(57)【要約】【課題】アドレス情報と付加情報とを予め関連付けて登録する操作を必要とせずに、送信する電子文書に対して適切な言語の付加情報を自動で付加できる通信装置通信装置及び電子文書処理方法を提供する。【解決手段】電子文書を受信する電子文書受信手段と、電子文書受信手段で受信された受信電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、受信電子文書から発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、その文字列を基に受信電子文書の発信元の言語を特定する電子文書解析手段と、電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶しており、電子文書解析手段で特定された言語を基に付加情報を選択する言語切替手段と、電子文書解析手段で特定されたアドレスと、言語切替手段で選択された付加情報とを基に、送信する送信電子文書を生成する電子文書生成手段と、電子文書生成手段で生成された送信電子文書を送信する電子文書送信手段と、を有する。【選択図】図２
2012014647.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して電子文書の受信を行う電子文書受信手段と、
前記電子文書受信手段で受信された受信電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、当該受信電子文書から前記発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に当該受信電子文書の発信元の言語を特定する電子文書解析手段と、
電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶しており、前記電子文書解析手段で特定された言語を基に、前記付加情報を選択する言語切替手段と、
前記電子文書解析手段で特定されたアドレスと、前記言語切替手段で選択された付加情報とを基に、前記ネットワークを介して送信する送信電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書生成手段で生成された送信電子文書を、前記アドレスを基に送信する電子文書送信手段と、
を有することを特徴とする通信装置。
【請求項２】
前記電子文書解析手段で特定されたアドレスを記憶するアドレス情報記憶手段を有し、
前記アドレス情報記憶手段は、
前記電子文書解析手段により言語が特定された場合には、当該言語と前記アドレスとを対応付けて記憶し、
前記言語切替手段は、
前記送信電子文書の送信の指示があった場合、ユーザにより指定されたアドレスを基に、前記アドレス情報記憶手段から当該アドレスに対応付けられた言語を検索し、検索した言語を基に、前記付加情報を選択することを特徴とする請求項１記載の通信装置。
【請求項３】
前記言語切替手段が前記アドレス情報記憶手段から言語を検索できなかった場合に、言語の特定を行う言語解析手段を有し、
前記言語解析手段は、
前記アドレス情報記憶手段に記憶されている言語情報以外の情報、前記ユーザにより指定されたアドレスの文字列、前記ユーザにより行われた前記送信電子文書の作成に係る操作、初期設定として予め設定されている言語のいずれかを基に、言語を特定し、
前記言語切替手段は、
前記言語解析手段で特定された言語を基に、前記付加情報を選択することを特徴とする請求項２記載の通信装置。
【請求項４】
前記受信電子文書に発信元の署名を示す署名情報がないときに当該受信電子文書の発信元に対して警告を行うための警告電子文書に付加する警告付加情報を、言語毎に対応付けて記憶する警告文記憶手段と、
前記警告文記憶手段から予め定められた前記警告付加情報を選択する警告文決定手段と、を有し、
前記警告文決定手段は、
前記電子文書解析手段が前記受信電子文書から前記署名情報を検出できなかった場合、前記警告文記憶手段から前記警告付加情報を選択し、
前記電子文書生成手段は、
前記電子文書解析手段で特定されたアドレスと、前記警告文決定手段で選択された警告付加情報とを基に、前記警告電子文書を生成し、
前記電子文書送信手段は、
前記電子文書生成手段で生成された警告電子文書を、前記アドレスを基に送信することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の通信装置。
【請求項５】
前記警告文決定手段は、
前記電子文書解析手段が前記受信電子文書から前記署名情報を検出できず、かつ、当該受信電子文書の発信元の言語を特定できた場合、特定できた言語の前記警告付加情報を選択し、
前記電子文書解析手段が前記受信電子文書から前記署名情報を検出できず、かつ、当該受信電子文書の発信元の言語を特定できなかった場合、全ての言語の前記警告付加情報を選択することを特徴とする請求項４記載の通信装置。
【請求項６】
前記電子文書送信手段から送信される電子文書に対し、当該電子文書を受信した旨を示す受信確認電子文書を送信するように要求する設定を行う受信確認設定手段を有し、
前記電子文書解析手段は、
前記電子文書受信手段で前記受信確認電子文書が受信された場合、当該受信確認電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、当該受信確認電子文書から前記発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に当該受信確認電子文書の発信元の言語を特定し、
前記言語切替手段は、
前記電子文書解析手段で特定された言語が、前記アドレス情報記憶手段に記憶されている前記受信確認電子文書の発信元のアドレスに対応付けられた言語と異なる場合、前記電子文書解析手段で特定された言語を基に、前記付加情報を選択し、
前記電子文書生成手段は、
前記電子文書解析手段で特定されたアドレスと、前記言語切替手段で選択された付加情報とを基に、再送電子文書を生成し、
前記電子文書送信手段は、
前記電子文書生成手段で生成された再送電子文書を、前記アドレスを基に送信することを特徴とする請求項２から５のいずれか１項に記載の通信装置。
【請求項７】
ネットワークを介して送信する送信電子文書の送信の指示があった場合に、ユーザにより指定された前記送信電子文書の送信先のアドレスの文字列、又は、前記ユーザにより行われた前記送信電子文書の作成に係る操作のいずれかを基に、前記送信電子文書の送信先の言語を特定する言語解析手段と、
前記送信電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶しており、前記言語解析手段で特定された言語を基に、前記付加情報を選択する言語切替手段と、
前記ユーザにより指定されたアドレスと、前記言語切替手段で選択された付加情報とを基に、前記送信電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書生成手段で生成された送信電子文書を、前記アドレスを基に送信する電子文書送信手段と、
を有することを特徴とする通信装置。
【請求項８】
ネットワークを介して電子文書の受信を行う電子文書受信ステップと、
前記電子文書受信ステップで受信された受信電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、当該受信電子文書から前記発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に当該受信電子文書の発信元の言語を特定する電子文書解析ステップと、
電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶する記憶手段から、前記電子文書解析ステップで特定された言語を基に、前記付加情報を選択する言語切替ステップと、
前記電子文書解析ステップで特定されたアドレスと、前記言語切替ステップで選択された付加情報とを基に、前記ネットワークを介して送信する送信電子文書を生成する電子文書生成ステップと、
前記電子文書生成ステップで生成された送信電子文書を、前記アドレスを基に送信する電子文書送信ステップと、
を有することを特徴とする電子文書処理方法。
【請求項９】
ネットワークを介して送信する送信電子文書の送信の指示があった場合に、ユーザにより指定された前記送信電子文書の送信先のアドレスの文字列、又は、前記ユーザにより行われた前記送信電子文書の作成に係る操作のいずれかを基に、前記送信電子文書の送信先の言語を特定する言語解析ステップと、
前記送信電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶する記憶手段から、前記言語解析ステップで特定された言語を基に、前記付加情報を選択する言語切替ステップと、
前記ユーザにより指定されたアドレスと、前記言語切替ステップで選択された付加情報とを基に、前記送信電子文書を生成する電子文書生成ステップと、
前記電子文書生成ステップで生成された送信電子文書を、前記アドレスを基に送信する電子文書送信ステップと、
