(57)【要約】【課題】可逆性記憶媒体上に印刷された情報の漏洩を防止する。【解決手段】可逆的に情報の記録と消去とが可能な記憶媒体250と、記憶媒体への印刷を行い、印刷された記録を消去する印刷・消去装置210と、情報や情報のセキュリティを管理する文書管理サーバ200と、記憶媒体上に情報を付加する追記装置220と、印刷文書の持出しを監視する監視装置230を備える。記憶媒体250には、個々の媒体を識別するための記憶媒体IDが付与されている。文書管理サーバ200は、記憶媒体への印刷、追記等が行われた場合に、記憶媒体IDと印刷した文書ファイルのセキュリティレベルとを管理し、監視装置230は、文書を印刷した記憶媒体が持ち出されようとしたとき、その文書のセキュリティレベルに応じて、持出し不可等の警告を行う。【選択図】図２
2007207019.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置において、前記情報管理装置は、前記記憶媒体に前記記録消去装置によって記録された情報、または、前記追記装置によって付加された情報を管理する記憶装置と、前記情報記録時、または、前記情報消去時に前記記憶装置内の前記情報を更新する手段と、前記情報付加時に前記記憶装置内の前記情報を更新する手段とを備えることを特徴とする印字文書管理装置。
【請求項２】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置において、前記情報管理装置は、前記記録消去装置が前記記憶媒体に施した情報の更新に対する事象と前記更新による修正内容とを保持する手段を備えることを特徴とする印字文書管理装置。
【請求項３】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置において、前記情報管理装置は、前記追記装置が前記記憶媒体に施した情報の更新に対する事象と前記更新による修正内容とを保持する手段を備えることを特徴とする印字文書管理装置。
【請求項４】
前記情報管理装置は、セキュリティ情報のセキュリティレベルを計算する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の印字文書管理装置。
【請求項５】
前記情報管理装置は、前記記憶媒体に記録、追記されたそれぞれのセキュリティ情報に応じたセキュリティレベルを計算する手段を備えることを特徴とする請求項４記載の印字文書管理装置。
【請求項６】
前記情報管理装置は、前記記憶媒体に記録、追記されたそれぞれのセキュリティ情報の中から、記憶媒体全体のセキュリティレベルを１番高いセキュリティレベルに計算する手段を備えることを特徴とする請求項４または５記載の印字文書管理装置。
【請求項７】
前記記憶媒体に記載されていた情報を全て消去し、新たな情報を記録した場合、前記情報管理装置は、記録された新たなセキュリティ情報に応じてセキュリティレベルを設定する手段を備えることを特徴とする請求項４、５または６記載の印字文書管理装置。
【請求項８】
前記記憶媒体上に人が判別可能なセキュリティレベルを英字、数字または記号により記録することを特徴とする請求項１、２または３記載の印字文書管理装置。
【請求項９】
前記記憶媒体の記録情報、追記情報に応じて前記記憶媒体を複数のエリアに分割し、分割されたエリアに応じたセキュリティレベルを設定することを特徴とする請求項１、２または３記載の印字文書管理装置。
【請求項１０】
前記追記装置は、予め追記装置毎にセキュリティレベルが設定されていることを特徴とする請求項１、２または３記載の印字文書管理装置。
【請求項１１】
前記追記装置は、追記装置が追記した情報からセキュリティレベルを判別し、追記したセキュリティレベルを決定する手段を備えることを特徴とする請求項１、２または３記載の印字文書管理装置。
【請求項１２】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置における印字文書管理方法において、前記記録消去装置は、前記記憶媒体に情報を記録または消去し、前記追記装置は、前記記憶媒体に情報を追記し、前記情報管理装置は、前記情報の記録、消去、付加時に内部に保持する前記情報を更新することを特徴とする印字文書管理方法。
【請求項１３】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置における印字文書管理方法において、前記情報管理装置は、前記記録消去装置が前記記憶媒体に施した情報の更新に対する事象と前記更新による修正内容とを保持することを特徴とする印字文書管理方法。
【請求項１４】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置における印字文書管理方法において、前記情報管理装置は、前記追記装置が前記記憶媒体に施した情報の更新に対する事象と前記更新による修正内容とを保持することを特徴とする印字文書管理方法。
【請求項１５】
前記情報管理装置は、セキュリティ情報のセキュリティレベルを計算することを特徴とする請求項１２記載の印字文書管理方法。
【請求項１６】
前記情報管理装置は、前記記憶媒体に記録、追記されたそれぞれのセキュリティ情報に応じたセキュリティレベルを計算することを特徴とする請求項１５記載の印字文書管理方法。
【請求項１７】
前記情報管理装置は、前記記憶媒体に記録、追記されたそれぞれのセキュリティ情報の中から、記憶媒体全体のセキュリティレベルを１番高いセキュリティレベルに計算することを特徴とする請求項１５または１６記載の印字文書管理方法。
【請求項１８】
前記記憶媒体に記録されていた情報を全て消去し、新たな情報を記録した場合、前記情報管理装置は、記録された新たなセキュリティ情報に応じてセキュリティレベルを設定することを特徴とする請求項１５、１６または１７記載の印字文書管理方法。
【請求項１９】
前記記憶媒体上に人が判別可能なセキュリティレベルを英字、数字または記号により記録することを特徴とする請求項１２、１３または１４記載の印字文書管理方法。
【請求項２０】
前記記憶媒体の記録情報、追記情報に応じて前記記憶媒体を複数のエリアに分割し、分割されたエリアに応じたセキュリティレベルを設定することを特徴とする請求項１２、１３または１４記載の印字文書管理方法。
【請求項２１】
前記追記装置は、予め追記装置毎にセキュリティレベルが設定されていることを特徴とする請求項１２、１３または１４記載の印字文書管理方法。
【請求項２２】
前記追記装置は、追記装置が追記した情報からセキュリティレベルを判別し、追記したセキュリティレベルを決定することを特徴とする請求項１２、１３または１４記載の印字文書管理方法。
【請求項２３】
可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体上に、記録、追加して記録された情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置において、前記記録された情報、または、追記された情報を管理する記憶装置と、前記情報の記録時、前記情報の追記時、または、前記情報の消去時に前記記憶装置内の前記情報を更新する手段とを備えることを特徴とする情報管理装置。
【請求項２４】
セキュリティ情報のセキュリティレベルを計算する手段を備えることを特徴とする請求項２３記載の情報管理装置。
【請求項２５】
前記記憶媒体に記録、追記されたそれぞれのセキュリティ情報に応じたセキュリティレベルを計算する手段を備えることを特徴とする請求項２４記載の情報管理装置。
【請求項２６】
前記記憶媒体に記録、追記されたそれぞれのセキュリティ情報の中から、記憶媒体全体のセキュリティレベルを１番高いセキュリティレベルに計算する手段を備えることを特徴とする請求項２４または２５記載の情報管理装置。
【請求項２７】
前記記憶媒体に記載されていた情報を全て消去し、新たな情報を記録した場合、前記情報管理装置は、記録された新たなセキュリティ情報に応じてセキュリティレベルを設定する手段を備えることを特徴とする請求項２４、２５または２６記載の情報管理装置。
【請求項２８】
