(57)【要約】【課題】過去の資料を用いて新たな資料を作成する場合に、修正する可能性のある箇所を資料作成担当者に対して明示することにより、資料作成担当者の作業負担を軽減し、高品質な文書データを効率的に作成できるように支援する。【解決手段】テキスト以外のオブジェクトを作成するために参照される参照データが更新されたことに伴ってテキストデータが修正されると、修正箇所特定部は、修正前後のテキストデータを対比することによってテキストデータの修正箇所を特定する。そして、更に参照データが更新されたときに、表示制御部は、特定した修正箇所とテキストデータとに基づき過去の修正箇所を明示した修正箇所表示画面を生成してユーザ端末に表示させる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
テキスト以外のオブジェクトを作成するために参照される参照データと、前記参照データに関連するテキストデータとを入力する入力手段と、
前記入力手段に入力される参照データとテキストデータとを記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に入力された参照データに基づいてテキスト以外のオブジェクトを作成するオブジェクト作成手段と、
前記記憶手段に入力されたテキストデータと、前記オブジェクト作成手段によって作成されたオブジェクトとを含む文書データを作成して表示する表示制御手段と、
前記入力手段を介して、前記記憶手段に記憶された参照データの更新を受け付けると共に、前記文書データに含まれるテキストデータの修正を受け付けて、前記表示制御手段によって作成される前記文書データに反映させるデータ管理手段と、
参照データが更新されること伴ってテキストデータの修正が行われた場合に、前記文書データに含まれるテキストの修正箇所を特定し、更新された参照データに対応付けて当該テキストの修正箇所を記録した修正箇所特定情報を生成する修正箇所特定手段と、
を備え、
前記表示制御手段は、前記記憶手段に記憶されている参照データが更新されたタイミングで既に当該参照データに対応する前記修正箇所特定情報にテキストの修正箇所が記録されている場合、前記文書データに対して行われた過去のテキストの修正箇所を明示して表示することを特徴とする文書データ作成支援装置。
【請求項２】
前記表示制御手段は、前記記憶手段に記憶されている参照データが更新されたタイミングで既に当該参照データに対応する前記修正箇所特定情報にテキストの修正箇所が記録されている場合、更に、更新前後のオブジェクトを比較可能に表示することを特徴とする請求項１に記載の文書データ作成支援装置。
【請求項３】
前記修正箇所特定情報には、参照データの更新履歴に対応するテキストの修正履歴が記録されており、
前記表示制御手段は、前記修正履歴に基づき更新前の参照データに対応するテキストを復元して表示すると共に、そのテキストに加えられた修正箇所を明示して表示することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書データ作成支援装置。
【請求項４】
前記記憶手段には、修正前後のテキストの差分が差分情報として記憶されており、
前記表示制御手段は、前記差分情報に基づき更新前のテキストを復元することを特徴とする請求項３に記載の文書データ作成支援装置。
【請求項５】
テキスト以外のオブジェクトを作成するために参照される参照データと、前記参照データに関連するテキストデータとを入力する入力ステップと、
前記入力ステップにより入力される参照データとテキストデータとを記憶する記憶ステップと、
前記記憶ステップにより記憶された参照データに基づいてテキスト以外のオブジェクトを作成するオブジェクト作成ステップと、
前記記憶ステップにより記憶されたテキストデータと、前記オブジェクト作成ステップにより作成されたオブジェクトとを含む文書データを作成して表示する表示制御ステップと、
前記入力ステップを介して、前記記憶ステップにより記憶された参照データの更新を受け付けると共に、前記文書データに含まれるテキストデータの修正を受け付けて、前記表示制御ステップにより作成される前記文書データに反映させるデータ管理ステップと、
参照データが更新されること伴ってテキストデータの修正が行われた場合に、前記文書データに含まれるテキストの修正箇所を特定し、更新された参照データに対応付けて当該テキストの修正箇所を記録した修正箇所特定情報を生成する修正箇所特定ステップと、
を実行し、
前記表示制御ステップは、前記記憶ステップにより記憶された参照データが更新されたタイミングで既に当該参照データに対応する前記修正箇所特定情報にテキストの修正箇所が記録されている場合、前記文書データに対して行われた過去のテキストの修正箇所を明示して表示することを特徴とする文書データ作成支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データ作成支援装置及び文書データ作成支援方法に関し、特に文書作成ユーザによる文書データの作成を支援するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
プレゼンテーションなどに用いる資料を作成する際、テキストとテキスト以外のオブジェクトとを関連づけて、予め設定された時間順序でこれらを所定位置に配置して表示する技術が知られている。例えば、特許文献１には、表示させたいページに、どのテキストデータ又はオブジェクを、どのタイミングで表示するか等をシナリオとして予め設定しておき、当該シナリオに基づきテキストやオブジェクトを順次表示させる技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平８−１８００３６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、特定の商品の売上げなどを社内で定期的に発表するような報告会などでは、資料の内容は毎回同じようなものとなる。そのため、資料作成担当者は、過去のシナリオに設定されたテキストのうち、過去の売上データなど所定のデータに関する記載のみを最新のデータに関する記載に置き換えることで新たなテキストを完成させることも多いと考えられる。このような場合、資料作成担当者にとっては、一から資料を作成する手間が省けるので、その分、労力が軽減されることになる。
【０００５】
しかしながら、従来の技術では、過去のテキストを用いて新たに資料を作成しようとする場合、当該過去のテキストのうち、どの部分の修正が必要で、どの部分の修正が不要であるかを特定する必要がある。例えば、過去のテキストに古い売上データに関する記載が含まれており、その古い売上げデータに関する記載を最新の売上データに関する記載に置き換えることで新たに資料を作成しようとすると、過去の資料のうちから古い売上げデータに関連する記載を全て探し出す作業が必要になる。
【０００６】
このような場合には、以下のような問題が生じる。すなわち、過去の資料の分量が多いと、その分、資料作成担当者にとっては、修正候補となる箇所を資料から特定するための作業が多くなるので労力が増加する。また、仮に修正漏れがあったとすると、資料の内容に不整合があるまま報告会で表示されてしまうケースも起こりうる。このような場合、報告を受けた者にとっては、判り難い資料で報告を受けることになってしまうので、報告内容が理解しづらいものとなる。そのようなことを防止するために、資料作成担当者による修正漏れのチェックに費やす時間が多くなると、却って作業効率が悪くなる場合もある。
【０００７】
そこで本発明は、上記問題点を解決するため、過去の資料を用いて新たな資料を作成する場合に、修正する可能性のある箇所を資料作成担当者に対して明示することにより、資料作成担当者の作業負担を軽減し、高品質な文書データを効率的に作成することができるように支援する文書データ作成支援装置及び文書データ作成支援方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、文書データ作成支援装置であって、テキスト以外のオブジェクトを作成するために参照される参照データと、前記参照データに関連するテキストデータとを入力する入力手段と、前記入力手段に入力される参照データとテキストデータとを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に入力された参照データに基づいてテキスト以外のオブジェクトを作成するオブジェクト作成手段と、前記記憶手段に記憶されたテキストデータと、前記オブジェクト作成手段によって作成されたオブジェクトとを含む文書データを作成して表示する表示制御手段と、前記入力手段を介して、前記記憶手段に記憶された参照データの更新を受け付けると共に、前記文書データに含まれるテキストデータの修正を受け付けて、前記表示制御手段によって作成される前記文書データに反映させるデータ管理手段と、参照データが更新されること伴ってテキストデータの修正が行われた場合に、前記文書データに含まれるテキストの修正箇所を特定し、更新された参照データに対応付けて当該テキストの修正箇所を記録した修正箇所特定情報を生成する修正箇所特定手段と、を備え、前記表示制御手段は、前記記憶手段に記憶されている参照データが更新されたタイミングで既に当該参照データに対応する前記修正箇所特定情報にテキストの修正箇所が記録されている場合、前記文書データに対して行われた過去のテキストの修正箇所を明示して表示することを特徴とする構成である。
【０００９】
請求項２にかかる発明は、請求項１に記載の文書データ作成支援装置において、前記表示制御手段は、前記記憶手段に記憶されている参照データが更新されたタイミングで既に当該参照データに対応する前記修正箇所特定情報にテキストの修正箇所が記録されている場合、更に、更新前後のオブジェクトを比較可能に表示することを特徴とする構成である。
【００１０】
請求項３にかかる発明は、請求項１又は２に記載の文書データ作成支援装置において、前記修正箇所特定情報には、参照データの更新履歴に対応するテキストの修正履歴が記録されており、前記表示制御手段は、前記修正履歴に基づき更新前の参照データに対応するテキストを復元して表示すると共に、そのテキストに加えられた修正箇所を明示して表示することを特徴とする構成である。
【００１１】
請求項４にかかる発明は、請求項３に記載の文書データ作成支援装置において、前記記憶手段には、修正前後のテキストの差分が差分情報として記憶されており、前記表示制御手段は、前記差分情報に基づき更新前のテキストを復元することを特徴とする構成である。
【００１２】
請求項５にかかる発明は、文書データ作成支援方法であって、テキスト以外のオブジェクトを作成するために参照される参照データと、前記参照データに関連するテキストデータとを入力する入力ステップと、前記入力ステップにより入力される参照データとテキストデータとを記憶する記憶ステップと、前記記憶ステップにより記憶された参照データに基づいてテキスト以外のオブジェクトを作成するオブジェクト作成ステップと、前記記憶ステップにより記憶されたテキストデータと、前記オブジェクト作成ステップにより作成されたオブジェクトとを含む文書データを作成して表示する表示制御ステップと、前記入力ステップを介して、前記記憶ステップにより記憶された参照データの更新を受け付けると共に、前記文書データに含まれるテキストデータの修正を受け付けて、前記表示制御ステップにより作成される前記文書データに反映させるデータ管理ステップと、参照データが更新されること伴ってテキストデータの修正が行われた場合に、前記文書データに含まれるテキストの修正箇所を特定し、更新された参照データに対応付けて当該テキストの修正箇所を記録した修正箇所特定情報を生成する修正箇所特定ステップと、を実行し、前記表示制御ステップは、前記記憶ステップにより記憶された参照データが更新されたタイミングで既に当該参照データに対応する前記修正箇所特定情報にテキストの修正箇所が記録されている場合、前記文書データに対して行われた過去のテキストの修正箇所を明示して表示することを特徴とする構成である。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、過去の資料を用いて新たな資料を作成する場合に、修正する可能性のある箇所を資料作成担当者に対して明示することにより、資料作成担当者の作業負担を軽減し、高品質な文書データを効率的に作成することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】文書データ作成支援システムの一構成例を示す図である。
