(57)【要約】【課題】機密文書の公開範囲をグループ単位で段階的に広くして開示することが出来る。【解決手段】登録された機密文書を管理する文書管理装置が、クライアント端末からの指示により階層レベルが異なっている複数の権限ロールグループを選択し、選択された複数の権限ロールグループを階層レベルが高い順に比べた場合に階層レベルが相対的に上位である権限ロールを含みかつ複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数が異なっている複数の公開ステップを作成し、作成した複数の公開ステップを総数が大きくなるように複数の公開開示ステップの各公開ステップの順番を指定し、指定した順番で機密文書を開示するための公開フローを設定し、設定した公開フローを実行する。 【選択図】  図１
2013134527.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末と通信可能に接続された、登録された機密文書を管理する文書管理装置であって、
前記クライアント端末からの指示により、階層レベルが異なっている複数の権限ロールグループを選択する権限ロール選択手段と、
前記選択された複数の権限ロールグループを、前記階層レベルが高い順に比べた場合に、前記階層レベルが相対的に上位である権限ロールを含み、かつ前記複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数が異なっている複数の公開ステップを作成する公開ステップ作成手段と、
前記作成した複数の公開ステップを前記総数が大きくなるように、前記複数の公開ステップの各公開ステップの順番を指定する公開ステップ指定手段と、
前記指定した順番で機密文書を開示するための、公開フローを設定する公開フロー設定手段と、
前記設定した公開フローを実行する公開フロー実行手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記設定した公開フローに対応する公開フォルダを指定する公開フォルダ指定手段と、
前記公開フロー実行手段は、前記指定された公開フォルダに機密文書か登録されたあとに実行を開始することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記複数の公開ステップはそれぞれ、前記複数の公開ステップの各公開ステップが継続される有効期限または有効期間をさらに含み、
前記公開ステップ指定手段が、前記各公開ステップの順番が指定されるとともに、前記各公開ステップの前記有効期限または有効期間が時系列順にならぶように指定されることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記順番が指定された各公開ステップには、前記各公開ステップで文書が公開される権限ロールグループに属する承認者をさらに含み
前記公開ステップ指定手段が、前記承認者を、前記総数または順番が指定された各公開ステップに対応づけられている権限ロールグループを編集可能な承認者として指定することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記公開ステップ指定手段が、前記総数または順番が指定された各公開ステップに対応づけられている権限ロールグループを削減することを編集可能であることを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記公開ステップ指定手段が、前記承認者をさらに、前記総数または順番が指定された各公開ステップに対応づけられている前記有効期限または有効期間を延長可能な承認者として指定することを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記権限ロールグループに、前記権限ロールグループには属していないユーザを追加する公開ユーザ追加手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記権限ロールグループから、前記権限ロールグループには属しているユーザを削除する公開ユーザ削除手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至請求項７のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項９】
クライアント端末と通信可能に接続された、登録された機密文書を管理する文書管理装置の制御方法であって、
前記文書管理装置の権限ロール選択手段が、前記クライアント端末からの指示により、階層レベルが異なっている複数の権限ロールグループを選択する権限ロール選択工程と、
前記文書管理装置の公開ステップ作成手段が、前記選択された複数の権限ロールグループを、前記階層レベルが高い順に比べた場合に、前記階層レベルが相対的に上位である権限ロールを含み、かつ前記複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数が異なっている複数の公開ステップを作成する公開ステップ作成工程と、
前記文書管理装置の公開フロー設定手段が、前記作成した複数の公開ステップを前記総数が大きくなるように、前記複数の公開ステップの各公開ステップの順番を指定する公開ステップ指定工程と、
前記文書管理装置の公開フロー設定手段が、前記指定した順番で機密文書を開示するための、公開フローを設定する公開フロー設定工程と、
前記文書管理装置の公開フロー実行手段が、前記設定した公開フローを実行する公開フロー実行工程と、
を含むことを特徴とする制御方法。
【請求項１０】
クライアント端末と通信可能に接続された、登録された機密文書を管理する文書管理装置で読み取り実行可能なプログラムであって、
前記文書管理装置を
前記クライアント端末からの指示により、階層レベルが異なっている複数の権限ロールグループを選択する権限ロール選択手段と、
