(57)【要約】      （修正有）【課題】フォルダに散らばって配置されている文書を複数のユーザで共有して扱うことを可能とすると共に、バージョン管理を可能とする。【解決手段】電子文書管理システムは、ユーザとの対話を行なうユーザインターフェース手段と、前記ユーザインターフェース上に文書の編集作業を行なうことを可能とする仮想領域を表示する手段と、前記仮想領域に複数の文書を配置可能とする手段と、前記仮想領域を複数のユーザで共有する手段と、前記仮想領域上の複数の文書に対して文書操作を可能とする手段と、前記仮想領域のバージョンを管理し任意に保存することを可能とする手段とを備え、任意の特定の時点の状態に復元することを可能とする手段と、他のユーザによる保存や復元を禁止するロック機能を有する手段と、を備える。【選択図】図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザとの対話を行なうユーザインターフェース手段と、
前記ユーザインターフェース上に文書の編集作業を行なうこと可能とする仮想領域を表示する手段と、
前記仮想領域に、複数の文書を配置可能とする手段と、
前記仮想領域を複数のユーザで共有する手段と、
前記仮想領域上の複数の文書に対して文書操作を可能とする手段と、
前記仮想領域のバージョンを管理し任意に保存することを可能とする手段と、
前記仮想領域バージョン管理機能は、任意の特定の時点の状態に復元することを可能とする手段と、
前記仮想領域バージョン管理機能は、他のユーザによる保存や復元を禁止するロック機能を有する手段と、
を備える電子文書管理システム。
【請求項２】
前記仮想領域上の文書は、文書のショートカットファイルまたはリンクファイルであり、ユーザから実行された操作を実際の文書に反映させることを特徴とする請求項１の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記仮想領域バージョン管理機能は、仮想領域上の文書が更新されたタイミングでバージョンを保存することを特徴とする請求項１の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記ロック機能は、仮想領域を共有しているユーザは対象に含めないことを特徴とする請求項１の電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、共有可能な一時作業場所を持つ電子文書管理システムに関し、特にその一時作業場所のバージョン管理を行なう方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
フォルダの下に文書を配置し、階層的に複数のフォルダを扱う電子文書管理システムが一般的に良く知られている。そのようなシステムでは、例えばそれぞれ異なるフォルダに配置された複数の文書に対して編集作業など何らかの作業を行ないたい場合に、ユーザはそれぞれのフォルダを移動しながら作業する必要があり、効率が良くなかった。更に、例えばユーザＡが文書を編集し、その文書を後からユーザＢが例えばＰＤＦへ変換するような共同作業を行なう場合、二人が同じようにフォルダを移動しながら作業することになり、その業務効率は益々良くなかった。
【０００３】
ここで、文書のショートカットファイル（またはリンクファイル）を事前に１つのフォルダの下に箇所に集めておき、フォルダの移動の手間を軽減する方法が良く知られている。しかしこの方法では、例えば前述のＰＤＦへの変換などはショートカットファイル自体に対して行なわれることになり、実際の文書実体の変換をするためには、やはりフォルダを移動しながら作業する必要があった。
【０００４】
また、ワークフローシステムの導入によって複数人による作業を実現する方法が良く知られているが、そのためには導入コストが生じ経済面での負荷になっていた。また、例え導入したとしても、そもそも日常のちょっとした作業のためにワークフローを定義することは煩雑であり、やはりユーザの作業負荷となっていた。
【０００５】