【図２】文書データ作成支援装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】制御部の機能構成の一例を示す図である。
【図４】記憶装置に格納される書式データの一例を模式的に示す図である。
【図５】新規に参照データを入力するときの制御部の機能構成を示すブロック図である。
【図６】新規に参照データを入力するときの修正箇所特定情報の一例を示す図である。
【図７】新規に参照データを入力するときの参照データ、オブジェクトデータ、テキストデータ及び文書データの一例を示す図である。
【図８】更新により参照データを入力するときの制御部の機能構成を示すブロック図である。
【図９】参照データが初回に更新される場合における更新前後の参照データの一例を示す図である。
【図１０】参照データが初回に更新される場合における修正箇所特定情報の一例を示す図である。
【図１１】参照データが初回に更新される場合における修正前後のテキストデータの一例を示す図である。
【図１２】参照データが２回目以降に更新される場合における修正箇所特定情報の一例を示す図である。
【図１３】文書データ作成支援装置から出力されユーザ端末に表示される修正箇所表示画面の一例を示す図である。
【図１４】制御部において行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】文書データ作成処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】第１の更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１７】第１の更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１８】比較処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１９】第２の更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２０】第２の更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２１】差分データの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
（第１の実施形態）
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００１６】
図１は、本実施形態における文書データ作成支援システム１の一構成例を示す図である。この文書データ作成支援システム１は、デジタル複合機やＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などと称される情報処理装置で構成される文書データ作成支援装置２とユーザ端末３とが、ＬＡＮなどのネットワーク４を介してデータの送受信を行うことが可能な構成である。ここで、ユーザ端末３は、特定のユーザが使用するために個別に割り当てられているものである。
【００１７】
ユーザ端末３は、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）などによって構成され、表示装置やキーボードなどを備えている。このユーザ端末３には、後述するテキストデータ２８や参照データ３０を作成編集するためのアプリケーションプログラムがインストールされている。そのため、ユーザ端末３は、ユーザによる入力操作に基づいてテキストデータ２８や参照データ３０を作成することができる。そしてユーザ端末３は、ユーザの指示により、テキストデータ２８や参照データ３０を文書データ作成支援装置２に対して送信するように構成される。
【００１８】
またユーザ端末３には、Ｗｅｂブラウザなどのブラウザプログラムがインストールされている。ユーザ端末３は、このブラウザプログラムを起動することにより、例えば文書データ作成支援装置２によって生成される表示画面を取得して表示装置に表示することができるようになっている。ここで、図例では、ユーザ端末３は、１つのみを示しているが複数のユーザ端末３のそれぞれが文書データ作成支援装置２と通信可能に接続されていても良い。
【００１９】
文書データ作成支援装置２を構成する情報処理装置は、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能、ＦＡＸ機能などの他、文書データの作成を支援する文書データ作成支援機能を備えている。情報処理装置においてこの文書データ作成支援機能が動作することにより、情報処理装置が文書データ作成支援装置２として機能する。以下、このような文書データ作成支援装置２について説明する。
【００２０】
図１に示すように、文書データ作成支援装置２は、ハードディスク装置などで構成される記憶装置２５を備えている。記憶装置２５は、テキストデータ２８と、テキストデータ以外のグラフ等のオブジェクトデータ２９と、そのオブジェクトデータ２９を作成するために参照されるテーブル等の参照データ３０と、この文書データ作成支援装置２によって出力される文書データの書式に関する書式データ３１と、テキストデータ２８の修正履歴に関する修正箇所特定情報３２とを記憶するものである。
【００２１】
ここで、記憶装置２５には、図示しないが、文書データ作成支援装置２を使用するユーザを特定するためのユーザ情報が記憶されている。このユーザ情報は、例えば、ユーザ名、ユーザＩＤ及びパスワードなどである。このようなユーザ情報は、文書データ作成支援装置２の管理者などによって作成され、記憶装置２５に予め記憶されている。このことにより、文書データ作成支援装置２は、ユーザを個別に特定して情報の送受信を行なうことが可能となっている。
【００２２】
また、文書データ作成支援装置２は、ユーザ端末３からの閲覧要求があると、文書データを閲覧するための閲覧画面を生成し、それらの画面をユーザ端末３に表示させる。このような画面は例えばＷｅｂページとして作成される。そのため、評価者はユーザ端末３でブラウザプログラムを起動して文書データ作成支援装置２にアクセスすることにより、文書データ作成支援装置２で生成される各種の画面をユーザ端末３に表示させることができる。
【００２３】
更に、文書データ作成支援装置２は、ユーザ端末３から送信されるテキストデータ２８や参照データ３０を受信すると、それらテキストデータ２８や参照データ３０を記憶装置２５にそれぞれ記憶する。そして、文書データ作成支援装置２は、受信した参照データ３０に基づきオブジェクトデータ２９を作成して記憶装置２５に記憶する。また、書式データ３１は、文書データ作成支援装置２から出力される文書データを作成するための情報であり、テキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９の配置場所が規定されている。文書データ作成支援装置２は、この書式データ３１に基づきテキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９のそれぞれを所定位置に適宜配置することで出力対象となる文書データを作成する。
【００２４】
修正箇所特定情報３２は、テキストデータ２８の修正が行われた場合にその修正箇所が記録される情報であり、テキストデータ２８に対する修正履歴に関する情報も含んでいる。この修正箇所特定情報３２には、過去に参照データ３０が更新されたことに伴いテキストデータ２８に対する修正が行われた場合、その参照データ３０とテキストデータ２８の修正箇所とを互いに関連付けた情報が記録される。
【００２５】
参照データ３０の更新に伴ってテキストデータ２８の修正が行なわれると、その修正箇所は、その後更に、同じ参照データ３０が更新された場合に、再び修正が行われる可能性がある。なぜなら、例えば、毎月実施される売上報告など定期的に行なわれる報告会で用いられる資料においては、売上データなどの参照データが毎回更新される。これに伴い、テキストデータは、その更新された参照データに関する説明などの記載部分が毎回修正されると考えられるからである。そのため、文書データ作成支援装置２は、上記のような修正箇所特定情報３２を記憶しておくことにより、参照データ３０が更新された場合に、その修正箇所特定情報３２を参照して、その参照データ３０の更新に対応する過去のテキストデータの修正箇所をユーザ端末３に表示させるようになっている。すなわち、ユーザは、参照データ３０を更新した後、その更新後の参照データ３０を文書データ作成支援装置２に送信するだけで、その参照データ３０の更新に伴ってテキストデータ２８に対して修正すべき部分を確認しながら編集作業をすることが可能となる。以下においては、このような文書データ作成支援装置２の構成について詳細に説明する。
【００２６】
図２は、文書データ作成支援装置２のハードウェア構成の一例を示す図である。図２に示すように、文書データ作成支援装置２は、制御部１５と、ネットワークインターフェース１８と、操作パネル１９と、スキャナ部２０と、プリンタ部２１と、上述した記憶装置２５とを備え、これらがデータバスを介して相互にデータの入出力を行うことができる構成である。また図例に示すように、記憶装置２５には、上述したテキストデータ２８、オブジェクトデータ２９、参照データ３０、書式データ３１及び修正箇所特定情報３２の他に、基本プログラム２６と、文書データ作成支援プログラム２７とが予めインストールされている。
【００２７】
制御部１５は、ＣＰＵ１６とメモリ１７とを備えており、各部の動作を制御するものである。ＣＰＵ１６は、記憶装置２５に記憶されている基本プログラム２６および文書データ作成支援プログラム２７を読み出して実行する。ここで、基本プログラム２６は、文書データ作成支援装置２を構成する情報処理装置に電源が投入されることに伴って、ＣＰＵ１６によって実行される基本的なプログラムである。また文書データ作成支援プログラム２７は、情報処理装置を文書データ作成支援装置２として機能させるためのプログラムである。ＣＰＵ１６は、基本プログラム２６を実行している状態でさらに文書データ作成支援プログラム２７を実行することにより、制御部１５を後述する各種処理部として機能させる。メモリ１７は、ＣＰＵ１６がプログラムを実行することに伴う一時的なデータなどを記憶するものである。
【００２８】
ネットワークインターフェース１８は、文書データ作成支援装置２をネットワーク４に接続するためのものである。制御部１５は、このネットワークインターフェース１８を介してユーザ端末３とのデータ通信を行うようになっている。
【００２９】
操作パネル１９は、ユーザが文書データ作成支援装置２を操作する際のユーザインタフェースとなるものである。この操作パネル１９は、ユーザに対して各種の情報を表示する表示部１９ａと、ユーザによって行われる各種の操作入力を受け付ける操作部１９ｂとを備えている。
