(57)【要約】【課題】ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止できるようにする。【解決手段】会議に参加するユーザーの中から、会議で利用される共有フォルダへのアクセス権が付与されたユーザーを判断し、そのユーザーを会議端末のログインユーザーとして会議開催前に参加者に通知するようにすることにより、共有フォルダが守秘管理の対象になっている場合においても、会議の進行が一時的に妨げられて時間を無駄にしてしまう問題点が発生しないようにする。【選択図】図３
2013115654.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを有する会議システムであって、
会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力手段と、
会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力手段と、
前記会議情報入力手段から入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存手段と、
会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得手段と、
前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理手段と、
前記アクセス権取得手段で取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成手段と、
前記会議開催通知生成手段で生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信手段と、
会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示手段とを備えることを特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記ログイン情報入力手段、会議情報入力手段及び会議情報表示手段を前記会議端末が有し、
前記アクセス権取得手段、アクセス履歴管理手段、会議開催通知生成手段、会議開催通知送信手段及び会議情報保存手段を前記会議サーバーが有することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記会議開催通知生成手段は、共有フォルダに格納されたファイルへのアクセス履歴からログインユーザーを指定することを特徴とする請求項１または２に記載の会議システム。
【請求項４】
前記会議開催通知生成手段は、会議情報に共有フォルダの情報が入力されていない場合に、アクセス権が付与された共有フォルダの数からログインユーザーを決定することを特徴とする請求項１または２に記載の会議システム。
【請求項５】
ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを用いる会議方法であって、
会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力工程と、
会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力工程と、
前記会議情報入力工程において入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存工程と、
会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得工程と、
前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理工程と、
前記アクセス権取得工程において取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成工程と、
前記会議開催通知生成工程において生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信工程と、
会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示工程とを備えることを特徴とする会議方法。
【請求項６】
前記ログイン情報入力工程、会議情報入力工程及び会議情報表示工程を前記会議端末が実行し、
前記アクセス権取得工程、会議開催通知生成工程、会議開催通知送信工程及び会議情報保存工程を前記会議サーバーが実行することを特徴とする請求項５に記載の会議方法。
【請求項７】
請求項１に記載の会議システムのログイン情報入力手段、会議情報入力手段及び会議情報表示手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
請求項１に記載の会議システムのアクセス権取得手段、アクセス履歴管理手段、会議開催通知生成手段、会議開催通知送信手段及び会議情報保存手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
請求項７または８に記載のプログラムを記憶したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は会議システム及び会議方法に関し、特に、ネットワークに接続された端末を利用して多地点で会議を行う際に、会議中に使用するファイルへのアクセスを容易にするために用いて好適な技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の音声及びビデオ映像のみを利用したＴＶ会議システムに代わり、デジタル化された会議データを多地点間で共有しながら会議を行う多地点会議システムが利用されるようになりつつある。
