(57)【要約】【課題】複数の参加者夫々が用意した情報を切り替えて表示するシステムにおいて、情報の切り替えにおける操作負担や処理付加を低減すること。【解決手段】プロジェクタ１ｂに表示する資料を管理する司会者用端末１ａであって、会議の参加者が操作する参加者用端末２がプロジェクタ１ｂに表示させるために保持している資料の一部が分割された情報を、参加者用端末２夫々から取得してＲＡＭ２０に格納して管理し、プロジェクタ１ｂに表示するために指定された資料のうち分割された残りの部分を対応する参加者用端末２から取得し、ＲＡＭ２０に格納した資料の一部と統合してプロジェクタ１ｂに表示させることを特徴とする。【選択図】図１３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザで共有する共有画面に表示する文書情報を管理する文書情報管理装置であって、
前記複数のユーザ夫々が操作するユーザ端末が前記共有画面に表示させるために保持している夫々の文書情報の一部が分割された情報を、前記複数のユーザ端末夫々から取得して記憶媒体に格納して管理する文書情報分割管理部と、
前記共有画面に表示するために指定された文書情報のうち前記分割された残りの情報を対応する前記ユーザ端末から取得し、前記格納した文書情報の一部と統合して前記文書情報を生成する文書情報生成部と、
前記生成された文書情報を前記共有画面に表示させるために出力する文書情報出力部とを含むことを特徴とする文書情報管理装置。
【請求項２】
前記文書情報分割管理部が管理する情報は、前記夫々の文書情報の一部が分割された情報を格納するために割り当てられた記憶容量と、前記夫々の文書情報のデータサイズとに基づいて決定された分割率に基づいて分割された情報であることを特徴とする、請求項１に記載の文書情報管理装置。
【請求項３】
前記文書情報分割管理部が管理する情報は、前記夫々の文書情報について、前記共有画面に表示されている文書情報との関連度を示す情報に基づいて前記夫々の文書情報毎に決定された分割率に基づいて分割された情報であることを特徴とする、請求項１または２に記載の文書情報管理装置。
【請求項４】
前記文書情報分割管理部が管理する情報は、前記夫々の文書情報が所定の分割率に基づいて先頭部分とそれ以外の部分とに分割された先頭部分であることを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の文書情報管理装置。
【請求項５】
前記文書情報生成部は、前記分割された残りの情報を対応する前記ユーザ端末から取得した場合に、前記文書情報分割管理部が管理している前記文書情報の一部が分割された情報とは別個の情報として前記文書情報を生成することを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の文書情報管理装置。
【請求項６】
複数のユーザ夫々が操作するユーザ端末と、前記複数のユーザで共有する共有画面に表示させるために前記複数のユーザ端末が保持している文書情報の一部が分割された情報を、前記複数のユーザ端末夫々から取得して記憶すると共に、選択された文書情報の残りの部分を前記ユーザ端末から取得して前記共有画面に表示する表示装置を含む文書情報管理システムに含まれるユーザ端末としての情報処理装置であって、
前記文書情報の一部が分割された情報を記憶するために割り当てられた記憶容量及び前記夫々の文書情報のデータサイズに基づいて前記分割率を決定し、決定した分割率に基づき、保持している前記文書情報の一部を分割する文書情報分割部と、
前記分割した文書情報の一部を前記表示装置に送信すると共に、前記表示装置における選択に従い、前記分割した残りの部分を前記表示装置に送信する文書情報送信部とを含むことを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
前記文書情報分割部は、前記保持している文書情報について、前記共有画面に表示されている文書情報との関連度を示す情報に基づいて前記分割率を決定することを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記文書情報分割部は、前記夫々の文書情報から抽出されたキーワードが共通する数に基づいて前記夫々の文書情報間の関連度を示す情報を生成することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記文書情報分割部は、前記保持している文書情報が変更された場合、変更された後の文書情報のデータサイズに基づいて前記分割率を決定し、決定した分割率に基づいて変更された後の文書情報の一部を分割することを特徴とする請求項６乃至８いずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
複数のユーザで共有する共有画面に表示する文書情報を管理する文書情報管理装置及び前記複数のユーザ夫々が操作するユーザ端末を含む文書情報管理システムであって、
前記文書情報管理装置は、
前記複数のユーザ端末が前記共有画面に表示させるために保持している夫々の文書情報の一部が分割された情報を、前記複数のユーザ端末夫々から取得して記憶媒体に格納して管理する文書情報分割管理部と、
前記共有画面に表示するために指定された文書情報のうち前記分割された残りの情報を対応する前記ユーザ端末から取得し、前記格納した文書情報の一部と統合して前記文書情報を生成する文書情報生成部と、
前記生成された文書情報を前記共有画面に表示させるために出力する文書情報出力部とを含み、
前記ユーザ端末は、所定の分割率に基づいて前記保持している文書情報を分割する文書情報分割部と、
前記分割した文書情報の一部を前記文書情報管理装置に送信すると共に、前記文書情報管理装置における選択に従い、前記分割した残りの部分を前記文書情報管理装置に送信する文書情報送信部とを含むことを特徴とする文書情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書情報処理装置、情報処理装置、文書情報処理システムに関し、特に、会議の参加者が共有する資料の情報の処理に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の参加者が各自の資料の内容を共有画面上に表示して互いに共有し、議論をしながらある結論に達していくような会議においては、議論の過程において、共有画面上に表示する資料を他の参加者の資料に切り替える操作や、ある参加者の資料を他の資料に差し替える操作等が、会議の進行を妨げることなくスムーズに行われることが好ましい。
【０００３】
このような態様の会議を可能とするシステムとしては、会議の参加者全員が視認するための大型ディスプレイやプロジェクタ等の共有画面装置を司会者の端末（以降、司会者端末とする）と接続し、各参加者の端末（以降、参加者端末）から送信された資料の情報を司会者の端末に設けられた記憶媒体に格納する。そして、司会者端末にインストールされたアプリケーション・プログラムにより、記憶媒体に格納された資料の情報のうち表示するべき資料の情報をメインメモリに読み込んで表示することにより、表示するべき資料を切り替える方法がある（以降、第１の方法とする）。
【０００４】
他の方法としては、各参加者の端末とネットワーク通信機能を備えているプロジェクタ等のネットワーク通信に対応した共有画面装置とを接続し、共有画面装置に表示させる資料の情報をネットワークを介して切り替える方法がある（以降、第２の方法とする）。
