(57)【要約】【課題】クライアントが必要とする時にサムネイルや検索インデックスが作成されていない、すぐに必要でないサムネイルや検索インデックスが先に作成されているという事態が頻繁に起きる。【解決手段】クライアントから受信した文書のサムネイルを作成するサムネイル作成手段と、文書の検索インデックスを作成するインデックス作成手段を備える文書管理サーバであって、サムネイル作成手段はサムネイル作成処理の実行順序をサムネイルを表示すべきクライアントの数から判断して登録し、インデックス作成手段はインデックス作成処理の実行順序を文書の検索回数から判断して登録する。文書管理サーバはさらに、登録された処理内容がサムネイル作成処理である場合、サムネイル作成手段にサムネイルを作成させて格納し、処理内容が検索インデックス作成処理である場合、検索インデックス作成手段に検索インデックスを作成させて格納する管理手段を有する。【選択図】図５
2013101537.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントから受信した文書のサムネイルを作成するサムネイル作成手段と、前記文書の検索インデックスを作成する検索インデックス作成手段とを備える文書管理サーバであって、
前記サムネイル作成手段は、サムネイルの作成処理が実行される順序を、該サムネイルを表示するべきクライアントの数から判断して、処理キューに登録し、
前記検索インデックス作成手段は、検索インデックスの作成処理が実行される順序を、前記文書の検索回数から判断して、前記処理キューに登録し、
前記文書管理サーバはさらに、前記キューに登録された処理内容がサムネイル作成処理である場合、前記サムネイル作成手段にサムネイルを作成させ、前記作成されたサムネイルを格納し、前記キューに登録された処理内容が検索インデックス作成処理である場合、前記検索インデックス作成手段に検索インデックスを作成させ、作成された検索インデックスを格納する管理手段を有することを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
前記サムネイル作成手段及び前記検索インデックス作成手段がそれぞれの判断を自動でおこなうための条件を設定する条件設定手段をさらに有することを特徴とする請求項１記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
前記条件設定手段は文書の検索回数に対する所定の閾値を設定し、前記検索インデックス作成手段は、前記文書の検索回数が前記閾値を越えているかどうかにより、検索インデックスの作成処理が実行される順序を判断することを特徴とする請求項２記載の文書管理サーバ。
【請求項４】
クライアントから受信した文書のサムネイルの作成処理が実行される順序を、該サムネイルを表示するべきクライアントの数から判断して、処理キューに登録するステップと、
前記文書の検索インデックスの作成処理が実行される順序を、前記文書の検索回数から判断して、前記処理キューに登録するステップと、
前記キューに登録された処理内容がサムネイル作成処理である場合、前記サムネイルを作成して格納し、前記キューに登録された処理内容が検索インデックス作成処理である場合、前記検索インデックスを作成して格納するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
請求項１〜３のいずれか1項に記載の装置をコンピュータで実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワーク上の文書管理サーバと、それを利用するネットワーク上のクライアントがあり、クライアントからの文書の登録がおこなわれた時などに、文書のサムネイルや検索インデックスを作成する文書管理システムに関する。特に、サムネイルや検索インデックスを作成するタイミングや順序を自動的に判断する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムにおいて、文書のサムネイルは文書管理システムに登録されている多くの文書の中から視認して簡単にその文書を特定するために必須の情報となっている。同様に、文書内の文字列を抽出し、検索インデックスを作成することは、文書管理システムの検索機能を利用して登録されている多くの文書の中から確実にその文書を探すために必須の情報となっている。
クライアントから文書管理サーバに文書が登録されると、文書管理サーバで当該登録された文書のサムネイルを作成する文書管理システムがある（特許文献１）。しかしながら、特許文献１では、同時に複数の文書が文書管理サーバへ登録された場合の処理についての詳細な記述はない。したがって、このような文書管理システムでは、クライアントから送信されたファイルが文書管理サーバに文書として登録された順でサムネイルが作成されると考えられる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2002-312403
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の技術では、クライアントが複数の文書を文書管理サーバに登録した時に、文書のサムネイルや検索インデックスを作成する処理を、文書管理サーバに当該文書が登録された順に行うことになる。しかし、クライアントがサムネイルや検索インデックスを必要とする順番は必ずしもこの順ではない。具体的には、クライアントが画面に表示する可能性があるサムネイルは、より早く必要とされる。また、クライアントが検索機能を使用する可能性があるキャビネット内の文書は、より早く検索インデックスが必要とされる。すなわち、文書の登録順でサムネイル作成やインデックス作成を行うように構成した場合、クライアントが必要とするサムネイルや検索インデックスが、必要な時に作成されていないことが有りうるという課題がある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するため、本発明は、クライアントから受信した文書のサムネイルを作成するサムネイル作成手段と、前記文書の検索インデックスを作成する検索インデックス作成手段とを備える文書管理サーバであって、前記サムネイル作成手段は、サムネイルの作成処理が実行される順序を、該サムネイルを表示するべきクライアントの数から判断して、処理キューに登録し、前記検索インデックス作成手段は、検索インデックスの作成処理が実行される順序を、前記文書の検索回数から判断して、前記処理キューに登録し、前記文書管理サーバはさらに、前記キューに登録された処理内容がサムネイル作成処理である場合、前記サムネイル作成手段にサムネイルを作成させ、前記作成されたサムネイルを格納し、前記キューに登録された処理内容が検索インデックス作成処理である場合、前記検索インデックス作成手段に検索インデックスを作成させ、作成された検索インデックスを格納する管理手段を有することを特徴とする文書管理サーバを提供する。
