(57)【要約】      （修正有）【課題】電子メールを利用してグループウェア等のスケジュール管理機能等を有効に活用できるようにする。【解決手段】ローカル端末装置１は、登録メール作成部１６、１７が、スケジュール情報を含む電子メールに対応して管理サーバ装置２にスケジュール登録を行うための登録用メールを形成し、これをメール送信制御部が送信する処理を行う。管理サーバ装置２は、端末装置からの登録用メールをＬＡＮＩ／Ｆ２１を通じて取得し、この登録用メールから登録用メール解析部２４がスケジュール情報を抽出し、スケジュール登録部２８が記憶装置２３のスケジュール管理テーブルにスケジュールの登録を行う。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムであって、
前記端末装置は、
相手先に送信する、あるいは、相手先から受信した、スケジュール情報を含む電子メールに対応して、前記管理装置にスケジュールを登録するための前記スケジュール情報を含む登録用メールを形成する形成手段と、
前記登録用メールを前記管理装置に対して送信する処理を行う送信制御手段と
を備え、
前記管理装置は、
スケジュールを記憶するスケジュール記憶手段と、
前記登録用メールを取得する取得手段と、
取得した前記登録用メールの内容を解析し、スケジュール情報を抽出する抽出手段と、
抽出した前記スケジュール情報を用いて、前記スケジュール記憶手段に対してスケジュールの登録を行う登録手段と
を備えることを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のスケジュール管理システムであって、
前記端末装置は、
ユーザからの情報の入力を受け付ける受付手段を備え、
前記形成手段は、スケジュール情報を含む前記電子メールに応じて前記受付手段を通じて入力される情報に基づいて、前記登録用メールを形成することを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載のスケジュール管理システムであって、
前記端末装置は、
スケジュール情報を含む相手先への電子メールと前記管理装置への前記登録用メールとを作成するための所定の情報の入力を受け付ける受付手段を備え、
前記形成手段は、前記受付手段を通じて前記所定の情報が入力されたときには、前記所定の情報を用いて前記登録用メールを形成し、前記スケジュール情報を含む電子メールが受信した電子メールであるときには、当該受信した電子メールの記載事項に応じて前記登録用メールを形成することを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項４】
請求項１、請求項２または請求項３のいずれかに記載のスケジュール管理システムであって、
前記管理装置は、
設備の予約情報を記憶する予約情報記憶手段と、
受信した前記登録用メールの内容を解析し、設備の予約要求を抽出する予約要求抽出手段と、
抽出した前記予約要求を用いて、前記予約情報記憶手段に対して設備の予約登録を行う予約登録手段と
を備えることを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項５】
請求項１、請求項２、請求項３または請求項４のいずれかに記載のスケジュール管理システムであって、
前記管理装置は、
前記抽出手段で抽出された前記スケジュール情報に不足する情報があるか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段で不足する情報があると判別された場合に、不足する情報があることを通知する不足通知メールを形成する不足通知メール形成手段と、
前記不足通知メールを前記スケジュール情報の送信元に送信する処理を行う不足通知メール送信処理手段と
を備えることを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項６】
請求項１、請求項２、請求項３、請求項４または請求項５のいずれかに記載のスケジュール管理システムであって、
前記管理装置の前記登録手段は、前記スケジュール情報を用いた登録が重複登録となるか否かを確認し、重複登録とならない場合に登録を実行するものであり、
前記管理装置は、
前記登録手段で重複登録となることが検知された場合に、スケジュール情報が重複登録となることを通知する重複登録メールを形成する重複登録メール形成手段と、
前記重複登録メールを前記スケジュール情報の送信元に送信する処理を行う重複登録メール送信処理手段と
を備えることを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項７】
請求項４に記載のスケジュール管理システムであって、
前記管理装置は、
前記予約要求抽出手段で抽出された前記予約要求に不足する情報があるか否かを判別する予約要求不足判別手段と、
前記予約要求不足判別手段で不足する情報があると判別された場合に、不足する情報があることを通知する予約要求不足メールを形成する予約要求不足メール形成手段と、
前記予約要求不足メールを前記予約要求の送信元に送信する処理を行う予約要求不足メール送信処理手段と
を備えることを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項８】
請求項４に記載のスケジュール管理システムであって、
前記管理装置の前記予約登録手段は、前記予約要求を用いた登録が重複登録となるか否かを確認し、重複登録とならない場合に登録を実行するものであり、
前記管理装置は、
前記予約登録手段で重複登録となることが検知された場合に、設備予約が重複することを通知する予約重複メールを形成する予約重複メール形成手段と、
前記予約重複メールを前記予約要求の送信元に送信する処理を行う予約重複メール送信処理手段と
を備えることを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項９】
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムの前記端末装置であって、
相手先に送信する、あるいは、相手先から受信した、スケジュール情報を含む電子メールに対応して、前記管理装置にスケジュールを登録するための前記スケジュール情報を含む登録用メールを形成する形成手段と、
前記登録用メールを前記管理装置に対して送信する処理を行う送信制御手段と
を備えることを特徴とする端末装置。
【請求項１０】
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムの前記管理装置であって、
スケジュール情報を記憶するスケジュール記憶手段と、
前記端末装置からのスケジュールを登録するためのスケジュール情報を含む登録用メールを取得する取得手段と、
取得した前記登録用メールの内容を解析し、スケジュール情報を抽出する抽出手段と、
抽出した前記スケジュール情報を用いて、前記スケジュール記憶手段に対してスケジュールの登録を行う登録手段と
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項１１】
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムで用いられるスケジュール管理方法であって、
前記端末装置においては、
形成手段が、相手先に送信する、あるいは、相手先から受信した、スケジュール情報を含む電子メールに対応して、前記管理装置にスケジュールを登録するための前記スケジュール情報を含む登録用メールを形成する形成工程と、
送信制御手段が、前記登録用メールを前記管理装置に対して送信する処理を行う送信制御工程と
を有し、
前記管理装置においては、
取得手段が、前記登録用メールを取得する取得工程と、
取得した前記登録用メールの内容を抽出手段が解析し、スケジュール情報を抽出する抽出工程と、
抽出した前記スケジュール情報を用いて、登録手段がスケジュール情報を記憶するスケジュール記憶手段に対してスケジュールを登録する登録工程と
を有することを特徴とするスケジュール管理方法。
【請求項１２】
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムの前記端末装置に搭載されたコンピュータが実行するスケジュール情報通知プログラムであって、
相手先に送信する、あるいは、相手先から受信した、スケジュール情報を含む電子メールに対応して、形成手段が前記管理装置にスケジュールを登録するための前記スケジュール情報を含む登録用メールを形成する形成ステップと、
送信制御手段が、前記登録用メールを前記管理装置に対して送信する処理を行う送信制御ステップと
を実行することを特徴とするスケジュール情報通知プログラム。
【請求項１３】
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムの前記管理装置に搭載されたコンピュータが実行するスケジュール登録プログラムであって、
取得手段が、前記端末装置からのスケジュールを登録するためのスケジュール情報を含む登録用メールを取得する取得ステップと、
取得した前記登録用メールの内容を抽出手段が解析し、スケジュール情報を抽出する抽出ステップと、
抽出した前記スケジュール情報を用いて、登録手段が、スケジュール情報を記憶するスケジュール記憶手段に対してスケジュールの登録を行う登録ステップと
を実行することを特徴とするスケジュール登録プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、例えば、企業などの組織内で用いられるグループウェアのスケジュール管理ツール等を有効に活用できるようにするシステム、装置、方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
多くの携帯電話端末には、基本機能の１つとしてスケジュール管理機能が搭載されている。しかし、入力や更新の手間がかかるため、いまだにスケジュール管理は紙の手帳を利用している人が多い。そこで、後に記す特許文献１には、携帯電話端末のスケジュール管理機能を有効に活用するため、携帯電話端末が受信した受信メールに基づいて、スケジュール情報を作成して管理できるようにする技術が開示されている。当該技術を用いることにより、携帯電話端末のユーザは、相手のあるスケジュールについて、できるだけ手間をかけることなく登録して管理できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００９−２５９１４４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
近年、グループウェアを用いることによって、社員のスケジュール管理などを行うことができる会社が多くなってきている。グループウェアは、会社内ＬＡＮを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる協調作業を支援するソフトウェアである。しかしながら、グループウェアのスケジュール管理機能もまた、携帯電話端末のスケジュール管理機能と同様に、入力や更新の手間がかかるため、十分に活用されていない会社が多い。このため、グループウェアにおける会議召集時の空き時間検索も有効でなくなっている。
