(57)【要約】【課題】ユーザが任意のタイミングで情報処理装置の機能を利用することができるようにする。【解決手段】情報処理装置に配設され、機能有効化依頼メールを作成するメール処理部と、機能有効化依頼メールを管理者端末装置に送信する通信装置と、管理者端末装置に配設され、有効化が承認された機能を表すキーワードを含む機能有効化通知メールを作成するメール処理部と、機能有効化通知メールを情報処理装置に送信する通信装置と、情報処理装置に配設され、機能有効化通知メールを受信して、キーワードに対応する機能を有効にする機能設定処理部とを有する。機能有効化依頼メールが受信されると、機能の有効化が承認されたことを表すキーワードを含む機能有効化通知メールが情報処理装置に送信されるので、ユーザは任意のタイミングで情報処理装置の機能を利用することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理者によって管理され、複数の機能を有する情報処理装置と、管理者端末装置とがネットワークを介して接続された情報処理システムにおいて、
（ａ）前記情報処理装置に配設され、前記各機能のうちの所定の機能の有効化を依頼する機能有効化依頼メールを作成するメール処理部と、
（ｂ）前記情報処理装置に配設され、前記機能有効化依頼メールを管理者端末装置に送信する通信装置と、
（ｃ）前記管理者端末装置に配設され、前記機能有効化依頼メールを受信して、前記各機能のうちの所定の機能について有効化を承認し、機能の有効化が承認されたことを表すキーワードを含む機能有効化通知メールを作成するメール処理部と、
（ｄ）前記管理者端末装置に配設され、前記機能有効化通知メールを情報処理装置に送信する通信装置と、
（ｅ）前記情報処理装置に配設され、前記機能有効化通知メールを受信して、前記キーワードに対応する機能を有効にする機能設定処理部とを有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記キーワードは、有効化が承認された機能を表す文字列、及び機能の有効化が承認されたことを表す記号から成る請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
（ａ）前記管理者端末装置は操作部を備え、
（ｂ）前記管理者端末装置において、前記メール処理部は、管理者による操作部の操作に基づいて機能有効化通知メールを作成する請求項１又は２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
（ａ）前記管理者端末装置は、情報処理装置が有する各機能ごとの機能設定情報を記録するための記憶装置を備え、
（ｂ）前記管理者端末装置において、前記メール処理部は、前記機能設定情報に基づいて機能有効化通知メールを作成する請求項１又は２に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記機能設定情報は、機能ごとの、ユーザの利用が許可されるか、又は禁止されるかの別を表す許可・禁止情報を含む請求項４に記載の情報処理システム。
【請求項６】
（ａ）前記機能有効化依頼メールは、機能の使用期限を表す文字列を含み、
（ｂ）前記キーワードは、有効化が承認された機能を表す文字列、有効化が承認された機能の使用期限、及び機能の有効化が承認されたことを表す記号から成る請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項７】
（ａ）前記機能設定情報は、前記許可・禁止情報、及びユーザの利用が許可される期限を表す許可期限を含み、
（ｂ）前記管理者端末装置において、前記メール処理部は、前記機能設定情報に基づいて機能有効化通知メールを作成する請求項５に記載の情報処理システム。
【請求項８】
（ａ）前記情報処理装置に配設されたメール処理部が作成するメールはキーワードを含み、
（ｂ）前記管理者端末装置に配設されたメール処理部が作成するメールは、前記情報処理装置からのメールを引用する返信メールであり、前記キーワードに対応するキーワードを含む請求項１〜７のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンタ、複写機、ファクシミリ、複合機（ＭＦＰ）等の情報処理装置、例えば、複合機においては、上位のコンピュータと接続されて情報処理システムが形成されるようになっている。そして、前記複合機は、スキャナ部及びプリンタ部を備え、前記コンピュータからの指示に基づいて、スキャナ部において原稿の画像を読み込んだり、プリンタ部において、読み込まれた画像の画像データに基づいて印刷を行ったり、前記画像データを、ファックスの機能によって送信先に送信したり、メールの機能によってメールで送信したりすることができる。
【０００３】
ところで、複合機に管理者が設定され、前記コンピュータが管理者コンピュータとして設定されている場合、管理者は、管理者コンピュータを操作することによって、複合機の所定の機能を有効にして、ユーザ（利用者）がその機能を利用するのを許可したり、複合機の所定の機能を無効にして、ユーザがその機能を利用するのを禁止したりすることができる。
【０００４】
したがって、ユーザは、無効にされた機能を利用しようとする場合、管理者コンピュータから複合機に送信されるメールに含まれる複合機の利用案内を参照し、該利用案内に従って管理者に複合機の機能の有効化を依頼する必要がある（例えば、特許文献１参照。）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−２０２８２６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、前記従来の情報処理システムにおいて、ユーザは、複合機の利用案内が含まれたメールが管理者コンピュータから複合機に送信された場合にだけ、管理者に機能の有効化を依頼することができ、任意のタイミングで複合機の機能を利用することができない。
【０００７】
本発明は、前記従来の情報処理システムの問題点を解決して、ユーザが任意のタイミングで情報処理装置の機能を利用することができる情報処理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
そのために、本発明の情報処理システムにおいては、管理者によって管理され、複数の機能を有する情報処理装置と、管理者端末装置とがネットワークを介して接続されるようになっている。
【０００９】
そして、前記情報処理装置に配設され、前記各機能のうちの所定の機能の有効化を依頼する機能有効化依頼メールを作成するメール処理部と、前記情報処理装置に配設され、前記機能有効化依頼メールを管理者端末装置に送信する通信装置と、前記管理者端末装置に配設され、前記機能有効化依頼メールを受信して、前記各機能のうちの所定の機能について有効化を承認し、機能の有効化が承認されたことを表すキーワードを含む機能有効化通知メールを作成するメール処理部と、前記管理者端末装置に配設され、前記機能有効化通知メールを情報処理装置に送信する通信装置と、前記情報処理装置に配設され、前記機能有効化通知メールを受信して、前記キーワードに対応する機能を有効にする機能設定処理部とを有する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、情報処理システムにおいては、管理者によって管理され、複数の機能を有する情報処理装置と、管理者端末装置とがネットワークを介して接続されるようになっている。
