【手続補正書】
【提出日】平成25年10月15日(2013.10.15)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書作成時のメタデータ発生終了を示す第１の時間、メタデータの電子記録管理システム内での発生終了を示す第２の時間、および外部に転送する転送時間を有し、数多くの記録オブジェクト（以下「オブジェクト」という）を、これらの時間関係を含みメタデータ群で管理、特定および保有する電子記録管理システムにおいて、次の（１）ないし（１５）の手段を含み、記録情報自身の第１のメタデータ群と関連するオブジェクト、第１のメタデータ群の発生利用環境を示す第２のメタデータ群および第２の時間を含む要求機能を示す第３のメタデータ群との関係データ（「第１のメタデータ群等」という）、第２および第３のメタデータ群を保持・管理・アクセスすることを特徴とする電子記録管理システム。（１）第１の入力指示手段から出力される入力指示信号および第１の転送手段から出力される第１のメタデータ群等の転送時間により、第１のメタデータ群等を保持し、また、第１の転送手段から出力される転送信号により、当該保持手段に保持されている転送時間から、転送されていない第１のメタデータ群等を識別・出力し、第１の処分手段出力により、第１のメタデータ群等の第２の時間を識別し、処分すべき第１のメタデータ群等を処分する第１の保持手段（２）第１の保持手段へ第１メタデータ群等を入力させる第１の入力指示手段（３）第１の入力指示手段から出力される第１の入力指示信号および転送指示手段から出力される転送指示信号により、第１のメタデータ群等を第１の保持手段に保持し、また、転送指示手段から出力される転送指示信号および第３の保持手段に保持されている第３のメタデータ群の転送時間により、第１の保持手段に保持された第１のメタデータ群等の転送時間を識別し、第１の転送出力信号とともに、転送されていない第１のメタデータ群等を、外部に転送する第１の転送手段（４）処分指示手段から出力される処分指示信号により、第３の保持手段に保持されている第３のメタデータ群の第２の時間により、第１の保持手段に保持された第１のメタデータ群等から第２の時間を識別し、処分されるべき第１のメタデータ群等の処分をおこなう第１の処分手段（５）第２の入力指示手段から出力される入力指示信号および第２の転送手段から出力される第２の転送信号により、第１のメタデータ群等の発生利用環境を示す複数組の第２のメタデータ群（以後「（複数組の）第２のメタデータ群」という）を、それぞれ保持し、第２の転送手段から出力される第２のメタデータ群の転送信号により、当該保持手段に保持されている第２のメタデータ群の転送時間を識別し、転送されていない第２のメタデータ群を出力し、第２の処分手段出力により、第２のメタデータ群の第２の時間を識別し、処分すべき第２のメタデータ群を処分する複数組の第２の保持手段（６）第２の保持手段へ第２のメタデータ群を入力させる第２の入力指示手段（７）第２の入力指示手段から出力される入力指示信号および転送指示手段から出力される転送指示信号により、複数組の第２のメタデータ群を、複数組の第２の保持手段に保持し、また、転送指示手段から出力される転送指示信号および第３の保持手段に保持されている第３のメタデータ群の転送時間により、第２の保持手段に保持されている第２のメタデータ群の転送時間を識別し、第２の転送出力信号とともに、転送されていない第２のメタデータ群を、外部に転送する第２の転送手段（８）処分指示手段から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段に保持された第３のメタデータ群の第２の時間を識別し、第１のメタデータ群等を規定していない複数組の第２の保持手段に保持された処分すべき第２のメタデータ群を処分する第２の処分手段（９）第３の入力指示手段から出力される第３の入力指示信号、第３の入力指示手段から出力される入力指示信号および第３の転送手段から出力される第３の転送信号により、第３のメタデータ群を入力し、また、第３の転送手段から出力される第３の転送信号により、当該保持手段に保持されている第３のメタデータ群により、転送されていない第３のメタデータ群を出力し、第３の処分手段から出力される処分指示信号により、第３のメタデータ群の第２の時間を識別し、処分すべき第３のメタデータ群を処分する第３の保持手段（１０）第３の保持手段へ第３のメタデータ群を入力させる第３の入力指示手段（１１）第３の入力指示手段から出力される第３の入力指示信号および転送指示手段から出力される転送指示信号により、第３のメタデータ群を第３の保持回路に保持し、また、転送指示手段から出力される転送指示信号および第３の保持手段に保持されている第３のメタデータ群の転送時間により、転送時間を識別し、第３の転送出力信号とともに、転送されていない第３のメタデータ群を、外部に転送する第３の転送手段（１２）処分指示手段から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段に保持されている第３のメタデータ群から、第２の時間を識別して、第１および第２の保持手段に保持された第１、第２のメタデータ群等を規定していない、処分されるべき第３のメタデータ群を処分する第３の処分手段（１３）第１、第２および第３の転送手段に転送指示信号を出力し、転送入力・転送指示をおこなう転送指示手段（１４）第１、第２および第３の処分手段に処分指示信号を出力し、処分指示をおこなう処分指示手段（１５）第１、第２および第３の保持手段に保持されたメタデータ群等を選択し、第１の保持手段に保持されたオブジェクトを含む第１、第２、第３のメタデータ群等を選択・出力するアクセス手段
【請求項２】
請求項１記載の第１、第２および第３の保持手段、入力手段、ならびに転送手段（３）、（７）および（１１）に対応して、それぞれ、（３Ａ）、（７Ａ）および（１１Ａ）の手段の機能を請求項１に記載の手段を含み、入力されるオブジェクト群およびそれらの第２の時間を含むメタデータ群等を修飾して入力することを特徴とする請求項１項記載の電子記録管理システム。（３Ａ）第１の入力指示手段から出力される第１の入力指示信号、転送指示手段から出力される転送指示信号、および当該手段から出力される第１の修飾入力信号により、修飾された第１のメタデータ群等を第１の保持手段に入力・保持し、修飾機能を有する請求項１記載の第１の転送手段（７Ａ）第２の入力指示手段から出力される第２の入力指示信号、転送指示手段から出力される転送指示信号、および当該手段から出力される第２の修飾入力信号により、修飾された複数組の第２のメタデータ群を複数組の第２の保持手段に入力・保持する、修飾機能を有する求項１記載の第２の転送手段（１１Ａ）第３の入力指示手段から出力される第３の入力指示信号、転送指示手段から出力される転送指示信号、および当該手段から出力される第３の修飾入力信号により、修飾された第３のメタデータ群を第３の保持回路に入力・保持する、修飾機能を有する請求項１記載の第３の転送手段
【請求項３】
請求項１に（１６）ないし（１８）の手段を含み、請求項１の（３）、（８）、（１２）および（１５）に、それぞれ（３Ｂ）、（８Ｂ）、（１２Ｂ）および（１５Ｂ）の機能を含み、旧記録情報群である第１のメタデータ群等および新記録情報群である第１の新規メタデータ群等、第２および第３のメタデータ群を保持・管理・アクセスすることを特徴とする請求項１および請求項２の電子記録管理システム（１６）第１の転送手段かから出力される転送指示信号により、第３の保持手段から出力される第３のメタデータ群から転送時間により、転送されていない修飾された第１のメタデータ群等を出力するとともに、前記転送手段の転送出力信号により第１の新規転送手段は転送信号を出力し、出力された第１の新規メタデータ群等を保持し、また、第１の新規処分手段から出力される処分信号により、第１の新規メタデータ群等の第２の時間を識別し、処分すべき第１の新規メタデータ群等を処分し、残りを保持するに加え、第１の新規転送手段から出力される第１の新規転送出力信号とともに、第１の新規タデータ群等を外部の他のシステムへ転送する第１の新規保持手段（１７）転送指示手段から出力される転送指示信号、および第１の転送手段から出力される第１の転送出力信号、ならびに第３の保持手段に保持された転送時間を含む第３のメタデータ群により、転送されていない修飾された第１のメタデータ群等を、当該転送手段から出力される転送出力信号とともに、第１の新規保持手段に転送・保持し、また、前記第１の転送出力信号および転送指示手段から出力される転送指示信号、ならびに第３の保持回路に保持されている第３のメタデータ群の転送時間により、第１の新規保持手段に保持された第１の新規メタデータ群等の転送第時間を識別し、転送されていない第１のメタデータ群等を、当該転送手段から出力される第１の新規転送出力信号とともに、外部へ転送する第１の新規転送手段（１８）処分指示手段からの処分指示信号の入力により、第３の保持手段に保持された第２の時間を含む第３のメタデータ群の第２の時間で処分されるべき第１の新規メタデータ群等のみを処分する第１の新規処分手段（３Ｂ）転送指示手段からの転送指示信号および第１の転送手段から出力される転送信号により、第１の保持手段へ第１のメタデータ群等を保持するとともに、また、第１の転送出力信号および転送指示手段から出力される転送指示信号により、第１の新規転送手段とともに、第３の保持手段に保持されている第３のメタデータの転送時間により、第１の保持手段に保持されている第１のメタデータ群等の転送時間を識別し、転送されていない第１のメタデータ群等を、第１の新規保持手段に転送し、保持させる請求項１および２記載の第１の転送手段（８Ｂ）処分指示手段から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段に保持された第３のメタデータ群から、第２の時間を識別し、複数の第２の保持手段に保持されている第２のメタデータ群のうち、第１の保持手段および第１の新規保持手段に保持された第１のメタデータ群等を規定していない、第２の時間により処分されるべき第２のメタデータ群を処分する請求項１および２記載の第２の処分手段（１２Ｂ）処分指示手段からの処分指示信号の入力により、第３の保持手段に保持されている第３のメタデータ群のうち、第１、第１の新規、および複数の第２の保持手段内のメタデータ群等を規定していない、第２の時間により処分されるべき第３のメタデータ群を処分する請求項１および２記載の第３の処分手段（１５Ｂ）第１、第１の新規、複数の第２および第３の保持手段に保持されるメタデータ群等を選択し、第１または第１の新規、および複数の第２および第３の保持手段に保持された第１または第３、複数の第２および第のメタデータ群等を選択・出力する請求項１及び２記載のアクセス手段 
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【発明の詳細な説明】
【発明の名称】電子記録管理システム
【技術分野】
