(57)【要約】【課題】手作業タスクを実行するユーザの利便性を高め、手作業タスク伴うワークフローを確実に管理する。【解決手段】複数のタスクからなるワークフローを作成するコンピュータ装置とユーザの携帯端末とワークフローを管理するワークフロー管理装置とが接続されたワークフロー管理システムであって、複数のタスクは、コンピュータ装置から離れた場所でユーザが手動で実行する手作業タスクを含み、携帯端末は、ワークフロー管理装置から通知された情報を表示する表示機能を備え、ワークフロー管理装置は、次に処理するタスクが手作業タスクであるかを判断し、手作業タスクの場合に、携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能と、携帯端末若しくは手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能と、を備える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のタスクからなるワークフローを管理するワークフロー管理装置であって、
次に処理するタスクが、ユーザが場所を移動して手動で実行する手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記ユーザの携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能と、
前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能と、を備える、
ことを特徴とするワークフロー管理装置。
【請求項２】
前記タスク状態解析機能は、
前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて前記携帯端末の現在位置を特定し、前記携帯端末が、前記手作業タスクを実行する所定位置に到達した時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れた時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れて次のタスクを実行する位置に到達した時に、前記手作業タスクが終了したと判断する、
ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理装置。
【請求項３】
前記指示機能は、
前記手作業タスクの指示情報と共に、前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて特定される前記携帯端末の現在位置と前記ワークフローで特定される前記手作業タスクを実行する場所とを地図上に明示した地図情報を通知する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフロー管理装置。
【請求項４】
複数のタスクからなるワークフローを作成するコンピュータ装置と、ユーザが携帯する携帯端末と、前記ワークフローを管理するワークフロー管理装置と、が通信ネットワークで接続されたワークフロー管理システムであって、
前記複数のタスクは、前記コンピュータ装置から離れた場所で前記ユーザが手動で実行する手作業タスクを含み、
前記携帯端末は、
前記ワークフロー管理装置から通知された情報を表示する表示機能を備え、
前記ワークフロー管理装置は、
次に処理するタスクが前記手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能と、
前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能と、を備える、
ことを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項５】
前記携帯端末は、
自端末の位置情報を取得し、当該位置情報を前記ワークフロー管理装置に送信する送信機能を備え、
前記ワークフロー管理装置の前記タスク状態解析機能は、
前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて前記携帯端末の現在位置を特定し、前記携帯端末が、前記手作業タスクを実行する所定位置に到達した時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れた時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れて次のタスクを実行する位置に到達した時に、前記手作業タスクが終了したと判断する、
ことを特徴とする請求項４に記載のワークフロー管理システム。
【請求項６】
前記ワークフロー管理装置の前記指示機能は、
前記手作業タスクの指示情報と共に、前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて特定される前記携帯端末の現在位置と前記ワークフローで特定される前記手作業タスクを実行する場所とを地図上に明示した地図情報を通知し、
前記携帯端末の前記表示機能は、
前記手作業タスクの指示情報と前記地図情報とを含む画面を表示する、
ことを特徴とする請求項４又は５に記載のワークフロー管理システム。
【請求項７】
複数のタスクからなるワークフローを作成するコンピュータ装置と、ユーザが携帯する携帯端末と、前記ワークフローを管理するワークフロー管理装置と、が通信ネットワークで接続されたシステムにおけるワークフロー管理方法であって、
前記ワークフロー管理装置が、次に処理するタスクが、前記コンピュータ装置から離れた場所で前記ユーザが手動で実行する手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示ステップと、
前記携帯端末が、前記ワークフロー管理装置から通知された前記指示情報を表示する表示ステップと、
前記ワークフロー管理装置が、前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析ステップと、を有する、
