(57)【要約】【課題】どのようなキーワードで検索すればよいのか分からない場合であっても、所望の文書を効率よく検索することができる技術を提供する。【解決手段】画像形成装置は、ボックス部に各文書データ（文書Ａ，文書Ｂ，文書Ｃ）を記憶する際に、各文書データに含まれる単語を抽出し、抽出した単語のうち各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択し、そのキーワードを各文書データに関連付けて記憶しておく。文書データを検索する際には、全ての文書データ（文書Ａ，文書Ｂ，文書Ｃ）における出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示する（単語Ｂ；１６回、単語Ａ；１４回、単語Ｃ；８回）。表示されたキーワードのいずれかをユーザが選択することにより、選択されたキーワードに関連付けられた文書データが検索される。これらの表示処理、選択処理、検索処理を繰り返すことにより、文書データの絞り込み検索が行えるようになる。【選択図】図６
2012084029.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書データを記憶する文書データ記憶手段と、
前記文書データ記憶手段に各文書データを記憶する際に、前記各文書データに含まれる単語を抽出する単語抽出手段と、
前記単語抽出手段が抽出した単語のうち、前記各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択するキーワード選択手段と、
前記キーワード選択手段が選択したキーワードを、前記各文書データに関連付けて記憶するキーワード記憶手段と、
前記キーワード記憶手段が記憶しているキーワードの中から、前記文書データ記憶手段が記憶している全ての文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示するキーワード表示手段と、
前記キーワード表示手段が表示したキーワードのいずれかを選択する選択手段と、
前記選択手段により選択されたキーワードに関連付けられた文書データを前記文書データ記憶手段から検索する検索手段と、
前記検索手段が検索した文書データに関して、所定の検索終了条件を満たす場合、その文書データが検索対象の文書データであると判断し、所定の検索終了条件を満たさない場合、前記選択手段により選択されたキーワードを除いて、前記選択手段により選択されたキーワードに関連付けられた文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示し、前記選択手段及び前記検索手段に再び処理を行わせる判断手段と
を備える文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記所定の検索終了条件は、
前記検索手段が検索した文書データの該当数が１であることを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の文書管理装置において、
前記判断手段が検索対象の文書データであると判断した場合、その文書データに関する情報を表示する文書データ情報表示手段をさらに備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項１から３までのいずれかに記載の文書管理装置において、
前記選択手段は、
前記キーワード表示手段が表示したキーワード以外の情報であって、いずれのキーワードにも該当するものがない旨の非該当情報を選択可能であり、
前記キーワード表示手段は、
前記選択手段により前記非該当情報が選択された場合、一旦表示した出現頻度の高い上位数個のキーワードを非表示として、その次に出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示することを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
請求項１から４までのいずれかに記載の文書管理装置において、
前記判断手段は、
前記検索手段が前回検索した文書データの該当数と、前記検索手段が今回検索した文書データの該当数とが同じである場合、出現頻度が高いほうのキーワードに関連付けられた文書データを検索対象の文書データであると判断することを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
複数の文書データを記憶する機能を有する文書管理装置のコンピュータに、
前記各文書データを記憶する際に、前記各文書データに含まれる単語を抽出する単語抽出手順と、
前記単語抽出手順で抽出した単語のうち、前記各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択するキーワード選択手順と、
前記キーワード選択手順で選択したキーワードを、前記各文書データに関連付けて記憶するキーワード記憶手順と、
前記キーワード記憶手順で記憶しているキーワードの中から、前記複数の文書データの全ての文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示するキーワード表示手順と、
前記キーワード表示手順で表示したキーワードのいずれかが選択される選択手順と、
