(57)【要約】      （修正有）【課題】プリンタの状態を表示する文書管理システムにおいて、プリンタから取得した状態で印刷が行えるかどうかを正確にユーザーに通知する。【解決手段】ネットワークに接続された画像形成装置を示すアイコンを表示する出力装置表示手段と、出力装置表示手段の示すアイコンに関連付いた印刷体裁を記憶する印刷体裁記憶手段と、出力装置の状態を取得する出力装置状態取得手段と、を持つ文書管理システムにおいて、出力装置状態取得手段により出力装置の状態を取得し、取得した状態が印刷体裁によって表示が変わる状態であった場合、その出力装置の状態で、アイコンに関連付いた印刷体裁で印刷した場合に印刷可能かどうかを判定し、印刷可能であると判断した場合に、出力装置表示手段で表示されたアイコンに印刷可能であることを示す情報を表示する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された画像形成装置を含む出力装置（１０１）を示すアイコンを表示する出力装置表示手段（４０２）と、
前期出力装置表示手段の示すアイコンに関連付いた印刷体裁を記憶する印刷体裁記憶手段（図５）と、
出力装置の状態を取得する出力装置状態取得手段（３０５）と、
を持つ文書管理システムにおいて、
出力装置状態取得手段により出力装置の状態を取得し（Ｓ６０１）、取得した状態が印刷体裁によって表示が変わる状態であった場合（Ｓ６０２）、その出力装置の状態で、アイコンに関連付いた印刷体裁で印刷した場合に印刷可能かどうかを判定し（Ｓ６０６）、印刷可能であると判断した場合に、出力装置表示手段で表示されたアイコンに印刷可能であることを示す情報を表示する（Ｓ６０７）ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
出力装置の構成を取得する出力装置構成取得手段（３０６）を持ち、
出力装置状態取得手段により取得した状態が、特定の給紙段に用紙がないことを示す状態であった場合、出力装置構成取得手段により取得した構成情報から、各給紙段に搭載された用紙のサイズを取得（Ｓ８０１）し、空でない給紙段のいずれかにアイコンに関連付いた印刷体裁に設定された用紙サイズがあった場合（Ｓ８０３、Ｓ８０４、Ｓ８０６、Ｓ８０７の処理）に、印刷可能であると判断し、出力装置表示手段で表示されたアイコンに印刷可能であることを示す情報を表示する（Ｓ６０７）ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
出力装置表示手段により表示されているアイコンに関連付いた出力装置に対して印刷を行う出力装置印刷手段（３０９）を持ち、
取得した状態が印刷体裁によって表示が変わる状態であった場合（Ｓ９０１）、その出力装置の状態で、アイコンに関連付いた印刷体裁で印刷した場合に印刷可能かどうかを判定（Ｓ９０４）した結果、印刷可能状態にならなかった場合、その状態のアイコンに関連付いた出力装置に出力装置印刷手段により印刷を行う時に、印刷対象の文書の印刷設定を行う画面（図１０）を表示する（Ｓ９０６）ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
印刷設定を行う画面を表示したときに、取得した出力装置の状態では印刷できない設定を画面上に表示して通知する（Ｓ９０７）ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
取得した出力装置の状態では印刷できない設定を印刷できる設定に変更する（Ｓ９０８）ことを特徴とする請求項３又は請求項４に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、アプリケーション文書の作成・編集・整理等を行うための文書管理システムにおいて、文書ファイルに対して行った印刷・ファクス送信等の処理状態の通知に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンタをアイコン上で画面に表示し、アイコンに関連づいたプリンタの状態をアイコン上に表示することでユーザーに印刷が可能かどうかを通知していた。（例えば、特許文献１参照。）
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平０８−２７８８６８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、通知するプリンタの状態は、あくまでもプリンタから取得した状態に応じて、エラー・警告・印刷可能などを一意に表示を行っており、印刷設定によっては正常に印刷が行える場合であっても、警告と表示されることがあった。それにより、ユーザーに印刷可能かどうかを正常に通知できない場合があった。