(57)【要約】【課題】ＦＡＸ受発注業務において、業務全体のスループットを最大化する新規なＦＡＸ電子文書配信システムを提供する。【解決手段】  管理者のクライアントＰＣがファイルサーバのＦＡＸ受信フォルダへの新着ＦＡＸ電子文書の追加を常時監視し、ファイル追加を契機として担当者判定サーバに最適担当者を問い合わせる。担当者判定サーバは、各担当者の未処理件数（バッグログ）を管理しており、クライアントＰＣからの問い合わせに応答して、未処理件数が最も少ない担当者を最適担当者として回答する。クライアントＰＣは、この回答を受けて、ファイルサーバのＦＡＸ受信フォルダに一旦格納された新着ＦＡＸ電子文書を最適担当者の担当者別フォルダへ移動させる。一方で、クライアントＰＣは、ＦＡＸ電子文書に係る案件の処理状態を担当者判定サーバに随時通知し、担当者判定サーバは通知された処理状態に基づいて未処理件数を更新する。【選択図】図２
2012058935.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続されたファイルサーバと複数のクライアント端末と担当者判定サーバとを含むＦＡＸ電子文書配信システムであって、
前記ファイルサーバは、
外部ＦＡＸ装置から転送されたＦＡＸ電子文書を格納するＦＡＸ受信フォルダと担当者毎に用意される複数の担当者別フォルダを有し、
前記クライアント端末は、
前記ＦＡＸ受信フォルダへのファイルの追加を契機として前記担当者判定サーバに最適担当者を問い合わせる最適担当者問い合わせ部と、
前記ＦＡＸ電子文書を前記ＦＡＸ受信フォルダから前記最適担当者の担当者別フォルダへ移動させるファイル振り分け部と、
前記ＦＡＸ電子文書の処理状態を前記担当者判定サーバに通知する処理状態通知部と、
前記ＦＡＸ電子文書の内容に基づいてＧＵＩに表示させる優先順位情報を生成する優先順位情報生成部と
を含み、
前記担当者判定サーバは、
担当者毎に未処理件数を管理する未処理件数管理部と、
前記処理状態に基づいて前記未処理件数を更新する未処理件数更新部と、
前記最適担当者問い合わせ部からの問い合わせに応答して、前記未処理件数が最も少ない担当者を最適担当者として回答する最適担当者判定部と
を含む、
ＦＡＸ電子文書配信システム。
【請求項２】
外部ＦＡＸ装置から転送されたＦＡＸ電子文書を格納するＦＡＸ受信フォルダと担当者毎に用意される複数の担当者別フォルダを有するファイルサーバと担当者毎の未処理件数を管理する担当者判定サーバにネットワークを介して接続されるクライアント端末としての情報処理装置であって、
前記ＦＡＸ受信フォルダへのファイルの追加を契機として、未処理件数が最も少ない担当者を最適担当者として回答する担当者判定サーバに最適担当者を問い合わせる最適担当者問い合わせ部と、
前記ＦＡＸ電子文書を前記ＦＡＸ受信フォルダから前記最適担当者の担当者別フォルダへ移動させるファイル振り分け部と、
前記未処理件数を更新するために、前記ＦＡＸ電子文書の処理状態を前記担当者判定サーバに通知する処理状態通知部と、
前記ＦＡＸ電子文書の内容に基づいてＧＵＩに表示させる優先順位情報を生成する優先順位情報生成部と
を含む情報処理装置。
【請求項３】
外部ＦＡＸ装置から転送されたＦＡＸ電子文書を格納するＦＡＸ受信フォルダと担当者毎に用意される複数の担当者別フォルダを有するファイルサーバと担当者毎の未処理件数を管理する担当者判定サーバにネットワークを介して接続されるクライアント端末としての情報処理装置に対して、該ＦＡＸ電子文書を均等に取得させるコンピュータ実行可能な方法であって、
前記情報処理装置に対し、
前記ＦＡＸ受信フォルダへのファイルの追加を契機として、未処理件数が最も少ない担当者を最適担当者として回答する担当者判定サーバに最適担当者を問い合わせるための機能手段と、
前記ＦＡＸ電子文書を前記ＦＡＸ受信フォルダから前記最適担当者の担当者別フォルダへ移動させるための機能手段と、
前記未処理件数を更新するために、前記ＦＡＸ電子文書の処理状態を前記担当者判定サーバに通知するための機能手段と、
