(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
回覧文書を、所定の順序で電子的にユーザに回付するための装置において、
次の回覧先と回覧期限の記憶部と、
回覧先のユーザ毎のレコードから成り、かつ前記各レコードに未読／既読の処理状況と、最後の回覧先のレコードを除いて、次の回覧先のレコードのアドレスとを記載することにより回覧の順序を定めた回覧先テーブル、
とを備えた記憶手段と、
回覧文書を送付されたユーザからの、回覧を後回しにしたい旨の要求を受け付けると、
次の回覧先を変更し、かつ前記回覧期限に所定時間を加えたものを新たな回覧期限とするように、前記次の回覧先と回覧期限の記憶部の記憶を更新し、
かつ回覧を後回しにしたい旨を要求したユーザに対して、前記処理状況を未読にしたまま、回覧の順序を後回しに変更して、前記ユーザの次のユーザを次の回覧先とするように、回覧先テーブルを更新することにより、
該ユーザの回覧順序を後回しにするように回覧の順序を変更するための手段を設けたことを特徴とする、回覧文書の管理装置。
【請求項２】
前記回覧先テーブルの各レコードに回覧先のユーザがコメントを書き込むためのコメント欄を設けると共に、
該回覧先テーブルを回覧先の各ユーザが参照自在に構成したことを特徴とする、請求項１の回覧文書の管理装置。
【請求項３】
前記回覧先テーブルを回覧文書毎に設けると共に、前記次の回覧先と回覧期限の記憶部を、複数の回覧文書に対して、回覧文書のＩＤと次の回覧先と回覧の期限とを記載した回覧文書管理テーブルで構成したことを特徴とする、請求項１または２の回覧文書の管理装置。
【請求項４】
回覧期限内に回覧しなかったユーザに対して回覧文書を処理するように警告するように構成したことを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの回覧文書の管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は回覧文書の管理に関する。
【０００２】
【従来技術】
発明者等は、回覧文書を電子的に回覧することを検討した。回覧文書やその回覧状況の管理には、インターネットファクシミリ装置などの文書管理装置を用い、回覧文書の送付にはＬＡＮを用いて、ユーザの端末へと回覧文書を送付して回覧する。そして回覧には所定の順序を設けて、順序に沿って回覧が行われるようにする。発明者は、このような回覧文書の管理装置を検討した。
【０００３】
しかしながら回覧文書を送付されたユーザには、他の人の意見などを確認してから、後で自分の意見を決めたいなどの場合もあり得る。また今は回覧文書に目を通すだけの時間がないので、後でもう一度回覧を受けたいなどのこともある。そこで順序を定めて回覧する場合に、回覧文書の送付を受けたユーザが、回覧の順序を変更できると便利である。発明者はこのような点に着目して、本発明に到った。
【０００４】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、回覧文書を電子的に送付する際に、回覧文書を送付されたユーザが後で処理したい場合に、回覧の処理を後回しにできるようにすることにある（請求項１〜４）。
【０００５】
【発明の構成】
この発明の回覧文書の管理装置は、回覧文書を、所定の順序で電子的にユーザに回付するための装置において、次の回覧先と回覧期限の記憶部と、回覧先のユーザ毎のレコードから成り、かつ前記各レコードに未読／既読の処理状況と、最後の回覧先のレコードを除いて、次の回覧先のレコードのアドレスとを記載することにより回覧の順序を定めた回覧先テーブル、とを備えた記憶手段と、回覧文書を送付されたユーザからの、回覧を後回しにしたい旨の要求を受け付けると、次の回覧先を変更し、かつ前記回覧期限に所定時間を加えたものを新たな回覧期限とするように、前記次の回覧先と回覧期限の記憶部の記憶を更新し、かつ回覧を後回しにしたい旨を要求したユーザに対して、前記処理状況を未読にしたまま、回覧の順序を後回しに変更して、前記ユーザの次のユーザを次の回覧先とするように、回覧先テーブルを更新することにより、該ユーザの回覧順序を後回しにするように回覧の順序を変更するための手段を設けたことを特徴とする（請求項１）。
【０００６】
なお回覧の処理状況を、未読／後回し／既読などの３種類以上に分類する場合、後回しは未読と同義語であり、未読を後回しに変えても、処理状況を未読に保つことになる。未読に保つとは、回覧を後回しにしたユーザの処理状況を、既読などの、回覧を処理済みで再送付の必要がない、カテゴリーに変更しないことを意味する。
