(57)【要約】【課題】  格納側の送信先フォルダに変更があった場合に、元の宛先フォルダと関連する宛先を自動的に生成すると共に、送信側での設定変更を行う手間を軽減すること。【解決手段】  操作履歴の情報を元に、送信先フォルダの変更後のフォルダを特定して格納すると共に、送信元に変更後のフォルダパスの情報を返送し、送信側の宛先情報を変更する。【選択図】  図４
2012247814.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
宛先設定情報に基づいて、文書管理装置に文書および前記宛先情報を送信する文書送信手段（４１３）と、
前記宛先情報を記憶する宛先情報記憶手段（４３１）と、
を有する文書送信装置（１０１）と、
文書をフォルダに格納する文書格納手段（４４２）と、
フォルダの階層構造やアクセス権および名称といったプロパティ情報を管理するフォルダ管理手段（４４１）と、
を有する文書管理装置（１０２）と、
からなる情報処理システムであって、
前記文書管理装置は、
装置内の各手段で行われた操作を記録する操作履歴管理手段（４４４）と、
前記文書送信装置から送信されてきた前記宛先情報と前記文書を受信すると、前記宛先情報が前記フォルダ管理手段によって管理されているフォルダに合致するか判断し（Ｓ８０３）、合致しない場合は前記操作履歴管理手段が管理する前記宛先情報に関連する操作履歴情報（４６２）を参照し、前記宛先情報を変更する（Ｓ８０４）と共に、前記文書送信装置に変更後の宛先情報を送信する（Ｓ８０９）格納先変更手段（４４３）と、
を更に有し、
前記文書送信装置は、
前記文書管理装置から受信した変更後の宛先情報に基づき、前記宛先情報記憶手段に格納されている前記宛先情報を変更する（Ｓ７０６）宛先情報変更手段（４１４）と、
を更に有することを特徴とする情報処理システム（１００）。
【請求項２】
前記文書管理装置は、
前記文書管理装置の管理者およびユーザに通知を行うための通知手段（４４６）をさらに備え、
前記文書管理装置は、前記操作履歴情報を参照した結果、宛先フォルダが削除されていた場合および文書を登録する権限がなくなっていた場合に、文書を仮登録として受け付ける（Ｓ１１１２）と共に、仮登録された文書の処置を促すための通知を、所定の管理者もしくはユーザまたはその双方に送信すること（Ｓ１１１３）を特徴とする、請求項１に記載の情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ディジタル複合機（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ、以下ＭＦＰとする）等から、外部のサービスに対して文書を送信する際の宛先の設定変更に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ＭＦＰの高機能化により、ＭＦＰで読み取った紙原稿を電子化し、外部の文書保管サービスに対して送信することが実現されている。送信を受ける文書保管サービス側は、ＭＦＰからの送信データに含まれる宛先情報や認証情報を解釈し、送信されてきた電子文書を指定されたフォルダ等に格納する。
【０００３】
このようなことを行うオペレーションとして、ユーザはＭＦＰの操作パネルにおいて、送信する文書保管サービスへの認証情報および宛先情報を入力すると共に、原稿の読み取り設定を行い、読み取り開始ボタンを押下するということが必要となる。これに対し、最近では、それらの入力を、ネットワークで接続されたＰＣ等から、予め遠隔で「定型業務ボタン」として設定しておき、操作を簡略化することが良く行われている。
【０００４】
しかしながら、送信先の文書管理サービスにおいて、格納先フォルダ名の変更、格納先フォルダの削除や構成変更、アクセス権変更といったことが行われた場合、通常、ＭＦＰ側でそれら変更情報を関知することができない。このため、「定型業務ボタン」に於ける格納先の設定をユーザが変更する手間が生じることになる。
【０００５】
この場合の設定変更をＭＦＰ上で行うのは非常に煩雑である。よって、通常は一旦自席のＰＣの設置場所等に帰り、「定型業務ボタン」の設定変更を遠隔で行ってからＭＦＰのところへ戻り、再度送信を実行することになるが、面倒であることは否めない。
【０００６】