前記ＦＡＸ電子文書の内容に基づいてＧＵＩに表示させる優先順位情報を生成するための機能手段と
を実現する方法。
【請求項４】
前記優先順位情報は、前記ＦＡＸ電子文書に含まれるキーワード数に基づいて生成される、請求項３に記載の方法。
【請求項５】
前記キーワードは、重要性または緊急性を表す文言である、請求項４に記載の方法。
【請求項６】
コンピュータに請求項３〜５のいずれか一項に記載の各機能手段を実現させるためのコンピュータ実行可能なプログラム。
【請求項７】
外部ＦＡＸ装置から転送されたＦＡＸ電子文書を格納するＦＡＸ受信フォルダと担当者毎に用意される複数の担当者別フォルダを有するファイルサーバと複数のクライアント端末と担当者毎の未処理件数を管理する担当者判定サーバとがネットワークを介して接続されたＦＡＸ電子文書配信システムにおいて、前記複数のクライアント端末に対し前記ＦＡＸ電子文書を均等に振り分ける方法であって、
前記クライアント端末が前記ＦＡＸ受信フォルダへのファイルの追加を契機として前記担当者判定サーバに最適担当者を問い合わせるステップと、
前記担当者判定サーバが前記クライアント端末からの問い合わせに応答して、未処理件数が最も少ない担当者を最適担当者として回答するステップと、
前記クライアント端末が前記ＦＡＸ電子文書を前記ＦＡＸ受信フォルダから前記最適担当者の担当者別フォルダへ移動させるステップと
を含み、
前記クライアント端末が前記ＦＡＸ電子文書の処理状態を前記担当者判定サーバに随時通知し、前記担当者判定サーバが通知された前記処理状態に基づいて前記未処理件数を更新するステップをさらに含む、
方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＦＡＸ電子文書配信システムに関し、より詳細には、ＦＡＸ受発注業務の効率化を支援するＦＡＸ電子文書配信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＦＡＸ受発注業務は、紙ベースの出力に基づいて行われていたが、近年、ファクシミリエンジンと画像形成エンジンを搭載したデジタル複合機の普及に伴って、受信したＦＡＸを紙出力せずに電子文書化するペーパレスＦＡＸを利用して受発注業務を行う企業が増えてきている。
【０００３】
この点につき、特開２００５−１２９００５号公報（特許文献１）は、ファクシミリ装置が受信した発注書を電子文書化し、電子文書化した発注書を発信元のＦＡＸ番号に基づいて担当者別フォルダに振り分ける受発注システムを開示する。
【０００４】
しかしながら、特許文献１の受発注システムにおいては、タイミングによって特定の担当者に案件が集中してバックログが増大する結果、業務全体のスループットが低下するという問題があった。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上記従来技術における課題に鑑みてなされたものであり、本発明は、ＦＡＸ受発注業務において、業務全体のスループットを最大化する新規なＦＡＸ電子文書配信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明者は、ＦＡＸ受発注業務において、業務全体のスループットを最大化する新規なＦＡＸ電子文書配信システムにつき鋭意検討した結果、各担当者のバックログを好適に平準化する構成を見出し、本発明に至ったのである。
【０００７】
