(57)【要約】【課題】  文書管理システムにおいて、文書更新後の旧版の保存における記憶容量増大の問題と、検索インデックス更新処理の負荷が大きくなる問題の解決が課題である。【解決手段】  文書管理システムにおける、文書データベースの検索インデックス更新方法において、利用者が文書の登録、更新、または削除の操作を行うと、文書管理装置が、操作の内容に従って、対象の文書の文書データベースへの登録、当該文書の更新、または当該文書の削除を行う。そして、このようにして行った、利用者の操作履歴を操作履歴情報データベースに出力し、当該対象文書の文書情報を、文書情報データベースに出力する。そして、検索インデックス装置は、操作履歴情報データベースを参照し、利用者の行った操作の内容に応じ、上述の文書情報データベースに登録されている、対象文書の文書情報を参照し、検索インデックスの登録、更新、または削除の処理を行う。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書とそれぞれ該複数の文書に一対一対応する複数の文書ＩＤとが登録された文書データベースと
利用者からの指示に従って、新規の文書とそれに対応する文書ＩＤとを前記文書データベースに登録するか、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を更新するか、または、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を削除する操作を行う文書管理手段と、
前記文書の前記文書ＩＤと当該文書の本文である本文情報とを含む文書情報を前記文書管理手段から受け取り保持する文書情報データベースと、
前記利用者の指示に従って文書の登録が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した当該文書の前記文書情報に含まれるデータが登録され、また、前記利用者の指示に従って文書の更新が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した更新された文書の前記文書情報に含まれるデータで、該文書情報に含まれる文書ＩＤに紐づいている既に登録されている検索インデックスのデータが更新される検索インデックス手段と
から構成されたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理手段における操作の履歴を特定のフォーマットに従って操作履歴として出力する操作履歴出力手段と、
前記操作履歴出力手段から出力される前記操作履歴を保持する操作履歴情報データベースと、
前記操作履歴情報データベース内にまだ処理されていない新規の操作履歴が存在する場合には、当該操作履歴により示される操作が当該操作履歴により示される文書ＩＤの文書に行われたことを前記検索インデックス手段に反映するよう、当該操作履歴に対応する前記文書情報に含まれるデータの登録または更新を前記検索インデックス手段に行わせる操作履歴管理手段と
を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記複数の文書から前記本文情報を抽出する文書情報抽出手段と、
前記文書情報抽出手段が抽出した前記本文情報を前記文書情報データベースに出力する文書情報出力手段と
を含むことを特徴とする請求項１または２記載の文書管理システム。
【請求項４】
複数の文書とそれぞれ該複数の文書に一対一対応する複数の文書ＩＤとを文書データベースに登録する登録ステップと、
利用者からの指示に従って、新規の文書とそれに対応する文書ＩＤとを前記文書データベースに登録するか、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を更新するか、または、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を削除する操作を行う文書管理ステップと、
前記文書の前記文書ＩＤと当該文書の本文である本文情報とを含む文書情報を受け取り文書情報データベースに保持するステップと、
前記利用者の指示に従って文書の登録が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した当該文書の前記文書情報に含まれるデータを検索インデックス手段に登録し、また、前記利用者の指示に従って文書の更新が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した更新された文書の前記文書情報に含まれるデータで、該文書情報に含まれる文書ＩＤに紐づいている、前記検索インデックス手段に既に登録されている検索インデックスのデータを更新するステップと
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