【００３０】
スキャナ部２０は、原稿を読み取って画像データを生成するものである。また、プリンタ部２１は、入力する画像データに基づいて出力用紙などに画像形成を行うことにより印刷出力を行うためのものである。
【００３１】
次に図３は、制御部１５の機能構成の一例を示す図である。制御部１５は、上述したＣＰＵ１６が文書データ作成支援プログラム２７を実行することにより、入力部３５、データ管理部３６、表示制御部３７として機能する。また、データ管理部３６は、オブジェクト作成部３８、参照データ更新部３９、テキスト修正部４０及び修正箇所特定部４１としても機能するようになっている。これら各処理部３５〜３７は、ユーザ端末３から参照データ３０及びテキストデータ２８を入力したとき、或いは、ユーザ端末３から閲覧指示など所定の指示を入力したときのそれぞれにおいて、互いに連携した動作を行うように機能する。
【００３２】
次に、記憶装置２５に記憶される書式データ３１について説明する。書式データ３１は、出力対象となる文書データを生成するためにテキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９のそれぞれを各ページのどの位置に配置するかを定義した情報である。また、書式データ３１には、用紙サイズや余白などを定義した情報も含まれる。このような書式データ３１は、文書データ作成支援装置２で作成される文書データの種類ごとに予め作成され、記憶装置２５に記憶される。例えば、毎月実施される売上報告会で用いられる資料の書式データ３１と、商品開発の進捗会議などで用いられる資料の書式データ３１とは、それぞれ異なるデータとして記憶装置２５に別個に記憶される。
【００３３】
尚、本実施形態では、テキストデータ２８の配置位置も書式データ３１に定義されており、記憶装置２５においては書式データ３１とテキストデータ２８とが別々に記憶される場合を例示するが、テキストデータ２８に関しては予め書式データ３１に埋め込まれたものであっても構わない。
【００３４】
図４は、本実施形態における書式データ３１の概念を模式的に示す図である。図例に示すように、書式データ３１は、所定用紙サイズのページ毎にテキストデータ２８を位置決めするためのテキスト領域３１０と、オブジェクトデータ２９を位置決めするためのオブジェクト領域３１１とが含まれる。尚、図例の書式データ３１は、２ページで構成される書式を示しており、１ページ目の書式データ３１ａと、２ページ目の書式データ３１ｂとを含んでいる。
【００３５】
書式データ３１に定義されているテキスト領域３１０およびオブジェクト領域３１１のそれぞれには、配置対象となるテキストデータ２８又はオブジェクトデータ２９を特定するための情報が関連づけられている。このような関連付けは、例えば、テキスト領域３１０およびオブジェクト領域３１１のそれぞれに対して配置対象となるテキストデータ２８又はオブジェクトデータ２９のファイル名などを記述しておくことにより行われる。図例では、書式データ３１の１ページ目には、テキスト領域Ａ１が含まれ、２ページ目には、テキスト領域Ｂ１が含まれている。そして、テキスト領域Ａ１には、ファイル名ＡＡのテキストデータ２８が関連づけられ、また、テキスト領域Ｂ１には、ファイル名ＢＢのテキストデータ２８が関連づけられている。
【００３６】
また図例では、書式データ３１の１ページ目には、オブジェクト領域ａ１が含まれ、２ページ目には、オブジェクト領域ｂ１が含まれている。そして、オブジェクト領域ａ１には、ファイル名ａａのオブジェクトデータ２９が関連づけられ、オブジェクト領域ｂ１には、ファイル名ｂｂのオブジェクトデータ２９が関連づけられている。ここで、オブジェクトデータ２９はユーザ端末３から入力する参照データ３０に基づいて作成されるため、オブジェクトデータ２９のファイル名と、参照データ３０のファイル名とは一定の関連性を有している。そのため、オブジェクト領域ａ１、ｂ１には、参照データ３０のファイル名を関連付けておき、その参照データ３０のファイル名に対して間接的にオブジェクトデータ２９のファイル名が関連付けられたものであっても構わない。
【００３７】
このような状態で、ユーザ端末３からの文書データの閲覧指示が入力部３５によって受付けられると、表示制御部３７は、書式データ３１に基づき、ファイル名ＡＡのテキストデータ２８をテキスト領域Ａ１に配置し、ファイル名ａａのオブジェクトデータ２９をオブジェクト領域ａ１に配置することで１ページ目の文書データを作成する。同様にして表示制御部３７は、テキスト領域Ｂ１とオブジェクト領域ｂ１とにファイル名ＢＢのテキストデータ２８とファイル名ｂｂのオブジェクトデータ２９とをそれぞれ配置することで２ページ目を作成する。そして最終的に全てのページを作成することで文書データの作成が完了したと判断し、完成した文書データをユーザ端末３に表示させる。なお、書式データ３１には、従来のシナリオファイルと同様に、文書データ４３の再生順序や再生タイミングに関する時間情報が含まれるようにしても良い。
【００３８】
次に、図３に示した制御部１５の各処理部によって行われる処理について説明する。以下においては、説明の便宜上、始めに文書データ作成支援装置２がユーザ端末３から新規な参照データ３０を入力したときに各処理部３５〜３７によって実行される処理について説明する。そして、その次に、２回目以降に文書データ作成支援装置２が参照データ３０を入力したときに各処理部３５〜３７によって実行される処理について説明する。
【００３９】
図５は、文書データ作成支援装置２がユーザ端末３から新規な参照データ３０を入力したときの制御部１５の機能構成を示すブロック図である。文書データ作成支援装置２がユーザ端末３から新規な参照データ３０を入力した場合、制御部１５において入力部３５、データ管理部３６及び表示制御部３７が順次機能する。
【００４０】
入力部３５は、ネットワークインターフェース１８を介して入力する参照データ３０、テキストデータ２８及びユーザによる各種の操作に関する指示情報を入力して受け付ける処理部である。なお、ユーザからの指示操作は、操作パネル１９から入力されるものであっても良い。入力部３５によって参照データ３０が受付けられると、次にデータ管理部３６が機能する。
【００４１】
データ管理部３６は、参照データ３０の入力が受け付けられると、修正箇所特定情報３２に基づきその参照データ３０が新規なデータであるか又は更新されたデータであるかを判断する。図６は、新規な参照データ３０を受付けたときに作成される修正箇所特定情報３２の一例を示すものである。修正箇所特定情報３２には、参照データ３０を特定するための情報が記録されるようになっており、例えば、ファイル名が記録されることにより参照データ３０が特定されるようになっている。また、修正箇所特定情報３２は、参照データ３０毎に作成されるものである。
【００４２】
更に、修正箇所特定情報３２には、参照データ３０の受付順位を特定するための情報が記録されるようになっており、最新の参照データ３０の順位が「１」として最も高くなるように記録される。また、修正箇所特定情報３２は、参照データ３０の受付日時と、参照データ３０の更新に伴って修正されたテキストデータ２８を特定するための情報と、このテキストデータ２８の修正箇所を特定するための情報とが記録されるようになっている。
【００４３】
ここで、参照データ３０の更新に伴って修正されたテキストデータ２８を特定するための情報を記録する欄には、例えば、テキストデータ２８のファイル名が記録される。また、この欄には、複数のテキストデータ２８のファイル名を記録することも可能である。その場合には、テキストデータ２８のファイル名毎に修正箇所を特定するための欄が設けられる。なお、この図６に示す修正箇所特定情報３２は、新規な参照データ３０が受付けられた場合に作成される情報を例示しているため、テキストデータ２８と修正箇所とを特定するための情報が記録される欄がブランクになっている。
【００４４】
データ管理部３６は、入力した参照データ３０が新規なデータか、又は更新後のデータかを判断する際、記憶装置２５を検索し、その入力した参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２が既に記憶されているか否かを判断する。データ管理部３６は、入力した参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２が記憶装置２５に未だ記憶されていない場合には、入力した参照データ３０が新規なデータであるものと判断し、入力した参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２が記憶装置２５に既に記憶されている場合には、入力した参照データ３０が更新後のデータであるものと判断する。
【００４５】
ここで、過去の参照データを最新の参照データに修正するときには、一般的に、更新後のファイル名を、更新前のファイル名と同一にして上書保存することもあるし、又は「１０月度・・・」や「１１月度・・・」のように更新前後でファイル名を別のものとして保存することもある。後者の場合、仮にファイル名の完全一致によって新規なデータであるか、又は、更新後のデータであるかを判断してしまうと、ファイル名の一部が異なることで、更新後のデータが新規なデータであると誤って判断される可能性がある。そこで、新規なデータであるか、又は、更新後のデータであるかの判断は、予め登録されたファイル名の一部が一致するか否かで行なうようにしても良いし、また、ファイル名以外のファイル属性等で判断するようにしても良い。
【００４６】
データ管理部３６は、入力した参照データ３０が新規なものであると判断した場合には、新たに修正箇所特定情報３２を生成すると共に、図６に一例として示したように、入力した参照データ３０のファイル名と受付日時とを修正箇所特定情報３２に記録する。一方、データ管理部３６は、入力した参照データ３０を記録した修正箇所特定情報３２が記憶装置２５に既に記憶されている場合には、入力した参照データ３０が更新によるものであると判断して、その参照データ３０の更新に伴う処理を実行する。
【００４７】
データ管理部３６は、入力した参照データ３０が新規なデータであると判断した場合、その参照データ３０を記憶装置２５に記憶させる。参照データ３０は、グラフ等のオブジェクトデータ２９を作成するために参照される情報であり、例えば、図７に一例として示すようなテーブルデータである。このような参照データ３０は、ユーザ端末３にインストールされた参照データ３０を作成するためのアプリケーションプログラムを実行することで作成可能である。
【００４８】
入力部３５によって上記のような参照データ３０が入力されると、データ管理部３６に含まれるオブジェクト作成部３８が機能する。オブジェクト作成部３８は、入力した参照データ３０に基づき、例えば、図７に示すようなグラフ等のオブジェクトデータ２９を作成して記憶装置２５に記憶させる。このとき、オブジェクト作成部３８は、作成したオブジェクトデータ２９を参照データ３０に関連づけて記憶する。
【００４９】
次に、テキストデータ２８を入力する場合の動作について説明する。テキストデータ２８は、ユーザ端末３にインストールされているテキストデータ２８を作成するためのアプリケーションプログラムを起動することによって作成される。そして、作成されたテキストデータ２８は、ユーザ端末３から文書データ作成支援装置２に送信される。
【００５０】
テキストデータ２８がユーザ端末３から送信されると、文書データ作成支援装置２において、入力部３５がそのテキストデータ２８を入力して受付ける。テキストデータ２８には、図７に一例として示すように、参照データ３０に関した説明文などの記載が含まれている。
【００５１】
