(57)【要約】      （修正有）【課題】複数のユーザーが共有する文書の更新通知の要否および通知先を文書の変更内容に応じて切り替える文書編集環境を実現する。【解決手段】複数のユーザーが共有する文書データに関わるデータ処理をする文書データ処理装置５は、文書データを編集するユーザーである現在の編集者によって当該文書データの更新が指示されたときに、予め複数のレベルに分類された更新の各レベルの態様を示すレベル設定情報２１０に基づいて、指示された更新のレベルを判定する判定部２０２と、複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知先を定めた通知設定情報を参照し、判定部によって判定されたレベルが通知をするべきレベルであった場合に、判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーに、指示された更新における文書データの変更箇所を含む変更内容を通知する通知部２０３と、を備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザーが共有する文書データに関わるデータ処理をする文書データ処理装置であって、
前記文書データを編集するユーザーである現在の編集者によって当該文書データの更新が指示されたときに、予め複数のレベルに分類された更新の各レベルの態様を示すレベル設定情報に基づいて、指示された更新のレベルを判定する判定部と、
前記複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知先を定めた通知設定情報を参照し、前記判定部によって判定されたレベルが通知をするべきレベルであった場合に、前記判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーに、指示された前記更新における文書データの変更箇所を含む変更内容を通知する通知部と、を備える
ことを特徴とする文書データ処理装置。
【請求項２】
前記通知部は、前記文書データの変更内容とともに前記現在の編集者を示す情報を通知する
請求項１記載の文書データ処理装置。
【請求項３】
前記通知部は、前記文書データの変更内容および前記現在の編集者を示す情報を電子メールによって通知する
請求項２記載の文書データ処理装置。
【請求項４】
前記文書データの更新の指示に従って当該文書データを変更する文書管理部と、
前記文書管理部によって前記文書データが更新されるごとに、前記文書データの変更内容および当該更新が指示された時点の編集者を示す変更履歴情報を記録する記録部と、をさらに備え、
前記通知部は、前記判定部によって判定されたレベルについて定められた通知先が前記現在の編集者が指示した更新と変更箇所が重複する更新を指示した以前の編集者である場合に、以前に記録された変更履歴情報を参照して、当該以前の編集者に該当するユーザーに対する通知を行う
請求項１ないし３のいずれかに記載の文書データ処理装置。
【請求項５】
前記記録部は、記録すべき変更が前記文書データにおける変更箇所への他の箇所からのデータ複写による変更である場合に、当該他の箇所を当該変更箇所の関連箇所として記録し、
前記通知部は、前記判定部によって判定されたレベルについて定められた通知先が前記現在の編集者が指示した更新と変更箇所または関連箇所が重複する更新を指示した以前の編集者である場合に、以前に記録された変更履歴情報を参照して、当該以前の編集者に該当するユーザーに対する通知を行う
請求項４記載の文書データ処理装置。
【請求項６】
前記現在の編集者によって指示された更新の変更箇所が以前に記録された変更履歴情報の示す関連箇所と重複する場合に、その旨を当該現在の編集者に対して知らせるための表示処理を行う表示部をさらに備える
請求項５記載の文書データ処理装置。
【請求項７】
通知設定情報は、前記複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知に対する回答の要否を定め、
前記通知部は、前記判定部によって判定されたレベルが通知に対する回答を必要とするレベルであった場合に、前記判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーへの通知に際して回答を依頼する
請求項１ないし６のいずれかに記載の文書データ処理装置。
【請求項８】
通知設定情報は、前記複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知に対する回答の要否を定め、
