(57)【要約】【課題】電子文書データの審査承認ワークフローにおいて、業務の効率化及び速度向上のために、電子文書データの作成者・審査担当者双方にとって最適な振分を行うことを目的とする。【解決手段】電子文書データの内容に応じて算出された優先度や審査作業量、審査履歴を取得することによって蓄積された審査担当者のスキル情報、審査担当者の作業状況を判断基準として、最終的に審査可能な審査担当者を決定し自動的に振分を行う。【選択図】図１１
2012138032.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
作成された電子文書データの承認処理を行う情報処理装置であって、
前記電子文書データの審査担当者のスキル情報を記憶する第１の記憶手段と、
電子文書データに対する承認処理要求を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた電子文書データの審査処理を行う審査担当者を決定する決定手段と、
前記決定手段で決定されたそれぞれの電子文書データの審査担当者を示す作業振り分け状況を記憶する第２の記憶手段と、
を備え、
前記決定手段は、前記第１の記憶手段に記憶されている前記スキル情報及び前記第２の記憶手段に記憶されている前記作業振り分け状況に従って前記第１の受付手段で承認要求を受け付けた電子文書データの審査可能な審査担当者である審査可能担当者を抽出し、
該抽出された審査可能担当者の中から当該電子文書データの審査を行う審査担当者を決定すること
を特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記審査担当者より前記電子文書データに対する承認／差し戻しを含む審査結果を受け付ける第２の受付手段と、
前記第２の受付手段で受け付けた審査結果が差し戻しである場合に、当該電子文書データの審査担当者の予約を受け付ける第３の受付手段と、
を更に備え、
前記決定手段は、前記第１の受付手段で審査要求を受け付けた電子文書データの審査担当者が予約されている場合に、予約されている審査担当者を当該電子文書データの審査担当者として決定すること
を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記第１の記憶手段には、前記スキル情報として、電子文書データの種類毎に審査実績件数、審査所要時間が記憶されていること
を特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記電子文書データの承認希望日を受け付ける第４の受付手段を更に備え、
前記決定手段は、前記作業振り分け状況を用いて各担当者が前記承認希望日までに審査処理を行えるかを判定し、該判定の結果審査処理を行えると判定した審査担当者を審査可能担当者として抽出すること
を特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置
【請求項５】
作成された電子文書データの承認処理を行う情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
前記電子文書データの審査担当者のスキル情報を記憶装置に記憶する第１の記憶工程と、
電子文書データに対する承認処理要求を受け付ける第１の受付工程と、
前記第１の受付工程で受け付けた電子文書データの審査処理を行う審査担当者を決定する決定工程と、
前記決定工程で決定されたそれぞれの電子文書データの審査担当者を示す作業振り分け状況を記憶装置に記憶する第２の記憶工程と、
を備え、
前記決定工程は、前記記憶装置に記憶されている前記スキル情報及び前記作業振り分け状況に従って前記第１の受付工程で承認要求を受け付けた電子文書データの審査可能な審査担当者である審査可能担当者を抽出し、
該抽出された審査可能担当者の中から当該電子文書データの審査を行う審査担当者を決定すること
を特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
作成された電子文書データの承認処理を行う情報処理装置を、
前記電子文書データの審査担当者のスキル情報を記憶装置に記憶する第１の記憶手段と、
電子文書データに対する承認処理要求を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた電子文書データの審査処理を行う審査担当者を決定する決定手段と、
前記決定手段で決定されたそれぞれの電子文書データの審査担当者を示す作業振り分け状況を記憶装置に記憶する第２の記憶手段
として機能させ、
前記決定手段は、前記記憶装置に記憶されている前記スキル情報及び前記作業振り分け状況に従って前記受付手段で承認要求を受け付けた電子文書データの審査可能な審査担当者である審査可能担当者を抽出し、
該抽出された審査可能担当者の中から当該電子文書データの審査を行う審査担当者を決定すること
を特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の素材を用いて作成された電子文書データの審査承認業務を支援する技術に関し、申請された電子文書データの審査担当者への振分に際して、電子文書データの優先度や審査作業量及び審査担当者のスキルや作業状況に基づいた振分を行う技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
