(57)【要約】      （修正有）【課題】会議等のイベント会場において、参加人数の増減が発生した場合でも適切な部数の文書データを印刷する仕組みを提供する。【解決手段】少なくとも会議の参加予定者と当該会議で用いられる文書データと当該文書データの印刷完了時間情報を含む会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、前記参加予定人数と、前記文書データを印刷した印刷済み部数とを用いることにより、当該文書データの未印刷部数を算出する未印刷部数算出手段と、前記未印刷部数算出手段による算出の結果、前記会議の参加予定人数に必要な未印刷部数分の文書データの印刷開始時刻を決定する印刷開始時刻決定手段と、前記印刷開始時刻決定手段で決定した前記印刷開始時刻に到達したか否かを判定する時刻判定手段と、前記時刻判定手段により前記印刷開始時刻に到達したと判定された場合に、前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する印刷手段とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも会議の参加予定者と当該会議で用いられる文書データと当該文書データの印刷完了時間情報を含む会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、
前記参加予定人数と、前記文書データを印刷した印刷済み部数とを用いることにより、当該文書データの未印刷部数を算出する未印刷部数算出手段と、
前記未印刷部数算出手段による算出の結果、前記会議の参加予定人数に必要な未印刷部数分の文書データの印刷開始時刻を決定する印刷開始時刻決定手段と、
前記印刷開始時刻決定手段で決定した前記印刷開始時刻に到達したか否かを判定する時刻判定手段と、
前記時刻判定手段により前記印刷開始時刻に到達したと判定された場合に、前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する印刷手段と
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記印刷手段で文書データの印刷を行った前記会議の参加予定者を前記会議情報記憶手段より削除する削除手段と、
前記印刷手段で文書データの印刷実行中に、前記会議の開催場所に参加予定者ではない新規参加者が入室したか否かを判定する新規参加者判定手段とを備え、
前記新規入室者判定手段で前記新規参加者が入室したと判定された場合には、前記未印刷部数算出手段は算出した前記文書データの未印刷部数の値に前記新規参加者の値を追加することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記文書データの印刷済み情報と、前記会議の開催場所への入室情報を用いることにより、前記会議情報記憶手段で記憶している会議の参加予定者の印刷優先度を決定する印刷優先度決定手段
を更に備えることを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記印刷開始時刻決定手段は、前記画像形成装置で記憶している当該画像形成装置の印刷能力情報と、前記会議情報記憶手段で記憶している前記文書データに予め設定されている前記印刷設定情報とを用いることにより、当該文書データの１部当たりの印刷時間を算出する第一の印刷時間算出手段と、
前記印刷時間算出手段で算出した前記文書データの１部当たりの印刷時間に基づいて、前記未印刷部数分の印刷にかかる時間を算出する第二の印刷時間算出手段と
を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記画像形成装置の印刷設定毎に対応可能な印刷能力情報を記憶する印刷能力情報記憶手段
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記会議情報記憶手段で前記会議情報を記憶するために、表示部に設定画面を表示する表示手段と、
前記表示手段で前記表示部に表示した前記設定画面より前記会議情報の設定を受け付ける設定受付手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記印刷手段で前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する時に、外部装置から送信される他の文書データの印刷要求を遮断する遮断手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記会議情報記憶手段で記憶している会議参加予定者に対して、前記会議の開催情報を報知する報知手段
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項９】
前記報知手段で会議開催情報を前記会議参加者に報知するためのテンプレート文書を記憶するテンプレート文書記憶手段と、
前記テンプレート記憶手段で記憶している前記テンプレート文書と、前記会議情報記憶手段で記憶している会議情報を用いることにより、前記報知手段で報知するためのメールを生成するメール生成手段と更にを備え、
前記報知手段は、前記メール生成手段により生成された前記メールを前記会議参加者に送信することを特徴とする請求項８に記載の画像形成装置。
【請求項１０】
少なくとも会議の参加予定者と当該会議で用いられる文書データと当該文書データの印刷完了時間情報を含む会議情報を記憶する会議情報記憶手段を備える画像形成装置の制御方法であって、
前記画像形成装置において、
