(57)【要約】【課題】ドキュメントを、当該ドキュメントを必要とするユーザーに転送できる情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムを提供する。【解決手段】ＭＦＰ１００は、当該ＭＦＰ１００において画像の展開等の画像処理を行ったドキュメントに、プロジェクトを特定する情報が含まれると判断した場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。【選択図】図３
2013232048.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部と、
前記画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するための生成手段と、
各ユーザーの属性を表す情報を記憶するための記憶手段と、
前記生成手段によって生成された前記プロジェクト情報を、前記記憶手段におけるユーザーの属性に基づいて更新するための更新手段と、
前記プロジェクト情報に基づいて、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するための制御手段とを備え、
前記制御手段は、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいて前記プロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、前記プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する、情報処理装置。
【請求項２】
前記記憶手段は、前記プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、
前記制御手段は、さらに、前記プロジェクト情報において前記プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーと前記グルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送し、
前記グルーピング情報を生成および更新するための情報の入力を受け付けるための入力手段をさらに備える、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記グルーピング情報の少なくとも一部を、特定の条件に基づいて消去する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記記憶手段は、前記プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、
前記制御手段は、
前記画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、前記グルーピング情報を生成および更新し、
さらに、前記プロジェクト情報において前記プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーと前記グルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送する、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記制御手段は、前記画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果が、特定のユーザーが特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントを出力させるものである場合には、前記グルーピング情報に、当該特定のユーザーに当該特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントの転送を許可する情報を追加する、請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記制御手段は、ネットワークを介してユーザーの属性に関する情報を取得し、当該取得した情報に基づいて前記記憶手段に記憶された各ユーザーの属性を表す情報を更新する、請求項１〜請求項５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、当該情報処理装置の制御方法であって、
前記画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、
各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、
生成された前記プロジェクト情報を、前記ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、
前記プロジェクト情報に基づいて、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを備え、
前記転送する制御を実行するステップは、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいて前記プロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、前記プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する、情報処理装置の制御方法。
【請求項８】
ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、情報処理装置の制御プログラムであって、
前記制御プログラムは、前記コンピューターに、
前記画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、
