(57)【要約】【課題】本発明は、アドレス帳に登録された宛先データを効率よく整理することができ、使いやすいアドレス帳をユーザに提供することが可能となるデータ通信装置を提供する。【解決手段】複合機１００は、アドレス帳コピー機能によりコピーされた回数を示す第１データ４０８を宛先データに設定し、アドレス帳コピー機能によるコピーが行われる前の旧機体で、宛先データを指定して送信を行った回数を示す第２データ４０９を当該宛先データに設定し、アドレス帳コピー機能によるコピーが行われた後の現行機で、宛先データを指定して送信を行った回数を示す第３データ４１０を当該宛先データに設定する。そして、ユーザからの指示により、第１データ４０８と第２データ４０９と第３データ４１０を使用して、使用頻度の低い宛先データをアドレス帳データから抽出する。【選択図】図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
宛先データに基づいて送信を行う通信手段と、前記宛先データをアドレス帳データとして保存管理するアドレス帳手段と、前記アドレス帳データを他のデータ通信装置にコピーするためのアドレス帳コピー手段とを備えるデータ通信装置において、
前記宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第１の送信回数付加手段と、
前記アドレス帳コピー手段により前記アドレス帳データをコピーする場合は、前記第１の送信回数付加手段により前記宛先データに付加された送信回数を旧機体での送信回数に変更して当該宛先データに付加する変更手段と、
前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた後のアドレス帳データにおける宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第２の送信回数付加手段と、
ユーザからの指示に応じて、前記第１の送信回数付加手段により付加された送信回数と前記第２の送信回数付加手段により付加された送信回数に基づいて、前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた前記アドレス帳データから上限値以下の使用頻度の宛先データを抽出する抽出手段とを備えることを特徴とするデータ通信装置。
【請求項２】
前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた回数を示す第１データを前記宛先データに付加するコピー回数付加手段をさらに備えることを特徴とする請求項１記載のデータ通信装置。
【請求項３】
宛先データに基づいて送信を行う通信手段と、前記宛先データをアドレス帳データとして保存管理するアドレス帳手段と、前記アドレス帳データを他のデータ通信装置にコピーするためのアドレス帳コピー手段とを備えるデータ通信装置において、
前記宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する送信回数付加手段と、
ユーザからの指示に応じて、前記アドレス帳コピー手段により前記アドレス帳データをコピーする場合は、前記送信回数付加手段により付加された送信回数に基づいて、前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた前記アドレス帳データから上限値以下の使用頻度の宛先データを抽出する抽出手段とを備え、
前記アドレス帳コピー手段は、前記抽出手段により抽出された宛先データを除いた前記アドレス帳データをコピーすることを特徴とするデータ通信装置。
【請求項４】
宛先データに基づいて送信を行う通信手段と、前記宛先データをアドレス帳データとして保存管理するアドレス帳手段と、前記アドレス帳データを他のデータ通信装置にコピーするためのアドレス帳コピー手段とを備えるデータ通信装置の制御方法において、
前記宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第１の送信回数付加工程と、
前記アドレス帳コピー手段により前記アドレス帳データをコピーする場合は、前記第１の送信回数付加工程にて前記宛先データに付加された送信回数を旧機体での送信回数に変更して当該宛先データに付加する変更工程と、
前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた後のアドレス帳データにおける宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第２の送信回数付加工程と、
ユーザからの指示に応じて、前記第１の送信回数付加工程にて付加された送信回数と前記第２の送信回数付加工程にて付加された送信回数に基づいて、前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた前記アドレス帳データから上限値以下の使用頻度の宛先データを抽出する抽出工程とを備えることを特徴とする制御方法。
【請求項５】
宛先データに基づいて送信を行う通信手段と、前記宛先データをアドレス帳データとして保存管理するアドレス帳手段と、前記アドレス帳データを他のデータ通信装置にコピーするためのアドレス帳コピー手段とを備えるデータ通信装置の制御方法において、
前記宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する送信回数付加工程と、
