(57)【要約】【課題】複数の作業ユニットから構成されるプロジェクトにおいて、所定の作業ユニットの作業着手に支障が生じることを防止しながら、プロジェクト管理者の監視負担を軽減するワークフロー作業支援システムを提供する。【解決手段】システム１００は、管理者Ｓがワークフローを作成するワークフロー作成部９０と、ワークフローの作業を担当者Ａ１〜ＡＮに指示する作業指示部９２と、担当者Ａ１〜ＡＮの作業の遅延度を算出する進捗／遅延度判定部９４と、管理者Ｓが遅延度に基づいてワークフローを修正するワークフロー修正部９６と、遅延度を自動的に管理者Ｓに通知する遅延度通知部９８とを具備する。ワークフローを構成する先の作業ユニットの作業期限が遵守されるようにその作業を監視し、次の作業ユニットの作業開始時期の変更を防止する。【選択図】図１
2007213475.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
先の作業ユニットが終了しなければその後の作業ユニットに着手することができない複数の作業ユニットを有するプロジェクトを遂行するための，コンピュータを用いたワークフロー作業支援システムであって、
プロジェクト管理者が、前記作業ユニットごとに設定された作業内容および作業期限を含むワークフローを作成するためのワークフロー作成手段と、
前記ワークフロー作成手段により作成されたワークフローの作業を所定の担当者に指示するための作業指示手段と、
予め定められた一定時間おきに、前記作業指示手段から受けた指示に基づいて行われる作業の進捗情報を記憶し、該進捗情報を前記ワークフローが有する作業内容および作業期限の情報と比較することにより前記作業の遅延度を算出する進捗／遅延度判定手段と、
前記プロジェクト管理者が前記進捗／遅延度判定手段により算出された遅延度に基づいて、前記ワークフローの内容を前記作業期限が遵守されるように修正するためのワークフロー修正手段とを具備し、
前記作業指示手段は、前記新たなワークフローの作業を所定の担当者に指示することを特徴とするワークフロー作業支援システム。
【請求項２】
前記プロジェクトにおいて、前記複数の作業ユニットはそれぞれ異なる担当者により行われるものであることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー作業支援システム。
【請求項３】
前記進捗／遅延度判定手段により算出された遅延度が予め定められた基準値よりも大きい場合に、自動的に、前記プロジェクト管理者に当該遅延度を通知する遅延度通知手段をさらに具備することを特徴とする請求項１または請求項２に記載のワークフロー作業支援システム。
【請求項４】
前記ワークフローおよび前記新たなワークフローは、前記複数の作業ユニットごとに割り当てられた担当者の情報をさらに備え、
前記作業指示手段は、前記ワークフローおよび前記新たなワークフローを前記担当者の情報に基づいて各担当者に指示することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１項に記載のワークフロー作業支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、所定のプロジェクトを期限が遵守されるように遂行するためのワークフロー作業支援システムに関し、特に複数の担当者が作業を分担して順を追って作業するプロジェクトの遂行に好適であるワークフロー作業支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
所定のプロジェクト（仕事）の進捗情報を、日々、コンピュータに入力し、そのプロジェクトの進捗度（遅延度）を管理することが行われている。プロジェクトが複数の作業で構成されている場合には、ある作業で作業遅延が発生すると、その作業に依存する別の作業への影響を考慮しなければならない事態が生じ得る。この場合、プロジェクト管理者が日々報告される進捗情報をまとめて、遅延が発生している作業とその影響範囲を調べ、速やかにその対策を取らなければ、スケジュール通りにプロジェクトを終了させることが困難になる。
【０００３】
そこで、特定の作業に問題が生じた場合に、その状況や遅延度を把握し、さらにこの特定の作業に生じた問題をこれに依存する他の作業の担当者へ通知する管理装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
