(57)【要約】【課題】従来手法に比べてより厳密な文書閲覧確認を行うことを可能とする。【解決手段】閲覧確認用文書作成部３０３は、ダミー文を文書中に挿入して閲覧確認用の文書を作成する。閲覧判断用情報取得部３０４は、閲覧判断用の情報を取得する。閲覧判断部３０５は、閲覧判断用の情報を用いて文書を閲覧したかどうかを判断する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の閲覧の確認をする文書閲覧確認装置であって、
ダミー文を文書中に挿入して閲覧確認用の文書を作成する作成手段と、
閲覧判断用の情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により得られた閲覧判断用の情報を用いて文書を閲覧したかどうかを判断する判断手段を有することを特徴とする文書閲覧確認装置。
【請求項２】
配布先毎に、挿入するダミー文の種類又は挿入位置を変えて閲覧判断用の文書を作成することを特徴とする請求項１に記載の文書閲覧確認装置。
【請求項３】
前記取得手段は、印刷した閲覧判断用の文書に記入された情報をスキャニングすることで得ることを特徴とする請求項１に記載の文書閲覧確認装置。
【請求項４】
文書の閲覧の確認をする文書閲覧確認方法であって、
ダミー文を文書中に挿入して閲覧確認用の文書を作成する作成工程と、
閲覧判断用の情報を取得する取得工程と、
前記取得工程により得られた閲覧判断用の情報を用いて文書を閲覧したかどうかを判断する判断工程とを有することを特徴とする文書閲覧確認方法。
【請求項５】
文書の閲覧の確認をする文書閲覧確認方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
ダミー文を文書中に挿入して閲覧確認用の文書を作成する作成ステップと、
閲覧判断用の情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより得られた閲覧判断用の情報を用いて文書を閲覧したかどうかを判断する判断ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書閲覧を確認するための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
会議の議事進行をスムーズにしたり、会議中の議論を活発化させたりするためには、予め各参加者に会議資料を配布し、会議開催前までに目を通してもらうことが望ましい。そのために、会議資料を配布した各配布先の閲覧状況を確認できるようなシステムが提案されている。会議の開催者は会議資料の閲覧状況を確認し、まだ閲覧していない参加者に注意喚起を行うことができる。また、装置、システムが、閲覧していないユーザに対して定期的にそのような注意喚起の通知を行うような方法も提案されている。
【０００３】
このようなシステムにおいては、閲覧済みかどうかをどのように判断するかが重要となる。単純な方法では、ファイルを開いた、または、印刷した場合に閲覧済みと判断する方法が使われている。しかし、この方法では、実際にユーザが文書を読んだかどうかは確証が得られない。そこで、特許文献１には、視線が向けられた先の画面上の位置を特定する視線追跡手段を設け、表示した文書の各部位に一定時間以上ユーザが視線を向けていたかで、その文書を閲覧したかどうかを判断する技術が開示されている。また、紙に印刷した場合の閲覧確認方法として、特許文献２では、印刷した文書内にチェックボックスを設け、閲覧が済んだユーザはそのチェックボックスにチェックを入れた後に、その文書をスキャナーでシステムに送ることで閲覧済みと判断する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−２７０１３号公報
【特許文献２】特開２００９−４８５９５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来の手法では、ユーザが文書を閲覧したかどうかを、文書の表示状態やユーザの動作などあくまで表面的な情報だけで判断を行っている。つまり、実際には文書を読んでいなくても、読んでいるふりをすれば閲覧したとシステムに判断させることが可能である。ユーザが本当に文書の中身を読んだかどうかを厳密に文書配布者が知りたい場合には、従来手法では対応できない。
