(57)【要約】【課題】会合に関する情報の検索、入力及び登録等のために利用者に必要とされる操作の手順を減少する会合情報処理プログラム及び会合情報処理装置を提供する。【解決手段】会合情報処理装置１は、現実に行われる会合から少なくとも会合の開始、会合の終了、会合の参加者、会合で使用された書類を検出して得られる情報を受け付ける状態情報受付手段１０２と、状態情報受付手段１０２が受け付けた情報に基づいて実会合情報１１２を生成する実会合情報生成手段１０３と、事前に登録された複数の事前会合情報２００を取得して、実会合情報２０１の内容と、複数の事前会合情報２００の内容との類似度を算出する類似度算出手段１０４と、類似度算出手段１０４の比較の結果、同一性の高い内容を有すると判断される事前会合情報２００の内容と、事前会合情報２０１の内容とを結合する会合情報結合手段１０５とを有する。【選択図】図２
2012103913.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
現実に行われる会合から少なくとも会合の開始、会合の終了、会合の参加者、会合で使用された書類を検出して得られる情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた情報に基づいて、会合の日付、会合の参加者リスト、会合で使用された書類リストを含む実会合情報を生成する生成手段と、
事前に登録され、会合の予定日付、会合の参加予定者リスト、会合で使用予定の書類リストを含む複数の会合の事前会合情報のうち、前記会合の予定日付が、前記生成された実会合情報の会合の日付を基準として予め定めた範囲内にある事前会合情報を対象として、前記生成手段が生成した前記実会合情報の内容と、当該対象の事前会合情報の各々との類似度を、参加者リストの類似度および使用された書類リストの類似度に基づき算出する類似度算出手段と、
前記類似度算出手段により算出された類似度に基づき、前記複数の事前会合情報から前記実会合情報の内容と同一性の高い内容を有すると判断される事前合情報の内容と、当該実会合情報の内容とを結合する結合手段として機能させるための会合情報処理プログラム。
【請求項２】
前記結合手段は、前記実会合情報の内容と前記事前会合情報の内容とで異なる情報に付随情報を付随させる請求項１に記載の会合情報処理プログラム。
【請求項３】
前記結合手段は、前記複数の事前会合情報に前記実会合情報と同一性の高い内容を有すると判断される事前会合情報が存在しない場合、当該実会合情報を未結合実会合情報として更新する請求項１に記載の会合情報処理プログラム。
【請求項４】
前記結合手段は、前記複数の事前会合情報と同一性の高い内容を有すると判断される実会合情報が存在しない場合、当該事前合情報を未結合事前会合情報として更新する請求項１に記載の会合情報処理プログラム。
【請求項５】
現実に行われる会合から少なくとも会合の開始、会合の終了、会合の参加者、会合で使用された書類を検出して得られる情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた情報に基づいて、会合の日付、会合の参加者リスト、会合で使用された書類リストを含む実会合情報を生成する生成手段と、
事前に登録され、会合の予定日付、会合の参加予定者リスト、会合で使用予定の書類リストを含む複数の会合の事前会合情報のうち、前記会合の予定日付が、前記生成された実会合情報の会合の日付を基準として予め定めた範囲内にある事前会合情報を対象として、前記生成手段が生成した前記実会合情報の内容と、当該対象の事前会合情報の各々との類似度を、参加者リストの類似度および使用された書類リストの類似度に基づき算出する類似度算出手段と、
前記類似度算出手段により算出された類似度に基づき、前記複数の事前会合情報から前記実会合情報の内容と同一性の高い内容を有すると判断される事前会合情報の内容と、当該実会合情報の内容とを結合する結合手段とを有する会合情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会合情報処理プログラム及び会合情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の利用者が参加する会合としてのプロジェクトにおいて、当該プロジェクトに関する情報の登録や検索を支援する技術が提案されている。