上記のような問題に対し、格納側の宛先となっているフォルダのアドレスに変更があった場合に、フォルダ名をキーとして検索することで、送信元の設定変更の手間を軽減する発明（特許文献１）がある。また、格納側のフォルダ構成等の変更を、格納側ではなく、別途管理用の装置で行い、送信側と格納側の設定変更を同期的に行わせる発明（特許文献２）がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００９−８９１８１号公報
【特許文献２】特開２００６−１８５４０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、特許文献１の発明では、フォルダ名を使用して検索を行うため、名称が変わっている場合には、関連性のない別の共有フォルダを宛先とし得るという問題があった。また、特許文献２の技術では、送信側と受信側の他に、別途それらと通信可能な管理装置が必要となり、構成が複雑になるという問題があった。さらに、管理装置において送信側の設定情報を全部覚えておく必要があり、一回の設定変更が数多くの宛先情報に関連している場合、設定の反映処理に時間が掛かってしまうという問題があった。
【０００９】
本発明は、上記問題点に鑑み、格納側の送信先フォルダに変更があった場合に、元の宛先フォルダと関連する宛先を自動的に生成すると共に、送信側での設定変更を行う手間を軽減することができる情報処理システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述した課題を解決するために、本発明は、宛先設定情報に基づいて、文書管理装置に文書および前記宛先情報を送信する文書送信手段（４１３）と、前記宛先情報を記憶する宛先情報記憶手段（４３１）と、を有する文書送信装置（１０１）と、文書をフォルダに格納する文書格納手段（４４２）と、フォルダの階層構造やアクセス権および名称といったプロパティ情報を管理するフォルダ管理手段（４４１）と、を有する文書管理装置（１０２）と、からなる情報処理システムであって、前記文書管理装置は、装置内の各手段で行われた操作を記録する操作履歴管理手段（４４４）と、前記文書送信装置から送信されてきた前記宛先情報と前記文書を受信すると、前記宛先情報が前記フォルダ管理手段によって管理されているフォルダに合致するか判断し（Ｓ８０３）、合致しない場合は前記操作履歴管理手段が管理する前記宛先情報に関連する操作履歴情報（４６２）を参照し、前記宛先情報を変更する（Ｓ８０４）と共に、前記文書送信装置に変更後の宛先情報を送信する（Ｓ８０９）格納先変更手段（４４３）と、を更に有し、前記文書送信装置は、前記文書管理装置から受信した変更後の宛先情報に基づき、前記宛先情報記憶手段に格納されている前記宛先情報を変更する（Ｓ７０６）宛先情報変更手段（４１４）と、を更に有することを特徴とする情報処理システム（１００）とした。
【発明の効果】
【００１１】
格納側の送信先フォルダに変更があった場合に、元の宛先フォルダと関連する宛先を自動的に生成すると共に、送信側での設定変更を行う手間を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】情報処理システムのネットワーク概略図である。
【図２】ＭＦＰ１０１の内部構成を示す図である。
【図３】文書管理サーバ１０２の内部構成を示す図である。
【図４】情報処理システムのソフトウェア構成を示す図である。
【図５】宛先情報の例である。
【図６】操作履歴情報の例である。
【図７】文書送信時のＭＦＰ１０１のフローチャートである。
【図８】文書受信時の文書管理サーバ１０２のフローチャートである。
【図９】ステップＳ８０４の詳細処理を示すフローチャートである。
【図１０】実施例２の文書管理サーバ１０２のソフトウェア構成を示す図である。
【図１１】実施例２の文書受信時の文書管理サーバ１０２のフローチャートである。
【図１２】ステップＳ１１１０の詳細処理を示すフローチャートである。
【図１３】仮文書登録の処置処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
（実施例１）
まず、本発明に係る第１の実施形態について説明する。
【００１４】
図１は、第１の実施形態における情報処理システムの全体図である。
