(57)【要約】      （修正有）【課題】持ち出された文書が外部で二次利用された場合に、監査を可能にするジョブ履歴監査システムを提供する。【解決手段】ジョブ履歴監査システムにおいて、デジタル複合機１１２での印刷時に組織ＩＤを埋め込み、外部のデジタル複合機１２２でスキャンする際に埋め込まれた組織ＩＤを抽出する。デジタル複合機１２２は文書に埋め込まれた組織ＩＤを含めたジョブ履歴をデータ処理サーバー１０１に送信し、データ処理サーバーは文書の組織ＩＤに基づいて、監査処理を行う。【選択図】図１
2013183300.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続された画像処理装置から送信される、ジョブ属性とコンテンツデータからなるジョブ履歴を蓄積装置に保存する情報処理装置を備え、前記蓄積装置に保存されたジョブ履歴の検索が可能なジョブ履歴監査システムにおいて、
文書印刷時に文書に組織識別情報を埋め込む組織識別情報埋め込み手段（１１２、１２２）と、
文書を読み取る際に埋め込まれた組織情報を抽出する組織情報抽出手段（１１２、１２２）と、
前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報に基づき、ジョブ履歴の保存方法を制御するジョブ履歴保存手段（１０１、１０３）と、
を有することを特徴とするジョブ履歴監査システム（図１）。
【請求項２】
組織ごとに監査条件を設定する監査条件設定手段（１１３）と、前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報と前記監査条件設定手段で設定された監査条件に基づき、ジョブ履歴監査のための所定の処理を実行するジョブ履歴監査手段（１０１）を備えることを特徴とする請求項１に記載のジョブ履歴監査システム。
【請求項３】
ネットワークを介して接続された画像処理装置から送信される、ジョブ属性とコンテンツデータからなるジョブ履歴を蓄積装置に保存する情報処理装置を備え、前記蓄積装置に保存されたジョブ履歴の検索が可能なジョブ履歴監査システムの制御方法において、
文書印刷時に文書に組織識別情報を埋め込む組織識別情報埋め込み工程（Ｓ３０５）と、
文書を読み取る際に埋め込まれた組織情報を抽出する組織情報抽出工程（Ｓ５０２）と、
前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報に基づき、ジョブ履歴の保存方法を制御するジョブ履歴保存工程（Ｓ７０５、Ｓ７０７）と、
を有することを特徴とするジョブ履歴監査システム（図１）の制御方法。
【請求項４】
請求項３に記載の制御方法はさらに、組織ごとに監査条件を設定する監査条件設定工程（１１３）と、前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報と前記監査条件設定手段で設定された監査条件に基づき、ジョブ履歴監査のための所定の処理を実行するジョブ履歴監査工程（Ｓ１１０１、Ｓ１１０４）を備える、
ことを特徴とする請求項３に記載のジョブ履歴監査システムの制御方法。
【請求項５】
ネットワークを介して接続された画像処理装置から送信される、ジョブ属性とコンテンツデータからなるジョブ履歴を蓄積装置に保存する情報処理装置を備え、前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴の検索が可能なジョブ履歴監査システムの制御方法を情報処理装置に実行させるためのプログラムにおいて、
文書印刷時に文書に組織識別情報を埋め込む組織識別情報埋め込み手段（１１２、１２２）と、
文書を読み取る際に埋め込まれた組織情報を抽出する組織情報抽出手段（１１２、１２２）と、
前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報に基づき、ジョブ履歴の保存方法を制御するジョブ履歴保存手段（１０１、１０３）と、
をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。
【請求項６】
組織ごとに監査条件を設定する監査条件設定手段（１１３）と、前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報と前記監査条件設定手段で設定された監査条件に基づき、ジョブ履歴監査のための所定の処理を実行するジョブ履歴監査手段（１０１）と、
