(57)【要約】【課題】  宿泊施設において、電子メールの送信サービスを提供する際に、宿泊者に共通の電子メールアドレスを使用させても、受信者が誰からの電子メールであるかと認識できるようにする。【解決手段】  宿泊者に対応付けて署名情報を記憶しておく。そして、電子メールの送信を行う前に当該サービスを利用する宿泊者を特定し、特定された宿泊者の署名情報を送信される電子メールに付加する。【選択図】  図５
2012138033.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
宿泊施設に設置され、電子メールサービスを提供する画像処理装置と、前記宿泊施設における宿泊者の情報を管理する情報処理装置とを備える情報処理システムであって、
宿泊者の署名情報を記憶する第１の記憶手段と、
宿泊施設の各部屋とメールアドレスとを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
前記宿泊施設の各部屋への前記宿泊者の宿泊状態を記憶する第３の記憶手段と、
画像処理装置を使用する前記宿泊者が宿泊する部屋を特定する第１の特定手段と、
前記第１の特定手段で特定された部屋に宿泊する宿泊者を第２の特定手段と、
前記宿泊者より電子メールの送信要求を受け付けた場合に、前記第２の記憶手段で記憶されている前記第１の特定手段で特定された部屋に対応付けられたメールアドレスを用いて、電子メールデータを作成する作成手段と、
前記第１の記憶手段に記憶されている、前記第２の特定手段で特定された宿泊者の署名情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した署名情報を前記作成手段で作成された電子メールデータに付加する付加手段と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記付加手段により署名情報が付加された電子メールデータを送信する送信手段と、
前記送信手段で送信した電子メールの識別情報と当該電子メールの送信指示をした宿泊者とを対応付けた送信履歴情報を記憶する第４記憶手段と、
前記送信手段で送信された電子メールデータに対して返信された返信電子メールデータを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した返信電子メールがいずれの宿泊者宛の返信電子メールデータであるかを、前記送信履歴情報を用いて特定する第３の特定手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記受信手段で受信した返信電子メールを前記特定手段で特定された宿泊者と対応付けて記憶する第５の記憶手段
を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第１の記憶手段はさらに、前記宿泊者の転送メールアドレスが含まれ、
前記第３の特定手段で特定された宿泊者が宿泊中ではない時に、前記受信手段で受信した返信電子メールを前記転送メールアドレスに転送する転送手段
を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項５】
宿泊施設に設置され、電子メールサービスを提供する画像処理装置と、宿泊者の署名情報を記憶する第１の記憶手段と、宿泊施設の各部屋とメールアドレスとを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、前記宿泊施設の各部屋への前記宿泊者の宿泊状態を記憶する第３の記憶手段と、を備える情報処理装置とを備える情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、
画像処理装置を使用する前記宿泊者が宿泊する部屋を特定する第１の特定工程と、
前記第１の特定工程で特定された部屋に宿泊する宿泊者を第２の特定工程と、
前記宿泊者より電子メールの送信要求を受け付けた場合に、前記第２の記憶手段で記憶されている前記第１の特定工程で特定された部屋に対応付けられたメールアドレスを用いて、電子メールデータを作成する作成工程と、
前記第１の記憶手段に記憶されている、前記第２の特定工程で特定された宿泊者の署名情報を取得する取得手段と、
前記取得工程で取得した署名情報を前記作成手段で作成された電子メールデータに付加する付加工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
宿泊施設に設置され、電子メールサービスを提供する画像処理装置と、宿泊者の署名情報を記憶する第１の記憶手段と、宿泊施設の各部屋とメールアドレスとを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、前記宿泊施設の各部屋への前記宿泊者の宿泊状態を記憶する第３の記憶手段と、を備える情報処理装置とを備える情報処理システムを
画像処理装置を使用する前記宿泊者が宿泊する部屋を特定する第１の特定手段と、
前記第１の特定手段で特定された部屋に宿泊する宿泊者を第２の特定手段と、
前記宿泊者より電子メールの送信要求を受け付けた場合に、前記第２の記憶手段で記憶されている前記第１の特定手段で特定された部屋に対応付けられたメールアドレスを用いて、電子メールデータを作成する作成手段と、