前記選択手順により選択されたキーワードに関連付けられた文書データを前記複数の文書データの中から検索する検索手順と、
前記検索手順で検索した文書データに関して、所定の検索終了条件を満たす場合、その文書データが検索対象の文書データであると判断し、所定の検索終了条件を満たさない場合、前記選択手順により選択されたキーワードを除いて、前記選択手順により選択されたキーワードに関連付けられた文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示し、前記選択手順及び前記検索手順を再び行わせる判断手順と
を実行させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを管理する文書管理装置及び文書管理プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、この種の文書管理装置の先行技術として、文書中から関連文書に適した出現回数の多いキーワードを抽出する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
この先行技術によれば、文書中に直接現れないが関連の強いキーワードを検索用キーワード候補として提示することができるので、利用者は期待する関連語句を簡単に検索することができると考えられる。また、この先行技術を利用して、関連文書を検索するためのキーワードを選択項目として追加提示するように設定すれば、キーワードの入力操作の簡便化を図ることができると考えられる。
【０００３】
一方、この種の文書管理装置の他の先行技術として、キーワードに対応する文書を検索して、検索された文書をクラスタリングする（集団化してまとめる）技術が知られている。
この先行技術では、検索サーバからユーザに対して絞り込みの提案を行うことができるので、ユーザは、キーワードを追加したり、検索条件を変更したりと積極的に検索を進めることなく、検索サーバからの提案に対して「はい」又は「いいえ」を単に選択するだけで、容易に検索結果を絞り込んでいくことができる。一般に、検索時においては、１つめのキーワードが思い浮かんだとしても、２つめのキーワードを追加する（思い浮かぶ）ことが困難であることが多いが、この先行技術によれば、ユーザは新たなキーワードを考える必要がなくなり、利便性を向上させることができると考えられる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−３５５１６６号公報
【特許文献２】特開２００９−３０１２２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述した先行文献の技術は、ユーザをサポートして単語や文書の検索処理を補助する点では優れているが、いずれの技術についても、ユーザが定めた特定の単語（１つめのキーワード）から出発して、その後の検索の手間等を軽減するためのものである。
【０００６】
しかし、ユーザが所望している文書を検索する際に、ユーザが過去に保存した文書の内容を曖昧にしか覚えていないため、どのようなキーワードで検索すればよいのか分からない場合には、上記いずれの先行技術においても、ユーザが所望している文書を検索することができないという問題がある。
【０００７】
すなわち、比較的最近に保存した文書であれば、ユーザは文書の内容をある程度は覚えていることも多いものであるが、保存してから長く時間が経過していたり、一応保存はしたもののそれほど興味のある文書でなかったり、内容が似通った複数の文書を保存したりした場合等は、文書を保存した事実は覚えていても、一体どのような内容の文書を保存したのかを忘れてしまうことがある。このような場合には、そもそも１つめのキーワードすらも頭に浮びづらい状況であるので、上述した先行文献の技術は利用できないという問題がある。
【０００８】
そこで本発明は、保存した文書の内容を曖昧にしか覚えていないため、どのようなキーワードで検索すればよいのか分からない場合であっても、所望の文書を効率よく検索することができる技術の提供を課題としたものである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するため、本発明は、第１に文書管理装置を提供する。また本発明は、第２に文書管理プログラムを提供する。
【００１０】
〔文書管理装置〕
本発明の文書管理装置は、複数の文書データを記憶する文書データ記憶手段と、文書データ記憶手段に各文書データを記憶する際に、各文書データに含まれる単語を抽出する単語抽出手段と、単語抽出手段が抽出した単語のうち、各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択するキーワード選択手段と、キーワード選択手段が選択したキーワードを、各文書データに関連付けて記憶するキーワード記憶手段と、キーワード記憶手段が記憶しているキーワードの中から、文書データ記憶手段が記憶している全ての文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示するキーワード表示手段と、キーワード表示手段が表示したキーワードのいずれかを選択する選択手段と、選択手段により選択されたキーワードに関連付けられた文書データを文書データ記憶手段から検索する検索手段と、検索手段が検索した文書データに関して、所定の検索終了条件を満たす場合、その文書データが検索対象の文書データであると判断し、所定の検索終了条件を満たさない場合、選択手段により選択されたキーワードを除いて、選択手段により選択されたキーワードに関連付けられた文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示し、選択手段及び検索手段に再び処理を行わせる判断手段とを備える文書管理装置である。
