(57)【要約】【課題】記入欄に記入データを有し捺印された原本を最良の形態で電子化したフォーム電子文書を作成し記入データをデータベースに登録する情報処理装置が要求されている。【解決手段】未記入フォーム電子文書の記入欄に記入データが記入された場合ファイル名がファイル名領域に記録されて第一のフォーム電子文書が生成される。それが印刷され捺印されて原本が作成される。文書取得部２６０は原本が読み取られて生成された原本画像データのファイル名領域の画像から第二のフォーム電子文書を取得する。照合部２７０は原本画像データと第二のフォーム電子文書を照合し一致の場合第二のフォーム電子文書の記入データがデータベースに登録され第二のフォーム電子文書に原本画像データの捺印画像が挿入されて原本フォーム電子文書が生成される。原本フォーム電子文書は内容が正確でファイルサイズが小さく原本の改竄を検出できアクセス制御可能で原本を復元できる。【選択図】  図５
2013030096.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
未記入の記入欄と署名捺印領域を有する未記入フォーム電子文書を含む複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入データを記入するデータ記入手段と、
ファイル名を生成するファイル名生成部と、
前記未記入フォーム電子文書の所定のファイル名領域に前記ファイル名生成部が生成したファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録され、前記データ記入手段で記入された記入データが前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入された第一のフォーム電子文書を生成し、前記第一のフォーム電子文書を前記ファイル名生成部が生成したファイル名を付与して前記記憶部に格納する第一文書生成部と、
前記第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印された原本を読み取って、原本画像データを生成する画像読取部と、
前記原本画像データのファイル名領域の画像データに基づいて取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得する文書取得部と、
前記原本画像データと前記第二のフォーム電子文書の所定の照合対象領域を照合する照合部と、
前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部、または前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に前記原本画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられた原本フォーム電子文書を生成する第二文書生成部を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
未記入の記入欄を有する未記入フォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入データを記入するデータ記入手段と、
前記未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または前記データ記入手段により記入された記入データに基づいて、ファイル名を生成するファイル名生成部と、
前記未記入フォーム電子文書の所定のファイル名領域に前記ファイル名生成部が生成したファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録され、前記データ記入手段により記入された記入データが前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入された第一のフォーム電子文書を生成し、前記第一のフォーム電子文書を前記ファイル名生成部が生成したファイル名を付与して前記記憶部に格納する第一文書生成部を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
記入欄に記入された記入データと自身のファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録されたファイル名領域を有する複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記複数のフォーム電子文書のうちの一つの第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書のファイル名領域の画像に基づいてファイル名を取得するファイル名取得手段と、
前記ファイル名取得手段が取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得するファイル取得手段と、
前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
記入欄に記入された記入データと自身のファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録されたファイル名領域と署名捺印領域を有する複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記複数のフォーム電子文書のうちの一つの第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印された原本を読み取って、原本画像データを生成する画像読取部と、
前記原本画像データのファイル名領域の画像データに基づいて取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得する文書取得部と、
前記原本画像データと前記第二のフォーム電子文書の所定の照合対象領域を照合する照合部と、
前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部、または前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に前記原本画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられた原本フォーム電子文書を生成する第二文書生成部を備えることを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、記入欄に記入データを有するフォーム電子文書が印刷され、捺印された原本の内容を正確に記録し、ファイルサイズが小さい原本フォーム電子文書を作成し、記入データをデータベースに送信する情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
申告書、申込書、申請書、注文書、契約書等の文書は、フォーム文書の形式で書かれている場合が多い。それは、フォーム文書の記入データをデータベースに登録することにより記入データの管理や分析や検索を容易にでき、更に、捺印または署名ができるからである。
それらの文書処理は概ね次のようである。まず、利用者が未記入のフォーム電子文書の記入欄に住所氏名等の記入データを記入し、印刷し、捺印または署名して原本を作成し、その原本を未記入のフォーム電子文書の発行元に送付する。発行元は、受け取った原本の記入データをＯＣＲまたは手作業で電子化し、データベース等に登録し、原本を保存する。データベース等に登録された記入データは検索や抽出等により分析される。原本の電子化に関して次のような改善が提案されている。
【０００３】
特許文献１に記載された申込書の登録方法は次のようである。利用者が申込書の記入欄に申込情報を記入する。その申込情報が二次元コードに符号化され、申込書に挿入される。利用者はその申込書をプリントし、捺印する。プリントされた申込書は読取装置で読み取られ、二次元コードから申込情報が読み取られる。従って、従来まで申込情報登録の際に行っていた申込情報のパンチ入力、ＯＣＲ読取によるエラーの訂正作業等が不要になり、申込書のイメージの登録と同時に申込情報も同時に登録することができる。
【０００４】
特許文献２に記載されたカード申込管理システムは次のようである。利用者がカード申込書の記入欄に申込情報を記入する。その申込情報がサーバに送られる。サーバはその申込情報に対してＩＤ番号を生成し、利用者に送信する。サーバは申込情報を含む申込書を印刷する。印刷された申込書は利用者に送られる。利用者は受領した申込書に捺印してカード申込代行業者に送る。この処理によりクレジットカード会社では、手書き帳票を元にしたデータ入力の手間およびデータ入力ミスに伴う修正のための手間から開放され、オペレータにかかる負担が大幅に軽減される。また、ＩＤ番号により、利用者の審査状況に関する問い合わせに対してデータベースを参照して回答することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−２６００５１号公報
