(57)【要約】【課題】自動的に、かつ正確にファイルのステータスを管理することのできるファイル管理装置を提供する。【解決手段】ファイル管理装置は、処理装置において処理されるファイルのステータスを管理するための制御部１０を備え、ファイルに関連付けられ、ファイルのステータスを表わすタグが記憶装置であるＨＤＤ１３に記憶されており、制御部１０は、処理装置から送信された情報を解析するための解析部１０３と、その解析結果からファイルに付与されるべきステータスを特定し、特定されたステータスを用いてタグを更新するための更新部１０５とを含む。【選択図】図７
2012252441.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
処理装置において処理されるファイルのステータスを管理するための制御部を備えるファイル管理装置であって、
前記ファイルに関連付けられ、前記ファイルのステータスを表わすタグが記憶装置に記憶されており、
前記制御部は、
前記処理装置から送信された情報を解析するための解析部と、
前記解析部での解析結果から前記ファイルに付与されるべきステータスを特定し、前記特定されたステータスを用いて前記タグを更新するための更新部とを含む、ファイル管理装置。
【請求項２】
前記更新部は、前記記憶装置から前記タグを抽出し、当該タグの表わすステータスが前記特定されたステータスと異なる場合に、前記特定されたステータスを用いて前記タグを更新する、請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記解析部は、前記情報に含まれる、ファイル名を表わす情報と、当該ファイル名で表わされたファイルのステータスを表わす情報とを抽出する、請求項１または２に記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記情報は、前記処理装置から所定の宛先に対して送信された前記ファイルに関する情報である、請求項１〜３のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記情報は、前記処理装置から送信されたメールである、請求項４に記載のファイル管理装置。
【請求項６】
処理装置において処理されるファイルのステータスを管理するためのファイル管理方法であって、
前記処理装置から送信された情報を入力するステップと、
前記情報を解析して前記ファイルに付与されるべきステータスを特定するステップと、
記憶装置に記憶されている、前記ファイルに関連付けられた前記ファイルのステータスを表わすタグを、前記特定されたステータスを用いて更新するステップとを備える、ファイル管理方法。
【請求項７】
ファイル管理装置に、処理装置において処理されるファイルのステータスを管理する処理を実行させるための管理プログラムであって、
前記処理装置から送信された情報を入力するステップと、
前記情報を解析して前記ファイルに付与されるべきステータスを特定するステップと、
記憶装置に記憶されている、前記ファイルに関連付けられた前記ファイルのステータスを表わすタグを、前記特定されたステータスを用いて更新するステップとを前記ファイル管理装置に実行させる、管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はファイル管理装置、ファイル管理方法、および管理プログラムに関し、特に、ステータスの変化するファイルを管理するためのファイル管理装置、ファイル管理方法、および管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファイルを管理する方法として、ファイル本体に管理情報をタグなどとして付加して管理する方法が提案されている。
【０００３】
たとえば特開２００９−０６９９３７号公報（以下、特許文献１）は、タグの候補に優先順位を付けてユーザーに表示し、ユーザーからの選択を受け付けることで当該タグをファイルに付加する方法を開示している。また、特開２００５−３１６５７３号公報（以下、特許文献２）は、ユーザーが入力した検索条件と選択された論文データとの関係情報を記憶させる方法を開示している。
【０００４】
しかしながら、これら特許文献１、２に開示された方法では、自動的にファイルの管理を行なうことができず、ユーザー操作が必要になる。そのため、管理のための操作が煩雑になったり、誤入力によって管理が不十分になったりする可能性もあった。
【０００５】
そこで、ユーザー操作を不要として自動的に管理する方法として、特開２０１０−６７０９４号公報（以下、特許文献３）は、ファイルを保存するための操作に応じてファイルの位置（階層情報）からメタデータを自動的に作成、ファイルを表わす識別子（ＩＤ番号）とメタデータとを関連付けて管理する方法を開示している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−０６９９３７号公報