【００１１】
この発明によれば、各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語がキーワードとして各文書データに関連付けて記憶されており、検索時には、全ての文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードが表示されるので、１つめのキーワードが頭に浮かばない場合であっても、ユーザは表示されているキーワードの中から、探している文書に最も近いと思われるキーワードを選択すればよい。
【００１２】
したがって、保存した文書の内容を曖昧にしか覚えていない場合であっても、いくつかのキーワードを確認すればユーザの記憶が蘇ってくる場合があるので、その場合は思いついたキーワードを選択すればいよい。一方、保存した文書の内容を完全に忘れてしまっている場合であって、いくつかのキーワードを確認してもユーザの記憶がまったく蘇ってこない場合であっても、適当なキーワードを選択していれば、いずれは検索終了条件が満たされるので、所望の文書データにたどり着くことができる。
【００１３】
これにより、保存した文書の内容を曖昧にしか覚えていない場合や、保存した文書の内容を完全に忘れてしまっている場合であっても、ユーザに対しては検索効率のよいキーワードが提示されるので、所望の文書を効率よく検索することができる。
【００１４】
文書管理装置の構成として、所定の検索終了条件は、検索手段が検索した文書データの該当数が１であることが好ましい。
【００１５】
この発明によれば、検索した文書データの該当数が１である場合に検索終了条件が満たされるので、ユーザが最終的に所望している最後の文書データまで検索することができ、所望の文書データを確実に検索することができる。
【００１６】
文書管理装置の構成として、判断手段が検索対象の文書データであると判断した場合、その文書データに関する情報を表示する文書データ情報表示手段をさらに備えることが好ましい。
【００１７】
この発明によれば、検索対象の文書データであると判断された文書データに関する情報が表示されるので、ユーザは即時に所望の文書データの内容を確認することができる。
【００１８】
文書管理装置の構成として、選択手段は、キーワード表示手段が表示したキーワード以外の情報であって、いずれのキーワードにも該当するものがない旨の非該当情報を選択可能であり、キーワード表示手段は、選択手段により非該当情報が選択された場合、一旦表示した出現頻度の高い上位数個のキーワードを非表示として、その次に出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示することが好ましい。
【００１９】
この発明によれば、非該当情報が選択された場合、一旦表示した出現頻度の高い上位数個のキーワードを非表示として、その次に出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示するので、検索時にユーザの記憶がある程度蘇った状態である場合に、提示されたキーワードだけでなく、自らの記憶も頼りにしながらキーワードの表示を柔軟に変更させることができ、検索効率をより一層高めることができる。
【００２０】
文書管理装置の構成として、判断手段は、検索手段が前回検索した文書データの該当数と、検索手段が今回検索した文書データの該当数とが同じである場合、出現頻度が高いほうのキーワードに関連付けられた文書データを検索対象の文書データであると判断することが好ましい。
【００２１】
この発明によれば、前回検索した文書データの該当数と、今回検索した文書データの該当数とが同じである場合、出現頻度が高いほうのキーワードに関連付けられた文書データを検索対象の文書データであると判断するので、検索対象の文書が最後まで見つからないということはなく、適当な段階で検索処理を終了させることができる。
【００２２】
〔文書管理プログラム〕
本発明の文書管理プログラムは、複数の文書データを記憶する機能を有する文書管理装置のコンピュータに、各文書データを記憶する際に、各文書データに含まれる単語を抽出する単語抽出手順と、単語抽出手順で抽出した単語のうち、各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択するキーワード選択手順と、キーワード選択手順で選択したキーワードを、各文書データに関連付けて記憶するキーワード記憶手順と、キーワード記憶手順で記憶しているキーワードの中から、複数の文書データの全ての文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示するキーワード表示手順と、キーワード表示手順で表示したキーワードのいずれかが選択される選択手順と、選択手順により選択されたキーワードに関連付けられた文書データを複数の文書データの中から検索する検索手順と、検索手順で検索した文書データに関して、所定の検索終了条件を満たす場合、その文書データが検索対象の文書データであると判断し、所定の検索終了条件を満たさない場合、選択手順により選択されたキーワードを除いて、選択手順により選択されたキーワードに関連付けられた文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示し、選択手順及び検索手順を再び行わせる判断手順とを実行させるための文書管理プログラムである。