【０００５】
そこで、グループウェアのスケジュール管理機能についても、上述した特許文献１に記載の技術を用いて、できるだけ入力の手間を省いて活用できるようにすることが考えられる。しかし、会社におけるスケジュールは、受信した電子メールだけでなく、自分から送信する送信メールによってスケジュールが決定される場合も多い。また、電子メールからスケジュール情報が抽出できても、これをグループウェアに反映させるためには、いわゆるメーラーとグループウェアとを連携させるソフトウェアが必要になってしまう。また、スケジュールの重複登録時などにおける操作は、グループウェアに対する操作となるため、結局、グループウェアを熟知していないと、適切な対応を取ることができず、グループウェアの利用を促進できない原因になっている。
【０００６】
以上のことに鑑み、この発明は、例えばグループウェア等のスケジュール管理機能等を熟知していなくても、電子メールを利用してグループウェア等のスケジュール管理機能等を有効に活用できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明のスケジュール管理システムは、
端末装置とスケジュールを管理する管理装置とがネットワークを通じて接続されて形成されるスケジュール管理システムであって、
前記端末装置は、
スケジュール情報を含む電子メールに対応して、前記管理装置にスケジュール情報を登録するための登録用メールを形成する形成手段と、
前記登録用メールを前記管理装置に対して送信する処理を行う送信制御手段と
を備え、
前記管理装置は、
スケジュール情報を記憶するスケジュール記憶手段と、
前記登録用メールを取得する取得手段と、
取得した前記登録用メールの内容を解析し、スケジュール情報を抽出する抽出手段と、
抽出した前記スケジュール情報を用いて、前記スケジュール記憶手段に対してスケジュールの登録を行う登録手段と
を備えることを特徴とする。
【０００８】
この請求項１に記載の発明のスケジュール管理システムによれば、端末装置は、形成手段によって、スケジュール情報を含む電子メールに対応して管理装置にスケジュールを登録するための登録用メールを形成し、これを送信制御手段が管理装置に対して送信する処理を行う。一方、管理装置は、端末装置からの登録用メールを取得手段が取得し、取得した登録用メールから抽出手段がスケジュール情報を抽出して、このスケジュール情報に応じて、登録手段がスケジュール記憶手段にスケジュールの登録を行う。
【０００９】
これにより、スケジュールを特定するために電子メールをやり取りする相手先と同様に、スケジュール情報を管理する管理装置に対しても、電子メールを通じてスケジュール管理を依頼して、スケジュール管理を行わせることができる。換言すれば、使い慣れている電子メールを用いることによって、管理装置におけるスケジュール管理機能を利用することができる。すなわち、管理装置におけるスケジュール管理機能を熟知していなくても、電子メールを利用して管理装置におけるスケジュール管理機能を有効に活用できる。
【発明の効果】
【００１０】
この発明によれば、例えばグループウェア等のスケジュール管理機能等を熟知していなくても、電子メールを利用してグループウェア等のスケジュール管理機能等を有効に活用できる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施の形態のネットワークシステムと、当該ネットワークシステムに接続されたローカル端末装置１と管理サーバ装置２の構成例を説明するための図である。
【図２】記憶装置２３に形成される情報テーブルについて説明するための図である。
【図３】ローカル端末装置１において行われる送信メールと登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートである。
【図４】図３に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【図５】ローカル端末装置１において行われる受信メールからの登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】図５に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【図７】管理サーバ装置２で行われるスケジュールや設備予約の登録処理について説明するためのフローチャートである。
【図８】図７に続くフローチャートである。
【図９】第２の実施の形態のローカル端末装置１において行われる送信メールと登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートである。
【図１０】図９に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【図１１】図９に示したフローチャートの処理により形成される、送信メールの例と登録用メールの例を説明するための図である。
【図１２】ローカル端末装置１において行われる受信メールからの登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートである。
【図１３】図１２に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図を参照しながら、この発明のシステム、装置、方法、プログラムの一実施の形態について説明する。この発明のシステムは、インターネット等の広域ネットワークや企業内等に形成されるＬＡＮのいずれを用いても形成することができる。以下に説明する実施の形態においては、例えば、企業などの所定の組織内に形成されるＬＡＮシステムと、当該ＬＡＮシステムに接続される機器にこの発明を適用した場合を例にして説明するが、当該ＬＡＮシステムは、インターネット等の広域ネットワークにも接続されているものである。
【００１３】
［第１の実施の形態］
［ネットワークシステムの構成例］
図１は、例えば会社内に形成されるＬＡＮシステムを中心とするネットワークシステムと、当該ネットワークシステムに接続されたローカル端末装置と管理サーバ装置の構成例を説明するための図である。この実施の形態のＬＡＮシステムは、多数のローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…と、管理サーバ装置２と、メールサーバ装置３とが、ＬＡＮ４を通じて接続されて形成されている。また、メールサーバ装置３は、図１に示すようにインターネット等の広域ネットワーク５に接続されている。
【００１４】
そして、この実施の形態においては、多数のローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…と管理サーバ装置２とがＬＡＮ４を通じて接続されて形成されるシステムが、この発明のスケジュール管理システム、スケジュール管理方法の一実施の形態が適用されたものである。また、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれが、この発明の端末装置及びスケジュール通知プログラムの一実施の形態が適用されたものである。また、管理サーバ装置２が、この発明の管理装置及びスケジュール登録プログラムが適用されたものである。
【００１５】
図１において、ＬＡＮ４は、有線と無線の一方あるいは両方が用いられて所定の組織内に形成されたネットワークである。また、広域ネットワーク５は、主にインターネットである。メールサーバ装置３は、ＬＡＮ４と広域ネットワーク５に接続された外部との間で、また、ＬＡＮ４内において、電子メールの送受信を行えるようにする。すなわち、メールサーバ装置１は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバとしての機能とＰＯＰ（Post Office Protocol）サーバとしての機能を合わせ持つものである。
【００１６】
ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれは、社員によって使用される主にパーソナルコンピュータであり、種々のアプリケーションプログラムを備え、種々の情報処理を行う。また、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれは、電子メールを送受信するためのいわゆるメーラー（メールソフトウェア）を備え、メールサーバ装置１を通じて、電子メールの送受信を行うことができる。管理サーバ装置２は、グループウェアが搭載され、ＬＡＮ４に接続されたローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…からの要求に応じて、社員のスケジュール管理、会議室等の設備の予約管理等を行うことができるものである。
【００１７】
近年、打ち合わせや会議などのための相手先とのスケジュールの調整は、電子メールを通じて行われることが多い。また、電話を通じて、あるいは、直接に会ってスケジュールを決めた場合であっても、確認のために電子メールで決まったスケジュールを相手先に通知することも行われている。このため、この第１の実施の形態のローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…は、スケジュール調整のための電子メールを送信したり、受信したりする場合には、ユーザのからの指示に応じて、スケジュール情報を含むスケジュールの登録用メールを管理サーバ装置２に送信する機能を有する。
【００１８】
この登録用メールは、送信する電子メールや受信した電子メールに対応して作成されるものである。このように、ユーザのスケジュール情報を含み、管理サーバ装置２に対してスケジュールの登録を行うために送信する電子メールを、この明細書においては登録用メールという。なお、この第１の実施の形態においては、各ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…において作成される登録用メールは、各ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれに搭載されている既存のメーラーによって作成される。
【００１９】
一方、管理サーバ装置２では、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…からの登録用メールを、メールサーバ装置３を通じて取得（受信）すると、当該登録用メールからスケジュール情報を抽出し、これを用いてスケジュールの登録を行う。そして、登録用メールからスケジュールの登録のために必要な情報が抽出できなかった場合やスケジュールが重複する場合には、これを通知する通知メールを作成して、当該登録用メールの送信元のローカル端末装置に送信する。これにより、登録用メールの送信元においては、スケジュール情報に必要な情報を含めた登録用メールを作成して送信したり、スケジュールを変更し、新たなスケジュール情報を含む登録用メールを作成して送信したりする対応を取ることができる。