【０００５】
他方、情報を表示する際の待ち時間を短縮するための技術として、ストリームデータの先頭部分の断片ストリームデータを後続ストリームデータの要求先アドレス情報と共に電子メールとしてストリーム再生機に先に配信し、ストリーム再生機が、受信した電子メール中の断片ストリームデータを再生開始するとともに、要求先アドレスに対応したストリームデータ送信部に後続ストリームデータの配信要求を行い、受信した後続ストリームデータを引続いて再生することにより、広告やチラシ等の用途で使われるコンテンツの再生開始に要する時間を短縮してより多くの視聴者に視聴させる技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００６】
また、デジタルカメラに格納されている主画像ファイル内に含まれるサムネイル画像のみを画像データ処理装置に転送し、画像データ処理装置においては転送されたサムネイル画像をデジタルカメラに格納されている主画像と１対１に対応可能に管理し、サムネイル画像により確認した後で、所望の主画像データを転送するようにすることにより、デジタルカメラと画像データ処理装置との間で行う通信を高速化できるようにするとともに、画像データを格納する領域の縮小化を実現できるようにする技術が既に知られている（例えば、特許文献２参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
例えば、上述した第１の方法では、会議の途中で、ある参加者が司会者端末に送信した自分の資料を差し替えたい場合、その参加者が差し替え後の資料を司会者端末に送信し、司会者が差し替え前の資料の情報をメインメモリから除外した上で、差し替え後の資料の情報をメインメモリに読み込む操作が必要である。そのため、差し替え後の資料が表示されるまでに時間を要し、議論の中断、ひいては会議効率の低下という課題が生じる。
【０００８】
また、上述した第２の方法では、共有画面上の表示をある参加者の資料の情報から他の参加者の資料の情報に切り替える際に、現在資料の情報を提供している参加者端末と共有画面装置との接続を切断し、切り替え後の資料の情報を提供する参加者端末と共有画面装置とを接続した上で、共有画面装置と接続された参加者端末から共有画面装置に資料の情報を送信して表示する処理を要する。そのため、上記と同様に、切り替え後の資料が表示されるまでに時間を要し、議論の中断、ひいては会議効率の低下という課題
【０００９】
特許文献１に開示された技術は、連続して異なる情報を表示する際に、表示するべき情報を切り替える際の待ち時間を提言するという観点では本願発明と共通する。しかしながら、特許文献１においては、情報はあらかじめ定められた順番で表示されるのみであり、会議の進行に応じた参加者の操作に従って所望の資料を表示させる必要がある本件とはその特徴を異にする。
【００１０】
また、特許文献２に開示された技術は、送信側の全画像について、各画像の一部の情報を先に 受信側に送信し、ある画像が指定されたら、画像の全情報が受信側で揃えられるようにする点では類似する点がある。しかしながら、全画像を表示する際には、全画像をすべて読み込む必要があり、そのために要する時間が低減されていない。
【００１１】
本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、複数の参加者夫々が用意した情報を切り替えて表示するシステムにおいて、情報の切り替えにおける操作負担や処理付加を低減することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記課題を解決するために、本発明の一態様は、複数のユーザで共有する共有画面に表示する文書情報を管理する文書情報管理装置であって、前記複数のユーザ夫々が操作するユーザ端末が前記共有画面に表示させるために保持している夫々の文書情報の一部が分割された情報を、前記複数のユーザ端末夫々から取得して記憶媒体に格納して管理する文書情報分割管理部と、前記共有画面に表示するために指定された文書情報のうち前記分割された残りの情報を対応する前記ユーザ端末から取得し、前記格納した文書情報の一部と統合して前記文書情報を生成する文書情報生成部と、前記生成された文書情報を前記共有画面に表示させるために出力する文書情報出力部とを含むことを特徴とする。
【００１３】
複数のユーザ夫々が操作するユーザ端末と、前記複数のユーザで共有する共有画面に表示させるために前記複数のユーザ端末が保持している文書情報の一部が分割された情報を、前記複数のユーザ端末夫々から取得して記憶すると共に、選択された文書情報の残りの部分を前記ユーザ端末から取得して前記共有画面に表示する表示装置を含む文書情報管理システムに含まれるユーザ端末としての情報処理装置であって、前記文書情報の一部が分割された情報を記憶するために割り当てられた記憶容量及び前記夫々の文書情報のデータサイズに基づいて前記分割率を決定し、決定した分割率に基づき、保持している前記文書情報の一部を分割する文書情報分割部と、前記分割した文書情報の一部を前記表示装置に送信すると共に、前記表示装置における選択に従い、前記分割した残りの部分を前記表示装置に送信する文書情報送信部とを含むことを特徴とする。
【００１４】
複数のユーザで共有する共有画面に表示する文書情報を管理する文書情報管理装置及び前記複数のユーザ夫々が操作するユーザ端末を含む文書情報管理システムであって、前記文書情報管理装置は、前記複数のユーザ端末が前記共有画面に表示させるために保持している夫々の文書情報の一部が分割された情報を、前記複数のユーザ端末夫々から取得して記憶媒体に格納して管理する文書情報分割管理部と、前記共有画面に表示するために指定された文書情報のうち前記分割された残りの情報を対応する前記ユーザ端末から取得し、前記格納した文書情報の一部と統合して前記文書情報を生成する文書情報生成部と、前記生成された文書情報を前記共有画面に表示させるために出力する文書情報出力部とを含み、前記ユーザ端末は、所定の分割率に基づいて前記保持している文書情報を分割する文書情報分割部と、前記分割した文書情報の一部を前記文書情報管理装置に送信すると共に、前記文書情報管理装置における選択に従い、前記分割した残りの部分を前記文書情報管理装置に送信する文書情報送信部とを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、複数の参加者夫々が用意した情報を切り替えて表示するシステムにおいて、情報の切り替えにおける操作負担や処理付加を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の実施形態に係る情報管理システムの運用形態を示す図である。
【図２】本発明の他の実施形態に係る情報管理システムの運用形態を示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係る情報処理端末のハードウェア構成を模式的に示すブロック図である。
