(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部に設置された外部設置サーバとファイアウォールを介して通信する内部設置サーバを備える電子ファイル管理システムであって、
前記外部設置サーバに設けられ、インターネットに接続された公開ウェブサーバと、
前記外部設置サーバに設けられ、ユーザがインターネット経由で認証を経てアクセスすることができる共有データベースと、
共有データベースに対する読み出しを含むアクセスを記録する共有データベースのログ・ファイルと、
前記内部設置サーバに設けられた、前記共有データベースに対応する内部データベースと、
内部データベースに対する読み出しを含むアクセスを記録する内部データベースのログ・ファイルと、を備え、
前記共有データベースの読み出しが行われた場合に、読み出しのログ・レコードが内部データベースのログ・ファイルにコピーされるよう構成した電子ファイル管理システム。
【請求項２】
前記外部設置サーバと前記内部設置サーバとは専用線で接続されており、前記ユーザの認証は、ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードを利用して行われる請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネットを利用した電子ファイル管理システムに関し、より具体的には、企業と複数のユーザが電子ファイルを共有することができる電子ファイル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネットによる通信が普及するにつれて、多くの企業がホームページを提供し、対話形式でユーザと通信するようになっている。対話形式のウェブページは、ＣＧＩ(Common Gateway Interface)プログラムを使用したダイナミックＨＴＭＬ文書として作成され、ユーザが書き込みをすることができるページは、フォームと呼ばれる。ブラウザでウェブページを閲覧するユーザは、フォームの所定の箇所に書き込みを行い、または添付ファイルを付けて送信ボタンをクリックすることにより、書き込んだデータおよび添付ファイルをウェブサーバに送ることができる。
【０００３】
このような対話式のインターネット通信を業務に使用し、企業が自社と協力関係にある複数の企業から、部品その他の資材に関する情報、業務の進捗状況に関する情報などの提供を受けることが提案されている。その場合、企業の内部システムのセキュリティの観点から、インターネットに接続される公開ウェブサーバを社外に設置し、内部システムにはユーザがアクセスすることができないようにすることが行われる。
【０００４】
この場合、ユーザである複数の協力会社が注文主である企業に提供する情報はそれぞれの協力会社の機密情報であるので、機密が保護されるようなシステムにすると共に、企業内の内部設置サーバに記憶されている情報とウェブサーバのデータベースに記憶されている情報との整合性が維持される必要がある。
【０００５】
特開平11-219326号公報には、ファイアウォールで保護されたイントラネットと、このイントラネットと通信を行うことができるインターネットとを用いて電子ファイルの送受信を行うファイル管理システムにおいて、イントラネット上にマスタ電子ファイル管理装置を置き、インターネット上にスレーブ電子ファイル管理装置を置いて、ユーザがスレーブ電子ファイル管理装置にアクセスすることに応じてマスタ電子ファイル管理装置との間で電子ファイルおよび電子ファイルの分類管理情報の送受信を開始することが記載されている。
【０００６】
しかし、この従来技術は、具体的には電子メールの管理に関するもので、企業間の情報交換をインターネットのＨＴＴＰプロトコルを用いた通信で行うものではない。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
インターネットを利用して企業間で情報交換を行うシステムであって、セキュリティを維持しながら、利便性を損なわないシステムに対する要求がある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
この発明によるシステムは、外部に設置された外部設置サーバとファイアウォールを介して通信する内部設置サーバを備える電子ファイル管理システムであって、外部設置サーバに設けられ、インターネットに接続された公開ウェブサーバと、外部設置サーバに設けられ、ユーザがインターネット経由で認証を経てアクセスすることができる共有データベースと、内部設置サーバに設けられた、共有データベースに対応する内部データベースと、を備え、共有データベースまたは内部データベースの変化情報に基づいて共有データベースおよび内部データベースを整合させるよう構成されている。
【０００９】
ユーザがアクセスする外部設置サーバと、企業内部の内部設置サーバとはファイアウォールを介して接続されているので、内部設置サーバのセキュリティを維持することができ、外部設置サーバに設けられた共有データベースと内部設置サーバに関連する内部データベースとの整合性が保たれるので、ユーザはインターネット経由で簡単に内部データベースと同じ内容の共有データベースにアクセスすることができる。
【００１０】
