(57)【要約】【課題】ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することを目的とする。【解決手段】端末装置と、端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報とファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置と、を備える情報管理システムにおいて、端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及びファクシミリ送信の識別情報を受信し、記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に内容情報を格納し、領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、受信された内容情報を他の領域に格納することによって課題を解決する。【選択図】図１２
2013174949.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末装置と、前記端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置と、を備える情報管理システムであって、
前記情報管理装置は、
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、
前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段を有することを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記格納手段は、
前記記憶装置に記憶されている対応付情報をもとに、前記識別情報の一部の情報が異なる識別情報の対応付情報が前記記憶装置にあると判断した場合、前記内容情報を規定の領域に格納し、
前記規定の領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納することを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記格納手段により前記内容情報が前記他の領域に格納されると、前記格納手段が前記対応付情報を用いないことを示す情報と、前記他の領域を示す領域情報と前記識別情報とを対応付けた対応付情報と、を前記記憶装置に記憶する記憶手段を更に有することを特徴とする請求項１又は２記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記端末装置は、ファクシミリ送信した内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を前記情報管理装置に対して送信したか否かを示す情報を用いて、未だ送信していない内容情報、及び識別情報を特定し、特定した内容情報、及び識別情報を前記情報管理装置に対して送信する送信手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記端末装置は、
電子メールの送受信および管理を行うソフトウェアを用いてファクシミリ送信し、
前記ソフトウェアで管理される領域に格納されているファクシミリ送信した内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を、専用の領域にうつす処理を行う処理手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記端末装置は、
前記記憶装置に記憶されている対応付情報の識別情報を前記情報管理装置から受信する受信手段と、
ファクシミリ送信した内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報のうち、前記受信手段で受信された識別情報に対応する内容情報、及び識別情報を特定する特定手段と、を更に有することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項記載の情報管理システム。
【請求項７】
端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置であって、
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、
前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段を有することを特徴とする情報管理装置。
【請求項８】
端末装置と、前記端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置と、を備える情報管理システムにおける情報管理方法であって、
前記情報管理装置が、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する工程と、
前記情報管理装置が、前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する工程と、を有することを特徴とする情報管理方法。
【請求項９】
端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置における情報管理方法であって、
受信手段が、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信する工程と、
格納手段が、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する工程と、
前記格納手段が、前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する工程と、を有することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１０】
端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有するコンピュータを、
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、
前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段として機能させるプログラム。
