(57)【要約】【課題】情報を閲覧する端末に応じて情報の形式を変換する際のユーザの待ち時間を短縮すること。【解決手段】ユーザ端末２からの要求に応じて文書情報を配信する文書管理サーバ１であって、文書情報が含まれるフォルダへのアクセスを受け付け、ユーザ端末２において表示可能な情報の形式を示す情報を取得し、表示対象として選択される可能性のある文書情報を、表示可能な情報の形式に変換するよう制御するデバイス管理部１０３と、表示されたフォルダにおける文書情報の選択操作の内容をユーザ端末２から受け付け、受け付けた選択操作の内容に応じて、表示可能な形式に変換された文書情報を送信するデータ管理部１０５とを含むことを特徴とする。【選択図】図３
2013045140.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化されて蓄積された文書情報を、画像を表示する表示端末からのネットワークを介した要求に応じて配信する文書管理装置であって、
前記蓄積された文書情報を選択するための選択画面の表示要求を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける選択画面表示要求受付部と、
前記表示端末において表示可能な情報の形式を示す表示可能形式情報を取得する表示可能形式情報取得部と、
前記表示要求を受け付けた場合に、前記表示要求の要求元である表示端末についての前記表示可能形式情報に基づき、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式に変換するよう制御する情報形式変換制御部と、
前記表示端末において表示された前記選択画面での文書情報の選択操作の内容を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける文書情報選択受付部と、
前記受け付けた選択操作の内容に応じて、前記表示端末において表示可能な形式に変換された文書情報をネットワークを介して前記表示端末に送信する情報送信部とを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記選択画面表示要求受付部は、前記文書管理装置内の記憶領域のフォルダ構成に含まれるフォルダを指定したフォルダアクセスを前記選択画面の表示要求として受け付け、
前記情報形式変換制御部は、前記フォルダアクセスにおいて指定されたフォルダに含まれる文書情報を前記選択画面において選択される可能性のある文書情報とすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記情報形式変換制御部は、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を判断するためのフォルダ階層の範囲を示す変換範囲情報を取得し、前記フォルダアクセスにおいて指定されたフォルダから前記変換範囲情報によって示される範囲の階層のフォルダに含まれる文書情報を、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報とすることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記情報形式変換制御部は、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報のうち優先的に変換するべき文書情報を判断するための情報としてフォルダを指定するフォルダ指定情報を取得し、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報のうち、前記フォルダ指定情報において指定されているフォルダに格納されている文書情報を優先的に変換するよう制御することを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記情報形式変換制御部は、異なる複数の情報の形式の優先度が設定された情報形式優先度情報を取得し、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式が複数である場合、前記情報形式優先度情報において設定されている優先度に従って変換する情報の形式を決定することを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記情報形式変換制御部は、情報の形式を変換する対象の文書情報が複数ページで構成される場合と単一ページである場合とで、夫々異なる前記情報形式優先度情報に基づいて変換する情報の形式を決定することを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記表示端末が、所定のタイミングにおいてネットワークを介して前記文書管理装置に送信する前記表示可能形式情報を取得して記憶媒体に記憶させる表示可能形式情報記憶処理部を含み、
前記表示可能形式情報取得部は、選択画面の表示要求を受け付けた場合に、前記記憶媒体に記憶された表示可能形式情報を取得することを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項８】
電子化されて蓄積された文書情報を、画像を表示する表示端末からのネットワークを介した要求に応じて配信する文書管理プログラムであって、
前記蓄積された文書情報を選択するための選択画面の表示要求を前記表示端末からネットワークを介して受け付けるステップと、
前記表示端末において表示可能な情報の形式を示す表示可能形式情報を取得するステップと、
前記表示要求を受け付けた場合に、前記表示要求の要求元である表示端末についての前記表示可能形式情報に基づき、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式に変換するよう制御するステップと、
