(57)【要約】【課題】各ユーザが自身の受け取ったメールに関連する電子ファイルを容易に入手し、簡便に印刷することができるようにする。【解決手段】画像処理装置１に、付随データが付随されている電子メールを受信するメール受信部１０３と、電子メールの送信元および送信先を関係先として取得する関係先取得部１０４ｃと、電子メールの属する系統を特定する関連メール特定部１０４ｂと、付随データを、この付随データが付随されている電子メールの系統に分類して記憶する、データ保存部１０５ｂと、ユーザの操作に応じて、このユーザが関係先に含まれる電子メールの系統に分類されている付随データを印刷するよう印刷部１８を制御する印刷指示部１０５ｅと、を設ける。【選択図】図３
2012018507.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
付随データが付随されている電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メールの送信元および送信先を関係先として取得する関係先取得手段と、
前記電子メールの属する系統を特定する系統特定手段と、
前記付随データを、当該付随データが付随されている前記電子メールの前記系統に分類して記憶する、データ保存手段と、
ユーザの操作に応じて、当該ユーザが前記関係先に含まれる前記電子メールの前記系統に分類されている前記付随データを印刷するよう印刷手段を制御する印刷制御手段と、
を有することを特徴とするデータ提供装置。
【請求項２】
前記データ保存手段は、前記付随データとして、前記電子メールに添付されている添付ファイルを保存する、
請求項１記載のデータ提供装置。
【請求項３】
前記データ保存手段は、前記電子メールの本文に記されている場所に記憶されているデータを取得し前記付随データとして保存する、
請求項１記載のデータ提供装置。
【請求項４】
前記データ保存手段は、前記系統ごとにフォルダを備えており、前記付随データを、当該付随データが付随されている前記電子メールの前記系統の前記フォルダに保存し、
前記印刷制御手段は、ユーザがログインした際に、当該ユーザが前記関係先に含まれる前記電子メールの前記系統の前記フォルダに保存されている前記付随データを印刷するよう前記印刷手段を制御する、
請求項１ないし３のいずれかに記載のデータ提供装置。
【請求項５】
前記フォルダへのアクセス権を、当該フォルダに係る前記系統の前記付随データが付随されている前記電子メールの前記関係先に含まれるユーザに対して付与するアクセス権限付与手段を有し、
前記印刷制御手段は、ユーザがログインした際、当該ユーザに対して前記アクセス権限が付与されている前記フォルダに保存されている前記付随データを印刷するよう前記印刷手段を制御する、
請求項４記載のデータ提供装置。
【請求項６】
前記印刷制御手段は、前記付随データとして、オリジナルの付随データであるオリジナル付随データおよび当該オリジナル付随データが修正された１または複数の修正付随データが前記データ保存手段に保存されている場合は、当該オリジナル付随データおよび当該１または複数の修正付随データのうちの最新のもののみを印刷するように前記印刷手段を制御する、
請求項１ないし５のいずれかに記載のデータ提供装置。
【請求項７】
ユーザに対して、当該ユーザに対して前記アクセス権限が付与されている前記フォルダに保存されている前記付随データを提示するデータ提示手段を有し、
前記印刷制御手段は、前記データ提示手段が提示した前記付随データのうちの前記ユーザによって選択された前記付随データを印刷するよう前記印刷手段を制御する、
請求項５記載のデータ提供装置。
【請求項８】
ユーザに対して、当該ユーザに対して前記アクセス権限が付与されている前記フォルダに保存されている前記付随データを提示するデータ提示手段を有し、
前記印刷制御手段は、前記データ提示手段が提示した前記付随データのうちの前記ユーザによって選択された２つの前記付随データの差分を印刷するよう前記印刷手段を制御する、
請求項５記載のデータ提供装置。
【請求項９】
ユーザに対して、当該ユーザに対して前記アクセス権限が付与されている前記フォルダに係る事案を提示するデータ提示手段を有し、
前記印刷制御手段は、前記データ提示手段が提示した前記事案のうちの前記ユーザによって選択された前記事案に係るフォルダに保存されている前記付随データを印刷するよう前記印刷手段を制御する、
請求項５記載のデータ提供装置。
【請求項１０】
データ提供装置に用いられるデータ提供方法であって、
前記データ提供装置に、
付随データが付随されている電子メールを受信する処理と、
前記電子メールの送信元および送信先を関係先として取得する処理と、
前記電子メールの属する系統を特定する処理と、
前記付随データを、当該付随データが付随されている前記電子メールの前記系統に分類してデータ保存手段に記憶させる処理と、
ユーザの操作に応じて、当該ユーザが前記関係先に含まれる前記電子メールの前記系統に分類されている前記付随データを印刷するための処理と、
を実行させることを特徴とするデータ提供方法。
【請求項１１】
データ提供装置に用いられるコンピュータプログラムであって、
付随データが付随されている電子メールを受信する処理と、
前記電子メールの送信元および送信先を関係先として取得する処理と、
前記電子メールの属する系統を特定する処理と、
前記付随データを、当該付随データが付随されている前記電子メールの前記系統に分類してデータ保存手段に記憶させる処理と、
ユーザの操作に応じて、当該ユーザが前記関係先に含まれる前記電子メールの前記系統に分類されている前記付随データを印刷するための処理と、
を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
電子メールに付随するデータを提供する装置および方法などに関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今、企業などにおいて業務上の連絡などには、電子メール（以下、単に「メール」と呼称することがある。）が利用されることが多い。例えば、会議の参加者に会議の開催を知らせる際には、電子メールが利用されることが多い。
【０００３】
業務上やり取りされるメールには、文書ファイルおよび画像ファイルなどの電子ファイルが添付されることがよくある。例えば、会議の主催者は、会議の開催に関するメールに、会議に用いられる資料となる電子ファイルを添付することがある。そして、会議の参加者は、メールに添付されている電子ファイルの内容を印刷して会議に持参することがある。
【０００４】
また、業務上やり取りされるメールには、電子ファイルが格納されている場所（リンク先のアドレス）が記載されることがよくある。例えば、会議の主催者は、会議の開催に関するメールの本文に、会議に用いる資料となる電子ファイルが格納されている場所を記載することがある。そして、会議の参加者は、メールの本文などに記載されているその場所にアクセスして電子ファイルの内容を確認し、その内容を印刷して会議に持参することがある。
【０００５】
このように、メールは企業などの業務を円滑に遂行する上で役立つツールである。その一方で、メーラー（メールの送受信などを行うためのソフトウェア）のユーザである従業員などにとっては、毎日多数のメールを送受信する結果となっている。そのため、ユーザは、送受信したメールの中から所望のメールを探し出そうとしても、それが多数のメールの中に埋もれてしまっており、探し出すのに手間取ることが多い。例えば、会議の開催に関して送受信した一連のメールを探し出すのに、多大な労力および時間を費やしてしまうことがある。
【０００６】
ユーザは、メーラーに設けられている機能である、スレッド表示機能、メール分類機能、またはメール検索機能などを利用することで、そのような手間を軽減しようとすることがある。スレッド表示機能とは、関連のある複数のメールをそれが送受信された流れに沿って並べて表示する機能である。メール分類機能とは、メールに含まれる各種の情報に基づいてメールを分類する機能である。メール検索機能とは、複数のメールの中から特定の条件に合致するメールを検索する機能である。
