続する。すると、既ユーザ向けの認証画面と共に、新規ユーザ向けの「ユーザ登録」という項目のボタンが表示されるので、それをクリックして選択する。この選択信号を受けて、サーバは、ユーザ登録画面を依頼者端末４に送信して、そのディスプレイに表示させる。
【０１０５】
このユーザ登録画面は、管理センター側でのユーザ登録する場合と同様の構成とされている。例えば、ユーザＩＤ、ユーザ名（名称・氏名）、所在地（住所）、電話番号、ＦＡＸ番号、担当者名、メールアドレス、パスワードの入力画面が表示される。この内、ユーザＩＤは、管理センター側から予め所定のものが割り当てられて表示され、その他の項目は依頼者が依頼者端末４のキーボード等から入力して管理センター１に送られる。このようにして入力されたユーザ管理情報は、ユーザ管理情報記憶手段１５に登録される。
【０１０６】
このようにして一度、ユーザ登録しておけば、以後は管理センター１のウェブサイトに接続すると、ユーザＩＤとパスワード等により認証を受けた後、メニュー画面へ進んで、案件管理情報の閲覧等のサービスが受けられることになる。
【０１０７】
ユーザ登録が行われると、管理センター１は案件管理情報登録画面を依頼者端末４に送信して、依頼者端末４のディスプレイに表示させる。この案件管理情報登録画面も、管理センター側にて案件管理情報の登録を行う場合のものと同様である。例えば、ユーザＩＤや案件番号の他、権利者等のその案件の主体的情報や、その経過情報等の客体的情報が含まれている。なお、この内、案件番号は、その案件に固有のものとされ、案件ごとに管理センター側から予め所定のものが割り当てられて表示される。
【０１０８】
このようにして、依頼者端末４にて入力された案件管理情報は、管理センター１に送信され、それを受信した管理センター１は、案件管理情報を案件管理情報記憶手段１６に登録する。なお、案件管理情報の登録は、メニュー画面において、「案件管理情報の登録」を選択することによって表示される案件管理情報登録画面経由でも登録可能とされている。例えば、既登録ユーザが新規案件の管理を依頼する場合等に利用される。
【０１０９】
ところで、案件管理情報に変動が生じた場合には、案件管理情報の登録画面において、案件番号を指定して「案件管理情報の更新」ボタンをクリックして、その案件についての既登録の案件管理情報を出力して表示させた後、その空欄に加入したり、所定事項を書き換えたりすることで行うことができる。
【０１１０】
そして、案件管理情報記憶手段１６に登録された案件管理情報は、案件管理情報公開手段９にて依頼者端末４から閲覧することができる。この構成については、上述した場合と同様であるので、以下では主として異なる点を中心に説明する。
【０１１１】
案件管理情報の閲覧において一覧表示を選択した場合には、その権利番号や発明の名称等の案件特定事項の他、その存続期間満了日や、現在までに納付済みの最終年金納付年分、好ましくは次回の納付期限等が表示されることになる。
【０１１２】
また、手続の指示の欄では、どの案件について、何年分の年金を納付するのか、或いは納付せずに権利を消滅させるのかが指示可能とされている。
【０１１３】
そして、手続が指示された場合には、手続準備手段１２は、案件管理情報や様式情報を利用して、年金納付手続用のファイルを作成して、手続先端末３に納付手続を行うことになる。
【０１１４】
ところで、例えば権利の移転等の場合には、依頼者は、依頼者端末４から手続指示手段（手続確認手段）１１を介して手続の指示をすればよい。それに伴い、サーバは、手続準備手段１２にて様式情報記憶手段１７から譲渡証の書式を取り出して、必要ならば可能な限りの事項を加入した状態で、依頼者端末４に送信する。例えば、電子メールの添付ファイルとして送信される。それを受信した依頼者は、そのファイルを開いて、必要ならば所定事項を加入した状態で、プリントアウトして譲渡契約の印鑑を押してないし押してもらって、管理センター側に送り返せばよい。
【０１１５】
また、委任状等、その他の書類も適宜、手続指示手段から様式を指示することで、手続準備手段１２を用いて依頼者端末４にて取り出すことが可能とされている。そして、依頼者は、依頼者端末４にてそのファイル（文書ないし画像ファイル等）をプリントアウトして、印鑑を押す等して返送すればよい。なお、印鑑に代えて、電子的認証や公証を用いてもよい。
