(57)【要約】【課題】決裁された文書ファイルのうち、最新版の文書ファイルを出力する。【解決手段】文書ファイルを記憶する文書記憶部１３ａと、文書記憶部１３ａに記憶された文書ファイルを一意に識別する識別情報と、文書ファイルが決裁されたか否かを示す決裁情報と、文書ファイルが決裁された日時とを関連付けて、文書情報として記憶する文書情報記憶部１３ｂと、文書情報に基づいて、文書記憶部１３ａから決裁された文書ファイルのうち最新の文書ファイルを最新決裁文書ファイルとして抽出する抽出部１４と、抽出された最新決裁文書ファイルをインクジェット印刷装置２に出力させる出力制御部１５と、を備える。【選択図】図１
2012155470.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを記憶する文書記憶手段と、
前記文書データを出力する出力手段と、
前記文書記憶手段に記憶された文書データを識別する識別情報と、前記文書データが決裁されたか否かを示す決裁情報と、前記文書データが決裁された日時とを関連付けて、文書情報として記憶する文書情報記憶手段と、
前記文書情報に基づいて、前記文書記憶手段から決裁された文書データのうち最新の文書データを最新決裁文書データとして抽出する抽出手段と、
前記抽出された最新決裁文書データを前記出力手段に出力させる出力制御手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書データを決裁した決裁者を識別する決裁者ＩＤの入力を受け付ける入力手段、を更に備え、
前記文書情報は、
前記決裁者ＩＤが、さらに関連付けられており、
前記抽出手段は、
前記文書情報に基づいて、前記文書記憶手段から、前記入力手段が受け付けた決裁者ＩＤに一致する決裁者ＩＤに関連付けられた文書データのうち、決裁された最新の文書データを最新決裁文書データとして抽出する
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルを管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般的に、文書などの情報をデータベース化し、文書の検索や検索された文書の公開する文書管理支援システムがよく知られている。
【０００３】
特許文献１には、決裁される前の文書の文書目録を仕掛情報データベースに仮登録し、決裁された文書の文書目録を行政データベースに保存し、ネットワークを介して接続されたコンピュータとの間で、この文書目録を共有する文書管理支援システムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−２４３１０３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
例えば、品質管理等の第三者に業務内容を開示する監査実施の際、被監査者は管理している文書の最新版を監査者に提示する必要がある。
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載された文書管理支援システムでは、決裁される前の文書の文書目録を仕掛情報データベースに仮登録し、決裁された文書の文書目録を行政データベースに保存し、ネットワークを介して接続されたコンピュータとの間で、この文書目録を共有するので、文書が更新された場合、旧版の文書と新版の文書が混在することになり、決裁された文書が最新版か否かを判断することが困難であった。
【０００７】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、決裁された文書ファイルのうち、最新版の文書ファイルを出力する文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、本発明に係る文書管理システムの第１の特徴は、文書データを記憶する文書記憶手段と、前記文書データを出力する出力手段と、前記文書記憶手段に記憶された文書データを識別する識別情報と、前記文書データが決裁されたか否かを示す決裁情報と、前記文書データが決裁された日時とを関連付けて、文書情報として憶する文書情報記憶手段と、前記文書情報に基づいて、前記文書記憶手段から決裁された文書データのうち最新の文書データを最新決裁文書データとして抽出する抽出手段と、前記抽出された最新決裁文書データを前記出力手段に出力させる出力制御手段とを備えたことにある。