【０００７】
しかし、スレッド表示機能を利用して関連のある複数のメールを全て表示させるためには、自力で一連のメールのうちの最新のメールを特定しなければならない。また、メール分類機能を利用してメールを分類するためには、事前にそのための設定をしておかなければならない。また、メール検索機能を利用して所望のメールを検索するためには、過去の記憶を頼りにするなどして検索のためのキーワードを指定しなければならない。
【０００８】
よって、ユーザは、メーラーに設けられている機能を利用して所望のメールを探し出そうとしても、それらの機能を組み合わせて利用しなければうまくいかないことも多く、却って探し出すのに手間取ってしまうことも多い。
【０００９】
このように、ユーザは、所望のメールを探し出すのに手間取ってしまうことがよくある。その結果として、メールに添付されていた電子ファイル、またはメールの本文などに記載されていた場所に格納されている電子ファイルを入手するのに手間取ってしまうことがよくある。最悪の場合は、電子ファイルを入手することを諦めざるを得ない。
【００１０】
そこで、メーラーに設けられている機能によらずに、電子ファイルなどを管理することができる仕組みが提案されている。
【００１１】
例えば、電子掲示板の掲示文書や電子会議の情報等の共有情報を一元的に管理することが可能に構成された統合管理システムが提案されている（特許文献１）。
【００１２】
また、電子メールの送受信の過程で添付ファイルが更新された履歴を表示したり、電子メールの送受信の過程で添付ファイルが更新された回数を表示したりするなどして、経緯をユーザに的確にかつ分かり易く提示する、文書の履歴管理方法が提案されている（特許文献２）。
【００１３】
そのほかに、「複合機」または「ＭＦＰ」などと呼ばれる画像処理装置を、会議に用いられる資料および会議の情報などを管理する装置として活用することが提案されている。
【００１４】
例えば、主催者によって送信された会議資料を含む会議予約データを受信して登録するとともに、参加者側端末に対して会議の開催通知情報を送信する手段、会議資料を所定のプリンタによって印刷させる手段などを備えた会議予約システムが提案されている（特許文献３）。
【００１５】
また、記憶装置に文書データ（スキャン画像）を蓄積し、ユーザが会議案内入力画面を介して会議の情報を入力すると会議データベースを作成し、会議参加者として指定されているユーザの端末に会議案内通知を送信するデジタル複合機が提案されている（特許文献４）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１６】
【特許文献１】特開平１０−０６３６７７号公報
【特許文献２】特開２００１−１４２８０１号公報
【特許文献３】特開２００６−２７７３４０号公報
【特許文献４】特開２００７−３０４９６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１７】
特許文献１〜４に記載されるような技術を利用することで、電子ファイルを会議などの目的に応じて管理することができるようにはなる。しかしながら、各ユーザが自身の受け取ったメールに関連する電子ファイルを容易に入手し、簡便に印刷することができるようにはならない。
【００１８】
本発明は、このような問題点に鑑み、各ユーザが自身の受け取ったメールに関連する電子ファイルを容易に入手し、簡便に印刷することができる装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１９】
以下に述べるデータ提供装置は、付随データが付随されている電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メールの送信元および送信先を関係先として取得する関係先取得手段と、前記電子メールの属する系統を特定する系統特定手段と、前記付随データを、当該付随データが付随されている前記電子メールの前記系統に分類して記憶する、データ保存手段と、ユーザの操作に応じて、当該ユーザが前記関係先に含まれる前記電子メールの前記系統に分類されている前記付随データを印刷するよう印刷手段を制御する印刷制御手段と、を有する。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、各ユーザが自身の受け取ったメールに関連する電子ファイルを容易に入手し、簡便に印刷することができる装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】文書管理システムの全体構成の例を示す図である。
【図２】画像処理装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】画像処理装置の機能構成の例を示す図である。
【図４】ボックスの階層構造の例を示す図である。
【図５】共有ボックスが照会された際に表示される画面の例を示す図である。
【図６】個人ボックスが照会された際に表示される画面の例を示す図である。
【図７】システムボックスが照会された際に表示される画面の例を示す図である。
【図８】ユーザ管理テーブルの例を示す図である。
【図９】ログイン画面の例を示す図である。
【図１０】会議ボックスに格納されているデータの例を示す図である。
【図１１】アクセス許可リストの例を示す図である。
【図１２】案件通知画面の例を示す図である。
【図１３】要点確認画面の例を示す図である。
【図１４】ボックス内データ一覧画面の例を示す図である。
【図１５】データが保存されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図１６】データが保存されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図１７】会議の開催を知らせるメールの例を示す図である。
【図１８】会議資料の作成を知らせるメールの例を示す図である。
【図１９】会議資料の追加作成を知らせるメールの例を示す図である。
【図２０】データが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図２１】データが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図２２】データが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図２３】データが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図２４】データが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図２５】データが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【図２６】メールボックスが照会された際に表示される画面の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
図１は、文書管理システムＳＹの全体構成の例を示す図である。
【００２３】
本実施形態においては、企業に設けられている文書管理システムＳＹであって、企業の従業員がユーザとなって利用する文書管理システムＳＹを例に説明する。
【００２４】
図１に示すように、文書管理システムＳＹは、画像処理装置１、メールサーバ２、ファイルサーバ３、およびユーザ装置４（４Ａ〜４Ｃ）などの情報処理装置がネットワーク５に接続されることにより構成される。
【００２５】
画像処理装置１は、コピー、ネットワークプリント（ＰＣプリント）、スキャナ、ファックス、およびドキュメントサーバなどの様々な機能が集約された情報処理装置であり、「複合機」または「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」などと呼ばれることもある。画像処理装置１は、それにアカウント（ユーザ名およびパスワードなどのユーザの情報が登録されることにより得られる使用権限）を持っているユーザが画像処理装置１に直接にまたはネットワーク５を経由してログインした上で使用することができるようになっている。