【発明の効果】
【０００６】
本発明では、クライアントが文書管理サーバに文書を登録し文書管理サーバがサムネイルや検索インデックスを作成する場合、文書登録先のフォルダへのアクセス状況やクライアントの表示設定、また登録先キャビネットでの検索機能の利用状況をチェックする。このように構成することにより、登録されたどの文書のサムネイルや検索インデックスがより早くクライアントに必要とされるかを判断することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】実施例１におけるシステム構成図である。
【図２】実施例１における文書管理サーバやクライアントのハードウェア構成図である。
【図３】実施例１における各機器のソフトウェア構成図である。
【図４】実施例１における文書管理システムの画面表示上のデータ構成の例である。
【図５】実施例１における文書のサムネイルと検索インデックスの作成のためのキューへの処理登録手順を表すフローチャートである。
【図６】実施例１におけるキューの処理手順を表すフローチャートである。
【図７】従来技術におけるサムネイルと検索インデックスの作成の処理を管理するキューに格納されるデータの並びを表す図である。
【図８】実施例１におけるサムネイルと検索インデックスの作成の処理を管理するキューに格納されるデータの並びの一例を表す図である。
【図９】図８に示すデータの並びになるためのクライアントの表示設定の例を表す図である。
【図１０】実施例１におけるサムネイルと検索インデックスの作成の処理を管理するキューに格納されるデータの並びの別の一例を表す図である。
【図１１】図１０に示すデータの並びになるためのクライアントの表示設定の例を表す図である。
【図１２】実施例１におけるサムネイルと検索インデックスの作成の処理を管理するキューに格納されるデータの並びのさらに別の一例を表す図である。
【図１３】図１２に示したデータの並びになるためのクライアントの表示設定の例を表す図である。
【図１４】実施例１におけるクライアントが表示するサムネイル表示による画面例を表す図である。
【図１５】実施例１におけるクライアントが表示するリスト表示による画面例を表す図である。
【図１６】実施例１におけるサムネイルと検索インデックスの作成が一部の文書のみで完了したことを表す画面例である。
【図１７】実施例１におけるサムネイルと検索インデックスの作成がすべての文書で完了したことを表す画面例である。
【図１８】実施例２におけるサムネイルと検索インデックスの作成の処理を管理するキューに格納されるデータの並びの一例を表す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。なお、以下に述べる実施例は本発明の説明をしやすいように様々な制約が付加されているが、本発明の範囲は以下の説明において特に記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【０００９】
＜実施例１＞
図１は、本実施例に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。図１に示すように本実施例では、ネットワーク１０１上に文書管理サーバ１０２と、複数のクライアント１０３（１〜Ｎ）が接続されている。
【００１０】
文書管理サーバ１０２は、クライアント１０３と通信をおこなう機能を有する情報処理装置であり、クライアント１０３からネットワーク１０１を介して送信されるリクエストを受信する。これにより、それぞれの処理要求に従って内部で処理をおこなう。
【００１１】
クライアント１０３は、文書管理システムの利用者であるユーザが、文書管理サーバ１０２の提供する機能を操作するための情報処理装置である。ユーザは、クライアント１０３内のＷｅｂブラウザ等を用いてネットワーク１０１を介して文書管理サーバ１０２にアクセスし、文書管理サーバに文書を送信して登録することや、文書管理サーバに登録されている文書や文書情報等を取得することができる。クライアント１０３は、本実施例において必要な機能は各々同様な構成をしている。そのため、ここでは説明の簡略化のために複数のクライアント１０３（１〜Ｎ）の中で特定されたクライアント１０３を示す場合は、クライアント１０３（Ｘ）やクライアント１０３（Ｙ）と記す。また、クライアント１０３（１〜Ｎ）の中で特定されないクライアント１０３を指す場合は、単にクライアント１０３と記す。本実施例において、１ユーザにつき、少なくとも１つのクライアント１０３（Ｘ）を使用することを前提としている。しかし、一般的に文書管理システムでは後述する認証処理部３０２によってユーザを区別（ユーザ認証）することが可能であるため、１つのクライアント１０３（Ｘ）を複数のユーザで使用することも可能である。
【００１２】
図２に、本実施例に係る文書管理サーバ１０２及びクライアント１０３を構成するハードウェア構成図を示す。文書管理サーバ１０２は、一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、図２の説明においてはこの文書管理サーバ１０２とクライアント１０３を情報処理装置２００と記すこととする。
【００１３】
図２において、２０１は情報処理装置２００の演算／制御をつかさどるＣＰＵを表す。２０２はＲＡＭであり、ＣＰＵ２０１の主メモリとして実行プログラムの領域や該プログラムの実行エリア並びにデータエリアとして機能する。実行プログラムは、後述する外部メモリ２１３からＲＡＭ２０２に読み出されて実行される。２０３はプログラムＲＯＭであり、情報処理装置２００の機器制御をおこなうシステムプログラムの基本ソフト（ＯＳ）が記録される。文書管理サーバ１０２においては、クライアント１０３から依頼された処理をおこなうための後述する図３の処理モジュール３１０のプログラムが格納される。２０４はデータＲＯＭであり、情報処理装置２００の機能を提供するために必要な情報等が記録される。情報処理装置２００の機能を提供するために必要な情報とは、例えば文書管理サーバ１０２においては、クライアント１０３から登録される文書や文書情報、また文書管理システムの利用者であるクライアント１０３の情報等が考えられる。なお、データＲＯＭの代わりに後述する外部メモリ２１３を用いる場合もある。
【００１４】
