(57)【要約】【課題】  履歴情報に容易にアクセスできるとともにデータのバックアップにも有効であり、かつ利用環境の制約を受けにくい、ファイルに対して実行された操作の履歴情報の管理に用いられファイル履歴情報管理サーバ等を提供する。【解決手段】  ファイルサーバに保存され、ファイルサーバに履歴情報が記録されているファイルに対し、端末装置を操作するユーザが印刷命令を実行した際に、この印刷命令に対してサーバで新たなＵＲＬ等の記憶領域を割り当て、割り当てた記憶領域に印刷命令までの履歴情報を書き込んで保存する。さらに、ファイルサーバは割り当てたＵＲＬを識別するための二次元コードを発行してユーザ端末に送信し、ユーザ端末では印刷する文書等に二次元コードを埋め込むことによって、プリンタから印刷された文書の二次元コードを読み取るだけで、印刷までの履歴情報にダイレクトにアクセスすることを可能にしている。【選択図】        図１
2012043038.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバであって、
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段と、
ユーザが操作する端末装置において受け付けられたファイルを指定した印刷命令について、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を、前記端末装置から受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当手段と、
前記記憶手段から前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当手段が割り当てた記憶領域に書き込む書込手段と、
前記割当手段が割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行手段と、
前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行手段の発行した識別コードを前記端末装置に送信する送信手段と、
を備えることを特徴とするファイル履歴情報管理サーバ。
【請求項２】
前記割当手段が割り当てた記憶領域には、前記記憶手段から読み出して前記書込手段が前記記憶領域に書き込んだ履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていること
を特徴とする請求項１記載のファイル履歴情報管理サーバ。
【請求項３】
前記発行手段が発行する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであること
を特徴とする請求項１又は２記載のファイル履歴情報管理サーバ。
【請求項４】
ユーザが操作する端末装置とネットワークを通じて接続されたファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するサーバに備えられるファイル履歴情報管理プログラムであって、前記サーバに、
前記端末装置において受け付けられたファイルを指定した印刷命令について、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を、前記端末装置から受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当ステップと、
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段から、前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当ステップで割り当てた記憶領域に書き込む書込ステップと、
前記割当ステップで割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行ステップと、
前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行ステップで発行した識別コードを前記端末装置に送信する送信ステップと、
を実行させることを特徴とするファイル履歴情報管理プログラム。
【請求項５】
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力する出力装置であって、
ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信手段と、
前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて発行された、前記送信手段の送信した要求に対して割り当てられた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを、前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信手段と、
前記受付手段が受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信手段が受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送手段と、
を備えることを特徴とするファイル出力装置。
【請求項６】
前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記送信手段の送信した要求に対して割り当てられた記憶領域には、前記受付手段が受け付けた印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていること
を特徴とする請求項５記載のファイル出力装置。
【請求項７】
前記受信手段が受信する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであること
を特徴とする請求項５又は６記載のファイル出力装置。
【請求項８】
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力する出力装置に備えられるファイル出力プログラムであって、前記出力装置に、
ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信ステップと、
前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて発行された、前記送信ステップで送信した要求に対して割り当てられた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを、前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信ステップと、
