(57)【要約】【課題】像形成装置における電子ドキュメントの更新履歴管理を行う画像形成装置、文書管理システム、方法、プログラムを提供する。【解決手段】ネットワーク１０２に接続され、原稿を読み取る画像読取装置を備えた画像形成装置１２０では、原稿を読取って作成した配信データについてネットワーク１０２を介して加えられた更新履歴を格納し、ネットワーク１０２を介して配信データを格納するファイルサーバ１１０の監視を行なっている。画像形成装置１２０は、クライアント装置１１４の要求に応じて更新履歴を含む構造化文書をクライアント装置１１４に構造化文書として提供することで、画像形成装置１２０が作成した配信データの更新履歴を、更新の内容に関連付けてクライアント装置１１４に提示している。【選択図】図１
2013050757.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続され、原稿を読み取る画像読取装置を備えた画像形成装置であって、前記画像形成装置は、
前記画像読取装置が前記原稿を読取って作成した配信データについて前記ネットワークを介して加えられた更新履歴を格納する情報保持手段と、
前記ネットワークを介して前記配信データを格納するファイルサーバの監視を行う監視手段と、
監視手段が得た、前記ファイルサーバと前記画像形成装置が格納する同一の前記配信データに関する異同を判断するための判断手段と、
前記画像形成装置が管理する配信データのメタ情報を登録した配信データテーブルを前記ファイルサーバに管理された値に更新して同期化する同期手段と、
前記ネットワークに接続されたクライアント装置の要求に応じて前記更新履歴を含む構造化文書を前記クライアント装置に構造化文書として提供するデータ作成手段と
を備え、前記画像形成装置は、前記クライアント装置からの要求に応じて、前記画像形成装置が作成した前記配信データの前記更新履歴を、更新の内容に関連付けて前記構造化文書として前記クライアント装置に提示する、画像形成装置。
【請求項２】
ネットワークに接続され、原稿を読み取る画像読取装置を備えた画像形成装置を含む文書管理システムであって、
前記ネットワークに接続され、前記画像形成装置が生成した電子データを配信データとして蓄積するファイルサーバと、
前記ネットワークに接続され、前記画像形成装置に対して前記配信データの前記ネットワークを介した更新履歴を問い合わせるクライアント装置とを含み、
前記画像形成装置は、
前記画像読取装置が前記原稿を読取って作成した配信データについて前記ネットワークを介して加えられた前記更新履歴を格納する情報保持手段と、
前記ネットワークを介して前記配信データを格納するファイルサーバの監視を行う監視手段と、
監視手段が得た、前記ファイルサーバと前記画像形成装置が格納する同一の前記配信データに関する異同を判断するための判断手段と、
前記画像形成装置が管理する配信データのメタ情報を登録した配信データテーブルを前記ファイルサーバに管理された値に更新して同期化する同期手段と、
前記ネットワークに接続されたクライアント装置の要求に応じて前記更新履歴を含む構造化文書を前記クライアント装置に構造化文書として提供するデータ作成手段と
を備え、前記画像形成装置は、前記クライアント装置からの要求に応じて、前記画像形成装置が作成した前記配信データの前記更新履歴を、更新の内容に関連付けて前記構造化文書として前記クライアント装置に提示する、文書管理システム。
【請求項３】
前記メタ情報は、配信データＩＤ、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、文書名、送信形式、ファイルサイズ、ユーザ名、パスワード、削除・移動履歴情報、リネーム履歴情報、更新履歴情報である、請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記監視手段は、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、ユーザ名、パスワード、更新日時について前記異同を判断する、請求項２または３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
ネットワークに接続され、原稿を読み取る画像読取装置を備えた画像形成装置が実行する文書管理方法であって、
前記ネットワークに接続され、前記画像形成装置が生成した電子データを配信データとしてファイルサーバに蓄積するステップと、
前記ネットワークを介して前記配信データを格納するファイルサーバの監視を行うステップと、
前記監視により得られた前記ファイルサーバと前記画像形成装置が格納する同一の前記配信データに関するメタ情報の異同を判断するステップと、
前記メタ情報の異同に応答して前記配信データについて前記ネットワークを介して加えられた履歴を含む更新履歴を前記ファイルサーバに管理された値に更新して同期化するステップと、
前記ネットワークに接続されたクライアント装置の要求に応じて前記更新履歴を含む構造化文書を前記クライアント装置に構造化文書として提供すステップとを実行し、
