(57)【要約】【課題】  電子メールの送信先アドレスとして設定されたアドレスが適切であるかをユーザが判断する際に有益な情報をユーザに報知することで、誤送信を抑制する。【解決手段】  新たに送信先アドレスが指定されると、当該送信先アドレスとの間で過去にやり取りされた電子メールから頻出するキーワードを抽出し、表示する。また、既に他の送信先アドレスが設定されている場合には、設定されている全ての送信先アドレスとそれぞれやり取りされた電子メールで頻出するキーワードのうち、共通するキーワードを表示する。【選択図】  図８
2012216105.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールデータの作成を行う情報処理装置であって、
過去に送受信が行われた電子メールデータを記憶する記憶手段と、
電子メールデータの作成指示を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた作成指示に応じて作成が開始される電子メールデータの送信先となる電子メールアドレスの指定を受け付ける第２の受付手段と、
前記記憶手段に記憶されている電子メールデータから、前記第２の受付手段で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスに関連する電子メールデータを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された電子メールデータから出現頻度の高いキーワードを、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードとして取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した個別キーワードと、前記第２の受付手段で新たに電子メールアドレスの指定を受け付ける前に、既に指定を受け付けた他の電子メールアドレスに関する個別キーワードとで共通するキーワードである共通キーワードを特定する特定手段と、
前記新たに指定を受け付けた電子メールアドレスの個別キーワードと前記共通キーワードとを表示する表示手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記取得手段による前記個別キーワードの取得を行わない電子メールアドレスを設定する設定手段を更に備え、
前記第２の受付手段で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスが前記設定手段により個別キーワードの抽出を行わない電子メールアドレスではない場合に、前記取得手段は、前記電子メールアドレスに関連する電子メールデータから、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードを取得すること
を特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記設定手段は、前記第１の受け付けた電子メール作成指示が電子メールの返信であった場合に送信先の電子メールアドレスとして設定される電子メールアドレスを、前記個別キーワードの取得を行わない電子メールアドレスを設定すること
を特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記個別キーワードの表示指示を受け付ける第３の受付手段を更に備え、
前記表示手段は、前記第３の受付手段で個別キーワードの表示を表示すること
を特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
過去に送受信が行われた電子メールデータを記憶する記憶手段を備え、電子メールデータの作成を行う情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
電子メールデータの作成指示を受け付ける第１の受付工程と、
前記第１の受付工程で受け付けた作成指示に応じて作成が開始される電子メールデータの送信先となる電子メールアドレスの指定を受け付ける第２の受付工程と、
前記記憶手段に記憶されている電子メールデータから、前記第２の受付工程で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスに関連する電子メールデータを抽出する抽出工程と、
前記工程手段で抽出された電子メールデータから出現頻度の高いキーワードを、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードとして取得する取得工程と、
前記取得工程で取得した個別キーワードと、前記第２の受付工程で新たに電子メールアドレスの指定を受け付ける前に、既に指定を受け付けた他の電子メールアドレスに関する個別キーワードとで共通するキーワードである共通キーワードを特定する特定工程と、
前記新たに指定を受け付けた電子メールアドレスの個別キーワードと前記共通キーワードとを表示する表示工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
過去に送受信が行われた電子メールデータを記憶する記憶手段を備え、電子メールデータの作成を行う情報処理装置を、
電子メールデータの作成指示を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で受け付けた作成指示に応じて作成が開始される電子メールデータの送信先となる電子メールアドレスの指定を受け付ける第２の受付手段と、
