(57)【要約】      （修正有）【課題】会議開催にあたっての会議主催者の負担が軽減されるうえ、会議で特定の出席者だけが発言するような事態が回避され、確実に会議の進行の効率化を図ることができる会議開催用装置等を提供する。【解決手段】会議の議題を特定する議題特定手段、会議の発言者を特定する発言者特定手段、開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付手段、前記特定された議題と該議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、自装置の内部又は外部に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定手段を備える。選定された必要出席者を、開催予定会議の主催者の通知先に通知する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の議題を特定する議題特定手段と、
会議の発言者を特定する発言者特定手段と、
開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付手段と、
前記議題特定手段により特定された議題と前記発言者特定手段により特定された前記議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、自装置に内蔵されもしくは自装置外に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記議題受付手段により受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定手段と、
前記選定手段により選定された必要出席者を、前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する通知手段と、
を備えたことを特徴とする会議開催用装置。
【請求項２】
前記議題受付手段は複数の議題を受け付けるとともに、前記選定手段は各議題毎に必要出席者を選定し、
前記議題受付手段により受け付けられた複数の議題と、前記選定手段により選定された議題毎の必要出席者との関係から、会議の調整についての提案を行う会議提案手段をさらに備え、
前記通知手段は、前記会議提案手段により行われた議題の順序の設定及び／または会議の分割についての提案を会議の主催者の通知先に通知する請求項１に記載の会議開催用装置。
【請求項３】
前記記憶手段には時間帯毎の発言者情報が記憶されており、
前記選定手段は、前記議題受付手段により受け付けられた議題と同一または類似の議題に関連付けられた時間帯毎の発言者を時間帯毎の必要出席者として選定し、
前記通知手段は、前記選定された時間帯毎の必要出席者を、会議の主催者の通知先に通知する請求項１または２に記載の会議開催用装置。
【請求項４】
前記開催予定会議の出席予定者についての入力を受け付ける出席予定者受付手段を備え、
前記出席予定者受付手段により入力が受け付けられた出席予定者と、前記選定手段により選定された必要出席者とが不一致である場合、前記通知手段は、その旨を前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する請求項１〜３のいずれかに記載の会議開催用装置。
【請求項５】
前記出席予定者受付手段により入力が受け付けられた出席予定者と、前記選定手段により選定された必要出席者とが不一致である場合、前記通知手段は会議の主催者に、必要出席者として選定されなかった出席予定者についての出席の要否の問い合わせを通知する請求項４に記載の会議開催用装置。
【請求項６】
前記出席予定者受付手段により入力が受け付けられた出席予定者と、前記選定手段により選定された必要出席者とが不一致である場合、前記通知手段は、必要出席者として選定されなかった出席予定者の通知先に、出欠の問い合わせを通知する請求項４または５に記載の会議開催用装置。
【請求項７】
会議の議題を特定する議題特定ステップと、
会議の発言者を特定する発言者特定ステップと、
開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付ステップと、
前記議題特定ステップにおいて特定された議題と前記発言者特定ステップにおいて特定された前記議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、会議開催用装置に内蔵されもしくは会議開催用装置外に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記議題受付ステップにおいて受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定ステップと、