【特許文献２】特開２００５−３１６５７３号公報
【特許文献３】特開２０１０−６７０９４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献３に開示された方法では、たとえステータスに変化がない場合であっても保存操作の度にタグが生成されて付加されることになる。そのため、不要なタグまで生成される場合もあり、タグのためのデータ量が増加する、という問題もある。また、タグの量が多くなることで、ステータスの管理が煩雑になったり、不正確になったりする可能性も生じる。さらに、ファイルの保存以外のアクション（たとえばファイルの閲覧等）に応じたタグの更新を行なうことができない。
【０００８】
本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、自動的に、かつ正確にファイルのステータスを管理することのできるファイル管理装置、ファイル管理方法、および管理プログラム提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、ファイル管理装置は処理装置において処理されるファイルのステータスを管理するための制御部を備えるファイル管理装置であって、ファイルに関連付けられ、ファイルのステータスを表わすタグが記憶装置に記憶されており、制御部は、処理装置から送信された情報を解析するための解析部と、解析部での解析結果からファイルに付与されるべきステータスを特定し、特定されたステータスを用いてタグを更新するための更新部とを含む。
【００１０】
好ましくは、更新部は、記憶装置からタグを抽出し、当該タグの表わすステータスが特定されたステータスと異なる場合に、特定されたステータスを用いてタグを更新する。
【００１１】
好ましくは、解析部は、上記情報に含まれる、ファイル名を表わす情報と、当該ファイル名で表わされたファイルのステータスを表わす情報とを抽出する。
【００１２】
好ましくは、上記情報は、処理装置から所定の宛先に対して送信されたファイルに関する情報である。
【００１３】
より好ましくは、上記情報は、処理装置から送信されたメールである。
本発明の他の局面に従うと、ファイル管理方法は処理装置において処理されるファイルのステータスを管理するためのファイル管理方法であって、処理装置から送信された情報を入力するステップと、情報を解析してファイルに付与されるべきステータスを特定するステップと、記憶装置に記憶されている、ファイルに関連付けられたファイルのステータスを表わすタグを、特定されたステータスを用いて更新するステップとを備える。
【００１４】
本発明のさらに他の局面に従うと、管理プログラムは、ファイル管理装置に、処理装置において処理されるファイルのステータスを管理する処理を実行させるための管理プログラムであって、処理装置から送信された情報を入力するステップと、情報を解析してファイルに付与されるべきステータスを特定するステップと、記憶装置に記憶されている、ファイルに関連付けられたファイルのステータスを表わすタグを、特定されたステータスを用いて更新するステップとをファイル管理装置に実行させる。
【発明の効果】
【００１５】
この発明によると、自動的に、かつ正確にファイルのステータスを管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】実施の形態にかかるファイル管理システムの構成の具体例、および該ファイル管理システムに含まれるそれぞれの装置のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【図２】ファイル管理システムでのファイルの流れの一例を表わした図である。
【図３】ファイル管理システムに含まれる処理装置からの、承認を求めるメールの具体例を示す図である。
【図４】ファイル管理システムに含まれる処理装置からの、承認を行なった旨を伝えるメールの具体例を示す図である。
【図５】あるファイルのステータスの変化に伴って生成されるタグの遷移を表わす図である。
【図６】ファイル管理システムに含まれる処理装置の機能構成の具体例を示すブロック図である。
【図７】ファイル管理システムに含まれるサーバーの機能構成の具体例、およびサーバーのＨＤＤの構成の具体例を表わすブロック図である。
【図８】サーバーでの動作の流れの具体例を表わすフローチャートである。
【図９】変形例にかかるタグの具体例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。
【００１８】
＜システム構成＞
図１は、本実施の形態にかかるファイル管理システム１の構成の具体例、およびそれぞれの装置のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【００１９】