【０００３】
これに関連する技術として、特許文献１には、複数の利用者の全部又は一部が参加するプロジェクト毎に当該プロジェクトに属する書類情報を記憶したデータベース（以下、「ＤＢ」という。）と、ＤＢの情報を処理するサーバとから構成される会合情報処理装置が開示されている。サーバは、複数の利用者がそれぞれ使用する端末と通信し、端末に操作用のページ情報を送信して、ページ情報に対する操作情報を受信する通信制御手段と、通信制御部が受信する操作情報に応じてＤＢから書類情報を読み出すとともに、各プロジェクト毎に当該プロジェクトに属する全コンテンツの表示用又はアクセス用のページ情報をプロジェクトデスクトップとして生成する生成手段と、通信制御手段を介して書類情報の内容に対するアクセスがあったときに当該書類情報を含むプロジェクトデスクトップを単位に端末との通信を制御するアクセス制御手段とを有する。利用者は端末に表示されるプロジェクトデスクトップを用いて、プロジェクトに関する情報を閲覧し、新たな情報の入力や登録を行う。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−４９７２９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の目的は、会合に関する情報の検索、入力及び登録等のために利用者に必要とされる操作の手順を減少する会合情報処理プログラム及び会合情報処理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
［１］コンピュータを、
現実に行われる会合から少なくとも会合の開始、会合の終了、会合の参加者、会合で使用された書類を検出して得られる情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた情報に基づいて、会合の日付、会合の参加者リスト、会合で使用された書類リストを含む実会合情報を生成する生成手段と、
事前に登録され、会合の予定日付、会合の参加予定者リスト、会合で使用予定の書類リストを含む複数の会合の事前会合情報のうち、前記会合の予定日付が、前記生成された実会合情報の会合の日付を基準として予め定めた範囲内にある事前会合情報を対象として、前記生成手段が生成した前記実会合情報の内容と、当該対象の事前会合情報の各々との類似度を、参加者リストの類似度および使用された書類リストの類似度に基づき算出する類似度算出手段と、
前記類似度算出手段により算出された類似度に基づき、前記複数の事前会合情報から前記実会合情報の内容と同一性の高い内容を有すると判断される事前合情報の内容と、当該実会合情報の内容とを結合する結合手段として機能させるための会合情報処理プログラム。
【０００７】
［２］前記結合手段は、前記実会合情報の内容と前記事前会合情報の内容とで異なる情報に付随情報を付随させる前記［１］に記載の会合情報処理プログラム。
【０００８】
［３］前記結合手段は、前記複数の事前会合情報に前記実会合情報と同一性の高い内容を有すると判断される事前会合情報が存在しない場合、当該実会合情報を未結合実会合情報として更新する前記［１］に記載の会合情報処理プログラム。
【０００９】
［４］前記結合手段は、前記複数の事前会合情報と同一性の高い内容を有すると判断される実会合情報が存在しない場合、当該事前会合情報を未結合事前会合情報として更新する前記［１］に記載の会合情報処理プログラム。
【００１０】
［５］現実に行われる会合から少なくとも会合の開始、会合の終了、会合の参加者、会合で使用された書類を検出して得られる情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた情報に基づいて、会合の日付、会合の参加者リスト、会合で使用された書類リストを含む実会合情報を生成する生成手段と、
事前に登録され、会合の予定日付、会合の参加予定者リスト、会合で使用予定の書類リストを含む複数の会合の事前会合情報のうち、前記会合の予定日付が、前記生成された実会合情報の会合の日付を基準として予め定めた範囲内にある事前会合情報を対象として、前記生成手段が生成した前記実会合情報の内容と、当該対象の事前会合情報の各々との類似度を、参加者リストの類似度および使用された書類リストの類似度に基づき算出する類似度算出手段と、
