(57)【要約】【課題】  電子文書データで使用している部品データのうち使用期限が迫った部品データがある場合に、その情報を通知するとともに、電子文書データの編集時に当該部品データだけでなく、さらに、使用期限が迫りつつある他の部品データを認識させる。【解決手段】  部品の使用期限が迫っていることを通知する基準である警告条件と、使用期限が迫りつつあることを通知する基準である注意条件とを設定する。警告条件に合致した部品データを使用している電子文書データがある場合には、その担当者に通知を行う。また、通知を受けた担当者が電子文書データを編集する際に、警告条件に合致した部品データとともに、注意条件に合致した部品データを認識可能に表示する。【選択図】  図８
2012141731.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
部品データをレイアウト作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置であって、
前記部品データの使用期限を記憶する第１の記憶手段と、
前記部品データの使用期限が迫っていることを示す情報を通知する期日条件を示す第１の条件及び第２の条件を記憶する第２の記憶手段と、
前記電子データで使用されている部品データに前記第１の条件に合致する部品データがあるかを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で前記第１の条件に合致する電子文書データの担当者に警告情報を通知する通知手段と、
前記担当者が使用するクライアント装置から前記電子文書データの取得要求を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で取得要求を受け付けた電子文書データを表示するための画面情報を生成する第１の生成手段と、
前記生成手段で生成された画面情報前記クライアント装置に送信する送信手段と、
を備え、
前記第１の生成手段は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成すること
を特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記電子文書データの編集処理を受け付ける第２の受付手段と、
前記第２の受付手段で受け付けた編集処理により更新された電子文書に使用される部品データに前記第１の条件に合致する部品データが含まれるかを判定する第２の判定手段と、
前記第２の判定手段で前記第１の条件に合致する部品データが含まれないと判定した後に、当該電子文書データを要承認電子文書データとして設定する設定手段と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記設定手段で要承認文書データとして設定された電子文書データに対する承認要求を受け付ける第３の受付手段と、
前記第３の受付手段で承認要求を受け付けた電子文書データを承認するための画面情報を生成する第２の生成手段と、
を備え、
前記第２の生成手段は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成すること
を特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２の生成手段は、前記電子文書データの編集前と編集後とを対象表示するための画面情報を生成すること
を特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記部品データの使用期限を記憶する第１の記憶手段と、前記部品データの使用期限が迫っていることを示す情報を通知する期日条件を示す第１の条件及び第２の条件を記憶する第２の記憶手段と、を備え、部品データをレイアウト作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
前記電子データで使用されている部品データに前記第１の条件に合致する部品データがあるかを判定する第１の判定工程と、
前記第１の判定工程で前記第１の条件に合致する電子文書データの担当者に警告情報を通知する通知工程と、
前記担当者が使用するクライアント装置から前記電子文書データの取得要求を受け付ける第１の受付工程と、
前記第１の受付工程で取得要求を受け付けた電子文書データを表示するための画面情報を生成する第１の生成工程と、
前記生成手段で生成された画面情報前記クライアント装置に送信する送信工程と、
を備え、
前記第１の生成工程は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成すること
を特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
前記部品データの使用期限を記憶する第１の記憶手段と、前記部品データの使用期限が迫っていることを示す情報を通知する期日条件を示す第１の条件及び第２の条件を記憶する第２の記憶手段と、を備え、部品データをレイアウト作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置を、
前記電子データで使用されている部品データに前記第１の条件に合致する部品データがあるかを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で前記第１の条件に合致する電子文書データの担当者に警告情報を通知する通知手段と、
前記担当者が使用するクライアント装置から前記電子文書データの取得要求を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で取得要求を受け付けた電子文書データを表示するための画面情報を生成する第１の生成手段と、
