(57)【要約】【課題】ユーザの行動に応じて適切な通知をすることで、業務遅延を抑止する仕組みを提供すること。【解決手段】サーバ１００２にユーザに対して通知すべき情報と、通知条件と、通知対象であるユーザと、当該ユーザの情報処理装置１００１と携帯端末１００４の通知先が記憶されており、前記通知条件を満たすか否かを判定し、満たす場合には通知条件を満たすと当該ユーザが居室内にいるか否かを判定する。そして、居室内にいる場合には、情報処理装置１００１に対して通知を行い、居室内にいない場合には、携帯端末１００４に対して通知を行う。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザに対して通知を行う情報処理装置であって、
前記ユーザに対して通知を行う条件である通知条件と、前記通知条件に基づいて通知するユーザと、前記ユーザが使用するクライアント端末と携帯端末の通知先と、前記ユーザの居室の入退室に関する入退室情報とを記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された通知条件を満たすか否かを判定する通。知条件判定手段と、
前記通知条件判定手段で通知条件を満たすと判定された場合に、前記通知条件に基づいて通知すべきユーザの入退室情報を前記記憶手段から取得し、当該ユーザが居室内にいるか否かを判定する入退室判定手段と、
前記入退室判定手段で居室内にいると判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用するクライアント端末の通知先に対して通知を行い、前記入退室判定手段で居室内にいないと判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用する携帯端末に対して通知を行う通知手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記通知手段は、前記通知条件判定手段で通知条件を満たすと判定された場合に、前記情報処理装置と通信可能に接続された入退室を管理するための入退室認証装置に対して通知を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記通知手段は、前記通知条件判定手段で通知条件を満たすと判定された場合に、前記情報処理装置と通信可能に接続された入退室を管理するための入退室認証装置に対して処理期限に応じて異なる通知を行うことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記通知手段は、前記入退室判定手段で居室内にいないと判定された場合であって、通知を行うべきユーザが使用する携帯端末の通知先が存在しない場合には、当該ユーザのクライアント端末の通知先に対して通知を行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記記憶手段は、前記通知手段で通知された履歴を更に記憶し、
前記情報処理装置は、
前記クライアント端末または前記携帯端末からの指示に応じて、前記記憶手段に記憶された通知の履歴を送信する送信手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
ユーザに対して通知を行う条件である通知条件と、前記通知条件に基づいて通知するユーザと、前記ユーザが使用するクライアント端末と携帯端末の通知先と、前記ユーザの居室の入退室に関する入退室情報とを記憶する記憶手段を備え、ユーザに対して通知を行う情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置の通知条件判定手段が、前記記憶手段に記憶された通知条件を満たすか否かを判定する通知条件判定ステップと、
前記情報処理装置の入退室判定手段が、前記通知条件判定ステップで通知条件を満たすと判定された場合に、前記通知条件に基づいて通知すべきユーザの入退室情報を前記記憶手段から取得し、当該ユーザが居室内にいるか否かを判定する入退室判定ステップと、
前記情報処理装置の通知手段が、前記入退室判定ステップで居室内にいると判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用するクライアント端末の通知先に対して通知を行い、前記入退室判定ステップで居室内にいないと判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用する携帯端末に対して通知を行う通知ステップと、
を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項７】
ユーザに対して通知を行う条件である通知条件と、前記通知条件に基づいて通知するユーザと、前記ユーザが使用するクライアント端末と携帯端末の通知先と、前記ユーザの居室の入退室に関する入退室情報とを記憶する記憶手段を備え、ユーザに対して通知を行う情報処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記記憶手段に記憶された通知条件を満たすか否かを判定する通知条件判定手段と、
