(57)【要約】【課題】管理対象文書を、公開先として指定した組織とともに、閲覧が必要な関連組織にも効率的に設定するための文書管理システム及び文書管理方法を提供する。【解決手段】文書管理システム２０の制御部３１は、ユーザ端末１０から文書登録依頼を受信すると、管理対象文書、公開先の登録処理を実行する。制御部３１は、登録した管理対象文書に対して公開制限フラグが関連付けられている場合には、上位組織及び公開先の特定処理を実行し、関連公開先の登録処理を実行する。文書管理システム２０の制御部４１は、インデックスの登録処理において、公開制限する管理対象文書については、公開組織コード及び公開等級コードを、インデックスレコードに含めて記録する。制御部４１は、検索条件の組織識別子と、検索条件のキーワードとが記録されたインデックスレコードを抽出することにより、検索処理を実行する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、
各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、
管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開を管理する制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムであって、
前記制御手段が、
ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、
前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、
ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する手段と
を備えていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記管理対象文書データの文書識別子に対して、この管理対象文書データを検索するためのインデックス情報を記憶するインデックス情報記憶手段を更に備え、
前記制御手段が、
新たな管理対象文書データが前記文書情報記憶手段に登録された場合、前記管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、前記インデックス情報記憶手段に登録する手段と、
前記ユーザ端末から検索条件を受信した場合、前記インデックス情報記憶手段を用いて、前記検索条件に一致する管理対象文書データであって、公開先組織の識別情報に、前記ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果を前記ユーザ端末に送信する手段と
を更に備えていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
管理対象文書データを送信したユーザの所属組織情報を含めた送信実績を記録する履歴情報記憶手段を更に備え、
前記インデックス情報には、文書識別子を検索する順番を特定する情報に関連付けられて公開先組織の識別情報が記録されており、
前記制御手段が、
ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する手段と、
前記履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、前記履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の前記公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する手段と
を更に備えていることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記公開先情報記憶手段には、前記公開先組織の識別情報に関連付けて、この管理対象文書データの閲覧状況情報が記録されており、
前記制御手段が、前記ユーザ端末に前記管理対象文書データを送信した場合、このユーザの所属組織を特定し、前記公開先情報記憶手段において、この所属組織に対応した閲覧
状況が未読の場合には、閲覧状況を既読に変更する既読記録手段とを更に備えていることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記制御手段が、
前記ユーザ組織情報記憶手段において、前記ユーザ端末のユーザについて複数の所属組織が登録されている場合には、前記ユーザ端末に、特定した所属組織を含めた組織選択画面を送信する手段と、
前記ユーザ端末から前記組織選択画面において選択された組織を、このユーザの所属組織として特定する手段と、
前記所属組織が公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている管理対象文書に関するデータを前記ユーザ端末に送信する手段とを更に備えたことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記管理対象文書データに対して付加された添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、
前記管理対象文書データに対して付加されたすべての添付ファイルを１つのファイルに圧縮した圧縮ファイルを記憶する圧縮ファイル記憶手段とを更に備え、
前記制御手段が、
前記ユーザ端末から前記管理対象文書データとともに添付ファイルを受信した場合には、この添付ファイルを、前記管理対象文書データと対応付け可能な状態で前記添付ファイル記憶手段に登録する手段と、
前記ユーザ端末から、管理対象文書データに付加されている複数の添付ファイルの一括ダウンロード要求を受信した場合には、前記ダウンロード要求の対象となる添付ファイルの圧縮ファイルを前記圧縮ファイル記憶手段において検索し、
圧縮ファイルが登録されていない場合には、前記管理対象文書データの添付ファイルを前記添付ファイル記憶手段から取得して、新たに圧縮ファイルを生成し、前記圧縮ファイル記憶手段に登録し、前記ユーザ端末に圧縮ファイルを送信することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、
各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、
管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、
制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムを用いて、前記管理対象文書データの公開を管理する文書管理方法であって、
前記制御手段が、
ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、
前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、
ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する段階と
を実行することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、公開範囲を特定した管理対象文書を管理するための文書管理システム及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数人で情報を共有するために、電子文書を公開することがある。電子文書の内容によっては、特定者や特定組織のみに公開する場合もある。このような公開制限の電子文書を管理する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。この文献に記載の技術では、ユーザは、書類を登録する場合、この書類に対してアクセスを許可する範囲の設定を行なう。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１７９１７９号公報（第１頁、図７及び図１８）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述のように、特定者や特定組織のみに公開するために、公開許可範囲を個別に設定する場合、設定が煩雑になる可能性がある。特に、対象者や対象組織が多い場合、負担が大きい。また、特定者や特定組織に公開を設定する場合、上長や上位組織の所属者等の関係者についての設定を考慮しておく必要がある。例えば、特定者や特定組織の所属者に公開を設定する場合、その上長や上位組織の所属者が閲覧できる状態にすべきである。しかしながら、その上長や上位組織の所属者についての設定を失念すると、これら関係者が閲覧できなくなるという課題がある。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、管理対象文書を、公開先として指定した組織とともに、閲覧が必要な関連組織にも効率的に設定するための文書管理システム及び文書管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、管理対象文書データの公開を管理する制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムであって、前記制御手段が、ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する手段とを備えていることを要旨とする。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記管理対象文書データの文書識別子に対して、この管理対象文書データを検索するためのインデック
ス情報を記憶するインデックス情報記憶手段を更に備え、前記制御手段が、新たな管理対象文書データが前記文書情報記憶手段に登録された場合、前記管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、前記インデックス情報記憶手段に登録する手段と、前記ユーザ端末から検索条件を受信した場合、前記インデックス情報記憶手段を用いて、前記検索条件に一致する管理対象文書データであって、公開先組織の識別情報に、前記ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果を前記ユーザ端末に送信する手段とを更に備えていることを要旨とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、管理対象文書データを送信したユーザの所属組織情報を含めた送信実績を記録する履歴情報記憶手段を更に備え、前記インデックス情報には、文書識別子を検索する順番を特定する情報に関連付けられて公開先組織の識別情報が記録されており、前記制御手段が、ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する手段と、前記履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、前記履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の前記公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する手段とを更に備えていることを要旨とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システムにおいて、前記公開先情報記憶手段には、前記公開先組織の識別情報に関連付けて、この管理対象文書データの閲覧状況情報が記録されており、前記制御手段が、前記ユーザ端末に前記管理対象文書データを送信した場合、このユーザの所属組織を特定し、前記公開先情報記憶手段において、この所属組織に対応した閲覧状況が未読の場合には、閲覧状況を既読に変更する既読記録手段とを更に備えていることを要旨とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の文書管理システムにおいて、前記制御手段が、前記ユーザ組織情報記憶手段において、前記ユーザ端末のユーザについて複数の所属組織が登録されている場合には、前記ユーザ端末に、特定した所属組織を含めた組織選択画面を送信する手段と、前記ユーザ端末から前記組織選択画面において選択された組織を、このユーザの所属組織として特定する手段と、前記所属組織が公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている管理対象文書に関するデータを前記ユーザ端末に送信する手段とを更に備えたことを要旨とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書管理システムにおいて、前記管理対象文書データに対して付加された添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、前記管理対象文書データに対して付加されたすべての添付ファイルを１つのファイルに圧縮した圧縮ファイルを記憶する圧縮ファイル記憶手段とを更に備え、前記制御手段が、前記ユーザ端末から前記管理対象文書データとともに添付ファイルを受信した場合には、この添付ファイルを、前記管理対象文書データと対応付け可能な状態で前記添付ファイル記憶手段に登録する手段と、前記ユーザ端末から、管理対象文書データに付加されている複数の添付ファイルの一括ダウンロード要求を受信した場合には、前記ダウンロード要求の対象となる添付ファイルの圧縮ファイルを前記圧縮ファイル記憶手段において検索し、圧縮ファイルが登録されていない場合には、前記管理対象文書データの添付ファイルを前記添付ファイル記憶手段から取得して、新たに圧縮ファイルを生成し、前記圧縮ファイル記憶手段に登録し、前記ユーザ端末に圧縮ファイルを送信することを要旨とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、管理
