(57)【要約】【課題】バインドされた文書を更新する際の作業負担を軽減する。【解決手段】複数の文書データをバインドする文書データ処理装置は、文書データをそれぞれ有する複数の元ファイルに基づいて、複数の元ファイルの文書データを統合したバインド文書データを有するバインドファイルを作成するバインド部と、文書の内容に関して予め定められた修正すべき事項および修正内容を示す設定情報に従って、バインドファイルが作成されるときに、当該バインドファイルの文書データを設定情報に従って自動修正するデータ修正部と、を備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書データをバインドする文書データ処理装置であって、
文書データをそれぞれ有する複数の元ファイルに基づいて、前記複数の元ファイルの文書データを統合したバインド文書データを有するバインドファイルを作成するバインド部と、
文書の内容に関して予め定められた修正すべき事項および修正内容を示す設定情報に従って、前記バインドファイルが作成されるときに、当該バインドファイルの文書データを前記設定情報に従って自動修正するデータ修正部と、を備える
ことを特徴とする文書データ処理装置。
【請求項２】
前記設定情報は、一つの統一ワードと当該統一ワードに置き換えるべき修正対象ワードとの組を少なくとも一つ示す
請求項１記載の文書データ処理装置。
【請求項３】
前記設定情報は、一つの書式項目と当該書式項目についての書式設定値との組を少なくとも一つ示す
請求項１または２記載の文書データ処理装置。
【請求項４】
前記バインド部によって作成されたバインドファイルをストレージに格納させるファイル出力部と、
表示指示操作に呼応して、前記ストレージに格納されているバインドファイルの文書データをディスプレイに表示させるデータ出力部とを、さらに備える
請求項１ないし３のいずれかに記載の文書データ処理装置。
【請求項５】
前記バインド部は、前記複数の元ファイルと前記バインドファイルの文書データのページとの関係を特定するバインド情報を前記バインドファイルに組み入れ、
前記データ出力部は、前記バインドファイルの文書データにおけるページを指定する操作に呼応して、指定されたページに該当する前記バインド情報が示す元ファイルの文書データを前記ディスプレイに表示させる
請求項４記載の文書データ処理装置。
【請求項６】
前記データ出力部は、前記バインドファイルの文書データを表示させるときに、予め定められた秘匿すべき文字情報に該当する文字を秘匿用文字に置き換える
請求項４または５記載の文書データ処理装置。
【請求項７】
前記データ出力部は、プリント指示操作に呼応して、前記ストレージに格納されているバインドファイルの文書データをプリンタにプリントさせる
請求項４ないし６のいずれかに記載の文書データ処理装置。
【請求項８】
前記データ出力部は、前記バインドファイルの文書データをプリントさせるときに、予め定められた秘匿すべき文字情報に該当する文字を秘匿用文字に置き換える
請求項７記載の文書データ処理装置。
【請求項９】
前記データ出力部は、配布指示操作に呼応して、前記バインドファイルの文書データを配布数分プリントさせ、または配布先の外部装置への前記バインドファイルの転送を通信インタフェースに要求する
請求項４ないし８のいずれかに記載の文書データ処理装置。
【請求項１０】
前記データ出力部は、前記バインドファイルの文書データと前記元ファイルの文書データとを同一の表示面内に表示させる
請求項５記載の文書データ処理装置。
【請求項１１】
前記設定情報は、前記複数の元ファイルの文書データのうちのワード統一の基準とするデータ範囲を示し、
前記データ修正部は、前記修正対象ワードを含む予め定められた複数の登録ワードのうちの前記データ範囲に在る一つに、前記バインドファイルにおける前記登録ワードを統一する
請求項１記載の文書データ処理装置。
【請求項１２】
前記設定情報は、前記複数の元ファイルの文書データのうちの書式統一の基準とするデータ範囲を示し、
前記データ修正部は、前記書式項目について予め定められた複数の書式設定値のうちの前記データ範囲における書式設定値に、前記バインドファイルにおける前記書式項目についての書式設定値を統一する
請求項１記載の文書データ処理装置。
【請求項１３】
前記設定情報は、前記元ファイルの文書データをページ単位で区分した複数のブロックごとに定められた修正内容を示す
請求項１記載の文書データ処理装置。
【請求項１４】
設定入力操作に従って前記設定情報を変更する設定部を、さらに備える
請求項１４記載の文書データ処理装置。
【請求項１５】
複数の文書データをバインドする文書データ処理装置において実行されるコンピュータプログラムであって、
文書データ処理装置に備わるコンピュータによって実行されたときに、
文書データをそれぞれ有する複数の元ファイルに基づいて、前記複数の元ファイルの文書データを統合したバインド文書データを有するバインドファイルを作成するバインド部と、