２０５はネットワークコントローラ（ＮＣ）であり、ネットワークに接続され、他のネットワークに接続された機器との通信制御処理を実行する。２０６はキーボードコントローラであり、後述するキーボード２１１からのキー入力を制御する。２０７はディスプレイコントローラであり、情報処理装置２００内の情報を後述のディスプレイ２１２の画面に表示するために画像データを展開し、その表示の制御をおこなう機能を有する。２０８はディスクコントローラであり、例えば文書管理サーバ１０２においては、管理する文書や文書情報、また文書管理システムの利用者であるクライアント１０３の情報等の入出力を制御する。
【００１５】
２１１は情報処理装置２００を操作する操作者が入力操作をおこなうためのキーボードである。例えば、本実施例において文書管理サーバ１０３のメンテナンス作業をする場合は、後述するディスプレイ２１２に表示される情報を見ながらキーボード２１１を操作することが考えられる。２１２はディスプレイであり、例えばＬＣＤなどの表示装置である。２１３は外部メモリ（ＨＤ、ＦＤ）であり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施例におけるアプリケーションプログラムとは、例えば文書管理サーバ１０２における後述する処理モジュール３０１のようなソフトウェアプログラムを表す。
【００１６】
図３に、本実施例に係る文書管理サーバ１０２、クライアント１０３のソフトウェア構成図を示す。３００は文書管理サーバ１０２とクライアント１０３の送受信部であり、ネットワーク１０１を利用して、互いに通信をおこなうことができる。
【００１７】
文書管理サーバ１０２の処理モジュール群３０１は、図２に示すプログラムＲＯＭ２０３またはデータＲＯＭ２０４より読み込まれてＲＡＭ２０２に展開され、ＣＰＵ２０１で使用されるアプリケーションプログラムまたはプログラムの一部として動作する。すなわち、処理モジュールのプログラムは、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ（コンピュータ）を、各処理部３０２〜３０５として機能させるためのものである。この処理モジュールは、文書管理サーバ１０２がクライアント１０３に提供する文書管理に必要な機能をまとめたものであり、後述する各機能を実現させるためのプログラムが備わっている。ただし、本図においては、本発明の説明に必要な機能に限って記載しており、ここに記されている以外の文書管理に必要な各機能も文書管理サーバ１０２には備わっているものとする。また、本実施例では、汎用コンピュータがプログラムを実行することにより実現するものとするが、これに限るものではなく、その一部または全部の処理をＡＳＩＣ等の特定の電子回路（ハードウェア）を用いて実現しても構わない。
【００１８】
処理モジュール３０１は以下の機能を持つモジュール３０２〜３０５を備える。３０２は認証処理部であり、クライアント１０３から処理の依頼を受ける時に、クライアント１０３が文書管理システムを利用することができる契約ユーザなのかどうかの認証処理をおこなう。３０３は条件設定部であり、後述する本実施例におけるサムネイル作成や検索インデックス作成の処理の優先度を設定する。３０４はサムネイル作成部であり、後述するキュー管理部３１３で管理されるサムネイル作成の処理キューを扱い、対応する文書のサムネイルを作成する。３０５は検索インデックス作成部であり、後述するキュー管理部３１３で管理される検索インデックス作成の処理キューを扱い、対応する文書の検索インデックスを作成する。
なお、本実施例での処理キューは「優先度付きキュー（Ｐｒｉｏｒｉｔｙ  Ｑｕｅｕｅ）」を用いるものとし、後述する文書の優先度（や重み）に基づいてキューに登録された文書の処理順（キュー内の配列）が定まる。
【００１９】
３１１は文書管理サーバ１０２の情報管理部であり、ファイルシステムまたはデータベースシステムを用いて、文書管理サーバ１０２におけるＲＡＭ２０２、プログラムＲＯＭ２０３またはデータＲＯＭ２０４の少なくとも一つを用いて情報を格納する。また、管理部３１１に格納された情報に関しては、特定のキーや条件で直接特定の情報へのアクセスが可能である。
【００２０】
３１２は文書管理システムのメインとなる機能の文書管理部であり、クライアント１０３によって登録される後述の文書４０４等を管理する。３１３はキュー管理部であり、クライアント１０３から文書４０４が文書管理システムに登録された時に、その文書のサムネイルや検索インデックスを作成する必要があると判断されると、それぞれのキュー処理を登録する。また、前述のサムネイル作成部３０４や検索インデックス作成部３０５によってサムネイルや検索インデックスが作成され、後述するサムネイル管理部３１４や検索インデックス管理部３１５にサムネイルや検索インデックスが格納されると、処理キューを削除する。３１４はサムネイル管理部であり、サムネイル作成部３０４によってキュー管理部３１３に登録されているサムネイル作成処理を実施し、作成されたサムネイルを格納する。３１５は検索インデックス管理部であり、検索インデックス作成部３０５によってキュー管理部３１３に登録されている検索インデックス作成処理を実施し、作成された検索インデックスを格納する。
【００２１】
３２１はクライアント１０３に接続されるディスプレイ２１２等の表示機能を制御する表示部である。表示部３２１は、前述の認証処理部３０２によるユーザ認証処理のための情報入力画面の表示、文書管理サーバ１０２に登録されているキャビネット４０２、フォルダ４０３、文書４０４の表示等をおこなう。３２２はクライアント１０３のキーボード２１１等の入力機能を制御する入力部である。また、クライアント１０３の入力部３２２として、クライアント１０３に接続されているディスプレイ２１２がタッチディスプレイである場合、ディスプレイ２１２がキーボード２１１と同等の機能を持つこともある。
【００２２】
図４に、文書管理サーバ１０２上で管理されるクライアント１０３が利用可能な契約領域と、その中で管理されるキャビネット、フォルダ、文書等の一般的な文書管理システムで使用されるクライアント１０３の表示部３２１での表示上のデータ構成を示す。なお、本実施例においては、一般的な文書管理システムで使われている以下のようなデータ構成を例に説明をしているが、必ずしもこのような構成である必要はない。
【００２３】
４０１は契約領域であり、クライアント１０３が利用可能な記憶領域を表す。一般的な文書管理システムでは、会社や個人単位で文書管理システムのサービスを契約し、契約した記憶容量内ならばクライアント１０３は自由に領域を利用できる。契約４０１内のデータ構成は、本実施例において各々同様な構成をしている。そのため、ここでは説明の簡略化のために、契約４０１（１〜Ｎ）の中で特定された契約４０１を示す場合は、契約４０１（Ｘ）や契約４０１（Ｙ）と記す。また、契約４０１（１〜Ｎ）の中で特定されない契約４０１を指す場合は、単に契約４０１と記す。契約４０１以外にも後述するキャビネット４０２、フォルダ４０３及び文書４０４についても同様の記載をする。