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するために、本発明は、ネットワークに接続された画像形成装置を含む出力装置を示すアイコンを表示する出力装置表示手段と、前期出力装置表示手段の示すアイコンに関連付いた印刷体裁を記憶する印刷体裁記憶手段と、出力装置の状態を取得する出力装置状態取得手段と、を持つ文書管理システムにおいて、出力装置状態取得手段により出力装置の状態を取得し、取得した状態が印刷体裁によって表示が変わる状態であった場合、その出力装置の状態で、アイコンに関連付いた印刷体裁で印刷した場合に印刷可能かどうかを判定し、印刷可能であると判断した場合に、出力装置表示手段で表示されたアイコンに印刷可能であることを示す情報を表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
ユーザーに対して、より正確に印刷可能かどうかの通知を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本発明を適応可能な情報処理システムの構成の一例を示した図である。
【図２】本発明を適応可能な情報処理システムのハードウェア構成の一例を示した図である。
【図３】本発明の文書管理システムを構成する情報処理装置のソフトウェア構成の一例を示した図である。
【図４】本発明の文書管理システムに適応可能な文書管理システムのユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図５】本発明を適応可能な文書管理システムにおける出力装置管理部で管理される出力装置をユーザーインターフェース上で示したプリンタアイコンの設定情報を格納するデータ構造の一例を示す図である。
【図６】本発明を適応可能な文書管理システムにおける出力装置の状態表示を行う処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明を適応可能な文書管理システムにおいて、出力装置の状態ごとの制御方法を示した状態管理表を示す図である。
【図８】本発明を適応可能な文書管理システムにおける出力装置の状態が給紙段用紙無しであった場合の状態表示の判定処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明を適応可能な文書管理システムにおける出力装置への印刷処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の文書管理システムに適応可能な印刷設定画面のユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【図１１】本発明を適応可能な文書管理システムにおいて、出力装置の状態ごとの制限される設定項目の対応を示した表を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【０００９】
［実施例１］
［システム構成］
図１は、本発明を適応可能な情報処理システムの構成の一例を示した図である。情報処理装置１００は、アプリケーションプログラム等の各種プログラムを実行可能である。本発明の文書管理システムは、情報処理装置１００に配置される。また、情報処理装置１００は、イーサネット（登録商標）などのネットワーク１０２に接続される。そのネットワークを使用し、画像形成装置に対して文書データを画像形成装置が解釈可能なジョブデータに変換するプリンタドライバ及びファクスドライバを介して、印刷・ファクス送信などを行う。
【００１０】
出力装置１０１は、画像形成装置であり、ネットワークインターフェースを介してネットワーク１０２と接続されており、クライアントコンピュータから送信されるジョブデータを解析して画像に変換し、印刷・ファクス送信を行う。
【００１１】
［ハードウェア構成］
図２は、本発明を適応可能な情報処理システムのハードウェア構成の一例を示した図である。
【００１２】
図２に示される情報処理装置１００のハードウェア構成図は、一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の情報処理装置には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００１３】
図２において、ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク２０９からＲＡＭ２０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ２０３は、キーボード２０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ２０４は、各種ディスプレイ２０８の表示を制御する。ディスクコントローラ２０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）２０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ２０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１４】
