(57)【要約】【課題】ユーザーの意図に沿った態様でメール作成の支援を行なう。【解決手段】ＭＦＰ１００においてメール機能を起動する操作がなされると、ＭＦＰ１００のデバイス情報がメールサーバー２００へ送信される。これに応じて、メールサーバー２００では、当該メールサーバー２００に格納されるメールの送受信履歴から、デバイス情報をキーとした検索の結果を抽出する。デバイス情報とは、ＭＦＰ１００において作成されるメールに添付されるファイルを作成する装置の情報を意味する。そして、メールサーバー２００は、抽出されたメールを、検索結果としてＭＦＰ１００へ送信する。【選択図】図１
2013186725.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶装置にアクセス可能であって、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置であって、
メールを作成するためのメール作成手段と、
前記メールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、前記記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から前記添付ファイルに対応するメールを抽出するための抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出されたメールを表示し、当該抽出されたメールからメールを選択するための選択手段とを備え、
前記メール作成手段は、前記選択手段によって選択されたメールと前記添付ファイルとを使用してメールを作成する、メール作成支援装置。
【請求項２】
前記付加情報は、前記添付ファイルが生成された装置を特定する情報であるクリエーター情報、前記添付ファイルが生成された日時を特定する情報である生成日時情報、または、前記添付ファイルが生成された場所を特定する情報である生成場所情報の少なくとも一つを含む、請求項１に記載のメール作成支援装置。
【請求項３】
ファイルを生成するためのファイル生成手段をさらに備え、
前記メール作成手段は、前記ファイル生成手段によって生成されたファイルを添付ファイルとしてメールを作成し、
前記ファイル生成手段によって生成された前記添付ファイルを解析することによって、当該添付ファイルの前記付加情報を生成するための付加情報生成手段をさらに備える、請求項１または請求項２に記載のメール作成支援装置。
【請求項４】
前記付加情報は、前記添付ファイルが生成された装置を特定する情報であるクリエーター情報、前記添付ファイルが生成された日時を特定する情報である生成日時情報、前記添付ファイルが生成された場所を特定する情報である生成場所情報、または、前記添付ファイル自体もしくは当該ファイルの画像内に含まれる文字情報の少なくとも一つを含む、請求項３に記載のメール作成支援装置。
【請求項５】
前記抽出手段は、前記ファイル生成手段の状態に基づいて、前記メール作成手段によって作成されるメールの添付ファイルとされるファイルを推測し、前記添付ファイルと推測したファイルの前記付加情報を検索キーとして、前記メールの抽出を実行する、請求項３または請求項４に記載のメール作成支援装置。
【請求項６】
前記付加情報生成手段は、前記記憶装置に格納されたメールの送受信履歴において前記付加情報を有しないメールがあるか否かを判断し、有しないと判断したメールについて、当該メールの添付ファイルの前記付加情報を生成して前記記憶装置に登録する、請求項３〜請求項５のいずれかに記載のメール作成支援装置。
【請求項７】
前記付加情報生成手段は、
前記付加情報として、当該メールを作成した前記メール作成手段を特定する情報である第１の装置特定情報と、当該メールの添付ファイルを作成した装置を特定する情報である第２の装置特定情報とを作成し、
前記第１の装置特定情報と前記第２の装置特定情報で特定される装置が異なるメールの前記付加情報を前記第２の装置特定情報に送信する、請求項３〜請求項６のいずれかに記載のメール作成支援装置。
【請求項８】
前記メール作成手段によって作成されたメールの添付ファイルの前記付加情報を前記記憶装置に登録するための登録手段をさらに備える、請求項１〜請求項７のいずれかに記載のメール作成支援装置。
【請求項９】
前記付加情報は、当該メールを作成しようとする前記メール作成手段を特定する情報である第１の装置特定情報と、当該メールの添付ファイルを作成した装置を特定する情報である第２の装置特定情報とを含み、
前記選択手段は、前記第１の装置特定情報と前記第２の装置特定情報によって特定される装置が一致するメールを優先的に表示する、請求項１〜請求項８のいずれかに記載のメール作成支援装置。
【請求項１０】
記憶装置にアクセス可能なコンピューターであって、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置のコンピューターによって実行されるメール作成支援方法であって、
メールを作成するステップと、
前記作成されるメールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、前記記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から前記添付ファイルに対応するメールを抽出するステップと、
前記抽出されたメールを表示し、当該抽出されたメールからメールを選択するステップとを備え、
前記メールを作成するステップは、前記選択されたメールと前記添付ファイルとを使用してメールを作成する、メール作成支援方法。
【請求項１１】
記憶装置にアクセス可能なコンピューターであって、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置のコンピューターによって実行されるメール作成支援プログラムであって、
前記メール作成支援プログラムは、前記コンピューターに、
メールを作成するステップと、
前記作成されるメールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、前記記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から前記添付ファイルに対応するメールを抽出するステップと、
前記抽出されたメールを表示し、当該抽出されたメールからメールを選択するステップとを実行させ、
前記メールを作成するステップは、前記選択されたメールと前記添付ファイルとを使用してメールを作成する、メール作成支援用プログラム。
【請求項１２】
メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置と、前記メール作成支援装置と通信可能なサーバーとによって構成される、メール作成支援システムであって、
前記メール作成支援装置は、
メールを作成するためのメール作成手段と、
前記メールの添付ファイルについての付加情報を前記サーバーに送信する送信手段とを備え、
前記サーバーは、
メールの送受信履歴を格納する記憶装置と、
前記付加情報を検索キーとして、前記記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から前記添付ファイルに対応するメールを検索するための検索手段とを備え、
前記メール作成支援装置は、
前記サーバーからの、前記検索の結果を取得するための取得手段と、
前記取得手段によって取得されたメールを表示し、当該取得されたメールからメールを選択するための選択手段とを備え、