【請求項１１】
端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置であって、
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する格納手段を有することを特徴とする情報管理装置。
【請求項１２】
サーバに設定された振り分け条件のファクシミリ番号を基にファクシミリ送信したファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を前記サーバに送信する送信手段とを有し、
前記サーバは受信したファクシミリ送信文書を受信したファクシミリ番号に対応する記憶領域に格納することを特徴とする端末装置。
【請求項１３】
端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置における情報管理方法であって、
受信手段が、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信する工程と、
格納手段が、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する工程と、を有することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１４】
抽出手段が、サーバに設定された振り分け条件のファクシミリ番号を基にファクシミリ送信したファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を抽出する工程と、
送信手段が、前記抽出手段により抽出されたファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を前記サーバに送信する工程とを有する情報管理方法であって、
前記サーバは受信したファクシミリ送信文書を受信したファクシミリ番号に対応する記憶領域に格納することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１５】
端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有するコンピュータを、
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する格納手段として機能させるプログラム。
【請求項１６】
コンピュータを、
サーバに設定された振り分け条件のファクシミリ番号を基にファクシミリ送信したファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を前記サーバに送信する送信手段として機能させるプログラムであって、
前記サーバは受信したファクシミリ送信文書を受信したファクシミリ番号に対応する記憶領域に格納することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理システム、情報管理装置、及び情報管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムを使用している環境では、文書管理サーバは、複合機などのデバイスが受信したＦＡＸ送信された文書（ＦＡＸ送信済み文書）、スキャン送信した文書などをフォルダに格納し、管理することが可能である。ユーザは、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）から専用のアプリケーション、ＷＥＢブラウザなどを使用して文書管理サーバにアクセスし、格納された文書に対して閲覧、編集などの様々な操作を行う。また、ユーザは、格納されたＦＡＸ送信済み文書に対して、ＦＡＸ機能を用いて返信を行うことも可能である。
また、近年iPhone（登録商標）、Android OS（登録商標）搭載の携帯電話等に代表されるモバイル端末が注目されている。ユーザは、モバイル端末を利用することにより、モバイル端末でＦＡＸ送信済み文書を受信し、閲覧することができる。更に、ユーザは、モバイル端末においてもインターネット上のＦＡＸサービスを使用することで文書をＦＡＸ送信することが可能である。この場合、モバイル端末は、自己のメーラーを使用して文書をＦＡＸサービスに送信し、ＦＡＸサービスがメールに記載されたＦＡＸ番号を宛先としてＦＡＸ送信を行う。
【０００３】
ここで、ＦＡＸ送信済み文書を文書管理システム内の特定のフォルダで管理をする場合がある。例えば、クライアントＰＣから送信されたＦＡＸ送信済み文書を文書管理サーバの「ＦＡＸ送信済み」フォルダで管理するということである。このような場合、クライアントＰＣは、社内の文書管理サーバに直接アクセス可能であるので、「ＦＡＸ送信済み」フォルダのような管理フォルダにＦＡＸ送信済み文書を格納して管理することは容易である。
ただし、社外でモバイル端末から文書をＦＡＸ送信した場合、社外のモバイル端末から社内の文書管理サーバにはアクセスできない環境が多いため、モバイル端末にＦＡＸ送信済み文書が残ったままとなる。つまり、モバイル端末でＦＡＸ送信した文書を社内の文書管理システムで管理することは容易ではない。
ここで、モバイル端末からＦＡＸ送信された文書を社内のサーバに送信して管理する技術が開示されている（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１０−９２９１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、モバイル端末に保存されたＦＡＸ送信済み文書を社内の文書管理サーバに送信して管理しただけでは、どのＦＡＸ送信済み文書でも一定の場所で管理されてしまうことになる。この場合、ＦＡＸ送信済み文書ごとに適切な管理を行うことはできないという問題がある。
【０００６】
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