前記選定ステップにおいて選定された必要出席者を、前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する通知ステップと、
を備えたことを特徴とする会議開催用装置で実行される会議出席者の選定方法。
【請求項８】
会議の議題を特定する議題特定ステップと、
会議の発言者を特定する発言者特定ステップと、
開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付ステップと、
前記議題特定ステップにおいて特定された議題と前記発言者特定ステップにおいて特定された前記議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、会議開催用装置に内蔵されもしくは会議開催用装置外に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記議題受付ステップにおいて受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定ステップと、
前記選定ステップにおいて選定された必要出席者を、前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する通知ステップと、
を、会議開催用装置のコンピュータに実行させるための会議出席者の選定プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、会議に使用される多機能デジタル画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function Perpherals)やその他の画像処理装置等からなり、会議の必要出席者を自動的に選定する会議開催用装置、この会議開催用装置で実行される会議出席者の選定方法及び選定プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業やオフィス等においては、例えば３人以上のメンバーが集まって会議主催（開催希望）者が予定した議題について定例会議を実施する場合、定例の会議のために大抵は全員が出席するのが普通である。その場合、会議を円滑に進行させるために会議主催者が会議の議題の他に、会議への出席者を予め調整しておくことが多い。
従来、会議の開催希望者が会議の趣旨や出席者を決定してサーバに送信すると、サーバから会議の出席希望者に対して議題内容等を通知し、また、通知された出席希望者の出席要否のコメント等に基づいて、会議の開催が決められた際、出席対象者に会議開催の通知を行うようにした技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
さらにまた、電子会議等において、発信情報をデータベースに格納し、各利用者が該発信情報に対する反応（参照、回答、ダウンロード）を書き込み、サーバは、その反応に基づいて利用者の参加意思を判断するようにした技術も知られている（例えば、特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−１６９１４８号公報
【特許文献２】特開２００７−１４８８９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来では、定例の会議を実施した場合、会議の議題によっては、特定の出席者でしか議論がされず、それ以外の出席者は、他の出席者の発言をただ聞いているだけの場合がある。また、全員が出席しても自分に関係のない議題であれば、会議に出席する意味がないような場合もあり、会議の進行が効率の悪いものとなってしまう。
【０００６】
さらに、会議主催者が予め会議の議題や出席者の調整をするのにかなりの手間がかかるといった問題がある。
【０００７】
また、前記特許文献１の先行技術では、会議開催希望者が会議の趣旨および出席者を決定しているが、過去の会議実績は反映されていないので、やはり特定の出席者のみが発言してしまうと、会議の進行が速やかに行えない。
【０００８】
また、前記特許文献２の先行技術では、データベースに格納された発信情報について、利用者が反応したことに基づいて、利用者の参加意思を判断するものであるが、過去の会議の議題について実際に発言した情報が反映されてないので、やはり、会議の速やかな進行が確約されるとは限らない。
