(57)【要約】【課題】情報処理装置で受付けた通達文書の配布を効率良く行うことで、業務の効率を向上させる。【解決手段】複合機１０１から送信されたファクシミリ文書（通達文書）をサーバ１０４において受信する情報処理システム１００において、管理者端末１０２において、通達文書の種別に応じて通達文書の配布先（通達文書の保存先）、スタンプ（コメント）付加等をサーバ１０４に対して予め設定しておき、サーバ１０４において受信した通達文書に付加された２次元コードを解析することに依って、通達文書の種別を特定し、当種別から確定される配布先に対して、受信した通達文書を複製して保存を行った後、配布先に対して参照権限の有するユーザが通達文書の閲覧状況を監視する。【選択図】図１
2013106092.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザが登録文書を参照するために利用するユーザ端末と、登録文書の配布先を設定するための管理者端末と、前記登録文書を配布先へ配布するサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、  前記管理者端末は、  文書を識別する識別情報に対応して前記文書の配布先を設定する配布先設定手段、  を備え、  前記サーバは、  文書を識別する識別情報が付与された文書データを受信する受信手段と、  前記配布先設定手段によって設定した識別情報に対応して配布先を記憶する配布先記憶手段と、  前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先記憶手段によって記憶された配布先を特定する特定手段と、  前記特定手段によって特定した配布先に対して前記文書データを保管する配布先文書データ保管手段と、  閲覧手段によって閲覧された文書を閲覧済として閲覧状況を記憶する閲覧状況記憶手段と、  を備え、  前記ユーザ端末は、  前記配布先に保管された前記文書データの閲覧を行う閲覧手段、  を備えたことを特徴とする情報処理ステム。
【請求項２】
前記管理者端末は、  前記特定手段によって特定した配布先に対応して文書データを記憶する文書データ記憶手段と、  前記文書データ記憶手段によって記憶した文書データを表示した際に、前記文書データに対応する配布先を表示する配布先表示手段と、  前記配布先表示手段によって表示された文書データに対応する配布先の選択を行う配布先確定手段と、  前記配布先文書データ保管手段は、前記配布先確定手段によって選択した配布先に対して前記文書データを保管することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記配布先表示手段は、前記文書データ記憶手段によって記憶した文書データを表示した際に、配布先記憶手段に記憶された全ての配布先を表示するとともに、前記文書データに対応する配布先を識別表示することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記配布先表示手段によって表示された複数のページからなる文書データに対して分割を行う文書データ分割手段と、  前記配布先確定手段は、前記配布先表示手段によって表示された前記分割したページに対する前ページの文書データと後ページの文書データに対して続けて、配布先を変更することを特徴とする請求項３に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記配布先確定手段は、前記配布先表示手段によって表示された文書データに対応する識別情報の変更を行うことで、前記変更された識別情報に対応する配布先を配布先記憶手段から取得して、前記配布先表示手段に表示する請求項２乃至４の何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記配布先設定手段は、前記識別情報に対応して前記文書に対して付加する付加情報の位置を設定し、  前記配布先記憶手段は、前記配布先設定手段によって設定した識別情報に対応して前記文書に対して付加する付加情報の位置を記憶し、  前記特定手段は、前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先記憶手段によって記憶された付加情報の位置を用いて、前記文書データに対して付加情報を付加することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載の情報処理ステム。
【請求項７】
ユーザが登録文書を参照するために利用するユーザ端末と、登録文書の配布先を設定するための管理者端末と、前記登録文書を配布先へ配布するサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムの制御方法であって、  前記管理者端末は、  文書を識別する識別情報に対応して前記文書の配布先を設定する配布先設定ステップ、  を実行し、  前記サーバは、  文書を識別する識別情報が付与された文書データを受信する受信ステップと、  前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先設定ステップによって設定した識別情報に対応して配布先を記憶する配布先記憶手段によって記憶された配布先を特定する特定ステップと、  前記特定ステップによって特定した配布先に対して前記文書データを保管する配布先文書データ保管ステップと、  閲覧ステップによって閲覧された文書を閲覧済として閲覧状況を記憶する閲覧状況記憶ステップと、  を実行し、  前記ユーザ端末は、  前記配布先に保管された前記文書データの閲覧を行う閲覧ステップ、
を実行することを特徴とする情報処理ステムの制御方法。
【請求項８】
ユーザが登録文書を参照するために利用するユーザ端末と、登録文書の配布先を設定するための管理者端末と、前記登録文書を配布先へ配布するサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムで実行されるプログラムあって、  前記管理者端末を、  文書を識別する識別情報に対応して前記文書の配布先を設定する配布先設定手段、  として機能させ、  前記サーバを、  文書を識別する識別情報が付与された文書データを受信する受信手段と、  前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先設定手段によって設定した識別情報に対応して配布先を記憶する配布先記憶手段によって記憶された配布先を特定する特定手段と、  前記特定手段によって特定した配布先に対して前記文書データを保管する配布先文書データ保管手段と、  閲覧手段によって閲覧された文書を閲覧済として閲覧状況を記憶する閲覧状況記憶手段、  として機能させ、  前記ユーザ端末を、  前記配布先に保管された前記文書データの閲覧を行う閲覧手段、  として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ装置で転送された通達文書を電子化して自動で取込を行った後、電子化された通達文書を情報処理端末から確認が可能な技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ装置で通達文書をデータとして受信して紙出力した後、通達文書の仕分け担当者が、当該通達文書の配布を必要とする部署数分のコピーを行って、部署ごとに割り当てられた棚にコピーを行った通達文書を置いておくことで、各部署の担当が、棚に置かれた通達文書を引き取りにいくといった業務が行われている。
【０００３】
このような業務に於いては、仕分け担当者が、通達文書が必要とされる部署を特定するにあたり、判断ミスを起し易く、更に、通達文書が増加すると、判断ミスもさることながら、仕分けにかかる手間がかかり、業務効率上、あまり思わしいものではない。
【０００４】
更に、出力された紙をコピーすることによって資源の無駄遣いにも繋がり、コスト高となると共に、通達文書が、各部署に適切に引き取られたのかを管理する手間も発生し、本業にも悪影響を与えかねない。
【０００５】
そこで、ユーザは、サーバで受付けた文書の配布先を、画面を用いて決定し、当該配布先へメールにて文書が存在する旨を伝え、メールを受け取ったユーザは、文書の参照を望む場合は、受信したメールへの返信メールをサーバへ送信することで、当該文書を送付してもらい、当該文書を参照済みとすることで、文書の配布管理を行う技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平０６−１０４９２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載された技術では、紙の削減や適切に文書が参照されたのかを管理することが可能であるが、文書毎に配布先を手動で設定する運用が発生するため、前述したように、仕分け担当者が、文書毎に配布先を特定する手間が発生し、更に、メールを利用しての文書要求を行う必要もあるため、業務効率といった点では、不十分であると言える。
【０００８】
