(57)【要約】【課題】  従来の画像形成装置の監視システムでは、画像形成装置の稼働状況をユーザに対してメール通知すると共に、閲覧用のWeb画面を提供している。この際、メール文中にWeb画面へのアクセスURLを記載しているが、ユーザがWeb画面へアクセス可能な状態にあるか否かは判断していない。そのため、アクセスに必要なアカウントの登録やユーザへのアカウント提供が行われていない場合、メール通知を受けたユーザがWeb画面へアクセスできない状態が発生してしまう。【解決手段】  アカウントの登録有無、またはアカウントを用いたアクセス実績の有無に応じて、Web画面へのアクセスURLを通知メールに記載するか否かを制御する。【選択図】  図１０
2013105314.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置（１００）と、画像形成装置（１００）の稼動状態を監視する監視装置（１０４）と、監視装置と通信可能な端末装置（１０１）とからなる監視システムにおいて、
前記監視装置（１０４）は、前記画像形成装置の障害情報の稼動情報を収集するための手段（３０３）と、
前記収集した稼動情報を蓄積する手段（３０１）と、
前記蓄積した稼動情報を前記端末装置（１０１）にて表示するための表示データを前記端末装置（１０１）に対して提供する手段（３００）と、
前記端末装置（１０１）が監視装置（１０４）と通信するために必要な通信先アドレス情報を含む電子メールを所定の宛先へ通知する電子メール通知手段（３０４）と、
前記端末装置（１０１）、若しくは前記端末装置（１０１）の操作者を特定するための認証情報と、電子メールの通知宛先とを関連付けて管理する認証情報管理手段（３０２）とを有し、
前記電子メール通知手段（３０４）は、通知宛先と関連付けられた認証情報の有無、または認証情報を用いた認証実績の有無の少なくとも何れか一方に応じて、前記通信先アドレス情報を電子メールへ含めるか否かを制御することを特徴とする監視システム。
【請求項２】
認証情報管理手段（３０２）は、前記端末装置（１０１）に前記表示データを提供可能か否かを特定するための権限情報を更に管理し、
前記電子メール通知手段（３０４）は、前記権限情報に応じて、前記通信先アドレス情報を電子メールへ含めるか否かを制御することを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置の動作状態を監視するための監視システムにおける、動作状態の通知方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、複写機やプリンタ等の画像形成装置の保守を目的として、画像形成装置の動作状態を常時監視するシステムが存在している。このシステムの中には、画像形成装置の動作状態に関する情報を電子メールやWeb画面を通じて画像形成装置の使用ユーザへ提供しているものもある。更に電子メールを使用する場合、Web画面へアクセスするためのURL（Uniform Resource Locator）を電子メールの文中に記載しているものもある。これにより、画像形成装置の使用ユーザがWeb画面へより簡便にアクセスできるようにしている。また、電子メールの文中に記載しているURLからWeb画面へアクセスする際の認証方法については、既に幾つかの提案がなされている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2002-215539号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
現行のシステムでは、画像形成装置の使用ユーザの通知先メールアドレスがシステム管理者によってシステムに登録された時点で、メール文中にURLが記載されたメールの通知を開始する。
【０００５】
一方、画像形成装置の使用ユーザがWeb画面へアクセス可能にするためには、システム管理者が使用ユーザのログインアカウントをシステムに登録しておく必要がある。更に、登録したログインアカウントが画像形成装置の使用ユーザへ提供されている必要がある。
【０００６】
しかし、システム管理者による上記メールアドレスとログインアカウントの登録、及びログインアカウントの提供が同時に行われる保障はない。そのため、メール通知時点でログインアカウントが未登録の場合、または未提供の場合、メール通知を受けた画像形成装置の使用ユーザがWeb画面へアクセスできない状態が発生してしまう。
【０００７】
そこで本発明では、画像形成装置の使用ユーザがWeb画面へアクセス可能な状態にあるか否かを判断し、メール通知へのURL記載を制御する方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
