(57)【要約】【課題】  従来の複合文書の生成・更新は既存の文書を指定する必要があり、今後登録される予定の特定の未登録文書に対しては適用することができない。そのため、複数人で個々に文書を作成して最終的に複合文書化を行う場合、複合文書が必要となる直前まで個々の文書がアップロードされていなかったり編集されていたりすると複合文書化のタイミングが取れない場合がある事が課題である。【解決手段】  文書管理システム上の指定フォルダーに対し予めユーザーリストを割り当て、指定フォルダーに対しユーザーリスト記載のすべてのユーザーが文書を保存した場合、ユーザーリストで指定された順序通りに各ユーザーが登録した文書を複合文書化する。【選択図】  図８
2013218365.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理システム上の指定フォルダーに対し複数のユーザーを順序付けて指定したユーザーリストを割り当てる設定手段（Ｓ１０５）と、
指定フォルダーに対する文書登録時または文書更新時にユーザーリスト記載のすべてのユーザーが文書を登録したか判断する判断手段（Ｓ２０６）と、
判断手段で登録されていると判断された場合にユーザーリストで指定された順序通りに各ユーザーが登録した文書を複合文書化する複合文書作成手段（Ｓ２０７）と
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記設定手段は指定フォルダーに対し更に締切日時を割り当て（Ｓ３０７）、
締切日時となった場合はユーザーリストで指定された順序通りにその時点で各ユーザーが登録した文書を複合文書化する第２の複合文書作成手段（Ｓ４０６）
を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムにおける複合文書生成方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムにおいて、特許文献１のように、文書管理システム上の複数の文書をひとつの文書としてまとめる技術がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2004-94840号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の複合文書の生成・更新は既存の文書を指定する必要があり、今後登録される予定の特定の未登録文書に対しては適用することができない。そのため、複数人で個々に文書を作成して最終的に複合文書化を行う場合、複合文書が必要となる直前まで個々の文書がアップロードされていなかったり編集されていたりすると複合文書化のタイミングが取れない場合がある事が課題である。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係る文書管理システムの構成は、
文書管理システム上の指定フォルダーに対し複数のユーザーを順序付けて指定したユーザーリストを割り当てる設定手段(S105)と、
指定フォルダーに対する文書登録時または文書更新時にユーザーリスト記載のすべてのユーザーが文書を登録したか判断する判断手段(S206)と、
判断手段で登録されていると判断された場合にユーザーリストで指定された順序通りに各ユーザーが登録した文書を複合文書化する複合文書作成手段(S207)と
を有する事を特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、予め複合文書化対象となる個々の文書の文書情報が分からない場合でも、複合文書の自動生成が可能となる。また、個々の文書の更新時に複合文書が再作成されるため、複合文書は常に最新であることが保証される。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。
【図４】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの複合文書生成の設定を行う複合文書生成設定処理のフローである。
【図５】本発明の実施形態に係る文書管理システムのクライアントＰＣ１０に表示する操作画面上で提出フォルダーを指定する画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る文書管理システムのクライアントＰＣ１０に表示する操作画面上でユーザーを指定する画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの提出フォルダーおよびユーザーリストの組を示すデータ構造の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係る文書管理システムの複合文書生成を行う複合文書生成処理のフローである。
【図９】本発明の実施形態に係る文書管理システムの文書情報を示すデータ構造の一例を示す図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムの複合文書生成の設定を行う複合文書生成設定処理のフローである。
【図１１】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムのクライアントＰＣ１０に表示する操作画面上で締切日時を指定する画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムの提出フォルダーおよびユーザーリストの組を示すデータ構造の一例を示す図である。
【図１３】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムの締切日時となった場合に複合文書生成を行う第2の複合文書生成処理のフローである。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【０００９】
［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に係るシステムのシステム構成図である。本実施形態は、クライアントPC10と文書管理サーバ20より構成され、クライアントPC10と文書管理サーバ20とは、LAN30を介して接続される。
【００１０】
クライアントPC10は、ブラウザまたはクライアントPC10に配置した図示しない専用のクライアントアプリケーションを介して、文書管理サーバ20に接続してコンテンツを操作する機能を提供する。
【００１１】
文書管理サーバ20は、文書やフォルダーなどのコンテンツを管理する文書管理機能とWebアプリケーションサーバ機能を提供する。
【００１２】
なお、ユーザーがクライアントPC10を操作する構成としているが、文書管理サーバ20で操作しても構わない。
【００１３】
［ハードウェア構成］