を有することを特徴とする電子文書処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールの生成及び送信を行う通信装置及び電子文書処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メール（電子文書の一例。以下メールという）の生成機能及び送受信機能を備えた通信装置がある。このような通信装置では、当該装置においてアドレス情報（宛先を示す情報）毎に付加情報（メールに付加される情報）を関連付けて予め登録しておき、アドレス情報が指定されたときに、そのアドレス情報に関連付けられた付加情報を自動で付加し、送信するメールを生成するという技術が既に知られている。
【０００３】
このような技術は、例えば特許文献１に開示されている。特許文献１の電子メールシステムは、メール送信の際にユーザが署名ファイルを誤って選択することを防止することを目的としている。この目的を達成するために、特許文献１の電子メールシステムでは、ユーザが電子メールシステムにおいて署名ファイル（付加情報の一例）とメールアドレス（アドレス情報の一例）とを関連付けて予め登録しておく。そして、ユーザがメール送信のときに所望のメールアドレスを指定すると、電子メールシステムが、指定されたメールアドレスに関連付けられた署名ファイルを自動で付加して送信メールを生成する。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１の技術例では、アドレス情報と付加情報とが予め関連付けられて登録されている必要があるため、ユーザはメールの送信前にその登録の操作（作業）を行わなくてはならない。よって、特許文献１の技術例において、例えば、使用言語が異なる国・地域のアドレス情報を多数登録する場合、アドレス情報毎に適切な言語の付加情報を関連付ける操作を数多く行わなければならず、ユーザの負担が大きくなる。
【０００５】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、アドレス情報と付加情報とを予め関連付けて登録する操作を必要とせずに、送信する電子文書に対して適切な言語の付加情報を自動で付加できる通信装置通信装置及び電子文書処理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
かかる目的を達成するために、本発明の通信装置は、ネットワークを介して電子文書の受信を行う電子文書受信手段と、電子文書受信手段で受信された受信電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、当該受信電子文書から発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に当該受信電子文書の発信元の言語を特定する電子文書解析手段と、電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶しており、電子文書解析手段で特定された言語を基に、付加情報を選択する言語切替手段と、電子文書解析手段で特定されたアドレスと、言語切替手段で選択された付加情報とを基に、ネットワークを介して送信する送信電子文書を生成する電子文書生成手段と、電子文書生成手段で生成された送信電子文書を、アドレスを基に送信する電子文書送信手段と、を有することを特徴とする。
【０００７】
また、本発明の通信装置において、電子文書解析手段で特定されたアドレスを記憶するアドレス情報記憶手段を有し、アドレス情報記憶手段は、電子文書解析手段により言語が特定された場合には、当該言語とアドレスとを対応付けて記憶し、言語切替手段は、送信電子文書の送信の指示があった場合、ユーザにより指定されたアドレスを基に、アドレス情報記憶手段から当該アドレスに対応付けられた言語を検索し、検索した言語を基に、付加情報を選択することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の通信装置において、言語切替手段がアドレス情報記憶手段から言語を検索できなかった場合に、言語の特定を行う言語解析手段を有し、言語解析手段は、アドレス情報記憶手段に記憶されている言語情報以外の情報、ユーザにより指定されたアドレスの文字列、ユーザにより行われた送信電子文書の作成に係る操作、初期設定として予め設定されている言語のいずれかを基に、言語を特定し、言語切替手段は、言語解析手段で特定された言語を基に、付加情報を選択することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の通信装置において、受信電子文書に発信元の署名を示す署名情報がないときに当該受信電子文書の発信元に対して警告を行うための警告電子文書に付加する警告付加情報を、言語毎に対応付けて記憶する警告文記憶手段と、警告文記憶手段から予め定められた警告付加情報を選択する警告文決定手段と、を有し、警告文決定手段は、電子文書解析手段が受信電子文書から署名情報を検出できなかった場合、警告文記憶手段から警告付加情報を選択し、電子文書生成手段は、電子文書解析手段で特定されたアドレスと、警告文決定手段で選択された警告付加情報とを基に、警告電子文書を生成し、電子文書送信手段は、電子文書生成手段で生成された警告電子文書を、アドレスを基に送信することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の通信装置において、警告文決定手段は、電子文書解析手段が受信電子文書から署名情報を検出できず、かつ、当該受信電子文書の発信元の言語を特定できた場合、特定できた言語の警告付加情報を選択し、電子文書解析手段が受信電子文書から署名情報を検出できず、かつ、当該受信電子文書の発信元の言語を特定できなかった場合、全ての言語の警告付加情報を選択することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の通信装置において、電子文書送信手段から送信される電子文書に対し、当該電子文書を受信した旨を示す受信確認電子文書を送信するように要求する設定を行う受信確認設定手段を有し、電子文書解析手段は、電子文書受信手段で受信確認電子文書が受信された場合、当該受信確認電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、当該受信確認電子文書から発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に当該受信確認電子文書の発信元の言語を特定し、言語切替手段は、電子文書解析手段で特定された言語が、アドレス情報記憶手段に記憶されている受信確認電子文書の発信元のアドレスに対応付けられた言語と異なる場合、電子文書解析手段で特定された言語を基に、付加情報を選択し、電子文書生成手段は、電子文書解析手段で特定されたアドレスと、言語切替手段で選択された付加情報とを基に、再送電子文書を生成し、電子文書送信手段は、電子文書生成手段で生成された再送電子文書を、アドレスを基に送信することを特徴とする。
【００１２】
本発明の通信装置は、ネットワークを介して送信する送信電子文書の送信の指示があった場合に、ユーザにより指定された送信電子文書の送信先のアドレスの文字列、又は、ユーザにより行われた送信電子文書の作成に係る操作のいずれかを基に、送信電子文書の送信先の言語を特定する言語解析手段と、送信電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶しており、言語解析手段で特定された言語を基に、付加情報を選択する言語切替手段と、ユーザにより指定されたアドレスと、言語切替手段で選択された付加情報とを基に、送信電子文書を生成する電子文書生成手段と、電子文書生成手段で生成された送信電子文書を、アドレスを基に送信する電子文書送信手段と、を有することを特徴とする。
【００１３】
本発明の電子文書処理方法は、ネットワークを介して電子文書の受信を行う電子文書受信ステップと、電子文書受信ステップで受信された受信電子文書の発信元のアドレスを特定するとともに、当該受信電子文書から発信元の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に当該受信電子文書の発信元の言語を特定する電子文書解析ステップと、電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶する記憶手段から、電子文書解析ステップで特定された言語を基に、付加情報を選択する言語切替ステップと、電子文書解析ステップで特定されたアドレスと、言語切替ステップで選択された付加情報とを基に、ネットワークを介して送信する送信電子文書を生成する電子文書生成ステップと、電子文書生成ステップで生成された送信電子文書を、アドレスを基に送信する電子文書送信ステップと、を有することを特徴とする。
【００１４】
