(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルをその文書管理情報に対応付けて登録管理する文書管理装置であって、
登録文書として管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成するリンク情報生成手段と、
このリンク情報生成手段によって生成されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情報に設定する設定手段と、
前記新規文書を追加登録する場合に、前記設定手段によってリンク情報が設定された当該新規文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省略した形式で登録する新規文書登録手段と、
この新規文書登録手段によって実体ファイルを省略した形式で登録された文書がアクセスされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を参照することにより、前記流用関係にある元の実体ファイルを呼び出すアクセス制御手段と、
を具備し、
前記流用関係にある各文書に対応付けられている前記文書管理情報には、その文書の有効期限に関する情報を含み、
前記各文書管理情報内の文書有効期限に関する情報を比較することにより、文書有効期限が長い方の文書を特定する文書期限比較手段と、
この文書期限比較手段によって特定された文書の文書有効期限に、他の文書の文書有効期限を合わせる為に、前記特定された文書の文書有効期限と前記他の文書の文書有効期限との差を算出し、算出結果に応じた期間分を前記他の文書の文書有効期限に加算して、当該他の文書に対応付けられている文書管理情報内の文書有効期限に関する情報を更新する更新手段と、
を設け、
前記リンク情報によって相互に関連付けられている各文書の文書有効期限を一律に揃えるようにしたことを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書ファイルをその文書管理情報に対応付けて登録管理する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書ファイルを登録管理する文書管理システムにおいて、クライアント端末側で入力作成された文書ファイルが文書管理サーバへ送信されると、文書管理サーバはこの文書ファイルを文書データベースに登録して一元管理するようにしている。
ところで、会社の製品開発設計部署においては、企画書や部品別仕様書等のように体系化された一連の製品設計仕様書を作成するが、この製品設計仕様書を構成する文書ファイル群をその設計部署のクライアント端末から入力して文書管理サーバへ送信すると、文書管理サーバは、この文書ファイル群を体系化された１グループ分のデータとして文書データベースへ登録する。その後、例えば、この製品設計仕様書の一部の技術（文書ファイル）を流用して、他の設計部署が新製品の設計仕様書を作成するような場合には、流用する文書ファイルをそのままコピーし、その文書ファイルを含めた新たな製品設計仕様書を作成して文書データベースへ登録するようにしている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、流用する一部の文書ファイルをそのままコピーして新たな製品設計仕様書を作成した場合、元の設計仕様書の文書ファイルを変更したとしても、新たな製品設計仕様書の文書ファイルは、変更前のままとなってしまうため、その流用した文書ファイルを変更する毎に、その文書はどこの製品設計仕様書に流用されているかを確認しながら、流用関係にある各文書ファイルを同様に変更する必要があった。したがって、最初に作成した製品設計仕様書の一部の技術を流用して、例えば、５種類の製品設計仕様書が作成されている場合には、文書ファイルの変更作業を５回分繰り返す必要があり、操作性を損なうと共に、操作ミスによって整合が崩れるおそれもあった。
【０００４】
この発明の課題は、登録文書として管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登録する場合、その実体ファイルをコピーすることなく何回でも流用することができると共に、流用関係にある何れかの文書がアクセスされた場合には、元の実体ファイルを呼び出すことが可能な文書管理の仕組みを提供できるようにすることである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明は、文書ファイルをその文書管理情報に対応付けて登録管理する文書管理装置であって、登録文書として管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成するリンク情報生成手段と、このリンク情報生成手段によって生成されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情報に設定する設定手段と、前記新規文書を追