そこで、本発明に係る情報管理システムは、端末装置と、前記端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置と、を備える情報管理システムであって、前記情報管理装置は、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段を有することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、装置、方法、プログラム、記憶媒体などとしてもよい。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】文書管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】情報処理装置のハードウェアの構成の一例を示す図である。
【図３】各装置のソフトウェアの構成の一例を示す図である。
【図４】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図５】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図６】振り分け条件情報の登録処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
【図７】振り分け条件情報の一例を示す図である。
【図８】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図９】操作履歴情報の保存処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
【図１０】操作履歴情報の一例を示す図である。
【図１１】ＦＡＸ送信処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
【図１２】ＦＡＸ送信済み文書の格納処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
【図１３】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図１４】ＦＡＸ送信済み文書情報を含むデータの一例を示す図である。
【図１５】振り分け条件情報の一例を示す図である。
【図１６】ＦＡＸ送信済み文書の格納処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
【図１７】ＦＡＸ送信済み文書情報を含むデータの一例を示す図である。
【図１８】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図１９】振り分け条件情報の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。なお、実施形態は、本発明を限定するものではなく、また、実施形態で説明されている全ての構成が本発明の課題を解決するための手段に必須であるとは限らない。
【００１２】
＜第１の実施形態＞
［システムの構成］
本実施形態に係る文書管理システム１００（情報管理システムの一例）について説明する。図１は、文書管理システム１００の構成の一例を示す図である。文書管理システム１００は、画像形成装置１０１、及びクライアントＰＣ１０４を有する。画像形成装置１０１、及びクライアントＰＣ１０４は、ユーザ環境に配置された装置であり、ネットワーク１０３を介して互いに通信可能に接続されている。また、文書管理システム１００は、情報管理装置の一例である文書管理サーバ１０２、及び端末装置の一例であるモバイル端末１０５を有する。
画像形成装置１０１、クライアントＰＣ１０４、文書管理サーバ１０２、及びモバイル端末１０５は、ネットワーク１０３を介して互いに通信可能に接続されている。なお、各装置としては、１台のみを示しているが、複数台であってもよい。
【００１３】
［ハードウェアの構成］
次に、文書管理システム１００を構成する各装置のハードウェアについて説明する。図２は、各装置が有する情報処理装置２０１（コンピュータの一例）のハードウェアの構成の一例を示す図である。
ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０２は、各種のプログラムを実行して様々な機能を実現するユニットである。ＲＡＭ（Random Access Memory）２０３は、各種のデータを記憶するユニットである。また、ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０２の一時的な作業記憶領域としても利用される。ＲＯＭ（Read Only Memory）２０４は、各種のプログラムを記憶するユニットである。
なお、ＣＰＵ２０２が、ＲＯＭ２０４に格納されたプログラムの手順に従って処理を行うことによって、後述する各装置における機能及び後述するフローチャートに係る処理が実現される。また、ＲＡＭ２０３、ＲＯＭ２０４は、記憶装置の一例である。また、記憶装置としては、ハードディスク等、その他のデバイスを採用してもよい。
【００１４】
Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔインターフェース２０５は、情報処理装置２０１に接続されているディスプレイ（不図示）にデータを送信する他、ポインティングデバイス（不図示）からデータを受信するインターフェースユニットである。ＮＩＣ（Network Interface Card）２０６は、情報処理装置２０１をネットワーク１０３に接続するためのユニットである。
上述の各ユニットは、バス２０７介してデータの送受信を行うことが可能である。ＮＦＣデバイス（Near Field Communication device）２０８は、近距離の無線の通信をするためのユニットである。例えば、モバイル端末１０５に備え付けられたＮＦＣデバイス２０８は、文書管理サーバ１０２と接続可能な画像形成装置１０１、及びクライアントＰＣ１０４と通信をする。
【００１５】
ここで、画像形成装置１０１は、印刷ユニット（不図示）を更に搭載しており、印刷ユニットは、バス２０７を介して各ユニットとデータを送受信することが可能である。なお、印刷ユニットは、ラスタイメージを記録媒体に印刷することが可能なユニットである。また、画像形成装置１０１は、スキャナユニット（不図示）を更に搭載しており、スキャナユニットは、バス２０７を介して各ユニットとデータを送受信することが可能である。なお、スキャナユニットは、原稿上の画像を入力することが可能なユニットである。