本発明の電子文書処理方法は、ネットワークを介して送信する送信電子文書の送信の指示があった場合に、ユーザにより指定された送信電子文書の送信先のアドレスの文字列、又は、ユーザにより行われた送信電子文書の作成に係る操作のいずれかを基に、送信電子文書の送信先の言語を特定する言語解析ステップと、送信電子文書に付加する付加情報を言語毎に対応付けて記憶する記憶手段から、言語解析ステップで特定された言語を基に、付加情報を選択する言語切替ステップと、ユーザにより指定されたアドレスと、言語切替ステップで選択された付加情報とを基に、送信電子文書を生成する電子文書生成ステップと、電子文書生成ステップで生成された送信電子文書を、アドレスを基に送信する電子文書送信ステップと、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、アドレス情報と付加情報とを予め関連付けて登録する操作を必要とせずに、送信する電子文書に対して適切な言語の付加情報を自動で付加することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の構成例を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の機能例を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の受信メールの例を示す図である。
【図４】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の送信メールの例及び言語切替手段のデータテーブルの例を示す図である。
【図５】本発明の一実施形態に係る画像形成装置のアドレス情報のデータ構造の例を示す図である。
【図６】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の宛先指定画面の例を示す図である。
【図７】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の警告文情報のデータ構造の例を示す図である。
【図８】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の警告メールの例を示す図である。
【図９】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の言語解析手段による言語特定の各例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の動作例１を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の動作例２を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の動作例３を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の動作例４を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明を実施するための形態（実施形態）について説明する。本実施形態は、アドレス情報と付加情報とを予め関連付けて登録する操作を必要とせずに、送信する電子文書に対して適切な言語（送信電子文書の受け手が読める言語）の付加情報を自動で付加することが特徴になっている。この特徴について、以下、図面を用いて詳細に解説する。なお、以下では、本発明の通信装置の一実施形態として、画像形成装置を例に説明するが、これに限定されるものではない。すなわち、以下に説明する本実施形態の画像形成装置の特徴は、例えば、ファクシミリ装置、プリンタ装置、パーソナルコンピュータ、ゲーム機器、携帯電話機、カーナビゲーション装置等の各種情報処理装置にも適用可能である。
【００１８】
まず、本実施形態の画像形成装置の全体構成について、図１を用いて説明する。図１は、本実施形態の画像形成装置の全体構成の要部を示す側断面図である。
【００１９】
自動原稿送り装置（以下ＡＤＦ（Auto Document Feeder）という）１にある原稿台２に、原稿の画像面を上にして置かれた原稿束は、図示しない操作部上のスタートキーが押下されると、一番下の原稿から給送ローラ３、給送ベルト４によってコンタクトガラス６上の所定の位置に給送される。本実施形態の画像形成装置は、一枚の原稿の給送完了により原稿枚数をカウントアップするカウント機能を有している。給送された原稿は、読取ユニット５０によって、コンタクトガラス６上にて画像データを読み取られる。読み取りが終了した原稿は、給送ベルト４及び排送ローラ５によって排出される。さらに、原稿セット検知センサ７にて原稿台２に次の原稿が有ることが検知された場合、その次の原稿は、前原稿と同様にコンタクトガラス６上に給送される。給送ローラ３、給送ベルト４、排送ローラ５は、図示しない搬送モータによって駆動される。
【００２０】
第１トレイ８、第２トレイ９、第３トレイ１０に積載された転写紙は、各々第１給紙ユニット１１、第２給紙ユニット１２、第３給紙ユニット１３によって給紙され、縦搬送ユニット１４によって感光体１５に当接する位置まで搬送される。読取ユニット５０にて読み込まれた画像データは、書込ユニット５７からのレーザによって感光体１５に書き込まれ、現像ユニット２７を通過することによってトナー像が形成される。そして、転写紙は、感光体１５の回転と等速で搬送ベルト１６によって搬送されながら、感光体１５上のトナー像が転写される。その後、転写紙は、定着ユニット１７にて画像が定着させられ、排紙ユニット１８によって後処理装置のフィニシャ１００に排出される。
【００２１】
後処理装置のフィニシャ１００は、本体の排紙ユニット１８によって搬送されてきた転写紙を、通常排紙ローラ１０２方向又はステープル処理部方向のいずれかに導くことができる。分岐偏向板（切り替え板）１０１を上方向に切り替えることにより、搬送ローラ１０３を経由して通常排紙トレイ１０４側に排紙することができる。また、分岐偏向板１０１を下方向に切り替えることで、搬送ローラ１０５、１０７を経由して、ステープル台１０８に搬送することができる。
【００２２】
ステープル台１０８に積載された転写紙は、一枚排紙されるごとに紙揃え用のジョガー１０９によって、紙端面が揃えられ、一部のコピー完了と共にステープラ１０６によって綴じられる。ステープラ１０６で綴じられた転写紙群は自重によって、中綴じステープル・断裁完了排紙トレイ１１０に収納される。
【００２３】
また、中綴じステープルが行われる場合は、搬送ローラ１１５、１１６、１１７、１１８、１２２を経由して転写紙が搬送され、中綴じステープラ１２１によって中綴じステープルが実施される。中綴じステープラ１２１で綴じられた転写紙群は、搬送ローラ１２２によって断裁機１２３に搬送され、断裁処理が実施される。断裁機１２３で断裁された転写紙群は、中綴じステープル・断裁完了排紙トレイ１１０に排出される。
【００２４】
一方、通常排紙トレイ１０４は、前後に移動可能な排紙トレイである。この通常排紙トレイ１０４は、原稿毎、あるいは、画像メモリによってソーティングされたコピー部毎に、前後に移動し、簡易的に排出されてくるコピー紙を仕分けるものである。
【００２５】
転写紙の両面に画像が作像される場合は、各給紙トレイ８〜１０から給紙され作像された転写紙を通常排紙トレイ１０４側に導かないで、経路切り替えのための分岐爪（反転ユニット）１１２を上側にセットすることで、一旦両面給紙ユニット１１１にストックする。両面給紙ユニット１１１にストックされた転写紙は、再び感光体１５に作像されたトナー画像が転写されるために、両面給紙ユニット１１１から再給紙される。その後、経路切り替えのための分岐爪１１２を下側にセットすることで、転写紙を排紙トレイ１０４に導く。このように両面給紙ユニット１１１は、転写紙の両面に画像が作成される場合に使用される。感光体１５、搬送ベルト１６、定着ユニット１７、排紙ユニット１８、現像ユニット２７は、図示しないメインモータによって駆動され、各給紙ユニット１１〜１３は、メインモータの駆動を各々給紙クラッチ（図示せず）によって伝達駆動される。縦搬送ユニット１４は、メインモータの駆動を中間クラッチ（図示せず）によって伝達駆動される。
【００２６】
なお、図１には図示していないが、本実施形態の画像形成装置は、画像形成装置全体の処理を制御するコントローラを備える。コントローラはその内部構成として、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＣＰＵを制御するプログラム等の固定的なデータを予め格納したＲＯＭ（Read Only Memory）、各種データを一時的に記憶するエリアを形成するＲＡＭ（Random Access Memory）で構成される。また、本実施形態の画像形成装置は、通信心ターフェースを備える。通信インターフェースは、コントローラによって制御され、画像形成装置の外部装置との通信を実現する。外部装置との通信は無線通信（ネットワーク通信）及び有線通信を含み、無線通信には電子メールの送受信も含まれる。また、本実施形態の画像形成装置は、そのほかにも、スキャナエンジン、プリンタエンジン、ＦＡＸボード、ユーザインターフェース（操作表示部）、補助記憶装置（例えばハードディスクなど）を備える。
【００２７】