前記第１の記憶手段に記憶されている、前記第２の特定手段で特定された宿泊者の署名情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した署名情報を前記作成手段で作成された電子メールデータに付加する付加手段と、
として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子メール送信装置に関し、特に、複数のユーザが１つの電子メールアドレスを共有する電子メール送信装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ホテルなどの宿泊施設では、複合機を共有スペースに設置し、宿泊者にコピーサービスや、ＦＡＸサービス等を提供している。この複合機を使用して、宿泊者はＦＡＸを送信したり、書類をコピーしたりすることが可能である。また、特許文献１に記載されているように、最近の複合機には、電子メール送信機能を有するものがあり、宿泊者に複合機を用いた電子メールサービスを提供することが考えられる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２２８０８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
複合機を使用した電子メールサービスを提供する場合、送信者の電子メールアドレスを設定する必要がある。この時、宿泊者一人ひとりの電子メールアドレスを作成すると、一度しか宿泊しない宿泊者用の電子メールアドレスを設定しなくてはならず、電子メールアカウントの管理が煩雑になる。
【０００５】
そこで、宿泊者ではなく、部屋毎に電子メールアドレスを作成し、その部屋に宿泊している宿泊客にその電子メールアドレスを使用させることも考えられる。その場合、多くの宿泊者が同一の電子メールアドレスを共有することになる。
【０００６】
この場合、考慮しなくてはならないのが、電子メールの受信者が、誰から電子メールを受信したかを適切に認識することができるようにすることである。
【０００７】
本発明は、上記した課題に鑑み、ホテルで宿泊客に複合機を用いた電子メールサービスを提供する際に、共通の電子メールアドレスを複数の宿泊者が共有しても、電子メールの受信者が誰から電子メールを受信したかを適切に認識することができる情報処理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理システムは、宿泊施設に設置され、電子メールサービスを提供する画像処理装置と、前記宿泊施設における宿泊者の情報を管理する情報処理装置とを備える情報処理システムであって、宿泊者の署名情報を記憶する第１の記憶手段と、宿泊施設の各部屋とメールアドレスとを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、前記宿泊施設の各部屋への前記宿泊者の宿泊状態を記憶する第３の記憶手段と、画像処理装置を使用する前記宿泊者が宿泊する部屋を特定する第１の特定手段と、前記第１の特定手段で特定された部屋に宿泊する宿泊者を第２の特定手段と、前記宿泊者より電子メールの送信要求を受け付けた場合に、前記第２の記憶手段で記憶されている前記第１の特定手段で特定された部屋に対応付けられたメールアドレスを用いて、電子メールデータを作成する作成手段と、前記第１の記憶手段に記憶されている、前記第２の特定手段で特定された宿泊者の署名情報を取得する取得手段と、前記取得手段で取得した署名情報を前記作成手段で作成された電子メールデータに付加する付加手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、部屋毎に設定された電子メールアドレスを用いた電子メール送信サービスにおいて、電子メールを送信する際に、その部屋に宿泊中の宿泊者の署名が付加されるので、電子メールの受信者が適切に電子メールの送信者を認識することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】図１の管理サーバ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】図１の複合機１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】複合機１０２によって行われる処理の概要を示すフローチャートである。
【図５】図４のステップＳ４０３の電子メール送信処理の詳細を示すフローチャートである。
【図６】管理サーバ１０１によって行われる電子メール受信処理を示すフローチャートである。
【図７】管理サーバ１０１によって行われる電子メールデータ削除処理を示すフローチャートである。
【図８】図４のステップＳ４０５の受信電子メール確認処理の詳細を示すフローチャートである。
【図９】管理サーバ１０１に記憶されている各種のデータテーブルのデータ構成を示す図である。
【図１０】電子メール情報入力画面１０００の構成の一例を示す図である。
【図１１】受信電子メール一覧画面１１００の構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１２】
