(57)【要約】【課題】同じ文書データを複数のユーザでアクセスする場合、自分が編集した文書データを版履歴から探す手間があった。また、インデックス項目が上書きされ消えてしまう問題があった。【解決手段】「版履歴リンクデータ作成手段」という文書データの版履歴リンクおよびインデックス項目をリンクに保持する手段を用意する。その版履歴リンクデータから文書データの閲覧にとインデックス項目を設定することが可能になり、検索や編集時において操作性が向上すること。【選択図】図７
2012088980.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを版管理する手段と、
前記版管理されている履歴情報から該文書データを指し示すリンクを作成する手段と、
前記リンク作成手段より作成されたリンクに文書データのインデックス項目を付与する手段と、
前記リンクから前記履歴情報より文書データを抽出する手段と、
前記文書データ抽出手段より抽出した文書データに前記リンクに付与されているインデックス項目を設定する手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
ユーザに前記リンク作成手段より作成したリンクを通知する手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを版管理およびインデックス項目を設定する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムでは、専用のクライアントアプリケーションや複合機デバイスなどか文書データの保存や編集を行える。複合機デバイスでは、スキャンしたイメージデータを複合機デバイスのＵＩ画面から保存先やインデックス項目を設定し文書管理システムに保存することが可能である。
【０００３】
また、上述の保存先やインデックス項目の設定をボタン化して保存することが可能で、ボタンを選択するだけで自動的に設定内容に従い文書管理システムに文書データを保存することも可能である。
【０００４】
文書管理システムは、複数のクライアントから同時に文書データの保存処理が可能であり、文書データを更新する場合には、文書データの版を上げて更新履歴（以降、版履歴と表現する）を管理し、ユーザは版履歴から過去の該文書データを閲覧することが可能である。
【０００５】
しかし、複合機デバイスから、ボタンで文書データを保存する場合、ボタンに設定された保存場所や保存名が同じである為、複数のユーザが同じボタンから文書データを保存した場合、最初に保存したユーザの文書データが後に保存したユーザの文書データに上書きされ、その場合、上述の版履歴から閲覧する手間があった。それに対し、特許文献１に示されるように、版履歴から閲覧する場合に、文書データの更新情報が記載された注記データをＵＩ上に表示するシステムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２４１６３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
先行技術では、文書データを版履歴から閲覧する場合に、ＵＩ上に文書データの更新情報が記載された注記データを表示し、経緯を容易に確認することのできるようにすることで該文書データを閲覧することが可能である。しかし、文書データの版履歴数が多くなるにつれて、注記データも多くなりユーザが該文書データを確認することが困難になる。
【０００８】
本発明では、ユーザが版履歴から文書データを閲覧する場合には、版履歴から該文書データを指し示すリンクを作成し、そのリンクを参照することで該文書データを容易に版履歴から閲覧することが可能になり、ユーザが版履歴から該文書データを確認する手間が省ける。また、文書データに設定されたインデックス項目は、文書データが上書きすると、同時にインデックス項目も更新される。
【０００９】
しかし、インデックス項目は、版管理されていないのが通常であり、以前のインデックス項目の値が更新されると、以前の値で分類分けを行ったり検索したりすることが不可能になる問題がある。本発明では、文書データを上書きする前に上記作成したリンクにインデックス項目を付与する。
【００１０】
そして、リンクから文書データを閲覧した場合に、リンクに付与されたインデックス項目の値を文書データに設定することが可能である。上記方法を実現することにより版履歴から文書データの閲覧を効率よく処理できるようにすること、インデックス項目の値を再設定することにより文書データの保存性向上を目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、文書データを版管理する手段と、前記版管理されている履歴情報から該文書データを指し示すリンクを作成する手段と、前記リンク作成手段より作成されたリンクに文書データのインデックス項目を付与する手段と、前記リンクから前記履歴情報より文書データを抽出する手段と、前記文書データ抽出手段より抽出した文書データに前記リンクに付与されているインデックス項目を設定する手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