前記生成手段で生成された画面情報前記クライアント装置に送信する送信手段
として機能させ、
前記第１の生成手段は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成すること
を特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の素材や部品を用いて作成された電子文書データの更新や承認業務を支援するための技術に関し、特に、電子文書データに使用される素材や部品が使用期限に達する等、使用不可となる場合に、事前にその警告を通知する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、社内で使用する電子文書データを作成するために、それら電子文書データで共通して使用できるものを予め部品化しておき、その部品をレイアウトすることで、電子文書を作成することが行われている。
【０００３】
このような形での電子文書データの作成支援を行うシステムでは、素材や部品には、使用可否の設定や、使用期限の設定が行われることがある。文書の作成時等に使用が不可とされているデータや、使用期限に達したデータなどが電子文書データで使用されていないかを判定し、使用されていないと判定した場合に、当該文書データを画像形成装置から出力可能なシステムについて、特許文献１に開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−３２８７２４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１に開示されている発明は、電子文書データで使用されている素材や部品が有効期限内であるかの確認を行っている。しかしながら、電子文書データに有効期限が終了した素材や部品が使用されている旨の警告を行うだけでは、当該電子文書データに有効期限が間もなく終了する素材や部品が含まれていた場合、ユーザが、間もなく有効期限が終了する素材や部品が含まれていることを認識できなかった場合に、何度も警告がなされることになり、そのたびに電子文書データの更新を行わなくてはならなくなる。
【０００６】
これでは、電子文書データの更新作業が頻繁に発生してしまう可能性は否定できず、必ずしも効率的に電子文書データの更新や承認作業を行うことが出来なくなってしまう。
【０００７】
そこで、本発明は、上記した課題に鑑み、電子文書データで使用されている素材やパーツの有効期限情報をユーザに的確に通知することで、ユーザの電子文書データの更新作業や承認者による承認作業を効率よく行うことを可能とする情報処理装置、情報処理方法、及びコンピュータプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、部品データをレイアウト作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置であって、前記部品データの使用期限を記憶する第１の記憶手段と、前記部品データの使用期限が迫っていることを示す情報を通知する期日条件を示す第１の条件及び第２の条件を記憶する第２の記憶手段と、前記電子データで使用されている部品データに前記第１の条件に合致する部品データがあるかを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記第１の条件に合致する電子文書データの担当者に警告情報を通知する通知手段と、前記担当者が使用するクライアント装置から前記電子文書データの取得要求を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で取得要求を受け付けた電子文書データを表示するための画面情報を生成する第１の生成手段と、前記生成手段で生成された画面情報前記クライアント装置に送信する送信手段と、を備え、前記第１の生成手段は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成することを特徴とする。
【０００９】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理方法は、前記部品データの使用期限を記憶する第１の記憶手段と、前記部品データの使用期限が迫っていることを示す情報を通知する期日条件を示す第１の条件及び第２の条件を記憶する第２の記憶手段と、を備え、部品データをレイアウト作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、前記電子データで使用されている部品データに前記第１の条件に合致する部品データがあるかを判定する第１の判定工程と、前記第１の判定工程で前記第１の条件に合致する電子文書データの担当者に警告情報を通知する通知工程と、前記担当者が使用するクライアント装置から前記電子文書データの取得要求を受け付ける第１の受付工程と、前記第１の受付工程で取得要求を受け付けた電子文書データを表示するための画面情報を生成する第１の生成工程と、前記生成手段で生成された画面情報前記クライアント装置に送信する送信工程と、を備え、前記第１の生成工程は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成することを備えることを特徴とする。
【００１０】