各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、
生成された前記プロジェクト情報を、前記ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、
前記プロジェクト情報に基づいて、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを実行させ、
前記転送する制御を実行するステップは、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいて前記プロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、前記プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する、情報処理装置の制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムに関し、特に、ファイルの転送を制御する情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、ドキュメントの管理や検索に、管理対象のドキュメントの属性を利用する技術が種々提案されている。
【０００３】
たとえば、特許文献１（特開２００７−２９３７４６号公報）には、ドキュメント管理システムにおいて、ユーザーが組織を構成する部署ごとにドキュメントのアクセス履歴を集計し、部署ごとのアクセス数に基づいて、部署ごとにドキュメントの有用性を判定してドキュメント検索を行う技術が開示されている。
【０００４】
また、特許文献２（特開２００３−２６３３８３号公報）には、掲示板情報管理装置において、投稿者の投稿記事が閲覧された回数を閲覧者ごとに集計し、回数の多い閲覧者の情報を投稿者に提供する技術が開示されている。
【０００５】
また、特許文献３（特開平１０−０１１４５８号公報）には、情報検索装置におけるドキュメントについての表示に関し、ドキュメントをアクセス頻度によって順位付けし、アクセス頻度の高いものほど有用なものとして配置して表示させる技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２９３７４６号公報
【特許文献２】特開２００３−２６３３８３号公報
【特許文献３】特開平１０−０１１４５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、ユーザーにおけるドキュメントの必要性は、必ずしもドキュメントの属性だけでは決定できない場合があった。
【０００８】
本発明は係る実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、ドキュメントを、当該ドキュメントを必要とするユーザーに転送できる情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に従った情報処理装置は、ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部と、画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するための生成手段と、各ユーザーの属性を表す情報を記憶するための記憶手段と、生成手段によって生成されたプロジェクト情報を、記憶手段におけるユーザーの属性に基づいて更新するための更新手段と、プロジェクト情報に基づいて、画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するための制御手段とを備え、制御手段は、画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいてプロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
【００１０】
好ましくは、記憶手段は、プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、制御手段は、さらに、プロジェクト情報においてプロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーとグルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送し、グルーピング情報を生成および更新するための情報の入力を受け付けるための入力手段をさらに備える。
【００１１】
好ましくは、制御手段は、グルーピング情報の少なくとも一部を、特定の条件に基づいて消去する。
【００１２】
好ましくは、記憶手段は、プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、制御手段は、画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、グルーピング情報を生成および更新し、さらに、プロジェクト情報においてプロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーとグルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送する。
【００１３】
好ましくは、制御手段は、画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果が、特定のユーザーが特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントを出力させるものである場合には、グルーピング情報に、当該特定のユーザーに当該特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントの転送を許可する情報を追加する。