前記メール作成手段は、前記選択手段によって選択されたメールと前記添付ファイルとを使用してメールを作成する、メール作成支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール作成支援装置、メール作成支援方法、メール作成支援用プログラム、および、メール作成支援システムに関し、特に、添付ファイルのある電子メールの作成を支援するためのメール作成支援装置、メール作成支援方法、メール作成支援用プログラム、および、メール作成支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
メール作成の支援として、過去のメールの履歴が利用されるということは、従来から幅広く行われている。
【０００３】
例えば、特許文献１（特開２０１１−０９６０１６号公報）には、文字入力支援装置において、メール作成のために入力された送信先アドレスや件名、メール作成の日付などを取得し、それを利用して、過去のメールを検索し、検索により得られたメールの全部又は一部の情報を、送信メール作成のために送信メール本文にコピー可能なようにして提示する。
【０００４】
また、多くのメールアプリケーションにおいても、メールの宛先や送信先、タイトル、本文に含まれる文字列や、メールの送受信日付などで、過去の送受信履歴を検索できるようになっている。
【０００５】
なお、処理対象の文書に対する処理内容を決定するための操作を支援するための技術についても、種々の技術が提案されている。
【０００６】
たとえば、特許文献２（特開２００９−２５３７７１号公報）には、原稿の画像を出力する出力装置が、履歴の中から当該原稿に含まれる単語が似ているジョブを抽出し、ユーザーに提示する技術が開示されている。具体的には、ユーザーが複合機にログインし、原稿を当該複合機のスキャナーに載置して処理開始を指示すると、複合機は、原稿をスキャンして文字認識および単語認識を行い、単語の出現頻度リストを作成する。そして、過去に実行されたジョブの履歴情報に含まれるレコード（履歴）の中から、ログインユーザーと共通する属性を持つユーザーにより実行されたといった条件で履歴を絞り込む。絞り込まれた履歴に含まれるジョブの機能を互いに比較し、類似する機能を持つジョブの履歴を一つにまとめる。最後に、残った履歴の機能及び設定をユーザーインターフェースに表示し、そのいずれかが選択されたなら、選択された機能及び設定で、文書の処理を実行する。そして、そのジョブの履歴を保存する。
【０００７】
また、特許文献３（特開２００９−１８７４８５号公報）には、文書を管理する装置に関する技術が開示されている。具体的には、文書の登録時には、ユーザーのログイン情報より得られたユーザー特性情報と登録する文書から得られた文書情報とに基づき、登録する文書に付与するためのインデックス候補情報を生成して出力し、出力したインデックス候補情報から該ユーザーにより選択されたインデックス情報を受信する。また、受信したインデックス情報を、文書情報取得手段により取得した文書に関連づけて登録する。そして、文書の閲覧時には、ユーザーのログイン情報より得られたユーザー特性情報と登録した文書にインデックス情報に関連づけて設定したユーザー特性情報とを比較し、所定の項目が一致するユーザー特性情報を有する文書を、ユーザーに関連する文書として抽出する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２０１１−０９６０１６号公報
【特許文献２】特開２００９−２５３７７１号公報
【特許文献３】特開２００９−１８７４８５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
たしかに、ユーザーは、メールの作成に際し、そのときに作成するメールの本文に関連した履歴に基づく支援を必要とする場合もある。
【００１０】
その一方で、メールの送信の目的が、主に、本文の文章の伝達というよりは、添付ファイルの送信であるような場合には、メールの本文に関連した履歴に基づいて支援を提供されても、ユーザーは当該支援を有効に活用できない場合が想定される。
【００１１】
しかしながら、従来の技術では、ユーザー自身の特性情報、または、ユーザーがメール送信の際に作成する文書もしくはユーザーが保存等の対象として作成する文書や原稿に基づいた支援がなされるのみで、それ以外の情報については支援の対象とされていないかった。
【００１２】
たとえば、ユーザーが、ＭＦＰ（Multi-functional  Peripheral）等の装置でスキャンしたデータを添付ファイルとして自分宛てに送信して転送する」という手順でメール送信を行なった場合、このメールの作成を支援するための情報は、添付ファイルのデータを作成した装置に対応した情報に基づいては作成されない。つまり、当該メールの作成を支援するための情報は、当該メールの件名や送信先、日付や添付ファイルなどといったメール本文に関連する情報に基づいて生成されるのであって、上記した装置に関連する情報に基づいて生成されるのではない。
【００１３】
また、メール履歴がメール送信デバイスでのみ保持されるシステムの場合、上記のメールを上記した装置から参照することは不可能である。
【００１４】
本発明は係る実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、ユーザーの意図に沿った態様でメール作成の支援を行なうことができるメール作成支援装置、メール作成支援方法、メール作成支援用プログラム、および、メール作成支援システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
本発明に従ったメール作成支援装置は、記憶装置にアクセス可能であって、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置であって、メールを作成するためのメール作成手段と、メールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から添付ファイルに対応するメールを抽出するための抽出手段と、抽出手段によって抽出されたメールを表示し、当該抽出されたメールからメールを選択するための選択手段とを備え、メール作成手段は、選択手段によって選択されたメールと添付ファイルとを使用してメールを作成する。
【００１６】
好ましくは、付加情報は、添付ファイルが生成された装置を特定する情報であるクリエーター情報、添付ファイルが生成された日時を特定する情報である生成日時情報、または、添付ファイルが生成された場所を特定する情報である生成場所情報の少なくとも一つを含む。
【００１７】
好ましくは、ファイルを生成するためのファイル生成手段をさらに備え、メール作成手段は、ファイル生成手段によって生成されたファイルを添付ファイルとしてメールを作成し、ファイル生成手段によって生成された添付ファイルを解析することによって、当該添付ファイルの付加情報を生成するための付加情報生成手段をさらに備える。
【００１８】
好ましくは、付加情報は、添付ファイルが生成された装置を特定する情報であるクリエーター情報、添付ファイルが生成された日時を特定する情報である生成日時情報、添付ファイルが生成された場所を特定する情報である生成場所情報、または、添付ファイル自体もしくは当該ファイルの画像内に含まれる文字情報の少なくとも一つを含む。
【００１９】
好ましくは、抽出手段は、ファイル生成手段の状態に基づいて、メール作成手段によって作成されるメールの添付ファイルとされるファイルを推測し、添付ファイルと推測したファイルの付加情報を検索キーとして、メールの抽出を実行する。