すなわち、本発明によれば、ネットワークを介して接続されたファイルサーバと複数のクライアント端末と担当者判定サーバとを含むＦＡＸ電子文書配信システムであって、前記ファイルサーバは、外部ＦＡＸ装置から転送されたＦＡＸ電子文書を格納するＦＡＸ受信フォルダと担当者毎に用意される複数の担当者別フォルダを有し、前記クライアント端末は、前記ＦＡＸ受信フォルダへのファイルの追加を契機として前記担当者判定サーバに最適担当者を問い合わせる最適担当者問い合わせ部と、前記ＦＡＸ電子文書を前記ＦＡＸ受信フォルダから前記最適担当者の担当者別フォルダへ移動させるファイル振り分け部と、前記ＦＡＸ電子文書の処理状態を前記担当者判定サーバに通知する処理状態通知部と、前記ＦＡＸ電子文書の内容に基づいてＧＵＩに表示させる優先順位情報を生成する優先順位情報生成部とを含み、前記担当者判定サーバは、担当者毎に未処理件数を管理する未処理件数管理部と、前記処理状態に基づいて前記未処理件数を更新する未処理件数更新部と、前記最適担当者問い合わせ部からの問い合わせに応答して、前記未処理件数が最も少ない担当者を最適担当者として回答する最適担当者判定部とを含むＦＡＸ電子文書配信システムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施形態のＦＡＸ電子文書配信システムのネットワーク図。
【図２】本実施形態の機能ブロック図。
【図３】本実施形態のＦＡＸ電子文書配信システムが実行する処理のシーケンス図。
【図４】本実施形態における未処理件数管理テーブルを示す図。
【図５】本実施形態におけるクライアントＰＣに表示されるＧＵＩ画面を示す図。
【図６】本実施形態におけるＦＡＸ電子文書を示す図。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を、実施形態をもって説明するが、本発明は後述する実施形態に限定されるものではない。なお、以下に参照する各図においては、共通する要素について同じ符号を用い、適宜、その説明を省略するものとする。
【００１０】
図１は、本発明の実施形態であるＦＡＸ電子文書配信システム１０のネットワーク図を示す。ＦＡＸ電子文書配信システム１０は、複数のクライアント端末であるパーソナル・コンピュータ１００と、担当者判定サーバ２００と、ファイルサーバ３００と、ＭＦＰ１２を含んで構成されており、これらは、いずれも、ローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、ワイドエリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、またはインターネットといったネットワーク基盤として参照するネットワーク１４に接続されている。
【００１１】
ＭＦＰ１２は、ファクシミリエンジンおよび画像形成エンジンを含む外部ＦＡＸ装置として参照されるものであり、ＦＡＸ回線を通して外部から受信したファクシミリの内容を電子化した後、当該電子ファイル（以下、ＦＡＸ電子文書として参照する）を自動的にファイルサーバ３００に転送するように設定されている。
【００１２】
ファイルサーバ３００は、ファイル転送プロトコル（ＦＴＰ：File transfer Protocol）に則って、複数のユーザ間でファイル共有を実現するためのサーバ装置であり、好ましくは、安価・簡便に構築可能であり、運用管理が容易なＮＡＳ(Network Attached Storage)で構成することができる。
【００１３】
また、複数のパーソナル・コンピュータ１００は、たとえば、社内のシステム管理者などが使用するパーソナル・コンピュータ１００ａ（以下、管理者クライアントＰＣ１００ａとして参照する）と、ＦＡＸ受発注業務の担当者が使用するパーソナル・コンピュータ１００ｂ（以下、担当者クライアントＰＣ１００ｂとして参照する）からなる。各パーソナル・コンピュータ１００は、ファイルサーバ３００との間でファイルの送受信を実行するためのＦＴＰクライアント機能を備えており、ＦＴＰクライアントは、ファイルの送受信を実行する他、ファイル一覧などを表示するためのＧＵＩを提供する。
【００１４】
本実施形態における担当者判定サーバ２００は、ＭＦＰ１２が受信した新着ＦＡＸの最適な担当者をバッグログ平準化の観点から判定するサーバ装置であり、ワークステーションなどによって構成することができる。
【００１５】
図２は、本実施形態におけるクライアントＰＣ１００、ファイルサーバ３００および担当者判定サーバ２００の機能ブロック図を示す。以下、図２を参照して、各装置が備える機能手段について説明する。
