(57)【要約】【課題】提出書類を作成する作成者の負担を従来よりも軽減すること。【解決手段】書類の作成を支援する電子申請書システムＳＹに、今回の申請者が過去に入力欄ＩＰに入力した入力内容を示す個人データＰＤを個人データ保管フォルダＦＬＤ３から取得する個人データ取得部１０４と、今回の申請者とは異なる者が過去に入力欄ＩＰに入力した入力内容を示す共用データＳＤを共用データ保管フォルダＦＬＤ２から取得する共用データ取得部１０３と、今回の申請者が入力欄ＩＰに入力すべき入力内容の例として、個人データ取得部１０４により取得された個人データＰＤに示される入力内容、および共用データ取得部１０３により取得された共用データＳＤに示される入力内容を申請書画面ＷＳ２において提示する申請書フォーマット表示部２０３と、を設ける。【選択図】図４
2012014610.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類を作成するユーザに対して当該書類に必要な事項を入力するための入力欄が配された入力用画面を提示して当該書類の作成を支援する書類作成支援システムであって、
過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザにのみ当該既入力内容を提示するための個人データを記憶する個人データ記憶手段と、
過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザとは異なるユーザにも当該既入力内容を提示するための共用データを記憶する共用データ記憶手段と、
今回書類を作成するユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記個人データを前記個人データ記憶手段から取得する個人データ取得手段と、
今回書類を作成するユーザとは異なるユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記共用データを前記共用データ記憶手段から取得する共用データ取得手段と、
今回書類を作成するユーザが前記入力欄に入力すべき入力内容の例として、前記個人データ取得手段により取得された前記個人データに示される既入力内容、および前記共用データ取得手段により取得された前記共用データに示される既入力内容を前記入力用画面において提示する記入例提示手段と、
を有することを特徴とする書類作成支援システム。
【請求項２】
前記記入例提示手段は、複数の前記既入力内容のうち、１つの既入力内容を前記入力欄の内に提示し、その他の既入力内容を前記入力欄の外に提示する、
請求項１記載の書類作成支援システム。
【請求項３】
前記記入例提示手段は、前記個人データ取得手段により取得された前記個人データに示される前記既入力内容を前記入力欄の内に提示する前記１つの既入力内容とする、
請求項２記載の書類作成支援システム。
【請求項４】
前記記入例提示手段は、最新の前記既入力内容を前記入力欄の内に提示する前記１つの既入力内容とする、
請求項２または３記載の書類作成支援システム。
【請求項５】
今回書類を作成するユーザが前記入力用画面の内容を印刷する操作または保存する操作を行った際に、前記入力欄に入力されている入力内容のうち、当該ユーザにのみ提示する当該入力内容を示すデータを前記個人データとして前記個人データ記憶手段に記憶させ、当該ユーザとは異なるユーザにも提示する当該入力内容を示すデータを前記共用データとして前記共用データ記憶手段に記憶させるための処理を行う入力データ保管手段を有する、
請求項２ないし４のいずれかに記載の書類作成支援システム。
【請求項６】
書類を作成するユーザに対して当該書類に必要な事項を入力するための入力欄が配された入力用画面を提示して当該書類の作成を支援する書類作成支援システムに用いられる書類作成支援方法であって、
過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザにのみ当該既入力内容を提示するための個人データを個人データ記憶手段に記憶させる処理と、
過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザとは異なるユーザにも当該既入力内容を提示するための共用データを共用データ記憶手段に記憶させる処理と、
今回書類を作成するユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記個人データを前記個人データ記憶手段から取得する個人データ取得処理と、
今回書類を作成するユーザとは異なるユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記共用データを前記共用データ記憶手段から取得する共用データ取得処理と、
今回書類を作成するユーザが前記入力欄に入力すべき入力内容の例として、前記個人データ取得処理により取得された前記個人データに示される既入力内容、および前記共用データ取得処理により取得された前記共用データに示される既入力内容を前記入力用画面において提示する記入例提示処理と、
を前記書類作成支援システムに行わせることを特徴とする書類作成支援方法。
【請求項７】
書類を作成するユーザに対して当該書類に必要な事項を入力するための入力欄が配された入力用画面を提示して当該書類の作成を支援する書類作成支援システムに用いられるコンピュータプログラムであって、
過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザにのみ当該既入力内容を提示するための個人データを個人データ記憶手段に記憶させる処理と、
過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザとは異なるユーザにも当該既入力内容を提示するための共用データを共用データ記憶手段に記憶させる処理と、
今回書類を作成するユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記個人データを前記個人データ記憶手段から取得する個人データ取得処理と、
