(57)【要約】【課題】複数拠点にそれぞれ勤務する従業員が、複数拠点に各々設置された会議室を使用して会議を行う際に要するコストを見図りながら会議室を利用することを目的とする。【解決手段】会議に参加するメンバのスケジュールと会議を行う上で必要とする備品及び会議室が利用可能なスケジュールとを考慮しつつ（ステップS１００からステップS１１５）、各メンバが会議開催直前及び直後に居る拠点から会議室への移動時間、交通費用、及び備品の使用料をも考慮して（ステップS１１６からステップS１２６）、会議室及び備品の予約候補を参加メンバに提示して、選択させる。【選択図】図１９
2012203635.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議室の予約指示を行うためのクライアント装置と会議室の予約状況を管理するサーバ装置とがネットワークを介して接続された会議室予約システムであって、
前記クライアント装置は、
会議開催希望日時、参加メンバ、及び会議開催場所を受付ける会議室予約情報受付手段と、
スケジュール候補送信手段によって送信された会議開催場所と空きスケジュールと諸費用とを表示する表示手段と、
前記表示手段によって表示されたスケジュール情報に対して参加可否を受付けるための参加受付手段と、
確定日時情報送信手段によって送信された開催確定日時を表示する確定日時表示手段と、
を備え、
前記サーバ装置は、
前記参加メンバの居する拠点情報を含むスケジュール及び会議室のスケジュールを管理するスケジュール記憶手段と、
前記拠点間の移動に要する交通費を含む諸費用を記憶する拠点情報記憶手段と、
前記会議室予約情報受付手段によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶手段から取得すると共に前記会議開催場所における前記空きスケジュールを取得する会議開催場所取得手段と、
前記会議開催場所取得手段によって選定した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶手段によって交通費を含む諸費用を算出する算出手段と、
前記会議開催場所取得手段によって取得した会議開催場所と前記会議開催場所の前記空きスケジュールと前記諸費用とを前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信するスケジュール候補送信手段と、
前記参加受付手段によって受付けた参加可否を用いて、前記参加メンバが参加可能な開催確定日時を特定する会議開催場所特定手段と、
前記会議開催場所特定手段によって特定された開催確定日時を前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信する確定日時情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする会議室予約システム。
【請求項２】
前記拠点情報記憶手段は、前記諸費用に前記拠点間の移動時間を含めて記憶し、
前記算出手段は、前記会議開催場所取得手段によって取得した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶手段に記憶した移動時間を含む諸費用を算出することを特徴とする請求項１に記載の会議室予約システム。
【請求項３】
前記会議開催場所取得手段によって取得した会議開催場所と前記参加メンバの前記会議開催場所における前記空きスケジュールを仮スケジュールとして前記スケジュール記憶手段へ記憶すると共に、前記参加メンバが前記仮スケジュールを参照するためのリンク情報を生成するリンク情報生成手段と、
前記スケジュール候補送信手段は、前記リンク情報生成手段によって生成したリンク情報を電子メールに付して送信し、
前記表示手段は、前記リンク情報が指定された場合、前記仮スケジュールを表示するとともに、前記算出手段によって、前記仮スケジュールに関連する前記会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶手段によって記憶した諸費用を算出した諸費用を表示することを特徴とする請求項１または２に記載の会議室予約システム。
【請求項４】
前記スケジュール記憶手段は、各拠点の備品の貸し出しスケジュールを含めて記憶し、
前記会議室予約情報受付手段は、参加メンバが利用を希望する備品を含めて受付け、
会議開催場所取得手段は、前記会議室予約情報受付手段によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶手段から取得すると共に前記会議開催場所における空きスケジュールを取得した後、前記会議開催場所の備品における前記空きスケジュールを取得し、
前記スケジュール候補送信手段は、前記備品に関する情報を送信し、前記表示手段は、スケジュール候補送信手段によって送信された備品を含めて表示を行うことを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の会議室予約システム。
【請求項５】
前記会議室予約情報受付手段は、前記備品を必需備品と任意備品とを識別して受付けを行い、
会議開催場所選定手段は、前記会議開催場所の前記必需備品における前記空きスケジュールが前記スケジュール記憶手段に存在しない場合は、警告通知を行うことを特徴とする請求項４に記載の会議室予約システム。
【請求項６】
前記スケジュール記憶手段は、各拠点の備品の使用料を含めて記憶し、
前記算出手段は、諸費用として前記備品の使用料を含めて算出することを特徴とする請求項４または請求項５に記載の会議室予約システム。
【請求項７】
会議室の予約指示を行うためのクライアント装置と会議室の予約状況を管理するサーバ装置とがネットワークを介して接続された会議室予約システムの制御方法であって、
前記クライアント装置は、
会議開催希望日時、参加メンバ、及び会議開催場所を受付ける会議室予約情報受付工程と、
スケジュール候補送信工程によって送信された会議開催場所と空きスケジュールと諸費用とを表示する表示工程と、
前記表示工程によって表示されたスケジュール情報に対して参加可否を受付けるための参加受付工程と、
確定日時情報送信工程によって送信された開催確定日時を表示する確定日時表示工程と、
を実行し、
前記サーバ装置は、
前記参加メンバの居する拠点情報を含むスケジュール及び会議室のスケジュールを管理するスケジュール記憶工程と、
前記拠点間の移動に要する交通費を含む諸費用を記憶する拠点情報記憶工程と、
前記会議室予約情報受付工程によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶工程から取得すると共に前記会議開催場所における前記空きスケジュールを取得する会議開催場所取得工程と、
前記会議開催場所取得工程によって選定した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶工程によって交通費を含む諸費用を算出する算出工程と、
前記会議開催場所取得工程によって取得した会議開催場所と前記会議開催場所の前記空きスケジュールと前記諸費用とを前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信するスケジュール候補送信工程と、
前記参加受付工程によって受付けた参加可否を用いて、前記参加メンバが参加可能な開催確定日時を特定する会議開催場所特定工程と、
前記会議開催場所特定工程によって特定された開催確定日時を前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信する確定日時情報送信工程と、
を実行することを特徴とする会議室予約システムの制御方法。
【請求項８】
会議室の予約指示を行うためのクライアント装置と会議室の予約状況を管理するサーバ装置とがネットワークを介して接続された会議室予約システムにおいて実行されるプログラムであって、
前記クライアント装置を、
会議開催希望日時、参加メンバ、及び会議開催場所を受付ける会議室予約情報受付手段と、
スケジュール候補送信手段によって送信された会議開催場所と空きスケジュールと諸費用とを表示する表示手段と、
前記表示手段によって表示されたスケジュール情報に対して参加可否を受付けるための参加受付手段と、
確定日時情報送信手段によって送信された開催確定日時を表示する確定日時表示手段と、
して機能させ、
前記サーバ装置を、