【００１１】
そして、前記情報処理装置に配設され、前記各機能のうちの所定の機能の有効化を依頼する機能有効化依頼メールを作成するメール処理部と、前記情報処理装置に配設され、前記機能有効化依頼メールを管理者端末装置に送信する通信装置と、前記管理者端末装置に配設され、前記機能有効化依頼メールを受信して、前記各機能のうちの所定の機能について有効化を承認し、機能の有効化が承認されたことを表すキーワードを含む機能有効化通知メールを作成するメール処理部と、前記管理者端末装置に配設され、前記機能有効化通知メールを情報処理装置に送信する通信装置と、前記情報処理装置に配設され、前記機能有効化通知メールを受信して、前記キーワードに対応する機能を有効にする機能設定処理部とを有する。
【００１２】
この場合、情報処理装置において、ユーザが各機能のうちの所定の機能の有効化を依頼する機能有効化依頼メールを作成し、管理者端末装置に送信すると、管理者端末装置において、機能有効化依頼メールが受信され、所定の機能の有効化が承認され、機能の有効化が承認されたことを表すキーワードを含む機能有効化通知メールが作成され、情報処理装置に送信される。
【００１３】
したがって、ユーザは、キーワードを使用し、任意のタイミングで情報処理装置の機能を利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の第１の実施の形態における複合機の制御ブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態における画像形成システムの制御ブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態における管理者コンピュータの制御ブロック図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態におけるメールサーバの制御ブロック図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態における複合機の機能を有効にする手順を説明するための図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態における複合機の動作を示す第１のフローチャートである。
【図７】本発明の第１の実施の形態における機能有効化依頼画面の例を示す図である。
【図８】本発明の第１の実施の形態における機能有効化依頼メールの例を示す図である。
【図９】本発明の第１の実施の形態における管理者コンピュータの動作を示す第１のフローチャートである。
【図１０】本発明の第１の実施の形態における機能有効化通知メールの第１の例を示す図である。
【図１１】本発明の第１の実施の形態における機能有効化通知メールの第２の例を示す図である。
【図１２】本発明の第１の実施の形態における複合機の動作を示す第２のフローチャートである。
【図１３】本発明の第１の実施の形態における通常メール受信処理のサブルーチンを示す図である。
【図１４】本発明の第１の実施の形態における機能設定通知画面の例を示す図である。
【図１５】本発明の第１の実施の形態における設定結果通知メールの例を示す図である。
【図１６】本発明の第１の実施の形態における管理者コンピュータの動作を示す第２のフローチャートである。
【図１７】本発明の第１の実施の形態における機能無効化通知メールの第１の例を示す図である。
【図１８】本発明の第１の実施の形態における機能無効化通知メールの第２の例を示す図である。
【図１９】本発明の第１の実施の形態における複合機の動作を示す第３のフローチャートである。
【図２０】本発明の第２の実施の形態における管理者コンピュータの制御ブロック図である。
【図２１】本発明の第２の実施の形態における機能設定テーブルの例を示す図である。
【図２２】本発明の第２の実施の形態における複合機の動作を示すフローチャートである。
【図２３】本発明の第２の実施の形態における機能有効化依頼画面の例を示す図である。
【図２４】本発明の第２の実施の形態における機能有効化依頼メールの例を示す図である。
【図２５】本発明の第２の実施の形態における管理者コンピュータの動作を示すフローチャートである。
【図２６】本発明の第２の実施の形態におけるメール自動作成処理のサブルーチンを示す図である。
【図２７】本発明の第２の実施の形態における機能有効化通知メールの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。この場合、情報処理装置としての、かつ、画像形成装置としての複合機と、管理者端末装置としての管理者コンピュータとがネットワークを介して接続された情報処理システムとしての画像形成システムについて説明する。
【００１６】
図２は本発明の第１の実施の形態における画像形成システムの制御ブロック図である。
【００１７】
図において、３１は、ローカルネットワーク、インターネット回線等の第１のネットワークとしてのグローバルネットワーク、３２は管理者によって管理され、コピー、プリント、ファックス等の複数の機能を有し、メールの送受信が可能な複合機、３４は該複合機３２に対する上位のコンピュータである管理者コンピュータ、３５はメールサーバである。前記複合機３２、管理者コンピュータ３４及びメールサーバ３５はグローバルネットワーク３１を介して互いに接続される。なお、本実施の形態においては、管理者端末装置として管理者コンピュータ３４が使用されるようになっているが、管理者端末装置として、通信機能を備え、メールの送受信が可能な携帯電話等の移動端末を使用することができる。
【００１８】
次に、前記複合機３２について説明する。
【００１９】
図１は本発明の第１の実施の形態における複合機の制御ブロック図である。
【００２０】
複合機３２は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の図示されない演算装置を備えた制御部１１、原稿の画像を読み取り、画像データを生成するための画像読取部としてのスキャナ部２０、画像データに基づいて媒体としての用紙に画像を形成する（印刷を行う）ための感熱記録方式、電子写真方式等の画像形成部としてのプリンタ部２１、ＲＡＭ、ＲＯＭ等から成る記憶装置２２、ユーザによって操作されるスタートキー、カーソルキー等のキーを備えた入力デバイスとしての、かつ、操作部としての操作パネル２３、ユーザに所定の情報を通知（出力）するためのディスプレイを備えた出力デバイスとしての、かつ、表示部としての表示装置２４、特定のプロトコルによってコンピュータ、複合機、ファクシミリ等の他の通信装置との間で通信を行う第１の通信デバイスとしての通信装置２５等を備え、該通信装置２５に前記グローバルネットワーク３１が接続される。
【００２１】