前記画像形成装置の未印刷部数算出手段が、前記参加予定人数と、前記文書データを印刷した印刷済み部数とを用いることにより、当該文書データの未印刷部数を算出する未印刷部数算出ステップと、
前記画像形成装置の印刷開始時刻決定手段が、前記未印刷部数算出ステップによる算出の結果、前記会議の参加予定人数に必要な未印刷部数分の文書データの印刷開始時刻を決定する印刷開始時刻決定ステップと、
前記画像形成装置の時刻判定手段が、前記印刷開始時刻決定ステップで決定した前記印刷開始時刻に到達したか否かを判定する時刻判定ステップと、
前記画像形成装置の印刷手段が、前記時刻判定ステップにより前記印刷開始時刻に到達したと判定された場合に、前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する印刷ステップ
とを含むことを特徴とする画像形成装置の制御方法。
【請求項１１】
少なくとも会議の参加予定者と当該会議で用いられる文書データと当該文書データの印刷完了時間情報を含む会議情報を記憶する会議情報記憶手段を備える画像形成装置を制御するプログラムであって、
前記画像形成装置を、
前記参加予定人数と、前記文書データを印刷した印刷済み部数とを用いることにより、当該文書データの未印刷部数を算出する未印刷部数算出手段と、
前記未印刷部数算出手段による算出の結果、前記会議の参加予定人数に必要な未印刷部数分の文書データの印刷開始時刻を決定する印刷開始時刻決定手段と、
前記印刷開始時刻決定手段で決定した前記印刷開始時刻に到達したか否かを判定する時刻判定手段と、
前記時刻判定手段により前記印刷開始時刻に到達したと判定された場合に、前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する印刷手段
として機能させることを特徴とするコンピュータで読取実行可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議や打ち合わせ等のイベントの登録、及び当該イベントに関連する文書の管理システムに関し、特に会議等のイベント会場において、イベントにおける予定外の参加者、欠席者に対する資料の過不足を緩和させるシステムを提供する。
【背景技術】
【０００２】
近年、会社や研究機関、事業所等において、会議や打ち合わせ等のイベントを行っており、その際イベントの予備知識として資料を配布することが通常行われている。特に、最近では会議や打ち合わせの資料をメールで配布する場合が多く、出席者が各自印刷して会議等のイベントに持参することが多い。
【０００３】
なお、特許文献１には会議室への入室を感知し、会議出席者認識プログラムを起動し、入室者の社員番号を確認して、必要な数の会議資料の印刷を行う発明が開示されている。
【０００４】
また、特許文献２には、イベント開催者に負担をかけることなくイベント参加者が容易に関連資料を入手できる画像形成装置を提供する発明が開示され、印刷出力機能が提供されている期間中、イベント参加者は関連資料を印刷出力することができる発明である。
【０００５】
さらに、特許文献３には、イベント参加者が事前に資料の印刷を行った場合、イベントの主催者には当該資料が印刷不要である情報が管理され、不要な資料の印刷を行うことがない。また、主催者が当該資料の印刷を行った場合、参加者に通知を行い、同じ資料の重複印刷を防止する発明である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−３８８８６号公報
【特許文献２】特開２００４−１３１８３号公報
【特許文献３】特開２００６−２６８２５２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、出席予定者が必ずしもイベントに参加できるとは限らない。また、予定外の出席者が参加する可能性がある。これにより、出席人数の上下が発生し、会議室等のイベント会場において資料が不足する可能性がある。
【０００８】
例えば、個人で資料を印刷していないイベントに参加予定者が急遽不参加になってしまった場合、主催者側で用意した資料が１部余る。また、予定外の出席者に対する資料は印刷できていないため１部足りないという現象が起こりうる。
【０００９】
そこで、本発明は会議等のイベント会場において、参加人数の増減が発生した場合でも適切な部数の文書データを印刷することが可能な仕組みを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
即ち、本発明は、少なくとも会議の参加予定者と当該会議で用いられる文書データと当該文書データの印刷完了時間情報を含む会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、前記参加予定人数と、前記文書データを印刷した印刷済み部数とを用いることにより、当該文書データの未印刷部数を算出する未印刷部数算出手段と、前記未印刷部数算出手段による算出の結果、前記会議の参加予定人数に必要な未印刷部数分の文書データの印刷開始時刻を決定する印刷開始時刻決定手段と、前記印刷開始時刻決定手段で決定した前記印刷開始時刻に到達したか否かを判定する時刻判定手段と、前記時刻判定手段により前記印刷開始時刻に到達したと判定された場合に、前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する印刷手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、会議等のイベント会場において、参加人数の増減が発生した場合でも適切な部数の文書データを印刷する仕組みを提供することが可能なり、予期せぬ参加者の出席、欠席に応じて資料の印刷を行い、資料の過不足を緩和させることができる。
