(57)【要約】【課題】追加や変更されたドキュメントからみて予め設定された範囲のドキュメントの所有者に、追加や変更があったことを通知するドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法およびドキュメント管理プログラムを提供する。【解決手段】  変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得する取得手段と、構成情報記憶手段を参照して、第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出する抽出手段と、構成情報記憶手段を参照して、第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する特定手段と、所有者毎の通知先を記憶する所有者情報記憶手段と、所有者情報記憶手段を参照して、特定された所有者の通知先を取得し、取得した通知先に第１のドキュメントの変更を通知する通知手段と、を備えるドキュメント管理装置である。【選択図】図１
2012118591.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のドキュメント各々を識別する識別情報と前記ドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録する構成情報記憶手段と、
変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得する取得手段と、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出する抽出手段と、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する特定手段と、
前記所有者毎の通知先を記憶する所有者情報記憶手段と、
前記所有者情報記憶手段を参照して、前記特定された所有者の通知先を取得し、前記取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知する通知手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項２】
前記構成情報に含まれる階層数毎に階層範囲を記憶する判定情報記憶手段を更に備え、
前記構成情報記憶手段の前記構成情報には、前記階層上の最上位の階層から各ドキュメントの階層上の位置までの階層の識別情報を更に含み、
前記特定手段は、前記第１の構成情報に含まれる階層の識別情報を基に前記第１のドキュメントの階層数を特定し、前記判定情報記憶手段を参照して前記特定した階層数に応じた階層範囲を特定し、前記構成情報記憶手段を参照して前記第１の構成情報に含まれる前記特定した階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理装置。
【請求項３】
２つの前記構成情報の一致度合いに応じて重要度を記憶する重要度判定情報記憶手段と
ドキュメントの変更内容と前記重要度の組み合わせに応じて前記通知の要否を記憶する通知判定情報記憶手段と、を更に備え
前記特定手段は、前記重要度判定情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報と前記第２の構成情報の一致度合いに応じた重要度を前記第２のドキュメントの所有者に関連付け、
前記取得手段は前記第１のドキュメントの変更内容を更に取得し、
前記通知手段は、前記通知判定情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントの変更内容と前記特定された所有者に関連付けた重要度に基づき当該所有者に前記第１のドキュメントが変更又は新しく作成されたことを通知するか否かを決定する
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理装置。
【請求項４】
変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得し、
複数のドキュメント各々を識別する識別情報と前記ドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録されている構成情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出し、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定し、
前記所有者毎の通知先を参照して、前記特定された所有者の通知先を取得し、前記取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知する、
処理をコンピュータが実行するドキュメント管理方法。
【請求項５】
コンピュータに、
変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得させる処理と、
複数のドキュメント各々を識別する識別情報と前記ドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録されている構成情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出させる処理と、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定させる処理と、
前記所有者毎の通知先を参照して、前記特定された所有者の通知先を取得し、前記取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知させる処理と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントを管理するドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法およびドキュメント管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文章データや図面データなどのドキュメントを関連付けて生成するドキュメント管理装置では、複数のドキュメントを複数人の利用者が共有している場合、利用者がドキュメントの作成や修正を行ったことを予め決められた他の利用者に知らせている。
【０００３】
例えば、文書データの登録、更新を行った場合に、文書データの登録、更新に関する情報を、その情報に関連する利用者に通知する文書管理の技術が知られている。その技術によれば、文書データをフォルダに登録したとき、そのフォルダ内に宛先、通知内容がある場合には、その宛先、通知内容から通知文章を作成し、作成した通知文章を、その宛先、通知内容に記載されている宛先に送信する。その結果、登録者以外の利用者のために必要な文書データを登録した場合でも、他の利用者にその文書を知らせることができる。しかし、この技術ではドキュメントを記録するフォルダごとに通知先を設定しておく必要があるので、その設定が煩雑になる。また、ファイルの記録場所が変更されるたびに通知先の設定を変更しなければならない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−２１５８２９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は上記のような実情に鑑みてなされたものであり、追加や変更されたドキュメントからみて予め設定された範囲のドキュメントの所有者に、追加や変更があったことを通知するドキュメント管理装置、方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本実施の態様のひとつであるドキュメント管理装置は、構成情報記憶手段、取得手段、抽出手段、特定手段、所有者情報記憶手段、通知手段を備えている。
構成情報記憶手段は、複数のドキュメント各々を識別する識別情報とドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録する。取得手段は、変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得する。抽出手段は、構成情報記憶手段を参照して、第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出する。特定手段は、構成情報記憶手段を参照して、第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する。所有者情報記憶手段は、所有者毎の通知先を記憶する。通知手段は、所有者情報記憶手段を参照して、特定された所有者の通知先を取得し、取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知する。
【発明の効果】
【０００７】
本実施の態様によれば、ドキュメントが追加や変更された際に、該ドキュメントに関係する予め設定された範囲の他のドキュメントの所有者を抽出して、抽出した所有者に該ドキュメントが追加や変更されたことを通知することができるという効果を奏する。 
