(57)【要約】【課題】新規文書の到着をユーザに知らせつつ新着文書をユーザに容易に把握させる。【解決手段】フォルダ階層を用いて文書データを管理する文書管理システムであって、予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視手段と、監視手段により監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録手段と、登録手段により所定のフォルダに前記ファイルが登録されたことを通知する通知手段と、監視手段から新着文書の表示要求を受けた場合、新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御手段と、を備える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
フォルダ階層を用いて文書データを管理する文書管理システムであって、
予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視手段と、
前記監視手段により監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録手段と、
前記登録手段により前記所定のフォルダにファイルが登録されたことを通知する通知手段と、
前記監視手段から新着文書の表示要求を受けた場合、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御手段と、
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記登録手段は、
前記ファイルの書誌情報に基づいて、登録先の所定のフォルダを変更する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記表示制御手段は、
フォルダに対し優先順が設定されている場合、優先順の高いフォルダに登録された新着文書を前記新着文書の一覧の上位に表示するよう表示制御する請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記通知手段は、
前記新着文書の一覧を表示するための項目を合わせて表示制御し、
前記監視手段は、
前記項目がユーザにより指示された場合、前記表示制御手段に対し、前記新着文書の表示要求を行う請求項１乃至３いずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記表示制御手段により表示制御された新着文書は、該新着文書の識別情報が前記新着文書リストから削除される請求項１乃至４いずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記表示制御手段により表示制御された新着文書のうち、ユーザにより所定の操作が施された新着文書は、該新着文書の識別情報が前記新着文書リストから削除される請求項１乃至４いずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記表示制御手段は、
前記新着文書の一覧と、フォルダツリー及び所定のフォルダ内の文書の一覧とを切り替え可能とする請求項１乃至６いずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項８】
予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視手段と、
前記監視手段により監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録手段と、
前記登録手段により前記所定のフォルダにファイルが登録されたことを通知する通知手段と、
前記監視手段から新着文書の表示要求を受けた場合、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御手段と、
を備える情報処理装置。
【請求項９】
前記登録手段は、
前記ファイルの書誌情報に基づいて、登録先の所定のフォルダを変更する請求項８記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記表示制御手段は、
フォルダに対し優先順が設定されている場合、優先順の高いフォルダに登録された新着文書を前記新着文書リストの一覧の上位に表示するよう表示制御する請求項８又は９記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記通知手段は、
前記新着文書リストの一覧を表示するための項目を合わせて表示制御し、
前記監視手段は、
前記項目がユーザにより指示された場合、前記表示制御手段に対し、前記新着文書の表示要求を行う請求項８乃至１０いずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
フォルダ階層を用いて文書データを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視ステップと、
前記監視ステップにより監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録ステップと、
