(57)【要約】【課題】クラウドシステム側の各装置の負担を低減した電子会議システムを提供する。【解決手段】データベース２２には、会議の開始前に作成される、会議に関する会議情報が保存されている。ファイル提供サーバ１６には、会議において用いられる会議資料のデータが保存されている。ファイルシステム２４には、会議の終了後に生成される会議に関する保存用データが、会議の終了後に保存されている。【選択図】図１
2013232125.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クラウドシステムと、複数の端末とを備え、電子会議を行うための電子会議システムであって、
上記クラウドシステムは、ファイル提供サーバと、データベースと、ファイルシステムとを備えており、
上記データベースには、上記電子会議の開始前に作成される、上記電子会議に関する会議情報が保存されており、
上記ファイル提供サーバには、上記電子会議において用いられる会議資料のデータが保存されており、
上記ファイルシステムには、上記電子会議の終了後に生成される上記電子会議に関する保存用データが、上記電子会議の終了後に保存されていることを特徴とする電子会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子会議を行うための電子会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子会議を行うためのシステムが、多数、提案されている。その一例として、特許文献１には、一時記憶部と記憶部を有する会議サーバ装置及び複数の端末装置を備えた電子会議システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１１−１３８４３８号（２０１１年７月１４日公開）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１の技術では、会議中の書込情報や閲覧情報等の一部の情報だけを、一時記憶部に記憶させる。一方、その他の情報、例えば共有ドキュメントや会議サーバ用プログラム等を、記憶部に記憶させる。そのため、記憶部に記憶される情報の量が大きくなるという問題が生ずる。さらに、多くの端末装置からのアクセスを受けて、記憶部の負担が大きくなるという問題も生ずる。
【０００５】
本発明は上記の課題を解決するためになされたものである。そして、その目的は、クラウドシステム側の各装置の負担を低減した電子会議システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る電子会議システムは、上記の課題を解決するために、クラウドシステムと、複数の端末とを備え、電子会議を行うための電子会議システムであって、上記クラウドシステムは、ファイル提供サーバと、データベースと、ファイルシステムとを備えており、上記データベースには、上記電子会議の開始前に作成される、上記電子会議に関する会議情報が保存されており、上記ファイル提供サーバには、上記電子会議において用いられる会議資料のデータが保存されており、上記ファイルシステムには、上記電子会議の終了後に生成される上記電子会議に関する保存用データが、上記電子会議の終了後に保存されていることを特徴としている。
【０００７】
上記の構成によれば、会議情報はデータベースに保存され、会議資料はファイル提供サーバが保持し、保存用データはファイルシステムに保存されている。このように、会議に関する各情報およびデータが、複数の装置に分散して保存されているので、各装置の記憶される情報およびデータの量は大きくならずに済む。また、会議の開始前（作成時）、会議中、および会議の終了時点において、端末からアクセスされる装置が異なっているので、各装置における負担を低減することもできる。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の電子会議システムによれば、クラウドシステム側の各装置の負担を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子会議システムの要部構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る電子会議システムを構成する第１〜第３のクライアント端末の要部構成を示すブロック図である。
【図３】（ａ）は、本実施形態におけるレベル１２のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。（ｂ）は、本実施形態におけるレベル１１のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。（ｃ）は、本実施形態におけるレベル１０のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。（ｄ）は、本実施形態におけるレベル９のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。
【図４】第１のクライアント端末のユーザ各人が過去に参加した会議に関するデータの一覧を含む画面の一例を示す図である。
【図５】第１のクライアント端末のユーザ各人コンテンツマネージャのウインドウを示す図である。
【図６】第１のクライアント端末のユーザが過去に電子会議システムにアップロードしたデータの一覧の一例を含むウインドウを示す図である。
【図７】第１のクライアント端末のユーザが過去に電子会議システムにアップロードしたデータの一覧の他の例を含むウインドウを示す図である。