【０００９】
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、会議開催にあたっての会議主催者の負担が軽減されるうえ、会議で特定の出席者だけが発言するような事態が回避され、確実に会議の進行の効率化を図ることができる会議開催用装置を提供し、さらにこの会議開催用装置で実行される会議出席者の選定方法、及び該方法を前記会議開催用装置のコンピュータに実行させるための会議出席者の選定プログラムを提供することを課題としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）会議の議題を特定する議題特定手段と、会議の発言者を特定する発言者特定手段と、開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付手段と、前記議題特定手段により特定された議題と前記発言者特定手段により特定された前記議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、自装置に内蔵されもしくは自装置外に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記議題受付手段により受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定手段と、前記選定手段により選定された必要出席者を、前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する通知手段と、を備えたことを特徴とする会議開催用装置。
（２）前記議題受付手段は複数の議題を受け付けるとともに、前記選定手段は各議題毎に必要出席者を選定し、前記議題受付手段により受け付けられた複数の議題と、前記選定手段により選定された議題毎の必要出席者との関係から、会議の調整についての提案を行う会議提案手段をさらに備え、前記通知手段は、前記会議提案手段により行われた議題の順序の設定及び／または会議の分割についての提案を会議の主催者の通知先に通知する前項１に記載の会議開催用装置。
（３）前記記憶手段には時間帯毎の発言者情報が記憶されており、前記選定手段は、前記議題受付手段により受け付けられた議題と同一または類似の議題に関連付けられた時間帯毎の発言者を時間帯毎の必要出席者として選定し、前記通知手段は、前記選定された時間帯毎の必要出席者を、会議の主催者の通知先に通知する前項１または２に記載の会議開催用装置。
（４）前記開催予定会議の出席予定者についての入力を受け付ける出席予定者受付手段を備え、前記出席予定者受付手段により入力が受け付けられた出席予定者と、前記選定手段により選定された必要出席者とが不一致である場合、前記通知手段は、その旨を前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する前項１〜３のいずれかに記載の会議開催用装置。
（５）前記出席予定者受付手段により入力が受け付けられた出席予定者と、前記選定手段により選定された必要出席者とが不一致である場合、前記通知手段は会議の主催者に、必要出席者として選定されなかった出席予定者についての出席の要否の問い合わせを通知する前項４に記載の会議開催用装置。
（６）前記出席予定者受付手段により入力が受け付けられた出席予定者と、前記選定手段により選定された必要出席者とが不一致である場合、前記通知手段は、必要出席者として選定されなかった出席予定者の通知先に、出欠の問い合わせを通知する前項４または５に記載の会議開催用装置。
（７）会議の議題を特定する議題特定ステップと、会議の発言者を特定する発言者特定ステップと、開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付ステップと、前記議題特定ステップにおいて特定された議題と前記発言者特定ステップにおいて特定された前記議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、会議開催用装置に内蔵されもしくは会議開催用装置外に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記議題受付ステップにおいて受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定ステップと、前記選定ステップにおいて選定された必要出席者を、前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する通知ステップと、を備えたことを特徴とする会議開催用装置で実行される会議出席者の選定方法。
