(57)【要約】【課題】ファイルに関するデータを流出させることなく、ウェブストレージシステムを利用したファイルの生成及び保存を行ことが可能なウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法を提供する。【解決手段】ファイル管理サーバー、ファイルＤＢ、搬出情報管理サーバー、決裁情報ＤＢを備えたファイル管理システムを用いることにより、ウェブストレージシステムに接続してファイルを生成、変更、保存する場合に、ローカルＰＣから特定の種類のファイルをすべて削除し、ファイル管理システムにのみ保存させ、ローカルＰＣには何らの資料を保存させないようにした。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに連結された第１ユーザ端末（２００）が生成したファイルを保存するウェブストレージサービスを提供するファイル管理システム（１００）が前記第１ユーザ端末（２００）に特定の種類のファイルを保存しないように管理する方法であって、
前記第１ユーザ端末（２００）がＬＡＮまたはインターネット（４００）を介して前記ファイル管理システム（１００）に接続すれば、前記ファイル管理システム（１００）に備えられたファイル管理サーバー（１０２）が前記第１ユーザ端末（２００）にファイル管理クライアントプログラムを転送してインストールするステップと、
前記クライアントプログラムが前記第１ユーザ端末（２００）で行われるファイル管理政策を設定して保存した後、前記第１ユーザ端末（２００）に対するファイル監視を開始するステップと、
前記クライアントプログラムが前記第１ユーザ端末（２００）を監視しつつ、前記ファイル管理政策で監視対象として設定された拡張子を有するファイルを発見すれば、前記クライアントプログラムが前記ファイルを前記ファイル管理システム（１００）に転送した後、前記ファイルを前記第１ユーザ端末（２００）から削除するステップと、
前記ファイル管理サーバー（１０２）は、転送された前記ファイルをファイルＤＢ（１０４）に保存し、前記ファイルを検索することができる情報をＤＢＭＳに記録するステップと、
前記第１ユーザ端末（２００）が前記ファイル管理システム（１００）に接続して、保存された特定のファイルを要請すれば、前記ファイル管理サーバー（１０２）は、前記第１ユーザ端末（２００）がネットワークファイルシステムドライバーを介して前記ファイルＤＢ（１０４）に接続して、前記特定のファイルを開くように許容するステップと、
前記第１ユーザ端末（２００）が前記ファイルの内容または属性を変更して保存を要請すれば、前記ファイル管理サーバー（１０２）は、前記ファイルの修正及び保存を一つのトランザクションで処理して、前記修正された事項を前記ファイルＤＢ（１０４）に保存するステップと、
を含むウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法。
【請求項２】
前記クライアントプログラムがインストールされた第１ユーザ端末（２００）から特定のファイルに対するＵＳＢメモリ搬出申し込みが前記ファイル管理システム（１００）に受け付けられれば、搬出情報管理サーバー（１０６）が決裁申し込み情報を決裁情報ＤＢ（１０８）に保存するステップと、
管理者が管理者端末（３００）を通じてファイル搬出を承認すれば、前記決裁情報ＤＢを更新するステップと、
第１ユーザ端末（２００）にＵＳＢメモリを連結し、作業者がファイルダウンロードボタンをクリックすれば、前記クライアントプログラムは前記ファイル管理システム（１００）に接続して、決裁情報とコピーの対象になるファイルについての情報を転送するステップと、
前記搬出情報管理サーバー（１０６）は、前記決裁が正常に行われたか否かを確認し、前記ファイルが保存された位置についての情報を前記クライアントプログラムに伝達するステップと、
前記ファイル管理サーバー（１０２）が前記ファイルに対する保安（ロック）を解除すれば、前記クライアントプログラムが前記ファイルをダウンロードして前記ＵＳＢメモリに保存するステップと、
ファイル搬出が完了すれば、前記ファイル管理サーバー（１０２）は該当ファイルに対する保安（ロック）を再設定するステップと、
をさらに含むことを特徴とする請求項１に記載のウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法。
【請求項３】
前記クライアントプログラムがインストールされた第１ユーザ端末（２００）から特定のファイルに対する電子メール搬出申し込みが前記ファイル管理システム（１００）に受け付けられれば、搬出情報管理サーバー（１０６）が決裁申し込み情報を決裁情報ＤＢ（１０８）に保存するステップと、