【特許文献２】特開２００４−２９５３８９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１に記載された申込書の登録方法において、申込情報がサーバに保存されていないので二次元コードを読み取ることができない場合、申込情報は全て人手で入力される。更に、イメージ情報のファイルのファイルサイズは大きいので大量の記憶容量が必要になる。更に、特許文献１に記載された申込書の登録方法は契約書のようなセキュリティ管理が必要なフォーム文書に適用するのは困難である。それは、入力情報が修正または改竄されているか否かは人手で確認する必要があり、申込書の申込情報と申込書のイメージ情報が異なるファイルに格納されているので、申込書のアクセス制御（閲覧、印刷、編集等の許諾または拒否の制御）が困難であり、火災等で破損した申込書の復元には、サーバを複数の場所に設置する必要がある、からである。
【０００７】
特許文献２に記載されたカード申込管理システムは、カード申込管理代行業者が印刷し、送付するので、送付に時間と費用がかかる。更に、特許文献２に記載されたカード申込管理システムは契約書のようなセキュリティ管理が必要なフォーム文書に適用するのは困難である。それは、申込情報が修正または改竄されているか否かは人手で確認する必要があり、カード入会申込書を構成するカード入会申込フォームと申込情報が異なるファイルに格納されているために、カード入会申込書のアクセス制御が困難であり、火災等で破損した申込書の復元には、複数のサーバを複数の場所に設置する必要がある、からである。
【０００８】
本発明の目的は、上記の課題を鑑みてなされたものであり、（Ａ）ＯＣＲまたは手入力または光学コードリーダ（バーコードリーダ、二次元コードリーダ等）を使わずに記入データを正確にデータベースに登録することであり、（Ｂ）利用者が印刷することにより、送付の時間と費用を削減することであり、（Ｃ）原本の内容を正確に記録し、且つファイルサイズが小さい原本フォーム電子文書を作成することであり、（Ｄ）原本フォーム電子文書のアクセス制御を容易に可能にすることであり、（Ｅ）原本の復元を容易に可能にすることであり、（Ｆ）原本が修正または改竄されているか否かの判別を可能にすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
前述の目的を達成するために、本発明に係わる情報処理装置は、未記入の記入欄と署名捺印領域を有する未記入フォーム電子文書を含む複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入データを記入するデータ記入手段と、
ファイル名を生成するファイル名生成部と、
前記未記入フォーム電子文書の所定のファイル名領域に前記ファイル名生成部が生成したファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録され、前記データ記入手段で記入された記入データが前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入された第一のフォーム電子文書を生成し、前記第一のフォーム電子文書を前記ファイル名生成部が生成したファイル名を付与して前記記憶部に格納する第一文書生成部と、
前記第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印された原本を読み取って、原本画像データを生成する画像読取部と、
前記原本画像データのファイル名領域の画像データに基づいて取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得する文書取得部と、
前記原本画像データと前記第二のフォーム電子文書の所定の照合対象領域を照合する照合部と、
前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部、または前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に前記原本画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられた原本フォーム電子文書を生成する第二文書生成部を備えることを特徴とする。
【００１０】
この構成によれば、第一文書生成部は未記入フォーム電子文書にファイル名が記録され、記入データが記入された第一のフォーム電子文書を生成する。利用者は記憶部に格納された第一のフォーム電子文書を印刷できるので、第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の送付の時間と費用を削減できる。更に、第一のフォーム文書にはファイル名が記録されているので第一のフォーム電子文書を容易に取得でき、第一のフォーム電子文書に含まれる記入データを、ＯＣＲまたは手入力または光学コードリーダを使わずに、データベースに正確に登録できる。更に、第一のフォーム文書と第二のフォーム電子文書（改竄または修正がある場合、第一のフォーム文書と第二のフォーム電子文書の内容が異なる）を照合するので第一のフォーム文書が修正または改竄されているか否かの判別が可能である。更に、第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に第一のフォーム文書画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられて生成された原本フォーム電子文書は、原本（署名または捺印された第一のフォーム文書）の内容を正確に記録し、且つそのファイルサイズは小さい。更に、ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用した場合、原本フォーム電子文書はＰＤＦ形式であり、そのアクセス制御は容易に可能であり、原本の復元も容易に可能である。
【００１１】
本発明に係わる情報処理装置は、未記入の記入欄を有する未記入フォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入データを記入するデータ記入手段と、
前記未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または前記データ記入手段により記入された記入データに基づいて、ファイル名を生成するファイル名生成部と、
前記未記入フォーム電子文書の所定のファイル名領域に前記ファイル名生成部が生成したファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録され、前記データ記入手段により記入された記入データが前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入された第一のフォーム電子文書を生成し、前記第一のフォーム電子文書を前記ファイル名生成部が生成したファイル名を付与して前記記憶部に格納する第一文書生成部を備えることを特徴とする。
この構成によれば、第一のフォーム電子文書はファイル名領域にファイル名が記録され、記入データを含むので第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書のファイル名領域から第一のフォーム電子文書のファイル名を取得できる。従って、第一のフォーム電子文書に含まれる記入データを、ＯＣＲまたは手入力または光学コードリーダを使わずに、データベースに正確に登録できる。更に、未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または記入欄に記入された記入データに基づいて、ファイル名が生成されるので、ファイル名から未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または記入欄に記入された記入データを推測でき、利便性が良い。更に、ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用した場合、第一のフォーム電子文書のアクセス制御は容易に可能である。
【００１２】
本発明に係わる情報処理装置は、記入欄に記入された記入データと自身のファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録されたファイル名領域を有する複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記複数のフォーム電子文書のうちの一つの第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書のファイル名領域の画像に基づいてファイル名を取得するファイル名取得手段と、
前記ファイル名取得手段が取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得するファイル取得手段と、
前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部を備えることを特徴とする。