【０００７】
好ましくは、前記回覧先テーブルの各レコードに回覧先のユーザがコメントを書き込むためのコメント欄を設けると共に、該回覧先テーブルを回覧先の各ユーザが参照自在に構成する（請求項２）。
特に好ましくは、前記回覧先テーブルを回覧文書毎に設けると共に、前記記憶部として前記記憶手段には他に、複数の回覧文書に対して、回覧文書のＩＤと次の回覧先と回覧の期限とを記憶した回覧文書管理テーブルを設ける（請求項３）。
【０００８】
好ましくは、前記管理手段に、回覧文書を送付したユーザに対する回覧文書の回覧期限を記憶すると共に、期限内に処理しなかったユーザに対して回覧文書を処理するように警告するようにする（請求項４）。
【０００９】
【発明の作用と効果】
この発明では、ユーザからの回覧を後回しにしたい旨の要求を受け付けると、そのユーザの回覧順序を後回しにするように、回覧の順序を変更するので、他の人の回覧が済むのを待って自分も回覧を処理したい、などの要求に対応できる。また回覧の順序を変更する際に、変更前の回覧期限に所定の時間を加えて回覧期限も変更する。
【００１０】
この発明では、回覧文書の次の回覧先と、回覧の順序と、未読／既読の回覧の処理状況とを記憶して、回覧を管理し、回覧を後回しにしたいとの要求を受け付けると、未読／既読の処理状況を変えずに、後回しにすることを要求したユーザの次のユーザを次の回覧先とするように、回覧の順序を変更する。このため回覧順序を変更するための、具体的な構成を提供することができる。
さらにこの発明では、回覧先テーブルでのレコードのアドレスにより回覧の順序を管理できる。
【００１１】
請求項２の発明では、回覧先テーブルにユーザがコメントを書き込んで、他のユーザがこれを見ることが出来る。
請求項３の発明では、回覧文書毎の回覧先テーブルと、複数の回覧文書に対する回覧管理テーブルとを設けて、回覧を管理する。
【００１２】
請求項４の発明では、回覧文書の回覧期限を管理し、期限内に処理しなかったユーザに対して警告するので、回覧の遅れを防止できる。
【００１３】
【実施例】
図１〜図９に、実施例とその変形とを示す。図１に、回覧文書の管理装置を兼ねたインターネットファクシミリ装置２を示すと、インターネットファクシミリ装置２はＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルータ８に接続され、ルータ８はインターネット９に接続されている。そしてメールサーバ６やルータ８を介して、インターネットファクシミリの通信を行う。なおこの明細書で、通信は送信と受信の双方を意味するものとする。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ４を介して、複数台のユーザの端末１０に接続されている。
【００１４】
回覧に関して説明すると、インターネットファクシミリ装置２は回覧文書の管理装置を兼ねており、回覧文書の送付を受けるユーザの端末１０からするとサーバに相当する。そして回覧に関して、ユーザの端末１０はクライアントと見なすことができる。なお回覧対象は、全てのユーザを対象としても良く、一部のユーザのみを回覧対象として回覧の対象をその都度定めても良い。また回覧の順序は、固定でも、回覧文書毎に決定する可変のものでも良い。
【００１５】
インターネットファクシミリ装置２には、G３やG４などのファクシミリ機能を提供するためのG３ファクシミリ機能処理部１２と、インターネットファクシミリ機能を提供するためのインターネットファクシミリ機能処理部１４と、端末１０にWebページを送出し、Webページ上でインターネットやG３などのファクシミリの送信、着信したファクシミリ文書などのダウンロード、あるいは回覧文書のダウンロードなどができるようにするためのHTTPサーバ機能処理部１６とが設けてある。
【００１６】
HTTPサーバ機能処理部には、Webページの余白に表示するメッセージを管理するためのメッセージ管理部２０と、着信したファクシミリ文書などに対するワークフローを管理するためのワークフロー管理部２２と、回覧文書を管理するための回覧管理部２４とを設けてある。回覧文書を管理するためのテーブルとして、回覧文書管理テーブル２５を設け、少なくとも回覧文書のＩＤ（回覧のＩＤ）と次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値と、回覧期限とを記載する。回覧文書管理テーブルには、これ以外に、回覧文書のタイトルや、回覧元のユーザのＩＤを記憶することが好ましい。
【００１７】