社内で共通して使用する電子文書データを作成するために、それら電子文書データで共通して使用できるものをあらかじめ部品化しておき、その部品をレイアウトすることで電子文書データを作成することが行われている。作成された電子文書データを社内で共通に使用できるようにするためには社内の承認が必要になる場合が多い。作成者が電子文書データの承認を審査部門に対して申請すると、審査部門では申請された電子文書データを審査担当者に振り分けて審査を行い最終的に承認される。これらの一連の業務はワークフロー化することにより行われている。
【０００３】
電子文書データの承認ワークフローにおいて、審査部門における審査担当者を決定する際には、審査部門の振分担当者が申請された電子文書データの内容やその時点での審査担当者の作業状況などを都度確認し、適切と思われる審査担当者に振り分けていることがほとんどである。
【０００４】
そこで、特許文献１には、上述の電子文書データの審査のような、業務の振分自動化の技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１１−３３８９３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
審査部門での人手による振り分けでは、振分担当者が、その時点での全体状況（担当者の作業状況・スキル）や募集文書の内容を把握した上で振り分け先を決定することになるため、申請されてから受付するまでにどうしてもタイムロスが発生してしまい、結果的に承認するまでの審査時間が長くなる一因となっている。また、振分担当者の状況判断に委ねられるため、客観的な判断材料を基にした均一な振分を行うことができていなかった、
【０００７】
また、特許文献１に開示されている発明では、業務の優先度や作業量については振り分ける際の判断基準として考慮していないため、担当者は振り分けられた業務の優先度と作業にかかる日数を自分自身で判断した上で業務を行わなければならない。そのため、担当者自身に作業順序や作業見積りの判断ミスがあると、期日までに審査が完了しない、優先度の高い業務を優先して行うために他の業務を別の担当者に再度振り分けなければならないといった問題が発生し、結果的に業務の効率やスピードが落ちてしまうことになる。
【０００８】
上記した課題に鑑み、本発明は、電子文書データの優先度や作業量、及び担当者のスキルや作業状況を判断基準とし、電子文書データの作成者・審査担当者双方にとって最適な振分を行うことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の目的を達成するために、本願発明の情報処理装置は、
部品データをレイアウトすることにより、作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置であって、
前記電子文書データの審査優先度及び審査作業量情報を算出する算出手段と、
前記電子文書データの審査を行う審査担当者のスキル情報を記憶する記憶手段と、
前記電子文書データがどの審査担当者に振り分けられているかを把握するための振分状況を記憶する記憶手段と、
申請された前記電子文書データに対し審査担当者のスキルと振分状況を取得して審査可能な候補者を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出した審査可能な候補者から審査担当者を決定する決定手段と、
前記電子文書データの審査担当者毎の審査履歴を更新する更新手段と
を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、電子文書データの審査承認業務において、審査担当者に対して申請された文書データの振分を行う際、審査対象の文書データの優先度や審査作業量及び審査担当者のスキルや作業状況から最適な審査担当者を抽出しその担当者に対して文書データを振り分けることで、作業効率化や作業速度向上が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本願発明の文書管理システムの構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】文書管理サーバとして適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本願発明の文書管理システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。
【図４】電子文書データ振分に用いられる各種データの構成を示す模式図である。
【図５】担当者の作業状況を踏まえた作業可否判定処理（図１１）のイメージを示す模式図である。
【図６】文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理を示すフローチャートである。
【図７】図６のステップＳ６０２の文書データ振分情報算出処理の詳細を示すフローチャートである。
【図８】図６のステップＳ６０３の自動振分処理の詳細を示すフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ８０１の候補者抽出処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１０】図９のステップＳ９０１のスキル判定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１１】図９のステップＳ９０２の作業可否判定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１２】図８のステップＳ８０３の担当者決定処理の詳細を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図面を参照して、本願発明の実施の形態について説明する。