対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムを用いて、前記管理対象文書データの公開を管理する文書管理方法であって、前記制御手段が、ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する段階とを実行することを要旨とする。
【００１３】
（作用）
請求項１、７に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ端末から管理対象文書データを受信して文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、公開先情報記憶手段に登録する。制御手段は、登録した公開先組織の関連組織を、組織情報記憶手段を用いて特定し、関連組織情報を公開先情報記憶手段に登録する。制御手段は、ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が管理対象文書データの公開先組織として公開先情報記憶手段に登録されている場合には、ユーザ端末に、管理対象文書データを送信する処理を実行する。これにより、管理対象文書データを公開する組織としてユーザに設定されて登録した組織だけでなく、この組織の関連組織についても、登録者の負担をかけることなく公開に設定することができる。そして、関連組織の利用者も確実に管理対象文書を閲覧することができる。
【００１４】
請求項２に記載の発明によれば、制御手段は、新たな管理対象文書データが文書情報記憶手段に登録された場合、管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、インデックス情報記憶手段に登録する。制御手段は、ユーザ端末から検索条件を受信した場合、インデックス情報記憶手段を用いて、検索条件に一致する管理対象文書データであって、公開先組織の識別情報に、ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果をユーザ端末に送信する。これにより、アクセス制限がされた管理対象文書を検索する場合であっても、インデックス情報から公開制限の有無を判定することができるので、公開制限された文書を高速に検索することができる。
【００１５】
請求項３に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する。制御手段は、履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する。これにより、インデックス情報において、システムの利用実績が多い組織等を先に配置するように並び替えるので、送信実績を考慮して、公開先組織における検索を効率よく行なうことができる。
【００１６】
請求項４に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ端末に管理対象文書データを送信した場合、このユーザの所属組織を特定し、公開先情報記憶手段において、この所属組織に対応した閲覧状況が未読の場合には、閲覧状況を既読に変更する。これにより、ユーザにおける閲覧状況を把握することができる。
【００１７】
請求項５に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ組織情報記憶手段において、ユーザ端末のユーザについて複数の所属組織が登録されている場合には、ユーザ端末に、特定した所属組織を含めた組織選択画面を送信し、ユーザ端末から組織選択画面において選択された組織を、このユーザの所属組織として特定する。制御手段は、この所属組織が公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている管理対象文書に関するデータを前記ユーザ端末に送信する。これにより、兼務者のユーザは、選択した所属組織に対して公開されている管理文書を閲覧することができる。
【００１８】
請求項６に記載の発明によれば、制御手段が、ユーザ端末から管理対象文書データとともに添付ファイルを受信した場合には、この添付ファイルを、管理対象文書データと対応付け可能な状態で添付ファイル記憶手段に登録する。制御手段は、ユーザ端末から、管理対象文書データに付加されている複数の添付ファイルの一括ダウンロード要求を受信した場合には、ダウンロード要求の対象となる添付ファイルの圧縮ファイルを圧縮ファイル記憶手段において検索し、圧縮ファイルが登録されていない場合には、管理対象文書データの添付ファイルを添付ファイル記憶手段から取得して、新たに圧縮ファイルを生成し、圧縮ファイル記憶手段に登録し、ユーザ端末に圧縮ファイルを送信する。これにより、添付ファイルについての初めての一括ダウンロード要求を受信した場合に、圧縮ファイルを生成するので、効率よく圧縮ファイルを生成して保存することができる。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、管理対象文書を、公開先として指定した組織とともに、閲覧が必要な関連組織にも効率的に設定することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】本発明の実施形態におけるシステムの構成を説明する概略構成図。
【図２】本発明の実施形態の各記憶部に記録されたデータの説明図であって、（ａ）は社員テーブル記憶部、（ｂ）は組織テーブル記憶部、（ｃ）は文書テーブル記憶部、（ｄ）は公開範囲テーブル記憶部、（ｅ）はインデックステーブル記憶部、（ｆ）は関連付けテーブル記憶部。
【図３】本発明の実施形態の文書管理システムで用いられる画面遷移図。
【図４】本発明の実施形態の文書登録処理の前半の処理手順の流れ図。
【図５】本発明の実施形態の文書登録処理の後半の処理手順の流れ図。
【図６】本発明の実施形態のインデックス生成処理の処理手順の流れ図。
【図７】本発明の実施形態の文書検索処理の処理手順の流れ図。
【図８】本発明の実施形態の文書閲覧処理の処理手順の流れ図。
【図９】本発明の実施形態の文書管理システムで用いられる画面の説明図であって、（ａ）はログイン切り替え画面、（ｂ）は文書登録処理で用いられる画面、（ｃ）は一覧・検索画面、（ｄ）は文書詳細画面。
【図１０】本発明の変形例におけるインデックス更新処理の処理手順の流れ図。
【発明を実施するための形態】
【００２１】
以下、本発明を具体化した実施形態を図１〜図９に従って説明する。本実施形態では、会社内で社員が登録し閲覧する管理対象文書を管理するための文書管理システム及び文書管理方法として説明する。本実施形態では、管理対象文書を、登録者が指定した公開先組織のみならず、この公開先組織の関連組織（例えば、上位組織）にも公開する。
【００２２】
本実施形態では、図１に示すように、文書管理システム２０には、ネットワークを介して、ユーザ端末１０が接続されている。ユーザ端末１０は、管理対象文書を登録したり出力したりするためにユーザが使用するコンピュータ端末である。ユーザ端末１０は、ネットワークを介してデータを送信する機能や、受信したデータを表示する機能等を有する。
このため、このユーザ端末１０は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭの他、キーボード、マウス等の入力手段、ディスプレイ等の出力手段、通信手段等を有する。
【００２３】
本実施形態の文書管理システム２０は、登録サーバ３０及び検索サーバ４０を備えている。そして、登録サーバ３０の後述する制御部３１と検索サーバ４０の後述する制御部４１とが連動することにより、文書管理システム２０の制御手段として機能する。
【００２４】
登録サーバ３０は、ユーザ端末１０からのアクセスがあった場合のユーザ認証処理やユーザ端末１０からの指示に応じて文書登録処理を行なうコンピュータシステムである。本実施形態では、ユーザ端末１０からのアクセスを、文書管理システム２０において受け付ける。
【００２５】
この登録サーバ３０は、制御部３１、社員テーブル記憶部３２、組織テーブル記憶部３３、文書テーブル記憶部３４、公開範囲テーブル記憶部３５及び添付ファイル記憶部３６を備える。制御部３１は、アクセスしてきたユーザ端末１０のユーザ（社員）の認証処理、管理対象文書データ等の登録処理を行なうための各種データの管理処理等を行なう制御手段として機能する。制御部３１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等を有する。そして、後述する処理を実行する。このための登録プログラムを実行することにより、制御部３１は、アクセス受入手段３１０、文書登録手段３１１、登録通知手段３１２、人事連携手段３１３を備える。
【００２６】
アクセス受入手段３１０は、アクセスしたユーザ端末１０のユーザのユーザ認証処理やユーザの所属組織の特定処理を実行する。アクセス受入手段３１０は、ユーザ認証されたユーザ特定情報（ここでは、後述する社員コードや組織識別子）を一時記憶するメモリを備えている。
【００２７】
文書登録手段３１１は、ユーザ端末１０からの文書登録依頼に基づいて、管理対象文書を登録する処理を実行する。この場合、文書登録手段３１１は、管理対象文書の登録とともに、この管理対象文書に付加された添付ファイル、この管理対象文書の公開範囲に関するデータを登録する。文書登録手段３１１は、関連組織（本実施形態では、上位組織）情報を一時記憶するメモリを備えている。
【００２８】
登録通知手段３１２は、管理対象文書が登録されたときに、メール送信対象者に対して通知する処理を実行する。
人事連携手段３１３は、人事管理サーバ（図示せず）から人事異動情報や組織変更情報を取得した場合に、これに連携して、社員テーブル記憶部３２及び組織テーブル記憶部３３のデータを更新する処理を実行する。
【００２９】
社員テーブル記憶部３２はユーザ組織情報記憶手段として機能する。この社員テーブル記憶部３２には、文書管理システム２０を利用するユーザ（社員）に関する社員レコード３２０が記録されている。この社員レコード３２０は、新たに社員の情報が登録された場合に記録される。社員レコード３２０には、図２（ａ）に示すように、社員コード、氏名、所属組織コード、職務コード、等級コード、メール送信先、更新日に関するデータが記録されている。
【００３０】
社員コードデータ領域には、各社員を特定するための識別子に関するデータが記録されている。
氏名データ領域には、この社員の氏名に関するデータが記録されている。
所属組織コードデータ領域には、この社員が属する所属組織を特定するための所属組織コード（組織識別子）に関するデータが記録されている。この組織識別子は、支部、部門
及び課をそれぞれ識別する識別子が結合されて構成されている。
【００３１】
職務コードデータ領域には、この社員の職務を特定するための識別子に関するデータが記録されている。
等級コードデータ領域には、この社員の等級を特定するための識別子に関するデータが記録されている。
