(57)【要約】【課題】管理サーバにおいて回覧・承認すべきファイル本体を保存することなく、管理サーバの管理下でファイルの回覧を行なえるようにして、管理サーバにおいて保存すべきデータ量を大幅に削減するとともに、機密性の高い情報を回覧する場合であっても管理サーバ側でその情報が漏洩するのを確実に防止する。【解決手段】回覧先利用者端末１０Ｂの間で回覧される回覧対象電子ファイルの本体と、この回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報とを分離し、管理サーバ２０は、回覧制御情報を管理情報として保存し、回覧先利用者端末１０Ｂの要求に応じて管理情報を回覧先利用者端末１０Ｂに提供することにより、回覧対象電子ファイルが、回覧制御情報に従って自動的に回覧先利用者端末１０Ｂの間で回覧される。【選択図】図１
2007128387.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理する管理サーバとをそなえ、
該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報を前記管理情報として該管理サーバに設定する管理情報設定手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該管理情報設定手段によって設定された前記回覧制御情報に従って、最初の回覧先利用者端末に自動的に送信する自動送信手段とがそなえられ、
該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを回覧すべき回覧先利用者端末に、
他の利用者端末から前記回覧対象電子ファイルを受信する電子ファイル受信手段と、
該電子ファイル受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、当該回覧対象電子ファイルに対応付けられた前記管理情報に含まれる前記回覧制御情報を該管理サーバから読み出す管理情報読出手段と、
当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した場合に、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記回覧制御情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信する電子ファイル送信手段とがそなえられ、
該管理サーバに、
該管理情報設定手段によって設定された前記管理情報を前記回覧対象電子ファイルと対応付けて保存する管理情報保存手段と、
該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記回覧対象電子ファイルについての前記管理情報の読出要求を受けた場合に、前記回覧対象電子ファイルに対応する前記管理情報を該管理情報保存手段から読み出して当該利用者端末に送信する管理情報送信手段とがそなえられていることを特徴とする、電子回覧システム。
【請求項２】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを完成文書ファイルに変換してから、当該完成文書ファイルを、該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段がそなえられ、
該自動送信手段および該電子ファイル送信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして送信し、
該電子ファイル受信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信し、
該電子ファイル受信手段によって前記暗号化ファイルを受信すると、該管理情報読出手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を読み出すべく、復号鍵の読出要求とともに前記暗号化ファイルについての認証情報を該管理サーバに送信し、
該管理サーバに、
該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記復号鍵の読出要求および前記暗号化ファイルについての認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該回覧先利用者端末に送信する復
号鍵送信手段とがそなえられ、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって前記復号鍵が読み出されると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段がそなえられていることを特徴とする、請求項１記載の電子回覧システム。
【請求項３】
該管理情報設定手段が、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルに対する、該回覧先利用者端末でのアクセス権を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定し、
該回覧先利用者端末において、前記回覧対象電子ファイルに対しては、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定された前記アクセス権に応じたアクセスのみが許可されることを特徴とする、請求項２記載の電子回覧システム。
【請求項４】
該管理サーバに、
前記暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末のみに前記復号鍵が送信され当該回覧先利用者端末のみが前記回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている回覧状況および前記回覧制御情報に基づいて、各回覧先利用者端末の、前記回覧対象電子ファイルに対するアクセス権を自動的に設定変更するアクセス権設定変更手段がそなえられていることを特徴とする、請求項２または請求項３に記載の電子回覧システム。
【請求項５】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、
該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴とする、請求項１〜請求項４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項６】
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択することを特徴とする、請求項５記載の電子回覧システム。
【請求項７】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、
該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段
に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末の利用者のスケジュール表を参照し、当該利用者の在席予定時間に基づいて当該次の回覧先利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴とする、請求項１〜請求項４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項８】
待機しない場合には、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択することを特徴とする、請求項７記載の電子回覧システム。
【請求項９】
該回覧先利用者端末に、
当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を参照しその内容を承認した場合に承認入力を行なう承認手段と、
該承認手段によって前記承認入力が行なわれると当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容について承認した旨を示す承認情報を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定する管理情報設定手段とがそなえられていることを特徴とする、請求項１〜請求項８のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項１０】
該承認手段によって前記承認入力が行なわれると、該電子ファイル送信手段が、当該回覧先利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照したものと判断し、前記回覧制御情報に基づいて前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信することを特徴とする、請求項９記載の電子回覧システム。
【請求項１１】
該回覧先利用者端末に、
該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者によって本人認証情報が入力されると、当該本人認証情報に基づいて当該回覧先利用者端末の利用者の本人認証を行なう本人認証手段がそなえられ、
該本人認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が本人であることを認証した場合、当該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段が、前記承認情報を前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定することを特徴とする、請求項９または請求項１０に記載の電子回覧システム。
【請求項１２】
該管理サーバに、
該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段によって前記承認情報が該管理サーバの該管理情報保存手段に設定されると、当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージを、各回覧先利用者端末において前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上で表示させるコマンドを前記管理情報として該管理情報保存手段に自動的に設定するコマンド設定手段がそなえられ、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上に前記承認イメージを表示させる制御手段がそなえられていることを特徴とする、請求項１１記載の電子回覧システム。
【請求項１３】
前記コマンドに、該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、
該回覧先利用者端末の該制御手段が、前記コマンドに含まれる前記位置情報に応じた位
置に前記承認イメージを表示させることを特徴とする、請求項１２記載の電子回覧システム。
【請求項１４】
前記承認イメージが、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されており、
該回覧先利用者端末の該制御手段が、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記承認イメージを表示させることを特徴とする、請求項１２または請求項１３に記載の電子回覧システム。
【請求項１５】
前記承認イメージが、該回覧先利用者端末の利用者の印鑑もしくはサインのイメージであることを特徴とする、請求項１２〜請求項１４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項１６】
前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末に指示するためのコマンドが前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存され、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって前記管理情報として読み出された前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末において実行させる制御手段がそなえられていることを特徴とする、請求項１〜請求項１５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続された複数の端末装置にファイルを電子的に順次回覧する電子回覧システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ネットワークに接続された複数の端末装置に、ファイルを電子的に順次回覧するシステムとしては、例えば下記特許文献１〜４に開示された技術が挙げられる。これらの特許文献１〜４に開示された技術では、いずれも、基本的に、回覧・承認・稟議されるべきデータ（文書ファイル等）は、回覧・承認・稟議を管理する管理サーバにおいて保存・管理されており、この管理サーバを通じて複数の端末装置による回覧が実行されるようになっている。
【特許文献１】特開２００２−０７７２２１号公報
【特許文献２】特開２００３−２９６２５６号公報
【特許文献３】特開２００４−２２０６３０号公報
【特許文献４】特開２００４−２２７２８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、上述のごとく、上記特許文献１〜４に開示された技術では、回覧・承認・稟議されるべきデータ（文書ファイル等）が管理サーバにおいて保存・管理されることになるため、例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）を通じて社内で文書ファイルを回覧する場合や、ＡＳＰ（Application Service Provider）によりインターネットを通じて電子回覧サービスを利用者に提供する場合などには、管理サーバにおいて極めて多量のデータを保存しなければならなくなる。
【０００４】
また、管理サーバで回覧すべきファイル本体を保存する場合、管理者だけでなく悪意を持った第三者がそのファイル本体の内容を閲覧・参照できる可能性があるため、例えば機密性の高い情報を回覧する際、その情報の機密を維持できなくなるおそれがある。
このため、管理サーバにおいて、回覧すべきファイル本体を保存せず、必要最小限の情報（電子回覧のための管理情報等）を保存するだけで、電子回覧を実現できるようにすることが望まれている。
【０００５】
本発明は、このような課題に鑑み創案されたもので、管理サーバにおいて回覧・承認すべきファイル本体を保存することなく、管理サーバの管理下でファイルの回覧を行なえるようにして、管理サーバにおいて保存すべきデータ量を大幅に削減するとともに、機密性の高い情報を回覧する場合であっても管理サーバ側でその情報が漏洩するのを確実に防止することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の電子回覧システム（請求項１）は、ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理する管理サーバとをそなえ、該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報を前記管理情報として該管理サーバに設定する管理情報設定手段と、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該管理情報
設定手段によって設定された前記回覧制御情報に従って、最初の回覧先利用者端末に自動的に送信する自動送信手段とがそなえられ、該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを回覧すべき回覧先利用者端末に、他の利用者端末から前記回覧対象電子ファイルを受信する電子ファイル受信手段と、該電子ファイル受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、当該回覧対象電子ファイルに対応付けられた前記管理情報に含まれる前記回覧制御情報を該管理サーバから読み出す管理情報読出手段と、当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した場合に、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記回覧制御情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信する電子ファイル送信手段とがそなえられ、該管理サーバに、該管理情報設定手段によって設定された前記管理情報を前記回覧対象電子ファイルと対応付けて保存する管理情報保存手段と、該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記回覧対象電子ファイルについての前記管理情報の読出要求を受けた場合に、前記回覧対象電子ファイルに対応する前記管理情報を該管理情報保存手段から読み出して当該利用者端末に送信する管理情報送信手段とがそなえられていることを特徴としている。
【０００７】
上述のような電子回覧システムにおいて、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを完成文書ファイルに変換してから、当該完成文書ファイルを、該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段がそなえられ、該自動送信手段および該電子ファイル送信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして送信し、該電子ファイル受信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信し、該電子ファイル受信手段によって前記暗号化ファイルを受信すると、該管理情報読出手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を読み出すべく、復号鍵の読出要求とともに前記暗号化ファイルについての認証情報を該管理サーバに送信し、該管理サーバに、該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記復号鍵の読出要求および前記暗号化ファイルについての認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、該認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該回覧先利用者端末に送信する復号鍵送信手段とがそなえられ、該回覧先利用者端末に、該管理情報読出手段によって前記復号鍵が読み出されると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段がそなえられていてもよい（請求項２）。
【０００８】
また、該管理情報設定手段が、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルに対する、該回覧先利用者端末でのアクセス権を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定し、該回覧先利用者端末において、前記回覧対象電子ファイルに対しては、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定された前記アクセス権に応じたアクセスのみが許可されるように構成してもよい（請求項３）。
【０００９】
さらに、該管理サーバに、前記暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末のみに前記復号鍵が送信され当該回覧先利用者端末のみが前記回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている回覧状況および前記回覧制御情報に基づいて、各回覧先利用者端末の、前記回覧対象電子ファイルに対するアクセス権を自動的に設定変更するアクセス権設定変更手段がそなえられていてもよい（請求項４）。
【００１０】
また、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に
、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信してもよい（請求項５）。
【００１１】
このとき、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択してもよい（請求項６）。
【００１２】
また、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末の利用者のスケジュール表を参照し、当該利用者の在席予定時間に基づいて当該次の回覧先利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信してもよい（請求項７）。
【００１３】
待機しない場合には、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択してもよい（請求項８）。
【００１４】