図１を参照して、ファイル管理システム１は、ファイル管理装置としてのサーバー１００と、複数の処理装置３００Ａ，３００Ｂ，３００Ｃとを含む。複数の処理装置３００Ａ，３００Ｂ，３００Ｃを代表させて、処理装置３００とも称する。サーバー１００は処理装置３００Ａ，３００Ｂ，３００Ｃのそれぞれと通信可能に接続されている。
【００２０】
サーバー１００はファイル記憶装置として機能し、処理装置３００から送信された情報を記憶する。また、処理装置３００からのアクセスを受け付けて、ファイルの読み出しを許可する。
【００２１】
また、サーバー１００はメールサーバーとしても機能し、処理装置３００間のメールのやり取りを管理する。
【００２２】
なお、図１の例では、サーバー１００がファイル記憶装置として機能してファイルや後述するタグを記憶するものとしているが、ファイル管理システム１にサーバー１００の他にファイル記憶装置が含まれ、当該ファイル記憶装置にファイルや後述するタグが記憶されてもよい。
【００２３】
さらに、ファイルを記憶するためのファイル記憶装置と、当該ファイル記憶装置とは異なる、後述するタグを記憶するためのタグ記憶装置とが含まれてもよい。
【００２４】
この場合、サーバー１００には、図１に示された後述する構成に加えて、ファイル記憶装置にアクセスしてファイルやタグを読み出すためのアクセス構成、または、ファイル記憶装置にアクセスしてファイルを読み出すためのアクセス構成とタグ記憶装置にアクセスして後述するタグを読み出すためのアクセス構成とが設けられる。
【００２５】
＜装置構成＞
サーバー１００および処理装置３００は、いずれも、一般的なパーソナルコンピューターなどから構成される。その代表的なハードウェア構成が図１に示されている。
【００２６】
すなわち、図１を参照して、サーバー１００は、当該装置全体を制御するためのＣＰＵ（Central Processing Unit）を含む制御部１０と、制御部１０で実行するためのプログラムを記憶するためのＲＯＭ（Read Only Memory）１１と、制御部１０がプログラムを実行する際の記憶領域となるＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、ファイル等を記憶するための記憶装置であるＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３と、処理装置３００と通信するための通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）１４とを含む。
【００２７】
また、処理装置３００は、当該装置全体を制御するためのＣＰＵを含む制御部３０と、制御部３０で実行するためのプログラムを記憶するためのＲＯＭ３１と、制御部３０がプログラムを実行する際の記憶領域となるＲＡＭ３２と、ファイル等を記憶するための記憶装置であるＨＤＤ３３と、サーバー１００と通信するための通信Ｉ／Ｆ３４と、キーボードやマウス等のユーザーの操作入力を受け付けるための入力装置３５と、情報を表示するための表示装置３６とを含む。
【００２８】
なお、以降の例において、図１に示されたように、サーバー１００および処理装置３００が一般的なパーソナルコンピューターで構成される例が示されている。しかしながら、これら装置はパーソナルコンピューターに限定されず、他の装置であってもよい。一例として、処理装置３００はＰＤＡ（Personal Digital Assistants）や携帯電話機などであってもよい。また、サーバー１００はＭＦＰ（Multi-Function Peripherals）などの画像処理装置であってもよい。
【００２９】
＜動作概要＞
ファイル管理システム１では、処理装置３００を用いて予め規定された順にファイルに対する処理を実行する、いわゆるワークフロー処理が行なわれる。処理装置３００間で上記規定された順に従って処理が移行する際に、前の処理装置３００Ａから次の処理装置３００Ｂに対して処理の移行が通知される。
【００３０】
サーバー１００はその通知に基づいて、当該ファイルのステータスを管理する。ここでのステータスとは、上記規定された順に従う処理において、当該ファイルがどの位置での処理状態にあるかを表わす。
【００３１】
以降の説明において、サーバー１００は、ファイルごとにステータスを表わしたタグを用いて当該ファイルの管理を行なうものとしている。ここで表わされた「タグ」は、一例として、当該ファイルのステータスを表わした、ファイルごとに用意されるデータを指す。以降の例では、当該ファイルのステータスを表わした「タグ」というデータがファイルごとに作成され、当該ファイルと関連付けられて記憶されるものとしている。これによって、そのタグを参照することによって当該ファイルのステータスを知ることができる。
