(57)【要約】【課題】校正の際にチェックすべき部分を明確に示して、見落としによる校正ミスの発生を防止する。【解決手段】校正用文書出力手段Ｂ１４は、文書構築手段Ｂ１２によって構築された校正用文書データに基づいて校正用文書を印刷する（図１のStep5）。各学部の校正用文書において、共通部分Ｃ１と個別部分Ｄ１、Ｄ２の表示色を異ならせて印刷する。【選択図】  図１
2012094022.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも２種類以上の文書で共通する共通部分と、文書の種類ごとに内容が異なる個別部分との組み合わせによって構築される複数の文書を校正するための校正用文書を出力するための校正用文書出力装置であって、
一以上の前記共通部分の内容および当該共通部分を識別するための識別符号と、前記各種類の文書ごとに、個別部分のいずれの箇所に前記共通部分を組み合わせるかを示す文書構築情報とを記録する記録部と、
各種類の文書の文書構築情報を前記記録部から読み出して、当該文書構築情報に基づいて、所定の出力形態で出力される各種類の文書を構築する文書構築手段と、
文書構築手段によって構築された文書に対応する校正用文書を出力する校正用文書出力手段と、
を備え、
前記校正用文書出力手段は、各種類の文書に対応する校正用文書において、前記共通部分と個別部分の出力形態を異ならせて出力すること、
を特徴とする校正用文書出力装置。
【請求項２】
請求項１の校正文書印刷装置において、
前記共通部分は、第一の種類の文書にわたって共通する第一の共通部分と、当該第一の種類中の一部の種類の文書にわたって共通する第二の共通部分とを少なくとも有し、
前記校正用文書出力手段は、前記第一の共通部分と前記第二の共通部分を異なる出力形態で出力すること、
を特徴とする校正文書印刷装置。
【請求項３】
請求項１または２の校正文書印刷装置において、
印刷される前記文書は、大学の募集要項であり、
前記第一の共通部分は、全学部に共通する部分であり、
前記第二の共通部分は、学部の属するキャンパスにより共通する部分であり、
前記個別部分は、少なくとも印刷対象となる学部によって異なる部分であること、
を特徴とする校正文書印刷装置。
【請求項４】
請求項１〜３の何れかの校正文書印刷装置において、
前記校正用文書出力手段は、各種類の文書に対応する校正用文書において、前記共通部分と個別部分を異なる色で印刷すること、
を特徴とする校正文書印刷装置。
【請求項５】
少なくとも２種類以上の文書で共通する共通部分と、文書の種類ごとに内容が異なる個別部分との組み合わせによって構築される複数の文書を校正するための校正用文書を出力するための校正用文書出力プログラムであって、
一以上の前記共通部分の内容および当該共通部分を識別するための識別符号と、前記各種類の文書ごとに、個別部分のいずれの箇所に前記共通部分を組み合わせるかを示す文書構築情報を記録する記録部を備えたコンピュータを、
各種類の文書の文書構築情報を前記記録部から読み出して、当該文書構築情報に基づいて、所定の出力形態で出力される各種類の文書を構築する文書構築手段、
文書構築手段によって構築された文書に対応する校正用文書を出力する校正用文書出力手段であって、各種類の文書に対応する校正用文書において、前記共通部分と個別部分の出力形態を異ならせて出力する校正用文書出力手段、
として機能させることを特徴とする校正用文書出力プログラム。
【請求項６】
少なくとも２種類以上の文書で共通する共通部分と、文書の種類ごとに内容が異なる個別部分との組み合わせによって構築される複数の文書を校正するための校正用文書を出力するための校正用文書出力方法であって、
一以上の前記共通部分の内容および当該共通部分を識別するための識別符号と、前記各種類の文書ごとに、個別部分のいずれの箇所に前記共通部分を組み合わせるかを示す文書構築情報を記録部に記録するステップ、
文書構築手段が、各種類の文書の文書構築情報を前記記録部から読み出して、当該文書構築情報に基づいて、所定の出力形態で出力される各種類の文書を構築するステップ、
校正用文書出力手段が、文書構築手段によって構築された文書に対応する校正用文書を出力するステップであって、各種類の文書に対応する校正用文書において、前記共通部分と個別部分の出力形態を異ならせて出力するステップ、