【００２６】
メールサーバ２は、ネットワーク５に接続される情報処理装置からの要求に応じて電子メールの送受信を仲介する情報処理装置である。
【００２７】
具体的には、メールサーバ２には、画像処理装置１に付与されているメールアドレス、および各ユーザ装置４Ａ〜４Ｃのユーザに付与されているメールアドレスなどが登録されている。メールサーバ２は、自身に登録されているメールアドレスが送信元となっている電子メールを、送信先のメールアドレスが存在するネットワークへ向けて送信する機能を有している。すなわち、送信メールサーバの機能を有している。また、自身に登録されているメールアドレスが送信先となっている電子メールを、送信元のメールアドレスが存在するネットワークから受信して保管する機能を有している。すなわち、受信メールサーバの機能を有している。
【００２８】
ファイルサーバ３は、ネットワーク５に接続される情報処理装置の間で共有される文書ファイルなどの電子ファイルを保管する情報処理装置である。
【００２９】
具体的には、ファイルサーバ３は、ネットワーク５に接続されている情報処理装置から、電子ファイルのアップロードの要求を受け付け、自身の記憶装置などにその電子ファイルを記憶する。また、ネットワーク５に接続されている情報処理装置から、電子ファイルのダウンロードの要求を受け付け、自身の記憶装置などに記憶されているその電子ファイルを提供する。
【００３０】
ユーザ装置４は、ユーザが日々の業務に使用する情報処理装置である。ユーザ装置４として、例えば、パーソナルコンピュータが用いられる。図１に示す例では、ユーザ装置４として、ユーザ装置４Ａ、４Ｂ、４Ｃの３台が文書管理システムＳＹに接続されているが、実際には、各従業員に１台のユーザ装置４が貸与されることが一般的であるので、それよりも多くのユーザ装置４が接続されることが普通である。
【００３１】
なお、ユーザ装置４Ａ、４Ｂは、画像処理装置１にアカウントを持っているユーザによって使用されるものとし、ユーザ装置４Ｃは、画像処理装置１にアカウントを持っていないユーザによって使用されるものとする。
【００３２】
ネットワーク５は、それに接続されている情報処理装置の間での通信を可能にするための通信回線であり、ＬＡＮ（Local Area Network）と呼ばれることもある。ネットワーク５は、ゲートウェイなどを経由してインターネットに接続されることもある。
【００３３】
図２は、画像処理装置１のハードウェア構成の例を示す図である。
【００３４】
図２に示すように、画像処理装置１には、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３、操作部１４、表示部１５、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１６、原稿読取部１７、印刷部１８、およびネットワークＩ／Ｆ（Inter Face）部１９が設けられている。そのほか、公衆回線を介して他のファックス装置との間でデータを送受信するためのファックス部、および各装置の動作のタイミングを制御するための制御用回路が設けられる。
【００３５】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３またはＨＤＤ１６に格納されているプログラムおよびデータのほか、外部から必要に応じて入力される種々のデータに基づいて、ＲＡＭ１２をワークエリアとして演算処理を実行することにより、画像処理装置１の中心的な制御を行う。
【００３６】
操作部１４は、テンキーおよび各種の操作ボタンなどによって構成されており、ユーザから各種の操作を受け付ける。ユーザがテンキーまたは操作ボタンを操作することにより、ユーザの操作に応じた指令がＣＰＵ１１に発せられる。
【００３７】
表示部１５は、液晶方式またはＣＲＴ方式などのディスプレイなどによって構成されており、ユーザに対して各種の画面を表示する。ディスプレイには、ＣＰＵ１１の制御に基づいて、操作の案内を行うための画面、ＨＤＤ１６に保存されているデータの状況を知らせるための画面、およびジョブの結果を伝えるための画面などが表示される。
【００３８】
なお、操作部１４および表示部１５は、表面がタッチパネルとなっているディスプレイなどによって一体的に構成されていてもよい。
【００３９】
ＨＤＤ１６は、電源が切られても記憶されたデータを保持する不揮発性の磁気記憶装置である。ただし、ＨＤＤ１６の代わりに、フラッシュメモリなどの半導体メモリを用いてもよい。
【００４０】
原稿読取部１７は、光源およびイメージセンサなどによって構成されており、原稿に描かれている文字および図形などの画像を光学的に読み取って電子データである画像データを生成する。
【００４１】
印刷部１８は、電子写真方式、インクジェット方式、または熱転写方式などの印刷機構などによって構成されており、原稿読取部１７によって生成されたデータ、ＨＤＤ１６に保存されているデータ、およびネットワーク５に接続されている情報処理装置から受信したデータに基づいた画像を用紙に印刷する。
【００４２】
ネットワークＩ／Ｆ部１９は、ネットワーク５を介して他の情報処理装置との間で通信を行うための装置である。ネットワークＩ／Ｆ部１９として、例えば、ＮＩＣ（Network Interface Card）が用いられる。
【００４３】
図３は、画像処理装置１の機能構成の例を示す図である。
【００４４】
図３に示すように、画像処理装置１は、ユーザ管理部１０１、メール送信部１０２、メール受信部１０３、メール解析部１０４、およびメールボックス管理部１０５の各機能部を有している。メール解析部１０４は、管理対象判別部１０４ａ、関連メール特定部１０４ｂ、関係先取得部１０４ｃ、要点抽出部１０４ｄ、および関連ファイル取得部１０４ｅによって構成されている。メールボックス管理部１０５は、会議ボックス作成部１０５ａ、データ保存部１０５ｂ、アクセス権限付与部１０５ｃ、データ提示部１０５ｄ、文書解析部１０５ｆ、および印刷指示部１０５ｅによって構成されている。これらの各機能部を実現するためのプログラムが、ＲＯＭ１３またはＨＤＤ１６に格納されており、ＣＰＵ１１によって適宜実行される。
【００４５】
以下、画像処理装置１が有するボックス管理の機能について説明する。
【００４６】
図４はボックスの階層構造の例を示す図、図５〜図７はユーザが各ボックスを照会する操作を行った際に表示される画面の例を示す図である。
【００４７】
画像処理装置１は、いわゆるファイル管理システムの機能を有しており、ＨＤＤ１６には、ファイルを分類して管理するための「ボックス（ＢＯＸ）」と呼ばれる論理的な格納場所が作成される。すなわち、ボックスは、パーソナルコンピュータ向けのＯＳ（Operating System）が提供するフォルダまたはディレクトリに相当するものである。
【００４８】
図４に示すように、ボックスは、複数のボックスが階層構造をなすように作成することができる。図４に示す例では、「共有ボックス」、「個人ボックス」、および「システムボックス」が上層に作成されている。また、「共有ボックス」の配下には「Ａボックス」〜「Ｌボックス」が作成されており、「個人ボックス」の配下には「Ｍボックス」〜「Ｘボックス」が作成されており、「システムボックス」の配下には「メールボックス」、「ポーリング送信ボックス」、「強制メモリ受信ボックス」、および「機密文書ボックス」が作成されている。
【００４９】
ユーザが操作部１４においてボックスを照会する操作を行うと、図５〜図７に示すようなボックス画面ＷＳ３〜ＷＳ３が表示部１５に表示される。図５に示すボックス画面ＷＳ１は、ユーザが「共有ボックス」の中身を照会する操作を行った場合に表示される画面の例である。図６に示すボックス画面ＷＳ２は、ユーザが「個人ボックス」の中身を照会する操作を行った場合に表示される画面の例である。図７に示すボックス画面ＷＳ３は、ユーザが「システムボックス」の中身を照会する操作を行った場合に表示される画面の例である。
【００５０】