情報処理システム１００は、ＭＦＰ１０１、文書管理サーバ１０２およびそれらを接続するネットワーク１１０、１２０からなる。なお、ここでは１１０は企業内ネットワーク等のＬＡＮであり、１２０はインターネットである。また、ＭＦＰ１０１や文書管理サーバ１０２に対して遠隔操作を行うためのＰＣ１０３等を複数含んでいても良く、ＭＦＰや文書管理サーバもそれぞれ複数あっても良い。
【００１５】
図２は、ＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図である。
【００１６】
ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。なお、２１９は制御部２１０内の各ブロックを接続するバスである。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御などの各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリアなどの一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
【００１７】
操作部Ｉ／Ｆ２１５は、制御部２１０と操作部２２０とを接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。
【００１８】
プリンタＩ／Ｆ２１６は、制御部２１０とプリンタ２２１とを接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０からプリンタ２２１に転送され、プリンタ２２１において用紙などの記録媒体上に印刷される。
【００１９】
スキャナＩ／Ｆ２１７は、制御部２１０とスキャナ２２２とを接続する。スキャナ２２２は、スキャナ２２２にセットされた原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。
【００２０】
ネットワークＩ／Ｆ２１８は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をネットワークに接続し、ネットワーク上の別の装置との情報の送受信を行う。
【００２１】
図３は、文書管理サーバ１０２の構成を示すブロック図である。
【００２２】
ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、Ｗｅｂサーバ１０２全体の動作を制御する。なお、３１６は、制御部３１０内の各ブロックを接続するバスである。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御などの各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリアなどの一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
【００２３】
ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（文書管理サーバ１０２）をネットワークに接続し、ネットワーク上の別の装置との情報の送受信を行う。
【００２４】
図４は、ＭＦＰ１０１と文書管理サーバ１０２のソフトウェア構成例を表す図である。図４に示すＭＦＰ１０１の各機能部は、ＣＰＵ２１１が、ＨＤＤ２１４またはＲＯＭ２１２に記憶されている制御プログラムを、ＲＡＭ２１３を一時記憶領域として使用しながら実行することにより実現される。同様に、図４に示す文書管理サーバ１０２の各機能部は、ＣＰＵ３１１が、ＨＤＤ３１４またはＲＯＭ３１２に記憶されている制御プログラムを、ＲＡＭ３１３を一時記憶領域として使用しながら実行することにより実現される。
（ＭＦＰのソフトウェア構成）
ＭＦＰ１０１は、文書印刷部４１１、文書読取部４１２、文書送信部４１３、宛先情報管理部４１４、ＭＦＰユーザ管理部４１５、宛先データベース４３１、ＭＦＰユーザデータベース４３２を備えている。
【００２５】
文書印刷部４１１は、文書読取部４１２が読み取った文書やネットワークを介して送信されてきた印刷ジョブを解釈して、プリンタＩ／Ｆ２１６を通じてプリンタ２２１で印刷する処理を行う。
【００２６】
文書読取部４１２は、スキャナＩ／Ｆ２１７を通じてスキャナ２２２を制御し、紙原稿を電子的に読み込む処理を行う。
【００２７】
文書送信部４１３は、文書読取部４１２が読み取った文書を、ネットワークを介して外部の装置に送信する。送信の宛先情報は、ユーザからの指示に基づいて、宛先データベース４３１から取得する。
