(57)【要約】【課題】追跡情報が読み取り不可能であっても文書の追跡を可能にし、かつ追跡に必要となるログによるストレージやネットワークやサーバーへの負荷を少なくすることを目的とする。【解決手段】出力対象の文書画像に相当する文書画像が追跡ログと共に保存手段に保存されているか判断し、保存されていないと判断した場合に、今回の出力に係る追跡ログを出力対象の文書画像と関連付けて保存手段に保存する。【選択図】図５
2012079261.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力対象の文書画像に相当する文書画像が追跡ログと共に保存手段に保存されているか判断する判断手段と、
前記判断手段で保存されていると判断した場合に、今回の出力に係る操作ログを前記保存手段に保存する一方で前記出力対象の文書画像を前記追跡ログに関連付けることはせず、
前記判断手段で保存されていないと判断した場合に、今回の出力に係る追跡ログを前記出力対象の文書画像と関連付けて前記保存手段に保存する手段とを有することを特徴とする装置。
【請求項２】
文書を読み取る読取手段をさらに備え、
前記判断手段は、前記読み取った文書に追跡情報が付加されている場合に前記文書画像が保存手段に保存されていると判断することを特徴とする請求項１に記載の装置。
【請求項３】
管理している文書を識別する文書リストを取得する文書リスト取得手段をさらに備え、
前記判断手段は、前記追跡情報に含まれる文書識別情報が前記取得した文書リストに含まれている場合に前記文書画像が前記保存手段に保存されていると判断することを特徴とする請求項２に記載の装置。
【請求項４】
連携可能な他の装置を識別する装置情報リストを取得する装置情報リスト取得手段をさらに備え、
前記判断手段は、前記追跡情報に含まれる装置識別情報が前記取得した装置情報リストに含まれている場合に前記文書画像が前記保存手段に保存されていると判断することを特徴とする請求項２に記載の装置。
【請求項５】
装置における制御方法であって、
出力対象の文書画像に相当する文書画像が追跡ログと共に保存手段に保存されているか判断する判断ステップと、
前記判断ステップにおいて保存されていると判断した場合に、今回の出力に係る操作ログを前記保存手段に保存する一方で前記出力対象の文書画像を前記追跡ログに関連付けることはせず、
前記判断ステップにおいて保存されていないと判断した場合に、今回の出力に係る追跡ログを前記出力対象の文書画像と関連付けて前記保存手段に保存するステップとを有することを特徴とする制御方法。
【請求項６】
請求項５に記載の装置における制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書追跡技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク複合機（ＭＦＰ：Multifunction Printer）の普及に伴い、文書の情報漏えいが問題になっている。文書の情報漏えい問題の対策として、従来からバーコードや電子透かしなどを用いて文書へ情報を付加する技術が提案されている。
【０００３】
例えば特許文献１では、文書に対して固有の文書ＩＤを含んだバーコードを文書に合成し、クライアントＰＣや複合機で、この文書ＩＤと対応する操作ログとを保存する手法を提案している。
【０００４】
特許文献１によれば、文書の漏えいが見つかった場合、その文書をスキャンすることにより、その文書に含まれたバーコードの情報を得て、その情報に基づきログを参照することにより、その文書の作成を指示したユーザの特定が可能になる。これにより、その文書を漏えいさせてしまったユーザの特定が可能になる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１０−１６０６９８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
このように、文書そのものが漏えいし、その漏えいした文書が見つかった場合にはまだ良い。従来技術を使って、その文書を漏えいさせてしまったユーザの特定が可能になるからである。
【０００７】
しかしながら、文書そのものが漏えいするのではなく、その文書に書かれた機密情報だけが漏えいすることもある。このような場合、文書そのものが手に入らないため、その文書に含まれるバーコードも手に入らない。その結果、その文書に書かれた機密情報を漏えいさせてしまったユーザの特定ができない。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