図2に、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのハードウェア構成図を示す。前述したクライアントPC10および文書管理サーバ20のハードウェア構成はいずれも一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当し、図2の一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００１４】
図2において、CPU100は、ROM102のプログラム用ROMに記憶された、或いはハードディスク109からRAM101にロードされたオペレーティングシステム(OS)やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はCPU100がプログラムを実行することにより実現する。RAM101は、CPU100の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ103は、キーボード108や、マウスなど図示しないポインティングデバイスからの入力を制御する。ディスプレイコントローラ104は、各種ディスプレイ107の表示を制御する。ディスクコントローラ105は、各種データを記憶するハードディスク（HD）109やフロッピー（登録商標）ディスク（FD）等におけるデータアクセスを制御する。NIC（ネットワークカード）106はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１５】
［ソフトウェア構成］
図3に、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を構成するPCのソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る文書管理システムは、全ての機能をクライアントPC10および文書管理サーバ20で実行されるプログラムによって実現される。
【００１６】
クライアントPC10は、下記内容から構成される。
【００１７】
メイン制御部201は、本発明の実施形態に係るクライアントPC10の全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。
【００１８】
入出力管理部202は、ユーザーのキーボード108の操作を検知して、操作に応じた処理を実行する。また、ディスプレイ107へのUIの表示を行う。さらに、LAN30を通じた情報の送受信を行う。
【００１９】
文書管理サーバ20は、下記内容から構成される。
【００２０】
メイン制御部301は、本発明の実施形態に係る文書管理サーバ20の全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。
【００２１】
入出力管理部302は、ユーザーのキーボード108の操作を検知して、操作に応じた処理を実行する。また、ディスプレイ107へのUIの表示を行う。さらに、LAN30を通じた情報の送受信を行う。
【００２２】
文書操作部303は、メイン制御部301の指示に従い、文書記憶部304へのフォルダーまたは文書の登録・取得・削除等の処理を指示する。
【００２３】
文書記憶部304は、フォルダーおよび文書を記憶する。
【００２４】
設定操作部305は、メイン制御部301の指示に従い、設定記憶部306への複合文書生成設定情報の登録または取得を指示する。
【００２５】
設定記憶部306は、複合文書生成設定情報の設定を記憶する。
【００２６】
［実施例1］
以下、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図4から図9を用いて具体的に説明する。
【００２７】
[複合文書生成設定処理]
図4は、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの、複合文書生成のための複合文書生成設定情報を文書管理システムの設定記憶部306に保存する処理を行うフローを示す図である。
【００２８】
まず、ステップS100において、メイン制御部301は、入出力管理部302を通じて、複合文書化対象の文書を格納するフォルダーである提出フォルダーの設定命令をクライアントPC10から受信する。提出フォルダーの設定方法の一例としては、図5に示す通り、ファイルリスト403のメニュー404から複合文書生成設定メニューを選択する方法などがある。ここではファイルリスト403のフォルダーを選択しているが、パンくずリスト401やツリービュー402などの他のフォルダー選択方法を用いる方式であってもよい。また、先に複合文書生成設定メニューを選択し、フォルダーを後から選択する方式であってもよい。
【００２９】
ステップS101において、メイン制御部301は、入出力管理部302を通じて、クライアントPC10に提出フォルダーに対し複合文書化対象の文書を登録するユーザーを指定させるユーザー指定画面を送信する。受信したクライアントPC10の入出力管理部202は、画面上にユーザー指定画面を表示させる。ユーザー指定画面の指示方法の一例としては、図6に示す通り、クライアントPC10の操作者がユーザー名を入力するなどの方法がある。それ以外にも、リストからユーザー名を選択する方式であったり、文書管理システムにユーザー名を検索問合せする方式であったりしても良い。ユーザー指定画面501では、複数人のユーザーを指定し、ユーザーの順番も指定する。
【００３０】
ステップS102において、メイン制御部301は、入出力管理部302を通じて、ユーザーの設定命令をクライアントPC10から受信する。
【００３１】
ステップS103において、メイン制御部301は、ステップS102で受信した未処理のユーザーのうち、最初に指定されたユーザーをユーザーリストに追加する。
【００３２】
ステップS104において、メイン制御部301は、指定されたユーザーの中に未処理のユーザーが残っているか確認する。残っている場合はステップS103に遷移する。
【００３３】
ステップS105において、メイン制御部301は、提出フォルダーとユーザーリストを関連付け、設定操作部305を通じて設定記憶部306に保存する。図7は、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの、複合文書生成設定情報を示すデータ構造の一例である。図7(A)は複合文書生成設定を行ったフォルダーの提出フォルダーリストであり、提出フォルダーのフォルダーID601と、それに対応するフォルダーパス602を含む。図7(B)は複合文書化対象の文書を登録するユーザーのユーザーリストである。ユーザーリストは、提出フォルダーのフォルダーID603と、提出フォルダーに対し文書を登録する作成者604と、ユーザーリストに登録されたユーザーの順序であるセクション番号605を含む。セクション番号605は、フォルダーID603が指すフォルダーで生成される複合文書内の文書の順序を決定する情報となる。
【００３４】
［複合文書生成処理］