出力装置１０２は、本発明を適応可能なデジタル複合機である。
【００１５】
２１０は画像形成部で、紙のハンドリングや画像転写・定着等の一連の画像形成プロセスを実行して、記録紙などの記録媒体上に画像を形成する。この画像形成部２１０は、例えばインクジェットプリンタや電子写真方式の画像形成ユニットを備えている。２１１はスキャナ等を備える画像読み取り部である。原稿画像を光学的に読み取ってデジタル画像情報に変換し、そのデジタル画像情報を画像形成部２１０に出力して画像を形成したり、或はファクス部２１３やネットワークインターフェース部２１６等に渡して回線を介して伝送することもできる。
【００１６】
２１２はデジタル複合機制御部で、画像形成部２１０と画像読み取り部２１１のそれぞれの動作を制御し、例えば画像読取り部２１１で読み取った原稿情報を画像形成部２１０で複写するように制御する。また、デジタル複合機制御部２１２は、ネットワークインターフェース２１６、プリント処理部２１５、ファクス部２１３、操作部制御部２１４を有し、これら各部の間での情報をやり取りをも制御している。ファクス部２１３は、ファクシミリ画像の送受信、即ち、画像読取り部２１１で読み取ったデジタル画像情報を送信し、また、受信したファクシミリ信号を復号して画像形成部２１０で記録する等の処理を実行することができる。操作部制御部２１４は、操作部の操作パネルを使用したユーザーの操作に応じた信号を発生し、また操作部に表示部等に各種データやメッセージなどを表示するような制御を行う。プリント処理部２１５は、例えばネットワークインターフェース２１６を介して入力した印刷データを処理して画像形成部２１０に出力して印刷する等の制御を行う。ネットワークインターフェース部２１６は、通信回線を介して他の通信端末との間のデータの送受信を制御するものである。
【００１７】
外部記憶装置制御部２１７は画像読み取り部２１１で読み取った画像を画像形成部２１０で外部記憶装置に保存可能なデータフォーマットに変換し、外部記憶装置へと保存可能である。また、保存したデータを読み出し、画像形成部２１０を介して印刷処理を行ったり、ネットワークインターフェース２１６を介して外部にネットワーク送信したりすることが可能である。
【００１８】
［ソフトウェア構成］
図３は、本発明の文書管理システムを構成する情報処理装置のソフトウェア構成の一例を示した図である。
【００１９】
文書管理システム３００は、文書表示部３０１、文書管理部３０２、出力装置表示部３０３、出力装置管理部３０４、出力装置情報取得部３０５、出力装置構成取得部３０６、印刷体裁表示部３０７、印刷体裁制御部３０８、印刷制御部３０９で構成される。
【００２０】
文書管理部３０２は、ＯＳのファイルシステムの任意のフォルダに格納されているファイルを本文書管理システムで使用できるようにする。例えば、ファイルを出力装置管理部に渡して、画像形成装置１０２に対して印刷を行ったりする。文書表示部３０１は、文書管理部で管理している文書を表示し、ユーザーに対してキーボードやマウスでファイル操作ができるようにする。出力装置管理部３０４は、出力可能な装置を管理する。例えば、情報処理装置１００に登録されているプリンタを取得し、それを出力装置とする。出力装置管理部３０４に登録された出力装置は、出力表示部３０３により、ディスプレイ上に表示する。また、出力装置管理部３０４は、出力装置の状態の監視を行う。出力装置の状態は、出力装置状態取得部３０５からネットワークを通して、出力装置１０１へ取得要求を送信することで取得する。出力装置状態取得部３０５からの取得要求を受信した出力装置１０１の出力装置状態管理部３１２は、取得要求を解析し、出力装置１０１の状態を出力装置状態取得部３０５へ返す。出力装置の状態を受け取った出力状態取得部３０５は、出力装置表示部３０３によって出力状態を表示する。出力装置構成取得部３０６は、出力装置の出力装置構成管理部３１３にネットワークを通して、構成情報の取得要求を送信する。出力装置構成取得部３０６の取得要求を受け取った出力装置構成管理部３１３は、出力装置の構成情報を出力装置構成取得部３０６へ返す。出力装置の構成情報には、ステープルを打つ機能の有無、給紙段の数、各給紙段の用紙サイズなどの情報が含まれる。
【００２１】
印刷体裁制御部３０８は、出力装置管理部３０４から受け取ったファイルを印刷できるフォーマットに変換し、印刷時にそのデータを出力制御部３０９へ渡す。設定した印刷体裁は、印刷体裁表示部３０７で印刷される状態をプレビュー表示することでユーザーに出力状態を通知する。
【００２２】