しかしながら、複数の作業ユニットから構成され、先の作業ユニットが終了しなければその後の作業ユニットに進むことができないような一連の作業を含むプロジェクトにおいては、先の作業ユニットに遅延等の問題が生じた場合の影響範囲は、特許文献１に開示された技術を適用するまでもなく明らかである。しかも、先の作業ユニットが終了しなければ、その後の作業ユニットには着手することができないので、後の作業ユニットの担当者には、その前の作業ユニットに問題が発生したことを通知されても、対処する術がない。
【０００５】
こうして、後の作業ユニットの担当者は、予定されたスケジュールで作業を進めることができなくなるという問題が生じ、これにより人的資源を有効に使うことができない時間、つまりスケジュール通りに作業に着することができないことによって生じる時間のロス等が増えてしまうおそれがある。また、このプロジェクトのプロジェクト管理者にとっては、そのプロジェクトをスケジュール通りに遂行するための調整が複雑になり、またその後のプロジェクト管理負荷が増すという問題も生じる。
【特許文献１】特開２００４−１８５３４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明はかかる事情に鑑みてなされたものであり、プロジェクトが複数の作業ユニットから構成される場合に、所定の作業ユニットの作業着手に支障が生じることを防止しながら、プロジェクト管理者の監視負担を軽減し、定められた期限を遵守することができるようにプロジェクトを遂行させるためのワークフロー作業支援システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明によれば、先の作業ユニットが終了しなければその後の作業ユニットに着手することができない複数の作業ユニットを有するプロジェクトを遂行するための，コンピュータを用いたワークフロー作業支援システムであって、
プロジェクト管理者が、前記作業ユニットごとに設定された作業内容および作業期限を含むワークフローを作成するためのワークフロー作成手段と、前記ワークフロー作成手段により作成されたワークフローの作業を所定の担当者に指示するための作業指示手段と、予め定められた一定時間おきに、前記作業指示手段から受けた指示に基づいて行われる作業の進捗情報を記憶し、該進捗情報を前記ワークフローが有する作業内容および作業期限の情報と比較することにより前記作業の遅延度を算出する進捗／遅延度判定手段と、前記プロジェクト管理者が前記進捗／遅延度判定手段により算出された遅延度に基づいて、前記ワークフローの内容を前記作業期限が遵守されるように修正するためのワークフロー修正手段とを具備し、
前記作業指示手段は、前記新たなワークフローの作業を所定の担当者に指示することを特徴とするワークフロー作業支援システムが提供される。
【０００８】
このワークフロー作業支援システムは、前記プロジェクトが有する複数の作業ユニットはそれぞれ異なる担当者により行われるものである場合に好適である。
【０００９】
このワークフロー作業支援システムは、さらに進捗／遅延度判定手段により算出された遅延度が予め定められた基準値よりも大きい場合に、自動的に、プロジェクト管理者に当該遅延度を通知する遅延度通知手段を具備する構成とすることが好ましい。また、ワークフローおよび修正された新たなワークフローは作業ユニットごとに割り当てられた担当者の情報を備えており、作業指示手段はワークフローおよびワークフローをこの担当者情報に基づいて各担当者に指示する構成とすることが好ましい。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、複数の作業ユニットから構成されるプロジェクトを、所定の作業ユニットの作業着手に支障が生じることを防止しながら、定められた期限を遵守することができるように遂行させることができる。また、後の作業ユニットの担当者を人的資源として有効に使うことができるようになる。さらにこのプロジェクトのプロジェクト管理者にとっては、作業調整負荷や作業監視負荷が軽減されるという効果も得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施形態について図面を参照しながら詳細に説明する。図１にワークフロー作業支援システム１００の概略構成を示すブロック図を示す。
【００１２】