今回書類を作成するユーザとは異なるユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記共用データを前記共用データ記憶手段から取得する共用データ取得処理と、
今回書類を作成するユーザが前記入力欄に入力すべき入力内容の例として、前記個人データ取得処理により取得された前記個人データに示される既入力内容、および前記共用データ取得処理により取得された前記共用データに示される既入力内容を前記入力用画面において提示する記入例提示処理と、
を前記書類作成支援システムに行わせることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類を作成するユーザに対して当該書類に必要な事項を入力するための入力欄が配された入力用画面を提示して書類の作成を支援する書類作成支援システムなどに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などにおいては、日々、各種の申請書、届出書または報告書などの提出書類が作成される。例えば、物品を購入する際に提出する申請書、住所を変更した際に提出する届出書、出張した際に提出する報告書、または研修を受講した際に提出する報告書などである。
【０００３】
今日、そのような提出書類は電子ファイルとして作成されることが多い。その場合に、提出書類の作成者は、社内ネットワークを利用して、提出書類の原本（雛形）が保管されているサーバにアクセスし、原本を自己の使用する端末などにダウンロードする。そして、原本に必要な事項を記入するなどして提出書類を作成する。
【０００４】
ところで、提出書類の中には記入すべき項目が多岐に渡るものもあり、提出書類の作成は、作成者にとって、手間のかかるものであり、日々の業務において大きな負担となっている。
【０００５】
そこで、そのような作成者の負担を軽減するためのシステムが提案されている。
【０００６】
例えば、申請者に対して、申請手続に必要な要件を具備するためのナビゲーションを行う申請処理システムが提案されている（特許文献１）。
【０００７】
また、部品管理テーブルを用いて複数の個別電子フォームから共通部分を認識し、共通部入力フォームを自動生成して申請者に配信する電子フォーム配信サーバが提案されている（特許文献２）。
【０００８】
また、指定された事象に必要な申請書の入力項目を集めた入力フォームを作成して利用者に配信するサーバが提案されている（特許文献３）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００９】
【特許文献１】特開２００２−２８８３７４
【特許文献２】特開２００３−０４４７８１
【特許文献３】特開２００６−２０２０２０
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
ところが、前述のようなシステムを利用することによっても、提出書類を作成する作成者の負担がそれほど軽減されないことがある。
【００１１】
なぜなら、作成者は、提出書類の記入項目についてナビゲーションを受けたり、複数の提出書類の間で共通する記入項目を一括して入力できるようになったりしても、結局、各提出書類の各記入項目に具体的にどのような内容を記入すればよいのかがわからずに悩むことが多いからである。例えば、提出書類に研修の内容を記入する項目があった場合に、作成者は、研修についてどのような内容をどこまで詳しく記入しなければならないのかがわからずに悩むことがある。すなわち、提出書類の作成は、たとえ記入項目が多いわけではなくとも、作成者にとって大きな負担となることがある。とりわけ、作成者は、初めてその提出書類を作成する場合にそのような状況に陥ることが多い。
【００１２】
そのような場合に、作成者は、記入例が埋められた見本を参照しながら提出書類を作成することで提出書類を容易に作成できる場合もある。しかし、見本は、あくまで一般的な内容を示すものに過ぎないため作成者本人の状況とは必ずしも合致せず、作成者にとってあまり参考にならないこともある。また、見本を参照しながら提出書類を作成することは作成者にとって煩わしい作業であり、作成者はその煩わしさゆえ記入ミスを起こすことも多い。
【００１３】
本発明は、このような事情に鑑み、提出書類を作成する作成者の負担を従来よりも軽減することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
以下に述べる書類作成支援システムは、書類を作成するユーザに対して当該書類に必要な事項を入力するための入力欄が配された入力用画面を提示して当該書類の作成を支援する書類作成支援システムであって、過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザにのみ当該既入力内容を提示するための個人データを記憶する個人データ記憶手段と、過去に前記入力欄にユーザより入力された既入力内容を示すデータであって当該ユーザとは異なるユーザにも当該既入力内容を提示するための共用データを記憶する共用データ記憶手段と、今回書類を作成するユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記個人データを前記個人データ記憶手段から取得する個人データ取得手段と、今回書類を作成するユーザとは異なるユーザが過去に前記入力欄に入力した既入力内容を示す前記共用データを前記共用データ記憶手段から取得する共用データ取得手段と、今回書類を作成するユーザが前記入力欄に入力すべき入力内容の例として、前記個人データ取得手段により取得された前記個人データに示される既入力内容、および前記共用データ取得手段により取得された前記共用データに示される既入力内容を前記入力用画面において提示する記入例提示手段と、を有する。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、提出書類を作成する作成者の負担を従来よりも軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】電子申請書システムの運用の形態を概念的に示す図である。
