(57)【要約】【課題】電子文書の審査・承認を行う際の処理の負荷を軽減することが可能な画像形成装置、審査承認システム、審査承認サービス提供方法、審査承認サービス提供プログラムを提供することを目的としている。【解決手段】電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手段と、設定された保存先に前記電子文書を保存する保存手段と、電子文書を識別する識別子と、電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手段と、電子文書の保存先と、電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を端末装置へ提供する審査承認画面提供手段と、端末装置から審査及び／又は承認の実行指示を受けて、電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手段と、を有する。【選択図】図１０
2012098957.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置であって、
前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手段と、
設定された前記保存先に前記電子文書を保存する保存手段と、
前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手段と、
前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供手段と、
前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手段と、を有する画像形成装置。
【請求項２】
前記電子文書のサムネイル画像を作成するデータ作成手段を有し、
前記審査承認情報管理手段は、
前記電子文書の識別子と前記サムネイル画像との対応付けを行い、
前記審査承認画面提供手段は、前記サムネイル画像を含む要求画面を前記端末装置へ提供する請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記端末装置から当該画像形成装置に対するアクセス要求を受けて、前記端末装置へユーザ認証情報の入力を要求する入力画面を提供し、前記入力画面において入力された前記ユーザ認証情報を受けてユーザ認証を行うユーザ認証手段を有し、
前記審査承認画面提供手段は、
前記ユーザ認証手段による認証がなされた場合に前記要求画面を前記端末装置へ提供する請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記審査承認情報の保存が完了したことを前記端末装置へ通知する通知手段を有し、
前記通知は、当該画像形成装置のアクセス先を示す情報を含む請求項１ないし３の何れか一項に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記審査承認情報管理手段は、
前記保存先へ保存された前記電子文書において、審査及び／又は承認の対象となる電子文書の一覧を前記端末装置へ提供する請求項１ないし４の何れか一項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記審査承認情報管理手段は、
前記保存先へ保存された前記電子文書において、審査及び／又は承認の対象となる電子文書の一覧を操作表示手段へ表示させる請求項１ないし５の何れか一項に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記審査承認情報管理手段は、
前審査及び／又は承認が実行されていない電子文書の一覧と、
審査及び／又は承認を促す再通知を指示する再通知指示手段と、を前記操作表示手段へ表示させる請求項６記載の画像形成装置。
【請求項８】
電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置と、を含む審査承認システムであって、
前記画像形成装置は、
前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手段と、
設定された前記保存先に前記電子文書を保存する保存手段と、
前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手段と、
前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供手段と、
前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手段と、を有する審査承認システム。
【請求項９】
電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置による審査承認サービス提供方法であって、
前記画像形成装置の有する保存先設定手段による、前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手順と、
前記画像形成装置の有する保存先手段による、前記保存先に前記電子文書を保存する保存手順と、
前記画像形成装置の有する審査承認情報管理手段による、前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手順と、
前記画像形成装置の有する審査承認画面提供手段による、前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供手順と、
