(57)【要約】【課題】会議の共有画面上に表示された文書を容易に利用することを可能にする。【解決手段】会議支援装置２４Ａは、会議システム２０Ａを用いた会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成し、当該会議ＩＤと、当該会議の概要を示す会議概要情報と、当該会議の進行に応じて共有画面ディスプレイ２１Ａ上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、データベース３０，４０に登録し、登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを複合機１０Ａに出力させる。【選択図】図１
2007213511.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議シートを作成する会議シート作成システムと、前記会議シートを利用するための会議シート利用システムとを有し、
前記会議シート作成システムは、
会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する会議ＩＤ生成手段と、
前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録する会議情報登録手段と、
前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させる会議シート出力制御手段と、を備え、
前記会議シート利用システムは、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、
前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させる共有文書出力制御手段と、を備える、
ことを特徴とする会議支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載された会議支援システムであって、
前記会議シート利用システムは、前記会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合に前記共有文書を出力させることを特徴とする会議支援システム。
【請求項３】
会議シートを作成する会議シート作成システムと、前記会議シートを利用するための会議シート利用システムとを有し、
前記会議シート作成システムは、
会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する会議ＩＤ生成手段と、
前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録する会議情報登録手段と、
前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させる会議シート出力制御手段と、を備え、
前記会議シート利用システムは、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、
前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させる会議情報送信制御手段と、を備える、
ことを特徴とする会議支援システム。
【請求項４】
請求項３に記載された会議支援システムであって、
前記会議シート利用システムは、前記会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合に前記情報を送信させることを特徴とする会議支援システム。
【請求項５】
会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する会議ＩＤ生成手段と、
前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録する会議情報登録手段と、
前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させる会議シート出力制御手段と、
を備えることを特徴とする会議シート作成システム。
【請求項６】
請求項５に記載された会議シート作成システムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用システムであって、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、
前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させる共有文書出力制御手段と、
を備えることを特徴とする会議シート利用システム。
【請求項７】
請求項５に記載された会議シート作成システムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用システムであって、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、
前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させる会議情報送信制御手段と、
を備えることを特徴とする会議シート利用システム。
【請求項８】
コンピュータに、会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを実行させ、
前記会議シート作成ステップは、
会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、
前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、
前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、
前記会議シート利用ステップは、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、
前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させるステップと、を含む、
ことを特徴とする会議支援プログラム。
【請求項９】
コンピュータに、会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを実行させ、
前記会議シート作成ステップは、
会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、
前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、
前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、
前記会議シート利用ステップは、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、
前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させるステップと、を含む、
ことを特徴とする会議支援プログラム。
【請求項１０】
コンピュータに、
会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、
前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、
前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、
を実行させることを特徴とする会議シート作成プログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載された会議シート作成プログラムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用プログラムであって、コンピュータに、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、
前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させるステップと、
を実行させることを特徴とする会議シート利用プログラム。
【請求項１２】
請求項１０に記載された会議シート作成プログラムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用プログラムであって、コンピュータに、
前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、
前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させるステップと、
を実行させることを特徴とする会議シート利用プログラム。
【請求項１３】
会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを有し、