前記通知部は、前記判定部によって判定されたレベルが通知に対する回答を必要とするレベルであった場合に、前記判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーへの通知に際して回答を依頼し、
前記文書管理部は、前記通知部によって回答が依頼された場合、依頼先のユーザー全員から変更を承認する回答を受け取った後に文書データを変更する
請求項４ないし６のいずれかに記載の文書データ処理装置。
【請求項９】
複数のユーザーが共有する文書データの編集に関わるデータ処理をする文書データ処理システムであって、
前記文書データを編集するユーザーである現在の編集者による指示入力を受け付ける文書編集部と、
前記文書編集部を介して前記現在の編集者によって前記文書データの更新が指示されたときに、予め複数のレベルに分類された更新の各レベルの態様を示すレベル設定情報に基づいて、指示された更新のレベルを判定する判定部と、
前記複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知先を定めた通知設定情報を参照し、前記判定部によって判定されたレベルが通知をするべきレベルであった場合に、前記判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーに、指示された前記更新における文書データの変更箇所を含む変更内容を通知する通知部と、を備える
ことを特徴とする文書データ処理システム。
【請求項１０】
前記文書データの更新の指示に従って当該文書データを変更する文書管理部と、
前記文書管理部によって前記文書データが更新されるごとに、前記文書データの変更内容および当該更新が指示された時点の編集者を示す変更履歴情報を記録する記録部と、をさらに備え、
前記通知部は、前記判定部によって判定されたレベルについて定められた通知先が前記現在の編集者が指示した更新と変更箇所が重複する更新を指示した以前の編集者である場合に、以前に記録された変更履歴情報を参照して、当該以前の編集者に該当するユーザーに対する通知を行う
請求項９記載の文書データ処理システム。
【請求項１１】
前記現在の編集者によって指示された更新の変更箇所が以前に記録された変更履歴情報の示す関連箇所と重複する場合に、その旨を当該現在の編集者に対して知らせる画面の表示を前記文書編集部に要求する表示部をさらに備える
請求項１０記載の文書データ処理システム。
【請求項１２】
複数のユーザーが共有する文書データに関わるデータ処理をする文書データ処理装置において実行されるコンピュータプログラムであって、
前記文書データ処理装置が有するコンピュータを、
前記文書データを編集するユーザーである現在の編集者によって当該文書データの更新が指示されたときに、予め複数のレベルに分類された更新の各レベルの態様を示すレベル設定情報に基づいて、指示された更新のレベルを判定する判定部と、
前記複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知先を定めた通知設定情報を参照し、前記判定部によって判定されたレベルが通知をするべきレベルであった場合に、前記判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーに、指示された前記更新における文書データの変更箇所を含む変更内容を通知する通知部と、として動作させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のユーザーが共有する文書データの編集に関わるデータ処理をする装置、システムおよびデータ処理のためのコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークを利用して複数の情報機器のユーザーが文書を共有する情報システムにおいて、あるユーザーが文書を更新したときに、そのことを他のユーザーに自動的に通知する文書管理技術がある。この技術によれば、更新をしたユーザーが他のユーザーに連絡をしなくても、他のユーザーは文書が更新されたという事実を認識することができる。
【０００３】
特許文献１には、共有文書に対するアクセス（参照／更新）をした利用者を記憶し、更新の通知を更新以前に共有文書にアクセスした利用者のみに対して行うことが記載されている。同文献に記載されたデータ処理システムは、共有文書に対して第１の利用者が更新のアクセスを行った場合に、以前に当該共有文書にアクセスした第２の利用者に、第１の利用者による更新があった旨および更新内容をメールによって通知する。
【０００４】