を備えたことを特徴とする校正用文書出力プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、印刷される複数の文書において、内容に重複する部分が存在する場合に、印刷前に校正すべき部分を校正者に明示する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
大学の募集要項などは、印刷の発注を受けた印刷会社において、学部ごとに分かれた文書として印刷され、その後、納品を受けた大学で配布される。その際、印刷会社において、発注を受けた印刷データの内容に誤りが無いことを確認したり、印刷データが正しくプリント出力されていることを確認するため、正式印刷の前に校正用の文書を印刷する場合がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−２２８５６１号公報
【特許文献２】国際公開ＷＯ２００３／０１０６８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、大学の募集要項などは学部毎に印刷され、これら印刷される文書内において、全学部に共通の部分（例えば、大学名）と、学部、キャンパス等ごとに異なる部分（例えば、試験日程）とが混在している。このため、担当者が全ての部分について校正を行うことは効率的ではない。例えば、全学部に共通の部分において、各学部の担当者が異なる内容で校正を行ってしまい、全学部に共通の部分であるのに、内容が一致しなくなることが考えられる。また、学部ごとで異なる部分については、全学部に共通部分であると思い込んで、チェックを見落として忘れてしまうことも考えられる。
【０００５】
特許文献１には、ネットワークに接続されたサーバー装置を利用して編集から校正までを一元的に管理する印刷物制作システムが開示されている。特許文献２には、ウェブサーバ技術を利用したオンライン校正システムが開示されている。これら特許文献１、２の技術は、１つの文書を複数人で分担して作成する際に、進捗状況を把握したり、各自の編集作業を円滑に行うための技術であり、印刷される複数種類の文書において、内容に重複する部分が存在する場合に校正作業を行うことを考慮したものではない。
【０００６】
この発明は、校正用の文書を印刷する際に、印刷される複数種類の文書における共通の部分と、異なる部分とを異なる色で印刷することによって、校正の際に担当者がチェックすべき部分を明確に示し、見落としによる校正ミスの発生を防止することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
（１）この発明の校正用文書出力装置は、
少なくとも２種類以上の文書で共通する共通部分と、文書の種類ごとに内容が異なる個別部分との組み合わせによって構築される複数の文書を校正するための校正用文書を出力するための校正用文書出力装置であって、
一以上の前記共通部分の内容および当該共通部分を識別するための識別符号と、前記各種類の文書ごとに、個別部分のいずれの箇所に前記共通部分を組み合わせるかを示す文書構築情報とを記録する記録部と、
各種類の文書の文書構築情報を前記記録部から読み出して、当該文書構築情報に基づいて、所定の出力形態で出力される各種類の文書を構築する文書構築手段と、
文書構築手段によって構築された文書に対応する校正用文書を出力する校正用文書出力手段と、
を備え、
前記校正用文書出力手段は、各種類の文書に対応する校正用文書において、前記共通部分と個別部分の出力形態を異ならせて出力すること、
を特徴とする。
【０００８】
これにより、校正の際に各担当者がチェックすべき部分を明確に示すことが可能となり、見落としによる校正ミスの発生を防止することができる。
【０００９】
（２）この発明の校正用文書出力装置は、
前記共通部分は、第一の種類の文書にわたって共通する第一の共通部分と、当該第一の種類中の一部の種類の文書にわたって共通する第二の共通部分とを少なくとも有し、
前記校正用文書出力手段は、前記第一の共通部分と前記第二の共通部分を異なる出力形態で出力すること、
を特徴とする。
【００１０】
これにより、校正の際に各担当者がチェックすべき複数の共通部分を区別して明確に示すことが可能となり、見落としによる校正ミスの発生を防止することができる。
【００１１】
（３）この発明の校正用文書出力装置は、
印刷される前記文書は、大学の募集要項であり、
前記第一の共通部分は、全学部に共通する部分であり、
前記第二の共通部分は、学部の属するキャンパスにより共通する部分であり、