【００２０】
好ましくは、付加情報生成手段は、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴において付加情報を有しないメールがあるか否かを判断し、有しないと判断したメールについて、当該メールの添付ファイルの付加情報を生成して記憶装置に登録する。
【００２１】
好ましくは、付加情報生成手段は、付加情報として、当該メールを作成したメール作成手段を特定する情報である第１の装置特定情報と、当該メールの添付ファイルを作成した装置を特定する情報である第２の装置特定情報とを作成し、第１の装置特定情報と第２の装置特定情報で特定される装置が異なるメールの付加情報を第２の装置特定情報に送信する。
【００２２】
好ましくは、メール作成手段によって作成されたメールの添付ファイルの付加情報を記憶装置に登録するための登録手段をさらに備える。
【００２３】
好ましくは、付加情報は、当該メールを作成しようとするメール作成手段を特定する情報である第１の装置特定情報と、当該メールの添付ファイルを作成した装置を特定する情報である第２の装置特定情報とを含み、選択手段は、第１の装置特定情報と第２の装置特定情報によって特定される装置が一致するメールを優先的に表示する。
【００２４】
本発明に従ったメール作成支援装置の制御方法は、記憶装置にアクセス可能なコンピューターであって、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置のコンピューターによって実行されるメール作成支援方法であって、メールを作成するステップと、作成されるメールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から添付ファイルに対応するメールを抽出するステップと、抽出されたメールを表示し、当該抽出されたメールからメールを選択するステップとを備え、メールを作成するステップは、選択されたメールと添付ファイルとを使用してメールを作成する。
【００２５】
本発明に従ったメール作成支援プログラムは、記憶装置にアクセス可能なコンピューターであって、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置のコンピューターによって実行されるメール作成支援プログラムであって、メール作成支援プログラムは、コンピューターに、メールを作成するステップと、作成されるメールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から添付ファイルに対応するメールを抽出するステップと、抽出されたメールを表示し、当該抽出されたメールからメールを選択するステップとを実行させ、メールを作成するステップは、選択されたメールと添付ファイルとを使用してメールを作成する。
【００２６】
本発明に従ったメール作成支援システムは、メールの作成および送信を行なうメール作成支援装置と、メール作成支援装置と通信可能なサーバーとによって構成される、メール作成支援システムであって、メール作成支援装置は、メールを作成するためのメール作成手段と、メールの添付ファイルについての付加情報をサーバーに送信する送信手段とを備え、サーバーは、メールの送受信履歴を格納する記憶装置と、付加情報を検索キーとして、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から添付ファイルに対応するメールを検索するための検索手段とを備え、メール作成支援装置は、サーバーからの、検索の結果を取得するための取得手段と、取得手段によって取得されたメールを表示し、当該取得されたメールからメールを選択するための選択手段とを備え、メール作成手段は、選択手段によって選択されたメールと添付ファイルとを使用してメールを作成する。
【発明の効果】
【００２７】
本発明によれば、これから作成しようとするメールの添付ファイルに関連したメール履歴を利用できるため、ユーザーの意図に沿った態様でメール作成の支援を行なうことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】本発明のメール作成支援装置を含むメール作成システムの全体構成の一例を模式的に示す図である。
【図２】ＭＦＰ１００のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【図３】メールサーバー２００のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【図４】付加情報の生成を説明するための図である。
【図５】付加情報の生成を説明するための図である。
【図６】付加情報の生成を説明するための図である。
【図７】メール作成の手順を示すフローチャートである。
【図８】検索結果の表示の例を示す図である。
【図９】メール作成画面の一例を示す図である。
【図１０】変形例（１）を説明するための図である。
【図１１】変形例（１）を説明するための図である。
【図１２】変形例（２）を説明するための図である。
【図１３】変形例（２）を説明するための図である。
【図１４】変形例（２）を説明するための図である。
【図１５】変形例（２）を説明するための図である。
【図１６】変形例（３）を説明するための図である。
【図１７】変形例（５）を説明するための図である。
【図１８】変形例（７）を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００２９】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、各図において、同様の作用および機能を奏する構成要素については、同じ符号を付し、その説明は繰返さない。
【００３０】
＜メール作成システムの構成＞
図１は、本発明のメール作成支援装置を含むメール作成システムの全体構成の一例を模式的に示す図である。
【００３１】
図１を参照して、メール作成システムは、メール作成支援装置の一例であるＭＦＰ１００と、メールサーバー２００とを含む。本実施の形態では、メールサーバー２００は、たとえばＩＭＡＰ（Internet  Message  Access  Protocol）サーバーによって実現される。
【００３２】
メールサーバー２００には、電子メールサーバーアプリケーションがインストールされ、動作している。ＭＦＰ１００は、メール作成の指示を受けると、メールサーバー２００にアクセスし、メールサーバー２００上で動作する当該メールサーバーアプリの機能を実行させる。
【００３３】
ＭＦＰ１００では、メールサーバー２００にアクセスしてメールを作成し、当該メールサーバー２００を介して他のメールサーバー５００へと、当該作成したメールを送信する。つまり、ＭＦＰ１００からメールサーバー２００へメール作成の指示が送信されると、メールサーバー２００から他のメールサーバー５００へメール文書が送信され、これにより、送信先へと送信される。
【００３４】
＜ＭＦＰのハードウェア構成＞
図２は、ＭＦＰ１００のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【００３５】
