(57)【要約】【課題】  クライアント端末からの誤送信を防止する条件を付けた電子メールに応じて  電子メール転送装置が誤送信を防止することが可能な電子メール転送装置を提供する。【解決手段】電子メールの誤送信を防止する条件をクライアント端末の  送信開始条件付与部２３が電子メールに送信開始条件として付与でき、  条件を付与した電子メールを受信した電子メール転送装置は、  送信開始条件抽出部１３によってクライアント端末が指定する誤送信を防止する条件に応じて誤送信を防止する。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末から電子メールを受信して所定の宛先へ転送する装置であって、
前記クライアント端末から受信した電子メールを所定の宛先に転送せずに一時的に蓄積する電子メール蓄積手段と、
前記クライアント端末から電子メールの送信開始条件を受信する送信開始条件受信手段と、を有し、
前記クライアント端末から電子メールを受信し、当該電子メールに送信開始条件が指定されていた場合に、前記電子メール蓄積手段は、前記クライアント端末から受信した電子メールを所定の宛先に転送せずに一時的に蓄積し、前記クライアント端末が指定する送信開始条件が満たされた後に、前記電子メール蓄積手段に蓄積された電子メールを所定の宛先への転送を実行し、前記所定の宛先への転送が実行される以前に前記クライアント端末から削除または転送停止を要求するコマンドを受信したならば当該電子メールを削除または転送停止することを特徴とする誤送信防止機能を有する電子メール転送装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子メール転送装置と繋がるクライアント端末であって、
電子メールの送信先アドレスを登録する送信先アドレス登録手段と、
前記送信先アドレスと対応付けて電子メールの送信開始条件を登録する送信開始条件登録手段と、
前記送信開始条件を前記電子メール転送装置へ送信する送信開始条件送信手段と、をさらに有し、
前記電子メール転送装置へ電子メールを送信する際に、当該電子メールの送信先アドレスと対応付けられた送信開始条件が登録されていた場合に、前記送信開始条件送信手段は当該送信開始条件を前記電子メール転送装置へ送信することを特徴とする誤送信防止機能を有するクライアント端末。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールが誤った宛先に送信されることを防止する誤送信防止機能を有する電子メール転送装置およびクライアント端末に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、営業秘密や個人情報を記憶したファイルが、電子メールに添付されて誤って本来の宛先ではない送信相手に送信されて、組織外に情報が漏洩してしまう事件が頻発し、社会問題にもなっている。
【０００３】
こうした情報漏洩は、電子メールの送信者が宛先や添付すべきファイルの指定を誤るといった人の操作による誤送信によって発生する。世の中にこのような電子メールの誤送信を防止する方法は、多数考えられている。
【０００４】
特許文献１には、メールの誤送信を防ぐため、予め電子メールアドレスと所属組織と役職の情報を登録し、その情報に基づいて電子メールの送信を制限する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１０−１７１５２３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１では、予め電子メールアドレス毎に制限テーブルを登録しなければならず、新規登録や登録変更または登録されていない特別なメールを送信したい場合においては、毎回サーバに制限テーブルを更新しなければならず、煩雑であり、サーバが誤送信防止をチェックする処理の負担は大きくなる。  また、正しい電子メールの送信についても、条件によって制限される可能性があり、重要な添付ファイルが添付されていた場合を考慮していない。
【０００７】
本発明は上記課題に対して鑑みなされたもので、本発明の目的は、このような誤送信防止システムにおいて、電子メールの誤送信を防止する機能を使用するクライアント端末毎に選択できる技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決するために、本発明の第１の発明は、クライアント端末から電子メールを受信して所定の宛先へ転送する装置であって、前記クライアント端末から受信した電子メールを所定の宛先に転送せずに一時的に蓄積する電子メール蓄積手段と、前記クライアント端末から電子メールの送信開始条件を受信する送信開始条件受信手段と、を有し、前記クライアント端末から電子メールを受信し、当該電子メールに送信開始条件が指定されていた場合に、前記電子メール蓄積手段は、前記クライアント端末から受信した電子メールを所定の宛先に転送せずに一時的に蓄積し、前記クライアント端末が指定する送信開始条件が満たされた後に、前記電子メール蓄積手段に蓄積された電子メールを所定の宛先への転送を実行し、前記所定の宛先への転送が実行される以前に前記クライアント端末から削除または転送停止を要求するコマンドを受信したならば当該電子メールを削除または転送停止することを特徴とする。