前記文書管理ステップにおける操作の履歴を特定のフォーマットに従って操作履歴として出力する操作履歴出力ステップと、
前記操作履歴出力ステップにおいて出力される前記操作履歴を操作履歴情報データベースに保持するステップと、
前記操作履歴情報データベース内にまだ処理されていない新規の操作履歴が存在する場合には、当該操作履歴により示される操作が当該操作履歴により示される文書ＩＤの文書に行われたことを前記検索インデックス手段に反映するよう、当該操作履歴に対応する前記文書情報に含まれるデータの登録または更新を前記検索インデックス手段に行わせる操作履歴管理ステップと
を含むことを特徴とする請求項４に記載の文書管理方法。
【請求項６】
前記複数の文書から前記本文情報を抽出する文書情報抽出ステップと、
前記文書情報抽出ステップで抽出した前記本文情報を前記文書情報データベースに出力する文書情報出力ステップと
を含むことを特徴とする請求項４または４に記載の文書管理方法。
【請求項７】
複数の文書とそれぞれ該複数の文書に一対一対応する複数の文書ＩＤとを文書データベースに登録する登録処理と、
利用者からの指示に従って、新規の文書とそれに対応する文書ＩＤとを前記文書データベースに登録するか、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を更新するか、または、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を削除する操作を行う文書管理処理と、
前記文書の前記文書ＩＤと当該文書の本文である本文情報とを含む文書情報を受け取り文書情報データベースに保持する処理と、
前記利用者の指示に従って文書の登録が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した当該文書の前記文書情報に含まれるデータを検索インデックス手段に登録し、また、前記利用者の指示に従って文書の更新が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した更新された文書の前記文書情報に含まれるデータで、該文書情報に含まれる文書ＩＤに紐づいている、前記検索インデックス手段に既に登録されている検索インデックスのデータを更新する処理と
をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項８】
前記文書管理処理における操作の履歴を特定のフォーマットに従って操作履歴として出力する操作履歴出力処理と、
前記操作履歴出力処理において出力される前記操作履歴を操作履歴情報データベースに保持する処理と、
前記操作履歴情報データベース内にまだ処理されていない新規の操作履歴が存在する場合には、当該操作履歴により示される操作が当該操作履歴により示される文書ＩＤの文書に行われたことを前記検索インデックス手段に反映するよう、当該操作履歴に対応する前記文書情報に含まれるデータの登録または更新を前記検索インデックス手段に行わせる操作履歴管理処理と
を前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項７に記載の文書管理プログラム。
【請求項９】
前記複数の文書から前記本文情報を抽出する文書情報抽出ステップと、
前記文書情報抽出ステップで抽出した前記本文情報を前記文書情報データベースに出力する文書情報出力ステップと
を前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項７および８に記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、様々な文書を管理する文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理の分野においては、様々な文書の保存、修正および削除のために、文書データベースを備えた文書管理装置が利用されており、文書管理装置の利用者にとって、便利な機能がいろいろ提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、文書管理装置の利用者が、文書データベースに保存している文書の変更箇所を容易に認識できるように、文書の追加、修正および削除の記録を保存し、その記録情報を利用する技術が記載されている。
【０００４】
しかし、特許文献１に記載の技術では、更新履歴情報として更新文書データと管理データとを保存しておく必要があるため、更新回数が多くなると更新履歴情報も大量になり、上述の文書データベースの記憶容量を圧迫するという問題がある。
【０００５】
このような文書データベースの記憶領域の圧迫問題を解決するための技術の一例が、特許文献２に記載されている。
【０００６】