（８）会議の議題を特定する議題特定ステップと、会議の発言者を特定する発言者特定ステップと、開催予定会議の議題の入力を受け付ける議題受付ステップと、前記議題特定ステップにおいて特定された議題と前記発言者特定ステップにおいて特定された前記議題についての発言者とを関連付けた発言者情報であって、会議開催用装置に内蔵されもしくは会議開催用装置外に設けられた記憶装置に記憶された前記発言者情報から、前記議題受付ステップにおいて受け付けられた議題と同一または類似の議題を抽出するとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者を抽出し、抽出された前記発言者を前記開催予定会議の必要出席者として選定する選定ステップと、前記選定ステップにおいて選定された必要出席者を、前記開催予定会議の主催者の通知先に通知する通知ステップと、を、会議開催用装置のコンピュータに実行させるための会議出席者の選定プログラム。
【発明の効果】
【００１１】
前項（１）に記載の発明によれば、会議の議題が特定され、この議題に対する会議中の発言者が特定され、これらが関連付けられた発言者情報が記憶装置に記憶される。つまり記憶装置には、過去の会議についての発言者情報が蓄積されている。
【００１２】
会議主催者等が次の開催予定の会議の議題を入力すると、これが受け付けられるとともに、受け付けられた議題と同一の議題が前記記憶手段に記憶された過去の発言者情報から抽出されるとともに、抽出された議題に関連付けられた発言者が、前記開催予定会議の必要出席者として選定される。こうして選定された会議の必要出席者は、開催予定会議の主催者の通知先に通知される。
【００１３】
つまり、次回の開催予定の会議の議題が受け付けられると、その会議の必要出席者が自動的に選定されるので、会議主催者等は会議の議題を装置に入力するのみで良く、出席者の調整等の準備作業の負担を軽減できるうえ、議題について特定の出席者のみが発言し続けたり、ほとんど発言しない出席者が出席するという不都合を回避でき、会議を効率的に進行することができる。
【００１４】
前項（２）に記載の発明によれば、複数の議題毎に必要出席者が選定され、各議題と選定された必要出席者との関係から、議論する議題の順序や会議分割等、会議の調整についての提案が行われ、会議主催者に通知されるので、会議主催者はさらに効率よく会議を行うことができる。
【００１５】
前項（３）に記載の発明によれば、時間帯毎に必要出席者が選定され、会議の主催者の通知先に通知される。
【００１６】
前項（４）に記載の発明によれば、開催予定会議の出席予定者と選定された必要出席者とが不一致の場合は、その旨が主催者に通知されるから、主催者は出席者の決定について迅速な対応を採ることができる。
【００１７】
前項（５）に記載の発明によれば、開催予定会議の出席予定者と選定された必要出席者とが不一致の場合は、必要出席者として選定されなかった出席予定者についての出席の要否の問い合わせが主催者に通知されるから、例えば主催者がこれに回答することで、会議出席者の管理等を装置側で行うことが可能となる。
【００１８】
前項（６）に記載の発明によれば、開催予定会議の出席予定者と選定された必要出席者とが不一致の場合は、必要出席者として選定されなかった出席予定者に対して、出欠の問い合わせが通知されるから、例えば被通知者がこれに回答することで、会議出席者の管理等を装置側で行うことが可能となる。
【００１９】
前項（７）に記載の発明によれば、次回の開催予定の会議の議題が受け付けられると、その会議の必要出席者が自動的に選定されるので、会議主催者等は会議の議題を装置に入力するのみで良く、出席者の調整等の準備作業の負担を軽減できるうえ、議題について特定の出席者のみが発言し続けたり、ほとんど発言しない出席者が出席するという不都合を回避でき、会議を効率的に進行することができる。
【００２０】
前項（８）に記載の発明によれば、次回の開催予定の会議の議題を受け付けて、その会議の必要出席者を選定する処理を、会議開催用装置のコンピュータに実行させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】この発明の一実施形態に係る会議開催要装置の一例である画像処理装置を備えたネットワークシステムを示す概略構成図である。