【００２４】
４０２は契約４０１内に作成できるキャビネットである。キャビネット４０２とは、後述するフォルダ４０３や文書４０４を管理するひとまとまりの単位であり、契約４０１内に契約ユーザであるクライアント１０３が作成することができる管理単位を表している。４０３はクライアント１０３が作成可能な後述する文書４０４を格納するフォルダであり、クライアント１０３がキャビネット４０２の下に任意に作成することができる。一般的な文書管理システムでは、フォルダの階層構造を作成して関連する複数の文書４０４を一つのフォルダに格納することで効率的にキャビネット４０２内を管理することができる。４０４はキャビネット４０２やフォルダ４０３内で管理する文書であり、一般的な文書管理システムでは、契約４０１を利用可能なクライアント１０３が登録するファイルなどである。
【００２５】
図５に、文書管理システムの契約者であるクライアント１０３（Ｘ）が文書管理サーバ１０２に文書を登録した後、文書管理サーバ上でサムネイル作成処理と検索インデックス作成処理を適切な順序で行うため、順序付けてキューに処理を登録するまでの流れを示す。まず、Ｓ５０１で、契約４０１の利用ユーザであるクライアント１０３（Ｘ）が契約４０１内のフォルダ４０３（Ｙ）に登録するために送信した１つ以上の文書ファイルや画像ファイルを、文書登録サーバ１０２が受信する。
【００２６】
Ｓ５０２で、文書の登録ユーザであるクライアント１０３（Ｘ）を含めた契約４０１を利用可能なクライアント１０３の中で、その時点でファイルの登録先のフォルダ４０３（Ｙ）にアクセス中である全クライアント１０３の情報を取得する。Ｓ５０３で、Ｓ５０２で取得したクライアント１０３のうち、画面の表示モードをサムネイル表示に設定している全クライアント１０３の情報を取得する。サムネイル表示とは、後述する図１４の画面例のように、指定のフォルダ４０３（Ｙ）内に登録されている文書４０４の一覧を表示する時に、文書４０４のサムネイル１４０７を表示する画面表示モードのことである。また、サムネイル表示以外にも、後述する図１５のように、文書情報を画像ではなく、文字情報のみで表示するリスト表示がある。本実施例においては、文書４０４の一覧をサムネイルを用いて表示する表示モードをサムネイル表示、文書４０４の一覧を文字列のみで表示する表示モードをリスト表示と記す。
【００２７】
Ｓ５０４で、Ｓ５０１でクライアント１０３（Ｘ）から受信した１つ以上の文書４０４のうちの１つの文書４０４（Ａ）の情報を取得する。以降Ｓ５１４までの処理を、受信した文書４０４の数のＮ回だけ繰り返す。Ｓ５０５で、Ｓ５０３の処理で取得したクライアント１０３（Ｘ）の画面表示の設定を取得する。ここで取得する画面表示の設定情報は、１ページに表示する文書の表示件数、現在表示しているページ番号、文書を表示する順番の設定であるソート順である。以降Ｓ５０９まで、またはＳ５１０までの処理を、Ｓ５０３の処理で取得した全クライアント１０３の数だけ繰り返す。
【００２８】
Ｓ５０６で、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成処理が、後述する図８、図１０、図１２で表される処理キューに既に登録されているかどうかを判断する。既にサムネイル作成処理が処理キューに登録されている場合は、次の文書４０４（Ｂ）の処理をおこなうためにＳ５０4に戻る。処理キューに登録されていなければ、Ｓ５０７に進む。Ｓ５０７で、クライアント１０３（Ｘ）の表示画面に文書４０４（Ａ）のサムネイルが必要かどうかを判断する。サムネイルが必要と判定された場合はＳ５０８に進み、必要でないと判定された場合はＳ５１０に進む。
【００２９】
Ｓ５０８で、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成処理の優先度を「高」に仮設定する。Ｓ５０９で、文書４０４（Ａ）のサムネイルを表示しているクライアント１０３の数をカウントアップする。ここでカウントされたクライアント１０３の数によって、サムネイル作成処理の優先度「高」の中で、さらに重み付けをすることができる。カウントが多くなるほど、そのサムネイルを表示するクライアント１０３の数が多いということになり、より優先的にサムネイルを作成するために処理キューに処理を登録することが可能となる。一方、Ｓ５１０では、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成処理の優先度を「低」に仮設定する。ただし、他のクライアント１０３（Ｙ）が文書４０４（Ａ）のサムネイルを必要とすることも考えられるため、優先度が「高」に変更される可能性はある。
【００３０】
Ｓ５１１で、Ｓ５０９でカウントアップした結果に基づき、優先度「高」に設定された文書４０４（Ａ）のサムネイルを表示するクライアント１０３の数をチェックする。Ｓ５０７で、すべてのクライアント１０３が文書４０４（Ａ）のサムネイルをすぐに表示する必要がないと判断された場合、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成の優先度は「低」であるため、Ｓ５１１の処理はおこなわれない。Ｓ５１２で、Ｓ５１１でチェックした文書４０４（Ａ）のサムネイルを表示するクライアント１０３の総数に基づいて、さらに重み付けをおこなう。重み付けとは、例えばサムネイルを必要とするクライアント１０３の数が多いほど、優先度「高」の中でもさらに優先的にサムネイルを作成するようにキューに登録することが考えられる。なお、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成の優先度が「低」に設定されていた場合は、Ｓ５１２の処理はおこなわれない。
【００３１】
Ｓ５１３で、文書４０４（Ａ）がサムネイル作成の優先度「高」に仮設定されていた時、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成処理を優先度つきキューに登録する。このとき、優先度「高」とＳ５１２で求めた重みとに基づいて、キューに登録すべき文書（Ａ）の配列順を求め、当該求めた配列順になるよう該文書を登録する。Ｓ５１４で、文書４０４（Ａ）がサムネイル作成の優先度「低」に仮設定されていた時、文書４０４（Ａ）のサムネイル作成処理を優先度つきキューに登録する。本実施例では、優先度「低」に設定されている文書についてはＳ５１２で重みを求めていないので、当該登録対象になっている文書（Ａ）が優先度「低」の場合は、キューに既に登録されている優先度「低」の文書の後に登録されることになる。なお、本実施例では、文書（Ａ）をキューに登録する際の処理として、優先度「高」と「低」の差を説明するためにＳ５１３とＳ５１４に分けて説明しているが、優先度と重みとに基づいて配列順を定めるキューであれば、１つのステップで行うことが可能である。