特許文献２では、利用者が文書を改版し文書管理装置に登録した場合、文書管理装置は、旧版の文書データの内、オリジナル文書（特許文献２で言うところのオリジナルレンディション。以下、「オリジナルレンディション」とも言う。）だけを、文書データベースから保存用のサーバへ移動し、オリジナル文書を所定のフォーマットに変換した所定フォーマット文書（特許文献２で言うところのテキストレンディション。以下、「テキストレンディション」とも言う。）は移動しない。上述のオリジナルレンディションに比べ上述のテキストレンディションは、使用する記憶領域が少ないので、特許文献２の文書管理装置は、上述の文書データベースの記憶領域の圧迫問題を解決することができる。
【０００７】
一方、利用者が文書データベースに保存している文書に効率的にアクセスするために、文書データベースとは別に検索インデックスを設け、文書管理装置が、その検索インデックス上で文書の検索を行うという技術も一般的に知られている。
【０００８】
しかし、このような検索インデックスを設ける方法は、文書管理装置が検索インデックスを最新の状態にする更新処理において、文書管理装置が文書データベースにアクセスし全文書の差分を確認する必要があるので、文書データベースに保存されている文書の数が多くなると、処理時間が非常にかかるという問題がある。
【０００９】
そこで、このような検索インデックス更新時の処理時間の問題を解決するために文書の登録、更新および削除といった操作の履歴を出力するようにした文書管理装置が、一般的に知られている。このような文書管理装置は、検索インデックスの更新処理時に、文書データベースの全文書の差分確認を行わなくて済むので、処理時間が短縮されるという利点がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１０】
【特許文献１】特開２０００−２９３５１９号公報
【特許文献２】特開２００６−０９２０２０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
しかしながら、上述した特許文献２に記載された技術では、文書管理装置は、最新版以外の旧版のオリジナルレンディションの全てを、保存用サーバに保存しているため、保存用サーバには大量の記憶容量が必要になるという問題点がある。
【００１２】
さらに、上述した特許文献２に記載された技術では、利用者が文書を修正し、文書管理装置に登録して新しい版ができた場合、そのつど文書管理装置は、旧版のオリジナルレンディションが、事前に設定された条件に合致するかの判断を行い、条件に合致したもののみを保存用のサーバに移動するが、通常、文書の修正・登録は頻繁に発生するので、上述の判断処理と移動処理とも頻繁に発生することになり、文書管理装置の負荷が大きくなるという問題点もある。
【００１３】
また、上述の操作履歴を出力する文書管理装置においては、操作履歴だけでは、文書の登録日や登録者名などの属性情報を得ることは出来ないため、検索インデックスの更新時には、文書管理装置が文書データベースにアクセスし、処理対象の文書の属性情報を取得する必要があるため、文書管理装置の負荷が大きくなるという問題点がある。
【００１４】
本発明の目的は、上述したような種々の問題点を解決できる文書管理システム、文書管理の方法および文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
本発明の文書管理システムは、複数の文書とそれぞれ該複数の文書に一対一対応する複数の文書ＩＤとが登録された文書データベースと、利用者からの指示に従って、新規の文書とそれに対応する文書ＩＤとを前記文書データベースに登録するか、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を更新するか、または、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を削除する操作を行う文書管理手段と、前記文書の前記文書ＩＤと当該文書の本文である本文情報とを含む文書情報を前記文書管理手段から受け取り保持する文書情報データベースと、前記利用者の指示に従って文書の登録が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した当該文書の前記文書情報に含まれるデータが登録され、また、前記利用者の指示に従って文書の更新が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した更新された文書の前記文書情報に含まれるデータで、該文書情報に含まれる文書ＩＤに紐づいた既に登録されている検索インデックスのデータが更新される検索インデックス手段とから構成される。
【００１６】
