(57)【要約】【課題】高い導入・管理費用、そして特別な技術レベルを必要とする集中型文書保存技術への新しい選択肢として、誰でもが使える低コスト、低メンテナンスの文書保存システムを提供する。【解決手段】Windows（登録商標）上のフォルダ階層を文書保存場所オブジェクトと定義し、そこに内包する全ての下部フォルダで保存する文書の保存特性を一元的に管理する。それらの文書保存場所オブジェクトへは決められたメソッド経由のみでアクセスする。【選択図】なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
Windows（登録商標）上の指定されたフォルダを文書保存場所の最上階層とみなし、そこに文書保存特性に関する情報を格納する隠しフォルダを作成し、それに含まれる下部フォルダ全てを単一の文書保存場所オブジェクトとして認識し、全てに対して適用される文書保存特性をオブジェクトの最上階層の隠しフォルダに内包するデータ管理プログラム。この中には既存のWindows（登録商標）フォルダを文書保管場所オブジェクトに移行・変換するメソッドが含まれる。（図１参照）
【請求項２】
請求項1の文書保存場所オブジェクトの特性設定の編集・更新は、それにアクセスを許されたメソッドのみが実行できる。編集・更新作業者は、実際の保存形式を考慮することなく、逐次方式メソッドを用いて選択方式を基本とし必要なキー入力は最小にしたデータ管理プログラム。（図２参照）
【請求項３】
請求項1の文書保存場所オブジェクトに文書を保存するためには、それにアクセスを許された各種のメソッドを使用する。Windows（登録商標）環境からPlugIn機能経由で実行するもの、Microsoft-Office（登録商標）からAddIn機能経由で実行するもの、そしてPlugIn機能を提供する外部の文書作成アプリケーションから実行するメソッドを含んだデータ管理プログラム。（図３参照）
【請求項４】
請求事項１の文書保存場所オブジェクトに保存された文書の検索情報は、それらの文書一覧メソッド内で表示される。従来の保存場所指定、文書名だけの一覧でなく、マウスを文書一覧上に動かすだけで「吹き出し方式」でそれらの文書に付加された検索情報を表示する。この方式で実際の文書を作成アプリケーションで開くことなく、内容を把握できるデータ管理プログラム。（図４参照）
【請求項５】
請求項１の文書保存場所オブジェクトに文書を保存する際に、業務に適したキーワードを付加する必要がある。各種の業務・プロジェクトに共通なキーワードを階層的に分け、ネットワーク上の複数のテーブルに保存し、柔軟にキーワードセットを文書保存場所オブジェクトに結び付けるデータ管理プログラム。（図５参照）
【請求項６】
請求項1の文書保存場所オブジェクトに保存される文書には３種類の付加情報を付けることが出来る。１番目は、「グループ」、「セット」、そして「項目」の3階層で整理されるキーワードセット。２番目はユーザが自由に付加することが出来るタグ。実際の文書保存の際には、使用頻度によりタグの表示順序が変わり、より実用にあったタグの選択が可能になる。３番目は長文になる文章をコピー・貼り付け方式で保存文書に結び付ける説明文。以上の検索情報を、請求項１の文書保存場所オブジェクトに保存する文章に付加することが出来るデータ管理プログラム。（図６参照）
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はWindows（登録商標）上で文書を保存する際に、事前に設定した保存特性に従い、逐次方式で文書名設定、保存場所指定、そして検索情報を付加して実行する技術分野である。
【背景技術】
【０００２】
最近は技術革新が進み、紙文書の電子化が容易になっている。またデジカメの爆発的普及によりＰＣ上にイメージファイルが氾濫している。これらのイメージファイルはそのままでは検索対象にならないので、効率的な文書管理を行うには系統だった文書名、保存場所指定、そして何らかの仕組みで検索情報を付加しなければならない。本発明はこの分野に対象を絞り、従来の集中型文書保存方式では制限のあった部分を、文書保存場所オブジェクトという新しい概念を導入し、分散型文書保存技術とし行うものである。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