前記会議シート作成ステップは、
会議シート作成システムが、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、
前記会議シート作成システムが、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、
前記会議シート作成システムが、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、
前記会議シート利用ステップは、
会議シート利用システムが、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記会議シート利用システムが、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、
前記会議シート利用システムが、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させるステップと、を含む、
ことを特徴とする会議支援方法。
【請求項１４】
会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを有し、
前記会議シート作成ステップは、
会議シート作成システムが、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、
前記会議シート作成システムが、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、
前記会議シート作成システムが、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、
前記会議シート利用ステップは、
会議シート利用システムが、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記会議シート利用システムが、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、
前記会議シート利用システムが、前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させるステップと、を含む、
ことを特徴とする会議支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議を支援する会議支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
多地点またはローカルの複数の参加者に共有される共有画面を含む電子会議システムが知られている。従来、この種の電子会議システムでは、会議資料を共有画面に表示させることにより、参加者全員で同一の会議資料を参照することが可能となっている。
【０００３】
なお、特許文献１には、次のようなシステムが開示されている。すなわち、当該システムでは、会議前に、ドキュメントＩＤが付加されたドキュメントが印刷出力される。会議中、会議参加者は、上記ドキュメントにコメント等を記述し、会議が終了した後、複合機に記述後のドキュメントを読み込ませる。複合機は、読み取られたドキュメントの画像情報から新たな加筆情報を分離する。分離された加筆情報は、加筆を行ったユーザのユーザＩＤとドキュメントＩＤと共に元の電子ドキュメントと関連付けられて管理される。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−４９９８２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記電子会議システムにおいて、会議の後、会議で共有された文書を容易に利用（印刷、表示、会議関係者への通知など）することができればユーザにとって便利である。
【０００６】
そこで、本発明は、会議の共有画面上に表示された文書を容易に利用することを可能にする会議支援システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る会議支援システムは、会議シートを作成する会議シート作成システムと、前記会議シートを利用するための会議シート利用システムとを有し、前記会議シート作成システムは、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する会議ＩＤ生成手段と、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録する会議情報登録手段と、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させる会議シート出力制御手段と、を備え、前記会議シート利用システムは、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させる共有文書出力制御手段と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
本発明の好適な態様では、前記会議シート利用システムは、前記会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合に前記共有文書を出力させる。
【０００９】
本発明に係る会議支援システムは、会議シートを作成する会議シート作成システムと、前記会議シートを利用するための会議シート利用システムとを有し、前記会議シート作成システムは、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する会議ＩＤ生成手段と、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録する会議情報登録手段と、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させる会議シート出力制御手段と、を備え、前記会議シート利用システムは、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させる会議情報送信制御手段と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
本発明の好適な態様では、前記会議シート利用システムは、前記会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合に前記情報を送信させる。
【００１１】
本発明に係る会議シート作成システムは、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する会議ＩＤ生成手段と、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録する会議情報登録手段と、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させる会議シート出力制御手段と、を備えることを特徴とする。
【００１２】
本発明に係る会議シート利用システムは、上記会議シート作成システムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用システムであって、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させる共有文書出力制御手段と、を備えることを特徴とする。
【００１３】
また、本発明に係る会議シート利用システムは、上記会議シート作成システムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用システムであって、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から会議ＩＤを認識する会議ＩＤ認識手段と、前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させる会議情報送信制御手段と、を備えることを特徴とする。
【００１４】
本発明に係る会議支援プログラムは、コンピュータに、会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを実行させ、前記会議シート作成ステップは、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、前記会議シート利用ステップは、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させるステップと、を含むことを特徴とする。
【００１５】
また、本発明に係る会議支援プログラムは、コンピュータに、会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを実行させ、前記会議シート作成ステップは、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、前記会議シート利用ステップは、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させるステップと、を含む、ことを特徴とする。