管理者が管理者端末（３００）を介してファイル搬出を承認すれば、前記搬出情報管理サーバー（１０６）が前記決裁情報ＤＢを更新するステップと、
ファイル搬出が承認されれば、前記搬出情報管理サーバー（１０６）が前記第１ユーザ端末（２００）に搬出対象になるファイルが保存された位置のＵＲＬ情報であるファイルリンク情報を伝達するステップと、
前記第１ユーザ端末（２００）が前記ファイルリンク情報を添付した電子メールを作成して受信者に転送するステップと、
前記受信者が第２ユーザ端末（５００）を利用してメールを受け付けた後、添付された前記ファイルリンク情報をクリックしてインターネット（４００）を介して前記ファイル管理システム（１００）に接続すれば、前記ファイル管理サーバー（１０２）は前記ファイルリンク情報に対応するファイルを、インターネット（４００）を介して前記第２ユーザ端末（５００）に転送するステップと、
をさらに含むことを特徴とする請求項１に記載のウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法。
【請求項４】
前記ファイル管理政策で監視対象として設定される拡張子を有するファイルは、ワープロファイル、プレゼンテーションファイル、スプレッドシートファイル、ポストスクリプトファイル、圧縮ファイル、ＣＡＤファイル、動画イメージファイル、静止画イメージファイル、オーディオファイルのうち何れか一つ以上であることを特徴とする、請求項１ないし請求項３のうち何れか１項に記載のウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法に関し、さらに詳細には、ウェブストレージシステムに接続してファイルを生成、変更、保存する場合に、ローカルＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）から特定の種類のファイルをすべて削除し、ファイル管理システムにのみ保存させることによって、ローカルＰＣにはファイルに関するデータを保存させないウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業において大部分の業務がコンピュータによって行われているが、一般的に企業のコンピュータ環境は、サーバーに複数のクライアント端末が連結されて構成される。そして、クライアント端末で生成される電子ファイルはクライアント端末またはサーバーに保存される。
【０００３】
近年、会社内のクライアント端末に保存された電子ファイルの流出事故が急増している。したがって、クライアント端末で生成及び編集される電子ファイルに対するファイル管理装置、方法及びシステムが必要である。
【０００４】
図１は、従来技術によるファイル管理装置及びサーバーの全体的な構成を示す概念図である。
【０００５】
図１に示すように、従来技術によるファイル管理方法は、サーバー１１０と連結された一つ以上の第１ないし第Ｎのファイル管理装置１２１、１２２、１２３で構成されるファイル管理装置１２０によって行われる。ファイル管理装置１２０は、ファイル管理方法を行うために第１ないし第Ｎのクライアント端末121-1, 122-1, 123-1に設けられたクライアントファイル管理プログラムモジュール、あるいは、クライアントファイル管理プログラムモジュールを備えるクライアント端末を用いることができる。
【０００６】
それぞれのファイル管理装置１２０には管理政策部が備えられ、管理政策部はサーバー１１０から所定の管理政策を受信する。管理政策は、所定の電子ファイルの拡張子情報（例えば、ｄｏｃ、ｈｗｐ、ｘｌｓなど）と所定のキーワード情報を含む。
【０００７】
クライアント端末は、サーバー１１０からクライアント端末のユーザによるサーバー１１０の保存スペースである管理スペースを提供される。
【０００８】
クライアント端末では、ユーザの業務結果物である電子ファイルに対する保存イベントが発生し得るが、例えば、クライアント端末のユーザがワードを利用して文書を生成した後、Ｃドライブのマイドキュメント（ｍｙ  ｄｏｃｕｍｅｎｔ）フォルダに保存する保存イベントを発生させることができる。
【０００９】
ファイル管理装置１２０に備えられた判断部は、クライアント端末で生成または編集されて保存されるはずの作業ファイルが管理の対象である管理対象ファイルであるか否かを、管理政策を参照して判断する。
【００１０】
例えば、管理政策が所定の拡張子情報として“ｄｏｃ、ｈｗｐ、ｘｌｓ”情報を含む場合、保存イベントが発生した作業ファイルがワードファイル（すなわち、ｄｏｃを拡張子として有するファイル）であるか否かから、作業ファイルが管理対象ファイルであるか否かを判断する。
【００１１】