【０００１】本発明は、電子記録の長期間保有・保存管理を業としておこなう分野、一般のオフィス、レコードセンター、アーカイブズ（公文書管理機関）等におけるメタデータを使用した電子ドキュメント（文書）管理、電子記録管理、電子記録保存に関するものである。本発明を適用したシステムは、デジタル計算機、デジタルコンピュータシステムに利用される大規模なデジタルメモリシステムと極めて親和性が高く、文書管理、記録保有、記録管理、記録保有・保存等を、デジタル情報のメタデータ類、文書・記録類として、コンピュータソフトウェアのもとで、管理・利用される。
【背景技術】
【０００２】メタデータを用いた電子記録管理の技術については、この１０年あまりで、いろいろ提案がなされてきたが、いまだ発展途上にあることを、先行技術文献として段落０００９に示すその代表的なモデル、標準の問題点により明らかにする。【０００３】非特許文献１によれば、国際標準に示された記録管理、アーカイブズマネジメントの分野では、「メタデータは、記録の文脈、内容、構造およびそれらの管理を時系列的に記述するデータ」として理解されている。【０００４】非特許文献２に記載されたこの電子記録管理ソフトウェア応用設計規格標準は、２０００年ごろに開発され、当初メタデータの規格がなく、その後メタデータの規格が加わり、記録自身と記録の技術、またシステム関係のメタデータが定められている。しかし、メタデータ間の関係、時間的な関係に関する細かな機能、規格が定められているわけではないから、メタデータ間の関係が、時間も含めて関連付けられているとはいえない。【０００５】非特許文献３に示す標準は、メタデータで電子記録の集合、または電子記録の論理的に関係して構成されるファイルをＸＭＬ形式で管理する電子記録管理に関する標準であり、電子的な記録、ファイル類をＸＭＬ形式でカプセル化することに特徴がある。しかし、電子記録に関係する要求事項、業務、実行者等の実体が、記録集合、ファイルと共にカプセル化され、そのカプセルへ時間と共に関係情報が更新され、それらへ記録、ファイルが追加、削除されることはない。【０００６】非特許文献４も、ＸＭＬ形式で電子図書を管理するＸＭＬスキーマのガイドラインであり、電子記録情報（コンテンツ）を、保存記述情報である記述メタデータ、技術メタデータ、権利メタデータ、保存メタデータおよび管理メタデータで組織化、構造化する方式であり、電子記録情報を、パッケージ化して管理するけれども、時系列的にパッケージ内容を外部からまた内部で増減するには適さない。【０００７】図５は、非特許文献５を整理して図にして示したものである。非特許文献５に示す国際標準では、図５に示すように、この目的を達成するため、Ａ要求実体、Ｂ業務実体、Ｃ事項実体、Ｄ記録実体と、Ｅ関係実体から構成され（Ｓメタデータ標準は、各実体から構成されることを菱形と実線で結んで示している）、前の４つは、識別子、記述、使用、計画、履歴、関係で表現され、Ｅ関係実体は、識別子、実体識別子、関係、形式、日付で表される。  すなわち、Ａ要求実体は、Ａ１要求実体クラスとして、業務規定、政策、法令を含み、Ｂ業務実態は、階層的に、記録業務、包括機能、機能、プロセス、行為、処理を、Ｃ実行実体は、階層的に統括機関、実行機関、業務集団、機器、個人を、また、Ｄ記録実体は、階層的に公文書館、アーカイブ、シリーズ、ファイル、シリーズ（続きもの）、取引および項目を、サブクラスとして持つ。図５において、階層関係を許容する記録管理に対する要求（Ａ要求実体）、業務内容（Ｂ業務実体）、実行者・実施機器（Ｃ実行実体）と、記録自身（Ｄ記録実体）とそれらの関係を示すメタデータで、記録集合、アーカイブズ（公文書管理機関）が管理されるので、各実体に菱形で接続され回帰する実線は、各実体の階層関係にできることを示している。な���、同図において、業務実体Ｂ１ないしＢ６、実行実体Ｃ１ないしＣ５および記録実体Ｄ１ないしＤ７は階層的に構成でき、また、Ｅ関係実体はこれらを関係付けることを示す。【０００８】すなわち、記録は、次のようにして、これらの実体を組み合わせて表現、管理される。『Ａ要求実体、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体（作成者、使用機械、機関等）、Ｄ記録実体、Ｅ関係実体』したがって、このメタデータ標準では、記録集合を、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体，Ｄ記録実体の階層構造と、Ａ要求実体と、Ｅ関係実体とで、記録の登録時点で、管理することができるものの、記録実体と、それ以外のメタデータの時間関係、また、各メタデータ間の発生、終了との関係履歴が明らかにされない問題があった。すなわち、この標準は、システム間におけるメタデータの履歴、システム内の履歴とその盛衰を関連付けて管理する手法に対しては十分なものではない。すなわち、記録管理が日常的に行なわれていて、その記録集合が日常的に移管されるような場合の記録管理において、記録集合と、業務実体、実行実体等環境および要求に関するメタデータの履歴を逐次管理するための整合性を求めているものではない。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００９】
【非特許文献１】国際標準ISO15489-1 Information and documentation - Records management - Part 1: General, 2001
【非特許文献２】米国国防総省標準DoD 5015.02-STD Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard, April 25, 2007
【非特許文献３】オーストラリア、ヴァージニア州記録管理標準Management of Electronic Records PROS 99/007 (Version 2),The Victorian Electronic Records Strategy (VERS),  6 Fｅｂｕｒａｒｙ, 2009
【非特許文献４】国立国会図書館「ＮＤＬデジタルアーカイブシステム：メタデータスキーマガイドライン（案）」２００７年７月３０日
【非特許文献５】国際標準ISO23081-2 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues, 2009
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】以上に示した、電子記録管理にメタデータを利用した従来技術は、記録集合に対応したメタデータが管理され、その関係メタデータや記録が捕らえられても、発生・利用・終了の記録の生存期間に対応して、要求、業務、実行等に関するメタデータの発生、利用および終了・処分を、異なるシステムへの対応を含めて管理するものではなく、記録集合と関係メタデータとの時系列的、また関係性を含めて統合的に管理できない問題、すなわち、電子記録管理システム、あるいは電子記録保存管理システムス等で管理される記録集合と各実体との関係性および時間発生・終了に対応した管理が適切にできない問題があった。【００１１】加えて、これらの先行技術では電子記録を異なるシステムに効率的に入力、記録保存するため、大量または区切りのついた記録集合を大規模に行うこととなり、そのシステム移行の柔軟性に欠ける問題があった。
【課題を解決するための手段】
【００１２】本発明は、記録集合としてだけでなく、要求、業務、実行者の発生・終了、また、電子記録管理システムの発生・終了、システム移行を含んで、すなわち、メタデータにより規定して、電子記録管理システム内だけでなく、システム移行、異なるシステムでのメタデータの整合性を管理し、記録集合を、同一システム内のほか、移行されたシステムにおいても記録集合をメタデータで規定して、管理する技術である。【００１３】本発明は、また、前記の問題解決に加え、直接記録集合にかかわるメタデータ以外のメタデータを、電子記録管理システム内で、時系列的に一括管理し、異なる記録集合に対しても利用することにより、これらのメタデータを少ない情報量で、効率的な管理、利用ができるようにする技術である。【００１４】本発明は、電子記録管理システム内で、記録集合オブジェクト（電子的な文書、記録を、「オブジェクト」という）およびそのメタデータ、関連メタデータを、それ自身である実体（以後、「実体」という）の発生・終了、システム外への転送、システム内での発生・終了という異なる時間関係により、記録関係のメタデータ、関係メタデータの発生・終了を管理し、関係メタデータの本来の生存期間を過ぎた場合でも、記録集合オブジェクトで管理が不要になった場合（すなわち、メタデータによる規定が不要になった場合）にのみ、処分し、オブジェクト集合、そのメタデータ、および関連メタデータ集合の異なるシステムにおける整合性を確保し、電子記録集合をシステム内、また異なるシステムで統合的に管理する。【００１５】図６を参照すると、実際に文書が作成された状況における「文書管理」、それらの文書を記録として保有・管理する「電子記録管理システム１」、そのシステム内に保持・保有された記録を保存の目的で管理する別のシステム、「電子記録管理システム２」において、文書、記録および保存用記録を管理するため、それぞれの管理において、メタデータを次のように区分けしている。ここで、第１の時間は、メタデータの対象である実体が存在する期間を示し、第２の時間は、システム内でのメタデータの保有期間・有効期間を示す。従来、電子記録管理システムにおいては、記録自身に関しては、発生から終了までの保有期間が管理されていたが、その他の関係する実体に対しては、保有期間・有効期間が管理されていなかった。また、転送時間は、異なる管理システムへの転送する時間を示しているが、第２の時間終了前にシステム外に転送しないと、記録が処分されてしまうので、その前提で記録の保有期間が定められるべきであるから、転送時間と第２の時間は重要である。【００１６】図６では、文書管理、電子記録管理システム１および電子記録管理システム２を、Ｄ記録（文書）実体、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に対し、次の管理をおこなう。      ・  文書管理  『・第１メタデータ０：Ｄ文書（記録）実体に相当  ・第２メタデータ０：Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に相当  ・第３メタデータ：Ａ要求実体』に相当し、文書の作成された段階での管理をおこなう。      ・  電子記録管理システム１  『・第１メタデータ１：Ｄ記録実体に相当  ・第２メタデータ１：Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に相当    ・第３メタデータ１：Ａ要求実体』に相当し、電子記録管理システム１で記録管理をおこなう。      ・  電子記録管理システム２  『・第１メタデータ２：Ｄ記録実体に相当  ・第２メタデータ２：Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に相当  ・第3メタデータ２：Ａ要求実体』に相当し、電子記録管理システム２で記録保存管理をおこなう。なお、図５のＥ関係実体に対応するメタデータは、第１、第２、第３メタデータに分散して、付与される。