【図２】電子申請書システムを構成する主要な情報処理装置のハードウェア的な構成の例を示す図である。
【図３】申請書フォーマット配信サーバが保有するフォルダおよびテーブルの例を示す図である。
【図４】申請書フォーマット配信サーバの機能的な構成の例を示す図である。
【図５】申請書フォーマットの申請書画面の例を示す図である。
【図６】共用データおよび個人データの例を示す図である。
【図７】申請書フォーマット管理テーブルの例を示す図である。
【図８】部品管理テーブルの例を示す図である。
【図９】クライアント端末の機能的な構成の例を示す図である。
【図１０】申請書フォーマット配信サーバおよびクライアント端末において行われる処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図１１】申請書フォーマット配信サーバおよびクライアント端末において行われる処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図１２】記入不要部品情報の例を示す図である。
【図１３】申請書フォーマットの申請書画面の例を示す図である。
【図１４】申請書フォーマットの申請書画面の例を示す図である。
【図１５】申請書フォーマットの申請書画面の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
図１は、電子申請書システムＳＹの運用の形態を概念的に示す図である。
【００１８】
本実施形態では、企業に設けられている電子申請書システムＳＹを例に説明する。
【００１９】
図１に示すように、電子申請書システムＳＹは、申請書フォーマット配信サーバ１、クライアント端末２、および画像形成装置３などの情報処理装置がネットワーク４に接続されることにより構成されている。
【００２０】
申請書フォーマット配信サーバ１は、各種の申請書の申請書フォーマットを各クライアント端末２に配信するサービスを提供する情報処理装置である。
【００２１】
クライアント端末２は、企業の社員であって申請書の作成者である申請者が日々の業務などに使用する情報処理装置であり、クライアント端末２Ａ、２Ｂ、２Ｃ、２Ｄ…と複数台設けられている。クライアント端末２として、例えば、パーソナルコンピュータを用いることができる。申請者は、クライアント端末２において申請書フォーマット配信サーバ１から各種の申請書の申請書フォーマットをダウンロードし、申請書フォーマットの入力項目に必要事項を記入して各種の申請書を作成する。
【００２２】
画像形成装置３は、コピー、ネットワークプリント（ＰＣプリント）、スキャナ、ファックス、およびドキュメントサーバなどの様々な機能が集約された情報処理装置であり、「複合機」または「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」などと呼ばれることもある。申請者は、画像形成装置３を用いて、クライアント端末２において作成した各種の申請書を印刷することができる。
【００２３】
ネットワーク４は、それに接続された各情報処理装置の間での通信を可能にするための通信回線であり、ＬＡＮ（Local Area Network）と呼ばれることもある。ネットワーク４によって企業内の各情報処理装置が接続されることにより、イントラネットが構成されている。
【００２４】
図２は、電子申請書システムＳＹを構成する主要な情報処理装置である、申請書フォーマット配信サーバ１、クライアント端末２、および画像形成装置３のハードウェア的な構成の例を示す図である。
【００２５】
図２に示すように、申請書フォーマット配信サーバ１は、制御装置１１、記憶装置１２、およびネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）１３などによって構成されている。
【００２６】
制御装置１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、およびＲＯＭ（Read Only Memory）などによって構成されており、ＲＯＭまたは記憶装置１２に格納されているプログラムおよびデータ、ならびにネットワークＩ／Ｆ１３を介して入力されるデータなどに基づいて、申請書フォーマット配信サーバ１の中心的な制御を行う。
【００２７】
記憶装置１２は、電源が切られても記憶されたデータを保持する不揮発性の記憶装置である。記憶装置１２として、例えば、フラッシュメモリなどの半導体メモリまたはハードディスクなどの磁気記憶装置が用いられる。
【００２８】
ネットワークＩ／Ｆ１３は、ネットワーク４を介して他の情報処理装置との間で通信を行うための装置である。ネットワークＩ／Ｆ１３として、例えば、ＮＩＣ（Network Interface Card）が用いられる。
【００２９】
図２に示すように、クライアント端末２は、制御装置２１、記憶装置２２、表示装置２３、入力装置２４、およびネットワークＩ／Ｆ２５などによって構成されている。
【００３０】
制御装置２１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、およびＲＯＭなどによって構成されており、ＲＯＭまたは記憶装置２２に格納されているプログラムおよびデータ、ならびにネットワークＩ／Ｆ２５を介して入力されるデータなどに基づいて、クライアント端末２の中心的な制御を行う。
【００３１】
記憶装置２２は、電源が切られても記憶されたデータを保持する不揮発性の記憶装置である。記憶装置２２として、例えば、フラッシュメモリなどの半導体メモリまたはハードディスクなどの磁気記憶装置が用いられる。
【００３２】
表示装置２３は、申請者に対して各種の画面を表示する装置であり、ディスプレイなどによって構成されている。
【００３３】
入力装置２４は、申請者から各種の操作を受け付ける装置である。入力装置２４として、キーボードおよびポインティングデバイスなどが用いられる。
【００３４】