前記記憶手段に記憶されている電子メールデータから、前記第２の受付手段で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスに関連する電子メールデータを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された電子メールデータから出現頻度の高いキーワードを、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードとして取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した個別キーワードと、前記第２の受付手段で新たに電子メールアドレスの指定を受け付ける前に、既に指定を受け付けた他の電子メールアドレスに関する個別キーワードとで共通するキーワードである共通キーワードを特定する特定手段と、
前記新たに指定を受け付けた電子メールアドレスの個別キーワードと前記共通キーワードとを表示する表示手段
として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールの誤送信防止技術に関し、特に、過去に送受信された電子メールから抽出した情報を表示することで、ユーザによる電子メールの誤送信を防止する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、大多数の企業では、コミュニケーションツールとして電子メールを利用しており、電子メールを用いて重要な情報の送受信を行うことも広く行われている。その際に、アドレスの指定ミスなどの人為的なミスに起因する電子メールの誤送信により、重要な情報の外部への漏えいが起こってしまっている。
【０００３】
電子メールシステムには、電子メールの送信指示を受け付けた後、直ちに電子メールの送信処理を行うのではなく、ユーザに電子メールに設定された情報を確認させた後に、実際に電子メールを送信するものもある。しかしこの場合も、ユーザが確認できる情報は送信先アドレスや件名など限られたものであり、当該電子メールを送信する送信先として設定すべきアドレスが設定されているかを確認するためには不十分であった。
【０００４】
そこで、特許文献１には、電子メールの送信時に、送信しようとしている電子メール内容と、当該電子メールの送信先として設定された電子メールアドレスとの間で過去に送受信された電子メールの履歴情報から抽出される特徴キーワード群とを比較することで、送信先の正当性を判定する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−１２３３１８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、特許文献１に開示されている発明では、送信先に複数の電子メールアドレスが設定されている場合については、何ら考慮されていない。送信先が複数設定されている場合には、電子メールの内容が、それら全てのアドレスに対して送信しても良いものなのかを適切に判定させるための情報を提供すべきである。
【０００７】
そこで、本発明は、過去に送受信された電子メールの履歴情報のうち、これから送信しようとしている電子メールの送信先として設定された電子メールアドレスを含む電子メールの特徴キーワードを抽出し、ユーザに提示することで、電子メールの誤送信を抑制する技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、電子メールデータの作成を行う情報処理装置であって、過去に送受信が行われた電子メールデータを記憶する記憶手段と、電子メールデータの作成指示を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で受け付けた作成指示に応じて作成が開始される電子メールデータの送信先となる電子メールアドレスの指定を受け付ける第２の受付手段と、前記記憶手段に記憶されている電子メールデータから、前記第２の受付手段で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスに関連する電子メールデータを抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された電子メールデータから出現頻度の高いキーワードを、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードとして取得する取得手段と、前記取得手段で取得した個別キーワードと、前記第２の受付手段で新たに電子メールアドレスの指定を受け付ける前に、既に指定を受け付けた他の電子メールアドレスに関する個別キーワードとで共通するキーワードである共通キーワードを特定する特定手段と、前記新たに指定を受け付けた電子メールアドレスの個別キーワードと前記共通キーワードとを表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理方法は、過去に送受信が行われた電子メールデータを記憶する記憶手段を備え、電子メールデータの作成を行う情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、電子メールデータの作成指示を受け付ける第１の受付工程と、前記第１の受付工程で受け付けた作成指示に応じて作成が開始される電子メールデータの送信先となる電子メールアドレスの指定を受け付ける第２の受付工程と、前記記憶手段に記憶されている電子メールデータから、前記第２の受付工程で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスに関連する電子メールデータを抽出する抽出工程と、前記工程手段で抽出された電子メールデータから出現頻度の高いキーワードを、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードとして取得する取得工程と、前記取得工程で取得した個別キーワードと、前記第２の受付工程で新たに電子メールアドレスの指定を受け付ける前に、既に指定を受け付けた他の電子メールアドレスに関する個別キーワードとで共通するキーワードである共通キーワードを特定する特定工程と、前記新たに指定を受け付けた電子メールアドレスの個別キーワードと前記共通キーワードとを表示する表示工程とを備えることを特徴とする。
