(57)【要約】      （修正有）【課題】文書管理アプリケーションが、プリンタや複写機等の外部接続デバイスの印刷以外の機能を使用する場合、視覚的にどのアイコンがどのデバイスと関連付いているかをわかりやすくする。【解決手段】外部接続デバイスへ接続する機能を示すアイコンを表示するアイコン表示部４０４、４０６と、表示情報を外部接続デバイスを一意に識別する識別情報ごとに保持するデバイス情報記憶部を持ち、アイコンの表示時にアイコンに関連付けた外部接続デバイスの識別情報と前記デバイス情報記憶部に登録された識別情報を比較し、一致する識別情報が見つかった場合に、デバイス情報記憶部に記憶された表示情報をもとにアイコン表示部４０４、４０６にアイコン４０５、４０７を表示。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複写機の外部接続デバイスへ接続する機能を複数持ち、それぞれを別々の表示方法を用いて表示する文書管理システム（４００）において、
外部接続デバイスへ接続する機能を示すアイコンを表示するアイコン表示部（４０２、４０５、４０７）と、表示情報を外部接続デバイスを一意に識別する識別情報ごとに保持するデバイス情報記憶部（１１６）を持ち、アイコンの表示時にアイコンに関連付けた外部接続デバイスの識別情報と前記デバイス情報記憶部に登録された識別情報を比較し（Ｓ５０２）、一致する識別情報が見つかった場合に、デバイス情報記憶部に記憶された表示情報をもとにアイコン表示部にアイコンを表示する（Ｓ５０３）ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記外部接続デバイスの識別情報として、ＩＰアドレスを使用することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記デバイス情報記憶部に記憶する表示情報として、アイコンの画像、アイコン上に表示する文字列、アイコンの色を持つことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
アイコン登録時に登録するアイコンの識別情報と一致する識別情報が前記デバイス情報記憶部になかった場合（Ｓ５０２）、文書管理システムが用意する固定の画像・文字列・色をデバイス情報記憶部に追加する（Ｓ５０４）ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム上でプリンタや複写機などの外部接続デバイスの表示方法及びシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書管理アプリケーション等の文書の表示や管理を行うアプリケーションにおいて、文書の印刷を少ない操作で容易に実現可能とするために、文書管理アプリケーションの画面上に印刷実行のためのプリンタアイコン等のユーザーインタフェース（ＵＩ）を表示するものがある（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2006-309741号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
文書管理アプリケーションが、プリンタや複写機等の外部接続デバイスの印刷以外の機能（例えば、複写機内の記憶装置にファイルを格納する機能）を使用できる場合がある。そのとき、プリンタアイコンはわかりやすく表示されているが、その他の機能の表示は、別々の箇所に別々の画像で表示され順序も異なるため、視覚的にどのアイコンがどのデバイスと関連付いているかがわかりにくかった。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するために、本発明は、複写機などの外部接続デバイスへ接続する機能を複数持ち、それぞれを別々の表示方法を用いて表示する文書管理システム（４００）において、外部接続デバイスへ接続する機能を示すアイコンを表示するアイコン表示部（４０２、４０５、４０７）と、表示情報を外部接続デバイスを一意に識別する識別情報ごとに保持するデバイス情報記憶部（１１６）を持ち、アイコンの表示時にアイコンに関連付けた外部接続デバイスの識別情報と前記デバイス情報記憶部に登録された識別情報を比較し（Ｓ５０２）、一致する識別情報が見つかった場合に、デバイス情報記憶部に記憶された表示情報をもとにアイコン表示部にアイコンを表示する（Ｓ５０３）ことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
どの外部接続デバイスを使用する機能なのかが視覚的にわかりやすい。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本発明を適応可能な文書管理システムの構成の一例を示した図である。
【図２】本発明を適応可能なデバイス情報記憶部に保存される情報の一例を示した図である。
【図３】本発明を適応可能な文書管理システムのデバイス情報記憶部に保存する情報を入力するユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図４】本発明を適応可能な文書管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図５】本発明を適応可能な文書管理システムにおいて、各設定の登録時に行うデバイス情報の保存・適応処理を示したフローチャートの一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【０００９】
図1は、本発明を適応可能な文書管理システムの構成の一例を示した図である。PC１００などの情報処理装置と、ネットワーク１０２で接続された複写機１０１等の外部接続デバイスで構成する。
【００１０】
ＰＣには、本発明の文書管理システム１０３があり、ＰＣ内や外部接続デバイス内のファイルの管理、外部接続デバイスの印刷、外部接続デバイスに設定を登録する機能を持つ。