そこで、出願人は、単に操作ログのみを保存するのではなく、操作ログと関連付けて文書画像も保存することを特願２００９−１７００８３号にて提案している。文書画像を保存することにより、機密情報が流出した場合、その機密情報を含む文書画像を検索することができるようになる。そして、機密情報を含む文書画像を検索することができれば、その文書画像に関連づいている操作ログも特定することができるようになる。これにより、その機密情報を流出させてしまったユーザの特定が可能になる。
【０００９】
しかしながら、毎回毎回、文書画像を保存していると記憶装置を圧迫してしまう。
【００１０】
そこで、本願では、初めてその文書画像を印刷して印刷物を作成する時にその文書画像及び操作ログを保存する一方で、二度目以降（その印刷物を複写する時など）は文書画像を保存せず、操作ログのみを保存する。
【００１１】
すなわち、本発明に係る装置は、出力対象の文書画像に相当する文書画像が追跡ログと共に保存手段に保存されているか判断する判断手段と、前記判断手段で保存されていると判断した場合に、今回の出力に係る操作ログを前記保存手段に保存する一方で前記出力対象の文書画像を前記追跡ログに関連付けることはせず、前記判断手段で保存されていないと判断した場合に、今回の出力に係る追跡ログを前記出力対象の文書画像と関連付けて前記保存手段に保存する手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、機密情報を流出させてしまったユーザの特定を可能とすることができる。そして、ユーザを特定するために必要な情報量を減らすことができるので記憶装置の圧迫を防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】実施形態１におけるＭＦＰ３００１のブロック図である。
【図２】実施形態１における１つのバーコードが含まれている文書画像の一例を示す図である。
【図３】実施形態１における追跡ログの情報の内容を示す図である。
【図４】実施形態１におけるＭＦＰ３００１が実行する制御の流れを示すフローチャートである。
【図５】実施形態１におけるＭＦＰ３００１が実行する制御の流れを示すフローチャートである。
【図６】実施形態１における追跡ログと画像ログとを用いた文書の追跡の一例を示す図である。
【図７】実施形態２における文書ＩＤリストの一例を示す図である。
【図８】実施形態２におけるＭＦＰ３００１が実行する制御の流れを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下に、図面を参照して、この発明に係る実施形態を例示的に詳しく説明する。ただし、この実施形態に記載されている構成要素の相対配置、数式、数値等は、特に特定的な記載がない限りは、この発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。
【００１５】
＜実施形態１＞
本発明の第１の実施形態は、ネットワーク複合機（ＭＦＰ）が文書を読み取った場合は、追跡情報が付加されているか否かによって、追跡ログとして文書画像を記録するか否かを判断するものである。追跡ログとは、文書が作成または複写された経緯を特定するための情報である。具体的には、何時どのユーザによってどのＭＦＰを用いて文書が作成または複写されたかを特定するための情報である。詳細については後述する。
【００１６】
なお、本実施形態も含め以降の実施形態では、バーコードを利用する形態（即ち、バーコードを文書画像に合成して印刷する形態、及び、その印刷により得られた文書を読み取り動作を制御する形態）を例として説明を行うこととする。このバーコードには、後述する追跡情報が符号化されて含まれることになる。
【００１７】
また、本実施形態では、バーコードとして２次元コードを使用し、文書の一面に対して１つの２次元コードが合成されることとする。もちろん、後述する追跡情報が符号化されて文書に合成される形態であれば、２次元コードでなくてもいずれの符号化方式を適用してもよい。なお、本実施形態において追跡情報とは２次元コードに含まれ得る情報を示しており、追跡ログとはいくつかの追跡情報を関連付けた情報でありＰＣやＭＦＰにおいて保存され得る情報を示す。詳細については後述する。
