(57)【要約】【課題】会議開催に先立って会議配布資料を印刷し、無駄な印刷物の発生を抑え、会議の参加者に資料配布の時間を待たせない。【解決手段】会議参加人数を含む会議データ２０３を会議ＩＤ２０２に対応して記憶する会議データ記憶部１０３と、会議の参加者に配布する資料データ２０４を会議ＩＤ２０２に対応して記憶する資料データ記憶部１０４と、資料データ記憶部１０４に記憶した資料データを印刷する印刷部１２０とを有し、会議参加者のホストＰＣに対し会議の参加を問合せ、ホストＰＣからの参加の応答に従って、会議データ２０３の会議参加人数を更新し、会議の開催の時に、会議データ２０３の会議参加人数分、印刷部１２０で印刷する。【選択図】    図1
2012071437.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議室に対応して設置され、複数の会議参加者に対応して設けられた複数のホストＰＣと回線を介して接続される画像形成装置において、
会議の会議参加人数を含む会議データを前記会議のＩＤに対応して記憶する会議データ記憶部と、
会議の参加者に配布する資料の資料データを前記会議のＩＤに対応して記憶する資料データ記憶部と、
前記資料データ記憶部に記憶した前記資料データを印刷する印刷部と、
前記複数のホストＰＣに対し会議の参加を問合せ、前記ホストＰＣからの参加の応答に従って前記会議データ記憶部に記憶した前記会議データの前記会議参加人数を更新し、会議の開催の時に、前記会議データ記憶部に記憶した前記会議データの会議参加人数分、前記印刷部に対し前記資料データを印刷するよう指示する制御部を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
会議参加者の認識カードの認識データを読み取るカード読取部を有し、
前記制御部は、前記カード読取部が前記会議参加者の認識データを読み取ると、前記印刷部に対し前記資料データを印刷するよう指示することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
会議参加者の認識カードの認識データを読み取るカード読取部と、
前記印刷部によって印刷された印刷物に対するアクセスを規制する開閉カバーを有し、
前記制御部は、前記カード読取部が前記会議参加者の認識データを読み取ると、前記印刷物に対する前記開閉カバーによる前記アクセスの規制を解除するよう指示することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項４】
会議の会議参加人数を含む会議データを前記会議のＩＤに対応して会議データ記憶部に記憶する会議データ記憶工程と、
会議の参加者に配布する資料の資料データを前記会議のＩＤに対応して資料データ記憶部に記憶する資料データ記憶工程と、
複数の会議参加者に対応して設けられた複数のホストＰＣに対し、会議への参加の可否を問い合わせる会議開催通知工程と、
前記ホストＰＣからの会議の参加の応答に従って、前記会議データ記憶部に記憶した会議データの会議参加人数を更新する会議データ更新工程と、
会議開催に合わせて、印刷部に対し資料データ記憶部に記憶した資料データを前記会議データの前記会議参加人数分印刷するよう指示する資料印刷工程を含むことを特徴とする画像形成方法。
【請求項５】
会議参加者の認識カードの認識データをカード読取部で読み取るカード読取工程と、
前記カード読取部が前記会議参加者の認識データを読み取ると、前記印刷部に対し前記資料データを１部印刷するよう指示する資料追加印刷工程を含むことを特徴とする請求項４記載の画像形成方法。
【請求項６】
会議参加者の認識カードの認識データをカード読取部で読み取るカード読取工程と、
前記印刷部によって印刷された印刷物に対し、開閉カバーによりアクセスを規制解除する開閉カバー規制解除工程を含み、
前記開閉カバー規制解除工程は、前記カード読取部が前記会議参加者の認識データを読み取ると、前記印刷物に対する前記開閉カバーによる前記アクセスの規制を解除するよう動作することを特徴とする請求項４記載の画像形成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数部の印刷指定が可能な画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会議の配布資料を印刷するために用いられる画像形成装置は、会議の開催者が予め必要な部数を判断して、必要な部数指定することにより印刷していた。このため、印刷した配布資料の部数と、実際に会議へ参加した参加者の人数が一致しないときは、無駄な印刷物が発生する場合があった。このような場合、配布資料の画像データを予め登録しておき、会議の参加予定者が実際に会議室に到着してから、印刷を行うようにするものがあった。
【０００３】
なお、特開２００８−４０７１６号公報（特許文献１）には、実際の会議出席者に即して資料を印刷、配布することができ、資料の印刷や配布に関する負担を大きく軽減できる方法を提供する技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−４０７１６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来の技術によれば、会議の参加者が会議室に到着してから配布資料を印刷するため、会議参加者分印刷を完了するのに時間がかかり、会議の参加者が配布資料を手に入れるために待たなければならないという問題があった。
【０００６】
本発明が解決しようとする課題は、事前に会議の参加予定者を把握することにより、会議開催に先立って会議配布資料を印刷し、無駄な印刷物の発生を抑えるとともに、会議の開催に合わせて事前に配布資料を印刷することにより、会議の参加者に資料配布の時間を待たせることなく会議に参加させることを可能とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために本発明に関する画像形成装置は、会議室に対応して設置され、複数の会議参加者に対応して設けられた複数のホストＰＣと回線を介して接続される画像形成装置において、会議の会議参加人数を含む会議データを前記会議のＩＤに対応して記憶する会議データ記憶部と、会議の参加者に配布する資料の資料データを前記会議のＩＤに対応して記憶する資料データ記憶部と、前記資料データ記憶部に記憶した前記資料データを印刷する印刷部と、前記複数のホストＰＣに対し会議の参加を問合せ、前記ホストＰＣからの参加の応答に従って前記会議データ記憶部に記憶した前記会議データの前記会議参加人数を更新し、会議の開催の時に、前記会議データ記憶部に記憶した前記会議データの会議参加人数分、前記印刷部に対し前記資料データを印刷するよう指示する制御部を有することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【０００８】
上記構成を有する本発明によれば、前記複数のホストＰＣに対し会議の参加を問合せ、前記ホストＰＣからの参加の応答に従って前記会議データ記憶部に記憶した前記会議データの前記会議参加人数を更新し、会議の開催の時に、前記会議データ記憶部に記憶した前記会議データの会議参加人数分、前記印刷部に対し前記資料データを印刷するよう指示する制御部を設けたので、事前に会議の参加予定者を把握することにより、会議開催に先立って会議配布資料を印刷し、無駄な印刷物の発生を抑えるとともに、会議の開催に合わせて事前に配布資料を印刷することにより、会議の参加者に配布資料の時間を待たせることなく会議に参加することを可能とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】第１の実施の形態に関するプリンタ１００の機能を示すブロック図である。