図１は、本発明の情報処理システムの構成の一例を示す図である。図１に示すように、本発明の情報処理システムは、管理サーバ１０１、複合機１０２−１、１０２−２（以下まとめて複合機１０２とする）、ＬＡＮ等のネットワーク１０３を備えて構成されている。
【００１３】
管理サーバ１０１は、後述する各種のデータを記憶するデータベースを備える。また、メールサーバ機能を有している。複合機１０２は、ホテル等の宿泊施設に宿泊客が設置される装置であり、電子メールの送受信機能を備えている。ネットワーク１０３は、管理サーバ１０１、複合機１０２を相互に通信可能に接続するネットワークである。接続形態は、有線／無線を問わない。
【００１４】
次に、図２を参照して、図１の管理サーバ１０１のハードウェア構成の一例について説明する。
【００１５】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００１６】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、ロードした該当プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１７】
また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ装置２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
【００１８】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００１９】
２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２０】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２１】
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。以上が図１の管理サーバ１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例の説明である。
【００２２】
次に、図３を参照して、図１の複合機１０２のハードウェア構成について説明する。図３は、図１の複合機１０２のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２３】
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、図１に示すネットワーク１０３や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００２４】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００２５】
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。例えば、電子メールの送受信を行うためのプログラムはこのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）に記憶されており、必要に応じてＣＰＵ３０１によりＲＡＭ３０２にロードされ、ロードしたプログラムによる制御により、後述するフローチャートに記載の処理を実行することになる。
【００２６】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００２７】
３０５はネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）で、ネットワーク１０３等のネットワークに接続し、データの入出力を行う。３０６はモデムで、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００２８】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においてはユーザの認証を行う際に必要となる非接触ＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００２９】
３２０はイメージバスインタフェース（イメージバスＩ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００３０】
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００３１】
３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行ったりする。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部３１７は、スキャナ部３１４を駆動して画像読み取りされた画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して、外部装置に画像データのファイルを送
信することができる。
【００３２】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００３３】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００３４】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００３５】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００３６】