メール送信先データ領域には、この社員のメールアドレスに関するデータが記録されている。
更新日データ領域には、この社員レコード３２０が更新された年月日に関するデータが記録されている。
【００３２】
組織テーブル記憶部３３は組織情報記憶手段として機能する。この組織テーブル記憶部３３には、社内の各組織に関する組織レコード３３０が記録されている。この組織レコード３３０は、組織編成が登録された場合に記録される。組織レコード３３０には、図２（ｂ）に示すように、上位組織コード、組織名、下位組織コードに関するデータが記録されている。
【００３３】
上位組織コードデータ領域には、各組織を特定するための識別子（支部、部門、課を特定する組織識別子）に関するデータが記録されている。
組織名データ領域には、この組織（上位組織）の名称に関するデータが記録されている。
下位組織コードデータ領域には、この上位組織の直下の下位組織を特定するための識別子（組織識別子）に関するデータが記録されている。
【００３４】
文書テーブル記憶部３４は文書情報記憶手段として機能する。この文書テーブル記憶部３４には、管理対象文書に関する文書レコード３４０が記録される。この文書レコード３４０は、後述する文書登録処理が実行された場合に生成されて記録される。文書レコード３４０には、図２（ｃ）に示すように、文書コード、文書番号、種類コード、公開範囲設定、タイトル、コメント、登録者コード、登録組織コード、登録日時、添付ファイル数に関するデータが記録される。
【００３５】
文書コードデータ領域には、各管理対象文書を特定するための識別子に関するデータが記録される。本実施形態では、この文書コードは、登録された年月日及び時刻と登録者コードから構成されている。
【００３６】
文書番号データ領域には、登録組織において、この管理対象文書に付与された整理番号に関するデータが記録される。
種類コードデータ領域には、この管理対象文書の種類を特定するための識別子に関するデータが記録される。本実施形態では、種類コードとして、「通達」、「通知」、「事務連絡」、「依頼」、「申請」、「照会」、「報告」、「その他」のいずれかの文書種類を特定する識別子を用いる。
【００３７】
公開範囲設定データ領域には、この管理対象文書の公開が制限されているか否かを示すフラグ（全公開フラグ又は公開制限フラグ）に関するデータが記録される。
タイトルデータ領域には、この管理対象文書のタイトルに関するデータが記録される。
【００３８】
コメントデータ領域には、この管理対象文書に対するコメントに関するデータが記録される。
登録者コードデータ領域には、この管理対象文書を登録した登録者の社員コードに関するデータが記録される。
【００３９】
登録組織コードデータ領域には、この登録者が所属する組織識別子に関するデータが記録される。
登録日時データ領域には、この管理対象文書が登録された年月日及び時刻に関するデータが記録される。
【００４０】
添付ファイル数データ領域には、この管理対象文書に付加された添付ファイルの数に関するデータが記録される。なお、登録された管理対象文書に対して添付ファイルが付加されていない場合には、「０」が記録される。
【００４１】
公開範囲テーブル記憶部３５は公開先情報記憶手段として機能する。この公開範囲テーブル記憶部３５には、公開が制限された管理対象文書について閲覧可能な組織に関する公開範囲レコード３５０が記録される。なお、公開対象の組織が複数ある場合には、組織毎に公開範囲レコード３５０が記録される。本実施形態では、公開対象の組織には、ユーザが指定した指定公開先の組織と、この指定公開先の組織に関連する関連公開先の組織とが含まれる。この公開範囲レコード３５０は、後述する文書登録処理が実行された場合に生成されて記録される。公開範囲レコード３５０には、図２（ｄ）に示すように、文書コード、公開組織コード、公開等級コード、通知設定、閲覧状況に関するデータが記録される。
【００４２】
文書コードデータ領域には、各管理対象文書を特定するための文書コードに関するデータが記録される。
公開組織コードデータ領域には、この管理対象文書の公開先組織を特定するための組織識別子に関するデータが記録される。
【００４３】
公開等級コードデータ領域には、この管理対象文書の公開対象の社員の等級を特定するための識別子に関するデータが記録される。
通知設定データ領域には、この管理対象文書が公開されたことの通知の要否を判定するためのフラグ（通知フラグ又非通知フラグ）に関するデータが記録される。通知する場合には通知フラグが記録され、通知しない場合には非通知フラグが記録される。本実施形態では、更に、後述する関連組織の公開範囲レコード３５０においては、通知設定データ領域には、対象外フラグが記録される。
【００４４】
閲覧状況データ領域には、この管理対象文書を閲覧したか否かを判断するためのフラグ（未読フラグ又は既読フラグ）に関するデータが記録される。更に、後述する関連組織の公開範囲レコード３５０においては、閲覧状況データ領域には、対象外フラグが記録される。
【００４５】
添付ファイル記憶部３６は添付ファイル記憶手段として機能する。この添付ファイル記憶部３６には、管理対象文書に付加された添付ファイルが記録される。この添付ファイルは、後述する登録処理において、添付ファイルを取得した場合に記録される。添付ファイルは、ファイル名を保持しており、添付ファイル記憶部３６内の特定の領域（パスにより示される領域）に格納される。
【００４６】
一方、図１に示す検索サーバ４０は、ユーザ端末１０から受信した検索条件に基づいて、管理対象文書の検索処理を行なうコンピュータシステムである。この検索サーバ４０は、検索処理に用いるインデックスの作成処理を行なう。更に、検索サーバ４０は、ユーザ端末１０からのダウンロード指示に応じて、管理対象文書や添付ファイルをユーザ端末１０に送信する処理を行なう。
【００４７】
この検索サーバ４０は、制御部４１、インデックステーブル記憶部４２、関連付けテーブル記憶部４３、添付ファイル記憶部４４及び圧縮ファイル記憶部４５を備える。
この制御部４１は、管理対象文書データの検索処理や閲覧処理を行なうための各種データの管理処理等を行なう制御手段として機能する。制御部４１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等を有する。そして、後述する処理を実行する。このための検索プログラムを実行することにより、制御部４１は、検索手段４１１、閲覧管理手段４１２、インデックス登録手段４１３を備える。
【００４８】
検索手段４１１は、ユーザ端末１０から受信した検索条件に基づいて、インデックステーブル記憶部４２を用いて管理対象文書を検索する処理を実行する。このために、検索手段４１１は、アクセス受入手段３１０から受信した関連組織（本実施形態では、上位組織）情報を一時記憶するメモリを備えている。
【００４９】
閲覧管理手段４１２は、既読記録手段として機能し、管理対象文書の閲覧の管理処理を実行する。閲覧管理手段４１２は、ユーザ端末１０からの指示に応じて、管理対象文書の詳細や添付ファイル等をユーザ端末１０に送信し、閲覧状況を管理する。この閲覧管理手段４１２は、ユーザ端末１０から受信した文書コードや添付ファイルダウンロード要求データを一時記憶するメモリを備えている。
【００５０】
インデックス登録手段４１３は、登録サーバ３０の文書テーブル記憶部３４や公開範囲テーブル記憶部３５のデータに基づいて、検索処理に用いるインデックス情報を作成して、インデックステーブル記憶部４２に登録する処理を実行する。
【００５１】
インデックステーブル記憶部４２はインデックス情報記憶手段として機能する。このインデックステーブル記憶部４２には、検索処理に用いるインデックスレコード４２０が記録される。このインデックスレコード４２０は、文書テーブル記憶部３４に新たなデータが登録されたことを検知した場合に生成されて記録される。インデックスレコード４２０には、図２（ｅ）に示すように、文書コード、文書番号、公開範囲設定、全公開組織、文書検索本文、種類コード、タイトル、コメント、登録者コード、登録者氏名、登録組織コード、登録組織名、登録日時、添付ファイル数に関するデータが記録される。
【００５２】
文書コードデータ領域には、文書レコード３４０と同様に、各管理対象文書を特定するための識別子（文書コード）に関するデータが記録される。
文書番号データ領域には、文書レコード３４０と同様に、登録組織において、この管理対象文書に付与された整理番号に関するデータが記録される。
【００５３】
公開範囲設定データ領域には、文書レコード３４０と同様に、この管理対象文書の公開が制限されているか否かを示すフラグ（全公開フラグ又は公開制限フラグ）に関するデータが記録される。
【００５４】
全公開組織データ領域には、この管理対象文書の公開対象の組織を特定するための識別子（組織識別子）に関するデータが記録される。複数の組織に対して管理対象文書を公開する場合には、公開対象のすべての組織を特定する組織識別子が記録される。具体的には、公開組織コードと公開等級コードとのセットを、区切り文字でそれぞれ並べて格納されている。
【００５５】
文書検索本文データ領域には、この管理対象文書を検索するときに用いるキーワードに関するデータが記録される。本実施形態では、管理対象文書のコメントに含まれる語句に対応する複数のキーワードが記録される。
種類コードデータ領域、タイトルデータ領域、コメントデータ領域、登録者コードデー
タ領域、登録組織コードデータ領域、登録日時データ領域、添付ファイル数データ領域には、文書レコード３４０と同様に、各種データが記録される。
登録者氏名データ領域、登録組織名データ領域には、この管理対象文書の登録者の氏名及び所属組織名に関するデータが記録される。
【００５６】
関連付けテーブル記憶部４３には、管理対象文書に対する添付ファイルの関連付けを特定するための関連付けレコード４３０が記録される。この関連付けレコード４３０は、後述する文書登録処理において、添付ファイルの登録指示を受けた場合に記録される。関連付けレコード４３０には、図２（ｆ）に示すように、文書コード、枝番、添付パス、ファイル名に関するデータが記録される。
【００５７】
文書コードデータ領域には、各管理対象文書（本文）を特定するための文書コードに関するデータが記録される。
枝番データ領域には、この管理対象文書の添付ファイルに付与された番号に関するデータが記録される。
【００５８】
添付パスデータ領域には、この枝番によって特定される添付ファイルが格納された領域を特定するためのデータが記録される。本実施形態では、添付ファイル記憶部４４内の格納領域を示すパスに関するデータが記録される。
【００５９】
ファイル名データ領域には、この添付ファイルの名称に関するデータが記録される。
添付ファイル記憶部４４は添付ファイル記憶手段として機能する。この添付ファイル記憶部４４には、管理対象文書に付加された添付ファイルと同じファイルが記録される。この添付ファイルは、登録サーバ３０の添付ファイル記憶部３６に新たな添付ファイルが登録された場合に記録される。添付ファイルは、ファイル名を保持しており、添付ファイル記憶部４４内の特定の領域（パスにより示される領域）に格納される。
【００６０】
圧縮ファイル記憶部４５は圧縮ファイル記憶手段として機能する。この圧縮ファイル記憶部４５には、各管理対象文書に付加された添付ファイルのすべてを１つにまとめて圧縮した圧縮ファイルが記憶される。この圧縮ファイルは、一括ダウンロードが初めて行われる場合に生成して登録される。この圧縮ファイルは、添付ファイルが付加された各管理対象文書を特定するための文書コードに関連付けられて記憶される。
【００６１】
次に、本実施形態の文書管理処理について説明する。ここでは、全体の手順（図３）、文書登録処理（図４及び図５）、インデックス生成処理（図６）、文書検索処理（図７）、文書閲覧処理（図８）の順に説明する。
【００６２】
（全体の手順）
まず、図３を用いて、全体の手順を説明する。
ユーザ端末１０を用いて、文書管理システム２０にアクセスする場合、ディスプレイに、統合管理メニュー画面１１０を表示させる。管理対象文書を登録したり、閲覧したりする場合には、この統合管理メニュー画面１１０において文書管理処理メニューを選択する。この場合、文書管理システム２０は、ユーザ端末１０のディスプレイに、初期表示の一覧・検索画面１３０を表示する。
【００６３】