更には、ユーザが選択していたフォルダや文書がスクロールなどによって画面から見えなくなった場合に、画面内に新しい表示領域を作成しまとめて表示するもの（特許文献１参照）がある。これにより、複数のフォルダに配置されていた文書でも、画面の表示領域内に全て表示することが可能となり、フォルダを移動しながら作業する手間は軽減できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−１９３１９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところが、複数のユーザで作業環境を共有することはできないため、ユーザ毎にフォルダを移動しながら１つ１つ文書を選択しておく必要があり、効率面の向上は満足できるものではなかった。また、例えば作業ミスの発見により、やり直しとなる場合、それぞれの文書を１つ１つ作業前の状態に戻す必要があり、その操作は煩雑で効率が良いものではなかった。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の電子文書管理システムは、ユーザとの対話を行なうユーザインターフェース手段と、前記ユーザインターフェース上に文書の編集作業を行なうこと可能とする仮想領域を表示する手段と、前記仮想領域に、複数の文書を配置可能とする手段と、前記仮想領域を複数のユーザで共有する手段と、前記仮想領域上の複数の文書に対して文書操作を可能とする手段と、前記仮想領域のバージョンを管理し任意に保存することを可能とする手段と、前記仮想領域バージョン管理機能は、任意の特定の時点の状態に復元することを可能とする手段と、前記仮想領域バージョン管理機能は、他のユーザによる保存や復元を禁止するロック機能を有する手段と、を備える。
【発明の効果】
【０００９】
各フォルダに散らばって配置されている文書をまとめて仮想領域内に配置し、それを複数のユーザで共有して扱うことで、ユーザの手間を軽減することができる。また、文書管理システム内に仮想的な作業領域の作成を実現し、それを複数のユーザで共有可能とし、更に作業領域のバージョン管理を行なうことで、作業実施確認や、やり直しをする際の煩雑さを軽減し作業効率を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】システムのネットワーク構成概略図
【図２】文書管理システムの構成図
【図３】従来の操作画面
【図４】本発明の操作画面
【図５】メニューリスト
【図６】仮想領域保存画面
【図７】仮想領域復元画面
【図８】仮想領域保存処理のフローチャート
【図９】仮想領域復元処理のフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための一実施形態について図面を用いて説明する。図１はシステムのネットワーク構成概略図である。サーバ１０１はサーバ用パーソナルコンピュータ（以下、パーソナルコンピュータをＰＣと称す）でありＣＰＵやＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ、ネットワークインタフェースカード等のハードウェア構成物により構成される。サーバ１０１上で文書管理システム１０２のサーバ機能部が稼動している。
【００１２】
クライアントＰＣ１０４〜１０６はネットワーク１０３によってサーバ１０１と接続され、ユーザへの情報表示を行なったり、ユーザからの操作入力を受け付ける。ネットワーク１０３上には複数のサーバＰＣが接続されている場合もある。また、クライアントＰＣは１台以上存在する。
【００１３】
図２は文書管理システムの構成図である。文書管理システム２０１は、図１に示した文書管理システム１０２と同じものであり、以下に説明する機能部により構成される。ネットワーク２１４は、図１に示したネットワーク１０３と同じものである。
ネットワーク通信部２１３は、ネットワーク１０４を通してクライアントＰＣと通信を行なう物理層ドライバである。リクエスト処理制御部２１２は、ネットワーク通信部２１３から受け取ったプロトコルを解釈し、各クライアントＰＣからのリクエストを認識して、それぞれ必要な制御部へ処理を依頼する。また反対に、制御部からの処理結果をクライアントＰＣへ返すために通信プロトコルを作成し、ネットワーク通信部２１３へ送信依頼を行なう。
【００１４】
前述した制御部は以下の４つの制御部からなる。情報処理制御部２０８はクライアントＰＣからのデータ取得要求やデータ更新依頼に基き、フォルダ／文書情報処理部２０２または文書バージョン情報管理部２０４、仮想領域バージョン情報管理部２０６と情報のやり取りを行い、必要な処理の制御を行なう。特に、システムの設定情報の管理や、フォルダと文書、並びに、それぞれのプロパティ情報に関わる基本的な文書管理機能に関する処理を行なう。仮想領域共有処理制御部２０９も同じくクライアントＰＣからの要求に応じて、同様に必要な処理の制御を行なう。