前記個別部分は、少なくとも印刷対象となる学部によって異なる部分であること、
を特徴とする。
【００１２】
これにより、少なくとも全学部の共通部分、キャンパスにより共通する部分と、学部によって異なる部分とを異なる表示色によって明確に示し、見落としによる校正ミスの発生を防止することができる。
【００１３】
（４）この発明の校正用文書出力装置は、
前記校正用文書出力手段は、各種類の文書に対応する校正用文書において、前記共通部分と個別部分を異なる色で印刷すること、
を特徴とする校正文書印刷装置。
【００１４】
これにより、校正の際に各担当者がチェックすべき部分を異なる表示色によって明確に示すことが可能となり、見落としによる校正ミスの発生を防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の要点を示す図である。
【図２】この発明の校正用文書出力装置１００のハードウェア構成を示す図である。
【図３】文書構築情報の具体例を示す図である。
【図４】分割されて記録されたコンテンツの内容を示す図である。
【図５】校正用文書印刷プログラム３３が行う処理を示すフローチャートである。
【図６】図５に示す処理によって生成される校正用文書データを示す図である。
【図７】文書ファイルデータに基づいて印刷した文書の例（法学部）を示す図である。
【図８】文書ファイルデータに基づいて印刷した文書の例（文学部）を示す図である。
【図９】文書構築情報の自動蓄積の処理を示すフローである。
【図１０】連番の制御コードを持つコンテンツを示す図である。
【図１１】校正した内容を反映した例を示す図である。
【図１２】他の実施形態における文書ファイルデータに基づいて印刷した文書の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
１．本発明の概略
印刷物の発注を受けた印刷会社が、本発明の校正用文書出力装置１００を用いて行う処理の概略について、図１を用いて説明する。なお、以下では、印刷の発注元（クライアント）は大学であり、印刷対象となる文書は学部ごとに作成される募集要項である場合を例に説明する。また、ここでは、最終印刷物（納品される印刷物）の文字色は黒色一色であるものとする。
【００１７】
図１に示す校正用文書出力装置１００を有する印刷会社は、少なくとも２種類以上の文書で共通する共通部分Ｃ１と、学部ごとに内容が異なる個別部分Ｄ１、Ｄ２との組み合わせによって構築される複数の入力文書Ａ、Ｂ（募集要項）の提供を受ける（図１のStep1）。ここで、共通部分Ｃ１とは、例えば、「○○大学」という文書の表題である。学部ごとに内容が異なる個別部分Ｄ１、Ｄ２とは、例えば、募集要項の中に含まれるデータのうち、学部によって受験日が異なる場合の「試験日」である。なお、この実施形態では、大学で用意された既存の募集要項がある場合に、これを入力文書として提供することとしたが、大学が新設校のような場合には、募集要項を新たに作成してもよい。
【００１８】
内容に重複する部分が存在するこれら複数の印刷文書（図１の入力文書Ａ、Ｂ）の提供を受けた印刷会社は、以下に示す処理を経て、図１のStep5において、正式印刷前に校正用文書Ａ''、Ｂ''を印刷してクライアントに提供することとなる。
【００１９】
図１に示す記録部Ｂ１０のコンテンツ属性テーブル３４１には、クライアントから提供された入力文書Ａ、Ｂから抽出される一以上の共通部分Ｃ１の内容（例えば、….txtのようなファイルデータ）、および当該共通部分Ｃ１を識別するために付される識別符号（共通個別属性を示す符号、例えば、共通部分であることを示すＩＤ「C1,…」、個別部分であることを示すＩＤ「D1,…」）が関連づけて記録される。
【００２０】
さらに、ファイル構築データ３４２として、各文書に含まれるコンテンツの文書構築情報（ページ数、配置する順番・位置など）が記録される（図１のStep2）。
【００２１】
なお、これらのコンテンツは所定の基準（例えば、テキストについては改行位置で分割するといったルール）に基づいて入力文書Ａ、Ｂから分割して生成される。この実施形態では、ファイル構築データ３４２が文書構築情報に相当する。
【００２２】
図１に示す文書構築手段Ｂ１２は、記録部Ｂ１０から各学部のファイル構築データ３４２を読み出し（図１のStep3）、対応するコンテンツファイルおよび共通属性をコンテンツ属性テーブル３４１から読み出す。さらに、文書構築手段Ｂ１２は、当該属性に基づいて、共通部分と個別部分とで異なる所定の出力形態（例えば、印刷色）を各コンテンツについて設定し、これを校正用文書データＡ'、Ｂ'として構築する（図１のStep4）。