前記制御部１１は、前記表示装置２４に機能有効化画面、機能有効化通知画面等の画面を形成する画面形成処理手段としての画面形成処理部１２、複合機３２において受信された機能有効化通知メールを解析し、機能を有効にしたり、無効にしたりして設定する機能設定処理手段としての機能設定処理部１３、スキャナ部２０を作動させて原稿の画像を読み取り、画像データを生成するスキャン処理手段としてのスキャン処理部１４、プリンタ部２１を作動させて画像データに基づいて用紙に画像を形成し、印刷の機能を実行するプリント処理手段としてのプリント処理部１５、メールの送受信の処理を行うメール処理手段としてのメール処理部１６、スキャナ部２０において生成された画像データをプリンタ部２１に送り、画像を形成して複写を行い、コピーの機能を実行するコピー処理手段としてのコピー処理部１７、公衆電話網等の第２のネットワーク上の他の複合機、ファクシミリ等との間で画像データの送受信を行い、ファックスの機能を実行するファックス処理手段としてのファックス処理部１８等を備える。
【００２２】
前記記憶装置２２には、前記スキャン処理部１４によって生成された画像データ及びファックス処理部１８によって受信された画像データが記録されるほかに、画面形成処理部１２による画面形成処理、機能設定処理部１３による機能設定処理、スキャン処理部１４によるスキャン処理、プリント処理部１５によるプリント処理、メール処理部１６によるメール処理、コピー処理部１７によるコピー処理、ファックス処理部１８によるファックス処理等の各種の処理を行うためのプログラムが記録される。
【００２３】
次に、前記管理者コンピュータ３４について説明する。
【００２４】
図３は本発明の第１の実施の形態における管理者コンピュータの制御ブロック図である。
【００２５】
前記管理者コンピュータ３４は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の図示されない演算装置を備えた制御部５１、ハードディスク等から成る記憶装置５２、ユーザによって操作されるキーボード、マウス等から成る入力デバイスとしての、かつ、操作部としての入力装置５３、ユーザに所定の情報を通知するためのディスプレイを備えた出力デバイスとしての、かつ、表示部としての表示装置５４、特定のプロトコルによって他の通信装置との間で通信を行う第２の通信デバイスとしての通信装置５５等を備え、該通信装置５５に前記グローバルネットワーク３１が接続される。
【００２６】
前記制御部５１は、管理者コンピュータ３４におけるメールの送受信を行うメーラ等のプログラムを実行するメール処理手段としてのメール処理部５６を備える。
【００２７】
前記記憶装置５２には、管理者コンピュータ３４において受信されたメールが記録されるほかに、メール処理部５６によるメール処理等の各種の処理を行うためのプログラムが記録される。
【００２８】
次に、前記メールサーバ３５について説明する。
【００２９】
図４は本発明の第１の実施の形態におけるメールサーバの制御ブロック図である。
【００３０】
前記メールサーバ３５は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の図示されない演算装置を備えた制御部６１、ハードディスク等から成る記憶装置６２、特定のプロトコルによって他の通信装置との間で通信を行う第３の通信デバイスとしての通信装置６５等を備え、該通信装置６５に前記グローバルネットワーク３１が接続される。
【００３１】
前記制御部６１は、メールサーバ３５に送信されたメールの送受信についての要求に対してメールの送受信を行うプログラムを実行するメール処理手段としてのメール処理部６６を備える。
【００３２】
前記記憶装置６２には、メール処理部６６によるメール処理等の各種の処理を行うためのプログラムが記録される。
【００３３】
ところで、本実施の形態においては、複合機３２に管理者が設定され、該管理者は、管理者コンピュータ３４を操作することによって、複合機３２の所定の機能を有効にして、ユーザがその機能を利用するのを許可したり、複合機３２の所定の機能を無効にして、ユーザがその機能を利用するのを禁止したりすることができる。
【００３４】
この場合、複合機３２の利用案内が含まれたメールが管理者コンピュータ３４から複合機３２に送信されたときにだけ、ユーザが前記利用案内に基づいて管理者に複合機３２の機能の有効化を依頼することができるようにすると、ユーザは、任意のタイミングで管理者に複合機３２の機能の有効化を依頼することができず、任意のタイミングで複合機３２の機能を利用することができない。
【００３５】
そこで、本実施の形態においては、ユーザが任意のタイミングで複合機３２の機能を利用することができるようになっている。
【００３６】
まず、複合機３２の機能を有効にする手順の概略について説明する。
【００３７】
図５は本発明の第１の実施の形態における複合機の機能を有効にする手順を説明するための図である。なお、各手順を、後述される複合機３２及び管理者コンピュータ３４の動作を表すステップと対応させて説明する。
手順Ｔ１  複合機３２において、画面形成処理部１２は機能有効化依頼画面ｄｓ１を形成する（ステップＳ１）。
手順Ｔ２  複合機３２において、通信装置２５は機能有効化依頼メールＭＬ１を管理者コンピュータ３４に送信する（ステップＳ３）。
手順Ｔ３  管理者コンピュータ３４において、メール処理部５６は機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３を作成する（ステップＳ１２）。
手順Ｔ４  管理者コンピュータ３４において、通信装置５５は機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３を複合機３２に送信する（ステップＳ１３）。
手順Ｔ５  複合機３２において、機能設定処理部１３は有効化キーワードに対応する機能を有効にする（ステップＳ２６）。
手順Ｔ６  複合機３２において、通信装置２５は設定結果通知メールＭＬ４を管理者コンピュータ３４に送信する（ステップＳ２８）。
【００３８】
次に、複合機３２の機能を有効にするための複合機３２及び管理者コンピュータ３４の動作について説明する。
【００３９】
図６は本発明の第１の実施の形態における複合機の動作を示す第１のフローチャート、図７は本発明の第１の実施の形態における機能有効化依頼画面の例を示す図、図８は本発明の第１の実施の形態における機能有効化依頼メールの例を示す図、図９は本発明の第１の実施の形態における管理者コンピュータの動作を示す第１のフローチャート、図１０は本発明の第１の実施の形態における機能有効化通知メールの第１の例を示す図、図１１は本発明の第１の実施の形態における機能有効化通知メールの第２の例を示す図、図１２は本発明の第１の実施の形態における複合機の動作を示す第２のフローチャート、図１３は本発明の第１の実施の形態における通常メール受信処理のサブルーチンを示す図、図１４は本発明の第１の実施の形態における機能設定通知画面の例を示す図、図１５は本発明の第１の実施の形態における設定結果通知メールの例を示す図である。
【００４０】