ことを特徴とするワークフロー管理方法。
【請求項８】
前記タスク状態解析ステップでは、
前記携帯端末は、自端末の位置情報を取得し、当該位置情報を前記ワークフロー管理装置に送信し、
前記ワークフロー管理装置は、前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて前記携帯端末の現在位置を特定し、前記携帯端末が、前記手作業タスクを実行する所定位置に到達した時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れた時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れて次のタスクを実行する位置に到達した時に、前記手作業タスクが終了したと判断する、
ことを特徴とする請求項７に記載のワークフロー管理方法。
【請求項９】
前記指示ステップでは、
前記ワークフロー管理装置は、前記手作業タスクの指示情報と共に、前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて特定される前記携帯端末の現在位置と前記ワークフローで特定される前記手作業タスクを実行する場所とを地図上に明示した地図情報を通知し、
前記表示ステップでは、
前記携帯端末は、前記手作業タスクの指示情報と前記地図情報とを含む画面を表示する、
ことを特徴とする請求項７又は８に記載のワークフロー管理方法。
【請求項１０】
複数のタスクからなるワークフローを管理する装置で動作するワークフロー管理プログラムであって、
前記装置に、
次に処理するタスクが、ユーザが場所を移動して手動で実行する手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記ユーザの携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能、
前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能、を実行させる、
ことを特徴とするワークフロー管理プログラム。
【請求項１１】
前記タスク状態解析機能は、
前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて前記携帯端末の現在位置を特定し、前記携帯端末が、前記手作業タスクを実行する所定位置に到達した時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れた時、又は、前記携帯端末が前記所定位置に到達した後、当該所定位置から離れて次のタスクを実行する位置に到達した時に、前記手作業タスクが終了したと判断する、
ことを特徴とする請求項１０に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項１２】
前記指示機能は、
前記手作業タスクの指示情報と共に、前記携帯端末から送信される位置情報に基づいて特定される前記携帯端末の現在位置と前記ワークフローで特定される前記手作業タスクを実行する場所とを地図上に明示した地図情報を通知する、
ことを特徴とする請求項１０又は１１に記載のワークフロー管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー管理装置、ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法並びにワークフロー管理プログラムに関し、特に、手作業タスクを含む複数のタスクからなるワークフローを管理するワークフロー管理装置、ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法並びにワークフロー管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
オフィス等で行う作業は複雑になってきており、例えば、文書を作成して印刷装置で印刷し、その印刷物に承認印を押してもらった後、スキャナ装置で読み取ってスキャン画像データを保存すると共に、その印刷物を封筒に入れて郵送するといった作業が行われている。このように、複数のタスクを順番に処理することによって完結する作業を実施する場合、各々のタスクの手順を定めるワークフローを作成し、このワークフローを用いて作業が管理される。
【０００３】
このようなワークフローの管理に関して、例えば、下記特許文献１には、紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを設定するタスク設定手段と、前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段と、前記添付文書を、前記タスク設定手段により設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段とを有するワークフロー管理システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−７１０８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１の技術では、紙文書をスキャンすることで、ワークフローのタスクに紙文書を関連付けることができ、また、複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）のオペレーションパネルからタスクの選択・完了などを行うことができる。
【０００６】
しかしながら、現状では必ずしもワークフローの全てのタスクを電子化できる訳ではなく、手作業を伴うタスクが存在する。例えば、印刷した文書に承認印を押す際に、印刷した内容を目視で確認する作業、証跡を電子化する際に、スキャナ装置でスキャンする作業、熟練を要する等の理由で現状では機械化できない作業などがある。
【０００７】
