(57)【要約】【課題】会議で利用可能な備品を意識することなく、適切な手段で会議用のドキュメントを共有できるプログラム、会議用ドキュメント共有システムおよび情報処理装置を提供する。【解決手段】会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置で実行されるプログラムが提供される。プログラムは、情報処理装置に、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得するステップと、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力するステップとを実行させる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置で実行されるプログラムであって、前記プログラムは、前記情報処理装置に
会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、前記管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得するステップと、
前記指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力するステップとを実行させる、プログラム。
【請求項２】
前記プログラムは、前記情報処理装置に
前記指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が不要と判断されたときに、紙媒体の印刷処理に代えて、他の装置へ当該ドキュメントの情報を出力するとともに、紙媒体の印刷処理が実行されないことを通知するステップをさらに実行させる、請求項１に記載のプログラム。
【請求項３】
前記プログラムは、前記情報処理装置に
前記指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が必要と判断されたときに、前記管理装置からの情報に基づいて、対象の会議の参加人数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理を開始するステップをさらに実行させる、請求項１または２に記載のプログラム。
【請求項４】
前記備品は、ドキュメントを表示可能な端末装置を含み、
前記出力先へ出力するステップは、前記指定されたドキュメントを前記端末装置へ送信するステップを含む、請求項１〜３のいずれか１項に記載のプログラム。
【請求項５】
前記プログラムは、前記情報処理装置に
前記指定されたドキュメントを前記端末装置へ送信する場合であって、利用可能な前記端末装置の数が不足するときには、不足する数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理を開始するステップをさらに実行させる、請求項４に記載のプログラム。
【請求項６】
前記プログラムは、前記情報処理装置に
利用可能な前記備品が複数種類ある場合には、予め定められた優先順位に従って出力先を決定するステップをさらに実行させる、請求項１〜５のいずれか１項に記載のプログラム。
【請求項７】
前記管理装置は、前記会議の開催場所の予約を管理する管理主体と、前記備品の予約を管理する管理主体とを含む、請求項１〜６のいずれか１項に記載のプログラム。
【請求項８】
会議用ドキュメント共有システムであって、
会議の開催場所および備品を管理する管理装置と、
前記管理装置と通信可能な情報処理装置と、
画像形成装置とを備え、
前記情報処理装置は、
会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、前記管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得する手段と、
前記指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力する手段とを含む、会議用ドキュメント共有システム。
【請求項９】
会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置であって、
会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、前記管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得する手段と、
前記指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力する手段とを含む、情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議用ドキュメントを共有するためのプログラム、会議用ドキュメント共有システムおよび情報処理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
一般的に、会議を開催するにあたって、当該会議で使用される資料（ドキュメント）が会議参加者へ配布等されることが多い。このような会議用ドキュメントは紙媒体として配布されるため、当該ドキュメントの作成者は、会議参加者の数だけ紙媒体に印刷して用意することになる。
【０００３】
このような会議の事前準備をより支援するものとして、特開２００４−１３６３２号公報（特許文献１）などがある。特開２００４−１３６３２号公報は、ネットワーク接続された電子会議システムにおいて、会議室予約と連動して会議の開催前後に準備動作を自動で実行し会議全体のサポートを行なう構成を開示する。より具体的には、会議室予約と連動して、会議開催前に、ファイル転送、参加人数分のドキュメントの印刷、備品の自己診断といった会議前の準備を完了させる。
【０００４】
一方で、省資源化やコスト管理の観点から、紙媒体ではなく、ＯＨＰ（Over Head Projector）を用いて説明をする場合や、各種の電子的なデバイス（プロジェクター、大型ディスプレイ、ドキュメントを表示可能な端末装置など）を用いる場合なども増加している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−１３６３２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
例えば、会議主催者であれば、会議においてどのような手段でキュメントを共有するかを予め知ることができる。そのため、会議用ドキュメントを会議参加者の数だけ印刷しなければならないのか、ドキュメントを印刷したＯＨＰフィルムを用意しなければならないのか、端末装置などにドキュメントを送信しなければならないのかといったことを事前に判断することはできる。
【０００７】
一方で、会議主催者でない会議参加者は、参加する会議でどのような備品を利用することができるのかを予め知ることができない場合も多く、紙媒体を無駄に印刷してしまうといった事態を生じかねない。また、会議主催者に事前に問い合わせた上で、ドキュメントを共有するための手段を判断することもできるが、非常に手間が掛かり面倒である。
【０００８】
そこで、本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、会議で利用可能な備品を意識することなく、適切な手段で会議用のドキュメントを共有できるプログラム、会議用ドキュメント共有システムおよび情報処理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のある局面に従えば、会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置で実行されるプログラムが提供される。プログラムは、情報処理装置に、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得するステップと、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力するステップとを実行させる。