【図２】第１の実施の形態に関するプリンタ１００とホストＰＣ３０１〜３９９の関係を示す接続図である。
【図３】第１の実施の形態に関するプリンタ１００の概略構成を示す説明図である。
【図４】会議開催者と参加者及びプリンタとの動作を示す概略フローチャートである。
【図５】会議登録データ２０１と会議ＩＤ２０２を示す説明図である。
【図６】会議データ２０３と資料データ２０４を示す説明図である。
【図７】会議登録通知２０５と登録ダイアログボックス２０６を示す説明図である。
【図８】会議開催通知２０７と開催ダイアログボックス２０８を示す説明図である。
【図９】会議開催応答２０９を示す説明図である。
【図１０】プリンタ１００が作成するユーザからの応答後の会議データ２０３α、２０３βを示す説明図である。
【図１１】印刷部数データ２１０を示す説明図である。
【図１２】カード読取データ２１１を示す説明図である。
【図１３】参加者リスト３１−３９を示す説明図である。
【図１４】プリンタ１００の会議登録データ２０１受信時の制御を示すフローチャートである。
【図１５】プリンタ１００の割り込み時の動作を示すフローチャートである。
【図１６】制御部１０６の読取時の動作を示すフローチャートである。
【図１７】第２の実施の形態に関するプリンタ５００の機能を示すブロック図である。
【図１８】第２の実施の形態に関するプリンタ５００の概略構成を示す説明図である。
【図１９】カード読取データ２２２を示す説明図である。
【図２０】カバーオープン指示２４４の説明図である。
【図２１】会議開催者と参加者及びプリンタとの動作を示す概略フローチャートである。
【図２２】プリンタ５００の会議登録データ２０１受信時の制御を示すフローチャートである。
【図２３】プリンタ５００の制御部１０６の読取時の動作を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
（第１の実施の形態）
以下、本発明の第１の実施の形態について説明する。図２は第１の実施の形態に関するプリンタ１００とホストＰＣ３０１〜３９９の関係を示す接続図である。画像形成装置としてのプリンタ１００は"ＭＲ１"という名称で識別され、ＭＲ１会議室に対応して設置されている。プリンタアドレス３０は「１９２．１６８．９．９９」で識別される。
【００１１】
外部装置としてのホストＰＣ３０１〜３９９は、複数の会議参加者としてのユーザＡ、ユーザＢ・・・ユーザＺに対応して設けられたパーソナルコンピュータである。それぞれのアドレスで識別され、例えばホストＰＣ３０１のアドレス３１は「１９２．１６８．０．１」、ホストＰＣ３０２のアドレス３２は「１９２．１６８．０．２」、ホストＰＣ３９９のアドレス３９は「１９２．１６８．８．１７」で識別される。ＬＡＮ４００はプリンタ１００と複数のホストＰＣ３０１〜３９９を接続する通信路である。
【００１２】
図１は第１の実施の形態に関するプリンタ１００の機能を示すブロック図である。通信部１０１はＬＡＮ４００を介して外部装置としてのホストＰＣ３０１〜３９９と通信する機能を持つ。印刷制御部１０２は後述する印刷データの画像処理を行い、印刷部１２０に印刷を指示する機能を持つ。印刷部１２０は印刷制御部１０２からの印刷指示に基づき、配布資料を印刷する印刷エンジンである。
【００１３】
会議データ記憶部１０３は後に図６（ａ）で説明する会議データ２０３を記憶するメモリである。資料データ記憶部１０４は後に図６（ｂ）で説明する資料データ２０４を記憶するメモリである。会議データ記憶部１０３及び資料データ記憶部１０４は、Ｆｌａｓｈ−ＲＯＭやＨＤＤ等で構成する。計時部１０５は現在の日時を更新し、保持する機能を持つ。計時部１０５が後述するように制御部１０６に対して割り込みを入れると、制御部１０６は、資料データ２０４の印刷の時間、会議開催の時間を把握することになる。
【００１４】
ＩＤ管理部１０７は会議毎に任意の会議ＩＤを設定する。カード読取部１１０は、ユーザＡ〜Ｚが所有し、ユーザＡ〜Ｚの識別情報を格納した図示しないユーザ認識カードから、ユーザＡ〜Ｚの識別情報を読み取るカードリーダである。ユーザＡ〜Ｚがユーザ認識カードをカード読取部１１０に通すことにより、カード読取部１１０は、ユーザＡ〜Ｚの識別情報を読み取る。更に、制御部１０６は前記各部を制御する機能を有する。通信部１０１、印刷制御部１０２、計時部１０５、制御部１０６等は、ＣＰＵ、及びＣＰＵにて動作させるプログラム、ＲＡＭ等のワークメモリ、プログラムで使う設定情報保存用の不揮発性メモリで構成される。
【００１５】
図３は第１の実施の形態に関するプリンタ１００の概略構成を示す説明図である。プリンタ１００内部には、印刷制御部１０２、制御部１０６等が実装された制御基板が内蔵されている。カード読取部１１０は、ユーザＡ〜Ｚが所有するユーザ認識カードからユーザＡ〜Ｚの識別情報を読み取るために、プリンタ１００の装置外側に設けられる。
【００１６】
更に、プリンタ１００内部には印刷部１２０が設けられる。印刷制御部１０２から印刷部１２０へ印刷指示があると、媒体収納部１０に格納された媒体Ｐを搬送路１１に繰り出す。搬送路１１上に設けられた媒体Ｐは、印刷部１２０で画像データの転写が行われ、定着部１３を経る。そして、印刷物Ｐとなって排出部１４に排出され、印刷が行われる。
【００１７】
次に、図４の概略フローチャートに従って、本実施の形態の動作の概略を説明する。図４は会議開催者と参加者及びプリンタとの動作を示す概略フローチャートである。なお、ステップにおける数字の次の「Ａ」は開催者の動作を示し、「Ｂ」はプリンタの動作を示し、「Ｃ」は参加者の動作を示す。
【００１８】
ステップＭ０１Ａ：まず、会議開催の約２０日前の２００９年３月２９日、時刻９：００、会議開催者が図示しない外部装置としてのホストＰＣを操作することにより、後に図５（ａ）に示す会議登録データ２０１を送信する。会議登録データ２０１の詳細は後述する。
【００１９】
ステップＭ０１Ｂ：プリンタ１００において、通信部１０１が会議登録データ２０１を受信する。プリンタ１００は、図１４のデータ受信時の制御のフローチャートに従って動作を行う。図１４はプリンタ１００の会議登録データ２０１受信時の制御を示すフローチャートである。プリンタ１００の制御部１０６は、会議を特定するＩＤとして、後に図５（ｂ）に示す会議ＩＤ２０２を取得する。これにより、本実施の形態における会議登録が行われたことになる。更に、制御部１０６は図６（ａ）に示す会議データ２０３を生成し、会議データ記憶部１０３に格納し、図６（ｂ）に示す資料データ２０４を生成し、資料データ記憶部１０４に格納する。そして、制御部１０６は参加者リスト３１−３９の参加者に対し、後に図７（ａ）に示す会議登録通知２０５を送信する。
ステップＭ０１Ｃ：参加者としてのユーザＡは会議登録通知２０５を受信し、図示しない表示装置上に、後に図７（ｂ）に示す登録ダイアログボックス２０６を表示する。
【００２０】
ステップＭ０２Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１３：３０、プリンタ１００の制御部１０６は、計時部１０５の割り込みにより、図１５の割り込み時の制御のフローチャートに従って動作を行う。図１５はプリンタ１００の割り込み時の動作を示すフローチャートである。そして、制御部１０６は会議データ記憶部１０３から会議データ２０３を読み取り、後に図８（ａ）に示す会議開催通知２０７を作成する。参加者としてのユーザＡ等に対し会議の参加を問い合わせる。
【００２１】