【図８】第１のクライアント端末のユーザが過去に参加した会議の一覧を含むウインドウを示す図である。
【図９】第１のクライアント端末のユーザが過去に参加した特定の会議に関するデータの一覧を含むウインドウを示す図である。
【図１０】ファイルのアイコンに対して４つの項目が表示されているウインドウを示す図である。
【図１１】ファイルのプレビューが表示されているウインドウを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
本発明の実施形態について、図１〜図１１を参照して以下に説明する。
【００１１】
（電子会議システム１の構成）
図１は、本発明の一実施形態に係る電子会議システム１の要部構成を示すブロック図である。この図に示すように、電子会議システム１は、クラウドシステム２、クライアント端末４、クライアント端末６、およびクライアント端末８を備えている。クラウドシステム２は、ウェブサーバ１２、ファイル変換サーバ１４、ミーティングサーバ１６、ファイル提供サーバ１８、ビデオ会議サーバ２０、データベース２２、およびファイルシステム２４を備えている。ミーティングサーバ１６は、ミーティングコントローラ１６ａを備えている。ミーティングコントローラ１６ａは、電子会議システム１における会議を統括的に制御する。
【００１２】
電子会議システム１において、クライアント端末４，６，８は、クラウドシステム２と通信回線１０を介して互いに接続されている。通信回線１０は、たとえばインターネット回線である。このような構成によって、電子会議システム１は、ネットワーク型の電子会議をユーザに対して提供する。
【００１３】
（クライアント端末４，６，８）
図２は、本発明の一実施形態に係る電子会議システム１を構成するクライアント端末４，６，８の要部構成を示すブロック図である。この図に示すように、クライアント端末４は、ミーティングクライアント４ａ、入力部４０、および表示部４２を備えている。一方、クライアント端末６は、ミーティングクライアント６ａ、入力部６０、および表示部６２を備えている。また、クライアント端末８は、ミーティングクライアント８ａ、入力部８０、および表示部８２を備えている。本実施形態では、クライアント端末４は、会議の発表者が用いる端末である。一方、クライアント端末６およびクライアント端末８は、会議の参加者が用いる端末である。
【００１４】
ミーティングクライアント４ａは、電子会議システム１における会議における、クライアント端末４側の処理を担当する。入力部４０は、キーボード、マウス、およびタッチパネルなどの入力装置である。ユーザは、クライアント端末４を操作したり、またはクライアント端末４に所定の情報を入力したりする際に、入力部４０を用いる。表示部４２は、液晶表示装置または有機ＥＬ表示装置などの、表示装置である。ミーティングクライアント４ａは、会議の画面を表示部４２に表示する。なお、クライアント端末６およびクライアント端末８が備える各部材の機能は、クライアント端末４が備える各部材の機能と同様である。
【００１５】
（電子会議システム１の概要）
電子会議システム１は、電子会議を行うためのネットワークシステムである。クラウドシステム２内の各サーバと、クラウドシステム２に接続される各クライアント端末とが、互いに協働することによって、電子会議を行うことができる。会議を行うための主要な機能は、クラウドシステム２によって提供される。したがって、電子会議システム１のユーザは、会議開催のための特別なハードウェアを導入する必要はない。ユーザは、パーソナルコンピュータ、スマートフォン、またはタブレット端末など、一般的に市場に流通している端末装置に、電子会議システム１へアクセスするための特別なソフトウェアをインストールするだけで、電子会議システム１を利用することができる。
【００１６】
電子会議システム１において、会議の参加者は、クラウドシステム２に接続可能なクライアント端末を用いて、会議に参加する。したがって、各参加者は特定の会議室に集まることなく、所望の場所において会議に参加することができる。
【００１７】
電子会議システム１では、会議に用いられる資料は、電子データとして提供される。会議の各参加者は、会議中に、会議資料をリアルタイムで共有することができる。具体的には、会議中において、各参加者は、同じ会議資料内の同じ箇所を、同時に、自身のクライアント端末の画面において閲覧することができる。また、会議中にある特定のユーザ（発表者権限を持つユーザ）が、会議資料の表示状態を変更すると、それに追随して、他のユーザ（発表者権限を持たないユーザ）のクライアント端末の画面においても、会議資料の表示状態が同じように変更される。すなわち、発表者によるクライアント端末での操作が、参加者のクライアント端末においてもリアルタイムで再現される。したがって会議の各出席者は、紙の資料を用意することなく、会議に参加することができる。
【００１８】
会議実施に必要なデータは基本的にクラウドシステム２から各クライアント端末に提供される。また、会議中に各クライアント端末を通じてユーザが入力した、会議資料への書き込み、ホワイトボードへの書き込み、およびキーボードメモは、全て、クラウドシステム２に提供され、クラウドシステム２内に保存される。会議終了後、各クライアント端末が会議中に利用したデータは、すべて、クライアント端末から削除される。会議終了後に会議に関するデータを閲覧したい場合は、別途、電子会議システム１にアクセスしてデータをダウンロードする必要がある。
【００１９】
