(57)【要約】【課題】会議で利用されるファイルに対して容易にアクセスすることが可能であり且つ管理の手間を低減することが可能な会議システムおよびそれに関連する技術を提供する。【解決手段】会議システムは、ＭＦＰ１０とファイルサーバ５０とクライアント３０とを備える。ファイルサーバ５０には、複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納する格納領域が設けられるとともに、当該格納領域へのアクセス履歴情報が記憶される。ＭＦＰ１０は、ファイルサーバ５０から取得したアクセス履歴情報に基づいて、２以上の会議参加者が共通してアクセスしたことがあるテーマを会議テーマとして抽出する。またＭＦＰ１０は、会議テーマに属し且つ会議参加者がアクセスしたことがあるファイルを会議資料ファイルとして特定する。ＭＦＰ１０は会議資料ファイルの情報をクライアント３０に送信し、クライアント３０は会議資料ファイルへのアクセスボタンを表示する。【選択図】図７
2013250857.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議システムであって、
複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域と、
前記ファイル格納領域へのアクセス履歴を含む履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段と、
前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出する抽出手段と、
前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する会議資料ファイル特定手段と、
前記会議ファイル特定手段により特定された前記会議資料ファイルの情報に基づいて、前記会議資料ファイルへのアクセスボタンを表示する表示手段と、
を備えることを特徴とする会議システム。
【請求項２】
請求項１に記載の会議システムにおいて、
複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、
前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段と、
をさらに備えることを特徴とする会議システム。
【請求項３】
請求項１に記載の会議システムにおいて、
複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、
前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記会議が開始されようとしている旨を判定するとともに、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段と、
をさらに備え、
前記会議が開始されようとしている旨が判定されたことに応答して、
前記抽出手段は前記会議テーマを抽出し、
前記会議資料ファイル特定手段は前記会議資料ファイルを特定することを特徴とする会議システム。
【請求項４】
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の会議システムにおいて、
前記アクセス履歴は、
ファイル新規作成履歴と、
ファイル修正履歴と、
ファイルアップロード履歴と、
ファイル閲覧履歴と、
ファイルダウンロード履歴と、
ファイル印刷履歴と、
のうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする会議システム。
【請求項５】
請求項１ないし請求項４のいずれかに記載の会議システムにおいて、
前記アクセス履歴は、
ファイル新規作成履歴とファイル修正履歴とファイルアップロード履歴とのうちの少なくとも１つを含む第１の種類の履歴と、
ファイル閲覧履歴とファイルダウンロード履歴とファイル印刷履歴とのうちの少なくとも１つを含む第２の種類の履歴と、
を含み、
前記表示手段は、前記会議資料ファイルとして特定された２以上のファイルのうち、前記第１の種類の履歴に係るファイルへのアクセスボタンを前記第２の種類の履歴のみに係るファイルへのアクセスボタンよりも優先的に表示することを特徴とする会議システム。
【請求項６】
会議管理装置であって、
複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域、へのアクセス履歴を含む履歴情報を取得する履歴情報取得手段と、
前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出する抽出手段と、
前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する会議資料ファイル特定手段と、
前記会議ファイル特定手段により特定された前記会議資料ファイルの情報を前記複数の参加者に向けて送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする会議管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の会議管理装置において、
複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、
前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段と、
をさらに備えることを特徴とする会議管理装置。
【請求項８】
請求項６に記載の会議管理装置において、
複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、
前記複数のユーザの位置情報に基づいて、テレビ会議対応会議室ではない会議室内に前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが存在すると判定されることを条件として、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段と、
をさらに備えることを特徴とする会議管理装置。
【請求項９】
請求項６に記載の会議管理装置において、
複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、
前記複数のユーザの位置情報に基づいて、テレビ会議対応会議室である会議室と当該会議室の通信先である別の会議室との双方を含む会議開催場所に前記複数のユーザのうち合計で２以上のユーザが存在すると判定されることを条件として、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段と、
をさらに備えることを特徴とする会議管理装置。
【請求項１０】
請求項６に記載の会議管理装置において、
複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、
前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記会議が開始されようとしている旨を判定するとともに、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段と、
をさらに備え、
前記会議が開始されようとしている旨が判定されたことに応答して、
前記抽出手段は前記会議テーマを抽出し、
前記会議資料ファイル特定手段は前記会議資料ファイルを特定することを特徴とする会議管理装置。
【請求項１１】
コンピュータに、
ａ）複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域、へのアクセス履歴を含む履歴情報を取得するステップと、
ｂ）前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出するステップと、
ｃ）前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定するステップと、
ｄ）ステップｃ）で特定された前記会議資料ファイルの情報を、前記複数の参加者に向けて送信するステップと、
を実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
会議管理装置であって、
複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域、へのアクセス履歴を含む履歴情報を取得する履歴情報取得手段と、
前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出する抽出手段と、
前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する会議資料ファイル特定手段と、
前記会議ファイル特定手段により特定された前記会議資料ファイルの情報に基づいて、前記会議資料ファイルへのアクセスボタンを表示する表示手段と、
を備えることを特徴とする会議管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議システムおよびそれに関連する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議において、ファイルサーバなどに格納された会議資料のファイルに対してクライアントコンピュータからアクセスし、当該会議資料を当該クライアントコンピュータに表示させて、会議参加者が当該会議資料を閲覧することが可能である。また、ファイルサーバなどに格納された会議資料のファイルに対してクライアントコンピュータからアクセスして当該会議資料を印刷出力し、印刷出力された会議資料を会議参加者が閲覧することなども可能である。
【０００３】
しかしながら、参加者がファイルサーバにアクセスし所望の会議資料を探すことはそれほど容易ではない。特に、膨大なファイルが蓄積されているファイルサーバから、所望の会議資料を探すことは困難を極めることもある。なお、会議資料の格納場所（格納先フォルダ）の通知を予め受け取ることによれば会議資料の探索は比較的容易になるが、ディレクトリ構造における深い階層を辿ってファイルの所在を確認する作業は容易ではない。また、当該会議資料の格納場所の事前通知を紛失（あるいは誤って削除）等してしまうこともあり、その場合には困難な探索作業を行うことを要する。