前記受付ステップで受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信ステップで受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送ステップと、
を実行させることを特徴とするファイル出力プログラム。
【請求項９】
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバと、前記ファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力するファイル出力装置からなるファイル履歴情報管理システムであって、
前記ファイル出力装置は、
ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信手段と、
前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて発行された、前記送信手段の送信した要求に対して割り当てられた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを、前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信手段と、
前記受付手段が受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信手段が受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送手段と、を備えていて、
前記ファイル履歴情報管理サーバは、
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段と、
前記ファイル出力装置において受け付けられたファイルを指定した印刷命令について、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を、前記ファイル出力装置から受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当手段と、
前記記憶手段から前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当手段が割り当てた記憶領域に書き込む書込手段と、
前記割当手段が割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行手段と、
前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行手段の発行した識別コードを前記ファイル出力装置に送信する送信手段と、を備えること
を特徴とするファイル履歴情報管理システム。
【請求項１０】
前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記割当手段が割り当てた記憶領域には、前記記憶手段から読み出して前記書込手段が前記記憶領域に書き込んだ履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていること
を特徴とする請求項９記載のファイル履歴情報管理システム。
【請求項１１】
前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記発行手段が発行する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであること
を特徴とする請求項９又は１０記載のファイル履歴情報管理システム。
【請求項１２】
ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバと、前記ファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力するファイル出力装置によって実行されるファイル履歴情報の管理方法であって、
前記ファイル出力装置が、ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付ステップと、
前記ファイル出力装置が、前記受付ステップで印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信ステップと、
前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記送信ステップで送信された要求を前記ファイル出力装置から受信する受信ステップと、
前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記受信ステップで受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当ステップと、
前記ファイル履歴情報管理サーバが、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段から前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当ステップで割り当てた記憶領域に書き込む書込ステップと、
前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記割当ステップで割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行ステップと、
前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行ステップで発行した識別コードを前記ファイル出力装置に送信する送信ステップと、
前記ファイル出力装置が、前記送信ステップで送信された識別コードを前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信ステップと、
前記ファイル出力装置が、前記受付手段が受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信ステップで受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送ステップと、