前記画像形成装置は、前記クライアント装置からの要求に応じて、前記画像形成装置が作成した前記配信データの前記更新履歴を、更新の内容に関連付けて前記クライアント装置に提示する、文書管理方法。
【請求項６】
ネットワークに接続された装置が実行する文書管理方法ための装置実行可能なプログラムであって、前記プログラムは、装置を、
原稿から作成した配信データについて前記ネットワークを介して加えられた更新履歴を格納する情報保持手段、
前記ネットワークを介して前記配信データを格納するファイルサーバの監視を行う監視手段、
監視手段が得た、前記ファイルサーバと前記装置が格納する同一の前記配信データに関する異同を判断するための判断手段、
前記装置が管理する配信データのメタ情報を登録した配信データテーブルを前記ファイルサーバに管理された値に更新して同期化する同期手段、
前記ネットワークに接続されたクライアント装置の要求に応じて前記更新履歴を含む構造化文書を前記クライアント装置に構造化文書として提供するデータ作成手段
として機能させ、前記プログラムは、前記クライアント装置からの要求に応じて、前記配信データの前記更新履歴を、更新の内容に関連付けて前記構造化文書として前記クライアント装置に提示する、プログラム。
【請求項７】
前記メタ情報は、配信データＩＤ、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、文書名、送信形式、ファイルサイズ、ユーザ名、パスワード、削除・移動履歴情報、リネーム履歴情報、更新履歴情報である、請求項６に記載のプログラム。
【請求項８】
前記監視手段は、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、ユーザ名、パスワード、更新日時について前記異同を判断する、請求項６または７に記載のプログラム。
【請求項９】
前記監視手段を、前記ファイルサーバに対して定期的または前記クライアント装置からのアクセス要求についてユーザ認証が成功したタイミングで呼び出す、請求項６〜８のいずれか１項に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理技術に関し、より詳細には、画像形成装置における電子ドキュメントの更新履歴管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
画像形成装置を用いて紙文書をスキャンし電子化された電子ドキュメントをユーザのコンピュータ内の共有フォルダやファイルサーバなどに格納し、グループウェア上で文書データを有効に活用、利用する技術が考えられ、これらの技術については多くの技術が提案されている。
【０００３】
例えば、特開２００６−３２４９１８号公報（特許文献１）では、画像処理装置において、状態の変化を適時に利用者に通知する目的で、画像処理装置の蓄積文書の操作を行なう際に、蓄積文書の更新情報を表示することで、機器内に蓄積したカタログなどの最新の情報の周知を行なうことや掲示板的な運用を行なうことができることに加え同一文書の重複蓄積を避けることができる構成が開示されている。特許文献１に記載された画像形成装置では、画像形成装置の状態変化をユーザに通知することで、画像形成装置の状態変化にユーザを効率的に対応させることができるものの、どのような状態変化が生じたのか、がユーザに解らず、その利用性が制限されていた。
【０００４】
従来知られている画像形成装置によって電子ドキュメントを管理するシステムは、グループウェア導入時のコスト面での問題や文書を管理するためのポリシーの設定や維持、変更を行うのに時間を要しており、これが画像形成装置におけるセキュリティ管理を低下させていたと言うことができる。また、共有フォルダに配信する場合においてもディレクトリ単位での管理しか行えないため、文書数が多くなるにつれて管理が複雑になること、また配信した電子ドキュメント文書の変更、削除、更新などの把握が、蓄積した電子ドキュメントの数が多くなるにつれ非線形的に困難になるという問題があった。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上記従来技術の問題点に鑑み、画像形成装置からスキャンされ配信された電子ドキュメントの管理を容易かつ効率的に行うことを可能とする、画像形成装置、文書管理システム、文書管理方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明では、ネットワークに接続され、原稿を読み取る画像読取装置を備えた画像形成装置であって、前記画像形成装置は、
前記画像読取装置が前記原稿を読取って作成した配信データについて前記ネットワークを介して加えられた更新履歴を格納する情報保持手段と、
前記ネットワークを介して前記配信データを格納するファイルサーバの監視を行う監視手段と、
監視手段が得た、前記ファイルサーバと前記画像形成装置が格納する同一の前記配信データに関する異同を判断するための判断手段と、