をコンピュータに実行させるための請求項５に記載のコンピュータに読み取り可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置で実行したジョブの情報をジョブ履歴として記憶装置に保存するジョブ履歴監査システム、及びその制御方法、並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンターやスキャナー、デジタル複合機等の画像処理装置におけるコピーやＦＡＸ送受信、印刷等のジョブ実行ごとにジョブ情報を取得し、ジョブ履歴としてデータベースに保存するジョブ履歴監査システムがある。ジョブ履歴監査システムでは、データベースに保存されたジョブ履歴を検索し、過去に実行されたジョブの内容を参照することができる。
【０００３】
例えば、ユーザーが画像処理装置を利用してコピーを実行した場合、画像処理装置はコピーを実行したユーザー名や時刻、コピーした文書の画像やテキストなどのジョブ情報を履歴として収集し、データベースに保存する。監査者は、ジョブ履歴監査システムを利用し、データベースに保存されたジョブ履歴に対してキーワードや画像による検索を行い、ユーザーが画像処理装置で実行したジョブの履歴情報を参照する。これにより、監査者はユーザーが画像処理装置を適正に利用しているかどうかを監査することができる。
【０００４】
また、印刷文書に文書IDを埋め込み、またその文書の画像特徴量を保存しておき、その文書をコピーする際に保存されている画像特徴量を比較することにより文書の改ざんを検検出する技術が提案されている（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−３０６２９５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記従来のジョブ履歴監査システムは、印刷による持ち出しを監査することはできるが、持ち出されてしまった文書が外部で利用された場合に監査することができない。
【０００７】
本発明は、上記問題に鑑みて成されたものであり、持ち出された文書が外部で二次利用された場合に、適切な監査を可能にするジョブ履歴監査システム、及びその制御方法、並びにプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
ネットワークを介して接続された画像処理装置から送信される、ジョブ属性とコンテンツデータからなるジョブ履歴を蓄積装置に保存する情報処理装置を備え、前記蓄積装置に保存されたジョブ履歴の検索が可能なジョブ履歴監査システムにおいて、
文書印刷時に文書に組織識別情報を埋め込む組織識別情報埋め込み手段（１１２、１２２）と、
文書を読み取る際に埋め込まれた組織情報を抽出する組織情報抽出手段（１１２、１２２）と、
前記組織情報抽出手段によって抽出された組織情報に基づき、ジョブ履歴の保存方法を制御するジョブ履歴保存手段（１０１、１０３）と、
を有することを特徴とするジョブ履歴監査システム（図１）。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書に埋め込んだ組織識別情報に基づき保存制御を行うことで、外部における文書の二次利用を監査することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】ジョブ履歴監査システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１における情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】デジタル複合機１１２、１２２の印刷処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】システム管理サーバー１０４で管理している組織情報の一例を示す図である。
【図５】デジタル複合機１１２、１２２のスキャン処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】ジョブ履歴の一例を示す図である。
【図７】第１の実施形態に係るデータ処理サーバー１０１におけるデータ処理の一例を示すフローチャートである。
【図８】データベースサーバー１０３に保存された組織ＩＤ０００１のデータベースの一例を示す図である。
【図９】データベースサーバー１０３に保存された組織ＩＤ０００２のデータベースの一例を示す図である。
【図１０】システム管理サーバー１０４に保存されたフィルタリング設定の一例を示す図である。
【図１１】第２の実施形態に係るデータ処理サーバー１０１におけるデータ処理の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１２】
［第１の実施形態］
図１は、本発明に係るジョブ履歴監査システムの構成を示すブロック図である。データ処理サーバー１０１、検索サーバー１０２、データベースサーバー１０３、システム管理サーバー１０４のサーバー群と、１つ以上の組織がネットワーク１０５に接続されている。図１の例では組織１１０として、クライアントＰＣ１１１と、画像処理装置の一例であるデジタル複合機１１２、そして監査ＰＣ１１３がネットワーク１０５に接続されている。同様に、組織１２０としてクライアントＰＣ１２１、デジタル複合機１２２、監査ＰＣ１２３がネットワーク１０５に接続されている。
