(57)【要約】【課題】ユーザは複合機から格納された文書を確認するためにクライアントPCのWebブラウザから文書管理サーバにアクセスして所定のフォルダを表示し、その格納した文書に対して様々な処理を行う。この様々な作業は文書ごとに異なる作業で、複数文書に対して一括で操作を行う場合に、それぞれの文書を一時作業領域にコピーして、操作を行うには手間がかかる。【解決手段】複合機から振り分け設定を基に格納した文書を一時作業領域で操作した場合に、その情報を一時作業領域設定として保存する。振り分け設定にも反映させ、次回、複合機から格納する際には振り分け設定を基に一時作業領域にコピーをして前回の操作情報を一時作業領域内インデックスとして設定する。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを格納し管理するサーバと、前記サーバに前記文書データを格納させる装置とを含む文書管理システムであって、
前記装置は、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのユーザインタフェースを表示する表示手段を備え、
前記ユーザインタフェースには、複数の前記文書データに対してユーザが一括操作を行うための一時作業領域を含み、
前記サーバは、
前記装置から文書データを受け取る手段と、
前記受け取った文書データを予め定められた振り分け設定に基づいて格納する手段と、
前記格納された文書データについて前記一時作業領域で前記一括操作がなされた場合に、当該一括操作の対象とされた他の文書データの情報を保存する手段と、
前記格納する手段に格納された文書データを前記一時作業領域にコピーする手段と、
前記保存する手段に保存された情報に基づいて、前記他の文書データを前記一時作業領域にコピーする手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記振り分け設定には、前記一時作業領域へのコピーを行うかどうかを示す一時作業領域コピー設定の情報を含み、
前記コピーする手段は、前記一時作業領域コピー設定の情報に従って文書データを前記一時作業領域にコピーする
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記保存する手段は、前記格納された文書データについて前記一時作業領域で前記一括操作がなされた場合に、さらに当該一括操作の内容を保存し、
前記サーバは、前記保存された一括操作の内容を自動で実行する手段をさらに備える
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
文書データを格納し管理するサーバと、前記サーバに前記文書データを格納させる装置とを含む文書管理システムの、前記サーバにおける文書データの管理方法であって、
前記装置から前記文書データを受け取るステップと、
受け取った前記文書データを、予め定められた振り分け設定に基づいて格納するステップと、
前記装置の表示手段に表示されるユーザインタフェース内の一時作業領域であって、複数の文書データに対して一括操作を行うための一時作業領域で、前記格納された文書データについて一括操作がなされた場合に、当該一括操作の対象とされた他の文書データの情報を保存するステップと、
前記格納するステップで格納された文書データを前記一時作業領域にコピーするステップと、
前記保存するステップで保存された情報に基づいて、前記他の文書データを前記一時作業領域にコピーするステップと、
を含むことを特徴とする文書データの管理方法。
【請求項５】
コンピュータに、請求項４の文書データの管理方法を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データの管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムを使用している環境では、複合機などでＦＡＸ受信した文書やスキャン送信した文書などのデータを文書管理システムのフォルダに格納し、管理することが可能である。ユーザは、クライアントＰＣから文書管理サーバにアクセスして所定のフォルダを表示し、格納された文書データに対して様々な操作を行う。この場合において、例えば格納されたＦＡＸ文書データに対して過去に行った操作と同じ操作を行う場合、ユーザはその操作を再度選択して実行する必要がある。すなわち、ユーザは、同じ操作を繰り返さなければならない。
【０００３】