【図４】本発明の実施形態に係るシステムを構成する装置夫々に格納される情報を模式的に示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る司会者用端末の機能構成を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る司会者用端末においてメモリ上に確保される領域を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る参加者用端末の機能構成を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係る会議進行状況を示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係る共有文書情報において抽出されるキーワードの例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態に係る共有文書情報間で共通するキーワードの例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態に係る共有文書間の関連度を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態に係るシステムに含まれる装置のメモリ状態を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態に係るシステムに含まれる装置のメモリ状態を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態に係るシステムに含まれる装置のメモリ状態を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態に係るシステムに含まれる装置のメモリ状態を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。
【図１７】本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。
【図１８】本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。
【図１９】本発明の実施形態に係るシステムの動作を示すシーケンス図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、文書管理システムの例として、会議の際に大型ディスプレイやプロジェクタ等の共有画面装置に表示させる文書情報を管理するシステムについて説明する。図１は、本実施形態に係る文書管理システムの運用形態を示す図である。
【００１８】
図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムは、会議の司会者が操作する情報処理端末である司会者用端末１ａ、司会者用端末１ａに接続され、会議の参加者全員が視認可能な映像を表示するためのプロジェクタ１ｂ及び会議の参加者夫々が操作する情報処理端末である参加者用端末２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ（以降、総じて参加者用端末２とする）を含み、それらが接続されたネットワークＡにおいて運用される。
【００１９】
ネットワークＡは、司会者用端末１ａと参加者用端末２とを互いに接続するネットワークであり、例えば、ローカルエリアネットワーク等によって実現される。司会者用端末１ａ及び参加者用端末２は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の一般的な情報処理装置によって実現される。
【００２０】
また、司会者用端末１ａは、夫々の参加者用端末２において会議のために用意された文書情報（以降、共有文書情報とする）を切り替えて表示することを効率化するため、夫々の参加者用端末２から共有文書情報が分割された先頭部分を取得し、メインメモリに記憶する機能を有する。そして、司会者用端末１ａは、共有文書情報から先頭部分を分割して取得する際の分割率、即ち、共有文書情報のうち先頭部分として司会者端末１ａに収集される情報の割合を決定する機能を有する。この機能が、本実施形態に係る要旨であり、図１の態様においては、司会者用端末１ａが、文書情報管理装置として機能すると共に、参加者用端末２がユーザ端末として機能する。
【００２１】
図２は、本実施形態に係る他の態様におけるシステムの運用形態を示す図である。図１の形態においては、司会者用端末１ａが分割率を決定するが、図２の形態においては、夫々の参加者用端末２が分割率を決定することが異なる。図２の態様は、司会者用端末１が設けられておらず、ネットワーク通信機能を含むプロジェクタ１がネットワークＡに直接接続されている。プロジェクタ１は、ネットワーク通信に対応した機種であっても、一般的にＰＣのような演算機能を含まないため、参加者用端末２側で分割率を決定することにより、本実施形態を適用する。図２の形態においては、プロジェクタ１のメインメモリ上に共有文書情報が分割された先頭部分が格納される。即ち、図２の形態においては、プロジェクタ１が文書情報管理装置として機能する。
【００２２】
次に、図３を参照して、司会者用端末１ａ及び参加者用端末２等の情報処理装置のハードウェア構成について説明する。図３は、本実施形態に係る司会者用端末１ａ及び参加者用端末２のハードウェア構成を示すブロック図である。以下の説明においては、司会者用端末１ａのハードウェア構成を例として説明するが、参加者用端末２についても同様である。
【００２３】
３２に示すように、本実施形態に係る司会者用端末１ａは、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る司会者用端末１ａは、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。
【００２４】
ＣＰＵ１０は演算手段であり、司会者用端末１ａ全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
【００２５】
Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、司会者が司会者用端末１ａの状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、司会者が司会者用端末１ａに情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、図１において説明したように、司会者用端末１ａには、共有画面装置としてプロジェクタ１ｂが接続される。このプロジェクタ１ｂは、Ｉ／Ｆ５０を介して接続される。
【００２６】
このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る司会者用端末１ａ及び参加者用端末２の機能を実現する機能ブロックが構成される。尚、図２の態様に係るプロジェクタ１にも、図３に示すような汎用的な情報処理装置に準ずるハードウェアが搭載されており、少なくとも、ＲＡＭ２０に相当する記憶媒体であって、ネットワークを介して受信した文書情報を格納するメインメモリが搭載されている。
【００２７】
次に、図４（ａ）を参照して、司会者用端末１ａ及び参加者用端末２夫々のＲＡＭ２０における文書情報の格納態様について説明する。夫々の参加者用端末２において用意された文書情報を資料１、資料２、資料３、資料４とすると、夫々の文書情報は、図４（ａ）に示すように、先頭部分である資料１−１と、後ろ部分である資料１−２とに分割された状態で、夫々のＲＡＭ２０に格納される。そして、夫々分割された文書情報の先頭部分が、司会者用端末１ａに送信され、司会者用端末１ａのＲＡＭ２０に格納される。