次に、本実施形態の画像形成装置の各機能について、図２を用いて説明する。図２は、本実施形態の画像形成装置の各機能を示すブロック図である。なお以下では、電子文書の一例をメールとして説明する。
【００２８】
本実施形態の画像形成装置は、電子文書受信手段２００、電子文書解析手段２０１、電子文書生成手段２０２、言語切替手段２０３、電子文書送信手段２０４、アドレス情報記憶手段２０５、宛先設定手段２０６、警告文記憶手段２０７、警告文決定手段２０８、言語解析手段２０９、受信確認設定手段２１０を有する。これら各手段の間では、情報のやり取り（送出、受け取り）が可能である。また、これら各手段は、上述したハードウェア（コントローラ、通信インターフェース、ユーザインターフェース、補助記憶装置等）により実現される。
【００２９】
〔電子文書受信手段２００〕
電子文書受信手段２００は、インターネットを介してメールを受信し、記憶する。
【００３０】
〔電子文書解析手段２０１〕
電子文書解析手段２０１は、電子文書受信手段２００で受信されたメールに対して解析を行う。解析の対象となる電子文書受信手段２００で受信したメール（受信メール）の例を図３に示す。図３に示すように、受信メールは、ヘッダ、本文、シグネチャから構成される。電子文書解析手段２０１は、受信メールのヘッダ、本文、シグネチャに対して文字検索を行い、受信メールの発信元の国や地域を特定できる文字列を検出する。ここで検出される文字列の例としては、シグネチャにおけるメールアドレスのドメインや電話番号の国番号、ヘッダにおけるサーバパスのドメインなどが挙げられる。なお、文字検索を利用するため、メールアドレスや電話番号のように表記ルールが存在するものは検出しやすく、会社名、氏名などはユニークな情報は検出しにくい傾向がある。例えばメールアドレスの場合は、表記ルールとして、「＠」、「.com」、「.co」、「.ac」、「.jp」などの文字が含まれるので検出しやすくなる。よって、最も検出しやすいのはメールアドレスとなり、以下、電話番号、住所、会社名、氏名の順となる。なお、メールアドレスに関しては、正規表現のチェック方法などが広く開示されているため、これらを利用するようにしてもよい。
【００３１】
次に、電子文書解析手段２０１は、検出した文字列を基に、受信メールの発信元の言語を特定する。発信元の言語とは、発信元の国や地域で一般的に使用されている言語のことである。例えば図３のシグネチャから、文字列としてメールアドレス「taro.rico@ricoh.co.jp」が検出された場合、電子文書解析手段２０１は、メールアドレスにおけるトップレベルドメインの「ｊｐ」から発信元が「日本」と特定することができる。また、例えば、図３のシグネチャから、文字列として電話番号「XXX-81-XXX-XXX-XXXX」が検出された場合、電話番号の国番号の「８１」から発信元が「日本」と特定することができる。このように電子文書解析手段２０１は、発信元の国や地域を特定することで、発信元の言語を「日本語」として特定できる。
【００３２】
次に、電子文書解析手段２０１は、特定した発信元の言語を示す言語情報（上記の例では「日本語」となる）を、言語切替手段２０３又はアドレス情報記憶手段２０５へ送出する。受信メールに対して返信が行われる場合には、言語情報は言語切替手段２０３へ送出される。一方、受信メールに対して返信が行われない場合には、言語情報はアドレス情報記憶手段２０５へ送出される。
【００３３】
また、電子文書解析手段２０１は、受信メールの発信元のメールアドレスを特定（検出）する。特定されるメールアドレスは、上記の例では「taro.rico@ricoh.co.jp」となる。そして、電子文書解析手段２０１は、特定した発信元のメールアドレスを示す情報（以下単に「メールアドレス」と表記する）を、電子文書生成手段２０２又はアドレス情報記憶手段２０５へ送出する。受信メールに対して返信が行われる場合には、メールアドレスは電子文書生成手段２０２へ送出される。一方、受信メールに対して返信が行われない場合には、メールアドレスは言語情報とともにアドレス情報記憶手段２０５へ送出される。なお、電子文書解析手段２０１は、受信メールの解析の結果、氏名、電話番号、ＦＡＸ番号などを検出した場合にも、それらを示す情報をアドレス情報記憶手段２０５へ送出する。
【００３４】
また、電子文書解析手段２０１は、受信メールの解析の結果、図３に示すシグネチャ（発信元の署名を示す署名情報の一例）を検出できなかった場合、シグネチャがない旨を示す情報を警告文決定手段２０８へ送出する。なお、シグネチャがなくても、例えばサーバのデータパスにより発信元の言語を特定できる場合もある。その場合、電子文書解析手段２０１は、シグネチャがない旨を示す情報と、特定した言語を示す言語情報とを、警告文決定手段２０８へ送出する。また、シグネチャがない旨を示す情報の送出の際、電子文書解析手段２０１は、電子文書生成手段２０２に対し、受信メールの発信元のメールアドレスを送出する。これにより、受信メールの発信元に対して、警告メールの生成、送信が行われる（詳細は後述）。
【００３５】
〔電子文書生成手段２０２〕
電子文書生成手段２０２は、本実施形態の画像形成装置から送信されるメール（送信メール）を生成する。電子文書生成手段２０２は、電子文書解析手段２０１で検出されたメールアドレス、又は、宛先設定手段２０６で受け付けられたメールアドレスを受け取る。そして、電子文書生成手段２０２は、受け取ったメールアドレスを宛先として設定したメール（メールデータ）を生成する。メールの生成の際、言語切替手段２０３から本文及びシグネチャの文字列を示す情報（詳細は後述）を受け取った場合、電子文書生成手段２０２は、その文字列を含むようにメールを生成する。また、メールの生成の際、警告文決定手段２０８から本文及びシグネチャの文字列を示す情報（詳細は後述）を受け取った場合、電子文書生成手段２０２は、その文字列を含むようにメールを生成する。電子文書生成手段２０２は、生成したメールを電子文書送信手段２０４へ送出する。
【００３６】
〔言語切替手段２０３〕
言語切替手段２０３は、言語情報に応じて送信メールで使用する言語を切り替える。言語切替手段２０３は、図４の右図に示すデータテーブルを保持している。このデータテーブルは、送信メール文内容情報を示している。送信メール文内容情報は、図４の例では、日本語、英語、ドイツ語、フランス語の言語毎に、送信メールの内容となる本文及びシグネチャの文字列（定型文）が対応付けられている。シグネチャの文字列は、例えば問い合わせ先専用のメールアドレス（gfax21@mailsrv1.XXXX.ricoh.co.jp）である。本文及びシグネチャの文字列は、付加情報の一例である。言語切替手段２０３は、例えば、電子文書解析手段２０１から受け取った言語情報が日本語を示している場合、図４のデータテーブルの中から、日本語に対応付けられている本文とシグネチャの文字列を選択する。そして、言語切替手段２０３は、選択した本文とシグネチャの文字列を示す情報を、電子文書生成手段２０２へ送出する。
【００３７】
なお、言語切替手段２０３は、上記言語情報を、アドレス情報記憶手段２０５又は言語解析手段２０９から取得することもある。
【００３８】
〔電子文書送信手段２０４〕
電子文書送信手段２０４は、電子文書生成手段２０２で生成された送信メール（後述する警告メールや再送メールを含む）を、電子文書生成手段２０２で設定されたメールアドレスに従って、インターネットを介して送信する。
【００３９】
〔アドレス情報記憶手段２０５〕
アドレス情報（例えば、メールアドレス、電話番号、ＦＡＸ番号）に係るアドレス情報を記憶する。アドレス情報のデータ構造の例を図５に示す。図５に示すように、アドレス情報は、登録番号、名前、読み仮名、機器での表示名、一覧表示時の見出し選択などの情報があり、これら以外にも各機能の設定情報として、メール情報、フォルダ情報、ファクス情報、認証情報、グループ情報などがあるが、実装上はこれらは別のデータテーブルとなり、そのリンク情報を持つこととなる。また、メール情報は、Ｎｏ（識別番号）、メールアドレス、言語、使用対象、ＳＭＴＰサーバ経由などの情報がある。また、ファクス情報は、Ｎｏ（識別番号）、ＦＡＸ番号、回線、拡張宛先、海外送信モード、発信元名称選択などの情報がある。
【００４０】
図５に示すアドレス情報は、電子文書解析手段２０１から受け取った言語情報とメールアドレス（電話番号やＦＡＸ番号の場合もあり）とが対応付けて記憶される。すなわち、アドレス情報記憶手段２０５は、電子文書解析手段２０１からメールアドレス及び言語情報を受け取ると、所定の登録番号を割り当て、メールアドレスと言語情報とを関連付けて記憶する。受け取ったメールアドレス及び言語情報は、図５のメール情報として記憶される。なお、その他の情報（例えば、名前、読み仮名、表示名等）については、ユーザが任意に設定登録できる。
【００４１】
〔宛先設定手段２０６〕