前記表示端末において表示された前記選択画面での文書情報の選択操作の内容を前記表示端末からネットワークを介して受け付けるステップと、
前記受け付けた選択操作の内容に応じて、前記表示端末において表示可能な形式に変換された文書情報をネットワークを介して前記表示端末に送信するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項９】
画像を表示する表示端末及び電子化されて蓄積された文書情報を前記表示端末からのネットワークを介した要求に応じて配信する文書管理装置を含む文書管理システムであって、
前記表示端末は、前記表示端末において表示可能な情報の形式を示す表示可能形式情報を、所定のタイミングにおいてネットワークを介して前記文書管理装置に送信し、
前記文書管理装置は、
前記表示可能形式情報を取得して記憶媒体に記憶させる表示可能形式情報記憶処理部と、
前記蓄積された文書情報を選択するための選択画面の表示要求を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける選択画面表示要求受付部と、
前記記憶された表示可能形式情報を前記記憶媒体から取得する表示可能形式情報取得部と、
前記表示要求を受け付けた場合に、前記表示要求の要求元である表示端末についての前記表示可能形式情報に基づき、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式に変換するよう制御する情報形式変換制御部と、
前記表示端末において表示された前記選択画面での文書情報の選択操作の内容を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける文書情報選択受付部と、
前記受け付けた選択操作の内容に応じて、前記表示端末において表示可能な形式に変換された文書情報をネットワークを介して前記表示端末に送信する情報送信部とを含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
前記表示端末は、電源投入時、ネットワーク接続時、前記文書管理装置との通信用のアプリケーションの起動時の少なくとも１つのタイミングにおいて前記表示可能形式情報を前記文書管理装置に送信することを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理プログラム及び文書管理システムに関し、特に、管理対象の文書情報の形式の変換に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報の出力に用いられるプリンタやファクシミリ及び書類の電子化に用いるスキャナ等の画像処理装置は欠かせない機器となっている。このような画像処理装置は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能な複合機として構成されることが多い。
【０００３】
また、電子化された情報を閲覧するための情報処理端末として、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）のような汎用的な端末の他、スマートフォン、タブレット端末等の携帯型の情報処理端末や、プロジェクター、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）等の特定の用途に特化された端末等が用いられる。
【０００４】
このように情報を閲覧するための端末が多様化すると、情報の形式が問題となる。即ち、電子化された情報を任意の情報処理端末において閲覧するためには、夫々の情報処理端末が閲覧対象の情報の形式に対応している必要がある。ここで、閲覧対象の情報の形式に対応しているとは、例えば、夫々の形式の情報を表示するためのアプリケーションがインストールされていることを意味する。
【０００５】
このような問題に対して、クライアント側からの要求に応じて、ｗｗｗ（ｗｏｒｌｄ  ｗｉｄｗ  ｗｅｂ）サーバが文書のフォーマットを変換処理してから送信する方法が既に提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１において開示された方法では、ユーザが情報処理端末を操作してサーバ側に格納された情報の閲覧を要求した後に、サーバ側で情報形式の変換を行う。そのため、ユーザが情報の閲覧を要求してから実際に情報処理端末において情報が表示されるまでの間にタイムラグがあり、ユーザが不便を感じることになる。
【０００７】
本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、情報を閲覧する端末に応じて情報の形式を変換する際のユーザの待ち時間を短縮することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、本発明の一態様は、電子化されて蓄積された文書情報を、画像を表示する表示端末からのネットワークを介した要求に応じて配信する文書管理装置であって、前記蓄積された文書情報を選択するための選択画面の表示要求を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける選択画面表示要求受付部と、前記表示端末において表示可能な情報の形式を示す表示可能形式情報を取得する表示可能形式情報取得部と、前記表示要求を受け付けた場合に、前記表示要求の要求元である表示端末についての前記表示可能形式情報に基づき、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式に変換するよう制御する情報形式変換制御部と、前