(57)【要約】      （修正有）【課題】電子メールに添付されるファイルを共有するためのより好適な管理技術を提供する。【解決手段】電子メールを送受信するユーザ装置と、文書データの異なるバージョンを階層化して登録し提供するファイルサーバ装置とを含む文書データ共有システムにおいて、ユーザ装置が送受信する電子メールには、少なくとも該電子メールを一意に特定するための識別情報が含まれ、他の電子メールへの返信である場合には、返信識別情報が更に含まれ、ユーザ装置は、当該文書データが添付されていた電子メールについて返信識別情報を検査することにより、当該該電子メールに関連する過去の１以上の電子メールに対する識別情報のリストを作成し、該リストを含む登録要求をサーバ装置に送信し、サーバ装置は、ユーザ装置から受信した登録要求に含まれるリスト内の識別情報に基づいて、登録対象の文書データのバージョンを決定し対応する階層位置に該文書データを登録する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを送受信するユーザ装置と、文書データの異なるバージョンを階層化して登録しユーザ装置に提供するファイルサーバ装置とを含む文書データ共有システムであって、
前記ユーザ装置が送受信する電子メールには、少なくとも該電子メールを一意に特定するための識別情報が含まれ、他の電子メールへの返信である場合には、該他の電子メールに対する前記識別情報を指示する返信識別情報が更に含まれ、
前記ユーザ装置は、受信した電子メールに添付されていた文書データを前記サーバ装置に登録する場合、該文書データが添付されていた電子メールについて前記返信識別情報を検査することにより、該電子メールに関連する過去の１以上の電子メールに対する識別情報のリストを作成し、該リストを含む登録要求を前記サーバ装置に送信する送信手段を備え、
前記サーバ装置は、前記ユーザ装置から受信した登録要求に含まれる前記リスト内の識別情報に基づいて、該登録要求が示す登録対象の文書データのバージョンを決定し対応する階層位置に該文書データを登録する登録手段と、
を含むことを特徴とする文書データ共有システム。
【請求項２】
前記ファイルサーバ装置は、メールアドレスと該文書管理サーバにおけるログオンアカウントとを対応付けたテーブルを格納する記憶手段を更に備え、
前記登録要求は、該登録要求が示す登録対象の文書データが添付されていた電子メールの宛先として設定されていたメールアドレスのリストを更に含み、
前記登録手段は、前記登録要求に含まれるメールアドレスのリストと前記テーブルとに基づいて、該登録要求が示す文書データに対しアクセス可能なログオンアカウントを設定する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書データ共有システム。
【請求項３】
前記登録要求は、該登録要求が示す登録対象の文書データが添付されていた電子メールに対する前記識別情報をさらに含み、
前記登録手段は、前記登録対象の文書データを、該文書データが添付されていた電子メールに対する前記識別情報と関連付けて登録するよう構成されており、
前記登録手段は、前記登録要求に含まれる識別情報に関連付けられた文書データが既に登録されている場合、該登録要求に対する処理を中止することを特徴とする請求項１または２に記載の文書データ共有システム。
【請求項４】
前記識別情報および前記返信識別情報は、電子メールのヘッダ部に含まれることを特徴とする請求項１乃至３の何れか一項に記載の文書データ共有システム。
【請求項５】
前記ファイルサーバ装置は、登録された文書データを前記登録手段に決定されたバージョンの情報と共に前記ユーザ装置に提供することを特徴とする請求項１乃至４の何れか一項に記載の文書データ共有システム。
【請求項６】
前記登録手段は、前記ユーザ装置から受信した登録要求に含まれる前記リスト内の識別情報と、登録済みの文書データに関連付けられた識別情報との比較に基づいて、該登録要求が示す登録対象の文書データのバージョンを決定することを特徴とする請求項１乃至５の何れか一項に記載の文書データ共有システム。
【請求項７】
前記登録手段は、前記ユーザ装置から受信した登録要求に含まれる前記リスト内の識別情報の個数に基づいて、該登録要求が示す登録対象の文書データのバージョンを決定することを特徴とする請求項１乃至５の何れか一項に記載の文書データ共有システム。
【請求項８】
文書データの異なるバージョンを階層化して登録するファイルサーバ装置に対して、電子メールに添付された文書データの登録要求を行うユーザ装置であって、
前記ユーザ装置が送受信する電子メールには、少なくとも該電子メールを一意に特定するための識別情報が含まれ、他の電子メールへの返信である場合には、該他の電子メールに対する前記識別情報を指示する返信識別情報が更に含まれ、
前記ユーザ装置は、
文書データを前記サーバ装置に登録する場合、該文書データが添付されていた電子メールについて前記返信識別情報を検査することにより、該電子メールに関連する過去の１以上の電子メールに対する識別情報のリストを作成する作成手段と、
前記作成された識別情報のリストを含む登録要求を前記サーバ装置に送信する送信手段と、
を含み、