このような、コンピュータ装置では行うことができない人手を要する作業、特に、機械や道具を利用するためにユーザがコンピュータ装置から離れなければならない作業（以下、手作業タスクと呼ぶ。）がワークフローの途中に存在した場合、この手作業タスクの指示内容をコンピュータ装置に表示しても、ユーザは指示内容を覚え、コンピュータ装置から離れた場所に移動し、その場所で手作業タスクを実行しなければならず、利便性が悪いという問題がある。また、手作業タスクの完了をコンピュータ装置から入力しなければならない場合は、入力を忘れてしまう危険性があり、適切にワークフローを管理できないという問題が生じる。
【０００８】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、手作業タスクを実行するユーザの利便性を高め、手作業タスクを含む複数のタスクからなるワークフローを確実に管理することができるワークフロー管理装置、ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法並びにワークフロー管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明は、複数のタスクからなるワークフローを管理するワークフロー管理装置であって、次に処理するタスクが、ユーザが場所を移動して手動で実行する手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記ユーザの携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能と、前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能と、を備えるものである。
【００１０】
また、本発明は、複数のタスクからなるワークフローを作成するコンピュータ装置と、ユーザが携帯する携帯端末と、前記ワークフローを管理するワークフロー管理装置と、が通信ネットワークで接続されたワークフロー管理システムであって、前記複数のタスクは、前記コンピュータ装置から離れた場所で前記ユーザが手動で実行する手作業タスクを含み、前記携帯端末は、前記ワークフロー管理装置から通知された情報を表示する表示機能を備え、前記ワークフロー管理装置は、次に処理するタスクが前記手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能と、前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能と、を備えるものである。
【００１１】
また、本発明は、複数のタスクからなるワークフローを作成するコンピュータ装置と、ユーザが携帯する携帯端末と、前記ワークフローを管理するワークフロー管理装置と、が通信ネットワークで接続されたシステムにおけるワークフロー管理方法であって、前記ワークフロー管理装置が、次に処理するタスクが、前記コンピュータ装置から離れた場所で前記ユーザが手動で実行する手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示ステップと、前記携帯端末が、前記ワークフロー管理装置から通知された前記指示情報を表示する表示ステップと、前記ワークフロー管理装置が、前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析ステップと、を有するものである。
【００１２】
また、本発明は、複数のタスクからなるワークフローを管理する装置で動作するワークフロー管理プログラムであって、前記装置に、次に処理するタスクが、ユーザが場所を移動して手動で実行する手作業タスクであるかを判断し、前記手作業タスクの場合に、前記ユーザの携帯端末に当該手作業タスクの指示情報を通知する指示機能、前記携帯端末若しくは前記手作業タスクを実行する場所に設置された装置から受信した情報に基づいて、前記手作業タスクが終了したかを判断するタスク状態解析機能、を実行させるものである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明のワークフロー管理装置、ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法並びにワークフロー管理プログラムによれば、手作業タスクを実行するユーザの利便性を高め、手作業タスクを含む複数のタスクからなるワークフローを確実に管理することができる。
【００１４】
その理由は、ワークフロー管理装置（ワークフロー管理プログラム）は、予め登録されたワークフローに従ってタスクを処理する際に、次のタスクが手作業タスクであるか否かを判断し、手作業タスクの場合は、そのタスクを実行するユーザの携帯端末に手作業タスクの指示情報を通知する制御を行うからである。
【００１５】
また、ユーザの携帯端末や手作業タスクを実行する場所の装置から送信される情報、ユーザの携帯端末の位置情報に基づいて、手作業タスクが終了したか否かを自動的に判断する制御を行うからである。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施例に係るワークフロー管理システムの構成を模式的に示す図である。
【図２】本発明の一実施例に係るワークフロー管理システムの各装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施例に係るワークフロー管理システムの全体動作を示すフローチャート図である。
【図４】本発明の一実施例に係るワークフロー管理システムの動作（タスクの実行位置決定処理）を示すフローチャート図である。
【図５】本発明の一実施例に係るワークフロー管理システムの動作（タスク状態解析処理）を示すフローチャート図である。
【図６】本発明の一実施例に係るクライアントに表示される画面（ワークフロー作成画面）の一例を示す図である。
【図７】本発明の一実施例に係るクライアントに表示される画面（手作業タスク登録画面）の一例を示す図である。
【図８】本発明の一実施例に係るクライアントに表示される画面（位置判定詳細画面）の一例を示す図である。