また、管理政策が所定のキーワード情報として“対外秘、会計、財務”情報を含む場合、保存イベントが発生した作業ファイルの内容に“対外秘、会計、財務”が含まれるか否かのフィルタリングを行い、そのフィルタリングの結果から該当作業ファイルが管理対象ファイルであるか否かを判断する。
【００１２】
判断部の判断結果、クライアント端末で保存イベントが発生した作業ファイルが管理対象ファイルではない場合、クライアント端末のユーザが指定した保存スペースに作業ファイルが保存される。しかし、管理対象ファイルである場合には、管理対象ファイルがクライアント端末の保存スペースに保存されないように制御する。
【００１３】
従来技術では、ローカルＰＣ（クライアント端末）に特定の種類のファイルが保存されることを防止することによって、ファイルの流出、コピー、または盗用を防止することができたが、基本的にローカルＰＣで文書の生成及び変更作業が行われるときに発生する臨時的な保存過程は防止することはできなかったため、根本的にローカルＰＣにこれらのファイルに関するデータを一切残さないということはできなかった。
【００１４】
また、ローカルＰＣで作業した資料をＵＳＢメモリにコピーして搬出しようとしたり、電子メールに添付して他のユーザに送信しようとしたりする場合に、どのような承認過程を経るかについての説明がないため、ファイルの伝達及び共有が難しいという問題点があった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１５】
【特許文献１】韓国特許公開第２００９−００２８００５号公報（ファイルの管理装置及び方法）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１６】
前述の問題点を解決するための本発明は、ウェブストレージサービスを提供するファイル管理システムに接続した状態で、ファイルの生成及び保存作業を行うユーザのユーザ端末に特定の種類のファイルが全く保存されないように、ファイルの保存スペースを監視し、ファイルを削除するウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法を提供することを目的とする。
【００１７】
また、本発明は、特定の種類のファイルは、ユーザ端末ではない、ファイル管理システムにのみ保存されるようにし、ファイル名、保存位置、属性についての情報を別途のデータとして生成して、ＤＢＭＳ（Ｄａｔａｂａｓｅ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）によって管理させるウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法を提供することを目的とする。
【００１８】
また、本発明は、ユーザがユーザ端末で特定のファイルを検索して開き、ファイルの内容を変更する作業を行う場合に、ファイル管理システムがファイルの開閉、変更に対するすべての権限を保有した状態で、作業の開始から終了（保存）までの過程を一つのトランザクションで処理することによって、ユーザ端末にはファイルに関するデータを一切残さないウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法を提供することを目的とする。
【００１９】
また、本発明は、ユーザがファイル管理システムに保存されたファイルをＵＳＢメモリにコピーまたは電子メールに添付して他のユーザに送信しようとするとき、管理者の決裁を得て初めてファイルのコピーやファイルの添付を可能にするウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００２０】
前述の課題を解決するためになされた本発明は、ネットワークに連結された第１ユーザ端末２００が生成したファイルを保存するウェブストレージサービスを提供するファイル管理システム１００が前記第１ユーザ端末２００に特定の種類のファイルを保存しないように管理する方法であって、前記第１ユーザ端末２００がＬＡＮまたはインターネット４００を介して前記ファイル管理システム１００に接続すれば、前記ファイル管理システム１００に備えられたファイル管理サーバー１０２が前記第１ユーザ端末２００にファイル管理クライアントプログラムを転送してインストールするステップと、前記クライアントプログラムが前記第１ユーザ端末２００で行われるファイル管理政策を設定して保存した後、前記第１ユーザ端末２００に対するファイル監視を開始するステップと、前記クライアントプログラムが前記第１ユーザ端末２００を監視しつつ、前記ファイル管理政策で監視対象として設定された拡張子を有するファイルを発見すれば、前記クライアントプログラムが前記ファイルを前