前記記憶媒体上に人が判別可能なセキュリティレベルを英字、数字または記号により記録することを特徴とする請求項２３記載の情報管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印字文書管理装置、印字文書管理方法及び情報管理装置に係り、特に、記録した情報の消去が可能な記憶媒体に情報の記録、消去、追記を行った場合の情報の漏洩を防止することが可能な印字文書管理装置、印字文書管理方法及び情報管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、個人情報の保護や企業機密情報の保護は、企業価値を低減させない上で重要な要素となってきている。そのため、幾つかのベンダでは、企業において社員の外出や出張等の社外活動に際して、電子文書を会社内に保持したまま、社外から安心して電子文書にアクセス可能な仕組みや、文書セキュリティの管理を行う仕組みを提供している。
【０００３】
文書セキュリティの管理を行う文書セキュリティ管理システムに関する従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。この従来技術は、文書をセキュアに管理するサーバを備え、文書の印刷、複写等が繰り返される状況でも、文書のセキュリティ状態を追跡維持することができるようにしたものである。そして、この従来技術による文書セキィリティ管理システムは、画像形成装置と、この画像形成装置にネットワークを介して接続されるセキュリティサーバとを含んで構成される。セキュリティサーバは、画像形成装置で電子文書が生成されるとき、電子文書のプロファイルを生成して記録する第１のプロファイル管理テーブルと、画像形成装置で印字文書が生成されるときに、この印字文書のプロファイルを当該印字文書の派生元の文書のＩＤと関連付けて生成して記録する第２のプロファイル管理テーブルとを備える。画像形成装置は、前記印字文書を出力するときに、この印字文書に新たなプリントＩＤを埋め込んで印刷することとしている。
【特許文献１】特開２００５−２５９１０８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前述した従来技術は、紙面上への印刷を管理し、また、紙面上に印刷した文書の複製を管理することができる。しかし、この従来技術は、印刷した文書を消去し他の文書の印刷を行うことを可能にした可逆性記憶媒体に対して適用することができない。具体的には、前述の従来技術は、紙面上に追記した情報のセキュリティレベルを設定する機能を備えていないため、追記した情報のセキュリティレベルを保つことができず、また、紙面上に書き換えられた情報のセキュリティレベルを設定する機能のため、書き換え後のセキュリティレベルを保つことができないという問題点を有している。
【０００５】
また、前述の従来技術は、ドキュメントプロファイル管理テーブルとプリントプロファイル管理テーブルとを用いて、個々の文書について電子文書と印字文書とを関連付けて管理しているが、紙面上の印刷内容を変更してしまうと、関連づけの整合性が取れなくなってしまい、そのため、紙面上に印刷された情報が書換え可能な用紙に印刷されたものである場合、その情報の漏洩を防止することができないという問題点を有している。
【０００６】
本発明の目的は、前述した従来技術の問題点を解決し、可逆性記憶媒体上に印刷された情報の漏洩を防止することが可能な印字文書管理装置、印字文書管理方法及び情報管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明のよれば前記目的は、可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置において、前記情報管理装置が、前記記憶媒体に前記記録消去装置によって記録された情報、または、前記追記装置によって付加された情報を管理する記憶装置と、前記情報記録時に前記記憶装置の情報を更新する手段と、前記情報書換え時に前記記憶装置の情報を更新する手段とを備えることにより達成される。
【０００８】
また、前記目的は、可逆的に情報の記録と消去が可能な記憶媒体と、前記記憶媒体に情報を記録しまたは情報を消去する記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理装置と、前記記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる印字文書管理装置における印字文書管理方法において、前記記録消去装置が、前記記憶媒体に情報を記録または消去し、前記追記装置が、前記記憶媒体に情報を追記し、前記情報管理装置が、前記情報の記録、消去、書換え時に内部に保持する情報を更新することにより達成される。
【０００９】
具体的にいえば、本発明は、追記前に印刷してある情報のセキュリティレベルと、追記後の印刷してある情報のセキュリティレベルとを比較し、１番高いセキュリティレベルを印字文書のセキュリティレベルとすることにより、記憶媒体全体のセキュリティレベルを計算する手段を具備する。
【００１０】
また、本発明は、印字文書が書換えられた場合に、その印刷された記憶媒体面の記録媒体ＩＤに対して既に設定されている書換え前の情報のセキュリティレベルを、書換え後の情報のセキュリティレベルに設定し直すことにより、記憶媒体面上の印刷された情報の情報漏洩を防止することが可能となる。
【００１１】
また、本発明は、同一印字文書で追記や書換えが頻繁に発生し、その際セキュリティレベルが変更されるため、前記印字文書の利用者が前記印字文書のセキュリティレベルがわかりにくく、利用者にとって使い勝手の高いものとならないために、前記印字文書上にセキュリティレベルを判読可能な印や文字を印字する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、可逆性記憶媒体上に印刷された情報の漏洩を防止することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明による印字文書管理装置、印字文書管理方法及び情報管理装置の実施形態を図面により詳細に説明する。
【００１４】
以下に説明する本発明の実施形態は、可逆的に情報の記録と消去とが可能な記憶媒体と、印刷を施した前述の可逆性記憶媒体の記録消去装置と、情報や情報のセキュリティを管理する情報管理サーバと、前述の可逆性記憶媒体上に情報を付加する追記装置とからなる情報管理装置であり、前述の記録消去装置が可逆性記憶媒体に情報を記録する手段と、可逆性記憶媒体の情報を消去する手段とを具備し、前述の情報管理サーバが情報記録時にサーバの情報を更新する手段と、情報書き換え時にサーバの情報を更新する手段とを具備し、前述の追記装置が可逆性記憶媒体に情報を追記する手段を具備するものである。
【００１５】
本発明の実施形態の説明を開始する前に、本発明の説明に使用する言葉の定義について説明する。
【００１６】
「追記」とは、既に情報が記録された可逆性記憶媒体に、記録消去装置やマーカーを使用して新たな情報を入力することをいう。
【００１７】
「加筆」とは、「追記」の一実現手段のことをいい、既に情報が記録された可逆性記憶媒体に、マーカーを使って新たな情報を入力することをいう。
【００１８】
「マーカー」とは、ボールペン、水性や油性ペン、黒鉛筆や色鉛筆などを指し、光学的に画像を読み取る装置を備えていてもよい。
【００１９】
図１は本発明の一実施形態による文書管理装置の基本的な処理動作を説明するフローチャート、図２は本発明の一実施形態による文書管理装置の構成を示すブロック図である。図２において、２００は文書管理サーバ、２０１はユーザ要求受付機能部、２０２、２３４は記憶機能部、２０３は文書状態情報更新機能部、２０４は文書状態監視機能部、２０５、２１３、２２４、２３５は通信機能部、２１０は印刷・消去装置、２１１、２２１、２３１は記録媒体ＩＤ読取機能部、２１２は印刷・消去機能部、２２０は追記装置、２２２は追記位置判別機能部、２２３は追記機能部、２３０は印字文書持出監視装置、２３２は記憶媒体持出し判断機能部、２３３は警告表示機能部、２４０は通信網、２５０は可逆性記憶媒体である。
【００２０】
本発明の一実施形態による文書管理装置は、図２に示すように、記憶媒体上に記録される情報の管理を行う情報管理装置としての文書管理サーバ２００、記憶媒体上に情報を記録しまたは情報を消去する印刷・消去装置２１０、記憶媒体上に情報を追記する追記装置２２０、印字文書持出し監視装置２３０が通信網２４０に接続されて構成されている。なお、図１に示す例では、前述のサーバ及び３つの装置が通信網を介して接続されるように示しているが、これらが１つの情報処理装置として纏められて構成されてもよい。
【００２１】