【００１６】
本発明に係る会議シート作成プログラムは、コンピュータに、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を実行させることを特徴とする。
【００１７】
本発明に係る会議シート利用プログラムは、上記会議シート作成プログラムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用プログラムであって、コンピュータに、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させるステップと、を実行させることを特徴とする。
【００１８】
また、本発明に係る会議シート利用プログラムは、上記会議シート作成プログラムにより作成された会議シートを利用するための会議シート利用プログラムであって、コンピュータに、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させるステップと、を実行させることを特徴とする。
【００１９】
本発明に係る会議支援方法は、会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを有し、前記会議シート作成ステップは、会議シート作成システムが、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、前記会議シート作成システムが、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、前記会議シート作成システムが、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、前記会議シート利用ステップは、会議シート利用システムが、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記会議シート利用システムが、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、前記会議シート利用システムが、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書を前記データベースから取得して出力させるステップと、を含むことを特徴とする。
【００２０】
また、本発明に係る会議支援方法は、会議シートを作成する会議シート作成ステップと、前記会議シートを利用するための会議シート利用ステップとを有し、前記会議シート作成ステップは、会議シート作成システムが、会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成するステップと、前記会議シート作成システムが、前記生成された会議ＩＤと、前記会議の概要を示す会議概要情報と、前記会議の進行に応じて会議参加者に共有される共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて、所定のデータベースに登録するステップと、前記会議シート作成システムが、前記登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力させるステップと、を含み、前記会議シート利用ステップは、会議シート利用システムが、前記会議シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記会議シート利用システムが、前記取得された画像から会議ＩＤを認識するステップと、前記会議シート利用システムが、前記データベースの記憶内容に基づき、前記認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、前記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に送信させるステップと、を含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２１】
本発明によれば、会議の共有画面上に表示された文書を容易に利用することを可能にする会議支援システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
【００２３】
［第１の実施の形態］
図１は、第１の実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システム１の全体構成図である。この電子会議システム１は、会議参加者に共有される共有画面を含み、この共有画面上に会議資料を表示することによって多地点間またはローカルの会議を支援するシステムである。典型的な利用形態では、１以上の会議室において、共有画面を参照しながら、複数の会議参加者が議論する。より具体的には、電子会議システム１は、会議の進行に応じて共有画面上に表示された文書（以下、「共有文書」と称す）を保存し、保存された共有文書を容易に利用することを可能とするものである。
【００２４】
図１において、会議室Ａ，Ｂには、それぞれ、複合機１０Ａ，１０Ｂと、会議システム２０Ａ，２０Ｂとが設置されている。会議システム２０Ａ，２０Ｂは、それぞれ、共有画面ディスプレイ２１Ａ，２１Ｂ、操作パネル２２Ａ，２２Ｂ、およびＩＣカードリーダ２３Ａ，２３Ｂ、ならびに、これらのデバイスが接続される会議支援装置２４Ａ，２４Ｂを含んで構成されている。以下の説明では、適宜、符号中の会議室を示すアルファベットを省略し、例えば複合機１０Ａ，１０Ｂを複合機１０と総称する。各会議室に設置された複合機１０および会議システム２０は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどのネットワークＮに接続されている。このネットワークＮ上には、文書データベース３０および会議情報データベース４０が設置されている。
【００２５】
複合機１０は、少なくとも印刷機能（プリント機能）および画像読取機能（スキャン機能）を有する装置である。この複合機１０は、広く知られている一般のデジタル複合機と殆ど同じであるが、次の点で相違する。すなわち、本実施の形態の複合機１０は、コピーモードやスキャンモードなどの一般的な動作モードの他に会議モードを有する。
【００２６】
共有画面ディスプレイ２１は、多地点間会議またはローカル会議の参加者全員に共有される共有画面を表示する表示装置である。本実施の形態では、共有画面ディスプレイ２１は、大型（５０型程度）のいわゆる電子黒板であり、電子ペンや指で画面上に文字や図形等の書き込み（板書）を行うことができるものである。
【００２７】
操作パネル２２は、各種情報をユーザ（主として会議の話者）に提示するとともにユーザから操作入力を受け付けるユーザインタフェースであり、ここでは小型（１５型程度）のタッチパネル式ディスプレイである。
【００２８】
ＩＣカードリーダ２３は、各ユーザが所有するＩＣカードから当該ＩＣカードに格納されているユーザ識別情報（以下、「ユーザＩＤ」と称す）を読み出す非接触型の読取装置であり、例えばＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）リーダである。
【００２９】
会議支援装置２４は、上記デバイス２１〜２３を制御して会議を支援する装置である。本実施の形態では、会議支援装置２４はコンピュータであり、その機能は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やハードディスク等の記録媒体に記録された所定のプログラムがメインメモリに読み込まれてＣＰＵ（Central Processing Unit）により実行されることによって実現される。
【００３０】
文書データベース３０は、電子文書である会議資料を保存および管理するものであり、ここではサーバコンピュータである。会議資料には、会議で発表するためにユーザが用意した文書や、会議の進行に応じて共有画面上に表示された文書（共有文書）が含まれる。また、会議資料としては、プレゼンテーションソフトやワープロソフト等のアプリケーションのファイルや、Ｔｉｆｆ（Tagged Image File Format）やＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）等の画像データなどが挙げられる。
【００３１】
会議情報データベース４０は、会議に関する情報を保存および管理するものであり、ここではサーバコンピュータである。この会議情報データベース４０に保存される情報については後述する。
【００３２】
図２は、会議支援装置２４の機能構成を示す機能ブロック図である。図２において、会議支援装置２４は、会議ＩＤ生成部２４ａ、会議情報登録部２４ｂ、および会議シート出力制御部２４ｃを有する。
【００３３】
