(57)【要約】【課題】  受信電子メールをアーカイブするが、アーカイブに失敗するとデータが失われる。【解決手段】  ＳＭＴＰで受信した電子メールをアーカイブし、アーカイブに成功したことを確認すれば、ＳＭＴＰサーバに受信正常終了の応答コードを返す。アーカイブに失敗すれば電子メールを削除し、ＳＭＴＰサーバに電子メールを再送信させ、再度アーカイブを行う。【選択図】    図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールをＳＭＴＰ受信し、該電子メールをアーカイブする電子メール装置において、
受信電子メールのメールデータ終端を検出した場合に、前記アーカイブを起動して、受信した電子メールデータをアーカイブ送信するためのアーカイブ処理手段を設け、
前記アーカイブが成功した段階で、メールデータ受信終了の応答コードを電子メールの送信元に送出することを特徴とする、電子メール装置。
【請求項２】
前記アーカイブ処理手段でアーカイブが失敗すれば、エラーコードを電子メールの送信元に送出し、前記受信電子メールを削除して、前記送信元から電子メールを再受信することを特徴とする、請求項１の電子メール装置。
【請求項３】
電子メールをＳＭＴＰ受信し、該電子メールをアーカイブする電子メール装置のプログラムであって、
受信電子メールのメールデータ終端を検出した場合に前記アーカイブを起動する命令と、受信した電子メールデータをアーカイブ送信するための命令と、
前記アーカイブが成功した段階で、メールデータ受信終了の応答コードを電子メールの送信元に送出するための命令と、
前記アーカイブが失敗すれば、エラーコードを電子メールの送信元に送出し、前記受信電子メールを削除して、前記送信元から電子メールを再受信するための命令とを設けたことを特徴とする、電子メール装置のプログラム。
【請求項４】
電子メール装置を用いて、ＳＭＴＰ受信の電子メールのアーカイブを行う電子メールシステムにおいて、
前記電子メール装置が受信電子メールのメールデータ終端を検出した場合に、前記電子メールのアーカイブを起動し、受信した電子メールデータを前記アーカイブへ送信するためのアーカイブ処理手段と、
前記アーカイブが成功した段階で、前記電子メール装置はメールデータ受信終了の応答コードを電子メールの送信元に送出するための送出手段と、
前記アーカイブが失敗すれば、前記電子メール装置はエラーコードを電子メールの送信元に送出すると共に前記受信メールを削除するための手段とを設け、
前記電子メールの送信元には、前記エラーコードの受信で前記電子メールを再送信するための送信手段とを設けたことを特徴とする、電子メールシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は電子メールのＳＭＴＰ受信に関し、特にアーカイブ時の処関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メール装置では、ＳＭＴＰ受信した電子メールをフラッシュＲＯＭやハードディスクなどに保存後、送信側のＳＭＴＰサーバやＳＭＴＰクライアントとの接続を切断して受信メールのプリントなどを行う。このときアーカイブとして、指定されたメールアドレスへの電子メールの転送を行ったり、ファクシミリ装置への送信や文書管理サーバなどに保存することが知られている。そしてアーカイブ時にアーカイブ送信がエラーになると、フラッシュＲＯＭやＤＲＡＭなどに保存されているメールデータを再度アーカイブ送信することでアーカイブを行っている。
【０００３】
ここで発明者は、アーカイブ送信がエラーになり、さらにフラッシュＲＯＭやＤＲＡＭなどのデータバックアップ領域にトラブルが生じると、受信電子メールが失われてしまうことに着目した。即ち電子メール装置は電子メールをＳＭＴＰ受信し、正常受信の応答コードを送信元に返し接続を切断した後にデータのアーカイブを行っている。ここでアーカイブに失敗しさらにバックアップ領域に損傷などが発生すると、電子メールデータが失われてしまう。このように受信電子メールのアーカイブができない場合が存在する。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この発明の課題は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）を利用して、アーカイブを１００％成功させることにある（請求項１〜４）。