また、データ管理部３６は、入力部３５によってテキストデータ２８が入力されると、そのテキストデータ２８が、新規なテキストデータか、又は、修正後のテキストデータであるかを判断する。この判断は、例えば、上述した参照データ３０の場合と同様にして行なうことができる。すなわち、データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８に対応するテキストデータが記憶装置２５に既に記憶されているか否かを確認し、入力したテキストデータ２８に対応するテキストデータが記憶装置２５に既に記憶されている場合には、その入力したテキストデータ２８が修正後のテキストデータであると判断し、そうでない場合には、新規なテキストデータであると判断する。
【００５２】
そして、データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させる。このようにして、文書データ作成支援装置２は、新規な参照データ３０を入力した場合、その新規な参照データ３０と、その新規な参照データ３０に基づき作成されたオブジェクトデータ２９と、その新規な参照データ３０に対応して作成された修正箇所特定情報３２とを記憶装置２５に記憶する。また、文書データ作成支援装置２は、新規なテキストデータ２８を入力した場合、その新規なテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶する。このとき、オブジェクトデータ２９と修正箇所特定情報３２とは、新規な参照データ３０に関連づけられ記憶装置２５に記憶される。
【００５３】
次に、文書データを作成してユーザ端末３に表示させるための処理について説明する。テキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９が記憶装置２５に記憶されると、表示制御部３７は、文書データを閲覧するか否かを確認する確認画面をユーザ端末３に表示させる。入力部３５は、ユーザ端末３からの閲覧指示を受付ける。この閲覧指示には、文書データを指定する情報が含まれている。表示制御部３７は、入力部３５を介してユーザ端末３から閲覧指示を受付けると、その閲覧指示により指定された文書データに対応する書式データ３１を記憶装置２５から読出す。そして、表示制御部３７は、読出した書式データ３１に設定されたテキスト領域３１０及びオブジェクト領域３１１に対応するテキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９を記憶装置２５から読出す。表示制御部３７は、読出したテキストデータ２８とオブジェクトデータ２９とを書式データ３１に従って各ページの所定位置に配置する。このようにして、表示制御部３７は、例えば図７に示した、出力対象となる文書データ４３を生成してユーザ端末３に表示させる。
【００５４】
このようにしてユーザ端末３に表示された文書データ４３は、ユーザによって閲覧され、テキストデータ２８やオブジェクトデータ２９の内容がチェックされる。また、文書データ４３は、ユーザによりチェックが行われた後に、例えば、報告会など所定の目的のために用いられることになる。そして、ユーザのチェックにより修正が必要になった場合や、この文書データ４３をベースとして次回の報告会の資料などが作成される場合に、参照データ３０が更新されたり、更新された参照データ３０に適した内容とするためにテキストデータ２８の修正が行なわれたりする。
【００５５】
図８は、そのような参照データ３０の更新に伴う処理を行なう際に機能する処理部を示すブロック図である。ここで、本実施形態では、参照データ３０の更新に伴う処理には、初回の更新に伴う処理と２回目以降の更新に伴う処理とがあり、それぞれで処理内容が異なる。そこで、以下の説明においては、初回の更新に伴う処理について最初に説明し、その次に、２回目以降の更新に伴う処理について説明する。ここで、初回の更新に伴う処理では、参照データ３０の更新に伴って修正されたテキストデータ２８の修正箇所を特定する処理が実行される。そして、２回目以降の更新に伴う処理では、参照データ３０の更新に伴い、初回目以降の処理で特定された修正箇所をユーザ端末３に表示する処理が実行される。
【００５６】
まず、図９を参照して、記憶装置２５に記憶されている参照データ３０の初回目の更新について一例を挙げて説明する。図９は、初回更新時の参照データ３０を更新前後で比較して示した図である。図例に示すように、更新前の参照データ３０は、１０月度の販売結果に関するデータが示されており、そして、この参照データ３０が１１月度の販売結果に関するデータに更新されている。
【００５７】
参照データ３０が更新されるときには、上述した処理によって、記憶装置２５には、既にテキストデータ２８、オブジェクトデータ２９及び参照データ３０が記憶されている。但し、初回更新時における修正箇所特定情報３２は、図６に示したように新規な参照データ３０として受付けられたときに作成される順位「１」の情報が記録されただけの状態である。以下においては、そのような状態で、図９に示した更新後の参照データ３０が入力される場合に、図８に示す各処理部３５〜３７によって実行される処理を説明する。
【００５８】
ユーザ端末３から更新後の参照データ３０が送信されると、文書データ作成支援装置２の入力部３５は、入力した参照データ３０を受付ける。データ管理部３６は、入力した参照データ３０が新規なデータか、又は更新後のデータであるかを、上記と同様にして判断する。そして、データ管理部３６は、入力した参照データ３０が更新後のデータであると判断した場合には、更に、入力した参照データ３０が初回更新によるものか又は２回目以降の更新によるものかを判断する。この判断は、修正箇所特定情報３２の履歴を参照することによって行なわれる。
【００５９】
すなわち、データ管理部３６は、入力した参照データ３０が更新後のデータであると判断した場合には、更に、修正箇所特定情報３２に順位が「２」以上の履歴が記録されているか否かを確認する。データ管理部３６は、修正箇所特定情報３２に順位が「２」以上の履歴が記録されていない場合には、入力した参照データ３０が初回更新によるものと判断する。一方、データ管理部３６は、修正箇所特定情報３２に順位が「２」以上の履歴が既に記録されている場合には、入力した参照データ３０が２回目以降の更新によるものと判断する。図６の例では、修正箇所特定情報３２には、順位が「１」の履歴のみ記録されており、順位が「２」以上の履歴は記録されていないため、初回更新によるものであると判断される。
【００６０】
入力した参照データ３０が初回更新によるものと判断された場合には、次に、データ管理部３６に含まれる参照データ更新部３９が機能する。参照データ更新部３９は、図１０に一例として示すように、修正箇所特定情報３２に参照データ３０の更新結果を反映させる。すなわち、参照データ更新部３９は、図１０に示すように、入力した参照データ３０の受付日時を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。また、参照データ更新部３９は、それまで順位が「１」であった、更新前の参照データ３０の各情報を１つずつ下位の順位に繰り下げて記録する。
【００６１】
また、参照データ更新部３９は、入力した更新後の参照データ３０を記憶装置２５に記憶させる。ここで、更新後の参照データ３０と、更新前の参照データ３０とが、同一のファイル名である場合、更新前の参照データ３０をバックアップファイルとして別ファイル名で保存しておくことが好ましい。これにより、更新前の参照データ３０も記憶装置２５に保存されるため、過去の参照データの内容も適宜参照することができるようになる。
【００６２】
また、オブジェクト作成部３８は、入力した更新後の参照データ３０に基づき、更新後のオブジェクトデータ２９を作成し更新後の参照データ３０に関連づけて記憶装置２５に記憶させる。なお、更新前の参照データ３０に基づき作成されたオブジェクトデータ２９をバックアップとして保存しておいても良い。
【００６３】
次に、図１１を参照して、参照データ３０の初回更新に伴って修正されるテキストデータ２８について説明する。図１１は、参照データ３０の初回更新に伴って修正されるテキストデータ２８の修正前後の一例を示すものである。図例では、修正後のテキストデータ２８は、修正前のテキストデータ２８に対して１行目と４行目にのみ修正が行なわれており、他の記載は修正前後で同一である。このような修正後のテキストデータ２８は、ユーザ端末３において作成され、文書データ作成支援装置２に送信される。
【００６４】
入力部３５は、ユーザ端末３から送信される修正後のテキストデータ２８を入力して受付ける。データ管理部３６は、そのテキストデータ２８が、新規なテキストデータか、又は、修正後のテキストデータであるかを上記と同様にして判断する。そして、入力したテキストデータ２８が、修正後のテキストデータであると判断した場合には、次に、入力した修正後のテキストデータ２８が何れの参照データ３０の更新に伴うものであるかを判別する。
【００６５】
例えば、入力したテキストデータ２８が何れの参照データ３０の更新に伴うものであるかの判別は、その修正後のテキストデータ２８が受付けられる前に更新された参照データ３０を特定することによって行なわれる。そのような参照データ３０が複数ある場合には、それら複数の参照データ３０に対応する全ての修正箇所特定情報３２の履歴を参照することで一の参照データ３０を特定する。すなわち、データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８の受付日時を特定すると共に、全ての修正箇所特定情報３２の履歴を参照して、その特定した受付日時と最も近い受付日時で更新された一の参照データ３０を特定する。
【００６６】
このようにしてテキストデータ２８の受付日時に最も近い受付日時で更新された参照データ３０を特定する理由は以下の通りである。すなわち、ユーザは、文書データ４３を作成する際、先に参照データ３０の更新を済ませ、その参照データ３０を確認しながら一連の作業としてテキストデータ２８の修正を行なうことが一般的だと考えられる。そして、ユーザは、更新後の参照データ３０を文書データ作成支援装置２に送信すると、その参照データ３０の更新に伴い修正したテキストデータ２８を、更新後の参照データ３０の送信から比較的早いタイミングで、且つ他のテキストデータ２８よりも先に、文書データ作成支援装置２に送信すると考えられるからである。
【００６７】
また、この場合、表示制御部３７は、上記のようにして特定された参照データ３０が適切なものか否かを確認するための更新データ確認画面を生成してユーザ端末３に表示させても良い。この更新データ確認画面では、特定された参照データ３０が適切なものでない場合に、ユーザが適切な参照データ３０を指定できるようにしておくことにより、修正後のテキストデータ２８に対応する参照データ３０を適切に特定することができるようになる。
【００６８】
なお、上述したように、修正後のテキストデータ２８が受付けられる度に、そのテキストデータ２８の受付日時と最も近い受付日時で更新された参照データ３０をテキストデータ２８に関連するものとして特定するようにすると、複数のテキストデータ２８が一の参照データ３０に関連するものとして特定されることもある。その場合には、参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２には、複数のテキストデータ２８のファイル名が記録される。
【００６９】