【０００６】
また、紙に印刷した文書の場合には特に、有効な閲覧確認方法というのは提案されていない。しかし、実際には重要な文書を紙に印刷して読むというケースは多い。
【０００７】
そこで、本発明の目的は、従来手法に比べてより厳密な文書閲覧確認を行うことを可能とすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の文書閲覧確認装置は、文書の閲覧の確認をする文書閲覧確認装置であって、ダミー文を文書中に挿入して閲覧確認用の文書を作成する作成手段と、閲覧判断用の情報を取得する取得手段と、前記取得手段により得られた閲覧判断用の情報を用いて文書を閲覧したかどうかを判断する判断手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書を実際に読まなければ閲覧済みとは判断されないので、従来手法に比べてより厳密な文書閲覧確認を行うことが出来る。確実に読ませたい文書がある場合において本発明は特に有効である。また、ＰＣのモニタ上でも、紙に印刷した場合でも同じように閲覧確認を行うことができるので、ユーザの利用形態に制限されない。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態に係る文書閲覧システムの構成例を示す図である。
【図２】図１の各装置の構成例を示す図である。
【図３】第１の実施形態に係る文書閲覧システムの機能的な構成を示す図である。
【図４】ダミー文を配布する文書の中から取得し、閲覧確認用文書を作成する方法を示すフローチャートである。
【図５】閲覧したかどうかの判断方法の例を示すフローチャートである。
【図６】本発明の第１の実施形態の動作例を説明するための図である。
【図７】本発明の第１の実施形態の動作例を説明するための図である。
【図８】本発明の第１の実施形態の動作例を説明するための図である。
【図９】本発明の第１の実施形態の動作例を説明するための図である。
【図１０】本発明の第１の実施形態の動作例を説明するための図である。
【図１１】マーキングの例を示す図である。
【図１２】マーキングの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１２】
先ず、本発明の第１の実施形態について説明する。図１は、第１の実施形態に係る文書閲覧システムの構成を示す図である。文書の配布者Ｕａ、閲覧者Ｕｂ、Ｕｃはそれぞれ端末Ａ１０２、端末Ｂ１０３、端末Ｃ１０４を用いて文書の送受信、表示等を行う。また、本例では文書管理サーバ１０５を設け、閲覧文書の登録、配信、閲覧状況の確認等を行う。さらに、他の実施形態で詳細は述べるが、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（ＭＦＰ）１０６を設け、閲覧文書の印刷、閲覧文書のスキャンを行えるようにしている。これら端末Ａ１０２、端末Ｂ１０３、端末Ｃ１０４、文書管理サーバ１０５、ＭＦＰ１０６はネットワーク１０１を介して接続されており、それぞれ相互間で各種情報の授受を実行する。
【００１３】
図２は、図１の各装置の構成例を示す図である。図２において、２０１は制御部であり、ＣＰＵ等で構成される。制御部２０１はバス２０２を介してメモリ部２０３、大規模記憶部２０４、表示部２０５、入力部２０６、出力部２０７、ネットワーク接続部２０８に接続されている。メモリ部２０３はＲＡＭ等で構成される電子的な記憶装置である。制御部２０１はこのメモリ部２０３に配置されたプログラムおよびデータに従って動作するとともに、接続された各部を制御し、データの入出力を行う。大規模記憶部２０４は、ハードディスク、光学ディスク等のデータ蓄積装置である。表示部２０５は、本システムを使用するユーザに対し、文書等を表示するディスプレイ装置である。入力部２０６は、表示部２０５の表示内容に連動した指示を入力するためのマウス、スティック、パッド等のポインティングデバイスである。タッチパネル機能付きディスプレイ等、表示部２０５と入力部２０６を兼ねる装置を用いてもよい。出力部２０７は、データを紙に出力するプリンタデバイス等である、ネットワーク接続部２０８は、データを装置外から取り込んだり装置外に送信したりする為のネットワークインタフェースである。本図２の２０１〜２０８はＰＣ等の汎用コンピュータ単体として構成してもよいし、あるいはＭＦＰ等の電子機器内に構築してもよい。また、互いに接続された複数のコンピュータやサーバ、およびディスプレイやＰＤＡ等の周辺機器の集合によって構築されてもよい。
