(57)【要約】【課題】  更新が行われなくなった過去の文書についても参照したいという要望がある。ところが、ユーザーはアーカイブされた文書がいつ、どこへ移動されたのかを知らないことが多い。そのため、ユーザーが文書を探したくてもアーカイブされた文書を検索することができないという課題がある。【解決手段】  ある期間を超えて更新されない電子文書を、記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。【選択図】  図１１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を記憶する記憶手段と、電子文書を検索する検索手段を備え、文書管理システムとして機能する情報処理装置であって、
ある期間を超えて更新されない電子文書を、前記記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、
前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、
前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記検索手段の検索条件によって、検索対象に含める電子文書を絞り込むことを特徴とする、請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記属性情報は、電子文書の移動の日時または場所に関する情報であることを特徴とする、請求項１または２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記属性情報は、ユーザーによる移動先設定に基づいて作成されることを特徴とする、請求項１から３のいずれか1項記載の情報処理装置。
【請求項５】
電子文書を記憶する記憶手段と、電子文書を検索する検索手段を備え、文書管理システムとして機能する情報処理装置において実施される処理方法であって、
ある期間を超えて更新されない電子文書を、前記記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動するステップと、
前記電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管するステップと、
前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含めるステップとを備えることを特徴とする処理方法。
【請求項６】
コンピュータを、請求項１から４のいずれか１項に記載の情報処理装置に記載の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムにおける、文書を検索するための装置、方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムでは、保管場所のデータを整理するため、一定の期間が経過した文書を自動的にアーカイブする機能がある。文書管理システムは複数のユーザーで共有されている。そのため、あるユーザーが知らないうちに、別のユーザーやシステムによって文書の移動が行われる場合がある。これに対し、文書の移動した履歴をユーザーに知らせるための機能を持つものがある（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−３０５０９４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
更新が行われなくなった過去の文書についても参照したいという要望がある。ところが、ユーザーはアーカイブされた文書がいつ、どこへ移動されたのかを知らないことが多い。そのため、ユーザーが保管領域（フォルダ等）を指定して文書を検索したとしても、ユーザーが知らないうちにアーカイブされて移動された文書を検索することができないという課題がある。また一方、全ての保管領域を検索範囲にして文書を検索すると、検索時間が多くかかったり、所望でない文書が検索結果に多くでてきてしまったりする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
電子文書を記憶する記憶手段と、電子文書を検索する検索手段を備え、文書管理システムとして機能する情報処理装置であって、ある期間を超えて更新されない電子文書を、前記記憶手段の元の保管場所から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置を提供する。