【００１７】ここで、文書管理がなされる第１の時間において、第１、第２および第３メタデータ０は、それらの実体が終了すれば、終了し、記録管理システム１および２においては、そのシステムにおける設定された第２の時間が終了すれば、これらは終了するはずであるが、第１メタデータの終了まで、第２および第３のメタデータが保有されないと、第２および第３のメタデータが記録集合を規定して記録、記録保存を行う電子記録管理システムは成り立たないし、また、第１、第２および第３メタデータは、最低、終了するべきときまで、維持・保有されることを示している。図６では、各メタデータが、メタデータとしての発生から終了に関しては、実線で示し、点線は実際に発生していない記録開始前、また、転送により管理されるメタデータ、また終了されるべきメタデータが、第１または第２のメタデータを規定しているため、終了が遅れているメタデータを示す。なお、本明細書において、「保有」とは、通常の業務の継続期間の保持（長くて１０年程度）をいい、たとえば、数年間の保持をいい、「保存」とは、通常の業務の終了後までの期間の保持、すなわち、たとえば２０年以上（半永久的）の保持をいう。【００１８】文書作成状態において、第１、第２および第３メタデータ０の発生後、記録管理をするため、「電子記録管理システム１」（「システム１」という）においてこれらメタデータ１とオブジェクトおよび関係データの記録を開始し、第１、第２および第３のメタデータ１および関係データをとして保持させ、また、それらの終了時において、その終了を「システム１」内に保持させ、記録開始時の各情報を、記録保存するため、「電子記録管理システム２」（「システム２」という）に転送し、また、第１、第２および第３のメタデータ０が終了した時点以降で、第１、第２および第３メタデータ１の終了前に「システム１」から「システム２」に転送し、記録保存をおこなうことにより、記録管理、記録保存がおこなえることを示している。ここで、「システム１」において、転送に第１および第２の転送があるのは、文書管理のメタデータは、一般にその発生時から終了時の間に変更があり、また終了時を確認しないと、記録管理のメタデータを終了することができないからである。なお、「システム１」では、第１メタデータ１には保有期間が設けられ、それにともない第２および第３メタデータ１も終了時以降に処分されて、記録管理が適切に行われ、また、「システム２」においては、第１メタデータ２に付与された保存期間に対応して、第２および第３メタデータ２の終了時を変更する。また、「システム１」の第３メタデータ１は、第１メタデータ１のほか第２メタデータ１の終了・処分を待って、処分される。「システム２」の第２、第３メタデータ２の処分も、「システム１」と同様である。【００１９】以上に述べたように、文書管理から電子記録管理、電子記録保存管理へのメタデータおよび関係情報を転送、管理するため、「電子記録管理システム１および２」では、第２メタデータ１／２は、当該メタデータ終了時点以後、第１メタデータ１／２が終了した後、終了し、第３メタデータ１／２は、当該メタデータ終了時点以降で、第１、第２メタデータ１／２が実際に終了後、終了する。すなわち、本発明では、第２メタデータおよび第３メタデータを終了する場合、それぞれ、第１のメタデータが関係しているかどうか、および第１および第２のメタデータが、当該メタデータと関係しているかどうかを確認する機能を、電子記録管理システム内に含んで実現される。【００２０】図６に時間関係で示したメタデータを多数個の集合としてとらえ、第１、第２および第３のメタデータ群として、電子記録管理システムに入力、システム外に転送、システム内で処分する本発明のメタデータの基本機能を整理したものが、図７である（以下では、電子記録管理システムまたは電子記録保存システムにおいて、非常にたくさんの記録が管理されるので、システムとして説明するときには、第１、第２および第３のメタデータを、それぞれ第１、第２および第３のメタデータ群として、表現する。また、第１のメタデータには、記録実体に対応したオブジェクトを含んで、第１のメタデータ群等と表現する）。図７を参照すると、メタデータ群の入力は、第３、第２、第１のメタデータ群の順におこない、後の順のメタデータ群は、先のメタデータ群が設定され、後の順のメタデータ群を規定する要求実体、業務実体、実行実体等が設定されたのち。後の順位のメタデータが設定される。また、メタデータ群の転送も、同様に、第３、第２、第１のメタデータ群等の順に行う。さらに、メタデータ群の終了、処分は、逆に第１のメタデータ群等、第２、第３のメタデータの順におこなう。これらの一連の動作が求められる理由は、第１のメタデータ群は記録自身に関係するものであるから、その単位が最も小さく、第２のメタデータは、業務、組織、作成者等、複数の記録を有するメタデータであるので、第１のメタデータ群に対し、共通に使われ、第３のメタデータは、転送、処分、権限などの要求事項を管理するメタデータであるため、第１のメタデータ、第２のメタデータよりも共通に使われ、広範囲で、先にその条件を設定し、最小単位の記録に関するメタデータがなくなったときに処分されないと管理できないからである。すなわち、第１のメタデータ群は、記録自身を規定するものであり、第２のメタデータ群は、記録がおかれた環境、すなわち、業務、実行者、作成機器などを規定するものであり、第３のメタデータ群は、記録および記録の環境に対する要求事項である発生・終了、転送、権利関係等を規定するものであるから、記録またはその環境が消滅（終了）するまで、第３、第２のメタデータ群自身の本来の生存期間を過ぎても生存しないといけない。そこで、これらのメタデータの生存期間は、それ自身の本来与えられた生存期間を超えて、規定すべきメタデータがあれば、その間、電子記録管理システム内で生存し、処分されない。なお、第３のメタデータが、第２および第１のメタデータを規定する、また、第２のメタデータが第１のメタデータを規定するとは、それらのメタデータを、第３あるいは第２のメタデータが、第１、第２の時間および転送時間の中で、分類し、管理することに相当する。これらの関係は、実際の電子記録管理システムでは、リレーショナル・データベースのメタデータ群をテーブルで構成した場合、テーブル間のリレーションにより、簡単に実現できるし、また、ＸＭＬツリーであれば、ツリー間のリンクや、他のツリーで利用しているかどうかを、ツリー間のリンクや、問合せにより実現できる。【００２１】本発明は、電子記録管理システム内で、記録集合オブジェクトおよびそのメタデータ、関連メタデータを、それ自身である実体（以後、単に「実体」という）の発生・終了、システム外への転送、システム内での発生・終了という異なる時間関係により、記録関係のメタデータ、関連メタデータの発生・終了を管理し、また、記録集合の発生する環境（業務、組織、作成者、作成環境等）、要求事項に関するメタデータを本来の生存期間が過ぎた場合でも、記録集合や、発生環境を規定している場合（すなわち使われている場合）には、システム内で規定をする必要がなくなった場合にはじめて処分するため、メタデータ保持手段のほか、それらの処理手段、転送手段を設け、その管理をしてメタデータ相互間の整合を取って、記録集合を電子記録管理システム内、また異なるシステムで統合的に管理する。【００２２】本発明は、電子記録情報にメタデータを利用してこれら情報を管理するシステムを実現する。なお、その技術手法は、メタデータ中にも、図５に示した各業務実体中の「使用」条件として、また、Ｃ実行実体中の「Ｃ２機器」として、技術手段をメタデータに含むことができる。
【発明の効果】
【００２３】以上に述べた原理により、第１、第２および第３メタデータ発生終了を、関係メタデータおよび関係情報と関連づけることにより、メタデータを用いて、メタデータそれ自身および相互間の整合性を持たせ、信頼性の高い記録管理システム、記録保存管理システムが実現できる。すなわち、本発明の原理による電子記録管理システムおよび電子記録保存管理システムは、記録関係の第１のメタデータだけでなく、第２および第３のメタデータとの時系列での関係性をシステム内およびシステム間において維持することにより、システム的に記録自身の信頼性・検索性を確保する。【００２４】本発明の原理を電子的な記録集合に適用することにより、電子的な記録、記録保存の信頼性を確保し、業務、組織および記録管理に適切な証拠として利用できるシステムを提供する。すなわち、本発明は、電子記録管理システムが変わっても、記録情報、記録関連のメタデータ、その他のメタデータを相互に整合させ、統合性、信頼度、真実性の高い記録管理システム、記録保存システムを実現させる。【００２５】従来の電子記録管理システムでは、業務の区切り時点、または終了後、記録集合が、記録保存のために他のシステムに転送されていたが、本発明によれば、現用の「システム１」と、記録保存用の「システム２」との間で、メタデータ、記録オブジェクトおよび関係情報を定期的に、あるいは、頻繁に、記録集合の登録が未完結で他のシステムに転送しても、両システム間の整合性を高めることができる。その場合、第２および第３のメタデータは、第１のメタデータを含む記録情報を規定していなくとも、近い将来規定することがあるので転送および保有がされないといけない。【００２６】本発明は、メタデータ群等により管理される実体、あるいはシステムと関係づけて、記録集合を管理するため、メタデータを３つのタイプの時系列（第１の時間、転送時間，第２の時間）で管理するよう、データベースやＸＭＬツリー等に組合せに適用して実現する。すなわち、本発明によれば、記録管理、記録保存用の電子記録管理システムは、近年発展の進んでいるコンピュータシステムを用いて実現し、メタデータと関連情報は汎用的なコンピュータＯＳを用い、標準的なリレーショナル・データベースなどデータベース、あるいはＸＭＬツリーの組み合わせと、応用ソフトウェアにより一般的に実現できる。
【発明を実施するための形態】
【００２７】本発明の詳細な原理を、以下に、図１ないし図３を参照して、実施の形態により説明する。図１は、本発明請求項１を説明する第１の実施の形態を示す図、図２は、本発明請求項２を説明する第２の実施の形態を示す図、図３は、本発明第３の請求項を説明する第３の実施の形態を説明する図である。