前記選択された複数の権限ロールグループを、前記階層レベルが高い順に比べた場合に、前記階層レベルが相対的に上位である権限ロールを含み、かつ前記複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数が異なっている複数の公開ステップを作成する公開ステップ作成手段と、
前記作成した複数の公開ステップを前記総数が大きくなるように、前記複数の公開ステップの各公開ステップの順番を指定する公開ステップ指定手段と、
前記指定した順番で機密文書を開示するための、公開フローを設定する公開フロー設定手段と、
前記設定した公開フローを実行する公開フロー実行手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書管理装置及び制御方法とプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
承認業務を行うワークフロー機能と文書管理機能を有する文書管理システムにおいて、
【０００３】
承認された文書を公開する業務の際、ワークフロー機能と文書管理機能を別々に利用する必要があった。つまりユーザはワークフロー機能を使って承認業務を行った後、文書管理機能を使って文書を公開する必要があった。ユーザはワークフロー機能と文書管理機能の両方を扱う必要があり手間がかかっていた。また文書管理機能による文書公開におけるユーザの作業ミスが発生するリスクがあった。
【０００４】
先行文献１においては、業務や文書の流れを予め定義しておき、それに従って処理が進むシステムにおいて、特定の時点における並列回覧する人数を運用時に自由に指定できるワークフローシステム文書並列回覧方法が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平９−３１１８８９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら先行技術には、決算情報、投資家向け情報、経営情報、組織編成などのように、当初は機密情報であるが時間の経過とともに機密情報ではなくなっていく情報が書かれている機密文書の公開範囲を徐々に広くし開示する技術に関しては何ら開示されていない。
本願発明は、機密文書の公開範囲をグループ単位で段階的に広くして開示することが出来る仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本願発明は、クライアント端末と通信可能に接続された、登録された機密文書を管理する文書管理装置であって、前記クライアント端末からの指示により、階層レベルが異なっている複数の権限ロールグループを選択する権限ロール選択手段と、前記選択された複数の権限ロールグループを、前記階層レベルが高い順に比べた場合に、前記階層レベルが相対的に上位である権限ロールを含み、かつ前記複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数が異なっている複数の公開ステップを作成する公開ステップ作成手段と、前記作成した複数の公開ステップを前記総数が大きくなるように、前記複数の公開ステップの各公開ステップの順番を指定する公開ステップ指定手段と、前記指定した順番で機密文書を開示するための、公開フローを設定する公開フロー設定手段と、前記設定した公開フローを実行する公開フロー実行手段と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
また、前記設定した公開フローに対応する公開フォルダを指定する公開フォルダ指定手段と、前記公開フロー実行手段は、前記指定された公開フォルダに機密文書か登録されたあとに実行を開始することを特徴とする。
【０００９】
また、前記複数の公開ステップはそれぞれ、前記複数の公開ステップの各公開ステップが継続される有効期限または有効期間をさらに含み、前記公開ステップ指定手段が、前記各公開ステップの順番が指定されるとともに、前記各公開ステップの前記有効期限または有効期間が時系列順にならぶように指定されることを特徴とする。
【００１０】
また、前記順番が指定された各公開ステップには、前記各公開ステップで文書が公開される権限ロールグループに属する承認者をさらに含み前記公開ステップ指定手段が、前記承認者を、前記総数または順番が指定された各公開ステップに対応づけられている権限ロールグループを編集可能な承認者として指定することを特徴とする。
【００１１】
また、前記公開ステップ指定手段が、前記総数または順番が指定された各公開ステップに対応づけられている権限ロールグループを削減することを編集可能であることを特徴とする。
【００１２】
また、前記公開ステップ指定手段が、前記承認者をさらに、前記総数または順番が指定された各公開ステップに対応づけられている前記有効期限または有効期間を延長可能な承認者として指定することを特徴とする。
また、前記権限ロールグループに、前記権限ロールグループには属していないユーザを追加する公開ユーザ追加手段をさらに備えることを特徴とする。
また、前記権限ロールグループから、前記権限ロールグループには属しているユーザを削除する公開ユーザ削除手段をさらに備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本願発明により、機密文書の公開範囲をグループ単位で段階的に広くして開示することが出来る仕組みを提供することを目的とする。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本願発明の文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【図２】本願発明の文書管理装置及びクライアント端末のハードウエア構成図を示す図である。
【図３】本願発明におけるフローチャートを示す図である。