前記サーバ装置は、前記ユーザ装置から受信した登録要求に含まれる前記リスト内の識別情報に基づいて、該登録要求が示す登録対象の文書データのバージョンを決定し対応する階層位置に該文書データを登録するよう構成されている
ことを特徴とするユーザ装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データ、特に電子メールの添付ファイルを共有、管理する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、クライアント・サーバ型またはＷＷＷ（World Wide Web）ベースのアプリケーションで構成された各種の文書データ管理システムがある。これらの文書管理システムでは、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと呼ぶ）において、専用のクライアントアプリケーションやウェブブラウザを使用して電子文書（以下、文書データと記載する）を取り扱うことが一般的である。文書管理システムでは、フォルダと文書を階層構造で管理し、フォルダや文書に対してユーザごとに異なるアクセス権を付与する事で、文書共有にも利用されている。
【０００３】
一方、電子メール（以下、メールと記載する）は業務を行う上で必要不可欠な手段となっており、情報共有手段として広く普及している。また、電子メールに文書ファイルを添付することによってファイルの共有手段としても利用されている。また、ＷＷＷベースのメール送受信システム（以下、Ｗｅｂメールと記載する）も普及しており、メールクライアント・ソフトウェア（以降ではメーラーと呼ぶ）が使用できない環境でも、メールの送受信を行うことも可能である。
【０００４】
ところで、一般に、電子メールは、メールアドレス単位で個別に確保されたデータ格納領域に格納され管理されている。つまり、電子メールは、他のユーザとの共有は想定されておらず、あくまで各個人の保有データとしてアクセス権限が管理されている。そのため、メールを使用して文書の送受信が行われると、ある１つの文書の編集作業を共同で行う際に、更新履歴の管理が煩雑になる。また、メールの返信時に、宛先に追加されたユーザが過去のメールの添付ファイルを参照するためには、過去メールの再送が必要になる。
【０００５】
このような問題に対処することを目的として、メールの格納領域から互いに関連を持つメールおよび添付ファイルを抽出し、各メールと添付ファイルの集合を対応付けて格納する技術が提案されている（特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００６−３３０８９９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載の技術においては、格納領域にメールのシーケンスと添付ファイルのファイル集合が関連付けられてまとめて格納される。そのため、格納領域に保存された後のファイルの変更管理が煩雑になる恐れがある。また、格納領域として共有フォルダを用いた場合、格納されたメールや添付ファイルが、メールの送信者が意図しないユーザに参照されてしまう恐れがある。つまり、添付ファイルの変更履歴の管理（バージョン管理）やアクセス権限の設定を適切に行うことができないという問題点がある。
【０００８】
本発明は、以上の問題点に鑑みてなされたものであり、電子メールに添付される文書データを共有するためのより好適な管理技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述の１以上の問題点を解決するため、本発明の文書データ共有システムは以下の構成を有する。すなわち、電子メールを送受信するユーザ装置と、文書データの異なるバージョンを階層化して登録しユーザ装置に提供するファイルサーバ装置とを含む文書データ共有システムであって、前記ユーザ装置が送受信する電子メールには、少なくとも該電子メールを一意に特定するための識別情報が含まれ、他の電子メールへの返信である場合には、該他の電子メールに対する前記識別情報を指示する返信識別情報が更に含まれ、前記ユーザ装置は、受信した電子メールに添付されていた文書データを前記サーバ装置に登録する場合、該文書データが添付されていた電子メールについて前記返信識別情報を検査することにより、該電子メールに関連する過去の１以上の電子メールに対する識別情報のリストを作成し、該リストを含む登録要求を前記サーバ装置に送信する送信手段を備え、前記サーバ装置は、前記ユーザ装置から受信した登録要求に含まれる前記リスト内の識別情報に基づいて、該登録要求が示す登録対象の文書データのバージョンを決定し対応する階層位置に該文書データを登録する登録手段と、を含む。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、電子メールに添付される文書データを共有するためのより好適な管理技術を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】第１実施形態に係る文書データ共有システムの構成の一例を示す図である。
【図２】文書データ共有システムに設けられる情報処理装置の内部構成の一例を示す図である。
【図３】文書管理サーバおよびクライアントコンピュータ（ＰＣ）の機能構成の概略の一例を示すブロック図である。
【図４】文書管理サーバにおけるフォルダ階層構造および各フォルダのアクセス権の状態の一例を示す図である。