【００３２】
Ｓ５１５で、文書の登録ユーザであるクライアント１０３（Ｘ）が登録するファイルの登録先である契約４０４のキャビネット内を対象とした最近の文書の検索回数を取得する。Ｓ５１６で、Ｓ５１５で取得した検索回数が、所定の閾値を超えたかどうかを判定する。この閾値は、文書管理サーバ１０２内にあらかじめ設定している値であり、前述の図３の条件設定部３０３によって設定ファイルなどに設定される値である。Ｓ５１６で文書の検索回数が設定されている閾値を超えていると判断された時は、Ｓ５１７で、Ｓ５０１でクライアント１０３（Ｘ）から受信したＮ個すべての文書４０４の検索インデックス作成の優先度を「高」に設定してキューに登録する。Ｓ５１６で文書の検索回数が設定されている閾値を超えていないと判断された時は、Ｓ５１８で、Ｓ５０１でクライアント１０３（Ｘ）から受信したＮ個すべての文書４０４の検索インデックス作成の優先度を「低」に設定してキューに登録する。
【００３３】
図６に、図５の処理においてキューに登録された処理が図３のサムネイル作成部３０４や検索インデックス作成部３０５によって順に実行される流れを示す。先ずＳ６０１で、図３のキュー管理部３１３にサムネイル作成や検索インデックス作成の処理キューが存在するかどうかをチェックする。Ｓ６０２で、キューに処理データが溜まっているかどうかを判定し、溜まっていればＳ６０３の処理に進み、溜まっていなければ定期的にキューをチェックするため、Ｓ６０１に戻る。
【００３４】
Ｓ６０３で、Ｓ６０２でキューに処理データが存在すると判定された時に、キューの先頭から文書ＩＤと処理内容を取得する。本実施例においては、処理内容はサムネイル作成か検索インデックス作成のどちらかの処理である。また、文書ＩＤとは、後述する図８の説明で詳述するが、クライアント１０３から文書管理サーバ１０２に登録されるファイルに対して割り振られる一意なＩＤのことである。Ｓ６０４で、Ｓ６０３で取得した処理内容を判断し、処理内容がサムネイル作成処理ならS６０５に進み、検索インデックス作成処理ならＳ６０７に進む。
【００３５】
Ｓ６０５で、Ｓ６０４でキューの処理データの内容がサムネイル作成であると判定された場合に、図３のサムネイル作成部３０４によって文書のサムネイルを作成する。Ｓ６０６で、Ｓ６０５で作成されたサムネイルをサムネイル管理部３１４に登録する。作成されたサムネイルがサムネイル管理部３１４に登録されることによって、文書４０４のサムネイルをクライアント１０３の表示部３２１に表示することが可能となる。
【００３６】
Ｓ６０７で、Ｓ６０４でキューの処理データの内容が検索インデックス作成であると判定された場合に、図３の検索インデックス作成部３０５によって文書のテキストから検索インデックスを作成する。Ｓ６０８で、Ｓ６０７で作成された検索インデックスを検索インデックス管理部３１５に登録する。作成された検索インデックスが検索インデックス管理部３１５に登録されることによって、クライアント１０３が入力部３２２を使用して文書の検索条件を入力し検索をおこなった際に、条件に合致した場合は検索結果として文書４０４がヒットするようになる。
【００３７】
Ｓ６０９で、文書４０４のサムネイル作成処理や検索インデックス作成処理が正常におこなわれ、それぞれの管理部に登録されたことが確認できた後に、対応するキュー管理部３１３内の処理データを削除する。本図では正常フローを記したが、キューの処理データを実行してエラーとなった時などはまた別の例外フローによる処理が必要となる。ただし、本実施例において例外フローは特に記さない。
【００３８】
図７に、従来技術によるサムネイル作成と検索インデックス作成をおこなう際に使用するキュー管理部３１３のデータ構成と状態の一例を示す。ここでは、説明の簡略化のため、このようなデータ構成にしているが、実際の動作環境においては特にこのようなデータ構成でなくても構わない。前提条件として、クライアント１０３から８つの文書４０４が登録され、文書管理サーバ１０２上で登録された順に文書ＩＤが「００１」から「００８」の順に割り振られるものとする。
【００３９】
７０１は、文書管理サーバ１０２がクライアント１０３からファイルが送られてきた時に、クライアント１０３が任意に設定することができる文書名である。一般的な文書管理システムにおいては、デフォルトでは文書名はファイル名と同じ名前が付けられる。７０２は、文書管理サーバ１０２がクライアント１０３からファイルを受信し、文書管理部３１２に文書４０４として登録する時に、文書管理サーバ１０２によって文書４０４の一つ一つに対して自動的に割り振られる文書管理システム上で一意な文書ＩＤである。
【００４０】
７０３は、処理内容を表し、文書４０４に対してどのような処理をおこなうのかを表している。本図はあくまでも一例であり、サムネイル作成と検索インデックス作成の処理が別々のキューの処理データとして登録されても構わない。ただし、従来技術ではこれらの処理に優先順位を付けて処理をおこなうようなことはしていないため、ここではサムネイル作成と検索インデックス作成を合わせて一つの処理データとして登録している。７０４は、処理状態を表し、キューの処理データがどのようなステータスであるかを表している。処理がまだ実行されておらず、待ち状態の場合は「作成待ち」を表すステータスが設定され、処理が実行されている最中の場合は「作成中」を表すステータスが設定される。
【００４１】
７０５は、本例の説明のために付け加えたキューデータの処理順を表しており、ここに記載されている順に処理がおこなわれる。実際には処理キューは、キューに格納された順に処理がおこなわれるのでデータ構成にはこの項目は必要ないものである。このように従来技術では、文書ＩＤが００１から００８までの文書４０４のサムネイル作成と検索インデックス作成の処理が、クライアント１０３の表示設定や検索インデックスの必要性に関わらず、文書ＩＤの順におこなわれていることがわかる。
【００４２】