本発明の文書管理方法は、複数の文書とそれぞれ該複数の文書に一対一対応する複数の文書ＩＤとを文書データベースに登録する登録ステップと、利用者からの指示に従って、新規の文書とそれに対応する文書ＩＤとを前記文書データベースに登録するか、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を更新するか、または、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を削除する操作を行う文書管理ステップと、前記文書の前記文書ＩＤと当該文書の本文である本文情報とを含む文書情報を受け取り文書情報データベースに保持するステップと、前記利用者の指示に従って文書の登録が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した当該文書の前記文書情報に含まれるデータを検索インデックス手段に登録し、また、前記利用者の指示に従って文書の更新が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した更新された文書の前記文書情報に含まれるデータで、該文書情報に含まれる文書ＩＤに紐づいた、前記検索インデックス手段に既に登録されている検索インデックスのデータを更新するステップとを含む。
【００１７】
本発明の文書管理方法は、複数の文書とそれぞれ該複数の文書に一対一対応する複数の文書ＩＤとを文書データベースに登録する登録処理と、利用者からの指示に従って、新規の文書とそれに対応する文書ＩＤとを前記文書データベースに登録するか、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を更新するか、または、指定された前記文書ＩＤに対応する前記文書データベース内の文書を削除する操作を行う文書管理処理と、前記文書の前記文書ＩＤと当該文書の本文である本文情報とを含む文書情報を受け取り文書情報データベースに保持する処理と、前記利用者の指示に従って文書の登録が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した当該文書の前記文書情報に含まれるデータを検索インデックス手段に登録し、また、前記利用者の指示に従って文書の更新が行われた場合には、前記文書情報データベースから取得した更新された文書の前記文書情報に含まれるデータで、該文書情報に含まれる文書ＩＤと紐づいた、前記検索インデックス手段に既に登録されている検索インデックスのデータを更新する処理とをコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明には、文書管理装置による、容量の大きな文書本体の保存用サーバへの移動処理が不要となるので、文書管理装置の負荷軽減を達成できるという効果がある。
【００１９】
また、本発明には、文書情報データベースに記憶される文書情報が、検索インデックスを更新するために使用する一時的なもので、使用後に削除されるので、文書情報データベースの記憶容量も少なくてすむという効果もある。
【００２０】
さらに、本発明には、検索インデックス装置が、検索インデックス更新時に操作履歴および文書情報を使用するため、検索インデックス装置が、文書情報を取得するために文書データベースに登録されている文書の本体にアクセスする必要がなくなり、文書管理装置の負荷軽減も達成できるという効果もある。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】図１は本発明の実施形態を詳細に示すブロック図である。
【図２】図２は本発明の実施形態における検索インデックスのフォーマットを示す図である。
【図３】図３は本発明の実施形態における文書情報データベースに格納される文書情報の一例を示す図である。
【図４】図４は本発明の実施形態における操作履歴情報データベースに格納される操作履歴の一例を示す図である。
【図５】図５は、本発明の実施形態における文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図６】図６は本発明の実施形態における検索インデックス装置の動作を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
次に、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００２３】
図１は、本発明の実施形態の構成を示すブロック図である。
【００２４】
図１を参照すると、文書管理システム１００は、入出力装置２００と、文書管理装置３００と、文書情報データベース４００と、操作履歴情報データベース５００と、検索インデックス装置６００とを備える。
【００２５】
文書管理装置３００は、入出力部３１０と、文書管理部３２０と、文書データベース３３０と、文書情報抽出部３４０と、文書情報出力部３５０と、操作履歴出力部３６０とを備える。