【００２８】
宛先情報管理部４１４は、操作部２２０からのユーザの操作もしくはＰＣ１０３からのユーザの遠隔の操作によって、文書送信先の宛先情報（図５参照、説明は後述）を設定する処理を行う。ここで設定された宛先情報は、宛先データベース４３１に格納される。また、宛先情報管理部４１４は、文書管理サーバ１０２から送られてくる情報に基づき、文書送信時に使用された宛先データベース４３１内の宛先情報の内容を変更する処理も行う。
【００２９】
ＭＦＰユーザ管理部４１５は、ＭＦＰ１０１の管理者によるユーザの登録・削除や、ユーザがＭＦＰ１０１を操作しようとする際のユーザの認証処理を行う。ユーザが認証のために用いるパスワードや各ユーザの属性情報は、ＭＦＰユーザデータベース４３２に格納される。
【００３０】
宛先データベース４３１は、宛先情報管理部４１４で設定された宛先情報を格納する。
ＭＦＰユーザデータベース４３２は、ユーザのパスワードやその他の属性情報を格納する。
（文書管理サーバのソフトウェア構成）
文書管理サーバ１０２は、フォルダ管理部４４１、文書受信格納部４４２、格納先変更部４４３、操作履歴管理部４４４、ユーザ管理部４４５、文書データベース４６１、操作履歴データベース４６２、ユーザ管理部４６３を備えている。
【００３１】
フォルダ管理部４４１は、フォルダの階層構造やアクセス権等の情報を管理する。これらの情報は文書データベース４６１に格納される。
【００３２】
文書受信格納部４４２は、ＭＦＰ１０１やＰＣ１０３から送信されてきた文書を受信し、文書と一緒に送信されてくる宛先情報の指定に基づき、フォルダに配置する。このとき、文書情報は、文書データベース４６１に格納される。また、文書受信格納部４４２は、格納結果情報を文書送信元にレスポンスとして返送する。
【００３３】
格納先変更部４４３は、文書と共に送信されてきた宛先情報で指定される宛先が現存しない場合に、文書受信格納部４４２から呼び出される。そして、操作履歴データベース４６２を参照して決定される宛先を文書の格納先とする。
【００３４】
操作履歴管理部４４４は、フォルダ管理部４４１等で行われた各操作を記録する処理を行う（図６参照、説明は後述）。
【００３５】
ユーザ管理部４４５は、文書管理サーバ１０２の管理者によるユーザの登録・削除や、ユーザが文書管理サーバ１０２を操作しようとする際のユーザの認証処理を行う。ユーザが認証のために用いるパスワードや各ユーザの属性情報は、ユーザデータベース４６３に格納されている。
【００３６】
文書データベース４６１は、フォルダの階層構造や文書、アクセス権等の情報を格納する。
【００３７】
操作履歴データベース４６２は、操作履歴管理部４４４によって記録される操作履歴情報を格納する。
【００３８】
ユーザデータベース４６３は、ユーザのパスワードやその他の属性情報を格納する。
（宛先情報の例）
図５は、宛先データベース４３１に格納される宛先情報の例である。本実施例では、宛先情報は、ＭＦＰにおけるユーザ毎に管理されている。宛先情報には、それぞれ送信先のホスト名とパス（通常、これらを組み合わせてできるＵＲＬを送信先として使用）と、送信先での認証に使用されるユーザ名およびパスワードからなる。
（操作履歴情報の例）
図６は、操作履歴データベース４６２に格納される操作履歴情報の例である。操作履歴情報は、操作日時、操作者、操作種、操作対象、変更属性、変更前の値、変更後の値からなる。例えば、レコード６０１は、「２００９年１０月１日１１時１２分２２秒」に、「ａｄｍｉｎ１」というユーザが、「／ＡＡＡ／ｆｆｆ」というパスにあるフォルダのフォルダ名を、「ｆｆｆ」から「ｚｚｚ」に変更したということを表している。
（文書送信時のＭＦＰ１０１のフロー）
図７は、ＭＦＰ１０１が紙文書を読み取って電子化し、その電子化した文書を文書管理サーバ１０２に送信する際の動作を表すフローチャートである。図７のフローチャートに示す各動作は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１が制御プログラムを実行することにより実現される。
【００３９】
ステップＳ７０１で、文書送信部４１３が、ユーザから送信宛先の指定を受け付ける。宛先の指定は、事前に宛先データベース４３１に登録済みの宛先の中からユーザに選択させるか、一旦宛先情報管理部４１４に制御を渡し、その場で新規の宛先としてユーザに登録させることによって行われる。なお、新規の宛先が設定された場合、その情報は宛先情報管理部４１４によって宛先データベース４３１に格納される。