【０００４】
このような会議資料へのアクセスを容易化する技術として、引用文献１に記載の技術が存在する。
【０００５】
引用文献１の技術においては、ユーザ名と会議名と会議資料の保存先とを対応付けた情報が認証サーバに登録されており、認証サーバへの認証情報の入力によってユーザによる本人確認がなされると、当該ユーザに対応付けられた会議資料保存先の情報がＭＦＰによって取得される。そして、当該ＭＦＰは、会議資料保存先にアクセスして当該会議資料を印刷出力する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２１７７７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところで、会議で利用されるファイル（会議資料）は多数に上ることもある。また、会議資料のファイルが変更および追加されることなどもある。上記のような技術においては、このような会議資料ファイルの保存先（格納先）等に関する登録および変更等を逐一入力することを要するなど、管理の手間を要するなどの問題がある。
【０００８】
そこで、この発明は、会議で利用されるファイルに対して容易にアクセスすることが可能であり且つ管理の手間を低減することが可能な会議システム、およびそれに関連する技術を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、会議システムであって、複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域と、前記ファイル格納領域へのアクセス履歴を含む履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段と、前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出する抽出手段と、前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する会議資料ファイル特定手段と、前記会議ファイル特定手段により特定された前記会議資料ファイルの情報に基づいて、前記会議資料ファイルへのアクセスボタンを表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項２の発明は、請求項１の発明に係る会議システムにおいて、複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段とをさらに備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項３の発明は、請求項１の発明に係る会議システムにおいて、複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記会議が開始されようとしている旨を判定するとともに、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段とをさらに備え、前記会議が開始されようとしている旨が判定されたことに応答して、前記抽出手段は前記会議テーマを抽出し、前記会議資料ファイル特定手段は前記会議資料ファイルを特定することを特徴とする。
【００１２】
請求項４の発明は、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記アクセス履歴は、ファイル新規作成履歴とファイル修正履歴とファイルアップロード履歴とファイル閲覧履歴とファイルダウンロード履歴とファイル印刷履歴とのうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする。
【００１３】
請求項５の発明は、請求項１ないし請求項４のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記アクセス履歴は、ファイル新規作成履歴とファイル修正履歴とファイルアップロード履歴とのうちの少なくとも１つを含む第１の種類の履歴と、ファイル閲覧履歴とファイルダウンロード履歴とファイル印刷履歴とのうちの少なくとも１つを含む第２の種類の履歴とを含み、前記表示手段は、前記会議資料ファイルとして特定された２以上のファイルのうち、前記第１の種類の履歴に係るファイルへのアクセスボタンを前記第２の種類の履歴のみに係るファイルへのアクセスボタンよりも優先的に表示することを特徴とする。
【００１４】
請求項６の発明は、会議管理装置であって、複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域、へのアクセス履歴を含む履歴情報を取得する履歴情報取得手段と、前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出する抽出手段と、前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する会議資料ファイル特定手段と、前記会議ファイル特定手段により特定された前記会議資料ファイルの情報を前記複数の参加者に向けて送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１５】
請求項７の発明は、請求項６の発明に係る会議管理装置において、複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段とをさらに備えることを特徴とする。
【００１６】
請求項８の発明は、請求項６の発明に係る会議管理装置において、複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、前記複数のユーザの位置情報に基づいて、テレビ会議対応会議室ではない会議室内に前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが存在すると判定されることを条件として、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段とをさらに備えることを特徴とする。
【００１７】
請求項９の発明は、請求項６の発明に係る会議管理装置において、複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、前記複数のユーザの位置情報に基づいて、テレビ会議対応会議室である会議室と当該会議室の通信先である別の会議室との双方を含む会議開催場所に前記複数のユーザのうち合計で２以上のユーザが存在すると判定されることを条件として、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段とをさらに備えることを特徴とする。
【００１８】
請求項１０の発明は、請求項６の発明に係る会議管理装置において、複数のユーザの位置情報を取得する位置情報取得手段と、前記複数のユーザの位置情報に基づいて、前記複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、前記会議が開始されようとしている旨を判定するとともに、前記２以上のユーザを前記複数の参加者として特定する参加者特定手段とをさらに備え、前記会議が開始されようとしている旨が判定されたことに応答して、前記抽出手段は前記会議テーマを抽出し、前記会議資料ファイル特定手段は前記会議資料ファイルを特定することを特徴とする。
【００１９】
請求項１１の発明は、コンピュータに、ａ）複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域、へのアクセス履歴を含む履歴情報を取得するステップと、ｂ）前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出するステップと、ｃ）前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定するステップと、ｄ）ステップｃ）で特定された前記会議資料ファイルの情報を、前記複数の参加者に向けて送信するステップとを実行させるためのプログラムであることを特徴とする。
【００２０】
請求項１２の発明は、会議管理装置であって、複数のファイルをテーマ毎の指定フォルダに分類して格納するファイル格納領域、へのアクセス履歴を含む履歴情報を取得する履歴情報取得手段と、前記履歴情報に基づいて、会議への複数の参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、前記会議に関するテーマである会議テーマとして抽出する抽出手段と、前記履歴情報に基づいて、前記ファイル格納領域に格納された前記複数のファイルのうち、前記会議テーマに属するファイルであって前記複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する会議資料ファイル特定手段と、前記会議ファイル特定手段により特定された前記会議資料ファイルの情報に基づいて、前記会議資料ファイルへのアクセスボタンを表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２１】
請求項１ないし請求項１２に記載の発明によれば、会議で利用されるファイルに対して容易にアクセスすることが可能である。また、管理の手間を低減することも可能である。
【００２２】
特に、請求項３、請求項７〜請求項１０に記載の発明によれば、会議への参加者が自動的に特定されるので、管理の手間をさらに低減することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】会議システムの構成を示す図である。
【図２】ＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。
【図３】携帯端末の概略構成を示す機能ブロック図である。
【図４】位置情報管理サーバの概略構成を示す機能ブロック図である。