この発明の一面によると、外部設置サーバと内部設置サーバとは専用線で接続されており、ユーザによる共有データベースのアクセスは、ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードを利用した認証によって制限されるので、内部設置サーバのセキュリティは、さらに強固になる。
【００１１】
【発明の実施の形態】
図１は、この発明の一実施形態のシステムの全体的な構成を示す。企業内のシステム３０は、イントラネットなどの企業内ネットワーク３１に接続された内部設置サーバ３３を備えており、多数の企業内のユーザがパーソナルコンピュータ３２により内部設置サーバをアクセスすることができる。システム３０は、社外に設置されたサーバ２１の公開ウェブサーバ２２にファイアウォール３５を介して接続されている。この実施例では、外部設置サーバ２１と内部システム３０とは専用線で接続されている。
【００１２】
複数のユーザのパーソナル・コンピュータ１〜ｎは、インターネット２０を介して公開ウェブサーバ２２にアクセスし、企業のホームページにアクセスすることができる。ユーザは、企業のホームページからユーザＩＤおよびパスワードを入力することにより業務用のページに入ることができる。一実施例では、この業務用のページは、ユーザごとに専用にデザインされている。公開ウェブサーバのデータベースには、それぞれのユーザ専用のボックス２４が設けられている。たとえば、あるユーザが、パーソナル・コンピュータ１を用いて公開ウェブサーバにあるホームページをアクセスし、フォームにデータを書き込み、添付ファウルを付けて送信ボタンをクリックすると、このデータおよび添付ファイルは、そのユーザ専用のボックス２４に格納される。ボックス２４に格納されたデータおよび添付ファイルは、ファイアウォール３５を通って企業内の内部設置サーバ３３に転送され、内部設置サーバ３３にそれぞれのユーザ専用に用意されたボックス３４のうち対応するボックスに格納される。
【００１３】
図２は、この発明の一実施例における外部設置サーバ２１および内部システム３０のより詳細な構成を示す。外部設置サーバ２１に設けられたウェブサーバ２２は、ＨＴＴＰプロトコル通信部２６を備えており、ユーザと公開ウェブサーバ２２との通信は、インターネット２０を介してＨＴＴＰプロトコルによって行われる。通信部２６は、ＳＳＬによる暗号化通信を行うＨＴＴＰＳプロトコルにも対応しており、一実施例では、ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードの送信から先の通信は、ＨＴＴＰＳプロトコルで行われる。公開ウェブサーバ２２上で提供される企業のホームページはＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラム２８で管理されている。
【００１４】
外部設置サーバ２１は、共有データベース１０およびこのデータベースに対するアクセスのログを記録するログ・ファイル１３を備えている。共有データベース１０には業務用にこの電子ファイル管理システムを利用するユーザのために、それぞれのユーザ専用のボックスが設けられている。このボックスは、具体的には、記憶装置においてユーザＩＤごとに割り当てられる記憶領域である。
【００１５】
ユーザは、パーソナル・コンピュータ上でブラウザを起動し、企業のホームページのＵＲＬを入力することにより、または予め設定されているアイコンをクリックすることにより、企業のホームページのトップページをブラウザに表示する。このトップページには、ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードを入力するフィールドが設けられている。予め企業から発行されたユーザＩＤおよび予め登録されたパスワードをこれらのフィールドに入力して、送信ボタンをクリックすると、これらのユーザＩＤおよびパスワードが公開ウェブサーバ２２に送信され、ＣＧＩプログラム２８によって認証部１５に渡される。
【００１６】
ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードの認証がＯＫになることに応答して、ＣＧＩプログラム２８は、このユーザに対応する業務ページをダイナミックメニュー形成手法によりHTML文書の形で形成してユーザに返送する。こうしてユーザのブラウザ上にこのユーザ用の業務ページが表示される。ユーザは、業務ページの入力フィールドに電子ファイル名を入力することにより、共有データベース内にある自己が提供した電子ファイルを取り出し、任意の編集作業（データ更新、削除等）を行うことができる。また、業務ページの添付ファイルのフィールドに新しいファイルを添付することによって、あたらしいファイルを共有データベースに登録することができる。
【００１７】
一実施例では、共有データベース内にある電子ファイルを特定するために電子ファイル名に替えて電子ファイルＩＤを使用する。この電子ファイルＩＤは、ユーザが新しいファイルを公開ウェブサーバに送信し、共有データベース１０に格納されるときに公開ウェブサーバ２２によって付与され、ユーザに通知される。
【００１８】
共有データベースにユーザによるアクセスがあったときは、アクセスの記録がログ・ファイル１３に記録される。ログ・ファイルは、アクセスしたユーザを示すユーザＩＤフィールド、アクセスした電子ファイルの電子ファイルＩＤを示すファイルＩＤフィールド、アクセスしたファイルの名前を示すファイル名フィールド、操作の種類（読み出し、書き込み、上書き、削除など）を示す操作フィールド、ファイルの大きさ、アクセスの日時を示す日時フィールドからなる。これを表にすると、次のようになる。