前記参加メンバの居する拠点情報を含むスケジュール及び会議室のスケジュールを管理するスケジュール記憶手段と、
前記拠点間の移動に要する交通費を含む諸費用を記憶する拠点情報記憶手段と、
前記会議室予約情報受付手段によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶手段から取得すると共に前記会議開催場所における前記空きスケジュールを取得する会議開催場所取得手段と、
前記会議開催場所取得手段によって選定した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶手段によって交通費を含む諸費用を算出する算出手段と、
前記会議開催場所取得手段によって取得した会議開催場所と前記会議開催場所の前記空きスケジュールと前記諸費用とを前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信するスケジュール候補送信手段と、
前記参加受付手段によって受付けた参加可否を用いて、前記参加メンバが参加可能な開催確定日時を特定する会議開催場所特定手段と、
前記会議開催場所特定手段によって特定された開催確定日時を前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信する確定日時情報送信手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議室を予約するシステムに関し、会議に参加するメンバが複数拠点に滞在する際の会議室予約方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業における従業員のスケジュール作成、会議室予約、または備品予約に関してシステム化を行うことで、従業員の業務効率化を目指す企業が増加傾向にあるが、現在、会議の開催に当たり会議室を利用する必要が生じた場合、会議の主催者が、各システムを利用して、各々会議室、備品、及び参加メンバのスケジュール状況を確認し、さらに、参加メンバに会議への参加可否の確認を行った上で、会議開催の日時、場所等を決めている。
【０００３】
このようなシステム於いては、各システムを用いて、会議室、備品、及び参加メンバのスケジュール確認を其々行わなければならないため、主催者にとっての作業負荷となることは否めず、本来、従業員の業務効率化を目指すことを趣旨としているシステムが本来の目的を達成し得ない。
【０００４】
そこで、このような目的を達成するために、会議室予約、備品予約、及びスケジュール予約などの一連の会議予約の設定にかかる作業の負荷を軽減する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−１６９９３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載の技術に於いては、会議開催直前に会議に参加するメンバが同一拠点に所在する場合は、参加するメンバの移動にかかる費用や時間等を考慮せずに、一連の会議予約の設定を行うことが可能であるため、特に支障は生じないが、会議開催直前に会議に参加するメンバがそれぞれ別拠点に所在する場合は、何れの拠点に於いて会議を行うべきか、会議に参加するメンバの都合に起因することが考えられる。
【０００７】
この場合、全てのメンバの都合を考慮することが望ましいが、特許文献１に記載の技術では、複数の拠点に設置された会議室から、開催を行うべく会議室を選定する、といった視点をもち、会議室を予約するということについては、記載や示唆はない。
【０００８】
確かに、主題者が、設定した会議室に対して、会議に参加するメンバの参加回避の確認を求めることによって、メンバの都合を考慮することが可能であるが、明らかに参加が難しい場合、例えば、会議開催直前に行われるイベントの終了時間から、イベントの行われた場所から会議室へ向かうまでに要する時間が、当会議室で行われる会議の開始時間に間に合わないケース等が生じた場合、メンバの参加不可の指示を受けて、再度、主催者が、会議予約の設定を行う必要性に迫られ、作業効率上、思わしいとは言い難い。
【０００９】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、複数拠点にそれぞれ勤務する従業員が、複数拠点に各々設置された会議室を使用して会議を行う際に要するコストを適正に管理することが可能な会議室予約システム、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するための第１の発明は、会議室の予約指示を行うためのクライアント装置と会議室の予約状況を管理するサーバ装置とがネットワークを介して接続された会議室予約システムであって、前記クライアント装置は、会議開催希望日時、参加メンバ、及び会議開催場所を受付ける会議室予約情報受付手段と、スケジュール候補送信手段によって送信された会議開催場所と空きスケジュールと諸費用とを表示する表示手段と、前記表示手段によって表示されたスケジュール情報に対して参加可否を受付けるための参加受付手段と、確定日時情報送信手段によって送信された開催確定日時を表示する確定日時表示手段と、を備え、前記サーバ装置は、前記参加メンバの居する拠点情報を含むスケジュール及び会議室のスケジュールを管理するスケジュール記憶手段と、前記拠点間の移動に要する交通費を含む諸費用を記憶する拠点情報記憶手段と、前記会議室予約情報受付手段によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶手段から取得すると共に前記会議開催場所における前記空きスケジュールを取得する会議開催場所取得手段と、前記会議開催場所取得手段によって選定した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶手段によって交通費を含む諸費用を算出する算出手段と、前記会議開催場所取得手段によって取得した会議開催場所と前記会議開催場所の前記空きスケジュールと前記諸費用とを前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信するスケジュール候補送信手段と、前記参加受付手段によって受付けた参加可否を用いて、前記参加メンバが参加可能な開催確定日時を特定する会議開催場所特定手段と、前記会議開催場所特定手段によって特定された開催確定日時を前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信する確定日時情報送信手段と、を備えたことを特徴とする会議室予約システムである。
【００１１】
上記目的を達成するための第２の発明は、会議室の予約指示を行うためのクライアント装置と会議室の予約状況を管理するサーバ装置とがネットワークを介して接続された会議室予約システムの制御方法であって、前記クライアント装置は、会議開催希望日時、参加メンバ、及び会議開催場所を受付ける会議室予約情報受付工程と、スケジュール候補送信工程によって送信された会議開催場所と空きスケジュールと諸費用とを表示する表示工程と、前記表示工程によって表示されたスケジュール情報に対して参加可否を受付けるための参加受付工程と、確定日時情報送信工程によって送信された開催確定日時を表示する確定日時表示工程と、を実行し、前記サーバ装置は、前記参加メンバの居する拠点情報を含むスケジュール及び会議室のスケジュールを管理するスケジュール記憶工程と、前記拠点間の移動に要する交通費を含む諸費用を記憶する拠点情報記憶工程と、前記会議室予約情報受付工程によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶工程から取得すると共に前記会議開催場所における前記空きスケジュールを取得する会議開催場所取得工程と、前記会議開催場所取得工程によって選定した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶工程によって交通費を含む諸費用を算出する算出工程と、前記会議開催場所取得工程によって取得した会議開催場所と前記会議開催場所の前記空きスケジュールと前記諸費用とを前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信するスケジュール候補送信工程と、前記参加受付工程によって受付けた参加可否を用いて、前記参加メンバが参加可能な開催確定日時を特定する会議開催場所特定工程と、前記会議開催場所特定工程によって特定された開催確定日時を前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信する確定日時情報送信工程と、を実行することを特徴とする会議室予約システムの制御方法である。