電子会議システム１を用いるユーザには、会議ごとに、その会議におけるユーザの役割に応じた権限が設定される。本実施形態では、役割として、司会者、発表者、および参加者の三種類がある。司会者は、会議を作成する権限を有する。発表者は、会議中に特定の会議資料を用いて発表する権限を有する。参加者は、これらのいずれの権限も有しておらず、会議中において発表者による発表を聞く立場にある。
【００２０】
クライアント端末４，６，８の図示しないメモリには、役割ごとに実行可能な機能を定義した役割表が格納されている。この役割表には、司会者、発表者、および参加者が、それぞれ実行可能な機能を特定する情報を含んでいる。たとえば、司会者は会議参加者の追加が可能であるが、発表者および参加者は会議参加者の追加が不可能であることを示す情報を含んでいる。さらに、発表者は発表が可能であるが、司会者および参加者は発表が不可能であることを示す情報を含んでいる。
【００２１】
データベース２２には、電子会議システム１に登録されている各ユーザの個人情報が格納されている。この個人情報には、ユーザを一意に識別するための識別子（ユーザＩＤ）、電子会議システム１にログインするための認証パスワード、ユーザのメールアドレス、およびユーザの名称を少なくとも含んでいる。
【００２２】
（会議の流れ）
電子会議システム１において会議を行う際には、次の手順に従う。まず、会議の開催者が、電子会議システム１において会議を作成する。電子会議システムに登録されているユーザであれば、誰でも、会議の開催者になれる。会議を作成したユーザには、自動的に、司会者の役割が設定される。会議を作成するユーザ（司会者）は、会議に関する情報を入力したり、会議に用いる会議資料をクラウドシステム２にアップロードしたり、会議に参加させるユーザを選択したりする。また、司会者は、会議における各ユーザの役割（権限）を設定する。
【００２３】
会議の作成が完了したあと、会議の開始時間になると、各ユーザは、自身のクライアント端末を用いて、電子会議システム１にログインし、会議に参加する。会議の途中においても、ユーザは会議に参加することができる。各ユーザは、会議中に、会議資料に書き込みをすることができる。会議資料への書き込みを、本実施形態ではアノテーションと表記することもある。
【００２４】
発表者による会議資料への書き込みは、会議の全参加者のクライアント端末によって自動的に共有される。一方、参加者による会議資料への書き込みは、その参加者独自の情報として扱われる。すなわち、他の参加者との間で共有されない。発表者による会議資料への書き込み（共有アノテーション）は、対応する会議、会議資料、および当該会議資料のページをそれぞれ特定する情報（会議ＩＤ、資料ＩＤ、ページＩＤ）に関連づけてデータベース２２に自動的に保存される。一方、参加者による会議資料への書き込み（個人アノテーション）は、対応する会議ＩＤと、参加者のユーザＩＤとに関連づけて、自動的にデータベース２２に保存される。
【００２５】
会議中に、会議の各出席者（発表者および参加者を含む）は、会議資料の各ページに、キーボードメモを入力することができる。キーボードメモは、キーボードを使って入力する、テキスト情報のことである。発表者が入力したキーボードメモは、議事録に盛り込まれる情報として取り扱われ、会議終了後に、議事録に盛り込まれる形で各参加者に配布される。一方、参加者が入力したキーボードメモは、データベース２２に保存され、入力した参加者のみがダウンロードすることができる。
【００２６】
電子会議システム１では、会議資料の代わりにホワイトボードを用いた会議も行うことができる。この会議では、各クライアント端末の画面にホワイトボードを表示する。各ユーザは、会議中に、ホワイトボードに書き込みをすることができる。
【００２７】
発表者によるホワイトボードへの書き込みは、会議の全参加者のクライアント端末によって自動的に共有される。一方、参加者によるホワイトボードへの書き込みは、その参加者独自の情報として扱われる。すなわち、他の参加者との間で共有されない。発表者によるホワイトボードへの書き込み（共有アノテーション）は、対応する会議および対応するホワイトボードのページそれぞれ特定する情報（会議ＩＤ、ページＩＤ）に関連づけてデータベース２２に自動的に保存される。一方、参加者によるホワイトボードへの書き込み（個人アノテーション）は、対応する会議および対応するホワイトボードのページそれぞれ特定する情報（会議ＩＤ、ページＩＤ）と、参加者のユーザＩＤとに関連づけて、自動的にデータベース２２に保存される。
【００２８】
会議中に、会議の各出席者（発表者および参加者を含む）は、ホワイトボードの各ページに、キーボードメモを入力することができる。キーボードメモは、キーボードを使って入力する、テキスト情報のことである。発表者が入力したキーボードメモは、議事録に盛り込まれる情報として取り扱われ、会議終了後に、議事録に盛り込まれる形で各参加者に配布される。一方、参加者が入力したキーボードメモは、データベース２２に保存され、入力した参加者のみがダウンロードすることができる。
【００２９】
会議の終了後、クラウドシステム２は、会議の議事録を作成する。また、会議資料、会議資料への書き込み、ホワイトボードへの書き込み、および発表者のキーボードメモを、議事録に関連づけて管理する。クライアント端末のユーザは、会議終了後に電子会議システム１にログインすることによって、過去に参加した会議に関する議事録等を、自身のクライアント端末にダウンロードし、閲覧することができる。
【００３０】
（データおよび情報の詳細）