また、各ボックスには、アクセス権限を設定し、特定のユーザまたは特定のグループに属するユーザだけがアクセスすることができるようにアクセス制限をかけることができる。例えば、「共有ボックス」およびその配下のボックスには、グループ単位でアクセス権限が設定され、「個人ボックス」およびその配下のボックスには、個人単位でアクセス権限が設定される。
【００５１】
以降の説明においては、各種のボックスのうちのメールボックスＭＢを中心に説明する。メールボックスＭＢは、画像処理装置１が宛先に含まれるメールおよびそれに関連するデータを分類して管理するためのボックスであり、メールボックス管理部１０５によって管理される。すなわち、メールボックス管理部１０５は、画像処理装置１が有する各種のボックス管理の機能のうちの一部の機能を取り出した概念である。メールボックス管理部１０５の詳細については後述する。
【００５２】
以下、図３に示す各機能部の詳細について説明する。
【００５３】
図８はユーザ管理テーブルＵＴの例を示す図、図９はログイン画面ＷＳ４の例を示す図、図１０は会議ボックスＫＢに格納されているデータの例を示す図、図１１はアクセス許可リストＡＴの例を示す図である。
【００５４】
ユーザ管理部１０１は、画像処理装置１を使用することができるユーザを管理しており、ユーザによってログインの操作がなされるとログインの許否を判断する。画像処理装置１を使用することができるユーザは、文書管理システムＳＹの管理者などによってあらかじめ設定される。
【００５５】
具体的には、ユーザ管理部１０１は、画像処理装置１の使用が許可されるユーザの情報を図８に示すようなユーザ管理テーブルＵＴに登録する。ユーザ管理テーブルＵＴには、画像処理装置１の使用が許可されるユーザのユーザ名ＵＴ１、そのユーザが認証を受ける際に使用するパスワードＵＴ２、およびそのユーザに付与されているメールアドレスＵＴ３が登録されている。
【００５６】
なお、ユーザ装置４Ａ、４Ｂのユーザの情報は、ユーザ管理テーブルＵＴに登録されているが、ユーザ装置４Ｃのユーザの情報は、ユーザ管理テーブルＵＴに登録されていないものとする。
【００５７】
また、ユーザ管理部１０１は、ユーザが画像処理装置１の使用を開始しようとすると、図９に示すような、ユーザ名およびパスワードを入力するための入力欄が配置されたログイン画面ＷＳ４を表示部１５に表示させる。ユーザが操作部１４においてユーザ名およびパスワードを入力すると、ユーザ管理部１０１は、ユーザにより入力された情報とユーザ管理テーブルＵＴに登録されている情報とを照合する。そして、照合結果が一致する場合にはログインを許可し、照合結果が一致しない場合にはログインを許可しない。
【００５８】
メール送信部１０２は、メールボックス管理部１０５からゲストアカウント通知メールＡＭＬ受け取り、メールサーバ２へ送信する。
【００５９】
メール受信部１０３は、メールサーバ２からメールＭＬを受信し、メール解析部１０４に引き渡す。
【００６０】
メール解析部１０４は、メール受信部１０３が受信したメールＭＬを解析する。
【００６１】
メール解析部１０４の管理対象判別部１０４ａは、メールＭＬが画像処理装置１による管理の対象とすべき管理対象メールＭＬａであるか否かを判別する。
【００６２】
具体的には、管理対象判別部１０４ａは、メールＭＬの題名または本文などの特定の項目に管理の対象とすべきことを示す記号またはキーワードなどの識別子が含まれている場合には、管理対象メールＭＬａであると判別する。他方、メールＭＬの特定の項目にそのような識別子が含まれていない場合には、管理対象メールＭＬａではないと判別する。そのような識別子は、文書管理システムＳＹの管理者などによってあらかじめ設定される。
【００６３】
本実施形態においては、会議に関するメールＭＬを管理の対象とすべき管理対象メールＭＬａとするように設定されているものとし、管理の対象とすべきことを示す識別子として「［会議開催案内］」というキーワードが設定されているものとする。
【００６４】
なお、管理対象判別部１０４ａによってメールＭＬが管理対象メールＭＬａではないと判別された場合は、次に説明する関連メール特定部１０４ｂ、関係先取得部１０４ｃ、要点抽出部１０４ｄ、および関連ファイル取得部１０４ｅによる処理は行われない。
【００６５】
メール解析部１０４の関連メール特定部１０４ｂは、管理対象メールＭＬａに関連するメールが存在する場合に、そのメールを特定するための情報である関連メール特定情報ＡＲ１を取得する。
【００６６】
具体的には、関連メール特定部１０４ｂは、管理対象メールＭＬａが元のメールに対する返信メールであって、ヘッダに“Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓヘッダ”が付加されている場合には、“Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓヘッダ”に示される“Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ”などの元のメールを特定するための情報を関連メール特定情報ＡＲ１として取得する。ただし、管理対象メールＭＬａが最初に送信されたメールであって、ヘッダに“Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓヘッダ”が付加されていない場合には、管理対象メールＭＬａに関連するメールは存在しないと判断する。この場合には、関連メール特定情報ＡＲ１は取得されない。
【００６７】
メール解析部１０４の関係先取得部１０４ｃは、管理対象メールＭＬａの送信元および送信先として設定されているメールアドレスを関係者アドレスＡＲ２として取得する。
【００６８】
具体的には、関係先取得部１０４ｃは、管理対象メールＭＬａのヘッダに示される情報に基づいて、管理対象メールＭＬａの送信元、宛先（送信先）、およびＣＣ（カーボンコピーの送信先）に設定されているメールアドレスであって、画像処理装置１に付与されているメールアドレス以外の全てのメールアドレスを関係者アドレスＡＲ２として取得する。
【００６９】
メール解析部１０４の要点抽出部１０４ｄは、管理対象メールＭＬａの本文に記載されている内容の要点を抽出し、要点ファイルＡＤを作成する。
【００７０】
具体的には、管理対象メールＭＬａの本文に記載されている内容とメールの種類ごとにあらかじめ用意されているフォーマットとを照合することなどにより、管理対象メールＭＬａの要点を抽出し、抽出した要点がまとめられた要点ファイルＡＤを作成する。ただし、管理対象メールＭＬａの本文にフォーマットに従った内容が記載されていない場合には、要点ファイルＡＤは作成されない。
【００７１】
本実施形態においては、会議に関するメールＭＬを管理の対象とすべき管理対象メールＭＬａとすることになっているので、管理対象メールＭＬａが会議の開催を知らせる最初のメールである場合に、会議の名称、会議の開催日時、会議の開催場所、および会議の参加者などの会議の要項が抽出され、それらがまとめられた要点ファイルＡＤが作成される。
【００７２】
メール解析部１０４の関連ファイル取得部１０４ｅは、管理対象メールＭＬａに関連する（付随する）文書ファイルなどの電子ファイルを関連ファイルＲＤとして取得する。
【００７３】
具体的には、関連ファイル取得部１０４ｅは、電子ファイルが管理対象メールＭＬａに添付されている場合に、その電子ファイルを関連ファイルＲＤとして取得する。また、ファイルサーバ３に格納されている電子ファイルへのパス（電子ファイルへのリンク先のアドレス）が管理対象メールＭＬａの本文に記載されている場合に、ファイルサーバ３にアクセスし、そのパスに示される場所に格納されている電子ファイルを関連ファイルＲＤとして取得する。ただし、管理対象メールＭＬａに関連する関連ファイルＲＤが存在しない場合には、関連ファイルＲＤは取得されない。
【００７４】
メール解析部１０４は、管理対象メールＭＬａと解析結果ＡＲとをメールボックス管理部１０５に引き渡す。解析結果ＡＲには、関連メール特定部１０４ｂによって取得された関連メール特定情報ＡＲ１、関係先取得部１０４ｃによって取得された関係者アドレスＡＲ２、要点抽出部１０４ｄによって作成された要点ファイルＡＤ、および関連ファイル取得部１０４ｅによって取得された関連ファイルＲＤが含まれるようになっている。ただし、前述の理由から、解析結果ＡＲにおいて、関連メール特定情報ＡＲ１、要点ファイルＡＤ、および関連ファイルＲＤは、必ずしも含まれていない場合がある。