【発明の効果】
【０００６】
更新されなくなった過去の文書のアーカイブ先をユーザーが知らない場合でも、その文書を効率よく検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本発明に係るコンピュータの構成内容を示す図
【図２】本発明に係るネットワークの構成を示す図
【図３】本発明に係るアプリケーションプログラムの機能ブロックを示す図
【図４】本発明に係る、文書アーカイブ時の保管場所を示す概念図
【図５】本発明に係る、文書アーカイブ設定画面の例を示す図
【図６】本発明に係る、文書アーカイブ時の電子文書属性情報を示す図
【図７】従来技術の文書検索画面の例を示す図
【図８】本発明に係る、アーカイブ先文書を含める文書検索画面の例を示す図
【図９】本発明に係る、移動先設定の履歴をタイムラインで示した図
【図１０】本発明に係るアーカイブ処理のフローチャート
【図１１】本発明に係る検索処理のフローチャート
【図１２】本発明に係る、検索条件によるアーカイブ先文書の検索対象範囲のフィルタリングを示す図
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【実施例１】
【０００９】
図１は、本発明の実施例１に係る情報処理装置の構成を示す図である。図１において、情報処理装置は、ＣＰＵ１０２、メモリ１０３、記憶装置１０４、ビデオインタフェース１０５、Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔインタフェース（以下「Ｉ／Ｏインタフェース」と略称する）１０６、通信インタフェース１０７を備えている。情報処理装置内の各構成要素はシステムバス１０１を介して互いに接続されている。ＣＰＵ１０２は、システムバス１０１を介して各構成要素を制御し、データの計算や加工などを行なう中央処理装置である。メモリ１０３は、データやプログラムを記憶する装置で、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）やＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）で構成される。記憶装置１０４は、記憶されたデータの書き込み／読み出しを行う。記憶装置１０４には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１１、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）１１２、不揮発性のデータソースとして利用されるＣＤ−ＲＯＭドライブ１１３がある。図１には示されていないが、記憶装置１０４としては、磁気テープドライブ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリなども使用されることがある。
【００１０】
本実施例に係るプログラムは、記憶装置１０４から読み込まれ、メモリ１０３に格納した上で、ＣＰＵ１０２によって実行される。なお、本実施例ではプログラムを記憶装置１０４から読み込む構成としているが、ＲＯＭ（不図示）から読み込んだり、通信インタフェース１０７を介して外部から読み込んだりする構成としてもよい。
【００１１】
ビデオインタフェース１０５は、ディスプレイ装置１１４への表示出力を制御する。ディスプレイ装置１１４には、ＣＲＴや液晶等の方式を用いたものがある。Ｉ／Ｏインタフェース１０６には、キーボード１１５やポインティングデバイス１１６等の入力装置が接続される。操作者は、キーボード１１５を操作することにより情報処理装置に対する動作指令等を行う。ポインティングデバイス１１６は、ディスプレイ装置１１４上のカーソルを移動させてメニューやオブジェクトの選択や操作等を行う。通信インタフェース１０７は、コンピュータネットワーク１１７を通して外部機器との通信を行う。接続先のネットワークには、ＬＡＮやＷＡＮ、インターネットのような公衆回線等がある。また、通信インタフェース１０７は、ローカルプリンタ１１８などの出力機器との通信も行う。
【００１２】
図２は、本実施例に係るネットワーク構成図である。コンピュータネットワーク２０１には、クライアントパーソナルコンピュータ（以下「クライアントＰＣ」と略称）２０２とサーバコンピュータ（以下「サーバ」と略称）２０３が接続されている。コンピュータネットワーク２０１には、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等がある。クライアントＰＣ２０２は、コンピュータネットワーク２０１を通じてサーバ２０３と通信を行う。なお、本実施例において、クライアントＰＣ２０２およびサーバ２０３はいずれも、図１に示した情報処理装置の構成を有するものとする。ただし、図１の構成に限定するものではなく、他の機能を備えていても構わない。