【０１１６】
なお、本発明の手続管理システムは、上記実施例の構成に限らず、適宜変更可能である。
特に、ユーザ管理情報や案件管理情報等の各情報、つまり各記憶手段に登録される項目は上記実施例に拘束されず適宜変更可能なことは言うまでもない。
【０１１７】
また、上記実施例では、依頼者から手続の指示を受けた場合、手続準備手段１２にて作成されたファイルを、管理センター側のサーバ１ないし管理者端末２の手続実行手段１３を用いて、所定の手続先端末３に送信して手続を行う例について説明したが、ファイルを依頼者端末４に送信した後、それを受信した依頼者端末４側にて手続先端末３に手続をするようにしてもよい。
【０１１８】
また、図１では、管理者端末２を１台だけ示しているが、サーバには複数台の管理者端末２を接続してもよい。例えば、特許事務所において複数台設置して、各担当者の端末からサーバに接続して各情報を閲覧可能としてもよい。この場合には、各担当者の管理者端末２についても、依頼者端末４と同様の認証を行うのが好ましい。さらに、管理者端末２を複数にして、複数箇所の特許事務所等にてデータベースを共用するように構成することもできる。なお、これらの場合において、複数の代理人等がそれぞれ管理者端末２ではなく、依頼者端末４を用いることで、データベースを共用するようにしてもよい。つまり、管理者端末２をネットワークを介してサーバに接続するのである。
【０１１９】
複数事務所（代理人等）とその各クライアントでデータベースを共用する場合には、具体的には、例えば各案件の案件管理情報に、代理人用と依頼者用の各識別符号を付すことによって実現される。すなわち、各案件管理情報に、前記実施例において述べた依頼者用のユーザＩＤに加えて、その案件がどの代理人（事務所）の案件かを示す代理人ＩＤをも付しておくのである。また、認証時には、入力されるＩＤが依頼者ＩＤか代理人ＩＤかの項目を選択させた上で、そのＩＤとパスワードを入力させて、依頼者ないし代理人の認証を行うのである。
【０１２０】
例えば、依頼者は、認証画面で「依頼者ＩＤ」をマウスでチェックする等して選択しつつ、その依頼者ＩＤ（ユーザＩＤ）とパスワードを入力して認証を受ければ、前記実施例の場合と同様に、その依頼者ＩＤに基づいて案件管理情報記憶手段１６の検索等が行われることで、自己の案件についての案件管理情報の閲覧等が可能となる。この際、同じ依頼者ＩＤを自己の各案件について共通して付されることで、案件毎に異なる複数の代理人に手続を依頼している場合でも、その各代理人が本システムにてデータベースを共用している限り、依頼者はどの代理人に依頼している案件かを問わずに自己の案件全てを閲覧可能とできる。
【０１２１】
一方、各代理人も、依頼者の場合と同様に、ユーザ管理情報記憶手段（依頼者用と別に構成するのがよいが、共通のものを使用することもできる）にユーザ登録して代理人ＩＤ（ユーザＩＤ）とパスワードの設定を受けておくことで、認証の際には「代理人ＩＤ」の項目を選択しつつ、その代理人ＩＤとパスワードを入力して認証を受けることで、自己が受任している各案件の情報の閲覧等が可能となる。つまり、認証時に「代理人ＩＤ」の項目を選択したことから代理人と把握されるので、その認証が行われた後には、その代理人ＩＤに基づいて、案件管理情報記憶手段１６を検索等することで、その代理人ＩＤの付された全ての案件の情報の利用が可能となる。
【０１２２】
なお、代理人が新規の依頼者についてユーザ登録する場合には、その依頼者が既に他の代理人によってユーザ登録されている場合も考えられるので、まずユーザ管理情報記憶手段１５を検索して、ユーザ登録されているかを確認することになる。そして、既登録の依頼者の場合には、そのユーザＩＤを使用して案件管理情報を登録すればよいし、未登録の依頼者の場合にはユーザ登録した後、その際に付与されるユーザＩＤを用いて案件管理情報の登録等を行うようにすればよい。
【０１２３】