上記した目的を達成するために、本発明のコンピュータプログラムは、前記部品データの使用期限を記憶する第１の記憶手段と、前記部品データの使用期限が迫っていることを示す情報を通知する期日条件を示す第１の条件及び第２の条件を記憶する第２の記憶手段と、を備え、部品データをレイアウト作成された電子文書データの管理を行う情報処理装置を、前記電子データで使用されている部品データに前記第１の条件に合致する部品データがあるかを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記第１の条件に合致する電子文書データの担当者に警告情報を通知する通知手段と、前記担当者が使用するクライアント装置から前記電子文書データの取得要求を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で取得要求を受け付けた電子文書データを表示するための画面情報を生成する第１の生成手段と、前記生成手段で生成された画面情報前記クライアント装置に送信する送信手段として機能させ、前記第１の生成手段は、前記電子文書データに含まれる前記第１の条件に合致する部品データ及び前記第２の条件に合致する部品データを、他の部品データと識別可能にする画面情報を生成することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、電子文書データで使用されている素材やパーツの有効期限情報をユーザに的確に通知することで、ユーザの電子文書データの更新作業や承認者による承認作業を効率よく行うことを可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の文書管理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】図１の文書管理サーバ１０１として適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】文書管理サーバ１０１によって行われる処理の概要を示すフローチャートである。
【図４】図３のステップＳ３０２の警告判定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図５】図３のステップＳ３０４の電子文書データ編集処理の詳細を示すフローチャートである。
【図６】図３のステップＳ３０６の電子文書データ承認処理の詳細を示すフローチャートである。
【図７】電子文書データ一覧表示画面の構成の一例を示す図である。
【図８】電子文書データ編集画面の構成の一例を示す図である。
【図９】電子文書データ承認画面の構成の一例を示す図である。
【図１０】文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されているデータテーブルのデータ構成を示す図である。
【図１１】本発明の電子文書データの構成の概要を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１４】
図１は、本発明の文書管理システムのシステム構成の一例を示す図である。同図に示す通り、本発明の文書管理システムは、文書管理サーバ１０１、クライアント装置１０２−１乃至１０２−３（以下まとめてクライアント装置１０２とする）、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１０３を備えて構成されている。
【００１５】
文書管理サーバ１０１は、本発明の情報処理装置として機能する装置であって、クライアント装置１０２からの電子文書データの編集処理要求に応じて電子文書データの編集処理や、クライアント装置１０２からの電子文書データの承認要求に応じて電子文書データの承認処理を行う装置である。また、文書管理サーバ１０１は、電子文書データ１０１の作成に使用される素材データやパーツデータ（それらをまとめて「部品データ」とする）を記憶するデータテーブルや、電子文書データを管理するデータテーブル等を備えている。尚、素材データは例えば電子文書データで使用可能な画像データ等であり、パーツデータは、素材データを用いて作成された、電子文書データで使用可能なデータである。
【００１６】
クライアント装置１０２は、電子文書データの編集や、作成された電子文書データの承認を行うユーザによって使用される装置であって、文書管理サーバ１０１に対して、電子文書データの編集要求や、電子文書データの承認要求等を行う装置である。
【００１７】
ネットワーク１０３は、文書管理サーバ１０１やクライアント装置１０２を相互に通信可能に接続するためのネットワークであって、その接続形態は有線／無線を問わない。以上が、本発明の文書管理システムのシステム構成の一例の説明である。
【００１８】
次に、図２を参照して、図１の文書管理サーバ１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。
【００１９】
図中、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、文書管理サーバ１０１に後述する各種の処理を実行させるために必要な各種プログラムやデータ等が記憶されている。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２０】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０２にロードして、プログラムを実行することで後述する各種処理を実現するものである。また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードやポインティングデバイス等で構成される入力装置２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ装置２１０等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置２１０は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等で構成される。