【図５】文書管理サーバにおけるユーザ情報テーブルの一例を示す図である。
【図６】メーラーにおける受信済み電子メールの一例を示す図である。
【図７】文書管理サーバで利用する各種のテーブルの例を示す図である。
【図８】文書データの登録要求として送信されるパラメータの一例を示す図である。
【図９】文書データの登録要求を送信する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１０】文書登録要求を受信した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１１】文書データやバージョンの参照・取得要求を受信した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１２】共有されている文書データの一覧表示の一例を示す図である。
【図１３】文書データのバージョン一覧表示の一例を示す図である。
【図１４】文書管理サーバおよびメールサーバの機能構成の概略の一例を示すブロック図である。
【図１５】文書データの登録要求を送信する際のメールサーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に、図面を参照して、この発明の好適な実施の形態を詳しく説明する。なお、以下の実施の形態はあくまで例示であり、本発明の範囲を限定する趣旨のものではない。
【００１３】
尚、以下の説明において、”文書データ”は１つ以上のファイルを管理するための単位であり、当該１つ以上のファイルに付随する情報を管理するためのオブジェクトを意味する。また、”バージョン”は、１つのファイルを管理するための単位であり、ファイルに付随する情報を管理するためのオブジェクトを意味する。すなわち、”文書データ”は１つ以上の”バージョン”によって構成される。
【００１４】
（第１実施形態）
本発明に係る文書データ共有システムの第１実施形態として、電子メールに添付される文書データを管理・共有するシステムを例に挙げて以下に説明する。
【００１５】
＜システム構成＞
図１は、文書データ共有システムの構成の一例を示す図である。文書データ共有システムは、クライアントコンピュータ（ＰＣ）１０１（ユーザ装置）、文書管理サーバ１０２（ファイルサーバ装置）、及びメールサーバ１０３を有している。ＰＣ１０１、文書管理サーバ１０２、及びメールサーバ１０３は、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１００を介して相互に接続されている。
【００１６】
ＰＣ１０１は、ユーザが使用するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等のクライアントコンピュータ機器である。
【００１７】
ＰＣ１０１には、電子メールを送受信するための一般的なメーラーと、Ｗｅｂサーバにアクセスするための一般的なブラウザがインストールされている。ＰＣ１０１は、メーラーを利用して、メールサーバ１０３に接続することで、電子メールの送受信を行う。また、メーラーは、送信前の電子メールの編集および受信済みの電子メールや添付ファイルの参照や管理を併せて行う。さらに、第１実施形態においては、メーラーは、受信された電子メールやその添付ファイルを管理・共有するように文書管理サーバ１０２に対して登録要求を送信する機能を有している。この、登録要求の機能についての詳細は後述する。
【００１８】
また、ＰＣ１０１は、ブラウザを利用して文書管理サーバ１０２に接続することで、文書管理サーバ１０２において管理・共有されているフォルダや文書データの閲覧、更新、削除などの処理を行うことができる。尚、第１実施形態では、ＰＣ１０１がＷｅｂブラウザを利用して文書管理サーバ１０２にアクセスする場合を例に挙げて説明するが、必ずしもＷｅｂブラウザを利用する必要はない。例えば、文書管理サーバ１０２専用のクライアントアプリケーションソフトウェアをＰＣ１０１にインストールし、このクライアントアプリケーションソフトウェアを利用して文書管理サーバ１０２にアクセスするようにしてもよい。
【００１９】
文書管理サーバ１０２は、各種の文書データを管理・共有するための装置である。以下では、ＰＣ１０１により受信された電子メールに添付された文書データを管理・共有する例について説明するが、他の文書データを併せて管理共有するように構成してもよい。
【００２０】
メールサーバ１０３は、ＰＣ１０１のメーラーからの要求に従ってメールの送受信処理を行うためのものである。尚、第１実施形態では、メールサーバ１０３を文書管理サーバ１０２とは別体の構成とした場合を例に挙げて説明するが、文書管理サーバ１０２とメールサーバ１０３とを同一の装置として構成しても良い。
【００２１】
なお、電子メールは、例えば電子メールのメッセージフォーマットの標準であるＲＦＣ２８２２に従って、各電子メールを一意に識別可能な識別情報（Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄ）が当該メールのヘッダ部に付与され配信される。そして、ある電子メールに対する返信である電子メールのヘッダ部には、当該返信の対象となる電子メールの識別情報を指示する返信識別情報（Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）が設定され配信される。これにより、メーラーは、関連する一連の受信メール（スレッドとも呼ばれる）を階層構造で管理・表示することが可能である。