また、モバイル端末１０５は、Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔインターフェース２０５に接続される表示装置として、タッチパネル（不図示）を搭載している。タッチパネルは、表示と入力との２つの機能を備えており、画像情報等をディスプレイ（不図示）で表示する。タッチパネルは、ディスプレイに表示された絵、点、領域などに手で触れることにより、触れられた画面位置の情報を感知してデータをＩｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔインターフェース２０５に通知する。
また、画像形成装置１０１、クライアントＰＣ１０４、及びモバイル端末１０５は、上述したようにＮＦＣデバイス２０８を備えている場合、それぞれＮＦＣデバイス２０８を用いて通信可能である。例えば、モバイル端末１０５は、画像形成装置１０１又はクライアントＰＣ１０４とＮＦＣデバイス２０８を用いて通信することで、画像形成装置１０１又はクライアントＰＣ１０４を介して文書管理サーバ１０２と通信が可能である。
【００１６】
［ソフトウェアの構成］
次に、文書管理システム１００を構成する各装置のソフトウェアについて説明する。図３は、文書管理システム１００を構成する各装置のソフトウェアの構成の一例を示す図である。
図３に示す各ソフトウェアの各機能を実現するプログラムは、各装置のＲＯＭ２０４に記憶され、ＣＰＵ２０２がＲＡＭ２０３にプログラムをロードして実行することで、各機能が実現される。
【００１７】
［ソフトウェアの構成（文書管理サーバ）］
まず、文書管理サーバ１０２におけるソフトウェアについて説明する。文書管理サーバ１０２は、メイン制御部４００、データ送受信部４０１、セッション記憶部４０２、ＷｅｂＵＩ生成部４０３、文書情報管理部４０４、文書情報記憶部４０５、ユーザ情報管理部４０６、ユーザ情報記憶部４０７などのモジュールを含んで構成される。なお、文書管理サーバ１０２は、文書管理アプリケーションとして一般的な公知の役割も果たす。
例えば、文書情報管理部４０４は、文書情報記憶部４０５に記憶（保存）されるデータの登録、取得、検索、削除等の処理を行う。
【００１８】
［ソフトウェア構成（クライアントＰＣ、画像形成装置）］
続いて、クライアントＰＣ１０４、及び画像形成装置１０１におけるソフトウェアについて説明する。なお、クライアントＰＣ１０４、及び画像形成装置１０１で共通の内容については、説明の便宜上、クライアントＰＣ１０４を例に挙げて説明する。
メイン制御部４１２は、クライアントＰＣ１０４の専用アプリ４０８を制御し、後述する各モジュールに対する指示、管理を行う。なお、専用アプリ４０８は、文書管理サーバ１０２にアクセスし、例えば、文書管理サーバ１０２で管理されている文書（内容情報の一例）に対するユーザによるポインティングデバイス等の操作（ユーザ操作）を受け付ける。
情報表示部４０９は、メイン制御部４１２からの指示に従い、クライアントＰＣ１０４上に専用アプリ４０８の画面など（ユーザインターフェース）を表示する。
【００１９】
図４は、専用アプリ４０８のユーザインターフェースの一例（画面５００）を示す図である。レポジトリ情報を表示するレポジトリエリア５０３は、ツリービューの形式で示されるフォルダ５０９、及びライブラリー５０８を含んで構成される。
文書リストエリア５０４には、文書データ５１０などの文書（ＦＡＸ送信済み文書など）が、サムネイル、アイコン等の形式で表示される。選択ざれた文書のプレビューは、プレビュー画像を表示するプレビューエリア５０５に表示され、選択された文書のプロパティーは、文書のプロパティーを表示して編集する編集エリア５０６に表示される。なお、ユーザは、文書リストエリア５０４で複数の文書を選択し、１つのバインダファイルとしてまとめることができる。
また、レポジトリエリア５０３、及び文書リストエリア５０４で選択中の文書等の文書データ（いわゆるアイテム）が格納されている場所を示す場所情報は、アドレスバー５０２に表示される。
【００２０】
また、画面５００は、画像形成装置などの周辺機器のアイコン５１１、文書の移動先を示す移動先フォルダ５１２等を表示するアウトプットリストエリア５０７、専用アプリ４０８の設定値の指定を行うためのメニューバー５０１等を含んで構成される。ユーザにより専用アプリ４０８のユーザインターフェースが操作されることで、文書の編集、移動、ＦＡＸ送信（ファクシミリ送信）などの処理が行われる。例えば、文書データ５１０がドラッグされてアイコン５１１でドロップされることで、文書データ５１０をＦＡＸ送信する処理が行われる。
なお、専用アプリ４０８のユーザインターフェースに関しては、図４で示した形態、エリアの構成、コントロールに限定されるものではなく、必要となる機能を実現することができる適宜の構成を採用することができる。例えば、文書リストエリア５０４、及びアウトプットリストエリア５０７には、文書、周辺機器等のサムネイル、アイコンに限らず、文書、周辺機器等を特定するためのファイル名、デバイス名等の文字列がリスト形式で表示されていてもよい。
【００２１】
操作情報取得部４１０は、情報表示部４０９により表示された専用アプリ４０８のユーザインターフェースを介して、ユーザ操作された情報を取得し、メイン制御部４１２に通知する。ライブラリー判別部４１１は、ライブラリーの登録時、及びライブラリーの利用時に接続先の設定情報を判別する。
記憶部４１４は、専用アプリ４０８のユーザインターフェースを介して、ユーザが設定した設定情報、ＦＡＸ番号（ファクシミリ番号）、ＦＡＸ送信済み文書（ファクシミリ送信文書）などを格納する。データ送受信部４１３は、文書管理サーバ１０２等とデータの送信および受信を行い、例えば、受信したデータをメイン制御部４１２に通知する。
【００２２】
［ソフトウェア構成（モバイル端末）］
続いて、モバイル端末１０５におけるソフトウェアの構成について説明する。メイン制御部４１８は、モバイル専用アプリ４１５を制御し、後述する各モジュールに対する指示、管理を行う。例えば、モバイル専用アプリ４１５は、電子メールの送受信および管理を行うソフトウェア（いわゆるメーラー）を用いて受信したＦＡＸ送信済み文書を記憶部４２０に記憶する。また、例えば、モバイル専用アプリ４１５は、記憶したＦＡＸ送信済み文書に対するＦＡＸ送信（返信）などのユーザによるタッチパネルの操作（ユーザ操作）を受け付ける。
情報表示部４１６は、メイン制御部４１８からの指示に従い、モバイル端末１０５のモバイル専用アプリ４１５の画面など（ユーザインターフェース）を表示する。
【００２３】