参照データ３０が特定されると、次に、テキスト修正部４０が機能する。テキスト修正部４０は、入力したテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させる。このとき、テキスト修正部４０は、修正前のテキストデータ２８をバックアップファイルとして保存する。これにより、記憶装置２５には、更新後の参照データ３０、更新後のオブジェクトデータ２９及び修正後のテキストデータ２８が書式データ３１に関連づけられたデータとして記憶されると共に、更新前の参照データ３０、更新前のオブジェクトデータ２９及び修正前のテキストデータ２８がバックアップファイルとして記憶される。
【００７０】
ここで、テキスト修正部４０は、修正前のテキストデータ２８をバックアップとして記憶装置２５に記憶させる際、ファイル名を別ファイル名に変更する。また、テキスト修正部４０は、特定された参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２を参照し、修正後のテキストデータ２８のファイル名を、修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録すると共に、受付順位が「２」に繰り下がったファイル名を、変更されたバックアップのファイル名に書き換える。このようにして、図１０に示す修正箇所特定情報３２には、受付順位の「１」と「２」にテキストデータ２８のファイル名がそれぞれ記録される。
【００７１】
次に、修正箇所特定部４１によって実行される比較処理について説明する。比較処理は、修正前後のテキストデータ２８を比較することで、修正後のテキストデータ２８に加えられた修正箇所を特定するための処理である。
【００７２】
修正箇所特定部４１は、修正後のテキストデータ２８のファイル名が修正箇所特定情報３２に記録されることで比較処理を開始する。まず、修正箇所特定部４１は、修正箇所特定情報３２の履歴を参照して、順位が「１」と「２」のテキストデータ２８のそれぞれを記憶装置２５から読出す。なお、順位が「１」のテキストデータ２８は、修正後のテキストデータ２８であり、順位が「２」のテキストデータ２８は、修正前のテキストデータ２８である。
【００７３】
次に、修正箇所特定部４１は、読出した修正後のテキストデータ２８と、修正前のテキストデータ２８とを比較して差分を抽出する。例えば、修正後のテキストデータ２８と修正前のテキストデータ２８との差分は、文字若しくは文字列として抽出される。そして、修正箇所特定部４１は、この差分として抽出される文字若しくは文字列の部分を修正箇所として特定し、その特定した修正箇所を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。なお、本実施形態では、修正箇所を行単位で特定する場合を例示している。ただし、修正箇所をどのように特定するかは適宜設計が可能であり、例えば、抽出した差分である文字又は文字列そのものや、差分のある位置を中心とした所定範囲を修正箇所として特定しても良い。
【００７４】
図１１に示したテキストデータ２８の例では、修正後のテキストデータ２８と修正前のテキストデータ２８とを比較すると、１行目と４行目に差分が抽出される。この場合、修正箇所特定部４１は、抽出した差分に基づいて１行目と４行目とを修正箇所として特定し、その修正箇所を示す情報として「Ｌ１」、「Ｌ４」を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。このようにして、図１０に示すように、修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に修正箇所を特定するための情報が記録される。
【００７５】
上記のように修正箇所特定部４１によって修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録される一方で、修正後のテキストデータ２８及び更新後のオブジェクトデータ２９が記憶装置２５に記憶されると、表示制御部３７は、文書データ４３を閲覧するか否かを確認する確認画面をユーザ端末３に表示させる。そして、表示制御部３７は、ユーザ端末３からの閲覧指示を入力すると、更新された参照データ３０及び修正されたテキストデータ２８を書式データ３１に従って配置することにより文書データ４３を生成してユーザ端末３に表示させる。
【００７６】
このようにしてユーザ端末３に表示される文書データ４３は、上述したように、報告会など所定の目的のために再び用いられることになる。そして、この文書データ４３をベースとして、次回の報告会の資料などが作成される場合に、更に更新された参照データ３０がユーザによって作成されユーザ端末３から文書データ作成支援装置２に送信される。
【００７７】
ここで、過去に少なくとも１回更新された参照データ３０が更に更新されるときには、上記のように過去の更新に伴って修正されたテキストデータ２８の修正箇所が修正箇所特定情報３２に既に記録されている。そのため、２回目以降の参照データ３０が更新される場合には、その参照データ３０の過去の更新に伴って修正されたテキストデータ２８の修正箇所をユーザ端末３に表示させることが可能となる。
【００７８】
以下、２回目以降に参照データ３０が更新されるときに、図８に示す各処理部３５〜３７によって行なわれる処理について具体的に説明する。参照データ更新部３９は、入力した参照データ３０が２回目以降の更新によるものであるとデータ管理部３６によって判断された場合、図１２に示すように、入力した参照データ３０の受付日時を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。また、参照データ更新部３９は、既に修正箇所特定情報３２に記録されている各情報の順位を１つずつ下位に繰り下げて記録する。
【００７９】
また、参照データ更新部３９は、入力した更新後の参照データ３０を記憶装置２５に記憶させる。このとき、参照データ更新部３９は、更新前の参照データ３０をバックアップとして別ファイル名で保存する。また、オブジェクト作成部３８は、入力した更新後の参照データ３０に基づき、更新後のオブジェクトデータ２９を作成し更新後の参照データ３０に関連づけて記憶装置２５に記憶させる。
【００８０】
２回目以降の更新により作成されたオブジェクトデータ２９が記憶装置２５に記憶されると、次に、表示制御部３７が機能する。表示制御部３７は、修正箇所を表示するための修正箇所表示画面４５を生成してユーザ端末３に表示させる。図１３は、そのような修正箇所表示画面４５の一例を示す図である。この図１３に示すように、修正箇所表示画面４５は、編集対象となるテキストデータ２８を表示するテキスト表示画面４５ａと、このテキスト表示画面４５ａに表示されるテキストデータ２８よりも更に過去のテキストデータ２８を表示するための過去閲覧ボタン４５ｃと、オブジェクトデータ２９を表示するオブジェクト表示画面４５ｂとを有している。テキスト表示画面４５ａに表示されるテキストデータ２８は、編集対象となるものであり、ユーザによって適宜修正されることで修正後のテキストデータ２８が作成される。このような修正箇所表示画面４５を生成するために、表示制御部３７は、以下のような処理を実行する。
【００８１】
すなわち、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２を参照して、順位が「２」に繰り下がったテキストデータ２８を特定すると共に、そのテキストデータ２８に対応する修正箇所が記録されているかを確認する。そして、テキストデータ２８に対応する修正箇所が記録されている場合、表示制御部３７は、その修正箇所を特定する。ここで、修正箇所特定情報３２の順位が「２」のテキストデータ２８は、記憶装置２５に記憶されている最新のものである。図１２の例では、順位が「２」に繰り下がったテキストデータ２８のファイル名は「ＡＡ」であり、修正箇所は「Ｌ１」、「Ｌ４」である。すなわちこの場合、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２を参照して、順位が「２」に繰り下がったテキストデータ２８のファイル名が「ＡＡ」であり、また、そのテキストデータ２８の修正箇所が１行目と４行目であることを特定する。
【００８２】
表示制御部３７は、特定されたテキストデータ２８を記憶装置２５から読出してテキスト表示画面４５ａに表示する。このとき表示制御部３７は、テキスト表示画面４５ａに表示されるテキストデータ２８に対して、特定された修正箇所を他の部分と区別可能になるように強調表示又は装飾表示を行ない、他の部分と異なる表示態様で表示する。例えば、図１３に一例として示すように、表示制御部３７は、テキストデータ２８の１行目と４行目にハイライト処理を施して表示する。ただしこれに限定されず、修正箇所をどのように表示するかは適宜設計が可能である。例えば、表示制御部３７は、修正箇所を点滅させても良い。このような表示態様により、参照データ３０の更新に伴い、ユーザに対してテキストデータ２８の修正すべき箇所を報知することができるようになる。
【００８３】
また、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２に修正箇所が記録されていない場合には、単に、テキストデータ２８をテキスト表示画面４５ａに表示する。また、一の参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２に複数のテキストデータ２８のファイル名が記録されている場合には、表示制御部３７は、一の修正箇所表示画面４５に、それら複数のテキストデータ２８をまとめて表示しても良いし、又は、複数のテキストデータ２８毎に複数の修正箇所表示画面４５を生成しても良い。
【００８４】
このようにしてユーザ端末３には、参照データ３０の更新に伴って修正すべき箇所が明示された状態で、テキストデータ２８が修正箇所表示画面４５に表示されるようになる。そして、ユーザは、この修正箇所表示画面４５を参照しながら編集作業を行なうことで、修正すべき箇所に対して漏れなく修正を行なうことができる。また、テキスト表示画面４５ａには、編集対象となるテキストデータ２８が表示されるので、ユーザにとっては、ファイル名をたどって編集対象となるテキストデータ２８を探し出すよりも速やかに文書作成作業に取りかかることが可能になる。また、テキスト表示画面４５ａに表示されるテキストデータ２８には、参照データ３０の更新に伴って修正すべき箇所が明示されているため、ユーザにとっては、そのような修正すべき箇所を自身で探し出す必要がなくなるので効率的に文書作成作業を進めることが可能となる。
【００８５】
また、表示制御部３７は、記憶装置２５を検索し、参照データ３０に関連づけられた最新のオブジェクトデータ２９と、このオブジェクトデータ２９に対して１つ前のオブジェクトデータ２９とをそれぞれ記憶装置２５から読出す。オブジェクトデータ２９が複数ある場合、何れのオブジェクトデータ２９が１つ前であるかについての判断は、オブジェクトデータ２９の作成日付や、オブジェクトデータ２９に関連づけられた参照データ３０の受付日時で決定すれば良い。表示制御部３７は、読出したオブジェクトデータ２９をオブジェクト表示画面４５ｂに表示する。このとき、表示制御部３７は、それぞれのオブジェクトデータ２９を対比可能に表示する。例えば、図１３に一例として示すように、表示制御部３７は、更新前後のオブジェクトデータを上下に並べて表示する。ただしこれに限定されず、オブジェクトデータ２９をどのように表示するかは、適宜設計が可能である。例えば、それぞれのオブジェクトデータ２９を色分けして重ねて表示しても良い。
【００８６】
このように、オブジェクト表示画面４５ｂには、最新のオブジェクトデータ２９が表示されるので、ユーザは、そのオブジェクトデータ２９のファイル名をたどって探し出す必要が無くなり効率よく作業を進めることが可能となる。また、オブジェクト表示画面４５ｂには、最新のオブジェクトデータ２９と共に、そのオブジェクトデータ２９に対して１つ前となるオブジェクトデータ２９が対比可能に表示されるので、ユーザは、それらのオブジェクトデータ２９を比較しながらテキストデータ２８の編集作業をすることが可能となる。