そこで、文書の関連情報として文書データに対する操作の情報を記録し、別の文書データを操作する際にその情報を選択・取得して実行することが可能な文書管理システムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−２３０２２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ユーザは、複合機などのデバイスに格納されている文書データと、文書管理システムに格納されている他の文書データとを合わせて１つの文書にし、それに対して一括で操作を行う場合がある。一括操作とは、例えば、複数の文書データ（ファイル）を結合してＰＤＦに変換する、複数の文書データをバインダにする、複数の文書データをまとめてＦＡＸ或いはメール送信するなどである。ただし、別々のフォルダ内に格納されている文書データをまとめて一括で操作を行う場合には、それぞれの文書データを一旦作業フォルダ（一時作業領域）にコピーする必要があり、手間がかかる。また、振り分けサーバを利用して格納された文書データに対して上記のような一括操作を行う場合、一括操作を行う文書データの組み合わせが個々の文書データ毎に異なることが考えられる。この場合、それぞれの文書データに応じて一括操作対象の文書データを集めて操作を行う必要がある。
【０００６】
例えば、特許文献１に記載の技術においては、一つの文書データに対して関連情報の適用が可能であるものの、その都度、関連情報を取得・選択して実行する必要があるため、手間がかかる。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る文書管理システムは、文書データを格納し管理するサーバと、前記サーバに前記文書データを格納させる装置とを含む文書管理システムであって、前記装置は、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのユーザインタフェースを表示する表示手段を備え、前記ユーザインタフェースには、複数の前記文書データに対してユーザが一括操作を行うための一時作業領域を含み、前記サーバは、前記装置から文書データを受け取る手段と、前記受け取った文書データを予め定められた振り分け設定に基づいて格納する手段と、前記格納された文書データについて前記一時作業領域で前記一括操作がなされた場合に、当該一括操作の対象とされた他の文書データの情報を保存する手段と、前記格納する手段に格納された文書データを前記一時作業領域にコピーする手段と、前記保存する手段に保存された情報に基づいて、前記他の文書データを前記一時作業領域にコピーする手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
複合機などの装置からサーバに格納された文書データについて、一時作業領域で他の文書データとの一括操作を容易に実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本実施形態に係る文書管理システムを構成するクライアントＰＣおよび各サーバのハードウェア構成図である。
【図３】本実施形態に係る文書管理システムを構成する複合機のハードウェア構成図である。
【図４】本実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。
【図５】振り分け設定を登録する処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】（ａ）は、振り分け設定の初期状態の一例を示すテーブルである。（ｂ）は、変更後の振り分け設定の状態の一例を示すテーブルである。
【図７】実施例１に係る文書管理システムにおいて、複合機から転送された文書データを文書管理サーバに格納し、一括操作を行う場合の一連の処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】複合機あるいはクライアントＰＣに表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図９】ＸＭＬの形式で保持された一時作業領域設定の一例である。
【図１０】複合機あるいはクライアントＰＣに表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図１１】実施例２に係る振り分け設定（初期状態）の一例を示すテーブルである。
【図１２】実施例２に係る文書管理システムにおいて、複合機から転送された文書データを文書管理サーバに格納し、所定の一括操作を自動実行する場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１３】複合機あるいはクライアントＰＣに表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。
【実施例１】
【００１１】