【０００９】
上述した課題を解決するために、本発明に関わる第２の発明は、請求項１に記載の電子メール転送装置と繋がるクライアント端末であって、電子メールの送信先アドレスを登録する送信先アドレス登録手段と、前記送信先アドレスと対応付けて電子メールの送信開始条件を登録する送信開始条件登録手段と、前記送信開始条件を前記電子メール転送装置へ送信する送信開始条件送信手段と、を有し、前記電子メール転送装置へ電子メールを送信する際に、当該電子メールの送信先アドレスと対応付けられた送信開始条件が登録されていた場合に、前記送信開始条件送信手段は当該送信開始条件を前記電子メール転送装置へ送信することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、電子メール転送装置が送信開始条件を含む電子メールを受信した場合に、電子メールを一次蓄積し、その間にクライアント端末から転送または転送停止または削除する指示を受信することで、誤送信を防止することができる。
また本発明によれば、上記の発明の効果に加え、クライアント端末が送信する電子メールに含む送信開始条件に送信先アドレスを対応する条件を登録することで、クライアント端末が指定する送信先アドレス毎に、誤送信を防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明装置を利用するシステム構成図である。
【図２】本発明装置におけるクライアント端末２のフローチャートである。
【図３】本発明装置における電子メール転送装置１のフローチャートである。
【図４】本発明装置におけるクライアント端末２に登録する送信開始条件の設定例である。
【図５】本発明装置における送信開始条件を付与した電子メールの構成イメージである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、実施例を示した図面を参照しつつ本発明の実施の形態を説明する。
【００１３】
なお、上記電子メール転送装置及びクライアント端末はＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）を備えたコンピュータであり、上記各手段は、ＣＰＵが必要なコンピュータプログラムを読み込んで実行することにより実現される手段であり、以下に記載される電子メール転送装置及びクライアント端末についても同様である。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態における、システム構成および誤送信防止機能を有する電子メール転送装置およびクライアント端末の機能ブロック図である。図１の構成は、前記電子メール転送装置１と前記クライアント端末２が、ＨＵＢ３に接続され、通信網４に接続される。尚、ＨＵＢ３に接続するクライアント端末２は、複数あってもよい（図示せず）。
【００１５】
図１に示すように、電子メール転送装置１は、装置制御部１０と、装置送受信部１１と、メール制御部１２と、送信開始条件抽出部１３と、メール判定部１４と、転送不可通知部１５とから構成される。
【００１６】
また、メール制御部１２は、蓄積部１２０を備えており、メール判定部１４は、アドレスチェック部１４０と、添付ファイルチェック部１４１と、宛名チェック部１４２をそれぞれ備えている。
【００１７】
電子メール転送装置１は、ＨＵＢ３を介してクライアント端末２からの電子メールを装置送受信部１１で受信し、受信した電子メールを蓄積部１２０に一時的に蓄積する。送信開始条件抽出部１３は、蓄積部１２０に一時蓄積した電子メール内の送信開始条件を抽出する。送信開始条件が付与されていない場合、装置制御部１０はメール制御部１２に電子メールの送信を指示し、一時的に蓄積した電子メールを通信網４上の通信相手に転送する。
【００１８】
また、電子メール転送装置１は、通信網４から受信した電子メールをクライアント端末２の指示に従い、送信する。
【００１９】
本発明の電子メール転送装置１は、ＨＵＢ３を介してクライアント端末２からの電子メールを受付けると、メール制御部１２の構成内である蓄積部１２０に電子メールを一時的に蓄積し、送信開始条件抽出部１３は、一時的に蓄積した電子メール内の送信開始条件を抽出し、送信開始条件抽出部１３は、クライアント端末２が指定した送信開始条件をメール判定部１４に指示することにより、クライアント端末２が指定した送信開始条件に沿った誤送信を防止するチェックをメール判定部１４がすることにより、クライアント端末毎の誤送信を防止する。
【００２０】