前記通知条件判定手段で通知条件を満たすと判定された場合に、前記通知条件に基づいて通知すべきユーザの入退室情報を前記記憶手段から取得し、当該ユーザが居室内にいるか否かを判定する入退室判定手段と、
前記入退室判定手段で居室内にいると判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用するクライアント端末の通知先に対して通知を行い、前記入退室判定手段で居室内にいないと判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用する携帯端末に対して通知を行う通知手段
として機能させることを特徴とするコンピュータに読み取り実行可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、定型業務を管理するための情報処理システムに関し、特に定型業務の通知を行うための情報処理装置、その制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ユーザが行うべき業務や作業を忘れないように、記録しておくことが行われている。特に企業では、重要な業務を忘れてしまうと問題となってしまうため、業務のタスク管理が行われている。
【０００３】
このような企業が行う定型業務の内容及び業務の実行者、管理者を予め記録し、実行すべき時期が来たら実行者に通知し、実行者が入力した業務進捗報告を管理者が確認し、遅延業務に対しては自動又は手動で督促メールを送信することによって、業務の遂行を支援し、業務を一元的に管理するシステムが既に存在している。
【０００４】
このようなシステム、遅延業務が発生させても、後工程の業務や遅延による影響度は、実行者には分りにくく放置されるケースが存在する。
【０００５】
そこで、特許文献１では、管理者自身が確認し督促メールを送信することにより、実行者に作業の実行を促すシステムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−７６５２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上記特許文献１のシステムでは、管理者が予め記録した定型業務の内容を、実行すべき時期が来たら実行者に通知となっている。つまり、このような場合、実行者は１度のみの通知では見逃すケースが実在している。また、通知方法が適切でないために、通知自体に気づかないケースが実在する。
【０００８】
また、特許文献１のシステムでは、業務進捗報告を管理者自身が確認し、遅延業務に対しては自動又は手動で督促メールを送信するとなっている。
【０００９】
つまり、管理者自身が業務進捗状況を確認するために、確認を怠った場合に業務遅延に気づかない状態が発生する。また、管理者自身が自ら日々、業務進捗状況を確認する運用には無理があるケースが実在する。
【００１０】
さらに、定型業務に対して、業務の実行者、管理者のみが業務状況を確認できるだけでは、業務に関係する関係者が窮するケースが実在する。結局は、実行者、管理者に対して業務を実施の有無を確認するケースも見受けられる。
【００１１】
本発明は上記の課題を解決するためになされたもので、ユーザの行動に応じて適切な通知をすることで、業務遅延を抑止する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、ユーザに対して通知を行う情報処理装置であって、前記ユーザに対して通知を行う条件である通知条件と、前記通知条件に基づいて通知するユーザと、前記ユーザが使用するクライアント端末と携帯端末の通知先と、前記ユーザの居室の入退室に関する入退室情報とを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された通知条件を満たすか否かを判定する通知条件判定手段と、前記通知条件判定手段で通知条件を満たすと判定された場合に、前記通知条件に基づいて通知すべきユーザの入退室情報を前記記憶手段から取得し、当該ユーザが居室内にいるか否かを判定する入退室判定手段と、前記入退室判定手段で居室内にいると判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用するクライアント端末の通知先に対して通知を行い、前記入退室判定手段で居室内にいないと判定された場合には、前記記憶手段に記憶された当該ユーザが使用する携帯端末に対して通知を行う通知手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、ユーザの入退室に応じて通知方法を変更することができるので、ユーザの行動に応じた柔軟な通知ができ、業務遅延を抑止できる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態における情報処理システム１０００の一例を示す構成図である。
【図２】図１に示す情報処理装置１００１、サーバ１００２、携帯端末１００４、及び入退室認証装置１００５のハードウェア構成の一例を示す構成図である。