【図４】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図５】本願発明におけるフローチャートを示す図である。
【図６】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図７】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図８】本願発明におけるフローチャートを示す図である。
【図９】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図１０】本願発明におけるフローチャートを示す図である。
【図１１】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図１２】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図１３】本願発明におけるフローチャートを示す図である。
【図１４】本願発明におけるユーザの操作画面の遷移を示す図である。
【図１５】本願発明におけるフローチャートを示す図である。
【図１６】本願発明における各種データテーブルである。
【図１７】本願発明における各種データテーブルである。
【図１８】本願発明における各種データテーブルである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
図１を説明する。
【００１６】
図１は、クライアント端末２００、２０１及び文書管理装置１００が通信回線（ＬＡＮ）３００を介して通信可能に接続された文書管理システムのシステム構成図である。
文書管理装置は、ネットワークを介して接続されているクライアント端末に公開するために登録された機密文書（文書ファイル）を管理している。
図２を説明する。
図２は文書管理装置１００及びクライアント端末２００、クライアント端末２０１のハードウエア構成を示す図である。
【００１７】
図２において、４０１はＣＰＵで、システムバス４０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ４０２あるいは外部メモリ４１１には、ＣＰＵ４０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００１８】
４０３はＲＡＭで、ＣＰＵ４０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ４０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ４０２あるいは外部メモリ４１１からＲＡＭ４０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１９】
４０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）４０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。４０６はビデオコントローラで、表示部４１０への表示を制御する。なお、表示部４１０はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。また表示部は指やペン等にてユーザが表示画面内の対象位置を指定するタッチパネル機能を含むものであってもよい。
【００２０】
４０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ４１１へのアクセスを制御する。
【００２１】
４０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（通信回線）３００を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２２】
なお、ＣＰＵ４０１は、例えばＲＡＭ４０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ４０１は、ＣＲＴ上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２３】
本願発明を実現するための後述する各種プログラムは、文書管理装置１００の外部メモリ４１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ４０３にロードされることによりＣＰＵ４０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる各種データファイル及びデータテーブル等も、外部メモリ４１１または文書管理装置１００に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
図３を説明する。
図３は起案者が権限別のロールグループ（または階層別のロールグループでもよい）を設定する場合のフローチャートを示す図である。
ここで、権限別のロールグループとは権限レベルがそれぞれ異なるロールグループである。
同じく、階層別のロールグループとは階層レベルがそれぞれ異なるロールグループである。
例えば、役員、本部長、部長、課長、係長、一般社員ではそれぞれ権限レベル（階層レベル）が異なっている。
ステップＳ３０１では、クライアント端末２００はユーザにより入力されたＵＲＬ情報を文書管理サーバ１００へ送信する。
送信後、ステップＳ３０２へ処理を進める。
【００２４】
ステップＳ３５１では、文書管理サーバ１００は、クライアント端末２００からＵＲＬ情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信したＵＲＬ情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶し、クライアント端末２００に権限ロール作成画面の表示指示をし、クライアント端末２００に画面情報を送信する。送信後、ステップＳ３０２へ処理を進める。