またこの発明の追加の課題は、アーカイブに失敗した受信電子メールを削除して、再度ＳＭＴＰ受信した電子メールをアーカイブすることにある（請求項２〜４）。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明は、電子メールをＳＭＴＰ受信し、該電子メールをアーカイブする電子メール装置において、受信電子メールのメールデータ終端を検出した場合に、前記アーカイブを起動して、受信した電子メールデータをアーカイブ送信するためのアーカイブ処理手段を設け、前記アーカイブが成功した段階で、メールデータ受信終了の応答コードを電子メールの送信元に送出することを特徴とする。
【０００６】
好ましくは、前記アーカイブ処理手段でアーカイブが失敗すれば、エラーコードを電子メールの送信元に送出し、前記受信電子メールを削除して、前記送信元から電子メールを再受信する。
【０００７】
さらにこの発明は、電子メールをＳＭＴＰ受信し、該電子メールをアーカイブする電子メール装置のプログラムであって、受信電子メールのメールデータ終端を検出した場合に前記アーカイブを起動する命令と、受信した電子メールデータをアーカイブ送信するための命令と、前記アーカイブが成功した段階で、メールデータ受信終了の応答コードを電子メールの送信元に送出するための命令と、前記アーカイブが失敗すれば、エラーコードを電子メールの送信元に送出し、前記受信電子メールを削除して、前記送信元から電子メールを再受信するための命令とを設けたことを特徴とする。
【０００８】
またさらにこの発明は、電子メール装置を用いてＳＭＴＰ受信の電子メールのアーカイブを行う電子メールシステムにおいて、前記電子メール装置が受信電子メールのメールデータ終端を検出した場合に、前記電子メールのアーカイブを起動し、受信した電子メールデータを前記アーカイブへ送信するためのアーカイブ処理手段と、前記アーカイブが成功した段階で、前記電子メール装置はメールデータ受信終了の応答コードを電子メールの送信元に送出するための送出手段と、前記アーカイブが失敗すれば、前記電子メール装置はエラーコードを電子メールの送信元に送出すると共に前記受信メールを削除するための手段とを設け、前記電子メールの送信元には、前記エラーコードの受信で前記電子メールを再送信するための送信手段とを設けたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
この発明では、ＳＭＴＰを利用し、アーカイブに成功した段階でＳＭＴＰサーバやＳＭＴＰクライアントへデータ受信完了の応答を返す。このためＳＭＴＰ受信した電子メールを、確実にアーカイブすることができる（請求項１〜４）。
【００１０】
請求項２〜４の発明では、アーカイブに失敗すればエラーコードを送信側のＳＭＴＰサーバやＳＭＴＰクライアントに返してアーカイブできなかったことを通知するので、次のセッションで再度電子メールを取得して、これをアーカイブすることができる。アーカイブできなかったメールデータを削除し、再度受信したメールデータをアーカイブするので、再受信データとアーカイブデータとを一致させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。
【実施例】
【００１２】
図１〜図５に、実施例を示す。２はＳＭＴＰメールサーバ機能を備える複合機で、インターネットファクシミリ装置などでも良い。４はＬＡＮで、６はゲートウェイで、インターネット８と接続する。９はＳＭＴＰサーバで、複合機２との間で電子メールをＳＭＴＰで送受信する。１０は文書管理サーバで、例えば複合機２で受信した電子メールをアーカイブする。なお１２はクライアントで、パーソナルコンピュータなどである。実施例ではＳＭＴＰサーバ９から受信した電子メールのアーカイブについて説明するが、例えばクライアント１２からＳＭＴＰ受信した電子メールをインターネット８側へＳＭＴＰ送信する際に、アーカイブしても良い。
【００１３】
主制御部２０は複合機２の最上位の制御部で、２１はメールサーバで電子メールのＳＭＴＰ受信／送信を行う。スキャナ２２は原稿を読み取って画像データを生成し、プリンタ２４は画像データなどをプリントする。Ｇ３ファクシミリ２６は図示しない公衆電話回線を介してＧ３ファクシミリの送受信を行い、内部メモリ２８は、送受信する電子メールなどを一時記憶する。また内部メモリ２８は複合機２内で発生する各種の作業データを記憶し、内部メモリ２８は例えばフラッシュＲＯＭやＤＲＡＭなどで構成する。ユーザインターフェース３０はユーザ入力を受け付け、ＬＡＮインターフェース３２はインターネットファクシミリ装置２をＬＡＮ４に接続する。なお５０は受信メールのアーカイブを行うためのプログラムで、記憶装置に記憶する。