【００１８】
まず、全体的な処理の概略を説明するために、ＭＦＰにおいて追跡情報を２次元コードの形態で文書に付加する処理について説明する。
【００１９】
始めに、追跡情報を符号化することで埋め込み情報を得る。２番目に、埋め込み情報を画像化することで２次元コードを生成する。３番目に、２次元コードと文書画像とを合成し、２次元コードの合成された文書画像を生成する。最後に、２次元コードの合成された文書画像を印刷する。これにより、追跡情報が２次元コードで付加された文書が作成される。この一連の処理を、追跡情報の「付加」と呼ぶ。なお、追跡情報を符号化し、画像化する処理（これにより、２次元コードが生成されることになる）のことを、追跡情報の「バーコード化」と称することにする。符号化方法、画像化方法及び合成方法については、公知の技術を用いることが可能であり、ここでの詳細な説明は省略する。
【００２０】
次に、ＭＦＰにおいて、追跡情報が２次元コードで付加された文書から追跡情報を抽出する処理について説明する。始めに、スキャナ原稿台やＡＤＦ（Auto Document Feeder）でその文書を読み取り、文書画像を生成する。２番目に、その文書画像から２次元コードを見つけ出す。３番目に、見つけ出した２次元コードを情報化して埋め込み情報を得る。４番目に、埋め込み情報を復号化して追跡情報を得る。これにより、追跡情報が２次元コードで付加された文書から、追跡情報を得ることができる。この一連の処理の内の２番目以降の処理を、追跡情報の「抽出」と呼ぶ。これらの一連の処理についても公知の技術を用いることが可能であり、ここでの詳細な説明は省略する。
【００２１】
以下、図１を参照して本発明の第１の実施形態におけるネットワーク複合機ＭＦＰ３００１の構成について詳細に説明する。ここで、図１は、本実施形態に係るＭＦＰ３００１の構成を例示するブロック図である。
【００２２】
制御部１は、ＭＦＰ３００１の各ユニットの動作制御をおこなう箇所である。制御部１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を有している（ここでは図示しない）。操作部５は、ＭＦＰ３００１に対するユーザからの操作入力を受け付ける箇所である。ユーザ認証部６は、ＭＦＰ３００１を使用するユーザの認証に必要な情報を管理する箇所である。ユーザ認証部６の詳細な動作については後述する。
【００２３】
読取部２は、上述の文書を読み取ることで（例えば、スキャンし）、その文書の文書画像の生成を行う箇所である。なお、文書が印刷物等の紙文書であるのに対して、文書画像はデジタル（又は、アナログ）のデータである。
【００２４】
情報化部３は、上述の文書画像から２次元コードを見つけ出して追跡情報の復号化を行う箇所である。メモリ７は、文書画像を記憶する箇所である。出力部８は、メモリ７から文書画像を読み出した後、文書画像の印刷、または、文書画像の外部装置への送信等の出力を行う箇所である。ここで外部装置とは、ＭＦＰ３００１とネットワークを介して接続されているＰＣ等を指す。また、後述する追跡ログ等を外部装置に記憶させる場合には出力部８を介して外部装置との間で追跡ログの情報の送受信も行われる。
【００２５】
表示部９は、制御部１の制御により表示画面の表示を行う箇所である。データベース１０は、ＭＦＰ３００１の印刷設定、ジョブログ、後述する追跡ログ等を記録する箇所である。エンコード部１１は、上述の符号化と画像化を行う箇所である。
【００２６】
次に、追跡情報を付加したい場合にユーザが行う手続き、及びユーザの手続に応じてＭＦＰ３００１が行う処理について説明する。
【００２７】
文書に追跡情報を付加したいユーザは、まず、表示部９に表示されるユーザ認証画面（ここでは図示しない）を見ながら、ユーザＩＤ及びパスワードを、操作部５を介して入力する。操作部５を介して入力された情報は、操作部５からユーザ認証部６に送られる。ユーザ認証部６は、管理している情報に従って、入力されたパスワードが適切なパスワードであるか判断する。判断の結果、パスワードが適切なパスワードである場合に、ユーザ認証部６は、適切なパスワードであるということを示す情報とユーザＩＤとを制御部１に送信する。適切なパスワードであるということを示す情報とユーザＩＤとを受信した制御部１は、表示部９に、追跡情報の抽出と付加を行うべきかをユーザに問うチェックボックスを表示する（ここでは図示しない）。ユーザが、操作部５からチェックボックスに対してチェックをした場合は、追跡情報が印刷対象の文書に付加されることになる。一方、チェックしなかった場合は追跡情報が印刷対象の文書に付加されないことになる。なお、本実施形態においては、たとえユーザがチェックボックスに対してチェックをしなかった場合、すなわち、追跡情報が印刷対象の文書に付加されない場合であっても、後述するように画像ログを含む追跡ログ自体は保存することになる。
