(57)【要約】【課題】画像データが記憶装置に残存して蓄積されて記憶装置の空き容量が小さくなることがないようにする。【解決手段】ファクシミリデータの送信者情報と利用者端末の通知先情報とが対応させて登録された記録部１３と、受信されたファクシミリデータを画像データに変換するデータ変換部１４と、画像データを記録するためのデータ格納部１６と、画像データの管理を行うデータ管理部１５と、受信された送信者情報、及び記録部にあらかじめ登録された送信者情報に基づいて、ファクシミリデータが受信された旨の情報を所定の利用者端末に送信するデータ転送部１７と、送信結果を管理者に通知する情報提供部１８とを有する。情報の送信先に利用者が存在していない場合、管理者は送信結果を受けて、画像データについて印刷を行ったり、印刷を行うことなく画像データを削除したりすることができる。【選択図】図１
2013046145.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリデータを受信し、ネットワークを介して利用者端末と接続された画像形成装置において、
（ａ）ファクシミリデータの送信者情報と利用者端末の通知先情報とが対応させて登録された記録部と、
（ｂ）受信されたファクシミリデータを画像データに変換するデータ変換部と、
（ｃ）前記画像データを記録するためのデータ格納部と、
（ｄ）該データ格納部に記録された画像データの管理を行うデータ管理部と、
（ｅ）前記ファクシミリデータが受信されたときに、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報、及び前記記録部にあらかじめ登録された送信者情報に基づいて、ファクシミリデータが受信された旨の情報を所定の利用者端末に送信するデータ転送部と、
（ｆ）ファクシミリデータが受信された旨の情報の送信結果を画像形成装置の管理者に通知する情報提供部とを有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記データ転送部は、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報と前記記録部に登録された送信者情報とが一致するかどうかを判断し、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報と前記記録部に登録された送信者情報とが一致する場合に、前記記録部に登録された送信者情報に対応する利用者端末を、ファクシミリデータが受信された旨を通知する通知先として決定する請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記データ転送部は、ファクシミリデータが受信された旨を通知する電子メールを利用者端末に送信する請求項１又は２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記情報提供部は、利用者端末への電子メールの送信が良好に行われたかどうかを判断し、利用者端末への電子メールの送信が良好に行われなかった場合に、利用者端末への電子メールの送信が良好に行われなかった旨を管理者に通知する請求項３に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記データ管理部は、画像データの残存期間を算出し、残存期間が記録部に登録された保存期間より長い場合に、利用者に画像データを削除する旨を通知する請求項１〜４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
ファクシミリデータを受信する画像形成装置と利用者端末とがネットワークを介して接続されたネットワークシステムにおいて、前記画像形成装置は、
（ａ）ファクシミリデータの送信者情報と利用者端末の通知先情報とが対応させて登録された記録部と、
（ｂ）受信されたファクシミリデータを画像データに変換するデータ変換部と、
（ｃ）前記画像データを記録するためのデータ格納部と、
（ｄ）該データ格納部に記録された画像データの管理を行うデータ管理部と、
（ｅ）前記ファクシミリデータが受信されたときに、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報、及び前記記録部にあらかじめ登録された送信者情報に基づいて、ファクシミリデータが受信された旨の情報を所定の利用者端末に送信するデータ転送部と、
（ｆ）ファクシミリデータが受信された旨の情報の送信結果を画像形成装置の管理者に通知する情報提供部とを有することを特徴とするネットワークシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置及びネットワークシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンタ、複写機、ファクシミリ、複合機等の画像形成装置、例えば、ファクシミリと複数の端末とがネットワークを介して接続されたネットワークシステムにおいては、ファクシミリが、例えば、ＰＳＴＮ回線（電話回線）を介してファクシミリデータを受信すると、ファクシミリデータが画像データに変換されて記憶装置としてのデータ格納部に記録され、ファクシミリの利用者の端末、すなわち、利用者端末に、ファクシミリデータが受信された旨の電子メールが送信され、各利用者にファクシミリデータが受信された旨が通知されるようになっている。