前記登録ステップにより前記所定のフォルダにファイルが登録されたことを通知する通知ステップと、
新着文書の表示要求を受けた場合、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御ステップと、
を有する文書管理方法。
【請求項１３】
情報処理装置に実行させる監視プログラムであって、
予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視手段と、
前記監視手段により監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録手段と、
前記登録手段により前記所定のフォルダにファイルが登録されたことを通知する通知手段として前記情報処理装置を機能させ、
前記監視手段は、新着文書の表示要求を受けた場合、表示制御手段に対し、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御するよう要求する監視プログラム。
【請求項１４】
請求項１３記載の監視プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、情報処理装置、文書管理方法、監視プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像形成装置（ＭＦＰ：Multifunction Peripheral）などのファックス、スキャン機能を持つ機器において、スキャンしたデータやファックス受信したデータをネットワークで接続されたＰＣのファイルシステム上のフォルダに保存する配信システムがある。この配信システムでは、ＰＣのファイルシステム上のフォルダに対し「Scan To Folder」や「Fax To Folder」といわれる機能を持つ。
【０００３】
このシステムにより配信されたデータを効率良く管理することが研究、開発されている。例えば、特許文献１（特開２００４−０３００７７号公報）において、フォルダを監視して、フォルダが増加したことを認識すると、文書管理システムに登録するようなシステムが記述されている。
【０００４】
また、特許文献２（特開２００６−１４６６３５号公報）においては、文書一覧表示手段は、文書一覧が端末装置に表示された時点以降に登録・更新された文書について新着状態にあるとみなす。これにより、文書一覧に一度も表示されなかった文書だけが新着状態となり、また文書一覧では新着文書を他の文書と区別して表示したり、文書一覧を表示する前に新着文書を表示したりする機能が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１では、新着文書が登録されたとき、その旨をポップアップ表示、音声、又はメールによって通知するが、実際どの文書が新着文書なのかは見分けることはできないという問題点がある。また、特許文献２では、新着文書が新たに登録されたとき、文書一覧を表示していない状態で新着文書を知ることができないという問題点がある。つまり、従来技術では、新着文書の管理が不十分であった。
【０００６】
そこで、本発明は上記問題に鑑みてなされたものであり、新規文書の到着をユーザに知らせつつ新着文書をユーザに容易に把握させることができる文書管理システム、情報処理装置、文書管理方法、監視プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一態様における文書管理システムは、フォルダ階層を用いて文書データを管理する文書管理システムであって、予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視手段と、前記監視手段により監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録手段と、前記登録手段により前記所定のフォルダに前記ファイルが登録されたことを通知する通知手段と、前記監視手段から新着文書の表示要求を受けた場合、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御手段と、を備える。
【０００８】
また、本発明の他の態様における情報処理装置は、予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視手段と、前記監視手段により監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録手段と、前記登録手段により前記所定のフォルダに前記ファイルが登録されたことを通知する通知手段と、前記監視手段から新着文書の表示要求を受けた場合、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御手段と、を備える。
【０００９】
また、本発明の他の態様における文書管理方法は、フォルダ階層を用いて文書データを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、予め指定された１つ以上の記憶部を監視する監視ステップと、前記監視ステップにより監視されている記憶部でファイルが増加した場合、該ファイルを新着文書として所定のフォルダに登録し、該ファイルの識別情報を新着文書リストに登録する登録ステップと、前記登録ステップにより前記所定のフォルダに前記ファイルが登録されたことを通知する通知ステップと、新着文書の表示要求を受けた場合、前記新着文書リストに含まれる識別情報が示す新着文書の一覧を表示制御する表示制御ステップと、を有する。