ユーザからの指示に応じて、前記アドレス帳コピー手段により前記アドレス帳データをコピーする場合は、前記送信回数付加工程にて付加された送信回数に基づいて、前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた前記アドレス帳データから上限値以下の使用頻度の宛先データを抽出する抽出工程と、
前記抽出工程により抽出された宛先データを除いた前記アドレス帳データをコピーするアドレス帳コピー工程とを備えることを特徴とする制御方法。
【請求項６】
請求項４または５に記載の制御方法をデータ通信装置に実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ通信装置及びその制御方法、並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ＦＡＸ通信やネットワーク通信などが実行できる複合機は、原稿を読み取り部から読み取り、読み取った画像データを画像処理して、指定された宛先にデータを送信している。このような複合機等のデータ通信装置では、ユーザにより操作部から送信宛先が入力または指定される。このような宛先の入力方法では、同じ宛先を何度も入力するのはユーザにとって負担であるし、入力ミスを起こして誤送信してしまう恐れがある。そのため、データ通信装置は、使用頻度の高い宛先を予め複数登録し、送信時にその宛先データから指定して送るアドレス帳機能を持っている。
【０００３】
アドレス帳に登録された宛先データは、ユーザが使用している期間は有効なデータであるが、使用しなくなってしまったあとは無駄なデータとなってしまう。そのため、登録後から一定期間内に送信に使用された回数が一定回数に達していない宛先データを消去するように促す方法が提案されている（特許文献１参照）。
【０００４】
一方、データ通信装置では、１台で多くの人数が使用する使われ方をしているケースが多くなってきている。例えば、数十人が働くオフィスに１台導入し、それぞれのユーザはそのデータ通信装置にＩＤを使用してログインし、個人用の環境でデータ通信装置を使用するというケースである。この場合、１台のデータ通信装置でアドレス帳機能を使用する場合、数十人分の宛先データを管理しなければならない。従って、このような環境下では、１台のデータ通信装置で管理すべき宛先データが非常に多くなっていく傾向にある。
【０００５】
さらに、このような傾向に伴い、従来使用していたデータ通信装置を新しいデータ通信装置に入れ替えた場合には、今まで使用していたアドレス帳データを再登録することはデータ量が多すぎるため非常に手間がかかることになる。そのために旧装置から新装置にアドレス帳データをコピーする、アドレス帳コピー機能を持つデータ通信装置も存在している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−２００８５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上記従来技術では、データ通信装置を共有する人数が増えることによりアドレス帳データが大きくなり、それに比例して、使用していない宛先データも増加する。また、上述したアドレス帳コピー機能により、使用していない宛先データも新装置にコピーされてしまうため、使用していない宛先データが長期間残ってしまう傾向にある。このように使用していない宛先データがアドレス帳に残ってしまうことは記憶領域を無駄に使用していることになり好ましくない。また、ユーザがアドレス帳から希望する宛先データを選択する際にも、選択肢が無駄に多く表示されるために使い勝手も良くない。そこで、例えば、特許文献１には、ユーザが宛先データを登録する際に、当該宛先データに有効期限を設けて、期限が切れたら該当する宛先データを削除する方法が記載されている。
【０００８】
しかしながら、複数のユーザで１台のデータ通信装置を共用する場合では、例えば、宛先登録時に有効期限が設定されなかった宛先データを管理することは困難である。また、宛先データごとに有効期限が付与されるので、宛先データの属性が増える結果、宛先データの総データ量が増加してしまう。
【０００９】
本発明は、上記問題に鑑みて成されたものであり、アドレス帳コピー機能によりアドレス帳をコピーする際に、アドレス帳に登録された宛先データを効率よく整理することができ、使いやすいアドレス帳をユーザに提供することが可能となる。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために、本発明のデータ通信装置は、宛先データに基づいて送信を行う通信手段と、前記宛先データをアドレス帳データとして保存管理するアドレス帳手段と、前記アドレス帳データを他のデータ通信装置にコピーするためのアドレス帳コピー手段とを備えるデータ通信装置において、前記宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第１の送信回数付加手段と、前記アドレス帳コピー手段により前記アドレス帳データをコピーする場合は、前記第１の送信回数付加手段により前記宛先データに付加された送信回数を旧機体での送信回数に変更して当該宛先データに付加する変更手段と、前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた後のアドレス帳データにおける宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