前記画像形成装置の有するステータス変更手段による、前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手順と、を有する審査承認サービス提供方法。
【請求項１０】
電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置において実行される審査承認サービス提供プログラムであって、
前記画像形成装置の有する保存先設定手段による、前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定ステップと、
前記画像形成装置の有する保存先手段による、前記保存先に前記電子文書を保存する保存ステップと、
前記画像形成装置の有する審査承認情報管理手段による、前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理ステップと、
前記画像形成装置の有する審査承認画面提供手段による、前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供ステップと、
前記画像形成装置の有するステータス変更手段による、前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更ステップと、実行させる審査承認サービス提供プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置、審査承認システム、審査承認サービス提供方法、審査承認サービス提供プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、画像形成装置により紙原稿をスキャンして電子文書とし、この電子文書をユーザが指定したメールアドレスやファイルサーバ等に配信する配信システムが知られている。また、ある業務に関する作業の一連の流れを作業内容によって定型化したワークフローを定義し、定義したワークフローに基づいた業務を実行するワークフローシステムが知られている。さらに、配信システムに上記ワークフローシステムを適用し、電子文書の回覧を行う技術が存在する。
【０００３】
配信システムにおいて電子文書を回覧する際には、電子文書の回覧を申請する申請者が、審査者や承認者等に審査や承認を受けてから、電子文書を回覧（配信）する場合がある。例えば特許文献１には、担当者間で電子メールや電子文書の送受信を行って業務を進める場合において、申請、審査、承認をまとめたワークフローを実現する配信システムが記載されている。
【０００４】
特許文献１記載の配信システムは、画像形成装置において読み取られた電子文書は、配信サーバへ蓄積され、電子文書の審査・承認を行う場合には審査者や承認者の使用端末と配信サーバとが通信を行い、審査・承認の処理を行う。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら特許文献１記載の発明では、電子文書の審査・承認を行う際に、画像形成装置で読み取った電子文書を配信サーバへ配信し、さらに審査者や承認者の使用端末と配信サーバとが通信を行う必要があり、通信負荷が大きくなる。さらに特許文献１記載の発明では、電子文書の審査・承認の処理に使用端末と配信サーバとが用いられるため、審査・承認のワークフローを実現するために使用端末と配信サーバとの両者に対する設定が必要となり、管理負荷が大きくなる。
【０００６】
本発明は、上記事情を鑑みてこれを解決すべくなされたものであり、電子文書の審査・承認を行う際の処理の負荷を軽減することが可能な画像形成装置、審査承認システム、審査承認サービス提供方法、審査承認サービス提供プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、上記目的を達成すべく、以下の如き構成を採用した。
【０００８】
本発明は、電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置であって、前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手段と、設定された前記保存先に前記電子文書を保存する保存手段と、前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手段と、前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供手段と、前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手段と、を有する。
【０００９】
また本発明の画像形成装置は、前記電子文書のサムネイル画像を作成するデータ作成手段を有し、前記審査承認情報管理手段は、前記電子文書の識別子と前記サムネイル画像との対応付けを行い、前記審査承認画面提供手段は、前記サムネイル画像を含む要求画面を前記端末装置へ提供する。
【００１０】
また本発明の画像形成装置は、前記端末装置から当該画像形成装置に対するアクセス要求を受けて、前記端末装置へユーザ認証情報の入力を要求する入力画面を提供し、前記入力画面において入力された前記ユーザ認証情報を受けてユーザ認証を行うユーザ認証手段を有し、前記審査承認画面提供手段は、前記ユーザ認証手段による認証がなされた場合に前記要求画面を前記端末装置へ提供する。
【００１１】
また本発明の画像形成装置は、前記審査承認情報の保存が完了したことを前記端末装置へ通知する通知手段を有し、前記通知は、当該画像形成装置のアクセス先を示す情報を含む。
【００１２】
