(57)【要約】【課題】文書画像データを効率的に登録する。【解決手段】文書画像データをサーバ１０の文書画像データベース１１に登録する際、コンピュータ２０において、事前に属性情報等を指定してサーバ１０に、文書画像データの登録を予約する。サーバ１０の予約情報送信部１４は、複合機３０からの予約情報の取得要求に基づき、操作中のユーザに関連する予約情報を選択して送信する。複合機３０の予約情報取得部３２は、予約情報をサーバｌ０から受信して取得する。原稿読み取り部３７は、原稿をスキャンして文書画像データを得る。送信部３８は、予約情報中の予約ＩＤと共に、文書画像データをサーバ１０に送信する。サーバ１０では、受信した予約ＩＤの予約情報に基づいて、文書画像データを文書画像データベース１１に登録する。このため、従来技術に比べてユーザが複合機３０を占有する時間を短縮できる効果が得られる。【選択図】図１
2013012904.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書画像データの登録を予約する予約情報を取得して送信する情報処理装置と、
ネットワークを介して前記情報処理装置に接続され、登録済みの前記文書画像データ、及び前記文書画像データに対応する属性情報と、前記予約情報と、を格納して管理するデータベースサーバと、
前記ネットワークを介して前記データベースサーバに接続され、前記データベースサーバから前記予約情報を受信し、記録媒体上の文書画像を読み取って前記文書画像データを生成し、前記予約情報に含まれる予約情報識別子と共に前記文書画像データを前記データベースサーバに送信する画像処理装置と、
を備えたことを特徴とする文書画像管理システム。
【請求項２】
前記情報処理装置は、
前記文書画像データの新規登録の予約情報又は登録済みの前記文書画像データの登録変更の予約情報を取得し、前記データベースサーバに送信する予約指定部を有することを特徴とする請求項１記載の文書画像管理システム。
【請求項３】
前記データベースサーバは、
前記登録済みの文書画像データ、及び前記文書画像データに対応する前記属性情報を格納する文書画像データベースと、
前記予約情報を記憶する予約情報記憶部と、
前記画像処理装置から受信した取得要求に基づき、所定の条件によって前記予約情報記憶部から１つ又は複数の前記予約情報を検索し、検索予約情報として送信する予約情報送信部と、
前記文書画像データと前記予約情報識別子とを受信し、前記予約情報識別子で特定される前記予約情報記憶部内の前記予約情報に基づき、前記文書画像データを前記文書画像データベースに格納して登録するデータベース処理部と、
を有することを特徴とする請求項１又は２記載の文書画像管理システム
【請求項４】
前記画像処理装置は、
前記取得要求を前記データベースサーバに送信し、前記データベースサーバから１つ又は複数の前記検索予約情報を取得する予約情報取得部と、
前記１つ又は複数の検索予約情報を表示して前記検索予約情報の１つを選択させ、選択予約情報を出力する予約情報選択部と、
前記記録媒体上の前記文書画像を読み取って前記文書画像データを生成する文書画像読み取り部と、
前記選択予約情報に含まれる前記予約情報識別子と共に、前記文書画像データを前記データベースサーバに送信する送信部と、
を有することを特徴とする請求項３記載の文書画像管理システム。
【請求項５】
請求項４記載の前記画像処理装置は、更に、
前記予約情報選択部で選択された前記選択予約情報に類似した１つ又は複数の類似予約情報を、前記検索予約情報の中から検索する類似予約情報検索部を有することを特徴とする文書画像管理システム。
【請求項６】
前記類似予約情報検索部は、
前記選択予約情報に含まれる第１の分類が前記検索予約情報に含まれる第２の分類に一致し、且つ前記選択予約情報に含まれる第１の文書名の文字列の先頭から所定の長さの第１の部分文字列が、前記検索予約情報に含まれる第２の文書名の文字列の先頭から前記所定の長さの第２の部分文字列に一致したとき、前記検索予約情報を前記選択予約情報に類似する類似予約情報として出力することを特徴とする請求項５記載の文書画像管理システム。
【請求項７】
請求項４〜６のいずれか１項に記載の画像処理装置は、更に、
ユーザの識別情報を入力するユーザ情報入力部を有し、
前記予約情報取得部は、
前記識別情報に含まれる第１のユーザ識別子を前記所定の条件として前記データベースサーバに送信して前記予約情報を要求することを特徴とする文書画像管理システム。
【請求項８】
前記データベースサーバにおける前記予約情報送信部は、
前記予約情報記憶部に記憶された前記予約情報に含まれる第２のユーザ識別子が前記第１のユーザ識別子と一致する前記予約情報を検索し、前記検索予約情報として送信することを特徴とする請求項７記載の文書画像管理システム。
【請求項９】
文書画像データの登録を予約する１つ又は複数の予約情報を取得する予約情報取得部と、
前記１つ又は複数の予約情報を表示して特定の前記予約情報を選択させる予約情報選択部と、
記録媒体上の文書画像を読み取って文書画像データを生成する文書画像読み取り部と、
前記特定の予約情報に含まれる予約情報識別子と共に前記文書画像データを送信する送信部と、
を備えたことを特徴とする画像処理装置。
【請求項１０】
文書画像データの登録を予約する予約情報を取得して送信する情報処理装置と、
ネットワークを介して前記情報処理装置に接続され、登録済みの前記文書画像データ、及び前記文書画像データに対応する属性情報と、前記予約情報と、を格納して管理するデータベースサーバと、
前記ネットワークを介して前記データベースサーバに接続され、前記データベースサーバから前記予約情報を受信し、記録媒体上の文書画像を読み取って前記文書画像データを生成し、前記データベースサーバに送信する画像処理装置と、
を用いた文書画像データの管理方法であって、
前記情報処理装置において、前記文書画像データの新規登録の予約情報又は登録済みの前記文書画像データの登録変更の予約情報を取得し、前記データベースサーバに送信する第１の処理と、
前記データベースサーバにおいて、前記予約情報を受信したときには、これを所定の記憶部に格納する第２の処理と、
前記画像処理装置において、取得要求を前記データベースサーバに送信し、前記データベースサーバから１つ又は複数の前記予約情報を取得する第３の処理と、
前記画像処理装置において、前記１つ又は複数の予約情報を表示して特定の前記予約情報を選択させる第４の処理と、
前記画像処理装置において、前記記録媒体上の前記文書画像を読み取って前記文書画像データを生成する第５の処理と、
前記画像処理装置において、前記特定の予約情報に含まれる予約情報識別子と共に前記文書画像データを前記データベースサーバに送信する第６の処理と、
前記データベースサーバにおいて、前記文書画像データと前記予約情報識別子とを受信し、前記予約情報識別子で特定される前記記憶部の前記予約情報に基づき、前記文書画像データを所定のデータベースに格納して登録する第７の処理と、