そこで、本発明では、情報処理装置で受付けた通達文書の配布を効率良く行うことで、業務の効率を向上させることが可能な情報処理装置、情報処理システム、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するための第一の発明は、ユーザが登録文書を参照するために利用するユーザ端末と、登録文書の配布先を設定するための管理者端末と、前記登録文書を配布先へ配布するサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、前記管理者端末は、文書を識別する識別情報に対応して前記文書の配布先を設定する配布先設定手段、を備え、前記サーバは、文書を識別する識別情報が付与された文書データを受信する受信手段と、前記配布先設定手段によって設定した識別情報に対応して配布先を記憶する配布先記憶手段と、前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先記憶手段によって記憶された配布先を特定する特定手段と、前記特定手段によって特定した配布先に対して前記文書データを保管する配布先文書データ保管手段と、閲覧手段によって閲覧された文書を閲覧済として閲覧状況を記憶する閲覧状況記憶手段と、を備え、前記ユーザ端末は、前記配布先に保管された前記文書データの閲覧を行う閲覧手段、を備えたことを特徴とする情報処理ステムである。  
【００１０】
上記課題を解決するための第二の発明は、ユーザが登録文書を参照するために利用するユーザ端末と、登録文書の配布先を設定するための管理者端末と、前記登録文書を配布先へ配布するサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムの制御方法であって、前記管理者端末は、文書を識別する識別情報に対応して前記文書の配布先を設定する配布先設定ステップ、を実行し、前記サーバは、文書を識別する識別情報が付与された文書データを受信する受信ステップと、前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先設定ステップによって設定した識別情報に対応して配布先を記憶する配布先記憶手段によって記憶された配布先を特定する特定ステップと、前記特定ステップによって特定した配布先に対して前記文書データを保管する配布先文書データ保管ステップと、閲覧ステップによって閲覧された文書を閲覧済として閲覧状況を記憶する閲覧状況記憶ステップと、を実行し、前記ユーザ端末は、前記配布先に保管された前記文書データの閲覧を行う閲覧ステップ、を実行することを特徴とする情報処理ステムの制御方法である。  
【００１１】
上記課題を解決するための第三の発明は、ユーザが登録文書を参照するために利用するユーザ端末と、登録文書の配布先を設定するための管理者端末と、前記登録文書を配布先へ配布するサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムで実行されるプログラムあって、前記管理者端末を、文書を識別する識別情報に対応して前記文書の配布先を設定する配布先設定手段、として機能させ、前記サーバを、文書を識別する識別情報が付与された文書データを受信する受信手段と、前記受信した文書データの識別情報を解析して前記配布先設定手段によって設定した識別情報に対応して配布先を記憶する配布先記憶手段によって記憶された配布先を特定する特定手段と、前記特定手段によって特定した配布先に対して前記文書データを保管する配布先文書データ保管手段と、閲覧手段によって閲覧された文書を閲覧済として閲覧状況を記憶する閲覧状況記憶手段、として機能させ、前記ユーザ端末を、前記配布先に保管された前記文書データの閲覧を行う閲覧手段、として機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１２】
本発明により、情報処理装置で受信した通達文書の種別に応じて配布先を特定し、当該特定された配布先に対して通達文書を複製して送付することで、通達文書の配布を効率良く行うができ、業務の効率を向上させることが可能となる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係る通達文書の配布を行う情報処理システムの概略構成を示す構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係るユーザ端末、管理者端末、及びサーバのハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る複合機のハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【図４】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおいて実行されるサーバへの通達文書の登録処理に関するフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態に係る通達文書をサーバへ本登録を行い、当該通達文書の配布先を決定に関する処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態に係る通達文書をサーバへ本登録を行い、当該通達文書の配布先を決定に関する処理を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態に係る通達文書をサーバへ本登録を行い、当該通達文書の配布先を決定に関する処理を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態に係る通達文書をサーバへ本登録を行い、当該通達文書の配布先を決定に関する処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態に係る通達文書をサーバへ本登録を行い、当該通達文書の配布先を決定に関する処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態に係るサーバへ本登録された通達文書の閲覧状況を登録する処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態に係るサーバへ本登録された通達文書の閲覧状況を登録する処理を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態におけるログイン画面の構成を示す構成図である。
【図１３】本発明の実施形態におけるログイン失敗画面の構成を示す構成図である。
【図１４】本発明の実施形態におけるメインメニュー画面の構成を示す構成図である。
【図１５】本発明の実施形態における仮登録文書一覧画面の構成を示す構成図である。
【図１６】本発明の実施形態における仮登録文書未存在画面の構成を示す構成図である。
【図１７】本発明の実施形態における仮登録イメージ画面の構成を示す構成図である。
【図１８】本発明の実施形態における登録確認画面の構成を示す構成図である。
【図１９】本発明の実施形態における検索画面の構成を示す構成図である。
【図２０】本発明の実施形態における検索結果一覧画面の構成を示す構成図である。
【図２１】本発明の実施形態における検索イメージ画面の構成を示す構成図である。
【図２２】本発明の実施形態における更新結果画面の構成を示す構成図である。
【図２３】本発明の実施形態における未読本登録文書一覧画面の構成を示す構成図である。
【図２４】本発明の実施形態における配布先検索イメージ画面の構成を示す構成図である。
【図２５】本発明の実施形態における配布先検索画面の構成を示す構成図である。
【図２６】本発明の実施形態に係る情報処理システムに於いて実行されるプログラムによって利用されるテーブルの構成を示す構成図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本発明の実施形態における通達文書に関するファクシミリデータを受信して各配布先へ当該通達文書を配布する情報処理システムの構成を示す図である。
【００１６】
尚、図１のネットワーク上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１７】
情報処理システム１００は、複合機１０１、管理者端末１０２、ユーザ端末１０３、及びサーバ１０４を備えており、其々、ネットワーク１０５を介して接続されている。
【００１８】
複合機１０１は、各店舗において通達文書のスキャンを行うための複合機であり、スキャンされた通達文書は、ネットワーク１０５を介してサーバ１０４へ送信される。
【００１９】
管理者端末１０２は、情報処理システム１００の管理者が利用するための情報処理端末であり、通達文書の種別に依って配布先をサーバ１０４へ登録したり、配布先の文書に対するユーザの閲覧状況を監視する等に用いている。
【００２０】
ユーザ端末１０３は、通達文書を閲覧するユーザが利用するための情報処理端末であり、サーバ１０４に蓄積された当該ユーザに配布された通達文書を閲覧することが可能である。
【００２１】
サーバ１０４は、複合機１０１から送信された通達文書を受信し、通達文書の種別に応じて配布先を特定し、当該配布先へ受信した通達文書を送信する。
【００２２】
次に、図１に示すサーバ１０４のハードウェア構成について、図２を用いて説明する。
【００２３】
図２は、本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。
