(57)【要約】【課題】意図しないデータの公開および削除を効率良く防止する。【解決手段】本発明に係る文書管理装置は、特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶領域と、不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶領域と、データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入手段と、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得手段と、前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御手段とを有する。【選択図】図３
2013182370.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶領域と、
不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶領域と、
データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入手段と、
前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得手段と、
前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御手段と
を有する文書管理装置。
【請求項２】
データを暗号化する暗号化手段
を有し、
前記データ属性は、データの暗号化の有無を示す情報を含み、
前記制御手段は、前記取得したデータ属性に含まれる前記暗号化の有無を示す情報が暗号化無を示す場合、前記操作されるデータの前記暗号化手段による暗号化に用いられる暗号化情報を設定するよう通知する確認処理を行う
請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記データ属性は、データ形式を含み、
前記制御手段は、前記取得したデータ属性に含まれる前記データ形式が前記暗号化情報を用いた暗号化に非対応の場合、前記暗号化情報を用いた暗号化に対応するデータ形式を設定するよう通知する確認処理を行い、
前記暗号化手段は、前記操作されるデータを、前記通知に応じて設定されたデータ形式のデータに変換し、前記変換後のデータを、前記通知に応じて設定された暗号化情報を用いて暗号化する
請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれるデータ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動を示す場合、前記データの移動が禁止されていることを通知する確認処理を行う
請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
文書管理装置と、特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶装置と、不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶装置とが、ネットワークを介して接続され、
前記文書管理装置は、
データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入手段と、
前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶装置から前記第２のデータ記憶装置へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得手段と、
前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御手段と
を有する
文書管理システム。
【請求項６】
特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶領域と、不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶領域とを有する文書管理装置において、
データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入ステップと、
前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得ステップと、
前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御ステップと