【００８７】
また、図例に示す修正箇所表示画面４５の過去閲覧ボタン４５ｃが押下されると、制御部１５は、以下のように処理を実行する。すなわち、表示制御部３７は、過去閲覧ボタン４５ｃが押下されると、修正箇所特定情報３２を参照して、そのときテキスト表示画面４５ａに表示されているテキストデータ２８に対して次の順位に位置するテキストデータ２８を特定する。例えば、図１３に示したテキスト表示画面４５ａには、図１２で示した修正箇所特定情報３２の順位が「２」に記録された、ファイル名が「ＡＡ」であるテキストデータ２８が表示されているとすると、表示制御部３７は、過去閲覧ボタン４５ｃが押下されることで修正箇所特定情報３２を参照し、次の順位に記録されたテキストデータ「ＡＡ．００１」を特定する。
【００８８】
そして、表示制御部３７は、特定したテキストデータ２８を記憶装置２５から読出してテキスト表示画面４５ａに表示する。なお、図示しないが、テキスト表示画面４５ａには、修正前後のテキストデータ２８を切替えて表示可能にするためのタブを設けても良い。また、テキスト表示画面４５ａに表示された修正前のテキストデータ２８は、修正後のテキストデータ２８と同様に編集対象となるものであり、ユーザによって適宜修正が加えられることで修正後のテキストデータ２８になり得る。
【００８９】
更に、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２を参照し、テキスト表示画面４５ａに表示されるテキストデータ２８の修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されているか否かを判断し、修正箇所が記録されている場合には、その修正箇所を他の部分と区別可能に表示する。但し、図１２に示すようなファイル名が「ＡＡ.００１」のテキストデータ２８のように、修正箇所特定情報３２に修正箇所が記録されていない場合、表示制御部３７は、単に、テキストデータ２８をテキスト表示画面４５ａに表示する。
【００９０】
また、過去閲覧ボタン４５ｃが押下されることで、表示制御部３７は、修正前のテキストデータ２８に対応する更新前のオブジェクトデータ２９を表示するように処理しても良い。すなわち、この過去閲覧ボタン４５ｃが押下されると、表示制御部３７は、記憶装置２５を検索し、そのときオブジェクト表示画面４５ｂに表示されているオブジェクトデータ２９に対して１つ前となる過去のオブジェクトデータ２９を作成日時などにより特定し記憶装置２５から読出す。そして、表示制御部３７は、読出したオブジェクトデータ２９をオブジェクト表示画面４５ｂに表示する。更に、この場合、オブジェクト表示画面４５ｂに表示されたオブジェクトデータ２９に対して更新前後となるオブジェクトデータ２９を比較可能に表示するように構成しても良い。これにより、修正前のテキストデータ２８に対応するオブジェクトデータ２９のファイル名をたどって探すよりも速やかに所望のオブジェクトデータ２９が表示されるので、結果として、効率良くテキストデータ２８の編集作業を進めることが可能となる。
【００９１】
そして、修正後のテキストデータ２８の内容がユーザによって決定され、その修正後のテキストデータ２８が入力部３５に入力されると、テキスト修正部４０は、その修正後のテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させる。このとき、テキスト修正部４０は、更新前のテキストデータ２８をバックアップファイルとして別ファイル名で保存する。
【００９２】
また、図示しないが、テキスト修正部４０は、修正後のテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させると、修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄にその最新のテキストデータ２８を特定するための情報を記録する。また、修正後のテキストデータ２８を特定するための情報が修正箇所特定情報３２に記録されると、修正箇所特定部４１は、順位が「１」である最新のテキストデータ２８と、順位が「２」に繰り下がったテキストデータ２８との比較処理を開始する。そして、修正箇所特定部４１は、今回の修正による修正箇所を特定し、その特定した修正箇所を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。
【００９３】
修正後のテキストデータ２８及び更新後のオブジェクトデータ２９が記憶装置２５に記憶されると、表示制御部３７は、文書データ４３を閲覧するか否かを確認する確認画面をユーザ端末３に表示させる。そして、表示制御部３７は、ユーザ端末３から閲覧指示を受付けると、更新された参照データ３０及び修正されたテキストデータ２８を書式データ３１に従って配置することにより文書データ４３を生成してユーザ端末３に表示させる。このようにして２回目以降の更新に伴う処理は終了する。
【００９４】
次に、上述した制御部１５における具体的な処理手順について説明する。図１４は、制御部１５において行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は、制御部１５において参照データ３０の入力が受付けられる都度、実行される。そのため、制御部１５においては、図１４のフローチャートに基づく処理が複数並列して実行されることもある。以下、このフローチャートを参照しつつ制御部１５の処理について説明する。
【００９５】
まず、入力部３５によって参照データ３０が受付けられると（ステップＳ１のＹＥＳ）、制御部１５は、その参照データ３０が新規なデータか、又は更新後のデータかを判別する（ステップＳ２）。そして、制御部１５は、参照データ３０が新規なデータであると判別した場合（ステップＳ２のＹＥＳ）には、文書データ作成処理を実行する（ステップＳ３）。一方、参照データ３０が更新後のデータであると判別された場合には（ステップＳ２のＮＯ）、制御部１５は、更に、参照データ３０の入力が初回の更新によるものか、又は２回目以降の更新によるかの判別を行なう（ステップＳ４）。制御部１５は、参照データ３０の入力が初回の更新によるものであると判断した場合には（ステップＳ４のＹＥＳ）、初回の更新に伴う処理として第１の更新処理を実行する（ステップＳ５）。一方、制御部１５は、参照データ３０の入力が２回目以降の更新によるものであると判断した場合には（ステップＳ４のＮＯ）、２回目以降の更新に伴う処理として第２の更新処理を実行する（ステップＳ６）。制御部１５では、参照データ３０が受付けられる度に、このような処理が繰り返し実行される。
【００９６】
図１５は、文書データ作成処理（ステップＳ３）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。まず、データ管理部３６は、この処理が開始されると、新規な修正箇所特定情報３２を生成すると共に(ステップＳ１０)、その参照データ３０を記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ１１）。また、オブジェクト作成部３８は、入力した参照データ３０に基づきオブジェクトデータ２９を作成して、記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ１２）。
【００９７】
この状態で、入力部３５によってテキストデータ２８が受付けられると（ステップＳ１３のＹＥＳ）、データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８が新規なテキストデータ２８であるか、又は、修正後のテキストデータ２８であるかを判断する（ステップＳ１４）。データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８が新規なテキストデータ２８であると判断した場合には（ステップＳ１４のＹＥＳ）、そのテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ１５）。一方、データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８が修正後のテキストデータ２８であると判断した場合には（ステップＳ１４のＮＯ）、ステップＳ１５〜Ｓ２０をスキップする。また、テキストデータ２８が受付けられない場合は（ステップＳ１３のＮＯ）、データ管理部３６は、テキストデータ２８が受付けられるまで待機する。
【００９８】
そして、表示制御部３７は、入力部３５を介してユーザ端末３からの閲覧指示を受付けると（ステップＳ１６のＹＥＳ）、その閲覧指示に基づき書式データ３１を記憶装置２５から読出すと共に（ステップＳ１７）、その書式データ３１に関連づけられたテキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９を記憶装置２５から読出す（ステップＳ１８）。更に、表示制御部３７は、その書式データ３１に基づきテキストデータ２８とオブジェクトデータ２９とを配置することで文書データ４３を作成して（ステップＳ１９）、ユーザ端末３に表示させる（ステップＳ２０）。一方、表示制御部３７は、ユーザ端末３からの閲覧指示を受付けない場合には（ステップＳ１６のＮＯ）、ステップＳ１７〜Ｓ２０をスキップする。以上のようにして文書データ作成処理は終了する。
【００９９】
次に、図１６、図１７は、第１の更新処理（ステップＳ５）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。図１６に示すように、この処理が開始されると、参照データ更新部３９は、修正箇所特定情報３２を更新する（ステップＳ３１）、すなわち、参照データ更新部３９は、修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に、入力した参照データ３０の受付日時を記録すると共に、それまで修正箇所特定情報３２の順位が「１」記録されていた各情報の順位を繰り下げて記録する。また、参照データ更新部３９は、更新後の参照データ３０を記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ３２）。このとき、オブジェクト作成部３８は、入力した更新後の参照データ３０に基づき更新後のオブジェクトデータ２９を作成し、作成した更新後のオブジェクトデータ２９を記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ３３）。
【０１００】
この状態で、入力されたテキストデータ２８が入力部３５によって受付けられると（ステップＳ３４のＹＥＳ）、データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８が新規なテキストデータ２８であるか、又は、修正後のテキストデータ２８であるかを判別する（ステップＳ３５）。データ管理部３６は、入力したテキストデータ２８が新規なテキストデータ２８であると判断した場合には（ステップＳ３５のＹＥＳ）、ステップＳ３６〜４４をスキップする。また、データ管理部３６は、テキストデータ２８が受付けられない場合には（ステップＳ３４のＮＯ）、テキストデータ２８が受付けられるまで待機する。
【０１０１】