【００１０】
好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が不要と判断されたときに、紙媒体の印刷処理に代えて、他の装置へ当該ドキュメントの情報を出力するとともに、紙媒体の印刷処理が実行されないことを通知するステップをさらに実行させる。
【００１１】
好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が必要と判断されたときに、管理装置からの情報に基づいて、対象の会議の参加人数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理を開始するステップをさらに実行させる。
【００１２】
好ましくは、備品は、ドキュメントを表示可能な端末装置を含み、出力先へ出力するステップは、指定されたドキュメントを端末装置へ送信するステップを含む。
【００１３】
さらに好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、指定されたドキュメントを端末装置へ送信する場合であって、利用可能な端末装置の数が不足するときには、不足する数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理を開始するステップをさらに実行させる。
【００１４】
好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、利用可能な備品が複数種類ある場合には、予め定められた優先順位に従って出力先を決定するステップをさらに実行させる。
【００１５】
好ましくは、管理装置は、会議の開催場所の予約を管理する管理主体と、備品の予約を管理する管理主体とを含む。
【００１６】
本発明の別の局面に従う会議用ドキュメント共有システムは、会議の開催場所および備品を管理する管理装置と、管理装置と通信可能な情報処理装置と、画像形成装置とを含む。情報処理装置は、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得する手段と、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力する手段とを含む。
【００１７】
本発明のさらに別の局面に従えば、会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置が提供される。情報処理装置は、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得する手段と、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力する手段とを含む。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、会議で利用可能な備品を意識することなく、適切な手段で会議用のドキュメントを共有できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムが提供する機能の概要を説明するための模式図である。
【図２】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムの構成例を示す模式図である。
【図３】本発明の実施の形態に従う画像形成装置の装置構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態に従うパーソナルコンピューターの装置構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の実施の形態に従う会議予約システムが保持する会議予約システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施の形態に従う備品管理システムが保持する備品管理システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。
【図８】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。
【図９】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。
【図１０】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。
【図１１】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける出力先の優先順位を決定するための優先順位情報の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。
【図１４】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。
【図１５】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
本発明の実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。なお、図中の同一または相当部分については、同一符号を付してその説明は繰り返さない。
【００２１】
＜Ａ．概要＞
図１は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムが提供する機能の概要を説明するための模式図である。典型例として、本実施の形態においては、会議の開催場所として複数の会議室が用意されているとともに、複数の備品が利用可能であるとする。このような備品は、会議で使用される資料（ドキュメント）を参加者の間で共有するための装置を含む。より具体的には、備品は、ＯＨＰ（図示していない）、プロジェクター９、大型ディスプレイ１０、端末装置１１を含む。
【００２２】
これらの備品は、予約された会議室に備え付けである場合もあるし、会議開催のために用意される場合もある。そのため、会議主催者ではない会議参加者が会議用ドキュメントを用意する場合には、予め会議で使用できる備品を確認した上で、その備品に応じた形式でドキュメントを用意する必要があり、非常に面倒である。
【００２３】
そこで、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムは、会議用のドキュメントを用意する際に、予約されている会議の開催場所および備品を管理する管理装置からの情報に基づいて、会議用ドキュメントを予約されている備品に応じた出力先へ出力する。すなわち、会議参加者が会議用に電子文書資料（ドキュメント）を印刷しようとする場合に、ユーザーが会議名を指定して印刷を指示すると、会議予約システムから会議で利用可能な備品情報が取得され、その会議で利用可能な備品に適合した形式に沿った印刷設定に自動的に切り替えられる。
【００２４】
具体的な手順例としては、以下のようになる。
まず、会議主催者が会議予約を行なう（図１の手順（１））。より具体的には、会議主催者は、会議システム５に対して指示を与えることで、会議の開催場所（会議名）および備品の予約を行なう。この会議システム５は、会議の開催場所および備品を管理する管理装置である。後述するように、会議システム５は、会議の開催場所を管理する管理主体と、備品を管理する管理主体とを含んでいてもよい。