【００２３】
この発明によれば、上述した文書管理装置の発明と同様な効果を得つつ、その効果をプログラム（ソフトウエア）で実現することができるという有用性がある。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、保存した文書の内容を曖昧にしか覚えていないため、どのようなキーワードで検索すればよいのか分からない場合であっても、所望の文書を効率よく検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】文書管理システムの構成図である。
【図２】画像形成装置の概略構成図である。
【図３】画像形成装置により実行されるメイン処理について説明するフローチャートである。
【図４】文書データ記憶処理の詳細について説明するフローチャートである。
【図５】文書データ検索処理の詳細について説明するフローチャートである。
【図６】文書管理処理の内容を説明するための概念図である。
【図７】文書管理処理の内容を説明するための概念図である。
【図８】文書管理処理の内容を説明するための概念図である。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
以下、本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムの実施形態について説明する。
【００２７】
図１は、本実施形態に係る文書管理システムの構成図である。
文書管理システム１は、例えばＬＡＮ等のネットワーク２を用いて構成され、このネットワーク２には、画像形成装置４及び複数のクライアントＰＣ６がそれぞれ接続されている。
【００２８】
図２は、画像形成装置の概略構成図である。
画像形成装置４は、文書管理装置の一例として挙げるものであり、ネットワークインターフェース２６を介してネットワーク２（図１参照）に接続され、公衆回線にも接続されている。また、この画像形成装置４は、デジタル複合機であり、いわゆる多機能周辺機器（Ｍｕｌｔｉｐｌｅ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である。そして、画像形成装置４は、プログラムの命令にしたがって各種動作を実行する。
【００２９】
この画像形成装置４には、例えば、印刷機能、送信機能及びボックス機能（保存機能）が備えられている。
より具体的には、ＨＤＤ（ハードディスク）３２は、スキャナ部２２で読み込まれたデータや、クライアントＰＣ６（図１参照）から送信されたデータ、ＦＡＸ通信部２４にて受信したデータ等の種々のデータを逐次保存するボックス機能を有している。ボックス機能は、ＨＤＤ３２のボックス部３４によって実現される。
【００３０】
ボックス部３４は、上述した種々のデータを記憶する手段として機能する他、本実施形態では、複数の文書データを記憶する文書データ記憶手段として機能するとともに、所定のキーワードやキーワードの出現頻度等を記憶するキーワード記憶手段としても機能する。
【００３１】
ＦＡＸ通信部２４は、ＨＤＤ３２に保存されたデータを相手先に向けて送信する送信機能を有している。
【００３２】
プリントエンジン２０は、ＨＤＤ３２に保存されたデータを印刷する印刷機能を有している。プリントエンジン２０は、スキャナ部２２の画像読取位置に原稿を搬送する自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）、用紙を供給する用紙供給部、画像を用紙に転写する画像形成部、転写済みの用紙にソート、孔開けやステープル処理等を行う後処理装置等に接続されている。
【００３３】
また、画像形成装置４は、操作パネル２８を備えており、この操作パネル２８は、タッチパネル式の入力兼表示装置となっている。この操作パネル２８には、タッチ操作用のボタンの他、文字情報や案内画像等が表示され、ユーザの操作を受け付け可能に構成されている。操作パネル２８では、検索機能によるキーワードが、表示可能かつ選択可能に構成されており、この操作パネル２８によるユーザの操作内容は、制御部１０に通知される。
【００３４】
操作パネル２８には、例えば「印刷ボタン」や「ＦＡＸボタン」の他、「文書データ記憶ボタン」、「文書データ検索ボタン」等が表示される。この操作パネル２８は、キーワードを表示するキーワード表示手段として機能するとともに、キーワードを選択する選択手段や、文書データに関する情報を表示する文書データ情報表示手段としても機能する。
【００３５】
さらに、画像形成装置４は、メモリ３０を備え、このメモリ３０はＲＯＭやＲＡＭ等を有しており、印刷に伴う設定データや各種のプログラム（文書管理プログラム等）が格納されている。
【００３６】