【００１２】
例えば、資料印刷を個人で行っていないユーザがイベントに欠席してしまった場合、その参加者用の資料印刷を行わない。また、参加予定のないユーザが出席している場合、そのユーザの資料を追加印刷する。さらに、資料印刷を個人で行っていないユーザが欠席し、参加予定のないユーザが出席している場合、参加予定だったユーザ分の資料が印刷済であれば、その資料を参加予定でないユーザに割り当て、追加印刷を行わない。参加予定だったユーザ分の資料が未印刷であれば、追加印刷を行うことが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の印刷制御システムの構成例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の印刷制御システムの各装置の機能構成例を示す図である。
【図３】本発明における未印刷資料開始判定処理を示すフローチャートである。
【図４】本発明における出席者情報テーブル更新処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明における出席者情報テーブル更新の具体例である。
【図６】本発明における会議情報の入力処理を示すフローチャートである。
【図７】本発明における会議情報入力画面例である。
【図８】本発明における会議情報を保持するデータテーブル。
【図９】本発明における会議情報を保持するデータテーブルから自動生成される資料印刷を促すメールの文例である。
【図１０】本発明における印刷開始時間を算出するフローチャートである。
【図１１】本発明における多機能複合機のスペックテーブルである。
【図１２】本発明におけるクライアント端末１０１のハードウエア構成例を示す図である。
【図１３】本発明における画像形成装置１０２のハードウエア構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。図１は、本発明の実施形態である印刷制御システムの構成の一例を示すシステム構成図である。
【００１５】
図１は、１又は複数のクライアント端末１０１、１つの多機能印刷装置（以下、画像形成装置で示す）１０２、および１のＩＣカードリーダ１０３が画像形成装置１０２に接続されている。クライアント端末１０１と画像形成装置１０２にローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）で接続されており、ＬＡＮには不図示のクライアント端末も接続されている。
【００１６】
図２は、上記画像形成装置１０２の内部システムを示す図である。画像形成装置１０２はスキャナ部２０２、画像形成装置１０２メイン部２０４、プリンタ部２１４、表示操作部２１７で構成され、画像形成装置１０２メイン部２０４には、ＬＡＮ通信制御部２０５、読取機構制御部２０６、インターネット通信制御部２０７、表示操作制御部２０８、スケジュール管理制御部２０９、ＩＣカード読取制御部２１０、記憶装置制御部２１１、ＦＡＸ通信制御部２１２、及び記憶装置部（ＨＤＤ）２１３で構成されている。
【００１７】
読取機構制御部２０６は前述のスキャナ部２０２に設けられた読取機構部２０３の機構制御を行い、スキャナ部２０２で読み取られた原稿データは画像形成装置１０２制御部２２１に送られる。
【００１８】
表示操作制御部２０８は、表示操作部２１７に設けられたキー等操作に基づく操作信号を画像形成装置１０２制御部２２１に出力する。また、画像形成装置１０２制御部２２１から出力される表示データを表示操作部２１７に表示する。
【００１９】
また、本例の画像形成装置１０２は公衆回線網に接続され、ＦＡＸ通信制御部２１２によってファクシミリ通信が行われる。また、ＬＡＮ通信制御部２０５は本例の画像形成装置１０２をＬＡＮに接続するためのインタフェースであり、インターネット通信制御部２０７はＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等を使用してルータを介してネットワーク通信を行う。
【００２０】
記憶装置制御部２１１は、記憶装置部（ＨＤＤ）２１３へのデータ書き込み、及び記憶装置部（ＨＤＤ）２１３に記録されたデータの読み出し制御を行う。
【００２１】
一方、プリンタ部２１４はプリンタ制御部２１５、印刷機構部２１６で構成され、プリンタ制御部２１５制御処理に基づいて印刷結果を出力する。なお、印刷機構部２１６はプリンタを構成する画像形成部や現像部、転写部等の機構制御を行う。
【００２２】
ＩＣカード読取制御部２１０は、ＩＣカードリーダ２１８に社員証等をかざすことにより、会議室への入室者、退室者の社員情報を取得し、画像形成装置１０２制御部２２１に出力する。画像形成装置１０２制御部２２１は記憶装置制御部２１１から記憶装置部（ＨＤＤ）２１３に記録された会議参加者情報と照らし合わせ、参加予定者の判定を行う。
【００２３】
次に図１２を用いて、図１に示したクライアント端末１０１適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。図２は、図１に示したクライアント端末１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００２４】
図１２の１２０１はＣＰＵで、システムバス１２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ１２０２あるいは外部メモリ１２１１には、ＣＰＵ１２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００２５】