を前記文書管理装置のコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理システムおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１は、文書登録の際にセキュリティ公開情報をユーザに選択させる文書管理装置を開示する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００１−２６５６３６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、意図しないデータの公開および削除を効率良く防止する文書管理装置、文書管理システムおよびプログラムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に係る本発明は、特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶領域と、不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶領域と、データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入手段と、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得手段と、前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御手段とを有する文書管理装置である。
【０００６】
請求項２に係る本発明は、データを暗号化する暗号化手段を有し、前記データ属性は、データの暗号化の有無を示す情報を含み、前記制御手段は、前記取得したデータ属性に含まれる前記暗号化の有無を示す情報が暗号化無を示す場合、前記操作されるデータの前記暗号化手段による暗号化に用いられる暗号化情報を設定するよう通知する確認処理を行う請求項１に記載の文書管理装置である。
【０００７】
請求項３に係る本発明は、前記データ属性は、データ形式を含み、前記制御手段は、前記取得したデータ属性に含まれる前記データ形式が前記暗号化情報を用いた暗号化に非対応の場合、前記暗号化情報を用いた暗号化に対応するデータ形式を設定するよう通知する確認処理を行い、前記暗号化手段は、前記操作されるデータを、前記通知に応じて設定されたデータ形式のデータに変換し、前記変換後のデータを、前記通知に応じて設定された暗号化情報を用いて暗号化する請求項２に記載の文書管理装置である。
【０００８】
請求項４に係る本発明は、前記制御手段は、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれるデータ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動を示す場合、前記データの移動が禁止されていることを通知する確認処理を行う請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置である。
【０００９】
請求項５に係る本発明は、文書管理装置と、特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶装置と、不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶装置とが、ネットワークを介して接続され、前記文書管理装置は、データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入手段と、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶装置から前記第２のデータ記憶装置へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得手段と、前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御手段とを有する文書管理システムである。
【００１０】
請求項６に係る本発明は、特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第１のデータ記憶領域と、不特定の利用者が利用可能であり、データを記憶する第２のデータ記憶領域とを有する文書管理装置において、データ操作の内容および前記データ操作の対象となるデータを特定する対象特定情報を含むデータ操作情報を受け入れる操作受入ステップと、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記データ操作の内容が、前記第１のデータ記憶領域から前記第２のデータ記憶領域へのデータの移動または複製を示す場合、前記受け入れられたデータ操作情報に含まれる前記対象特定情報に対応するデータの入手方法を少なくとも含むデータ属性を取得する属性取得ステップと、前記取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が原稿画像の読み取りを示す場合、前記データ操作における確認処理を行う制御ステップとを前記文書管理装置のコンピュータに実行させるプログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１に係る本発明によれば、意図しないデータの公開および削除を効率良く防止する文書管理装置を提供することができる。
【００１２】
請求項２に係る本発明によれば、請求項１に係る発明の効果に加えて、データ操作による意図しないデータの公開を防止する文書管理装置を提供することができる。
【００１３】
請求項３に係る本発明によれば、請求項２に係る発明の効果に加えて、どのようなデータ形式のデータに対してもデータ操作による意図しないデータの公開を防止する文書管理装置を提供することができる。
【００１４】