【００４０】
ステップＳ７０２で、文書読取部４１２が、ユーザから操作部２２０にある実行ボタンの押下を受け付けることで、文書の読取を行う。
【００４１】
文書の読取後、ステップＳ７０３では、文書送信部４１４が、ステップＳ７０１で設定された宛先に対して、文書読取部４１２が読み取った文書データを、文書名および宛先の情報と共に文書登録リクエストとして送信する。なお、ここで送信される文書の文書名は、文書読取部４１２が文書を読み取ったときのＭＦＰ１０１内の時刻を用いた名称が設定されるものとする。例えば、２００９年１０月１日１２時２７分３５秒に読取が行われた場合、文書名は「２００９１００１１２２７３５.ｐｄｆ」のようになる。しかし、文書名の付与方法はこれに限定されるものではなく、宛先ごとに異なる命名規則を設定できるようにしても良い。また、宛先の情報は、図５に示すホスト名、パス、ユーザ名、パスワードである。
【００４２】
ステップＳ７０４では、文書送信部４１３が、ステップＳ７０３で送信したリクエストのレスポンスを受信する。
【００４３】
ステップＳ７０５では、文書送信部４１３が、受信したレスポンスの中に送信時に用いた宛先情報と異なる宛先情報が含まれているかどうか判定し、含まれていればステップＳ７０６の処理に進む。含まれていない場合は、特に何もせずに処理を終了する。
【００４４】
ステップＳ７０６では、ステップＳ７０５で含まれていた宛先情報を、文書送信部４１３から宛先情報管理部４１４が受け取る。そして、宛先情報管理部４１４は、送信時に使用された宛先データベース４３１内の宛先情報を、文書送信部４１３から渡された宛先情報で更新し、処理を終了する。
（文書受信時の文書管理サーバ１０２のフロー）
図８は、文書管理サーバ１０２が、ＭＦＰ１０１から文書登録リクエストを受信する際の動作を表すフローチャートである。図８のフローチャートに示す各動作は、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ３１１が制御プログラムを実行することにより実現される。
【００４５】
ステップＳ８０１では、文書受信格納部４４２が文書登録リクエストを受信する。
【００４６】
ステップＳ８０２では、文書受信格納部４４２が受信したリクエストに含まれる宛先情報のユーザ名とパスワードを抽出し、ユーザ管理部４４５に渡す。そして、ユーザ管理部４４５がユーザ認証を行う。認証がＯＫであればステップＳ８０３へ進む。認証がＮＧであればステップＳ８０８へ進む。
【００４７】
ステップＳ８０３では、文書受信格納部４４２が、受信したリクエストに含まれる宛先情報のパスを抽出し、そこで指定されているフォルダが、文書管理サーバ１０２内に現存するかどうかを判定する。現存していれば、ステップＳ８０６に進む。存在していない場合はステップＳ８０４に進む。
【００４８】
ステップＳ８０４では、文書受信格納部４４２がステップＳ８０３で抽出した宛先情報（パス）を格納先変更部４４３に渡す。そして、格納先変更部４４３は、操作履歴からフォルダの変更情報を取得し、宛先で指定されたフォルダが現在どうなっているかの特定を試みる。その詳細な処理については図９を用いて後述する。
【００４９】
ステップＳ８０５では、格納先変更部４４３が、ステップＳ８０４でフォルダが特定できたかどうかを判定する。特定できた場合にはその特定したフォルダを示すパスを宛先として文書受信格納部４４２に渡し、ステップＳ８０６へ進む。特定できなかった場合にはステップＳ８０８へ進む。
【００５０】
ステップＳ８０６では、登録を要求したユーザが宛先のフォルダに文書を登録するための権限を有するかどうかを、文書受信格納部４４２が判定する。権限がある場合にはステップＳ８０７へ進む。権限がない場合はステップＳ８０８へ進む。
【００５１】
ステップＳ８０７では、文書受信格納部４４２が、宛先のフォルダに文書を登録し、文書登録処理結果を成功とするレスポンス情報を生成する。なお、ステップＳ８０４において宛先情報が変更されていた場合には、変更後の宛先情報をレスポンス情報に含める。
【００５２】
ステップＳ８０８では、文書受信格納部４４２が、文書登録リクエストに対する処理結果をエラーとするレスポンス情報を生成する。
【００５３】
