(57)【要約】【課題】多数の電子メールに関してメールスレッドの状況をわかりやすく提示し、メール管理者の管理手間を簡略化できる情報処理装置を得る。【解決手段】複数の端末機器と電子メールを交換する通信インターフェース１６、操作部１８、ディスプレイ部１７、ハードディスク２３、これらを制御するＣＰＵ２０などを備えた情報処理装置。ＣＰＵ２０は、送受信された関連する話題についての電子メールのうち最初に送受信された電子メールを１項目とするステータスリストを作成し、以降、最初に送受信された電子メールに関連して応答した電子メールを受信するごとにメールスレッド単位でステータスリストの内容を更新する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末機器と電子メールを交換する通信手段と、操作部と、ディスプレイ部と、記憶部と、これらを制御する制御手段と、を備えた情報処理装置であって、
前記制御手段は、送受信された関連する話題についての電子メールのうち最初に送受信された電子メールを１項目とするステータスリストを作成し、以降、最初に送受信された電子メールに関連して応答した電子メールを受信するごとにメールスレッド単位でステータスリストの内容を更新すること、
を特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、ステータスリストの内容として、各電子メールの内容の属性を検出して該属性を電子メールの応答順に対応付けてステータスリストに表示すること、を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、メールスレッド内で同一名称の添付ファイルを検出した場合は、添付ファイルの内容の差分を前記ディスプレイ部に表示すること、を特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
メールスレッドの内容が更新されたとき、更新に該当する端末機器に更新情報を送信すること、を特徴とする請求項１ないし請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記更新情報は、閉鎖、統合及び／又は回答要求を含むものであること、を特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、特に、複数の端末機器と電子メールを交換する機能を備えた情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メールは膨大な数がやり取りされており、管理者による管理は極めて煩雑であるのが現状である。通常は、Ｑ＆Ａリストなどを運用し、個別の状況報告や回答、依頼はメーリングリストで行う。この場合、Ｑ＆Ａの管理は管理者が全てのメールを一つ一つ確認してそれらの状況を把握する必要がある。
【０００３】
特許文献１には、同一の件名に関する多数の電子メールのやり取りの結論をまとめて、わかりやすくするために、メールスレッド内の質問文や要請文とそれに対する回答文のペアを抽出し、それらをセットで文書ファイルにして出力する情報処理装置が記載されている。しかし、この処理でも質問／要請と回答のペアが抽出されるだけであり、必ずしも使い勝手のよいものではない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−２４４９７６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
そこで、本発明の目的は、多数の電子メールに関してメールスレッドの状況をわかりやすく提示し、メール管理者の管理手間を簡略化できる情報処理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
以上の目的を達成するため、本発明の一形態である情報処理装置は、
複数の端末機器と電子メールを交換する通信手段と、操作部と、ディスプレイ部と、記憶部と、これらを制御する制御手段と、を備えた情報処理装置であって、
前記制御手段は、送受信された関連する話題についての電子メールのうち最初に送受信された電子メールを１項目とするステータスリストを作成し、以降、最初に送受信された電子メールに関連して応答した電子メールを受信するごとにメールスレッド単位でステータスリストの内容を更新すること、
を特徴とする情報処理装置。
【０００７】
前記情報処理装置においては、最初に送受信された電子メールに関連して応答した電子メールを受信するごとにメールスレッド単位でステータスリストの内容を更新していくため、多数の電子メールに関してメールスレッドの状況がわかりやすく提示され、ひいてはメール管理者の管理手間が簡略化される。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、多数の電子メールに関してメールスレッドの状況をわかりやすく提示することができ、ひいてはメール管理者の管理手間を簡略化することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】一実施例である情報処理装置（画像形成複合装置）の外観を示す斜視図である。
【図２】前記情報処理装置のハードウェアの構成を示すブロック図である。
【図３】前記情報処理装置を中心とするネットワーク環境を示す説明図である。
【図４】前記情報処理装置が作成するステータスリストの一例を示す説明図である。