【図５】ファイルサーバの概略構成を示す機能ブロック図である。
【図６】クライアントの概略構成を示す機能ブロック図である。
【図７】本システムにおける動作を示すタイミングチャートである。
【図８】分類処理を示すフローチャートである。
【図９】各ユーザの存在位置を示す図である。
【図１０】会議室位置情報を示す図である。
【図１１】ユーザ位置データテーブル（統合位置情報）を示す図である。
【図１２】テーマ情報を示す図である。
【図１３】アクセス履歴情報を示す図である。
【図１４】統合履歴情報を示す図である。
【図１５】統合履歴情報から抽出された（会議参加者ごとの）アクセス履歴を示す図である。
【図１６】会議資料情報を示す図である。
【図１７】クライアントにおける第１優先順位の表示画面を示す図である。
【図１８】図１７の一部を拡大して示す図である。
【図１９】クライアントにおける第２優先順位の表示画面を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２５】
＜１．構成概要＞
図１は、実施形態に係る会議システム１（詳細には１Ａ）を示す図である。図１に示すように、この会議システム１Ａは、会議管理装置１０とファイルサーバ５０と位置情報管理サーバ６０と複数のクライアント３０（詳細には３０ａ，３０ｂ等）と複数の携帯端末７０（詳細には７０ａ，７０ｂ等）とを備える。
【００２６】
この会議システム１は、会議を支援するシステムである。より詳細には、会議システム１は、会議管理装置１０、ファイルサーバ５０および位置情報管理サーバ６０等を用いて、会議で利用されるファイル（会議資料ファイル）ＭＤに対するアクセスを容易化するシステムである。
【００２７】
本システム１における各要素１０，３０，５０，６０，７０は、それぞれ、ネットワークＮＷを介して互いに通信可能に接続される。ネットワークＮＷは、ＬＡＮ（Local Area Network）およびインターネットなどによって構成される。また、ネットワークＮＷに対する接続態様は、有線接続であってもよく、或いは無線接続であってもよい。たとえば、会議管理装置１０とファイルサーバ５０と位置情報管理サーバ６０とはそれぞれネットワークＮＷに対して有線接続され、複数の携帯端末７０および複数のクライアント３０はそれぞれネットワークＮＷに対して無線接続される。
【００２８】
各ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，...は、自分専用の携帯端末７０を所持している。たとえば、ユーザＵＡは携帯端末７０ａを所持しており、ユーザＵＢは携帯端末７０ｂを所持している。また、ユーザＵＣは携帯端末７０ｃを所持しており、ユーザＵＤは携帯端末７０ｄを所持している。
【００２９】
各携帯端末７０は、ＧＰＳ機能を有しており、各携帯端末７０の位置情報（ひいては当該各携帯端末７０を所持する各ユーザの存在位置情報）を取得することが可能である。各携帯端末７０の位置情報は、ＧＰＳ（Global Positioning System）による位置情報として取得される。各携帯端末７０は、取得した位置情報を適宜のタイミング（例えば一定時間間隔）で位置情報管理サーバ６０に送信する。
【００３０】
位置情報管理サーバ６０は、各携帯端末７０から送信されてきた各ユーザの存在位置（現在位置）の情報を収集して管理するサーバコンピュータである。図４に示すように、収集された各ユーザの存在位置の情報（ユーザ位置情報）ＰＵは、位置情報管理サーバ６０のユーザ位置情報格納部６５ｐに格納される。
【００３１】
また、各ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，...は、それぞれ、クライアント３０をも所持している（図１参照）。たとえば、ユーザＵＡはクライアント３０ａを所持しており、ユーザＵＢはクライアント３０ｂを所持している。また、ユーザＵＣはクライアント３０ｃを所持しており、ユーザＵＤはクライアント３０ｄを所持している。
【００３２】
各ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，...は、それぞれのクライアント３０を利用して、ファイルサーバ５０内のファイル格納領域５５ｆに対するアクセスを行うことができる。たとえば、各ユーザは、ファイル格納領域５５ｆ内において、ファイルを、「新規作成」すること、「修正」すること、および「アップロード」することなどが可能である。また、各ユーザは、ファイル格納領域５５ｆ内のファイルを、「閲覧」すること、「ダウンロード」すること、および「削除」することなども可能である。
【００３３】
ファイルの「新規作成」には、例えばクライアント３０で実行される文書作成プログラム（ワードプロセッサソフトウエア）等を用いて、ファイルサーバ５０のファイル格納領域５５ｆにファイルを新規に作成することが含まれる。同様に、ファイルの「修正」、「閲覧」および「削除」には、例えばクライアント３０で実行される文書作成プログラム等を用いて、ファイルサーバ５０のファイル格納領域５５ｆに格納されたファイルを変更（修正）すること、表示（閲覧）すること、および削除することがそれぞれ含まれる。また、ファイルの「アップロード」には、例えば（ローカル側の）クライアント３０で文書作成プログラム等を用いて新規作成ないし修正されたファイルを、ファイル操作プログラム（ＦＴＰ通信プログラム等）を用いて、ファイルサーバ５０のファイル格納領域５５ｆに送信して格納すること（アップロード）することが含まれる。同様に、ファイルの「ダウンロード」には、例えば、ファイルサーバ５０のファイル格納領域５５ｆに格納されたファイルを、ファイル操作プログラム（ＦＴＰ通信プログラム等）を用いて、（ローカル側の）クライアント３０にダウンロードすることが含まれる。
【００３４】
各ファイルへのアクセスユーザは、クライアント３０および／またはファイルサーバ５０向けのログインＩＤ等を用いて特定され、ファイルアクセス履歴情報ＨＦの一部（図１３の最右欄参照）として記録される。
【００３５】
なお、ここでは、各ユーザがそれぞれ個別のクライアント３０を有している態様が例示されているが、これに限定されない。各ユーザは、共通のクライアント３０に別ユーザとして各ログインＩＤ（各ユーザＩＤ）でログインし、ファイルサーバ５０内の各ファイルにアクセスすることも可能である。この場合にも、ファイルサーバ５０は、クライアント３０および／またはファイルサーバ５０向けのログインＩＤ等を用いて、ファイルへのアクセス者を特定することが可能である。
【００３６】
また、各ユーザは、ファイル格納領域５５ｆ内のファイルを、ＭＦＰ１０を利用して印刷出力すること（「ファイル印刷」を行うこと）も可能である。
【００３７】
この実施形態においては、上記のようなシステム１によって次述するような概略動作が行われる。
【００３８】
まず、ＭＦＰ１０は、携帯端末７０から送信され位置情報管理サーバ６０に蓄積された位置情報に基づいて、会議の参加者を特定する。具体的には、複数のユーザが会議開催場所に存在すると判定されると、会議の開始が判定されるとともに、当該複数のユーザが会議の参加者であると判定される。また、ＭＦＰ１０は、当該会議の参加者によるファイルアクセス履歴に基づいて、会議のテーマを推定する。さらに、ＭＦＰ１０は、当該会議のテーマに関するファイルであって当該会議の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する。そして、当該会議資料ファイルの格納場所等を記録した会議資料情報ＭＮをクライアント３０に送信する。クライアント３０は、受信したファイル情報に基づき、当該ファイルへのアクセスボタンを有する画面（当該ファイルに対するアクセスを容易化するための画面）を生成して表示する。この画面を利用することにより、会議の参加者は、会議資料に対して容易にアクセスすることが可能である。
【００３９】
以下、各装置の構成について、より詳細に説明する。
【００４０】
＜２．会議管理装置１０の構成＞
この実施形態では、会議管理装置１０として、画像形成装置、より詳細にはＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi-Functional Peripheral））を例示する。
【００４１】
図２は、ＭＦＰ１０の概略構成を示す機能ブロック図である。
【００４２】
ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、ファクシミリ機能およびボックス格納機能などを備える装置（複合機とも称する）である。具体的には、ＭＦＰ１０は、図２の機能ブロック図に示すように、画像読取部２、印刷出力部３、通信部４、格納部５、入出力部６およびコントローラ９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００４３】
画像読取部２は、ＭＦＰ１０の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って（すなわちスキャンして）、当該原稿の画像データ（原稿画像なしいスキャン画像とも称する）を生成する処理部である。この画像読取部２は、スキャン部であるとも称される。
【００４４】
印刷出力部３は、印刷対象に関するデータに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。
【００４５】
通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、ネットワークＮＷを介したネットワーク通信を行うことも可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。
【００４６】
格納部５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置で構成される。格納部５内には、会議室位置情報ＰＲ（図１０参照）とテーマ情報ＲＭ（図１２）と印刷履歴情報ＨＰと登録ユーザ情報ＲＵとが予め格納されている。また、格納部５内には、後述する各種の動作によって取得ないし生成された各種の情報（たとえば、統合位置情報ＴＢ、統合履歴情報ＨＴ、会議資料情報ＭＮ）も格納される。