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、非接触ＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。以上が複合機１０２のハードウェア構成である。
【００３７】
次に、図４を参照して、複合機１０２によって行われる処理の概要について説明する。尚、複合機１０２に図４に示す処理を実行させるためのプログラムは、ＨＤＤ３０４に記憶されている。
【００３８】
まず、複合機１０２は、複合機を使用する宿泊者の部屋番号の入力を受け付ける（ステップＳ４０１）。この際には、宿泊者は、保持するカードキーを複合機１０２のカードリーダ３１９にかざし、そのかざされたカードキーの情報を読み取ることにより、複合機１０２は宿泊者の部屋番号を受け付けることになる。
【００３９】
その後、電子メールの送信処理要求を受け付けると（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、処理をステップＳ４０３に進め、電子メール送信処理を行う。この処理の詳細は、図５を参照して説明する。
【００４０】
また、受信電子メールの確認要求を受け付けると（ステップＳ４０４でＹＥＳ）、処理をステップＳ４０５に進め、受信電子メールの確認処理を行う。この処理の詳細は、図８を参照して説明する。
【００４１】
また、コピー処理、ＦＡＸ送信処理、文書印刷処理等、その他の処理の実行指示を受け付けると（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、指定された処理を実行する（ステップＳ４０７）。そして上記の処理を、終了指示を受け付ける（ステップＳ４０８でＹＥＳ）まで実行することになる。
【００４２】
ステップＳ４０８でＹＥＳと判定した後に、宿泊者の複合機の使用料の課金情報の作成を行う（ステップＳ４０９）。そして、作成した課金情報を管理サーバ１０１に対して送信する。この使用料は、宿泊者に対してチェックアウト時に請求することになる。以上が複合機１０２によって行われる処理の概要の説明である。
【００４３】
次に、図５を参照して、図４のステップＳ４０２の電子メール送信処理の詳細について説明する。尚、ステップＳ５０１からＳ５１０の処理は複合機１０２のＣＰＵ３０１により、ステップＳ５２１からＳ５２６の処理は管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。この処理では、複合機１０２のスキャナ３１４による読取処理の結果作成された電子ファイルデータを添付した電子メールの送信を行うことになる。
【００４４】
まず、複合機１０２のＣＰＵ２０１は、複合機１０２を使用する宿泊者の部屋番号を管理サーバ１０１に送信する（ステップＳ５０１）。
【００４５】
管理サーバ１０１は、複合機１０２から宿泊者番号を受信すると（ステップＳ５２１）、外部メモリ２１１に記憶されているデータテーブルを用いて特定する（ステップＳ５２２）。
【００４６】
ここで、図９を参照して、管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されている各種のデータテーブルについて説明する。図９に示すように、メールアドレス管理データテーブル９０１、送信電子メールデータテーブル９０２、受信電子メールデータテーブル９０３、宿泊者データテーブル９０４、宿泊管理データテーブル９０５が管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されている。
【００４７】
メールアドレス管理データテーブル９０１は、部屋毎に割り当てられているメールアドレスを管理するためのデータを記憶するデータテーブルであって、データ項目として、部屋番号９０１−１、メールアドレス９０１−２を備えている。
【００４８】
送信電子メールデータテーブル９０２は宿泊者が送信した電子メールデータを記憶するデータテーブルであって、データ項目として、メールＩＤ９０２−１、宿泊者ＩＤ９０２−２を備えている。メールＩＤ９０２−１には、電子メールのメールヘッダ中のメッセージＩＤが記憶されることになる。
【００４９】
受信電子メールデータテーブル９０３は、メールアドレス管理データテーブルに記憶されているメールアドレス宛ての電子メールデータを管理するためのデータテーブルであって、データ項目として、メールＩＤ９０３−１、受信日時９０３−２を備えている。尚、この受信電子メールデータテーブル９０３は、宿泊者毎に作成されるものである。
【００５０】
宿泊者データテーブル９０４は、宿泊者を管理するためのデータテーブルであって、データ項目として、宿泊者ＩＤ９０４−１、氏名９０４−２、住所９０４−３、電話番号９０４−４、署名情報９０４−５、転送設定９０４−６、転送メールアドレス９０４−７等を備えている。
【００５１】