前記画像形成装置が管理する配信データのメタ情報を登録した配信データテーブルを前記ファイルサーバに管理された値に更新して同期化する同期手段と、
前記ネットワークに接続されたクライアント装置の要求に応じて前記更新履歴を含む構造化文書を前記クライアント装置に構造化文書として提供するデータ作成手段と
を備え、前記画像形成装置は、前記クライアント装置からの要求に応じて、前記画像形成装置が作成した前記配信データの前記更新履歴を、更新の内容に関連付けて前記構造化文書として前記クライアント装置に提示する、画像形成装置を提供する。
【０００７】
本発明の前記メタ情報は、配信データ識別値（配信データＩＤ）、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、文書名、送信形式、ファイルサイズ、ユーザ名、パスワード、削除・移動履歴情報、リネーム履歴情報、更新履歴情報とすることができる。また、前記監視手段は、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、ユーザ名、パスワード、更新日時について前記異同を判断することができる。
【０００８】
本発明の前記監視手段は、前記ファイルサーバに対して定期的または前記クライアント装置からのアクセス要求についてユーザ認証が成功したタイミングで呼び出すことができる。
【０００９】
さらに本発明は、上記画像形成装置を利用する文書管理システム、文書管理方法およびプログラムを提供する。
【００１０】
本発明によれば、画像形成装置をＷｅｂサーバとして機能させ、ファイルサーバとの間の中継サーバとして機能させることにより、画像形成装置からスキャンされ配信された電子ドキュメントの管理を容易かつ効率的に行うことを可能とする、画像形成装置、文書管理システム、文書管理方法およびプログラムが提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本実施形態の画像形成システム１００の概略図。
【図２】本実施形態で使用する画像読取装置２００の機能ブロック図。
【図３】本実施形態の画像形成装置１２０の機能ブロック３００を示す図。
【図４】配信先設定部３１６において生成する配信データテーブル４００の構成およびパラメータの実施形態を示す図。
【図５】実際に作成される配信データテーブルのレコードの例を示す図。
【図６】画像形成装置１２０が実行する本実施形態のデータ配信方法のフローチャート。
【図７】本実施形態の画像形成装置１２０の他の実施形態の機能ブロック７００を示す図。
【図８】図７の機能構成を備える画像形成装置１２０が実行するデータ同期化処理のフローチャート。
【図９】図８で説明した同期管理テーブル９００の実施形態を示す図。
【図１０】図８で説明した同期検査におけるステップＳ８０８〜Ｓ８１０までの処理の詳細なフローチャート。
【図１１】クライアント装置１１４が配信ファイルの状態を確認することを可能とする画像形成装置１２０の管理モジュールの処理を、ファイルサーバ１１０およびクライアント装置１１４の各処理と対応付けて示したフローチャート。
【図１２】本実施形態で画像形成装置１２０がステップＳ１１０２で表示するログイン画面の実施形態。
【図１３】画像形成装置１２０のログイン認証処理のために利用するデータ構造を示す図。
【図１４】図１１の処理で画像形成装置１２０がユーザ認証に成功した場合に表示されるメイン画面１４００の実施形態。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明を実施形態をもって説明するが、本発明は、後述する実施形態に限定されるものではない。図１は、本実施形態の画像形成システム１００の概略図である。画像形成システム１００は、インターネットまたはＬＡＮといったネットワーク１０２に接続されたファイルサーバ１１０と、ファイルサーバ１１０に対してスキャナなどの画像読取装置で取得した画像データを送信する画像形成装置１２０と、ネットワーク１０２を介して画像形成装置１２０やファイルサーバ１１０にアクセスし、画像データの処理を行うクライアント装置１１４とを含んでいる。
【００１３】
ファイルサーバ１１０は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）シリーズ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）といったオペレーティング・システム（ＯＳ）で制御されるサーバ装置として実装することができ、画像形成装置１２０が取得した画像データをクライアント装置１１４に配信ファイルとして提供している。画像形成装置１２０は、コピー機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能、ネットワーク・アクセス機能などを備えるいわゆる多機能一体型のＭＦＰ(Multi-Function Peripheral)とすることができる。他の実施形態では、画像形成装置と、スキャナなどの画像読取装置が別体として構成することができる。
【００１４】