宛先設定手段２０６は、ユーザの操作による送信メールの宛先の指定を受け付ける。宛先の指定としては、手動での入力と、宛先選択エリアでの選択とがある。宛先設定手段２０６は、例えば図６に示す宛先指定画面を表示する。ユーザは、手動で入力したい場合、画面中の「手動入力」を選択する操作を行い、その後、所望の宛先としてメールアドレスを入力する。また、ユーザは、宛先選択エリアで選択したい場合、画面中の「宛先選択エリア」から所望の宛先を選択する操作を行う。図６に示すように、宛先選択エリアには、アドレス情報として登録されているものが表示される。図６の例では、宛先として、アドレス情報の登録番号と名前が表示されている。すなわち、宛先設定手段２０６は、アドレス情報記憶手段２０５に記憶されているアドレス情報の登録番号と名前を読み出し、読み出した登録番号と名前を基に宛先選択エリアを形成する。
【００４２】
宛先設定手段２０６は、ユーザにより宛先としてメールアドレスが手動入力された場合、そのメールアドレスを、電子文書生成手段２０２、言語切替手段２０３及び言語解析手段２０９へ送出する。また、宛先設定手段２０６は、ユーザにより宛先選択エリアで宛先が選択された場合、その宛先に対応付けられて記憶されているメールアドレスをアドレス情報記憶手段２０５から読み出し、読み出したメールアドレスを、電子文書生成手段２０２、言語切替手段２０３及び言語解析手段２０９へ送出する。
【００４３】
なお、宛先設定手段２０６は、上述した送信メールの宛先の指定だけでなく、ユーザによる各種操作も受け付ける。ユーザの操作の例としては、送信メールの送信を指示する操作、受信メールに返信する場合にその受信メールを選択する操作、アドレス情報の内容を任意に設定登録する操作、送信メールの定型文を選択する操作（詳細は後述）、言語が特定できない場合に採用するデフォルト言語を指定する操作（詳細は後述）等が挙げられる。これらの操作に関する情報も、電子文書生成手段２０２、言語切替手段２０３及び言語解析手段２０９へ送出される。
【００４４】
〔警告文記憶手段２０７〕
警告文記憶手段２０７は、警告文情報を記憶する。警告文情報とは、警告文メールの生成に使用される情報である。警告文メールとは、受信メールに署名情報（例えば図３に示すシグネチャ等）が記載されていない場合に、その受信メールの発信元に対して、署名情報を記載（添付）してメールの送信を行うように警告するためのメールである。
【００４５】
警告文情報のデータ構造の例を図７に示す。警告文情報としては、Ｎｏ（識別番号）、言語（言語情報）、文字コード、警告メール文内容情報などの情報がある。警告メール文内容情報に関しては、言語によって文字数、行数が異なる可能性があるため、実装上はこれらは別のデータテーブルとなり、そのリンク情報を持つこととなる。図７では、警告文メール文内容情報の例として、日本語警告メール文内容情報と英語警告メール文内容情報を示している。これらの情報は、Ｎｏ（識別情報）毎に、警告メールの内容となる本文及びシグネチャの文字列（定型文）が対応付けられている。本文及びシグネチャの文字列は、付加情報（警告付加情報）の一例である。なお、図７の例では、日本語警告メール文内容情報と英語警告メール文内容情報における全てのＮｏには、共通のシグネチャの文字列が対応付けられている。このシグネチャの文字列は、問い合わせ先専用のメールアドレス（gfax21@mailsrv1.XXXX.ricoh.co.jp）や、図３に示すシグネチャの文字列（会社名、住所、所属部門、名前、電話番号、ＦＡＸ番号、個人用メールアドレス）が挙げられる。
【００４６】
〔警告文決定手段２０８〕
警告文決定手段２０８は、電子文書解析手段２０１から受信メールにシグネチャがない旨を示す情報を受け取った場合に、電子文書解析手段２０１から言語情報を受け取ったか否かに応じて、警告文記憶手段２０７に記憶されている警告メール文内容情報の中から、本文及びシグネチャの文字列を選択する。例えば、シグネチャがない旨を示す情報とともに言語情報を受け取り、その言語情報が日本語を示している場合、警告文決定手段２０８は、図７の日本語警告メール文情報の中から、予め定められたＮｏの本文とシグネチャの文字列を選択する。また、例えば、シグネチャがない旨を示す情報だけを受け取った場合、警告文決定手段２０８は、図７の日本語、英語、ドイツ語、フランス語の全ての警告メール文情報（ドイツ語とフランス語については図示せず）の中から、予め定められたＮｏの本文とシグネチャの文字列を選択する。そして、警告文決定手段２０８は、選択した本文とシグネチャの文字列を示す情報を、電子文書生成手段２０２へ送出する。
【００４７】
〔言語解析手段２０９〕
言語解析手段２０９について説明する。上述したように、言語切替手段２０３は、アドレス情報記憶手段２０５から言語情報を取得することがある。例えば、宛先設定手段２０６で送信メールのメールアドレスが受け付けられたときに、言語切替手段２０３は、そのメールアドレスを検索キーとして、アドレス情報記憶手段２０５に記憶されているアドレス情報（メール情報）の中から、該当する言語情報を取得する。しかしながら、アドレス情報は登録されているものの言語情報がない場合や、アドレス情報自体が登録されていない場合がある。前者の場合の例としては、電子文書解析手段２０１が受信メールにおいて発信元の言語を特定できなかった場合であり、後者の場合の例としては、ユーザの手動入力により、宛先設定手段２０６が、アドレス情報として登録されていないメールアドレス（これまでに入力されたことのない又は受信したことのないメールアドレス）を受け付けた場合である。それらの場合、アドレス情報記憶手段２０５に言語情報が登録されていないため、言語切替手段２０３は言語情報を取得できない。そこで、言語解析手段２０９は、言語情報を取得できなかった言語切替手段２０３からの要求を受けて、所定の情報を基に解析を行い、送信メールの宛先（送信先）の言語を特定し、特定した言語を示す言語情報を言語切替手段２０３へ送出する。この言語解析手段２０９における言語の特定の各例について図９を参照して具体的に説明する。
【００４８】
図９の（１）の例について説明する。言語情報を取得できなかった言語切替手段２０３から要求を受けた言語解析手段２０９は、宛先設定手段２０６で受け付けられたメールアドレスを検索キーとして、アドレス情報記憶手段２０５に記憶されているアドレス情報から言語情報以外の情報を読み出す。そして、言語解析手段２０９は、読み出した情報を基に、送信メールの宛先の言語（送信メールの宛先（送信先）となる国や地域で一般的に使用されている言語）を特定する。例えば、アドレス情報にＦＡＸ番号が登録されていれば、言語解析手段２０９は、そのＦＡＸ番号を読み出し、その国番号から送信メールの宛先の言語を特定する。図９の（１）に示すように、ＦＡＸ番号の国番号が「８１」の場合、その国番号は「日本」であるので、送信メールの宛先の言語が「日本語」であると特定できる。
【００４９】
図９の（２）の例について説明する。言語情報を取得できなかった言語切替手段２０３から要求を受けた言語解析手段２０９は、宛先設定手段２０６で受け付けられたユーザが手動入力したメールアドレスのドメインから国を判別し、言語を特定する。例えば、手動入力されたメールアドレスが「taro.rico@ricoh.co.jp」である場合、メールアドレスにおけるトップレベルドメインの「ｊｐ」から送信メールの宛先が「日本」と判断することができるので、送信メールの宛先の言語を「日本語」として特定できる。
【００５０】
図９の（３）の例について説明する。例えば、宛先設定手段２０６は、例えば図９の（３）に示す本文選択画面を表示する。本文選択画面とは、ユーザが、送信メールを作成するときに、本文の入力を行うための画面である。この画面において、ユーザは、本文を直接入力したり、あるいは、予め記憶されている定型文を選択したりする。図９の（３）の画面例では、定型文選択の例として、「お客様への挨拶」、「設計への依頼文書」、「海外販社への依頼」がある。定型文には予め文字コードが登録されている。言語情報を取得できなかった言語切替手段２０３から要求を受けた言語解析手段２０９は、宛先設定手段２０６で受け付けられたユーザが選択した定型文の文字コードから国を判別し、言語を特定する。例えば、図９においてユーザが「お客様への挨拶」を選択する操作を行うと、「お客様への挨拶」の定型文が日本語（SJIS）で登録されていることから、言語解析手段２０９は、送信メールの宛先を「日本」と特定でき、送信メールの宛先の言語を「日本語」として特定できる。なおここでは、送信メールの作成に係る操作の例として定型文選択の操作を基に言語を特定する例について説明したが、その他の操作を基に言語を特定するようにしてもよい。
【００５１】
図９の（４）の例について説明する。例えば、宛先設定手段２０６は、例えば図９の（４）に示すデフォルト言語設定画面を表示する。デフォルト言語設定画面とは、初期設定（基本設定）として、ユーザが、所定の言語をデフォルト言語として設定するための画面である。図９の（４）の例では、デフォルト言語として「日本語」が設定されている。宛先設定手段２０６は、設定されたデフォルト言語を示すデフォルト言語情報を記憶しておく。そして、言語解析手段２０９は、上述した図９の（１）〜（３）のいずれの方法を用いても言語を特定できない場合、宛先設定手段２０６からデフォルト言語情報を取得し、そのデフォルト言語情報が示す言語を採用する。
【００５２】