ユーザが、所定の機能を有効にしたい場合、複合機３２において、操作パネル２３を操作して、表示装置２４のディスプレイに形成されたメニュー画面における機能の設定を選択すると、前記画面形成処理部１２は、画面形成処理を行い、前記ディスプレイに、図７に示されるような機能有効化依頼画面ｄｓ１を形成し、該機能有効化依頼画面ｄｓ１に、有効にしたい機能を選択し、選択した機能をいつまで使用したいかを表す使用期限を入力するようユーザに促すメッセージｍｓ１を表示する。
【００４１】
そして、ユーザが、操作パネル２３を操作して、機能有効化依頼画面ｄｓ１において、有効にしたい機能を選択し、選択した機能の使用期限を入力すると、制御部１１の図示されない機能有効化依頼受付処理手段は、機能有効化依頼受付処理を行い、ユーザによる機能の有効化の依頼、すなわち、機能有効化依頼を受け付ける。この場合、例えば、前記機能有効化依頼画面ｄｓ１において、ユーザによってコピー及びファックスの機能が選択され、コピーの機能の使用期限が２０１１年９月２０日に、ファックスの機能の使用期限が２０１１年１０月２０日にされる。なお、機能の使用期限は、機能ごとに異ならせて入力することができる。
【００４２】
続いて、メール処理部１６の図示されないメール作成処理手段は、メール作成処理を行い、図８に示されるような、管理者コンピュータ３４あての機能の有効化を依頼するメール、すなわち、機能有効化依頼メールＭＬ１を作成し、通信装置２５は機能有効化依頼メールＭＬ１を管理者コンピュータ３４に送信する。
【００４３】
前記機能有効化依頼メールＭＬ１の本文には、ユーザから機能有効化依頼があったことを管理者に通知するとともに、管理者が機能有効化依頼のあったすべての機能について有効化を承認する場合に、機能有効化依頼メールＭＬ１を引用する返信メールを作成して複合機３２に送信するよう要請するメッセージｍｓ２、及びユーザが管理者にあてたメッセージｍｓ３が含まれる。
【００４４】
なお、前記メール作成処理手段は、記憶装置２２に形成された図示されない機能一覧テーブルを参照し、有効化が依頼された機能、この場合、コピー及びファックスの機能に対応する文字列ｃｈ１を読み出し、前記メッセージｍｓ２において、前記文字列ｃｈ１の前後、及び入力された使用期限を表す文字列ｃｈ２の前後に、有効化が依頼された機能及び該機能の使用期限であることを表すための所定の記号、本実施の形態においては、記号＃を付す。
【００４５】
次に、図６のフローチャートについて説明する。
ステップＳ１  画面形成処理部１２は機能有効化依頼画面ｄｓ１を形成する。
ステップＳ２  機能有効化依頼受付処理手段は機能有効化依頼を受け付ける。
ステップＳ３  通信装置２５は機能有効化依頼メールＭＬ１を管理者コンピュータ３４に送信し、処理を終了する。
【００４６】
次に、前記機能有効化依頼メールＭＬ１が管理者コンピュータ３４に送信されたときの管理者コンピュータ３４の動作について説明する。
【００４７】
管理者コンピュータ３４において、通信装置５５が機能有効化依頼メールＭＬ１を受信すると、制御部５１のメール処理部５６は、メール処理を行い、所定の機能、本実施の形態においては、有効化が依頼された機能について有効化を承認し、管理者による入力装置５３の操作に基づいて、図１０に示されるような、機能有効化依頼メールＭＬ１を引用する返信メールを作成し、通信装置５５は、前記返信メールを、ユーザあての機能の有効化を通知するメール、すなわち、機能有効化通知メールＭＬ２として複合機３２に送信する。なお、図１０に示されるような、受信したメールを引用する返信メールは、公知のメーラの機能によって作成することができる。
【００４８】
この場合、文字列ｃｈ１、ｃｈ２及び記号＃は、前記機能有効化依頼メールＭＬ１において、機能の有効化が依頼されたことを表すキーワード、すなわち、有効化依頼キーワードを形成するが、機能有効化通知メールＭＬ２においては、前記有効化依頼キーワードに対応し、機能の有効化が承認されたことを表すキーワード、すなわち、有効化キーワードを形成する。なお、前記有効化依頼キーワードにおいて、文字列ｃｈ１は有効化が依頼された機能を表し、文字列ｃｈ２は有効化が依頼された機能の使用期限を表し、記号＃は機能の有効化が依頼されたことを表す。また、前記有効化キーワードにおいて、文字列ｃｈ１は有効化が承認された機能を表し、文字列ｃｈ２は有効化が承認された機能の使用期限を表し、記号＃は機能の有効化が承認されたことを表す。
【００４９】
図１０においては、有効化キーワードが、＃Ｃｏｐｙ＃２０１１／０９／２０＃及び＃Ｆａｘ＃２０１１／１０／２０＃であるので、コピー及びファックスの機能が有効にされ、コピーの機能の使用期限が２０１１年９月２０日であり、ファックスの機能の使用期限が２０１１年１０月２０日であることを表す。
【００５０】
また、制御部５１のメール処理部５６は、管理者による入力装置５３の操作に基づいて、図１０に示される機能有効化通知メールＭＬ２に代えて、図１１に示されるような機能有効化通知メールＭＬ３を作成することができる。該機能有効化通知メールＭＬ３の本文には、有効化が承認された機能及び使用期限を表すメッセージｍｓ４、並びに管理者がユーザにあてたメッセージｍｓ５が含まれる。そして、前記メッセージｍｓ４において、有効化が承認された機能を表す文字列ｃｈ３の前後、及び有効化が承認された機能の使用期限を表す文字列ｃｈ４の前後に記号＃が付され、文字列ｃｈ３、ｃｈ４及び記号＃によって、機能の有効化が承認されたことを表す有効化キーワードが形成される。
【００５１】
なお、機能有効化依頼メールＭＬ１を引用する返信メールを機能有効化通知メールとして複合機３２に送信する場合、管理者は入力装置５３を操作して機能有効化通知メールを新たに作成する必要がないので、機能の有効化を承認する際の作業を簡素化することができる。
【００５２】
次に、図９のフローチャートについて説明する。
ステップＳ１１  通信装置５５は機能有効化依頼メールＭＬ１を受信する。
ステップＳ１２  メール処理部５６は機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３を作成する。
ステップＳ１３  通信装置５５は機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３を複合機３２に送信し、処理を終了する。
【００５３】
次に、機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３が複合機３２に送信されたときの複合機３２の動作について説明する。
【００５４】
複合機３２において、通信装置２５がメール（機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３であるかどうかが分からないメール）を受信すると、前記メール処理部１６の図示されないメール判定処理手段は、メール判定処理を行い、通信装置２５が受信したメールのメールアドレスを読み込み、通信装置２５が受信したメールが管理者コンピュータ３４から送信されたものであるかどうかを、メールアドレスが管理者のメールアドレスであるかどうかによって判断する。メールアドレスが管理者のメールアドレスでなく、通信装置２５が受信したメールが管理者コンピュータ３４から送信されたものでない場合、前記メール処理部１６の図示されない通常メール受信処理手段は、通常メール受信処理を行い、通信装置２５が受信したメールを通常のメールとして処理する。