一方、テキスト修正部４０は、入力したテキストデータ２８が修正後のテキストデータ２８であると判断された場合には（ステップＳ３５のＮＯ）、そのテキストデータ２８に関連する参照データ３０を特定する（ステップＳ３６）。そして、テキスト修正部４０は、テキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させると共に（ステップＳ３７）、そのテキストデータ２８のファイル名を、特定された参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２に記録する（ステップＳ３８）。次に、修正箇所特定部４１は、比較処理を実行する（ステップＳ３９）。
【０１０２】
次に、図１７に示すように、表示制御部３７は、入力部３５を介してユーザ端末３からの閲覧指示を受付けると（ステップＳ４０のＹＥＳ）、その閲覧指示に基づき書式データ３１を記憶装置２５から読出すと共に（ステップＳ４１）、書式データ３１に関連づけられたテキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９を記憶装置２５から読出す（ステップＳ４２）。更に、表示制御部３７は、書式データ３１に基づきテキストデータ２８とオブジェクトデータ２９とを配置することで文書データ４３を作成して（ステップＳ４３）、ユーザ端末３に表示させる（ステップＳ４４）。一方、表示制御部３７は、ユーザ端末３からの閲覧指示を受付けない場合には（ステップＳ４０のＮＯ）、ステップＳ４１〜Ｓ４４をスキップする。以上のようにして第１の更新処理は終了する。
【０１０３】
次に、図１８は、比較処理（ステップＳ３９）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。図例に示すように、まず、修正箇所特定部４１は、この処理を開始すると、修正箇所特定情報３２で順位が「１」として記録されたテキストデータ２８と、次の順位に記録されたテキストデータ２８とを記憶装置２５から読出す（ステップＳ５１）。そして、修正箇所特定部４１は、読出したそれぞれのテキストデータ２８を比較して（ステップＳ５２）、差分を抽出する（ステップＳ５３）。そして、差分が抽出された位置を修正箇所として特定し（ステップＳ５４）、その特定された修正箇所を修正箇所特定情報３２に記録する（ステップＳ５５）。以上のようにして比較処理は終了する。
【０１０４】
次に、図１９、図２０は、第２の更新処理（ステップＳ６）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。図１９に示すように、参照データ更新部３９は、この処理が開始されると、まず、修正箇所特定情報３２を更新する（ステップＳ６１）。すなわち、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に参照データ３０の受付日時を記録すると共に、それまで修正箇所特定情報３２に記録されていた各情報の順位を繰り下げて記録する。また、参照データ更新部３９は、更新後の参照データ３０を記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ６２）。また、オブジェクト作成部３８は、受付けられた更新後の参照データ３０に基づき更新後のオブジェクトデータ２９を作成し、作成した更新後のオブジェクトデータ２９を記憶装置２５に記憶させる（ステップＳ６３）。
【０１０５】
次に、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２を読出し（ステップＳ６５）、順位が「２」の欄に記録された最新のテキストデータ２８を特定すると共に（ステップＳ６６）そのテキストデータ２８に対応する修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されているか否かを判断する（ステップＳ６７）。表示制御部３７は、最新のテキストデータ２８に対応する修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されている場合には（ステップＳ６７のＹＥＳ）、その修正箇所を特定する（ステップＳ６８）。一方、表示制御部３７は、最新のテキストデータ２８に対応する修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されていない場合には（ステップＳ６７のＮＯ）、ステップＳ６８をスキップする。そして、表示制御部３７は、最新のテキストデータ２８と修正箇所とに基づき修正箇所表示画面４５を生成して（ステップＳ６９）、ユーザ端末３に表示させる（ステップＳ７０）。
【０１０６】
次に、図２０に示すように、ユーザによって修正箇所表示画面４５に表示されたテキストデータ２８に対して修正がなされ修正内容が決定されると（ステップＳ７１のＹＥＳ）、テキスト修正部４０は、修正後のテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させると共に（ステップＳ７２）、修正後のテキストデータ２８のファイル名を修正箇所特定情報３２に記録する（ステップＳ７３）。
【０１０７】
次に、修正箇所特定部４１は、比較処理を実行する（ステップＳ７４）。なお、この比較処理については、図１８を参照して述べた処理と同様であるので説明を省略する。一方、テキストデータ２８の修正内容が決定されない場合には（ステップＳ７１のＮＯ）、制御部１５は、テキストデータ２８の修正内容が決定されるまで待機する。
【０１０８】
表示制御部３７は、入力部３５を介してユーザ端末３からの閲覧指示を受付けると（ステップＳ７５のＹＥＳ）、その閲覧指示に基づき書式データ３１を記憶装置２５から読出すと共に（ステップＳ７６）、その書式データ３１に関連づけられたテキストデータ２８及びオブジェクトデータ２９を記憶装置２５から読出す（ステップＳ７７）。更に、表示制御部３７は、その書式データ３１に基づきテキストデータ２８とオブジェクトデータ２９とを配置することで文書データ４３を作成して（ステップＳ７８）、ユーザ端末３に表示させる（ステップＳ７９）。一方、表示制御部３７は、ユーザ端末３からの閲覧指示を受付けない場合には（ステップＳ７５のＮＯ）、ステップＳ７６〜Ｓ７９をスキップする。以上のようにして第２の更新処理は終了する。
【０１０９】
以上のように、本実施形態の文書データ作成支援装置２は、テキスト以外のオブジェクトを作成するために参照される参照データ３０が入力された場合に、その参照データ３０が新規なデータか又は更新後のデータかを判断するデータ管理部３６を有している。このデータ管理部３６に含まれる修正箇所特定部４１は、参照データ３０の更新に伴って修正されたテキストデータ２８が入力されると、修正前後のテキストデータ２８を対比することによって修正箇所を特定し、その修正箇所を修正箇所特定情報３２に記録する。このようにして修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録された状態で、更に参照データ３０が更新されると、表示制御部３７は、更新後の参照データ３０に対応する修正箇所特定情報３２を参照して最新のテキストデータ２８を特定すると共に、このテキストデータ２８に対応する修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されているか否かを判断する。そして、テキストデータ２８に対応する修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されている場合には、表示制御部３７は、その修正箇所を特定する。また、表示制御部３７は、最新のテキストデータ２８を記憶装置２５から読出すと共に、読出したテキストデータ２８と、特定された修正箇所に基づき修正箇所表示画面４５を生成してユーザ端末３に表示させる。
【０１１０】
このような構成によれば、以下のような利点がある。すなわち、修正箇所表示画面４５のテキスト表示画面４５ａには、入力した参照データ３０に関連するテキストデータ２８が表示されるので、ユーザにとっては、ファイル名をたどって探し出すよりも速やかに文書作成作業に取りかかることが可能になる。更に、テキスト表示画面４５ａに表示されるテキストデータ２８には、参照データ３０の更新に伴い修正すべき箇所が明示されるので、ユーザにとっては、そのような修正すべき箇所をテキストデータ２８から探し出す必要がなくなり、効率的に文書作成作業を進めることが可能となる。また、修正箇所が表示されることで、参照データ３０の更新に伴うテキストデータ２８の修正漏れを防止することが出来る。その結果、本実施形態に係る文書データ作成支援装置２は、ユーザにとっては資料作成に伴う作業負担が軽減され、更に、高品質な文書データを効率的に作成することが可能となっている。
【０１１１】
また、修正箇所表示画面４５には、更新前後のオブジェクトデータ２９を比較可能に表示するオブジェクト表示画面４５ｂが設けられている。そのため、ユーザにとっては、参照データ３０に対応するオブジェクトデータ２９を探し出す必要がなくなると共に、最新のオブジェクトと１つ前のオブジェクトとを対比して参照しながらテキストデータ２８を編集することが可能になる。その結果、ユーザにとっては、資料作成に伴う作業負担が軽減されると共に、効率よく文書データを作成することが可能となる。
【０１１２】
また、本実施形態では、記憶装置２５には、過去のテキストデータ２８が記憶されるようになっている。そして、表示制御部３７は、修正箇所表示画面４５の過去閲覧ボタン４５ｃが押下されることによって、特定の参照データ３０に対応する過去のテキストデータ２８を復元してユーザ端末３に表示させると共に、そのテキストデータ２８に加えられた修正箇所も明示して表示させるようになっている。このような構成によれば、ユーザにとっては、特定の参照データ３０に対応する過去のテキストデータ２８を探し出す必要が無くなるし、更に、そのテキストデータ２８に加えられた修正箇所を特定する手間も省けるので作業負担が軽減される。
【０１１３】
（第２の実施形態）
上述した第１の実施形態では、記憶装置２５には、最新のテキストデータ２８、オブジェクトデータ２９及び参照データ３０の他に、過去のテキストデータ２８、オブジェクトデータ２９及び参照データ３０も記憶される構成であったが、この第２の実施形態では、記憶装置２５のデータ容量を軽減するために、それら過去のテキストデータ２８、オブジェクトデータ２９及び参照データ３０は記憶されない。すなわち、この第２の実施形態では、記憶装置２５には、最新のテキストデータ２８、オブジェクトデータ２９及び参照データ３０が記憶されると共に、更新前後の参照データ３０の差分と、修正前後のテキストデータ２８の差分とが差分情報３３として記憶される構成である。そして、この差分情報３３と最新のオブジェクトデータ２９及びテキストデータ２８とに基づき、過去のオブジェクトデータ２９及びテキストデータ２８が復元される構成である。このようにして復元された過去のオブジェクトデータ２９及びテキストデータ２８は、修正箇所表示画面４５に表示される。その他の構成は、第１の実施形態と同様であるので説明を省略する。
【０１１４】
図２１は、差分情報３３の一例を示すものである。差分情報３３は、参照データ３０毎に用意されるものであり、修正箇所特定情報３２と関連づけられる。図例に示すように、差分情報３３は、参照データ３０の更新前後の差分と、参照データ３０の更新に伴って修正されたテキストデータ２８の修正前後の差分とが記録されるようになっている。
【０１１５】