署名情報９０４−５には、当該宿泊者が複合機１０２を用いて電子メールの送信を行う際に付加される署名情報が登録される。転送設定９０４−６には、当該宿泊者がホテルに宿泊していない時に、当該宿泊者宛の電子メールを管理サーバ１０１が受信した場合に、当該電子メールを転送するか否かを示す情報が登録される。また、転送メールアドレス９０４−７には、電子メールを転送する際の転送先アドレスが登録される。
【００５２】
宿泊管理データテーブル９０５は、宿泊者の宿泊状況を管理するデータテーブルであって、データ項目として、宿泊ＩＤ９０５−１、部屋番号９０５−２、宿泊者ＩＤ９０５−３、チェックイン９０５−４、チェックアウト９０５−５、人数９０５−６等を備えている。以上が、管理サーバ１０１に記憶されている各種のデータテーブルの説明である。
【００５３】
図５の説明に戻る。ステップＳ５２２で外部メモリ２１１に記憶されている宿泊管理データテーブルに記憶されている宿泊管理データを用いて、当該部屋番号の部屋に宿泊している宿泊者を特定後、当該宿泊者の署名情報を宿泊者データテーブル９０４の署名情報９０４−５から取得する（ステップＳ５２３）。そして、取得した署名情報を複合機１０２に対して送信する（ステップＳ５２４）。
【００５４】
複合機１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０１から受信した署名情報を操作部３０８のＬＣＤ表示部に表示する（ステップＳ５０２）。その際は、署名情報とともに、署名情報の変更指示を行うためボタンを表示することになる。
【００５５】
そして、その後、署名の変更指示を受け付けると（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、不図示の変更情報入力画面をＬＣＤ表示部に表示し、署名情報の入力を受け付ける（ステップＳ５０４）。
【００５６】
ステップＳ５０３でＮＯと判定した場合、また、ステップＳ５０４の処理終了後、図１０に示す電子メール情報入力画面１０００を表示し、件名、宛先等の入力を受け付ける（ステップＳ５０５）。
【００５７】
ここで、図１０を参照して電子メール情報入力画面の構成の一例にいついて説明する。
【００５８】
図中、１００１はメニュー表示欄であって、複合機に実行させる処理を入力するためのメニューが表示される表示欄である。このメニュー表示欄中のメール送信メニュー１００１−１を押下指示することにより、複合機１０２に対して電子メール送信要求を入力することが可能である。
【００５９】
１００２はＴＯ入力欄であり、電子メールのＴＯに設定するメールアドレスの入力を受け付ける入力欄である。１００３はＣＣ入力欄であり、電子メールのＣＣに設定するメールアドレスの入力を受け付ける入力欄である。１００４はＢＣＣ入力欄であり、電子メールのＢＣＣに設定するメールアドレスの入力を受け付ける入力欄である。
【００６０】
件名１００５は、電子メールの件名に設定する件名の入力を受け付ける入力欄である。送信ボタン１００６は、電子メールの送信指示を行う際に用いるボタンである。以上が電子メール情報入力画面の構成の説明である。
【００６１】
図５の説明に戻る。ステップＳ５０５での宛先、件名の入力受付終了後、図１０の送信ボタン１００６に対する押下指示を受け付けると、スキャナ機能を用いて、原稿の読取処理を行い（ステップＳ５０６）、所定の形式の電子ファイルを作成する（ステップＳ５０７）。
【００６２】
その後、作成した電子ファイルを添付した電子メールデータを作成する（ステップＳ５０８）。この電子メールデータは、複合機１０２を使用する宿泊者の署名情報を含んだ形で作成される。
【００６３】
その後、作成した電子メールデータを指定された宛先に対して送信する（ステップＳ５０９）。そして、送信した電子メールのメールＩＤと宿泊者の宿泊者ＩＤを管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ５１０）。
【００６４】
複合機１０２から電子メールのメッセージＩＤと宿泊者ＩＤを受信すると（ステップＳ５２５）、管理サーバのＣＰＵ２０１はその情報を送信電子メールデータテーブル９０２に登録する（ステップＳ５２６）。以上が図４のステップＳ４０３の電子メール送信処理の詳細な説明である。
【００６５】
次に、図６を参照して、管理サーバ１０１によって行われる電子メール受信処理について説明する。この処理では、管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、部屋毎に割り当てられた電子メールアドレス宛てに送信された電子メールを宿泊者と対応付ける処理を行う。
【００６６】
まず、管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子メールを受信する（ステップＳ６０１）と、その電子メールが返信メールであるかを判定する。この判定では、電子メールのメールヘッダーに「Ｉｎ−ｒｅｐｌｙ−ｔｏ」があるか否かにより、受信した電子メールが返信メールであるか否かを判定する。
【００６７】
ステップＳ６０２の判定処理で、返信メールではない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ６０３に進め、メールアドレスに対応する部屋の宿泊者を特定する。その後、電子メールの宛名を確認する（ステップＳ６０４）。そして、所定の数行中に出てくる文字列に当該宿泊者に該当する氏名文字列があるかを確認するで、宛名が宿泊者に一致するかを判定することになる。