出力制御部３０４は、出力要求があった文書ファイルをドライバ３１０が解釈できる一連の描画コマンドに変換して、ドライバ３１０へ描画コマンドを送る。生成された描画コマンドを受け取ったドライバ３１０は、一連の描画コマンドに基づいて出力装置１０１で解釈可能なＰＤＬファイルを含む印刷ジョブを生成する。なお、以下の説明ではＰＤＬドライバを例に説明を行うが、これに限定されるものではない。例えば、ＢＤＬ（Ｂａｎｄ    ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ    Ｌａｎｇｕａｇｅ）や、圧縮ビットマップを作成するプリンタドライバ、或いは、アプリケーション及びＯＳによりプリンタドライバを介さずに印刷データを生成する形態などにも適用可能である。
【００２３】
ドライバ３１０は、画像形成装置１０１へ印刷ジョブを送信するためにスプーラ３１１に渡す。ここでは、ＯＳをマイクロソフト社のウィンドウズ（登録商標）と仮定しているのでスプーラ３１１はウィンドウズ（登録商標）スプーラである。ただし、本発明を適用するコンピュータのＯＳはＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）に限定されるものではなく、描画命令を備えるものであれば他のＯＳも適用可能である。スプーラ３１１は、ユーザーがユーザーインターフェースを介して選択し指示したポートモニタに印刷ジョブを渡して、出力装置の印刷処理部３１４に送信する。
【００２４】
［出力装置の状態表示］
図４は、本発明の文書管理システムに適応可能なユーザーインターフェースの一例を示した図である。
【００２５】
左側、および中央の領域４００は文書表示部であり、ＯＳ上の任意のフォルダ構成及びフォルダ内のファイルを表示する。右側の領域４０１は、出力装置表示部３０３であり、ＯＳに登録されているプリンタをプリンタごとにプリンタアイコン４０２で示し、プリンタの特徴を示す画像を表示する。また、アイコンとしてプリンタの印刷体裁をあらかじめ設定して記憶しておくことができ、その印刷体裁を示した画像４０３をアイコン上に表示する。さらに、出力装置状態取得部より取得したプリンタの状態４０４の表示も行う。
【００２６】
出力装置表示部で表示しているプリンタアイコンの情報は、図５で示すような設定ファイルで出力装置管理部によってハードディスクなどの外部メモリに記憶してあり、その情報を取得し、表示している。図５の出力装置の設定ファイルは、ＸＭＬで示してあるが、これはあくまでも一例であり、他の形式であってもよい。プリンタアイコンの情報として、アイコンを示す名前、アイコン上に表示する画像のファイル、アイコンに関連付いたドライバの名前、印刷体裁などがある。印刷体裁には、用紙サイズ、用紙の向き、ページ内に複数の原稿を印刷するＮｉｎ１設定、片面・両面設定、ステープルの有無と位置などの設定がある。
【００２７】
図６は、本発明を適応可能な文書管理システムにおける出力装置の状態表示を行う処理の一例を示すフローチャートである。
【００２８】
まず、外部メモリに保存された文書管理システムは、入力装置を通してユーザーより起動が指示され、その文書管理システムの起動要求を受けて、ＣＰＵ２００によってＲＡＭ２０１に読み込まれ実行される。そして、ディスプレイ上に図４の文書管理システムのユーザーインターフェースが、文書表示部３０１及び出力装置表示部３０３によって表示される。
【００２９】
出力装置の状態表示は、出力装置ごとに出力装置表示部３０３のプリンタアイコン４０２で表示する。更新のタイミングは、定期的に出力装置状態取得部３０５より状態取得要求を出し、その結果をもとに表示を更新する。
【００３０】
更新処理は、まずアイコンに登録されたプリンタの状態の取得処理を行う（Ｓ６０１）。取得処理は、出力装置管理部３０４がアイコンに登録されたプリンタを設定情報より読み出し、そのプリンタに対して状態を取得する要求を出力装置状態取得部３０５に出す。そして、それを受けた出力装置状態取得部３０５は、ネットワークを通して出力装置の出力装置状態管理部３１２に状態取得要求を出す。状態取得要求を受け取った出力装置状態管理部３１２は、自分自身の状態を出力装置状態取得部３０５へ返す。状態取得の方法は、ＳＭＮＰを使用する方法や、Ｗｅｂサービスを使用して行う方法などがある。
【００３１】
次に、取得した出力装置の状態が印刷体裁で状態の表示を変える必要がある状態かを調べる（Ｓ６０１）。出力状態管理部３１２は、ハードディスク上に保存されている状態管理表（図７）を参照する。そして、取得した出力装置の状態の状態依存フラグを確認する。状態依存フラグがＯＦＦだった場合、印刷体裁には影響しないので、出力装置の状態に応じたアイコンを表示する（Ｓ６０３）。アイコンの種類は、状態管理表の表示アイコンを確認し、警告である場合は警告であることを示すアイコン、エラーであればエラーであることを示すアイコンを出力装置表示部３０３によってディスプレイに表示する。
【００３２】