【図２】画像処理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】会議の必要出席者の選定を基に会議を調整する場合の説明図である。
【図４】会議の議題と発言者とを関連付けて記憶蓄積する処理を示すフローチャートである。
【図５】会議の提案・通知の処理を示すフローチャートである。
【図６】図５のフローチャートにおけるステップＳ１２の必要出席者の選定処理のサブルーチンを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
以下、この発明の実施形態を図面に基づいて説明ずる。
【００２３】
図１は、この発明の一実施形態に係る会議開催用装置を備えたネットワークシステムを示す概略構成図である。
【００２４】
この実施形態では、会議開催用装置として画像処理装置が用いられ、画像処理装置として、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能等の複数の機能を備えた多機能デジタル画像形成装置である前述のＭＦＰが用いられている。以下、画像処理装置をＭＦＰともいう。
【００２５】
図１において、このネットワークシステムは、ＭＦＰ１０２と、サーバ１０３と、ユーザ端末であるパーソナルコンピュータ（ＰＣという）１０４と、複数の会議開催場所（例えば３カ所）にそれぞれ配置されたテレビ会議用システム１０５〜１０７とを備えており、これらＭＦＰ１０２、サーバ１０３、ＰＣ１０４およびテレビ会議用システム１０５〜１０７は、互いにネットワーク１０１を介して接続されている。
【００２６】
前記テレビ会議用システム１０５〜１０７は、例えば、接続先からの映像および音声を出力するディスプレイ装置１００の他に、会議の様子を撮影するビデオカメラ、会議の発言者の発言を集音するマイク、接続先との間でのデータを授受を行う通信手段（いずれも図示せず）等を備えている。
【００２７】
このようなネットワークシステムでは、ＰＣ１０４からＭＦＰ１０２内のデータにアクセスして編集したり、テレビ会議用システム１０５〜１０７を用いた会議における議事内容を把握し、議事録を作成したりすることが可能となっている。
【００２８】
図２は、ＭＦＰ１０２の構成を示すブロック図である。なお、図２おいては、説明の簡易化上、周知の構造を省き、この実施形態に係る要部の構成のみを示してある。
【００２９】
図２おいて、このＭＦＰ１０２は、ＣＰＵ１と、記憶部２とを備えている。
【００３０】
前記ＣＰＵ１は、機能的に、例えば議題特定部１１と、発言者特定部１２と、出席者選定部１３と、会議提案部１４と、会議変更通知部１５と、議題等受付部１６を備えている。
【００３１】
前記議題特定部１１は、会議中の状況から現在の議題を特定するものであ。議題の特定は、会議主催者が議題を入力することにより行われても良いし、会議主催者が発言したキーワードを認識することにより議題を判断特定しても良い。また、議題と資料を関連付けておき、ディスプレイ装置１００に表示された資料（あるいはプロジェクター等でスクリーンに投影された資料）を認識することで議題を特定しても良い。
【００３２】
前記発言者特定部１２は、会議中の発言者を特定するものである。発言者の特定は、例えば、テレビ会議用装置１０５〜１０７におけるマイクで集音された会議での発言者の音声情報と、前記サーバ１０３または記憶部２に格納されている個人音声情報とを比較することにより、会議中に発言した出席者（発言者）を特定するようになっている。なお、必要ならビデオカメラで出席者を撮影した映像情報と、前記サーバ１０３または記憶部２に格納されている個人映像情報とを比較しても良い。
【００３３】
前記議題特定部１１で特定された会議の議題及び発言者特定部１２で特定された発言者とは、相互に関連付けられ、発言者情報として記憶部２あるいはサーバ１０３に記憶蓄積される。
【００３４】
前記出席者選定部１３は、会議主催者等によって入力された議題毎に出席を必要とする者を特定するものである。具体的には、会議主催者によって入力された議題と同一または類似の議題とそれに関連付けられた発言者を、前記サーバ１０３あるいは記憶部２に記憶されている前記過去の発言者情報の中から抽出し、抽出された発言者を、前記入力された議題の会議への必要出席者として選定するものである。議題が複数入力されたときは、各議題毎に出席者を選定する。
【００３５】
