(57)【要約】【課題】任意の様式の文書を作成する作業の負担を低減する。【解決手段】文書データの保存およびネットワーク通信が可能な画像形成装置は、保存の対象とされた文書における、検出用の指標および記載の予定されている未記載情報の属性を示す属性データが記載されている未完成箇所を検出する検出部と、属性データおよびその周囲に記載されている情報に基づいて、未完成箇所に記載すべき情報を当該画像形成装置にネットワークを介して接続されるサーバーから取得する取得部と、サーバーから取得された情報を未完成箇所に記載する自動編集を行う編集部と、を備える。【選択図】図２
2012185761.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データの保存およびネットワーク通信が可能な画像形成装置であって、
保存の対象とされた文書における、検出用の指標と記載の予定されている未記載情報の属性を示す属性データとが記載されている未完成箇所を検出する検出部、
前記属性データとその周囲に記載されている情報とに基づいて、前記未完成箇所に記載すべき情報を当該画像形成装置にネットワークを介して接続されるサーバーから取得する取得部、および
前記サーバーから取得された情報を前記未完成箇所に記載する自動編集を行う編集部、を備える
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記取得部は、前記サーバーから前記未完成箇所に記載すべき情報が得られなかった場合に、予め定められた情報提供者に対して前記未記載情報についての情報提供を依頼する通信を行う
請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記編集部は、前記情報提供者から通信によって提供された情報を前記文書の前記未完成箇所に記載する
請求項２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記サーバーからの情報の取得についてのユーザーによる検証を可能にする動作履歴を記録する記録部をさらに備える
請求項１ないし３のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記編集部によって前記未完成箇所に情報が記載された更新後の文書を、更新前の前記文書のファイル名とは別のファイル名を付して保存する文書管理部をさらに備える
請求項１ないし４のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記文書の保存を指示したユーザーに、前記編集部によって前記文書が更新された旨を通知する通知部をさらに備える
請求項１ないし５のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記指標としてユーザーが入力した少なくとも一つの文字データを記憶し、かつ前記属性データとしてユーザーが入力した少なくとも一つの文字データを記憶する
請求項１ないし６のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項８】
文書データの保存およびネットワーク通信が可能な画像形成装置による保存の対象とされた文書における、検出用の指標と記載の予定されている未記載情報の属性を示す属性データとが記載されている未完成箇所を検出し、
前記属性データとその周囲に記載されている情報とに基づいて、前記未完成箇所に記載すべき情報を当該画像形成装置にネットワークを介して接続されるサーバーから取得し、
前記サーバーから取得された情報を前記未完成箇所に記載する
ことを特徴とする文書データの自動編集方法。
【請求項９】
文書データの保存およびネットワーク通信が可能な画像形成装置において実行されるコンピュータプログラムであって、
前記画像形成装置が有するコンピュータによって実行されたときに、保存の対象とされた文書における、検出用の指標と記載の予定されている未記載情報の属性を示す属性データとが記載されている未完成箇所を検出する検出部、前記属性データとその周囲に記載されている情報とに基づいて、前記未完成箇所に記載すべき情報を当該画像形成装置にネットワークを介して接続されるサーバーから取得する取得部、および前記サーバーから取得された情報を前記未完成箇所に記載する自動編集を行う編集部を、前記コンピュータに実現させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ化された文書の保存に利用可能な画像形成装置、文書データの自動編集方法および画像形成装置において実行されるコンピュータプログラムに関する。画像形成装置にはＭＦＰ（Multifunction Peripheral）と呼ばれる情報機器が含まれる。
【背景技術】
【０００２】
ＭＦＰは、画像形成装置としての用途であるコピーおよびネットワークプリンティングの他に、文書（ドキュメント）の入力・保存・転送にも利用される。ＭＦＰは文書を記憶するデータフォルダであるボックスを有し、原稿シートのスキャニングまたは外部機器とのネットワーク通信によって入力された文書を保存することができる。そして、ＭＦＰは、ユーザーによる操作に応じて、ボックス内の文書をプリントしたり、電子メールに添付して送信したり、ファクシミリデータに変換して送信したり、外部機器へ転送したりする。