ステップＳ８０９では、文書受信格納部４４２が、レスポンス情報を文書登録リクエスト元であるＭＦＰ１０１に返送し、処理を終了する。
【００５４】
（ステップＳ８０４の詳細フロー）
続いて、図９のフローチャートを用いて、ステップＳ８０４で格納先変更部４４３が行う処理の詳細を説明する。
【００５５】
ステップＳ９０１で、格納先変更部４４３が、操作履歴データベース４６２から、操作対象が宛先と一致するレコードを取得する。例えば、宛先のフォルダが「／ＡＡＡ／ｆｆｆ」である場合、操作履歴レコード６０１が取得される。
【００５６】
ステップＳ９０２では、格納先変更部４４３が、ステップＳ９０１においてレコードが取得されたかどうかを判定する。レコードが取得された場合はステップＳ９０３へ進む。レコードが取得されなかった場合はステップＳ９０７へ進む。
【００５７】
ステップＳ９０３では、格納先変更部４４３が、ステップＳ９０１で複数のレコードが取得された場合に、操作日時が最も新しいレコードの操作種が「削除」であるかどうかを判定する。「削除」である場合、ステップＳ９０８へ進む。「削除」でない場合、ステップＳ９０４へ進む。
【００５８】
ステップＳ９０４では、格納先変更部４４３が、ステップＳ９０１で取得したレコードの中で、操作日時が最も新しいレコードの変更後の値が示すパスに宛先を変更する。例えば、ステップＳ９０１で取得されたレコードが６０１であった場合、宛先を「／ＡＡＡ／ｚｚｚ」に変更する。
【００５９】
ステップＳ９０５では、格納先変更部４４３が、ステップＳ９０４での変更後の宛先のフォルダが、現存しているかどうかを判定する。現存していればステップＳ９０６へ進む。現存していない場合は、ステップＳ９０１に戻り、変更後の宛先について操作履歴のレコード取得からやり直す。例えば、ステップＳ９０１で取得されたレコードが６０２であった場合、変更後の宛先は「／ＣＣＣ／ａａａ」となっている。ここで、「／ＣＣＣ／ａａａ」が現存していない場合はステップＳ９０１に戻り、今度はレコード６０３が取得されるようになる。
【００６０】
ステップＳ９０６では、格納先変更部４４３が、元々の宛先のフォルダが現在どうなっているかの特定ができたということを、ステップＳ８０４の処理結果として終了する。
【００６１】
ステップＳ９０７では、格納先変更部４４３が、元々の宛先のフォルダが現在どうなっているかの特定ができなかったということを、ステップＳ８０４の処理結果として終了する。
【００６２】
ステップＳ９０８では、格納先変更部４４３が、元々の宛先のフォルダが削除済みのため現在どうなっているかの特定ができなかったということを、ステップＳ８０４の処理結果として終了する。
【００６３】
以上のような処理によって、元の宛先フォルダのパスに変更があっても、操作履歴の情報を元に、変更後のパスを特定して格納すると共に、送信元であるＭＦＰ側の宛先情報を変更することができる。このため、ユーザの設定変更の手間が軽減できる。
（実施例２）
次に、本発明に係る第２の実施形態について説明する。実施例２では、宛先フォルダのパスの変更だけでなく、宛先フォルダが削除されていた場合および文書を登録する権限がなくなっていた場合の対応を実現するものである。以下では、実施例１と共通する部分の説明は省略し、違いのある部分についてのみ説明する。
（文書管理サーバ１０２のソフトウェア構成）
図１０は、実施例２における文書管理サーバ１０２のソフトウェア構成例を表す図である。図４に示した実施例１の構成と比較して、通知部４４６が追加されている。
【００６４】
通知部４４６は、必要に応じて、システムの管理者や、ＭＦＰ１０１で文書送信を実行したユーザに対して、メールを用いて各種の通知を行う。
（文書受信時の文書管理サーバ１０２のフロー）
図１１は、文書管理サーバ１０２がＭＦＰ１０１から文書登録リクエストを受信する際の動作を表すフローチャートである。図１１のフローチャートに示す各動作は、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ３１１が制御プログラムを実行することにより実現される。
【００６５】
ステップＳ１１０１では、文書受信格納部４４２が文書登録リクエストを受信する。
ステップＳ１１０２では、文書受信格納部４４２が受信したリクエストに含まれる宛先情報のユーザ名とパスワードを抽出し、ユーザ管理部４４５に渡す。そして、ユーザ管理部４４５がユーザ認証を行う。認証がＯＫであればステップＳ１１０３へ進む。認証がＮＧであればステップＳ１１１６に進む。