図２を参照して、ＭＦＰ１００は、ＭＦＰ１００全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ（Central  Processing  Unit）１０と、ＣＰＵ１０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ（Read  Only  Memory）１１と、ＣＰＵ１０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ（Random  Access  Memory）１２と、上記したネットワークを介した通信の制御のためにモデム等により構成される通信装置１３と、液晶ディスプレイ等の表示装置によって実現される表示部１４と、ＭＦＰ１００に対する操作入力を受付けるための操作部１５と、ＣＰＵ１０によって実行されるプログラム等を格納するための記憶装置１６と、ＭＦＰ１００に対して着脱可能な記憶媒体にアクセスしてそこからファイルを読み出したり書き込んだりするためのメディアコントローラー１７と、原稿の画像を記録用紙等の上に形成するプリンター部１８と、原稿の画像を生成するスキャナー部１９とを含む。
【００３６】
操作部１５は、たとえばキーボードやマウスなどの入力装置によって実現される。なお、本実施の形態では、操作部１５は、タッチセンサによって実現され、表示部１４と一体的に、タッチパネルとして実現される。
【００３７】
本実施の形態では、たとえば、ＣＰＵ１０が適切なプログラムを実行することにより、本明細書に記載されたＭＦＰ１００の機能の少なくとも一部が実現される。
【００３８】
ＣＰＵ１０が実行するプログラムの少なくとも一部は、上記記憶媒体に記憶されていても良い。記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact  Disc  -  Read  Only  Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital  Versatile  Disk  -  Read  Only  Memory）、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）メモリ、メモリカード、ＦＤ（Flexible  Disk）、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ（Magnetic  Optical  Disc）、ＭＤ（Mini  Disc）、ＩＣ（Integrated  Circuit）カード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electronically  Erasable  Programmable  Read-Only  Memory）などの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。また、ＣＰＵ１０が実行されるプログラムは、ネットワークを介して記憶装置１６にインストールされる場合も有り得る。
【００３９】
＜メールサーバーのハードウェア構成＞
図３は、メールサーバー２００のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【００４０】
図３を参照して、メールサーバー２００は、メールサーバー２００全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ２１０と、ＣＰＵ２１０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ２１１と、ＣＰＵ２１０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ２１２と、上記したネットワークを介した通信の制御のためにモデム等により構成される通信装置２１３と、液晶ディスプレイ等の表示装置によって実現される表示部２１４と、メールサーバー２００に対する操作入力を受付けるための操作部２１５と、ＣＰＵ２１０によって実行されるプログラム等を格納するための記憶装置２１６と、メールサーバー２００に対して着脱可能な記憶媒体にアクセスしてそこからファイルを読み出したり書き込んだりするためのメディアコントローラー２１７とを含む。
【００４１】
本実施の形態では、たとえば、ＣＰＵ２１０が適切なプログラムを実行することにより、本明細書に記載されたメールサーバー２００の機能の少なくとも一部が実現される。
【００４２】
ＣＰＵ２１０が実行するプログラムの少なくとも一部は、上記記憶媒体に記憶されていても良い。記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＦＤ、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ、ＭＤ、ＩＣカード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。また、ＣＰＵ２１０が実行されるプログラムは、ネットワークを介して記憶装置２１６にインストールされる場合も有り得る。
【００４３】
＜インデックスリスト＞
本実施の形態では、メールサーバー２００にメールサーバーアプリがインストールされ、各ユーザーが送受信したメールが格納されている。そして、メールサーバー２００では、格納されているメールについて、それらの添付ファイルに基づいて生成された情報である、インデックスリストが格納されている。インデックスリストは、送受信履歴における各メールの添付ファイルについての付加情報を含む。
【００４４】
本実施の形態では、メールサーバー２００によって、各メールの付加情報が生成される。図４〜図６を参照して、付加情報の生成について説明する。なお、付加情報の生成の方法の例としては、メールの本文にタグとして追記する方法や、メールに付加されるインデックスに対応して保持される情報を生成する方法が挙げられる。以下の説明では、後者の方法に沿って、説明する。
【００４５】
まず、図４を参照して、「メールデータ」として記載されているように格納された各メールから、ＣＰＵ２１０は、一定のデータを抽出して、付加情報を生成する（図４の「インデックスリスト」参照）。
【００４６】
ＣＰＵ２１０は、送受信履歴中の各メールに対してインデックス番号（図４の「インデックスリスト」中の「MLAB0001」「MLAB0002」等）を付与する。
【００４７】
上記したように抽出される一定のデータとしては、たとえば、送信日時、メール送信者の名称、および、メールの件名が挙げられる。図４では、送信日時として、「MLAB0001」のメールについて「2011.10.14 09:29」が例示されている。メール送信者の名称として、「MLAB0001」のメールについて「Taro Yamada」が例示されている。メールの件名として、「MLAB0001」のメールについて「Weekly Report」）が例示されている。
【００４８】
なお、図４に示された３つのメールには、それぞれ、「MLAB0001」「MLAB0002」「MLAB0003」のインデックス番号が割り振られているが、これらのうち、インデックス番号「MLAB0001」「MLAB0003」のメールは添付ファイルを有しているが、インデックス番号「MLAB0002」のメールは添付ファイルを有していないとする。
【００４９】
次に、ＣＰＵ２１０は、各メールの添付ファイルから、特定の情報を抽出する。インデックス番号「MLAB0001」「MLAB0003」のメールのそれぞれから抽出される情報は、図５において、情報ＩＮＦ０１，ＩＮＦ０３として示されている。情報ＩＮＦ０１と情報ＩＮＦ０３には、クリエーター情報と作成日時と場所情報とが含まれる。
【００５０】