【００１４】
好ましくは、制御手段は、ネットワークを介してユーザーの属性に関する情報を取得し、当該取得した情報に基づいて記憶手段に記憶された各ユーザーの属性を表す情報を更新する。
【００１５】
本発明に従った情報処理装置の制御方法は、ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、当該情報処理装置の制御方法であって、画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、生成されたプロジェクト情報を、ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、プロジェクト情報に基づいて、画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを備え、転送する制御を実行するステップは、画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいてプロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
【００１６】
本発明に従った情報処理装置の制御プログラムは、ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、情報処理装置の制御プログラムであって、制御プログラムは、コンピューターに、画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、生成されたプロジェクト情報を、ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、プロジェクト情報に基づいて、画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを実行させ、転送する制御を実行するステップは、画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいてプロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、画像処理部において画像処理されたドキュメントにプロジェクトを特定する情報が含まれる場合、当該プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントが転送される。
【００１８】
したがって、情報処理装置は、ドキュメントを、当該ドキュメントを必要とするユーザーに転送することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の情報処理装置の一実施の形態であるＭＦＰ（Multi  Function  Peripheral）を用いた情報処理システムの全体構成を模式的に示す図である。
【図２】図１のＭＦＰのブロック構成を模式的に示す図である。
【図３】図１のＭＦＰにおいてプロジェクト情報が生成される際の、装置間の情報の流れを模式的に示す図である。
【図４】議事録情報の生成を説明するための図である。
【図５】議事録情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【図６】ユーザー情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【図７】本実施の形態におけるプロジェクト情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【図８】情報処理システムにおいて、プロジェクト情報の更新が行われる際の要素間の情報の流れを説明するための図である。
【図９】グルーピング情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【図１０】出力されるメールの一例を模式的に示す図である。
【図１１】メールサーバーからＭＦＰにメールが着信した場合の情報の展開を説明するための図である。
【図１２】ＭＦＰからメールサーバーへのメールの転送による情報の展開を説明するための図である。
【図１３】ＭＦＰに対する操作に従った情報の展開を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明に係る情報処理装置について、図面を参照して説明する。なお、各図において、同様の作用および機能を奏する構成要素については、同じ符号を付し、その説明は繰返さない。
【００２１】
［情報処理システムの全体構成］
図１は、本発明の情報処理装置の一実施の形態であるＭＦＰ（Multi  Function  Peripheral）を用いた情報処理システムの全体構成を模式的に示す図である。
【００２２】
図１を参照して、情報処理システムは、ＭＦＰ１００と、イントラネットサーバー８００と、メールサーバー９００と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３００Ａ〜３００Ｃとを含む。本明細書では、イントラネットサーバー８００は、「サーバー８００」と省略され、また、ＰＣ３００Ａ〜３００Ｃは、これらを総称する場合にはＰＣ３００と称する。
【００２３】
これらの機器は、ネットワークを介して、有線でまたは無線で、接続されている。そして、当該ネットワークは、図示せぬゲートウェイを介してインターネット等の公衆通信ネットワークに接続されている。
【００２４】
［情報処理装置のハードウェア構成］
図２は、図１のＭＦＰ１００のブロック構成を模式的に示す図である。
【００２５】