なお、クライアント端末２が指定した送信開始条件がアドレスをチェックする条件の場合、メール判定部１４の構成内であるアドレスチェック部１４０が、一時的に蓄積した電子メールをチェックする。
【００２１】
また、クライアント端末２が指定した送信開始条件が添付ファイルをチェックする条件の場合、メール判定部１４の構成内である添付ファイルチェック部１４１が、一時的に蓄積した電子メールをチェックする。また、クライアント端末２が指定した送信開始条件が宛名をチェックする条件の場合、メール判定部１４の構成内である宛名チェック部１４２が、一時的に蓄積した電子メールをチェックする。
【００２２】
メール判定部１４の構成内であるアドレスチェック部１４０または、添付ファイルチェック部１４１または、宛名チェック部１４２がチェックした結果、電子メール転送装置１が受信した電子メールが転送すべきでない電子メールの場合、転送不可通知部１５は、電子メールを送信したクライアント端末２に装置送受信部１１を経由し、ＨＵＢ３を介して転送不可を通知する。
【００２３】
クライアント端末２は、操作部２６で電子メールを作成するメーラー（図示せず）の起動指示を操作受付部２４が受付し、端末制御部２０にメーラーを起動する指示の受付けを伝え、端末制御部２０は、メーラーを起動するプログラムを記憶部２２から読み出すことによりメーラーを起動し、メーラーの起動を開始した後、端末制御部２０は表示指示部２５を制御し、表示指示部２５は、表示部２７にメーラーの起動の表示を指示し、表示部２７は、メーラーの起動を表示する。
【００２４】
クライアント端末２は、操作部２６で電子メールを作成するメーラーを起動し、電子メール作成した後、
送信する指示を操作受付部２４で受付し、端末制御部２０は、端末送受信部２１に電子メールを送信し、ＨＵＢ３を介して電子メール転送装置１に電子メールを送信する。
【００２５】
本発明であるクライアント端末２の構成内の送信開始条件付与部２３は、送信開始条件を電子メールに付与する場合に端末制御部２０が制御し、電子メールに送信開始条件を付与し、端末送受信部２１に伝え、送信開始条件を付与した電子メールを端末送受信部２１が送信する。
【００２６】
次に、クライアント端末２の動作例を図２のフローチャートを参照して説明する。
【００２７】
以後、電子メール転送装置１をサーバ、クライアント端末２をＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  ｃｏｍｐｕｔｅｒ）と略す。
【００２８】
この図２は、ＰＣがサーバに電子メールを処理するフローチャートである。
【００２９】
ＰＣを使用するユーザは、前記表示部２７の表示内容を見て、前記操作部２６を操作し、メーラーを起動する（Ｓ２０１）。ユーザは、必要に応じて送信開始条件を電子メール毎に付与する指示をメーラーに指示できるが、ユーザがここで作成する電子メールに送信開始条件を付与する場合、前記表示部２７の表示内容を見て、前記操作部２６を操作し、メーラーに送信開始条件を付与する指示をする（Ｓ２０２、ＹＥＳ）。メーラーは、電子メールのヘッダに送信開始条件を付与する（Ｓ２０３）。ユーザは、電子メールを作成が終われば、電子メールを送信する指示をメーラーに指示する（Ｓ２０４）。メーラーは、電子メールの送信指示を受付けて、電子メールを送信する（Ｓ２０５）。
【００３０】
またユーザが、電子メールに送信開始条件を付与しない場合は、メーラーに送信開始条件を付与しない指示をする（Ｓ２０２、ＮＯ）。
【００３１】
次に、サーバの動作例を図３に示すフローチャートを参照して説明する。
【００３２】
この図３は、サーバがＰＣから受信した電子メールを処理するフローチャートである。
【００３３】
サーバは、電子メールを受信すると前記メール制御部１２が電子メールの受信を制御する（Ｓ１０１、ＹＥＳ）。前記メール制御部１２は、前記蓄積部１２０に電子メールを一時的に蓄積する（Ｓ１０２）。
【００３４】
前記送信開始条件抽出部１３は、蓄積した電子メールに送信開始条件を抽出し、送信開始条件が付与されていない場合（Ｓ１０３、ＮＯ）、前記メール制御部１２は、電子メールの転送を制御する（Ｓ１０４）。電子メールが転送された後、前記メール制御部１２は、前記蓄積部１２０に蓄積した電子メールの削除を指示する（Ｓ１０５）。
【００３５】