画像形成装置と、画像形成装置の稼動状態を監視する監視装置と、監視装置と通信可能な端末装置とからなる監視システムにおいて、
監視装置は、画像形成装置の障害情報などの稼動情報を収集するための手段と、
収集した稼動情報を蓄積する手段と、
蓄積した稼動情報を端末装置にて表示するための表示データを端末装置に対して提供する手段と、
端末装置が監視装置と通信するために必要な通信先アドレス情報を含む電子メールを所定の宛先へ通知する電子メール通知手段と、
端末装置、若しくは端末装置の操作者を特定するための認証情報と、電子メールの通知宛先とを関連付けて管理する認証情報管理手段とを有し、
電子メール通知手段は、通知宛先と関連付けられた認証情報の有無、または認証情報を用いた認証実績の有無の少なくとも何れか一方に応じて、通信先アドレス情報を電子メールへ含めるか否かを制御する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明により、システムからのメール通知を受けた画像形成装置の使用ユーザは、メール文中のURLを用いてWeb画面へ確実にアクセスすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明に係るシステム全体を示す構成図
【図２】監視装置１０４のハードウェア構成を表す図
【図３】監視アプリケーションプログラムの処理ブロック構成を表す図
【図４】監視画面の遷移関係を表す図
【図５】ログイン画面４００の表示例を示す図
【図６】デバイス一覧画面４０１の表示例を示す図
【図７】障害履歴画面４０２の表示例を示す図
【図８】在庫管理画面４０３の表示例を示す図
【図９】ユーザアカウント管理テーブル６００を模式的に示す図
【図１０】監視装置１０４のURL付与判定処理フローを示す図
【図１１】URLを付与したメール本文例を示す図
【図１２】URLを付与しないメール本文例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００１１】
［実施例１］
以下、本発明を実施するための第１の実施形態について図面を用いて説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施の形態に係るシステム全体を示す図である。
【００１３】
この図において、１００はネットワークプリント機能やFAX機能、コピー機能などを有する複写機やプリンタなどのデバイスを表している。１０４はデバイス１００の稼働状況を監視する監視装置、１０１は監視装置１０４内の情報を取得して監視画面表示を行うクライアントPCを表している。デバイス１００の使用者、若しくは管理者（以後、ユーザと呼ぶ）は、このクライアントPC１０１上の監視画面を適宜参照してデバイス１００の稼動状態を把握する。本図では、ユーザ先ネットワークである１０２上に複数のデバイス１００とクライアントPC１０１とが存在し、それらが監視装置１０４とインターネット１０３を介して接続されている状態を表している。
【００１４】
デバイス１００は、自身の動作状況に関する情報を監視装置１０４へ通信するよう動作する。具体的には、デバイス１００の稼働中に発生したエラー、ジャム、トナー無しなどの情報（以後、障害情報と呼ぶ）を監視装置１０４へ通信するよう動作する。この際、障害情報は障害発生時に即座に通信を行う。
【００１５】
デバイス１００の印刷動作にてトナーが消費されて無くなった場合、デバイス１００はそれ以上の印刷動作を行えない状態になる。この場合、ユーザは新しいトナーをデバイス１００へ補給して、印刷動作が可能な状態へデバイス１００を復旧する。そのため、補給するための予備のトナーが常時ユーザ先に置いてある状態を保つことが望ましい。本システム全体を管理しているシステム管理者は、適宜ユーザ先へ予備のトナーを配送して、そのような状態を保つようにしている。
【００１６】
監視装置１０４は、このシステム管理者の作業を支援する目的で、ユーザ先にある予備のトナー数を在庫として管理する機能を有している。
【００１７】
監視装置１０４は、監視対象のデバイス１００から障害情報を常時受信して蓄積管理する。また、Webサーバの機能を有しており、クライアントPC１０１からの要求に従って蓄積管理している障害情報をWeb画面としてクライアントPC１０１へ提供する。更に監視装置１０４は、デバイス１００から障害情報を受信した際、該当デバイス１００のユーザに対して障害の発生を電子メールで通知する。
【００１８】