前記会議提案部１４は、前記出席者選定部１３の結果を受けて、会議の見直しを行うものである。具体的には、会議主催者等によって入力された複数の議題に対して、前記出席者選定部１３によって選定された議題毎の必要出席者の選定結果を受け取り、これを基に会議の調整についての提案を行う。具体的には、出席者をベースにして、会議主催者等によって入力された複数の議題の順序の入れ替え及び／または会議の分割についての提案を行い、必要に応じて、出席者のスケジュール確認、会議開催場所を確保するようになっている。なお、会議の分割とは、入力された複数の議題のうち、必要出席者が共通する議題どうしをまとめて１つの会議に含めるとことをいう。
【００３６】
前記会議変更通知部１５は、出席者選定部１３により選定された各議題毎の必要出席者についての情報、あるいはさらに会議提案部１４により行われた会議の調整についての提案の内容等を、会議主催者等に電子メール、ファクシミリ等により通知するものである。
【００３７】
前記議題等受付部１６は、会議主催者等がネットワークを介して又は操作パネルから入力した会議の議題や出席予定者の情報を受け付けて、記憶部２に記憶登録するものである。
【００３８】
一方、記憶部２は、例えばハードディスク装置（ＨＤＤという）からなり、会議用の記憶領域である会議用ボックス２１と、アドレス帳２２とを備えている。
【００３９】
前記会議用ボックス２１は、過去の会議における前記発言者情報や会議開催予定情報等が格納されている。
【００４０】
また、アドレス帳２２は、会議主催者を含む会議出席者、出席予定者の電子メールアドレスやファクシミリ送信先、個人音声情報あるいはさらに個人映像情報等の個人情報等がデータベースとして格納されている。
【００４１】
なお、前記発言者情報、会議開催予定情報、個人情報等をＨＤＤ２ではなく、外部のサーバ１０３に格納するようにしてもよい。
【００４２】
次に、上記ＭＦＰ１０２を使って、開催予定の会議の必要出席者を選定するとともに、会議の調整を行う方法を、図３（Ａ）〜（Ｃ）を参照して説明する。この例では、会議が定例会議である場合を示しているが、会議の種類は限定されることはない。
【００４３】
例えば過去において、図３（Ａ）に示すように、会議主催者Ａさんを含む３人（Ａさん、Ｂさん、Ｃさん）が、図３（Ｂ）の左図に示すような丸数字１〜４の４つの議題について定例会議を行ったとする。
【００４４】
定例会議の開催に際して、会議主催者Ａさんは、前記４つの議題及び会議出席予定者であるＡ〜Ｃさんの情報を、端末装置１０４からあるいは図示しない操作パネルからＭＦＰ１０２に入力すると、これらが議題等受付部１６により受け付けられ、会議用ボックス２１に登録される。
【００４５】
各議題に沿って定例会議が進行されるが、ＭＦＰ１０２は各議題毎に発言者を特定し、議題と発言者とを関連付けた発言者情報として、会議用ボックス２１に記憶される。発言者情報は会議が開催される毎に作成され、会議用ボックス２１に保存蓄積される。
【００４６】
図３の例では、図３（Ｂ）の右図に示すように、丸数字１の議題ではＡさん、Ｂさんが発言し、丸数字２の議題ではＡさん、Ｃさんが発言し、丸数字３の議題ではＡさん、Ｂさんが発言し、丸数字４の議題ではＡさん、Ｂさん、Ｃさんが発言している。
【００４７】
定例会議の終了後、会議主催者Ａは、図３（Ｃ）の左図に示すように、丸数字１〜３、５で示す次回の定例会議の議題をＭＦＰ１０２に入力すると、これらが議題等受付部１６により受け付けられ、会議用ボックス２１に登録される。
【００４８】
ＭＦＰ１０２は、会議用ボックス２１に蓄積されている発言者情報の中から、次回の定例会議の議題である丸数字１〜３、５で示す議題と同一の議題を抽出し、抽出された議題に関連付けられている発言者を抽出し、抽出された発言者をその議題における必要出席者として選定する。なお、同一の議題が存在しない場合は類似の議題を抽出しても良い。また、発言者情報に、同一又は類似の議題が存在しない場合は、会議主催者Ａさんによって入力された出席予定者を必要出席者として選定する。
【００４９】
ＭＦＰ１０２は、選定された議題毎の必要出席者を基に、会議の調整を行う。具体的には、図３（Ｃ）に示すように、会議主催者が入力した議題の順序を入れ替えるとともに、必要出席者が同一の議題をまとめて１つの会議とすることにより会議の分割を行う。そして、このような会議の調整を会議主催者Ａさんに提案し、記憶部２のアドレス帳２２に記憶されている会議主催者Ａさんの通知先に、必要出席者の情報を含む前記会議の提案内容を子メール等で通知する。また、ＭＦＰ１０２は、会議主催者によって入力された出席予定者と、ＭＦＰ１０２により選定された必要出席者とが不一致であることも、通知する。
【００５０】