【００１４】
図３は、第１の実施形態に係る文書閲覧システムの機能的な構成を示す図である。３０２〜３０６のそれぞれが、図２の制御部２０１が２０２〜２０８の各部と連携して実行するプログラムである。本例では、文書管理サーバ１０５にデータベース３０１、ダミー文取得部３０２、閲覧確認用文書作成部３０３、閲覧判断部３０５、類似度計算部３０６を設けている。また、各文書閲覧者の端末１０２、１０３、１０４に閲覧判断用情報取得部３０４を設けている。次に各処理について説明する。
【００１５】
３０１はデータベースであり、閲覧文書や、閲覧確認用の情報、ユーザ情報、また、他の実施形態で説明するがダミー文の候補を取得するためのダミー文集合や、ダミー文書集合などのデータを格納したり、取得したりする。これらデータベース３０１の詳細な内部構成については、本発明の本質とは異なるため説明を省略する。
【００１６】
３０２は、閲覧文書中に挿入するダミー文を取得するダミー文取得部であり、３０３はダミー文取得部３０２により取得したダミー文を用いて、閲覧確認用文書を作成する閲覧確認用文書作成部である。本例ではダミー文を配布する文書の中から取得し、閲覧確認用文書を作成する方法の例を図４のフローチャートを用いて説明する。図４のフローチャートにおいて、ステップ４０１〜４０４までがダミー文取得部３０２の処理であり、ステップ４０５、４０６が閲覧確認用文書作成部３０３の処理である。
【００１７】
ステップ４０１において、ダミー文取得部３０２は、挿入するダミー文の数ｎを決定する。このダミー文の数ｎは２や５とか固定値でもよいし、決められた範囲内でランダムに決めてもよい。また、文書内の文数や文字数などの量に応じて算出される計算式を用いてもよいし、また、文書を配布するユーザ毎に値を変えてもよい。ダミー文の数は文書を閲覧するユーザが毎回推測出来ないことが望ましく、固定値は推奨しない。また、先に閲覧をした他のユーザからダミー文の数を聞くことを防ぐために、配布するユーザ毎に値を変えることが望ましい。
【００１８】
ステップ４０２において、ダミー文取得部３０２は、配布文書から文章部分を抽出する。ステップ４０３において、ダミー文取得部３０２は、抽出した文章を文単位に分割し、分割した文の並びで構成される文リストを作成する。作成した文リストは後述の閲覧確認手段で用いるため、配布文書と紐づけてデータベース３０１に格納しておく。
【００１９】
ステップ４０４において、ダミー文取得部３０２は、作成した文リストから、ダミー文の数ｎだけ文を抽出し、ダミー文リストを作成する。文リストからダミー文として選択する方法は、完全にランダムでもよいし、規則を設けて選択してもよい。例えば規則として、文が短い順、または文が長い順、あるいは文の長さが５０に近い順などである。ここでの文の長さとは、文に含まれる文字数とする。あまり長い文をダミー文として選択すると、閲覧するユーザの読む負担が増えたり、文書全体が大きくなったりしてしまう。また、あまりに短い文をダミー文として選択すると、閲覧するユーザがダミー文だと瞬時に判断しづらいような閲覧文書となる可能性がある。こういったことを考慮してある程度規則を決めてダミー文を抽出することが望ましい。さらには、抽出するダミー文はユーザ毎に変えることが望ましい。このようにすることで、先に閲覧をした他のユーザからダミー文の情報を聞こうとするユーザの行動を防ぐことができる。
【００２０】