取得した出力装置の状態の状態依存フラグがＯＮであった場合、プリンタアイコンに設定された印刷体裁によって、状態の表示を変える必要がある状態であるため、プリンタアイコンに登録された印刷体裁の情報を取得する（Ｓ６０４）。そして、状態管理表から取得した出力装置の状態の判定式を取得し、その判定式で判定する（Ｓ６０６）。例えば、出力装置の状態が“給紙段用紙無し”であった場合、図８で示すフローで判定式が得られる。
【００３３】
例えば、給紙段が３つあり給紙段３の用紙がなかった場合、まず、出力装置の構成情報を取得する（Ｓ８０１）。構成情報は、出力装置構成取得部３０６により、ネットワークを通して出力装置の出力装置構成管理部３１３に構成情報の取得要求を出し、その取得要求に対して、出力装置構成管理部３１３が構成情報を返すことにより取得する。取得する方法は、ＳＭＮＰを使用する方法や、Ｗｅｂサービスを使用して行う方法などがある。
【００３４】
そして、Ｎに１を設定し（Ｓ８０２）、Ｎ番目の給紙段が空であるかを調べる（Ｓ８０３）。出力装置の状態の“給紙段用紙無し”には何番目の給紙段が空であるかの情報を含んでおり、その数字とＮの値を比較することで判断する。Ｎ番目の給紙段が空であった場合、Ｎ番目の給紙段が最後の給紙段であるかを判定する（Ｓ８０６）。今回の例では、給紙段の数は３つであり、Ｎは１であることから最後の給紙段でないことが判定されるので、Ｎに１を加算し（Ｓ８０７）、給紙段のチェック処理を繰り返す。給紙段Ｎが空でない場合、給紙段ＮとＳ６０４で取得した印刷体裁の用紙サイズが等しいか判定する（Ｓ８０４）。等しい場合は、現在の出力装置の状態で印刷可能な印刷体裁であるため、判定式を真として返す（Ｓ８０５）。給紙段Ｎと印刷体裁の用紙サイズが等しくなかった場合は、Ｎ番目の給紙段が最後の給紙段であるかを判断し、最後の給紙段でなかったら、次の給紙段を調べる。そして、最後の給紙段まで調べて、すべての給紙段に印刷体裁の用紙サイズがないことを確認したら、判定式を偽として返す（Ｓ８０８）。
【００３５】
上記のような、出力装置の状態による判定式の結果、真になった場合は、現在の出力装置の状態で、プリンタアイコンに設定された印刷体裁で印刷ができるため、印刷が可能であることを示すアイコンを表示する（Ｓ６０７）。判定式の結果が偽であった場合、出力装置の状態に対応した表示アイコンを表示する（Ｓ６０３）。
【００３６】
この処理により、普段は警告として表示する出力装置の状態であっても、設定された印刷体裁で印刷が可能な場合には、警告ではなく印刷可能状態としてユーザーに通知することができる。
【００３７】
［出力時の印刷体裁変更処理］
図９は、本発明を適応可能な文書管理システムにおける出力装置への印刷処理の一例を示すフローチャートである。
【００３８】
Ｓ９０１からＳ９０４の処理は、図６のＳ６０２、Ｓ６０４からＳ６０６の処理と同様の処理であり、説明したため詳細は省略する。印刷体裁によって状態の表示を変える必要がある出力装置の状態であり、印刷体裁を考慮した判定を行った結果、真であった場合は、印刷可能であるため、印刷処理を行う（Ｓ９０５）。偽であった場合、そのまま印刷処理を行うと印刷ができずエラーとなってしまう。そのため、すぐに印刷処理を行わず、印刷体裁表示部３０７より印刷設定画面（図１０）を表示する（Ｓ９０６）。印刷設定画面は、現在の印刷体裁で印刷したときの状態を表示する印刷結果表示部１００１と、印刷体裁の変更を行う印刷体裁設定部１００２から成る。印刷体裁設定部で設定した内容は即座に印刷結果表示部に反映され、印刷結果の確認が行える。
【００３９】
印刷設定画面を表示した後、図１１に示した設定制限表を参照し、出力装置の状態によって制限される設定項目を取得し、その設定が使用できなかったことをユーザーに通知する（Ｓ９０７）。例えば、給紙段用紙無しの時には“用紙サイズ  Ａ４が設定できませんでした。”というようなメッセージを表示して、ユーザーにどの設定が使用できないのかを通知する。なお、この通知はなくてもよい。
【００４０】
そして、そのままの設定ではエラーとなって印刷できないため、印刷できる設定に変更する（Ｓ９０８）。例えば、ステープル無しの時はステープルの設定を外し、その設定ができないように設定を無効状態にする。これにより、出力装置の状態であっても印刷できる設定のみが設定可能となるため、印刷することが可能となる。
【符号の説明】
【００４１】
１００  情報処理装置
１０１  画像形成装置
３００  文書管理装置
【図７】
2012098768.tif 000003
【図１１】
2012098768.tif 000004
【図１】
2012098768.tif 000005
【図２】
2012098768.tif 000006
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図８】
2012098768.tif 000011
【図９】
2012098768.tif 000012
【図１０】
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