(57)【要約】【課題】ビジネスの現場で業務プロセスに従い文章（メール）をタイムリーに、忘れずに、作成し送ることを定型化することが出来るようにする。【解決手段】時間軸で、業務プロセスの回数と日程間隔を設定し、更にプロセスごとの標準文章を関係付けしておけば、業務実行予定日に対象プロセスに対する顧客名が表示され、文章作成作業を促すことが出来ると共に忘れ防止ができる。文章作成においては、例文中に時候の挨拶及び客先氏名の取り込み設定をしておくことで、例文を呼び出したタイミングでその時節、選択した相手先名を自動挿入することができる。これらはＬＡＮを介してサーバーで動くため、それぞれのパソコンにて、複数の利用者が同時に利用できる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
時間軸をもとに業務プロセスと挨拶文章を連動させる。
【請求項２】
時間軸をもとに発生させる文章に季節ごとの時候の挨拶を取り込む設定をすることで、例文取り込みのタイミングで自動的に時候の挨拶文と本文の組み合わせが可能となる。
【請求項３】
文章の例文作成において、宛先の人名の挿入、時候の挨拶の設定のみで、宛先ごとに季節にあった時候の挨拶文例を本文に結合できることを特徴とし文章作成例として利用できる。
【請求項４】
時間軸の設定は、パラメータ設定のみで、業務プロセス名の表示文字・日程間隔・回数を自由に設定可能としており、当発明ではその仕組みを提供する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】本発明は、テンプレート（例文）を利用して挨拶文章を作成支援する装置で、業務プロセスの時間軸と作成すべき文章を連携させ業務促進を促すことの出来る装置である。
【背景技術】
【０００２】従来の文書作成システムは、テンプレートなどを利用し機械的に定型文書を作成する支援装置であったが、時間軸を組み入れ、季節に応じた季語の組み込み・文章作成タイミングとその忘れ防止アラームを出すことで、利用者はその時期が来れば文章を作成することを装置より促されて、タイムリーに文章（メール）発信ができることが出来る。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−１６５６９０号
【０００４】
【特許文献２】特開２００５−１６５６９１号
【０００５】
【特許文献３】特開平７−７３１８０号
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】文章（メール）を作成するためのテンプレート（メール）は、その都度作成することを目的していたが、計画通りの文章配信をするには配信間隔やその季節の季語などを毎回考えている。【０００７】しかも、配信するタイミングなどは、季節や時期など人の感覚にまかせて作成しているのが現状で、作成・配信・投函を忘れるこが起きやすい状況である【０００８】ビジネスの世界では、文章を送ることも定型業務としてあり、そのタイミングや季節感などは、お客様・取引先とのコミュニケーションに大事な役割となっている。この装置では、文章の内容に加え時間軸を取り入れることで、業務の忘れ防止、さらに季節感覚をとりいれることで、よりビジネスに貢献できることを目的とした。
【課題を解決するための手段】
【０００９】時間軸で、成功業務プロセスを標準プロセスと標準工程時間を設定できる。【００１０】業務プロセスの変化及び見直しによる適正化にパラメータ設定だけで変化に対応できる。【００１１】業務プロセスの進捗に同期した外部発信文章・メールの本文とその季節にあった時候の挨拶文を自動組み合わせできる。【００１２】作成した文章は、新たに新規例文として登録が可能で、登録は一時保存、個人フォルダへの保存、標準文例登録と３段階で登録が可能である。標準文例登録で、例文が無限に増えて行く成長性がある。【００１３】作成された文章は、電子メールへの連携が可能であり、またマイクロソフト社製ＥＸＣＥＬと組み合わせることで、文書印刷が可能である。【００１４】配信先（宛名）は、複数存在してもそれぞれの相手先名を差し込みして作成することが出来る。【００１５】このシステム（装置）は、ＬＡＮを介してサーバーで動くため、それぞれのパソコンにて、複数の利用者が同時に利用できることで、利用者は順番待ちすることなく利用できるこが特徴である。
【発明の効果】