【００６８】
宛名が宿泊者に一致すると判定した場合には、電子メールの宛先アドレス（ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣ）に対応する部屋に宿泊中の宿泊者宛の電子メールデータと判定し、当該電子メールを宿泊者宛の電子メールと設定する（ステップＳ６０６）。
【００６９】
一方、ステップＳ６０２の判定処理で、ＹＥＳと判定した場合には、処理をステップＳ６０７に進め、電子メールヘッダーのＩｎ−ｒｅｐｌｙ−ｔｏに設定されている電子メールＩＤ（メッセージＩＤ）を取得する（ステップＳ６０７）。そして、送信電子メールデータテーブル９０２中の当該電子メールＩＤを持つ電子メールに対応付けられている宿泊者宛の電子メールであると設定する（ステップＳ６０８）。
【００７０】
ステップＳ６０６またはステップＳ６０８の処理終了後、宛先と設定された宿泊者が宿泊中であるかを判定し（ステップＳ６０９）、宿泊中である（ＹＥＳ）と判定した場合には、当該宿泊者の電子メールの保存フォルダに電子メールデータを保存する（ステップＳ６１０）。
【００７１】
一方、ステップＳ６０９の判定処理でＮＯと判定した場合には、当該宿泊者の転送設定が、転送行う設定になっているかを判定する（ステップＳ６１１）。転送を行う設定になっている（ＹＥＳ）と判定した場合には、転送電子メールアドレスに設定されているメールアドレスに対して、ステップＳ６０１で受信した電子メールを転送する（ステップＳ６１２）。以上が、管理サーバ１０１によって行われる管理サーバ１０１によって行われる電子メール受信処理の説明である。
【００７２】
次に、図７を参照して、管理サーバ１０１によって行われる電子メールデータ削除処理について説明する。この処理では、管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、宿泊者のメールフォルダに保存されている電子メールに保存期限が経過している電子メールがある場合には、そのデータの削除をする。
【００７３】
管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、全ての宿泊者のメールフォルダに対して、ステップＳ７０２からステップＳ７０７の処理を実行することになる。
【００７４】
まず、宿泊者のメールフォルダに電子メールが保存されているかを判定する（ステップＳ７０２）。この判定処理で電子メールが保存されていない（ＮＯ）と判定した場合には、処理を次の宿泊者のメールフォルダに移す。
【００７５】
一方、ステップＳ７０２の判定処理で、電子メールが保存されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ７０３に進め、宿泊者が宿泊中であるかを判定する。宿泊者が宿泊中である（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理を次の宿泊者のメールフォルダに移す。
【００７６】
一方、ステップＳ７０３の判定処理で宿泊者が宿泊中ではない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ７０４に進め、転送設定がされているかを判定し、判定の結果、転送設定がされている（ＹＥＳ）と判定した場合には、転送メールアドレスに保存されている電子メールを転送する（ステップＳ７０５）。
【００７７】
ステップＳ７０４でＮＯと判定した場合には、処理をステップＳ７０６に進め、保存されている電子メールのうち、保存期間を過ぎている電子メールがあるかを判定する。尚、保存期限は、電子メールの受信日時から所定の期間と予め設定されているものとする。そして、この判定処理で保存期間を過ぎている電子メールがある（ＹＥＳ）と判定した場合には、当該電子メールを削除する（ステップＳ７０７）。
【００７８】
そして以上の処理を全ての宿泊者のメールフォルダに対して実行し、本処理を終了する。以上が管理サーバ１０１によって行われる電子メールデータ削除処理である。
【００７９】
次に、図８を参照して、図４のステップＳ４０５の受信電子メール確認処理の詳細について説明する。尚、ステップＳ８０１からＳ５１２の処理は複合機１０２のＣＰＵ３０１により、ステップＳ８２１からＳ８２７の処理は管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【００８０】
まず、複合機１０２のＣＰＵ３０１は、受信電子メール確認要求を受け付けると、保存メール一覧取得要求を管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ８０１）。その際に、複合機１０２を使用する宿泊者が宿泊している部屋番号を送信することになる。
【００８１】
管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、複合機１０２からの保存メール一覧取得要求を受信すると（ステップＳ８２１）、その要求に含まれる部屋番号から宿泊者を特定し、特定された宿泊者のメールフォルダに保存されている電子メールの一覧情報を作成し送信する（ステップＳ８２２）。