画像形成装置４の各種動作は、制御部１０により制御される。この制御部１０は、コンピュータとして機能する要素であり、ＣＰＵ等のハードウエア資源を有している。そして、制御部１０は、このハードウエア資源を用いて所定のプログラム（文書管理プログラム等）を実行しており、上述のプリントエンジン２０、スキャナ部２２やＦＡＸ通信部２４を制御する。
【００３７】
また、制御部１０は、文書管理プログラムを実行することにより、単語抽出処理部１１、キーワード選択処理部１２、キーワード記憶処理部１３、キーワード表示処理部１４、選択処理部１５、検索処理部１６、判断処理部１７及び文書データ情報表示処理部１８として機能する。
【００３８】
単語抽出処理部１１は、単語を抽出する処理を実行する。キーワード選択処理部１２は、キーワードを選択する処理を実行する。
キーワード記憶処理部１３は、キーワードを各文書データに関連付けて記憶する処理を実行する。
キーワード表示処理部１４は、全ての文書データにおける出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示する処理を実行する。
選択処理部１５は、キーワードのいずれかを選択する処理を実行する。
検索処理部１６は、キーワードに関連付けられた文書データを検索する処理を実行する。
判断処理部１７は、所定の場合に検索対象の文書データであると判断する処理を実行する。
文書データ情報表示処理部１８は、文書データに関する情報を表示する処理を実行する。
なお、上記各種処理部による処理の詳細については後述する。
【００３９】
次に、図３〜図５のフローチャートを参照しながら、図６〜図８の概念図を用いて、本実施形態の文書管理システム１により実行される文書管理処理の内容について説明する。また以下の説明により、文書管理システム１の文書管理処理を実行するための内容が明らかとなる。図３〜図５は、画像形成装置により実行される文書管理処理の内容を示すフローチャートであり、図６〜図８は、文書管理処理の内容を説明するための概念図である。
【００４０】
〔メイン処理〕
図３は、画像形成装置により実行されるメイン処理について説明するフローチャートである。
ステップＳ１００：制御部１０は、文書データ記憶指示を受信したか否かを確認する。具体的には、ユーザが操作パネル２８を操作して、「文書データ記憶ボタン」を押下（タッチ）することにより、操作パネル２８から文書データ記憶指示を受信した場合、制御部１０は、ステップＳ２００の処理を実行する。
操作パネル２８から文書データ記憶指示を受信していない場合、制御部１０は、何も処理をせずに、ステップＳ３００に進む。
【００４１】
ステップＳ２００：制御部１０は、文書データ記憶処理を実行する。文書データ記憶処理の具体的な処理の流れについては、別のフローチャート（図４）を用いて後述する。
【００４２】
ステップＳ３００：制御部１０は、文書データ検索指示を受信したか否かを確認する。具体的には、ユーザが操作パネル２８を操作して、「文書データ検索ボタン」を押下することにより、操作パネル２８から文書データ検索指示を受信した場合、制御部１０は、ステップＳ４００の処理を実行する。
操作パネル２８から文書データ検索指示を受信していない場合、制御部１０は、何も処理をせずに、ステップＳ５００に進む。
【００４３】
ステップＳ４００：制御部１０は、文書データ検索処理を実行する。文書データ検索処理の具体的な処理の流れについては、別のフローチャート（図５）を用いて後述する。
【００４４】
ステップＳ５００：制御部１０は、その他の指示を受信したか否かを確認する。具体的には、ユーザが操作パネル２８を操作して、「印刷ボタン」や「ＦＡＸボタン」を押下することにより、操作パネル２８からその他の指示を受信した場合、制御部１０は、ステップＳ６００の処理を実行する。ここで、その他の指示とは、通常の印刷指示やＦＡＸ指示等のことである。
操作パネル２８からその他の指示を受信していない場合、制御部１０は、何も処理をせずに、ステップＳ１００に戻る。
【００４５】
ステップＳ５００：制御部１０は、その他の処理を実行する。具体的には、印刷指示やＦＡＸ指示等に基づいて、それらに対応する印刷処理やＦＡＸ処理等を通常通り行う。
【００４６】
〔文書データ記憶処理〕
次に、図３におけるステップＳ２００の文書データ記憶処理の詳細について説明する。
図４は、文書データ記憶処理の詳細について説明するフローチャートである。
ステップＳ２０１：単語抽出処理部１１は、単語抽出処理を実行する。この処理は、ボックス部３４に各文書データを記憶する際に、各文書データに含まれる単語を抽出する処理である（単語抽出手順）。具体的には、スキャンした文書データ（原稿）の文字認識を行って、文書データに含まれる全ての単語を抽出する。文字認識は、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ；光学式読取装置）によって実現することができる。
【００４７】
図６に示すように、例えばボックス部３４には、３つの文書Ａ，文書Ｂ，文書Ｃが保存されるものとする。文書Ａ〜文書Ｃは、例えば１〜２ページの原稿を、スキャナ部２２の機能を用いてデータ化したものである。この場合、文書Ａを保存する際には文書Ａに含まれる単語を全て抽出し、文書Ｂを保存する際には文書Ｂに含まれる単語を全て抽出し、文書Ｃを保存する際には文書Ｃに含まれる単語を全て抽出するといったように、それぞれの文書を保存する際に単語の抽出を行う。