前述において、文書管理サーバ２００は、ユーザ要求受付機能部２０１、記憶機能部２０２、文書状態情報更新機能部２０３、文書状態監視機能部２０４、通信機能部２０５の５個の機能部を備えて構成され、印刷・消去装置２１０は、記録媒体ＩＤ読取機能部２１１、印刷・消去機能部２１２、通信機能部２０３の３個の機能部を備えて構成され、また、追記装置２２０は、記録媒体ＩＤ読取機能部２２１、追記位置判別機能部２２２、追記機能部２２３、通信機能部２２４の４個の機能部を備えて構成され、印字文書持出し監視装置２３０は、記録媒体ＩＤ読取機能部２３１、記録媒体持出し判断機能部２３２、警告表示機能部２３３、記憶機能部２３４、通信機能部２３５の５個の機能部を備えて構成されている。そして、これらの機能部は、後述する機器のハードウェア及びハードウェアを制御するプログラムによって、必要な機能が動作するようにされている。
【００２２】
前述において、文書管理サーバ２００、印刷・消去装置２１０、追記装置２２０、印字文書持出し監視装置２３０のそれぞれは、ＣＰＵを持つ情報処理装置を含んで構成され、これらの装置のそれぞれに備えられる各機能部は、これらの装置のそれぞれに備えられる図示しないＣＰＵがプログラムを実行することにより各機能が実現される。
【００２３】
文書管理サーバ２００の第１の機能は、文書管理サーバ２００を管理する管理者や利用者とのユーザインタフェースとしての機能であり、管理者や利用者からの入力は、マウス、キーボード等の入力デバイスを介しておこなわれ、利用者への出力は、画面表示を行うディスプレイや音声を発生するスピーカ等の出力デバイスを介して行われる。そして、ユーザ要求受付機能部２０１が、前述の入力デバイス、出力デバイス及びそれらのデバイスの実行を制御するプログラムにより構成される。
【００２４】
文書管理サーバ２００の第２の機能は、記憶機能部２０２が文書管理サーバ２００で取扱う情報を記憶する機能である。
【００２５】
文書管理サーバ２００の第３の機能は、文書状態情報更新機能部２０３が文書管理サーバ２００内の記憶機能部２０２内に格納されている文書状態に関する情報を最新状態に保つ機能である。文書状態情報更新機能部２０３は、ユーザ要求受付機能部２０１や通信網２４０からの更新イベントを基に、文書状態情報を更新する。
【００２６】
文書管理サーバ２００の第４の機能は、文書状態監視機能部２０４が記憶機能部２０２内に格納されている文書状態に関する情報に基づき、文書の状態を監視する機能である。文書状態監視機能部２０４は、予め設定された条件に従って、その条件にヒットするか否かを監視し、条件にヒットすると、ユーザ要求受付機能部２０１へ「問題発生」等の意味合いを持った情報の表示要求を出す。
【００２７】
文書管理サーバ２００の第５の機能は、通信機能部２０５が、文書管理サーバ２００が通信網２４０を介して、印刷・消去装置２１０や追記装置２２０、印字文書持出し監視装置２３０と通信を行うための情報を送受信する機能である。
【００２８】
印刷・消去装置２１０の第１の機能は、記憶媒体ＩＤ読取機能部２１１が印刷・消去装置２１０を用いて印刷または印刷内容を消去する記憶媒体のＩＤを読み取る機能である。
【００２９】
印刷・消去装置２１０の第２の機能は、印刷・消去機能部２１２が可逆性記憶媒体に印刷し、あるいは、印刷内容を消去する機能である。
【００３０】
印刷・消去装置２１０の第３の機能は、通信機能部２１３が、印刷消去機能部２１０が通信網２４０を介して、文書管理サーバ２００や追記装置２２０、印字文書持出し監視装置２３０と通信するための情報を送受信する機能である。
【００３１】
追記装置２２０の第１の機能は、記憶媒体ＩＤ読取機能部２２１が、追記装置２２０を用いて追記する記憶媒体のＩＤを読み取る機能である。
【００３２】
追記装置２２０の第２の機能は、追記位置判別機能部２２２が、追記装置２２０が追記する記憶媒体の位置を判別する機能である。
【００３３】
追記装置２２０の第３の機能は、追記機能部２２３が、可逆性記憶媒体に追記を行う機能である。
【００３４】
追記装置２２０の第４の機能は、通信機能部２２４が、追記装置２２０が通信網２４０を介して、文書管理サーバ２００や印刷・消去装置２１０、印字文書持出監視装置２３０と通信するための情報を送受信する機能である。
【００３５】
印字文書持出し監視装置２３０の第１の機能は、記憶媒体ＩＤ読取機能部２３１が、記憶媒体が印字文書持出し監視装置２３０を通り抜ける際に、前記記憶媒体のＩＤを読み取る機能である。
【００３６】
印字文書持出し監視装置２３０の第２の機能は、記憶媒体持出し判断機能部２３２が、記憶媒体が印字文書持出し監視装置２３０を通り抜ける際に、前記記憶媒体の持ち出しの可否を判断する機能である。
【００３７】
印字文書持出し監視装置２３０の第３の機能は、記憶媒体が印字文書持出し監視装置２３０を通り抜ける際に、記憶媒体持出し判断機能部２３２が前記記憶媒体の持ち出しが「否」と判断した場合、警告表示機能部２３３が、前記記憶媒体の持ち出し者に対して、ディスプレイなどの表示装置やスピーカなどの音声発生装置を用いて、持出しを警告する機能である。
【００３８】
印字文書持出し監視装置２３０の第４の機能は、記憶機能部２３４が、印字文書持出し監視装置２３０で取扱う情報を記憶する機能である。
【００３９】
印字文書持出し監視装置２３０の第５の機能は、通信機能部２３５が、印字文書持出し監視装置２３０が通信網２４０を介して、文書管理サーバ２００や印刷・消去装置２１０、追記装置２２０と通信するための情報を送受信する機能である。
【００４０】
可逆性記憶媒体２５０は、第１のデバイスとして、前記記憶媒体２５０上にすきこまれ、記憶媒体ＩＤを格納する電子タグ２５１を有している。本発明の実施形態は、電子タグ２５１に記憶媒体ＩＤを格納しているとしているが、本発明は、電子タグに代わって、可逆性記憶媒体２５０上の全面または一部にＩＤを判別するための模様を印刷し、記憶媒体ＩＤ読取機能部２２１が前記模様から数値を計算し、ＩＤとして取り出すことができるようにしたものであってもよい。可逆性記憶媒体２５０は、その媒体の外部から熱を加えたり、光を照射する等により媒体上の記憶を変化させることが可能な媒体である。以下、この「可逆性記憶媒体」について説明する。
【００４１】
可逆的に情報の記録と消去とが可能な可逆性記録媒体に用いられる可逆性記録材料としては、熱、レーザー、光、電圧、電流等の刺激によって色または色調が変化するサーモクロミズム、フォトクロミズム、エレクトロクロミズムを示すような物質等の主に色の状態の変化を起こす材料が使用される。色の状態の変化には、透過率、反射率、吸収波長、散乱度等の変化があり、実際の可逆性記録材料はこれらの変化の組合せで表示を行っている。次に、可逆性記録媒体の具体的な例について説明するが、本発明の実施形態は、これらに限定されるものではない。
【００４２】
（１）熱の刺激によって色または色調が変化する可逆性記録材料を用いるもの
印加する熱やレーザーのエネルギーを変化させることによって色調が変化する可逆性記録媒体としては、次のようなものがある。
【００４３】
第１に、支持体上に有機低分子物質粒子を樹脂マトリックス中に分散させた層を設け、透明・白濁という物理的変化を利用した高分子タイプの可逆性記録媒体。
【００４４】
第２に、顕色剤として没食子酸とフロログリシノールとを組合わせたものを用いた可逆性記録媒体、顕色剤としてフェノールフタレインやチモールフタレインなどの化合物を用いる可逆性記録媒体、発色剤と顕色剤とカルボン酸エステルとの均質相溶体を記録層に含有させた可逆性記録媒体、顕色剤にアスコルビン酸誘導体を用いた可逆性記録媒体、顕色剤にビス（ヒドロキシフェニル）酢酸または没食子酸と高級脂肪族アミンとの塩を用いる可逆性記録媒体、顕色剤に長鎖脂肪族基を持つ電子供与性化合物を用いた可逆性記録媒体等の化学的変化を利用した染料タイプの可逆性記録媒体。
【００４５】
第３に、コレステリック液晶化合物またはその混合物からなる記録材料において、コレステリック液晶状態から急冷することにより、その反射色を常温で長期間保存でき、さらに、液晶状態に戻せば繰り返し記録を行うことができる可逆性記録媒体、コレステリック液晶相を形成するサーモトロピック液晶性化合物からなり、該サーモトロピック液晶性化合物を等方相またはコレステリック液晶相を示す温度まで加熱した後、特定の冷却速度で冷却することにより、コレステリック液晶相の螺旋状分子配列を固体化したコレスリテックガラス相を形成させ、螺旋状分子配列に起因した選択反射色を示す感熱層を含んだ可逆性記録媒体等のコレステリック液晶性化合物のコレステリック液晶相から非コレステリック液晶相への変化を利用した液晶タイプの可逆性記録媒体。
【００４６】
（２）光の刺激によって色または色調が変化する可逆性記録材料を用いるもの