会議ＩＤ生成部２４ａは、会議システム２０を用いた会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議識別情報（以下、「会議ＩＤ」と称す）を生成する。
【００３４】
会議情報登録部２４ｂは、会議ＩＤ生成部２４ａにより生成された会議ＩＤと、会議の概要を示す会議概要情報と、会議の進行に応じて共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けて所定のデータベースに登録する。本実施の形態では、会議情報登録部２４ｂは、会議概要情報を会議ＩＤと関連付けて会議情報データベース４０に登録する。また、共有文書を文書データベース３０に格納するとともに、当該共有文書の名称と当該共有文書の格納場所を示すアドレス情報とを含む共有文書情報を、会議ＩＤと関連付けて会議情報データベース４０に登録する。
【００３５】
会議シート出力制御部２４ｃは、会議情報登録部２４ｂにより登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを、所定の出力装置に出力させる。本実施の形態では、シート出力制御部２４ｃは、ユーザからの指示に応じて、会議シートを複合機１０に印刷出力させる。
【００３６】
ここで、会議シートに表示される会議ＩＤは、システムが会議シートに係る会議を特定することを可能にするためのものである。したがって、会議ＩＤは、そのような役割を果たす適宜の表示形態で会議シート上に表示される。好適には、会議ＩＤは、一次元バーコードや二次元バーコード（ＱＲコード等）などの形態で表示される。
【００３７】
一方、会議シートに表示される会議概要情報は、ユーザが会議シートに係る会議を目で見て特定することを可能にするためのものである。したがって、会議シートに表示される会議概要情報の内容は、上記役割を果たす観点より適宜に決められる。好ましくは、会議概要情報は、会議の名称および開催日時を含む。ここでいう会議の名称とは、会議体の名称を含む概念である。「会議体」とは、一定の事柄を討議または決議する機関であり、例えば、経営会議、役員会議、Ｘ商品企画会議、Ｙプロジェクト会議などである。より好ましくは、会議概要情報は、会議の開催場所または会議の参加者をさらに含む。
【００３８】
図３は、複合機１０の構成を示すブロック図である。図３において、複合機１０は、印刷装置１１、画像読取装置１２、および制御装置１３を有する。
【００３９】
印刷装置１１は、電子写真方式やインクジェット方式などの適宜の印刷方式により、紙等の印刷媒体に画像を印刷する。
【００４０】
画像読取装置１２は、プラテン方式やシートスルー方式などの適宜のスキャン方式により、原稿の画像を光学的に読み取って画像データを生成する。
【００４１】
制御装置１３は、印刷装置１１および画像読取装置１２を制御する。ここでは、制御装置１３は、ＣＰＵ、メインメモリ、ＲＯＭなどを含んで構成され、その機能は、ＲＯＭ等の記録媒体に記録された所定のプログラムがメインメモリに読み込まれてＣＰＵにより実行されることによって実現される。制御装置１３は、機能ブロックとして、画像取得部１３ａ、会議ＩＤ認識部１３ｂ、および共有文書出力制御部１３ｃ有する。
【００４２】
画像取得部１３ａは、会議シートの画像を画像読取装置１２を介して取得する。
【００４３】
会議ＩＤ認識部１３ｂは、画像取得部１３ａにより取得された会議シートの画像から会議ＩＤを認識する。
【００４４】
共有文書出力制御部１３ｃは、会議ＩＤ認識部１３ｂにより認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書をデータベースから取得して所定の出力装置に出力させる。本実施の形態では、共有文書出力制御部１３ｃは、会議ＩＤに関連付けられた共有文書のアドレス情報を会議情報データベース４０から取得し、当該アドレス情報に基づいて文書データベース３０から共有文書を取得する。そして、取得された共有文書を印刷装置１１に印刷出力させる。
【００４５】
以下、上記構成を有する電子会議システム１の動作について、会議シートの作成に関連する動作と会議シートの利用に関連する動作とに分けて説明する。
【００４６】
＜会議シートの作成に関連する動作＞
図４は、会議シートの作成に関連するイベントフローを示す図である。まず、図４に従って、会議シートの作成に関連する動作の概略を説明する。なお、以下の説明では、会議室Ａにおいてローカル会議が行われる場合を例にとって説明する。
【００４７】
会議室Ａにおいて会議が開始されると、会議支援装置２４Ａは、当該会議の会議ＩＤを生成する（Ｓ１−１）。
【００４８】
会議中、会議支援装置２４Ａは、会議ＩＤと関連付けて、会議概要情報（会議体名、開催日時、開催場所、会議参加者）を会議情報データベース４０に登録する（Ｓ１−２）。
【００４９】
また、会議支援装置２４Ａは、共有画面上に文書が表示されると、当該文書を共有文書として文書データベース３０に登録するとともに（Ｓ１−３）、共有文書情報（共有文書の名称およびＵＲＬ）を会議ＩＤと関連付けて会議情報データベース４０に登録する（Ｓ１−４）。
【００５０】
会議終了の直前、会議支援装置２４Ａは、会議シートの印刷指示をユーザから受け付けると、会議情報データベース４０を参照し、会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを複合機１０Ａに印刷出力させる（Ｓ１−５）。
【００５１】
図５は、会議シートの作成に関連する動作手順を示すフローチャートである。以下、図５に従って、会議シートの作成に関連する動作について詳細に説明する。
【００５２】
会議室Ａにおいて、会議を開催しようとするユーザは、自身のＩＣカードをＩＣカードリーダ２３Ａにかざす。ＩＣカードリーダ２３Ａは、ＩＣカードがかざされると、当該ＩＣカードからユーザＩＤを読み取って会議支援装置２４Ａに送る。ここでは、ユーザＵ１のＩＣカードがかざされ、当該ユーザＵ１に割り当てられたユーザＩＤ「ｕ１」が読み取られたものとする。
【００５３】
会議支援装置２４Ａは、ＩＣカードリーダ２３ＡからユーザＩＤ「ｕ１」を受けると（Ｓ１）、当該ユーザＩＤに基づき所定の認証処理を行う（Ｓ２）。そして、認証に成功すると、ユーザＵ１から会議体の指定を受け付ける（Ｓ３）。会議支援装置２４Ａは、具体的には、ユーザＩＤ「ｕ１」に予め関連付けられている会議体（すなわちユーザＵ１が属する会議体）を不図示のデータベースから読み出し、図６に示される会議体の指定を受け付けるための会議体指定画面１００を操作パネル２２Ａに表示させ、この会議体指定画面１００上で会議体の指定を受け付ける。図６において、会議体指定画面１００には、それぞれユーザＵ１が属する会議体の名称が表示された会議体選択ボタン１０１〜１０４、「会議体を指定しない」ボタン１０５、および「開始」ボタン１０６が配置されている。ここでは、ユーザＵ１は、会議体「Ｙプロジェクト会議」に係る会議を開催すべく、会議体選択ボタン１０３を押下し、ついで「開始」ボタン１０６を押下したものとする。
【００５４】
会議支援装置２４Ａは、操作パネル２２Ａを介して上記操作を受け付けると、当該操作に基づき開催される会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成する（Ｓ４）。ここでは、会議ＩＤ「ｃ１」が生成されたものとする。
【００５５】
ついで、会議支援装置２４Ａは、図７に示されるように、会議情報データベース４０に、会議ＩＤ「ｃ１」、会議体名「Ｙプロジェクト会議」、会議の開始日時、会議の開催場所名「役員会議室Ａ」、および参加者ＩＤ「ｕ１」を互いに関連付けて登録する（Ｓ５）。なお、上記の「役員会議室Ａ」は、会議室Ａの場所名として予め会議支援装置２４Ａに設定されたものである。
【００５６】
その後、会議支援装置２４Ａは、会議室ＡにおけるＹプロジェクト会議を支援するための会議支援制御を行う（Ｓ６）。以下、図５のステップＳ７以降を説明する前に、会議支援制御について、共有画面の画面制御、共有文書の登録、参加者の登録、および会議シートの出力に分けて説明する。
【００５７】
（共有画面の画面制御）
会議支援制御が開始されると、会議支援装置２４Ａは、図８に示されるような発表画面制御画面２００を操作パネル２２Ａに表示させる。そして、会議支援装置２４Ａは、画面２００上でユーザから画面制御操作を受け付け、当該画面制御操作に基づいて共有画面ディスプレイ２１Ａの画面制御を行う。
【００５８】
具体的には、会議支援装置２４Ａは、文書データベース３０にアクセスして、当該文書データベース３０に保存されている会議資料のうち、会議体「Ｙプロジェクト会議」に関連付けられている会議資料の一覧を、画面２００の文書表示領域２０１に表示させる。この画面上においてユーザが所望の会議資料を指定すると、会議支援装置２４Ａは、当該ユーザ操作に応じて、指定された会議資料を文書データベース３０から取得し、会議資料の縮小画像（サムネイル）を文書表示領域２０１に表示させる。ここでは、会議資料として複数ページの画面データを含むプレゼンテーションソフトのファイルが指定され、文書表示領域２０１には、図８に示されるように複数ページの画面データのサムネイルが一覧表示されたものとする。