【図３】図１に示す情報処理装置１００１、サーバ１００２、携帯端末１００４、及び入退室認証装置１００５のモジュール構成の一例を示す構成図である。
【図４】本発明の実施形態における入退室認証装置における認証及び情報通知の制御の処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態における入退室認証装置における認証及び情報通知の制御の処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態における督促メールの自動送信の制御の処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】各種装置に記憶された各種テーブル構成の一例を示す構成図である。
【図８】業務管理アプリケーションにおける定型業務登録のための画面の一例を示す構成図である。
【図９】業務管理アプリケーションにおける通知先や通知パターン登録のための画面の一例を示す構成図である。
【図１０】通知対象の情報を通知した場合の画面の一例を示す構成図である。
【図１１】通知対象の情報を確認した場合の画面の一例を示す構成図である。
【図１２】通知対象の履歴情報を確認した場合の画面の一例を示す構成図である。
【図１３】通知対象の情報を携帯端末で確認した場合の画面の一例を示す構成図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１６】
図１は、本発明の情報処理システム１０００のシステム構成の一例を示す図である。本発明の情報処理システム１０００は、情報処理装置１００１（クライアント端末）、サーバ１００２（情報処理装置）、携帯端末１００４、及び入退室認証装置１００５が設置されており、それら装置はＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１００３を介して相互にデータ通信可能に接続されている。図１のネットワーク１００３上に接続される各種端末あるいはサーバの構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１７】
情報処理装置１００１は、業務管理アプリケーションで各種業務の登録を行い、その登録に基づいて通知を受ける。サーバ１００２は、情報処理装置１００１の会計アプリケーションで作成された各種データを記憶管理する装置である。携帯端末１００４は、情報処理装置１００１でサーバ１００２に登録された各種情報を閲覧可能な装置である。入退室認証装置１００５は、居室の出入り口に備えられ、ＩＣカードや電子ペーパーによってドアの開閉を行うための装置である。尚、情報処理装置１００１が、サーバ１００２構成を含んでもよいし、サーバ１００２が情報処理装置１００１の構成を含んでもよい。
【００１８】
情報処理装置１００１で動作する業務管理アプリケーションは、ユーザからの操作に応じて、業務関連の情報管理等を行う。本実施例においては業務関連の情報を基に説明するが、これに限らない。尚、業務管理アプリケーションで表示する各種情報は情報処理装置１００１と通信可能に接続されたサーバ１００２に記憶されても、情報処理装置１００１の外部メモリ２１１に記憶されてもよい。本実施例では、サーバ１００２の外部メモリ２１１に記憶されているものとして、以下説明を行う。
【００１９】
図２は、本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。
【００２０】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２１】
また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２２】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２３】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【００２４】
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２５】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２６】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２７】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２８】
本発明の各種装置が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。
【００２９】
次に、情報処理装置１００１、サーバ１００２、携帯端末１００４、入退室認証装置１００５のモジュール構成を示す機能構成図について、図３を用いて説明する。尚、図３の各種端末あるいはサーバのモジュール構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００３０】
情報処理装置１００１は、記憶モジュール３０１、表示モジュール３０２、送受信モジュール３０３、通知モジュール３０４を備える。
【００３１】