【００１３】
図１は、本願発明の実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示すシステム構成図である。図中、１０１は文書管理サーバであって、本願発明における情報処理装置として機能する。１０２−１、１０２−２はクライアント装置であって（以下まとめて、クライアント装置１０２とする）、文書管理システムにおいて電子文書データ等の作成や、承認を行うユーザにより使用される端末である。１０３は、文書管理サーバ１０１とクライアント装置１０２とを相互にデータ通信可能に接続するためのＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークである。
【００１４】
図２は、図１の文書管理サーバ１０１として適用可能な情報処理装置のハードウェアの構成の一例を示す模式図である。
【００１５】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１６】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０２にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードやポインティングデバイス等で構成される入力装置２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ装置２１０等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置２１０は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等である。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【００１７】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００１８】
通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００１９】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２０】
本発明の文書管理サーバ１０１の各種処理を実行するために用いられるプログラムは外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。尚、後述する各種の処理を実行することが可能であれば、文書管理サーバ１０１は必ずしも図２に示すハードウェア構成を有していなくともよい。
【００２１】
次に、図３を参照して、本願の文書管理システムで作成される電子文書データの構造について説明する。図３は本願の文書管理システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。
【００２２】
本願の文書管理システムでは、ユーザが選択したテンプレートに、素材データや素材データを用いて作成されるパーツデータを、電子文書データの部品データとして所望の位置に配置することにより電子文書データを作成することになる。
【００２３】
図中、３００はテンプレートデータであり、ユーザによる入力装置からの操作指示に従い、ＣＰＵ２０１が指定することになる。このテンプレートデータ３００には素材データ３０１やパーツデータ３０２を配置することが可能である。
【００２４】
３０１は、素材データであり、例えば画像データ等である。この素材データをテンプレートデータ３００に配置することや、素材データ３０１を用いてパーツデータを作成することも可能である。３０２はパーツデータあり、素材データ３０１や文字列データ等を複数組み合わせて作成される。これらテンプレートデータ、素材データ、及びパーツデータは、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１等に記憶管理されている。
【００２５】
図４を参照して、文書管理サーバ１０１で外部メモリ２１１に記憶管理されている、電子文書データ振分処理で用いられる各種データの構成について説明する。文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１には、電子文書情報テーブル４０１、担当者スキル情報テーブル４０２、文書振分情報テーブル４０３が記憶管理されている。
【００２６】
電子文書情報テーブル４０１は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ１０１が作成し、外部メモリ２１１で管理している電子文書データを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０１−１、テンプレート番号４０１−２、ステータス４０１−３、文書分類４０１−４、承認希望日４０１−５、担当者番号４０１−６等で構成されている。
【００２７】
文書番号４０１−１には、電子文書データを一意に識別するための識別情報が記憶される（後述の文書振分情報テーブル４０３中の文書番号４０３−１に対応）。テンプレート番号４０１−２には、当該電子文書データの作成に使用したテンプレート番号が記憶される。ステータス４０１−３には、ワークフローにおける当該電子文書データの進捗状況（「作成中」、「申請中」、「審査中」、「承認済み」など）が記憶される。文書分類４０１−４には、作成者が入力した当該電子文書データを分類する際の分類コードが記憶される（後述の担当者スキル情報テーブル４０２中の文書分類４０２−２に対応）。承認希望日４０１−５には、作成者が入力した承認希望日が記憶される。担当者番号４０１−６には、担当者を一意に識別するための識別情報が記憶される（後述の担当者スキル情報テーブル４０２中の担当者番号４０２−１、及び文書振分情報テーブル４０３中の担当者番号４０３−２に対応）。