【００１２】
上記目的を達成するための第３の発明は、会議室の予約指示を行うためのクライアント装置と会議室の予約状況を管理するサーバ装置とがネットワークを介して接続された会議室予約システムにおいて実行されるプログラムであって、前記クライアント装置を、会議開催希望日時、参加メンバ、及び会議開催場所を受付ける会議室予約情報受付手段と、スケジュール候補送信手段によって送信された会議開催場所と空きスケジュールと諸費用とを表示する表示手段と、前記表示手段によって表示されたスケジュール情報に対して参加可否を受付けるための参加受付手段と、確定日時情報送信手段によって送信された開催確定日時を表示する確定日時表示手段と、して機能させ、前記サーバ装置を、前記参加メンバの居する拠点情報を含むスケジュール及び会議室のスケジュールを管理するスケジュール記憶手段と、前記拠点間の移動に要する交通費を含む諸費用を記憶する拠点情報記憶手段と、前記会議室予約情報受付手段によって受付けた会議開催希望日時を用いて、前記参加メンバの空きスケジュールを前記スケジュール記憶手段から取得すると共に前記会議開催場所における前記空きスケジュールを取得する会議開催場所取得手段と、前記会議開催場所取得手段によって選定した会議開催場所と前記参加メンバが前記会議開催希望日時の直前に居する参加メンバの拠点情報とから前記拠点情報記憶手段によって交通費を含む諸費用を算出する算出手段と、前記会議開催場所取得手段によって取得した会議開催場所と前記会議開催場所の前記空きスケジュールと前記諸費用とを前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信するスケジュール候補送信手段と、前記参加受付手段によって受付けた参加可否を用いて、前記参加メンバが参加可能な開催確定日時を特定する会議開催場所特定手段と、前記会議開催場所特定手段によって特定された開催確定日時を前記参加メンバが有する其々のクライアント端末へ送信する確定日時情報送信手段と、して機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、複数拠点にそれぞれ勤務する従業員が、複数の拠点其々に設置された会議室において会議を行うにあたり、従業員の移動時間、及び交通費等を考慮して、会議室の予約を行うことが可能となるので、会議を行う際に必要とする費用及び時間等のコストを適正に管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態に係る会議室予約システムの概略構成を示す構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係るクライアント端末のハードウェアの構成を示す構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る携帯端末のハードウェアの構成を示す構成図である。
【図４】本発明の実施形態における会議室の予約条件を設定する条件設定画面、予約条件によって検索した結果を示す検索結果画面の構成例を示す構成図である。
【図５】本発明の実施形態における備品を選択するための備品一覧画面の構成例を示す構成図である。
【図６】本発明の実施形態における会議への参加可否の回答を促すためのメールの文言例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態における会議への参加可否の回答を行う日程選択画面の構成例を示す構成図である。
【図８】本発明の実施形態における会議の開催日を通知するためのメールの文言例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態における従業員に関する情報を記録するための従業員一覧テーブルの構成例を示す構成図である。
【図１０】本発明の実施形態における従業員のスケジュールに関する情報を記録するための従業員スケジュールテーブルの構成例を示す構成図である。
【図１１】本発明の実施形態における備品に関する情報を記録するための備品一覧テーブルの構成例を示す構成図である。
【図１２】本発明の実施形態における備品の予約スケジュールに関する情報を記録するための備品一覧テーブルの構成例を示す構成図である。
【図１３】本発明の実施形態における会議室に関する情報を記録するための会議室一覧テーブルの構成例を示す構成図である。
【図１４】本発明の実施形態における会議室の予約スケジュールに関する情報を記録するための会議室スケジュールテーブルの構成例を示す構成図である。
【図１５】本発明の実施形態における会社の営業日に関する情報を記録するためのカレンダマスタの構成例を示す構成図である。
【図１６】本発明の実施形態における開催予定のイベントに関する情報を記録するためのイベントテーブルの構成例を示す構成図である。
【図１７】本発明の実施形態における各拠点に関する情報を記録するための拠点一覧テーブルの構成例を示す構成図である。
【図１８】本発明の実施形態におけるテンプレート化された電子メールの文言を記録するためのメールテンプレートテーブルの構成例を示す構成図である。
【図１９】本発明の実施形態における会議室を予約する処理を示すフローチャートである。
【図２０】本発明の実施形態における従業員の交通費の算出処理を示すフローチャートである。
【図２１】本発明の実施形態における会議への参加可否を決定し、会議の開催日を決定する処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態に係る複数拠点に設置された会議室を予約するための会議室予約システムの概略構成を示す構成図である。
【００１７】
会議室予約システム１００は、クライアント端末１０１、携帯端末１０２、及び情報処理装置１０３を含んで構成されており、各々の各機器は、ネットワーク１０４を介して各々接続されている。
【００１８】
企業における従業員は、会議室予約を行う際に、クライアント端末１０１や携帯端末１０２を用いて、会議室予約に関して予約指示入力あるいは会議室の予約状況を参照する。クライアント端末１０１や携帯端末１０２において予約指示入力された種々の指示情報は、ネットワーク１０４を介して、情報処理装置１０３に送信される。
【００１９】
情報処理装置１０３では、受信した種々の指示情報を用いて、自身に記憶管理された従業員や会議室の空き状況等を示す各スケジュール情報から、適宜、当該スケジュール情報を取得し、各クライアント端末１０１や携帯端末１０２へ送信し、各クライアント端末１０１や携帯端末１０２は、ネットワーク１０４を介して、受信したスケジュール情報の表示を行う。
【００２０】
図２は、情報処理装置１０３のハードウェアの概略の構成を示す構成図である。
【００２１】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２２】
また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、クライアント端末１０１の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２３】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２４】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、入力部２０９としてのキーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【００２５】
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、表示部２１０としてのＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【００２６】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２７】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２８】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、表示部２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、表示部２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２９】