【００１３】
データ処理サーバー１０１は、デジタル複合機１１２、１２２から送信されたジョブ履歴を、ネットワーク１０５を介して受信する。データ処理サーバー１０１では、受信したジョブ履歴に対して、データ処理やアクセス権設定処理を行う。また、データ処理サーバー１０１は、処理が終わったジョブ履歴をデータベースサーバー１０３へ送信する。データ処理としては、画像解像度変換、データ圧縮、データフォーマット変換、ＯＣＲによるテキストデータ抽出、画像特徴量の抽出などが行われる。画像特徴量とは、その画像を特徴付ける値であり、輝度情報、色情報、エッジ情報、並びにこれらの量から所定のアルゴリズムによって得られた値である。画像特徴量は、画像検索を行うときに利用される。
【００１４】
検索サーバー１０２は、監査ＰＣ１１３、１２３から検索条件を受付け、データベースサーバー１０３に保存されたジョブ履歴から検索条件に合致するものを取得し、監査者に提示する。ただし、検索サーバー１０３は監査ＰＣ１１３、１２３から検索要求を出した監査者のアクセス権に基づいてジョブ履歴の閲覧可否を判定し、アクセス権のないジョブ履歴は提示しない。
【００１５】
データベースサーバー１０３は、データ処理サーバー１０１が処理したジョブ履歴を受信して保存する。データベースサーバー１０３は、大量のジョブ履歴を長期間保存するために１つ以上のＨＤＤ（ハードディスクドライブ）から構成される大容量ストレージを備え、大容量ストレージ上にはデータベースが構築されている。異なる組織のジョブ履歴は異なるデータベースに保存するが、複数のデータベースを同一のストレージ上に構築しても良いし、機密性の観点から物理的に異なるストレージ上に構築しても良い。どちらの場合でもストレージの構成情報はデータサーバー１０３の内部に隠匿されており、外部のデータ処理サーバー１０１などが保存先のストレージを意識する必要はない。なお、本発明に適用可能なデータベースサーバーはジョブ履歴を保存できる記憶装置であれば良く、例えばファイルサーバーでもよい。
【００１６】
システム管理サーバー１０４は、ジョブ履歴監査システム全体の設定を管理する。具体的には、データ処理サーバー１０１のデータ処理設定、データベースサーバー１０３のデータ保存設定などがある。また、システム管理サーバー１０４は組織ごとの設定も管理する。たとえば組織１１０の設定としてデジタル複合機１１２のジョブ履歴送信設定や、組織１２０の設定としてデジタル複合機１２２のジョブ履歴収集設定を管理する。組織ごとの設定は個別に管理し、ある組織が他の組織の設定を閲覧、編集することはできない。
【００１７】
ネットワーク１０５は、社内で運用されるＬＡＮやインターネット越しに広範囲に運用されるＷＡＮである。ジョブ履歴監査システムは、データ処理サーバー１０１、検索サーバー１０２、データベースサーバー１０３、システム管理サーバー１０４のサーバー群と、それらを利用する各組織のＰＣおよびデジタル複合機から構成される。
【００１８】
クライアントＰＣ１１１は、アプリケーションソフトで印刷を実行し、プリンタードライバー経由でデジタル複合機１１２に印刷命令を出す。
【００１９】
デジタル複合機１１２は、ユーザー操作に応じてデジタル複合機１１２が実行したコピーやＦＡＸ送信などのジョブを実行する。また、ジョブ履歴を生成してデータ処理サーバー１０１へ送信するためのエージェント機能を備える。エージェント機能は、所定のタイミングでシステム管理サーバー１０４と通信を行い、エージェントの動作設定を取得する。なお、デジタル複合機１２２も同様である。
【００２０】
監査ＰＣ１１３は、組織１１０のジョブ履歴監査システムの設定を管理したり、ジョブ履歴を監査したりするためのＰＣである。監査ＰＣ１１３からシステム管理サーバー１０４に接続し、組織１１０のシステム設定を管理する。また、監査ＰＣ１１３から検索サーバー１０２に接続し、組織１１０のジョブ履歴を検索する。このとき、他の組織である組織１２０のジョブ履歴は参照することができない。反対に、組織１２０の監査ＰＣ１２３が検索サーバー１０２に接続して検索した場合、組織１１０のジョブ履歴を参照することはできない。
【００２１】
図１では、データ処理サーバー１０１からシステム管理サーバー１０４までのサーバーが1台ずつ含まれているが、冗長化や性能向上のために各構成要素が複数含まれていても良い。また、ある構成要素と別の構成要素が同一のサーバー内に配置されていてもよく、例えば、データ処理サーバー１０１と検索サーバー１０２が同一のサーバー上に構成されていても良い。さらに、組織の数も任意であり、組織内の各構成要素（クライアントＰＣなど）も複数台存在して良い。