Windows（登録商標）上で文書検索作業を効率よく行うために、集中型文書保存方式の技術が広く普及している。ネットワーク上のサーバに文書保存のデーターベースのソフトウエアを置き、そこに対象文書を保存する仕組みである。そこには保存された文書に対する全文検索機能などをつなげ、ある程度の文書内容解析を行い必要な検索情報を各文書に付加する方法も見受けられる。しかしながらこのような集中型文書保存の方法は、導入・維持経費、導入の際に必要とされる技術レベルが高く、どのユーザでも直ぐに活用できるものではない。また集中管理型であるので、何らかの理由でそのサーバがネットワーク上でアクセスできない場合、全てのユーザがこの集中型文書保存機能の使用ができなくなってしまう。そして集中型の特性として、全てのユーザの詳細な文書保存特性に対応するのは文書保存の実装が画一的になるか、またはそれにこたえるために複雑な保存設定が要求される。そしてその設定管理を行う特定の管理者が必要とされるのが普通である。また集中型文書保存技術では、複数の文書の内容確認を行う際に、あるきまった手続き（ＳＱＬ言語経由等）を取らなければならないのが一般である。
【０００４】
本発明プログラムは、この集中型文書保存技術が持つ制限（導入・管理の高コスト、専門管理者の必要性、ネットワークに対しての高依存等）を補完する、文書保管場所オブジェクトを用いるネットワーク分散型文書保存技術である。この分散型文書保存技術は、今までユーザが持っているパソコン操作技術のままで直ぐに活用でき、ネットワークの状態に左右されず、各ユーザの文書保存の要求に細かく対応するのが目的である。そして従来では複雑であったイメージファイルへ効率よく検索情報を付加することを念頭に置いている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この分散型文書保存技術では、分散されたWindows（登録商標）上の複数の文書保存場所をそれぞれオブジェクトとして認識する。それらの文書保存場所オブジェクトが文書保存特性を個々に保持するので、集中型文書管理方式でデーターベースを指定するように、ユーザは文書保存目的により特定の文書保存場所オブジェクトを選択する。選択された文書保存場所オブジェクトは設定された文書保存特性に従い、文書保存を行うユーザに対し必要な入力事項を要求し、得られた保存特性情報を基に文書の保存を行う。この際の文書保存特性は、文書名、文書保存場所オブジェクト内のフォルダ指定、文書に付加される検索情報である。この文書保存場所オブジェクトは、新しくWindows（登録商標）上に作成されるフォルダ階層だけでなく、既存のフォルダ階層を文書保管場所オブジェクトとして認識できるので、既存の資産をそのまま活用できる特徴がある。その結果、余分なWindows（登録商標）上のスペースの消費を抑えることができる。本発明には、既存のフォルダ階層を文書保存場所として認識しオブジェクトとして定義するメソッドを含んでいる。
【０００６】
分散された文書保存場所オブジェクトには、そこに保存されるべき文書の保存特性が内包されている。それらの文書保存特性は個々の文書保存場所で設定・編集されるので、集中管理型と違いその使用目的に沿った業務知識のみで決められる。その設定方法はウイザード方式（逐次方式）で実行されるので、特別なコンピューター・データベース知識を必要とせず、対象業務の知識だけで一般ユーザが完了できる。集中型におけるような専門の管理者を必要としない。
【０００７】
本発明プログラムには分散型文書保存場所オブジェクトを定義する機能の他に、それらの文書保存場所オブジェクトへ文書を出し入れする複数のメソッドが含まれる。これらのメソッドは、指定された文書保存場所オブジェクトからその文書保存特性を受け取り、それに合わせてユーザインターフェースを適時変更する。そしてメソッドは逐次方式で機能を完了するので、事前に必要な習得時間は最小に抑えることができる。すなわち、ユーザは対象文書の知識だけで文書保存作業を完了できる。
【０００８】
本発明プログラムには、各文書保存場所オブジェクトに格納された文書の検索付加情報の閲覧が可能なツールが含まれている。文書一覧の上にマウスを移動すると、その文書に付けられた付加情報がポップアップで表示される。マウスがその文書を離れると付加情報ポップアップは自動的に閉じられる。この検索情報閲覧ツールを用いて、実際の文書を作成アプリケーションで開くことなく検索用付加情報を確認することが可能になるため、複数文書の見直しには効果的である。この機能は必要に応じオン・オフが出来る。
【０００９】
各文書に付加される検索情報は多岐にわたる。この発明プログラムでは、文書に付加される検索情報（キーワード）一覧を複数の保管場所でテーブルとして管理することができ、各文書保存場所オブジェクトは適切な検索情報一覧テーブルを指定する。それらの検索情報一覧テーブルを編集管理し、各文書保存場所に結びつけるメソッドもこの発明プログラムに含まれている。