【００１６】以上文章の作成アシストとして、時間軸で管理し作成を促すことで成功プロセスの活用と作成の忘れ防止、ビジネス文章の文例に時候の挨拶を加えた作成が可能なことで作成の思考時間を節約できる効果が生まれる。また、相手先とのコミュニケーション向上にも効果を期待できる。【００１７】したがって、時間軸で業務プロセス手順に組み込むことで誰でも成功事例を実践でき、自分の作成した文例を全員に公開することでまた新たな成功事例を生み出し成長できる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】処理フロー基本図
【図２】運用設定フロー図
【図３】利用イメージ画面
【図４】ネットワーク利用図
【発明を実施するための形態】
【実施例】
【００１９】実施に当たり事前設定が必要となるので、事前設定について説明する。【００２０】図２において、当発明では業務プロセスの設定として処理回数、回数ごとの日程間隔及び名称を決めることを前提としている。【００２１】当発明の特徴とする文章例のリンクは、このプロセス設定において、標準文例とする文章を文例全体から検索し候補を抽出し関連づける。【００２２】標準文例は、文例メンテナンスにおいて、新たな文例をカテゴリを含め登録が可能であり、その文章を文例として追加することで利用者は更に多くの文例を参考に利用することが出来る。【００２３】運用設定において、業務プロセスの登録はビジネスの成功パターンをフォローすべき流れを定義づけ、利用者はそれに従い業務プロセスを進めることで、成功パターンを実践する機会を与えられるメリットがある。【００２４】以上の事前設定をもとに利用者は、アプリケーションサーバーに接続しログインして発明の利用を開始します。サーバーはデータベースサーバーとアプリケーションサーバーで運用することで複数の利用者が同時に利用できることで順番待ちすることなく利用できるメリットがある。【００２５】利用者は、業務対象の顧客もしくは案件を登録することから業務がスタートする。
当発明では、決められた業務プロセスに対し、顧客名とそのスタート日を設定することで後に続くプロセスを時間軸で表示し促すしくみとなっている。【００２６】例えば、業務プロセス設定で、最初のプロセスが、７日後であればその３日前より予告の表示がでて作業を促す。
予定日を過ぎても作業を放置しておけばそのまま放置として残り作業忘れを表示する。【００２７】よって、当発明を利用すれば、日々発生する顧客情報を登録することで、その後の業務プロセスを、毎日何処までプロセスが進んでいるかを確認すること、まだ実施できていないプロセスに対し、実施を促すことが可能となり、毎日その状態の把握と、実施促進の確認が可能となる。【００２８】ある業務プロセスにおいて、該当する標準文章を選んで、取り込んだタイミングで、標準文章例に時候の挨拶設定がされていれば、季節（月）にあった時候の挨拶文が、本文の頭に添付して取り込まれる。時候の挨拶は、季節を意識したアルゴリズムでランダム発生させており、毎回違った時候の挨拶文を取り込むことが出来る。それによって、その時時の感覚で挨拶文章を作成できる柔軟性も特徴である。【００２９】作成された文章は、一時保存、個人フォルダに名前を付けて保存が可能である。よって個人では、作成した文例を転用、流用が可能である。また装置全体のメンテナンスで登録することにより、全員が閲覧し例文として流用することが可能となる。【００３０】文章が作成されたら、図３の出力機能で、印刷であればＥＸＣＥＬに、メールであれば電子メールとして発信する機能に連携が可能となる。【００３１】印刷の場合、該当する顧客の住所氏名など投函に必要な情報をＥＸＣＥＬに取り出される。
印刷は、ＥＸＣＥＬの中で行うので、印刷体裁、文字のフォント種類など個別にＥＸＣＥＬで行うこととなる。印刷文書はＥＸＣＥＬで最終作成される。【００３２】当発明では、顧客リストの投函に必要な住所氏名郵便番号の情報の一覧リストと挨拶文章の本文をＥＸＣＥＬに取り込むことで、相手先ごとに印刷することも一連で可能としている。【００３３】また、電子メールであれば、メールアドレスを元に相手にメール発信され、発信履歴がログとして記録される。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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