【００２８】
図４（ａ）に示す状態を初期状態とし、例えば資料２を共有画面装置に表示する場合、図４（ｂ）に示すように、司会者用端末１ａは、参加者用端末２ｂから資料２の後ろ部分である資料２−２を取得し、既に取得している資料２−１と統合して資料２の情報を生成する。これにより、司会者用端末１ａは、資料２をプロジェクタ１ｂに表示させることができる。
【００２９】
次に、司会者用端末１ａに含まれる機能構成について図５を参照して説明する。図５に示すように、本実施形態に係る司会者用端末１ａは、操作部Ａ１０１、会議進行管理部Ａ１０２、共有資料管理部Ａ１０３及び共有資料表示部Ａ１０４を含む。図５に示す各機能ブロックは、上述したように、ＲＡＭ２０にロードされたプログラムに従ってＣＰＵ１０が演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部として構成される。
【００３０】
操作部Ａ１０１は、司会者用端末１ａに対する司会者の操作に応じて、共有画面装置に表示させる文書情報の切り替え命令を取得する。会議進行管理部１０２は、操作部Ａ１０１が取得した文書情報の切り替え命令に基づき、会議進行状況の情報を生成して管理する。この会議進行状況の情報とは、共有画面装置に表示させる文書情報の切り替え前後の文書情報を示す情報である。これについては後に詳述する。
【００３１】
また、会議進行管理部Ａ１０２は、会議に参加している参加者用端末２のＩＰアドレス等、参加者用端末２夫々に関する情報を管理すると共に、各参加者用端末２から送信される文書情報のデータサイズや文書に含まれるキーワード等、共有文書情報に関する情報を管理する。更に、会議進行管理部Ａ１０２は、上述したような夫々の情報に基づき、図４（ａ）に示すように夫々の参加者用端末２において分割される文書情報の分割率を決定して参加者用端末２に通知する。これが、本実施形態に係る要旨となる機能の１つである。
【００３２】
共有資料管理部Ａ１０３は、司会者用端末１ａのＲＡＭ２０の記憶領域を、夫々の用途毎に管理すると共に、参加者用端末２から送信された文書情報の先頭部分を管理する。即ち、共有資料管理部Ａが、文書情報分割管理部として機能する。図６は、司会者用端末１ａのＲＡＭ２０上に確保される領域を示す図である。図６に示すように、司会者用端末１ａのＲＡＭ２０上には、共有資料管理用メモリ２０ａ（容量Ｖｄｏｃ）、共有資料表示用メモリ２０ｂ（容量Ｖｄｉｓｐ）、進行用メモリ２０ｃ（容量Ｖｍｅｅｔ）及び操作用メモリ２０ｄ（容量Ｖｏｐｅ）という夫々の領域が確保される。尚、司会者用端末１ａに搭載されたＲＡＭ２０の記憶領域のうち、共有資料管理部Ａ１０３によって確保される領域、即ち、本実施形態に係る共有文書情報の切り替え表示に用いられる領域をＶとする。
【００３３】
図６に示すこれらの領域のうち、共有資料管理用メモリ２０ａ及び進行用メモリ２０ｃのサイズは、会議の進行状況に応じて変化する。換言すると、共有資料管理部Ａ１０３は、会議の進行状況に応じて、共有資料管理用メモリ２０ａ及び進行用メモリ２０ｃのサイズを増減する。
【００３４】
共有資料管理用メモリ２０ａは、共有資料管理部Ａの作業領域であり、図４（ａ）に示すように、夫々の参加者用端末２から送信された夫々の文書情報の先頭部分を格納して管理する領域である。共有資料表示用メモリ２０ｄは、図４（ｂ）に示すように、共有画面装置に表示するために、参加者用端末２から後ろ部分を取得して統合することにより生成された文書情報を格納して共有画面装置に表示させるための領域である。
【００３５】
進行用メモリ２０ｃは、会議進行管理部Ａ１０２の作業領域となる領域であり、上述した会議進行状況の情報、参加者用端末に関する情報、共有文書情報に関する情報及び文書情報の分割率を格納して管理する。操作用メモリ２０ｄは、操作部Ａ１０１の作業領域となる領域であり、司会者による司会者用端末１ａに対する操作の情報を管理する。
【００３６】
共有資料表示部１０４は、図４（ｂ）に示すように、共有資料管理用メモリ２０ａに格納された文書情報の先頭部分と、参加者用端末２から取得された文書情報の後ろ部分とを統合して文書情報を生成して管理し、共有画面装置への表示を制御する。即ち、共有資料表示部１０４が、文書情報生成部及び文書情報出力部として機能する。
【００３７】
次に、参加者用端末２に含まれる機能構成について、図７を参照して説明する。図７に示すように、参加者用端末２は、操作部Ｂ２０１、会議進行管理部Ｂ２０２及び共有資料管理部Ｂ２０３を含む。操作部Ｂ２０１は、参加者による参加者用端末２に対する操作に応じて、夫々の参加者用端末２が提供する共有文書情報を選択する。
【００３８】
会議進行管理部Ｂ２０２は、ＩＰアドレス等の各自の参加者用端末２に関する情報と、上述した共有文書情報のデータサイズ及び文書情報に含まれるキーワード等の共有文書情報に関する情報を管理し、司会者用端末１ａに送信する。尚、会議進行管理部Ｂ２０２は、操作部Ｂ２０１によって選択された共有文書情報の内容を解析し、文書情報に含まれるキーワードを抽出する。キーワードの抽出に際しては、既存の様々な方法を用いることが可能であるが、例えば、形態素解析と辞書情報を用いてキーワードを抽出することができる。また、会議進行管理部Ｂ２０２は、司会者用端末１ａから、自己の共有文書情報の分割率の情報を取得してＲＡＭ２０に格納して管理する。
【００３９】
共有資料管理部Ｂ２０３は、図４（ａ）に示すように、自己が提供する共有文書情報をＲＡＭ２０上に格納して管理する。また、共有資料管理部Ｂ２０３は、会議進行管理部Ｂ２０２が司会者用端末１ａから取得して管理している分割率に基づき、自己が提供する共有文書情報を分割する。そして、共有資料管理部Ｂ２０３は、分割された共有文書情報の先頭部分を司会者用端末１ａに送信する。
【００４０】
尚、図２の態様においては、プロジェクタ１及び参加者用端末２の機能及び役割は上述した態様とは異なる。以下に、図の態様におけるプロジェクタ１及び参加者用端末２の機能について図５及び図７に基づいて説明する。尚、図２の態様においても、プロジェクタ１のメインメモリ上には、図６に示す夫々の領域が確保される。
【００４１】
図２の態様に係るプロジェクタ１は、司会者用端末１ａと同様に、図５に示すような機能構成を有する。図２の態様に係る操作部Ａ１０１は、図１の態様と同様に、司会者用端末１ａに対する司会者の操作に応じて、共有画面装置に表示させる文書情報の切り替え命令を取得する。
【００４２】
図２の態様に係る会議進行管理部Ａ１０２は、会議に参加している参加者用端末２のＩＰアドレス等、参加者用端末２夫々に関する情報を管理する。また、会議進行管理部Ａ１０１は、操作部Ａ１０１が取得した文書情報の切り替え命令に基づき、会議進行状況の情報を生成して管理すると共に、生成した会議進行状況の情報を夫々の参加者用端末２に送信する。
【００４３】
図２の態様に係る共有資料管理部Ａ１０３は、プロジェクタ１のメインメモリを、図６において説明したように夫々の用途毎に管理すると共に、参加者用端末２から送信された文書情報の先頭部分を管理する。更に、共有資料管理部Ａ１０３は、各参加者用端末２から送信される文書情報のデータサイズや文書に含まれるキーワード等、共有文書情報に関する情報を管理すると共に、全ての参加者用端末２について収集した共有文書に関する情報を全ての参加者用端末２に送信する。
【００４４】