回覧先テーブル２６には、少なくとも回覧を受けるユーザのＩＤのリストと、次の回覧先を示す情報（レコード）のメモリ上のアドレス値（図３での次の回覧先情報のアドレス値）を記憶する。ここでいうアドレスは、クライアントのＩＰアドレスなどではなく、メモリ上の回覧先テーブルの各レコードが記憶されているアドレスである。またここでの”回覧”は、クライアントに直接回覧文書を送信することではなく、インターネットファクシミリ装置などの文書管理サーバ上で、回覧先のユーザのフォルダに回覧文書を入れることである。
【００１８】
回覧先テーブル２６にはこれ以外に、回覧を受けるユーザの未読／既読の種類、前の回覧先情報のアドレス値などを記憶することが好ましい。さらに回覧文書に対してユーザが出席／欠席、賛成／反対などの意見を述べたり、あるいは「○○のようにしてはどうでしょうか」などの意見を記載するためのコメント欄を設けることが好ましい。回覧先テーブル２６は回覧文書毎に設け、回覧文書と共にユーザがテーブル２６のデータを見れるようにすることが好ましい。インターネットファクシミリ装置２は、ファクシミリ通信や回覧以外に、コピー機として作用し、またネットワークプリンタとしても作用するので、コピー機能処理部３０とネットワークプリンタ機能処理部３２とを設ける。
【００１９】
図２に、回覧文書の発生から回覧の過程を示す。回覧文書は、例えば着信文書のTSI信号，着信文書中のキーワードなどに基づいて分類されて、所定の端末に送付され、回覧の要否が決定される。キーワードとしては例えば、インターネットファクシミリ受信の場合の、ヘッダやサブジェクト欄の記載などを用いる。また着信文書をマニュアルで区別して、内容に応じて適当な端末に送付する。
【００２０】
着信文書の送付を受けた端末、例えばここでは佐藤氏の端末では、回覧に回すものとそうでないものとに分類し、回覧管理部２４へ送付する。同様に、山田氏の端末で回覧文書が発生すると、回覧管理部２４へと送付する。端末１０から回覧文書が送付されると回覧先テーブルが作成され、回覧文書管理テーブルに回覧のＩＤ、回覧の件名、及び回覧元のユーザＩＤと次の回覧先情報のアドレス値、回覧期限などがセットされる。また回覧先テーブル２６は回覧文書毎に設け、回覧を受けるユーザのＩＤをリストすると共に、未読／既読の初期値を０（未読）にセットし、次の回覧先情報のアドレス値と、前の回覧先情報のアドレス値とを記憶する。なお以下では簡単のために、アドレス値を単にアドレスと呼ぶことがある。回覧管理部２４は、回覧先テーブル２６に次の回覧先のチェーンで記載された順序に従って、回覧文書を次の回覧先のユーザの端末に送付し、ユーザが回覧を処理すると、さらに次の回覧先へと送付する。
【００２１】
図２に回覧のルートを示すと、回覧の管理は回覧管理部２４で行い、回覧文書を次のユーザへ送付すると、回覧を処理もしくは後回しとの入力を受け付け、インターネットファクシミリ装置内で次のユーザへ回覧文書を送付する。
【００２２】
回覧の過程で、回覧文書の送付を受けたユーザ（例えばここでは秋山氏）が、回覧を後回しにしたとする。するとこの場合、回覧のルートは図２の鎖線のように変更され、秋山氏は順序の変更が可能な範囲で、最後に回覧を受けるように順序が変更され、秋山氏の次の回覧先へ回覧文書が送付される。順序の変更が可能な範囲で最後とは、例えば最後に回覧を受けるユーザが固定されている場合、そのユーザの１つ前の順序という意味である。
【００２３】
図３，図４に、回覧文書管理テーブル２５や回覧先テーブル２６を示す。回覧文書管理テーブル２５には、前記のように回覧文書のＩＤと件名並びに回覧元のユーザＩＤと次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値を記載し、他に、次の回覧先のユーザの回覧期限が記載されている。回覧先テーブル２６は回覧文書毎に設けられ、回覧を受けるユーザのＩＤと、未読／既読の状態、並びに次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値と前の回覧先情報のメモリ上のアドレスを記載し、好ましくは他に、出席／欠席などのコメントの記入欄が設けてある。ここでは、秋山氏、木村氏、田中氏、山田氏に対する情報がメモリ上にセットされているアドレスがそれぞれ80002800，8000280C，80002818，80002824であるものとする。
【００２４】