第２の送信回数付加手段と、ユーザからの指示に応じて、前記第１の送信回数付加手段により付加された送信回数と前記第２の送信回数付加手段により付加された送信回数に基づいて、前記アドレス帳コピー手段によりコピーされた前記アドレス帳データから上限値以下の使用頻度の宛先データを抽出する抽出手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、アドレス帳コピー機能によりアドレス帳をコピーする際に、アドレス帳に登録された宛先データを効率よく整理することができ、使いやすいアドレス帳をユーザに提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態に係るデータ通信装置の一例である複合機の概略構成を示すブロック図である。
【図２】複合機におけるアドレス帳機能の概要を説明するための図である。
【図３】アドレス帳コピー機能の概要を説明するための図である。
【図４】アドレス帳データを構成する宛先データのデータ構造の一例を示す図である。
【図５】（ａ）〜（ｆ）は宛先データにおける第１データ、第２データ、及び第３データの変化の一例を示す図である。
【図６】使用頻度の低い宛先データを抽出するための操作方法の一例を示す図である。
【図７】旧機体上でアドレス帳コピー機能使用時のアドレス帳データのコピー処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】新機体上でアドレス帳整理操作を行ったときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】第２の実施形態におけるアドレス帳データを構成する宛先データのデータ構造の一例を示す図である。
【図１０】（ａ）〜（ｃ）は宛先データにおける現行機でのコール回数を示す第４データの変化の一例を示す図である。
【図１１】使用頻度の低い宛先データを抽出するための操作方法の一例を示す図である。
【図１２】アドレス帳コピー機能使用時のアドレス帳データのコピー処理の流れを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態に係るデータ通信装置の一例である複合機の概略構成を示すブロック図である。
【００１５】
複合機１００は、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＳＲＡＭ１０３、ＤＲＡＭ１０４、操作部１０５、読取部１０６、記録部１０７、画像処理部１０８、ネットワーク通信部１０９、ＦＡＸ通信部１１０、及びこれらを互いに接続するデータバス１１１を備える。
【００１６】
ＣＰＵ１０１は、制御プログラムを実行して装置全体を制御する制御部である。ＲＯＭ１０２は、ＣＰＵ１０１により実行される制御プログラムを格納するためのメモリである。ＳＲＡＭ１０３は、オペレータが登録した設定値や装置の管理データ等や各種ワーク用バッファ等を格納するメモリである。ＳＲＡＭ１０３は、不図示の電池等によりバックアップされ、装置の電源を切っても記憶されたデータが消えない不揮発性のメモリである。後述するアドレス帳データは、ＳＲＡＭ１０３に記憶される。
【００１７】
ＤＲＡＭ１０４は、プログラム制御変数等を格納するメモリである。操作部１０５は、装置内の情報を表示したり、ユーザからの操作を受け付けたりするユーザインターフェイス（ＵＩ）である。読取部１０６は、原稿から画像データを読み取ってバイナリデータに変換する機能を有する。記録部１０７は、画像データの記録紙へ印刷出力を行う。画像処理部１０８は、画像データの符号化処理や復号化処理を行う。ネットワーク通信部１０９は、外部のネットワークとのインターフェイスであり、画像データをネットワークに流すための処理を行う。ＦＡＸ通信部１１０は、ＦＡＸ回線とのインターフェイスであり、画像データをＦＡＸ回線に流すための処理を行う。
【００１８】
上記構成を有する複合機１００は次の機能を有する。すなわち、読取部１０６から原稿画像を読み取ってバイナリデータに変換し、読み取った画像データをＳＲＡＭ１０３に一時格納し、画像処理部１０８で画像データに変換してからネットワーク通信部１０９やＦＡＸ通信部１１０から送信する機能である。
【００１９】
次に、複合機１００におけるアドレス帳機能について説明する。
【００２０】
図２は、複合機１００におけるアドレス帳機能の概要を説明するための図である。
【００２１】
図２において、送信基本画面２０１は、操作部１０５に表示された画像データ送信時の初期画面である。送信基本画面２０１には、新規宛先ボタン２０２とアドレス帳ボタン２０３が表示されている。新規宛先ボタン２０２が押下されると、ユーザが手動で宛先を入力する新規宛先入力画面２０４に移行する。新規宛先入力画面では、ユーザは通信の種別と宛先情報を入力することができる。図示例では、通信種別としてＦＡＸ送信が選択され、宛先情報（宛先データ）として電話番号「１１１１１１１」が入力されている。宛先データを入力した後に、ＯＫキー２０４ａが押下されると、送信待機画面２０６に移行する。送信待機画面２０６上で送信開始キー２０７が押下されるとＦＡＸ送信が開始される。このような新規宛先入力方法が基本的な入力方法となる。
【００２２】