版履歴よりリンクから該文書データを迅速に閲覧することが可能になり操作性が向上する。リンクに付与したインデックス項目を設定することで情報の消失を防ぐことができ保存性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】文書管理システムのシステム概念図
【図２】サーバーおよびクライアントＰＣのハードウェア構成図
【図３】複合デバイスのハードウェア構成図
【図４】複合デバイスの情報処理機能の概略構成図
【図５】ソフトウェア構成図
【図６】従来技術例
【図７】本発明の特長を示す文書管理の概念図
【図８】版履歴リンクデータ作成処理に関するフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１５】
＜システム概念図の説明＞
図１は実施形態に係る文書管理システムのシステム概念図である。
図示において、ＬＡＮ１０１は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を示す。クライアント用パーソナルコンピュータ（以下「クライアントＰＣ」）１１１、本発明の文書管理システムを有するサーバー用パーソナルコンピュータ（以下「サーバーＰＣ」）１２１、および文書管理システムのクライアント機器として指示が可能なＵＩを持った複合デバイスがそれぞれ、このＬＡＮ１０１に接続されている。
【００１６】
クライアントＰＣ１１１は、ＬＡＮ１０１に接続でき、かつサーバーＰＣ１２１に指示が可能なＰＣであればよい。他の構成については、特に限定するものではない。
次に、サーバーＰＣ１２１は文書管理システムサーバー機能を有するＰＣである。
すなわち、クライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１（以降、２つを総称して「クライアント」と表現）の文書管理に関する表示指示や操作指示を受ける。そして、受けた要求に応じた処理結果を指示したクライアントに対して返す処理を行うものである。
【００１７】
なお本発明において、サーバーＰＣ１２１およびクライアント間の通信手法については特に限定するものではない。また複合デバイス１３１は、クライアントＰＣ１１１と同様に、ＬＡＮ１０１に接続でき、かつサーバーＰＣ１２１に指示が可能な手段を有するものとする。
【００１８】
他の構成については、複合デバイスの要素であるプリント手段、スキャン手段、ファクス送受信手段等をすべてもしくは部分的に有するものであれば特に限定するものではない。
【００１９】
＜ＰＣハードウェア構成図の説明＞
次に図２は、本実施例の図１に示したサーバーＰＣ１２１及びクライアントＰＣ１１１の構成図である。構成は共通であるため、１つの図を用いて説明することとする。
図示おいて、ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ） ２０１は、ＣＲＴ表示装置２０２の画面に表示される文字、イメージを展開記憶する。
【００２０】
ＣＲＴ表示装置２０２は、ＶＲＡＭ２０１から取得した表示情報を画面に表示する装置である。例えば、クライアントＰＣ１１１の場合、ブラウザ等はここに表示される。
【００２１】
次にビットムーブユニット（ＢＭＵ）２０３は、メモリ間あるいはメモリと各デバイス間のデータ転送をコントロールする。
キーボード２０４は、入力に関する各種キーを備えた入力デバイスの１つである。
ポインティングデバイス（ＰＤ）２０５は、画面上でアイコンなどを指し示し、ボタンクリックやドラッグなどの指示を行う。
【００２２】
ＣＰＵ２０６は、ＲＯＭ２０８に記憶された制御プログラム（本発明に係るプログラムやエラー処理プログラムをはじめ、後述する本発明を実現するためのプログラムも記憶されている）に基づいて本装置の各部を制御する。
ＲＡＭ２０９は上述した各プログラムをＣＰＵ２０６が実行するときにワークエリア、エラー処理時の一時退避エリアとして用いられる。
【００２３】
ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１０、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）２１１は、後述するアプリケーションプログラムやデータ、データベース、ライブラリなどの保存用に用いられる。
【００２４】
ネットワークインターフェイス（ＮＥＴ−Ｉ／Ｆ）２１２は、各機器間でネットワークを経由してデータ転送を行うためにネットワーク上でデータ制御、診断を行う。
Ｉ／Ｏバス２０７は上述した各ユニット間を接続する役割を担う（アドレスバス、データバス及び制御バスからなる）。
【００２５】
上記構成において、装置に電源を投入すると、ＣＰＵ２０６はＲＯＭ２０８のブートプログラムに従って装置を初期化し、ＨＤＤ２１０らＯＳのロードを行い、その後で各種アプリケーション等を動作させることになる。