また、特許文献２では、複数の作業者が共有文書を編集する共同作業を支援するシステムが提案されている。同文献に記載された共同作業支援システムは、作業者Ａが過去に編集した共有文書に作業者Ｂが新たに変更を加えた場合において、作業者Ａへ文書変更を通知する際に、作業者Ａによる編集履歴と作業者Ｂによる編集履歴との時間順に見た位置関係が隣接しているか離れているかをメッセージに明記する。この先行技術によれば、作業者Ａは作業者Ｂによる最新の編集が自己による編集の直後に行われたか否かを容易に認識することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平７−２３４８１０号公報
【特許文献２】特開平１１−３０６１７３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書が更新される都度に通知を行うと、文章の意味が変わるような重大な更新だけでなく、更新の内容がスペルミスの修正や文字配列の整形といった修正すべきことが自明であるような事項ばかりの軽微な更新も通知される。通知を受ける者が、自己にとってさほど重要でない通知に対して煩わしさを感じる状況は十分に予想される。重要でない通知が度重なると、通知がなおざりにされ、その後に重大な更新が通知されてもそれが見過ごされてしまうおそれが高まる。
【０００７】
本発明は、このような事情に鑑み、複数のユーザーが共有する文書の更新通知の要否および通知先を文書の変更内容に応じて切り替える、新規の文書編集環境を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成する装置は、複数のユーザーが共有する文書データに関わるデータ処理をする文書データ処理装置であって、前記文書データを編集するユーザーである現在の編集者によって当該文書データの更新が指示されたときに、予め複数のレベルに分類された更新の各レベルの態様を示すレベル設定情報に基づいて、指示された更新のレベルを判定する判定部と、前記複数のレベルごとに通知の要否および通知をする場合の通知先を定めた通知設定情報を参照し、前記判定部によって判定されたレベルが通知をするべきレベルであった場合に、前記判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーに、指示された前記更新における文書データの変更箇所を含む変更内容を通知する通知部と、を備える。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、一つの文書を複数のユーザーが随時に編集する場合に、あるユーザーが予め定められた態様の更新を指示したときのみ、他のユーザーに更新の内容が通知されるので、各ユーザーが通知に対処する負担が軽減される。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態に係る情報システムのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図２】文書データ処理装置としてのＭＦＰの機能構成を示す図である。
【図３】変更レベルテーブルのデータ構成を示す図である。
【図４】文書データ処理装置の基本動作の処理の流れを示す図である。
【図５】現在の編集者に対する通知が行われる編集の一例を示す図である。
【図６】現在の編集者に対して表示される確認画面の一を示す図である。
【図７】以前の編集者に対する通知が行われる編集の一例を示す図である。
【図８】更新を通知するメールの例を示す図である。
【図９】文書データ処理装置として機能するＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。
【図１０】文書編集装置として機能するパーソナルコンピュータのハードウェア構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
本発明の実施形態に係る情報システムのハードウェア構成の一例が図１に示される。例示の情報システムは、例えば企業のオフィスに設置されたＬＡＮ(Local Area Network)７と、ＬＡＮ７に接続された複数の情報機器とを有する。ＬＡＮ７は有線ネットワーク、無線ネットワーク、および有線と無線とが混在するネットワークのいずれでもよい。複数の情報機器には、据置き型または可搬型のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣということがある）２，３，４とＭＦＰ（Multifunction Peripheral）５とが含まれる。ＰＣ２〜４は、通常はそれぞれに定まった個別のユーザーによって使用される。例示ではＬＡＮ７上のＰＣは３台であるが、ＰＣの台数は１以上であればよい。ＭＦＰ５は複合機とも呼ばれるビジネスユースの画像形成装置であり、ＰＣ２〜４のユーザーを含む複数のユーザーによって共用される。ＭＦＰ５は、コピー、ネットワークプリンティング、イメージ入力（スキャニング）、ファクシミリ通信、電子メール送受信、文書ファイルの保存などの多数の機能を有しており、ＰＣ２〜４からのアクセスおよびＭＦＰ５に備わる操作パネル５０による操作に応じて動作する。