会議の作成終了後、データベース２２には、会議情報、参加者情報、会議資料情報、ページ情報、アジェンダ情報、および投票項目情報が、互いに関連づけられて、データベース２２に格納されている。また、会議作成時に会議資料がアップロードされていた場合、会議資料のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータが、対応する会議ＩＤ、対応する資料ＩＤ、および対応するページＩＤに関連づけて、ファイルシステム２４に格納されていると共に、ファイル提供サーバ１８の内部にも記憶されている。電子会議システム１では、会議の開催中に、これらのデータおよび情報を利用する。
【００３１】
また、会議の作成終了後、タイルに分割される前のレベル１２のＪＰＥＧデータが、対応する会議ＩＤ、態様する資料ＩＤ、および対応するページＩＤに関連づけて、ファイルシステム２４に保存されている。このレベル１２のＪＰＥＧデータは、会議に関する保存用データを会議の終了後に作成する際に用いられる。なお、会議の終了後においても、レベル１２のＪＰＥＧデータはファイルシステム２４に保存されたままである。
【００３２】
会議情報は、会議ＩＤ、会議作成者のユーザＩＤ、会議のタイトル、会議の開催日、会議の開始予定時刻、会議の終了予定時刻、会議の目的、会議の状態、機密会議か否かを示す情報、および会議アクセスコードを含んでいる。会議ＩＤは、会議を識別するための識別子であり、会議ごとに付与される。ウェブサーバ１２は、個々の会議情報に対して個別かつ一意の会議ＩＤを生成し含める。会議の状態を示す情報は、作成中、未開催、開催中、または終了中のいずれかの状態を示す。機密会議か否かを示す情報は、真または偽のいずれかの値を取る。
【００３３】
参加者情報は、会議の参加する各ユーザのユーザＩＤと、参加者の役割を表す役割情報とを少なくとも含んでいる。役割情報は、発表者、参加者、および司会者のうち、少なくともいずれかを示す。あるユーザが、１つの会議において、発表者および参加者の役割を有していることもある。例えば、１つの会議の複数のアジェンダがあり、あるユーザがあるアジェンダでは発表者の役割を有し、別のアジェンダでは参加者の役割を有する場合である。
【００３４】
会議資料情報は、少なくとも会議資料ＩＤを含んでいる。会議資料ＩＤは、ウェブサーバ１２にアップロードされた会議資料を一意に識別するための情報である。会議資料情報は、会議の作成時に会議資料がウェブサーバ１２にアップロードされていた場合に作成される。
【００３５】
ページ情報は、少なくともページＩＤを含んでいる。ページＩＤは、ウェブサーバ１２にアップロードされた会議資料の各ページを一意に識別するための識別子である。
【００３６】
アジェンダ情報は、会議に設定されたアジェンダごとに、アジェンダ名、発表者のユーザＩＤ、発表時間、発表に用いられる会議資料の会議資料ＩＤ、および発表順番を含んでいる。
【００３７】
投票項目情報は、各発表に対して設定された質問（投票項目）を少なくとも含んでいる。発表者は、発表の終了時に、投票項目情報に含まれる質問を各参加者に対して提示し、質問に対して賛同するか否かを投票するように促す。各参加者による投票結果は集計され、投票結果を含む投票結果情報として、対応する会議ＩＤに関連づけてデータベース２２に保存される。
【００３８】
（Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータ）
Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータは、会議資料のオリジナルデータから生成されたデータである。本実施形態では、Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータは、会議資料のオリジナルデータから、いったん、所定の中間データ（ベクターデータ）を経て生成される。ベクターデータの形式は、ＰＤＦまたはＸＰＳ形式である。Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータは、会議資料のページごとに作成される。Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータは、会議資料のページごとに、解像度が異なる４つのデータが用意されている。本実施形態では、各Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータは、解像度が異なるレベル９〜レベル１２のＪＰＥＧデータによって構成されている。
【００３９】
図３（ａ）は、本実施形態におけるレベル１２のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。図３（ｂ）は、本実施形態におけるレベル１１のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。図３（ｃ）は、本実施形態におけるレベル１０のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。図３（ｄ）は、本実施形態におけるレベル９のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの一例を示す図である。
【００４０】
本実施形態では、レベル１２のＪＰＥＧデータにおける横方向のドット数は、４０９６ドットである。一方、このＪＰＥＧデータにおける縦方向のドット数は、オリジナルデータにおける縦長と横長の比率に応じた数である。具体的には、ＪＰＥＧデータにおける縦ドット数と横ドット数との比率は、オリジナルデータにおける縦長と横長の比率に等しい。