【００１０】
ユーザは保存文書に対して３種類の付加情報を付けることが出来る。第一番目は文書保存場所オブジェクトが規定する複数のキーワードセットである。各キーワードセットは４つの目的別のキーワードグループに分かれ、各グループは２０の実際のキーワードを含んでいる。これらのキーワードセット・グループは、事前に文書保存場所オブジェクトの実際の目的業務に合わせ設定される。ユーザはそれらの前もって設定されたキーワード選択枠内から最適なキーワードを選ぶことになる。この方法でユーザが付加できるキーワードの範囲を業務目的に合わせ制限することが可能になる。第二番目の付加情報は自由タグである。これはユーザが文書保存オブジェクトの業務目的を気にせずに自由に付加できるタグである。一度使用されたタグは自動的にタグリストに追加され、その文書保存場所オブジェクトにアクセスする他のユーザも共有することが出来る。本発明プログラムでは、タグが使用されるごとにその使用頻度をタグリストに保存する。そしてユーザがタグを文書に付ける場合、使用可能なタグは今までの使用頻度に応じ順番に表示される。この方法でユーザはより適切なタグを迅速に決めることが出来る。第三番目は説明文である。原則的には単語が中心のキーワード、タグと異なり、説明文には実際の文章を付加することが出来る。Windows（登録商標）環境でコピー・貼り付けを使用し、必要に応じてかなり長文の文章を付けることが可能になる。本発明プログラムでは、約３万語の文章まで保存することが出来る。以上の３種類の付加情報を業務目的に合わせ使用することにより、文書検索の効率が飛躍的に増大する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明で使用する文書保存場所オブジェクトは、新しくWindows（登録商標）上に作成されるフォルダ階層だけでなく、既存のフォルダ階層を文書保管場所オブジェクトとして認識するので、既存の資産をそのまま活用することができる。
【００１２】
文書保存時の文書特性の設定はウィザード形式の選択式で行われるため、ユーザは特別なコンピュータやデータベースの知識を必要とせず、 対象業務の知識だけで文書保存特性の設定作業を完了できる。 そのため集中型におけるような専門の管理者を必要としない。
【００１３】
文書保存場所オブジェクトにアクセスできるメソッドは、必要な文書保存特性をオブジェクトより受け取り、それを基に動的に文書保存のための最適な選択肢をユーザーに表示する。 これにより効率的な文書保存を可能にする。
【００１４】
文書検索の際に、対象文書を特定のアプリケーションで開くことなく文書特性を確認できるので、効率的に目的の文書を探すことができる。
【００１５】
文書に付加する検索情報一覧はテンプレートとして共有・再利用することができるので、新しい保存ルールの作成、既存ルールの変更を簡単に行うことができる。
【００１６】
保存文書に対して異なる3種類の情報(プリセットされたキーワード、任意に設定できるタグ、長文テキスト)を付加することにより、柔軟な文書検索 を実現する。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】選択方式で文書保存場所オブジェクトを規定するユーザインターフェース。
【図２】逐次・選択方式で文書保存場所オブジェクトの文書保存特性を設定・更新するユーザインターフェース。
【図３】複数の文書を文書保存場所オブジェクトの文書保存特性に合わせて文書保存するユーザインターフェース。
【図４】文書保存場所オブジェクト内に保存された文書の検索情報を「吹き出し方式」で表示するユーザインターフェース。
【図５】検索情報（キーワードセット）テーブルを編集・更新するユーザインターフェース。
【図６】文書保存場所オブジェクト内に保存された文書に3種類の付加情報（キーワード、タグ、説明文）を付けるユーザインターフェース。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
「分散された文書保存場所をオブジェクトとして定義」
【００１９】
