(57)【要約】      （修正有）【課題】ワークフローの対象となる送信先を記憶し、宛先に応じてワークフローを自動的に開始できる通信端末装置を提供する。【解決手段】ワークフローの対象となる送信先を記憶手段に記憶し、入力された送信先が前記記憶手段に記憶されているかどうかを検索手段により検索し、送信先が記憶されている場合に、ワークフローを開始する。また、記憶手段は、送信先毎にワークフローの手順を記憶する。送信先とワークフローの手順との組み合わせを記憶するので、送信先毎にワークフローの手順を定めることができる。【選択図】図３
2012150581.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の送受信を行う通信端末装置であって、
ワークフローの対象となる送信先を記憶する記憶手段と、
入力された送信先が前記記憶手段に記憶されているかどうかを検索し、記憶されている場合にワークフローを開始する検索手段、とを備えていることを特徴とする、通信端末装置。
【請求項２】
検索手段は、記憶手段に記憶された送信先で入力された送信先に含まれているものを検索することを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
【請求項３】
記憶手段は、送信先毎にワークフローの手順を記憶することを特徴とする、請求項１または２の通信端末装置。
【請求項４】
通信端末装置がスキャナを備え、スキャナでスキャンされた文書に対して、入力された送信先が記憶手段に記憶されているかどうかを検索手段により検索するように構成されていることを特徴とする、クレーム１〜３のいずれかの通信端末装置。
【請求項５】
通信端末装置により文書の送受信を行う通信方法であって、
ワークフローの対象となる送信先を記憶手段に記憶し、
入力された送信先が前記記憶手段に記憶されているかどうかを検索手段により検索し、  送信先が記憶されている場合に、ワークフローを開始することを特徴とする、通信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は通信端末装置でのワークフローの管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークフローを複合機等の通信端末装置で管理することが知られている。ワークフローを開始するには、対象となる文書を登録し、ワークフローの順序を個別に入力する、あるいはリストから選択する必要がある。しかしながらワークフローを自動的に開始することは困難で、少なくともどの文書に対しどのようなワークフローを実施するのかを入力する必要がある。なお特許文献１（特開2008-176514A）は、送信元のアドレスに応じてワークフローを進行させる通信端末装置を開示している。例えばワークフローの依頼者の端末から対象文書を受信すると、審査者の端末へ転送し、審査者の端末から応答を受信すると、承認者の端末へ転送するとされている。しかしながらこの手法では、ワークフロー手順を自動的に決定することは難しい。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2008-176514A
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この発明の課題は、宛先に応じたワークフローを自動的に開始することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明は、文書の送受信を行う通信端末装置であって、
ワークフローの対象となる送信先を記憶する記憶手段と、
入力された送信先が前記記憶手段に記憶されているかどうかを検索し、記憶されている場合にワークフローを開始する検索手段、とを備えていることを特徴とする。
【０００６】
この発明はまた、通信端末装置により文書の送受信を行う通信方法であって、
ワークフローの対象となる送信先を記憶手段に記憶し、
入力された送信先が前記記憶手段に記憶されているかどうかを検索手段により検索し、  送信先が記憶されている場合に、ワークフローを開始することを特徴とする。この明細書で、通信端末装置に関する記載はそのまま通信方法にも当てはまる。
【０００７】
この発明では、ワークフローの対象となる送信先を記憶手段に記憶し、入力された送信先が前記記憶手段に記憶されているかどうかを検索手段により検索することにより、ワークフローを自動的に開始できる。
【０００８】
好ましくは、検索手段は、記憶手段に記憶された送信先で入力された送信先に含まれているものを検索する。このようにすると、送信先全体が記憶されているものも、送信先の一部が記憶されているものも、ワークフローの対象にでき、送信先を記憶させる際の自由度が増す。
【０００９】
また好ましくは、記憶手段は、送信先毎にワークフローの手順を記憶する。送信先とワークフローの手順との組み合わせを記憶するので、送信先毎にワークフローの手順を定めることができる。
【００１０】