【００４７】
入出力部６は、ＭＦＰ１０に対する入力を受け付ける操作入力部６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部６ｂとを備えている。
【００４８】
コントローラ９は、ＭＦＰ１０に内蔵され、ＭＦＰ１０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ）内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）ＰＧ１を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムＰＧ１は、ＵＳＢメモリなどの可搬性の記録媒体に記録され、当該記録媒体を介してＭＦＰ１０にインストールされるようにしてもよい。あるいは当該プログラムＰＧ１は、ネットワークＮＷ等を介してダウンロードされてＭＦＰ１０にインストールされるようにしてもよい。
【００４９】
具体的には、図２に示すように、コントローラ９は、通信制御部１１と位置情報取得部１２と会議参加者特定部１３と履歴情報取得部１５と共通テーマ抽出部１７と会議資料ファイル特定部１９とを含む各種の処理部を実現する。
【００５０】
通信制御部１１は、通信部４等と協働して、他の装置との通信動作を制御する処理部である。
【００５１】
位置情報取得部１２は、各ユーザの位置情報（現在位置情報）ＰＵを位置情報管理サーバ６０から取得する処理部である。
【００５２】
会議参加者特定部１３は、各ユーザの位置情報ＰＵに基づいて、多数のユーザの中から会議への参加者を特定する処理部である。会議参加者特定部１３は、多数のユーザのうちの２以上のユーザが会議の開催場所に存在すると判定されるときには、当該２以上のユーザを複数の参加者として特定する。
【００５３】
履歴情報取得部１５は、ファイル格納領域へのアクセス履歴等（履歴情報）を取得する処理部である。詳細には、履歴情報取得部１５は、ファイルサーバ５０からファイル格納領域へのアクセス履歴情報ＨＦを取得するとともに、ＭＦＰ内の印刷履歴情報ＨＰ（図２）をも取得し、両情報ＨＦ，ＨＰの双方を反映した統合履歴情報ＨＴを生成する。
【００５４】
共通テーマ抽出部１７は、履歴情報に基づいて、会議への全参加者のうち２以上の参加者が共通してアクセスしたことがある共通テーマを、会議に関するテーマ（会議テーマ）として抽出する処理部である。
【００５５】
会議資料ファイル特定部１９は、履歴情報に基づいて、会議テーマに属するファイルであって複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する処理部である。
【００５６】
＜３．携帯端末７０の構成＞
次に携帯端末７０の構成について説明する。
【００５７】
携帯端末７０は、他の装置との間でのネットワーク通信が可能な装置である。携帯端末７０としては、スマートフォンおよびタブレット型端末などの携帯式の情報入出力端末装置が例示される。
【００５８】
図３は、携帯端末７０の概略構成を示す機能ブロック図である。
【００５９】
携帯端末７０は、図３の機能ブロック図に示すように、ＧＰＳユニット７１、通信部７４、入出力部７６およびコントローラ７９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００６０】
ＧＰＳユニット７１は、全地球測位システム（ＧＰＳ：Global Positioning System）による測位を行う処理部である。
【００６１】
通信部７４は、ネットワークＮＷを介したネットワーク通信を行うことが可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、携帯端末７０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。
【００６２】
入出力部７６は、携帯端末７０に対する入力を受け付ける操作入力部７６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部７６ｂとを備えている。この携帯端末７０においては、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されたタッチスクリーンが設けられている。このタッチスクリーンは、操作入力部７６ａの一部としても機能するとともに、表示部７６ｂの一部としても機能する。
【００６３】
コントローラ７９は、携帯端末７０に内蔵され、携帯端末７０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ７９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ７９は、ＣＰＵにおいて、記憶部（半導体メモリ等）内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）ＰＧ７を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムＰＧ７は、ＳＤカードなどの可搬性の記録媒体、あるいはネットワークＮＷ等を介して携帯端末７０にインストールされるようにしてもよい。
【００６４】
具体的には、コントローラ７９においてプログラムＰＧ７を実行することによって、通信制御部７９ｃおよび位置情報送出部７９ｓ等が実現される。通信制御部７９ｃおよび位置情報送出部７９ｓは、通信部７４等と協働して、ＧＰＳユニット７１により取得されたＧＰＳ位置情報を位置情報管理サーバ６０に送信する動作等を制御する。
【００６５】
＜４．位置情報管理サーバ６０の構成＞
次に位置情報管理サーバ６０の構成について説明する。
【００６６】
位置情報管理サーバ６０は、各携帯端末７０の位置情報を収集して記憶するサーバコンピュータである。
【００６７】
図４は、位置情報管理サーバ６０の概略構成を示す機能ブロック図である。
【００６８】
位置情報管理サーバ６０は、図４の機能ブロック図に示すように、通信部６４、格納部６５およびコントローラ６９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００６９】
通信部６４は、ネットワークＮＷを介したネットワーク通信を行うことが可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、位置情報管理サーバ６０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。
【００７０】
コントローラ６９は、位置情報管理サーバ６０に内蔵され、位置情報管理サーバ６０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ６９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備える。コントローラ６９は、そのＣＰＵにおいて、格納部６５内に格納されている所定のソフトウエアプログラムＰＧ６を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムＰＧ６は、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬性の記録媒体に記録され、当該記録媒体を介して位置情報管理サーバ６０にインストールされる。あるいは当該プログラムＰＧ６は、ネットワークＮＷ等を介してダウンロードされて位置情報管理サーバ６０にインストールされるようにしてもよい。
【００７１】
コントローラ６９においてプログラムＰＧ６を実行することによって、通信制御部６９ｃ、位置情報取得部６９ｒおよび位置情報送出部６９ｓ等が実現される。通信制御部６９ｃ、位置情報取得部６９ｒおよび位置情報送出部６９ｓは、通信部６４等と協働して、携帯端末７０によって検出されたＧＰＳ位置情報を携帯端末７０から受信する動作および当該ＧＰＳ位置情報をＭＦＰ１０へ送信する動作等を制御する。
【００７２】
＜５．ファイルサーバ５０の構成＞
次にファイルサーバ５０の構成について説明する。
【００７３】
ファイルサーバ５０は、その内部のファイル格納領域５５ｆに多数のファイルを格納するサーバコンピュータである。また、ファイルサーバ５０は、当該多数のファイルに対する各クライアント３０からのアクセス履歴情報ＨＦをファイルアクセス履歴格納部５５ａに格納する。
【００７４】
図５は、ファイルサーバ５０の概略構成を示す機能ブロック図である。
【００７５】
ファイルサーバ５０は、図５の機能ブロック図に示すように、通信部５４、格納部５５およびコントローラ５９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００７６】
通信部５４は、ネットワークＮＷを介したネットワーク通信を行うことが可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、ファイルサーバ５０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。
【００７７】
コントローラ５９は、ファイルサーバ５０に内蔵され、ファイルサーバ５０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ５９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備える。コントローラ５９は、そのＣＰＵにおいて、格納部５５内に格納されている所定のソフトウエアプログラムＰＧ５を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムＰＧ５は、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬性の記録媒体に記録され、当該記録媒体を介してファイルサーバ５０にインストールされる。あるいは当該プログラムＰＧ５は、ネットワークＮＷ等を介してダウンロードされてファイルサーバ５０にインストールされるようにしてもよい。
【００７８】