【００１３】
続いて、本実施例に係るアプリケーションプログラムに関して説明する。なお、本実施例では、電子文書の保管や管理のためのプログラムは主にサーバ２０３上で動作し、クライアントＰＣ２０２ではサーバ２０３で処理された結果を表示する。なお、本実施例では１つのサーバ構成を記載しているが、複数サーバに分散される場合もある。また、クライアントＰＣも複数存在する場合がある。また、逆にサーバとクライアントが同一ＰＣ上で動作する形態も可能である。
【００１４】
図３は、本実施例に係るアプリケーションプログラムの機能ブロック図である。文書操作部３０１は、電子文書に対する操作を処理する。操作には電子文書の登録や更新、移動やコピー、削除などがある。スケジューラ管理部３０２は、定期的な日時や特定の日時に実行されるタスクを管理する。タスクの例としては、定期的に古い電子文書をアーカイブする処理などがある。
【００１５】
文書保管部３０３は、電子文書の物理的な記憶装置への保管と、保管先を整理するための位置情報を保持する。この位置情報は、例えば図４を参照して後述する階層構造上に配置された場合の位置を示す。この階層構造は仮想的に定義されてもよい。例えば、電子文書の保管先がリレーショナルデータベース（ＲＤＢ）であった場合、物理的には階層構造ではないが、仮想的な階層構造を定義することでユーザーに対してわかりやすいアクセシビリティを提供する。文書プロパティ設定部３０４は保管される文書の属性情報を定義する。属性情報には、例えば図５を参照して後述する作成日時や更新日時などがある。
【００１６】
文書検索部３０５は、保管された電子文書から特定の電子文書を検索する処理を行う。検索対象決定部３０６は、文書検索部３０５における検索において、本実施例に係る検索対象の決定処理を行う。
【００１７】
次に図４、図５、図６、図１０を用いて電子文書のアーカイブについて説明する。図４は、文書アーカイブ時の保管場所を示す概念図である。電子文書は、階層構造で表される位置に保管される。４０１および４１１はライブラリである。ライブラリとは、電子文書をまとめる保管庫のような位置づけを持っている概念である。運用ライブラリ４０１には、現在、登録、更新される電子文書が保管される。一方、アーカイブライブラリ４１１には、更新されなくなった過去の電子文書が保管される。即ち、アーカイブライブラリ４１１は、更新対象から外れた古い電子文書用の特定の保管領域として機能する。
【００１８】
ライブラリには電子文書やフォルダを格納することができる。運用ライブラリ４０１の下にはフォルダ４０２、フォルダ４０３が格納されている。フォルダは電子文書をまとめる役割や配下にフォルダを持つことで階層構造を表す役割を持つ。フォルダ４０３の下にはフォルダ４０４、フォルダ４０５が格納されており階層構造をつくっている。フォルダ４０５の配下には電子文書４０６、４０７、４０８があり、フォルダ４０５は文書をまとめる役割をしている。
【００１９】
アーカイブライブラリ４１１も運用ライブラリ４０１と同様に階層構造を持っている。アーカイブライブラリ４１１の各フォルダは、運用ライブラリ４０１のフォルダと関連付けられている。フォルダ４１３はフォルダ４０３に関連付けられ、フォルダ４１５はフォルダ４０５に関連付けられている。
【００２０】
図５は、関連付け等の文書アーカイブ設定画面の例を示す図である。この設定画面は、ライブラリやフォルダごとに存在する。図５では、図４のフォルダ４０５に対する設定画面を例示している。列５０１は画面上の各設定のタイトルを示しており、右側の設定内容に対応している。例図では、それぞれ、保存期限の設定の設定内容が５０２、保存期限の設定内容が５０３、保存期限を過ぎた文書の処理の設定内容が５０４、５０５、５０６である。
【００２１】
５０２はチェックボックスであり、文書の保存期限機能を有効にするか無効にするかの選択を行う。５０３は文書の保存期限機能における保存期限を設定するコントロールで、エディットボックスとリストボックスから構成される。エディットボックスに数字を入力し、リストボックスで期間の間隔を選択する。期間の間隔には、日、月、年といった選択肢がある。例えば、５０３で１年と設定された場合、更新日時から１年以上経過した電子文書が削除あるいは移動の対象となる。
