(57)【要約】【課題】比較的低価格で導入でき、管理や操作やメンテナンスも容易な、紙文書の管理システムを提供する。【解決手段】  紙文書を光学式に読取らせて画像情報に変換させて受信する画像情報受信手段と、受信した画像情報中に含まれる識別コードの位置を、予め設定した識別コード位置認識情報に基づいて特定する、識別コード位置特定手段と、識別コード位置特定手段により位置が特定された識別コードを、位置毎に文字情報に変換する識別コードデコード手段と、変換された各識別コードの文字情報を連続させて一連のファイル名として生成するファイル名生成手段と、生成されたファイル名を付与して画像情報を画像文書ファイルとして保存する画像文書保存手段と、を備えることにより、ファイル名の検索によって、求める画像文書ファイルを抽出できる。【選択図】図２
2013131039.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
項目名を示す識別子とその項目の内容とを示すデータを有する複数の識別コードが文書の内容とともに表示された紙文書を管理する文書管理システムであって、
光学式読取装置を起動させて紙文書を光学式に読取らせて画像情報に変換させて受信する画像情報受信手段と、
受信した画像情報中に含まれる識別コードの位置を、予め設定した識別コード位置認識情報に基づいて特定する、識別コード位置特定手段と、
識別コード位置特定手段により位置が特定された識別コードを、位置毎に文字情報に変換する識別コードデコード手段と、
変換された各識別コードの文字情報を連続させて一連のファイル名として生成するファイル名生成手段と、
生成されたファイル名を付与して画像情報を画像文書ファイルとして保存する画像文書保存手段と、
を有する、文書管理システム。
【請求項２】
項目名を示す識別子とその項目の内容とを示すデータを有する複数の識別コードが文書の内容とともに表示された紙文書を管理する文書管理システムにおいて、
コンピュータを、
光学式読取装置を起動させて紙文書を光学式に読取らせて画像情報に変換させて受信する画像情報受信手段と、
受信した画像情報中に含まれる識別コードの位置を、予め設定した識別コード位置認識情報に基づいて特定する、識別コード位置特定手段と、
識別コード位置特定手段により位置が特定された識別コードを、位置毎に文字情報に変換する識別コードデコード手段と、
変換された各識別コードの文字情報を連続して一連のファイル名として生成するファイル名生成手段と、
生成されたファイル名を付与して画像情報を画像文書ファイルとして保存する画像文書保存手段と、
して機能させる、文書管理システム用コンピュータプログラム。
【請求項３】
項目名を示す識別子とその項目の内容とを示すデータを有する複数の識別コードが文書の内容とともに表示された紙文書を管理する文書管理システムにおいて、
コンピュータを、
光学式読取装置を起動させて紙文書を光学式に読取らせて画像情報に変換させて受信する画像情報受信手段と、
受信した画像情報中に含まれる識別コードの位置を、予め設定した識別コード位置認識情報に基づいて特定する、識別コード位置特定手段と、
識別コード位置特定手段により位置が特定された識別コードを、位置毎に文字情報に変換する識別コードデコード手段と、
変換された各識別コードの文字情報を連続して一連のファイル名として生成するファイル名生成手段と、
生成されたファイル名を付与して画像情報を画像文書ファイルとして保存する画像文書保存手段と、
して機能させる、文書管理システム用コンピュータプログラムを記録した、コンピュータプログラム記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本願発明は、書類や帳票等の紙文書を電子化して管理する、文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書作成の電子化が進展している今日であっても、必ずしもすべての文書の作成が電子化されているわけではない。書類や帳票によっては、取りあえず作成するには紙文書の方がかえって都合がよい場合も多い。例えば、オフィス内ではなく、訪問場所等で作成される様々な伝票や帳票などは、規定フォームの必要箇所に手で書き込んで作成するのが便宜である。しかしながら、これらの紙文書の保管については、日付順、特定項目のアイウエオ順あるいは作成者毎に綴じておくなど、一つのルールに従ってしか保管出来ない。従って、このような保管方法のみでは、後日、紙文書を保管ルールと異なる項目により探そうとすると（例えば、日付順に綴じられている文書中から、ある担当者が作成した文書を探す）、綴じられている文書をすべてめくらなくてはならないなど非常に不便である。また、紙文書による保管では、保管スペースが増大する点も問題である。