【００１５】
特に、仮想領域を複数のユーザで共有する機能を実現する。仮想領域については図４を用いて後述する。仮想領域バージョン処理制御部２１０も同じくクライアントＰＣからの要求に応じて、同様に必要な処理の制御を行なう。特に、仮想領域のバージョン管理機能を実現するため、仮想領域バージョン情報管理部２０６と文書バージョン情報管理部２０４、フォルダ／文書情報処理部２０２の全てを使って処理の制御を行なう。表示内容生成部２１１も同様にクライアントＰＣからの要求に応じて、同様に必要な処理の制御を行なう。
【００１６】
特にユーザインターフェース上に表示する情報を生成して、ユーザが認識できる文字や図形、アニメーションや音声を提供する。フォルダ／文書情報処理部２０２は、文書やフォルダに関する例えば文書の登録／移動／コピー／削除／検索等の基本的な機能や各種設定情報の変更を実現する。フォルダ／文書情報２０３は、システムの各種設定情報やフォルダ、文書に関するデータを蓄積し、フォルダ／文書情報処理部２０２によりデータの登録、更新、削除が行なわれる。文書バージョン情報管理部２０４は、文書のバージョンを管理し、文書の排他制御（チェックイン／チェックアウト）や新しいバージョンの登録、または古いバージョンの復元を行なう。
【００１７】
文書バージョン情報２０５は、バージョン登録日時や登録ユーザ、バージョンコメントなどの文書のバージョンに関わる情報を蓄積する。仮想領域バージョン情報管理部２０６は、仮想領域のバージョンを管理し、仮想領域の排他制御や新しいバージョンの登録、または古いバージョンの復元を行なう。仮想領域バージョン情報２０７は、バージョン登録日時や登録ユーザ、バージョンコメントなどの仮想領域のバージョンに関わる情報を蓄積する。
【００１８】
図３は、従来のクライアントＰＣ上のユーザインターフェース部に表示される電子文書管理システムの操作画面である。ウィンドウ３０１はクライアントＰＣ上に表示される操作ウィンドウである。ウィンドウ３０１はクライアントＰＣにインストールされたアプリケーションが表示する場合もあるし、例えばＷｅｂブラウザ上に表示される構成であっても構わない。
【００１９】
ウィンドウ３０１の上部には各種メニューが表示され、様々な操作をユーザから受け付ける。ツリービュー３０２はフォルダ階層を視覚的に表すものであり、ユーザが選択したフォルダに配置されている文書並びにサブフォルダがコンテンツ表示領域３０３に表示される。ツリービュー３０２でユーザが選択したフォルダ名は四角で囲まれて表示され、図の例では「コンバータ」フォルダが選択されている状態である。コンバータフォルダには２つのサブフォルダと、３つの文書が配置されていることがコンテンツ表示領域３０３により分かる。
【００２０】
各ユーザは、それぞれツリービュー３０２で所望のフォルダを選択し、そこに配置されている文書または、更にサブフォルダを選択してその下に配置される文書を特定していた。異なるフォルダに配置される複数の文書に対してまとまった操作を行ないたい場合、フォルダを行き来する必要があった。更に、別のユーザが同じ文書に対して別の操作を行ないたい場合には、同じように複数のフォルダを行き来して文書を特定する必要がある。
【００２１】
図４は、本発明によるクライアントＰＣ上のユーザインターフェース部に表示される電子文書管理システムの操作画面である。ウィンドウ４０１は、前述したウィンドウ３０１と同様のものであるが、その下に仮想領域４０２がある。ユーザは、メニュー４０３の選択により仮想領域４０２への操作を行なう。仮想コンテンツ表示領域４０４には、複数の文書を配置することが出来る。仮想コンテンツ表示領域４０４に文書を配置するためには、ユーザはコンテンツ表示領域３０３から仮想コンテンツ表示領域４０４へ文書をドラッグ＆ドロップする。よって、異なるフォルダに配置されている文書を同列に並べて表示し、扱うことが可能である。
【００２２】