このように、次回の会議開催が予定されて会議主催者によって会議の議題が入力されると、該議題に必要な出席者が自動的に選定されるので、会議主催者の準備作業の負担が軽減されることはもとより、開催された会議において、議題について特定の出席者のみが発言し続けたり、ほとんど発言しない出席者がでるようなことが回避されて、充実した議論のもとでの会議が効率的に進行されることになる。
【００５１】
会議主催者Ａさんは、ＭＦＰ１０２から会議調整の提案を受けると、調整を受諾する場合には、その旨をＭＦＰ１０２に電子メール等で返信し、返信を受けたＭＦＰ１０２は、会議出席予定者には、調整後の会議の開催内容を電子メール等で通知する。また、会議主催者Ａさんは、ＭＦＰ１０２から受けた会議の調整提案を拒否する場合には、その旨をＭＦＰ１０２に電子メール等で返信するか、無視する。この場合は、会議はこれまで通り主催者Ａさんが入力した議題の順序で、かつＡさん、Ｂさん、Ｃさんを出席予定者として実施される。
【００５２】
図３（Ｃ）の例では、会議主催者が当初、図３（Ｃ）の左図に示す順序で予定した丸数字１〜３及び５の各議題の４つの定例会議が、ＭＦＰ１０２の調整により、図３（Ｃ）の右図に示すように議題の順序が入れ替えられかつ３つの会議（イ、ロ、ハ）に分割されている。会議イでは、必要出席者Ａさん、Ｂさんが出席して丸数字１及び３の議題を議論することになり、会議ロでは、必要出席者Ａさん、Ｃさんが出席して丸数字２の議題を議論することになり、また、会議ハでは、出席者Ａさん、Ｂさん、Ｃさんが出席して丸数字５の議題を議論するように変更されている。
【００５３】
なお、会議が分割された場合、各会議の結果が、会議主催者が予定した出席者で必要出席者以外の者にも伝わるように、ＭＦＰ１０２は議事録を自動的にその者に送付するようになっている。
【００５４】
また、この実施形態では、会議主催者によって入力された出席予定者と、ＭＦＰ１０２により選定された必要出席者とが不一致である場合には、会議の主催者に、必要出席者として選定されなかった出席予定者についての今回の又は次回以降の会議への出席の要否の問い合わせを、会議変更通知部１５を介して通知するようにしてもよい。また、必要出席者として選定されなかった出席予定者の通知先に、今回の又は次回以降の会議への出欠の問い合わせを、会議変更通知部１５を介して通知するように構成してもよい。例えば会議イについてはＣさんに、会議ロについてはＢさんにそれぞれ通知される。
【００５５】
通知を受けた会議主催者及び／又は必要出席者として選定されなかった出席予定者は、以下の（１）〜（３）から希望のものを選択してＭＦＰ１０２にメールで返信する。
【００５６】
（１）出席希望
（２）欠席、議事録のみ希望
（３）欠席
「出席不要」の者から返答のメールを受けた場合、ＭＦＰ１０２は、その希望を反映させた形態で会議の調整を行っても良い。
【００５７】
このようにすることにより、必要出席者に選定されなかった出席予定者が納得した状況下で、会議を円滑に進行させることができる。
【００５８】
図４〜図６は、ＭＦＰ１０２の動作を示すフローチャートである。この動作は、ＭＦＰ１０２のＣＰＵ２が図示しないＲＯＭ等に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
【００５９】
まず、図４は会議の議題と発言者とを関連付けて記憶部２に記憶蓄積する処理を示すものである。
【００６０】
図４において、ステップＳ１では、会議が開始されたか否かを判断する。会議が開始されたかどうかは、所定の操作ボタンが操作されたことや、ＴＶ会議システムで集音された音声に「会議開始」の音声が含まれていることを検出すること等により行われる。会議が開始されていなければ（ステップＳ１でＮＯ）、開始されるのを待つ。会議が開始されれば（ステップＳ１でＹＥＳ）、ステップＳ２で、議題を特定してステップＳ３に進む。
【００６１】
ステップＳ３では、会議出席者の発言があるか否かを判断し、発言がなければ（ステップＳ３でＮＯ）、発言を待ち、発言があれば（ステップＳ３でＹＥＳ）、ステップＳ４に進む。
【００６２】
ステップＳ４では、議題を変更するか否かを判断し、議題を変更するのであれば（ステップＳ４でＹＥＳ）、ステップＳ２に戻り、議題変更がなければ（ステップＳ４でＮＯ）、ステップＳ５で発言者を特定し、ステップＳ６で、議題と該議題に対する発言者とを関連付けて記憶部２１の会議用ボックス２１に記憶したのち、ステップＳ７に進む。議題が変更されたかどうかは、所定の操作により又はその旨の音声を検出することにより判断される。
【００６３】