本発明プログラムはWindows（登録商標）上の指定されたフォルダを文書保存場所の最上階層とみなし、そこに文書保存特性に関する情報を格納する隠しフォルダを作成する。この隠しフォルダ名は.dfconf である。このフォルダは普通設定のWindows（登録商標）エクスプローラの一覧からは表示されない。この文書保存場所に含まれる下位フォルダに対しての文書保存は、全てこの最上階層（.dfconf）内に保存されている文書保存特性が適用される。このプロセスを経て、指定されたフォルダ、そしてそれ以下の下部フォルダ全てをまとめオブジェクトとして認識できる。また本発明プログラムは、このように指定された文書保存場所最上階層の一覧を各ユーザのWindows（登録商標）の / Documents and Setting / users / Application Data / Document Fusionフォルダ（DFConf.ini）に保持し、全ての文書保存過程の出発点として用いる。すなわち全ての文書保存プロセスは、どこの文書保存場所オブジェクトを選択するかが第一歩となる。本発明プログラムは、指定されたフォルダがある文書保存場所オブジェクトに含まれるかどうかの判断を、この文書特性保存の隠しフォルダ（.dfconf）が存在するかどうかで行う。実際の実行過程では、指定されたフォルダからWindows（登録商標）最上階層までさかのぼり、隠しフォルダの存在を検証してゆき、その途中で文書保存特性の隠しフォルダが存在した場合、指定されたフォルダはその文書保存場所オブジェクトに含まれると判断する。
【００２０】
ここに含まれる文書保存特性は、文書に付加される文書名決定ルール、文書保存場所オブジェクト内の保存場所指定ルール、そしてどのような検索情報を持つべきかのルールである。それらの文書保存特性は Windows（登録商標）のIni ファイル形式（FileStore.ini）に格納されている。各々のルールは一般形であらわされていて、ユーザが文書保存を実行する際に、文書保存メソッドがユーザ選択項目をそれらの一般形ルールに挿入し、実際の文書名、保存場所、そして必要な付加情報を決定する。本発明プログラムは、新規に作成されたものだけではなく、既存のフォルダ階層に対しても文書保存場所オブジェクトとして認識する機能を含んでいる。
【００２１】
本発明プログラムは、実際に保存される文書の格納場所として２つのオプションを持っている。最初のオプションは、文書保存場所オブジェクト内に構築されたサブフォルダ内に、保存文書自身と、付加情報を格納したCSVファイル（保存文書名-DFKeyword-csv）をペアーとして格納する。この際に保存文書がイメージ（写真）の場合はビットマップ形式のサムネール（保存文書名-DFThumbnail.bmp）が自動生成され同時に保存される。本発明プログラム内では、このように保存文書と２つの属性ファイルが同時に保存され、後のファイル検索、写真検索の際に活用される。二番目のオプションは、この保存場所オブジェクト内に保存される文書名のフルパスと付加情報を分散型リレーショナルDB（DF-FileInfo.db）に保存する方法である。実際のデーターベース（DB）テーブルは文書保存場所オブジェクトの隠しフォルダ（.dfconf）内に置かれる。このDBにはその保存場所オブジェクト内に保存される全ての文書名・付加情報がSQL形式で挿入される。保存される文書数が大きくなっても、実際の検索時にはこの分散型DBのみにアクセスして、検索条件に合致した文書を検索するので、かかる検索時間が飛躍的に向上する。以上の２つのオプションは、実際に本発明プログラムが設定される際にユーザの選択となる。
【００２２】
本発明プログラムでは、同時に５つの文書保存場所オブジェクトをアクティブとして登録し文書保存場所として活用できる。一度作成され、そして非アクティブになった文書保存場所オブジェクトは、必要に応じていつでもアクティブな状態に戻すことが出来る。どの文書保存場所オブジェクトがアクティブであるかは、前述した各ユーザのWindows（登録商標）の  / Documents and Setting / users / Application Data / Document Fusionフォルダ（DFConf.ini）に保持し、全ての文書保存プロセスは最初にこの一覧を参照する。本発明プログラムは、どの文書保存場所オブジェクトをアクティブとし、どれを非アクティブにするかのメソッドを用意し、Windows（登録商標）が提供するSHGetFolderPath(), GetPrivateProfileString(),WritePrivateProfileString() 機能を用いて実装している。
【００２３】
「文書保存場所オブジェクトの特性設定・変更」
【００２４】