記ファイル管理システム１００に転送した後、前記ファイルを前記第１ユーザ端末２００から削除するステップと、前記ファイル管理サーバー１０２は、転送された前記ファイルをファイルＤＢ１０４に保存し、前記ファイルを検索することができる情報をＤＢＭＳに記録するステップと、前記第１ユーザ端末２００が前記ファイル管理システム１００に接続して、保存された特定のファイルを要請すれば、前記ファイル管理サーバー１０２は、前記第１ユーザ端末２００がネットワークファイルシステムドライバーを介して前記ファイルＤＢ１０４に接続して、前記特定のファイルを開くように許容するステップと、前記第１ユーザ端末２００が前記ファイルの内容または属性を変更して保存を要請すれば、前記ファイル管理サーバー１０２は、前記ファイルの修正及び保存を一つのトランザクションで処理して、前記修正された事項を前記ファイルＤＢ１０４に保存するステップと、を含む。
【００２１】
また、本発明は、前記クライアントプログラムがインストールされた第１ユーザ端末２００から特定のファイルに対するＵＳＢメモリ搬出申し込みが前記ファイル管理システム１００に受け付けられれば、搬出情報管理サーバー１０６が決裁申し込み情報を決裁情報ＤＢ１０８に保存するステップと、管理者が管理者端末３００を通じてファイル搬出を承認すれば、前記決裁情報ＤＢを更新するステップと、第１ユーザ端末２００にＵＳＢメモリを連結し、作業者がファイルダウンロードボタンをクリックすれば、前記クライアントプログラムは前記ファイル管理システム１００に接続して、決裁情報とコピーの対象になるファイルについての情報を転送するステップと、前記搬出情報管理サーバー１０６は、前記決裁が正常に行われたか否かを確認し、前記ファイルが保存された位置についての情報を前記クライアントプログラムに伝達するステップと、前記ファイル管理サーバー１０２が前記ファイルに対する保安を解除すれば、前記クライアントプログラムが前記ファイルをダウンロードして前記ＵＳＢメモリに保存するステップと、ファイル搬出が完了すれば、前記ファイル管理サーバー１０２は該当ファイルに対する保安を再設定するステップと、をさらに含んでいてもよい。
【００２２】
あるいは、本発明は、前記クライアントプログラムがインストールされた第１ユーザ端末２００から特定のファイルに対する電子メール搬出申し込みが前記ファイル管理システム１００に受け付けられれば、搬出情報管理サーバー１０６が決裁申し込み情報を決裁情報ＤＢ１０８に保存するステップと、管理者が管理者端末３００を介してファイル搬出を承認すれば、前記搬出情報管理サーバー１０６が前記決裁情報ＤＢを更新するステップと、ファイル搬出が承認されれば、前記搬出情報管理サーバー１０６が前記第１ユーザ端末２００に搬出対象になるファイルが保存された位置のＵＲＬ情報であるファイルリンク情報を伝達するステップと、前記第１ユーザ端末２００が前記ファイルリンク情報を添付した電子メールを作成して受信者に転送するステップと、前記受信者が第２ユーザ端末５００を利用してメールを受け付けた後、添付された前記ファイルリンク情報をクリックしてインターネット４００を介して前記ファイル管理システム１００に接続すれば、前記ファイル管理サーバー１０２は前記ファイルリンク情報に対応するファイルを、インターネット４００を介して前記第２ユーザ端末５００に転送するステップと、をさらに含むように構成してもよい。
【００２３】
さらに、本発明において、前記ファイル管理政策で監視対象として設定される拡張子を有するファイルは、ワープロファイル、プレゼンテーションファイル、スプレッドシートファイル、ポストスクリプトファイル、圧縮ファイル、ＣＡＤファイル、動画イメージファイル、静止画イメージファイル、オーディオファイルのうち何れか一つ以上であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、ウェブストレージシステムを利用してファイルの生成及び保存を行うとき、遠隔地のユーザ端末には保安上の問題になり得るファイルに関するデータが一切残っていないため、ファイルの流出問題を解消することができる。
【００２５】
また、本発明によれば、ウェブストレージシステムに保存されたファイルを他のユーザに転送するとき、決裁権限を有する管理者の承認を得た後にファイルのコピーやファイルの添付を可能にすることによってコンピュータファイルの流出を防止することができ、保安事故が発生したとき、責任を明らかにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】従来技術によるファイル管理装置及びサーバーの全体的な構成を示す概念図である。
【図２】本発明の実施形態によるファイル管理システムの連結状態を示すブロック図である。