【０００３】
そして、電子メールを受信すると、利用者は、前記データ格納部に記録された画像データについて利用者端末によって印刷を行い、その後、前記データ格納部の画像データを削除する（例えば、特許文献１参照。）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−２８６８８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、前記従来のネットワークシステムにおいては、会社等に配設される場合、利用者が退職したり、異動になったりして電子メールの送信先に存在しなくなると、画像データが、削除されることなくデータ格納部に残存して蓄積され、データ格納部の空き容量が小さくなり、次にファクシミリデータを受信したときに、画像データをデータ格納部に記録することができなくなることがある。
【０００６】
そこで、利用者が電子メールの送信先に存在しなくなった場合に、データ格納部に記録された画像データについて自動的に印刷が行われたり、自動的に画像データが削除されたりするようになっている。ところが、ファクシミリデータの内容によらず、自動的に印刷が行われたり、画像データが削除されたりすると、無用な印刷が行われたり、必要な印刷が行われなくなったりしてしまう。
【０００７】
本発明は、前記従来のネットワークシステムの問題点を解決して、画像データが記憶装置に残存して蓄積されて記憶装置の空き容量が小さくなることがなく、無用な印刷が行われたり、必要な印刷が行われなくなったりすることがない画像形成装置及びネットワークシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
そのために、本発明の画像形成装置においては、ファクシミリデータを受信し、ネットワークを介して利用者端末と接続されるようになっている。
【０００９】
そして、ファクシミリデータの送信者情報と利用者端末の通知先情報とが対応させて登録された記録部と、受信されたファクシミリデータを画像データに変換するデータ変換部と、前記画像データを記録するためのデータ格納部と、該データ格納部に記録された画像データの管理を行うデータ管理部と、前記ファクシミリデータが受信されたときに、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報、及び前記記録部にあらかじめ登録された送信者情報に基づいて、ファクシミリデータが受信された旨の情報を所定の利用者端末に送信するデータ転送部と、ファクシミリデータが受信された旨の情報の送信結果を画像形成装置の管理者に通知する情報提供部とを有する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、画像形成装置においては、ファクシミリデータを受信し、ネットワークを介して利用者端末と接続されるようになっている。
【００１１】
そして、ファクシミリデータの送信者情報と利用者端末の通知先情報とが対応させて登録された記録部と、受信されたファクシミリデータを画像データに変換するデータ変換部と、前記画像データを記録するためのデータ格納部と、該データ格納部に記録された画像データの管理を行うデータ管理部と、前記ファクシミリデータが受信されたときに、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報、及び前記記録部にあらかじめ登録された送信者情報に基づいて、ファクシミリデータが受信された旨の情報を所定の利用者端末に送信するデータ転送部と、ファクシミリデータが受信された旨の情報の送信結果を画像形成装置の管理者に通知する情報提供部とを有する。
【００１２】
この場合、ファクシミリデータが受信されたときに、ファクシミリデータと共に受信された送信者情報、及び前記記録部に登録された送信者情報に基づいて、ファクシミリデータが受信された旨の情報が所定の利用者端末に送信され、送信結果が画像形成装置の管理者に通知されるので、ファクシミリデータが受信された旨の情報の送信先に利用者が存在していない場合、管理者は送信結果を受けて、画像データについて印刷を行った後、画像データを削除したり、印刷を行うことなく画像データを削除したりすることができる。
【００１３】
したがって、画像データについて、無用な印刷が行われたり、必要な印刷が行われなかったりすることがなくなる。
【００１４】
また、画像データが削除されるので、次にファクシミリデータが受信されたときに、画像データをデータ格納部に記録することができなくなることがない。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の第１の実施の形態におけるネットワークシステムの要部を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態におけるネットワークシステムを示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態における通知先登録情報の例を示す図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリの動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第１の実施の形態におけるデータ管理情報の例を示す図である。