また、前記送信開始条件抽出部１３が、蓄積した電子メールに送信開始条件を抽出し、送信開始条件が付与されている場合（Ｓ１０３、ＹＥＳ）、前記メール判定部１４は、送信開始条件を判定し、送信先アドレスをチェックする条件があれば（Ｓ１０６、ＹＥＳ）、前記アドレスチェック部１４０が送信先アドレスをチェックする（Ｓ１０９）。チェックした結果、問題があれば（Ｓ１１０、ＮＯ）、前記転送不可通知部１５が、電子メールの送信元であるＰＣに転送不可通知をする（Ｓ１１５）。また、チェックの結果に問題がない場合（Ｓ１１０、ＹＥＳ）や、前記メール判定部１４が送信開始条件を判定し、送信先アドレスをチェックする条件がなければ（Ｓ１０６、ＮＯ）、前記メール判定部１４は、送信開始条件を判定し、添付ファイルをチェックする条件があれば（Ｓ１０７、ＹＥＳ）、前記添付ファイルチェック部１４１が添付ファイルをチェックする（Ｓ１１１）。チェックした結果、問題があれば（Ｓ１１２、ＮＯ）、前記転送不可通知部１５が、電子メールの送信元であるＰＣに転送不可通知をする（Ｓ１１５）。また、チェックの結果に問題がない場合（Ｓ１１２、ＹＥＳ）や、前記メール判定部１４が送信開始条件を判定し、添付ファイルをチェックする条件がなければ（Ｓ１０７、ＮＯ）、前記メール判定部１４は、送信開始条件を判定し、宛名をチェックする条件があれば（Ｓ１０８、ＹＥＳ）、前記宛名チェック部１４２が宛名をチェックする（Ｓ１１３）。チェックした結果、問題があれば（Ｓ１１３、ＮＯ）、前記転送不可通知部１５が、電子メールの送信元であるＰＣに転送不可通知をする（Ｓ１１５）。また、チェックの結果に問題がない場合（Ｓ１１４、ＹＥＳ）や、前記メール判定部１４が送信開始条件を判定し、宛名をチェックする条件がなければ（Ｓ１０８、ＮＯ）、前記メール制御部１２は、電子メールの転送を制御する（Ｓ１０４）。電子メールが転送された後、前記メール制御部１２は、前記蓄積部１２０に蓄積した電子メールの削除を指示する（Ｓ１０５）。
【００３６】
次に、ＰＣにおいて送信開始条件を電子メールに付与する場合の例を図４と図５を参照して説明する。
【００３７】
図４は、ＰＣの前記記憶部２２に記憶する送信開始条件の例である。
【００３８】
ユーザは、電子メールに送信開始条件を付与する場合、送信開始条件を設定する。
【００３９】
条件名２２０は、ユーザが登録する任意の文字列で、ここでは社外向け、社内向けの場合の送信開始条件例を示す。送信先アドレスチェック２２１に○が設定されると、送信先アドレスをチェックし、×が設定されると送信先アドレスをチェックしない送信開始条件を前記送信開始条件付与部が付与する。添付ファイルチェック２２２と宛名チェック２２３も同様に○が設定されると、対象をチェックし、×が設定されると対象をチェックしない送信開始条件を前記送信開始条件付与部が付与する。
【００４０】
条件名２２０の社外では、添付ファイルチェックと宛名チェックを設定例とする。社内では、送信先アドレスチェックを設定例とする。
【００４１】
図５は、送信開始条件を付与した電子メールの構成イメージである。
【００４２】
図５（ａ）は、上述した社外の場合で、メールヘッダ５０の太字が上述の前記送信開始条件付与部が付与した添付ファイルチェックと宛名チェックを設定して例である。この電子メールは、Ａ社の山田さんがＢ社の鈴木さんに見積を連絡する電子メールで、本文５１と添付ファイル５２は、メールヘッダ５０と一緒にサーバに送信する。電子メールを受信したサーバは、メールヘッダ５０の太字である送信開始条件を前記送信開始条件抽出部１３が抽出し、前記メール判定部１４の構成内である前記添付ファイルチェック部１４１が添付ファイルのチェックを行い、前記宛名チェック部１４２が宛名のチェックをする。
【００４３】
具体例として、添付ファイルチェックでは、添付ファイル５２に社外秘の文字列が含まれるかをチェックし、社外秘の情報を社外に流出することを防止する。また、宛名チェックでは、本文５１に宛名を示す「様」や「殿」や「御中」が含まれるかをチェックし、送信先の相手に対して、不快を与える電子メールを社外に流出することを防止する。
【００４４】
図５（ｂ）は、上述した社内の場合で、メールヘッダ６０の太字が上述の前記送信開始条件付与部が付与した送信先アドレスチェックを設定した例である。この電子メールは、Ａ社の山田さんがＡ社の同僚である佐藤さんに連絡する電子メールで、本文６１は、メールヘッダ６０と一緒にサーバに送信する。電子メールを受信したサーバは、メールヘッダ６０の太字である送信開始条件を前記送信開始条件抽出部１３が抽出し、前記メール判定部１４の構成内である前記アドレスチェック部１４０が送信先アドレスのチェックをする。
【００４５】
具体例として、送信先アドレスチェックでは、メールヘッダ６０に送信元アドレスと相違したドメインを含むアドレスがないかをチェックして、社内に送信した電子メールが社外に流出することを防止する。
【符号の説明】
【００４６】
１；本発明による電子メール転送装置
１０；装置制御部
１１；装置送受信部
１２；メール制御部
１３；送信開始条件抽出部
１４；メール判定部
１４０；アドレスチェック部
１４１；添付ファイルチェック部
１４２：宛名チェック部
１５；転送不可通知部  
２；本発明によるクライアント端末
２１；端末制御部
２２；記憶部
２３；送信開始条件付与部
２４；操作受付部
２５；表示指示部
２６；操作部
２７；表示部
３；通信網
４；ＨＵＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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