【００２１】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２２】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワーク１０３を介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２３】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。以上が、文書管理サーバ１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の説明であるが、後述する各種の処理を実行可能であれば、必ずしも図２に記載のハードウェア構成を有していなくとも構わないことは言うまでもない。
【００２４】
次に、図１１を参照して、本発明で取り扱う電子文書データの構成について説明する。図１１に示す通り、本発明で取り扱う電子文書データ１１００は、素材データ１１０１や素材データ１１０１を用いて作成されたパーツデータ１１０２等の部品データをレイアウトすることで作成される。素材データ、パーツデータ等の部品データには、後述するように使用期限を設定可能であり、電子文書データで使用されている部品データの使用期限が迫った場合には、当該電子文書データの作成担当者にその旨の通知が行われる。
【００２５】
次に、図３を参照して文書管理サーバ１０１によって行われる処理の概要について説明する。文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１に図３に示す処理を実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１等に記憶されており、本処理を行う際に当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って、本処理を行うことになる。
【００２６】
まず、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、予め設定された所定のタイミングに達した場合に（ステップＳ３０１の警告判定を行うでＹＥＳ）、警告判定処理（ステップＳ３０２）を、クライアント装置１０２から電子文書データ編集処理要求を受け付けた場合に（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、電子文書データ編集処理を（ステップＳ３０４）、また、クライアント装置１０２からの電子文書データ承認要求を受け付けた場合には（ステップＳ３０５でＹＥＳ）、電子文書データ承認処理を行う（ステップＳ３０６）。そして、以上の処理をステップＳ３０７でＹＥＳと判定するまで繰り返し行うことになる。
【００２７】
尚、ステップＳ３０２の有効判定処理の詳細は図４を、ステップＳ３０４の電子文書編集処理の詳細は図５を、ステップＳ３０６の電子文書データ承認処理の詳細は図６を参照して、夫々説明することにする。
【００２８】
ここで、図４を参照して、図３のステップＳ３０２の有効判定処理の詳細について説明する。この処理は、あらかじめ決められた所定のタイミングに達した際に（例えば毎日０時になど）、ＣＰＵ２０１が図３のステップＳ３０１で警告判定処理を行う（ＹＥＳ）と判定することで実行する処理である。
【００２９】
まず、ＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１で管理されている電子文書データを取得する（ステップＳ４０１）。ここでは、後述する電子文書管理テーブル１０００で管理されている電子文書データのうち、そのステータス１００８が「使用可」となっている電子文書データを全て取得することになる。その後、部品警告条件及び部品注意条件を取得する（ステップＳ４０２、Ｓ４０３）。
【００３０】
ここで、図１０を参照して文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶管理されている各種のデータテーブルについて説明する。文書管理サーバ１０１には、電子文書管理テーブル１０００、警告・注意条件管理テーブル１０１０、使用部品データ管理テーブル１０２０、部品データ管理テーブル１０３０等が設定されている。
【００３１】
電子文書管理テーブル１０００は、電子文書データを管理するためのデータテーブルであって、電子文書ＩＤ１００１、電子文書名１００２、文書種別１００３、作成日１００４、最新更新日１００５、担当者１００６、承認者１００７、ステータス１００８等のデータ項目を備えて構成されている。
【００３２】
警告・注意条件管理テーブル１０１０は、電子文書中で使用されている部品データ（素材データ、パーツデータ）の使用期限が残り何日になった場合に警告や注意を行うかを示す情報を登録するデータテーブルであって、部品警告条件１０１１、部品注意条件１０１２等のデータ項目を備えて構成されている。通常、部品警告条件１０１１に設定される日数情報は、部品注意条件１０１２に設定されるに数情報よりも小さい値となっている。
【００３３】
使用部品データ管理テーブル１０２０は、各電子文書データで使用されている部品データを管理するためのデータテーブルであって、このデータテーブルを用いて、各電子文書データで使用されている部品データを特定することになる。この使用部品データ管理テーブルは、電子文書ＩＤ１０２１、部品ＩＤ１０２２、位置１０２３等のデータ項目を備えて構成されている。
【００３４】
部品データ管理テーブル１０３０は、電子文書データで使用可能な部品データを管理するためのデータテーブルであって、部品データの使用期限などもこのデータテーブルで管理されている。この部品データ管理テーブル１０３０は部品ＩＤ１０３１、使用可否１０３２、使用期限１０３３、担当者１０３４、変更候補部品１０３５等のデータ項目を備えて構成されている。以上が、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で管理されているデータテーブルの説明である。