ネットワークＩ／Ｆ２５は、ネットワーク４を介して他の情報処理装置との間で通信を行うための装置である。ネットワークＩ／Ｆ２５として、例えば、ＮＩＣが用いられる。
【００３５】
図２に示すように、画像形成装置３は、制御装置３１、不揮発性の記憶装置３２、ユーザインタフェースとなる表示操作装置３３、紙などの記録媒体上に画像を形成するための印刷装置３４、原稿の画像を読み取るためのスキャナ３５、公衆回線を介して他のファックス装置との間で通信を行うためのファックス装置３６、各装置の動作タイミングを制御するための制御用回路３７、およびネットワーク４を介して他の情報処理装置との間で通信を行うためのネットワークＩ／Ｆ３８などによって構成されている。
【００３６】
図３は申請書フォーマット配信サーバ１が保有するフォルダＦＬＤ１〜ＦＬＤ３およびテーブルＴＢＬ１〜ＴＢＬ２の例を示す図、図４は申請書フォーマット配信サーバ１の機能的な構成の例を示す図、図５は申請書フォーマットＳＳの申請書画面ＷＳ１の例を示す図、図６は共用データＳＤおよび個人データＰＤの例を示す図、図７は申請書フォーマット管理テーブルＴＢＬ１の例を示す図、図８は部品管理テーブルＴＢＬ２の例を示す図である。
【００３７】
図３に示すように、申請書フォーマット配信サーバ１の記憶装置１２には、申請書フォーマット保管フォルダＦＬＤ１、共用データ保管フォルダＦＬＤ２、および個人データ保管フォルダＦＬＤ３が作成されている。また、記憶装置１２には、申請書フォーマット管理テーブルＴＢＬ１および部品管理テーブルＴＢＬ２が記憶されている。
【００３８】
申請書フォーマット保管フォルダＦＬＤ１には、各種の申請書の申請書フォーマットＳＳが格納される。申請書フォーマットＳＳが、対応するアプリケーションソフトウェアによって開かれると、図５に示すような申請書画面ＷＳ１が表示装置に表示される。
【００３９】
図５において、申請書画面ＷＳ１には、申請者が入力すべき各入力項目についての入力欄ＩＰが配されている。申請者は、各入力欄ＩＰに申請に必要な事項を入力して申請書の作成を行う。つまり、申請書画面ＷＳ１は、申請者が必要な事項を入力するための入力用の画面（入力フォーム）となる。
【００４０】
申請書フォーマットＳＳは、申請書画面ＷＳ１の体裁を規定する電子ファイルである。すなわち、申請書フォーマットＳＳは、申請書画面ＷＳ１における各入力欄ＩＰの配置などのレイアウトに関する情報を有しており、各入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰの集合体で構成されている。ただし、１つの構成部品ＣＰは、複数の申請書の申請書フォーマットＳＳで共通して用いられることがある。例えば、氏名、所属部署、または住所などの入力項目についての入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰは、複数の申請書の申請書フォーマットＳＳで共通して用いられることがある。
【００４１】
共用データ保管フォルダＦＬＤ２には、過去に入力欄ＩＰに入力された内容を示す入力データであって、複数の申請者の間で共用する共用データＳＤが格納される。
【００４２】
個人データ保管フォルダＦＬＤ３には、過去に入力欄ＩＰに入力された内容を示す入力データであって、申請者個人の情報を保護する必要性から、入力した本人のみが使用する個人データＰＤが格納される。つまり、個人データＰＤは、複数の申請者の間で共用されない。例えば、申請者の年齢、住所、および家族構成を示す情報などが個人データＰＤとして扱われる。
【００４３】
共用データＳＤおよび個人データＰＤには、そのデータに示される内容が入力された入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰを識別するための部品コード（部品ＩＤ）、その内容を入力した申請者を識別するためのユーザコード（ユーザＩＤ）、およびその内容が入力された日時を示す日時情報などが属性情報として付与される。共用データＳＤおよび個人データＰＤは、属性情報の部品コードによって一意の構成部品ＣＰと関連付けられており、それがどの構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに入力された内容を示す入力データであるかがわかるようになっている。
【００４４】
なお、共用データＳＤおよび個人データＰＤは、例えば、図６に示すような、ヘッダ部に属性情報が格納され、データ部に入力データが格納されたデータである。
【００４５】
申請書フォーマット管理テーブルＴＢＬ１は、各申請書フォーマットＳＳがどのような構成部品ＣＰから構成されているかを管理するためのテーブルである。図７に示す申請書フォーマット管理テーブルＴＢＬ１の例では、各申請書フォーマットＳＳについてのレコードＴＲ１ごとに、申請書コードフィールドＴＳ１１、および複数の部品有無フィールドＴＳ１２などが設けられている。
【００４６】
申請書コードフィールドＴＳ１１には、申請書フォーマットＳＳを識別するための申請書コードが示される。
【００４７】
部品有無フィールドＴＳ１２には、部品コードで識別される構成部品ＣＰの有無が示される。具体的には、申請書フォーマットＳＳがその部品コードで識別される構成部品ＣＰを有している場合には「１」のフラグが設定され、有していない場合には「０」のフラグが設定される。例えば、図７において、申請書コードフィールドＴＳ１１に「ＳＳ−０００１」が設定されているレコードＴＲ１において、部品コード「ＣＰ−０００１」の部品有無フィールドＴＳ１２には「１」が設定され、部品コード「ＣＰ−０００２」の部品有無フィールドＴＳ１２には「０」が設定されている。よって、そのレコードＴＲ１についての申請書フォーマットＳＳは、部品コード「ＣＰ−０００１」の構成部品ＣＰを有しているが、部品コード「ＣＰ−０００２」の構成部品ＣＰを有していないことがわかる。
【００４８】