【図９】本発明の一実施例に係るクライアントに表示される画面（ワークフロー開始画面）の一例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施例に係る携帯端末に表示される画面（手作業タスク指示画面）の一例を示す図である。
【図１１】本発明の一実施例に係る携帯端末に表示される画面（手作業タスク指示画面）の他の例を示す図である。
【図１２】タスクの完了を判定するタイミングを説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
背景技術で示したように、ワークフローを管理する様々な手法が提案されているが、ワークフローの全てのタスクが電子化できるとは限らず、人手を要する手作業タスクも数多く存在する。このような手作業タスクを伴うワークフローを管理する場合には、手作業タスクの指示情報を適切にユーザに通知することが重要であり、また、手作業タスクの終了を適切に判断することが重要である。
【００１８】
そこで、本発明の一実施の形態では、ワークフローを管理する装置（例えば、ワークフロー管理サーバ）が予め登録されたワークフローに従ってタスクを処理する際に、次のタスクが手作業タスクであるか否かを判断し、前のタスクが完了して手作業タスクに制御が移った時に、その手作業タスクを実行するユーザの携帯端末に手作業タスクの指示情報を通知して表示させる。
【００１９】
そして、ワークフロー管理サーバは、ユーザの携帯端末から送信される情報（例えば、タスク状態に応じたボタンを押下した情報）や、手作業タスクを実行する場所の装置から送信される情報（例えば、画像形成装置の操作内容を示す情報）、ユーザの携帯端末の位置情報に基づいて、手作業タスクが終了したか否かを判断する。
【００２０】
これにより、ユーザが手作業タスクを確実に実行できると共に、ワークフロー管理サーバは手作業タスクが終了したことを確実に認識することができ、手作業タスクを含む複数のタスクからなるワークフローを確実に管理することができる。
【実施例】
【００２１】
上記した本発明の実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係るワークフロー管理装置、ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法並びにワークフロー管理プログラムについて、図１乃至図１２を参照して説明する。図１は、本実施例のワークフロー管理システムの構成を模式的に示す図であり、図２は、各装置の構成を示すブロック図である。また、図３乃至図５は、ワークフロー管理システムの動作を示すフローチャート図であり、図６乃至図９は、クライアントに表示される画面の一例を示す図、図１０及び図１１は、携帯端末に表示される画面の一例を示す図である。また、図１２は、タスクの完了を判定するタイミングを説明する図である。
【００２２】
図１に示すように、本実施例のワークフロー管理システム１０は、プリンタやデジタル複合機などの画像形成装置２０と、手作業タスクを含む複数のタスクからなるワークフローを管理するワークフロー管理サーバ３０と、ＡＤ（Active Directory）やＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）などの認証サーバ４０と、ワークフローを作成するコンピュータ装置（クライアント５０）と、ＰＤＡ（Personal Digital Assistants）や携帯電話機等の携帯端末６０などで構成される。画像形成装置２０とワークフロー管理サーバ３０と認証サーバ４０とクライアント５０とは、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワーク７０を介して接続されている。また、携帯端末６０は、無線ＬＡＮ７１やインターネット７２を介してネットワーク７０に接続される。以下、図２を参照して各装置の具体的構成について説明する。
【００２３】
［画像形成装置］
画像形成装置２０は、制御部２１と、記憶部２２と、通信部２３と、表示部２４と、操作部２５と、描画処理部２６と、印刷部２７と、画像読取部２８と、位置特定部２９などで構成される。
【００２４】
制御部２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などで構成される。記憶部２２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などのメモリ、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などで構成され、データ記憶部２２ａとプログラム記憶部２２ｂを備える。データ記憶部２２ａは、クライアント１０から送信された印刷ジョブに基づいて生成された印刷データを格納する印刷データ記憶部と、画像読取部２８で読み取ったスキャンデータを格納するスキャンデータ記憶部と、ワークフローのＵＩ（User Interface）を格納するワークフローＵＩ記憶部などを備える。プログラム記憶部２２ｂは、ＲＯＭやＨＤＤの不揮発性記憶部に設けられ、印刷部２７に印刷を実行させる印刷機能、画像読取部２８にスキャンを実行させるスキャン機能、ワークフローＵＩを実現するワークフローＵＩ機能、ワークフロー管理サーバ３０が提供するＷｅｂサービスを利用可能にするＷｅｂクライアント機能、ワークフロー管理サーバ３０からの位置問い合わせに応答する位置返答機能等のプログラムを格納する。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶された当該プログラムはＲＡＭに展開され、ＣＰＵで実行される。
【００２５】
通信部２３は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムなどで構成され、ネットワーク上の各装置との通信を可能とする。表示部２４は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などで構成され、操作画面などを表示する。操作部２５は、タッチパネルなどで構成され、画像形成装置２０の各種操作を可能にする。