【００７５】
メールボックス管理部１０５は、メール解析部１０４から管理対象メールＭＬａおよび解析結果ＡＲを受け取り、メールボックスＭＢを用いて管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータを管理する。
【００７６】
メールボックス管理部１０５の会議ボックス作成部１０５ａは、管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータをその系統ごとに格納するための会議ボックスＫＢをメールボックスＭＢの配下に作成する（図４）。ここでいう系統とは、元のメールおよびそれに派生して送信された返信メールからなる一連の管理対象メールＭＬａが属するものである。すなわち、会議ボックス作成部１０５ａは、同一の事案について交わされた一連の管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータをまとめて格納するための会議ボックスＫＢを作成する。
【００７７】
本実施形態においては、会議に関するメールＭＬを管理の対象とすべき管理対象メールＭＬａとすることになっているので、会議ボックス作成部１０５ａは、ある会議について交わされた一連の管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータをまとめて格納するための会議ボックスＫＢを作成する。
【００７８】
具体的には、会議ボックス作成部１０５ａは、関連メール特定情報ＡＲ１が解析結果ＡＲに含まれていない場合には、会議ボックスＫＢを作成する。他方、関連メール特定情報ＡＲ１が解析結果ＡＲに含まれている場合には、関連メール特定情報ＡＲ１で特定されるメールが格納された会議ボックスＫＢが既に作成されているか否かを判断する。そして、該当する会議ボックスＫＢが既に作成されている場合には、会議ボックスＫＢを作成することはせず、該当する会議ボックスＫＢが作成されていない場合には、会議ボックスＫＢを作成することとする。
【００７９】
よって、管理対象メールＭＬａが最初に送信されたメールである場合には、会議ボックスＫＢが新規に作成される。他方、管理対象メールＭＬａが返信メールである場合には、既に会議ボックスＫＢが作成されていることが通常であるので、基本的には、会議ボックスＫＢは新規に作成されない。その結果、メールボックスＭＢの配下には、会議ボックスＫＢ１、ＫＢ２、ＫＢ３…という具合に、一連の管理対象メールＭＬａが属する系統ごとに会議ボックスＫＢが作成されていく（図４）。
【００８０】
メールボックス管理部１０５のデータ保存部１０５ｂは、管理対象メールＭＬａ、要点ファイルＡＤ、および関連ファイルＲＤを、会議ボックス作成部１０５ａによって新規に作成された会議ボックスＫＢ、または既に作成されている会議ボックスＫＢに格納する。ただし、要点ファイルＡＤおよび関連ファイルＲＤについては、解析結果ＡＲにそれらが含まれていない場合は格納されない。
【００８１】
よって、会議ボックスＫＢには、データ保存部１０５ｂによって一連の管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータが次々と保存されていく。例えば最終的には、図１０に示すように、管理対象メールＭＬａ−１〜ＭＬａ−４、それらのいずれかの要点がまとめられた要点ファイルＡＤ、およびそれらのいずれかに関連する関連ファイルＲＤ−１〜ＲＤ−７が格納される。
【００８２】
メールボックス管理部１０５のアクセス権限付与部１０５ｃは、各関係者アドレスＡＲ２を持つ各ユーザに対して、新規に作成された会議ボックスＫＢへのアクセス権限を付与する。また、既に作成されている会議ボックスＫＢについては、既にアクセス権限が付与されていることが通常であるが、改めてアクセス権限を付与してもよい。
【００８３】
具体的には、アクセス権限付与部１０５ｃは、各関係者アドレスＡＲ２を持つ各ユーザが、ユーザ管理部１０１で管理されるユーザ管理テーブルＵＴ（図８）に登録されているか否かを確認する。そして、ユーザ管理テーブルＵＴに登録されているユーザについては、図１１に示すようなアクセス許可リストＡＴのユーザ名欄ＡＴ１にそのユーザのユーザ名ＵＴ１を登録し、アクセス許否欄ＡＴ２にそのユーザからの会議ボックスＫＢへのアクセスを許可する設定を行う。他方、ユーザ管理テーブルＵＴに登録されていないユーザについては、まず、ユーザ管理部１０１に対して、そのユーザのためのゲスト用のアカウントを作成するよう要求する。すると、ユーザ管理部１０１によって、そのユーザのためのゲスト用のユーザ名ＵＴ１およびパスワードＵＴ２などの情報がユーザ管理テーブルＵＴに登録される。そこで、登録されたユーザ名ＵＴ１およびパスワードＵＴ２をそのユーザに通知するために、そのユーザを宛先とするゲストアカウント通知メールＡＭＬを作成し、メール送信部１０２に引き渡す。また、当初より登録されていたユーザの場合と同様に、アクセス許可リストＡＴのユーザ名欄ＡＴ１にそのユーザのユーザ名ＵＴ１を登録し、アクセス許否欄ＡＴ２にそのユーザからの会議ボックスＫＢへのアクセスを許可する設定を行う。
【００８４】
これにより、各ユーザは、自身が宛先に含まれている管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータが格納されている会議ボックスＫＢにアクセスすることが可能になる。
【００８５】
メールボックス管理部１０５のデータ提示部１０５ｄは、操作部１４でのユーザの操作に応じて、案件通知画面ＷＳ５、要点確認画面ＷＳ６、およびボックス内データ一覧画面ＷＳ７を表示部１５に表示させる。
【００８６】
具体的には、データ提示部１０５ｄは、ユーザ管理部１０１によってユーザのログインが許可されると、メールボックスＭＢ内を検索し、そのユーザにアクセス権限が付与されている会議ボックスＫＢを選定する。そして、選定した各会議ボックスＫＢに格納されている各要点ファイルＡＤの内容を解析し、それらの要点ファイルＡＤのうち、直近の日時（現在の日時より先の日時であって最も早く訪れる日時）に係る事案の要点がまとめられている要点ファイルＡＤを１つ特定する。そして、特定した要点ファイルＡＤの内容に基づいて、図１２（ａ）に示すような案件通知画面ＷＳ５を表示部１５に表示させる。案件通知画面ＷＳ５の案件表示枠ＦＳ１には、その要点ファイルＡＤに含まれている事案の日時および題名などを表示させる。
【００８７】
例えば、本実施形態においては、直近の開催日時に係る会議の要項がまとめられている要点ファイルＡＤが特定され、その要点ファイルＡＤに含まれている会議の開催日時および会議の名称などが案件表示枠ＦＳ１に表示される。
【００８８】
または、データ提示部１０５ｄは、直近の日時に係る事案だけでなく、図１２（ｂ）に示すように、そのユーザにアクセス権限が付与されている各会議ボックスＫＢに格納されている各要点ファイルＡＤに含まれている各事案の日時および題名などを案件表示枠ＦＳ１に表示させてもよい。その際、早く訪れる日時に係る事案の順番で表示させるとよい。そして、ユーザが案件表示枠ＦＳ１に表示されている事案の中から選択した事案の要点がまとめられている要点ファイルＡＤを１つ特定する。
【００８９】
また、データ提示部１０５ｄは、ユーザが案件通知画面ＷＳ５の「要点確認」ボタンＢＴ１を押下したことを認識すると、図１３に示すような要点確認画面ＷＳ６を表示部１５に表示させる。要点確認画面ＷＳ６の要点表示枠ＦＳ２には、先に特定した要点ファイルＡＤにまとめられている要点を表示させる。または、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている管理対象メールＭＬａの内容を表示させてもよい。
【００９０】
例えば、本実施形態においては、直近の開催日時に係る会議の要項がまとめられている要点ファイルＡＤに含まれている、会議の名称、会議の開催日時、会議の開催場所、および会議の参加者などの会議の要項が要点表示枠ＦＳ２に表示される。