【００４１】
本実施形態では、レベル１１のＪＰＥＧデータの解像度は、レベル１２のＪＰＥＧデータの解像度の半分である。すなわち、レベル１１のＪＰＥＧデータの横ドットの数は、２０４８である。レベル１０のＪＰＥＧデータの解像度は、レベル１１のＪＰＥＧデータの解像度の半分である。すなわち、レベル１０のＪＰＥＧデータの横ドットの数は、１０２８である。また、レベル９のＪＰＥＧデータの解像度は、レベル１０のＪＰＥＧデータの解像度の半分である。すなわち、レベル９のＪＰＥＧデータの横ドットの数は、５１２である。
【００４２】
各ＪＰＥＧデータは、一定サイズのタイルに分割されている。タイルのサイズは、レベル１２のＪＰＥＧデータのサイズの８分の１である。すなわち、レベル９のＪＰＥＧデータのサイズに等しい。したがって、タイルの横ドットの数は５１２である。しかしこれはあくまで一例であって、タイルのサイズは任意に設定可能である。個々のタイルは、元のＪＰＥＧデータと相似形であることが好ましい。
【００４３】
（Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータの利用方法）
各クライアント端末は、表示部に表示する会議資料のデータを、ファイル提供サーバ１８から取得する。その際、ファイル提供サーバ１８は、会議資料のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータをクライアント端末に提供する。クライアント端末は、Ｄｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを構成する複数のタイルのうち、表示部の画面に実際に表示される部分をカバーするタイルをファイル提供サーバ１８から取得すればよい。たとえば、図３（ｂ）に示すレベル１１のＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを用いて会議資料を表示している際に、会議資料を拡大表示する必要が生じたとする。このとき、拡大率が２倍以内であれば、図３（ａ）の符号１００に示す１６個のタイルのみをダウンロードすればよい。拡大率が２倍以内であれば、図３（ｂ）に示す画像の全体は、図３（ａ）の符号１００に示す１６個のタイルによって完全にカバーされるからである。
【００４４】
このように、各クライアント端末は、ファイル提供サーバ１８から、表示に必要なＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータのみを取得する。したがって、ダウンロードするデータ量を減らせるので、より素早く会議資料の表示切り替えが可能となる。
【００４５】
（会議資料を用いた会議）
電子会議システム１における、会議資料を用いた会議の進め方について、説明する。以下では、クライアント端末４のユーザが発表者として発表する場合を例に挙げる。なお、この会議には、クライアント端末６のユーザおよびクライアント端末８のユーザが、いずれも参加者として参加している。
【００４６】
会議資料を用いる会議の場合、会議の開始時点において、クライアント端末４，６，８の各画面には、同じ会議資料の同じページが表示されている。発表者は、クライアント端末４において、会議資料のページを切り替える操作を、入力部４０に対して行う。この操作を入力部４０が受け付けると、ミーティングクライアント４ａは、切り替え後のページのＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを、ファイル提供サーバ１８に要求する。同時に、ミーティングコントローラ１６ａに対して、会議資料のページ切り替えを指示する信号（ページ切替信号）を送信する。
【００４７】
ファイル提供サーバ１８は、ミーティングクライアント４ａから要求されたＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを、ミーティングクライアント４ａに送信する。ミーティングクライアント４ａは、受信したＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを表示部４２に表示する。これにより、クライアント端末４の画面に表示される会議資料のページが切り替えられる。
【００４８】
ミーティングコントローラ１６ａは、受信したページ切替信号を、会議に参加している全参加者のクライアント端末に送信する。本実施形態では、送信先はミーティングクライアント６ａおよびミーティングクライアント８ａである。
【００４９】
ミーティングクライアント４ａは、ページ切替信号を受信すると、切り替え後のページのＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータをファイル提供サーバ１８に要求する。ファイル提供サーバ１８は、ミーティングクライアント６ａから要求されたＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを、ミーティングクライアント６ａに送信する。ミーティングクライアント６ａは、受信したＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを表示部６２に表示する。これにより、クライアント端末６の画面に表示される会議資料のページが切り替えられる。このとき、クライアント端末６の画面には、クライアント端末４の画面に表示されるページと同じページが表示される。
【００５０】