を有することを特徴とするファイル履歴情報の管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルや表計算ファイルなどのファイルに対して実行された操作の履歴情報の管理に用いられる、ファイル履歴情報管理サーバ、ファイル履歴情報管理プログラム、ファイル出力装置、ファイル出力プログラム、ファイル履歴情報管理システム及びファイル履歴情報の管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータの普及に伴って様々な情報が電子化され、こうした情報が文書ファイルや表計算ファイルなどのファイル形式で管理されるようになっている。企業等の組織では、これらのファイルを共用するためのファイル管理システムが利用されるようになっている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
こうしたファイル管理システムによって、同一のファイルが複数のユーザに利用されるようになると、あるユーザの行ったファイルに対する操作が他のユーザにも影響を与えてしまうことが生じる。そのため、ファイルに対する操作履歴を記録して管理することが求められるようになり、ファイルの操作履歴を管理するための様々な発明が開示されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００４】
また、ファイルに記録した文書等を印刷して出力する際には、印刷されたファイルがどの時点のものであるかを特定することができるように、ファイルに対する操作の履歴情報をバーコード化して、ファイルに記録された文書等とあわせてバーコードを印刷する発明が開示されている（特許文献３参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−２９３７４６号公報
【特許文献２】特開２００８−３０５０９４号公報
【特許文献３】特開２００７−３０５１０４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
企業等の組織において複数のユーザが同じファイルを共用し、そのファイルに記録された文書等が印刷して利用される場合には、印刷されたものがどの時点のファイルに対応するかを確認したいというニーズが生じることがある。例えば、印刷された文書等が監査の対象になる場合、印刷した文書等に期限を設定して管理したい場合、印刷された文書が真正のものや有効なものであるかを判断したい場合、印刷された文書等が不正に利用された際にその文書等を印刷したユーザを特定したい場合などが考えられる。
【０００７】
こうしたニーズに対しては、特許文献１、特許文献２のようなファイル管理システムに記録されたファイルに対して実行された操作の履歴情報と、印刷した文書等との対応関係を明らかにできるとよいが、その際には履歴情報に効率的にアクセスすることができ、かつ履歴情報が失われてしまうことがないように、データのバックアップにも配慮されたものであることが好ましい。
【０００８】
また、特許文献３では、バーコードに履歴情報そのものを埋め込み、バーコードを読み取ることによって印刷までの操作履歴が確認できるよう構成されているが、この方法によると、履歴情報として記録できる情報量がバーコードの容量によって制限されるとともに、印刷された履歴情報を更新するためにはバーコードのスキャナが必要になるなど、利用できる環境が制限されてしまうほか、一度印刷されたバーコードには新たな情報を付加することができないため、文書毎に有効性や有効期限などの情報を追加して管理することができないという問題を有している。
【０００９】
本発明は、このような課題に対応するためになされたものであり、ファイルに対して実行された操作の履歴情報の管理に用いられる、ファイル履歴情報管理サーバ、ファイル履歴情報管理プログラム、ファイル出力装置、ファイル出力プログラム、ファイル履歴情報管理システム及びファイル履歴情報の管理方法であって、履歴情報に容易にアクセスできるとともにデータのバックアップにも有効であり、かつ利用環境の制約を受けにくいサーバ等を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明では、サーバに保存され、サーバに履歴情報が記録されているファイルに対し、端末装置を操作するユーザが印刷命令を実行した際に、この印刷命令に対してサーバで新たなＵＲＬ等の記憶領域を割り当て、割り当てた記憶領域に印刷命令までの履歴情報を書き込んで保存する。さらに、サーバで割り当てた記憶領域のＵＲＬ等を識別するための二次元コード等の識別コードを発行して端末装置に送信し、印刷する文書等に識別コードを埋め込むことによって、印刷した文書の識別コードを読み取るだけで、印刷までの履歴情報にダイレクトにアクセスすることを可能にしている。
【００１１】
本発明にかかるファイル履歴情報管理サーバは、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバであって、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段と、ユーザが操作する端末装置において受け付けられたファイルを指定した印刷命令について、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を、前記端末装置から受信する受信手段と、前記受信手段が受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当手段と、前記記憶手段から前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当手段が割り当てた記憶領域に書き込む書込手段と、前記割当手段が割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行手段と、前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行手段の発行した識別コードを前記端末装置に送信する送信手段と、を備えることを特徴とするファイル履歴情報管理サーバである。
【００１２】
ファイル履歴情報管理サーバをこのように構成すれば、文書等に印刷された識別コードを読み取ることによって、印刷命令までの履歴情報が記憶された記憶領域に容易にアクセスすることが可能になる。また、印刷命令までの履歴情報は、継続的に記録されるファイルに対して実行された操作の履歴情報とは別に保存されることになるため、データのバックアップにも有効である。さらに、履歴情報はサーバ側に自動的に保存される構成となるため、ユーザが操作する端末装置側の利用環境によって、履歴情報の記録に制約を受けることもない。
【００１３】