また、該回覧先利用者端末に、当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を参照しその内容を承認した場合に承認入力を行なう承認手段と、該承認手段によって前記承認入力が行なわれると当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容について承認した旨を示す承認情報を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定する管理情報設定手段とがそなえられていてもよい（請求項９）。
【００１５】
このとき、該承認手段によって前記承認入力が行なわれると、該電子ファイル送信手段が、当該回覧先利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照したものと判断し、前記回覧制御情報に基づいて前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信してもよい（請求項１０）。
【００１６】
さらに、該回覧先利用者端末に、該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者
端末の利用者によって本人認証情報が入力されると、当該本人認証情報に基づいて当該回覧先利用者端末の利用者の本人認証を行なう本人認証手段がそなえられ、該本人認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が本人であることを認証した場合、当該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段が、前記承認情報を前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定してもよい（請求項１１）。
【００１７】
そして、該管理サーバに、該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段によって前記承認情報が該管理サーバの該管理情報保存手段に設定されると、当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージを、各回覧先利用者端末において前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上で表示させるコマンドを前記管理情報として該管理情報保存手段に自動的に設定するコマンド設定手段がそなえられ、該回覧先利用者端末に、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上に前記承認イメージを表示させる制御手段がそなえられていてもよい（請求項１２）。
【００１８】
前記コマンドに、該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、該回覧先利用者端末の該制御手段が、前記コマンドに含まれる前記位置情報に応じた位置に前記承認イメージを表示させてもよい（請求項１３）。この場合、前記承認イメージが、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されており、該回覧先利用者端末の該制御手段が、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記承認イメージを表示させてもい（請求項１４）。また、前記承認イメージを、該回覧先利用者端末の利用者の印鑑もしくはサインのイメージとしてもよい（請求項１５）。
【００１９】
また、前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末に指示するためのコマンドが前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存され、該回覧先利用者端末に、該管理情報読出手段によって前記管理情報として読み出された前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末において実行させる制御手段がそなえられていてもよい（請求項１６）。
【発明の効果】
【００２０】
上述した本発明の電子回覧システムによれば、回覧先利用者端末の間で回覧される回覧対象電子ファイルの本体と、この回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報とが完全に分離され、管理サーバは、回覧制御情報を管理情報として保存し、回覧先利用者端末の要求に応じて管理情報（回覧制御情報；ワークフロー）を回覧先利用者端末に提供するだけで、回覧対象電子ファイルは、回覧制御情報に従って自動的に回覧先利用者端末の間で回覧されることになる。従って、管理サーバにおいて回覧・承認すべきファイル本体を保存することなく、管理サーバの管理下でファイルの回覧を自動的に行なうことができるので、管理サーバにおいて保存すべきデータ量を大幅に削減できるとともに、機密性の高い情報を回覧する場合であっても管理サーバ側でその情報が漏洩するのを確実に防止することができる。
【００２１】
このとき、作成者が、回覧対象電子ファイルを作成すると、作成者が意識することなく、回覧制御情報に従って自動的に回覧が開始され、作成者は、電子回覧サービスを提供するサーバ等に、作成した回覧対象電子ファイルを保存するといった操作を一切行なう必要がなくなり、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）の利便性を大幅に向上させることができる。
【００２２】
また、回覧対象電子ファイルの作成時にその回覧対象電子ファイルを暗号化ファイル（管理対象ファイルを完成文書ファイルに変換しこの完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗
号化したもの）に変換し、管理サーバによって認証された暗号化ファイルの正当な利用者（正当な回覧者）のみが、暗号化ファイルを完成文書ファイルに復号化してその内容に対するアクセス（閲覧・参照）することができ、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号化することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、回覧対象電子ファイルは、改竄不能な完成文書ファイルに変換され、さらに正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で回覧されるので、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【００２３】
このとき、管理サーバに、回覧対象電子ファイルに対する、回覧先利用者端末でのアクセス権を管理情報として設定しておくことにより、各回覧先利用者端末では設定されたアクセス権に応じたアクセスしか行なうことができず、回覧対象電子ファイルの作成者の意図に応じたアクセス権限のみを各利用者（各回覧者）に対して設定することが可能になり、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【００２４】
また、管理サーバに設定されているアクセス権を、暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末のみに復号鍵が送信され当該回覧先利用者端末のみが回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、自動的に設定変更することにより、既に回覧（回覧対象電子ファイルの内容参照）を終えた回覧先利用者端末では回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセスができなくなるため、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【００２５】
さらに、利用者端末が次の回覧先利用者端末に回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際、その次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合には、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末、または、次の回覧先利用者端末についての代理の利用者端末が設定されていればその代理の利用者端末に回覧対象電子ファイルが送信されるので、在席者を優先して回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
【００２６】
同様に、利用者端末が次の回覧先利用者端末に回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際、その次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、次の回覧先利用者端末の利用者のスケジュール表を参照し、在席予定時間が近ければ回覧対象電子ファイルの送信を待機し、出張等により在席予定時間がかなり先であれば、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末、または、代理の利用者端末に回覧対象電子ファイルを送信するようにすることができるので、スケジュールを把握して在席者を優先しながら回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
【００２７】
一方、回覧先利用者端末の利用者が回覧対象電子ファイルの内容を参照し承認入力を行なうと、その旨を示す承認情報が管理情報として管理サーバに設定されるので、管理サーバにおいて、どの端末で（誰が）回覧対象電子ファイルの参照・承認を行なったかを確実に把握することができる。そして、その承認情報を参照することにより、回覧済の回覧先利用者端末を把握することができるので、管理サーバは、承認情報に従って、前述したようなアクセス権の自動設定変更や、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末の選択などを行なうことが可能になる。
【００２８】
また、このとき、上記承認入力のタイミングを次の回覧先利用者端末への回覧対象電子ファイルの自動送信タイミングとして用いることで、利用者（回覧者）が送信のための特
別な操作を行なうことなく、つまり利用者が意識することなく、回覧対象電子ファイルが自動的に次の回覧先利用者端末に送信されるので、回覧対象電子ファイルの送信し忘れが生じることがなく、回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
【００２９】
さらに、承認入力時に回覧先利用者端末の利用者の本人認証情報を行ない、本人認証がなされた場合に承認情報を管理サーバに設定することで、回覧先利用者端末の利用者本人のみが承認入力を行なうことができる。従って、利用者本人が回覧対象電子ファイルの内容を参照・承認した場合にのみに次の回覧先利用者端末への送信が行なわれ、回覧先利用者端末の利用者本人に対して回覧対象電子ファイルの内容を確実に参照・承認させることができる。
【００３０】
上述のごとく本人認証がなされた場合に所定のコマンドを管理サーバに設定することにより、回覧先利用者端末の利用者が回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージ（利用者の印鑑もしくはサインのイメージ）を、回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上に表示させることができる。従って、各回覧先利用者端末で回覧対象電子ファイルを表示した際には、それまでに回覧を行なって承認した利用者を直ちに視認し把握することができ、利用者の利便性を高めることができる。このとき、コマンドに、承認入力時に回覧先利用者端末の利用者のマウス操作によって指定された位置情報を含ませておき、その位置情報に応じた位置に承認イメージを表示させることで、承認イメージを利用者の望む位置（実際には回覧対象電子ファイルの内容として表示される押印欄内もしくはサイン欄内）に承認イメージを表示させることが可能になる。
【００３１】
また、回覧先利用者端末で回覧対象電子ファイルの内容を参照する際にこの回覧先利用者端末において回覧対象電子ファイルに対して実行させたい処理がある場合、その処理の実行を指示するコマンドを、予め管理サーバに設定・保存しておくことにより、その処理を回覧先利用者端末で自動的に実行させることができ、回覧対象電子ファイルの作成者や管理者の利便性を高めることができる。
【００３２】
さらに、作成された回覧対象電子ファイルが所定条件を満たす管理対象ファイル（個人情報ファイルや機密情報ファイル）であると判定されると、その旨が管理サーバに通知されるので、管理サーバで管理対象ファイルが回覧対象になったことを把握し管理することが可能になり、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【００３３】
このとき、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとする場合、本発明の判定手段では、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。
【００３４】
従って、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの判定処理を高速に行なうことが可能になる。
【００３５】
また、不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間を全て氏名に該当するものと見なすので、氏名についての不適切文字／不適切文字列を含まない電子ファイル、即ち、氏名情報を含む可能性が高く個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイルを確実に判定することが可能になる。つまり、個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル（疑わしい電子ファイル）を確実に洗い出すことができる。
【００３６】
さらに、文字区間の文字数が所定範囲内であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合対象としているので、照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が所定範囲を超える長い文字区間が、照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの判定処理のさらなる高速化に寄与することになる。
【００３７】
本発明の判定手段による上述のごとき判定手法によって、回覧対象電子ファイルが作成される都度、個人情報ファイルの判定を自動的に行ない、管理サーバ側で把握し管理することができるので、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【００３８】
そして、管理サーバの管理手段により、第２判定手段で得られた計数結果（判定値レベル）に応じて、個人情報ファイルであると判定された電子ファイルの管理を行なうことにより、個人情報ファイル毎に、判定値レベル（個人情報ファイルである可能性の高さ／個人情報要素数の多さ）に応じた管理手法を選択して実行することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３９】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
〔１〕本実施形態の電子回覧システムの構成
図１は本発明の一実施形態としての電子回覧システムの構成を示すブロック図で、この図１に示すように、本実施形態の電子回覧システム１は、複数の利用者端末１０（１０Ａ，１０Ｂ）と管理サーバ２０とをそなえて構成され、これらの利用者端末１０（１０Ａ，１０Ｂ）および管理サーバ２０がネットワーク〔例えば、インターネット，社内ＬＡＮ（Local Area Network）など〕３０を介して相互に通信可能に接続されている。
【００４０】
なお、本実施形態では、回覧対象電子ファイルの回覧を行なう利用者端末１０（１０Ａ，１０Ｂ）の相互間の通信はSkype（スカイプ）等のピア・ツー・ピア（Peer-to-Peer）
で行なわれるように構成されているものとする。
また、本実施形態では、例えば、社内ＬＡＮとしてのネットワーク３０を通じて社内で文書ファイル（回覧対象電子ファイル）を回覧する場合、もしくは、ＡＳＰ（Application Service Provider）によりインターネットとしてのネットワーク３０を通じて電子回覧サービスを利用者に提供する場合について説明する。
【００４１】
ここで、利用者端末１０は、各利用者によって使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の端末装置によって構成され、利用者端末１０には、回覧対象電子ファイルを作成する、少なくとも一つの利用者端末（作成者用）１０Ａと、この利用者端末１０Ａにおいて作成された回覧対象電子ファイルを回覧すべき、少なくとも一つの回覧先利用者端末１０Ｂとが含まれており、利用者端末（作成者用）１０Ａは、図２および図３を参照しながら後述するような機能構成を有し、回覧先利用者端末１０Ｂは、図４を参照しながら後述するような機能構成を有している。なお、本実施形態では、利用者端末（作成者用）１０Ａとしての機能と回覧先利用者端末１０Ｂとしての機能とが別々の利用者端末１０にそなえられているものとして説明しているが、利用者端末（作成者用）１０Ａとしての機能と
回覧先利用者端末１０Ｂとしての機能とは一つの利用者端末１０にそなえられていてもよい。
【００４２】
管理サーバ２０は、利用者端末（作成者用）１０Ａで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理するとともに、各回覧先利用者端末１０での回覧対象電子ファイルに対するアクセスを管理するほか、利用者端末（作成者用）１０Ａで作成された回覧対象電子ファイルが管理対象ファイル（本実施形態では個人情報ファイル）であると判定された場合にその回覧対象電子ファイルを管理するもので、図５および図６を参照しながら後述するような機能構成を有している。
【００４３】
〔１−１〕本実施形態の利用者端末（作成者用）の機能構成
図２は本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａの機能構成を示すブロック図で、この図２に示すように、本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａは、各種処理を実行するＣＰＵ（Central Processin Unit；図示略）と、回覧対象電子ファイルや本発明を実現するためのアプリケーションプログラムなどの各種データを保持しうる記憶部（図示略）とをそなえて構成されており、そのＣＰＵが、記憶部に保持された上記アプリケーションプログラムを実行することによって、作成手段１０１，管理情報設定手段１０２，暗号化手段１０３，自動送信手段１０４，調査手段１０５，通知手段１０６および判定手段１１０としての機能が実現されるようになっている。
【００４４】
なお、上記記憶部は、利用者端末１０に内蔵されるハードディスクや、クライアント端末１０に接続・外付けされる記憶装置、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど），磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほかＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープなどの記録媒体を用いる記憶装置である。
【００４５】
作成手段１０１は、回覧対象電子ファイルを作成するものである。
管理情報設定手段１０２は、作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報（ワークフロー）を管理情報として管理サーバ２０に設定するとともに、作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルに対する、回覧先利用者端末１０Ｂでのアクセス権を、管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に設定するものである。これにより、本実施形態では、後述する回覧先利用者端末１０Ｂにおいて、回覧対象電子ファイルに対しては、管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に設定されたアクセス権に応じたアクセスのみが許可されるようになっている。
【００４６】