図２は、監視装置１０４のハードウェア構成を示す図である。２００は監視装置１０４全体の制御を行うＣＰＵであり、ＨＤＤ２０６に格納されているＯＳや監視アプリケーションプログラムを実行し、監視装置１０４の全般の処理を行う。本実施例の説明にて監視装置１０４が行う処理として述べるものは、全てこのCPU２００の制御によるものである。ＲＯＭ２０１には基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラムが格納されており、監視装置１０４起動時にCPU２００はこのROM２０１から基本Ｉ／Ｏプログラムを読み出して実行する。ＲＡＭ２０２は、プログラムを実行するためのワークメモリエリアである。Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ部２０３は、デバイス１００とネットワークを介して通信を行うためのＮｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ部である。表示制御部２０４は、その先に接続されるモニタ２０８への画面表示を制御する。入力制御部２０５は、その先に接続されるマウス２０９とキーボード２１０からの入力制御を行う。そして、これらのハードウェアがシステムバス２０７上に配置された構成をとっている。
【００１９】
図３は、監視アプリケーションプログラムの内部処理ブロック構成を模式的に表した図である。以下、図３を用いて監視装置１０４上で動作する監視アプリケーションプログラムの内部処理について説明する。
【００２０】
Web画面制御部３００は、インターネット１０３を介してクライアントPC１０１と通信を行い、デバイス１００の障害情報をWeb画面としてクライアントPC１０１へ提供する。このWeb画面制御部３００が提供するWeb画面の詳細については後述する。
【００２１】
監視データ管理部３０１は、デバイス１００から受信した障害情報を蓄積して管理する。そのため監視装置１０４はデータベース機能を有しており、障害情報の蓄積領域としてHDD２０６を使用する。
【００２２】
アカウント管理部３０２は、クライアントPC１０１を操作してWeb画面制御部３００へアクセスするユーザに関する情報を管理する。この際、情報の管理は上述のデータベース機能を用いて行う。アカウント管理部３０２は、ユーザに関する情報を管理するために、図８に示すアカウント管理テーブル６００をデータベース上に持ち、このテーブルへのデータ書き込みと読み出しを制御する。
【００２３】
ここで図９のアカウント管理テーブル６００について説明する。カラム６０１には、本システムを利用するユーザのユーザ名を保持する。カラム６０２には、本システムを利用するユーザの利用契約形態を保持する。
【００２４】
具体的には、前述したデバイスの障害発生を電子メールで通知するのみの利用形態か、更にWeb画面を通じて障害情報も提供する利用形態かの何れかを保持する。カラム６０３には、デバイスの障害発生を電子メールで通知する際の宛先メールアドレスを保持する。カラム６０４、及び６０５には、Web画面制御部３００へアクセスするユーザを認証するためのアカウントとパスワードを保持する。このアカウントとパスワードを用いたユーザ認証の手順は次の通りである。Web画面制御部３００は、クライアントPC１０１との通信を介してユーザから受け取ったアカウントとパスワードをアカウント管理部３０２へ渡し、それらアカウントとパスワードがアカウント管理テーブル６００に登録済みか否かの確認を指示する。アカウント管理部３０２は、渡されたアカウントとパスワードを用いてアカウント管理テーブル６００を検索し、該当アカウントの有無、パスワードの一致結果、特定したユーザ名などをWeb画面制御部３００へ戻す。
【００２５】
Web画面制御部３００は、これらの検索結果を元に、ユーザからのアクセスを許可するか否かを判断する。続くカラム６０７、及び６０８には、Web画面制御部３００が提供する各Web画面へのアクセス権限に関する情報を保持する。カラム６０９には、上述のユーザ認証を行った実績の有無を保持する。カラム６０９の初期状態は「ログイン履歴なし」であり、アカウント管理部３０２が正常に認証を行えた場合のみ、「ログイン履歴あり」の状態に変更する。続くカラム６１１、及び６１２には、各ユーザが使用しているデバイスに関する情報を保持する。具体的には、デバイス１００を一意に特定可能なIDである機番と、その製品モデル名を保持する。
【００２６】
ここで再び図３に戻り、監視アプリケーションプログラムの内部処理について説明する。稼動情報取得部３０３は、インターネット１０３を介してデバイス１００と通信を行い、デバイス１００の障害情報を受信する。また、受信した障害情報を監視データ管理部３０１へ渡し、蓄積して管理するよう指示する。