この構成によれば、第一のフォーム文書には自身のファイル名が記録されているので、第一のフォーム文書の印刷に使われた第一のフォーム電子文書（改竄または修正が無い場合、第二のフォーム電子文書と第一のフォーム電子文書は同一）を取得できる。従って、ＯＣＲまたは手入力または光学コードリーダを使わずに、第一のフォーム電子文書に含まれる記入データをデータベースに登録できる。
【００１３】
本発明に係わる情報処理装置は、記入欄に記入された記入データと自身のファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録されたファイル名領域と署名捺印領域を有する複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記複数のフォーム電子文書のうちの一つの第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印された原本を読み取って、原本画像データを生成する画像読取部と、
前記原本画像データのファイル名領域の画像データに基づいて取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得する文書取得部と、
前記原本画像データと前記第二のフォーム電子文書の所定の照合対象領域を照合する照合部と、
前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部、または前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に前記原本画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられた原本フォーム電子文書を生成する第二文書生成部を備えることを特徴とする。
この構成によれば、第一のフォーム文書と第二のフォーム電子文書（改竄または修正がある場合、第一のフォーム文書と第二のフォーム電子文書の内容が異なる）を照合するので第一のフォーム文書が修正または改竄されているか否かの判別が可能である。更に、第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に第一のフォーム文書画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられて生成された原本フォーム電子文書は、原本（署名または捺印された第一のフォーム文書）の内容を正確に記録し、且つそのファイルサイズは小さい。更に、ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用した場合、原本フォーム電子文書はＰＤＦ形式であり、そのアクセス制御は容易に可能であり、原本の復元も容易に可能である。
【発明の効果】
【００１４】
本発明の情報処理装置は、次の効果を有する。（Ａ）利用者が記入した記入データはサーバにフォーム電子文書として保存されているので、そのフォーム電子文書を取得することによりＯＣＲまたは手入力または光学コードリーダを使わずに記入データを正確にデータベースに登録できる。（Ｂ）利用者がサーバに保存されているフォーム電子文書を印刷するので、送付の時間と費用が削減される。（Ｃ）捺印または署名された原本の場合、原本の印刷に使われたフォーム電子文書がサーバに保存されているので、原本の印刷に使われたフォーム電子文書と原本の署名または捺印が合成された原本フォーム電子文書を生成することにより、原本の内容を正確に記録し、且つファイルサイズが小さい原本フォーム電子文書を容易に生成できる。（Ｄ）ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用した場合、原本フォーム電子文書のアクセス制御は容易に可能である。（Ｅ）ＰＤＦ形式の原本フォーム電子文書を光ディスク（ＣＤ、ＤＶＤ等）に記録して複数の場所に保管することにより、災害等による消失を回避でき、原本の復元が容易に可能である。つまり、光ディスクだけを保存すればよく、複数のサーバを複数の場所に保存する必要は無い。（Ｆ）原本の印刷に使われたフォーム電子文書がサーバに保存されているので原本が修正または改竄されているか否かの判別が可能である。
なお、ＰＤＦ（Portable Document Format）は仕様が公開された標準フォーマットであり、閲覧、編集ソフトは複数のベンダーから供給されているのでそれらを保存する必要は無い。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の情報処理装置の第一実施例である情報処理装置５００を含む情報処理システム１０００を模式的に示す。
【図２】本発明の情報処理装置の第二実施例である情報処理装置５００を含む情報処理システム１１００を模式的に示す。
【図３】本発明の情報処理装置の第三実施例である情報処理装置５１０を含む情報処理システム１２００を模式的に示す。
【図４】本発明の情報処理装置の第四実施例である情報処理装置５２０を含む情報処理システム１３００を模式的に示す。
【図５】本発明の情報処理装置の第五実施例である情報処理装置５３０を含む情報処理システム１４００を模式的に示す。
【図６】未記入フォーム電子文書の一例である建築物許可申請書１１Ａと記入データが記入された建築物許可申請書１２Ａを示す。
【図７】ファイル名領域情報２５が記録された建築物許可申請書１３Ａ、１３Ｂと捺印された建築物許可申請書１４Ａ，１４Ｂを示す。
【図８】第一のフォーム電子文書の他の例である建築物許可申請書１３Ｃを示す。
【図９】記入データが登録されたデータベースの一例を示す。
【図１０】記入データが登録されたデータベースの他の例を示す。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１に、本発明の情報処理装置の第一実施例である情報処理装置５００を含む情報処理システム１０００を模式的に示す。なお、情報処理システム１０００は情報処理装置５００の概要を示し、その詳細は図２で説明する。情報処理システム１０００は情報処理装置５００とＷｅｂサーバ６３０とインターネット８００と端末６１０と印刷装置６２０を備える。端末６１０はＰＣ等で構成され、インターネット８００と印刷装置６２０との通信機能を有する。Ｗｅｂサーバ６３０はウェブサイトを提供すると共にインターネット８００と情報処理装置５００との通信機能を有する。情報処理装置５００はファイル名生成部２３０と記憶部１００と画像読取部２５０と照合部２７０とデータベース４００を含む。
【００１７】
利用者は端末６１０を操作することによりインターネット８００を介して、所望の未記入フォーム電子文書を提供しているＷｅｂサーバ６３０にアクセスし、それをダウンロードし、表示する。そしてその未記入フォーム電子文書の記入欄にデータを記入する。データが記入されたフォーム電子文書の所定のファイル名領域に、ファイル名生成部２３０により生成されたファイル名が記録されて第一のフォーム電子文書が生成される。第一のフォーム電子文書は、ファイル名生成部２３０により生成されたファイル名が付与され、記憶部１００に記憶されると共に端末６１０に送信される。利用者は第一のフォーム電子文書を印刷装置６２０で印刷し、捺印し、原本を作成し、原本を文書受領者に送付する。
文書受領者は原本を画像読取部２５０に読ませる。画像読取部２５０の出力の画像データからファイル名が取得され、そのファイル名が付与された第二のフォーム電子文書が記憶部１００から取得される。照合部２７０は画像読取部２５０の出力の画像データと第二のフォーム電子文書を、署名捺印領域を除いて、照合する。照合結果が一致の場合、第二のフォーム電子文書の記入データがデータベース４００に送信されると共に第二のフォーム電子文書は原本の捺印が合成され、取得されたファイル名が付与されて記憶部１００に登録される。
【００１８】
なお、フォーム電子文書はデータを記入する記入欄を有するフォーム形式の電子文書であり、未記入のフォーム形式の電子文書と記入欄に記入された記入データで構成される。フォーム文書はフォーム電子文書が印刷された紙文書である。
記憶部１００には複数の未記入のフォーム電子文書（記入欄に記入データが記入されていないフォーム電子文書）が保存され、利用者はその中から所望の未記入フォーム電子文書（複数の未記入のフォーム電子文書のうちの一つ）を選択する。例えば、建築物許可の申請をしたい場合、自治体のＷｅｂページにアクセスし、複数の未記入のフォーム電子文書の中から建築物許可を申請するための建築物許可申請書を選択する。複数の利用者が未記入フォーム電子文書に記入する場合、未記入フォーム電子文書から複数の異なる記入データが記入された複数のフォーム電子文書が生成される。
改竄や読み取りエラー等が無い場合、原本のファイル名領域の画像データから取得されるファイル名は、第一のフォーム電子文書のファイル名であるので、第一のフォーム電子文書が記憶部１００から取得される。つまり、第二のフォーム電子文書と第一のフォーム電子文書は同一である。一方、第一のフォーム電子文書のファイル名領域に記録されたファイル名が改竄されて印刷された場合、または第一のフォーム文書のファイル名領域に記録されたファイル名が改竄された場合、第二のフォーム電子文書と第一のフォーム電子文書は異なる。