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】実施形態１のドキュメント管理システムの一実施例を示すブロック図である。
【図２】実施形態１のドキュメント管理システムの動作の一実施例を示すフロー図である。
【図３】階層管理したツリー構造の一実施例を示す図である。
【図４】構成情報テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。
【図５】ドキュメント情報テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。
【図６】実施形態１の抽出部、特定部、通知部の動作の一実施例を示すフロー図である。
【図７】所有者情報テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。
【図８】重要度判定テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。
【図９】通知判定テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。
【図１０】通知者一覧テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。
【図１１】実施形態２のドキュメント管理システムの一実施例を示すブロック図である。
【図１２】実施形態２のドキュメント管理システムの動作の一実施例を示すフロー図である。
【図１３】実施形態３のコンピュータのハードウェア構成の一実施例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下図面に基づいて、実施形態１について詳細を説明する。
図１は、ドキュメント管理システムの一実施例を示すブロック図である。図１のドキュメント管理システムは、利用者がドキュメントを生成するために用いる第１の端末２、第２の端末３と、第１の端末２、第２の端末３に接続されるドキュメント管理装置１と、を備えている。ドキュメント管理システムは、例えば、Computer Aided Design（ＣＡＤ）システムが考えられる。ＣＡＤとしては、機械用ＣＡＤ、建築用ＣＡＤ、建築設備用ＣＡＤ、土木用ＣＡＤ、電気用ＣＡＤ、回路用ＣＡＤ、基板用ＣＡＤ、半導体分野におけるElectronic Design Automation、半導体の製造分野ではTechnologyＣＡＤなどが考えられる。その他、熱解析用、電磁波解析用等の専用のＣＡＤ、服飾デザイン、配管、橋梁などのＣＡＤが考えられる。ドキュメントは、記録部に記録されているデータファイルである。例えば、ドキュメントとして、文書データ、図面データなどのファイルが考えられる。
【００１０】
ドキュメント管理装置１は、Personal Computer（ＰＣ）やサーバなどを用いることが考えられる。ドキュメント管理装置１は、処理部４、記録部５などを有している。第１の端末２、第２の端末３は、例えば、ＰＣ、ＣＡＤシステムなどの入出力装置が考えられる。ドキュメント管理装置１と第１の端末２、第２の端末３の接続は、有線または無線により直接接続してもよいし、インターネットやLocal Area Network（ＬＡＮ）などを介して有線または無線を用いて接続してもよい。なお、本例では図１に２つの端末だけが記載されているが２つ以上の端末と接続されていてもよい。
【００１１】
処理部４は、後述する更新部６、抽出部７、特定部８、通知部９を有している。また、処理部４はCentral Processing Unit（ＣＰＵ）やプログラマブルなデバイス（Field Programmable Gate Array（ＦＰＧＡ）、Programmable Logic Device（ＰＬＤ）など）を用いることが考えられる。
【００１２】
記録部５は、後述する構成情報テーブル（構成情報記憶手段）、ドキュメント情報テーブル、所有者情報テーブル(所有者情報記憶手段)、重要度判定テーブル（重要度判定情報記憶手段）、通知者一覧テーブル、通知判定テーブル(通知判定情報記憶手段)などを記録している。記録部５は、例えばRead Only Memory（ＲＯＭ）、Random Access Memory（ＲＡＭ）などのメモリやハードディスクなどが考えられる。なお、記録部５にはパラメータ値、変数値などのデータを記録してもよいし、実行時のワークエリアとして用いてもよい。また、記録部５のテーブルなどのドキュメント管理に関係する部分をドキュメント管理装置１と分けてデータベース装置にして、ドキュメント管理装置１に該データベース装置を接続して用いてもよい。
【００１３】
更新部６（取得手段）は、変更または新しく作成されたドキュメントと、ドキュメントを識別する識別子と、ドキュメントの所有者を識別する識別子と、変更または新しく作成されたドキュメントの変更内容を示す変更情報などを、所有者が利用する第１の端末２から取得する。次に、変更されたドキュメントであるとき、記録部５に記録されている変更されたドキュメントに対応する変更前のドキュメントを、変更されたドキュメントに変更する更新をする。また、新しく作成されたドキュメントが有る場合には、新しく作成されたドキュメントを新たに記録部５に追加して更新する。
【００１４】
抽出部７（抽出手段）は、変更または新しく作成されたドキュメントを識別する識別情報と一致する変更または新しく作成されたドキュメントに対応する構成情報を、記録部５に記録されている構成情報テーブルを参照して、抽出する。構成情報テーブルは、複数のドキュメント各々を識別する識別情報とドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報とを有する。
【００１５】
特定部８（特定手段）は、抽出部７で抽出した変更または新しく作成されたドキュメントに対応する構成情報を用いて、構成情報テーブルを参照し、変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて所定の階層範囲にある他のドキュメントを抽出する。そして、抽出した他のドキュメントに関連付けられている所有者を特定する。変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて所定の階層範囲は、変更または新しく作成されたドキュメントからみた他のドキュメントの階層数各々に定められた範囲である。
【００１６】
また、特定部は変更または新しく作成されたドキュメントからみた他のドキュメントの階層数と位置の組み合わせに応じて、他のドキュメントが変更または新しく作成されたドキュメントにより影響を受けると予測される度合を判定する。判定は、例えば、重要度を判定する重要度判定テーブルを参照して、他のドキュメントに重要度を関連付ける。重要度判定テーブルの詳細については後述する。
【００１７】
通知部９（通知手段）は、所有者の通知先が関連付けられている通知先に変更または新しく作成されたドキュメントに関連する変更内容を通知する。通知部は、変更または新しく作成されたドキュメントの変更内容と重要度の組み合わせに応じて、通知の要否を判定する通知判定テーブルを参照して、他のドキュメントの所有者に通知をするか否かを決定する。
【００１８】
ドキュメント管理システムの動作について説明する。
図２は、実施形態１のドキュメント管理システムの動作の一実施例を示すフロー図である。ステップＳ１〜ステップＳ２は、第１の端末２の処理を示す。
【００１９】
ステップＳ１では、利用者が第１の端末２を用いて利用者の所有するドキュメントを変更または新たに作成する。例えば、ドキュメントを変更する際はドキュメント管理装置１により管理されるドキュメント管理装置１の記録部５に既に記録されているドキュメントを選択して、変更をする。また、新たにドキュメントを作成する際は、ドキュメントと新たに作成したドキュメントを管理するための情報を作成する。例えば、図３に示すようにドキュメントを階層管理するドキュメント管理システムについて説明する。図３は、製品Ａを製作するために用いる機構部品のドキュメントである構成品表や図面を階層管理したツリー構造の一実施例を示す図である。なお、本例では機構製品などを作成するドキュメント管理システムについて説明しているが限定されるものではない。ドキュメント管理システムは、例えば、各種システム、ハードウェアの設計書、仕様書などの階層管理、ソフトウェアの設計書、仕様書、モジュール仕様書の階層管理、電気・電子装置、電気・電子部品の階層管理、複数の文章の階層管理、をする場合に用いてもよい。
【００２０】
図３では最上位の階層（階層数が１）にプロジェクトに対応したファイルがある。例えば、製品Ａという名称のファイルは、製品Ａを組み立てるために用いる部品のドキュメントであり、構成品表や図面などのファイルが関連付けられている。製品Ａの構成品表には部品Ａｓｓｙ１、Ａｓｓｙ２の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている。また、製品Ａの図面には、例えば、Ａｓｓｙ１、Ａｓｓｙ２などを用いて製品Ａを組み立てるための図面が記録されている。ただし、構成品表は組み立て図に部品の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている場合には必要ない。また、製品Ａのドキュメントには部品Ａｓｓｙ１、Ａｓｓｙ２などのドキュメントが関連付けられている。部品Ａｓｓｙ１、Ａｓｓｙ２のファイルの位置は、最上位の階層の１つ下の階層（階層数が２）となる。