ステップＭ０２Ｃ：参加者としてのユーザＡは会議開催通知２０７を受信し、図示しない表示装置上に、後に図８（ｂ）に示す開催ダイアログボックス２０８を表示する。ユーザは３０分後の新機種開発会議が開催されること、及びこの会議の配布資料を印刷するか否かを問われていることを認識する。ユーザＡは会議に参加する意向であるため、即座にＹｅｓボタン２０８Ａを押下し、開催ダイアログボックス２０８を閉じる。
【００２２】
ステップＭ０３Ｃ：ユーザAのホストPC３０１は、後に図９（ａ）に示す会議開催応答２０９をプリンタ１００に送信する。
ステップＭ０３Ｂ：プリンタ１００の制御部１０６は、会議開催応答２０９を受信する。プリンタ１００の制御部１０６は、後に図１０（ａ）に示す会議データ２０３αを会議データ記憶部１０３に記憶する。ここでは、前記ホストＰＣ３０１〜３９９からの参加の応答に従って、会議データ記憶部１０３に記憶した会議データ２０３の会議参加人数、即ち、印刷部数２５を更新する。
【００２３】
ステップＭ０４Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１３：５５、新機種開発会議の５分前になると、プリンタ１００において、計時部１０５は制御部１０６に割り込みを入れる。制御部１０６は再度、図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。更に、現在時刻が開催日時の５分前であるので、制御部１０６は会議資料印刷の時刻であると判断し、会議資料を印刷する。その時点での会議データ記憶部１０３に記憶された会議データ２０３βを図１０（ｂ）に示す。
【００２４】
ステップＭ０５：２００９年４月２０日、時刻１４：００、２０人の参加者が集まり、プリンタ１００の印刷した２０部の配布資料が配られ、新機種開発会議が開始される。
【００２５】
ステップＭ０６Ｃ：その後、２００９年４月２０日、時刻１４：０５、ユーザＢがホストＰＣ３０２で開催ダイアログボックス２０８に気づき、Ｙｅｓボタン２０８Ａを押下する。ユーザBのホストＰＣ３０２は、後に図９（ｂ）の会議開催応答２０９αをプリンタ１００に送信する。
ステップＭ０６Ｂ：プリンタ１００の制御部１０６は、ユーザＢが送信した会議開催応答２０９αを受信する。すると、制御部１０６は再度、図１４のデータ受信時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は会議資料を１部印刷する。
【００２６】
ステップＭ０７Ｃ：更にその後、２００９年４月２０日、時刻１４：１０、別のユーザＣがＭＲ１会議室に到着し、プリンタ１００のカード読取部１１０に自己のユーザ認識カードを通す。
ステップＭ０７Ｂ：プリンタ１００の制御部１０６は、カード読取部１１０より読取データ２１１を受信する。そして、制御部１０６は図１６の読取時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は会議資料を１部印刷する。図１６は制御部１０６の読取時の動作を示すフローチャートである。
【００２７】
ステップＭ０８Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１５：００、プリンタ１００において、制御部１０６は計時部１０５の割り込みにより、再び図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。そして、制御部１０６は会議データ２０３及び資料データ２０４を削除し、処理を終了する。
【００２８】
図５は会議登録データ２０１と会議ＩＤ２０２を示す説明図である。同図（ａ）は会議開催者からプリンタ１００へ送信される会議登録データ２０１を示す説明図である。会議登録データ２０１は１行目に文字列"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｇｉｓｔｅｒＲｅｑｕｅｓｔ"、２〜４行目に会議データを有し、５行目以降、会議資料についての印刷データ２４を持つ。会議データは、会議の開催日時２１が２００９年４月２０日の時刻１４：００であることを示し、会議タイトル２２が「新機種開発会議」であることを示し、参加者リスト３１−３９はアドレスが「１９２．１６８．０．１」等であることを示す。
【００２９】
同図（ｂ）は会議登録データ２０１に関して発行された会議ＩＤ２０２を示す説明図である。プリンタ１００の制御部１０６は、会議開催者から前記会議登録データ２０１を受信すると、ＩＤ管理部１０７から会議ＩＤを取得する。このＩＤは他のいかなる会議登録データ２０１に対するＩＤとも異なる任意な値である。
【００３０】
図６は会議データ２０３と資料データ２０４を示す説明図である。プリンタ１００の制御部１０６は、通信部１０１を介して受信した会議登録データ２０１と、ＩＤ管理部１０７から得た会議ＩＤ２０２から、会議データ２０３と資料データ２０４を作成する。これにより、本実施の形態における会議登録が行われたことになる。
【００３１】
同図（ａ）は会議登録時の会議データ２０３を示す説明図である。会議データ２０３は会議ＩＤ２０２、開催日時２１、会議タイトル２２、参加者リスト３１−３９及び印刷部数２５から成る。会議データ２０３は会議ＩＤ２０２に対応して記憶される。なお、印刷部数２５は初期値"０"である。そして、プリンタ１００の制御部１０６は、会議データ記憶部１０３に対し、作成した会議データ２０３を記憶するよう指示する。
【００３２】
更に、同図（ｂ）は資料データ２０４を示す説明図である。資料データ２０４のフォーマットは、会議ＩＤ２０２と、印刷データ２４から成る。資料データ２０４も会議ＩＤ２０２に対応して記憶される。印刷データ２４は会議の参加者に配布する資料となる。そして、プリンタ１００の制御部１０６は、資料データ記憶部１０４に対し、作成した資料データ２０４を記憶するよう指示する。
【００３３】
図７は会議登録通知２０５と登録ダイアログボックス２０６を示す説明図である。同図（ａ）は会議登録通知２０５を示す説明図である。会議登録通知２０５はプリンタ１００により会議登録が行われると、プリンタ１００から参加者リスト３１−３９に記載された参加予定者へ送信される。会議登録通知２０５は１行目に会議登録通知であることを示す文字列"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｇｉｓｔｅｒＡｎｎｏｕｎｃｅ"を有し、２〜４行目に会議室を示すプリンタ名２６、開催日時２１及び会議タイトル２２を含む。
【００３４】
同図（ｂ）は参加予定者としてのホストＰＣ３０１〜３９９に表示される登録ダイアログボックス２０６を示す説明図である。会議登録通知２０５がプリンタ１００から参加者リスト３１−３９の参加予定者へ送信されると、参加者リスト３１−３９の参加予定者は、登録ダイアログボックス２０６により会議の登録を確認することができる。会議の登録の確認後、参加予定者はＣｌｏｓｅボタン２０６Ａを押下する。
【００３５】
図８は、会議開催通知２０７と開催ダイアログボックス２０８を示す説明図である。同図（ａ）は会議開催通知２０７を示す説明図である。会議開催通知２０７は実際の会議開催時刻の例えば３０分前に、プリンタ１００から参加予定者に送信される。会議開催通知２０７の１行目に、会議開催通知であることを示す文字列"ＭｅｅｔｉｎｇＡｎｎｏｕｎｃｅ"が表示され、２行目以降はプリンタアドレス３０、会議室を示すプリンタ名２６、会議ＩＤ２０２、開催日時２１、及び会議タイトル２２を含む。
【００３６】