本発明を実現するためのプログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイル及び各種情報テーブルは、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
【００３０】
尚、クライアント端末１０１のハードウェアの構成は、情報処理装置１０３のハードウェア構成と同様であるため、説明は省略し、以降、同一の符号を用いて本願発明の説明を行う。
【００３１】
図３には、本発明の実施形態に係る携帯端末１０２のハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【００３２】
システムバス３０１は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等を意味する。また、図３では、各バス間の接続用チップやキーボードインタフェースやディスプレイインタフェース等の各種インタフェースは省略されている。
【００３３】
ＣＰＵ３０２は、システムバス３０１に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００３４】
また、ＲＯＭ３０３には、ＣＰＵ３０２の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)等が記憶されており、メモリ３０４には、オペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、携帯端末１０２の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００３５】
なお、各種端末に不図示のハードディスクや、大容量フラッシュメモリ等により構成されるいわゆるシリコンディスクを更に備え、このハードディスクやシリコンディスクにオペレーティングシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等を記憶し、実行時にはこのハードディスクやシリコンディスクから各プログラムをメモリ３０４に読み出して実行する形態も可能である。
【００３６】
通信アダプタ３０５は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、不図示の通信回線を介した通信制御処理を実行する。
【００３７】
ディスプレイ３０６（表示部）は、予約情報等を指示入力する、会議室の予約状況を参照するための画面を表示し、タッチパネル機能を備えており、キーボード３０７は、各種指示や数値を入力するために用いられる。
【００３８】
図４には、従業員が会議室を予約する際に用いるクライアント端末１０１の表示部２１０及び携帯端末１０２のディスプレイ３０６に表示される画面が図示されている。
【００３９】
当画面は、従業員が会議室を予約する際に必要とされる予約に関する指示情報を入力するための条件設定画面４００を含んで構成しており、条件設定画面４００は、会議室の開催予定日を入力するための日時４０１を備えている。
【００４０】
日時４０１には、会議開催希望日時を期間として指定することが可能であり、例えば、９月の下旬あたりに会議室を借りて会議を行うには、日時４０１には、９月２２日１０時と９月２７日１２時とを入力することで、９月２２日１０時から９月２７日１２時の期間において会議室の予約を行うことが可能である。
【００４１】
また条件設定画面４００は、会議に参加する従業員名（参加メンバ）を入力するためのメンバ４０２を備えており、メンバ４０２には、従業員名に関わらず、従業員を一意に特定するＩＤやメールアドレス等の情報を入力することが可能であるが、これに留まらず、従業員を一意に識別するための情報であればどのような態様でも構わない。
【００４２】
条件設定画面４００は、会議開催場所として利用する会議室を選択するための設備４０３を備えており、開催を望む会議室に対して、表示部２１０あるいはディスプレイ３０６に表示されたカーソルを移動させてキー入力を行うことで選択を行うことが可能となるが、特定の会議室で行うことが決定されていなければ、選択を行わずに、後述の空き会議室の検索を行う。
【００４３】
更に、条件設定画面４００は、会議室で利用する必需備品を選択するための必需備品４０４を備えており、必需備品は、備品一覧画面（詳細後述）より選択される。尚、備品一覧画面（詳細後述）は、必需備品のタイトル４０５を入力部２０９及びキーボード３０７を用いて押下することで、表示部２１０あるいはディスプレイ３０６に表示される。
【００４４】
更に、条件設定画面４００は、任意備品についても選択することが可能であり、任意備品４０６に入力された任意備品に関する情報に対応して予約を行うことが可能である。任意備品の選択を行うには、前述の必需備品の選択と同様に、任意備品のタイトル４０７を入力部２０９及びキーボード３０７を用いて押下することで、備品一覧画面（詳細後述）より選択される。
【００４５】
従業員は、日時、参加メンバ、設備、及び備品等の会議に必要とされる条件を入力した後、これらの条件を用いて、空き会議室の検索を行った後、その結果を各参加メンバに連絡する必要が生じ得るが、その際の媒体として、電子メールを利用する場合は、電子メールの文言を検討し、当該電子メールへ入力する必要がある。
【００４６】
但し、このような連絡事項については、日々、日常的な事柄であり、ある程度、定型化した業務としてとらえることが可能であるため、これらの文言については、予めテンプレート化しておき、適宜、文言を追加する態様が望ましい。
【００４７】
そこで、従業員は、予めテンプレート化された文言を選択するためのメール文言テンプレート選択４０８から、利用したいテンプレートを選択し、文言表示領域４０９に表示し、表示された文言に対して変更及び追加することも可能である。
【００４８】
従業員は、条件設定画面４００に対して入力を行った後、空きの会議室を予約するために検索ボタン４１０を押下することで、入力された条件に該当する空きの会議室、及び備品等のスケジュール情報を情報処理装置１０３から取得する。
【００４９】
クライアント端末１０１及び携帯端末１０２は、スケジュール情報を情報処理装置１０３から取得すると、検索結果画面４１１に備えられた検索結果表示領域４１２に取得したスケジュール情報を表示する。空き会議室の予約を行おうとしている従業員は、表示されたスケジュール情報で、問題ないようであれば、会議に参加するメンバ（以下、参加メンバ）、つまりメンバ４０２に入力された参加メンバに連絡を行うため、入力部２０９及びキーボード３０７を用いて送信ボタン４１３を押下する。
【００５０】
送信ボタン４１３が押下されると、メンバ４０２に対して、検索結果表示領域４１２に表示されたスケジュール情報、及び文言表示領域４０９に表示された文言を用いて、電子メールを生成し、生成した電子メールを送信することで、参加メンバへ、参加可否の確認を行う。
【００５１】
図５には、必需備品や任意備品を選択するための備品一覧画面の構成が示されており、従業員は、条件設定画面４００に備えられたタイトル４０５、４０７を押下することで、備品一覧画面５００が表示され、予め登録された備品が其々、備品一覧画面５００に表示される。
【００５２】
備品としては、テレビを利用して会議を行う場合には、必要備品としてテレビが想定され、その他、電話会議を行う場合は、必要備品として電話が想定される。その他、音声会議を行う上で必要とされるマイク、プロジェクター、参加メンバが利用する駐車場、あるいは飲み物等の備品が想定される。
【００５３】
これらの備品を備品一覧画面５００に表示しておき、従業員は、予約したい備品を選択指定することが可能であるが、指定の仕方については、選択したい備品に入力部２０９及びキーボード３０７を用いてカーソルをあわせて、マウスをクリックすることで、起動元のタイトルに対応する必需備品４０４あるいは任意備品４０６に表示させる方法をとる。
【００５４】
あるいは、選択したい備品に入力部２０９及びキーボード３０７を用いてカーソルをあわせて、ドラック＆ドロップ機能を用いて、必需備品４０４あるいは任意備品４０６に備品を移動させることで指定することも可能である。