【００５９】
当該画面２００上で、ユーザにより所望の画面データのサムネイルが選択されると、当該サムネイルに対応する画面データに基づく画像が共有画面ディスプレイ２１Ａに表示される。また、「次頁」ボタン２０２が押下されると共有画面ディスプレイ２１Ａの画面が次ページに進み、「前頁」ボタン２０３が押下されると画面が前ページに戻り、「最後」ボタン２０４が押下されると最終ページが表示され、「先頭」ボタン２０５が押下されると先頭ページが表示される。
【００６０】
画面データに基づく画像が共有画面ディスプレイ２１Ａ上に表示されている間、会議支援装置２４Ａは、共有画面ディスプレイ２１Ａ上での電子ペンによる書き込み操作を検出すると、元の画面データの画像に書き込み内容（板書画像）を重畳させた画像を共有画面ディスプレイ２１Ａに表示させる。すなわち、ユーザが共有画面ディスプレイ２１Ａ上で書き込み操作を行うと、その都度、書き込み内容が共有画面ディスプレイ２１Ａの表示画面に反映される。
【００６１】
なお、画面２００上で「文書一覧」ボタン２０６が押下されると、会議支援装置２４Ａは、文書表示領域２０１の表示内容を会議資料の一覧に戻し、当該画面上で会議資料の選択操作を受け付ける。これにより、別の会議資料を共有画面ディスプレイ２１Ａに表示させることが可能となる。また、「白紙」ボタン２０７が押下されると、白紙画像が共有画面ディスプレイ２１Ａに表示される。
【００６２】
（共有文書の登録）
図９は、共有文書の登録に関する処理の第１の例を示すフローチャートである。第１の例では、会議支援装置２４Ａは、新たな会議資料が共有画面ディスプレイ２１Ａに表示されるまで待機し（Ｓ１１：ＮＯ）、新たな会議資料が表示されると（Ｓ１１：ＹＥＳ）、共有文書の登録処理を実行する（Ｓ１２）。すなわち、会議支援装置２４Ａは、表示された新たな会議資料のファイル名およびＵＲＬを、共有文書情報として会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けて会議情報データベース４０に登録する。例えば、「プロジェクト企画書」、「顧客満足度調査結果」、および「議事録（２００５／０８／１１）」が順に共有画面ディスプレイ２１Ａに表示された場合には、図７のように共有文書情報が登録される。
【００６３】
図１０は、共有文書の登録に関する処理の第２の例を示すフローチャートである。第２の例では、会議支援装置２４Ａは、画面切り替え操作（例えば「次頁」ボタン２０２の押下）を受け付けるまで待機し（Ｓ２１：ＮＯ）、画面切り替え操作を受け付けると（Ｓ２１：ＹＥＳ）、共有文書の登録処理を実行する（Ｓ２２）。すなわち、会議支援装置２４Ａは、その時点で共有画面ディスプレイ２１Ａに表示されている画面を示すデータを共有文書として文書データベース３０に登録する。そして、登録されたデータの名称（例えば「Ｙプロジェクト会議−２００５年９月７日−３ページ目」）およびＵＲＬを、共有文書情報として会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けて会議情報データベース４０に登録する。例えば、プロジェクト企画書ファイルの１ページ目〜１０ページ目が順に共有画面ディスプレイ２１Ａに表示された場合には、１ページ目〜１０ページ目のデータ（元の画面データと板書画像データとを含むデータ）が登録される。
【００６４】
なお、会議支援装置２４Ａは、図９に示される処理および図１０に示される処理の両方を実行してもよい。
【００６５】
（参加者の登録）
図１１は、参加者の登録に関する処理を示すフローチャートである。会議支援制御の開始後、会議に参加しようとするユーザがＩＣカードをＩＣカードリーダ２３Ａにかざすと、ＩＣカードリーダ２３Ａは、当該ＩＣカードからユーザＩＤを読み取って会議支援装置２４Ａに送る。
【００６６】
会議支援装置２４Ａは、ＩＣカードリーダ２３ＡからユーザＩＤを受けるまで待機し（Ｓ３１：ＮＯ）、ユーザＩＤを受けると（Ｓ３１：ＹＥＳ）、当該ユーザＩＤに基づき所定の認証処理を行う（Ｓ３２）。そして、認証に成功すると、当該ユーザＩＤを参加者ＩＤとして、会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けて会議情報データベース４０に登録する（Ｓ３３）。
【００６７】
例えば、ユーザＵ１がログインした後に、ユーザＵ２，Ｕ３がログインした場合には、図７に示されるように、それぞれのユーザＩＤ「ｕ２」，「ｕ３」が参加者ＩＤとして会議情報データベース４０に追加される。
【００６８】
（会議シートの出力）
図１２は、会議シートの出力に関する処理を示すフローチャートである。会議が実質的に終了すると、ユーザは、会議シートを印刷すべく、会議画面制御画面２００上で「会議シート印刷」ボタン２０９を押下する。会議支援装置２４Ａは、「会議シート印刷」ボタン２０９が押下されるまで待機し（Ｓ４１：ＮＯ）、「会議シート印刷」ボタン２０９が押下されると（Ｓ４１：ＹＥＳ）、会議シートの出力制御を行う（Ｓ４２）。すなわち、会議支援装置２４Ａは、その時点の日時を会議の終了日時として会議情報データベース４０に会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けて登録するとともに、会議情報データベース４０から会議ＩＤ「ｃ１」に関連付けられた会議概要情報を取得する。また、会議支援装置２４Ａは、会議ＩＤ「ｃ１」をエンコードしてコード情報（ここではＱＲコード）を生成する。そして、会議支援装置２４Ａは、上記ＱＲコードと上記会議概要情報とを含む会議シート用の印刷データを生成する。会議支援装置２４Ａは、生成された印刷データを複合機１０Ａに送り、当該印刷データの印刷を指示する。この指示に応じ、複合機１０Ａは、印刷装置１１にて印刷データを紙（例えば１枚のＡ４用紙）に印刷して、ＱＲコードおよび会議概要情報が表示された会議シートを印刷出力する。
【００６９】
図１３は、上記印刷出力された会議シートの一例を示す図である。図１３において、会議シート３００には、会議概要情報として、会議体名３０１、開催日時（開始日時および終了日時）３０２、開催場所３０３、会議参加者の一覧３０４、および共有文書の一覧３０５が表示されている。また、会議シートの右上には、会議ＩＤを示すＱＲコード３０６が付されている。会議参加者の一覧３０４は、参加者の氏名、所属、および連絡先を含んでいるが、これらは予めユーザＩＤと関連付けられて所定のデータベースに登録されているものとする。なお、会議シートには、共有文書のアドレス情報がさらに表示されていてもよい。
【００７０】
上記のように印刷出力された会議シートは、会議録の役割を果たし、好適な利用態様では会議終了時点で会議参加者それぞれに手渡しされる。
【００７１】
図５を再び参照する。会議シートを印刷した後、ユーザは、発表画面制御画面２００上の「会議終了」ボタン２１０を押下する。会議支援装置２４Ａは、当該操作を受け付けると（Ｓ７：ＹＥＳ）、会議室Ａにおける会議体「Ｙプロジェクト会議」の会議の支援を終了させる。
【００７２】
以上、ローカル会議が行われる場合の電子会議システム１の動作について説明したが、以下、多地点間会議が行われる場合における電子会議システム１の動作の一例を示す。なお、以下の説明では、ローカル会議と同様の動作については詳しい説明を省略する。
【００７３】
上記ローカル会議の場合と同様に、会議室ＡにおいてユーザＵ１により「Ｙプロジェクト会議」の開始が指示されると、会議支援装置２４Ａは、会議情報データベース４０に、会議ＩＤ「ｃ１」、会議体名「Ｙプロジェクト会議」、会議の開始日時、会議室Ａの場所名「役員会議室Ａ」、および参加者ＩＤ「ｕ１」を互いに関連付けて登録する。そして、会議支援装置２４Ａは、会議支援制御を開始する。
【００７４】
その後、会議室ＢにおいてユーザＵ２が操作パネル２２Ｂに対して、会議室Ａ，Ｂ間で多地点間会議を開始するための所定の指示を入力すると、会議支援装置２４Ｂは、会議支援装置２４Ａとともに多地点間会議用の会議支援制御を開始する。
【００７５】
以下、多地点間会議用の会議支援制御について、共有画面の画面制御、共有文書の登録、参加者の登録、および会議シートの出力に分けて説明する。
【００７６】
（共有画面の画面制御）
会議支援装置２４Ａ，２４Ｂは、それぞれ操作パネル２２Ａ，２２Ｂを介して画面制御操作を受け付け、当該画面制御操作に基づいて共有画面ディスプレイ２１Ａ，２１Ｂの画面制御を行う。このとき、会議支援装置２４Ａ，２４Ｂは、共有画面ディスプレイ２１Ａおよび２１Ｂの表示内容が互いに同一となるように制御する。
【００７７】
（共有文書の登録）
会議支援装置２４Ａ，２４Ｂのうち所定の一方（例えば先に会議を開始した会議支援装置２４Ａ）は、新たな会議資料が共有画面ディスプレイ２１Ａおよび２１Ｂに表示されると、ローカル会議の場合と同様に共有文書の登録処理を実行する。
【００７８】
（参加者の登録）