【００２５】
ステップＳ３０２では、クライアント端末２００は文書管理サーバ１００から受信した画面情報から開示用フォルダ追加画面を表示する。表示後、ステップ３５２へ処理を進める。
ステップＳ３０３では、クライアント端末２００は、ユーザにより入力された権限ロール名称が設定される。
送信後、ステップ３５２へ処理を進める。
ステップＳ３５２では、文書管理サーバ１００は、グループ設定画面をクライアント端末２００に送信する。
【００２６】
ステップＳ３０４では、クライアント端末２００は、文書管理サーバ１００からＵＲＬ情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信したＵＲＬ情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶し、クライアント端末２００に権限ロール作成画面の表示指示をし、クライアント端末に画面情報を送信する。表示後、ステップ３０６へ処理を進める。
【００２７】
ステップＳ３０６では、クライアント端末２００は、ユーザにより入力されたグループを検索するための条件を含むＵＲＬ情報を文書管理サーバ１００へ送信する。送信後、ステップ３５３へ処理を進める。
【００２８】
ステップＳ３５３では、文書管理サーバ１００は、クライアント端末２００からＵＲＬ情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信したＵＲＬ情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶し、クライアント端末２００にグループ検索結果画面の表示指示をし、クライアント端末２００に画面情報を送信する。送信後、ステップＳ３０７へ処理を進める。
【００２９】
ステップＳ３０７では、クライアント端末２００は文書管理サーバ１００から受信した画面情報からグループ検索結果画面を表示する。表示後、ステップＳ３０８へ処理を進める。
ステップＳ３０８では、クライアント端末２００は、ユーザにより入力されたグループが設定される。送信後、ステップ３５４へ処理を進める。
【００３０】
ステップＳ３５４では、文書管理サーバ１００は、クライアント端末２００からグループ情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信したグループ情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶し、クライアント端末２００にユーザグループ検索画面の表示指示をし、クライアント端末２００に画面情報を送信する。送信後、ステップＳ３０６またはステップＳ３１１へ処理を進める。
【００３１】
ステップＳ３１１では、クライアント端末２００は、ユーザにより入力されたユーザを検索するための条件を含むＵＲＬ情報を文書管理サーバ１００へ送信する。送信後、ステップＳ３５５へ処理を進める。
【００３２】
ステップＳ３５５では、文書管理サーバ１００は、クライアント端末２００からＵＲＬ情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信したＵＲＬ情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶し、クライアント端末２００にユーザ検索結果画面の表示指示をし、クライアント端末２００に画面情報を送信する。送信後、ステップＳ３１２へ処理を進める。
【００３３】
ステップＳ３１２では、クライアント端末２００は文書管理サーバ１００から受信した画面情報からユーザ検索結果画面を表示する。表示後、ステップＳ３１３へ処理を進める。
ステップＳ３１３では、クライアント端末２００は、ユーザにより入力されたユーザが設定される。送信後、ステップＳ３５５へ処理を進める。
【００３４】
ステップＳ３５５では、文書管理サーバ１００は、クライアント端末２００からユーザ情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信したユーザ情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶し、クライアント端末２００にユーザグループ検索画面の表示指示をし、クライアント端末２００に画面情報を送信する。送信後、ステップＳ３１１またはステップＳ３１５へ処理を進める。
ステップＳ３１５では、クライアント端末２００は、ユーザにより登録された画像情報が設定される。送信後、ステップＳ３５７へ処理を進める。
【００３５】
ステップＳ３５７では、文書管理サーバ１００は、クライアント端末２００から画像情報を受信する。文書管理サーバ１００は受信した画像情報をＲＡＭ４０３のワークエリアに記憶する。
図４を説明する。
図４は起案者が権限ロールグループを設定する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
４０１はロールグループの追加ボタンである。
４０２はロールグループ名の設定画面である。
４０３はロールグループへのグループ設定画面である。
４０４はロールグループへのユーザ設定画面である。
【００３６】
追加ボタンが押下されると、ここで、文書管理サーバ１００は、権限ロールグループに、権限ロールグループには属していないユーザを追加する（公開ユーザ追加手段）。
【００３７】
削除ボタン（図示しない）が押下されると、ここで、文書管理サーバ１００は、権限ロールグループから、権限ロールグループには属しているユーザを削除する（公開ユーザ削除手段）。
４０５はロールグループへ設定したグループユーザ一覧表示画面である。
４０６はロールグループへ画像を設定する画面である。
図５を説明する。
図５は起案者が公開フローを設定する場合のフローチャートを示す図である。
ステップＳ５０１では、クライアント端末２００は、起案者の公開フローの設定を開始する。