【００２８】
担当者スキル情報テーブル４０２は、審査担当者のスキル情報を管理するためのテーブルであり、担当者番号４０２−１、文書分類４０２−２、審査実績件数４０２−３、審査所要時間４０２−４、実績作業量４０２−５等で構成されている。
【００２９】
担当者番号４０２−１には、担当者を一意に識別するための識別情報が記憶される（後述の文書振分情報テーブル４０３中の担当者番号４０３−２に対応）。文書分類４０２−２は、電子文書データの分類を示す分類コードが記憶される。審査実績件数４０２−３には、当該担当者が過去に審査した電子文書データの実績件数情報が記憶される。審査所要時間４０２−４には、当該担当者が過去に審査に要した作業時間の合計が記憶される。実績作業量４０２−５には、当該担当者が過去に審査した作業量（ページ数）の合計が記憶される。審査実績件数４０２−３以降の情報は、文書分類４０２−２毎に記憶されている。
【００３０】
文書振分情報テーブル４０３は、審査担当者が審査を行っている電子文書データを管理するためのテーブルであり、文書番号４０３−１、担当者番号４０３−２、作業量４０３−３、作業日数４０３−４、最遅開始日４０３−５、開始予定日４０３−６、終了予定日４０３−７等で構成されている。
【００３１】
文書番号４０３−１には、電子文書データを一意に識別するための識別情報が記憶される。担当者番号４０３−２には、担当者を一意に識別するための識別情報が記憶される。作業量４０３−３には、当該電子文書データで必要とされる審査の作業量（ページ数）が記憶される。作業日数４０３−４には、当該担当者が当該電子文書データの審査を行う場合に必要となる作業日数（振分時点の担当者の生産性と作業量４０３−３から算出）が記憶される。最遅開始日４０３−５には、最も遅い審査開始日（承認希望日から作業日数４０３−４を引いて算出）が記憶される。開始予定日４０３−６には、当該電子文書データの審査開始予定日が記憶される。終了予定日４０３−７には、当該電子文書データの審査終了予定日が記憶される。
【００３２】
以上が、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で管理されている電子文書データ振分に用いられる各種データの構成の説明である。
【００３３】
次に、図６を参照して、文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理の一例について説明する。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【００３４】
まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２より、電子文書データが作成されたら、電子文書データのステータスを「作成中」に変更する（ステップＳ６０１）。次に、電子文書データの申請（審査要求）アクションが実行されたら、電子文書データのステータスを「申請中」に変更する（ステップＳ６０２）。
【００３５】
申請された電子文書データにおいて、審査担当者の担当者番号が設定されていない場合は（ステップＳ６０３でＹＥＳ）、申請された電子文書データの振分を行うために、文書振分情報算出処理（ステップＳ６０４：詳細は図７）、自動振分処理（ステップＳ６０５：詳細は図８）を行う。審査担当者の担当者番号が設定されている場合（審査予約済みの文書：ステップＳ６０３でＮＯ）は、文書振分情報算出処理（ステップＳ６０４：詳細は図７）、自動振分処理（ステップＳ６０５：詳細は図８）をスキップし、処理をステップＳ６０６に進める。
【００３６】
電子文書データの審査担当者が決定したら、電子文書データのステータス４０１−３を「審査中」に変更する（ステップＳ６０６）。そして、審査担当者による審査結果に問題がなく、審査担当者により承認アクションが実行されたら、電子文書データのステータス４０１−３を「承認済み」に変更する（ステップＳ６０７、Ｓ６０８）。審査結果に問題があり修正が必要な場合は、審査担当者が申請元に差し戻す必要があるため差し戻しアクションが行われる。この時、審査担当者は、電子文書データを再審査するための審査予約を行うかどうかを選択できる。審査担当者が次回審査に要する見込みの作業量を設定して審査予約を行うと、文書振分情報テーブル４０３に当該文書の情報が残る。差し戻しアクションが行われたら、電子文書データのステータスを「作成中」に変更する（ステップＳ６０７、６０９）。
【００３７】
以上が、文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理の一例の説明である。
【００３８】
次に、図７を参照して、文書振分情報算出処理（図６のステップＳ６０２）の詳細を説明する。
【００３９】
まず、ＣＰＵ２０１は、申請された電子文書データの文書番号をもとに電子文書データを特定し、その電子データの承認希望日４０１−５を電子文書情報テーブル４０１から取得する（ステップＳ７０１）。
【００４０】
そして、取得した承認希望日と現在のシステム日付の差分日数を算出する。これを当該電子文書データの優先度として使用する（ステップＳ７０２）。この場合、別途カレンダーデータを使用して土日祝日は除外するなどの処理を行う。