図８に、本実施例におけるサムネイル作成と検索インデックス作成をおこなう際に使用するキュー管理部３１３の状態の一例を示す。前提条件として、クライアント１０３から８つの文書４０４が一つのフォルダ４０３の下に登録され、文書管理サーバ１０２上で登録された順に文書ＩＤが００１から００８の順に割り当てられるものとする。また、文書４０４の登録先のキャビネット４０２で文書４０４の検索回数が、図３の条件設定部３０３によって設定されている閾値を超えていないものとする。さらに、後述する図９のように、文書４０４の登録先のフォルダ４０３にアクセスしているクライアント１０３（Ａ）及びクライアント１０３（Ｂ）がいて、各クライアント１０３の画面の表示設定がされているものとする。
【００４３】
８０１は図７の文書名７０１と同じ用途で使用される。８０２は図７の文書ＩＤ７０２と同じ用途で使用される。８０３は処理内容を表し、文書４０４に対してどのような処理をおこなうのかを表している。本実施例においては、説明の簡略化のためサムネイル作成と検索インデックス作成の２つの処理のうちのどちらかに限られるが、必ずしもこの２つの処理に限られるものではない。８０４は図７の処理状態７０４と同じ用途で使用される。８０５は本例の説明のために付け加えた文書に対するアクセス数を表しており、図５のＳ５１１でチェックされた、優先度「高」に設定された文書４０４のサムネイルを表示するクライアント１０３の数を表している。図９ではクライアント１０３（Ａ）が表示している画面９０１に示される文書、またはクライアント１０３（Ｂ）が表示している画面９０４に示される文書であるため、本項目のアクセス数が２または１のものが優先度「高」として扱われる。
【００４４】
８０６は本例の説明のために付け加えた項目であり、図５におけるＳ５１１またはＳ５１６でチェックされた優先度を表している。優先度「高」の処理は、優先的に処理されるようにキューの前の方に登録される。また、同じ優先度「高」であっても８０５の表示クライアント数が多いほど、キューの前の方に登録される。さらに検索インデックスの作成については、前提条件として検索回数の閾値を超えていないことから、文書ＩＤが００１から００８まですべての文書４０４について優先度は「低」となることが示されている。
【００４５】
８０７は本例の説明のために付け加えたキューデータの処理順を表す項目であり、ここに記載されている順に処理がおこなわれる。このように本発明では、文書ＩＤが００１から００８までの文書４０４のサムネイル作成と検索インデックス作成の処理が、前提条件に従ってそれぞれ図に示されるような優先度を付けられてキューに登録される。
【００４６】
図９に、クライアント１０３（Ａ）とクライアント１０３（Ｂ）が各々設定している画面設定に従って表示している画面内の文書と、表示されていない画面内の文書を示す。９０１はクライアント１０３（Ａ）が表示している１ページ目の画面を表し、サムネイル表示、文書名による降順表示、１ページに最大５文書表示の設定がされていることを表している。これによって、１ページ目には文書名がＤＯＣ＿８から降順にＤＯＣ＿４までが表示される。９０２はクライアント１０３（Ａ）が表示していない２ページ目の画面を表している。９０３はクライアント１０３（Ｂ）が表示していない１ページ目の画面を表している。９０４はクライアント１０３（Ｂ）が表示している２ページ目の画面を表し、サムネイル表示、文書のサイズ順による表示、１ページに最大５文書表示の設定がされていることを表している。これによって、２ページ目には文書名がＤＯＣ＿４、ＤＯＣ＿６、ＤＯＣ＿８の順で表示されている。クライアント１０３（Ａ）とクライアント１０３（Ｂ）のそれぞれの表示画面９０１及び９０４から、各文書のアクセス数は図８のアクセス数８０５の値となる。
【００４７】
図１０に、本実施例におけるサムネイル作成と検索インデックス作成をおこなう際に使用するキュー管理部３１３の状態の別の例を示す。前提条件として、クライアント１０３から８つの文書４０４が一つのフォルダ４０３の下に登録され、文書管理サーバ１０２上で登録された順に文書ＩＤが００１から００８の順に割り当てられるものとする。また、文書４０４の登録先のキャビネット４０２で文書４０４の検索回数が、図３の条件設定部３０３によって設定されている閾値を超えているものとする。さらに、後述する図１１のように、文書４０４の登録先のフォルダ４０３にアクセスしているクライアント１０３（Ａ）及びクライアント１０３（Ｂ）がいて、各クライアント１０３の画面の表示設定がされているものとする。
【００４８】
１００１、１００２、１００３、１００４及び１００５は、それぞれ図８の文書名８０１、文書ＩＤ８０２、処理内容８０３、処理状態８０４及びアクセス数８０５と同じ用途で使用される。後述する図１１ではクライアント１０３（Ａ）が表示する画面１１０１に示される文書、またはクライアント１０３（Ｂ）が表示する画面１１０４に示される文書であるため、本項目のアクセス数が２または１のものが優先度「高」として扱われる。１００６は図８の優先度８０６と同じ用途で使用される。ただし、検索インデックスの作成については、前提条件として検索回数が閾値を超えているため、文書ＩＤが００１から００８まですべての文書４０４について優先度は「高」となることが示されている。
【００４９】
１００７は本例の説明のために付け加えたキューデータの処理順を表す項目であり、ここに記載されている順に処理がおこなわれる。このように本発明では、文書ＩＤが００１から００８までの文書４０４のサムネイル作成と検索インデックス作成の処理が、前提条件に従ってそれぞれ図に示されるような優先度を付けられてキューに登録される。
【００５０】
図１１に、クライアント１０３（Ａ）とクライアント１０３（Ｂ）が各々設定している画面設定に従って表示している画面内の文書と、表示されていない画面内の文書を示す。１１０１はクライアント１０３（Ａ）が表示している１ページ目の画面を表し、サムネイル表示、文書名による降順表示、１ページに最大５文書表示の設定がされていることを表している。これによって、１ページ目には文書名がＤＯＣ＿８から降順にＤＯＣ＿４までが表示される。１１０２は図９の９０２と同じで、クライアント１０３（Ａ）が表示していない２ページ目である。１１０３は図９の９０３と同じで、クライアント１０３（Ｂ）が表示していない１ページ目である。１１０４は図９の９０４と同じ表示設定で、クライアント１０３（Ｂ）が表示している２ページ目の画面を表し、サムネイル表示、文書のサイズ順による表示、１ページに最大５文書表示の設定がされていることを表している。これによって、２ページ目には文書名がＤＯＣ＿４、ＤＯＣ＿６、ＤＯＣ＿８の順で表示されている。クライアント１０３（Ａ）とクライアント１０３（Ｂ）のそれぞれの表示画面９０１及び９０４から、各文書のアクセス数は図８のアクセス数８０５の値となる。
【００５１】