【００６６】
ステップＳ１１０３では、文書受信格納部４４２が、受信したリクエストに含まれる宛先情報のパスを抽出し、そこで指定されているフォルダが、文書管理サーバ１０２内に現存するかどうかを判定する。現存していれば、ステップＳ１１０６に進む。存在していない場合はステップＳ１１０４に進む。
【００６７】
ステップＳ１１０４では、文書受信格納部４４２がステップＳ１１０３で抽出した宛先情報のパスを格納先変更部４４３に渡す。そして、格納先変更部４４３は、操作履歴からフォルダの変更情報を取得し、宛先で指定されたフォルダが現在どうなっているかの特定を試みる。その詳細な処理については実施例１の図９と同様であるため、ここでは割愛する。
【００６８】
ステップＳ１１０５では、格納先変更部４４３が、ステップＳ１１０４でフォルダが特定できたかどうかを判定する。特定できた場合にはその特定したフォルダを示すパスを宛先として文書受信格納部４４２に渡し、ステップＳ１１０６へ進む。特定できなかった場合には、ステップＳ１１０８へ進む。
【００６９】
ステップＳ１１０６では、登録を要求したユーザが宛先のフォルダに文書を登録するための権限を有するかどうかを、文書受信格納部４４２が判定する。権限がある場合にはステップＳ１１０７へ進む。権限がない場合はステップＳ１１１０へ進む。
【００７０】
ステップＳ１１０７では、文書受信格納部４４２が、宛先のフォルダに文書を登録し、文書登録処理結果を成功とするレスポンス情報を生成する。なお、ステップＳ１１０４において宛先情報が変更されていた場合には、変更後の宛先情報をレスポンス情報に含める。
【００７１】
ステップＳ１１０８では、格納先変更部４４３が、宛先フォルダが削除済みかどうかを判定する。削除済みである場合にはステップＳ１１０９へ進む。削除済みでない場合にはステップＳ１１１６へ進む。
【００７２】
ステップＳ１１０９では、格納先変更部４４３が、宛先フォルダのパスをフォルダ管理部４４１に渡し、そのパスに仮フォルダを作成させる。そしてその仮フォルダを宛先フォルダとする。
【００７３】
ステップＳ１１１０では、文書登録を要求したユーザが、宛先フォルダに対して過去に文書を登録する権限を有していたかどうかを、格納先変更部４４３が取得する。この処理の詳細については図１２に示す。
【００７４】
ステップＳ１１１１では、格納先変更部４４３がステップＳ１１１０の結果を判定する。文書登録を要求したユーザが過去に権限を有していた場合は、ステップＳ１１１２へ進む。有していなかった場合には、ステップＳ１１１４に進む。
【００７５】
ステップＳ１１１２では、文書受信格納部４４２が、送信されてきた文書を宛先フォルダに仮文書として登録する。
【００７６】
ステップＳ１１１３では、通知部４４６が、宛先フォルダに仮文書の登録があった旨を、文書管理サーバ１０２の管理者、もしくは、宛先フォルダの管理者に対して、メールで通知する。この通知によって、管理者に、ステップＳ１１１２の仮文書登録に対しての承認もしくは否認の処理を促す。なおメールの本文には、この仮文書登録の承認もしくは否認を行うためのＵＲＬを記載し、管理者はそのＵＲＬにアクセスすることで、承認もしくは否認の処理を簡単に実行することできる。
【００７７】
ステップＳ１１１４では、ステップＳ１１０９での仮フォルダの作成が行われたかどうかを、格納先変更部４４３が判定する。行われていた場合はステップＳ１１１５へ進む。行われていなかった場合はステップＳ１１１６へ進む。
【００７８】
ステップＳ１１１５では、格納先変更部４４３が、ステップＳ１１０９で作成された仮フォルダをフォルダ管理部４４１に削除させる。
【００７９】
ステップＳ１１１６では、文書受信格納部４４２が、文書登録リクエストに対する処理結果をエラーとするレスポンス情報を生成する。
【００８０】
ステップＳ１１１７では、文書受信格納部４４２が、レスポンス情報を文書登録リクエスト元であるＭＦＰ１０１に返送し、処理を終了する。
（ステップＳ１１１０の詳細フロー）
続いて、図１２のフローチャートを用いて、ステップＳ１１１０で格納先変更部４４３が行う処理の詳細を説明する。
【００８１】