なお、兼務者がアクセスした場合には、文書管理システム２０は、ユーザ端末１０のディスプレイに、組織選択画面としてのログイン切り替え画面１２０を表示する。このログイン切り替え画面１２０は、ユーザの所属組織の切り替えを行なうために用いられる。このログイン切り替え画面１２０の詳細は後述する。
【００６４】
そして、兼務者によりログイン時の所属組織が選択された場合、文書管理システム２０は、ユーザ端末１０のディスプレイに、初期表示の一覧・検索画面１３０を表示する。
この初期表示の一覧・検索画面１３０には、一覧・検索タブ、文書登録タブ、管理文書一覧タブ及び環境設定タブが含まれている。
【００６５】
一覧・検索タブが選択された状態での一覧・検索画面１３０は、管理対象文書の検索処理を行なうために用いられる。一覧・検索画面１３０には、タイプ別の文書一覧表を表示する表示領域、出力ボタン、検索条件を入力する検索条件入力欄及び検索ボタンが設けられている。
【００６６】
文書登録タブが選択された場合には、ユーザ端末１０は、文書登録画面１４０に切り替わる。文書登録画面１４０は、後述するように、登録する管理対象文書を入力するために用いられる。
【００６７】
文書登録画面１４０において登録する管理対象文書の設定を完了した場合、ユーザ端末１０は、公開設定画面１５０をディスプレイに表示する。公開設定画面１５０は、後述するように、登録する管理対象文書や添付ファイルの公開範囲（公開先の組織や等級）を設定するために用いられる。
【００６８】
公開設定画面１５０において公開範囲の設定を完了した場合、ユーザ端末１０は、登録確認画面１６０をディスプレイに表示する。登録確認画面１６０の登録ボタンが選択された場合には、文書管理システム２０は、管理対象文書及び公開範囲の登録処理を行なう。
【００６９】
一方、一覧・検索タブが選択された状態で、一覧・検索画面１３０の検索条件入力欄に検索条件が入力され、検索ボタンが選択された場合、文書管理システム２０は一覧・検索画面１７０を表示する。この一覧・検索画面１７０には、後述するように、画面の表示領域に、検索条件に一致した管理対象文書の文書種類やタイトル等を一覧表示する。
【００７０】
そして、一覧表示された各管理対象文書のタイトルが選択された場合には、文書管理システム２０は、ユーザ端末１０のディスプレイに、文書詳細画面１８０を表示する。文書詳細画面１８０は、後述するように、選択された管理対象文書の内容を表示するために用いられる。
【００７１】
一方、管理文書一覧タブが選択された場合には、ユーザ端末１０は、管理文書一覧画面２００をディスプレイに表示する。管理文書一覧画面２００には、このユーザが閲覧できる管理対象文書の文書種類やタイトル等が一覧表示されており、各管理対象文書に対応して詳細ボタン及び状況ボタンが含まれている。ここで、詳細ボタンが選択された場合には、文書管理システム２０は、ユーザ端末１０のディスプレイに、後述する文書詳細画面１８０を表示する。
【００７２】
一方、状況ボタンが選択された場合には、文書管理システム２０は、ユーザ端末１０のディスプレイに、閲覧状況一覧画面２１０を表示する。閲覧状況一覧画面２１０は、この管理対象文書の公開先組織における閲覧状況を一覧表示する。
【００７３】
また、環境設定タブが選択された場合には、ユーザ端末１０は、環境設定画面２２０をディスプレイに表示する。この環境設定画面２２０には、公開グループ設定画面２３０と兼任ユーザ設定画面２４０とを切り替えるボタンが含まれている。ここで、公開グループ設定画面２３０は、公開するグループを予め設定するために用いられる。兼任ユーザ設定画面２４０は、兼任者を設定するために用いられる。
【００７４】
（文書登録処理）
次に、図４及び図５を用いて、文書登録処理について説明する。ユーザ端末１０を利用する場合、端末へのログインを行なう。このログインには、社員コードを用いる。そして、ユーザ端末１０のディスプレイに、統合管理メニュー画面１１０を表示させる。
【００７５】
ここで、統合管理メニュー画面１１０の文書管理処理メニューが選択された場合、ユーザ端末１０は、文書管理システム２０にアクセスする。ここで、ユーザ端末１０は、端末ログイン時に取得した社員コードを、文書管理システム２０に送信する。
【００７６】
この場合、文書管理システム２０の登録サーバ３０の制御部３１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１−１）。具体的には、制御部３１のアクセス受入手段３１０は、受信した社員コードが社員テーブル記憶部３２に登録されているかどうかを確認する。登録されていない場合には、ログインを拒否する。一方、受信した社員コードが社員テーブル記憶部３２に登録されている場合には、ユーザ認証を完了して、受信した社員コードを、メモリに一時的に記憶する。
【００７７】
次に、登録サーバ３０の制御部３１は、ユーザの所属組織の特定処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、制御部３１のアクセス受入手段３１０は、受信した社員コードが記録された社員レコード３２０を抽出する。ユーザが複数組織の兼務者でない場合には、１つの社員レコード３２０を抽出する。この場合、アクセス受入手段３１０は、この社員レコード３２０の所属組織コード及び等級コードを一時的にメモリに記憶する。
【００７８】
一方、複数組織の兼務者の場合には、複数の社員レコード３２０を抽出することになる。この場合には、アクセス受入手段３１０は、ログイン切り替え画面データをユーザ端末１０に送信する。このログイン切り替え画面データには、抽出した社員レコード３２０の所属組織コード及び職務コードを含める。
【００７９】
ユーザ端末１０は、ログイン切り替え画面１２０を表示する。このログイン切り替え画面１２０は、図９（ａ）に示すように、ラジオボタン、組織（所属部署）、職務及び等級が並んだ所属選択欄と決定ボタンとが含まれている。
【００８０】
ここで、ログイン切り替え画面１２０において、ログイン時の所属組織に対応するラジオボタンを選択して決定ボタンを押下する。ユーザ端末１０は、選択された所属組織の所属組織コードと対応する等級コードとを登録サーバ３０に送信する。この場合、登録サーバ３０のアクセス受入手段３１０は、取得した所属組織コード及び等級コードを一時的にメモリに記憶する。
【００８１】
次に、登録サーバ３０の制御部３１は、検索画面表示処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、制御部３１のアクセス受入手段３１０は、この組織識別子を関連付けた一覧・検索画面データをユーザ端末１０に送信する。ユーザ端末１０は、初期表示の一覧・検索画面１３０を表示する。
【００８２】
新たに文書登録を行なう場合には、この一覧・検索画面１３０の文書登録タブを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、図９（ｂ）に示す文書登録画面１４０をディスプレイに表示する。この文書登録画面１４０には、登録する管理対象文書の種類を選択する選択欄、管理対象文書の文書番号、タイトル、コメントを入力する入力欄、添付ファイルを添付する添付欄、追加・削除ボタン及び次ページボタンが含まれている。ここで、登録する管理対象文書の種類を選択し、管理対象文書の文書番号、タイトル及びコメントを入力する。また、添付ファイルがある場合には、追加・削除ボタンを用いて添付ファイルを添付欄に表示する。必要事項の入力を完了した場合、次ページボタンを選択する。この場合、
ユーザ端末１０は、公開設定画面１５０をディスプレイに表示する。
【００８３】
この公開設定画面１５０には、管理対象文書について公開制限するか否かを選択するラジオボタン、公開組織検索欄、検索ボタン、検索された組織を表示する組織一覧表示欄、公開先として設定する公開先一覧表示欄、公開先追加ボタン、戻りボタンと次ページボタンが含まれている。ここで、組織を検索する場合には、公開組織検索欄に組織検索条件（支部、部門、課、等級に関する条件）を入力して検索ボタンを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、組織表示要求を登録サーバ３０に送信する。この場合、組織表示要求には、公開設定画面１５０において入力された組織検索条件を含める。
【００８４】
登録サーバ３０の制御部３１は、組織検索処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、制御部３１の文書登録手段３１１は、受信した組織検索条件に合致する（組織検索条件の支部、部門、課を含む）組織レコード３３０を、組織テーブル記憶部３３から抽出する。
【００８５】
次に、登録サーバ３０の制御部３１は、組織一覧表示処理を実行する（ステップＳ１−５）。具体的には、制御部３１の文書登録手段３１１は、抽出した組織レコード３３０の上位組織コード（支部、部門及び課）を、公開設定画面１５０の組織一覧表示欄に表示する。この場合、文書登録手段３１１は、公開設定画面１５０において、表示された組織のそれぞれに、各組織の組織識別子を関連付けておく。また、文書登録手段３１１は、組織検索条件として入力された条件を、公開設定画面１５０の組織一覧表示欄に表示する。
【００８６】
ここで、公開設定画面１５０において表示された組織一覧のうち、公開先とする組織を選択して、公開先追加ボタンを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、選択された組織を公開先一覧表示欄に表示する。この公開先一覧表示欄には、各組織に対応して、メール配信を設定するためのチェックボックス（図示せず）が設けられている。メール配信が必要な組織についてはチェックボックスにチェックを付ける。そして、公開先として所望の全組織を選択した場合には、次ページボタンを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、登録確認画面１６０を表示する。この登録確認画面１６０には、登録する管理対象文書の種類の種類コード、タイトル、コメント及び添付ファイルと、この管理対象文書の公開先及びメール配信先の組織一覧と、戻りボタンと登録ボタンとを含める。
【００８７】
ここで、登録確認画面１６０の登録ボタンが選択された場合、ユーザ端末１０は、文書登録依頼を、文書管理システム２０に送信する。この文書登録依頼には、管理対象文書の種類、タイトル、コメント及び添付ファイルと、この管理対象文書の公開範囲設定と、公開先一覧表示欄に表示された組織の組織識別子及び等級と、各公開先の組織識別子に対応した通知設定とを含める。
【００８８】
文書登録依頼を受信した登録サーバ３０の制御部３１は、管理対象文書、指定公開先の登録処理を実行する（ステップＳ１−６）。具体的には、制御部３１の文書登録手段３１１は、現在の年月日及び時刻と、メモリに記憶していた社員コードとから文書コードを生成する。次に、文書登録手段３１１は、この文書コードを含む文書レコード３４０を生成して、文書テーブル記憶部３４に記録する。この場合、文書登録手段３１１は、文書登録依頼の文書の種類コード、文書番号、タイトル、コメント、公開範囲設定をこの文書レコード３４０に記録する。更に、文書登録手段３１１は、メモリに記憶していた社員コード及び所属コードを、それぞれ文書レコード３４０の登録者コードデータ領域及び登録組織コードデータ領域に記録する。また、文書登録手段３１１は、現在の年月日及び時刻を、この文書レコード３４０の登録日時データ領域に記録する。
【００８９】
更に、文書登録依頼に添付ファイルが含まれていた場合、文書登録手段３１１は、文書
登録依頼に含まれる添付ファイルの数を、この文書レコード３４０に含める。次に、文書登録手段３１１は、添付ファイルを、添付ファイル記憶部３６に記録し、検索サーバ４０を介して、添付ファイル記憶部４４に記録する。更に、文書登録手段３１１は、各添付ファイルに対して枝番を付与し、この枝番を記録した関連付けレコード４３０を生成する。各関連付けレコード４３０には、添付ファイル記憶部４４における各添付ファイルのパス（添付パス）と、ファイル名と、文書コードとを含める。そして、文書登録手段３１１は、この関連付けレコード４３０を関連付けテーブル記憶部４３に記録する。
【００９０】