文書の内容に関して予め定められた修正すべき事項および修正内容を示す設定情報に従って、前記バインドファイルが作成されるときに、当該バインドファイルの文書データを前記設定情報に従って自動修正するデータ修正部とを、前記コンピュータに実現させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データをバインドする文書データ処理装置および文書データ処理のためのコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書やデータ化された紙文書をコンピュータ管理する文書管理システムの機能の一つに、複数の文書ファイルを一つのファイルとして扱うバインダ機能がある。例えば、特許文献１に記載された文書管理システムは、ユーザーが選択した複数の文書を、ユーザーが指定したバインダタイプに応じて自動的に配列順序を定めてバインドする。ユーザーは、バインドされた文書を通常の文書と同様の操作によって表示させたり印刷させたり転送さたりすることができる。バインダ機能は互いに関連する複数の文書を一括に利用したい場合に便利である。
【０００３】
また、ネットワーク上の文書を管理する際に、複数のユーザーがそれぞれ各種のアプリケーションを用いて作成する文書ファイルを、ＰＤＦ(Portable Document Format)やＸＭＬ(eXtensible Markup Language)といった汎用性の高いデータ形式のファイルにフォーマット変換して保存することが行われている。フォーマット変換により、あるユーザーが使用する情報機器に元の文書ファイルの作成に用いられたアプリケーションが搭載されていなくても、所定のファイルビューアーが搭載されておれば、保存されている文書ファイルの内容を閲覧することができる。特許文献２には、フォーマット変換前のファイル（実体ファイル）と別個にフォーマット変換後のＰＤＦファイルを格納しておき、実体ファイルが更新されたときに、更新内容をＰＤＦファイルに反映させるデータ管理装置が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−１０９１８０号公報
【特許文献２】特開２００４−３５５４７０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
複数の文書（元文書）をバインドして一つのバインド文書が作成された後も元文書が保存されるシステムにおいて、元文書のいずれかが更新されたとき、改めてバインドをし直せば、元文書の更新が反映されたバインド文書が得られる。ただし、更新が反映されるのは、バインド文書のうちの更新された元文書に対応する部分に限られる。元文書の更新が他の元文書の内容に影響する場合であっても、更新されなかった元文書に対応する部分については実質的な文書内容は以前と変わらない。例えば、ある元文書中のワード（語句）を類似する他のワードに替える更新が行われても、バインド文書のうちの他の元文書に対応する部分のワードは以前のままとなる。
【０００６】
このため、元文書のいずれかを更新する際、更新が他の元文書に影響する場合には、バインドする前または後に他の元文書についても更新しなければならず、ユーザーにとって更新は手間のかかる作業であった。特に、複数のユーザーが複数の元文書を分担して作成する場合、各ユーザーは他のユーザーの誰かが元文書を更新する都度、自己の担当する元文書を更新しなければならないという状況が発生した。この状況は各ユーザーに大きな作業負担を強いる。複数のユーザーの作業負担を軽減するため、バインド文書の更新作業を一手に引き受ける編集者を定めておくことが考えられる。しかし、各ユーザーの知らぬ間に意に反する更新が編集者によってなされるおそれがある。
【０００７】
本発明は、このような事情に鑑み、バインドされた文書を更新する際の作業負担を軽減することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成する装置は、複数の文書データをバインドする文書データ処理装置であって、文書データをそれぞれ有する複数の元ファイルに基づいて、前記複数の元ファイルの文書データを統合したバインド文書データを有するバインドファイルを作成するバインド部と、文書の内容に関して予め定められた修正すべき事項および修正内容を示す設定情報に従って、前記バインドファイルが作成されるときに、当該バインドファイルの文書データを前記設定情報に従って自動修正するデータ修正部と、を備える。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、バインドされた複数の元文書のいずれかの更新が必要に応じてバインド文書における他の元文書に対応した部分に自動的に反映されるので、バインド文書を更新する際の作業負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態に係る情報システムのハードウェア構成を示す図である。
【図２】文書データ処理システムの構成を示す図である。
【図３】ファイルの内部構造を示す図である。
【図４】元ファイルのヘッダーに記録される情報を示す図である。
【図５】元ファイルおよびバインドファイルのブロック別ページ割当てテーブルの内容例を示す図である。
【図６】ワード統一に関わる設定情報の例を示す図である。
【図７】書式統一に関わる設定情報の例を示す図である。
【図８】ワード秘匿に関わる設定情報の例を示す図である。
【図９】ファイルに対するアクセス制限に関わる設定情報の例を示す図である。
【図１０】文書管理支援プログラムのビューアー機能によるモニター表示の例を示す図である。
【図１１】バインダーの概略の動作を示すメインフローチャートである。
【図１２】ファイル出力ドライバーの概略の動作を示すメインフローチャートである。
【図１３】バインドの設定サブルーチンのフローチャートである。
【図１４】バインドの実行サブルーチンのフローチャートである。