【０００９】
本発明に係る文書管理システムの第２の特徴は、前記文書データを決裁した決裁者を識別する決裁者ＩＤの入力を受け付ける入力手段、を更に備え、前記文書情報は、前記決裁者ＩＤが、さらに関連付けられており、前記抽出手段は、前記文書情報に基づいて、前記文書記憶手段から、前記入力手段が受け付けた決裁者ＩＤに一致する決裁者ＩＤに関連付けられた文書データのうち、決裁された最新の文書データを最新決裁文書データとして抽出することにある。
【発明の効果】
【００１０】
本発明に係る文書管理システムの第１の特徴によれば、文書情報に基づいて、文書記憶手段から決裁された文書データのうち最新の文書データを最新決裁文書データとして抽出するので、決裁された文書データのうち、最新版の文書データを一斉に出力することができる。これにより、利用者は、文書データのうち最新版のものか否かを目視確認する作業を省略することができるので、出力させるための作業を大幅に簡略化することができる。
【００１１】
本発明に係る文書管理システムの第２の特徴によれば、文書情報に基づいて、文書記憶手段から、入力手段が受け付けた決裁者ＩＤに一致する決裁者ＩＤに関連付けられた文書データのうち、決裁された最新の文書データを最新決裁文書データとして抽出するので、利用者は、どの決裁者によって決裁されたかを確認することなく、指定された決裁者により決裁された文書データのうち、最新版の文書データを一斉に印刷することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施例１である文書管理サーバが適用された文書管理システムの構成を示した構成図である。
【図２】本発明の実施例１である文書管理サーバが適用された文書管理システムにおける決裁処理の処理手順を示したシーケンス図である。
【図３】本発明の実施例１である文書管理サーバにおける印刷処理の処理手順を示したフローチャートである。
【図４】本発明の実施例２である文書管理サーバにおける印刷処理の処理手順を示したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１４】
本発明の実施例１では、印刷媒体に印刷を行うインクジェット印刷装置、及び印刷を要求する端末と、ネットワークを介して接続され、端末からの印刷要求に応じてインクジェット印刷装置に印刷させる文書管理サーバを例に挙げて説明する。
【実施例１】
【００１５】
＜文書管理システムの構成＞
図１は、本発明の実施例１である文書管理サーバが適用された文書管理システムの構成を示した構成図である。
【００１６】
図１に示すように、文書管理システム１０は、文書管理サーバ１と、インクジェット印刷装置２，３と、端末５，６とを備えており、それぞれは、ネットワーク９を介して接続されている。
【００１７】
インクジェット印刷装置２は、印刷制御部２１と、印刷部２２とを備えている。
【００１８】
印刷制御部２１は、利用者の操作に基づいて生成された印刷ジョブ又は文書管理サーバ１や端末５，６から供給された印刷ジョブに基づいて、印刷部２２に印刷させる。
【００１９】
印刷部２２は、印刷制御部２１から供給される印刷ジョブに基づいて、インクジェットヘッド（図示しない）からシアン（Ｃ）、マゼンタ（Ｍ）、イエロー（Ｙ）、及びブラック（Ｋ）の合計４色のインクを吐出することにより、所定の寸法に切断された印刷媒体に対してカラー印刷を行う。
【００２０】
なお、インクジェット印刷装置３は、インクジェット印刷装置２と同一構成を有するので、説明を省略する。
【００２１】
端末５，６は、ネットワーク９を介して、後述するように、文書管理プログラムが実行された文書管理サーバと接続可能なコンピュータで構成されており、ここでは、端末５は、担当者が使用する端末であり、端末６は、決裁者が使用する端末として説明する。
【００２２】
文書管理サーバ１は、ネットワークインタフェース部１１と、記憶制御部１２と、ハードディスク１３と、抽出部１４と、出力制御部１５と、出力決定部１６とを備えている。
【００２３】
ネットワークインタフェース部１１は、ネットワーク９と接続するための接続インタフェースであり、端末５，６から印刷を要求する印刷要求信号が供給され、また、ネットワークインタフェース部１１は、インクジェット印刷装置２に印刷ジョブを供給する。
【００２４】