図２を参照して、ＭＦＰ１００は、装置全体の制御を行なうＣＰＵ（Central  Processing  Unit）１０１と、データを一時的に記憶するＲＡＭ（Random  Access  Memory）１０２と、プログラムや定数などを記憶するＲＯＭ（Read  Only  Memory）１０３と、画像データなどを記憶するためのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１０４と、図１の情報処理システムが構成するネットワークに接続するための通信インターフェイス（Ｉ／Ｆ）１０５と、ユーザーからの入力操作を受付ける操作パネル１０６と、画像形成動作や画像読取動作を実行するスキャンエンジン１０７と、画像形成動作を行なうプリントエンジン１０８とを含む。
【００２６】
スキャンエンジン１０７は、原稿の画像データを読取るスキャナーを含む。プリントエンジン１０８は、スキャンエンジン１０７によって生成された原稿の画像データ、または、外部から入力された画像データの画像を記録用紙上に形成するための、記録用紙の搬送機構を構成する部材や現像ドラム、形成された画像を定着させるための定着器等を含む。
【００２７】
ＭＦＰ１００では、ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３やＨＤＤ１０４に記憶されたプログラム、および／または、ＭＦＰ１００に対して着脱可能な記憶媒体や外部の記憶装置に記憶され通信Ｉ／Ｆ１０５を介して読み込まれるプログラムを実行することにより、スキャンエンジン１０７を用いた画像データの生成や、プリントエンジン１０８を用いた画像出力等の、画像処理動作を実行する。
【００２８】
ＣＰＵ１０１は、特定のプログラムを実行することにより、スキャンエンジン１０７によって画像データを生成された画像や、プリントエンジン１０８による画像形成の対象となる画像データの画像に対して、文字認識等の処理を施す機能を実現する。当該機能により、これらの画像に含まれる文字列が抽出される。
【００２９】
上記プログラムを記憶する記憶媒体の具体例としては、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact  Disk  -  Read  Only  Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital  Versatile  Disk  -  Read  Only  Memory）、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）メモリ、メモリカード、ＦＤ（Flexible  Disk）、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ（Magnetic  Optical  Disk）、ＭＤ（Mini  Disk）、ＩＣ（Integrated  Circuit）カード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electronically  Erasable  Programmable  Read  Only  Memory）などの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。
【００３０】
［情報処理システム内の処理の概要］
図１に示された情報処理システムは、本実施の形態では或る職場に構築されたものを想定する。そして、当該情報処理システムの特徴の１つは、ＭＦＰ１００で取り扱われるドキュメントの転送先を、ＭＦＰ１００が調整することである。
【００３１】
ＭＦＰ１００は、当該ＭＦＰ１００において取扱われるドキュメントから情報を取得することにより、上記職場において遂行されるプロジェクトを構成する者の情報を、生成し、更新する。本明細書では、プロジェクトを構成する者の情報を「プロジェクト情報」と呼ぶ。
【００３２】
そして、ＭＦＰ１００は、当該プロジェクト情報を適宜更新し、また、当該プロジェクト情報を利用して、当該ＭＦＰ１００で取り扱われるドキュメントを適宜転送する。
【００３３】
以下、ＭＦＰ１００におけるプロジェクト情報の生成や更新、これを用いたドキュメントの転送（展開）について、順に説明する。
【００３４】
［プロジェクト情報の生成］
図３は、ＭＦＰ１００においてプロジェクト情報が生成される際の、装置間の情報の流れを模式的に示す図である。
【００３５】
（議事録情報）
ＭＦＰ１００は、プロジェクト情報の生成に際して、まず議事録情報を生成する。
【００３６】
ＭＦＰ１００は、図３において（１）で示されるように、ＰＣ３００から電子メールの送信やプリント指示などによって受信したファイルに会議の議事録が含まれる場合、当該議事録の内容から議事録情報を生成する。
【００３７】
具体的には、ＣＰＵ１０１は、図４に示されるようなドキュメント５００を受信すると、当該ドキュメントの画像に対して文字認識処理を施す。そして、当該画像が、「会議室」「議事録」といった、議事録について予め登録されたキーワードの文字を含むと判断すると、当該ドキュメントに基づいて、議事録情報を生成する。
【００３８】
図５は、議事録情報の内容の一例を模式的に示す図である。
図５を参照して、議事録情報を構成する情報は、プロジェクト名と、日時と、資料ファイルと、出席者とを含む。
【００３９】
ＣＰＵ１０１は、ドキュメント５００において、「プロジェクト」「プロジェクト名」等の、プロジェクト名について予め定められた文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられて（当該文字列に対して特定の位置関係で）ドキュメント上に記載された文字列を、プロジェクト名として抽出する。図４の例では、「プロジェクト名」という文字列の次の行であって、「ブロック名」という文字列の右隣に配置されている、「DR001」という文字列が、プロジェクト名として抽出される。