ところで、認証の際に「依頼者ＩＤ」か「代理人ＩＤ」かの選択を行う代りに、依頼者用の認証と代理人用の認証とを別画面から行うようにすることもできるのは当然である。また、案件管理情報の他、包袋情報や請求情報なども同様に、代理人ＩＤと依頼者ＩＤによって区分けが可能なことも言うまでもない。これにより、代理人は自己の受任の案件に関して各種情報を取得したり登録・変更等が可能で、また依頼者は自己の案件に関してのみ、それがどの代理人に委任したかによらず、各種情報の取得等が可能となる。
【０１２４】
例えば、料金情報記憶手段１９の各料金情報に代理人ＩＤを付しておけば、後述の方法を用いて事務所ごとの料金表の作成が可能となる。また、請求情報記憶手段２０の各請求情報に、代理人ＩＤと依頼者ＩＤを付しておけば、どの代理人からどの依頼者への請求かを区分けすることができる。なお、請求情報に基づいて、代理人毎に各種会計・税務処理等を可能にすれば一層好ましい。
【０１２５】
また、各案件の案件管理情報の項目中に、依頼者ＩＤと代理人ＩＤとの双方を付す代りに、前記実施例と同様に依頼者ＩＤのみを付しておいて、次のようにして対応することもできる。すなわち、各代理人と、その代理人が受任している全ての案件とを関連づける対応テーブルを作成（例えば各代理人ＩＤとその代理人が受任している全ての案件番号とを対応させた表をメモリ上に作成）し、認証を受けた代理人が案件管理情報を利用等する際には、そのテーブルを用いて、受任の案件についてのみ案件管理情報の利用等を可能にしておくである。
【０１２６】
或いは、複数の代理人で単にデータベースを共用する場合には、各代理人と、その代理人が受任している依頼者とを関連づける対応テーブル（例えば代理人ＩＤとその代理人のクライアントの依頼者ＩＤとを対応させた表をメモリ上に作成したもの）を用いて、代理人が案件管理情報を利用等する際には、そのテーブルにて対応させられている依頼者の案件のもののみ利用等できるようにしてもよい。
【０１２７】
また、複数の代理人と各クライアントでデータベースを共用する場合には、案件管理情報記憶手段１６中の特定の項目については、依頼者専用のものとしたり、代理人専用のものとしてもよい。依頼者専用の部分への入力は、依頼者端末４からインターネット等を介して案件管理情報登録手段８を用いてなされ、例えば社内処理事項等が入力されて登録される。また、代理人専用の部分への入力も、案件管理情報登録手段８にて行われ、事務所内の担当者等の所内処理事項等が入力されて登録される。
【０１２８】
そして、これら専用部分についてはそれぞれ、その入力側の端末からしか閲覧ができないようにするのが好ましい。特に、前記所内処理事項等については、依頼者端末４側へ公開不能にするのがよい。この場合、案件管理情報公開手段９は、事務所側の専用項目を除いた部分を案件管理情報記憶手段１６から取得して、依頼者端末４に送信して閲覧させる構成としておけばよい。
【０１２９】
さらに、前記実施例では、案件管理情報等の閲覧要求等をサーバに出す前に、予め依頼者の認証を行う例について説明したが、閲覧要求等の後に認証を行って閲覧させる構成としてもよいことは勿論である。
【０１３０】
また、案件管理情報の依頼者端末４への公開は、案件管理情報の全てでなくても、その主要な一部でもよい。しかも、その際、手続の一連の流れを示した図表等を使用して、その案件の手続上の現在位置を明示可能に構成してもよい。例えば特許出願の案件では、図７に示すようなフローチャートを示して、そこに現在位置を示すと、手続に不慣れな依頼者でも容易に各案件について現在位置を知ることができる。しかも、その図表には、これまで行った手続に対してはその手続日を明示し、これから行うべき手続に対してはその期限があればそれを明示するようにすれば一層好ましい。また、出願人側が行うべき手続を明示（図７では太枠で明示）すると共に、これから行うべき手続については、その時に要する見積もり費用をも明示すれば一層好ましい。この費用の算出は、料金情報記憶手段１９の料金情報が使用される。なお、前記図表は、フローチャートに限らず、手続順の箇条書きの一覧表などでもよい。
【０１３１】
ところで、案件管理情報公開手段９による期限順の案件管理情報の閲覧画面等では、これから所定期間内に発生する次手続の個別の費用やそれらの合計費用を算出可能に構成すると一層好ましい。これにより、クライアントは、次年度に発生する年金等が把握でき、予算を立てやすい。なお、各案件の費用の算出は、料金情報記憶手段１９の料金情報を用いて行われ、前記所定期間は依頼者端末４から指定可能に構成しておくのがよい。