図8は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、複合文書生成処理を行うフローを示す図である。
【００３５】
まず、ステップS200において、メイン制御部301は、提出フォルダーリストに登録されたフォルダーへの文書登録または更新を検知する。図9は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書情報を示すデータ構造の一例である。文書情報は、文書の保存フォルダーを示すフォルダーID701と、文書ID702と、文書名703と、文書を登録した作成者704を含む。
【００３６】
ステップS201において、メイン制御部301は、設定操作部305を通じて、提出フォルダーのフォルダーID601と同じフォルダーID603を持つユーザーリストを設定記憶部306から取得する。
【００３７】
ステップS202において、メイン制御部301は、ユーザーリストの未処理のユーザーのうち、セクション番号605の値が最も小さいユーザーを取得する。
【００３８】
ステップS203において、メイン制御部301は、取得したユーザーが作成者である文書が提出フォルダーに存在するか確認する。存在しない場合はステップS206に遷移する。
【００３９】
ステップS204において、メイン制御部301は、ステップS203で確認した文書の文書ID702を文書リストに追加する。
【００４０】
ステップS205において、メイン制御部301は、ユーザーリストに未処理のユーザーが残っているか確認する。残っている場合はステップS202に遷移する。
【００４１】
ステップS206において、メイン制御部301は、ユーザーリスト記載のすべてのユーザーが提出フォルダーに文書登録しているか判断する。登録していない場合は複合文書を生成せずに複合文書生成処理を終了する。
【００４２】
ステップS207において、メイン制御部301は、文書リストに登録した順序を保ったまま複合文書を生成する。
【００４３】
本実施形態によれば、予め複合文書化対象となる個々の文書の文書情報が分からない場合でも、複合文書の自動生成が可能となる。また、個々の文書の更新時に複合文書が再作成されるため、複合文書は常に最新であることが保証される。
【００４４】
［実施例2］
以下、本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図10から図13を用いて具体的に説明する。
【００４５】
[複合文書生成設定処理]
図10は、本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、複合文書生成のための複合文書生成設定情報を文書管理システムの設定記憶部306に保存する処理を行うフローを示す図である。
【００４６】
ステップS300からステップS304までは実施例1で説明した図4のステップS100からステップS104までと同様のため省略する。
【００４７】
ステップS305において、メイン制御部301は、入出力管理部302を通じて、クライアントPC10に締切日時を指定させる締切日時指定画面を送信する。受信したクライアントPC10の入出力管理部202は、画面上に締切日時指定画面を表示させる。締切日時指定画面の指示方法の一例としては、図11に示す通りで、クライアントPC10の操作者が日時を入力または選択する。
【００４８】
ステップS306において、メイン制御部301は、入出力管理部302を通じて、締切日時の設定命令をクライアントPC10から受信する。
【００４９】
ステップS307において、メイン制御部301は、提出フォルダーと締切日時とユーザーリストを関連付け、設定操作部305を通じて設定記憶部306に保存する。図12は、本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、複合文書生成設定情報を示すデータ構造の一例である。図12(A)は複合文書生成設定を行ったフォルダーの提出フォルダーリストであり、提出フォルダーのフォルダーID901と、それに対応するフォルダーパス902と、締切日時903を含む。図12(B)については、図7(B)と同様のため説明を省略する。
【００５０】
[複合文書生成処理]
実施例1と同様のため説明を省略する。
【００５１】
[第2の複合文書生成処理]
図13は、本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、第2の複合文書生成処理を行うフローを示す図である。
【００５２】
まず、ステップS400において、メイン制御部301は、提出フォルダーリストに登録された締切日時を検知する。
【００５３】
ステップS401において、メイン制御部301は、設定操作部305を通じて、提出フォルダーのフォルダーID901と同じフォルダーID904を持つユーザーリストを設定記憶部306から取得する。
【００５４】
ステップS402において、メイン制御部301は、ユーザーリストの未処理のユーザーのうち、セクション番号906の値が最も小さいユーザーを取得する。
【００５５】
ステップS403において、メイン制御部301は、取得したユーザーが作成者である文書が提出フォルダーに存在するか確認する。存在しない場合はステップS405に遷移する。
【００５６】
ステップS404において、メイン制御部301は、ステップS403で確認した文書の文書ID702を文書リストに追加する。
【００５７】
ステップS405において、メイン制御部301は、ユーザーリストに未処理のユーザーが残っているか確認する。残っている場合はステップS402に遷移する。
ステップS406において、メイン制御部301は、文書リストに登録した順序を保ったまま複合文書を生成する。
【００５８】
本実施形態によれば、複合文書生成設定処理で期限日時を設定しておく事により、ユーザーリストに記載のすべてのユーザーが文書を登録しない場合でも、期限日時になるとその時点で存在する文書を利用して複合文書を生成する事ができる。これにより、いつまでも複合文書が作成されない事態を防止する事が可能となる。
【符号の説明】
【００５９】
PC10  クライアント
20  文書管理サーバ
30  LAN
【図１】
2013218365.tif 000003
【図２】
2013218365.tif 000004
【図３】
2013218365.tif 000005
【図４】
2013218365.tif 000006
【図５】
2013218365.tif 000007
【図６】
2013218365.tif 000008
【図７】
2013218365.tif 000009
【図８】
2013218365.tif 000010
【図９】
2013218365.tif 000011
【図１０】
2013218365.tif 000012
【図１１】
2013218365.tif 000013
【図１２】
2013218365.tif 000014
【図１３】
2013218365.tif 000015