加登録する場合に、前記設定手段によってリンク情報が設定された当該新規文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省略した形式で登録する新規文書登録手段と、この新規文書登録手段によって実体ファイルを省略した形式で登録された文書がアクセスされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を参照することにより、前記流用関係にある元の実体ファイルを呼び出すアクセス制御手段と、を具備し、前記流用関係にある各文書に対応付けられている前記文書管理情報には、その文書の有効期限に関する情報を含み、前記各文書管理情報内の文書有効期限に関する情報を比較することにより、文書有効期限が長い方の文書を特定する文書期限比較手段と、この文書期限比較手段によって特定された文書の文書有効期限に、他の文書の文書有効期限を合わせる為に、前記特定された文書の文書有効期限と前記他の文書の文書有効期限との差を算出し、算出結果に応じた期間分を前記他の文書の文書有効期限に加算して、当該他の文書に対応付けられている文書管理情報内の文書有効期限に関する情報を更新する更新手段と、を設け、前記リンク情報によって相互に関連付けられている各文書の文書有効期限を一律に揃えるようにしたことを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、図１〜図１５を参照してこの発明の一実施形態を説明する。
図１は、この実施形態における文書管理システムの全体構成を示したブロック図である。
この文書管理システムは、会社組織において、会社全体の文書ファイルを登録管理する文書管理サーバ１と、各部署毎に複数設置されている各クライアント端末４とが通信ネットワーク（構内通信網あるいは広域通信網）３を介して接続されているクライアント・サーバシステムである。このクライアント・サーバシステムは、インターネット技術を利用した構内通信システム（イントラネットシステム）あるいは広域通信システム（エクストラネットシステム）である。
【００１３】
文書管理サーバ１側には、このシステム全体で運用される文書ファイル群を一元管理する文書データベース２が設けられており、文書管理サーバ１は、クライアント端末４から文書登録要求と共に送信されて来た文書ファイルを受信して、この受信ファイルを文書データベース２に登録したり、クライアント端末４からの文書アクセス要求に応答して文書データベース２を検索し、該当する文書ファイルを読み出して要求元のクライアント端末４へ送信するようにしている。
【００１４】
なお、この実施形態においては、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコルを利用したＨＴＴＰプロトコル等によって、文書管理サーバ１とクライアント端末４との間でデジタル化（パケット化）されたデータの送受信を行うようにしており、また、コード化された制御情報を含むデータによって互いに必要な処理内容を認識しながら連携し合ってデータ処理を行うようにしている。
なお、文書管理サーバ１は、Ｗｅｂサーバ機能、データベースサーバ機能、メールサーバ機能等の各種のサーバ機能を備え、これらのサーバ機能によって文書管理サーバ１の全体動作が制御される。
【００１５】
クライアント端末４は、例えば、デスクトップ型やノート型のパーソナルコンピュータであり、グループ毎（部署単位毎）に複数台設置されているもので、例えば、製品設計仕様書を入力作成して、文書管理サーバ１へ登録要求を行い、また、文書アクセス要求に応答して文書管理サーバ１から送信されて来た文書ファイルを受信して表示出力したり、印刷出力するようにしている。
なお、文書ファイルは、文字列データの他に、画像データ等を含むマルチメディアのファイルであり、各クライアント端末４には、文書管理サーバ１から送信されて来た文書ファイルを閲覧するＷｅｂブラウザ機能を備えている。
【００１６】
図２は、文書データベース２内に文書グループ別（文書フォルダ別）に登録管理されている各種の文書ファイル群を模式的に示した図である。
すなわち、文書グループＰＴ１には、ある製品開発の設計部署において作成された一連の製品設計仕様書（文書ファイルＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ‥‥）が登録されている。また、文書グループＰＴ２には、他の製品開発の設計部署において作成された一連の製品設計仕様書（文書ファイルＥ、Ｆ、Ｄ−１‥‥）が登録され、文書グループＰＴ３には、更に他の製品開発の設計部署において作成された一連の製品設計仕様書（文書ファイルＧ、Ｈ、Ｄ−２‥‥）が登録されている状態を例示したものである。
【００１７】