また本発明の画像形成装置において、前記審査承認情報管理手段は、前記保存先へ保存された前記電子文書において、審査及び／又は承認の対象となる電子文書の一覧を前記端末装置へ提供する。
【００１３】
また本発明の画像形成装置において、前記審査承認情報管理手段は、前記保存先へ保存された前記電子文書において、審査及び／又は承認の対象となる電子文書の一覧を操作表示手段へ表示させる。
【００１４】
また本発明の画像形成装置において、前記審査承認情報管理手段は、前審査及び／又は承認が実行されていない電子文書の一覧と、審査及び／又は承認を促す再通知を指示する再通知指示手段と、を前記操作表示手段へ表示させる。
【００１５】
本発明は、電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置と、を含む審査承認システムであって、前記画像形成装置は、前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手段と、設定された前記保存先に前記電子文書を保存する保存手段と、前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手段と、前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供手段と、前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手段と、を有する。
【００１６】
本発明は、電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置による審査承認サービス提供方法であって、前記画像形成装置の有する保存先設定手段による、前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定手順と、前記画像形成装置の有する保存先手段による、前記保存先に前記電子文書を保存する保存手順と、前記画像形成装置の有する審査承認情報管理手段による、前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理手順と、前記画像形成装置の有する審査承認画面提供手段による、前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供手順と、前記画像形成装置の有するステータス変更手段による、前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更手順と、を有する。
【００１７】
本発明は、電子文書の審査者及び／又は承認者の使用する端末装置と接続されており、前記電子文書を当該画像形成装置内の保存先へ保存する画像形成装置において実行される審査承認サービス提供プログラムであって、前記画像形成装置の有する保存先設定手段による、前記電子文書の前記保存先を設定する保存先設定ステップと、前記画像形成装置の有する保存先手段による、前記保存先に前記電子文書を保存する保存ステップと、前記画像形成装置の有する審査承認情報管理手段による、前記電子文書を識別する識別子と、前記電子文書の保存先と、審査者及び／又は承認者を指定する情報と、前記電子文書の審査承認の状態を示すステータスと、を対応付けた審査承認情報を生成して保存する審査承認情報管理ステップと、前記画像形成装置の有する審査承認画面提供手段による、前記電子文書の保存先と、前記電子文書の審査及び／又は承認の要求と、を含む要求画面を前記端末装置へ提供する審査承認画面提供ステップと、前記画像形成装置の有するステータス変更手段による、前記端末装置から前記審査及び／又は承認の実行指示を受けて、前記電子文書の前記ステータスを変更するステータス変更ステップと、実行させる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、電子文書の審査・承認を行う際の処理の負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の第一の実施形態の審査承認システムのシステム構成を示す図である。
【図２】第一の実施形態の画像形成装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】第一の実施形態の画像形成装置の機能構成を説明する図である。
【図４】第一の実施形態の画像形成装置の動作を説明する第一のフローチャートである。
【図５】ワークフロー設定画面の一例を示す図である。
【図６】第一の実施形態の審査承認情報の例を示す図である。
【図７】審査承認要求の通知の一例を示す図である。
【図８】ワークフロー設定画面のその他の例を示す図である。
【図９】登録済みのフロー一覧の例を示す図である。
【図１０】第一の実施形態の画像形成装置の動作を説明する第二のフローチャートである。
【図１１】審査承認画面提供部の処理を説明するフローチャートである。
【図１２】第一の実施形態における審査承認画面提供部により生成されるＨＴＭＬファイルの一例を示す図である。
【図１３】第一の実施形態における審査要求画面の一例を示す図である。
【図１４】第二の実施形態の審査承認情報の例を示す図である。
【図１５】第二の実施形態における審査承認画面提供部により生成されるＨＴＭＬファイルの一例を示す図である。
【図１６】第二の実施形態における審査要求画面の一例を示す図である。
【図１７】第三の実施形態においてクライアントＰＣに表示される電子文書の一覧の例を示す図である。
【図１８】特定のユーザに対して審査承認情報を表示するか否かを選択させる選択画面の例を示す第一の図である。
【図１９】特定のユーザに対して審査承認情報を表示するか否かを選択させる選択画面の例を示す第二の図である。