【００４０】
また、ＣＰＵ１０１は、ドキュメント５００において、特定の間隔で記載された「月」「日」という文字列のように、会議の日程について予め定められた条件で配置された、予め定められた種類の文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられてドキュメント上に記載された文字列を、会議が開催された日程として抽出する。図４の例では、「月」と「日」が数字によって連結される文字列である、「４月１１日」という文字列が、会議が開催された日付として抽出される。
【００４１】
また、ＣＰＵ１０１は、ドキュメント５００において、「添付資料」等の、会議の資料について予め定められた文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられてドキュメント上に記載された文字列を、会議の資料のファイル名として抽出する。図４の例では、「添付資料」という文字列の次の行に記載された「ABC.pdf」という文字列のうち、ファイルの識別子である「.pdf」を除いた文字列「ABC」が、資料ファイル名として抽出される。
【００４２】
また、ＣＰＵ１０１は、ドキュメント５００において、「出席者」等の、会議の出席者について予め定められた文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられてドキュメント上に記載された文字列を、会議の出席者名として抽出する。図４の例では、「出席者」という文字列の後に、連続した行に記載された文字列（Ｋ，Ｌ，Ｍ，Ｎ，Ｐ，Ｑ，Ｒ，Ｔ，Ｕ）が、出席者名として抽出される。なお、出席者名の抽出は、特定の規則（たとえば、各行の文字列は、句点で区切られるごとに別の者の名として抽出）に従って行われる。
【００４３】
そして、ＣＰＵ１０１は、上記のようにドキュメント５００から抽出した各情報を、図５に示されるように議事録情報として登録する。
【００４４】
なお、情報処理システムにおいて、ドキュメントに対して一定のフォーマットが定められている場合には、ＣＰＵ１０１は、当該フォーマット内の、上記のように抽出した各情報が記載されるべき位置の文字列を、上記の各情報として抽出する。
【００４５】
（ユーザー情報）
ＭＦＰ１００は、図３において（２）で示されるように、操作パネル１０６に対する操作または通信Ｉ／Ｆ１０５を介して他の装置から、ユーザーのプロジェクトの所属に関する情報を取得する。そして、ＣＰＵ１０１は、このように取得された情報に基づいて、各ユーザーについての、プロジェクトの所属を含む情報である、ユーザー情報を生成する。図６は、ユーザー情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【００４６】
図６を参照して、ユーザー情報には、ユーザーごとに、ユーザー名と、連絡先（メールアドレス）と、所属部門と、所属プロジェクト名とが、登録されている。なお、所属部門は、「大分類」と「小分類」を含む。
【００４７】
図６に示されるように、たとえば、Ａさんは、「第１開発部」の中の「電気ハード」部門に所属する。そして、Ａさんは、プロジェクト名「DR001」と「DR002」の２つのプロジェクトに所属する。「電気ハード」とは、電気系統のハードウェア開発部門を意味する。
【００４８】
また、Ｂさんは、「第１開発部」の中の「電気ソフト」部門に所属する。そして、Ｂさんは、プロジェクト名「DR001」のプロジェクトに所属する。「電気ソフト」とは、電気系統のソフトウェア開発部門を意味する。
【００４９】
（プロジェクト情報）
図７は、本実施の形態におけるプロジェクト情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【００５０】
図７を参照して、プロジェクト情報は、プロジェクト名と、資料ファイルと、参加者とを含む。
【００５１】
ＣＰＵ１０１は、議事録情報に基づいて、プロジェクト情報を生成する。具体的には、ＣＰＵ１０１は、議事録情報を生成したプロジェクト（プロジェクト名）のプロジェクト情報が既に生成されてＨＤＤ１０４等に格納されているか否かを判断する。そして、まだ生成されていなければ、新しいプロジェクト情報を生成する。なお、議事録情報を生成したプロジェクトのプロジェクト情報が既に生成されていた場合には、ＣＰＵ１０１は、生成した議事録情報を利用して、プロジェクト情報を更新する。更新の方法については、後述する。
【００５２】
プロジェクト情報は、プロジェクト名と資料ファイルと参加者に、それぞれ、議事録情報におけるプロジェクト名と資料ファイルと出席者の情報を利用されて、生成される。なお、ＣＰＵ１０１は、ユーザー情報において、プロジェクト情報における参加者以外に当該プロジェクトの名前を所属プロジェクト名に登録されているユーザーがいれば、当該ユーザーを、プロジェクト情報の参加者の欄に追加する。
【００５３】
図５の議事録情報の「出席者」と比較して、図７のプロジェクト情報では、「参加者」の欄に「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」が追加されている。これらのユーザーは、図６のユーザー情報において、所属プロジェクト名「DR001」を登録されているユーザーである。
【００５４】
また、ＣＰＵ１０１は、プロジェクト情報を生成した後に、当該プロジェクトに関連したドキュメントが検出された場合には、当該ドキュメントから取得された情報に基づいてプロジェクト情報を更新する。
【００５５】
たとえば、当該プロジェクトのさらなる議事録が検出された場合、ＣＰＵ１０１は、当該議事録において、プロジェクト情報にまだ参加者として登録されていないユーザーの名前が検出された場合には、当該ユーザーを、プロジェクト情報の参加者の欄に追加する。
【００５６】