【００２８】先ず、図１を参照して、本発明請求項１に相当する第１の実施の形態の説明をする。本発明の第１の実施の形態は、文書作成時のメタデータ発生終了を示す第１の時間、メタデータ群等の電子記録管理システム内での発生終了を示す第２の時間、および外部に転送する転送時間を有し、数多くの記録オブジェクト（「オブジェクト」という）を、これらの時間関係を含み、メタデータ群で管理、特定および保有する電子記録管理システムにおいて、次の（１）ないし（１５）の手段を含み、第２の時間により処分される記録自身の第１のメタデータ群およびオブジェクト（以下「第１のメタデータ群等」という）、第２および第３のメタデータ群が規定されていない場合に処分することによりメタデータ間の関係を維持しながら、第１、第２および第３のメタデータ群等を保持・管理することを特徴とする電子記録管理システムである。（１）第１の入力指示手段７から出力される入力指示信号および第１の転送手段４１から出力される第１の転送信号により、第１のメタデータ群等１０ｍを入力・保持し、また、第１の転送手段４１から出力される第１の転送信号により、当該保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていない第１メタデータ群等１０ｎを出力し、第１の処分手段出力５１により、第１のメタデータ群等の第２の時間を識別し、処分すべき第１のメタデータ群等を処分する第１の保持手段１０（２）第１の保持手段１０へ第１のメタデータ群等１０ｍを入力させる第１の入力手段７（３）第１の入力指示手段７から出力される第１の入力指示信号および転送指示手段４から出力される転送出力信号により、当該転送手段から出力される第１の転送信号は、第１のメタデータ群等１０ｍを第１の保持手段１０に保持し、また、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および当該転送手段から出力される第１の転送信号により、転送指示手段４から出力される転送指示信号および第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等の転送時間を識別し、第１の転送出力信号４１ｔとともに、転送されていない第１のメタデータ群等１０ｎを、外部に転送する第１の転送手段４１（４）処分指示手段５から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段３０に保持された第３のメタデータ群の第２の時間により、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等の第２の時間を識別し、第１のメタデータ群等を処分する第１の処分手段５１
【００２９】（５）第２の入力指示手段８から出力される入力指示信号および第２の転送手段４２から出力される第２の転送信号により、第１のメタデータ群等の発生利用環境を示す複数組の第２のメタデータ群である入力メタデータ２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍを、それぞれ入力・保持し、また、第２の転送手段４２から出力される第２の転送信号により、当該保持手段に保持されている第２のメタデータ群の転送時間を識別し、第２の転送手段４２から出力される第２の転送信号により、転送されていないメタデータ群２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎを出力し、第２の処分手段５２の出力により、第２のメタデータ群の第２の時間を識別し、処分すべき第２のメタデータ群を処分する３組の第２の保持手段２０、２１ならびに２２（６）第２の保持手段２０、２１ならびに２２へ第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍを入力させる第２の入力指示手段８（７）第２の入力指示手段８から出力される入力指示信号および転送指示手段４から出力される転送指示信号により、当該転送手段から出力される第２の転送信号は、第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍを、第２の保持手段２０，２１ならびに２２に保持し、また、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および当該転送手段から出力される第２の転送信号により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、第２の保持手段２０、２１、２３に保持されている第２のメタデータ群の転送時間を識別し、第２の転送出力信号４２ｔとともに、転送されていない第２のメタデータ群２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎを外部に転送する第２の転送手段４２（８）処分指示手段５から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段３０に保持された第３のメタデータ群の第２の時間を識別して、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持された処分すべき第２のメタデータ群で、第１のメタデータ群等を規定していない複数組の第２の保持手段に保持された処分すべき第２のメタデータ群を処分する第２の処分手段５２
【００３０】（９）第３の入力指示手段９から出力される第３の入力指示信号、および第２の転送手段４３から出力される第３の転送信号により、第３のメタデータ群３０ｍを、当該保持手段に入力・保持し、また、第３の転送手段４３から出力される第３の転送信号により、当該保持手段に保持されている第３のメタデータ群の転送時間を識別し、転送されていない第３のメタデータ群３０ｎを出力し、第３の処分手段５３から出力される処分指示信号により、第３のメタデータ群の第２の時間を識別し、処分すべき第３のメタデータ群３０ｎを処分する第３の保持手段３０（１０）第３の保持手段１０へ第３のメタデータ群３０ｍを入力させる第３の入力指示手段９（１１）第３の入力指示手段９から出力される第３の入力指示信号および転送指示手段４から出力される転送指示信号により、当該転送手段から出力される第３の転送信号は、第３のメタデータ群３０ｍを第３の保持回路３０に保持させ、また、転送指示手段４から出力される転送指示信号および当該手段から出力される第３の転送信号により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間を識別し、第３の転送出力信号４３ｔとともに、転送されていない第３のメタデータ群３０ｎを外部に転送する第１の転送手段４３（１２）処分指示手段５から出力される処分出力信号の入力により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群から、第２の時間を識別して、第１および第２の保持手段に保持されたメタデータを規定していない、処分されるべき第３のメタデータ群を処分する第３の処分手段５３（１３）第１、第２および第３の転送手段４１，４２および４３に転送指示信号を出力し転送指示をおこなう転送指示手段４（１４）第１、第２および第３の処分手段５１、５２および５３に処分指示信号を出力し処分指示をおこなう処分指示手段５（１５）第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１、ならびに２２および３０に保持された第１、第２、第３のメタデータ群等を選択し、第１の保持手段１０に保持されたメタデータ、オブジェクトを含むメタデータ群等を選択・出力するアクセス手段６
【００３１】図１において、特に、各保持手段への入力開始以降では、第１の保持手段３０に保持される第３のメタデータ群は、第２の保持手段２０、２１および２２に保持される第２のメタデータ群および第１の保持手段１０に保持される第１のメタデータ群等への要求を規定し、第２の保持手段２０，２１および２２に保持される第２のメタデータ群も第１のメタデータ群の環境を規定する。各保持手段のデータが入力、転送され、各保持手段の保持内容を終了、処分する場合には、第３のメタデータ群は、第２および第１のメタデータ群等で使用されなくなって（すなわち、規定する必要がなくなって、）はじめて処分され、第２のメタデータ群を処分する場合には、第１のメタデータ群に使用されなくなってはじめて、処分されるよう、処分手段５１、５２および５３が動作する。図１における、これらの関係を、菱形のマーク、実線および矢印が示している。これらの関係は、先に示した、図７の各メタデータ群の機能に対応している。また、図１の特定の手段と手段および特定の手段と信号をつなぐ点線はその間を転送される信号を示し、矢印は信号の転送先を示しているが、以下の図２ないし図４においても、同様である。
【００３２】  本発明請求項１の実施の形態である電子記録管理システムは以下の動作をおこなう。先ず、入力動作について説明する。第３の入力動作において、第３の入力指示手段９から出力される第３の入力指示信号および転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第１の転送手段４３から出力される第３の転送信号は、第３のメタデータ群３０ｍを第３の保持手段３０に入力・保持し、次いで、第２の入力動作において、第２の入力指示手段８から出力される入力指示信号、および転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第２転送手段４２から出力される第２の転送信号は、第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍを、第２の保持手段２０，２１ならびに２２に入力・保持し、さらに、第１の転送動作において、第１の入力指示手段７から出力される第１の入力指示信号および転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第１の転送手段４１から出力される第１の転送信号は、第１のメタデータ群等１０ｍを第１の保持手段１０に入力・保持する。
【００３３】次に転送出力動作について説明する。先ず、第３の転送動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号および当該手段から出力される第３の転送信号により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間を識別し、第３の転送手段４３から出力する第３の転送信号により、第３の転送出力信号４３ｔとともに、転送されていない第３のメタデータ群３０ｎを外部に転送し、次いで、第２の転送出力動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号および当転送手段４２から出力される第２の転送信号により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、第２の保持手段２０、２１ならびに２３に保持されている第２のメタデータ群の転送時間を識別し、第２の転送手段４２から出力する第２の転送出力信号４２ｔとともに、転送されていない第２のメタデータ群２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎを外部に転送し、さらに、第１の転送出力動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号および第１の転送手段４１から出力される第１の転送信号により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等の転送時間を識別し、当該手段から出力する第１の転送信号により、第１の転送出力信号４１ｔとともに、転送されていない第１のメタデータ群等１０ｎを、外部に転送する。 入力動作および転送出力動作においては、第１のメタデータ群等は、第２および第３のメタデータ群が定まらないと、第１のメタデータ群等との関係が定まらないことから、第３、第２および第１の入力動作を、順におこなう。