１２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ１２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ１２０２あるいは外部メモリ１２１１からＲＡＭ１２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２６】
また、１２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）１２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。１２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）１２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図１２では、ＣＲＴ１２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２７】
１２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ１２１１へのアクセスを制御する。
【００２８】
１２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２９】
なお、ＣＰＵ１２０１は、例えばＲＡＭ１２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ１２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ１２０１は、ＣＲＴ１２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３０】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ１２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ１２０３にロードされることによりＣＰＵ１２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ１２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００３１】
次に、図１３を用いて本発明の画像形成装置１０２を制御するコントローラユニットのハードウェア構成について説明する。
【００３２】
図１３において、１３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ１３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部１３１２と接続する一方、ＬＡＮや公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００３３】
コントローラユニット１３１６において、１３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。１３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ１３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００３４】
１３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。１３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
【００３５】
１３０７は操作部インターフェイス（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）１３０８とのインターフェイス部である。また、操作部Ｉ／Ｆ１３０７は、操作部１３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ１３０１に伝える役割をする。
【００３６】
１３０５はネットワークインターフェイス（ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。１３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３７】
１３１８は外部インターフェイス（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記録媒体）の読み取り用のカードリーダ１３１９が外部Ｉ／Ｆ部１３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ１３０１は、この外部Ｉ／Ｆ１３１８を介してカードリーダ１３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス１３０９上に配置される。
【００３８】
１３２０はイメージバスインターフェイス（ＩＭＡＧＥＢＵＳ  Ｉ／Ｆ）であり、システムバス１３０９と画像データを高速で転送する画像バス１３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス１３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス１３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００３９】