【００１２】
ＭＦＰ５はネットワーク上の共有の記憶領域として使用されるボックス６０を有している。ボックス６０は、ＭＦＰ５に内蔵されたストレージの記憶領域の一部である。このボックス６０に、ＰＣ２〜４または他の機器において作成された文書ファイルが共有文書９として格納される。共有文書９は、ＰＣ２〜４のユーザーによって閲覧されたり編集されたりする。
【００１３】
本実施形態において、ＭＦＰ５には、ＰＣ２〜４による共有文書９の編集を支援する文書データ処理装置としてＭＦＰ５を動作させる図示しないソフトウェアが備えられている。このソフトウェアは、ＰＣ２〜４にインストールされた文書編集用のアプリケーションが共有文書９の内容変更の保存（すなわち、共有文書９の更新）を要求しときに、必要に応じて所定のユーザーに更新のあったことを自動的に通知する。通知が必要か否かは、文書の変更内容が予め定められた複数のレベルのいずれに該当するかによって決まる。通知に際して、文書変更の承認を求める確認依頼の行われる場合がある。この場合には、変更を承認する回答を待って共有文書９が更新される。
【００１４】
以下、情報機器５（ＭＦＰ）の文書データ処理装置としての動作をさらに詳しく説明する。
【００１５】
図２は文書データ処理装置としてのＭＦＰ５の機能構成を示す。ＭＦＰ５は、文書管理部２０１、判定部２０２、通知部２０３、記録部２０４、および表示部２０５を有している。これら要素は、ＭＦＰ５の制御を受け持つ制御回路が有するＣＰＵ（central processing unit）が所定のコンピュータプログラムを実行することによって実現される機能要素である。
【００１６】
文書管理部２０１は、文書編集部３０１からの変更保存要求を受けて共有文書９の文書データ（実体データ）を更新する。文書編集部３０１はＰＣ２〜４にそれぞれインストールされるアプリケーションによって実現される機能要素であり、ＭＦＰ５の上記機能要素とともに文書データ処理システム１を構成する。変更保存が要求される以前に、文書編集部３０１から文書管理部２０１に共有文書９へのアクセスが要求され、ボックス６０から読み出された共有文書９の文書データが文書編集部３０１へ転送される。文書編集部３０１が起動しているＰＣ２〜４のいずれか（例えば、ＰＣ２）において、共有文書９の内容が表示され、共有文書９を編集するためのユーザーインタフェースが文書編集部３０１によってＰＣ２のユーザーに提供される。ＰＣ２のユーザーが共有文書９について、文字の挿入・削除・置換、フォントや行間といった書式の変更、および図や表の挿入・削除・置換を含む各種の編集を行い、編集後の共有文書９の保存（すなわち、共有文書９の更新）を文書編集部３０１に指示する。そうすると、文書編集部３０１が編集された文書データを文書管理部２０１に伝え、その保存を要求する。文書管理部２０１は、後述のように他のユーザーが変更を承認しない場合を除いて、文書データの変更をボックス６０内の共有文書９に反映させる。
【００１７】
判定部２０２は、文書管理部２０１が変更保存要求を受けたとき、すなわち現時点で共有文書９を編集しているユーザー（以下、「現在の編集者」という）によって共有文書９の更新が指示されたときに、指示された更新のレベルを判定する。レベルの判定は、現在の編集者以外のユーザーに更新を通知するかどうかを場合分けするために作成された変更レベルテーブル２１０に基づいて行われる。変更レベルテーブル２１０は、想定される様々な更新を複数のレベルに分類した各レベルの更新の態様を示すレベル設定情報と、通知をする場合の通知先を定めた通知設定情報とを含む。詳細は後述する。
【００１８】
通知部２０３は、変更レベルテーブル２１０に含まれる通知設定情報を参照し、判定部２０２によって判定されたレベルが通知をするべきレベルであった場合に、判定されたレベルにおける通知先として定められたユーザーに文書データの変更内容を通知する。本実施形態において、更新の通知は電子メールによって行われる。通知部２０３は、予め登録されているユーザーのメールアドレスを示す宛先情報２３０を参照して、所定のユーザー宛の電子メールをメールサーバ４０１に送信する。メールサーバ４０１は、ＭＦＰ５またはＬＡＮ７上の他の機器に設けることができる。通信事業者が提供するメールサービスをメールサーバ４０１として利用してもよい。
【００１９】