記憶モジュール３０１は、各種データやテーブルをサーバ１００２から受信して一時的に記憶するためのモジュールである。表示モジュール３０２は、各種データやテーブル、画面をＣＲＴ２１０に表示させるためのモジュールである。送受信モジュール３０３は、各種データやテーブルを各種装置に対して送受信するためのモジュールである。通知モジュール３０４は、サーバ１００２から指示された通知をユーザに対して行うためのモジュールである。
【００３２】
サーバ１００２は、記憶モジュール３１１、送受信モジュール３１２、通知条件判定モジュール３１３、通知指示モジュール３１４を備える。
【００３３】
記憶モジュール３１１は、図７に示す各種テーブルを記憶する。図７に示すように、当発明に用いる各種テーブル（以下、ＴＢＬ）は以下のものである。
【００３４】
業務パターンＴＢＬ１００（通知条件）は、業務パターン１０１、対象業務１０２、処理期限１０３、処理日１０４、通知サイクル(サイクル１，２，３)１０５,１０６，１０７の情報から構成される。業務パターン１０１に対し対象業務１０２は複数登録可能となっている。業務パターン１０１、対象業務１０２、処理期限１０３は、必須登録項目とする。処理期限１０３は、対象業務１０２が実行された場合、業務管理アプリケーションにて取得したタイムスタンプ情報により更新がされるものである。通知サイクル(サイクル１，２，３)１０５,１０６，１０７には、任意の通知サイクルの登録が可能とする。
【００３５】
処理サイクルＴＢＬ１１０は、処理サイクルＣＤ１１１、処理サイクル名１１２、通知タイミング１１３の情報から構成され、業務パターンＴＢＬ１００の通知サイクル(サイクル１，２，３)１０５,１０６，１０７の登録を行う場合に用いるＣＤである。処理サイクルＣＤ１１１、処理サイクル名１１２には、通知サイクルを意味する任意のＣＤ及び名称を登録する必要がある。通知タイミング１１３は、何日前に通知情報を発行するかの日数を登録するものである。いずれの項目も必須登録項目とする。
【００３６】
通知方法ＴＢＬ１２０は、通知方法ＣＤ１２１、通知方法１２２の情報から構成され、後述する通知履歴ＴＢＬ１５０の出力を行う際に、通知方法１５８の登録を行う場合に用いるＣＤである。通知方法ＣＤ１２１、通知方法１２２には、通知方法を意味する任意のＣＤ及び名称を登録する必要がある。いずれの項目も必須登録項目とする。
【００３７】
通知対象者ＴＢＬ１３０は、業務パターン１３１、社員ＣＤ１３２、社員名１３３、電子ペーパー通知方法１３４、Ｅメール通知先１３５、モバイル通知先１３６の情報から構成される。業務パターン１３１に対し通知メッセージが必要となった際に通知が必要となる個人の特定を行うＴＢＬである。個人を特定するために社員ＣＤ１３２、社員名１３３の登録を行う。電子ペーパー通知方法１３４には、入退室認証装置１００５で電子ペーパーの読み取りを行った際に情報出力を行うか否かの登録を行う。Ｅメール通知先１３５、モバイル通知先１３６については、Ｅメール通知先のメールアドレス、モバイル通知先のメールアドレスを各々必要に応じて登録を行う必要がある。通知が必要な場合は登録を行う必要はない。業務パターン１３１に対し、社員ＣＤ１３２は複数登録可能となっている。
【００３８】
入退室ＴＢＬ１４０（入退室情報）は、社員ＣＤ１４１、社員名１４２、入退室ステータス１４３の情報から構成されていて、登録されている社員の入退室情報を格納するためのＴＢＬである。個人を特定するために社員ＣＤ１３２、社員名１３３の登録を行う。入退室ステータス１４３は入退室認証装置１００５により電子ペーパーを読み取った際に自動的に更新され、入退室ステータスは入室または退室のいずれかの情報で管理される。
【００３９】
通知履歴ＴＢＬ１５０は、社員ＣＤ１５１、社員名１５２、業務パターン１５３、対象業務１５４、処理期限１５５、処理日１５６、適用処理サイクル１５７、通知方法１５８、通知日時１５９の情報で構成される。当該社員が入退室認証装置１００５にＩＣカード（電子パーパ―）読み取り時、督促メール発信時に記録されるものである。
【００４０】
通知履歴ＴＢＬ１５０は、前述の業務パターンＴＢＬ１００に登録されている対象業務１０２が実行された際に、業務パターンＴＢＬ１００より業務パターン通知情報を行うが、その通知履歴を格納するＴＢＬである。業務パターン１５３、対象業務１５４、処理期限１４４、処理日１５６は業務パターンＴＢＬ１００を参照した際に取得した情報を登録するものである。適用処理サイクルは、業務パターンＴＢＬ１００を参照した際に取得した情報を登録するものであるが、通知サイクル(サイクル１，２，３)１０５,１０６，１０７より直近の通知サイクルを取得し登録する。直近判定を行うためには、通知サイクル(サイクル１，２，３)１０５,１０６，１０７に登録されたＣＤより、処理サイクルＴＢＬ１１０を参照し、通知タイミング１１３を取得する事で最短日数を取得し判定を行う。直近判定に適用された処理サイクルは、適用処理サイクル１５７に登録する。通知方法１５８は、当該社員が入退室認証装置１００５に電子ペーパー読み取り時に情報通知を行った場合は電子ペーパー、督促メール発信時には、入退室ＴＢＬ１４０の入退室ステータス１４３によりＥメール通知、モバイル通知のいずれかが記録される。通知対象者ＴＢＬ１３０にて、業務パターン１３１に対し、社員ＣＤ１３２は複数登録可能となっているため、通知情報ひとつに対して複数社員向けの通知が行われる。そのため、通知履歴ＴＢＬも通知情報ひとつに対し複数件記録される。