記憶制御部１２は、決裁された文書ファイルをハードディスク１３の文書記憶部１３ａに記憶させる。また、記憶制御部１２は、文書情報記憶部１３ｂに記憶された文書情報を更新する。
【００２５】
ハードディスク１３は、記憶領域として、文書記憶部１３ａと、文書情報記憶部１３ｂとを備える。
【００２６】
文書記憶部１３ａは、文書ファイル（文書データ）を記憶する。
【００２７】
文書情報記憶部１３ｂは、文書記憶部１３ａに記憶された文書ファイルを一意に識別するファイル名と、文書ファイルの分類コードと、文書ファイルの分類名と、文書ファイルの改訂番号と、文書ファイルが決裁されたか否かを示す決裁情報と、決裁者のユーザＩＤである決裁者ＩＤと、文書ファイルが決裁された決裁日時とを関連付けて、文書情報として記憶する。
【００２８】
抽出部１４は、文書情報に基づいて、文書記憶部１３ａから決裁された文書ファイルのうち最新の文書ファイルを最新決裁文書ファイルとして抽出する。
【００２９】
出力制御部１５は、抽出された最新決裁文書ファイルをインクジェット印刷装置２，３に印刷させる。
【００３０】
出力決定部１６は、出力手段であるインクジェット印刷装置２，３のうち、いずれのインクジェット印刷装置に印刷させるかを決定する。
【００３１】
＜文書管理サーバ１の作用＞
本発明の実施例１である文書管理サーバ１の作用について説明する。
【００３２】
本発明の実施例１である文書管理サーバ１は、主に決裁処理及び印刷処理を行う。そのため、各々の処理について以下に詳細に説明する。
【００３３】
≪決裁処理≫
図２は、本発明の実施例１である文書管理サーバ１が適用された文書管理システム１０における決裁処理の処理手順を示したシーケンス図である。ここでは、担当者のユーザＩＤで文書管理システム１０にログインした担当者が端末５から文書ファイルの決裁要求の操作を行い、決裁者のユーザＩＤで文書管理システム１０にログインした決裁者が端末６から決裁操作を行う場合について説明する。
【００３４】
図２に示すように、端末５から、担当者が文書ファイルの決裁要求の操作を行うと、端末５から、端末６に対して文書ファイルの決裁を要求する要求信号が供給される（ステップＳ１０１）。
【００３５】
そして、ステップＳ１０３において、決裁者が、決裁を却下する操作を起こった場合（ＮＯの場合）には、決裁の却下を通知する信号を端末５へ供給し（ステップＳ１０５）、決裁者が、決裁する操作を起こった場合（ＹＥＳの場合）には、文書情報の更新を要求する信号を文書管理サーバ１へ供給する（ステップＳ１０７）。
【００３６】
文書情報の更新を要求する信号を受信した文書管理サーバ１の記憶制御部１２は、決裁された文書ファイルをハードディスク１３の文書記憶部１３ａに記憶させる（ステップＳ１０９）。
【００３７】
次に、文書管理サーバ１の記憶制御部１２は、ハードディスク１３の文書情報記憶部１３ｂに記憶された文書情報を更新する（ステップＳ１１１）。具体的には、記憶制御部１２は、文書情報記憶部１３ｂに記憶された文書情報の中から、決裁された文書ファイルに対応するファイル名が関連付けられた改訂番号と、決裁情報と、決裁者ＩＤと、決裁日時とを更新する。
【００３８】
そして、記憶制御部１２は、文書情報の更新が完了したことを端末６に通知し（ステップＳ１１３）、端末６は、端末５に対して、決裁が完了したことを端末５に通知する（ステップＳ１１５）。
【００３９】
これにより、文書記憶部１３ａには、決裁済みの文書ファイルが記憶されると共に、文書情報記憶部１３ｂには、文書記憶部１３ａに記憶された文書ファイルに関する文書情報が記憶される。
【００４０】
≪印刷処理≫
図３は、本発明の実施例１である文書管理サーバ１における印刷処理の処理手順を示したフローチャートである。
【００４１】
図３に示すように、文書管理サーバ１は、端末５又は端末６から、印刷を要求する操作信号が供給されると（ステップＳ２０１）、抽出部１４は、文書記憶部１３ａに決裁された文書ファイルが記憶されているか否かを判定する（ステップＳ２０３）。具体的には、抽出部１４は、文書情報記憶部１３ｂに文書情報が記憶されている場合、文書記憶部１３ａに決裁された文書ファイルが記憶されていると判定する。なお、印刷を要求する操作信号には印刷部数が含まれているとする。
【００４２】
ステップＳ２０３において、決裁された文書ファイルが記憶されていないと判定された場合（ＮＯの場合）、出力制御部１５は、ネットワークインタフェース部１１を介して、印刷を要求した端末５又は端末６に対して、決裁文書がない旨を通知する（ステップＳ２０５）。