ステップＳ５０２では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５５１では、文書管理サーバ１００は、公開フロー設定画面（図６の６０１）をクライアント端末に送信する。
ステップＳ５０３では、クライアント端末２００は、公開フロー設定画面（図６の６０１）を表示。
ステップＳ５０４では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５５２では、文書管理サーバ１００は、公開ステップ数設定画面（図６の６０４）をクライアント端末に送信する。
ステップＳ５０５では、クライアント端末２００は、公開ステップ数設定画面（図６の６０４）を表示。
ステップＳ５０６では、クライアント端末２００は、★の繰り返しの終了条件を満たせば終了する。
ステップＳ５０７では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５５３では、文書管理サーバ１００は、各公開ステップ詳細設定画面（図６の６０５）をクライアント端末に送信する。
ステップＳ５０８では、クライアント端末２００は、各公開ステップ詳細設定画面（図６の６０５）を表示。
ステップＳ５０９では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５５４では、文書管理サーバ１００は、ユーザ検索結果画面を送信する。
ステップＳ５１０では、クライアント端末２００は、ユーザ検索結果画面を表示。
ステップＳ５１１では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５１２では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５５５では、文書管理サーバ１００は、権限ロール検索結果画面を送信する。
ステップＳ５１３では、クライアント端末２００は、権限ロール検索結果画面を表示。
ステップＳ５１４では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ５１５では、クライアント端末２００は、★を繰り返す。
ステップＳ５１６では、クライアント端末２００、設定が完了した公開フローの登録要求を送信する。
ステップＳ５５６では、文書管理サーバ１００は、設定された（設定完了済み）公開フローを各種データベースに登録する。
ステップＳ５１７では、クライアント端末２００は、起案者の公開フローの設定を終了する。
図６を説明する。
図６は起案者が公開フローを設定する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
６０４は、設定を開始する時の公開フローの初期画面である。
画面中の各開示ステップが各公開ステップである。
６０５は、各公開ステップの詳細を設定する画面である。
画面中の割り当てが承認者である。
【００３８】
順番が指定された各公開（開示）ステップには、各公開（開示）ステップで文書が公開される権限ロールグループに属する少なくとも1名の承認者をさらに含んでいる。
図７を説明する。
図７は起案者が公開フローを設定する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
６０８は、各公開ステップの詳細を設定する画面である。
画面中の開示範囲が権限ロールグループ（または組織ロールグループ）である。
【００３９】
ここで、文書管理サーバ１００は、画面６０８でのユーザの操作（クライアント端末からの指示により）、階層レベルが異なっている複数の権限ロールグループを選択する（権限ロール選択手段）。
６１０は、各公開ステップの詳細を設定する画面である。
６１１は、設定が完了した公開フローの最終画面である。
画面中のマップが公開フローである。
【００４０】
ここで、文書管理サーバ１００は、画面６０８でのユーザの操作（クライアント端末からの指示）により選択された複数の権限ロールグループを、階層レベルが高い順に比較した場合に、階層レベルが相対的に上位である権限ロールを必ず含み、かつ複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数がそれぞれ異なっている複数の公開（開示）ステップを作成が完了する（公開ステップ作成手段）。
【００４１】
ここで、文書管理サーバ１００は、作成した複数の公開（開示）ステップを総数が徐々に大きくなるように、複数の公開（開示）ステップの各公開（開示）ステップの順番を指定が完了する（公開ステップ指定手段）。
【００４２】
例えば、階層レベルが高い順に比較した場合に、階層レベルが相対的に上位である権限ロールを必ず含み、かつ複数の権限ロールの各権限ロールを積算した総数がそれぞれ異なっている複数の公開（開示）ステップとは、次に示す公開ステップ１〜公開ステップ３である。
【００４３】
（１）本部長クラス（権限ロールグループ）だけに機密文書が公開される１番目の公開ステップ１であり、承認者は本部長クラスの権限ロールグループに属している高橋八郎本部長に設定されている。公開ステップ１においては、例えば公開期限の２０１１年９月３０日までＲ１（極秘）レベルで管理され、本部長クラス（権限ロールグループ）だけが指定の機密文書を閲覧することができる。
【００４４】
（２）本部長クラス（権限ロールグループ）＋部課長クラス（権限ロールグループ）だけに機密文書が公開される２番目の公開ステップ２であり、承認者は部課長クラスの権限ロールグループに属している山田太郎部長に設定されている。公開ステップ２においては、例えば公開期限の２０１１年１０月３０日までＲ２（秘）レベルで管理され、本部長クラス（権限ロールグループ）及び部課長クラス（権限ロールグループ）だけが指定の機密文書を閲覧することができる。
【００４５】