を有することを特徴とする文書画像データの管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、読み取った文書画像データをデータベースサーバに登録する画像処理装置、及びこれを有する画像形成システムと、この画像形成システムを用いた文書画像データの管理方法とに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、高機能、高性能な複合機等の画像処理装置がオフィス環境に広く普及するに伴い、紙文書の電子化が進められるようになってきている。このような紙文書の電子化は、次のように行われている。
【０００３】
画像処理装置の原稿読み取り機能を用いて、原稿をスキャンして文書画像データを生成する。この文書画像データに、登録日時、文書名、及び登録者名等の属性情報を付与してデータベースに登録する。このような文書画像データを格納するデータベースは、社内ローカルエリアネットワーク（以下「ＬＡＮ」という。）に接続されたデータベースサーバに設けられている。
【０００４】
例えば、データベースクライアント機能を有し、社内ＬＡＮに接続された、コンピュータから、データベースにアクセス可能にすることで、文書画像データをオフィス環境で共有することができる。
【０００５】
文書画像データをデータベースに登録する場合、ユーザは、まず画像処理装置で原稿をスキャンし、文書画像データを生成する。この文書画像データをユーザのコンピュータに保存する。その後、コンピュータにより、文書画像データに属性情報を付与して文書画像データと共にデータベースサーバに送信する操作行なって、文書画像データを登録する。
【０００６】
この従来の方法は、画像処理装置とコンピュータとで別々の操作が必要になるので、操作が煩雑である。下記の特許文献１には、画像処理装置にデータベースクライアント機能を持たせることにより、文書画像データのデータベース登録に必要なすべての操作を画像処理装置側だけで行なえるようにした技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００７−３０６４０５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、従来の特許文献１の技術では、画像処理装置の操作パネルが一般に操作性が低いため、文書画像データに付与する属性情報の入力に多くの手間がかかるという課題があった。特に複数の原稿をスキャンして登録する場合、その手間は更に増加する。即ち、特許文献１に係る技術を用いた場合、文書画像データをデータベースに登録する操作が完了するまで、特定のユーザが画像処理装置を長時間占有し、他のユーザが待たされてしまうという課題があった。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のうちの第１の発明の文書画像管理システムは、文書画像データの登録を予約する予約情報を取得して送信する情報処理装置と、ネットワークを介して情報処理装置と接続されたデータベースサーバと、前記ネットワークを介して前記データベースサーバに接続され、前記データベースサーバから前記予約情報を受信し、記録媒体上の文書画像を読み取って前記文書画像データを生成し、前記予約情報に含まれる予約情報識別子と共に前記文書画像データを前記データベースサーバに送信する画像処理装置とを備えている。前記データベースサーバは、登録済みの前記文書画像データ、及び前記文書画像データに対応する属性情報と、前記予約情報とを格納して管理する。
【００１０】
第２の発明の画像処理装置は、文書画像データの登録を予約する１つ又は複数の予約情報を取得する予約情報取得部と、前記１つ又は複数の予約情報を表示して特定の前記予約情報を選択させる予約情報選択部と、記録媒体上の文書画像を読み取って文書画像データを生成する文書画像読み取り部と、前記特定の予約情報に含まれる予約情報識別子と共に前記文書画像データを送信する送信部とを備えている。
【００１１】
第３の発明の文書画像データの管理方法は、文書画像データの登録を予約する予約情報を取得して送信する情報処理装置と、ネットワークを介して前記情報処理装置に接続され、登録済みの前記文書画像データ、及び前記文書画像データに対応する属性情報と前記予約情報とを格納して管理するデータベースサーバと、前記ネットワークを介して前記データベースサーバに接続され、前記データベースサーバから前記予約情報を受信し、記録媒体上の文書画像を読み取って前記文書画像データを生成し、前記データベースサーバに送信する画像処理装置とを用いた文書画像データの管理方法であって、次の第１の処理から第７の処理を有している。
【００１２】
第１の処理では、前記情報処理装置において、前記文書画像データの新規登録の予約情報又は登録済みの前記文書画像データの登録変更の予約情報を取得し、前記データベースサーバに送信する。第２の処理では、前記データベースサーバにおいて、前記予約情報を受信したときには、これを所定の記憶部に格納する。
【００１３】
第３の処理では、前記画像処理装置において、取得要求を前記データベースサーバに送信し、前記データベースサーバから１つ又は複数の前記予約情報を取得する。第４の処理では、前記画像処理装置において、前記１つ又は複数の予約情報を表示して特定の前記予約情報を選択させる。第５の処理では、前記画像処理装置において、前記記録媒体上の前記文書画像を読み取って前記文書画像データを生成する。
【００１４】
第６の処理では、前記画像処理装置において、前記特定の予約情報に含まれる予約情報識別子と共に前記文書画像データを前記データベースサーバに送信する。第７の処理では、前記データベースサーバにおいて、前記文書画像データと前記予約情報識別子とを受信し、前記予約情報識別子で特定される前記記憶部の前記予約情報に基づき、前記文書画像データを所定のデータベースに格納して登録する。
【発明の効果】
【００１５】
第１の発明の画像処理装置、第２の発明の文書画像管理システム、及び第３の発明の文書画像データの管理方法によれば、文書画像データを登録する際、情報処理装置で事前に登録の予約情報を取得してデータベースサーバに文書画像データの登録を予約する。画像処理装置では、予約情報をデータベースサーバから取得し、記録媒体上の文書画像を読み取って文書画像データを生成し、この文書画像データと予約情報とをデータベースサーバに送信し、この予約情報に基づき、文書画像データを登録する。これにより、従来技術に比べてユーザが画像処理装置を占有する時間を短縮できる効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】図１は本発明の実施例１における図２の文書画像管理システムを示す機能ブロック図である。
【図２】図２は本発明の実施例１における文書画像管理システムの概略を示す構成図である。
【図３】図３は図１中のサーバにおけるハードウェアの概略を示す構成図である。
【図４】図４は図１中のコンピュータにおけるハードウェアの概略を示す構成図である。
【図５】図５は図１中の複合機におけるハードウェアの概略を示す構成図である。
【図６】図６は図５中のリードオンリメモリの概略を示す構成図である。
【図７】図７は図１中の文書画像データベースの詳細を示す図である。
【図８】図８は図１中の予約情報記憶部の詳細を示す図である。
【図９】図９は文書画像データを文書画像データベースに登録する動作を示すフローチャートである。
【図１０】図１０は図１中のコンピュータにおける表示部に表示されるデータベース一覧を示す図である。