請求項４に係る本発明によれば、請求項１〜３のいずれかに係る発明の効果に加えて、データの移動操作による意図しないデータ削除を防止する文書管理装置を提供することができる。
【００１５】
請求項５に係る本発明によれば、意図しないデータの公開および削除を効率良く防止する文書管理システムを提供することができる。
【００１６】
請求項６に係る本発明によれば、意図しないデータの公開および削除を効率良く防止するプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本実施形態に係る文書管理システムの構成を例示する図である。
【図２】図１に示した文書管理装置のハードウェア構成を例示する図である。
【図３】図１および図２に示した文書管理装置上で実行されるプログラムの構成を例示する図である。
【図４】図３に示した制御部の制御処理を例示するフローチャートである。
【図５】図１に示した文書管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明の実施形態を説明する。
【００１９】
［文書管理システム１］
図１は、本発明の実施形態の実現に用いられる文書管理システム１の構成を例示する図である。
図１に示すように、文書管理システム１は、文書管理装置１２、不特定の利用者がアクセス可能で、データを記憶する共有データ記憶装置１４、および、ｎ人の特定の利用者それぞれのみがアクセス可能で、データを記憶する個人データ記憶装置１６−１〜１６−ｎ（ｎ≧１；ただし、全てのｎが常に同数を示すとは限らない）が、ＬＡＮなどのネットワーク１００を介して接続されて構成される。
【００２０】
文書管理システム１においては、これらの構成部分により、個人データ記憶装置１６−１〜１６−ｎから、共有データ記憶装置１４へのデータ操作（コピー、移動および切り取りなど）を行う場合に、データの属性に応じて、データ操作を行う操作者に対して、必要な情報が通知され、必要な操作が促され、データ操作の実行処理が行われる。
なお、以下、個人データ記憶装置１６−１〜１６−ｎなど、複数ある構成部分のいずれかを示すときは、単に、個人データ記憶装置１６と記載することがある。
また、各図において、実質的に同じ構成部分・処理には、同じ符号が付される。
【００２１】
［ハードウェア構成］
図２は、図１に示した文書管理装置１２のハードウェア構成を例示する図である。
図２に示すように、文書管理装置１２は、ＣＰＵ１２２およびメモリ１２４などを含む本体１２０、原稿を読み取って画像データを生成する画像読取装置１２６、タッチパネルおよび表示装置などを含む入出力装置１２８、データ通信を行うための通信装置１３０、および、ＨＤ，ＣＤ，ＤＶＤ，ＦＤ，不揮発性メモリ，ＵＳＢメモリなどの記憶媒体１３４に対してデータの書き込みおよび読み出しを行う記録装置１３２などから構成される。
つまり、文書管理装置１２は、データの生成および操作などの情報処理および他の装置とのデータ通信が可能なコンピュータとしての構成部分を有している。
【００２２】
［文書管理プログラム２０］
図３は、図１，図２に示した文書管理装置１２上で実行される文書管理プログラム２０の構成を例示する図である。
図３に示すように、文書管理プログラム２０は、操作受入部２００、属性取得部２０２、制御情報記憶部２０４、制御部２０６、通知部２０８、暗号化部２１０および操作実行部２１２から構成される。
【００２３】
文書管理プログラム２０は、例えば、記憶媒体１３４（図２）を介して文書管理装置１２のメモリ１２４にロードされ、文書管理装置１２で動作するＯＳ（図示せず）上で、文書管理装置１２のハードウェア資源を具体的に利用して実行される。
文書管理プログラム２０は、個人データ記憶装置１６（図１）から、共有データ記憶装置１４（図１）へのデータ操作を行う場合に、データの属性に応じて必要な処理を行う。
【００２４】
操作受入部２００は、文書管理装置１２の入出力装置１２８（図２）を介して入力されたデータ操作情報を受け入れて、制御部２０６に対して出力する。
データ操作情報は、例えば、データ操作の内容（例えば、個人データ記憶装置１６から共有データ記憶装置１４へ（または逆方向）のデータコピーまたはデータ移動）およびデータ操作の対象データを特定する対象特定情報（例えば、文書ファイル名）を含む。
また、操作受入部２００は、後述する通知部２０８による通知に応じて入出力装置１２８を介して入力されたデータの暗号化に用いられる暗号化情報およびデータのフォーマット形式を受け入れて、暗号化部２１０に対して出力する。
なお、以下、暗号化情報はパスフレーズを示す場合を具体例とし、パスフレーズを用いた鍵暗号方式により、データが暗号化される。
【００２５】
属性取得部２０２は、制御部２０６からの制御に従って、個人データ記憶装置１６（図１）に記憶されたデータに付与されているデータ属性を取得し、制御部２０６に対して出力する。
データ属性は、例えば、データの入手方法、データのフォーマット形式およびデータの暗号化の有無を含む。
データの入手方法は、例えば、画像読取装置１２６（図２）による原稿読取およびネットワークを介したダウンロードを示す。
なお、本実施形態においては、データ属性がデータに付与されている場合を具体例としているが、データ属性をデータに付与するのではなく、例えば、管理装置（図示せず）が、各データのデータ属性を一括管理してもよい。
【００２６】
制御情報記憶部２０４は、データ操作に対する制御規則を示す制御情報を、制御部２０６が参照可能に記憶する。