【００２８】
なお、一連の操作で作成された文書にはすべて同じ追跡情報が付加されることになる。ここで、一連の操作とは、スキャナ原稿台やＡＤＦに置かれた文書群を一度の複写指示で複写することである。
【００２９】
よって、例えば、ユーザが元の文書（例えば、４枚）をＡＤＦに置いて３部複写する指示をＭＦＰ３００１にした場合、作成された３部の複写された文書（つまり、１２枚）は一連の操作で複写されたものとなる。従って、その３部の複写された文書にはすべて同じ追跡情報が付加されることとなる。すなわち、複写された文書には同じバーコードが合成されることになる。
【００３０】
なお、追跡情報を付加するための入力は、ＭＦＰ３００１と接続されているＰＣのドライバやユーティリティ上から行ってもよい。
【００３１】
図２は、２次元コードを合成したときの文書画像の一例である。文書３０１に対して、追跡情報を持つ２次元コード３０２が付加されていることを示している。
【００３２】
次に、追跡ログの内容について図３を用いて詳細に説明する。図３は、１レコード分の追跡ログ４０１の内容を示す一例である。１レコード分とは、例えば文書に対する１回の操作において生成され保存される情報のことを示す。追跡ログ４０１には第１の追跡情報４０２と第２の追跡情報４０７とが含まれており、また、追跡ログ４０１には画像ログ４１２が関連付けられている。
【００３３】
第１の追跡情報４０２は読み取った文書に付加されている２次元コードに埋め込まれている情報を示しており、第１の文書ＩＤ４０３、第１のユーザＩＤ４０４、第１のタイムスタンプ４０５、第１の装置情報４０６が含まれている。第１の文書ＩＤ４０３は、文書をユニークに識別するための識別子である。第１のユーザＩＤ４０４は、文書の複写や送信などの操作を行ったユーザのユーザＩＤを示す。第１のタイムスタンプ４０５は、文書の複写や送信が行われた時刻を示す。第１の装置情報４０６は文書の複写や送信などの操作が行われた装置の情報（例えば装置のシリアルナンバーなど）を示す。このように第１の追跡情報４０２は、過去にその文書に対して行われた情報が含まれる。
【００３４】
第２の追跡情報４０７は、読み取った第１の追跡情報４０２を更新し、出力文書に合成する２次元コードに埋め込む情報を示しており、第２の文書ＩＤ４０８、第２のユーザＩＤ４０９、第２のタイムスタンプ４１０、第２の装置情報４１１が含まれている。第２の文書ＩＤ４０８は、文書をユニークに識別するための識別子である。第２のユーザＩＤ４０９は、今回文書の複写や送信などの操作を行うユーザのユーザＩＤを示す。第２のタイムスタンプ４１０は、今回文書の複写や送信を行う時刻を示す。第２の装置情報４１１は今回文書の複写や送信などの操作を行う装置の情報（例えば装置のシリアルナンバーなど）を示す。このように、第２の追跡情報４０７は、今回その文書に対して行われる情報が含まれる。
【００３５】
さらに画像ログ４１２は、追跡ログ４０１に関連付けられて保存される文書画像のデータである。上述したように、文書画像のデータを保存することにより、機密情報が流出した場合、その機密情報を含む文書画像を検索することができるようになる。そして、機密情報を含む文書画像を検索することができれば、その文書画像に関連づいている操作ログも特定することができるようになる。これにより、その機密情報を流出させてしまったユーザの特定が可能になる。図３においては、画像ログ４１２は２次元コードが合成される前の文書画像のデータを示している。なお、図示していないが、追跡ログは文書が複数ページである場合には、そのページ数分の情報を持つ。例えば文書が３ページである場合には、追跡ログ４０１に関連付けられて保存される文書画像のデータについても３ページ分の文書画像のデータが保存されることになる。
【００３６】
また、図示していないが、追跡ログには文書の複写や送信などの、その文書に対して行われる操作の種類を示す情報が含まれ得る。
【００３７】