【００２２】
５０４は、保存期限を経過した電子文書の処理方法を選択するラジオボタンである。「ごみ箱へ移動する」を選択した場合は、電子文書がごみ箱へ移動する。この場合、ライブラリやフォルダからは削除されるが、ごみ箱から電子文書を取り戻すことが可能である。「完全に削除する」を選択した場合、電子文書は完全に削除され、取り戻すことはできない。「指定先へ移動する」を選択した場合、電子文書は指定のライブラリあるいはフォルダへ移動する。この指定先に移動する場合が本件のアーカイブに該当する処理である。移動先は、エディットボックス５０５に指定する。ここでは図４におけるアーカイブライブラリ４１１上のフォルダ４１５をＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）の形式で指定した例を示している。つまり、本設定画面の対象であるフォルダ４０５下に存在する電子文書の移動先がフォルダ４１５であることを示す。ボタン５０６は、移動先の入力を補助するための機能である。図で例示はしないが、ボタン５０６を押すと文書管理システムで管理されているライブラリの一覧とその配下フォルダが表示され、一覧から選択することで移動先のＵＲＬがエディットボックス５０５に設定される。
【００２３】
図５を用いて説明したように、保存期限機能で文書の移動設定を行った場合、図４のフォルダ４０５下に存在する電子文書の保存期限を経過すると、フォルダ４１５下へ移動される。例えば、図４の電子文書４０６が保存期限を経過した場合、移動されて電子文書４１６になる。電子文書４０６はフォルダ４０５下からは削除される。
【００２４】
図６は、移動された電子文書４１６の属性情報を示す図である。６０１は文書の作成日時、作成者、更新日時、更新者といった電子文書の基本的な属性情報を示している。属性情報６０１とは別に、文書管理システムが独自に設定する属性情報として６０２がある。属性情報６０２は、保存期限機能によって電子文書が移動された日時、すなわちアーカイブ日時を示している。属性情報６０２は、後述の検索処理で参照されるデータになる。なお、ここでは、ライブラリ、フォルダというオブジェクトで階層構造を示しているが、別の構造で電子文書を保管する場合もある。また、アーカイブ時に電子文書のデータを圧縮するなどの処理を行う場合もある。
【００２５】
次に図１０を用いて電子文書のアーカイブ処理のフローを説明する。電子文書のアーカイブ処理は、文書の保存期限に基づいて行われる。文書の保存期限はシステムが定期的に確認するものであり、図３のスケジューラ管理部３０２によって実行される。
【００２６】
まず、システムで管理しているライブラリ、および、その配下にあるフォルダを参照してゆく（Ｓ１００１）。フォルダはツリー構造になっており、存在する階層分、掘り下げて参照してゆくことになる。各ライブラリもしくはフォルダには、図５で示した保存期限の設定が行われており、この設定を確認する（Ｓ１００２）。なお、保存期限の設定は、上位階層の設定を引き継ぐ場合もある。その場合は、上位ライブラリもしくはフォルダの設定に基づいて以降の処理を行う。保存期限の設定を確認したら、図５のチェックボックス５０２で示した保存期限が設定されているかどうかを確認する（Ｓ１００３）。保存期限が設定されていなければ、次のライブラリもしくはフォルダを参照する。保存期限が設定されていた場合は、ライブラリもしくはフォルダ下にある電子文書ファイルを参照してゆく（Ｓ１００４）。電子文書ファイルの更新日時から現在までの経過期間を算出し（Ｓ１００５）、経過期間が図５の５０３で示した保存期限を超える場合（Ｓ１００６）は、文書に対して設定された処理を行う。処理の種類は図５の５０４で示した３種類が存在し、設定に基づいて処理が選択される（Ｓ１００７）。「ごみ箱へ移動する」設定の場合は、電子文書ファイルをごみ箱へ移動し（Ｓ１００８）、「完全に削除する」設定の場合は、電子文書ファイルのデータを記憶装置から削除する（Ｓ１００９）。「指定先へ移動する」設定の場合は、図５の５０５で指定された場所へ電子文書ファイルを移動する（Ｓ１０１０）。さらに、移動した電子文書ファイルに対して、図６で示したアーカイブ日時の属性情報６０２を更新する（Ｓ１０１１）。以上の処理を全てのライブラリとフォルダに対して行い、アーカイブ処理は終了する。
【００２７】