コントローラ５９においてプログラムＰＧ５を実行することによって、通信制御部５９ｃおよびファイルアクセス制御部５９ｆ等が実現される。通信制御部５９ｃは、通信部４等と協働して、他の装置との通信動作を制御する。また、ファイルアクセス制御部５９ｆは、ファイル格納領域５５ｆに格納された各ファイルに対するアクセス動作を制御するとともに、当該各ファイルに対するアクセス履歴をアクセス履歴情報ＨＦとして格納部５５のアクセス履歴格納部５５ａ内に格納する。
【００７９】
格納部５５のファイル格納領域５５ｆ内においては、複数のファイルがテーマ毎の指定フォルダに分類されて格納される。たとえば、複数のテーマＴＭａ，ＴＭｂ，ＴＭｃ，...に関する複数のファイルが、ディレクトリ構造（フォルダ構造）を利用して分類されて格納されている。各ファイルの格納動作は、所定の格納ルール（各テーマに属するファイルを各テーマに対応する指定フォルダ内に格納すること等）に従って、各ユーザによって実行される。
【００８０】
具体的には、テーマＴＭａ（たとえば「開発プロジェクトＰＪａ」）に関するファイルは、テーマＴＭａに関する指定フォルダ（サブフォルダ）「themeA」内に格納されている（図１２参照）。より詳細には、サブフォルダ「themeA」それ自体の内部、サブフォルダ「themeA」のサブフォルダ「document」の内部、および、サブフォルダ「themeA」のサブフォルダ「data」の内部に、テーマＴＭａに関するファイルが格納されている。
【００８１】
同様に、テーマＴＭｂ（たとえば「開発プロジェクトＰＪｂ」）に関するファイルは、テーマＴＭｂに関する指定フォルダ「themeB」内に格納されている。より詳細には、サブフォルダ「themeB」それ自体の内部、サブフォルダ「themeB」のサブフォルダ「document」の内部、および、サブフォルダ「themeB」のサブフォルダ「data」の内部に、テーマＴＭｂに関するファイルが格納されている。
【００８２】
テーマＴＭｃ（たとえば「開発プロジェクトＰＪｃ」）に関しても同様である。
【００８３】
このような格納ルール（具体的には、各テーマに属するファイルを各テーマに対応する指定フォルダ内に格納すること）は、テーマ情報ＲＭ（図１２）として、ＭＦＰ１０の格納部５内に記録されている。なお、テーマ情報ＲＭ（指定フォルダに関する指定内容を含む）は、ファイルサーバ５０の管理者および／またはＭＦＰ１０の管理者によって予め決定されればよい。
【００８４】
＜６．クライアント３０の構成＞
次にクライアント３０の構成について説明する。
【００８５】
クライアント３０は、各種のアプリケーションソフトウエアプログラムを実行することが可能なコンピュータである。また、クライアント３０は、ファイルサーバ５０に格納された各ファイルに関するアクセス動作を行うクライアントコンピュータでもある。
【００８６】
たとえば、クライアント３０は、文書作成プログラム（ワードプロセッサソフトウエア）等を実行して、文書の作成、修正、削除等を行うことが可能である。当該文書作成プログラム等は、当該文書をクライアント３０に格納することが可能であるとともに、当該文書をファイルサーバ５０に直接的に（或いは間接的に）格納することも可能である。
【００８７】
また、クライアント３０は、ファイル操作プログラム（ＦＴＰ通信プログラム等）を実行して、ファイルサーバ５０（ファイル格納領域５５ｆ）との間でファイルのアップロード動作およびダウンロード動作を行うことが可能である。ファイル操作プログラムを利用することによれば、クライアント３０に一旦格納されていた文書をファイルサーバ５０にアップロードすることなどが可能である。
【００８８】
さらに、クライアント３０は、会議前および会議中等において、会議用の所定のプログラムＰＧ３を実行し、ＭＦＰ１０から受信した会議資料情報ＭＮ（後述）を利用して、ファイルサーバ５０に格納された会議資料ファイルへアクセスすることも可能である。
【００８９】
図６は、クライアント３０の概略構成を示す機能ブロック図である。
【００９０】
クライアント３０は、図６の機能ブロック図に示すように、通信部３４、入出力部３６およびコントローラ３９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。
【００９１】
通信部３４は、ネットワークＮＷを介したネットワーク通信を行うことが可能である。このネットワーク通信では、たとえば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、クライアント３０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。
【００９２】
入出力部３６は、クライアント３０に対する入力を受け付ける操作入力部３６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部３６ｂとを備えている。
【００９３】
コントローラ３９は、クライアント３０に内蔵され、クライアント３０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ３９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ）等を備える。コントローラ３９は、そのＣＰＵにおいて、クライアント３０内の格納部（不図示）内に格納されている所定のソフトウエアプログラムＰＧ３等を実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムＰＧ３は、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬性の記録媒体に記録され、当該記録媒体を介してクライアント３０にインストールされる。あるいは当該プログラムＰＧ３は、ネットワークＮＷ等を介してダウンロードされてクライアント３０にインストールされるようにしてもよい。
【００９４】
具体的には、コントローラ３９においてプログラムＰＧ３を実行することによって、通信制御部３９ｃ、表示制御部３９ｄ、分類処理部３９ｆおよびアクセス処理部３９ｓ等が実現される。通信制御部３９ｃは、通信部３４等と協働して、通信動作を制御する。分類処理部３９ｆは、会議資料情報ＭＮにて規定されている会議資料ファイルをその表示優先度で分類する処理部である。当該表示優先度は、各ファイルのアクセス属性に従って決定される（図８参照）。表示制御部３９ｄは、表示部３６ｂの表示動作等を制御する。表示制御部３９ｄは、たとえば、各ファイルに対するアクセスボタンＢＮ（図１７〜図１９参照）を各ファイルの表示優先度に従って表示する動作を制御する。また、アクセス処理部３９ｓは、アクセスボタンＢＮの押下に応答して、アクセスボタンＢＮに対応付けられた会議資料ファイルへのアクセス処理を実行する処理部である。
【００９５】
＜７．本システムにおける動作＞
次に本システムにおける動作例を図７のタイミングチャートを参照しながら説明する。
【００９６】
会議の開始に先立って、複数のクライアント３０のそれぞれからファイルサーバ５０へのアクセスが随時行われる。たとえば、会議資料ファイルの作成、修正等が行われる。また、会議の開始前の期間においては、当該会議とは無関係のファイルに関するアクセス動作も行われる。ファイルサーバ５０は、ファイル格納領域５５ｆ（図５）内における各ファイルへのアクセスの履歴を全て記録する（ステップＳ１１）。これらのアクセス履歴は、アクセス履歴情報ＨＦとしてファイルアクセス履歴格納部５５ａ（図５）に格納される。
【００９７】
図１３は、アクセス履歴情報ＨＦの一例を示す図である。図１３に示すように、アクセス履歴情報ＨＦの各レコード（各行）が、それぞれのアクセスに関する情報を示している。具体的には、各レコードにおいては、「日時」（アクセス日時）、「属性」（アクセス属性）、「フォルダ」（格納先フォルダ）、「ファイル」（ファイル名称）、「使用者」（ユーザＩＤ）等が記録されている。
【００９８】
「日時」は、対象ファイルに関するアクセスの年月日および時刻を含む情報である。「属性」は、アクセスの種別（「新規作成」、「修正」、「アップロード」、「閲覧」、「ダウンロード」、「削除」など）に関する情報である。「属性」は、アクセス履歴の種類を表すものであるとも表現される。また、「フォルダ」は、対象ファイルの格納先フォルダであり、「ファイル」は対象ファイルのファイル名称である。さらに、「使用者」は、対象ファイルの使用者（ファイルアクセス者）のユーザＩＤであり、クライアント３０へのログインＩＤ等に基づいて取得されて記録される。
【００９９】
たとえば、図１３の最上段のレコードには次のような内容を有するアクセス履歴（新規作成履歴）が記録されている。すなわち、ユーザＵＡ（「０００Ａ」）によってファイルＦＬ１（「file1」）がフォルダ「themeA\document\」内に「２０１１年１０月１９日１２時１５分４４秒」に「新規作成」されたことが記録されている。同様に、他のレコードにおいても、各種のアクセス履歴が記録されている。
【０１００】
また、会議の開始に先立って、位置情報管理サーバ６０は、複数のユーザの現在位置の情報を随時収集する。具体的には、複数のユーザの各携帯端末７０から位置情報管理サーバ６０へと当該各携帯端末７０の位置情報（ＧＰＳ情報）が定期的に送信される。そして、位置情報管理サーバ６０は、受信した当該各位置情報に基づいて各対応ユーザの現在位置の位置情報ＰＵを取得する。このようにして、位置情報管理サーバ６０は、複数のユーザの位置情報ＰＵをそれぞれ取得する（ステップＳ１２）。
【０１０１】
＜会議開始検出および会議参加者検出＞
その後、ステップＳ１３において、複数のユーザの位置情報ＰＵが、ＭＦＰ１０からの送信要求ＲＱ１に応答して、ＭＦＰ１０へと送信される。具体的には、まず、ＭＦＰ１０が位置情報管理サーバ６０に対してユーザ位置情報ＰＵの送信要求ＲＱ１を適宜のタイミングで（たとえば５分ごとに）送信する。そして、位置情報管理サーバ６０は、当該送信要求ＲＱ１に応答して、複数のユーザの位置情報ＰＵ（各ユーザの現在位置を示す情報）をＭＦＰ１０に送信する。なお、送信要求ＲＱ１は、会議主催者等によるＭＦＰ１０に対する入力操作に応答して、位置情報管理サーバ６０へと送信されるようにしてもよい。
