(57)【要約】【課題】  印刷者が管理者の承認処理について意識せずに印刷行為を行うことができ、管理者が印刷者の印刷前に印刷ジョブの内容を確認し承認を行うことで不適切な印刷行為を抑制し、管理者が実際の印刷物を取得可能な印刷ジョブ管理装置および方法およびコンピュータが読み取り可能な記憶媒体およびプログラムを提供する。【解決手段】  印刷指示を行う印刷指示手段と、ジョブチケットに管理者の印刷承認経路情報を付加する印刷承認経路情報付加手段と、デバイスに印刷ジョブを送信する印刷ジョブ送信手段と、印刷ジョブを承認する印刷ジョブ承認手段と、承認情報をジョブチケットに付加する承認情報付加手段と、印刷ジョブの承認情報を確認する承認情報確認手段と、印刷ジョブを印刷する印刷手段と、を有する印刷ジョブ管理装置とする。【選択図】  図１
2007109154.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷処理の管理を行う印刷ジョブ管理装置であって、
印刷者がデバイスに印刷指示を行う印刷指示手段と、
ジョブチケットに管理者の印刷承認経路情報を付加する印刷承認経路情報付加手段と、
デバイスに印刷ジョブを送信する印刷ジョブ送信手段と、
印刷ジョブを承認する印刷ジョブ承認手段と、
承認情報をジョブチケットに付加する承認情報付加手段と、
印刷ジョブの承認情報を確認する承認情報確認手段と、
印刷ジョブを印刷する印刷手段と、
を有することを特徴とする印刷ジョブ管理装置。
【請求項２】
印刷ジョブの受信を管理者に通知する受信通知手段を有することを特徴とする請求項1記載の印刷ジョブ管理装置。
【請求項３】
印刷処理の管理を行う印刷ジョブ管理方法であって、
印刷者がデバイスに印刷指示を行う印刷指示ステップと、
ジョブチケットに管理者の印刷承認経路情報を付加する印刷承認経路情報付加ステップと、
デバイスに印刷ジョブを送信する印刷ジョブ送信ステップと、
印刷ジョブを承認する印刷ジョブ承認ステップと、
承認情報をジョブチケットに付加する承認情報付加ステップと、
印刷ジョブの承認情報を確認する承認情報確認ステップと、
印刷ジョブを印刷する印刷ステップと、
を有することを特徴とする印刷ジョブ管理方法。
【請求項４】
印刷ジョブの受信を管理者に通知する受信通知ステップを有することを特徴とする請求項1記載の印刷ジョブ管理方法。
【請求項５】
請求項３〜請求項４のいずれかに記載の印刷ジョブ管理方法をコンピュータにより実現することを特徴とするプログラム。
【請求項６】
請求項５に記載のプログラムを記憶した、コンピュータで読取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、特にネットワークシステムに接続され、印刷ジョブ管理ソフトウェアを含む印刷ジョブ管理装置および方法およびコンピュータが読み取り可能な記憶媒体およびプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、会社組織などにおいて、プリンタや複写機（以下、デバイスと称する）に書類を印刷する際に、印刷用紙の削減やセキュリティの観点から、管理者による印刷状況の管理が行われている。例えば、印刷者や印刷者が属するグループ毎の印刷総数や、カラーや両面印刷といった印刷属性別の集計を行い、不適切な印刷状況が認められた場合に管理者が印刷者に警告を行う方法や、印刷者や印刷者が属するグループ毎に、印刷可能な印刷部数を予め制限することによって過剰な印刷を抑止するなどといった管理方法が取られている。
【０００３】
また、印刷ジョブの属性情報などから承認を行い、印刷を行うシステムにおいて、従来より特開2002-202945号などに記載された印刷ジョブ管理システムがある。
【０００４】
これらのシステムは、印刷ジョブの承認情報を管理するサーバを設置し、使用者がサーバに承認を求めることで、印刷の承認を行っていた。
【０００５】
図８は、サーバを用いた印刷ジョブの承認システムの一例を説明した図である。印刷ジョブ承認手順を以下に述べる。
【０００６】
まずサーバには、予め印刷ジョブを承認するための情報を設定しておく。印刷者はサーバに印刷承認に関する情報が付加された印刷ジョブを送信する。サーバは、サーバ自身が保持する承認情報と印刷ジョブから得た承認情報より承認の可否を判断し、印刷可能と判断した場合、印刷者に印刷の許可を与える。
【特許文献１】特開2002-202945号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら従来の、印刷結果の集計を行ったり、印刷部数を制限することにより印刷状況を管理する方法、あるいはサーバにおいて印刷ジョブの承認情報により承認を行う方法では、印刷者が実際に印刷を行う前に、管理者が印刷ジョブそのものの確認を行うことができない。そのため、管理者が、印刷者によってセキュリティ上問題のある文書の印刷が行われるなどの不適切な印刷行為を事前に抑制することができないという問題点があった。また、管理者が印刷者の実際の印刷物を取得することが出来ないため、のちに印刷物の監査を行う際に現物を確認することが出来ないという問題点があった。