会議室Ａにおいて、ユーザがＩＣカードをＩＣカードリーダ２３Ａにかざすと、ＩＣカードリーダ２３Ａは、当該ＩＣカードからユーザＩＤを読み取って会議支援装置２４Ａに送り、会議支援装置２４Ａは、当該ユーザＩＤを参加者ＩＤとして会議情報データベース４０に登録する。
【００７９】
会議室Ｂにおいても同様に、ＩＣカードがＩＣカードリーダ２３Ｂにかざされると、会議支援装置２４Ｂは、当該ＩＣカードから読み取られたユーザＩＤを参加者ＩＤとして会議情報データベース４０に登録する。
【００８０】
（会議シートの出力）
会議室Ａにおいて、「会議シート印刷」ボタン２０９が押下されると、会議支援装置２４Ａは、会議ＩＤ「ｃ１」を示すＱＲコードおよび会議ＩＤ「ｃ１」に関連付けられている会議概要情報が表示された会議シートを複合機１０Ａに印刷させる。
【００８１】
会議室Ｂにおいても、「会議シート印刷」ボタン２０９が押下されると、会議支援装置２４Ｂは、上記と同様の会議シートを複合機１０Ｂに印刷させる。
【００８２】
なお、上記の説明では省略したが、好適な態様では、各会議室には、ビデオカメラ、ビデオ映像表示装置、マイク、およびスピーカが設置され、会議支援装置２４Ａ，２４Ｂは、これらの機器を制御してテレビ会議環境を提供する。
【００８３】
＜会議シートの利用に関連する動作＞
図１４は、会議シートの利用に関連するイベントフローを示す図である。まず、図１４に従って、会議シートの利用に関連する動作の概略を説明する。
【００８４】
ユーザは、ある会議の共有文書を印刷しようとする場合、その会議の会議シートを任意の場所の複合機１０にスキャンさせる。複合機１０は、会議シートをスキャンして（Ｓ２−１）、当該会議シートに含まれる会議ＩＤを認識する（Ｓ２−２）。そして、複合機１０は、認識された会議ＩＤと共に会議情報取得要求を会議情報データベース４０に送信する（Ｓ２−３）。会議情報データベース４０は、上記要求に応じ、上記会議ＩＤに関連付けられている共有文書情報を複合機１０に返信する（Ｓ２−４）。
【００８５】
複合機１０は、受信した共有文書の名称の一覧をユーザに提示し、この一覧上でユーザから所望の共有文書の指定を受け付ける（Ｓ２−５）。そして、複合機１０は、指定された共有文書に係る文書取得要求を文書データベース３０に送信する（Ｓ２−６）。文書データベース３０は、上記要求に応じ、指定された共有文書を複合機１０に送信する（Ｓ２−７）。複合機１０は、受信した共有文書を印刷出力する（Ｓ２−８）。
【００８６】
このように、ユーザは、会議シートを利用して、所望の会議で共有された所望の共有文書を紙文書として取得することができる。
【００８７】
図１５は、会議シートの利用に関連する動作手順を示すフローチャートである。以下、図１５に従って、会議シートの利用に関連する動作について具体的に説明する。
【００８８】
複合機１０のコントロールパネル（不図示）には、コピーモード、スキャンモード、ファクシミリモード、および会議モードのうち所望の動作モードの選択を受け付けるための画面が表示されている。ユーザは、任意の場所の複合機１０のプラテン（原稿台）に会議シートを載せて、コントロールパネル上で会議モードを選択し、スタートボタンを押下する。
【００８９】
複合機１０は、上記操作を受け付けると、画像読取装置１２により会議シートの画像を読み取ってスキャンデータ（画像データ）を得る（Ｓ５１）。
【００９０】
ついで、複合機１０は、スキャンデータに基づき会議シートに含まれる会議ＩＤを認識する（Ｓ５２）。具体的には、複合機１０は、スキャンデータからＱＲコードを抽出し、当該ＱＲコードをデコードして会議ＩＤを認識する。ここでは、会議ＩＤ「ｃ１」が認識されたものとする。
【００９１】
ついで、複合機１０は、会議情報データベース４０から、認識された会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けられている会議概要情報および共有文書情報を取得する（Ｓ５３）。具体的には、複合機１０は、会議ＩＤ「ｃ１」と共に会議情報取得要求を会議情報データベース４０に送信する。会議情報データベース４０は、複合機１０から会議情報取得要求を受信するまで待機しており、会議ＩＤ「ｃ１」を伴う会議情報取得要求を受信すると、会議ＩＤ「ｃ１」を検索して、会議ＩＤ「ｃ１」に関連付けられた会議概要情報および共有文書情報を複合機１０に返信する。
【００９２】
ついで、複合機１０は、図１６に示されるように、受信した会議概要情報をコントロールパネル上に表示させる。この画面上で「ファイル一覧」ボタンが押下されると、複合機１０は、図１７に示されるように、共有文書の名称の一覧をコントロールパネル上に表示させる（Ｓ５４）。
【００９３】
複合機１０は、共有文書の一覧画面上でユーザから共有文書の指定操作を受け付けると（Ｓ５５）、指定された共有文書を文書データベース３０から取得する（Ｓ５６）。具体的には、複合機１０は、指定された共有文書のＵＲＬを伴う文書取得要求を文書データベース３０に送る。この要求に応じ、文書データベース３０は、指定された共有文書を複合機１０に送る。
【００９４】
複合機１０は、文書データベース３０から共有文書を取得すると、当該共有文書を印刷出力する（Ｓ５７）。
【００９５】
なお、セキュリティの観点より、複合機１０は、会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合に共有文書を印刷出力し、それ以外の場合には印刷出力しないように構成されることが好ましい。この構成における好適な一態様では、複合機１０は、ＩＣカードからユーザＩＤを読み出し、当該ユーザＩＤに基づいて所定の認証処理を行う。そして、認証に成功した場合、会議情報データベース４０を参照し、会議シートから認識された会議ＩＤに関連付けられた参加者ＩＤの中に上記ユーザＩＤと一致するものが存在するか否かを判断する。そして、存在した場合には共有文書の印刷出力を実行し、それ以外の場合には印刷出力を行わない。すなわち、複合機１０は、会議シートを利用しようとするユーザが当該会議シートに係る会議の参加者である場合に限り、共有文書の印刷を許可する。なお、利用が許可される特定のユーザは、適宜に設定されればよく、例えば、会議参加者に予め関連付けられた関係者や、会議シートに係る会議体の構成メンバーなどとされてもよい。
【００９６】
以上のとおり、本実施の形態では、電子会議システムを用いた会議が開催されると、当該会議を一意に識別するための会議ＩＤを生成し、当該会議ＩＤと、当該会議の会議概要情報と、当該会議の進行に応じて共有画面上に表示された共有文書とを互いに関連付けてデータベースに登録する。そして、登録された会議ＩＤおよび会議概要情報が表示された会議シートを出力する。このため、本実施の形態によれば、会議の概要（会議体名や開催日時等）が表示され、かつ電子的に保存された共有文書と結び付けられた物理メディアの会議シート（会議録のようなもの）を作成することができる。これにより、この物理メディアの会議シートを用いて、コンピュータを立ち上げることなく、過去の会議で共有された共有文書（電子的に保存されている資料）を検索して出力（印刷、表示等）することが可能となる。この結果、共有文書の利用の容易化を図ることが可能となり、共有文書の再利用の促進を図ることが可能となる。また、物理メディアの特性である高い閲覧性および携帯性と、電子文書の特性である高い検索容易性および軽量性との両方の利益を得ることが可能となる。
【００９７】
また、本実施の形態では、上記会議シートを利用するためのシステムとして、会議シートの画像を読み取って当該会議シートに含まれる会議ＩＤを認識し、当該会議ＩＤに関連付けられた共有文書をデータベースから取得して出力するシステムを有する。このため、本実施の形態によれば、ユーザは、会議で共有された共有文書を、その会議の会議シートの画像を読み取らせるという簡単な操作により、出力させることができる。具体的に言えば、ユーザは、任意の場所に設置された複合機１０を用いて、会議シート（紙文書）をスキャンすることにより、共有文書を紙文書として取得することができる。
【００９８】
［第２の実施の形態］
図１８は、第２の実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システム２の全体構成図である。この電子会議システム２は、上記電子会議システム１と殆ど同じものであるが、会議シートの利用に関連する構成および動作が異なる。以下、図１８に従って電子会議システム２について説明するが、上記電子会議システム１と共通または類似する部分については、同一の符号を用い、説明を省略または簡略化する。
【００９９】
図１８において、会議システム２０Ａ，２０Ｂは、それぞれカメラ２５Ａ，２５Ｂを有する。カメラ２５は、会議シートの画像を読み取るための撮像装置であり、例えばデジタルカメラである。カメラ２５は、会議支援装置２４に接続されている。
【０１００】
図１９は、本実施の形態に係る会議支援装置２４の機能構成を示す機能ブロック図である。図１９において、会議支援装置２４は、機能ブロックとして、画像取得部２４ｅ、会議ＩＤ認識部２４ｆ、および共有文書出力制御部２４ｇをさらに有する。