【００１０】
上記した目的を達成するために、本発明のコンピュータプログラムは、過去に送受信が行われた電子メールデータを記憶する記憶手段を備え、電子メールデータの作成を行う情報処理装置を、電子メールデータの作成指示を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で受け付けた作成指示に応じて作成が開始される電子メールデータの送信先となる電子メールアドレスの指定を受け付ける第２の受付手段と、前記記憶手段に記憶されている電子メールデータから、前記第２の受付手段で新たに指定を受け付けた電子メールアドレスに関連する電子メールデータを抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された電子メールデータから出現頻度の高いキーワードを、前記電子メールアドレスに関する個別キーワードとして取得する取得手段と、前記取得手段で取得した個別キーワードと、前記第２の受付手段で新たに電子メールアドレスの指定を受け付ける前に、既に指定を受け付けた他の電子メールアドレスに関する個別キーワードとで共通するキーワードである共通キーワードを特定する特定手段と、前記新たに指定を受け付けた電子メールアドレスの個別キーワードと前記共通キーワードとを表示する表示手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、電子メールの送信先として複数の電子メールアドレスが設定された場合に、電子メールの履歴情報からそれら複数の電子メールアドレスが設定された電子メールからキーワードを抽出し、それら複数の電子メールアドレスに共通性の高いキーワードをユーザに提示するので、編集中の電子メールに対する宛先として適切な電子メールアドレスを設定したかの確認をユーザに適切に行わせることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図２】本発明の情報処理装置の機能構成の一例を示す図である。
【図３】本発明の情報処理装置１００によって行われる電子メールデータ作成処理の概要を示す図である。
【図４】図３のステップＳ３０５のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定１件）の詳細を示すフローチャートである。
【図５】図３のステップＳ３０６のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定複数件）の詳細を示すフローチャートである。
【図６】個別キーワードの抽出処理の概要を示す図である。
【図７】図４のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定１件）において、ディスプレイ装置１１０に表示される電子メール作成画面の一例を示す図である。
【図８】図４のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定複数件）において、ＣＰＵ１０１によって行われるキーワード抽出処理の概要を示す図である。
【図９】図５のメッセージ表示処理において、ディスプレイ装置１１０に表示される電子メール作成画面の一例を示す図である。
【図１０】キーワード詳細表示画面の構成の一例を示す図である。
【図１１】設定入力画面の構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。図１は、本発明の情報処理装置１００として適用可能なコンピュータのハードウェア構成の一例を説明するブロック図である。
【００１４】
図中、ＣＰＵ１０１は、システムバス１０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ１０３あるいは外部メモリ１１１には、ＣＰＵ１０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、情報処理装置１００に後述する各種の処理を実行させるために必要な各種プログラムやデータ等が記憶されている。ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１５】
ＣＰＵ１０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ１０２にロードして、プログラムを実行することで後述する各種処理を実現するものである。また、入力コントローラ（入力Ｃ）１０５は、キーボードやポインティングデバイス等で構成される入力装置１０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）１０６は、ディスプレイ装置１１０等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置１１０は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等で構成される。
【００１６】