【０００３】
そこで、紙文書の内容をコンピュータに手入力してデータ化する方法や、ＯＣＲ（光学的文字読取装置）により、文書に記載されている文字を光学的に読み取って文字データに変換することにより文書の内容をデータ化する方法が考えられる。しかしながら、これらの方法では、データ化に手間や時間を要したり、誤入力や誤変換が起きたりしないように注意しなければならない。また、文書の内容をすべてデータ化すれば、文書の内容すべてを検索の対象とすることが出来るが、すべての紙文書が全文のデータ化を必要としているわけではない。むしろ、紙文書の管理において求められているのは、探している文書に素早くアクセス出来ることである。
【０００４】
一方、紙文書をスキャナで読み取って画像ファイルとして保管することは日常的に行われているが、このような画像ファイルをどのようにコンピュータ上管理するかが問題となる。画像ファイルを管理するためにはファイル名を付与することが必要であるが、画像ファイルを保存するためのファイル名について読み取った画像情報を利用する先行技術として、下記の特許文献１〜特許文献５が存在する。
【０００５】
特許文献１では、読み取る画像の予め決められた位置にバーコードを配置しておき、画像を読み取ると共に、バーコードの配置位置をあらかじめ設定しておいた画像切り出し手段によってバーコード情報を読み出し、バーコード情報を利用してファイル名を作成して、このファイル名を読み取り画像に付加する。このように、特許文献１では、画像上のバーコードを利用してファイル名を付加するので、読み取り画像のファイル名を手動で入力したりしなくてすむが、読み取り画像ファイルをどのように管理するかについては開示されていない。
【０００６】
特許文献２は、動物を特定位置に配置されるその動物の個体識別データを記録したバーコードと共にディジタル映像化し、その映像を記憶媒体に格納する際に、当該バーコードを読み取ってファイル名を作成して、その映像のファイル名として格納する。特許文献２も特許文献１と同様に、ファイル名の入力が素早く正確に出来る効果があるが、ファイル管理の点からはそれ以上の作用や効果を開示するものではない。
【０００７】
特許文献３では、複数の原稿を連続してスキャナで読み取る場合、予め設定されたタイトル及び記載ページの位置情報に基づいて、読み取り画像からタイトル情報及びページ情報を抽出して自動的にファイル名を付与する。特許文献３は、複数の原稿を連続して読み取る場合のファイル名の付与に関わり、頁数がファイル名に含まれることに特徴がある。
【０００８】
特許文献４は、特定フォームによる画像を読み込む場合には、フォーム毎にあらかじめ指定されている複数の認識箇所のイメージデータを読み込んで文字認識処理を行い、認識された複数個所の文字列を、区切り文字を介して連結（例えば、「提案カード＿山田  太郎＿２００６年０４月１１日」のように）してファイル名を生成する。このように、特許文献４では、読み込む画像の内容に対して適切なファイル名を付与することを目的としている。
【０００９】
特許文献５は、画像化された文書ファイルの格納方法に関するもので、画像化する文書に含まれたバーコード等の文書識別子を文書ファイルのファイル名とすると共に、文書識別子のデータを利用して、登録先フォルダや属性情報を取得して、この登録先フォルダに属性情報を関連付けて登録するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１０】
【特許文献１】特開平１１−２７５３４４号公報
【特許文献２】特開２００１−１６１１９９号公報
【特許文献３】特開２００６−２５２４５５号公報
【特許文献４】特開２００８−０７１０５０号公報
【特許文献５】特開２００８−１３１１８９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
大量の文書の画像ファイルを管理する場合、保存された文書画像ファイルの中から所望の文書画像ファイルを抽出するためには、様々な目的で抽出することを想定しなければならない。ファイル名は文書画像ファイルを一意に特定するものであるが、正確なファイル名が分からない場合には、簡単に所望のファイルにアクセスすることができない。
【００１２】
そのために、既存のデジタル文書管理システムでは、ファイルの保存フォルダの階層などのルールを詳細に定めて、そのルールに従ってファイルを保存するようにしたり、画像ファイルの書誌情報に対して別途管理システムを設けて、当該書誌情報と画像ファイルとを紐づけて保存したりするようにしなければならない。そうすると、紙文書をデジタル化して管理するために、日常使用しているコンピュータに新たにハードウェアを増設したり、データベースシステムを導入したりしなければならず、システムの導入や維持にコストや手間がかかることになる。