図５は、モバイル専用アプリ４１５のユーザインターフェースの一例（モバイル端末画面６００）を示す図である。モバイル端末画面６００は、モバイル端末１０５のタッチパネルのディスプレイに表示され、文書データの表示、文書データの操作などを行う、表示および操作エリア６０１を含んで構成される。ユーザは、モバイル専用アプリ４１５のユーザインターフェースを介して、文書リスト、新着文書リストの表示、文書データの操作を行う。文書データのユーザ操作としては、閲覧、編集、アノテーション、コメントの付与、ＦＡＸ送信などが可能である。
なお、モバイル専用アプリ４１５のユーザインターフェースに関しては、図５で示した形態、エリアの構成、およびコントロールに限定されるものではなく、必要となる機能を実現することができる適宜の構成を採用することができる。
【００２４】
操作情報取得部４１７は、情報表示部４１６により表示されたモバイル専用アプリ４１５のユーザインターフェースを介して、ユーザ操作された情報を取得し、メイン制御部４１８に通知する。より具体的には、操作情報取得部４１７は、表示および操作エリア６０１に表示された絵、点、領域などに手で触れることにより、触れられた画面位置の情報を感知してメイン制御部４１８にデータを通知する。
記憶部４２０は、モバイル専用アプリ４１５のユーザインターフェースを介して、ユーザが設定した設定情報などを格納する。データ送受信部４１９は、文書管理サーバ１０２とデータの送信および受信を行い、例えば、受信したデータをメイン制御部４１８に通知する。
【００２５】
［文書管理システムにおける文書管理処理］
図６〜図１０は、文書管理システムの振り分け条件情報（対応付情報の一例）の登録処理と操作履歴情報の保存処理に係る図である。本実施形態では、クライアントＰＣ１０４を用いた振り分け条件情報の登録処理を想定して説明しているが、文書管理サーバ１０２を用いた振り分け条件情報の登録処理としても構わない。振り分け条件情報は、文書管理サーバ１０２が、受信するＦＡＸ送信済み文書をどのフォルダに振り分けるかを示す設定情報である。
図６は、振り分け条件情報の登録処理に係るフローチャートの一例を示す図である。Ｓ１００において、文書管理サーバ１０２のＷｅｂＵＩ生成部４０３は、振り分け条件の登録画面の画面情報を生成し、データ送受信部４０１を介して画面情報を送信する。また、このとき、ＷｅｂＵＩ生成部４０３は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４０７に既に登録している振り分け条件情報があるか確認する。既に登録されている振り分け条件情報がある場合、文書管理サーバ１０２は、当該振り分け条件情報を取得してクライアントＰＣ１０４に送信する。そして、当該振り分け条件情報は、クライアントＰＣ１０４において表示される。
【００２６】
Ｓ１０１において、クライアントＰＣ１０４は、振り分け条件情報に関してユーザからの指定（ユーザ操作）を受け付ける。振り分け条件情報には、文書の振り分けを行う条件として、振り分けの際にどのＦＡＸ送信（或いは文書）を対象とするかを示すＦＡＸ番号（識別情報の一例）、振り分けの際にどのフォルダに振り分けるかを示す格納先フォルダ情報（領域情報の一例）が含まれる。
図７は、振り分け条件情報の一例を示す図である。振り分け条件情報は、宛先ごとに、ＦＡＸ番号、及び格納先フォルダ情報が設定される。
振り分け条件情報は、文書管理サーバ１０２において、クライアントＰＣ１０４或いは画像形成装置１０１から格納する対象のＦＡＸ送信済み文書が送信されてきた際に付随する情報（後述のＦＡＸ送信済み文書情報）と比較され、条件に合うかの判定に用いられる。文書管理サーバ１０２は、条件に合ったと判断した場合、当該条件に対応する格納先フォルダ情報のフォルダに受信したＦＡＸ送信済み文書を格納する。
【００２７】
図８は、振り分け条件情報を登録するユーザインターフェースの一例（登録画面８００）を示す図である。登録画面８００は、専用アプリ４０８のユーザインターフェースの一例である。なお、登録画面８００は、ＷＥＢブラウザが用いられて表示されてもよい。
クライアントＰＣ１０４は、振り分け条件表示欄８０１に既に設定されている振り分け条件情報を表示し、空行に新たに振り分け条件情報が入力されて設定ボタン８０２が押下されると、新しい振り分け条件情報を登録する。
Ｓ１０２において、クライアントＰＣ１０４は、Ｓ１０１で受け付けられた振り分け条件情報を文書管理サーバ１０２のデータ送受信部４０１に送信する。文書管理サーバ１０２は、メイン制御部４００を介して、受信した振り分け条件情報をユーザ情報記憶部４０７に記憶（保存）する。なお、保存された振り分け条件情報は、ユーザに固有の情報として記憶してもよいし、各ユーザで共通の情報として記憶してもよい。
【００２８】
また、文書管理サーバ１０２に記憶されたＦＡＸ送信済み文書などが操作される際に、文書管理サーバ１０２では、どのユーザがどういう操作をしたかを示す操作履歴情報を保存する処理（操作履歴情報の保存処理）が行われる。図９は、操作履歴情報の保存処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
Ｓ２００では、クライアントＰＣ１０４は、文書管理サーバ１０２に接続し、文書（ＦＡＸ送信済み文書等）のリストを表示する。Ｓ２０１では、クライアントＰＣ１０４は、Ｓ２００で表示した文書に対して、ユーザ操作（編集、移動、コピーなど）受け付ける。Ｓ２０２では、クライアントＰＣ１０４は、Ｓ２０１で受け付けたユーザ操作の対象となった文書、操作の操作元のフォルダと操作先のフォルダの情報を文書管理サーバ１０２に送信する。文書管理サーバ１０２は、受信した情報を操作履歴情報として記憶する。
【００２９】
図１０は、操作履歴情報の一例を示す図である。例えば、振り分け条件情報に従って格納された文書に対して、ユーザが、編集をして、ＦＡＸ送信を行った後に、ＦＡＸ送信済みのフォルダに対してＦＡＸ送信済み文書を移動する操作を行った場合に図１０に示すような操作履歴情報が保存される。操作履歴情報は、操作、操作元（なお、本実施形態では、格納先のフォルダが対応付けられているＦＡＸ番号と等価である。）、操作対象、及び操作先の情報を含んで構成される。