【０００３】
また、ＭＦＰの他の機能として、インターネット上またはイントラネット上のＷｅｂサイトからそこに登録されたＷｅｂページを取得する機能が知られている。特許文献１に記載されたＭＦＰは、ユーザーの指定したＷｅｂページからそれに組み込まれている印刷用ページへのリンクを検出し、リンク先から印刷用ページを取り込んで印刷する。このようなＭＦＰによれば、ユーザーはパーソナルコンピュータまたは他の情報機器を使用せずに、ＭＦＰを操作してＷｅｂページの印刷物を得ることができる。
【０００４】
一方、従来において、文書の作成の自動化が図られている。例えば、特許文献２において、各種機器の操作マニュアルのようなドキュメントを作成するドキュメント自動作成システムが提案されている。このシステムは、ネットワーク上の複数のサーバーから各サーバーが保有するシステムデータを収集し、テンプレートに収集データを埋め込むことによってドキュメントを作成する。また、特許文献３には、インターネット上で公開されているウェブページから所定のキーワードを含むウェブページを検索するとともに、該検索したウェブページから上記キーワードを含む記事のみを抽出し、該抽出した記事を結合して文書を作成する文書作成支援方法が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−１９９１５１号公報
【特許文献２】特開２００１−０２２７３８号公報
【特許文献３】特開２００２−１８９７１４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
業務の効率化を進める企業や組織において、企画書、仕様書、会議資料などといった各種文書を作成する業務の作業負担を軽減することは有用である。しかし、特許文献２の開示のようにテンプレートを用いるドキュメント自動作成では、作成される文書の態様がテンプレートによって限定されるとともに、多種多様の文書を作成したい場合に予め文書の種類ごとにテンプレートを用意する手間がかかる。また、特許文献３の文書作成支援方法は、所定のキーワードを含む文章（例えば新聞記事）を引用する文書の作成にのみ適用することができ、文章だけでなく図や表といった文章以外の情報を任意の位置（ページ、行）に配置する文書作成には適用できない。
【０００７】
本発明は、このような事情およびインターネットやクラウドサービスの利用が可能な現状のネットワーク通信技術を踏まえ、任意の様式の文書を作成する作業の負担を低減する画像形成装置の提供を目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成する画像形成装置は、文書データの保存およびネットワーク通信が可能な画像形成装置であって、保存の対象とされた文書における、検出用の指標および記載の予定されている未記載情報の属性を示す属性データが記載されている未完成箇所を検出する検出部と、前記属性データおよびその周囲に記載されている情報に基づいて、前記未完成箇所に記載すべき情報を当該画像形成装置にネットワークを介して接続されるサーバーから取得する取得部と、前記サーバーから取得された情報を前記未完成箇所に記載する自動編集を行う編集部と、を備える。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書の作成者は文書内の任意の箇所について、当該箇所の存在および情報の属性を示すデータを記載することにより、記載を予定していた所望の情報を自動的に文書に記載させることができ、所望の情報を収集する作業を省略することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態に係るネットワークにおける文書データ処理の概要を示す図である。
【図２】ＭＦＰにおける文書データ処理に関わる機能構成を示す図である。
【図３】文書内の未完成箇所を検出する際に参照されるキーワードテーブルの例を示す図である。
【図４】自動編集の第１例に関わる文書を模式的に示す図である。
【図５】自動編集の第１例に関わる文書における未記載情報を示す図である。
【図６】自動編集の第１例に関わる検索ジョブのデータ内容を示す図である。
【図７】自動編集の第１例における編集結果を示す図である。
【図８】動作履歴の一例を示す図である。
【図９】ＭＦＰにおける自動編集に関わる処理の流れを示す図である。
【図１０】ＭＦＰにおける自動編集に関わる処理の流れを示す図である。
【図１１】自動編集の第２例を示す図である。
【図１２】自動編集の第２例に関わる検索ジョブのデータ内容を示す図である。
【図１３】自動編集の第２例における編集結果の他の例を示す図である。
【図１４】情報提供を依頼する際に参照される情報提供者リストの例を示す図である。
【図１５】情報提供を依頼する電子メールの文面の例を示す図である。
【図１６】ＭＦＰにおける自動編集に関わる処理の流れの他の例を示す図である。
【図１７】情報提供依頼処理の流れを示す図である。
【図１８】ＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