このとき、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）は、例えば、管理サーバ２０から回覧対象電子ファイル作成用のフォーマットをダウンロードし、そのフォーマットを用い作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルを作成してもよい。また、管理サーバ２０において、どの利用者端末１０に対して行なうかを示す回覧制御情報（ワークフロー）と回覧対象電子ファイルに対する回覧先利用者端末１０Ｂでのアクセス権の内容とについて複数種類の定義を予め設定しておき、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）は、管理情報設定手段１０２を通じ、複数種類の定義の中から一つを選択することによって、回覧制御情報（ワークフロー）およびアクセス権を管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に設定してもよい。
【００４７】
暗号化手段１０３は、作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルを完成文書ファイル〔ここでは、改竄操作の困難なＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル〕に変換してから、このＰＤＦファイルを、後述する管理サーバ２０によって管理され
る所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。なお、ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって行なわれ、このＰＤＦドライバを起動することにより、電子ファイルがＰＤＦ化され、ＰＤＦファイルファイルが生成されるようになっている。また、暗号鍵は、予め利用者端末１０Ａに保存しておいてもよいし、暗号化時に暗号化手段１０３が管理サーバ２０から受け取るようにしてもよい。さらに、ＰＤＦファイルのコンテナ機能を用いてＰＤＦファイルに当該回覧対象電子ファイルのオリジナルファイルを格納してから、暗号化を行なってもよい。
【００４８】
自動送信手段１０４は、作成手段１０１によって作成され暗号化手段１０３によって暗号化された回覧対象電子ファイルである暗号化ファイルを、管理情報設定手段１０２によって設定された回覧制御情報（ワークフロー）に従って、最初の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信するものであるが、本実施形態では、自動送信手段１０４が送信処理を行なう際には、調査手段１０５が以下のように機能し、その調査結果に従って自動送信手段１０４が以下のような送信処理を行なようになっている。
【００４９】
調査手段１０５は、自動送信手段１０４によって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信されるべき最初の回覧先利用者端末１０ＢをＩＰアドレスから見て、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしているか否かを調査するものである。そして、調査手段１０５による調査の結果、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしている場合、自動送信手段１０４は、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信するようになっている。
【００５０】
一方、調査手段１０５による調査の結果、最初の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフの場合）、自動送信手段１０４は、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に管理情報として保存されている、最初の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のスケジュール表を参照し、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に保存されている管理情報（後述する回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し、選択された回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。また、待機する場合には、自動送信手段１０４は、送信時刻を設定しその送信時刻になった時点で、最初の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。
【００５１】
また、上述のごとく送信待機しない場合、自動送信手段１０４は、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に管理情報として保存されている、最初の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し、その代理の利用者端末１０Ｂを経由して回覧を行なうようにしてもよい。
【００５２】
なお、待機するか否かの判定は、例えば、利用者の在席予定時間と現在時刻との差が所定時間（例えば３０分）以内であるか否かによって行なう。つまり、自動送信手段１０４は、所定時間以内であれば待機し、所定時間を超える場合には待機せず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。また、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信を行なう際や待機後に最初の回覧先利用者端末１０Ｂに送信を行なう際にも、調査手段１０５の調査を行ない、上述と同様の送信処理を行なってもよい。ただし、スケジュール表を参照して待機を繰り返すことになると、回覧に時間を要してしまうことになるので、２回連続して待機することになる場合には、
２回目の待機は行なわず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。さらに、代理の利用者端末１０Ｂがログオフしている場合には、待機せず、直ちに他の回覧先利用者端末１０Ｂに送信してもよい。
【００５３】
判定手段１１０は、作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定するものである。特に、本実施形態では、その所定条件が、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることとし、判定手段１１０が、作成された回覧対象電子ファイルがその所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定するようになっている。
【００５４】
本実施形態において、個人情報ファイル（個人情報集合体）は、個人情報を含むレコードを所定数以上保有しているものであり、個人情報は、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別することのできる情報（各種個人情報要素）、例えば氏名，生年月日，連絡先（住所，居所，電話番号，メールアドレス）などを含むものである。なお、個人情報としては、これら以外に、役職名，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号なども挙げられる。
【００５５】
判定手段１１０は、上記ＣＰＵが上記記憶部に保持された個人情報探索プログラム（アプリケーションプログラム）を実行することにより、回覧対象電子ファイルをテキストファイルにするテキスト抽出エンジンとして機能するとともに、検疫テーブル１１７（図３参照）を用いてその回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する判定エンジンとして機能するものである。つまり、判定手段１１０は、予め指示された条件（検疫テーブル１１７）に従って、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定、実際には、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルである可能性の高さを示す判定値を出力するものである。また、本実施形態では、この判定手段１１０で得られた探索結果（判定値）に基づいて決定されるＰマークも判定結果として出力される。この判定手段１１０の機能構成の詳細については、図３を参照しながら後述する。
【００５６】
通知手段１０６は、判定手段１１０によって回覧対象電子ファイルが所定条件を満たすと判定された場合つまり個人情報ファイルであると判定された場合には、その旨を管理サーバ２０に管理情報として通知するもので、個人情報ファイルではないと判定された場合にもその旨を管理サーバ２０に管理情報として通知するようになっている。個人情報ファイルである旨を通知する際には、判定値やＰマークも通知される。
【００５７】
〔１−２〕本実施形態の判定手段の詳細な機能構成
図３は本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａにおける判定手段１１０の詳細な機能構成を示すブロック図で、この図３に示すように、本実施形態の判定手段１１０は、検疫テーブル１１７を有するとともに、抽出手段１１１，切出手段１１２，第１判定手段１１３，文字判定手段１１４，照合手段１１５および第２判定手段１１６としての機能を有しており、これらの機能も、上記ＣＰＵが上記記憶部に保持された個人情報探索プログラム（アプリケーションプログラム）を実行することによって実現される。なお、検疫テーブル１１７は、管理サーバ２０から予め提供されるか、上記個人情報探索プログラムに含まれるもので、個人情報ファイルを判定するための基準となる各種情報を保持している。
【００５８】
ここで、第１判定手段１１３，文字判定手段１１４，照合手段１１５および第２判定手段１１６が、個人情報ファイル判定手段として機能する。本実施形態の個人情報ファイル判定手段は、後述するごとく、切出手段１１２によって後述するごとく切り出された文字区間における文字列が個人情報要素であるか否かを判定し、個人情報要素であると判定された文字列の数（計数結果）に基づいて判定対象の回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定するものである。
【００５９】
抽出手段１１１は、作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルのテキストデータ〔例えばＣＳＶ（Comma Separated Value）形式のデータ〕を抽出し、ファイル
バッファ（図示略）に格納するもので、前記テキスト抽出エンジンとして機能するものである。なお、上記ファイルバッファには、２バイトコード文字（全角文字）がファイルバッファの終端で欠けないように取り込まれる。また、切出手段１１２によってファイルバッファから後述するデータ整形用バッファ（図示略）へデータが切り出されて取り込まれると、その分だけデータが上記ファイルバッファに取り込まれるようになっている。
【００６０】
切出手段１１２は、抽出手段１１１によって抽出されたテキストデータから、所定の区切り位置で区切られた文字区間を切り出して、判定対象／照合対象として後述するバッファ（図示略）に順次書き出すものである。
ここで、上記所定の区切り位置としては、予め設定された区切り文字の出現位置、もしくは、１バイトコード文字と２バイトコード文字との境界位置（半角文字／ＡＳＣＩＩ文字のあとに全角文字が続く部分もしくは全角文字のあとに半角文字／ＡＳＣＩＩ文字が続く部分）、もしくは、全角算用数字「０」〜「９」と全角算用数字およびハイフンを除く文字との境界位置が含まれている。また、区切り文字は、データの区切りであるデリミタ（delimiter）、具体的には、半角スペース，半角カンマ（半角カンマ＋半角スペースも
半角カンマと見なす），タブ文字（半角），ＣＲ（Carrige Return），ＬＦ（Line Feed
）のほか、「：（コロン）」，「；（セミコロン）」，「＞」，「｝」，「］」とする。
【００６１】
切出手段１１２は、ファイルバッファからテキストデータをデータ整形用バッファへ１文字ずつ切り出して取り込み、上述した区切り位置が出現すると、その区切り位置で取り込みを終了する。このときも２バイトコード文字（全角文字）がデータ整形用バッファの終端で欠けないようにデータ取込みを行なう。これにより、本実施形態では、例えば「佐藤太郎09012341234東京都港区」や「佐藤太郎sato@xxxx.com東京都港区」のごとく全角文字で記載された住所や氏名などと半角文字で記載された電話番号や電子メールアドレスなどの文字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合や、例えば「佐藤太郎０９０１２３４１２３４東京都港区」のごとく全角文字で記載された住所や氏名などと全角文字で記載された電話番号などの数字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合であっても、住所，氏名，電話番号，電子メールアドレスなどの個人情報要素毎に文字区間「佐藤太郎」，「09012341234」，「東京都港区」，「sato@xxxx.com」，「０９０１２３４１２３４」を切り出すことが可能になる。
【００６２】
このようにデータ整形用バッファに取り込まれたデータ（判定対象の文字区間）は、データ整形用バッファからデータ解析用バッファ（図示略）へ取り込まれるが、その際、その文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の記号等が取り除かれる。このとき除去されるもの（不要文字）としては、例えば、半角スペース，全角スペースのほか、半角ハイフン，全角ハイフン，アンダバー，括弧記号，！，＃，＄，％，＝，＋，＊，？，￥，／，｜などの記号文字が定義される。本実施形態では、切出手段１１２が、上述のような不要文字を除去する機能を有しているものとする。
【００６３】
第１判定手段１１３は、上記データ解析用バッファに取り込まれた文字列、つまり、切出手段１１２によって切り出され不要文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に文字列という）が、氏名以外の個人情報要素（具体的に本実施形態では電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つ）に該当するか否かを判定すべく、電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃとしての機能をそなえている。なお、本実施形態の第１判定手段１１３では、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で、上記文字
列の判定処理を行なっている。また、第１判定手段１１３は、上記データ解析用バッファに取り込まれたデータのサイズをチェックし、そのサイズが３バイト以下の場合、そのデータを個人情報と判断せず、判定処理を行なわないようにしてもよい。
【００６４】
電話番号判定手段１１３ａは、上記文字列が電話番号に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電話番号判定条件を満たす場合、上記文字列が電話番号に該当するものと判定し、その旨を第２判定手段１１６に通知し、上記文字列に対する第１判定手段１１３による判定処理を終了させるものである。本実施形態において、電話番号判定条件は、上記文字列が９〜１１桁の半角数字もしくは全角数字の連続であり、且つ、１文字目（先頭文字）が「０」で２文字目が「０」以外であることとする。
【００６５】
電子メールアドレス判定手段１１３ｂは、電話番号判定手段１１３ａによって上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合に、上記文字列が電話メールアドレスに該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電子メールアドレス判定条件を満たす場合、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定し、その旨を第２判定手段１１６に通知し、上記文字列に対する第１判定手段１１３による判定処理を終了させるものである。
【００６６】
本実施形態において、電子メールアドレス判定条件は、上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「@（アットマーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「．（ドット）
」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であることとする。この場合、最短の電子メールアドレスは例えば「a@a.a」となり、また、例えば「123@45.67」のごとく英字以外の文字（例えば数字）で終わるような文字列は電子メールアドレスでないと判定されることになる。なお、上記電子メールアドレス判定条件によれば、５バイトに満たないデータは電子メールアドレスの判定対象にならず、判定処理を行なわない。
【００６７】
住所判定手段１１３ｃは、電子メールアドレス判定手段１１３ｂによって上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合に、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている住所判定条件を満たす場合、上記文字列が住所に該当するものと判定し、その旨を第２判定手段１１６に通知するものである。
【００６８】
本実施形態において、住所判定条件は、上記文字列中に「１文字以上１３文字以下の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字または半角文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の先頭文字が日本全国における４７都道府県名もしくは市区郡名の頭文字と一致することとする。これにより、例えば「受入区分名」といった「区」を途中に含む文字列であるが住所とは全く関係の無い文字列を誤って住所として判定することがなくなる。このとき、ＣＰＵ１０ａの演算処理能力が十分に高い場合には、上記文字列に加え、郵便番号に対応する７桁の数字が含まれていることを住所判定条件に加えてもよい。なお、上記住所判定条件によれば、５バイトに満たないデータは電子メールアドレスの判定対象にならず、判定処理を行なわない。
【００６９】
文字判定手段１１４は、第１判定手段１１３によって上記文字列が電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合に、その文字列が、検疫テーブル１１７に設定されている文字判定条件を満たすか否か、具体的には、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であるか否か、さらに、上記文字列の先頭文字が、日本人に多い苗字上位所定数に属する苗字の頭文字と一致するか否かを判定するものである。
【００７０】
本実施形態において、文字判定条件は、上述したように、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であることであるが、ここで、上記所定範囲は、氏名の文字数として一般的（適切）な数の範囲、例えば２以上６以下に設定される。より具体的には、文字判定手段１１４による判定条件は、上記文字列が、４バイト〜１２バイトの２バイトコード文字であり、且つ、0x889F〜0xEEECの範囲内のデータ（Shift-JISの漢字領域）であり、且つ、第２バイトは0x40〜0x7Eまたは0x80〜0xFC
（Shift-JISの仕様）であり、先頭文字が、日本人に多い苗字上位３０００個に属する苗
字の頭文字と一致することである。上位３０００個の苗字を対象とすることで、日本人の８割以上を網羅することができる。
【００７１】
照合手段１１５は、第１判定手段１１３によって電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された文字区間であって、さらに文字判定手段１１４によって上記所定範囲内であり且つ全ての文字が漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字／文字列と氏名において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が不適切文字／不適切文字列を含むか否かを判定し、その照合判定結果を第２判定手段１１６に通知するものである。
【００７２】
ここで、不適切文字／不適切文字列は、検疫テーブル１１７に予め設定されており、例えば、東京，大阪，名古屋，横浜，九州，北海道，京都，首都，個人，学園，店，株，県，大学，学院，東証，研究，管理，総務，経理，営業，統括，製薬，販売，学校，教育，専門，建築，機械，法人，工場，製，技術，商，図書，不明，次長，公開，出版，広告，放送，対象，卸売，小売，企画，人事，情報，部門，社長，取締，部長，課長，係長，役員，本社，支社，事業，業務，教務，精密，石油，運輸，経営，戦略，資材，技師，電気，生産，税務，広報，運送，主任，電算，財務，事務，開発，政策，制作，経済，産業，金融，銀行，調査，英語，品質，保証，設備，担当，主席，主事，監査，支援，設計，保険，金庫，事業，代表，交通，第一，第二，第三，第四，第五，第六，第七，第八，第九，特販，施設，氏名，郵便，名前，名称，市役，所属，特色，幼稚，基督，協会，教会，組合，教団，商工，全国，支部，連絡，議会，生活，消費，推進，市役所，区役所，総合，修正，機能，概要，構成，企業，組織，関連，削除，文書，期限，有効，整備といった、一般的な氏名において出現し得ない文字／文字列、つまり、氏名としては不適切な文字／文字列である。