【００３２】
しかしながら、「タグ」はファイルごとに用意されるデータに限定されず、記憶されているファイルすべてのステータスを一元的に管理する情報（たとえばテーブル）であってもよいし、ファイルに付加されたフラグであってもよい。これらすべてを含めて「タグ」と称するものとする。
【００３３】
図２は、ファイル管理システム１でのファイルの流れの一例を表わした図である。図２の例では、ファイル管理システム１が、オフィス環境において事案を処理する際の、ある社員（ユーザーＡ）が稟議書を作成し、ユーザーＢ，Ｃに順に決済を仰ぐ、という作業に用いられる例が示されている。
【００３４】
すなわち、図２を参照して、ステップＳ１１で１つの処理装置（処理装置Ａ）を用いてユーザーＡがあるファイルＡを作成する。作成されたファイルＡはサーバー１００に記憶される。
【００３５】
その後、ユーザーＡは、ステップＳ１３で、ユーザーＡに対する承認者に該当するユーザーＢに対して、ファイルＡの承認を求めるメールを送信する。
【００３６】
図３は、このときの承認を求めるメールの具体例を示す図である。
図３を参照して、このときのメールは、たとえば、メールのタイトルが「承認依頼」とされて、承認を求めるメールであることが表わされている。また、メール本文中に、「承認をお願いします。」と記載されて、承認を求めるメールであることが表わされている。さらに、承認の対象としてファイルＡの名称「ファイルＡ」がメール本文に記載され、また、そのサーバー１００での格納場所が記載されている。
【００３７】
該メールを受信したユーザーＢは、ステップＳ３１で処理装置Ｂを用いてファイルＡの承認処理を行なう。そして、ステップＳ３３で、承認を求めたユーザーＡに対して、承認を行なった旨を伝えるメールを送信する。
【００３８】
図４は、このときの、承認を行なった旨を伝えるメールの具体例を示す図である。
図４を参照して、このときのメールは、たとえばメールのタイトルが「Ｒｅ：承認依頼」とされて、承認を求めるメールへの返信であることが表わされている。また、メール本文中に「承認します」と記載されて、承認を行なった旨を伝えるメールであることが表わされている。
【００３９】
さらに、ステップＳ３５でユーザーＢは、ユーザーＢに対する承認者に該当するユーザーＣに対して、ファイルＡの承認を求めるメールを送信する。この場合のメールの内容も図３に表わされたものと同様である。
【００４０】
該メールを受信したユーザーＣは、ステップＳ５１で処理装置Ｃを用いてファイルＡの承認処理を行なう。そして、ステップＳ５３で、承認を求めたユーザーＢに対して、承認を行なった旨を伝えるメールを送信する。この場合のメールの内容も図４に表わされたものと同様である。
【００４１】
ファイル管理システム１においてサーバー１００はメールサーバーとしても機能するため、これらメールのやり取りはサーバー１００を介して行なわれる。
【００４２】
サーバー１００は、これらメールを解析することでファイルＡに付与されるべきステータスを特定し、そのステータスが変化する度にファイルＡに関するタグＡを生成し、ファイルＡに関連付ける。
【００４３】
図５は、ファイルＡのステータスの変化に伴って生成されるタグＡの遷移を表わす図である。
【００４４】
図５を参照して、上記ステップＳ１１で処理装置Ａを用いてユーザーＡによってファイルＡが作成された後、処理装置Ｂを用いてユーザーＢによって承認処理がなされるまでの間、ファイルＡは未承認のステータスとなる。そこで、サーバー１００はそのステータスにあるファイルＡに対して「未承認」を表わすタグＡを生成し、ファイルＡと関連付ける。
【００４５】
上記ステップＳ３１でファイルＡがユーザーＢによって承認された後、ユーザーＣによって承認処理がなされるまでの間、ファイルＡはユーザーＢによって承認されたステータスとなる。そこで、サーバー１００はそのステータスにあるファイルＡに対して「Ｂさん承認」を表わすタグＡを生成し、ファイルＡと関連付ける。
【００４６】
上記ステップＳ５１でファイルＡがユーザーＣによって承認されると、ファイルＡはユーザーＣによって承認されたステータスとなる。そこで、サーバー１００はそのステータスにあるファイルＡに対して「Ｃさん承認」を表わすタグＡを生成し、ファイルＡと関連付ける。
【００４７】
なお、図５に表わされたタグＡの内容は一例である。そのため、図５に示された内容より細かい段階のステータスを設定してもよい。一例として、上記ステップＳ１１でファイルＡが作成された状態で「未承認」のタグＡが生成され、上記ステップＳ１３で承認依頼メールが送信され、上記ステップＳ３１で承認処理がなされるまでの間、「Ｂさんの承認待ち」のタグＡが生成されてもよい。
【００４８】