【００１４】
アーカイブ処理部３４は、受信した電子メールなどのアーカイブを行う。アーカイブでは電子メール全体を記憶しても良く、あるいは電子メールのヘッダと本文と画像データの一部のみを保存しても良く、またアーカイブによる記憶は削除が指令されるまで半永久的である。アーカイブでは、例えば外部メモリ２９や文書管理サーバ１０、あるいは図示しないＦＴＰ（File Transfer Protocol）サーバに電子メールを保存し、もしくは遠隔の電子メールサーバに転送、あるいはＧ３ファクシミリ２６などによりアーカイブ先にファクシミリ送信する。
【００１５】
アーカイブの目的は、複合機の不正使用を追跡できるようにする、契約書などの重要文書を確実に保存して情報漏洩を防止することにあり、アーカイブ先の文書管理サーバ１０や外部メモリ２９やＦＴＰサーバ、メールサーバなどでは、アーカイブされた電子メールへのアクセスを、パスワードによる認証などで制限する。
【００１６】
アーカイブ送信・確認部３５は、アーカイブ送信を行いアーカイブが成功したことを確認する。例えば文書管理サーバ１０の場合、ＬＡＮインターフェース３２を介してアーカイブする電子メールを送信し、文書管理サーバ１０から正常に保存した等の報告を受ける。外部メモリ２９にアーカイブする場合、外部メモリ２９に保存した電子メールを例えば再度読み出し、読み出すことができればアーカイブに成功したものとする。遠隔のメールサーバにアーカイブする場合、既読通知ＭＤＮにより正常に受信されたことを確認し、ＦＴＰサーバの場合も正常受信の旨の報告で確認する。Ｇ３ファクシミリ２６の場合、Ｇ３ファクシミリ送信が正常に終了したことから、アーカイブの成功を確認する。
【００１７】
そしてアーカイブ送信・確認部３５でアーカイブに成功したことを確認した後、ＳＭＴ
Ｐサーバ９に対して電子メールデータの受信に成功した旨の応答をする。すなわち実施例では、メールデータの終端を示す<CRLF>.<CRLF>の文字列を受信すると応答コード250を返すのではなく、アーカイブを起動し、アーカイブに成功した段階で応答コード250を返すこととする。言い換えれば<CRLF>.<CRLF>の検出をアーカイブ起動のタイミングとし、アーカイブの正常終了で電子メールデータの受信成功の応答を行う。そして応答コードの送出後に、ＳＭＴＰサーバ９とのセッションを終了する。なおCRLF（Carriage Return/Line Feed）は、RFC 2822（ Request For Comments 2822）準拠の電子メール文書形式での制御文字シーケンスの一種である。
【００１８】
リトライ部３７は、アーカイブに失敗した場合、即ちアーカイブに成功した旨の報告や信号が得られなかった場合に、アーカイブできなかった電子メールを内部メモリ２８から削除して、ＳＭＴＰサーバ９に対してはエラーコードを送出し電子メールの送信を再度要求する。
【００１９】
図２は、実施例の受信メールアーカイブプログラム５０の構成を示すブロック図である。実施例のプログラム５０には、アーカイブを起動するためのアーカイブ起動命令５２と、アーカイブする電子メールを送信するためのアーカイブ送信命令５４と、アーカイブの成功／失敗を確認するためのアーカイブ確認命令５６と、アーカイブに失敗した電子メールを内部メモリから削除するための電子メール削除命令５８と、再度電子メールを受信するため、アーカイブの失敗をＳＭＴＰサーバに通知するためのリトライ命令６０とを設ける。
【００２０】
図３〜図５に、実施例でのアーカイブの処理を示す。図３はアーカイブに成功した場合の処理を示し、図４はアーカイブに失敗した場合の処理を示す。複合機２がＳＭＴＰサーバ９から電子メールを受信し、受信したメールデータをアーカイブするまでの処理は図３，図４共に同じである。すなわちＳＭＴＰサーバ９からのメール送信は、ＳＭＴＰ応答コード354で開始され、送信者を特定するMAILコマンド、受信者の情報を決めるRCPTコマンドやメールデータを送信するためのDATAコマンドが送出され、複合機２はこれらに対し応答コード250を返す。そしてメールデータの終端である<CRLF>.<CRLF>を受信すれば、すぐに応答コード250を返すのではなく、アーカイブを起動しメールデータをアーカイブ送信する。