【００１９】
図２に、本発明の情報処理装置の第二実施例である情報処理装置５００を含む情報処理システム１１００を模式的に示す。情報処理システム１１００は、機能の説明を簡単にするために、図１の情報処理システム１０００のインターネット８００とＷｅｂサーバ６３０を省略し、情報処理装置５００と端末６１０の構成を更に詳細に示したものである。なお、情報処理装置５００と端末６１０は互いに通信可能に接続されていれば良く、その接続形態は問わない。
端末６１０は表示画面６１１と入力機器６１２と端末文書処理プログラム６１３を備え、印刷装置６２０と情報処理装置５００に接続されている。情報処理装置５００は、記憶部１００と要求文書取得部２１０とデータ受信部２２０とファイル名生成部２３０と第一文書生成部２４０と画像読取部２５０と文書取得部２６０と照合部２７０と記入データ送信部２８０と第二文書生成部２９０と文書格納部３１０とデータベース４００を備える。なお、文書取得部２６０は文字認識復号部２６１とファイル名取得部２６２とファイル取得部２６３を備える。照合部２７０は画像変換・文字認識部２７１と画像・文字照合部２７２を備える。
端末６１０が本発明のデータ記入手段に相当する。
【００２０】
利用者は、端末６１０を操作して所望の未記入フォーム電子文書を見つけ、そのファイルの送信要求を行なう。要求文書取得部２１０はファイルの送信要求を受信し、その送信要求からファイル名を抽出し、そのファイル名が付与された未記入フォーム電子文書を記憶部１００の未記入フォームフォルダー１１０から取得し、端末６１０と第一文書生成部２４０に送信する。端末文書処理プログラム６１３は端末６１０が受信した未記入フォーム電子文書を表示画面６１１に表示する。また要求文書取得部２１０は抽出したファイル名をファイル名生成部２３０に送信する。
なお、未記入フォーム電子文書はデータを記入する記入欄と署名または捺印をするための署名捺印領域を備える。また、自身のファイル名が記録されるファイル名領域は、対象となる未記入のフォーム電子文書に共通の所定の位置、例えばページのフッターの位置に配置される。署名捺印領域は未記入のフォーム電子文書毎に異なった位置に配置されても良い。その場合、未記入のフォーム電子文書のファイル名と署名捺印領域の位置の対応テーブルを用意する。
端末文書処理プログラム６１３は未記入フォーム電子文書が端末６１０に送信される前に、端末６１０に記憶部１００からダウンロードされ、実行される。
【００２１】
利用者が記入欄に記入データを記入した後に、端末文書処理プログラム６１３が表示した記入完了ボタン（不図示）を押下すると、記入データは端末６１０からデータ受信部２２０に送られる。データ受信部２２０は記入データをファイル名生成部２３０と第一文書生成部２４０に送る。ファイル名生成部２３０は、受信した未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または記入欄に記入された記入データに基づいて、ファイル名を生成し、第一文書生成部２４０に送信する。第一文書生成部２４０は、受信したファイル名を含む、または、そのファイル名を暗号化または符号化したものを含むファイル名領域情報を生成し、要求文書取得部２１０から受信した未記入フォーム電子文書のファイル名領域にそのファイル名領域情報を書き込み、更にデータ受信部２２０から受信した記入データを記入することにより第一のフォーム電子文書を生成する。そして第一文書生成部２４０は第一のフォーム電子文書を、ファイル名生成部２３０が生成したファイル名を付与して記憶部１００の仮登録フォルダー１２０に格納すると共に第一のフォーム電子文書を端末６１０に送信する。
端末文書処理プログラム６１３は第一のフォーム電子文書を受信し、表示すると共に印刷ボタン（不図示）を表示する。利用者は印刷ボタンを押下し第一のフォーム電子文書を印刷装置６２０に送信する。印刷装置６２０は第一のフォーム電子文書を紙に印刷し、第一のフォーム文書を出力する。利用者は第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印し、原本を作成し、原本を文書受領者に送る。
【００２２】
ファイル名生成部２３０は、未記入フォーム電子文書の内容または属性情報または記入欄に記入された記入データに基づいてファイル名を生成する。生成されるファイル名の一例は、未記入フォーム電子文書のファイル名とシリアル番号を合成したものである。例えば、未記入フォーム電子文書のファイル名が「建築物許可申請書」の場合、生成されるファイル名は「建築物許可申請書Ｎ」であり、Ｎは００１から順次インクリメントされる。更に、生成されるファイル名の他の例は、未記入フォーム電子文書に「２０１１年度の建築物許可申請書」が記載されている場合、「２０１１年度の建築物許可申請書Ｎ」であり、更に、記入データに「長坂一郎」がある場合、「建築物許可申請書  長坂一郎」である。更に、文書の生成年月日のような属性情報をファイル名に含めても良い。
第一文書生成部２４０が生成するファイル名領域情報はファイル名生成部２３０から受信したファイル名と同一でも良いし、またファイル名生成部２３０から受信したファイル名を暗号化した暗号ファイル名または符号化した光学コードでも良いし、ファイル名と暗号ファイル名と光学コードを組み合わせたものでも良いし、記入データを送信する記入データ送信先の情報を含んでも良い。例えば、ファイル名領域情報はファイル名「建築物許可申請書Ｎ」でも良いし、またファイル名を暗号化した「建許申Ｎ」でも良いし、ファイル名を符号化した光学コードでも良い。またはそれらの組み合わせでも良いし、他の情報を含んでも良い。
【００２３】
文書受領者は、受領した原本を読み取らせるように画像読取部２５０を操作する。画像読取部２５０は原本を読み取り、原本画像データを出力し、文書取得部２６０と照合部２７０と第二文書生成部２９０に送信する。文書取得部２６０において、文字認識復号部２６１は受信した原本画像データのファイル名領域の文字または光学コードを文字認識または復号し、文字コードを出力する。ファイル名取得部２６２はその文字コードからファイル名を取得し、ファイル取得部２６３はそのファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を記憶部１００の仮登録フォルダー１２０から取得し、その第二のフォーム電子文書を照合部２７０と記入データ送信部２８０に送信する。
なお、ファイル名取得部２６２が取得したファイル名が付与されたファイルを記憶部１００の仮登録フォルダー１２０から取得できなかった場合、文書取得エラーをエラーの処理をするエラー処理部（不図示）に報告する。
原本画像データと第二のフォーム電子文書を受信した照合部２７０は、画像照合値が１の場合、画像変換・文字認識部２７１で第二のフォーム電子文書を画像データに変換する。そして画像・文字照合部２７２はその画像データと原本画像データの所定の照合対象領域を照合する。一方、画像照合値が０の場合、照合部２７０は、照合対象領域の原本画像データを画像変換・文字認識部２７１で文字コードに変換する。そして画像・文字照合部はその文字コードと、照合対象領域の第二のフォーム電子文書の文字コードを照合する。照合部２７０は、照合結果が一致である場合、その旨を記入データ送信部２８０と第二文書生成部２９０に送信し、照合結果が一致でない場合、照合エラーをエラー処理部に報告する。
なお、画像照合値は予め１または０に設定されているとする。また所定の照合対象領域は署名捺印領域を含まない。
【００２４】
照合結果が一致である場合、記入データ送信部２８０は第二のフォーム電子文書の記入データを抽出し、データベース４００に送信し、第二文書生成部２９０は原本画像データの署名捺印領域の画像データを第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に貼り付けて原本フォーム電子文書を生成し、原本フォーム電子文書を文書格納部３１０に送信する。文書格納部３１０は原本フォーム電子文書にファイル名取得部２６２が取得したファイル名を付与して記憶部１００の登録フォルダー１３０に格納する。
データベース４００は、第二のフォーム電子文書の記入データを一レコードとして記録する。データベース４００がデータベース名の異なる複数のデータベースを有する場合、データベース名は予め作成されたテーブル等から取得され、記入データはそのデータベース名に送信される。
なお、第一文書生成部２４０が第一のフォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または記入データに基づいて、記入データの送信先のデータベース名を生成してファイル名領域に記録しても良い。その場合、ファイル名取得部２６２は文字認識復号部２６１から受信した文字コードからデータベース名を取得し、記入データ送信部２８０に送る。記入データ送信部２８０は受信したデータベース名に記入データを送信する。