【図６】本発明の第２の実施の形態における通知先登録情報の例を示す図である。
【図７】本発明の第２の実施の形態におけるファクシミリの動作を示すフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施の形態におけるデータ管理情報の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。この場合、ネットワークシステムにおいて画像形成装置としてファクシミリを使用する場合について説明する。
【００１７】
図１は本発明の第１の実施の形態におけるネットワークシステムの要部を示すブロック図、図２は本発明の第１の実施の形態におけるネットワークシステムを示すブロック図、図３は本発明の第１の実施の形態における通知先登録情報の例を示す図である。
【００１８】
図において、ｎｔはネットワークシステムであり、該ネットワークシステムｎｔは、第１の回線としてのＰＳＴＮ回線、第２の回線としてのＩＳＤＮ回線等の電話回線に接続されたファクシミリ１０、メールサーバ３０、複数のパソコン等の利用者端末Ｐｃｉ（ｉ＝１、２、…）、ネットワーク（ＬＡＮ）４０等を備え、該ネットワーク４０によって、前記ファクシミリ１０、メールサーバ３０、利用者端末Ｐｃｉ等が接続される。
【００１９】
前記ファクシミリ１０は、ファクシミリ１０の管理者の端末、すなわち、管理者端末として機能し、ＰＳＴＮ回線、ＩＳＤＮ回線等の電話回線を介して他の画像形成装置としてのファクシミリに通信データとしてのファクシミリデータを送信したり、他のファクシミリからのファクシミリデータを受信し、ファクシミリデータを画像データに変換し、画像データについて印刷を行ったり、画像データを利用者端末Ｐｃｉに送信し、利用者端末Ｐｃｉにおいて画像データについて印刷を行ったりすることができる。
【００２０】
前記メールサーバ３０は、ファクシミリ１０と利用者端末Ｐｃｉとの間で電子メールの送受信を行うためのサーバであり、ファクシミリ１０用のメールボックス及び各利用者端末Ｐｃｉ用のメールボックスから成るメールボックス部３１を備える。
【００２１】
そして、図に示されるように、ファクシミリ１０は、ファクシミリ１０の全体の制御を行う制御部ｃｔ、キー、ボタン等の操作要素を備え、操作者としての利用者によって操作される操作部ｈｄ、ＬＥＤパネル等の表示要素を備え、利用者に対して各種の情報を表示する表示部ｄｓ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等から成り、各種のデータ、プログラム等を記録するための第１の記憶装置としてのメモリｍｅ、前記ＰＳＴＮ回線に接続された第１の回線接続部としてのアナログ回線接続部１１、前記ＩＳＤＮ回線に接続された第２の回線接続部としてのディジタル回線接続部１２、及びＲＡＭから成り、図３に示されるような通知先登録情報を記録、すなわち、登録するための第２の記憶装置としての記録部１３を備える。
【００２２】
前記アナログ回線接続部１１はＰＳＴＮ回線を介して、ディジタル回線接続部１２はＩＳＤＮ回線を介して他のファクシミリと接続され、アナログ回線接続部１１及びディジタル回線接続部１２には、他のファクシミリから受信したファクシミリデータを一時的に記録する受信メモリが配設される。
【００２３】
前記記録部１３に登録される通知先登録情報は、第１の通知先情報としてのファクシミリ１０のメールアドレス、ファクシミリ１０とのファクシミリデータの送受信がされる他のファクシミリの電話番号（ＴＳＩ：Ｔｒａｎｓｍｉｔｔｉｎｇ  Ｓｕｂｓｃｒｉｂｅｒ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）（以下「登録電話番号」という。）、及び各登録電話番号に対応させて設定された第２の通知先情報としての所定の利用者端末Ｐｃｉのメールアドレス、並びに各メールアドレスがファクシミリ１０の管理者のものであるか、利用者端末Ｐｃｉの利用者のものであるかを示す区分から成る。なお、記録部１３には、他のファクシミリの登録電話番号に対応させて少なくとも一つの利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスが登録される。
【００２４】
また、前記ファクシミリ１０は、他のファクシミリから受信したファクシミリデータを画像データに変換するデータ変換処理手段としてのデータ変換部１４、画像データの管理を行うデータ管理処理手段としてのデータ管理部１５、ＨＤＤ等から成り、画像データを格納データとして記録するための第３の記憶装置としてのデータ格納部１６、該データ格納部１６に記録された画像データを、前記記録部１３にメールアドレスが登録された所定の利用者端末Ｐｃｉに電子メールで送信するデータ転送処理手段としてのデータ転送部１７、電子メールの送信が良好に行われたかどうかを、電子メールの送信エラーが発生したかどうかによって判断し、送信が良好に行われなかった場合に、判断結果をファクシミリ１０の管理者に通知する情報提供処理手段としての情報提供部１８、ファクシミリ１０の管理者及び利用者端末Ｐｃｉの利用者の指示に基づいて、データ格納部１６に記録された画像データについて印刷を行うデータ印刷処理手段としてのデータ印刷部１９、並びに利用者端末Ｐｃｉに電子メールを送信するために前記ネットワーク４０に接続されたネットワーク接続部２０を備える。