【００２１】
部品Ａｓｓｙ１のファイルには、部品Ａｓｓｙ１を組み立てるために用いる部品のドキュメントとして構成品表や図面などのファイルが関連付けられて記録されている。部品Ａｓｓｙ１の構成品表には部品Ａｓｓｙ１−１、部品１−１、部品１−２、部品１−３の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている。また、部品Ａｓｓｙ１の図面には、部品Ａｓｓｙ１−１、部品１−１、部品１−２、部品１−３を用いて部品Ａｓｓｙ１を組み立てるための図面が記録されている。部品１−１、部品１−２、部品１−３は、例えば、機構部品や電気部品などのドキュメントで、構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。なお、部品Ａｓｓｙ１−１、部品１−１、部品１−２、部品１−３の構成品表は、図面に部品の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている場合には必要ない。また、部品Ａｓｓｙ１のドキュメントには部品Ａｓｓｙ１−１のファイルが関連付けられている。部品Ａｓｓｙ１−１のファイルの位置は、最上位の階層の２つ下の階層（階層数が３）となる。また、部品Ａｓｓｙ１−１、部品１−１、部品１−２、部品１−３の階層は、最上位の階層の２つ下の階層（階層数が３）となる。
【００２２】
部品Ａｓｓｙ１−１のドキュメントには、部品１−１−１、部品１−１−２、部品１−１−３のファイルが関連付けられている。部品１−１−１、部品１−１−２、部品１−１−３は、例えば、機構部品や電気部品などのドキュメントで、構成品表や図面などのファイルが関連付けられて記録されている。なお、部品１−１−１、部品１−１−２、部品１−１−３の構成品表は、図面に部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている場合には必要ない。また、部品１−１−１、部品１−１−２、部品１−１−３の階層は、最上位の階層の３つ下の階層（階層数が４）となる。
【００２３】
部品Ａｓｓｙ２のドキュメントには、部品Ａｓｓｙ２を組み立てるために用いる部品のドキュメントとして構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。部品Ａｓｓｙ２の構成品表には部品Ａｓｓｙ２−１、部品２−１、部品２−２の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている。また、部品Ａｓｓｙ２の図面には、部品Ａｓｓｙ２−１、部品２−１、部品２−２を用いて部品Ａｓｓｙ２を組み立てるための図面が記録されている。部品２−１、部品２−２は、例えば、機構部品や電気部品などのドキュメントで、構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。なお、部品Ａｓｓｙ２−１、部品２−１、部品２−２の構成品表は、図面に部品の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている場合には必要ない。また、部品Ａｓｓｙ２のドキュメントには部品Ａｓｓｙ２−１のファイルが関連付けられている。部品Ａｓｓｙ２−１のファイルは、最上位の階層の２つ下の階層（階層数が３）となる。また、部品２−１、部品２−２の階層は、最上位の階層の２つ下の階層（階層数が３）となる。
【００２４】
部品Ａｓｓｙ２−１のファイルには、部品Ａｓｓｙ２−１を組み立てるために用いる部品のドキュメントとして構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。部品Ａｓｓｙ２−１の構成品表には部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１、部品２−１−２、部品２−１−３の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている。また、部品Ａｓｓｙ２−１の図面には、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１、部品２−１−２、部品２−１−３を用いて部品Ａｓｓｙ２−１を組み立てるための図面が記録されている。部品２−１−１、部品２−１−２、部品２−１−３は、例えば、機構部品や電気部品などのドキュメントで、構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。なお、部品２−１−１、部品２−１−２、部品２−１−３の構成品表は、図面に部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている場合には必要ない。また、部品Ａｓｓｙ２−１のドキュメントには部品Ａｓｓｙ２−１−１のファイルが関連付けられている。部品Ａｓｓｙ２−１−１のファイルは、最上位の階層の３つ下の階層（階層数が４）となる。また、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１、部品２−１−２、部品２−１−３の階層は、最上位の階層の３つ下の階層（階層数が４）となる。
【００２５】
部品Ａｓｓｙ２−１−１のドキュメントには、部品Ａｓｓｙ２−１−１を組み立てるために用いる部品のファイルとして構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。部品Ａｓｓｙ２−１−１の構成品表には部品Ａｓｓｙ２−１−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４の部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている。また、部品Ａｓｓｙ２−１−１の図面には、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４を用いて部品Ａｓｓｙ２−１−１を組み立てるための図面が記録されている。部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４は、例えば、機構部品や電気部品などのドキュメントで、構成品表と図面などのファイルが関連付けられて記録されている。なお、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４の構成品表は、図面に部品番号、数量、型番、部品名称などが記録されている場合には必要ない。部品Ａｓｓｙ２−１−１のドキュメントは、最上位の階層の３つ下の階層（階層数が４）となる。また、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４の階層は、最上位の階層の４つ下の階層（階層数が５）となる。
【００２６】
図４は、図３の製品Ａに関連するドキュメントを階層管理する構成情報テーブルの一実施例を示す図である。図４に示す構成情報テーブル４１は、「プロジェクト名」「区分」「ファイル名」「構成情報」「所有者」に関する情報を有している。「プロジェクト名」には、仕様書、プロジェクトなどの名称が記録されている。本例では、製品Ａを製作するために用いる機構部品の図面を管理するプロジェクトの名称として「プロジェクト名」に「製品Ａ」が記録されている。「区分」には、ドキュメントの種類が記録されている。本例では、「部品」「アセンブリ」が記録されている。「部品」は、例えば、機構部品や電気部品などであることを示し、購入品や既に製作された部品などであることを示している。本例では、「部品１−１」「部品１−２」「部品１−３」「部品１−１−１」「部品１−１−２」「部品１−１−３」などが「部品」に関連付けられて記録されている。「アセンブリ」は、下の階層の部品を用いて製作される部品であることを示している。本例では、「製品Ａ」「Ａｓｓｙ１」「Ａｓｓｙ１−１」「Ａｓｓｙ２」「Ａｓｓｙ２−１」「Ａｓｓｙ２−１−１」などが「アセンブリ」に関連付けられて記録されている。「ファイル名」には、各部品を識別するためのファイル名が記録されている。本例では、「製品Ａ」「Ａｓｓｙ１」「部品１−１」・・・が記録されている。なお、ファイル名には部品番号、型番、部品名称などであってもよい。「構成情報」は、部品各々が記録されている階層と関連する部品を示す情報が記録されている。例えば、「製品Ａ」の場合であれば、最上位の階層にあるので階層数が１階層目であるので「￥製品Ａ」などと示す。「Ａｓｓｙ１」は「製品Ａ」の１つ下の階層にあるので２階層目なので、「￥製品Ａ￥Ａｓｓｙ１」などと示す。「￥」の数は階層の数を示し、右に記録されているフォルダが、「￥」の左に記録されているフォルダの１つ下の階層にあることを示している。「所有者」は、部品の作成者、所有者または管理者を識別する情報を記録している。本例では、「ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」には、所有者「Ａ」〜「Ｏ」が記録されている。「ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」は、管理者により管理されるドキュメントであることを示している。所有者「Ａ」〜「Ｏ」は、作成者や所有者により管理されるドキュメントであることを示している。なお、図３では便宜上５つのドキュメントを示しているが、ドキュメントと階層の数は限定されるものではない。