記表示端末において表示された前記選択画面での文書情報の選択操作の内容を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける文書情報選択受付部と、前記受け付けた選択操作の内容に応じて、前記表示端末において表示可能な形式に変換された文書情報をネットワークを介して前記表示端末に送信する情報送信部とを含むことを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の他の態様は、電子化されて蓄積された文書情報を、画像を表示する表示端末からのネットワークを介した要求に応じて配信する文書管理プログラムであって、前記蓄積された文書情報を選択するための選択画面の表示要求を前記表示端末からネットワークを介して受け付けるステップと、前記表示端末において表示可能な情報の形式を示す表示可能形式情報を取得するステップと、前記表示要求を受け付けた場合に、前記表示要求の要求元である表示端末についての前記表示可能形式情報に基づき、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式に変換するよう制御するステップと、前記表示端末において表示された前記選択画面での文書情報の選択操作の内容を前記表示端末からネットワークを介して受け付けるステップと、前記受け付けた選択操作の内容に応じて、前記表示端末において表示可能な形式に変換された文書情報をネットワークを介して前記表示端末に送信するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の更に他の態様は、画像を表示する表示端末及び電子化されて蓄積された文書情報を前記表示端末からのネットワークを介した要求に応じて配信する文書管理装置を含む文書管理システムであって、前記表示端末は、前記表示端末において表示可能な情報の形式を示す表示可能形式情報を、所定のタイミングにおいてネットワークを介して前記文書管理装置に送信し、前記文書管理装置は、前記表示可能形式情報を取得して記憶媒体に記憶させる表示可能形式情報記憶処理部と、前記蓄積された文書情報を選択するための選択画面の表示要求を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける選択画面表示要求受付部と、前記記憶された表示可能形式情報を前記記憶媒体から取得する表示可能形式情報取得部と、前記表示要求を受け付けた場合に、前記表示要求の要求元である表示端末についての前記表示可能形式情報に基づき、前記選択画面において選択される可能性のある文書情報を、前記表示要求の要求元である表示端末において表示可能な情報の形式に変換するよう制御する情報形式変換制御部と、前記表示端末において表示された前記選択画面での文書情報の選択操作の内容を前記表示端末からネットワークを介して受け付ける文書情報選択受付部と、前記受け付けた選択操作の内容に応じて、前記表示端末において表示可能な形式に変換された文書情報をネットワークを介して前記表示端末に送信する情報送信部とを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、情報を閲覧する端末に応じて情報の形式を変換する際のユーザの待ち時間を短縮することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施形態に係るユーザ情報の例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係るデバイス情報の例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る設定情報の例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係るデータ変換優先度の情報を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係るファイル情報の例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係るシステム全体の動作を示すシーケンス図である。
【図１０】本発明の実施形態に係る文書管理サーバの動作を示すシーケンス図である。
【図１１】本発明の実施形態に係るデバイス管理部の動作を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態に係る変換形式の決定動作を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態に係る変換形式の決定動作を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態に係る効果の概念を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、電子化された文書を利用するシステムであって、文書を管理するサーバと、ユーザが文書を閲覧する際のユーザインタフェースとなる情報処理端末とを含むシステムを例として説明する。
【００１４】
図１は、本実施の形態に係るシステムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係るシステムは、文書管理サーバ１と、ユーザ端末２とが、ネットワーク３を介して接続されて構成されている。そして、ユーザ端末２の例としては、デスクトップＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）２ａ、タブレット端末２ｂ、携帯電話端末２ｃ、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）２ｄ及びプロジェクタ２ｅ等が用いられる。ネットワーク３としては、ローカルエリアネットワーク等のイントラネットや、インターネット、電話回線等の公衆回線及び専用回線等が用いられる。