【図３】ユーザ端末でのファイル管理方法の動作過程を示すフローチャートである。
【図４】ＵＳＢメモリによるファイルのコピー過程を示すフローチャートである。
【図５】電子メールによるファイルの添付過程を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２７】
以下、図面を参照して本発明の実施形態によるウェブストレージシステムにおけるファイル管理方法（以下、ファイル管理方法と称す）を説明する。
【００２８】
図２は、本発明の実施形態によるファイル管理システムの連結状態を示すブロック図である。
【００２９】
本発明のファイル管理方法を具現化するためには、ＬＡＮまたはインターネット４００などで相互に連結されたファイル管理システム１００、ユーザ端末２００、５００、及びファイル管理システム１００と連結された管理者端末３００が必要である。
【００３０】
ファイル管理システム１００は、ネットワークに連結された端末で生成されたファイルを保存し、保存されたファイルを正当なユーザに提供するウェブストレージサービスを提供する。ユーザは、ネットワークに連結さえすれば自身が生成したファイルをファイル管理システム１００に保存することが可能であり、いつでも所望のファイルを検索して作業を行うことができる。
【００３１】
ファイル管理システム１００は、特定の種類のファイルをユーザ端末２００、５００に保存させずにファイル管理システム１００にのみ残るように監視する。ファイル管理システム１００は、ユーザがユーザ端末２００、５００で作業して生成したファイルを受けて保存する。ユーザがそのファイルを再要請する場合、ファイルを開いてユーザ端末２００、５００に転送することによってファイルの変更作業を可能にする。ユーザがファイル作業を終了すれば、ユーザ端末２００、５００にファイルに関するデータを一切残さず、変更されたファイルをファイル管理システム１００に保存する。
【００３２】
ファイル管理システム１００には、ユーザ端末２００、５００で生成及び保存されるファイルを監視して制御するファイル管理サーバー１０２と、所定の種類のファイルを保存するファイルＤＢ１０４とが備えられる。
【００３３】
そして、ファイルＤＢ１０４に保存されたファイルを他のユーザに送信するとき、決裁情報を確認してファイル搬出を承認する搬出情報管理サーバー１０６と、管理者が承認した内訳を保存する決裁情報ＤＢ１０８とをさらに備える。
【００３４】
ファイル管理サーバー１０２は、ユーザ端末２００、５００にファイル管理クライアントプログラムをインストールし、ユーザ端末２００、５００との通信を通じて特定のファイルに対する保存作業を制御する。
【００３５】
ファイル管理クライアントプログラムは、それぞれのユーザ端末２００、５００にインストールされ、端末上で行われるファイルの生成、変更、保存作業を監視しつつ、特定の種類のファイルが発見されれば、設定された内容によってファイルの転送、削除、保存作業を行う。
【００３６】
本発明では、第１ユーザ端末２００にファイル管理クライアントプログラムがインストールされ、このプログラムが第１ユーザ端末２００で実行されつつ特定のファイルの監視、転送、削除動作を行う。
【００３７】
作業者は、第１ユーザ端末２００を利用して各種の文書やワークシート、マルチメディアファイルを生成、変更、保存する。このとき、特定の種類のファイルは、保安上の理由により第１ユーザ端末２００に保存しないことが好ましい。機密や対外秘として取り扱われるべきファイルが作業者の端末に残らないように、クライアントプログラムが監視及び管理を行う。
【００３８】
第１ユーザ端末２００に残さないファイルの種類は多様な基準によって設定可能であるが、本発明では、一例として、ファイル名の拡張子を基準にする。すなわち、マイクロソフト社のワード文書を示す‘＊．ｄｏｃ’を拡張子として有するファイルをすべて削除するか、動画データを示す‘＊．ｍｐｅｇ’を拡張子として有するファイルはすべてファイル管理システム１００に転送する方法を選択することができる。
【００３９】
本発明のクライアントプログラムが管理可能なファイルの拡張子は多様な種類の拡張子を含む。ワープロファイル（ｄｏｃ、ｈｗｐなど）、プレゼンテーションファイル（ｐｐｔなど）、スプレッドシートファイル（ｘｌｓなど）、ポストスクリプトファイル（ｐｄｆなど）、圧縮ファイル（ｚｉｐ、ａｌｚなど）、ＣＡＤファイル（ｃａｄなど）、動画イメージファイル（ａｓｆ、ａｖｉ、ｍｐｅｇなど）、静止画イメージファイル（ｂｍｐ、ｊｐｅｇ、ｐｈｇ、ｐｓｔなど）、オーディオファイル（ｍｐ３、ｗｍｖなど）が代表的である。
【００４０】