【００４１】
さらに、電子文書情報テーブル４０１からテンプレート番号４０１−２を取得し、別に存在するテンプレートの実ページデータを取得すると共に、申請された電子文書データの実ページデータを取得する（ステップＳ７０３）。実ページデータは、ＸＭＬなどのベクターデータ形式で保存されている。
【００４２】
そして、取得したテンプレートの実ページデータと、当該電子文書データの実ページデータについて、ページ単位で比較し差分があれば作業量（変更があるページ数）をカウントする（ステップＳ７０４）。
【００４３】
以上が、文書振分情報算出処理である。この処理を行うことにより、文書の振分判断材料となる電子文書データの優先度や審査作業量を正確に算出することが可能となる。
【００４４】
次に、図８を参照して、自動振分処理処理（図６のステップＳ６０３）の詳細を説明する。
【００４５】
まず、ＣＰＵ２０１は、候補者抽出処理（ステップＳ８０１：詳細は図９）を実行する。その結果、候補者が１人でも抽出された場合（ステップＳ８０２：ＹＥＳの場合）は、その候補者に対して担当者決定処理を実行する（ステップＳ８０３：詳細は図１２）。その結果、担当者が決定したら、文書振分情報テーブルに当該電子文書データに関するレコードを追加する（ステップＳ８０５）。
【００４６】
一方、候補者抽出処理（ステップＳ８０１：詳細は図９）の結果、候補者が１人も抽出されなかった場合（ステップＳ８０２：ＮＯの場合）は、申請された電子文書データを申請者に対して差し戻す（ステップＳ８０４）。この場合、申請者は、承認希望日をずらすなどの対応を行った後に再度申請することになる。
【００４７】
次に、図９を参照して、候補者抽出処理（図８のステップＳ８０１）の詳細を説明する。
【００４８】
まず、ＣＰＵ２０１は、スキル判定処理（ステップＳ９０１：詳細は図１０）を実行する。これにより、当該電子文書データの内容に見合ったスキルを持つ候補者を抽出する。ついで、スキル判定処理によって抽出された候補者に対し、作業可否判定処理（ステップＳ９０２：詳細は図１１）を実行する。これにより、当該電子文書データの承認希望日までに作業可能な候補者を抽出する。
【００４９】
次に、図１０を参照して、スキル判定処理（図９のステップＳ９０１）の詳細を説明する。
【００５０】
まず、ＣＰＵ２０１は、担当者スキル情報テーブルから全てのレコードを取得する（ステップＳ１００１）。全ての担当者に対し、ステップＳ１００３〜Ｓ１００４を実施する（ステップＳ１００２）。
【００５１】
ステップＳ１００３の判定（当該電子文書データの文書分類の審査実績件数が、あらかじめ設定されたしきい値以上であるか）については、同一の文書分類に対する審査の実績件数があれば、審査可能なスキルがあるとの考えに基づいて行われる。しきい値については、業務実績などから文書分類毎に設定ファイル等に保持しておく。
【００５２】
ステップＳ１００４の判定（当該電子文書データを担当者が審査する場合の想定作業日数が、優先度より小さいか）については、担当者毎に審査作業の生産性が異なることを考慮したものである。担当者スキル情報テーブルに保存されている審査所要時間と実績作業量から、担当者の生産性（ページ数／時間）を算出し、当該電子文書データの作業量（ページ数）を生産性で割ることにより、想定作業時間が算出される。この想定作業時間が優先度以上になる場合は、すぐに審査を開始しても承認希望日までに審査が完了しないため、その担当者は候補として抽出しないことになる。
【００５３】
ステップＳ１００３の判定処理、ステップＳ１００４の判定処理の双方でＣＰＵ２０１がＹＥＳと判定した場合は、当該担当者を候補者リストに追加する（ステップＳ１００５）。ステップＳ１００３またはステップＳ１００４でＣＰＵ２０１がＮＯと判定した場合には、候補者リストには追加しない。
【００５４】
以上が、スキル判定処理である。これにより、対象電子文書データを審査可能なスキルを持った担当者が候補者リストに抽出される。
【００５５】
次に、図１１を参照して、作業可否判定処理（図９のステップＳ９０２）の詳細を説明する。図５は、この処理のイメージを模したものである。
【００５６】
まず、ＣＰＵ２０１は、文書振分情報テーブルから、候補者リストに存在する全ての候補者のレコードを取得する（ステップＳ１１０１）。全ての候補者に対し、ステップＳ１１０３〜ステップＳ１１１１を実施する（ステップＳ１１０２）。
【００５７】
当該電子文書データの最遅審査開始日を算出する（ステップＳ１１０３）。次に当該候補者の担当文書リストを作成し、リストの最後に当該電子文書データを追加する（ステップＳ１１０４）。担当文書リストの全ての担当文書に対し、リストの最後からステップＳ１１０６〜Ｓ１１０７を実施する（ステップＳ１１０５）。
【００５８】
当該電子文書データの最遅審査開始日が担当文書の終了予定日以前の場合（ステップＳ１１０６：ＹＥＳの場合）は、担当リストで当該電子文書データを担当文書の上位に移動する（ステップＳ１１０７）。ステップＳ１１０６でＮＯと判定した場合には、ステップＳ１１０７は行わない。
【００５９】
担当リストに追加した当該電子文書データ及びそれより下位のリストにある担当文書について、ステップＳ１１０９〜Ｓ１１１１を実施する（ステップＳ１１０８）。
【００６０】