【００５５】
そのために、前記通常メール受信処理手段は、通信装置２５が受信したメールを読み込み、メールに印刷可能なファイルが添付されているかどうかを判断し、メールに印刷可能なファイルが添付されている場合、プリント処理部１５に印刷指示を送り、プリント処理部１５は、プリント処理を行い、プリンタ部２１を作動させて添付されたファイルの印刷を行う。
【００５６】
一方、メールアドレスが管理者のメールアドレスであり、通信装置２５が受信したメールが管理者コンピュータ３４から送信されたものである場合、前記メール判定処理手段は、通信装置２５が受信したメールの本文を解析し、通信装置２５が受信したメールが機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３であるかどうかを、メールの本文に前記有効化キーワードが含まれているかどうかによって判断する。
【００５７】
メールの本文に前記有効化キーワードが含まれていない場合、前記通常メール受信処理手段は、通信装置２５が受信したメールを通常のメールとして処理する。
【００５８】
また、メールの本文に前記有効化キーワードが含まれている場合、前記機能設定処理部１３は、機能設定処理を行い、通信装置２５が受信したメールが機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３であると判断し、記憶装置２２の前記機能一覧テーブルを参照し、前記有効化キーワードに含まれる文字列ｃｈ１、ｃｈ３と機能一覧テーブルにおける各機能とを比較することによって、有効化キーワードに対応する機能、この場合、コピー及びファックスの機能を有効にする。そして、有効化キーワードに対応しない機能は、無効にされたままにする。
【００５９】
なお、プリント処理部１５、コピー処理部１７、ファックス処理部１８等は、それぞれ記憶装置２２に記録されたプログラムに基づいて、プリント処理、コピー処理、ファックス処理等を行うようになっている。そこで、前記機能設定処理部１３は、プリント処理、コピー処理、ファックス処理等を行う各プログラムによって設定された起動要素としてのスイッチ等をオンにすることにより各機能を有効にし、オフにすることにより各機能を無効にすることができる。
【００６０】
続いて、前記画面形成処理部１２は、表示装置２４のディスプレイに、図１４に示されるような機能設定通知画面ｄｓ２を形成し、該機能設定通知画面ｄｓ２に、管理者によって所定の機能が有効にされたこと、例えば、コピーの機能が２０１１年９月２０日まで有効にされ、ファックスの機能が２０１１年１０月２０日まで有効にされたことをユーザに通知するメッセージｍｓ６、及び管理者がユーザにあてたメッセージｍｓ７（図１１に示される機能有効化通知メールにおけるメッセージｍｓ５と同じである。）を表示する。
【００６１】
次に、前記メール処理部１６は、図１５に示されるような、機能設定処理における設定結果を通知するメール、すなわち、設定結果通知メールＭＬ４を作成し、通信装置２５は前記設定結果通知メールＭＬ４を管理者コンピュータ３４に送信する。
【００６２】
前記設定結果通知メールＭＬ４の本文には、複合機３２において所定の機能が有効にされたことを管理者に通知するとともに、管理者が機能を無効にする場合に、設定結果通知メールＭＬ４を引用する返信メールを作成して複合機３２に送信するよう要請するメッセージｍｓ８が含まれる。該メッセージｍｓ８において、有効にされた機能を表す文字列ｃｈ５の前後、及び機能の使用期限を表す文字列ｃｈ６の前後には、有効にされた機能及び使用期限であることを表すための所定の記号、本実施の形態においては、記号＊が付される。
【００６３】
次に、図１２のフローチャートについて説明する。
ステップＳ２１  通信装置２５はメールを受信する。
ステップＳ２２  メール判定処理手段はメールアドレスが管理者のメールアドレスであるかどうかを判断する。メールアドレスが管理者のメールアドレスである場合はステップＳ２５に、管理者のメールアドレスでない場合はステップＳ２３に進む。
ステップＳ２３  通常メール受信処理手段は通常メール受信処理を行う。
ステップＳ２４  プリント処理部１５はプリント処理を行い、処理を終了する。
ステップＳ２５  メール判定処理手段はメールの本文に有効化キーワードが含まれているかどうかを判断する。メールの本文に有効化キーワードが含まれている場合はステップＳ２６に、有効化キーワードが含まれていない場合はステップＳ２３に進む。
ステップＳ２６  機能設定処理部１３は有効化キーワードに対応する機能を有効にする。
ステップＳ２７  画面形成処理部１２は機能設定通知画面ｄｓ２を形成する。
ステップＳ２８  通信装置２５は設定結果通知メールＭＬ４を管理者コンピュータ３４に送信し、処理を終了する。
【００６４】
図１３のフローチャートについて説明する。
ステップＳ２３−１  通常メール受信処理手段は通信装置２５が受信したメールを読み込む。
ステップＳ２３−２  通常メール受信処理手段はメールに印刷可能なファイルが添付されているかどうかを判断する。メールに印刷可能なファイルが添付されている場合はステップＳ２３−３に進み、ファイルが添付されていない場合はリターンする。
ステップＳ２３−３  通常メール受信処理手段はプリント処理部１５に印刷指示を送り、リターンする。
【００６５】
ところで、管理者コンピュータ３４において、通信装置５５が設定結果通知メールＭＬ４を受信した後、管理者は、有効にされた機能を無効にすることができる。次に、有効にされた機能を無効にする際の複合機３２及び管理者コンピュータ３４の動作について説明する。
【００６６】
図１６は本発明の第１の実施の形態における管理者コンピュータの動作を示す第２のフローチャート、図１７は本発明の第１の実施の形態における機能無効化通知メールの第１の例を示す図、図１８は本発明の第１の実施の形態における機能無効化通知メールの第２の例を示す図、図１９は本発明の第１の実施の形態における複合機の動作を示す第３のフローチャートである。
【００６７】
管理者コンピュータ３４において、通信装置５５が設定結果通知メールＭＬ４を受信すると、制御部５１の前記メール処理部５６は、管理者による入力装置５３の操作に基づいて、図１７に示されるような、前記設定結果通知メールＭＬ４（図１５）を引用する返信メールを作成し、通信装置５５は前記返信メールを、ユーザあての機能の無効化を通知するメール、すなわち、機能無効化通知メールＭＬ５として複合機３２に送信する。
【００６８】
なお、前記メール処理部５６は、記憶装置５２に形成された図示されない機能一覧テーブルを参照し、無効化を通知する機能、この場合、コピー及びファックスの機能に対応する文字列ｃｈ５を読み出し、前記メッセージｍｓ８において、前記文字列ｃｈ５の前後、及び入力された使用期限を表す文字列ｃｈ６の前後に、無効化を通知する機能及び該機能の使用期限であることを表すための所定の記号、本実施の形態においては、記号＊を付す。
【００６９】
この場合、文字列ｃｈ５、ｃｈ６及び記号＊は、設定結果通知メールＭＬ４において、有効にされた機能及び該機能の使用期限を表しているが、機能無効化通知メールＭＬ５において、機能が無効にされたことを表すキーワード、すなわち、無効化キーワードを形成する。