【００１５】
文書管理サーバ１は、管理対象である電子化された文書情報に加えて、本実施形態に係るシステムを利用するユーザ毎の情報であるユーザ情報、ユーザが操作するデバイス毎の情報であるデバイス情報、システムの動作を設定するための設定情報等、各種の情報を記憶して管理している。文書管理サーバ１が、ユーザ端末２からのネットワークを介した要求に応じて、電子化されて蓄積された文書情報を配信する文書管理装置として機能する。
【００１６】
ユーザ端末２は、汎用的なウェブブラウザや本実施形態に係るシステムを利用するための専用アプリケーションがインストールされた情報処理端末であり、電子化された文書情報を表示するための表示端末して機能する。
【００１７】
次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びユーザ端末２等の情報処理装置のハードウェア構成について説明する。図２は、本実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１８】
図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。
【００１９】
ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
【００２０】
Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、配信サーバ２の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス、タッチパネル等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、図１において説明したように、本実施形態に係る文書管理サーバ１はサーバとして運用される。従って、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。
【００２１】
このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びユーザ端末２の機能を実現する機能ブロックが構成される。
【００２２】
このように構成されたシステムにおいて、ユーザはユーザ端末２においてウェブブラウザ等のブラウザ・アプリケーションを起動し、ブラウザ・アプリケーションを介して文書管理サーバ１にアクセスする。文書管理サーバ１は、ブラウザ・アプリケーションを介したユーザ端末２からのアクセスに応じて、電子化された文書の情報（以降、文書情報とする）をネットワーク送信する。ユーザ端末２においては、文書管理サーバ１から送信された文書情報を受信し、ブラウザ・アプリケーションを介して表示装置に表示する。
【００２３】
このような処理を行うシステムにおいて、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、文書情報の要求元であるユーザ端末に応じて、要求された文書情報の情報形式を変換して送信する機能を有し、文書情報の情報形式の変換を開始するタイミングを制御することにより、ユーザが文書情報の配信を要求してからユーザ端末２において表示されるまでの待ち時間を短縮することが本実施形態に係る要旨である。
【００２４】
次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成について、図３を参照して説明する。図３は、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、コントローラ１００、ＤＢ（Ｄａｔａ  Ｂａｓｅ）１１０及びネットワークＩ／Ｆ１２０を含む。また、コントローラ１００は、通信制御部１０１、デバイス能力処理部１０２、デバイス管理部１０３、データ変換部１０４、データ管理部１０５及びキャッシュ管理部１０６を含む。
【００２５】
尚、本実施形態においては、ＤＢ１１０が文書管理サーバ１の一部として構成される場合を例として説明するが、ＤＢ１１０は、ネットワークを介してアクセス可能な専用のデータベースサーバとして構成することも可能である。また、コントローラ１００を構成する各モジュールが、複数のサーバに分散されて構成される場合もあり得る。
【００２６】
ネットワークＩ／Ｆ１２０は、文書管理サーバ１がネットワークを介してユーザ端末２等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ１２０は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。
【００２７】
ＤＢ１１０は、本実施形態に係るシステムにおいて管理及び閲覧の対象となる文書情報及び文書の管理情報等を記憶している記憶装置であり、ＨＤＤ４０等の不揮発性記憶媒体によって実現される。ＤＢ１１０は、文書情報の他、図３に示すように、“ユーザ情報”、“デバイス情報”、及び“設定情報“を記憶している。
【００２８】
ここで、ＤＢ１１０に記憶されている情報について説明する。図４は、“ユーザ情報”の例を示す図である。図４に示すように、“ユーザ情報”は、ユーザを識別するための“ユーザＩＤ”、ユーザが本実施形態に係るシステムを利用するための認証に用いられる“ログイン情報”、夫々のユーザに割り当てられたフォルダのパスを示す“ルートフォルダ”、夫々のユーザにおいて優先的にデータ変換を行う対象のフォルダのパスを示す“優先フォルダ”の情報を含む。
【００２９】