【００２２】
図２は、文書管理サーバ１０２の内部構成の一例を示す図である。
【００２３】
中央演算装置（ＣＰＵ）２０１は、文書管理サーバ１０２の各部の演算・制御を司る。ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリとして機能する。また、ＲＡＭ２０２は、実行プログラムの記憶領域、当該実行プログラムの実行エリア、当該実行プログラムのデータエリアとして機能する。
【００２４】
リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）２０３は、ＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶している。ＲＯＭ２０３には、情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（ＯＳ）を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼働するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭとが記憶されている。また、ＲＯＭ２０３の代わりに、後述するＨＤＤ２０９を用いる場合もある。
【００２５】
ネットワークインターフェース（ＮＥＴＩＦ）２０４は、ネットワーク１００を介して外部装置とデータ転送を行うための制御や、自機のネットワーク１００への接続状況の診断等を行う。ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）２０５は、後述するＣＲＴ２０６の画面に表示させるための画像を展開し、その画像の表示の制御を行う。
【００２６】
表示装置（ＣＲＴ）２０６は、情報処理装置の稼働状態等を表示するディスプレイ等である。キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２０７は、後述するＫＢ２０８からの入力信号を制御するためのコントローラである。外部入力装置（ＫＢ）２０８は、利用者が行う操作を受け付けるための装置である。例えばキーボードやマウス等のポインティングデバイスがＫＢ２０８として用いられる。
【００２７】
ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０９は、各種処理部を実行するアプリケーションプログラムや各種データ等を保存する。外部入出力装置２１０は、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）等の磁気記録媒体や、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等の光記録媒体や、ＭＯ等の光磁気記録媒体等のリムーバブルディスク、メモリカード等の半導体記録媒体のデータを入出力するものである。例えば、外部入出力装置２１０は、前述したアプリケーションプログラム等を記録媒体から読み出すために用いられる。リムーバブル・メディア２１１は、ＦＤＤ２１０によって読み出されるデータを記憶する取り外し可能なデータ記録媒体である。リムーバブル・メディア２１１は、例えば磁気記録媒体（例えばフレキシブルディスク（ＦＤ））、光記録媒体（例えばＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記録媒体（例えばＭＯ）、半導体記録媒体（例えばメモリカード）である。
【００２８】
なお、図２においては、文書管理サーバ１０２は１つの情報処理装置から構成される例を示しているが、複数の情報処理装置を用いて構成してもよい。
【００２９】
図３は、ＰＣ１０１および文書管理サーバ１０２の機能構成の概略の一例を示すブロック図である。文書管理サーバ１０２は、各種の情報処理部および情報記憶部によって構成される。文書管理サーバ１０２は、キャビネット、フォルダ、文書データ及びバージョンを階層構造で管理するよう構成されている。ただし、当該構成は公知のものが利用可能であり、その詳細についての説明は省略する。そして、第１実施形態においては、文書管理サーバ１０２に、任意のキャビネット、フォルダ、文書、及びこれらの情報にアクセス可能なユーザ情報が予め登録されているものとする。情報処理部３０１〜３０６は、ＰＣ１０１からの要求に応じて処理を実行する。情報記憶部３１０〜３１４は、各情報処理部３０１〜３０６によって情報の読み出しや書き込みが実行される。
【００３０】
また、ＰＣ１０１において、情報処理部３２０〜３２１は、ユーザの操作やメーラーの機能に応じて指定された処理を実行する。情報記憶部３３０〜３３２は、文書登録要求送信部３２０やメールデータ解析部３２１によって情報の読み出しが実行される。メーラーやブラウザの基本的な処理部に関しては、説明を省略する。文書登録要求送信部３２０、メールデータ解析部３２１は、メーラーのプラグラムの一部として構成してもよいし、メーラーとは独立したプログラムであってもよい。
【００３１】