ここで、図２において、文書グループＰＴ２、ＰＴ３内の文書ファイルＤ−１、Ｄ−２は、文書グループＰＴ１内の文書ファイルＤをそのまま流用したことを示している。この場合、文書Ｄの実体ファイルは、流用元である文書グループＰＴ１内のみに存在し、流用先である文書グループＰＴ２、ＰＴ３内には存在していないことを示している。つまり、最初に作成した元の製品設計仕様書の一部（技術）をそのまま流用して、３年後に新たな製品設計仕様書を作成し、更に、元の製品設計仕様書の一部をそのまま流用して、５年後に新たな製品設計仕様書を作成した場合に、文書ファイルＤ、Ｄ−１、Ｄ−２は互いに流用関係にある文書であることを示している。
【００１８】
なお、図３は、最初に作成した元の製品設計仕様書（文書ファイル群）の構成を模式的に示したものである。
図３に例示した製品設計仕様書は、企画書（文書ファイルＡ）、仕様書（文書ファイルＢ）、部品別仕様書｛（Ｘ部品（文書ファイルＣ）、Ｙ部品（文書ファイルＤ）‥‥｝等から構成されてなるもので、その一部であるＹ部品仕様書（文書ファイルＤ）の技術が、その後に作成される他の製品設計仕様書の一部として流用されていることを示している。
【００１９】
このデータベース２内の各文書ファイルには、文書管理情報▲１▼〜▲８▼、▲４▼−１、▲４▼−２が付加されている。文書管理情報は、対応する文書に添付されている付帯情報であり、図４に示すような構成となっている。
図４は、文書Ａ、文書Ｄ、Ｄ−１、Ｄ−２に添付されている文書管理情報を例示したもので、各文書管理情報は、「ファイル名」、「文書No.」、「後リンク」、「前リンク」、「文書有効期限」、「文書作成日」‥‥の各項目を有している。なお、その他の項目としては、文書を作成した「部署名」や「作成者」等のデータも含まれている。
【００２０】
文書管理情報は、対応する文書を管理する為の情報であり、この文書管理情報を構成する「ファイル名」は、クライアント側で入力作成された文書の識別情報であるが、「文書No.」は、文書ファイルを文書データベース２へ追加登録する毎に文書管理サーバ１側において自動生成された文書管理用の一連No.である。
「後リンク」、「前リンク」は、上述した文書Ａ、文書Ｄ、Ｄ−１、Ｄ−２のように、流用関係にある複数の文書同士を連鎖的に関連付ける為のリンク情報であり、「後リンク」は次のリンク先（１つ先のリンク先）を示す「文書No.」であり、「前リンク」は１つ前に遡ったリンク先を示す「文書No.」である。
【００２１】
例えば、文書Ｄ（文書No.▲４▼）、Ｄ−１（文書No.▲４▼−１）、Ｄ−２（文書No.▲４▼−２）がその順番で連鎖的な流用関係にある場合、流用元である文書Ｄの「後リンク」には、次のリンク先を示す文書No.“▲４▼−１”がセットされ、「前リンク」には、“無し”がセットされる。また、文書Ｄ−１の「後リンク」には、次のリンク先を示す文書No.“▲４▼−２”がセットされ、「前リンク」には、１つ前に遡ったリンク先を示す文書No.“▲４▼” がセットされる。更に、文書Ｄ−２の「後リンク」には、“無し”、「前リンク」には、“▲４▼−１” がセットされる。「文書有効期限」は、文書作成してからその文書が何時まで有効かを示す情報であり、クライアント側で任意に入力指定した情報であり、有効期限切れの文書は、データベースから自動削除される。「文書作成日」は、文書ファイルを作成した年月日情報である。
【００２２】
図５は、文書管理サーバ１の全体構成を示したブロック図である。
ＣＰＵ１０１は、記憶装置１０２内のオペレーティングシステムや各種アプリケーションソフトにしたがってこの文書管理サーバ１の全体動作を制御する中央演算処理装置である。記憶装置１０２は、オペレーティングシステムや各種アプリケーションソフト等が格納され、磁気的、光学的、半導体メモリ等によって構成されている記録媒体１０３やその駆動系を有している。この記録媒体１０３はハードディスク等の固定的な媒体若しくは着脱自在に装着可能なＣＤ−ＲＯＭ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード、磁気カード等の可搬型の媒体である。また、この記録媒体１０３内のプログラムやデータは、必要に応じてＣＰＵ１０１の制御によりＲＡＭ（例えば、スタティックＲＡＭ）１０４にロードされたり、ＲＡＭ１０４内のデータが記録媒体１０３にセーブされる。更に、記録媒体はサーバ等の外部機器側に設けられているものであってもよく、ＣＰＵ１０１は伝送制御部１０５を介してこの記録媒体内のプログラム／データを直接アクセスして使用することもできる。
【００２３】
また、ＣＰＵ１０１は記録媒体１０３内に格納されるその一部あるいは全部を他の機器側から伝送制御部１０５を介して取り込み、記録媒体１０３に新規登録あるいは追加登録することもできる。更に、プログラム／データはサーバ等の外部機器側で記憶管理されているものであってもよく、ＣＰＵ１０１は伝送制御部１０５を介して外部機器側のプログラム／データを直接アクセスして使用することもできる。
一方、ＣＰＵ１０１にはその入出力周辺デバイスである伝送制御部１０５、入力部１０６、表示部１０７がバスラインを介して接続されており、入出力プログラムにしたがってＣＰＵ１０１はそれらの動作を制御する。
【００２４】
図６は、クライアント端末４の全体構成を示したブロック図である。