１３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。１３１１はプリンタインターフェイス（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部１３１２とコントローラユニット１３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、１３１３はスキャナインターフェイス（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ１３１４とコントローラユニット１３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００４０】
１３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部１３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部１３１７は、スキャナ部１３１４を駆動して画像読み取りされた画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ１３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ１３０５を介して、外部装置に画像データのファイルを送信することができる。
【００４１】
スキャナ部１３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部１３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ１３０１がスキャナ１３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００４２】
プリンタ部１３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ１３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部１３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００４３】
操作部１３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ１３０７を介してＣＰＵ１３０１に伝える。また、操作部１３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００４４】
尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。
【００４５】
ここで、操作部１３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部１３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部１３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００４６】
カードリーダ１３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ１３１８を介してＣＰＵ１３０１へ通知する。
【００４７】
以上のような構成によって、画像形成装置１０２は、スキャナ１３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ上に送信したり、ＬＡＮから受信した印刷データをプリンタ部１３１２により印刷出力することができる。
【００４８】
また、スキャナ１３１４から読み込んだ画像データをモデム１３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部１３１２により出力することができる。
【００４９】
次に図３〜１１で、本発明の実施形態である印刷制御システムについて詳細に説明をしていく。図３、４、６および１０は、図１に示した画像形成装置１０２の処理に対応する。なお、このフローチャートの処理は、画像形成装置１０２のＣＰＵ１３０１がＲＯＭ１３０３から読み出されたプログラム又はＨＤＤ１３０４からＲＡＭ１３０２上に読み出されたプログラムを実行することにより実現される。
【００５０】
図３は、本発明の印刷制御システムにおいて、会議開始前に未印刷の資料の印刷を開始する第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、Ｓ３０１〜Ｓ３０９は各ステップを示す。
【００５１】
ステップＳ３０１で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、印刷開始時間を算出するために、会議の資料を事前に印刷していない部数の算出を行う。記憶装置部（ＨＤＤ）２１３で保持している出席者情報テーブル（図５）から個人で資料の印刷を行っていない出席者の人数を未印刷資料部数とする。
【００５２】
ステップＳ３０２で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、未印刷資料の自動印刷を開始する時間の判定を行うために、印刷開始時間の算出を行う。ステップＳ３０１で算出した未印刷資料部数と資料を１部印刷するためにかかる時間から、未印刷資料全てを印刷し終えるまでに必要な時間を算出する。１部印刷するためにかかる時間の算出フローは図７で別途説明する。未印刷資料を全てを印刷し終えるまでに必要な時間と、資料印刷予定時間から、資料印刷の開始時間を算出する。
【００５３】
ステップＳ３０３で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ３０２で算出した印刷開始時間を記憶装置部（ＨＤＤ）２１３に記録する。