クライアント装置１１４は、パーソナル・コンピュータやワークステーションとすることができ、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）シリーズやＭａｃ  ＯＳ（登録商標）などのＯＳにより制御され、キーボード、マウス、およびディスプレイ装置と言ったインタフェース１１６によるユーザ入力を受け取り、画像形成装置１２０やファイルサーバ１１０にアクセスし、画像データを配信ファイルとして取得し、各種のアプリケーションによる配信データの処理を可能としている。なお、画像形成装置１２０やクライアント装置１１４の数は、図１に示された数に制限されるわけではなく、特定の目的に応じて適宜変更することができる。
【００１５】
図２は、本実施形態で使用する画像読取装置２００の機能ブロック図である。画像読取装置２００は、画像形成装置１２０の１モジュールとして実装することもできるし、例えばネットワーク接続機能を有するフラットベッド型のスキャナ装置として実装することもできる。なお、図２で示した画像読取装置２００は、１例として画像形成装置１２０のモジュールとして実装する場合の機能ブロックである。
【００１６】
画像読取装置２００は、ＣＣＤアレイ、ＣＭＯＳアレイなどから構成される画像読取部２１０と、制御部２１４と、主記憶部２１６とを含んでいる。画像読取部２１０は、制御部２１４がオペパネ（オペレーション・パネル）Ｉ／Ｆ２１２からのユーザ指令を受領すると、オートフィーダなどから送付される画像や原稿台上の画像をスキャンして、電子データを作成し、主記憶部２１６などに電子データを格納する。さらに画像読取装置２００は、補助記憶部２１８と、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２２０と、ネットワークＩ／Ｆ部２２２とを備えている。
【００１７】
補助記憶部２１８は、画像読取部２１０が取得するライン状の画像データをバッファリングし、制御部２１４による電子データの作成処理に対応し、バッファリングしたデータを制御部２１４に渡している。外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２２０は、画像形成装置１２０が取得した画像データをローカルに保存しておくために使用するハードディスク装置、ＣＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリといった外付け記憶装置に対するＩ／Ｆ機能を提供しており、例えばＡＴＡ、ＳＡＴＡ、ＳＡＴＡＩＩ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢインタフェースなどを含んで実装することができる。
【００１８】
ネットワークＩ／Ｆ部２２２は、インターネットやＬＡＮといったネットワーク１０２にアクセスするためのインタフェースを提供し、ネットワーク・インタフェース・カード（ＮＩＣ）などを含んで実装でき、ＭＡＣアドレスやＩＰアドレスを使用したネットワーク・アクセスを可能としている。
【００１９】
図３は、本実施形態の画像形成装置１２０の機能ブロック３００を示す。画像形成装置１２０は、その機能ブロック３００を画像形成装置１２０が備えるＣＰＵ（中央処理装置）がアプリケーション・プログラムを実行させることによって、画像形成装置１２０上に実現される機能手段である。画像形成装置１２０は、配信情報作成部３１０と、配信情報保持部３１２と、配信先保持部３１４と、配信先設定部３１６とを含んでいる。
【００２０】
配信情報作成部３１０は、配信情報保持部３１２が管理するデータベース（不図示）に配信ログを履歴情報として書き込むためのデータレコードを作成する。配信情報保持部３１２は、電子データの情報やデータの配信先の履歴を管理しておく記憶装置を管理しており、データベース機能を備えている。配信先保持部３１４は、電子データを配信するためのクライアント装置１１４のＩＰアドレス、端末名称などのアドレス情報を管理し、電子データの配信を可能とする。配信先データとしては、この他に配信先データを総称する名称、ホスト名、認証ユーザー名、認証パスワード、ローカル／ドメイン種別などを挙げることができる。配信先設定部３１６は、電子データを配信するためのアドレス情報を、配信先保持部３１４から抽出し、電子データの配信が完了するまで管理する機能を備える。
【００２１】
さらに画像形成装置１２０は、その機能ブロックとして、読取条件設定部３２０と、読取実行部３２２と、データ作成部３２４とを含んでいる。読取条件設定部３２０は、操作受付部３１８がオペパネＩ／Ｆ部２１２から取得する読取条件またはユーザが予め読取条件保持部３３２などに記憶させている読取条件を取得して画像形成装置１２０の実行時データとして設定する。読取実行部３２２は、操作受付部３１８からの指令に応答して原稿の読取を実行させ、画像形成装置１２０が管理する適切な記憶装置に蓄積させる。データ作成部３２４は、作成した電子データを配信先に送付するべき形式の配信データとして加工し、データ保持部３２６に一時保存させる。
【００２２】