【０００３】
このような多地点会議システムでは、会議で用いられるデータが守秘管理の対象となっている場合があり、参加者に応じて会議データへのアクセスを制御する必要がある。そのため、会議の参加者毎のアクセス権限に応じて会議データへのアクセスを管理する技術が提案されている（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−２０８２６号
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
多地点会議システムを用いて会議を実施する際には各会議室に端末を用意し、各会議室の代表者が端末にログインして会議を実施する場合が多い。この場合、端末にログインしている参加者に対してアクセスが制限されているデータにも状況によってはアクセスしなければならない。
【０００６】
しかしながら、従来の技術では、端末にログインしている参加者がデータにアクセスできない場合、アクセス権を持つ参加者が代わりにログインする必要がある。そのため、会議の進行が一時的に妨げられ会議の時間を無駄にしてしまう問題点があった。
本発明は前述の問題点に鑑み、ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の会議システムは、ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを有する会議システムであって、会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力手段と、会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力手段と、前記会議情報入力手段から入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存手段と、会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得手段と、前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理手段と、前記アクセス権取得手段で取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成手段と、前記会議開催通知生成手段で生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信手段と、会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、多地点会議において会議中に使用するファイルへのアクセス権をもつ参加者情報が会議参加者に事前に通知するようにした。これにより、ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止することができ、会議を円滑に進めることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態の会議システムの全体構成を示す図である。
【図２】会議端末および会議サーバーを示すハードウェア構成図である。
【図３】会議端末および会議サーバーを示すソフトウェア構成図である。
【図４】会議情報を登録するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】会議端末の表示装置に表示される内容を示した図である。
【図６】会議端末の表示装置に表示される内容を示した図である。
【図７】会議情報の内容の一例を示した図である。
【図８】会議を行うまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】アクセス権管理テーブルの一例を示した図である。
【図１０】会議開催通知の内容の一例を示した図である。
【図１１】アクセス履歴管理テーブルの一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図を用いて説明する。
（第１の実施形態）
本実施形態では、ユーザーが会議端末を用いて事前に会議情報を会議サーバーに登録し、多地点でそれらを表示しながら会議を実施する場合を例として説明する。
図１は、本実施形態の会議システムの全体構成を示す図である。図１において、１０１は各会議室に設置されている会議端末であり、ネットワーク１０２を通じて会議サーバー１０３と接続されている。会議端末１０１は必ずしも会議室に設置される必要はなく、ネットワーク１０２を経由して会議サーバー１０３に接続されていればよい。
【００１１】
図２は、会議端末１０１と会議サーバー１０３を構成可能なハードウェア構成の一例を示すブロック図であり、会議端末１０１及び会議サーバー１０３のどちらも同じ構成となる。
図２において、２０１はユーザインタフェースを表示するための表示装置である。２０２は各種操作を行うキーボード、マウスなどの入力装置である。２０３は外部から取得したデータ、プログラム動作中の値、生成した出力データを一時的に保存する主記憶装置である。２０４は会議システムを制御するプログラム、データ処理を行うプログラム、会議データを記憶する補助記憶装置である。２０５は装置全体を制御する中央演算処理装置である。２０６は外部装置と接続するためのネットワークＩ／Ｆであり、会議端末１０１と会議サーバー１０３を相互に接続する。２０７は各装置を結ぶバスである。
【００１２】