次に、ＭＦＰ３００１とネットワークを介して接続されているＰＣ等（ここでは図示しない）から出力指示を受け取った際の、ＭＦＰ３００１の出力動作について図４のフローチャートを用いて詳細に説明する。以下で説明する処理は、メモリ７に保存されているプログラムを制御部１が実行することによって実現される。
【００３８】
制御部１はメモリ７に保存されているＰＣから出力指示から追跡情報を生成する（Ｓ２０１）。すなわち、ＰＣからの出力指示に含まれるユーザＩＤなどを用いて追跡情報を生成する。次に、Ｓ２０１で生成した追跡情報から追跡ログを生成しデータベース１０に保存する（Ｓ２０２）。Ｓ２０１で生成された追跡情報は、図３の追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７に相当する。
【００３９】
次に制御部１はメモリ７に保存されているＰＣから出力指示された文書画像から画像ログを生成しデータベース１０に保存する（Ｓ２０３）。画像ログは先に生成した追跡ログと関連付けて保存される。ＰＣからの出力指示ということは、その文書に対する最初の印刷が行われることを意味する。従って、出力対象の文書画像に相当する文書画像（すなわち、画像ログ）が追跡ログと共に保存されていないと判断し、この画像ログを保存する処理が行われる。
【００４０】
次に制御部１は、ＰＣにて選択された追跡情報の付加の有無を選択するチェックボックスがチェックされているかを判断する（Ｓ２０４）。すなわち、出力対象となる文書画像に２次元コードを合成するか否かの判断が行われる。
【００４１】
Ｓ２０４において、制御部１が、チェックボックスがチェックされていると判断した場合、すなわち、追跡情報の付加を実行すると判断した場合、エンコード部１１はＳ２０１で生成した追跡情報を符号化、および、画像化することで２次元コードを生成する。さらに、エンコード部１１は、当該２次元コードをメモリ７に送信する。その後、制御部１は、メモリ７が追跡情報である２次元コードと文書画像とを受け取ったことを検知すると、メモリ７において、２次元コードと文書画像とを合成して２次元コードの合成された文書画像を生成する（Ｓ２０５）。次に、制御部１は、２次元コードの合成された文書画像をメモリ７から出力部８に送信し、出力部８で文書画像を印刷する（Ｓ２０６）。
【００４２】
一方、Ｓ２０４において、制御部１が、チェックボックスがチェックされていないと判断した場合、制御部１は、文書画像をそのままメモリ７から出力部８に送信し、出力部８で文書画像を印刷する（Ｓ２０６）。このように、ＰＣから出力指示された文書画像では、たとえユーザがその文書画像に追跡情報を付加しないことを選択した場合であっても、画像ログと関連付けられた追跡ログを保存しておく処理が行われる。文書の追跡を確実に行うためである。
【００４３】
次に、文書をＭＦＰ３００１が読み取った場合に、追跡情報が付加されているか否かによって、文書の追跡ログとして文書画像（画像ログ）を記録するか否かを判断する動作について図５のフローチャートを用いて詳細に説明する。追跡情報が付加されている場合には、既にその文書の文書画像が画像ログとして記録されているので、追跡情報を用いることでその文書の追跡が可能となる。従って、追跡情報が付加されている場合には出力対象の文書画像に相当する画像ログが追跡ログと共に保存されていると判断し、追跡ログとして画像ログを記録しない処理が行われることになる。以下、処理の流れを説明する。なお、以下で説明する処理は、メモリ７に保存されているプログラムを制御部１が実行することによって実現される。
【００４４】
ユーザ認証部６は、操作部５より入力されたユーザＩＤとパスワードにより、ユーザを認証する（Ｓ５０１）。ユーザ認証部６によりユーザ認証が成功したと判断された場合は、制御部１は、読取部２に文書の読み取りを行うことで文書画像を生成するように指示し、メモリ７と情報化部３に送信させる（Ｓ５０２）。次に、制御部１は、操作部５が表示する追跡情報の抽出と付加の有無を選択するチェックボックスがチェックされているかを判断する（Ｓ５０３）。
【００４５】
Ｓ５０３において、制御部１は、チェックボックスがチェックされていると判断した場合、すなわち、追跡情報の抽出と付加を実行すると判断した場合、情報化部３はバーコードの復号化を試みる（Ｓ５０４）。制御部１は、情報化部３での復号化の結果として、文書の追跡情報を抽出できたかを判断する（Ｓ５０５）。
【００４６】