【００７３】
第２判定手段（判定手段）１１６は、第１判定手段１１３における電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃによる判定結果と照合手段１１５による照合判定結果とに基づいて、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定するものである。
【００７４】
より具体的に説明すると、第２判定手段１１６は、電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃからの判定結果の通知を受け電話番号，電子メールアドレス，住所のそれぞれに該当すると見なされた文字区間の数を計数するとともに、照合手段１１５からの照合判定結果を受け、照合手段１１５によって不適切文字／不適切文字列を含まないと判定された文字区間を氏名に該当するものと見なし、その数を計数する。
【００７５】
そして、第２判定手段１１６は、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数結果（４つの計数値；電話番号数，電子メールアドレス数，住所数，氏名数）に基づいて、これらの計数値が大きくなるほど大きくなる判定値を算出する。例えば、第２判定手段１１６は、４つの計数値の総和を上記判定値として算出してもよいし、
電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについて重み係数を予め設定しておき、各個人情報要素についての重み係数と計数値との乗算結果の総和を上記判定値として算出してもよく、上記判定値の算出手法は種々考えられる。
【００７６】
上述のような判定値が算出されると、第２判定手段１１６は、その判定値に基づいて、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する。具体的には、前記判定値が所定閾値を超えた場合に回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであると判定する。このような判定を行なう際に、第２判定手段１１６は、さらに、判定値の大きさに応じたＰマーク（プライベートレベルマーク）を、対象ファイルに付与して判定値とともに出力し、ランク付けを行なう。このＰマークは、前述した通り、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルである可能性の高さを示すレベルであり、判定値が大きいほどＰマークは高いランクに設定される。
【００７７】
例えば、前記判定値が１０以上となった場合、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであると判定する。また、前記判定値が１０以上１００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ１”を付与し、前記判定値が１００以上１０００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ２”を付与し、前記判定値が１０００以上１００００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ３”を付与し、前記判定値が１００００以上である場合、Ｐマークとして“Ｐ４”を付与する。なお、個人情報ファイルを判定するための所定閾値やＰマークを決定するための基準値は、管理サーバ２０から適宜設定されてもよいし、上記個人情報探索プログラムに予め設定しておいてもよい。また、ここではＰマークを“Ｐ１”〜“Ｐ４”の４つにランク分けしているが、ランク分けの数はこれに限定されるものではない。
【００７８】
上述のように回覧対象電子ファイルに付与されたＰマークは、判定値とともに、上述した通知手段１０６およびネットワーク３０を介して管理サーバ２０へ送信され、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）において回覧対象電子ファイルを特定するための識別情報に対応付けられ管理情報として保存される。そして、Ｐマークを付与された回覧対象電子ファイルは、そのＰマークのランクに応じて、管理サーバ２０（後述する管理手段２７）により個人情報ファイルとして後述するごとく管理される。
【００７９】
〔１−３〕本実施形態の回覧先利用者端末の機能構成
図４は本実施形態の回覧先利用者端末１０Ｂの機能構成を示すブロック図で、この図４に示すように、本実施形態の回覧先利用者端末１０Ｂは、利用者端末（作成者用）１０Ａと同様、各種処理を実行するＣＰＵ（図示略）と、回覧対象電子ファイルや本発明を実現するためのアプリケーションプログラムなどの各種データを保持しうる記憶部（図示略）とをそなえて構成されており、そのＣＰＵが、記憶部に保持された上記アプリケーションプログラムを実行することによって、電子ファイル受信手段１２０，管理情報読出手段１２１，復号化手段１２２，制御手段１２３，承認手段１２５，本人認証手段１２６，管理情報設定手段１２７，電子ファイル送信手段１２８および調査手段１２９としての機能が実現されるようになっている。
【００８０】
電子ファイル受信手段１２０は、他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂから回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を受信するものである。
管理情報読出手段１２１は、電子ファイル受信手段１２０によって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を受信すると、その回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の識別情報を参照し、その識別情報（当該回覧対象電子ファイル）に対応付けられた管理情報に含まれる回覧制御情報（ワークフロー）を管理サーバ２０から読み出すとともに、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に管理情報として保存されている、暗号化ファイルを復号化する復号鍵を読み出すべく、復号鍵の読出要求とともにその暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）を管理サーバ２０に送信し、
復号鍵を読み出すものである。
【００８１】
復号化手段１２２は、管理情報読出手段１２１によって読み出された復号鍵で暗号化ファイルをＰＤＦファイルに復号化する
制御手段１２３は、管理情報読出手段１２１によって読み出された当該ファイルに対応する管理情報に、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）に対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂに指示するためのコマンドが含まれている場合に、そのコマンドに従って、回覧対象電子ファイルに対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂにおいて実行させるもので、本実施形態では、具体的には、回覧対象電子ファイルの内容を表示する表示部１２４の画面上に、既に回覧を行なった利用者もしくは現在の回覧者によって当該ファイルの内容が承認された旨を明示する、後述の承認イメージを表示部１２４上に表示させるように、表示部１２４の表示状態を制御するものである。なお、ここでは、コマンドに、後述する承認手段１２５による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、制御手段１２３は、そのコマンドに含まれる位置情報に応じた位置に承認イメージを表示させるようになっている。
【００８２】
表示部１２４は、前述した通り、制御手段１２３によって表示状態を制御され、ＰＤＦファイル（回覧対象電子ファイル）の内容を表示するとともに、後述する承認イメージを所定位置に表示するものである。
承認手段１２５は、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が表示部１２４に表示された回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容を参照しその内容を承認した場合に承認入力を行なうもので、本実施形態では、利用者がマウス等を操作することにより実現され、後述する本人認証手段１２６と協働する。
【００８３】
具体的には、利用者が、マウスを操作し、マウスポインタを表示部１２４に表示されたファイル内容上の押印欄もしくはサイン記入欄等に合わせてクリックすると、本人認証情報の入力を指示するポップアップウインドウが表示部１２４に表示され、利用者は、そのポップアップウインドウを参照して本人認証情報（例えばパスワード，バイオメトリクス情報等）を入力する。
【００８４】
このようにして承認手段１２５による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段１２６は、その本人認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証を行ない、本人であることが認証された場合に承認手段１２５による承認入力は完了することになる。本人であることが認証されなかった場合には、制御手段１２３によって表示部１２４にエラー表示がなされる。なお、本実施形態では、本人認証を回覧先利用者端末１０Ｂ側で行なっているが、利用者によって入力された本人認証情報を管理サーバ２０に送り、管理サーバ２０側で本人認証を行なってもよい。
【００８５】
管理情報設定手段１２７は、承認手段１２５によって承認入力が行なわれると（ここでは本人であることが認証された場合）、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容について承認した旨を示す承認情報を、管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に設定するものである。なお、本人認証がなされなかった場合も、管理情報設定手段１２７は、その旨を管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に設定するようになっている。
【００８６】
電子ファイル送信手段１２８は、承認手段１２５によって承認入力が行なわれると（ここでは本人であることが認証された場合）、回覧先利用者端末１０Ｂにおいて利用者が回覧対象電子ファイルを参照したものと判断し、管理情報読出手段１２１によって読み出された管理情報に含まれる回覧制御情報（ワークフロー）に基づいて、電子ファイル受信手
段１２０で受信した暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）をそのまま次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信するものである。また、電子ファイル送信手段１２８は、上述のごとく利用者の本人認証がなされなかった場合にも、回覧制御情報に基づいて暗号化ファイルをそのまま次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信するようになっている。
【００８７】
このとき、本実施形態では、電子ファイル送信手段１２８が送信処理を行なう際には、上述した自動送信手段１０４と同様、上述した調査手段１０５と同じ機能を有する調査手段１２９が以下のように機能し、その調査結果に従って電子ファイル送信手段１２８が以下のような送信処理を行なようになっている。
【００８８】
調査手段１２９は、電子ファイル送信手段１２８によって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信されるべき次の回覧先利用者端末１０ＢをＩＰアドレスから見て、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしているか否かを調査するものである。そして、調査手段１２９による調査の結果、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしている場合、電子ファイル送信手段１２８は、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信するようになっている。
【００８９】
一方、調査手段１２９による調査の結果、次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフの場合）、電子ファイル送信手段１２８は、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に管理情報として保存されている、次の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のスケジュール表を参照し、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に保存されている管理情報（後述する回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し、選択された回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。また、待機する場合には、電子ファイル送信手段１２８は、送信時刻を設定しその送信時刻になった時点で、次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。
【００９０】
また、上述のごとく送信待機しない場合、電子ファイル送信手段１２８は、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１（図５参照）に管理情報として保存されている、次の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し、その代理の利用者端末１０Ｂを経由して回覧を行なうようにしてもよい。
【００９１】
なお、待機するか否かの判定は、例えば、利用者の在席予定時間と現在時刻との差が所定時間（例えば３０分）以内であるか否かによって行なう。つまり、電子ファイル送信手段１２８は、所定時間以内であれば待機し、所定時間を超える場合には待機せず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。また、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信を行なう際や待機後に次の回覧先利用者端末１０Ｂに送信を行なう際にも、調査手段１２９の調査を行ない、上述と同様の送信処理を行なってもよい。ただし、スケジュール表を参照して待機を繰り返すことになると、回覧に時間を要してしまうことになるので、２回連続して待機することになる場合には、２回目の待機は行なわず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。さらに、代理の利用者端末１０Ｂがログオフしている場合には、待機せず、直ちに他の回覧先利用者端末１０Ｂに送信してもよい。
【００９２】
〔１−４〕本実施形態の管理サーバの機能構成
図５は本実施形態の管理サーバ２０の機能構成を示すブロック図、図６は本実施形態の管理サーバ２０における管理情報保存手段２１に保存される管理情報について説明するための図である。
図５に示すように、本実施形態の管理サーバ２０は、利用者端末（作成者用）１０Ａと同様、各種処理を実行するＣＰＵ（図示略）と、本発明を実現するためのアプリケーションプログラムなどの各種データを保持するものであって、後述する管理情報保存手段２１として機能しうる記憶部とをそなえて構成されており、そのＣＰＵが、記憶部に保持された上記アプリケーションプログラムを実行することによって、管理情報送信手段２２，認証手段２３，復号鍵送信手段２４，アクセス権設定変更手段２５，コマンド設定手段２６および管理手段２７としての機能が実現されるようになっている。
【００９３】
管理情報保存手段２１は、図６に示すように、利用者端末（作成者用）１０Ａの管理情報設定手段１０２によって設定された管理情報〔回覧制御情報（ワークフロー），アクセス権〕や回覧先利用者端末１０Ｂの管理情報設定手段１２７によって設定された管理情報（承認情報／回覧状況）を回覧対象電子ファイル〔ファイルを特定しうる識別情報（ＩＤ）〕と対応付けて保存するもので、管理サーバ２０にそなえられたＲＡＭ（Random Access Memory）によって構成される。
【００９４】
この管理情報保存手段２１には、上述のような管理情報（回覧制御情報，アクセス権，承認情報／回覧状況）のほか、図６に示すように、回覧対象電子ファイル〔ファイルを特定しうる識別情報（ＩＤ）〕に対応付けられて、そのファイルに対応する暗号化ファイルを復号化するための復号鍵や、その復号鍵の送信時の認証に用いられる各利用者の認証情報（ユーザＩＤ，パスワード）や、各回覧対象電子ファイルについて利用者端末（作成者用）１０Ａの通知手段１０６によって通知された判定結果（判定値，Ｐマーク）や、後述するコマンド設定手段２６によって各回覧対象電子ファイルに対して設定されるコマンド（承認イメージの表示コマンド等）が設定・保存されている。
【００９５】
さらに、管理情報保存手段２１には、図６に示すように、電子回覧サービスの提供を受ける利用者〔利用者を特定しうる識別情報（ＩＤ）〕に対応付けられて、各利用者の在席予定時間や出張予定などの情報を有するスケジュール表や、各利用者の代理の有無および有る場合にはその代理に関する情報を含む代理設定や、各利用者の承認イメージとして用いられる各利用者の印鑑もしくはサインのイメージ情報が設定・保存されている。
【００９６】
管理情報送信手段２２は、利用者端末（作成者用）１０Ａの自動送信手段１０４や回覧先利用者端末１０Ｂの管理情報読出手段１２１／電子ファイル送信手段１２８から回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）についての管理情報（スケジュール表，代理設定，コマンド，承認イメージなど）の読出要求を受けた場合に、回覧対象電子ファイルに対応する管理情報を管理情報保存手段２１から読み出して、読出要求を行なった利用者端末１０Ａ，１０Ｂに送信するものである。この管理情報送信手段２２によって送信を行なう際には、後述する認証手段２３による認証と同様の認証を行ない、正当な利用者に対してのみ、管理情報を送信するようにしてもよい。
【００９７】
認証手段２３は、回覧先利用者端末１０Ｂの管理情報読出手段１２１から復号鍵の読出要求および暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）を受けた場合に、その認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なうもので、実際には、回覧先利用者端末１０Ｂの管理情報読出手段１２１からのユーザＩＤおよびパスワードが、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１にその暗号化ファイルに対応付けられて保存されているユーザＩＤおよびパスワードと一致するか否かを判定することにより、その利用者が正当な利用者であるか否かを判定・認証するものである。なお、管理情報読出手段１２１からの認証情報に含
まれるユーザＩＤおよびパスワードは、暗号化ファイルを開く際に利用者がキーボードやマウスを操作することにより入力される。
【００９８】
復号鍵送信手段２４は、認証手段２３によって当該回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、暗号化ファイルを復号化する復号鍵を管理情報保存手段２１から読み出して当該回覧先利用者端末１０Ｂに送信するものである。
アクセス権設定変更手段２５は、回覧制御情報（ワークフロー）に従って暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末１０Ｂのみに復号鍵が送信されその回覧先利用者端末１０Ｂのみが回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセスが可能になるように、管理情報保存手段２１に管理情報として保存されている回覧状況（承認情報）および回覧制御情報（ワークフロー）に基づいて、各回覧先利用者端末１０Ｂの、当該回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセス権を自動的に設定変更するものである。
【００９９】