【００５５】
図６には、従業員が作成した電子メールの内容の表示例を表わしてものであり、文言表示領域４０９に表示された内容や、検索結果画面４１１に表示されたスケジュール情報を表示するための日程選択画面（詳細後述）を起動させるためのＵＲＬ（Uniform Resource Locater）が表示される。
【００５６】
図７には、日程選択画面の構成が示されており、日程選択画面６００は、参加メンバが其々所有するクライアント端末１０１及び携帯端末１０２の表示部２１０あるいはディスプレイ３０６に表示され、参加メンバは、表示されたスケジュール情報のなかから参加可能な日程を選択することができ、参加メンバにとって最適なスケジュールを組むことが可能となる。
【００５７】
尚、表示されたスケジュール情報には、既に他の参加メンバの参加可否が、識別可能なように表示されており、日程選択画面６００を参照している参加メンバは、自身の参加可能な日時に対して、日程選択画面６００に表示されたカーソルを入力部２０９及びキーボード３０７を用いて合わせて、マウスをクリックすることで、出席可否の登録を行うことが可能となる。尚、入力部２０９及びキーボード３０７を用いて送信ボタン６０１を押下することで、登録を行うことが可能である。
【００５８】
図８には、日程選択画面６００を用いて、各参加メンバが会議への参加可否の登録を行った後、その結果の表示例を示しており、この表示された内容を元にして、各参加メンバは、会議の開催日に会議室へ向かうこととなる。尚、当結果の決定方法については、後述する。
【００５９】
図９には、従業員の情報を記憶する従業員一覧テーブルを示しており、従業員一覧テーブルは、従業員を一意に識別する従業員ＮＯ、従業員ＮＯに対応する従業員名、従業員の電話連絡先を示す電話番号、従業員のメールアドレス、従業員が日常勤務している場所を一意に示す拠点番号を含んで構成されている。
【００６０】
図１０には、従業員のスケジュール情報を記憶する従業員スケジュールテーブルを示しており、従業員スケジュールテーブルは、月日、時刻、スケジュール情報を所有している従業員の従業員ＮＯ、当該月日及び日時に於いて勤務している場所を示す拠点番号、及びスケジュールが登録された場合に一意に発番するスケジュール番号を備えている。尚、スケジュールの登録がない場合は、スケジュール番号に登録はなされず、更に、関連するスケジュールについては、同一のスケジュール番号が登録される。
【００６１】
従業員スケジュールテーブルは、更に、登録されたスケジュールの状況を示すステータスを含んで構成している。本発明に於いては、従業員がスケジュールを登録する際に、まずは、仮の登録を行うため、仮のスケジュールであることを示すフラグを記録し、参加メンバの参加可否の確認が終了し、スケジュールが確定したと見做された場合、ステータスには、スケジュールが確定したことを示すフラグを記録する。
【００６２】
従業員スケジュールテーブルは、登録された仮のスケジュールに対して、参加メンバの参加可否を示す一次回答を備えている。この一次回答に登録された情報を用いて、全ての参加メンバが参加可能なスケジュールの確定を行うことが可能となり、確定したタイミングで、前述のステータスを確定として登録する。
【００６３】
図１１には、備品の情報を記録する備品一覧テーブルを示しており、備品一覧テーブルは、備品を一意に識別する備品ＮＯ、備品ＮＯに対応する備品名称を示す備品名、備品を使用する際に発生する使用料を示す金額、当該金額に記録された使用料が計上される使用単位、備品が使用可能な場所を示す拠点番号、及び補足事項を含んで構成されている。
【００６４】
図１２には、備品の貸し出しスケジュールを記録する備品スケジュールテーブルを示しており、備品スケジュールテーブルは、月日、時刻、スケジュール情報を所有している備品を一意に識別する備品ＮＯ、備品が使用可能な場所を示す拠点番号、スケジュールが登録された場合に一意に発番するスケジュール番号を備えている。尚、前述と同様に、スケジュールの登録がない場合は、スケジュール番号に登録はなされず、更に、関連するスケジュールについては、同一のスケジュール番号が登録される。
【００６５】
備品スケジュールテーブルは、更に、登録されたスケジュールの状況を示すステータスを含んで構成している。本発明に於いては、前述と同様に、従業員がスケジュールを登録する際に、まずは、仮のスケジュールの登録を行うため、仮のスケジュールであることを示すフラグを記録し、参加メンバの参加可否の確認が終了し、スケジュールが確定したと見做された場合、ステータスには、スケジュールが確定したことを示すフラグを記録する。
【００６６】
図１３には、会議室の情報を記録する会議室一覧テーブルを示しており、会議室を一意に示す会議室ＮＯ、会議室ＮＯに対応する会議室名称を示す会議室名、会議室を使用する際に発生する使用料を示す金額、当該金額に記録された使用料が計上される使用単位、会議室が設置されている場所を示す拠点番号、及び補足事項を含んで構成されている。
【００６７】
図１４には、会議室の貸し出しスケジュールを記録する会議室スケジュールテーブルを示しており、会議室スケジュールテーブルは、月日、時刻、会議室を一意に識別する備品ＮＯ、会議室が設置されている場所を示す拠点番号、スケジュールが登録された場合に一意に発番するスケジュール番号を備えている。尚、前述と同様に、スケジュールの登録がない場合は、スケジュール番号に登録はなされず、更に、関連するスケジュールについては、同一のスケジュール番号が登録される。
【００６８】
会議室スケジュールテーブルは、更に、登録されたスケジュールの状況を示すステータスを含んで構成している。本発明に於いては、前述と同様に、従業員がスケジュールを登録する際に、まずは、仮のスケジュールの登録を行うため、仮のスケジュールであることを示すフラグを記録し、参加メンバの参加可否の確認が終了し、スケジュールが確定したと見做された場合、ステータスには、スケジュールが確定したことを示すフラグを記録する。
【００６９】
図１５には、備品や会議室等のスケジュールの登録可否を制御するために利用するカレンダマスタテーブルを備えており、例えば、カレンダマスタテーブルは、月日、曜日、当該曜日に土曜日、日曜日、及び祝日等の会社の休業日に該当する場合、スケジュール予約を行えないように入力制御を行うため予約不可を示すフラグを記憶する。また、カレンダマスタテーブルは、予約可否を予約不可とした利用等を記録するための備考を備えている。
【００７０】
図１６には、登録されたスケジュールを記憶するためのイベントテーブルを示しており、イベントテーブルは、スケジュールを一意に識別するスケジュール番号、スケジュールに対するタイトル、備考等を記録する概要、当該スケジュールに関連する備品及び会議室等を一意に識別する、備品ＮＯ及び会議室ＮＯを記録するための登録番号を備えている。
【００７１】
また、イベントテーブルは、更に、登録されたスケジュールの状況を示すステータスを含んで構成している。本発明に於いては、前述と同様に、従業員がスケジュールを登録する際に、まずは、仮のスケジュールの登録を行うため、仮のスケジュールであることを示すフラグを記録し、参加メンバの参加可否の確認が終了し、スケジュールが確定したと見做された場合、ステータスには、スケジュールが確定したことを示すフラグを記録する。
【００７２】
図１７には、拠点間の移動に要する諸費用に関する情報を記憶する拠点一覧テーブルを示しており、拠点一覧テーブルには、拠点を一意に識別するための拠点番号、拠点番号に対応する拠点名称を示す拠点名、各拠点から移動した際にかかる交通費を記録するＦＲＯＭ（金額）、及び各拠点から移動した際にかかる時間を記録するＦＲＯＭ（時間）を備えている。
【００７３】
例えば、拠点一覧テーブルの最上段に記録されたレコードを用いて説明すると、拠点番号が１１、拠点番号に対応する拠点名が東京、ＦＲＯＭ１１（金額）及びＦＲＯＭ１１（時間）は、ブランク、ＦＲＯＭ２２（金額）は、１９０、ＦＲＯＭ２２（時間）は、００：３０となっている。
【００７４】
このレコードにおいては、ＦＲＯＭの後に示される２２という番号は、拠点番号、つまり新宿を示しているため、東京から新宿へ移動する際に必要とする金額が、１９０円であり、さらに移動する際に必要とする移動想定時間が、００：３０分であることを示している。
【００７５】