前記類似度算出手段により算出された類似度に基づき、前記複数の事前会合情報から前記実会合情報の内容と同一性の高い内容を有すると判断される事前会合情報の内容と、当該実会合情報の内容とを結合する結合手段とを有する会合情報処理装置。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１又は５に係る発明によれば、会合に関する情報の検索、入力及び登録等のために利用者に必要とされる操作の手順を減少することができる。
【００１２】
請求項２に係る発明によれば、実会合情報の内容と事前会合情報の内容とで異なる情報に付随情報を付随させることができる。
【００１３】
請求項３又は４に係る発明によれば、実会合情報と事前会合情報とで一致するものが互いに存在しない場合、当該実会合情報及び事前会合情報を未結合会合情報として更新することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施の形態における会合情報処理システムの構成例を示す概略図である。
【図２】会合情報処理装置の構成例を示す概略図である。
【図３】図３（ａ）及び（ｂ）は、それぞれ会合情報ＤＢに格納される事前会合情報及び実会合情報の内容の一例を示す概略図である。
【図４】図４は、事前会合情報と実会合情報とを結合した後の会合情報ＤＢに格納される会合情報の内容の一例を示す概略図である。
【図５】図５は、端末の表示部に表示される表示画面の一例を示す概略図である。
【図６】図６は、端末の表示部に表示される表示画面の一例を示す概略図である。
【図７】図７は、端末の表示部に表示される表示画面の一例を示す概略図である。
【図８】図８は、端末の表示部に表示される会合詳細表示画面の一例を示す概略図である。
【図９】図９は、会合情報処理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
（会合情報処理システムの構成）
図１は、本発明の会合情報処理システムの構成例を示す概略図である。
【００１６】
この会合情報処理システム９は、会合情報処理装置１と、会合情報ＤＢ２と、状態検出装置３と、端末４とをネットワーク５によって互いに通信可能に接続することで構成される。
【００１７】
会合情報処理装置１は、情報を処理するための機能を備えたＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）や記憶部等の電子部品を備える情報処理装置であり、端末４の要求及び状態検出装置３から受け付ける情報に応じた情報処理を実行する。会合情報処理装置１は、主に会合情報ＤＢ２に格納された情報を情報処理の対象とする。ここで、「会合」とは、複数の利用者が参加して行われる会議や打ち合わせ等であり、会合名、日付、時間、場所、参加者、書類、設備等の項目を有する会合情報によってその内容が定義される。会合情報の項目の詳細については後述する。
【００１８】
会合情報ＤＢ２は、会合情報２０、利用者情報２１、書類情報２２等を格納するデータベースである。会合情報２０は、会合情報処理装置１によって処理される情報であり、予定として登録される事前会合情報２００と、実際に行われた会合として登録される実会合情報２０１とを含む。利用者情報２１は、会合情報に参加者として登録される利用者の名前、所属、役職等の詳細情報である。書類情報２２は、例えば、ワープロ、表計算ソフト等のソフトで作成されたファイルや、ＨＴＭＬ文書等である。なお、画像ファイルや音楽ファイルのメタデータ等から抽出されたテキスト情報でもよい。
【００１９】
状態検出装置３は、例えば、会議室６に設置される検出器６０、設備６１、端末６２等の状態検出器に接続されて、状態検出信号を受け付け、状態検出信号に基づいて状態情報を生成して会合情報処理装置１に送信する。
【００２０】
検出器６０は、利用者が会議室６に入室するとその存在を会合参加人８Ａ、８Ｂとして検出し、状態検出信号として状態検出装置３に送信する。検出方法は、ＲＦＩＤタグ等を用いた方法や、利用者が所持するＩＤカード等から識別情報を読み取る方法等を用いることができる。読み取った識別情報は、状態検出装置３によって会合情報ＤＢ２の利用者情報２１と照合されて参加者が識別される。
【００２１】