【００２５】
その後、会議参加者がある会議に参加するにあたって、自身のパーソナルコンピューター２（情報処理装置）を操作して、当該会議用のドキュメント２０を作成したとする（図１の手順（２））。そして、会議参加者が当該作成したドキュメント２０の出力を指示したとする（図１の手順（３））。このとき、会議参加者は、対象となる会議で使用されるドキュメント２０とともに、当該会議を特定するための情報を指定したとする。
【００２６】
すると、パーソナルコンピューター２は、会議システム５と通信を行ない、問い合せを行なう（図１の手順（４））。会議システム５は、特定された会議で使用される備品予約情報および参加人数などの情報を応答する（図１の手順（５））。
【００２７】
そして、パーソナルコンピューター２は、会議システム５からの特定された会議で使用される備品の情報および参加人数などの情報に基づいて、指定されたドキュメント２０の出力先を決定する（図１の手順（６））。すなわち、パーソナルコンピューター２は、指定されたドキュメント２０を、取得された備品の情報の応じた出力先へ出力する（図１の手順（７ａ）〜（７ｅ））。この出力先の一例としては、以下のようなものが挙げられる。
【００２８】
（ａ）画像形成装置１による指定されたドキュメント２０の紙媒体２２としての出力（対象の会議の参加人数に応じた枚数）
（ｂ）画像形成装置１による指定されたドキュメント２０のＯＨＰフィルム２４としての出力（基本的には、１セットのみ）
（ｃ）指定されたドキュメント２０をプロジェクター９で投影するために、接続されるパーソナルコンピューター６への電子データとしての出力
（ｄ）指定されたドキュメント２０を大型ディスプレイ１０に表示するために、接続されるパーソナルコンピューター６への電子データとしての出力
（ｅ）指定されたドキュメント２０を端末装置１１の各々に表示するために、アクセスポイント７を介した各端末装置１１への電子データとしての出力
上述のような出力先の決定は、主として、パーソナルコンピューター２によって実行される。そのため、会議主催者でない会議参加者であっても、会議用のドキュメント２０を使用される備品に適合した形式で出力できる。
【００２９】
一般的には会議用のドキュメント２０は参加人数に応じた部数だけ紙媒体に印刷して用意されることが多いが、紙媒体が不要な手段で共有できる場合には、このような紙媒体への印刷は無駄になる。本実施の形態においては、このような無駄を排除し、よりエコロジーな対処が可能となる。
【００３０】
また、後述するように、パーソナルコンピューター２が出力先などをガイダンスすることで、ドキュメント２０の作成者は、どのような形式でドキュメント２０が出力されるのかを知ることができ、かつその形式によるドキュメント２０の出力に必要な対処を行なうこともできる。例えば、ドキュメント２０の作成者は、ＯＨＰフィルムへの出力が選択された場合には、ガイダンスに従って、ＯＨＰフィルムを画像形成装置１に装填する必要があることを知る。
【００３１】
＜Ｂ．会議用ドキュメント共有システムの構成＞
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムの構成について説明する。
【００３２】
図２は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムの構成例を示す模式図である。図２を参照して、会議用ドキュメント共有システムは、ドキュメント２０の作成および出力指示などを行なう情報処理装置であるパーソナルコンピューター２と、ドキュメント２０の紙媒体としての印刷を行なう画像形成装置１と、会議システム５と、プロジェクターまたは大型ディスプレイに接続されるパーソナルコンピューター６と、アクセスポイント７とを含む。これらの装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク８を介して互いに接続される。
【００３３】
図２に示す構成においては、会議システム５は、主として会議の開催場所を管理する会議予約システム３と、主として備品を管理する備品管理システム４とから構成される。
【００３４】
各装置の構成について、以下詳述する。
＜Ｃ．装置構成＞
（ｃ１：画像形成装置）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられた画像形成装置１の装置構成について説明する。図３は、本発明の実施の形態に従う画像形成装置１の装置構成を示すブロック図である。
【００３５】
図３を参照して、画像形成装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１００と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０４と、表示部１０６と、操作部１０８と、スキャナー部１１０と、ＦＡＸ制御部１１２と、印刷制御部１１４と、ポート情報管理部１１６と、駆動制御部１１８と、ネットワーク制御部１２０と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１２６と、画像処理部１３０と、メール制御部１４０とを含む。
【００３６】
ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２またはＨＤＤ１２６に格納されているプログラムを実行することで、各種機能を提供するための演算処理部である。すなわち、ＣＰＵ１００は、プログラムを実行することで、画像形成装置１が提供する機能を実現する。ＲＯＭ１０２は、不揮発性メモリであり、ＣＰＵ１００で実行されるプログラムを格納し、あるいは、ＣＰＵ１００におけるプログラムの実行に必要な各種パラメータを格納する。ＲＡＭ１０４は、揮発性メモリであり、ＣＰＵ１００で実行されるプログラムや一時データなどを保持するためのワーキングメモリとして機能する。
【００３７】
表示部１０６は、画像形成装置１における各種情報をユーザーへ通知するユーザーインターフェイスである。操作部１０８は、各種のユーザー操作を受付ける。一般的には、表示部１０６と操作部１０８とが一体化したタッチパネルが採用される場合が多い。それに加えて、操作部１０８としては、テンキーなどの各種キー群が用いられる。
【００３８】
ＨＤＤ１２６は、画像データなどを格納するＢＯＸ機能を提供する。
スキャナー部１１０は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）やレンズなどの光学系を含み、原稿から画像データを読取る。ＦＡＸ制御部１１２は、他の画像形成装置などとの間でＦＡＸの送受信を制御する。印刷制御部１１４は、画像データのプリント処理などを制御する。ポート情報管理部１１６は、パーソナルコンピューター２などからの要求を受付けるポート（Ｐｏｒｔ）番号などを管理する。
【００３９】
ネットワーク制御部１２０は、パーソナルコンピューター２との間でデータを遣り取りする。より具体的には、ネットワーク制御部１２０は、データを受信する受信部１２２と、データを送信する送信部１２４とを含む。
【００４０】
画像処理部１３０は、スキャナー部１１０で読取られた画像データやパーソナルコンピューター２から受信したジョブを一時的に保持するとともに、プリントに必要な画像処理を実行する。
【００４１】
駆動制御部１１８は、画像形成装置のプリント処理に係る各部の駆動を制御する。すなわち、駆動制御部１１８は、プリントエンジンを制御するための処理ロジックである。