【図１５】ワード統一の設定サブルーチンのフローチャートである。
【図１６】書式統一の設定サブルーチンのフローチャートである。
【図１７】ワード秘匿の設定サブルーチンのフローチャートである。
【図１８】自動編集の実行サブルーチンのフローチャートである。
【図１９】ビューアー処理サブルーチンのフローチャートである。
【図２０】プリント処理サブルーチンのフローチャートである。
【図２１】自動配布処理サブルーチンのフローチャートである。
【図２２】文書データ処理装置として機能するパーソナルコンピュータのハードウェア構成を示す図である。
【図２３】文書データ処理装置として機能するＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
本発明の実施形態に係る情報システムのハードウェア構成の一例が図１に示される。例示の情報システムは、例えば企業のオフィスに設置されたＬＡＮ(Local Area Network)７と、ＬＡＮ７に接続された複数の情報機器１〜５とを有する。ＬＡＮ７は有線ネットワーク、無線ネットワーク、および有線と無線とが混在するネットワークのいずれでもよい。情報機器１〜４は、据置き型または可搬型のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣということがある）であり、それぞれに定まった個別のユーザーによって使用される。図示において、情報機器１にはプレゼンテーション用のプロジェクタ６が接続されている。情報機器５は、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）または複合機と呼ばれるビジネスユースの画像形成装置であり、情報機器１〜４のユーザーを含む複数のユーザーによって共用される。情報機器５は、コピー、ネットワークプリンティング、イメージ入力（スキャニング）、ファクシミリ通信、電子メール送受信、文書データの保存などの多数の機能を有しており、情報機器１〜４からのアクセスおよび情報機器５の操作パネルによる操作に応じて動作する。本実施形態では、情報機器１〜４（ＰＣ）および情報機器５（ＭＦＰ）のそれぞれが、それぞれにインストールされた所定のプログラムが実行されたときに、複数の文書データをバインドする機能を有した文書データ処理装置として動作する。
【００１２】
図２は文書データ処理システムの構成を示す。文書データ処理システム１００は、情報機器１〜５にそれぞれインストールされる文書管理支援プログラム１０と、バインドに関わる設定情報２１を含む辞書データベース２０とを備える。情報機器１〜５のうちの少なくとも一つに文書管理支援プログラム１０がインストールされればよいが、本例では情報機器１〜５の全てに文書管理支援プログラム１０がインストールされているものとする。辞書データベース２０は、情報機器１〜５の文書管理支援プログラム１０からのアクセスが可能な記憶媒体よって記憶される。本例では、情報機器５に内蔵されるストレージによって辞書データベース２０が記憶されるものとする。
【００１３】
文書管理支援プログラム１０は、ネットワーク7上の複数の文書データをバインドするバインダー１２と、ファイルをモニター用のディスプレイやプリンタに送るためのファイル出力ドライバー１６とを有する。バインダー１２には特徴的な機能である自動編集機能が付加されている。バインダー１２は、バインドに際して設定情報２１に従って必要に応じてバインド文書データを自動的に修正する。本実施形態において、修正の項目として、同一のものを表わす類似のワードを所定のワードに置き換えるワード統一、フォントや行間寸法といった書式の統一、および個人情報に代表される特定ワードの秘匿が設定されている。
【００１４】
ここで、次のような状況を想定する。文書データを主体とする四つのファイル（これらを「元ファイル」という）８ａ，８ｂ，８ｃ，８ｄをバインドして一つのファイル（これを「バインドファイル」という）８ｚを作成する。ファイルの種類は共通でもよいし、テキスト、表、図といった異なる種類の組合せでもよい。四つの元ファイル８ａ〜８ｄのそれぞれの作成および更新を情報機器１〜４の計四人のユーザーが１ファイルずつ分担する。なお、図示でのファイルの区別の便宜のために、元ファイル８ａ，８ｂ，８ｃ，８ｄのファイル名を順に「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」「Ｄ」とし、バインドファイル８ｚのファイル名を「Ｚ」とする。情報機器１には元ファイル８ａを作成するためのアプリケーション３０がインストールされており、情報機器２〜４にもファイル８ｂ，８ｃ，８ｄをそれぞれ作成するための図示しないアプリケーションがインストールされている。アプリケーションの種類は、作成する元ファイルに適合するものであればよい。バインダー１２に元ファイル８ａ〜８ｄをバインドさせる指示操作は所定のバインド管理者が受け持つ。バインド管理者は情報機器１〜４の計四人のユーザーのいずれかでもよいし、当該四人のユーザー以外でもよい。
【００１５】