【００５４】
ステップＳ３０４で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、未印刷資料部数と個人で印刷した部数に差分が発生していないかを確認するために、新たに資料未印刷の参加者が資料を個人で印刷したかどうかを判定する。新たに個人で印刷したユーザがいた場合、再度ステップＳ３０１の未印刷資料部数算出、ステップＳ３０２の印刷開始時間算出、ステップＳ３０３の画像形成装置１０２に印刷開始時間データ記憶処理を行う。新たに個人で印刷したユーザがいなかった場合、ステップＳ３０５に進む。
【００５５】
ステップＳ３０５で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、自動印刷を開始するかどうを判定するために、印刷開始時間が到来したかどうかを判定する。具体的には、画像形成装置１０２のＲＯＭ３０２で保持している現在時刻の情報を取得する、Ｓ３０２で算出した印刷開始時間と、その現在時刻とを用いて判定を行い、現在時刻が印刷開始時間とは異なる場合（Ｓ３０５でＮｏ）には、再度ステップＳ３０１に戻る。現在時刻が印刷開始時間に到達した場合（Ｓ３０５でＹｅｓ）には、ステップＳ３０６に進む。
【００５６】
ステップＳ３０６で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、外部アクセスによる資料印刷要求の受付を終了する。これは、自動印刷を開始しているときに外部アクセスによって資料印刷をされることによる、印刷資料の重複を防ぐためである。
【００５７】
ステップＳ３０７では、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、自動印刷を続けるかどうかを判定するため、未印刷資料の印刷が全て完了したか否かの判定を行う。未印刷資料の印刷が全て完了した場合（Ｓ３０７でＹｅｓ）、未印刷資料の印刷処理を終了する。未印刷資料の印刷が残っている場合（Ｓ３０７でＮｏ）には、ステップＳ３０８で残りの資料印刷を実行する。
【００５８】
ステップＳ３０９で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、印刷するユーザの優先順位を更新するために、出席者情報テーブル（図５）の更新を行う。更新処理は図４に示す。
【００５９】
図４は、本発明の印刷制御システムにおいて、図３のステップＳ３０９で実行される出席者情報テーブルの更新処理の実行する第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、Ｓ４０１〜Ｓ４０５は各ステップを示す。なお、出席者情報テーブルで保持されている情報については次に述べる図５に示す。
【００６０】
図５の出席者情報テーブルのデータは、出席者名５０１、印刷優先度５０２、入室有無５０３、資料状態５０４、参加予定有無５０５で構成されている。
【００６１】
出席者情報テーブルの出席者名５０１は、図７の７０４でユーザによって登録される会議参加予定者の名前を示している。印刷優先度５０２の値は、入室有無５０３と参加予定有無５０５によって決められる。例えば、印刷優先度が最も高いユーザ（５０２の印刷優先度が「１」になるユーザ）あるいは、入室済（５０３の入室有無で「○」の場合）、かつ参加予定あり（５０５の参加予定有無で「○」場合）のユーザである。次に優先度が高いユーザは入室済、かつ参加予定なしのユーザである。次に優先度が高いユーザ（５０２の印刷優先度が「２」になるユーザ）は未入室（５０３の入場有無で「×」の場合）、かつ参加予定あり５０５の参加予定有無で「○」場合）のユーザである。本実施例では、参加予定有無＞入室有無の重みづけをして印刷優先度を決定しているが、これは一例であり、印刷優先度の重みづけは各管理者によって設定変更が可能である。
【００６２】
次に、図４の出席者情報テーブルの更新処理について述べる。ステップＳ４０１で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ３０８で未印刷資料の印刷が完了した（図５の５０４資料状態が『印刷済み（Ｐｒｉｎｔｅｄ）』を示すステータスになった）ユーザを出席者情報テーブルから削除する。
【００６３】
ステップＳ４０２で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、新たに入室者が増加したかどうかを判定する。新たに入室者が増加した場合（Ｓ４０２でＹｅｓ）には、入室時にＩＣカードリーダ１０３で読み込んだ情報と後述する会議情報テーブル（図８）の出席者リスト８０２と出席者情報テーブル（図５）を参照し、ステップＳ４０３を行う。入室者数変化がない場合（Ｓ４０３でＮｏ）には、ステップＳ４０５を行う。
【００６４】
ステップＳ４０４は、参加予定者以外の入室者の情報を出席者リストに追加する。ステップＳ４０５は、出席者情報テーブルの印刷優先度を並び替える。印刷優先度の並び替え例を次に示す。
【００６５】
例えば、図５の（１）で、参加予定のあるユーザ（ＫＫＫ）が入室した場合、ユーザＫＫＫの印刷優先度はユーザＢＢＢとユーザＥＥＥの間となる。先述のとおり、印刷優先度５０２の値は、参加予定有無５０５で「○（有）」のユーザが優先される。そのため、ユーザＢＢＢとユーザＥＥＥの間に、ユーザＫＫＫが優先度「３」として出席者情報テーブルにリストアップされる。なお、入室有無５０３と参加予定有無５０５が同じユーザＡＡＡ、ユーザＢＢＢとユーザＫＫＫの優先度は、先に入室していたユーザＡＡＡと、ユーザＢＢＢが優先される。
【００６６】