画像形成装置１２０は、またデータ送受信部３２８と、データ表示部３３０とを含んでおり、データ送受信部３２８は、データ保持部３２６に格納した配信データに対して配信先データ、配信プロトコル、その他情報を追加して送信パケットを作成し、ネットワーク１０２を介して配信データを配信先に送付する。データ表示部３３０は、操作受付部３１８を介してユーザ操作を可能とするため、各種データを表示する機能を提供し、オペパネＩ／Ｆ部２１２の表示機能部に相当する。
【００２３】
以上の通り、画像形成装置１２０は、取得した電子データを、ユーザ設定に応答して配信先に適切な形式および配信方法で送付する機能を提供している。配信の形式としては、ＨＴＴＰ、ＦＴＰなどによるデータ配信でも良いし、ファクシミリ配信でも良いし、メール配信でも良い。
【００２４】
図４は、配信先設定部３１６において生成する配信データテーブル４００の構成およびパラメータの実施形態を示す。より具体的に説明すると、配信データは、配信データ自体に固有の値を設定する配信データ識別値（ＩＤ）４１０、配信データを配信するあて先である配信先ＩＰアドレス４１２、配信先のフォルダ名である配信先フォルダ４１４、配信する際に配信データに付される配信データ名４１６、配信データのファイル形式であるファイル形式４１８、配信データのサイズを示したファイルサイズ４２０、ファイルサーバへの認証に用いるユーザ名４２２およびパスワード４２４、削除、移動がなされた際に値を設定する削除・移動フラグ４２６、リネームが行われた際に値を設定するリネームフラグ４２８、配信データに更新がなされた際に値を更新する更新フラグ４３０といったデータを１つのレコードとして生成し、配信情報保持部３１２の配信データテーブルに格納する。
【００２５】
図５に実際に作成される配信データテーブルのレコードの例を示す。図５に示した配信データテーブル５００には、図４で示した値がより具体的に示されており、図５に示した実施形態では配信先ＩＰアドレスとして、１９２．１１０．１２０．１３０が設定され、ファイル形式がＪＰＥＧであり、そのファイルサイズが３２１ＫＢであり、ユーザ＝ａｂｃから宛先のフォルダ名＝ＦＯＬＤＥＲＮＡＭＥに送付されることが示されている。また、削除・移動フラグ５２６、リネームフラグ５２８、更新フラグ５３０については、フラグ設定の状態が、false=0またはtrue=1として設定可能であることが示されている。各フラグの設定についてはより詳細に後述する。
【００２６】
図６は、画像形成装置１２０が実行する本実施形態のデータ配信方法のフローチャートである。処理はステップＳ６００から開始し、ステップＳ６０１で、配信のためのデータ設定を行うために設定画面を表示させる。ステップＳ６０２では、ユーザがオペパネなどから入力する設定を受領し、バッファメモリなどに設定を記憶する。ステップＳ６０３では、配信先を設定するための配信先設定画面を生じさせ、ステップＳ６０４でユーザが配信先を設定することを可能とし、ステップＳ６０５で、ユーザからの配信先の設定を受領し、バッファメモリなどに記憶する。ステップＳ６０６では、原稿読取条件を設定し、ステップＳ６０７で、原稿から電子データを作成し、補助記憶部２１８などに格納する。
【００２７】
ステップＳ６０８で設定された配信条件設定にしたがって配信する際の配信データを作成し、ステップＳ６０９で配信情報を取得し、ステップＳ６１０で配信情報を設定し、ステップＳ６１１で配信情報を配信データベースに格納して更新履歴に登録する。その後、ステップＳ６１２で、配信情報から配信先を取得して配信パケットに設定し、その他情報をヘッダ情報などとして追加して、配信パケットを作成する。その後、ステップＳ６１３で配信パケットをネットワーク１０２に送付し、画像形成装置１２０は、再度ステップＳ６０１の設定画面表示状態にもどり、ユーザ指令を待機する。
【００２８】
図６のデータ配信方法により、画像形成装置１２０は、画像読取装置２００が取得した電子データを、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ、電子メールまたはファクシミリなど適切な転送方式に従い、クライアント装置１１４やファイルサーバ１１０に送付することができる。また、画像形成装置１２０の配信動作の履歴が更新履歴として画像形成装置１２０で管理可能とできる。
【００２９】
図７は、本実施形態の画像形成装置１２０の他の実施形態の機能ブロック７００を示す。図３で示した実施形態の機能ブロック３００に加え、図７の画像形成装置１２０は、クライアント装置１１４からのアクセスを可能とするアクセス検知部７１６と、ファイルサーバ１１０にアクセスしてファイルサーバ１１０が管理する情報を取得する情報取得部７１８と、取得した情報に関し、自機が保持する電子データについての配信データテーブルのレコードと比較する情報比較処理部７２０を備えている。他の機能は、図３で説明したと同様の機能および構成を備えるので以下、アクセス検知部７１６、情報取得部７１８および情報比較部７２０について詳細に説明を行う。
【００３０】