メモリコントローラ（ＭＣ）１０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ１１１へのアクセスを制御する。
【００１７】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）１０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００１８】
なお、ＣＰＵ１０１は、例えばＲＡＭ１０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置１１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ１０１は、ディスプレイ装置１１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。以上が、本発明の情報処理装置１００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成の説明であるが、後述する各種の処理を実行可能であれば、必ずしも図１に記載のハードウェア構成を有していなくとも構わないことは言うまでもない。
【００１９】
次に、図２を参照して、本発明の情報処理装置の機能構成について説明する。図２は、本発明の情報処理装置１００の機能構成の一例を示す図である。
【００２０】
２０１は記憶部であって、電子メール情報テーブル２０１−１や除外キーワード辞書テーブル等を記憶する記憶部である。尚、電子メール情報テーブル２０１−１には、電子メールシステムを用いて送受信された電子メールが記憶される。また、除外キーワード辞書テーブルには、後述するキーワード抽出部２０２が電子メール情報テーブル２０１−２に記憶されている電子メールデータからキーワードを抽出する際に、除外対象とするキーワードが記憶される。除外キーワードには、例えば、文頭のあいさつに用いられるキーワード「お疲れ様（です）」、「お世話（になっております）」や、打ち合わせの設定の際に良く用いられる、「場所」、「日時」等、どの送信先に対しても用いられ、特定の送信先アドレスに送信した電子メールを特徴づけるのに適切ではないキーワードが記憶されている。
【００２１】
２０２はキーワード抽出部であって、電子メール情報テーブル２０１−１に記憶されている電子メールデータからキーワードを抽出する機能部である。２０３はキーワード集計部であって、キーワード抽出部２０２で抽出されたキーワードの集計処理を行う機能部である。例えば、ある特定の電子メールアドレスとの間で送受信された電子メールに出現する頻度が高いキーワードを集計処理により特定したり、複数の送信先アドレスそれぞれとの間で送受信送信された電子メールで共通する出現する頻度が高いキーワードを集計処理により特定したり、する処理を行う。
【００２２】
２０４は設定情報管理部であって、キーワード抽出部２０２によるキーワード抽出や、キーワード集計部２０３によるキーワード集計の際に用いられる各種の設定情報を管理する機能部である。尚、後述する設定入力画面１１００（図１１）を介して入力された設定情報が、設定情報管理部２０４で管理されることになる。
【００２３】
２０５は電子メール作成部であって、ユーザからの操作指示に従って電子メールを作成する機能部であり、送信先アドレス指定部２０５−１、情報表示部２０５−２を備えている。
【００２４】
送信先アドレス指定部２０５−１は、電子メールの送信先アドレスを指定する機能部であって、ユーザによる電子メールアドレスの入力を受け付け、電子メールアドレスを送信先（Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃ）に設定する機能部である。電子メールアドレスの入力の受け付け方法としては、電子メールアドレスの直接入力、アドレス帳からの指定等がある。この送信先アドレス指定部２０５−１で指定された送信先アドレス情報が、キーワード抽出部２０２に送られ、キーワード抽出部２０２によって、当該送信先アドレスに関連する電子メールからキーワード抽出が行われる。
【００２５】
情報表示部２０５−２は、キーワード集計部２０３による集計結果をもとに、特徴キーワードやメッセージなどの情報を表示する機能部である。以上が、図１の情報処理装置１００の機能構成の説明である。
【００２６】
次に、図３を参照して、情報処理装置１００のＣＰＵ１０１によって行われる電子メール作成処理の概要について説明する。この処理をＣＰＵ１０１に実行させるためのプログラムは外部メモリ１１１に記憶されており、本処理を実行する際にＣＰＵ１０１は当該プログラムをＲＡＭ１０２にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って本処理を実行する。このプログラムは、例えば電子メール送受信プログラムである。
【００２７】
ＣＰＵ１０１は、プログラム実行時に、電子メールの作成指示を受け付けると、電子メール作成画面をディスプレイ装置１１０に表示し、電子メールの作成処理を開始する。そして、その後、電子メールの編集指示を受け付けた場合に、後述する各種の処理を行うことになる。
【００２８】
情報処理装置１００のＣＰＵ１０１は、電子メール編集指示を受け付けたかを判定する（ステップＳ３０１）。ここでいう電子メールの編集指示とは、例えば、送信先アドレス（宛先）の入力指示、件名・本文の入力指示、電子メール送信指示、電子メール送信指示、電子メール編集の終了指示を含むものとする。
【００２９】
ＣＰＵ１０１は、ステップＳ３０２において、ステップＳ３０１で受け付けた電子メール編集指示が宛先入力指示であるかを判定する。ステップＳ３０２の判定処理で、ＣＰＵ１０１が宛先入力指示であると判定した場合には（ステップＳ３０２でＹＥＳ）、処理をステップＳ３０３に進める。