【００４８】
ステップＳ２０２（図４参照）：キーワード選択処理部１２は、キーワード選択処理を実行する。この処理は、ステップＳ２０１の単語抽出処理で抽出した単語のうち、各文書データにおける出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択する処理である（キーワード選択手順）。上述した単語抽出処理では、文書中に含まれる全ての単語を抽出するが、このキーワード選択処理では、出現頻度の高い上位数個の単語をキーワードとして選択する。
【００４９】
図６に示すように、キーワード選択処理部１２は、３つの文書Ａ，文書Ｂ，文書Ｃのそれぞれに対して、出現頻度の高い上位４個の単語をキーワードとして選択している。キーワードとして選択した単語は以下の通りである。
【００５０】
〔文書Ａ〕
単語Ａ；出現頻度１０回
単語Ｂ；出現頻度８回
単語Ｃ；出現頻度５回
単語Ｄ；出現頻度３回
【００５１】
〔文書Ｂ〕
単語Ｂ；出現頻度６回
単語Ｃ；出現頻度３回
単語Ｄ；出現頻度２回
単語Ｅ；出現頻度１回
なお、文書Ｂには、単語Ａは登場しない。
【００５２】
〔文書Ｃ〕
単語Ａ；出現頻度４回
単語Ｂ；出現頻度２回
単語Ｄ；出現頻度１回
単語Ｅ；出現頻度１回
なお、文書Ｃには、単語Ｃは登場しない。
【００５３】
ここで、単語とは、文法上、所定の意味を持つ最小の言語単位のことである。例えば「犬が歩く」という文は、「犬」「が」「歩く」という３つの単語によって構成されるが、「が」等の１文字の単語は、一般的な文書において頻繁に登場する単語であるため、上述したキーワード選択処理では、所定の文字数以上の単語（例えば２文字以上の単語や３文字以上の単語）のみをキーワードとして選択するとよい。
【００５４】
例えば文書Ａ〜文書Ｃが複写機関係の文書であれば、単語Ａ〜単語Ｅは、文書Ａ〜文書Ｃに含まれる「複写機」、「スキャナ」、「メモリ」、「操作パネル」、「ＦＡＸ」等の単語である。
【００５５】
ステップＳ２０３（図４参照）：キーワード記憶処理部１３は、キーワード記憶処理を実行する。この処理は、ステップＳ２０２のキーワード選択処理で選択したキーワードを、各文書データに関連付けて（紐付けて）記憶する処理である（キーワード記憶手順）。例えば、図６に示すように、文書Ａでは、出現頻度の高い上位４個の単語が、単語Ａ，単語Ｂ，単語Ｃ，単語Ｄであるため、文書Ａに単語Ａ，単語Ｂ，単語Ｃ，単語Ｄを関連付けて記憶しておく。関連付けは、所定の識別情報を用いて行ってもよいし、文書と同じ記憶領域に関連する単語を合わせて記憶しておいてもよい。
そして、これらの処理を終えると、制御処理は、図３のメインループ処理のステップＳ２００の末尾のアドレスに復帰する。
【００５６】
〔文書データ検索処理〕
次に、図３におけるステップＳ４００の文書データ検索処理の詳細について説明する。
図５は、文書データ検索処理の詳細について説明するフローチャートである。
ステップＳ４０１：キーワード表示処理部１４は、キーワード表示処理を実行する。この処理は、ボックス部３４が各文書とともに記憶している全てのキーワードの中から、ボックス部３４が記憶している全ての文書データ（文書Ａ，文書Ｂ，文書Ｃの全て）における出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示する処理である（キーワード表示手順）。
【００５７】
具体的には、文書データの検索対象であるボックス部３４に保存されている全文書に対してそれぞれ関連付けられたキーワードのうち、全文書の中で最も出現頻度が高い上位数個のキーワードを操作パネル２８にリスト表示させる。
本実施形態においては、リスト表示するキーワードは、図６の全てのキーワードの中から、出現頻度が高い上位３個のキーワードを表示するようにしている。図６において、出現頻度が高い上位３個のキーワードは、以下の通りである。
【００５８】
（１）上位１位；単語Ｂ、出現頻度１６回（文書Ａの出現頻度８回＋文書Ｂの出現頻度６回＋文書Ｃの出現頻度２回）
（２）上位２位；単語Ａ、出現頻度１４回（文書Ａの出現頻度１０回＋文書Ｂの出現頻度０回＋文書Ｃの出現頻度４回）
（３）上位３位；単語Ｃ、出現頻度８回（文書Ａの出現頻度５回＋文書Ｂの出現頻度３回＋文書Ｃの出現頻度０回）
【００５９】
そして、これらの出現頻度が高い上位３個の単語をキーワードとしてリスト表示すると、図７に示す表示状態となる。なお、実際の操作パネル２８の画面上には、図７中一点鎖線の部分のみが表示される（図７中Ｘ１参照）。
【００６０】
ステップＳ４０２（図５参照）：選択処理部１５は、選択処理を実行する。この処理は、ステップＳ４０１のキーワード表示処理にて、操作パネル２８に表示されたキーワードのいずれかを、ユーザが操作パネル２８を操作するのに応じて選択する処理である（選択手順）。ここで、操作パネル２８は、タッチパネル式の入力装置であるため、ユーザが、単語Ｂや単語Ａ、単語Ｃを押下することで、ユーザが意図するキーワードを選択することができる。また、ユーザは、「その他ボタン」を押下することで、いずれのキーワードにも該当するものがない旨の非該当情報を選択することも可能である。
【００６１】