管理対象になるファイルの拡張子は、管理者の選択によって多様に含めることができ、クライアントプログラムの設定変更を通じて削除や変更が可能である。
【００４１】
以下、図３を参照して具体的なファイル管理方法を説明する。
【００４２】
図３は、ユーザ端末でのファイル管理方法の動作過程を示すフローチャートである。
【００４３】
まず、ユーザ（作業者）の第１ユーザ端末２００がＬＡＮまたはインターネット４００を介してファイル管理システム１００に接続する（Ｓ１０２）。一般的には、会社内に設けられたＰＣなどを利用して作業が行われ、会社内の保安のために本発明が適用される場合が多いと思われる。第１ユーザ端末２００は、主にＬＡＮを介してファイル管理システム１００に接続する。しかし、例えば、在宅勤務または外部出張中に行われる作業に対しても管理するためには、第１ユーザ端末２００がインターネット４００を利用して接続可能である必要がある。
【００４４】
第１ユーザ端末２００にファイル管理クライアントプログラムがインストールされている場合には、ファイル作業及び監視が直ちに行われるが、プログラムがインストールされていない場合には、プログラムを先にインストールしなければならない（Ｓ１０４）。ファイル管理サーバー１０２は、ファイル管理システム１００に接続した端末にプログラムがインストールされているか否かを確認して、インストール過程が行われるように制御する。
【００４５】
ファイル管理クライアントプログラムは、第１ユーザ端末２００で行われるファイル管理政策を設定して保存する（Ｓ１０６）。クライアントプログラムは、第１ユーザ端末２００から削除されるべきファイルの種類を、拡張子を基準にして設定する。監視対象ファイルの種類は、第１ユーザ端末２００のユーザではない、ファイル管理システム１００によって選択されることが好ましい。すなわち、削除対象になるファイルの拡張子は、ファイル管理サーバー１０２が定め、第１ユーザ端末２００のユーザは、特定の種類のファイルに対して管理対象になるように追加する作業のみを可能にする。
【００４６】
ファイルの監視及び削除は拡張子を基準にするため、実際は他の形式のファイルであるが、拡張子が同一である場合（例えば、ハングル文書のファイルに‘ｄｏｃ’拡張子を付けて保存した場合）にもファイルの削除は行われる。
【００４７】
ファイル管理クライアントプログラムがインストールされ、監視政策の設定が完了すれば、第１ユーザ端末２００に対するクライアントプログラムのファイル監視が開始される（Ｓ１０８）。
【００４８】
ファイルの監視は、管理者の設定によって多様な方法によって行われる。すなわち、第１ユーザ端末２００全体の保存スペースを検索して特定ファイルを検索する方法が一般的であるが、特定のフォルダのみを検索するように指定することも可能である。また、保存された既存のファイルすべてを対象として検索することも可能であるが、新たに生成または保存されるファイルに対してのみ監視を行うことも可能である。
【００４９】
クライアントプログラムは、第１ユーザ端末２００で行われるファイルの生成及び保存作業を監視しつつ、所定の種類の監視対象ファイル（特定の拡張子を有するファイル）が検索されれば、それをファイル管理システム１００に転送する（Ｓ１１０、Ｓ１１２）。転送されたファイルはファイルＤＢ１０４に保存され、ファイル管理サーバー１０２は該当ファイルを検索することができる情報（ファイルの位置、ファイル名、作成時間、ファイルのサイズなど）を別途のＤＢＭＳで管理する。
【００５０】
もし、削除対象に相当するファイルが検索された場合、該当ファイルが他のプログラムによって使用中であれば、そのプログラムの作業が終了し、保存が終了した後にファイルを転送することが好ましい。
【００５１】
最後に、クライアントプログラムは、第１ユーザ端末２００から該当ファイルを永久的に削除する（Ｓ１１４）。ファイルの削除は、ファイル管理サーバー１０２への転送と同時に行うことも可能である。
【００５２】
ユーザがファイル管理システム１００に転送されたファイル（監視政策の対象になる種類のファイル）を再検索して作業することを希望する場合には、ファイル管理システム１００に接続してユーザの認証を受けた後、ファイルＤＢ１０４に保存された該当ファイルを検索して作業を行う。従来技術では、ファイル作業が完了すれば、ローカル端末にファイルを一旦保存した後、中央サーバーに送るが、その過程でローカル端末に保存されたファイルが流出される恐れがある。
【００５３】
本発明では、このような‘ファイルの開き−修正−閉じ’過程をネットワークファイルシステムと同様に、一つのトランザクションで処理して、第１ユーザ端末２００にファイル関するデータが一切保存されないようにする。
【００５４】