【図１１】図１１は図１中のコンピュータにおける表示部に表示される登録されたレコード一覧を示す図である。
【図１２】図１２は図１中のコンピュータにおける表示部に表示される登録設定画面を示す図である。
【図１３】図１３は文書画像データの新規登録又は登録変更を文書画像データベースに予約するコンピュータの動作を示すフローチャートである。
【図１４】図１４は図１中のコンピュータにおける表示部に表示される予約設定画面を示す図である。
【図１５】図１５は予約情報により文書画像データを文書画像データベースに登録する動作を示すフローチャートである。
【図１６】図１６は図１中の複合機における操作パネル部に表示される初期画面を示す図である。
【図１７】図１７は図１中の複合機における操作パネル部に表示される検索予約情報の一覧を示す図である。
【図１８】図１８は図１中の複合機における操作パネル部に表示される原稿の読み取りを促す画面を示す図である。
【図１９】図１９は図１中の複合機における操作パネル部に表示される次の原稿の読み取りを促す画面を示す図である。
【図２０】図２０は図１中のサーバにおけるＤＢ処理部の動作を示すフローチャートである。
【図２１】図２１は本発明の実施例２における複合機を示す機能ブロック図である。
【図２２】図２２は本発明の実施例２における複合機の動作を示すフローチャートである。
【図２３】図２３は図２１の予約情報表示部が表示する類似する予約情報を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
本発明を実施するための形態は、以下の好ましい実施例の説明を添付図面と照らし合わせて読むと、明らかになるであろう。但し、図面はもっぱら解説のためのものであって、本発明の範囲を限定するものではない。
【実施例１】
【００１８】
（実施例１の構成）
図２は本発明の実施例１における文書画像管理システムの概略を示す構成図である。
【００１９】
本実施例１における文書画像管理システムは、クライアントサーバモデルにより構成されている。文書画像管理システムは、ネットワーク１を有し、クライアントである情報処理装置（例えば、コンピュータ）２０と、サーバであるデータベースサーバ（以下単に「サーバ」という。）１０と、画像処理装置（例えば、複合機）３０とが、ネットワーク１を介して相互に接続されている。
【００２０】
図１は、本発明の実施例１における図２の文書画像管理システムを示す機能ブロック図である。
【００２１】
サーバ１０は、記録媒体（例えば、原稿）Ｍ上の文書画像を読み取って得られた登録済みの文書画像データ及びその属性情報を格納して管理する文書画像データベース１１と、文書画像データベース１１に対し、データの書き込み及び読み出しを行うデータベース処理部（以下「ＤＢ処理部」という。）１２と、文書画像データベース１１への文書画像データの新規予約又は登録変更予約の指示をコンピュータ２０の予約指定部２４から受信し、その指示内容を予約情報として記憶する予約情報記憶部１３と、複合機３０からの取得要求に基づき、予約情報記憶部１３に記憶された予約情報から１つ又は複数の所定の予約情報を検索し、検索予約情報として送信する予約情報送信部１４と、文書画像データベース１１への文書画像データの新規登録又は登録変更が完了した予約情報記憶部１３内の予約情報を削除する予約情報更新部１５とを有している。
【００２２】
コンピュータ２０は、文書画像データベース１１へのアクセス要求をサーバ１０に送信するデータベースクライアント処理部（以下「ＤＢクライアント処理部」という。）２１と、ＤＢクライアント処理部２１及び予約指定部２４に対する指示情報、及びサーバ１０へログインするためのユーザ識別子（以下「ＩＤ」という。）及びパスワード等のログイン情報を受け付けて入力する入力部２２と、ＤＢクライアント処理部２１の処理結果をユーザに閲覧可能に表示する表示部２３と、文書画像データベース１１への文書画像データに関する新規登録又は登録変更を予約する指示をデータベースサーバ１０に送信する予約指定部２４とを有している。
【００２３】
複合機３０は、この複合機３０を使用するユーザのユーザＩＤを集積回路（以下「ＩＣ」という。）カードリーダから入力するユーザ情報入力部３１と、取得要求をデータベースサーバ１０に送信し、データベースサーバ１０から１つ又は複数の検索予約情報を取得する予約情報取得部３２と、予約情報取得部３２が取得した１つ又は複数の検索予約情報を一時記憶する予約情報一時記憶部３３と、予約情報一時記憶部３３の記憶内容をユーザに閲覧可能に表示するための表示データを作成し、操作パネル部３９に送信する予約情報表示部３４とを有している。
【００２４】
複合機３０は、操作パネル部３９からの入力に従い、予約情報一時記憶部３３に記憶されている１つ又は複数の検索予約情報の１つを選択させ、選択予約情報を出力する予約情報選択部３５と、予約情報選択部３５が選択した選択予約情報を予約情報一時記憶部３３から削除する予約情報更新部３６と、原稿Ｍの文書画像を光学的に読み取り、文書画像データを生成する原稿読み取り部３７とを有している。
【００２５】
更に複合機３０は、原稿読み取り部３７が生成した文書画像データ、及び予約情報選択部３５が選択した選択予約情報内の予約情報識別子（以下「予約ＩＤ」という。）をサーバ１０に送信する送信部３８と、複合機３０に対する指示入力、及び複合機３０の状態や処理結果等を確認するためのインタフェース（以下「Ｉ／Ｆ」という。）をユーザに提供する操作パネル部３９と、選択予約情報を一時記憶する選択予約情報記憶部４０とを有している。
【００２６】
図３は、図１中のサーバ１０におけるハードウェアの概略を示す構成図である。
【００２７】
サーバ１０は、このサーバ１０を構成する各回路を相互に接続するシステムバス５０を有している。更に、サーバ１０は、全体を制御する中央処理装置（以下「ＣＰＵ」という。）５１と、各種プログラムや処理中のデータを一時記憶するランダムアクセスメモリ（以下「ＲＡＭ」という。）５２と、補助記憶装置である内蔵ハードディスクドライブ（以下「ＨＤＤ」という。）５３とを有している。これらのＣＰＵ５１と、ＲＡＭ５２と、ＨＤＤ５３とは、システムバス５０に接続されている。
【００２８】
ＨＤＤ５３は、サーバ１０が動作するに必要なオペレーティングシステム(Operating  System、以下「ＯＳ」という。)、データベース処理プログラム（以下「ＤＢ処理プログラム」という。）１２ａ、予約情報送信プログラム１４ａ、及び予約情報更新プログラム１５ａ等を格納する記憶手段である。
【００２９】
ＤＢ処理プログラム１２ａ、予約情報送信プログラム１４ａ、及び予約情報更新フログラム１５ａは、ＲＡＭ５２に読み出され、ＣＰＵ５１で実行されることによってそれぞれ、ＤＢ処理部１２、予約情報送信部１４、及び予約情報更新部１５の各機能ブロックに対応する動作を行なうようになっている。
【００３０】
入力Ｉ／Ｆ５４は、ユーザが指示入力を行なうためのキーボード及びマウスを有する入力装置５５と、システムバス５０とを接続する機能を有している。表示Ｉ／Ｆ５６は、サーバ１０の処理結果をユーザに閲覧可能に表示するディスプレイ装置５７と、システムバス５０とを接続する機能を有している。
【００３１】