ステップＳ４０３（図５参照）：選択処理部１５は、ステップＳ４０２の選択処理において、キーワードが選択されたか否かを判断する。キーワードが選択された場合は、ステップＳ４０４に進む。選択処理部１５は、「その他ボタン」が選択された場合は、キーワードが選択されていないと判断して、ステップＳ４０１に戻る。このように、操作パネル２８により「その他ボタン」が押下され、非該当情報が選択されてステップＳ４０１に戻った場合、キーワード表示処理部１４は、一旦表示した出現頻度の高い上位３個のキーワード（単語Ｂ，単語Ａ，単語Ｃ）を非表示として、その次に出現頻度の高い上位数個（例えば単語Ｅ等）のキーワードを表示する。
【００６２】
ステップＳ４０４：検索処理部１６は、検索処理を実行する。この処理は、操作パネル２８により選択されたキーワードに関連付けられた文書データをボックス部３４から検索する処理である（検索手順）。
図７に示す表示状態において、ユーザが操作パネル２８にて単語Ａを選択したとすると、単語Ａを含む文書Ｃ・文書Ａが検索結果となる。上述したように、本実施形態では、操作パネル２８の選択画面では、図７中一点鎖線の部分のみが表示されるので、ユーザが操作パネル２８にて単語Ａを選択しても、基本的には、検索対象となった文書Ｃ・文書Ａは、操作パネル２８に表示されない。ただし、仕様や設計によっては、検索対象となった文書Ｃ・文書Ａを一旦表示するようにしてもよい。
【００６３】
ステップＳ４０５（図５参照）：判断処理部１７は、検索終了条件を満たすか否かを判断する。
判断処理部１７は、ステップＳ４０４の検索処理で検索した文書データに関して、所定の検索終了条件を満たすと判断した場合、その文書データが検索対象の文書データであると判断して、ステップＳ４０６に進む（判断手順）。
これに対して、ステップＳ４０４の検索処理で検索した文書データに関して、判断処理部１７が所定の検索終了条件を満たさないと判断した場合、ステップＳ４０１に戻る。このように、所定の検索終了条件を満たさないと判断してステップＳ４０１に戻った場合、判断処理部１７は、ステップＳ４０１のキーワード表示処理において、操作パネル２８で選択されたキーワードに関連付けられた文書データに関して、操作パネル２８で選択されたキーワードを除く出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示させて、ステップＳ４０２の選択処理及びステップＳ４０４の検索処理を再び行わせる（判断手順）。
【００６４】
ここで、本実施形態での検索終了条件は、「ステップＳ４０４の検索処理で検索した文書データの該当数が１であること」を１つの条件として設定している。図７の例では、単語Ａを選択した時点では、文書Ｃ，文書Ａが該当しているので、文書データの該当数が２であり、検索終了条件は満たされていない。
【００６５】
したがって、この場合、判断処理部１７は操作パネル２８で選択されたキーワード（単語Ａ）を操作パネル２８に表示するキーワードの対象外とする。キーワード表示処理部１４は、操作パネル２８で選択されたキーワード（単語Ａ）に関連付けられた文書データ（文書Ｃ，文書Ａ）において、対象外とされたキーワード（単語Ａ）を除く出現頻度の高い上位数個のキーワードを表示する。そして、選択処理部１５がステップＳ４０２の選択処理を、検索処理部１６がステップＳ４０４の検索処理を再び行うことになる。
【００６６】
具体的には、図８に示すように、キーワード表示処理部１４は、検索結果として特定された文書Ａ及び文書Ｃのいずれかに含まれる出現頻度の高い上位３個の単語をキーワードとして操作パネル２８に表示する。ただし、この際、単語Ａについては、上記選択処理にて、ユーザが一度選択しているキーワードであるため、表示の対象外としている。
【００６７】
図８の表示例では、文書Ｃ及び文書Ａに含まれる出現頻度が高い上位３個のキーワード（単語Ｂ，単語Ｃ，単語Ｄ）が検索画面に表示されている。文書Ｃ，文書Ａにおいて、単語Ｂの出現頻度は１０回であり、単語Ｃの出現頻度は５回であり、単語Ｄの出現頻度は４回である。なお、この際も上記選択処理（ステップＳ４０２）と同様に「その他ボタン」を選択することもできる。その他ボタンを選択した場合は次候補のキーワードが適宜表示される。また、実際の操作パネル２８の画面上には、図８中一点鎖線の部分のみが表示される（図８中Ｘ２参照）。
【００６８】
例えば、図８の表示状態において、ユーザが操作パネル２８にて単語Ｃを選択したものとする。この場合、単語Ｃを含む文書は、文書Ａと文書Ｃとの中では文書Ａしか存在しないため、文書該当数が１となり、検索終了条件が満たされ、単語Ｃを含む文書Ａが検索対象の文書データであると判断される。
【００６９】
一方、図８の表示状態において、ユーザが操作パネル２８にて単語Ｂを選択したものとすると、単語Ｂは文書Ａにも文書Ｃにも存在しているため、文書該当数が２となり、前回検索した文書データの該当数（２個）と、今回検索した文書データの該当数（２個）とが同じ値になってしまい、検索終了条件が満たされない。そこで、このような場合、選択処理部１５は、文書Ａと文書Ｃとにおいて、出現頻度が高いほうのキーワードに関連付けられた文書データを検索対象の文書データであると判断することとしている。
【００７０】