アドレス帳機能は、上述したように、宛先を複合機１００のアドレス帳に予め複数登録しておき、送信時にアドレス帳から宛先を指定する機能である。一般的に、アドレス帳には、使用頻度の高い宛先が登録される。それによって、使用頻度の高い宛先をその都度ユーザが入力する（新規宛先入力画面２０４への入力）手間が無くなり、データ送信処理時のユーザ操作が簡単になる。アドレス帳機能を使用する場合、ユーザはまず送信基本画面２０１からアドレス帳ボタン２０３を押下する。すると宛先一覧画面２０５に移行する。宛先一覧画面２０５では、既にユーザが登録した宛先データが表示され、複数の宛先データから送信先の宛先データを選択することができる。ユーザが送信先の宛先データを選択した後にＯＫキー２０５ａを押下することで送信待機画面２０６に移行する。送信待機画面２０６上で送信開始キー２０７が押下されるとＦＡＸ送信が開始される。
【００２３】
次に、アドレス帳コピー機能について説明する。
【００２４】
図３は、アドレス帳コピー機能の概要を説明するための図である。
【００２５】
本実施形態では、まず複合機１００の旧機体３０１とデータ退避用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）３０２とをネットワーク３０３で接続する。そして、旧機体３０１からの操作により、機体内に保存管理されたアドレス帳データ３０４がＰＣ３０２にコピーされる。
【００２６】
次に、旧機体３０１とＰＣ３０２との接続を解除した後に、新機体３０７とＰＣ３０２とをネットワーク３０６で接続する。そして、新機体３０７からの操作により、ＰＣ３０２に格納されたアドレス帳データ３０５をネットワーク３０６経由で新機体３０７にコピーする。
【００２７】
以上の手順を行うことで、ユーザは古い機体から新しい機体にアドレス帳データを移行することができる。
【００２８】
なお、アドレス帳コピー機能は、図３のようにＰＣを用いたものに限らない。例えば、旧機体に挿入されたＵＳＢメモリ等の外部記憶装置にアドレス帳データをコピーし、その外部記憶装置を新機体に挿入し、ＵＳＢメモリから新機体にアドレス帳データをコピーするようにしてもよい。または、旧機体から新機体へ、有線又は無線のネットワーク（イーサネット(登録商標)、無線ＬＡＮ等）、有線又は無線のローカルインターフェース（ＵＳＢケーブル、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ(登録商標)等）等を介してアドレス帳データを直接コピーするような方法でもよい。
【００２９】
次に、アドレス帳データを構成する宛先データの詳細について説明する。
【００３０】
図４は、アドレス帳データを構成する宛先データのデータ構造の一例を示す図である。
【００３１】
アドレス帳データ４０１は、複数の宛先データ４０２で構成される。各宛先データ４０２には、アドレスナンバー４０３、送信回線の種別４０４、アドレスの名称４０５、アドレスの読み仮名４０６、実際のアドレスデータ４０７などで構成されている。例えば、宛先データ４１１では、アドレスナンバー「００１」、送信回線の種別「ＦＡＸ」、アドレス名称「鈴木太郎」、アドレスとして電話番号「１１１−１１１１」が登録されている。また、宛先データ４１２では、アドレスナンバー「００２」、送信回線の種別「Ｅｍａｉｌ」、アドレス名称「山田次郎」、アドレスとしてメールアドレス「ａａａ＠ｂｂｂ．ｊｐ」が登録されている。
【００３２】
本実施形態では、各宛先データに３つの属性情報が付加されている。１つは宛先データのコピー回数を示す第１データ（宛先データコピー回数）４０８である。これは前述のアドレス帳コピー機能を使用してその宛先データがコピーされた回数を示すものである。ＣＰＵ１０１は、例えば、宛先データのコピー回数をカウントして宛先データに付加するコピー回数付加手段として機能する。
【００３３】
次は、旧機体でのコール回数を示す第２データ（旧機体でのコール回数）４０９である。これはアドレス帳コピー機能を使用して宛先データがコピーされるひとつ前の旧機体で、その宛先データを指定して実際に送信を行った回数を示すものである。ＣＰＵ１０１は、例えば、宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第１の送信回数付加手段として機能する。
【００３４】
３つ目は、現行機（新機体）でのコール回数を示す第３データ（現行機でのコール回数）４１０である。これは現在使用している機体（新機体）で、その宛先データを指定して送信を実際に行った回数を示すものである。ＣＰＵ１０１は、例えば、アドレス帳コピー機能によりコピーされた後のアドレス帳データにおける宛先データに基づいて送信を行った回数をカウントして当該宛先データに付加する第２の送信回数付加手段として機能する。
【００３５】
次に、第１データ４０８、第２データ４０９、及び第３データ４１０を使用して宛先データを管理する方法について説明する。
【００３６】
第１データ４０８の値は、アドレス帳コピー機能を使用してその宛先データがコピーされたときに１がインクリメントされる。第１データ４０８の値が１以上になっている宛先データは、現在使用している機体より以前の機体で登録された宛先データである。
【００３７】
第２データ４０９は、現在使用している機体のひとつ前の旧機体での宛先データの使用回数を示している。アドレス帳コピー機能を使用して旧機体から新機体に宛先データがコピーされると、旧機体における第１のデータ４１０の値が第２データ４０９にコピーされる。
【００３８】