バインド管理者は、情報機器１〜４（ＰＣ）および情報機器５（ＭＦＰ）のいずれかの文書管理支援プログラム１０に対してバインドファイル８ｚの作成を指示する。作成されたバインドファイル８ｚは、情報機器５（ＭＦＰ）のストレージ内に設けられる共有ボックスに格納される。バインドにおけるファイル処理の形態としては、情報機器１〜４のそれぞれにおいて元ファイル８ａ〜８ｄを格納するフォルダを共有化しておき、バインダー１２が情報機器１〜４から元ファイル８ａ〜８ｄを収集してバインドする形態がある。また、予め情報機器１〜４から情報機器５の共有ボックスに元ファイル８ａ〜８ｄをアップロードしておき、共有ボックス内の元ファイル８ａ〜８ｄをバインドする形態もある。いずれの形態であっても、バインドファイル８ｚが作成された後も、ユーザーが意図的に削除しない限り、情報機器１〜４において元ファイル８ａ〜８ｄは個別のファイルのまま保存される。したがって、バインドファイル８ｚが作成された後に、情報機器１〜４の各ユーザーは自己が担当する元ファイル８ａ〜８ｄを更新することができる。その際、更新作業をするユーザーはファイル出力ドライバー１６のビューアー機能を利用してバインドファイル８ｚを閲覧することができる。
【００１６】
図３にファイルの内部構造が示される。元ファイル８ａ〜８ｄおよびバインドファイル８ｚのいずれにおいても、文書データ８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，８０ｄ，８０ｚは複数のブロック（α、β、γ）に区分される。例示におけるブロック数は３であるがこれに限らない。各ブロックには任意数のページが割り当てられる。元ファイル８ｂの３番目のブロック（γ）や元ファイル８ｄの２番目のブロック（β）のようにブロック内のページ数が０の場合もある。各ページはモニター表示およびプリントにおける処理の基本単位となる。
【００１７】
元ファイル８ａ〜８ｄのそれぞれとバインドファイル８ｚとの間でブロックごとに対応付けがなされており、ブロック単位で文書データを統合することが可能である。元ファイル８ａ〜８ｄおよびバインドファイル８ｚのそれぞれにヘッダー８１ａ，８１ｂ，８１ｃ，８１ｄ，８１ｚが添付される。元ファイル８ａ〜８ｄのヘッダー８１ａ〜８１ｄには、図４に示されるように、ユーザー情報、アプリケーション情報とともに、ファイル情報としてブロック情報、ページ情報、画像のサイズおよび画像の向きが縦（ポートレイト：Ｔ）であるか横（ランドスケープ：Ｙ）であるか示す情報が記載される。これらの情報はバインド条件の設定やバインド後のモニター表示およびプリントアウトの処理に用いられる。バインドファイル８ｚのヘッダー８１ｚには、複数の元ファイル８ａ〜８ｄとバインドファイル８ｚの文書データの各ページとの関係を特定するバインド情報が組み入れられる。バインド情報は、例えば後述のようにバインドファイル８ｚが表示された状態でのページ指定に呼応して対応する元ファイルのページを呼び出して表示する制御に用いられる。
【００１８】
図５は元ファイルおよびバインドファイルのブロック別ページ割当てテーブル２１１の内容例を示す。この内容は、情報機器５（ＭＦＰ）の操作パネルまたは情報機器１〜４（ＰＣ）の操作入力デバイスを用いてバインド管理者により設定される。ブロック別ページ割当てテーブル２１１は、辞書データベース２０に格納される設定情報２１の一部である。
【００１９】
図６はワード統一に関わる設定情報の例を示す。図６（Ａ）のワード統一設定テーブル２１２ａは、バインドファイル８ｚの文書データ８０ｚの全体を対象とする一括のワード統一を行う場合に適用される。ワード統一設定テーブル２１２ａにおいて、複数の登録ワードと一つの統一ワードとの組が少なくとも一つ示される。例示では四つの組が示されている。各組において、複数の登録ワードのうちの一つが統一ワードであり、残りが統一ワードに置き換えるべき修正対象ワードである。図示における例えば第１の組の登録ワードは「複合機」「MFP」であり、統一ワードは「MFP」である。
【００２０】
図６（Ｂ）のワード統一設定テーブル２１２ｂは、バインドファイル８ｚの文書データ８０ｚに対するブロック別のワード統一を行う場合に適用される。ワード統一設定テーブル２１２ｂでは、複数の登録ワードとブロック別に設定された延べ三つの統一ワードとの組が少なくとも一つ示される。例示では四つの組が示されている。
【００２１】
これらワード統一設定テーブル２１２ａ，２１２ｂは、バインド管理者により設定され、設定情報２１の一部として辞書データベース２０に格納される。バインド管理者は、設定の方法として、手動で登録ワードおよび統一ワードを入力する方法と、統一ワードを自動設定させる方法とを選択することができる。自動設定の場合、バインド管理者は自動設定の態様を選択肢から選ぶ。自動設定の態様には、「バインド管理者が統一の基準としてユーザーを指定し、登録ワードのうちの指定されたユーザーによって作成された元ファイルで使用されているワードを統一ワードとする」、「バインド管理者が統一の基準として元ファイルを指定し、登録ワードのうちの指定された元ファイルで使用されているワードを統一ワードとする」および「バインド管理者が統一の基準としてバインドファイルまたは元ファイルのページを指定し、登録ワードのうちの指定されたページで使用されているワードを統一ワードとする」という三つの選択肢がある。なお、登録ワードについては、バインド管理者が手動で入力する代わりに、類似ワード辞書情報を利用する自動入力を行うようにすることができる。
【００２２】
図７は書式統一に関わる設定情報の例を示す。図７（Ａ）の書式統一設定テーブル２１３ａは、バインドファイル８ｚの文書データ８０ｚの全体を対象とする一括の書式統一を行う場合に適用される。書式統一設定テーブル２１３ａにおいて、書式項目と当該書式項目についての設定内容（書式設定値）との組が少なくとも一つ示される。例示では書式項目が順に「文字サイズ」「文字フォント」「インデント幅」「行間隔」である四つの組が示されている。