【００４１】
送受信モジュール３１２は、各種データやテーブルを各種装置に対して送受信するためのモジュールである。通知条件判定モジュール３１３は、業務パターンＴＢＬ１００に登録された通知条件を満たしているか否かを判定するためのモジュールである。通知指示モジュール３１４は、通知条件を満たした場合に、情報処理装置１００１、または携帯端末１００４、または入退室認証装置１００５に対して通知の指示を行うモジュールである。
【００４２】
携帯端末１００４は、記憶モジュール３２１、表示モジュール３２２、送受信モジュール３２３、通知モジュール３２４を備える。
【００４３】
記憶モジュール３２１は、各種データやテーブルをサーバ１００２から受信して一時的に記憶するためのモジュールである。表示モジュール３２２は、各種データやテーブル、画面をＣＲＴ２１０に表示させるためのモジュールである。送受信モジュール３２３は、各種データやテーブルを各種装置に対して送受信するためのモジュールである。通知モジュール３２４は、サーバ１００２から指示された通知をユーザに対して行うためのモジュールである。
【００４４】
入退室認証装置１００５は、記憶モジュール３３１、送受信モジュール３３２、通知モジュール３３３を備える。
【００４５】
記憶モジュール３３１は、各種データやテーブルをサーバ１００２から受信して一時的に記憶するためのモジュールである。送受信モジュール３３２は、各種データやテーブルを各種装置に対して送受信するためのモジュールである。通知モジュール３３３は、サーバ１００２から指示された通知をユーザに対して行うためのモジュールである。
【００４６】
以下、本実施形態におけるシステムの全体の流れを説明する。
【００４７】
管理者は、業務管理アプリケーションに予め定型業務の内容を、業務パターンとして登録を行う（図８参照）。その後、登録された業務パターン毎に、実行者（通知者）、通知先、電子ペーパー出力の有無の登録を行う（図９参照）。
【００４８】
入退室行為に伴い入退室認証装置１００５にて電子ペーパー（ＩＣカード）の読み取りを行い、電子ペーパーから個人認証情報を取得し、業務管理アプリケーションに送信する。
【００４９】
業務管理アプリケーションでは、個人認証情報に基づき定型業務パターン情報を参照し、通知情報の有無を判定及び通知情報がある場合は通知情報を取得し、入退室認証装置１００５に返信する。
【００５０】
入退室認証装置１００５では、通知情報が存在する場合は警告音、通知情報が存在しない場合は通常音を発音する。その際に通知情報の有無に関わらず電子ペーパーに印字を行う。
【００５１】
業務管理アプリケーションでは、一定周期でバッチプログラムが起動し、予め登録された業務パターンにより業務処理状況の確認を自動的に行う（通知条件判定手段）。
【００５２】
業務パターンに登録されている業務処理状況に情報通知の必要性が認められた場合、実行者、管理者、関係者に対し通知情報を取得し督促メールを送信する。送信先は、入退室認証装置１００５により管理された在席状況により、実行者、管理者、関係者毎に判定を行い、各々の在席状況に適した送信先に督促メールの通知を行う（不図示）。
【００５３】
同時に督促メールの通知を受けたユーザの情報処理装置にバルーンアイコンを表示させる（図１０参照）。バルーンアイコンより業務パターン毎の業務処理状況の表示を可能にする（図１１参照）。また、メニューより同様に業務状況の確認を行うことも可能とする。（図１１参照）。
【００５４】
通知情報はメニューからも表示する事を可能とし、特定の条件を絞り込むことで必要な情報を選択閲覧可能とする（図１２、図１３参照）。
【００５５】
次に、本発明の実施例におけるサーバ１００２と入退室認証装置１００５によって行われる認証及び情報通知の処理について、図４及び図５に示すフローチャートを用いて説明する。尚、Ｓ１００、Ｓ１１０、Ｓ１５０乃至Ｓ２７０、Ｓ４００、Ｓ４１０、Ｓ４３０乃至Ｓ４７０の各ステップは入退室認証装置１００５におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。また、Ｓ１２０乃至Ｓ１４０、Ｓ２８０乃至Ｓ３９０、Ｓ４２０の各ステップはサーバ１００２におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。
【００５６】
本処理をＣＰＵ２０１に実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１に記憶されており、本処理の実行要求を受け付けた場合に、ＣＰＵ２０１は、当該プログラムをＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って本処理を実行することになる。
【００５７】
ステップＳ１００で、入退室認証装置１００５にて電子ペーパーの読み取りを行い、ユーザ認証情報の取得を行う。