なお、操作履歴情報は、図１０に示すものに限られるものではない。例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報として、文書の種類を示す情報（ファイル名、拡張子等）が含まれていてもよい。また、例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報として、操作の元となった文書（例えば、相手からＦＡＸ送信された文書等）を識別可能な情報（文書ＩＤ等）が含まれていてもよい。
また、例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報として、ユーザを識別可能な情報（ユーザ名）が含まれていてもよい。また、例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報が含まれていなくてもよい（即ち、フォルダ内の全ての文書が対象とされてもよい）。
【００３０】
次に、モバイル端末１０５がＦＡＸ送信した文書（ＦＡＸ送信済み文書）に係る処理について説明する。図１１は、モバイル端末１０５が文書をＦＡＸ送信する処理（ＦＡＸ送信処理）に係るフローチャートの一例を示す図である。
Ｓ３００において、モバイル端末１０５は、操作情報取得部４１７から取得した文書の作成、保存等のユーザ操作をもとに、メイン制御部４１８を介して記憶部４２０に文書を保存する。
【００３１】
Ｓ３０１において、メイン制御部４１８は、操作情報取得部４１７からＦＡＸ送信のユーザ操作を受け取ると、記憶部４２０に保存された文書のうち指定された文書をデータ送受信部４１９からＦＡＸ送信を行う。モバイル端末１０５からのＦＡＸ送信としては、メーラーを使用してインターネット上のＦＡＸ送信サービスにメールを送信し、本文に記載されたＦＡＸ番号をもとに、添付された文書（電子文書）がＦＡＸ送信される。ＦＡＸ送信された文書（ＦＡＸ送信済み文書）、およびその情報は、記憶部４２０に保存される。
このとき、記憶部４２０の領域（保存領域）としてメーラーの送信ボックスにＦＡＸ送信済み文書が保存される場合、ＦＡＸ送信済み文書が増えてくるとより過去のＦＡＸ送信済み文書から削除されてしまうことがある。そのような場合は、記憶部４２０の専用の領域（ユーザのテンポラリ領域など）にＦＡＸ送信済み文書をコピー（或いは移動）し、ＦＡＸ送信済み文書が削除されないようにする。どちらの領域であっても後述するＦＡＸ送信済み文書の取得の対象とすることができる。
【００３２】
次に、モバイル端末１０５によりＦＡＸ送信済み文書等が文書管理サーバ１０２に対して送信され、文書管理サーバ１０２によりＦＡＸ送信済み文書が格納される処理について説明する。図１２は、ＦＡＸ送信済み文書の格納処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
Ｓ４００において、モバイル端末１０５は、データ送受信部４１９を介して、文書管理サーバ１０２に接続する。このとき、モバイル端末１０５は、クライアントＰＣ１０４（或いは画像形成装置１０１）に設けられたＮＦＣデバイス２０８を用いて通信し、クライアントＰＣ１０４（或いは画像形成装置１０１）が文書管理サーバ１０２とネットワーク１０３を介して通信する。なお、モバイル端末１０５は、ネットワーク１０３を介して文書管理サーバ１０２と直接通信する構成であってもよい。
【００３３】
Ｓ４０１において、モバイル端末１０５は、データ送受信部４１９を介して、文書管理サーバ１０２から振り分け条件情報に含まれるＦＡＸ番号を取得する。Ｓ４０２において、モバイル端末１０５は、取得したＦＡＸ番号をもとに、送信先のＦＡＸ番号が取得したＦＡＸ番号であるＦＡＸ送信済み文書が記憶部４２０にあるかを確認する。
また、このとき、モバイル端末１０５は、ＦＡＸ送信済み文書があるかを確認した時間（確認時間）を記憶部４２０に保存する。モバイル端末１０５は、ＦＡＸ送信済み文書があるかどうかの確認においては、前回の確認時間以降にＦＡＸ送信した文書のみを対象とする。なお、未送信のＦＡＸ送信済み文書を特定する方法は、確認時間を用いる構成に限られるものではない。例えば、ＦＡＸ送信済み文書を送信する際に、送信したことを示すフラグを記憶部４２０に記憶する構成であってもよい。
【００３４】
Ｓ４０３において、モバイル端末１０５は、該当するＦＡＸ送信済み文書があるか否かを判断する。モバイル端末１０５は、該当するＦＡＸ送信済み文書があると判断した場合、Ｓ４０４に処理を進め、他方、該当するＦＡＸ送信済み文書がないと判断した場合、処理を終了する。
Ｓ４０４において、モバイル端末１０５は、記憶部４２０に格納された該当するＦＡＸ送信済み文書とそのＦＡＸ番号とを抽出してデータ送受信部４１９を介して、文書管理サーバ１０２に送信する。
【００３５】
図１３は、ＦＡＸ送信文書がある場合にＳ４０４においてモバイル端末１０５で表示されるユーザインターフェースの一例（モバイル端末画面９００）を示す図である。ＦＡＸ送信済文書表示エリア９０１には、ＦＡＸ送信済み文書が一覧形式で表示され、送信ボタンが押下されると、一覧のＦＡＸ送信済み文書が文書管理サーバ１０２に送信される。
その際、モバイル端末１０５は、図１４に示すようなデータ構造（ＸＭＬ等）でＦＡＸ送信済み文書情報１００３等を含むデータを作成し、ＦＡＸ送信済み文書と合わせてＦＡＸ送信済み文書情報１００３等を含むデータ送信する。装置の種類１００１は、どの端末から送信されたかを示す情報である。ユーザに関する情報１００２は、どのユーザが送信したかを示す情報である。ＦＡＸ送信済み文書情報１００３は、どのＦＡＸ番号にどの文書を送信したかを示す情報である。
【００３６】
Ｓ４０５において、文書管理サーバ１０２は、データ送受信部４０１を介して、モバイル端末１０５から送信されたＦＡＸ送信済み文書情報を含むデータとＦＡＸ送信済み文書とを受信する。Ｓ４０６において、文書管理サーバ１０２は、ＦＡＸ送信済み文書情報に含まれるＦＡＸ番号と振り分け条件情報に含まれるＦＡＸ番号とを比較し、振り分け条件に合致（マッチ）するＦＡＸ番号があるか確認をする。文書管理サーバ１０２は、合致するＦＡＸ番号があると判断した場合、Ｓ４０７に処理を進め、他方、合致するＦＡＸ番号がないと判断した場合、処理を終了する。
Ｓ４０７において、文書管理サーバ１０２は、合致するＦＡＸ番号の振り分け条件情報に含まれる格納先フォルダ情報のフォルダにＦＡＸ送信済み文書を格納する。Ｓ４０８において、文書管理サーバ１０２は、操作履歴情報を確認し、Ｓ４０９において、Ｓ４０７で使用した格納先のフォルダに対応する操作履歴情報があるかをチェックする。なお、この際、文書管理サーバは、上述した操作の対象ごとに、対応する操作履歴情報があるかをチェックする構成としてもよい。文書管理サーバ１０２は、対応する操作履歴情報があると判断した場合、Ｓ４１０に処理を進め、他方、対応する操作履歴情報がないと判断した場合、処理を終了する。