なお、以下の説明においては、メールデータ記憶部３３０、添付ファイル記憶部３３１には、受信した電子メールに対応するメールデータおよび添付ファイルが既に格納済みであるとする。また、宛先情報記憶部３３２には、文書管理サーバ１０２に対し文書データの登録要求を送信する際に必要となる情報（文書管理サーバの識別子、フォルダパス、認証情報など）が格納されているものとする。さらに、文書管理サーバ１０２の各情報記憶部３１０〜３１２には、文書管理サーバ１０２を構成するために必要な情報（ユーザ情報、フォルダ階層、文書）が予め格納されているものとする。
【００３２】
なお、図３に示す各情報処理部は、ＣＰＵ２０１がＨＤＤ２０９に格納されたプログラムを実行することにより実現され得る。各情報処理部および各情報記憶部の動作および機能についてはフローチャートを参照しながら後述する。
【００３３】
＜装置の動作＞
以下の説明では、図４のテーブル４０２に示される７人のユーザ間でやり取りされる電子メールに添付された文書データを文書管理サーバ１０２に登録し共有する例について説明する。特に、当該７人のユーザは、”ＺＺＺセンター”という部署において”ＸＸＸプロジェクト”に参加しているとする。
【００３４】
図４は、文書管理サーバ１０２におけるフォルダ階層構造およびフォルダのアクセス権の状態の一例を示す図である。”ＸＸＸプロジェクト”フォルダは、例えば、文書管理サーバ１０２の全ユーザに変更権が与えられているものとし、”企画レビュー”フォルダは、テーブル４０２に記載の７人のユーザに対して、変更権が与えられているものとする。すなわち、この７人は、”企画レビュー”フォルダ内の文書に対しては、読み出しと書き込みが可能である。特に、フォルダ階層４００の中の”企画レビュー”フォルダに、文書を登録するものとする。
【００３５】
図５は、テーブル４０２に示される７人のユーザに対する文書管理サーバ１０２におけるユーザ情報（ログオンアカウント）のデータの一例を示した図である。”ユーザＩＤ”、”ユーザ名”、”ログインＩＤ”、”パスワード”、”メールアドレス”などのデータが格納されているものとする。もちろん上述の構成とは異なるデータ構成であってもよいが、ログオンアカウントとメールアドレスとを関連付けたデータとすることが望ましい。
【００３６】
図６において、テーブル６００ａは、ＰＣ１０１のメーラーが受信済みの電子メールの一例を示した図である。また、テーブル６００ｂは、メール６０１、６０２、６０３のヘッダ部の一例を示した図である。なお、テーブル６００ａの”件名”の表示から理解されるように、これらの電子メールは同一のスレッドに属している。
【００３７】
メール６０１は、このメール階層の最上位のメールであり、”企画レビュー資料−２００９０９０１．ｐｐｔ”が添付されている。メール６０１の送信者や送信先となるメールアドレス、メールの識別情報であるＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄは、メールヘッダ情報６０４に示した通りである。
【００３８】
メール６０２は、メール６０１に対して返信されたメールであり、”企画レビュー資料−２００９０９０１−２．ｐｐｔ”が添付されている。メール６０２の送信者や送信先となるメールアドレス、メールの識別情報（Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄ）、どのメールの返信であるかを示す返信識別情報（Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）は、メールヘッダ情報６０５に示した通りである。
【００３９】
メール６０３は、メール６０２に対して返信されたメールであり、”企画レビュー資料−２００９０９０１−３．ｐｐｔ”が添付されている。メール６０３の送信者や送信先となるメールアドレス、メールの識別情報（Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄ）、どのメールの返信であるかを示す返信識別情報（Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）は、ヘッダ情報６０６に示した通りである。また、メール６０３のヘッダ情報６０６の宛先には、メール６０１および６０２の送信先のメールアドレスに対し、さらに１つのメールアドレスが追加されていることを示している。
【００４０】
＜文書データの登録要求処理＞
図９は、上述の３つの電子メールに添付された文書データを、文書管理サーバ１０２に登録するための登録要求の送信処理を示すフローチャートである。なお、以下の各ステップはＰＣ１０１により実行される。
【００４１】
ステップＳ９００では、例えば、ユーザによるメール６０１の添付ファイル”企画レビュー資料−２００９０９０１．ｐｐｔ”の選択をトリガとして、文書登録要求処理が開始される。文書登録要求処理が開始されると、メールデータ解析部３２１が、メールデータ記憶部３３０、添付ファイル記憶部３３１からメールデータと添付ファイルを読み出す。さらに、メールデータからメールヘッダ情報を分離し、ＲＡＭ２０２に展開する。
【００４２】