【００５８】
ステップＳ１１０で、ステップＳ１００で取得したユーザ認証情報を業務管理アプリケーションに送信する。送信先の業務管理システムでは、予め管理者により登録された業務パターン情報、実行者、管理者、関係者毎の通知方法及び通知先が管理されている。また、入退室行為に伴う在席状況も管理されている。
【００５９】
ステップＳ１２０で、ステップＳ１００で取得したユーザ認証情報を受信する。ステップＳ１３０で、ステップＳ１２０で受信したユーザ認証情報の社員ＣＤより入退室ステータスの検索を行う。
【００６０】
ステップＳ１４０で、ステップＳ１３０で検索した在席状況の取得を行い、入退室認証装置１００５に返信する。これは後述のステップＳ１５０の処理で利用される。
【００６１】
ステップＳ１６０で、入退室認証装置１００５よりタイムスタンプの取得を行う。ステップＳ１７０で、入室行為の場合はステップＳ１８０の入室判定処理を行う。退室行為の場合はステップＳ２２０の退室判定処理を行う。
【００６２】
ステップＳ１８０では入室判定処理を行う。ステップＳ１４０で取得した在席状況と比較し判定処理を行う。判定結果が正しい場合は、入退室ステータスを更新しステップＳ２６０の通知情報取得を実行する。判定結果が正しくない場合は、ステップＳ１９０の入室エラー処理を実行する。
【００６３】
ステップＳ１９０では、電子ペーパー上は入室状態にも関わらず、ステップＳ１４０で取得した在席状況では在席となっているケースに該当するためエラー判定を行う。エラー判定されたために、入退室認証装置１００５にエラーメッセージを送信し、警告音を発信させる（ステップＳ２００、ステップＳ２１０）。
【００６４】
ステップＳ２２０では退出判定処理を行う。ステップＳ１４０で取得した在席状況と比較し判定処理を行う。判定結果が正しい場合は、入退室ステータスを更新しステップＳ２６０の通知情報取得を実行する。判定結果が正しくない場合は、ステップＳ１９０の入室エラー処理を実行する。
【００６５】
ステップＳ２３０では、電子ペーパー上は退室状態にも関わらず、ステップＳ１４０で取得した在席状況では不在となっているケースに該当するためエラー判定を行う。エラー判定されたために、入退室認証装置１００５にエラーメッセージを送信し、警告音を発信させる（ステップＳ２４０、ステップＳ２５０）。
【００６６】
ステップＳ２６０は、入退室認証装置１００５で、電子ペーパーの入退室情報を入室に更新を行い、ユーザ認証情報とタイムスタンプ情報をサーバ１００２に送信する。また、ステップＳ２７０は、入退室認証装置１００５で、電子ペーパーの入退室情報を退室に更新を行い、ユーザ認証情報とタイムスタンプ情報をサーバ１００２に送信する。
【００６７】
図５に説明を移す。サーバ１００２は、受信したユーザ認証情報の社員ＣＤにて、当該社員ＣＤが予め登録された通知対象者であるか、通知対象者情報を参照し、対象者情報の取得の可否により判定を行う（ステップＳ２８０、ステップＳ２９０）。
【００６８】
対象取得情報が取得できた場合、業務パターン情報の特定を実行する（ステップＳ３００）。対象取得情報が取得できない場合、通知情報なし処理を実行する（ステップＳ４２０）。
【００６９】
対象者情報がもつ業務パターンＣＤにて、当該業務パターンＣＤが予め登録された業務パターン情報を参照し、業務パターン情報、処理期限、通知サイクルの取得の可否により判定を行う（ステップＳ３１０、ステップＳ３２０）。
【００７０】
業務パターン情報が取得できた場合、通知方法に電子ペーパーが登録されているか判定を行う（ステップＳ３３０、ステップＳ３４０）。業務パターン情報が取得できない場合、通知情報なし処理を実行する（ステップＳ４２０）。
【００７１】
通知方法に電子ペーパーが登録されているか判定を行う。（ステップＳ３５０）。業務パターン情報が取得できない場合、通知情報なし送信を実行する（ステップＳ４２０）。
【００７２】
ステップＳ３６０で、ステップＳ３５０で取得した通知方法に電子ペーパーが登録されているか判定を行う。ステップＳ３７０で、通知方法に電子ペーパーが登録されていた場合、通知情報を通知履歴情報に更新する。ステップＳ３８０で、入退室状況の更新を行う。ステップＳ３９０で、入退室認証装置１００５に通知情報、処理期限、通知サイクルを送信する。
【００７３】
ステップＳ４００で、入退室認証装置１００５はサーバ１００２から通知情報、処理期限、通知サイクルを受信する。ステップＳ４１０で、ステップＳ４００で受信した通知情報を入退室認証装置１００５にて、電子ペーパーに出力を行う。
【００７４】
ステップＳ４２０で、入退室認証装置１００５に通知情報なしメッセージを送信する。ステップＳ４３０で、ステップＳ４２０で受信した通知情報なしメッセージを入退室認証装置１００５に受信する。ステップＳ４４０で、入退室認証装置１００５では通知情報がないために、通常の入退室生後のみが行われ、通常音の発信をする。
【００７５】
ステップＳ４５０で、入退室認証装置１００５で受信した処理期限タイムスタンプを比較し、「処理期限＞タイムスタンプ」の場合は正常と判定する。「処理期限＜タイムスタンプの場合」は異常と判定する。ステップＳ４６０で、正常状態と判断したため通常音の発信をする。ステップＳ４７０で、異常状態と判断したため警告音の発信をする。