文書保存場所オブジェクトの特性設定の編集・更新は、それにアクセスを許されたメソッドのみが実行できる。編集・更新作業者は、実際のコンピューター保存形式を考慮することなく、本発明プログラムが提供する逐次方式メソッドを用いて、文書保存の実際業務を想定しながら完了することができる。この逐次方式メソッドでは入力ミスを最小限にするために、選択方式を基本とし必要なキー入力は最小にしてある。システム情報、例えば日時、ユーザ情報、ファイル階層情報、使用可能な検索情報は、本発明プログラムが自動取得する。本発明プログラムは、ネットワークに分散した文書保存・業務に特化した複数の検索情報一覧テーブルをサポートしているので、最適な検索情報一覧テーブルを、必要な文書保存場所オブジェクト結びつけることができる。積み木細工を組み合わせるような方法で、文書保存場所オブジェクトの保存特性を設定・変更ができる。  本発明プログラムではこれらの文書保存特性要素の設定・変更のため、下記のメソッドを提供している：
【００２５】
文書保存場所オブジェクト内に文書を保存する際に、ネットワーク上に複数存在しているどのキーワードセットを用いるかの設定。 本発明プログラムでは、任意の数の各種の業務に特化したキーワードセットテーブルを設定できる。各文書保存先オブジェクトはそれらの複数のキーワードセットテーブルの中から、最適なものを文書保存の特性に合わせ選択できる。その選択されたキーワードセットテーブル名は、オブジェクト最上層の隠しフォルダ内に保存される（DF-KWFolder.csv）。<設定・編集ツール＞<ルールの選択＞＜キーワードセットの選択＞
【００２６】
文書保存場所オブジェクト内での整合性のあるサブフォルダの階層化を実装する。  本発明プログラムでは、ユーザは実際のWindows（登録商標）フォルダ階層を意識せずに、文書を文書保存場所オブジェクト内の適切なサブフォルダに保存できることを目的にしている。このためオブジェクト内のサブフォルダは実際の業務内容に合わせて作成・編成される。例えば第一階層は「顧客名」、その下の第二階層は「プロジェクト名」、そしてその下の第三階層は「年度」というように。このようにすることにより、旧来のオフィス内での紙文書保存方法と同じやり方で、文書のファイリング、引き出しが可能になる。本発明プログラムは、実際のWindows（登録商標）フォルダ階層を意識せずに、あたかも紙文書保存のためのフォルダを作成するような感覚で、実際のフォルダ階層を作成することが出来るメソッドを含んでいる。<設定・編集ツール＞＜ルールの選択＞＜フォルダの管理＞  この「フォルダの管理」で設定された業務内容に合わせた「階層名」が、実際の文書保存の際に要素として用いられる。従来のWindows（登録商標）の保存場所を指定する＜C:\My Documents\.....\...＞の代わりに、本発明プログラムでは＜顧客名、プロジェクト、年度＞が文書保存場所の指定要素として用いられる。
【００２７】
文書保存場所オブジェクト内に保存される文書に、ユーザが選択した情報を基にどのような文書名を付けるかの設定。  従来の文書保存方法では、ユーザは必ず新しい保存文書名を考えなければいけない。少人数のグループ内ではある程度基本方針を決めれば整合性のとれた文書名での保存が可能になる。しかしながら人数が増えるごと、時間が経過するほど統一のとれた文書名での保管が難しくなってくる。本発明プログラムではユーザが選択した文書保存の条件、例えば「顧客名、プロジェクト、年度」、保存日時、ユーザ名、キーワード等、を基に新しい文書保存名を決定するので、多数のユーザでも、長期にわたる文書保存プロセスでも、必ず統一のとれた文書名での保存が保証される。文書保存場所オブジェクトが内包している保存文書名ルールは一般系で記述されている。例えば、＜$USER$,$DATE1$,$TIME$,$PC$, $FOLDER1$,…＞のように。実際の文書保存時にユーザが選択した情報が、それらの一般形の要素に置き換わり最終的な文書名が決定される。これらの保存文書名一般形を設定するツールは、<設定・編集ツール＞＜ルールの選択＞＜ファイル名作成の設定＞である。このツールで、どの一般形の要素をどの順番に設定するのかを、視覚的に決めてゆくことが出来る。＜追加＞＜削除＞で要素の追加・削除、一度挿入した要素を＜UP＞＜DOWN＞ボタンで順序の入れ替えを実行できる。
【００２８】