コマンド設定手段２６は、回覧先利用者端末１０Ｂの管理情報設定手段１２７によって承認情報が管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に設定されると、その回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の内容を承認した旨を明示する承認イメージ（印鑑もしくはサインのイメージ）を、各利用者端末１０Ｂにおいて回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の内容を表示する画面上で表示させるコマンドを管理情報として管理情報保存手段２１に自動的に設定するものである。
【０１００】
なお、コマンドとしては、承認イメージを表示させるコマンド以外にも、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂに指示するためのコマンドを管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に設定・保存することが可能で、このようなコマンドを設定しておくことにより、回覧先利用者端末１０Ｂの制御手段１２３によって、そのコマンドに従った回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂにおいて実行させることが可能になっている。
【０１０１】
また、本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａには、回覧先利用者端末１０Ｂにおける管理情報読出手段１２１や制御手段１２３や表示部１２４がそなえられていないが、実際には、これらの手段１２１，１２３や表示部１２４は、利用者端末（作成者用）１０Ａにもそなえられており、これにより、作成者も、表示部を参照して、回覧先利用者端末１０Ｂでの回覧状況（誰が承認したか）を参照することができるようになっている。
【０１０２】
管理手段２７は、第２判定手段１１６で得られた計数結果に応じて、個人情報ファイルであると判定された回覧対象電子ファイルの管理を行なうもので、実際には、第２判定手段１１６で得られた計数結果に応じてＰマークを付与された回覧対象電子ファイル（個人情報ファイル）を管理対象としている。
【０１０３】
この管理手段２７は、各回覧対象電子ファイルの判定値（またはＰマーク）に応じ、その回覧対象電子ファイルの作成者や回覧先利用者に注意情報／警告情報を通知したり、その回覧対象電子ファイルを、その回覧対象電子ファイルを保存している利用者端末１０Ａから強制的に捕獲・回収したり、その回覧対象電子ファイルが利用者端末１０Ａから外部へ出力されるのを強制的に禁止したり、その回覧対象電子ファイルを管理者のみがアクセス可能なフォルダ（図示略）に格納したりするものである。
【０１０４】
例えば、Ｐマークのランクが“Ｐ１”である場合、警告情報によるリコメンドは行なわないが“Ｐ１”の個人情報ファイルが存在することをログとして記録する。Ｐマークのランクが“Ｐ２”である場合、その個人情報ファイルの作成者や回覧先利用者に対して注意を促すべくポップアップ表示による注意情報を通知する。Ｐマークのランクが“Ｐ３”で
ある場合、その個人情報ファイルが回覧対象となっている旨を、システム管理者に対し警告情報としてメール等により通知する。Ｐマークのランクが“Ｐ４”である場合、その個人情報ファイルを利用者端末（作成者用）１０Ａから強制的に捕獲・回収したり、個人情報ファイルが利用者端末（作成者用）１０Ａから外部へ出力されるのを強制的に禁止したり、個人情報ファイルを管理者のみがアクセス可能なフォルダに格納したりする。
【０１０５】
〔２〕本実施形態の電子回覧システムの動作
次に、図７〜図１３を参照しながら、上述のごとく構成された本実施形態の電子回覧システム１の動作について説明する。
〔２−１〕本実施形態の利用者端末（作成者用）の動作
図７は本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａの動作を説明するためのフローチャート（ステップＳ１１〜Ｓ１５）で、この図７に示すように、まず、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）は、例えば、管理サーバ２０から回覧対象電子ファイル作成用のフォーマットをダウンロードし、そのフォーマットを用い作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルを作成するとともに、管理情報設定手段１０２により所望の回覧制御情報（ワークフロー）やアクセス権の設定を管理サーバ２０に対して行なう（ステップＳ１１）。
【０１０６】
回覧対象電子ファイルが作成されると、その回覧対象電子ファイルは、暗号化手段１０３により、ＰＤＦファイルに変換されてから管理サーバ２０によって管理される所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルに自動的に変換され（ステップＳ１２）、その後、暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）は、自動送信手段１０４により、管理情報設定手段１０２によって設定された回覧制御情報（ワークフロー）に従って、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信される（ステップＳ１３）。このステップＳ１３での詳細な送信手順については図８を参照しながら後述する。
【０１０７】
一方、ステップＳ１１で作成された回覧対象電子ファイルは、判定手段１１０により、個人情報ファイルであるか否かを判定され（ステップＳ１４）、その判定結果（判定値およびＰマークを含む）が通知手段１０６によって管理サーバ２０に管理情報として通知され管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に設定・保存される（ステップＳ１５）。ステップＳ１４での詳細な判定手法については図９を参照しながら後述する。
【０１０８】
その判定結果による回覧対象電子ファイルの管理は、基本的に管理サーバ２０の管理手段２７によって後述するように行なわれるが、判定手段１１０により、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルである可能性が高い（例えばＰマークレベル“Ｐ４”）と判定された場合には、この判定手段１１０が、当該回覧対象電子ファイルの回覧を禁止するように機能してもよい。
【０１０９】
〔２−２〕本実施形態の利用者端末における送信手順
本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａもしくは回覧先利用者端末１０Ｂにおける送信手順、つまり図７のステップＳ１３や後述する図１０のステップＳ４１，Ｓ４５，Ｓ４８で実行される送信手順について、図８に示すフローチャート（ステップＳ２１〜Ｓ３０）に従って説明する。
【０１１０】
この図８に示すように、利用者端末（作成者用）１０Ａの自動送信手段１０４もしくは回覧先利用者端末１０Ｂの電子ファイル送信手段１２８が回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際には、まず、調査手段１０５もしくは１２９によって最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査する（ステップＳ２１）。その調査の結果、ログオン状態であれば（ステップＳ２２のＹＥＳルート）、自動送信手段１０４もしくは電子ファイル送信手段１２８によって、回覧対象電子ファイル（暗号化フ
ァイル）が最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ２３）。
【０１１１】
一方、調査手段１０５もしくは１２９による調査の結果、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフ状態の場合；ステップＳ２２のＮＯルート）、自動送信手段１０４もしくは電子ファイル送信手段１２８が、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１における最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のスケジュール表を参照し（ステップＳ２４）、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断する（ステップＳ２５）。
【０１１２】
待機する場合（ステップＳ２５のＹＥＳルート）、自動送信手段１０４もしくは電子ファイル送信手段１２８は、送信時刻を設定し（ステップＳ２６）、その送信時刻になった時点で（ステップＳ２７のＹＥＳルート）、ステップＳ２１に戻り、再度、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
【０１１３】
待機しない場合（ステップＳ２５のＮＯルート）、自動送信手段１０４もしくは電子ファイル送信手段１２８は、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に管理情報として保存されている、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば（ステップＳ２８のＹＥＳルート）、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し（ステップＳ２９）、ステップＳ２１に戻り、その代理の利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。なお、代理の利用者端末１０Ｂについて送信待機する場合には代理設定の有無は参照しない。つまり、ステップＳ２８ではＹＥＳルートは選択されず、ＮＯルート経由でステップＳ３０へ移行する。
【０１１４】
代理の利用者端末１０Ｂが設定されていなければ（ステップＳ２８のＮＯルート）、自動送信手段１０４もしくは電子ファイル送信手段１２８は、管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に保存されている管理情報（回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し（ステップＳ３０）、選択された回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
【０１１５】
〔２−３〕本実施形態の利用者端末（作成者用）における判定手段の動作
本実施形態の判定手段１１０では、以下のように、電話番号，電子メールアドレス，住所および氏名の出現頻度をそれぞれ数値化し、個人情報ファイルの特定・探索を行なっている。その際、切出手段１１２によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列が含まれている場合、その文字区間は、個人情報要素（本実施形態では氏名）には該当しないものと見なされて除外される一方、切出手段１１２によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列が含まれていない場合、その文字区間は、個人情報をなす個人情報要素に該当するものと見なされて、つまり個人情報要素が出現したものと見なされ、出現回数のカウントアップを行なっている。
【０１１６】
本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａにおいて、上述した判定手段１１０（個人情報探索プログラム）によって実行される個人情報ファイルの判定動作の一連の手順を、図９に示すフローチャート（ステップＳ１０１〜Ｓ１１６）に従って説明する。
図９に示すように、本実施形態の利用者端末（作成者用）１０Ａにおいて、作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルが作成すると（ステップＳ１０１のＹＥＳルート）、
その回覧対象電子ファイルから抽出手段（テキスト抽出エンジン）１１１によりテキストデータが抽出され、上記ファイルバッファに取り込まれる（ステップＳ１０２）。
【０１１７】
このようにファイルバッファに取り込まれたテキストからは、切出手段１１２により、文字区間が、上述した所定の区切り位置で区切られて切り出され、判定対象／照合対象として上記データ整形用バッファを経由して上記データ解析用バッファに順次書き出される（ステップＳ１０３）。文字区間の切り出しに際し、前述したように、切出手段１１２により、文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の不要文字、例えば半角スペース，全角スペースのほか、半角ハイフン，全角ハイフン，アンダバー，括弧記号，！，＃，＄，％，＝，＋，＊，？，￥，／，｜などの記号文字が除去される。
【０１１８】
そして、切出手段１１２によって切り出され記号文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に文字列という）が、電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを、電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃによって順次判定する（ステップＳ１０４，Ｓ１０６，Ｓ１０８）。
【０１１９】
まず、電話番号判定手段１１３ａにより、上記文字列が電話番号に該当するか否かが判定される（ステップＳ１０４）。その際、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電話番号判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列が９〜１１桁の半角数字もしくは全角数字の連続であり、且つ、１文字目（先頭文字）が「０」で２文字目が「０」以外であれば、上記文字列が電話番号に該当するものと判定され（ステップＳ１０４のＹＥＳルート）、その旨が第２判定手段１１６に通知され、この第２判定手段１１６において、電話番号の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０５）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
【０１２０】
上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合（ステップＳ１０４のＮＯルート）、電子メールアドレス判定手段１１３ｂにより、上記文字列が電話メールアドレスに該当するか否かが判定される（ステップＳ１０６）。その際、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電子メールアドレス判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「@（アットマーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ
」＋「．（ドット）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であれば、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定され（ステップＳ１０６のＹＥＳルート）、その旨が第２判定手段１１６に通知され、この第２判定手段１１６において、電子メールアドレスの出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０７）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
【０１２１】
上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合（ステップＳ１０６のＮＯルート）、住所判定手段１１３ｃにより、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かが判定される（ステップＳ１０８）。その際、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている住所判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に「１文字以上１３文字以下の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字または半角文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の先頭文字が日本全国における４７都道府県名もしくは市区郡名の頭文字と一致していれば、上記文字列が住所に該当するものと判定され（ステップＳ１０８のＹＥＳルート）、その旨が第２判定手段１１６に通知され、この第２判定手段１１６において、住所（居所）の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０９）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
【０１２２】
上記文字列が住所に該当しないと判定された場合（ステップＳ１０８のＮＯルート）、つまり第１判定手段１１３によって上記文字列が電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合、文字判定手段１１４により、その文字列が、検疫テーブル１１７に設定されている文字判定条件（文字数が２以上６以下であり且つ全ての文字が漢字であり且つ上記文字列の先頭文字が日本人に多い苗字上位所定数に属する苗字の頭文字と一致すること）を満たすか否かが判定される（ステップＳ１１０）。この文字判定条件を満たさない場合（ステップＳ１１０のＮＯルート）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
【０１２３】
一方、この文字判定条件を満たす場合（ステップＳ１１０のＹＥＳルート）、照合手段１１５により、当該文字区間（上記文字列）に含まれる文字／文字列と検疫テーブル１１７に設定されている氏名についての不適切文字／不適切文字列とが照合され、当該文字区間に不適切文字／不適切文字列が含まれるか否かが判定される（ステップＳ１１１）。当該文字区間に、一つでも不適切文字／不適切文字列と一致する文字／文字列が存在した場合（ステップＳ１１１のＹＥＳルート）には、その時点で不適切文字／不適切文字列との照合処理を直ちに終了し、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
【０１２４】
また、当該文字区間に不適切文字／不適切文字列が含まれていない場合（ステップＳ１１１のＮＯルート）、その照合判定結果が第２判定手段１１６に通知され、この第２判定手段１１６において、当該文字区間が氏名に該当するものと見なされ、氏名の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１１２）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
【０１２５】
ステップＳ１１３では、対象ファイルから抽出されたテキストデータから未だ切り出されていない文字区間の有無が判定され、有る場合（ＹＥＳルート）には、ステップＳ１０３に戻り、上述と同様の処理（ステップＳ１０３〜Ｓ１１２）を繰り返し実行する。このようにして全ての文字区間がテキストデータから切り出され全ての文字区間に対する判定処理，照合処理，計数処理等を終了すると（ステップＳ１１３のＮＯルート）、第２判定手段１１６において、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数値に基づいて、上述した判定値が算出される（ステップＳ１１４）。
【０１２６】
そして、第２判定手段１１６においては、ステップＳ１１４で算出された判定値に基づいて、上述したように、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かが判定されるとともに、Ｐマークのランク付け（本実施形態では“Ｐ１”〜“Ｐ４”の４つ）が行なわれる（ステップＳ１１５）。個人情報ファイルの判定結果やＰマークのランク付けの結果は、通知手段１０６およびネットワーク３０を介して、管理サーバ２０に通知される（ステップＳ１１６）。
【０１２７】
〔２−４〕本実施形態の回覧先利用者端末の動作
図１０は本実施形態の回覧先利用者端末１０Ｂの動作を説明するためのフローチャート（ステップＳ３１〜Ｓ４８）で、この図１０に示すように、まず、電子ファイル受信手段１２０によって、他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂから回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）が受信されると（ステップＳ３１）、暗号化ファイルを復号化する復号鍵を管理サーバ２０から読み出すべく、復号鍵の読出要求とともにその暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）を管理サーバ２０に送信する（ステップＳ３２）。
【０１２８】