【００２３】
図１に示す校正用文書出力手段Ｂ１４は、文書構築手段Ｂ１２によって構築された校正用文書データに基づいて校正用文書を印刷する（図１のStep5）。すなわち、校正用文書出力手段Ｂ１４は、各学部の校正用文書において、共通部分Ｃ１と個別部分Ｄ１、Ｄ２の表示色を異ならせて印刷する。例えば、共通部分Ｃ１は「赤色」で印刷し、個別部分Ｄ１、Ｄ２は「青色」で印刷する。
【００２４】
以上のように、印刷発注元の大学側に校正用の文書を印刷する際に、印刷される募集要項（複数の文書）において全学部に共通の共通部分Ｃ１と、各学部で異なる個別部分Ｄ１、Ｄ２とを異なる色で印刷することで、校正の際にチェックすべき部分を担当者に明確に示し、見落としによる校正ミスの発生を防止することができる。
【００２５】
つまり、全学部についての校正担当者であれば、プリントアウトされた校正用文書Ａ''、Ｂ''の何れかの赤色の共通部分Ｃ１のみをチェックすればよい。また、法学部の校正担当者は、提供を受けた校正用文書Ａ''のうち青色の個別部分Ｄ１のみをチェックすればよく、文学部の校正担当者は、提供を受けた校正用文書Ｂ''のうち青色の個別部分Ｄ２のみをチェックすればよい。
【００２６】
さらに、校正後に印刷用データの訂正を行う印刷会社にとっても、元データファイルだけの訂正で済むので労力が軽減され（これまでは複数のファイルに共通する部分でも、各ファイルの該当箇所をそれぞれ修正していたため）、合理的に訂正作業が行えるという利点がある。
【００２７】
２．ハードウェア構成およびデータ例
図２に、この発明の校正用文書出力装置１００のハードウェア構成を示す。
【００２８】
図２に示すように校正用文書出力装置１００は、ＣＰＵ２０、メモリ２２、ディスプレイ２４、記録媒体リーダー２６、ハードディスク２８、キーボード／マウス３０、プリンタ３２などを備える。
【００２９】
図２に示すように、ハードディスク２８には、校正用文書印刷プログラム３３、文書構築情報データベース（ＤＢ）３４が記録されている。なお、これらのデータは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体を介して記録媒体リーダー２６からハードディスク２８にインストールまたはコピーされる。
【００３０】
ハードディスク２８に記録された校正用文書印刷プログラム３３は、記録部Ｂ１０を備えたコンピュータを、図１に示す文書構築手段Ｂ１２、校正用文書出力手段Ｂ１４として機能させるために必要な処理を実行するためのプログラムである。
【００３１】
文書構築情報ＤＢ３４（図２）には、コンテンツ属性テーブル３４１（図１）と、文書構築情報であるファイル構築データ３４２（図１）が記録されている。文書構築情報は、複数種類の文書データから自動的に蓄積したり（後述する）、文書を参照しつつユーザーがキーボード／マウス３０を介して手動で入力して作成することもできる。なお、図２に示す文書構築情報ＤＢ３４が、図１の記録部Ｂ１０に対応する。
【００３２】
コンテンツ属性テーブル３４１に記録されるデータの具体例を、図３Ａに示す。図３Ａに示すように、コンテンツ属性テーブル３４１には、印刷する文書に含まれる部分のうち、少なくとも共通部分の内容を示すコンテンツと、当該部分が共通部分または個別部分であることを識別するための識別符号（共通個別属性）とが対応付けて記録されている。なお、図３Ａに示すコンテンツ属性テーブル３４１では、「1」が全学共通部分（全学部に共通の第一の共通部分）、「2」がキャンパス共通部分（一部の他学部と共通の第二の共通部分）、「3」が学部毎に異なる個別部分であることを示している。
【００３３】
また、コンテンツファイルに記録されたファイル名に対応するファイルの内容は、具体的には、図４に示すような内容である。例えば、図４に示すように、「Nendo.txt」ファイルのデータ内容としては、「２０１２年度」が記録されている。
【００３４】