図５は、“デバイス情報”の例を示す図である。図５に示すように、“デバイス情報”は、ユーザ端末２であるデバイスを識別するための“デバイスＩＤ”、そのデバイスで表示可能なデータ形式を示す“データ表示能力”、そのデバイスが最後に文書管理サーバ１にアクセスした日時を示す“アクセス日時”及びそのデバイス経由で最後にアクセスされたフォルダを示す“最終アクセスフォルダ”の情報を含む。
【００３０】
図６は、“設定情報”の例を示す図である。図６に示すように、“設定情報”は、ユーザ端末が複数のデータ形式に対応している場合の形式の優先度を示す“データ変換優先度”、特定階層のフォルダアクセスに対して、データ変換を開始するフォルダの階層の範囲を示す“データ変換契機”、データ変換を行うデータの最終更新日時の期間を示す“優先期限”、変換によって生成されたデータをキャッシュとして保存する“キャッシュ保管期間”、保管期間の経過したキャッシュデータを削除する時刻を示す“キャッシュ消去時刻”及びＤＢ１１０に格納されている文書情報の書誌的情報を示す“ファイル情報”等の情報を含む。
【００３１】
図７（ａ）、（ｂ）は、図６に示す情報のうち、“データ変換優先度”の例を示す図である。図７（ａ）は、一般的な“データ変換優先度”の例を示す図であり、“ＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ  Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ  Ｅｘｐｅｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）”、“ＰＮＧ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｇｒａｐｈｉｃｓ）”、“ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）”、“ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ  Ｉｍａｇｅ  Ｆｉｌｅ  Ｆｏｒｍａｔ）”等の“ファイル形式”のフォーマット名が、“優先度”と関連付けられている。
【００３２】
これに対して、図７（ｂ）は、所定の条件に応じて並び替えられた“データ変換優先度”の例を示す図であり、図７（ｂ）においては、ページ数を考慮した場合の“データ変換優先度”の例が示されている。図７（ｂ）の場合、“ＰＤＦ”、“ＴＩＦＦ”等、マルチページに対応したフォーマットが、高い優先度に関連付けられている。このように、図７（ａ）、（ｂ）に示す情報が、情報形式変換優先度情報として用いられる。
【００３３】
図８は、図６に示す情報のうち、“ファイル情報”の例を示す図である。図８に示すように、“ファイル情報”は、ファイルを識別するための“ファイル名”、そのファイルの“ページ数”、そのファイルのデータ形式のフォーマットを示す“ファイル形式”、そのファイルが作成された日時を示す“ファイル作成日時”、そのファイルについて変換されたデータキャッシュが生成された日時を示す“キャッシュ作成日時”の情報を含む。
【００３４】
コントローラ１００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０がそのプログラムに従って演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００は、文書管理サーバ１全体を制御する制御部として機能する。
【００３５】
通信制御部１０１は、ネットワークＩ／Ｆ１２０を介してユーザ端末２等の他の機器から情報を受信すると共に、ネットワークＩ／Ｆ１２０を介して他の機器に情報を送信する。デバイス能力処理部１０２は、ユーザ端末２から通知された情報を処理してデバイス情報を生成し、ＤＢ１１０に格納されたデバイス情報の更新を制御する。
【００３６】
デバイス管理部１０３は、ユーザ端末２からのアクセスに応じてデバイス情報を処理し、アクセスのあったユーザ端末２に応じてデータの変換を制御することによりユーザ端末２を管理する。データ変換部１０４は、デバイス管理部１０３の制御に応じて、データ形式の変換を実行する。データ管理部１０５は、ＤＢ１１０に格納されている情報のうち、閲覧対象の情報である文書情報に関連する情報を管理する。キャッシュ管理部１０６は、データ変換部１０４によって生成された変換後のデータをキャッシュデータとして保持する。
【００３７】
尚、コントローラ１００は、図３に示す構成の他、特定の日時や時刻に応じたイベントを発生させるためのタイマ制御機能を含み、各モジュールはタイマ制御機能に応じて特定のイベントを実行する。例えば、データ管理部１０５は、図６に示す“キャッシュ消去時刻”にて設定されている時刻になったことを検知すると、同じく図６に示す“キャッシュ保管期間”に基づいて図７に示す“キャッシュ作成日時”を参照し、保管期間が経過しているキャッシュデータを削除する。
【００３８】
次に、本実施形態に係るシステムの動作について説明する。図９は、本実施形態に係るシステム全体の動作の流れを示すシーケンス図である。図９に示すように、まずは、ユーザ端末２が、文書管理サーバ１に対してネットワークを介して能力提示を行う（Ｓ９０１）。Ｓ９０１の処理により、ユーザ端末２と文書管理サーバ１との間にセッションが確立する。
【００３９】
Ｓ９０１において、ユーザ端末２は、図５において説明した“デバイスＩＤ”及び“データ表示能力”に対応する情報を送信することにより、能力提示を行う。“デバイスＩＤ”としては、ユーザ端末２のＩＰアドレス、ホスト名の他、ユーザ端末２にログインしているユーザのユーザ名等が用いられる。Ｓ９０１の処理は、ユーザ端末２がユーザの操作に応じて実行する他、例えば、ユーザ端末２の電源投入時、ユーザ端末２における本システムを利用するためのアプリケーションの起動時、ユーザ端末２のネットワーク接続時をトリガとして実行される。