ユニバーサル・シリアル・バス（Universal  Serial  Bus、以下「ＵＳＢ」という。）Ｉ／Ｆ５８を介して、システムバス５０に接続される外付のＨＤＤ５９は、内蔵のＨＤＤ５３に追加して別途設けた記憶手段であり、予約情報記憶部１３及び文書画像データベース１１の各機能ブロックの機能を実現する記憶領域を有している。サーバ１０は、ネットワークＩ／Ｆ６０を介してネットワーク１に接続されることにより、コンピュータ２０及び複合機３０と通信を行なうようになっている。
【００３２】
図４は、図１中のコンピュータ２０におけるハードウェアの概略を示す構成図である。
【００３３】
コンピュータ２０は、このコンピュータ２０を構成する各回路を相互に接続するシステムバス７０を有している。更に、コンピュータ２０は、全体を制御するＣＰＵ７１と、各種プログラムや処理中のデータを一時記憶するＲＡＭ７２と、内蔵のＨＤＤ７３とを有している。これらのＣＰＵ７１と、ＲＡＭ７２と、ＨＤＤ７３とは、システムバス７０に接続されている。
【００３４】
ＨＤＤ７３は、コンピュータ２０が動作するに必要なＯＳ、及びデータベースクライアントプログラム（以下「ＤＢクライアントプログラム」という。）２１ａ等を格納する記憶手段である。
【００３５】
ＤＢクライアントプログラム２１ａは、ＲＡＭ７２に読み出され、ＣＰＵ７１で実行されることによって、ＤＢクライアント処理部２１に対応する動作を行なうようになっている。
【００３６】
入力Ｉ／Ｆ２２ｂを介してシステムバス７０に接続される入力装置２２ａは、ユーザが指示入力を行なうためのキーボード及びマウスを有しており、図１中の入力部２２の機能を実現するハードウェアである。表示Ｉ／Ｆ２３ｂを介してシステムバス７０に接続されるディスプレイ装置２３ａは、図１中の表示部２３の機能を実現するハードウェアである。コンピュータ２０は、ネットワークｌ／Ｆ７４を介して、ネットワーク１に接続されることにより、サーバ１０及び複合機３０と通信を行なうようになっている。
【００３７】
図５は、図１中の複合機３０におけるハードウェアの概略を示す構成図である。更に、図６は、図５中のリードオンリメモリの概略を示す構成図である。
【００３８】
複合機３０は、図５に示すように、この複合機３０を構成する各回路を相互に接続するシステムバス８０を有している。更に、複合機３０は、全体を制御するＣＰＵ８１と、処理中のデータを一時記憶するＲＡＭ８２と、読み出し専用のリードオンリメモリ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ、以下「ＲＯＭ」という。）８３と、内蔵のＨＤＤ８４とを有している。これらのＣＰＵ８１と、ＲＡＭ８２と、ＲＯＭ８３と、ＨＤＤ８４とは、システムバス８０に接続されている。
【００３９】
ＲＡＭ８２は、ＣＰＵ８１がプログラムを実行する際に必要なデータを読み書きするための記憶装置であり、図１中の予約情報一時記憶部３３及び選択予約情報記憶部４０の機能を実現するハードウェアである。
【００４０】
ＲＯＭ８３は、図６に示すように、予約情報取得プログラム３２ａ、予約情報表示プログラム３４ａ、予約情報選択プログラム３５ａ、予約情報更新プログラム３６ａ、送信プログラム３８ａ、及び制御プログラム８３ａを格納している。制御プログラム８３ａは、複合機３０の基本動作を制御するプログラムである。
【００４１】
ＲＯＭ８３に格納されている、予約情報取得プログラム３２ａ、予約情報表示プログラム３４ａ、予約情報選択プログラム３５ａ、予約情報更新プログラム３６ａ、及び送信プログラム３８ａは、それぞれ、図１に示す予約情報取得部３２、予約情報表示部３４、予約情報選択部３５、予約情報更新部３６、及び送信部３８に対応する動作を行なうようになっている。これらのプログラムは、内蔵のＨＤＤ８４に格納してもよい。
【００４２】
入力Ｉ／Ｆ８５を介してシステムバス８０に接続される操作パネル３９ｆは、ユーザが指示入力を行なうための図示しない操作ボタンやスイッチ、及び複合機３０の状態や処理結果等をユーザに閲覧可能に表示するための図示しない表示部を有している。操作パネル３９ｆは、図１中の操作パネル部３９の機能を実現するハードウェアである。複合機３０は、ネットワークｌ／Ｆ８８を介してネットワーク１に接続されることにより、サーバ１０及びコンピュータ２０と通信を行なうようになっている。
【００４３】
機構Ｉ／Ｆ３７ｂを介して、システムバス８０に接続される機構部３７ａは、画像形成処理や原稿読取処理を行なう際に、制御プログラム８３ａで制御される媒体給紙部や読み取りヘッド等の機構部分の総称であり、図１中の原稿読み取り部３７に対応する。ＵＳＢＩ／Ｆ３１ｂを介してシステムバスに接続されるＩＣカードリーダ３１ａは、図１中のユーザ情報入力部３１の機能を実現するようになっている。
【００４４】
図７は、図１中の文書画像データベース１１の詳細を示す図である。
文書画像データベース１１は、関連のある一連の文書画像データ毎に複数のデータベースに分けられて管理されている。例えば、図７に示すように、第一営業部２００９年度発行文書、第二営業部２００９年度発行文書、及び第三営業部２００９年度発行文書のそれぞれが独立した下位のデータベースになっている。
【００４５】
文書画像データベースは、テーブルディレクトリ１１ａと、テーブル格納部１１ｂと、文書画像格納部１１ｃとを有している。テーブルディレクトリ１１ａは、データベースＩＤ、データベース名、及びポインタの各フィールド有する複数のレコードから構成されている。各ポインタは、テーブル格納部１１ｂ中の特定のデータベーステーブルの格納場所を示している。このデータベーステーブルは、各データベースの文書画像データの属性情報をレコード形式で保持しているテーブルである。
【００４６】
テーブル格納部１１ｂは、複数のデータベーステーブルの実体を格納するようになっている。各データベースステーブルは、レコードＩＤ、文書名、登録日時、登録者及び分類等のフィールドを有する複数のレコードから構成されている。文書名、登録日時、登録者及び分類は、文書画像データに付与された属性情報である。
【００４７】
文書画像格納部１１ｃには、文書画像データの実体がデータベースＩＤとレコードＩＤの値に基づくフォルダ階層の形式で格納されている。例えば、データベースＩＤが０００１であるテーブルの、レコードＩＤが１００１であるレコードに対応付ける文書画像データは、”／０００１／１００１／”のパスで表されるフォルダの中に格納されている。
【００４８】
図８は、図１中の予約情報記憶部１３の詳細を示す図である。
予約情報記憶部１３は、文書画像データベース１１への文書画像データの新規予約又は登録変更予約の指示をコンピュータ２０の予約指定部２４から受信し、その指示内容を予約情報として記憶している。予約情報は、予約格納テーブル１３ａと、属性格納テーブル１３ｂとに分割されて格納されている。
【００４９】
即ち、予約情報記憶部１３は、予約ＩＤ、予約種別、ユーザＩＤ、データベースＩＤ、レコードＩＤ、文書画像データの上書き／追加の区分及びポインタの各フィールドを有する複数のレコードが格納された予約格納テーブル１３ａと、文書名、登録日時、登録者、及び分類等の各フィールドを有する複数のレコードが格納された属性格納テーブル１３ｂとを有している。
【００５０】