尚、本発明において、履歴情報を記録する対象となるファイルに対して実行された操作の種別は特に限定されるものではなく、例えば、ファイルのダウンロード、保存、印刷などの操作を含むことができる。また、割当手段が割り当てた記憶領域はＵＲＬやファイルパスによって特定され、このＵＲＬ等を識別する識別コードには、一次元や二次元のバーコードを用いることができるが、ＵＲＬ等を文字情報としてそのまま表示するものであってもよい。
【００１４】
また、本発明にかかるファイル履歴情報管理サーバは、前記割当手段が割り当てた記憶領域には、前記記憶手段から読み出して前記書込手段が前記記憶領域に書き込んだ履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００１５】
このように構成すると、例えば、新たな情報を書き込むための領域に印刷した文書等の有効期限を書き込むことによって、印刷した文書等を利用できる期間を設定したり、文書の使用条件を印刷後に付加したりすることが可能になる。
【００１６】
さらに、本発明にかかるファイル履歴情報管理サーバは、前記発行手段が発行する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであることを特徴としてもよい。
【００１７】
このように構成すると、識別コードの偽造や判読が困難となり、サーバ側に保存した履歴情報の安全性を高める効果がある。
【００１８】
本発明にかかるファイル履歴情報管理プログラムは、ユーザが操作する端末装置とネットワークを通じて接続されたファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するサーバに備えられるファイル履歴情報管理プログラムであって、前記サーバに、前記端末装置において受け付けられたファイルを指定した印刷命令について、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を、前記端末装置から受信する受信ステップと、前記受信ステップで受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当ステップと、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段から、前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当ステップで割り当てた記憶領域に書き込む書込ステップと、前記割当ステップで割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行ステップと、前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行ステップで発行した識別コードを前記端末装置に送信する送信ステップと、を実行させることを特徴とするファイル履歴情報管理プログラムである。
【００１９】
また、本発明にかかるファイル履歴情報管理プログラムは、前記割当ステップで割り当てた記憶領域には、前記記憶手段から読み出して前記書込ステップで前記記憶領域に書き込んだ履歴情報の他に新たな情報を書き込むための領域が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００２０】
さらに、本発明にかかるファイル履歴情報管理プログラムは、前記発行ステップで発行する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであることを特徴としてもよい。
【００２１】
本発明にかかるファイル出力装置は、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力する出力装置であって、ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付手段と、前記受付手段が印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信手段と、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて発行された、前記送信手段の送信した要求に対して割り当てられた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを、前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信手段と、前記受付手段が受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信手段が受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送手段と、を備えることを特徴とするファイル出力装置である。
【００２２】
また、本発明にかかるファイル出力装置は、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記送信手段の送信した要求に対して割り当てられた記憶領域には、前記受付手段が受け付けた印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００２３】
さらに、本発明にかかるファイル出力装置は、前記受信手段が受信する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであることを特徴としてもよい。
【００２４】
本発明にかかるファイル出力プログラムは、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力する出力装置に備えられるファイル出力プログラムであって、前記出力装置に、ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付ステップと、前記受付ステップで印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信ステップと、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて発行された、前記送信ステップで送信した要求に対して割り当てられた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを、前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信ステップと、前記受付ステップで受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信ステップで受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送ステップと、を実行させることを特徴とするファイル出力プログラムである。