【０００８】
以上のような問題点から、管理者が印刷者によって実際に印刷が行われる前に、１または複数の管理者が印刷ジョブの目視を行うことで不適切な印刷行為の抑制を行う手段と、管理者が監査を行うために、印刷物の現物を取得する手段が必要とされている。
【０００９】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、その目的は、印刷者が管理者の承認処理について意識せずに印刷行為を行うことができ、管理者が印刷者の印刷前に印刷ジョブの内容を確認し承認を行うことで不適切な印刷行為を抑制し、管理者が実際の印刷物を取得可能な印刷ジョブ管理装置および方法およびコンピュータが読み取り可能な記憶媒体およびプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る第１の発明は、印刷処理の管理を行う印刷ジョブ管理装置であって、印刷者がデバイスに印刷指示を行う印刷指示手段と、ジョブチケットに管理者の印刷承認経路情報を付加する印刷承認経路情報付加手段と、デバイスに印刷ジョブを送信する印刷ジョブ送信手段と、印刷ジョブを承認する印刷ジョブ承認手段と、承認情報をジョブチケットに付加する承認情報付加手段と、印刷ジョブの承認情報を確認する承認情報確認手段と、印刷ジョブを印刷する印刷手段と、を有することを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る第２の発明は、前記印刷ジョブ管理装置において、印刷ジョブの受信を管理者に通知する受信通知手段を有することを特徴とする。
【００１２】
本発明に係る第３の発明は、印刷処理の管理を行う印刷ジョブ管理方法であって、印刷者がデバイスに印刷指示を行う印刷指示ステップと、ジョブチケットに管理者の印刷承認経路情報を付加する印刷承認経路情報付加ステップと、デバイスに印刷ジョブを送信する印刷ジョブ送信ステップと、印刷ジョブを承認する印刷ジョブ承認ステップと、承認情報をジョブチケットに付加する承認情報付加ステップと、印刷ジョブの承認情報を確認する承認情報確認ステップと、印刷ジョブを印刷する印刷ステップと、を有することを特徴とする。
【００１３】
本発明に係る第４の発明は、前記印刷ジョブ管理装置において、印刷ジョブの受信を管理者に通知する受信通知ステップを有することを特徴とする。
【００１４】
本発明に係る第５の発明は、第３の発明又は、第４の発明のいずれかに記載の印刷ジョブ管理方法をコンピュータにより実現することを特徴とするプログラムであることを特徴とする。
【００１５】
本発明に係る第６の発明は、第５の発明に記載のプログラムを記憶した、コンピュータで読取り可能な記憶媒体であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
以上説明したように、本発明に係る第１〜第６の発明によれば、ネットワークシステムにおける印刷ジョブ管理において、印刷者が管理者の承認処理について意識せずに印刷行為を行うことができ、管理者が印刷者の印刷前に印刷ジョブの内容を確認し承認を行うことで、不適切な印刷行為を抑制し、管理者が実際の印刷物を取得可能な印刷ジョブ管理装置および方法およびコンピュータが読み取り可能な記憶媒体およびプログラムを提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
【実施例１】
【００１８】
本実施例の印刷ジョブ管理装置は、以下に詳述するように、ジョブチケットに承認経路情報を付加することで、印刷者が印刷ジョブを印刷する前に管理者が印刷ジョブを確認し承認を行う印刷ジョブ管理システムを提供するものである。印刷ジョブ管理装置は、分散して配置されたパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと表記する）上で協調動作する印刷ジョブ管理ソフトウェアによって構成される。
【００１９】
図４は、分散して配置されたＰＣの１つを示したものであり、ハードディスク（ＨＤ）４１１には、本願に係る印刷ジョブ管理ソフトウェアのプログラムを持つソフトウェアが格納される。このソフトウェアが実行される主体のハードウェアはＣＰＵ４０１で、ソフトウェア上の制御の主体は、ハードディスク（ＨＤ）４１１に格納された印刷ジョブ管理ソフトウェアである。本実施例においては、ＯＳは例えば、ウィンドウズ（登録商標）２０００（マイクロソフト社製）を想定しているが、これに限るものではない。なお本願に係る印刷ジョブ管理プログラムは、フレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納された形で供給されても良く、その場合には図１に示すフレキシブルディスクコントローラ（ＦＤ）４１２または不図示のＣＤ−ＲＯＭドライブ等によって記憶媒体からプログラムが読み取られ、ハードディスク（ＨＤ）４１１にインストールされる。