予約格納テーブルｌ３ａの各レコードの予約ＩＤフィールドには、予約情報を一意に識別する予約ＩＤが格納されている。予約種別フィールドには、予約情報の種別、即ち、文書画像データの新規登録か登録変更かのいずれかを示す値が格納されている。ユーザＩＤフィールドには、予約を行ったユーザのユーザＩＤが格納されている。
【００５１】
データベースＩＤフィールドには、文書画像データを格納する予定のデータベースＩＤが格納されている。レコードＩＤフィールドは、予約情報の種別が登録変更である場合に、テーブル格納部１１ｂ中のデータベーステーブルにおける登録変更の対象となるレコードのレコードＩＤが格納されている。文書画像フィールドには、予約情報の種別が登録変更である場合に、予約情報に含まれる文書画像の更新方法の値が格納されている。属性フィールドには、本予約情報に含まれる属性情報が格納された属性格納テーブル１３ｂのレコードへのポインタが格納されている。属性格納テーブル１３ｂには、予約情報に含まれる属性情報がレコード形式で格納されている。
【００５２】
（実施例１の動作）
図９は、文書画像データを文書画像データベース１１に登録する動作を示すフローチャートである。図１０は、図１中のコンピュータ２０における表示部２３に表示されるデータベース一覧を示す図である。図１１は、図１中のコンピュータ２０における表示部２３に表示される登録されたレコード一覧を示す図である。更に、図１２は、図１中のコンピュータ２０における表示部２３に表示される登録設定画面２３ｃを示す図である。
【００５３】
本実施例１の文書画像管理システムは、コンピュータ２０のＤＢクライアント処理部２１と、サーバｌ０のＤＢ処理部１２との動作によって、従来の方法と同様に、コンピュータ２０内に保存してある文書画像データを、文書画像データベース１１に登録することが可能である。図９を用いて本登録の動作を説明する。
【００５４】
ステップＳ１において、コンピュータ２０のＤＢクライアントプログラム２１ａが起動される。ＤＢクライアントプログラム２１ａは、ＤＢクライアント処理部２１及び予約指定部２４の機能を有している。入力部２２は、ユーザにより入力されたユーザＩＤとパスワードを取得する。ＤＢクライアント処理部２１は、このユーザＩＤとパスワードを、サーバ１０のＤＢ処理部１２に送信してサーバ１０に対してログインする。ＤＢ処理部１２は、図１０に示すデータベースの一覧を示す初期画面２３ａをＤＢクライアント処理部２１に送信する。ＤＢクライアント処理部２１は、初期画面２３ａを表示部２３に表示する。
【００５５】
ステップＳ２において、入力部２２は、ユーザにより選択されたデータベース名及び押下されたデータベースを開くボタン２３ａ−２の押下情報を取得する。ＤＢクライアント処理部２１は、この選択されたデータベース名に対応するデータベースＩＤ及び押下されたデータベースを開くボタン２３ａ―２の押下情報を、サーバ１０のＤＢ処理部１２に送信する。ＤＢ処理部１２は、選択したデータベースに登録されたレコードの一覧をＤＢクライアント処理部２１に送信する。ＤＢクライアント処理部２１は、選択したデータベースに登録されたレコードが一覧表示された画面２３ｂを表示部２３に表示する。
【００５６】
ステップＳ３において、文書画像データを新規登録する場合は（Ｙ）、ステップＳ４へ進む。ステップＳ４において、入力部２２は、図１１に示す新規登録ボタン２３ｂ−２の押下情報を取得する。ＤＢクライアント処理部２１は、押下された新規登録ボタン２３ｂ−２の押下情報を、サーバ１０のＤＢ処理部１２に送信する。ＤＢ処理部１２は、図１２に示す登録設定画面２３ｃをＤＢクライアント処理部２１に送信する。ＤＢクライアント処理部２１は、この登録設定画面２３ｃを表示部２３に表示する。
【００５７】
ステップＳ５において、入力部２２は、ユーザにより、図１２中の属性入力欄２３ｃ−１〜２３ｃ−６に入力された属性情報を取得する。この属性情報は、ＤＢクライアント処理部２１に渡される。ステップＳ６において、入力部２２は、図１２に示す文書画像ボタン２３ｃ−７の押下情報を取得する。この文書画像ボタン２３ｃ−７の押下情報は、ＤＢクライアント処理部２１に渡される。ＤＢクライアント処理部２１は、文書画像ボタン２３ｃ−７の押下情報に基づき、コンピュータ２０内に格納されている文書画像データを取得する。
【００５８】
ステップＳ７において、入力部２２は、図１２に示すＯＫボタン２３−８の押下情報を取得する。このＯＫボタン２３−８の押下情報は、ＤＢクライアント処理部２１に渡される。これにより、ＤＢクライアント処理部２１は、文書画像データの新規登録を指示するコマンドと、ステップＳ５で入力した属性情報と、ステップＳ６で指定した文書画像データとをサーバ１０のＤＢ処理部１２へ送信する。ＤＢ処理部１２は、文書画像データの新規登録を指示するコマンドと、属性情報と、文書画像データとを受信して文書画像データベース１１に新規登録する処理を行なう。
【００５９】
ステップＳ３において、新規登録でないときには（Ｎ）、ステップＳ８に進む。ステップＳ８において、入力部２２は、ユーザにより選択された図１１のレコードリスト２３ｂ−１の中の属性情報に対応するレコードＩＤと、登録変更ボタン２３ｂ−３の押下情報とを取得する。登録を変更したいレコードＩＤと、登録変更ボタン２３ｂ−３の押下情報は、ＤＢクライアント処理部２１に渡される。これにより、ＤＢクライアント処理部２１は、文書画像データの登録変更を指示するコマンドと、登録変更レコードＩＤとをサーバ１０のＤＢ処理部１２へ送信する。ＤＢ処理部１２は、文書画像データの登録変更を指示するコマンドと、登録変更レコードのレコードＩＤとを受信し、登録変更対象のレコードを文書画像データベース１１中のデータベーステーブルから読み出してＤＢクライアント処理部２１へ送信する。ＤＢクライアント処理部２１は、登録変更レコードの内容を図１２に示す登録設定画面２３ｃとして表示する。図１２では、各フィールドが空欄で図示されているが、ここには、登録済みの属性データが表示される。
【００６０】
ステップＳ９において、入力部２２は、図１２に示す文書画像ボタン２３ｃ−７の押下情報を取得する。この文書画像ボタン２３ｃ−７の押下情報は、ＤＢクライアント処理部２１に渡される。ＤＢクライアント処理部２１は、文書画像ボタン２３ｃ−７の押下情報に基づき、コンピュータ２０内に格納されている文書画像データを取得する。
【００６１】
ステップＳ１０において、入力部２２は、図１２に示すＯＫボタン２３ｃ−８の押下情報を取得する。このＯＫボタン２３ｃ−８の押下情報は、ＤＢクライアント処理部２１に渡される。ＤＢクライアント処理部２１は、ＯＫボタン２３ｃ−８の押下情報に基づき、文書画像データの登録内容変更を指示するコマンドと、ステップＳ８で変更した属性情報と、ステップＳ９で指定した文書画像データとをＤＢ処理部１２へ送信する。ＤＢ処理部１２は、文書画像データの登録の変更、及び登録済みの属性データの変更を行なう。
【００６２】
このような従来の技術と同様の機能に対し、本実施例１の文書画像管理システムでは、次のような新たな技術を追加している。即ち、文書画像データの登録を予約する予約情報を予めサーバ１０に格納する。複合機３０で原稿を読み取る際に、サーバ１０にあらかじめ格納しておいた予約情報を指定して、文書画像データをそれと対応付けて生成する。生成された文書画像データと予約情報に含まれる属性情報とを関連づけて、文書管理データベースに登録する。
【００６３】