【図２０】図１９でＯＫボタンが押下された場合に表示される電子文書の一覧の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
配信サーバを介さずに画像形成装置内で、電子文書の審査・承認を実行させる処理を完結することで、審査・承認に係る装置間の通信負荷やシステム全体の管理負荷を軽減する。
【００２１】
（第一の実施形態）
図１は、本発明の第一の実施形態の審査承認システムのシステム構成を示す図である。本実施形態の審査承認システム１００は、画像形成装置２００、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）３００、４００とがネットワーク５００を介して接続されて構成されている。
【００２２】
本実施形態では、画像形成装置２００により紙原稿を読み取って電子文書とし、この電子文書を審査者や承認者が使用するコンピュータであるクライアントＰＣ３００、４００での審査や承認の実行を促す。審査や承認の実行が完了した電子文書は、画像形成装置２００から任意の配信先へ配信される。配信先は、例えばネットワーク５００を介して画像形成装置２００と接続された機器であってもよい。また配信先は、画像形成装置２００における電子文書の作成時に設定されたメールアドレスや、フォルダ等であっても良い。
【００２３】
図２は、第一の実施形態の画像形成装置のハードウェア構成の一例を示す図である。本実施形態の画像形成装置２００は、演算処理部２１、主記憶部２２、補助記憶部２３、外部記憶装置Ｉ／Ｆ（インターフェイス）部２４、ネットワークＩ／Ｆ部２５、画像読み取り部２６、画像出力部２７、操作表示部２８、ドライバ２９を有し、それぞれがシステムバスで接続されている。
【００２４】
本実施形態の演算処理部２１は、主記憶部２２や補助記憶部２３に格納されたプログラムに従って画像形成装置２００を制御する。主記憶部２２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read-Only Memory）等にて構成され、演算処理部２１にて実行されるプログラム、演算処理部２１での処理に必要なデータ、演算処理部２１での処理にて得られたデータ等が格納される。また、主記憶部２２の一部の領域が、演算処理部２１での処理に利用されるワークエリアとして割り付けられている。
【００２５】
補助記憶部２３は、例えば、ハードディスクユニットにて構成され、画像形成装置２００に予め登録された情報や、画像形成装置２００が取得した電子文書等のデータが格納される。外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２４は、画像形成装置２００に接続される外部の記憶装置とのインターフェイスである。ネットワークＩ／Ｆ部２５は、例えばインターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介する通信の制御をするためのものである。
【００２６】
画像読み取り部２６は、例えばスキャン装置等で実現され、紙原稿等を読み取って電子文書とする。画像出力部２７は、利用者からの指示に応じて各種情報を出力するために用いられる。画像出力部２７は、例えばプロッタ装置等で実現され、電子文書を印刷出力する。操作表示部２８は、演算処理部２１の制御のもとに必要な各種情報を表示する。また操作表示部２８は、画像形成装置２００に対する操作画面を表示させ、画像形成装置２００の操作を受け付ける。
【００２７】
画像形成装置２００によって行われる処理を実現するプログラムは、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read-Only Memory）等の記憶媒体３０によって画像形成装置２００に提供される。即ち、プログラムが保存された記憶媒体３０がドライバ２９にセットされると、ドライバ２９が記憶媒体３０からプログラムを読み出し、その読み出されたプログラムがシステムバスを介して主記憶部２２又は補助記憶部２３にインストールされる。そして、プログラムが起動されると、インストールされたプログラムに従って演算処理部２１がその処理を開始する。
【００２８】
尚、プログラムを格納する媒体としてＣＤ−ＲＯＭに限定するものではなく、コンピュータが読み取り可能な媒体であればよい。本発明に係る処理を実現するプログラムは、ネットワークＩ／Ｆ部２５によってネットワークを介してダウンロードし、補助記憶部２３にインストールするようにしても良い。また、画像形成装置２００が外部との接続を行うＵＳＢ（Universal Serial Bus）等のインターフェイスを有する場合には、ＵＳＢ接続によって外部記憶媒体からプログラムを読み込んでもよい。
【００２９】
尚本実施形態のクライアントＰＣ３００、４００は、例えば演算処理装置と記憶装置とを有する一般のコンピュータである。
【００３０】
次に図３を参照して第一の実施形態の画像形成装置２００の機能構成を説明する。図３は、第一の実施形態の画像形成装置の機能構成を説明する図である。
【００３１】
画像形成装置２００は、読み取り条件設定部２１０、読み取り実行部２１１、データ作成部２１２、データ保存部２１３、保存先表示部２１４、保存先設定部２１５、配信先設定部２１６、データ配信部２１７、操作受付部２１８、審査承認情報管理部２２０、審査承認画面提供部２２１、ワークフロー設定部２２２、審査承認要求通知部２２３、ステータス変更実行部２２４、ユーザ認証部２２５を有する。
【００３２】