図５は、メニュー４０３がユーザにより選択されることで表示されるメニューリストである。メニュー５０１はメニュー４０３と同じものである。詳細メニュー５０２はメニュー５０１がユーザに選択されると展開表示されるものであり、仮想領域４０２への操作や、あるいは仮想コンテンツ表示領域４０４に配置されている文書への操作を選択することが出来るものである。例えば文書のＰＤＦへの変換や、文書への署名といった文書への操作や、あるいは仮想領域４０２の共有などの操作が可能である。
【００２３】
特に共有が選択された場合には、一人以上のユーザ名を選択することで、現在の仮想領域４０２を選択したユーザと共有することが可能となる。これにより、自分が見ている仮想領域４０２ならびにそこに表示される文書と同じものを他のユーザが見ることが可能となる。その結果、一度文書を集めて仮想コンテンツ表示領域４０４へ文書を配置し共有すれば、他のユーザがフォルダを行き来して文書を特定する必要がなくなる。
【００２４】
また、詳細メニュー５０２にて保存を選択することで、現在の仮想領域４０２の状態を文書の状態を含めてバージョンをつけて保存することができる。復元を選択することで、保存していた所望のバージョンの仮想領域４０２の状態に復元することが出来る。保存と復元の手順については、図６と図７、図８、図９を用いて後述する。ロック／解除は、他ユーザによる仮想領域４０２ならびに仮想コンテンツ表示領域４０４に配置される文書の操作を禁止するものであり、ロックしたユーザのみが操作可能となる。解除できるのはロックしたユーザかシステムの管理者である。
【００２５】
図６は、仮想領域４０２の状態を保存する際の操作画面である。ウィンドウ６０１は、詳細メニュー５０２で保存が選択された場合に表示する。ユーザは現在の仮想領域４０２の状態をバージョン番号を付けて保存することが出来る。バージョンは整数と小数からなり、整数部分をインクリメントすることをメジャーバージョンの更新、小数部分をインクリメントすることをマイナーバージョンの更新とする。
【００２６】
通常ユーザは、作業途中状態にはマイナーバージョンを更新して保存し、例えば上長の承認が得られた段階では正式文書となったことを表すためメジャーバージョンを更新して保存するなど、使い分ける。メジャーバージョンを更新した場合には、小数点はゼロになる。
【００２７】
３つの選択肢６０１〜６０３はラジオボタンであり、常にどれか１つだけが選択された状態となる。デフォルトではオートバージョン６０１が選択された状態である。オートバージョン６０１が選択された場合には、文書管理システム２０１が自動的にメジャーバージョンを更新するか、マイナーバージョンを更新するかを判定する。詳細は図８を用いて説明する。ユーザによりマイナーバージョン６０３またはメジャーバージョン６０４が選択指定された場合には、指定された通りにバージョン番号をインクリメントして仮想領域４０２の状態を保存する。
【００２８】
コメント６０５に任意の文字列を入力することで、保存するバージョンに関するコメントとして保存することが可能である。ＯＫボタン６０６が選択されると、仮想領域４０２の状態を保存する。キャンセルボタン６０７が選択されると、ウィンドウ６０１での選択状態はキャンセルされ、ウィンドウ６０１の表示は消える。
【００２９】
保存される仮想領域４０２の状態とは、共有しているユーザや配置されている文書に関する情報である。文書に関する状態には文書のバージョン情報も含まれ、仮想領域４０２の復元時には、仮想領域４０２の状態を保存した時点の、仮想コンテンツ表示領域４０４に配置されている、それぞれの文書のバージョンも復元する。仮想領域４０２の状態と、それぞれの文書の情報ならびに文書のバージョンの情報は、図２を用いて説明したように文書管理システム２０１にて処理され保持される。
【００３０】
図７は、仮想領域４０２の状態を復元する際の操作画面である。ウィンドウ７０１は、詳細メニュー５０２で復元が選択された場合に表示する。ユーザは過去に保存した仮想領域４０２のバージョン番号を指定して復元することが出来る。バージョン番号７０２は、保存されているバージョン番号を表示する。保存日時７０３は保存された日時を表示する。保存者７０４は保存したユーザ名を表示する。コメント７０５は保存時に保存したユーザが入力したコメント文字列を表示する。ユーザは所望のバージョンの行を選択すると、選択されたバージョンの行は矩形で囲まれ表示される。
【００３１】