ステップＳ９０１では、メールデータ解析部３２１は、該メールの識別情報（Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄ）および返信識別情報（Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）を検査し、メール階層（スレッド）の最上位（最も過去）の電子メールまでのＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄを抽出する。そして、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリストを作成し、ＲＡＭ２０２に展開する。なお、メール６０１はメール階層の最上位に位置するためメール６０１に対しては空のリストが作成されることになる。
【００４３】
ステップＳ９０２では、文書登録要求送信部３２０は、宛先情報記憶部３３２から文書管理サーバ１０２の宛先情報を読み出し、ＲＡＭ２０２に展開する。さらに、文書登録要求送信部は、Ｓ９００でＲＡＭ２０２に展開された宛先情報、メールヘッダ、識別情報のリスト、および添付ファイルから送信データを作成し、ＲＡＭ２０２に展開する。
【００４４】
図８は、生成される送信データの例を示す図である。送信データ８００は、メール６０１の添付ファイル”企画レビュー資料−２００９０９０１．ｐｐｔ”が選択された場合のデータである。上述したようにメール６０１は最上位のメールであるため、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリストは空白である。送信データ８０１は、メール６０２の添付ファイル”企画レビュー資料−２００９０９０１−２．ｐｐｔ”が選択された場合のデータである。メール６０２の親メールであるメール６０１が最上位であるため、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリストには、メール６０１の識別情報のみ（つまり１個）が設定されている。送信データ８０２は、メール６０３の添付ファイル”企画レビュー資料−２００９０９０１−３．ｐｐｔ”が選択された場合のデータである。メール６０３の親メールであるメール６０２および６０１の識別情報（つまり２個）がＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリストに設定されている。
【００４５】
ステップＳ９０３では、文書登録要求送信部３２０は、Ｓ９０２で生成されＲＡＭ２０２に展開された送信データを、ネットワーク１００を介して、文書管理サーバ１０２に送信する。
【００４６】
＜文書データの登録要求の受付処理＞
図１０は、文書管理サーバが、文書登録要求を受信する処理を示すフローチャートである。なお、以下の各ステップは、例えばＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２０９に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００４７】
ステップＳ１０００では、文書登録要求受信部３０１が、ＰＣ１０１から送信された文書登録要求を受信する。そして、ステップＳ１００１では、文書登録要求受信部３０１が、文書登録要求から、宛先情報、メールヘッダ、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリストをＲＡＭ２０２に展開し、添付ファイルをＨＤＤ２０９の一時領域に格納する。さらに、ステップＳ１００２では、文書登録要求受信部３０１が、宛先情報から登録先フォルダ、認証情報、文書情報を抽出し、ＲＡＭ２０２に展開し、メール階層情報解析部３０２に処理を引き継ぐ。
【００４８】
ステップＳ１００３では、メール階層情報解析部３０２が、ＲＡＭ２０２から登録先フォルダと文書情報とを読み出す。そして、文書情報から抽出されるファイル名と類似のファイル名を有する文書データが登録先のフォルダに既に存在するか否か判定するためバージョン情報記憶部３１１を参照する。尚、ファイル名が類似するかどうかの判定は、様々な既存の技術が利用可能であるが、例えば、名称の前方から１０文字が合致するなどのルールを用いることができる。判定の結果、類似のファイル名を有する文書データが存在していなかった場合には、ステップＳ１００５に進み、類似のファイル名を有する文書データが存在していた場合には、ステップＳ１００４に進む。なお、ステップＳ１００５では、文書登録部３０４は、登録先フォルダに新規文書データを登録するために、文書／フォルダ情報記憶部３１０およびバージョン情報記憶部３１１に関連する文書情報、バージョン情報、添付ファイルの実体を格納する。
【００４９】
ステップＳ１００４では、メール階層情報解析部３０２は、同一のＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄに関連付けられたバージョンが存在する（登録されている）か否かを判定するために、バージョン情報記憶部３１１を参照する。判定の結果、同一のＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄを持つバージョンが存在していた場合には、Ｓ１００７に進み、文書登録要求受信部３０１は、文書登録の処理を中止し、文書登録不可のエラーメッセージをＰＣ１０１に送信する。一方、同一のＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄを持つバージョンが存在していなかった場合には、ステップＳ１００６に進む。