読み取り条件設定部２１０は、画像形成装置２００における紙原稿の読み取り条件の設定を行う。読み取り実行部２１１は、紙原稿の読み取りを実行する。データ作成部２１２は、読み取った情報からデータ（電子文書）を作成する。データ保存部２１３は、作成した電子文書を保存する。保存先表示部２１４は、電子文書の保存先一覧を表示する。保存先設定部２１５は、電子文書の保存先を設定する。本実施形態では、電子文書の保存先は画像形成装置２００の内部である。
【００３３】
配信先設定部２１６は、保存先に保存された電子文書の配信先を設定する。本実施形態では、電子文書の配信先は画像形成装置２００の外部の装置である。データ配信部２１７は、電子文書の配信先設定部２１６により設定された配信先へ配信する。操作受付部２１８は、ユーザからの一連の操作を受けつける。
【００３４】
審査承認情報管理部２２０は、後述する審査承認情報を管理する。審査承認画面提供部２２１は、クライアントＰＣ３００、４００に対し、審査・承認対象の電子文書の審査・承認を要求する画面を表示させる。ワークフロー設定部２２２は、審査・承認を行うワークフローを設定する。審査承認要求通知部２２３は、審査者や承認者が使用するコンピュータであるクライアントＰＣ３００、４００に対し、電子文書の審査や承認の要求を通知する。ステータス変更実行部２２４は、審査承認情報のステータスの変更を行う。
【００３５】
ユーザ認証部２２５は、画像形成装置２００にアクセスしたユーザの認証を行う。尚本実施形態のユーザ認証部２２５は、ユーザ情報を保持しており、アクセスしたユーザのユーザ情報と、保持されたユーザ情報とを照らし合わせてユーザ認証を行っても良い。ユーザ情報は、あらかじめ画像形成装置２００の補助記憶部２３等に格納されており、ユーザ名、パスワード、メールアドレス等が含まれる。
【００３６】
次に、図４を参照して本実施形態の画像形成装置２００の動作について説明する。図４は、第一の実施形態の画像形成装置の動作を説明する第一のフローチャートである。図４では、電子文書の作成から審査承認要求の通知までの処理を説明する。
【００３７】
本実施形態の画像形成装置２００において、操作受付部２１８が電子文書の審査・承認の実行指示を受け付けると、ワークフロー設定部２２２は、操作表示部２８にワークフロー設定画面を表示させる（ステップＳ４０１）。
【００３８】
図５は、ワークフロー設定画面の一例を示す図である。画像形成装置２００において、操作表示部２８によりワークフローの設定指示がなされると、ワークフロー設定部２２２は、図５に示す画面５１を操作表示部２８へ表示させ、審査者や承認者の入力を促す。本実施形態のワークフロー設定部２２２は、例えば画面５１上のアドレス帳から選択ボタン５２が押下されると、画像形成装置２００内の保持されたユーザ情報に含まれるメールアドレスの一覧を操作表示部２８へ表示させる。
【００３９】
画面５１において、申請者、審査者、承認者が設定されると、画像形成装置２００はワークフローの設定を受け付ける（ステップＳ４０２）。続いて保存先表示部２１４は、操作表示部２８に読み取られた電子文書の保存先を設定するための保存先一覧の画面を表示させる（ステップＳ４０３）。操作表示部２８において保存先一覧から保存先が選択されると、保存先設定部２１５は選択された保存先を電子文書の保存先に設定する（ステップＳ４０４）。
【００４０】
次に読み取り実行部２１１は、読み取り条件設定部２１０により設定された読み取り条件を取得する（ステップＳ４０５）。続いて読み取り実行部２１１は、取得した読み取り条件を設定する（ステップＳ４０６）。読み取り実行部２１１による紙原稿の読み取り実行を検知すると（ステップＳ４０７）、画像形成装置２００は読み取った電子文書を蓄積する（ステップＳ４０８）。
【００４１】
続いてデータ作成部２１２は、保存先へ保存するための電子文書を作成する（ステップＳ４０９）。そしてデータ保存部２１３は、ステップＳ４０４で設定された保存先へ電子文書を保存する（ステップＳ４１０）。次に審査承認情報管理部２２０は、審査承認情報を作成して登録する（ステップＳ４１１）。審査承認情報の登録先は、画像形成装置２００の内部であり、例えば補助記憶部２３に設けられた所定領域内であっても良い。
【００４２】
以下に図６を参照して本実施形態の審査承認情報について説明する。図６は、第一の実施形態の審査承認情報の例を示す図である。
【００４３】
本実施形態の審査承認情報６０には、電子文書の文書ＩＤ（識別子）、電子文書の保存日時、電子文書の保存先、電子文書のステータス、電子文書に設定された審査承認のフローが含まれる。尚電子文書のステータスとは、電子文書に対する審査や承認が完了したか否かを示す情報である。審査承認のフローとは、電子文書が回覧される順番を示すものであり、本実施形態では回覧の申請者、審査者、承認者はそれぞれのメールアドレスで特定される。
【００４４】
また本実施形態の審査承認情報６０では、フローの欄に審査者による審査や承認者による承認が完了したか否かが示されていても良い。例えば文書ＩＤ１の電子文書のフローでは、審査者及び承認者のメールアドレスの横に「未」と示されており、審査も承認も未完了であることがわかる。よってステータスも、「審査依頼中」となっている。また文書ＩＤ３の電子文書では、審査者及び承認者のメールアドレスの横に「ＯＫ」と示されており、審査も承認も完了していることわかる。よってステータスも、「承認済み」となる。尚本実施形態の審査承認情報管理部２２０は、審査や承認が完了した際には、ステータスと共に審査や承認が完了した日時を保存しても良い。
【００４５】