【００２５】
また、本発明にかかるファイル出力プログラムは、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記送信ステップで送信した要求に対して割り当てられた記憶領域には、前記受付ステップで受け付けた印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００２６】
さらに、本発明にかかるファイル出力プログラムは、前記受信ステップで受信する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであることを特徴としてもよい。
【００２７】
本発明にかかるファイル履歴情報管理システムは、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバと、前記ファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力するファイル出力装置からなるファイル履歴情報管理システムであって、前記ファイル出力装置は、ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付手段と、前記受付手段が印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信手段と、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて発行された、前記送信手段の送信した要求に対して割り当てられた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを、前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信手段と、前記受付手段が受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信手段が受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送手段と、を備えていて、前記ファイル履歴情報管理サーバは、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段と、前記ファイル出力装置において受け付けられたファイルを指定した印刷命令について、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を、前記ファイル出力装置から受信する受信手段と、前記受信手段が受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当手段と、前記記憶手段から前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当手段が割り当てた記憶領域に書き込む書込手段と、前記割当手段が割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行手段と、前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行手段の発行した識別コードを前記ファイル出力装置に送信する送信手段と、を備えることを特徴とするファイル履歴情報管理システムである。
【００２８】
また、本発明にかかるファイル履歴情報管理システムは、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記割当手段が割り当てた記憶領域には、前記記憶手段から読み出して前記書込手段が前記記憶領域に書き込んだ履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００２９】
さらに、本発明にかかるファイル履歴情報管理システムは、前記ファイル履歴情報管理サーバにおいて、前記発行手段が発行する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであることを特徴としてもよい。
【００３０】
本発明にかかるファイル履歴情報の管理方法は、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を管理するファイル履歴情報管理サーバと、前記ファイル履歴情報管理サーバとネットワークを通じて接続されたファイルを出力するファイル出力装置によって実行されるファイル履歴情報の管理方法であって、前記ファイル出力装置が、ファイルを指定した印刷命令を受け付ける受付ステップと、前記ファイル出力装置が、前記受付ステップで印刷命令を受け付けたことを検出すると、前記ファイル履歴情報管理サーバに、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる要求を送信する送信ステップと、前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記送信ステップで送信された要求を前記ファイル出力装置から受信する受信ステップと、前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記受信ステップで受信した要求に対して、前記印刷命令までに前記ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶するための記憶領域を割り当てる割当ステップと、前記ファイル履歴情報管理サーバが、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶する記憶手段から前記印刷命令が受け付けられたファイルに対して実行された操作の履歴情報を読み出して、前記割当ステップで割り当てた記憶領域に書き込む書込ステップと、前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記割当ステップで割り当てた記憶領域にアクセスするための前記記憶領域のアドレスを識別する識別コードを発行する発行ステップと、前記ファイル履歴情報管理サーバが、前記印刷命令によって出力されるファイルの出力データに埋め込むために、前記発行ステップで発行した識別コードを前記ファイル出力装置に送信する送信ステップと、前記ファイル出力装置が、前記送信ステップで送信された識別コードを前記ファイル履歴情報管理サーバから受信する受信ステップと、前記ファイル出力装置が、前記受付手段が受け付けた印刷命令によって出力するファイルの出力データに、前記受信ステップで受信した識別コードを埋め込んで、プリンタに転送する転送ステップと、を有することを特徴とするファイル履歴情報の管理方法である。