【００４３】
一方、ステップＳ２０３において、決裁された文書ファイルが記憶されていると判定された場合（ＹＥＳの場合）、抽出部１４は、決裁された文書ファイルの中から最新版を抽出する（ステップＳ２０７）。具体的には、抽出部１４は、文書情報記憶部１３ｂに記憶された文書情報に基づいて、決裁されたファイル名毎に、決裁日時が最も新しいファイル名を抽出し、この抽出されたファイル名の文書ファイルを最新決裁文書ファイルとして文書記憶部１３ａから抽出する。
【００４４】
次に、出力決定部１６は、印刷を要求する操作信号に含まれる印刷部数が、予め定められた上限部数を超えたか否かを判定する（ステップＳ２０９）。ここで、上限部数は、例えば、１０００部等というように、１台のインクジェット印刷装置で印刷すると、印刷の占有時間が非常に長くなるような印刷枚数として設定される。
【００４５】
ステップＳ２０９において、印刷部数が上限部数以下であると判定された場合（ＮＯの場合）、出力決定部１６は、ネットワーク９に接続されたインクジェット印刷装置２，３のうち、いずれか１台のインクジェット印刷装置を出力先として決定し、出力制御部１５は、決定されたインクジェット印刷装置に、最新決裁文書ファイルを印刷させる（ステップＳ２１１）。
【００４６】
一方、ステップＳ２０９において、印刷部数が上限部数を越えたと判定された場合（ＹＥＳの場合）、出力決定部１６は、ネットワーク９に接続されたインクジェット印刷装置２，３のうち、任意の複数台のインクジェット印刷装置を出力先として決定し、出力制御部１５は、決定された複数台のインクジェット印刷装置に、最新決裁文書ファイルを印刷させる（ステップＳ２１３）。
【００４７】
以上のように、本発明の実施例１である文書管理サーバ１によれば、文書情報に基づいて、決裁された文書ファイルのうち、決裁日時が最も新しい最新決裁文書ファイルを文書記憶部１３ａから抽出し、抽出された最新決裁文書ファイルを印刷させるので、利用者（担当者や決裁者）が、文書記憶部１３ａに記憶された文書ファイルのうち、決裁された文書ファイルのうち最新版のものを目視確認して選択する操作を行うことなく、決裁された文書ファイルのうち、最新版の文書ファイルを一斉に印刷することができる。
【００４８】
これにより、利用者にとって、インクジェット印刷装置に適切な印刷をさせるための作業を大幅に削減することができるので、印刷要求の操作を簡素化することできる。
【００４９】
また、印刷方式等、性能の違いにより印刷部数あたりの消費電力量が異なる場合がある。例えば、孔版印刷装置の場合は最初に版を作成するので、印刷開始十数枚までは消費電力量が高い。これに対して、インクジェット印刷装置は印刷部数による消費電力量の違いが孔版印刷装置と比較して少ない傾向にある。つまり多部数印刷の場合に孔版印刷装置を用い、小部数印刷はインクジェット印刷装置を用いるというように印刷部数に応じて出力先を切り替えることにより消費電力を抑えることができる。
【実施例２】
【００５０】
本発明の実施例１では、決裁された文書ファイルのうち、決裁日時が最も新しい最新決裁文書ファイルを抽出し、抽出された最新決裁文書ファイルを印刷させる文書管理サーバ１を例に挙げて説明した。
【００５１】
本発明の実施例２では、決裁者ＩＤが入力されたときに、入力された決裁者ＩＤに関連付けた決裁された文書ファイルのうち、決裁日時が最も新しい最新決裁文書ファイルを抽出し、抽出された最新決裁文書ファイルを印刷させる文書管理サーバ１Ａを例に挙げて説明する。
【００５２】
＜文書管理システムの構成＞
本発明の実施例２である文書管理サーバ１Ａの構成、及び文書管理サーバ１Ａが適用された文書管理システムの構成は、図１に示したそれぞれ本発明の実施例１である文書管理サーバ１の構成、及び文書管理サーバ１が適用された文書管理システム１０の構成と同一であるので、説明を省略する。
【００５３】
本発明の実施例２である文書管理サーバ１Ａが備える抽出部１４は、文書情報に基づいて、文書記憶手段から、外部入力された決裁者ＩＤに一致する決裁者ＩＤに関連付けた文書ファイルのうち、決裁された最新の文書ファイルを最新決裁文書ファイルとして、抽出する。
【００５４】
＜文書管理サーバ１Ａの作用＞
本発明の実施例２である文書管理サーバ１Ａが実行する決裁処理及び印刷処理のうち、決裁処理については、同一処理であるので、説明を省略する。