【００２３】
図７（Ｂ）の書式統一設定テーブル２１３ｂは、バインドファイル８ｚの文書データ８０ｚに対するブロック別の書式統一を行う場合に適用される。書式統一設定テーブル２１３ｂでは、書式項目と当該書式項目について設定された延べ三つの書式設定値との組が少なくとも一つ示される。例示では四つの組が示されている。
【００２４】
これら書式統一設定テーブル２１３ａ，２１３ｂは、バインド管理者により設定され、設定情報２１の一部として辞書データベース２０に格納される。バインド管理者は、設定の方法として、手動で書式設定値を入力する方法と、書式設定値を自動設定させる方法とを選択することができる。自動設定の場合、バインド管理者はワード統一と同様に、統一の基準として、ユーザー、元ファイル、またはページを指定することができる。
【００２５】
図８はワード秘匿に関わる設定情報の例を示す。図８（Ａ）のワード秘匿設定テーブル２１４ａは、バインドファイル８ｚの文書データ８０ｚの全体を一律に対象とするワード秘匿を行う場合に適用される。ワード秘匿設定テーブル２１４ａにおいて、秘匿対象である文字情報の種類とモニター表示およびプリントアウトのそれぞれにおける秘匿の要否との組が少なくとも一つ示される。例示では秘匿対象の種類が順に「個人名」「電話番号」「メールアドレス」「プロジェクト名」「金額情報」である五つの組が示されている。
【００２６】
図８（Ｂ）のワード秘匿設定テーブル２１４ｂは、バインドファイル８ｚの文書データ８０ｚに対するブロック別のワード秘匿を行う場合に適用される。ワード秘匿設定テーブル２１４ｂでは、秘匿対象の種類ごとにブロック別に秘匿の要否が設定される。
【００２７】
これらワード秘匿設定テーブル２１４ａ，２１４ｂは、バインド管理者により設定され、設定情報２１の一部として辞書データベース２０に格納される。ワード秘匿設定テーブル２１４ａ，２１４ｂに基づくワード秘匿の実行方法としては、秘匿対象の種類ごとに秘匿すべき文字情報を具体的に辞書データベース２０に登録してき、登録されている文字情報の各文字を例えば「＊」のような秘匿用文字に置き換える方法、個人情報を抽出する既存の技術を用いて秘匿すべき文字情報を自動抽出して秘匿用文字に置き換える方法、およびこれらを併用する方法がある。
【００２８】
図９はファイルに対するアクセス制限に関わる設定情報の例を示す。図９（Ａ）のアクセス制限設定テーブル２１５ａは、ファイル単位のアクセス制限を行う場合に適用される。アクセス制限設定テーブル２１５ａでは、ファイル名が順に「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」「Ｄ」である元ファイル８ａ〜８ｄおよびファイル名が「Ｚ」であるバインドファイル８ｚのそれぞれについて、アクセス権限をもつユーザーが示される。アクセス権限は、閲覧・プリントアウト・編集の三種のアクセスのそれぞれについて個別に設定される。例示のテーブル内容によれば、元ファイル８ａ〜８ｄについては、それぞれの作成を担当するユーザーのみが三種のアクセスについてのアクセス権限をもつ。バインドファイル８ｚについては、元ファイル８ａ〜８ｄのいずれかの作成を担当する四人のユーザーのいずれもが閲覧およびプリントアウトについてアクセス権限をもつ。バインドファイル８ｚを編集する権限は誰にも与えられていない。
【００２９】
図９（Ｂ）のアクセス制限設定テーブル２１５ｂは、ブロック単位のアクセス制限を行う場合に適用される。アクセス制限設定テーブル２１５ｂでは、元ファイル８ａ〜８ｄおよびバインドファイル８ｚのそれぞれについて、ブロック別にアクセス権限をもつユーザーが示される。アクセス権限は、ファイル単位の設定と同様に、閲覧・プリントアウト・編集の三種のアクセスのそれぞれについて個別に設定される。
【００３０】
これらアクセス制限設定テーブル２１５ａ，２１５ｂは、バインド管理者により設定され、設定情報２１の一部として辞書データベース２０に格納される。
【００３１】
図１０は文書管理支援プログラム１０のビューアー機能によるモニター表示の例を示す。情報機器１〜４または情報機器５に備わるディスプレイの表示面ＤＳには、ネットワーク７上のファイルを選択するためのウィンドウＷ１０、元ファイルの文書データを表示するウィンドウＷ１１、およびバインドファイルの文書データを表示するウィンドウＷ１２などが操作に応じて現れる。ファイルへのアクセスに際して、ユーザーに対して認証情報の入力が要求され、認証されたユーザーのみにアクセスが許可される。
【００３２】
文書データ処理システム１００のユーザーは、情報機器１〜４または情報機器５の表示面ＤＳにバインドファイル８ｚの文書データを表示させて、ワード統一や書式統一といった自動編集の結果を確認することができる。その際、ウィンドウＷ１２内に配置されるページ選択のための複数のアイコンの一つを選択すると（例えばマウスでクリックする）、ウィンドウＷ１１が開き、選択されたページに該当する元ファイルの文書データが表示される。ただし、文書データの表示に先立って、閲覧権限の有無がチェックされる。図９の設定によれば、元ファイルの作成者はその元ファイルについての閲覧権限を有するので、バインドファイル８ｚの文書データと自己が作成した元ファイルの文書データとを表示面ＤＳ内に並べて表示させ、これらを見比べながら自動編集によるワード修正の結果を確認することができる。
【００３３】