ミーティングクライアント８ａは、ページ切替信号を受信すると、切り替え後のページのＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータをファイル提供サーバ１８に要求する。ファイル提供サーバ１８は、ミーティングクライアント８ａから要求されたＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを、ミーティングクライアント８ａに送信する。ミーティングクライアント８ａは、受信したＤｅｅｐ  Ｚｏｏｍデータを表示部６２に表示する。これにより、クライアント端末８の画面に表示される会議資料のページが切り替えられる。このとき、クライアント端末８の画面には、クライアント端末６の画面に表示されるページと同じページが表示される。
【００５１】
以上のように、電子会議システム１では、発表者がクライアント端末４の画面に表示される会議資料のページを切り替えると、各参加者のクライアント端末６，８の画面に表示される会議資料のページも、同じように切り替えられる。すなわち、発表者のクライアント端末４における会議資料のページ切り替えが、参加者のクライアント端末６，８において同期して再現される。したがって、参加が自ら会議資料のページを切り替えなくても、発表者による発表の進行に追随して、会議資料のページが自動的に切り替わる。これにより各参加は、発表者による発表に集中することができる。
【００５２】
（会議終了後の処理）
電子会議システム１では、司会者および発表者が、会議を終了させる権限を有する。以下に、クライアント端末４のユーザが会議を終了させた後の、電子会議システム１における処理の流れについて、説明する。なお、この会議には、クライアント端末６のユーザおよびクライアント端末８のユーザが、いずれも参加者として参加している。
【００５３】
会議中に、クライアント端末４のユーザ（発表者）は、会議を終了させる操作を入力部４０に対して行う。これを受けて、ミーティングクライアント４ａは、会議の終了を指示する信号（会議終了信号）を、ミーティングコントローラ１６ａに送信する。ミーティングコントローラ１６ａは、会議終了信号を受信すると、自身が制御する会議の会議ＩＤを含む会議情報を、データベース２２から検索する。そして、見つかった会議情報内に、会議が終了したことを示すフラグを立てる。
【００５４】
ミーティングコントローラ１６ａは、ミーティングクライアント６ａおよびミーティングクライアント８ａに、会議終了信号を送信する。さらに、ミーティングクライアント４ａ、ミーティングクライアント６ａ、およびミーティングクライアント８ａに、会議資料のキーボードメモおよびホワイトボードのキーボードメモをウェブサーバ１２に送信するように指示するコマンドを、送信する。
【００５５】
ミーティングクライアント４ａは、コマンドを受信すると、クライアント端末４のユーザのユーザＩＤと、クライアント端末４内に保存されている会議資料のキーボードメモおよびホワイトボードのキーボードメモとを、ウェブサーバ１２に送信する。ミーティングクライアント６ａは、コマンドを受信すると、クライアント端末６のユーザのユーザＩＤと、クライアント端末６内に保存されている会議資料のキーボードメモおよびホワイトボードのキーボードメモとを、ウェブサーバ１２に送信する。ミーティングクライアント８ａは、コマンドを受信すると、クライアント端末８のユーザのユーザＩＤと、クライアント端末８内に保存されている会議資料のキーボードメモおよびホワイトボードのキーボードメモとを、ウェブサーバ１２に送信する。
【００５６】
ウェブサーバ１２は、受信した会議資料のキーボードメモを、対応する会議ＩＤ、ユーザＩＤ、会議資料ＩＤ、およびページＩＤに関連づけて、データベース２２に保存する。一方、受信したホワイトボードのキーボードメモを、対応する会議ＩＤ、ユーザＩＤ、およびページＩＤに関連づけて、データベースに保存する。
【００５７】
ファイル変換サーバ１４は、データベース２２を定期的に監視している。ファイル変換サーバ１４は、会議が終了したことを示すフラグが立っている会議情報を見つけると、その会議情報に含まれている会議ＩＤを取得する。そして、会議ＩＤに対応する、会議資料の中間データ（レベル１２のＪＰＥＧデータ）を、ファイルシステム２４から取得する。さらに、取得した会議ＩＤに対応する、会議資料の共有アノテーションおよびホワイトボードの共有アノテーションを、データベース２２から取得する。
【００５８】
次に、ファイル変換サーバ１４は、会議ＩＤに対応する参加者情報を、データベース２２から取得する。ファイル変換サーバ１４は、参加者情報に含まれているすべてのユーザＩＤを取得する。そして、ユーザＩＤごとに、ユーザＩＤに対応する、会議資料の共有アノテーション、会議資料のキーボードメモ、ホワイトボードの共有アノテーション、および、ホワイトボードのキーボードメモを、データベース２２から取得する。
【００５９】
（保存用データの作成）
ファイル変換サーバ１４は、ユーザＩＤごとに、会議に関する保存用のデータを作成する。その際、ファイル提供サーバ１８は、会議資料の中間データ、および会議資料の共有アノテーションを用いて、発表者の書き込み付き会議資料データを作成する。このデータの各ページには、対応する共有アノテーションが付与されている。
【００６０】
ファイル変換サーバ１４は、さらに、会議資料の中間データ、会議資料の個人アノテーション、および会議資料のキーボードメモを用いて、参加者の書き込み付き会議資料データを作成する。この各ページには、対応する個人アノテーションおよびキーボードメモが付与されている。