【００２２】
図２は、図１のジョブ履歴監査システムを構成する情報処理装置（サーバー及びＰＣ）のハードウェア構成を示すブロック図である。図２において、ＣＰＵ２０１は、ジョブ履歴取得に関する各種データ処理や検索のための演算処理を行い、バス２０８に接続された各構成要素を制御する処理装置である。ＲＯＭ２０２は、データ読出し専用のメモリであり、基本制御プログラムが格納されている。ＲＡＭ２０３は、データ読み書き用のメモリであり、ＣＰＵ２０１の各種演算処理やデータの一時記憶用に用いられる。外部記憶装置２０４は、情報処理装置のオペレーティングシステム（ＯＳ）のシステムプログラム、及びジョブ履歴監査システムのプログラムやデータ処理中の一時記憶領域として用いられる。外部記憶装置２０４は、ＲＡＭ２０３に比べてデータの入出力は遅いが、大容量のデータを保持することが可能である。外部記憶装置２０４は、主に磁気記憶装置（ＨＤＤ）で構成されるが、ＣＤ、ＤＶＤ、メモリカードといった外部メディアを装填してデータの読み込みや記録を行う装置であってもよい。入力装置２０５は、情報処理装置に文字やデータを入力するための装置であり、各種のキーボードやマウスなどが該当する。表示装置２０６は、情報処理装置の処理結果を表示するための装置であり、ＣＲＴまたは液晶モニターなどが該当する。通信装置２０７は、ＬＡＮに接続してＴＣＰ／ＩＰによるデータ通信を行い、他の情報処理装置と相互に通信を行う場合に使用される。
【００２３】
図３は、デジタル複合機１１２、１２２における印刷処理の流れを示すフローチャートである。デジタル複合機１１２、１２２は、本明細書では、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ等からなり、フローチャートで示す手順がデジタル複合機１１２、１２２のＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤのいずれかの記憶手段に記憶され、ＣＰＵにより実行される。なお、以降図３については組織１１０のデジタル複合機１１２について説明するが、組織１２０のデジタル複合機１２２についても同様である。
【００２４】
ステップＳ３０１において、デジタル複合機１１２は、クライアントＰＣ１１１が発行した印刷命令を受信する。あるいは、デジタル複合機１１２が有するボタンの操作により発行された印刷命令を受信する。
【００２５】
ステップＳ３０２において、デジタル複合機１１２は、クライアントＰＣ１１１が送信した印刷データを受信する。あるいは、デジタル複合機１１２でスキャンを実行したり、デジタル複合機内に保存している文書を読み出したりすることにより、印刷データを受信する。
【００２６】
ステップＳ３０３において、デジタル複合機１１２は、ステップＳ３０２で受信した印刷データに基づいてジョブ履歴を生成する。
【００２７】
ステップＳ３０４において、デジタル複合機１１２は、ステップＳ３０３で生成したジョブ履歴をデータ処理サーバー１０１に送信する。
【００２８】
ステップＳ３０５において、デジタル複合機１１２は、ステップＳ３０２で受信した印刷データに組織を識別するための組織ＩＤを埋め込む。識別情報の埋め込み手段としては、たとえばバーコードやＱＲコード(登録商標）、ウォーターマークや地紋など、公知の技術を使用することができる。
【００２９】
ステップＳ３０６において、デジタル複合機１１２は、ステップＳ３０５で識別情報を埋め込んだ画像データを印刷する。
【００３０】
なお、本実施例ではデジタル複合機１１２において識別情報を埋め込んでいるが、クライアントＰＣ１１１上のドライバーや、不図示のプリントサーバー上のアプリケーションにおいて識別情報を埋め込み、それをデジタル複合機に送信する方法でも良い。
【００３１】
図４は、システム管理サーバー１０４で管理している組織情報の一例を示す説明図である。組織ＩＤはジョブ履歴監査システムを利用する組織を識別するための情報であり、システム管理サーバー１０４が組織ごとにユニークなＩＤを割り当てて管理している。図４の例では、組織１１０に対して「０００１」という組織ＩＤが割り当てられている。そのため、組織１１０に属するデジタル複合機１１２で文書を印刷した場合、ステップＳ３０５において組織ＩＤ「０００１」の情報が埋め込まれる。同様に、組織１２０に対して「０００２」という組織ＩＤが割り当てられているため、組織１２０に属するデジタル複合機１２２で文書を印刷した場合、ステップＳ３０５においてに組織ＩＤ「０００２」の情報がうめこまれる。
【００３２】
図５は、デジタル複合機１１２、１２２のスキャン処理の流れを示すフローチャートである。図５に示すスキャン処理は、デジタル複合機１１２、１２２において、紙文書のコピーや電子データへの変換を行う際に実行される。なお、以降図５については組織１２０のデジタル複合機１２２について説明するが、組織１１０のデジタル複合機１１２についても同様である。