【００４０】
次に、ユーザ端末２は、ユーザによるフォルダ選択操作に応じて、ネットワークを介してフォルダアクセスを行う（Ｓ９０２）。これにより、文書管理サーバ１においては、アクセスされたフォルダに基づいて文書データの形式変換を実行する（Ｓ９０３）。その後、ユーザ端末２は、ユーザによるファイルの選択操作に応じてファイルアクセスを行う（Ｓ９０４）。
【００４１】
次に、図９に示すようなシステムの動作における文書管理サーバ１の動作の詳細について図１０を参照して説明する。図１０に示すように、文書管理サーバ１において、通信制御部１０１は、ユーザ端末２からの能力提示を受け付けると（Ｓ１００１）、受信した情報をデバイス能力処理部１０２に入力して能力解析を要求する（Ｓ１００２）。
【００４２】
デバイス能力処理部１０２は、通信制御部１０１から能力解析要求を受けると、通信制御部１０１から入力された情報を解析して図５において説明したような“デバイスＩＤ”及び“データ表示能力”の情報を生成し、デバイス管理部１０３に対してデバイス情報の登録要求を行う（Ｓ１００３）。このようにして登録される情報が、ユーザ端末２において表示可能な情報形式を示す表示可能形式情報として用いられる。即ち、デバイス能力処理部１０２が、表示可能形式情報記憶処理部として機能する。
【００４３】
デバイス管理部１０３は、デバイス能力処理部１０２からデバイス登録要求を受けると、ＤＢ１１０に対してデバイス情報を登録すると共に、動作において必要となる“設定情報”を取得して保持する（Ｓ１００４）。ここで、Ｓ１００４において、デバイス管理部１０３は、新たに登録するべき“デバイスＩＤ”のデバイス情報が既に登録されている場合、既に登録されているデバイス情報を更新する。他方、新たに登録するべき“デバイスＩＤ”のデバイス情報が登録されていない場合、新たなレコードとしてデバイス情報を登録する。
【００４４】
次に、通信制御部１０１は、ユーザ端末２からフォルダアクセスを受け付けると（Ｓ１００５）、アクセスされたフォルダをデバイス管理部１０３に通知する（Ｓ１００５）。ここで、本実施形態においては、フォルダ表示が、表示対象の文書情報を選択するための選択画面として用いられる。即ち、デバイス管理部１０３が、選択画面表示要求受付部として機能する。デバイス管理部１０３は、通信制御部１０１からのアクセス通知に応じて、ＤＢ１１０に格納されている“デバイス情報”の“データ表示能力”及び“設定情報”の“データ変換優先度”を参照して変換形式を決定し（Ｓ１００６）、データ変換部１０４に対してデータ変換要求を行う（Ｓ１００７）。Ｓ１００６においては、デバイス管理部１０３が表示可能形式情報取得部として機能し、Ｓ１００７においては、デバイス管理部１０３が、上方形式変換制御部として機能する。
【００４５】
Ｓ１００７において、デバイス管理部１０３は、アクセスされたフォルダに格納されている文書情報から優先的にデータ形式の変換対象とし、データ変換部１０４に入力することによって順番にデータ変換部１０４にデータ変換要求を行う。尚、データ変換対象の文書情報の決定に際して、デバイス管理部１０３は、アクセスされたフォルダに含まれている文書情報を優先する他、図６に示す“設定情報”の“データ変換契機”を参照して優先的に変換対象とする文書情報の順番を決定する。
【００４６】
“データ変換契機”の情報は、例えば「２階層上まで」や「３階層下まで」等、アクセスされたフォルダを基準としてデータ変換の対象とするフォルダの階層を示す情報である。従って、デバイス管理部１０３は、Ｓ１００７において、“データ変換契機”の情報に基づいて、データ変換の対象とするフォルダの範囲を決定する。即ち、“データ変換契機”の情報は、ユーザ端末２に表示されたフォルダにおいて、表示対象として選択される可能性のある文書情報を判断するためのフォルダ階層の範囲を示す変換範囲情報として用いられる。
【００４７】
また、デバイス管理部１０３は、図４に示す“優先フォルダ”の情報や、図５に示す“最終アクセスフォルダ”の情報を参照することにより、夫々指定されているフォルダをデータ変換の対象とするフォルダの範囲の中で、優先的に変換対象としても良い。“優先フォルダ”の情報の設定により、ユーザの使用意図に沿った制御が可能となる。また、“最終アクセスフォルダ”の情報により、頻繁にアクセスされるフォルダを優先的にデータ変換対象とすることができ、ユーザの利便性を向上することができる。即ち、“優先フォルダ”の情報や、“最終アクセスフォルダ”の情報が、優先的に変換するべき文書情報を判断するために、フォルダを指定するフォルダ指定情報として用いられる。
【００４８】
デバイス管理部１０３からデータ変換要求を受けたデータ変換部１０４は、デバイス管理部１０３からのデータ変換要求の優先順位に従って、対象の文書情報を指定された形式に変換してデバイス管理部１０３に送信する（Ｓ１００８）。データ変換部１０４から変換後の文書情報を取得したデバイス管理部１０３は、取得した変換後の文書情報をキャッシュ管理部１０６に記憶させると共に、データ管理部１０５に対してデータ登録要求を行う（Ｓ１００９）。データ管理部１０５は、デバイス管理部１０３からのデータ登録要求に応じて、図８に示す“ファイル情報”の“キャッシュ作成日時”を登録する（Ｓ１０１０）。
【００４９】
その後、通信制御部１０１は、ユーザ端末２からファイルアクセスを受け付けると、アクセスされたファイルをデータ管理部１０５に要求する（Ｓ１０１１）。即ち、データ管理部１０５が、文書情報選択受付部として機能する。データ管理部１０５は、通信制御部１０１からの要求に応じて、要求元であるユーザ端末２のデータ表示能力に応じて形式が変換された文書情報をキャッシュ管理部１０６から取得し、通信制御部１０１に送信する（Ｓ１０１２）。これにより、通信制御部１０１が、形式が変換された文書情報をユーザ端末２に送信し、ユーザ端末２において文書情報の閲覧が可能となる。即ち、データ管理部１０５が、情報送信部として機能する。