【００９１】
また、データ提示部１０５ｄは、ユーザが案件通知画面ＷＳ５の「ボックス内参照」ボタンＢＴ２を押下したことを認識すると、図１４に示すようなボックス内データ一覧画面ＷＳ７を表示部１５に表示させる。ボックス内データ一覧画面ＷＳ７のボックス内データ表示枠ＦＳ３には、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている管理対象メールＭＬａおよび関連ファイルＲＤのファイル名を一覧リストにして表示させる。
【００９２】
メールボックス管理部１０５の印刷指示部１０５ｅは、操作部１４でのユーザの操作に応じて、会議ボックスＫＢに格納されている管理対象メールＭＬａおよびそれに関連するデータの内容を印刷部１８に印刷させる。
【００９３】
具体的には、印刷指示部１０５ｅは、ユーザが要点確認画面ＷＳ６（図１３）の「ワンタッチ印刷」ボタンＢＴ３を押下したことを認識すると、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている管理対象メールＭＬａおよび最新版（最新バージョン）の関連ファイルＲＤの内容を印刷部１８に印刷させる。ここで、最新版の関連ファイルＲＤとは、共通の内容を示す、オリジナルの関連ファイルＲＤおよびそれを基準として修正された１または複数の関連ファイルＲＤのうち、最新の日時に作成（更新）された関連ファイルＲＤを指す。または、最新の日時に送信された関連ファイルＲＤを指す。いずれの関連ファイルＲＤが共通の内容を示す関連ファイルＲＤであるか、および、いずれの関連ファイルＲＤが最新版の関連ファイルＲＤであるかは、各関連ファイルＲＤ同士のファイル名または属性の情報を比較することなどにより判断する。
【００９４】
例えば、図１０に示す例では、関連ファイルＲＤ−１とＲＤ−４、関連ファイルＲＤ−２とＲＤ−６、および関連ファイルＲＤ−３とＲＤ−５とＲＤ−７はそれぞれ共通の内容を示す関連ファイルＲＤであるので、「ワンタッチ印刷」ボタンＢＴ３が押下された場合、管理対象メールＭＬａ−１〜ＭＬａ−４、および最新版の関連ファイルＲＤであるＲＤ−４、ＲＤ−６、ＲＤ−７の内容が印刷される。
【００９５】
また、印刷指示部１０５ｅは、ユーザが要点確認画面ＷＳ６（図１３）の「一括印刷」ボタンＢＴ４を押下したことを認識すると、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている管理対象メールＭＬａおよび全ての関連ファイルＲＤの内容を印刷部１８に印刷させる。
【００９６】
例えば、図１０に示す例では、「一括印刷」ボタンＢＴ４が押下された場合、管理対象メールＭＬａ−１〜ＭＬａ−４、および全ての関連ファイルＲＤであるＲＤ−１〜ＲＤ−７の内容が印刷される。
【００９７】
また、印刷指示部１０５ｅは、ユーザがボックス内データ一覧画面ＷＳ７（図１４）の「選択印刷」ボタンＢＴ５を押下したことを認識すると、ユーザがボックス内データ表示枠ＦＳ３に表示されているリストの中から選択した管理対象メールＭＬａまたは関連ファイルＲＤの内容を印刷部１８に印刷させる。
【００９８】
例えば、図１４に示すボックス内データ一覧画面ＷＳ７において、「○○検討会議資料．ｐｄｆ」と「○○検討会議資料（改訂版）．ｐｄｆ」とが選択された状態で「選択印刷」ボタンＢＴ５が押下された場合、「○○検討会議資料．ｐｄｆ」および「○○検討会議資料（改訂版）．ｐｄｆ」の内容が印刷される。
【００９９】
また、印刷指示部１０５ｅは、ユーザがボックス内データ一覧画面ＷＳ７（図１４）の「差分印刷」ボタンＢＴ６を押下したことを認識すると、ユーザがボックス内データ表示枠ＦＳ３に表示されているリストの中から選択した２つの管理対象メールＭＬａまたは２つの関連ファイルＲＤの内容の差分を文書解析部１０５ｆに解析させる。
【０１００】
メールボックス管理部１０５の文書解析部１０５ｆは、印刷指示部１０５ｅの要求に応じて、解析対象となっている２つの管理対象メールＭＬａまたは２つの関連ファイルＲＤ同士のテキストデータまたはページデータを比較するなどして、両者の間で共通する部分を排除した差分を示す差分ファイルＤＤを作成する。ここで、差分は文字単位であってもページ単位であってもよい。
【０１０１】
印刷指示部１０５ｅは、文書解析部１０５ｆが作成した差分ファイルＤＤの内容を印刷部１８に印刷させる。
【０１０２】
例えば、図１４に示すボックス内データ一覧画面ＷＳ７において、「○○検討会議資料．ｐｄｆ」と「○○検討会議資料（改訂版）．ｐｄｆ」とが選択された状態で「差分印刷」ボタンＢＴ６が押下された場合、「○○検討会議資料（改訂版）．ｐｄｆ」において「○○検討会議資料．ｐｄｆ」から改訂された部分の内容が印刷される。
【０１０３】
以下、以上に説明した画像処理装置１が有する機能について、文書管理システムＳＹの利用の流れに沿って改めて説明する。
【０１０４】
まず、メールボックスＭＢにデータが保存される過程で、図３に示す各機能部によって行われる処理について、図１５〜図１６のシーケンス図に示す流れに沿って説明する。
【０１０５】
図１５〜図１６は会議ボックスＫＢにデータが保存されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図、図１７は会議の開催を知らせるメールＭＬ１の例を示す図、図１８は会議資料の作成を知らせるメールＭＬ２の例を示す図、図１９は会議資料の追加作成を知らせるメールＭＬ３の例を示す図である。
【０１０６】
図１５に示すように、会議の主催者である、ユーザ装置４Ａのユーザは、図１７に示すような、ユーザ装置４Ｂのユーザおよびユーザ装置４Ｃのユーザに会議の開催を知らせるメールＭＬ１を作成する（♯２０１）。
【０１０７】
図１７に示すように、メールＭＬ１の題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）には、そのメールが会議の開催に関するメールであることを画像処理装置１に識別させるための識別子であるキーワード「〔会議開催案内〕」を含ませておく。また、メールＭＬ１の宛先（Ｔｏ）には、ユーザ装置４Ｂのユーザおよびユーザ装置４Ｃのユーザのメールアドレスを設定し、カーボンコピーの送信先（ＣＣ）には、画像処理装置１のメールアドレスを設定する。ただし、画像処理装置１のメールアドレスを宛先に設定してもよいし、ブラインドコピーの送信先（ＢＣＣ）に設定してもよい。すなわち、メールＭＬ１が画像処理装置１に届くようにすればよい。また、メールＭＬ１の本文には、会議の名称、会議の開催日時、会議の開催場所、および会議の参加者などの会議の要項を記載する。
【０１０８】
ユーザ装置４ＡのユーザがメールＭＬ１を送信する操作を行うと、ユーザ装置４Ａからメールサーバ２へメールＭＬ１が送信され（＃２０２）、メールサーバ２からユーザ装置４Ｂ、ユーザ装置４Ｃ、および画像処理装置１へメールＭＬ１が配信される（＃２０３〜＃２０５）。
【０１０９】
画像処理装置１のメール受信部１０３は、メールＭＬ１を受信すると、メールＭＬ１をメール解析部１０４に引き渡し、メール解析部１０４は、メールＭＬ１の内容を解析する（＃２０６）。メールＭＬ１の題名にはキーワード〔会議開催案内〕が含まれているので、メール解析部１０４は、メールＭＬ１を管理対象メールＭＬａであると判別する。そして、ユーザ装置４Ａ〜４Ｃのユーザのメールアドレスを関係者アドレスＡＲ２として取得するとともに、会議の名称、会議の開催日時、会議の開催場所、および会議の参加者などの会議の要項がまとめられた要点ファイルＡＤを作成する。
【０１１０】
画像処理装置１のメールボックス管理部１０５は、会議ボックスＫＢを新規に作成し（＃２０７）、作成した会議ボックスＫＢにメールＭＬ１および要点ファイルＡＤを保存する（＃２０８）。メールＭＬ１の関係者アドレスＡＲ２のうち、ユーザ装置４のユーザのメールアドレスはユーザ管理テーブルＵＴに登録されていないので、メールボックス管理部１０５は、そのユーザのためのゲスト用のアカウントをユーザ管理部１０１に作成させる（＃２０９）。各関係者アドレスＡＲ２を持つ各ユーザに対して、作成した会議ボックスＫＢへのアクセス権限を付与する（＃２１０）。