【００２０】
図１は、本実施例に係る印刷ジョブ管理システムの構成を示した図である。１００はネットワークであり、例えば、ＬｏｃａｌＴａｌｋ等を用いることができる。以下、本実施形態において「ネットワーク」とは、物理的なケーブルと、ケーブル上を通る電気的な信号により、電気的な信号の組み合わせで実現される情報交換を実現するもの（プロトコル）の内の一つもしくは複数を意味し、通常は、これらの総称を指す。
【００２１】
印刷者PC１０１は、印刷の実行者が操作するPCである。管理者PC１０２および１０３は、印刷ジョブ処理を管理する管理者が操作するPCである。デバイス１０４および１０５および１０６は機能複合型複写機であり、複写機能に加えて、画像スキャナ機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能等の、一つまたは複数の機能を組み合わせることにより、複写機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリとして利用可能である。
【００２２】
図２は、印刷者PC１０１の構成図である。印刷指示部２００は、デバイスに印刷指示を行うインタフェースの機能を有する。印刷承認経路情報付加部２０１は、ジョブチケットに印刷承認経路情報を付加する機能を有する。印刷ジョブ送信部２０２は、印刷承認経路情報内に記述された管理者デバイスに印刷ジョブを送信する機能を有する。承認情報確認部２０３は、印刷ジョブの承認情報を確認する機能を有する。印刷部２０４は、印刷ジョブをデバイスに印刷する機能を有する。
【００２３】
図３は、管理者PC１０２および１０３の構成図である。印刷ジョブ承認部３００は、印刷ジョブを承認する機能を有する。承認情報付加部３０１は、承認情報をジョブチケットに付加する機能を有する。印刷ジョブ送信部３０２は、次の管理者デバイスおよび印刷者デバイスに印刷ジョブを送信する機能を有する。承認情報確認部３０３は、印刷ジョブの承認情報を確認する機能を有する。
【００２４】
図５は、ジョブチケットの概要図である。ジョブチケットは、アプリケーションなどから印刷者が印刷を指示した際にプリンタドライバが作成し、ジョブチケットには、ジョブの属性などを含むジョブ情報およびPDLデータが含まれる。本発明では、ジョブチケットのジョブ情報内に、印刷承認経路情報を付加する。また、ジョブ情報内には印刷者が使用するデバイス１０４のアドレスも含まれる。
【００２５】
図６は、ジョブチケットに付加する印刷承認経路情報の一例である。本実施例において、印刷承認経路情報はXMLで記述するが、記述方式はこの限りではない。本例では、<Root>タグの中が印刷承認経路情報であり、承認を行う順序に沿って、<Manager>タグの中にそれぞれの管理者の情報を記述する。管理者の情報には、<Address>タグの中に管理者が使用するデバイスのアドレスを記述する。管理者において印刷承認が行われると、<Sigunature>タグの中に印刷承認を行った印として、電子署名などが付加される。印刷の承認は、本例においては、<Root>内に記述された<Manager>に示された管理者の順序に沿って行われる。
【００２６】
図７は、本発明に係る印刷ジョブ管理システムにおける第1の印刷ジョブ管理手順の一例を示すフローチャートである。なお、S７００〜S７０８はそれぞれステップを示す。
【００２７】
本実施例では、企業の印刷管理システムにおいて、社員が印刷処理を行う際に、例えば、課長と部長というような上司２名の印刷承認が必要であるシステムの印刷ジョブ管理手順について説明する。社員がデバイスから印刷ジョブを出力する際には、まず課長の承認を受け、次に部長の承認を受ける必要がある。また承認は、決められた順序どおりに行う必要がある。印刷者PC１０１が社員が操作するPCであり、管理者PC１０２が課長が操作するPCであり、管理者PC１０３が部長が操作するPCである。課長を第一の管理者、部長を第二の管理者とする。
【００２８】
印刷者が印刷ジョブの印刷を行う場合、印刷者は印刷者PC１０１の印刷指示部２００からプリンタドライバに印刷ジョブをデバイス１０４に印刷するよう印刷指示を行う。
【００２９】
ステップS７００では、プリンタドライバがジョブチケットを作成する際に、印刷承認経路情報付加部２０１において、ジョブチケットに、印刷ジョブの印刷承認を行う経路と承認先の情報を含む印刷承認経路情報を付加する。承認先経路情報には、第一の管理者が使用するデバイスであるデバイス１０５のアドレスと、第二の管理者が使用するデバイスであるデバイス１０６のアドレスが含まれる。
【００３０】