【００２５】
前記制御部ｃｔ、データ変換部１４、データ管理部１５、データ転送部１７、情報提供部１８、データ印刷部１９等によって制御装置が構成される。
【００２６】
次に、前記構成のファクシミリ１０の動作について説明する。
【００２７】
図４は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリの動作を示すフローチャート、図５は本発明の第１の実施の形態におけるデータ管理情報の例を示す図である。
【００２８】
まず、ファクシミリ１０の使用開始時、又は他のファクシミリの登録電話番号、ファクシミリ１０及び利用者端末Ｐｃｉのメールアドレス等が変更された場合に、利用者による操作部ｈｄの操作に基づいて、制御部ｃｔの図示されない着信設定処理手段は、着信設定処理を行い、前記メールサーバ３０を介して電子メールを送受信するためのメール設定情報、すなわち、ファクシミリ１０及び利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスを、記録部１３に記録することによって前記通知先登録情報を登録する。
【００２９】
続いて、前記制御部ｃｔの図示されない着信待機処理手段は、着信待機処理を行い、アナログ回線接続部１１がＰＳＴＮ回線を介して、又はディジタル回線接続部１２がＩＳＤＮ回線を介してファクシミリデータを受信するのを待機する。
【００３０】
そして、アナログ回線接続部１１又はディジタル回線接続部１２がファクシミリデータを受信すると、前記データ管理部１５は、データ管理処理を行い、ファクシミリデータからデータ名としてのファイル名を読み込み、ファクシミリデータと共に送信される第１の送信者情報としての他のファクシミリの電話番号（以下「送信者電話番号」という。）、及び第２の送信者情報としての他のファクシミリの管理者を表す送信者名称（ＴＴＩ：Ｔｒａｎｓｍｉｔ  Ｔｅｒｍｉｎａｌ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）を読み込むとともに、アナログ回線接続部１１又はディジタル回線接続部１２からファクシミリデータを受信したときの受信日時を読み込むことによって、ファイル名、送信者電話番号、送信者名称及び受信日時から成る受信情報を取得する。
【００３１】
次に、データ変換部１４は、データ変換処理を行い、ファクシミリデータを、アナログ回線接続部１１又はディジタル回線接続部１２の受信メモリから読み出し、画像データに変換し、データ管理部１５は、変換された画像データをデータ格納部１６に記録するとともに、前記画像データに対応する受信情報に管理番号を付してデータ管理情報とし、データ格納部１６に記録する。前記画像データは、データ格納部１６に記録するために、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ  Ｉｍａｇｅ  Ｆｉｌｅ  Ｆｏｒｍａｔ）、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）等のような、ファクシミリ１０の機種、ファクシミリ１０で使用されるフォント等に依存しないファイル形式にされる。
【００３２】
続いて、データ転送部１７は、データ転送処理を行い、ファクシミリデータが受信された旨を利用者に通知する。そのために、データ転送部１７の図示されない通知先決定処理手段は、通知先決定処理を行い、データ管理部１５に記録されたデータ管理情報のうちの送信者電話番号を読み込み、送信者電話番号と記録部１３に登録された登録電話番号とが一致するかどうかを判断し、送信者電話番号と登録電話番号とが一致する場合、登録電話番号に対応する利用者端末Ｐｃｉを、ファクシミリデータが受信された旨を通知するための通知先として決定する。
【００３３】
続いて、前記データ転送部１７の図示されない通知処理手段は、通知処理を行い、記録部１３から、通知先として決定した利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスを読み出し、通知先として決定した利用者端末Ｐｃｉに、ファクシミリデータが受信された旨を通知する電子メール（通知メール）を送信することによって、ファクシミリデータが受信された旨を利用者に通知する。このとき、前記通知処理手段は、電子メールに、ファクシミリデータの先頭のページの画像データを付加情報として添付する。
【００３４】