【００１３】
本願発明の目的は、このような問題にかんがみ、比較的低価格で導入でき、文書管理や操作やメンテナンスも容易な、紙文書の管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
本願発明者は、紙文書の管理について、特定の複数項目について文書ファイルの検索が可能であれば、文書の内容すべてをデータ化する必要はなく、所望の文書ファイルにアクセス可能なことに着目した。
【００１５】
そこで、文書の種類に応じて、検索キーとすべき複数の項目をあらかじめ決めておき、それぞれの項目を示す識別子と項目の内容とが含まれた項目内容識別情報（例えば、バーコード）を、画像化する紙文書にスタンプの押印やシールの添付などによって表示しておくと、以下のような文書管理システムが可能となる。
【００１６】
本発明による文書管理システムは、光学式読取装置を起動させて紙文書を光学式に読取らせて画像情報に変換させて受信する画像情報受信手段と、受信した画像情報中に含まれる識別コードの位置を、予め設定した識別コード位置認識情報に基づいて特定する、識別コード位置特定手段と、識別コード位置特定手段により位置が特定された識別コードを、位置毎に文字情報に変換する識別コードデコード手段と、変換された各識別コードの文字情報を連続させて一連のファイル名として生成するファイル名生成手段と、生成されたファイル名を付与して画像情報を画像文書ファイルとして保存する画像文書保存手段と、を有する、文書管理システムである。
【００１７】
また、本発明による文書管理システム用コンピュータプログラムは、コンピュータを、光学式読取装置を起動させて紙文書を光学式に読取らせて画像情報に変換させて受信する画像情報受信手段と、受信した画像情報中に含まれる識別コードの位置を、予め設定した識別コード位置認識情報に基づいて特定する、識別コード位置特定手段と、識別コード位置特定手段により位置が特定された識別コードを、位置毎に文字情報に変換する識別コードデコード手段と、変換された各識別コードの文字情報を連続して一連のファイル名として生成するファイル名生成手段と、生成されたファイル名を付与して画像情報を画像文書ファイルとして保存する画像文書保存手段と、して機能させる。
【発明の効果】
【００１８】
本システムによれば、既存の光学式読取装置と、本システムに必要なコンピュータプログラムと、を備えるだけで、日常使用しているコンピュータにより、紙文書の管理を効率的に行うことが可能になる。紙文書の内容を見たいときには、コンピュータのオペレーティングシステムを利用して、ファイル名の検索を行うことにより、所望の紙文書の画像ファイルを抽出することが可能になる。
【００１９】
また、本システムを利用するに際して、文書管理のための特別の操作手順や操作の知識を習得する必要はなく、日常的にコンピュータを使用しているユーザーであれば、簡単に操作することが出来る。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】本発明による文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】本発明による文書管理システムの、文書保存の手順の概略を示すフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【００２１】
以下、図面を参照しながら、本発明による文書管理システム（以下、「本システム」という）の実施の形態について説明する。
【００２２】
図１は、本システムの概略構成を示すブロック図である。本システムは、パーソナルコンピュータ等のコンピュータ１と、コンピュータ１に接続された画像読取装置１０とから構成されている。コンピュータ１は、データの入出力・記録・読み出しをはじめとするコンピュータ全体の動作を制御するＣＰＵ２、ＣＰＵ２が直接アクセス可能な主記憶装置であって処理に必要なデータやプログラムを格納するメモリ３、本システムにおける処理を実行するためのプログラムやデータ等を格納するハードディスク等の記憶部４、コンピュータ操作者が命令やデータを入力するためのキーボードやマウスなどの入力部５、操作画面や検索した文書等を表示するＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイなどの表示部６、検索した文書を出力するプリンタなどの出力部７、ネットワークを介して他のコンピュータや他の装置等と通信するための通信インターフェイス８を備えている。
【００２３】