同図（ｂ）は参加予定者としてのホストＰＣ３０１〜３９９に表示される開催ダイアログボックス２０８を示す説明図である。会議開催通知２０７がプリンタ１００から参加予定者に送信されると、参加予定者は開催ダイアログボックス２０８により、「新機種開発会議」が２００９年４月２０日の１４：００からＭＲ１会議室で行われることを認識できる内容となっている。参加者リスト３１−３９の参加予定者は、参加予定の場合はＹｅｓボタン２０８Ａを押下し、参加予定でない場合はＮｏボタン２０８Ｂを押下する。
【００３７】
図９は会議開催応答２０９を示す説明図である。同図（ａ）はユーザAのホストPC３０１の会議開催応答２０９を示す説明図である。ユーザＡは会議の開始前に会議開催応答２０９を送信した会議参加予定者である。会議開催応答２０９はユーザＡからプリンタ１００に送信される。会議開催応答２０９は１行目に会議開催応答であることを示すフラグ"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"を表示し、更に、ユーザAのホストＰＣ３０１のアドレス３１、会議ＩＤ２０２を含む。
【００３８】
同図（ｂ）はユーザＢのホストPC３０２の会議開催応答２０９αを示す説明図である。ユーザＢは会議の開始後に会議開催応答２０９αを送信する会議参加予定者である。会議開催応答２０９αは１行目に会議開催応答であることを示すフラグ "ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"を表示し、更に、ユーザＢのホストアドレス３２、会議ＩＤ２０２を含む。
【００３９】
図１０はプリンタ１００が作成するユーザからの応答後の会議データ２０３α、２０３βを示す説明図である。同図（ａ）はユーザＡのみ応答時の会議データ２０３αを示す説明図である。プリンタ１００は会議データ２０３αを会議データ記憶部１０３に記憶する。会議データ２０３αは会議ＩＤ２０２、開催日時２１、会議タイトル２２、参加者リスト３１−３９及び印刷部数２５から成る。印刷部数２５の値はユーザＡの分のだけ更新され、"１"となっている。
【００４０】
同図（ｂ）は会議開催５分前の会議データ２０３βを示す説明図である。プリンタ１００は会議データ２０３βを会議データ記憶部１０３に記憶する。会議データ２０３βは会議ＩＤ２０２、開催日時２１、会議タイトル２２、参加者リスト３１−３９及び印刷部数２５から成る。そして、印刷部数２５の値は複数参加者の分が更新された結果"２０"に更新されている。
【００４１】
図１１は印刷部数データ２１０を示す説明図である。同図（ａ）は会議開催時の印刷部数データ２１０を示す説明図である。プリンタ１００の制御部１０６は、会議データ記憶部１０３に記憶した１３：５５現在の会議データ２０３βから印刷部数データ２１０を生成する。印刷部数データ２１０は１行目に"ＰｒｉｎｔＥｘｃｕｔｅ"を表示し、２行目以降に会議ＩＤ２０２、印刷部数２５を含む。印刷部数２５の値は"２０"に更新されている。
【００４２】
同図（ｂ）はユーザＢが遅れて参加の意思表示をした時の印刷部数データ２１０αを示す説明図である。プリンタ１００の制御部１０６は、印刷部数データ２１０αを生成する。印刷部数データ２１０αは１行目に"ＰｒｉｎｔＥｘｃｕｔｅ"を表示し、２行目以降に会議ＩＤ２０２、印刷部数２５を含む。印刷部数２５の値はユーザＢの分のみ"１"となっている。
【００４３】
図１２はカード読取データ２１１を示す説明図である。ユーザＣはユーザＣのホストアドレス３３から会議開催応答を行うことなく、ＭＲ１会議室に直接入室した。そして、ユーザＣはプリンタ１００のカード読取部１１０によって自己のユーザ認識カードからユーザの識別情報を読み取らせた。カード読取部１１０は読取ったカード読取データ２１１を制御部１０６に送信する。
【００４４】
図１３は参加者リスト３１−３９を示す説明図である。参加者リスト３１−３９は会議データ記憶部１０３に記憶する会議データ２０３の一部を構成する。参加者リスト３１−３９はユーザＡのホストＰＣ３０１のアドレス３１として「１９２．１６８．０．１」、ユーザＢのホストＰＣ３０２のアドレス３２として「１９２．１６８．０．２」、ユーザＣのホストＰＣ３０３のアドレス３３として「１９２．１６８．０．３」等が記憶される。
【００４５】
再度、図４の概略フローチャートに従って、本実施の形態の動作の詳細を説明する。なお、前述の概略の説明と重複する部分は説明を簡略するため、以下はプリンタ１００の動作について詳述する。
【００４６】
ステップＭ０１Ｂ：プリンタ１００の通信部１０１が図５（ａ）に示す会議登録データ２０１を受信すると、プリンタ１００の制御部１０６は、図１４のデータ受信時の制御のフローチャートに従って動作を行う。制御部１０６は会議登録データ２０１の１行目に書かれた文字列を読み取る。この結果、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｇｉｓｔｅｒＲｅｑｕｅｓｔ"が得られる（ステップＳ１０１）。"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｇｉｓｔｅｒＲｅｑｕｅｓｔ"は会議登録データ２０１を示すキーワードであるため、受信したデータの種類が会議登録データ２０１であると判明する（ステップＳ１０２のＹｅｓ）。プリンタ１００の制御部１０６は、ＩＤ管理部１０７から会議を特定するＩＤとして、図５（ｂ）に示す会議ＩＤ２０２を取得する（Ｓ１０３）。これにより、本実施の形態における会議登録が行われたことになる。
【００４７】
なお、制御部１０６は会議登録データ２０１の５行目以降の印刷データ２４と、取得した会議ＩＤ２０２より、資料データ２０４を生成し、資料データ記憶部１０４に格納する。更に、制御部１０６は会議登録データ２０１の開催日時２１、会議タイトル２２、参加者リスト３１−３９更に取得した会議ＩＤ２０２及び印刷部数の初期値"０"より、会議データ２０３を生成し、会議データ記憶部１０３に格納する。
【００４８】
そして、制御部１０６は会議登録データ２０１の２行目、３行目の開催日時２１、会議タイトル２２と会議ＩＤ２０２から、図７（ａ）に示す会議登録通知２０５を作成する。そして、会議登録データ２０１の４行目の参加者リスト３１−３９を参加者のリストとして抽出し、図１３に示す全てのアドレス（２６件）に対し、会議登録通知２０５を送信する（ステップＳ１０４）。その後、処理を終了する。
【００４９】
ステップＭ０２Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１３：３０、プリンタ１００の制御部１０６は、計時部１０５の割り込みにより、図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作を行う。制御部１０６は計時部１０５が保持する現在時刻「２００９年４月２０日、時刻１３：３０」と、会議データ記憶部１０３の記憶する会議データ２０３内の開催日時２１の「２００９年４月２０日、時刻１４：００」を得る（ステップＳ２０１）。
【００５０】
制御部１０６はこの２つの時刻を比較した結果、現在時刻は開催日時の３０分前であるので、制御部１０６は会議開催通知発行時刻であると判断する（ステップＳ２０２のＹｅｓ）。制御部１０６は会議データ記憶部１０３から会議データ２０３を読み取り、会議開催通知２０７を作成する。そして、制御部１０６は会議データ２０３から参加者リスト３１−３９を抽出し、記載された全てのアドレス（２６件）に対し、会議開催通知２０７を送信する（ステップＳ２０４）。そして、応答待ちフラグをＯＮとし、処理を終了する。
【００５１】