また、情報機器１〜４のユーザーは、バインドファイル８ｚが作成された後の時点で、自己が作成した元ファイルについて、追記、部分削除、書式変更といった任意の修正を加える更新作業において、バインドファイル８ｚを閲覧しながら作業を進めることができる。
【００３４】
以下、フローチャートを用いて文書管理支援プログラム１０の機能をさらに詳しく説明する。
【００３５】
図１１はバインダー１２の概略の動作を示すメインフローチャートである。バインダー１２は、バインドの設定(Ｓ１１）、バインドの実行(Ｓ１２）、ワード統一の設定(Ｓ１３）、書式統一の設定(Ｓ１４）、ワード秘匿の設定(Ｓ１５）、自動編集の実行(Ｓ１６）、および他の処理(Ｓ１７）の各サブルーチンを順に実行する一連の動作を繰り返す。
【００３６】
図１２はファイル出力ドライバー１６の概略の動作を示すメインフローチャートである。ファイル出力ドライバー１６は、ビューアー処理(Ｓ２１）、プリント処理(Ｓ２２）、自動配布(Ｓ２３）、および他の処理(Ｓ２４）の各サブルーチンを順に実行する動作を繰り返す。
【００３７】
図１３はバインドの設定サブルーチンのフローを示す。バインダー１２は、バインド管理者によるアクセスを受け付け（Ｓ１０１）、指示操作に従ってバインドの設定に関わる処理（Ｓ１０２〜Ｓ１０５）を実行する。バインド管理者は、元ファイル８ａ〜８ｄのヘッダー８１ａ〜８１ｄの情報を表示させ、各ファイルの状態を確認することができる。また、バインド管理者は、図５に示したブロック別ページ割当てテーブル２１１におけるブロックの割当てや各ブロックのページの割当てを設定し、更新した設定内容を保存させることができる。
【００３８】
図１４はバインドの実行サブルーチンのフローを示す。このサブルーチンの実行によって、文書データ処理装置のバインド部の機能が実現される。バインドが指示されたとき（Ｓ２０１でＹｅｓ）、バインダー１２は、ブロック別ページ割当てテーブル２１１の設定内容を呼び出し（Ｓ２０２）、設定内容に該当する既存のバインドファイル８ｚの有無をチェックする（Ｓ２０３）。バインドファイル８ｚが作成されていなければ（Ｓ２０３でＮｏ）、バインダー１２は元ファイル８ａ〜８ｄの文書データ８０ａ〜８０ｄをブロックごとに統合してバインドファイル８ｚを作成する（Ｓ２０４）。既に元ファイル８ａ〜８ｄに基づくバインドファイルが作成されていても（Ｓ２０３でＹｅｓ）、そのバインドファイルが作成された後に元ファイル８ａ〜８ｄのいずれかが更新されていた場合（Ｓ２０５でＹｅｓ）、バインダー１２は現在の元ファイル８ａ〜８ｄに基づいて改めてバインドファイル８ｚを作成する。
【００３９】
図１５はワード統一の設定サブルーチンのフローを示す。バインド管理者が手動で設定情報を入力する場合（Ｓ３０１でＹｅｓ）、バインダー１２はブロックごとにワードを統一するか文書全体について一括にワードを統一するかの指定に応じて、入力された情報をブロック別のワード統一設定テーブル２１２ｂまたは一括統一用のワード統一設定テーブル２１２ａに格納する（Ｓ３１１〜Ｓ３１３）。
【００４０】
バインド管理者が自動設定を指定した場合（Ｓ３０１でＮｏ）、バインダー１２はバインド管理者が入力したワード統一の基準を一時記憶する（Ｓ３０２〜Ｓ３０５）。ワード統一の基準は、ユーザー、ファイル、およびページの３種に分かれ、どの種類の基準が入力されるかによって自動設定のモードが決まる。例えば、ユーザーを基準とするモードでは、バインド管理者は元ファイル８ａ〜８ｄを作成した複数のユーザーのいずれかのユーザー名を基準として入力する。
【００４１】
バインド管理者による基準の入力は、ブロックごとのワード統一か文書全体の一括のワード統一かの指定に応じて、ブロック別のワード統一設定テーブル２１２ｂまたは一括統一用のワード統一設定テーブル２１２ａに反映される（Ｓ３０６〜Ｓ３１０）。例えば、基準としてユーザー名が入力された場合、当該ユーザー名で特定されるユーザーが作成した元ファイルの文書データが検索され、同義語として登録されている登録ワードのうちの当該元ファイルで使用されているワードが統一ワードとしてワード統一設定テーブル２１２ｂまたはワード統一設定テーブル２１２ａに書き込まれる。ブロックごとのワード統一の場合、当該元ファイルの各ブロックで使用されているワードがバインドファイルにおける該当するブロックについての統一ワードとしてワード統一設定テーブル２１２ｂに書き込まれる。同様の手順で、基準としてファイル名が入力された場合、当該ファイル名で特定される元ファイルで使用されているワードが統一ワードに設定され、基準としてページ情報が入力された場合、当該ページ情報で特定される元ファイルのページで使用されているワードが統一ワードに設定される。
【００４２】
なお、基準に該当するデータ範囲（ファイル、ブロック、ページ）において、同義語として登録されている複数の異なる登録ワードが使用されている場合には、これら登録ワードの中で最も多く使用されている登録ワードが統一ワードに設定される。
【００４３】
図１６は書式統一の設定サブルーチンのフローを示す。バインド管理者が手動で設定情報を入力する場合（Ｓ４０１でＹｅｓ）、バインダー１２はブロックごとの書式統一か全体一括の書式統一かの指定に応じて、入力された情報をブロック別の書式統一設定テーブル２１３ｂまたは一括統一用の書式統一設定テーブル２１３ａに格納する（Ｓ４１１〜Ｓ４１３）。
【００４４】