記憶部４は、本システムの処理の実行に必要なプログラム４１と、本システムにより管理される文書画像ファイルを蓄積する文書画像ファイル記憶部４２を有している。記憶部４に保存されているプログラム４１は必要に応じてサーバ１のメモリ３にロードされ、ＣＰＵ２を含むコンピュータ１のハードウェアと協働して、本システムの処理を実行する。
【００２４】
画像読取装置１０は、通信インターフェイス８を介してコンピュータ１と接続されている。画像読取装置１０は、コンピュータ１から受信する命令に従って、紙等に表示された文字、図形、画像等を光学的に読取り、デジタル画像情報として、コンピュータ１に送信する。
【００２５】
次に、本システムにおいて保存し管理する紙文書について説明する。本システムでは、紙文書を画像読取装置１０によってデジタル画像データに変換し、コンピュータ１に文書画像ファイルとして蓄積するとともに、蓄積された文書画像ファイルの検索は、文書画像ファイルのファイル名のみによって行うものである。そこで、本システムにおいて文書画像ファイルを検索するための検索項目及びその内容について、あらかじめ紙文書に識別コード（例えば、二次元バーコード）を表示させておくようにする。この紙文書への識別コードの表示は、予めフォームに印刷したり、スタンプの押印や、シールの貼付等により行うことができる。
【００２６】
生徒が受けた期末テストの回答用紙を文書画像ファイルとして蓄積する場合を想定すると、例えば、回答用紙に、テストの種類、科目名、生徒の氏名、クラスを示す識別コードを表示させる。テストの種類や科目名については、あらかじめテスト用紙にプリントしておくことが可能である。また、生徒の氏名やクラスについては、テストを実施した後に、回答用紙にスタンプやシール等により表示させることが出来る。この場合、識別コードは、何の項目についての情報であるかということを、項目名を示す識別子とその内容を示すデータのセットで示すようにする。その結果、識別コードをデコードしてそれらの文字情報を接続した結果は、例えば、「ｔ＿期末テストｋ＿算数ｎ＿山田太郎ｃ＿１年１組」のようになる。ｔはテストの種類を示す識別子、ｋは科目を示す識別子、ｎは氏名を示す識別子、ｃはクラス名を示す識別子、である。このようにすれば、このファイル名を用いて、テストの種類、科目、氏名、クラスをキーとして文書画像ファイルの検索を行うことが可能になる。
【００２７】
次に図２を用いて、本システムの処理の手順について説明する。図２は、本システムを利用して、紙文書を文書画像ファイルとしてコンピュータ１に蓄積する処理の流れの概要を示している。
【００２８】
まず、本システムの処理メニュー画面からユーザーによって文書保存処理が選択されると（Ｓ１）、コンピュータ１は画像読取装置１０を起動させて（Ｓ２）、画像読取装置１０は予めセットされていた紙文書をスキャンし、画像情報データをコンピュータ１に送信する（Ｓ３）。
【００２９】
コンピュータ１は読取装置１０から受信した画像情報を解析し、画像情報中、識別コードが含まれている位置を認識特定する（Ｓ４）。この識別コードの認識については、例えば、ＱＲコード（株式会社デンソーウェーブの登録商標）であれば、左上の「ファインダパタン（二重の正方形）」によって、このあたりがＱＲコードであるということを認識可能である。他の２次元バーコードでも、例えばバーコードの中心の模様を手掛かりにするなど、このあたり一画が二次元バーコードであるということを、バーコード位置認識情報をあらかじめコンピュータプログラム側に備えることによって、認識可能にすることが出来る。
【００３０】
画像情報中の識別コードの位置を認識したら、あらかじめ設定してある識別コードデコード情報に基づいて、識別コード毎にデコードして、識別コード毎の文字情報を取得し（Ｓ５）、すべての識別コードから文字情報を取得したら、取得した識別コード毎の文字情報を連続させて一連のファイル名として生成する（Ｓ６）。この場合、あらかじめ、識別コードの文字情報を、例えば項目を示す識別子に基づいて、特定の順番に接続することも可能である。
【００３１】
なお、ファイル名を生成する場合に、画像読取装置１０が文書を読み込んだ日時分を、日時分を示す識別子と共にファイル名に含ませると、文書管理上さらに便利である。
【００３２】
最後に、生成したファイル名を付与して、画像情報を文書画像ファイルとして、文書画像ファイル記憶部に保存する（Ｓ７）。
【００３３】