【００１０】
また、本発明は、本発明のプログラムを記録した記録媒体をコンピュータに読み取らせて実現することも可能である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、新規文書の到着をユーザに知らせることができ、新着文書をユーザに容易に把握させることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】実施例１における文書管理システムの一例を示す図。
【図２】実施例１における情報処理装置のハードウェアの一例を示すブロック図。
【図３】実施例１における情報処理装置の機能の一例を示すブロック図。
【図４】実施例１における新着監視プログラムの設定ＧＵＩの一例を示す図。
【図５】フォルダ監視部の機能の一例を示すブロック図。
【図６】ポップアップメッセージの一例を示す図。
【図７】通常の文書一覧ＧＵＩの一例を示す図。
【図８】新着文書一覧ＧＵＩの一例を示す図。
【図９】実施例１における新着監視処理の一例を示すフローチャート。
【図１０】実施例１における文書一覧表示処理の一例を示すフローチャート。
【図１１】実施例２における情報処理装置の機能の一例を示すブロック図。
【図１２】実施例２における新着監視プログラムの設定ＧＵＩの一例を示す図。
【図１３】実施例２における新着監視処理の一例を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明する。
［実施例１］
＜システムとハードウェア＞
図１は、実施例１における文書管理システム１０の一例を示す図である。図１に示すように、文書管理システム１０は、ネットワークを介してＭＦＰ５、６、情報処理装置１などが接続されている。接続される機器の数は図１に示す例に限られない。
【００１４】
図１に示す文書管理システム１０では、ＭＦＰから配信されるファイルを情報処理装置１内の文書管理ＤＢ（ＤＢ：DataBase）に登録する。なお、文書管理ＤＢは、情報処理装置１内にある必要はなく、ネットワークを介して情報処理装置１と接続されるＤＢなどでもよい。
【００１５】
次に、実施例１における情報処理装置１のハードウェアについて説明する。図２は、実施例１における情報処理装置１のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、情報処理装置１は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４、ネットワークＩ／Ｆ部１５、入力部１６、表示部１７を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００１６】
制御部１１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００１７】
主記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００１８】
補助記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００１９】
外部記録装置I／F部１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体１８（例えば、フラッシュメモリなど）と情報処理装置１とのインターフェースである。
【００２０】
また、記録媒体１８に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体１８に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４を介して情報処理装置１にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理装置１により実行可能となる。
【００２１】
ネットワークＩ／Ｆ部１５は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理装置１とのインターフェースである。
【００２２】
入力部１６は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部１７の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部１６は、ユーザが制御部１１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインターフェースである。
【００２３】
表示部１７は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部１１から入力される表示データに応じた表示が行われる。
【００２４】
＜機能＞