【００２０】
また、管理サーバ装置２は、登録用メールに含まれるスケジュール情報から会議室などの設備の予約要求が抽出できるときにはこれを抽出し、当該予約要求に基づき設備の予約登録を行う。この場合にも、登録用メールから設備の予約要求が抽出できるが、必要な情報が不足していた場合や設備予約が重複する場合には、これを通知する通知メールを作成して、当該登録用メールの送信元に送信する。これによって、登録用メールの送信元においては、設備予約に必要な情報を含めた登録用メールを作成して送信したり、使用する設備を変更して、新たな登録用メールを作成して送信したりする対応を取ることができる。
【００２１】
このように、この実施の形態のシステムにおいては、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれは、電子メールを用いて、管理サーバ装置２に対してスケジュールを登録したり、会議室等の設備の利用予約を行ったりすることができる。また、管理サーバ装置２において、スケジュールや設備予約の登録時に、情報不足や重複登録などの不都合が発生した場合には、これを通知する電子メールが、管理サーバ装置２から要求元のローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…に送信される。
【００２２】
したがって、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のユーザは、電子メールにより管理サーバ装置２での不都合の発生を知ることができる。そして、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のユーザは、管理サーバ装置２での不都合の発生に対して、電子メールによって対応することができる。このように、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれのユーザは、管理サーバ装置２のグループウェアの使い方を熟知していなくても、管理サーバ装置２のスケジュール管理機能や設備予約機能を有効に活用することができる。
【００２３】
［ローカル端末装置１の構成例］
次に、この実施の形態のローカル端末装置１（１）の構成例について説明する。ローカル端末装置１（１）は、図１の下端側にブロック図で示した構成を有する。なお、ローカル端末装置１（２）、１（３）、…のそれぞれもまた、ローカル端末装置１（１）と同様の構成を有する。このため、以下では、特に区別して示した場合を除き、ローカル端末装置１（１）、１（２）、１（３）、…を総称してローカル端末装置１という。
【００２４】
ローカル端末装置１のＬＡＮＩ／Ｆ１１は、ＬＡＮ４を通じて通信を行うためのものである。具体的にＬＡＮＩ／Ｆ１１は、ＬＡＮ４からの信号を受信し、自機が処理可能なデータに変換して自機に取り込む。また、ＬＡＮＩ／Ｆ１１は、供給される送信用の種々のデータを、プロトコルに準拠した信号に変換してＬＡＮ４に送出する。制御部１２は、ローカル端末装置１の各部を制御するものであり、図示しないがＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）がＣＰＵバスを通じて接続されて構成されたコンピュータ装置である。
【００２５】
記憶装置１３は、この実施の形態ではハードディスクドライブ（ＨＤＤ）であり、記録媒体としてハードディスクを備え、種々のアプリケーションプログラムや種々の処理により得られたデータ等のハードディスクへの書込み／記録保持／読み出し／削除を行う。なお、この実施の形態において記録装置１３には、アプリケーションプログラムの他、送信メールファイル、受信メールファイル、アドレス帳データテーブルなども形成されている。操作部１４は、キーボード、マウス（ポインティングデバイス）などからなり、ユーザからの操作入力を受け付け、受け付けた情報を制御部１２に供給する。表示部１５は、種々の表示情報を表示するためのものである。
【００２６】
第１の登録用メール作成部１６は、制御部１２によって制御され、相手先に送信する送信メールを作成する。そして、作成する送信メールが目的とする相手先とのスケジュールを決めるものであるため、当該スケジュールを管理サーバ装置２のスケジュール管理機能を用いて管理させたいとする。この場合、当該ユーザは、目的とする相手先への送信メールに対して、スケジュール情報を極めて簡単な所定のフォーマットにしたがって入力し、かつ、当該送信メールの送信先に管理サーバ装置２を含める。これに応じて、第１の登録用メール作成部１６は、スケジュール情報を含み、目的する相手先と管理サーバ装置２とに送信する送信メールを作成する。この場合、管理サーバ装置２に送信される当該送信メールが、管理サーバ装置２にスケジュールを登録するための登録用メールとなる。
【００２７】
また、第２の登録用メール作成部１７は、制御部１２によって制御され、相手先からの受信メールに対して情報を付加して、管理サーバ装置２に転送する登録用メールを作成する。すなわち、ローカル端末装置１のユーザが、自機宛の受信メールを表示して確認したところ、スケジュール情報が含まれるため、当該スケジュールを管理サーバ装置２のスケジュール管理機能を用いて管理させたいとする。この場合、当該ユーザは、当該受信メールを転送メールとするようにし、当該受信メールに対してスケジュール情報を極めて簡単な所定のフォーマットにしたがって追加記載し、かつ、転送先（宛先）として管理サーバ装置２を指定する。これに応じて、第２の登録用メール作成部１７は、スケジュール情報を追加記載し、かつ、転送先を管理サーバ装置２とする転送メールを作成する。
【００２８】
そして、メール送信制御部１８は、第１の登録用メール作成部１６や第２の登録用メール作成部１７で形成された送信メールを、ＬＡＮＩ／Ｆ１１を通じて送信する処理を行う。この実施の形態において、第１の登録用メール作成部１６で作成された送信メールは、スケジュールを決める（調整する）、目的する相手先と管理サーバ装置２とに送信される。また、第２の登録用メール作成部１７で作成された転送メールは、管理サーバ装置２に送信される。これらの場合、管理サーバ装置２に送信される電子メールは登録用メールである。
【００２９】
このように、ローカル端末装置１は、相手先に送信する電子メール（送信メール）が、スケジュール情報を含むものであるときには、当該送信メールを管理サーバ装置２への登録用メールとしても利用できるようにする機能を有する。そして、ローカル端末装置１は、当該送信メールを管理サーバ装置２へも送信する機能を有する。また、ローカル端末装置１は、相手先から受信した電子メール（受信メール）が、スケジュール情報を含むものであるときには、当該受信メールから管理サーバ装置２への登録用メールを形成し、これを管理サーバ装置２に送信する機能を有する。
【００３０】
［管理サーバ装置２の構成例］
次に、この実施の形態の管理サーバ装置２の構成例について説明する。管理サーバ装置２は、図１の上端側にブロック図で示した構成を有する。管理サーバ装置２のＬＡＮＩ／Ｆ２１は、上述したローカル端末装置１のＬＡＮＩ／Ｆ１１と同様に、ＬＡＮ４を通じて通信を行うためのものである。また、制御部２２は、管理サーバ装置２の各部を制御するものであり、図示しないがＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭがＣＰＵバスを通じて接続されて構成されたコンピュータ装置である。
【００３１】
記憶装置２３は、上述したローカル端末装置１の記憶装置１３と同様に、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）であり、記録媒体としてハードディスクを備え、種々のアプリケーションプログラムや種々の処理により得られたデータ等のハードディスクへの書込み／記録保持／読み出し／削除を行う。なお、この実施の形態において記録装置２３には、アプリケーションプログラムの他、社員情報テーブル、スケジュール管理テーブル、設備予約管理テーブル、送信メールファイル、受信メールファイルなどが形成されている。
【００３２】
図２は、管理サーバ装置２の記憶装置２３に形成される管理テーブルについて説明するための図である。記憶装置２３に形成される社員管理テーブルは、図２Ａに示すように、「社員ＩＤ」、「氏名」、「電子メールアドレス」、「所属部署」等の情報からなるものである。「社員ＩＤ」は、各社員に割り当てられた固有の識別情報である。「氏名」は、各社員の氏名であり、「電子メールアドレス」は、各社員に割り当てられた電子メールアドレスであり、「所属部署」は、各社員の現在の所属部署を示す情報である。
【００３３】
したがって、社員の電子メールアドレスが特定できれば、図２Ａに示す社員管理テーブルを参照することによって、社員の氏名や所属部署を特定することができる。なお、社員情報テーブルは、例えば、入社年月日、異動履歴、自宅住所、学歴、資格、職歴等の種々の情報を有するものである。しかし、説明を簡単にするため、この実施の形態において直接に利用しない情報については図２Ａにおいて記載を省略している。
【００３４】
また、記録装置２３に形成されるスケジュール管理テーブルは、図２Ｂに示すように、社員別、年月日別に、各社員のスケジュールを管理するものである。図２Ｂに示した例は、「社員ＩＤ」が「０５０００１」の「○○太郎」さんの例えば２０１１年１１月某日における２０１１年１２月のスケジュールの一部を示している。この例において、「○○太郎さん」について、２０１１年１２月１日には、１４時から自社のＡ会議室でＸＸ社の田中様と、また、２０１１年１２月２日には、１０時から自社Ｃ会議室でＹＹ社の鈴木様と打ち合わせ予定があることが登録され管理されている。この記録装置２３に形成されるスケジュール管理テーブルを用いることによって、管理サーバ装置２におけるスケジュール管理機能が実現される。
【００３５】
また、記録装置２３に形成される設備予約管理テーブルは、図２Ｃに示すように、この実施の形態においては設備（会議室）毎、年月日別に、使用予約された時間期間（時間帯）が管理されている。なお、使用予約された各時間期間には、図２Ｃの右下端部に示したように、予約者の所属部署や予約者の氏名などの情報も合わせて管理される。そして、図２Ｃに示した例は、２０１１年１１月某日における２０１１年１２月の設備予約状況の一部を示している。
【００３６】
すなわち、２０１１年１２月１日には、Ａ会議室については、「午前１０時から昼１２時まで」と、「午後２時から午後５時まで」との２つの予約が入っており、Ｂ会議室については、「午後１時から午後５時まで」の１つの予約が入っていることが管理されている。また、２０１１年１２月２日には、Ｃ会議室について、「午前１０時から昼１２時まで」の１つの予約が入っていることが管理されている。この記録装置２３に形成される設備予約管理テーブルを用いることによって、管理サーバ装置２における設備予約管理機能が実現される。