ファイル構築データ３４２として記録されるデータ例を、図３Ｂに示す。図３Ｂに示すように、ファイル構築データ３４２には、法学部、文学部、その他の学部の募集要項（複数種類の文書）を構築するために必要な各コンテンツのレイアウト情報（文書構築情報）が記録されている。図３Ｂに示す学部毎のデータにおいて、「ページ数−レイアウト順」の項目は、対応コンテンツがレイアウトされるページ数と当該ページにおける順番を示している。例えば、ページ数−レイアウト順が「1-2」であれば、１ページの２番目に配置されるコンテンツであることを意味する。なお、「ページ数−レイアウト順」（図３Ｂ）よりも詳細な内容（位置など）をファイル構築データ３４２として記録してもよい。
【００３５】
３．校正文書出力処理の内容
図５は、校正用文書印刷プログラム３３が行う処理を示すフローチャートである。なお、図５に示す処理によって生成される校正用文書データを図６に示す。また、校正用文書データに基づいて印刷した校正用文書の例を、法学部の募集要項については図７に、文学部の募集要項については図８に示す。
【００３６】
まず、キーボード／マウス３０を介して、校正用文書を印刷する１以上の文書が選択される（図５のステップＳ０２）。例えば、ディスプレイ２４上に表示された募集要項ファイル（法学部、文学部など）がユーザーによって選択される。
【００３７】
ＣＰＵ２０は、選択された各文書に含まれるコンテンツのＩＤと、そのページ数−レイアウト順とをファイル構築データ３４２（図３Ｂ）から読み出し、これらを対応づけて文書毎にメモリ２２に記録する（図５のステップＳ０４）。
【００３８】
ＣＰＵ２０は、ステップＳ０４で読み出したコンテンツＩＤに対応するコンテンツファイルをコンテンツ属性テーブル３４１から読み出す（図５のステップＳ０６）。ここで、読み出したデータが、ステップＳ０４でメモリ２２に記録した対応するコンテンツのＩＤに上書きして更新される。
【００３９】
さらに、ＣＰＵ２０は、共通部分と個別部分に応じて、異なる表示色を各コンテンツ毎に設定し、校正用文書ファイルを生成する（図５のステップＳ０８）。図６Ａ、Ｂに、それぞれ法学部および文学部について生成された校正用文書データの例を示す。
【００４０】
図６に示す例では、校正印刷色として、共通個別属性（図３Ａ）に基づいて、共通部分（図３Ａの共通個別属性「1」）には赤色を示すコード「Color=赤」が記録されている。同様に、学部の個別部分（図３Ａの共通個別属性「2」）には青色を示すコード「Color=青」が記録されており、キャンパス共通部分（図３Ａの共通個別属性「3」）には緑色を示すコード「Color=緑」が記録されている。
【００４１】
ＣＰＵ２０は、ステップＳ０８で生成された校正用文書ファイルに基づいて、文書を印刷するようにプリンタ３２を制御する（図５のステップＳ０８）。
【００４２】
図７は、図６Ａに示す校正用文書データ（法学部）に基づいて印刷された文書の具体例を示す図である。図８は、図６Ｂに示す校正用文書データ（文学部）に基づいて印刷された文書の具体例を示す図である。図７と図８に示す募集要項は、学部名が「法学部」と「文学部」で相違し、試験日程のうち納付日以外の「試験日」、「面接日」、「発表日」の内容が相違している（何れも青色で印字）。また、受験地が「○○キャンパス」と「××キャンパス」で相違している（緑色で印刷）。
【００４３】
以上のように校正用に印刷された文書の提供を受けた校正担当者（出稿者）は、該当箇所をチェックして原稿または元データを修正、加筆することができる。さらに、後述するように、校正後の文書ファイルは、再び印刷会社に提供され、該当箇所が訂正され、訂正された校正用文書データに基づいて、最終生成文書データが生成される。
【００４４】
最終生成文書データは、校正用文書データにおいて、校正のために変更した表示形態を、本来の表示形態に訂正する（書き換える）ことによって生成する。例えば、図６Ａの校正用文書データであれば、１行目および２行目の制御コード中の「Color=赤」、３行目の制御コード中の「Color=青」などを、本来の表示色とするため全て「Color=黒」に書き換えることによって生成することができる。
【００４５】
４．文書構築情報を自動蓄積する処理
つぎに、図９を用いて、複数種類の文書データ（図１の入力文書Ａ、Ｂ）から文書構築情報（図１の記録部Ｂ１０に記録）を自動的に蓄積する処理について説明する。なお、自動蓄積処理は、文書ファイルデータからデータを直接抽出して行う場合に限らず、印刷物（紙文書）をスキャナで読み取って、ＯＣＲなどを用いて生成したデータに対して行うことも可能である。
【００４６】
まず、複数種類の文書データ（例えば、MicrosoftWord形式の文書データ（商標））の入力を受ける（図９のステップＳ２０）。
【００４７】