図１に画像形成装置として例示されるＭＦＰ１は、例えば企業のオフィスに構築されたＬＡＮ(Local Area Network)６に接続されるビジネスユースの情報機器である。ＭＦＰ１は、ＬＡＮ６上の複数のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）３，４やサーバー５などの外部機器とのネットワーク通信が可能である。また、ＭＦＰ１は、インターネット１０上で情報を公開するＷｅｂサイトのサーバー１１，１２，１３および情報検索サービスを提供するクラウドシステム１５にＬＡＮ６を介してアクセスすることができる。図では三つのサーバー１１，１２，１３および一つのクラウドシステム１５が描かれているが、実際には任意かつ多数のＷｅｂサイトがＭＦＰ１によるアクセスの対象になり得る。
【００１２】
ＭＦＰ１は文書（ドキュメント）の保存に用いられるボックス３５を有している。ボックス３５はＭＦＰ１に内蔵された図示しないストレージのメモリ領域の一部である。このボックス３５には、ＰＣ３，４からデータ転送された文書、およびＭＦＰ１に備わるイメージスキャナによって原稿シートから読み取られた文書が格納される。ボックス３５は、複数のユーザーが個々に文書を蓄積したり、複数のユーザーが文書を共有したりするためのデータフォルダとして利用される。ＭＦＰ１のユーザーは、操作パネルによる直接の操作またはＰＣ３，４からの間接の操作によって、ボックス３５内で保存されている文書に対するプリント、電子メール送信、およびファクシミリ送信といった各種の処理をＭＦＰ１に実行させることができる。また、各ユーザーは、ボックス３５内の文書の内容をＰＣ３，４において閲覧したり編集したりすることができる。
【００１３】
さて、このように文書の保存が可能なＭＦＰ１には特徴的な機能がある。それは、未完成状態の文書を保存する際に未完成状態を完成状態に近づける自動編集機能である。未完成状態とは、文書の作成者が記載を予定している情報の一部が記載されていない仕掛り状態である。例えば、慣用名の正式名や用語の正しい意味を調べて補足しようとか、記載した文章の参考となる写真や図を探して載せようとか、公表されている統計データを入手して載せようとかなどと作成者が考えている状況でひとまず保存される文書の状態は未完成状態である。ただし、自動編集機能による編集の対象となる未完成状態の文書とは、所定の指標と記載予定の情報の属性を示す属性データとの組が少なくとも一つ記載されている文書である。指標および属性データは、予めユーザーによってＭＦＰ１に登録される。指標として、後述のように“ＴＢＤ”（to be determined）や“検討中”といった未完成を意味する文字列が用いられる。また、属性データは、“数値”や“図”といった属性を表わす文字データである。
【００１４】
図１では、ＰＣ４が文書７の保存を要求する場合を例に挙げて、自動編集の概略の手順が示されている。手順は次のとおりである。
[１]  指標および属性データが既にＭＦＰ１に登録されている状態において、ＰＣ４がＭＦＰ１に対してボックス３５への未完成状態の文書７の保存を指示し、文書７をＭＦＰ１に転送する。
[２]  文書７を受け取ったＭＦＰ１は、文書７のデータを検索して指標および属性データが記載されている未完成箇所を検出する。そして、ＭＦＰ１は、未完成箇所に記載すべき情報（文書の作成者が記載を予定していると推察される情報）をＬＡＮ６およびインターネット１０を含むネットワーク上のサーバーから取得するための検索ジョブを作成する。通常、検索ジョブは複数の検索キーワードを含む。取得先のサーバーについては、未完成箇所に記載すべき情報からＭＦＰ１が特定できる場合もあるし、特定できない場合もある。
[３]  ＭＦＰ１は、検索ジョブをネットワーク上の受入れ先へ送信する。図１では情報検索サービスを提供するクラウドシステム１５へ検索ジョブが送信されている。
[４]  検索ジョブの受入れ先が検索ジョブを実行し、検索回答をＭＦＰ１に送信する。
[５]  ＭＦＰ１は、検索回答の受信により取得した情報を文書７の未完成箇所に反映させる自動編集を行う。そして、ＭＦＰ１は自動編集をした更新後の文書を更新前の元の文書７と共にまたは元の文書７に代えて保存する。保存に際しては、自動編集されたか否かをユーザーが容易に理解できるように配慮される。例えば、ファイル名に自動編集を表わす文字列や記号を付け加えたり、適当なサブフォルダを設けて更新前後の各文書の保管領域を区分したりすることができる。
【００１５】
図２はＭＦＰ１における文書データ処理に関わる機能構成を示す。ＭＦＰ１は、文書管理部１０１、検出部１０２、取得部１０３、編集部１０４、通知部１０５、および記録部１０６を有する。これら要素は、ＭＦＰ１の制御を受け持つ制御回路に備わるＣＰＵ（central processing unit）が所定のコンピュータプログラムを実行することによって実現される機能要素である。
【００１６】
文書管理部１０１は、文書保存を要求する文書入力部１２１から保存対象の文書７を受け取る。文書入力部１２１は、例えばＰＣ３，４にそれぞれインストールされる文書作成アプリケーションによって実現される機能要素である。そして、文書７を受け取った文書管理部１０１は、文書７をボックス３５に書き込むとともに、プログラム実行のワークエリアに格納した文書７に対する処理を検出部１０２に開始させる。なお、文書管理部１０１は、ＭＦＰ１に備わるイメージスキャナが読み取った文書の保存が指示された場合、イメージスキャナから入力される文書について上記と同様の処理を実行する。