図３は、実施例１における情報処理装置１の機能の一例を示すブロック図である。ＭＦＰ５は、スキャナ機能やＦＡＸ機能により取得したデータをフォルダに配信する機能を有している。実施例１では、ＭＦＰ５は、情報処理装置１内にあるフォルダにデータを配信する。このフォルダにファイルを格納するのはＭＦＰ５だけでなく、他のシステムやプログラム、利用者の手動操作であってもよい。
【００２５】
図３に示す情報処理装置１は、新着監視プログラム１０１、フォルダ１０５、新着文書リスト１０９、文書管理プログラム１１１、文書管理ＤＢ１１７を含む。文書管理ＤＢ１１７は、前述した通り情報処理装置１の外部にあってもよい。
【００２６】
新着監視プログラム１０１、文書管理プログラム１１１は、例えば補助記憶部１３に記憶され、制御部１１により主記憶部１２にロードされ、実行されることでそれぞれの機能を実現することができる。フォルダ１０５、新着文書リスト１０９は、例えば主記憶部１２又は補助記憶部１３などにより実現され、文書管理ＤＢ１１７は、例えば補助記憶部１３により実現されうる。
【００２７】
・新着監視プログラム
新着監視プログラム１０１は、フォルダ監視部１０３、文書登録部１０７を有する。フォルダ監視部１０３は、予め設定されたフォルダ（以下、監視フォルダともいう）１０５を監視する。フォルダ監視部１０３は、監視フォルダ１０５にファイルが増加したことを検知することができる。フォルダ監視部１０３は、監視フォルダ１０５に格納されたファイルを取得し、文書登録部１０７に出力する。
【００２８】
フォルダ監視部１０３が、フォルダを監視する手段として、例えばMicrosoft Windows（登録商標）などでは、.NET Framework と呼ばれる開発フレームワークにおいてSystem.IO.FileSystemWatcherクラスというものが提供されている。この機能は、ファイルシステムの変更通知を待機し、フォルダまたはフォルダ内のファイルが変更されたときにイベントを発生させる。この機能をプログラムで利用することによって、フォルダにファイルが新たに増加したことは簡単に検知できるようになる。
【００２９】
図４は、実施例１における新着監視プログラム１０１の設定ＧＵＩの一例を示す図である。図４に示すように、どのフォルダを監視するか、監視フォルダに格納されたファイルをどの登録先に登録するか、通知手段をどうするかなどの設定値をユーザに選択／入力させる。新着監視プログラム１０１は、図４に示すような設定ＧＵＩを有する。この設定ＧＵＩで設定された内容は、設定データファイルとしてファイルシステム上に記憶される。設定データファイルは複数記憶されてもよい。新着監視プログラム１０１が起動する場合には、フォルダ監視部１０３は設定データファイルから設定値を読み出し、フォルダの監視先を認識する。また、後述する文書登録部１０７は、設定データファイルから設定値を読み出し、ファイルの登録先を認識する。
【００３０】
図３に戻り、フォルダ監視部１０３は、文書登録部１０７からファイルの登録通知を受けた場合、通知処理、表示要求処理を行う。図５は、フォルダ監視部１０３の機能の一例を示すブロック図である。フォルダ監視部１０３は、通知部１３１、表示要求部１３３を有する。
【００３１】
通知部１３１は、文書登録部１０７から登録通知を受けた場合、その旨をユーザに対して通知する。通知手段としては、ポップアップメッセージや音声、メール送信などがある。通知部１３１は、図４に示す「通知手段」のうち、選択された通知手段に基づいて通知を行う。
【００３２】
表示要求部１３３は、ユーザから新着文書の一覧を表示する要求を受けた場合、後述する文書一覧ＧＵＩ１１３に新着文書の一覧を表示するよう要求する。文書管理プログラム１１１が起動していれば、表示要求部１３３は、新着文書の表示コマンドを文書管理プログラム１１１に送る。文書管理プログラム１１１が起動していなければ、表示要求部１３３は、起動コマンドと起動オプションとして新着文書を表示するコマンドとを文書管理プログラム１１１に送る。
【００３３】
図６は、ポップアップメッセージの一例を示す図である。図６に示すポップアップメッセージは、図４に示す「メッセージ表示」が選択された場合に表示される。図６に示すポップアップメッセージは、「新着文書の一覧表示」の項目２０１が合わせて表示される。この「新着文書の一覧表示」項目をユーザがクリックすることで、後述する文書一覧ＧＵＩ１１３を呼び出すことができる。
【００３４】
例えば、この「新着文書の一覧表示」には、文書管理プログラム１１１を起動するコマンドと起動オプションとしての新着文書を表示するコマンドとが対応付けられている。
【００３５】
図３に戻り、文書登録部１０７は、フォルダ監視部１０３から取得したファイルを、予め設定された文書管理ＤＢ１１７内の所定のフォルダ（図４参照）に登録する。このとき、このファイルは、新着文書として登録される。文書登録部１０７は、文書管理ＤＢ１１７にファイルを登録すると、その旨をフォルダ監視部１０３に通知する。
【００３６】
文書登録部１０７は、登録したファイルを識別できる識別情報を新着文書リストに登録する。識別情報は、文書ＩＤやファイル名などの識別できる情報であればよい。新着文書リストは、ＯＳ（Operating System）のファイルシステム上の所定のファイルでもよいし、主記憶部１２などのメモリであってもよい。
【００３７】