ステップＭ０３Ｂ：ユーザＡが図９に示す会議開催応答を送信すると、プリンタ１００の通信部１０１は、会議開催応答２０９を受信する。制御部１０６は再び、図１４のデータ受信時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は受信した会議開催応答２０９の１行目に書かれた文字列を読み取る。この結果、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"が得られる（ステップＳ１０１）。"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は前記会議登録データ２０１を示すキーワードではないため、受信したデータの種類が会議登録データ２０１ではないと判明する（ステップＳ１０２のＮｏ）。そして、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は会議開催応答２０９を示すキーワードであるため、受信したデータの種類が会議開催応答２０９であると判明する（ステップＳ１０５のＹｅｓ）。
【００５２】
制御部１０６は、会議開催応答２０９の会議ＩＤ２０２とアドレス３１を読み取る。そして、制御部１０６は読取った会議ＩＤ２０２「ＭＤ００００１２３４」と、一致するＩＤを持つ会議データを会議データ記憶部１０３から検索する。その結果、会議データ２０３を得て、その中から参加者リスト３１−３９を読み取る。制御部１０６は会議開催応答２０９のアドレス３１の「１９２．１６８．０．１」が、参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ１０６）。
【００５３】
確認の結果、含まれるので（ステップＳ１０７のＹｅｓ）、制御部１０６は応答待ちフラグを読み取る（ステップＳ１０８）。前記ステップＳ２０４により応答待ちフラグはＯＮであるため（ステップＳ１０９のＹｅｓ）、会議データ２０３の印刷部数２５に"１"を加える。制御部１０６は図１０（ａ）に示す会議データ２０３αとし、会議データ記憶部１０３に書き戻し（ステップＳ１０９）、処理を終了する。
【００５４】
ステップＭ０４Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１３：５５、新機種開発会議の５分前になると、プリンタ１００において、計時部１０５は制御部１０６に割り込みを入れる。制御部１０６は再度、図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は計時部１０５が保持する現在時刻「２００９年４月２０日、時刻１３：５５」と、会議データ記憶部１０３の記憶する会議データ２０３の開催日時２１の「２００９年４月２０日、時刻１４：００」を得る（ステップＳ２０１）。
【００５５】
この２つの時刻を比較した結果、現在時刻は開催日時の３０分前ではないので、制御部１０６は会議開催通知発行の時刻ではないと判断する（ステップＳ２０２のＮｏ）。更に、現在時刻は開催日時の５分前であるので、制御部１０６は会議資料印刷の時刻であると判断する（ステップＳ２０３のＹｅｓ）。
【００５６】
制御部１０６は会議データ記憶部１０３から図１０（ｂ）に示す会議データ２０３βを得る。そして、制御部１０６は会議データ２０３βから会議ＩＤ２０２と印刷部数２５を抽出する。制御部１０６は印刷部数データ２１０を生成して印刷制御部１０２に送信し、前記ステップＳ２０４でＯＮにした前記応答待ちフラグをＯＦＦにする（ステップＳ２０５）。そして、処理を終了する。
【００５７】
ステップＭ０６Ｂ：開催ダイアログボックス２０８に遅れて気がついたユーザＢが、図９（ｂ）に示す会議開催応答２０９αを送信すると、プリンタ１００の制御部１０６は、ユーザＢが送信した会議開催応答２０９αを受信する。すると、制御部１０６は再度、図１４データ受信時のフローチャートに従って動作する。即ち、制御部１０６は前記と同様に会議開催応答２０９αの１行目に書かれた文字列を読み取る。この結果、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"が得られる（ステップＳ１０１）。"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は、会議登録データ２０１を示すキーワードではないため、制御部１０６は、受信したデータの種類が会議登録データ２０１ではないと判明する（ステップＳ１０２のＮｏ）。
【００５８】
"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は会議開催応答２０９を示すキーワードであるため、制御部１０６は受信したデータの種類が会議開催応答２０９であると判明する（ステップＳ１０５のＹｅｓ）。制御部１０６は会議開催応答２０９αのアドレス３２と会議ＩＤ２０２を読み取る。また、会議データ記憶部１０３から、会議ＩＤ２０２「ＭＤ００００１２３４」と一致するＩＤを持つ会議データを検索する。制御部１０６は会議データ２０３を得て参加者リスト３１−３９を読み取る。アドレス３２が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ１０６）。
【００５９】
確認の結果、含まれるので（ステップＳ１０７のＹｅｓ）、制御部１０６は応答待ちフラグを読み取る（ステップＳ１０８）。前記ステップＳ２０５により、応答待ちフラグはＯＦＦであるため（ステップＳ１０９のＮＯ）、図１１（ｂ）に示す印刷部数データ２１０αを生成して、会議資料を１部印刷するよう印刷制御部１０２に指示し（ステップＳ１１１）、処理を終了する。
【００６０】
ステップＭ０７Ｂ：別のユーザＣがユーザ認識カードをカード読取部１１０に読み取らせると、プリンタ１００の制御部１０６は、カード読取部１１０よりユーザＣの読取データ２１１を受信する。そして、カード読取部１１０より制御部１０６へと図１２に示す読取データ２１１が送信されるので、制御部１０６は図１６の読取時のフローチャートに従って動作する。
【００６１】
制御部１０６は読取データ２１１から、ユーザＣのアドレス３３を読み取り、同時に会議データ記憶部１０３から、現在開催中の会議である会議データ２０３を得て、会議データ２０３の参加者リスト３１−３９を読み取る。制御部１０６はアドレス３３が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ３０１）。制御部１０６は確認の結果、アドレス３３が参加者リスト３１−３９に含まれることを確認する（ステップＳ３０２のＹｅｓ）。制御部１０６は印刷部数データ２１０αを生成して印刷制御部１０２に送信し、会議資料を１部印刷するよう印刷制御部１０２に対し指示し（ステップＳ３０３）、処理を終了する。
【００６２】
ステップＭ０８Ｂ：２００９年４月２０日、時刻１５：００、プリンタ１００の制御部１０６は計時部１０５の割り込みにより、再び、図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は計時部１０５が保持する現在時刻「２００９年４月２０日、時刻１５：００」と、会議データ記憶部１０３の記憶する会議データ内の開催日時２１の「２００９年４月２０日、時刻１４：００」を得る（ステップＳ２０１）。
【００６３】
この２つの時刻を比較した結果、現在時刻は開催日時の３０分前ではないので、制御部１０６は会議開催通知発行の時刻ではないと判断する（ステップＳ２０２のＮｏ）。更に、現在時刻は開催日時の５分前ではないので、制御部１０６は会議資料印刷の時刻ではないと判断する（ステップＳ２０３のＮＯ）。更に、現在時刻は開催日時の１時間後であるので、制御部１０６は会議終了時刻であると判断する（ステップＳ２０６のＹｅｓ）。制御部１０６は会議データ２０３、資料データ２０４を削除し（ステップＳ２０７）、処理を終了する。
【００６４】