第１ユーザ端末２００がファイル管理システム１００に接続して特定のファイルを要請すれば、トランザクションが開始され、接続したユーザの権限を確認した後、ファイルが保存された位置についての情報を呼び出す。呼び出された情報に基づいてファイルを検索して第１ユーザ端末２００に提供するが、第１ユーザ端末２００のユーザはネットワークファイルシステムドライバーを介してファイルＤＢ１０４に直接アクセスする。ユーザが作業を終えながらファイルの閉じを選択すれば、ファイル管理サーバー１０２のＤＢＭＳは修正された事項を直接ファイルＤＢ１０４に記録しつつ保存する。ファイルを閉じると同時に、第１ユーザ端末２００のメモリ上に臨時にアップロードされていたデータはすべて削除される。
【００５５】
このようなすべての過程は、一つのトランザクションで処理され、ファイルの内容変更についての事項はＤＢＭＳに記録される。
【００５６】
クライアントプログラムによってファイル管理システム１００に保存されたファイルはユーザによって呼び出されて使用されるが、他人に伝達するためには伝達媒体を利用せねばならない。本発明ではＵＳＢメモリを利用した保存と電子メールを利用した伝達方法を例示する。これらを以下に説明する。
【００５７】
図４は、ＵＳＢメモリによるファイルのコピー過程を示すフローチャートである。
【００５８】
ＵＳＢメモリにファイルをコピーして外部に搬出するためには、ユーザ端末にインストールされているファイル管理クライアントプログラムにより、搬出についての決裁情報を認識し、連結されたＵＳＢメモリが認証された媒体であるか否かを確認せねばならない。本発明では、ファイル管理クライアントプログラムがインストールされた第１ユーザ端末２００に基づいて説明する。
【００５９】
まず、ファイルをコピーして搬出しようとする作業者がユーザ端末２００でクライアントプログラムを利用してＵＳＢ搬出申し込みを行う（Ｓ２０２）。
【００６０】
搬出申し込みがファイル管理システム１００に受け付けられれば、搬出情報管理サーバー１０６は生成された承認インデックスをキー（ｋｅｙ）として有する決裁情報テーブルにファイルのインデックスなどのその他の決裁申し込み情報を記録し、それを決裁情報ＤＢ１０８に保存する（Ｓ２０４）。
【００６１】
ファイル搬出申し込み情報は、ファイル管理システム１００によって管理者端末３００に転送されて、決裁待機状態になる（Ｓ２０６）。
【００６２】
管理者が管理者端末３００を介してファイル搬出を承認すれば、決裁情報ＤＢのテーブルに承認如何情報を更新する（Ｓ２０８）。
【００６３】
ファイルの搬出が承認されれば、搬出情報管理サーバー１０６は、ユーザ端末２００にファイル搬出申し込みに対する決裁が完了したことを通知する（Ｓ２１０）。このような通知は、クライアントプログラムを通じてユーザに告知することができる。
【００６４】
作業者がファイルをコピーするＵＳＢメモリをユーザ端末２００に連結すれば、連結された媒体の識別番号と、保安プログラムがインストールされているか否かを確認する（Ｓ２１２）。ＵＳＢメモリに対する識別番号と保安プログラムを確認することは、承認された媒体のみを使用可能にするためのことであり、状況によっては未確認媒体を使用するように承認することも可能である。
【００６５】
作業者は、ユーザ端末２００でファイルのダウンロード及びＵＳＢメモリ保存ボタンをクリックする（Ｓ２１４）。クライアントプログラムは、ファイルダウンロード確認ボタンを別途の入力ウィンドウに具現化することができる。
【００６６】
クライアントプログラムは、ファイル管理システム１００に接続して、承認が行われた決裁情報と、その他のコピーの対象になるファイルについての情報を転送する（Ｓ２１６）。搬出情報管理サーバー１０６は、転送された決裁情報を決裁情報ＤＢ１０８に保存された決裁情報テーブルと比較して、正常に決裁承認が行われたか否かを確認する。そして、搬出情報管理サーバー１０６は、該当ファイルが保存されている位置についての情報（ファイルＤＢの位置など）をクライアントプログラムに伝達する。
【００６７】
クライアントプログラムは、Ａｃｔｉｖｅ  Ｘを通じてウェブから情報を受け、Ａｃｔｉｖｅ  Ｘによって実行されたブローカープロセス（例えば、ＵＳＢＤｏｗｎｌｏａｄｅｒ．ｅｘｅ）は、Ａｃｔｉｖｅ  Ｘが有する情報を受ける。
【００６８】
ブローカープロセスは、作業者がダウンロード確認ボタンを押す瞬間、ファイル管理システム１００とｐｉｐｅ通信を行い、ファイル管理サーバー１０２は、瞬時にブローカープロセスがダウンロードを行うことができるように、該当ファイルに対する保安（ロック）を解除する（Ｓ２１８）。
【００６９】
クライアントプログラムは、ファイルＤＢ１０４で該当ファイルを検索してダウンロードした後、連結されたＵＳＢメモリに保存する（Ｓ２２０）。