【００２４】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、サーバ１０４に後述する各種の処理を実行させるために必要な各種プログラムやデータ等が記憶されている。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２５】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０２にロードして、プログラムを実行することで後述する各種処理を実現するものである。また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードやポインティングデバイス等で構成される入力部２０９からの入力を制御する。
【００２６】
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、表示部２１０等の表示装置への表示を制御する。表示部２１０は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等で構成される。
【００２７】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、文書データに記載された内容をＯＣＲ認識して解析するソフトウェア、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２８】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２９】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、表示部２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、表示部２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３０】
以上が、サーバ１０４のハードウェア構成の説明であるが、後述する各種の処理を実行可能であれば、必ずしも図２に記載のハードウェア構成を有していなくとも構わないことは言うまでもない。
【００３１】
また、情報処理端末である管理者端末１０２、及びユーザ端末１０３は、サーバ１０４と、ほぼ同様な構成を有するため説明は省略し、同一の機能については、同一符号を用いて説明を行う。
【００３２】
次に、図３を用いて、図１に示した複合機１０１を制御するコントローラユニットのハードウェア構成について説明する。
【００３３】
図３は、図１に示した複合機１０１のコントローラユニットのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００３４】
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したネットワーク１０５）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００３５】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００３６】
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
【００３７】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００３８】
３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ
Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）６００に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３９】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。
【００４０】
そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ部３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００４１】
３２０は、イメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ
ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００４２】
画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００４３】
３１０は、ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００４４】
３１７は、画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。
【００４５】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００４６】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００４７】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００４８】
尚、表示部は、プリンタによって表示性能がことなり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。
【００４９】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。
【００５０】
また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００５１】
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ部３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。
【００５２】
以上のような構成によって、複合機１０１は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをネットワーク１０５上に送信したり、ネットワーク１０５から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。
【００５３】
また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。
【００５４】
次に、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおいて、複合機１０１から受信した通達文書を登録する処理について、図４に示すフローチャートを用いて説明する。尚、本処理におけるステップＳ１００及びステップＳ１０１は、複合機１０１のＣＰＵ３０１の制御の下、処理が実行され、他各ステップは、サーバ１０４のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行される。
【００５５】
ステップＳ１００では、ユーザが複合機１０１を用いて通達文書をスキャナ部３１４でスキャンを行い、ステップＳ１０１では、ステップＳ１００においてスキャンして得られた通達文書の電子データをサーバ１０４へ送信する。
【００５６】
ステップＳ１０３では、サーバ１０４は、複合機１０１から送信された通達文書を受信し、ステップＳ１０４では、サーバ１０４は、ステップＳ１０３で受信した通達文書を、サーバ１０４の外部メモリ２１１等の記憶媒体に設定された特定のフォルダに電子データとして記憶する。
【００５７】
ステップＳ１０５では、特定のフォルダに格納されている通達文書の電子データを、一定間隔で取得する。この際、フォルダ内に通達文書の電子データが存在する場合は、ステップＳ１０６の通達文書の識別情報を取得する処理に進める。フォルダ内に通達文書が存在しない場合は、次の間隔まで処理を行わない。
【００５８】
ステップＳ１０６では、特定のフォルダに存在した通達文書の電子データに付与された２次元コード（例えば、ＱＲコード（登録商標）等）をＯＣＲ認識して、解析して得られた書類区分に該当する図２６に示す書類区分マスタテーブル（詳細後述）の書類区分を取得する。尚、２次元コードには、通達文書の種別を示す書類区分が記録されているが、２次元コードに限らず、通達文書の種別を識別可能な情報を記憶可能なものであれば、バーコード等のコード情報といった他の態様でもよい。
【００５９】
ＯＣＲ認識して得られた書類区分が書類区分マスタテーブルに存在しない場合は、スタンプ区分、スタンプ位置、配布先課の指定などは行わず、ステップ１０８へ処理を進め、ステップＳ１０８では、通達文書の電子データを予め定められた保存先へ保存する。尚、書類区分のない通達文書の保存先については、予めどこの保存先へ登録を行うのかをＲＯＭ２０３や外部メモリ２１１へ記憶させておく。
【００６０】
文書テーブル（図２６）の文書ＩＤを一意となるようにＩＤを発行し、文書ＩＤには、発行したＩＤ、イメージ保存パスには、通達文書の電子データの保存先、書類区分はブランク、仮登録フラグ及び既読フラグには０を設定する。
【００６１】
また、配布先課には、ブランクを設定し、ページには、通達文書のページ数、受付日には、文書テーブルへデータを登録する日付を設定し、スタンプフラグには、０を設定する。