【００１７】
検出部１０２は、保存の対象とされた文書７における検出用の指標と未記載情報の属性を示す属性データとが記載されている未完成箇所を検出する。その際、検出部１０２はキーワードテーブル４２を参照する。キーワードテーブル４２では図３のように予めユーザーが登録した一つまたは複数の指標５０および一つまたは複数の属性データ６０が記憶されている。図３に例示されたテーブル内容が参照される場合において、検出部１０２は“ＴＢＤ”“未完成”“作成中”“作業中”“途中”“検討中”の五つの指標５０のいずれかと、図、式、表、数字データ、設計目標値、変数データなどの複数種に分類された属性を示す“図”“Fiｇ.”…“式”“数式”…“表”“Table”…“設計変数値”“設計パラメータ”といった複数の属性テータ６０のいずれかとが隣接して記載された箇所を検出する。一つの文書７における未完成箇所の数は文書７の作成者が記載する指標５０および属性データ６０の組の数に依存する。したがって、検出される未完成箇所が一箇所である場合も複数箇所である場合もあり、さらに未完成箇所が検出されない場合もある。
【００１８】
図２に戻って、取得部１０３は、検出部１０２によって検出された未完成箇所に記載すべき情報を、上述のＬＡＮ６およびインターネット１０を含むネットワーク９上のサーバーから取得する。そのために取得部１０３は、所定のアルゴリズムに則って、未完成箇所に記載が予定されている未記載情報がどのような情報であるか（すなわち、未記載情報そのものではなく、未記載情報が意味する事柄）を、当該未完成箇所の属性データとその周囲に記載されている情報（文字、語句・文・線・図・写真など）とに基づいて推定する。その際、ＭＦＰ１が保有する知識データベース４３が参照される。未記載情報がどのような情報であるかを推定した取得部１０３は、未記載情報の検索を要求する検索ジョブを作成してネットワーク９上のサーバーに送信する。そして、取得部１０３は、サーバーから検索回答として取得した情報を編集部１０４に引き渡す。
【００１９】
編集部１０４は、取得部１０３によって取得された情報を未完成箇所に記載する自動編集を行う。自動編集では、指標および属性データを自動削除してユーザーが削除する手間を省いてもよいし、自動編集の結果をユーザーが確認し易くするために指標および属性データを残しておいてもよい。後者の場合、残す指標および属性データについて下線の付与やフォントの変更といった書式の特異化をすれば、更新済みでない未完成箇所の指標および属性データと区別することができる。文書７に対する自動編集によって得られた文書７Ａ（すなわち更新された文書７）は、文書管理部１０１によってボックス３５に格納される。その際、文書管理部１０１は、例えば更新後の文書７Ａに更新前の文書７のファイル名とは別のファイル名を付すことによってユーザーによるファイルの識別を容易にする。
【００２０】
通知部１０５は、文書７の保存を指示したユーザーに、編集部１０４によって文書７が自動的に更新された旨を通知する。通知に電子メールを用いる場合、予めメールアドレス登録されているユーザー宛の電子メールをメールサーバ１２２に送信する。メールサーバ１２２は、ＭＦＰ１またはＬＡＮ６上の他の機器に設けることができる。通信事業者が提供するメールサービスをメールサーバ１２２として利用してもよい。なお、ＰＣ３，４に付随するディスプレイまたは操作パネルのディスプレイにメッセージをポップアップ表示させて通知を行うようにしてもよい。
【００２１】
記録部１０６は、サーバーからの情報の取得についてのユーザーによる検証を可能にする動作履歴４６を記録する。例えば、取得した情報の出典を特定するＵＲＬ(Uniform Resource Locator)が記録される。ユーザーは、記録されたＵＲＬに該当するＷｅｂページを閲覧して情報の信頼性を判断したり、当該Ｗｅｂページからさらに情報を取得したりすることができる。
【００２２】
以下、ＭＦＰ１における自動編集の例を挙げる。
【実施例１】
【００２３】
図４は自動編集の第１例に関わる文書７を模式的に示す。文書７は１ページからｎページまでの複数のページを有する。ｊ番目のページにおける図中の一点鎖線の囲みで示される領域Ａ１に表８１が記載されている。ただし、表８１は図５に示されるように未完成である。
【００２４】
図５のように、例示の表８１は、三つの企業の２００８年から２０１０年の各年度の業績を一括に呈示するコンテンツである。縦横に並ぶセルで構成される表８１において、最上段の五つのセルに各列の項目（見出し）が既に記載され、左端の列のセルに企業名が既に記載され、左から２番目の列のセルに各行の項目（売上高、経常利益、企業好感度ランキング）が既に記載されている。表８１において未記載の情報は、各年度の業績および企業好感度ランキング（順位）の具体的な値である。これら未記載情報を記載すべきセルには、すなわち５列のうちの右側の３列における最上段を除いた３×９＝２７個のセルには、登録されている指標群の中の一つである指標５１（“ＴＢＤ”）と属性データ群の中の一つである属性データ６４（“数字”）とがセルごとに記載されている。つまり、表８１の中に２７個の未完成箇所が存在する。
【００２５】