【００３７】
Ｓ４１０において、文書管理サーバ１０２は、操作履歴情報をもとに、Ｓ４０７で格納先のフォルダに格納したＦＡＸ送信済み文書を操作履歴情報に含まれる操作先のフォルダに移動する。
これは、過去に以下のような操作をユーザが行った場合に、操作先のフォルダにモバイル端末１０５のＦＡＸ送信済み文書を格納することができるということである。例えば、ユーザは、振り分け条件情報をもとに格納されたＦＡＸ送信済み文書を、クライアントＰＣ１０４の専用アプリ４０８を用いて編集する。その後、ユーザは、クライアントＰＣ１０４の専用アプリ４０８からＦＡＸ送信済み文書のＦＡＸ送信（返信）を行い、ＦＡＸ送信済みのフォルダにＦＡＸ送信済み文書を移動する。そのとき、当該操作の履歴が操作履歴情報に記録される。
これによって、文書管理サーバ１０２は、モバイル端末１０５でＦＡＸ送信された文書（ＦＡＸ送信済み文書）を、振り分け条件情報と操作履歴情報とから同様に、操作先のフォルダであるＦＡＸ送信済みのフォルダに格納できる。
【００３８】
Ｓ４１１において、文書管理サーバ１０２は、Ｓ４１０で操作履歴情報をもとにＦＡＸ送信済み文書を移動した場合、操作履歴情報をもとに移動した先のフォルダを振り分け条件情報に反映させる。これは、次回以降、モバイル端末１０５からの同じＦＡＸ番号の送信済み文書に対して、Ｓ４０８〜Ｓ４１１の処理を省略するためである。
例えば、文書管理サーバ１０２は、受信したＦＡＸ番号が本フローチャートにおいて図７の振り分け条件情報で宛先「２」の条件に合致し、「Ｂ社」フォルダを格納先のフォルダとして、モバイル端末１０５から取得したＦＡＸ送信済み文書を格納する。その後、文書管理サーバ１０２は、図１０の操作履歴情報に示すように「Ｂ社」フォルダの直下の「ＦＡＸ送信済み」フォルダを移動先として、「Ｂ社」フォルダに格納したＦＡＸ送信済み文書を「ＦＡＸ送信済み」フォルダに移動する。
【００３９】
この場合、文書管理サーバ１０２は、次回からは振り分け条件情報のみを使用して格納先のフォルダを決定できるように、図１５に示すように振り分け条件情報にデータを追加する。また、文書管理サーバ１０２は、その際、モバイル端末１０５から取得した文書のみに適用できるように、モバイル端末１０５から送信された文書の場合に使用する条件かどうかを示すフラグを振り分け条件情報に追加する。なお、振り分け条件情報には、上述した操作の対象を示す情報が含まれていてもよい。
上述した構成によれば、モバイル端末１０５に保存されたＦＡＸ送信済み文書と送信先のＦＡＸ番号とを文書管理サーバ１０２に送信し、送信先のＦＡＸ番号を用いることで、ＦＡＸ送信済み文書ごとに適切なフォルダへのＦＡＸ送信済み文書の管理が可能となる。
また、上述した構成によれば、次回、モバイル端末１０５からＦＡＸ送信済み文書を取得する際に、振り分け条件情報と操作履歴情報とを合わせて使用するのではなく、振り分け条件情報のみで適切なフォルダにＦＡＸ送信済み文書を格納することが可能となる。
【００４０】
＜第２の実施形態＞
本実施形態と第１の実施形態とでは、モバイル端末１０５からＦＡＸ送信済み文書を取得する際に、ＦＡＸ番号との完全なるマッチングではなく、類似したＦＡＸ番号（類似番号）である場合にもＦＡＸ送信済み文書を取得する点が異なる。文書管理サーバ１０２は、類似番号として認識した振り分け条件情報の格納先フォルダ情報を使用してＦＡＸ送信済み文書の格納先を決定する。なお、本実施形態では、第１の実施形態の構成と同じ構成については、同一の符号を用いてその説明を適宜省略する。
図１６は、ＦＡＸ送信済み文書の格納処理に係るフローチャートの一例を示す図である。Ｓ５００において、モバイル端末１０５は、データ送受信部４１９を介して文書管理サーバ１０２に接続する。このとき、モバイル端末１０５は、クライアントＰＣ１０４（或いは画像形成装置１０１）に設けられたＮＦＣデバイス２０８を用いて通信し、クライアントＰＣ１０４（或いは画像形成装置１０１）が文書管理サーバ１０２とネットワーク１０３を介して通信する。なお、モバイル端末１０５は、ネットワーク１０３を介して文書管理サーバ１０２と直接通信する構成であってもよい。
【００４１】
Ｓ５０１において、モバイル端末１０５は、データ送受信部４１９を介して、文書管理サーバ１０２から振り分け条件情報のＦＡＸ番号を取得する。Ｓ５０２において、モバイル端末１０５は、送信先のＦＡＸ番号が取得したＦＡＸ番号であるＦＡＸ送信済み文書が記憶部４２０にあるかを確認する。更に、モバイル端末１０５は、該当するＦＡＸ送信済み文書がない場合、取得したＦＡＸ番号の類似番号についても確認する。類似番号は、ＦＡＸ番号の一部が異なる番号であり、本実施形態では、ＦＡＸ番号の下一桁の異なる番号、下二桁の異なる番号、下三桁の異なる番号、及び下四桁までの異なる番号の何れかとする。
また、このとき、モバイル端末１０５は、ＦＡＸ送信済み文書があるかを確認した時間（確認時間）を記憶部４２０に保存する。モバイル端末１０５は、ＦＡＸ送信済み文書があるかどうかの確認においては、前回の確認時間以降にＦＡＸ送信した文書のみを対象とする。
【００４２】
Ｓ５０３において、モバイル端末１０５は、該当するＦＡＸ送信済み文書があるか否かを判断する。該当するＦＡＸ送信済み文書があると判断した場合、Ｓ５０４に処理を進め、他方、該当するＦＡＸ送信済み文書がないと判断した場合、処理を終了する。
Ｓ５０４において、モバイル端末１０５は、記憶部４２０に保存された該当するＦＡＸ送信済み文書と確認ができたＦＡＸ番号を含むＦＡＸ送信済み文書情報とを、データ送受信部４１９を介して文書管理サーバ１０２に送信する。より具体的には、モバイル端末１０５は、図１７に示すようなデータ構造（ＸＭＬ等）でＦＡＸ送信済み文書情報１２０３を含むデータを作成し、ＦＡＸ送信済み文書と合わせてＦＡＸ送信済み文書情報１２０３等を含むデータ送信する。第１の実施形態と異なるのは、ＦＡＸ送信済み文書情報１２０３において、ＦＡＸ送信したＦＡＸ番号の記載以外に振り分け条件情報から取得したＦＡＸ番号（類似番号）が含まれている点である。
【００４３】