図５では、クリエーター情報は、「Creator」以下の部分に示されている。作成日時は、「Date」以下の部分に示されている。場所情報は、「Area」以下の部分に示されている。これらの情報は、添付されているファイル自体に含まれる情報から抽出されても良いし、ファイル自体に含まれる情報から抽出された情報（たとえば、ファイルを生成された機器を特定する情報）に基づいて、当該情報にメールサーバー２００等において関連付けられた情報（たとえば、ファイルを生成された機器を特定する情報に関連付けられた、当該機器の設置場所を特定する情報）であっても良い。
【００５１】
クリエーター情報とは、当該ファイルを作成した機器を特定する情報である。なお、クリエーター情報は、機器の種類を特定する情報であっても良いし、同種の機器の中から１台ずつを特定する情報であっても良い。
【００５２】
作成日時とは、当該ファイルが生成された日時を特定する情報である。なお、日付けのみを特定する情報であっても良いし、相対的な時間を特定する情報であっても良い。
【００５３】
場所情報とは、当該ファイルが生成された場所を特定する情報である。たとえば、同じ組織（会社）の中の支所（東京本社、大阪支所、等）を特定する情報や、同じ建物の中のフロア数（１階、２階、等）を特定する情報が挙げられる。なお、場所情報の具体例としては、たとえばＭＦＰ１００においてＧＰＳ（Global  Positioning  System）等で得られる緯度情報・経度情報が挙げられる。
【００５４】
＜メール送信手順＞
次に、ＭＦＰ１００において、メールを作成し、送信する際に実行される手順を説明する。
【００５５】
図７は、当該手順を示すフローチャートである。図７を参照して、まず、操作部１５に対してＭＦＰ１００のメール作成機能を起動する操作がなされると、これに応じて、ＣＰＵ１０は、ステップＳＡ１０において、メール作成のためにメールサーバーにアクセスする。
【００５６】
これに応じて、メールサーバー２００のＣＰＵ２１０は、ステップＳＢ１０で、アクセスしてきたＭＦＰ１００に対して、デバイス情報を要求し、これに応じてＭＦＰ１００が送信してきたＭＦＰ１００のデバイス情報を取得する。
【００５７】
そして、ＣＰＵ２１０は、ステップＳＢ２０において、取得したデバイス情報をキーとして、メールの送信履歴を検索する。
【００５８】
ここで、デバイス情報とは、ＭＦＰ１００の機種を特定する情報であっても良いし、そのような情報に加えて、（同じ機種の装置から）ＭＦＰ１００自体を特定する情報まで含んでいても良い。また、後述するように、ＭＦＰ１００が設置された場所を特定する情報を含んでいても良い。
【００５９】
また、ステップＳＢ１０における、ＣＰＵ２１０がＭＦＰ１００のデバイス情報を取得する方法としては、上記のようにＣＰＵ２１０からＭＦＰ１００に要求しても良いし、逆に、ＣＰＵ１０が、メールサーバー２００にアクセスする際にメールサーバー２００へと送信しても良い。
【００６０】
また、上記した検索としては、この時点でＭＦＰ１００を（メール作成のために）操作しているユーザーの送信履歴であることが好ましい。ＭＦＰ１００は、たとえば、操作の際にユーザーのログインを要求する。ＭＦＰ１００は、この時点で入力されたログインユーザーの情報を、メールサーバー２００へ送信する。これに応じて、ＣＰＵ２１０は、受信したユーザーの情報に関連付けて格納している送信履歴から、メールの検索を行なう。
【００６１】
ステップＳＢ２０における検索の内容について説明する。
メールサーバー２００には、図６を参照して説明したように、インデックスリストとして、各メールの添付ファイルの付加情報が格納されている。付加情報は、クリエーター情報と作成日時と場所情報とを含む。
【００６２】
そして、ＣＰＵ２１０は、上記したインデックスリストに含まれる付加情報から、ＭＦＰ１００より取得したデバイス情報に対応する情報を含む情報を、検索する。そして、対応する情報を付加情報として含むメールを、検索結果として出力する。
【００６３】
付加情報が「デバイス情報に対応する情報」を含む場合とは、たとえば、付加情報のクリエーター情報がデバイス情報と一致する場合や、付加情報の場所情報がデバイス情報に対応する場所と一致する場合が挙げられる。後者の場合、メールサーバー２００には、デバイス情報と場所を特定する情報とを関連付けるデータベースが格納され、ＣＰＵ２１０は、当該データベースから、ＭＦＰ１００より取得したデバイス情報に関連付けられた場所を特定する情報を取得する。なお、デバイス情報自体に、ＭＦＰ１００の設置場所を特定する情報が含まれていても良い。
【００６４】
上記のように、ステップＳＢ２０における検索により、メールサーバー２００において格納されたメールの送受信履歴から、ＭＦＰ１００のデバイス情報に対応する情報を有するファイルを添付ファイルとするメールが、検索結果として出力される。具体的には、たとえば、ＭＦＰ１００において作成されたファイルを添付ファイルとするメールや、ＭＦＰ１００と同じ場所（同じフロア、等）に設置された装置において作成されたファイルを添付ファイルとするメールが、検索結果として出力される。
【００６５】
そして、ステップＳＢ３０で、ＣＰＵ２１０は、ステップＳＢ２０の検索結果を、ＭＦＰ１００へ送信する。
【００６６】
これに応じて、ＣＰＵ１０は、検索結果を表示部１４に表示させる。
図８は、検索結果の表示の例を示す図である。
【００６７】
図８に示された画面では、検索結果として得られたメールについて、件名と、送信者と、送信日時と、付加情報とが含まれる。
【００６８】
また、図８に示された検索結果は、たとえば、デバイス情報として、ＭＦＰ１００を特定する情報である「FloorMFP1」が送信され、また、検索条件が、「デバイス情報と一致するクリエーター情報を有するファイルを添付ファイルとするメールを抽出する」というものであるときの、検索結果である。このことから、図５のインデックス番号「MLAB0001」に対応するメール（クリエーター情報は「FloorMFP1」）は検索結果に含まれ、図５のインデックス番号「MLAB0003」に対応するメール（クリエーター情報は「FloorMFP2」）は検索結果に含まれない。
【００６９】
次に、ＣＰＵ１０は、ステップＳＡ３０で、ステップＳＡ２０で表示した検索結果から、これから作成しようとするメールの作成に利用しようとする履歴中のメールの選択を受付ける。
【００７０】
これに応じて、ＣＰＵ２１０は、ステップＳＢ４０で、選択されたメールに含まれる情報を設定したメールの作成画面をＭＦＰ１００に送信する。
【００７１】
これに応じて、ＣＰＵ１０は、ステップＳＡ４０で、当該メールの作成画面を表示して、ステップＳＡ５０へ処理を進める。
【００７２】
図９は、このときに表示部１４に表示される画面の一例を示す。図９の画面は、メール作成画面である。当該画面には、上から順に、メールの差出人、宛先、件名、添付ファイル名、本文のそれぞれを入力する欄が表示されている。このうち、宛先および件名は、ステップＳＡ４０において設定された情報である。つまり、宛先および件名は、ステップＳＡ３０で検索結果から選択されたメールから抽出された宛先および件名である。「宛先および件名を抽出する」とは、たとえば、宛先と件名を、これから作成するメールの宛先と件名としてそれぞれコピーすることである。
【００７３】
なお、ステップＳＡ４０において設定される情報は、宛先や件名に限定されない。さらにメール本文を含んでも良いし、宛先、件名、メール本文の中の任意の組合せであってもよい。または、これからＭＦＰ１００において作成されるメールに添付するファイルのファイル名が含まれていても良い。どの情報を設定するかについては、デフォルトで、または、ＭＦＰ１００におけるユーザー設定によって、特定される。