記録部２０４は、文書管理部２０１によって共有文書９が更新されるごとに、編集の経過のバックトレースを可能とするために、履歴テーブル２２０に追加する形で最新の変更履歴情報２２１を記録する。追加される変更履歴情報２２１は、記録の項目として「編集者」「変更内容」および「関連箇所」を有する。項目「編集者」には更新を指示した現在の編集者を示すデータが格納される。項目「変更内容」には、共有文書９の文書データにおける変更箇所を例えば段落単位で特定するデータおよび変更後の文書の状態を含む変更の詳細を示すデータが格納される。また、項目「関連箇所」には、変更箇所に関連する箇所が格納される。例えば、記録すべき変更が文書データにおける変更箇所への他の箇所からのデータ複写による変更（いわゆるコピー＆ペースト）である場合において、コピー元である当該他の箇所が関連箇所に該当する。他にも、編集者が変更箇所を表示するウィンドウとは別のウィンドウを開いて表示させた箇所（参照元）、カット＆ペーストにおいてカットされたデータが元あった箇所（カット元）が関連箇所として記録される。
【００２０】
そして、残りの一つの要素である表示部２０５は、現在の編集者によって指示された更新の変更箇所が以前に記録された変更履歴情報２２１の示す関連箇所と重複する場合に、その旨を現在の編集者に対して知らせるための表示を文書編集部３０１に要求する。表示部２０５からの要求を受けて、文書編集部３０１は所定の画面をディスプレイに表示させる。例えば、関連箇所についても変更する必要がないかどうかを問う確認画面を表示させる。
【００２１】
図３は変更レベルテーブル２１０のデータ構成を示す。変更レベルテーブル２１０は、
レベル設定情報２１１、通知設定情報２１２、および変更の反映についての設定情報２１３によって構成される。例示では更新について四段階のレベル分けがなされている。更新を通知するかどうかを決める上での重要度が最も低いレベルがレベル「１」であり、最も高いレベルがレベル「４」である。
【００２２】
レベル「１」に該当する更新は、自明な誤記の訂正、文体や書式の修正といった文章の意味が変わらないような文書データの部分的変更である。製品化されている典型的なワードプロセッシング用のアプリケーションがもつ文書校正機能によって抽出されるような語句のゆらぎや表記の不統一といった不具合を修正する編集もレベル「１」に該当する。レベル「１」については、通知が不要と定められている。ＰＣ２〜４での編集によるレベル「１」の文書データの変更をボックス６０内の共有文書９に反映させるかどうかについては、「反映させる」と定められている。
【００２３】
レベル「２」に該当する更新は、共有文書９における以前に編集された部分のうちの今回の編集部分の割合が閾値（例えば５０％）よりも小さく、かつ文章の意味がほとんど変わらないような文書データの部分的変更である。ある語句を同義語または類似語に置換する編集はレベル「２」に該当する。ここで、以前の編集には、共有文書９を初めてボックス６０に格納する新規作成が含まれる。新規作成の場合、変更履歴情報２２１を記録するとき、変更箇所は文書データの全体とされ、現在の編集者は格納を指示したユーザー（便宜的に作成者という）とされる。
【００２４】
レベル「２」については、通知が必要と定められ、通知先として「今回の編集部分を含む箇所を以前の最後に編集した者」が定められている。今回の編集部分が新規作成後に初めての編集された部分である場合には、上記の作成者が以前の最後に編集した者に該当する。通知の内容について、項目として「変更した者（現在の編集者）」と「変更内容」とが定められている。そして、変更を反映させるかどうかについては「反映させる」と定められている。
【００２５】
レベル「３」に該当する更新は、以前に編集された部分のうちの今回の編集部分の割合が閾値（例えば５０％）よりも大きいか、または文章の意味が大きく変わるような文書データの部分的変更である。否定語の付加または削除のように否定と肯定とを入れ替える編集はレベル「３」に該当する。
【００２６】
レベル「３」については、通知が必要と定められ、通知先としてレベル「２」と同様に「今回の編集部分を含む箇所を以前の最後に編集した者」が定められている。通知の内容については、項目として「変更した者（現在の編集者）」、「変更内容」および「変更確認依頼」が定められている。そして、変更を反映させるかどうかについては「反映させるが、変更確認依頼に対して変更を拒否する回答があった場合には反映を取り消す」と定められている。
【００２７】
レベル「４」に該当する更新は、段落や図表の挿入・削除・入れ替えといった文書の構成が変わるような文書データの部分変更である。今回の編集部分を含む箇所（本例では段落）が過去に複数のユーザーによって２回以上編集されている場合もレベル「４」に該当する。