図７の実施形態は、画像形成装置１２０が保有している電子データの状態データとファイルサーバ１１０に保管されている同一の電子データの状態データを設定したタイミングで同期化するために利用される。なお、設定したタイミングは、図７で説明したように定期的なポーリングとすることもできるし、クライアント装置１１４から画像形成装置１２０に対して配信データの履歴アクセスアクセス要求を受領し、その認証に成功した時に設定することもできる。
【００３１】
図８に図７の機能構成を備える画像形成装置１２０が実行するデータ同期化処理のフローチャートを示す。図８の処理は、ステップＳ８００から開始し、ステップＳ８００で、同期管理テーブルの情報を取得する。なお、同期管理テーブルは、画像形成装置１２０と、ファイルサーバ１１０との間の同一の配信データＩＤで参照されるデータ間の異同に関する情報を格納するテーブルであり、その詳細については後述する。
【００３２】
ステップＳ８０１で、画像形成装置１２０は、ファイルサーバ１１０に対して更新日時取得要求を発行し、ステップＳ８０２でファイルサーバから配信データＩＤで指定された配信データの更新日時を取得する。ステップＳ８０３で、更新日時が同一か否かを判断し、更新日時が同一である場合（ｙｅｓ）ステップＳ８０４で最新状態と判断し、次のポーリング・タイミングを待機する。ステップＳ８０５では、ポーリング・タイミングの到来を判断し、タイミングが到来するまで（ｎｏ）処理をステップＳ８０５で待機させ、次のポーリング・タイミングが到来した場合（ｙｅｓ）、処理をステップＳ８００に戻して処理を反復させる。
【００３３】
一方、ステップＳ８０３で、更新日時が同一ではないと判断された場合（ｎｏ）、処理をステップＳ８０６に分岐させ、同一の配信データＩＤで参照される配信データの内容を要求する。ステップＳ８０７では、配信データ情報を取得し、ステップＳ８０８で配信データのダウンロード情報と、画像形成装置１２０が保有している配信データの情報とを比較する。配信データ情報は、配信データのファイル名、ファイルサイズ、ファイル形式など、配信データのメタデータとして登録されうるパラメータを利用することができる。
【００３４】
ステップＳ８０９で変更箇所が有るか否かを判断し、変更箇所がない場合（ｎｏ）ステップＳ８０５に処理を分岐させ、ポーリング・タイミングを待機する。一方、変更箇所が有ると判断した場合（ｙｅｓ）、Ｓ８１０で同期管理テーブルのレコードの情報のうち、相違が判定された情報を書き換え、画像形成装置１２０の同期管理テーブルの同期化を行う。
【００３５】
以上の処理によって、ファイルサーバ１１０上での配信データの変更を画像形成装置１２０が識別可能となる。
【００３６】
図９は、図８で説明した同期管理テーブル９００の実施形態を示す。同期管理テーブル９００は、配信データＩＤに対応付けられたテーブルとされており、画像形成装置１２０が、データベースとして管理することができる。同期管理テーブル９００は、同期判断に必要な情報９１０がレコードとして登録されている。情報としては、配信先ＩＰアドレス、配信先フォルダ、ユーザ名、パスワード、更新日時などを登録しておくことができる。
【００３７】
画像形成装置１２０は、図８のステップＳ８０３の処理で同期管理テーブル９００のうち、更新日時の判断が不一致を示すことにより、ステップＳ８０６〜ステップＳ８０１の処理に分岐させる。
【００３８】
図１０は、図８で説明した同期検査におけるステップＳ８０８〜Ｓ８１０までの処理の詳細なフローチャートを示す。図１０の処理は、ステップＳ１０００から開始し、ステップＳ１００１で同期管理テーブル９００の全項目が不一致であるか否かを検査し、同期管理テーブル９００の全項目が不一致の場合（ｙｅｓ）、対象とする配信データが削除または移動により、ファイルサーバ１１０に存在しなくなったものとしてステップＳ１００２で削除・移動フラグを設定し(true)し、その後処理をステップＳ１００７に分岐させる。ステップＳ１００７では、更新内容を取得し、ステップＳ１００８でデータベースの配信データテーブル５００を更新する。なお、この場合には、データベースレコードの削除に対応する。
【００３９】
一方、ステップＳ１００１で、同期管理項目の全項目が不一致ではないと判断した場合（ｎｏ）、処理をステップＳ１００３に分岐させ、ステップＳ１００３でファイル形式、ファイルサイズのいずれかまたは両方が不一致か否かを判断する。ステップＳ１００３の判断が否定的な結果を返す場合（ｎｏ）、処理をステップＳ１００５に分岐させる。また、ステップＳ１００３の判断が肯定的な結果を返す場合（ｙｅｓ）、ステップＳ１００４で、ファイル形式、ファイルサイズの不一致に関し、更新フラグを更新(true)として配信データテーブル４００の更新フラグを更新する。
【００４０】
また、ステップＳ１００５でファイル名が不一致か否かを判断し、ファイル名が不一致の場合（ｙｅｓ）、ステップＳ１００６で配信データテーブルのリネームフラグを更新登録する。一方、ステップＳ１００５でファイル名が不一致ではない場合（ｎｏ）処理をステップＳ１００７に分岐させる。
【００４１】