例えば最初の回覧先である秋山氏が、未読のまま回覧の順序を後回しにしたい場合、秋山氏のレコードでは、前の回覧先に現在の最後の回覧先である山田氏のレコードのアドレスを記入し、秋山氏の次の回覧先はないので、次の回覧先のアドレスを空欄に変更する。秋山氏の次に回覧を受けるはずの木村氏のレコードでは、前の回覧先のアドレスを空欄に変更する。山田氏のレコードでは、最後の回覧先ではなくなるので、次の回覧先のアドレスとして秋山氏のレコードのアドレスを記入する。このように回覧先テーブルを変更する。また回覧文書管理テーブルでは、該当する回覧文書（ID1110）について、次の回覧先のレコードのアドレスを秋山氏のレコードのアドレスから木村氏のレコードのアドレスへ変更する。回覧期限の５月３１日１４時００分は秋山氏に割り当てられた回覧期限なので、これに所定期限（ここでは４時間）を加えて、木村氏の回覧期限を同じ日の１８時に変更する。
【００２５】
図５に、ユーザの端末でのWebページの表示を示す。このページは着信文書の表示ページで、ユーザが端末からインターネットファクシミリ装置にアクセスして、着信文書の表示を選択した際に表示される。例えばここでは新着フォルダに回覧文書として社内報２００１年８月号が到着している。そしてここでこの文書を選択すると、画像表示領域に回覧文書が表示される。このようにしてファクシミリ受信した文書を、ＬＡＮを介して関係者に回覧することができ、またユーザの端末で発生した文書も、ＬＡＮを介して回覧することができる。さらに不在の設定をオンすると、回覧の順序が後回しにされる。またメッセージ表示欄には、ユーザ間の短いメッセージが順次表示される。
【００２６】
図６〜図８に、回覧の処理のうち回覧順序の変更に関係する部分を示す。図６のステップ１で、回覧先テーブルに最初の回覧先のユーザＩＤをセットし、状態を未読にセットする。またステップ２で、回覧文書管理テーブルに、回覧文書のＩＤと件名、回覧元のユーザＩＤ並びに最初の回覧先のレコードのアドレス、などをセットする。そして次の回覧先があれば（ステップ３）、次の回覧先のレコードを設けて、ユーザＩＤを記載して状態を未読にセットし、前の回覧先のレコードのアドレスをセットする。また前の回覧先のレコードでは、次の回覧先のレコードのアドレスをセットする（ステップ４，ステップ５）。
【００２７】
このようにして、回覧先テーブルに次の回覧先を１レコードずつ追加することにより、回覧の順序を定めて、全ての回覧先のレコードを回覧先テーブルに記載する。そして回覧文書管理テーブルでの、次の回覧先のレコードのアドレスで示されるレコードに記載されているユーザに回覧文書を送付する（ステップ６）。回覧文書の送付を受けたユーザでは、回覧を今すぐ処理するか、後に回すかの選択を行い（ステップ７）、後に回す場合、結合子２からステップ１２へジャンプし、回覧を処理する場合、結合子１からステップ８へとジャンプする。
【００２８】
回覧を処理した場合、回覧先テーブルでの該当するユーザのレコードでの、未読／既読の状態を既読に変更する（ステップ８）。次に回覧先テーブルの該当するレコードに、次の回覧先のレコードのアドレスがセットされているかどうか、つまり最後の回覧先ではないのかどうかをチェックし（ステップ９）、次の回覧先のレコードのアドレスがセットされていれば、回覧文書管理テーブルの次の回覧先のレコードのアドレスの値を、回覧先テーブルでの次の回覧先のレコードのアドレスの値に変更する。これによって回覧先が１人分変更される（ステップ１０）。
【００２９】
最後の回覧先で回覧の処理が行われた場合、回覧文書管理テーブルの回覧元ユーザに回覧文書を送り、回覧を終了する（ステップ１１）。ステップ１０を実行すると、結合子３からステップ６へ戻り、ステップ６からステップ１０を経て結合子３へ戻るサイクルから脱出するには、回覧の完了（ステップ１１）または回覧の後回し（ステップ７から結合子２へ分岐）のいずれかが必要である。回覧を後回しにすると、結合子２からステップ１２に進んで、回覧先テーブルに次の回覧先のアドレスがセットされているかどうかをチェックする。ここで、最後の回覧先の場合、これ以上回覧を後回しにできないので、最後の回覧先である旨をユーザの端末に表示する（ステップ１３）。そして結合子５からステップ７に戻り、ユーザが回覧を処理するように促す。
【００３０】