以上、ステップ４０１〜４０４までがダミー文取得部３０２の処理である。次に閲覧確認用文書作成部３０３の処理をステップ４０５、４０６の中で説明する。ステップ４０５において、閲覧確認用文書作成部３０３は、ステップ４０４で作成されたダミー文リストの各ダミー文を、ステップ４０３で作成した文リストに挿入することで、閲覧用の文リストを作成する。各ダミー文の文リストへの挿入位置は完全にランダムで決めてもよいし、規則を設けて決めてもよい。例えば規則として、ダミー文の元の文（オリジナルの文）の位置より後ろにする、オリジナルの文からの距離を定める（例えば、オリジナルの文の直後、またはオリジナルの文の３文後ろなど）などである。本例では、文書中のある文をダミー文として複製し適当な位置に挿入するのだが、偶然、挿入した先の前後の文とダミー文の文脈が合うことも考えられなくはない。このようなことが起こると、閲覧者はダミー文として、その文を判断することが出来なくなってしまう。そこで、もっとも簡単な回避方法はオリジナルの文の直後にダミー文を挿入する方法である。まったく同じ文が文書中で連続して現れることはまずないため、簡単にダミー文であると判断することが出来る。また、他の実施形態で詳しくは述べるが、類似度計算部３０６を用いて、文と文の類似度を計算し、類似度が閾値以上の文の前後にはダミー文を挿入しないなどして上記問題を回避することができる。さらには、挿入するダミー文の位置を配布するユーザ毎に変更するなどして、閲覧用の文リストをユーザ毎に変えることが望ましい。このようにすることで、先に閲覧をした他のユーザから、ダミー文の位置を聞こうとするユーザの行動を防ぐことができる。
【００２１】
ステップ４０６において、閲覧確認用文書作成部３０３は、ステップ４０５で作成した閲覧用の文リストを用いて、ユーザへ配布する閲覧用文書を作成する。閲覧用の文リストから文章を構成し、元の配布文書の文章と置き換えることで閲覧用文書を作成する。その際に、ダミー文を挿入することで文章量が増えているので、元の文書のページレイアウトを崩してしまう可能性がある。もし、レイアウトを崩すことが不可な文書であれば、公知なレイアウト解析技術を用いてレイアウトを判断し、レイアウトを崩さないように、例えば、文章のフォントを全体的に小さくするなどして回避すればよい。
【００２２】
以上、図４のフローチャートを用いて、ダミー文書取得部３０２と閲覧確認用文書作成部３０３の処理について説明した。
【００２３】
次に、閲覧判断用情報取得部３０４について説明する。閲覧判断用情報取得部３０４では、閲覧したかどうかを判断するための情報をユーザから取得する。具体的には、ダミー文を挿入した閲覧確認用文書に対して、その文書を閲覧したユーザがダミー文としてチェックした文を特定するための情報である。取得した閲覧確認のための情報は、例えば、閲覧確認用文書の文書情報の中にプロファイルデータとして付加し、後述する閲覧判断部３０５が受け取れるようにする。本例では、閲覧者の端末にこの閲覧判断用情報取得部３０４を設け、ネットワークを通して、閲覧判断手段３０５を設けた文書管理サーバ１０５にこのプロファイルデータを付加した閲覧確認用文書を送るようにしている。閲覧判断用情報取得部３０４の動作例については後述する。
【００２４】
閲覧判断部３０５では、閲覧判断用情報取得部３０４により得られた閲覧判断用情報を用いて、ユーザが閲覧したかどうかを判断し、閲覧状況をデータベース３０１に登録する。登録した閲覧状況は、文書管理サーバの別のアプリケーションで利用可能で、例えば、配布者が配布先の閲覧状況を確認する機能に利用したり、未閲覧のユーザに対して、定期的にシステムが閲覧の旨を注意喚起するような機能に利用したりできる。閲覧したかどうかの判断方法の例を図５のフローチャートを用いて説明する。
【００２５】
ステップ５０１において、閲覧判断部３０５は、ユーザがダミー文としてチェックした文が特定できる情報が付加された閲覧確認用文書を取得する。ステップ５０２において、閲覧判断部３０５は、閲覧確認用文書から文章部分を抽出する。ステップ５０３において、閲覧判断部３０５は、抽出した文章を文単位に分割し、文リストを作成する。ステップ５０４において、閲覧判断部３０５は、文リストから、ユーザにダミー文としてチェックされた文を取り除く。
【００２６】