光の刺激によって色または色調が変化する可逆性記録媒体としては、次のようなものがある。
【００４７】
光のエネルギーを変化させることによって色調が変化する可逆性記録媒体としては、発色状態でイエロー、マゼンタ、シアンを示す３種類のフォトクロミック性フルギド化合物の混合体に対して、紫外ランプで全種類のフォトクロミック化合物を発色させた後に、発色したそれぞれのフォトクロミック化合物の極大吸収波長に対応した波長域の可視光を照射して選択的に消色する可逆性記録媒体、支持基板上に発色状態における極大吸収波長及び吸収端波長がともに異なるフォトクロミック化合物を各層に含んだ２種類以上の感光層を積層し、紫外光照射により発色状態となり、可視光照射により消色状態になる可逆性記録媒体等の可逆性記録媒体。
【００４８】
前述の可逆性記録媒体に用いられる可逆性記録材料は、媒体の一部または全面に設けられていてもよく、表面及び／または裏面に設けられていてもよい。
【００４９】
また、前述の支持体としては、その形状、構造、大きさ等については、特に制限はなく、目的に応じて適宜選択することができ、形状としては、例えば、平板状等を挙げることができ、構造としては、単層構造であってもよいし、積層構造であってもよく、大きさとしては、前記可逆性感熱記録媒体の大きさ等に応じて適宜選択することができる。
【００５０】
前述の支持体の材料としては、例えば、無機材料、有機材料等が挙げられる。無機材料としては、例えば、ガラス、石英、シリコン、酸化シリコン、酸化アルミニウム、ＳiＯ2、金属等を挙げることができる。また、有機材料としては、例えば、紙、三酢酸セルロース等のセルロース誘導体、合成紙、ポリエチレンテレフタレート、ポリカーボネート、ポリスチレン、ポリメチルメタクリレート等を挙ることができる。これらは、１種単独で使用してもよいし、２種以上を併用してもよい。
【００５１】
前述の支持体は、塗布層の接着性を向上させる目的で、コロナ放電処理、酸化反応処理（クロム酸等）、エッチング処理、易接着処理、帯電防止処理等により表面改質されていてもよい。また、前記支持体には、酸化チタン等の白色顔料等を添加して白色化されていてもよい。
【００５２】
さらに、前述の支持体の厚みとしては、特に制限はなく、目的に応じて適宜選択することができ、例えば、１μｍ〜２，０００μｍが好ましく、５μｍ〜１，０００μｍがより好ましく、さらに、１０μｍ〜３００μｍがより好ましく、１５μｍ〜２００μｍが最も好ましい。
【００５３】
また、前述の支持体は、感熱層と同一面及び反対面の少なくともいずれかに磁気感熱層を有していてもよい。また、本発明で使用可能な可逆性感熱記録媒体は、粘着層等を介して他の媒体へ貼り付けることができるものであってよい。
【００５４】
本発明の実施形態による印字文書管理装置の各機能の詳細と動作とを説明する前に、本発明の実施形態で取り扱う各種の情報について説明する。
【００５５】
図３は本発明の実施形態で扱う文書状態情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図３に示す文書状態情報は、図２に示す文書管理サーバ２００の記憶機能部２０２に格納される。
【００５６】
図３に示すように、文書状態情報３は、記憶媒体を一意に識別するための記憶媒体のＩＤを格納する記憶媒体ＩＤのレコード３１、記憶媒体上に印刷した文書の情報のファイル名を格納する文書ファイル名のレコード３２、文書ファイル名のレコード３２に格納された文書ファイルのセキュリティレベルを格納する文書ファイルのセキュリティレベルのレコード３３、文書ファイル名のレコード３２に格納された文書ファイルを記憶媒体ＩＤのレコード３１に格納された記憶媒体ＩＤの記憶媒体に印刷した印刷装置を一意に識別するための印刷装置のＩＤを格納する印刷装置ＩＤのレコード３４、文書ファイル名レコードの３２に格納された文書ファイルを記憶媒体ＩＤのレコード３１に格納された記憶媒体ＩＤの記憶媒体に印刷した年月日を格納する印刷年月日のレコード３５、文書ファイル名のレコード３２に格納された文書ファイルを記憶媒体ＩＤのレコード３１に格納された記憶媒体ＩＤの記憶媒体から消去した消去装置を一意に識別するためのＩＤを格納する消去装置ＩＤのレコード３６、文書ファイル名のレコード３２に格納された文書ファイルを記憶媒体ＩＤのレコード３１に格納された記憶媒体ＩＤの記憶媒体から消去した年月日を格納する消去年月日のレコード３７、記憶媒体ＩＤのレコード３１に格納された記憶媒体ＩＤの記憶媒体上に追記装置によって追記した情報を格納するファイル名を格納する追記ファイル名のレコード３８、追記ファイル名のレコード３８に格納された追記ファイルのセキュリティレベルを格納する追記情報のセキュリティレベルのレコード３９、記憶媒体ＩＤのレコード３１に格納された記憶媒体全体のセキュリティレベルを格納する記憶媒体全体のセキュリティレベルのレコード３１０により構成される。
【００５７】
前述したような文書状態情報３における追記ファイル名のレコード３８には、追記が複数回発生した場合には、追記の都度、追記ファイル名を追加するため、複数個の追記ファイル名を格納することが可能である。また、追記情報のセキュリティレベルのレコードの３９には、追記ファイルが複数個存在する場合に、それぞれの追記ファイルに合わせて、セキュリティレベルが複数個格納される。
【００５８】
図４は本発明の実施形態で扱う文書情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図４に示す文書情報は、図２に示す文書管理サーバ２００の記憶機能部２０２に格納される。
【００５９】
図４に示すように、文書情報４は、文書のファイル名を格納する文書ファイル名のレコード４１、文書ファイ名のレコード４１に格納された文書ファイルの文書のフォーマットを格納した文書フォーマットのレコード４２、文書ファイ名のレコード４１に格納された文書ファイルの文書の文字情報を格納した文書文字のレコード４３、文書ファイ名のレコード４１に格納された文書ファイルの文書の図を格納した図のレコード４４、文書ファイ名のレコード４１に格納された文書ファイルの文書のセキュリティレベルを格納したセキュリティレベルのレコードにより構成される。
【００６０】
図５は本発明の実施形態で扱う追記情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図５に示す追記情報は、図２に示す文書管理サーバ２００の記憶機能部２０２に格納される。
【００６１】
図５に示すように、追記情報５は、追記した情報を管理するための追記ファイル名を格納する追記ファイルのレコード５１、追記した可逆性記憶媒体２５０のＩＤを格納する記憶媒体ＩＤのレコード５２、追記した年月日を格納する追記年月日のレコード５３、追記した装置を一意に識別するための情報を格納する追記装置ＩＤのレコード５４、追記した内容を格納する追記内容のレコード５５、追記した情報のセキュリティレベルを格納するセキュリティレベルのレコードにより構成される。
【００６２】
図６は本発明の実施形態で扱うセキュリティ内容設定情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図６に示すセキュリティ内容設定情報は、印字文書持出し監視装置２３０の記憶機能部２３４に格納される。
【００６３】
図６に示すように、セキュリティ内容設定情報６は、セキュリティレベルの名称を格納するセキュリティレベル名のレコード６１、セキュリティを確保するための文書の制限情報を格納したセキュリティ内容のレコード６２により構成される。
【００６４】
図７は本発明の実施形態で扱うエリア情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図７に示すエリア情報は、印字文書持出し監視装置２３０の記憶機能部２３４に格納される。
【００６５】
図７に示すように、エリア情報７は、エリアの名称を格納するエリア名のレコード７１、エリア名のレコード７１のエリアを定義するためのエリアの出入口等の名称を格納するゲートＩＤのレコードにより構成される。
【００６６】
次に、図１に示すフローを参照して、本発明の実施形態による文書管理装置の基本的な処理動作を説明する。
【００６７】
本発明の実施形態において、図１に示すように、文書管理サーバ２００は、ステップ１１、ステップ１４、ステップ１５の各処理を実行し、印刷・消去装置２１０は、ステップ１２、ステップ１６の各処理を実行する。また、追記装置２２０は、ステップ１３の処理を実行し、印字文書持出し監視装置２３０は、ステップ１７の処理を実行する。以下、これらの処理を順に説明する。