【００３４】各保持手段では、定められた外部システムに転送がおこなわれたことを示す履歴データを保持し、同一のデータの転送を複数回おこなわないようにする。また、第１、第２および第３のメタデータ群等１０ｎ、２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎおよび３０ｎの転送は、第１、第２および第３の転送出力信号４１ｔ、４２ｔおよび４３ｔとともにおこなう（図１では、第３の保持手段３０に保持された第３のメタデータ群の転送時間を第１、第２および第３の転送手段４１、４２および４３に与えている。また、第２および第１の保持手段２０、２１、２２および１０は、第３の保持手段３０と菱形のマーク、実線および矢印でつながっていて、第３の保持手段に保持された第３のメタデータ群の転送時間、第２の時間等のメタデータの示す要求事項により規定されていることを示している）。なお、図７に示した通り、第１、第２および第３の転送動作は、第１、第２および第３の保持手段への入力動作と同様、第３、第２、第１の転送の順におこなわれる。
【００３５】次に処分動作について、説明する。処分指示手段５の出力および第３の保持手段３０の出力である第２の時間により、第１の処分動作において、第１の処分手段５１から出力される処分指示信号を出力し、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等のうち、処分すべきデータを処分し、第２の処分動作において、第２の処分手段５２は、３組の第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持された処分されるべき第２のメタデータ群のうち、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等を規定しない第２のメタデータ群を処分し、第３の処分動作において、第３の処分手段５３は、第３の保持手段３０に保持された処分されるべき第３のメタデータ群のうち、第１および第２の保持手段に保持された第１、第２のメタデータ群等を規定しない第３のメタデータ群を処分する。そのため、第３の保持手段３０に保持された処分されるべき第３のメタデータ群は、第２の保持手段２０、２１ならびに２２、第１の保持手段１０の保持している第１および第２のメタデータ群等を規定していないことを確認して処分され（図１で、第１の保持手段１０は、各保持手段に、菱形のマーク、実線及び矢印により、ほかの保持手段に保持されたメタデータ群により規定されていることを示す）、第３のメタデータ群が第２のメタデータ群を規定していれば、該当する第３のメタデータ群は処分されない。同様に、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持された処分されるべき第２のメタデータ群は、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等を規定していないことを確認して処分され（同様に、第２の保持手段２０、２１、２２は、菱形のマーク、実線および矢印により、第１の保持手段１０は、第２の保持手段２０，２１ならびに２２に保持された第２のメタデータ群により規定されていることを示す）、第２のメタデータが第１のメタデータが規定していれば、第２のメタデータは処分されない。
【００３６】すなわち、第１の処分動作は、第１のメタデータ群等のうちで、その記録開始・終了は、記録自身の保有期間にあたり、終了すべき時点後速やかに処分されればよいが、第２の処分動作にあたる第２のメタデータ群は、対応する第１のメタデータ群等を規定している場合には、その対応が終了するまでは処分されてはならず、第３のメタデータ群も、その終了すべき時点でも、第１および第２のメタデータ群等を規定している限り、処分されないよう、各処分手段は、記録保持手段内容を保持し、規定の効力がなくなった時点で処分される。
【００３７】アクセス動作においては、アクセス手段６により、記録管理システム内の第１、第２および第３の保持手段３０，２０，２１ならびに２２および１０を選択アクセスし、その対応する保持手段に保持されたメタデータ群等を選択・指定し、記録管理システム内に保持されているオブジェクト群を含むメタデータ群等を出力する。
【００３８】これらの一連の動作により、図７に示したメタデータ類の入力、転送、処分の動作機能にあるように、第１の時間で発生終了するオブジェクト群とそれに直接間接関係するメタデータ群等１０ｍ、２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍおよび３０ｍを、転送出力したのち、第２の時間に従い、これらをシステム内で処分し、第１、第２および第３のメタデータ群等を保持・管理することを特徴とする電子記録管理システムを実現する。
【００３９】図５に示したメタデータ標準との関係においては、第１の保持手段１０が、Ｄ記録実体の保持手段に相当し、３組の第２の保持手段２０、２１ならびに２２は、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体、また、Ｄの記録実体の集合を保持するよう対応していて、第３の保持手段３０は、Ａ要求実体の集合の保持手段に対応している（Ｅ関係実体に対応するメタデータは、は各保持手段に分散して、保持される）。
【００４０】また、図６との関係では、「システム１」の第１の時間の発生終了、転送時間、第２の時間であるシステム内の時間関係を示し、本発明の第１の実施の形態においては、第１の時間は、第２の時間の「システム１」における入力動作において、入力指示手段７、８および９の出力が第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１ならびに２２および３０に、第１、第２および第３のメタデータ群等を与え、それぞれの保持手段がこれらを保有し、転送時間の関係は、転送動作において、第３の保持手段３０と、第１、第２および第３の転送手段４１、４２ならびに４３と、転送指示手段４により維持され、第２の時間関係は、処分動作において、保持手段３０と、第１、第２および第３の処分手段５１、５２ならびに５３と、処分指示手段５により維持される。ところで、「システム１」から外部のシステムへのメタデータの転送は、文書管理における第１の時間が終了したのち最終的におこなわれ、その時間は最初の転送時間では判明していないことが多いので（業務の終了、作成者の任期切れ時期などは、当初から明らかではない）、「システム１」においては、２回転送がなされている。なお、第３の保持手段３０の機能は、第１、および第２の保持手段１０、２０、２１および２２に分散させて、時間管理を行い、動作させることもできる。
【００４１】次に、本発明第１の実施の形態に、第１、第２および第３の入力指示手段に修飾指示機能と第１、第２および第３の保持手段へのメタデータ群等の入力に修飾機能を含んで、電子記録保存管理システムとして好適な電子記録管理システムとして実現する本発明請求項２に相当する第２の実施の形態を、図２を参照して、以下に説明する。
【００４２】図２を参照すると、本発明の請求項２の第２の実施の形態は、請求項１の電子記録管理システムにおいて、請求項１に相当する第１の実施の形態である（３）、（７）および（１１）の手段に、それぞれ、（３Ａ）、（７Ａ）および（１１Ａ）の手段の機能を有する、第１、第２または第３のメタデータ群等を修飾して入力することを特徴とする第１の実施の形態の電子記録管理システムである。
【００４３】（３Ａ）第１の入力指示手段７から出力される入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第１の修飾入力信号４１ｓにより、第１のメタデータ群等１０ｍを、第１の保持手段１０に、修飾して、入力・保持させる修飾機能を有する第１の実施の形態である第１の転送手段４１（７Ａ）第２の入力指示手段８から出力される入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第２の修飾入力信号４２ｓにより、第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍを、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に、修飾して、入力・保持させる修飾機能を有する第１の実施の形態である第２の転送手段４２（１１Ａ）第３の入力指示手段９から出力される入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第３の修飾入力信号４３ｓにより、第３のメタデータ群３０ｍを、第３の保持手段３０に、修飾して、入力・保持させる修飾機能を有する第１の実施の形態である第３の転送手段４３
【００４４】図２において、特に、第１の実施の形態と同様、各保持手段への入力開始以降では、第３のメタデータ群は、第２のメタデータ群および第１のメタデータ群等を規定するよう、また、第２のメタデータ群は、第１のメタデータ群等を規定するよう、転送手段４１，４２および４３が動作し、また、各保持手段の保持内容を処分する場合には、第３のメタデータ群は、第２および第１のメタデータ群等を規定する必要がなくなってはじめて処分し、第２のメタデータ群を処分する場合には、第１のメタデータ群等を規定する必要がなくなってはじめて処分するよう、処分手段５１、５２および５３が動作し、その接続関係の菱形のマーク、実線および矢印は、第３、第２の保持手段に保持されたメタデータにより第２、第１の保持手段が規定されることを示している（図７にその条件と機能を示したことは段落００１９に説明した）。
【００４５】転送入力動作について、説明する。先ず、第３の転送入力動作において、第３の入力指示手段９から出力される第３の入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第３の修飾入力信号４３ｓにより、転送手段４３から出力される第３の転送信号は、第２の時間（処分時間）、転送時間を含む修飾されたを第３の保持手段３０に保持する。次いで、第２の転送入力動作において、第２の入力指示手段８から出力される入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号および第２の修飾入力信号４２ｓにより、転送手段４２から出力される第２の転送信号は、第２の時間（処分時間）、転送時間を含む修飾された第２のメタデータ群を、第２の保持手段２０，２１ならびに２２に保持する。さらに、第１の転送入力動作において、第１の入力指示手段７から出力される第１の入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号および第１の修飾入力信号４１ｓにより、転送手段４１から出力される第１の転送信号により、第２の時間（処分時間）、転送時間を含む修飾された第１のメタデータ群等を第１の保持手段１０に保持する。