文書７内の未完成箇所を検出したＭＦＰ１は、文書７の作成者が未完成箇所への記載を予定している未記載情報がどのような情報であるかを、未完成箇所の周囲の記載情報を用いて推定する。図５の例では、未完成箇所が表のセルであることが文書７に付随する書式データから判り、表の上部と左部とに列と行の項目が記載されるという表形式に関する知識（知識データベース４３に収められている）から各未完成箇所の未記載情報が項目に該当する情報であることが判る。したがって、例えば、表８１の左から３列目の上から２段目のセルの未記載情報は、売上高であり、詳しくは２００８年の売上高であり、さらに詳しくは「ＡＢＣＤ飲料」という企業の２００８年の売上高であることが判る。売上高は数値であるので、この推定結果は属性データ６４が示す属性（数字データ）と整合する。
【００２６】
このようにして未記載情報がどのような情報であるかを推定したＭＦＰ１は、未記載情報を取得するための検索ジョブを作成する。そして、ＭＦＰ１は検索ジョブをネットワーク９上の一つまたは複数の受取り先に送信する。図５の例では、表８１の右下隅の枠外に「出典：ＬＭＮ総合研究所」という文字列４０２が記載されていることから、文書７の作成者が「ＬＭＮ総合研究所」によって提供される情報を利用しようと考えていることが判る。そこで、検索ジョブの作成において、アクセス対象サーバーの一つにＬＭＮ総合研究所のサーバーが選ばれる。図６は表８１の未記載情報を取得するための検索ジョブ９１のデータ内容を示している。
【００２７】
検索ジョブ９１を受けた外部のサーバーからの検索回答に基づいて、ＭＦＰ１は文書７の表８１を更新する。図７は更新後の表８１ｂを示す。図５と図７とを見比べると明らかなように、更新後の表８１ｂの左から３列目および４列目のセルにおいて、指標５１および属性データ６４に置き換える形で、２００８年および２００９年の統計に関わる具体的な数値が記載されている（ただし、図中の値は例示のための架空の値である）。なお、売上高および経常利益の値の表記は、表８１の右上隅の枠外にある文字列４０１が示す金額の単位に準じている。
【００２８】
しかし、右端の列のセルでは、具体的な数値は記載されておらず、指標５１および属性データ６４が記載されたままとなっている。つまり、表８１ｂは、２００８年および２００９年については該当する未記載情報をサーバーから取得することができたが、２０１０年については該当する未記載情報をサーバーから取得することができなかった場合の編集結果である。このような結果が生じる状況としては、例えば２０１０年の統計が公表されていない時期（２０１０年またはそれ以前など）に未記載情報の検索をしたという状況が挙げられる。
【００２９】
検索ジョブによって取得するはずであった未記載情報の一部または全部が取得できなかった場合には、改めて取得を試みることができる。サーバーのシステムダウンや回線障害といった原因で検索自体が実質的に行われなかった場合には、設定回数に達するまで検索ジョブの送信を繰り返せばよい。選択した特定のサーバーでは所望の情報が得られない場合には、サーバーの選定を変更して検索ジョブを送信すればよい。図７の例のように、所定の時期が到来するまでは未記載情報がネットワーク９上に存在しない場合には、その時期が到来した後に検索ジョブを送信すればよい。ＭＦＰ１は、ボックス３５内で既に保存されている全ての文書またはユーザーが指定した文書が未完成状態か否かを、予め設定された時期またはユーザーの指示があったときに調べる。そして、未完成状態の文書について自動編集を行う。その際、当該文書に対する以前の自動編集において作成した検索ジョブを参照し、必要に応じて検索ジョブを修正する。例えば、以前に取得した未記載情報を検索対象から除外するように修正することができる。
【００３０】
図８はＭＦＰ１が記録する動作履歴の一例を示す。例示の動作履歴４６では、二つのサーバーにアクセスし、そのうちの一方（ＬＭＮ総合研究所のサーバー）のみから有効な回答が得られ、ページ番号が「１３」のページにサーバーから取得した情報の反映されていることが記録されている。ユーザーは、動作履歴４６に記載されたＵＲＬをＷｅｂブラウザに入力すれば、自動編集に関わったＷｅｂサイトのサーバーにアクセスすることができる。
【００３１】
ＭＦＰ１における自動編集に関わる処理の流れが図９および図１０に示される。ユーザーが認証を受けてＭＦＰ１にログインすると（Ｓ１０でＹＥＳ）、ＭＦＰ１はキーワードテーブル４２にデータが登録されているかどうかをチェックする（Ｓ１１）。未完成箇所の指標としての少なくとも一つのキーワードおよび属性データとしての少なくとも一つのキーワードが登録されていない場合（Ｓ１１でＮＯ）、処理の流れはステップＳ１３へ進む。また、ユーザーがキーワードテーブル４２の設定モードを指定する操作を行った場合も（Ｓ１２でＹＥＳ）、処理の流れはステップＳ１３へ進む。
【００３２】
ステップＳ１３において、ＭＦＰ１は、ユーザーによるキーワード入力を受け付ける。キーワード入力には、例えば操作パネルに表示されるソフトウェアキーボードが用いられる。ＭＦＰ１は入力されたキーワードをキーワードテーブル４２に書き込む。
【００３３】