【００２６】
描画処理部２６は、クライアント１０から受信した印刷ジョブを解析し、各ページのデータをラスタライズして印刷データを作成する。
【００２７】
印刷部２７は、電子写真方式や静電記録方式等の作像プロセスを利用した画像形成のために必要な要素、すなわち、帯電装置、感光体ドラム、露光装置、転写ローラ、転写ベルト、定着装置などで構成される。具体的には、帯電装置により帯電された感光体ドラムに露光装置から印刷データに応じた光を照射して静電潜像を形成し、現像装置で帯電したトナーを付着させて現像し、そのトナー像を一次転写ローラ、二次転写ベルトを介して紙媒体に転写して定着装置で定着させる処理を行う。
【００２８】
画像読取部２８は、原稿台上の原稿を走査する光源と、原稿で反射された光を電気信号に変換するＣＣＤ（Charge Coupled Devices）イメージセンサと、電気信号をＡ／Ｄ変換するＡ／Ｄ変換器などにより構成され、原稿台上の原稿用紙からイメージデータを光学的に読み取る。
【００２９】
位置特定部２９は、ＧＰＳ（Global Positioning System）部とＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）部などで構成される。ＧＰＳ部は、複数のＧＰＳ衛星からの電波を受信してそれぞれとの距離を割り出すことにより、現在位置を測定する。３つの衛星が見えるところでは緯度と経度を、４つの衛星が見えるところではこれに加えて高度を割り出す。また、ＲＦＩＤ部は、電磁誘導又は電磁結合を利用して携帯端末６０のＲＦＩＤ部と交信し、画像形成装置２０と携帯端末６０の位置関係を特定する。
【００３０】
［ワークフロー管理サーバ］
ワークフロー管理サーバ３０は、制御部３１と、記憶部３２と、通信部３３と、表示部３４と、操作部３５などを備える。
【００３１】
制御部３１は、ＣＰＵなどで構成される。記憶部３２は、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリ、ＨＤＤなどで構成され、データ記憶部３２ａとプログラム記憶部３２ｂを備える。データ記憶部３２ａは、後述するワークフロー作成画面などで作成されたワークフローデータを記憶するワークフローデータ記憶部と、後述する位置データを記憶する位置データ記憶部と、フロア地図などの地図データを記憶する地図データ記憶部などを備える。プログラム記憶部３２ｂは、画像形成装置３０やクライアント５０、携帯端末６０にＷｅｂサービスを提供するＷｅｂサーバ機能、ワークフローに従ってタスクを処理するワークフロー機能（次のタスクが手作業タスクの場合に携帯端末６０に指示内容などを送信する送信機能と、携帯端末６０や画像形成装置２０から送信される情報や携帯端末６０の位置情報に基づいて手作業タスクの終了を判断するタスク状態解析機能とを含む）、携帯端末６０に作業タスク指示画面を表示させるための電子メールを送信するメール送信機能、携帯端末６０に位置の問い合わせを行う位置問い合わせ機能等を実現するためのプログラムを格納する。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶されたプログラム（特に、制御部３１にワークフロー機能を実行させるワークフロー管理プログラム）をＲＡＭに展開し、ＣＰＵで実行する。
【００３２】
通信部３３は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、ネットワーク上の各装置との通信を可能とする。表示部３４は、ＬＣＤなどで構成され、各種画面などを表示する。操作部３５は、キーボードやマウスなどで構成され、各種操作を可能とする。
【００３３】
［認証サーバ］
認証サーバ４０は、制御部４１と、記憶部４２と、通信部４３と、表示部４４と、操作部４５などで構成される。
【００３４】
制御部４１は、ＣＰＵなどで構成される。記憶部４２は、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリ、ＨＤＤなどで構成され、タスクを実行するユーザやその上司を特定する認証情報データ等を格納するデータ記憶部４２ａと、認証機能等を実現するためのプログラムを格納するプログラム記憶部４２ｂとを備える。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶されたプログラムをＲＡＭに展開し、ＣＰＵで実行する。
【００３５】
通信部４３は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、ネットワーク上の各装置との通信を可能とする。表示部４４は、ＬＣＤなどで構成され、認証画面などを表示する。操作部４３は、キーボードやマウスなどで構成され、認証に関する各種操作を可能とする。
【００３６】
［クライアント］
クライアント５０は、制御部５１と、記憶部５２と、通信部５３と、表示部５４と、操作部５５などで構成される。
【００３７】
制御部５１は、ＣＰＵなどで構成される。記憶部５２は、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリ、ＨＤＤなどで構成され、データ記憶部５２ａとプログラム記憶部５２ｂを備える。データ記憶部５２ａは、ワークフローＵＩを格納するワークフローＵＩ記憶部、印刷ジョブを格納する印刷ジョブ記憶部などを備える。プログラム記憶部５２ｂは、ワークフロー管理サーバ３０が提供するＷｅｂサービスを利用可能にするＷｅｂクライアント機能、ワークフローＵＩを実現するワークフローＵＩ機能、文書ファイルをページ記述言語（ＰＤＬ：Page Description Language）で記述されたデータ、ＰＤＦ（Portable Document Format）データなどに変換して印刷ジョブを作成する印刷ジョブ作成機能等を実現するためのプログラムを格納する。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶された当該プログラムはＲＡＭに展開され、ＣＰＵで実行される。