タグＡとファイルＡとの関連付けは、一例として、ファイルＡの識別情報がタグＡに付与されることでなされてもよい。この場合、ファイルＡとタグＡとはサーバー１００のＨＤＤ１３のそれぞれ異なる記憶領域に格納されていてもよい。
【００４９】
また、他の例として、ファイルＡにタグＡを含めて１つのファイルとしてサーバー１００のＨＤＤ１３の所定の領域に格納するようにしてもよい。
【００５０】
以降の説明では、前者のようにして関連付けを行なうものとするが、後者のようにされてもよい。
【００５１】
以降、図２〜５に表わされた具体例を用いて機能および動作を説明する。なお、この例は一例であって、あるファイルについて順に承認を求めるためにファイル管理システム１を用いるものとしている。他の例として、レビュー、仕様書などを順に閲覧する際や、企画書や開発書類や営業書類などの業務書類を順に作成したり閲覧したり承認したりする際に用いる例も挙げられる。
【００５２】
＜機能構成＞
図６は、上記動作を行なうための処理装置３００の機能構成の具体例を示すブロック図である。図６に示される各機能は、制御部３０がＲＯＭ３１に記憶されるプログラムを読み出してＲＡＭ３２上で展開しながら実行することによって、主に制御部３０上に形成される機能であるが、少なくとも一部が、電気回路等のハードウェア構成によって実現されてもよい。
【００５３】
図６を参照して、処理装置３００の制御部３０は、入力装置３５の操作に伴う操作信号の入力を受け付けるための入力部３０１と、該操作信号に従って上述の承認依頼メールや承認を行なった旨を伝えるメールを作成するための作成部３０２と、該操作信号に従って通信Ｉ／Ｆ３４を介してサーバー１００にアクセスしてファイルＡを読み出し、当該ファイルＡに対して承認処理を実行するための承認処理部３０３と、作成されたメールを通信Ｉ／Ｆ３４を介してサーバー１００に対して送信するための送信部３０４と、通信Ｉ／Ｆ３４を介してサーバー１００からメールを受信するための受信部３０５と、表示装置３６でメール等を表示させる処理を実行するための表示処理部３０６とを含む。
【００５４】
承認処理は、特定の処理に限定されない。一例として、該当するユーザーがファイルＡを処理装置に表示させてその内容を確認し、確認済みを表わす情報（スタンプ画像等）を付加する処理が挙げられる。その場合、承認処理部３０３は、通信Ｉ／Ｆ３４を介してサーバー１００にアクセスしてファイルＡを読み出して表示処理部３０６にファイルＡを渡すことで表示装置３６にファイルＡを表示させると共に、入力装置３５から所定の操作信号の入力を受け付けることで、予め規定された画像情報をファイルＡの所定位置に付加する処理を実行する。
【００５５】
作成部３０２でのメール作成処理としては、一例として入力装置３５からの操作信号を文字情報に変換することで承認メールや承認を行なった旨を伝えるメールを作成する処理が挙げられる。他の例として、予め承認メールや承認を行なった旨を伝えるメールのためのフォーマットを記憶しておき、宛先や対象のファイルを特定する情報の入力を受け付けることで、自動的に必要なメールを作成する処理を実行してもよい。
【００５６】
図７は、上記動作を行なうためのサーバー１００の機能構成の具体例、およびＨＤＤ１３の構成の具体例を表わすブロック図である。図７に示される各機能は、制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されるプログラムを読み出してＲＡＭ１２上で展開しながら実行することによって、主に制御部１０上に形成される機能であるが、少なくとも一部が、電気回路等のハードウェア構成によって実現されてもよい。
【００５７】
図７を参照して、サーバー１００のＨＤＤ１３には、ファイルを記憶するための記憶領域であるファイル記憶部１３１と、ファイルに関連付けられたタグを記憶するための記憶領域であるタグ記憶部１３２とが含まれる。
【００５８】
ファイル記憶部１３１は各処理装置３００からのアクセスが可能な記憶領域である。また、タグ記憶部１３２も各処理装置３００からのアクセスが可能な記憶領域である。そのため、処理装置３００を用いてタグ記憶部１３２にアクセスして対象のタグを取得することで、処理装置３００のユーザーはファイルのステータスを知ることができる。
【００５９】
なお、ファイル記憶部１３１およびタグ記憶部１３２に対してアクセス制限が設定されていてもよい。その場合、制御部１０は図示しない認証部を含み、認証成功の場合にこれら記憶領域へのアクセスを許可するようにしてもよい。
【００６０】
サーバー１００の制御部１０は、通信Ｉ／Ｆ１４を介して処理装置３００からメールを受信するための受信部１０１と、当該メールの宛先に対して当該メールを送信するための送信部１０２と、受信したメールの内容を解析するための解析部１０３と、その解析結果から対象ファイルを検出するための検出部１０４と、解析部１０３での解析結果に基づいて、対象ファイルのステータスを特定し、対象ファイルに関連したタグの内容を更新するための更新部１０５とを含む。