部品管理テーブルＴＢＬ２は、各構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに過去に入力された内容の公開に関する条件、すなわち、各構成部品ＣＰの公開属性を管理するためのテーブルである。図８に示す部品管理テーブルＴＢＬ２の例では、各構成部品ＣＰについてのレコードＴＲ２ごとに、部品コードフィールドＴＳ２１、共用データ公開可否フィールドＴＳ２２、個人データ公開可否フィールドＴＳ２３、および非公開設定フィールドＴＳ２４が設けられている。
【００４９】
部品コードフィールドＴＳ２１には、構成部品ＣＰを識別するための部品コードが示される。
【００５０】
共用データ公開可否フィールドＴＳ２２には、共用データ保管フォルダＦＬＤ２に格納されている、その構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに過去に入力された内容である共用データＳＤの内容を記入例（サンプル）として公開してもよいか否かが示される。具体的には、公開してもよい場合には「１」のフラグが設定され、そうでない場合には「０」のフラグが設定される。
【００５１】
個人データ公開可否フィールドＴＳ２３には、個人データ保管フォルダＦＬＤ３に格納されている、その構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに過去に入力された内容である個人データＰＤの内容を記入例（サンプル）として公開してもよいか否かが示される。具体的には、公開してもよい場合には「１」のフラグが設定され、そうでない場合には「０」のフラグが設定される。
【００５２】
非公開設定フィールドＴＳ２４には、その構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに過去に入力された内容である共用データＳＤおよび個人データＰＤの内容を記入例（サンプル）として公開しないこととするか否かが示される。具体的には、公開しないこととする場合には「１」のフラグが設定され、そうでない場合には「０」のフラグが設定される。
【００５３】
ただし、１つのレコードＴＲ２につき、共用データ公開可否フィールドＴＳ２２、個人データ公開可否フィールドＴＳ２３、および非公開設定フィールドＴＳ２４のうちのいずれか１つのフィールドにのみ「１」のフラグが設定され、そのほかのフィールドには「０」のフラグが設定される。
【００５４】
申請書フォーマット配信サーバ１において、制御装置１１のＲＯＭまたは記憶装置１２には、図４に示すようなログイン処理部１０１、申請書フォーマット取得部１０２、共用データ取得部１０３、個人データ取得部１０４、申請書フォーマット配信部１０５、および入力データ保管部１０６の各機能部を実現するためのプログラムが格納されている。そのほかにも、ファイルを管理する機能を実現するためのプログラムなどが格納されている。そのようなプログラムが制御装置１１のＣＰＵによって適宜実行されることで、制御装置１１による各種の制御が実現される。なお、図４に示すような機能の一部または全部が回路で実現されていてもよい。
【００５５】
図９は、クライアント端末２の機能的な構成の例を示す図である。
【００５６】
クライアント端末２において、制御装置２１のＲＯＭまたは記憶装置２２には、図９に示すようなログイン要求部２０１、申請書フォーマット要求部２０２、申請書フォーマット表示部２０３、申請書印刷部２０４、申請書保存部２０５、および入力データ送信部２０６の各機能部を実現するためのプログラムが格納されている。そのようなプログラムが制御装置２１のＣＰＵによって適宜実行されることで、制御装置２１による各種の制御が実現される。そのようなプログラムは、例えば、電子申請書システムＳＹを利用するためのアプリケーションソフトウェアとして各申請者に配付され、各クライアント端末２Ａ〜２Ｄにインストールされる。なお、図９に示すような機能の一部または全部が回路で実現されていてもよい。
【００５７】
図１０および図１１は申請書フォーマット配信サーバ１およびクライアント端末２において行われる処理の流れの例を示すフローチャート、図１２は記入不要部品情報ＬＴの例を示す図、図１３ないし図１５は申請書フォーマットＳＳの申請書画面ＷＳ２の例を示す図である。
【００５８】
以下、図４および図９に示す各機能部において行われる処理の内容を、図１０および図１１に示すフローチャートに沿って説明する。
【００５９】
申請書を作成しようとする申請者は、クライアント端末２において、ユーザコードなどを入力するなどして申請書フォーマット配信サーバ１へログインするための操作を行う。
【００６０】
ログイン要求部２０１は、入力装置２４を介して申請者からログインの操作を受け付けると、ログイン要求ＲＥＱ１を申請書フォーマット配信サーバ１へ送信する（＃３０１）。また、ユーザコードなどのログインに必要な情報も申請書フォーマット配信サーバ１へ送信する。
【００６１】
ログイン処理部１０１は、クライアント端末２からログイン要求ＲＥＱ１を受信すると、申請者に対する申請書フォーマット配信サーバ１へのログインのための処理を行う（＃３０２）。その際、ログイン要求ＲＥＱ１の要求元のユーザコードを取得する。
【００６２】
申請者は、クライアント端末２において、作成する申請書の申請書フォーマットＳＳを申請書フォーマット配信サーバ１からダウンロードするための操作を行う。
【００６３】
申請書フォーマット要求部２０２は、入力装置２４を介して申請者からダウンロードの操作を受け付けると、申請者によって指定された申請書の申請書フォーマットＳＳのダウンロード要求ＲＥＱ２を申請書フォーマット配信サーバ１へ送信する（＃３０３）。
【００６４】
申請書フォーマット取得部１０２は、クライアント端末２からダウンロード要求ＲＥＱ２を受信すると、要求された申請書フォーマットＳＳを申請書フォーマット保管フォルダＦＬＤ１から取得する（＃３０４）。
【００６５】
共用データ取得部１０３は、要求された申請書フォーマットＳＳが、共用データＳＤの内容を記入例として公開してもよい構成部品ＣＰを有している場合には（＃３０５でＹｅｓ）、該当する共用データＳＤを共用データ保管フォルダＦＬＤ２から取得する（＃３０６）。
【００６６】