【０１０１】
画像取得部２４ｅは、会議シートの画像をカメラ２５を介して取得する。
【０１０２】
会議ＩＤ認識部２４ｆは、画像取得部２４ｅにより取得された会議シートの画像から会議ＩＤを認識する。
【０１０３】
共有文書出力制御部２４ｇは、会議ＩＤ認識部１３ｂにより認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書をデータベースから取得して所定の出力装置に出力させる。本実施の形態では、共有文書出力制御部２４ｇは、会議ＩＤに関連付けられた共有文書のアドレス情報を会議情報データベース４０から取得し、当該アドレス情報に基づいて文書データベース３０から共有文書を取得する。そして、取得された共有文書を共有画面ディスプレイ２１に表示出力させる。
【０１０４】
図２０は、会議シートの利用に関連するイベントフローを示す図である。まず、図２０に従って、会議シートの利用に関連する動作の概略を説明する。なお、会議シートの作成に関連する動作は、上記第１の実施の形態と同様である。
【０１０５】
ユーザは、ある会議の共有文書を表示しようとする場合、当該会議の会議シートを任意の場所のカメラ２５に撮影させる（Ｓ３−１）。カメラ２５に接続された会議支援装置２４は、カメラ２５の撮影画像データに基づいて当該会議シートに含まれる会議ＩＤを認識する（Ｓ３−２）。そして、会議支援装置２４は、認識された会議ＩＤを含む会議情報取得要求を会議情報データベース４０に送信する（Ｓ３−３）。会議情報データベース４０は、上記要求に応じ、上記会議ＩＤに関連付けられている共有文書情報を会議支援装置２４に返信する（Ｓ３−４）。
【０１０６】
会議支援装置２４は、受信した共有文書の名称の一覧をユーザに提示し、この一覧上でユーザから所望の共有文書の指定を受け付ける（Ｓ３−５）。そして、会議支援装置２４は、指定された共有文書に係る文書取得要求を文書データベース３０に送信する（Ｓ３−６）。文書データベース３０は、上記要求に応じ、指定された共有文書を会議支援装置２４に送信する（Ｓ３−７）。会議支援装置２４は、受信した共有文書を共有画面ディスプレイ２１に表示出力させる（Ｓ３−８）。
【０１０７】
このように、本実施の形態では、ユーザは、会議シートを利用して、所望の会議で共有された所望の共有文書をディスプレイ上に表示させることができる。
【０１０８】
図２１は、会議シートの利用に関連する動作手順を示すフローチャートである。以下、図２１に従って、会議シートの利用に関連する動作について詳しく説明する。
【０１０９】
任意の場所の会議システム２０において、ユーザによりカメラ２５に会議シートがかざされると、当該カメラ２５により会議シートが撮影される。カメラ２５に接続された会議支援装置２４は、カメラ２５から会議シートの撮影画像データを得て（Ｓ６１）、この撮影画像データから会議シートに含まれる会議ＩＤを認識する（Ｓ６２）。
【０１１０】
ついで、会議支援装置２４は、会議情報データベース４０から、認識された会議ＩＤと関連付けられている会議概要情報および共有文書情報を取得し（Ｓ６３）、これらの情報を操作パネル２２に表示させる（Ｓ６４）。この操作パネル２２の画面には、共有文書の名称の一覧が含まれる。
【０１１１】
会議支援装置２４は、上記操作パネル２２の画面上でユーザから共有文書の指定操作を受け付けると（Ｓ６５）、指定された共有文書を文書データベース３０から取得し（Ｓ６６）、当該共有文書を共有画面ディスプレイ２１に表示させる（Ｓ６７）。
【０１１２】
なお、上記第１の実施の形態と同様に、セキュリティの観点より、会議支援装置２４は、会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合に共有文書を表示出力し、それ以外の場合には表示出力しないように構成されることが好ましい。
【０１１３】
以上のとおり、本実施の形態では、会議シートを利用するためのシステムとして、会議シートの画像を読み取って当該会議シートに含まれる会議ＩＤを認識し、当該会議ＩＤに関連付けられた共有文書をデータベースから取得してディスプレイ上に表示するシステムを有する。このため、本実施の形態によれば、ユーザは、会議で共有された共有文書を、その会議の会議シートの画像を読み取らせるという簡単な操作により、表示出力させることができる。具体的に言えば、ユーザは、任意の場所に設置された会議システム２０を用いて、会議シート（紙文書）をスキャンすることにより、共有文書をディスプレイ上に表示させることができる。
【０１１４】
また、本実施の形態から分かるように、会議シートの画像の読み取りは、複合機１０以外の適宜のデバイス（例えばカメラ２５）により実行可能である。また、共有文書の出力も、複合機１０以外の適宜のデバイス（例えば共有画面ディスプレイ２１）により実行可能である。
【０１１５】
［第３の実施の形態］
第３の実施の形態に係る電子会議システムは、上記電子会議システム１と殆ど同じであるが、会議シートの利用に関連する構成および動作が異なる。以下、図面を用いて本実施の形態に係る電子会議システムについて説明するが、上記電子会議システム１と共通または類似する部分については、同一の符号を用い、説明を省略または簡略化する。
【０１１６】
図２２は、本実施の形態に係る複合機１０の構成を示すブロック図である。図２２に示されるように、本実施の形態では、複合機１０の制御装置１３は、その機能ブロックとして、共有文書出力制御部１３ｃの代わりに、会議情報送信制御部１３ｄを有する。この共有文書出力制御部１３ｄは、データベースの記憶内容に基づき、会議ＩＤ認識部１３ｂにより認識された会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、当該会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに、所定の送信先に、所定の通信装置に送信させる。
【０１１７】
本実施の形態では、会議情報送信制御部１３ｄは、会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報（会議体名や開催日時等）および共有文書情報（名称およびアドレス情報）を含む電子メールを、ユーザにより指定された送信先の電子メールアドレスに対して送信させる。なお、上記アクセス情報は、好適には共有文書のアドレス情報であるが、共有文書へのアクセスを可能にするものであれば他の情報であってもよい。例えば、アクセス情報は、共有文書のアドレス情報を含む文書（例えば共有文書情報）の格納場所を示すアドレス情報であってもよいし、文書データベース３０における共有文書の検索を可能にする会議ＩＤや文書ＩＤ（共有文書を一意に識別するための識別情報）であってもよい。また、上記所定の送信先は、ユーザに指定された送信先に限られず、会議体の構成メンバー全員、会議体の関係者全員、会議体の構成メンバーのうちの欠席者全員など、所定の規則に従って自動的に決められてもよい。
【０１１８】
図２３は、会議シートの利用に関連するイベントフローを示す図である。まず、図２３に従って、会議シートの利用に関連する動作の概略を説明する。なお、会議シートの作成に関連する動作は、上記第１の実施の形態と同様である。
【０１１９】
ユーザは、ある会議の共有文書をメールで通知しようとする場合、当該会議の会議シートを任意の場所の複合機１０にスキャンさせる。複合機１０は、会議シートをスキャンして（Ｓ４−１）、当該会議シートに含まれる会議ＩＤを認識する（Ｓ４−２）。また、複合機１０は、コントロールパネル上でユーザから送信先の指定を受け付ける（Ｓ４−３）。ついで、複合機１０は、認識された会議ＩＤを含む会議情報取得要求を会議情報データベース４０に送信する（Ｓ４−４）。会議情報データベース４０は、上記要求に応じ、上記会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報および共有文書情報を複合機１０に返信する（Ｓ４−５）。
【０１２０】
複合機１０は、ユーザに指定された送信先（図２３ではユーザＡ，Ｂ，Ｃ）の電子メールアドレスに対して、受信した会議概要情報および共有文書情報を電子メールで送信する（Ｓ４−６）。具体的には、電子メールは、ユーザＡ，Ｂ，Ｃそれぞれのメールサーバ５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ上のメールボックスに格納され、その後、各自のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）にダウンロードされる。電子メールを受信した各ユーザは、電子メール内に記述された共有文書のＵＲＬをＷｅｂブラウザで開くことによって、当該共有文書を文書データベース３０からＰＣにダウンロードして利用することができる。このとき、電子メールには、会議体名や開催日時等も記述されているので、電子メールを受信したユーザは、当該電子メールがどのような会議に関するものかを容易に把握することができる。