設備６１は、例えば、会議室の照明やホワイトボード、ＯＨＰ等であり、これらの電源の投入状態や動作状態を状態検出信号として状態検出装置３に送信する。
【００２２】
端末６２は、会合に関連付けられた書類情報等を表示、編集等するものであり、表示履歴や編集履歴等を状態検出信号として状態検出装置３に送信する。
【００２３】
端末４は、操作入力用のキーボード、マウス、タッチパッド等の操作部４１と、液晶ディスプレイ等の表示部４０と、ＣＰＵや記憶部等の電子部品を有する本体とを備える。端末４は、会合発起人７の操作部４１に対する操作内容に応じた要求を会合情報処理装置１に送信し、その要求に対する応答を受信して、受信した内容を本体内部で処理し、処理結果を表示部４０に表示するものであり、後述するように事前会合情報２００を登録する際に用いられる。なお、端末４は、例えば、パーソナルコンピュータであり、その他にＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、携帯電話機等を用いることもできる。また、端末４は、同図では１台を図示するが、複数台でもよい。
【００２４】
ネットワーク５は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネット等の通信網であり、有線、無線は問わない。
【００２５】
図２は、会合情報処理装置１の構成例を示すブロック図である。
【００２６】
会合情報処理装置１は、ＣＰＵ等から構成され各部を制御するとともに各種のプログラムを実行する制御部１０と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）やフラッシュメモリ等の記憶媒体から構成され情報を記憶する記憶部１１と、ネットワーク５を介して外部と通信する通信部１２とを備える。
【００２７】
制御部１０は、後述する会合情報処理プログラム１１０を実行することで、会合情報表示手段１００、事前会合情報登録手段１０１、状態情報受付手段１０２、実会合情報生成手段１０３、類似度算出手段１０４及び会合情報結合手段１０５等として機能する。
【００２８】
会合情報表示手段１００は、会合情報ＤＢ２に格納される会合情報２０の内容を端末４の表示部４０に表示するために、端末４の要求に応じて会合情報２０から表示用の情報を生成して端末４に送信する。
【００２９】
事前会合情報登録手段１０１は、端末４の要求に応じて新たな事前会合情報２００を生成して、会合情報ＤＢ２に登録する。
【００３０】
状態情報受付手段１０２は、状態検出装置３から状態情報を受け付ける。
【００３１】
実会合情報生成手段１０３は、状態情報受付手段１０２が受け付けた状態情報に基づいて実際に行われた会合の内容を後述する実会合情報１１２として一時的に生成して、生成が終了すると実会合情報２０１として会合情報ＤＢ２に登録する。
【００３２】
類似度算出手段１０４は、実会合情報生成手段１０３が生成した実会合情報１１２と、会合情報ＤＢ２に格納された事前会合情報との類似度を算出する。
【００３３】
会合情報結合手段１０５は、類似度算出手段１０４が算出した類似度に基づき、類似度が予め定めた値以上のものであって、最大のものを同一の会合情報とし、実会合情報の内容と事前会合情報の内容とを結合して、会合情報ＤＢ２に格納する。
【００３４】
記憶部１１は、制御部１０を上述した各手段として動作させる会合情報処理プログラム１１０、状態検出装置３から受け付けた状態情報１１１及び実会合情報生成手段１０３が生成した実会合情報１１２等を記憶する。
【００３５】
図３（ａ）及び（ｂ）は、それぞれ会合情報ＤＢ２に格納される事前会合情報２００及び実会合情報２０１の内容の一例を示す概略図である。事前会合情報２００及び実会合情報２０１は、会合情報２０に含まれる内容であるが便宜上それぞれを抽出して説明する。
【００３６】
事前会合情報２００は、会合を識別する会合ＩＤ欄２００ａ、会合のタイトルを示す会合名欄２００ｂ、会合が行われる予定日付を示す日付欄２００ｃ、会合が行われる時間を示す時間欄２００ｄ、会合が行われる場所を示す場所欄２００ｅ、会合に参加予定の利用者を示す参加者欄２００ｆ、会合で用いる予定である書類情報を示す書類欄２００ｇ、会合で使用予定の設備を示す設備欄２００ｈ等を有する。参加者欄２００ｆは利用者情報２１に登録された利用者に対応し、書類欄２００ｇは書類情報２２に登録された書類に対応している。