また、記入データ送信部２８０は記入データを電子文書宛に送信しても良い。電子文書はスプレッドシートやＰＤＦ等の電子文書でも良い。
なお、原本フォーム電子文書が必要で、記入データが不要の場合は、記入データ送信部２８０とデータベース４００は不要であり、記入データが必要で、原本フォーム電子文書が不要の場合は、第二文書生成部２９０と文書格納部３１０は不要である。
【００２５】
本発明の情報処理装置５００を含む情報処理システム１１００は次のような効果をもたらす。
（Ａ）記入データを含む第一のフォーム電子文書はサーバに保存されており、第一のフォーム電子文書を取得することにより記入データを取得できるので記入データを再度ＯＣＲまたは人手または光学コードリーダを使用して入力する必要は無い。その記入データは、利用者が入力し、捺印または署名によりその正しさを確認したものである。つまり、利用者が確認した記入データが、ＯＣＲまたは人手または光学コードリーダを使用せずに、正確にデータベースに登録される。
（Ｂ）サーバに保存されている第一のフォーム電子文書が利用者に送信され、利用者が第一のフォーム電子文書を印刷し、第一のフォーム文書を取得するので第一のフォーム文書を送付する必要画なく、送付の時間と費用が削減される。
（Ｃ）原本フォーム電子文書は、原本の印刷に使われた第一のフォーム電子文書と原本の署名または捺印の画像の合成により生成されたものであるので、その内容は正確であり、且つそのファイルサイズは小さい。原本の印刷に使われた第一のフォーム電子文書が無い場合、原本のビットイメージのまたはビットイメージを圧縮したファイルを保存するので保存するファイルのファイルサイズが大きい。原本の高精度の復元には高解像度で高精度の階調のビットイメージが必要であり、そのファイルサイズは原本フォーム電子文書のファイルサイズに比べて遥かに大きくなる場合がある。
（Ｄ）ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用することにより、フォーム電子文書毎のアクセス制御が可能になる。ＰＤＦ形式の電子文書は電子文書毎に閲覧、印刷、編集の許可を設定できる。更に、電子文書を管理する文書管理サーバを設置することにより、ユーザごとにまたはグループごとに電子文書の閲覧、印刷、編集の許可を設定できる。
（Ｅ）ＰＤＦ形式の原本フォーム電子文書を光ディスク（ＣＤ、ＤＶＤ等）に記録して複数の場所に保管することにより、災害等による消失を回避でき、原本の復元が容易に可能である。更に、ＰＤＦの仕様は公開され、且つＰＤＦ形式の電子文書を閲覧、印刷、編集するプログラムは複数のベンダーから供給されているので、ＰＤＦ形式の電子文書を閲覧、印刷、編集するプログラムを保存する必要は無い。
【００２６】
（Ｆ）第一のフォーム電子文書がサーバに保存されているので原本が修正または改竄されたか否かの判別が可能である。その理由を次に説明する。なお、「原本が修正または改竄された」とは、第一文書生成部２４０が生成した第一のフォーム電子文書が修正または改竄されて印刷された、または第一のフォーム文書が修正または改竄された、ことを意味する。
原本の汚れや印刷不良等及び画像読取部２５０の解像度等による誤差は充分少ないものとし、照合部２７０はそれらを考慮し、署名捺印領域を含まない照合対象領域を照合し、照合結果を出力するとする。
原本が修正または改竄されていない場合、ファイル取得部２６３は第一のフォーム電子文書を取得する。照合部２７０は、第一のフォーム電子文書と原本画像データ（第一のフォーム文書の画像データ）の照合対象領域を照合するので照合部２７０の照合結果は一致であり、修正または改竄されていないという判別結果を得る。
原本のファイル名領域のファイル名が改竄された場合、ファイル取得部２６３は第一のフォーム電子文書と異なる第二のフォーム電子文書を取得する。照合部２７０は第二のフォーム電子文書と原本画像データ（ファイル名が修正または改竄された第一のフォーム文書の画像データ）の照合対象領域を照合する。第一のフォーム電子文書と第二のフォーム電子文書のファイル名領域の画像データが異なるので、照合部２７０の照合結果は不一致であり、修正または改竄されたという判別結果を得る。
原本のファイル名領域のファイル名以外の情報が改竄された場合、ファイル取得部２６３は第一のフォーム電子文書を取得する。照合部２７０は第一のフォーム電子文書と原本画像データ（ファイル名領域が修正または改竄された第一のフォーム文書の画像データ）を照合するので照合部２７０の照合結果は不一致であり、修正または改竄されたという判別結果を得る。
原本のファイル名領域以外が修正または改竄された場合、ファイル取得部２６３は第一のフォーム電子文書を取得する。照合部２７０は、第一のフォーム電子文書と原本画像データ（修正または改竄された第一のフォーム文書の画像データ）の照合対象領域を照合するので、照合部２７０の照合結果は不一致であり、修正または改竄されたという判別結果を得る。
【００２７】
なお、捺印または署名が登録されている場合、照合部２７０の照合結果が一致であり、且つ登録された捺印または署名と原本の署名捺印領域の画像の照合結果が一致の場合に原本フォーム電子文書が登録され、記入データがデータベースに送信される。
また、照合結果が不一致の場合、人が照合部２７０から出力されるデータに基づいて、不一致の理由（修正、改竄、汚れ、印刷不良、画像読取部２５０の解像度等による誤差、照合部２７０のスキュー等による誤差、等）を判断するのが好ましい。
【００２８】
図３に、本発明の情報処理装置の第三実施例である情報処理装置５１０を含む情報処理システム１２００を模式的に示す。情報処理システム１２００は端末６１０と情報処理装置５１０を備える。端末６１０は表示画面６１１と入力機器６１２と端末文書処理プログラム６１３を有する。情報処理装置５１０は、記憶部１００Ａと要求文書取得部２１０と受信部２２０Ａとファイル名生成部２３０Ａと第二文書生成部２４０Ａを備える。
端末６１０が本発明のデータ記入手段に相当する。
【００２９】
利用者は、端末６１０を操作して所望の未記入フォーム電子文書を見つけ、そのファイルの送信要求を行なう。要求文書取得部２１０はファイルの送信要求を受信し、その送信要求からファイル名を抽出し、そのファイル名が付与された未記入フォーム電子文書を記憶部１００Ａの未記入フォームフォルダー１１０から取得し、端末６１０に送信する。端末文書処理プログラム６１３は端末６１０が受信した未記入フォーム電子文書を表示画面６１１に表示する。また要求文書取得部２１０は抽出したファイル名をファイル名生成部２３０Ａに送信する。なお、端末文書処理プログラム６１３は、未記入フォーム電子文書が端末６１０に送信される前に、端末６１０に記憶部１００からダウンロードされ、実行される。未記入フォーム電子文書は、情報処理システム１１００で説明した未記入フォーム電子文書と同一のものでも良く、また署名捺印領域の無いものでも良い。
利用者が記入欄に記入データを記入した後に、端末文書処理プログラム６１３が表示した記入完了ボタン（不図示）を押下すると、端末文書処理プログラム６１３は記入済フォーム電子文書を生成し、データ受信部２２０Ａに送る。データ受信部２２０Ａは記入済フォーム電子文書をファイル名生成部２３０Ａと第一文書生成部２４０Ａに送る。ファイル名生成部２３０Ａは、受信した未記入フォーム電子文書のファイル名または記入済フォーム電子文書の内容または属性情報または記入データに基づいて、ファイル名を生成し、第一文書生成部２４０Ａに送信する。第一文書生成部２４０Ａは、受信したファイル名を含む、または、そのファイル名を暗号化または符号化したものを含むファイル名領域情報を生成し、記入済フォーム電子文書のファイル名領域にそのファイル名領域情報を書き込んで第一のフォーム電子文書を生成する。そして第一文書生成部２４０Ａは、第一のフォーム電子文書をファイル名生成部２３０Ａが生成したファイル名を付与して記憶部１００Ａの仮登録フォルダー１２０に格納すると共に第一のフォーム電子文書を端末６１０に送信する。
【００３０】
第一のフォーム電子文書はファイル名が記録されたファイル名領域と記入データを含むので第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書のファイル名領域から第一のフォーム電子文書のファイル名を取得できる。従って、そのファイル名から第一のフォーム電子文書を取得でき、第一のフォーム電子文書に含まれる記入データを、ＯＣＲまたは手入力または光学コードリーダを使わずに、取得できる。更に、未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または記入欄に記入された記入データに基づいて、ファイル名が生成されるので、ファイル名から未記入フォーム電子文書の内容またはファイル名または属性情報または記入欄に記入された記入データを推測でき、利便性がよくなる。更に、ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用した場合、第一のフォーム電子文書のアクセス制御は容易に可能である。