【００２６】
なお、本実施形態の装置は、凡用の情報処理装置（パーソナルコンピュータ等）をその基礎にしているので、プログラムはハードディスク等に記憶されているものとしたが、もちろんＲＯＭに記憶させるようにしてもよい。記憶媒体によって本発明が限定されるものでもない。
【００２７】
＜複合デバイスのハードウェア構成図の説明＞
次に図３は、図１の複合デバイス１３１のハードウェア構成図である。なお本例では、マルチファンクションプリンタとした場合を示している。
フィーダ３００（原稿自動送り部）は、スキャナ部３００でスキャナを行う際に自動で紙を送る機構である。原稿のスキャナ部３０１は、紙の情報をスキャニングして電子化を行う。ＵＩ部３０２は、本発明のサーバーＰＣ１２１に対する操作指示を行うブラウザを表示する。
【００２８】
給紙部３０３は印刷の際に印刷用紙を定着部３０４に送る機構である。定着部３０４は給紙部３０３から送られてきた用紙にトナーを定着させて印刷を行う機構である。
排紙部３０５は定着部３０４にて印刷された用紙を排紙する機構である。フィニッシング装置３０６は排紙部３０５から排紙された紙をユーザ指示に従ってステープルやパンチといった処理を行う機構である。そして排紙トレイ３０７は最終的に印刷・フィニッシングされた印刷物を保持するトレイとなる。
【００２９】
<複合デバイスの情報処理機能の説明＞
一方図４は、複合デバイス１３１の情報処理機能の概略構成図を示す。
ユーザインタフェース部４００は、操作者に対しユーザインタフェースを提供する。専用キーボードでもよく、ＵＩ部３０２から直接指示可能なタッチパネルであってもよい。
【００３０】
ネットワークインターフェイス部４０１は、ネットワークを介して外部機器と通信を行う。ＣＰＵ４０２は複合デバイス全体を制御するプログラムを実行する。ＲＯＭ４０３は組込済みプログラムおよびデータを記録する。ＲＡＭ４０４が一時メモリ領域であり、プログラムを実行時にプログラムを展開する領域となる。ＨＤＤ４０５は、大容量記憶領域であり、外部機器から送られてきたデータなどを複合デバイス内に格納する領域となる。入出力インタフェース４０６は各制御部間を接続する構成となっている。
【００３１】
＜ソフトウェア構成図の説明＞
さらに、図５は本発明に係るソフトウェア構成図である。まず図示においてネットワーク５０１は図１において示したＬＡＮ１０１から実現される接続機構である。なお特にプロトコルは限定しないものとする。次にクライアントＰＣ１１１内について説明する。
【００３２】
ブラウザ５０１は、クライアントＰＣ１１１上で起動するアプリケーションである。サーバーＰＣ１２１とのやりとり結果を表示してユーザ指示を促す。操作指示を行った場合は、送受信部５０３を経由してサーバーＰＣ１２１に送信される。またサーバーＰＣ１２１からの応答を送受信部５０３で受け取った結果を表示する。ブラウザは、静的なＨＴＭＬデータやＪＳＰのような動的な画面表示データを構築できるアプリケーションであれば、Ｗｅｂブラウザでも良いし専用のアプリケーションでも送受信部５０３は、ブラウザ５０１とサーバーＰＣ１２１間の情報を送受信する。
【００３３】
次に複合デバイス１３１内について説明する。ブラウザ５０４は、複合デバイス１３１上で起動するアプリケーションである。ブラウザ５０１と同様、送受信部５０５を経由して、サーバーＰＣ１２１とのやりとり結果を表示してユーザ指示を促す。
送受信部５０５は、ブラウザ５０３とサーバーＰＣ１２１間の情報を送受信する。
【００３４】
次にサーバーＰＣ１２１内について説明する。まずサーバーアプリケーション５０６は、アプリケーション内の各処理部をクライアントからの要求に応じてＲＡＭ上にロードして処理を実行する。以降それらの処理部を説明する。送受信部５０７は、クライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１の各送受信部５０３、５０５からのリクエスト情報を受け取り、制御部５１３に渡す。その後、各処理部での結果を制御部５１３から受け取り、最終的に応答として返す処理を行う。
【００３５】
次に画面表示生成部５０８は、送受信部５０７が受け取った要求が画面表示データ生成だった場合に、制御部５１３からの指示を受けて、ブラウザ５０２、５０４で表示するための画面表示データを構築する。静的なＨＴＭＬデータでもよく、ＪＳＰのような動的な画面表示データを構築するものでもよい。前記既存技術でしめした、画面表示データの構築処理の切り替えはここに複数の処理を有することで、制御部５１３から指示されるものとなる。
【００３６】
次にユーザ管理部５０９は、本発明の文書管理システムのユーザ管理を行う。文書管理部５１０は、本発明の文書管理を実現する根幹部分となる。文書の版管理や、チェックイン・チェックアウト処理を行うと共に、文書データの版履歴から該文書データへのリンクを作成し、リンクにインデックス項目を設定し、文書データの版履歴リンクを実現する。なお、データ構造に関しては後述する。