【００３８】
通信部５３は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、ネットワーク上の各装置との通信を可能とする。表示部５４は、ＬＣＤなどで構成され、後述するワークフロー作成画面や手作業タスク登録画面、位置判定詳細画面、ワークフロー開始画面などを表示する。操作部５５は、キーボードやマウスなどで構成され、ワークフローの作成や手作業タスクの登録、ワークフローの開始指示などの操作を可能にする。
【００３９】
［携帯端末］
携帯端末６０は、制御部６１と、記憶部６２と、通信部６３と、表示部６４と、操作部６５と、位置特定部６６などで構成される。
【００４０】
制御部６１は、ＣＰＵなどで構成される。記憶部６２は、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリ、ＨＤＤなどで構成され、データ記憶部６２ａとプログラム記憶部６２ｂを備える。データ記憶部６２ａは、ワークフローＵＩなどを格納するデータ記憶部を備える。プログラム記憶部６２ｂは、ワークフローＵＩを実現するワークフローＵＩ機能、ワークフロー管理サーバ３０が提供するＷｅｂサービスを利用可能にするＷｅｂクライアント機能、ワークフロー管理サーバ３０が送信するメールを受信するメールクライアント機能、ワークフロー管理サーバ３０からの位置問い合わせに対して、自端末の位置情報を送信する位置応答機能等を実現するためのプログラムを格納する。そして、ＲＯＭやＨＤＤに記憶された当該プログラムはＲＡＭに展開され、ＣＰＵで実行される。
【００４１】
通信部６３は、無線ＬＡＮ機能を備えるＮＩＣやモデムなどで構成され、ワークフロー管理サーバ３０等との通信を可能とする。表示部６４は、ＬＣＤなどで構成され、後述する手作業タスク指示画面などを表示する。操作部６５は、タッチパネルなどで構成され、携帯端末６０の各種操作を可能にする。
【００４２】
位置特定部６６は、ＧＰＳ部とＲＦＩＤ部などで構成される。ＧＰＳ部は、複数のＧＰＳ衛星からの電波を受信してそれぞれとの距離を割り出すことにより、現在位置（緯度と経度、若しくは、緯度と経度と高度）を特定する。また、ＲＦＩＤ部は、電磁誘導又は電磁結合を利用して画像形成装置２０のＲＦＩＤ部と交信し、画像形成装置２０と携帯端末６０の位置関係を特定する。
【００４３】
なお、図１及び図２は、本実施例の一例であり適宜変更可能である。例えば、図１では、ワークフロー管理システム１０に認証サーバ４０を設けたが、認証サーバ４０は省略してもよいし、ワークフロー管理サーバ３０に認証機能を持たせてもよい。また、図２では、画像形成装置２０に位置特定部２９を設けたが、画像形成装置２０が固定されており、その位置が変化しない場合は位置特定部２９を省略してもよい。また、本実施例では、ワークフロー管理サーバ３０がワークフローを管理する構成とするが、クライアント５０にワークフローを管理する機能を持たせてもよい。
【００４４】
次に、上記構成のワークフロー管理システム１０の動作について、図３乃至図５のフローチャート図を参照して説明する。
【００４５】
まず、ワークフローを実行する前に、予めクライアント５０上でワークフローを作成する（Ｓ１００）。図６は、クライアント５０の表示部５４に表示されるワークフロー作成画面８０の一例である。このワークフロー作成画面８０では、予め定義されたアクションや条件をフローチャート状に並べて、ワークフローを作成することができる。各アクションや条件は、ダブルクリックなどで選択することにより、具体的な動作や条件を入力することができる。例えば、新規文書作成アクションの場合は、文書のテンプレートや作成した文書の保存先を選択することになる。
【００４６】
図６のワークフロー作成画面８０において、手作業アクションが選択された場合は、図７に示す手作業タスク登録画面８１を表示し、誰が、どこで、いつまでに、何をどのようにするか、タスクの完了はどのように行うかといったことをユーザに入力させる。手作業タスクとして登録する内容の一例を表１に示す。表１では、図６の発明等届出書ワークフローで登録する手作業タスクを例として挙げている。
【００４７】
【表１】
2012027791.tif 000003
【００４８】
また、図７の手作業タスク登録画面８１において、タスクの完了を位置で判断する場合は、詳細ボタンが押下されたら、図８のような位置判定詳細画面８２を表示する。この位置判定詳細画面８２では、タスクが完了したと判断するタイミングを、ユーザが指定位置に移動した時点、ユーザが指定位置に移動した後、その位置から離れた時点、次のタスクの位置に移動した時点のいずれかに設定することができる。
【００４９】
以上の手順でワークフローを作成した後、ワークフロー作成画面８０のＯＫボタンが押下されたら、図９に示すようなワークフロー開始画面８３を表示する。そして、ユーザがワークフローを選択すると、クライアント５０の制御部５１は、ワークフロー管理サーバ３０にワークフローデータを送信し、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１は、このワークフローデータをデータ記憶部３２ａに保存して、ワークフローの処理を実行する（Ｓ２００）。なお、ワークフローデータには、各タスクの詳細内容、タスクを実行する装置やユーザを特定する情報（後述する位置ＩＤなど）が含まれている。
【００５０】
次に、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１（ワークフロー管理プログラム）は、ワークフローの最初のタスクを特定し、そのタスクが手作業タスクであるかを判断し（Ｓ３００）、手作業タスクでない場合は、そのタスクを実行（例えば、作成した発明届出書を電子メールに添付してユーザの上司に送信）する（Ｓ８００）。
【００５１】