クライアント端末２の各構成要素は、上述した文書管理サーバ１の各構成要素と基本的に同様であり、ＣＰＵ４０１、記憶装置４０２、記録媒体４０３、ＲＡＭ４０４、伝送制御部４０５、入力部４０６、表示部４０７の他、印刷装置４０８を有する構成となっている。
なお、クライアント端末４毎に印刷装置４０８を設けずに、部署単位毎に共用される共用プリンタを設けるようにしてもよい。
【００２５】
次に、この実施形態における文書管理システムの動作アルゴリズムを図７〜図１１に示すフローチャートを参照して説明する。ここで、これらのフローチャートに記述されている各機能、つまり、図７に記述した文書管理処理、図８に記述した文書登録処理、図９および図１０に記述した文書期限管理処理、図１１に記述した文書アクセス処理は、読み取り可能なプログラムコードの形態で記録媒体１０３に格納されており、ＣＰＵ１０１はこのプログラムコードにしたがった動作を逐次実行する。また、ＣＰＵ１０１は伝送媒体を介して伝送されてきた上述のプログラムコードにしたがった動作を逐次実行することもできる。すなわち、記録媒体の他、伝送媒体を介して外部供給されたプログラム／データを利用してこの実施形態特有の動作を実行することもできる。
【００２６】
図７は、文書管理サーバ１の主要動作である文書管理処理を示したフローチャートである。
なお、文書管理サーバ１とクライアント端末４との間においては、ＨＴＴＰプロトコルによって対話画面情報が送信され、所定のタグ情報と共に、テキスト情報を送信することで、表示情報や入力情報および表示書式等を互いに認識可能となり、これによってクライアント端末４を文書管理サーバ１の入出力装置として機能させ、情報提示および情報入力を可能としている。
先ず、文書管理サーバ１は、クライアント端末４からのアクセス要求待ち状態において、Ｗｅｂページのアドレス情報を受信すると（ステップＡ１）、それがメニュー要求であれば（ステップＡ２）、メニュー画面（対話画面情報）を要求元のクライアント端末４へ送信する（ステップＡ３）。
このメニュー画面は、「文書一覧要求」、「文書登録要求」等のメニュー項目を有し、いずれかのメニュー項目がクライアント端末４側で選択指定されると、その指定メニュー項目に応じた処理に移る。
【００２７】
すなわち、「文書一覧要求」を受けた場合には（ステップＡ４）、文書データベース２内に登録管理されている各種文書の文書管理情報を抽出し、この文書管理情報の一覧リストを生成し（ステップＡ５）、要求元のクライアント端末４へ文書一覧画面を送信する（ステップＡ６）。この場合、文書一覧画面には、各文書に対応して「ファイル名」、「作成者」、「部書名」、「作成日時」等の各項目が一覧表示される。
また、「文書登録要求」を受けた場合には（ステップＡ７）、文書登録画面（対話画面情報）を要求元のクライアント端末４へ送信すると共に（ステップＡ８）、文書登録処理を行う（ステップＡ９）。
【００２８】
図１２は、文書登録画面を示したもので、この登録画面内には、文書管理情報を構成する「ファイル名」、「作成者」、「部書名」、「作成日時」、「文書有効期限」‥‥「流用文書」の各項目が表示されている。この場合、「ファイル名」、「作成者」、「部書名」、「作成日時」の項目は例えば、予め設定しておいた情報に基づいて自動生成可能な生成項目であるが、「文書有効期限」、「流用文書」は、任意に入力指定される入力項目である。ここで、既存の文書を流用する場合には、上述した文書一覧画面を参照して、その文書を選択指定すると、当該文書No.が「流用文書」の項目にセットされる。
【００２９】
なお、文書登録画面内には、確定した入力情報を文書管理サーバ１へ送信すべきことを指示する「送信ボタン」、入力情報を取り消す「キャンセルボタン」が配置されている。「送信ボタン」が操作された場合において、その「流用文書」の項目内に文書No.がセットされていれば、つまり、他の文書を流用すべきことが指示されていれば、文書登録画面の情報のみを送信するが、流用指示がなければ、つまり、通常の文書登録指示であれば、文書登録画面の情報と共に、その文書ファイル（実体ファイル）も文書管理サーバ１へ送信される。
【００３０】
図８は、上述したステップＡ９における文書登録処理を詳述したフローチャートである。
先ず、文書管理サーバ１は、文書登録を要求したクライアント端末４から送信されて来た文書登録画面の情報を受信すると（ステップＢ１）、その文書登録画面の「流用文書」の項目を参照し、文書の流用が指定されているかを判別する（ステップＢ２）。
いま、流用指定の無い通常の文書登録の要求であれば、クライアント端末２から送信されて来た文書ファイルを受信すると共に（ステップＢ３）、その文書ファイルに割り当てる為の文書No.を自動生成する（ステップＢ４）。そして、受信した文書登録画面の情報に基づいて当該文書対応の文書管理情報を作成すると共に、この文書管理情報内に自動生成した文書No.をセットする（ステップＢ５）。