ステップ５０５において、閲覧判断部３０５は、ステップ５０４で作成したユーザがチェックしたダミー文を除去した文リストと、前記閲覧確認用文書を作成する過程で生成したオリジナルである配布文書の文リストとを比較し、一致すれば閲覧済みと判断する。不一致の場合には、不一致の個所の文の周辺は少なくとも閲覧していないと判断することができる。この閲覧判断結果をユーザの閲覧状況としてデータベースに登録をする。本例のようにチェックされたダミー文を除去した文書とオリジナルの配布文書とを比較する方法は、配布するユーザ毎に挿入するダミー文の数やダミー文、ダミー文の挿入位置などを変えた場合、ユーザ毎にそれらの情報を覚えておく必要がない点で有効である。ユーザ毎に閲覧確認用文書を変えていない場合には、作成したダミー文リストと、ユーザによってチェックされたダミー文のリストを比較する方が簡単である。
【００２７】
次に、図６〜図１０を用いて本実施形態の動作例について説明する。本動作例では、文書の配布者Ｕａが、図６に示す、社長が作成した「企業不祥事の防止について」の文書を、社員全員に一読させたい場合を想定して説明する。
【００２８】
文書の配布者Ｕａが、端末Ａ１０２を使って配布する文書と配布先のユーザ情報を文書管理サーバ１０５に登録をする。文書管理サーバ１０５は、登録された配布先のユーザ毎に、配布する文書から閲覧確認用の文書を作成する。閲覧確認用の文書の作成方法は前述した通りである。作成した閲覧確認用の文書にはＩＤを付与し、配布先のユーザ情報と紐づけて記憶しておく。図７に配布先のユーザＵｂ用に作成した閲覧確認用の文書例を示す。本例では示しているページ内に２つのダミー文が挿入されていることが分かる。破線で囲った文がオリジナルの文であり、その文を複製して後の文章中に挿入することで、線で囲ったダミー文を生成している。１つめのダミー文はオリジナル文とダミー文を離して挿入した例であり、２つめのダミー文はオリジナル文の後ろに続けてダミー文を挿入した例である。
【００２９】
本実施形態では、配布先毎に、挿入するダミー文の数、種類又は挿入位置等を適宜変えて閲覧判断用の文書を各々作成する。文書管理サーバ１０５は、作成した閲覧確認用文書を各配布先のユーザの端末へ配信する。配布先のユーザＵｂは端末１０３に組み込まれた文書管理クライアントソフトを通して配布文書の配信通知を受け取る。ユーザＵｂは端末Ａ１０３上で配布文書の閲覧を行うために、文書管理クライアントソフトに配布文書の表示を指示する。ユーザＵｂは表示された配布文書を読み進め、ダミー文を発見したら、文書管理クライアントソフトのＵＩを通してダミー文をチェックする。その様子を図８に示す。図８は、マウス操作により１つ目のダミー文を選択し、右クリックにより現れたメニューから“ダミーとしてチェック”を実行している例である。すると、図９のようにダミー文としてチェックした文には取り消し線が引かれる。同時に文書管理クライアントソフトはダミー文としてチェックされた文の情報をプロファイルデータとして文書情報の中に付与する。プロファイルデータの形式はダミー文としてチェックした文がどれであるか判別出来れば何でもよい。単純にはダミー文としてチェックした文の位置（文書の中で何文目であるか）を記録しておけばよい。
【００３０】
ユーザが２つめのダミー文を発見し、チェックした例を図１０に示す。このように、文書中に複数のダミー文を挿入し、挿入しているダミー文の数をユーザが把握していなければ、ユーザはダミー文をすべてチェックするために、文書のすべてを読むことになる。ダミー文は一見しては判別がつかず、読むことで瞬時に明らかにわかるようになっている。
【００３１】
配布先のユーザＵｂは配布文書の閲覧を終え、発見したダミー文の全てにチェックをした後に、文書管理クライアントソフトに読了を指示する。文書管理クライアントソフトはネットワーク１０１を介して文書管理サーバ１０５に、配布先のユーザ情報と閲覧確認用の情報であるプロファイルデータが付与された配布文書を送信する。
【００３２】
文書管理サーバ１０５は端末１０３の文書管理クライアントソフトから、プロファイルデータが付与された配布文書を受け取ると、前述した閲覧判断方法により閲覧状況を確認する。閲覧済みと判断されれば、配布先のユーザＵｂの閲覧状況を閲覧済みとして登録する。閲覧していないと判断されれば、チェックが漏れていたダミー文の位置から、まだ読んでいないと思われる個所を割り出し、そこを中心に読むような通知を再度出す等すればよい。