【００４２】
メール制御部１４０は、情報処理装置などとの間で、メールの送信および受信を行なう。より具体的には、メール制御部１４０は、送信部１４２および受信部１４４を含む。
【００４３】
（ｃ２：情報処理装置）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられたパーソナルコンピューター２の装置構成について説明する。図４は、本発明の実施の形態に従うパーソナルコンピューター２の装置構成を示すブロック図である。
【００４４】
図４を参照して、パーソナルコンピューター２は、ＣＰＵ２００と、主メモリ２０２と、ＨＤＤ２０４と、入力部２１２と、表示部２１４と、ネットワークインターフェイス２１６とを含む。これらの各コンポーネントは、バス２１８を介して互いに接続されている。
【００４５】
ＣＰＵ２００は、オペレーティングシステムを含む各種プログラムを実行する。パーソナルコンピューター２は、汎用的なオペレーティングシステムの下で動作するように構成されてもよい。主メモリ２０２は、ＣＰＵ２００がプログラムを実行するためのワーキングメモリとして機能し、実行用に展開されたプログラムや実行に必要な各種変数などを一時的に保持する。
【００４６】
ＨＤＤ２０４は、典型的には、ハードディスクやフラッシュメモリＣＰＵ２００で実行されるプログラムなどを格納する。より具体的には、ＨＤＤ２０４は、文書作成や表計算を行なうアプリケーション２０６や、後述する各種処理を提供するプリンタードライバー２０８を保持する。また、ドキュメントの出力先を決定するための判断基準となる、優先順位情報２１０もＨＤＤ２０４に格納される。
【００４７】
入力部２１２は、キーボードやマウスなどからなり、ユーザーの操作を受付ける。表示部２１４は、ＣＰＵ２００からの指令に従って、ユーザーに提示すべき各種情報を表示する。ネットワークインターフェイス２１６は、画像形成装置１などとの間でデータを遣り取りする。
【００４８】
典型的には、ＣＰＵ２００がプリンタードライバー２０８などを起動して実行することで、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有の機能が提供される。プリンタードライバー２０８を含む本実施の形態に従う機能を提供するためのプログラムは、ＨＤＤ２０４に予めインストールされている場合もあるが、事後的に各種の方法を用いてインストールしてもよい。
【００４９】
例えば、プログラムを格納したＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）やフラッシュメモリなどの記憶媒体を介してパーソナルコンピューター２にインストールする方法や、ネットワークを介してパーソナルコンピューター２へ配信する方法などが考えられる。特に、後述するように、いずれかの画像形成装置１から適切なプリンタードライバーをダウンロードするようにしてもよい。この場合、画像形成装置１の機種に応じた各種プログラムをパーソナルコンピューター２へ提供することができ、機種依存の処理についてもより容易に対応が可能となる。情報処理装置としてのパーソナルコンピューター２は、汎用のアーキテクチャーを用いた構成に代えて、専用のハードウェア構成として実現してもよい。
【００５０】
（ｃ３：会議システム）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられた会議システム５の装置構成について説明する。一例として、会議システム５は、主として会議の開催場所を管理する会議予約システム３と、主として備品を管理する備品管理システム４とを含む（上述の図２参照）。会議予約システム３および備品管理システム４は、典型的には、汎用的なアーキテクチャーを用いたコンピュータで構成される。これらの装置構成については、上述のパーソナルコンピューター２の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。但し、ＨＤＤ２０４にインストールされるアプリケーションについては異なっている。
【００５１】
会議システム５（会議予約システム３および備品管理システム４）は、ユーザーの操作に応答して、会議の開催日時（開催日、開始時刻および終了時刻）、会議名、会議の開催場所（会議室）、予約者、参加人数、備品の特定情報（備品名および種類）などを格納する。本実施の形態においては、これらの情報は、会議予約システム３および備品管理システム４が連携して格納する。
【００５２】
図５は、本発明の実施の形態に従う会議予約システム３が保持する会議予約システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。図６は、本発明の実施の形態に従う備品管理システム４が保持する備品管理システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。
【００５３】
図５に示すように、会議予約システム３は、そのデータベースに、日時３０１と、開始時間３０２と、終了時間３０３と、会議名３０４と、予約者３０５と、会議室３０６と、参加人数３０７とを会議別に格納する。図６に示すように、備品管理システム４は、そのデータベースに、日時４０１と、開始時間４０２と、終了時間４０３と、備品名４０４と、種類４０５と、予約者４０６と、会議名４０７とを会議別に格納する。
【００５４】
一例として、会議予約システム３は、カレンダー画面などを提示し、ユーザーは、このカレンダー画面において、「月」および「日」を選択し、続いて、「会議室」および「予約時間」を指定する。さらに、ユーザーは、参加人数などもあわせて入力する。このように入力された情報は、データベース内の一つ一つのレコードとして記録される。
【００５５】
図５に示す会議予約システムＤＢと、図６に示す備品管理システムＤＢとは、「会議名」によって関連付けられる。
【００５６】
なお、備品管理システム４のデータベースに格納される、日時４０１、開始時間４０２、終了時間４０３、予約者４０６、および会議名４０７については、会議予約システム３のデータベースに格納される対応する項目に関連付けられることが好ましい。すなわち、本実施の形態においては、図５に示す会議予約システムＤＢおよび図６に示す備品管理システムＤＢがそれぞれ独立して保持されるので、両データベースに、「日時」、「開始時間」および「終了時間」を含む構成を例示するが、備品管理システムＤＢでは、「会議名」を指定できれば、会議予約システムＤＢからこれらの情報を取得できる。そのため、備品管理システムＤＢにおいて、「日時」、「開始時間」および「終了時間」を必ずしも保持する必要はない。
【００５７】
現実的な使用形態を想定すると、備品管理システム４の備品名４０４および種類４０５に格納される備品の選択時には、対応する会議室の情報に基づく制約下で選択可能なのをユーザーへ提示することが好ましい。すなわち、備品の中には、特定の会議室でしか使用できないものや、特定の会議室に据え付けされているものもあるからである。
【００５８】
会議システム５（会議予約システム３および備品管理システム４）は、パーソナルコンピューター２からの問合せに対して、予約されている情報を応答する。
【００５９】
（ｃ４：端末装置）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられた端末装置１１（上述の図１参照）の装置構成について説明する。端末装置１１の基本的な構成は、上述のパーソナルコンピューター２に示す構成（図４）と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。但し、ＨＤＤ２０４にインストールされるアプリケーションについては異なっている。