図１３は、文書画像データの新規登録又は登録変更を文書画像データベース１１に予約するコンピュータ２０の動作を示すフローチャートである。更に、図１４は、図１中のコンピュータ２０における表示部２３に表示される予約設定画面２３ｄを示す図である。
【００６４】
図１３のフローチャートでは、図９で説明したステップと同様のステップＳ１，Ｓ２が実行される。ステップＳ３において、新規予約であったときには（Ｙ）、ステップＳ１１へ進み、登録変更予約であったときには（Ｎ）、ステップＳ１４へ進む。
【００６５】
ステップＳ１１において、入力部２２は、新規予約ボタン２３ｂ−４の押下情報を取得する。予約指定部２４は、この新規予約ボタン２３ｂ―４の押下情報を、サーバ１０の予約情報記憶部１３に送信する。予約情報記憶部１３は、図１４に示す予約設定画面２３ｄを予約指定部２４に送信する。予約指定部２４は、予約設定画面２３ｄを表示部２３に表示する。
【００６６】
ステップＳ１２において、入力部２２は、図１４中の属性入力欄２３ｄ−１〜２３ｄ−６に入力された属性情報を取得する。この属性情報は、予約指定部２４に渡される。
【００６７】
ステップＳ１３において、入力部２２は、ＯＫボタン２３ｄ−９の押下情報を取得して予約指定部２４に渡す。予約指定部２４は、文書画像データの新規登録の予約を指示するコマンドと、ステップＳ１で指定されたユーザＩＤと、ステップ２で選択されたデータベースＩＤと、ステップＳ１２で指定された属性情報とをサーバ１０の予約情報記憶部１３へ送信する。予約情報記憶部１３では、これらを受信して予約ＩＤを採番し、予約格納テーブル１３ａに新たのレコードを追加してその予約ＩＤフィールドに予約ＩＤを格納する。更に、予約種別フィールドに新規を、ユーザＩＤフィールドに受信したユーザＩＤを、データベースＩＤフィールドに受信したデータベースＩＤを格納する。又、属性格納テーブル１３ｂに新たなレコードを追加して受信した属性情報を格納する。この新たなレコードのアドレスをポインタとして予約格納テーブル１３ａの属性フィールドに格納して本処理を終了する。
【００６８】
ステップＳ３で新規予約でなかったときには（Ｎ）、ステップＳ１４へ進む。ステップＳ１４において、入力部２２は、ユーザによって選択された図１１に示すレコードリスト２３ｂ−１の中の属性情報に対応するレコードＩＤと、変更予約ボタン２３ｂ−５の押下情報を取得する。登録を変更したいレコードＩＤと、変更予約ボタン２３ｂ−５の押下情報は、予約指定部２４に渡される。これにより、予約指定部２４は、変更予約を指示するコマンドと、登録変更レコードＩＤとをサーバ１０の予約情報記憶部１３へ送信する。予約情報記憶部１３は、変更予約を指示するコマンドと、登録変更レコードＩＤとを受信し、図１４に示す予約設定画面２３ｄを予約指定部２４へ送信する。予約指定部２４は、予約設定画面２３ｄを表示部２３へ表示する。図１４では、各フィールドが空欄で図示されているが、ここには、登録済みのデータが表示される。
【００６９】
ステップＳ１５において、属性入力欄２３ｄ−１〜２３ｄ−６の属性情報が必要に応じて修正される。ステップＳ１６において、文書画像データの更新方法が指定される。例えば、複合機３０で新たに生成した文書画像データで、既存の文書画像データを置き換える場合には、図１４に示す文書画像を更新のラジオボタン２３ｄ−７が選択される。既存の文書画像を残して新たに生成した文書画像を追加する場合には、文書画像を追加のラジオボタン２３ｄ−８が選択される。
【００７０】
ステップＳ１７において、入力部２２は、図１４に示すＯＫボタン２３ｄ−９の押下情報を取得する。このＯＫボタン２３ｄ−９の押下情報は、予約指定部２４に渡される。予約指定部２４は、ＯＫボタン２３ｄ−９の押下情報に基づき、文書画像の登録変更の予約を指示するコマンドと予約情報とを予約情報記憶部１３へ送信する。予約情報には、ステップＳ１で指定したユーザＩＤと、ステップＳ２で選択したデータベースのＩＤと、ステップＳ１４で選択したレコードのレコードＩＤと、ステップＳ１５で修正した属性情報と、ステップＳ１６で指定した文書画像データの更新方法とが含まれる。予約情報記憶部１３は、文書画像の登録変更の予約を指示するコマンドと、予約情報とを受信する。予約情報記憶部１３は、予約ＩＤを採番し、予約格納テーブル１３ａに新たにレコードを追加してその予約ＩＤフィールドに予約ＩＤを格納する。更に、予約種別フィールドに変更を、ユーザＩＤフィールドに受信したユーザＩＤを、データベースＩＤフィールドに受信したデータベースＩＤを、レコードＩＤフィールドには、受信したレコードＩＤを、文書画像フィールドには、受信した文書画像データの更新方法を格納する。又、属性格納テーブル１３ｂに新たなレコードを追加して受信した属性情報を格納する。この新たなレコードのアドレスをポインタとして予約格納テーブル１３ａの属性フィールドに格納して本処理を終了する。
【００７１】
次にサーバ１０と複合機３０との予約情報の受け渡しの動作について説明する。
【００７２】
図１５は、予約情報により文書画像データを文書画像データベース１１に登録する動作を示すフローチャートである。図１６は、図１中の複合機３０における操作パネル部３９に表示される初期画面３９ａを示す図である。図１７は、図１中の複合機３０における操作パネル部３９に表示される検索予約情報の一覧３９ｂを示す図である。図１８は、図１中の複合機３０における操作パネル部３９に表示される原稿の読み取りを促す画面３９ｃを示す図である。更に、図１９は、図１中の複合機３０における操作パネル部３９に表示される次の原稿の読み取りを促す画面３９ｃを示す図である。
【００７３】
図１５のステップＳ２１において、複合機３０のユーザ情報入力部３１は、ユーザＩＤを含むユーザ情報を取得する。このことにより、このユーザＩＤのユーザは、複合機３０にログインされる。ステップＳ２２において、予約情報取得部３２は、予約情報受信要求コマンドをサーバ１０の予約情報送信部１４へ送信する。この際、ユーザ情報入力部３１から入力されたユーザＩＤを含めて送信する。
【００７４】
サーバｌ０の予約情報送信部１４は、予約情報取得要求コマンドを受信すると、コマンドに含まれる第１のユーザＩＤと、予約格納テーブル１３ａのレコードのうち、ユーザＩＤフィールドの第２のユーザＩＤとが一致するレコードを探し、該当する１つ又は複数のレコードの予約情報を検索予約情報一覧として、複合機３０の予約情報取得部３２へ送信する。予約情報取得部３２は、予約情報送信部１４から検索予約情報一覧を受信し、予約情報一時記憶部３３に格納する。
【００７５】
ステップＳ２３において、予約情報取得部３２は、操作パネル部３９の図示しない表示部に図１６に示す初期画面３９ａを表示する。ステップＳ２４において、操作パネル部３９は、予約表示ボタン３９ａ−１の押下情報を取得する。予約情報表示部３４は、予約表示ボタン３９ａ−１の押下情報に基づいて、図１７に示す検索予約情報一覧３９ｂ−１を表示する。
【００７６】
ステップＳ２５において、予約情報選択部３５は、ユーザに入力を促して、検索予約情報一覧３９ｂ−１の中から検索予約情報の１つを選択させ、選択予約情報として選択予約情報記憶部４０に一時記憶する。ステップＳ２６において、操作パネル３９は、図１７に示す文書登録ボタン３９ｂ−２の押下情報を取得する。予約情報選択部３５は、文書登録ボタン３９ｂ−２の押下情報に基づき、文書画像データの読み取りを原稿読み取り部３７に指示する。