【００３３】
文書の配布者Ｕａは文書管理サーバ１０５に問い合わせることで、各配布先の閲覧状況を確認することができ、また、未閲覧の各配布先のユーザに対して一斉に注意喚起を行うこともできる。文書管理サーバ１０５に設定することで、定期的に未閲覧の各配布先のユーザに対して注意喚起を行うようにしてもよい。このような閲覧状況を使った配布文書の管理機能は従来手法として提案されているものを実施すればよい。本実施形態では、実際に文書を読んでいないと閲覧済みとは判断されない閲覧確認方法に特徴がある。
【００３４】
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第１の実施形態では、閲覧確認用文書の作成方法として、配布する文書中からダミー文を作成していたがこれに限らない。例えば、あらかじめダミー文候補の集合、またはダミー文書の集合をデータベース３０１に用意しておき、これらを用いて閲覧確認用文書を作成してもよい。
【００３５】
ダミー文候補の集合を用いる場合について具体的に説明する。第１の実施形態の中で図４のフローチャートを用いて説明した内容との差分で説明する。図４のフローチャートにおいてステップ４０１〜ステップ４０３までは同様である。第１の実施形態においてはステップ４０４で文リストからダミー文を抽出したが、ここでは、ダミー文候補集合から挿入するダミー文をランダムで選択し、ダミー文リストを作成する。ステップ４０５では、ダミー文リストのダミー文を、文リストに挿入し、閲覧用の文リストを作成するのだが、別に用意したダミー文候補の集合を用いてダミー文リストを作成している本例では注意が必要である。すなわち、ランダムにダミー文の挿入位置を決めた場合に、偶然、挿入したダミー文と、挿入先の前後の文との文脈が合ってしまう可能性があることである。この問題を防ぐために本実施形態では、文書閲覧確認システムに類似度計算部３０６を設け、挿入するダミー文と、文リストの各文との類似度を計算し、挿入先の前後の文との類似度の合計が一番低い位置にダミー文を挿入するようにしている。類似度計算部３０６における文と文との類似度の定義は、その文に含まれる単語の含有率の類似性、すなわち、文を構成する単語の出現頻度割合を比較し、各単語の出現頻度割合の差の絶対値の合計が小さいほど類似度は高いとする指標を用いればよい。また、概念辞書等を用いて単語を類義語に拡張し、似た意味の単語は同一の単語と見なして、上記の類似度を用いるとなおよい。なお、類似度の計算方法はこれに限定されない。
【００３６】
ダミー文書の集合を用いる場合も同様に類似度計算部３０６を用いる。ステップ４０４でダミー文リストを作成する際に、まず、ダミー文書の集合の各文書と、配布文書との間で類似度を計算する。文書間の類似度の定義も、文間の類似度の定義と同じ考え方で、文書内に含まれる単語の含有率の類似性を指標とすればよい。配布文書との類似度が低いものをダミー文書として選択し、選択したダミー文書を文単位に分割することでダミー文候補の集合を作成する。後は、ダミー文候補の集合を用いる場合で説明した上記と同様である。なお、ダミー文候補の集合からダミー文を選択する方法をランダムとしているが、類似度計算部３０６を用いて、ダミー文候補の文と配布文書間で類似度を計算し、類似度が低いダミー文候補の文をダミー文としてもよい。文と文書の類似度に関しても、文と文、文書と文書の場合の類似度と同様に定義できる。
【００３７】
このように類似度を定義し、類似度を用いてダミー文の選択と、挿入位置を決めることで、前後の文と脈絡のないダミー文を挿入した閲覧確認用文書を作成することができる。
【００３８】
次に、本発明の第３の実施形態について説明する。上述した実施形態では、端末上に配布文書を表示した場合の閲覧確認方法を説明したがこれに限らない。ユーザによっては紙に印刷して移動中に読む等、紙に印刷して閲覧したいという要望を持っている。第３の実施形態では、このような場合にも同様の閲覧確認方法で対応できる。上述した実施形態との違いは、閲覧判断用情報取得部３０４による閲覧判断用の情報の取得の仕方である。紙に印刷した場合の動作例について閲覧判断用の情報の取得の仕方を中心に説明をする。
【００３９】