図３は、会議端末１０１と会議サーバー１０３のソフトウェア構成を示した図である。３０１はユーザーが入力したログイン情報をネットワーク１０２経由で会議サーバー１０３に送信して、ユーザーのログイン情報入力処理を行うログイン情報処理部である。３０２はユーザーが入力した会議情報を会議サーバー１０３に送信する会議情報処理部である。３０３は会議情報や会議資料、会議開催案内通知を表示するための会議情報表示部である。
【００１３】
３０４はユーザーが入力したログイン情報から、共有フォルダ３０９のアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得部である。３０５は共有フォルダ３０９のデータに対するアクセス履歴を管理するアクセス履歴管理部である。３０６は会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成部である。３０７は会議の開催通知を会議端末１０１に送信する会議開催通知送信部である。３０８は会議の情報を保存する会議情報保存部であり、３０９は会議の資料ファイル、会議内容と会議で使用するファイルが保存されている共有フォルダである。
【００１４】
図４は、図１〜図３の会議システムにおいて、会議端末１０１から会議情報を会議サーバー１０３に登録するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
Ｓ４０１において、ユーザーは会議システムを起動させる。これにより、会議端末１０１の表示装置２０１に、図５に記載されているようなログイン画面５０１が表示される。
次に、Ｓ４０２において、ユーザーは入力装置２０２から、会議システム用のカウントをアカウント入力領域５０２に、パスワードをパスワード入力領域５０３に入力し、ログインボタン５０４を押してログインを行う。
【００１５】
次に、Ｓ４０３において、会議端末１０１のログイン情報処理部３０１はＳ４０２でユーザーが入力したアカウントとパスワードをネットワーク１０２経由で会議サーバー１０３に送信する。会議サーバー１０３は、ユーザーが入力したログイン情報が有効か無効かを判断する。この判断の結果、ユーザーが入力したアカウントとパスワードが有効であれば、Ｓ４０４に進み、会議端末１０１の表示装置２０１に図６で示すような会議情報入力画面６０１が表示される。ユーザーアカウントとパスワードが無効であれば、再度Ｓ４０２の処理を行う。
【００１６】
Ｓ４０４において、ユーザーは会議情報入力画面６０１で会議名６０２、予定日時６０３、各会議室の参加者６０４、６０５、議題６０６、６０７、資料が保存されている共有フォルダパス６０８を入力し、登録ボタン６０９を押す。入力された会議情報は会議情報処理部３０２がネットワーク１０２を経由して会議サーバー１０３の会議情報保存部３０８に保存される。会議情報保存部３０８では、図７のような会議情報７０１が保存される。
【００１７】
図７の例では、会議名は「プロジェクトＡ進捗会議」７０２である。予定日は「2020/11/12」７０３であり、開始時間は「11:00」７０４、終了時間「12:00」７０５であることを表している。また、会議の参加者は「会議室１」において、「Tanaka」、「Suzuki」、「Tsutsumi」、「会議室２」において「James」７０６である。会議資料が保存されている共有フォルダのパスは「\\Projects\プロジェクトA\」７０７である。議題は「開発チーム進捗報告」７０８と「企画チーム進捗報告」７０９が予定されている。また、会議の開催通知を「７日前」７１０に行う設定となっている。
【００１８】
図８は、図１〜図３の会議システムにおいて、会議サーバー１０３が会議端末１０１に会議開催情報を通知し、会議を行うまでの処理の流れを示すフローチャートである。
Ｓ８０１において、会議サーバー１０３は会議情報保存部３０８に保存されている会議情報の予定日時７０３、７０４、７０５を取得する。
【００１９】
Ｓ８０２において、会議開催通知の通知時期をウインドウ７１０の情報から判断し、通知時期であればＳ８０３において、会議開催通知生成部３０６は会議情報保存部３０８から会議名７０２、予定日時７０３、７０４、７０５、参加者７０６の取得を行う。通知時期でない場合は一定時間経過後に再度Ｓ８０２の処理を行う。
【００２０】
Ｓ８０４において、アクセス権取得部３０４は会議資料が保存されている共有フォルダのアクセス権を取得する。共有フォルダのアクセス権は図９のようなアクセス権管理テーブル９０１で管理されている。図９の９０２では共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトA\」に対して、ユーザー「Tanaka」９０２、「Sato」９０３、「Suzuki」９０４、「James」９０５に対してアクセス権が付与されている。
【００２１】
また、共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトB\」に対して、ユーザー「Tanaka」９０６、「Sato」９０７にアクセス権が付与されているが、「James」９０８に対しては付与されていないことを示している。
【００２２】
Ｓ８０５において、会議の参加者に共有フォルダへのアクセス権をもつユーザーが存在する場合、Ｓ８０６において、そのユーザー名を端末のログインユーザーと判断する。共有フォルダへのアクセス権を持たない参加者しか会議室に存在しない場合、その会議室に参加している全てのユーザーに対してアクセス権を付与し、ログインユーザーに指定する。
【００２３】