【００５０】
ステップＳ１００６では、メール階層情報解析部３０２は、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリスト中に含まれるＭｅｓｓａｇｅ−ｉｄに関連付けられたバージョンが存在する（登録されている）か否かを判定するために、バージョン情報記憶部３１１を参照する。判定の結果、１つも存在しなかった場合にはＳ１００９に進み、存在していた場合には、Ｓ１００８に進む。
【００５１】
ステップＳ１００８では、文書登録部３０４は、すでに存在している文書データのバージョンの次のバージョンとして、ファイル実体及びバージョン情報をバージョン情報記憶部３１１に格納し、ステップＳ１０１０に進む。一方、ステップＳ１００９では、文書登録部３０４は、最も古い（上位の）バージョンの文書データとして、当該文書データを追加し、ファイル実体およびバージョン情報をバージョン情報記憶部３１１に格納しステップＳ１０１０に進む。
【００５２】
ステップＳ１０１０では、文書登録部３０４は、ＲＡＭ２０２から読み出したメールヘッダから、送信先となるメールアドレスリストを取得し、バージョンの識別子とともに、メールアドレスリスト記憶部３１３に格納する。そして、ステップＳ１０１１では、文書登録部３０４は、追加したバージョンに対するメールアドレスリストと、既存の他のバージョンに対するメールアドレスリストを比較し、追加したバージョンのメールアドレスとの差異があるか否かを判定する。判定の結果、差異がなかった場合には、文書登録部３０４は、処理を終了し、文書登録要求受信部に処理を引き継ぐ。一方、差異があった場合には、ステップＳ１０１２において、新しいバージョンのメールアドレスリストには新規に追加されたメールアドレスを、古いバージョンのメールアドレスリストに追加して、メールアドレスリスト記憶部に格納する。
【００５３】
メール６０１、６０２、６０３に対して以上の文書登録処理が実行されると、文書データの登録テーブルが生成される。図７のテーブル７００ａおよび７００ｂは、文書識別子”Ｄ１１１１１１１”で識別される、３つのバージョンの文書データが登録されている場合の登録テーブルの例を示す図である。具体的には、互いに異なるバージョン識別子”Ｖ００００００１”、”Ｖ００００００２”、”Ｖ００００００３”が同一の文書識別子”Ｄ１１１１１１１”の文書データに対して付与される。すなわち、電子メールのスレッドの階層構造に合わせてそれぞれの添付ファイルを対応する階層位置に順次登録することにより、異なるバージョンを階層化して登録している。また、図７のテーブル７００ｃは、互いに異なる文書識別子”Ｄ１１１１１１１”および”Ｄ１１１１２３４”で識別される、２つの文書データが登録されている場合の登録テーブルの例を示す図である。
【００５４】
なお、上述の説明では、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリスト内の識別情報と、登録済みの文書データに関連付けられた識別情報との比較に基づいて、登録対象の文書データのバージョンを決定するよう説明した。しかし、より単純に、Ｍｅｓｓａｇｅ−ｉｄのリスト内の識別情報の個数に基づいてバージョンを決定するよう構成してもよい。
【００５５】
＜登録された文書データの参照・取得処理＞
図１１は、登録された文書データに対する参照・取得処理を示す図である。なお、以下の各ステップは、文書管理サーバにより実行され、例えばＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２０９に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。ここでは、ＰＣ１０１からブラウザを介して参照・取得要求がなされた場合の処理について説明する。
【００５６】
ステップＳ１１００では、文書管理サーバ１０２の文書／バージョン参照取得要求受信部３０３がＰＣ１０１のブラウザから文書／バージョン参照取得要求を受信し、文書／バージョンデータ送信部３０５に処理を引き継ぐ。
【００５７】
ステップＳ１１０１では、文書／バージョンデータ送信部３０５は、該ユーザの文書に対するアクセス権を判定するために、アクセス権判定部３０６に処理を引き継ぐ。さらにアクセス権判定部３０６は、アクセス権記憶部３１２およびユーザ情報記憶部３１５からアクセス権判定に必要な情報を取得し、ＲＡＭ２０２に展開する。アクセス権判定部３０６は該ユーザの情報および該文書の情報とＲＡＭ２０２から取得した、アクセス権情報を比較し、該ユーザが該文書に対してアクセスを有している場合には、Ｓ１１０２に処理を進める。一方、アクセス権を有していない場合には、文書／バージョンデータ送信部３０５に処理を引継ぎ、Ｓ１１０５に処理を進める。
【００５８】
ステップＳ１１０２では、アクセス権判定部３０６は、参照・取得対象のバージョンがメールアドレスリストを保持しているか否かを判定するために、バージョン識別子をキーにして、メールアドレスリスト記憶部３１３からメールアドレスリストを取得する。メールアドレスリストが取得できた場合には、メールアドレスリストをＲＡＭ２０２に展開して、ステップＳ１１０３に処理を進める。取得できなかった場合には、文書／バージョンデータ送信部３０５に処理を引継ぎ、Ｓ１１０４に処理を進める。