［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。文書管理システムは、クライアントＰＣ１０、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サーバ３０、文書管理サーバ４０、複合機５０がネットワークを介して接続されている。なお、ネットワークにはＬＡＮ等の域内ネットワーク及びインターネット等の外部ネットワークが含まれる。
【００１２】
ユーザはブラウザを介してクライアントＰＣ１０から各サーバにアクセスでき、さらに、ユーザは、ブラウザ表示機能を備えた複合機５０のＵＩ（ユーザインタフェース）を介して各サーバにアクセスできる。複合機５０には、プリンタ機能に加え、コピー、ＦＡＸ、ＩＦＡＸおよびスキャナの各機能を備えている。なお、ＩＦＡＸとは、電子メールとＦＡＸ間の双方向通信を指す。
【００１３】
Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０は、Ｗｅｂアプリケーションを提供するサーバである。ユーザ管理サーバ３０は、ユーザの情報を管理するサーバである。文書管理サーバ４０は、文書データを保存/管理するサーバであり、クライアントＰＣ１０及び複合機５０から送信された文書データを格納する際にその格納先を振り分ける機能を備えている。
【００１４】
ここで、図１においては、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サーバ３０及び文書管理サーバ４０は、それぞれ別個のサーバとして示されている。しかしながら、それぞれが独立のサーバである必要はなく、各サーバの機能を統合した一つのサーバで構成されてもよい。また、文書管理サーバ４０が備える振り分け機能は別サーバの機能として構成されても構わない。
【００１５】
また、サーバとは別個に設けられたクライアントＰＣ１０または複合機５０を介して、ユーザが各サーバにアクセスする構成としているが、いずれか或いはすべてのサーバがクライアントＰＣの機能を兼ね備えてもよい。
【００１６】
さらに、複合機５０でスキャンする構成としているが、クライアントＰＣ１０にスキャナが接続されている構成でもよい。
【００１７】
本実施形態に係る文書管理システムでは、ユーザは、クライアントＰＣ１０においてはブラウザを介して、複合機５０においてはブラウザ表示機能を備えたユーザインタフェース（ＵＩ）を介してＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスする構成としている。
【００１８】
さらに、たとえば、専用のクライアントアプリケーションをクライアントＰＣ１０および複合機５０に配置し、ユーザはこれを介して各サーバにアクセスする構成であっても構わない。この場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０を省略し、文書管理サーバ４０と専用クライアントアプリケーションとが通信するように構成してもよい。
【００１９】
なお、複合機５０からＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスするユーザと、クライアントＰＣ１０からＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスするユーザとは、同一ユーザでも異なるユーザでもよい。すなわち、スキャン文書を格納するユーザと、格納したスキャン文書にアクセスするユーザとが一致していなくてもよい。
【００２０】
［ハードウェア構成］
図２は、本実施形態に係る文書管理システムを構成するクライアントＰＣ１０および各サーバ２０〜４０のハードウェア構成図であり、図３は、本実施形態に係る文書管理システムを構成する複合機５０のハードウェア構成図である。図２および図３に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置および複合機のハードウェア構成図であり、本実施形態のクライアントＰＣ１０、サーバ２０〜４０および複合機５０には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００２１】
図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。なお、ＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語である。後述する各フローチャートの処理はプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００２２】