【００３７】
実会合情報２０１は、会合を識別する会合ＩＤ欄２０１ａ、会合が行われた日付を示す日付欄２０１ｂ、会合が行われた時間を示す時間欄２０１ｃ、会合が行われた場所を示す場所欄２０１ｄ、会合に参加した利用者を示す参加者欄２０１ｅ、会合で用いた書類情報を示す書類欄２０１ｆ、会合で使用した設備を示す設備欄２０１ｇ等を有する。
【００３８】
（会合情報処理システムの動作）
以下に、会合情報処理システム９の動作を図１〜図９を参照しつつ、（１）事前会合情報登録動作、（２）実会合情報生成動作、（３）類似度算出動作及び（４）会合情報結合動作に分けて説明する。
【００３９】
（１）事前会合情報登録動作
まず、事前会合情報２００が登録される際の動作について説明する。
【００４０】
会合発起人７は、新たな事前会合情報を登録するために端末４の操作部４１を操作する。端末４は、操作部４１の操作内容に応じて、会合情報処理装置１にネットワーク５を介して事前会合情報の登録を要求する。
【００４１】
会合情報処理装置１の事前会合情報登録手段１０１は、端末４の要求に応じて、新たな事前会合情報２００を登録するための入力フィールドを有する画像を端末４の表示部４０に表示するための表示情報を端末４に送信する。
【００４２】
端末４は、会合情報処理装置１から表示情報を受信して処理し、表示部４０に事前会合情報２００を登録するための入力フィールドを有する画像を表示する。会合発起人７は、表示部４０の表示画面を参照しながら新たな事前会合情報２００を登録するために操作部４１を操作する。会合発起人７によって入力された内容は端末４から会合情報処理装置１に送信される。
【００４３】
事前会合情報登録手段１０１は、端末４から会合発起人７によって入力された内容を受け付けて、会合情報ＤＢ２の会合情報２０に事前会合情報２００として登録する。受け付けた内容は、図３（ａ）に示すように事前会合情報２００の各欄２００ａ〜２００ｈに入力される。ここでは、一例として会合ＩＤ欄２００ａが「ｐ００１」の内容を入力したものとする。
【００４４】
この時点で、端末４から会合情報２０の内容の参照を会合情報処理装置１に要求すると、会合情報処理装置１の会合情報表示手段１００は、登録された会合情報２０の内容を、例えば、カレンダー表示の画像によって表示するための表示情報を生成し、端末４に送信する。
【００４５】
端末４は、会合情報表示手段１００から表示情報を受信して処理し、表示部４０に次に説明する会合表示画面４００を表示する。
【００４６】
図５は、端末４の表示部４０に表示される表示画面の一例を示す概略図である。
【００４７】
会合表示画面４００は、カレンダー表示上に事前会合情報２００の各行に対応する事前会合アイコン４００ａ〜４００ｃを表示する。各アイコン４００ａ〜４００ｃは、図示しないカーソル等で選択されることで、後述するように各事前会合情報の詳細情報を表示する画面に切り替わる。
【００４８】
（２）実会合情報生成動作
次に、会議室６において実際に会合が行われ、その会合に基づいて実会合情報が生成される際の動作について説明する。
【００４９】
会議室６に会合参加人８Ａ、８Ｂ等が入室すると、検出器６０は会合参加人８Ａ、８Ｂの存在を検出する。検出器６０は、存在を検出すると状態検出信号を状態検出装置３に送信する。また、設備６１及び端末６２は、検出器６０と同様に、使用されることでその使用状態を状態検出装置３に送信する。
【００５０】
状態検出装置３は、検出器６０、設備６１及び端末６２等から状態検出信号を受け付けると、受け付けた状態検出信号に基づいて状態情報を生成して会合情報処理装置１に送信する。
【００５１】
具体的には、状態検出装置３は、会合参加人８Ａ、８Ｂとしての利用者が会議室６に２人以上入室した場合に「会合が開始された」旨を示す状態情報として生成する。また、会議室６に利用者が存在しなくなった場合に「会合が終了した」旨を、設備６１が使用された場合に「設備が使用された」旨を、端末６２によって書類情報が使用された場合に「書類情報が使用された」旨を示す状態情報を生成する。
【００５２】
図９は、会合情報処理装置１の動作の一例を示すフローチャートである。
【００５３】
まず、状態情報受付手段１０２は、状態検出装置３から状態情報を受け付ける（Ｓ１）。