【００６０】
本実施の形態に従う端末装置１１は、主として、会議用のドキュメントを表示するための装置であり、図６に示すデータベースにおいては「電子ペーパー」として記載されているものとする。基本的には、会議参加者一人一人に端末装置１１が貸与されることが予定されている。但し、会議の参加人数によっては端末装置１１が不足する場合もあり、この場合には、後述するように、端末装置１１が貸与されなかった参加人数だけ紙媒体に印刷されたドキュメントが提供される。
【００６１】
なお、図５に示す会議予約システムＤＢと図６に示す備品管理システムＤＢとを比較すると、会議名が「第１回○○製品開発打合せ」である会議においては、備品管理システムＤＢに備品の登録がされていない。この場合には、利用可能な備品がないと判断され、ドキュメントは紙媒体に印刷されることになる。
【００６２】
（ｃ５：その他）
プロジェクター９または大型ディスプレイ１０（図１）に接続されるパーソナルコンピューター６の基本的な構成は、上述のパーソナルコンピューター２に示す構成（図４）と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
【００６３】
アクセスポイント７（図２）については、端末装置１１と無線通信を介してデータを遣り取りする中継装置である。このようなアクセスポイント７については、公知であるので、詳細な説明は繰り返さない。
【００６４】
＜Ｄ．処理手順＞
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順について説明する。図７〜図１０は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。
【００６５】
図７を参照して、まず、会議主催者のユーザーは、会議予約システム３に対して、開催しようとする会議の予約情報を入力する（シーケンスＳＱ２）。会議の予約情報の入力に応答して、会議予約システム３は、ユーザーとの間で所定の対話処理の後、入力された情報に従って保持する会議予約システムＤＢに会議予約に係るエントリーを追加する（シーケンスＳＱ４）。会議予約システム３への会議予約の設定が終了すると、会議主催者のユーザーは、備品管理システム４に対して、開催しようとする会議で使用する備品の情報を入力する（シーケンスＳＱ６）。会議で使用する備品の情報の入力に応答して、備品管理システム４は、ユーザーとの間で所定の対話処理の後、入力された情報に従って保持する備品管理システムＤＢに備品予約に係るエントリーを追加する（シーケンスＳＱ８）。
【００６６】
以上の処理によって、会議の開催場所および備品の予約が完了する。通常、会議主催者は、これらの予約情報を含む会議の開催通知を会議参加者へ送信する。この開催通知を受信した会議参加者は、参加予定の会議における議題などに応じて、自身のパーソナルコンピューター２を利用してドキュメントを作成する（シーケンスＳＱ１０）。パーソナルコンピューター２は、作成されたドキュメント（電子文書資料）を保持する（シーケンスＳＱ１２）。
【００６７】
ドキュメントが完成すると、会議参加者のユーザーは、当該作成したドキュメントの出力要求を行なう（シーケンスＳＱ１４）。典型的には、ユーザーは、文書作成アプリケーション、表計算アプリケーション、またはプレゼンテーションアプリケーションの印刷ボタンを押下する。すると、パーソナルコンピューター２は、ドキュメントの出力に係るユーザーインターフェイス画面を提示する（シーケンスＳＱ１６）。本実施の形態においては、一例として、パーソナルコンピューター２に予めインストールされているプリンタードライバー２０８（図４）がユーザーインターフェイス画面の提示および関連する処理を実行する。
【００６８】
続いて、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、会議予約システム３に対して会議情報を問い合わせる（シーケンスＳＱ１８）。会議予約システム３は、パーソナルコンピューター２からの会議情報の問合せに応答して、会議予約システムＤＢを参照して、予約済の会議情報を取得する（シーケンスＳＱ２０）。そして、会議予約システム３は、取得した予約済みの会議情報から生成した会議リストおよび参加人数などの情報をパーソナルコンピューター２へ応答する（シーケンスＳＱ２２）。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、当該受信した会議リストに基づいて、会議名をリスト表示する（シーケンスＳＱ２４）。
【００６９】
図１１は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図７に示すシーケンスＳＱ２４において、パーソナルコンピューター２は、図１１（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５００をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５００は、選択可能な会議名をリスト表示するプルダウンメニュー５０２を含む。会議予約システム３から受信した会議リストの内容に応じて、プルダウンメニュー５０２で選択可能に表示される会議名が更新される。ユーザーは、プルダウンメニュー５０２で参加予定の会議名を選択するとともに、ＯＫボタン５０４を押下することで、後述する処理が継続して実行される。これに対して、キャンセルボタン５０６が押下されると、その後の処理の実行は中止される。
【００７０】
再度図７および図８を参照して、ユーザーが参加予定の会議名を選択する（シーケンスＳＱ２６）と、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、備品管理システム４に対して備品予約情報を問い合わせる（シーケンスＳＱ２８）。備品管理システム４は、パーソナルコンピューター２からの備品予約情報の問合せに応答して、備品管理システムＤＢを参照して、予約済の備品情報を取得する（シーケンスＳＱ３０）。そして、備品管理システム４は、取得した備品予約情報をパーソナルコンピューター２へ応答する（シーケンスＳＱ３２）。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、当該受信した備品予約情報に基づいて、表示されているユーザーインターフェイス画面を更新する（シーケンスＳＱ３４）。備品として電子ペーパー等の端末装置１１などを含む場合には、備品予約情報には端末装置１１のネットワークアドレスなどが付加されてもよい。
【００７１】
再度図１１を参照して、ユーザーインターフェイス画面５００は、備品予約情報に応じて、ユーザーインターフェイス画面５００＃のように更新される。このユーザーインターフェイス画面５００＃では、備品管理システム４から受信した備品予約情報の内容に応じて、利用可能な備品がウィンドウ５０８に表示される。図１１に示す例では、図６に示す備品管理システムＤＢに登録されている「××部方針説明会」に対応する備品名が表示されている。
【００７２】
このように、本実施の形態においては、備品予約情報を取得するための一例として、会議予約システム３と備品管理システム４とが連動しており、指定された会議において何らかの備品が予約されている場合に、当該会議で当該予約されている備品が利用可能であるとみなして、その備品を含む備品予約情報が送信される。
【００７３】