【００３０】
ステップＳ３０３では、ＣＰＵ１０１は、設定情報管理部２０４で管理されているキーワード表示設定情報が、それぞれの送信先アドレスに対応する特徴キーワードを参考情報として表示する設定であるかを判定する（「キーワード表示を行う？」）。ＣＰＵ１０１はこの判定を、後述する図１１の設定入力画面を介して入力された設定情報に従って行うことになる。
【００３１】
ステップＳ３０３の判定処理でＹＥＳ、送信先アドレスに対応する特徴キーワードの表示を行う（特徴キーワードの表示を行う送信先アドレスの入力指示を受け付けなかった）と判定した場合には、処理をステップＳ３０４に進める。一方、ＮＯと判定した場合には、処理をステップＳ３０１に戻す。
【００３２】
ステップＳ３０３の判定処理でＹＥＳと判定した後に、ＣＰＵ１０１は、新たに入力を受け付けた送信先アドレスの件数が何件であるかを判定する（ステップＳ３０４）。この判定処理の結果、新たに入力を受け付けた送信先アドレスが１件であったと判定した場合には（ステップＳ３０４で「１件」）、処理をステップＳ３０５に進め、メッセージ表示処理（送信先アドレス指定１件）を行う。この処理の詳細は、図４を参照して後述することにする。
【００３３】
一方、新たに入力を受け付けた送信アドレスが複数件であったと判定した場合には（ステップＳ３０４で「複数件」）、処理をステップＳ３０６に進め、メッセージ表示処理（送信先アドレス指定複数件）を行う。この処理の詳細は、図５を参照して後述することにする。ステップＳ３０５、ステップＳ３０６の処理が終了すると、ＣＰＵ１０１は、処理をステップＳ３０１に戻す。
【００３４】
ステップＳ３０２の判定処理で、受け付けた電子メールの編集指示が宛先入力指示ではないと判定した場合には、ＣＰＵ１０１は、処理をステップＳ３０７に進め、ステップＳ３０１で受け付けた電子メール編集指示が件名・本文の入力指示であるかを判定する。
【００３５】
ステップＳ３０７の判定処理で、件名・本文の入力指示であるとＣＰＵ１０１が判定した場合には（ステップＳ３０７でＹＥＳ）、処理をステップＳ３０８に進め、本文・件名編集処理を行う。この処理が終了後、ＣＰＵ１０１は処理をステップＳ３０１に戻す。
【００３６】
ステップＳ３０７の判定処理で、件名・本文の入力指示ではないとＣＰＵ１０１が判定した場合には（ステップＳ３０７でＮＯ）、処理をステップＳ３０９に進め、ステップＳ３０１で受け付けた電子メール編集指示が電子メール送信指示であるかを判定する。
【００３７】
ステップＳ３０９の判定処理で、電子メール送信指示であるとＣＰＵ１０１が判定した場合には（ステップＳ３０９でＹＥＳ）、処理をステップＳ３１０に進め、電子メールの送信処理を行う。その後、送信した電子メールを電子メール情報テーブル２０１−１に保存する（ステップＳ３１１）。その後、本処理を終了する。
【００３８】
ステップＳ３０９の判定処理で、電子メール送信指示ではない（ＮＯ）とＣＰＵ１０１が判定した場合には、処理をステップＳ３１２に進め、ステップＳ３０１で受け付けた処理が電子メール編集の終了指示であるかを判定する。
【００３９】
ステップＳ３１２の判定処理で、電子メール編集の終了指示であると判定した場合には（ステップＳ３１２でＹＥＳ）、本処理を終了する。一方、電子メール編集の終了指示ではないと判定した場合には（ステップＳ３１２でＮＯ）、ステップＳ３１３に処理を進め、入力指示された処理を実行する。そして、処理をステップＳ３０１に処理を戻す。
【００４０】
以上が、図１の情報処理装置１００のＣＰＵ１０１によって行われる電子メール作成処理の概要である。
【００４１】
次に、図４を参照して、図３のステップＳ３０５のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定１件）の詳細について説明する。
【００４２】
まず、ＣＰＵ１０１は、指定された送信先アドレス（宛先）が、特徴キーワードの表示対象である送信先アドレスであるかを判定する（ステップＳ４０１）。ステップＳ４０１でＮＯと判定した場合には、ステップＳ４０２以降の処理を行うことなく、本処理を終了する。
【００４３】
一方、ステップＳ４０１でＹＥＳとＣＰＵ１０１が判定した場合には、処理をステップＳ４０２に進め、図３のステップＳ３０３で取得した送信先アドレス（宛先）に紐づく電子メールを電子メール情報テーブル２０１−１から抽出する。ここで抽出対象となる電子メールは、メールヘッダの送信元情報（Ｆｒｏｍ）や送信先情報（Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃ、Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ等）に当該アドレスが記録されているメールである。
【００４４】
その後、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ４０２の処理で、指定された送信先アドレスに紐づく電子メールが抽出されたかを判定する（「該当メールあり？」：ステップＳ４０３）。この判定処理で、ＣＰＵ１０１が、指定された送信先アドレスに紐づく電子メールが抽出されなかったと判定した場合には（ステップＳ４０３でＮＯ）、処理をステップＳ４０４に進め、当該送信先アドレスに対して初めて電子メールの送信を行う旨のメッセージを作成する（メッセージ作成（初回送信））。その後、処理をステップＳ４１３に進める。
【００４５】