Ｓ５０５において、制御部１が追跡情報を抽出したと判断した場合は、抽出した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第１の追跡情報４０２としてデータベース１０に保存する（Ｓ５０６）。
【００４７】
その後、制御部１は追跡情報を更新し、エンコード部１１は更新した追跡情報を符号化、および、画像化することで２次元コードを生成する。さらに、エンコード部１１は、当該２次元コードをメモリ７に送信する。（Ｓ５０７）制御部１は、更新した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７としてデータベース１０に保存する（Ｓ５０８）。
【００４８】
その後、制御部１は、更新した追跡情報である２次元コードと文書画像とをメモリ７が受け取ったことを検知すると、メモリ７において、２次元コードと文書画像とを合成して２次元コードの合成された文書画像を生成する（Ｓ５０９）。
【００４９】
次に、制御部１は、２次元コードの合成された文書画像をメモリ７から出力部８に送信し、出力部８で文書画像を印刷する（Ｓ５１０）。
【００５０】
一方、制御部１がＳ５０３において、チェックボックスがチェックされていないと判断した場合、すなわち追跡情報の抽出及び付加を実行しないと判断した場合は、出力対象の文書画像に相当する画像ログが追跡ログと共に保存されているかは不明である。そこで、文書を確実に追跡するために追跡情報の抽出及び付加を実行しないと判断した場合は、出力対象の文書画像に相当する画像ログが追跡ログと共に保存されていないと判断する。そして、読み取った文書画像データを図３に示す画像ログ４１２として、追跡ログ４０１に関連付けてデータベース１０に保存する処理を行う（Ｓ５１４）。その後、制御部１は追跡情報を生成し（Ｓ５１５）、生成した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７としてデータベース１０に保存する（Ｓ５１６）。その後、制御部１は文書画像をメモリ７から出力部８に送信し、出力部８で文書画像を印刷する（Ｓ５１０）。ユーザによって追跡情報の抽出と付加を行わないと選択された場合であっても画像ログが関連付けられた追跡ログを保存するのでその後の文書の追跡を確実に行うことができる。
【００５１】
また、Ｓ５０５において、追跡情報が付加されていないと判断した場合は、出力対象の文書画像に相当する画像ログが追跡ログと共に保存されていないと判断し、次の処理をする。すなわち、読み取った文書画像データを図３に示す画像ログ４１２として、追跡ログ４０１に関連付けてデータベース１０に保存する処理を行う（Ｓ５１１）。追跡情報が付加されていない場合には、文書を追跡することができないので、文書画像を画像ログ４１２としてデータベース１０に保存する必要がある。その後、制御部１は追跡情報を生成し（Ｓ５１２）、図３に示す追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７としてデータベース１０に保存する（Ｓ５１３）。その後、制御部１は文書画像に更新した追跡情報を付加し（Ｓ５０９）、文書画像を印刷する（Ｓ５１０）。
【００５２】
次に図６を用いて追跡情報が付加されていない文書を複写し、その複写した文書をさらに複写した場合の追跡ログと画像ログを用いた文書の追跡方法を説明する。
【００５３】
ここでＭＦＰ６０４とＭＦＰ６０５は追跡情報の抽出と付加を行うかのチェックボックスはチェックされているものとする。
【００５４】
まず、ＭＦＰ６０４が追跡情報の付加されていない文書６０１を複写すると、ＭＦＰ６０４は、新たな追跡情報として追跡情報６０６が付加された文書６０２を出力する。このときＭＦＰ６０４は図５のフローに従い、追跡ログ６０８と追跡ログ６０８に関連付けされた画像ログ６１０とを保存する。
【００５５】
さらに、ＭＦＰ６０５が追跡情報６０６の付加されている文書６０２を複写すると、ＭＦＰ６０５は、更新した追跡情報６０７が付加された文書６０３を出力する。このときＭＦＰ６０５は図５のフローに従い、画像ログを保存せず追跡ログ６０９のみを保存する。
【００５６】
以上、説明したように、実施形態１では追跡情報が付加されていない文書を読み取った場合に、図３に示す画像ログをデータベース１０に保存しておく。また、チェックボックスにて追跡情報の抽出と付加を行わないと設定されている場合に図３に示す画像ログをデータベース１０に保存しておく。その効果を以下に説明する。
【００５７】