【００７６】
次に、本発明の実施例におけるサーバ１００２と情報処理装置１００１と携帯端末１００４によって行われる督促メールの自動送信の処理について、図６に示すフローチャートを用いて説明する。尚、Ｓ５１０乃至Ｓ６３０、Ｓ６６０、Ｓ６７０、Ｓ６９０の各ステップはサーバ１００２におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。また、Ｓ６４０は情報処理装置１００１におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。また、Ｓ６８０は携帯端末１００４におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。
【００７７】
ステップＳ５１０で、サーバ１００２は、督促メール自動送信するにあたり、タイムスタンプの取得を行う。ステップＳ５２０で、管理者により予め登録された業務パターン情報の全件参照を行い、業務パターン毎に以下の処理を実行する。全件処理が実行された場合に自動送信の制御は終了となる（ステップＳ５３０）。
【００７８】
ステップＳ５４０で、ステップＳ５２０で参照した業務パターン情報より、業務パターンＣＤ及び処理日、処理期限、通知サイクル情報を取得する。
【００７９】
ステップＳ５５０で、ステップＳ５４０で取得した業務パターンＣＤで、通知対象者情報の参照を行い、通知者情報の有無を判定する。ステップＳ５６０で、ステップＳ５５０で参照した通知対象者情報より、社員ＣＤ及び通知方法、通知先情報を取得する。
【００８０】
ステップＳ５７０、ステップＳ５８０で、参照した業務パターンにより通知対象者の特定を行う。通知対象者が特定できない場合、次の業務パターン情報の参照を行う（ステップＳ５２０）
【００８１】
ステップＳ５９０で、通知対象者が特定できた場合、社員ＣＤにて入退室情報の参照を行う。ステップＳ６００、ステップＳ６１０で、入退室状況が在席か不在か確認を行う（入退室判定手段）。
【００８２】
ステップＳ６２０で、在席時に、通知方法のメール送信先が登録されていた場合、定型業務管理システムより通知メッセージを作成し、実行者、管理者、関係者の情報処理装置１００１に督促メールを送信する（ステップＳ６３０、ステップＳ６４０、通知手段）。メール送信後に、通知情報を通知履歴情報に更新する（ステップＳ６９０）。
【００８３】
ステップＳ６６０で、不在時に、通知方法のモバイルメール送信先が登録されていた場合、サーバ１００２より通知メッセージを作成し、実行者、管理者、関係者の携帯端末１００４に督促メールを送信する（ステップＳ６７０、ステップＳ６８０、通知手段）。メール送信後に、通知情報を通知履歴情報に更新する（ステップＳ６９０）。
【００８４】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザの入退室に応じて通知方法を変更することができるので、ユーザの行動に応じた柔軟な通知ができ、業務遅延を抑止できる効果を奏する。
【００８５】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００８６】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００８７】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００８８】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００８９】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００９０】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００９１】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００９２】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００９３】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００９４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００９５】
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【００９６】
１０１  情報処理装置
１０２  サーバ
１０３  ネットワーク
１０４  携帯端末
１０５  入退室認証装置
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９  入力装置
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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