図３において、ＣＰＵ２００は、内部バス２０７を介して後述する各部と接続され、複合機５０を制御する。表示部２０１には、タッチパネルなどのＵＩ画面が表示される。ユーザは、所望の操作／指示を表示部２０１に表示されるＵＩ画面を介して行う。スキャナ２０２では、文書のスキャン（走査）を行い、スキャナ情報管理部２０３は、スキャナ２０２の機能／状態の情報を管理／保持する。
【００２３】
メモリ２０４は、ＣＰＵ２００が複合機５０を制御するために実行する各種命令（アプリケーションプログラム含む）を記憶し、大容量記憶部２０５には、スキャナ２０２でスキャンしたデータを一時保存する。また、ネットワークインターフェース２０６は、ＣＰＵ２００に従いＬＡＮを介して信号の送受信を行う。
【００２４】
［ソフトウェア構成］
図４は、本実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サーバ３０、及び文書管理サーバ４０内のソフトウェア構成を示している。
【００２５】
メイン制御部４００は、本実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。
【００２６】
データ送受信部４０１では、クライアントＰＣ１０および複合機５０からの各種操作（命令）や画像データ等のデータを、ブラウザを介して受け取る。また、データ送受信部４０１は、メイン制御部４００の指示に従い命令や各種データを、クライアントＰＣ１０および複合機５０に送信する。
【００２７】
セッション記憶部４０２は、クライアントＰＣ１０および複合機５０からユーザがブラウザを介してアクセスして以降、同一ユーザによるアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。更に、ユーザが本文書管理システムへのアクセスをやめる（ログアウト）、もしくは自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。
【００２８】
ＷｅｂＵＩ生成部４０３は、メイン制御部４００の指示を受け、状況に応じたＷｅｂＵＩ（たとえば、ＨＴＭＬで記述されたＵＩ画面のデータ）を生成する。ここで、ＷｅｂＵＩ生成部４０３が生成するＷｅｂＵＩは、ＨＴＭＬデータに限定されるものではなく、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔなどのスクリプト言語が埋まっていても構わない。
【００２９】
ユーザ情報処理部４１０は、メイン制御部４００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部４１１に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザおよびユーザ設定情報（ＵＩ設定情報など）の抽出、設定などの操作を行う。なお、ユーザ管理に関しては、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知の技術を利用してもよい。すなわち、Ａｃｔｉｖｅ  ＤｉｒｅｃｔｏｒｙやＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）などとユーザ情報処理部４１０が連携し、ユーザ情報記憶部４１１においてはユーザ設定情報のみを保存してもよい。
【００３０】
文書情報処理部４２０は、メイン制御部４００からの指示に従い、文書情報記憶部４２１に保存されている文書の実体や属性等の情報の登録、編集などを行う。また、一時作業領域にコピーされた文書データや、一時作業領域設定に関する情報もこの文書情報記憶部４２１に保存される。一時作業領域設定の詳細については後述する。なお、［発明が解決しようとする課題］で述べたとおり、本明細書では、それぞれ別個のフォルダに格納されている複数の文書データに対し、それらをまとめて一括した操作を行うための作業用領域を“一時作業領域”と呼ぶこととする。
【００３１】
文書振り分け処理部４２２では、振り分け設定記憶部４２３に保存されている振り分け条件を基に、複合機５０などから送られてくる文書データに対して格納先やプロパティの設定をするための振り分け処理を実行する。
【００３２】
なお、前述のとおり、上記各部の機能は１のサーバで実現してもよい。たとえば、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０内で上記各部の機能をすべて実現するようにソフトウェアを構成してもよい。
【００３３】
次に、文書管理サーバ４０において、文書データを振り分けて格納する時に参照される振り分け設定について説明する。
【００３４】