このように文書画像ファイルを保存することにより、コンピュータ１のオペレーティングシステムに含まれているファイル名検索機能を利用して、文書画像ファイルを容易に検索することが可能になる。文書画像ファイルを検索するためのキー項目はすべてファイル名に含まれているからである。この文書管理システムによれば、文書を保存するための特別のサーバも必要ないし、データベースシステムを導入する必要もない。従って、読取装置と通常使用しているコンピュータがあれば、本発明による文書管理システム用プログラムを導入するだけで、文書管理システムを完成させることが出来る。非常にシンプルで、コストもかからず、メンテナンスも楽な文書管理システムである。
【００３４】
また、従来のデータベースソフトウェアを使いこなすには、それぞれのデータベースソフトウェアに特有の操作手順や、操作上必要な文書管理のための知識などを習得し、操作技術に習熟する必要があった。一方、本システムを利用するに際しては、文書管理のための特別の操作手順や操作の知識を習得する必要はなく、日常的にコンピュータを使用しているユーザーであれば、簡単に操作することが出来る。
【００３５】
さらに、本システムによれば、複数の識別コードの位置の認識自体もプログラム側で処理しているので、文書上の特定の位置に識別コードを表示する必要はなく、プログラム上にあらかじめ識別コードを認識する位置設定情報を持つ必要もない。
【００３６】
文書管理システムにおいて利用する検索項目を後から追加させたい場合にも、紙文書に表示させる識別コードをシールや押印により追加して、再度画像読取を行うことにより、簡単に実行することが出来る。
【００３７】
本発明による文書管理システムは、ある意味で逆転の発想ともいうべきシステムである。この背景には、コンピュータの処理能力（とりわけ処理速度）や記憶容量の飛躍的な向上や、記憶装置の価格の低下などの変化が存在する。かつては、コンピュータの記憶装置は高価であり、また、コンピュータの処理能力にも限界があったことから、データを如何に効率的に保存するか、コンピュータの処理能力に大きな負荷をかけずに如何にスマートにデータの入出力や検索を処理するか、が重要視された。そのため、データベースソフトウェアの導入など、データの入出力やデータ管理にコストを費やすことが必須ともいえた。現在では、記憶装置も安価になり、コンピュータの処理能力も向上したことから、データ保存の効率化を以前ほど考慮する必要がなくなっている。また、コンピュータのオペレーティングシステムの能力向上もあり、やみくもにコストをかけてデータベースソフトウェアを導入する必要性も低下している。このような背景のもとに、本願発明者は、本発明によるデータベースソフトウェアを使用せずに文書画像ファイルを管理可能なシステムを創出したものである。
【産業上の利用可能性】
【００３８】
本発明による文書管理システムは、様々な紙文書の管理に利用することが出来る。以下、介護サービスの事業者がこのシステムを利用する例について説明する。
【００３９】
介護サービスを実施しているＡ事業所には、複数のヘルパーが勤務し、それぞれ複数の要介護者の在宅介護を行っている。ヘルパーは介護サービスを実施するたびにその内容を記述した複写式の報告を作成し、報告書の一部は要介護宅に渡すと共に、一部はＡ事業所に持ち帰って保存する。このような前提で、本システムの利用は以下のように行われる。
【００４０】
Ａ事業所のヘルパー○○△△さんは、Ａ事業所の名称を情報として持つ２次元バーコードを印刷した報告書の書式に、○○△△さんの氏名を情報として持つ２次元バーコードのスタンプを所定の位置に押す。
【００４１】
○○△△さんは、スタンプを押した報告書の書式を持って、要介護者である□□▽▽さん宅を訪問し、介護サービスを実施する。介護サービス終了後、○○△△さんは報告書に必要事項を記入して、□□▽▽さん宅に置いてある□□▽▽さんの氏名を情報として持つ２次元バーコードのスタンプを所定の位置に押して、一部をＡ事業所に持ち帰る。
【００４２】
Ａ事業所に持ち帰った報告書を文書管理システムに保存するために、コンピュータで文書管理システムを起動し、スタンプが押された報告書を２０１１年１２月１３日１４時１５分に読み込む。そうすると、例えば、ｃ＿Ａ事業所ｈ＿○○△△ｕ＿□□▽▽ｔ＿２０１１１２１３１４１５．ｐｄｆというファイル名が自動生成され、このファイル名が読み込んだ報告書の画像ファイルのファイル名として自動付与されて保存される。この場合、ｃは事業所名という項目を示す識別子、ｈはヘルパー氏名の項目を示す識別子、ｕはユーザーである介護者氏名を示す識別子、ｔは画像読取の日時分の項目を示す識別子、ｐｄｆはファイルの種類を示すための拡張子である。
【符号の説明】
【００４３】
１  コンピュータ
２  ＣＰＵ
３  メモリ
４  記憶部
５  入力部
６  表示部
７  出力部
８  通信インターフェイス
１０  画像読取装置
【図１】
2013131039.tif 000003
【図２】
2013131039.tif 000004