【０１０２】
ＭＦＰ１０は、各ユーザの位置情報ＰＵを受信すると、受信した位置情報ＰＵに基づいて、図１１に示すようなユーザ位置データテーブル（統合位置情報）ＴＢ（図２も参照）を作成して、格納部５に格納する。
【０１０３】
受信された位置情報ＰＵは、たとえば図９に示すような各ユーザ（詳細にはその携帯端末７０）の位置を示す情報である。図９においては、ユーザＵＡ（携帯端末７０ａ）とユーザＵＢ（携帯端末７０ｂ）とが会議室ＭＲ１内に存在し、ユーザＵＣ（携帯端末７０ｃ）とユーザＵＤ（携帯端末７０ｄ）とが会議室ＭＲ２内に存在する状況が示されている。また、ユーザＵＥ（携帯端末７０ｅ）は居室ＮＲ１内に存在し、ユーザＵＦ（携帯端末７０ｆ）は居室ＮＲ８内に存在する。
【０１０４】
さらに、ＭＦＰ１０は、当該位置情報ＰＵと会議室位置情報ＰＲ（図１０）とに基づいて、会議室ＭＲｉへの各ユーザの集合状況を検出する。そして、ＭＦＰ１０は、その検出結果に基づいて各会議が開始されようとしているか否か等を判定する（ステップＳ１４）。
【０１０５】
なお、会議室位置情報ＰＲは、ＭＦＰ１０の格納部５に予め登録された情報である。図１０に示すように、会議室位置情報ＰＲにおいては、各会議室の基準位置（中心位置等）を示す情報（ＧＰＳ位置情報）が格納されている。また、当該会議室位置情報ＰＲにおいては、各会議室がテレビ会議対応の会議室であるか否かを示す情報、さらには、接続先（接続中あるいは接続予定）の会議室を示す情報も格納されている。
【０１０６】
このステップＳ１４においては、ＭＦＰ１０は、システム１の複数の登録ユーザの位置情報ＰＵに基づいて複数の登録ユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定される旨の条件Ｃ１が充足されるか否かを判定する。当該条件Ｃ１が充足される場合には、ＭＦＰ１０は、会議が開始されようとしている旨を判定するとともに、当該２以上のユーザを当該会議への複数の参加者として特定する。詳細には、ＭＦＰ１０は、開始されようとしている旨が判定された会議に関して、当該会議に対する参加者を複数のユーザの中から特定する。
【０１０７】
また、ここでは、会議の開催場所（詳細には開催場所の候補）としての各会議室ＭＲｉが「テレビ会議対応の会議室」であるか否かをも考慮して、条件Ｃ１の充足性が判定される。
【０１０８】
具体的には、各会議室ＭＲｉがテレビ会議対応の会議室でない場合には、各会議室ＭＲｉに存在するユーザの数が２以上であることを条件として、各会議室ＭＲｉにて会議が開始されようとしている旨が判定されるとともに、当該各会議室ＭＲｉに存在するユーザが各会議室ＭＲｉにて開催される会議への参加者である旨も判定される。
【０１０９】
たとえば、仮に、会議室ＭＲ３の基準位置（中心位置等）から所定範囲内（たとえば５ｍ以内）に複数のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣが存在する旨が判定される場合には、これら３人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣが会議室ＭＲ３に集合している旨が判定される。そして、会議室ＭＲ３にて会議が開始されようとしている旨が判定されるとともに、当該会議室ＭＲ３に存在するユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣが会議室ＭＲ３にて開催される会議への参加者である旨も判定される。
【０１１０】
逆に、各会議室（テレビ会議非対応会議室）ＭＲｉに存在するユーザの数がゼロあるいは１であるときには、いずれのユーザも当該各会議室ＭＲｉでの会議への参加者ではないと判定される。たとえば、会議室ＭＲ３の基準位置（中心位置等）から所定範囲内（たとえば５ｍ以内）に複数の登録ユーザのいずれも存在しない旨が判定される場合には、会議室ＭＲ３においては会議が開始されようとはしていない旨が判定される。
【０１１１】
一方、各会議室ＭＲｉがテレビ会議対応の会議室である場合には、その接続先の会議室に集合しているユーザも同じ会議ＴＭへの参加者であるとみなされる。詳細には、テレビ会議対応会議室である会議室と当該会議室の通信先である別の会議室との双方を含む開催場所に複数の登録ユーザのうち合計で２以上のユーザが存在すると判定されることを条件として、当該開催場所にて会議が開始されようとしている旨が判定される。また、当該開催場所に存在する当該２以上のユーザが複数の参加者として特定される。
【０１１２】
たとえば、テレビ会議対応会議室である会議室ＭＲ１と当該会議室ＭＲ１の通信先である別の会議室ＭＲ２との双方を含む開催場所に、複数の登録ユーザのうち合計で２以上のユーザが存在すると判定されることを条件として、会議室ＭＲ１，ＭＲ２にて会議が開始されようとしている旨が判定される。また、会議室ＭＲ１，ＭＲ２に存在する当該２以上のユーザが複数の参加者として特定される。
【０１１３】
ここで、図９に示すような状況、すなわち、ユーザＵＡ，ＵＢが会議室ＭＲ１に存在し且つユーザＵＣ，ＵＤが会議室ＭＲ２に存在する状況を想定する。この状況においては、テレビ会議対応会議室である会議室ＭＲ１と当該会議室ＭＲ１の通信先である別の会議室ＭＲ２との双方を含む開催場所に、複数の登録ユーザのうち合計で４人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤが存在すると判定される。そして、これら４人のユーザが会議ＭＴ１の複数の参加者として特定される。
【０１１４】
このように、まず、会議室ＭＲ１に集合しているユーザＵＡ，ＵＢは、会議室ＭＲ１で開催される会議ＭＴ１への参加者である、と判定される。さらに、会議室ＭＲ１がテレビ会議対応の会議室である場合には、当該会議室ＭＲ１の接続先の会議室（たとえばＭＲ２）に集合しているユーザ（たとえばＵＣ，ＵＤ）も同じ会議ＴＭ１への参加者である旨が判定される。
【０１１５】
この判定結果は、ユーザ位置データテーブルＴＢに記録される（図１１の最右欄参照）。このようにして、４人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤが、２つの会議室ＭＲ１，ＭＲ２で開催されるテレビ会議ＴＭ１の参加者である旨が判定される。
【０１１６】
なお、ここでは、各会議室ＭＲ１，ＭＲ２にそれぞれ複数のユーザが存在する場合を例示しているが、これに限定されない。テレビ会議においては、相互に接続される複数の会議室ＭＲｉのうちの少なくとも１つの会議室への集合ユーザが１人のみであってもよい。たとえば、テレビ会議対応会議室である会議室ＭＲ１，ＭＲ２にそれぞれ１人ずつ（合計２人）のユーザが集合していることが検出されるときにも、会議が開始されようとしている旨が判定されることが好ましい。換言すれば、或る会議が複数の会議室を相互に接続して開催されるテレビ会議である場合には、複数の会議室への集合ユーザ数（合計ユーザ数）が複数であることを条件として、当該会議が開始されようとしている旨が検出されることが好ましい。そして、当該複数の会議室に集合した複数のユーザが、当該会議（テレビ会議）の参加者であると判定されればよい。
【０１１７】
なお、会議室ＭＲ１と会議室ＭＲ２との間で実際にテレビ会議が開催されることを、より正確に検出したいときには、テレビ会議の予約情報を取得すること、および／または、テレビ会議システムにおいて会議室ＭＲ１と会議室ＭＲ２とが実際に接続されていることをも条件に加えて判定動作を行うことが好ましい。
【０１１８】
以後においては、図９に示すような状況、会議室ＭＲ１，ＭＲ２にてテレビ会議開始されようとしている状況が検出され、ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤが、会議室ＭＲ１，ＭＲ２で開催されるテレビ会議への参加者であると判定されたことを前提に説明を続ける。なお、複数の会議が処理対象として決定された場合には、同様の処理が複数の会議についてそれぞれ施されればよい。
【０１１９】
また、上記においては、会議開催前の或る１つのタイミングで取得された各ユーザの位置情報ＰＵのみに基づいて、ユーザの集合状況が検出される態様が例示されているが、これに限定されない。たとえば、各ユーザの位置情報ＰＵを異なる時刻において複数回にわたって取得し、複数回にわたって取得された位置情報に基づいて、ユーザの集合状況が検出されるようにしてもよい。より詳細には、各ユーザが会議室内に所定期間（たとえば５分）存在していることをも条件として、当該各ユーザが会議の参加者であることを判定するようにしてもよい。これによれば、会議室における微小時間滞在者（単なる通過者等）を排除して、より正確に会議の参加者を判定することが可能である。
【０１２０】
＜アクセス履歴の記録＞
つぎに、ステップＳ１５において、ファイルサーバ５０内のファイル格納領域５５ｆ（アクセス監視領域）内のファイルに対するアクセス履歴が、ファイルサーバ５０からＭＦＰ１０へと送信される。具体的には、ＭＦＰ１０がファイルサーバ５０に対してアクセス履歴情報の送信要求ＲＱ２を送信すると、当該送信要求ＲＱ２に応答して、ファイルサーバ５０は、ファイル格納領域５５ｆ（アクセス監視領域）内のファイルに関するアクセスを記録したアクセス履歴情報ＨＦ（図１３参照）をＭＦＰ１０に送信する。なお、アクセス履歴情報ＨＦは、必ずしも履歴取得期間の全ての情報を有するものでなくてもよく、たとえば、会議直前の所定期間内（たとえば直前数週間、あるいは数日以内）のファイルアクセス履歴のみを有するものであってもよい。ＭＦＰ１０は、このようなアクセス履歴情報ＨＦを取得する。
【０１２１】
さらに、ＭＦＰ１０は、その内部の格納部５（図２参照）から印刷履歴情報ＨＰを抽出して取得する。印刷履歴情報ＨＰは、ファイル格納領域５５ｆ（アクセス監視領域）内のファイルに関する印刷出力履歴（ＭＦＰ１０による印刷出力履歴）を記録した情報である。そして、ＭＦＰ１０は、アクセス履歴情報ＨＦと印刷履歴情報ＨＰとを統合した統合履歴情報ＨＴ（図１４）を生成する（ステップＳ１６）。
【０１２２】