【００５９】
ステップＳ１１０３では、アクセス権判定部３０６は、該ユーザの識別子をキーにして、ユーザ情報記憶部３１５から該ユーザのメールアドレスを取得し、ＲＡＭ２０２に展開されたメールアドレスリストに該メールアドレスが含まれているか否かを判定する。判定の結果、含まれている場合にはＳ１１０４に進み、含まれていない場合にはＳ１１０５に進む。
【００６０】
ステップＳ１１０４では、文書／バージョンデータ送信部３０５は、該バージョンの文書データの実体および文書、バージョンに係る情報を、文書／フォルダ情報記憶部３１０およびバージョン情報記憶部３１１から取得して、ＰＣ１０１のブラウザに送信する。一方、ステップＳ１１０５では、文書／バージョンデータ送信部３０５は、取得不可のメッセージをＰＣ１０１のブラウザに送信する。
【００６１】
図１２および図１３は、ＰＣ１０１のブラウザに表示される文書一覧表示画面、バージョン一覧表示画面の例を示す図である。例えば、図１２のバージョン一覧ボタン１２０３がクリックされると、バージョン一覧表示画面１３００が表示される。図１３においては、互いに異なる３つバージョンの文書が表示され、ここでは、”名称”がそれぞれの文書の階層位置およびバージョンの情報をユーザに提供する。
【００６２】
例えば、文書一覧表示画面１２００において、文書一覧中のダウンロードボタンリンク１２０４をクリックすることで、最新バージョンのファイルが文書管理サーバ１０２から取得（ダウンロード）される。また、バージョン一覧画面表示画面においてダウンロードリンク１３０２をクリックすることで、指定のバージョンのファイルが文書管理サーバ１０２取得される。
【００６３】
以上説明したとおり第１実施形態によれば、ＰＣ１０１は、文書データを登録する場合、当該文書データが添付されていた電子メールに関連する電子メールの識別情報のリストを文書管理サーバ１０２に送信する。これにより、文書管理サーバ１０２は、当該識別情報のリストを利用して、登録要求のあった文書データのバージョンを決定し登録することが可能となる。
【００６４】
また、ＰＣ１０１は、登録要求のあった文書データが添付されていた電子メールの宛先として設定されていたメールアドレスのリストを文書管理サーバ１０２に送信する。これにより、文書管理サーバ１０２は、当該メールアドレスのリストを利用して、登録要求のあった文書データのアクセス権を設定することが可能となる。したがって、より効率的な文書データのバージョン管理が可能となると共に、より適切なセキュリティ管理を実現可能となる。
【００６５】
（第２実施形態）
第２実施形態では、Ｗｅｂメール機能を有しているメールサーバ１０３から文書登録要求が送信される例を説明する。とくに、１以上のユーザに対応付けられた代表メールアドレスを利用して当該１以上のユーザにメールを同報する”メーリングリスト”の機能を利用している状況について説明する。
【００６６】
図１４は、文書管理サーバ１０２およびメールサーバ１０３の機能構成を示すブロック図である。１以上のユーザと代表メールアドレス（メーリングリストのアドレス）との対応付けテーブルを記憶するメーリングリスト記憶部３３３が追加されている点が主に異なる。すなわち、メールサーバ１０３では、自身でメーリングリスト機能を有しているため、メーリングリストのアドレスが宛先として指定された場合であっても、メーリングリスト記憶部３３３を参照することにより最終的な宛先の特定が可能である。
【００６７】
図１５は、第２実施形態に係るメールサーバの文書登録要求送信処理のフローチャートである。なお、ステップＳ１５０４以降の処理及びＳ１５０１以前の処理は、第１実施形態と同様であるため説明を省略する。また、Ｗｅｂメールの基本的な機能に関しての説明も省略する。
【００６８】
ステップＳ１５０２では、文書登録要求送信部３２０は、メールヘッダの宛先としてメーリングリスト記憶部３３３に格納されているメーリングリストのアドレスが含まれているかを判定する。判定の結果、含まれていた場合はＳ１５０３進み、含まれていなかった場合はＳ１５０４に進む。
【００６９】
ステップＳ１５０３では、文書登録要求送信部３２０は、含まれていると判定されたメーリングリストのアドレスをキーにして、メーリングリスト記憶部３３３から該当する個人のメールアドレスを読出す。そして、宛先に含まれているメーリングリストのアドレスを１以上の個人のメールアドレスに変換して、ＲＡＭ２０２に展開する。次にＳ１５０４のステップに処理を進める。
【００７０】
以上のように、宛先として指定されたメーリングリストのアドレスを個人のメールアドレスに変換することにより、より好適に登録した文書データに対するアクセス制限を設定することが可能となる。
【００７１】
なお、上述の説明においては、メーリングリスト記憶部３３３がメールサーバ１０３内に配置される例について説明したが、メールサーバ１０３からアクセス可能な外部装置としてメーリングリスト記憶部を配置してもよい。
【００７２】
（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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