図２の態様に係る共有資料表示部Ａ１０４は、図４（ｂ）に示すように、共有資料管理用メモリ２０ａに格納された文書情報の先頭部分と、参加者用端末２から取得された文書情報の後ろ部分とを統合して文書情報を生成して管理し、共有画面装置への表示を制御する。
【００４５】
また、図２の態様に係る参加者用端末２もまた、図７に示すような機能構成を含む。図２の態様に係る操作部Ｂ２０１は、参加者による参加者用端末２に対する操作に応じて、夫々の参加者用端末２が提供する共有文書情報を選択する。
【００４６】
図２の態様に係る会議進行管理部Ｂ２０２は、ＩＰアドレス等の各自の参加者用端末２に関する情報と、上述した共有文書情報のデータサイズ及び文書情報に含まれるキーワード等の共有文書情報に関する情報を管理し、司会者用端末１ａに送信する。また、会議進行管理部Ｂ２０２は、他の参加者用端末２のＩＰアドレス等、他の参加者用端末２に関する情報と、上述した共有文書情報のデータサイズ及び文書情報に含まれるキーワード等の他の参加者用端末によって提供される共有文書情報に関する情報を、プロジェクタ１から取得して管理する。
【００４７】
更に、図２の態様に係る会議進行管理部Ｂ２０２は、プロジェクタ１から会議進行状況の情報を取得し、上述した夫々の情報に基づいて自己が提供する共有文書情報の分割率を算出してメインメモリ上に格納する。
【００４８】
図２の態様に係る共有資料管理部Ｂ２０３は、図４（ａ）に示すように、自己が提供する共有文書情報をＲＡＭ２０上に格納して管理する。また、図２の態様に係る共有資料管理部Ｂ２０３は、会議進行管理部Ｂ２０２が算出した分割率に基づき、自己が提供する共有文書情報を分割する。そして、図２の態様に係る共有資料管理部Ｂ２０３は、分割された共有文書情報の先頭部分をプロジェクタ１に送信する。即ち、図２の態様においては、会議進行管理部Ｂ２０２及び共有資料管理部Ｂ２０３が、文書情報分割部として機能すると共に、共有資料管理部Ｂ２０３が、文書情報送信部として機能する。
【００４９】
次に、図８を参照して、本実施形態に係る会議進行状況について説明する。図８に示すように、会議進行状況は“（＊，＊）”のように表現され、前段の数字が切り替え前の共有文書情報、後段の数字が切り替え後の共有文書情報を夫々示す。共有文書情報が何も選択されておらず、プロジェクタ１ｂが何も表示していない状態が初期状態であり、この場合、会議進行状況は”（０，０）”のように示される。
【００５０】
共有文書情報として“資料１”が選択され、プロジェクタ１ｂによって“資料１”が選択されると、会議進行状況は“（０，１）”のように変更される。そこから更に、“資料１”が“資料３”に切り替えられると、会議進行状況は“（１，３）”のように変更される。本実施形態において、司会者用端末１ａまたは参加者用端末２は、このような会議進行状況の情報に基づき、共有文書情報の分割率を判断する。
【００５１】
次に、本実施形態に係る共有文書情報から抽出されたキーワード及び抽出されたキーワードに基づいて決定される各文書間の関連度について説明する。図９は、図４（ａ）に示す資料１〜資料４夫々について抽出されたキーワードの例を示す図である。以降の説明においては、図９に示すようなキーワードが抽出された場合を例として説明する。図９に示す情報が、上述した文書に含まれるキーワードの情報として、司会者用端末１ａ若しくは参加者用端末２において管理される。
【００５２】
図１０は、図９の例の場合における夫々の資料間で共通するキーワードのリストを示す図である。図１０に示すような情報は、図９に示すキーワードの情報に基づいて生成される。そして、司会者用端末１ａ若しくは参加者用端末２は、図９及び図１０に示す情報に基づき、以下の式（１）に基づいて資料ｎ１と資料ｎ２との関連度ＬＩＮＫ（ｎ１，ｎ２）を算出する。
2012247996.tif 000003
【００５３】
尚、“ｍ”、“ｎ”は、夫々資料ｎ１、資料ｎ２から抽出されたキーワード数であり、“ｋ”は資料ｎ１と資料ｎ２とに共通するキーワードの数である。このようにして各資料間の関連度を算出することにより、図１１に示すような情報が生成される。このようにして算出された関連度に基づいて上述した分割率を決定することが本実施形態に係る要旨の１つである。
【００５４】
次に、会議の進行状況に応じた司会者用端末１ａ及び参加者用端末２夫々のＲＡＭ２０における情報の格納状態（以降、メモリ状態とする）について説明する。図１２は、図８における初期状態“（０，０）”におけるメモリ状態を示す図である。初期状態においては、表示するべき共有文書情報が未だ選択されておらず、夫々の共有文書情報は同一の分割率“ｒ”で分割されている。この同一の分割率“ｒ”（０≦ｒ≦１）は、以下の式（２）を満たすような“ｒ”のうち、最大の値が用いられる。
2012247996.tif 000004
【００５５】
式（２）において、“ｎ”は、共有文書情報の数であり、図１２の例においては、“４”である。また、Ｖ１、Ｖ２・・・Ｖｎは、資料１、資料２・・・資料ｎのデータサイズである。また、ＶＫ１、ＶＫ２、・・・ＶＫｎは、資料１、資料２・・・資料ｎについて夫々抽出されたキーワードのデータサイズである。また、Ｖαは、進行用メモリ２０ｃにおいて管理される情報のうち、抽出されたキーワードの情報を除いた情報のデータサイズ、即ち、上述した会議進行状況の情報、参加者用端末に関する情報、共有文書情報のデータサイズを示す情報及び文書情報の分割率の情報の合計のデータサイズである。また、式（２）に示すＶｏｐｅとしては、予め定められた値を用いることが可能である。
【００５６】
即ち、本実施形態に係る会議進行管理部Ａ１０２は、参加者用端末２夫々が用意した共有文書情報のデータサイズを夫々の参加者用端末２から取得すると、そのデータサイズのうち最も大きなサイズに基づいて“Ｖｄｉｓｐ”を決定する。また、会議進行管理部Ａ１０２は、共有文書情報夫々から抽出されたキーワードのデータサイズ“ＶＫ１”〜“ＶＫｎ”と、接続された参加者用端末２の数“ｎ”に基づいて定まる“Ｖα”とに基づき、“Ｖｍｅｅｔ”を決定する。
【００５７】
そして、会議進行管理部Ａ１０２は、予め定められている“Ｖ”及び“Ｖｏｐｅ”の値と、上記決定した“Ｖｍｅｅｔ”及び“Ｖｄｉｓｐ”の値とに基づき、“Ｖｄｏｃ”の最大値を求める。そのようにして求めた“Ｖｄｏｃ”の最大値と“Ｖ１”〜“Ｖｎ”とに基づき、“ｒ”の最大値を求める。初期状態においては、このような計算により同一の分割率“ｒ”を求めることができる。即ち、会議進行管理部Ａ１０２は、共有文書情報の先頭部分を格納するために割り当てられた領域である共有資料管理用メモリ２０ａの容量Ｖｄｏｃと、夫々の共有文書情報のデータサイズとに基づいて分割率を決定する。その結果、司会者用端末１ａから夫々の参加者用端末２に分割率“ｒ”が通知され、図１２に示すようなメモリ状態が実現される。
【００５８】
このようなメモリ状態により、いずれかの共有文書情報が表示対象として選択された際に取得する必要がある情報量は、分割された残りの部分であるため、転送に要する時間が短縮され、表示するべき文書情報の切り替えに要する時間を短縮することができる。尚、式（２）に基づくこのような処理は、図２の態様の場合、夫々の参加者用端末２において実行される。
【００５９】