【００３１】
また、本発明にかかるファイル履歴情報の管理方法は、前記割当ステップで割り当てた記憶領域には、前記記憶手段から読み出して前記書込ステップで前記記憶領域に書き込んだ履歴情報の他に新たな情報を書き込むための記憶領域が設定されていることを特徴とすることもできる。
【００３２】
さらに、本発明にかかるファイル履歴情報の管理方法は、前記発行ステップで発行する識別コードは、二次元コードによって記憶領域のアドレスを識別するものであることを特徴としてもよい。
【発明の効果】
【００３３】
本発明によって、サーバに保存されて共用されているファイルを印刷する際に、印刷までの履歴情報が識別できる識別コードが文書等とあわせて印刷され、この識別コードを読み取ることによって、印刷命令までの履歴情報にダイレクトにアクセスすることが可能になる。また、印刷命令までの履歴情報が継続的に記録される履歴情報とは別に保存されるため、データのバックアップにも有効である。さらに、ユーザが操作する端末装置側の利用環境によって履歴情報の記録に制約を受けることもないため、利用環境に関わらず導入しやすいという効果も生じる。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムの実施形態の一例を示す図である。
【図２】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第１の図である。
【図４】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第２の図である。
【図５】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第３の図である。
【図６】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第４の図である。
【図７】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第５の図である。
【図８】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第６の図である。
【図９】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順を示す第７の図である。
【図１０】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷された文書の二次元コードを読み取って履歴情報にアクセスする手順を示す第１の図である。
【図１１】本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷された文書の二次元コードを読み取って履歴情報にアクセスする手順を示す第２の図である。
【図１２】本発明にかかるファイル履歴情報管理サーバに記録される履歴情報の一例を示す図である。
【図１３】本発明にかかるファイル履歴情報管理サーバにおいてファイルの印刷時に保存された履歴情報の一例を示す図である。
【図１４】本発明にかかるファイル出力プログラムによる処理フローを示すフローチャートである。
【図１５】本発明にかかるファイル履歴情報管理プログラムによる処理フローを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００３５】
本発明を実施するための形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下の説明は、本発明の実施形態の一例を示したものであって、履歴情報として記録されるファイルに対する操作の種別、文書等に埋め込まれるコードの形式などの具体例は、以下に示した実施形態に限定されるものではない。
【００３６】
本発明は、図１に示したように、ユーザ端末とファイルサーバがＶＰＮや社内ＬＡＮなどのネットワークで接続され、ユーザ端末でファイルサーバに格納された文書ファイルや表計算ファイルなどのファイルを共用する際に用いられるものである。ファイルサーバには文書ファイルや表計算ファイルなどのファイルが格納され、ユーザ端末からこれらのファイルをダウンロードして利用する。ファイルに対して実行されたダウンロード、保存などの操作の履歴は、履歴情報としてファイルサーバに記録される。
【００３７】
ファイルサーバに格納されたファイルをダウンロードして印刷する際には、ファイルサーバで印刷命令に対して新たな記憶領域を割り当てて、印刷命令までのファイルに対して実行された操作の履歴情報を記憶させる。その記憶領域を示すＵＲＬを二次元コード化してユーザ端末に送信し、ユーザ端末ではファイルを印刷して出力される文書にこの二次元コードを埋め込む。プリンタから出力される文書には二次元コードが表示されていて、この二次元コードから読み取ったＵＲＬにアクセスすることによって、その文書が印刷されたときまでのファイルに対して実行された操作の履歴情報に、ダイレクトにアクセスすることが可能になる。
【００３８】
図２は、本発明にかかるファイル履歴情報管理システムの構成の一例を示している。図２において、ファイルサーバ１０は本発明にかかるファイル履歴情報管理サーバに、ユーザ端末２０は本発明にかかるファイル出力装置に対応する。また、ファイルサーバ１０とユーザ端末２０によって、本発明にかかるファイル履歴情報管理システムを構成する。
【００３９】
ファイルサーバ１０は、ネットワークに接続されてユーザ端末２０からアクセスできるサーバコンピュータである。ファイルサーバ１０の物理的な構成は特に限定されるものではないが、ＣＰＵ、メインメモリ、ＨＤＤ等の補助記憶装置を備え、補助記憶装置からメインメモリにプログラムが読み出され、ＣＰＵにおいて演算処理を実行することによって所定の機能が実現される。
【００４０】
ユーザ端末２０は、ネットワークに接続されてファイルサーバ１０にアクセスできるパーソナルコンピュータ等のコンピュータである。ユーザ端末２０の物理的な構成は特に限定されるものではないが、ＣＰＵ、メインメモリ、ＨＤＤ等の補助記憶装置を備え、補助記憶装置からメインメモリにプログラムが読み出され、ＣＰＵにおいて演算処理を実行することによって所定の機能が実現される。
【００４１】