指標および属性データが登録されて未完成箇所の検出が可能である状態において、ユーザーが文書の保存を指示し、または既に保存されている文書の自動編集を指示すると（Ｓ１４でＹＥＳ）、ＭＦＰ１は自動編集に関わるデータ処理を開始する。まず、検出部１０２が文書を解析して未完成箇所を検出する（Ｓ１５）。続いて、取得部１０３が未記載情報を取得するための検索ジョブを作成し（Ｓ１６）、検索ジョブをネットワーク上のサーバーに向けて送信する（図１０のＳ１７）。その後、取得部１０３は、検索ジョブに対する回答がサーバーから送信されるのを待つ（Ｓ１８）。要求に合致した情報を取得部１０３が取得すると（Ｓ１９でＹＥＳ）、取得された情報を編集部１０４が未完成箇所に記載する（Ｓ２０）。これにより文書が自動的に更新される。
【００３４】
未完成箇所に記載する情報を取得することができた場合もできなかった場合も、サーバーとの通信の経緯をユーザーが知ることができるように、記録部１０６が動作履歴（ログ）を作成する（Ｓ２１）。
【００３５】
文書内の全ての未完成箇所についてそこに記載すべき情報を記載した場合、言い換えれば自動編集機能が更新するべき未完成箇所が無くなった場合（Ｓ２２でＹＥＳ）、自動編集が完了した旨を通知部１０５がユーザーに知らせる（Ｓ２３）。一方、文書内に未完成箇所が残っている場合（Ｓ２２でＮＯ）、取得部１０３は改めてサーバーに送る検索ジョブが前回と同様でよいかどうかをチェックする（Ｓ２４）。そして、チェックの結果に応じて、前回と同様の検索ジョブまたは前回の検索ジョブを修正した検索ジョブを送信する（Ｓ２５、Ｓ１７）。検索ジョブの修正の代表例は、検索を要求するサーバーの変更である。
【実施例２】
【００３６】
図１１（Ａ）は自動編集の第２例に関わる文書８を模式的に示す。文書８は複数のページを有しており、その一つのページ８ｘは図中で一点鎖線の囲みで示される領域Ａ２を有している。そして、領域Ａ２には、図１１（Ｂ）のように互いに異なる行に対応する六つの文字列５０１，５０２，５０３，５０４，５０５，５０６が記載されている。
【００３７】
図１１（Ｂ）において、六つの文字列５０１〜５０６の中で最も上に位置する文字列５０１と上から４番目の文字列５０４には指標も属性データも含まれていない。これに対して、２番目の文字列５０２は指標５１と属性データ６１とで構成され、３番目の文字列５０３は指標５１と属性データ６２とで構成されている。また、５番目の文字列５０５は指標５１と属性データ６６ｂとの組を三つ含んでおり、６番目の文字列５０６は指標５１と属性データ６５ｃとの組を一つ含んでいる。つまり、領域Ａ２には合計六つの未完成箇所が存在する。
【００３８】
図１１（Ｃ）は領域Ａ２に対する自動編集の結果である更新後の領域Ａ２ｂを示している。文書８のページにおける領域Ａ２ｂの上端位置は更新前と同じであるが、自動編集によって文字列に代えて図や数式が記載されたので、領域Ａ２ｂは領域Ａ２と比べて拡がっている。図１１（Ｂ）と図１１（Ｃ）とを見比べると明らかなように、更新後では、文字列５０２が回路図６０２に置き換わり、文字列５０３が数式６０３に置き換わっている。言い換えれば、文字列５０１の次に回路図６０２と数式６０３とが挿入され、文字列５０２、５０３が削除されている。また、文字列５０５，５０６はそれぞれ文字列５０５ｂ，５０６ｂに更新されている。文字列５０５ｂでは、元の文字列５０５にあった量記号「Ｃ」「Ｒ」「Ｌ」が数式６０３に整合するように「Ｃ１」「Ｃ２」「Ｒ」に修正されており、これら量記号に対応するパラメータの具体値（０．０２２μＦ、０．０１μＦ、１０ｋΩ）が埋め込まれている。文字列５０６ｂではカットオフ周波数の具体値（１０７３）が埋め込まれている。文字列５０１，５０４の内容は元のままである。
【００３９】
文書８の自動編集における検索ジョブの作成に際して、文字列５０１，５０４の示す情報が用いられる。文字列５０１，５０４は未完成箇所の周囲の情報に該当する。文字列５０１には、「VCVS型ローパスフィルタ」「カットオフ周波数」「回路図」「式」「定義」というキーワードが含まれている。文字列５０４（「ここで、」）は、文字列５０４の直前に記載される数式内の文字に関する但し書きが文字列５０４の直後に記載される場合に用いられる用語の一つである。領域Ａ２内の属性データ６１，６２，６６ｂ，６５ｃが示す属性（図、式、変数データ、設計目標値）と、文字列５０１，５０４が示す情報とに基づいて、図１２に例示される検索ジョブ９２が作成される。
【００４０】
図１３は編集結果の他の例を示す。この例では、文書８の一つのページ８ｘに、更新前の領域Ａ２に対応する二つの領域Ａ２ｂおよび領域Ａ３が存在する。領域Ａ２ｂには、図１１（Ｃ）と同様に文字列５０１，５０４，５０５ｂ，５０６ｂ、回路図６０２、および数式６０３が記載されている。領域Ａ２ｂの直下に位置する領域Ａ３には、文字列５０１，５０４，５０５ｃ，５０６ｃ、回路図６０２ｂ、および数式６０３ｂが記載されている。
【００４１】
ＭＦＰ１は例えば複数のサーバーのそれぞれから検索ジョブ９２に対する有効な検索回答が得られた場合に、取得した複数の情報を図１３のように併記する形で複数の検索回答を文書８に反映させる。これにより、文書８の作成者は自動的に取得された複数の情報を比較検討することができる。作成者がより適切と判断した情報を残して他の情報を削除するのは、一般の文書作成アプリケーションによる作業において容易である。
【００４２】
なお、複数の検索回答が得られた場合、図１３の例のように一つの文書ファイルにおいて複数の検索回答を反映させるのではなく、検索回答ごとに元の文書ファイルを複製して複数の検索回答を別々に反映させた文書ファイルを作成してもよい。