【００７０】
ファイルの搬出が完了すれば、ブローカープロセスは、ファイルの保存が完了したことをファイル管理サーバー１０２に通知し、ファイル管理サーバー１０２は、該当ファイルに対する保安（ロック）を再設定することによって、ファイルの搬出過程が完了する（Ｓ２２２）。
【００７１】
一方、図５は、電子メールによるファイルの添付過程を示すフローチャートである。
【００７２】
電子メールによるファイルの転送は、クライアントプログラムがインストールされた第１ユーザ端末２００と、プログラムがインストールされていない第２ユーザ端末５００との間で行われる。
【００７３】
まず、作業者が第１ユーザ端末２００でメールによるファイルの搬出を搬出情報管理サーバー１０６に申し込む（Ｓ３０２）。メールによる搬出申し込みもクライアントプログラムを通じて行われる。
【００７４】
搬出情報管理サーバー１０６は、決裁情報ＤＢ１０８に搬出申し込み情報を記録し、申し込み内容を管理者端末３００に転送して決裁を要請する（Ｓ３０４、Ｓ３０６）。
【００７５】
管理者が管理者端末３００を介して電子メールによるファイルの搬出を承認すれば、決裁情報ＤＢのテーブルに承認如何情報を更新する（Ｓ３０８）。
【００７６】
ファイル搬出の申し込みと決裁情報の記録、管理者の決裁及び決裁情報の更新などの過程は、ＵＳＢメモリの搬出過程と同一である。
【００７７】
電子メールによるファイルの搬出が承認されれば、搬出情報管理サーバー１０６は、第１ユーザ端末２００にファイル搬出の申し込みに対する決裁が完了したことを通知しつつ、決裁情報とファイルリンク情報を伝達する（Ｓ３１０）。
【００７８】
ファイルリンク情報は、ファイルが保存された位置のＵＲＬ(Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ)情報であって、メールを受信したユーザがインターネット４００を介して該当位置のサーバーに接続して直接ファイルをダウンロード可能にするための情報である。電子メールに大容量またはマルチメディアファイルのリンク情報を添付して、受信者が直接接続してダウンロード可能にする技術は、出願人によって既に公開された技術であるため、その詳細な説明を省略する。
【００７９】
第１ユーザ端末２００の作業者は、電子メールを作成し、メールに決裁情報及びファイルリンク情報を添付した後、メールを受信者に転送する（Ｓ３１２、Ｓ３１４、Ｓ３１６）。
【００８０】
第１ユーザ端末２００の作業者が送ったメールは、受信者（第２ユーザ端末５００のユーザ）に転送され、受信者は決裁情報またはリンク情報をクリックすることによってファイル管理システム１００の搬出情報管理サーバー１０６に接続する（Ｓ３１８）。第２ユーザ端末５００は、インターネット４００を介して搬出情報管理サーバー１０６に接続する。
【００８１】
搬出情報管理サーバー１０６は、第２ユーザ端末５００から転送された決裁情報を分析して正当な決裁過程を経て、搬出承認が行われたファイルであるか否かを確認する（Ｓ３２０）。
【００８２】
決裁情報が確認されれば、ファイル管理システム１００は、第２ユーザ端末５００がファイルＤＢ１０４に接続するように許可し、ファイル管理サーバー１０２は、ファイルリンク情報に対応するファイルを、インターネット４００を介して第２ユーザ端末５００に転送する（Ｓ３２２）。転送されたファイルは、第２ユーザ端末５００の保存スペースに永久的に保存される。
【００８３】
以上、添付図面を参照して本発明の好ましい実施形態を説明したが、前述の本発明の技術的構成は、当業者が本発明のその技術的思想や必須の特徴を変更せずに他の具体的な形態に実施され得るということを理解できるであろう。したがって、前述の実施形態は、すべての面において例示的なものであり、限定的なものではないものとして理解されるべきであり、本発明の範囲は、前記詳細な説明よりは、後述する特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲の意味及び範囲、そしてその等価概念から導出されるすべての変更または変形された形態が本発明の範囲に含まれると解釈されなければならない。
【符号の説明】
【００８４】
１００  ファイル管理システム
１０２  ファイル管理サーバー
１０４  ファイルＤＢ
１０６  搬出情報管理サーバー
１０８  決裁情報ＤＢ
２００  第１ユーザ端末
３００  管理者端末
４００  インターネット
５００  第２ユーザ端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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