【００２８】
レベル「４」については、通知が必要と定められ、通知先として「今回の編集に関連する編集を以前にした者」が定められている。通知の内容については、レベル「３」と同様に項目として「文書データが変更された旨」、「変更内容」および「変更確認依頼」が定められている。そして、変更を反映させるかどうかについては「通知をした編集者全員が承認すれば反映させる」と定められている。
【００２９】
図４は文書データ処理装置の基本動作の処理の流れを示す。
【００３０】
現在の編集者（編集者Ａとする）が文書データの更新を指示すると、文書管理部２０１に変更保存要求が入力される（Ｓ１１）。文書管理部２０１は、変更保存要求に付随する編集後の文書データを判定部２０２に伝える。判定部２０２は、まず、変更履歴テーブル２２０を参照して、現在の編集者がした編集（今回の編集という）における変更箇所の内容が以前に他の１以上の編集者（編集者Ｂとする）によって変更されているかどうかをチェックする（Ｓ１２）。現在の編集者Ａ以外に今回の変更箇所のデータを変更した編集者がいなければ（Ｓ１２でＮＯ）、更新を誰にも通知しないまま、処理の流れはステップＳ１５へ進む。ステップＳ１５では、今回の編集による文書データの変更をボックス６０内の共有文書９に反映させるデータ処理（更新）が文書管理部２０１によって実行される。
【００３１】
一方、今回の編集における変更箇所の内容が以前に編集者Ｂによって変更されている場合（Ｓ１２でＹＥＳ)、判定部２０２は編集者Ｂによる最終の編集が行われたときの文書データの状態と今回の編集後の状態との差分を調べ（Ｓ１３）、今回の編集の内容で決まる更新のレベルを判定する（Ｓ１４）。判定に際して判定部２０２は、否定と肯定との入れ替えかどうか、置換された語句が元の語句の同義語か類似語かどうかといった解析をする必要がある場合に、図示しない辞書データベースを参照する。
【００３２】
更新のレベルがレベル「１」である場合、上述のとおり通知が不要と定められているので、処理の流れは直ちにステップＳ１５へ進み、判定結果を受けた文書管理部２０１がボックス６０内の共有文書９を更新する。
【００３３】
更新のレベルがレベル「２」である場合、通知部２０３は編集者Ｂのうちの今回の変更箇所を最後に編集したユーザーに対して、現在の編集者Ａの名前と変更内容とを通知する（Ｓ１６）。そして、文書管理部２０１がボックス６０内の共有文書９を更新する（Ｓ１５）。
【００３４】
更新のレベルがレベル「３」である場合、通知部２０３はレベル「２」の場合と同様の通知先に該当するユーザーに対して、現在の編集者Ａの名前、変更内容、および変更内容について確認を依頼するメッセージを通知する（Ｓ１７）。通知には、通知を受けたユーザーが確認依頼に対して簡便に回答することができるようにする手段が適用される。例えば、回答用のチェックボックスを有したウェブページに誘導するタグを通知メールに配置しておいたり、ＨＴＭＬ(Hyper Text Markup Language)メールにおいてクリック操作に応答して自動返信するボタンを拒否表明（更新を承認しない）のために設けたりすることができる。
【００３５】
レベル「３」については、回答を待たずに変更を反映させることがレベル設定テーブル２１０で定められているので、通知後または通知と並行して文書管理部２０１がボックス６０内の共有文書９を更新する（Ｓ１５）。ただし、更新後に変更を拒否する回答が届くと、更新が取り消され、共有文書９の文書データは更新前の状態に戻される。更新の取り消されたことは現在の編集者に通知される。
【００３６】
更新のレベルがレベル「４」である場合、今回の編集の変更箇所に関わった以前の編集者および当該変更箇所に対応づけられている関連箇所に関わった以前の編集者の総称である“関係する編集者”の全員に対して、通知が行われる（Ｓ１８）。通知内容は、現在の編集者Ａの名前、変更内容、および変更内容について確認を依頼するメッセージを含む。通知には、レベル「３」の場合と同様に確認依頼に対する回答を手軽にする手段が適用される。レベル「４」については、通知をした以前の編集者からの回答を待つことがレベル設定テーブル２１０で定められているので、文書管理部２０１はボックス６０内の共有文書９の更新を保留する（Ｓ１５）。
【００３７】
保留された更新は、その後に全ての通知先からの承認の回答があったときに実行される。通知先の編集者は例えばメーラー４０２（図２参照）を用いて確認依頼に対して回答する。文書管理部２０１は確認を依頼した編集者の全員から回答が届くのを待ち、全員が承認した場合に保留中の更新を完了させる。回答の中に承認しない旨の拒否回答があれば、文書管理部２０１は更新を中止する。中止は現在の編集者Ａおよび確認を依頼した以前の編集者の全員に通知される。