ステップＳ１２０１で、格納先変更部４４３が、操作履歴データベース４６２から、宛先フォルダにおける文書登録の権限付与操作であって、その対象となっているユーザが、文書登録を要求したユーザであるレコードを取得する。例えば、宛先フォルダが「／ＡＡＡ／ｐｐｐ」であり、登録要求ユーザが「ｕｓｅｒ１」であるとする。このとき、図６のレコード６０５の変更前の値が「ｕｓｅｒ１：Ｒ」（「ｕｓｅｒ１」に文書読出し権限あり）であり、変更後の値が「ｕｓｅｒ１：ＲＷ」（「ｕｓｅｒ１」に文書読出し権限と文書登録権限あり）となっている。つまり、レコード６０５は、「ｕｓｅｒ１」に文書登録の権限を付与したことを示す操作履歴であって、このレコード６０５がステップＳ１２０１で取得されることになる。
【００８２】
ステップＳ１２０２で、格納先変更部４４３が、文書登録を要求したユーザに過去に宛先フォルダに対する文書登録の権限があったかどうかを判定する。この判定は、ステップＳ１２０１でレコードが取得されたかどうかを判定することにより行われる。レコードが取得されていた場合は、ステップＳ１２０３へ進む。レコードが取得されていなかった場合は、ステップＳ１２０４へ進む。
【００８３】
ステップＳ１２０３では、過去に文書登録の権限ありとして、過去の文書登録権限の有無について取得の処理を終了する。
【００８４】
ステップＳ１２０４では、過去に文書登録の権限なしとして、過去の文書登録権限の有無について取得の処理を終了する。
（仮文書登録への処置処理要求受信時のフロー）
続いて、図１３のフローチャートを用いて、ステップＳ１１１３での通知を受け取った管理者から、仮文書登録への処置処理の要求（通知のメールに記載されているＵＲＬへのアクセス）を受信した際の文書管理サーバ１０２の動作を説明する。
【００８５】
ステップＳ１３０１で、仮文書登録への処置処理の要求を受信すると、フォルダ管理部４４１が、仮文書登録の承認もしくは否認を行わせるための操作画面情報を、要求元の管理者に返送する。
【００８６】
ステップＳ１３０２で、フォルダ管理部４４１は、ステップＳ１３０１の操作画面に対して管理者が行った操作を判定する。承認の操作が行われた場合はステップＳ１３０３へ進む。否認の操作が行われた場合はステップＳ１３０４へ進む。
【００８７】
ステップＳ１３０３で、フォルダ管理部４４１は、仮フォルダが作られていた場合は仮フォルダを正式なフォルダとし、仮文書を正式な文書として登録する。この正式な登録によって、管理者および文書登録要求ユーザ以外のユーザにも可読状態となる。また、文書登録要求ユーザに対して、仮文書登録が承認され、正式登録された旨の通知をするためのメール本文を作成する。
【００８８】
ステップＳ１３０４で、フォルダ管理部４４１は、仮文書を削除し、仮フォルダが作られていた場合は仮フォルダも削除する。そして、文書登録要求ユーザに対して、仮文書登録が否認され、削除された旨の通知をするためのメール本文を作成する。このとき、仮文書自体をメールに添付するか、仮文書を取得するためのＵＲＬをメール本文に含めても良い。
【００８９】
ステップＳ１３０５で、通知部４４６は、ステップＳ１３０３もしくはステップＳ１３０４の処理に基づいて、文書登録要求ユーザに対して、仮文書登録の処置結果をメールで通知する。
【００９０】
以上のように、実施例２では、宛先フォルダが削除されていた場合および文書を登録する権限がなくなっていた場合でも、仮登録として受け付けるため、送信側での設定変更を行う手間を軽減することができる。
【符号の説明】
【００９１】
１０１  ＭＦＰ
１０２  文書管理サーバ
４１３  文書送信部
４１４  宛先情報管理部
４３１  宛先データベース
４４１  フォルダ管理部
４４２  文書受信格納部
４４３  格納先変更部
４４４  操作履歴管理部
４６２  操作履歴データベース
【図１】
2012247814.tif 000003
【図２】
2012247814.tif 000004
【図３】
2012247814.tif 000005
【図４】
2012247814.tif 000006
【図５】
2012247814.tif 000007
【図６】
2012247814.tif 000008
【図７】
2012247814.tif 000009
【図８】
2012247814.tif 000010
【図９】
2012247814.tif 000011
【図１０】
2012247814.tif 000012
【図１１】
2012247814.tif 000013
【図１２】
2012247814.tif 000014
【図１３】
2012247814.tif 000015