ＣＰＵ２０は、所定の分割基準に基づいて、入力された文書データに対してコンテンツに分割する処理を行う（図９のステップＳ２２）。例えば、選択された最初の文書（図７に示す法学部の募集要項）のファイルデータを抽出して、テキスト、画像といった種別に基づいて各データに分割し、さらにテキストについては改行位置で分割する処理を行う。これにより、図４に示すようなデータ単位で、当該文書の内容を示すデータがコンテンツとして分割され、図３に示すコンテンツ属性テーブル３４１に記録される。
【００４８】
これら分割した各コンテンツに対しては、ＩＤが付され、当該文書ファイルを構築するための情報（例えば、図３Ｂの「ページ数−レイアウト順」）と対応づけて、記録部Ｂ１０にファイル構築データ３４１として記録される（図９のステップＳ２４）。
【００４９】
選択された複数の文書全てについて、上記処理を完了していないときは（図９のステップＳ２６のＮｏ）、次の未処理文書を選択し（図９のステップＳ２７）、ステップＳ２２およびステップＳ２４の処理を繰り返す。
【００５０】
選択された複数の文書全てについて、上記処理を完了した後には（図９のステップＳ２６のＹｅｓ）、複数の文書間で同一内容のコンテンツがあるかを照合する処理を行う（図９のステップＳ２８）。
【００５１】
照合の結果、少なくとも２種類以上の文書において同じコンテンツついては、コンテンツとそのＩＤと共に共通部分であることを示す属性とが対応づけてコンテンツ属性テーブル３４１に記録される（図９のステップＳ３０）。例えば、全学部に共通のコンテンツに対しては、図３Ａに示すように全てに共通の共通個別属性として「1」が記録される。一部のキャンパスに共通のコンテンツ（図３Ａに示すコンテンツＩＤ「0020」のファイル「Map1.jpg」）に対しては、図３Ａに示すように一部に共通の共通個別属性として「3」が記録される。
【００５２】
全ての文書において異なるコンテンツについては、コンテンツとそのＩＤと共に個別データであることを示す属性とが対応づけて記録される（図９のステップＳ３０）。例えば、学部毎のコンテンツ（図３Ａに示すコンテンツ、ＩＤ「0003」および「0017」）に対しては、図３Ａに示すように共通個別属性として「2」が記録される。
【００５３】
以上のように、入力された複数の文書データから自動的に文書構築情報ＤＢ３４に各コンテンツを仕分けつつ、レイアウト情報を抽出して記録することができる。
【００５４】
なお、ステップＳ２８における照合処理において、同一属性のコンテンツが連続して存在する場合には、異なる属性のコンテンツが見つかるまでコンテンツを結合したものを１つのコンテンツとして記録することもできる。これにより、例えば、図７の募集要項（法学部）の3ページ目に示す印刷例において、全学部に共通ではない法学部の個別部分（同一属性）である「試験日程（法学部）」から、「試験日…」、「面接日…」、「発表日…」までのテキストデータを結合して１つのコンテンツとして扱うことが可能となる。その際には、当該コンテンツとＩＤとを、学部個別部分であることを示す属性（例えば、「2」）と対応づけて、図３Ａに示すコンテンツ属性テーブル３４１に記録すればよい。
【００５５】
５．その他の実施形態
なお、上記実施形態においては、印刷した校正用文書をクライアントに提供するまでの処理、手順などについて説明したが、さらに、クライアントが校正した内容を反映して正式に印刷してもよい。
【００５６】
すなわち、校正用文書ファイル（図１の校正用文書Ａ”、Ｂ”）の提供を受けた校正担当者（出稿者）は、該当箇所をチェックして原稿または元データを校正（修正、加筆）する。校正後の文書ファイルは、再び印刷会社に提供され、該当箇所が訂正される。担当者による修正は、校正用文書データに対して直接行うことができるが、校正用文書に対して手書きなどで修正箇所を明示し、印刷会社において修正入力を行うようにしてもよい。
【００５７】
この実施形態では、連番機能を設けている。連番機能を用いる場合には、図１０に示すように、コンテンツの制御コードとして「連番」を付しておく。校正用文書印刷プログラム３３（図２）の処理により、校正用文書構築の際に、「連番」の制御コードを持つコンテンツが見いだされると、同一のコンテンツであるか、異なるコンテンツであるかを問わず、各行毎に「１」から順番に連番が付される。このようにして、校正の前後で追加や削除のコンテンツがあったとしても、適切な連番を自動的に付すことができる。