一方、手作業タスクの場合は、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１（ワークフロー管理プログラム）は、携帯端末６０の位置を特定する（Ｓ４００）。具体的には、手作業タスクを実行するユーザの携帯端末６０に現在位置を問い合わせ、携帯端末６０は、位置特定部６６を用いて現在位置を取得し、ワークフロー管理サーバ３０に通知する。
【００５２】
また、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１（ワークフロー管理プログラム）は、手作業タスクを実行する位置を特定する（Ｓ４００）。この位置の特定手順について、図４のフローチャート図を参照して具体的に説明する。なお、ワークフロー管理サーバ３０は、予め、ワークフローの処理に利用する装置や器具の位置やワークフローの処理を実行する人物の座席の位置を、位置ＩＤに対応付けて、表２に示す位置データとして位置データ記憶部に記憶しているものとする。位置データは、上述の通りあらかじめ記憶部に記憶しておいてもよく、また、人のように移動するものの場合は、携帯端末やＩＣカード等から随時取得した現在位置を位置データとしてもよい。
【００５３】
【表２】
2012027791.tif 000004
【００５４】
まず、ワークフローを参照して、手作業タスクを実行する場所が前のタスクを実行した装置（ここでは、印刷タスクで使用した画像形成装置２０）であるかを判断する（Ｓ４０１）。印刷タスクで使用した画像形成装置２０の場合は、その印刷タスクの設定内容から画像形成装置２０の位置ＩＤを取得し（Ｓ４０２）、位置データを参照して、取得した位置ＩＤに対応する位置を取得する（Ｓ４１３）。
【００５５】
Ｓ４０１で手作業タスクを実行する場所が印刷タスクで使用した画像形成装置２０でない場合は、ワークフローを参照して、手作業タスクを実行する場所がタスク実行者に一番近い装置（ここでは画像形成装置２０）であるかを判断する（Ｓ４０３）。タスク実行者に一番近い画像形成装置２０の場合は、携帯端末６０の現在位置から各画像形成装置２０までの距離を計算し（Ｓ４０４）、距離が短い順に画像形成装置２０の位置ＩＤを保存する（Ｓ４０５）。次に、その画像形成装置２０が処理中であるかを判断し（Ｓ４０６）、処理中であれば、Ｓ４０５に戻って次に距離が短い画像形成装置２０の位置ＩＤを保存する。そして、画像形成装置２０が処理中でなければ、位置データを参照して、保存した位置ＩＤに対応する位置を取得する（Ｓ４１３）。
【００５６】
Ｓ４０３で手作業タスクを実行する場所がタスク実行者に一番近い画像形成装置２０でない場合は、ワークフローを参照して、手作業タスクを実行する場所が上司の座席であるかを判断する（Ｓ４０７）。上司の座席の場合は、認証サーバ４０からタスク実行者の上司を取得し（Ｓ４０８）、その上司の位置ＩＤを取得した後（Ｓ４０９）、位置データを参照して、取得した位置ＩＤに対応する位置を取得する（Ｓ４１３）。
【００５７】
Ｓ４０７で手作業タスクを実行する場所が上司の座席でない場合は、ワークフローを参照して、手作業タスクを実行する場所が本人の座席であるかを判断する（Ｓ４１０）。本人の座席の場合は、タスク実行者の位置ＩＤを取得し（Ｓ４１１）、本人の座席でない場合は、予め選択された場所の位置ＩＤを取得する（Ｓ４１２）。そして、位置データを参照して、取得した位置ＩＤに対応する位置を取得する（Ｓ４１３）。
【００５８】
図３に戻って、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１（ワークフロー管理プログラム）は、手作業タスクを実行するユーザの携帯端末６０に、図１０に示すような手作業タスク指示画面８４を表示させる（Ｓ５００）。この画面はワークフロー管理サーバ３０からの指示を受け、携帯端末６０のアプリケーション（ワークフローＵＩ機能を実行するプログラム）が表示してもよいし、携帯端末６０がインターネット経由でワークフロー管理サーバ３０に接続されている場合は、ワークフロー管理サーバ３０が携帯端末６０にメールを送信して、メール中に指定されたＵＲＬ（Uniform Resource Locator）にアクセスすることで携帯端末６０のブラウザに表示する（すなわち、Ｗｅｂサービスを利用する）といった方式でも良い。
【００５９】
この手作業タスク指示画面８４には、手作業タスク登録画面８１で登録されたタスクの指示内容を表示すると共に、地図データ記憶部に予め記憶した地図（フロアの地図）にＳ４００で取得した位置を明示する。なお、位置の表示方法には、図１０に限定されず、図１１に示すように、携帯端末６０のカメラで写した現実空間の位置を特定して、位置に関する指示を重ね合わせて表示してもよい。また、手作業タスク指示画面は、オペレーションを行なう機器（例えば、画像形成装置２０等）に表示してもよい。また、上記説明では、ワークフロー管理サーバ３０が携帯端末６０の位置を特定し、地図上に携帯端末６０の位置と手作業タスクを実行する位置とを明示した地図情報を作成して携帯端末６０に通知する構成としているが、ワークフロー管理サーバ３０が地図上に手作業タスクを実行する位置を明示した地図情報を作成して携帯端末６０に通知し、携帯端末６０側で通知された地図情報に自端末の位置を明示して表示する構成としてもよい。
【００６０】
ユーザは、手作業タスク指示画面８４に従って手作業タスクを実行し、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１（ワークフロー管理プログラム）は、タスク状態を解析する（Ｓ６００）。この解析は、図７の手作業タスク登録画面８１において、タスク完了を位置で判断する、画像形成装置２０が判断する、ユーザが通知する、のいずれに設定されているかによって異なる。以下、図５のフローチャート図を参照して、タスク状態の解析処理を具体的に説明する。
【００６１】
まず、図７の手作業タスク登録画面８１において、タスク完了通知方法が「ユーザが通知する」に設定されているかを判断する（Ｓ６０１）。
【００６２】