なお、情報処理システム１２００は、情報処理システム１１００のように、記入データが端末６１０からデータ受信部２２０を介してファイル名生成部２３０と第一文書生成部２４０に送られ、未記入フォーム電子文書が要求文書取得部２１０からファイル名生成部２３０と第一文書生成部２４０に送られる構造であっても良い。
【００３１】
図４に本発明の情報処理装置の第四実施例である情報処理装置５２０を含む情報処理システム１３００を模式的に示す。情報処理システム１３００は情報処理装置５２０と印刷装置６２０を備える。情報処理装置５２０は記憶部１００Ｂとファイル名取得手段３２０とファイル取得手段３３０と記入データ送信部２８０とデータベース４００を備える。単数または複数の人が作成した複数のフォーム電子文書が記憶部１００Ｂの仮登録フォルダー１２０に記憶されている。
なお、フォーム電子文書は記入欄に記入された記入データとファイル名領域情報が記録されたファイル名領域を有する。
ファイル名取得手段３２０は、ファイル名領域に記録されたファイル名領域情報からファイル名を取得し、取得したファイル名をファイル取得手段３３０に入力する手段である。ファイル名取得手段３２０はファイル名領域に記録されたファイル名を認識し、認識したファイル名をファイル取得手段３３０に入力する人または画像認識装置であっても良いし、ファイル名領域に記録された光学コードを復号し、復号された光学コードからファイル名を抽出し、そのファイル名をファイル取得手段３３０に入力する光学コード処理装置（光学コードリーダとファイル名を抽出するプログラムを備えた装置）でも良い。
ファイル取得手段３３０は入力されたファイル名が付与されたファイルを記憶部１００Ｂの仮登録フォルダー１２０から取得する。ファイル名取得手段３２０が人の場合、ファイル取得手段３３０はファイル名を入力するユーザインターフェースを備える。
【００３２】
利用者は、印刷装置６２０と情報処理装置５２０に接続された端末（不図示）を操作することにより、第一のフォーム電子文書を印刷装置６２０で印刷し、第一のフォーム文書を取得し、それを文書受領者に送付する。
ファイル名取得手段３２０が文書受領者の場合、文書受領者は、第一のフォーム文書のファイル名領域に記録されたファイル名領域情報からファイル名を認識し、ファイル取得手段３３０のユーザインターフェースにファイル名を入力する。
ファイル名取得手段３２０が画像認識装置の場合、文書受領者は、画像認識装置に第一のフォーム文書のファイル名領域を読み取らせる。画像認識装置はファイル名領域のファイル名領域情報からファイル名を認識し、ファイル取得手段３３０に認識したファイル名を入力する。
ファイル名取得手段３２０が光学コード処理装置の場合、文書受領者は、光学コード処理装置で第一のフォーム文書のファイル名領域を読み取らせる。光学コード処理装置はファイル名領域の光学コードを復号し、ファイル名を抽出し、ファイル取得手段３３０に抽出したファイル名を入力する。
ファイル取得手段３３０は入力されたファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を記憶部１００Ｂの仮登録フォルダー１２０から取得し、その第二のフォーム電子文書を記入データ送信部２８０に送信する。記入データ送信部２８０は第二のフォーム電子文書の記入データを抽出し、データベース４００に送信する。
第一のフォーム文書には自身のファイル名が記録されているので、そのファイル名を取得することにより、第一のフォーム文書の印刷に使われた第一のフォーム電子文書（改竄または修正が無い場合、第二のフォーム電子文書と第一のフォーム電子文書は同一）を取得できる。従って、ＯＣＲまたは手入力を使わずに、第一のフォーム電子文書に含まれる記入データを取得できる。
【００３３】
図５に本発明の情報処理装置の第五実施例である情報処理装置５３０を含む情報処理システム１４００を模式的に示す。情報処理システム１４００は情報処理装置５３０と印刷装置６２０を備える。情報処理装置５３０は、記憶部１００Ｃと画像読取部２５０と文書取得部２６０と照合部２７０と記入データ送信部２８０と第二文書生成部２９０と文書格納部３１０とデータベース４００を備える。なお、文書取得部２６０は、文字認識復号部２６１とファイル名取得部２６２とファイル取得部２６３を備える。照合部２７０は画像変換・文字認識部２７１と画像・文字照合部２７２を備える。
単数または複数の人が作成した複数のフォーム電子文書が記憶部１００Ｃの仮登録フォルダー１２０に記憶されている。なお、フォーム電子文書は記入欄に記入された記入データと、ファイル名領域情報が記録されたファイル名領域と署名または捺印をするための署名捺印領域を有する。
【００３４】
利用者は、印刷装置６２０と情報処理装置５３０に接続された端末（不図示）を操作することにより、第一のフォーム電子文書を印刷装置６２０で印刷して第一のフォーム文書を取得し、その署名捺印領域に捺印して原本を作成し、原本を文書受領者に送付する。
原本受領者は、受領した原本を読み取らせるように画像読取部２５０を操作する。画像読取部２５０は原本を読み取り、原本画像データを出力し、文書取得部２６０と照合部２７０と第二文書生成部２９０に送信する。文書取得部２６０において、文字認識復号部２６１は受信した原本画像データのファイル名領域の文字または光学コードを文字認識または復号し、文字コードを出力する。ファイル名取得部２６２はその文字コードからファイル名を取得し、ファイル取得部２６３はそのファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を記憶部１００Ｃの仮登録フォルダー１２０から取得し、その第二のフォーム電子文書を照合部２７０と記入データ送信部２８０に送信する。
なお、ファイル名取得部２６２が取得したファイル名が付与されたファイルを記憶部１００Ｃの仮登録フォルダー１２０から取得できなかった場合、文書取得エラーをエラーの処理をするエラー処理部（不図示）に報告する。
原本画像データと第二のフォーム電子文書を受信した照合部２７０は、画像照合値が１の場合、画像変換・文字認識部２７１で第二のフォーム電子文書を画像データに変換する。そして画像・文字照合部２７２はその画像データと原本画像データの所定の照合対象領域を照合する。一方、画像照合値が０の場合、照合部２７０は、照合対象領域の原本画像データを画像変換・文字認識部２７１で文字コードに変換する。そして画像・文字照合部２７２はその文字コードと、照合対象領域の第二のフォーム電子文書の文字コードを照合する。照合部２７０は、照合結果が一致である場合、その旨を記入データ送信部２８０と第二文書生成部２９０に送信し、照合結果が一致でない場合、照合エラーをエラー処理部に報告する。
なお、画像照合値は予め１または０に設定されているとする。また所定の照合対象領域は署名捺印領域を含まない。
【００３５】
照合結果が一致である場合、記入データ送信部２８０は第二のフォーム電子文書の記入データを抽出し、データベース４００に送信し、第二文書生成部２９０は原本画像データの署名捺印領域の画像データを第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に貼り付けて原本フォーム電子文書を生成し、原本フォーム電子文書を文書格納部３１０に送信する。文書格納部３１０は原本フォーム電子文書にファイル名取得部２６２が取得したファイル名を付与して記憶部１００Ｃの登録フォルダー１３０に格納する。
データベース４００は、第二のフォーム電子文書の記入データを一レコードとして記録する。データベース４００がデータベース名の異なる複数のデータベースを有する場合、データベース名は予め作成されたテーブル等から取得され、記入データはそのデータベース名に送信される。
なお、第二のフォーム電子文書のファイル名領域に記入データの送信先のデータベース名が記録されている場合、ファイル名取得部２６２は文字認識復号部２６１から受信した文字コードからデータベース名を取得し、記入データ送信部２８０に送る。記入データ送信部２８０は受信したデータベース名に記入データを送信する。また、記入データ送信部２８０は記入データを電子文書宛に送信しても良い。電子文書はスプレッドシートやＰＤＦ等の電子文書でも良い。
なお、原本フォーム電子文書が必要で、記入データが不要の場合は、記入データ送信部２８０とデータベース４００は不要であり、記入データが必要で、原本フォーム電子文書が不要の場合は、第二文書生成部２９０と文書格納部３１０は不要である。
【００３６】