【００２７】
更に稼動情報取得部３０３は、障害情報を受信した場合、デバイスの障害発生をユーザへ電子メールで通知するようメール通知処理部３０４に対して指示する。
【００２８】
メール通知処理部３０４は、デバイスで障害が発生している旨を次の手順でユーザへ電子メールで通知する。
【００２９】
メール通知処理部３０４は、メール通知処理部３０４からの指示として障害が発生したデバイスの機番、及び障害内容を含む障害情報を受け取る。続いてメール通知処理部３０４は、デバイスの機番を元にして該当デバイスを使用するユーザのメール通知先をアカウント管理テーブル６００から特定する。その後、上記障害情報をメール本文テキストデータに整形し、特定したメール通知先に対して電子メールとして送出する。
【００３０】
図４は、Web画面制御部３００がクライアントPC１０１へ提供するWeb画面の構成と呼び出し関係を表す図である。本システムにおけるWeb画面は、ログイン画面４００、デバイス一覧画面４０１、障害履歴画面４０２、在庫管理画面４０３で構成されている。デバイス一覧画面４０１はログイン画面４００から呼び出される。障害履歴画面４０２、在庫管理画面４０３は、デバイス一覧画面４０１から呼び出される。
【００３１】
図５は、ログイン画面４００の表示例を表す図である。本ログイン画面４００は、クライアントPC１０１からWeb画面制御部３００への所定のアクセスに呼応して、Web画面制御部３００からクライアントPC１０１へ提供される。ユーザによってこのログイン画面４００上でアカウントとパスワードが入力され、ログインボタンが押下されることにより、入力されたアカウントとパスワードがWeb画面制御部３００へ通知される。
【００３２】
図６は、デバイス一覧画面４０１の表示例を表す図である。本デバイス一覧画面４０１は、ログイン画面４００を介してWeb画面制御部３００へ通知されたアカウントとパスワードを元に、Web画面制御部３００にてユーザからのアクセスを許可する判断をした場合にクライアントPC１０１へ提供される。
【００３３】
デバイス一覧画面４０１には、上記アカウントとパスワードから特定したユーザ名と関連付けられた全てのデバイスをアイコン表示すると共に、製品モデル名と機番を表示する。
【００３４】
また、画面下部にアイコン５００、５０１を表示する。これらのアイコン５００、５０１は、ユーザが他のWeb画面の表示を指示可能にするためのものである。具体的には、アイコン５００は障害履歴画面４０２を表示するためのボタンであり、アイコン５０１は在庫管理画面４０３を表示するためのボタンである。
【００３５】
尚、Web画面制御部３００は、デバイス一覧画面４０１の下部にアイコン５００、５０１を表示する際、以下の判断を行った上でアイコンを表示する。
【００３６】
Web画面制御部３００は、上記特定したユーザ名と関連付けられたアカウント管理テーブル６００内のカラム６０７、及び６０８の情報を読み出し、障害履歴画面４０２、及び在庫管理画面４０３へのアクセス権限を確認する。
【００３７】
そして、アクセス権限を有する画面に対応するアイコンのみをデバイス一覧画面４０１の下部に表示する。
【００３８】
図７は、障害履歴画面４０２の表示例を表す図である。本障害履歴画面４０２は、前述のデバイス一覧画面４０１内のアイコン５００がユーザによって押下されたことに呼応して、Web画面制御部３００からクライアントPC１０１へ提供される。障害履歴画面４０２には、前述の監視データ管理部３０７に蓄積されている障害情報をエラー、ジャム、トナー無しという障害分類毎に分けてリスト表示する。
【００３９】
図８は、在庫管理画面４０３の表示例を表す図である。本在庫管理画面４０３は、前述のデバイス一覧画面４０１内のアイコン５０１がユーザによって押下されたことに呼応して、Web画面制御部３００からクライアントPC１０１へ提供される。監視装置１０４はユーザ先にある予備のトナー数を在庫管理する機能を有しており、在庫管理画面４０３には、この機能で管理しているトナーの在庫数を表示する。
【００４０】
図１０は、前述した監視装置１０４内のメール通知処理部３０４が行う電子メール通知処理における電子メール本文データの生成処理フローを示す図である。以下、本図を用いて本発明に係る電子メール本文データの生成処理について詳細に説明する。
【００４１】