再度図７を参照して、ユーザーがユーザーインターフェイス画面においてＯＫボタンを押下すると（シーケンスＳＱ３６）、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントの出力先を決定する処理を実行する（シーケンスＳＱ３８）。
【００７４】
このドキュメントの出力先を決定する処理においては、指定された会議において利用可能な備品が判断されて、適切な手段でドキュメントが出力される。図８には、一例として、画像形成装置１によるドキュメントの紙媒体としての出力、画像形成装置１によるドキュメントのＯＨＰフィルムとしての出力、プロジェクター９／大型ディスプレイ１０への電子データとしての出力、端末装置１１への電子データとしての出力が例示されている。
【００７５】
複数の備品が利用可能に予約されている場合には、予め設定した優先順位に従って備品を選択するようにしてもよい。図１２は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける出力先の優先順位を決定するための優先順位情報２１０の一例を示す図である。図１２に示すように、優先順位情報２１０においては、利用可能な備品の各々に対応付けて、出力処理の内容および優先順位が定義されている。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、複数の備品が利用可能な場合には、優先順位情報２１０を参照して、利用する備品およびその出力方法を決定する。このように、プリンタードライバー２０８は、利用可能な備品が複数種類ある場合には、予め定められた優先順位に従って出力先を決定する処理をパーソナルコンピューター２に実行させる。
【００７６】
このとき、優先順位情報２１０に従って選択された備品およびその出力方法をユーザーへ通知してもよい。
【００７７】
（ｄ１：紙媒体としての出力）
まず、いずれの備品も利用できない場合の処理について説明する。図８を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントの紙媒体としての出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ４０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントから印刷ジョブを生成し、画像形成装置１へ送信する（シーケンスＳＱ４２）。画像形成装置１は、パーソナルコンピューター２から受信した印刷ジョブに従って印刷処理を実行する（シーケンスＳＱ４４）。このとき、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、会議予約システム３から予め取得している参加人数に応じた印刷枚数を決定する。基本的には、予約されている参加人数と同数が印刷枚数として決定される。すなわち、利用可能な備品が無い場合には、参加人数の部数だけ印刷物が用意される。
【００７８】
印刷処理が完了すると、画像形成装置１は、印刷ジョブ実行完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、印刷処理が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ４６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、印刷処理の完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ４８）。そして、処理は終了する。
【００７９】
図１３は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図８に示すシーケンスＳＱ４０において、パーソナルコンピューター２は、図１３（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５１０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５１０は、画像形成装置１によってドキュメントを紙媒体としての出力すること、およびその部数を通知するためのメッセージ５１２を含む。ユーザーがＯＫボタン５１４を押下することで、印刷処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５１６を押下すると、印刷処理は中止される。
【００８０】
その後、図８に示すシーケンスＳＱ４８において、パーソナルコンピューター２は、図１３（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５１０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５１０＃は、画像形成装置１による紙媒体としての出力が完了したことを示すメッセージ５１３を含む。ユーザーがＯＫボタン５１８を押下すると、ユーザーインターフェイス画面５１０＃の画面表示は消え、一連の処理は終了する。
【００８１】
このように、プリンタードライバー２０８は、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が必要と判断されたときに、会議システム５（会議予約システム３および備品管理システム４）からの情報に基づいて、対象の会議の参加人数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理をパーソナルコンピューター２で開始させる。
【００８２】
（ｄ２：ＯＨＰフィルムとしての出力）
次に、利用可能な備品としてＯＨＰが選択された場合の処理について説明する。図８および図９を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントのＯＨＰフィルムとしての出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ５０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントから印刷ジョブを生成し、画像形成装置１へ送信する（シーケンスＳＱ５２）。このとき、印刷ジョブは、ドキュメントがＯＨＰフィルムに印刷されるように、用紙種類として「ＯＨＰフィルム」へ変更するための指令を含む。
【００８３】
画像形成装置１は、パーソナルコンピューター２から受信した印刷ジョブに従って印刷処理を実行する（シーケンスＳＱ５４）。このとき、受信した印刷ジョブに含まれる指令に従って、画像形成装置１は、用紙トレイにＯＨＰフィルムを装填するように促すメッセージを表示する。ＯＨＰフィルムが出力先として決定された場合には、基本的には、１部のみが印刷される。
【００８４】
印刷処理が完了すると、画像形成装置１は、印刷ジョブ実行完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、印刷処理が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ５６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、印刷処理の完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ５８）。そして、処理は終了する。
【００８５】