（３）本部長クラス（権限ロールグループ）＋部課長クラス（権限ロールグループ）＋一般職員クラス（権限ロールグループ）だけに機密文書が公開される３番目の公開ステップ３で、承認者はいない。公開ステップ３においては、例えば公開期限の２０１１年１１月３０日までＲ３（一般公開）レベルで管理され、本部長クラス（権限ロールグループ）及び部課長クラス（権限ロールグループ）だけでなく一般社員も指定の機密文書を閲覧することができる。つまり公開ステップ３においては機密文書に指定された文書は機密文書ではなくなり、一般公開文書となる。
このように各公開ステップを並べることで、複数の公開（開示）ステップを総数が徐々に大きくなっているので、公開範囲が広がっている。
【００４６】
尚、別の例として、権限ロールグループの変わりに組織ロールグループで公開フローを設定してもよく、この場合に公開ステップ１〜公開ステップ３の公開範囲が広がっている変形例としては、
（１）企画部門（組織ロールグループ）だけに機密文書が公開される１番目の公開ステップ１で、承認者は企画部門に属する山田花子企画課長に設定されている。
【００４７】
（２）企画部門（組織ロールグループ）＋開発部門（組織ロールグループ）だけに機密文書が公開される２番目の公開ステップ２で、承認者は開発部門に属する斉藤太郎開発課長に設定されている。
【００４８】
（３）企画部門（組織ロールグループ）＋開発部門（組織ロールグループ）＋販売部門（組織ロールグループ）だけに機密文書が公開される２番目の公開ステップ３で、承認者は企画部門に属する山本花子販売課長に設定されている。
ケースであってもよい。
【００４９】
文書管理サーバ１００の公開ステップ指定手段は、各公開（開示）ステップの順番が指定されるとともに、各公開（開示）ステップの有効期限または有効期間が時系列順にならぶように指定を完了する。
【００５０】
文書管理サーバ１００の公開ステップ指定手段は、承認者を、総数または順番が指定された各公開（開示）ステップに対応づけられている権限ロールグループを編集（追加・及び削除）可能な承認者として指定することができる。
【００５１】
さらに文書管理サーバ１００の公開ステップ指定手段は、総数または順番が指定された各公開（開示）ステップに対応づけられている権限ロールグループを削減することのみ編集可能にしてもよい。これにより予め設定されている公開範囲（開示範囲）をさらに狭くする権限だけを承認者に持たせることができるという効果を奏する。公開範囲を削減しただけ権限ロールグループだけ狭めることで、起案者が誤って設定してしまった公開範囲であっても、適正な公開範囲にて文書の機密性を守ることができる。
【００５２】
さらに文書管理サーバ１００の公開ステップ指定手段は、承認者をさらに、総数または順番が指定された各公開（開示）ステップに対応づけられている有効期限または有効期間を延長可能な承認者として指定してもよい。これにより予め設定されている公開期間（公開期限）をさらに延長する権限だけを承認者に持たせることができ、次の公開ステップに遷移するまでの時間を長くすることができるという効果を奏する。公開範囲を延長期間だけ維持することで、文書の機密性が延長期間だけ守られる。
【００５３】
保存ボタンが押下されると、文書管理サーバ１００は、指定した順番で機密文書を開示するための、公開（開示）フローを設定が完了する（公開フロー設定手段）。
図８を説明する。
図８は起案者が公開フォルダを設定する場合のフローチャートを示す図である。
ステップＳ７０１では、文書管理サーバ１００から受信した画面情報を用いて表示される開示用フォルダの追加ボタン(８０１)を押下される。
（８０１）は、文書管理サーバ１００において、新規に開示用フォルダの作成処理を進める指示が可能なボタンである。
【００５４】
クライアント端末２００は、開示用フォルダの追加ボタン(８０１)が押下されたと判定した場合に、クライアント端末２００は、ドキュメント作成要求の指示を文書管理サーバ１００に送信する。
送信後、ステップＳ７５１へ処理を進める。
ステップＳ７５１では、文書管理サーバ１００は、開示用フォルダ追加画面（８０２）の表示情報をクライアント端末２００に送信する。
送信後、ステップＳ７０２へ処理を進める。
ステップＳ７０２では、文書管理サーバ１００から受信した画面情報を用いて表示される開示用フォルダ追加画面を表示する。
ステップＳ７０３では、クライアント端末２００は、開示用フォルダ名が設定される。
ステップＳ７０４では、クライアント端末２００は、ワークフローマップ選択ボタン（８０２）を押下される。
【００５５】
クライアント端末２００は、ワークフローマップ選択ボタン(８０２)が押下されたと判定した場合に、クライアント端末２００は、ワークフローマップの一覧表示指示を文書管理サーバ１００に送信する。
送信後、ステップＳ７５２へ処理を進める。
ステップＳ７５２では、文書管理サーバ１００は、ワークフローマップ一覧画面（８０３）の表示情報をクライアント端末２００に送信する。
送信後、ステップＳ７０５へ処理を進める。
ステップＳ７０５では、文書管理サーバ１００から受信した画面情報を用いて表示されるワークフローマップ一覧画面を表示する。
ステップＳ７０６では、クライアント端末２００は、ワークフローマップ選択リンク（８０３）を押下される。
【００５６】
クライアント端末２００は、ワークフローマップ選択リンク(８０３)が押下されたと判定した場合に、クライアント端末２００は、新規で作成される開示用フォルダと選択されたワークフローマップの紐付指示を文書管理サーバ１００に送信する。
送信後、ステップＳ７５３へ処理を進める。
ステップ７５３では、文書管理サーバ１００は、選択されたワークフローマップの情報をクライアント端末２００に送信する。
送信後、ステップＳ７０７へ処理を進める。
ステップ７０７では、クライアント端末２００は、開示用フォルダ追加ボタンを押下される。
【００５７】
クライアント端末２００は、開示用フォルダ追加ボタンが押下されたと判定した場合に、クライアント端末２００は、追加する開示用フォルダの情報をファイル文書管理サーバ１００に送信する。