審査承認情報６０が登録されると、審査承認要求通知部２２３は、審査者へ審査要求通知を行う（ステップＳ４１２）。尚審査者が設定されていない場合には、審査承認要求通知部２２３は承認者へ承認要求通知を行う。具体的には審査承認要求通知部２２３は、審査や承認の要求をメール等により通知する。
【００４６】
図７は、審査承認要求の通知の一例を示す図である。審査承認要求通知部２２３は、審査承認情報６０に基づき図７の画面７１に示すようなメール文書を作成し、審査者や承認者のメールアドレスへ送信する。画面７１には、審査承認対象の電子文書が保存された画像形成装置２００へアクセスするためのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が含まれる。このＵＲＬは、例えば画像形成装置２００のＩＰアドレスと、対象の電子文書の文書ＩＤとが含まれている。
【００４７】
以上が電子文書の作成から審査承認要求の通知までの処理である。尚図４のステップＳ４０１では、審査承認のワークフローの設定を行う際に、その都度審査者や承認者を設定する構成としたが、これに限定されない。本実施形態のワークフロー設定部２２２は、例えば、ワークフローの設定画面として、図８に示す画面８１を操作表示部２８へ表示させても良い。図８は、ワークフロー設定画面のその他の例を示す図である。
【００４８】
図８に示す画面８１において、審査者、承認者を設定した後に「よく使うフローの選択」ボタン８２が操作されると、ワークフロー設定部２２２は、設定された審査者と承認者による審査承認フローを１つの審査承認フローとして登録する。
【００４９】
またワークフロー設定部２２２は、良く使うフローが登録されている場合には、登録済みのフローの一覧を操作表示部２８に表示させ、使用する審査承認フローを選択することでワークフローを設定しても良い。図９は、登録済みのフロー一覧の例を示す図である。
【００５０】
ワークフロー設定部２２２は、例えば操作受付部２１８がワークフローの設定画面の表示指示を受け付けたとき、登録済みの審査承認フローが存在していれば、図９の画面９１のように登録済みの審査承認フローの一覧を操作表示部２８へ表示させても良い。そしてワークフロー設定部２２２は、選択された審査承認フローを設定することもできる。
【００５１】
次に、図１０を参照して審査承認要求の通知を行った後の画像形成装置２００の処理について説明する。
【００５２】
図１０は、第一の実施形態の画像形成装置の動作を説明する第二のフローチャートである。図１０では、審査承認要求の通知後の審査・承認に関するワークフローの実行について説明する。図１０におけるクライアントＰＣ３００とクライアントＰＣ４００との処理はほぼ同様であるため、図１０では画像形成装置２００とクライアントＰＣ３００との処理について説明する。尚クライアントＰＣ３００は、審査者の端末である。
【００５３】
クライアントＰＣ３００は、画像形成装置２００から審査要求通知を受けて（ステップＳ１００１）、審査者により画像形成装置２００へのアクセス指示を受けると、画像形成装置２００へアクセスする（ステップＳ１００２）。画像形成装置２００は、このアクセスを受け付けると（ステップＳ１００３）、ユーザ認証部２２５により該当する電子文書の認証要求を行う（ステップＳ１００４）。
【００５４】
ここではユーザ認証部２２５は、審査者（ユーザ）の認証情報の入力を要求する画面を表示させるＨＴＭＬファイルを生成し、クライアントＰＣ３００へ送信する。尚認証情報とは、例えばユーザ名とパスワードである。
【００５５】
クライアント３００は、この認証要求を受けて認証情報の入力画面を表示させ、審査者へ認証情報の入力を促す（ステップＳ１００５）。クライアントＰＣ３００は、認証情報が入力されると、この認証情報を画像形成装置２００へ送信する（ステップＳ１００６）。
【００５６】
画像形成装置２００においてユーザ認証部２２５は、認証情報を受けて、電子文書の認証を行う（ステップＳ１００７）。ここではユーザ認証部２２５は、審査承認情報６０を参照し、受信したユーザ名とバスワードとが、審査対象の電子文書の審査者に設定されたものと一致するか否かを判断し、一致した場合に電子文書を認証する。
【００５７】
続いて画像形成装置２００は、審査承認画面提供部２２１により、クライアントＰＣ３００へ審査の実行を促す審査要求画面を提供する（ステップＳ１００８）。具体的には審査承認画面提供部２２１は、審査承認情報６０を参照し、審査者に対して対象の電子文書の審査を促す審査要求画面を表示させるＨＴＭＬファイルを生成する。以下に、図１１を参照して審査承認画面提供部２２１の処理を説明する。図１１は、審査承認画面提供部の処理を説明するフローチャートである。
【００５８】
本実施形態の審査承認画面提供部２２１は、審査対象の電子文書が認証されると、電子文書の文書ＩＤを取得し（ステップＳ１１０１）、審査承認情報６０を参照する（ステップＳ１１０２）。続いて審査承認画面提供部２２１は、該当する文書ＩＤと紐付いた電子文書の保存先を取得してクライアントＰＣ３００へ送信するＨＴＭＬファイルを生成し（ステップＳ１１０３）、画像形成装置２００へ送信する（ステップＳ１１０５）。このＨＴＭＬファイルには、電子文書の保存先が含まれる。図１２は、第一の実施形態における審査承認画面提供部により生成されるＨＴＭＬファイルの一例を示す図である。
【００５９】
図１０へ戻って、クライアントＰＣ３００は、審査要求画面を表示させるＨＴＭＬファイルを受信し、審査を促す審査要求画面を表示させる（ステップＳ１００９）。
【００６０】
図１３は、第一の実施形態における審査要求画面の一例を示す図である。図１３に示す画面１３１には、画像形成装置２００における審査対象の電子文書の保存先１３２と、電子文書の審査実行を指示する審査ボタン１３３と、電子文書を却下する却下ボタン１３４とが表示される。