図５は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、振り分け設定を登録する処理の流れを示すフローチャートである。本実施例では、クライアントＰＣ１０において振り分け設定の登録を行うことを想定しているが、もちろん、他のサーバで行っても構わない。
【００３５】
ステップ５００において、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０のＷｅｂＵＩ生成部４０３は、振り分け設定登録画面（不図示）を生成し、データ送受信部４０１を通して画面情報をクライアントＰＣ１０に送信する。また、この時にメイン制御部４００を介して、既に保存している振り分け設定がユーザ情報記憶部４１１にあるかどうかを確認する。既に振り分け設定が保存されている場合には、その設定内容を取得し、クライアントＰＣ１０のディスプレイ１０８に表示する。ここで、振り分け設定には、文書データの振り分けを行う際の基準となる“振り分け条件”、文書をどのフォルダに振り分けるかを示す“格納先フォルダ”、一時作業領域に文書をコピー（格納）するかどうかを示す“一時作業領域コピー設定”などの情報が含まれる。なお、一時作業領域コピー設定には“ＯＮ”或いは“ＯＦＦ”のいずれかの情報（フラグ）が設定されるが、デフォルトの状態では“ＯＦＦ”であり、後述の図７のフローチャートにおけるステップ７１２の処理により“ＯＮ”に設定される。
【００３６】
ステップ５０１において、クライアントＰＣ１０は、キーボード１０７を介してユーザからの振り分け設定に関する指定を受け付ける。その指定された内容に従って、宛先番号毎に各項目が設定される。図６の（ａ）は、振り分けて格納される文書データがＦＡＸ受信文書である場合の、振り分け設定の初期状態の一例を示すテーブルである。図６の（ａ）において、例えば、宛先番号１については、ＦＡＸ受信文書の振り分け条件として、「送信元：Ａ社のＦＡＸ番号（１）」、格納先フォルダとして「Ａ社」、一時作業領域コピー設定として「ＯＦＦ」が設定されているのが分かる。当然のことながら、振り分け条件の内容は登録対象となる文書データの属性に依存する。例えば、スキャンデータであればどのスキャナによってスキャンされたのか、ＩＦＡＸであればどのメールアドレスから受信したのか、というようにその経路によって振り分けを可能とする条件が設定されることになる。
【００３７】
そして、文書データの格納時に、この振り分け条件に登録された内容と複合機５０等から送信された文書の実体に付随する属性情報とが比較され、両者が一致した場合に、その条件に対応する格納先フォルダに文書データが格納される。
【００３８】
ステップ５０２において、クライアントＰＣ１０は、振り分け設定の情報をＷｅｂアプリケーションサーバ２０に送信する。Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０は、受信した振り分け設定の情報を、メイン制御部４００を介してユーザ情報記憶部４１１に保存する。
【００３９】
なお、ユーザ情報記憶部４１１に保存・登録された振り分け設定は、その登録を行ったユーザ限りに適用してもよいし、特定或いはすべてのユーザ間で共通に適用してもよい。
【００４０】
［文書管理サーバへの文書の格納］
図７は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、複合機５０から送られた文書データを文書管理サーバ４０に格納し、続けて所定の一括操作を行う場合の一連の処理の流れを示すフローチャートである。本実施例において、複合機５０等から文書管理サーバ４０への文書データの格納は、複合機５０においてＦＡＸ受信等された文書のデータがＷｅｂアプリケーションサーバ２０に転送されることで実現される。
【００４１】
最初に、初回のユーザ操作として、複合機５０において、Ａ社から受信したＦＡＸ文書のデータを文書管理サーバ４０に格納し、続いて見積書及び注文書のデータとまとめてＰＤＦ化する一括操作を行ったものと仮定して説明する。
【００４２】
ステップ７００において、複合機５０は、外部から受信したＦＡＸ文書のデータ（当該ＦＡＸ文書の実体である画像データ）を当該ＦＡＸ文書の属性情報と共にＷｅｂアプリケーションサーバ２０に送信（転送）する。ここで、属性情報とは、上述の振り分け設定内の「振り分け条件」に対応する情報である。ここでは、振り分け条件として図６（ａ）のテーブルで示したような会社別のＦＡＸ番号を想定しているので、ここでの属性情報の内容としては、当該ＦＡＸ文書の送信元のＦＡＸ番号の情報となる。
【００４３】
ステップ７０１において、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０は、データ送受信部４０１を介して、ＦＡＸ文書のデータ及び属性情報を受け取る。
【００４４】