【００１６】
ファイルサーバ３００は、ＦＴＢサーバ部３１０とファイルシステム３２０を含んで構成されている。ファイルシステム３２０は、「ＦＡＸ受信フォルダ」および担当者毎に用意された「担当者別フォルダ」を管理しており、ＭＦＰ１２から自動的に転送されるＦＡＸ電子文書は、まず一旦、「ＦＡＸ受信フォルダ」に格納される。
【００１７】
クライアントＰＣ１００は、ＦＡＸ振り分け制御部１１０と、ＦＴＰクライアント部１２０と、優先順位情報生成部１３０と、処理状態通知部１４０を含んで構成されている。ＦＡＸ振り分け制御部１１０は、さらに、新着ＦＡＸ監視部１１２と、最適担当者問い合わせ部１１４と、ファイル振り分け部１１６を含んで構成されている。
【００１８】
新着ＦＡＸ監視部１１２は、ファイルサーバ３００のファイルシステム３２０が管理する「ＦＡＸ受信フォルダ」を監視フォルダとして設定し、「ＦＡＸ受信フォルダ」へのファイルの追加の有無を常時監視する。新着ＦＡＸ監視部１１２がファイルの追加を検知すると、これを受けて、最適担当者問い合わせ部１１４が担当者判定サーバ２００に問い合わせを行ない、回答として新着ＦＡＸの最適な担当者を得る。これを受けて、ファイル振り分け部１１６は、ＦＴＰクライアント部１２０に担当者別フォルダを指定して新着のＦＡＸ電子文書の振り分けを依頼し、ＦＴＰクライアント部１２０から指示を受けたファイルサーバ３００のＦＴＢサーバ部３１０が「ＦＡＸ受信フォルダ」に格納された新着のＦＡＸ電子文書を指定された担当者別フォルダに移動させる。
【００１９】
優先順位情報生成部１３０は、ＯＣＲ処理部１３２とキーワード計数部１３４を含んで構成され、新着のＦＡＸ電子文書の内容に基づいて、その処理の優先順位を決定する際の判断材料となる情報を生成する。ＦＴＰクライアント部１２０のＧＵＩ生成部１２２は、生成された優先順位情報を表示するＧＵＩ画面を生成する。処理状態通知部１４０は、ＦＡＸ電子文書の受信、あるいは、ユーザ（担当者）からの入力に応答して、当該ＦＡＸについての処理状態を担当者判定サーバ２００に通知する。
【００２０】
担当者判定サーバ２００は、最適担当者判定部２１０と、未処理件数更新部２２０と、未処理件数管理データベース２３０を含んで構成されている。未処理件数更新部２２０は、クライアントＰＣ１００の処理状態通知部１４０から通知される処理状態に基づいて、各担当者が抱えるＦＡＸ案件の未処理件数（バッグログ数）を管理する未処理件数管理データベース２３０を随時更新する。最適担当者判定部２１０は、クライアントＰＣ１００の最適担当者問い合わせ部１１４から問い合わせに応答して、未処理件数管理データベース２３０を検索し、未処理件数が最も少ない担当者を新着ＦＡＸの最適な担当者として判定し、当該担当者を回答として最適担当者問い合わせ部１１４に返す。なお、上述した担当者判定サーバ２００は、担当者を判定する処理に特化されたものである必要はなく、上述した機能部を一部に備える文書管理サーバとして構成してもよい。
【００２１】
以上、本実施形態のＦＡＸ電子文書配信システム１０を構成する各装置が備える機能部について説明してきたが、次に、本実施形態のＦＡＸ電子文書配信システム１０が実行する処理について、図３を参照して、より詳細に説明する。
【００２２】
図３は、ＦＡＸ電子文書配信システム１０が実行する処理のシーケンス図を示す。なお、以下の説明においては、併せて、図２を適宜参照するものとする。管理者クライアントＰＣ１００ａのＦＡＸ振り分け制御部１１０においては、まず、新着ＦＡＸ監視部１１２がファイルサーバ３００の「ＦＡＸ受信フォルダ」への新着ＦＡＸ（新規ファイル）の入力を監視する。当該監視は、新着ＦＡＸの入力を検出するまでループする。
【００２３】
新着ＦＡＸ監視部１１２が新着ＦＡＸの入力を検出すると、最適担当者問い合わせ部１１４が担当者判定サーバ２００の最適担当者判定部２１０に対して当該新着ＦＡＸの振り分け先として最も適した担当者（以下、最適担当者として参照する）を問い合わせる。