【０１１１】
画像処理装置１からメールサーバ２へゲストアカウント通知メールＡＭＬが送信され（＃２１１）、メールサーバ２からユーザ装置４Ｃへゲストアカウント通知メールＡＭＬが配信される（＃２１２）。これにより、ユーザ装置４Ａ、４Ｂのユーザはもとより、ユーザ装置４Ｃのユーザも、メールＭＬ１が格納された会議ボックスＫＢにアクセスすることが可能になる。
【０１１２】
ユーザ装置４Ａのユーザは、会議に用いられる会議資料となる文書ファイルＷＤを作成する（♯２１３）。そして、図１８（ａ）に示すような、ユーザ装置４Ｂのユーザおよびユーザ装置４Ｃのユーザに文書ファイルの作成を知らせるメールＭＬ２を、メールＭＬ１に対する返信メールとして作成して、文書ファイルＷＤをメールＭＬ２に添付する。または、文書ファイルＷＤを添付する代わりに、図１８（ｂ）に示すように、メールＭＬ２の本文に文書ファイルＷＤが格納されているファイルサーバ３上のパスを記載してもよい。
【０１１３】
図１８に示すように、メールＭＬ１と同様に、メールＭＬ２の題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）には、キーワード「〔会議開催案内〕」を含ませておき、メールＭＬ２の宛先（Ｔｏ）には、ユーザ装置４Ｂのユーザおよびユーザ装置４Ｃのユーザのメールアドレスを設定し、カーボンコピーの送信先（ＣＣ）には、画像処理装置１のメールアドレスを設定する。
【０１１４】
ユーザ装置４ＡのユーザがメールＭＬ２を送信する操作を行うと、ユーザ装置４Ａからメールサーバ２へメールＭＬ２が送信され（＃２１４）、メールサーバ２からユーザ装置４Ｂ、ユーザ装置４Ｃ、および画像処理装置１へメールＭＬ２が配信される（＃２１５〜＃２１７）。
【０１１５】
画像処理装置１のメール受信部１０３は、メールＭＬ２を受信すると、メールＭＬ２をメール解析部１０４に引き渡し、メール解析部１０４は、メールＭＬ２の内容を解析する（＃２１８）。メールＭＬ２の題名にはキーワード〔会議開催案内〕が含まれているので、メール解析部１０４は、メールＭＬ２を管理対象メールＭＬａであると判別する。そして、メールＭＬ２に文書ファイルＷＤが添付されている場合は、その文書ファイルＷＤを関連ファイルＲＤとして取得する。また、メールＭＬ２の本文に文書ファイルＷＤが格納されているファイルサーバ３上のパスが記載されている場合は、ファイルサーバ３にアクセスし（＃２１９）、そのパスに示される場所に格納されている文書ファイルＷＤを関連ファイルＲＤとして取得する（＃２２０）。そして、メールボックス管理部１０５は、既に作成し、メールＭＬ１が格納されている会議ボックスＫＢにメールＭＬ２および文書ファイルＷＤを保存する（＃２２１）。
【０１１６】
会議の参加者である、ユーザ装置４Ｂのユーザは、メールＭＬ２に添付されていた文書ファイルＷＤの内容を一部更新した更新ファイルＷＤａを作成する（＃２２２）。そして、図１９（ａ）に示すような、ユーザ装置４Ａのユーザおよびユーザ装置４Ｃのユーザに更新ファイルＷＤａの作成を知らせるメールＭＬ３を、メールＭＬ１またはメールＭＬ２に対する返信メールとして作成して、更新ファイルＷＤａをメールＭＬ３に添付する。または、更新ファイルＷＤａを添付する代わりに、図１９（ｂ）に示すように、メールＭＬ３の本文に更新ファイルＷＤａが格納されているファイルサーバ３上のパスを記載してもよい。
【０１１７】
ユーザ装置４ＢのユーザがメールＭＬ３を送信する操作を行うと、ユーザ装置４Ｂからメールサーバ２へメールＭＬ３が送信され（＃２２３）、メールサーバ２からユーザ装置４Ｂ、ユーザ装置４Ｃ、および画像処理装置１へメールＭＬ３が配信される（＃２２４〜＃２２６）。
【０１１８】
図１９に示すように、メールＭＬ１およびメールＭＬ２と同様に、メールＭＬ３の題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）には、キーワード「〔会議開催案内〕」を含ませておき、メールＭＬ３の宛先（Ｔｏ）には、ユーザ装置４Ａのユーザおよびユーザ装置４Ｃのユーザのメールアドレスを設定し、カーボンコピーの送信先（ＣＣ）には、画像処理装置１のメールアドレスを設定する。
【０１１９】
画像処理装置１のメール受信部１０３は、メールＭＬ３を受信すると、メールＭＬ３をメール解析部１０４に引き渡し、メール解析部１０４は、メールＭＬ３の内容を解析する（＃２２７）。メールＭＬ３の題名にはキーワード〔会議開催案内〕が含まれているので、メール解析部１０４は、メールＭＬ３を管理対象メールＭＬａであると判別する。そして、メールＭＬ３に更新ファイルＷＤａが添付されている場合は、その更新ファイルＷＤａを関連ファイルＲＤとして取得する。また、メールＭＬ３の本文に更新ファイルＷＤａが格納されているファイルサーバ３上のパスが記載されている場合は、ファイルサーバ３にアクセスし（＃２２８）、そのパスに示される場所に格納されている更新ファイルＷＤａを関連ファイルＲＤとして取得する（＃２２９）。そして、メールボックス管理部１０５は、既に作成し、メールＭＬ１、メールＭＬ２、および文書ファイルＷＤが格納されている会議ボックスＫＢにメールＭＬ３および更新ファイルＷＤａを保存する（＃２３０）。
【０１２０】
次に、メールボックスＭＢに保存されているデータが印刷される過程で、図３に示す各機能部によって行われる処理について、図２０〜２３のシーケンス図に示す流れに沿って説明する。
【０１２１】
図２０〜図２３はメールボックスＭＢに保存されているデータが印刷されるまでの処理の流れの例を示すシーケンス図である。
【０１２２】
図２０に示すように、ユーザが画像処理装置１の使用を開始しようとすると、図９に示すようなログイン画面ＷＳ４が表示部１５に表示される（＃３０１）。
【０１２３】
ユーザがログイン画面ＷＳ４においてユーザ名およびパスワードを入力してログインの操作を行うと（＃３０２）、操作部１４からユーザ管理部１０１へユーザにより入力された情報が送られる（＃３０３）。
【０１２４】
ユーザ管理部１０１は、ユーザにより入力された情報とユーザ管理テーブルＵＴに登録されている情報とを照合することによりユーザの認証を行う（＃３０４）。認証が成功した場合に、ユーザ管理部１０１からメールボックス管理部１０５へユーザの情報が送られる（＃３０５）。メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３０６）、そのユーザにアクセス権限が付与されている会議ボックスＫＢを選定し、選定した各会議ボックスＫＢに格納されている各要点ファイルＡＤのうち、直近の日時に係る会議の要項がまとめられている要点ファイルＡＤを１つ特定して読み出す（＃３０７）。そして、読み出した要点ファイルＡＤに含まれている会議の開催日時および会議の名称をユーザに通知するための案件通知画面ＷＳ５（図１２（ａ））を表示部１５に表示させる（＃３０８〜＃３１０）。または、直近の日時に係る会議だけでなく、そのユーザにアクセス権限が付与されている全ての会議ボックスＫＢに格納されている要点ファイルＡＤに含まれている各会議の開催日時および会議の名称をユーザに通知するための案件通知画面ＷＳ５（図１２（ｂ））を表示させてもよい。そして、ユーザが案件表示枠ＦＳ１に表示されている会議の中から選択した会議の要点がまとめられている要点ファイルＡＤを１つ特定する。
【０１２５】
よって、ユーザは、メーラーを起動して自分宛に送信されたメールを遡って調べなくても、画像処理装置１にログインして簡単な操作を行うだけで、自分宛に送信されたメールで案内された直近の会議を知ることができる。
【０１２６】
ユーザが案件通知画面ＷＳ５において「要点確認」ボタンＢＴ１を押下すると（＃３１１）、操作部１４からメールボックス管理部１０５へその旨が通知される（＃３１２）。
【０１２７】
メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３１３）、先に特定した要点ファイルＡＤを読み出す（＃３１４）。そして、読み出した要点ファイルＡＤにまとめられている会議の要項をユーザに確認させるための要点確認画面ＷＳ６（図１３）を表示部１５に表示させる（＃３１５〜＃３１６）。