ＦＲＯＭ１１（金額）及びＦＲＯＭ１１（時間）が、ブランクであるのは、ＦＲＯＭの後に示される１１という番号は、東京を示しているため、東京から東京へ移動する際に必要とする金額、時間はかからないと見做されて、ブランクとしている。
【００７６】
尚、拠点一覧テーブルのＦＲＯＭについては、ＦＲＯＭ１１、ＦＲＯＭ２２と東京及び新宿の２拠点のみ示されているが、拠点数分の列が存在することは言うまでもない、
【００７７】
図１８には、前述したように電子メールを送信する際に利用するメールの文言をテンプレート化したものを記憶するメールテンプレートテーブルを示しており、メールテンプレートテーブルは、テンプレートを一意に識別するためのテンプレート番号、電子メールの件名、つまりタイトル、及び文面から構成されている。
【００７８】
前述した全てのテーブルは、情報処理装置１０３の外部メモリ２１１等の記録媒体へ記録されている。
【００７９】
次に、本発明の実施形態に係る会議室の仮予約を行う処理を図１９に示すフローチャートを用いて説明する。
【００８０】
ステップＳ１００では、携帯端末１０２は、携帯端末１０２のディスプレイ３０６に表示された条件設定画面４００の備品一覧画面５００を表示させるためのタイトル４０５、４０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ１０１へ処理を進める。
【００８１】
ステップＳ１０１では、携帯端末１０２は、情報処理装置１０３から備品一覧画面５００を取得表示し、ステップＳ１０２では、携帯端末１０２は、備品一覧テーブルから備品情報を取得し、ステップＳ１０３では、携帯端末１０２は、ステップＳ１０２において取得した備品情報を備品一覧画面５００に表示する。
【００８２】
ステップＳ１０４では、携帯端末１０２は、備品一覧画面５００に表示された備品情報が選択されたか否かを判定し、選択されたと判定した場合は、ステップＳ１０５へ処理を進める。尚、判定方法としては、キーボード３０７を用いてカーソルが備品にあてられた状態で、キーボード３０７が押下されたことを検知することで、あるいは、キーボード３０７を用いてカーソルが備品にあてられた状態で、ドラック＆ドロップ機能を用いて、必需備品４０４あるいは任意備品４０６に移動させることを検知することで判定する。
【００８３】
ステップＳ１０５では、携帯端末１０２は、ステップＳ１０４において選択された備品を条件設定画面４００の必需備品４０４あるいは任意備品４０６に表示する。表示する方法としては、ステップS１０４において、キーボード３０７を用いてカーソルが備品にあてられた状態でキーボード３０７が押下されたことによる移動方法では、備品一覧画面５００の起動元のタイトルに対応する必需備品４０４あるいは任意備品４０６に表示させる方法をとり、キーボード３０７を用いてカーソルが備品にあてられた状態で、ドラック＆ドロップ機能を用いる移動法では、移動先の必需備品４０４あるいは任意備品４０６に備品情報を表示する。
【００８４】
ステップＳ１０６では、携帯端末１０２は、条件設定画面４００の検索ボタン４１０が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ１０７へ処理を進め、ステップＳ１０７では、携帯端末１０２は、条件設定画面４００に入力された情報を空きの会議室を予約するための検索条件として取得する。具体的には、日時４０１、メンバ４０２、設備４０３、必需備品４０４、任意備品４０６等を取得する。
【００８５】
ステップＳ１０８では、携帯端末１０２は、ステップＳ１０６において取得した検索条件を情報処理装置１０３へ送信し、情報処理装置１０３では、送信された検索条件に含まれる日時４０１及びメンバ４０２の情報を用いて、従業員スケジュールテーブルから従業員のスケジュール情報を取得する。
【００８６】
スケジュール情報を取得する方法としては、メンバ４０２に該当する従業員スケジュールテーブルの従業員ＮＯを有し、更に日時４０１の範囲内の従業員スケジュールテーブルの月日及び時刻を有するスケジュール情報を取得する。
【００８７】
ステップＳ１０９では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１０８において取得したスケジュール情報のうち、スケジュール番号が登録されていないスケジュール情報を抽出し、抽出したスケジュール情報のなかから、参加メンバ同士で同一のスケジュール情報を有しているか否かを判定する。つまり、空きスケジュールが一緒となる参加メンバがいるか否かを判定する。
【００８８】
ステップＳ１１０では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１０９において、空きスケジュールが一緒となる参加メンバが存在すると判定した場合は、当該スケジュール情報を取得し、次のステップＳ１１１では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１１０において取得したスケジュール情報に含まれる拠点番号を取得する。
【００８９】
尚、拠点番号が存在しない場合は、情報処理装置１０３は、ステップＳ１０８において受信した検索情報に含まれるメンバ４０２に該当する従業員一覧テーブルの従業員ＮＯに対応する拠点番号を取得する。
【００９０】
ステップＳ１１２では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１１１において取得した拠点番号、つまり拠点に設置されている会議室の情報を会議室一覧テーブルから取得するが、まず、当該拠点番号に該当する会議室一覧テーブルの会議室ＮＯを取得する。
【００９１】
ステップＳ１１３では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１１０において取得したスケジュール情報に含まれる月日及び時刻、ステップＳ１１２において取得した会議ＮＯを用いて、会議室スケジュールテーブルから空きの会議室情報を取得する。尚、本ステップを実行するにあたり、空き会議室の月日を用いてカレンダマスタテーブルに記憶された予約可否を参照し、会議室の予約可否を判定し、予約可能な場合、本ステップを実行し予約不可の場合、会議室の予約ができない旨を示す警告を不図示の画面へ通知し、ステップＳ１０６へ処理を進める。
【００９２】
つまり、ステップＳ１１２において取得した会議室ＮＯに該当する会議室スケジュールテーブルの会議室ＮＯを有し、ステップＳ１１０において取得したスケジュール情報に含まれる月日及び時刻の範囲内の会議室スケジュールテーブルの月日及び時刻を有し、スケジュール番号が未登録のスケジュール情報を取得する。空きの会議室情報が存在する場合は、ステップS１１４へ処理を進め、空きの会議室情報が存在しない場合は、ステップＳ１０６へ処理を進める。
【００９３】
ステップＳ１１４では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１１３において取得した空き会議室の月日、時刻、拠点番号、及びステップＳ１０８において取得した検索条件に含まれる必需備品４０４及び任意備品４０６を用いて、備品スケジュールテーブルから空きの備品情報を取得する。つまり、会議で利用したい備品が、空いているか否かの判定を行う。尚、本ステップを実行するにあたり、空き会議室の月日を用いてカレンダマスタテーブルに記憶された予約可否を参照し、備品の予約可否を判定し、予約可能な場合、本ステップを実行し予約不可の場合、備品の予約ができない旨を示す警告を不図示の画面へ通知しても良い。
【００９４】
空きの備品情報が存在すると判定した場合、ステップＳ１１７へ処理を進め、空きの備品情報が存在しないと判定した場合、ステップＳ１１５へ処理を進める。ステップＳ１１５では、情報処理装置１０３は、空いていないと判定した備品が、必需備品であるか否かを判定し、必需備品であると判定した場合は、ステップＳ１１６へ処理を進め、必需備品でないと判定した場合は、ステップＳ１１７へ処理を進める。
【００９５】
この判定方法は、ステップＳ１１４において検索条件に含まれる必需備品４０４を用いて備品が空いているか否かを判定し、空いていないと判定した場合、ステップＳ１１５においては、情報処理装置１０３は、空いていないと判定した備品が、必需備品であるとして、ステップＳ１１６へ処理を進め、ステップＳ１１４において検索条件に含まれる任意備品４０６を用いて備品が空いているか否かを判定し、空いていないと判定した場合、ステップＳ１１５においては、情報処理装置１０３は、空いていないと判定した備品が、必需備品でないとして、ステップＳ１１７へ処理を進める。尚、必需備品４０４及び任意備品４０６に設定がなされていない場合は、ステップＳ１１７へ処理を進める。