一方、ステップＳ４０３の判定処理で指定された送信先アドレスに紐づく電子メールが抽出された（ＹＥＳ）と判定した場合には、ＣＰＵ１０１は処理をステップＳ４０５に進め、ステップＳ４０２で抽出した電子メールから、個別キーワード情報を取得する（ＣＰＵ１０１が図２のキーワード抽出部２０２として機能）。個別キーワードとは、個々の送信先アドレスに紐づく電子メールから抽出されるキーワードを意味する。そして取得した個別キーワードはＲＡＭ１０２等に記憶される。このステップＳ４０５の処理の概要について、図６を参照して後述することにする。
【００４６】
尚、個別キーワードを抽出する際には、ステップＳ４０２で抽出した電子メールの件名や本文データを形態素解析法等の技法により単語に分割し、その中から名詞を個別キーワードとして抽出する。尚、テキスト情報を取得できるのであれば、添付ファイル中のテキスト情報からも個別キーワードを取得しても勿論構わない。
【００４７】
ここで、図６を参照して、キーワード抽出部２０２、キーワード集計部（ＣＰＵ１０１がこれら機能部として機能）によって行われる個別キーワード抽出処理の概要を示す図である。キーワード抽出部２０２は、電子メール情報テーブル２０１−１から新たに指定を受け付けたアドレスに対応する電子メール群（６０１）を取得する。そして、その電子メール群に含まれる個々の電子メール（６０１−１、６０１−２、・・・）から、形態素解析法等により個別キーワードを抽出する。
【００４８】
その後、キーワード集計部２０３が、キーワード抽出部２０２で抽出したキーワードの出現頻度を集計し、６０２に示すようなそれぞれの個別キーワードの出現頻度を示すデータを作成する。
【００４９】
ある電子メールアドレスとの間で送受信された電子メールの内容を報知するキーワードを特定するには、それら電子メールで頻出するキーワードを用いれば良い。そこで、本発明では、キーワード集計部２０３が抽出された個別キーワードの出現頻度を集計し、その結果出現頻度が高い個別キーワードの情報をユーザに報知するようにしている。以上が図４のステップＳ４０５の個別キーワード抽出処理の概要の説明である。
【００５０】
図４の説明に戻る。ステップＳ４０５の処理が終了後、ＣＰＵ１０１は、編集中の電子メールに他のメールアドレスが設定されているか（指定済みアドレスがあるか）を判定する（ステップＳ４０６）。他のメールアドレスとは、ステップＳ４０５の処理を行う以前に既に送信先アドレスとして設定されている他の送信先アドレスを意味する。
【００５１】
このステップＳ４０６の判定処理で他の送信先アドレスが既に設定されている（ＹＥＳ）と判断した場合には、処理をステップＳ４０７に進め、他の送信先アドレス（指定済みアドレス）に共通する個別キーワードであるグループキーワードを抽出する。この他の送信先アドレスの個別キーワードはそれらが新たに設定された時点で取得済みである。
【００５２】
その後、新たな送信先アドレスの入力前に既に設定されていた送信先アドレスそれぞれに共通する個別キーワードであるグループキーワード（ステップＳ４０７で抽出）と、ステップＳ４０５で抽出した、新たに指定された送信先アドレスの個別キーワードを比較し（ステップＳ４０８）、重複するキーワードがあるかを判定する（ステップＳ４０９）。この判定処理でＣＰＵ１０１が、重複したキーワードがあると判定した場合には（ステップＳ４０９でＹＥＳ）、処理をステップＳ４１０に進め、グループキーワードと個別キーワードとで重複するキーワードから共通キーワードを抽出する。この際に、ＣＰＵ１０１は、出現頻度情報を用いて、それら送信先アドレスに送信された電子メールでの出現頻度が高いキーワードを共通キーワードとして抽出することになる。その後、ステップＳ４１１に処理を移行し、ステップＳ４０５で抽出した個別キーワードと、ステップＳ４１０で抽出した共通キーワードを表示する。このステップＳ４０７からステップＳ４１１の処理の概要を、図７、図８を参照して説明することにする。
【００５３】
図７は、図４の処理を実行している間に本発明の情報処理装置１００のディスプレイ装置１１０に表示される電子メール作成画面の一例を示している。ここでは図中の（１）のように、送信先として、ＴＯに「高尾様」７０１、ＣＣに「杉田様」７０２が既に設定されている状態で、新たに送信先としてＣＣに「佐藤様」７０３を設定した場合の処理を例に説明する。
【００５４】
本発明では、新たに送信アドレスが設定されると、図６に示す処理を行い、個別キーワードを取得するので、すでに、送信先アドレス「高尾様＜ｔａｋａｏ＠ｚｚｚ．ｃｏ．ｊｐ＞」７０１、「杉田様＜ｓｕｇｉｔａ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ＞」７０２に対応する個別キーワードは取得されている。
【００５５】
図８は、共通キーワード抽出処理の概要を示す模式図である。８０１は、図７の「高尾様＜ｔａｋａｏ＠ｚｚｚ．ｃｏ．ｊｐ＞」に対応する個別キーワード、８０２は、図７の「杉田様＜ｓｕｇｉｔａ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ＞」に対応するキーワードである。本発明では、これら既に送信先アドレスに共通して用いられているキーワードをグループキーワードとして抽出する。８０３は、高尾様と杉田様に共通するキーワードであるグループキーワードを示している。尚、このグループキーワードの抽出の際には、それぞれの送信先アドレスで、一定以上の出現頻度を有するキーワードをグループキーワードとして抽出する。
【００５６】