【００６１】
解析部１０３はサーバー１００が受信したメールの内容を解析し、その内容を特定する。ここでの解析方法の一例として、解析部１０３が予めステータスに対応したメールの内容ごとにキーワードを記憶しておき、該キーワードが含まれる場合にメールの内容を対応したメールの内容であると特定する方法が挙げられる。
【００６２】
また、解析部１０３はメール内容を解析することで、記載されているファイル名を抽出する。
【００６３】
検出部１０４はその解析結果を受けて、対象ファイルを検出する。また、更新部１０５は、その解析結果を受けて、対象ファイルのステータスを特定する。
【００６４】
更新部１０５は、タグ記憶部１３２から対象ファイルに関連付けられているタグを抽出し、その内容と特定されたステータスとを比較する。それらが一致しない場合、更新部１０５は特定されたステータスを表わすように当該タグを更新する。または、対象ファイルに関連付けられているタグが記憶されていない場合には、特定されたステータスを表わすタグを作成する。
【００６５】
たとえば、サーバー１００が図３のメールを受信した場合について具体例を挙げて説明する。
【００６６】
このとき、解析部１０３は当該メールの内容を解析し、当該ファイルの作成者であるユーザーＡからユーザーＢに対してファイルＡの承認を求めるメールであるとその内容を特定する。解析部１０３での解析方法が上に例示された方法である場合、一例として、承認を依頼するメールの内容に対応した「承認依頼」や「承認をお願いします」や「承認要請」などキーワードを記憶しておき、それらキーワードとメールタイトルやメール本文との一致を検索する。図３のメールには「承認依頼」、「承認をお願いします」のキーワードが含まれているため、このメールの内容が承認を依頼する内容であると特定する。
【００６７】
また、解析部１０３は図３のメール内容を解析することで、記載されているファイル名として「ファイルＡ」を抽出する。検出部１０４はその解析結果を受けて、対象ファイルとしてファイルＡを検出する。
【００６８】
更新部１０５は、上記解析結果を受けて、ファイルＡのステータスが「未承認」であると特定する。更新部１０５は、タグ記憶部１３２からファイルＡに関連付けられているタグＡを抽出し、その内容と特定されたステータスとを比較する。この場合、ファイルＡに関連付けられたタグＡは記憶されていないため、更新部１０５は「未承認」を表わすタグＡを新たに作成し、ファイルＡと関連付けてタグ記憶部１３２に記憶させる。
【００６９】
また、サーバー１００が図４のメールを受信した場合について具体例を挙げて説明する。
【００７０】
このとき、解析部１０３は当該メールの内容を解析し、ユーザーＢからユーザーＡに対してファイルＡの承認を行なった旨を伝えるメールであるとその内容を特定する。解析部１０３での解析方法が上に例示された方法である場合、一例として、承認を行なった旨を伝えるメールの内容に対応した「Ｒｅ：承認依頼」や「承認します」や「承認しました」や「承認完了」などキーワードを記憶しておき、それらキーワードとメールタイトルやメール本文との一致を検索する。図４のメールには「Ｒｅ：承認依頼」、「承認します」のキーワードが含まれているため、このメールの内容が承認を行なった旨を伝える内容であると特定する。
【００７１】
また、解析部１０３は図３のメール内容を解析することで、記載されているファイル名として「ファイルＡ」を抽出する。検出部１０４はその解析結果を受けて、対象ファイルとしてファイルＡを検出する。
【００７２】
更新部１０５は、上記解析結果を受けて、ファイルＡのステータスが「Ｂさん承認」であると特定する。更新部１０５は、タグ記憶部１３２からファイルＡに関連付けられているタグＡを抽出し、その内容と特定されたステータスとを比較する。この場合、ファイルＡに関連付けられて記憶されているタグＡの内容は「未承認」であり、特定されたステータスと一致していないため、更新部１０５は「未承認」を表わすタグＡの内容を「Ｂさん承認」に更新する。なお、解析部１０３が各ユーザーのワークフローデータを保持していて、上述したメールの解析を行なう際の参照データに含めてもよい。
【００７３】
＜動作フロー＞
図８は、サーバー１００での動作の流れの具体例を表わすフローチャートである。図８のフローチャートに示された動作は、制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されるプログラムを読み出してＲＡＭ１２上で展開しながら実行し、図７に示される各機能を発揮させることによって実現される。
【００７４】
図８を参照して、制御部１０は、サーバー１００においてメールを受信すると（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、ステップＳ１０３でその内容を解析し、ステップＳ１０５で対象ファイルと、当該対象ファイルのステータスとを特定する。