Ｓ８０７において、会議開催通知生成部３０６は図１０に示すような会議開催通知１００１を作成し、会議開催通知送信部３０７が会議端末１０１に会議開催通知を送信する。会議開催通知１００１は、会議名１００２、予定時間１００３、参加者１００４、１００５、各会議端末のログインユーザー１００６、１００７、会議URL１００８を含んでいる。会議開催通知１００１の場合、会議室１では「Tanaka」と「Suzuki」のいずれかが、会議室２では「James」が会議端末１０１からログインすべきユーザーであることを示している。
【００２４】
Ｓ８０８において、ログインユーザーで指定された参加者が会議端末１０１から会議URL１００８にアクセスすると、会議開催通知１００１に指定された会議名１００２の会議が開始される（Ｓ８０９）。
Ｓ８１０において、会議端末１０１の会議情報処理部３０２は会議情報を会議情報保存部３０８から、会議資料を共有フォルダ３０９から取得し、会議情報表示部３０３に表示する。
【００２５】
Ｓ８０８において、ログインユーザーで指定されていない参加者がログインした場合、共有フォルダへのアクセス権がない。このため、会議資料を表示することができないが、会議開催通知１００１で通知された参加者でログインした場合は共有フォルダへのアクセス権があるため資料を表示することができる。
【００２６】
本実施形態では、会議で使用する共有フォルダパス６０８は１つであるが、複数の共有フォルダを使用することも可能である。その場合は複数のフォルダに対してアクセス権の取得を行い（Ｓ８０４）、全てのフォルダに対してアクセス権をもつユーザーをログインユーザーに指定する。全てのフォルダに対してアクセス権をもつユーザーが会議室に存在しない場合は、その会議室に参加している全てのユーザーに対してアクセス権を付与し、ログインユーザーに指定する。
【００２７】
また、本実施形態では図７において共有フォルダ７０７が指定されているため、Ｓ８０４において共有フォルダへのアクセス権を取得して、ログインユーザーを判断している。７０７においてファイルが直接指定された場合は、Ｓ８０４においてファイルのアクセス権を取得し、ログインユーザーを判断する。
【００２８】
（第２の実施形態）
本実施形態では、第１の実施形態のログインユーザーを決定する処理（Ｓ８０６）において、共有フォルダ内のファイルのアクセス履歴から決定する場合の例である。
図１１は、共有フォルダに格納されているファイルに対するアクセス履歴管理テーブル１１０１であり、会議サーバー１０３で管理されている。
【００２９】
この例では、「\\Projects\プロジェクトA\進捗報告.doc」のファイルに「Tanaka」１１０２、「James」１１０３、「Sato」１１０４がアクセスした経験があることを表している。また、「\\Projects\プロジェクトA\課題一覧.doc」には「Tanaka」１１０５、「Sato」１１０６がアクセスした経験があることを表している。
【００３０】
会議名７０２のプロジェクトＡ進捗会議の場合、会議参加者の中で共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトA\」７０７内のファイルにこれまでアクセスした経験があるユーザーは以下であると判断する。すなわち、「Tanaka」１１０２、１１０５と、「James」１１０３はアクセス可能だと判断し、「Tanaka」と「James」をログインユーザーとして会議開催通知に設定する。
【００３１】
（第３の実施形態）
本実施形態では、第１の実施形態の会議情報の登録処理（Ｓ４０４）において、共有フォルダの場所が会議情報保存部３０８に登録されていない場合の例である。
会議開始前に共有フォルダの場所が会議情報保存部３０８に登録されていない場合は、Ｓ８０５において、図９のアクセス権管理テーブル９０１でログインユーザーを判断する必要はなく、Ｓ８０６において、全ての参加者をログインユーザーとして設定する。
【００３２】
しかしながら、会議中に任意の共有フォルダのファイルを参照する可能性があるので、会議端末にログインしたユーザーによってはファイルにアクセスできない可能性がある。そのため、できるだけ共有フォルダへのアクセスを可能にするために、同一会議室に参加するユーザーの中で、アクセス権をもつ共有フォルダの数が一番多いユーザーをログインユーザーとして設定する。
【００３３】
図７の「プロジェクトＡ進捗会議」７０２の場合、図９のアクセス権管理テーブル９０１からアクセス権をもつ共有フォルダの数が一番多いのは、会議室１の参加者では「Tanaka」であり、会議室２では「James」であることがわかる。よって会議室１では「Tanaka」、会議室２では「James」をログインユーザーとして設定する。
【００３４】
（その他の実施形態）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（コンピュータプログラム）を、ネットワーク又は各種のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【００３５】
１０１  会議端末、１０２  ネットワーク、１０３  会議サーバー、３０１  ログイン情報処理部、３０２  会議情報処理部、３０３  会議情報表示部、３０４  アクセス権取得部、３０５  アクセス履歴管理部、３０６  会議開催通知生成部、３０７  会議開催通知送信部、３０８  会議情報保存部、３０９  共有フォルダ
【図１】
2013115654.tif 000003
【図２】
2013115654.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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