たとえば、複数のネットワーク複合機を集中管理する管理サーバー（ここでは図示しない）が各ネットワーク複合機に保存されている追跡ログ６０８と追跡ログ６０９と画像ログ６１０とを管理サーバーに収集する。管理サーバーは追跡ログ６０８と画像ログ６１０が関連付けされていることから文書６０２は文書６０１の複写物であることを判断することができる。さらに管理サーバーは、追跡ログ６０９に含まれる２つの文書ＩＤから文書６０３が文書６０２の複写物であると判断することができる。
【００５８】
ここで、文書６０３が情報漏えいした場合、文書６０３の画像情報と管理サーバーの各種のログ情報とを照合することにより、情報漏えい行為を行ったユーザや、文書を作成したユーザの特定が可能になる。このように、すべての操作時にログとして容量が大きい文書画像データを取得しないことで記憶装置の圧迫を防ぐことができ、画像ログによるネットワークやサーバーへの負荷を少なくすることが可能となる。また、文書に付加されている追跡情報が読み取り不可能であっても、その文書を追跡することが可能となる。
【００５９】
＜実施形態２＞
本発明の第２の実施形態について、まず第１の実施形態との差異の概要を説明する。第１の実施形態ではネットワーク複合機が文書を読み取った場合、追跡情報が付加されているか否かによって、追跡ログとして文書画像を記録するか否かを判断している。一方、第２の実施形態ではネットワーク複合機が文書を読み取った場合、さらに追跡情報に含まれている文書ＩＤによって、追跡ログとして文書画像を記録するか否かを判断するものである。
【００６０】
以下、第１の実施形態との差異の詳細を説明する。
【００６１】
図７に文書ＩＤリスト７０１を示す。文書ＩＤリスト７０１は画像ログを取得済みの文書の文書ＩＤが保存されている文書リストである。文書ＩＤは先に説明したように、文書を識別する文書識別情報である。このリストは複数のネットワーク複合機を集中管理する管理サーバー（ここでは図示しない）が管理するリストであり、各ネットワーク複合機は随時管理サーバーから最新の文書ＩＤリストを入手し、一時的にデータベース１０に保存する。
【００６２】
次に、文書をＭＦＰ３００１が読み取った場合に、追跡情報が付加されているか否かに加え、追跡情報に含まれている文書ＩＤによって、文書の追跡ログとして文書画像を記録するか否かを判断する動作について図８のフローチャートを用いて詳細に説明する。なお、実施形態１と同じ処理については記述を簡略化して説明を行う。
【００６３】
ユーザ認証部６は、操作部５より入力されたユーザＩＤとパスワードにより、ユーザを認証する（Ｓ８０１）。ユーザ認証部６により、ユーザ認証が成功したと判断された場合は、制御部１は、読取部２に文書の読み取りを行うように指示する（Ｓ８０２）。
次に制御部１は、操作部５が表示する追跡情報の検出と付加の有無を選択するチェックボックスがチェックされているかを判断する（Ｓ８０３）。
【００６４】
Ｓ８０３において、制御部１は、チェックボックスがチェックされていると判断した場合、文書の読み取り後、情報化部３はバーコードの復号化を試みる（Ｓ８０４）。制御部１は、情報化部３での復号化の結果として、文書の追跡情報を抽出できたかを判断する（Ｓ８０５）。
【００６５】
制御部１が追跡情報を抽出したと判断した場合は、抽出した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第１の追跡情報４０２としてデータベース１０に保存する（Ｓ８０６）。
【００６６】
次に、制御部１は文書ＩＤリストから文書ＩＤを取得する（文書リスト取得処理）。そして抽出した追跡情報に含まれている文書ＩＤが、取得した図７に示す文書ＩＤリストに含まれているか判断する（Ｓ８０７）。文書ＩＤリストに文書ＩＤが含まれているということは、管理下におかれているいずれかのＭＦＰにおいて既に文書追跡に関する処理が行われたことになる。従って、いずれかのＭＦＰにおいて既に画像ログが保存されていることになるので、２次元コードを読み取れないような場合でも文書の追跡を行うことが可能となる。
【００６７】
制御部１が抽出した文書ＩＤがリストに含まれている場合は、追跡情報を更新し（Ｓ８０８）、更新した追跡情報に含まれる新しい文書ＩＤを文書ＩＤリスト７０１に追加する（Ｓ８０９）。そして制御部１は更新した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７としてデータベース１０に保存する（Ｓ８１０）。その後、制御部１は文書画像に更新した追跡情報を付加し（Ｓ８１１）、文書画像を印刷する（Ｓ８１２）。