図１２に、本実施例におけるサムネイル作成と検索インデックス作成をおこなう際に使用するキュー管理部３１３の状態のさらに別の例を示す。前提条件として、クライアント１０３から８つの文書４０４が一つのフォルダ４０３の下に登録され、文書管理サーバ１０２上で登録された順に文書ＩＤが００１から００８の順に割り当てられるものとする。また、文書４０４の登録先のキャビネット４０２で文書４０４の検索回数が、図３の条件設定部３０３によって設定されている閾値を超えているものとする。さらに、後述する図１３のように、文書４０４の登録先のフォルダ４０３にアクセスしているクライアント１０３（Ａ）及びクライアント１０３（Ｂ）がいて、各クライアント１０３の画面の表示設定がされているものとする。
【００５２】
１２０１、１２０２、１２０３、１２０４及び１２０５は、それぞれ図８の文書名８０１、文書ＩＤ８０２、処理内容８０３、処理状態８０４及びアクセス数８０５と同じ用途で使用される。後述する図１３ではクライアント１０３（Ａ）が表示する画面１３０１に示される文書、またはクライアント１０３（Ｂ）が表示する画面１３０４に示される文書である。しかし、これらはリスト表示という前提条件があるため、本項目のすべての文書４０４のアクセス数は０となり、全ての文書４０４は優先度「低」として扱われる。１２０６は、図８の優先度８０６と同じ用途で使用される。ただし、検索インデックスの作成については、前提条件として検索回数が閾値を超えているため、文書ＩＤが００１から００８まですべての文書４０４について優先度は「高」となることが示されている。
【００５３】
１２０７は、本例の説明のために付け加えたキューデータの処理順を表す項目であり、ここに記載されている順に処理がおこなわれる。このように本発明では、文書ＩＤが００１から００８までの文書４０４のサムネイル作成と検索インデックス作成の処理が、それぞれが図に示されるような優先度を付けられてキューに登録される。
【００５４】
図１３は、クライアント１０３（Ａ）とクライアント１０３（Ｂ）が各々設定している画面設定に従って表示している画面内の文書と、表示されていない画面内の文書を表したものである。１３０１はクライアント１０３（Ａ）が表示している１ページ目の画面を表し、リスト表示、文書名による降順表示、１ページに最大５文書表示の設定がされていることを表している。これによって、１ページ目には文書名がＤＯＣ＿８から降順にＤＯＣ＿４までが表示される。１３０２は図９の９０２と同じで、クライアント１０３（Ａ）が表示していない２ページ目である。１３０３は図９の９０３と同じで、クライアント１０３（Ｂ）が表示していない１ページ目である。１３０４は図９の９０４と同じ表示設定で、クライアント１０３（Ｂ）が表示している２ページ目の画面を表し、リスト表示、文書のサイズ順による表示、１ページに最大５文書表示の設定がされていることを表している。これによって、２ページ目には文書名がＤＯＣ＿４、ＤＯＣ＿６、ＤＯＣ＿８の順で表示されている。クライアント１０３（Ａ）とクライアント１０３（Ｂ）のそれぞれの表示画面９０１及び９０４から、各文書のアクセス数は図８のアクセス数８０５の値となる。
【００５５】
図１４に、本実施例におけるクライアント１０３が図４の文書管理システムで管理される文書４０４の一覧を、画面上にサムネイル表示で表示した時の一例を示す。１４０１は、図４におけるクライアント１０３が利用可能な契約領域内で管理されるキャビネット４０２、フォルダ４０３をツリー構造で表したツリー表示エリアである。このツリー構造内のフォルダ４０３を選択することで、フォルダ４０３内の文書４０４やサブフォルダ４０３の一覧を、後述する１４０２の表示エリア内に表示することが可能となる。本例では、「フォルダＡ」を選択している状態を表している。１４０２は、１４０１のツリー構造内で選択したフォルダ４０３の直下に登録されているサブフォルダ４０３や文書４０４の一覧が表示される表示エリアである。本例では、この表示エリアで表示される文書４０４はサムネイル表示で表示されており、後述する１４０７のように文書４０４のサムネイルを文書４０４の情報として表示することが可能となる。
【００５６】
１４０３は１４０１のツリー表示エリアで現在選択しているフォルダ４０３内に存在する文書数である。本例では、「フォルダＡ」の直下にある文書４０４の数を表す。１４０４はフォルダ４０３内の文書一覧を１４０２内に表示する時のソート順（並び順）である。本例では文書名を降順でソートするように設定してある。文書管理システムによって様々なソート順を設定することができるが、本実施例においては、文書名や文書のファイルサイズを設定することが可能である。１４０５は１ページの表示件数を表し、文書管理システムによって５、１０、５０件のようにシステムで定めた値から選択することができる。クライアント１０３が自由に値を設定できるようにしても良い。１４０６はページマップを表し、１４０１の表示エリアで選択したフォルダ４０３内の文書数１４０３が１ページの表示件数１４０５を超えた時に、１ページ目に表示しきれない文書を２ページ目以降に表示する必要がある時に使用する。本例では文書数１４０３が９件、１ページの表示件数１４０５が５件であるため、合計２ページにわたって文書を表示することになり、ページマップが表示されることになる。
【００５７】
１４０７は本実施例におけるサムネイル作成部３０５によって作成され、サムネイル管理部３１４で管理される文書４０４のサムネイルを表す。クライアント１０３による画面の表示モードの設定によって、サムネイル表示モードや後述する図１５のリスト表示モードに自由に切り替えられるようにするのが望ましい。１４０８は文書情報を表し、本実施例における文書管理部３１２で管理される文書４０４の情報の一部を文字列で表示したものである。本例では、文書名、文書のファイルサイズ、検索インデックス作成処理による検索可否の状態を表示している。
【００５８】
図１５に、本実施例におけるクライアント１０３が図４の文書管理システムで管理される文書４０４の一覧を画面上にリスト表示で表示した時の一例を示す。１５０１は図１４のツリー表示エリア１４０１と同じものである。本例では、「フォルダＡ」を選択している状態を表している。１５０２は図１４の文書一覧表示エリア１４０２と同じものである。本例では、この表示エリアで表示される文書４０４はリスト表示で表示されており、後述する１５０７のように、文書４０４やフォルダ４０３の情報を文字列で一覧表示することが可能である。１５０３は図１４の文書数１４０３と同じものである。本例では、「フォルダＡ」の直下にある文書４０４の数を表す。１５０４は図１４のソート順１４０４と同じものである。本例では文書名を降順でソートするように設定してある。１５０５及び１５０６は、それぞれ図１４の１ページの表示件数１４０５及びページマップ１４０６と同じものである。１５０７はリスト表示による文書４０４の一覧であり、本実施例における文書管理部３１２で管理される文書４０４の情報を表している。クライアント１０３による画面の表示モードの設定によって、図１４のサムネイル表示モードや本例のリスト表示モードに自由に切り替えられるようにするのが望ましい。