【００７５】
上述のように、図３のメールを受信した場合には対象ファイルがファイルＡと特定され、そのステータスとして「未承認」が特定される。
【００７６】
また、図４のメールを受信した場合には対象ファイルがファイルＡと特定され、そのステータスとして「Ｂさん承認」が特定される。
【００７７】
ステップＳ１０７で制御部１０は、対象ファイルに関連付けられたタグをＨＤＤ１３のタグ記憶部１３２から抽出する。そして、制御部１０は、抽出されたタグの内容と上記ステップＳ１０５で特定されたステータスとを比較する。
【００７８】
その結果、これらが一致していない場合（ステップＳ１０９でＮＯ）、ステップＳ１１１で制御部１０は、抽出されたタグの内容を特定されたステータスを表わす内容に更新する。そして、制御部１０は、次のメールの受信を待機する。
【００７９】
なお、上の例では、たとえば図２に示されたように、処理装置３００間で当該ファイルの処理に関するメールがファイルのステータスの変化に伴って順にやり取りされているものとしている。しかしながら、実際には、ファイルの処理に無関係のメールのやり取りも含まれることが想定される。
【００８０】
そこで、サーバー１００の制御部１０は、上記ステップＳ１０３での解析結果から上記ステップＳ１０５でファイル名やステータスが特定されなかった場合、当該メールはファイルの処理と無関係なメールであるとして以降の処理は行なわず、次のメールの受信を待機する。
【００８１】
また、ファイルの処理は所定期間内で行なわれるのが通常である。そのため、サーバー１００の制御部１０は、ファイルＡのステータスに関するメールが受信されると、その後の所定期間に受信されたメールから当該ファイルＡに関する情報が抽出されなかった場合には、当該ファイルＡの処理が終了しているものとして、その旨を表わすタグに更新するようにしてもよい。
【００８２】
＜実施の形態の効果＞
以上の動作が行なわれることで、処理装置３００でメールのやり取りを行ないながらファイルの処理を行なう場合、サーバー１００はそのメールを解析することで当該ファイルのステータスを特定し、そのステータスが変化したときに自動的にタグを更新する。
【００８３】
このようにすることで、ステータスの変化に応じてユーザー操作を不要としてタグが自動的に生成され、自動的にファイルのステータスが管理される。そのため、簡便、かつ正確にファイルのステータスが管理される。
【００８４】
また、上のように、ステータスが変化したときにタグが更新されるため、同じ内容のタグが複数作成されることなく、記憶量の増大を抑えることができる。
【００８５】
サーバー１００でのファイルの管理として上述のようにタグを利用することで、現在のファイルのステータスを当該タグを参照することで簡単に知ることができる。他の管理として、たとえば、サーバー１００は予めステータスごとにファイルの処理権限を記憶しておき、処理装置３００から当該ファイルの要求があった場合に、当該ファイルに関連付けられたタグを参照してそのファイルのステータスに応じた処理権限内での処理を許可するようにしてもよい。
【００８６】
一例として、あるユーザーでの承認が完了したステータス以降については、関連付けられたファイルの削除を禁止する処理権限が記憶されているものとする。たとえば、この場合、タグとして「ＲｅａｄＯｎｌｙ」という内容を表わすタグを記憶させるようにしてもよい。
【００８７】
この場合、当該ファイルに処理装置３００からアクセスがあった場合、サーバー１００はそのファイルの削除処理を禁止するようにする、という管理が挙げられる。
【００８８】
また、他の管理として、タグを検索キーとして用いてファイルの検索を行なうこともできる。
【００８９】
＜変形例１＞
なお、上の例では、処理装置３００間でファイルに対するワークフロー処理が行なわれる際にメールでその処理の移行が伝達されるものとしている。そして、サーバー１００は、その伝達手段であるメールの内容を解析することで対象のファイルとそのステータスとを特定するものとしている。
【００９０】
しかしながら、伝達手段はメールに限定されず、処理の移行を伝達する手段であれば他の手段であってもよい。そして、サーバー１００は、メールに限定されず、その他の伝達する手段によって伝達される情報を解析することで対象のファイルとそのステータスとを特定するようにすればよい。他の例として、電子掲示板などとも称される専用のサイトに処理の移行に関する情報を提示する方法が挙げられ、サーバー１００は、当該サイトを監視して新しい情報が提示される度に、その内容を解析することで対象のファイルとそのステータスとを特定することができる。
【００９１】
＜変形例２＞