次に図７を用いて既存の検索機能について説明する。図７は従来の検索画面の例である。７０１は検索対象の場所を設定するエディットボックスである。検索対象となるライブラリやフォルダをＵＲＬの形式で指定する。ボタン７０２は検索対象の入力を補助するための機能で、前述の図５で示したボタン５０６と同じ機能を持つ。チェックボックス７０３はエディットボックス７０１で指定したライブラリあるいはフォルダ配下の階層を検索対象に含めるかどうかを選択する。
【００２８】
リストボックス７０４は、７０５、７０６で例示される複数の検索条件式の関係を選択する。選択肢には、ＡＮＤやＯＲがあり、ＡＮＤを選択した場合は複数の条件式を全て満たす条件に、ＯＲを選択した場合は条件式のいずれかを満たす条件になる。７０５、７０６は検索条件式を示している。検索条件式は、それぞれ、２つのリストボックスとエディットボックスで構成されている。一つ目のリストボックスは検索条件の対象となる電子文書の属性を選択するもので、例えば、作成日時、作成者、文書名などがある。二つめのリストボックスは、一つ目のリストボックスとエディットボックスの関係を選択するもので、一つ目のリストボックスで選択された属性に応じて選択肢も変化する。例えば、作成日時の場合は、「次の日に等しい」、「次の日付以前」、「次の日付以降」が選択できる。作成者や文書名の場合は、「次の値を含む」、「次の値で始まる」、「次の値に等しい」、「次の値と異なる」が選択できる。エディットボックスには条件にしたい値を入力する。作成日時の場合は日付、文書名の場合は名前を表す文字列を入力する。図７の７０４、７０５、７０６で例示した条件は、作成日時が２００８年９月１日以降、２０１１年８月３１日以前の範囲に含まれる文書を検索することになる。
【００２９】
検索条件式は複数指定することができ、ボタン７０７を押下すると、検索条件式の行が追加されて行く。ボタン７０８は設定した検索対象や検索条件をクリアする機能、ボタン７０９は設定に基づいて検索処理を実行する機能である。
【００３０】
次に図８、図９、図１１を用いて、本実施例における、文書の自動アーカイブ時の検索機能について説明する。図８は検索画面の例であるが、図７に示す既存の検索画面に対して、チェックボックス８０１が追加されている。チェックボックス８０１は検索時にアーカイブ先を含めるか、含めないかを選択する。アーカイブ先を含める選択をした場合には、検索対象に文書の保存期限機能で移動された移動先のライブラリやフォルダ配下の電子文書も含まれる。例えば、図４のフォルダ４０５に対して検索を行った場合、移動先のフォルダ４１５配下の電子文書も検索対象に含まれることになる。なお、チェックボックス７０３の設定でサブフォルダも検索対象に含める場合には、サブフォルダに応じたアーカイブ先も含まれることになる。
【００３１】
図５を用いて説明した文書の保存期限機能の設定は、ライブラリやフォルダを管理する管理者が設定を行うため、検索を行うユーザーはアーカイブ時の移動先を知っているとは限らない。チェックボックス８０１は、移動先を知らないユーザーであってもアーカイブされた電子文書を容易に検索できるようにしている。
【００３２】
図９を用いて、検索対象とするアーカイブされた文書について詳細を説明する。図９は移動先設定の履歴をタイムラインで示した図である。図５で示した移動先の設定は、変更される場合もある。従って、アーカイブされた文書を検索する場合には、過去の変更履歴と共に移動先を検索する必要がある。そのため、移動先の設定履歴を保持し、アーカイブされた文書を検索対象に含める場合は、設定履歴から検索対象文書を判別する。
【００３３】
９０１、９１１は、移動先の設定を行った日時を示している。９０２、９１２は保存期限を示しており、図５の５０３の設定に該当する。９０３、９１３は移動先を示しており、図５の５０５の設定に該当する。つまり、９０１の２００８年５月３０日１０時５分１８秒から、９１１の２０１０年１月９日１０時３５分５２秒までは、９０３の移動先に電子文書が移動される。そして、９１１の２０１０年１月９日１０時３５分５２秒以降は、９１３の移動先に電子文書が移動されることになる。さらに、図６で示したように、移動された電子文書には独自の属性情報６０２が設定されており、移動された日時を判別することが可能である。そのため、図９で示した移動先設定の履歴と属性情報６０２から、移動された電子文書かどうかを判別することができる。自動でアーカイブされた電子文書であった場合は、検索対象に含める。
【００３４】
図１１は、アーカイブされた文書における検索処理のフローチャートである。図７の検索ボタン７０９が押下されると、図７の設定に基づいて検索処理が行われる。