図１４は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図９に示すシーケンスＳＱ５０において、パーソナルコンピューター２は、図１４（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５２０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５２０は、画像形成装置１によってドキュメントをＯＨＰフィルムとしての出力すること、およびＯＨＰフィルムの画像形成装置１への装填を促すためのメッセージ５２２を含む。ユーザーがＯＫボタン５２４を押下することで、印刷処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５２６を押下すると、印刷処理は中止される。
【００８６】
その後、図９に示すシーケンスＳＱ５８において、パーソナルコンピューター２は、図１４（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５２０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５２０＃は、画像形成装置１による紙媒体としての出力が完了したことを示すメッセージ５２３を含む。ユーザーがＯＫボタン５２８を押下すると、ユーザーインターフェイス画面５２０＃の画面表示は消え、一連の処理は終了する。
【００８７】
（ｄ３：プロジェクター／大型ディスプレイへの出力）
次に、利用可能な備品としてプロジェクターまたは大型ディスプレイが選択された場合の処理について説明する。図８および図９を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントのプロジェクター／大型ディスプレイへの出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ６０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントをプロジェクター９または大型ディスプレイ１０に接続されたパーソナルコンピューター６へ送信する（シーケンスＳＱ６２）。このとき、送信されるドキュメントは、パーソナルコンピューター６で表示可能な形式に変換されてもよい。
【００８８】
パーソナルコンピューター６は、パーソナルコンピューター２からのドキュメントを格納する（シーケンスＳＱ６４）。ドキュメントの格納が完了すると、パーソナルコンピューター６は、その格納完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、電子データの格納が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ６６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、ドキュメントの送信完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ６８）。そして、処理は終了する。
【００８９】
図１５は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図９に示すシーケンスＳＱ６０において、パーソナルコンピューター２は、図１５（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５３０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５３０は、ドキュメントをプロジェクター９または大型ディスプレイ１０へ送信すること、および紙媒体としての出力がなされないことを通知するメッセージ５３２を含む。ユーザーがＯＫボタン５３４を押下することで、ドキュメント送信処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５３６を押下すると、ドキュメント送信処理は中止される。
【００９０】
その後、図９に示すシーケンスＳＱ６８において、パーソナルコンピューター２は、図１５（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５３０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５３０＃は、ドキュメントのプロジェクター９または大型ディスプレイ１０へ送信が完了したことを示すメッセージ５３３を含む。ユーザーがＯＫボタン５３８を押下すると、ユーザーインターフェイス画面５３０＃の画面表示は消え、一連の処理は終了する。
【００９１】
このように、プリンタードライバー２０８は、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が不要と判断されたときに、紙媒体の印刷処理に代えて、他の装置へ当該ドキュメントの情報を出力するとともに、紙媒体の印刷処理が実行されないことの通知をパーソナルコンピューター２に実行させる。
【００９２】
すなわち、備品がプロジェクター９または大型ディスプレイ１０の場合には、ドキュメントを紙媒体へ印刷しておく必要がなく、印刷不要である旨をメッセージとして表示するとともに、印刷は実行されない。
【００９３】
（ｄ４：端末装置１１への出力）
次に、利用可能な備品として電子ペーパー等の端末装置１１が選択された場合の処理について説明する。図８および図１０を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントの端末装置１１への出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ７０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントをアクセスポイント７を介して端末装置１１へ送信する（シーケンスＳＱ７２）。このとき、送信されるドキュメントは、端末装置１１で表示可能な形式に変換されてもよい。また、送信先の端末装置１１が複数存在する場合には、端末装置１１の各々に対して、ドキュメントが送信される。
【００９４】
端末装置１１は、パーソナルコンピューター２からのドキュメントを格納する（シーケンスＳＱ７４）。ドキュメントの格納が完了すると、端末装置１１は、その格納完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、電子データの格納が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ７６）。ここで、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定された会議の参加人数とドキュメントの送信が完了した端末装置１１の数とを比較し、会議の参加人数分だけ端末装置１１を確保できているか否かを判断する（シーケンスＳＱ７８）。
【００９５】
会議の参加人数分だけ端末装置１１を確保できていない場合（シーケンスＳＱ７８においてＮＯの場合）には、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、不足分を紙媒体として出力することを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ８０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントから印刷ジョブを生成し、画像形成装置１へ送信する（シーケンスＳＱ８２）。画像形成装置１は、パーソナルコンピューター２から受信した印刷ジョブに従って印刷処理を実行する（シーケンスＳＱ８４）。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、不足している端末装置１１の数に応じた印刷枚数を決定する。基本的には、不足している端末装置１１の数と同数が印刷枚数として決定される。