これによって作成された文書管理情報を当該文書ファイルに付帯情報として添付した後、文書データベース２へ追加登録する（ステップＢ６）。
【００３１】
一方、文書登録を要求したクライアント端末４から送信されて来た文書登録画面の情報内に文書の流用が指示されている場合には、流用関係にある既存の文書ファイルを文書データベース２から検索する（ステップＢ７）。すなわち、「流用文書」の項目にセットされている文書No.を抽出すると共に、この文書No.に基づいて文書データベース２をアクセスし、該当する流用元の文書ファイルを検索する。そして、流用元の文書ファイルに添付されている文書管理情報を読み出し、その「後リンク」を基点として流用関係にある各文書管理情報の「後リンク」を順次辿ってゆき、最終のリンク先の文書No.を取得する（ステップＢ８）。例えば、図４の例において、流用元の文書Ｄと流用先の文書Ｄ−１とが既にリンクされている場合に、今回、文書グループＰＴ３の文書Ｄ−２を新規登録するものとすると、流用関係にある各文書管理情報の「後リンク」を順次辿ってゆくことにより、最終のリンク先の文書No.「▲４▼−１」が得られる。
【００３２】
これによって得られた最終のリンク先の文書No.をインクリメントすることにより、今回新規登録する文書に割り当てる為の文書No.“▲４▼−２”を自動生成する（ステップＢ９）。そして、受信した文書登録画面の情報に基づいて文書管理情報を作成した後、この文書管理情報内に自動生成した文書No.をセットすると共に（ステップＢ１０）、最終のリンク先の文書No.を「前リンク」としてセットする（ステップＢ１１）。
次に、今回生成した文書No.を最終のリンク先の「後リンク」としてセットする（ステップＢ１２）。なお、図４の場合、最終のリンク先として検索された文書Ｄ−１に対応する文書管理情報内には、その「後リンク」として“▲４▼−２”がセットされ、今回の新規文書Ｄ−２に対応する文書管理情報には、その「前リンク」として“▲４▼−１”がセットされる。これによって作成された文書管理情報のみを文書データベース２へ追加登録する（ステップＢ１３）。すなわち、その実体ファイルＤを省略した形式で文書Ｄ−２の文書管理情報のみを文書データベース２へ追加登録する。
【００３３】
図９および図１０は、文書管理サーバ１が定期的に実行する文書期限管理処理を示したフローチャートである。
なお、この実施形態においては、文書データベース２に登録管理されている各文書ファイルのうち、その有効期限が過ぎた文書ファイルを削除するようにしているが、複数の文書が流用関係にある場合、その流用元の文書のみに実体ファイルが存在しているため、その文書が有効期限切れになると、流用関係にある他の文書がその期限満了前であっても、期限切れとなった実体ファイルが削除されてしまう。これを防止するために文書管理サーバ１は定期的に文書期限管理処理を実行するようにしている。
【００３４】
図１３は、この場合の動作概要を説明する為の図である。ここで、図１３（Ａ）は、各文書管理情報内の「作成日」、「有効期間」の項目データに基づいて有効期限を算出すると共に、算出した各有効期限を比較することによって文書管理情報内の「有効期間」が更新される様子を示し、（Ｂ）は、「有効期間」の更新処理時に使用されるＲＡＭ１０４内のワーク域ＷＫの内容が変遷する状態を示している。このワーク域ＷＫには、現時点において最も遅い有効期限（最新有効期限）とその文書No.とを一時記憶するようにしている。
【００３５】
先ず、文書管理サーバ１は、文書No.の若い順に文書データベース２を検索することにより、１文書分の文書管理情報を取得し（ステップＣ１）、この文書管理情報内に「後リンク」がセットされているかを判別する（ステップＣ２）。
例えば、図４の例において、文書Ａには「後リンク」がセットされていないので、ステップＣ３に移り、文書データベース２から全ての文書管理情報を取得する為の取得処理が終了したかを判別する。いま、最初の文書管理情報を取得した場合であるから、ステップＣ１に戻り、「後リンク」がセットされている文書管理情報を取得するまで上述の動作を繰り返す。
【００３６】
この検索処理によって文書Ｄの文書管理情報を取得したものとすると、この文書管理情報には「後リンク」がセットされているので、その文書管理情報から「作成日」を抽出すると共に（ステップＣ４）、「有効期間」を抽出し（ステップＣ５）、この「作成日」と「有効期間」とに基づいて有効期限を算出する（ステップＣ６）。そして、算出した有効期限を最新有効期限としてＲＡＭ１０４内のワーク域ＷＫにセットしておく（ステップＣ７）。この場合、図１３（Ｂ）に示すように、ワーク域ＷＫには文書Ｄの有効期限「２０００年２月２日」がその文書No.「▲４▼」と共にセットされる。
そして、文書Ｄの文書管理情報から「後リンク」を抽出し、この「後リンク」に基づいて文書データベース２を検索することにより、「後リンク」の文書管理情報を呼び出し指定し（ステップＣ８）、この文書管理情報内に「後リンク」がセットされているかを判別する（ステップＣ９）。