第一のフォーム文書と第二のフォーム電子文書（改竄または修正がある場合、第一のフォーム文書と第二のフォーム電子文書の内容が異なる）を照合するので第一のフォーム文書が修正または改竄されているか否かの判別が可能である。更に、第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に第一のフォーム文書画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられて生成された原本フォーム電子文書は、原本（署名または捺印された第一のフォーム文書）の内容を正確に記録し、且つそのファイルサイズは小さい。更に、ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用した場合、原本フォーム電子文書はＰＤＦ形式であり、そのアクセス制御は容易に可能であり、原本の復元も容易に可能である。
【００３７】
次に、フォーム電子文書とフォーム文書の具体例を説明する。
図６（Ａ）に、未記入フォーム電子文書の一例である建築物許可申請書１１Ａ示す。建築物許可申請書１１Ａはデータを記入するための記入欄２１と署名または捺印をするための署名捺印領域２２を有する。
図６（Ｂ）に、建築物許可申請書１１Ａの記入欄２１の記入データ２４が記入され建築物許可申請書１２Ａを示す。
図７（Ａ）に、建築物許可申請書１２Ａにファイル名領域情報２５が書き込まれた建築物許可申請書１３Ａを示す。建築物許可申請書１３Ｂは建築物許可申請書１３Ａが印刷された文書である。
図７（Ｂ）に建築物許可申請書１３Ａが印刷され、その署名捺印領域２２に印２７が捺印された建築物許可申請書１４Ｂを示す。建築物許可申請書１４Ａは第二文書生成部２９０が生成した原本フォーム電子文書の一例であり、その画像は建築物許可申請書１４Ｂと同一である。
【００３８】
利用者は建築物許可申請書１３Ａまたは１３Ｂまたは１４Ｂを改竄または修正しないとする。また印刷装置６２０の印刷品質は良く、印刷媒体の汚れは無く、画像読取部２５０の読み取り誤差が無く、文字認識復号部２６１の認識・復号エラーが無く、照合部２７０は正しく照合するとする。
利用者は図１の情報処理システム１０００を利用して建築物許可の申請をするとする。なお、処理の詳細は図２を参照して説明する。利用者はインターネット８００に接続された端末６１０を操作し、自治体のＷｅｂサーバ６３０にアクセスし、電子申請書のダウンロードを提供するＷｅｂページを探す。そして所望の建築物許可申請書１１Ａ（ファイル名は「建築物許可申請書」）を見つけ、建築物許可申請書１１Ａの送信の要求を行なう。
建築物許可申請書１１Ａの送信要求は要求文書取得部２１０により受信される。要求文書取得部２１０は記憶部１００の未記入フォルダー１１０に記憶されている建築物許可申請書１１Ａと端末６１０で実行される端末文書処理プログラム６１３を取得し、端末６１０に送ると共に建築物許可申請書１１Ａをファイル名生成部２３０と第一文書生成部２４０に送る。端末６１０が端末文書処理プログラム６１３を実行すると、端末文書処理プログラム６１３は建築物許可申請書１１Ａを表示画面６１１に表示する。なお、要求文書取得部２１０はファイル名「建築物許可申請書」をファイル名生成部２３０に送信する。
利用者が記入欄に記入データを記入して建築物許可申請書１２Ａを生成した後に、端末文書処理プログラム６１３が表示した記入完了ボタン（不図示）を押下すると、記入データは端末６１０からデータ受信部２２０に送られる。データ受信部２２０は記入データをファイル名生成部２３０と第一文書生成部２４０に送る。ファイル名生成部２３０はファイル名「建築物許可申請書００７」を生成し、第一文書生成部２４０に送る。
【００３９】
第一文書生成部２４０はファイル名２６Ａと、ファイル名２６Ａが符号化された二つの二次元コード２６Ｂで構成されるファイル名領域情報２５を生成する。そして第一文書生成部２４０は、記入データを建築物許可申請書１１Ａに記入し、更にページのフッターの位置のファイル名領域２３にファイル名領域情報２５を書き込むことにより建築物許可申請書１３Ａを生成する。更に第一文書生成部２４０は、建築物許可申請書１３Ａを、「建築物許可申請書００７」のファイル名を付与して記憶部１００の仮登録フォルダー１２０に格納すると共に端末６１０に送信する。
端末文書処理プログラム６１３は、建築物許可申請書１３Ａを受信し、表示すると共に印刷ボタン（不図示）を表示する。利用者が印刷ボタンを押下すると、建築物許可申請書１３Ａは印刷装置６２０に送信される。印刷装置６２０は建築物許可申請書１３Ａを紙に印刷し、建築物許可申請書１３Ｂを出力する。利用者は建築物許可申請書１３Ｂの署名捺印領域に捺印し、建築物許可申請書１４Ｂを作成し、建築物許可申請書１４Ｂを文書受領者に送る。
【００４０】
文書受領者は、受領した建築物許可申請書１４Ｂを読み取らせるように画像読取部２５０を操作する。画像読取部２５０は建築物許可申請書１４Ｂを読み取り、建築物許可申請書１４Ｂ画像データを出力し、文字認識復号部２６１と照合部２７０に送信する。文字認識復号部２６１は建築物許可申請書１４Ｂ画像データのファイル名領域２３の文字または光学コードを文字認識または復号し、文字コードをファイル名取得部２６２に送信する。ファイル名取得部２６２はその文字コードからファイル名「建築物許可申請書００７」を抽出し、ファイル取得部２６３に送信する。
ファイル取得部２６３は、ファイル名「建築物許可申請書００７」が付与された建築物許可申請書１３Ａを記憶部１００から取得し、建築物許可申請書１３Ａを画像変換・文字認識部２７１と記入データ送信部２８０に送信する。画像変換・文字認識部２７１は建築物許可申請書１３Ａを画像データに変換して建築物許可申請書１３Ａ画像データを出力し、画像・文字照合部２７２に送信する。但し、画像照合値は１とした。画像・文字照合部２７２は、建築物許可申請書１４Ｂ画像データの署名捺印領域を除いて、建築物許可申請書１４Ｂ画像データと建築物許可申請書１３Ａ画像データを照合する。
照合結果が一致である場合、記入データ送信部２８０は建築物許可申請書１３Ａの記入データを抽出し、データベース４００に送信し、第二文書生成部２９０は建築物許可申請書１４Ｂ画像データの署名捺印領域の画像データを建築物許可申請書１３Ａの署名捺印領域に貼り付けて建築物許可電子申請書１４Ａを生成し、建築物許可申請書１４Ａを文書格納部３１０に送信する。文書格納部３１０は建築物許可申請書１４Ａを、ファイル名「建築物許可申請書００７」を付与して記憶部１００の登録フォルダー１３０に格納する。
【００４１】
建築物許可申請書１３Ａ、１３Ｂ、１４Ａ，１４Ｂに示したようにファイル名２６Ａがファイル名領域２３の中央に書き込まれ、その左右にファイル名２６Ａを含む情報が符号化された二次元コード２６Ｂが書き込まれている。この配置により、二つの二次元コード２６Ｂが文字列に並行に配置されているので、画像・文字照合部２７２が二つの画像を照合する場合に行なうスキューの調整を容易に行なうことができる。更に、文字認識復号部２６１がファイル名領域２３の文字または光学コードを文字認識または復号できない場合に、ファイル名は次のように入力される。二次元コードリーダが利用できる場合は、二次元コードリーダで二次元コード２６Ｂを読み取ることによりファイル名「建築物許可申請書００７」が入力され、二次元コードリーダが利用できない場合は、ファイル名「建築物許可申請書００７」が人手で入力される。
なお、建築物許可申請書１１Ａ、１２Ａ、１３Ａ、１３Ｂ、１４Ａ、１４Ｂがそれぞれ未記入フォーム電子文書、記入済フォーム電子文書、第一のフォーム電子文書、第一のフォーム文書、原本フォーム電子文書、原本に対応する。
【００４２】
図８に、第一のフォーム電子文書の他の例である建築物許可申請書１３Ｃを示す。ファイル名領域２３Ａにファイル名領域情報２５Ａが記録されている。ファイル名領域情報２５Ａは暗号化されたファイル名２６Ｃと、暗号化された記入データ送信先２６Ｄと、暗号化されたファイル名２６Ｃ及び暗号化された記入データ送信先２６Ｄが符号化された二つの二次元コード２６Ｅで構成される。予め作成された復号テーブルにより、暗号化されたファイル名２６Ｃ「建許申請書００７」からファイル名「建築物許可申請書００７」が取得され、暗号化された記入データ送信先２６Ｄ「建許申請者リスト」から記入データ送信先「建築物許可申請者リスト」が取得される。
【００４３】
図９に、記入データが登録されたデータベースの一例を示す。データベース名は「建築物許可申請者リスト」である。記入データは記入欄と同名のデータベースのフィールドに記録される。更に、その記入データを有するフォーム電子文書のファイル名が記録される。これにより、このデータベースで検索された記入データを有するフォーム電子文書を容易に取得できる。記入データは予め設定されたデータベース名に送信される。
【００４４】
図１０に、記入データが登録されたデータベースの他の例を示す。データベース名は「山梨県の建築物許可申請者リスト」である。ファイル名が「建築物許可申請書Ｍ」（Ｍは３桁の正の整数）であるフォーム電子文書のうちの申請者住所の記入欄が「山梨県」であるものの記入データがデータベース名「山梨県の建築物許可申請者リスト」のデータベースに記録される。これにより都道府県別のデータベースが容易に構築される。データベース名はファイル名領域情報と記入データに基づいて取得され、記入データはそのデータベース名に送信される。
【００４５】
以上、本発明の実施形態を述べたが本発明はこれらに限られるものではない。