【００６２】
ステップＳ１０７において、ＯＣＲ認識した書類区分が書類区分マスタテーブルに存在している場合は、ステップＳ１０９へ処理を進め、ステップＳ１０９では、ステップＳ１０７において取得した書類区分を確定区分とし、当該書類区分に対応する書類区分マスタテーブルのスタンプ区分、配布先、スタンプ位置情報のリストを作成する。
【００６３】
尚、ステップＳ１０６、ステップＳ１０７、及びステップＳ１０９における各処理は、通達文書の電子データに複数の２次元コードが存在する場合は、各々の２次元コードをＯＣＲ認識して書類区分を取得して、各書類区分の書類区分マスタテーブルへの存在チェック、書類区分の確定、書類区分に対応する書類区分マスタテーブルのスタンプ区分、配布先、スタンプ位置情報のリストを作成する。
【００６４】
ステップＳ１１０では、通達文書の電子データに複数の２次元コードが付与されている場合は、２次元コードが印字された通達文書のページに於いて電子データを分割し、分割された各通達文書の電子データに対応させてスタンプ区分、配布先、及びスタンプ位置情報を一時的にＲＡＭ２０２へ記憶し、通達文書の電子データに単数の２次元コードしか付与されていない場合、分割を行わずに、通達文書の電子データに対応させてスタンプ区分、配布先、及びスタンプ位置情報を一時的にＲＡＭ２０２へ記憶する。
【００６５】
ステップＳ１１１では、通達文書の電子データを保存先へ登録する。尚、どこの保存先へ登録を行うのかをＲＯＭ２０３や外部メモリ２１１へ予め記憶させておく。
【００６６】
そして、通達文書の電子データ其々を、文書テーブル（図２６）の文書ＩＤが一意となるようにＩＤを発行して登録するが、イメージ保存パスには、登録文書の保存先、書類区分には、ステップＳ１１０においてＲＡＭ２０２へ記憶した書類区分を設定する。
【００６７】
また、仮登録フラグ及び既読フラグには、０を設定し、配布先課には、ステップＳ１１０においてＲＡＭ２０２へ記憶した配布先、ページには、通達文書のページ数、受付日には、文書テーブルへデータを登録する日付を設定する。
【００６８】
更に、スタンプフラグには、ステップＳ１１０においてＲＡＭ２０２へ記憶したスタンプ位置情報に設定がなされている場合、１を設定し、ステップＳ１１０においてＲＡＭ２０２へ記憶したスタンプ位置情報に設定がなされていない場合、０を設定する。
【００６９】
次に図５から図９には、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおいて、複合機から受信した通達文書を本登録するための処理を示すフローチャートである。
【００７０】
尚、各図面のフローチャートの上部には、管理者端末及びサーバと記載されているが、当記載は、各フローチャートの各ステップが実行される機器を示している。例えば、ステップＳ２００については、フローチャートの上部に管理者端末が記載されているため管理者端末１０２のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行され、ステップＳ２０１、ステップＳ２０２については、フローチャートの上部にサーバが記載されているためサーバ１０４のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行されていることを示している。
【００７１】
ステップＳ２００では、管理者端末１０２からサーバ１０４にログインするために、図１２に示すログイン画面４００の表示要求を送信し、ステップＳ２０１では、サーバ１０４は、管理者端末１０２から送信されたログイン画面４００の表示要求を受信する。
【００７２】
ステップＳ２０２では、サーバ１０４は、管理者端末１０２にログイン画面４００を送信し、ステップＳ２０４では、管理者端末１０２は、サーバ１０４から送信されたログイン画面４００を受信し、ログイン画面４００を表示する。尚、ログイン画面４００は、管理者を一意に識別するためのＩＤを入力するユーザＩＤ欄４０１、管理者に割り当てられたパスワードを入力するためのパスワード欄４０２、サーバへのログイン指示を行うためのログインボタン４０３、ログイン画面を閉じるための終了ボタン４０４で構成される。
【００７３】
ステップ２０５では、管理者端末１０２の表示部２１０に表示されているログイン画面４００のログインボタン４０３が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ユーザＩＤ欄４０１及びパスワード欄４０２に対して入力されたユーザＩＤ及びパスワードを取得する。
【００７４】
ステップＳ２０６では、ステップＳ２０５で取得したユーザＩＤ及びパスワードを含むユーザ情報をサーバ１０４へ送信する。
【００７５】
ステップＳ２０７では、サーバ１０４は、管理者端末１０２から送信されたユーザ情報を受信し、ステップＳ２０８では、ステップＳ２０７において受信したユーザ情報のユーザＩＤ及びパスワードの組合せが、図２６に示すユーザテーブルのユーザＩＤ及びパスワードの組合せと照合する。
【００７６】
ステップ２０９では、ステップＳ２０８において、ステップＳ２０７において受信したユーザ情報のユーザＩＤ及びパスワードの組合せがユーザテーブルに存在しない場合は、ステップＳ２１０へ進め、ステップＳ２０７において受信したユーザ情報のユーザＩＤ及びパスワードの組合せがユーザテーブルに存在する場合は、ステップＳ２１２へ処理を進める。
【００７７】
ステップＳ２１０では、管理者端末１０２へ図１２に示すログイン失敗画面５００を送信し、ステップＳ２１１では、ステップＳ２１０において送信されたログイン失敗画面５００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示する。そして、ログイン失敗画面５００のＯＫボタン５０１が押下されると、ステップＳ２０５へ処理を進める。
【００７８】
ステップＳ２１２では、認証ＯＫとして、管理者端末１０２へ図１４に示すメインメニュー画面６００を送信し、ステップＳ２１３では、ステップＳ２１２において送信されたメインメニュー画面６００を受信し、ステップＳ２１４では、ステップＳ２１３において受信したメインメニュー画面６００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示する。
【００７９】
尚、メインメニュー画面６００は、仮登録された通達文書を本登録する際に押下するための登録ボタン６０１、すでに登録された文書のうち、ユーザが閲覧状況を監視する際に押下するための検索ボタン６０２を備えている。
【００８０】
ステップＳ２１５では、メインメニュー画面６００の登録ボタン６０１が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ２１６へ処理を進め、登録ボタン６０１が押下されず、ステップＳ２９１において検索ボタン６０２が押下されたと判定した場合は、ステップＳ２６２へ処理を進める。
【００８１】
ステップＳ２１６では、図１５に示す仮登録文書一覧画面７００の表示要求をサーバ１０４に送信し、ステップＳ２１７では、ステップＳ２１６において送信されたユーザ情報及び仮登録文書一覧画面７００の表示要求を受信する。
【００８２】
仮登録文書一覧画面７００は、仮登録文書の情報をリスト表示する仮登録文書情報表示領域７０１、表示ボタン７０２、戻るボタン７０３を含んで構成されており、仮登録文書情報表示領域７０１にリスト表示された仮登録文書情報のなかから参照したい仮登録文書を選択し、表示ボタン７０２を押下することで、仮登録文書を閲覧することが可能となる。また戻るボタン７０３を押下することで、仮登録文書一覧画面７００を閉じ、メインメニュー画面６００に遷移する。
【００８３】
ステップＳ２１８では、仮登録文書を文書テーブルから取得するが、文書テーブルの配布先課に対応する仮登録フラグが０の情報を取得する。
【００８４】
ステップＳ２１９では、ステップＳ２１８において仮登録文書が存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合は、ステップＳ２２０へ処理を進め、存在しないと判定した場合は、ステップＳ２２４へ処理を進める。
【００８５】
ステップＳ２２０では、ステップＳ２１８において取得した仮登録文書に関する情報をリスト生成するが、その際に、仮登録文書に含まれる書類区分に該当する書類区分マスタテーブルの書類区分に対応するスタンプ区分を取得してリスト生成する。
【００８６】
ステップＳ２２１では、仮登録文書一覧画面７００の仮登録文書情報表示領域７０１の構成にステップＳ２２０においてリスト生成した仮登録文書情報を合わせた後、管理者端末１０２へ送信する。
【００８７】
ステップＳ２２２では、ステップＳ２２１において送信された仮登録文書一覧画面７００を受信し、ステップＳ２２３では、ステップＳ２２２において受信した仮登録文書一覧画面７００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示する。
【００８８】
ステップＳ２２４では、図１６に示す仮登録文書未存在画面８００を送信し、ステップＳ２２５では、ステップＳ２２４において送信された仮登録文書未存在画面８００を受信し、管理者端末１０２の表示部２１０に表示される。尚、仮登録文書未存在画面８００には、ＯＫボタン８０１が備えられているが、本ステップに於いて、ＯＫボタン８０１が押下されると、ステップＳ２１４へ処理を進める。