管理サーバ２０から復号鍵を受信できなかった場合（管理サーバ２０での認証ＮＧの場合；ステップＳ３３のＮＯルート）、表示部１２４でエラー表示を行なった後（ステップＳ４４）、電子ファイル受信手段１２０で受信された暗号化ファイル（回覧対象電子ファ
イル）は、そのまま、電子ファイル送信手段１２８により回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信され（ステップＳ４５）、ステップＳ３１に戻る。このステップＳ４５での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
【０１２９】
管理サーバ２０から復号鍵を受信した場合（管理サーバ２０での認証ＯＫの場合；ステップＳ３３のＹＥＳルート）、管理情報読出手段１２１によって、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の識別情報を参照し、その識別情報に対応付けられた回覧制御情報（ワークフロー）やコマンドを管理サーバ２０から読み出す（ステップＳ３４）。コマンドが承認イメージの表示を実行させるためのものである場合、表示させるべき承認イメージについての情報も同時に読み出される。
【０１３０】
電子ファイル受信手段１２０で受信された暗号化ファイルは、復号化手段１２２によって、管理サーバ２０から読み出された復号鍵でＰＤＦファイルに復号化され（ステップＳ３５）、本実施形態では、制御手段１２３により、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容が表示部１２４の画面上に表示されるとともに、管理サーバ２０から読み出された表示コマンドに従って、既に回覧を行なった利用者によって当該ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージが、表示部１２４において回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容の所定位置（押印欄もしくはサイン欄）に表示される（ステップＳ３６）。
【０１３１】
表示部１２４において上述のような表示を参照した利用者は、その内容について承認した場合（もしくはその内容を参照したことを通知する場合）、マウスを操作し、マウスポインタを表示部１２４に表示されたファイル内容上の押印欄もしくはサイン記入欄等に合わせてクリックすると、本人認証情報の入力を指示するポップアップウインドウが表示部１２４に表示され、利用者は、そのポップアップウインドウを参照して本人認証情報（例えばパスワード，バイオメトリクス情報等）を入力する（ステップＳ３７）。
【０１３２】
このようにして承認手段１２５による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段１２６によって、その本人認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証が行なわれ（ステップＳ３８）、本人であることが認証された場合（ステップＳ３９のＹＥＳルート）、承認手段１２５による承認入力は完了し、管理情報設定手段１２７によって、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容について承認した旨を示す承認情報が、管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に設定された後（ステップＳ４０）、電子ファイル受信手段１２０で受信された暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）が、電子ファイル送信手段１２８により回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信される（ステップＳ４１）。このステップＳ４１での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
【０１３３】
この後、表示部１２４に表示された回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容を再表示（データ更新）すると（ステップＳ４２のＹＥＳルート）、管理サーバ２０から最新の管理情報（コマンド等）が読み込まれ、自分の承認イメージを含む内容が再表示される（ステップＳ４３）。つまり、自分で承認入力を行なった直後は、自分の承認イメージは表示されないが、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）を表示部１２４で表示した状態で、管理サーバ２０からコマンドを再読み込みすると、自分の承認イメージが表示されることになる。再表示を行なわない場合（ステップＳ４２のＮＯルート）もしくはステップＳ４３の再表示を行なった後、ステップＳ３１に戻る。
【０１３４】
一方、本人認証手段１２６によって、本人であることが認証されなかった場合（ステッ
プＳ３９のＮＯルート）、制御手段１２３によって表示部１２４にエラー表示がなされてから（ステップＳ４６）、管理情報設定手段１２７によって、本人認証がなされなかった旨が管理情報として管理サーバ２０の管理情報保存手段２１に設定された後（ステップＳ４７）、電子ファイル受信手段１２０で受信された暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）が、電子ファイル送信手段１２８により回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信され（ステップＳ４８）、ステップＳ３１に戻る。このステップＳ４８での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
【０１３５】
〔２−５〕本実施形態の管理サーバの動作
図１１は本実施形態の管理サーバ２０の動作を説明するためのフローチャート（ステップＳ５１〜Ｓ５６）で、この図１１に示すように、利用者端末１０Ａ，１０Ｂから管理情報（スケジュール表，代理設定，コマンド，承認イメージなど；復号鍵を除く）の読出要求を受けた場合（ステップＳ５１のＹＥＳルート）、管理情報送信手段２２によって、要求を受けた管理情報が管理情報保存手段２１から読み出されて読出要求を行った利用者端末１０Ａ，１０Ｂに対し送信した後（ステップＳ５２）、ステップＳ５１に戻る。
【０１３６】
また、利用者端末１０Ａ，１０Ｂから管理情報の設定要求を受けた場合（ステップＳ５１のＮＯルートからステップＳ５３のＹＥＳルート）、その管理情報を管理情報保存手段２１に設定・保存してから（ステップＳ５４）、このとき保存された管理情報が、判定手段１１０による回覧対象電子ファイルの判定結果であるか否か（ステップＳ５５）、承認手段１２５による承認情報であるか否か（ステップＳ５６）を判断する。
【０１３７】
保存された管理情報が、判定手段１１０による回覧対象電子ファイルの判定結果である場合（ステップＳ５５のＹＥＳルート）、管理手段２７によって、図１３に示すフローチャートに従ってその回覧対象電子ファイルに対する管理処理が行なわれてから、ステップＳ５１に戻る。
【０１３８】
保存された管理情報が、承認手段１２５による承認情報である場合（ステップＳ５５のＮＯルートからステップＳ５６のＹＥＳルート）、コマンド設定手段２６によって、その承認情報の設定を要求した回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の内容を承認した旨を明示する承認イメージ（印鑑もしくはサインのイメージ）を、各利用者端末１０Ｂにおいて回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の内容を表示する画面上で表示させるコマンドが、管理情報として管理情報保存手段２１に自動的に設定され（ステップＳ５７）、アクセス権設定変更手段２５によって、アクセス権の自動設定変更が行なわれてから（ステップＳ５８）、ステップＳ５１に戻る。なお、本人認証手段１２６による本人認証に失敗した場合には、ステップＳ５７はスキップされてステップＳ５８の処理が実行される。
【０１３９】
ついで、図１２に示すフローチャート（ステップＳ６１〜Ｓ６５）に従って、本実施形態の管理サーバ２０による回覧先利用者の認証動作について説明する。
回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が、電子ファイル受信手段１２０によって受信した暗号化ファイルの内容を参照する場合、その暗号化ファイルを復号化するための復号鍵を取得すべく、復号鍵読出要求と認証情報（例えば利用者によって入力されたユーザＩＤおよびパスワード）が管理サーバ２０へ送信される。
【０１４０】
その認証情報が管理サーバ２０で受信されると（ステップＳ６１のＹＥＳルート）、認証手段２３は、認証情報に含まれるユーザＩＤによって管理情報保存手段２１を検索し、そのユーザＩＤに対応するパスワードを管理情報保存手段２１から読み出し、認証情報に含まれるパスワードと、管理情報保存手段２１から読み出されたパスワードとを比較し、
これらのパスワードが一致するか否かの判定（利用者認証；ステップＳ６２）を行なう。
【０１４１】
これらのパスワードが一致し、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が正当な利用者であることが認証されると（ステップＳ６３のＹＥＳルート）、復号鍵送信手段２４により、暗号化ファイルを復号化するための復号鍵が管理情報保存手段２１から読み出され、その回覧先利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ６４）。一方、管理サーバ２０の認証手段２３によりパスワードが不一致であると判定された場合には、利用者が正当な利用者ではないと判定され（ステップＳ６３のＮＯルート）、管理サーバ２０から回覧先利用者端末１０Ｂにエラー通知が行なわれる（ステップＳ６５）。
【０１４２】
次に、図１３に示すフローチャート（ステップＳ７１〜Ｓ７８）に従って、本実施形態の管理サーバ２０による個人情報ファイル管理動作について説明する。
前述のごとく、管理情報保存手段２１に保存された管理情報が、判定手段１１０による回覧対象電子ファイルの判定結果である場合（ステップＳ５５のＹＥＳルート）、管理手段２７によって、図１３に示すフローチャートに従ってその回覧対象電子ファイルに対する管理処理が行なわれる。つまり、判定結果に含まれるＰマークレベルに応じて、管理手段２７により、各回覧対象電子ファイルに対する管理・操作が以下のように行なわれる。
【０１４３】
まず、保存された判定結果に含まれるＰマークレベルが“Ｐ１”であるか否かが判定され（ステップＳ７１）、“Ｐ１”である場合（ステップＳ７１のＹＥＳルート）、その旨がログとして管理情報保存手段２１に記録される（ステップＳ７２）。
Ｐマークレベルが“Ｐ１”でない場合（ステップＳ７１のＮＯルート）、Ｐマークレベルが“Ｐ２”であるか否かが判定され（ステップＳ７３）、“Ｐ２”である場合（ステップＳ７３のＹＥＳルート）、その回覧対象電子ファイルの作成者および回覧先利用者に対して注意を促すべくポップアップ表示による注意情報が通知される（ステップＳ７４）。
【０１４４】
Ｐマークレベルが“Ｐ２”でない場合（ステップＳ７３のＮＯルート）、Ｐマークレベルが“Ｐ３”であるか否かが判定され（ステップＳ７５）、“Ｐ３”である場合（ステップＳ７５のＹＥＳルート）、Ｐマークレベル“Ｐ３”の回覧対象電子ファイルが作成されて回覧状態になっている旨が、システム管理者に対し警告情報としてメール等により通知される（ステップＳ７６）。
【０１４５】
Ｐマークレベルが“Ｐ３”でない場合（ステップＳ７５のＮＯルート）、Ｐマークレベルが“Ｐ４”であると判定され（ステップＳ７７）、その回覧対象電子ファイルが、利用者端末（作成者用）１０Ａから強制的に捕獲・回収して、その回覧対象電子ファイルの回覧が禁止される（ステップＳ７８）。
【０１４６】
〔３〕本実施形態の電子回覧システムの効果
このように本発明の一実施形態としての電子回覧システム１によれば、利用者端末１０Ａ，１０Ｂの間で回覧される回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の本体と、この回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報とが完全に分離され、管理サーバ２０は、回覧制御情報（ワークフロー）を管理情報として保存し、回覧先利用者端末の要求に応じて管理情報（回覧制御情報；ワークフロー）を回覧先利用者端末１０Ｂに提供するだけで、回覧対象電子ファイルは、回覧制御情報に従って自動的に回覧先利用者端末１０Ｂの間で回覧されることになる。従って、管理サーバ２０において回覧・承認すべきファイル本体を保存することなく、管理サーバ２０の管理下でファイルの回覧を自動的に行なうことができるので、管理サーバ２０において保存すべきデータ量を大幅に削減できるとともに、機密性の高い情報を回覧する場合であっても管理サーバ２０側でその情報が漏洩するのを確実に防止することができる。
【０１４７】
このとき、作成者が、回覧対象電子ファイルを作成すると、作成者が意識することなく、回覧制御情報（ワークフロー）に従って自動的に回覧が開始され、作成者は、電子回覧サービスを提供するサーバ等に、作成した回覧対象電子ファイルを保存するといった操作を一切行なう必要がなくなり、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）の利便性を大幅に向上させることができる。
【０１４８】
また、回覧対象電子ファイルの作成時にその回覧対象電子ファイルを暗号化ファイル（管理対象ファイルをＰＤＦファイルに変換しこのＰＤＦファイルを所定の暗号鍵で暗号化したもの）に変換し、管理サーバ２０によって認証された暗号化ファイルの正当な利用者（正当な回覧者）のみが、暗号化ファイルをＰＤＦファイルに復号化してその内容に対するアクセス（閲覧・参照）することができ、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号化することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、回覧対象電子ファイルは、改竄不能なＰＤＦファイルに変換され、さらに正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で回覧されるので、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【０１４９】
このとき、管理サーバ２０に、回覧対象電子ファイルに対する、回覧先利用者端末１０Ｂでのアクセス権を管理情報として設定しておくことにより、各回覧先利用者端末１０Ｂでは設定されたアクセス権に応じたアクセスしか行なうことができず、回覧対象電子ファイルの作成者の意図に応じたアクセス権限のみを各利用者（各回覧者）に対して設定することが可能になり、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【０１５０】
また、管理サーバ２０に設定されているアクセス権を、暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末１０Ｂのみに復号鍵が送信されその回覧先利用者端末１０Ｂのみが回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、アクセス権設定変更手段２５によって自動的に設定変更することにより、既に回覧（回覧対象電子ファイルの内容参照）を終えた回覧先利用者端末１０Ｂでは回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセスができなくなるため、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【０１５１】
さらに、利用者端末１０Ａ，１０Ｂが次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際、その次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合には、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂ、または、次の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理の利用者端末１０Ｂが設定されていればその代理の利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイルが送信されるので、在席者を優先して回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
【０１５２】
同様に、利用者端末１０Ａ，１０Ｂが次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際、その次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合、次の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のスケジュール表を参照し、在席予定時間が近ければ回覧対象電子ファイルの送信を待機し、出張等により在席予定時間がかなり先であれば、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂ、または、代理の利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイルを送信するようにすることができるので、スケジュールを把握して在席者を優先しながら回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
【０１５３】
一方、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイルの内容を参照し承認入
力を行なうと、その旨を示す承認情報が管理情報として管理サーバ２０に設定されるので、管理サーバ２０において、どの端末で（誰が）回覧対象電子ファイルの参照・承認を行なったかを確実に把握することができる。そして、その承認情報を参照することにより、回覧済の回覧先利用者端末１０Ｂを把握することができるので、管理サーバ２０は、承認情報（回覧状況）に従って、前述したようなアクセス権の自動設定変更や、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂの選択などを行なうことが可能になる。
【０１５４】
また、このとき、上記承認入力のタイミングを次の回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイルの自動送信タイミングとして用いることで、利用者（回覧者）が送信のための特別な操作を行なうことなく、つまり利用者が意識することなく、回覧対象電子ファイルが自動的に次の回覧先利用者端末１０Ｂに送信されるので、回覧対象電子ファイルの送信し忘れが生じることがなく、回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
【０１５５】
さらに、承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証情報を行ない、本人認証がなされた場合に承認情報を管理サーバ２０に設定することで、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者本人のみが承認入力を行なうことができる。従って、利用者本人が回覧対象電子ファイルの内容を参照・承認した場合にのみに次の回覧先利用者端末１０Ｂへの送信が行なわれ、回覧先利用者端末の利用者本人に対して回覧対象電子ファイルの内容を確実に参照・承認させることができる。
【０１５６】
上述のごとく本人認証がなされた場合に所定のコマンドを管理サーバ２０に設定することにより、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージ（利用者の印鑑もしくはサインのイメージ）を、回覧対象電子ファイルの内容を表示する表示部１２４の画面上に表示させることができる。従って、各回覧先利用者端末１０Ｂで回覧対象電子ファイルを表示した際には、それまでに回覧を行なって承認した利用者を直ちに視認し把握することができ、利用者の利便性を高めることができる。このとき、コマンドに、承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のマウス操作によって指定された位置情報を含ませておき、その位置情報に応じた位置に承認イメージを表示させることで、承認イメージを利用者の望む位置（実際には回覧対象電子ファイルの内容として表示される押印欄内もしくはサイン欄内）に承認イメージを表示させることが可能になる。
【０１５７】
また、回覧先利用者端末１０Ｂで回覧対象電子ファイルの内容を参照する際にこの回覧先利用者端末１０Ｂにおいて回覧対象電子ファイルに対して実行させたい処理がある場合、その処理の実行を指示するコマンドを、予め管理サーバ２０に設定・保存しておくことにより、その処理を回覧先利用者端末１０Ｂで自動的に実行させることができ、回覧対象電子ファイルの作成者や管理者の利便性を高めることができる。