次に図５の（２）で、参加予定のないユーザＦＦＦが入室した場合、ユーザＦＦＦの印刷優先度はユーザＥＥＥとユーザＤＤＤの間となる。このとき、すでに未印刷分として５部の印刷が完了していたら、元々参加予定が「○（有）」で、入室有無が「×（無）」のユーザＤＤＤ用として印刷していた５枚目の資料印刷をユーザＦＦＦに適用し、印刷部数の追加を行わない。これにより、ユーザＤＤＤが会議に欠席した場合でも、資料を余らせてしまうことを防ぐことができる。
【００６７】
図６は、本発明の印刷制御システムにおいて、会議情報の登録を行う第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、Ｓ６０１〜Ｓ６０８は各ステップを示す。
【００６８】
ステップＳ６０１で、会議情報を入力するために画像形成装置１０２の表示操作部２１７、またはクライアント端末１０１のＣＲＴ２１０に会議情報入力画面を表示する。表示する画面は図７に示す。
【００６９】
図７は、会議情報入力画面である。会議情報入力画面７０１では、会議名、会議の開始日時、場所、１又は複数の会議で配布する資料情報、１又は複数の会議出席者情報を入力できる。会議で配布する資料情報は、資料のファイル、印刷部数、印刷終了時間で構成されている。ここで入力した会議情報は会議情報データテーブル（図８）に設定され、画像形成装置１０２の記憶装置部（ＨＤＤ）２１３に保持される。
【００７０】
会議で配布する資料情報の印刷部数と印刷終了時間の入力は空欄のままでもよい。もし印刷部数が空欄のままで会議情報の入力を完了させた場合、会議出席者の人数を印刷部数として会議情報データテーブルに設定する。また、印刷終了希望時間が空欄のままで会議情報の入力を完了させた場合、会議資料のページ数、印刷部数、画像形成装置１０２のスペックテーブル（図１１）から全資料印刷完了に必要な時間を算出し、会議開始前に印刷が完了するように印刷開始時間を設定する。資料印刷が完了する時間を会議開始何分前にするかの設定は画像形成装置１０２で自由に決定することができる。
【００７１】
会議情報画面７０１の次へボタン７０３を押下すると、会議参加者一覧画面７０４に遷移する。また、会議参加者一覧画面７０４の戻るボタン７０７を押下すると、会議情報画面７０１に遷移する。
【００７２】
会議参加者一覧画面７０４の参加者リストには、ユーザ名とメールアドレスを入力する。ユーザ名とメールアドレスの入力方法は、直接ユーザの情報を入力することができる。また、アドレス帳に登録しているユーザを選択して追加することもできる。
【００７３】
引き続き図６のフローチャートの説明に戻り、ステップＳ６０２では、会議情報入力画面で入力した情報を受け付け、入力結果を画面に反映する。
【００７４】
ステップＳ６０３で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、会議参加者一覧画面７０４で登録ボタン７０８が押下されたかどうかを判定する。押下されていない場合は、引き続き画面の入力を受け付ける。押下された場合は、ステップＳ６０４で、会議情報画面７０１と参加者一覧画面７０４で入力した情報を会議情報データテーブルに設定し、画像形成装置１０２の記憶装置部（ＨＤＤ）２１３に保存する。
【００７５】
ステップＳ６０５で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、画像形成装置１０２の記憶装置部（ＨＤＤ）２１３から、先程Ｓ６０２で設定した会議参加者に対して、個人で資料を印刷することができる旨のメール文章を作成するためのフォーマットを取得する。
【００７６】
ステップＳ６０６で、ステップＳ６０４で設定した会議情報データテーブルからメール文章作成のための会議情報を取得する。
【００７７】
ステップＳ６０７で、メール文章のフォーマットと、会議情報からメールを作成する。図９は作成されるメールの文面例である。９０１のメール文章には、会議名、会議の日時、場所、個人で印刷が可能な期間を明記する。
【００７８】
ステップＳ６０８で、ステップＳ６０７で生成したメール文章９０１を会議情報テーブルの出席者リスト８０２に記録されているユーザのメールアドレスに自動送信する。本処理によれば、画像形成装置１０２に会議情報を登録するとともに、会議に参加するユーザに対して、メールを送信して会議で必要な資料の印刷を促すことが可能になる。
【００７９】
図１０は、本発明の印刷制御システムにおいて、ステップＳ３０２で求めた印刷開始時間の算出をする第４の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、Ｓ１００１〜Ｓ１００８は各ステップを示す。
【００８０】
ステップＳ１００１で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、画像形成装置１０２のスペックテーブル（図１１）を取得する。画像形成装置１０２のスペックテーブルには、カラー印刷を行った場合の１枚あたりにかかる時間、モノクロ印刷を行った場合の１枚あたりにかかる時間、ステイプル能力等の資料印刷にかかる時間を算出するための情報が保存されている。
【００８１】
ステップＳ１００２で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、図８の資料ファイルリストに基づいて、画像形成装置１０２の記憶装置部２１３より、登録されている会議資料を取得する。
【００８２】
ステップＳ１００３で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、Ｓ１００１で取得した画像形成装置１０２のスペック（図１１）と、Ｓ１００２で取得した印刷資料の印刷設定情報から、資料１部当たりの印刷にかかる時間を算出する。