図１４は、統合履歴情報ＨＴを示す図である。図１４に示すように、統合履歴情報ＨＴにおいては、アクセス履歴情報ＨＦ（図１３）のみならず、印刷履歴情報ＨＰ（図１４の砂地ハッチング部分）もが記録されている。
【０１２３】
つぎに、ＭＦＰ１０は、統合履歴情報ＨＴに基づいて、複数の会議参加者のうち少なくとも一部の参加者（２以上の参加者）が共通してアクセスしたことがあるテーマ（「共通テーマ」とも称する）を、会議に関連するテーマ「会議テーマ」として抽出する（ステップＳ１７）。
【０１２４】
具体的には、まず、会議ＭＴ１への参加者として特定された４人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤによるアクセス履歴が統合履歴情報ＨＴからそれぞれ抽出される（図１５）。
【０１２５】
図１５においては、ユーザＵＡによるアクセスがなされたファイルはテーマＴＭａ，ＴＭｂに関するものであることが示されている。すなわち、ユーザＵＡによるアクセス履歴を有するテーマは、２つのテーマＴＭａ、ＴＭｂである。
【０１２６】
また、ユーザＵＢによるアクセスがなされたファイルはテーマＴＭａ，ＴＭｃに関するものであり、ユーザＵＢによるアクセス履歴を有するテーマは、２つのテーマＴＭａ、ＴＭｃである。
【０１２７】
同様に、ユーザＵＣによるアクセス履歴を有するテーマは、テーマＴＭａであり、ユーザＵＤによるアクセス履歴を有するテーマはテーマＴＭｅである。
【０１２８】
ＭＦＰ１０は、このような情報に基づいて、当該複数のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤのうちの２人以上による共通のアクセス履歴を有するテーマＴＭａを、「共通テーマ」（ひいては「会議テーマ」）として抽出する。たとえば、３人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣによる共通のアクセス履歴を有するテーマＴＭａが、「共通テーマ」（会議テーマ）として抽出される。
【０１２９】
さらに、ＭＦＰ１０は、会議テーマ（ここではテーマＴＭａ）に属するファイルであって、複数の会議参加者のうちのいずれかがアクセスしたことがあるファイルを、会議資料ファイルとして特定する（図１５の斜線ハッチング部分参照）。そして、このようにして会議資料ファイルとして特定されたファイルに関する履歴情報等が、会議資料情報ＭＮとして生成される。
【０１３０】
図１６の会議資料情報ＭＮにおいては、図１５をも参照すると判るように、ユーザＵＡによるアクセス履歴を有するファイルＦＬ１（「file1」）が会議資料ファイル（斜線ハッチング部分）として判定されたことが示されている。同様に、ユーザＵＢによるアクセス履歴を有するファイルＦＬ８，ＦＬ４（「file8」，「file4」）、およびユーザＵＣによるアクセス履歴を有するファイルＦＬ５，ＦＬ７（「file5」，「file7」）も、会議資料ファイル（斜線ハッチング部分）として判定されている。なお、これらの会議資料ファイルに対するアクセス用のボタンが、後述のステップＳ１９においてクライアント３０の画面上に表示される。
【０１３１】
そして、次のステップＳ１８において、当該会議資料情報ＭＮがＭＦＰ１０から複数の会議参加者ＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤに向けて、それぞれ、送信される。具体的には、ＭＦＰ１０から各クライアント３０へと会議資料情報ＭＮが送信される。
【０１３２】
より詳細には、ＭＦＰ１０の格納部５に予め格納されている登録ユーザ情報ＲＵ（図１）が利用される。登録ユーザ情報ＲＵには、本システムにおける登録ユーザに関する各種の情報（たとえば、各ユーザのユーザＩＤ、各ユーザの対応クライアント３０のＩＰアドレス等）が含まれる。ＭＦＰ１０は、このような登録ユーザ情報ＲＵに基づいて、各会議参加者ＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤの対応クライアント３０のＩＰアドレスを取得する。そして、ＭＦＰ１０は、取得した各ＩＰアドレスで特定される各送信先装置（ここではクライアント３０ａ〜３０ｄ）に向けて、会議資料情報ＭＮを送信する。このようにして、ＭＦＰ１０は、会議資料情報ＭＮを複数の参加者に向けて送信する。
【０１３３】
一方、各クライアント３０は、会議資料情報ＭＮを受信すると、当該会議資料情報ＭＮに基づいて、会議資料ファイルへのアクセス用の表示画面ＤＷ（ウインドウ画面）を生成して、当該表示画面ＤＷを表示部３６ｂ内に表示する。なお、クライアント３０においては、会議開始に先立って、所定のアプリケーションプログラムＰＧ３が実行されているものとする。そして、当該プログラムＰＧ３によって、ＭＦＰ１０との間での通信動作（会議資料情報ＭＮの受信動作等）、および受信した会議資料情報ＭＮに基づく各種の表示処理等が実現される。
【０１３４】
図１７は、表示画面ＤＷ（詳細にはＤＷ１）が表示された表示部３６ｂを示す図である。また、図１８は、表示画面ＤＷ１を拡大して示す図である。
【０１３５】
図１７および図１８に示すように、この表示画面ＤＷ（ＤＷ１）には、会議資料情報ＭＮに含まれるファイル（会議資料ファイル）へのアクセスボタンＢＮが表示される。ここでは、会議資料情報ＭＮをさらに２段階に分類し、分類結果に基づく表示動作が行われる。この分類処理はクライアント３０において実行される。
【０１３６】
図８は、この分類処理を示すフローチャートである。
【０１３７】
図８に示すように、まず、ＭＦＰ１０は、会議資料情報ＭＮに基づいて、会議資料ファイルとして抽出された複数のファイル（会議での使用が見込まれる複数のファイル）の中から、分類処理の対象ファイルを１つ選択する（ステップＳ３１）。そして、ＭＦＰ１０は、対象ファイルのアクセス属性を会議資料情報ＭＮから取得する（ステップＳ３２）。その後、対象ファイルのファイル属性に基づいて分岐処理が行われる（ステップＳ３３）。
【０１３８】
詳細には、対象ファイルのアクセス属性が第１の種類の属性（ここでは「（ファイル）新規作成」、「（ファイル）修正」および「（ファイル）アップロード」等のうちの少なくとも１つ）である場合には、ステップＳ３４に進む。そして、当該対象ファイルが、第１優先表示ファイル群ＦＧ１の要素ファイルとして決定される。換言すれば、会議資料ファイルとして抽出された複数のファイルのうち、比較的高いアクセス可能性を有する第１のファイル群ＦＧ１が決定される（ステップＳ３４）。ここでは、対象ファイルのアクセス属性が「新規作成」、「修正」および「アップロード」のいずれかである場合には、当該アクセスは資料の作成者によるものであり当該資料を会議で参照する可能性が高いとみなす。そして、これに基づき、第１の種類のアクセス属性を有する各ファイルが第１優先表示ファイル群ＦＧ１の要素ファイルとして決定される。
【０１３９】
一方、対象ファイルのアクセス属性が第１の種類の属性以外の第２の種類の属性（ここでは「（ファイル）閲覧」、「（ファイル）ダウンロード」および「（ファイル）印刷」等のうちの少なくとも１つ）のみである場合には、ステップＳ３５に進む。そして、当該対象ファイルが、第２優先表示ファイル群ＦＧ２の要素ファイルとして決定される。換言すれば、会議資料ファイルとして抽出された複数のファイルのうち、比較的低いアクセス可能性を有する第２優先表示ファイル群ＦＧ２の要素ファイルが決定される（ステップＳ３５）。ここでは、対象ファイルのアクセス属性が「（ファイル）閲覧」、「（ファイル）ダウンロード」および「（ファイル）印刷」等のうちの少なくとも１つである場合には、当該アクセスは資料の作成者以外のユーザによるものであり当該資料を会議で参照する可能性は比較的低いとみなす。そして、これに基づき、第２の種類のアクセス属性を有する各ファイルが第２優先表示ファイル群ＦＧ２の要素ファイルとして決定される。
【０１４０】
このように、複数のアクセス履歴は、それぞれのアクセス属性が２種類の履歴のいずれに属するかに応じて、２つの種類の履歴（第１の種類の履歴および第２の種類の履歴）に分類される。第１の種類の履歴は、たとえばファイル新規作成履歴とファイル修正履歴とファイルアップロード履歴とのうちの少なくとも１つを含む履歴である。一方、第２の種類の履歴は、第１の種類の履歴以外の履歴であり、たとえばファイル閲覧履歴とファイルダウンロード履歴とファイル印刷履歴とのうちの少なくとも１つを含む履歴である。そして、各会議資料ファイルは、第１の種類の履歴に関するものと第２の種類の履歴に関するものとに分類される。
【０１４１】
ステップＳ３６では、全てのファイルについて分類処理が終了したか否かが判定され、未処理ファイルが残っている場合には、ステップＳ３１に戻り、同様の分類処理が未処理ファイルについて実行される。このようにして、上記のような分類処理が複数のファイルＦＬ１，ＦＬ４，ＦＬ５，ＦＬ７，ＦＬ８の全てについて実行される。
【０１４２】
この結果、たとえば、テーマＴＭａに属し且つアクセス履歴を有する複数のファイルＦＬ１，ＦＬ４，ＦＬ５，ＦＬ７，ＦＬ８のうち、「新規作成」属性を有するファイルＦＬ１と、「修正」属性を有するファイルＦＬ５と、「アップロード」属性を有するファイルＦＬ７とは、第１優先表示ファイル群ＦＧ１の要素ファイルとして決定される（ステップＳ３４）。一方、複数のファイルＦＬ１，ＦＬ４，ＦＬ５，ＦＬ７，ＦＬ８のうち、上記のファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７以外のファイルＦＬ４，ＦＬ８は、第２優先表示ファイル群ＦＧ２の要素ファイルとして決定される（ステップＳ３５）。
【０１４３】
その後、このような分類処理の結果を反映して、アクセス用ボタンの表示処理等が実行される。詳細には、第１優先表示ファイル群ＦＧ１に属するファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７へのアクセス用のボタンＢＮ１１〜ＢＮ１３が、第２優先表示ファイル群ＦＧ２に属するファイルＦＬ４，ＦＬ８へのアクセス用のボタンＢＮ２１，ＢＮ２２よりも優先的に表示される。換言すれば、会議資料ファイルとして特定されたファイルＦＬ１，ＦＬ４，ＦＬ５，ＦＬ７，ＦＬ８のうち、第１の種類の履歴に係るファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７へのアクセスボタンが第２の種類の履歴のみに係るファイルＦＬ４，ＦＬ８へのアクセスボタンよりも優先的に表示される。