ステップS７０１では、印刷ジョブ送信部２０２が、ジョブチケットの印刷承認経路情報に記述された第一の管理者デバイスである、デバイス１０５に対して、印刷ジョブを送信する。
【００３１】
ステップS７０２では、デバイス１０５において印刷ジョブが自動で印刷される。管理者は、印刷物をのちの監査のために保存する。
【００３２】
ステップS７０３では、デバイス１０５から管理者PC１０２に印刷ジョブの受信が通知され、管理者PC１０２は印刷ジョブを取得する。
【００３３】
ステップS７０４では、管理者は印刷された印刷ジョブの現物を確認し、管理者PC１０２の印刷ジョブ承認部３００において、印刷ジョブの承認を行う。
【００３４】
ステップS７０５では、承認情報付加部３０１において、承認情報を印刷ジョブのジョブチケットに付加する。
【００３５】
ステップS７０６では、承認情報確認部３０３において、ジョブチケットの印刷承認経路情報を参照することで、次に承認を行う管理者が居るかどうかを確認する。次の管理者が居る場合は、印刷ジョブ送信部３０２において、次の管理者デバイスに印刷ジョブを送信する。管理者PC１０２は、印刷ジョブをデバイス１０６に送信することになる。
【００３６】
第一の管理者の印刷ジョブ承認と同様の手順で、第二の管理者においても印刷ジョブの承認処理が行われる。第二の管理者が使用する管理者PC１０３の承認情報確認部においてジョブチケットの印刷承認経路情報を参照すると、今回は、次に送信する管理者が存在しないため、ステップS７０７に進む。
【００３７】
ステップS７０７では、管理者PC１０３の送信部において、ジョブチケットの情報に含まれる印刷者デバイス１０４のアドレスを参照し、印刷者デバイス１０４に印刷ジョブを送信する。
【００３８】
ステップS７０８では、印刷者１０１の承認情報確認部２０３においてジョブチケットの印刷承認経路情報に、全ての必要な承認情報が含まれていることを確認し、印刷部２０４においてデバイス１０４に印刷を行う。
【００３９】
本実施例においては、印刷内容に関わらず、印刷者が印刷しようとした印刷ジョブは全て管理者の承認を必要とする例を示したが、印刷内容に応じて、機密性などのレベルを設けて、情報をジョブチケットに付加し、印刷指示実行時にドライバにおいて解析を行い、機密性が高い印刷ジョブのみ管理者のデバイスに送信されるようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明に係る印刷ジョブ管理システム説明する構成ブロック図である。
【図２】本発明に係る印刷者を説明する構成ブロック図である。
【図３】本発明に係る管理者を説明する構成ブロック図である。
【図４】ＰＣの構成を示した図である。
【図５】本発明に係るジョブチケットの概要である。
【図６】本発明に係るジョブチケットに付加する印刷承認経路情報の一例である。
【図７】本発明に係る印刷ジョブ管理システムにおける印刷ジョブ管理手順を示すフローチャートである。
【図８】従来の印刷ジョブ管理システム
【符号の説明】
【００４１】
１００  ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）
１０１  印刷者PC
１０２  管理者PC
１０３  管理者PC
１０４  デバイス
１０５  デバイス
１０６  デバイス
２００  印刷指示部
２０１  印刷承認経路情報付加部
２０２  印刷ジョブ送信部
２０３  承認情報確認部
２０４  印刷部
３００  印刷ジョブ承認部
３０１  承認情報付加部
３０２  印刷ジョブ送信部
３０３  承認情報確認部
４００  印刷ジョブ管理ソフトウェアが稼動するＰＣ
４０１  ＰＣ４００のＣＰＵ
４０２  ＰＣ４００のＲＯＭ
４０３  ＰＣ４００のＲＡＭ
４０４  ＰＣ４００のシステムバス
４０５  ＰＣ４００のキーボードコントローラ（ＫＢＣ）
４０６  ＰＣ４００のＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）
４０７  ＰＣ４００のディスクコントローラ（ＤＫＣ）
４０８  ＰＣ４００のネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）
４０９  ＰＣ４００のキーボード（ＫＢ）
４１０  ＰＣ４００のＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）
４１１  ＰＣ４００のハードディスク（ＨＤ）
４１２  ＰＣ４００のフレキシブルディスクドライブ（ＦＤ）
【図１】
2007109154.tif 000003
【図２】
2007109154.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2007109154.tif 000009
【図８】
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