【実施例３】
【００４３】
ＭＦＰ１が検索ジョブを送信しても未記載情報をネットワーク９上のサーバーから取得することができるとは限らない。そこで、ＭＦＰ１においては、ネットワーク９上のサーバーとの通信による機械的な情報収集だけでなく、人手を介する情報収集のための通信を行う機能が設けられている。
【００４４】
ＭＦＰ１は、ネットワーク９上のサーバーからは未記載情報に該当する情報が取得できなかった場合、予め登録されている情報提供者に情報提供を依頼する。情報提供者とは、特定の分野に関して詳しい知識をもつ人物である。例えば、ＭＦＰ１を所有する企業の中で各部署のエキスパートや生き字引と呼ばれる知識人が情報提供者に選ばれる。事前に了解を得た社外の人物（大学教員、研究者、その他の有識者など）を情報提供者とすることもできる。
【００４５】
図１４は情報提供を依頼する際に参照される情報提供者リスト４４の例を示す。情報提供者リスト４４において、情報の分野を区分して、提供者の氏名、連絡方法、および連絡先が登録されている。図示の例では、連絡方法として電子メールとツイッターとがある。電子メールによる依頼では、図１５に例示される文面の電子メール９５が取得部１０３によって所定の連絡先に向けて送信される。ツイッターよる依頼では、図１５の電子メール９５と同様の文面を掲げる掲示板を閲覧してほしい旨のメッセージを取得部１０３が送信する。なお、取得部１０３の指示を受けて通知部１０５が電子メールやメッセージの送信を行うようにしてもよい。
【００４６】
ＭＦＰ１の取得部１０３は、情報提供者からの返答の受信を監視し、返答で提供された情報を該当する文書に反映させる処理を実行する。提供された情報が要求していた未記載情報であれば、それを文書に記載する文書更新を編集部１０４に行わせる。提供された情報が未記載情報の入手先であれば、それに基づく検索ジョブを作成して改めて未記載情報の取得を試みる。それによって未記載情報が取得できたならば、取得部１０３は編集部１０４に文書更新を行わせる。
【００４７】
図１６は情報提供を依頼する処理を含む自動編集に関わる処理の流れの概要を示す。図１６の大半は図１０と同様であり、図示が省略されたステップＳ１１〜Ｓ１５を含むステップＳ１０からステップＳ２５までの各処理は図１０で説明したとおりである。図１０と比べた図１６の相違点は、ステップＳ１９のチェックの結果がＮＯであった場合に、ステップＳ２１へ進む前に、ステップＳ２６において情報提供依頼処理が実行される点である。
【００４８】
図１７は情報提供依頼処理の流れを示す。このサブルーチンにおいて、まず、取得部１０３は情報提供者への依頼の要否を判断する（Ｓ２６１）。依頼が不要であれば（Ｓ２６１でＮＯ）、流れは直ちにメインルーチンへリターンする。依頼が不要である状況としては、例えば図５の例のように現時点では入手不可能（世の中に存在しない）であることが明らかな情報が未記載情報となっている状況がある。
【００４９】
依頼が必要である場合（Ｓ２６１でＹＥＳ）、取得部１０３は情報提供者リスト４４を参照し、取得したい未記載情報に適した情報提供者に情報提供を依頼する（Ｓ２６２，Ｓ２６４）。未記載情報に関係する分野の情報提供者がいないか未記載情報に関係する分野が不明であるとき、取得部１０３は登録されている情報提供者の全員に情報提供を依頼する。情報提供者リスト４４に情報提供者が登録されていない場合には（Ｓ２６２でＮＯ）、登録処理が行われ（Ｓ２６３）、その後に情報提供が依頼される（Ｓ２６４）。登録処理としてＭＦＰ１はユーザーまたはＭＦＰ１の管理者に情報提供者の登録を促し、入力されたデータを情報提供者リスト４４に格納する。
【００５０】
取得部１０３は情報提供者からの返答を待ち（Ｓ２６５）。依頼で要求した情報を取得部１０３が取得すると（Ｓ２６６でＹＥＳ）、編集部１０４が文書を更新する（Ｓ２６７）。
【００５１】
以上のように文書７，８を自動的に編集するＭＦＰ１のハードウェア構成の一例が図１８に示される。
【００５２】
ＭＦＰ１の操作パネル２０はタッチパネル２０１を有する。タッチパネル２０１は、操作画面や文書データを表示するディスプレイ２０２とその表示面に密着する透光性のタッチ入力デバイス２０３とを備える。タッチパネル２０１の前面は表示面とタッチ操作面とを兼ねる。操作パネル２０にはタッチパネル１０１の他に、図示しないテンキーを含む固定キーが配置される。
【００５３】
認証デバイス２１は、ログインしようとするユーザーが所持するユーザーカードから識別データを読み取る。ただし、認証方法は任意であり、採用される認証方法に適合するデバイスが認証デバイス１１とされる。ユーザーの生体情報を読み取るセンサー、または認証情報を手入力するキーボードなどが認証デバイス２１となる場合がある。
【００５４】
ＭＦＰ１の全体の制御を受け持つ制御回路２２は、制御プログラムを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）２２１、制御プログラムや各種アプリケーションを実行するコンピュータとしてのＣＰＵ（central processing unit）２２２、プログラム実行のワークエリアとされるＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）２２５、各種の設定を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ−ＲＡＭ（Non Volatile RAM）２２６、およびシステム時刻を計時する時計ＩＣ(Integrated Circuit)２２８を有する。