【００８９】
ステップＳ２２６では、管理者端末１０２の表示部２１０に表示された仮登録文書一覧画面７００の仮登録文書情報表示領域７０１から、仮登録文書情報が選択された状態で、表示ボタン７０２が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ２２７へ処理を進める。
【００９０】
ステップＳ２２７では、管理者端末１０２から図１７に示す仮登録イメージ画面９００の表示要求をサーバ１０４に送信する。この要求を行う際に、選択された仮登録文書情報を一意に示す文書ＩＤを含む情報も合わせて送信する。
【００９１】
ステップＳ２２８では、ステップＳ２２７において送信された仮登録イメージ画面９００の表示要求を受信し、ステップＳ２２９では、ステップＳ２２８において受信した表示要求に含まれる仮登録文書情報を一意に示す文書ＩＤを有する文書テーブルの仮登録文書情報を取得する。
【００９２】
ステップＳ２３０では、ステップＳ２２９において取得した仮登録文書情報の書類区分を有する書類区分マスタテーブルのスタンプ区分、スタンプ位置縦、及びスタンプ位置横をスタンプ位置情報として取得する。
【００９３】
ステップＳ２３１では、ステップＳ２２９において取得した仮登録文書情報の書類区分を有する書類区分マスタテーブルの配布先０、配布先１、配布先２、・・・配布先３２を取得し、更に、配布先マスタテーブルより、配布先０、配布先１、配布先２、・・・配布先３２に対応する配布先名を配布先情報として取得する。
【００９４】
書類区分マスタテーブルの配布先０、配布先１、配布先２、・・・配布先３２については、配布先マスタテーブルの配布先コードを示しており、配布先０、配布先１、配布先２、・・・配布先３２は、配布先マスタテーブルの配布先コードの０、１、２・・・３２に対応している。
【００９５】
ステップＳ２３２では、ステップＳ２２９からステップＳ２３１において取得した仮登録文書情報、スタンプ位置情報、及び配布先情報を仮登録イメージ画面９００の構成に合わせる。
【００９６】
仮登録イメージ画面９００は、仮登録文書のイメージを表示するための仮登録文書表示領域９０１、仮登録文書にスタンプ（定常的なコメント等）等の付加情報を付加する際にチェック印を入力表示するためのスタンプ指定欄９０２、仮登録文書のページ数を入力表示するためのページ欄９０３、仮登録文書を本システムで受信した日を入力表示するための受付日蘭９０４、仮登録文書の書類区分を入力表示するための書類区分欄９０５、仮登録文書に付加するスタンプの内容を入力表示するためのスタンプ欄９０６を備えている。
【００９７】
また、仮登録イメージ画面９００は、仮登録文書にスタンプを貼り付ける際に押下する貼付ボタン９０７、スタンプが貼り付けられた仮登録文書を記憶し直すために押下する保存ボタン９０８、貼り付けられたスタンプを取り消す際に押下する取消ボタン９０９、仮登録文書に対する備考の内容を示す備考９１０、仮登録文書の配布先を選択するためのチェックボックス等の選択形式の機能が備えられた配布先表示領域９１１を備えている。
【００９８】
配布先表示領域９１１には、書類区分マスタテーブルに登録された全ての配布先を表示し、書類区分に対応する配布先には既に選択されたことを示すチェック印をチェックボックス等に表示しても良いし、書類区分に対応する配布先のみを表示して、その配布先からチェックボックス等へのチェック印を入力し選択する態様でも良い。
【００９９】
更に、仮登録イメージ画面９００は、仮登録文書を本登録する際に押下するための登録ボタン９１２、仮登録文書を本登録する際に分割登録を行う際に押下する分割登録ボタン９１３を備えている。
【０１００】
分割登録とは、前述した図４に示すステップＳ１１０において、２次元コードが付与された通達文書のページで分割を行ったが、更に、仮登録文書表示領域９０１に表示された複数ページからなる仮登録文書の分割が必要となった場合、仮登録文書表示領域９０１に現在表示されているページの前ページの仮登録文書を１纏めとして分割を行い、スタンプ指定欄９０２から配布先表示領域９１１の情報を仮登録文書に関する情報として登録する。
【０１０１】
また、現在表示されているページの後ページの仮登録文書に対しては、現在表示されているページの前ページの本登録が行われた後、続けて、登録を行うことが可能であり、この場合、現在表示されているページの前ページに対して表示されていたスタンプ指定欄９０２からスタンプ欄９０６、備考９１０、及び配布先表示領域９１１の情報を引き継いで表示することで、各作業の削減と、配布先での通達文書の管理とを効率化することも可能である。
【０１０２】
仮登録イメージ画面９００は、仮登録文書の本登録を行わないと判断した場合、戻るボタン９１４を押下することで、仮登録イメージ画面９００を閉じ、仮登録文書一覧画面７００に遷移する。
【０１０３】
本ステップに於いて、仮登録イメージ画面９００の生成が終了後、管理者端末１０２へ仮登録イメージ画面９００を送信し、ステップＳ２３３では、ステップＳ２３２においてサーバ１０４から送信された仮登録イメージ画面９００を受信し、ステップＳ２３４では、ステップＳ２３３において受信した仮登録イメージ画面９００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示する。
【０１０４】
ステップＳ２３５では、仮登録イメージ画面９００の書類区分欄９０５が変更されたか否かを判定し、変更されたと判定しない場合は、ステップＳ２３６へ処理を進め、変更されたと判定した場合は、ステップＳ２３７へ処理を進める。
【０１０５】
ステップＳ２３６では、ステップＳ２３０で取得したスタンプ位置情報に基づいて、仮登録イメージ画面９００の仮登録文書表示領域９０１に表示された仮登録文書に対して、スタンプを付加する。
【０１０６】
ステップＳ２３７では、スタンプ指定欄９０２にチェック印がなされたか否かを判定し、チェック印がなされたと判定した場合は、ステップＳ２３８へ処理を進め、ステップＳ２３８では、スタンプ欄９０６を入力可能状態として当フィールドの属性を変更する。
【０１０７】
ステップＳ２３９では、ステップＳ２３８においてスタンプ欄９０６に入力されているスタンプの位置を確定するため、仮登録文書表示領域９０１の所定位置にポインタを表示し、ステップＳ２４０では、ステップＳ２３９で表示されたポインタをマウス等の入力部２０９を用いてスタンプを押下したい場所へ移動させた後、ポインタにおいてクリック等の押下が発生したことを検知したか否かを判定し、検知したと判定した場合は、ステップＳ２４１へ処理を進め、検知したと判定しない場合は、ステップＳ２４４へ処理を進める。
【０１０８】
ステップＳ２４１では、ポインタが押下された仮登録文書表示領域９０１に対する座標位置を取得し、スタンプを付加する位置を確定する。尚、座標位置については、仮登録文書表示領域９０１の左下端を原点として設け、当該原点に対するポインタの位置座標を取得する。
【０１０９】
ステップＳ２４２では、仮登録イメージ画面９００の貼付ボタン９０７が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ２４１において確定したスタンプを付加する位置にスタンプ欄９０６に入力されたスタンプを付加し、ステップＳ２４３へ処理を進め、ステップＳ２４３では、取消ボタン９０９が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ２４２へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ２４４へ処理を進める。
【０１１０】
ステップＳ２４４では、仮登録イメージ画面９００の保存ボタン９０８が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、仮登録文書表示領域９０１に表示された仮登録文書を記憶し直し、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ２４２へ処理を進める。尚、保存ボタン９０８を押下した後、取消ボタン９０９は、押下不可とする。
【０１１１】
尚、ステップＳ２３５において、書類区分が変更されたと判定した場合、ステップS２３５の後のステップにおいて、ステップS２３６の前のステップ（不図示）あるいはステップS２４４の後のステップ（不図示）において変更された書類区分を用いて、書類区分マスタテーブルより配布先を取得して、配布先表示領域９１１に表示する態様をとっても良い。
【０１１２】
ステップＳ２４５では、仮登録イメージ画面９００の登録ボタン９１２が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定しない場合、ステップＳ２４６へ処理を進め、押下されたと判定した場合、仮登録文書表示領域９０１に表示された仮登録文書の本登録を行うため、ステップＳ２４７へ処理を進める。
【０１１３】
ステップＳ２４６では、仮登録イメージ画面９００の分割登録ボタン９１３が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定しない場合、ステップＳ２４５へ処理を進め、押下されたと判定した場合、仮登録文書表示領域９０１に表示された仮登録文書のページまでの本登録を行うため、ステップＳ２４７へ処理を進める。