【００３５】
図４の説明に戻る。ステップＳ４０２、Ｓ４０３で警告・注意条件テーブル１０１０で管理されている部品警告条件及び部品注意条件を取得後、ステップＳ４０１で取得した全ての電子文書データについてステップＳ４０４からステップＳ４０８に示す処理を行う。
【００３６】
まず、ＣＰＵ２０１は、電子文書データで使用されている部品データを取得する（ステップＳ４０４）。つまり、使用部品データ管理テーブル１０２０で管理されているデータレコードのうち、チェック対象となっている電子文書データの電子文書ＩＤ１００１と同じ電子文書ＩＤ１０２１が設定されているデータレコードを取得することで、部品データを取得することになる。
【００３７】
そして、その後、ステップＳ４０４で取得したそれぞれの部品データの使用期限１０３３と、ステップＳ４０２で取得した部品警告条件、現在時刻とから、ステップＳ４０４で取得した部品データに部品警告条件に合致する部品データが含まれるかを判定する（ステップＳ４０５）。この判定処理で部品警告条件に合致する部品データ含まれる（ＹＥＳ）と判定した場合には処理をステップＳ４０６に進める。一方、含まれない（ＮＯ）と判定した場合には、ステップＳ４０４に進め、他の電子文書データで使用されている部品データの取得を行う。
【００３８】
ステップＳ４０５でＹＥＳと判定した場合には、部品警告条件に合致する部品データを警告部品として設定する（ステップＳ４０６）。そして、その後、当該電子文書データで使用されている部品データに、部品注意条件に合致する部品データが含まれるかを判定する（ステップＳ４０７）。そして、部品注意条件に合致する部品データがあると判定した場合には、当該部品データを注意部品として設定する。尚、部品警告条件に合致した部品データは、部品注意条件にも合致することになるが、それらは注意部品としては設定しない。
【００３９】
そして、ステップＳ４０５からステップＳ４０８の処理をステップＳ４０１で取得した全ての電子文書データに対して行った後に、処理をステップＳ４０９に進め、警告部品を含む電子文書データがあるかを判定する。この判定処理で、警告部品を含む電子文書データがある（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ４０９に進め、電子文書データそれぞれの担当者に電子文書データに警告部品が使用されている旨の通知をするために電子メールを送信する。その電子メールには、例えば、電子文書名や、警告部品の情報等を記載されている。また、注意部品に関する情報を記載しても良い。また通知方法も電子メールに限られない。
【００４０】
以上が、図３のステップＳ３０２の警告判定処理の詳細である。この処理を行うことで、電子文書データの担当者に、電子文書データにもうすぐ使用期限に達する部品データが使用されていることを適切に報知することが可能となる。
【００４１】
次に、図５を参照して、図３のステップＳ３０４の電子文書データ編集処理の詳細について説明する。この処理は、クライアント装置１０２から電子文書データ編集要求を受け付けた場合に実行する処理である。
【００４２】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、不図示のステップでのログイン処理により特定されたログインユーザが担当者となっている電子文書データを、外部メモリ２１１に記憶されている電子文書管理テーブル１０００から取得する（ステップＳ５０１）。ここでは担当者１００６に当該ログインユーザが設定されている電子文書データを取得することになる。
【００４３】
その後、ステップＳ５０１で取得した電子文書データに、部品警告条件に合致する部品データデータが使用されているか、また、部品注意条件に合致する部品データが使用されているかを判定し、それぞれあった場合には、警告部品、注意部品として設定する（ステップＳ５０２〜Ｓ５０８の処理）。この処理は、図４のステップＳ４０２〜Ｓ４０８の処理と略同様であるので、詳細な説明は割愛する。
【００４４】
その後、ステップＳ５０１で取得した電子文書データの一覧データをディスプレイ装置に表示させるための画面情報を作成し、ログインユーザが使用するクライアント装置１０２に送信する。画面情報が送信されたクライアント装置１０２のディスプレイ装置には、図７に示す電子文書データ一覧表示画面７００が表示されることになる。
【００４５】
ここで、図７を参照して、クライアント装置１０２のディスプレイ装置１０２に表示される電子文書データ一覧画面７００の構成について説明する。
【００４６】
電子文書データ一覧画面７００は、電子文書一覧データ表示部７０１、編集ボタン７０２、終了ボタン７０３等を備えて構成されている。電子文書一覧データ表示部７０１には、文書データ名表示部７０１−１、文書種別表示部７０１−２、警告部品有無表示部７０１−３が設定されており、ユーザは警告部品有無表示部７０１−３を確認することで、電子文書データに使用期限間近の部品データが使用されているか否かを確認することができる。
【００４７】
編集ボタン７０２は、電子文書データの編集を行う際に用いられるボタンである。終了ボタン７０３はこの画面の表示を終了する際に用いられるボタンである。以上が電子文書データ一覧画面７００の構成の説明である。
【００４８】