次に、図８におけるタイミングＴ１“（０，１）”におけるメモリ状態について図１３に示す。タイミングＴ１においては、表示するべき共有文書情報として資料１が選択され、共有資料表示用メモリ２０ｂには、資料１が格納されている。また、資料１が選択されたことに伴い、資料１との関連度に応じて夫々の参加者用端末２における分割率が各参加者用端末２において同一である“ｒ”から、夫々の参加者用端末２毎に定められた“ｒ１”、“ｒ２”・・・“ｒｎ”に変化し、その結果、共有資料管理用メモリ２０ａに格納される各共有資料情報の先頭部分のデータサイズが変化している。
【００６０】
この夫々の参加者用端末２毎に定められた分割率“ｒ１”、“ｒ２”・・・“ｒｎ”は、以下の式（３）、（４）を満たすような“ｄ”（０≦ｄ≦１）の値のうち最大の値を、元の分割率から増減することによって求められる。尚、以下の式（３）、（４）においては、選択された共有文書情報を資料ｋとし、その他の共有文書情報を資料ｊとし、変更前の分割率をｒｋ、ｒｊとし、変更後の分割率をｒｋ´、ｒｊ´とする。また、式（４）におけるＡＶＬＩＮＫ（ｋ）は、図１１に示すように求められた資料間の関連度のうち、資料ｋと他の資料との関連度の平均値である。
2012247996.tif 000005
2012247996.tif 000006
【００６１】
即ち、会議進行管理部Ａ１０２は、上記式（３）に基づき、初期状態の場合と同様に“Ｖｄｉｓｐ”及び“Ｖｍｅｅｔ”を決定すると共に、予め決定された“Ｖ”及び“Ｖｏｐｅ”の値と、上記決定した“Ｖｍｅｅｔ”及び“Ｖｄｉｓｐ”の値とに基づき、“Ｖｄｏｃ”の最大値を求める。これにより、“Ｖｄｏｃ”の最大値と“ｒ１´”〜“ｒｎ´”及び“Ｖ１”〜“Ｖｎ”との関係式が決定する。
【００６２】
そして、会議進行管理部Ａ１０２は、表示対象として選択された資料ｋ（図１３においては、資料１）以外の全ての資料ｊについて、資料ｋとの関連度ＬＩＮＫ（ｋ，ｊ）がＡＶＬＩＮＫ（ｋ）を超えているか否かに基づき、資料切り替え前の関連度である“ｒｊ”に関連度の増減値である“ｄ”を足すか引くか決定する。また、表示対象として選択された資料ｋについては、分割率はそのまま変更無しとする。そして、全てのｊについて、“ｄ”を足すか引くか決定したら、式（３）に基づいて求めた関係式との連立により、最大のｄの値を決定する。
【００６３】
このようにして決定された“ｄ”の値に基づき、夫々の参加者用端末２毎に分割率“ｒ１´”、“ｒ２´”・・・“ｒｎ´”が決定され、夫々の参加者用端末２に通知される。その結果、夫々の参加者用端末２において、変更後の分割率によって共有文書情報が分割され、分割された先頭部分が司会者用端末１ａに送信され、図１３に示すようなメモリ状態が実現される。
【００６４】
尚、式（３）、（４）に基づくこのような処理は、図２の態様の場合、夫々の参加者用端末２において実行される。ここで、司会者用端末１ａが分割率を計算する場合は、夫々の参加者用端末２について分割率を計算するが、各参加者用端末２が計算する場合は、自身が提供する共有文書情報の関連度に基づいてのみ分割率を計算すればよく、更に、表示対象として選択された共有文書情報を提供している参加者用端末２は計算の必要がないため、処理を分散、効率化することが可能となる。
【００６５】
次に、図８におけるタイミングＴ２“（１，３）”におけるメモリ状態について図１４に示す。タイミングＴ２においては、表示するべき共有文書情報として資料１の次に資料３が選択され、共有資料表示用メモリ２０ｂには、資料３が格納されている。また、資料３が選択されたことに伴い、資料３との関連度に応じて夫々の参加者用端末２における分割率が変化し、その結果、共有資料管理用メモリ２０ａに格納される各共有資料情報の先頭部分のデータサイズが変化している。
【００６６】
この夫々の参加者用端末２毎に定められた分割率“ｒ１”、“ｒ２”・・・“ｒｎ”は、上記式（３）及び以下の式（５）を満たすような“ｄ”の値のうち最大の値を、元の分割率から増減することによって求められる。尚、式（３）、（５）においては、選択された共有文書情報を資料ｋとし、その前に選択されていた共有文書情報を資料ｉとし、その他の共有文書情報を資料ｊとし、変更前の分割率をｒｋ、ｒｊ、ｒｉとし、変更後の分割率をｒｋ´、ｒｊ´、ｒｉ´とする。また、式（５）におけるＡＶＬＩＮＫ（ｋ−ｉ）は、図１１に示すように求められた資料間の関連度のうち、資料ｋと他の資料（但し、資料ｉは除く）との関連度の平均値である。
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【００６７】
即ち、会議進行管理部Ａ１０２は、上記式（３）に基づき、初期状態の場合と同様に“Ｖｄｉｓｐ”及び“Ｖｍｅｅｔ”を決定すると共に、予め決定された“Ｖ”及び“Ｖｏｐｅ”の値と、上記決定した“Ｖｍｅｅｔ”及び“Ｖｄｉｓｐ”の値とに基づき、“Ｖｄｏｃ”の最大値を求める。これにより、“Ｖｄｏｃ”の最大値と“ｒ１´”〜“ｒｎ´”及び“Ｖ１”〜“Ｖｎ”との関係式が決定する。
【００６８】
そして、会議進行管理部Ａ１０２は、表示対象として選択された資料ｋ（図１４においては、資料３）と、それまで表示されていた資料ｉ（図１４においては、資料１）以外の全ての資料ｊについて、資料ｋとの関連度ＬＩＮＫ（ｋ，ｊ）がＡＶＬＩＮＫ（ｋ）を超えているか否かに基づき、資料切り替え前の関連度である“ｒｊ”に関連度の増減値である“ｄ”を足すか引くか決定する。また、表示対象として選択された資料ｋ及びそれまで表示されていた資料ｉについては、分割率はそのまま変更無しとする。そして、全てのｊについて、“ｄ”を足すか引くか決定したら、式（３）に基づいて求めた関係式との連立により、最大のｄの値を決定する。
【００６９】
このようにして決定された“ｄ”の値に基づき、夫々の参加者用端末２毎に分割率“ｒ１´”、“ｒ２´”・・・“ｒｎ´”が決定され、夫々の参加者用端末２に通知される。その結果、夫々の参加者用端末２において、変更後の分割率によって共有文書情報が分割され、分割された先頭部分が司会者用端末１ａに送信され、図１４に示すようなメモリ状態が実現される。
【００７０】
尚、式（３）、（５）に基づくこのような処理は、図２の態様の場合、夫々の参加者用端末２において実行される。ここで、司会者用端末１ａが分割率を計算する場合は、夫々の参加者用端末２について分割率を計算するが、各参加者用端末２が計算する場合は、自身が提供する共有文書情報の関連度に基づいてのみ分割率を計算すればよく、更に、表示対象として選択された共有文書情報を提供している参加者用端末２と、それまで表示されていた共有文書情報を提供している参加者用端末２は計算の必要がないため、処理を分散、効率化することが可能となる。
【００７１】
図１３、図１４において説明したように、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、表示対象として選択された共有文書情報との関連度が高い他の文書情報について、司会者用端末１ａまたはプロジェクタ１に格納しておく先頭部分のデータサイズが大きくなるように分割率を増減する。表示された文書情報と関連性の高い文書情報は、議論の過程において次に表示対象となる可能性が高いと考えられる。
【００７２】
そのため、本実施形態に係る構成により、更に議論が進んで表示対象の文書情報が切り替えられる際には、より多くの部分が既に取得されている文書情報が次の表示対象となり、表示を切り替えるために参加者用端末２から取得するべき残りの文書情報を少なくして、表示の切り替えに要する時間を短縮することができる。
【００７３】