【００５９】
図１６に、本実施例におけるサムネイル作成と検索インデックス作成の処理が、表示ページの一部の文書４０４に対して完了していない時の画面表示の一例を示す。１６０１は、対象の文書４０４に対するサムネイル作成処理が完了していないため、サムネイルが表示されないことを表している。本例では、サムネイルが作成されていないため、「準備中」の画像を表示しているが、ここの表示の仕方は文書管理システムによって異なる。１６０２は、対象の文書４０４に対する検索インデックス作成処理が完了していないため、検索可否状態は検索ができない状態を表す「準備中」のステータスが表示されることを表している。本例では、検索インデックスが作成されていないため、「準備中」の表示をしているが、ここの表示の仕方は文書管理システムによって異なる。１６０３は、対象の文書４０４に対するサムネイル作成処理が完了しているため、サムネイルが表示されていることを表している。１６０４は、対象の文書４０４に対する検索インデック作成処理が完了しているため、検索可否状態は検索が可能な状態を表す「可能」のステータスが表示されていることを表している。従来技術による文書登録順でのサムネイル作成及び検索インデックス作成をおこなう図７のようなキュー管理では、本例のようにクライアント１０３が文書一覧を表示した時にサムネイル作成処理が完了していないことが多くなる。
【００６０】
図１７に、本実施例におけるサムネイル作成と検索インデックス作成の処理が、表示ページのすべての文書４０４に対して完了している時の画面表示の一例を示す。１７０１は、対象の文書４０４に対するサムネイル作成処理が完了しているため、サムネイルが表示されていることを表している。１７０２は、対象の文書４０４に対する検索インデックス作成処理が完了しているため、検索可否状態は検索が可能な状態を表す「可能」のステータスが表示されていることを表している。本発明によるクライアント１０３の表示ページの文書のサムネイルを優先的に作成する図８や図１０のようなキュー管理では、本例のようにクライアント１０３が文書一覧を表示した時にサムネイル作成処理が完了していることが多くなる。
【００６１】
＜実施例２＞
実施例１では、文書管理サーバ１０２に登録された文書のサムネイル作成や検索インデックス作成の処理が、どのような順序でキュー管理部３１３に登録されるのかを説明した。しかし、この場合はキュー管理部３１３の処理の最後に追加する手順であり、既にキュー管理部３１３に格納されている処理の間に割り込ませるようなことはしていない。実施例２では、既にキュー管理部３１３に格納されている処理よりも優先して処理をおこなう場合の例について説明する。
【００６２】
図１８に、本実施例におけるサムネイル作成と検索インデックス作成をおこなう際に使用するキュー管理部３１３の状態の一例を示す。ここでは、説明の簡略化のため、このようなデータ構成にしているが、実際の動作環境においては特にこのようなデータ構成でなくても構わない。前提条件として、クライアント１０３（Ｘ）から文書名がＤＯＣ＿１からＤＯＣ＿８の８つの文書が一つのフォルダ４０３（Ｐ）の下に登録され、既にキュー管理部３１３にサムネイル作成処理が登録されているものとする。それらは文書管理サーバ１０２上で登録された順に文書ＩＤが「００１」から「００８」の順に割り当てられているものとする。また、これら８つの文書は、図５のフローによって文書ＩＤが「００１」から「００４」のサムネイル作成処理は優先度「高」、文書ＩＤが「００５」から「００８」のサムネイル作成処理は優先度「低」としてキュー管理部３１３に登録されているものとする。
【００６３】
ここで、クライアント１０３（Ｙ）から文書名がＤＯＣ＿Ａの一つの文書がフォルダ４０３（Ｑ）の下に登録された時、ＤＯＣ＿Ａの優先度が「高」であった場合のキュー管理部３１３へのサムネイル作成処理の登録について説明する。１８０１は図８の文書名８０１と同じ用途で使用される。１８０２は図８の文書ＩＤ８０２と同じ用途で使用される。本例では、ＤＯＣ＿Ａには文書ＩＤ「１００」が割当てられている。１８０３及び１８０４は、それぞれ図８の処理内容８０３及び処理状態８０４と同じ用途で使用される。１８０５はキュー管理部３１３に登録される処理の優先度を表している。優先度「高」の処理は優先的に処理されるようにキューの前の方に登録される。１８０６はキュー管理部３１３に処理が登録された日時を表している。本例では、キューへの登録日時がＤＯＣ＿Ａよりも前にも関わらず、ＤＯＣ＿５からＤＯＣ＿８の文書は優先度「低」であるため、ＤＯＣ＿Ａよりも後の処理となる。
【００６４】
１８０７は図８のアクセス数８０５と同じ用途で使用される。１８０８は本例の説明のために付け加えたキューデータの処理順を表す項目であり、ここに記載されている順に処理がおこなわれる。１８０９は前提条件におけるクライアント１０３（Ｙ）から文書名がＤＯＣ＿Ａの文書が文書管理サーバ１０２に登録された時のキューのデータであり、既に登録されている優先度「高」の処理の最後、優先度「低」の手前に割り込ませることを表している。この処理によって、たとえ他のフォルダ４０３に登録された文書４０４のサムネイルや検索インデックス作成処理がキュー管理部３１３に既に登録されていても優先度が高ければ処理を割り込ませることが可能となる。ただし、このような割り込み処理を許可する場合、優先度「低」の処理がいつまで経っても処理されなくなる恐れがある。そのため、前述のキュー登録日時１８０６を利用して、ある一定時間処理がされない場合は、優先度「低」であっても割り込みを許可しないなどの設定をすることもできる。
【００６５】
＜その他の実施例＞
本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【００６６】
１０２  文書管理サーバ
１０３  クライアント
３０３  条件設定部
３０４  サムネイル作成部
３０５  検索インデックス作成部
３１３  キュー管理部
３１４  サムネイル管理部
３１５  検索インデックス管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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