【００６８】
一方、制御部１がＳ８０５において追跡情報が付加されていないと判断した場合と、Ｓ８０７において抽出した文書ＩＤはリストに含まれていないと判断した場合には、次の処理を行う。すなわち、Ｓ８１３に移動し図３に示す画像ログ４１２として読み取った文書画像データを追跡ログ４０１に関連付けてデータベース１０に保存する処理を行う。その後、制御部１は追跡情報を生成し（Ｓ８１４）、生成した文書ＩＤを文書ＩＤリスト７０１に追加する（Ｓ８１５）。そして生成した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７としてデータベース１０に保存する（Ｓ８１６）。その後、文書画像に生成した追跡情報を付加し（Ｓ８１１）、文書画像を印刷する（Ｓ８１２）。
【００６９】
また、制御部１がＳ８０３において追跡情報が付加されていないと判断した場合、Ｓ８１７に移動し図３に示す画像ログ４１２として読み取った文書画像データを追跡ログ４０１に関連付けてデータベース１０に保存する処理を行う。その後、制御部１は追跡情報を生成し（Ｓ８１８）、生成した文書ＩＤを文書ＩＤリスト７０１に追加する（Ｓ８１９）。そして更新した追跡情報を図３に示す追跡ログ４０１の第２の追跡情報４０７としてデータベース１０に保存する（Ｓ８２０）。その後、文書画像をそのまま印刷する（Ｓ８１２）。
【００７０】
以上説明したように、実施形態２では追跡情報に含まれる文書ＩＤが文書ＩＤリストに含まれている場合には、図３に示す画像ログをデータベース１０に保存しておく。
【００７１】
このように、実施形態２においては、文書ＩＤが文書ＩＤリストに含まれていない場合には画像ログをデータベース１０に保存する処理を行う。これにより、例えば管理外の２次元コード付きの文書が外部などから持ち込まれた場合においても、同様に文書の追跡が可能となる。また、その際に記憶装置の圧迫を防ぐことができる。
【００７２】
＜その他の実施形態＞
前述の実施形態１及び実施形態２では、追跡ログや画像ログの保存箇所としてネットワーク複合機内のデータベースを利用する形態を例として説明を行ったが、サーバーなどネットワーク越しの保存箇所を使用してもよい。
【００７３】
また、実施形態２ではＭＦＰ３００１内のデータベース１０に保存されている文書ＩＤリスト利用する形態を例として説明を行ったが、サーバーなどネットワーク越しの保存箇所に保存されている文書ＩＤリストを使用してもよい。
【００７４】
また、実施形態２では文書ＩＤを用いて画像ログを保存済みか否か判断し、その結果から画像ログを保存するか否かを判断している例を挙げた。しかしながら、文書ＩＤの代わりに追跡情報内の装置情報を用いてもよいし、画像ログを保存済みか否かの判断の方法は問わない。例えば、ＭＦＰの装置を識別する装置識別情報である装置ＩＤを格納する装置情報リストを同様に用意しておく。この装置リストは連携可能な他の装置を識別する装置識別情報のリストである。装置情報リスト取得後に取得したリストに追跡情報内の装置識別情報が含まれている場合には、画像ログを保存済みであると判断してもよい。
【００７５】
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【図１】
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【図４】
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【図５】
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【図７】
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【図８】
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【図２】
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【図３】
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【図６】
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