【００５５】
≪印刷処理≫
図４は、本発明の実施例２である文書管理サーバ１Ａにおける印刷処理の処理手順を示したフローチャートである。なお、図４に示したフローチャートにおいて、図３に示した本発明の実施例１である文書管理サーバ１における印刷処理と同一ステップ番号が付された処理については、それぞれ同一処理であるので、説明を省略する。
【００５６】
図４に示すように、文書管理サーバ１Ａは、端末５又は端末６から、印刷部数及び決裁者ＩＤを含んだ印刷を要求する操作信号が供給されると（ステップＳ３０１）、抽出部１４は、指定された決裁者により決裁された文書ファイルが文書記憶部１３ａに記憶されているか否かを判定する（ステップＳ３０３）。具体的には、抽出部１４は、文書情報記憶部１３ｂに記憶された文書情報に、操作信号に含まれる決裁者ＩＤと一致する決裁者ＩＤに関連付けられた文書名が含まれている場合に、指定された決裁者により決裁された文書ファイルが文書記憶部１３ａに記憶されていると判定する。
【００５７】
ステップＳ３０３において、指定された決裁者により決裁された文書ファイルが文書記憶部１３ａに記憶されていると判定された場合（ＹＥＳの場合）、抽出部１４は、指定された決裁者により決裁された文書ファイルの最新版を抽出する（ステップＳ３０７）。具体的には、抽出部１４は、文書情報記憶部１３ｂに記憶された文書情報に基づいて、操作信号に含まれる決裁者ＩＤと一致する決裁者ＩＤに関連付けられた文書名のうち、決裁日時が最も新しいファイル名を抽出し、この抽出されたファイル名の文書ファイルを最新決裁文書ファイルとして文書記憶部１３ａから抽出する。
【００５８】
以上のように、本発明の実施例２である文書管理サーバ１Ａによれば、文書情報に基づいて、指定された決裁者により決裁された文書ファイルのうち、決裁日時が最も新しい最新決裁文書ファイルを文書記憶部１３ａから抽出し、抽出された最新決裁文書ファイルを印刷させるので、利用者（担当者や決裁者）が、決裁者を指定する操作を行うことにより、文書記憶部１３ａに記憶された文書ファイルのうち、どの決裁者によって決裁されたかを確認することなく、指定された決裁者により決裁された文書ファイルのうち、最新版の文書ファイルを一斉に印刷することができる。
【００５９】
また、本発明の実施例１、２では、最新決裁文書データとして最新決裁文書ファイルを印刷させる文書管理サーバ１を例に挙げて説明したが、最新決裁文書データは、文書ファイルに限らず、画像データや実験データ等どのようなデータであってもよい。
【００６０】
また、本発明の実施例１、２では、インクジェット印刷装置及び端末と、ネットワークを介して接続され、端末からの印刷要求に応じてインクジェット印刷装置に印刷させる文書管理サーバを例に挙げて説明したがこれに限らない。
【００６１】
端末が、文書管理サーバの内部の備えられ、文書管理サーバが印刷を要求する操作を受け付けた場合に、インクジェット印刷装置に印刷させる構成としてもよい。
【００６２】
また、本発明の実施例１である文書管理サーバ１は、インクジェットヘッドから４色のインクを吐出することにより、所定の寸法に切断された印刷媒体に対してカラー印刷を行うインクジェット方式のプリンタであるインクジェット印刷装置２と接続される構成を例に挙げて説明したが、接続先のプリンタは、これに限らず、レーザ方式、又は孔版印刷方式等の印刷装置であってもよい。
【００６３】
さらに、最新決裁文書データである最新決裁文書ファイルを出力する出力手段としては、インクジェット印刷装置２等の印刷装置に限らず、液晶モニタ等の画面へ最新決裁文書ファイルを表示する表示装置であってもよい。
【符号の説明】
【００６４】
１，１Ａ…文書管理サーバ
２，３…インクジェット印刷装置
５，６…端末
１０…文書管理システム
１１…ネットワークインタフェース部
１２…記憶制御部
１３…ハードディスク
１３ａ…文書記憶部
１３ｂ…文書情報記憶部
１４…抽出部
１５…出力制御部
１６…出力決定部
２１…印刷制御部
２２…印刷部
【図１】
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【図２】
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【図３】
2012155470.tif 000005
【図４】
2012155470.tif 000006