また、当該プロジェクトの議事録において、新たな資料ファイルが検出された場合、当該資料ファイルの名称が、「資料ファイル」の欄に追加されるように、プロジェクト情報が更新される。
【００５７】
また、ＣＰＵ１０１は、プロジェクト情報が生成されてから、特定の時間以上、ＭＦＰ１００において、当該プロジェクトの資料ファイルの出力や送信がなされなかった場合には、当該プロジェクト情報をＭＦＰ１００から削除しても良い。
【００５８】
また、ＣＰＵ１０１は、プロジェクト情報が生成されてから、ＭＦＰ１００において画像が処理されたドキュメントにおいて、当該プロジェクト情報に参加者として登録されているユーザーが当該プロジェクトの担当から外れたことを示す情報を取得した場合には、当該プロジェクト情報を、参加者の欄から当該ユーザーを削除するように、更新する。或るユーザーが当該プロジェクトの担当から外れたことを示す情報とは、たとえば、或るドキュメントにおいて、「プロジェクト名」という文字列の隣にプロジェクトを特定する文字列が記載され、さらに、「担当が外れたメンバー」という文字列の隣または次の行に、当該ユーザーを特定する情報（名前など）が記載されていることを示す情報である。
【００５９】
［情報収集によるプロジェクト情報の更新およびグルーピング情報の生成］
以下に、さらにプロジェクト情報の更新態様について説明する。
【００６０】
図８は、情報処理システムにおいて、プロジェクト情報の更新が行われる際の要素間の情報の流れを説明するための図である。
【００６１】
本実施の形態では、ＭＦＰ１００は、ユーザーが操作するＰＣ３００等と情報の送受信をすることにより、上記したうプロジェクト情報を更新したり、グルーピング情報を生成する。
【００６２】
（グルーピング情報の内容の一例）
図９は、グルーピング情報の内容の一例を模式的に示す図である。
【００６３】
グルーピング情報は、ＭＦＰ１００においてメール送信やファイル転送などによるドキュメントの追加において、指定された送信先に対して追加する送信先を追加するために利用される情報である。グルーピング情報では、「送信先」と「追加送信先」とが関連付けられている。「追加送信先」とは、ＭＦＰ１００においてメールの宛先やドキュメントの送信先に、「送信先」として登録されているユーザーが含まれるときに、追加されるべき宛先または送信先を特定する情報である。ＣＰＵ１０１は、ユーザーがＰＣ３００等において指定したメールの宛先やドキュメントの送信先にグルーピング情報の「送信先」と同じものが含まれている場合には、当該「送信先」に関連付けられている「追加送信先」のユーザーの宛先を追加して、メールまたはドキュメントを送信する。
【００６４】
たとえば、図９のグルーピング情報では、送信先「DR001」に関連付けられて、追加送信先「DR003」が登録されている。これにより、ＣＰＵ１０１は、たとえば、或るファイルの送信先として、操作パネル１０６において、プロジェクト「DR001」を構成するユーザーが同時に指定された場合、ファイルの送信先に、さらに、プロジェクト「DR003」を構成するユーザーを追加して、当該ファイルを送信する。
【００６５】
（グルーピング情報の生成例（１））
グルーピング情報の生成の方法について、説明する。
【００６６】
まず、図８の（１）として示すように、ユーザーがＰＣ３００等の情報機器を介してＭＦＰ１００にプリント出力（履歴情報収集）やＢＯＸ入出力（ドキュメントアクセス履歴収集）を指示することに応じて、ＣＰＵ１０１がグルーピング情報を生成（更新）する例を説明する。ここで、ＢＯＸ入力とは、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１０４にデータを入力する処理がある。ＢＯＸ出力とは、ＨＤＤ１０４に登録されているドキュメントをプリントエンジン１０８に出力させる処理である。
【００６７】
そして、図８の（１）の場合、ＣＰＵ１０１は、ＰＣ３００と通信することにより、ＭＦＰ１００に対するプリント出力の指示を受信した場合、出力対象のファイルから、次の１）および２）を取得する。
【００６８】
１）プリントドキュメント名
２）当該ドキュメント内のプロジェクト名、日付、機能名など
また、当該指示に含まれるログイン情報等により、プリント出力を指示したユーザーを特定することもできる。
【００６９】
そして、ＣＰＵ１０１は、たとえば、一定の期間内で、或るプロジェクトの参加者が、他のプロジェクトの資料ファイルを一定の回数以上出力させた場合、図９において「DR001」と「DR003」が関連付けられるように、上記或るプロジェクトを送信先、上記他のプロジェクトを追加送信先に、それぞれ登録される。
【００７０】
また、或るプロジェクトの参加者が当該或るプロジェクトの参加者以外の特定の参加者に、一定期間内で、一定の回数以上、当該或るプロジェクトの資料ファイルを送信した場合には、当該或るプロジェクトを特定する情報（たとえば、図９の「DR001」）を送信先に、当該特定の参加者（たとえば、「Ｅ」）を追加送信先に、それぞれ登録するようなグルーピング情報が生成される。
【００７１】
なお、グルーピング情報は、操作パネル１０６等の操作によって、ユーザーが手動で更新することもでき、また、生成することもできる。図９のグルーピング情報では、たとえば、「第１開発部」（送信先）と「第２開発部」（追加送信先）が関連付けられている。これにより、「第１開発部」に所属するユーザーにメールやドキュメントが一斉送信される場合には、送信先に、第２開発部の所属するユーザーが追加される。
【００７２】
（グルーピング情報の生成例（２））
次に、図８の（２）として示すように、ユーザーがＭＦＰ１００を直接操作することにより、コピーやＢＯＸ入出力を指示した際の、ドキュメントのアクセス履歴に基づいて、グルーピング情報が生成されたり更新されたりしてもよい。
【００７３】