制御情報は、文書管理装置１２の管理者などにより予め設定され、例えば、以下の（１），（２）の内容を示す。
【００２７】
（１）個人データ記憶装置１６に記憶されている読取画像データを、共有データ記憶装置１４へコピーする場合、読取画像データが暗号化されていないときは、パスフレーズを用いた読取画像データの暗号化が必要である。
（２）個人データ記憶装置１６に記憶されている読取画像データを、共有データ記憶装置１４へ移動することは禁止され、読取画像データを共有データ記憶装置１４へコピーする必要がある。
【００２８】
制御部２０６は、操作受入部２００から入力されたデータ操作情報および制御情報記憶部２０４が記憶する制御情報に応じて、属性取得部２０２を制御する（図４を参照して詳述）。
また、制御部２０６は、データ操作情報、制御情報および属性取得部２０２から入力されたデータ属性に応じて、通知部２０８および操作実行部２１２を制御する（図４を参照して詳述）。
【００２９】
通知部２０８は、制御部２０６の制御に従って、文書管理装置１２の入出力装置１２８（図２）に、警告画面、パスフレーズ設定画面、フォーマット形式選択画面などを表示させて、必要な情報を通知する。
警告画面は、例えば、利用者が読取画像データを移動させる操作を行おうとした場合に、「他の利用者によりデータが削除される可能性があるので、データ移動を禁止し、コピーする必要がある」旨のメッセージを含む。
【００３０】
パスフレーズ設定画面は、例えば、利用者がコピー操作を行おうとした読取画像データが暗号化されていない場合に、「不特定の者に公開される可能性があるので、パスフレーズを設定し、データを暗号化する必要がある」旨のメッセージおよびパスフレーズの入力フォームを含む。
フォーマット形式選択画面は、例えば、データのフォーマット形式が、パスフレーズを用いた暗号化に対応していない場合、パスフレーズを用いた暗号化に対応したフォーマット形式を選択させる選択フォームを含む。
【００３１】
暗号化部２１０は、操作受入部２００から入力されたパスフレーズを用いて、個人データ記憶装置１６（図１）に記憶されたデータを暗号化する。
具体的には、例えば、暗号化部２１０は、通知部２０８により入出力装置１２８（図２）に表示されたパスフレーズ設定画面を介して利用者により入力されたパスフレーズを、操作受入部２００から受け入れて、受け入れたパスフレーズを用いて、対応するデータを暗号化する。
また、暗号化部２１０は、操作受入部２００からフォーマット形式が入力された場合、個人データ記憶装置１６に記憶されたデータを、入力されたフォーマット形式で変換した後に、入力されたパスフレーズを用いて暗号化する。
【００３２】
操作実行部２１２は、制御部２０６の制御に従って、操作受入部２００が受け入れたデータ操作情報が示すデータ操作を、対象特定情報に対応するデータに対して実行する。
具体的には、例えば、操作実行部２１２は、制御部２０６の制御に従って、個人データ記憶装置１６（図１）に記憶され、暗号化されたデータを、共有データ記憶装置１４（図１）へコピーする。
【００３３】
［制御部２０６の処理］
図４は、図３に示した制御部２０６の制御処理を例示するフローチャートである。
以下、制御部２０６の制御処理を、さらに説明する。
なお、以下、データ操作は、データのコピーまたは移動を示す場合を具体例とし
て説明する。
ステップ２４０（Ｓ２４０）において、制御部２０６は、操作受入部２００（図３）から入力されたデータ操作情報を取得する。
【００３４】
ステップ２４２（Ｓ２４２）において、制御部２０６は、Ｓ２４０において取得したデータ操作情報に含まれるデータ操作の内容が、個人データ記憶装置１６（図１）から共有データ記憶装置１４（図１）への操作を示すか否かを判定する。
制御部２０６は、データ操作の内容が個人データ記憶装置１６から共有データ記憶装置１４への操作を示すと判定した場合、Ｓ２４４の処理に進み、それ以外の場合、Ｓ２６２の処理に進む。
ステップ２４４（Ｓ２４４）において、制御部２０６は、制御情報記憶部２０４が記憶する制御情報を取得する。
【００３５】
ステップ２４６（Ｓ２４６）において、制御部２０６は、属性取得部２０２を制御して、Ｓ２４０において取得したデータ操作情報に含まれる対象特定情報に対応するデータに付与されたデータ属性を取得する。
ステップ２４８（Ｓ２４８）において、制御部２０６は、Ｓ２４６において取得したデータ属性に含まれるデータの入手方法が、「画像読取装置１２６（図２）による原稿読取」を示すか否かを判定する。
制御部２０６は、データの入手方法が原稿読取を示すと判定した場合、Ｓ２５０の処理に進み、それ以外の場合、Ｓ２６２の処理に進む。
【００３６】
ステップ２５０（Ｓ２５０）において、制御部２０６は、Ｓ２４０において取得したデータ操作情報に含まれるデータ操作の内容が、コピー操作を示すか否かを判定する。
制御部２０６は、データ操作の内容がコピー操作を示すと判定した場合、Ｓ２５４の処理に進み、それ以外（つまり、本説明においては、移動操作を示す）の場合、Ｓ２５２の処理に進む。
ステップ２５２（Ｓ２５２）において、制御部２０６は、Ｓ２４４で取得した制御情報に従って、通知部２０８（図３）を制御する。
つまり、本実施形態においては、制御部２０６は、通知部２０８を制御して、データ移動を禁止し、データをコピーする必要がある旨のメッセージを含む警告画面を、入出力装置１２８（図２）に表示させて、処理を終了する。