【００６１】
ファイル変換サーバ１４は、さらに、ホワイトボードの共有アノテーションを用いて、共有ホワイトボードデータを作成する。これは、ホワイトボードの各ページの共有アノテーションを、一つのファイルに統合したデータである。
【００６２】
ファイル変換サーバ１４は、さらに、ホワイトボードの個人アノテーションを用いて、個人ホワイトボードデータを作成する。これは、ホワイトボードのページごとに作成された個人アノテーションを、一つのファイルに統合したデータである。
【００６３】
ファイル変換サーバ１４は、さらに、議事録データを作成する。このデータは、少なくとも会議基本情報、アジェンダ、議事メモ、投票内容、および投票結果を含んでいる。会議基本情報とは、会議名、会議開催日時（予定日時および実際に開催した日時）、会議の目的（会議作成時に司会者が記載した内容）のことである。アジェンダとは、アジェンダ情報に含まれている、各発表の内容および時間をまとめたものである。議事メモとは、キーボードメモのことであり、各ユーザが会議中に会議ウインドウのマイノート（アイコン）内の議事録入力欄にキーボードを使って入力した内容を、各ユーザの名称に関連づけてまとめたものである。投票内容とは、投票項目情報に含まれている質問をまとめたものである。投票結果とは、投票結果情報に含まれている情報をまとめたものである。
【００６４】
ファイル変換サーバ１４は、作成した各データを、ユーザＩＤおよび会議ＩＤに関連づけて、データベース２２内に保存する。具体的には、ユーザＩＤに対応する個人コンテンツフォルダ内に、各データを会議ＩＤに関連づけて格納する。個人コンテンツフォルダは、会議の保存データを一元的に管理するフォルダである。
【００６５】
（案内用の電子メールの送信）
ファイル変換サーバ１４は、会議の保存データの作成、およびデータベース２２への格納が終了すると、会議の各出席者に対し、保存データのダウンロードを案内する電子メールを送信する。この電子メールは、会議の保存データをダウンロードできるウェブページのＵＲＬを含んでいる。各出席者は、自身のクライアント端末を用いて、電子メールを閲覧し、表示されるＵＲＬを選択する。これによりクライアント端末にインストールされたウェブブラウザが起動し、ウェブサーバ１２に対し、ＵＲＬによって示されるウェブページの送信を要求する。ウェブブラウザは、ウェブサーバ１２から送信されたウェブページを表示する。これにより、会議の保存データをダウンロードするための画面が表示される。
【００６６】
ユーザは、ダウンロードするデータのファイル形式（ＰＤＦまたはＸＰＳ形式）を指定する。さらに、ダウンロードをデータを指定する。これにより、ウェブブラウザは、ウェブサーバ１２に、データのダウンロードを要求する。ウェブサーバ１２は、要求されたデータをデータベース２２内の個人コンテンツフォルダから取得する。そして、取得したデータを、ウェブブラウザに送信する。これにより、ユーザが指定したデータが、ユーザのクライアント端末にダウンロードされる。
【００６７】
（本実施形態の利点）
以上のように、本実施形態に係る電子会議システムでは、会議情報はデータベース２２に保存され、会議資料のデータは会議中にファイル提供サーバ１６が保持し、保存用データは会議の終了後にファイルシステム２４に保存されている。このように、会議に関する各情報およびデータが、複数の装置に分散して保存されているので、各装置の記憶される情報およびデータの量は大きくならずに済む。また、会議の開始前（作成時）、会議中、および会議の終了時点において、クライアント端末４，６，８からアクセスされる装置が異なっているので、各装置における負担を低減することもできる。
【００６８】
（ダウンロードの別の手順）
以下に、クライアント端末４のユーザが会議の保存データをダウンロードする場合を例に、ダウンロードする別の手順を説明する。
【００６９】
クライアント端末４のユーザは、電子会議システム１を利用するためのソフトウェアであるミーティングクライアント４ａを起動させる。ミーティングクライアント４ａの起動後、ユーザは、クライアント端末４に対して、電子会議システム１にログインするための操作を行う。具体的には、自身のユーザＩＤを入力部４０に入力する。ミーティングクライアント４ａは、入力されたユーザＩＤをウェブサーバ１２に送信する。ウェブサーバ１２は、ログインに成功した旨をミーティングクライアント４ａに通知する。
【００７０】
これを受けて、ミーティングクライアント４ａは、図４に示す画面を表示する。図４は、クライアント端末４のユーザ各人が過去に参加した会議に関するコンテンツデータの一覧を含む画面の一例を示す図である。ミーティングクライアント４ａは、クライアント端末４のユーザが過去に参加した会議に関するコンテンツデータの一覧をミーティングコントローラ１６ａから取得し、図４に示すように表示部４２に表示する。この一覧には、各会議の会議資料、会議資料への書き込み情報、ホワイトボードへの書き込み情報、および会議の議事録が含まれる。
【００７１】
クライアント端末４のユーザが、図４の画面に含まれる「管理」ボタンを選択すると、ミーティングクライアント４ａは、図５に示すウインドウを表示部４２に表示する。図５は、クライアント端末４のユーザ各人のコンテンツマネージャのウインドウを示す図である。ミーティングクライアント４ａは、図５に示すウインドウを、図４に示すウインドウと独立して、表示部４２の画面に表示する。図５のウインドウには、「オリジナルファイル」とラベルされたフォルダのアイコンと、「最近の会議ファイル」とラベルされたフォルダのアイコンとが含まれている。