第３データ４１０は、現在使用されている機体でアドレス帳データを使用して送信動作が行われる度に１が加算される。第３データ４１０により、現在の機体でその宛先データの実際の使用頻度を調べることが可能となる。
【００３９】
図５（ａ）〜図５（ｆ）は、宛先データにおける第１データ４０８、第２データ４０９、及び第３データ４１０の変化の一例を示す図である。
【００４０】
図５（ａ）は、ユーザ５０２が旧機体５０１を購入した後の状態を示している。旧機体５０１を購入した直後は、アドレス帳データには宛先データは登録されていない。図示例では、ユーザ５０２が旧機体５０１を使用した結果、「あああ」、「いいい」、「ううう」という３件の宛先データを登録したことを示す。
【００４１】
図５（ｂ）は、図５（ａ）に示す状態からさらに時間が経過した状態を示している。図示例では、ユーザ５０２が旧機体５０１を使用して何度か送信を行っている。いくつかの宛先データを使用したため、使用した宛先データの現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値が使用した回数分増加している。具体的には、ユーザ５０２は「あああ」の宛先データを合計５回使用し、「いいい」の宛先データを１回使用している。また、図示例では、「えええ」、「おおお」という２件の新規宛先データが追加登録されている。
【００４２】
図５（ｃ）は、図５（ｂ）に示す状態からさらに時間が経過した状態を示している。図５（ｃ）に示す状態では、ユーザ５０２は新機体５０４を購入したため、アドレス帳コピー機能を使用して新機体５０４へのアドレス帳データのコピーを実施する。図示例では、新機体５０４へアドレス帳データのコピーを行うために、ＰＣ５０３へのアドレス帳データの出力を行う直前の状態を示している。図５（ｂ）に示す状態からさらに時間が経過していて、その間にユーザ５０２により宛先データが使用されている。具体的には、「あああ」の宛先データでは、コール回数が５回から３回増えて８回になっている。その他の宛先データも送信に使用された回数だけ現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値が増加している。
【００４３】
図５（ｄ）は、ＰＣ５０３にアドレス帳データを出力した後の状態を示している。ＰＣ５０３にアドレス帳データを出力する際に、各宛先データの第１データ４０８は全て１回加算されている。コピー（エクスポート）後のアドレス帳データでは、旧機体５０１における現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値が、新機体５０４における旧機体でのコール回数を示す第２データ４０９にコピーされる。この段階では、現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値に全て０が設定される。
【００４４】
このように、アドレス帳コピー機能を使用してアドレス帳データを旧機体５０１からＰＣ５０３にコピーする際に宛先データに付加された属性情報を変更する。
【００４５】
図５（ｅ）は、ＰＣ５０３から新機体５０４にアドレス帳データをコピーした状態を示している。このとき、単純にアドレス帳データのコピー処理が行われるだけであり、宛先データ内の第１データ〜第３データの値は変化しない。なお、本実施形態では、旧機体からＰＣへアドレス帳データを出力した際に、第１のデータをインクリメントしているが、この時はインクリメントせず、ＰＣから新機体にアドレス帳データをコピーした際にインクリメントするようにしてもよい。
【００４６】
図５（ｆ）は、新機体５０４でユーザ５０２が使用した状態を示している。図示例では、「あああ」の宛先データは使用されなくなり、コール回数は０回のままである。また、「いいい」、「えええ」、「おおお」の宛先データは複数回使用されている。宛先データが使用された回数がカウントされ、新機体５０４における現行機でのコール回数を示す第３データ４１０に保存されていく。ＰＣ５０３から新機体５０４にアドレス帳データがコピーされた後では、旧機体でのコール回数を示す第２データ４０９の値は変化はせず、そのままとなる。
【００４７】
また、図５（ｆ）に示す例では、ユーザ５０２は、新機体５０４に移行後、新規に２件（「かかか」、「ききき」）の宛先データを登録して使用している。この２件の宛先データは、新機体５０４で新規登録された宛先データであるため、宛先データのコピー回数を示す第１データ４０８の値は０に設定されている。
【００４８】
本実施形態では、宛先データに付加された属性情報を参照することにより、各宛先データの使用頻度と使われ方の特徴を調査することができる。例えば、図５（ｆ）に示す状態では、宛先データ「あああ」は、以前は使用されていたが今は使われなくなった宛先データと言える。また、宛先データ「ううう」は、現在まで一度も使用されていない宛先データであると言える。
【００４９】
次に、宛先データに付加された属性情報を参照して当該宛先データの使用頻度を調査し、使用頻度の低い宛先データを効率的に抽出する方法について説明する。
【００５０】
図６は、使用頻度の低い宛先データを抽出するための操作方法の一例を示す図である。
【００５１】
低頻度使用宛先抽出操作は、図５（ｆ）に示す状態すなわちアドレス帳データを新機体５０４にコピーし終えた後に新機体５０４側の操作部１０５で行うものである。
【００５２】