【００３８】
なお、更新が保留されている期間において、変更箇所がロックされ、変更部分についての編集が一時的に禁止される。
【００３９】
本実施形態によれば、更新のレベルがレベル「３」または「４」であって、通知を受けた以前の編集者の誰かが更新を拒否した場合に、更新の取消しまたは中止が他の編集者に通知される。この通知が共有文書９をどのように編集するべきかの調整を始めるきっかけとなる。通知を受けた編集者は誰と調整すればよいのか、どの箇所について調整すればよいかを知ることができる。これにより、文書データ処理システムのユーザーは、共有文書９の編集に際して他のユーザーとのコミュニケーションを円滑に行うことができる。
【００４０】
図５は現在の編集者に対する通知が行われる編集の一例を示す。ここで例示される共有文書９の文書データは、３以上の章を有したテキストを主体とするデータである。
【００４１】
図５（Ａ）のように、ある時点で編集者Ｘが第二章の“この章では最初に”という文字列を第３章にコピー＆ペーストし、それによる第三章の変更が共有文書９に反映されたとする。すなわち、共有文書９が更新されたとする。このとき記録される変更履歴情報２２１において、項目「変更箇所」に第三章の該当箇所を示すデータ（例えば改行で区分される段落の番号）が格納されるとともに、項目「関連箇所」にコピー＆ペーストのコピー元である第二章の該当箇所を示すデータが格納される。なお、変更箇所を段落より細かい単位（例えば行）で管理する場合はその単位で該当箇所を示すデータが格納される。
【００４２】
図５（Ａ）のような編集が行われた後の時点で、図５（Ｂ）のように編集者Ｙが第三章の元は“この章では最初に”であった文字列を“まず、この章では”に変更し、この変更の保存を指示したとする。そうすると、今回の変更された箇所には以前に記録された変更履歴情報２２１において関連箇所が対応づけられているので、その旨を現在の編集者Ｙに知らせる確認画面の表示が表示部２０５から文書編集部３０１へ要求される。
【００４３】
現在の編集者Ｙが使用しているＰＣにおける文書編集部３０１は、表示部２０５からの要求を受けたとき、図６に例示される確認画面Ｗ１をディスプレイにポップアップ表示させる。確認画面Ｗ１は以前から表示されている編集操作画面に重ねて表示される。現在の編集者Ｙは、確認画面Ｗ１によって関連の状況を知り、関連箇所である第二章についての変更の要否を判断することができる。
【００４４】
図７は以前の編集者に対する通知が行われる編集の一例を示す。図７（Ａ）は上述の図５（Ａ)と同じ状況を示している。
【００４５】
図７（Ａ）のように編集者Ｘによるコピー＆ペーストが行われた後の時点で、図７（Ｂ)のように編集者Ｚが第二章の元は“この章では最初に”であった文字列を“この章では”に変更し、この変更の保存を指示したとする。この場合、今回の変更された箇所は以前に記録された変更履歴情報２２１において関連箇所とされているので、当該変更履歴情報２２１に記録された編集者Ｘは、今回の編集に関連する編集者に該当する。ここで、現在の編集者Ｚによる変更がレベル「４」に該当したとする。例えば、今回の変更箇所が以前に複数回変更されている場合、更新のレベルはレベル「４」である。そうすと、今回の変更箇所（第二章の段落）についてはコピー元としただけで内容を変更していない以前の編集者Ｘに対して、関連する編集者の一人であることから、今回の変更内容が通知される。
【００４６】
図８は更新を通知するメールの例を示す。例示の通知メールＭ１は、確認を依頼するメッセージ９２、図７（Ｂ)の状況における編集者Ｘに対する通知事項９３、および回答用の一対のボタン９５，９６を有したＨＴＭＬメールである。
【００４７】
ボタン９５，９６は、通知メールＭ１の文面が表示された状態で押されたときに、それぞれに対応する回答を自動的に文書管理部２０１に送る機能を有している。ボタン９５は変更内容を確認した旨を文書管理部２０１に伝える手段であり、ボタン９６は通知された変更を承認しない旨を文書管理部２０１に伝える手段である。編集者Ｘがボタン９５を押すことは通知された変更を承認したことを意味する。
【００４８】
以上のように複数のユーザーにアクセスされる共有文書９の更新を自動的に所定のユーザーに通知することにより、共有文書９を編集するユーザーが他のユーザーに文書の更新を連絡する手間が低減される。
【００４９】
文書データ処理装置として機能するＭＦＰ５のハードウェア構成の一例が図９に示される。
【００５０】