また、送信者電話番号と登録電話番号とが一致しない場合、前記通知先決定処理手段は、ファクシミリ１０を、記録部１３に登録されていない電話番号からのファクシミリデータが受信された旨を通知するための通知先として決定し、前記通知処理手段は、記録部１３からファクシミリ１０のメールアドレスを読み出し、ファクシミリ１０に、記録部１３に登録されていない電話番号からのファクシミリデータが受信された旨を通知する電子メールを送信することによって、記録部１３に登録されていない電話番号からのファクシミリデータが受信された旨を管理者に通知する。
【００３５】
この場合、ファクシミリ１０の管理者は、必要に応じて、記録部１３に登録されていない電話番号を、記録部１３に追加して登録することができる。
【００３６】
ところで、例えば、会社において、利用者が、退職したり、異動になったりして電子メールの送信先に存在しなくなった場合、利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスが変更されたりした場合等において、利用者端末Ｐｃｉに電子メールが送信されると、送信エラーが発生する。
【００３７】
そこで、本実施の形態において、情報提供部１８の図示されない送信結果判断処理手段は、送信結果判断処理を行い、電子メールを送信した後、所定の設定時間、本実施の形態においては１〔分〕が経過すると、ネットワーク接続部２０を介してメールサーバ３０のメールボックス部３１におけるファクシミリ１０のメールボックスにアクセスし、利用者端末Ｐｃｉへの電子メールの送信が良好に行われたかどうかを、電子メールの送信エラーが発生しなかったかどうかによって判断する。そのために、制御部ｃｔは計時部材としての図示されないタイマを備え、通知先の利用者端末Ｐｃｉに電子メールが送信されると、前記タイマによる計時を開始し、前記送信結果判断処理手段は、タイマによる計時時間を読み込み、１〔分〕が経過したかどうかを判断する。
【００３８】
電子メールの送信エラーが発生せず、電子メールの送信が良好に行われた場合、前記データ管理部１５は、データ格納部１６に記録されたデータ管理情報を、電子メールを送信した利用者端末Ｐｃｉのメールアドレス、及び電子メールの送信結果を追加することによって更新する。
【００３９】
また、電子メールの送信エラーが発生し、利用者端末Ｐｃｉへの電子メールの送信が良好に行われなかった場合、前記情報提供部１８は、情報提供処理を行い、記録部１３からファクシミリ１０のメールアドレスを読み出し、ファクシミリ１０に、送信が良好に行われなかった旨を通知する電子メール（情報提供メール）を送信することによって、送信が良好に行われなかった旨を管理者に通知する。そして、前記データ管理部１５は、データ格納部１６に記録されたデータ管理情報を、電子メールを送信した利用者端末Ｐｃｉのメールアドレス、及び電子メールの送信結果を追加することによって更新する。
【００４０】
また、前記ファクシミリ１０の管理者は、電子メールの内容に基づいて、必要に応じて利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスを確認し、修正し、データ管理情報を更新する。
【００４１】
なお、データ管理情報における送信結果は、電子メールの送信エラーが発生しなかった場合、ＯＫとされ、電子メールの送信エラーが発生した場合、ＮＧとされる。
【００４２】
続いて、制御部ｃｔの図示されない電源監視処理手段は、電源監視処理を行い、ファクシミリ１０の電源がオフにされたかどうかを判断する。ファクシミリ１０の電源がオフにされた場合、制御部ｃｔは処理を終了し、ファクシミリ１０の電源がオフにされていない場合、前記着信待機処理手段は、アナログ回線接続部１１がＰＳＴＮ回線を介して、又はディジタル回線接続部１２がＩＳＤＮ回線を介してファクシミリデータを受信するのを再び待機する。
【００４３】
このように、本実施の形態においては、ファクシミリデータが受信されると、ファクシミリデータが受信された旨を通知する電子メールが利用者端末Ｐｃｉに送信されるので、利用者端末Ｐｃｉの利用者は、ファクシミリ１０から電子メールを受信することによって、ファクシミリデータが受信されたことを認識することができる。
【００４４】
また、電子メールにファクシミリデータの先頭のページの画像データが添付されるので、利用者端末Ｐｃｉの利用者は、添付された先頭ページの画像データに基づいて、ファクシミリデータの内容を把握することができる。したがって、利用者は、ファクシミリデータの内容に応じて、画像データについて印刷を行ったり、印刷を行うことなく画像データを削除したりすることができる。そのために、利用者端末Ｐｃｉは図示されない操作部、制御部等を備え、利用者端末Ｐｃｉにおいて、利用者が操作部を操作し、画像データについて印刷を指示すると、制御部の印刷指示処理手段は、印刷指示処理を行い、利用者の指示に従って、ファクシミリ１０に印刷指示を送る。そして、ファクシミリ１０において、データ印刷部１９は、データ印刷処理を行い、前記画像データについて印刷を行う。また、利用者が、操作部を操作し、画像データについて印刷を行うことなく、画像データの削除を指示すると、前記制御部の削除指示処理手段は、削除指示処理を行い、利用者の指示に従って、ファクシミリ１０に削除指示を送る。そして、ファクシミリ１０において、データ管理部１５の図示されないデータ削除処理手段は、データ削除処理を行い、データ格納部１６の画像データを削除する。
【００４５】