【００３３】
ステップＳ５０１において、デジタル複合機１２２は、デジタル複合機１２２にセットされた紙文書をスキャンする。
【００３４】
ステップＳ５０２において、デジタル複合機１２２は、ステップＳ５０１でスキャンしたデータに埋め込まれた識別情報を抽出する。
【００３５】
ステップＳ５０３において、デジタル複合機１２２は、ステップＳ５０１で取得したスキャンデータおよび、ステップＳ５０２で抽出した識別情報に基づき、ジョブ履歴を生成する。
【００３６】
ステップＳ５０４において、デジタル複合機１２２は、ステップＳ５０３で生成したジョブ履歴をデータ処理サーバー１０１に送信する。
【００３７】
ステップＳ５０５において、デジタル複合機１２２は、ユーザーが所望した処理を完了するために、スキャン後の処理を実行する。たとえば、ユーザーがコピーを実行した場合、ステップＳ５０５ではステップＳ５０１で取得したスキャンデータの印刷を行う。またあ、ユーザーがデータのＰＣへの送信を実行した場合、ステップＳ５０５ではステップＳ５０１で取得したスキャンデータのＰＣへの送信を行う。
【００３８】
なお、本実施例ではデジタル複合機１２２において識別情報を抽出しているが、データ処理サーバー１０１やその他情報処理装置に画像を送信し、そこで識別情報を抽出するのでも良い。
【００３９】
図６は、デジタル複合機１１２で生成し、データベースサーバー１０３に保存されるジョブ履歴の一例を示す図である。ジョブ履歴は、大きくわけてジョブ属性とコンテンツデータから構成される。ジョブ属性には、ジョブ履歴に関する情報（ジョブ履歴情報）、ジョブで使用した文書に関する情報（文書情報）、ジョブ実行に関する詳細情報（ジョブ詳細情報）が含まれる。
【００４０】
ジョブ履歴情報には、ジョブ履歴を一意に識別するためのジョブ履歴ＩＤを含む。ジョブ履歴ＩＤは、ジョブ履歴ごとにデジタル複合機１１２で生成する。または、ジョブ履歴ＩＤをデータ処理サーバー１０１で設定しても良い。
【００４１】
文書情報には、その文書が所属する（すなわちその文書を作成した）組織を一意に識別するための組織ＩＤを含む。文書の組織ＩＤは、ステップＳ３０５で文書を印刷した際に埋め込まれる情報を、ステップＳ５０２で抽出することで取得する。
【００４２】
ジョブ詳細情報には、ジョブを実行した組織を一意に識別するためのジョブ実行組織ＩＤを含む。ジョブ実行組織ＩＤは、図４で説明したシステム管理サーバー１０４で管理しているものであり、ジョブを実行したデジタル複合機１１２の場合、自組織の組織ＩＤ「０００１」をジョブ履歴に付与する。またジョブ詳細情報には、ジョブ実行組織ＩＤのほかにジョブの種類、ジョブの実行時刻、ジョブユーザー名など、ジョブ実行に関する各種情報を含む。
【００４３】
コンテンツデータには、ジョブで使用した画像データやテキストデータを含む。テキストデータは、画像データにＯＣＲ処理を行うことにより生成する。コンテンツデータとジョブ属性は、文書ＩＤで対応付けられている。文書ＩＤは文書ごとにユニークに割り当てられるＩＤで、ステップＳ３０５で文書に埋め込む識別情報に文書ＩＤが含まれている場合は、それを使用する。文書に文書ＩＤが埋め込まれていない場合は、デジタル複合機１１２で生成する。
【００４４】
図７は、データ処理サーバー１０１の処理の流れを表すフローチャートである。
【００４５】
ステップＳ７０１において、データ処理サーバー１０１は、デジタル複合機１１２やデジタル複合機１２２からジョブ履歴を受信する。
【００４６】
ステップＳ７０２において、データ処理サーバー１０１は、ステップＳ７０１で受信したジョブ履歴に含まれている文書の組織ＩＤとジョブ実行組織ＩＤが同一であるかどうかを判定する。文書の組織ＩＤとジョブ実行組織ＩＤが異なる場合、ステップＳ７０３〜Ｓ７０５の処理を実行する。
【００４７】
ステップＳ７０３において、データ処理サーバー１０１は、文書の組織ＩＤに対応する組織の設定に応じたデータ処理を行う。具体的には、画像データからテキストデータを抽出するためのＯＣＲ処理や、データサイズ削減のための画像解像度変換などを行う。これらの設定は、文書の組織ＩＤに対応する組織の監査者があらかじめ設定しておく。
【００４８】
ステップＳ７０４において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ履歴に含まれる情報のうち、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織固有のデータをマスクする。図６のジョブ履歴の例では、ジョブ属性に含まれるジョブ実行ユーザー名、デジタル複合機の設置場所、デジタル複合機のＩＰアドレス、デジタル複合機の管理者名などが、該当する情報である。これらの情報は、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織の内部情報であり、他の組織が閲覧することは望ましくない情報である。