【００８３】
ステップＳ１００４で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、Ｓ１００３で算出した資料１部当たりの印刷にかかる時間をもとに、全資料の印刷に必要な時間を算出する。
【００８４】
ステップＳ１００５で、画像形成装置１０２のＣＰＵ３０１は、図８の資料ファイルリストに、印刷完了希望時間の入力がユーザに設定されたかどうかを判定する。印刷完了希望時間は、会議開始の時刻前に全ての資料印刷が終了させるために設定されている。
【００８５】
印刷完了時間が登録者によって設定されていた場合（Ｓ１００５でＹｅｓ）には、ステップＳ１００７で印刷完了時間と資料の全部数印刷に必要な時間から、印刷開始時間を算出する。印刷完了時間が登録者によって設定されていない場合（Ｓ１００６でＮｏ）には、ステップＳ１００６で画像形成装置１０２で初期設定として保持している「会議開始時間のＸ分前」を印刷完了時間として設定する。なお、この「会議開始時間のＸ分」は、画像形成装置１０２は、管理者権限を保有するユーザアカウントでログインすることによって、自由に設定変更することができる。
【００８６】
最後に、ステップＳ１００８で画像形成装置１０２記憶部に算出した印刷開始時間を記憶させ、待機状態となる。
【００８７】
本発明によれば、会議等のイベント会場において、参加人数の増減が発生した場合でも適切な部数の文書データを印刷する仕組みを提供することが可能なり、予期せぬ参加者の出席、欠席に応じて資料の印刷を行い、資料の過不足を緩和させることができる。
【００８８】
例えば、資料印刷を個人で行っていないユーザがイベントに欠席してしまった場合、その参加者用の資料印刷を行わない。また、参加予定のないユーザが出席している場合、そのユーザの資料を追加印刷する。さらに、資料印刷を個人で行っていないユーザが欠席し、参加予定のないユーザが出席している場合、参加予定だったユーザ分の資料が印刷済であれば、その資料を参加予定でないユーザに割り当て、追加印刷を行わない。参加予定だったユーザ分の資料が未印刷であれば、追加印刷を行うことが可能である。
【００８９】
即ち、本発明は、少なくとも会議の参加予定者と当該会議で用いられる文書データと当該文書データの印刷完了時間情報を含む会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、前記参加予定人数と、前記文書データを印刷した印刷済み部数とを用いることにより、当該文書データの未印刷部数を算出する未印刷部数算出手段と、前記未印刷部数算出手段による算出の結果、前記会議の参加予定人数に必要な未印刷部数分の文書データの印刷開始時刻を決定する印刷開始時刻決定手段と、前記印刷開始時刻決定手段で決定した前記印刷開始時刻に到達したか否かを判定する時刻判定手段と、前記時刻判定手段により前記印刷開始時刻に到達したと判定された場合に、前記未印刷部数分の文書データの印刷を実行する印刷手段とを備えることを特徴とする。
【００９０】
以上、実施形態、具体例を主に詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００９１】
本発明におけるプログラムは、図３，４，６および１０に示すフローチャートの処理に従って情報処理装置１００としてのコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図３，４，６および１０の処理方法を実行可能なプログラムを記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごと、別の独立したプログラムであってもよい。
【００９２】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００９３】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９４】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることができる。
【００９５】
また、画像形成装置１０２が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９７】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９８】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【００９９】
また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。
【符号の説明】
【０１００】
１０１  クライアント端末
１０２  画像形成装置
１０３  ICカードリーダ
【図１】
2013137692.tif 000003
【図２】
2013137692.tif 000004
【図３】
2013137692.tif 000005
【図４】
2013137692.tif 000006
【図５】
2013137692.tif 000007
【図６】
2013137692.tif 000008
【図７】
2013137692.tif 000009
【図８】
2013137692.tif 000010
【図９】
2013137692.tif 000011
【図１０】
2013137692.tif 000012
【図１１】
2013137692.tif 000013
【図１２】
2013137692.tif 000014
【図１３】
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