ユーザーが原稿をコピーする場合、ＣＰＵ１０１は、以下の一連の処理を実行する。コピーとは、ＭＦＰ１００において、原稿の画像を記録用紙に複写することを言う。
【００７４】
１）ログインしているユーザーを特定する。
２）原稿のスキャン時に、ドキュメント内のプロジェクト名、日付、機能名など読み取る。プロジェクト名等の情報は、ドキュメントに施された地紋から読取られてもよい。
【００７５】
３）ユーザーごとに、コピー処理の対象となったプロジェクト名を記録する。
たとえば、ＣＰＵ１０１は、特定のプロジェクトのドキュメントを、当該プロジェクトのメンバーに入っていないユーザーが、特定の回数以上出力した場合には、当該プロジェクトを「送信先」とし当該ユーザーを「追加送信先」とした情報（たとえば、図９の送信先「DR001」と追加送信先「Ｅ」）を追加するように、グルーピング情報を更新しても良い。また、この場合、ＣＰＵ１０１は、当該ユーザーを当該プロジェクトのメンバーに追加するように、プロジェクト情報を更新しても良い。
【００７６】
また、ユーザーがＢＯＸ入出力を指示した場合、ＣＰＵ１０１は、上記２）において、原稿のスキャン時ではなく、入出力を指定されたドキュメントの画像を展開するときに、上記の各種の情報を読取る。
【００７７】
（グルーピング情報の生成例（３））
次に、図８の（３）として示すように、ＣＰＵ１０１は、メールサーバー９００を介して送受信される電子メールの本文に記載される情報に基づいて、グルーピング情報を生成（更新）する場合もある。
【００７８】
本実施の形態では、メールサーバー９００を介して各ユーザーが送受信した電子メールがＭＦＰ１００において出力される。つまり、メールサーバー９００は、すべての電子メールについて、または、特定の条件を満たしたメール（送信側または受信側のメールアドレスが、システムが構築されている企業における正社員のアドレスのみ、等）について、当該メールのデータをＭＦＰ１００に送信し、ＭＦＰ１００に出力を指示する。図１０は、出力されるメールの一例を模式的に示す図である。
【００７９】
そして、ＣＰＵ１０１は、メールを出力する際に、次に１）〜４）の情報を抽出し、互いに関連付けて格納する。
【００８０】
１）差出人、宛先（Ｔｏ，ＣＣ，ＢＣＣ）情報の収集して紐付ける。
たとえば、図１０のメール５１０では、差出人のユーザー名（Ｇ）と、宛先（Ｔｏ）のユーザー名（Ｈ，Ｊ）と、宛先（ＣＣ）のユーザー名（Ｅ，Ｆ）とが、関連付けられて格納される。
【００８１】
２）件名から、プロジェクト名や機能情報などを、予め登録された重要キーワードで抽出。
【００８２】
図１０のメール５１０では、「注意事項」というキーワードが抽出される。
３）本文内容から、プロジェクト名や機能情報などを、予め登録された重要キーワードで抽出。
【００８３】
４）添付ファイル名など添付ファイル情報を蓄積。
たとえば、ＣＰＵ１０１は、メール中のキーワードに応じて、プロジェクト情報における各ユーザーの属性を生成したり更新したりしても良い。具体例としては、件名に或るプロジェクト名を含むメールで、「注意事項」というキーワードが抽出された場合には、当該メールに差出人または宛先として登録されているユーザーには、「機密情報」のタグを付された特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加するように、プロジェクト情報を更新しても良い。この場合、ＭＦＰ１００において、「機密情報」のタグを付されたファイルがプロジェクト名「DR001」のメンバーに一斉送信される操作がなされた場合、ＣＰＵ１０１は、「DR001」のプロジェクト情報において、特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、当該ファイルを送信する。
【００８４】
（社内イントラネットの組織情報等によるプロジェクト情報の更新）
ＣＰＵ１０１は、サーバー８００から、社内の組織構成の情報を、たとえば一定期間ごとに取得する。そして、当該情報を用いて、ユーザー情報（図６参照）を更新する。たとえば、「Ｂ」さんが、第１開発部から第２開発部に異動になった場合には、当該「Ｂ」さんの所属部門の大分類の欄のデータを、「第１開発部」から「第２開発部」へと上書更新する。
【００８５】
［プロジェクト情報やグルーピング情報を利用した情報の展開］
ＭＦＰ１００は、プロジェクト情報やグルーピング情報を利用して、当該ＭＦＰ１００が取得したドキュメントの転送先を決定する。
【００８６】
（ＰＣからＭＦＰへの情報発信）
図１１に（１）で示されるように、ユーザーＡが、ＰＣ３００からＭＦＰ１００にメール（ドキュメント付きでもよい）を発信した場合、ＣＰＵ１０１は、以下の処理を行う。
【００８７】
メールの宛先（Ｔｏ、ＣＣ）にＭＦＰ１００が設定されている場合、当該宛先に含まれていないが、ユーザーＡの情報を必要とするユーザーＢを、プロジェクト情報またはグルーピング情報から抽出して、当該メールの転送先として設定する。
【００８８】
転送先に設定されるユーザーは、たとえば、当該メールの差出人（ユーザーＡ）と同じプロジェクトに参加するユーザー、グルーピング情報においてユーザーＡが所属する部門に関連付けられている部門を構成するユーザーが挙げられる。
【００８９】
また、ＣＰＵ１０１は、ＰＣ３００から送信されたメールのＢＣＣでの宛先としてＭＦＰ１００が設定されている場合には、宛先に含まれていないが、ユーザーＡの情報を必要とするユーザーＢをＭＦＰにより抽出して、本メールを転送する。転送先は、上記した態様と同様の態様で決定される。ただし、この場合、転送されるメールでは、元の差出人がＢＣＣ以外で設定した宛先は、削除されることが好ましい。
【００９０】
（メールサーバーからＭＦＰにメールが着信した場合の情報の展開）
図１１は、メールサーバー９００からＭＦＰ１００にメールが着信した場合の情報の展開を説明するための図である。