配布先のユーザＵｃは端末Ｃ１０４に組み込まれた文書管理クライアントソフトを通して配布文書の配信通知を受け取る。ユーザＵｃは配布文書を紙に印刷して読むために、文書管理クライアントソフトに配布文書の印刷を指示する。文書管理クライアントソフトは端末Ｃ１０４の近くにあるＭＦＰを検索し、最寄りのＭＦＰ１０６で印刷を行う。また、その際には配布文書に付与されているＩＤも決められた位置に印刷をする。
【００４０】
ユーザＵｃは印刷された配布文書を読み進め、ダミー文を発見したら筆記具を用いて、紙の配布文書のダミー文に直接マーキングを行う。マーキングの例としては、図１１のように取り消し線を引いてもよいし、丸で囲む等でもよい。また、図１２のようにより簡潔にダミー文の先頭にチェック印を記入してもよい。
【００４１】
配布先のユーザＵｃは紙に印刷した配布文書の閲覧を終え、発見したダミー文の全てをマーキングした後に、その文書をＭＦＰ１０６を用いてスキャニングし、文書管理サーバ１０５にスキャン画像を送信する。
【００４２】
文書管理サーバは、ＭＦＰ１０６から送られてきた配布文書画像を受け取り、閲覧判断用情報取得部３０４を用いて、配布文書のＩＤとマーキングされたダミー文を除いた文を抽出する。配布文書画像から配布文書のＩＤやマーキングされたダミー文、その他の文等の各種情報を抽出する方法は、例えば、手書き文字と活字文字を区別して抽出する特開２０１０−２１８１０６号公報に開示された既知の画像認識処理を施すことで行う。
【００４３】
閲覧判断部３０５は、閲覧判断用情報取得部３０４により取得された、配布文書のＩＤとマーキングされたダミー文を除いた文のリストを受け取る。それから、上述した実施形態で説明した方法と同様の方法で文書の閲覧確認を行う。また閲覧確認用文書作成時に、ユーザ情報と文書ＩＤを紐づけて記憶してあるので、配布文書のＩＤからユーザ情報を取得し、閲覧確認の結果をそのユーザの閲覧状況としてデータベース３０１に登録する。その後の流れは上述した実施形態と同様である。
【００４４】
このように、本実施形態では紙に印刷した文書でも、実際に文書を読んでいないと閲覧済みとは判断されない閲覧確認方法を提供できる。
【００４５】
次に、本発明の第３の実施形態について説明する。上述した実施形態では、配布した文書における閲覧確認の例を説明したがこのようなケースだけに本発明の適用は限られない。文書の中身を読んでくれたかどうかを厳密に知りたい、この文書は確実に読ませたいなどのニーズに幅広く対応可能である。例えば、Ｗｅｂ学習システムを使って社員一斉にコンプライアンスの教育を行う場合の適用例について述べる。このような目的でＷｅｂ学習システムを使う場合は、用意した文章を確実に読ませることが重要である。通常、Ｗｅｂ学習システムではＷｅｂ上で文章を読ませ、読んだことを確認するために、読んでいれば簡単に応えられるような理解度テストをユーザに受けさせたり、アンケートを書かせたりする方法が良く使われる。しかし、どちらもＷｅｂ学習の実施者、受講者両方に掛かる負担が大きい。例えば理解度テストであれば、テスト問題を作成する手間や、受講者が回答する手間があるし、アンケートも受講者が回答する手間や、実施者が回答をチェックする手間がある。もし、用意した文章を確実に読ませることが第一の目的であれば、第４の実施形態における文書閲覧確認方法を適用することで、Ｗｅｂ学習の実施者、受講者ともに手間を掛けることなく、目的を達成することができる。
【００４６】
Ｗｅｂ学習の他にも、E-mailでの重要文章や、e-コマースの同意文、また電子上に限らず、紙に印刷された保険の証書や保険規約等、確実に読ませたい文書の閲覧確認方法として幅広く効果的である。
【００４７】
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【００４８】
３０１：データベース、３０２：ダミー文取得部、３０３：閲覧確認用文書作成部、３０４：閲覧判断用情報取得部、３０５：閲覧判断部、３０６：類似度計算部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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