ステップ７０２において、文書管理サーバ４０の文書振り分け処理部４２２は、振り分け設定記憶部４２３から当該ユーザに係る振り分け設定内の振り分け条件を読み出し、受信した属性情報と比較する。なお、振り分け設定の情報は、ユーザがＷｅｂアプリケーションサーバ２０に複合機５０からアクセスした時点で振り分け設定記憶部４２３に格納されている。すなわち、事前に登録された当該ユーザに係る前述の振り分け設定の情報がユーザ情報記憶部４１１から読み出され、この比較処理に先立ってメイン制御部４００を介して振り分け設定記憶部４２３に格納される。
【００４５】
ステップ７０３において、文書振り分け処理部４２２は、比較の結果、受信した属性情報と一致する振り分け条件があるかどうかを判定する。一致する振り分け条件があると判定された場合は、ステップ７０４に進む。一方、一致する振り分け条件がないと判定された場合は、ステップ７０６に進む。
【００４６】
ステップ７０４において、文書振り分け処理部４２２は、一致した振り分け条件が属する宛先に設定された、“格納先フォルダ”及び“一時作業領域コピー設定”の内容を振り分け設定部４２３から取得し、文書情報処理部４２０に渡す。
【００４７】
ステップ７０５において、文書情報処理部４２０は、ステップ７０４で取得した“格納先フォルダ”で指定されたフォルダに、複合機５０から受け取ったＦＡＸ文書のデータを格納する。その際、当該格納した文書データに付随する情報として、一致した振り分け条件の属する宛先を設定する。例えば、図６の（ａ）に示した振り分け設定における宛先番号１の振り分け条件に一致してフォルダ名“Ａ社”のフォルダにＦＡＸ文書のデータを格納した場合には、当該格納された文書データに「宛先１」を付随情報として設定する。
【００４８】
ステップ７０６において、文書情報処理部４２０は、予め設定されたデフォルトの格納先フォルダにＦＡＸ文書のデータを格納し登録する。このデフォルトの格納先フォルダは、ユーザ毎に個別の格納先フォルダを設定してもよいし、もしくはシステム全体で共通に使用される格納先フォルダを設定してもよい。
【００４９】
ステップ７０７において、文書情報処理部４２０は、ステップ７０４で取得した一時作業領域コピー設定の内容が“ＯＮ”であるかどうかを判定する。“ＯＮ”に設定されている場合には、ステップ７０８に進む。一方、“ＯＦＦ”に設定されている場合には、ステップ７１０に進む。ここで、ユーザが行った操作が初回の格納操作であった場合は、後述のステップ７１２を経ておらず一時作業領域コピー設定が必ずＯＦＦの状態にある。そのため、初回の格納処理の際には、必ずステップ７１０に進み、ステップ７０８及びステップ７０９の処理はスキップされる。したがって、ステップ７１０以降の処理を先に説明することとする。
【００５０】
ステップ７１０において、文書情報処理部４２０は、先のステップ７０５で格納された文書データをユーザ自身が操作して一時作業領域にコピーし、その後、何らかの一括操作を行ったかどうかを判定する。具体的には、データ送受信部４０１が受け取ったユーザによる操作指示の情報がメイン制御部４００を介して文書情報処理部４２０に渡されるので、この情報を用いて、一時作業領域で何らかの一括操作が行われたかどうかが判定される。文書データが一時作業領域にコピーされて一括操作が行われた場合には、ステップ７１１に進む。一方、ユーザが、そのような操作を行っていない場合には、本処理を抜ける。
【００５１】
ステップ７１１において、文書情報処理部４２０は、当該一括操作に関する情報を一時作業領域設定として保存する。すなわち、本実施例では、他のどの文書データとどのような一括操作が行われたのか、一括操作の対象となったステップ７０５で格納された文書データがどの宛先番号に属する格納先フォルダに従って格納されたのか、という情報が保存される。ここで、一時作業領域設定は、一時作業領域に関する各種情報を保持するための設定であり、一時作業領域設定として保存されたこれらの情報は、後述のステップ７０９で一時作業領域内インデックスという形で、ＵＩ画面上の一時作業領域の表示に利用される。
【００５２】
図８は、あるユーザが複合機５０からＦＡＸ受信文書のデータを初めて文書管理サーバ４０に格納し、それと他のフォルダに格納された文書データとを合わせて一括操作を行った場合の、複合機５０の表示部２０１上に表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。図８の画面８００は、フォルダ名「Ａ社」のフォルダに振り分けられたＦＡＸ受信文書である「見積依頼書」のデータを、ユーザが一時作業領域にコピーした状態を示している。そして、図８の画面８０１は、フォルダ名「契約」のフォルダに格納されていた「見積書」及び「注文書」の文書データがユーザによって一時作業領域に追加コピーされ、これらを対象とした一括処理メニューの中から「ＰＤＦにする」が選択された状態を示している。本ステップでは、これらの情報が、例えばＸＭＬやＤＢのテーブルなどの形式で保存されることになる。図９は、ＸＭＬの形式で保持された一時作業領域設定の一例を示している。文書データが“宛先１”に従って所定のフォルダに振り分けられたこと（９０１）、“見積書”と“注文書”の文書データと合わせて一括操作がされたこと（９０２）、その一括操作の内容は“ＰＤＦにする”であったこと、の各情報が保持されているのが分かる。