以上のようにして、言語解析手段２０９は、送信メールの宛先の言語を特定（採用）した後、その特定（採用）した言語を示す言語情報を言語切替手段２０３へ送出する。なお、上記図９の（１）〜（４）のどれを行うようにするかは、ユーザが任意に設定できるものとする。
【００５３】
〔受信確認設定手段２１０〕
受信確認設定手段２１０は、ユーザからの指示（操作）を受けて、電子文書送信手段２０４から送信される送信メールに、送信相手（送信メールの受け手）から受信確認メールの送信を要求する設定を行う。受信確認メールとは、送信相手が送信メールを受信したかどうかを示すものであり、このメールを受け取ることで、送信メールの送り手が、送信メールが送信相手に受信されたかどうかを確認できる。設定の例としては、受信確認設定手段２１０が、送信メールに対し、受信確認メールの送信を要求する情報を付加するようにする。付加する情報は、例えば、受信確認メールの送信を要求する文字列が挙げられる。この文字列は、予め定められた定型文などが挙げられる。なお、要求した受信確認メールを送信相手から受信した場合については後述する。
【００５４】
以上のように構成された本実施形態の画像形成装置の動作の各例について、図１０〜１３を用いて以下に説明する。
【００５５】
〔動作例１〕
図１０は、受信メールに対して解析を行い、その受信メールに返信する場合及びその受信メールのアドレス情報を登録する場合の動作例を示すフローチャートである。
【００５６】
電子文書受信手段２００は、メールを受信し、記憶する（Ｓ１１）。この受信メールは、例えば図３に示す構成である。
【００５７】
ここでまず、宛先設定手段２０６が、受信メールに対して返信（送信メールの送信）を指示するユーザの操作を受け付けた場合（Ｓ１２／ＹＥＳ）について説明する。
【００５８】
電子文書解析手段２０１は、その受信メールの解析を行う（Ｓ１３）。すなわち、上述したように、電子文書解析手段２０１は、受信メールの発信元のメールアドレスを検出（特定）する。また、電子文書解析手段２０１は、受信メールのヘッダ、本文、シグネチャに対して文字検索を行い、受信メールの発信元の国や地域を特定できる文字列（シグネチャにおけるメールアドレスのドメインや電話番号の国番号、ヘッダにおけるサーバパスのドメインなど）を検出する。次に、電子文書解析手段２０１は、検出した文字列を基に、発信元の言語を特定する。次に、電子文書解析手段２０１は、特定した発信元の言語の種類を示す言語情報を言語切替手段２０３へ送出する。また、電子文書解析手段２０１は、検出した発信元のメールアドレスを電子文書生成手段２０２へ送出する。
【００５９】
次に、言語切替手段２０３は言語の切り替えを行い、電子文書生成手段２０２は送信メールの生成を行い、電子文書送信手段２０４は送信メールの送信を行う（Ｓ１４）。すなわち、上述したように、言語切替手段２０３は、電子文書解析手段２０１から受け取った言語情報が示す言語に該当する本文及びシグネチャの文字列を、例えば図４の右図の送信メール文内容情報から選択する。次に、言語切替手段２０３は、選択した本文及びシグネチャの文字列を示す情報を電子文書生成手段２０２へ送出する。電子文書生成手段２０２は、電子文書解析手段２０１から受け取ったメールアドレスを宛先として設定したメールデータを生成し、そのメールデータに対し、言語切替手段２０３から受け取った本文及びシグネチャの文字列を含むように生成して、送信メールを完成させる。完成された送信メールは、例えば図４に示すようになる。図４の送信メールには、言語切替手段２０３により選択された日本語の本文とシグネチャ（問い合わせ先専用のメールアドレス）の文字列が記載された状態となっている。次に、電子文書生成手段２０２は、完成させた送信メールを電子文書送信手段２０４へ送出する。電子文書送信手段２０４は、電子文書生成手段２０２から受け取った送信メールを、その送信メールに設定されたメールアドレスに従って送信する。
【００６０】
次に、宛先設定手段２０６が、受信メールに対して返信を指示するユーザの操作を受け付けない場合（Ｓ１２／ＮＯ）について説明する。
【００６１】
電子文書解析手段２０１は、その受信メールの解析を行う（Ｓ１５）。この解析は、上記Ｓ１３と同様である。ただしここでは、電子文書解析手段２０１は、特定した発信元の言語を示す言語情報と、検出した発信元のメールアドレスとを、アドレス情報記憶手段２０５へ送出する。なお、ここで送出される情報としては、言語情報とメールアドレスだけではなく、その他の解析結果（例えば、氏名、電話番号、ＦＡＸ番号など）を示す情報を含んでもよい。
【００６２】
アドレス情報記憶手段２０５において、電子文書解析手段２０１から送出されたメールアドレスがアドレス情報として既に登録（記憶）されている場合（Ｓ１６／ＹＥＳ）、アドレス情報記憶手段２０５は、既に登録されているアドレス情報の内容を、今回受け取った情報（例えば、言語情報やその他の解析結果を示す情報）の内容に更新する（Ｓ１８）。
【００６３】
一方、アドレス情報記憶手段２０５において、電子文書解析手段２０１から送出されたメールアドレスがアドレス情報として登録（記憶）されていない場合（Ｓ１６／ＮＯ）、アドレス情報記憶手段２０５は、今回受け取ったメールアドレスと言語情報（及びその他の解析結果を示す情報）とを対応付け、所定の識別番号を割り当てて、新規のアドレス情報として登録する（Ｓ１７）。
【００６４】
なお、送信メールの送信指示があった場合（Ｓ１２／ＹＥＳ）でも、アドレス情報の新規登録又は更新が行われるようにしてもよい。すなわち、電子文書解析手段２０１は、Ｓ１３の後又はＳ１４の後において、特定した言語情報とメールアドレスをアドレス情報記憶手段２０５へ送出するようにする。その後、上述したＳ１６〜Ｓ１８の処理が行われるようにする。
【００６５】
また、送信メールの送信指示があった場合（Ｓ１２／ＹＥＳ）において、受信確認メールの送信要求の設定指示もあった場合は、Ｓ１４の送信メールの送信前に、上述したように、受信確認設定手段２１０が、電子文書送信手段２０４から送信される送信メールに、送信相手（送信メールの受け手）から受信確認メールの送信を要求する設定を行うようにしてもよい。
【００６６】
以上のように、図１０の動作例によれば、受信メールに対して言語解析を行うことでその受信メールの発信元（初めて受信する発信元を含む）の言語を特定することができ、特定した言語の付加情報で構成した送信メールで返信することができる。よって、アドレス情報（例えばメールアドレス）と付加情報（例えば本文及びシグネチャの定型文）とを予め関連付けて登録する操作を必要とせずに、送信メールに対して適切な言語（送信メールの受け手が読める言語）の付加情報を自動で付加することができる。また、アドレス情報の新規登録（Ｓ１７）及び更新（Ｓ１８）は自動的に行われるので、ユーザが新規登録及び更新のための操作を行う必要はない。
【００６７】
〔動作例２〕
図１１は、受信メールに対して解析を行い、シグネチャがないときに警告メールを送信する場合の動作例を示すフローチャートである。
【００６８】
電子文書受信手段２００は、メールを受信し、記憶する（Ｓ２１）。
【００６９】
電子文書解析手段２０１は、受信メールに対して解析を行い、シグネチャ（署名情報）の検出を行う（Ｓ２２）。
【００７０】
受信メールからシグネチャが検出できた場合（Ｓ２２／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。その後、例えば、上述した図１０のＳ１３、Ｓ１４の処理動作が行われてもよい。
【００７１】
一方、受信メールからシグネチャが検出できなかった場合（Ｓ２２／ＹＥＳ）、電子文書解析手段２０１は、上述した図１０のＳ１３やＳ１５の処理動作と同様にして、受信メールの発信元の言語を特定するとともに、受信メールのメールアドレスを検出する（Ｓ２３）。
【００７２】
ここでまず、発信元の言語が特定できた場合（Ｓ２３／ＮＯ）、すなわち、受信メールにおいて、シグネチャを検出できなかったが、発信元の言語は特定できた場合について説明する。すなわちこの場合は、シグネチャがないので、電子文書解析手段２０１が、受信メールにおいてヘッダ（例えばサーバのデータパス）や本文の解析により、発信元の言語を特定できた場合である。
【００７３】
電子文書解析手段２０１は、特定した言語を示す言語情報及びシグネチャがない旨を示す情報を警告文決定手段２０８へ送出するとともに、検出したメールアドレスを電子文書生成手段２０２へ送出する。警告文決定手段２０８は、言語情報及びシグネチャがない旨を示す情報を受け取ると、警告文記憶手段２０７の警告メール文内容情報の中から、受け取った言語情報が示す言語に該当する本文及びシグネチャの文字列を選択する。例えば、言語情報が日本語を示す場合、図７の日本語警告メール文内容情報において、Ｎｏ.１〜５の本文及びシグネチャ（図示せず）の文字列が選択される。どのＮｏが選択されるかは予めユーザにより設定されているとする。警告文決定手段２０８は、選択したＮｏ.１〜５の本文及びシグネチャの文字列を示す情報を電子文書生成手段２０２へ送出する。電子文書生成手段２０２は、電子文書解析手段２０１から受け取ったメールアドレスを宛先として設定し、警告文決定手段２０８から受け取った本文及びシグネチャの文字列が含まれるメールデータ（警告メールＡ）を生成する。このとき生成される警告メールＡの例は図８の左図のようになる。図８に示す警告メールＡは、本文として、シグネチャ（署名情報）が含まれていない旨、送信元が特定できないことによる拒絶への注意、シグネチャを付加する要望、警告メール自体が画像形成装置から自動で送信されている旨、問い合わせ先を以下に記す旨が記載されており、また、シグネチャとして、問い合わせ先専用のメールアドレス（gfax21@mailsrv1.XXXX.ricoh.co.jp）、会社名、住所、所属部門、名前、電話番号、ＦＡＸ番号、個人用メールアドレスが記載されている。電子文書生成手段２０２は、生成した警告メールＡのメールデータを、電子文書送信手段２０４へ送出する。電子文書送信手段２０４は、警告メールＡに設定されたメールアドレスに従って、警告メールＡの送信を行う（Ｓ２６）。