【０１３２】
さらに、前記図表を用いることで、料金表を依頼者端末４から閲覧可能にしてもよい。つまり、例えば出願から登録までの手続の流れの図表を、その各段階で要する見積もり費用とを入れた状態で表示させるのである。これにより、特許出願等を依頼しようとするクライアントは、登録までの予算がたてやすくなる。また、手続に不慣れなクライアントも、手続の流れを容易に把握することができる。上述した手法により料金情報記憶手段１９による料金の算出を会社毎に設定可能とすることで、各クライアントに固有の料金表を表示させることが可能となる。
【０１３３】
なお、料金算出の際に利用されるクライアント毎の料金は、そのクライアントからの受任件数等に基づいて、自動的に増減率が変動するように設定しておくこともできる。
【０１３４】
また、上記実施例では、基本的に依頼者自身の案件、つまり自社案件の管理に適用した場合について説明したが、他社案件の管理にも適用可能である。つまり、ユーザと、案件管理情報の出願人等は異なってもよい。そのようにしても、案件管理情報中のユーザＩＤを依頼者のものにすることで対応させておけるので問題はない。他社案件を管理することで、その経過のウォッチングが可能となり、異議申立て等が迅速に可能となる。他社案件の経過情報の更新は、所定期間ごとに所定のデータベースにアクセスして、既に登録されている案件管理情報との変化をみて、変化している場合には案件管理情報記憶手段１６の案件管理情報を更新すること等で行われる。
【０１３５】
さらに、図１ではサーバ内に各手段を備えた例を示しているが、案件管理情報記憶手段１６などの各手段は、ネットワーク上の他の個所に管理センター１のサーバとは別に設置してもよい場合がある。例えば、手続先端末３にて様式情報が保存されている場合には、それを利用することができる。また、手続準備手段１２や手続実行手段１３等も、必要に応じて手続先端末３のものを利用するようにしてもよい。
【０１３６】
また、上記実施例において、管理センター１と依頼者端末４等とのＥメールのやり取りは、ネットワーク上のメールサーバを介して行われることがあるのは言うまでもない。例えば、管理センター１から依頼者への電子メールは、依頼者のメールアドレスのあるメールサーバを介して行われる。なお、サーバから依頼者へのメールの送信は、ユーザ管理情報記憶手段１５から取得されたメールアドレスに基づき行われるのも言うまでもない。
【０１３７】
また、上記実施例では、管理センター１側に手続の管理を依頼する場合を中心に説明したが、手続を行おうとする依頼者が手続書類の作成を容易にするためのシステムとすることもできる。この場合、上述したように、管理センター１のウェブサイトに接続した後、メニュー画面で「手続の指示」を選択すると、取り出し可能な書式項目や手続名の一覧が表示されるので、依頼者端末４から所望の書式（様式）や手続名を選択すればよい。ここで、手続名が指示された場合には、その手続に対応した書式が取り出される。このようにして手続指示手段１１にて書式の選択が行われると、手続準備手段１２がその選択信号に基づいて、様式情報記憶手段１７を検索して該当書式を抽出する。
【０１３８】
抽出された様式情報は、依頼者端末４に電子メールの添付ファイル等で送信されるので、依頼者は必要ならばそのファイルを開いてそれに必要事項を加入して、プリンターで出力する。なお、プリンターにて出力後に、必要事項を加入してもよい。また、印書の他、フレキシブルディスク等に所定形式で出力したり、或いは所定の送信ファイルにして手続先端末３へのオンライン手続に供してもよい。
【０１３９】
なお、依頼者端末４から選択された書式を様式情報記憶手段１７から取得した後、その書類をホームページにて依頼者端末４に公開してもよい。この場合、その書式中の空欄には、ホームページ上にて依頼者端末４から所定事項を入力可能としてもよい。そして、このようにして作成された書類は、依頼者端末４にて、プリンターやフロッピーに出力したり、ダウンロードして所定の手続先端末３へのオンライン手続用のファイルとして利用することができる。
【０１４０】