バインド管理者が自動設定を指定した場合（Ｓ４０１でＮｏ）、バインダー１２はバインド管理者が入力した書式統一の基準を一時記憶する（Ｓ４０２〜Ｓ４０５）。書式統一の基準は、ワード統一と同様に、ユーザー、ファイル、およびページの３種に分かれ、どの種類の基準が入力されるかによって自動設定のモードが決まる。例えば、ファイルを基準とするモードでは、バインド管理者は元ファイル８ａ〜８ｄのいずれかのファイル名を基準として入力する。
【００４５】
バインド管理者による基準の入力は、ブロックごとの書式統一か文書全体の一括の書式統一かの指定に応じて、ブロック別の書式統一設定テーブル２１３ｂまたは一括統一用の書式統一設定テーブル２１３ａに反映される（Ｓ４０６〜Ｓ４１０）。例えば、基準としてユーザー名が入力された場合、当該ユーザー名で特定されるユーザーが作成した元ファイルのメタデータが検索され、当該元ファイルの各書式項目の書式設定値が統一書式設定値として書式統一設定テーブル２１２ｂまたは書式統一設定テーブル２１２ａの設定内容の欄に書き込まれる。ブロックごとの書式統一の場合、当該元ファイルの各ブロックの書式設定値がバインドファイルにおける該当するブロックについての統一書式設定値として書式統一設定テーブル２１２ｂに書き込まれる。同様の手順で、基準としてファイル名が入力された場合、当該ファイル名で特定される元ファイルの書式設定値が統一書式設定値に設定され、基準としてページ情報が入力された場合、当該ページ情報で特定される元ファイルのページの書式設定値が統一書式設定値に設定される。
【００４６】
なお、基準に該当するデータ範囲（ファイル、ブロック、ページ）において、ある書式項目について複数の異なる書式設定値が適用されている場合には、これら書式設定値の中で最も多用されている書式設定値が統一書式設定値に設定される。
【００４７】
図１７はワード秘匿の設定サブルーチンのフローを示す。バインダー１２は、ブロックごとにワードを秘匿するか文書全体について一括にワードを秘匿するかの指定をチェックする（Ｓ５０１）。ブロックごとのワード秘匿であれば（Ｓ５０１でＹｅｓ）、バインダー１２はバインド管理者によって入力された設定情報をブロック別のワード秘匿設定テーブル２１４ｂに格納する（Ｓ５０２）。全体一括のワード秘匿であれば（Ｓ５０１でＮｏ）、バインダー１２は入力された設定情報をワード秘匿設定テーブル２１４ａに格納する（Ｓ５０３）。
【００４８】
図１８は自動編集の実行サブルーチンのフローを示す。このサブルーチンの実行によって、文書データ処理装置のデータ修正部の機能が実現される。バインダー１２は、バインドが実行されたときに、ワード統一設定テーブル２１２ａ，２１２ｂ、書式統一設定テーブル２１３ａ，２１３ｂ、ワード秘匿設定テーブル２１４ａ，２１４ｂから設定情報を取得し（Ｓ６０１〜Ｓ６０４）、バインドファイル８ｚの文書データに対して、ワードおよび書式を統一し所定のワードを秘匿用文字に置き換える自動編集を行う（Ｓ６０５）。
【００４９】
図１９はビューアー処理サブルーチンのフローを示す。ファイル出力ドライバー１６は、ファイルアクセスの要求あれば（Ｓ１１０１でＹｅｓ）、連携するセキュリティプログラムに対してユーザー認証を要求する（Ｓ１１０２）。アクセスが許可されると（Ｓ１１０３でＹｅｓ）、ファイル出力ドライバー１６は、自動編集の結果を表示する画面情報を準備し（Ｓ１１０４）、ディスプレイのコントローラに画面情報の表示を要求する（Ｓ１１０５）。
【００５０】
図２０はプリント処理サブルーチンのフローを示す。ファイル出力ドライバー１６は、ファイルのプリント要求あれば（Ｓ１２０１でＹｅｓ）、連携するセキュリティプログラムに対してユーザー認証を要求する（Ｓ１２０２）。アクセスが許可されると（Ｓ１２０３でＹｅｓ）、ファイル出力ドライバー１６は、自動編集の結果をプリントするための画像情報を準備し（Ｓ１２０４）、プリンタのコントローラに画像情報のプリントを要求する（Ｓ１２０５）。このとき、プリント処理サブルーチンが情報機器１〜４（ＰＣ）におけるファイル出力ドライバー１６によって実行されている場合は、当該情報機器１〜４のオペレーティングシステム（ＯＳ）および通信インタフェースを介して情報機器５（ＭＦＰ）へプリントが要求される。情報機器５（ＭＦＰ）におけるファイル出力ドライバー１６によって実行されている場合は、情報機器５の内部でプリンタのコントローラに対してプリントが要求される。
【００５１】
図２１は自動配布処理サブルーチンのフローを示す。自動配布処理は、既に作成されたバインドファイル８ｚを用いてプレゼンテーションを行う場合に有用なユーザー支援のための処理である。プレゼンテーションの途中で資料の誤りや情報不足を参加者から指摘されたりプレゼンター自身が資料の不備に気づいたりすることがある。このような場合、その場で資料を訂正したり補足したりして改めて配布することが考えられる。以下の自動配布処理によれば、ユーザーは手直しした資料を迅速に配布することができる。
【００５２】
ファイル出力ドライバー１６は、既に作成されたバインドファイル８ｚがプロジェクタ６のような大画面表示用の所定の機器で表示されている状況を、バインドファイル８ｚを用いてプレゼンテーションが実施されている状況とみなす（Ｓ１３０１，Ｓ１３０２）。ユーザーが手動でプレゼンテーション実施中である旨を入力することもできる。プレゼンテーション実施中に、手直しされた元ファイルを含む複数の元ファイルのバインドが実行されると（Ｓ１３０３でＹｅｓ）、ファイル出力ドライバー１６は、予め入力されまたは自動的に検出した参加者情報を取り込み（Ｓ１３０４）、設定されている配布モードに応じた処理をする。参加者情報の自動検出では、文書管理支援プログラム１０が起動されてバインドファイル８ｚを表示している情報機器が検出される。配布モードが送信モードであれば、最新のバインドファイル８ｚの参加者の使用する情報機器への送信、またはバインドファイル８ｚを添付した参加者宛のメールのメールサーバーへの送信を、通信インタフェースに要求する（Ｓ１３０６）。配布モードがプリントモードであれば、最新のバインドファイル８ｚの参加者数分のプリントをプリンタのコントローラに要求する（Ｓ１３０７）。