まず、ユーザは操作部１０５上で機能選択をしてアドレス帳管理モードに移行し、操作部１０５に画面６０１が表示される。画面６０１上でアドレス帳整理のボタンが押下されるとアドレス帳整理モードに移行し、表示がアドレス帳整理画面６０２に切り替わる。アドレス帳整理画面６０２では、旧機体での送信のコール回数と新機体でのコール回数を設定できる。これらは、使用頻度の基準値に用いられるので、ユーザの希望する使用頻度での宛先データの抽出を行うことができる。図示例では、旧機体でのコール回数が１回以下で、且つ現行機でのコール回数も１回以下という、長期間にわたって使用されていない宛先データを抽出する指示になっている。
【００５３】
また、アドレス帳整理画面６０２上では、最後にアドレス帳コピー機能を使用してアドレス帳データ移行した日時情報を表示することもできる。これにより、現行機でのコール回数の期間がどれだけの期間であるかをユーザに通知することができる。
【００５４】
アドレス帳整理画面６０２上で実行ボタンが押下されると、宛先データの抽出が始まる。そして、結果画面６０３が表示される。図示例では、アドレス帳整理画面６０２でユーザが指示した通り、旧機体でのコール回数が１回以下で、且つ現行機でのコール回数も１回以下の宛先データが表示される。旧機体でのコール回数が０回であっても、宛先データのコピー回数を示す第１データ４０８の値が０の宛先データは旧機体では登録されていなかったため「未登録」と表示される。ここで抽出された宛先データは、ユーザの指示に応じて一括削除されたり、一覧の印刷を行ったりすることが可能となる。
【００５５】
このように、アドレス帳データの各宛先データに使用頻度を示す属性情報を付加し、アドレス帳コピー機能使用時に属性情報の変更処理を行い、変更された属性情報に基づいて使用頻度の低い宛先データの抽出を行う。これにより、使用頻度の低い宛先データをアドレス帳コピー機能使用時に抽出して、アドレス帳データにおける宛先データの整理を効率よく行うことが可能となる。
【００５６】
図７は、旧機体上でアドレス帳コピー機能使用時のアドレス帳データのコピー処理の流れを示すフローチャートである。本処理は、図５（ｃ）に示す旧機体５０１からＰＣ５０３へのアドレス帳データの出力時に実行される処理である。図７の各ステップは、ＲＯＭ１０２等のメモリに格納されたプログラムをＣＰＵ１０１が実行することによって処理される。
【００５７】
アドレス帳データのコピー処理が開始されると、旧機体（のＣＰＵ１０１）は、まず１つ目の宛先データをアドレス帳データから読み取る（ステップＳ７０１）。
【００５８】
次に、ＣＰＵ１０１は、読み取った宛先データのコピーを作成する（ステップＳ７０２）。そして、ＣＰＵ１０１は、コピーした宛先データの中の旧機体でのコール回数を示す第２データ４０９の値を、現行機でのコール回数を示す第３データ４１０に設定する（ステップＳ７０３）。
【００５９】
次に、ＣＰＵ１０１は、コピーした宛先データの中の現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値を０に設定する（ステップＳ７０４）。そして、ＣＰＵ１０１は、宛先データのコピー回数を示す第１データ４０８に１を加算する（ステップＳ７０５）。これで１つの宛先データに対する処理が完了する。
【００６０】
最後に、ＣＰＵ１０１は、アドレス帳データにおける全宛先データを処理したかを判定し（ステップＳ７０６）、まだ未処理の宛先データがある場合は次の宛先データを参照し（ステップＳ７０７）、ステップＳ７０１に戻り、次の宛先データの処理を行う。一方、アドレス帳データにおける全宛先データを処理し終えた場合には、本処理を終了する。
【００６１】
図８は、新機体上でアドレス帳整理操作を行ったときの処理の流れを示すフローチャートである。本処理は、図５（ｆ）に示す状態で図６に示すアドレス帳整理操作が行われた後に実行される処理である。図８の各ステップは、ＲＯＭ１０２等のメモリに格納されたプログラムをＣＰＵ１０１が実行することによって処理される。
【００６２】
ＣＰＵ１０１は、図６に示すアドレス帳整理画面６０２上でユーザにより指示された、旧機体でのコール回数の上限値Ｘと現行機でのコール回数の上限値Ｙを取得する（ステップＳ８０１）。次に、ＣＰＵ１０１は、アドレス帳データから１つ目の宛先データを読み取る（ステップＳ８０２）。
【００６３】
次に、ステップＳ８０３では、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ５０２で読み取った宛先データから、旧機体でのコール回数を示す第２データ４０９の値と現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値を読み取る。そして、それぞれがステップＳ８０１で取得したコール回数の上限値Ｘ，Ｙを超えているか判定する。旧機体でのコール回数を示す第２データ４０９の値がコール回数の上限値Ｘ以下で、かつ現行機でのコール回数を示す第３データ４１０の値もコール回数の上限値Ｙ以下の場合は、その宛先データを抽出する（ステップＳ８０４）。そうでない場合は抽出しない（ステップＳ８０５）。なお、コピー回数を示す第１のデータ４０８の値が０の宛先データについては、旧機体でのコール回数が０であって現行機でのコール回数のみが判定の対象となってしまう。そこで、第１のデータ４０８の値が０の宛先データについては、ステップＳ８０３の判定の対象としないようにアルゴリズムを変更してもよい。
【００６４】