【００２６】
検索インデックス装置６００は、検索管理部６１０と、検索インデックス作成部６２０と、検索インデックス６３０と、文書情報管理部６４０と、操作履歴管理部６５０とを備える。
【００２７】
次に、文書管理装置３００の構成および動作について簡単に説明する。
【００２８】
入出力部３１０は、入出力装置２００を介して、本文書管理システム１００の利用者７００からの文書操作や文書データを受け付け、また、利用者７００に文書の情報や操作の結果を通知する機能を有する。
【００２９】
文書管理部３２０は、入出力部３１０が受け付けた文書を文書データベース３３０に登録したり、文書に操作が加えられた場合にはその結果を反映するようデータベース３３０を更新したり、または、指定された文書をデータベース３３０から削除したりする。
【００３０】
文書情報抽出部３４０は、入出力部３１０が受け付けた文書から本文情報を抽出する。
【００３１】
文書情報出力部３５０は、文書情報抽出部３４０が抽出した本文情報と、入出力部３１０が利用者７００の本文情報を受け付けた際の日時や利用者情報などの属性情報とを検索インデックスフォーマット３５１に従って構成し（以下、検索インデックスデータとも言う）、それに当該文書の文書ＩＤを付加し文書情報４０１として文書情報データベース４００に出力する。
【００３２】
文書情報データベース４００に格納される文書情報４０１の一例を図３に示す。図３において１行目は項目名、２行目以降が文書情報の一例である。図３に示すように、文書情報４０１は、文書ＩＤ、登録者氏名、更新者氏名、登録日時、更新日時、および本文情報を含む。例えば、２行目を見ると、「０００００１」が文書ＩＤ、「麻生源治」が登録者氏名、「麻生源治」が更新者氏名、「２０１１／１１／０８／１１／５８／３４」が登録日時、「２０１１／１１／０８／１１／５８／３４」が更新日時、および「私はその人を常に先生と呼んでいた・・・・・」が本文情報である。
【００３３】
検索インデックスフォーマット３５１は、検索インデックス６３０のスキーマを定義したものである。検索インデックスフォーマット３５１に格納されるデータの項目名を図２に示す。図２に示すように、検索インデックスフォーマット３５１は、登録者氏名、更新者氏名、登録日時、更新日時、および本文情報を含む（上記文書情報出力部３５０の説明のとおり、これらの項目を検索インデックスデータと言う）。
【００３４】
操作履歴出力部３６０は、入出力部３１０が受け付けた利用者７００の操作の内容を、操作履歴情報データベース５００に出力する。
【００３５】
操作履歴情報データベース５００に格納される操作履歴５０１の一例を図４に示す。図４において１行目は項目名、２行目以降が操作履歴の一例である。図４に示すように、操作履歴５０１は、文書ＩＤ、操作日時および操作識別子を含む。例えば、２行目を見ると、「０００００１」が文書ＩＤ、「２０１１／１１／０８／１１／５８／３４」が操作日時、「１」が操作識別子であることを示している。なお、操作識別子は、「１」が登録、「２」が更新、および「３」が削除を示す。
【００３６】
次に、検索インデックス装置６００の構成および動作について簡単に説明する。
【００３７】
文書情報管理部６４０は、検索管理部６１０の指示により、文書情報データベース４００から指示された文書情報４０１を取得したり、または、削除したりする。
【００３８】
操作履歴管理部６５０は、検索管理部６１０の指示により、操作履歴情報データベース５００から指示された操作履歴５０１を取得する。
【００３９】
検索管理部６１０は、定期的に操作履歴管理部６５０を介して操作履歴５０１を取得し、さらに、その操作履歴に対応した文書情報４０１を、文書情報管理部６４０を介して取得し、それらを検索インデックス作成部６２０に渡す。
【００４０】
検索インデックス作成部６２０は、検索管理部６１０から渡された文書情報に含まれる文書ＩＤを基に検索インデックス６３０を検索し、合致した文書ＩＤに紐づいた検索インデックスデータを登録し、更新し、または削除する。
【００４１】
図１に示す文書管理システム１００の一部または全体は、プログラム制御により動作する一般的なコンピュータシステムで実現してもよいし、または、専用のハードウェアで実現してもよい。
【００４２】
以上のように構成された文書管理システム１００のさらに詳細な動作について、図５および図６のフローチャートを参照して説明する。
【００４３】
図５は、文書管理装置３００における、文書の登録、更新、および削除の動作の概要を示すフローチャートである。
【００４４】
図５に示すように、まず、利用者７００は、入出力装置２００を使用して、入出力部３１０に対して、文書の登録、更新または削除の操作を指示する（ステップＳ１０１）。
【００４５】