【００７０】
そして、機能無効化通知メールＭＬ５における無効化キーワードが、＊Ｃｏｐｙ＊２０１１／０９／２０＊及び＊Ｆａｘ＊２０１１／１０／２０＊であるので、コピー及びファックスの機能が無効にされたこと、及び有効にされていたコピーの機能の使用期限が２０１１年９月２０日であり、有効にされていたファックスの機能の使用期限が２０１１年１０月２０日であることが通知される。
【００７１】
また、制御部５１のメール処理部５６は、管理者による入力装置５３の操作に基づいて、図１７に示される機能無効化通知メールＭＬ５に代えて、図１８に示されるような機能無効化通知メールＭＬ６を作成することができる。該機能無効化通知メールＭＬ６の本文には、無効にされる機能を通知するメッセージｍｓ９が含まれる。この場合、該メッセージｍｓ９において、無効にされる機能を表す文字列ｃｈ７の前後に記号＊が付され、文字列ｃｈ７及び記号＊によって、機能が無効にされたことを表す無効化キーワードが形成される。
【００７２】
なお、設定結果通知メールＭＬ４を引用する返信メールを機能無効化通知メールとして複合機３２に送信する場合、管理者は入力装置５３を操作して機能無効化通知メールを新たに作成する必要がないので、機能を無効にする際の作業を簡素化することができる。
【００７３】
次に、図１６のフローチャートについて説明する。
ステップＳ３１  通信装置５５は設定結果通知メールＭＬ４を受信する。
ステップＳ３２  メール処理部５６は機能無効化通知メールＭＬ５、ＭＬ６を作成する。
ステップＳ３３  通信装置５５は機能無効化通知メールＭＬ５、ＭＬ６を複合機３２に送信し、処理を終了する。
【００７４】
次に、機能無効化通知メールＭＬ５、ＭＬ６が複合機３２に送信されたときの複合機３２の動作について説明する。
【００７５】
複合機３２において、通信装置２５がメールを受信すると、メール処理部１６の前記メール判定処理手段は、通信装置２５が受信したメールのメールアドレスを読み込み、通信装置２５が受信したメールが管理者コンピュータ３４から送信されたものであるかどうかを、メールアドレスが管理者のメールアドレスであるかどうかによって判断する。メールアドレスが管理者のメールアドレスでなく、通信装置２５が受信したメールが管理者コンピュータ３４から送信されたものでない場合、メール処理部１６の前記通常メール受信処理手段は、通信装置２５が受信したメールを通常のメールとして処理し、メールに印刷可能なファイルが添付されているかどうかを判断し、メールに印刷可能なファイルが添付されている場合は、プリント処理部１５に印刷指示を送り、プリント処理部１５は、プリンタ部２１を作動させて添付されたファイルの印刷を行う。
【００７６】
また、メールアドレスが管理者のメールアドレスであり、通信装置２５が受信したメールが管理者コンピュータ３４から送信されたものである場合、前記メール判定処理手段は、通信装置２５が受信したメールの本文を解析し、通信装置２５が受信したメールが機能無効化通知メールＭＬ５、ＭＬ６であるかどうかを、メールの本文に無効化キーワードが含まれているかどうかによって判断する。
【００７７】
メールの本文に前記無効化キーワードが含まれていない場合、前記通常メール受信処理手段は、受信されたメールを通常のメールとして処理し、プリント処理部１５はプリント処理を行う。
【００７８】
また、メールの本文に前記無効化キーワードが含まれている場合、前記機能設定処理部１３は、通信装置２５が受信したメールが機能無効化通知メールＭＬ５、ＭＬ６であると判断し、記憶装置２２の前記機能一覧テーブルを参照し、前記無効化キーワードに含まれる文字列ｃｈ５と機能一覧テーブルにおける各機能とを比較することによって、無効化キーワードに対応する機能、この場合、コピー及びファックスの機能を無効にする。なお、無効化キーワードに対応しない機能は有効にされたままにする。
【００７９】
続いて、前記画面形成処理部１２は、表示装置２４のディスプレイに図示されない機能設定通知画面を形成し、該機能設定通知画面に、管理者によって所定の機能が無効にされたことをユーザに通知する。
【００８０】
次に、前記メール処理部１６は、機能設定処理における設定結果を表す図示されない設定結果通知メールを作成し、管理者コンピュータ３４に送信する。前記設定結果通知メールの本文には、複合機３２において所定の機能が無効にされたことを通知するメッセージが含まれる。
【００８１】
次に、図１９のフローチャートについて説明する。
ステップＳ４１  通信装置２５はメールを受信する。
ステップＳ４２  メール判定処理手段はメールアドレスが管理者のメールアドレスであるかどうかを判断する。メールアドレスが管理者のメールアドレスである場合はステップＳ４５に、管理者のメールアドレスでない場合はステップＳ４３に進む。
ステップＳ４３  通常メール受信処理手段は通常メール受信処理を行う。
ステップＳ４４  プリント処理部１５はプリント処理を行い、処理を終了する。
ステップＳ４５  メール判定処理手段はメールの本文に無効化キーワードが含まれているかどうかを判断する。メールの本文に無効化キーワードが含まれている場合はステップＳ４６に、無効化キーワードが含まれていない場合はステップＳ４３に進む。
ステップＳ４６  機能設定処理部１３は無効化キーワードに対応する機能を無効にする。
ステップＳ４７  画面形成処理部１２は機能設定通知画面を形成する。
ステップＳ４８  通信装置２５は設定結果通知メールを管理者コンピュータ３４に送信し、処理を終了する。
【００８２】
このように、本実施の形態においては、機能有効化依頼画面ｄｓ１において、ユーザが、操作パネル２３を操作して、有効にしたい機能を選択すると、機能有効化依頼メールＭＬ１が管理者コンピュータ３４に送信され、該管理者コンピュータ３４において、有効化キーワードが含まれるユーザあての機能有効化通知メールＭＬ２、ＭＬ３が複合機３２に送信され、有効化キーワードに対応する機能が有効にされる。したがって、ユーザは任意のタイミングで複合機３２の機能を利用することができる。
【００８３】
次に、本発明の第２の実施の形態について説明する。なお、第１の実施の形態と同じ構造を有するものについては、同じ符号を付与し、同じ構造を有することによる発明の効果については同実施の形態の効果を援用する。
【００８４】
図２０は本発明の第２の実施の形態における管理者コンピュータの制御ブロック図、図２１は本発明の第２の実施の形態における機能設定テーブルの例を示す図である。
【００８５】
管理者端末装置としての管理者コンピュータ３４は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算装置を備えた制御部５１、ハードディスク等から成る記憶装置５２、ユーザによって操作されるキーボード、マウス等から成る入力デバイスとしての、かつ、操作部としての入力装置５３、ユーザに所定の情報を通知（出力）するためのディスプレイを備えた出力デバイスとしての、かつ、表示部としての表示装置５４、特定のプロトコルによって他の通信装置との間で通信を行う第２の通信デバイスとしての通信装置５５等を備え、該通信装置５５に第１のネットワークとしてのグローバルネットワーク３１が接続される。