【００７４】
図７に戻って、ステップＳＡ５０では、ＣＰＵ１０は、ユーザーによる、ステップＳＡ４０で設定された情報を加工する操作を受け付け、当該操作に従って、メール作成用の情報をメールサーバー２００へ送信する。図８に示されたように情報が設定された場合、メール本文の入力や、件名の修正等の操作が受付けられ、当該受付けられた情報に従った情報をメールサーバー２００へと送信される。
【００７５】
これに応じて、ＣＰＵ２１０は、ステップＳＢ５０で、受信したメール作成用の情報に従ってメールを作成する。なお、作成の経過は逐次ＭＦＰ１００へ送信され、これに応じてＭＦＰ１００におけるメール作成画面の表示内容が逐次更新されることが好ましい。
【００７６】
そして、ステップＳＡ６０で、ＣＰＵ１０は、スキャナー部１９に原稿の画像をスキャンさせる。なお、ＣＰＵ１０は、たとえば操作部１５に含まれるスタートボタンが操作されたことを受けて、ステップＳＡ６０を実行する。スキャナー部１９が原稿の画像をスキャンすることによって生成された画像ファイルは、作成中のメールの添付ファイルとして設定される。ここでは、ＣＰＵ１０は、添付ファイルのファイル名を入力（修正）する操作があった場合には、当該操作に従って、添付ファイルのファイル名を変更する。ここで生成された画像データ（および入力されたファイル名）は、メールサーバー２００へ送信される。
【００７７】
これに応じて、ＣＰＵ２１０は、受信した画像データを、作成中のメールの添付ファイルとして設定する。また、ＣＰＵ２１０は、ファイル名を受信した場合には、当該受信したファイル名を、添付ファイルのファイル名として設定する。
【００７８】
なお、ステップＳＡ４０において、添付ファイルのファイル名についても、ステップＳＡ３０で選択されたメールの添付ファイル名をコピーしても良い。また、このときのコピーの態様としては、そのままコピーしても良いし、コピーした上で、ステップＳＡ６０におけるスキャンの日時を追加したものを、作成中のメールの添付ファイルのファイル名と設定しても良い。たとえば、選択されたメールの添付ファイルのファイル名が「報告書」である場合であって、ステップＳＡ６０におけるスキャンが２０１１年１１月２２日に実行された場合には、作成中のメールの添付ファイル名として、「報告書20111122」というように、選択したメールの添付ファイルのファイル名に、日付を特定する文字列（「20111122」）が追加されたものが設定される。
【００７９】
そして、操作部１５に対してメール送信の指示がなされると、ステップＳＡ７０で、ＣＰＵ１０は、メールサーバー２００に対して、作成中のメールの送信を指示する。これに応じて、ＣＰＵ２１０は、他のメールサーバー５００にメール情報を送信する等して、メール送信を完了させる（ステップＳＢ７０）。
【００８０】
＜実施の形態のまとめ＞
以上説明した本実施の形態では、ＭＦＰ１００においてメール機能を起動する操作がなされると、ＭＦＰ１００のデバイス情報がメールサーバー２００へ送信される。これに応じて、メールサーバー２００では、当該メールサーバー２００に格納されるメールの送受信履歴から、デバイス情報をキーとした検索の結果を抽出する。そして、メールサーバー２００は、抽出されたメールを、検索結果としてＭＦＰ１００へ送信する。
【００８１】
検索結果を受信したＭＦＰ１００は、当該検索結果から、これから作成しようとするメールに利用するメールを選択する。
【００８２】
そして、ＭＦＰ１００は、選択したメールの情報の一部を利用して、図９に示したようなメール作成画面を表示させる。
【００８３】
そして、ＭＦＰ１００は、スキャナー部１９によって生成されたファイルを添付ファイルとしたメールを作成し、送信する。
【００８４】
以上説明した本実施の形態では、ステップＳＡ４０およびステップＳＡ５０の処理を実行するＣＰＵ１０によって、メールを作成するためのメール作成手段が構成される。
【００８５】
また、ステップＳＡ１０の処理によってメールサーバー２００に上記の検索を実行させ、そして、ステップＳＡ２０でメールサーバー２００から検索結果を取得するＣＰＵ１０によって、これから作成しようとするメールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴の添付ファイルに対応するメールを抽出するための抽出手段（取得手段）が構成されている。
【００８６】
図７を参照して説明された処理では、「これから作成しようとするメールの添付ファイル」は、ステップＳＡ６０のスキャンによって生成されるファイルに対応する。そして、当該処理では、「これから作成しようとするメールの添付ファイルについての付加情報」とは、当該添付ファイルを作成する装置（ＭＦＰ１００）のデバイス情報である。つまり、「これから作成しようとするメールの添付ファイル」は、メールサーバー２００における検索の実行の際にはまだ存在していなくても良い。
【００８７】
もちろん、ステップＳＡ６０において説明されたような添付ファイルの生成は、ステップＳＢ２０における、メールサーバー２００での検索に先立って行なわれてもよい。
【００８８】
また、上記した記憶装置とは、メールサーバー２００においてメールの送受信履歴を格納する記憶装置であり、たとえば、記憶装置２１６によって構成される。なお、メールの送受信履歴は、後述する変形例（３）に示されるように、ＭＦＰ１００内に格納されていても良く、さらに、ステップＳＢ２０における検索は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０が実行しても良い。
【００８９】
以上説明した本実施の形態のメール作成システムによれば、ＭＦＰ１００におけるスキャンによって生成されたファイルを添付ファイルとするメールを作成する際に、メールの送受信履歴から、同じ装置（ＭＦＰ１００）で生成されたファイルを添付ファイルとするメールの情報を取得できる。なお、同じ装置で生成されたファイルを添付ファイルとするメールの情報とは、作成しようとするメールの作成に利用できるメールの情報を意味する。
【００９０】
これにより、ＭＦＰ１００で生成したファイルを、ＭＦＰ１００以外の装置において作成されたメールの添付ファイルとされた場合であっても、当該ファイルを添付ファイルとしてメールを作成する際に、当該メールの作成に利用できるメールの情報を取得できる。このことを、変形例（１）として、図１０を参照して具体的に説明する。
【００９１】
＜変形例（１）＞
図１０は、図１に示されたメール作成システムの変形例のシステムの構成例を示す図である。
【００９２】
図１０に示されたメール作成システムでは、ＭＦＰ１００において、ユーザーはスキャナー部１９に原稿をスキャンさせる（図１０の（１））。
【００９３】
次に、ユーザーは、スキャンによって生成されたファイルを、ＭＦＰ１００のメール機能を利用して、添付ファイルとして、自己のアドレス宛てにメールで送信する（図１０の（２））。このとき、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、添付ファイルとされるファイルに、図８において「付加情報」として示されるような情報を付加する。たとえば、クリエーター情報として、自機を特定する情報を付加する。
【００９４】
次に、ユーザーは、パーソナルコンピューター（ＰＣ）３００で上記のように送信されたメールを受信し、添付ファイルを取得する。