具体的には、共用データ取得部１０３は、申請書フォーマット管理テーブルＴＢＬ１を参照し、申請書フォーマット取得部１０２によって取得された申請書フォーマットＳＳが有している構成部品ＣＰを特定する。すなわち、図７において、その申請書フォーマットＳＳについてのレコードＴＲ１で部品有無フィールドＴＳ１２が「１」に設定されている構成部品ＣＰを特定する。
【００６７】
次に、部品管理テーブルＴＢＬ２を参照し、特定した構成部品ＣＰのうち、共用データＳＤの内容をサンプルとして公開してもよい構成部品ＣＰに関連付けられている共用データＳＤを共用データ保管フォルダＦＬＤ２から取得する。すなわち、図８において、特定した構成部品ＣＰについてのレコードＴＲ２で共用データ公開可否フィールドＴＳ２２が「１」に設定されている構成部品ＣＰの部品コードが属性情報に登録されている共用データＳＤを共用データ保管フォルダＦＬＤ２から取得する。なお、共用データＳＤを取得する際、今回のダウンロードの要求元の申請者によって過去に入力された内容を示す共用データＳＤだけでなく、そのほかの申請者によって過去に入力された内容を示す共用データＳＤも取得する。また、該当する共用データＳＤが複数存在する場合は、それらをすべて取得する。
【００６８】
個人データ取得部１０４は、要求された申請書フォーマットＳＳが、個人データＰＤの内容を記入例として公開してもよい構成部品ＣＰを有している場合には（＃３０７でＹｅｓ）、該当する個人データＰＤを個人データ保管フォルダＦＬＤ３から取得する（＃３０８）。
【００６９】
具体的には、個人データ取得部１０４は、申請書フォーマット管理テーブルＴＢＬ１を参照し、申請書フォーマット取得部１０２によって取得された申請書フォーマットＳＳが有している構成部品ＣＰを特定する。すなわち、図７において、その申請書フォーマットＳＳについてのレコードＴＲ１で部品有無フィールドＴＳ１２が「１」に設定されている構成部品ＣＰを特定する。
【００７０】
次に、部品管理テーブルＴＢＬ２を参照し、特定した構成部品ＣＰのうち、個人データＰＤの内容をサンプルとして公開してもよい構成部品ＣＰに関連付けられている個人データＰＤを個人データ保管フォルダＦＬＤ３から取得する。すなわち、図８において、特定した構成部品ＣＰについてのレコードＴＲ２で個人データ公開可否フィールドＴＳ２３が「１」に設定されている構成部品ＣＰの部品コードが属性情報に登録されている個人データＰＤを個人データ保管フォルダＦＬＤ３から取得する。なお、個人データＰＤを取得する際、今回のダウンロードの要求元の申請者によって過去に入力された内容を示す個人データＰＤだけを取得する。ここで、個人データＰＤが今回のダウンロードの要求元の申請者によって入力された内容を示す個人データＰＤであるか否かは、個人データＰＤの属性情報に登録されているユーザコードと、ログイン処理部１０１によって取得されたユーザコードとが一致するか否かなどにより判別することができる。また、該当する個人データＰＤが複数存在する場合は、それらをすべて取得する。
【００７１】
申請書フォーマット配信部１０５は、申請書フォーマット取得部１０２によって取得された申請書フォーマットＳＳとともに、共用データ取得部１０３によって取得された共用データＳＤ、および個人データ取得部１０４によって取得された個人データＰＤもクライアント端末２へ送信する（＃３０９）。
【００７２】
また、申請書フォーマット配信部１０５は、図１２に示すような記入不要部品情報ＬＴを作成し、クライアント端末２へ送信する。記入不要部品情報ＬＴには、配信する申請書フォーマットＳＳが有している構成部品ＣＰのうち、申請者が入力する必要のない入力項目についての構成部品ＣＰの部品コードが示される。なお、記入不要部品情報ＬＴは、例えば、次のようにして作成することができる。すなわち、各申請書フォーマットＳＳごとに申請者が入力する必要のない入力項目についての構成部品ＣＰの部品コードが登録されたテーブルをあらかじめ用意しておく。そして、申請書フォーマットＳＳを配信する段階で、用意しておいたテーブルを参照し、その申請書フォーマットＳＳについて登録されている部品コードを抽出した情報を記入不要部品情報ＬＴとする。
【００７３】
申請書フォーマット表示部２０３は、申請書フォーマット配信サーバ１から申請書フォーマットＳＳ、共用データＳＤ、および個人データＰＤなどを受信すると、次に説明するような処理を行って、図１３ないし図１５に示すような申請書画面ＷＳ２を表示装置２３に表示させる（＃３１０）。
【００７４】
具体的には、申請書フォーマット表示部２０３は、申請書フォーマットＳＳが有している各構成物品ＣＰに対応する入力欄ＩＰが配された申請書画面ＷＳ２（図１３）を表示装置２３に表示させる。また、各入力欄ＩＰ内に、その入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰに関連付けられている共用データＳＤまたは個人データＰＤの内容を表示させる。すなわち、属性情報にその入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰの部品コードが登録されている共用データＳＤまたは個人データＰＤの内容を表示させる。ここで、共用データＳＤおよび個人データＰＤの双方が関連付けられている場合には、個人データＰＤを優先して適用する。また、関連付けられている共用データＳＤまたは個人データＰＤが複数存在する場合には、それらの中で日時情報に最新の日時が登録されている共用データＳＤまたは個人データＰＤを適用する。すなわち、入力欄ＩＰ内に表示させる優先順位を、個人データＰＤの最新、個人データＰＤの最新以外、共用データＳＤの最新、共用データＳＤの最新以外の順とする。なお、関連付けられている共用データＳＤまたは個人データＰＤが存在しない場合には、何も表示させないか、一般的な記入例を示すデフォルトの内容を表示させる。
【００７５】