最後に、ＣＰＵ１０１は、アドレス帳データにおける全宛先データを処理したかを判定し（ステップＳ８０６）、まだ未処理の宛先データがある場合は、ステップＳ８０７へ進む。ステップＳ８０７では、ＣＰＵ１０１は、次の宛先データを参照した後、ステップＳ８０２に戻り、次の宛先データの処理を行う。一方、アドレス帳データにおける全宛先データを処理し終えた場合には、本処理を終了する。
【００６５】
上記処理により、アドレス帳コピー機能によりコピーされたアドレス帳データから上限値以下の使用頻度の宛先データが抽出される。そして、抽出された宛先データを一括して削除する構成にしてもよいし、所望の宛先データを指定する際に邪魔にならないように一括して非表示にする構成にしてもよい。
【００６６】
また、抽出された宛先データをレポートとして印刷やメール転送し、複合機１００のユーザに閲覧させて、各ユーザがアドレス帳の整理を促すように構成しても構わない。
【００６７】
ユーザによるアドレス帳整理の指示は、アドレス帳コピー機能を使用した後の現行機を使用している間の任意のタイミングで実行できる。これにより、アドレス帳コピー機能を繰り返して、長期間の蓄積により使用頻度の低い宛先データが大量にアドレス帳に残ったとしても、当該宛先データを効率的に抽出して適切な処理を行うことが可能となる。
【００６８】
［第２の実施形態］
本発明の第２の実施の形態では、図１〜図３に示す構成が上記第１の実施の形態と同じであり、第１の実施の形態と同様の部分については、同一の符号を用いてその説明を省略する。以下に、上記第１の実施の形態と異なる点のみを説明する。
【００６９】
図９は、第２の実施形態におけるアドレス帳データを構成する宛先データのデータ構造の一例を示す図である。なお、図示のアドレス帳データ９０１の各宛先データ９０２の基本構成は図４に示す構成と同じなのでそれらの説明は省略する。
【００７０】
第２の実施形態では、上記第１の実施形態と異なり、宛先データには現行機でのコール回数を示す第４データ９０８のみが付加されている。第４データ９０８は、上述した第３データ４１０と同様に、現在使用している機体（現行機）で、その宛先データを指定して送信を実際に行った回数を示すものである。
【００７１】
次に、第４データ９０８を使用して宛先データを管理する方法について説明する。
【００７２】
第４データ９０８は、第３データ４１０と同様に、現在使用されている機体でアドレス帳データを使用して送信動作が行われる度に１が加算される。第４データ９０８により、現在の機体でその宛先データの実際の使用頻度を調べることが可能となる。
【００７３】
図１０（ａ）〜図１０（ｃ）は、宛先データにおける現行機でのコール回数を示す第４データ９０８の変化の一例を示す図である。
【００７４】
図１０（ａ）では、ユーザ１００２が旧機体１００１を購入した後の状態を示している。旧機体１００１を購入した直後は、アドレス帳データには宛先データは登録されていない。図示例では、ユーザ１００２は旧機体１００１を使用した結果、「あああ」、「いいい」、「ううう」という３件の宛先データを登録したことを示す。
【００７５】
図１０（ｂ）は、図１０（ａ）に示す状態からさらに時間が経過した状態を示している。図示例では、ユーザ１００２が旧機体１００１を使用して何度か送信を行っている。いくつかの宛先データを使用したため、使用した宛先データの現行機でのコール回数を示す第４データ９０８の値が使用した回数分増加している。具体的には、ユーザ１００２は「あああ」の宛先データを合計５回使用し、「いいい」の宛先データを１回使用している。また、図示例では、「えええ」、「おおお」という２件の新規宛先データが追加登録されている。
【００７６】
図１０（ｃ）は、図１０（ｂ）に示す状態からさらに時間が経過した状態を示している。図１０（ｃ）に示す状態では、ユーザ１００２は新機体（不図示）を購入したため、アドレス帳コピー機能を使用して新機体へのデータコピーを実施する。図示例では、新機体へアドレス帳データのコピーを行うために、ＰＣ１００３へのアドレス帳データの出力を行う直前の状態を示している。図１０（ｂ）に示す状態からさらに時間が経過していて、その間にユーザ１００２により宛先データが使用されている。具体的には、「あああ」の宛先データでは、コール回数が５回から３回増えて８回になっている。その他の宛先データも送信に使用された回数だけ現行機でのコール回数を示す第４データ９０８の値が増加している。このような状態でＰＣ１００３にアドレス帳データのコピー処理が行われる。
【００７７】
本実施形態では、現行機でのコール回数を示す第４データ９０８を参照することにより、各宛先データの使用頻度と使われ方の特徴を調査することができる。
【００７８】
次に、宛先データに付加された現行機でのコール回数を示す第４データ９０８を参照して当該宛先データの使用頻度を調査し、使用頻度の低い宛先データを効率的に抽出する方法について説明する。
【００７９】
図１１は、使用頻度の低い宛先データを抽出するための操作方法の一例を示す図である。
【００８０】
低頻度使用宛先抽出操作は、図１０（ｃ）に示す状態すなわちアドレス帳データを新機体にコピーするためにアドレス帳データの出力処理時に行うものである。
【００８１】
まず、ユーザは旧機体１００１の操作部１０５を操作してＰＣ１００３にアドレス帳データのコピー処理の指示を行う。ユーザは操作部１０５上で機能選択をしてアドレス帳管理モードに移行し、操作部１０５に画面１１０１が表示される。画面１１０１上でアドレス帳のコピー処理の実行ボタンが押下されるとアドレス帳コピー処理モードに移行し、表示がアドレス帳コピー処理画面１１０２に切り替わる。