【００２４】
管理者クライアントＰＣ１００ａから上記問い合わせを受信した最適担当者判定部２１０は、未処理件数管理データベース２３０に格納された図４に示す未処理件数管理テーブル５００に基づいて「ＦＡＸ未処理件数」の最小値を検索し、当該最小値に対応するユーザを最適担当者として判定する。
【００２５】
図４に示す例の場合、「ＦＡＸ未処理件数」の最小値は「１」であるので、最適担当者判定部２１０は、当該最小値「１」に対応する「USER-005」を最適担当者として判定する。万が一、最小値に対応する担当者が複数存在する場合には、その中からいずれか一人をランダムに選択する。なお、未処理件数管理テーブル５００における「ＦＡＸ未処理件数」の値は、担当者クライアントＰＣ１００ｂから送信される処理状態情報に基づいて随時更新されるものであり、この点については後述する。
【００２６】
担当者判定サーバ２００の最適担当者判定部２１０は、上述した手順で判定した最適担当者のユーザＩＤ「USER-005」を管理者クライアントＰＣ１００ａの最適担当者問い合わせ部１１４に返す。管理者クライアントＰＣ１００ａのファイル振り分け部１１６は、ＦＴＰクライアント部１２０に対して、受信したユーザＩＤ「USER-005」をフォルダ名とする担当者別フォルダへのファイルの振り分けを依頼し、ＦＴＰクライアント部１２０から指示を受けたファイルサーバ３００のＦＴＢサーバ部３１０が「ＦＡＸ受信フォルダ」に格納された新着のＦＡＸ電子文書をフォルダ名「USER-005」の担当者別フォルダに移動させる。
【００２７】
なお、上述した振り分け依頼に関する処理は、1台のクライアントＰＣ１００が実行すれば必要十分であるので、上述した振り分け制御部１１０の機能を管理者クライアントＰＣ１００ａにおいてのみ使用可能とし、他の担当者クライアントＰＣ１００ｂにおいては、当該機能をマスクして使用不可に設定することが好ましい。
【００２８】
次に、担当者クライアントＰＣ１００ｂに着目して説明を続ける。図５は、担当者クライアントＰＣ１００ｂのＦＴＰクライアント部１２０のＧＵＩ生成部１２２が生成するＧＵＩ画面６００を例示する。図５に例示するＧＵＩ画面６００は、受信したＦＡＸ電子文書のファイル一覧を表示するための「ファイル一覧」フィールドおよびＦＡＸ電子文書の画像イメージを表示するための「ファイル画像」フィールドを備えている。「ファイル一覧」フィールドには、ファイルの属性情報を表示するために「ファイル名」、「受信日時」、「送信元」、「優先順位」、「処理状態」といった５つのフィールドが用意されている。このうち、「ファイル名」、「受信日時」、「送信元」に表示する情報は、ファイルサーバ３００から送信されるファイルの属性情報に基づいて生成される。なお、「優先順位」フィールドおよび「処理状態」フィールドに表示する情報については後述する。
【００２９】
ＧＵＩ画面６００は、さらに、その右端に各種処理を実行するためのアイコンを表示する「お仕事メニュー」フィールドを備えている。「お仕事メニュー」フィールドには、「新着ＦＡＸ受信」アイコンが表示されており、担当者が「新着ＦＡＸ受信」アイコンをクリックすると、担当者クライアントＰＣ１００ｂのＦＴＰクライアント部１２０はファイルサーバ３００に対してファイル要求を送信する。その結果、担当者のユーザＩＤをフォルダ名とする担当者別フォルダに格納されたＦＡＸ電子文書のファイルがファイルサーバ３００からダウンロードされる。なお、本実施形態においては、ファイルサーバ３００の担当者別フォルダを常時監視し、新着ＦＡＸの入力と同時に、自動的にＦＡＸ電子文書のファイルをダウンロードするように構成することもできる。
【００３０】