ワークフロー作業支援システム１００は、所定のプロジェクト（仕事）を遂行するためのプロジェクト管理者（以下「管理者」と記す）Ｓが使用するコンピュータＣｓと、このプロジェクトの実作業を担当する担当者Ａ１，Ａ２，…ＡＮ（Ｎは自然数，Ｎ≧２）がそれぞれ使用するコンピュータＣ１，Ｃ２，…，ＣＮと、プロジェクトの進捗状況を監視するための管理サーバ１１０と、これらの間でのデータ送受信を可能とするためのネットワーク１２０から構成される。
【００１３】
管理サーバ１１０は、管理者Ｓがプロジェクトのワークフローを作成するためのワークフロー作成部９０と、ワークフロー作成部９０により作成されたワークフローの作業を担当者Ａ１〜ＡＮに指示するための作業指示部９２と、担当者Ａ１〜ＡＮがそれぞれ担当する作業の遅延度を算出する進捗／遅延度判定部９４と、管理者Ｓが進捗／遅延度判定部９４により算出された遅延度に基づいて、ワークフローの内容を修正するワークフロー修正部９６と、進捗／遅延度判定部９４により算出された遅延度を自動的に管理者Ｓに通知するための遅延度通知部９８とを備えている。
【００１４】
これら各部による処理は、中央演算処理装置（ＣＰＵ），ＲＡＭ，ＲＯＭ，各種処理を実行するためのソフトウェアや処理結果を保存するためのハードディスク等の情報記憶装置等の共同動作により実現される。
【００１５】
管理者Ｓは、コンピュータＣｓを用いて、ワークフローをワークフロー作成部９０に入力する。具体的には、管理者Ｓは管理サーバ１１０にアクセスして、そこでプロジェクトを遂行するためのワークフローを入力するためのプログラムを呼び出し、このプログラムの実行によりコンピュータＣｓのディスプレイに表示される項目に必要事項を入力する。これにより管理サーバ１１０にワークフローが記憶される。
【００１６】
図２にワークフローＷの概略構成を模式的に示す。ワークフローＷは、プロジェクトを遂行するための連続するＮ個の作業ユニットＵ１，Ｕ２，…，ＵＮから構成されている。作業ユニットＵ１〜ＵＮはそれぞれに作業定義を有しており、作業定義は、例えば、作業内容，成果物，担当者，作業期限，その他の項目を有している。
【００１７】
ここで、このプロジェクトは、先の作業ユニットＵＮ−１が終了しなければ、その後の作業ユニットＵＮの担当者ＡＮは作業ユニットＵＮの作業に着手することができない業務であることを前提とする。
【００１８】
作業定義は、例えば、○○資料の収集，○○資料の解析、○○報告書作成等のプロジェクトを構成する一連の業務内容と、さらにこのような業務内容を遂行するための具体的な作業構成（例えば、○○資料の収集であれば、アクセスすべきデータベースや調査範囲（時期的範囲、地理的範囲等））を含んでいる。
【００１９】
成果物は、作業内容の指示により作成されるものであり、前記例の場合にはそれぞれ、収集物，解析データ，報告書等となり、各成果物の構成要素を含むものである。
【００２０】
担当者は作業ユニットＵ１〜ＵＮごとに割り当てられ、ここでは、作業ユニットＵ１は担当者Ａ１が担当し、作業ユニットＵ２は担当者Ａ２が担当するというように、作業ユニットＵＮに担当者ＡＮが割り当てられているものとする。なお、同じ者が複数の作業ユニットの担当者となることはあってもよいが、その場合でも、連続する連続する作業ユニットを担当することはないとする。なお、作業ユニットの業務内容によっては、作業ユニットＵ１〜ＵＮごとに複数の担当者が割り当てられていてもよいが、その場合にも、これら複数の担当者は共同して所定の成果物を作成する等の作業が行われるものとする。
【００２１】
作業期限Ｌ１〜ＬＮはそれぞれ作業ユニットＵ１〜ＵＮごとに定められる作業終期を示すものであり、具体的には、年月日で指定することができる。その他の事項としては、各作業ユニットＵ１〜ＵＮの遂行にあたって有用と思われるデータベースや参考資料の提示あるいは成果物に添付すべき資料についての指示を含んでいる。
【００２２】
作業指示部９２は、作成されたワークフローＷを担当者Ａ１〜ＡＮに知らしめるべく、担当者Ａ１〜ＡＮの電子メールアドレス宛にワークフローＷを送信する。管理者Ｓは管理サーバ１１０にアクセスして、ワークフローＷを担当者Ａ１〜ＡＮの全員または一部に送信するためのプログラムを呼び出して実行させる。例えば、このプログラムが実行されると、コンピュータＣｓのディスプレイに、作業指示書を作成する画面が現れ、管理者Ｓはこれを作成する。その後、管理サーバ１１０に記憶されたワークフローの件名および選択コマンドが表示され、所定のワークフローＷを選択すると、そのワークフローＷを構成する作業ユニットＵ１〜ＵＮごとの担当者Ａ１〜ＡＮおよび電子メールアドレスの選択コマンドと送信実行コマンドが表示される。このようなプログラムはワークフローを作成するためのプログラムにアドインされていてもよい。