以上のように、第１の実施の形態によれば、会議が開催される前に参加予定者に配布資料の印刷可否を問い合わせ、可の回答の部数だけ印刷しておくため、会議参加者が配布資料を得るために待たされることはなく、更に、無駄な配布資料が印刷されないという効果が同時に得られる。
【００６５】
（第２の実施の形態）
次に、第２の実施の形態について説明する。図１７は第２の実施の形態に関するプリンタ５００の機能を示すブロック図である。図１８は第２の実施の形態に関するプリンタ５００の概略構成を示す説明図である。両図において、開閉カバー５３０は印刷部１２０が印刷した印刷物を排出する排出部１４に矢印Ｄに示すように開閉可能に設置される。開閉カバー５３０は通常は閉状態であり、第三者が印刷して排出された印刷物にアクセスすることを規制するようにしている。そして、印刷制御部１０２の開指示により開状態になり、印刷物にアクセスに対する規制を解除する。上記以外の構成は第１の実施の形態と同じであるので説明を省略する。
【００６６】
図２１のフローチャートに従って本実施の形態の動作の概略を説明する。図２１は会議開催者と参加者及びプリンタとの動作を示す概略フローチャートである。なお、ステップにおける数字の次の「Ａ」は開催者の動作を示し、「Ｂ」はプリンタの動作を示し、「Ｃ」は参加者の動作を示す。また、前記第１の実施の形態の説明における図面と同じ図面を流用する場合がある。
【００６７】
ステップＲ０１Ａ乃至ステップＲ０３Ｃ：即ち、開催者が会議登録データ２０１を送信した後、参加者が会議開催応答２０９をプリンタ５００に送信するまでは、前記第１の実施の形態の説明の図４におけるステップＭ０１Ａ乃至Ｍ０３Ｃと同じであるので説明を省略する。
【００６８】
ステップＲ０３Ｂ：プリンタ５００の制御部１０６は、図９（ａ）に示す会議開催応答２０９を受信する。プリンタ５００の制御部１０６は、前記図１０（ａ）に示す会議データ２０３αを会議データ記憶部１０３に記憶する。ここでは、前記ホストＰＣ３０１〜３９９からの参加の応答に従って、会議データ記憶部１０３に記憶した会議データ２０３の会議参加人数、即ち、印刷部数２５を更新する。
【００６９】
ステップＲ０４Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１３：５５、新機種開発会議の５分前になると、プリンタ５００において、計時部１０５は制御部１０６に割り込みを入れる。制御部１０６は前記図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。更に、現在時刻は開催日時の５分前であるので、制御部１０６は会議資料印刷の時刻であると判断し、会議資料を印刷する。その時点での会議データ記憶部１０３に記憶された会議データ２０３βを図１０（ｂ）に示す。
【００７０】
ステップＲ０５：２００９年４月２０日、時刻１４：００、会議が開始され、ユーザＡを含む２０人の参加者がＭＲ１会議室に集まる。
ステップＲ０５Ｃ：参加者はそれぞれプリンタ５００のカード読取部１１０にユーザ認識カードを通す。
ステップＲ０５Ｂ：カード読取部１１０より制御部１０６へと読取データが送信される。制御部１０６は図２３の読取時のフローチャートに従って動作する。図２３はプリンタ５００の制御部１０６の読取時の動作を示すフローチャートである。制御部１０６は開閉カバー５３０を開くように指示する。そして、会議参加者が開閉カバー５３０より資料を取り、開閉カバー５３０を閉める。
【００７１】
ステップＲ０６Ｃ：その後、２００９年４月２０日、時刻１４：０５、ユーザＢがホストＰＣ３０２で、開催ダイアログボックス２０８に気づき、Ｙｅｓボタン２０８Ａを押下する。ユーザBのホストＰＣ３０２は図９（ｂ）の会議開催応答２０９αをプリンタ５００に送信する。
ステップＲ０６Ｂ：プリンタ５００の制御部１０６は、ユーザＢが送信した会議開催応答２０９αを受信する。すると、制御部１０６は再度、図１４データ受信時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は会議資料を１部印刷する。
【００７２】
ステップＲ０７Ｃ：ここで、ユーザＢが会議室に遅れて到着し、カード読取部１１０にカードを通す。
ステップＲ０７Ｂ：プリンタ５００の制御部１０６は、カード読取部１１０より読取データ２２２を受信する。そして、制御部１０６は図１６の読取時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は印刷制御部１０２に対し、会議資料を１部印刷するよう指示する。ユーザＢが開閉カバー５３０より資料を取り、開閉カバー５３０を閉める。
【００７３】
ステップＲ０８Ｃ：更にその後、２００９年４月２０日、時刻１４：１０、別のユーザＣがＭＲ１会議室に到着し、プリンタ５００のカード読取部１１０に自己のユーザ認識カードを通す。
ステップＲ０８Ｂ：プリンタ５００の制御部１０６は、カード読取部１１０より読取データ２２２を受信する。そして、制御部１０６は図１６の読取時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は会議資料を１部印刷する。
【００７４】
ステップＲ０９Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１５：００、プリンタ５００において、制御部１０６は計時部１０５の割り込みにより、再び前記図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。そして、制御部１０６は会議データ２０３、資料データ２０４を削除し、処理を終了する。
【００７５】
次に、再度図２１の概略フローチャートに従って本実施の形態の動作の詳細を説明する。なお、前述の概略の説明と重複する部分は説明を簡略するため、以下はプリンタ５００の動作について詳述する。
【００７６】
ステップＲ０１Ｂ：プリンタ５００の通信部１０１が図５（ａ）に示す開催者からの会議登録データ２０１を受信すると、プリンタ５００の制御部１０６は、図２２のデータ受信時の制御のフローチャートに従って動作を行う。図２２はプリンタ５００の会議登録データ２０１受信時の制御を示すフローチャートである。制御部１０６は会議登録データ２０１の１行目に書かれた文字列を読み取る。この結果、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｇｉｓｔｅｒＲｅｑｕｅｓｔ"が得られる（ステップＳ４０１）。"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｇｉｓｔｅｒＲｅｑｕｅｓｔ"は会議登録データ２０１を示すキーワードであるため、受信したデータの種類が会議登録データ２０１であると判明する（ステップＳ４０２のＹｅｓ）。プリンタ５００の制御部１０６は、ＩＤ管理部１０７から会議を特定するＩＤとして、図５（ｂ）に示す会議ＩＤ２０２を取得する（Ｓ４０３）。これにより、本実施の形態における会議登録が行われたことになる。
【００７７】
なお、制御部１０６は会議登録データ２０１の５行目以降の印刷データ２４と、取得した会議ＩＤ２０２より、図６（ｂ）に示す資料データ２０４を生成し、資料データ記憶部１０４に格納する。更に、制御部１０６は会議登録データ２０１の開催日時２１、会議タイトル２２、参加者リスト３１−３９、更に、取得した会議ＩＤ２０２及び印刷部数の初期値"０"より、図６（ａ）に示す会議データ２０３を生成し、会議データ記憶部１０３に格納する。
【００７８】
そして、制御部１０６は会議登録データ２０１の２行目、３行目の開催日時２１、会議タイトル２２と会議ＩＤ２０２から、図７（ａ）に示す会議登録通知２０５を作成する。そして、会議登録データ２０１の４行目の参加者リスト３１−３９を参加者のリストとして抽出し、図１３に示す全てのアドレス（２６件）に対し、会議登録通知２０５を送信する（ステップＳ４０４）。その後、処理を終了する。