【００７７】
ステップＳ２７において、原稿読み取り部３７は、図１８に示す原稿の読み取りを促す画面を表示する。原稿読み取り部３７は、原稿がセットされて読取開始ボタン３９ｄ−１の押下情報を取得すると、原稿の読み取りを実行する。原稿の読み取りが１枚完了するごとに、原稿読み取り部３７は、図１９に示す予約文書の登録画面３９ｄを表示する。原稿読み取り部３７は、頁追加ボタン３９ｄ−１の押下情報を取得すると、次の原稿の読み取りを実行し、文書画像データにページを追加する。読取終了ボタン３９ｄ−２の押下情報が取得されると、文書画像の読み取りを終了する。
【００７８】
ステップＳ２８において、送信部３８は、予約された文書画像データの登録を指示するコマンドを、サーバ１０のＤＢ処理部１２へ送信する。このコマンドには、選択予約情報記憶部４０に記憶されている予約ＩＤと、ステップＳ２７で生成された文書画像データとが付加されている。
【００７９】
ステップＳ２９において、予約情報更新部３６は、選択予約情報記憶部４０に記憶されている予約ＩＤの検索予約情報を予約情報一時記憶部３３から削除する。ステップＳ３０において、予約情報表示部３４は、操作パネル３９の表示部にステップＳ２９で更新された図１７に示す予約一覧３９ｂを表示する。予約情報表示部３４は、戻るボタン３９ｂ−３の押下情報を取得したときには（Ｙ）、ステップＳ３１に進み、文書登録ボタン３９ｂ−２の押下情報を取得したときには（Ｎ）、ステップＳ２５へ戻って予約された文書画像データの登録を継続する。
【００８０】
ステップＳ３１において、ユーザ情報入力部３１は、ユーザＩＤを含むログアウト情報を取得する。このことにより、このユーザＩＤのユーザは、複合機３０からログアウトされ、複合機３０の使用が終了する。
【００８１】
図２０は、図１中のサーバ１０におけるＤＢ処理部１２の動作を示すフローチャートである。
【００８２】
この図２０には、サーバ１０のＤＢ処理部１２が、予約情報に対する文書画像データの登録を指示するコマンドを複合機３０から受信した場合の動作が示されている。
【００８３】
ステップＳ４１において、ＤＢ処理部１２は、複合機３０の送信部３８から予約された文書画像データの登録を指示するコマンドを受信する。このコマンドには、予約ＩＤ及び文書画像データが付加されている。ＤＢ処理部１２は、予約格納テーブル１３ａのレコードのうち、予約ＩＤフィールドの値が、受信したコマンドに含まれる予約ＩＤと同じものを参照し、このレコードをＲｙとする。
【００８４】
ステップＳ４２において、Ｒｙの属性フィールドによってポイントされる図８の属性格納テーブル１３ｂのレコードを参照し、このレコードをＲｚとする。ステップＳ４３において、図７の文書画像データベース１１のテーブル格納部１１ｂのデータベーステーブルのうち、ＲｙのデータベースＩＤフィールドの値で特定されるものを参照し、これをＴとする。
【００８５】
ステップＳ４４において、Ｒｙの予約種別フィールドが新規であれば（Ｙ）、ステップＳ４５へ進む。Ｒｙの予約種別フィールドが変更であれば（Ｎ）、ステップＳ４７へ進む。
【００８６】
ステップＳ４５において、ＤＢ処理部１２は、Ｒｚの各フィールドの内容の属性情報からなるレコードをＴに新規追加する。このとき、新規追加したレコードのレコードＩＤフィールドには、Ｔの他のレコードと区別が可能な一意の番号ｉｄを格納する。
【００８７】
ステップＳ４６において、ＤＢ処理部１２は、ＲｙのデータベースＩＤフィールドの値と、ステップＳ４で付与されたレコードＩＤ＝ｉｄの値とで決定されるフォルダを、文書画像格納部１１ｃに作成し、そのフォルダに、受信したコマンドに含まれる文書画像データを格納する。その後、ステップＳ５２へ進む。
【００８８】
ステップＳ４７において、ＤＢ処理部１２は、Ｔのレコードのうち、ＲｙのレコードＩＤの値で特定されるものを参照し、これをＲｔとする。ステップＳ４８において、Ｒｚの各フィールドの内容の属性情報で、Ｒｔを更新する。
【００８９】
ステップＳ４９において、ＤＢ処理部１２は、Ｒｙの文書画像フィールドが上書きであれば（Ｙ）、ステップＳ５０へ進む。追加であれば（Ｎ）、ステップＳ５１へ進む。ステップＳ５０において、ＲｙのデータベースＩＤフィールドの値とＲｔのレコードＩＤフィールドの値とで決定される、文書画像格納部１１ｃ中フォルダの中にある文書画像をすべて削除し、受信したコマンドに含まれる文書画像データを格納する。その後、ステップＳ５２へ進む。
【００９０】
ステップＳ５１において、ＤＢ処理部１２は、ＲｙのデータベースＩＤフィールドの値と、レコードＩＤフィールドの値とで決定される、文書画像格納部１１ｃのフォルダに、受信したコマンドに含まれる文書画像データを追加格納する。ステップＳ５２において、予約情報更新部１５は、予約格納テーブル１３ａＲｙを削除し、属性格納テーブル１３ｂからＲｚを削除する。
【００９１】
（実施例１の効果）
本実施例１の複合機３０、文書画像管理システム、及び文書画像データの管理方法によれば、文書画像データをサーバ１０の文書画像データベース１１に登録する際、コンピュータ２０で事前に属性情報等を指定してサーバ１０に、文書画像データの登録を予約する。複合機３０では、所定の予約情報をサーバｌ０から検索して取得し、原稿をスキャンすることによって文書画像データをサーバ１０の文書画像データベース１１に登録する。これにより、従来技術に比べてユーザが複合機３０を占有する時間を短縮できる効果が得られる。
【００９２】
更に、従来は、複合機３０で原稿をスキャンして得た文書画像データを、一旦コンピュータ２０に保存した後、コンピュータ２０からサーバ１０に送信して文書画像データを登録する。この場合は、複合機３０からコンピュータ２０、コンピュータ２０からサーバ１０の順で、文書画像データが送信される。これに対し、本実施例１では、複合機３０から、直接サーバ１０に文書画像データが送信されるので、ネットワーク１の負荷を低減できる効果が得られる。
【実施例２】
【００９３】
（実施例２の構成）
図２１は、本発明の実施例２における複合機３０Ａを示す機能ブロック図であり、実施例１を示す図１中の要素と共通の要素には共通の符号が付されている。
【００９４】
本実施例２の文書管理システムの構成は、実施例１とほぼ同様であるが、実施例１の複合機３０に代えて複合機３０Ａが設けられている。本実施例２の複合機３０Ａの構成は、実施例１とほぼ同様であるが、類似予約情報検索部９５が新たに追加されている点が異なっている。
【００９５】
類似予約情報検索部９５は、予約情報一時記憶部３３の中から、予約情報選択部３５で選択された選択予約情報と類似した１つ又は複数の類似予約情報を検索する機能を有している。類似する予約情報の判定は、２つの予約情報について、属性情報が以下の条件（１）、（２）をすべて満たす場合に類似していると判定するようになっている。
条件（１）；分類フィールドが等しい。
条件（２）；文書名フィールドの文字列の先頭からｎ文字が等しい。このときｎは、両文字列の長さＬｌ、Ｌ２のうち大きい方の７０％以上の値である。
【００９６】
（実施例２の動作）
図２２は、本発明の実施例２における複合機３０Ａの動作を示すフローチャートであり、実施例１を示す図１５中のステップと共通のステップには共通の符号が付されている。更に、図２３は、図２１の予約情報表示部３４が表示する類似する予約情報を示す図である。