【００１９】
【表１】
ログ・ファイルのフィールド
ユーザＩＤ ファイルＩＤ ファイル名 操作 大きさ 日時
【００２０】
１回の操作につき１つのレコードが記録される。１回の操作とは読み出し、書き込み、上書き、削除それぞれの操作をいい、電子ファイルを読み出して修正し、差し替える操作は、読み出しと、上書きの２回の操作として２つのレコードとして記録される。
【００２１】
ログ・ファイル１３のレコードは、関連する電子ファイルに付属して移動する。すなわち、電子ファイルが共有データベース１０から内部設置サーバ３３の内部データベース４０にコピーされるときには、この電子ファイルに関するログ・レコードが内部設置サーバ３３のログ・ファイル４３にコピーされる。逆に内部設置サーバ３３の内部データベース４０から電子ファイルが外部設置サーバの共有データベース１０にコピーされるときには、この電子ファイルに関するログ・レコードがログ・ファイル４３からログ・ファイル１３にコピーされる。
【００２２】
内部設置サーバ３３は、外部設置サーバ２１の共有データベース１０に対応する内部データベース４０、およびこの内部データベース４０に対するアクセスの記録をとるログ・ファイル４３を備えている。ログ・ファイル４３は、外部設置サーバ２１のログ・ファイル１３と同じファイル構造で形成されている。内部データベース４０の内容は、ユーザに関係する電子ファイルに関する限り、後に詳しく説明するように外部設置サーバ２１の共有データベース１０の内容と一致するよう維持される。
【００２３】
企業内のユーザ３２は、イントラネット３１により内部データベース４０にアクセスして電子ファイルを取り出し、またはユーザに提供したい電子ファイルを内部データベース４０に書き込みすることができる。これらの操作は、すべてログ・ファイル４３に記録される。データ書き込み部３８は、内部データベース４０へのデータの書き込みを制御し、データ取り出し部４２は、内部データベース４０からの電子ファイルの取り出し（読みとり）を制御する。通信制御部４５は、内部設置サーバ３３と外部設置サーバ２１との通信を制御する。この実施例では、内部設置サーバ３３と外部設置サーバ２１との通信は、インターネット・プロトコル（ＩＰプロトコル）で行われる。
【００２４】
外部設置サーバ２１のログ管理部１１は、一定時間（たとえば１５分）ごとにログ・ファイル１３を読み出し、この一定時間の間に新たに生じたログ・レコードがあるかどうか、すなわち共有データベース１０の変化に関する情報を調べる。これは、ログ・ファイルの時間フィールドを検索することによってなされる。該当するログ・レコードがあるときは、そのログ・レコードの操作フィールドを点検する。操作フィールドの内容が、「読み出し」であるときは、一実施例では、単にそのログ・レコードを内部設置サーバ３３に転送し、ログ・ファイル４３にコピーする。これにより企業内のユーザ３２は、ログ・ファイル４３を点検することにより、自己がユーザによる閲覧用として内部データベース４０にアップロードした電子ファイルが、共有データベース１０にコピーされた後、ユーザによって閲覧されたかどうかを知ることができる。
【００２５】
操作フィールドの内容が「書き込み」または「上書き」であるときは、このログ・レコードに関連する電子ファイルを共有データベース１０から読み出して内部設置サーバ３３に転送し、内部データベース４０に書き込みまたは上書きする。操作フィールドの内容が「削除」であるときは、このログ・レコードを内部設置サーバ３３に転送する。内部設置サーバは、このログ・レコードの転送に応答して、内部データベース４０の該当する電子ファイルを論理的に削除し、このログ・レコードをログ・ファイル４３にコピーする。こうして、内部データベース４０およびログ・ファイル４３の内容を共有データベース１０およびログ・ファイル１３の内容と一致させる。
【００２６】
同様に内部設置サーバ３３のログ管理部４１は、一定の時間ごとにログ・ファイル４３を調べ、この一定時間の間に社内ユーザからの書き込み、上書き、削除という電子ファイルの内容に変化を加える操作があったかどうか、すなわち内部データベース４０の変化に関する情報を検出する。この場合、一実施例では、「読み取り」操作は、共有データベース１０のログに反映する必要性がないので、検出の対象としない。「書き込み」または「上書き」のあったログ・レコードが検出されると、対応する電子ファイルを内部データベース４０から読み出し、ログ・レコードと共に外部設置サーバ２１に転送し、共有データベースに書き込みまたは上書きを行い、ログ・レコードをログ・ファイル１３にコピーする。「削除」の場合は、単にそのログ・レコードを外部設置サーバ２１に転送する。外部設置サーバ２１は、このログ・レコードに応答して共有データベース１０の対応する電子ファイルを削除し、このログ・レコードをログ・ファイル１３にコピーする。こうして、共有データベース１０の内容を内部データベース４０の内容に一致させる。
【００２７】