【００１１】
[外部接続デバイス内のファイル管理]
文書管理システムで、外部接続デバイス内のファイルを操作する場合は、マウスやキーボード等の入力装置から特定の外部接続デバイスのフォルダを参照できるようにフォルダ管理部１０５に登録するように指示する。その指示は、フォルダ管理部１０５が入力情報をもとにデバイスフォルダ管理部１０６にその外部接続デバイスの文書管理部１０７に接続可能かどうかを確かめる。入力情報は、外部接続デバイスのＩＰアドレス又はホスト名、外部接続デバイスへのログイン情報などの接続に必要な情報を含む。デバイスフォルダ管理部は、入力情報をもとに外部接続デバイスに接続し、接続できることが確認できたら、フォルダ管理部に接続できることを通知し、その通知を受けたフォルダ管理部は、外部接続デバイスの情報を登録する。登録すると、フォルダ表示部１０４に登録した外部接続デバイスのフォルダにアクセスするためのアイコンを表示する。
【００１２】
[外部接続デバイスに設定呼び出しボタンを登録]
文書管理システムで、外部接続デバイスに設定呼び出しボタンを登録する場合は、入力装置から設定呼び出しボタン登録指示をする。指示を受けた設定呼び出しボタン管理部１０９は、入力情報をもとに設定呼び出しボタン作成部１１０に作成指示をする。指示を受けた設定呼び出しボタン作成部１１０は、外部接続デバイスの設定呼び出しボタン制御部１１１に作成指示をだす。作成指示を受けた設定呼び出しボタン制御部１１１は、設定呼び出しボタン作成部１１０から送信された情報をもとに、設定呼び出しボタンを登録する。登録が完了すると、設定呼び出しボタン制御部１１１からの完了通知が設定呼び出しボタン管理部１０９に伝達され、設定呼び出しボタン表示部１０８に設定呼び出しボタンの登録アイコンを表示する。
【００１３】
[外部接続デバイスへの印刷指示]
文書管理システムで、外部接続デバイスへ印刷指示を出す場合は、まず、デバイス出力アイコンを登録し、そのアイコンに入力装置で指示することにより、行う。デバイス出力アイコンは、入力装置により登録指示をだし、その指示を受けたデバイス出力アイコン管理部１１３により、登録される。登録したアイコンは、デバイス出力アイコン表示部１１２により表示され、印刷したいファイルをマウスによりドラッグアンドドロップ操作をして、デバイス出力アイコンにドロップすることで、デバイス出力指示部１１４が外部接続デバイスの印刷部１１５に印刷指示をして、印刷する。
【００１４】
[外部接続デバイスの表示情報の保存]
それぞれの機能のアイコンの情報は、登録時に登録した外部接続デバイスを識別する情報とともにデバイス情報記憶部１１６に記憶される。
【００１５】
図２は、本発明を適応可能なデバイス情報記憶部に保存される情報の一例を示した図である。
【００１６】
アイコンを登録したときに、登録した外部接続デバイスを一意に示す情報と画面上に表示する情報を保存する。登録した外部接続デバイスを一意に示す情報として、ＩＰアドレスやホスト名を使用する。画面上に表示する情報として、アイコンに表示する文字列、アイコンの画像、アイコンの色などの情報を、外部接続デバイスを一意に示す情報ごとに保存する。
【００１７】
これらの情報は、アイコンを登録するときに、図３に示すようなユーザーインターフェースを表示し、入力された情報をもとに保存する。
【００１８】
図４は、本発明を適応可能な文書管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【００１９】
文書管理システム４００は、フォルダ表示部４０１、ファイル表示部４０３、設定呼び出しボタン表示部４０４、デバイス出力アイコン表示部４０６からなる。
【００２０】
フォルダ表示部４０１は、フォルダ管理部により、登録したフォルダ４０２を表示する。フォルダ表示部で選択されたフォルダ内のファイル・フォルダは、ファイル表示部４０４により表示され、ファイルの追加・削除・バージョン管理・付加情報の追加などを行うことができる。
【００２１】
設定呼び出しボタン表示部４０４は、設定呼び出しボタン管理部により、登録した設定呼び出しボタンの登録情報をアイコン４０５で表示する。
【００２２】
デバイス出力アイコン表示部４０６は、デバイス出力アイコン管理部により、登録したデバイス出力アイコン４０７を表示する。
【００２３】
それぞれの管理部には、外部接続デバイスを一意に示す情報のみを管理しており、表示の際に、外部接続デバイスを一意に示す情報をもとに、デバイス情報記憶部からアイコン画像・表示文字列・色等の情報を読み込み表示する。これにより、それぞれの表示部で、同じ外部接続デバイスの機能を使用するアイコンは、同じ表示状態になり、どの外部接続デバイスを示すかがわかりやすくなる。
【００２４】
[デバイス情報登録フロー]
図５は、本発明を適応可能な文書管理システムにおいて、各設定の登録時に行うデバイス情報の保存・適応処理を示したフローチャートの一例を示した図である。
【００２５】
まず、各機能の登録が行われると、各管理部により外部接続デバイスを一意に示す識別情報をもとにデバイス情報記憶部の情報を参照する。デバイス情報記憶部に保存された情報から識別情報を取得（Ｓ５０１）し、取得した識別情報と、登録する外部接続デバイスの識別情報とが一致する情報があるか調べる（Ｓ５０２）。一致する識別情報があった場合、その識別情報の表示情報を読み込み（Ｓ５０３）、表示状態を更新する（Ｓ５０５）。一致する識別情報がなかった場合、新たな識別情報として、デバイス情報記憶部の情報を追加する（Ｓ５０４）。そして、表示状態を更新する（Ｓ５０５）。
【符号の説明】
【００２６】
１０３．文書管理システム
１０６．デバイス情報記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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