【００７４】
次に、発信元の言語が特定できなかった場合（Ｓ２３／ＹＥＳ）、すなわち、受信メールにおいて、シグネチャを検出できず、発信元の言語も特定できない場合について説明する。すなわちこの場合は、電子文書解析手段２０１が、受信メールにおいてヘッダや本文を解析しても、発信元の言語を特定できなかった場合である。
【００７５】
電子文書解析手段２０１は、シグネチャがない旨を示す情報を警告文決定手段２０８へ送出するとともに、検出したメールアドレスを電子文書生成手段２０２へ送出する。警告文決定手段２０８は、シグネチャがない旨を示す情報だけを受け取ると、警告文記憶手段２０７の警告メール文内容情報から、全ての言語の本文及びシグネチャの文字列を選択する。図７の例で言うと、日本語警告メール文内容情報においてＮｏ.３の本文及びシグネチャの文字列が選択され、英語、ドイツ語、フランス語の各警告メール文内容情報（ドイツ後とフランス語は図示せず）においても同じくＮｏ．３の本文及びシグネチャの文字列が選択される（シグネチャの文字列は全ての言語で共通）。どのＮｏが選択されるかは予めユーザにより設定されているとする。警告文決定手段２０８は、選択した上記４つの言語のＮｏ.３の本文及びシグネチャの文字列を示す情報を電子文書生成手段２０２へ送出する。次に、電子文書生成手段２０２は、電子文書解析手段２０１から受け取ったメールアドレスを宛先として設定し、警告文決定手段２０８から受け取った本文及びシグネチャの文字列が含まれるメールデータ（警告メールＢ）を生成する。このとき生成される警告メールＢの例は図８の左図のようになる。図８に示す警告メールＢは、本文として、シグネチャを付加する要望が４つの言語で記載されており、また、シグネチャとして、問い合わせ先専用のメールアドレス（gfax21@mailsrv1.XXXX.ricoh.co.jp）、会社名、住所、所属部門、名前、電話番号、ＦＡＸ番号、個人用メールアドレスが記載されている。電子文書生成手段２０２は、生成した警告メールＢのメールデータを、電子文書送信手段２０４へ送出する。電子文書送信手段２０４は、警告メールＢに設定されたメールアドレスに従って、警告メールＢの送信を行う（Ｓ２６）。
【００７６】
なお、上述した警告メールの生成及び送信は、受信メールの受信後すぐに実行されることが好ましいが、受信後所定の時間を経た後で実行されてもよい。その場合、電子文書解析手段２０１は、例えば宛先設定手段２０６においてユーザによる受信メールの選択操作が受け付けられた場合に、その受信メールを電子文書受信手段２００から読み出し、上述したように、その受信メールに対して、シグネチャの有無の判断と言語及びメールアドレスの特定を行う。そして、電子文書解析手段２０１は、シグネチャが無い旨を示す情報を（言語が特定できた場合は言語情報も）警告文決定手段２０８へ送出し、メールアドレスを電子文書生成手段２０２へ送出する。その後の動作は上述したとおりである。
【００７７】
また、図１１のフローにおいて、Ｓ２６の警告メールの送信の前に、受信確認設定手段２１０が、ユーザの指示に基づき、電子文書送信手段２０４から送信される警告メールに、送信相手（警告メールの受け手）から受信確認メールの送信を要求する設定を行うようにしてもよい。
【００７８】
以上のように、図１１の動作例によれば、シグネチャなしの受信メールを受信した場合に警告メールを自動送信することで、受信メールの発信元に対し、シグネチャの付加を啓蒙することができる。
【００７９】
〔動作例３〕
図１２は、アドレス情報に言語情報が登録されていないときに言語解析手段２０９により言語の特定を行い、送信メールを送信する場合の動作例を示すフローチャートである。
【００８０】
宛先設定手段２０６は、ユーザの操作により送信メールの送信の指示及びその送信メールのメールアドレスの指定を受け付けると（Ｓ３１／ＹＥＳ）、そのメールアドレスを電子文書生成手段２０２、言語切替手段２０３及び言語解析手段２０９へ送出する。宛先設定手段２０６が送信メールの送信の指示を受け付けない場合（Ｓ３１／ＮＯ）、処理を終了する。
【００８１】
言語切替手段２０３は、宛先設定手段２０６から受け取ったメールアドレスを検索キーとして、アドレス情報記憶手段２０５のアドレス情報を特定し、そのアドレス情報に言語情報が対応付けられているかを確認する（Ｓ３２）。
【００８２】
確認の結果、アドレス情報に言語情報が対応付けられている場合（Ｓ３２／ＮＯ）、その言語情報に基づいた言語切替、送信メールの生成、送信が行われる（Ｓ３４）。すなわち、言語切替手段２０３は、アドレス情報に対応付けられている言語情報をアドレス情報記憶手段２０５から取得する。次に、言語切替手段２０３は、取得した言語情報が示す言語に該当する本文及びシグネチャの文字列を、例えば図４の右図の送信メール文内容情報から選択する。次に、言語切替手段２０３は、選択した本文及びシグネチャの文字列を示す情報を電子文書生成手段２０２へ送出する。電子文書生成手段２０２は、宛先設定手段２０６から受け取ったメールアドレスを宛先として設定したメールデータを生成し、そのメールデータに対し、言語切替手段２０３から受け取った本文及びシグネチャの文字列を含むように生成して、送信メールを完成させる。完成された送信メールは、例えば図４に示すようになる。電子文書生成手段２０２は、その送信メールを電子文書送信手段２０４へ送出し、電子文書送信手段２０４は、受け取った送信メールの送信を行う。
【００８３】
一方、確認の結果、アドレス情報はあるものの言語情報が対応付けられていない場合又はアドレス情報自体が登録されていない場合（Ｓ３２／ＹＥＳ）、言語解析手段２０９での言語の特定が行われる（Ｓ３３）。すなわち、言語切替手段２０３は、アドレス情報記憶手段２０５から言語情報を取得できなかったため、言語解析手段２０９に対し、言語の特定を要求する。その要求を受けた言語解析手段２０９は、上述した図９の（１）〜（４）のいずれかの方法で、言語の特定を行う（Ｓ３３）。言語解析手段２０９は、特定した言語（又は、採用するデフォルト言語）を示す言語情報を言語切替手段２０３へ送出する。その後、その言語情報に基づいた言語切替、送信メールの生成、送信が行われる（Ｓ３４）。すなわち、言語切替手段２０３は、言語解析手段２０９から受け取った言語情報が示す言語に該当する本文及びシグネチャの文字列を、例えば図４の右図の送信メール文内容情報から選択する。次に、言語切替手段２０３は、選択した本文及びシグネチャの文字列を示す情報を電子文書生成手段２０２へ送出する。電子文書生成手段２０２は、宛先設定手段２０６から受け取ったメールアドレスを宛先として設定したメールデータを生成し、そのメールデータに対し、言語切替手段２０３から受け取った本文及びシグネチャの文字列を含むように生成して、送信メールを完成させる。完成された送信メールは、例えば図４に示すようになる。電子文書生成手段２０２は、その送信メールを電子文書送信手段２０４へ送出し、電子文書送信手段２０４は、受け取った送信メールの送信を行う。
【００８４】
なお、Ｓ３１の送信メールの送信指示には、例えば、電子文書記憶手段２００に記憶されている受信メールに対する返信指示、ユーザの手動入力により宛先設定手段２０６が受け付けた宛先（メールアドレス）への送信指示、ユーザの宛先選択エリアでの選択により宛先設定手段２０６が受け付けた宛先（メールアドレス）への送信指示などを含む。宛先設定手段２０６が受け付けるメールアドレスには、初めて受け付けるものも含む。
【００８５】
また、図１２のフローにおいて、アドレス情報の新規登録又は更新が行われるようにしてもよい。すなわち、言語解析手段２０９は、Ｓ３３の後又はＳ３４の後において、言語情報とメールアドレスをアドレス情報記憶手段２０５へ送出するようにする。その後、アドレス情報記憶手段２０５において、上述した図１０のＳ１６〜Ｓ１８の処理が行われるようにする。
【００８６】
また、図１２のフローにおいて、Ｓ３４の送信メールの送信の前に、受信確認設定手段２１０が、ユーザの指示に基づき、電子文書送信手段２０４から送信される送信メールに、送信相手（送信メールの受け手）から受信確認メールの送信を要求する設定を行うようにしてもよい。
【００８７】