また、差分情報３３は、記憶装置２５に記憶される最新の参照データ３０又は最新のテキストデータ２８から、過去に遡って参照データ３０又はテキストデータ２８を復元するための情報である。すなわち、修正箇所特定情報３２に記録される最新の参照データ３０又は最新のテキストデータ２８に差分情報３３を適用することで、それら最新の参照データ３０又は最新のテキストデータ２８よりも１つ前となる参照データ３０又はテキストデータ２８を復元することができる。更に、その復元された参照データ３０又はテキストデータ２８に対応する差分情報３３を適用することで、その復元された参照データ３０又はテキストデータ２８よりも更に１つ前となる参照データ３０又はテキストデータ２８を更に復元することができる。このように、本実施形態では、復元を繰り返すことで過去に遡って参照データ３０又はテキストデータ２８を復元することが可能となる。
【０１１６】
制御部１５は、差分情報３３を記録するために以下のような処理を実行する。なお、以下の説明は、２回目以降に参照データ３０が更新される場合である。参照データ更新部３９は、入力した参照データ３０が更新後のデータであるとデータ管理部３６によって判断された場合、入力した参照データ３０を記憶装置２５に記憶させると共に、入力した参照データ３０の受付日時を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。また、参照データ更新部３９は、それまで修正箇所特定情報３２に記録されていた各情報の順位を繰り下げて記録する。
【０１１７】
次に、参照データ更新部３９は、入力した参照データ３０と、更新前の参照データ３０とを記憶装置２５から読出し、読出した更新前の参照データと、入力した参照データ３０とを比較することで参照データ３０の差分を抽出する。そして、参照データ更新部３９は、抽出した差分を差分情報３３の順位が「１」の欄に記録すると共に、それまで差分情報３３記録されていた各情報の順位を繰り下げて記録する。
【０１１８】
差分情報３３に参照データ３０の差分が新たに記録されると、参照データ更新部３９は、更新前の参照データ３０を記憶装置２５から削除すると共に、この参照データ３０に対応するオブジェクトデータ２９も記憶装置２５から削除する。これにより、更新前の参照データ３０やオブジェクトデータ２９で占有されていた記憶装置２５の記憶領域を開放することができる。また、オブジェクト作成部３８は、入力した参照データ３０に基づきオブジェクトデータ２９を作成して記憶装置２５に記憶させる。このようにしてオブジェクトデータ２９が記憶装置２５に記憶されると、表示制御部３７は、修正箇所表示画面４５の作成を開始する。まず、表示制御部３７は、記憶装置２５に記憶されている唯一のテキストデータ２８を読出しテキスト表示画面４５ａに表示する。
【０１１９】
また、表示制御部３７は、以下に説明するように、最新のオブジェクトデータ２９と、この最新のオブジェクトデータ２９に対して１つ前となる更新前のオブジェクトデータ２９とを対比して表示するために、その更新前のオブジェクトデータ２９を復元してオブジェクト表示画面４５ｂに表示する。すなわち、表示制御部３７は、まず、記憶装置２５に記憶されている唯一の参照データ３０と、差分情報３３で順位が「１」に記録された差分とを読出す。この差分は、記憶装置２５に記憶されている唯一の参照データ３０を、その参照データ３０に対して１つ前となる更新前のものに復元するための情報である。そして、表示制御部３７は、その参照データ３０に当該差分を適用することで、更新前の参照データ３０を復元する。
【０１２０】
更新前の参照データ３０が復元されると、次にオブジェクト作成部３８が機能する。オブジェクト作成部３８は、更新前の参照データ３０が復元されると、その更新前の参照データ３０に基づき更新前のオブジェクトデータ２９を復元する。そして、表示制御部３７は、記憶装置２５に記憶されている最新のオブジェクトデータ２９を読出して、読出した最新のオブジェクトデータ２９と復元した更新前のオブジェクトデータ２９とを対比可能になるようにオブジェクト表示画面４５ｂに表示する。表示制御部３７は、以上のようにして作成した修正箇所表示画面４５をユーザ端末３に表示させる。
【０１２１】
ここで、このとき過去閲覧ボタン４５ｃが押下されると、表示制御部３７は、過去のテキストデータ２８をテキスト表示画面４５ａに表示するため、以下に説明するように、過去のテキストデータ２８を復元する処理を開始する。すなわち、表示制御部３７は、差分情報３３の順位が「２」に記録されている差分を読出す。なお、この差分は、記憶装置２５に記憶されている唯一のテキストデータ２８から、そのテキストデータ２８に対して１つ前となるテキストデータ２８に復元するための情報である。そこで、表示制御部３７は、そのテキストデータ２８に差分を適用することで修正前のテキストデータ２８を復元する。
【０１２２】
表示制御部３７は、復元したテキストデータ２８をテキスト表示画面４５ａに表示する。このとき、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２を参照し、テキスト表示画面４５ａに表示されているテキストデータ２８に対応する修正箇所が、その修正箇所特定情報３２に記録されている場合には、その修正箇所を他の部分と区別可能に表示する。このようにして、テキスト表示画面４５ａには、復元されたテキストデータ２８が表示される。また、このとき表示制御部３７は、更に過去のオブジェクトデータ２９を復元してオブジェクト表示画面４５ｂに表示させても良い。
【０１２３】
ここで、更に過去閲覧ボタン４５ｃが押下されると、表示制御部３７は、復元したテキストデータ２８と、その復元したテキストデータ２８に対して１つ前となるテキストデータ２８の差分とに基づき更に過去のテキストデータ２８を復元して修正箇所表示画面４５のテキスト表示画面４５ａに表示する。また、表示制御部３７は、修正箇所特定情報３２を参照し、テキスト表示画面４５ａに表示されているテキストデータ２８に対応する修正箇所が、その修正箇所特定情報３２に記録されている場合には、その修正箇所を他の部分と区別可能に表示する。このように、表示制御部３７は、過去閲覧ボタン４５ｃが押下される度に、テキストデータ２８の復元を繰り返してテキスト表示画面４５ａに表示し、テキスト表示画面４５ａに表示されているテキストデータ２８に対応する修正箇所が修正箇所特定情報３２に記録されている場合には、その修正箇所を他の部分と区別可能に表示する。
【０１２４】
同様に、参照データ３０についても、過去閲覧ボタン４５ｃが押下される度に、参照データ３０の復元を繰り返し、その参照データ３０に基づき作成されたオブジェクトデータ２９をオブジェクト表示画面４５ｂに更に表示しても良い。
【０１２５】
そして、修正箇所表示画面４５に表示された最新のテキストデータ２８又は復元されたテキストデータ２８に修正が加えられ、修正後のテキストデータ２８が入力部３５に入力されると、次に、テキスト修正部４０が機能する。テキスト修正部４０は、入力したテキストデータ２８を記憶装置２５に記憶させると共に、受付けられたテキストデータ２８のファイル名を修正箇所特定情報３２の順位が「１」の欄に記録する。また、このとき、テキスト修正部４０は、修正箇所特定情報３２で順位が「２」に繰り下がったテキストデータ２８を記憶装置２５から読出し、読出したテキストデータ２８と、入力したテキストデータ２８とを比較することでテキストデータ２８の差分を抽出し、抽出した差分を差分情報３３の順位が「１」の欄に記録すると共に、この差分を行単位で修正箇所として特定して修正箇所特定情報３２に記録する。差分情報３３にテキストデータ２８の差分が記録されると、テキスト修正部４０は、修正前のテキストデータ２８を記憶装置２５から削除する。以上のような処理は、参照データ３０が更新される度に繰り返される。
【０１２６】
以上により、本実施形態では、記憶装置２５には、最新の参照データ３０、オブジェクトデータ２９及びテキストデータ２８が記憶されると共に、更新前後の参照データ３０の差分と、修正前後のテキストデータ２８の差分とが差分情報３３として記憶される。そして、この差分情報３３と最新の参照データ３０及びテキストデータ２８とに基づき、過去の参照データ３０及びテキストデータ２８を復元する構成である。このような構成によれば、過去の参照データ３０、オブジェクトデータ２９及びテキストデータ２８を記憶しておく必要が無くなるので、その分、記憶装置２５に記憶されるデータ容量が小さくて済むというメリットがある。
【０１２７】
（変形例）
以上、本発明に関する実施形態について説明したが、本発明は上述した内容に限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。
【０１２８】
例えば、上述した実施形態では、書式データ３１にテキスト領域３１０とオブジェクト領域３１１が設けられている構成であったが、書式データ３１は、予めテキストデータ２８を埋め込んでおき、テキストデータ２８が埋め込まれた領域以外にオブジェクトデータ２９を位置決めするためのオブジェクト領域を設けるように構成しても良い。すなわち、この場合、上記のようなテキストデータ２８が埋め込まれた書式データ３１は、ユーザ端末３によって作成され文書データ作成支援装置２に送信される。そして、文書データ作成支援装置２に入力した書式データ３１は、入力部３５によって受け付けられ、データ管理部３６によって記憶装置２５に記憶される。表示制御部３７は、文書データ４３を作成する際、テキストデータ２８が既に埋め込まれた書式データ３１を読み出し、その書式データ３１のオブジェクト領域にオブジェクトデータ２９を配置することで文書データ４３を作成する。
【０１２９】
また、上述した実施形態では、デジタル複合機やＭＦＰなどで構成される情報処理装置が文書データ作成支援装置２として機能する場合を例示したが、これに限られるものではない。例えば、上述した文書データ作成支援装置２を、一般的なコンピュータによって実現することも可能である。この場合、コンピュータには上述した文書データ作成支援プログラム２７がインストールされる構成となる。そしてコンピュータにおいて、文書データ作成支援プログラム２７が実行されることにより、そのコンピュータが、文書データ作成支援装置２として機能するようになる。
【符号の説明】
【０１３０】
１  文書データ作成支援システム
２  文書データ作成支援装置
１５  制御部
２５  記憶装置（参照データ記憶手段，設定情報記憶手段）
３２  修正箇所特定情報
３３  差分情報
３５  入力部（入力手段）
３８  オブジェクト作成部（オブジェクト作成手段）
３６  データ管理部（データ管理手段）
３７  表示制御部（表示制御手段）
４１  修正箇所特定部（修正箇所特定手段）
【図１】
2012164175.tif 000003
【図２】
2012164175.tif 000004
【図３】
2012164175.tif 000005
【図４】
2012164175.tif 000006
【図５】
2012164175.tif 000007
【図６】
2012164175.tif 000008
【図７】
2012164175.tif 000009
【図８】
2012164175.tif 000010
【図９】
2012164175.tif 000011
【図１０】
2012164175.tif 000012
【図１１】
2012164175.tif 000013
【図１２】
2012164175.tif 000014
【図１３】
2012164175.tif 000015
【図１４】
2012164175.tif 000016
【図１５】
2012164175.tif 000017
【図１６】
2012164175.tif 000018
【図１７】
2012164175.tif 000019
【図１８】
2012164175.tif 000020
【図１９】
2012164175.tif 000021
【図２０】
2012164175.tif 000022
【図２１】
2012164175.tif 000023