【０１４４】
具体的には、まず、第１優先表示ファイル群ＦＧ１に属するファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７へのアクセス用のボタンＢＮ１１〜ＢＮ１３が、表示画面ＤＷ（ＤＷ１）に表示される（図１７参照）。これらのボタンＢＮ１１，ＢＮ１２，ＢＮ１３のいずれかが押下されると、押下ボタンに関連付けられたファイルに対してアクセスすることができる。たとえば、クライアント３０は、押下ボタンＢＮ１２に関連付けられたファイルＦＬ５をその表示部３６ｂ上（詳細には別ウインドウ画面ＷＡ（図１７参照））に表示して、ユーザに直ちに閲覧させることが可能である。あるいは、当該ファイルＦＬ５をクライアント３０へと一旦ダウンロードする動作が開始されるようにしてもよい。また、ユーザは、ダウンロード動作に応じて取得した当該ファイルＦＬ５を、適宜の操作に応じて「開く」（オープンする）ことも可能である。なお、ファイルへのアクセスの際には、当該ファイルに関連付けられた特定のアプリケーションソフトウエア（たとえば文書作成プログラムおよび／またはファイル操作プログラム等）によって、当該ファイルが表示および／または送受信等されればよい。
【０１４５】
また、この表示画面ＤＷ１（図１７および図１８参照）には、「その他」ボタンＢＮ１４も表示されている。「その他」ボタンＢＮ１４が押下されると、表示部３６ｂにおいては、表示画面ＤＷ１に代えて図１９に示すような表示画面ＤＷ２が表示される。このように、「その他」ボタンＢＮ１４が押下されると、第１優先表示ファイル群ＦＧ１に属するファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７へのアクセス用のボタンＢＮ１１，ＢＮ１２，ＢＮ１３に代えて、今度は、次順位のファイル群ＦＧ２へのアクセス用のボタンが表示される。詳細には、第２優先表示ファイル群ＦＧ２に属するファイル（ＦＬ４，ＦＬ８）に対するアクセスボタンＢＮ２１，ＢＮ２２が表示される。これらのボタンＢＮ２１，ＢＮ２２のいずれかが押下されると、押下ボタンに関連付けられたファイルに対してアクセスすることができる。また、表示画面ＤＷ２においては、「戻る」ボタンＢＮ２３も表示される。「戻る」ボタンＢＮ２３が押下されると、再び図１８の画面に復帰する。
【０１４６】
以上のような態様によれば、ファイル格納領域５５ｆに格納された複数のファイルの中から、会議テーマに属するファイルであって複数の参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルが会議資料ファイルとして特定される。そして、当該会議資料ファイルの格納先等を有する会議資料情報ＭＮがＭＦＰ１０からクライアント３０へと送信される。クライアント３０は、各会議資料ファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７，ＦＬ４，ＦＬ８に関連付けられたアクセスボタンＢＮ１１，ＢＮ１２，ＢＮ１３，ＢＮ２１，ＢＮ２２をその表示部３６ｂに表示する。これによれば、クライアント３０のユーザは、当該各アクセスボタンに関連付けられた各会議資料ファイルＦＬ１，ＦＬ５，ＦＬ７，ＦＬ４，ＦＬ８に対して、非常に容易にアクセスすることが可能である。すなわち、会議で利用されるファイルに対して容易にアクセスすることが可能である。また、発表者等がシステム１に対して会議資料ファイルを個別に登録することを要しないので、そのような登録の手間を削減することができる。すなわち、管理の手間を低減することも可能である。
【０１４７】
特に、統合履歴情報ＨＴに基づいて会議テーマが選定され、ファイル格納領域５５ｆに格納された複数のファイルのうち、当該会議テーマに属するファイルが「会議資料ファイル」として特定されている。会議テーマに属しないファイルは「会議資料ファイル」から排除されるので、無用のファイルが「会議資料ファイル」として抽出されにくくなる。すなわち、「会議資料ファイル」を適切に絞り込むことが可能である。
【０１４８】
また、ファイル格納領域５５ｆに格納された複数のファイルのうち、複数の会議参加者のいずれかがアクセスしたことがあるファイルが「会議資料ファイル」として特定されている。会議参加者によるアクセス履歴が存在しないファイルは「会議資料ファイル」から排除されるので、無用のファイルが「会議資料ファイル」として抽出されにくくなる。
【０１４９】
また、上記実施形態においては、複数のユーザの位置情報に基づいて、当該複数のユーザのうちの２以上のユーザが会議開催場所に存在すると判定されるときには、会議が開始されようとしている旨が判定されるとともに、当該２以上のユーザが会議の複数の参加者として特定される。したがって、会議の開始を自動的に検出することが可能であるとともに、会議の参加者をも自動的に検出することが可能である。したがって、会議の参加者を必ずしも予め登録しておくことを要さず、管理の手間をさらに低減することが可能である。
【０１５０】
また、このようにして会議開始判定を行った会議に関して、その複数の参加者に関する共通テーマ（会議テーマ）の抽出動作および会議資料ファイルの特定動作等が自動的に実行される。したがって、管理の手間が非常に少なく、ユーザにとっても利用し易い。
【０１５１】
＜８．変形例等＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。
【０１５２】
たとえば、上記実施形態においては、ＭＦＰ１０とファイルサーバ５０とに分離されており、ファイルサーバ５０内に会議資料ファイル等が格納されている態様が例示されているが、これに限定されない。具体的には、会議資料ファイルを含む複数のファイルがＭＦＰ１０内に格納されていてもよい。換言すれば、ＭＦＰ１０内にファイルサーバが構築されていてもよい。
【０１５３】
また、上記実施形態においては、各ユーザ（携帯端末７０）の位置情報ＰＵが位置情報管理サーバ６０にて管理される態様が例示されているが、これに限定されず、ＭＦＰ１０あるいはファイルサーバ５０などにおいて位置情報ＰＵが管理されるようにしてもよい。
【０１５４】
また、上記実施形態においては、アクセス履歴情報ＨＦ等に基づく会議資料ファイルの特定動作がＭＦＰ１０により実行されているが、これに限定されない。アクセス履歴情報ＨＦ等に基づく会議資料ファイルの特定動作は、他の装置（たとえばサーバコンピュータ）等において、実行されるようにしてもよい。
【０１５５】
また、上記実施形態においては、各テーマに属するファイルは、所定のサブフォルダ（指定フォルダ）およびその下位フォルダ内に格納される態様が例示されているが、これに限定されない。たとえば、各テーマに属するファイルは、所定のサブフォルダと同一レベルあるいは比較的上位レベルのフォルダであって当該所定のサブフォルダとは異なるフォルダ内に格納されてもよい。端的に言えば、独立した複数のサブフォルダが指定フォルダとして指定されるようにしてもよい。そのような場合においても、当該テーマに属するファイルを格納するフォルダをテーマ情報ＴＭ（図１２）にて指定しておくことによって、各ファイルが当該テーマに属するファイルであるか否かを管理することが可能である。
【０１５６】
また、上記実施形態においては、ステップＳ１７（図７）において、単一のテーマが共通テーマとして抽出される態様が例示されているが、これに限定されず、複数のテーマが共通テーマとして抽出されてもよい。また、その場合には、ステップＳ１９において、複数のテーマの中から、所望のテーマがユーザによって選択されるようにすればよい。より詳細には、図１８の表示画面が表示される前に、会議テーマの選択画面を表示してユーザからのテーマ選択指示を受け付けるようにしてもよい。そして、当該選択画面で選択されたテーマに対応するファイルへのアクセスボタンを有する表示画面ＤＷが表示されればよい。
【０１５７】
また、上記実施形態においては、ＭＦＰ１０が検出した会議資料情報ＭＮがクライアント３０に送信されて、会議資料ファイルへのアクセスボタンがクライアント３０の表示部３６ｂに表示される態様が例示されているが、これに限定されない。たとえば、会議資料情報ＭＮに基づいて、ＭＦＰ１０の表示部６ｂに会議資料ファイルへのアクセスボタンが表示されるようにしてもよい。この場合、特に、当該アクセスボタンの押下に応答して、当該アクセスボタンに対応付けられた会議資料ファイルが印刷出力されるようにしてもよい。
【符号の説明】
【０１５８】
１  会議システム
１０  会議管理装置（ＭＦＰ）
３０  クライアント
５０  ファイルサーバ
６０  位置情報管理サーバ
７０  携帯端末
【図１】
2013250857.tif 000003
【図２】
2013250857.tif 000004
【図３】
2013250857.tif 000005
【図４】
2013250857.tif 000006
【図５】
2013250857.tif 000007
【図６】
2013250857.tif 000008
【図７】
2013250857.tif 000009
【図８】
2013250857.tif 000010
【図９】
2013250857.tif 000011
【図１０】
2013250857.tif 000012
【図１１】
2013250857.tif 000013
【図１２】
2013250857.tif 000014
【図１３】
2013250857.tif 000015
【図１４】
2013250857.tif 000016
【図１５】
2013250857.tif 000017
【図１６】
2013250857.tif 000018
【図１７】
2013250857.tif 000019
【図１８】
2013250857.tif 000020
【図１９】
2013250857.tif 000021