【００４９】
ステップＳ７０５において、データ処理サーバー１０１は、ステップＳ７０４で不要な情報をマスクしたジョブ履歴を、文書の組織ＩＤに対応する組織のジョブ履歴としてデータベースサーバー１０３に送信する。
【００５０】
ステップＳ７０６において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織の設定に応じたデータ処理を行う。実施するデータ処理の種類はステップＳ７０３と同一で、画像データからテキストデータを抽出するためのＯＣＲ処理や、データサイズ削減のための画像解像度変換などを行う。これらの設定は、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織の監査者があらかじめ設定しておく。
【００５１】
ステップＳ７０７において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織のジョブ履歴としてデータベースサーバー１０３に送信する。この場合、ジョブ履歴の内容はジョブ実行組織ＩＤに対応する組織の内部情報であるので、ステップＳ７０４のように情報をマスクする必要はない。
【００５２】
図８は、データベースサーバー１０３に保存された組織１１０のジョブ履歴の一例を示す図である。図７のフローチャートに従えば、組織１１０のデータベースには、ジョブ実行組織ＩＤが０００１のジョブ履歴と、文書の組織ＩＤが０００１のジョブ履歴が保存される。組織１１０の監査ＰＣ１１３が検索サーバー１０２を使用してジョブ履歴の検索をした場合、図８に示す組織１１０のジョブ履歴が検索対象となり、それ以外の組織のデータベースに保存されたジョブ履歴は閲覧することができない。
【００５３】
図８の例において、ジョブ履歴ＩＤ「Ｊ００００１０１ａ」のジョブ履歴のジョブ実行組織ＩＤは０００１であるため、このジョブ履歴は自組織で実行されたジョブに関するものである。そのため、ジョブ実行ユーザー名やデジタル複合機の設置場所など、組織内部の情報もデータベースに保存されている。一方、ジョブ履歴ＩＤ「Ｊ０００００４０ｆ」のジョブ履歴のジョブ実行組織ＩＤは０００２であるため、このジョブ履歴は外部の組織で実行されたジョブに関するものである。そのため、ジョブ実行ユーザー名やデジタル複合機の設置場所などはマスクされ、データベースに保存されていない。
【００５４】
図９は、データベースサーバー１０３に保存された組織１２０のジョブ履歴の一例を示す図である。図７のフローチャートに従えば、組織１２０のデータベースには、ジョブ実行組織ＩＤが０００２のジョブ履歴と、文書の組織ＩＤが０００２のジョブ履歴が保存される。組織１２０の監査ＰＣ１２３が検索サーバー１０２を使用してジョブ履歴の検索をした場合、図９に示す組織１２０のジョブ履歴が検索対象となり、それ以外の組織のデータベースに保存されたジョブ履歴は閲覧することができない。すなわち、監査ＰＣ１２３からは図８に示す組織１１０のジョブ履歴を閲覧することはできない。
【００５５】
図９の例において、ジョブ履歴ＩＤ「Ｊ０００００４０ｆ」のジョブ履歴のジョブ実行組織ＩＤは０００２であるため、このジョブ履歴は自組織で実行されたジョブに関するものである。そのため、ジョブ実行ユーザー名やデジタル複合機の設置場所など、組織内部の情報もデータベースに保存されている。ただし、このジョブ履歴の文書の組織ＩＤは０００１であるため、組織ＩＤ０００１のデータベースにもジョブ履歴が保存される。その場合、ジョブ実行ユーザー名やデジタル複合機の設置場所などの組織内部の情報はデータ処理サーバー１０１によってマスクされる（図８のジョブ履歴ＩＤ「Ｊ０００００４０ｆ」のジョブ履歴を参照）。
【００５６】
上記第１の実施形態によれば、文書に埋め込んだ組織識別情報に基づき適切なデータベースにジョブ履歴を保存することで、外部における文書の二次利用を監査することができる。
【００５７】
［第２の実施形態］
本発明の第２の実施の形態では、図１〜図６および図８〜図９に示す構成が上記第１の実施の形態と同じであり、第１の実施の形態と同様の部分については、同一の符号を用いてその説明を省略する。以下に、上記第１の実施の形態と異なる点のみを説明する。
【００５８】
図１０は、システム管理サーバー１０４で管理しているフィルタリング設定の一例を示す図である。フィルタリングとは、データ処理サーバー１０１でデータを処理する際にデータの内容を検査し、データの内容がフィルタリング設定に登録してある条件と合致した場合に、該組織の監査者に通知する機能である。通知手段としては、監査者に電子メールを送信したり、監査者がジョブ履歴監査システムの管理画面を表示する際に表示したりする方法がある。