【００９５】
本変形例では、ＰＣ３００により、メール作成支援装置が構成される。図１１に、ＰＣ３００のハードウェア構成を示す。
【００９６】
図１１を参照して、ＰＣ３００は、ＰＣ３００全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ３１０と、ＣＰＵ３１０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ３１１と、ＣＰＵ３１０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ３１２と、上記したネットワークを介した通信の制御のためにモデム等により構成される通信装置３１３と、液晶ディスプレイ等の表示装置によって実現される表示部３１４と、ＰＣ３００に対する操作入力を受付けるための操作部３１５と、ＣＰＵ３１０によって実行されるプログラム等を格納するための記憶装置３１６と、ＰＣ３００に対して着脱可能な記憶媒体にアクセスしてそこからファイルを読み出したり書き込んだりするためのメディアコントローラー３１７とを含む。
【００９７】
ＰＣ３００では、たとえば、ＣＰＵ３１０が適切なプログラムを実行することにより、本明細書に記載されたＰＣ３００の機能の少なくとも一部が実現される。
【００９８】
ＣＰＵ３１０が実行するプログラムの少なくとも一部は、上記記憶媒体に記憶されていても良い。記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＦＤ、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ、ＭＤ、ＩＣカード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。また、ＣＰＵ３１０が実行されるプログラムは、ネットワークを介して記憶装置３１６にインストールされる場合も有り得る。
【００９９】
さて、図１０に戻って、従来のシステムであれば、メールを作成する装置の情報や作成するユーザーの情報をキーとしてしか、送受信履歴におけるメールの検索ができなかった。一方、本実施の形態では、添付ファイルの情報をキーとして、送受信履歴におけるメールの検索ができる。具体的には、ＰＣ３００では、ＣＰＵ３１０が、図７に示したステップＳＡ１０〜ステップＳ７０の処理を実行する。なお、本変形例においてステップＳＡ１０では、ＣＰＵ３１０は、「デバイス情報」の代わりに、上記した添付ファイルの付加情報を、メールサーバー２００へ送信する。これにより、ステップＳＢ２０では、メールサーバー２００のＣＰＵ２１０は、ＰＣ３００において作成中のメールの添付ファイルの付加情報に対応する付加情報を有するファイルを添付ファイルとするメールを、メールの送受信履歴から抽出する。
【０１００】
＜変形例（２）＞
本変形例では、ＭＦＰ１００においてメールが作成される場合であって、ＭＦＰ１００において作成されたファイルに対して付加情報が生成され、当該付加情報がメールサーバー２００に送信される。メールサーバー２００では、当該付加情報をキーとして、図７においてステップＳＢ２０として説明したような、メールの送受信履歴の検索を行なう。
【０１０１】
図１２は、本変形例のメール作成支援システムの構成を示す図である。図１２を参照して、本変形例におけるメール作成の流れを示す。
【０１０２】
まず、ユーザーがＭＦＰ１００で原稿をスキャンして、ファイルを生成し、当該ファイルの画像を解析することにより付加情報を生成する（図１２の（１））。
【０１０３】
ここでの付加情報の生成とは、たとえば、ＯＣＲ（Optical Character Reader）などによる文字認識処理によってテキスト情報を取得することが挙げられる。より具体的には、画像の所定の箇所（たとえば、上部中央、等）において認識できた文字列を、付加情報として取得する。本変形例では、たとえば「報告書」という文字列が付加情報として生成された場合を説明する。
【０１０４】
次に、ＭＦＰ１００において、メール機能の起動により、当該付加情報がメールサーバー２００へと送信される（図１２の（２））。なお、ここでは、スキャンによりファイルの生成および付加情報の生成に続けてメール機能が起動されて、付加情報がメールサーバー２００へ送信されても良い。または、ファイルの生成や付加情報の生成に先立ってメール機能が起動されており、これらの情報の生成を条件として、付加情報がメールサーバー２００へ送信されても良い。
【０１０５】
付加情報の送信に従って、メールサーバー２００では、ＣＰＵ２１０は、図７においてステップＳＢ２０として説明したように、メールの送受信履歴からメールを検索する（図１２の（３））。ここでの検索のキーは、ＭＦＰ１００のデバイス情報ではなく、上記のようにＭＦＰ１００から受信した付加情報である。
【０１０６】
そして、ＣＰＵ２１０は、検索結果をＭＦＰ１００へ送信する。これに応じて、ＭＦＰ１００では、図８のように検索結果が提示され、その後の選択に従って図９のような編集画面が表示される（図１２の（４））。
【０１０７】
なお、本変形例では、図１３に示されるように、送受信履歴のインデックスリストには、各メールの添付ファイルの付加情報として、文字情報が含まれる。なお、図１３では、当該文字情報は、「Text」以下の部分として示されている。図１３に示されたインデックスリストでは、インデックス番号「MLAB0001」「MLAB0003」のメールの双方が、付加情報の中の文字情報として「報告書」という文字を有している。なお、インデックス番号「MLAB0002」のメールは添付ファイルを有していない。
【０１０８】
そして、本変形例では、検索キーは、上記したように、ＭＦＰ１００からメールサーバー２００に送信された付加情報である「報告書」である。
【０１０９】
図１４に、図１２の（４）でＭＦＰ１００において表示される検索結果の画面を示す。
図１４に示された検索結果では、インデックス番号「MLAB0001」とインデックス番号「MLAB0003」のメールが含まれる。これらのメールは、付加情報の文字情報として「報告書」の文字を有するためである。
【０１１０】
図１５には、図１４に示されたように表示された検索結果から、新規のメールの作成に利用するメールが選択された後に表示されるメール編集画面の一例が示されている。図１５の画面では、図９に示された画面と比較して、さらに、添付ファイルのファイルとして、上記のように検索キーとされた文字列である「報告書」が設定されている。なお、ここで設定される添付ファイルのファイル名は、編集によって変更可能である。また、検索キーの文字列そのままとされる以外にも、当該文字列にスキャンの日時を追加した文字列（たとえば、「報告書20111122.pdf」（.pdf）は、ファイルの拡張子）が設定されても良い。
【０１１１】
＜変形例（３）＞
図１６に、本変形例のメール作成システムの構成の一例を示す。
【０１１２】
本変形例のメール作成システムでは、メールサーバー２００はＳＭＴＰ（Simple  Mail  Transfer  Protocol）／ＰＯＰ（Post  Office  Protocol）サーバーによって構成される。
【０１１３】
つまり、メールの送受信履歴は、メールサーバー２００ではなくＭＦＰ１００またはＰＣ３００等のローカルデバイスに保存される。
【０１１４】
たとえばメールの送受信履歴がＭＦＰ１００に格納されている場合、ＭＦＰ１００において新規メールが作成されるときには、ステップＳＢ２０における検索は、ＣＰＵ１０が実行する。