【００９７】
本実施例２の文書画像管理システムは、複合機３０Ａで原稿を読み取って文書画像を生成し、コンピュータ２０からサーバｌ０にあらかじめ送信しておいた予約情報を指定して文書画像の登録を行なう。
【００９８】
図２２において、ステップＳ２１〜Ｓ３１は、実施例１の動作を示す図１５の各ステップと同様である。ステップＳ６１〜Ｓ６６が本実施例２において新たに追加されたステップである。
【００９９】
ステップＳ２１において、複合機３０Ａのユーザ情報入力部３１は、ユーザＩＤを含むユーザ情報を取得し、複合機３０Ａにログインがなされる。以下、実施例１と同様のステップＳ２２〜Ｓ２６が実行され、選択予約情報が選択されて文書画像データの登録が指示される。ここで、実施例１と同様のステップＳ２７以降の原稿の読み取り処理を実行する前に、実施例１と異なるステップＳ６１〜Ｓ６６が実行される。
【０１００】
ステップＳ６１において、類似予約情報検索部９５は、予約情報一時記憶部３３に記憶されている検索予約情報から、選択予約情報記憶部４０に一時記憶されている選択予約情報と類似した類似予約情報を検索する。類似した検索予約情報が存在しない場合は（Ｎ）、ステップＳ２７へ進む。類似した検索予約情報が存在する場合は（Ｙ）、ステップＳ６２へ進む。
【０１０１】
ステップＳ６２において、予約情報表示部３４は、図２３に示すように、選択予約情報及び類似予約情報の中から、登録を行う文書画像に対応する予約情報の再選択を促す画面３９ｅを操作パネル部３９に表示する。画面３９ｅのリスト３９ｅ−１には、ステップＳ２５で選択された選択予約情報が下線付きボールド書体で、他の項目と区別して表示される。同時にそれと類似する類似予約情報の項目が表示される。
【０１０２】
ステップＳ６３において、予約の選択を変更しない場合は（Ｙ）、ステップＳ６４へ進む。予約の選択を変更する場合は（Ｎ）、ステップＳ６５へ進む。ステップＳ６４において、ユーザにより図２３に示す画面３９ｅの続行ボタン３９ｅ−３が押下されると、予約情報選択部３５は、操作パネル部３９を介して、続行ボタン３９ｅ−３の押下情報を取得して、ステップＳ２７へ進む。
【０１０３】
予約情報の選択を変更する場合には、ステップＳ６５において、ユーザにより、画面３９ｅに表示されている予約情報の中から登録を行う文書画像に対応する予約情報が再選択さる。ステップＳ６６において、ユーザにより、選択変更ボタン３９ｅ−２が押下される。予約情報選択部３５は、画面３９ｅのリスト３９ｅ−１の中の再選択された予約情報及び選択変更ボタン３９ｅ―２の押下情報を取得する。予約情報選択部３５は、再選択された予約情報を選択予約情報記憶部４０に一時記憶し、実施例１と同様のステップＳ２７へ進む。
【０１０４】
以下、実施例１と同様のステップＳ２７〜Ｓ３１が実行される。その結果、送信部３８によって、選択予約情報記憶部４０に記憶されている予約ＩＤと登録対象の文書画像データとがサーバ１０のＤＢ処理部に送信される。
【０１０５】
以上、複合機３０Ａの動作について説明したが、更に、例を挙げて類似予約情報検索部９５の動作について説明する。
複数の文書画像データを登録する場合、例えば、分類が決裁書で、文書名が各々異なる４つの文書画像データを登録する場合を考える。このとき、サーバ１０のＤＢ処理部１２に送信して予約した４つの予約情報の文書名として、それぞれ決裁書１、決裁書２、決裁書３、決裁書４と似通った文字列を指定したとする。
【０１０６】
このような場合には、複合機３０Ａで予約情報を選択する際に、文書名が類似しているため、原稿との対応付けを間違えてしまう可能性がある。本実施例２の複合機３０Ａでは、選択された予約情報に類似した予約情報があればそれを表示して再選択の機会を設けているので、予約情報の選択ミスの可能性を減らすことができる。
【０１０７】
（実施例２の効果）
本実施例２の複合機３０Ａ、画像形成システム、及び文書画像データの管理方法によれば、実施例１の効果に加え、次のような効果がある。
【０１０８】
複合機３０Ａで予約情報を選択した際、属性情報（例えば、分類、文書名）が類似した他の予約情報があればそれを表示し、予約情報の選択ミスを訂正できるようにしたので、複数の文書画像を文書画像データベース１１に登録する際の登録ミス発生の可能性を低減できる効果が得られる。
【０１０９】
（変形例）
本発明は、上記実施例１、２に限定されず、種々の利用形態や変形が可能である。
【０１１０】
例えば、実施例１、２では、画像処理装置として複合機３０，３０Ａで説明したが、画像形成機能やファクシミリ機能を持たないネットワークスキャナであってもよい。
【符号の説明】
【０１１１】
１０                          サーバ
１１                          文書画像データベース
１２                          ＤＢ処理部
１３                          予約情報記憶部
１４                          予約情報送信部
２０                          コンピュータ
２４                          予約指定部
３０，３０Ａ                  複合機
３１                          ユーザ情報入力部
３２                          予約情報取得部
３５                          予約情報選択部
３６                          予約情報更新部
３７                          原稿読み取り部
９５                          類似予約情報検索部
【図１】
2013012904.tif 000003
【図２】
2013012904.tif 000004
【図３】
2013012904.tif 000005
【図４】
2013012904.tif 000006
【図５】
2013012904.tif 000007
【図６】
2013012904.tif 000008
【図７】
2013012904.tif 000009
【図８】
2013012904.tif 000010
【図９】
2013012904.tif 000011
【図１０】
2013012904.tif 000012
【図１１】
2013012904.tif 000013
【図１２】
2013012904.tif 000014
【図１３】
2013012904.tif 000015
【図１４】
2013012904.tif 000016
【図１５】
2013012904.tif 000017
【図１６】
2013012904.tif 000018
【図１７】
2013012904.tif 000019
【図１８】
2013012904.tif 000020
【図１９】
2013012904.tif 000021
【図２０】
2013012904.tif 000022
【図２１】
2013012904.tif 000023
【図２２】
2013012904.tif 000024
【図２３】
2013012904.tif 000025