【００３７】
この実施の形態において、管理サーバ装置２がメールサーバ装置３を通じて取得（受信）する自機宛の電子メールは、ローカル端末装置１からの登録用メールである。このため、管理サーバ装置２の登録用メール解析部２４は、メールサーバ装置３を通じて取得する受信メール（ローカル端末装置１から送信された登録用メール）を解析し、スケジュール情報や設備予約要求を抽出する。不足情報判別部２５は、登録用メール解析部２４において抽出されたスケジュール情報や設備予約要求をチェックし、登録に際して不足する情報がないか否かを判別する。
【００３８】
通知メール作成部２６は、例えば、不足情報判別部２５において、スケジュール情報や設備予約要求に不足する情報があると判別された場合に、不足する情報があることを通知する通知メールを作成する。なお、スケジュール情報や設備予約要求に必須の情報が不足すると判別された場合には、後述するスケジュール登録部２８や設備予約登録部２９での登録処理は行われない。
【００３９】
また、通知メール作成部２６は、後述するスケジュール登録部２８においてスケジュールの重複が検出された場合や、後述する設備予約登録部２９において設備予約が重複することが検出された場合に、スケジュールや設備予約が重複することを通知する通知メールを作成する。また、通知メール作成部２６は、後述するスケジュール登録部２８や設備予約登録部２９において、登録処理が適正に行われた場合には、スケジュールや設備予約が適正に登録されたことを通知する通知メールを作成する。メール送信制御部２７は、通知メール作成部２６において作成される上述した各通知メールを、処理の対象になっている登録用メールの送信元のローカル端末装置１にＬＡＮＩ／Ｆ１１を通じて送信する処理を行う。
【００４０】
そして、スケジュール登録部２８は、登録用メール解析部２４で抽出されたスケジュール情報に基づいて、記録装置２３に形成されているスケジュール管理テーブルにスケジュールを登録する処理を行う。なお、スケジュール登録部２８は、登録するスケジュールがスケジュール管理テーブルにおいて重複する場合は、登録処理は行わず、当該スケジュール情報に応じたスケジュールが重複することを通知メール作成部２６に通知する。また、スケジュール登録部２８は、スケジュールのスケジュール管理テーブルへの登録が適正に行われたときにも、スケジュールの登録処理が適正に行われたことを通知メール作成部２６に通知する。
【００４１】
また、設備予約登録部２９は、登録用メール解析部２４で抽出された設備予約要求に基づいて、記録装置２３に形成されている設備予約管理テーブルに設備予約を登録する処理を行う。なお、設備予約登録部２９は、登録する設備予約が設備予約管理テーブルにおいて重複する場合は、登録処理は行わず、当該予約要求に応じた設備の予約登録が重複することを通知メール作成部２６に通知する。また、設備予約登録２９は、設備予約の設備予約管理テーブルへの登録が適正に行われたときにも、設備予約の登録処理が適正に行われたことを通知メール作成部２６に通知する。
【００４２】
このように、管理サーバ装置２は、ローカル端末装置１からの登録用メールに基づいて、記録装置２３のスケジュール管理テーブルへのユーザのスケジュール登録や、記録装置２３の設備予約管理テーブルへの設備の予約登録を行う機能を有する。また、管理サーバ装置２は、上述したように、種々の通知メールを登録用メールの送信元であるローカル端末装置１に送信する機能をも有する。
【００４３】
［ローカル端末装置１の処理］
次に、上述した構成を有するローカル端末装置１における管理サーバ装置２への登録用メールの作成送信処理について具体的に説明する。
【００４４】
［送信メールと登録用メールの作成送信処理］
図３は、ローカル端末装置１において行われる送信メールと登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートであり、図４は、図３に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【００４５】
ローカル端末装置１の制御部１２は、操作部１４を通じて、送信メール作成指示入力を受け付けると、記憶装置１３から図３に示すフローチャートの処理を行うアプリケーションプログラムを読み出して、これを実行する。このように、制御部１２は、アプリケーション実行部としての機能を有する。また、当該所定の操作入力は、例えば、当該処理に対応付けられたボタン表示やメニュー項目等を選択するものである。
【００４６】
そして、制御部１２は、メール作成画面ＳＤを表示部１５に表示する（ステップＳ１０１）。ステップＳ１０１で表示されるメール作成画面ＳＤは、図４に示すように、上端部には例えばファイル、編集、表示、…等の各種の機能ボタンが表示される。そして、機能ボタン表示の下側に「宛先」、「ＣＣ（Carbon Copy）」、「ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）」、「件名」の各入力欄が設けられ、その下側に本文の入力欄が設けられている。なお、通常は「送信者（差出人）」の入力欄は表示されず、「送信者（差出人）」の情報は、各ローカル端末装置１に設定されている送信者アカウント（送信者の名前と電子メールアドレス）が用いられる。
【００４７】
そして、ローカル端末装置１のユーザが、相手先とのスケジュール調整のための送信メールを作成する場合に、管理サーバ装置２へのスケジュール登録をも行うようにしたいとする。この場合、ローカル端末装置１の制御部１２は、操作部１４を通じて、各入力欄への情報入力を受け付けるが、管理サーバ装置２のメールアドレスやスケジュール登録や設備予約のためのキーワード等の入力を受け付けて送信メールを作成する（ステップＳ１０２）。
【００４８】
具体的に、ステップＳ１０２において、制御部１２は操作部１４を通じて「宛先」欄には目的とする相手先の電子メールアドレスの入力を受け付ける。また、制御部１２は操作部１４を通じて「ＢＣＣ」欄に対して、管理サーバ装置２に割り当てられている電子メールアドレスの入力を受け付ける。「宛先」、「ＢＣＣ」の各欄への電子メールアドレスの入力は、記憶装置１３のアドレス帳データテーブルに登録されているものを用いることができる。
【００４９】
さらに、ステップＳ１０２において、制御部１２は操作部１４を通じて、本文の入力欄に対してテキスト情報の入力を受け付ける。この場合、ユーザは、極めて簡単な所定のフォーマットに従ってスケジュール情報を入力する。ここで、極めて簡単な所定のフォーマットは、例えば、１行に「記」だけの文字を記載し、その後の行に、「日時：…」、「場所：…」の記載を設け、日時情報、場所情報を記載するといったものである。このようにして入力されたスケジュール情報が、管理サーバ装置２におけるスケジュール登録や設備予約のための情報となる。
【００５０】
図４に示した例の場合には、「記」、「日時：」、「年」、「月」、「日」、「時」、「〜」、「場所：」「会議室」が識別用のキーワードとして用いられ、「２０１１」、「１２」、「１」、「１４」、「１７」、「Ａ」がスケジュール情報のデータとなる。このように、図４に示したメール作成画面ＳＤを通じて入力された情報を含めて作成される相手先への電子メール（送信メール）が、管理サーバ装置２への登録用メールにもなる。
【００５１】
この後、操作部１４を通じて送信操作である送信ボタンや送受信ボタンを選択する操作を受け付けたとする。この場合、制御部１２は、メール送信制御部１８を制御して、第１の登録用メール作成部１６において作成した送信メールを、相手先に送信する（ステップＳ１０３）。そして、図３に示す処理を終了する。そして、上述したように、図４に示したメール作成画面ＳＤを通じて作成された送信メールは、「宛先」欄には目的とする相手先の電子メールアドレスが、また、「ＢＣＣ」欄には、管理サーバ装置２の電子メールアドレスが入力されている。このため、当該送信メールは、目的とする相手先と管理サーバ装置２に送信される。
【００５２】
なお、図４を用いて説明したように、メール作成画面ＳＤを通じて送信メールを作成する際には、図５に示すように、設備予約状況確認画面ＳＹを表示し、利用しようとする設備である会議室の予約状況を確認する。この確認結果をも踏まえてスケジュール調整のための送信メールを作成することにより、使用できない会議室での打ち合わせ予定を作成するなどいった不都合を解消できる。この設備予約状況確認画面ＳＹは、制御部１２が、ＬＡＮＩ／Ｆ１１を通じて管理サーバ装置２にアクセスし、目的とする年月日の設備予約管理テーブルの情報を取得して、これを表示部１５に表示するものである。
【００５３】
［受信メールからの登録用メールの作成送信処理］
図５は、ローカル端末装置１において行われる受信メールからの登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートであり、図６は、図５に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。ローカル端末装置１において、ユーザからの指示入力に応じて、目的とする相手先からの受信メールを表示したところ、登録すべきスケジュール情報が記載されていたとする。この場合、ユーザは、ローカル端末装置１の操作部１４を通じて当該受信メールの転送指示を入力する。操作部１４を通じて受信メールの転送指示を受け付けると、制御部１２は、記憶装置１３から図５に示すフローチャートの処理を行うアプリケーションプログラムを読み出して、これを実行する。
【００５４】
そして、制御部１２は、受信メールの転送画面ＲＶを表示部１５に表示する（ステップＳ２０１）。ステップＳ２０１で表示される受信メールの転送画面ＲＶは、図６に示すように、上端側から各機能ボタンの表示、「宛先」、「ＣＣ（Carbon Copy）」、「件名」の各入力欄が設けられ、その下側に本文の入力欄が設けられたものである。なお、受信メールの転送画面ＲＶにおいても、「送信者（差出人）」の入力欄は表示されず、「送信者（差出人）」の情報は、各ローカル端末装置１に設定されている送信者アカウント（送信者の名前と電子メールアドレス）が用いられる。そして、受信メールの転送画面ＲＶの場合において、本文の入力欄には相手先によって作成された文面がそのまま表示された状態にある。
【００５５】
そして、ローカル端末装置１の制御部１２は、操作部１４を通じて、各入力欄への情報入力を受け付けて、転送メールとして管理サーバ装置２への登録用メールを作成する（ステップＳ２０２）。このステップＳ２０２の処理においても、本文の入力欄へは、管理サーバ装置２のメールアドレスやスケジュール登録や設備予約のためのキーワード等の入力を受け付ける。
【００５６】