対象文書の最遅審査開始日、開始予定日、終了予定日を算出する（ステップＳ１１０９）。算出した開始予定日が最遅審査開始日より大きくなった場合（ステップＳ１１１０：ＹＥＳの場合）は、候補者リストから当該候補者を削除する（ステップＳ１１１１）。これは、当該電子文書データを担当者の作業リストに追加することにより、それによって作業予定が変更される文書が承認希望日までに審査が完了できなくなることを防止するためのチェックとなる。ステップＳ１１１０でＮＯと判定した場合には、ステップＳ１１１１は行わない。
【００６１】
以上が、作業可否判定処理である。これにより、対象電子文書データを審査可能な状況にある担当者が候補者リストに反映される。
【００６２】
次に、図１２を参照して、担当者決定処理（図８のステップＳ８０３）の詳細を説明する。ここでは、作業の適正配分や担当者のスキルアップを考慮し、次の４つの優先順位により担当者を決定する。
１．現時点での残作業量が最も少ない（作業状況に余裕がある）
２．申請された募集文書の募集文書分類における担当数が最も少ない（経験が浅い）
３．申請された募集文書の募集文書分類における生産性が最も少ない（審査スピードが遅い）
４．担当者番号が一番大きい（経験が浅い）
【００６３】
抽出された候補者リストの候補者に対し、担当文書の合計作業量（残作業量）を算出し、最も残作業量が少ない候補者を選択する（ステップＳ１２０１）。その結果、候補者が１人だけであれば（ステップＳ１２０２：ＮＯの場合）担当者として決定する。複数存在する場合（ステップＳ１２０２：ＹＥＳの場合）は、それらの候補者の中から当該文書分類における実績件数が最も少ない候補者を選択する（ステップ１２０３）。その結果、候補者が１人だけであれば（ステップＳ１２０３：ＮＯの場合）担当者として決定する。複数存在する場合（ステップＳ１２０３：ＹＥＳの場合）は、それらの候補者の中から当該文書分類における生産性が最も少ない候補者を選択する（ステップ１２０４）。その結果、候補者が１人だけであれば（ステップＳ１２０４：ＮＯの場合）担当者として決定する。複数存在する場合（ステップＳ１２０４：ＹＥＳの場合）は、それらの候補者の中から担当者番号が一番大きい候補者を選択する（ステップ１２０５）。これらの判定処理により、最終的に担当者が１人に決定される。
【００６４】
以上が、自動振分処理である。この処理を行うことにより、電子文書データを最適な審査担当者に振り分けることが可能となる。
【００６５】
次に、審査履歴更新処理の詳細を説明する。上述の自動振分処理において、振分の判断材料となる審査担当者のスキル情報は、常に最新の情報で更新しておく必要がある。文書分類毎の審査履歴情報（審査実績件数・審査所要時間・実績作業量）を以下の方法で取得し、担当書スキル情報テーブルを更新する。
【００６６】
審査実績件数は、審査担当者が対象文書のステータスを「審査中」から別のステータスに変更した時点でカウントする。審査所要時間は、審査担当者が対象文書の画面を開いている時間をカウントする。実績作業量は、審査実績件数カウント時に、対象文書の作業量をカウントする。
【００６７】
また、上記の最新スキル情報を基に、文書振分情報テーブルにおける当該審査担当者の作業予定も更新する。更新タイミングは日次のバッチ処理などが想定される。
【００６８】
以上が、審査履歴更新処理である。この処理を行うことにより、振分の判断材料となる審査担当者の正確な審査履歴情報を保存することが可能となる。
【００６９】
以上、説明したように本発明によれば、電子文書データの審査承認業務において、審査担当者に対して申請された文書データの振分を行う際、審査対象の文書データの優先度や審査作業量及び審査担当者のスキルや作業状況から最適な審査担当者を抽出しその担当者に対して文書データを振り分けることが可能となり、その結果として、作業効率化や作業速度向上につながる。
【００７０】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００７１】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００７２】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００７３】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００７４】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００７５】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００７６】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００７７】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００７８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００７９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００８０】
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【００８１】
１０１  文書管理サーバ
１０２−１、１０２−２  クライアント装置
１０３  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
２０９  キーボード
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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