利用者７００の操作指示が削除の場合、入出力部３１０は、削除対象の文書ＩＤを文書管理部３２０に渡し、当該文書ＩＤと操作日時とを操作履歴出力部３６０に渡し、ステップＳ１１１の処理に進む（ステップＳ１０２、Ｓ１０３）。
【００４６】
利用者７００の操作指示が登録の場合、入出力部３１０は、利用者７００が入出力装置２００から入力した登録対象文書とその登録対象文書の文書ＩＤと利用者氏名と操作日時とを文書情報抽出部３４０に渡し、登録対象文書とその文書の文書ＩＤとを文書管理部３２０に渡し、さらに、当該文書ＩＤと操作日時とを操作履歴出力部３６０に渡し、ステップＳ１０９の処理に進む（ステップＳ１０４、ステップＳ１０５）。
【００４７】
利用者７００の操作指示が更新の場合、入出力部３１０は、文書管理部３２０を介し、更新対象の文書ＩＤに対応した文書を文書データベース３３０から取得する（ステップＳ１０６）。
【００４８】
次に、入出力部３１０は、入出力装置２００を介して、利用者７００に更新対象の文書を表示し、利用者７００の更新処理を文書に反映する。（ステップＳ１０７）。
【００４９】
そして、入出力部３１０は、更新後の文書（以下、「更新後文書」と言う。）とその文書ＩＤと利用者氏名と操作日時とを文書情報抽出部３４０に渡し、当該更新後の文書と当該文書ＩＤとを文書管理部３２０に渡し、さらに、当該文書ＩＤと操作日時とを操作履歴出力部３６０に渡す（ステップＳ１０８）。
【００５０】
次に、文書情報抽出部３４０は、入出力部３１０から受け取った上記登録対象文書または上記更新後文書から、本文情報を抽出し、対応する文書ＩＤと利用者氏名と操作日時と共に文書情報出力部３５０に渡す（ステップＳ１０９）。
【００５１】
次に、文書情報出力部３５０は、文書情報抽出部３４０から受け取った各種データや情報を、検索インデックスフォーマット３５１（図２のフォーマット）に従って構成し、文書ＩＤを付加して文書情報４０１を作成し、文書情報データベース４００に出力する（ステップＳ１１０）。
【００５２】
次に、操作履歴出力部３６０は、入出力部３１０から受け取った利用者７００の操作の内容（削除、登録または更新）（図４参照）を操作履歴として、操作履歴情報データベース５００に出力する（ステップＳ１１１）。
【００５３】
なお、操作識別子が「１」（つまり登録）の場合、操作履歴５０１に含まれる操作日時は、当該の文書情報４０１に含まれる登録日時、および更新日時と同一になり、操作識別子が「２」（つまり更新）の場合、操作履歴５０１に含まれる操作日時は、当該の文書情報４０１に含まれる更新日時と同一になるが、操作識別子が「３」（つまり削除）の場合においては、当該文書情報は出力されない。
【００５４】
そして、文書管理部３２０は、入出力部３１０から受け取った登録対象文書と文書ＩＤとを文書データベース３３０に登録するか（利用者７００の操作が登録であった場合）、更新後文書でその文書ＩＤにより指定される文書データベース３３０内の該当文書を更新するか（利用者７００の操作が更新であった場合）、または、削除対象の文書の文書ＩＤで指定される文書データベース３３０内の該当文書を削除する（利用者７００の操作が削除であった場合）（ステップＳ１１２）。
【００５５】
以上で、文書管理装置３００は、文書の登録、更新および削除の動作を終了する。
【００５６】
図６は、本実施形態における検索インデックス装置６００の、検索インデックス更新動作の概要を示すフローチャートである。
【００５７】
図６に示すように、まず、検索管理部６１０は、操作履歴管理部６５０を介して、定期的に操作履歴情報データベース５００から操作履歴５０１を取得する（ステップＳ２０１）。
【００５８】
次に、検索管理部６１０は、こうして取得した操作履歴５０１（図４に示したようなフォーマットを有する。）の中に、直近で処理した操作履歴の日時（これは検索管理部６１０が予め記憶している。）と比較して、より新しい操作履歴すなわちまだ未処理の操作履歴（以下、「新操作履歴」とも言う。）が少なくとも一つ存在するかどうかを判定し、存在した場合にはステップＳ２０３の処理に進み、一方、存在しない場合にはステップＳ２０１の処理に戻る（ステップＳ２０２）。
【００５９】
検索管理部は、新操作履歴のうちの一つについて、その新操作履歴に含まれる操作識別子（図４参照）の値を判定し、その値が「１」の場合（登録の場合）にはステップＳ２０６の処理に進み、また、「１」以外の場合（登録以外の場合）にはステップＳ２０４の処理に進む（ステップＳ２０３）。
【００６０】