【００７９】
ステップＲ０２Ｂ：２００９年４月２０日、時刻１３：３０、制御部１０６は計時部１０５の割り込みにより、前記図１５の割り込み時の制御のフローチャートに従って、計時部１０５が保持する現在時刻「２００９年４月２０日、時刻１３：３０」と、会議データ記憶部１０３の記憶する会議データ内の開催日時２１の「２００９年４月２０日、時刻１４：００」を得る（ステップＳ２０１）。この２つの時刻を比較した結果、現在時刻は開催日時の３０分前であるので、制御部１０６は会議開催通知発行時刻であると判断する（ステップＳ２０２のＹｅｓ）。
【００８０】
制御部１０６は会議データ記憶部１０３から会議データ２０３を読み取り、会議開催通知２０７を作成する。会議データ２０３から参加者リスト３１−３９を抽出し、記載された全てのアドレス（２６件）に対し、会議開催通知２０７を送信する（ステップＳ２０４）。そして、応答待ちフラグをＯＮとし、処理を終了する。
【００８１】
ステップＲ０３Ｂ：プリンタ５００の制御部１０６は、図９（ａ）に示す会議開催応答２０９を受信する。再び、制御部１０６は図２２のデータ受信時の制御のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は受信した会議開催応答２０９の１行目に書かれた文字列を読み取る。この結果、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"が得られる（ステップＳ４０１）。"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は前記会議登録データ２０１を示すキーワードではないため、受信したデータの種類が会議登録データ２０１ではないと判明する（ステップＳ４０２のＮｏ）。そして、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は会議開催応答２０９を示すキーワードであるため、受信したデータの種類が会議開催応答２０９であると判明する（ステップＳ４０５のＹｅｓ）。
【００８２】
制御部１０６は会議開催応答２０９の会議ＩＤ２０２とアドレス３１を読み取る。そして、制御部１０６は読取った会議ＩＤ２０２「ＭＤ００００１２３４」と、一致するＩＤを持つ会議データを会議データ記憶部１０３から検索する。その結果、会議データ２０３を得て、その中から参加者リスト３１−３９を読み取る。制御部１０６は会議開催応答２０９のアドレス３１の「１９２．１６８．０．１」が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ４０６）。
【００８３】
確認の結果、含まれるので（ステップＳ４０７のＹｅｓ）、制御部１０６は応答待ちフラグを読み取る（ステップＳ４０８）。前記図１５のステップＳ２０４により応答待ちフラグはＯＮであるため（ステップＳ４０９のＹｅｓ）、会議データ２０３の印刷部数２５に"１"を加える。参加者リスト３１−３９におけるアドレス３１の「１９２．１６８．０．１」に印刷済みフラグ"＊"を付加して「１９２．１６８．０．１＊」に変更して、会議データ記憶部１０３に書き戻し（ステップＳ４１０）、処理を終了する。
【００８４】
ステップＲ０４Ｂ：その後、２００９年４月２０日、時刻１３：５５、新機種開発会議の５分前になると、プリンタ５００において、計時部１０５は制御部１０６に割り込みを入れる。制御部１０６は、再度前記図１５の割り込み時の制御のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は計時部１０５が保持する現在時刻「２００９年４月２０日、時刻１３：５５」と、会議データ記憶部１０３の記憶する会議データ内の開催日時２１の「２００９年４月２０日、時刻１４：００」を得る（ステップＳ２０１）。
【００８５】
この２つの時刻を比較した結果、現在時刻は開催日時の３０分前ではないので、制御部１０６は会議開催通知発行の時刻ではないと判断する（ステップＳ２０２のＮｏ）。更に、現在時刻は開催日時の５分前であるので、制御部１０６は会議資料印刷の時刻であると判断する（ステップＳ２０３のＹｅｓ）。
【００８６】
制御部１０６は会議データ記憶部１０３から図１０（ｂ）に示す会議データ２０３βを得る。そして、制御部１０６は会議データ２０３βから会議ＩＤ２０２と印刷部数２５を抽出する。制御部１０６は印刷部数データ２１０を生成して印刷制御部１０２に送信し、前記ステップＳ２０４でＯＮにした前記応答待ちフラグをＯＦＦにする（ステップＳ２０５）。そして、処理を終了する。
【００８７】
ステップＲ０５Ｂ：２００９年４月２０日、時刻１４：００の会議開催の後、参加者はユーザ認識カードをカード読取部１１０に通すことにより、印刷された会議資料を手に入れる。即ち、カード読取部１１０より制御部１０６へと読取データが送信される。制御部１０６は図２３に示す読取時の制御のフローチャートに従って動作する。
【００８８】
制御部１０６は図１９（ａ）に示すカード読取データ２２２からアドレス３１を読み取る。図１９はカード読取データ２２２を示す説明図である。制御部１０６は同時に会議データ記憶部１０３から、現在開催中の会議である会議データを得て、参加者リスト３１−３９を読み取り、アドレス３１が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ５０１）。確認の結果、含まれているので（ステップＳ５０２のＹｅｓ）、更に、制御部１０６はこのアドレス３１に対する印刷済みフラグを確認する（ステップＳ５０３）。
【００８９】
確認の結果、印刷済みフラグが設定されているので（ステップＳ５０４のＹｅｓ）、印刷制御部１０２に、図２０に示す開閉カバー５３０のカバーオープン指示２４４を送信することにより、開閉カバー５３０を開くように指示する。図２０はカバーオープン指示２４４の説明図である。また、参加者リスト３１−３９から、アドレス３１の「１９２．１６８．０．１＊」を削除する（ステップＳ５０６）。会議参加者が開閉カバー５３０より資料を取り、開閉カバー５３０を閉める。他の参加者に対しても同様に動作し、資料配布を行う。
【００９０】
ステップＲ０６Ｂ：プリンタ５００の制御部１０６は、ユーザＢが送信した会議開催応答２０９αを受信する。すると、制御部１０６は再度、図２２のデータ受信時の制御のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は会議資料を１部印刷する。制御部１０６は、前記と同様に会議開催応答２０９αの１行目に書かれた文字列を読み取る。この結果、"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"が得られる（ステップＳ４０１）。"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は、会議登録データ２０１を示すキーワードではないため、制御部１０６は、受信したデータの種類が会議登録データ２０１ではないと判明する（ステップＳ４０２のＮｏ）。
【００９１】
"ＭｅｅｔｉｎｇＲｅｓｐｏｎｃｅ"は会議開催応答２０９を示すキーワードであるため、制御部１０６は受信したデータの種類が会議開催応答２０９であると判明する（ステップＳ４０５のＹｅｓ）。制御部１０６は会議開催応答２０９αのアドレス３２と会議ＩＤ２０２を読み取る。また、会議データ記憶部１０３から、会議ＩＤ２０２「ＭＤ００００１２３４」と一致するＩＤを持つ会議データを検索する。制御部１０６は会議データ２０３を得て参加者リスト３１−３９を読み取る。アドレス３２が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ４０７）。