【００６１】
図１０へ戻って、クライアントＰＣ３００において、画面１３１に表示された電子文書の保存先１３２が選択されると、クライアントＰＣ３００は画像形成装置２００の保存先１３２へアクセスし、該当する電子文書を表示させる（ステップＳ１０１０）。続いてクライアントＰＣ３００において、画面１３１で審査ボタン１３３又は却下ボタン１３４が操作されると、クライアントＰＣ３００は操作結果を画像形成装置２００へ送信する（ステップＳ１０１１）。
【００６２】
画像形成装置２００において、審査承認情報管理部２２０は、ステップＳ１０１１での操作結果に基づき、審査承認情報６０のステータスを変更する（ステップＳ１０１２）。例えばステップＳ１０１１の操作結果が審査ボタン１３３を操作したものであった場合、審査承認情報管理部２２０は審査が完了したものとして、審査承認情報６０のステータスを「審査依頼中」から「承認依頼中」へ変更する。また審査承認情報６０のフローの審査者の欄にステータスが示されている場合には、審査者の欄を「未」から「済」へ変更する。
【００６３】
また例えばステップＳ１０１１の操作結果が却下ボタン１３４を操作したものであった場合、審査承認情報管理部２２０は電子文書が却下されたものとして、審査承認情報６０のステータスを「審査依頼中」から「却下」へ変更する。また審査承認情報６０のフローの審査者の欄にステータスが示されている場合には、審査者の欄を「未」から「ＮＧ」へ変更する。
【００６４】
続いてステータス変更部２２６は、処理結果をクライアントＰＣ３００へ通知する（ステップＳ１０１３）。ここでは、例えば審査が完了したか否かを通知する。クライアントＰＣ３００では、この通知を受け取って、処理結果の通知を表示させる（ステップＳ１０１４）。例えばステータスが承認依頼中へ変更された場合には、クライアントＰＣ３００には、審査完了が登録されたことを通知しても良い。
【００６５】
尚図１０の説明では、電子文書の審査をクライアントＰＣ３００で行う場合を説明しているが、クライアントＰＣ４００で電子文書の承認を行う場合には、審査要求が承認要求となる以外は画像形成装置２００とクライアント４００の処理は図１０と同様である。
【００６６】
本実施形態の画像形成装置２００では、上記構成により、画像形成装置２００内で電子文書の審査・承認を実行させる処理を完結することができる。このため本実施形態では、審査・承認を実行させる処理を行う配信サーバを設ける必要がなく、システム構成を簡易化できる。また本実施形態では、クライアントＰＣ３００、４００側において審査・承認を行うための設定を行う必要がなく、システム全体の管理負荷を軽減することができる。また本実施形態では、電子文書を画像形成装置２００内に保存した状態で審査・承認を行わせることができるため、各装置間の通信負荷を軽減することができる。
【００６７】
さらに本実施形態では、データ配信部２１７により電子文書を外部の装置へ配信する際に、例えば承認済みの電子文書以外は配信不可とすること等で、機密性の高い電子文書の漏洩を防止することができる。
【００６８】
（第二の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第二の実施形態について説明する。本発明の第二の実施形態は、審査・承認の要求画面に対象となる電子文書のサムネイル画像が含まれる点のみ第一の実施形態と相違する。よって以下の第二の実施形態の説明では、第一の実施形態との相違点についてのみ説明し、    第一の実施形態と同様の機能構成を有するものには第一の実施形態の説明で用いた符号を付与し、その説明を省略する。
【００６９】
図１４は、第二の実施形態の審査承認情報の例を示す図である。本実施形態の審査承認情報６０Ａでは、電子文書の文書ＩＤ、保存日時、保存先、ステータス、フローに加え、対象文書のサムネイル画像が紐付けられている。本実施形態では、紙原稿を読み込んで電子文書とする際に、データ作成部２１２がサムネイル画像を作成しても良い。サムネイルは、紙原稿の一枚目についてのみｊｐｅｇ画像で作成され、データ保存部２１３により画像形成装置２００内の所定のフォルダ等に保存されていても良い。
【００７０】
審査承認情報管理部２２０は、このサムネイル画像を文書ＩＤと紐付けて審査承認情報１３１Ａとして管理する。
【００７１】
本実施形態では、審査承認画面提供部２２１は、審査承認情報６０Ａを参照し、サムネイル画像を含む審査要求画面を表示させるＨＴＭＬファイルを生成する。図１５は、第二の実施形態における審査承認画面提供部により生成されるＨＴＭＬファイルの一例を示す図である。図１６は、第二の実施形態における審査要求画面の一例を示す図である。図１６に示す画面１３１Ａには、審査承認画面提供部２２１により提供されたＨＴＭＬファイルにより、クライアントＰＣ３００へ表示された審査要求画面であり、審査対象の電子文書のサムネイル１３５が表示されている。
【００７２】
本実施形態によれば、審査要求画面で審査対象の文書の内容の少なくとも一部を審査者に確認させることができる。
【００７３】
（第三の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第三の実施形態について説明する。本発明の第三の実施形態では、審査承認情報を含む電子文書の一覧を表示させる機能を設けた点のみ第一の実施形態と相違する。よって以下の第三の実施形態の説明では、第一の実施形態との相違点についてのみ説明し、第一の実施形態と同様の機能構成を有するものには第一の実施形態の説明で用いた符号を付与し、その説明を省略する。