ここで、指定した文書管理情報内に「後リンク」がセットされていなければ、上述した最新有効期限がセットされているワーク域の内容をクリアする（ステップＣ１０）。そして、ステップＣ３に移り、終了判断を行った後、ステップＣ１に戻る。
【００３７】
一方、指定した文書管理情報内に「後リンク」がセットされていれば（ステップＣ９）、図１０のステップＣ１１に移り、その後リンクの文書管理情報から「作成日」を抽出し、更に、「有効期間」を抽出し（ステップＣ１２）、この「作成日」、「有効期間」とに基づいて後リンクの有効期限を算出する（ステップＣ１３）。この場合、図１３（Ａ）に示すように文書Ｄ−１の有効期限として「２００３年３月３日」が算出される。そして、算出した後リンクの有効期限とワーク域ＷＫ内の最新有効期限とを比較し（ステップＣ１４）、後リンクの有効期限は最新有効期限よりも遅いかを判別する（ステップＣ１５）。
【００３８】
この場合、後リンクの有効期限の方が最新有効期限よりも早い場合には、図９のステップＣ９に移る。いま、算出した後リンクの有効期限は「２００３年３月３日」、ワーク域ＷＫ内の最新有効期限は「２０００年２月２日」であるから、ステップＣ１６に移り、後リンクの有効期限と最新有効期限との差を算出し、その算出結果に応じた期間分をリンク先の「有効期間」に加算してその更新を行う（ステップＣ１７）。これによって、文書Ｄの有効期間は、「１０年」から「１３年」に更新される（図１３参照）。そして、ワーク域ＷＫの内容を後リンクの有効期限は「２００３年３月３日」に切り替えた後（ステップＣ１８）、図９のステップＣ９に移る。
【００３９】
この場合、次の後リンクである文書Ｄ−２が検索されるので、図１０のステップＣ１１に移り、以下、上述の動作を繰り返す。この結果、文書Ｄ−２の有効期限として「２００５年４月４日」が算出され、文書Ｄの有効期間は「１３年」から「１５年」に更新され、文書Ｄ−１の有効期間は「１０年」から「１３年」に更新され、ワーク域ＷＫ内の最新有効期限は「２００５年４月４日」に切り替えられる。なお、文書Ｄ−２の有効期間は「１０年」のままである。
【００４０】
図１１は、クライアント端末４から文書アクセスされた場合に文書管理サーバ１が実行する文書アクセス処理を示したフローチャートである。
先ず、クライアント端末４から文書アクセスが要求された際、文書管理サーバ１は、アクセス要求された指定文書に基づいて文書データベース２を検索してその文書管理情報を取得する（ステップＤ１）。そして、この文書管理情報内に「前リンク」がセットされているかを判別し（ステップＤ２）、「前リンク」が無ければ、「後リンク」がセットされているかを判別する（ステップＤ３）。
ここで、「前リンク」および「後リンク」共にセットされていなければ、他に流用関係にある文書が存在していない場合であるから、ステップＤ４に移り、指定文書の実体ファイルをアクセスして読み出し、この実体ファイルに当該文書管理情報を添付した後、要求元であるクライアント端末４へ送信する（ステップＤ５）。
【００４１】
また、アクセス要求された指定文書の文書管理情報内に「前リンク」、「後リンク」のいずれか一方が含まれている場合には、他に流用関係にある文書が存在している場合であるから、流用関係にある全ての文書管理情報を取得すると共に、その実体ファイルを取得する処理に移る。
図１４は、流用関係にある全ての文書管理情報を取得すると共に、その実体ファイルを取得する場合のアクセス経路を示した図で、リンクの始点、終点、それらの間に位置する各文書のうち、アクセス要求された文書位置がどれかによってアクセス経路が異なることを示している。
【００４２】
いま、リンクの始点、終点間に位置するいずれかの文書がアクセス指定された場合には、先ず、ステップで「前リンク」有りが検出されるので、ステップＤ６に移り、その前リンクで示される文書管理情報を取得し、この文書管理情報内に「前リンク」有るかを判別し（ステップＤ７）、有れば、「前リンク」が無くなるまで以下、上述の動作を繰り返す。
このようにして「前リンク」を辿りながら文書管理情報を１つずつ取得してゆき、リンクの始点位置まで到達すると、「前リンク」無しが検出される。この場合、このリンクの始点位置には実体ファイルが存在する為、この実体ファイルをアクセスして読み出す（ステップＤ８）。
【００４３】
次に、アクセス要求された指定文書の文書管理情報内に「後リンク」が有るかを判別し（ステップＤ９）、有れば、その「後リンク」で示される文書管理情報を取得し（ステップＤ１０）、この文書管理情報内に「後リンク」有るかを判別し（ステップＤ１１）、有れば、「後リンク」が無くなるまで以下、上述の動作を繰り返す。
このようにして「後リンク」を辿りながら文書管理情報を１つずつ取得してゆき、リンクの終点位置まで到達すると、その終点位置にある文書管理情報には「後リンク」は無いので、ステップＤ１１でそのことが検出される。
【００４４】
そして、「前リンク」、「後リンク」を辿りながら取得した各文書管理情報に基づいてその一覧リストを生成し（ステップＤ１２）、この一覧リストと共に、実体ファイルに指定文書の文書管理情報を添付し、要求元のクライアント端末４へ送信する（ステップＤ１３）。