すなわち、ステップＳ２０２においては、制御部１２は操作部１４を通じて、「宛先」には管理サーバ装置２に割り当てられている電子メールアドレスの入力を受け付ける。「宛先」の各欄への電子メールアドレスの入力は、記憶装置１３のアドレス帳データテーブルに登録されているものを用いることができる。さらに、ステップＳ２０２においては、制御部１２は操作部１４を通じて、本文の入力欄に対して追加の記載の入力を受け付ける。この追加の記載の入力は、図３に示した処理のステップＳ１０２の処理の場合と同様に、極めて簡単な所定のフォーマットに従って入力されるスケジュール情報である。このスケジュール情報の入力部分が、管理サーバ装置２におけるスケジュール登録や設備予約のためのキーワード等となる部分である。
【００５７】
図６に示した例の場合には、追加記載部Ａｄ１として示した部分の情報が、所定のフォーマットに従って入力されたスケジュール登録や設備予約のためのキーワード等である。この例の場合には、「記」、「日時：２０１１年１２月１９日  １３時〜」、「場所：△△社」、「相手先：△△社  山本様」、「要件：新製品の件」との記載が受信メールに対して追加されている。そして、制御部１２は、第２の登録用メール作成部１７を制御して、図６に示したように入力された情報に基づいて、転送メールを作成する。このように、図６に示した受信メールの転送画面ＲＶを通じて入力された情報を含めて作成される転送メールが、管理サーバ装置２への登録用メールになる。そして、図６に示した例の場合には、「記」、「日時：」、「年」、「月」、「日」、「時」、「〜」、「場所：」、「社」、「相手先：」、「様」が識別用のキーワードとして用いられ、「２０１１」、「１２」、「１９」、「１３」がスケジュール情報のデータとなる。
【００５８】
この後、操作部１４を通じて送信ボタンを選択する操作である送信操作を受け付けたとする。この場合、制御部１２は、メール送信制御部１８を制御して、第２の登録用メール作成部１７において作成した転送メールを、管理サーバ装置２に送信する（ステップＳ２０３）。そして、図５に示す処理を終了する。そして、上述したように、図６に示した受信メールの転送画面ＲＶを通じて作成された転送メールは、「宛先」欄には、管理サーバ装置２の電子メールアドレスが入力されている。このため、当該転送メールは、管理サーバ装置２に送信され、登録用メールとして用いられる。
【００５９】
このように、ローカル端末装置１は、送信メールまたは受信メールに基づいて、管理サーバ装置２への登録用メールを形成して、これを管理サーバ装置２に送信することによって、スケジュールの登録や設備の予約登録を依頼することができる。しかも、上述したように、既存のメーラーの送信メールの作成機能や受信メールの転送機能によって対応することができる。
【００６０】
なお、ここでは管理サーバ装置２でキーワード等を利用できるようにするために、所定のフォーマットでスケジュール情報を入力する場合を例にして説明したが、これに限るものではない。例えば、タグを用いてスケジュール情報を記載してもよい。すなわち、図６に示したように追加記載部Ａｄ１を設けるのではなく、本文の入力欄の相手先によって作成された文面を、タグを用いて編集することにより管理サーバ装置２に通知するスケジュール情報を作成してもよい。
【００６１】
例えば、図６に示した例の本文の入力欄の記載を用いる場合には、
＜社名＞△△＜／社名＞の＜氏名＞山本＜／氏名＞です。
【００６２】
次回は＜月日＞１２月１９日＜／月日＞＜時間＞午後１時＜／時間＞より
＜場所＞弊社＜／場所＞で
というように、タグを用いてスケジュール情報を編集する。
【００６３】
このようにタグを用いた記載は、管理サーバ装置２において簡単にパース（解釈）することができる。そして、＜社名＞＜／社名＞などのタグのセットは、ローカル端末装置１に設けられる所定の辞書に登録しておくことにより入力を簡単にすることができる。例えば、＜社名＞＜／社名＞と言うタグのセットは、「たぐ１」という読みに登録し、＜氏名＞＜／氏名＞というタグのセットは、「タグ２」という読みに登録しておく。これにより、目的とするタグに対応する読みを、操作部１４を通じて入力することにより、対応するタグのセットが辞書から読み出されて表示される。これにより、タグを用いたスケジュール情報の編集を簡単に行うことができる。
【００６４】
［管理サーバ装置２の処理］
次に、上述したようにローカル端末装置１からの登録用メールを受信して処理する管理サーバ装置２の処理について説明する。図７、図８は、管理サーバ装置２で行われるスケジュールや設備予約の登録処理について説明するためのフローチャートである。この図７、図８に示すフローチャートの処理は、管理サーバ装置２の制御部２２によって、所定周期で繰り返し実行される処理である。
【００６５】
図７、図８に示す処理を実行した管理サーバ装置２の制御部２２は、まず、ＬＡＮＩ／Ｆ２１を通じてメールサーバ装置３にアクセスして、自機宛の受信メールを取得（受信）する（ステップＳ３０１）。このステップＳ３０１で取得される受信メールは、ローカル端末装置１からの登録用メールである。そして、制御部２２は、自機宛の登録用メールが有るか否か（取得できたか否か）を判別し（ステップＳ３０２）、自機宛の登録用メールが無いと判別したときには、処理対象となる登録用メールは無いので、この図７、図８に示す処理を終了する。
【００６６】
ステップＳ３０２の判別処理において、自機宛の登録用メールが有ると判別したとする。この場合、制御部２２は、取得した登録用メール毎に以下の処理を行う。まず、制御部２２は、登録用メール解析部２４を制御して、取得した登録用メールを解析し、スケジュール情報や設備予約要求を抽出する（ステップＳ３０３）。具体的に、ステップＳ３０３では、まず、送信元の電子メールアドレスを抽出する。この電子メールアドレスは、ローカル端末装置１に設定されているものであり、当該登録用メールの送信元の社員（スケジュール登録や設備予約登録を行う者（主体））を特定する情報となる。また、上述したように、「記」、「日時：」、「場所：」との文字が付されて記載された部分からスケジュール情報と設備予約要求の具体的な内容を抽出する。
【００６７】
例えば、図４に示した例の送信メール（登録用メール）が、管理サーバ装置２に送信されたとする。この送信メール（登録用メール）が、電子メールアドレス「ｘｘｘｘ＠…」が割り当てられた「○○太郎」さんの使うローカル端末装置１から送信されたものであるとする。この場合、図４に示した内容を有する登録用メールから  
電子メールアドレスがｘｘｘｘ＠…である○○太郎さんのスケジュール情報として、
日時：２０１１年１２月１日、１４時〜１７時
場所：自社  Ａ会議室
という情報が抽出できる。
【００６８】
なお、「ＢＣＣ」欄に管理サーバ装置２の電子メールアドレスが入力された登録用メール（送信メールから作成された登録用メール）の場合、相手先を特定する情報は、メール本文の先頭付近に位置する「○○社□□様」などの相手先についての記載を検出して抽出する。また、要件は、電子メールの「件名」欄に入力されたものを用いればよい。したがって、図４に示した例の場合には、  
相手先：ＸＸ社  田中様
要件：打ち合わせの件
という情報も抽出できる。
【００６９】
また、図４に示した内容を有する登録用メールから  
電子メールアドレスがｘｘｘｘ＠…である○○太郎さんの設備予約要求として、
日時：２０１１年１２月１日、１４時〜１７時
場所：Ａ会議室
という情報が抽出できる。
【００７０】
なお、図６に示した「宛先」欄に管理サーバ装置２の電子メールアドレスが入力された登録用メール（受信メールから作成された登録用メール）の場合にも同様に処理することができる。しかし、受信メールから作成された登録用メールの場合、相手先を特定する情報は、追加記載部分Ａｄ１の「相手先：」欄に記載された情報から抽出すればよい。また、要件は、電子メールの「件名」欄に入力されたものを用いればよい。
【００７１】
この後、制御部２２は不足情報判別部２５を制御して、抽出されたスケジュール情報と設備予約要求において、不足する情報の有無を調査する（ステップＳ３０４）。例えば、スケジュール情報の場合、「日時：」欄における年月日、開始時刻、「場所：」欄の記載は必須の情報とされ、これらの記載の有無が確認される。また、施設予約要求の場合には、「日時：」欄における年月日、開始時刻、終了時刻、「場所：」欄における会議室名等の設備の特定情報は必須の情報とされ、これらの記載の有無が確認される。
【００７２】
制御部２２は、ステップＳ３０４の処理の結果に基づいて、抽出されたスケジュール情報や設備予約要求に不足する情報があるか否かを判別する（ステップＳ３０５）。ステップＳ３０５の判別処理において、不足する情報があると判別したとする。この場合、制御部２２は通知メール作成部２６を制御して、情報が不足することを通知する通知メールを作成する（ステップＳ３０６）。ステップＳ３０６では、例えば、「年月日の記載がありません。」、「開始時刻の記載がありません。」、「設備を特定する情報がありません。」といった記載を含む通知メールが作成される。そして、制御部２２は、メール送信制御部２７を制御して、ステップＳ３０６において通知メール作成部２６が作成した通知メールを、処理対象となっている登録用メールの送信元に送信する（ステップＳ３０７）。
【００７３】
この後、制御部２２は、処理対象となっている登録用メールが、ステップＳ３０１で取得した電子メールの最後のメールか否かを判別する（ステップＳ３０８）。ステップＳ３０８において、最後のメールではないと判別したときには、制御部２２は、ステップＳ３０３からの処理を繰り返し、次の登録用メールについての処理を行う。また、ステップＳ３０８の判別処理において、最後のメールであると判別したときには、この図７、図８に示す処理を終了する。
【００７４】
また、ステップＳ３０５の判別処理において、不足する情報はないと判別したとする。この場合、制御部２２はスケジュール登録部２８、設備予約要録部２９を制御し、スケジュールや設備予約の重複確認を行う（ステップＳ３０９）。すなわち、スケジュール登録部２８は、スケジュール情報に基づいてスケジュール管理テーブルを参照してスケジュールの重複登録をチェックする。また、設備予約登録部２９は設備予約要求に応じて設備予約管理テーブルを参照して設備予約の重複をチェックする。そして、制御部２２は、ステップＳ３０９の確認結果に基づいて、スケジュールや設備予約が重複するか否かを判別する（ステップＳ３１０）。
【００７５】
ステップＳ３１０の判別処理において、スケジュールや設備予約が重複すると判別したとする。この場合、制御部２２は、通知メール作成部２６を制御し、スケジュールや設備予約が重複することを通知する通知メールを作成する（ステップＳ３１１）。ステップＳ３１１では、例えば、「２０１１年１２月１日  １４時からのスケジュールは重複します。確認してください。」、「２０１１年１２月１日  １４時からＡ会議室は予約されています。別の会議室を予約してください。」といった記載を含む通知メールが作成される。そして、制御部２２は、メール送信制御部２７を制御し、ステップＳ３１１において作成した通知メールを、処理対象となっている登録用メールの送信元に送信する（ステップＳ３１２）。