【００４６】すなわち、各保持手段に保持される転送時間、第２の時間等は、保持手段１０、２０，２１ならびに２２、および３０に対しては、それぞれ第１、第２および第３の入力指示手段７、８および９から出力される入力指示信号、修飾入力信号４３ｓ、４２ｓおよび４３ｓとともに、各データの当該システムへの転送メタデータ群３０ｍ、２０ｍ、２１ｍ、ならびに２２ｍ、および１０ｍを転送入力し、転送指示手段４の転送指示出力信号が、第１、第２、第３の転送手段４１、４２および４３に送られて、これらのメタデータ群等の転送出力後、要求、業務、実行、記録等の一部の実体に対応するメタデータ群等の当該システムへの入力・保持条件が指定、変更された各メタデータ群が保持手段に入力される。この各保持手段に修飾して入力すること、すなわち、選択を含む修飾されたメタデータ群等を入力することは、記録保有・保存を目的とする電子記録管理システムにおける記録集合の管理運用において、たいへん有効・重要な機能である。たとえば、現行文書の管理、記録管理、アーカイブズの管理等では、その管理対象が異なるので、いったん保有された文書・記録は、選択的に管理され、システム間の受け渡しにおいて修飾が行われる。なお、この修飾がなされても、各保持手段に保持された記録オブジェクト自身のみならず関係するメタデータ群等は、後に述べる適切な転送動作、処分動作によりメタデータ群等の関係から維持される。
【００４７】次に、転送出力動作においては、第１の実施の形態と同様に以下のような動作をおこなう。第３の転送出力動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第３の転送手段４３は、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、転送されていない第３のメタデータ群３０ｎを識別し、第３の転送出力信号４３ｔとともに外部に転送する。第２の転送出力動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第２の転送手段４２は、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持されている第２のメタデータ群から転送時間を識別し、転送されていない第２のメタデータ群２０ｎ，２１ｎならびに２２ｎを、第２の転送出力信号４２ｔとともに、外部に転送する。また、第１の転送出力動作において、転送指示手段４から出力さる転送指示信号により、第１の転送手段４１は、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の転送時間から、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等から転送時間を識別し、第１のメタデータ群等１０ｎを、転送出力信号４１ｔとともに外部に転送する。
【００４８】なお、転送動作においては、入力、出力動作とも、第１、第２および第３の保持手段への入力動作と同様、第３、第２、第１の転送の順に行なうことは、第１の実施の形態と同様である。
【００４９】また、第１の処分動作において、処分指示手段５出力により、第１の処分手段５１は、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等のうち、第２の時間により処分すべきデータを処分し、第２の処分動作において、第２の処分手段５２は、３組の第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持された処分されるべき第２のメタデータ群のうち、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等を規定しないメタデータ群を処分し、第３の処分動作において第３の処分手段５３は、第１の保持手段３０に保持された処分されるべき第３のメタデータ群のうち、第１および第２の保持手段１０、２０、２１および２２に保持されたメタデータ群等を規定しないメタデータ群を処分する。
【００５０】すなわち、第１の処分動作においては、第１のメタデータ群等は、記録自身の保有期間の後、終了・処分すべき時点後、速やかに処分すればよいが、第２の処分動作においては、第２のメタデータ群が、対応する第１のメタデータ群等を規定している場合には、その対応が終了するまで処分されず、第３の処分動作においても、第３のメタデータ群も、その処分されるべき時点でも、第１または第２のメタデータ群を規定している場合には、それらの対応がなくなるまで処分されない。そのため、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等は、第２の保持手段２０、２１ならびに２２、および第３の保持手段３０に保持されたメタデータ群に、規定されるようになっている（図２において、各保持手段を結ぶ菱形のマーク、実線および矢印により、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等を、第２、第３のメタデータ群が規定していることを示す）。同様に、第２の保持手段２０、２１ならびに２２は、第３の保持手段３０と関係づけられていて（同様に、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持された第２のメタデータ群は、菱形のマーク、実線および矢印により、第１の保持手段１０に保持された第１のメタデータ群等を規定していることを示す）、第２のメタデータ群が第３のメタデータ群を規定している限り、第３のメタデータ群は処分されない。
【００５１】アクセス動作においては、アクセス手段６により、電子記録管理システム内の第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１ならびに２２および３０を選択アクセスし、その対応する第１、第２、第３のメタデータ群等を選択・指定し、記録管理システム内に保管されている選択されたメタデータ等を出力する。
【００５２】なお、図５に示した、メタデータ標準との関係においては、第１の保持手段１０が、Ｄ記録実体の保持手段に相当し、３第２の保持手段２０、２１、２２は、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体、また、Ｄの記録実体の集合などを想定している。すなわち、図５、段落０００７および０００８に示したように、第１、第２および第３のメタデータは、それぞれ、要求実体、業務実体、実行実体、記録集合および記録実体ならびにこれらのメタデータを関係付ける関係実体を規定しているが、段落００４５に述べたように、第１、第２および第３の修飾入力信号４１ｓ、４２ｓおよび４３ｓにより、当該システムへの入力時に、システム内に適切に保持・保有されるよう、すなわち、たとえば、保有期間、分類、アクセス条件が変更されるなど、これらのメタデータの一部が修飾され、第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１ならびに２２および３０に保持され、規定されたメタデータが修飾されることにより、その転送、保存、終了、アクセス条件等が修飾され、第２の実施の形態の電子記録管理システムが実現され、記録管理の所与の目的が達成される。
【００５３】また、図６との関係では、図５の対象（従来技術）としていない第１の時間の発生終了、転送時間、第２の時間であるシステム内の時間関係を示し、本発明においては、第１の時間関係は、それぞれの保持手段で維持され、転送時間の関係は、第３の保持手段３０、転送指示手段４の出力信号、および第１、第２ならびに第３の転送手段４１、４２ならびに４３により維持され、第２の時間関係は、保持手段３０、処分指示手段５の出力信号、および第１、第２ならびに第３の処分手段５１、５２ならびに５３により維持される。また、電子記録管理システム内では、図６にあるように、メタデータ群等が当初入力されたとき、その終了時期が不明な場合においては、その終了を待って、外部に再度転送がおこなわれる。なお、第３の保持手段３０の機能は、第１、および第２の保持手段に分散させて、時間管理を行い、動作させることもできる。
【００５４】次に、図３を参照して、本発明請求項３に相当する第３の実施の形態を示す。図３を用いて、第１の実施の形態において説明した電子記録管理システムにおいて、（既存の）第１の保持手段１０に加えて新規の第１の保持手段１０Ｎを新たに含み、それに対応した第１の新規転送手段４１Ｎおよび第１の新規処分手段５１Ｎを含む、本発明請求項３に相当する第３の実施の形態について説明する。なお、既存の手段については、特に既存と示さず、新規の手段のみ、新規保持手段、新規転送手段、新規処分手段等として示す。図３に示す請求項３の第３の実施の形態は、第１の実施の形態に、次の（１６）ないし（１８）の手段を含み、請求項１の（３）、（８）、（１２）および（１５）の各手段に、それぞれ（３Ｂ）、（８Ｂ）、（１２Ｂ）および（１５Ｂ）の機能を有し、第１の既存・新規両保持手段に対応するメタデータ群等をアクセスし、旧記録情報群である第１のメタデータ群等および新記録情報群である第１の新規メタデータ群等、第２および第３のメタデータ群を保持・管理することを特徴とする電子記録管理システムである。
【００５５】（１６）第１の転送手段４１から出力される転送指示信号の入力により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群から転送時間により、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群の転送時間を識別し、転送されていない修飾された第１のメタデータ群等１０ｎを出力するとともに、前記手段の転送出力信号４１ｔにより第１の新規転送手段４１Ｎは転送信号を出力し、出力された第１のメタデータ群等１０ｎを保持し、また、第１の新規処分手段５１Ｎから出力される処分指示信号により、当該保持手段の第２の時間を識別・保持し、処分すべき第１の新規メタデータ群等を処分し、残りを保持するに加え、第１の新規転送手段４１Ｎから出力される第１の新規転送出力信号４１Ｎｔとともに、第１のメタデータ群等１０Ｎｎを、外部の他のシステムへ転送する第１の新規保持手段１０Ｎ（１７）転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第１の転送手段４１から出力される転送出力信号４１ｔ、ならびに第３の保持手段３０に保持された転送時間を含む第３のメタデータ群の転送時間により、第３の保持手段３０に保持された第３のメタデータ群の転送第時間を識別し、転送されていない修飾された第１のメタデータ群等１０ｎを、当該転送手段から出力される転送信号とともに第１の新規保持手段１０Ｎへ転送し、また、第１の新規保持手段１０Ｎ  に保持された第１の新規メタデータ群等の転送時間を識別し、当該転送手段から出力される第１の新規転送出力信号４１Ｎｔとともに、転送されていない第１のメタデータ群等１０Ｎｎを、外部へ転送する第１の新規転送手段４１Ｎ（１８）処分指示手段５から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段３０に保持された第３のメタデータ群の第２の時間により、第１の新規保持手段１０Ｎに保持された第１のメタデータ群から第２の時間を識別し、処分されるべき第１の新規メタデータ群等を処分する第１の新規処分手段５１Ｎ（３Ｂ）第１の入力指示手段７から出力される第１の入力指示信号および転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第１のメタデータ群等１０ｍを第１の保持手段１０に保持させ、また、第１の転送出力信号４１ｔおよび転送指示手段４から出力される転送指示信号により、新規転送手段４１Ｎから出力される転送出力信号は、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータの転送時間により、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等の転送時間を識別し、転送されていない第１のメタデータ群等１０ｎを、第１の新規保持手段１０Ｎに転送し、保持させる第１の転送手段４１（８Ｂ）処分指示手段５から出力される処分指示信号の入力により、第２の保持手段２０、２１および２２に保持されている第２のメタデータ群のうち、第１の保持手段１０および第１の新規保持手段１０Ｎに保持された第１のメタデータ群等から、第２の時間を識別して、第１のメタデータ群等を規定していない処分されるべき第２のメタデータ群を処分する第２の処分手段５２（１２Ｂ）処分指示手段５から出力される処分指示信号の入力により、第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群の第２の時間から、第１、第１の新規、および第２の保���手段１０、１０Ｎ、２０、２１ならびに２２内のメタデータ群等を規定していない処分されるべき第３のメタデータ群を処分する第３の処分手段５３（１５Ｂ）第１、第２および第３の保持手段１０、１０Ｎ、２０、２１ならびに２２、および３０内のメタデータ群等を選択し、第１の保持手段に加え、第１の新規保持手段に保持された第１のメタデータ群等を含む第１、第２および第３のメタデータ群等を選択・出力するアクセス手段６