【００８２】
アドレス帳コピー処理画面１１０２では、旧機体での送信のコール回数の上限値を設定できる。旧機体でのコール回数の上限値は、使用頻度の基準値に用いられるので、ユーザの希望する使用頻度での宛先データの抽出を行うことができる。図示例では、旧機体でのコール回数の上限値が０回という、まったく使用されていない宛先データを抽出する指示になっている。
【００８３】
アドレス帳コピー処理画面１１０２上で実行ボタンが押下されると、宛先データの抽出が始まる。そして、結果画面１１０３が表示される。結果画面１１０３では、アドレス帳コピー処理画面１１０２でユーザが指示した通り、旧機体でのコール回数が０回の宛先データが表示される。ここで抽出された宛先データは、ユーザの指示に応じて出力処理は行われない。
【００８４】
このように、アドレス帳データの各宛先データに付加された現行機でのコール回数を示す第４データ９０８に基づいて、アドレス帳コピー機能使用時に使用頻度の低い宛先データの抽出を行う。これにより、使用頻度の低い宛先データをアドレス帳コピー処理時に抽出して、アドレス帳データにおける宛先データの整理を効率よく行うことが可能となる。
【００８５】
図１２は、アドレス帳コピー機能使用時のアドレス帳データのコピー処理の流れを示すフローチャートである。本処理は、図１０（ｃ）に示す旧機体１００１からＰＣ１００３へのアドレス帳データ出力時に実行される処理である。図１２の各ステップは、ＲＯＭ１０２等のメモリに格納されたプログラムをＣＰＵ１０１が実行することによって処理される。
【００８６】
アドレス帳データのコピー処理が開始されると、まず始めにアドレス帳データコピー処理の動作モードをユーザに選択させる（ステップＳ１２０１）。ここでユーザが低頻度使用の宛先データの整理を行わず、全宛先データを出力する全コピーモードを選択した場合は、低頻度使用の宛先データの抽出処理を行わず、全宛先データを出力処理する（ステップＳ１２１２）。
【００８７】
一方、低頻度使用の宛先データを整理する整理モードが選択された場合は、ＣＰＵ１０１は、アドレス帳コピー処理画面１１０２上でユーザにより指示された、旧機体でのコール回数の上限値Ｘを取得する（ステップＳ１２０２）。次に、ＣＰＵ１０１は、アドレス帳データから１つ目の宛先データを読み取る（ステップＳ１２０３）。次に、ＣＰＵ１０１は、その宛先データの中の現行機でのコール回数を示す第４データ９０８の値が、ステップＳ１２０２で取得したコール回数を超えているか判定する（ステップＳ１２０４）。旧機体でのコール回数を示す第４データ９０８の値がコール回数の上限値Ｘ以下の場合は、その宛先データを抽出する（ステップＳ１２０５）。そうでない場合は抽出しない（ステップＳ１２０６）。
【００８８】
次に、ＣＰＵ１０１は、アドレス帳データにおける全宛先データを処理したかを判定し（ステップＳ１２０７）、まだ未処理の宛先データがある場合は、ステップＳ１２０８へ進む。ステップＳ１２０８では、ＣＰＵ１０１は、次の宛先データを参照した後、ステップＳ１２０３に戻り、次のデータの処理を行う。一方、アドレス帳データにおける全宛先データを処理し終えた場合、ＣＰＵ１０１は、抽出した宛先データを操作部１０５に一覧を表示し、これらの宛先データについてはアドレス帳データの出力処理を行わないことをユーザに通知する（ステップＳ１２０９）。通知方法としては、例えば、図１１に示す結果画面１１０３のように画面表示される。
【００８９】
ＣＰＵ１０１は、ユーザによりキャンセルが指示されたと判定した場合、ステップＳ１２０１に戻り、最初からアドレス帳データのコピー処理を行う。一方、ユーザによりＯＫが指示された場合、ＣＰＵ１０１は、抽出した宛先データを除いたアドレス帳データを出力処理して（ステップＳ１２１１）、本処理を終了する。
【００９０】
本実施形態によれば、宛先データに付加した現行機でのコール回数により使用頻度の低い宛先データをアドレス帳データから効率的に抽出することが可能となる。この方法では、宛先データを抽出するタイミングすなわち使用頻度の低い宛先データを整理するタイミングがアドレス帳コピー機能使用時のアドレス帳データの出力処理時に限られてしまう。しかし、上記第１の実施形態で説明した方法よりも宛先データに付加する属性情報が少なくて済む。
【００９１】
上記実施形態では、データ通信装置の一例として複合機について説明したが、複合機に限定されるものではなく、アドレス帳データに含まれる宛先データを使ってデータを送信することが可能な装置であればどのようなものでもよい。
【００９２】
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【００９３】
１００  複合機
１０１  ＣＰＵ
１０５  操作部
４０１  アドレス帳データ
４０２  宛先データ
４０８  宛先データのコピー回数を示す第１データ
４０９  旧機体でのコール回数を示す第２データ
４１０  現行機でのコール回数を示す第３データ
６０２  アドレス帳整理画面
６０３  結果画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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