【００５８】
なお、上記の連番機能は、個別部分と共通部分にまたがる場合であっても機能させることができる。例えば、以下に示すように用いることができる。
【００５９】
校正の結果、図１１に示すように、例えば、学部担当者が連番２と３の文章の間に一行を追加し、全学部担当者が連番５の文章を訂正することができる。修正箇所に連番が付されているような場合には、予め各コンテンツが連番であることを示す属性（連番タグなど）を図４に示すコンテンツの内容として記録しておけば、図１１に反映後として示すように、文章が付加されたことを自動的に反映して印刷することができる。このような自動連番機能は、図１１に示すように共通部分と個別部分にまたがって連番が振られている場合にも適用することができる。
【００６０】
また、上記の連番タグを、他の箇所において参照するタグを設け、これによって連番を参照するようにすることができる。これによれば、連番が変更されたとしても、自動的に参照している他の箇所においても、連番が変更されることになる。
【００６１】
なお、テキストに対しては改行されている位置でコンテンツに分割することとしたが、例えば、連番の文章が存在する場合に、連番のうち連続して共通する部分を１つのコンテンツとして分割するようにしてもよい（図３Ａのコンテンツ「Houshin.txt」など）。
【００６２】
なお、上記実施形態では、文書ファイルのデータを分割処理の際に、そのまま用いることとしたが、これに限定されるものではなく、例えば、MicrosoftWord（商標）形式の文書をhtml形式に変換した後に、タグ単位（連番を示す<li>タグで挟まれた範囲など）でコンテンツとして分割するようにしてもよい。
【００６３】
なお、上記実施形態では、最終生成文書（発注を受けた印刷物）の文字色が黒である場合に、校正用文書における共通部分と個別部分とを識別するための出力形態として、表示色を変更することとしたが、これに限定されるものではなく、最終生成文書の属性と混乱を生じないような属性を用いて共通部分と個別部分を識別することができる。
【００６４】
例えば、図１２に示すように、太線、点線、一点鎖線といった異なる属性の線分を、全共通部分、一部共通、個別部分をそれぞれ取り囲むように印刷してもよい（最終生成文書において線分による囲みがない場合）。また、最終生成文書において線分による囲みがあるような場合でも、例えば、最終生成文書における囲みより一回り大きい囲みとする等これと明確に区別できるように、共通部分と個別部分とを区別できるような属性（点線と実線など）の線分で囲むようにしてもよい。また、その他の印刷形態として、該当部分を含む領域に異なるハッチングを付するようにしてもよい。最終生成文書がカラーの場合でも、共通部分用校正紙、個別部分用校正紙を用意しておき、それぞれ該当以外の部分については、半調にすることで区別することができる。
【００６５】
なお、校正用文書に基づいて修正が行われた結果、個別部分であったところが、他の種類の文書と同じとなり、共通部分となる場合もある。このような場合には、同一となったかどうかを自動的に判断し、コンテンツ属性テーブル３４１の属性を個別部分から共通部分に変更することができる。
【００６６】
なお、図３Ｂにおいては、ページ数−レイアウト順を記録している。しかし、ページ数は指定せず、ページ全体を通してのレイアウト順のみを指定するようにしてもよい。この場合、校正用文書印刷プログラム３３が、レイアウト順に従って、ページへの振り分けを自動的に行うことになる。
【００６７】
また、上記実施形態では、校正用文書を印刷するようにしているが、図６に示すような校正用文書データ（例えば、ＰＤＦ形式（商標））を出力し、これをユーザに渡す（送信する）ようにしてもよい。ユーザは、校正用文書データを受けて、これを印刷して校正を行ってもよいし、ディスプレイに表示して校正を行うようにしてもよい。
【００６８】
上記実施形態では、全学共通部分、キャンパス共通部分、学部個別部分に分けている。しかし、これらの分類とは別に、年度に対応して定型的に変化する部分（例えば、「２０１２年度」など）を年度部分として分類しておき、年度部分についてはすべての種類の文書について一括で変更を行うようにしてもよい。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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