【００２７】
ステップＳ２では、利用者が第１の端末２を用いて変更をしたドキュメントをドキュメント管理装置１に記録するために、第１の端末２は変更したドキュメントをドキュメント管理装置１の更新部６に送信する。例えば、ステップＳ１で利用者Ｋが第１の端末２を用いて利用者Ｋの所有するドキュメント「部品２−１−３」を変更または新しいドキュメントを作成したとする。ドキュメント「部品２−１−３」を変更した場合であれば、変更した「部品２−１−３」のドキュメントを送信する。また、変更したドキュメントの変更情報をドキュメント管理装置１の更新部６に送信する。
【００２８】
変更情報は、例えば、部品番号、部品名称、ファイル名、プロジェクト名、所有者、所属情報、更新日、版数、変更内容などである。部品番号は、部品を識別する番号である。部品名称は部品の名称である。ファイル名は、ドキュメントが記録されているファイルを識別する識別子である。プロジェクト名は、製品を識別する情報などである。所有者はドキュメントを作成または管理している利用者を識別する識別子である。所属情報はドキュメントが所属するグループを識別する識別子である。図３の部品１−１、部品１−２、部品１−３、Ａｓｓｙ１−１の場合、これらの部品のドキュメントはＡｓｓｙ１に所属しているので、所属情報はＡｓｓｙ１になる。更新日は、利用者がドキュメントを変更または作成した日時が記録される。版数は、利用者がドキュメントを変更した回数である。変更内容は、ドキュメントの変更箇所や変更内容を示す情報である。機構部品の場合であれば、色、材質などが変更されたことを示す。変更情報としては、部品番号、部品名称、ファイル名、プロジェクト名、所有者、所属情報、更新日、版数、変更内容をすべて送信する必要はなく、変更されたドキュメントと変更されたドキュメントの所有者が特定できればよい。
【００２９】
また、ステップＳ２では利用者が第１の端末２を用いて作成した新しいドキュメントをドキュメント管理装置１に記録するために、第１の端末２は新しいドキュメントをドキュメント管理装置１の更新部６に送信する。また、第１の端末２は新しく作成したドキュメントとともに変更情報をドキュメント管理装置１の更新部６に送信する。新しく作成したドキュメントの変更情報には、記録部５に記録されている既存のドキュメントと新しく作成したドキュメントの関係を示した情報も追加される。例えば、図４に示した「プロジェクト名」「区分」「ファイル名」「構成情報」「所有者」のような情報である。
【００３０】
ドキュメント管理装置１の動作について説明する。
ステップＳ３〜ステップＳ４は、ドキュメント管理装置１のドキュメントの更新処理を示す。ステップＳ３では、ドキュメント管理装置１の更新部６が変更されたドキュメントまたは新しく作成したドキュメントおよび変更情報を受信する。例えば、更新部６は変更されたドキュメント「部品２−１−３」と変更情報を受信する。
【００３１】
ステップＳ４では、更新部６が受信した変更されたドキュメントを、記録部５に記録されている変更前のドキュメントに代替して更新を行う。例えば、記録部５に記録されている変更前のドキュメント「部品２−１−３」を、更新部６が変更されたドキュメント「部品２−１−３」に代替して更新する。また、新しく作成したドキュメントの場合は、更新部６が変更情報に示されている階層の指定された位置に新しく作成したドキュメントを記録する。
【００３２】
また、ステップＳ４では、更新部６が記録部５に記録されているドキュメント情報テーブルを更新する。例えば、図５に示すドキュメント情報テーブル５１を、変更したドキュメントまたは新しく作成したドキュメントの変更情報を用いて更新する。図５のドキュメント情報テーブル５１は、「部品番号」「部品名称」「ファイル名」「プロジェクト名」「部品所有者」「所属情報」「更新日」「版数」「変更内容」を有している。「部品番号」は、例えば、会社独自の部品を管理する番号で、本例では、「Ａ０００００１」「Ａ０００００２」・・・が記録されている。「部品名称」は、部品の名称が「部品番号」に関連付けられて記録され、本例では、「バンパー００１」「エンジン００１」が記録されている。「ファイル名」には、ドキュメントが記録されているファイルを識別する識別子が記録されている。本例では、「部品ｎ−１」「部品ｎ−２」などが記録されている。「プロジェクト名」には、製品を識別する情報などが記録され、本例では、製品Ａに関係するプロジェクトであるので「製品Ａ」が記録されている。他の製品のプロジェクトである場合には他の名称が記録される。ソフトウェアなどの場合には、プログラムの名称などが記録されている。「所有者」には、ドキュメントを作成または管理をしている利用者を識別する識別子が記録されている。本例では、「ＹＯＤＡ」「ＨＯＲＩ」などの識別子が記録されている。「所属情報」にはドキュメントが所属するドキュメントを識別する識別子が記録されている。本例では、「Ａｓｓｙ１００」が記録されている。なお、図３の部品１−１、部品１−２、部品１−３、Ａｓｓｙ１−１の場合、これらの部品のドキュメントは、Ａｓｓｙ１に所属しているので「所属情報」には上記ドキュメント各々に「Ａｓｓｙ１」が記録される。図５の「更新日」には、利用者がドキュメントを変更または作成した日時が記録される。本例では、２００７年１月１日を示す「２００７／１／１」が記録されている。「版数」には、利用者がドキュメントを変更した回数が記録される。本例では、変更回数「２」「１」が記録されている。「変更内容」には、利用者がドキュメントを変更した内容が記録される。本例では、変更内容として「色」「材質」が記録されている。また、本例では色が記載されているだけであるが、変更する色のマンセル番号などの変更の詳細を記載してもよい。また、材質の場合であれば、例えば、材質を変更したことなどについて変更の詳細を記載してもよい。
【００３３】
変更したドキュメントに関してドキュメント情報テーブルを更新する場合、ステップＳ４では更新部６が変更情報の部品番号と一致するドキュメント情報テーブルの部品番号を検出する。次に、ドキュメント情報テーブルの「部品番号」に関連付けられている「部品名称」「ファイル名」「プロジェクト名」「部品所有者」「所属情報」「更新日」「版数」「変更内容」を、変更情報を参照して変更する。また、新しく作成したドキュメントの変更情報を用いてドキュメント情報テーブルを更新する。新しく作成したドキュメントの変更情報の場合には、「更新日」には作成した日時が記録され、「版数」と「変更内容」にはなにも記録しない。
【００３４】
ステップＳ５では、抽出部７が変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントに関連する構成情報を記録部５の構成情報テーブルを参照して、抽出する。
ステップＳ６では、特定部８が抽出した変更または新しく作成されたドキュメントに対応する構成情報を用いて、構成情報テーブルを参照し、変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて所定の階層範囲にある他のドキュメントを抽出する。
【００３５】
ステップＳ７では、次に、他のドキュメントに関連付けられている所有者を特定する。
ステップＳ８では、所有者の通知先が関連付けられている通知先に変更または新しく作成されたドキュメントに関連する変更内容を通知する。通知部９がドキュメントの変更またはドキュメントが新しく作成されたことを、上記抽出した他のドキュメントの利用者に通知するために用いる後述する更新通知情報を作成する。そして、更新通知情報を抽出した他のドキュメントの利用者が利用している端末に通知する。例えば、通知部９が更新通知情報を第２の端末３に送信する。ただし、更新通知情報は第２の端末３に送信することに限定されるものでなく、選択された利用者が利用しているＰＣなどに送信してもよい。また、更新通知情報はメールなどを用いて送信することが考えられる。なお、ステップＳ５〜Ｓ８の詳細については後述する。
【００３６】
ステップＳ９〜ステップＳ１０は、第２の端末３の処理を示す。ステップＳ９では、選択された利用者の使用している第２の端末３が、ステップＳ８で作成された更新通知情報を受信する。ステップＳ１０では、第２の端末３の利用者が更新通知情報を閲覧する。
【００３７】
ステップＳ５〜Ｓ８の詳細について説明する。
図６は、抽出部７、特定部８、通知部９の動作の一実施例を示すフロー図である。
ステップＳ６０１〜ステップＳ６０３の処理は、ステップＳ５に対応する。
【００３８】