なお、前記データ削除処理手段は、利用者の指示に従って印刷が行われた画像データも削除する。
【００４６】
このように、利用者の指示に従って印刷が行われたり、画像データが削除されたりするので、無用な印刷が行われたり、必要な印刷が行われなかったりすることがなくなる。
【００４７】
また、画像データが、削除されることなくデータ格納部１６に残存して蓄積され、データ格納部１６の空き容量が小さくなることがないので、次にファクシミリデータが受信されたときに、画像データをデータ格納部１６に記録することができなくなることがない。
【００４８】
なお、ファクシミリ１０に、記録部１３に登録されていない電話番号からのファクシミリデータが受信された旨を通知する電子メールが送信されたとき、及びファクシミリ１０に、送信エラーが発生した旨を通知する電子メールが送信されたときに、管理者は、ファクシミリデータの内容に応じて、画像データについて印刷を行ったり、印刷を行うことなく画像データを削除したりすることができる。すなわち、管理者が操作部ｈｄを操作し、画像データについて印刷を指示すると、データ印刷部１９は画像データについて印刷を行う。また、管理者が操作部ｈｄを操作し、画像データについて印刷を行うことなく、画像データの削除を指示すると、データ管理部１５の前記データ削除処理手段は、データ格納部１６の画像データを削除する。
【００４９】
このように、管理者の指示に従って印刷が行われたり、画像データが削除されたりするので、無用な印刷が行われたり、必要な印刷が行われなかったりすることがなくなるだけでなく、データ格納部１６の空き容量が小さくなることがないので、次にファクシミリデータが受信されたときに、画像データをデータ格納部１６に記録することができなくなることがない。
【００５０】
また、例えば、会社において、電子メールの送信先に利用者が存在しなくなった場合、利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスが変更されたりした場合等に、記録部１３の通知先登録情報を更新し、利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスを削除したり、変更したりすることができるので、画像データを適正に利用者端末Ｐｃｉに送信することができる。
【００５１】
次に、フローチャートについて説明する。
ステップＳ１  着信設定処理手段は着信設定処理を行う。
ステップＳ２  着信待機処理手段はファクシミリデータが受信されるのを待機する。ファクシミリデータが受信された場合はステップＳ３に進む。
ステップＳ３  データ管理部１５は受信情報を取得する。
ステップＳ４  データ変換部１４はデータ変換処理を行う。
ステップＳ５  データ管理部１５はデータ管理情報を記録する。
ステップＳ６  通知先決定処理手段は通知先決定処理を行う。
ステップＳ７  通知処理手段は電子メールを送信する。
ステップＳ８  送信結果判断処理手段は電子メールの送信が良好に行われたかどうかを判断する。電子メールの送信が良好に行われた場合はステップＳ１０に進み、送信が良好に行われなかった場合はステップＳ９に進む。
ステップＳ９  情報提供処理手段は送信が良好に行われなかった旨を通知する電子メールを管理者に送信する。
ステップＳ１０  電源監視処理手段は電源がオフにされたかどうかを判断する。電源がオフにされた場合は処理を終了し、電源がオフにされていない場合はステップＳ２に戻る。
【００５２】
次に、画像データについて閾値として保存期間があらかじめ設定され、データ格納部１６に画像データが残存する期間、すなわち、残存期間が保存期間より長くなった場合に画像データが削除されるようにした本発明の第２の実施の形態について説明する。なお、第１の実施の形態と同じ構造を有するものについては、同じ符号を付与し、同じ構造を有することによる発明の効果については同実施の形態の効果を援用する。
【００５３】
図６は本発明の第２の実施の形態における通知先登録情報の例を示す図である。
【００５４】
本実施の形態において、操作者としての利用者による操作部ｈｄの操作に基づいて、制御部ｃｔの前記着信設定処理手段は、前記メールサーバ３０を介して電子メールを送受信するための、第１の通知先情報としてのファクシミリ１０のメールアドレス、及び第２の通知先情報としての利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスを設定し、第２の記憶装置としての記録部１３に記録するとともに、通知先登録情報として登録する。
【００５５】
この場合、記録部１３に登録される通知先登録情報は、第１の通知先情報としてのファクシミリ１０のメールアドレス、ファクシミリ１０とのファクシミリデータの送受信がされる他のファクシミリの登録電話番号、及び各登録電話番号に対応させて設定された第２の通知先情報としての所定の利用者端末Ｐｃｉのメールアドレス、各メールアドレスがファクシミリ１０の管理者のものであるか、各利用者端末Ｐｃｉの利用者のものであるかを示す区分、並びに各画像データの保存期間から成る。
【００５６】