なお、ファイルに関連付けられるタグは、図５に表わされたように最新のステータスを表わした１つに限定されず、少なくとも最新のステータスを表わしたタグを含む複数のタグであってもよい。図９は、変形例にかかるタグの具体例を示す図である。図９に示されたタグは図２の例によってファイルＡに関連付けて作成されるタグの例を表わしている。
【００９２】
すなわち、図９を参照して、ファイルＡのステータスが、最初のステータスである「未承認」が「Ｂさん承認」のステータスに移り変わると、最初のステータスである「未承認」を表わすタグに加えて「Ｂさん承認」のステータスを表わすタグもファイルＡに関連付けて記憶されてもよい。さらにファイルＡのステータスが「Ｃさん承認」のステータスに移り変わると、さらにこれらタグに加えて、「Ｃさん承認」のステータスを表わすタグもファイルＡに関連付けて記憶されてもよい。
【００９３】
このような管理によって、図９に示されるようにファイルＡのステータスの遷移がタグ群として残されることになり、そのタグ群を確認することでステータスの変化を知ることができる。また、タグからファイルを検索する際に、複数のタグの情報を手掛かりにすることで、ファイルを探すことが容易になる。
【００９４】
なお、図９の例は、すべてのタグが記憶される例が示されているが、たとえば、一定期間のタグや一定数のタグのみが記憶されるようにしてもよい。この期間や数は、所定の操作や所定のユーザーによって設定や変更が可能であってよい。
【００９５】
＜変形例３＞
上の例では、１つのファイルに対するいわゆるワークフロー処理における当該ファイルの処理位置をステータスとして表わすものとしている。しかしながら、ファイルのステータスはワークフロー処理における処理位置に限定されない。
【００９６】
他の例として、たとえば１つのファイルがあるプロジェクト（企画等）で用いられた後、他のプロジェクトでまた用いられる場合が想定される。この場合、当該ファイルの用いられているプロジェクトをステータスで特定するようにしてもよい。または、１つのファイルを複数のユーザーやグループによって順に作成している場合も想定される。この場合、当該ファイルの作成処理を行なっているユーザーやグループをステータスで特定するようにしてもよい。
【００９７】
さらに、上述の動作をサーバー１００として機能するコンピューターに実行させるためのプログラムを提供することもできる。このようなプログラムは、コンピューターに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどのコンピューター読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピューターに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【００９８】
なお、本発明にかかるプログラムは、コンピューターのオペレーティングシステム（ＯＳ）の一部として提供されるプログラムモジュールのうち、必要なモジュールを所定の配列で所定のタイミングで呼出して処理を実行させるものであってもよい。その場合、プログラム自体には上記モジュールが含まれずＯＳと協働して処理が実行される。このようなモジュールを含まないプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【００９９】
また、本発明にかかるプログラムは他のプログラムの一部に組込まれて提供されるものであってもよい。その場合にも、プログラム自体には上記他のプログラムに含まれるモジュールが含まれず、他のプログラムと協働して処理が実行される。このような他のプログラムに組込まれたプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【０１００】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【０１０１】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【０１０２】
１  ファイル管理システム、１０，３０  制御部、１１，３１  ＲＯＭ、１２，３２  ＲＡＭ、１３，３３  ＨＤＤ、１４，３４  通信Ｉ／Ｆ、３５  入力装置、３６  表示装置、１００  サーバー、１０１，３０５  受信部、１０２，３０４  送信部、１０３  解析部、１０４  検出部、１０５  更新部、１３１  ファイル記憶部、１３２  タグ記憶部、３００，３００Ａ，３００Ｂ，３００Ｃ  処理装置、３０１  入力部、３０２  作成部、３０３  承認処理部、３０６  表示処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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