よって、申請書画面ＷＳ２において、各入力欄ＩＰには、その入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰに関連付けられている共用データＳＤまたは個人データＰＤの内容が記入例（サンプル）として表示される。つまり、過去にその入力欄ＩＰに入力されたことがある内容があらかじめ入力された状態となる。ここで、共用データＳＤおよび個人データＰＤの双方が関連付けられている場合には、個人データＰＤの内容が表示されるので、今回の申請者によって過去に入力された内容が表示される。また、関連付けられている共用データＳＤまたは個人データＰＤが複数存在する場合には、それらの中で最新の共用データＳＤまたは個人データＰＤの内容が表示されるので、直近に入力された内容が表示される。
【００７６】
申請者は、申請書画面ＷＳ２を確認し、各入力欄ＩＰに必要な事項を入力する。その際、あらかじめ記入例が入力されている入力欄ＩＰについては、修正の必要がなければ何も入力する必要はない。例えば、氏名、所属部署、および住所のような項目は申請の度に変更する必要が少ない項目であるため、過去に入力した内容をそのまま適用すればよいのであれば、何も入力する必要はない。修正の必要があっても、記入例の一部を改変するだけで入力することができるか、記入例を参考にして入力することができる。とりわけ、申請者が初めて申請書を作成する場合であっても、共用データＳＤの内容が表示されるので、過去に他の申請者によって入力された内容を参考にして記入することができる。そのため、申請者がどのような内容をどこまで詳しく記入しなければならないのかがわからずに悩むことを防止することができる。よって、申請者が申請書を作成する負担を軽減することができる。
【００７７】
また、申請書フォーマット表示部２０３は、申請書画面ＷＳ２において、入力欄ＩＰ内に表示させなかった共用データＳＤ、個人データＰＤ、またはその双方の内容のリストを示す他候補ポップアップＰＰを、その入力欄ＩＰ外、例えばその入力欄ＩＰの傍らに表示させる（図１４）。ここで、入力欄ＩＰ内に表示させなかった共用データＳＤ、個人データＰＤ、またはその双方とは、その入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰに関連付けられている共用データＳＤ、個人データＰＤ、またはその双方が複数存在する場合であって、それらの中で最新の個人データＰＤではないものである。なお、他候補ポップアップＰＰは、申請者が該当する入力欄ＩＰにカーソルを合わせたときなどに表示されるようにしてもよい。
【００７８】
さらに、申請書フォーマット表示部２０３は、申請者が入力欄ＩＰに入力する内容を、他候補ポップアップＰＰに示されるリストの中から選択することができるようにする。申請者によってリストの中から入力する内容が選択されると、その内容を入力欄ＩＰに表示させる。つまり、入力欄ＩＰに表示させる内容を、申請者によって選択された内容に入れ替える。
【００７９】
これにより、申請者は、入力欄ＩＰに表示されている内容が適当でない場合には、他の候補の中から適当な内容を選択して入力することができるので、キーボードなどを用いて入力する手間が省ける。
【００８０】
また、申請書フォーマット表示部２０３は、申請書画面ＷＳ２において、申請者が入力する必要のない入力項目についての入力欄ＩＰに対してそのことを示唆する装飾ＧＰを施す（図１５）。例えば、入力欄ＩＰの全体を灰色にグレーアウトする装飾ＧＰを施す。ここで、申請者が入力する必要のない入力項目についての入力欄ＩＰとは、申請書フォーマット配信サーバ１から受信した記入不要部品情報ＬＴに示される構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰである。
【００８１】
これにより、申請者は、何も入力する必要がない入力欄ＩＰを認識することができる。よって、申請者自ら記入する必要がない項目、例えば申請書の提出先で記入する項目などに申請者が誤って記入することを防止することができる。
【００８２】
申請者は、申請書画面ＷＳ２において必要な事項を入力することにより作成した申請書を印刷して上長に提出することがある。
【００８３】
申請書印刷部２０４は、入力装置２４を介して、申請者が申請書の印刷の操作を行ったことを認識すると、その時点で申請書フォーマット表示部２０３が表示装置２３に表示させている申請書画面ＷＳ２の内容に基づいて、印刷用のデータＳＳｇを生成し、画像形成装置３へ送信する。申請書印刷部２０４は、そのような印刷の処理を実行した場合に（＃３１１でＹｅｓ）、各入力欄ＩＰに入力された内容を示す入力データを抽出する（＃３１２）。そして、抽出した各入力データに、属性情報として、そのデータに示される内容が入力された入力欄ＩＰに対応する構成部品ＣＰを識別するための部品コード、その内容を入力した申請者を識別するためのユーザコード、およびその内容が入力された日時を示す日時情報などを付与し、それを既入力データＤＤとする。
【００８４】
申請者は、申請書画面ＷＳ２において必要な事項を入力することにより作成した申請書を記憶装置２２などのローカルな環境にいったん保存することがある。
【００８５】
申請書保存部２０５は、入力装置２４を介して、申請者が申請書の保存の操作を行ったことを認識すると、その時点で申請書フォーマット表示部２０３が表示装置２３に表示させている申請書画面ＷＳ２の内容に基づいて、保存用のデータＳＳｐを生成し、申請者によって指定された記憶装置、例えば記憶装置２２に記憶させる。申請書保存部２０５は、そのような保存の処理を実行した場合に（＃３１１でＹｅｓ）、各入力欄ＩＰに入力された内容を示す入力データを抽出する（＃３１２）。そして、申請書印刷部２０４と同様に、抽出した各入力データに、部品コード、ユーザコード、および日時情報などを属性情報として付与し、それを既入力データＤＤとする。
【００８６】
なお、既入力データＤＤは、共用データＳＤおよび個人データＰＤと同様に、例えば、図６に示すような、ヘッダ部に属性情報が格納され、データ部に入力データが格納されたデータである。
【００８７】
入力データ送信部２０６は、申請書印刷部２０４によって抽出された既入力データＤＤおよび申請書保存部２０５によって抽出された既入力データＤＤを申請書フォーマット配信サーバ１へ送信する（＃３１３）。