【００５４】
次に、実会合情報生成手段１０３は、状態情報受付手段１０２が受け付けた状態情報に基づいて実会合情報１１２を生成し、記憶部１１に一時的に格納する（Ｓ２）。実会合情報生成手段１０３は、「会合が開始された」旨を示す状態情報を受け付けた場合に新たな実会合情報１１２を生成するものとし、「設備が使用された」旨を示す状態情報や、「書類情報が使用された」旨を示す状態情報を受け付けた場合に、これらの情報に対応した記載を新たに作成された実会合情報１１２の該当する項目欄に入力する。
【００５５】
次に、実会合情報生成手段１０３は、状態情報受付手段１０２が「会合が終了した」旨を示す状態情報を受け付けたとき（Ｓ３；Ｙｅｓ）、記憶部１１の実会合情報１１２が完成したものとし、完成した実会合情報１１２の内容を会合情報ＤＢの実会合情報２０１に新たな行を追加して登録する（Ｓ４）。
【００５６】
この時点で、端末４から会合情報２０の内容の参照を会合情報処理装置１に要求すると、端末４は、次に説明する会合表示画面４０１を表示するための表示情報を会合情報表示手段１００から受信する。
【００５７】
図６は、端末４の表示部４０に表示される表示画面の一例を示す概略図である。
【００５８】
会合表示画面４０１は、カレンダー表示上に、図５において説明した事前会合情報２００の各行に対応する事前会合アイコン４００ａ〜４００ｃに加え、実会合情報２０１の各行に対応する実会合アイコン４０１ａ〜４０１ｃを表示する。なお、実会合情報２０１を実会合アイコン４０１ａ〜４０１ｃとして表示した基準日は、２０１０年１１月６日であるとする。
【００５９】
（３）類似度算出動作
次に、事前会合情報２００と実会合情報２０１の類似度を算出する際の動作を説明する。
【００６０】
類似度算出手段１０４は、予め定めた間隔又は利用者の要求等に応じて事前会合情報２００と実会合情報２０１との類似度を算出する。類似度算出手段１０４は、ある実会合情報２０１に対し、類似度の算出対象とする事前会合情報２００を選択する際、期間や場所等に予め定めた範囲を設けて選択する。
【００６１】
一例を挙げると、図３（ｂ）に示す実会合情報２０１の会合ＩＤ欄２０１ａが「ｒ００１」の実会合情報は、日付が「２０１０／１０／１１」であるため予め定めた範囲を前後２週間とした場合は、「２０１０／９／２７」〜「２０１０／１０／２５」の期間に属する事前会合情報、つまり、図３（ａ）に示す事前会合情報２００の会合ＩＤ欄２００ａが「ｐ００１」及び「ｐ００２」が該当することになる。
【００６２】
類似度算出手段１０４は、上述した範囲で選択した事前会合情報「ｐ００１」、「ｐ００２」を会合情報ＤＢ２の事前会合情報２００から取得する（Ｓ５）。
【００６３】
次に、類似度算出手段１０４は、取得した会合情報、例えば、ＩＤが「ｒ００１」の実会合情報と「ｐ００１」及び「ｐ００２」の事前会合情報との類似度を算出する（Ｓ６）。類似度の算出は一例として以下に説明する方法で行う。
【００６４】
まず、類似度算出手段１０４は、ＩＤが「ｒ００１」の実会合情報、「ｐ００１」及び「ｐ００２」の事前会合情報の参加者欄２００ｆ（２０１ｅ）及び書類欄２００ｇ（２０１ｆ）からそれぞれ参加者リスト及び書類リストを作成する。
【００６５】
次に、作成した参加者リスト及び書類リストをそれぞれ以下に示す式にあてはめて類似度を計算する。
【数１】
2012103913.tif 000003
【００６６】
上記の数式（１）は、利用者リストに含まれる利用者ｕがすべての会合情報（事前会合情報及び実会合情報を含む）に参加している割合の平均値を示す。なお、利用者情報２１に登録されているすべての利用者ｕ１〜ｕｎの集合をＵとし、会合情報２０に登録されているすべての会合情報ｗ１〜ｗｍの集合をＩとする。また、Ｒｕ，ｉは、会合情報ｗｉの利用者ｕの割合を示し、利用者ｕが会合情報ｗｉに参加している場合、その値は１／（会合情報ｗｉの参加者数）、利用者ｕが会合情報ｗｉに参加していない場合、その値は０となる。
【００６７】
上記の数式（１）から算出される
2012103913.tif 000004
を用いて、事前会合情報ｗｉと実会合情報ｗｊとの参加者の類似度ｓｉｍｕｓｅｒ（ｉ，ｊ）は、以下の数式（２）から求められる。
【数２】
2012103913.tif 000005
【００６８】