図５の説明に戻る。クライアント装置１０２に画面情報送信後、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される電子文書データ一覧画面７００中のいずれかの編集ボタン７０２に対する押下指示を受け付けることでクライアント装置１０２から送信される編集対象の電子文書データの指定を受け付けると（ステップＳ５１０）、指定を受け付けた電子文書データの編集画面の画面情報を作成する（ステップＳ５１１）。その際に、ステップＳ５１０で指定を受け付けた電子文書データに警告部品データが使用されている場合には（ステップＳ５１２でＹＥＳ）、ステップＳ５１３で当該警告部品データを識別可能に表示するための付加情報を、電子文書データに注意部品データが使用されている場合には（ステップＳ５１４でＹＥＳ）、ステップＳ５１５で注意部品データを識別可能に表示するための付加情報を追加することになる。
【００４９】
そして、上記のようにして作成された編集画面の画面情報をクライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ５１６）。文書管理サーバ１０１から編集画面の画面情報を受信したクライアント装置１０２のディスプレイ装置には図８に示す電子文書データ編集画面８００が表示されることになる。
【００５０】
ここで、図８を参照して、クライアント装置１０２に表示される電子文書データ編集画面について説明する。
【００５１】
図８に示す通り、電子文書データ編集画面８００に、電子文書データが表示される際には、その電子文書データで使用されている部品データのうち、警告部品データ（８０１）や注意部品データ（８０２）が他の部品データと識別可能に表示されることになる。
【００５２】
これにより、電子文書データの編集担当者は、どの部品データに対して変更を加えれば良いかを知ることが可能となる。そしてこの電子文書データ編集画面８００を用いて電子文書データの編集処理を行うことになる。
【００５３】
図５の説明に戻る。その後、クライアント装置１０２に表示されている電子文書データ編集画面８００に対して行われる編集処理を受け付ける（ステップＳ５１７）。その後、編集終了指示を受け付けると（ステップＳ５１８）、編集された電子文書データに警告部品が使用されているかを判定する（ステップＳ５１９）。この判定処理で、ＹＥＳと判定した場合には、処理をステップＳ５２０に進め、警告部品が使用されている旨を当該電子文書データの担当者に報知させるべく、クライアント装置１０２に対して警告表示情報を送信する。この警告表示情報を受け付けたクライアント装置１０２は、編集後の電子文書データに警告部品が使用されているため、登録できない旨の警告メッセージをディスプレイ装置に表示することになる。
【００５４】
ステップＳ５１９の判定処理で、警告部品が使用されていない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ５２１に進め、電子文書データに注意部品が使用されているかを判定する。この判定処理で、注意部品が使用されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ５２２に進め、電子文書データに注意部品が使用されている旨を当該電子文書データの担当者に報知させるべく注意表示情報を送信する。この注意表示情報を受け付けたクライアント装置１０２は、編集後の電子文書データに注意部品が使用されているが、このまま登録するか、それとも編集処理を継続するかを指定させるべく注意メッセージをディスプレイ装置に表示することになる。クライアント装置１０２で編集処理を継続させる指示を受け付けた場合には（ステップＳ５２３でＮＯ）、ステップＳ５１７に処理を戻し、編集処理の受付を継続する。
【００５５】
ステップＳ５２３の判定処理で、電子文書データの登録指示を受け付けた（ＹＥＳ）と判定した場合、ステップＳ５２１の判定処理で編集後の電子文書データに注意部品が使用されていない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ５２４に進め、編集後の電子文書データの登録処理を行う。そして、その後、当該電子文書データのステータス１００８を承認待ちに設定する。その誤、クライアント装置１０２から電子文書データの編集の終了指示を受け付けていないと判定した場合には（ステップＳ５２６でＮＯ）、処理をステップＳ５０９に戻し、他の電子文書データに対して、ステップＳ５０９以降の処理を行うことになる。ステップＳ５２６の判定処理で終了指示を受け付けた（ＹＥＳ）と判定した場合には、本図に示す処理を終了する。以上が、図４のステップＳ３０４の電子文書データ編集処理の詳細な説明である。
【００５６】
次に、図６を参照して、図３のステップＳ３０６の電子文書データ承認処理の詳細について説明する。この処理は、クライアント装置１０２から電子文書データ承認処理要求を受け付けた場合に実行する処理である。
【００５７】
まず、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、不図示のステップでのログイン処理により特定されたログインユーザが承認者となっている電子文書データを、外部メモリ２１１に記憶されている電子文書管理テーブル１０００から取得する（ステップＳ６０１）。ここでは承認者１００７に当該ログインユーザが設定されている電子文書データのうち、ステータス１００８が承認待ちである電子文書データを取得することになる。この時、編集前の電子文書データと、編集後の電子文書データを取得する。
【００５８】
その後、その後、ステップＳ５０１で取得した電子文書データに、部品警告条件に合致する部品データデータが使用されているか、また、部品注意条件に合致する部品データが使用されているかを判定し、それぞれあった場合には、警告部品、注意部品として設定する（ステップＳ６０２〜Ｓ６０８の処理）。この処理は、図４のステップＳ４０２〜Ｓ４０８の処理と略同様であるので、詳細な説明は割愛する。
【００５９】