図６の例では、文書Ａの単語Ｂの出現頻度は８回であり、文書Ｃの単語Ｂの出現頻度は２回であるため、単語Ｂの出現頻度がより多い文書Ａを検索対象の文書データであると判断することとしている。これにより、文書該当数が１となり、検索終了条件が満たされ、その文書Ａが検索対象の文書データであると判断される。
【００７１】
ステップＳ４０６：文書データ情報表示処理部１８は、文書データ情報表示処理を実行する。この処理は、ステップＳ４０５の判断処理にて検索対象の文書データが特定された場合、その文書データに関する情報を表示する処理である。
【００７２】
具体的には、文書Ａが検索対象の文書データであると判断されているため、その文書Ａに関するアイコン等の画像やファイル名、リンク先等の情報を操作パネル２８に表示する。そして、最終的には、ユーザは、画像形成装置４の印刷機能を用いてこの文書Ａを印刷したり、画像形成装置４の送信機能を用いて文書ＡをクライアントＰＣ６に保存したりすることができる。
これらの処理を終えると、制御処理は、図３のメインループ処理のステップＳ４００の末尾のアドレスに復帰する。
【００７３】
このように、本実施形態によれば、ユーザに一定のキーワードを提示し、ユーザにそのキーワードを選択させ、そのキーワードを含む文書データを検索結果として表示させ、これらの処理を繰り返すことにより、検索文書の絞り込み検索が行えるようになる。したがって、保存した文書の内容を曖昧にしか覚えていないため、どのようなキーワードで検索すればよいのか分からない場合であっても、操作パネル２８に提示されたキーワードを選択的に絞り込んでいくことにより、所望の文書を効率よく検索することができる。
【００７４】
また、検索した文書データの該当数が１である場合に検索終了条件が満たされるので、ユーザが最終的に所望している最後の文書データまで検索することができ、検索対象となる複数の文書データを１つにまで絞り込むことによって、検索結果のあいまいさをなくし、検索処理の効率化を図ることができる。
【００７５】
さらに、検索対象の文書データであると判断された文書データに関する情報は、操作パネル２８に表示されるので、ユーザは操作パネル２８を操作しながら、即時に検索対象となった文書データの内容を確認することができる。
【００７６】
さらにまた、「その他ボタン」が選択された場合は、次に出現頻度の高い上位数個のキーワードが表示されるので、検索途中でユーザの記憶がある程度蘇った場合に、提示されたキーワードに自らの記憶を加えて、文書検索を行うことができるので、検索の効率化を図ることができる。
【００７７】
そのうえ、前回検索した文書データの該当数と、今回検索した文書データの該当数とが同じである場合、出現頻度が高いほうのキーワードに関連付けられた文書データを検索対象の文書データであると判断するので、検索対象の文書が最後まで見つからないということはなく、適当な段階で検索処理を終了させることができる。
【００７８】
本発明は、上述した一実施形態に制約されることなく、各種の変形や置換を伴って実施することができる。
（１）文書管理装置は、画像形成装置に適用する例で説明したが、複写機やプリンタ、ファクシミリ装置、スキャナとそれらの複合機等に適用することもできる。
【００７９】
（２）文書管理装置は、スキャナが接続された情報処理装置（例えば、パーソナルコンピュータ等）にも適用することができる。例えばパーソナルコンピュータであれば、別途接続したスキャナによって文書データをＨＤＤ等に取り込むことができ、そのＨＤＤに保存しておいた文書データを、上述した文書管理処理にて簡単に検索することができる。
【００８０】
（３）上述した実施形態では、検索終了条件は、文書データの該当数が１であることを条件に満たされる例で説明したが、保存する文書の数が多い場合は、例えば文書データの該当数が２又は２以上の特定の値であることを条件に満たされるようにしてもよい。文書データの該当数が２であることを条件に検索終了条件が満たされることと設定した場合には、図７の表示状態で単語Ａを選択した時点で、文書データの該当数が２となるため、ここで検索は終了する。この場合は、図７に示すように、文書Ａ及び文書Ｃを表示して、それをユーザに選択させることができる。
【００８１】
（４）キーワードは、上位３個を表示する例で説明したが、上位１，２個を表示してもよく、上位４個以上を表示してもよい。キーワードの表示数は、保存している文書データの数や文書量によって適宜変更することができる。
【００８２】
（５）一実施形態で挙げた画像形成装置等の構成はいずれも好ましい例示であり、これらを適宜変形して実施可能であることはいうまでもない。
【符号の説明】
【００８３】
１  文書管理システム
２  ネットワーク
４  画像形成装置
６  クライアントＰＣ
１０  制御部
１１  単語抽出処理部
１２  キーワード選択処理部
１３  キーワード記憶処理部
１４  キーワード表示処理部
１５  選択処理部
１６  検索処理部
１７  判断処理部
１８  文書データ情報表示処理部
２０  プリントエンジン
２２  スキャナ部
２４  ＦＡＸ通信部
２６  ネットワークインターフェース
２８  操作パネル
３０  メモリ
３２  ＨＤＤ
３４  ボックス部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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