【００５６】図３において、特に、第１、第２の実施の形態と同様、各保持手段への入力開始以降では、第３のメタデータ群は、第２のメタデータ群および、既存および新規の第１のメタデータ群等を規定するよう、また、第２のメタデータ群は、第１のメタデータ群等を規定するよう、入力指示手段７、８および９、転送手段４１および４１Ｎ、４２ならびに４３が動作し、また、各保持手段の保持内容を処分する場合には、第３のメタデータ群は、第２および第１のメタデータ群等を規定しなくなってはじめて処分され、第２のメタデータ群が処分される場合には、第１のメタデータ群等を規定しなくなってはじめて処分されるよう、処分手段５１および５１Ｎ、５２ならびに５３が動作し、その接続関係の実線との菱形のマークが示している（図７の表にその動作機能を示したことは第１の実施の形態で説明した）。
【００５７】本発明請求項３の第３の実施の形態である電子記録管理システムは、請求項１の第１の実施の形態である電子記録管理システムと同様に、以下の動作をおこなう。先ず、第３の入力動作において、第３の入力指示手段９から出力される第３の入力指示信号、および転送指示手段４から出力される転送指示信号による転送手段４３から出力される第３の転送信号は、第３のメタデータ群３０ｍを第３の保持手段３０に入力・保持する。次いで、第２の入力動作において、第２の入力指示手段８から出力される入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号により転送手段４２から出力される第２の転送信号は、第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍを、第２の保持手段２０，２１ならびに２２に保持する。さらに、第１の入力動作において、第１の入力指示手段７から出力される第１の入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号により転送手段４１から出力される第１の転送信号は、第１のメタデータ群等１０ｍを第１の保持手段１０に保持させる。加えて、第１の新規入力動作において、第１の入力指示手段７から出力される第１の入力指示信号、転送指示手段４から出力される転送指示信号および第１の新規転送手段から出力される第１の新規転送出力信号４１ｔにより、第１のメタデータ群等１０ｍを第１の保持手段１０に保持する。
【００５８】次に、転送出力動作について説明する。第３の転送出力動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号により、第３の転送手段４３は、第３の保持手段３０から、第３のメタデータ群から転送時間を識別し、転送されていない第３のメタデータ群３０ｎを、転送出力信号４３ｔとともに外部に出力・転送する。第２の転送出力動作においては、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群により、第２の転送手段４２は、第２の保持手段２０、２１および２２から、これらに保持されている第２のメタデータ群から転送時間を識別し、転送されていない第２のメタデータ群２０ｎ，２１ｎおよび２２ｎを、転送出力信号４２ｔとともに、外部に出力・転送する。また、第１の（新規）転送出力動作において、転送指示手段４から出力される転送指示信号、および第３の保持手段３０に保持されている第３のメタデータ群により、第１の新規転送手段４１Ｎは、第１の新規保持手段１０Ｎに保持されている修飾されたメタデータ群等から転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群等１０Ｎｎを、転送出力信号４１Ｎｔとともに、外部に出力・転送する。入力動作および転送出力動作においては、第１のメタデータ群等は、第２および第３のメタデータ群が定まらないと、第１のメタデータ群等を規定できないことから、第３、第２および第１の入力動作を、順に行う。また、第１のメタデータ群等を入力する際、第２および第３のメタデータ群を入力しておくことは、第１、第２の実施の形態と同様である。
【００５９】第２および第３の保持手段２０，２１ならびに２２、および３０に対しては、それぞれ第２の入力指示手段８および第３の入力指示手段９により、第１の保持手段１０に対しては、第１の入力指示手段７により、入力指示信号を与えて、各メタテータ群等の外部システへムへの転送、処分時間を含んでメタデータ群等が入力され、特に第１の保持手段１０には、一時的に第１のメタデータ群等１０ｎが保持され、また、第１の新規保持手段１０Ｎに対しては、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群および既存の第１の転送手段４１から出力される転送出力信号４１ｔにより、修飾された第１のメタデータ群等１０ｎが入力、保持され、システム内で処分時間まで維持・利用される。
【００６０】すなわち、本発明の第３の実施の形態においては、入力動作においては、第１、第２、および第３のメタデータ群等１０ｍ、２０ｍ、２１ｍならびに２２ｍ、および３０ｍが、第１、複数の第２および第３の保持手段１０、２１、２２ならびに２３、および３０に保持され、また、修飾された第１のメタデータ群等１０ｎが、第１の保持手段１０から、第１の新規保持手段１０Ｎに与えられ、第１の新規転送手段４１Ｎからの修飾入力信号により、修飾されて入力される。また、転送出力動作においては、修飾された第１、第２および第３のメタデータ群等１０Ｎｎ、２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎ、および３０ｎが、第１の新規、第２および第３の転送出力信号４１Ｎｔ、４２ｔおよび４３ｔとともに、それぞれ、第１、第２および第３の保持手段１０Ｎ、２１、２２ならびに２３、および３０から外部に出力・転送される。
【００６１】なお、入力動作・転送出力動作においては、第１、第２、第３の保持手段への入力動作と同様、第３、第２、第１の転送動作および第１の新規転送を順に行なうことは、第１および第２の実施の形態と同様であるが、本システムにおいては、特に、第１の新規転送は、システム内での転送であり、システム外への転送とは独立に行われる。
【００６２】  処分指示手段５の出力および第３の保持手段３０の出力である第２の時間により、第１の新規処分動作において、第１の新規処分手段５１Ｎは、第１の新規保持手段１０Ｎに保持されている第２の時間により処分すべき第１の新規メタデータ群等を処分し、第１の処分動作において、第１の処分手段５１は、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等のうち、第２の時間により処分すべき第１のメタデータ群等を処分し、第２の処分動作において、第２の処分手段５２は、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持されている第２の時間により処分されるべき第２のメタデータ群で、第１の既存、新規メタデータ群等１０Ｎ、１０を規定していないものを処分し、また、第３の処分動作において、第３の処分手段５３は、第３の保持手段３０に保持されたメタデータ群のうち、第１の保持手段１０および１０Ｎ、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持されたメタデータ群を規定していないメタデータ群を処分する。
【００６３】そのため、第１の保持手段１０および１０Ｎは、第２の保持手段２０、２１および２２ならびに第３の保持手段３０により規定されていることを示している（図３で、各保持手段には、菱形のマークと実線により、第１の保持手段１０ならびに１０Ｎを規定していることを示す）。同様に、第２の保持手段２０、２１ならびに２２に保持されるメタデータは、保持手段３０に保持されるメタデータにより規定され（同様に、保持手段２０、２１ならびに２２は、菱形のマークと実線により、第３の保持手段３０に規定されていることを示す）、第２のメタデータ群が第３のメタデータ群を規定している限り、第３のメタデータ群は処分されない。
【００６４】すなわち、第１および第２の実施の形態と同様に、第１の処分動作では、第１のメタデータ群等を、その開始から終了までの保有期間経過後、処分すべき時点後速やかに処分すればよいが、第２の処分動作における第２のメタデータ群は、対応する第１の既存、新規メタデータ群等を規定している場合には、処分しないようにし、第３のメタデータ群も、その終了すべき時点でも、第１、第１の新規、あるいは第２のメタデータ群等を規定している場合には、規定が消滅するまで処分しない。
【００６５】本システムへのアクセス動作においては、アクセス手段６により、記録管理システム内の第１、新規第１、第２および第３の保持手段１０または１０Ｎ，２０、２１ならびに２２および３０を選択アクセスし、その対応する保持手段に保持されたメタデータ群等を選択・指定し、記録管理システム内に保持されているメタデータ群等を出力し、また、転送時間により処分される前の有効であるメタデータ群等を、外部の他のシステムに転送し、第２の時間に従い、これらをシステム内で処分し、第１、第１の新規および第２ならびに第３のメタデータ群等を管理することを特徴とする記録管理システムを実現する。