【００２１】
応答コード250は、図３に示すように、アーカイブに成功した段階でＳＭＴＰサーバ９に返してセッションを終了する。一方、図４に示すようにアーカイブに失敗すれば、エラーに応じたコード（451 Archives weren't completed.など）をＳＭＴＰサーバ９に返してメールデータの再送信を要求すると共に、アーカイブに失敗したメールデータを内部メモリ２８などから削除する。複合機２は再度送信されてくる電子メールを受信しアーカイブをリトライして、受信データとアーカイブデータとを一致させる。
【００２２】
図５において、実施例での処理の流れを示す。ＳＭＴＰでメールデータの送信がスタートする旨のコード354の後（ステップ１）、MAILコマンドで電子メールの送信処理が開始される（ステップ２）。複合機はメールデータを受信し、<CRLF>.<CRLF>の受信を検出するとステップ３）、電子メールの受信は終了したとしてアーカイブ処理を開始する。複合機が受信電子メールをアーカイブする設定であれば、アーカイブを起動し受信メールデータのアーカイブ送信を行う（ステップ４，５）。
【００２３】
そしてアーカイブが正常に行われたことを検出するとＳＭＴＰサーバに電子メール正常受信の応答コード250を送信し（ステップ７）、ＳＭＴＰサーバとのセッションを終了する。一方、通信エラーやデータバックアップ領域のエラーなどでアーカイブが正常に終了しなければ、エラー原因に対応するエラーコードをＳＭＴＰサーバに送信し（ステップ８）、内部メモリなどから受信した電子メールを削除する（ステップ９）。エラーコードを受信したＳＭＴＰサーバは、アーカイブに失敗した電子メールを再度送信するので、複合機ではこれを受信し、アーカイブを行う。
【００２４】
実施例ではアーカイブに成功したことを確認するまでは、ＳＭＴＰサーバに対して正常受信終了の応答コードを送信しないので、アーカイブせずに電子メールの受信を終了することはない。そのため、受信した電子メールを確実にアーカイブすることができる。アーカイブに失敗した電子メールは削除しＳＭＴＰサーバに再送信を依頼するので、再受信した電子メールを再度アーカイブすることができ、受信した電子メールとアーカイブした電子メールとが一致する。そのため複合機の使用状況や情報の流れを把握して、不正使用を発見することができ、情報漏洩などを防止して、情報管理を正確に行うことができる。なお実施例では電子メールの送信元をＳＭＴＰサーバとしたが、ＳＭＴＰクライアントであってもよく、実施例の複合機では、ＳＭＴＰ受信する電子メールのアーカイブを確実に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】実施例の複合機の構成及び複合機の接続を示すブロック図
【図２】実施例での複合機の受信メールをアーカイブするプログラムの構成を示すブロック図
【図３】実施例での複合機とアーカイブ先との通信シーケンスを示す図で、アーカイブの成功時のシーケンスを示す
【図４】実施例での複合機とアーカイブ先との通信シーケンスを示し、特にアーカイブに失敗した際のシーケンスを示す
【図５】実施例での電子メール受信時のアーカイブアルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
【００２６】
２        複合機
４        ＬＡＮ
６        ゲートウェイ
８        インターネット
９        ＳＭＴＰサーバ
１０      文書管理サーバ
１２      クライアント
２０      主制御部
２１      メールサーバ
２２      スキャナ
２４      プリンタ
２６      Ｇ３ファクシミリ
２８      内部メモリ
２９      外部メモリ
３０      ユーザインターフェース
３２      ＬＡＮインターフェース
３４      アーカイブ処理部  
３５      アーカイブ送信・確認部
３６      削除手段
３７      リトライ部
５０      受信メールアーカイブプログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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