ファイルサーバ１０は、履歴情報書込部１１、印刷制御部１２、ファイル格納部１３、履歴情報記憶部１４を備えて構成されている。履歴情報書込部１１、印刷制御部１２は機能的に特定されるものであって、各々の機能を実行するためのプログラムがＨＤＤ等の補助記憶装置からメインメモリにプログラムが読み出され、ＣＰＵにおいて演算処理を実行することによって、これらの機能が実現される。
【００４２】
履歴情報書込部１１は、ファイルに対して実行された操作の履歴情報を記録するためのアプリケーションプログラムにより実現され、ファイル格納部１３に格納されたファイルに関する履歴情報を履歴情報記憶部１４に書き込む処理を実行する。印刷制御部１２は、ユーザ端末２０でファイルの印刷命令を受け付けた際に、新たなＵＲＬの割り当てと割り当てたＵＲＬへの履歴情報の書き込み、ＵＲＬを示す二次元コードの生成とユーザ端末２０への送信などの処理を実行するアプリケーションプログラムによって実現される。
【００４３】
ファイル格納部１３、履歴情報記憶部１４には、コンピュータの所定の記憶領域が割り当てられるが、その物理的な構成は特に限定されるものではなく、その全部又は一部が、データベースサーバ等の複数のコンピュータに分散して設けられるものであってもよい。
【００４４】
ファイル格納部１３には、文書ファイルや表計算ファイルなどのファイルが格納されている。履歴情報記憶部１４には、ファイル格納部１３に格納されたファイル毎に、ファイルに対して実行された操作の履歴情報が記録されている。印刷命令の際に保存する履歴情報は、ここに記憶させることとしてもよいし、他のコンピュータの記憶領域等を用いることとしてもよい。
【００４５】
ユーザ端末２０は、ファイル操作部２１、印刷制御部２２、印刷処理部２３を備えて構成されている。ファイル操作部２１、印刷制御部２２、印刷処理部２３は機能的に特定されるものであって、各々の機能を実行するためのプログラムがＨＤＤ等の補助記憶装置からメインメモリにプログラムが読み出され、ＣＰＵにおいて演算処理を実行することによって、これらの機能が実現される。
【００４６】
ファイル操作部２１は、ファイルの読み書きを行うためのアプリケーションプログラムによって実現され、ファイルサーバ１０からのファイルのダウンロード、ダウンロードしたファイルの編集、保存、印刷などの処理を実行する。印刷制御部２２は、ファイル操作部２１において印刷命令を受け付けた際に、新たなＵＲＬの割り当てと割り当てたＵＲＬへの履歴情報の書き込み、ＵＲＬを示す二次元コードの生成をファイルサーバ１０に要求するとともに、ファイルサーバ１０から受信した二次元コードをプリンタ３０に出力する出力データに埋め込む処理を実行するアプリケーションプログラムによって実現される。印刷処理部２３は、いわゆるプリンタドライバに対応するプログラムで、プリンタ３０に出力する出力データを転送する処理を実行する。
【００４７】
以上の構成を前提に、図３〜図９の流れに沿って、本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷する文書に二次元コードを埋め込む手順について説明する。図３〜図６は、ユーザ端末２０からファイルサーバ１０のファイル格納部１３に格納されたファイル１を直接指定して印刷命令を行うケースでの処理手順を、図７〜図９は、ユーザ端末２０でファイルサーバ１０のファイル格納部１３からダウンロードしたファイル１を指定して印刷命令を行うケースでの処理手順を、それぞれ示している。
【００４８】
図３において、ユーザ端末２０でファイル操作部２１が起動され、ファイルサーバ１０のファイル格納部１３に格納されたファイル１を指定して印刷命令が行われると、印刷制御部２２がこれを検出して、ファイルサーバ１０に所定の要求（後に説明するように、履歴情報を書き込む新たな記憶領域を割り当てて、二次元コードを発行する要求）を送信する。ファイルサーバ１０では印刷制御部１２がこの要求を受信して、履歴情報記憶部１４のファイル１に関する履歴情報１には、ユーザ端末２０を操作するユーザによって印刷命令が行われたことが書き込まれる。
【００４９】
図１２は、履歴情報記憶部１４に記憶された、ファイルに対して実行された操作の履歴情報１の一例を示したものである。ここに記憶される履歴情報に含まれる項目は特に限定されるものではないが、例えば、ファイルに対して実行された操作の種別（ダウンロード、保存、印刷命令等）、操作を行ったユーザ、操作日時等を含むことができる。
【００５０】
続いて、印刷制御部１２は、ユーザ端末２０で実行された印刷命令までにファイル１に対して実行された操作の履歴情報を記憶するための新たな記憶領域を割り当てる。ユーザ端末２０には、ファイル操作部２１によってファイル格納部１３からファイル１がダウンロードされるとともに、図４に示したように、この記憶領域のアドレスであるＵＲＬを表した二次元コードが発行され、ファイル１を印刷した文書１に表示するために、発行された二次元コードがユーザ端末２０に送信される。
【００５１】
この例では、新たに割り当てられた記憶領域のアドレスであるＵＲＬを、二次元コードによって識別できることとしているが、ＵＲＬを識別するためのコードは二次元コードに限られるものではなく、一次元のバーコードを用いてもよいし、ＵＲＬをそのまま文字で表示するものであってもよい。但し、目視では読み取ることができず、偽造が困難であるという点から、安全性の観点からは二次元コードを採用するのが好適である。
【００５２】
また、履歴情報記憶部１４のファイル１に関する履歴情報１には、新たな記憶領域のアドレスであるＵＲＬを表した二次元コードが発行されたことが追加される。そして、割り当てられた新たな記憶領域には、履歴情報記憶部１４のファイル１に関する履歴情報１をコピーした履歴情報１’が書き込まれる。
【００５３】
図１３は、ファイルの印刷命令を受け付けた際に、履歴情報記憶部１４（又はその他の記憶領域）に保存された履歴情報１’の一例を示したものである。履歴情報１’には、 履歴情報１と同様の項目に関する情報を含むこととすればよいが、新たに割り当てられた記憶領域に書き込まれる履歴情報１’には、その後ファイル１に対して何らかの操作が実行されたとしても、実行された操作の履歴情報が追加されることはなく、印刷命令を受け付けた際の履歴情報として保存される。
【００５４】
ここで履歴情報１’の記憶領域には、履歴情報１をコピーした情報をそのまま記憶する他に、他の新たな情報を書き込むための領域を設定することとしてもよい。ここで割り当てられるＵＲＬは、印刷命令毎、すなわち出力される文書毎に設けられるため、文書毎の性質を追加する情報、例えば出力された文書の有効期限などを書き込んで文書管理に用いることができるためである。
【００５５】