８０４は、新たに送信先アドレスとして設定された「佐藤様＜ｓａｔｏ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ＞」（図７の７０３）に対応する個別キーワードであり、この個別キーワードと「高尾様」、「杉田様」に共通するキーワードであるグループキーワードとで共通するキーワードを共通キーワードとして抽出する。図中８０５は共通キーワードを示している。この共通キーワード８０５は、次新たに送信先アドレスが設定された場合には、既に設定済みの送信先アドレスに共通するキーワードであるグループキーワードとされることになる。
【００５７】
図７の説明に戻る。新たに設定された送信先アドレスに対応する個別キーワードと、図８に示す処理により抽出された共通キーワードとを、７０４に示すような形で表示する。７０４−１が佐藤様に対応する個別キーワード、７０４−２が設定されている全ての送信先アドレスで共通する共通キーワードである。本発明では、新たに設定された送信先アドレスとの間でやり取りが行われた電子メールで出現頻度の高いキーワードと、設定されている全ての送信先電子メールとの間でやり取りが行われた電子メールで共通して出現頻度の高いキーワードを報知することにより、ユーザが送信先アドレスの設定ミスに気づく可能性を高めることが可能となる。
【００５８】
図４の説明に戻る。ステップＳ４０９の判定処理でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ１０１は処理をステップＳ４１２に進め、既に設定済みの送信先アドレスとの間でやり取りが行われた電子メールと、新たに設定された送信先アドレスとの間でやり取りが行われた電子メールとで共通するキーワードがない旨のメッセージを作成する。そして、ステップＳ４１３では、ステップＳ４０４またはステップＳ４１２で作成されたメッセージを表示する。以上が、図３のステップＳ３０５のメッセージ表示処理の詳細な説明である。
【００５９】
次に、図５を参照して、図３のステップＳ３０６のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定複数件）の詳細について説明する。この処理は、例えば、電子メール送受信プログラムのアドレス帳機能や、複数件の送信先アドレスを一度にコピー＆ペースト処理により設定する場合など、一度に複数の新たな送信先アドレスが設定された場合に実行する処理である。
【００６０】
まず、ＣＰＵ１０１は、以下に示すステップＳ５０２からステップＳ５０６の処理を、新たに指定された全ての送信先アドレスに対して行ったと判定するまで繰り返し実行する（ステップＳ５０１）。ステップＳ５０２では、新たに設定された送信先アドレスが、キーワード取得対象の送信先アドレスであるかを判定する。この判定処理でＮＯと判定した場合には、処理をステップＳ５０１に戻し、次の送信先アドレスに対する処理に移行する。一方、ステップＳ５０２の判定処理でＹＥＳと判定した場合には、ＣＰＵ１０１は、処理をステップＳ５０３に進め、指定された送信先アドレスに対応する電子メールを取得する。
【００６１】
その後、ステップＳ５０３で送信先アドレスに対応する電子メールデータが取得できたかを判定し（ステップＳ５０４）、取得できた（ＹＥＳ）と判定した場合には処理をステップＳ５０５に進め、取得した電子メールから当該送信先アドレスに対応する個別キーワードを抽出する。一方、ステップＳ５０４の判定処理で、電子メールを取得できなかった（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ５０６に進め、当該送信先アドレスに対して初めて電子メールの送信を行う旨のメッセージを作成する（メッセージ作成（初回送信））。
【００６２】
新たに設定された全ての送信先アドレスに対して、ステップＳ５０２からステップＳ５０６の処理終了後、ＣＰＵ１０１は処理をステップＳ５０７に進め、新たな送信先アドレスの指定を受ける前に既に設定されていた送信先アドレスがあるかを判定する。この判定処理でＹＥＳと判定した場合には、処理をステップＳ５０８に進め、既に設定されていた送信先アドレスに対応する個別キーワードを取得する。この個別キーワードは、当該送信先アドレス設定時に抽出されＲＡＭ１０２等に記憶されているので、ここでは、再度当該送信先アドレスとの間でやり取りされた電子メールから新たに個別キーワードを取得しなくてもよい。
【００６３】
ステップＳ５０７でＮＯと判定した場合、またはステップＳ５０８の処理終了後、ステップＳ５０５及びステップＳ５０８で取得した個別キーワードで共通のキーワードであるグループ共通キーワードを抽出する。尚、このグループ共通キーワードであるが、設定されている全ての送信先アドレスに共通で用いられている必要は必ずしもなく、設定された複数のアドレスのうち、所定の割合以上の送信先アドレスに対応し、出現頻度が一定以上の個別キーワードをグループ共通キーワードとして抽出すればよい。
【００６４】
そして、ステップＳ５０９で抽出したグループ共通キーワードを個別キーワードとして有さない送信先アドレスが設定されているかを判定し、ＹＥＳと判定した場合には、処理をステップＳ５１１に進め、他の送信先アドレスと関連性がないと思われる送信先アドレスが設定されている旨のメッセージを作成する。そして、グループ共通キーワード、メッセージを表示する。以上が、図３のステップＳ３０６のメッセージ表示処理（送信先アドレス指定複数件）の処理の詳細な説明である。
【００６５】
図９は、図５に示す処理終了後、情報処理装置１００のディスプレイ装置１１０に表示される画面例を示している。ここでは、星野様＜ｈｏｓｈｉｎｏ＠ｚｚｚ．ｃｏ．ｊｐ＞が既に送信先アドレスとして設定されている状態で、新たに「高尾様＜ｔａｋａｏ＠ｚｚｚ．ｃｏ．ｊｐ＞」９０１−１、「杉田様＜ｓｕｇｉｔａ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ＞」９０１−２、「佐藤様＜ｓａｔｏ＠ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ＞」９０１−３が一度に設定された例を示している。