【０１５８】
さらに、作成された回覧対象電子ファイルが所定条件を満たす管理対象ファイル（個人情報ファイルや機密情報ファイル）であると判定されると、その旨が管理サーバ２０に通知されるので、管理サーバ２０で管理対象ファイルが回覧対象になったことを把握し管理することが可能になり、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【０１５９】
このとき、本実施形態のごとく、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとする場合、本実施形態の判定手段１１０の第２判定手段１１６において、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではない
と見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。
【０１６０】
従って、第１判定手段１１３において電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、照合手段１１５において不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの判定処理を高速に行なうことが可能になる。
【０１６１】
このとき、第１判定手段１１３において、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で文字区間における文字列の判定処理を行なうことで、判定処理をより高速に効率良く実行することが可能になる。
また、第２判定手段１１６において不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間を全て氏名に該当するものと見なすので、氏名についての不適切文字／不適切文字列を含まない電子ファイル、即ち、氏名情報を含む可能性が高く個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイルを確実に判定することが可能になる。つまり、個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル（疑わしい電子ファイル）を確実に洗い出すことができる。
【０１６２】
さらに、本実施形態では、文字判定手段１１４により、文字区間の文字数が１以上６以下であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合手段１１５による照合対象としているので、照合手段１１５による照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が６を超える長い文字区間が、照合手段１１５による照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの判定処理のさらなる高速化に寄与することになる。
【０１６３】
特に、本実施形態の判定手段１１０によれば、切出手段１１２によりテキストデータから判定対象の文字区間として切り出す際、テキストデータ内の要素が明確な区切り文字によって区切られていない場合であっても、１バイトコード文字と２バイトコード文字との境界位置つまり半角文字と全角文字との境界位置（半角文字のあとに全角文字が続く部分もしくは全角文字のあとに半角文字が続く部分）や、全角算用数字と全角算用数字およびハイフンを除く文字との境界位置で、テキストデータが区切られて文字区間として切り出されることになる。
【０１６４】
これにより、全角文字で記載された住所や氏名などと半角文字で記載された電話番号や電子メールアドレスなどの文字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合や、全角文字で記載された住所や氏名などと全角文字で記載された電話番号などの数字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合であっても、住所，氏名，電話番号，電子メールアドレスなどの個人情報要素毎に文字区間を切り出すことができる。従って、住所，氏名，電話番号，電子メールアドレスなどの個人情報要素の判定を確実に行なえるようになり、個人情報ファイルを効率よく短時間で確実に判定することができる。
【０１６５】
また、電子メールアドレス判定手段１１３ｂによる電子メールアドレス判定条件として、判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」＋「@（アット
マーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」＋「.（ドット）」＋「一文字以上のＡＳ
ＣＩＩ文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であることを設定することにより、「@（アットマーク）」を単価や単位の表示に用いて
いる文字列であって、「@（アットマーク）」のあとに「一文字以上の半角数字」＋「.（ドット）」＋「一文字以上の半角数字」となる数字列（例えば「123@45.67」）を、電子
メールアドレスとして誤って判定することを確実に防止することができる。従って、電子メールアドレスなどの個人情報要素の判定を確実に行なえるようになり、個人情報ファイルを効率よく短時間で確実に判定することができる。
【０１６６】
電子メールアドレスにおいて“@”以降の最後の「.（ドット）」以降の文字列は、現在のところ、必ず、例えば“com”，“net”，“jp”などの英字列になっている。また、“@”は、一般に、単価や単位の表示に用いられることが多々ある。例えば、ある物品の１
個当たりの値段や重さを表示する際、“@100.00”とか“@10.55”というように“@”を用いる場合がある。このため、電子メールアドレス判定条件が、単に判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」＋「@（アットマーク）」＋「一文字以
上のＡＳＣＩＩ文字」＋「.（ドット）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」となる文字
列が含まれていることとすると、上記のような“@100.00”や“@10.55”を含む文字列も
電子メールアドレスとして誤って認識してしまうことになるが、文字列の最後の文字が半角の英字であることを電子メールアドレス判定条件に追加することで、上述のような数字列“@100.00”や“@10.55”を含む文字列を電子メールアドレスとして誤認識するのを確
実に防止することができるのである。
【０１６７】
さらに、住所判定手段１１３ｃによる住所判定条件として、判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字または半角文字」となる文字列が含まれていることに加え、判定対象の文字区間の先頭文字と４７都道府県名もしくは市区郡名の頭文字との一致をみることで、「市」，「区」，「郡」を途中に含む文字列であるが住所とは全く関係の無い文字列を誤って住所として判定することがなくなり、４７都道府県名もしくは市区郡名の完全一致を判定する場合に比べ極めて短時間で、住所としての確度の高い文字区間を効率よく確実に判定することができる。
【０１６８】
またさらに、文字判定手段１１４による文字判定条件（氏名判定条件）に、判定対象の文字列の先頭文字が、日本人に多い苗字上位所定数（例えば上位３０００種類）に属する苗字の頭文字と一致することを追加することにより、苗字の完全一致を判定する場合に比べ極めて短時間で、氏名としての確度の高い文字区間を効率よく確実に判定することができる。
【０１６９】
また、本実施形態の判定手段１１０による上述のごとき判定手法によって、回覧対象電子ファイルが作成される都度、個人情報ファイルの判定を自動的に行ない、管理サーバ２０側で把握し管理することができるので、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【０１７０】
そして、管理サーバ２０の管理手段２７により、第２判定手段１１６で得られた計数結果（判定値レベル）に応じて、個人情報ファイルであると判定された電子ファイルの管理を行なうことにより、個人情報ファイル毎に、判定値レベル（個人情報ファイルである可能性の高さ／個人情報要素数の多さ）に応じた管理手法を選択して実行することができる。つまり、前述した通り、判定手段１１０によって個人情報ファイルであると判定された回覧対象電子ファイルは、そのファイルに付与されたＰマーク（ランク／レベル）に応じ、管理サーバ２０（個人情報管理手段２５）によって管理され、作成者や回覧先利用者やシステム管理者に注意情報／警告情報を通知したり、回覧対象電子ファイルを利用者端末（作成者用）１０Ａから強制的に捕獲・回収して回覧を禁止したり、回覧対象電子ファイ
ルを管理者のみがアクセス可能なフォルダに格納したりすることが可能で、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などをより確実に防止することができる。
【０１７１】
〔４〕その他
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
例えば、上述した実施形態では、回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する場合について説明したが、本発明は、企業内等で守秘情報（守秘義務のある情報）を含むファイルであるか否かを判定する場合にも上述と同様に適用され、上記実施形態と同様の作用効果を得ることができ、守秘情報の不用意な流出・漏洩や守秘情報の不正利用などを確実に防止することができる。その場合、不適切文字や不適切文字列としては、その守秘情報において出現し得ない文字もしくは文字列を設定することになる。
【０１７２】
また、上述した実施形態では、氏名の判定条件に、氏名において出現し得ない漢字／漢字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列を判定対象の文字区間に含まないことを設定しているが、住所判定条件にも、住所において出現し得ない漢字／漢字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列を判定対象の文字区間に含まないことをさらに追加してもよい。
【０１７３】
さらに、上述した実施形態では、氏名以外の個人情報要素が、電話番号，電子メールアドレス，住所の３要素である場合について説明したが、本発明は、これに限定されるものでなく、氏名以外の個人情報要素としては、例えば、生年月日，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号などを用いてもよい。
【０１７４】
ところで、利用者端末１０Ａ，１０Ｂにおける、上述した作成手段１０１，管理情報設定手段１０２，暗号化手段１０３，自動送信手段１０４，調査手段１０５，通知手段１０６，判定手段１１０，電子ファイル受信手段１２０，管理情報読出手段１２１，復号化手段１２２，制御手段１２３，承認手段１２５，本人認証手段１２６，管理情報設定手段１２７，電子ファイル送信手段１２８および調査手段１２９としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、上述した通り、コンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラムを実行することによって実現される。
【０１７５】
また、個人情報管理サーバ２０における、上述した管理情報送信手段２２，認証手段２３，復号鍵送信手段２４，アクセス権設定変更手段２５，コマンド設定手段２６および管理手段２７としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、上述した通りコンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラム（管理サーバ用プログラム）を実行することによって実現される。
【０１７６】
上述した所定のアプリケーションプログラムは、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど）等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録された形態で提供される。この場合、コンピュータはその記録媒体から所定のアプリケーションプログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置に転送し格納して用いる。また、そのプログラムを、例えば磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク等の記憶装置（記録媒体）に記録しておき、その記憶装置から通信回線を介してコンピュータに提供するようにしてもよい。
【０１７７】
ここで、コンピュータとは、ハードウエアとＯＳ（オペレーティングシステム）とを含む概念であり、ＯＳの制御の下で動作するハードウエアを意味している。また、ＯＳが不要でアプリケーションプログラム単独でハードウェアを動作させるような場合には、その
ハードウェア自体がコンピュータに相当する。ハードウエアは、少なくとも、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサと、記録媒体に記録されたコンピュータプログラムを読み取るための手段とをそなえている。上記個人情報探索プログラムや上記個人情報管理サーバ用プログラムとしてのアプリケーションプログラムは、上述のようなコンピュータに、各手段１０１〜１０６，１１０，１２０〜１２３，１２５〜１２９，２２〜２７としての機能を実現させるプログラムコードを含んでいる。また、その機能の一部は、アプリケーションプログラムではなくＯＳによって実現されてもよい。
【０１７８】
さらに、本実施形態における記録媒体としては、上述したフレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほか、ＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープ，パンチカード，コンピュータの内部記憶装置（ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ），外部記憶装置等や、バーコードなどの符号が印刷された印刷物等の、コンピュータ読取可能な種々の媒体を利用することもできる。
【０１７９】
〔５〕付記
（付記１）
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理する管理サーバとをそなえ、
該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報を前記管理情報として該管理サーバに設定する管理情報設定手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該管理情報設定手段によって設定された前記回覧制御情報に従って、最初の回覧先利用者端末に自動的に送信する自動送信手段とがそなえられ、
該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを回覧すべき回覧先利用者端末に、
他の利用者端末から前記回覧対象電子ファイルを受信する電子ファイル受信手段と、
該電子ファイル受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、当該回覧対象電子ファイルに対応付けられた前記管理情報に含まれる前記回覧制御情報を該管理サーバから読み出す管理情報読出手段と、
当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した場合に、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記回覧制御情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信する電子ファイル送信手段とがそなえられ、
該管理サーバに、
該管理情報設定手段によって設定された前記管理情報を前記回覧対象電子ファイルと対応付けて保存する管理情報保存手段と、
該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記回覧対象電子ファイルについての前記管理情報の読出要求を受けた場合に、前記回覧対象電子ファイルに対応する前記管理情報を該管理情報保存手段から読み出して当該利用者端末に送信する管理情報送信手段とがそなえられていることを特徴とする、電子回覧システム。
【０１８０】
（付記２）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを完成文書ファイルに変換してから、当該完成文書ファイルを、該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段がそなえられ、
該自動送信手段および該電子ファイル送信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして送信し、
該電子ファイル受信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信し、
該電子ファイル受信手段によって前記暗号化ファイルを受信すると、該管理情報読出手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を読み出すべく、復号鍵の読出要求とともに前記暗号化ファイルについての認証情報を該管理サーバに送信し、
該管理サーバに、
該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記復号鍵の読出要求および前記暗号化ファイルについての認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該回覧先利用者端末に送信する復号鍵送信手段とがそなえられ、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって前記復号鍵が読み出されると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段がそなえられていることを特徴とする、付記１記載の電子回覧システム。
【０１８１】
（付記３）
該管理情報設定手段が、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルに対する、該回覧先利用者端末でのアクセス権を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定し、
該回覧先利用者端末において、前記回覧対象電子ファイルに対しては、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定された前記アクセス権に応じたアクセスのみが許可されることを特徴とする、付記２記載の電子回覧システム。
【０１８２】
（付記４）
該管理サーバに、
前記暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末のみに前記復号鍵が送信され当該回覧先利用者端末のみが前記回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている回覧状況および前記回覧制御情報に基づいて、各回覧先利用者端末の、前記回覧対象電子ファイルに対するアクセス権を自動的に設定変更するアクセス権設定変更手段がそなえられていることを特徴とする、付記２または付記３に記載の電子回覧システム。
【０１８３】
（付記５）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、
該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の
回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴とする、付記１〜付記４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１８４】
（付記６）
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択することを特徴とする、付記５記載の電子回覧システム。
【０１８５】
（付記７）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、
該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末の利用者のスケジュール表を参照し、当該利用者の在席予定時間に基づいて当該次の回覧先利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴とする、付記１〜付記４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１８６】
（付記８）