他方、関連度の高い共有文書情報を予め司会者用端末１ａ、プロジェクタ１側にキャッシュしておくことのみを考え、関連度がそれよりも低い共有文書情報のキャッシュを行わないようにすると、その関連度の低い文書情報が次の表示対象として選択された場合に表示の切り替えに要する時間が長くなってしまう。本実施形態においては、関連度の高い共有文書情報のみをキャッシュするのではなく、全ての共有文書情報をキャッシュすることを前提として、その上で、キャッシュする割合を関連度に基づいて増減することにより、システム全体としての効率が高められている。
【００７４】
また、式（４）及び式（５）に示すように、表示するべき資料が選択された際、表示対象として選択された資料やそれまで表示されていた資料については、分割率が変更されない。次に表示される可能性の高い文書情報について分割率を高くすることのみを考えると、選択された文書情報については、分割率を下げることも方法の１つである。しかしながら、会議の進行においては、以前に表示していた文書情報に表示を戻す場合もあり得る。従って、表示対象として選択された資料やそれまで表示されていた資料については、分割率を維持することにより、文書情報の表示を戻す場合等にも対応し、システム全体としての効率を向上することができる。
【００７５】
次に、参加者用端末２において用意された共有文書情報が差し替えられた場合のメモリ状態について、図１５に示す。図１５においては、参加者用端末２ｂにおいて、共有文書情報が差し替えられている。この場合、司会者用端末１ａは、図９〜１２において説明した処理と同様の処理を実行し、参加者用端末２ｂの差し替え後の共有文書情報である資料２のデータサイズ、抽出されたキーワードの情報、及びキーワードの情報のデータサイズを取得して新たな条件で分割率“ｒ”を計算する。これにより、図１５に示すように、変更された条件で計算された分割率“ｒ”に基づいて夫々の共有文書情報が分割され、図１５に示すメモリ状態が実現される。
【００７６】
尚、本実施形態においては、夫々の共有文書情報の先頭部分は司会者端末１ａのＲＡＭ２０内に確保された共有資料管理用メモリ２０ａ内において、共有資料表示用メモリ２０ｂにおける表示用の情報とは別個に格納されている。従って、会議が進行中でいずれかの資料が表示されている間に、参加者用端末２において共有文書情報が差し替えられた場合であっても、司会者用端末１ａにおいては、ファイルのクローズ及びオープン等の操作を行う必要がなく、会議の進行を妨げずに共有文書情報の差し替えを行うことができる。
【００７７】
次に、本実施形態に係るシステムの動作について説明する。先ず、図１の態様に係るシステムの動作について説明する。図１６は、本実施形態に係るシステムにおいて、図８に示す初期状態からタイミングＴ２までの動作を示すシーケンス図である。図１６に示すように、先ずは、各参加者の操作に従い、参加者端末２が、司会者端末１ａに対して、会議参加の登録及び共有資料情報の送信を行う（Ｓ１６０１）。
【００７８】
Ｓ１６０１における会議参加の登録とは、夫々の参加者用端末２が、自己のＩＰアドレスを司会者用端末１ａに送信する処理である。また、Ｓ１６０１において送信される共有資料情報は、各自の参加者用端末２において用意された共有文書情報のデータサイズ及び共有文書情報から抽出されたキーワードを含む情報である。
【００７９】
夫々の参加者用端末２の会議参加登録を受け付け、共有資料情報を受信すると、司会者用端末１ａは、受信したキーワードの情報に基づき、図９〜図１１において説明したように資料間の関連度を計算する（Ｓ１６０２）。そして、図１２において説明したように、夫々の参加者用端末２において同一な分割率“ｒ”を計算し、各参加者用端末２に通知する（Ｓ１６０３）。
【００８０】
司会者用端末１ａから分割率を取得した参加者用端末２は、取得した分割率に従って共有文書情報を分割し、その先頭部分を司会者用端末１ａに送信する（Ｓ１６０４）。これにより、司会者用端末１ａのＲＡＭ２０に各参加者用端末２の共有文書情報の先頭部分が格納され、図１２に示すようなメモリ状態が実現される。
【００８１】
その状態において、司会者が司会者用端末１ａを操作して表示するべき共有文書情報を選択すると、司会者用端末１ａが操作を受け付け、選択された共有文書情報の後ろ部分を該当する参加者用端末２に要求する（Ｓ１６０５）。共有文書情報の後ろ部分の要求を受けた参加者用端末２は、その要求に従って共有文書情報の後ろ部分を司会者用端末１ａに送信する（Ｓ１６０６）。
【００８２】
そして、司会者用端末１ａは、要求に応じて送信された共有文書情報の後ろ部分を、既に取得してＲＡＭ２０に格納している先頭部分と統合して表示用メモリに共有文書情報を生成し、文書の表示を開始すると共に、表示するべき共有文書情報が選択されたことに従い、図８のタイミングＴ１の“（０，１）”のような会議進行状況の情報を生成し、その情報及び各文書間の関連度に従って図１３において説明したように分割率を再計算する。この際、司会者用端末１ａは、図１３において説明したように、夫々の参加者用端末２毎に分割率を計算し、夫々の参加者用端末２に通知する（Ｓ１６０７）。
【００８３】
再計算された分割率を取得した参加者用端末２は、取得した分割率に従って共有文書情報を分割し、その先頭部分を司会者用端末１ａに送信する（Ｓ１６０８）。これにより、図１３に示すようなメモリ状態が実現される。その後、図８において説明したタイミングＴ２のように、更に次の表示対象の文書情報が選択された場合、Ｓ１６０５からの処理を繰り返すことにより、図１４において説明したような処理が実行され、図１４に示すようなメモリ状態が実現される。
【００８４】
次に、いずれかの参加者用端末２において共有文書情報が差し替えられた場合の動作について、図１７を参照して説明する。図１７に示すように、参加者が参加者用端末２を操作して共有文書情報の差し替えを指示すると、参加者用端末２はその操作を受け付け、差し替えら得た共有文書情報に基づく共有資料情報を司会者用端末１ａに送信する（Ｓ１７０１）。
【００８５】
差し替えられた共有文書情報の共有資料情報を受信すると、司会者用端末１ａは、受信したキーワードの情報に基づき、図９〜図１１において説明したように資料間の関連度を再計算する（Ｓ１７０２）。そして、図１２において説明したように、夫々の参加者用端末２において同一な分割率“ｒ”を計算し、各参加者用端末２に通知する（Ｓ１７０３）。
【００８６】
司会者用端末１ａから分割率を取得した参加者用端末２は、取得した分割率に従って共有文書情報を分割し、その先頭部分を司会者用端末１ａに送信する（Ｓ１７０４）。これにより、司会者用端末１ａのＲＡＭ２０に各参加者用端末２の共有文書情報の先頭部分が格納され、図１５に示すようなメモリ状態が実現される。
【００８７】
次に、図２の態様に係るシステムの動作について説明する。図１８は、図２の形態に係るシステムにおいて、図８に示す初期状態からタイミングＴ２までの動作を示すシーケンス図である。図１８に示すように、先ずは、各参加者の操作に従い、参加者端末２が、プロジェクタ１に対して、会議参加の登録及び共有資料情報の送信を行う（Ｓ１８０１）。Ｓ１８０１の処理は、Ｓ１６０１の処理と同様である。
【００８８】
夫々の参加者用端末２の会議参加登録を受け付け、共有資料情報を受信すると、プロジェクタ１は、受信した全ての共有資料情報を、全ての参加者用端末２に送信する（Ｓ１８０２）。また、Ｓ１８０２においては、上述した共有資料情報に加えて、上述したＶ、Ｖｏｐｅ、Ｖｄｏｃ、Ｖｍｅｅｔ、Ｖｄｉｓｐ、Ｖα等、図１２において説明したように分割率“ｒ”を計算するために必要な情報が同時に通知される。