【００３７】
また、送受信部５０７から受け取ったクライアント指示が文書取得や操作であった場合は、ログイン管理部５１１からログインされている指示ユーザの分類属性によって対象文書の判断を行い、対象文書の提供や操作を行う。
【００３８】
次にログイン管理部５１１は、クライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１の各ブラウザ５０２、５０４からのログイン要求に対して、ユーザ管理部５０９を用いて認証処理を行う。また認証したユーザに対して、現在ログイン中のユーザ情報を管理する。また文書管理部５１０からのリクエストを行ったユーザの属性取得要求に対して、属性情報の提供を行う。
【００３９】
次にデータベース５１２は、データを管理するアプリケーションおよびデータの格納先を示す。画面表示生成部５０８の各画面データ、ユーザ管理部５０９のユーザ情報、文書管理部５１０の文書管理情報などを格納する。データの格納先としては、ＨＤＤやＦＤＤもしくはＲＡＭなどが対象となる。要求に応じて情報更新や情報提供を行う。
最後に制御部５１３は、各処理間のやりとりを制御する部分となる。
【００４０】
以上、これら各機器内のアプリケーション、処理部、格納部によって本発明は構成される。
【００４１】
＜版履歴リンクデータ作成と文書管理部の関係についての説明＞
次に図６、図７を用いて、サーバーＰＣ１２１における、従来技術の版履歴確認処理と、本発明の特徴である版履歴リンクについて説明する。図６は本発明の特長を示すために従来例を示した図である。まず図中において、表６０１は従来のデータリストを示した表である。リストは、１つの文書データの版履歴を記しており、バージョンとバージョンを作成した更新日、バージョンを作成したユーザ名で構成される。画面表示６０２は、表６０１を表示した場合のＵＩを示している。
【００４２】
６０３、６０４は文書データの実体と文書データに付属するインデックス項目の関係を示している。１つの文書データ６０４には、複数のインデックス項目６０３を設定することが可能である。しかし、文書データの実体は、版履歴リスト６０１でバージョン管理されているのに対して、インデックス項目は、管理されていない。６０５はターゲットの文書データを特定するコマンドをしめした例であり、例えば「TargetVersion=4」と表現される。
【００４３】
なおこのコマンド部分を用いて、最終的に各文書に対する処理およびサーバーアドレスを加えた指示ＵＲＬにすることによって実際の操作が行われる。例えば、「http://www.xxx.co.jp/doc_mgt?command=get&Target=\\Cabinet\2009\xxx.doc&TargetVersion=4」のような記載であってもよい。
【００４４】
ここで従来技術の問題点は、１つの文書データに対して実体は、バージョン管理されているのに対して、インデックス項目は、版管理されていないことである。例えは、同じ文書データを複数のユーザで閲覧する場合、文書データを更新しても、一方のユーザは、版履歴から閲覧できる。しかし、インデックス項目に文書データの更新状態のような頻繁に変更されるようなものが設定されていた場合、複数のユーザで編集すると、文書データ実体とインデックス項目の同期がとれなくなってしまう。
【００４５】
そこで本発明では、上記課題を解決するために文書データが更新された場合に、版履歴とインデックス項目を同時に保存するリンクを作成し、文書データ実体とインデックス項目の同期可能とするものである。図７を用いて本処理の説明を行う。図示において７０１は、本発明の版履歴リンクデータ構成を示している。表６０１で示した「版履歴」とインデックス項目６０３が１つの版履歴リンクデータとして管理される。
【００４６】
これにより、版履歴リンクデータ７０１で示したように、インデックス項目が上書きされても、上書き前の文書データを保持することが可能で、インデックス項目を消失してしまうことを回避することが可能となる。
【００４７】
また上記で示した、文書データの版履歴とインデックス項目の情報をもとに、１つの版履歴リンクデータとして管理する本発明の特徴である、文書管理部５１０である。
文書管理部５１０は、例えは、文書データが上書きされる場合に、上書きする前に、インデックス項目を一時ＲＡＭ（２０９）に退避し、文書データを上書きする。上書きすると版履歴を更新して最新のものとする。版履歴を更新したら、版履歴から上書きされた１つ前の情報を取得して版履歴と一時退避したインデックス項目を結合して、版履歴リンクデータ７０１「TargetVersion=4＆会社名=AAA＆部署=AAA＆グループ=AAA」を作成する。
【００４８】