【００３７】
ステップ２５４（Ｓ２５４）において、制御部２０６は、Ｓ２４６において取得したデータ属性に含まれるフォーマット形式が、パスフレーズによる暗号化に対応するか否かを判定する。
パスフレーズによる暗号化に対応するフォーマット形式は、例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）およびＸＤＷ（富士ゼロックス株式会社の文書管理ソフト「DocuWorks」（登録商標）において扱われるファイル形式）を含む。
また、パスフレーズによる暗号化に非対応のフォーマット形式は、例えば、ＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）を含む。
制御部２０６は、フォーマット形式が、パスフレーズによる暗号化に対応すると判定した場合、Ｓ２５８の処理に進み、それ以外の場合、Ｓ２５６の処理に進む。
【００３８】
ステップ２５６（Ｓ２５６）において、制御部２０６は、Ｓ２４４で取得した制御情報に従って、通知部２０８（図３）を制御する。
つまり、本実施形態においては、制御部２０６は、通知部２０８を制御して、パスフレーズによる暗号化に対応するフォーマット形式に変換するためのフォーマット形式選択画面を、入出力装置１２８（図２）に表示させる。
また、制御部２０６は、通知部２０８を制御して、選択されたフォーマット形式に変換したデータの暗号化に用いられるパスフレーズ設定画面を、入出力装置１２８に表示させる。
【００３９】
ステップ２５８（Ｓ２５８）において、制御部２０６は、Ｓ２４６において取得したデータ属性に含まれるデータの暗号化の有無が、暗号化有を示すか否かを判定する。
制御部２０６は、暗号化有を示すと判定した場合、Ｓ２６２の処理に進み、それ以外の場合、Ｓ２６０の処理に進む。
ステップ２６０（Ｓ２６０）において、制御部２０６は、Ｓ２４４で取得した制御情報に従って、通知部２０８（図３）を制御する。
つまり、本実施形態においては、制御部２０６は、通知部２０８を制御して、パスフレーズ設定画面を、入出力装置１２８（図２）に表示させる。
【００４０】
ステップ２６２（Ｓ２６２）において、制御部２０６は、操作実行部２１２（図３）を制御して、Ｓ２４０において取得したデータ操作情報が示すデータ操作を、対象特定情報に対応するデータに対して実行させて、処理を終了する。
つまり、例えば、制御部２０６は、個人データ記憶装置１６（図１）から共有データ記憶装置１４（図１）へコピー操作を行う場合、操作実行部２１２を制御して、パスフレーズを用いて暗号化されたデータを共有データ記憶装置１４へコピーする操作を実行させる。
【００４１】
また、例えば、制御部２０６は、共有データ記憶装置１４から個人データ記憶装置１６へコピー操作を行う場合、操作実行部２１２を制御して、共有データ記憶装置１４が記憶するデータを、そのまま個人データ記憶装置１６へコピーする操作を実行させる。
なお、本実施形態においては、制御部２０６は、読取画像データに対するデータ操作を行う場合に、図４に示した制御処理を行う場合を具体例としているが、読取画像データに限らず、他のデータ入手方法により入手したデータに対しても、同様な制御処理を行うようにしてもよい。
【００４２】
［文書管理システム１の動作例］
図５は、文書管理システム１（図１）の動作例を示すフローチャートである。
以下、文書管理システム１の動作例を、さらに説明する。
なお、本動作例においては、個人データ記憶装置１６（図１）から共有データ記憶装置１４（図１）へ、ＰＤＦ形式の読取画像データのコピー操作を行う場合を具体例として説明する。
【００４３】
ステップ３００（Ｓ３００）において、文書管理装置１２は、入出力装置１２８（図２）を介して入力されたデータ操作情報を受け入れる（操作受入部２００（図３））。
ステップ３０２（Ｓ３０２）において、文書管理装置１２は、Ｓ３００において受け入れたデータ操作情報が示すコピー操作を行うデータ属性の判定処理を行う（制御部２０６，属性取得部２０２（図３）、Ｓ２４６，Ｓ２４８，Ｓ２５４（図４））
【００４４】
ステップ３０４（Ｓ３０４）において、文書管理装置１２は、コピー操作を行うデータが暗号化されているか否かを判定する（制御部２０６、Ｓ２５８（図４））。
文書管理装置１２は、データが暗号化されていると判定した場合、Ｓ３１０の処理に進み、それ以外の場合、Ｓ３０６の処理に進む。
ステップ３０６（Ｓ３０６）において、文書管理装置１２は、入出力装置１２８（図２）にパスフレーズ設定画面を表示し、利用者に対してパスフレーズの設定を要求する（制御部２０６，通知部２０８（図３）、Ｓ２６０（図４））。
【００４５】
ステップ３０８（Ｓ３０８）において、文書管理装置１２は、利用者により入出力装置１２８を介して入力されたパスフレーズを取得し、取得したパスフレーズを用いて、コピー操作を行うデータを暗号化する（操作受入部２００，暗号化部２１０（図３））。
ステップ３１０（Ｓ３１０）において、文書管理装置１２は、個人データ記憶装置１６から、暗号済のデータまたはＳ３０８において暗号化されたデータを取得する（操作実行部２１２（図３））。
ステップ３１２（Ｓ３１２）において、文書管理装置１２は、Ｓ３１０において取得した暗号化されたデータを、共有データ記憶装置１４へコピーする操作を実行する（操作実行部２１２）。