【００７６】
この後、制御部２２は、処理対象となっている登録用メールは、ステップＳ３０１で取得した電子メールの最後のメールか否かを判別する（ステップＳ３１３）。ステップＳ３１３において、最後のメールではないと判別したときには、制御部２２は、ステップＳ３０３からの処理を繰り返し、次の登録用メールについての処理を行う。また、ステップＳ３１３の判別処理において、最後のメールであると判別したときには、この図７、図８に示す処理を終了する。
【００７７】
また、ステップＳ３１０の判別処理において、スケジュールや設備予約は重複しないと判別したとする。この場合、図８のステップＳ３１４の処理に進む。そして、制御部２２はスケジュール登録部２８を制御し、ステップＳ３０３で抽出したスケジュール情報に応じたスケジュールを記録装置２３のスケジュール管理テーブルの該当欄に登録する（ステップＳ３１４）。
【００７８】
この後、制御部２２は、通知メール作成部２６を制御し、スケジュールの登録が完了したことを通知する通知メールを作成する（ステップＳ３１５）。ステップＳ３１５では、例えば、「２０１１年１２月１日  １４時からのスケジュールを登録しました。」といった記載を含む通知メールが作成される。そして、制御部２２は、メール送信制御部２７を制御し、ステップＳ３１５において通知メール作成部２６が作成した通知メールを、処理対象となっている登録用メールの送信元に送信する（ステップＳ３１６）。ここまでの処理で、登録用メールに応じたスケジュールの登録処理が完了する。
【００７９】
この後、制御部２２は、ステップＳ３０３で抽出した情報に、施設予約要求があるか否かを判別する（ステップＳ３１７）。ステップＳ３１７の判別処理において、設備予約要求があると判別したとする。この場合、制御部２２は設備予約登録部２９を制御し、ステップＳ３０３で抽出した設備予約要求に応じて記録装置２３の設備予約管理テーブルの該当欄に予約情報を登録する（ステップＳ３１８）。この後、制御部２２は、通知メール作成部２６を制御し、設備予約の登録が完了したことを通知する通知メールを作成する（ステップＳ３１９）。ステップＳ３１９では、例えば、「２０１１年１２月１日  １４時〜１５時まで、Ａ会議室を予約しました。」といった記載を含む通知メールが作成される。そして、制御部２２は、メール送信制御部２７を制御し、ステップＳ３１９において作成した通知メールを、処理対象となっている登録用メールの送信元に送信する（ステップＳ３２０）。
【００８０】
そして、ステップＳ３１７において設備予約要求は無いと判別した場合と、ステップＳ３２０の処理の後においては、ステップＳ３２１の処理に進む。すなわち、制御部２２は、処理対象となっている登録用メールは、ステップＳ３０１で取得した電子メールの最後のメールか否かを判別する（ステップＳ３２１）。ステップＳ３２１において、最後のメールではないと判別したときには、制御部２２は、図７に示したステップＳ３０３からの処理を繰り返し、次の登録用メールについての処理を行う。また、ステップＳ３２５の判別処理において、最後のメールであると判別したときには、この図７、図８に示す処理を終了する。これにより、設備予約要求があるときは、設備予約の登録処理も行われる。
【００８１】
このように、管理サーバ装置２は、ローカル端末装置１から送信される登録用メールからスケジュール情報や設備予約要求を抽出する。そして、管理サーバ装置２は、抽出したスケジュール情報に応じて、記録装置２３のスケジュール管理テーブルに社員のスケジュールを登録したり、また、抽出した設備予約要求に応じて、記録装置２３の設備予約管理テーブルに設備予約を登録したりすることができる。
【００８２】
なお、ここでは、スケジュール情報や設備予約要求を、キーワード等を用いて抽出する場合を例にして説明した。しかし、スケジュール情報や設備予約要求が、上述もしたように、タグを用いて記載されている場合には、ステップＳ３０３において、タグを用いたスケジュール情報や設備予約要求の抽出処理を行うことになる。
【００８３】
［第１の実施の形態の効果］
上述した第１の実施の形態の場合には、ローカル端末装置１は、従来からのメーラーの機能を用いて、送信メールや受信メールに応じて、スケジュール情報や設備予約要求を含む登録用メールを作成し、これを管理サーバ装置２に対して送信することができる。一方、管理サーバ装置２は、ローカル端末装置１からの登録用メールの記載情報を解析することにより、スケジュール情報や設備予約要求を抽出し、これを用いて、スケジュール管理テーブルや設備予約テーブルに必要な情報を登録することができる。したがって、ローカル端末装置１のユーザは、使いなれた電子メールを用いて、管理サーバ装置２が有するグループウェアのスケジュール管理機能や設備予約機能を簡単かつ確実に利用することができる。すなわち、管理サーバ装置２のグループウェアも、相手先の１つと見なして、電子メールによる必要情報の通知により、管理サーバ装置２のスケジュール管理機能や設備予約機能を利用できる。したがって、ローカル端末装置１のユーザは、従来のように、自分が使用するローカル端末装置を通じてのグループウェアの使い方を知る必要も無くなり、管理サーバ装置２のグループウェアの有効活用が図られる。
【００８４】
また、図７、図８のフローチャートを用いて説明したように、ローカル端末装置１からの管理サーバ装置２への登録用メールにおいて、スケジュール情報や施設予約要求に不足する情報がある場合には、情報が不足することを通知する電子メールがローカル端末装置１に返される。また、登録用メールのスケジュール情報や設備予約要求に応じたスケジュールや設備予約が重複する場合にも、登録が重複することを通知する電子メールがローカル端末装置１に返される。これらの場合には、管理サーバ装置２において、スケジュールや設備予約の登録が行われることは無い。
【００８５】
このため、情報が不足することを通知する電子メールを受信したローカル端末装置１では、情報を補った登録用メールを作成して、これを管理サーバ装置２に送信する。これにより、スケジュールや設備予約の登録をし直すことができる。同様に、スケジュールや設備予約が重複登録となることを通知する電子メールを受信したローカル端末装置１では、変更したスケジュール情報を有する登録用メールを作成して、これを管理サーバ装置２に送信する。これにより、スケジュールや設備予約の登録をし直すことができる。すなわち、ローカル端末装置１のユーザは、電子メールの利用ができる者であれば、情報の不足や重複登録に対しても、適切な対応を取って、スケジュールや設備予約の登録をやり直すことができる。
【００８６】
［第２の実施の形態］
次に、この発明のシステム、装置、方法、プログラムの第２の実施の形態について説明する。この第２の実施の形態においても、例えば会社内に形成されるＬＡＮシステムを中心とするネットワークシステムと、当該ネットワークシステムに接続されたローカル端末装置１と管理サーバ装置２とは、図１、図２を用いて説明したものと同様に構成される。このため、この第２の実施の形態においても、必要に応じて、図１、図２を参照しながら説明する。そして、この第２の実施の形態においては、ローカル端末装置１において行われる処理が、上述した第１の実施の形態とは異なる。なお、管理サーバ装置２は、この第２の実施の形態においても、上述した第１の実施の形態の管理サーバ装置２と同じものであり、同様の機能を有し、同様の処理を行う。
【００８７】
そして、この第２の実施の形態のローカル端末装置１は、新たなメーラーがインストールされているものである。当該新たなメーラーは、スケジュール調整のための送信メールを作成する場合には、予め決められた幾つかの情報を入力するだけで、相手先への送信メールと管理サーバ装置２への登録用メールとを作成して送信する機能を有する。また、当該新たなメーラーは、受信メールがスケジュール情報を含むものである場合には、スケジュール情報を抽出して表示し、管理サーバ装置２への登録用メールの作成を支援する機能を有する。
【００８８】
すなわち、この第２の実施の形態のローカル端末装置１は、図１に示した第１の登録用メール作成部１６と第２の登録用メール作成部１７の機能が第１の実施の形態のローカル端末装置とは異なっている。以下、この第２の実施の形態のローカル端末装置１で行われる送信メールと登録用メールの作成送信処理と、受信メールからの登録用メールの作成送信処理について、具体的に説明する。
【００８９】
［ローカル端末装置１での送信メールと登録用メールの作成送信処理］
図９は、この第２の実施の形態のローカル端末装置１において行われる送信メールと登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートである。また、図１０は、図９に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。また、図１１は、図９に示したフローチャートの処理により形成される、送信メールの例と登録用メールの例を説明するための図である。
【００９０】
ローカル端末装置１の制御部１２は、操作部１４を通じて、スケジュール情報を含む送信メールの作成指示入力を受け付けると、記憶装置１３から図９に示すフローチャートの処理を行うアプリケーションプログラムを読み出して、これを実行する。そして、制御部１２は、まず、メール作成のための図１０に示す情報入力画面ＪＮを表示部１５に表示する（ステップＳ４０１）。図１０に示すように、情報入力画面ＪＮは、「宛先」、「件名」、「日時」、「場所」、「特記事項」の各入力欄が設けられると共に、「ＯＫ」ボタンと「終了」ボタンとが設けられたものである。
【００９１】
「宛先」欄には、スケジュール情報を含む電子メールを送信する相手先の電子メールアドレスが入力される。当該電子メールアドレスは、ローカル端末装置１のアドレス帳データテーブルの情報を用いて入力することができ、社名や氏名が登録されている場合には、これを「宛先」欄に入力し、表示することもできる。「件名」欄には、当該電子メールによって通知する要件の概要等が入力される。また、「日時」、「場所」の各欄には、図１０に示したように、スケジュール情報を構成する、「いつ（日時）」、「どこで（場所）」を示す情報が入力される。また、「特記事項」欄には、特に相手先に通知すべき情報、例えば、「打ち合わせ当日に試作品をお見せできると思います。」、「技術部のＸＸが同席させていただきます。」などといった種々の情報が入力される。
【００９２】
制御部１２は、操作部１４を通じて、表示部１５に表示された情報入力画面ＪＮに対する情報の入力を受け付け（ステップＳ４０２）、「ＯＫ」ボタンが操作されたか否かを判別する（ステップＳ４０３）。ステップＳ４０３の判別処理において、「ＯＫ」ボタンは受け付けていないと判別したときには、制御部１２は、「終了」ボタンを受け付けたか否かを判別する（ステップＳ４０４）。ステップＳ４０４において、終了ボタンを受け付けていないと判別したときには、制御部１２は、ステップＳ４０２からの処理を繰り返し、情報入力画面ＪＮに対する情報の入力を受け付ける。また、ステップＳ４０４において、終了ボタンを受け付けたと判別したときには、制御部１２は、送信メールや登録用メールを作成することなく、この図９に示す処理を終了させる。