なお、記録部１３には、他のファクシミリの登録電話番号に対応させて少なくとも一つの利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスが登録される。また、画像データの保存期間は、他のファクシミリの各登録電話番号ごとに登録される。さらに、記録部１３には、第３の記憶装置としてのデータ格納部１６の空き容量の限界値が設定され、記録される。
【００５７】
ところで、本実施の形態において、データ管理処理手段としてのデータ管理部１５は、第１の実施の形態と同様に、データ格納部１６にデータ管理情報を記録したり、記録されたデータ管理情報を更新したりするほかに、定期的に、例えば、１週間に１回、データ格納部１６に記録されたすべての画像データについて、残存期間を監視し、残存期間に応じて画像データを削除する。
【００５８】
そのために、前記制御部ｃｔの図示されない監視タイミング判断処理手段は、監視タイミング判断処理を行い、あらかじめ設定された１週間に１回の監視タイミングになったかどうかを判断する。前記監視タイミング判断処理手段によって、監視タイミングになったと判断されると、前記制御部ｃｔの図示されない監視指示処理手段は、監視指示処理を行い、データ格納部１６に画像データについての監視指示を送る。そして、該監視指示を制御部ｃｔから受けると、データ管理部１５の図示されないデータ監視処理手段は、データ監視処理を行い、記録されたすべての画像データについて残存期間を監視し、残存期間に応じて画像データを削除する。
【００５９】
次に、前記ファクシミリ１０の動作について説明する。
【００６０】
図７は本発明の第２の実施の形態におけるファクシミリの動作を示すフローチャート、図８は本発明の第２の実施の形態におけるデータ管理情報の例を示す図である。
【００６１】
まず、前記データ監視処理手段の指標判断処理手段は、指標判断処理を行い、データ格納部１６に記録されたデータ管理情報を管理番号ごとに参照し、画像データついて、削除する旨がファクシミリ１０及び各利用者端末Ｐｃｉに通知（予告）された画像データであることを示す指標、本実施の形態においては、削除通知済みフラグがオンであるかどうかを判断する。
【００６２】
なお、本実施の形態において、図８に示されるように、データ管理情報は、管理番号、ファイル名、送信者電話番号、送信者名称、受信日時、電子メールを送信した利用者端末Ｐｃｉのメールアドレス、及び電子メールの送信結果のほかに、前回のデータ監視処理においてオン・オフが設定された削除通知済みフラグから成る。
【００６３】
そして、前記データ監視処理手段のデータ削除処理手段は、データ削除処理を行い、削除通知済みフラグがオンである画像データを削除する。
【００６４】
次に、前記データ監視処理手段の残存期間判断処理手段は、残存期間判断処理を行い、記録部１３からファクシミリデータの受信日時、及び画像データの保存期間を読み出し、受信日時に基づいて、次回、データ監視処理が行われる時点の、データ格納部１６における画像データの残存時間を次期残存時間として算出し、次期残存期間が保存期間より長いかどうかを判断する。
【００６５】
次期残存期間が保存期間より長い場合、データ転送処理手段としての前記データ転送部１７の前記通知処理手段は、記録部１３からファクシミリ１０及び画像データに対応する利用者端末Ｐｃｉのメールアドレスを読み出し、ファクシミリ１０及び画像データに対応する利用者端末Ｐｃｉに、画像データを削除する旨を通知する電子メール（削除メール）を送信することによって、管理者及び利用者に画像データを削除する旨を通知して、画像データの削除を予告する。
【００６６】
続いて、前記データ監視処理手段の指標設定処理手段は、指標設定処理を行い、データ管理情報の削除通知済みフラグをオンにする。
【００６７】
次に、情報提供処理手段としての前記情報提供部１８の前記送信結果判断処理手段は、画像データを削除する旨を通知する電子メールを送信した後、所定の設定時間、本実施の形態においては１〔分〕が経過すると、ネットワーク接続部２０を介してメールサーバ３０のメールボックス部３１におけるファクシミリ１０のメールボックスにアクセスし、利用者端末Ｐｃｉへの電子メールの送信がすべて良好に行われなかったかどうかを、送信したすべての電子メールの送信エラーが発生したかどうかによって判断する。そのために、制御部ｃｔは計時部材としての図示されないタイマを備え、通知先の利用者端末Ｐｃｉに電子メールが送信されると、前記タイマによる計時を開始し、前記送信結果判断処理手段は、タイマによる計時時間を読み込み、１〔分〕が経過したかどうかを判断する。
【００６８】
利用者端末Ｐｃｉへの電子メールの送信がすべて良好に行われなかった場合、前記情報提供部１８は、記録部１３からファクシミリ１０のメールアドレスを読み出し、ファクシミリ１０に、電子メールの送信がすべて良好に行われなかった旨を通知する電子メール（情報提供メール）を送信することによって、電子メールの送信がすべて良好に行われなかった旨を管理者に通知する。
【００６９】
このようにして、すべての画像データについてデータ監視処理が終了すると、データ管理部１５の図示されない容量判断処理手段は、容量判断処理を行い、データ格納部１６の空き容量を読み込み、該空き容量が記録部１３に設定された限界値より小さいかどうかを判断する。