【００８８】
このように、クライアント端末２は、入力欄ＩＰに必要な事項が入力された申請書画面ＷＳ２の内容の保存または印刷の実行をトリガーとして、各入力欄ＩＰに入力された内容を示す既入力データＤＤを抽出して申請書フォーマット配信サーバ１へ送信する。そのほかにも、申請書画面ＷＳ２の内容を示すデータが添付されたメールの送信、または申請書画面ＷＳ２の内容を示すデータのＦＴＰ送信などの実行を既入力データＤＤの抽出および送信のトリガーとすることができる。
【００８９】
入力データ保管部１０６は、クライアント端末２から既入力データＤＤを受信すると、受信した既入力データＤＤを共用データ保管フォルダＦＬＤ２または個人データ保管フォルダＦＬＤ３に格納する。
【００９０】
具体的には、入力データ保管部１０６は、部品管理テーブルＴＢＬ２を参照し、受信した既入力データＤＤのうち、入力した申請者以外の者にもその内容を公開してもよい構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに入力された内容を示す既入力データＤＤは（＃３１４でＹｅｓ）、共用データＳＤとして共用データ保管フォルダＦＬＤ２に格納する（＃３１５）。他方、受信した既入力データＤＤのうち、入力した申請者にのみその内容を公開してもよい構成部品ＣＰに対応する入力欄ＩＰに入力された内容を示す既入力データＤＤは（＃３１６でＹｅｓ）、個人データＰＤとして個人データ保管フォルダＦＬＤ３に格納する（＃３１７）。すなわち、図８において、共用データ公開可否フィールドＴＳ２２が「１」に設定されている構成部品ＣＰの部品コードが属性情報に登録されている既入力データＤＤは、共用データ保管フォルダＦＬＤ２に格納する。他方、個人データ公開可否フィールドＴＳ２３が「１」に設定されている構成部品ＣＰの部品コードが属性情報に登録されている既入力データＤＤは、個人データ保管フォルダＦＬＤ３に格納する。
【００９１】
共用データ保管フォルダＦＬＤ２および個人データ保管フォルダＦＬＤ３に格納された既入力データＤＤは、それぞれ、次回以降の申請書フォーマットＳＳの提供の際に、構成部品ＣＰに適用可能な記入例を示す共用データＳＤおよび個人データＰＤとして提供される。
【００９２】
前述の実施形態では、企業に設けられている電子申請書システムＳＹを例に説明したが、電子申請書システムＳＹは、企業に限らず、その他のあらゆる機関に設けることができる。また、電子申請書システムＳＹは、何らかの申請を行うための申請書の類に限らず、届出書、報告書、伝票、見積書、提案書、計画書、仕様書、設計書、またはチックシートなどのあらゆる提出書類の電子フォーマット（電子ファイル）をユーザに提供することができる。
【００９３】
なお、申請書は最終的に職場の上長や事務処理窓口などに提出される。電子申請書システムＳＹをそのような作業までフォローするシステムとするために、申請書の作成以降の作業手順に関する情報が申請書フォーマットＳＳとともにクライアント端末２へ配信されるように電子申請書システムＳＹを構成してもよい。例えば、出張の旅費を清算するための申請書であれば、「申請書を印刷」、「タクシー代の領収書を申請書の裏側に貼り付ける」「上長に捺印をもらう」、「事務処理窓口に提出」などの作業手順の画面を表示装置２３に表示させるようにするとよい。そのような画面を表示させる以外に、申請書フォーマット配信サーバ１に申請者のメールアドレスを登録しておき、申請手順についての情報を添付したメールを、登録しておいたメールアドレスに宛てて送信するようにしてもよい。
【００９４】
また、申請書によっては、表面に申請書を印刷して、裏面にタクシー代などの領収書を添付しなければならないことがある。電子申請書システムＳＹをそのような作業をフォローするシステムとするために、申請書画面ＷＳ２の内容を印刷した際に、裏面にタクシー代などの領収書のサンプル画像が印刷されるように電子申請書システムＳＹを構成してもよい。具体的には、申請書フォーマット配信サーバ１は、共用データ保管フォルダＦＬＤ２または個人データ保管フォルダＦＬＤ３にサンプル画像を格納しておき、申請書フォーマットＳＳとともにサンプル画像をクライアント端末２へ配信するようにする。そして、クライアント端末２は、申請書画面ＷＳ２の内容を表面に印刷するとともに、サンプル画像を裏面に印刷するようにするとよい。そうすることで、申請者が領収書を添付し忘れることを防止することができる。
【００９５】
前述の実施形態において、申請書フォーマット配信サーバ１およびクライアント端末２のハードウェア的な構成および機能的な構成などは、本発明の主旨に沿って適宜変更することができる。また、申請書フォーマット配信サーバ１およびクライアント端末２で実行される処理内容および処理順序なども、本発明の主旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【００９６】
１０４        個人データ取得部（個人データ取得手段）
１０３        共用データ取得部（共用データ取得手段）
２０３        申請書フォーマット表示部（記入例提示手段）
１０６        入力データ保管部（入力データ保管手段）
ＦＬＤ２      共用データ保管フォルダ（共用データ記憶手段）
ＦＬＤ３      個人データ保管フォルダ（個人データ記憶手段）
ＩＰ          入力欄
ＰＤ          個人データ
ＳＤ          共用データ
ＳＹ          電子申請書システム（書類作成支援システム）
ＷＳ１、ＷＳ２       申請書画面（入力用画面）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2012014610.tif 000014
【図１３】
2012014610.tif 000015
【図１４】
2012014610.tif 000016
【図１５】
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