ＦＡＸ電子文書を受信すると、これに応答してＧＵＩ生成部１２２がファイル一覧の「ファイル名」、「受信日時」、「送信元」に属性情報を表示するとともに、「処理状態」フィールドに「未処理」を表示する。同時に、処理状態通知部１４０が当該ＦＡＸについての処理状態を示す情報（以下、処理状態情報として参照する）を担当者判定サーバ２００の未処理件数更新部２２０に送信する。ここで送信される処理状態情報には、処理状態「未処理」に加えて担当者クライアントＰＣ１００ｂのユーザＩＤが含まれる（以下、処理状態情報には常にユーザＩＤが含まれるものとして参照されたい）。未処理件数更新部２２０は、受信した処理状態情報に含まれるユーザＩＤと処理状態「未処理」に基づいて、図４を参照して説明した未処理件数管理データベース２３０の未処理件数管理テーブル５００を更新する。すなわち、該当するユーザＩＤに対応する「未処理件数」フィールドの値をインクリメントする。
【００３１】
図５に示す例において、たとえば、担当者がファイル一覧に表示されたファイル名「0626_005.tif…東京工業(株)…」をクリックすると、「東京工業株式会社」の「発注書」のＴＩＦＦイメージが「ファイル画像」フィールドに表示される。担当者は、表示された画像イメージを適宜閲覧・印刷し、ドキュメントの内容を確認して受発注業務を開始する。
【００３２】
このとき、担当者は「お仕事メニュー」フィールドの下側に「処理状態更新」と表示されたプルダウンメニューの中から「処理中」を選択して「ＯＫ」をクリックする。これに応答してＧＵＩ生成部１２２が「処理状態」フィールドに表示されていた「未処理」を「処理中」に切り換える。このとき、処理状態通知部１４０は、未処理件数更新部２２０とのやり取りを行わない。あるいは、すぐに手をつけることができないなど特段の事情のあるＦＡＸ案件については、担当者はプルダウンメニューの中から「保留中」を選択して「ＯＫ」をクリックする。この場合、ＧＵＩ生成部１２２が「処理状態」フィールドに表示されていた「未処理」を「保留中」に切り換える。このときも同様に処理状態通知部１４０は、未処理件数更新部２２０とのやり取りを行わない。
【００３３】
一方、ＦＡＸ案件について所定の処理が終了した担当者は、今度はプルダウンメニューの中から「処理済み」選択して「ＯＫ」をクリックする。これに応答してＧＵＩ生成部１２２が「処理状態」フィールドから当該ファイルに関する全ての属性情報を削除するとともに、処理状態通知部１４０が処理状態情報「処理済み」を未処理件数更新部２２０に送信する。未処理件数更新部２２０は、受信した処理状態情報「処理済み」に基づいて、未処理件数管理テーブル５００を更新する。すなわち、該当するユーザＩＤに対応する「未処理件数」フィールドの値をデクリメントする。
【００３４】
以上、説明したように、本実施形態における担当者判定サーバ２００の未処理件数管理テーブル５００は、各担当者クライアントＰＣ１００ｂから送信される処理状態情報（「未処理」または「処理済み」）に基づいて随時更新される。最適担当者判定部２１０は、未処理件数管理テーブル５００を参照することによって各担当者のバッグログを把握し、バックログが最も少ない担当者を最適担当者として管理者クライアントＰＣ１００ａに報告する。これを受けて管理者クライアントＰＣ１００ａが最適担当者に新着ＦＡＸを振り分ける。その結果、各担当者のバックログが自動的に平準化され、業務全体のスループットが最大化する。
【００３５】
次に、クライアントＰＣ１００の優先順位情報生成部１３０の機能について説明する。優先順位情報生成部１３０は、先に述べたようにＯＣＲ処理部１３２とキーワード計数部１３４を含んで構成され、ＦＡＸ電子文書の内容に基づいて、その処理の優先順位を決定する際の判断材料となる情報（以下、優先順位情報として参照する）を生成する。具体的には、ＦＴＰクライアント部１２０からＦＡＸ電子文書をダウンロードした旨の通知を受けると、ＯＣＲ処理部１３２が当該ＦＡＸ電子文書にＯＣＲ処理を施し、取得されたテキストからキーワード計数部１３４が予め設定されたキーワードを抽出し、その数を計数すする。ここで計数対象となる「キーワード」としては、種々の文言を想定することができる、たとえば、緊急性を表すキーワードとして「至急」「緊急」「早急」などの文言を設定することができ、また、重要性を表すキーワードとして金銭に関わる文言（たとえば、「単価」「金額」「消費税」など）や重要な顧客の会社名を設定してもよい。