【０１１４】
ステップＳ２４７では、図１８に示す登録確認画面１０００の表示要求をサーバ１０４へ送信し、ステップＳ２４８では、ステップＳ２４７において管理者端末１０２から送信された登録確認画面１０００の表示要求を受信し、ステップＳ２４９では、登録確認画面１０００を管理者端末１０２へ送信する。登録確認画面１０００は、仮登録文書を本登録する際に押下するためのはいボタン１００１、本登録を行うことを拒否する際に押下するためのいいえボタン１００２を備えている。
【０１１５】
ステップＳ２５０では、ステップＳ２４９において送信した登録確認画面１０００を受信し、ステップＳ２５１では、ステップＳ２５０において受信した登録確認画面１０００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示する。
【０１１６】
ステップＳ２５２では、登録確認画面１０００のはいボタン１００１が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ２５３へ処理を進め、押下されたと判定しない場合、ステップＳ２２６へ処理を進める。
【０１１７】
ステップＳ２５３では、仮登録文書表示領域９０１に表示された仮登録文書の登録を行うため、仮登録イメージ画面９００に表示された情報（スタンプ指定欄９０２から配布先表示領域９１１の情報、つまり仮登録文書情報、スタンプ位置情報、及び配布先情報）、及び分割登録か否かを示す情報を含めて登録要求をサーバ１０４へ送信する。
【０１１８】
ステップＳ２５４では、ステップＳ２５３において送信された登録要求を受信し、ステップＳ２５５では、ステップＳ２５４において受信した登録要求に含まれる仮登録文書情報の文書ＩＤを有する文書テーブルの各項目に対して、登録要求に含まれる仮登録文書情報、スタンプ位置情報、及び配布先情報を用いて更新する。
【０１１９】
但し、分割登録を行う場合、文書テーブルに対して新たな文書ＩＤを発行し、登録要求に含まれる仮登録文書情報、スタンプ位置情報、及び配布先情報を用いて登録するが、登録時には、仮登録フラグを１に設定する。
【０１２０】
更に、分割登録時には、既に仮登録されていた仮文書情報に対して、本登録対象となる仮登録文書のページ数を文書テーブルのページから減算して記憶し、イメージ保存パスに保存されている通達文書を本登録対象となる仮登録文書のページを基準に分割して保存する。
【０１２１】
ステップＳ２５６では、配布先情報に含まれる配布先の数だけ、仮登録文書情報を複製して、文書テーブルへ登録するが、スタンプフラグについては、スタンプ位置情報からスタンプを付加することが確定される場合は、１を設定するし、付加しないと確定した場合は、０を設定し、また、文書テーブルの配布先課については、配布先情報に含まれる配布先名を設定する。
【０１２２】
ステップＳ２５７では、ステップＳ２５６において登録を行った仮登録文書情報に含まれるイメージ保存パスから仮登録文書を取得し、文書テーブルの配布先課から特定される保存先に対して、取得した仮登録文書の複製を本登録文書として保存する。
【０１２３】
尚、配布先から特定される保存先については、ＲＯＭ２０３やＲＡＭ２０２に予め配布先と保存先に関する情報（パスに関する情報等）を対応付けて記憶させておき、当情報を用いて、複製した仮登録文書を本登録文書として保存する。
【０１２４】
本特許では、サーバ１０４の予め設定しておいた保存先（フォルダ等）に送信したい文書を複製して保管するため、通達文書を閲覧する保存先を特定することで、自身が閲覧可能な保存先にある通達文書を確認するという形式をとる。
【０１２５】
保存の際に、文書テーブルのイメージ保存パスに対して、当該保存先を登録するが、イメージ保存パスについては、ステップＳ２５６において仮登録文書情報を複製する際に、当該保存先をイメージ保存パスに設定しておき、本ステップでは、イメージ保存パスに設定された保管先に複製した仮登録文書を本登録文書として保存しても良い。
【０１２６】
ステップＳ２５８では、本登録を行った文書が分割されて登録されたか否かを判定し、分割登録されたと判定した場合、ステップＳ２５９へ処理を進め、分割登録されたと判定しない場合、ステップＳ２２６へ処理を進める。
【０１２７】
ステップＳ２５９では、分割されて本登録されていない仮登録文書に関する仮登録文書情報、スタンプ位置情報、及び配布先情報を仮登録イメージ画面９００に合わせて管理者端末１０２に送信し、ステップＳ２６０では、ステップＳ２５９においてサーバ１０４から送信された仮登録イメージ画面９００を受信する。
【０１２８】
ステップＳ２６１では、ステップＳ２６０において受信した仮登録イメージ画面９００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示し、ステップＳ２３５へ処理を進める。
【０１２９】
ステップＳ２６２では、図１９に示す検索画面１１００の表示要求をサーバ１０４へ送信し、ステップS２６３では、ステップS２６２において送信された検索画面１１００の表示要求を受信し、ステップＳ２６４では、検索画面１１００を管理者端末１０２へ送信する。
【０１３０】
尚、検索画面１１００は、本登録文書のページを入力するためのページ欄１１０１、本システムに於いて通達文書を受信した日を入力するための受付日１１０２、本登録文書の書類区分を入力するための書類区分１１０３、本登録文書に付加されるスタンプを入力するためのスタンプ欄１１０４、本登録文書の備考欄１１０５、本登録文書の配布先を入力するための配布先課欄１１０６、及び本登録文書が既読であるか否かを入力するための既読フラグ欄１１０７を備えている。
【０１３１】
また、検索画面１１００には、ページ欄１１０１から既読フラグ欄１１０７に入力された情報を検索条件として、本登録文書の検索を行う際に押下するための検索ボタン１１０８、検索画面１１００を閉じて、メインメニュー画面６００へ遷移する際に押下するための戻るボタン１１０９を備えている。
【０１３２】
ステップＳ２６５では、ステップＳ２６４においてサーバ１０４から送信された検索画面１１００を受信し、ステップＳ２６６では、ステップＳ２６５において受信した検索画面１１００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示する。
【０１３３】
ステップＳ２６７では、検索ボタン１１０８が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、検索画面１１００のページ欄１１０１から既読フラグ欄１１０７に入力された情報を検索条件として取得し、ステップＳ２６８では、ステップＳ２６７において取得した検索条件をサーバ１０４へ送信する。
【０１３４】
ステップＳ２６９では、ステップＳ２６８において管理者端末１０２から送信された検索条件を受信し、ステップＳ２７０では、ステップＳ２６９において受信した検索条件を満たし、すでに本登録された通達文書に関する情報を取得するため、仮登録フラグが１である文書テーブルのレコードを本登録文書として取得する。
【０１３５】
ステップＳ２７１では、ステップＳ２７０で取得した本登録文書情報をリスト生成し、図２０に示す検索結果一覧画面１２００の構成に合わせる。検索結果一覧画面１２００は、本登録文書情報を表示するための検索結果表示領域１２０１、検索結果表示領域１２０１に表示された本登録文書情報を選択し、選択された本登録文書情報に対応する本登録文書を表示する際に押下するための表示ボタン１２０２、検索結果一覧画面１２００を閉じて、検索画面１１００へ遷移するために押下するための戻るボタン１２０３を備えている。
【０１３６】
ステップＳ２７２では、ステップＳ２７１において本登録文書情報が合わされた検索結果一覧画面１２００を管理者端末１０２へ送信し、ステップＳ２７３では、ステップＳ２７２においてサーバ１０４から送信された検索結果一覧画面１２００を受信する。
【０１３７】
ステップＳ２７４では、本登録文書が検索できたか否かを判定し（本登録文書情報に１件以上のレコードが存在するか否かを判定）、検索できた場合、ステップＳ２７５へ処理を進め、検索できなかった場合、処理を終了する。
【０１３８】
ステップＳ２７５では、ステップＳ２７３において受信した検索結果一覧画面１２００を管理者端末１０２の表示部２１０へ表示し、ステップＳ２７６では、検索結果一覧画面１２００の検索結果表示領域１２０１の１レコードが選択された状態で表示ボタン１２０２が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ２７７へ処理を進め、押下されたと判定しない場合、ステップＳ２６６へ処理を進める。
【０１３９】
ステップＳ２７７では、ステップＳ２７６において選択されたレコードの本登録文書を一意に示す文書ＩＤを含めて図２１に示す検索イメージ画面１３００の表示要求をサーバ１０４へ送信し、ステップＳ２７８では、ステップＳ２７７において管理者端末１０２から送信された検索イメージ画面１３００の表示要求を受信する。
【０１４０】
ステップＳ２７９では、ステップＳ２７８において受信した表示要求に含まれる本登録文書情報を一意に示す文書ＩＤを有する文書テーブルのイメージ保存パスから本登録文書の保存先を取得し、当該保存先から本登録文書を取得する。
【０１４１】