【００６６】第３の実施の形態の電子記録管理システムは、第１の実施の形態の電子記録管理システムに対し、その出力信号２０ｎ、２１ｎ、３０ｎ、転送出力信号４２ｔ、４３ｔはそのまま対応し、第１のメタデータ群等１０ｎは１０Ｎｎに、転送出力信号４１ｔを４１Ｎｔに読みかえて対応させると、第１の実施の形態のシステムに対応する。また、第３の実施の形態の電子記録管理システムは、第１の新規保持手段１０Ｎ，第１の新規転送手段４１Ｎおよび第１の新規処分手段５１Ｎを含むことにより、第２の実施の形態にも対応する。第３の実施の形態の電子記録管理システムは、第３、複数の第２の保持手段に対応するメタデータ群等を保持し、第１の保持手段に加え、第１の新規保持手段を有することにより、第１の保持手段では、現在使用している電子的な文書類を管理・利用し、第１の新規保持手段では、長期間利用する電子的な記録類を管理・利用する、文書管理と記録管理を兼用する、あるいは、第１の保持手段では記録管理を行いと第１の新規保持手段では記録の長期保存管理を行うアーカイブズ管理を兼用する複合的な電子記録管理システムを実現することができる。
【００６７】なお、図５に示した、メタデータ標準との関係においては、第１の保持手段１０および１０Ｎは、Ｄ記録実体の保持手段に相当し、一時的な記録が保持手段１０Ｎに、恒久的な記録が保持手段１０に保持され、第２の保持手段２０および２１Ｂ業務実体、Ｃ実行実体を、また、第２の保持手段２２は、Ｄ記録実体を第１の保持手段１０および１０Ｎの記録集合に対応させ、一時的な記録の記録集合を保持手段１０に、恒久的な記録集合を保持手段１０Ｎに分けて管理することができる。たとえば、第１の保持手段１０では、作成中の文書、作成後の一時期の文書およびその集合を管理し、第１の新規保持手段１０Ｎでは、それらの記録を管理することができる。  
【００６８】また、図６との関係では、第１の時間の発生終了、第２の時間であるシステム内の時間関係、転送時間を示し、本実施例の形態においては、第１の時間関係は、それぞれの保持手段が保有し、転送時間の関係は、第３の保持手段３０と、第１、第２および第２の転送手段４１、４１Ｎ、４２および４３と、転送指示手段４により確保され、第２の時間関係は、保持手段３０と、第１、第２、第３の処分手段５１、５１Ｎ、５２および５３と、処分指示手段５により確保される。なお、第３の保持手段３０の機能は、第１および第２の保持手段に分散させて、時間管理を行い、動作させることもできる。また、請求項３の第３の形態では、請求項１の第１の保持手段のほかに第１の新規保持手段を含み、それに伴い、第１の新規処分手段および新規転送手段を設け、これらの新規手段とそれに対応する第１の保持手段、処分手段、転送手段を使い分けて、第１、第２、第３のメタデータ群等を保持、維持、アクセスする電子記録管理システムを実現したが、さらに、本発明の第３の実施の形態の原理を利用して、複数の第２の保持手段のほかに第２の新規保持手段を含み、それに対応する第２の新規処分手段および第２の新規転送手段を設け、これらの手段を使い分けて、メタデータ群等を保持、維持、アクセスする複合的な電子記録管理システムを容易に実現できる。
【実施例１】
【００６９】図４は、以上に説明した本電子記録システムを、第１の実施の形態の電子記録管理システムを、第２の形態の電子記録管理システムに接続した実施例である。図４を参照して、本発明の請求項１の第１の実施の形態に、請求項２の第２の実施の形態を結合して、第１の実施の形態は、電子記録管理システムとして利用し、第２の実施の形態は、前者の保有データを転送して保存管理して、保存用の電子記録管理システムとして利用できることを示す。なお、図４を用いた実施例１では、第１の実施の形態を、電子記録管理システム１（「システム１」と略す）、第２の実施の形態を、電子記録管理システム２（「システム２」と略す）と称し、前者から後者への転送と、後者の動作の概略を示している。【００７０】図４を参照して、本発明の第１の実施の形態を示す電子記録管理システムを第２の実施の形態を示す電子記録管理システムを次のように接続すると、次の（１）ないし（４）の動作機能を持つことを示す。（１）「システム１」において、転送指示手段４からの転送指示信号により、第１、第２、第３の転送手段４１、４２および４３は、それぞれ、第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１ならびに２２、および３０から、メタデータ群等１０ｎ、２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎ、および３０ｎを出力するとともに、それぞれ第１、第２および第３の転送出力信号４１ｔ、４２ｔおよび４３ｔを出力する。（２）「システム２」において、第１、第２および第３の転送出力信号４１ｔ、４２ｔおよび４３ｔが、転送手段４１ｐ、４２ｐおよび４３ｐに入力されるとともに、第１、第２および第３の入力指示手段７Ｐ、８Ｐおよび９Ｐから出力される入力指示信号が、第１、第２および第３の保持手段１０Ｐ、２０Ｐ、２１Ｐならびに２２Ｐおよび３０Ｐに、第１、第２および第３のメタデータ群等１０ｎ、２０ｎ、２１ｎならびに２２ｎ、および３０ｎを入力し、保持する。【００７１】（３）「システム２」において、転送指示手段４Ｐは、転送指示出力信号を転送手段４１Ｐ、４２Ｐおよび４３Ｐに与え、第３、第２および第１の保持手段３０、２０、２１ならびに２２および１０から、それぞれ、第１、第２および第３のメタデータ群等３０ｐ、２０ｐ、２１ｐならびに２２ｐおよび１０ｐとともに、転送出力信号４１ｕ、４２ｕおよび４３ｕを出力し、第２の電子記録管理システムから外部に出力・転送する。 なお、以上の説明では、便宜上、第１、第２および第３の保持手段あるいはメタデータ群等の順に記述したが、実際のシステム間転送は、実施の形態において説明したように、第３、第２および第１の保持、メタデータ群等の順に転送をおこなう。（４）「システム２」は、「システム１」（図４では、アクセス手段６を省略している）と同様に、アクセス手段６Ｐから起動して、第１、第２および第３の保持手段１０Ｐ、２０Ｐ、２１Ｐ、２２Ｐおよび３０Ｐの指定する記録オブジェクトおよび関連メタデータを出力し、また、転送指示手段４Ｐを起動して、未転送メタデータ、オブジェクト、メタデータ関連情報を外部に転送する機能を有する。【００７２】  以上、説明したように、本発明の第２の実施の形態は、すでに説明した図１および３に示した第１あるいは第３の実施の形態である「システム１」に加え、図２に示した「システム２」を接続し、図４に示すように、２つの記録管理システム１と２である「システム１」と「システム２」とを結合した電子記録管理および電子記録保存管理をおこなう複合化した電子記録管理システムを構成する。また、第３の実施の形態を、「システム１」だけでなく、「システム２」に適用してもよく、適用システム部分に対して、第１の保持手段および第２の保持手段の一部をふたくみ持つ記録管理システムを実現する。【００７３】  本発明は、第１、第２、および第３の実施の形態として示したように、電子記録管理システムを異なる電子記録保存管理ステムに接続し、定期的に、あるいは不定期で、適宜システム間で記録集合をメタデータ群とともに転送し、電子記録管理、電子記録保存管理双方に適したシステムを構築できる利点がある。
【産業上の利用可能性】
【００７４】  本発明は、以上の実施の形態等で説明しように、記録オブジェクト集合そのメタデータ、また、要求事項、業務、実施者等の関連メタデータを時系列で管理し、メタデータを効率的に使い、しかも、メタデータおよび記録オブジェクトの発生・終了・転送をシステム内、システム間で容易に管理できる広い範囲で利用できる電子記録管理システム、電子記録保存管理システムを提供する。【００７５】  本発明は、文書の作成、保管、記録、アーカイブズといった、実際の文書作成業務から、恒久的に近い形で保存する記録に至るまで、幅広い範囲で情報を管理することができる。  本発明は、そのシステム内で文書の作成段階から、業務に応じて管理するのに適切なため、一般のマネジメントシステムの文書管理、記録管理および記録保存管理として利用できるので、広い応用分野をもつ。【００７６】本発明は、電子記録を管理することは、幅広く電子記録を使用・利用する一般産業、また、専門的に電子記録を管理する分野である記録センター、公文書館等に幅広く利用できる。記録管理は、一般的に、品質マネジメント（ＩＳＯ９０００シリーズ）、環境マネジメント（ＩＳＯ１４０００シリーズ）、セキュリティマネジメント（ＩＳＯ２７０００シリーズ）等、マネジメントシステムに構成されているので、記録がメタデータで管理できることになると、マネジメント一般に利用でき、広い範囲で利用できる。
【図面の簡単な説明】
【００７７】
【図１】メタデータを用いた電子記録管理システムを示す図
【図２】メタデータを用いた転送入力用電子記録システムを示す図
【図３】複数組のメタデータ保持手段付き電子記録管理システムを示す図
【図４】メタデータを用いた転送入力用電子記録管理システム接続概念図
【図５】ＩＳＯ  ２３０８１−２記録管理メタデータ概念図
【図６】文書管理と記録管理システムにおけるメタデータの発生終了概念図
【図７】メタデータの入力・転送・処分機能を示す図
【符号の説明】
【００７８】１        電子記録管理システム１。「システム１」と略す。２        電子記録管理システム２。「システム２」と略す。４        転送指示手段                      ４Ｐ      転送指示手段５        処分指示手段  ６        アクセス手段  ６Ｐ      アクセス手段７        第１の入力指示手段７Ｐ      第１の入力指示手段８        第２の入力指示手段８Ｐ      第２の入力指示手段９        第３の入力指示手段９Ｐ      第３の入力指示手段１０      第１の保持手段  １０ｍ    第１のメタデータ群等１０ｎ    第１のメタデータ群等１０Ｎ    第１の新規保持手段１０Ｎｎ  第１の新規メタデータ群等１０Ｐ    第１の保持手段  １０Ｐｐ  第１のメタデータ群等【００７９】２０      第２の保持手段２０ｍ    第２のメタデータ群２０ｎ    第２のメタデータ群２０ｐ    第２のメタデータ群２０Ｐ    第２の保持手段２１      第２の保持手段２１ｍ    第２のメタデータ群２１ｎ    第２のメタデータ群２１ｐ    第２のメタデータ群２１Ｐ    第２の保持手段２２      第２の保持手段２２ｍ    第２のメタデータ群２２ｎ    第２のメタデータ群            ２２ｐ    第２のメタデータ群２２Ｐ    第２の保持手段３０      第３の保持手段３０ｍ    第３のメタデータ群３０ｎ    第３のメタデータ群３０ｐ    第３のメタデータ群３０Ｐ    第３の保持手段【００８０】４１      第１の転送手段４１Ｎｔ  第１の新規転送出力信号４１Ｐ    第１の転送手段４１Ｎ    第１の新規転送手段４１ｓ    第１の修飾入力信号４１ｔ    第１の転送出力信号４１ｕ    第１の転送出力信号４２      第２の転送手段４２Ｐ    第２の転送手段４２ｓ    第２の修飾入力信号４２ｔ    第２の転送出力信号４２ｕ    第２の転送出力信号４３      第３の転送手段  ４３Ｐ    第３の転送手段４３ｓ    第３の修飾入力信号４３ｔ    第３の転送出力信号４３ｕ    第３の転送出力信号５１      第１の処分手段５１Ｎ    第１の新規処分手段５２      第２の処分手段５３      第３の処分手段