好ましくは、通信端末装置がスキャナを備え、スキャナでスキャンされた文書に対して、入力された送信先が記憶手段に記憶されているかどうかを検索手段により検索する。このようにすると、スキャナから入力された文書に対し、送信先への送信前に、ワークフローを自動的に開始することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施例の通信端末装置とその使用環境とを示すブロック図
【図２】実施例の通信端末装置での、ワークフローの管理を示す図
【図３】実施例でのワークフローの管理を示すフローチャートで、ワークフローの開始までの部分を示す
【図４】実施例でのワークフロー開始後の処理を示すフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。本発明の範囲は、特許請求の範囲の記載に基づき、明細書とこの分野の周知技術を参酌し、当業者の理解に従って定められる。
【実施例】
【００１３】
図１〜図４に実施例を示す。図において２は通信端末装置で、ここでは複合機であるが、パーソナルコンピュータ等の他の通信端末装置でも良い。複合機から成る通信端末装置２は、スキャナ４、プリンタ６、Ｇ３ファクシミリ処理部８，及びネットワークインターフェース１０を備えている。ネットワークインターフェース１０は、ＬＡＮ２４に接続された通信端末装置２６〜２８との通信、インターネットファクシミリの送受信、及びルータ３０を介してのＬＡＮ２４外の通信端末装置との通信等を行う。通信は電子メールによるものでも、他のプロトコルによるものでも良い。ユーザインタフェース１２は、タッチパネル及びキーボードなどからユーザの入力を受け付け、またタッチパネルにユーザへのガイダンスを表示する。具体的には、ユーザインタフェース１２はタッチパネルに短縮ダイアルリスト１４を表示して、ユーザの選択を受け付け、またキーボードなどの直接入力部１６からファクシミリ番号、電子メールアドレスなどの宛先の直接入力を受け付ける。
【００１４】
ワークフロー検索部１８は、ユーザインタフェース１２が受け付けたファクシミリ番号、電子メールアドレス、IPアドレス等の宛先、及びネットワークインターフェース１０が受信した文書中の電子メールアドレス，IPアドレスなどの宛先が、ワークフロー宛先データベース２０に登録されているか否かを検索する。検索では宛先全体が登録されているもの、と宛先の一部が登録されているものとを対象とし、例えば電子メールアドレスの場合、ドメイン名が登録されていれば、宛先がワークフロー宛先データベース２０に登録されているものとする。１つのドメイン名に対し複数のワークフローを宛先データベース２０に登録する場合、ドメイン名とユーザ名との組み合わせ毎に、ワークフローを宛先データベース２０に登録する。ここでワークフロー宛先データベース２０に登録するとは、宛先とワークフローの手順との組み合せを登録することである。
【００１５】
ワークフローの対象となる文書は例えば見積書、請求書、企画書、設計図書等で、宛先への送信前に審査あるいは承認を要する文書である。そして宛先からどのワークフローを実施するかが定まるものを、ワークフローの対象とする。ワークフロー検索部１８は、入力された宛先をワークフロー宛先データベース２０中に発見すると、ワークフローを開始すると共に、開始したワークフローにワークフローIDを付与し、ワークフロー管理データベース２２に登録して、ワークフローの進行状況を管理する。そして宛先データベース２０に登録されているワークフローの手順を、ワークフロー管理データベース２２にも登録する。なおワークフロー管理データベース２２は、単にワークフローのIDとワークフローの進行状況のみを登録し、ワークフローの手順は、その都度、宛先データベース２０から読み出しても良い。
【００１６】
宛先がワークフローの対象として宛先データベース２０に登録されている場合、ワークフロー検索部１８は、宛先データベース２０に登録されている手順に従い文書を転送し、受信文書中で登録済みのワークフローに関係するものを検出して、ワークフローの進行状況をワークフロー管理データベース２２に登録する。なお宛先が宛先データベース２０にて登録されていない場合、入力された宛先にそのまま送信する。通信端末装置２はＬＡＮ２４を介して複数の通信端末装置２６〜２８に接続され、例えば２６はワークフローの依頼者の通信端末装置で、２７は審査者の通信端末装置、２８は承認者の通信端末装置とする。ワークフローの対象となる文書を通信端末装置２に送信した端末装置が依頼者の通信端末装置２６となり、審査者の通信端末装置２７及び承認者の通信端末装置２８は、ワークフローの手順により定まる。
【００１７】
３０はルータで、ＬＡＮ２４をインターネットなどに接続し、通信端末装置２はルータ３０を介してＬＡＮ２４の外部の通信端末装置から受信した文書に対して、宛先を検索し、ワークフローを開始することもできる。なおワークフローの対象となる文書の宛先、即ち最終の送信先は、例えばＬＡＮ２４の外部の通信端末装置、あるいはＧ３ファクシミリによる送信先とする。