【００２３】
管理者Ｓが表示内容を確認してデータ送信コマンドを実行することにより、作成した作業指示書が電子メールとして、ワークフローＷがその電子メールに添付された資料として、担当者Ａ１〜ＡＮの電子メールアドレスに送信される。担当者Ａ１〜ＡＮはそれぞれが使用するコンピュータＣ１〜ＣＮを用いてこの電子メールを受信し、ワークフローＷの内容を確認する。
【００２４】
なお、作業指示部９２は、ワークフローＷが作成された事実および管理サーバ１１０に記憶されたワークフローＷに担当者Ａ１〜ＡＮがアクセスするためのパスワード等を自動設定し、さらに管理者Ｓによる作業指示の内容を記載した電子メールを担当者Ａ１〜ＡＮに送信する構成とすることもできる。その場合、電子メールを受信した担当者Ａ１〜ＡＮが、個々に管理サーバ１１０にアクセスしてワークフローＷを確認したり、ダウンロードしたり、印刷等する。
【００２５】
進捗／遅延度判定部９４は、プロジェクトの成果物を構成する作業ユニットＵ１〜ＵＮの各成果物が管理サーバ１１０に構築される場合、管理サーバ１１０に記憶された管理プログラムが動作し、所定の時間（例えば、深夜早朝等の作業が実際に行われている可能性の低い時間帯）に構築途中の成果物にアクセスして、その進捗情報を収集する。
【００２６】
なお、所定の作業ユニットの成果物が管理サーバ１１０に構築されるものでない場合には、その作業ユニットの担当者は、例えば作業中止時に進捗状況を示すデータを管理サーバ１１０に入力するようにしておけばよい。
【００２７】
進捗／遅延度判定部９４は、こうして収集した進捗情報を記憶し、その進捗情報を作業定義が有する作業内容および作業期限に照らし合わせて、作業遅延度を算出する。
【００２８】
この作業進捗度を算出するための判断基準は、進捗／遅延度判定部９４が備えている判断基準リストを参照して、管理者Ｓが指定する。例えば、前記例における○○資料の収集であれば、指定された資料の管理サーバ１１０への登録状況や指定されたデータベースの検索頻度等、○○資料の解析であれば、関連資料へのアクセス頻度や解析資料のファイル更新頻度等、○○報告書作成であれば、報告書ファイルの更新頻度等、さらにこれらの作業ユニットに共通する情報として作業時間等が選択される。
【００２９】
遅延度通知部９８は、進捗／遅延度判定部９４により算出された遅延度が、一定の基準値を上回った場合に、自動的に管理者Ｓにアラームを伴って通知する。この通知は、例えば、自動的に作成された電子メールにより行われ、アラームとして、フラグ等を用いることができる。
【００３０】
この基準値は管理者Ｓにより設定される。遅延度がこの基準値よりも小さいような遅延が軽微な場合や遅延が生じていない場合には、遅延度通知部９８は遅延度を管理者Ｓに通知しないか、または通知してもアラームとしてではない通知の形式を取る。これにより管理者Ｓの監視負担が軽減される。
【００３１】
一例を挙げれば、ある作業ユニットの作業期間の中日おいては、進捗／遅延度判定部９４は５０％の作業が終了していることが理想であるとして、進捗度の基準値を５０％に設定するが、これに対して実作業の進捗度が４０％であると判断されたら、その日の時点での遅延度は２０％（（１−４／５）×１００％）となる。遅延度通知の基準値として２０％が設定してあれば、遅延度通知部９８は自動的に管理者Ｓにその遅延度を通知する。これにより管理者Ｓにプロジェクト遂行のための注意、対策を促すことができる。
【００３２】
なお、この遅延度通知部９８を有さない構成としてもよいが、その場合には、管理者Ｓは、適宜、管理サーバ１１０にアクセスして、遅延度をチェックすることが必要である。
【００３３】
ワークフロー修正部９６は、ある作業ユニットの作業が進行している期間中に、進捗／遅延度判定部９４により算出された遅延度が所定の基準値を上回っている場合に、管理者Ｓがワークフローの内容を作業期限が遵守されるように修正するためのものである。ワークフローＷを修正するという作業は、結果的には、新たなワークフローを作成することに等しくなるので、ワークフロー修正部９６としては、ワークフロー作成部９０にこのような修正機能をアドインしたものを用いることができる。
【００３４】