ところで、この実施例の場合も、前記実施例の場合と同様に、予め案件管理情報として所定の主体的情報ないし客体的情報を、案件管理情報登録手段８にて案件管理情報記憶手段１６に登録しておき、それを利用して書類を作成することもできる。この場合、手続指示手段１１にて、所望の書式と案件とを指定することで、様式情報記憶手段１７から取得される所定の様式情報と、案件管理情報記憶手段１６から取得される所定の案件管理情報とに基づいて、可能な限り必要事項が記載された状態の手続書類が作成されることになる。なお、ユーザ管理情報記憶手段１５のユーザ管理情報を案件管理情報記憶手段１６の案件管理情報として利用可能としてもよい。
【０１４１】
ところで、この場合において、案件管理情報は、以前の書類作成の際の情報を案件管理情報記憶手段１６に登録しておき、以後はそれを利用してもよい。すなわち、過去に、様式情報記憶手段１７の書式を利用してホームページ上にて空欄に所定事項を加入して書類を作成した場合には、その加入された情報等を案件管理情報８として案件管理情報記憶手段１６に登録しておくことで、以後の書類作成に利用することができる。この場合、書類作成時等に案件番号が付与されるので、以後にその情報を利用して書類を作成したい場合には、その案件番号を指定すればよい。
【０１４２】
この実施例のシステムの場合も、前記実施例の場合と同様に、認証手段７にて認証された依頼者のみにサービスを提供するよう構成することができる。また、この実施例の場合、書式の取り出しや書類の作成毎に課金して、料金請求手段１４にてその課金情報を請求情報記憶手段２０に登録して、依頼者に課金することが考えられる。
【０１４３】
この実施例の場合も、前記実施例の場合と同様に、管理センター１のホームページー上等で作成した書類を、依頼者端末４側からでなく、管理センター側（サーバないし管理者端末）から手続先に手続できるようにしてもよい。例えば、管理センターのサーバ１の手続実行手段１３を用いて、手続先端末３にオンラインにて手続するようにしてもよい。
【０１４４】
なお、上記各実施例では、主として特許事務の管理に適用した場合について説明したが、本発明のシステムは特許事務の管理に限らない。例えば、各種行政機関・官公庁（役所）等への手続の管理や、各種申請書類等の作成や提出等に適用することもできる。
【０１４５】
【発明の効果】
以上詳述したように、この発明の手続管理システムによれば、代理人等に手続の代理や管理を依頼しているクライアント自身が、独自の管理システムを導入することなく、安価且つ簡易にいつでも自己の案件の状況を確認することができ、また場合により、その指示をすることもできる。
【０１４６】
また、本発明の他の手続管理システムによれば、官公庁等の所定の手続先に手続しようとする者が、所定の書類を簡易に作成して手続することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の手続管理システムの一実施例のシステム構成図である。
【図２】ユーザ管理情報の一例を示す図である。
【図３】案件管理情報の一例を示す図である。
【図４】メインのメニュー画面の一例を示す図である。
【図５】案件管理情報の閲覧形式の選択画面の一例を示す図である。
【図６】案件管理情報閲覧用の一覧画面の一例を示す図であり、（Ａ）は案件番号順の一覧、（Ｂ）は期限順の一覧である。
【図７】案件管理情報公開画面の一例を示す図であり、手続の一連の流れを示す図表中にて現在位置等を明示可能とした画面の例である。
【符号の説明】
１  管理センター（サーバ）
２  管理者端末
３  手続先端末
４  依頼者端末
５  ネットワーク
６  ユーザ登録手段
７  認証手段
８  案件管理情報登録手段
９  案件管理情報公開手段
１０  手続管理手段
１１  手続確認手段（手続指示手段）
１２  手続準備手段
１３  手続実行手段
１４  料金請求手段
１５  ユーザ管理情報記憶手段
１６  案件管理情報記憶手段
１７  様式情報記憶手段
１８  包袋情報記憶手段
１９  料金情報記憶手段
２０  請求情報記憶手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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