【００５５】
ＡＤＦ(Auto Document Feeder)２３は原稿台を有しており、コピー、スキャニング、またはファクシミリ送信において、原稿台にセットされた原稿シートをイメージスキャナ２４の読取り位置へ搬送する。イメージスキャナ２４は、読取り位置にセットされた原稿シートに記録されている画像情報を光学的に読み取る。プリンタコントローラ２５は、プリントのための種々の制御処理を担う。プリンタコントロー２５に備わるＲＩＰ(Raster Image Processor)回路２５１は、外部機器から受信したＰＤＬ(Page Description Language)データを解析し、プリント対象データをビットマップ用メモリ上に展開する。プリンタエンジン２６は、多段形式の用紙ストッカ２７から供給される用紙の片面または両面にモノクロまたはカラーの画像を印刷する。フィニッシャー２８は、印刷後の用紙を二つ折りにしたりステープルで綴じたりする仕上げ加工に用いられる。通信インタフェース２９はＭＦＰ１をＬＡＮ６および電話回線に接続し、ＭＦＰ１と外部との通信を可能にする。ストレージ３０はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）のような大容量記憶デバイスである。ストレージ３０には、各種ドキュメントファイルを保存するデータフォルダであるボックス３５が設けられる。
【００５６】
以上の実施形態により次の利点および効果を得ることができる。
・ネットワーク上のサーバーに検索を要求するジョブが自動的に作成され、その実行結果により得られた情報が文書に埋め込まれることにより、文書が自動的に更新されていく。
・ユーザーが情報の属性を指定することにより、ユーザーが望む属性の情報を文書に埋め込むことができる。
・必要な情報が得られない場合でも、自動的に検索ジョブが修正されて再実行されるので、ユーザーが自ら検索をして文書を完成に近づく手間が軽減される。所定の時期が到来するまで得られない情報については、所定の時期が到来した後に検索ジョブが実行されるので、無駄な検索を減らすことができる。
・コンピュータ検索では必要な情報が得られない場合に情報提供者へ情報提供が自動的に依頼されるので、ユーザーが自ら情報提供者に連絡して情報を収集する手間が軽減される。
・どのサーバーにどのような検索ジョブを要求して情報を入手したのかという記録が残るので、自動的に記載された情報の信頼度をユーザーが後で確認することができる。
・複数のサーバーから検索回答が得られた場合に、最適と思われる回答をユーザーが選択することができる。
【００５７】
上述の実施形態では、文書７，８内の全ての未完成箇所について自動の更新を終えた場合にその旨をユーザーに連絡するものとして説明したが、複数の未完成箇所の全部または一部について更新をしたときにユーザーに連絡するようにしてもよい。
【００５８】
上述の実施形態において、キーワードテーブル４２、情報提供者リスト４４、動作履歴４６、および検索ジョブ９１，９２のデータ構成は例示に限定されず、適宜変更することができる。
【００５９】
イメージスキャナ２４によって読み取った文書に対する自動編集において、文字、画像、罫線を識別するＯＣＲ（Optical Character Recognition）技術を用いることにより、コンピュータを利用して作成された書式データをもつ文書と同様に、文書を解析することができる。
【００６０】
検索ジョブ９１，９２は、複数のキーワードを組み合わせたテキスト検索、ＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）やＸＭＬ（Extensible Markup Language）に代表されるマークアップ言語で記述された文書データ内のタグを解析して所定の属性の情報を探す検索、またはこれらを組み合わせた検索を要求するものであってよい。
【００６１】
元の文書における編集部１０４が更新した部分を抜粋してまとめた文書を、元の文書および元の文書を更新した文書とは別に作成し、それによってユーザーによる確認作業の便宜を図ってもよい。
【００６２】
プリンタやファクシミリ装置といたＭＦＰ以外の画像形成装置に本発明を適用することができる。
【符号の説明】
【００６３】
１    ＭＦＰ（画像形成装置）
７，８    文書
６    ＬＡＮ
９    ネットワーク
１０    インターネット
５０，５１    指標
６０，６１，６２，６４，６５ｃ，６６ｂ    属性データ
Ａ１，Ａ２    未完成箇所を含む領域
５，１１，１２，１３    サーバー
１５    クラウドシステム（サーバー）
１０１    文書管理部
１０２    検出部
１０３    取得部
１０４    編集部
１０５    通知部
１０６    記録部
４４    情報提供者リスト
４６    動作履歴
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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