【００６８】
（１）文書管理サーバ２００は、印刷・消去装置２１０へ情報の印刷要求を送信し、印刷・消去装置２１０から印刷完了のイベントを受信して、文書状態情報３を更新する（ステップ１１）。
【００６９】
（２）印刷・消去装置２１０は、ステップ１１の処理で送信されてきた印刷要求を受信し、情報の印刷要求に応じた印刷を可逆性記憶媒体２５０上に実施し、印刷完了のイベントを文書管理サーバ２００へ送信する（ステップ１２）。
【００７０】
（３）一方、追記装置２２０は、可逆性記憶媒体２０５上に情報を追記し、追記した記憶媒体のＩＤと追記した情報とを文書管理サーバ２００へ送信する（ステップ１３）。
【００７１】
（４）文書管理サーバ２００は、ステップ１３の処理で送信されてきた追記した記憶媒体のＩＤと追記した情報とを受信し、文書状態情報３を更新する（ステップ１４）。
【００７２】
（５）文書管理サーバ２００は、印刷・消去装置２１０へ可逆性記憶媒体２５０の印刷情報の消去要求と新たな情報の印刷要求を送信し、印刷・消去装置２１０から消去完了のイベントと印刷完了のイベントとを受信して、文書状態情報３を更新する（ステップ１５）。
【００７３】
（６）印刷・消去装置２１０は、ステップ１５の処理で送信されてきた印刷情報の消去要求と新たな情報の印刷要求とを受信し、要求に応じた消去と印刷とを可逆性記憶媒体２５０上に実施し、消去完了のイベントと印刷完了のイベントとを文書管理サーバ２００へ送信する（ステップ１６）。
【００７４】
（７）印字文書持出し監視装置２３０は、文書状態情報に基づいて可逆性記憶媒体２５０の持出しを逐次監視し、可逆性記憶媒体２５０を持出しの可否を判定し、持出しが否と判定された場合、持出しが不可である等の内容を書いた警告文を表示して、情報漏洩の防止を行う（ステップ１７）。
【００７５】
図１と図２とにより前述までに説明した本発明の実施形態は、説明を簡便化するために、印刷・消去装置２１０、追記装置２２０、印字文書持出し監視装置２３０、可逆性記憶媒体２５０のそれぞれを１個のみ記載して説明したが、本発明の実施形態は、印刷・消去装置２１０が複数個、追記装置２００が複数個、印字文書持出し監視装置２３０が複数個あってもよく、また、可逆性記憶媒体２５０は多数使用される。
【００７６】
図８は図１のフローにより説明したステップ１１〜ステップ１２の処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。この処理は、文書管理サーバ２００から印刷・消去装置２１０へ情報の印刷要求を送信し、印刷・消去装置２１０が受信した情報の印刷要求に応じた印刷を可逆性記憶媒体２５０上に実施して、印刷完了のイベントを文書管理サーバ２００に送信し、文書管理サーバ２００が印刷・消去装置２１０から印刷完了のイベントを受信して、文書状態情報３を更新するまでの処理である。
【００７７】
（１）文書管理サーバ２００は、ユーザ要求受付機能部２０１からの文書の印刷指示と、記憶機能部２０２に格納されている前記文書の文書情報を検索するための情報、例えば、文書のファイル名とを受け付ける（ステップ８１）。
【００７８】
（２）文書管理サーバ２００は、ステップ８１の処理で受け付けた情報に基づき、記憶機能部２０２に格納してある文書情報４から文書をアクセスする。具体的には、ステップ８１の処理で受信した文書ファイル名をキーとして、文書情報４の文書ファイル名４１を検索し、その文書の情報である文書フォーマット４２、文書文字４３、図４４、セキィリティレベル４５を読み出す（ステップ８２）。
【００７９】
（３）文書管理サーバ２００は、ステップ８１の処理で受信した印刷指示と、ステップ８２の処理で記憶機能部２０２から読み込んだ情報を通信網２４０を介して、印刷・消去装置２１０に送信する（ステップ８３）。
【００８０】
（４）印刷・消去装置２１０は、ステップ８３の処理で文書管理サーバ２００から送られてきた情報を通信網２４０を介して受信する（ステップ８４）。
【００８１】
（５）印刷・消去機能部２１０は、印刷する記憶媒体のＩＤを、記憶媒体ＩＤ読取機能部２１１を用いて、可逆性記憶媒体２５０に添付されている認識タグ２５１から読み取る（ステップ８５）。
【００８２】
（６）印刷・消去装置２１０は、ステップ８４の処理で文書管理サーバ２００から受信した情報を基に、印刷・消去機能部２１２を用いて可逆性記憶媒体２５０に印刷を行う（ステップ８６）。
【００８３】
（７）印刷・消去装置２１０は、印刷の完了後、印刷完了のイベントと、印刷した可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体ＩＤと、印刷装置ＩＤと、印刷した年月日と、印刷した文書ファイル名とを、通信網２４０を介して文書管理サーバ２００へ送信する（ステップ８７）。
【００８４】
（８）文書管理サーバ２００は、ステップ８７の処理で印刷・消去装置２１０から送信されてきた情報を通信網２４０を介して受信する（ステップ８８）。
【００８５】
（９）文書管理サーバ２００は、ステップ８８の処理で受信した印刷・消去装置２１０から情報に基づき、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の情報の更新を行う（ステップ８９）。
【００８６】
図９は図８のフローにより説明したステップ８９の文書状態情報３の情報の更新処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【００８７】
（１）文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の記憶媒体ＩＤ３１に、ステップ８８の処理で受信した記憶媒体ＩＤを格納すると共に、印刷装置ＩＤ３２に、ステップ８８の処理で受信した印刷装置ＩＤを格納する（ステップ９１、９２）。
【００８８】
（２）また、文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の印刷年月日３３に、ステップ８８の処理で受信した印刷年月日を格納すると共に、文書ファイル名３６に、ステップ８８の処理で受信した文書ファイル名を格納する（ステップ９３、９４）。
【００８９】
（３）さらに、文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の文書ファイルのセキュリティレベル３７に、ステップ８２の処理で読み込んだセキュリティレベルを格納する（ステップ９５）。
【００９０】
図１０は図１のフローにより説明したステップ１３〜ステップ１４の処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。この処理は、追記装置２２０で可逆性記憶媒体２０５上に情報を追記し、追記した記憶媒体のＩＤと追記した情報とを文書管理サーバ２００へ送信し、文書管理サーバ２００が、追記した記憶媒体のＩＤと追記した情報とを受信し、文書状態情報を更新する処理である。
【００９１】
（１）追記装置２２０は、記憶媒体ＩＤ読取機能部２２１を用いて可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体ＩＤを読み取る。具体的には、可逆性記憶媒体２５０上の全面または一部にＩＤを判別するための模様を印刷しておき、記憶媒体ＩＤ読取機能部２２１がこの模様から数値を計算し、ＩＤとして取り出したり、または、記憶媒体ＩＤ読取機能部２２１が識別タグ２５１から記憶媒体ＩＤを読み取る（ステップ１０１）。
【００９２】
（２）追記装置２２０は、可逆性記憶媒体２５０上に情報を追記すると共に、追記した情報のセキュリティレベルを設定する。セキュリティレベルの設定の処理の詳細については後述する（ステップ１０２、１０３）。
【００９３】
（３）追記装置２２０は、ステップ１０１の処理で読み込んだ記憶媒体ＩＤ、追記した年月日、追記した装置のＩＤ、ステップ１０２の処理で追記した情報、ステップ１０３の処理で設定したセキュリティレベルを、通信網２４０を介して文書管理サーバ２２０に送信する（ステップ１０４）。
【００９４】
（４）文書管理サーバ２００は、ステップ１０４の処理で追記装置２３０から送信されてきた記憶媒体ＩＤ、追記した年月日、追記した装置のＩＤ、追記した情報、情報のセキュリティレベルを、通信網２４０を介して受信する（ステップ１０５）。
【００９５】