【００１８】
図２にワークフロー検索部１８での処理を示し、例えば短縮ダイアルリスト１４から送信先（宛先）が入力された場合、宛先はリストへの入力から一義的に定まる。ワークフロー検索部１８は宛先データベース２０を検索して、その送信先に対しワークフローが登録されているかどうかを検索する。また直接入力部１６から送信先のＧ３ファクシミリ番号，電子メールアドレスなどが入力された場合、例えばＧ３ファクシミリ番号から、送信先がワークフローの対象として登録されているかどうかを検索する。電子メールアドレスが入力された場合、例えばドメイン名の一部、ドメイン名、及びドメイン名とユーザ名との組み合わせが宛先データベース２０に登録されているかどうかを検索する。宛先の検索は、宛先データベースに登録された宛先が、入力された宛先に含まれているかどうかを検索することである。  
【００１９】
依頼者の通信端末装置２６から送信されて、転送を要求された文書に対し、転送先、即ち最終の送信先が宛先データベース２０に登録されているかどうかを、検索部１８は検索する。検索では同様に、宛先データベースに登録された宛先が、入力された宛先に含まれているかどうかを検索する。
【００２０】
宛先データベース２０にはワークフローの手順、例えば審査者の電子メールアドレスと承認者の電子メールアドレスなどが記載されており、これらをワークフローのIDと共に管理データベース２２に登録する。そしてワークフローを実施する場合、検索部１８は、Ｇ３ファクシミリ処理部８，ネットワークインターフェース１０等に、審査者などへの送信を要求する。ワークフローが登録されていない場合、入力された宛先に対する送信を要求する。
【００２１】
ワークフローを開始すると、審査者の通信端末装置２７，承認者の通信端末装置２８等から応答がある。これらの応答をワークフロー検索部１８で検索し、送信元アドレスとワークフローIDとから、どのワークフローに関する応答かを検索して、ワークフローの進行状況を管理データベース２２に登録する。
【００２２】
図３にワークフローに関する処理を示し、通信端末装置２のスキャナ４から文書を入力する場合、宛先が入力されるのを受け付け（ステップ１）、原稿をスキャンする（ステップ２）。そして入力された宛先がワークフロー宛先データベースに登録されているか否かを検索する（ステップ３）。この検索では、宛先の全部が登録されているもの、及び宛先の一部が登録されているものを検索する。
【００２３】
端末２６等からの受信文書の場合、転送が要求されている文書を受信すると（ステップ４）、転送先がワークフロー宛先データベースに登録されているか否かを検索する（ステップ５）。この検索はステップ３の検索と同様で、IPアドレス，ドメイン名，ドメイン名＋ユーザ名、あるいはドメイン名の一部等が、宛先データベース２０に登録されているかどうかを検索する。ワークフローが登録されていない場合、宛先に文書を送信して終了する（ステップ６，ステップ７）。ワークフローが登録されている場合、宛先データベース２０の登録に従い、ワークフローを開始する（ステップ８）。
【００２４】
次いで図４の処理に移り、登録されたワークフローの内容にワークフローIDを付加して、ワークフロー管理データベース２２に登録する（ステップ９）。ここではワークフローが審査者の審査と承認者の承認の２ステップから成るものとして説明するが、ワークフローの手順自体は任意である。ステップ１０で審査者へ送信し、ステップ１１で応答を待って承認者へ送信し、その応答を待って本来の宛先へ、送信する（ステップ１１〜ステップ１４）。
【００２５】
実施例では以下の効果が得られる。
(1)  宛先を検索してワークフローを開始するので、実質的にワークフローが自動的に開始される。
(2)  ワークフロー宛先データベース２０に、宛先の一部もしくは全部を登録できるので、ワークフローの登録が容易である。またユーザ名とドメイン名との組み合わせなどを用いることにより、ワークフローの種類を使い分けることができる。
【符号の説明】
【００２６】
２        通信端末装置
４        スキャナ
６        プリンタ
８        Ｇ３ファクシミリ処理部
１０      ネットワークインターフェース
１２      ユーザインターフェース
１４      短縮ダイアルリスト
１６      直接入力部
１８      ワークフロー検索部
２０      ワークフロー宛先データベース
２２      ワークフロー管理データベース
２６      依頼者の通信端末装置
２７      審査者の通信端末装置
２８      承認者の通信端末装置
３０      ルータ  
【図１】
2012150581.tif 000003
【図２】
2012150581.tif 000004
【図３】
2012150581.tif 000005
【図４】
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