【００５３】
ステップ７１２において、文書振り分け処理部４２２は、当該一括操作が行われた文書データについて、ステップ７０５で格納される時に用いられた対象宛先の一時作業領域コピー設定の内容を変更する。すなわち、ステップ７０５で参照された格納先フォルダの属する宛先番号の一時作業領域コピー設定を“ＯＦＦ”から“ＯＮ”に変更する。図６の（ｂ）は、変更後の振り分け設定の状態を示しており、宛先番号１の一時作業領域コピー設定が“ＯＮ”に変わっている。
【００５４】
続いて、初回の文書データ格納時に一括操作がなされ、ステップ７１２で一時作業領域コピー設定が“ＯＮ”に変更された後以降に別の文書データを格納する場合のフローについて説明する。
【００５５】
ステップ７００〜ステップ７０５までの処理は初回の格納時と同様である。ただし、ステップ７０４で取得する一時作業領域コピー設定の内容が、今度は“ＯＮ”に変わっている。
【００５６】
ステップ７０７において、文書情報処理部４２０は、ステップ７０４で取得した一時作業領域コピー設定の内容が“ＯＮ”であることから、ステップ７０８に進む。
【００５７】
ステップ７０８において、文書情報処理部４２０は、一時作業領域コピー設定の内容が“ＯＮ”であるので、一時作業領域への文書データのコピーを自動で（ユーザの操作に拠らずに）行う。そして、当該コピーされた文書データの格納時に使用された宛先をその付随情報を参照して取得し、当該宛先に対応する一時作業領域設定の内容を取得して、当該コピーした文書データに対し一時作業領域内インデックスとして設定する。
【００５８】
ステップ７０９において、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０のＷｅｂＵＩ生成部４０３は、設定された一時作業領域内インデックスを含むＵＩ画面の情報を生成し、複合機５０に送信する。複合機５０は、受信したＵＩ画面情報を用いて一時作業領域内インデックスの内容を表示する。
【００５９】
図１０は、Ａ社からの見積依頼書（１）を文書管理サーバ４０に格納したユーザが、続いて同じくＡ社からの見積依頼書（２）を格納して、他のフォルダに格納された文書データと合わせて一括操作を行う場合のＵＩ画面（図８に対応）の一例を示す図である。図１０の画面１０００において、フォルダ名「Ａ社」のフォルダに格納された「見積もり依頼書(２)」が一時作業領域にコピーされている（ステップ７０８）。上述のとおり、「見積もり依頼書(２)」には、一致した振り分け条件の属する宛先番号である「宛先１」が付随情報として設定されている（ステップ７０５）。この付随情報に基づき、一時作業領域設定から「宛先１」に関連付けて格納されている情報、すなわち、図９の９０２及び９０３で示される情報が取得される（ステップ７０８）。そして、取得した情報のうち９０２の情報を用いて「見積書」と「注文書」の２つの文書データが一時作業領域内インデックスとして一時作業領域に表示された状態のＵＩ画面が生成され、表示部２０１に表示される（ステップ７０９）。
【００６０】
これによりユーザは、「見積依頼書（２）」の格納処理後に、一時作業領域に自動で表示（コピー）された「見積依頼書（２）」、「見積書」及び「注文書」に対し、プルダウン表示等される処理メニューの中から任意の一括操作を行うことができる。
【００６１】
なお、一時作業領域内にその他の文書データを任意のフォルダから手動でコピーし、それらの文書データも合わせて一括処理することも可能である。
【００６２】
また、一時作業領域にコピー（表示）される文書データはユーザ間で共通であってもよい。
【００６３】
さらに、各フォルダにアクセス権を設定して、例えば、「Ａ社」フォルダに格納された文書を一時作業領域にコピーする場合には、Ａ社フォルダにアクセスするためのパスワード認証等が必要なようにしてもよい。
【００６４】
このように、本実施例に係る発明によれば、文書管理サーバに文書データを格納する際、当該文書データが、ユーザがそれ以前に行った一括操作に応じて自動で一時作業領域にコピーされＵＩ画面に表示される。そして、前回の一括操作時に使用した他の文書データも、自動で一時作業領域内インデックスとして表示されるので、ユーザは格納を行った直後の文書データとそれ以前に格納された他の文書データとをまとめて容易に各種の一括操作を行うことが可能となる。