ＭＦＰを直接に操作するための操作パネル５０はタッチパネル５０１を有する。タッチパネル５０１は、操作画面や文書データを表示するディスプレイ５０２とその表示面に密着する透光性のタッチ入力デバイス５０３とを備える。タッチパネル５０１の前面は表示面とタッチ操作面とを兼ねる。操作パネル５０にはタッチパネル５０１の他に、図示しないテンキーを含む固定キーが配置される。生体認証のためのセンサーを操作パネル５０に配置することもできる。
【００５１】
ＭＦＰの全体の制御を受け持つ制御回路５１は、制御プログラムを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）５１２、制御プログラムや文書データ処理用アプリケーションを実行するコンピュータとしてのＣＰＵ（central processing unit）５１３、およびプログラム実行のワークエリアとされるＲＡＭ（Random Access Memory）５１５を有する。
【００５２】
ＡＤＦ(Auto Document Feeder)５２は、原稿台を有しており、コピー、イメージ入力、またはファクシミリ送信において、原稿台にセットされた原稿シートをイメージスキャナ５３の読取り位置へ搬送する。イメージスキャナ５３は、読取り位置にセットされた原稿シートに記録されている画像情報を光学的に読み取る。プリンタコントローラ５４は、プリントのための種々の制御処理を担う。プリンタコントローラ５４に備わる図示しないＲＩＰ(Raster Image Processor)回路は、外部機器から受信したＰＤＬ(Page Description Language)データを解析し、プリント対象データをビットマップ用メモリ上に展開する。プリンタエンジン５５は、多段形式の用紙ストッカ５６から供給される用紙の片面または両面にモノクロまたはカラーの画像を印刷する。フィニッシャー５７は、印刷後の用紙を二つ折りにしたりステープルで綴じたりする仕上げ加工に用いられる。ネットワークインタフェース５８はＭＦＰ５をＬＡＮ７に接続し、ＭＦＰと外部との通信を可能にする。ストレージ５９はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）のような大容量記憶デバイスである。ストレージ５９には、辞書データベース２０および各種ドキュメントのファイルを保存するメモリ領域（ボックス）６０が設けられる。
【００５３】
ＭＦＰ５と連携する文書編集装置として機能するＰＣ２〜４は、図１０に示す一般的なパーソナルコンピュータの構成と同様のハードウェア構成を有するものでよい。パーソナルコンピュータは、各種プログラムを実行するＣＰＵ４１、制御プログラムを記憶するＲＯＭ４２、プログラム実行のワークエリアとして用いられるＲＡＭ４３、およびストレージとしてのハードディスクドライブ４４を有する。リムーバブルメディアにアクセスするためのリムーバブルメディアドライブ２５およびネットワーク接続のための通信インタフェース４６もパーソナルコンピュータの構成要素である。また、パーソナルコンピュータは、ヒューマンインタフェースデバイスとしてのディスプレイ４７、キーボード４８およびマウス４９を含む。
【００５４】
以上の実施形態によれば、変更箇所だけでなくコピー＆ペーストのコピー元や編集に際して参照された箇所も関連箇所として記録され、関連箇所に関係する編集者に対しても更新が通知される。これにより、各ユーザーは自己が編集した部分とは別の部分の変更によって文書全体における整合性に問題が生じた場合に、それを知ることができる。
【００５５】
重大な変更については、以前の編集者が変更に異議を投じることができるので、以前の編集者の意図しない変更によって共有文書９の内容に誤りが生じるのを防ぐことができる。
【００５６】
上述の実施形態において、変更レベルテーブル２１０のレベル数や各レベルについての設定を適宜変更することができる。例えば、レベル「３」について、変更が要求されると直ちに更新を実行する代わりに、要求に呼応して変更確認を依頼してから一定期間が経過するのを待って回答がなければ更新を実行するようにしてもよい。
【符号の説明】
【００５７】
５    ＭＦＰ（文書データ処理装置）
９  共有文書（文書データ）
２１０    変更レベルテーブル
２１１    レベル設定情報
２０２    判定部
２１２    通知設定情報
２０３    通知部
２０１    文書管理部
２０４    記録部
２２１    変更履歴情報
２０５    表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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