【００４６】
なお、本実施形態においては、共有データ記憶装置１４および個人データ記憶装置１６は、ネットワークを介して文書管理装置１２と接続されているが、文書管理装置１２の記憶媒体１３４（例えば、ＨＤ）に、共有フォルダ領域（共有データ記憶装置１４に対応）および個人フォルダ領域（個人データ記憶装置１６に対応）が存在する構成としてもよい。
【００４７】
［変形例１］
本発明の実施形態においては、個人データ記憶装置１６（図１）から共有データ記憶装置１４へのデータ操作を行う場合に、データ属性に応じて必要な処理を行うが、１人以上の利用者で構成されるグループがアクセス可能で、データを記憶するグループデータ記憶装置から別のグループデータ記憶装置へのデータ操作を行う場合も、同様な処理を行うようにしてもよい。
つまり、例えば、グループＡおよびグループＢに属する利用者が、グループＡのデータ記憶装置に記憶されたデータを、グループＢのデータ記憶装置へコピーする場合、読取画像データが暗号化されていないときは、文書管理装置１２は、パスフレーズ設定画面を表示し、入力されたパスフレーズを用いて、コピー対象のデータを暗号化し、グループＢのデータ記憶装置へコピーする。
【００４８】
［変形例２］
本発明の実施形態においては、制御情報記憶部２０４（図３）が記憶する制御情報は、データの属性に応じて、コピー操作ではパスフレーズを用いたデータの暗号化が必須であり、移動操作は禁止されるよう設定される場合を具体例としているが、これらの内容に限定されず、文書管理システム１（図１）の運用方針などに合わせて設定されてもよい。
例えば、制御情報は、コピー操作の場合、データの属性に応じて、「不特定の者に公開される可能性がある」旨を示唆して、データの暗号化を行うか否かを利用者に問い合わせ、利用者が暗号化を行うと応答した場合にのみ、パスフレーズの入力を求めるよう設定されてもよい。
【００４９】
また、例えば、制御情報は、移動操作の場合、データの属性に応じて、「他のユーザによりデータが削除される可能性がある」旨を示唆して、データの移動操作を中止するか否かを利用者に問い合わせ、利用者が中止すると応答した場合に、データの移動操作を中止するよう設定されてもよい。
また、例えば、制御情報は、利用者がデータ移動操作を行うと応答した場合にのみ、移動対象のデータの暗号化に用いられるパスフレーズの入力を求めるよう設定されてもよい。
また、例えば、制御情報は、個人データ記憶装置１６（図１）から共有データ記憶装置１４（図１）へのコピー操作および移動操作の場合、共有データ記憶装置１４へコピーまたは移動されるデータの公開期限の入力を、利用者に求めるよう設定されてもよい。
【００５０】
［変形例３］
本発明の実施形態におけるデータ属性は、データ生成時の格納場所およびデータの移動履歴の有無をさらに含んでもよい。
例えば、対象のデータが、共有データ記憶装置１４（図１）または他の個人データ記憶装置１６（図１）からコピーまたは移動されたものである場合（つまり、生成時の格納場所と対象データの格納場所が異なる場合）、このデータの移動履歴は有を示す。
データ属性がデータ生成時の格納場所およびデータの移動履歴を含む場合、制御部２０６（図３）の制御処理を例示する図４に示したフローチャートにおいて、以下の処理が追加される。
制御部２０６は、データの入手方法が原稿読取を示すと判定した場合（Ｓ２４８；図４）、データ属性に含まれる移動履歴が有を示すか否かを判定する。
制御部２０６は、移動履歴が有を示すと判定した場合、Ｓ２６２の処理に進み、それ以外の場合、Ｓ２５０の処理に進む。
【００５１】
［変形例４］
本発明の実施形態においては、コピー対象のデータのフォーマット形式が、パスフレーズを用いた暗号化に非対応の場合、文書管理装置１２（図１）は、パスフレーズを用いた暗号化に対応するフォーマット形式に変換した後に、パスフレーズを用いて暗号化するが、フォーマット形式を変換せず、パスフレーズを用いた暗号化ＺＩＰによりコピー対象のデータの暗号化処理を行ってもよい。
【００５２】
［変形例５］
本発明の実施形態における通知部２０８（図３）は、暗号化されたデータを共有したい利用者に対して、パスフレーズの設定に関する情報（例えば、パスフレーズを設定した旨および設定したパスフレーズ）をメールにて通知するために、共有したい利用者のメールアドレスを設定する設定画面をさらに表示させてもよい。
【符号の説明】
【００５３】
１・・・文書管理システム，
１２・・・文書管理装置，
１２０・・・本体，
１２２・・・ＣＰＵ，
１２４・・・メモリ，
１２６・・・画像読取装置，
１２８・・・入出力装置，
１３０・・・通信装置，
１３２・・・記録装置，
１３４・・・記憶媒体，
１４・・・共有データ記憶装置，
１６・・・個人データ記憶装置，
１００・・・ネットワーク，
２０・・・文書管理プログラム，
２００・・・操作受入部，
２０２・・・属性取得部，
２０４・・・制御情報記憶部，
２０６・・・制御部，
２０８・・・通知部，
２１０・・・暗号化部，
２１２・・・操作実行部
【図１】
2013182370.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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