【００５９】
図１０の例では、組織ＩＤ０００１のフィルタリング条件として、「コピー禁止」と「開発コードＸＸＸ」というキーワードが設定されている。組織ＩＤ０００１のデータベースに保存すべきジョブ履歴をデータ処理サーバー１０１で処理する際に、これらのキーワードを検出した場合、組織ＩＤ０００１の監査者に通知が行われる。
【００６０】
図１１は、データ処理サーバー１０１の処理の流れを表すフローチャートである。図１１中のステップＳ７０１〜Ｓ７０７は図７に示すものと同一であるため、図７と異なる手順であるステップＳ１１０１〜ステップＳ１１０６についてのみ説明する。
【００６１】
ステップＳ７０２で文書の組織ＩＤとジョブ実行組織ＩＤが異なると判定した場合、実施例１で述べたステップＳ７０３〜Ｓ７０４に加え、ステップＳ１１０１〜Ｓ１１０３として、文書の組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング処理と結果の通知を行う。
【００６２】
ステップＳ１１０１において、データ処理サーバー１０１は、文書の組織ＩＤに対応する組織の設定に応じたフィルタリング処理を行う。文書の組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング設定は、図１０に示す通りあらかじめ組織の監査者によって設定され、システム管理サーバー１０４で管理されている。
【００６３】
ステップＳ１１０２において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ履歴の内容が文書の組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング条件に合致するかどうかを判定する。
【００６４】
ステップＳ１１０２でジョブ履歴の内容が文書の組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング条件に合致した場合、ステップＳ１１０３において、データ処理サーバー１０１は、文書の組織ＩＤに対応する組織の監査者に通知を行う。
【００６５】
ステップＳ１１０４において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織の設定に応じたフィルタリング処理を行う。ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング設定は、図１０に示す通りあらかじめ組織の監査者によって設定され、システム管理サーバー１０４で管理されている。
【００６６】
ステップＳ１１０５において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ履歴の内容がジョブ実行組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング条件に合致するかどうかを判定する。
【００６７】
ステップＳ１１０５でジョブ履歴の内容がジョブ実行組織ＩＤに対応する組織のフィルタリング条件に合致した場合、ステップＳ１１０６において、データ処理サーバー１０１は、ジョブ実行組織ＩＤに対応する組織の監査者に通知を行う。
【００６８】
上記第２の実施形態によれば、文書に埋め込んだ組織識別情報に基づき適切なフィルタリング条件でジョブ履歴の内容を監査検査することにより、外部において文書が二次利用された場合でも適切な条件で監査を実現することができる。
【符号の説明】
【００６９】
１０１  データ処理サーバー
１０２  検索サーバー
１０３  データベースサーバー
１０４  システム管理サーバー
１０５  ネットワーク
１１１  組織１１０のクライアントＰＣ
１１２  組織１１０のデジタル複合機
１１３  組織１１０の監査ＰＣ
１２１  組織１２０のクライアントＰＣ
１２２  組織１２０のデジタル複合機
１２３  組織１２０の監査ＰＣ
【図１】
2013183300.tif 000003
【図２】
2013183300.tif 000004
【図３】
2013183300.tif 000005
【図４】
2013183300.tif 000006
【図５】
2013183300.tif 000007
【図６】
2013183300.tif 000008
【図７】
2013183300.tif 000009
【図８】
2013183300.tif 000010
【図９】
2013183300.tif 000011
【図１０】
2013183300.tif 000012
【図１１】
2013183300.tif 000013