次に、文書登録手段３１１は、公開先の組織毎に公開範囲レコード３５０を生成して、公開範囲テーブル記憶部３５に記録する。この場合、文書登録手段３１１は、公開範囲レコード３５０に、文書登録依頼に含まれる各公開先の組織識別子を公開組織コードデータ領域に記録し、これに対応する等級コードを公開等級コードデータ領域に記録する。更に、文書登録手段３１１は、公開範囲レコード３５０に、文書登録依頼に含まれる公開先の通知設定と文書コードとを記録する。なお、この段階では、閲覧状況データ領域には、未読フラグを記録しておく。
【００９１】
そして、登録サーバ３０の制御部３１は、公開制限されているか否かを判定する（ステップＳ１−７）。具体的には、制御部３１は、文書レコード３４０の公開範囲設定データ領域に記録されているフラグによって判定する。ここで、制御部３１は、公開範囲設定データ領域に全公開フラグが記録されている場合（ステップＳ１−７において「ＮＯ」の場合）には、文書登録処理を終了する。
【００９２】
一方、登録サーバ３０の制御部３１は、文書レコード３４０の公開範囲設定データ領域に公開制限フラグが記録されており、公開制限されている場合（ステップＳ１−７において「ＹＥＳ」の場合）には、以下のステップＳ１−８〜Ｓ１−１０の処理を実行する。この場合、制御部３１は、公開先として記録された各組織（処理対象の組織）の組織識別子毎にＳ１−８〜Ｓ１−１０の処理を繰り返す。
【００９３】
登録サーバ３０の制御部３１は、公開設定に基づいて上位組織の特定処理を実行する（ステップＳ１−８）。具体的には、制御部３１の文書登録手段３１１は、処理対象の組織の組織識別子を下位組織コードとする組織レコード３３０を抽出する。そして、抽出した組織レコード３３０の上位組織コードの組織識別子を下位組織コードとする組織レコード３３０を抽出する。この処理を、上位組織の組織レコード３３０を抽出しなくなるまで繰り返す。文書登録手段３１１は、抽出したすべての組織レコード３３０の上位組織コード（組織識別子）を、上位組織としてメモリに一時的に記憶する。
【００９４】
次に、登録サーバ３０の制御部３１は、公開設定に基づいて公開先の等級の特定処理を実行する（ステップＳ１−９）。具体的には、制御部３１の文書登録手段３１１は、ユーザによって公開設定された等級（処理対象の組織の組織識別子に関連付けられた等級）コード以上の等級コードを、公開先として特定する。
【００９５】
そして、登録サーバ３０の制御部３１は、関連公開先の登録処理を実行する（ステップＳ１−１０）。具体的には、制御部３１の文書登録手段３１１は、上位組織についての公開範囲レコード３５０を生成して、公開範囲テーブル記憶部３５に記録する。この場合、文書登録手段３１１は、文書コードと、ステップＳ１−８において上位組織として特定した組織の組織識別子と、ステップＳ１−９において特定した等級コードとを、公開範囲レコード３５０に記録する。ここで、関連公開先については、公開通知や閲覧状況の管理は行わない。このため、通知設定データ領域、閲覧状況データ領域に対象外フラグを記録する。
【００９６】
次に、登録サーバ３０の制御部３１は、メール送信対象者の特定処理を実行する（ステップＳ２−１）。具体的には、制御部３１の登録通知手段３１２は、この文書について、通知設定データ領域に通知フラグが記録された公開範囲レコード３５０を公開範囲テーブル記憶部３５から抽出する。そして、登録通知手段３１２は、公開範囲レコード３５０の公開組織コード及び公開等級コード以上の等級コードが記録された社員レコード３２０を社員テーブル記憶部３２から抽出する。そして、登録通知手段３１２は、抽出した各社員レコード３２０のメールアドレスを特定する。
【００９７】
次に、登録サーバ３０の制御部３１は、重複アドレスがあるか否かについての判定処理を実行する（ステップＳ２−２）。具体的には、登録サーバ３０の制御部３１の登録通知手段３１２は、ステップＳ２−１において特定したメールアドレスの中に同じメールアドレスが含まれているか否かを判定する。ここで、重複アドレスがない場合（ステップＳ２−２において「ＮＯ」の場合）には、登録通知手段３１２は、次のステップＳ２−３をスキップする。
【００９８】
一方、重複アドレスがある場合（ステップＳ２−２において「ＹＥＳ」の場合）には、登録サーバ３０の制御部３１は、重複アドレスの削除処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、制御部３１の登録通知手段３１２は、同じメールアドレスが複数含まれている場合には、このメールアドレスを１つだけ残して、他の同じメール送信先を削除する。
【００９９】
そして、登録サーバ３０の制御部３１は、メール送信処理を実行する（ステップＳ２−４）。具体的には、制御部３１の登録通知手段３１２は、各メールアドレスに対して、公開通知メールを送信する。この公開通知メールには、管理対象文書の種類、文書番号、タイトル、公開範囲組織一覧と、登録者の氏名と、この管理対象文書にアクセスするためのアクセス先情報（インデックステーブル記憶部４２において、後述するインデックスレコード４２０の格納先を示すＵＲＬ）とを含める。
【０１００】
（インデックス生成処理）
次に、図６を用いて、インデックス生成処理を説明する。このインデックス生成処理は、定期的に（例えば、５分毎に）実行される。
【０１０１】
文書管理システム２０の検索サーバ４０の制御部４１は、新たに登録された文書データの抽出処理を実行する（ステップＳ３−１）。具体的には、制御部４１のインデックス登録手段４１３は、文書テーブル記憶部３４に記録されている文書レコード３４０の登録日時から、新たに登録された文書データを抽出する。
【０１０２】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、抽出した文書データ毎に、インデックス登録処理を実行する（ステップＳ３−２）。具体的には、制御部４１のインデックス登録手段４１３は、この文書コードを含むインデックスレコード４２０を生成して、インデックステーブル記憶部４２に記録する。この場合、インデックス登録手段４１３は、このインデックスレコード４２０に、文書レコード３４０の文書番号、公開範囲設定、種類コード、タイトル、コメント、登録者コード、登録組織コード、登録日時、添付ファイル数を含める。更に、インデックス登録手段４１３は、登録者コードに対応する氏名を社員テーブル記憶部３２から取得して、このインデックスレコード４２０に含める。インデックス登録手段４１３は、登録組織コードに対応する組織名称を組織テーブル記憶部３３から取得して、登録組織名として、このインデックスレコード４２０に含める。
【０１０３】
そして、インデックス登録手段４１３は、タイトル及びコメントに含まれる語句（例えば名詞）を複数、抽出して、インデックスレコード４２０の文書検索本文データ領域に記
録する。更に、このインデックスレコード４２０の公開範囲設定データ領域に全公開フラグが記録されている場合には、インデックス登録手段４１３は、全公開であることを示すフラグデータを、このインデックスレコード４２０の全公開組織データ領域に記録する。
【０１０４】
一方、このインデックスレコード４２０の公開範囲設定データ領域に公開制限フラグが記録されている場合には、インデックス登録手段４１３は、この文書コードが記録されたすべての公開範囲レコード３５０を公開範囲テーブル記憶部３５から抽出する。インデックス登録手段４１３は、抽出した各公開範囲レコード３５０の公開組織コード及び公開等級コードのすべてを、このインデックスレコード４２０の全公開組織データ領域に記録する。
【０１０５】
（文書検索処理）
次に、図７を用いて、文書検索処理について説明する。ここで、文書管理システム２０は、文書登録処理（ステップＳ１−１〜Ｓ１−３）と同様に、ユーザ認証処理、ユーザの所属組織の特定処理及び検索画面表示処理を実行する（ステップＳ４−１〜Ｓ４−３）。
【０１０６】
そして、ユーザは、ディスプレイに表示された一覧・検索画面１３０に、検索条件（公開対象の組織と管理対象文書の種類とキーワード）を入力して、検索ボタンを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、登録サーバ３０に検索依頼を送信する。この検索依頼には、検索条件（選択された組織の組織識別子、種類コード及びキーワード）が含まれる。
【０１０７】
登録サーバ３０は、検索依頼を受信した場合には、この検索依頼を検索サーバ４０に転送する。この場合、登録サーバ３０は、メモリに記憶していたユーザの社員コード及び所属部署の組織識別子を検索サーバ４０に送信する。
【０１０８】
検索サーバ４０の制御部４１は、組織、種類、キーワードの取得処理を実行する（ステップＳ４−４）。具体的には、制御部４１の検索手段４１１は、ユーザ端末１０において設定された検索条件を取得する。また、検索手段４１１は、登録サーバ３０から受信したユーザの社員コード及び組織識別子をメモリに記録する。
【０１０９】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、検索処理を実行する（ステップＳ４−５）。具体的には、制御部４１の検索手段４１１は、受信した検索条件の種類コード、組織識別子、キーワードが、それぞれ種類コードデータ領域、全公開組織データ領域、文書検索本文データ領域に記録されたインデックスレコード４２０を抽出する。更に、検索手段４１１は、抽出したインデックスレコード４２０の全公開組織データ領域に、ユーザの組織識別子及び等級コードが含まれているインデックスレコード４２０を、検索結果として抽出する。
【０１１０】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、一覧表示処理を実行する（ステップＳ４−６）。具体的には、制御部４１の検索手段４１１は、抽出した検索結果をユーザ端末１０に送信する。この検索結果には、抽出した各インデックスレコード４２０の文書コード、文書番号、種類コード、組織識別子及びタイトルが含まれる。ユーザ端末１０は、図９（ｃ）に示すように、一覧・検索画面１７０を、ディスプレイに表示する。この一覧・検索画面１７０には、検索結果における文書番号と、種類コードに対応する文書種類と、組織識別子に対応する登録組織と、タイトルとが含まれており、各管理対象文書のタイトルが選択可能な形態で表示されている。また、各管理対象文書のタイトルには、文書コードが関連付けられている。なお、一覧・検索画面１７０の出力ボタンが選択された場合、ユーザ端末１０は、検索結果（検索された管理対象文書の一覧リスト）を出力する。
【０１１１】
（文書閲覧処理）
次に、図８を用いて、文書閲覧処理について説明する。
一覧・検索画面１７０において１つの管理対象文書のタイトルが選択された場合、又は文書登録処理において送信された公開通知メールにおけるアクセス先情報が選択された場合、ユーザ端末１０は、検索サーバ４０に文書詳細要求を送信する。この場合、ユーザ端末１０は、選択された管理対象文書の文書コードを文書詳細要求に含める。
【０１１２】
検索サーバ４０の制御部４１は、文書詳細表示処理を実行する（ステップＳ５−１）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、ユーザ端末１０から受信した文書詳細要求の文書コードをメモリに記憶する。次に、閲覧管理手段４１２は、取得した文書コードを含むインデックスレコード４２０をインデックステーブル記憶部４２から抽出する。そして、閲覧管理手段４１２は、抽出したインデックスレコード４２０を用いて文書詳細画面データを生成する。この文書詳細画面データには、抽出したインデックスレコード４２０の文書番号と、文書種類（種類コード）とを含める。
【０１１３】
ここで、このインデックスレコード４２０に記録された添付ファイル数が「０」でない場合には、閲覧管理手段４１２は、この文書コードを含む関連付けレコード４３０を関連付けテーブル記憶部４３から抽出する。そして、閲覧管理手段４１２は、抽出した関連付けレコード４３０の添付パス及びファイル名を関連付けた添付ファイルダウンロードボタンを、文書詳細画面データに含める。また、閲覧管理手段４１２は、文書コードを関連付けた一括ボタンを、文書詳細画面データに含める。
【０１１４】
そして、閲覧管理手段４１２は、文書詳細画面データをユーザ端末１０に送信して、ユーザ端末１０のディスプレイに、文書詳細画面１８０を表示する。この文書詳細画面１８０には、図９（ｄ）に示すように、タイトル及びコメントが表示されている。更に、添付ファイルがある場合には、この文書詳細画面１８０に添付ファイルのタイトルが表示されており、このタイトルに対応してこの添付ファイルをダウンロードするためのダウンロードボタンが表示されている。更に、添付ファイルが複数ある場合には、文書詳細画面１８０には、これら添付ファイルを一括してダウンロードするための一括ボタンが含まれている。