【符号の説明】
【００４６】
１１  １２  １３  １４  建築物許可申請書
２１  記入欄、２２  署名捺印領域、２３  ファイル名領域、２４  記入データ、２５  ファイル名領域情報、２６Ａ  ファイル名、２６Ｂ  二次元コード、２６Ｃ  暗号化されたファイル名、２６Ｄ  暗号化された記入データ送信先、２６Ｅ  二次元コード、２７  印
１００  記憶部、１１０  未記入フォームフォルダー、１２０  仮登録フォルダー、１３０  登録フォルダー
２１０  要求文書取得部、２２０  データ受信部、２３０  ファイル名生成部、２４０  第二文書生成部、２５０  画像読取部、２６０  文書取得部、２６１  文字認識復号部、２６２  ファイル名取得部、２６３  ファイル取得部、２７０  照合部、２７１  画像変換・文字認識部、２７２  画像・文字照合部、２８０  記入データ送信部、２９０  第一文書生成部
３１０  文書格納部、３２０  ファイル名取得手段、３３０  ファイル取得手段
４００  データベース
５００  ５１０  ５２０  ５３０  情報処理装置
６１０  端末、６１１  表示画面、６１２  入力機器、６１３  端末文書処理プログラム、６２０  印刷装置、６３０  Ｗｅｂサーバ
８００  インターネット
１０００  １１００  １２００  １３００  １４００  情報処理システム
【図１】
2013030096.tif 000003
【図２】
2013030096.tif 000004
【図３】
2013030096.tif 000005
【図４】
2013030096.tif 000006
【図５】
2013030096.tif 000007
【図６】
2013030096.tif 000008
【図７】
2013030096.tif 000009
【図８】
2013030096.tif 000010
【図９】
2013030096.tif 000011
【図１０】
2013030096.tif 000012
【手続補正書】
【提出日】平成24年1月31日(2012.1.31)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
未記入の記入欄と署名捺印領域を有する未記入フォーム電子文書を含む複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入データを記入するデータ記入手段と、
ファイル名を生成するファイル名生成部と、
前記未記入フォーム電子文書の所定のファイル名領域に前記ファイル名生成部が生成したファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録され、前記データ記入手段で記入された記入データが前記未記入フォーム電子文書の記入欄に記入された第一のフォーム電子文書を生成し、前記第一のフォーム電子文書を前記ファイル名生成部が生成したファイル名を付与して前記記憶部に格納する第一文書生成部と、
前記第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印された原本を読み取って、原本画像データを生成する画像読取部と、
前記原本画像データのファイル名領域の画像データに基づいて取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得する文書取得部と、
前記原本画像データと前記第二のフォーム電子文書の所定の照合対象領域を照合する照合部と、
前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部、または前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に前記原本画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられた原本フォーム電子文書を生成する第二文書生成部を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
記入欄に記入された記入データと自身のファイル名がそのまま、または暗号化または符号化されて記録されたファイル名領域と署名捺印領域を有する複数のフォーム電子文書を記憶する記憶部と、
前記複数のフォーム電子文書のうちの一つの第一のフォーム電子文書が印刷された第一のフォーム文書の署名捺印領域に署名または捺印された原本を読み取って、原本画像データを生成する画像読取部と、
前記原本画像データのファイル名領域の画像データに基づいて取得したファイル名が付与された第二のフォーム電子文書を前記記憶部から取得する文書取得部と、
前記原本画像データと前記第二のフォーム電子文書の所定の照合対象領域を照合する照合部と、
前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の記入データをデータベースまたは電子文書宛に送信する記入データ送信部、または前記照合部の照合結果が一致である場合、前記第二のフォーム電子文書の署名捺印領域に前記原本画像データの署名捺印領域の画像データが貼り付けられた原本フォーム電子文書を生成する第二文書生成部を備えることを特徴とする情報処理装置。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２５】
本発明の情報処理装置５００を含む情報処理システム１１００は次のような効果をもたらす。
（Ａ）記入データを含む第一のフォーム電子文書はサーバに保存されており、第一のフォーム電子文書を取得することにより記入データを取得できるので記入データを再度ＯＣＲまたは人手または光学コードリーダを使用して入力する必要は無い。その記入データは、利用者が入力し、捺印または署名によりその正しさを確認したものである。つまり、利用者が確認した記入データが、ＯＣＲまたは人手または光学コードリーダを使用せずに、正確にデータベースに登録される。
（Ｂ）サーバに保存されている第一のフォーム電子文書が利用者に送信され、利用者が第一のフォーム電子文書を印刷し、第一のフォーム文書を取得するので第一のフォーム文書を送付する必要がなく、送付の時間と費用が削減される。
（Ｃ）原本フォーム電子文書は、原本の印刷に使われた第一のフォーム電子文書と原本の署名または捺印の画像の合成により生成されたものであるので、その内容は正確であり、且つそのファイルサイズは小さい。原本の印刷に使われた第一のフォーム電子文書を使用しない場合、原本のビットイメージを圧縮したファイルを保存するので保存するファイルのファイルサイズが大きい。原本の高精度の復元には高解像度で高精度の階調のビットイメージが必要であり、そのファイルサイズは原本フォーム電子文書のファイルサイズに比べて遥かに大きくなる場合がある。
（Ｄ）ＰＤＦ形式のフォーム電子文書を使用することにより、フォーム電子文書毎のアクセス制御が可能になる。ＰＤＦ形式の電子文書は電子文書毎に閲覧、印刷、編集の許可を設定できる。更に、電子文書を管理する文書管理サーバを設置することにより、ユーザごとにまたはグループごとに電子文書の閲覧、印刷、編集の許可を設定できる。
（Ｅ）ＰＤＦ形式の原本フォーム電子文書を光ディスク（ＣＤ、ＤＶＤ等）に記録して複数の場所に保管することにより、災害等による消失を回避でき、原本の復元が容易に可能である。更に、ＰＤＦの仕様は公開され、且つＰＤＦ形式の電子文書を閲覧、印刷、編集するプログラムは複数のベンダーから供給されているので、ＰＤＦ形式の電子文書を閲覧、印刷、編集するプログラムを保存する必要は無い。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４６】
１１  １２  １３  １４  建築物許可申請書
２１  記入欄、２２  署名捺印領域、２３  ファイル名領域、２４  記入データ、２５  ファイル名領域情報、２６Ａ  ファイル名、２６Ｂ  二次元コード、２６Ｃ  暗号化されたファイル名、２６Ｄ  暗号化された記入データ送信先、２６Ｅ  二次元コード、２７  印
１００  記憶部、１１０  未記入フォームフォルダー、１２０  仮登録フォルダー、１３０  登録フォルダー
２１０  要求文書取得部、２２０  データ受信部、２３０  ファイル名生成部、２４０  第一文書生成部、２５０  画像読取部、２６０  文書取得部、２６１  文字認識復号部、２６２  ファイル名取得部、２６３  ファイル取得部、２７０  照合部、２７１  画像変換・文字認識部、２７２  画像・文字照合部、２８０  記入データ送信部、２９０  第二文書生成部
３１０  文書格納部、３２０  ファイル名取得手段、３３０  ファイル取得手段
４００  データベース
５００  ５１０  ５２０  ５３０  情報処理装置
６１０  端末、６１１  表示画面、６１２  入力機器、６１３  端末文書処理プログラム、６２０  印刷装置、６３０  Ｗｅｂサーバ
８００  インターネット
１０００  １１００  １２００  １３００  １４００  情報処理システム