【図５】同名添付ファイルを表示する一例を示す説明図である。
【図６】メールスレッドを更新する一例を示す説明図である。
【図７】関連メールを判定する一例を示す説明図である。
【図８】関連メールに対する属性保存の一例を示す説明図である。
【図９】ステータスリストを更新する処理手順を示すフローチャート図である
【図１０】メール属性を表示する処理手順を示すフローチャート図である。
【図１１】添付ファイルを表示する処理手順を示すフローチャート図である。
【図１２】手動更新情報を送信する処理手順を示すフローチャート図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明に係る情報処理装置の実施例について、添付図面を参照して説明する。なお、各図において同じ部材、部分を示す符号は共通して用いている。
【００１１】
図１に示す情報処理装置１（以下、ＭＦＰとも称する）は、画像形成複合装置として構成されたもので、図２にもハードウェアの構成として示されているように、用紙上に画像を形成して出力するプリンタ部１１、用紙の給紙装置１２、原稿搬送部（ドキュメントフィーダ）１４を備えた原稿画像を光学的に読み取るスキャナ部１３、パソコンなどの複数の端末機器と電子メールを交換する通信インターフェース１６、液晶などによるディスプレイ部１７、キー入力手段を備えた操作部１８などを備え、ＣＰＵ２０によって全体的に制御される。
【００１２】
操作部１８は、数字、文字、記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、センサにて認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成されている。ディスプレイ部１７は、使用者（以下、管理者と称する）に対するメッセージを表示する画面、管理者が設定内容や処理内容を入力するための画面、及び、ＭＦＰ１で実行された処理の結果を示す画面などを表示する。このディスプレイ部１７ではタッチパネルも設けられており、このタッチパネルは操作部１８の一部として機能する。
【００１３】
通信インターフェース１６は、ネットワーク・インターフェース・カード、モデム、ターミナル・アダプタなどであり、図３に示すように、ネットワーク３０を介してメールサーバ３１、パソコン３２，３３などの端末機器と通信を行い、また、電話回線を通じてファクシミリの送受信を行う。ネットワーク３０上では、ＭＦＰ１もメールクライアントとして電子メールの送受信を行うことが可能である。
【００１４】
また、ＭＦＰ１は、ＣＰＵ２０にて制御され、制御プログラムなどを格納したＲＯＭ２１、データを一時的に格納するＲＡＭ２２、ハードディスク２３などが接続されている。ＲＯＭ２１には、画像の読取りやプリント、ファクシミリデータの送受信、ネットワークプリンティング、ドキュメントサーバ（ボックス機能）などの画像形成複合装置としての基本機能を実現するためのプログラム、データに加えて、以下に詳述する電子メールの管理に関するプログラム、データが格納されている。なお、これらのプログラムやデータの一部又は全部はハードディスク２３にインストールされていてもよい。この場合、ハードディスク２３にインストールされているプログラムやデータは、必要に応じてＲＡＭ２２にロードされる。以下に説明する電子メールに関する機能は、必ずしもＣＰＵ２０だけではなく、専用のハードウェアを利用したり、一部はオペレーティングシステムなどの汎用プログラムの機能を利用して実現することもできる。ＲＯＭ２１やＲＡＭ２２として、不揮発性の半導体メモリを用いてもよい。
【００１５】
なお、ＭＦＰ１における画像読取り機能や画像形成機能は周知であるためその説明は省略する。
【００１６】
ＭＦＰ１が作成するステータスリストは図４に示すとおりである。ＭＦＰ１は、メーリングリストなど関連する話題に関する電子メールを新規に受信した場合、新規電子メールを１項目とするステータスリストを作成し、ディスプレイ部１７に表示する。また、その電子メールに応答した電子メールを受信するごとにメールスレッドに対するステータスの更新を行う。
【００１７】
ステータスリストにおいて、メールスレッドは図４にＮｏ１，２，３……として一つずつリストアップされており、特定の話題（メールスレッド）ごとに、ステータス表示ボタン４１、属性（Ｎｏ６では“回答ずみ”）、タイトル、登録日、登録者、最終送信日、最終発信者、添付ファイル表示ボタン４２、手動更新ボタン４３，４４，４５が提示される。ステータスリストはウェブブラウザで閲覧できる形式、または、ＭＦＰ１のディスプレイ部１７上に表示する形式で提示される。
【００１８】
ステータスリストのステータス表示ボタン４１が押されると、そのメールスレッドに属する電子メールの内容から属性を検出して、属性の内容を電子メールの応答順に対応付けて表示する。メール属性としては、“質問提起”、“要望”、“回答”などメール内容が大まかに把握できるキーワードを使用することが好ましい。
【００１９】
ＭＦＰ１は、メールスレッド内で同一名称の添付ファイルを検出すると、ステータスリストの添付ファイル欄に表示ボタン４２を作成する。この表示ボタン４２が押されると、ＭＦＰ１は同名添付ファイルの内容の差分を検出してディスプレイ部１７に提示する。例えば、図５に示すように、二つの同名添付ファイルを並べて表示し、変更箇所である○○○○の部分及びその前後の行を表示する。これにて、要望どおりの資料として作成されているか否かが見やすく表示されることになる。提示方法は、ウェブブラウザで閲覧できる形式、ファイル送信、プリントなどが可能である。