【０１１５】
添付ファイルを１つずつダウンロードする場合には、各添付ファイルに対応するダウンロードボタンを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、ダウンロード要求を検索サーバ４０に送信する。このダウンロード要求には、選択された添付ファイルのパスとタイトルとを含める。
【０１１６】
また、添付ファイルを一括してダウンロードする場合には、一括ボタンを選択する。この場合、ユーザ端末１０は、ダウンロード要求を検索サーバ４０に送信する。このダウンロード要求には、一括ボタンに関連付けられた文書コードを含める。
【０１１７】
そして、検索サーバ４０の制御部４１は、文書詳細表示した管理対象文書に添付ファイルが付加されているか否かについての判定処理を実行する（ステップＳ５−２）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、このインデックスレコード４２０の添付ファイル数が「０」であるか否かを判断する。ここで、添付ファイル数が「０」の場合（ステップＳ５−２において「ＮＯ」の場合）には、以下のステップＳ５−３〜Ｓ５−７の処理をスキップする。
【０１１８】
そして、検索サーバ４０の制御部４１は、ダウンロード要求の受信処理を実行する（ステップＳ５−３）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、受信した文書コード、又は添付ファイルのパス及びタイトルを一時的にメモリに記憶する。
【０１１９】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、一括ダウンロードの要求か否かについての判定処理を実行する（ステップＳ５−４）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、文書コードを受信した場合には、一括ダウンロードの要求であると判定する。なお、文書コードを受信しない場合（ステップＳ５−４において「ＮＯ」の場合）には、閲覧管理手段４１２は、後述するステップＳ５−５、Ｓ５−６をスキップする。
【０１２０】
ここで、一括ダウンロードの要求である場合（ステップＳ５−４において「ＹＥＳ」の場合）には、検索サーバ４０の制御部４１は、これに対応する圧縮ファイルがあるか否かについての判定処理を実行する（ステップＳ５−５）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、この文書コードに関連付けられた圧縮ファイルを圧縮ファイル記憶部４５において検索する。ここで、圧縮ファイルを抽出した場合（ステップＳ５−５において「ＹＥＳ」の場合）には、閲覧管理手段４１２は、後述するステップＳ５−６をスキップする。
【０１２１】
ここで、該当する圧縮ファイルを抽出できない場合（ステップＳ５−５において「ＮＯ」の場合）には、検索サーバ４０の制御部４１は、圧縮ファイル生成処理を実行する（ステップＳ５−６）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、この文書コードを含む添付ファイルを、添付ファイル記憶部４４から抽出する。閲覧管理手段４１２は、抽出したすべての添付ファイルを含む圧縮ファイルを生成して、圧縮ファイル記憶部４５に記録する。この場合、閲覧管理手段４１２は、この圧縮ファイルを、文書コードを関連付けて、圧縮ファイル記憶部４５に記録する。
【０１２２】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、ダウンロード処理を実行する（ステップＳ５−７）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、一括ダウンロードの要求の場合には、圧縮ファイルをユーザ端末１０に送信する。また、一括ダウンロードの要求ではない場合には、検索手段４１１は、受信した添付パスに記憶されたファイル名の添付ファイルを、添付ファイル記憶部４４から抽出し、ユーザ端末１０に送信する。
【０１２３】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、指定公開先の組織であるか否かについての判定処理を実行する（ステップＳ５−８）。具体的には、制御部４１の閲覧管理手段４１２は、ユーザの所属組織コードと文書コードとが記録された公開範囲レコード３５０を、登録サーバ３０を介して、公開範囲テーブル記憶部３５から抽出する。この場合、ユーザの組織識別子と文書コードとが記録された公開範囲レコード３５０の閲覧状況データ領域に、未読フラグ又は既読フラグが記録されていた場合には、公開先の組織であると判定する。
【０１２４】
指定公開先の組織・階層である場合（ステップＳ５−８において「ＹＥＳ」の場合）には、検索サーバ４０の制御部４１は、未読か否かについての判定処理を実行する（ステップＳ５−９）。具体的には、制御部４１は、公開範囲レコード３５０の閲覧状況データ領域に未読フラグが記録されている場合には、未読と判定する。
【０１２５】
ここで、未読と判定した場合（ステップＳ５−９において「ＹＥＳ」の場合）には、検索サーバ４０の制御部４１は、既読情報の登録処理を実行する（ステップＳ５−１０）。具体的には、制御部４１は、抽出した公開範囲レコード３５０の閲覧状況データ領域に、既読フラグを記録する。
【０１２６】
一方、指定公開先の組織・階層でないと判定した場合（ステップＳ５−８において「ＮＯ」の場合）、又は既読情報が記録されている場合（ステップＳ５−９において「ＮＯ」の場合）、検索サーバ４０の制御部４１は、既読情報の登録処理（ステップＳ５−１０）をスキップする。
【０１２７】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
（１）  本実施形態では、文書管理システム２０の制御部３１は、文書登録処理において、ユーザ端末１０から文書登録依頼を受信すると、管理対象文書、指定公開先の登録処理を実行する（ステップＳ１−６）。制御部３１は、登録した管理対象文書に対して公開制限されている場合（ステップＳ１−７において「ＹＥＳ」の場合）には、上位組織及び公開先の特定処理を実行し、関連公開先の登録処理を実行する（ステップＳ１−８〜Ｓ１−１０）。これにより、管理対象文書データを公開する組織としてユーザに設定されて登録した組織だけでなく、この組織の関連組織についても、登録者の負担をかけることなく公開に設定することができる。そして、関連組織の利用者も確実に管理対象文書を閲覧することができる。
【０１２８】
（２）  本実施形態では、文書管理システム２０の制御部４１は、インデックス生成処理のインデックスの登録処理において（ステップＳ３−２）、インデックスレコード４２０の公開範囲設定データ領域に公開制限フラグが記録されている場合には、この文書コードが記録されたすべての公開範囲レコード３５０を公開範囲テーブル記憶部３５から抽出する。制御部４１は、抽出した各公開範囲レコード３５０の公開組織コード及び公開等級コードのすべてを、このインデックスレコード４２０の全公開組織データ領域に記録する。制御部４１は、検索処理（ステップＳ４−５）において、検索条件の組織識別子が全公開組織データ領域に記録され、検索条件のキーワードが文書検索本文データ領域に記録されたインデックスレコード４２０を抽出する。これにより、アクセス制限がされた管理対象文書を検索する場合であっても、インデックス情報からアクセス制限の有無を判定することができるので、アクセス制限された文書を高速に検索することができる。
【０１２９】
（３）  本実施形態では、文書管理システム２０の制御部４１は、閲覧管理処理において、ダウンロード処理（ステップＳ５−７）を実行した後、ユーザの所属組織が公開先の組織であり、未読の場合（ステップＳ５−９において「ＹＥＳ」の場合）には、既読情報の登録処理を実行する（ステップＳ５−１０）。これにより、ユーザにおける閲覧状況を把握することができる。
【０１３０】
（４）  本実施形態では、文書管理システム２０の制御部３１，４１は、文書登録処理及び文書検索処理において、ユーザの所属組織の特定処理を実行する（ステップＳ１−２，Ｓ４−２）。この処理においては、制御部３１は、複数の社員レコード３２０を抽出することにより、ユーザが兼務者であった場合には、ログイン切り替え画面１２０をユーザ端末１０のディスプレイに表示する。このログイン切り替え画面１２０において、閲覧したい所属組織が選択されると、制御部３１は、選択された所属組織の所属組織コード及び等級コードを一時的にメモリに記憶する。これにより、ユーザが兼務者の場合には、閲覧する場合の所属組織を決定してから、管理対象文書を閲覧することができる。そして、兼務者についても、所属組織における閲覧状況を登録することができる。
【０１３１】
（５）  本実施形態では、文書管理システム２０の制御部４１は、管理対象文書に付加された添付ファイルの一括ダウンロードの要求を受信し、圧縮ファイルが記録されていない場合（ステップＳ５−５において「ＮＯ」の場合）、圧縮ファイル生成処理を実行する（ステップＳ５−６）。これにより、添付ファイルについての初めての一括ダウンロード要求を受信した場合に、必要な圧縮ファイルのみを生成して保存することができる。
【０１３２】
また、上記実施形態は、以下のように変更してもよい。
・  上記実施形態においては、文書管理システム２０の制御部４１は、インデックス生成処理において、インデックスの登録処理を実行する（ステップＳ３−２）。これに加えて、検索サーバ４０の制御部４１は、管理対象文書の送信履歴に応じてインデックスを更新するようにしてもよい。この処理を図１０に従って説明する。この場合、検索サーバ４
０に、管理対象文書の送信履歴を記録する利用履歴記憶部５０を設ける。この利用履歴記憶部５０は、履歴情報記憶手段として機能し、利用履歴レコードを記録する。利用履歴レコードは、文書詳細表示処理（ステップＳ５−１）を実行した場合に記録される。この利用履歴レコードには、管理対象文書の出力者の所属部署の組織識別子、社員コード、出力年月日、管理対象文書の種類コードが記録されている。
【０１３３】
そして、検索サーバ４０は、インデックス更新処理を定期的に実行する。
まず、検索サーバ４０の制御部４１は、利用履歴の取得処理を実行する（ステップＳ６−１）。具体的には、制御部４１は、直近所定期間の出力年月日が記録された利用履歴レコードを利用履歴記憶部５０から取得する。
【０１３４】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、利用頻度に基づいて、組織・等級の優先順位の決定処理を実行する（ステップＳ６−２）。具体的には、制御部４１は、取得した利用履歴レコードを用いて、組織、等級別にレコード数をカウントする。そして、制御部４１は、組織、等級別にレコード数が多い順番に優先順位を決定する。
【０１３５】
次に、検索サーバ４０の制御部４１は、優先順位に基づいて並び替え処理を実行する（ステップＳ６−３）。具体的には、制御部４１は、各インデックスレコード４２０の全公開組織データ領域に記録されている組織識別子、等級コードを、ステップＳ６−２において決定した優先順位の順番を用いて並び替える。これにより、インデックスレコード４２０において、利用実績が多い組織や等級が先に配置されるので、公開先組織における検索を効率的に行なうことができる。
【０１３６】
・  上記実施形態においては、登録サーバ３０の制御部３１は、公開設定に基づいて上位組織の特定処理を実行する（ステップＳ１−８）。公開設定に基づいて特定する組織は、上位組織に限定されるものではない。例えば、上位、下位とは別に、公開設定される組織に対して予め関連組織を決めておくようにしてもよい。具体的には、公開先組織コードに対応して、関連する組織の組織コード（関連組織コード）を記録した関連組織テーブルを組織テーブル記憶部３３に記憶しておく。そして、制御部３１は、公開設定に基づいて上位組織の特定処理（ステップＳ１−８）の代わりに、関連組織の特定処理を実行する。
【０１３７】