【００５８】
ステップＳ７５４では、ファイル管理装置１００は、クライアント端末２００から受信した開示用フォルダを開示用フォルダ情報データベースに登録し、一覧に表示させる文書情報を作成し、クライアント端末２００に文書一覧表示画面の表示指示をし、画面情報を送信する。その際に、開示用フォルダを識別可能にすべく開示用フォルダ情報（開示用フォルダＩＤ）が自動で付与し、開示用フォルダ情報データベースに自動付与した開示用フォルダ情報を登録する（開示用フォルダ情報登録手段）。
クライアント端末２００は、文書管理サーバ１００から受信した画面情報を用いて表示される文書一覧表示画面を表示する。
図９を説明する。
図９は起案者が公開フォルダを設定する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
８０１は開示用フォルダの追加ボタンである。
８０２は開示用フォルダ追加画面である。
【００５９】
追加ボタンが押下されると、文書管理サーバ１００は、設定した公開（開示）フローに対応する公開（開示）フォルダの指定が完了する（公開フォルダ指定手段）。
８０３はワークフローマップ選択リンクである。
図１０を説明する。
図１０は起案者が公開フローを実行する場合のフローチャートを示す図である。
図１１を説明する。
図１１は起案者が公開フローを実行する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
１００１は、公開フローで公開するために、公開フォルダに対応づける機密文書を選択する画面である。
１００２は、公開フローで公開するために、公開フォルダに対応づける機密文書を選択する画面である。
１００３は、実行する公開フロー選択する画面である。
図１２を説明する。
図１２は起案者が公開フローを実行する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
１００５は、各公開ステップの詳細を設定する画面である。
画面中の開示日が有効期限または有効期間である。
【００６０】
複数の公開（開示）ステップにはそれぞれ、複数の公開（開示）ステップの各公開（開示）ステップの公開が継続される有効期限または有効期間をさらに含んでいる。
１００６は、各公開ステップの詳細を設定する画面である。
１００７は、起案者による設定が全て完了した公開フローを実行する画面である。
【００６１】
開始ボタンが押下されると、文書管理サーバ１００は、画面６１１でのユーザの操作（クライアント端末からの指示）により設定した公開（開示）フローを実行する（公開フロー実行手段）。
文書管理サーバ１００の公開フロー実行手段は、指定された公開（開示）フォルダに機密文書か登録されたあとに公開（開示）フローの実行を開始する。
図１３を説明する。
図１３は承認者が公開フローを編集する場合のフローチャートを示す図である。
ステップＳ１１０１では、クライアント端末２００は、承認者の公開フローの編集を開始する。
ステップＳ１１０２では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ１１５１では、文書管理サーバ１００は、承認待ち一覧画面（図１４の１２０２）をクライアント端末に送信する。
ステップＳ１１０３では、クライアント端末２００は、承認待ち一覧画面（図１４の１２０２）を表示する。
ステップＳ１１０４では、クライアント端末２００は、指示を送信する。
ステップＳ１１５２では、文書管理サーバ１００は、承認画面（図１４の１２０３）をクライアント端末に送信する。
ステップＳ１１０５では、クライアント端末２００は、承認画面（図１４の１２０３）を表示する。
ステップＳ１１０６では、クライアント端末２００は、公開日変更を判定する。
ステップＳ１１０７では、クライアント端末２００は、公開日が変更される。
ステップＳ１１０８では、クライアント端末２００は、権限ロールグループ変更を判定する。
ステップＳ１１０９では、クライアント端末２００は、権限ロールグループが変更される。
ステップＳ１１５３では、文書管理サーバ１００は、文書管理サーバ１００は、権限ロール検索結果画面（図１４の１２０４）をクライアント端末に送信する。
ステップＳ１１１０では、クライアント端末２００は、権限ロール検索結果画面（図１４の１２０４）を表示する。
ステップＳ１１１１では、クライアント端末２００は、承認者の公開フローの編集を終了する。
図１４を説明する。
図１４は承認者が公開フローを編集する場合にクライアント端末が表示するユーザの操作画面の遷移を示す図である。
１２０１は、公開フローに設定された承認者が、公開フローの詳細な設定を開く画面である。
１２０２は、公開フローに設定された承認者が、公開フローの詳細な設定を開く画面である。
１２０３は、公開フローに設定された承認者が、開示日を編集（延長）する画面である。
１２０４は、公開フローに設定された承認者が、権限ロールグループを編集（削除）する画面である。
図１５を説明する。
図１５は文書管理装置が実行されている公開フローを処理する場合のフローチャートを示す図である。
ステップＳ１３０１では、文書管理サーバ１００は、公開フロー処理を開始する。
ステップＳ１３０２では、文書管理サーバ１００は、★の繰り返しの終了条件を満たせば終了する。
ステップＳ１３０３では、文書管理サーバ１００は、開示日が過ぎているかを判断する。
ステップＳ１３０４では、文書管理サーバ１００は、承認の督促メールを通知する。
ステップＳ１３０５では、文書管理サーバ１００は、承認か否認かを受け付ける。
ステップＳ１３０６では、文書管理サーバ１００は、承認されたかを判断する。
ステップＳ１３０７では、文書管理サーバ１００は、■の繰り返しの終了条件を満たせば終了する。
ステップＳ１３０８では、文書管理サーバ１００は、開示日が過ぎているかを判断する。
ステップＳ１３０９では、文書管理サーバ１００は、当該ステップの権限ロースで開示する。