なお、文書登録部１０７は、監視フォルダ１０５に格納されたファイルに、例えばＸＭＬ形式の書誌情報が付与されている場合、この書誌情報に基づいて登録先を変更することができる。例えば、ＭＦＰ５が、書誌情報を生成し、文書データ（ファイル）に書誌情報を付与して送信する。以下、文書データを単に文書ともいう。書誌情報は、日付や文書名、取引先の会社名などが含まれるとする。また、図４に示す登録先では、親フォルダが指定され、文書登録部１０７が親フォルダの下位にあるフォルダに自動で振り分けるとする。
【００３８】
例えば、文書登録部１０７は、文書名「契約書」は最も重要な文書を保存するフォルダ、文書名「見積書」や「納品書」は２番目に重要な文書を保存するフォルダ、その他の文書名は通常の文書を保存するフォルダに自動で振り分けてファイルを登録してもよい。
【００３９】
また、文書登録部１０７は、書誌情報の取引先の会社名に基づき、最重要の顧客に関する文書を保存するフォルダ、その他の顧客に関する文書を保存するフォルダに自動で振り分けてファイルを登録してもよい。
【００４０】
・文書管理プログラム
次に、文書管理プログラム１１１について説明する。文書管理プログラム１１１は、文書一覧ＧＵＩ１１３、文書管理制御部１１５を有する。文書一覧ＧＵＩ１１３は、文書管理ＤＢ１１７で管理しているフォルダと、そのフォルダに格納されている文書の一覧を表示部１７に表示制御する。また、文書一覧ＧＵＩ１１３は、入力部１６からの入力に対して、文書の新規作成や移動、削除、コピーなどの操作指示を認識する。
【００４１】
文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書リストを取得した場合、文書管理制御部１１５に対し、新着文書リストに含まれる識別情報が示す文書を取得するよう要求する。文書一覧ＧＵＩ１１３は、文書管理制御部１１５から識別情報に対応する文書を取得した場合、その文書を新着文書一覧として表示部１７に表示するよう制御する。
【００４２】
文書管理制御部１１５は、文書一覧ＧＵＩ１１３からのフォルダ階層取得要求や文書取得要求に対し、文書管理ＤＢ１１７からフォルダ階層や所定の文書を取得し、文書一覧ＧＵＩ１１３に出力する。
【００４３】
文書管理制御部１１５は、文書一覧ＧＵＩ１１３により認識された所定の操作を、文書管理ＤＢ１１７に反映する。所定の操作は、文書の新規作成、移動、削除、コピーなどのいずれかの操作である。
【００４４】
文書管理ＤＢ１１７は、１文書毎にコンテンツデータと書誌情報を「文書」という１つのまとまりとして管理するデータベースである。文書管理ＤＢ１１７は、それぞれの文書がどのような種類の書誌情報を持つことができるかといった情報も保持する。また、文書管理ＤＢ１１７は、フォルダと呼ばれる文書を整理するための階層構造で文書を管理する。
【００４５】
＜文書一覧の例＞
図７は、通常の文書一覧ＧＵＩの一例を示す図である。図７に示すように、表示画面は大きく２つに分割され、左側領域３１０にフォルダの階層が表示され、右側領域３２０に文書のリストが表示される。フォルダや文書はアイコンと呼ばれるグラフィックシンボルで抽象的に表現される。それぞれの領域で画面に表示しきれない場合は、表示領域の左側にスクロールバーと呼ばれるコントロールを表示してこのコントロールを利用して操作者はスクロールを指示することで表示されていないアイコンを表示することができる。
【００４６】
図７に示すアイコン３０１は、新着文書一覧を表示するためのアイコンである。このアイコンがクリックされると、文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書リストを取得し、新着文書リストに含まれる文書ＩＤに基づき文書管理ＤＢ１１７から文書を取得し、新着文書の一覧を表示するよう表示制御する。
【００４７】
このような形態は、Microsoft Windows（登録商標）のエクスプローラなどのファイル管理ソフトで一般的な形式となっている。本実施例では、このようなＧＵＩを一例に挙げているが、フォルダ構造と文書リストとを別の画面で表示してもよい。
【００４８】
各文書は、例えば識別情報となる文書ＩＤで管理されている。ユーザ操作により何らかの指示が入力されると、文書一覧ＧＵＩ１１３は、選択された文書の文書ＩＤ（識別情報）やコマンド（操作内容）を文書管理制御部１１５に渡して処理を依頼する。
【００４９】
文書管理制御部１１５では、上記コマンドに従って、指定された文書ＩＤの文書に対する操作を文書管理ＤＢ１１７に対して行い、処理結果を文書一覧ＧＵＩ１１３にフィードバックする。
【００５０】
図８は、新着文書一覧ＧＵＩの一例を示す図である。図８に示す例は、新着文書のみを表示する例である。図７に示すアイコン３０１がクリックされた場合に図８に示す新着文書一覧が表示される。図８に示す右側領域３３０には、新着文書一覧が表示される。
【００５１】
図８に示す新着文書一覧は、一つのフォルダだけではなく、各フォルダに格納された新着文書を一覧として表示することができる。
【００５２】
また、新着文書一覧は、優先順位が高いものから順に表示するようにしてもよい。例えば、各フォルダに優先順を付与しておき、優先順の高いフォルダに格納された新着文書を上位に表示するようにすることができる。また、文書登録部１０７が自動で各フォルダにファイルを振り分ける場合、文書一覧ＧＵＩ１１３は、この振り分け先のフォルダの優先順に従って、新着文書を表示することができる。