ステップＳ６０１では、抽出部７が構成情報テーブルを参照して、変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントのファイル名と一致するドキュメントを検出する。例えば、ドキュメント情報テーブル５１または変更情報が有する変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントのファイル名を用いて、構成情報テーブルを参照して、一致するドキュメントを検出する。
【００３９】
ステップＳ６０２で抽出部７は、ステップＳ６０１で抽出した変更または新しく作成された対象のドキュメントに関連する構成情報を検索する。例えば、構成情報テーブル４１を検索する。
【００４０】
ステップＳ６０３で抽出部７は、変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントに関連する構成情報を構成情報テーブルから取得する。構成情報テーブル４１の場合であれば、「構成情報」に記録されている情報を取得する。
【００４１】
なお、構成情報テーブル４１に記録されている「プロジェクト名」を参照して、プロジェクトに関連するドキュメントを全て抽出することにより、対象のドキュメントに関連する構成情報を取得してもよい。
【００４２】
ステップＳ６０４〜ステップＳ６１０の処理は、ステップＳ６に対応する。
ステップＳ６０４では、特定部８がステップＳ６０３で抽出した構成情報を用いて、変更または新しく作成されたドキュメントと変更または新しく作成されたドキュメントに関連するドキュメントの階層数を求める。例えば、図４の構成情報テーブル４１の場合であれば、「構成情報」各々に記録されている情報を用いて、「￥」の数量を求める。「￥製品Ａ￥Ａｓｓｙ１￥部品１−２」であれば、「￥」は３個なので３階層目に部品１−２のドキュメントがあることになる。ただし、階層数の求め方は限定されるものではない。
【００４３】
ステップＳ６０５では、特定部８が変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて、変更または新しく作成されたドキュメントに関連するドキュメントの階層上の位置が所定の階層範囲にあるかを判定する。次に、変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて所定の階層範囲にある他のドキュメントを抽出するために、ステップＳ６１０に移行する。図６のフロー図では、実施の態様の他の例としてステップＳ６０６〜ステップＳ６０９に示す処理が記載されているが、ステップＳ６０６〜ステップＳ６０９に示す処理はなくてもよい。
【００４４】
ステップＳ６０５からステップＳ６１０に移行する場合について説明する。例えば、図４の構成情報テーブル４１の場合であれば、「構成情報」各々に記録されている情報を用いて、変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて所定の階層範囲にある他のドキュメントを抽出する。所定の階層範囲は、変更または新しく作成されたドキュメントにより影響を受けると予測される他のドキュメントが所在する範囲の階層を示し、例えば、記録部５に記録されている（判定情報記憶手段）。また、所定の階層範囲は、例えば、変更または新しく作成されたドキュメントに関連する同じ階層（同じ階層数）が考えられる。また、所定の階層範囲は、さらに変更または新しく作成されたドキュメントに関連する上下の階層など（１つ上の階層数、１つ下の階層数）を加えることが考えられる。対象のドキュメントが図４の部品２−１−３の場合、変更または新しく作成されたドキュメントに関連する同じ階層のドキュメントは、「￥」の数量が同じで、部品２−１−３の構成情報に示される「￥製品Ａ￥Ａｓｓｙ２￥Ａｓｓｙ２−１」と同じ構成情報を有するドキュメントを抽出すればよい。本例では、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１、部品２−１−２が抽出される。変更または新しく作成されたドキュメントに関連する上の階層は、「￥」の数量が１つ少なく、部品２−１−３の構成情報に示される「￥製品Ａ￥Ａｓｓｙ２」と同じ構成情報を有するドキュメントを抽出すればよい。本例では、部品２−１、部品２−２、部品Ａｓｓｙ２−１が抽出される。変更または新しく作成されたドキュメントに関連する下の階層は、「￥」の数量が１つ多く、部品２−１−３の構成情報に示される「￥製品Ａ￥Ａｓｓｙ２￥Ａｓｓｙ２−１￥」と同じ構成情報を有するドキュメントを抽出すればよい。本例では、部品２−１−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４が抽出される。所定の階層範囲は、上記範囲に限定されるものではない。
【００４５】
ステップＳ６０６〜ステップＳ６０９について説明する。
ステップＳ６０６〜ステップＳ６０９は、特定部８が重要度判定テーブルを参照して、他のドキュメントに重要度を関連付ける。重要度判定テーブルは、変更または新しく作成されたドキュメントからみた他のドキュメントの階層数を用いて、他のドキュメントが変更または新しく作成されたドキュメントにより影響を受けると予測される度合を判定する。
【００４６】
ステップＳ６０６〜Ｓ６０９に移行する際には、ステップＳ６０５では変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみた所定の階層範囲を、さらに細かい階層範囲に分けて判定する。その結果に応じてステップＳ６０６〜Ｓ６０９のいずれかに移行する。
【００４７】
ステップＳ６０５では、特定部８が変更または新しく作成されたドキュメントの階層上の位置からみて所定の階層範囲にあるかを、重要度判定テーブル８１を用いて判定する。その結果、変更または新しく作成されたドキュメントがある階層が、５階層以内であればステップＳ６０６に移行し、６〜１０階層であればステップＳ６０７に移行する。１１〜２０階層であればステップＳ６０８に移行し、２１階層以上であればステップＳ６０９に移行する。本例では、重要度判定テーブル８１の「階層数」に４つの範囲が示されている
が、限定されるものではない。
【００４８】
図８に示す重要度判定テーブル８１は、「階層数」「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」などを有している。「階層数」は、変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントの階層がどの階層範囲にあるかを判定するための閾値が記録されている。本例では、「５階層以内」「６〜１０階層」「１１〜２０階層」「２１階層以上」が記録されている。「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」には、ドキュメントの変更または新しく作成されたことを、どのドキュメントの所有者まで通知するかを判定する条件となるデータが、「階層数」各々に関連付けて記録されている。「重要度：高」の階層範囲には、ドキュメントが変更または新しく作成されたことにより、高い確率で影響を与えるドキュメントがあると考えられる。本例では、「同じグループ」「同じグループ＋上下１階層まで」「同じグループ＋上下２階層まで」「同じグループ＋上下３階層まで」が、対応する「階層数」に関連付けて記録されている。同じグループとは、例えば、図３の部品２−１−３の場合であれば、部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１、部品２−１−２が同じグループとなる。「同じグループ＋上下１階層まで」とは、変更または新しく作成されたドキュメントと同じグループとその同じグループの上下１階層のグループを示している。例えば、図３の部品２−１−３の場合であれば、同じグループの部品Ａｓｓｙ２−１−１、部品２−１−１、部品２−１−２と、上１階層の部品Ａｓｓｙ２−１、部品２−１、部品２−２と、下１階層の部品２−１−１−１、部品２−１−１−２、部品２−１−１−３、部品２−１−１−４を示す。「同じグループ＋上下２階層まで」については、変更または新しく作成されたドキュメントと同じグループの階層を基準とし上下に２階層内にあるドキュメントを示している。「同じグループ＋上下３階層まで」については、変更または新しく作成されたドキュメントと同じグループの階層を基準とし上下に３階層内にあるドキュメントを示している。「重要度：中」には、ドキュメントが変更または新しく作成されたことにより、「重要度：高」程の影響を与えることが考えられないドキュメントの階層範囲が記録されている。本例では、変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントの階層上の位置を基準に「上下１階層」「上下２〜３階層」「上下３〜５階層」「上下４〜５階層」が、対応する「階層数」に関連付けて記録されている。「重要度：低」には、ドキュメントが変更または新しく作成されたことにより、「重要度：中」程の影響を与えることが考えられないドキュメントの階層範囲が記録されている。本例では、「重要度：高と中以外の全階層」「重要度：高と中以外の全階層」「重要度：高と中以外の全階層」「重要度：高と中以外の全階層」が、対応する「階層数」に関連付けて記録されている。
【００４９】