上述のステップＳ２０３において、操作識別子の値が「１」であった場合（登録の場合）、検索管理部６１０は、当該新操作履歴に含まれる文書ＩＤと操作日時と一致する文書ＩＤと更新日時をもつ文書情報４０１（図３に示したようなフォーマットを有する。）を、文書情報管理部６４０を介して、文書情報データベース４００から取得する（ステップＳ２０６）。そして、検索管理部６１０は、検索インデックス作成部６２０を介して、取得した文書情報４０１に含まれる検索インデックスデータを当該の文書ＩＤに紐付けて検索インデックス６３０に登録する（ステップＳ２０７）。次に検索管理部６１０は、こうして登録処理の済んだ文書情報４０１を、文書情報管理部６４０を介して、文書情報データベース４００から削除する（ステップＳ２０８）。
【００６１】
上述のステップＳ２０３において、操作識別子の値が「１」以外の値であった場合（登録以外の場合）、検索管理部６１０は、当該新操作履歴に含まれる文書ＩＤに紐づいた検索インデックスデータを、検索インデックス作成部６２０を介して、検索インデックス６３０から削除する（ステップＳ２０４）。
【００６２】
次に、検索管理部６１０は、当該新操作履歴に含まれる操作識別子の値を再度判定し、その値が「２」の場合（更新の場合）にはステップＳ２０６の処理に進み、一方、その値が「３」の場合（削除場合）にはステップＳ２０９の処理に進む（ステップＳ２０５）。
【００６３】
上述のステップＳ２０５において、操作識別子の値が「２」の場合（更新の場合）、検索管理部６１０は、上述のステップＳ２０３において、操作識別子の値が「１」であった場合（登録の場合）のときと同様の処理を行う。すなわち、検索管理部６１０は、当該新操作履歴に含まれる文書ＩＤと操作日時と一致する文書ＩＤと更新日時を持つ文書情報４０１（すなわち、更新された文書（更新後文書）の文書情報）を、文書情報管理部６４０を介して、文書情報データベース４００から取得する（ステップＳ２０６）。そして、検索インデックス作成部６２０は、こうして取得した文書情報４０１で、この文書情報に含まれる文書ＩＤに紐づいた検索インデックス６３０内の検索インデックスデータを更新する（ステップＳ２０７）。次に検索管理部６１０は、こうして処理の済んだ文書情報４０１を、文書情報管理部６４０を介して、文書情報データベース４００から削除する（ステップＳ２０８）。
【００６４】
次に、検索管理部６１０は、上述のステップ２０１で取得した全ての新操作履歴を処理したかどうかを判定し、処理していないものがある場合にはステップＳ２０３の処理に戻る（ステップＳ２０９）。このような処理を全ての新操作履歴に対して処理し終えるまで繰り返す。
【００６５】
以上で、検索インデックス装置６００は、検索インデックス更新動作を終了する。
【００６６】
以上、説明してきたように、本実施形態には、文書データベース３３０を管理する文書管理装置３００の負荷を軽減することが出来るという効果がある。
【００６７】
その理由は、検索インデックス装置６００が、検索インデックス６３０を更新する時には操作履歴５０１と文書情報４０１とを使用するので、文書データベース３３０に保存されている文書３３１にアクセスする必要がなくなるとともに、文書管理装置３００が、文書３３１の更新時には、更新後の文書情報４０１を文書情報データベース４００に追加登録するので、容量の大きな文書３３１の旧版を、保存用のサーバに移動する処理が不要となるからである。
【００６８】
さらに、本実施形態には、システム全体としての記憶容量を削減できるという効果もある。
【００６９】
その理由は、文書情報データベース４００内の文書情報４０１が、検索インデックス装置６００内における検索インデックス６３０の検索インデックスデータを更新するために使用する一時的なものであり、検索インデックス６３０の更新後に削除されるので、文書情報データベース４００の記憶容量が少なくてすむとともに、文書管理装置３００が、文書３３１の更新時には、更新後の文書情報４０１を文書情報データベース４００に追加登録するので、容量の大きな文書３３１の旧版を保存する必要がなく、保存用のサーバも不要になるからである。
【符号の説明】
【００７０】
１００    文書管理システム
２００    入出力装置
３００    文書管理装置
３１０    入出力部
３２０    文書管理部
３３０    文書データベース
３３１    文書
３４０    文書情報抽出部
３５０    文書情報出力部
３５１    検索インデックスフォーマット
３６０    操作履歴出力部
４００    文書情報データベース
４０１    文書情報
５００    操作履歴情報データベース
５０１    操作履歴
６００    検索インデックス装置
６１０    検索管理部
６２０    検索インデックス作成部
６３０    検索インデックス
６４０    文書情報管理部
６５０    操作履歴管理部
７００    利用者
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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