また、数式（１）と同様にして書類リストに含まれる書類情報ｄがすべての会合情報に参加している割合の平均値を
2012103913.tif 000006
として、書類情報２２に登録されたすべての書類情報ｄ１〜ｄｎの集合をＤとした場合、事前会合情報ｗｉと実会合情報ｗｊとの書類情報の類似度ｓｉｍｄｏｃｕｍｅｎｔ（ｉ，ｊ）は、以下の数式（３）から求められる。
【数３】
2012103913.tif 000007
【００６９】
以上から求められる参加者の類似度ｓｉｍｕｓｅｒ（ｉ，ｊ）と書類情報の類似度ｓｉｍｄｏｃｕｍｅｎｔ（ｉ，ｊ）に数式（４）に示すように重み付けして、事前会合情報ｗｉと実会合情報ｗｊとの類似度ｓｉｍ（ｉ，ｊ）が求められる。
【数４】
2012103913.tif 000008
【００７０】
なお、重み付けの係数ｋ１及びｋ２は、例えば、会合の性質によって予め定めた重み付けから選択する。具体的な例としては、会合に参加する参加者の役職の位が高い場合はｋ２に比べてｋ１を大きくし、会合で使用される書類情報が機密文書の場合はｋ１に比べてｋ２を大きくする。
【００７１】
（４）会合情報結合動作
次に、会合情報結合手段１０５は、「ｒ００１」の実会合情報に対し類似度が最も高く、その類似度が予め定めた閾値より大きい事前会合情報を、「ｒ００１」の実会合情報に一致する事前会合情報として判定する。なお、類似度が予め定めた閾値より小さい場合であっても、一致するか否かを確認するための画像を端末４の表示部４０に表示して会合発起人７に確認を促してもよい。
【００７２】
「ｒ００１」の実会合情報に一致する事前会合情報（例えば、「ｐ００１」）があるとき（Ｓ７；Ｙｅｓ）、会合情報結合手段１０５は、実会合情報「ｒ００１」と事前会合情報「ｐ００１」とを結合して、後述する図４の会合ＩＤ欄２０ａに示すように新たな会合ＩＤ「ｍ００１」とする（Ｓ８）。
【００７３】
なお、図３（ａ）及び（ｂ）に示すように、事前会合情報「ｐ００１」と実会合情報「ｒ００１」は、時間欄２００ｄ（２０１ｃ）、参加者欄２００ｆ（２０１ｅ）、書類欄２００ｇ（２０１ｆ）を比較すると、これらの値が異なる。そのため、図４に示すように、これらの値を結合する。
【００７４】
図４は、事前会合情報２００と実会合情報２０１とを結合した後の会合情報ＤＢ２に格納される会合情報２０の内容の一例を示す概略図である。
【００７５】
会合情報結合手段１０５は、時間欄２００ｄ（２０１ｃ）について、実際に行われた内容である実会合情報「ｒ００１」のものを図４に示す会合情報２０の新たな時間欄２０ｄとする。日付欄２０ｃ、場所２０ｅが異なる場合についても同様に実会合情報の値を採用するものとする。
【００７６】
また、会合情報結合手段１０５は、参加者欄２００ｆ（２０１ｅ）について、参加しなかった者、新たに参加した者に付随情報をタグ付けし、結合して参加者欄２０ｆとする。つまり、参加者欄２０ｆの「Ａ†」は、「Ａ」が参加しなかったことを示しており、「Ｄ＊」は、「Ｄ」が新たに参加したことを示す。また、「Ｂ」及び「Ｃ」は、予定通り参加したことを示す。なお、タグ付けについて概略的に説明したが、実際にはＲＤＦ（Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  Ｆｒａｍｅｗｏｒｋ）等のＤＢ上でタグ付けがなされる。
【００７７】
また、会合情報結合手段１０５は、書類欄２００ｇ（２０１ｆ）について、参加者欄２００ｆ（２０１ｅ）と同様に、使用しなかった書類情報、新たに使用した書類情報にタグ付けし、結合して書類欄２０ｇとする。
【００７８】
なお、会合情報結合手段１０５は、設備欄２０ｈも同様にタグ付けにより結合する。また、日付欄２０ｃ、時間欄２０ｄ、場所欄２０ｅについても、タグ付けにより事前登録当初の値を残してもよい。
【００７９】
また、一致する事前会合情報がないとき（Ｓ７；Ｎｏ）、会合情報結合手段１０５は、実会合情報（例えば、「ｒ００３」、図３（ｂ））を未結合実会合情報（例えば、「ｒ００３†」、図４）として更新する（Ｓ９）。
【００８０】
また、事前会合情報２００のうち、登録した日時から予め定めた期間が経過しても未だ結合されていない事前会合情報（例えば、「ｐ００３」、図３（ａ））を未結合事前会合情報（例えば、「ｐ００３†」、図４）として更新する（Ｓ１０）。
【００８１】