企業は、ユーザに伝達したい情報を内部データベース４０に書き込むことによってユーザにより閲覧可能な状態を実現することができる。書き込みから一定の時間が経過すると、ログ管理部４１によってこの情報に関連する電子ファイルが外部設置サーバ２１の共有データベース１０に転送され、書き込まれるからである。こうして、たとえば見積もり仕様書を添付した見積もり依頼のファイルを、ユーザが閲覧することができる。
【００２８】
図３は、ホームページのアクセスから業務メニューの表示までのプロセスを示す。Ｘ社の協力会社がインターネット・プロバイダにダイヤルアップ接続するよう設定されたパーソナル・コンピュータ１上でブラウザを起動し、Ｘ社のＵＲＬを入力してエンターキーを押すと（301）、このＵＲＬに該当する公開ウェブブラウザ２２が、Ｘ社のホームページのトップページのＨＴＴＰ文書をブラウザ１に送信する。こうしてブラウザ１にＸ社のホームページのトップページが表示される（302）。トップページには、会社案内、製品案内、販売店案内、などのページにハイパーリンクされた複数のボタンに加えて、業務メニューのページにハイパーリンクされた「業務メニュー」ボタンが含まれている。業務メニューボタンの下には、ユーザＩＤおよびパスワードを入力するフィールドが設けられている。
【００２９】
ユーザがユーザＩＤおよびパスワードを入力して「業務メニュー」ボタンをクリックすると（303）、通信プロトコルがＳＳＬによる暗号化通信を行うＨＴＴＰＳプロトコルに切り替えられ（304）、ユーザＩＤおよびパスワードが公開ウェブサーバ２２に送信される（305）。公開ウェブサーバ２２は、受信したユーザＩＤおよびパスワードを予め登録されたものと比較認証し（306）、認証がＯＫであれば、ユーザに応じたメニューを選択してメニューページを編集し（307）、このメニューページをＨＴＭＬ文書の形でパーソナルコンピュータ１に送信する。こうして、パーソナルコンピュータ１にユーザに対応した業務用メニューページが表示される（308）。
【００３０】
図４は、Ｘ社の担当者が協力会社に見積もり依頼を出す場合のプロセスの流れを示すフローチャートである。担当者は、購買部門のパーソナルコンピュータ上で協力会社のＹ社に送る見積もり依頼用の資料ファイルを作成する（401）。この資料ファイルにはＹ社のユーザＩＤを付加する（403）。ユーザＩＤは、取引先管理テーブルを検索することによって得ることができる。
【００３１】
担当者は、この資料ファイルを内部設置サーバ３３の内部データベース４０にアップロードする（405）。このとき、ログ・ファイル４３にこの資料ファイルをデータベース４０に書き込んだことが記録される。
【００３２】
ステップ407では、ログ管理部４１が前回のログ点検から一定時間（たとえば１５分）が経過したかどうかを判断する。一定時間が経過していると、ログ管理部４１がログ・ファイル４３を読み、この一定時間の間に社内ユーザによる内部データベース４０への書き込み、上書き、削除の操作があったかどうかを判断する（409,411）。いまの例の場合、社内の担当者による新たな資料ファイルの書き込みがあったので、内部設置サーバ３３は、この資料ファイルおよびこれに関連するログ・レコードを内部データベース４０およびログ・ファイル４３から読み出し、通信制御装置４５による制御によって外部設置サーバ２１に送信する（413）。
【００３３】
これに応答して外部設置サーバ２１は、この資料ファイルおよび関連するログ・レコードを共有データベース１０およびログ・ファイル１３にそれぞれ書き込む。この資料ファイルは、共有データベース１０におけるＹ社専用のボックスに入れられる。こうして、Ｘ社の担当者が作成した見積もり依頼の資料ファイルをＹ社がアクセスすることができるようになる。
【００３４】
ここで、Ｙ社専用のボックスは、共有データベース１０において物理的に固定の記憶領域を割り当てられている必要はなく、Ｙ社のユーザＩＤおよびユーザ・パスワードを用いなければ外部からアクセスすることができないようにプログラムされていればよい。
【００３５】
以上にこの発明を具体的な実施例について説明したが、この発明はこのような実施例に限定されるものではない。
【００３６】
【発明の効果】
この発明によると、インターネットを利用して企業間で情報交換を行うシステムであって、セキュリティを維持しながら、利便性を損なわないシステムが得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明による一実施例のシステムの全体的な構成を示す図。
【図２】この発明の一実施例のシステムのより詳細を示すブロック図。
【図３】この発明の一実施例にいてユーザが業務用のメニューページをブラウザに表示させるまでのプロセスを示すフローチャート。
【図４】Ｘ社の担当者が作成した資料ファイルを協力会社Ｙ社がアクセスすることができるようになるまでのステップを示すフローチャート。
【符号の説明】
１０        共有データベース
１３、４３  ログ・ファイル
２０        インターネット
２１        外部設置サーバ
２２        公開ウェブサーバ
３３        内部設置サーバ
３５        ファイアウォール
４０        内部データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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