【実施例２】
【００６５】
実施例１は、ユーザがデバイスからサーバに格納した文書データを、ＵＩ画面の一時作業領域に自動的に表示されるようにすると共に、関連の予想される他の文書データも自動的に表示されるようにして、ユーザが一括操作を容易に実現できるようにしていた。次に、所定の一括操作を自動で実行する態様について、実施例２として説明する。なお、既に述べた実施例１と共通する部分については説明を簡略化ないしは省略し、ここでは差異点を中心に説明することとする。
【００６６】
図１１は、本実施例に係る振り分け設定（初期状態）の一例を示すテーブルである。実施例１に係る振り分け設定の一例を示す図６の（ａ）に示されるテーブルとの違いは、「自動実行設定」の項目が追加されている点にある。この「自動実行設定」は、一時作業領域コピー設定と同様、“ＯＮ”或いは“ＯＦＦ”のいずれかの情報（フラグ）が入るが、一時作業領域コピー設定と異なり、ユーザが“ＯＮ”或いは“ＯＦＦ”を任意に選択し設定する。図１１の例では、宛先番号１に属する自動実行設定が、ユーザによって“ＯＮ”に設定されたことになる。
【００６７】
なお、本実施例に係る振り分け設定の登録処理の流れは、上記「自動実行設定」の項目が追加された以外は、実施例１の図５のフローチャートで示した内容と異なるところがないので、その説明は省略する。
【００６８】
［文書管理サーバへの文書の格納及び一時作業領域内インデックスの操作の自動実行］
図１２は、本実施例に係る文書管理システムにおいて、複合機５０から文書データを文書管理サーバ４０に格納し、一時作業領域設定に登録されている所定の一括操作を自動実行する場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【００６９】
ステップ１２００〜ステップ１２０８は、実施例１に係る図７のフローチャートのステップ７００〜ステップ７０８にそれぞれ対応している。ただし、本実施例に係るステップ１２０４においては、「格納先フォルダ」と「一時作業領域コピー設定」だけでなく、「自動実行設定」の情報も取得されるという点において、ステップ７０４と異なっている。
【００７０】
複合機５０から受信した文書データを「振り分け条件」に基づいて格納し、一時作業領域コピー設定に従って一時作業領域に文書データをコピーして一時作業領域設定の情報を取得・設定すると（ステップ１２０６〜１２０８）、ステップ１２０９に進む。
【００７１】
ステップ１２０９において、文書情報処理部４２０は、ステップ１２０４で取得した自動実行設定が“ＯＮ”に設定されているかどうかを判定する。自動実行設定が“ＯＮ”に設定されている場合は、ステップ１２１０に進む。一方、自動実行設定が“ＯＦＦに設定されている場合は、ステップ１２１１に進む。
【００７２】
ステップ１２１０において、文書情報処理部４２０は、ステップ１２０８で一時作業領域にコピーした文書データに設定された一時作業領域設定に含まれる一括操作の内容（図９の９０３参照）を自動実行する。
【００７３】
ステップ１２１１において、ＷｅｂＵＩ生成部４０３は、一時作業領域内インデックスを表示するためのＵＩ情報を生成し、複合機５０に送信する。さらに、ステップ１２１０で自動実行処理を行った場合には、その結果を表示するためのＵＩ情報も生成し、一時作業領域内インデックスを表示するためのＵＩ画面情報と共に複合機５０に送信する。図１３は、このようにして生成・送信されたＵＩ画面情報に基づいて複合機５０のディスプレイ１０８上に表示される画面の一例である。この画面１３００では、フォルダ名「Ａ社」のフォルダに格納された「見積依頼書（２）」が一時作業領域にコピーされる際に、一時作業領域設定に登録された一括操作である「ＰＤＦにする」が自動実行されている。そのため、自動実行の結果である「見積依頼書（２）ＰＤＦ化済」の文字（１３０１）が一時作業領域に表示されている。
【００７４】
その後のステップ１２１２〜ステップ１２１４の各処理は、実施例１に係る図７のフローチャートのステップ７１０〜ステップ７１２にそれぞれ対応しているので、説明は省略する。
【００７５】
このように本実施例によれば、一時作業領域設定に登録された所定の一括操作の内容が自動で実行されるので、さらにユーザの負担を少なくすることができる。
【００７６】
（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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