【００９２】
確認の結果、含まれているので（ステップＳ４０７のＹｅｓ）、制御部１０６は応答待ちフラグを読み取る（ステップＳ４０８）。前記ステップＳ２０５により、応答待ちフラグはＯＦＦであるため（ステップＳ４０９のＮＯ）、印刷部数データ２１０αを生成して印刷制御部１０２に送信し（ステップＳ４１１）、更に参加者リスト３１−３９のアドレス３２の「１９２．１６８．０．２」を「１９２．１６８．０．２＊」に書き換え、（ステップＳ４１１）、処理を終了する。
【００９３】
ステップＲ０７Ｂ：ユーザＢがユーザ認識カードをカード読取部１１０に通すと、カード読取部１１０より制御部１０６へと図１９（ｂ）に示すカード読取データ２２２が送信される。すると、制御部１０６は再度図２３の読取時のフローチャートに従って動作する。
【００９４】
制御部１０６はカード読取データ２２２から、アドレス３２を読み取り、同時に会議データ記憶部１０３から、現在開催中の会議である会議データ２０３βを得て、参加者リスト３１−３９を読み取る。制御部１０６は、アドレス３２が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ５０１）。確認の結果、含まれているので（ステップＳ５０２のＹｅｓ）、更に、このアドレスに対する印刷済フラグを確認する（ステップＳ５０３）。
【００９５】
確認の結果、印刷済フラグが設定されているので（ステップＳ５０４のＹｅｓ）、印刷制御部１０２に開閉カバー５３０のカバーオープン指示２４４を送信することで、開閉カバー５３０を開くように指示する。また、参加者リスト３１−３９から、アドレス３２の「１９２．１６８．０．２＊」を削除する（ステップＳ５０６）。ユーザＢが開閉カバー５３０より資料を取り、開閉カバー５３０を閉める。
【００９６】
ステップＲ０８Ｂ：２００９年４月２０日  １４：１０、ユーザＣがＭＲ１会議室に到着し、カード読取部１１０にカードを通すと、カード読取部１１０より制御部１０６へと読取データが送信されるので、制御部１０６は図２３の読取時のフローチャートに従って動作する。読取データからアドレス３３を読み取り、同時に会議データ記憶部１０３から、現在開催中の会議である会議データを得て、参加者リスト３１−３９を読み取る。アドレス３３が参加者リスト３１−３９に含まれるかどうか確認する（ステップＳ５０１）。
【００９７】
確認の結果、含まれるので（ステップＳ５０２のＹｅｓ）、更に、このアドレスに対する印刷済みフラグを確認する（ステップＳ５０３）。確認の結果、印刷済みフラグは設定されていないので、（ステップＳ５０４のＮｏ）、印刷部数２５を生成して印刷制御部１０２に送信する（ステップＳ５０５）。そして、印刷制御部１０２に、開閉カバー５３０のカバーオープン指示２４４を送信することで、開閉カバー５３０を開くように指示する。また、参加者リスト３１−３９から、アドレス３３の「１９２．１６８．０．３」を削除する（ステップＳ３０６）。更に、印刷部１２０は資料の印刷を実行する。ユーザＢが開閉カバー５３０より資料を取り、開閉カバー５３０を閉める。
【００９８】
ステップＲ０９Ｂ：２００９年４月２０日、時刻１５：００、プリンタ５００において、制御部１０６は計時部１０５の割り込みにより、再び、図１５の割り込み時のフローチャートに従って動作する。制御部１０６は計時部１０５が保持する現在時刻「２００９年４月２０日、時刻１５：００」と、会議データ記憶部１０３の記憶する会議データ内の開催日時２１の「２００９年４月２０日、時刻１４：００」を得る（ステップＳ２０１）。
【００９９】
この２つの時刻を比較した結果、現在時刻は開催日時の３０分前ではないので、制御部１０６は会議開催通知発行の時刻ではないと判断する（ステップＳ２０２のＮｏ）。更に、現在時刻は開催日時の５分前ではないので、制御部１０６は会議資料印刷の時刻ではないと判断する（ステップＳ２０３のＮＯ）。更に、現在時刻は開催日時の１時間後であるので、制御部１０６は会議終了時刻であると判断する（ステップＳ２０６のＹｅｓ）。制御部１０６は会議データ２０３、資料データ２０４を削除し（ステップＳ２０７）、処理を終了する。
【０１００】
以上のように、第２の実施の形態によれば、会議が開催される前に、参加予定者に配布資料の印刷可否を問い合わせ、可の回答の部数だけ印刷しておき、更に排出部に出力制御可能な開閉カバー５３０を設け、カード認証した人にのみ配布資料が取得可能なようにしたため、会議参加者が配布資料を得るために待たされることはなく、また、無駄な配布資料が印刷されることもなく、更には、会議不参加者が配布資料を得るというセキュリティ上の問題も発生しないという効果が同時に得られる。また、本説明では開閉カバーとして、排出部１４の開閉カバー５３０を用いたが、開閉可能なフィニッシャでもよい。
【０１０１】
本説明では画像形成装置としてプリンタを用いたが、コピー機やファクス、ＭＦＰなどにも応用できる。また、本説明では外部装置としてホストＰＣを用いたが、携帯電話、ＴＶ等の情報処理装置でもよい。更に、本説明では会合として会議を例としたが、セミナ、カンファレンス、祭事、パーティ等、何人かのメンバが参加し、画像形成が必要な集まりであれば応用できる。同様に、本説明における会議室に代えて、集会場、集会施設、ロビー、乗り物など、画像形成装置を設置する場所には規定は無い。
【０１０２】
また、本説明では認証部としてカードリーダを用いたが、指紋認証装置、声紋認証装置など、個人を認識する装置で代用できる。更には、認証の手段として、オペレーションパネルに暗号を入力することで認証をすることも可能である。
【符号の説明】
【０１０３】
１００        プリンタ
３０１        ホストＰＣ
１０１        通信部
１０２        印刷制御部
１０３        会議データ記憶部
１０４        資料データ記憶部
１０５        計時部
１１０        カード読取部
１２０        印刷部
２０５        会議登録通知
２０７        会議開催通知
【図１】
2012071437.tif 000003
【図２】
2012071437.tif 000004
【図３】
2012071437.tif 000005
【図４】
2012071437.tif 000006
【図５】
2012071437.tif 000007
【図６】
2012071437.tif 000008
【図７】
2012071437.tif 000009
【図８】
2012071437.tif 000010
【図９】
2012071437.tif 000011
【図１０】
2012071437.tif 000012
【図１１】
2012071437.tif 000013
【図１２】
2012071437.tif 000014
【図１３】
2012071437.tif 000015
【図１４】
2012071437.tif 000016
【図１５】
2012071437.tif 000017
【図１６】
2012071437.tif 000018
【図１７】
2012071437.tif 000019
【図１８】
2012071437.tif 000020
【図１９】
2012071437.tif 000021
【図２０】
2012071437.tif 000022
【図２１】
2012071437.tif 000023
【図２２】
2012071437.tif 000024
【図２３】
2012071437.tif 000025