【００８６】
前記制御部５１は、管理者コンピュータ３４におけるメールの送受信を行うメーラ等のプログラムから成るメール処理手段としてのメール処理部５６を備え、該メール処理部５６は、自動的にメールを作成するメール自動作成処理手段としてのメール自動作成処理部５７を備える。
【００８７】
前記記憶装置５２には、管理者コンピュータ３４が受信したメールが記録されるほかに、メール処理部５６によるメール処理、メール自動作成処理部５７によるメール自動作成処理等の各種の処理を行うためのプログラムが記録される。
【００８８】
ところで、本実施の形態において、管理者は、各機能のうちの所定の機能についてユーザが利用するのを許可したり、他の機能についてユーザが利用するのを禁止したりすることができるだけでなく、ユーザが機能を利用するのを許可する期限、すなわち、許可期限を任意に設定することができる。そのために、機能ごとの設定状況を表す機能設定情報があらかじめ設定され、前記記憶装置５２に形成された機能設定テーブル５８に記録される。
【００８９】
本実施の形態において、機能設定情報は、機能ごとの、ユーザの利用が許可されるか、又は禁止されるかの別を表す許可・禁止情報、前記許可期限を表す期限情報、管理者がユーザにあてたメッセージ等を含む。
【００９０】
次に、機能有効化依頼メールを管理者コンピュータ３４に送信するときの情報処理装置としての、かつ、画像形成装置としての複合機３２の動作について説明する。
【００９１】
図２２は本発明の第２の実施の形態における複合機の動作を示すフローチャート、図２３は本発明の第２の実施の形態における機能有効化依頼画面の例を示す図、図２４は本発明の第２の実施の形態における機能有効化依頼メールの例を示す図、図２５は本発明の第２の実施の形態における管理者コンピュータの動作を示すフローチャート、図２６は本発明の第２の実施の形態におけるメール自動作成処理のサブルーチンを示す図、図２７は本発明の第２の実施の形態における機能有効化通知メールの例を示す図である。
【００９２】
ユーザが、所定の機能を有効にしたい場合、複合機３２において、入力デバイスとしての、かつ、操作部としての操作パネル２３を操作して、出力デバイスとしての、かつ、表示部としての表示装置２４のディスプレイに形成されたメニュー画面における機能の有効化を選択すると、画面形成処理手段としての前記画面形成処理部１２は、前記ディスプレイに、図２３に示されるような機能有効化依頼画面ｄｓ１１を形成し、該機能有効化依頼画面ｄｓ１１に、有効にしたい機能を選択し、選択した機能の使用期限を入力するようユーザに促すメッセージｍｓ１１を表示する。
【００９３】
ユーザが、操作パネル２３を操作して、機能有効化依頼画面ｄｓ１１において、有効にしたい機能を選択し、選択した機能の使用期限を入力すると、制御部１１の前記機能有効化依頼受付処理手段は、ユーザによる機能有効化依頼を受け付ける。
【００９４】
なお、この場合、前記機能有効化依頼画面ｄｓ１１において、ユーザによってコピー、プリント及びファックスの機能が選択され、コピーの機能の使用期限が２０１１年９月２０日に、プリントの機能の使用期限が２０１１年１０月１０日に、ファックスの機能の使用期限が２０１１年１０月２０日にされる。
【００９５】
続いて、メール処理部１６の前記メール作成処理手段は、図２４に示されるような管理者コンピュータ３４あての機能有効化依頼メールＭＬ１１を作成し、第１の通信デバイスとしての通信装置２５は機能有効化依頼メールＭＬ１１を管理者コンピュータ３４に送信する。前記機能有効化依頼メールＭＬ１１の本文には、ユーザから機能有効化依頼があったことを管理者に通知するとともに、管理者が機能有効化依頼があったすべての機能について有効化を承認する場合に、機能有効化依頼メールＭＬ１１を引用する返信メールを作成して複合機３２に送信するよう要請するメッセージｍｓ１２、及びユーザが管理者にあてたメッセージｍｓ１３が含まれる。
【００９６】
なお、前記メール作成処理手段は、記憶装置２２の前記機能一覧テーブルを参照し、有効化が依頼された機能、この場合、コピー、プリント及びファックスの機能に対応する文字列ｃｈ１１を読み出し、前記メッセージｍｓ１２において、前記文字列ｃｈ１１の前後、及び入力された使用期限を表す文字列ｃｈ１２の前後に、有効化が依頼された機能及び該機能の使用期限であることを表すための所定の記号、本実施の形態においては、記号＃を付す。
【００９７】
次に、図２２のフローチャートについて説明する。
ステップＳ５１  画面形成処理部１２は機能有効化依頼画面ｄｓ１１を形成する。
ステップＳ５２  機能有効化依頼受付処理手段は機能有効化依頼を受け付ける。
ステップＳ５３  通信装置２５は機能有効化依頼メールＭＬ１１を管理者コンピュータ３４に送信し、処理を終了する。
【００９８】
次に、前記機能有効化依頼メールＭＬ１１が管理者コンピュータ３４に送信されたときの管理者コンピュータ３４の動作について説明する。
【００９９】
管理者コンピュータ３４において、通信装置５５が機能有効化依頼メールＭＬ１１を受信すると、制御部５１の前記メール自動作成処理部５７は、メール自動作成処理を行い、例えば、機能有効化依頼メールＭＬ１１の題名に基づいて、受信メールが機能有効化依頼メールＭ１１であると判断し、機能設定テーブル５８を参照し、機能設定情報に基づいて、所定の機能、本実施の形態においては、有効化が依頼された機能のうちの有効化が許可されている機能について有効化を承認し、図２７に示されるような機能有効化通知メールＭＬ１２を自動的に作成する。
【０１００】
そのために、前記メール自動作成処理部５７の図示されない有効化依頼情報解析処理手段は、有効化依頼情報解析処理を行い、機能有効化依頼メールＭＬ１１の本文を解析し、有効化の依頼があった機能及び使用期限を読み込む。
【０１０１】
そして、前記メール自動作成処理部５７の図示されない利用許可判断処理手段は、利用許可判断処理を行い、前記機能設定情報に基づいて、機能設定テーブル５８の有効化の依頼のあった各機能について、利用が許可されているかどうかを判断する。
【０１０２】
有効化の依頼のあった機能について利用が許可されている場合、前記メール自動作成処理部５７の図示されない使用期限設定処理手段は、使用期限設定処理を行い、前記機能設定情報に基づいて、利用が許可されている機能について使用期限を設定する。そのために、前記使用期限設定処理手段は、各機能について、機能有効化依頼メールＭＬ１１の使用期限、及び機能設定テーブル５８の許可期限を読み込み、使用期限が許可期限以前であるかどうかを判断する。そして、使用期限が許可期限以前である場合、前記使用期限設定処理手段は、機能有効化依頼メールＭＬ１１の使用期限を使用期限として設定し、メール自動作成処理部５７の図示されないキーワード作成処理手段は、キーワード作成処理を行い、機能を使用期限まで有効にする有効化キーワードを作成する。また、使用期限が許可期限より後である場合、前記使用期限設定処理手段は、機能有効化依頼メールＭＬ１１の使用期限を許可期限として設定し、前記キーワード作成処理手段は、機能を許可期限まで有効にする有効化キーワードを作成する。
【０１０３】