【００７４】
本実施形態では、画像形成装置２００において審査承認の対象となっている電子文書の一覧をクライアントＰＣ３００、４００に表示させることができる。例えばクライアントＰＣ３００において、審査承認の対象となっている電子文書の一覧の取得を指示する操作がなされると、画像形成装置２００は、審査承認情報６０から    電子文書の一覧を作成し、クライアントＰＣ３００へ送信する。クライアントＰＣ３００は、この一覧を取得して表示させることができる。
【００７５】
図１７は、第三の実施形態においてクライアントＰＣに表示される電子文書の一覧の例を示す図である。図１７の画面１７１では、例えば電子文書の保存日時、画像形成装置２００内の保存先、ステータスを一覧として表示している。
【００７６】
尚本実施形態では、図１７に示す一覧はクライアントＰＣ３００に表示されるものとして説明したが、この一覧は画像形成装置２００の操作表示部２８に表示させても良い。
【００７７】
また本実施形態では、画像形成装置２００の操作表示部２８においても、例えば特定のユーザ毎に審査承認の対象となった電子文書の一覧を表示させることができる。
【００７８】
また本実施形態では、ワークフロー内の審査者や承認者に設定されているユーザに関して、該当する電子文書の審査承認情報６０を操作表示部２８へ表示させても良い。
【００７９】
図１８は、特定のユーザに対して審査承認情報を表示するか否かを選択させる選択画面の例を示す第一の図である。
【００８０】
本実施形態の画像形成装置２００では、特定のユーザは、例えばワークフローを設定した申請者であっても良いし、画像形成装置２００のユーザ認証部２２５により認証されたユーザであっても良い。特定のユーザがワークフローを設定した申請者である場合には、画像形成装置２００は、図４の処理が終了した後に図１８の選択画面１８１を操作表示部２８に表示させても良い。
【００８１】
また特定のユーザがユーザ認証されたユーザである場合、画像形成装置２００はユーザ認証部２２５による認証処理の終了後に図１８の選択画面１８１を操作表示部２８に表示させても良い。
【００８２】
選択画面１８１において、ＯＫボタン１８２が押下されると、画像形成装置２００において審査承認情報管理部２２０は、審査承認情報６０を特定のユーザのメールアドレスで検索し、該当する電子文書の一覧を操作表示部２８に表示させる。
【００８３】
さらに本実施形態の画像形成装置２００では、特定のユーザが申請した電子文書のうち、未審査や未承認の電子文書の一覧を操作表示部２８に表示させ、審査要求や承認要求を再通知することができる。
【００８４】
図１９は、特定のユーザに対して審査承認情報を表示するか否かを選択させる選択画面の例を示す第二の図である。
【００８５】
図１９の選択画面１９１では、未審査や未承認の電子文書の一覧を表示させるか否かを選択させる。図１９においてＯＫボタン１９２が押下されると、該当する審査承認情報６０が表示される。図２０は、図１９でＯＫボタンが押下された場合に表示される電子文書の一覧の例を示す図である。
【００８６】
図２０に示す画面１９３には、未審査の電子文書の審査の実行を促すための再通知を指示する再通知ボタン１９４、未承認の電子文書の承認の実行を促すための再通知を指示する再通知ボタン１９５が設けられている。
【００８７】
本実施形態では、再通知ボタン１９４が押下された場合、図４のステップＳ４１２の処理を実行する。また再通知ボタン１９５が押下された場合には、承認者の端末であるクライアントＰＣ４００に対して同様の処理を行う。
【００８８】
本実施形態では、上記構成により、電子文書の審査・承認に係るステータスを容易に把握することができる。
【００８９】
以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。
【符号の説明】
【００９０】
１００  審査承認システム
２００  画像形成装置
２２０  審査承認情報管理部
２２１  審査承認画面提供部
２２２  ワークフロー設定部
２２３  審査承認要求通知部
２２４  ステータス変更実行部
２２５  ユーザ認証部
３００、４００  クライアントＰＣ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００９１】
【特許文献１】特開２００８−１７６５１４号公報
【図１】
2012098957.tif 000003
【図２】
2012098957.tif 000004
【図３】
2012098957.tif 000005
【図４】
2012098957.tif 000006
【図５】
2012098957.tif 000007
【図６】
2012098957.tif 000008
【図７】
2012098957.tif 000009
【図８】
2012098957.tif 000010
【図９】
2012098957.tif 000011
【図１０】
2012098957.tif 000012
【図１１】
2012098957.tif 000013
【図１２】
2012098957.tif 000014
【図１３】
2012098957.tif 000015
【図１４】
2012098957.tif 000016
【図１５】
2012098957.tif 000017
【図１６】
2012098957.tif 000018
【図１７】
2012098957.tif 000019
【図１８】
2012098957.tif 000020
【図１９】
2012098957.tif 000021
【図２０】
2012098957.tif 000022