【００５３】
＜動作＞
次に、新着監視プログラム１０１の機能による情報処理装置１の動作について説明する。図９は、実施例１における新着監視処理の一例を示すフローチャートである。図９に示すステップＳ１０１で、フォルダ監視部１０３は、監視フォルダ１０５にファイルＡが増加したイベントをキャッチする。フォルダ監視部１０３は、このファイルＡを文書登録部１０７に出力する。
【００５４】
ステップＳ１０２で、文書登録部１０７は、取得したファイルＡを新着文書Ａとして文書管理ＤＢ１１７に登録する。
【００５５】
ステップＳ１０３で、文書登録部１０７は、新着文書Ａの文書ＩＤを新着文書リスト１０９に追加する。
【００５６】
ステップＳ１０９で、フォルダ監視部１０３（通知部１３１）は、図４に示すような設定データファイルの設定値に基づき、ユーザに文書管理ＤＢ１１７にファイルを登録した旨を通知する。通知方法としては、例えば、図６に示すようなポップアップメッセージがある。これにより、ユーザは新着文書の到着を迅速に把握することができる。
【００５７】
次に、文書管理プログラム１１１の機能による情報処理装置１の動作について説明する。図１０は、実施例１における文書一覧表示処理の一例を示すフローチャートである。図１０に示すステップＳ２０１で、文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書一覧が呼び出されたことを検知する。例えば、図６に示すポップアップメッセージなどの「新着文書の一覧表示」がクリックされると、文書一覧ＧＵＩ１１３は、フォルダ監視部１０３から、新着文書の表示コマンドを受ける。
【００５８】
ステップＳ２０２で、文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書リスト１０９を読み込み、メモリ（例えば主記憶部１２）上に保持する。
【００５９】
ステップＳ２０３で、文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書リスト１０９の文書ＩＤを削除する。つまり、新着文書リスト１０９は空になる。これにより、一度新着文書として表示した文書は、次の表示では新着文書として表示しないようになり、本当に新着であったもののみ一覧で表示できるようになる。
【００６０】
また、新着文書リスト１０９をメモリ上に保持しているので、この新着文書リスト１０９をいつまで管理、保持するかの設計によって新着表示を変更することができる。例えば、一度表示した文書は新着文書でないとする、また、文書管理プログラム１１１が起動している最中は新着文書のままにする、ということも実現可能である。
【００６１】
ステップＳ２０４で、文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書リスト１０９の文書ＩＤに基づき文書の情報を、文書管理制御部１１５を通して文書管理ＤＢ１１７から取得し、取得した文書の情報を一覧表示する。
【００６２】
これにより、格納されているフォルダやフォルダ階層に依存せずに新着文書の一覧を表示することができる。
【００６３】
以上、実施例１によれば、新規文書の到着をユーザに知らせることができ、新着文書をユーザに容易に把握させることもできる。
【００６４】
また、新着文書の一覧表示をするトリガーとして、新着監視プログラム１０１のポップアップメッセージなどから文書一覧ＧＵＩ１１３を呼び出す以外にも、ユーザが文書一覧ＧＵＩ１１３で明示的に指示することもできる。
【００６５】
例えば、図７では、通常のフォルダ以外に「新着文書」という仮想フォルダ（アイコン３０１）を表示している。ユーザがこのフォルダをクリックすることによって、新着文書一覧表示が呼び出される。文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書一覧表示が呼び出されると、図１０の処理フローに従って動作し、新着文書の一覧表示をする。
【００６６】
また、文書一覧ＧＵＩ１１３は、新着文書の一覧表示中に左側のフォルダの階層表示の任意のフォルダがクリックされることによって、新着文書の一覧表示からそのフォルダの通常のブラウジング表示に切り替えることができる。
【００６７】
［実施例２］
次に、実施例２における文書管理システム２０について説明する。実施例２では、ＭＦＰ５は、スキャナ機能やＦＡＸ機能で取得したデータを、文書管理ＤＢが提供するインターフェースを用いて文書管理ＤＢのフォルダに直接配信する。実施例２における情報処理装置のハードウェアは、図２に示すハードウェアと同様であるため説明を省略する。
【００６８】
＜機能＞
図１１は、実施例２における情報処理装置２の機能の一例を示すブロック図である。図１１に示すように、情報処理装置２は、インターフェース４００、新着監視プログラム４０１、文書管理プログラム１１１、新着文書リスト１０９、文書管理ＤＢ４０５を含む。なお、図１１に示す機能において、図３に示す機能と同様のものは同じ符号を付し、その説明を省略する。また、文書管理ＤＢ４０５は、情報処理装置２の外部にあってもよい。
【００６９】