メール通知処理部３０４は、前述の通り稼動情報取得部３０３からの指示に呼応してデバイスの障害発生をユーザへ電子メールで通知する処理を行う。その際、メール通知処理部３０４は、前述のログイン画面４００へアクセスするためのURL情報を電子メールの本文に付与するか否かを図１０に示す処理フローに従って判断する。メール通知処理部３０４は、稼動情報取得部３０３からの指示として、デバイスで発生した障害情報、及び該当デバイスの機番を受け取る。この指示を受けたメール通知処理部３０４は、受け取ったデバイスの機番を元して、障害が発生したデバイスを使用するユーザのユーザ名をアカウント管理テーブル６００内から特定する（７０１）。
【００４２】
続いて、特定したユーザ名に関連する契約形態をアカウント管理テーブル６００内のカラム６０２から取得してチェックする（７０２）。その結果、契約形態が「メール通知のみ」の場合は、URL情報を付与しない電子メール本文を生成する（７０８）。一方、契約形態が「Webアクセス可能」の場合は、特定したユーザ名に関連するユーザ認証用アカウントとパスワードがアカウント管理テーブル６００内に登録されているか否かをチェックする。その結果、アカウントとパスワードが未登録の場合は、URL情報を付与しない電子メール本文を生成する（７０８）。
【００４３】
一方、アカウントとパスワードが登録済みの場合は、特定したユーザ名に関連するWeb画面アクセス権限の有無をチェックする。具体的には、デバイスで発生した障害情報がトナー無しの場合、在庫管理画面４０３へのアクセス権限有無をアカウント管理テーブル６００内のカラム６０８から取得してチェックする（７０４）。
【００４４】
一方、デバイスで発生した障害情報がエラーの場合、障害履歴画面４０２へのアクセス権限有無をアカウント管理テーブル６００内のカラム６０７から取得してチェックする（７０５）。
【００４５】
その結果、デバイスで発生した障害情報がトナー無しで、且つ在庫管理画面４０３へのアクセス権限がある場合と、デバイスで発生した障害情報がエラーで、且つ障害履歴画面４０２へのアクセス権限がある場合のみ、次のログイン履歴チェックを行う（７０６）。
【００４６】
それ以外の場合は、URL情報を付与しない電子メール本文を生成する（７０８）。
【００４７】
メール通知処理部３０４は、ログイン履歴チェック（７０６）として、特定したユーザ名に関連するユーザ認証用アカウントを用いたWeb画面制御部３００へのログインが過去に行われたか否かをチェックする。
【００４８】
具体的には、特定したユーザ名に関連するログイン履歴の有無をアカウント管理テーブル６００内のカラム６０９から取得してチェックする。そして、ログイン履歴がある場合は、URL情報を付与した電子メール本文を生成する（７０７）。
【００４９】
一方、ログイン履歴が無い場合は、URL情報を付与しない電子メール本文を生成する（７０８）。
【００５０】
以上が本発明に係る監視画面の表示方法に関する詳細な処理フローである。
【００５１】
図１１、及び１２は、デバイスで発生した障害情報がトナー無しの場合メール通知処理部３０４が生成した電子メール本文の例を示す図である。
【００５２】
図１１に示す電子メール本文の例８００は、前述の処理フローにてURL情報を付与した電子メール本文を生成した例を示している。本図に示す通り、メール本文の最後にログイン画面４００へアクセスするためのURLを付与する。このメールを受信したユーザは、メール本分に付与されたURLを使用してログイン画面４００へアクセスし、更に在庫管理画面４０３を閲覧することで、トナーの在庫数の状態を確認することができる。
【００５３】
図１２に示す電子メール本文の例９００は、前述の処理フローにてURL情報を付与しない電子メール本文を生成した例を示している。このメールを受信したユーザは、デバイスにてトナー無し障害が発生していることのみを認識することができる。
【符号の説明】
【００５４】
１００    画像形成装置
１０１    クライアントPC
１０４    監視装置
４０１    デバイス一覧画面
４０２    障害履歴画面
４０３    在庫管理画面
４０４    障害履歴画面
６００    ユーザアカウント管理テーブル
【図１】
2013105314.tif 000003
【図２】
2013105314.tif 000004
【図３】
2013105314.tif 000005
【図４】
2013105314.tif 000006
【図５】
2013105314.tif 000007
【図６】
2013105314.tif 000008
【図７】
2013105314.tif 000009
【図８】
2013105314.tif 000010
【図９】
2013105314.tif 000011
【図１０】
2013105314.tif 000012
【図１１】
2013105314.tif 000013
【図１２】
2013105314.tif 000014