次に版履歴から上書きされた文書データを更新したユーザ情報を取得する。ユーザ管理部５０９では、表７０２のようにユーザを管理している。履歴情報のユーザ「Sato」は、通知先に「Sato@office.co.jp」となっている。したがって、版履歴リンクデータ７０１「TargetVersion=4＆会社名=AAA＆部署=AAA＆グループ=AAA」を通知先に通知する。通知先のユーザが版履歴リンクデータ７０１を選択して文書管理システムに送信すると文書管理部は、版履歴リンクデータ７０１を解析して文書データを抽出した後、インデックス項目の値を設定する。
【００４９】
このように、本発明の特徴である文書管理部５１０によって、文書データが上書きされた場合でも、版履歴データリンク７０１を作成することで、インデックス項目の保持を実現可能とする。
【００５０】
＜履歴リンクデータを作成するフローチャートの説明＞
次に図８を用いて、図７にて示した文書管理部５１０およびユーザ管理部５０９によって版履歴データリンクの作成処理を行うフローチャートを示す。まず、文書管理部５１０およびユーザ管理部５０９は、アプリケーションの一機能であり、本明細書では、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等からなる。同様にデータベース５１２は、各データを格納するデータベースアプリケーションであり、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等からなる。
なお、フローチャートで示す手順が文書管理部５１０、ユーザ管理部５０９およびデータベース５１２のＲＡＭ、ＨＤＤのいずれかの記憶手段に記憶され、ＣＰＵにより実行される。
【００５１】
まず本フローチャートは、サーバーＰＣ１２１の送受信部５０７が受け取った各クライアントからの要求を制御部５１３に渡し、渡された制御部５１３が文書管理部５１０に問い合わせた処理から始まる。送受信部５０７および各制御部５１３もアプリケーション５０６の機能としてＣＰＵで実行され、データはＲＡＭに格納されてやりとりされるものとする。ステップＳ８００は、ユーザからの文書データ登録を受信したブラウザ５０２または５０４は、送受信部５０３または５０５を介してサーバーＰＣ１２１に文書データを送信する。
【００５２】
ステップＳ８０１は、クライアントから受信した文書データを送受信部５０７および制御部５１３を介して文書管理部５１０に送信する。受信した文書管理部５１０は、文書データの有無をデータベース５１２より確認する。既存の文書データが存在しないと判断した場合は、ステップＳ８０２をスキップしてＳ８０３に進む。一方、既存文書が存在すると判断した場合は、ステップＳ８０２に進む。
【００５３】
ステップＳ８０２は、データベース５１２より現在の文書データの履歴情報とインデックス項目を取得して、履歴リンクデータを作成する。ステップＳ８０３は、文書管理部５１０は、文書データをデータベース５１２に登録する。ステップＳ８０４は、ステップＳ８０２で版履歴リンクデータが作成されたか否かを判断する。版履歴リンクデータを作成していないと判断した場合は、通知処理を行わない為、本フローチャートを終了する。一方、版履歴リンクデータを作成したと判断した場合は、ステップＳ８０５に進む。
【００５４】
ステップＳ８０５は、文書管理部５１０は、ステップＳ８０２で取得した版履歴からユーザ名を取得して、制御部５１３を介して、ユーザ管理部５０９より通知情報を取得する。ユーザ情報管理部５０９は、ユーザ情報をもとにデータベース５１２より通知情報を返す処理を行う。通知情報をもとに文書管理部５１０は、版履歴リンクデータを通知する。通知する手段は、メールでも良いし専用のホームページでも良い。様々な方法があるが、その方法に関しては特に限定しない。
【００５５】
ステップＳ８０６は、受信した版履歴リンクデータをクライアントのブラウザに表示する。ステップＳ８０７は、ユーザより受信した版履歴リンクデータの選択をサーバーＰＣ１２１に送信する。ステップＳ８０８は、受信した版履歴リンクデータを制御部５１２を介して文書管理部５１０に送信する。受信した文書管理部５１２は、版履歴リンクデータを解析して、データベース５１２より文書データ実体を取得する。ステップＳ８０９は、版履歴リンクデータに保持されているインデックス項目を解析して、ステップＳ８０８で取得した文書データに設定する。
【００５６】
以上、図示を用いて説明したように、版履歴リンクデータより、文書データの実体を取得するとともに、版履歴リンクデータに保持されているインデックス項目を設定することが可能な文書管理システムが実現可能となる。
【符号の説明】
【００５７】
１０１・・ＬＡＮ、１１１・・クライアントＰＣ、１２１・・文書管理サーバー、１３１・・複合デバイス
【図１】
2012088980.tif 000003
【図２】
2012088980.tif 000004
【図３】
2012088980.tif 000005
【図４】
2012088980.tif 000006
【図５】
2012088980.tif 000007
【図６】
2012088980.tif 000008
【図７】
2012088980.tif 000009
【図８】
2012088980.tif 000010