【００９６】
ステップＳ１１６では、情報処理装置１０３は、会議に必要とされる備品が準備できないので、会議の運営に支障が生じることを防ぐため、従業員に警告を促すように検索結果表示領域４１２に警告通知（不図示）を出力し、ステップＳ１００へ処理を進める。
【００９７】
ステップＳ１１７では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１１４において空いていると判定した備品の備品ＮＯに該当する備品一覧テーブルの備品ＮＯに対応する金額及び単位を取得し、スケジュール情報の月日及び時刻を用いて利用時間を算出後、利用時間と単位を考慮して備品の使用料を算出する。
【００９８】
次に、ステップＳ１１８では、情報処理装置１０３は、参加メンバが、会議を開催する会議室まで移動する際に要する交通費の算出を行うが、詳細は後述する。
【００９９】
ステップＳ１１９では、携帯端末１０２は、ステップＳ１１４において、備品が存在する、あるいは備品の設定がなされていない、ステップＳ１１５において、必需備品でないと判定したスケジュール情報を検索結果表示領域４１２に表示する。
【０１００】
ステップＳ１２０では、携帯端末１０２は、キーボード３０７を用いて送信ボタン４１３が押下されたか否かを判定し、送信ボタン４１３が押下されたと判定した場合は、ステップＳ１２１へ処理を進め、ステップＳ１２１では、情報処理装置１０３は、仮の従業員のスケジュール情報を従業員スケジュールテーブルへ記録するため、イベントテーブルに既に記憶されたスケジュール番号のうち最大番号をインクリメントした番号を用いて、従業員スケジュールテーブルのスケジュール番号へ記録するとともに、ステータスには、仮のスケジュール情報であることを示すフラグ（図１１では、仮フラグ）を記録する。
【０１０１】
このスケジュール情報は、全ての検索条件に含まれるメンバ４０２に設定された従業員の従業員ＮＯを有するスケジュール情報に対応するスケジュール番号には、同一の番号が記憶される。
【０１０２】
ステップＳ１２２では、情報処理装置１０３は、スケジュール情報に含まれる月日及び時刻、ステップＳ１１７において経費を計算する際に利用した備品ＮＯを用いて、仮の備品のスケジュール情報を備品スケジュールテーブルへ記録する。
【０１０３】
ステップＳ１１７において経費を計算する際に利用した備品ＮＯに該当する備品スケジュールテーブルの備品ＮＯに対応する月日及び時刻が、スケジュール情報に含まれる月日及び時刻の範囲内である備品スケジュールテーブルのスケジュール番号にステップＳ１２１において採番した番号を記録し、ステータスには、仮のスケジュール情報であることを示すフラグを記録する。
【０１０４】
ステップＳ１２３では、情報処理装置１０３は、スケジュール情報に含まれる月日及び時刻、ステップＳ１１８において、移動可能と見做された空き会議室の会議室ＮＯを用いて、仮の会議室のスケジュール情報を会議室スケジュールテーブルへ記録する。
【０１０５】
ステップＳ１１８において、移動可能と見做された空き会議室の会議室ＮＯに該当する会議室スケジュールテーブルの会議室ＮＯに対応する月日及び時刻が、スケジュール情報に含まれる月日及び時刻の範囲内である会議室スケジュールテーブルのスケジュール番号にステップＳ１２１において採番した番号を記録し、ステータスには、仮のスケジュール情報であることを示すフラグを記録する。
【０１０６】
ステップＳ１２４では、情報処理装置１０３は、イベントテーブルへ仮のスケジュールを登録するが、イベントテーブルのスケジュール番号には、ステップＳ１２１において採番した番号、登録番号には、ステップＳ１２２において利用した備品ＮＯ、及びステップＳ１２３において利用した会議室ＮＯを記録するが、備品ＮＯ及び会議室ＮＯが異なる種別であることを各ＮＯは有している。
【０１０７】
ステップS１２５では、携帯端末１０２は、文言表示領域４０９に表示されている電子メールの文言を取得し、次のステップS１２６では、携帯端末１０２は、ステップS１２５において取得した電子メールの文言を用いて、メンバ４０２に送信すべく電子メールの文書を生成すると共に、生成したスケジュール情報を用いて、日程選択画面６００を生成し、生成した日程選択画面６００を起動させるためのＵＲＬを生成する。但し、当該ＵＲＬには、メンバ４０２に関する情報を含む形で生成されている。これによって生成された電子メールの一例が、図７に示されている。
【０１０８】
ステップS１２７では、携帯端末１０２は、ステップS１２６において生成した電子メールの文言を用いて、メンバ４０２を宛先として、電子メールを送信する。
【０１０９】
次に図２０を用いて、従業員が会議室に至るまでに要する交通費の算出を行う処理について、説明を行う。
【０１１０】
ステップS２００では、情報処理装置１０３は、ステップS１１３において取得した空きの会議室が存在するスケジュールを用いて、会議開催予定日時に対して、直近前後の日時におけるメンバ４０２の拠点情報を従業員スケジュールテーブルから取得する。
【０１１１】
ステップS２０１では、情報処理装置１０３は、ステップS２００において用いた空きの会議室の拠点番号とステップS２００において取得した各参加メンバの直近前後の日時における拠点番号と一致するか否かの比較を行い、一致しないと判定した場合、ステップS２０２へ処理を進め、一致すると判定した場合、処理を終了する。
【０１１２】
ステップS２０２では、情報処理装置１０３は、拠点一覧テーブルを用いて各参加メンバの拠点番号と会議室の拠点番号との移動想定時間を求め、次のステップS２０３では、情報処理装置１０３は、会議開催予定開始日時と各参加メンバの会議開催予定開始日時の直前の日時とから移動時間を求め、当該移動時間と移動想定時間との差を求める。
【０１１３】
更に、会議開催予定終了日時と各参加メンバの会議開催予定終了日時の直後の拠点における日時とから移動時間を求め、当該移動時間と移動想定時間との差を求める。
【０１１４】
ステップS２０３では、情報処理装置１０３は、各参加メンバが、会議の直前に居た拠点から会議を開催する拠点へ移動可能か否か、更に、会議を開催する拠点から会議開催終了直後の拠点への移動が可能であるか否かを判定するため、ステップS２０２において求めた差から、移動時間が移動想定時間以下であれば、移動可能であると判定し、ステップS２０４へ処理を進め、移動時間が移動想定時間以上であれば、ステップS２０５へ処理を進める。
【０１１５】
ステップS２０４では、情報処理装置１０３は、各参加メンバが、会議の直前に居た拠点から会議を開催する拠点にまで必要とされる交通費を、地域一覧テーブルを用いて算出し、ステップS２０５では、情報処理装置１０３は、ステップＳ１１４において、備品が存在する、あるいは備品の設定がなされていない、ステップＳ１１５において、必需備品でないと判定したスケジュール情報に対して、会議の開催が不可として削除を行う。
【０１１６】
次に、図２１を用いて、参加メンバに会議への参加可否を問う処理について説明する。
【０１１７】
ステップS３００では、各参加メンバが所有する携帯端末１０２は、参加メンバがキーボード３０７を用いてディスプレイ３０６に表示されたログイン画面（不図示）に対して入力した従業員情報を取得し、ステップS３０１では、携帯端末１０２は、ステップS１２７において送信された電子メールに添付されたＵＲＬがクリックされたか否かを判定し、クリックしたと判定した場合、ステップＳ３０２へ処理を進める。
【０１１８】
ステップＳ３０２では、情報処理装置１０３は、クリックされたＵＲＬ先に日程選択画面６００が存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合、ステップＳ３０３へ処理を進め、存在すると判定しない場合、ステップＳ３１６へ処理を進める。
【０１１９】
ステップＳ３０３では、情報処理装置１０３は、ステップＳ３００において取得した従業員情報とステップＳ３０２においてクリックされたＵＲＬに含まれるメンバ４０２に含まれるか否かを判定し、含まれると判定した場合、ステップＳ３０４へ処理を進め、含まれると判定しない場合、ステップＳ３１６へ処理を進める。
【０１２０】