（５）文書管理サーバ２００は、ステップ１０５の処理で受信し、追記した情報を、記憶機能部２０２に格納されている追記情報５に格納して追記情報５の更新を行う。具体的には、追記が発生した都度、追記ファイル名を生成し、追記ファイル名５１に格納する。また、ステップ１０５の処理で受信した記憶媒体ＩＤ、追記し年月日、追記装置ＩＤ、追記した情報、情報のセキュリティレベルのそれぞれを、記憶媒体ＩＤ５２、追記年月日５３、追記装置ＩＤ５４、追記内容５５、セキィリティレベル５６に格納する（ステップ１０６）。
【００９６】
（６）その後、文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３を更新する。なお、この文書状態情報３の更新の詳細な処理については後述する（ステップ１０７）。
【００９７】
図１１は図１のフローにより説明したステップ１０３の追記情報のセキュリティレベルを設定する処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。追記情報のセキュリティレベルを設定する方法として、本発明の実施形態では、３通りの方法を挙げて説明する。追記情報のセキュリティレベルを設定する第１の方法と第３の方法とは、追記装置がペンの形態をしていることを想定している。
【００９８】
図１１（ａ）に示す第１の方法は、可逆性記憶媒体の記憶媒体面上のエリアによるセキュリティレベルの設定方法である。この方法のため、予め、可逆性記憶媒体２５０上を幾つかのエリアに分割する。例えば、可逆性記憶媒体が申込書であるとする場合、氏名や住所を記載するエリア、申し込み内容を記載するエリア等に分割する。各エリアは、記憶媒体面上のＸ、Ｙの座標によって定義される。また、区分されたエリア毎に、それぞれのセキュリティレベルを事前に決めておく。例えば、事前に氏名や住所を記載するエリアをセキュリティレベルを「Ａ」、申し込み内容を記載するエリアを「Ｂ」に設定する等である。第１の方法では、追記装置２２０によって、追記がどの位置にされたかを判断して、その位置に書かれた追記情報のセキュリティレベルが決定される。前述の例でいえば、氏名や住所のエリアに追記が行われれば、その場所に追記された情報のセキュリティレベルは「Ａ」となり、申し込み内容のエリアに追記が行われれば、その場所に追記された情報のセキュリティレベルは「Ｂ」となる。このため、第１の方法での処理は、追記位置判別機能部２２２が、追記機能部２２３が情報を追記した位置情報を判別するステップ１１０での処理と、ステップ１１０の処理での位置の判別結果から追記情報のセキュリティを決定するステップ１１１の処理とにより行われることになる。
【００９９】
図１１（ｂ）に示す第２の方法は、追記装置ＩＤによるセキュリティレベルの設定方法である。この方法のため、予め、追記装置２２０毎にセキュリティレベルを設定しておく。例えば、追記装置ＩＤが「００１」の追記装置で書かれた追記情報のセキュリティレベルを「Ａ」とし、また、追記装置ＩＤが「００２」の追記装置で書かれた追記情報のセキュリティレベルを「Ｂ」とする等と、事前に決定しておく。このため、第２の方法での処理は、追記を実施した追記装置２２０の追記装置ＩＤを読み取るステップ１１２での処理と、追記装置ＩＤから追記情報のセキュリティレベルを設定するステップ１１３での処理とにより行われることになる。
【０１００】
図１１（ｃ）に示す第３の方法は、追記情報から特定の記号を判別してセキュリティレベルを設定する方法である。この方法のため、予め、追記装置から追記された情報に特定の記号を含んでいたら、その特定の記号に対応付けられたセキュリティレベルが設定されるようにする。例えば、追記情報の中に「◎」の形があれば、セキュリティレベルを「Ａ」とし、また、「△」があればセキュリティレベルを「Ｂ」とする等と決定しておく。このため、第３の方法での処理は、追記装置２２０で追記された追記情報から特定の記号を抽出し、その文字を判別するステップ１１４での処理と、ステップ１１４での処理で判別された記号に予め対応づけられたセキュリティレベルを設定するステップ１１５での処理とにより行われることになる。なお、ペンで書かれた文字は、現時点で認識可能であり、文字認識の専門家やこの分野に精通した技術者であれば実現可能なため、ここではその説明を省略する。
【０１０１】
図１２は図１０のフローにより説明したステップ１０７の文書状態情報３の情報の更新処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【０１０２】
（１）文書管理サーバ２００は、図１０におけるステップ１０５の処理で追記装置２２０から受信した記憶媒体ＩＤをキーとして、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の中の記憶媒体ＩＤ３１から文書状態情報を検索する（ステップ１２１）。
【０１０３】
（２）次に、文書管理サーバ２００は、図１０におけるステップ１０５の処理で追記装置２２０から受信した追記ファイル名を、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の追記ファイル名３８に格納する（ステップ１２２）。
【０１０４】
（３）また、文書管理サーバ２００は、図１０におけるステップ１０５の処理で追記装置２２０から受信した追記情報のセキュリティレベルを、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の追記情報のセキュリティレベル３９に格納する（ステップ１２３）。
【０１０５】
（４）その後、文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３から、文書ファイルのセキュリティレベル３７と、追記情報のセキュリティレベル３９とを読み出し、これらのセキュリティレベルから可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体全体のセキュリティレベルを計算する。なお、ここでの処理の詳細については後述する（ステップ１２４）。
【０１０６】
（５）文書管理サーバ２００は、ステップ１２４の処理で計算した可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体全体のセキュリティレベルを、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の記憶媒体全体のセキュリティレベル３１０に格納する（ステップ１２５）。
【０１０７】
図１３は図１２のフローにより説明したステップ１２４の可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体全体のセキュリティレベルを計算する処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【０１０８】
（１）文書管理サーバ２００は、図１０に示すフローのステップ１０５の処理で追記装置２２０から受信した記憶媒体ＩＤをキーとして、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の文書ファイルのセキュリティレベル３３から文書ファイルのセキュリティレベルを読み込む。図３に示す例では、記憶媒体ＩＤを「１００」とした場合に、文書状態情報３から記憶媒体ＩＤ「１００」をキーとして、文書ファイルのセキュリティレベルの値「Ｂ」を読み込む（ステップ１３１）。
【０１０９】
（２）次に、図１０に示すフローのステップ１０５の処理で追記装置２２０から受信した記憶媒体ＩＤをキーとして、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の追記情報のセキュリティレベル３９から追記情報のセキュリティレベルを読み込む。図３に示す例では、記憶媒体ＩＤを「１００」とした場合に、文書状態情報３から記憶媒体ＩＤ「１００」をキーとして、追記ファイル「aaa1.kpt」のセキュリティレベルの値「Ａ」と、追記ファイル「ccc1.kpt」のセキュリティレベルの値「Ｃ」とを読み込む（ステップ１３２）。
【０１１０】
（３）ステップ１３１の処理で読み込んだ文書ファイルのセキュリティレベルとステップ１３２の処理で読み込んだ追記ファイルのセキュリティレベルとを比較し、一番高いセキュリティレベルを抽出する。図３に示す例では、文書ファイルのセキュリティレベル「Ａ」と追記ファイルのセキュリティレベル「Ａ」、「Ｃ」との３個のセキュリティレベルを比較し、ＡのほうがＣよりもセキュリティレベルが高いと想定すると、一番高いセキュリティレベルは「Ａ」となるので、セキュリティレベル「Ａ」を抽出する（ステップ１３３）。