【００５０】
このように、本実施形態に係るシステムの文書管理サーバ１においては、夫々のユーザ端末２のデータ表示能力を予め収集しておき、ユーザ端末２からフォルダアクセスがあったタイミングで、そのユーザ端末２において表示可能な形式に文書情報を変換しておく。これにより、ファイルアクセスがユーザの操作によって発生した場合に、それからデータ形式の変換を開始するよりも早いタイミングでデータ形式の変換を完了することが可能となり、ユーザの待ち時間を短縮して利便性を向上することができる。
【００５１】
次に、図１０のＳ１００４、Ｓ１００６及びＳ１００７におけるデバイス管理部１０３の処理の詳細について、図１１を参照して説明する。図１１に示すようにデバイス管理部１０３は、図１０のＳ１００４の処理においてＤＢ１１０から“設定情報”を取得し、その中の“データ変換契機”を参照して読み込む（Ｓ１１０１）。
【００５２】
“データ変換契機”を読み込んだ後、デバイス管理部１０３は、図１０のＳ１００１〜Ｓ１００３の処理によってユーザ端末２との間に確立したセッションが切断された場合（Ｓ１１０２／ＮＯ）、処理を終了する。ユーザ端末２との間のセッションが存在する間、デバイス管理部１０３は、そのユーザ端末２からのフォルダアクセスを待つ（Ｓ１１０３／ＮＯ）。
【００５３】
そして、ユーザ端末２からのフォルダアクセスがあると（Ｓ１１０３／ＹＥＳ）、アクセスされたフォルダの配下にファイルがあるか否か、即ち、ユーザ端末２においてフォルダの内容が表示されることにより、表示対象として選択される可能性のある文書情報があるか否か確認する（Ｓ１１０４）。ここで、フォルダ配下のファイルとは、そのフォルダに格納されているファイルの他、サブフォルダのファイルも含む。アクセスされたフォルダ配下にファイルがなければ（Ｓ１１０４／ＮＯ）、デバイス管理部１０３はＳ１１０２からの処理を繰り返し、他のフォルダに対するフォルダアクセスを待つ。
【００５４】
アクセスされたフォルダ配下に文書情報のファイルがあった場合（Ｓ１１０４／ＹＥＳ）、デバイス管理部１０３は、上述したようにフォルダの階層構成や“ユーザ情報”の“優先フォルダ”の情報及び“デバイス情報”の“最終アクセスフォルダ”の情報に基づいて決定した優先順位の順にファイルを参照し、データ形式の変換が必要か否かを“デバイス情報”の“データ表示能力”に基づいて判断する（Ｓ１１０５）。
【００５５】
Ｓ１１０５の判断の結果、変換が必要なければ（Ｓ１１０５／ＮＯ）、デバイス管理部１０３は、アクセスされたフォルダ配下のファイルについて処理を繰り返す（Ｓ１１０８／ＮＯ）。他方、変換が必要なファイルがあった場合（Ｓ１１０５／ＹＥＳ）、デバイス管理部１０３は、“デバイス情報”の“データ表示能力”及び“データ変換優先度”に基づいて変換形式を決定し（Ｓ１１０６）、データ変換部１０４に対してデータの変換要求を行う（Ｓ１１０７）。デバイス管理部１０３は、アクセスされたフォルダ配下の全ファイルについて、Ｓ１１０５〜Ｓ１１０７の処理を完了すると（Ｓ１１０８／ＹＥＳ）、処理を終了する。
【００５６】
このような処理により、ユーザ端末２からフォルダアクセスがあった場合に、フォルダの階層構造、“優先フォルダ”、“最終アクセスフォルダ”等の情報に従った優先順位で文書情報のデータ形式の変換が実行されるため、ユーザ端末２からファイルアクセスがあった場合に、ユーザ側においてデータ形式の変換のための待ち時間が発生することなく、アクセス対象の文書情報がユーザ端末２に表示されるまでの時間を短縮することができる。
【００５７】
次に、図１１のＳ１１０６における変換形式の決定処理の詳細について図１２を参照して説明する。図１２に示すように、デバイス管理部１０３は、まずＤＢ１１０からアクセス元のユーザ端末２の“デバイス情報”を取得し、“データ表示能力”を参照する（Ｓ１２０１）。参照した“データ表示能力”において、複数のデータ形式が含まれる場合（Ｓ１２０２／ＹＥＳ）、デバイス管理部１０３は、“設定情報”の“データ変換優先度”に従い、より優先度の高いデータ形式を変換形式として決定する（Ｓ１２０３）。他方、“データ表示能力”に含まれるデータ形式が１つであれば（Ｓ１２０２／ＮＯ）、デバイス管理部１０３は、そのデータ形式を変換形式として決定する（Ｓ１２０４）。
【００５８】
図１２のような動作に対して、図１３の動作は、変換対象の文書情報のページ数を考慮する場合の動作を示すフローチャートである。図１３に示すように、“データ表示能力”を参照する処理は、図１２のＳ１２０１と同様である（Ｓ１３０１）。“データ表示能力”を参照することに加えて、デバイス管理部１０３は、対象の文書情報について“ファイル情報”に含まれる“ページ数”を参照する（Ｓ１３０２）。
【００５９】
その後、デバイス管理部１０３は、図１２のＳ１２０２と同様に“データ表示能力”に複数のデータ形式が含まれるか否か確認し、単一のデータ形式のみ含まれる場合は（Ｓ１３０３／ＮＯ）、そのデータ形式を変換形式として決定して（Ｓ１３０７）処理を終了する。複数のデータ形式が含まれる場合（Ｓ１３０３／ＹＥＳ）、デバイス管理部１０３は、対象の文書情報が複数ページか否か確認する（Ｓ１３０４）。
【００６０】