【００５３】
以上の文書管理支援プログラム１０を実行する文書データ処理装置としての情報機器１〜４は、図２２に示す一般的なパーソナルコンピュータの構成と同様のハードウェア構成を有するものでよい。パーソナルコンピュータは、各種プログラムを実行するＣＰＵ（central processing unit）４１、制御プログラムを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）４２、プログラム実行のワークエリアとして用いられるＲＡＭ（Random Access Memory）４３、およびストレージとしてのハードディスクドライブ４４を有する。リムーバブルメディアにアクセスするためのリムーバブルメディアドライブ２５およびネットワーク接続のための通信インタフェース４６もパーソナルコンピュータの構成要素である。また、パーソナルコンピュータは、ヒューマンインタフェースデバイスとしてのディスプレイ４７、キーボード４８およびマウス４９を含む。
【００５４】
文書データ処理装置として機能する情報機器５、すなわちＭＦＰのハードウェア構成の一例が図２３に示される。
【００５５】
ＭＦＰを直接に操作するための操作パネル５０はタッチパネル５０１を有する。タッチパネル５０１は、操作画面や文書データを表示するディスプレイ５０２とその表示面に密着する透光性のタッチ入力デバイス５０３とを備える。タッチパネル５０１の前面は表示面とタッチ操作面とを兼ねる。操作パネル５０にはタッチパネル５０１の他に、図示しないテンキーを含む固定キーが配置される。生体認証のためのセンサーを操作パネル５０に配置することもできる。
【００５６】
ＭＦＰの全体の制御を受け持つ制御回路５１は、制御プログラムを記憶するＲＯＭ５１２、制御プログラムやアプリケーションを実行するコンピュータとしてのＣＰＵ５１３、およびプログラム実行のワークエリアとされるＲＡＭ５１５を有する。
【００５７】
ＡＤＦ(Auto Document Feeder)５２は、原稿台を有しており、コピー、イメージ入力、またはファクシミリ送信において、原稿台にセットされた原稿シートをイメージスキャナ５３の読取り位置へ搬送する。イメージスキャナ５３は、読取り位置にセットされた原稿シートに記録されている画像情報を光学的に読み取る。プリンタコントローラ５４は、プリントのための種々の制御処理を担う。プリンタコントローラ５４に備わる図示しないＲＩＰ(Raster Image Processor)回路は、外部機器から受信したＰＤＬ(Page Description Language)データを解析し、プリント対象データをビットマップ用メモリ上に展開する。プリンタエンジン５５は、多段形式の用紙ストッカ５６から供給される用紙の片面または両面にモノクロまたはカラーの画像を印刷する。フィニッシャー５７は、印刷後の用紙を二つ折りにしたりステープルで綴じたりする仕上げ加工に用いられる。ネットワークインタフェース５８はＭＦＰをネットワーク７に接続し、ＭＦＰと外部とのＬＡＮ通信およびファクシミリ通信を可能にする。ストレージ５９はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）のような大容量記憶デバイスである。ストレージ５９には、辞書データベース２０および各種ドキュメントのファイルを保存するメモリ領域（ボックス）５９１が設けられる。
【００５８】
以上の実施形態において、辞書データベース２０の格納場所はＭＦＰ（情報機器５）のボックスに限らず、情報機器１〜４または情報機器１〜５とは別のサーバーにおいて辞書データベース２０を記憶してもよい。例示のように情報機器１〜４に１対１でユーザーを割り当ててもよいし、情報機器１〜４のユーザーが他の情報機器においてユーザー認証を受けてバインドファイル８ｚや元ファイル８ａ〜８ｚにアクセスすることができるようにログインの形態を定めてもよい。
【符号の説明】
【００５９】
１〜５    情報機器（文書データ処理装置）
８ａ，８ｂ，８ｃ，８ｄ    元ファイル
８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，８０ｄ    文書データ
８ｚ    バインドファイル
８０ｚ    バインド文書データ
１０    文書管理支援プログラム
１２    バインダー
１６    ファイル出力ドライバー
２０    辞書データベース
２１    設定情報
４４，５９    ストレージ
４７，５０２    ディスプレイ
５５    プリンタエンジン
４６    通信インタフェース
５８    ネットワークインタフェース（通信インタフェース）
４１，５１３    ＣＰＵ（コンピュータ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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