以上のように、図１２の動作例によれば、アドレス情報に言語情報がない場合でも、送信メールの宛先（初めて送信する宛先を含む）の言語を特定することができ、特定した言語の付加情報で構成した送信メールを送信することができる。よって、アドレス情報（例えばメールアドレス）と付加情報（例えば本文及びシグネチャの定型文）とを予め関連付けて登録する操作を必要とせずに、送信メールに対して適切な言語（送信メールの受け手が読める言語）の付加情報を自動で付加することができる。
【００８８】
〔動作例４〕
図１３は、受信確認メールを受信した場合の動作例を示すフローチャートである。すなわち、所定の送信メール（又は警告メール）を送信相手に送信するときにその送信メールに受信確認メールの送信要求を設定し、その後、送信相手が受信確認メールを送信してきた場合である。
【００８９】
電子文書受信手段２００は、受信確認メールを受信し、記憶する（Ｓ４１）。
【００９０】
電子文書解析手段２０１は、通常の受信メールに対するのと同様に、受信確認設定メールの言語解析を行い、メールアドレスと言語を特定する（Ｓ４２）。すなわち、電子文書解析手段２０１は、受信確認設定メールの全文（ヘッダ、本文、シグネチャ）に対し文字検索を行い、受信確認メールの発信元（送信相手）の国や地域を特定できる文字列を検出し、検出した文字列を基に、発信元の言語とメールアドレスを特定する。
【００９１】
ここで、電子文書解析手段２０１は、特定した言語が、予めアドレス情報記憶手段２０５に記憶されているアドレス情報の言語情報と異なるかどうかを確認する（Ｓ４３）。すなわち、電子文書解析手段２０１は、特定したメールアドレスを検索キーとして、アドレス情報記憶手段２０５に記憶されている言語情報（特定したメールアドレスに対応付けられている言語情報）を取得する。次に、電子文書解析手段２０１は、取得した言語情報が示す言語と、特定した言語とを照合する。
【００９２】
その照合の結果、両者に差異がない場合（Ｓ４３／ＮＯ）、処理を終了する。一方、照合の結果、両者に差異がある場合（Ｓ４３／ＹＥＳ）、再送メールの生成、送信が行われる（Ｓ４４、Ｓ４５）。すなわち、電子文書解析手段２０１は、特定した言語（受信確認メールで特定した言語）を示す言語情報を言語切替手段２０３へ送出するとともに、電子文書生成手段２０２に対し、特定したメールアドレスを送出する。言語切替手段２０３は、電子文書解析手段２０１から受け取った言語情報が示す言語に該当する本文及びシグネチャの文字列を、例えば図４の右図の送信メール文内容情報から選択する。次に、言語切替手段２０３は、選択した本文及びシグネチャの文字列を示す情報を電子文書生成手段２０２へ送出する。電子文書生成手段２０２は、電子文書解析手段２０１から受け取ったメールアドレスを宛先として設定したメールデータを生成し、そのメールデータに対し、言語切替手段２０３から受け取った本文及びシグネチャの文字列を含むように生成して、再送メールを完成させる。そして、電子文書生成手段２０２は、その再送メールを電子文書送信手段２０４へ送出し、電子文書送信手段２０４は、受け取った再送メールの送信を行う。
【００９３】
なお、上記照合の結果、両者に差異がある場合（Ｓ４３／ＹＥＳ）、電子文書解析手段２０１は、特定した言語（受信確認メールで特定した言語）を示す言語情報をアドレス情報記憶手段２０５へ送出し、登録済みのアドレス情報においてその言語情報に更新されるようにすることが好ましい。
【００９４】
以上のように、図１３の動作例によれば、受信確認メールを受信することで先に送信した送信メールを相手が受け取ったことを確認できるとともに、言語情報が以前と異なっていた場合には、受信確認メールで特定した言語で構成した再送メールを送信することができる。
【００９５】
以上、本発明の実施形態について説明したが、上記実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々の変形が可能である。
【００９６】
例えば、上述した実施形態における動作は、ハードウェア、または、ソフトウェア、あるいは、両者の複合構成によって実行することも可能である。
【００９７】
ソフトウェアによる処理を実行する場合には、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ内のメモリにインストールして実行させてもよい。あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータにプログラムをインストールして実行させてもよい。
【００９８】
例えば、プログラムは、記録媒体としてのハードディスクやＲＯＭ（Read Only Memory）に予め記録しておくことが可能である。あるいは、プログラムは、ＣＤーＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＭＯ（Magneto Optical）ディスク、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、磁気ディスク、半導体メモリなどのリムーバブル記録媒体に、一時的、あるいは、永続的に格納（記録）しておくことが可能である。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することが可能である。
【００９９】
なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールする他、ダウンロードサイトから、コンピュータに無線転送してもよい。または、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネットといったネットワークを介して、コンピュータに有線で転送してもよい。コンピュータでは、転送されてきたプログラムを受信し、内蔵するハードディスク等の記録媒体にインストールすることが可能である。
【０１００】
また、上記実施形態で説明した処理動作に従って時系列的に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力、あるいは、必要に応じて並列的にあるいは個別に実行するように構築することも可能である。
【符号の説明】
【０１０１】
１    自動原稿送り装置（ＡＤＦ）
２    原稿台
３    給送ローラ
４    給送ベルト
５    排送ローラ
６    コンタクトガラス
７    原稿セット検知センサ
８    第１トレイ
９    第２トレイ
１０    第３トレイ
１１    第１給紙ユニット
１２    第２給紙ユニット
１３    第３給紙ユニット
１４    縦搬送ユニット
１５    感光体
１６    搬送ベルト
１７    定着ユニット
１８    排紙ユニット
２７    現像ユニット
５０    読取ユニット
５１    露光ランプ
５２    第１ミラー
５３    レンズ
５４    ＣＣＤイメージセンサ
５５    第２ミラー
５６    第３ミラー
５７    書込ユニット
５８    レーザ出力ユニット
５９    結像レンズ
６０    ミラー
１００    フィニッシャ
１０１    分岐偏向板
１０２    通常排紙ローラ
１０３    搬送ローラ
１０４    通常排紙トレイ
１０５    搬送ローラ
１０６    ステープラ
１０７    搬送ローラ
１０８    ステープル台
１０９    ジョガー
１１０    中綴じステープル・断裁完了排紙トレイ
１１１    両面給紙ユニット
１１２    分岐爪
１１３    両面入紙搬送路
１１４    反転排紙搬送路
１１５    搬送ローラ
１１６    搬送ローラ
１１７    搬送ローラ
１１８    搬送ローラ
１１９    折り紙搬送路
１２０    パンチユニット
１２１    中綴じステープラ
１２２    排紙搬送ローラ
１２３    断裁機
２００    電子文書受信手段
２０１    電子文書解析手段
２０２    電子文書生成手段
２０３    言語切替手段
２０４    電子文書送信手段
２０５    アドレス情報記憶手段
２０６    宛先設定手段
２０７    警告文記憶手段
２０８    警告文決定手段
２０９    言語解析手段
２１０    受信確認設定手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０２】
【特許文献１】特開２００３−６１１６号公報
【図１】
2012014647.tif 000003
【図２】
2012014647.tif 000004
【図３】
2012014647.tif 000005
【図４】
2012014647.tif 000006
【図５】
2012014647.tif 000007
【図６】
2012014647.tif 000008
【図７】
2012014647.tif 000009
【図８】
2012014647.tif 000010
【図９】
2012014647.tif 000011
【図１０】
2012014647.tif 000012
【図１１】
2012014647.tif 000013
【図１２】
2012014647.tif 000014
【図１３】
2012014647.tif 000015