最後の回覧先以外のユーザが、回覧の処理を後回しにすると、結合子４から図８のステップ１４に移り、回覧先テーブルでの次の回覧先のレコードのアドレスを順に辿って、最後の回覧先のレコードのアドレスを探す。そしてステップ１５で、最後の回覧先の次の回覧先のレコードのアドレスとして、現在の回覧先（回覧を後回しにしたユーザ）のレコードのアドレスをセットし、回覧を後回しにする。また回覧を後回しにしたユーザの次に回欄を受けるはずであったユーザのレコードで、前の回覧先のレコードのアドレスを、回覧を後回しにした回覧先のレコードでの、前の回覧先のレコードのアドレスに変更する。これと同時に、回覧を後回しにしたユーザの１つ前に回覧を受けたユーザがあれば、そのレコードでの次の回覧先のレコードのアドレスを、後回しにしたユーザの次に回覧を受けるはずであったユーザのレコードのアドレスに変更する（ステップ１６）。さらに回覧文書管理テーブルでの、次の回覧先のレコードのアドレスを、後回しにする回覧先の、次の回覧先のレコードのアドレスの値に変更する（ステップ１７）。またステップ１８で、後回しにした回覧先のレコードでの、前の回覧先のレコードのアドレスを、順序の変更前の最後の回覧先のレコードのアドレスに変更し、次の回覧先のレコードのアドレスをクリアする。
【００３１】
これ以外に、外出中のユーザを後回しにし、かつ回覧の期限を設ける場合の処理を図９に示す。この処理は図６のステップ６及びステップ７に置き換えればよい。結合子３から図９のステップ２１に入り、次の回覧先が外出中が在席かをチェックし、外出中の場合、図８の回覧順序の変更のステップ（ステップ１４〜ステップ１８）へと移る。なお外出中のユーザが最後の回覧先である場合、結合子４へとジャンプせずに、ステップ２２へと進むようにしても良い。
【００３２】
ステップ２２では、現在時刻に１人当たりの回覧の処理所要時間（Ｔ時間）を加えた時刻を、回覧文書管理テーブルの回覧期限にセットする。そして回覧文書管理テーブルでの、次の回覧先のアドレスのユーザに回覧文書を送付する（ステップ２３）。以降は、回覧期限までに回覧の処理もしくは後回しが入力されるかどうかをチェックし、回覧期限内に回覧処理も後回しもされなかった場合（ステップ２４〜ステップ２６）、そのユーザがサーバにアクセスして文書のチェックを行った際に、「回覧期限を過ぎています」などの警告表示を行う。
【００３３】
実施例での回覧はワークフロー文書の回覧などを含んでおり、回覧文書の配信はサーバ内に限らず、ＬＡＮやインターネットなどを介してクライアントや遠隔地のユーザに回覧しても良い。実施例では回覧の順序を変更できるので、後で回覧を処理したいユーザには回覧の順序を遅らせることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  実施例の、回覧文書管理機能を備えたインターネットファクシミリ装置の、使用環境を示すブロック図
【図２】  実施例での、回覧文書の発生と、回覧の管理、及び回覧の順序の変更を模式的に示す図
【図３】  実施例での回覧文書管理テーブルを示す図
【図４】  実施例での、回覧先テーブルを示す図
【図５】  実施例で、ユーザの端末に表示されるWebページの例を示す図
【図６】  実施例での、回覧文書の送付アルゴリズムを示すフローチャートで、ユーザが、回覧を処理する／後回しにするの選択を行うまでのステップを示す。
【図７】  図６に続くアルゴリズムを示すフローチャートで、回覧を処理する際の、未読状態から既読状態への変更と次の回覧先の変更とを示すと共に、最後の回覧先では回覧の順序を変更できないことに伴う処理とを示す。
【図８】  回覧を後回しにする際の処理を示すフローチャートで、現在の回覧先を最後の回覧先に変更し、次の回覧先に回覧文書を送付するための処理を示す。
【図９】  変形例のアルゴリズムを示すフローチャートで、外出中のユーザへの回覧を後回しにし、回覧先毎に回覧期限を設けて、期限内に回覧を処理しないと警告するためのアルゴリズムを示す。
【符号の説明】
２          インターネットファクシミリ装置
４          ＬＡＮ
６          メールサーバ
８          ルータ
９          インターネット
１０        ユーザの端末（クライアント）
１２        Ｇ３ファクシミリ機能処理部
１４        インターネットファクシミリ機能処理部
１６        HTTPサーバ機能処理部
２０        メッセージ管理部
２２        ワークフロー管理部
２４        回覧管理部
２５        回覧文書管理テーブル
２６        回覧先テーブル
３０        コピー機能処理部
３２        ネットワークプリンタ機能処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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