この処理では、登録サーバ３０の制御部３１は、関連組織テーブルを用いて、公開設定された公開先組織コードに対応する関連組織コードを抽出する。この場合、１回の抽出処理で終了させてもよいし、抽出した関連組織コードの関連組織を、関連組織テーブルを用いて繰り返し抽出するようにしてもよい。そして、文書登録手段３１１は、抽出した関連組織コードを、公開範囲レコード３５０の公開組織コードデータ領域に記録する。なお、この処理を、上位組織の特定処理（ステップＳ１−８）と並行して行うようにしてもよい。これにより、上位組織に限らず、閲覧を許容する関連する組織に対しても公開設定を行なうことができる。
【０１３８】
また、関連組織テーブルを、文書種類毎や登録組織毎に設けてもよい。この場合には、登録文書の内容（文書種類や登録組織）に応じて、関連組織テーブルを特定し、この関連組織テーブルを用いて、関連組織コードを抽出する。これにより、管理対象文書の内容に応じて的確な関連組織を特定し、公開設定を行なうことができる。
【０１３９】
・  上記実施形態においては、登録サーバ３０の制御部３１は、ユーザ端末１０からの指示に応じて、公開設定する組織をユーザ端末１０に表示する組織検索処理を実行する（ステップＳ１−４）。これに代えて、公開設定履歴に基づいて、新たな公開設定ができるようにしてもよい。この場合、登録組織、文書種類に対応させて、過去に公開設定が行なわれた公開先組織情報を公開設定履歴として記録しておく。そして、文書登録時に、制御
部３１が、登録組織や文書種類を取得した場合、登録組織や文書種類に対応した公開設定履歴を検索する。そして、公開設定履歴に記録されている公開先組織情報を、選択候補としてユーザ端末１０に出力する。これにより、同種類の文書を登録する場合には、過去の実績を利用して、効率的に公開設定を行なうことができる。
【０１４０】
・  上記実施形態においては、検索サーバ４０の制御部４１は、ユーザ端末１０から、一括ダウンロードの要求を受信した場合（ステップＳ５−４において「ＹＥＳ」の場合）、ダウンロード処理（ステップＳ５−７）において、圧縮ファイルをユーザ端末１０に送信する。制御部４１は、圧縮ファイルを送信する代わりに、送信するファイルの容量が小さい場合には、添付ファイルをそのまま圧縮せずにユーザ端末１０に送信するようにしてもよい。この場合、制御部４１は、一括ダウンロードの要求を受信した場合、送信する添付ファイルの容量を合計する。制御部４１は、合計した添付ファイルの容量が、予め定めた許容量以下の場合には、圧縮せずに、そのままユーザ端末１０に送信し、許容量より大きい場合には、圧縮してユーザ端末に送信する。これにより、ファイル容量が少ない場合には、ファイルをそのまま送信することができるので、検索サーバ４０の処理負荷やユーザ端末１０における圧縮ファイルの解凍負荷を軽減することができる。
【符号の説明】
【０１４１】
１０…ユーザ端末、２０…文書管理システム、３０…登録サーバ、３１…制御部、３１０…アクセス受入手段、３１１…文書登録手段、３１２…登録通知手段、３１３…人事連携手段、３２…社員テーブル記憶部、３３…組織テーブル記憶部、３４…文書テーブル記憶部、３５…公開範囲テーブル記憶部、３６…添付ファイル記憶部、４０…検索サーバ、４１…制御部、４１１…検索手段、４１２…閲覧管理手段、４１３…インデックス登録手段、４２…インデックステーブル記憶部、４３…関連付けテーブル記憶部、４４…添付ファイル記憶部、４５…圧縮ファイル記憶部、５０…利用履歴記憶部。
【図１】
2012185780.tif 000003
【図２】
2012185780.tif 000004
【図３】
2012185780.tif 000005
【図４】
2012185780.tif 000006
【図５】
2012185780.tif 000007
【図６】
2012185780.tif 000008
【図７】
2012185780.tif 000009
【図８】
2012185780.tif 000010
【図９】
2012185780.tif 000011
【図１０】
2012185780.tif 000012
【手続補正書】
【提出日】平成24年5月2日(2012.5.2)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、
各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、
管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、
前記管理対象文書データの文書識別子に対して、この管理対象文書データを検索するためのインデックス情報と、前記インデックス情報には、文書識別子を検索する順番を特定する情報に関連付けられて公開先組織の識別情報を記憶するインデックス情報記憶手段と、
管理対象文書データを送信したユーザの所属組織情報を含めた送信実績を記録する履歴情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開を管理する制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムであって、
前記制御手段が、
ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、
前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、
新たな管理対象文書データが前記文書情報記憶手段に登録された場合、前記管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、前記インデックス情報記憶手段に登録する手段と、
前記ユーザ端末から検索条件を受信した場合、前記インデックス情報記憶手段を用いて、前記検索条件に一致する管理対象文書データであって、前記インデックス情報に関連付けられた順番で、公開先組織の識別情報に、前記ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果を前記ユーザ端末に送信する手段と、
ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組
織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する手段と、
ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する手段と、
前記履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、前記履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の前記公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する手段と
を備えていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記公開先情報記憶手段には、前記公開先組織の識別情報に関連付けて、この管理対象文書データの閲覧状況情報が記録されており、
前記制御手段が、前記ユーザ端末に前記管理対象文書データを送信した場合、このユーザの所属組織を特定し、前記公開先情報記憶手段において、この所属組織に対応した閲覧状況が未読の場合には、閲覧状況を既読に変更する既読記録手段とを更に備えていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記制御手段が、
前記ユーザ組織情報記憶手段において、前記ユーザ端末のユーザについて複数の所属組織が登録されている場合には、前記ユーザ端末に、特定した所属組織を含めた組織選択画面を送信する手段と、
前記ユーザ端末から前記組織選択画面において選択された組織を、このユーザの所属組織として特定する手段と、
前記所属組織が公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている管理対象文書に関するデータを前記ユーザ端末に送信する手段とを更に備えたことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記管理対象文書データに対して付加された添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、
前記管理対象文書データに対して付加されたすべての添付ファイルを１つのファイルに圧縮した圧縮ファイルを記憶する圧縮ファイル記憶手段とを更に備え、
前記制御手段が、
前記ユーザ端末から前記管理対象文書データとともに添付ファイルを受信した場合には、この添付ファイルを、前記管理対象文書データと対応付け可能な状態で前記添付ファイル記憶手段に登録する手段と、
前記ユーザ端末から、管理対象文書データに付加されている複数の添付ファイルの一括ダウンロード要求を受信した場合には、前記ダウンロード要求の対象となる添付ファイルの圧縮ファイルを前記圧縮ファイル記憶手段において検索し、
圧縮ファイルが登録されていない場合には、前記管理対象文書データの添付ファイルを前記添付ファイル記憶手段から取得して、新たに圧縮ファイルを生成し、前記圧縮ファイル記憶手段に登録し、前記ユーザ端末に圧縮ファイルを送信することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、
各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、
管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、
前記管理対象文書データの文書識別子に対して、この管理対象文書データを検索するた
めのインデックス情報と、前記インデックス情報には、文書識別子を検索する順番を特定する情報に関連付けられて公開先組織の識別情報を記憶するインデックス情報記憶手段と、
管理対象文書データを送信したユーザの所属組織情報を含めた送信実績を記録する履歴情報記憶手段と、
管理対象文書データの公開を管理する制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムを用いて、前記管理対象文書データの公開を管理する文書管理方法であって、
前記制御手段が、
ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、
前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、
新たな管理対象文書データが前記文書情報記憶手段に登録された場合、前記管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、前記インデックス情報記憶手段に登録する段階と、
前記ユーザ端末から検索条件を受信した場合、前記インデックス情報記憶手段を用いて、前記検索条件に一致する管理対象文書データであって、前記インデックス情報に関連付けられた順番で、公開先組織の識別情報に、前記ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果を前記ユーザ端末に送信する段階と、
ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する段階と、
ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する段階と、
前記履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、前記履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の前記公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する段階と
を実行することを特徴とする文書管理方法。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、前記管理対象文書データの文書識別子に対して、この管理対象文書データを検索するためのインデックス情報と、前記インデックス情報には、文書識別子を検索する順番を特定する情報に関連付けられて公開先組織の識別情報を記憶するインデックス情報記憶手段と、管理対象文書データを送信したユーザの所属組織情報を含めた送信実績を記録する履歴情報記憶手段と、管理対象文書データの公開を管理する制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムであって、前記制御手段が、ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特