【００２０】
次に、ＭＦＰ１が実行するメールスレッドの更新、送信について説明する。更新は管理者が行う。例えば、ステータスリストの手動更新欄のボタン４３，４４，４５を押すことにより、図６に示すように、“閉鎖”、“Ｎｏ７に統合”、“回答要求”などに更新される。“回答要求”とは管理者が回答を要求する場合である。このように、メールスレッドの内容が更新されたとき、更新に該当するユーザ（それぞれの端末機器）に更新情報を自動的に送信する。
【００２１】
関連メールは以下のようにして判定する。例えば、図７（Ａ）に示すように、ＭＦＰに特定の送信元メールアドレスを登録しておく。ＭＦＰ１は、この登録アドレスからの電子メールを関連メールと判定してステータスリストを作成、更新する。この場合、特定のメーリングリストアドレスなどが対象となる。
【００２２】
また、図７（Ｂ）に示すように、ＭＦＰ１に特定の複数宛先アドレスを登録しておいてもよい。ＭＦＰ１は、登録された複数アドレス宛ての電子メールを関連メールと判定してステータスリストを作成、更新する。この場合、複数の特定者間での電子メールのやり取りを対象とする。
【００２３】
また、図７（Ｃ）に示すように、メール件名に特定のキーワードを含ませてもよい。ＭＦＰ１は、メール件名に特定のキーワードが含まれる場合に関連メールと判定する。特定のキーワードとは、例えば、「製品Ａ」、「設計仕様書」などの文言である。
【００２４】
関連メールに関する属性の検出は、メールタイトルや本文に特定のキーワードを検出した場合には、例えば、「質問します」、「〜でしょうか」、「教えてください」のキーワードを検出した場合には、属性を「質問」と検出する。「回答します」のキーワードを検出した場合には、属性を「回答」と検出する。「お待ちください」などのキーワードを検出した場合には、属性を「保留」と検出する。また、新規メールであれば、その属性を「提起」と検出し、応答メールであれば、その属性を「回答」と検出する。これらの組み合わせで属性を検出してもよい。
【００２５】
検出した属性は、図８に示すように、一つ一つのメールスレッドに関して、メッセージＩＤに関連付けて保存される。
【００２６】
ＭＦＰ１がステータスリストを更新する処理手順は図９のフローチャートに示すとおりである。電子メールを受信すると（ステップＳ１でＹＥＳ）、ステータスリストに反映すべき関連メールか否かを判定する（ステップＳ２）。関連メールでなければ、ここでの処理を終了する。関連メールであり、かつ、新規メールであれば（ステップＳ３でＹＥＳ）、メール属性を検出して保存するとともに添付ファイルがある場合には添付ファイル情報を保存する（ステップＳ４）。その後、ステータスリストに新規項目として追加する（ステップＳ５）。
【００２７】
新規メールでなければ（応答メールであれば、ステップＳ３でＮＯ）、同様にメール属性を検出して保存するとともに添付ファイルがある場合には添付ファイル情報を保存する（ステップＳ６）。その後、ステータスリストを更新する（ステップＳ７）。
【００２８】
ＭＦＰ１がメール属性を表示する処理手順は図１０のフローチャートに示すとおりである。ステータスリストの属性表示ボタン４１が押されると（ステップＳ１１でＹＥＳ）、該当する項目に対する属性保存情報を読み出し、メール応答順に関連付けて属性を表示する（ステップＳ１２）。
【００２９】
ＭＦＰ１が添付ファイルを表示する処理手順は図１１のフローチャートに示すとおりである。ステータスリストの添付ファイル表示ボタン４２が押されると（ステップＳ２１）、添付ファイルを比較して内容の差分を抽出して表示する（ステップＳ２２）。
【００３０】
ＭＦＰ１が手動更新情報を送信する処理手順は図１２のフローチャートに示すとおりである。ステータスリストの手動更新ボタン４３，４４，４５が押されると（ステップ３１でＹＥＳ）、該当する項目の宛先に対して更新情報をメール送信する（ステップＳ３２）。
【００３１】
ＭＦＰ１による以上の制御によって、Ｑ＆Ａリスト（ステータスリスト）の管理者は全ての電子メールを詳細に見ることなく、それぞれのＱ＆Ａ項目の状況が把握できる。また、メールスレッド内の同名添付ファイルの差分を提示することで、電子メールによる議論どおりに添付ファイルが更新されているかを容易に確認できる。さらに、関係者にはメールスレッドの更新情報が送信されてくるため、そのステータスが電子メールを見ただけで把握できる。
【００３２】
なお、本発明に係る情報処理装置は前記実施例に限定するものではなく、その要旨の範囲内で種々に変更できることは勿論である。
【産業上の利用可能性】
【００３３】
以上のように、本発明は、情報処理装置に有用であり、特に、多数の電子メールに関してメールスレッドの状況をわかりやすく提示することができ、ひいてはメール管理者の管理手間を簡略化できる点で優れている。
【符号の説明】
【００３４】
１…情報処理装置（画像形成複合装置、ＭＦＰ）
１６…通信インターフェース
１７…ディスプレイ部
１８…操作部
２０…ＣＰＵ
２３…ハードディスク
３０…ネットワーク
３１…メールサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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