【０１２８】
よって、ユーザは、メーラーを起動して自分宛に送信されたメールを開いてその内容を確認しなくても、簡単な操作を行うだけで直近の会議の要項を知ることができる。
【０１２９】
図２１に示すように、ユーザが要点確認画面ＷＳ６において「ワンタッチ印刷」ボタンＢＴ３を押下すると（＃３１７）、操作部１４からメールボックス管理部１０５へその旨が通知される（＃３１８）。
【０１３０】
メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３１９）、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている全ての関連ファイルＲＤを読み出す（＃３２０）。そして、読み出した関連ファイルＲＤ同士のファイル名を比較して共通の内容を示す関連ファイルＲＤを特定し（＃３２１）、ファイルの作成日時の情報を比較してそれらの中で最新版の関連ファイルＲＤを特定する（＃３２２）。そして、最新版の関連ファイルＲＤの内容を印刷するよう印刷部１８に指示する（＃３２３）。印刷部１８から最新版の関連ファイルＲＤの印刷が終了した旨が通知されると（＃３２４）、その旨を表示部１５に通知して（＃３２５）、表示部１５に表示させていた案件通知画面ＷＳ５の表示を終了させる（＃３２６）。
【０１３１】
例えば、図１５〜図１６に示すような処理が行われた結果、同じ会議ボックスＫＢに、ユーザ装置４Ａのユーザによって作成された文書ファイルＷＤとユーザ装置４Ｂのユーザによって文書ファイルＷＤの内容が一部更新された更新ファイルＷＤａとが関連ファイルＲＤとして格納されている場合には、最新版の関連ファイルＲＤである更新ファイルＷＤａの内容が印刷される。
【０１３２】
よって、ユーザは、自分宛に送信されたメールに関連する文書ファイルなどの電子ファイルのうちどの電子ファイルが最新版であるかを調べなくても、簡単な操作を行うだけで、最新版の電子ファイルを印刷することができる。
【０１３３】
図２２に示すように、ユーザが要点確認画面ＷＳ６において「一括印刷」ボタンＢＴ４を押下すると（＃３２７）、操作部１４からメールボックス管理部１０５へその旨が通知される（＃３２８）。
【０１３４】
メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３２９）、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている全ての関連ファイルＲＤを読み出す（＃３３０）。そして、読み出した全ての関連ファイルＲＤの内容を印刷するよう印刷部１８に指示する（＃３３１）。印刷部１８から全ての関連ファイルＲＤの印刷が終了した旨が通知されると（＃３３２）、その旨を表示部１５に通知して（＃３３３）、表示部１５に表示させていた案件通知画面ＷＳ５の表示を終了させる（＃３３４）。
【０１３５】
よって、ユーザは、自分宛に送信されたメールに関連する文書ファイルなどの電子ファイルを全て印刷する場合に、１回の操作でその全ての電子ファイルを印刷することができる。
【０１３６】
図２３に示すように、案件通知画面ＷＳ５において「ボックス内参照」ボタンＢＴ２を押下すると（＃３３５）、操作部１４からメールボックス管理部１０５へその旨が通知される（＃３３６）。
【０１３７】
メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３３７）、先に特定した要点ファイルＡＤと同じ会議ボックスＫＢに格納されている管理対象メールＭＬａおよび関連ファイルＲＤを読み出す（＃３３８）。そして、読み出した管理対象メールＭＬａおよび関連ファイルＲＤのファイル名の一覧リストを提示してユーザに確認させるためのボックス内データ一覧画面ＷＳ７（図１４）を表示部１５に表示させる（＃３３９〜＃３４０）。
【０１３８】
図２４に示すように、ユーザがボックス内データ一覧画面ＷＳ７において「選択印刷」ボタンＢＴ５を押下すると（＃３４１）、操作部１４からメールボックス管理部１０５へその旨が通知される（＃３４２）。
【０１３９】
メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３４３）、ユーザが一覧リストの中から選択した管理対象メールＭＬａまたは関連ファイルＲＤを読み出す（＃３４４）。そして、読み出した管理対象メールＭＬａまたは関連ファイルＲＤの内容を印刷するよう印刷部１８に指示する（＃３４５）。印刷部１８から全ての関連ファイルＲＤの印刷が終了した旨が通知されると（＃３４６）、その旨を表示部１５に通知して（＃３４７）、表示部１５に表示させていた案件通知画面ＷＳ５の表示を終了させる（＃３４８）。
【０１４０】
よって、ユーザは、自分宛に送信されたメールに関連する文書ファイルなどの電子ファイルが複数存在する場合に、簡単な操作を行うだけで、それらのうち所望の電子ファイルを印刷することができる。
【０１４１】
図２５に示すように、ユーザがボックス内データ一覧画面ＷＳ７において「差分印刷」ボタンＢＴ６を押下すると（＃３４９）、操作部１４からメールボックス管理部１０５へその旨が通知される（＃３５０）。
【０１４２】
メールボックス管理部１０５は、メールボックスＭＢにアクセスし（＃３５１）、ユーザが一覧リストの中から選択した２つの管理対象メールＭＬａまたは２つの関連ファイルＲＤを読み出す（＃３５２）。そして、読み出した２つの管理対象メールＭＬａまたは２つの関連ファイルＲＤの内容の差分を解析して、その差分を示す差分ファイルＤＤを作成する（＃３５３）。そして、作成した差分ファイルＤＤの内容を印刷するよう印刷部１８に指示する（＃３５４）。印刷部１８から全ての差分ファイルＤＤの印刷が終了した旨が通知されると（＃３５５）、その旨を表示部１５に通知して（＃３５６）、表示部１５に表示させていた案件通知画面ＷＳ５の表示を終了させる（＃３５７）。
【０１４３】
よって、ユーザは、自分宛に送信されたメールに関連する文書ファイルなどの電子ファイルがメールのやり取りが交わされていく間に更新され複数存在する場合に、新しいバージョンの電子ファイルにおいて古いバージョンの電子ファイルから改訂された部分の内容のみを印刷することができる。例えば、古いバージョンの電子ファイルを既に印刷済みである場合などに有用となる。
【０１４４】
前述の実施形態においては、ユーザが画像処理装置１にログインした際に会議ボックスＫＢに保存されているデータの内容に基づいた画面ＷＳ５〜ＷＳ７を表示し、各種の印刷の要求をユーザから受け付けたが、ユーザが通常のボックスを照会する操作を行った際に画面ＷＳ５〜ＷＳ７と同様の画面を表示し、各種の印刷の要求を受け付けてもよい。
【０１４５】
例えば、ユーザがメールボックスＭＢの中身を照会する操作を行った場合に、図２６に示すようなボックス画面ＷＳ８を表示し、「ワンタッチ印刷」および「一括印刷」などの印刷の要求をユーザから受け付けてもよい。
【０１４６】
前述の実施形態において、文書管理システムＳＹの全体構成、ならびに画像処理装置１のハードウェア構成および機能構成などは、本発明の主旨に沿って適宜変更することができる。また、画像処理装置１で実行される処理内容および処理順序なども、本発明の主旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【０１４７】
１  画像処理装置（データ提供装置）
１８  印刷部（印刷手段）
１０３  メール受信部（電子メール受信手段）
１０４ｃ  関係先取得部（関係先取得手段）
１０４ｂ  関連メール特定部（系統特定手段）
１０５ｂ  データ保存部（データ保存手段）
１０５ｃ  アクセス権限付与部（アクセス権限付与手段）
１０５ｄ  データ提示部（データ提示手段）
１０５ｅ  印刷指示部（印刷制御手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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