ステップＳ６０６では、特定部８が変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントの階層が５階層以内であれば、重要度１の処理を行う。重要度１の処理は、例えば、「５階層以内」に関連付けられている「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」に記録されている条件に当てはまる他のドキュメントかを判定する。判定後、他のドキュメントに重要度を設定する。
【００５０】
ステップＳ６０７では、特定部８が変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントの階層が６〜１０階層にあれば、重要度２の処理を行う。重要度２の処理は、「６〜１０階層」に関連付けられている「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」に記録されている条件に当てはまる他のドキュメントかを判定する。判定後、他のドキュメントに重要度を設定する。
【００５１】
ステップＳ６０８では、特定部８が変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントの階層が１１〜２０階層にあれば、重要度３の処理を行う。重要度３の処理は、「１１〜２０階層」に関連付けられている「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」に記録されている条件に当てはまる他のドキュメントかを判定する。判定後、他のドキュメントに重要度を設定する。
【００５２】
ステップＳ６０９では、特定部８が変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントの階層が２１階層以上（２２階層、２３階層・・・）にあれば、重要度４の処理を行う。重要度４の処理は、「２１階層以上」に関連付けられている「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」に記録されている条件に当てはまる他のドキュメントかを判定する。判定後、他のドキュメントに重要度を設定する。
【００５３】
ステップＳ６１０では、特定部８がステップＳ６０６〜Ｓ６０９で重要度を設定した他のドキュメントを抽出する。
【００５４】
ステップＳ６１１の処理について説明する。
ステップＳ６１１の処理は、ステップＳ７に対応する。ステップＳ６０５からステップＳ６１０に移行するとき、ステップＳ６１１で特定部８はステップＳ６１０で抽出した他のドキュメントに関連付けられている所有者を特定する。所有者の特定は、例えば、構成情報テーブル４１の「所有者」に記録されている所有者の識別子を用いて、記録部５に記録されている所有者各々の通知先（通知先情報）を所有者情報テーブルから抽出する。図７は、所有者情報テーブルのデータ構造の一実施例を示す図である。例えば、図７の所有者情報テーブル７１は、「所有者」「部署名」「連絡先」「通知先」「端末番号」を有している。「所有者」は所有者を識別する識別子が記録されている。本例では、「ＹＯＤＡ」「ＨＯＲＩ」・・・が記録されている。「部署名」には、所有者の所属するグループが記録され、本例では、「東京事業所」「大阪事業所」・・・が記録されている。「連絡先」には電話番号などが記録されている。本例では「１１１−２２２」「２２２−２２２」・・・が記録されている。「通知先」には、所有者各々のメールアドレスなどが記録されている。本例では、「ｙｏｄａ＠ｘｘｘ.ｃｏｍ」「ｈｏｒｉ＠ｘｘｘ.ｃｏｍ」・・・が記録されている。ただし、「通知先」に記録する情報はメールアドレスに限定されるものではなく、所有者に通知可能な情報であればよい。「端末番号」には所有者が使用している端末の番号などが記録されている。例えば、「ｃａｄ００１」「ｃａｄ００２」・・・が記録されている。なお、「部署名」「連絡先」「端末番号」はなくてもよい。
【００５５】
ステップＳ６０５からステップＳ６０６〜ステップＳ６０９に移行してステップＳ６１０に移行するときについて説明する。ステップＳ６１１で特定部８は、ステップＳ６１０で抽出した他のドキュメントに関連付けられている所有者を特定するとともに、特定したドキュメント各々の所有者に、重要度を示す識別子を対応付けて記録する。識別子は、例えば、高、中、低などが考えられる。
【００５６】
ステップＳ６１２〜Ｓ６１９の処理について説明する。
ステップＳ６１２〜Ｓ６１９の処理は、ステップＳ８に対応する。ステップＳ６１２〜ステップＳ６１６では、通知部８が通知判定テーブルを参照して、変更または新しく作成されたドキュメントの変更内容と重要度の組み合わせに応じて、通知の要否を判定する。図６のフロー図では、実施の態様の他の例としてステップ６１２〜ステップＳ６１６に示す処理が記載されているが、ステップＳ６１２〜ステップＳ６１６に示す処理はなくてもよい。
【００５７】
ステップＳ６１１からステップＳ６１７に移行する場合、ステップＳ６１７で通知部９が変更または新しく作成されたドキュメントの情報を送信する所有者に、変更または新しく作成されたドキュメントの変更に関連する情報を関連付け、変更通知情報を生成する。変更通知情報は、例えば、図１０に示す通知者一覧テーブル１０１に記録される。通知者一覧テーブル１０１は、「所有者」「端末番号」「通知先」「重要度」「変更部品名」「閲覧済フラグ」などを有している。「所有者」には、通知する所有者を識別する識別子が記録されている。本例では、「ＹＯＤＡ」「ＨＯＲＩ」・・・が記録されている。「端末番号」には、通知する所有者が利用している端末を識別する識別子が記録されている。本例では、「ｃａｄ００１」「ｃａｄ００２」・・・が記録されている。ただし、「端末番号」はなくてもよい。「通知先」には、所有者各々のメールアドレスなどが記録されている。本例では、「ｙｏｄａ＠ｘｘｘ.ｃｏｍ」「ｈｏｒｉ＠ｘｘｘ.ｃｏｍ」・・・が記録されている。ただし、「通知先」には記録する情報はメールアドレスに限定されるものではなく、所有者に通知可能な情報であればよい。「重要度」には、重要度を示す識別子が記録されている。識別子は、例えば、高、中、低などが考えられる。ただし、識別子は高、中、低に限定されるものでなく、２つのレベルであってもよいし、４つ以上のレベルであってもよい。「変更部品名」には、変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントを識別する識別子である。本例では、部品番号「Ａ０００００５」を用いている。ただし、部品番号に限定されるものではない。「閲覧済フラグ」には、後述する変更通知情報を閲覧したか否かを示す識別子が記録されている。本例では、閲覧していれば「済」、閲覧がされていないときは「未」が記録される。なお、「閲覧済フラグ」は所有者に変更通知情報を送信するだけであればなくてもよい。また、変更通知情報として「所有者」に関連付けて、変更内容の詳細を示す「変更内容」を付加してもよい。「変更内容」は、色、材質などが変更されたこと示している。
【００５８】
ステップＳ６１１からステップＳ６１２〜ステップＳ６１６に移行する場合には、ステップＳ６１２では、通知部９が変更内容を変更情報またはドキュメント情報テーブルから取得する。例えば、図５のドキュメント情報テーブル５１の「変更内容」から「色」「材質」などのデータを取得する。
【００５９】
ステップＳ６１３では、通知部９がステップＳ６１２で取得した変更内容を用いて、送信する所有者を選択する。例えば、図９に示す通知判定テーブル９１を用いて送信する所有者を選択する。通知判定テーブル９１は、「変更内容」「重要度：高」「重要度：中」「重要度：低」などを有している。「変更内容」には、「色」「材質」「形状・寸法・図面の追加／削除／移動」などを記録することが考えられる。例えば、部品の色の変更で重要度が高の場合には所有者に送信し、重要度が中、低の場合には非送信にすることが記録されている。また、材質の変更で重要度が高、中の場合には所有者に送信し、重要度が低の場合には非送信にすることが記録されている。また、形状・寸法・図面の追加／削除／移動の変更で重要度が高、中、低の場合には所有者に送信することが記録されている。例えば、ステップＳ６１３で変更内容が「色」であればステップＳ６１４に移行し、「材質」であればステップＳ６１５に移行し、「形状・寸法・図面の追加／削除／移動」であればステップＳ６１６に移行する。
【００６０】
ステップＳ６１４で通知部９は、色が変更され重要度が高であるドキュメントの所有者だけに変更通知情報を送信することを記録部５に記録する。ステップＳ６１５では、材質が変更され重要度が高中であるドキュメントの所有者だけに変更通知情報を送信することを記録部５に記録する。ステップＳ６１６では、同じプロジェクトのドキュメントの所有者全てに送信をすることを記録部５に記録する。すなわち、ステップＳ６１２〜Ｓ６１６を実施することにより、変更内容により変更通知情報を通知する所有者を分けられる。そのため、階層と位置関係だけのときより該所有者は変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントが該所有者にとってどれくらい重要であるかが把握できる。さらに、変更内容を該所有者各々に通知してもよい。