この時点で、端末４から会合情報２０の内容の参照を会合情報処理装置１に要求すると、端末４は、次に説明する会合表示画面４０２を表示するための表示情報を会合情報表示手段１００から受信する。
【００８２】
図７は、端末４の表示部４０に表示される表示画面の一例を示す概略図である。
【００８３】
会合表示画面４０２は、カレンダー表示上に、事前会合アイコン４００ａ（４００ｂ）と実会合アイコン４０１ａ（４０１ｂ）が結合された結合会合アイコン４０２ａ（４０２ｂ）、予め定めた期間を経過しても実会合アイコンと結合されなかった未結合事前会合アイコン４０３ｃ、事前結合アイコンと結合されなかった未結合実会合アイコン４０４ｃ等を表示する。
【００８４】
また、会合表示画面４０２の各アイコン４０２ａ、４０２ｂ、４０３ｃ、４０４ｃは、図示しないカーソル等で選択されると、図８に示すようにこれらのアイコンに対応する会合情報の内容を示す会合詳細表示画面４０５に切り替わる。
【００８５】
図８は、端末４の表示部４０に表示される会合詳細表示画面４０５の一例を示す概略図である。
【００８６】
会合詳細表示画面４０５は、結合会合アイコン４０２ａの詳細を示すものであり、図４の会合名欄２０ｂに対応したタイトル欄４０５ａ、参加者欄２０ｆに対応した参加者欄４０５ｂ、書類欄２０ｇに対応した書類欄４０５ｃ、日付欄２０ｃと時間欄２０ｄと場所欄２０ｅとに対応した場所欄４０５ｄ、その他コメント等を記載するためのその他欄４０５ｅ等を表示する。
【００８７】
参加者欄４０５ｂは、参加しなかった参加者を破線にて表示し、新たに参加した参加者に「Ｎｅｗ」の表示を付する。なお、表示形態は、これに限定されるものではない。
【００８８】
また、書類欄４０５ｃは、使用しなかった書類情報を破線にて表示し、新たに使用した書類情報に「Ｎｅｗ」の表示を付する。
【００８９】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、会合情報２０の項目は実施例において示したものに限られず、設計者又は利用者によって新たに追加されるものであってもよい。また、類似度の算出方法は一例であり、他の方法を用いて算出されるものであってもよい。
【００９０】
また、上記会合情報処理プログラム１１０をＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納して提供することも可能であり、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、会合情報表示手段１００、事前会合情報登録手段１０１、状態情報受付手段１０２、実会合情報生成手段１０３、類似度算出手段１０４及び会合情報結合手段１０５の一部又は全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。なお、上記実施の形態の動作説明で示した各ステップは、順序の変更、ステップの省略、追加が可能である。
【符号の説明】
【００９１】
１     会合情報処理装置
２     会合情報ＤＢ
３     状態検出装置
４     端末
５     ネットワーク
６     会議室
７     会合発起人
８Ａ、８Ｂ    会合参加人
９     会合情報処理システム
１０   制御部
１１   記憶部
１２   通信部
２０   会合情報
２１   利用者情報
２２   書類情報
４０   表示部
４１   操作部
６０   検出器
６１   設備
６２   端末
１００ 会合情報表示手段
１０１ 事前会合情報登録手段
１０２ 状態情報受付手段
１０３ 実会合情報生成手段
１０４ 類似度算出手段
１０５ 会合情報結合手段
１１０ 会合情報処理プログラム
１１１ 状態情報
１１２ 実会合情報
２００ 事前会合情報
２０１ 実会合情報
４００‐４０２       会合表示画面
４００ａ-４００ｃ    事前会合アイコン
４０１ａ-４０１ｃ    実会合アイコン
４０２ａ、４０２ｂ   結合会合アイコン
４０３ｃ      未結合事前会合アイコン
４０４ｃ      未結合実会合アイコン
４０５ 会合詳細表示画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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