【００９６】
印刷処理が完了すると、画像形成装置１は、印刷ジョブ実行完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、印刷処理が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ８６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、ドキュメントの出力完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ８８）。そして、処理は終了する。
【００９７】
これに対して、会議の参加人数分だけ端末装置１１を確保できている場合（シーケンスＳＱ７８においてＹＥＳの場合）には、画像形成装置１は、一連の処理をスキップして、ドキュメントの出力完了を示すメッセージを表示し（シーケンスＳＱ８８）、処理は終了する。
【００９８】
図１６は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。
【００９９】
図１０に示すシーケンスＳＱ７０において、パーソナルコンピューター２は、図１６（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５４０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５４０は、ドキュメントを端末装置１１へ送信すること、および紙媒体としての出力がなされないことを通知するメッセージ５４２を含む。ユーザーがＯＫボタン５４４を押下することで、ドキュメント送信処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５４６を押下すると、ドキュメント送信処理は中止される。
【０１００】
図１０に示すシーケンスＳＱ８０において、パーソナルコンピューター２は、図１６（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５４０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５４０＃は、ドキュメントを送信する端末装置１１が不足すること、および不足分については、紙媒体としての出力がなされることを通知するメッセージ５４２＃を含む。
【０１０１】
このように、プリンタードライバー２０８は、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が不要と判断されたときに、紙媒体の印刷処理に代えて、他の装置へ当該ドキュメントの情報を出力するとともに、紙媒体の印刷処理が実行されないことの通知をパーソナルコンピューター２に実行させる。
【０１０２】
また、プリンタードライバー２０８は、ドキュメントを表示可能な端末装置１１へ指定されたドキュメントを送信する場合に、利用可能な端末装置１１の数が不足するときには、不足する数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理をパーソナルコンピューター２に実行させる。
【０１０３】
すなわち、備品が電子ペーパー等の端末装置１１の場合には、参加人数分の電子ペーパーに電子文書をコピーするとともに、印刷物は不要である旨をメッセージとして表示して、紙への印刷を行なわない。さらに、備品が端末装置１１の場合であって、端末装置１１の数が参加人数分よりも少ないときには、使用できる端末装置１１へは電子文書をコピーするとともに、足らない人数分だけ紙媒体として印刷を実行する。
【０１０４】
＜Ｅ．付記＞
本発明は、別の局面として、さらに以下のように表現することができる。
【０１０５】
本発明の別の局面に従うプリンタードライバーは、会議の資料を印刷する場合に、ユーザーが会議名を指定して印刷を指示すると、会議で使用する備品予約情報が会議予約システムから取得され、取得された備品に応じて印刷設定を自動的に変更する。
【０１０６】
好ましくは、プリンタードライバーは、紙媒体での出力が不要と判断した場合には印刷物での印刷を実行せず、その旨をメッセージとして表示する。
【０１０７】
好ましくは、プリンタードライバーは、備品が何も使用できない場合には紙媒体で参加人数分だけ印刷を実行する。
【０１０８】
好ましくは、プリンタードライバーは、備品が電子ペーパー等の端末装置１１の場合であって、参加人数よりも端末装置１１が少ないときには、端末装置１１には会議資料をコピーするとともに、足らない人数分だけ紙媒体で印刷する。
【０１０９】
好ましくは、備品が複数ある場合には、予め決めた優先順位に従って最適な備品を選択する。
【０１１０】
＜Ｆ．利点＞
本実施の形態によれば、会議主催者ではない会議参加者が、会議用に資料を印刷する場合に、会議で使用する備品（プロジェクター、ＯＨＰ、電子ペーパー等）を知らなくとも、最適な形式での出力を行なうことができる。また、プロジェクターや電子ペーパーなどを使用する場合には紙への印刷が不要となるため、無駄に紙への印刷を防止することができる。
【０１１１】
また、本実施の形態によれば、会議主催者ではない会議参加者から見れば、会議用に資料を印刷する場合に、会議で使用する備品を意識しなくても会議名を指定して印刷を指示すると、その会議で利用が予定されている備品に応じた形式での印刷設定に自動的に切り替えて印刷が実行される。
【０１１２】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【０１１３】
１  画像形成装置、２，６  パーソナルコンピューター、３  会議予約システム、４  備品管理システム、５  会議システム、７  アクセスポイント、８  ネットワーク、９  プロジェクター、１０  大型ディスプレイ、１１  端末装置、２０  ドキュメント、２２  紙媒体、２４  ＯＨＰフィルム、１００，２００  ＣＰＵ、１０２  ＲＯＭ、１０４  ＲＡＭ、１０６，２１４  表示部、１０８  操作部、１１０  スキャナー部、１１２  ＦＡＸ制御部、１１４  印刷制御部、１１６  ポート情報管理部、１１８  駆動制御部、１２０  ネットワーク制御部、１２２，１４４  受信部、１２４，１４２  送信部、１２６，２０４  ＨＤＤ、１３０  画像処理部、１４０  メール制御部、２０２  主メモリ、２０６  アプリケーション、２０８  プリンタードライバー、２１０  優先順位情報、２１２  入力部、２１６  ネットワークインターフェイス、２１８  バス。
【図１】
2013228787.tif 000003
【図２】
2013228787.tif 000004
【図３】
2013228787.tif 000005
【図４】
2013228787.tif 000006
【図５】
2013228787.tif 000007
【図６】
2013228787.tif 000008
【図７】
2013228787.tif 000009
【図８】
2013228787.tif 000010
【図９】
2013228787.tif 000011
【図１０】
2013228787.tif 000012
【図１１】
2013228787.tif 000013
【図１２】
2013228787.tif 000014
【図１３】
2013228787.tif 000015
【図１４】
2013228787.tif 000016
【図１５】
2013228787.tif 000017
【図１６】
2013228787.tif 000018