定して、前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する手段と、新たな管理対象文書データが前記文書情報記憶手段に登録された場合、前記管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、前記インデックス情報記憶手段に登録する手段と、前記ユーザ端末から検索条件を受信した場合、前記インデックス情報記憶手段を用いて、前記検索条件に一致する管理対象文書データであって、前記インデックス情報に関連付けられた順番で、公開先組織の識別情報に、前記ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果を前記ユーザ端末に送信する手段と、ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する手段と、ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する手段と、前記履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、前記履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の前記公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する手段とを備えていることを要旨とする。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記公開先情報記憶手段には、前記公開先組織の識別情報に関連付けて、この管理対象文書データの閲覧状況情報が記録されており、前記制御手段が、前記ユーザ端末に前記管理対象文書データを送信した場合、このユーザの所属組織を特定し、前記公開先情報記憶手段において、この所属組織に対応した閲覧状況が未読の場合には、閲覧状況を既読に変更する既読記録手段とを更に備えていることを要旨とする。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記制御手段が、前記ユーザ組織情報記憶手段において、前記ユーザ端末のユーザについて複数の所属
組織が登録されている場合には、前記ユーザ端末に、特定した所属組織を含めた組織選択画面を送信する手段と、前記ユーザ端末から前記組織選択画面において選択された組織を、このユーザの所属組織として特定する手段と、前記所属組織が公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている管理対象文書に関するデータを前記ユーザ端末に送信する手段とを更に備えたことを要旨とする。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システムにおいて、前記管理対象文書データに対して付加された添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、前記管理対象文書データに対して付加されたすべての添付ファイルを１つのファイルに圧縮した圧縮ファイルを記憶する圧縮ファイル記憶手段とを更に備え、前記制御手段が、前記ユーザ端末から前記管理対象文書データとともに添付ファイルを受信した場合には、この添付ファイルを、前記管理対象文書データと対応付け可能な状態で前記添付ファイル記憶手段に登録する手段と、前記ユーザ端末から、管理対象文書データに付加されている複数の添付ファイルの一括ダウンロード要求を受信した場合には、前記ダウンロード要求の対象となる添付ファイルの圧縮ファイルを前記圧縮ファイル記憶手段において検索し、圧縮ファイルが登録されていない場合には、前記管理対象文書データの添付ファイルを前記添付ファイル記憶手段から取得して、新たに圧縮ファイルを生成し、前記圧縮ファイル記憶手段に登録し、前記ユーザ端末に圧縮ファイルを送信することを要旨とする。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
請求項５に記載の発明は、ユーザの所属組織を特定するための所属組織情報を記憶したユーザ組織情報記憶手段と、各組織の関連組織情報を記憶した組織情報記憶手段と、管理対象文書データを記憶する文書情報記憶手段と、管理対象文書データの公開先組織を特定するための公開先情報を記憶する公開先情報記憶手段と、前記管理対象文書データの文書識別子に対して、この管理対象文書データを検索するためのインデックス情報と、前記インデックス情報には、文書識別子を検索する順番を特定する情報に関連付けられて公開先組織の識別情報を記憶するインデックス情報記憶手段と、管理対象文書データを送信したユーザの所属組織情報を含めた送信実績を記録する履歴情報記憶手段と、管理対象文書データの公開を管理する制御手段とを備え、ユーザ端末に接続された文書管理システムを用いて、前記管理対象文書データの公開を管理する文書管理方法であって、前記制御手段が、ユーザ端末から管理対象文書データを受信して前記文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、新たな管理対象文書データが前記文書情報記憶手段に登録された場合、前記管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、前記インデックス情報記憶手段に登録する段階と、前記ユーザ端末から検索条件を受信した場合、前記インデックス情報記憶手段を用いて、前記検索条件に一致する管理対象文書データであって、前記インデックス情報に関連付けられた順番で、公開先組織の識別情報に、前記ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれてい
る管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果を前記ユーザ端末に送信する段階と、前記登録した公開先組織の関連組織を、前記組織情報記憶手段を用いて特定し、前記関連組織情報を前記公開先情報記憶手段に登録する段階と、ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、前記ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が前記管理対象文書データの公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている場合には、前記ユーザ端末に、前記管理対象文書データを送信する処理を実行する段階、ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する段階と、前記履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、前記履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の前記公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する段階と
を実行することを要旨とする。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
（作用）
請求項１、５に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ端末から管理対象文書データを受信して文書情報記憶手段に記録し、この管理対象文書データの公開先組織を特定して、公開先情報記憶手段に登録する。制御手段は、登録した公開先組織の関連組織を、組織情報記憶手段を用いて特定し、関連組織情報を公開先情報記憶手段に登録する。制御手段は、ユーザ端末から管理対象文書データのダウンロード指示を受信した場合には、このユーザ端末のユーザの所属組織を、ユーザ組織情報記憶手段を用いて特定し、この所属組織が管理対象文書データの公開先組織として公開先情報記憶手段に登録されている場合には、ユーザ端末に、管理対象文書データを送信する処理を実行する。これにより、管理対象文書データを公開する組織としてユーザに設定されて登録した組織だけでなく、この組織の関連組織についても、登録者の負担をかけることなく公開に設定することができる。そして、関連組織の利用者も確実に管理対象文書を閲覧することができる。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
本発明によれば、制御手段は、新たな管理対象文書データが文書情報記憶手段に登録された場合、管理対象文書データに関する検索用情報と、この管理対象文書データの公開先組織の識別情報とを含めたインデックス情報を生成し、インデックス情報記憶手段に登録する。制御手段は、ユーザ端末から検索条件を受信した場合、インデックス情報記憶手段を用いて、検索条件に一致する管理対象文書データであって、公開先組織の識別情報に、ユーザ端末のユーザの所属組織情報が含まれている管理対象文書データの文書識別子を検索し、抽出した文書識別子を一覧表示した検索結果をユーザ端末に送信する。これにより、アクセス制限がされた管理対象文書を検索する場合であっても、インデックス情報から公開制限の有無を判定することができるので、公開制限された文書を高速に検索することができる。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
本発明によれば、制御手段は、ユーザ端末に対して管理対象文書データを送信した場合には、ユーザの所属組織情報を含めた送信実績を履歴情報記憶手段に記録する。制御手段は、履歴情報記憶手段から送信実績を取得し、この送信実績に応じて、履歴情報記憶手段に記憶された各インデックス情報の公開先組織の識別情報の順番を並べ替えて更新する。これにより、インデックス情報において、システムの利用実績が多い組織等を先に配置するように並び替えるので、送信実績を考慮して、公開先組織における検索を効率よく行なうことができる。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１６】
請求項２に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ端末に管理対象文書データを送信した場合、このユーザの所属組織を特定し、公開先情報記憶手段において、この所属組織に対応した閲覧状況が未読の場合には、閲覧状況を既読に変更する。これにより、ユーザにおける閲覧状況を把握することができる。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
請求項３に記載の発明によれば、制御手段は、ユーザ組織情報記憶手段において、ユーザ端末のユーザについて複数の所属組織が登録されている場合には、ユーザ端末に、特定した所属組織を含めた組織選択画面を送信し、ユーザ端末から組織選択画面において選択された組織を、このユーザの所属組織として特定する。制御手段は、この所属組織が公開先組織として前記公開先情報記憶手段に登録されている管理対象文書に関するデータを前記ユーザ端末に送信する。これにより、兼務者のユーザは、選択した所属組織に対して公開されている管理文書を閲覧することができる。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
請求項４に記載の発明によれば、制御手段が、ユーザ端末から管理対象文書データとともに添付ファイルを受信した場合には、この添付ファイルを、管理対象文書データと対応付け可能な状態で添付ファイル記憶手段に登録する。制御手段は、ユーザ端末から、管理対象文書データに付加されている複数の添付ファイルの一括ダウンロード要求を受信した場合には、ダウンロード要求の対象となる添付ファイルの圧縮ファイルを圧縮ファイル記憶手段において検索し、圧縮ファイルが登録されていない場合には、管理対象文書データ
の添付ファイルを添付ファイル記憶手段から取得して、新たに圧縮ファイルを生成し、圧縮ファイル記憶手段に登録し、ユーザ端末に圧縮ファイルを送信する。これにより、添付ファイルについての初めての一括ダウンロード要求を受信した場合に、圧縮ファイルを生成するので、効率よく圧縮ファイルを生成して保存することができる。