図７ではバージョン番号１．１が選択された状態である。矩形で囲まれた行をユーザが再度選択すると、選択は解除され矩形も表示されなくなる。この状態では、どのバージョンを復元するかはシステムが自動的に判定する。その詳細は図９を用いて後述する。ＯＫボタン７０６が選択されると、仮想領域４０２の状態を復元する。キャンセルボタン７０７が選択されると、ウィンドウ７０１での選択状態はキャンセルされ、ウィンドウ７０１の表示は消える。
【００３２】
図８は、仮想領域４０２の状態を保存する処理のフローチャートである。Ｓ８０１にて、詳細メニュー５０２で保存が選択されたかを判断する。選択されていない場合には処理を終了する。選択されている場合にはＳ８０２へと進み、詳細メニュー５０２でロックされていないかを判断し、ロックされている場合にはＳ８０３へ進む。Ｓ８０３ではロックしているユーザ名を取得し、続いてＳ８０４にて当該ユーザにてロックされていることをユーザへ通知し処理を終了する。Ｓ８０２にてロックされていないと判断した場合にはＳ８０５へ進み、図６を用いて説明した通り、ユーザが選択したバージョン番号の更新方法のうちオートバージョン６０２が指定されたかを判断する。
【００３３】
オートバージョン６０２が指定された場合にはＳ８０６へと進み、そうでない場合にはＳ８０７へと進む。Ｓ８０７では、ユーザが選択した通り、マイナーバージョンの更新６０３またはメジャーバージョンの更新６０４を行なう。Ｓ８０６では、仮想領域４０２を共有している当該以外の全ユーザが少なくとも１回保存を行なったかを判断する。つまり、当該ユーザが保存することで、少なくとも共有する全ユーザが１回以上保存したことになる場合、全ユーザの操作が完了されたとみなしてＳ８０８へ進み、メジャーバージョンを更新する。
【００３４】
そうでない場合には、まだ全ての操作が完了していない状態であるとみなしＳ８０９へ進み、マイナーバージョンを更新する。続いてＳ８１０で図６を用いて説明した通り、ユーザから入力されたコメント文字列を受け付けて文書管理システム２０１内に記憶する。      
【００３５】
続いてＳ８１１にて仮想コンテンツ表示領域４０４に配置されている文書の文書名やプロパティ情報、文書バージョン情報を取得し、文書管理システム２０１内に情報を保存する。最後にＳ８１２にて仮想領域４０２のバージョン番号と前記記憶した仮想コンテンツ表示領域４０４に配置されている文書に関する情報を紐付けする。更に、現在日時、保存を指定したユーザ名、そして前記記憶したコメント文字列と共に、同じく文書管理システム２０１内に情報を保存して処理を終了する。
【００３６】
図９は、仮想領域４０２の状態を復元する処理のフローチャートである。Ｓ９０１にて、詳細メニュー５０２で復元が選択されたかを判断し、選択されていない場合には処理を終了する。選択されている場合にはＳ９０２へと進み、詳細メニュー５０２でロックされていないかを判断し、ロックされている場合にはＳ９０４へ進む。Ｓ９０４ではロックしているユーザ名を取得し、続いてＳ９０５にて当該ユーザにてロックされていることをユーザへ通知し処理を終了する。
【００３７】
Ｓ９０２にてロックされていないと判断した場合にはＳ９０３へ進み、図７を用いて説明した通り、ユーザが復元するバージョンを選択しているかを判断する。選択していると判断した場合にはＳ９０６へと進み、当該バージョンを最新バージョンとして自動的にバージョン情報を更新する。選択していないと判断した場合にはＳ９０７へ進み、指定したユーザが最後に保存したバージョンを最新バージョンにとして自動的にバージョン情報を更新する。最新バージョンにする場合には、常にマイナーバージョンを更新、つまり小数点をインクリメントして新しいバージョンとして保存する。
【００３８】
Ｓ９０８にて、最新バージョンとしたもののバージョンコメントを自動的に更新する。例えば「バージョンの復元操作」という文字列を設定する。続いてＳ９０９にて、Ｓ８１１の処理で保存した文書等に関する情報を読み出し、仮想領域４０２ならびに仮想コンテンツ表示領域４０４の状態を復元する。続いてＳ９１０にて仮想領域４０２の表示状態を更新し、処理を終了する。
【符号の説明】
【００３９】
１０１・・サーバ、１０２・・文書管理システム、１０３・・ネットワーク、１０４、１０５、１０６・・クライアントＰＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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