【０１１１】
図１４は図１のフローにより説明したステップ１５〜ステップ１６の処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。この処理は、文書管理サーバ２００から印刷・消去装置２１０へ可逆性記憶媒体２５０の印刷情報の消去要求と新たな情報の印刷要求とを送信し、印刷・消去装置２１０から消去完了のイベントと印刷完了のイベントを受信し、文書状態情報３を更新し、印刷・消去装置２１０が受信した印刷情報の消去要求と新たな情報の印刷要求とに応じた消去と印刷とを可逆性記憶媒体２５０上に実施し、消去完了のイベントと印刷完了のイベントとを文書管理サーバ２００へ送信する処理である。
【０１１２】
（１）文書管理サーバ２００は、ユーザ要求受付機能部２０１から、可逆性記憶媒体上の文書を消去するための消去指示と新たな文書の印刷指示と、記憶機能部２０２に格納されている前述の新たな文書の文書情報を検索するための情報、例えば、文書のファイル名とを受信する（ステップ１４１）。
【０１１３】
（２）文書管理サーバ２００は、ステップ１４１の処理で受信した情報に基づき、記憶機能部２０２に格納してある文書情報４から文書をアクセスする。具体的には、ステップ１４１の処理で受信した文書ファイル名をキーとして、文書情報４の文書ファイル名４１を検索し、その文書の情報である文書フォーマット４２、文書文字４３、図４４、セキィリティレベル４５を読み出す（ステップ１４２）。
【０１１４】
（３）文書管理サーバ２００は、ステップ１４１の処理で受信した印刷消去指示と新たな文書の印刷指示と、ステップ１４２の処理で記憶機能部２０２から読み込んだ情報を、通信網２４０を介して印刷・消去装置２１０に送信する（ステップ１４３）。
【０１１５】
（４）印刷・消去装置２１０は、ステップ１４３の処理で文書管理サーバ２００から送られてきた情報を、通信網２４０を介して受信し、印刷する記憶媒体のＩＤを、記憶媒体ＩＤ読取機能部２１１を用いて認識タグ２５１から読み取る（ステップ１４４、１４５）。
【０１１６】
（５）また、印刷・消去装置２１０は、ステップ１４４の処理で受信した印刷消去指示に従い、可逆性記憶媒体２５０上に印刷された情報と追記された情報とを、印刷・消去機能部２１２を用いて消去すると共に、印刷指示に従い、新たな情報を印刷・消去機能部２１２を用いて印刷する（ステップ１４６、１４７）。
【０１１７】
（６）その後、印刷・消去装置２１０は、印刷消去完了イベントと、印刷完了のイベントと、消去し印刷した可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体ＩＤと、消去装置ＩＤと、消去した年月日と、印刷装置ＩＤと、印刷した年月日と、印刷した文書ファイル名とを通信網２４０を介して文書管理サーバ２００へ送信する（ステップ１４８）。
【０１１８】
（７）文書管理サーバ２００は、ステップ１４８の処理で送信されてきた情報を、通信網２４０を介して受信し、受信した情報に基づき、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の情報を更新する（ステップ１４９、１４１０）。
【０１１９】
図１５は図１４のフローにより説明したステップ１４１０の文書状態情報３の情報を更新する処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【０１２０】
（１）文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の記憶媒体ＩＤ３１に、ステップ１４８の処理で受信した記憶媒体ＩＤを格納すると共に、文書状態情報３の消去装置ＩＤ３４に、ステップ１４９の処理で受信した消去装置ＩＤを格納する（ステップ１５１、１５２）。
【０１２１】
（２）次に、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の消去年月日３５に、ステップ１４９の処理で受信した印刷年月日を格納すると共に、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の印刷装置ＩＤ３２に、ステップ１４９の処理で受信した印刷装置ＩＤを格納する（ステップ１５３、１５４）。
【０１２２】
（３）さらに、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の印刷年月日３３に、ステップ１４８の処理で受信した印刷年月日を格納すると共に、記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の文書ファイル名３６に、ステップ１４９の処理で受信した文書ファイル名を格納する（ステップ１５５、１５６）。
【０１２３】
（４）その後、文書管理サーバ２００は、記憶機能部２０２に格納されている文章状態情報３の文書ファイルのセキュリティレベル３７にステップ１４２で読み込んだセキュリティレベルを格納する（ステップ１５７）。
【０１２４】
図１６は図１のフローにより説明したステップ１７の処理の詳細を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。この処理は、印字文書持出し監視装置２３０が、文書状態情報に基づいて可逆性記憶媒体２５０の持出しを逐次監視し、可逆性記憶媒体２５０を持出しの可否を判定し、持出しが否と判定した場合には、持出しが不可等の内容を書いた警告文を表示する処理である。
【０１２５】
（１）印字文書持出し監視装置２３０は、記憶媒体持出し判断機能部２３２から可逆性記憶媒体２５０の持出しを監視するゲートＩＤを読み取る（ステップ１６１）。
【０１２６】
（２）印字文書持出し監視装置２３０は、記憶媒体持出し判断機能部２３２を用いて、ステップ１６１でのゲートＩＤのゲートを通過する可逆性記憶媒体２５０に付加されている識別タグ２５１から、記憶媒体ＩＤを読み取る。識別タグ２５１には、予め、記憶媒体ＩＤず格納されている。いま、記憶媒体ＩＤとして、例えば「１００」を読み込んだとする（ステップ１６２）。
【０１２７】
（３）次に、印字文書持出し監視装置２３０は、ステップ１６２の処理で読み取った記憶媒体ＩＤをキーに、通信網２４０を介して文書管理サーバ２００の記憶機能部２０２に格納されている文書状態情報３の記憶媒体全体のセキュリティレベル３１０を読み込む。例えば、ステップ１６２で記憶媒体ＩＤ「１００」を読み込んだのであれば、図３に示す例では、記憶媒体全体のセキュリティレベルは「Ａ」となる（ステップ１６３）。
【０１２８】
（４）印字文書持出し監視装置２３０は、ステップ１６３で読み込んだ、記憶媒体全体のセキュリティレベルをキーとして、自装置内の記憶機能部２３４に格納されているセキュリティ内容設定情報６からセキュリティ内容６２を読み込む。例えば、ステップ１６３の処理で記憶媒体全体のセキュリティレベル「Ａ」を読み込んだのであれば、図６に示す例では、セキュリティ内容は「エリアＹから持出し禁止、６枚以上の印刷禁止」となる（ステップ１６４）。
【０１２９】
（５）次に、印字文書持出し監視装置２３０は、ステップ１６４の処理で読み込んだ、セキュリティ内容をキーとして、記憶機能部２３４に格納されているエリア情報７からゲートＩＤ７２を読み込む。例えば、ステップ１６４の処理でセキュリティ内容「エリアＹから持出し禁止、６枚以上の印刷禁止」を読み込んだのであれば、図７の例では、ゲートＩＤは「ゲートＡ、ゲートＢ」となる（ステップ１６５）。
【０１３０】
（６）記憶媒体持出し判断機能部２３２は、可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体全体のセキュリティレベルと、そのセキュリティレベルに対応するセキュリティ内容と、前記記憶媒体を持ち出そうとしているゲートのＩＤとから、前記記憶媒体の持ち出しの可否を判断する。例えば、ステップ１６１で読み込んだゲートＩＤを「ゲートＢ」とすると、記憶媒体ＩＤ「１００」の可逆性記憶媒体は「持ち出しできない」と判断される（ステップ１６６）。
【０１３１】
（７）ステップ１６６の処理の結果、記憶媒体の持出しが「持出し可」か否かを判断し、「持出し可」と判断された場合、ステップ１７の処理を終了し、また、「持出し否」と判断された場合、警告表示機能部２３３を用いて、「持出し不可」の内容を示す警告画面を表示する（ステップ１６７、１６８）。
【０１３２】
図１７は図１６に示すステップ１６８の処理で警告表示機能部２３３を用いて表示される「持出し不可」の警告画面の表示例を示す図である。
【０１３３】