【００９３】
また、ステップＳ４０３の判別処理において、「ＯＫ」ボタンを受け付けたと判別したときには、制御部１２は、第１の登録用メール作成部１６を制御して、送信メールと登録用メールとを作成する（ステップＳ４０５）。このステップＳ４０５において、第１の登録用メール作成部１６は、ステップＳ４０２において情報入力画面ＪＮに対して入力された情報に基づいて、送信メールと登録用メールとを作成する。
【００９４】
例えば、図１０に示した情報入力画面ＪＮに対して入力された情報に基づいて、スケジュール調整をする相手先に対する送信メールは、図１１Ａに示すものが自動生成される。すなわち、図１１Ａに示す送信メールにおいて、「送信者」欄には、ローカル端末装置１に設定されている送信アカウントの送信者の名称と電子メールアドレスが用いられ、「宛先」欄には、図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて「宛先」欄に入力された相手先の電子メールアドレスが用いられる。また、「送信日時」欄には、ローカル端末装置１の図示しない時間制御部によって管理されている現在日時が用いられ、「件名」欄には図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて「件名」欄に入力された情報が用いられる。
【００９５】
そして、「件名」欄の下側の４行分のメッセージは、予め用意されている定型文であり、会社名や自分（ユーザ）の氏名は、ローカル端末装置１に予め登録されているものが用いられる。そして、定型文の下側の「記」は予め決められた記載であり、「日時：…」、「場所：…」の各情報は、図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて、「日時」、「場所」の各欄に入力された情報が用いられる。なお、図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて、「特記事項」欄に入力された情報は、例えば、「いつもお世話になっております。」から始める４行の定型文の後に記載される。このようにして、第１の登録用メール作成部１６において、目的とする相手先に送信すべき送信メールが作成される。
【００９６】
また、例えば、図１０に示した情報入力画面ＪＮに対して入力された情報に基づいて、管理サーバ装置２に対する登録用メールは、図１１Ｂに示すものが自動生成される。すなわち、図１１Ｂに示す登録用メールにおいて、「送信者」欄には、ローカル端末装置１に設定されている送信アカウントの送信者の名称と電子メールアドレスが用いられ、「宛先」欄には、管理サーバ装置２に割り当てられている電子メールアドレスが入力される。この管理サーバ装置２に割り当てられている電子メールアドレスは、ローカル端末装置１の所定のメモリに登録させておき、これを自動的に用いることができる。
【００９７】
そして、「宛先」欄の下側の「記」は予め決められた記載であり、「日時：…」、「場所：…」の各情報は、図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて、「日時」、「場所」の各欄に入力された情報が用いられる。また、「相手先：」の情報は、図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて、「宛先」欄に入力された電子メールアドレスに基づいて参照されるアドレス帳データテーブルから取得される相手先の社名や氏名が用いられる。また、「要件：」の情報は、図１０に示した情報入力画面ＪＮにおいて、「件名」欄に入力された情報が用いられる。なお、図１１Ｂに示す登録用メールは、管理サーバ装置２に対するものであるので、「特記事項」欄に情報が入力された場合であっても、これが当該登録用メールに含める必要は無い。
【００９８】
そして、制御部１２は、メール送信制御部１８を制御して、ステップＳ４０５において作成した送信メールや登録用メールを相手先に送信する処理を行う（ステップＳ４０６）。これにより、当該送信メールや登録用メールは、ＬＡＮＩ／Ｆ１１を通じて相手先（相手先のメールサーバ装置の受信ボックス）に送信される。このステップＳ４０５の処理の後、制御部１２は、この図９に示す処理を終了する。
【００９９】
このように、この第２の実施の形態のローカル端末装置１においては、制御部１２によって表示部１５に表示される情報入力画面ＪＮ（図１０）に対して必要な情報を入力する。すると、制御部１２により制御される第１の登録用メール作成部１６が機能し、スケジュールの調整相手である目的とする相手先への送信メール（図１１Ａ）と、管理サーバ装置２への登録用メール（図１１Ｂ）が自動的に作成される。そして、作成された送信メールは目的とする相手先宛に送信され、作成された登録用メールは管理サーバ装置２宛に送信される。
【０１００】
したがって、ローカル端末装置１のユーザは、図１０を用いて説明した情報入力画面に対して必要事項を入力するだけで、目的地する相手先への送信メールと管理サーバ装置２への登録用メールを自動作成して、そのそれぞれを適切に送信処理することができる。
【０１０１】
また、図９に示したフローチャートのステップＳ４０５の処理において、管理サーバ装置２に送信する登録用メールは、タグを用いてスケジュール情報を記載してもよい。この場合、図１１Ｂに示した例に従えば、「記」以下の部分が、例えば、  
＜年月日＞２０１１年１２月１日＜／年月日＞  
＜時間＞１４：００〜１７：００＜／時間＞  
＜場所＞弊社Ａ会議室＜／場所＞  
＜相手先＞△△社  山本様＜／相手先＞  
＜要件＞打ち合わせの件＜／要件＞  
という記載になる。このようにタグを用いた記載とすることにより、管理サーバ装置でのスケジュール情報や設備予約要求の抽出を簡単かつ正確に行うことができる。
【０１０２】
［ローカル端末装置１での受信メールからの登録用メールの作成送信処理］
図１２は、ローカル端末装置１において行われる受信メールからの登録用メールの作成送信処理を説明するためのフローチャートであり、図１３は、図１２に示したフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。ローカル端末装置１において、メールサーバ装置３から取り込んで、記録装置１３の受信メールファイルに格納した受信メールから、選択した目的とする相手先からの受信メールを表示する所定の操作を受け付けたとする。この場合、制御部１２は、記憶装置１３から図１２に示すフローチャートの処理を行うアプリケーションプログラムを読み出して、これを実行する。
【０１０３】
そして、制御部１２は、選択された受信メールを表示部１５に表示する（ステップＳ５０１）。ステップＳ５０１においては、図１３Ａに示すように、受信メールが表示部１５に表示される。この場合、当該受信メールの表示画面では、その上端部に例えばファイル、編集、表示、…等の各種の機能ボタンが表示され、その下側には、「送信者：」、「宛先：」、「送信日時：」、「件名：」、「本文」の各欄が設けられている。そして、この例においては、当該受信メールに基づいて、スケジュールの登録や設備予約の登録を管理サーバ装置２に対して行うための「スケジュール」ボタンが当該受信メールの表示画面の左下端部に設けられている。
【０１０４】
この後、制御部１２は、操作部１４を通じてユーザからの操作入力を受け付けて（ステップＳ５０２）、受け付けた操作入力は、「スケジュール」ボタンに対する操作か否かを判別する（ステップＳ５０３）。ステップＳ５０３の判別処理において、受け付けた操作入力は、「スケジュール」ボタンに対する操作ではないと判別したときには、制御部１２は受け付けた操作入力に応じた処理を行う（ステップＳ５０４）。
【０１０５】
ステップＳ５０３の判別処理において、受け付けた操作入力は、「スケジュール」ボタンに対する操作であると判別したときには、制御部１２は第２の登録用メール作成部１７を制御し、表示されている受信メールを解析して、スケジュール情報や設備予約要求を抽出する（ステップＳ５０５）。この後、制御部１２は、第２の登録用メール作成部１７において抽出した情報とガイダンス情報を表示部１５に表示する（ステップＳ５０６）。ステップＳ５０６においては、図１３Ｂに示すように、抽出した情報等の表示画面を表示部１５に表示する。
【０１０６】
図１３Ｂに示すように、当該表示画面には、「ユーザ：」、「スケジュール：」、「日時：」、「場所：」の各欄が設けられると共に、その下側には種々のガイダンス情報等が表示される。さらに、当該表示画面には、「ＯＫ」ボタンと「終了」ボタンとが設けられている。そして、この例の場合には受信メールの「宛先」欄に入力されている電子メールアドレスが抽出され、当該ローカル端末装置１のユーザを特定する情報として、「ユーザ：」欄に表示される。
【０１０７】
また、受信メールの「件名」欄の記載からスケジュールの内容を示す「打ち合わせ」との文言が抽出され、これが「スケジュール：」欄に表示される。また、受信メールの本文に含まれる「１２月１９日（月）」や「午後１時より」との文言より、「２０１１年１２月１９日  １３：００〜」との日時情報が抽出されて、「日時：」欄に表示される。また、受信メールの本文に含まれる「弊社で」との文言より、送信者の電子メールアドレス「ａａａａ＠…」に基づいて記録装置１３のアドレス帳データテーブルを参照することにより得られる「△△社」との場所情報が、「場所：」欄に表示される。
【０１０８】
そして、図１３Ａに示したように、当該受信メールの本文には、西暦年が記載されていないことから、ローカル端末装置１が補った「２０１１年」との記載が正しいか否かを確認することを促すガイダンス情報が表示される。また、当該受信メールの本文には、終了予定時刻の記載が無いため、終了予定時刻の入力を促すガイダンス情報が表示され、場所は送信者の電子メールアドレスに基づいて特定したために、当該場所が正しいか否かを確認することを促すガイダンス情報が表示される。また、当該受信メールの本文には「御社会議室」などの設備予約を必要とする記載情報は存在しないため、設備予約要求は存在しないことを通知するガイダンス情報が表示される。
【０１０９】
そして、制御部１２は、操作部１４を通じてユーザからの操作入力を受ける（ステップＳ５０７）。具体的にステップＳ５０７では、図１３Ｂに示した「ユーザ：」、「スケジュール：」、「日時：」、「場所：」の各欄に対する修正入力や「ＯＫ」ボタンや「終了」ボタンの選択入力を受け付けことになる。この後、制御部１２は、ステップＳ５０７で受け付けた操作入力は、「ＯＫ」ボタンの選択入力か否かを判別する（ステップＳ５０８）。ステップＳ５０８の判別処理において、「ＯＫ」ボタンの選択入力ではないと判別したときには、制御部１２は、ステップＳ５０７で受け付けた操作入力は、「終了」ボタンの選択入力か否かを判別する（ステップＳ５０９）。