【００７２】
（オリジナルファイルの表示）
クライアント端末４のユーザが図５に示す「オリジナルファイル」アイコンを選択すると、ミーティングクライアント４ａは、図６に示すように、コンテンツマネージャのウインドウの表示物を切り替える。図６は、ユーザが過去に電子会議システム１にアップロードしたデータの一覧の一例を含むウインドウを示す図である。ミーティングクライアント４ａは、図６の例では、ユーザが過去に参加した会議に用いる会議資料として電子会議システム１にアップロードした、オリジナルのデータの情報を、一覧にして表示する。
【００７３】
コンテンツマネージャのウインドウにおける、オリジナルファイルの一覧の表示は、図７に示すように切り替えることもできる。図７は、ユーザが過去に電子会議システム１にアップロードしたデータの一覧の他の例を含むウインドウを示す図である。ユーザは、コンテンツマネージャのウインドウにおける所定のボタンを押下することによって、図６または図７の表示形式を互いに切り替えることができる。
【００７４】
（最近の会議ファイルの表示）
クライアント端末４のユーザが、図５に示す「最近の会議ファイル」アイコンを選択すると、ミーティングクライアント４ａは、図８に示すように、コンテンツマネージャのウインドウの表示物を切り替える。図８は、ユーザが過去に参加した会議の一覧を含むウインドウを示す図である。図８の例では、ミーティングクライアント４ａは、ユーザが過去に参加した会議を一覧にして表示する。具体的には、会議の名称、開催日時、および開催者の氏名などを表示する。
【００７５】
クライアント端末４のユーザが、図８のウインドウ内におけるいずれかの会議を選択すると、ミーティングクライアント４ａは、図９に示すように、コンテンツマネージャのウインドウの表示物を切り替える。図９は、ユーザが過去に参加した特定の会議に関するデータの一覧を含むウインドウを示す図である。図９の例では、ミーティングクライアント４ａは、名称が「会議Ａ」である会議に関するデータの一覧を表示する。具体的には、ミーティングファイル、発表者ノート、マイノート、および議事録を表示する。この図はあくまで一例に過ぎない。例えば、これらのうち会議終了後に作成されなかったものは、コンテンツマネージャには表示されない。図９の例では、ミーティングファイルは、会議に用いられた会議資料のことである。発表者ノートは、会議中に発表者がホワイトボードに書き込んだデータである。マイノートは、会議中に参加者が個人で作成した議事メモのことである。議事録は、会議の終了後にクラウドシステム２が作成した会議のまとめのことである。
【００７６】
クライアント端末４のユーザが、コンテンツマネージャのウインドウ内に表示されるいずれかのファイルのアイコンを右クリックすると、ミーティングクライアント４ａは、そのアイコン上に４つの項目を表示部４２に表示する。図１０は、ファイルのアイコンに対して４つの項目が表示されているウインドウを示す図である。図１０の例では、ユーザは、ウインドウ内の一番右上のファイルのアイコンを右クリックしている。ミーティングクライアント４ａは、そのアイコンに対して、「プレビュー」、「コピー」、「会議作成」、および「ダウンロード」の４つの項目を表示する。ユーザは、これら４つの項目のうちいずれかを選択する。ミーティングクライアント４ａは、ユーザが選択した項目に応じた処理を行う。
【００７７】
クライアント端末４のユーザが図１０に示す「プレビュー」を選択すると、ミーティングクライアント４ａは、図１１に示すように、コンテンツマネージャのウインドウの表示物を切り替える。図１１は、ファイルのプレビューが表示されているウインドウを示す図である。図１１の例では、ミーティングクライアント４ａは、ある会議資料の中身を、ページごとにウインドウ内に表示する。これによりユーザは、会議資料をダウンロードしなくても、その中身を閲覧することができる。
【００７８】
クライアント端末４のユーザが図１０に示す「ダウンロード」を選択すると、ミーティングクライアント４ａは、対応するデータのダウンロードをウェブサーバ１２に要求する。これを受けて、ウェブサーバ１２は、要求されたデータをデータベース２２内の個人コンテンツフォルダから取得し、ミーティングクライアント４ａに送信する。これによりユーザは、会議の保存データをクライアント端末４にダウンロードすることができる。
【００７９】
本発明は上述した各実施形態に限定されるものではない。当業者は、請求項に示した範囲内において、本発明をいろいろと変更できる。すなわち、請求項に示した範囲内において、適宜変更された技術的手段を組み合わせれば、新たな実施形態が得られる。
【産業上の利用可能性】
【００８０】
本発明は、電子会議を行うための各種の電子会議システムとして、幅広く利用できる。
【符号の説明】
【００８１】
１  電子会議システム
２  クラウドシステム
４  クライアント端末
４ａ  ミーティングクライアント
６  クライアント端末
６ａ  ミーティングクライアント
８  クライアント端末
８ａ  ミーティングクライアント
１０  通信回線
１２  ウェブサーバ
１４  ファイル変換サーバ
１８  ファイル提供サーバ
１６  ミーティングサーバ
１６ａ  ミーティングコントローラ
２０  ビデオ会議サーバ
４２  表示部
４０  入力部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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