検索イメージ画面１３００は、本登録文書のイメージを表示するための本文書表示領域１３０１、本文書表示領域１３０１に表示された本登録文書に関する本登録文書情報を表示及び変更するための本文書情報領域１３０２、検索イメージ画面１３００を閉じて、検索画面１１００を表示する際に押下するための再検索ボタン１３０３、本文書情報領域１３０２に表示された本登録文書情報を変更する際に押下するための更新ボタン１３０４、検索イメージ画面１３００を閉じて、検索結果一覧画面１２００を表示する際に押下するための戻るボタン１３０５を備えている。
【０１４２】
本ステップでは、取得した本登録文書を本文書表示領域１３０１に合わせ、本登録文書情報を本文書情報領域１３０２に合わせた後、ステップＳ２８０では、検索イメージ画面１３００を管理者端末１０２へ送信する。
【０１４３】
ステップＳ２８１では、ステップＳ２８０においてサーバ１０４から送信された検索イメージ画面１３００を受信し、ステップＳ２８２では、ステップＳ２８１において受信した検索イメージ画面１３００を管理者端末１０２の表示部２１０に表示する。
【０１４４】
ステップＳ２８３では、検索イメージ画面１３００の更新ボタン１３０４が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ２８４へ処理を進め、押下されたと判定しない場合、処理を終了する（あるいは、再検索ボタン１３０３が押下されたらステップＳ２６６へ処理を進め、戻るボタン１３０５が押下されたらステップＳ２７５へ処理を進める。）。
【０１４５】
ステップＳ２８４では、本文書表示領域１３０１に表示された情報を含めた本登録文書情報を更新条件として取得し、サーバ１０４へ送信し、ステップＳ２８５では、ステップＳ２８４において送信された更新条件を受信する。
【０１４６】
ステップＳ２８６では、ステップＳ２８５で受信した更新条件に含まれる文書ＩＤを有する文書テーブルの本登録文書情報を、更新条件を用いて更新し、ステップＳ２８７では、更新結果情報を生成し、図２２に示す更新結果画面１４００の構成に合わせる。
【０１４７】
更新結果画面１４００は、更新した本登録文書情報を表示する更新結果表示領域１４０１、更新結果表示領域１４０１に表示された本登録文書情報に対応する本登録文書を表示する際に押下するための表示ボタン１４０２、更新結果画面１４００を閉じ、検索イメージ画面１３００を表示する際に押下するための戻るボタン１４０３を備えている。
【０１４８】
本ステップでは、更新結果画面１４００の更新結果表示領域１４０１に更新を行った本登録文書情報を合わせた後、ステップＳ２８８では、更新結果画面１４００を管理者端末１０２へ送信する。
【０１４９】
ステップＳ２８９では、ステップＳ２８８においてサーバ１０４から送信された更新結果画面１４００を受信し、ステップＳ２９０では、管理者端末１０２の表示部２１０に更新結果画面１４００を表示する。
【０１５０】
次に図１０及び図１１には、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおいて、本登録された通達文書を閲覧するための処理を示すフローチャートである。
【０１５１】
尚、各図面のフローチャートの上部には、ユーザ端末及びサーバと記載されているが、当記載は、各フローチャートの各ステップが実行される機器を示している。例えば、ステップＳ３００については、フローチャートの上部にユーザ端末が記載されているためユーザ端末１０３のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行され、ステップＳ３０１、ステップＳ３０２については、フローチャートの上部にサーバが記載されているためサーバ１０４のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行されていることを示している。
【０１５２】
ステップＳ３００では、図１２に示すログイン画面４００の表示要求をサーバ１０４へ送信し、ステップＳ３０１では、ステップＳ３００において送信されたログイン画面４００の表示要求を受信し、ステップＳ３０２では、ログイン画面４００をユーザ端末１０３に送信する。
【０１５３】
ステップＳ３０３では、ステップＳ３０２において送信されたログイン画面４００を受信し、ステップＳ３０４では、ステップＳ３０３において受信したログイン画面４００をユーザ端末１０３の表示部２１０へ表示する。
【０１５４】
ステップＳ３０５では、ログイン画面４００のログインボタン４０３が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ユーザＩＤ欄４０１及びパスワード欄４０２に対して入力されたユーザＩＤ及びパスワードを取得する。
【０１５５】
ステップＳ３０６では、ステップＳ３０５で取得したユーザＩＤ及びパスワードを含むユーザ情報をサーバ１０４へ送信する。
【０１５６】
ステップＳ３０７では、サーバ１０４は、管理者端末１０２から送信されたユーザ情報を受信し、ステップＳ３０８では、ステップＳ３０７において受信したユーザ情報のユーザＩＤ及びパスワードの組合せが、図２６に示すユーザテーブルのユーザＩＤ及びパスワードの組合せと照合する。
【０１５７】
ステップ３０９では、ステップＳ３０８において、ステップＳ３０７において受信したユーザ情報のユーザＩＤ及びパスワードの組合せがユーザテーブルに存在しない場合は、ステップＳ３１０へ進め、ステップＳ３０７において受信したユーザ情報のユーザＩＤ及びパスワードの組合せがユーザテーブルに存在する場合は、ステップＳ３１２へ処理を進める。
【０１５８】
ステップＳ３１０では、管理者端末１０２へ図１３に示すログイン失敗画面５００を送信し、ステップＳ３１１では、ステップＳ３１０において送信されたログイン失敗画面５００をユーザ端末１０３の表示部２１０へ表示する。そして、ログイン失敗画面５００のＯＫボタン５０１が押下されると、ステップＳ３０５へ処理を進める。
【０１５９】
ステップＳ３１２では、認証ＯＫとして、ステップＳ３０７において受信したユーザ情報に基づいて、未読の本登録文書情報を取得する。本ステップでは、ユーザ情報に含まれるユーザＩＤを有するユーザテーブルのレコードの権限を取得し、取得した権限を有する文書テーブルのレコードのうち、仮登録フラグが１、既読フラグが０の本登録文書情報を取得する。
【０１６０】
ステップＳ３１３では、ステップＳ３１２において取得した本登録文書情報をリスト生成し、ステップＳ３１４では、ステップＳ３１３においてリスト生成した本登録文書情報を図２３に示す未読本登録文書一覧画面１５００の構成に合わせてユーザ端末１０３へ送信する。
【０１６１】
未読本登録文書一覧画面１５００は、未読の本登録文書情報を表示する未読本登録文書情報表示領域１５０１、未読本登録文書情報表示領域１５０１に表示された未読の本登録文書情報に対応する本登録文書を表示する際に押下するための表示ボタン１５０２、未読本登録文書一覧画面１５００を閉じ、ログイン画面４００を表示する際に押下するための戻るボタン１５０３を備えている。
【０１６２】
本ステップでは、未読本登録文書一覧画面１５００の未読本登録文書情報表示領域１５０１に未読の本登録文書情報を合わせた後、ステップＳ３１４では、未読本登録文書一覧画面１５００をユーザ端末１０３へ送信する。
【０１６３】
ステップＳ３１５では、ステップＳ３１４において送信された未読本登録文書一覧画面１５００を受信し、ステップＳ３１６では、未読の本登録文書が検索できたか否かを判定し（未読の本登録文書情報に１件以上のレコードが存在するか否かを判定）、検索できた場合、ステップＳ３１７へ処理を進めて未読本登録文書一覧画面１５００をユーザ端末１０３の表示部２１０へ表示し、検索できなかった場合、処理を終了する。
【０１６４】
ステップＳ３１８では、未読本登録文書情報表示領域１５０１の未読の本登録文書情報のレコードが選択された状態で、表示ボタン１５０２が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ３１９へ処理を進める。
【０１６５】
ステップＳ３１９では、ステップＳ３１８において選択されたレコードの未読の本登録文書を一意に示す文書ＩＤを含めて図２４に示す配布先検索イメージ画面１６００の表示要求をサーバ１０４へ送信し、ステップＳ３２０では、ステップＳ３１９においてユーザ端末１０３から送信された配布先検索イメージ画面１６００の表示要求を受信する。
【０１６６】
配布先検索イメージ画面１６００は、本登録文書のイメージを表示するための本文書表示領域１６０１、本文書表示領域１６０１に表示された本登録文書に関する本登録文書情報を表示及び変更するための本文書情報領域１６０２、配布先検索イメージ画面１６００を閉じて、検索画面１１００を表示する際に押下するための再検索ボタン１６０３、配布先検索イメージ画面１６００を閉じて、未読本登録文書一覧画面１５００を表示する際に押下するための戻るボタン１６０４を備えている。
【０１６７】
ステップＳ３２１では、ステップＳ３２０で受信した表示要求に含まれる文書ＩＤを有する文書テーブルのレコードの既読フラグを１に設定し、ステップＳ３２２では、ステップＳ３２１において未読から既読へ変更したレコードの本登録文書情報を文書テーブルから取得して、本文書情報領域１６０２に合わせる。
【０１６８】