これは、第１の実施形態では、ＦＡＸ送信したＦＡＸ番号と振り分け条件情報のＦＡＸ番号が同じであったのに対して、本実施形態では、ＦＡＸ送信したＦＡＸ番号の類似番号として振り分け条件情報のＦＡＸ番号を認識したためである。また、ＦＡＸ送信したＦＡＸ番号の類似番号が他にある場合、類似番号として認識した振り分け条件情報のＦＡＸ番号がＦＡＸ送信済み文書情報１２０３に更に含められる。
例えば、モバイル端末１０５から送信したＦＡＸ送信したＦＡＸ番号が「０３−２２２２−２２２３」、振り分け条件情報にＦＡＸ番号が「０３−２２２２−２２２２」が記載されていた場合について説明する。この場合、「０３−２２２２−２２２２」が類似番号として認識され、ＦＡＸ送信したＦＡＸ番号が「０３−２２２２−２２２３」のＦＡＸ送信済み文書は、取得の対象とされる。その際、ＦＡＸ送信済み文書情報を含むデータが作成されるが、ＦＡＸ送信済み文書情報には、ＦＡＸ送信したＦＡＸ番号が「０３−２２２２−２２２３」として、類似番号が「０３−２２２２−２２２２」として含められる。
【００４４】
Ｓ５０５において、文書管理サーバ１０２は、データ送受信部４０１を介して、モバイル端末１０５から送信されたＦＡＸ送信済み文書情報等を含むデータとＦＡＸ送信済み文書とを受信する。なお、図１６では、説明の便宜上、送信されるＦＡＸ送信済み文書が、類似番号に係るＦＡＸ送信済み文書である場合の構成を例に挙げて説明する。
Ｓ５０６において、文書管理サーバ１０２は、ＦＡＸ送信済み文書情報に類似番号として含められた振り分け条件情報のＦＡＸ番号と文書管理サーバ１０２の振り分け条件情報のＦＡＸ番号とを比較し、振り分け条件に合致するＦＡＸ番号があるかを確認する。なお、文書管理サーバ１０２は、ＦＡＸ送信済み文書情報に複数の類似番号が含まれている場合にはそれぞれを確認する。文書管理サーバ１０２は、合致するＦＡＸ番号があると判断した場合、Ｓ５０７に処理を進め、他方、合致するＦＡＸ番号がないと判断した場合、処理を終了する。
【００４５】
Ｓ５０７において、文書管理サーバ１０２は、合致するＦＡＸ番号について、振り分け条件情報に含まれる格納先フォルダ情報のフォルダを格納先候補フォルダとする。そして、文書管理サーバ１０２は、ＦＡＸ送信済み文書を一時領域フォルダ（規定の領域の一例）に格納し、ＦＡＸ送信済み文書のインデックスとして格納先候補フォルダを設定する。
なお、文書管理サーバ１０２は、Ｓ５０７の処理を行うことにより、図１８に示すような画面１３００の画面情報を生成できるようになる。画面１３００は、一時領域フォルダ「モバイル」にＦＡＸ送信済み文書が格納され、ＦＡＸ送信済み文書のインデックスとして格納先候補フォルダ「Ｂ社／ＦＡＸ送信済」、「Ｘ社／ＦＡＸ送信済」が設定された際のクライアントＰＣ１０４で表示される画面である。また、画面１３００にて、格納先候補フォルダからフォルダが選択され、選択されたフォルダにＦＡＸ送信済み文書を移動するユーザ操作が行われると、一時領域フォルダから選択されたフォルダへの履歴を示す操作履歴情報がユーザ情報記憶部４０７に記憶される。
【００４６】
Ｓ５０８において、文書管理サーバ１０２は、操作履歴情報をチェックする。Ｓ５０９において、文書管理サーバ１０２は、一時領域フォルダ（ＦＡＸ番号等の操作の対象となる文書を識別可能な情報であってもよい。）に対応する操作履歴情報があるかをチェックする。文書管理サーバ１０２は、対応する操作履歴情報があると判断した場合、Ｓ５１０に処理を進め、他方、対応する操作履歴情報がないと判断した場合、処理を終了する。
Ｓ５１０において、文書管理サーバ１０２は、操作履歴情報をもとに、Ｓ５０７で設定した格納先候補フォルダを操作履歴情報に含まれる操作先フォルダ情報のフォルダに変更する。即ち、文書管理サーバ１０２は、操作履歴情報に基づいて、Ｓ５０７で設定したＦＡＸ送信済み文書のインデックスとしての格納先候補フォルダの中からユーザが以前に選択した格納先候補フォルダを格納先のフォルダと決定する。
【００４７】
Ｓ５１１において、文書管理サーバ１０２は、一時領域フォルダに格納されたＦＡＸ送信済み文書を格納先のフォルダに移動する。
Ｓ５１２において、文書管理サーバ１０２は、Ｓ５１１で一時領域フォルダから格納先のフォルダにＦＡＸ送信済み文書を移動した場合、移動した先のフォルダを振り分け条件情報に反映させる。これは、次回以降、モバイル端末１０５からの同じＦＡＸ番号の送信済み文書がある場合、Ｓ５０７〜Ｓ５１２の処理を省略するためである。
例えば、本フローチャートでは、振り分け条件情報と操作履歴情報とを使用して格納先候補フォルダ「Ｂ社／ＦＡＸ送信済み」、「Ｘ社／ＦＡＸ送信済」をＦＡＸ送信済み文書のインデックスに設定する。そして、ユーザがインデックスの何れかの格納先候補フォルダ、例えばフォルダ「Ｂ社／ＦＡＸ送信済み」を選択した際に、一時領域フォルダに格納したＦＡＸ送信済み文書をフォルダ「Ｂ社／ＦＡＸ送信済み」に移動する。
【００４８】
この場合、文書管理サーバ１０２は、次回からは振り分け条件情報のみを使用して格納先のフォルダを決定できるように、図１９に示すように振り分け条件情報を追加する。また、その際、文書管理サーバ１０２は、モバイル端末１０５から取得した文書のみに適用できるように、モバイル端末１０５から送信された文書の場合に使用する条件かどうかを示すフラグを振り分け条件情報に追加する。
上述した構成によれば、次回、モバイル端末１０５からＦＡＸ送信済み文書を取得する際に、振り分け条件情報の類似番号であったとしても類似番号として扱うことなく、適切なフォルダにＦＡＸ送信済み文書を格納することが可能となる。
【００４９】
＜その他の実施形態＞
上述した実施形態の構成において、モバイル端末の処理の一部を、文書管理サーバ、クライアントＰＣ、画像形成装置等のその他の装置で行う構成としてもよい。また、上述した実施形態の構成は、適宜組み合わせて採用することができる。
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【００５０】
上述した実施形態の構成によれば、ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することができる。
【００５１】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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