【００９１】
図１１に（２）で示されるように、メールサーバー９００からＭＦＰ１００にメールが着信した場合、ＣＰＵ１０１は、たとえば以下の１）〜３）のような処理を実行する。
【００９２】
１）メールの本文や添付ファイルなどを、ＭＦＰ１００のＢＯＸ（ＨＤＤ１０４）に格納する。
【００９３】
２）メールの宛先を解析し、ＭＦＰ１００がＴｏまたはＣＣの宛先として指定されていれば、当該メールを、ＴｏまたはＣＣのユーザーに関連付けられたユーザーに転送する。「関連付けられた」とは、たとえば、プロジェクト情報において同じプロジェクトに参加することを指定されているユーザー、グルーピング情報においてユーザーＡが所属する部門に関連付けられている部門を構成するユーザーが挙げられる。
【００９４】
３）メールの宛先を解析し、ＭＦＰ１００がＢＣＣの宛先として指定されていれば、当該メールの差出人のユーザーに関連付けられているユーザーを宛先として当該メールを転送する。「関連付けられた」とは、たとえば、プロジェクト情報において同じプロジェクトに参加することを指定されているユーザー、グルーピング情報においてユーザーＡが所属する部門に関連付けられている部門を構成するユーザーが挙げられる。ただし、転送されるメールでは、元のメールにおいてＴｏやＣＣの宛先を指定されていたユーザーの情報は削除される。つまり、転送先のユーザーは、元のメールにおいてどのユーザーがＴｏやＣＣで宛先として指定されていたかは、知ることができない。
【００９５】
また、ＣＰＵ１０１は、元のメールの本文に、「機密」「Ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌｌ」等の、当該元のメールが機密文書であることを示す情報が含まれる場合には、機密属性を付加して格納する。ＣＰＵ１０１は、このようなメールは、元のメールの差出人に関連付けられたユーザーのうち、ユーザー情報において、上記した特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、転送されても良い。
【００９６】
（ＭＦＰからメールサーバーへのメールの転送による情報の展開）
図１２は、ＭＦＰ１００からメールサーバー９００へのメールの転送による情報の展開を説明するための図である。
【００９７】
まず、図１２の（１）で示されるように、ＰＣ３００からＭＦＰ１００へ、ドキュメントのプリントまたは格納が指示される。
【００９８】
このとき、ＭＦＰ１００では、図１２の（２）で示されるように、ＣＰＵ１０１が、プロジェクト情報またはグルーピング情報において、ＰＣ３００のユーザーに関連付けられたユーザーを、当該ドキュメントの転送先として設定し、転送メールを生成し、送信する。これにより、図１２の（３）で示されるように、ＭＦＰ１００から、転送用のメールが、メールサーバー９００へと送信される。当該転送用のメールは、メールサーバー９００を介して、個々の送信先へ送信される。
【００９９】
なお、上記したように、扱うドキュメントが機密属性を付加されているような場合には、ユーザー情報において、上記した特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、転送されても良い。
【０１００】
（ＭＦＰに対する操作に従った情報の展開）
図１３は、ＭＦＰ１００に対する操作に従った情報の展開を説明するための図である。
【０１０１】
図１３の（１）に示されるように、ユーザーがＭＦＰ１００を直接操作することにより、ＭＦＰ１００に原稿のスキャンやコピーを指示すると、当該原稿に或るプロジェクトを特定する情報が含まれる場合、ＣＰＵ１０１は、当該原稿の画像の転送先を決定する（図１３の（２））。そして、当該画像を添付ファイルとし、決定した転送先を宛先とするメールを生成し、メールサーバー９００を介して、当該転送メールを送信する（図１３の（３））。
【０１０２】
具体的には、たとえば、ＣＰＵ１０１は、まずＭＦＰ１００を直接操作したユーザーを、ログイン情報に基づいて特定する。そして、ＣＰＵ１０１は、当該ユーザーと、プロジェクト情報またはグルーピング情報において「関連付けられている」ユーザーを、画像の転送先のユーザーとして決定する。そして、ＣＰＵ１０１は、当該転送先のユーザーを宛先とし、上記画像のファイルを添付ファイルとしたメールデータを生成する。そして、生成したメールデータをメールサーバー９００へ送信する。
【０１０３】
［実施の形態のまとめ］
ＭＦＰ１００は、当該ＭＦＰ１００において画像の展開等の画像処理を行ったドキュメントに、プロジェクトを特定する情報が含まれると判断した場合には、プロジェクト情報（図７参照）において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。これにより、ドキュメントの閲覧履歴等のドキュメントの属性ではなく、ドキュメントが対応するプロジェクト情報についての人間関係に基づいて、当該ドキュメントの転送先が決定される。
【０１０４】
今回開示された各実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。また、実施の形態および各変形例において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。
【符号の説明】
【０１０５】
１００  ＭＦＰ、１０１  ＣＰＵ、１０６  操作パネル、１０７  スキャンエンジン、１０８  プリントエンジン、３００  ＰＣ、５００  ドキュメント、８００  サーバー、９００  メールサーバー。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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