「ユーザが通知する」に設定されている場合は、ワークフロー管理サーバ３０が携帯端末６０からタスク状態を受信したか（すなわち、ユーザが携帯端末６０の操作部６５の所定のボタン（タスク完了ボタンやキャンセルボタン、保留ボタンなど）を押下することによって、携帯端末６０の制御部６１がボタンに応じたタスク状態をワークフロー管理サーバ３０に通知したか）を判断し（Ｓ６０２）、受信した場合は、タスク状態を受信したタスク状態（例えば、完了や実行中、キャンセル、保留など）に設定し（Ｓ６０３）、受信しなかった場合は、タスク状態を実行中に設定する（Ｓ６０４）。
【００６３】
一方、「ユーザが通知する」に設定されていない場合は、タスク完了通知方法が「ＭＦＰが判断する」に設定されているかを判断する（Ｓ６０５）。
【００６４】
「ＭＦＰが判断する」に設定されている場合は、ワークフロー管理サーバ３０が画像形成装置２０から操作内容を受信したか（すなわち、ユーザが画像形成装置２０の操作部２５の所定のボタン（スタートキーなど）を押下することによって、画像形成装置２０の制御部２１がユーザＩＤや操作内容をワークフロー管理サーバ３０に通知したか）を判断し（Ｓ６０６）、受信した場合は、受信した操作内容がタスクと一致するかを判断する（Ｓ６０７）。そして、受信した操作内容がタスクと一致する場合は、タスク状態を完了に設定し（Ｓ６０８）、操作内容を受信しなかった場合又は受信した操作内容がタスクと一致しなかった場合は、タスク状態を実行中に設定する（Ｓ６０９）。
【００６５】
一方、「ＭＦＰが判断する」に設定されていない場合は、携帯端末６０の現在位置を特定する（Ｓ６１０）。具体的には、手作業タスクを実行するユーザの携帯端末６０に現在位置を問い合わせ、携帯端末６０は、位置特定部６５を用いて現在位置を取得し、ワークフロー管理サーバ３０に通知する。
【００６６】
そして、携帯端末６０の現在位置とＳ４００で取得したタスクの実行位置とを比較することによって、ユーザが指定位置に到達したかを判断する（Ｓ６１１）。ユーザが指定位置に到達したと判断した場合は、タスク状態を完了に設定し（Ｓ６１２）、ユーザが指定位置に到達していない場合は、タスク状態を実行中に設定する（Ｓ６１３）。
【００６７】
なお、ユーザが指定位置に移動した時点は、図１２に示すように、ユーザが指定位置を中心とする範囲内に移動した時点（（Ａ）参照）とすることができる。また、ここでは、ユーザが指定位置に移動した時点でタスクが完了したと判断しているが、タスクが完了したと判断するタイミングは、ユーザが指定位置に移動した後、その位置から離れた時点（（Ｂ）参照）や、次のタスクの位置に移動した時点（（Ｃ）参照）としてもよい。
【００６８】
再び、図３に戻って、ワークフロー管理サーバ３０の制御部３１（ワークフロー管理プログラム）は、Ｓ６００で解析したタスク状態に基づいて手作業タスクが終了したかを判断し（Ｓ７００）、手作業タスクが終了していない場合は、Ｓ６００に戻って同様の処理を繰り返す。手作業タスクが終了若しくはＳ８００で通常タスクを実行したら、ワークフローを参照して、次のタスクがあるかを判断し（Ｓ９００）、次のタスクがある場合は、Ｓ３００に戻って同様の処理を繰り返し、次のタスクがない場合は、一連の処理を終了する。
【００６９】
このように、ワークフロー管理サーバ３０は、次のタスクが手作業タスクの場合に、携帯端末６０に手作業タスク指示画面８５を表示させる制御を行うため、ユーザは確実に手作業タスクを実行することができる。また、ワークフロー管理サーバ３０は、携帯端末６０や画像形成装置２０から送信される情報や携帯端末６０の位置情報に基づいて手作業タスクの終了を自動的に判断するため、ワークフローを確実に管理することができる。
【００７０】
なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない限りにおいて、その構成や制御は適宜変更可能である。例えば、上記実施例では、画像形成装置２０で実行するタスクを含むワークフローについて説明したが、タスクを実行する装置は画像形成装置２０に限定されない。
【産業上の利用可能性】
【００７１】
本発明は、手作業タスクを実行するユーザが携帯する装置と、手作業タスクを含むワークフローを管理する装置とを含むシステムに利用可能である。
【符号の説明】
【００７２】
１０  ワークフロー管理システム
２０  画像形成装置
２１  制御部
２２  記憶部
２３  通信部
２４  表示部
２５  操作部
２６  描画処理部
２７  印刷部
２８  画像読取部
２９  ＧＰＳ／ＲＦＩＤ受信部
３０  ワークフロー管理サーバ
３１  制御部
３２  記憶部
３３  通信部
３４  表示部
３５  操作部
４０  認証サーバ
４１  制御部
４２  記憶部
４３  通信部
４４  表示部
４５  操作部
５０  クライアント
５１  制御部
５２  記憶部
５３  通信部
５４  表示部
５５  操作部
６０  携帯端末
６１  制御部
６２  記憶部
６３  通信部
６４  表示部
６５  操作部
６６  ＧＰＳ／ＲＦＩＤ受信部
７０  ネットワーク
７１  無線ＬＡＮ
７２  インターネット
８０  ワークフロー作成画面
８１  手作業タスク登録画面
８２  位置判定詳細画面
８３  ワークフロー開始画面
８４  手作業タスク指示画面
【図１】
2012027791.tif 000005
【図２】
2012027791.tif 000006
【図３】
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【図４】
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【図５】
2012027791.tif 000009
【図６】
2012027791.tif 000010
【図７】
2012027791.tif 000011
【図８】
2012027791.tif 000012
【図９】
2012027791.tif 000013
【図１０】
2012027791.tif 000014
【図１１】
2012027791.tif 000015
【図１２】
2012027791.tif 000016