そして、前記使用期限設定処理が行われる時刻、すなわち、現在時刻が前記許可期限を過ぎている場合、前記メール自動作成処理部５７の図示されない機能利用不許可処理手段は、機能利用不許可処理を行い、その機能の利用を許可しない。
【０１０４】
このようにして、有効化の依頼のあったすべての機能について有効化キーワードが作成され、機能有効化通知メールＭＬ１２が作成されると、通信装置５５は機能有効化通知メールＭＬ１２を複合機３２に送信する。
【０１０５】
前記機能有効化通知メールＭＬ１２の本文には、有効にされる機能を表す文字列ｃｈ１３、及び有効にされる機能の使用期限を表す文字列ｃｈ１４から成るメッセージｍｓ１４、並びに管理者がユーザにあてたメッセージｍｓ１５が含まれる。そして、前記文字列ｃｈ１３、ｃｈ１４及び記号＃によって有効化キーワードが形成される。
【０１０６】
なお、前記利用許可判断処理において有効化の依頼のあった機能について利用が許可されない場合、及び前記機能利用不許可処理において機能の利用が許可されない場合、前記メール自動作成処理部５７は、機能有効化通知メールＭＬ１２の本文に、機能の利用が許可されないことを通知するメッセージｍｓ１５を作成する。
【０１０７】
なお、本実施の形態においては、機能有効化依頼メールＭＬ１１において、コピー、プリント及びファックスの各機能について有効化の依頼があり、コピーの機能については、使用期限が２０１１年９月２０日にされ、プリントの機能については、使用期限が２０１１年１０月１０日にされ、ファックスの機能については、使用期限が２０１１年１０月２０日にされているが、ユーザによるファックスの機能の利用が許可されておらず、コピーの機能の許可期限が２０１１年９月１０日であり、プリントの機能の許可期限が２０１１年１０月２０日であるので、機能有効化通知メールＭＬ１２において、コピー及びプリントの各機能について有効化が承認され、コピーの機能の使用期限が２０１１年９月１０日に、プリントの機能の使用期限が２０１１年１０月１０日にされる。
【０１０８】
したがって、メッセージｍｓ１４における有効化キーワードは、
＃Ｃｏｐｙ＃２０１１／０９／１０＃
＃Ｐｒｉｎｔ＃２０１１／１０／１０＃
になる。
【０１０９】
次に、図２５のフローチャートについて説明する。
ステップＳ６１  通信装置５５は機能有効化依頼メールＭＬ１１を受信する。
ステップＳ６２  メール自動作成処理部５７はメール自動作成処理を行う。
ステップＳ６３  通信装置５５は機能有効化通知メールＭＬ１２を複合機３２に送信し、処理を終了する。
【０１１０】
図２６のフローチャートについて説明する。
ステップＳ６２−１  有効化依頼情報解析処理手段は機能有効化依頼メールＭＬ１１を解析し、有効化の依頼があった機能及び使用期限を読み込む。
ステップＳ６２−２  利用許可判断処理手段は機能の利用が許可されているかどうかを判断する。機能の利用が許可されている場合はステップＳ６２−３に、機能の利用が許可されていない場合はステップＳ６２−６に進む。
ステップＳ６２−３  使用期限設定処理手段は機能の使用期限が許可期限以前であるかどうかを判断する。機能の使用期限が許可期限以前である場合はステップＳ６２−４に、機能の使用期限が許可期限より後である場合はステップＳ６２−５に進む。
ステップＳ６２−４  キーワード作成処理手段は機能を使用期限まで有効にする有効化キーワードを作成する。
ステップＳ６２−５  キーワード作成処理手段は機能を許可期限まで有効にする有効化キーワードを作成する。
ステップＳ６２−６  キーワード作成処理手段は有効化の依頼のあったすべての機能について有効化キーワードを作成したかどうかを判断する。有効化の依頼のあったすべての機能について有効化キーワードを作成した場合はリターンし、有効化キーワードを作成していない場合はステップＳ６２−２に戻る。
【０１１１】
なお、管理者コンピュータ３４において、通信装置５５が機能有効化依頼メールＭＬ１１を受信したときに、制御部５１のメール処理部５６は、管理者による入力装置５３の操作に基づいて機能有効化依頼メールＭＬ１１を引用する返信メールを作成し、通信装置５５は前記返信メールを機能有効化通知メールとして複合機３２に送信することができる。
【０１１２】
その場合、機能設定情報に関係なく、有効化依頼メールＭＬ１１において選択されたすべての機能が、有効化依頼メールＭＬ１１において入力された使用期限まで有効にされる。
【０１１３】
このように、本実施の形態においては、複合機３２から管理者コンピュータ３４に機能有効化依頼メールＭＬ１１が送信されると、管理者コンピュータ３４において、メール自動作成処理部５７が機能有効化通知メールＭＬ１２を自動的に作成して複合機３２に送信するので、管理者が不在であり、機能有効化依頼メールＭＬ１１を読んだり、入力装置５３を操作したりすることができなくても、所定の機能を有効にすることができる。
【０１１４】
前記各実施の形態においては、情報処理装置として複合機３２が使用されるようになっているが、プリンタ、複写機、ファクシミリ等を使用することもできる。
【０１１５】
なお、本発明は前記各実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
【符号の説明】
【０１１６】
１３    機能設定処理部
１６、５６    メール処理部
２５、５５    通信装置
３１    グローバルネットワーク
３２    複合機
３４    管理者コンピュータ
ＭＬ１、ＭＬ１１    機能有効化依頼メール
ＭＬ２、ＭＬ１２    機能有効化通知メール
【図１】
2013251631.tif 000003
【図２】
2013251631.tif 000004
【図３】
2013251631.tif 000005
【図４】
2013251631.tif 000006
【図５】
2013251631.tif 000007
【図６】
2013251631.tif 000008
【図７】
2013251631.tif 000009
【図８】
2013251631.tif 000010
【図９】
2013251631.tif 000011
【図１０】
2013251631.tif 000012
【図１１】
2013251631.tif 000013
【図１２】
2013251631.tif 000014
【図１３】
2013251631.tif 000015
【図１４】
2013251631.tif 000016
【図１５】
2013251631.tif 000017
【図１６】
2013251631.tif 000018
【図１７】
2013251631.tif 000019
【図１８】
2013251631.tif 000020
【図１９】
2013251631.tif 000021
【図２０】
2013251631.tif 000022
【図２１】
2013251631.tif 000023
【図２２】
2013251631.tif 000024
【図２３】
2013251631.tif 000025
【図２４】
2013251631.tif 000026
【図２５】
2013251631.tif 000027
【図２６】
2013251631.tif 000028
【図２７】
2013251631.tif 000029