【００８２】
複合機１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０１から電子メールの一覧情報を受信すると（ステップＳ８０２）、図１１に示す受信電子メール一覧画面１１００をＬＣＤ表示部に表示し、その画面中に一覧データを表示する（ステップＳ８０３）。
【００８３】
ここで、図１１を参照して、受信電子メール一覧画面１１００の構成について説明する。
【００８４】
図中、１１００は、メニュー表示欄であって、電子メール情報入力画面１０００と同様、複合機に実行させる処理を入力するためのメニューが表示される表示欄である。このメニュー表示欄中のメール送信メニュー１１０１−１を押下指示することにより、複合機１０２に対して電子メール送信要求を入力することが可能である。
【００８５】
１１０２は保存電子メール一覧表示欄であって、当該宿泊者のメールフォルダに保存されている電子メールの一覧を表示する表示欄である。例えば、保存電子メールの送信者（ＦＲＯM）、件名、受信日時などが表示される。また、１１０３に示すように、いずれかの保存メールデータを選択することが可能である。
【００８６】
詳細ボタン１１０４は、保存電子メール一覧表示欄１１０２で選択状態（１１０３）の電子メールデータの詳細データを管理サーバ１０１に要求するために使用されるボタンである。また、印刷ボタン１１０５は、保存電子メール一覧表示欄１１０２で選択状態（１１０３）の電子メールデータの印刷処理を行うために使用されるボタンである。以上が、受信電子メール一覧画面１１００の構成の説明である。
【００８７】
図８の説明に戻る。ステップＳ８０３で受信電子メール一覧画面１１００を表示後、その保存電子メール一覧表示欄１１０２で選択を受け付けた電子メールデータの詳細表示要求を受け付けると（ステップＳ８０４でＹＥＳ）、電子メールデータ詳細要求を管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ８０５）。
【００８８】
管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、複合機１０２から電子メールデータの詳細要求を受信すると（ステップＳ８２３）、要求を受け付けた電子メールデータを複合機１０２に対して送信する（ステップＳ８２４）。
【００８９】
複合機１０２のＣＰＵ３０１は、管理サーバ１０１から送信された電子メールデータを受信すると（ステップＳ８０６）、受信した電子メールデータをＬＣＤ表示部に表示する（ステップＳ８０７）。
【００９０】
また、ステップＳ８０３で受信電子メール一覧画面１１００を表示後、その保存電子メール一覧表示欄１１０２で選択を受け付けた電子メールデータの印刷要求を受け付けると（ステップＳ８０８でＹＥＳ）、電子メールデータ印刷要求を管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ８０９）。
【００９１】
管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、複合機１０２から電子メールデータの印刷要求を受信すると（ステップＳ８２５）、要求を受け付けた電子メールデータの印刷データを作成し（ステップＳ８２６）、印刷データを複合機１０２に対して送信する（ステップＳ８２７）。この時、電子メールに添付ファイルがある場合には、その添付ファイルの印刷データも作成されることになる。
【００９２】
複合機１０２のＣＰＵ３０１は、管理サーバ１０１から送信された印刷データを受信すると（ステップＳ８１０）、受信した印刷データの印刷処理を実行する（ステップＳ８１１）。そして上記の処理をステップＳ８１２の判定処理で終了と判定するまで行うことによる。
【００９３】
本発明によれば、ホテルの部屋ごとに電子メールアドレスを設定し、その電子メールアドレスを宿泊者に利用させる形態の電子メール送信サービスを実行する際にも、電子メールの受信者にそのメールが誰からの電子メールであるかを知らせることができる。
【００９４】
また、その電子メールに対して返信がなされた場合でも、何れの宿泊者宛の電子メールであるかを特定し、その宿泊者と対応付けて保存することが可能となり、さらには、宿泊者が既にチェックアウトした場合であっても、受信した電子メールの転送処理を行うことも可能である。
【００９５】
本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９６】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９８】
本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【符号の説明】
【００９９】
１０１  管理サーバ
１０２−１、１０２−２  複合機
１０３  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
２０９  入力装置
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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