【００６１】
ステップＳ６１７では、ステップＳ６１４〜Ｓ６１６により記録された変更または新しく作成されたドキュメントの情報を送信する所有者に、変更または新しく作成されたドキュメントの変更に関連する情報を関連付け、変更通知情報を生成する。
【００６２】
ステップＳ６１８では、変更されたドキュメントまたは新しく作成されたドキュメントが複数ある場合に、通知部９が全ての変更または新しく作成されたドキュメントに対して変更が完了したかを判定して、完了していない場合にはステップＳ６０１に移行する。完了している場合には、ステップＳ６１９に移行して更新通知情報を送信する所有者が利用している端末に通知する。例えば、更新通知情報は第２の端末３に送信する。ただし、第２の端末３に送信することに限定されるものでなく、選択された利用者が利用している第２の端末３以外の利用者が利用しているＰＣなどに送信してもよい。また、更新通知情報はメールなどを用いて送信することが考えられる。
【００６３】
なお、上記説明した重要度の高、中、低などの情報だけを用いて送信する所有者を決めてもよい。例えば、重要度高である者にだけ送信することなどが考えられる。
【００６４】
本実施の態様によれば、ドキュメントが追加や変更された際に、該ドキュメントに関係する一定範囲の他のドキュメントの所有者を抽出して、抽出した所有者に該ドキュメントが追加や変更されたことを通知することができるという効果を奏する。
【００６５】
本実施の態様によれば、ドキュメントごとに予め通知先を設定しておく必要がないので、事前の設定作業が不要になる。例えば、ドキュメントの階層位置が変更されるたびに通知先の設定を変更しなくてよい。
【００６６】
実施形態２について説明する。
実施形態２について図１１、１２を用いて説明をする。図１１は、実施形態２のドキュメント管理システムの一実施例を示すブロック図である。図１２は、実施形態２のドキュメント管理システムの動作の一実施例を示すフロー図である。
【００６７】
図１１の実施形態２のドキュメント管理システムは、確認部１０を備えている。確認部１０は、第２の端末３の利用者が更新通知情報を閲覧したか否かを判定して、閲覧していないと判定された利用者に閲覧することを促す。
【００６８】
実施形態２のドキュメント管理システムの動作について説明する。
ステップＳ１２０１〜Ｓ１２０７の処理は、実施形態１で説明したステップＳ１〜Ｓ７と同様の処理であるので説明を省略する。
【００６９】
ステップＳ１２０９では、選択された利用者の使用している第２の端末３が、ステップＳ１２０８で作成された更新通知情報を受信する。ステップＳ１２１０では、第２の端末３の利用者が更新通知情報を閲覧する。選択された利用者が閲覧をすると、第２の端末３はドキュメント管理装置１の確認部１０に利用者が閲覧したことを通知する。閲覧したことを示す通知は、選択された利用者（所有者）を識別する識別子と、該識別子に閲覧したことを示す識別子を関連付けた閲覧情報を有している。
【００７０】
ステップＳ１２１１では、ドキュメント管理装置１の確認部１０が閲覧情報の有する選択された利用者（所有者）の識別子を用いて、通知者一覧テーブルの「所有者」を検索する。その後、確認部１０は検索した所有者に関連付けられている通知者一覧テーブルの「閲覧済フラグ」に閲覧したことを示す識別子を記録する。例えば、図１０の通知者一覧テーブルの１０１の「閲覧済フラグ」に「済」を記録する。
【００７１】
ステップＳ１２１２では、確認部１０が通知者一覧テーブルの「閲覧済フラグ」を参照して、まだ閲覧情報が届いていない所有者を検出する。例えば、図１０の通知者一覧テーブルの１０１の「閲覧済フラグ」に「未」の所有者を検出する。
【００７２】
ステップＳ１２１３では、確認部１０が更新通知情報を送信した全ての所有者が、更新通知情報を閲覧したか否かを判定する。全ての所有者が閲覧をしている場合には処理を終了し、閲覧をしていない所有者がいる場合にはステップＳ１２１４に移行する。
【００７３】
ステップＳ１２１４では、確認部１０が更新通知情報を閲覧していない所有者に更新通知情報を閲覧することを促す通知を第２の端末に送信する。閲覧することを促す通知は、例えば、閲覧していない所有者の通知先に、「更新通知情報を確認してください」などのメッセージを、メールなどを用いて通知する。
【００７４】
実施形態２によれば、閲覧したことを確認することにより、変更や新しく作成されたドキュメントがあることを確実に利用者に知らせることができる。その結果、利用者が所有するドキュメントに影響をおよぼす変更などを、利用者が所有するドキュメントに反映させることができる。
【００７５】
実施形態３について説明する。
実施形態３は、実施形態１、２を、コンピュータを用いて実現する場合について説明する。
【００７６】
図１３は、実施形態３のコンピュータのハードウェア構成の一実施例を示す図である。コンピュータのハードウェア１３００は、ＣＰＵ１３０１、記録部１３０２、記録媒体読取装置１３０３、入出力インタフェース１３０４（入出力Ｉ／Ｆ）、通信インタフェース１３０５（通信Ｉ／Ｆ）などを備えている。また、上記各構成部はバス１３０６によってそれぞれ接続されている。
【００７７】
ＣＰＵ１３０１は、記録部１３０２に記録されている上記実施形態１、２で説明したドキュメント管理装置１の各処理を実行する。
記録部１３０２には、ＣＰＵ１３０１が実行するプログラムやデータが記録されている。また、ワークエリアなどとして使用される。例えば、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブなどである。
【００７８】
記録媒体読取装置１３０３は、ＣＰＵ１３０１の制御に従って記録媒体１３０７に対するデータのリード／ライトを制御する。そして、記録媒体１３０７に記録媒体読取装置１３０３の制御で書き込まれたデータを記録させたり、記録媒体１３０７に記録されたデータを読み取らせたりする。また、着脱可能な記録媒体１３０７は、コンピュータで読み取り可能なｎｏｎ−ｔｒａｎｓｉｔｏｒｙ（非一時的）な記録媒体として、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリなどがある。磁気記録装置には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）などがある。光ディスクには、Digital Versatile Disc（ＤＶＤ）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、Compact Disc Read Only Memory（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤ−Ｒ(Recordable)／ＲＷ（ReWritable）などがある。光磁気記録媒体には、Magneto-Optical disk（ＭＯ）などがある。なお、記録部１３０２もnon-transitory（非一時的）な記録媒体に含まれる。
【００７９】
入出力インタフェース１３０４には、入出力装置１３０８が接続され、利用者が入力した情報を受信し、バス１３０６を介してＣＰＵ１３０１に送信する。また、ＣＰＵ１３０１からの命令に従ってディスプレイの画面上に操作情報などを表示する。入出力装置１３０８は、例えば、タッチパネルなどが考えられる。
【００８０】
通信インタフェース１３０５は、必要に応じ、他のコンピュータとの間のLocal Area Network（ＬＡＮ）接続やインターネット接続や無線接続を行うためのインタフェースである。また、他の装置に接続され、外部装置からのデータの入出力を制御する。
【００８１】
このようなハードウェア構成を有するコンピュータを用いることによって、上記説明した各種処理機能が実現される。その場合システムが有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体１３０７に記録しておくことができる。なお、上記各種処理機能は、実施形態１、２で説明したフロー図などである。
【００８２】
プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体１３０７が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に記録しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
【００８３】
プログラムを実行するコンピュータは、例えば、記録媒体１３０７に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記録部１３０２に記録する。そして、コンピュータは、自己の記録部１３０２からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、記録媒体１３０７から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
【００８４】