文書保存場所オブジェクト内に保存される文書に、ユーザが選択した情報を基にどのような付加情報を付けるかの設定。  本発明プログラムでは、文書の保存場所決定要素、文書名決定要素の他に、キーワードセット、自由タグ、そして説明文を付加情報として文書に結び付けることが出来る。具体的には前記の「ファイル名作成の設定」で用いたと同じ一般形でルールを定め、実際の文書保存時にユーザ選択された具体的要素を基に付加情報が決定され、文書と共にCSVファイル形式で保存される。それらの付加情報保存一般形を設定するツールは、<設定・編集ツール＞＜ルールの選択＞＜付加情報の設定＞である。ツールの仕組みは前記「ファイル名作成の設定」と同じである。
【００２９】
「文書保存場所オブジェクトへの文書の保存」
【００３０】
ネットワーク上に分散された文書保存場所オブジェクトへ実際に文書を保存するために、本発明プログラムは各種のメソッドを提供している。これらの文書保存メソッドは、実際の保存プロセスを開始する前に選択された文書保存場所オブジェクトアクセスし、必要な文書保存特性を受け取る。そして文書保存メソッドはそれらの保存特性情報（一般形のファイル名ルール、保存場所ルール、付加情報ルール、キーワードセットテーブル等）を基にユーザインターフェースを動的に変更する機能を有している。このためユーザは選択した文書保存場所オブジェクトに特化した要素を選択しながら逐次方式で文書保存を完了することが出来る。逐次方式はほとんどのユーザ選択要素はプルダウンメニュで実装し、その選択可能なメニュ内容は、文書保存場所オブジェクトから取得した文書保存特性情報から構築されている。 本発明プログラムでは、文書保存場所オブジェクトへの文書保存のために下記のメソッドを用意している。
【００３１】
Windows（登録商標）環境からのアクセス（単独ファイル）：  Windows（登録商標）エクスプローラから文書保存場所オブジェクトへ直接アクセスするためにエクスプローラ PlugIn機能を使用している。エクスプローラのファイル一覧の中から保存対象を選択し、マウス右クリックでコンテキストメニューを開くと、本発明プログラムの文書保存場所オブジェクトへのメソッドが既に含まれている。エクスプローラからは選択された文書名をメソッドが受け取り、文書保存に必要な情報と共にその文書を文書保存場所オブジェクトへコピーする。
【００３２】
Windows（登録商標）環境からのアクセス（複数ファイルのオブジェクトへの一括移行）：  既にユーザが構築してきたWindows（登録商標）環境での複数のファイルを、文書保存場所オブジェクトへ一括して移行することが出来る。この場合既存のWindows（登録商標）フォルダを対象として選択し、そこに含まれる全ての文書が移行の対象になる。新しい文書名として、「元のファイル名をそのまま使う」、「元のファイル名に接頭語・接尾語を付ける」、そして「オブジェクトが設定する新しいファイル名を使う」の３通りのオブションが提供される。実際の文書の移動に関して、「元のファイルを消去する」と「元のファイルはそのまま残す」の２通りのオプションからユーザは選択できる。
【００３３】
Windows（登録商標）環境からのアクセス（既存のWindows（登録商標）フィルダの文書保存場所オブジェクト化）：  前記の「移行」と異なり、このメソッドを利用すると既存のWindows（登録商標）フォルダをそのまま文書保存場所オブジェクトへ変換できる。具体的な変換プロセスは、「分散された文書保存場所をオブジェクトとして定義」で説明した方法と同様で、文書保存特性に関する情報を格納する隠しフォルダを作成する。この隠しフォルダ名は.dfconf である。
【００３４】
Microsoft-Office（登録商標）環境からのアクセス：  Microsoft-Office（登録商標）が提供しているAddIn機能経由で、文書保存場所オブジェクトへ直接アクセスする。このケースでは、Office-AddInが必要な文書保存特性を文書保存場所オブジェクトから取得し、Office-AddIn内部で必要な処理（新しい文書名、オブジェクト内での保存場所指定、付加情報の貼り付け等）を行い、Microsoft-Office（登録商標）のファイル保存機能で文書をオブジェクト内へ保存する。
【００３５】
その他の文書作成アプリケーションからのアクセス：  一般の文書アプリケーションがPlugiIn/AddIn機能をサポートしている場合は、それらのアプリケーションの「ファイル保存」経由で文書保存場所オブジェクトへアクセスが可能になる。実際のファイル保存のプロセスは、Windows（登録商標）エクスプローラ経由と同じ流れになる。
【００３６】
「文書保存場所オブジェクトに保管された文書の付加情報の表示」
【００３７】