ステップＳ１３１４では、文書管理サーバ１００は、５分待機する。
ステップＳ１３１０では、文書管理サーバ１００は、開示ユーザにメールを通知する。
ステップＳ１３１１では、文書管理サーバ１００、■を繰り返す。
ステップＳ１３１２では、文書管理サーバ１００、★を繰り返す。
ステップＳ１３１３では、文書管理サーバ１００は、公開フロー処理を終了する。
図１６を説明する。
図１６は、文書管理装置１００の記憶部（外部メモリ４１１）が記憶する各種データテーブルである。
１５０１は開示用フォルダ情報データである。公開フローＩＤと公開フォルダＩＤが一意に対応づけられている。
１５０２はワークフロー情報データである。
１５０３は文書情報データである。
１５０４はロール情報データである。
【００６２】
１５０５はロール所属情報データである。権限ロールグループＩＤに属するユーザＩＤが対応づけられている。また、組織ロールグループＩＤに属するユーザＩＤが対応づけられている。
１５０６は公開情報データである。
１５０７はユーザ情報データである。
１５０８はグループ情報データである。
１５０９はグループ所属情報データである。
図１７を説明する。
図１７は、文書管理装置１００の記憶部（外部メモリ４１１）が記憶する各種データテーブルである。
１５１０は実行中ワークフロー情報データである。
１５１１はワークフローステップ情報データである。
１５１２はステップマスタ情報データである。
１５１３は開示ステップ情報データである。公開フローＩＤと各公開ステップＩＤが対応づけられている。開示日と各公開ステップＩＤが対応づけられている。
１５１４は承認者情報データである。承認者ＩＤと各公開ステップＩＤが対応づけられている。
１５１５は開示範囲情報データである。権限ロールグループＩＤと各公開ステップＩＤが対応づけられている。
図１８を説明する。
【００６３】
図１８は、文書管理装置１００の記憶部（外部メモリ４１１）が記憶する各種データテーブルである。１つの公開フローの設定した場合に、図１６及び図１７から必要なデータをデータテーブルから抜粋したものである。
１５０４はロール情報データである。
１５０５はロール所属情報データである。
１５１４は承認者情報データである。
１５０１は開示用フォルダ情報データである。
【００６４】
また、本願発明におけるプログラムは、図３、図５、図８、図１０、図１３、図１５に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本願発明の記憶媒体は図３、図５、図８、図１０、図１３、図１５の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムとして、文書管理装置１００の外部メモリ４１１に記憶されている。  
【００６５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本願発明の目的が達成されることは言うまでもない。  
【００６６】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本願発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本願発明を構成することになる。  
【００６７】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。  
【００６８】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。  
【００６９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。  
【００７０】
また、本願発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本願発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本願発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本願発明の効果を享受することが可能となる。  
【００７１】
さらに、本願発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本願発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本願発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００７２】
１００  文書管理装置（文書管理サーバ）
２００  クライアント端末
４０１  ＣＰＵ
４０２  ＲＯＭ
４０３  ＲＡＭ（記憶部）
４１１  外部メモリ（記憶部）
【図１】
2013134527.tif 000003
【図２】
2013134527.tif 000004
【図３】
2013134527.tif 000005
【図４】
2013134527.tif 000006
【図５】
2013134527.tif 000007
【図６】
2013134527.tif 000008
【図７】
2013134527.tif 000009
【図８】
2013134527.tif 000010
【図９】
2013134527.tif 000011
【図１０】
2013134527.tif 000012
【図１１】
2013134527.tif 000013
【図１２】
2013134527.tif 000014
【図１３】
2013134527.tif 000015
【図１４】
2013134527.tif 000016
【図１５】
2013134527.tif 000017
【図１６】
2013134527.tif 000018
【図１７】
2013134527.tif 000019
【図１８】
2013134527.tif 000020