【００７０】
そして、空き容量が限界値より小さい場合、前記情報提供部１８は、ファクシミリ１０に、データ格納部１６に記録された画像データの一覧を電子メールで送信する。
【００７１】
このように、本実施の形態においては、データ管理部１５に画像データを記録しておく保存期間が設定され、定期的に、データ格納部１６に記録されたすべての画像データについて、残存期間が監視され、残存期間に応じて画像データが削除されるので、データ格納部１６の空き容量が小さくなることがない。したがって、次のファクシミリデータが受信されたときに、画像データをデータ格納部１６に記録することができなくなることがない。
【００７２】
しかも、画像データを削除する前に、管理者及び利用者に画像データの削除が予告されるので、管理者及び利用者の意図に反して画像データが削除されることがなくなる。
【００７３】
また、各利用者端末Ｐｃｉへの電子メールの送信がすべて良好に行われなかった場合に、ファクシミリ１０に、電子メールの送信がすべて良好に行われなかった旨を通知する電子メールが送信されるので、何らかの処理を行う必要があるか、又は削除する必要があるにもかかわらず、利用者が不明であるために、画像データが、何らかの処理も、削除もされないままになるのを防止することができる。
【００７４】
さらに、データ格納部１６の空き容量が限界値より小さくなると、データ管理部１５が管理している画像データの一覧が管理者に電子メールで送信されるので、データ格納部１６の空き容量が小さくなることがない。したがって、次のファクシミリデータが受信されたときに、画像データをデータ格納部１６に記録することができなくなることがない。
【００７５】
次に、フローチャートについて説明する。
ステップＴ１  データ監視処理手段は、データ格納部１６のすべての画像データについての処理を開始する。
ステップＳ１１  指標判断処理手段は削除通知済みフラグがオンであるかどうかを判断する。削除通知済みフラグがオンである場合はステップＳ１２に、削除通知済みフラグがオンでない場合はステップＳ１３に進む。
ステップＳ１２  データ削除処理手段はデータ格納部１６の画像データを削除する。
ステップＳ１３  残存期間判断処理手段は次期残存期間が保存期間より長いかどうかを判断する。次期残存期間が保存期間より長い場合はステップＳ１４に、次期残存期間が保存期間より短い場合は場合はステップＳ１６に進む。
ステップＳ１４  通知処理手段は管理者及び利用者に画像データの削除を予告する。
ステップＳ１５  指標設定処理手段は削除通知済みフラグをオンにする。
ステップＳ１６  送信結果判断処理手段は電子メールの送信がすべて良好に行われなかったかどうかを判断する。電子メールの送信がすべて良好に行われなかった場合はステップＳ１７に、電子メールの送信がすべて良好に行われた場合はステップＴ２に進む。
ステップＳ１７  情報提供部１８は電子メールの送信がすべて良好に行われなかった旨を通知する電子メールをファクシミリ１０に送信する。
ステップＴ２  データ監視処理手段は、データ格納部１６のすべての画像データについての処理を終了する。
ステップＳ１８  容量判断処理手段はデータ格納部１６の空き容量が限界値より小さいかどうかを判断する。データ格納部１６の空き容量が限界値より小さい場合はステップＳ１９に進み、データ格納部１６の空き容量が限界値以上である場合は処理を終了する。
ステップＳ１９  情報提供部１８はファクシミリ１０に画像データの一覧を電子メールで送信し、処理を終了する。
【００７６】
前記第１の実施の形態においては、記録部１３に登録されていない電話番号からのファクシミリデータが受信された旨、及び電子メールの送信が良好に行われなかった旨を通知する電子メールが、第２の実施の形態においては、電子メールの送信がすべて良好に行われなかった旨を通知する電子メールがファクシミリ１０に送信されるようになっているが、ファクシミリ１０を管理するための管理者端末をネットワークシステムｎｔに配設し、管理者端末とファクシミリ１０と利用者端末Ｐｃｉとをネットワーク４０を介して接続し、メールサーバ３０のメールボックス部３１に管理者端末のメールボックスを配設することによって、第１の実施の形態においては、記録部１３に登録されていない電話番号からのファクシミリデータが受信された旨、及び電子メールの送信が良好に行われなかった旨を通知する電子メールを、第２の実施の形態においては、電子メールの送信がすべて良好に行われなかった旨を通知する電子メールを、管理者端末に送信することができる。
【００７７】
なお、本発明は前記各実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
【符号の説明】
【００７８】
１０    ファクシミリ
１３    記録部
１４    データ変換部
１５    データ管理部
１６    データ格納部
１７    データ転送部
１８    情報提供部
４０    ネットワーク
Ｐｃｉ    利用者端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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