尚、ステップＳ６０４からステップＳ６０８では、編集前、編集後両方の電子文書データについて、警告条件に合致する部品データが使用されているか、また、注意条件に合致する部品データが使用されているかを判定する。
【００６０】
その後、ログインユーザによる承認処理の対象となる電子文書データの一覧情報を表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ６０９）。
【００６１】
そしてその後、電子文書データの一覧画面に対する操作指示による承認対象とする電子文書データの指定を受け付けると（ステップＳ６１０）、処理をステップＳ６１１に進め、電子文書データの承認画面情報を作成する。この時、編集前、編集後の電子文書データに警告部品、注意部品が含まれる場合には（ステップＳ６１２でＹＥＳと判定した場合）、当該警告部品、注意部品を識別可能にするための情報を画面情報に付加することになる（ステップＳ６１３）。そして作成した画面情報をクライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ６１４）。文書管理サーバ１０１から当該画面情報を受信したクライアント装置１０２のディスプレイ装置には、図９に示す承認画面９００が表示されることになる。
【００６２】
ここで、図９を参照して、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される承認画面９００の構成について説明する。図９に示すように承認画面９００には、電子文書データの編集前のデータと、編集後のデータが対象表示されることになるので、承認者はどの部分が変更されたのかを容易に知ることができる。
【００６３】
また、編集後の電子文書データや、編集前の電子文書データに注意部品、警告部品が含まれる場合には、それらを識別可能に表示することになる（注意部品８０１、警告部品８０２）。
【００６４】
この画面に設定されている承認ボタンの押下指示がなされることにより電子文書データに対する承認指示が、否認ボタンの押下指示がなされることにより電子文書データの否認指示が文書管理サーバ１０１に対して送信されることになる。以上が図９の承認画面の説明である。
【００６５】
図６の説明に戻る。ステップＳ６１４でクライアント装置１０２に承認画面９００の画面情報送信後、クライアント装置１０２から、当該電子文書データに対する承認指示を受け付けると（ステップＳ６１５でＹＥＳ）、承認処理を行う（ステップＳ６１６）。承認処理では、電子文書データのステータス１００８を承認済みに変更する。
【００６６】
一方、クライアント装置１０２から否認指示を受け付けると（ステップＳ６１５でＮＯ）、否認処理を行う（ステップＳ６１７）。否認処理では、電子文書データのステータスを差し戻しに変更する。
【００６７】
そして、上記の処理をステップＳ６１８の終了判定処理でＹＥＳと判定するまで行う。以上が、図３のステップＳ３０６の電子データ承認処理の詳細な説明である。
【００６８】
本発明では、電子文書データの担当者に、電子文書データに使用期限が差し迫っている警告部品が含まれていることを報知することを可能にするとともに、当該電子文書データの編集を行う際に、電子文書データに警告部品以外に、使用期限が近い注意部品が使用されていることを報知することが可能となる。
【００６９】
これにより、電子文書データに使用されている警告部品を変更する編集処理を行う際に、注意部品を合わせて変更することが可能となり、電子部品データの編集担当者の編集処理を効率的に行わせることが可能となる。
【００７０】
また、同様に電子文書データの承認担当者に対しても、電子文書データに警告部品だけでなく、注意部品が使用されているかを提示することで、承認担当者が注意部品が含まれる当該電子文書データを差し戻し、編集担当者に早急に変更することを指示することが可能となる。
【００７１】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００７２】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００７３】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００７４】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００７５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００７６】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００７７】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００７８】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００７９】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００８０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００８１】
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【００８２】
１０１  文書管理サーバ
１０２−１〜１０２−３  クライアント装置
１０３  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９  キーボード
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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