図１５は、クライアント端末４側において表示される文書管理情報の一覧リスト画面を示している。この文書管理情報の一覧リスト画面は、クライアント側においてその一覧リストの表示指示があった場合に表示されるもので、文書管理情報を構成する各項目のうち、「ファイル名」、「作成者」、「部署」、「作成日」等が案内表示される。
【００４５】
なお、リンクの始点位置にある文書がアクセス要求された場合、その文書管理情報の中には「後リンク」は有るが、「前リンク」は無いので、ステップＤ２、Ｄ３でそのことが検出されてステップＤ１０に移り、「後リンク」を１つずつ辿りながら各文書管理情報を取得する動作が行われる（ステップＤ１０、Ｄ１１）。このようにして、「後リンク」を辿りながら取得した各文書管理情報に基づいてその一覧リストを作成し（ステップＤ１２）、文書管理情報付きの実体ファイルを要求元のクライアント端末４へ送信する（ステップＤ１３）。
【００４６】
また、リンクの終点位置にある文書がアクセス要求された場合、その文書管理情報の中には「前リンク」は有るが、「後リンク」は無いので、ステップＤ６に移り、「前リンク」を１つずつ辿りながら各文書管理情報を取得する動作が行われる（ステップＤ６、Ｄ７）。そして、リンクの始点位置まで到達すると、「前リンク」無しが検出されるので、その位置から実体ファイルをアクセスして読み出す（ステップＤ８）。なお、この場合、アクセス要求された指定文書の文書管理情報内に「後リンク」は無いので、ステップＤ９でそのことが検出されてステップＤ１２に移り、「前リンク」を辿りながら取得した各文書管理情報に基づいてその一覧リストを作成し、文書管理情報付きの実体ファイルを要求元のクライアント端末４へ送信する（ステップＤ１３）。
【００４７】
以上のように、この実施形態において文書管理サーバ１は、文書データベース２に登録文書として管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登録する旨の登録要求がクライアント端末４から通信ネットワーク３を介して送信されて来た場合に、流用関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成すると共に、生成されたリンク情報を含めた当該新規文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省略した形式で文書データベース２に登録しておき、その後、実体ファイルを省略した形式で登録された文書がアクセスされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を参照することにより、流用関係にある元の実体ファイルを呼び出すようにしたから、登録管理されている実体ファイルをコピーすることなく何回でも流用することができる。したがって、従来のように実体ファイルをコピーして流用する方法では、元の文書ファイルを変更すると、流用関係にある他の文書を探し出しながら、流用関係にある各文書ファイルを同様に変更する必要がある為に、操作性を損なうと共に、操作ミスによって整合が崩れるおそれがあるが、この実施形態においては、元の文書を何回も流用したとしてもその実体ファイルは１つしか存在しないために、実体ファイルの変更のみで足りる。
【００４８】
この場合、流用関係にある複数の文書同士を連鎖的に関連付ける為のリンク情報を生成するようにしたから、流用関係にある各文書のうち、そのいずれかの文書がアクセスされた際に、当該各文書に対応付けられている文書管理情報内のリンク情報を辿ることによって流用関係にある複数の文書同士の連鎖的な関係を検索することができ、また、検索した各文書に対応付けられている文書管理情報を案内情報として読み出して要求元のクライアント端末４へ送信するようにしたから、クライアント端末４側では、流用関係にある文書同士の連鎖的な関係を知ることができる。この場合、文書管理情報にセットされるリンク情報として「後リンク」および「前リンク」をセットするようにしたから、流用関係にある文書同士を容易に検索することができる。
【００４９】
また、流用関係にある各文書に対応付けられている文書管理情報には、その文書の有効期間を含み、この有効期間に基づいて有効期限を求めてそれらを比較することにより、有効期限が長い文書を特定し、これに他の文書の有効期限を合わせるように当該他の有効期間を更新するようにしたから、流用関係にある各文書有効期間を一律に揃えることができる。すなわち、流用関係にある各文書に当初、どのような有効期限を設定したかに拘らず、一律に揃えることができ、一部の文書のみが有効期限切れによって削除されることはない。
【００５０】
なお、上述した実施形態においては、文書管理情報にセットされるリンク情報として「後リンク」および「前リンク」をセットするようにしたが、「後リンク」あるいは「前リンク」のいずれか一方であってもよい。また、リンク情報として文書No.をセットするようにしたが、文書を識別することができる情報であればよい。