続いて、ユーザ端末２０では、図５に示したように、ファイル１から文書１を出力するための出力データが生成され、この出力データに印刷制御部１２から引き渡された二次元コードが、印刷制御部２２によって埋め込まれる。
【００５６】
尚、ここで出力データに二次元コードを埋め込む方法は特に限定されるものではなく、例えば、ユーザ端末２０に開かれてメモリに一時記憶されたファイル１のテンポラリファイルに二次元コードを埋め込み、出力データを生成することとすればよい。この場合、二次元コードが埋め込まれたファイル１をそのまま保存するのではなく、出力データが生成された後やファイル１を保存する際に、テンポラリファイルから二次元コードを削除するよう設定することが好ましい。
【００５７】
又は、ファイル１が開かれたテンポラリファイルには二次元コードを埋め込まず、ユーザ端末２０からプリンタ３０に転送されるファイル１から生成された出力データに二次元コードを描画するためのデータを埋め込み、プリンタ３０で印刷イメージを生成する際に二次元コードが描画されるよう設定することとしてもよい。
【００５８】
二次元コードが埋め込まれた出力データは、印刷処理部２３からプリンタ３０に引き渡され、図６に示したように、二次元コードが表示された文書１がプリンタ３０から出力される。さらに、印刷制御部２２から印刷制御部１２に印刷処理が実行されたことが通知され、履歴情報記憶部１４の履歴情報１に印刷処理の履歴情報が追加される。
【００５９】
図７では、ユーザ端末２０でファイル操作部２１が起動され、ファイルサーバ１０のファイル格納部１３に格納されたファイル１がユーザ端末２０にダウンロードされている。ダウンロードされたファイル１は、ユーザ端末２０のディスプレイに文書１として出力され、ファイル１の閲覧や編集が可能になる。ファイルサーバ１０では、ダウンロードの際には、履歴情報書込部１１によって、履歴情報記憶部１４のファイル１に関する履歴情報１に、ユーザ端末２０にファイル１がダウンロードされたことが書き込まれる。
【００６０】
次に、ファイル１が開かれた状態のユーザ端末２０で、ファイル操作部２１によって文書１の印刷命令が実行される。すると、図８に示したように、印刷制御部２２がこれを検出して、ファイルサーバ１０に履歴情報を書き込む新たな記憶領域を割り当てて、二次元コードを発行する要求を送信する。図３の場合と同様に、ファイルサーバ１０では印刷制御部１２がこの要求を受信して、履歴情報記憶部１４のファイル１に関する履歴情報１には、ユーザ端末２０を操作するユーザによって印刷命令が行われたことが書き込まれる。
【００６１】
さらに図３の場合と同様に、印刷制御部１２は、ユーザ端末２０で実行された印刷命令までにファイル１に対して実行された操作の履歴情報を記憶するための新たな記憶領域を割り当てる。そして、図９に示したように、この記憶領域のアドレスであるＵＲＬを表した二次元コードが発行され、ファイル１を印刷した文書１に表示するために、発行された二次元コードがユーザ端末２０に送信される。その後に出力データに二次元コードが埋め込まれて、プリンタ３０に出力される手順は、図５〜図６と同様である。
【００６２】
以上の処理によって、ユーザ端末２０で印刷命令が実行されると、印刷命令毎に新たなＵＲＬが割り当てられて、該当する印刷命令までの履歴情報が保存されることになる。そのため、印刷命令によって出力された文書について、文書が出力されるまでの履歴情報を確認したい場合にはＵＲＬを指定すればダイレクトにアクセスすることが可能であり、かつ履歴情報は印刷命令毎にバックアップされることになるため、万一元となる履歴情報が失われてしまったとしても、印刷までの履歴を確認することができる。
【００６３】
図１４は、本発明にかかるファイル出力プログラムによって実行される処理フローを、フローチャートで表したものである。ファイルを操作している端末装置において、サーバ側に格納されたファイル、又はサーバからダウンロードして端末側に開かれているファイルを指定した印刷命令を受け付けたことを検出する（Ｓ０１）。
【００６４】
次に、受け付けた印刷命令までのファイルに関する履歴情報を書き込む新たな記憶領域を割り当てて、その記憶領域にアクセスするための二次元コードを発行する要求を、サーバに送信する（Ｓ０２）。図１５は、これを受信したサーバにおいて、本発明にかかるファイル履歴情報管理プログラムによって実行される処理フローを、フローチャートで表したものである。
【００６５】
サーバ側で二次元コードの発行要求を受信すると（Ｓ１１）、印刷命令までにファイルに対して実行された操作の履歴情報を保存するための記憶領域のアドレスとなるＵＲＬを割り当てて、そのＵＲＬを表した二次元コードを生成する（Ｓ１２）。そして、割り当てた記憶領域に、ファイルに対して印刷命令までに実行された操作の履歴情報を書き込むとともに（Ｓ１３）、生成した二次元コードを端末装置に送信する（Ｓ１４）。
【００６６】
端末装置において、サーバ側で発行された二次元コードを受信できなければエラー処理となるが（Ｓ０３、Ｓ０６）、二次元コードを受信すれば（Ｓ０３）、ファイルから生成した出力データに二次元コードを埋め込み（Ｓ０４）、二次元コードが埋め込まれた出力データの印刷ジョブを、プリンタに転送する（Ｓ０５）。
【００６７】
図１０〜図１１は、本発明にかかるファイル履歴情報管理システムによって印刷された文書の二次元コードを読み取って履歴情報にアクセスする手順を示している。図１０に示したように、文書１が出力されるまでの履歴情報（履歴情報１’）を確認したい場合には、文書１に表示された二次元コードをスキャナで読み取る。
【００６８】
そうすると、読み取った二次元コードからＵＲＬが特定され、ユーザ端末２０からこのＵＲＬにアクセスすることによって、図１１に示したように、ファイルサーバ１０に保存された文書１が出力されるまでの履歴情報（履歴情報１’）を取得することができる。履歴情報１’には、ファイル１が生成されてから文書１として印刷されるまでのファイルに対して実行された操作の履歴が記録されており、履歴を一覧で確認することができるため、文書１についての監査などの際に、特に好適である。
【符号の説明】
【００６９】
１０  ファイルサーバ
１１  履歴情報書込部
１２  印刷制御部
１３  ファイル格納部
１４  履歴情報記憶部
２０  ユーザ端末
２１  ファイル操作部
２２  印刷制御部
２３  印刷処理部
３０  プリンタ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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