文書保存場所オブジェクトに保存されている文書の付加情報を表示するために、本発明プログラムはWindows（登録商標）のToolTip機能を使用している。指定された文書保存場所オブジェクト内のフォルダ内容をWindows（登録商標）のListViewコントロールで表示する際に、各文書の付加情報ファイル（CSVファイル）へアクセスし、その付加情報内容をToolTipに結び付ける。一度このようにしてWindows（登録商標）のListViewに結び付けられたToolTipの内容は、マウスを文書一覧の上へ移動すると自動的にポップアップが開き、その文書の付加情報が整理した形で表示される。ポップアップの表示は、Windows（登録商標）のイベントハンドラ機能（MouseEnter,() MouseMove(), MouseLeave()）で実装されている。長文にわたる説明文表示は、このToolTip機能では最初の数行だけをポップアップに加えている。説明文の全文は、コンテキストメニュー経由で別のダイアログで表示する。
【００３８】
「複数の検索情報一覧テーブルの編集・管理、そして文書保存場所オブジェクトへの結び付け」
【００３９】
本発明プログラムで参照される検索情報（キーワード）一覧テーブルには、実際の業務で使用される情報を組織的・階層的に保存している。例えば「文書種別」、「経理文書」、「税務関係文書」等である。これらを同じレベルで使用することも、または「親-子」関係でまとめることもできる。必要とされるそれらの情報が多岐にわたる場合は、複数の検索情報一覧テーブルに分け、必要なものを必要に合わせてこの発明プログラム実行中に動的に切り替えることができる。この検索情報一覧テーブルの設定・変更には、逐次方式メソッドを用いるので、特別なコンピューター知識を必要とせず、実際の業務に関係した情報のみで実行できる。それらの検索情報（キーワード）は、「グループ」、「セット」、そして「項目」の3階層で整理され、1セットで800検索情報、1グループで最高４万検索情報に対応できる。しかしながらこの発明プログラムでは複数の検索情報一覧（キーワードセット）テーブルをサポートしているので、必要であれば上限なく検索情報の設定が可能である。
【００４０】
「３種類の付加情報の保存文書への結び付け」
【００４１】
文書保存場所オブジェクトに保存されている文書には３種類の付加情報を結び付けられる。それらは文書名に＜DF-Keyword,csv＞が付いたCSVファイルに保存されている。
【００４２】
キーワード： 一つの文書にはキーワードセット名、そして実際の４つのキーワードが結び付けられている。それらは逐次式文書保存メソッドが対象の文書保存場所オブジェクトの保存特性に合わせて動的にユーザに表示し、実際の業務に最も適した４つのキーワードをユーザが選択する。
【００４３】
自由タグ： 業務、文書によっては、文書保存場所オブジェクトの保存特性のガイドラインから外れたタグを付けた方が有効な場合がある。そしてそれらのタグは他のメンバー間で共有することで、よりきめの細かい文書検索を可能にすることが出来る。このようにタグは一義的な業務条件にとらわれない自由な検索語を文書に付加する。共有するメンバーの数が増えるとともに、そのタグリストは長くなってしまう可能性があり、目的のタグを探すのに時間がかかってしまう場合がある。本発明プログラムでは、一度使われたタグはその使用頻度数が自動的に増えてゆく仕組みを提供している。実際のタグ使用頻度数は、その文書保存場所オブジェクトのタグリスト内に実際の単語と組で保存される。＜.dfconf\DF-Tag.csv＞がそのタグリストファイルである。「文書保存場所オブジェクトへの文書の保存」メソッド内でのタグリスト表示の際に、それらの使用頻度数によってタグをソートし、使用頻度の高いものから表示をするように実装している。
【００４４】
説明文： 本発明プログラムの説明文機能は、基本的には単語ベースであるキーワード・タグと異なり、長文の文章を文書に付加することが出来る。Windows（登録商標）のコピー・貼り付け機能で、ユーザ自身がキー入力することなく必要な文書を取り入れることを可能にしている。「文書保存場所オブジェクトへの文書の保存」メソッド内のTextBoxコントロール機能経由で、外部文書の取り込みを実装している。現在の発明プログラムでは約３万語の文章までサポートしている。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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