ステップＳ３２３では、ステップＳ３２２において取得した本登録文書情報のイメージ保存パスに設定された本登録文書の保存先を用いて、本登録文書を取得し、本文書表示領域１６０１に合わせる。
【０１６９】
ステップＳ３２４では、配布先検索イメージ画面１６００をユーザ端末１０３へ送信し、ステップＳ３２５では、ステップＳ３２４において送信された配布先検索イメージ画面１６００を受信し、ステップＳ３２６では、ステップＳ３２５において受信した配布先検索イメージ画面１６００をユーザ端末１０３の表示部２１０へ表示する。
【０１７０】
ステップＳ３２７では、配布先検索イメージ画面１６００の再検索ボタン１６０３が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ３２８へ処理を進め、押下されたお判定しない場合、処理を終了する（あるいは、戻るボタン１６０４が押下された場合、配布先検索イメージ画面１６００を閉じて、ステップＳ３１７へ処理を進める。）。
【０１７１】
ステップＳ３２８では、図２５に示す配布先検索画面１７００の表示要求をサーバ１０４へ送信し、ステップＳ３２９では、ステップＳ３２８において送信された配布先検索画面１７００の表示要求を受信し、ステップＳ３３０では、配布先検索画面１７００をユーザ端末１０３へ送信する。
【０１７２】
尚、配布先検索画面１７００は、本登録文書のページを入力するためのページ欄１７０１、本システムに於いて通達文書を受信した日を入力するための受付日１７０２、本登録文書の書類区分を入力するための書類区分１７０３、本登録文書に付加されるスタンプを入力するためのスタンプ欄１７０４、本登録文書の備考欄１７０５を備えている。
【０１７３】
また、配布先検索画面１７００には、ページ欄１７０１から備考欄１７０５に入力された情報を検索条件として、本登録文書の検索を行う際に押下するための検索ボタン１７０６、配布先検索画面１７００を閉じて、配布先検索イメージ画面１６００へ遷移する際に押下するための戻るボタン１７０７を備えている。
【０１７４】
ステップＳ３３１では、ステップＳ３３０においてサーバ１０４から送信された配布先検索画面１７００を受信し、ステップＳ３３２では、ステップＳ３３１において受信した配布先検索画面１７００をユーザ端末１０３の表示部２１０に表示する。
【０１７５】
ステップＳ３３３では、検索ボタン１７０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、配布先検索画面１７００のページ欄１７０１から備考欄１７０５に入力された情報を検索条件として取得し、ステップＳ３３４では、ステップＳ３３３において取得した検索条件をサーバ１０４へ送信する。
【０１７６】
ステップＳ３３５では、ステップＳ３３４においてユーザ端末１０３から送信された検索条件を受信し、ステップＳ３３６では、ステップＳ３０７において受信したユーザ情報に基づいて、ステップＳ３３５において受信した検索条件を満たす未読の本登録文書情報を取得するため、仮登録フラグが１、既読フラグが０である文書テーブルのレコードを未読の本登録文書として取得する。
【０１７７】
本ステップでは、ユーザ情報に含まれるユーザＩＤを有するユーザテーブルのレコードの権限を取得し、取得した権限を有する文書テーブルのレコードのうち、検索条件を満たず仮登録フラグが１、既読フラグが０の本登録文書情報を取得する。
【０１７８】
ステップＳ３３７では、ステップＳ３３６において取得した未読の本登録文書情報をリスト生成し、ステップＳ３３８では、ステップＳ３３７においてリスト生成した未読の本登録文書情報を図２３に示す未読本登録文書一覧画面１５００の構成に合わせてユーザ端末１０３へ送信する。
【０１７９】
本ステップでは、未読本登録文書一覧画面１５００の未読本登録文書情報表示領域１５０１に未読の本登録文書情報を合わせた後、ステップＳ３３８では、未読本登録文書一覧画面１５００をユーザ端末１０３へ送信する。
【０１８０】
ステップＳ３３９では、ステップＳ３３８において送信された未読本登録文書一覧画面１５００を受信し、ステップＳ３４０では、未読の本登録文書が検索できたか否かを判定し（未読の本登録文書情報に１件以上のレコードが存在するか否かを判定）、検索できた場合、ステップＳ３４１へ処理を進めて未読本登録文書一覧画面１５００をユーザ端末１０３の表示部２１０へ表示し、検索できなかった場合、処理を終了する。ステップＳ３４１の処理の後は、ステップＳ３１８へ処理を進める。
【０１８１】
従って、本発明では、通達文書を閲覧したかどうかの確認については、何らかの応対を必要とはせず、通達文書を閲覧した時点で、自動で閲覧済という状態となる。
【０１８２】
これにより、管理者は確認して欲しい通達文書が閲覧されたかどうかを確認でき、閲覧されていない受信者に対して、催促するなどの行動が容易となる。また、従来技術としてあげられているようなメールにより閲覧の要求等を送信する方法をとらないため、より高いセキュリティを実現することができる。
【０１８３】
以上、本発明に依れば、情報処理装置で受信した通達文書の種別に応じて配布先を特定し、当該特定された配布先に対して通達文書を複製して送付することで、通達文書の配布を効率良く行うができ、業務の効率を向上させることが可能となる。
【０１８４】
また、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１８５】
また、本発明におけるプログラムは、各処理方法をコンピュータが実行可能（読み取り可能）なプログラムであり、本発明の記憶媒体は、各処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。
【０１８６】
なお、本発明におけるプログラムは、各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１８７】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読取り実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１８８】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１８９】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１９０】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているＯＳ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１９１】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１９２】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。
【０１９３】
この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１９４】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１９５】
１０１  複合機
１０２  管理者端末
１０３  ユーザ端末
１０４  サーバ
１０５  ネットワーク
２０１    ＣＰＵ
２０２    ＲＯＭ
２０３    ＲＡＭ
２０４    システムバス
２０５    入力コントローラ
２０６    ビデオコントローラ
２０７    メモリコントローラ
２０８    通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９    入力部
２１０    表示部
２１１    外部メモリ
【図１】
2013106092.tif 000003
【図２】
2013106092.tif 000004
【図３】
2013106092.tif 000005
【図４】
2013106092.tif 000006
【図５】
2013106092.tif 000007
【図６】
2013106092.tif 000008
【図７】
2013106092.tif 000009
【図８】
2013106092.tif 000010
【図９】
2013106092.tif 000011
【図１０】
2013106092.tif 000012
【図１１】
2013106092.tif 000013
【図１２】
2013106092.tif 000014
【図１３】
2013106092.tif 000015
【図１４】
2013106092.tif 000016
【図１５】
2013106092.tif 000017
【図１６】
2013106092.tif 000018
【図１７】
2013106092.tif 000019
【図１８】
2013106092.tif 000020
【図１９】
2013106092.tif 000021
【図２０】
2013106092.tif 000022
【図２１】
2013106092.tif 000023
【図２２】
2013106092.tif 000024
【図２３】
2013106092.tif 000025
【図２４】
2013106092.tif 000026
【図２５】
2013106092.tif 000027
【図２６】
2013106092.tif 000028