ステップＳ３０４では、情報処理装置１０３は、ステップＳ３０１においてクリックされたＵＲＬを用いて日程選択画面６００を取得し、携帯端末１０２のディスプレイ３０６に表示し、ステップＳ３０５では、情報処理装置１０３は、ＵＲＬに含まれるスケジュール番号を有する従業員の参加可否情報を従業員スケジュール情報テーブルから取得して、日程選択画面６００へ表示する。
【０１２１】
ステップＳ３０６では、携帯端末１０２は、会議への参加可能日程が選択されたか否かを判定するために、キーボード３０７を用いて、送信ボタン６０１が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、入力された出席可否情報を取得して、ステップＳ３０７へ処理を進める。
【０１２２】
ステップＳ３０７では、情報処理装置１０３は、ステップＳ３００において取得した従業員情報、ステップＳ３０４において利用したスケジュール番号、ステップＳ３０６において取得した出席可否情報を用いて、従業員スケジュールテーブルの一時回答の更新（回答済を示す情報を記録）を行う。
【０１２３】
ステップＳ３０８では、情報処理装置１０３は、会議へ参加する全参加メンバの出席可否の回答がなされたか否かを判定するため、ステップＳ３０７において用いたスケジュール番号を有する従業員スケジュールテーブルのスケジュール情報の一時回答が、全て回答済であるか否かの判定を行う。
【０１２４】
全て回答済みであると判定した場合、ステップＳ３０９へ処理を進め、ステップＳ３０９では、情報処理装置１０３は、全参加メンバが会議へ参加可能であるか否かを判定するために、従業員スケジュールテーブルのスケジュール番号が同一であり、各々の参加メンバの月日及び時刻が一致するスケジュール情報のうち、ステータスが仮のスケジュール情報であることを示すフラグが記録され、かつ一時回答が回答済であるものがあるか否かを判定する。
【０１２５】
あると判定した場合は、ステップＳ３１０へ処理を進め、あると判定しない場合、ステップＳ３１２へ処理を進め、ステップＳ３１０では、情報処理装置１０３は、ステップＳ３０９において、あると判定されたスケジュール情報を取得する。尚、複数のスケジュール情報が存在する場合、現時点から直近のスケジュールを有するスケジュール情報を取得する。
【０１２６】
ステップＳ３１１では、情報処理装置１０３は、ステップＳ３１０において取得したスケジュール情報を用いて、電子メールの生成を行い、参加メンバのアドレスを従業員一覧テーブルから取得して、当該アドレス宛に会議の開催確定日時が記載された電子メールを送信する。
【０１２７】
ステップＳ３１２では、情報処理装置１０３は、各テーブルの仮のスケジュール情報を確定にすると共に、確定されなかったスケジュールをクリアするため、ステップＳ３０９において、あると判定したスケジュール情報の従業員スケジュールテーブル、備品スケジュールテーブル、及び会議室スケジュールテーブルのステータスを確定に変更すると共に、ステップＳ３０９において、あると判定したスケジュール情報に含まれるスケジュール番号を有するイベントテーブルのイベント情報のステータスを確定に変更する。
【０１２８】
ステップＳ３１３では、情報処理装置１０３は、各テーブルの仮のスケジュール情報をクリアするため、ステップＳ３０９において、あると判定し得なかったスケジュール情報の従業員スケジュールテーブル、備品スケジュールテーブル、及び会議室スケジュールテーブルのステータスをクリアすると共に、ステップＳ３０９において、あると判定しなかったスケジュール情報に含まれるスケジュール番号を有するイベントテーブルのイベント情報のステータスを却下に変更する。
【０１２９】
ステップＳ３１４では、情報処理装置１０３は、各参加メンバへスケジュールの再調整を促す電子メールを生成し、参加メンバのアドレスを従業員一覧テーブルから取得して、当該アドレス宛に電子メールを送信する。
【０１３０】
ステップS３１５では、携帯端末１０２は、会議参加可能な日程選択が行えない旨を示す警告をディスプレイ３０６へ表示する。
【０１３１】
尚、本実施形態では、携帯端末１０２を用いた態様を説明したが、携帯端末１０２を用いずにクライアント端末１０１を用いる態様であっても良いし、クライアント端末１０１及び携帯端末１０２が混在した態様であっても良い。
【０１３２】
以上で説明したように、本発明によれば、複数拠点にそれぞれ勤務する従業員が、複数の拠点其々に設置された会議室において会議を行うにあたり、従業員の移動時間、及び交通費等を考慮して、会議室の予約を行うことが可能となるので、会議を行う際に必要とする費用及び時間等のコストを適正に管理することが可能となる。
【０１３３】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明におけるプログラムは、各処理方法をコンピュータが実行可能（読み取り可能）なプログラムであり、本発明の記憶媒体は、各処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。
【０１３４】
なお、本発明におけるプログラムは、各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１３５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読取り実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１３６】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１３７】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１３８】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているＯＳ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機
【０１４０】
能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４１】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４２】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１４３】
１００    会議室予約システム
１０１    クライアント端末
１０２    携帯端末
１０３    情報処理装置
１０４    ネットワーク
２０１    ＣＰＵ
２０２    ＲＯＭ
２０３    ＲＡＭ
２０４    システムバス
２０５    入力コントローラ
２０６    ビデオコントローラ
２０７    メモリコントローラ
２０８    通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９    入力部
２１０    表示部
２１１    外部メモリ
３０１    システムバス
３０２    ＣＰＵ
３０３    ＲＯＭ
３０４    メモリ
３０５    通信アダプタ
３０６    ディスプレイ
３０７    キーボード
【図１】
2012203635.tif 000003
【図２】
2012203635.tif 000004
【図３】
2012203635.tif 000005
【図４】
2012203635.tif 000006
【図５】
2012203635.tif 000007
【図６】
2012203635.tif 000008
【図７】
2012203635.tif 000009
【図８】
2012203635.tif 000010
【図９】
2012203635.tif 000011
【図１０】
2012203635.tif 000012
【図１１】
2012203635.tif 000013
【図１２】
2012203635.tif 000014
【図１３】
2012203635.tif 000015
【図１４】
2012203635.tif 000016
【図１５】
2012203635.tif 000017
【図１６】
2012203635.tif 000018
【図１７】
2012203635.tif 000019
【図１８】
2012203635.tif 000020
【図１９】
2012203635.tif 000021
【図２０】
2012203635.tif 000022
【図２１】
2012203635.tif 000023