また、上述した実施形態においては、構内通信網あるいは広域通信網のクライアント・サーバシステムに適用した場合を示したが、スタンド・アロンタイプの文書管理装置（パーソナルコンピュータ）に適用するようにしてもよい。
【００５１】
また、上述した実施形態においては、１つの文書ファイル（実体ファイル）を流用する場合を例示したが、２以上の実体ファイルを流用する場合においても、同様に適用可能である。この場合、複数の流用元文書に対応付けたリンク情報を生成して、管理運用するようにすればよい。すなわち、２以上の実体ファイルを流用して新たな文書を新規登録する場合には、複数の流用元文書に１：１に対応付けた複数系統のリンク情報を生成し、それらの実態ファイルを省略した形式でその新規文書対応の文書管理情報をデータベースに登録しておき、その後、当該文書がアクセスされた場合には、その文書管理情報内にセットされている複数系統のリンク情報を基点としてリンク関係を辿っていくことにより、該当する各実体ファイルを読み出すようにすればよい。
【００５２】
一方、コンピュータ（文書管理装置）に対して、上述した各手段を実行させるためのプログラムコードをそれぞれ記録した記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード等）を提供するようにしてもよい。
すなわち、コンピュータが読み取り可能なプログラムコードを有する記録媒体であって、登録文書として管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成すると共に、生成されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情報に設定する機能と、前記新規文書を追加登録する場合に、前記リンク情報が設定された当該新規文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省略した形式で登録する機能と、前記実体ファイルを省略した形式で登録された文書がアクセスされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を参照することにより、前記流用関係にある元の実体ファイルを呼び出す機能とを実現させるためのプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記録媒体を提供するようにしてもよい。
【００５３】
【発明の効果】
この発明によれば、登録文書として管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登録する場合、その実体ファイルをコピーすることなく何回でも流用することができると共に、流用関係にある何れかの文書がアクセスされた場合には、元の実体ファイルを呼び出すことができるので、流用関係にある複数文書の管理・運営を容易に行うことが可能となると共に、リンク情報によって相互に関連付けられている各文書の文書有効期限を一律に揃えることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理システムの全体構成を示したブロック図。
【図２】文書データベース２内に文書グループ別（文書フォルダ別）に登録管理されている各種の文書ファイル群を模式的に示した図。
【図３】最初に作成した元の製品設計仕様書（文書ファイル）の構成を示した図。
【図４】文書Ａ、文書Ｄ、Ｄ−１、Ｄ−２に添付されている文書管理情報の内容を例示した図。
【図５】文書管理サーバ１の全体構成を示したブロック図。
【図６】クライアント端末４の全体構成を示したブロック図。
【図７】文書管理サーバ１の主要動作である文書管理処理を示したフローチャート。
【図８】図７で示した文書登録処理を詳述する為のフローチャート。
【図９】文書管理サーバ１が定期的に実行する文書期限管理処理を示したフローチャート。
【図１０】図９に続く、文書期限管理処理を示したフローチャート。
【図１１】クライアント端末４から文書アクセスされた場合に文書管理サーバ１が実行する文書アクセス処理を示したフローチャート。
【図１２】文書登録画面を示した図。
【図１３】文書期限管理処理の動作概要を説明する為の図。
【図１４】流用関係にある全ての文書管理情報を取得すると共に、その実体ファイルを取得する場合のアクセス経路を示した図。
【図１５】クライアント端末４側において表示される文書管理情報の一覧リスト画面を示した図。
【符号の説明】
１  文書管理サーバ
２  文書データベース
３  通信ネットワーク
４  クライアント端末
１０１  ＣＰＵ
１０２  記憶装置
１０３  記録媒体
１０５  伝送制御部
１０６  入力部
１０７  表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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