【００３６】
優先順位情報生成部１３０は、計数されたキーワード数を使用し、予め定義されたルールに則って、そのドキュメントが持つ重要性や緊急性を直感的に表す情報を生成する。たとえば、緊急性を表す文言「至急」「緊急」「早急」をキーワードとして設定し、優先順位情報として、キーワード数＝０の場合には「★」を生成し、キーワード数＝１つの場合には「★★」を生成し、キーワード数＝２以上の場合には「★★★」を生成するルールを定義することができる。ここで、図６に示すＦＡＸ電子文書７００を例にとって説明すると、ＦＡＸ電子文書７００には、「至急」というキーワードが１つあるので、優先順位情報生成部１３０は、優先順位情報として「★★」を生成し、ＧＵＩ生成部１２２は、優先順位情報「★★」を「優先順位」フィールドに表示する。同じルールにおいて、たとえば金銭に関わる文言「単価」「金額」「消費税」をキーワードとした場合には、ＦＡＸ電子文書７００には、キーワードが３つあるので、優先順位情報生成部１３０は、優先順位情報として「★★★」を生成し、ＧＵＩ生成部１２２は、優先順位情報「★★★」を「優先順位」フィールドに表示する。
【００３７】
以上、説明したように、本実施形態によれば、各担当者は、ＦＡＸ電子文書につき画像イメージをひとつひとつ確認しなくても、ＧＵＩ画面６００のファイル一覧の「優先順位」フィールドを一目するだけで、早く処理しなければならない案件を特定することができる。同時に、各担当者のバックログが平準化されることに相俟って、ＦＡＸ受発注業務の最適化が実現される。
【００３８】
上述した実施形態の各機能は、アセンブリ言語、Ｃ、Ｖｉｓｕａｌ  Ｃ、Ｃ＋＋、Ｖｉｓｕａｌ  Ｃ＋＋、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｊａｖａ（登録商標）Ｂｅａｎｓ、Ｊａｖａ（登録商標）Ａｐｐｌｅｔ、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、Ｐｅｒｌ、Ｒｕｂｙなど、レガシープログラミング言語やオブジェクト指向プログラミング言語などで記述された装置実行可能なプログラムにより実現でき、装置可読な記録媒体に格納して頒布することができる。
【００３９】
以上、本発明について実施形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、当業者が推考しうる実施態様の範囲内において、本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００４０】
１０…ＦＡＸ電子文書配信システム
１２…ＭＦＰ
１４…ネットワーク
１００…パーソナル・コンピュータ
１１０…ＦＡＸ振り分け制御部
１１２…新着ＦＡＸ監視部
１１４…最適担当者問い合わせ部
１１６…ファイル振り分け部
１２０…ＦＴＰクライアント部
１２２…ＧＵＩ生成部
１３０…優先順位情報生成部
１３２…ＯＣＲ処理部
１３４…キーワード計数部
１４０…処理状態通知部
２００…担当者判定サーバ
２１０…最適担当者判定部
２２０…未処理件数更新部
２３０…未処理件数管理データベース
３００…ファイルサーバ
３１０…ＦＴＢサーバ部
３２０…ファイルシステム
５００…未処理件数管理テーブル
６００…ＧＵＩ画面
７００…ＦＡＸ電子文書
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４１】
【特許文献１】特開２００５−１２９００５号公報
【図１】
2012058935.tif 000003
【図２】
2012058935.tif 000004
【図３】
2012058935.tif 000005
【図４】
2012058935.tif 000006
【図５】
2012058935.tif 000007
【図６】
2012058935.tif 000008