【００３５】
まず、図７の７０１で示した検索場所であるライブラリもしくはフォルダ直下の文書を検索対象に含める（Ｓ１１０１）。次に図８のチェックボックス８０１の設定を確認し（Ｓ１１０２）、アーカイブ先を含める場合は、図９の移動先設定の履歴を確認して行く（Ｓ１１０３）。各移動先設定について、移動先のライブラリあるいはフォルダを参照し（Ｓ１１０４）、その直下の文書を確認して行く（Ｓ１１０５）。図９の例では移動先９０３、９１３のフォルダ下の電子文書を参照する。そして、電子文書の属性情報６０２に設定されているアーカイブ日時と、図９で示した履歴の設定期間を比較する（Ｓ１１０６）。比較した結果、電子文書が設定期間内に移動されていた場合（Ｓ１１０７）は、その電子文書を検索対象に含める（Ｓ１１０８）。Ｓ１１０１からＳ１１０８までの処理で、１つのライブラリまたはフォルダについて、検索対象の電子文書が判別される。
【００３６】
次に図７のチェックボックス７０３でサブフォルダも含まれる設定であった場合（Ｓ１１０９）は、配下のフォルダを参照して行き（Ｓ１１１０）、Ｓ１１０１からＳ１１０８までの処理をそれぞれ実行する（Ｓ１１１１）。全てのライブラリとフォルダに対して検索対象が判別されたら、図７の７０４、７０５、７０６で例示した検索条件を解析し（Ｓ１１１２）、検索対象文書について、検索を実行する（Ｓ１１１３）。
【００３７】
以上の処理により、移動先を知らないユーザーであっても、自動的にアーカイブされた電子文書を、検索対象に含めることが可能となる。
【００３８】
ここでは電子文書の属性情報として移動日時を保持する例を示したが、他にも移動元の場所を保持する場合などがある。これは、移動先のライブラリやフォルダが複数の移動元から関連付けられた場合に、どこから移動されたかを判別するために保持するものである。また、示した検索条件は一例である。全文検索など、検索内容が異なっていた場合も同様に検索対象範囲の算定が行われる。
【００３９】
なお、電子文書の検索時はアクセス権が考慮される場合もある。検索条件に合致した場合であっても、ユーザーが電子文書にアクセス権を持っていない場合は検索結果には含まれない。従って、検索対象範囲算定時にアクセス権によるフィルタリングを行う実装もある。また、移動元と移動先のアクセス権は異なっていてもよく、管理者が運用に応じてアクセス権を設定する。例えば、アーカイブ後の文書をユーザーには公開しないなどの運用も考えられる。
【００４０】
次に図１２を用いて、検索条件による、アーカイブされた文書における検索対象範囲のフィルタリング処理に関して説明する。図１２は図８で例示した作成日時の範囲を検索条件とした検索を行った場合における、アーカイブされた文書の検索対象範囲を示したものである。１２０１、１２０２は図９の移動先設定の履歴情報を示しており、１２０１は９０１、９０２、９０３に対応付いており、１２０２は９１１、９１２、９１３に対応付いている。なお、図１２において時刻情報は省略している。１２０３は検索条件である作成日時の範囲を示している。これは図７の７０４、７０５、７０６で設定した条件に対応している。
【００４１】
移動先設定履歴１２０１では、１年以上経過した電子文書を移動する設定にしている。そのため、移動先設定履歴１２０１の設定期間内では、検索条件である作成日時から少なくとも１年以上経過した後に移動されることになるため、移動日時が１２０４の２００９年９月１日以降の文書を検索対象に含めればよい。また、移動先設定履歴１２０２では、３年以上経過した電子文書を移動する設定になっている。そのため、移動先設定履歴１２０２の設定期間内では、検索条件である作成日時から少なくとも３年以上経過した後に移動されることになるため、移動日時が１２０５の２０１１年９月１日以降の文書を検索対象に含めればよい。
【００４２】
このように、検索条件を考慮することにより、１２０４、１２０５のように検索対象を絞り込むことが可能になる。検索対象を絞り込むことにより、検索処理の時間を減らすことができる。本例では、作成日時を考慮した例を挙げたが、更新日時等から詳細に算出することも可能である。
【実施例２】
【００４３】
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施例１の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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