また、本発明は、上記実施の形態に限定されるものでなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で種々の改良、変更が可能である。なお、各実施例は処理に矛盾の無い限りにおいて、互いに組み合わせても構わない。
【００８５】
以上実施形態１、２、３を含む実施形態に関し、更に以下の付記を開示する。
（付記１）
複数のドキュメント各々を識別する識別情報と前記ドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録する構成情報記憶手段と、
変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得する取得手段と、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出する抽出手段と、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する特定手段と、
前記所有者毎の通知先を記憶する所有者情報記憶手段と、
前記所有者情報記憶手段を参照して、前記特定された所有者の通知先を取得し、前記取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知する通知手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
（付記２）
前記構成情報に含まれる階層数毎に階層範囲を記憶する判定情報記憶手段を更に備え、
前記構成情報記憶手段の前記構成情報には、前記階層上の最上位の階層から各ドキュメントの階層上の位置までの階層の識別情報を更に含み、
前記特定手段は、前記第１の構成情報に含まれる階層の識別情報を基に前記第１のドキュメントの階層数を特定し、前記判定情報記憶手段を参照して前記特定した階層数に応じた階層範囲を特定し、前記構成情報記憶手段を参照して前記第１の構成情報に含まれる前記特定した階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理装置。
（付記３）
２つの前記構成情報の一致度合いに応じて重要度を記憶する重要度判定情報記憶手段と
ドキュメントの変更内容と前記重要度の組み合わせに応じて前記通知の要否を記憶する通知判定情報記憶手段と、を更に備え
前記特定手段は、前記重要度判定情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報と前記第２の構成情報の一致度合いに応じた重要度を前記第２のドキュメントの所有者に関連付け、
前記取得手段は前記第１のドキュメントの変更内容を更に取得し、
前記通知手段は、前記通知判定情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントの変更内容と前記特定された所有者に関連付けた重要度に基づき当該所有者に前記第１のドキュメントが変更又は新しく作成されたことを通知するか否かを決定する
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理装置。
（付記４）
変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得し、
複数のドキュメント各々を識別する識別情報と前記ドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録されている構成情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出し、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定し、
前記所有者毎の通知先を参照して、前記特定された所有者の通知先を取得し、前記取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知する、
処理をコンピュータが実行するドキュメント管理方法。
（付記５）
前記第１の構成情報に含まれる階層の識別情報を基に前記第１のドキュメントの階層数を特定し、
前記構成情報に含まれる階層数毎に階層範囲が記憶される判定情報記憶手段を参照して前記特定した階層数に応じた階層範囲を特定し、
前記構成情報記憶手段の前記構成情報に、前記階層上の最上位の階層から各ドキュメントの階層上の位置までの階層の識別情報を更に含む前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる前記特定した階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定する、
処理を前記コンピュータが実行するドキュメント管理方法。
（付記６）
２つの前記構成情報の一致度合いに応じて重要度が記憶される重要度判定情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報と前記第２の構成情報の一致度合いに応じた重要度を前記第２のドキュメントの所有者に関連付けし、
前記第１のドキュメントの変更内容を更に取得し、
ドキュメントの変更内容と前記重要度の組み合わせに応じて前記通知の要否が記憶される通知判定情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントの変更内容と前記特定された所有者に関連付けた重要度に基づき当該所有者に前記第１のドキュメントが変更又は新しく作成されたことを通知するか否かを決定する、
処理を前記コンピュータが実行するドキュメント管理方法。
（付記７）
コンピュータに、
変更された第１のドキュメントを識別する識別情報を取得させる処理と、
複数のドキュメント各々を識別する識別情報と前記ドキュメント各々の階層上の位置を示す構成情報と前記ドキュメント各々の所有者とを対応付けて記録されている構成情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントを識別する識別情報に対応する第１の構成情報を抽出させる処理と、
前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる所定の階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定させる処理と、
前記所有者毎の通知先を参照して、前記特定された所有者の通知先を取得し、前記取得した通知先に前記第１のドキュメントの変更を通知させる処理と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
（付記８）
前記第１の構成情報に含まれる階層の識別情報を基に前記第１のドキュメントの階層数を特定させる処理と、
前記構成情報に含まれる階層数毎に階層範囲が記憶される判定情報記憶手段を参照して前記特定した階層数に応じた階層範囲を特定させる処理と、
前記構成情報記憶手段の前記構成情報に、前記階層上の最上位の階層から各ドキュメントの階層上の位置までの階層の識別情報を更に含む前記構成情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報に含まれる前記特定した階層範囲の構成情報を含む第２の構成情報に対応付けられた第２のドキュメントの所有者を特定させる処理と、
を前記コンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
（付記９）
２つの前記構成情報の一致度合いに応じて重要度が記憶される重要度判定情報記憶手段を参照して、前記第１の構成情報と前記第２の構成情報の一致度合いに応じた重要度を前記第２のドキュメントの所有者に関連付けさせる処理と、
前記第１のドキュメントの変更内容を更に取得させる処理と、
ドキュメントの変更内容と前記重要度の組み合わせに応じて前記通知の要否が記憶される通知判定情報記憶手段を参照して、前記第１のドキュメントの変更内容と前記特定された所有者に関連付けた重要度に基づき当該所有者に前記第１のドキュメントが変更又は新しく作成されたことを通知するか否かを決定させる処理と、
を前記コンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【符号の説明】
【００８６】
１  ドキュメント管理装置
２  第１の端末
３  第２の端末
４  処理部
５  記録部
６  更新部
７  抽出部
８  特定部
９  通知部
１０  確認部
４１  構成情報テーブル
５１  ドキュメント情報テーブル
７１  所有者情報テーブル
８１  重要度判定テーブル
９１  通知判定テーブル
１０１  通知者一覧テーブル
１３００  ハードウェア
１３０１  ＣＰＵ
１３０２  記録部
１３０３  記録媒体読取装置
１３０４  入出力インタフェース（入出力Ｉ／Ｆ）
１３０５  通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）
１３０６  バス
１３０７  記録媒体
１３０８  入出力装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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