【００６６】
９０２は、図５のステップＳ５１２の処理で表示されるグループ共通キーワード（９０２−１）、メッセージ（９０２−２）である。尚、メッセージ９０２−２は、図５のステップＳ５１０でＹＥＳと判定された場合に表示されるメッセージである。詳細表示アンカー９０２−３に対するクリック指示を受け付けると、個々の送信先アドレスの個別キーワードを表示させるための詳細画面（図１０）を表示することになる。
【００６７】
図１０は、図９の詳細表示アンカー９０２−３に対するクリック指示を受け付けた場合に表示される詳細画面の一例を示す図である。詳細画面１０００には、送信先アドレス詳細表示部１００１、適用ボタン、閉じるボタンが設定されている。
【００６８】
送信先アドレス詳細表示部１００１には、送信先アドレス１００１−１、個別キーワード１００１−２が表示される。また、１００１−３は、送信先アドレスの除外を行うためのチェックボタンであり、このチェックボタン１００１−３にチェックされた状態で適用ボタンが押下されると、チェックされた送信先アドレスを除外する処理が行われる。これにより、複数の送信先アドレスそれぞれについての個別キーワードをメッセージとしては表示しないが、それぞれの送信先アドレスの個別キーワードを確認後、送信先アドレスの除外を行うことが可能となる。
【００６９】
上述した通り、本発明では、複数の送信先アドレスが一度に設定された場合には、それぞれの送信先アドレスの個別キーワードの表示指示を受け付けて初めて表示するようにしている。これにより、複数の送信先アドレスそれぞれに対しての個別キーワードを表示することにより表示情報が多くなってしまい、適切な情報がユーザに報知できなくなってしまうという危険性を抑制することも可能となっている。
【００７０】
最後に、図１１を参照して、設定情報管理部２０４（ＣＰＵ１０１が本機能部として機能）によって行われるキーワード表示機能の設定処理について説明する。
【００７１】
この設定画面１１００を介して、キーワード表示機能を使用しない指示（１１０１に対するチェック）、電子メール作成時に自動的に追加される送信先アドレスについては当該送信先アドレスに対応する個別キーワードを使用しない指示（１１０２に対するチェック）、特定の送信先アドレスについては対応する個別キーワードを使用しない指示（１１０３に対するチェック）を受け付けることができる。そしてこの設定情報は、外部メモリ１１１等に保存される。尚、電子メール作成時に自動的に追加される送信先アドレスは、電子メールの返信を行う場合に自動的に設定される送信先アドレスや、メール作成時に必ずＣＣやＢＣＣに設定する指定を受け付けている送信先アドレスをいう。
【００７２】
１１０１に対するチェックを受け付けた場合には、図３のステップＳ３０３でＮＯとＣＰＵ１０１は判定することになる。また、１１０２、１１０３に対するチェックを受け付けた場合は、該当する送信先アドレスが設定された場合に、ＣＰＵ１０１は図４のステップＳ４０１、図５のステップＳ５０２でＮＯと判定することになる。
【００７３】
以上のような構成をとることで、本願発明では、ユーザに新たに設定した送信先アドレスと過去にやり取りした電子メールの内容を想起させるキーワードや、設定されている全ての送信先アドレスに共通する電子メールの内容を想起させるキーワードを表示することできる。これにより、ユーザが編集し、送信しようとしている電子メールの送信先アドレスとしてふさわしい電子メールアドレスが適切に設定されているかをユーザは適切に判断することが可能となる。
【００７４】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００７５】
本実施形態における図３〜図５に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【００７６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００７７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００７８】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【００７９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８１】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００８２】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００８３】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８４】
１００  情報処理装置
１０１  ＣＰＵ
１０２  ＲＡＭ
１０３  ＲＯＭ
１０４  システムバス
１０５  入力コントローラ
１０６  ビデオコントローラ
１０７  メモリコントローラ
１０８  通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
１０９  入力装置
１１０  ディスプレイ装置
１１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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