ステップＳ１００７では、不一致と判断された項目をファイルサーバ１１０からダウンロードし、ステップＳ１００８で更新日時と共にデータベースのレコードにダウンロードした値を反映させ、ステップＳ１００９で処理を終了する。以上の処理によって、ファイルサーバ１１０の内容と画像形成装置１２０の内容が定期的に同期できる。なお、図８および図９の処理は、ユーザ操作が不要な処理なので、例えば、夜間、休日など画像形成装置１２０の遊休期間が長いと考えられる期間を指定してポーリング処理を実行させることが、通常処理に対する悪影響を排除することができる。
【００４２】
図１１は、クライアント装置１１４が配信ファイルの状態を確認することを可能とする画像形成装置１２０の管理モジュールの処理を、ファイルサーバ１１０およびクライアント装置１１４の各処理と対応付けて示したフローチャートである。図１１に示す処理は、ステップＳ１１１２でクライアント装置１１４から管理サイトアクセス要求を画像形成装置１２０に送付することから開始する。なお、図１２に示した処理を実行するために画像形成装置１２０は、例えばApacheなどのサーバ・プログラムを実装し、ＨＴＴＰリクエストを処理することが可能であり、ＰＨＰまたはＰｅｒｌといったプログラムで作成されたＣＧＩ(Common Gateway Interface)プログラムを実装しており、Ｗｅｂサーバとしての機能を有する。
【００４３】
画像形成装置１２０は、ステップＳ１１００でクライアント装置１１４からの管理サイトアクセスを受信し、ステップＳ１１０１でユーザアクセス制御を行うため、ログイン画面を生成する。ステップＳ１１０２では、生成したログイン画面をＨＴＭＬとしてクライアント装置１１４に出力する。クライアント装置１１４は、ステップＳ１１１３で画像形成装置１２０の出力をＨＴＭＬとして受け取り、ログイン画面を表示させる。クライアント装置１１４は、ステップＳ１１１４で、ログイン情報の入力を受付けステップＳ１１１５でログイン情報を画像形成装置１２０に送付する。ログイン情報としては、これまで周知のユーザＩＤおよびパスワードのペアを使用した情報を使用することができる。
【００４４】
ステップＳ１１０３では、画像形成装置１２０は、ログイン情報を受信し、受信したログイン情報をユーザ・データベースと照合してステップＳ１１０４でログイン可能か否かを判断する。ステップＳ１１０４でログイン不可能と判断した場合、ステップＳ１１１０でログイン不可のダイアログを生成し、ステップＳ１１１１でダイアログをクライアント装置１１４に対して出力し、ステップＳ１１１６でクライアント装置１１４のディスプレイ端末上にログイン不可のダイアログを表示させる。
【００４５】
一方、ステップＳ１１０４でログイン可能と判断した場合（ｙｅｓ）、ステップＳ１１０５でファイルサーバ１１０にアクセスし、ファイルサーバ１１０が管理している配信データの図４、５に示した内容に対応するメタ情報の取得を要求する。ステップＳ１１０６では、画像形成装置１２０は、ファイルサーバ１１０から要求した内容を取得し、ステップＳ１１０７でファイルサーバ情報を更新する。
【００４６】
ステップＳ１１０８では、画像形成装置１２０は、取得したファイルサーバ１１０からの情報を表示させるためのＨＴＭＬなどを生成し、ステップＳ１１０９で生成したＨＴＭＬを標準出力として書き出すことにより、メイン画面がステップＳ１１１７でクライアント装置１１４のデスクトップ画面上に、Internet Explorer（登録商標）、Mozilla（登録商標）、Opera（登録商標）、FireFox（登録商標）、Chrome（登録商標）、Netscape Navigator（登録商標）などのブラウザ・ソフトウェアを介して表示される。
【００４７】
以上の処理により、クライアント装置１１４は、ファイルサーバ１１０に直接アクセスすることなく、画像形成装置１２０を、ウェブ・サーバとして機能させることにより、配信データの状態をモニタすることが可能となる。
【００４８】
図１２は、本実施形態で画像形成装置１２０がステップＳ１１０２で表示するログイン画面の実施形態であり、例えば画像形成装置１２０は、Ｐｅｒｌなどのスクリプト言語で記述されたＣＧＩプログラムを使用して、図１２に示したログイン画面をクライアント装置１１４のブラウザ・ソフトウェアにより、図１２のログイン画面１２００を表示する。この場合、ログイン画面１２００は、フォームとして機能し、入力フィールド１２０２、１２０４に入力された各値を、例えば変数u_name、passとして表示ボタン１２０６のクリックに応答して画像形成装置１２０に送付し、画像形成装置１２０における認証を行う。なお、ユーザは、処理を中止したい場合、キャンセルボタン１２０８をクリックすることにより、全体の処理を中止することができる。
【００４９】