この警告の画面の例は、図１７に示すように、画面枠またはウィンドウ１７１内に、「警告表示」のラベル１７２、「以下の印字文書はエリア外に持ち出すことができません。」のラベル１７３、「エリア名：」のラベル１７４及びどのエリアから可逆性記憶媒体２５０を持ち出そうとしているのかを示すエリア名１７５、「記憶媒体ＩＤ：」のラベル１７６及びエリアから持ち出そうとしている記憶媒体のＩＤ１７７、「セキュリティレベル：」のラベル１７７及びエリアから持ち出そうとしている記憶媒体のセキュリティレベル１７８が表示される。
【０１３４】
前述した本発明の実施形態によれば、可逆性記憶媒体を用いた印字文書のセキュリティを管理するために、文書を記憶媒体面上に印刷する手段と、前記印刷時に文書状態情報を設定する手段と、前記記憶媒体面上に情報を追記する手段と、前記追記時に文書状態情報を更新する手段と、前記記憶媒体面上に印刷されている情報を書き換える手段と、前記書換え時に文書状態情報を更新する手段を具備する印字文書管理装置を提供することができ、これにより、可逆性記憶媒体での情報漏洩を防止することが可能となる。
【０１３５】
本発明の実施形態の付加的な機能として、可逆性記憶媒体２５０上に記憶媒体全体のセキュリティレベルを印刷することにより、可逆性記憶媒体を保持した利用者が、記憶媒体のセキュリティレベルを容易に認識することができるようにすることができる。
【０１３６】
図１８は可逆性記憶媒体上にセキュリティレベルの記号を印刷する処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。
【０１３７】
を用いて説明する。
【０１３８】
（１）文書管理サーバ２００は、文書状態情報３を更新し文書の状態の最新情報を保つ。この処理は、例えば、前述までに説明して本発明の実施形態での各処理フローのステップ８９、ステップ１０７、ステップ１４１０での処理である（ステップ１８１）。
【０１３９】
（２）文書管理サーバ２００は、文書状態情報３のステップ１８１の処理で更新された可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体ＩＤ３１と記憶媒体全体のセキュリティレベル３１０とを読み込み、これらの情報を通信網２４０を介して印刷・消去装置２１０へ送信する（ステップ１８２）。
【０１４０】
（３）印刷・消去装置２１０は、ステップ１８２の処理で文書管理サーバ２００から送信されてきた記憶媒体ＩＤ３１と記憶媒体全体のセキュリティレベル３１０とを受信する（ステップ１８３）。
【０１４１】
（４）その後、印刷・消去装置２１０は、可逆性記憶媒体２５０の印刷時、または、追記時に、印刷・消去機能部２１２を用いて、利用者に識別することが可能なセキュリティレベルを示した記号を可逆性記憶媒体２５０上に印刷する（ステップ１８４）。
【０１４２】
図１９は図１８に示すフローのステップ１８４で印刷された可逆性記憶媒体へのセキュリティレベルを示した記号の印刷例を示す図である。
【０１４３】
この可逆性記憶媒体へのセキュリティレベルを示した記号の印刷例は、図１９に示すように、可逆性記憶媒体１９１上に、文書の内容１９２が印刷され、可逆性記憶媒体１９１上の文書印刷領域外の適当な位置に、可逆性記憶媒体１９１の全体のセキュリティレベルを示す文字１９３、図示例ではＡが印刷される。このように、可逆性記憶媒体１９１の全体のセキュリティレベルを示す文字を可逆性記憶媒体１９１に印刷することにより、追記が頻繁に発生することにより記憶媒体上のセキュリティレベルが変更されたような場合にも、利用者がセキュリティレベルを識別することが容易となり、文書管理装置の使い勝手を向上させることができる。
【０１４４】
前述した本発明の実施形態での各処理は、プログラムにより構成し、各装置が備えるＣＰＵに実行させることができ、また、それらのプログラムは、ＦＤ、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ等の記録媒体に格納して提供することができ、また、ネットワークを介してディジタル情報により提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１４５】
【図１】図１は本発明の一実施形態による文書管理装置の基本的な処理動作を説明するフローチャートである。
【図２】図２は本発明の一実施形態による文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】図３は本発明の実施形態で扱う文書状態情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。
【図４】図４は本発明の実施形態で扱う文書情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。
【図５】図５は本発明の実施形態で扱う追記情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。
【図６】図６は本発明の実施形態で扱うセキュリティ内容設定情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。
【図７】図７は本発明の実施形態で扱うエリア情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。
【図８】図８は図１のフローにより説明したステップ１１〜ステップ１２の処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図９】図９は図８のフローにより説明したステップ８９の文書状態情報３の情報の更新処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１０】図１０は図１のフローにより説明したステップ１３〜ステップ１４の処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１１】図１１は図１のフローにより説明したステップ１０３の追記情報のセキュリティレベルを設定する処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１２】図１２は図１０のフローにより説明したステップ１０７の文書状態情報３の情報の更新処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１３】図１３は図１２のフローにより説明したステップ１２４の可逆性記憶媒体２５０の記憶媒体全体のセキュリティレベルを計算する処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１４】図１４は図１のフローにより説明したステップ１５〜ステップ１６の処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１５】図１５は図１４のフローにより説明したステップ１４１０の文書状態情報３の情報を更新する処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１６】図１６は図１のフローにより説明したステップ１７の処理の詳細を説明するフローチャートである。
【図１７】図１７は図１６に示すステップ１６８の処理で警告表示機能部２３３を用いて表示される「持出し不可」の警告画面の表示例を示す図である。
【図１８】図１８は可逆性記憶媒体上にセキュリティレベルの記号を印刷する処理動作を説明するフローチャートである。
【図１９】図１９は図１８に示すフローのステップ１８４で印刷された可逆性記憶媒体へのセキュリティレベルを示した記号の印刷例を示す図である。
【符号の説明】
【０１４６】
２００  文書管理サーバ
２０１  ユーザ要求受付機能部
２０２、２３４  記憶機能部
２０３  文書状態情報更新機能部
２０４  文書状態監視機能部
２０５、２１３、２２４、２３５  通信機能部
２１０  印刷・消去装置
２１１、２２１、２３１  記録媒体ＩＤ読取機能部
２１２  印刷・消去機能部
２２０  追記装置
２２２  追記位置判別機能部
２２３  追記機能部
２３０  印字文書持出監視装置
２３２  記録媒体持出し判断機能部
２３３  警告表示機能部
２４０  通信網
２５０  可逆性記憶媒体
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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