Ｓ１３０４の判断の結果、対象の文書情報が複数ページであった場合（Ｓ１３０４／ＹＥＳ）、デバイス管理部１０３は、図７（ｂ）に示すようにページ数を考慮して設定された変換優先度のテーブルに基づいて、優先度の高いデータ形式を変換形式として決定して（Ｓ１３０５）、処理を終了する。他方、対象の文書情報が単一ページであった場合（Ｓ１３０４／ＮＯ）、デバイス管理部１０３は、図７（ａ）に示すように、標準の変換優先度のテーブルに基づいて優先度の高いデータ形式を変換形式として決定して（Ｓ１３０６）、処理を終了する。このような処理により、ユーザ端末２において表示可能なデータ形式と、予め設定された形式毎の優先度とに基づいて変換形式が決定される。
【００６１】
次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１による機能の効果について、図１４（ａ）、（ｂ）を参照して説明する。図１４（ａ）、（ｂ）は、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能を用いた場合と、従来技術の場合とで、ユーザ側で発生する待ち時間の差を概念的に示す図である。図１４（ａ）の“本実施形態”に示すように、フォルダアクセスと同時にデータ形式の変換が開始され、ファイルアクセスのタイミングよりも先に対象の文書情報の形式変換が完了してれば、ユーザ側においては返還のための待ち時間が発生しない。
【００６２】
これに対して、“従来技術”の場合、図１４（ａ）に示すように、ファイルアクセスが合った段階で対象の文書情報の形式変換を開始するため、形式変換が完了して閲覧可能となるまでには、図１４（ａ）に示すような変換待ち時間が生じる。
【００６３】
他方、ファイルアクセスまでにデータ形式の変換が完了しない場合もあり得る。図１４（ｂ）の“本実施形態”の場合、フォルダアクセスによってデータ形式の変換が開始されるが、変換が完了して閲覧可能となる前にファイルアクセスが発生し、図１４（ｂ）の上側に示すような変換待ち時間が発生する。他方、“従来技術”の場合、図１４（ａ）と同様にファイルアクセスに応じて変換が開始されるため、図１４（ｂ）の下側に示すような、“本実施形態”よりも長い変換待ち時間が生じる。その結果、“本実施形態”と“従来技術”とでは、ユーザ側において発生する待ち時間が、短縮待ち時間として示す期間短縮され、ユーザに対する応答性を向上することができる。
【００６４】
以上説明したように、本実施形態に係るシステムの文書管理サーバ１においては、夫々のユーザ端末２において表示可能なデータ形式の情報を予め収集しておき、ユーザ端末２からフォルダアクセスがあった際に、そのフォルダ配下に格納されている文書情報のデータ形式を、アクセス元のユーザ端末２において表示可能なデータ形式に予め変換しておく。そのため、ファイルアクセスの後にデータ形式の変換を開始するよりも速いタイミングで変換を完了することができ、ユーザ側において文書情報が表示されるまでの待ち時間を解消し、若しくは短縮することが可能となる。
【００６５】
尚、上記実施形態においては、図９のＳ９０２や図１０のＳ１００５に示すように、ユーザ端末２からのフォルダアクセスに応じて、文書管理サーバ１がデータ形式の変換を開始する場合を例として説明した。しかしながら、データ形式の変換開始のトリガをフォルダアクセスとするのは一例であり、その要旨は、表示するべき文書情報を選択するための選択画面がユーザ端末２に表示される場合に、近々文書情報の表示要求が発生することを推測してデータ形式の変換を開始することにある。これにより、ユーザが文書情報を選択するよりも先にデータ形式の変換された文書情報を生成してユーザ端末２からの要求に備えることが可能となる。
【００６６】
また、上記実施形態においては、“データ表示能力”として対応しているデータ形式の情報のみを含み、データ変換部１０４は、データ形式の変換の実を行う場合を例として説明した。この他、例えば、“データ表示能力”としてユーザ端末２の表示画面の解像度の情報を含み、データ変換部１０４は、ユーザ端末２の画面解像度に応じて文書情報の画像サイズを縮小するようにしても良い。これにより、無駄に大きいサイズの情報が配信されるようなことが無くなり、ネットワークの付加の軽減や、ユーザ端末２における文書表示処理の処理負荷の軽減を図ることができる。
【符号の説明】
【００６７】
１  文書管理サーバ
２  ユーザ端末
２ａ  ＰＣ
２ｂ  タブレット端末
２ｄ  携帯電話端末
２ｃ  ＭＦＰ
２ｄ  プロジェクタ
３  ネットワーク
１０  ＣＰＵ
２０  ＲＡＭ
３０  ＲＯＭ
４０  ＨＤＤ
５０  Ｉ／Ｆ
６０  ＬＣＤ
７０  操作部
８０  バス
１００  コントローラ
１０１  通信制御部
１０２  デバイス能力処理部
１０３  デバイス管理部１０３
１０４  データ変換部
１０５  データ管理部
１０６  キャッシュ管理部
１１０  ＤＢ
１２０  ネットワークＩ／Ｆ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００６８】
【特許文献１】特開２００１−２１６２３０号公報
【図１】
2013045140.tif 000003
【図２】
2013045140.tif 000004
【図３】
2013045140.tif 000005
【図４】
2013045140.tif 000006
【図５】
2013045140.tif 000007
【図６】
2013045140.tif 000008
【図７】
2013045140.tif 000009
【図８】
2013045140.tif 000010
【図９】
2013045140.tif 000011
【図１０】
2013045140.tif 000012
【図１１】
2013045140.tif 000013
【図１２】
2013045140.tif 000014
【図１３】
2013045140.tif 000015
【図１４】
2013045140.tif 000016