新着監視プログラム４０１、文書管理プログラム１１１は、例えば補助記憶部１３に記憶され、制御部１１により主記憶部１２にロードされ、実行されることでそれぞれの機能を実現することができる。新着文書リスト１０９は、例えば主記憶部１２又は補助記憶部１３などにより実現され、文書管理ＤＢ４０５は、例えば補助記憶部１３により実現されうる。
【００７０】
・新着監視プログラム
新着監視プログラム４０１は、フォルダ監視部４０３を有する。フォルダ監視部４０３は、予め設定された文書管理ＤＢ４０５のフォルダ（監視フォルダ）４０７を監視する。フォルダ監視部４０３は、データベースにアクセスするためのインターフェースを用いて
監視フォルダ４０７にファイル（文書データ）が増加したことを検知する。
【００７１】
また、フォルダ監視部４０３は、検知した文書の文書ＩＤを新着文書リスト１０９に保存する。この新着文書リスト１０９は、ＯＳのファイルシステム上のファイルとしてもよい。
【００７２】
フォルダ監視部４０１は、実施例１同様、ユーザに通知するための機能や、文書管理プログラム１１１に表示要求する機能を有する。
【００７３】
新着監視プログラム４０１は、どのフォルダを監視するか、新着文書を登録したときにどのように通知するのかといった新着監視設定値を設定するための設定ＧＵＩを持つ。
【００７４】
図１２は、実施例２における新着監視プログラム４０１の設定ＧＵＩの一例を示す図である。新着監視プログラム４０１の設定ＧＵＩで設定された内容は、設定データファイルとしてファイルシステム上に記録される。新着監視プログラム４０１は、起動時に、設定データファイルから新着監視設定値を読み出す。フォルダ監視部４０３は、設定値に基づきフォルダ監視処理を実行し、新着文書の文書ＩＤを新着文書リスト１０９に登録する。
【００７５】
・文書管理プログラム
実施例２における文書管理プログラムは、実施例１と同様の機能を有するので、説明を省略する。
【００７６】
＜動作＞
次に、実施例２における情報処理装置２の動作について説明する。図１３は、実施例２における新着監視処理の一例を示すフローチャートである。図１３に示すステップＳ３０１で、フォルダ監視部４０１は、監視フォルダ４０７に文書Ａが増加したことを検知する。
【００７７】
ステップＳ３０２で、フォルダ監視部４０１は、文書Ａの文書ＩＤを新着文書リスト１０９に追加して登録する。
【００７８】
ステップＳ３０３で、フォルダ監視部４０１は、図１２に示す設定ＧＵＩで設定された値に従って、ユーザに新着文書があることを通知する。ポップアップメッセージなどで通知すれば、ユーザは新着文書があることを迅速に把握することができる。
【００７９】
以上、実施例２によれば、文書管理ＤＢ４０５内のフォルダに新着文書がある場合でも、新規文書の到着をユーザに知らせることができ、新着文書をユーザに容易に把握させることもできる。
【００８０】
以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。また、前述した実施例の構成要素を全部又は複数を組み合わせて情報処理装置を構成することも可能である。
【００８１】
なお、新着ファイルについては、フォルダに格納されるファイルだけではなく、メール添付されたファイルについても監視してもよい。例えば、フォルダ監視部は、メールサーバにメールを受信したかの問い合わせを行い、新着の受信メールがあればそのメールを取得し、添付されたファイルを文書管理ＤＢに登録することもできる。また、メールを受信するソフトウェア（例えばＯｕｔｌｏｏｋ（登録商標）など）と連携し、受信メールに添付されたファイルを、新着監視プログラム４０１の実行により取得できるようにしてもよい。
【００８２】
また、監視フォルダは、実施例１の監視フォルダと実施例２の監視フォルダを同時に監視するようにしてもよい。
【００８３】
なお、実施例において説明した処理内容をプログラムとし、このプログラムをコンピュータに実行させて前述した処理を情報処理装置に実行させることも可能である。また、このプログラムを記録媒体に記録し、このプログラムが記録された記録媒体をコンピュータに読み取らせて、前述した処理を情報処理装置に実行させることも可能である。
【符号の説明】
【００８４】
１  情報処理装置
５、６  ＭＦＰ
１１  制御部
１２  主記憶部
１３  補助記憶部
１４  外部記憶装置Ｉ／Ｆ部
１５  ネットワークＩ／Ｆ部
１６  入力部
１７  表示部
１０１、４０１  新着監視プログラム
１０３、４０３  フォルダ監視部
１０５  フォルダ
１０７  文書登録部
１０９  新着文書リスト
１１１  文書管理プログラム
１１３  文書一覧ＧＵＩ
１１５  文書管理制御部
１１７、４０５  文書管理ＤＢ
４００  インターフェース
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８５】
【特許文献１】特開２００４−０３００７７号公報
【特許文献２】特開２００６−１４６６３５号公報
【図１】
2012043119.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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