ワークフローＷの修正内容としては、その作業ユニットの担当者の業務を補助するための資料収集、資料作成等を行うための作業者増員、担当者変更が挙げられる。このようなワークフローＷの修正内容の決定は管理者Ｓの判断により決定される。但し、ワークフロー修正部９６は、このようなワークフローＷの修正内容を具体的に管理者Ｓに提示する機能を有していることが好ましい。例えば、ワークフロー修正部９６は、プロジェクトを遂行する部署等の構成メンバーの専門分野、作業進行の速さ、就業形態等をデータベース化しておいて、そのデータベースから生じている遅延が解消されるような具体的な構成を調査し、管理者Ｓに提示する機能を有するものであることも、好ましい。こうして修正されたワークフローは、作業指示部９２によってワークフローの修正内容に関係する者に通知される。
【００３５】
図３に上述したワークフロー作業支援システム１００によるプロジェクト管理を示すフローチャートを示す。最初に、管理者ＳがコンピュータＣｓを用いてワークフローを構成する所定事項をワークフロー作成部９０に入力する（Ｓ１）。こうして作成されたワークフローＷ（上述の通りに説明した図２記載のワークフローＷとする）は管理サーバ１１０に記憶される。
【００３６】
次に、管理者Ｓは、作業指示部９２を用いて、ワークフローを担当者Ａ１〜ＡＮ全員に送付し、プロジェクトの開始を指示する（Ｓ２）。これにより担当者Ａ１〜ＡＮはそれぞれ、担当する作業ユニットＵ１〜ＵＮの作業の始期および終期を知ることができるので、各々が担当する作業ユニットの作業開始までの別の仕事のスケジュール調整や、この作業ユニットの作業終了後の仕事のスケジュール設定を容易に行うことができる。なお、このプロジェクトのワークフローＷを他のプロジェクト管理者にオープンにしておけば、このワークフローＷを見た別のプロジェクト管理者が、ある担当者に別のプロジェクトへの参加を呼びかけて決定する等の業務決定が行いやすくなる。
【００３７】
作業ユニットＵ１の作業が開始されると、進捗／遅延度判定部９４がその作業の進捗状況を監視し、作業の遅延度を算出する（Ｓ３）。そこで、作業の遅延度が管理者Ｓが予め定めた基準以下かどうかを判断する（Ｓ４）。
【００３８】
その結果、一定の遅延が発生している“ＮＯ”と判断された場合には、その遅延が遅延度通知部９８によって管理者Ｓに通知され（Ｓ５）、管理者Ｓはこの通知を検討して、作業ユニットＵ１の作業期限が遵守されるようにワークフローＷの作業ユニットＵ１に関する部分を修正する（Ｓ６）。こうして修正されたワークフローＷは、作業指示部９２により、関係担当者（担当者の増員や変更があった場合にはこれらの者を含む）に通知され（Ｓ７）、その作業の進捗状況が監視される（Ｓ３）。
【００３９】
Ｓ４の判断において、遅延が発生していない“ＹＥＳ”と判断された場合には、さらにＳ４の判断時がプロジェクトの最終期限つまり作業ユニットＵＮの作業期限ＬＮであるか否かが判断される（Ｓ８）。ここでは、作業ユニットＵ１が進行しているので、Ｓ８の判断結果は“ＮＯ”となり、Ｓ３に戻って作業の進捗状況の監視が続けられる。そして、Ｓ４の判断時が作業ユニットＵ１の作業期限日Ｌ１であれば、Ｓ３の作業進捗状況監視は、次の作業ユニットＵ２の作業に対して自動的に実行される。このようにして、作業ユニットの作業期限が遵守されるので、管理者Ｓは複数の作業ユニットの担当者の作業調整を行う必要がなく、管理負担が軽減される。
【００４０】
作業ユニットＵ１〜ＵＮの作業はこのようなＳ３〜Ｓ８により管理される。最後の作業ユニットＵＮの作業期限日においては、Ｓ８の判断は“ＹＥＳ”となり、これによりワークフローの全ての作業、つまり、プロジェクトが終了したものとなり、作業監視は終了する。
【００４１】
以上、本発明の実施の形態および実施例について説明したが、本発明はこのような形態に限定されるものではなく、本発明の技術思想の範囲内で種々変形して実施可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】ワークフロー作業支援システムの概略構成を示すブロック図。
【図２】ワークフローの概略構成を模式的に示す図。
【図３】プロジェクト管理のフローチャート。
【符号の説明】
【００４３】
９０…ワークフロー作成部、９２…作業指示部、９４…進捗／遅延度判定部、９６…ワークフロー修正部、９８…遅延度通知部、１００…ワークフロー作業支援システム、１１０…管理サーバ、１２０…ネットワーク、Ａ１〜ＡＮ…担当者、Ｓ…管理者、Ｃ１〜ＣＮ・Ｃｓ…コンピュータ。
【図１】
2007213475.tif 000003
【図２】
2007213475.tif 000004
【図３】
2007213475.tif 000005