図１３には、画像形成装置１２０のログイン認証処理のために利用するデータ構造を示す。画像形成装置１２０は、ユーザ認証を行うためにユーザＩＤとパスワードとを対応付けたユーザ・データベース１３００を管理しており、具体的には、ユーザ・データベースのカラム名＝usernameのフィールドにユーザＩＤが登録され、カラム名＝passwordのフィールドにユーザＩＤに対応付けられたパスワードが登録されている。画像形成装置１２０は、図１２で示したフォームからu_nameおよびpassの変数を取得し、図１３に示したユーザ・データベース１３１０を検索し、図１３の入力フィールドであるユーザ名に入力されたユーザＩＤと、パスワードのフィールドに入力されたパスワードの整合性を検証する。その結果、検証されたならば、ステップＳ１１０５〜Ｓ１１０９の処理を介して図１４に示すメイン画面表示が与えられる。
【００５０】
一方、検証に失敗した場合には、ステップＳ１１１０で生成されたダイアログが、ダイアログ１３３０としてクライアント装置１１４のディスプレイ画面上に表示される。なお、ダイアログ１３３０は、例えば予めＨＴＭＬといった構造化文書で各種タグおよびＣＳＳなどを使用して作成しておき、認証に失敗した場合、クライアント装置１１４に当該ＨＴＭＬをＣＧＩによりクライアント装置１１４に送付する処理でクライアント装置１１４に表示させることができる。
【００５１】
図１４は、図１１の処理で画像形成装置１２０がユーザ認証に成功した場合に表示されるメイン画面１４００の実施形態である。図１４では例えば、画像形成装置１２０に割当てられたＵＲＬがフィールド１４１０に表示されている。また、履歴指定ボタン１４５０において、「リネームされた文書」を選択した場合の実施形態であり、画像形成装置１２０がファイルサーバ１１０との間の同期処理によって取得していた、当該ユーザＩＤに紐付けられた配信データテーブル４００の該当するフラグがtrueに設定されている配信データを読み出して、その文書名をボックス１４２０に、ファイル形式をボックス１４３０に、ファイルサイズをボックス１４４０など、メタ情報をボックス１４２０〜１４４０にリスト表示させている。
【００５２】
なお、図１４に示した、例えば文書名には、例えば、リンクタグが付されていて、ユーザがデスクトップ画面上で例えば文書名＝「ＡＢＣＤ」をクリックするだけで、指定した配信データ１４６０で示すようにクライアントにダウンロードさせる構成とすることができる。
【００５３】
なお、初期表示画面はログインしたユーザが配信処理を行った文書が表示ビューに表示される。複数のファイルザーバにデータを配信していた場合、そのデータも同一ページに表示される。また、あらかじめ設定されている管理者のユーザＩＤでログイン処理を行った場合、すべてのユーザが配信した文書を閲覧可能である管理者モードを提供することもできる。
【００５４】
以上の通り、本発明によれば、画像形成装置からスキャンされ配信された電子ドキュメントの管理を容易かつ効率的に行うことを可能とする、画像形成装置、文書管理システム、文書管理方法およびプログラムが提供できる。
【符号の説明】
【００５５】
１００  画像形成システム
１０２  ネットワーク
１１０  ファイルサーバ
１１４  クライアント装置
１１６  インタフェース
１２０  画像形成装置
２００  画像読取装置
２１０  画像読取部
２１２  オペパネＩ／Ｆ部
２１４  制御部
２１６  主記憶部
２１８  補助記憶部
２２０  外部記憶装置Ｉ／Ｆ部
２２２  ネットワークＩ／Ｆ部
３００  機能ブロック
３１０  配信情報作成部
３１２  配信情報保持部
３１４  配信先保持部
３１６  配信先設定部
３１８  操作受付部
３２０  読取条件設定部
３２２  読取実行部
３２４  データ作成部
３２６  データ保持部
３２８  データ送受信部
３３０  データ表示部
３３２  読取条件保持部
４００  配信データテーブル
４１０  配信データ識別値
４１２  配信先ＩＰアドレス
４１４  配信先フォルダ
４１６  配信データ名
４１８  ファイル形式
４２０  ファイルサイズ
４２２  ユーザ名
４２４  パスワード
４２６  削除・移動フラグ
４２８  リネームフラグ
４３０  更新フラグ
５００  配信データテーブル
５２６  削除・移動フラグ
５２８  リネームフラグ
５３０  更新フラグ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５６】
【特許文献１】特開２００６−３２４９１８号公報
【図１】
2013050757.tif 000003
【図２】
2013050757.tif 000004
【図３】
2013050757.tif 000005
【図４】
2013050757.tif 000006
【図５】
2013050757.tif 000007
【図６】
2013050757.tif 000008
【図７】
2013050757.tif 000009
【図８】
2013050757.tif 000010
【図９】
2013050757.tif 000011
【図１０】
2013050757.tif 000012
【図１１】
2013050757.tif 000013
【図１２】
2013050757.tif 000014
【図１３】
2013050757.tif 000015
【図１４】
2013050757.tif 000016