【００８９】
プロジェクタ１から共有資料情報を取得した夫々の参加者用端末２は、共有資料情報に含まれるキーワードの情報に基づき、図９〜図１１において説明したように資料間の関連度を計算し、図１２において説明したように、夫々の参加者用端末２において同一な分割率“ｒ”を計算し、計算した分割率に従って共有文書情報を分割し、その先頭部分をプロジェクタ１に送信する（Ｓ１８０３）。これにより、プロジェクタ１のＲＡＭ２０に各参加者用端末２の共有文書情報の先頭部分が格納され、図１２に示すようなメモリ状態が実現される。
【００９０】
その状態において、司会者がプロジェクタ１を操作して表示するべき共有文書情報を選択すると、プロジェクタ１が操作を受け付け、選択された共有文書情報の後ろ部分を該当する参加者用端末２に要求する（Ｓ１８０４）。共有文書情報の後ろ部分の要求を受けた参加者用端末２は、その要求に従って共有文書情報の後ろ部分をプロジェクタ１に送信する（Ｓ１８０５）。
【００９１】
そして、プロジェクタ１は、要求に応じて送信された共有文書情報の後ろ部分を、既に取得してＲＡＭ２０に格納している先頭部分と統合して表示用メモリに共有文書情報を生成し、文書の表示を開始すると共に、表示するべき共有文書情報が選択されたことに従い、図８のタイミングＴ１の“（０，１）”のような会議進行状況の情報を生成し、その情報を各参加者用端末２に送信する（Ｓ１８０６）。
【００９２】
プロジェクタ１から会議進行状況の情報を受信した夫々の参加者用端末２は、各文書間の関連度に従って図１３において説明したように分割率を再計算し、計算した分割率に従って共有文書情報を分割し、その先頭部分をプロジェクタ１に送信する（Ｓ１８０７）。これにより、図１３に示すようなメモリ状態が実現される。
【００９３】
その後、図８において説明したタイミングＴ２のように、更に次の表示対象の文書情報が選択された場合、Ｓ１８０４からの処理を繰り返すことにより、図１４において説明したような処理が実行され、図１４に示すようなメモリ状態が実現される。
【００９４】
次に、図２の態様において、いずれかの参加者用端末２において共有文書情報が差し替えられた場合の動作について、図１９を参照して説明する。図１９に示すように、参加者が参加者用端末２を操作して共有文書情報の差し替えを指示すると、参加者用端末２はその操作を受け付け、差し替えら得た共有文書情報に基づく共有資料情報をプロジェクタ１に送信する（Ｓ１９０１）。
【００９５】
差し替えられた共有文書情報の共有資料情報を受信すると、プロジェクタ１は、新たに受信した共有資料情報を夫々の参加者用端末２に通知する（Ｓ１９０２）。夫々の参加者用端末２においては、新たな共有資料情報の通知を受けると、共有資料情報に含まれるキーワードの情報に基づき、図９〜図１１において説明したように資料間の関連度を再計算すると共に、図１２において説明したように、夫々の参加者用端末２において同一な分割率“ｒ”を計算する（Ｓ１９０３）。
【００９６】
新たに分割率を計算した参加者用端末２は、計算した分割率に従って共有文書情報を分割し、その先頭部分をプロジェクタ１に送信する（Ｓ１９０４）。これにより、プロジェクタ１のＲＡＭ２０に各参加者用端末２の共有文書情報の先頭部分が格納され、図１５に示すようなメモリ状態が実現される。
【００９７】
以上、説明したように、本実施形態に係る文書情報管理システムにおいては、会議の参加者が夫々用意した共有文書情報の一部を分割して、司会者用端末１ａ若しくはプロジェクタ１のメモリ上に収集して格納しておくことにより、いずれかの共有文書情報が選択されて表示される際には、残りの部分のみを取得すれば良く、表示するべき資料の切り替え位に要する待ち時間を低減することができる。
【００９８】
また、収集された共有文書情報の一部は、ファイルとしてハードディスクドライブ等の不揮発性記憶媒体に格納されるのではなく、ＲＡＭ２０のような揮発性記憶媒体に格納されるため、表示するべき資料の切り替えに際しては、ファイルの選択、アプリケーションの起動等の処理が不要であり、ＲＡＭ２０上に格納されているいずれかの資料を選択するのみで良いため、システム使用者の操作負担を軽減することが可能である。
【００９９】
尚、上記実施形態においては、司会者用端末１ａもしくはプロジェクタ１が、参加者用端末２から共有文書情報の後ろ部分を取得して既に格納している先頭部分と統合することにより共有文書情報を生成した上で、表示を開始する場合を例として説明した。この他、情報の形式やアプリケーションの仕様によっては、司会者が司会者用端末１ａを操作して表示するべき共有文書情報を選択した際に、対応する参加者用端末２に対して共有文書情報の後ろ部分を要求するのと同時に、司会者用端末１ａにおいては、既に格納されている共有文書情報の先頭部分を用いて表示を開始することも可能である。
【０１００】
これにより、文書の表示の切り替えを更に迅速化することができる。このような態様は、共有文書情報の先頭部分が、決定された分割率に従って分割されて司会者用端末１ａまたはプロジェクタ１に格納されることによって実現されるものである。即ち、決定された分割率に従って分割されて司会者用端末１ａまたはプロジェクタ１に格納されるのは、共有文書情報の先頭部分であることが好ましい。
【符号の説明】
【０１０１】
１、１ｂ  プロジェクタ
１ａ  司会者用端末
２、２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄ  参加者用端末
１０  ＣＰＵ
２０  ＲＡＭ
３０  ＲＯＭ
４０  ＨＤＤ
５０  Ｉ／Ｆ
６０  ＬＣＤ
７０  操作部
８０  バス
１０１  操作部Ａ
１０２  会議進行管理部Ａ
１０３  共有資料管理部Ａ
１０４  共有資料表示部Ａ
２０１  操作部Ｂ
２０２  会議進行管理部Ｂ
２０３  共有資料管理部Ｂ
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０２】
【特許文献１】特開２００４−１２０３７６号公報
【特許文献２】特開２００４−４８１８３号公報
【図１】
2012247996.tif 000008
【図２】
2012247996.tif 000009
【図３】
2012247996.tif 000010
【図４】
2012247996.tif 000011
【図５】
2012247996.tif 000012
【図６】
2012247996.tif 000013
【図７】
2012247996.tif 000014
【図８】
2012247996.tif 000015
【図９】
2012247996.tif 000016
【図１０】
2012247996.tif 000017
【図１１】
2012247996.tif 000018
【図１２】
2012247996.tif 000019
【図１３】
2012247996.tif 000020
【図１４】
2012247996.tif 000021
【図１５】
2012247996.tif 000022
【図１６】
2012247996.tif 000023
【図１７】
2012247996.tif 000024
【図１８】
2012247996.tif 000025
【図１９】
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