【０１１５】
一方、ＰＣ３００において新規メールが作成されるときには、ステップＳＢ２０における検索は、ＣＰＵ３１０が、実行する。このとき、まずＭＦＰ１００で、スキャンによりファイルが生成される（図１６の（１））。このとき、ＣＰＵ１０は、当該ファイルの付加情報を生成して、当該ファイルに付加する。付加情報としては、たとえば、自機（ＭＦＰ１００）の情報、当該ファイルの画像のＯＣＲ結果として得られた文字列、ファイル生成日時、等が挙げられる。そして、ユーザーは、このように生成したファイルを添付ファイルとしたメールを、ＭＦＰ１００から、自己のアドレスを宛先として送信する（図１６の（２））。そして、ユーザーは、当該メールをＰＣ３００で受信する（図１６の（３））。そして、ユーザーは、ＰＣ３００において、当該メールに添付されたファイルを添付ファイルとして新規メールを作成し、送信する（図１６の（４），（５））。
【０１１６】
その後、ＣＰＵ３１０は、上記のように送信した新規メールの履歴をＭＦＰ１００へ送信する（図１６の（６））。
【０１１７】
これにより、これ以降、ＭＦＰ１００において、ＣＰＵ１０は、ＰＣ３００から受信した履歴を、新規メール作成の際に利用する履歴に含めることができる（図１６の（７））。
【０１１８】
つまり、以上説明した本変形例では、ＰＣ３００は、新規メールを送信した場合、送信した新規メールの添付ファイルに付加されている付加情報から、どのデバイスで添付ファイルが生成されたかを判断する。そして、判断結果であるデバイスに、上記のように送信したメールの履歴を送信する。これにより、ＭＦＰ１００では、それ以降、当該履歴を利用した新規メールの作成が可能となる。
【０１１９】
本変形例では、ＰＣ３００により、メール作成支援装置が構成される。また、ＭＦＰ１００の記憶装置１６により、記憶装置が構成される。
【０１２０】
＜変形例（４）＞
図４〜図６を参照して説明された、送受信履歴における各メールの付加情報およびインデックスリストの生成は、メールサーバー２００ではなく、ＭＦＰ１００が実行しても良い。
【０１２１】
ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、定期的に、または特定の条件が成立するたびに、メールの送受信履歴を格納するメールサーバー２００にアクセスし、当該履歴において添付ファイルを有するメールが付加情報を有するか否かを判断する。そして、付加情報を有しないものがあると判断すると、当該メールの添付ファイルについて付加情報を生成し、当該メールに付加する。ＣＰＵ１０は、生成した付加情報を、たとえば記憶装置２１６に、各メールに関連付けて、登録する。
【０１２２】
＜変形例（５）＞
図８または図１４等を参照して説明した検索結果の表示において、優先順位を付して表示することができる。
【０１２３】
たとえば、ＭＦＰ１００において上記した検索結果が表示される場合、ＭＦＰ１００（これからメールを作成しようとする装置）と付加情報が一致する検索結果が優先的に表示されても良い。
【０１２４】
図１７は、図１４の検索結果が、上記したような条件に従って配列を変更された状態を示している。
【０１２５】
図１７の画面は、クリエーター情報「FloorMFP2」に対応するＭＦＰ１００において表示されているとする。図１４と比較して、図１７の画面では、リエーター情報「FloorMFP2」の検索結果が、リエーター情報「FloorMFP1」の検索結果より上位に（上方に）表示されている。
【０１２６】
＜変形例（６）＞
付加情報として、メールを作成した装置を特定する情報（第１の装置特定情報）と、添付ファイルを作成した装置を特定する情報（第２の装置特定情報）とが含まれても良い。
【０１２７】
図１６に示されるようにメールサーバー２００がＳＭＴＰ／ＰＯＰサーバーによって構成される場合、メールの履歴は、メールを作成した装置に保存される。なお、メールを作成した装置では、第１の装置特定情報と第２の装置特定情報を比較し、異なる場合には、第２の装置特定情報によって特定される装置に、当該メールの履歴を送信することが好ましい。
【０１２８】
具体的には、ＭＦＰ１００で作成されたファイルを添付ファイルとしたメールがＰＣ３００で作成され送信された場合、ＰＣ３００のＣＰＵ３１０は、自機において当該メールの送信履歴を保存するとともに、ＭＦＰ１００に対して、当該メールの送信履歴を送信する。
【０１２９】
＜変形例（７）＞
付加情報は、ファイルに付加されても良い。なお、この場合の付加とは、別ファイルとして付加されても良いし、図１８に示されるように、ファイルのヘッダ部分に追記されても良い。
【０１３０】
図１８では、付加情報を示す部分が、太字でかつ下線を付されて、強調されて示されている。
【０１３１】
＜その他の変形例等＞
本実施の形態またはその変形例では、ステップＳＢ２０において、新規で作成するメールに添付するファイルの付加情報をキーとして、メールの送受信履歴における添付ファイルの付加情報において検索がなされる。なお、検索キーは、クリエーター情報に限定されない。添付ファイルの生成情報（生成された日付、作成された場所）であっても良いし、添付ファイルのＯＣＲによって得られた情報（ヘッダ、ファイル内の日付）であっても良い。生成情報が検索キーとされた場合には、送受信履歴中の付加情報の中のファイル生成情報で一致するものがあるか否かが検索される。ＯＣＲによって得られた情報が検索キーとされた場合には、送受信履歴中の付加情報の中の文字情報で一致するものがあるか否かが検索される。
【０１３２】
以上説明した本実施の形態のメール作成支援装置では、記憶装置に格納されたメールの送受信履歴から、これから作成しようとするメールの添付ファイルについての付加情報を検索キーとして、当該添付ファイルに対応するメールが抽出される。そして、これから作成しようとするメールを、当該抽出されたメールを利用して、作成することができる。これにより、ユーザーは、たとえば添付ファイルを作成した複合機など、添付ファイルについての付加的な情報に基づいた履歴を持つメールを、これから作成するメールの参考として、利用することができる。
【０１３３】
また、以上説明した本実施の形態のメール作成支援装置における添付ファイルの生成の一例として、スキャナー部１９での原稿のスキャンによるファイルの生成が挙げられた。なお、メール作成支援装置における添付ファイルの生成の態様は、これに限定されない。たとえば、文書作成アプリケーションや描画アプリケーションのようにメール作成支援装置にインストールされたアプリケーションが実行されることによるファイルの生成であっても良い。また、このように生成されたファイルの付加情報は、当該ファイルをＯＣＲによって文字認識しなくとも、当該ファイルに含まれるテキストを抽出することにより、生成できる。
【０１３４】
今回開示された各実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。また、実施の形態および各変形例において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。
【符号の説明】
【０１３５】
１０，２１０，３１０  ＣＰＵ、１８  プリンター部、１９  スキャナー部、１００  ＭＦＰ、２００  メールサーバー、３００  ＰＣ。
【図１】
2013186725.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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