【０１１０】
ステップＳ５０９の判別処理において、「終了」ボタンの選択入力ではないと判別したときには、ステップＳ５０７からの処理を繰り返し、図１３Ｂに示した表示画面に対する操作入力の受け付けを続行する。また、ステップＳ５０９の判別処理において、「終了」ボタンの選択入力であると判別したときには、登録用メールの作成送信を行うことなく、この図１２に示す処理を終了する。
【０１１１】
また、ステップＳ５０８の判別処理において、ステップＳ５０７で受け付けた操作入力は、「ＯＫ」ボタンの選択入力であると判別したとする。この場合、制御部１２は、第２の登録用メール作成部１７を制御して、受信メールから抽出され、かつ、図１３Ｂに示した表示画面を通じて修正等がされたスケジュール情報、設備登録要求に応じて管理サーバ装置２への登録用メールを作成する（ステップＳ５１０）。このステップＳ５１０で作成される登録用メールは、図１１Ｂを用いて説明したものと同様のものである。
【０１１２】
そして、制御部１２は、メール送信制御部１８を制御して、ステップＳ５１０で作成した登録用メールを、管理サーバ装置２に対して送信するようにし（ステップＳ５１１）、この後、この図１２に示す処理を終了する。
【０１１３】
このように、この第２の実施の形態のローカル端末装置１においては、受信メールからスケジュール情報を抽出して、これに基づきユーザが情報を補うことによって、的確なスケジュール情報を形成することができる。そして、形成したスケジュール情報に基づいて、管理サーバ装置２への登録用メールを作成し、これを管理サーバ装置２へ送信することができる。また、図１２のステップＳ５１０においても、上述した例の場合と同様に、タグを用いてスケジュール情報を記載した登録用メールを作成してもよい。
【０１１４】
［第２の実施の形態の効果］
上述した第１の実施の形態の効果に加え、この第２の実施の形態の場合には、ローカル端末装置１のユーザが管理サーバ装置２に対してスケジュール登録や設備予約登録を行う際の情報の入力を極力少なくすることができる。したがって、より簡便に、管理サーバ装置２のグループウェアを利用することができる。
【０１１５】
［変形例等］
なお、上述した第１の実施の形態の場合であって、送信メールから登録用メールを作成する場合に、相手先への送信メールは通常通り作成する。そして、その作成した送信メールの文面から、「弊社○○会議室」は、自分の会社の会議室である。このため、送信メールの文中の記載やアドレス帳データテーブルから先方の社名、住所、担当者を導出し、スケジュール情報として、「○○社の○○さんと○○会議室で打ち合わせ」という文言（文章）を作成し、これを登録用メールに含めて送信することもできる。
【０１１６】
また、受信メールから登録用メールを作成して送信する場合、受信メールに「弊社○○会議室」との記載があれば、「弊社」は先方になる。このため、文中の記載やアドレス帳データテーブルから先方の社名、住所、担当者を導出する。そして、スケジュール情報として、「新宿の○○社の○○さんと先方会議室で打ち合わせ」という文言（文章）を作成し、これを登録用メールに含めて送信することもできる。
【０１１７】
すなわち、スケジュール情報は、上述した実施の形態のものに限るものではなく、送信メールや受信メールの記載から得られる情報や、当該記載からアドレス帳データテーブルを参照して得られる情報などを含めて作成することができる。
【０１１８】
また、スケジュール情報のインポートとエクスポートは、ＣＳＶ（コンマ区切り）、Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓスケジュールデータ、ＸＭＬ、ＴＥＸＴや各種グループウェアの形式をサポートすることが可能である。
【０１１９】
なお、実際に相手先との間で電子メールを用いてスケジュール調整を行う場合には、最初に決めたスケジュールで大丈夫か否かの打診を行い、大丈夫であればスケジュールが決定され、駄目であればスケジュールを変更し、再度打診するといったことが行われる。このような場合であっても、最終的にスケジュールが決まった段階で、確認のための電子メールを相手先に送信するときに、上述した第１、第２の実施の形態で説明したように、登録用メールを作成して、相手先と管理サーバ装置２とに送信するようにすればよい。また、打診したスケジュールでよいとの返信メール（受信メール）に決定したスケジュール情報を記載して、管理サーバ装置２に転送する対応を取ってもよい。いずれにしても、ローカル端末装置１から管理サーバ装置２へのアクセスは電子メールを通じて行うことができるので、使い慣れた電子メールを用いて適切な対応を取ることができる。
【０１２０】
また、相手先との間でスケジュール調整をメールで行ったが、管理サーバ装置２への登録は全く考えておらず、後になって管理サーバ装置２に登録したと考える場合もある。この場合には、蓄積された送信済みメールや受信メールに基づいて、スケジュールや設備予約の登録を行うこともできる。この場合、基本的には、上述した第１、２の実施の形態の受信メールからの登録用メールの作成送信処理の場合と同様に、蓄積された送信済みメールから目的とする電子メールを読み出して表示し、必要事項を補った転送メールを作成して、管理サーバ装置２に送信すればよい。
【０１２１】
また、蓄積された送信済みメールや受信メールに基づいて、スケジュールや設備予約の登録を一括処理することもできる。この場合には、蓄積された送信済みメールや受信メールから処理対象とする１以上の電子メールを選択し、その電子メールに基づいて、スケジュール情報を抽出し、これを含む登録用メールを作成して、管理サーバ装置２に送信する処理を行う手段をソフトウェアなどにより設けるようにすればよい。
【０１２２】
また、上述した第１、第２の実施の形態においては、ローカル端末装置１、管理サーバ装置２、メールサーバ装置３は、ＬＡＮ４に接続されているものとして説明したが、これに限るものではない。ローカル端末装置１は、目的する相手先と管理サーバ装置２との間で電子メールの送受を行える環境にあればよい。したがって、ローカル端末装置１、管理サーバ装置２、メールサーバ装置３は、例えば、インターネット等の広域ネットワーク５に接続され、電子メールの送受信を行うことができるようになっていればよい。
【０１２３】
したがって、ローカル端末装置１は、例えば、ＬＡＮ４から切り離され、外出時に持ち出される例えばノートパーソナルコンピュータである場合、インターネットに接続して通信を行うことができる通信機能を有していれば、外出先からでも管理サーバ装置２に対して、スケジュールや設備予約の登録を行うことができる。
【０１２４】
また、上述した実施の形態においては、ローカル端末装置１はパーソナルコンピュータであるものとして説明したが、これに限るものではない。例えば、タブレット型端末やパッド型端末などと呼ばれる情報端末、携帯電話端末、スマートフォンなどと呼ばれる高機能携帯電話端末など、通信機能を備え、電子メールの送受信が行える種々の通信機器をローカル端末装置１として用いることができる。
【０１２５】
［その他］
なお、上述した実施の形態の説明からも明らかなように、端末装置の形成手段としての機能は、ローカル端末装置１の第１、第２の登録用メール作成部１６、１７が実現している。また、端末装置の送信制御手段としての機能は、ローカル端末装置１のメール送信制御部１８が実現している。また、管理装置のスケジュール記憶手段、予約情報記憶手段の機能は、管理サーバ装置２の記憶装置２３が実現し、取得手段としての機能は、ＬＡＮＩ／Ｆ２１と制御部２２とが協働して実現している。また、管理装置の抽出手段、予約要求抽出手段としての機能は登録用メール解析部２４が実現している。また、管理装置の登録手段の機能は、管理サーバ装置２のスケジュール登録部２８が実現している。また、管理装置の予約登録手段の機能は、管理サーバ装置２の設備予約登録部２９が実現している。
【０１２６】
また、端末装置の受付手段としての機能は、ローカル端末装置１の操作部１４が実現している。管理装置の判別手段、予約要求不足判別手段の機能は、管理サーバ装置２の不足情報判別部２５が実現している。また、管理装置の不足通知メール形成手段、重複登録メール形成手段、予約要求不足メール形成手段、予約重複メール形成手段の各機能は、管理サーバ装置２の通知メール作成部２６が実現している。また、管理装置の不足通知メール送信手段、重複登録メール送信処理手段、予約要求不足メール送信処理手段、予約重複メール送信処理手段の各機能は、管理サーバ装置２のメール送信制御部２７が実現している。
【０１２７】
また、図３、図５及び図７、図８に示した処理と、図９、図１２及び図７、図８に示した処理は、この発明のスケジュール管理方法に対応するものである。また、図３、図５、図９、図１２のフローチャートに応じた処理を実行するプログラムが、端末装置で実行されるスケジュール情報通知プログラムである。また、図７、図８のフローチャートに応じた処理を実行するプログラムが、管理装置で実行されるスケジュール登録プログラムである。
【０１２８】
したがって、図３と図５、あるいは、図９と図１２のフローチャートに応じた処理を実行するプログラムを形成し、これをパーソナルコンピュータなどのローカル端末装置に搭載することによって、この発明の端末装置を実現できる。同様に、図７、図８のフローチャートに応じた処理を実行するプログラムを形成し、これをグループウェアが搭載された管理サーバ装置に搭載することによって、この発明の管理装置を実現することができる。
【符号の説明】
【０１２９】
１…ローカル端末装置、１１…ＬＡＮＩ／Ｆ、１２…制御部、１３…記憶装置、１４…操作部、１５…表示部、１６…第１の登録用メール作成部、１７…第２の登録用メール作成部、１８…メール送信制御部、２…管理サーバ装置、２１…ＬＡＮＩ／Ｆ、２２…制御部、２３…記憶装置、２４…登録用メール解析部、２５…不足情報判別部、２６…通知メール作成部、２７…メール送信制御部、２８…スケジュール登録部、２９…設備予約登録部、３…メールサーバ装置、４…ＬＡＮ
【図１】
2013137593.tif 000003
【図２】
2013137593.tif 000004
【図３】
2013137593.tif 000005
【図４】
2013137593.tif 000006
【図５】
2013137593.tif 000007
【図６】
2013137593.tif 000008
【図７】
2013137593.tif 000009
【図８】
2013137593.tif 000010
【図９】
2013137593.tif 000011
【図１０】
2013137593.tif 000012
【図１１】
2013137593.tif 000013
【図１２】
2013137593.tif 000014
【図１３】
2013137593.tif 000015