ステップＳ７では、発言者の変更か、発言終了か、発言継続かを判断し、発言者変更であれば（ステップＳ７で「変更」）、ステップＳ３に戻り、発言終了であれば（ステップＳ７で「発言終了」）、ステップＳ８に進み、発言継続であれば（ステップＳ７で「発言継続）、発言変更又は発言終了となるまで、ステップＳ７に留まる。
【００６４】
ステップＳ８では、会議が終了したか否かを判断し、会議が終了してなければ（ステップＳ８でＮＯ）、ステップＳ２に戻り、会議が終了すれば（ステップＳ８でＹＥＳ）、処理を終了する。こうして、議題毎の発言者が発言者情報として会議用ボックス２１に記憶蓄積されていく。
【００６５】
図５は、会議の提案・通知の処理を示すフローチャートである。
【００６６】
図５において、ステップＳ１１では、会議の議題、出席予定者等の予定情報が入力された否かを判断し、会議の予定情報が入力されいなければ（ステップＳ１１でＮＯ）、入力されるのを待つ。会議の予定情報が入力されれば（ステップＳ１１でＹＥＳ）、ステップＳ１２では、必要出席者の選定処理を行ったのち、ステップＳ１３に進む。必要出席者の選定処理については後述する。
【００６７】
ステップＳ１３では、会議主催者が設定した情報との違い、例えば会議主催者により入力された出席予定者と前記選定された必要出席者との不一致（差異）があるか否かを判断する。不一致がなければ（ステップＳ１３でＮＯ）、そのまま処理を終了する。不一致があれば（ステップＳ１３でＹＥＳ）、ステップＳ１４で、選定された必要出席者をベースに議題の順序の入れ替えを行い、ステップＳ１５に進む。
【００６８】
ステップＳ１５では、会議の変更（会議の分割）があるか否かを判断し、会議の変更がなければ（ステップＳ１５でＮＯ）、処理を終了し、会議の変更があれば（ステップＳ１５でＹＥＳ）、ステップＳ１６で、会議主催者が入力した出席予定者のうち必要出席者でない出席者予定者（不一致の出席予定者）または会議主催者に、出欠又は出席の要否を確認する。次いで、ステップＳ１７で、会議主催者に会議が変更されたことを通知したのち、処理を終了する。
【００６９】
図６は、図５のフローチャートにおけるステップＳ１２の必要出席者の選定処理のサブルーチンを示すフローチャートである。
【００７０】
図６において、ステップＳ２１で、会議主催者によって入力された議題に過去の議題と同等の議題、換言すれば同一の議題か、同一の議題がないときは類似の議題、が組まれているか否かを判断し、過去の議題と同等の議題がなれば（ステップＳ２１でＮＯ）、そのままリターンする。過去の議題と同等の議題があれば（ステップＳ２１でＹＥＳ）、ステップＳ２２では、過去の同等の議題から発言者を抽出する。次いで、ステップＳ２３で、発言者と議題を関連付けることにより、その議題の必要出席者を選定したのち、リターンする。
【００７１】
以上、本発明の一実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されることはない。
【００７２】
例えば、会議主催者等が入力した議題と同等の議題についての発言者を、過去の発言者情報から抽出し、その議題についての必要出席者を選定したが、同等の議題であっても、時間帯に応じた必要出席者を選定しても良い。
【００７３】
例えば、過去の会議の議題と該議題における時間帯と各時間帯における発言者を関連付けた発言者情報を会議用ボックス２１に記憶蓄積しておき、開催予定の会議の議題が会議主催者によって入力された場合、過去の発言者情報から、その議題の各時間帯での必要出席者を選定しても良い。
【００７４】
過去の議題についての会議が例えば２時間の会議であるとした場合、「前半の１時間はＡさんとＢさんのみが発言し、後半の１時間はＡさんとＢさんのみが発言している」といった状況が存在する場合には、同一の議題については、開催予定の会議を１時間づつで分割した２時間の会議を提案する。つまり、前半の１持間はＡさんとＢさんでの会議、後半の１時間はＡさんとＣさんでの会議とする。
【００７５】
この場合、予め入力された出席予定者と選定された必要出席者に不一致があれば、その旨を会議出席者に通知する構成としても良い。
【符号の説明】
【００７６】
１      ＣＰＵ
１１    議題特定部
１２    発言者特定部
１３    出席者選定部
１４    会議提案部
１５    会議変更通知部
１６    議題等受付部
２      記憶部
１０２  画像処理装置（会議開催用装置）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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