【０１２１】
このように、ユーザは、会議シートを利用して、所望の会議の共有文書にアクセスするためのアクセス情報を所望のユーザに通知することができ、通知を受けたユーザは、通知されたアクセス情報に基づき共有文書にアクセスすることができる。
【０１２２】
図２４は、会議シートの利用に関連する動作手順を示すフローチャートである。以下、図２４に従って、会議シートの利用に関連する動作について具体的に説明する。
【０１２３】
ユーザは、任意の場所の複合機１０のプラテンに会議シートを載せて、コントロールパネル上で会議モードを選択し、スタートボタンを押下する。
【０１２４】
複合機１０は、上記操作を受け付けると、会議シートをスキャンして（Ｓ７１）、会議シートに含まれる会議ＩＤを認識する（Ｓ７２）。
【０１２５】
ついで、複合機１０は、コントロールパネル上に送信先候補の一覧を表示させ、当該一覧上でユーザから送信先の指定を受け付ける（Ｓ７３）。好適な態様では、複合機１０は、会議情報データベース４０を参照して、認識された会議ＩＤに関連付けられた会議体を特定し、特定された会議体に予め関連付けられているユーザ（会議体の構成メンバーやその関係者等）を送信先候補とする。別の好適な態様では、複合機１０は、スキャン時にユーザ認証を行い、認証されたユーザについて予め設定されている送信先候補の一覧（すなわち当該ユーザ用のアドレス帳）を表示させる。
【０１２６】
ついで、複合機１０は、会議情報データベース４０から、認識された会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けられた会議概要情報および共有文書情報を取得し（Ｓ７４）、これらの情報を含む電子メールを、指定された送信先の電子メールアドレスに送信する（Ｓ７５）。
【０１２７】
図２５は、電子メールのメッセージの一例を示す図である。図２５の例では、メール本文に、会議体名、開催日時、開催場所、会議参加者、ならびに共有文書の名称およびＵＲＬ文字列の一覧が記述されている。共有文書のＵＲＬ文字列はハイパーリンク化されており、ＵＲＬ文字列を選択（例えばクリック）すると自動的に当該ＵＲＬにジャンプするようになっている。
【０１２８】
なお、上記第１の実施の形態と同様に、セキュリティの観点より、複合機１０は、会議シートを所持するユーザの認証を行い、認証されたユーザが当該会議シートの利用が許可された特定のユーザであるか否かを判断し、特定のユーザであると判断された場合にアクセス情報等を送信し、それ以外の場合には送信しないように構成されることが好ましい。
【０１２９】
また、上記説明では、会議シートの読み取りおよびアクセス情報等の送信の両方を複合機１０が行うこととしたが、これらの処理は、会議支援装置２４などの適宜の装置で実行可能である。
【０１３０】
また、上記説明では、会議情報データベース４０から取得した会議概要情報を送信することとしたが、これに代えてまたはこれに加えて、会議シートのスキャンデータを送信してもよい。
【０１３１】
以上のとおり、本実施の形態では、会議シートを利用するためのシステムとして、会議シートの画像を読み取って会議シートに含まれる会議ＩＤを認識し、当該会議ＩＤに関連付けられた共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、当該会議ＩＤに関連付けられた会議概要情報とともに所定の送信先に送信するシステムを有する。このため、本実施の形態によれば、ユーザは、会議で共有された共有文書にアクセスするためのアクセス情報を、その会議の会議シートの画像を読み取らせるという簡単な操作により、所定の送信先に通知することができる。具体的に言えば、ユーザは、任意の場所に設置された複合機１０で会議シート（紙文書）をスキャンすることにより、例えば会議を欠席した者や、会議体の関係者（部下、関連部門の者など）に対して、会議の概要と共有文書のＵＲＬとを容易に通知することができる。
【０１３２】
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で種々変更することができる。例えば、ユーザ操作を受け付けるユーザインタフェースの具体的構成は、適宜に変更可能である。例えば、操作パネル２２を省略し、操作パネル２２の機能を共有画面ディスプレイ２１や複合機１０に持たせてもよい。また、ＩＣカードリーダ２３を省略し、別の手段でユーザ認証を行ってもよい。また、ユーザ認証自体を省略することも可能である。
【０１３３】
また、上記実施の形態では、会議支援装置２４を各会議室に設置したが、会議支援装置２４の機能を実現する具体的構成は、適宜に変更可能である。例えば、会議支援装置６０の機能を複合機１０に実装してもよいし、ネットワークＮ上のサーバで実現してもよい。
【０１３４】
また、上記実施の形態では、複合機１０のコントロールパネル上で会議モードを選択することとしたが、会議モードへの移行は次のように行われてもよい。すなわち、複合機１０は、スタートボタンが押下されると、原稿の画像をスキャンしてスキャンデータを生成する。そして、複合機１０は、スキャンデータに会議ＩＤが含まれるか否かを判断し、含まれると判断した場合には会議モードで動作し、含まれないと判断した場合には通常のコピーモードまたはスキャンモードで動作する。また、汎用の複合機ではなく、電子会議システム専用のプリンタやスキャナを用いることとしてもよい。この場合、動作モードの切り替え操作等は不要である。
【図面の簡単な説明】
【０１３５】
【図１】第１の実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システムの全体構成図である。
【図２】第１の実施の形態に係る会議支援装置の機能構成を示す機能ブロック図である。
【図３】第１の実施の形態に係る複合機の構成を示すブロック図である。
【図４】会議シートの作成に関連するイベントフローを示す図である。
【図５】会議シートの作成に関連する動作手順を示すフローチャートである。
【図６】会議体の指定を受け付けるための会議体指定画面を示す図である。
【図７】会議情報データベースの記憶内容を示す図である。
【図８】発表画面制御画面を示す図である。
【図９】共有文書の登録に関する処理の第１の例を示すフローチャートである。
【図１０】共有文書の登録に関する処理の第２の例を示すフローチャートである。
【図１１】参加者の登録に関する処理を示すフローチャートである。
【図１２】会議シートの出力に関する処理を示すフローチャートである。
【図１３】印刷出力された会議シートの一例を示す図である。
【図１４】第１の実施の形態における、会議シートの利用に関連するイベントフローを示す図である。
【図１５】第１の実施の形態における、会議シートの利用に関連する動作手順を示すフローチャートである。
【図１６】会議概要情報が表示された複合機の画面を示す図である。
【図１７】共有文書の一覧が表示された複合機の画面を示す図である。
【図１８】第２の実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システムの全体構成図である。
【図１９】第２の実施の形態に係る会議支援装置の機能構成を示す機能ブロック図である。
【図２０】第２の実施の形態における、会議シートの利用に関連するイベントフローを示す図である。
【図２１】第２の実施の形態における、会議シートの利用に関連する動作手順を示すフローチャートである。
【図２２】第３の実施の形態に係る複合機の構成を示すブロック図である。
【図２３】第３の実施の形態における、会議シートの利用に関連するイベントフローを示す図である。
【図２４】第３の実施の形態における、会議シートの利用に関連する動作手順を示すフローチャートである。
【図２５】電子メールのメッセージの一例を示す図である。
【符号の説明】
【０１３６】
１，２  電子会議システム、１０（１０Ａ，１０Ｂ）  複合機、１１  印刷装置、１２  画像読取装置、１３  制御装置、１３ａ  画像取得部、１３ｂ  会議ＩＤ認識部、１３ｃ  共有文書出力制御部、１３ｄ  会議情報送信制御部、２０（２０Ａ，２０Ｂ）  会議システム、２１（２１Ａ，２１Ｂ）  共有画面ディスプレイ、２２（２２Ａ，２２Ｂ）  操作パネル、２３（２３Ａ，２３Ｂ）  ＩＣカードリーダ、２４（２４Ａ，２４Ｂ）  会議支援装置、２４ａ  会議ＩＤ生成部、２４ｂ  会議情報登録部、２４ｃ  会議シート出力制御部、２４ｅ  画像取得部、２４ｆ  会議ＩＤ認識部、２４ｇ  共有文書出力制御部、２５（２５Ａ，２５Ｂ）  カメラ、３０  文書データベース、４０  会議情報データベース、５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ  メールサーバ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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