待機しない場合には、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択することを特徴とする、付記７記載の電子回覧システム。
【０１８７】
（付記９）
該回覧先利用者端末に、
当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を参照しその内容を承認した場合に承認入力を行なう承認手段と、
該承認手段によって前記承認入力が行なわれると当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容について承認した旨を示す承認情報を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定する管理情報設定手段とがそなえられていることを特徴とする、付記１〜付記８のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１８８】
（付記１０）
該承認手段によって前記承認入力が行なわれると、該電子ファイル送信手段が、当該回覧先利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照したものと判断し、前記回覧制御情報に基づいて前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信することを特徴とする、付記９記載の電子回覧システム。
【０１８９】
（付記１１）
該回覧先利用者端末に、
該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者によって本人認証情報が入力されると、当該本人認証情報に基づいて当該回覧先利用者端末の利用者の本人認証を行なう本人認証手段がそなえられ、
該本人認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が本人であることを認証した場合、当該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段が、前記承認情報を前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定することを特徴とする、付記９または付記１０に記載の電子回覧システム。
【０１９０】
（付記１２）
該管理サーバに、
該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段によって前記承認情報が該管理サーバの該管理情報保存手段に設定されると、当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージを、各回覧先利用者端末において前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上で表示させるコマンドを前記管理情報として該管理情報保存手段に自動的に設定するコマンド設定手段がそなえられ、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上に前記承認イメージを表示させる制御手段がそなえられていることを特徴とする、付記１１記載の電子回覧システム。
【０１９１】
（付記１３）
前記コマンドに、該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、
該回覧先利用者端末の該制御手段が、前記コマンドに含まれる前記位置情報に応じた位置に前記承認イメージを表示させることを特徴とする、付記１２記載の電子回覧システム。
【０１９２】
（付記１４）
前記承認イメージが、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されており、
該回覧先利用者端末の該制御手段が、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記承認イメージを表示させることを特徴とする、付記１２または付記１３に記載の電子回覧システム。
（付記１５）
前記承認イメージが、該回覧先利用者端末の利用者の印鑑もしくはサインのイメージであることを特徴とする、付記１２〜付記１４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１９３】
（付記１６）
前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末に指示するためのコマンドが前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存され、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって前記管理情報として読み出された前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末において実行させる制御手段がそなえられていることを特徴とする、付記１〜付記１５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１９４】
（付記１７）
前記回覧制御情報として、ワークフローが設定されることを特徴とする、付記１〜付記
１６のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記１８）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末と最初の回覧先利用者端末との間の通信、および、該回覧先利用者端末の相互間の通信が、ピア・ツー・ピア（Peer-to-Peer）で行なわれることを特徴とする、付記１〜付記１７のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１９５】
（付記１９）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段によって前記回覧対象電子ファイルが前記所定条件を満たすと判定された場合には、その旨を該管理サーバに通知する通知手段とがそなえられていることを特徴とする、付記１〜付記１８のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【０１９６】
（付記２０）
前記所定条件が、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることであり、該判定手段が、当該回覧対象電子ファイルが当該所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定することを特徴とする、付記１９記載の電子回覧システム。
【０１９７】
（付記２１）
該判定手段が、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該回覧対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記２０記載の電子回覧システム。
【０１９８】
（付記２２）
該管理サーバに、
該第２判定手段で得られた前記計数結果に応じて、個人情報ファイルであると判定された当該回覧対象電子ファイルの管理を行なう管理手段がそなえられていることを特徴とする、付記２１記載の電子回覧システム。
【図面の簡単な説明】
【０１９９】
【図１】本発明の一実施形態としての電子回覧システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本実施形態の利用者端末（作成者用）の機能構成を示すブロック図である。
【図３】本実施形態の利用者端末（作成者用）における判定手段の詳細な機能構成を示すブロック図である。
【図４】本実施形態の回覧先利用者端末の機能構成を示すブロック図である。
【図５】本実施形態の管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図６】本実施形態の管理サーバにおける管理情報保存手段に保存される管理情報について説明するための図である。
【図７】本実施形態の利用者端末（作成者用）の動作を説明するためのフローチャートである。
【図８】本実施形態の利用者端末（作成者用）もしくは回覧先利用者端末における送信手順を説明するためのフローチャートである。
【図９】本実施形態の利用者端末（作成者用）における判定手段の動作を説明するためのフローチャートである。
【図１０】本実施形態の回覧先利用者端末の動作を説明するためのフローチャートである。
【図１１】本実施形態の管理サーバの動作を説明するためのフローチャートである。
【図１２】本実施形態の管理サーバによる回覧先利用者の認証動作を説明するためのフローチャートである。
【図１３】本実施形態の管理サーバによる個人情報ファイル管理動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【０２００】
１    電子回覧システム
１０    利用者端末
１０Ａ    利用者端末（作成者用）
１０Ｂ    回覧先利用者端末
１０１    作成手段
１０２    管理情報設定手段
１０３    暗号化手段
１０４    自動送信手段
１０５    調査手段
１０６    通知手段
１１０    判定手段
１１１    抽出手段
１１２    切出手段
１１３    第１判定手段
１１３ａ    電話番号判定手段
１１３ｂ    電子メールアドレス判定手段
１１３ｃ    住所判定手段
１１４    文字判定手段
１１５    照合手段
１１６    第２判定手段（判定手段）
１１７    検疫テーブル
１２０    電子ファイル受信手段
１２１    管理情報読出手段
１２２    復号化手段
１２３    制御手段
１２４    表示部
１２５    承認手段
１２６    本人認証手段
１２７    管理情報設定手段
１２８    電子ファイル送信手段
１２９    調査手段
２０    管理サーバ
２１    管理情報保存手段
２２    管理情報送信手段
２３    認証手段
２４    復号鍵送信手段
２５    アクセス権設定変更手段
２６    コマンド設定手段
２７    管理手段
３０    ネットワーク
【図１】
2007128387.tif 000003
【図２】
2007128387.tif 000004
【図３】
2007128387.tif 000005
【図４】
2007128387.tif 000006
【図５】
2007128387.tif 000007
【図６】
2007128387.tif 000008
【図７】
2007128387.tif 000009
【図８】
2007128387.tif 000010
【図９】
2007128387.tif 000011
【図１０】
2007128387.tif 000012
【図１１】
2007128387.tif 000013
【図１２】
2007128387.tif 000014
【図１３】
2007128387.tif 000015
【手続補正書】
【提出日】平成18年5月22日(2006.5.22)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理する管理サーバとをそなえ、
該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローを前記管理情報として該管理サーバに設定する管理情報設定手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該管理情報設定手段によって設定された前記ワークフローに従って、最初の回覧先利用者端末に自動的に送信する自動送信手段とがそなえられ、
該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを回覧すべき回覧先利用者端末に、
他の利用者端末から前記回覧対象電子ファイルを受信する電子ファイル受信手段と、
該電子ファイル受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、当該回覧対象電子ファイルを特定しうる識別情報を参照しその識別情報に対応付けられた前記管理情報を該管理サーバから読み出す管理情報読出手段と、
当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した場合に、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記ワークフローに基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信する電子ファイル送信手段とがそなえられ、
該管理サーバに、
該管理情報設定手段によって設定された前記管理情報を前記回覧対象電子ファイルを特定しうる識別情報に対応付けて保存する管理情報保存手段と、
該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記回覧対象電子ファイルについての前記管理情報の読出要求を受けた場合に、前記回覧対象電子ファイルに対応する前記管理情報を該管理情報保存手段から読み出して当該利用者端末に送信する管理情報送信手段とがそなえられていることを特徴とする、電子回覧システム。
【請求項２】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを完成文書ファイルに変換してから、当該完成文書ファイルを、該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段がそなえられ、
該自動送信手段および該電子ファイル送信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして送信し、
該電子ファイル受信手段が、該暗号化手段によって暗号化された前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信し、
該電子ファイル受信手段によって前記暗号化ファイルを受信すると、該管理情報読出手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を読み出すべく、復号鍵の読出要求とともに前記暗号化ファイルについての認証情報を該管理サーバに送信し、
該管理サーバに、
該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記復号鍵の読出要求および前記暗号化ファイルについての認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該回覧先利用者端末に送信する復号鍵送信手段とがそなえられ、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって前記復号鍵が読み出されると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段がそなえられていることを特徴とする、請求項１記載の電子回覧システム。
【請求項３】
該管理情報設定手段が、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルに対する、該回覧先利用者端末でのアクセス権であって、前記回覧対象電子ファイルの作成者の意図に応じた、該回覧先利用者端末で許可されるべきアクセス権限を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定することを特徴とする、請求項２記載の電子回覧システム。
【請求項４】
該管理サーバに、
前記暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末のみに前記復号鍵が送信され当該回覧先利用者端末のみが前記回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている回覧状況および前記ワークフローに基づいて、各回覧先利用者端末の、前記回覧対象電子ファイルに対するアクセス権を自動的に設定変更するアクセス権設定変更手段がそなえられていることを特徴とする、請求項２または請求項３に記載の電子回覧システム。
【請求項５】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、
該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に含まれる回覧状況に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴とする、請求項１〜請求項４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項６】
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択することを特徴とする、請求項５記載の電子回覧システム。
【請求項７】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、
該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、
該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末の利用者のスケジュール表を参照し、当該利用者の在席予定時間に基づいて当該次の回覧先利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴とする、請求項１〜請求項４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項８】
待機しない場合には、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている、当該次の回覧先利用者端末についての代理設定を参照し、代理の利用者端末が設定されていれば、当該代理の利用者端末を前記他の回覧先利用者端末として選択することを特徴とする、請求項７記載の電子回覧システム。
【請求項９】
該回覧先利用者端末に、
当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を参照しその内容を承認した場合に承認入力を行なう承認手段と、
該承認手段によって前記承認入力が行なわれると当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容について承認した旨を示す承認情報を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定する管理情報設定手段とがそなえられていることを特徴とする、請求項１〜請求項８のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項１０】
該承認手段によって前記承認入力が行なわれると、該電子ファイル送信手段が、当該回覧先利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照したものと判断し、前記ワークフローに基づいて前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信することを特徴とする、請求項９記載の電子回覧システム。
【請求項１１】
該回覧先利用者端末に、
該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者によって本人認証情報が入力されると、当該本人認証情報に基づいて当該回覧先利用者端末の利用者の本人認証を行なう本人認証手段がそなえられ、
該本人認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が本人であることを認証した場合、当該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段が、前記承認情報を前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定することを特徴とする、請求項９または請求項１０に記載の電子回覧システム。
【請求項１２】
該管理サーバに、
該回覧先利用者端末の該管理情報設定手段によって前記承認情報が該管理サーバの該管理情報保存手段に設定されると、当該回覧先利用者端末の利用者が前記回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージを、各回覧先利用者端末において前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上で表示させるコマンドを前記管理情報として該管理情報保存手段に自動的に設定するコマンド設定手段がそなえられ、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルの内容を表示する画面上に前記承認イメージを表示させる制御手段がそなえられていることを特徴とする、請求項１１記載の電子回覧システム。
【請求項１３】
前記コマンドに、該承認手段による前記承認入力時に当該回覧先利用者端末の利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、
該回覧先利用者端末の該制御手段が、前記コマンドに含まれる前記位置情報に応じた位置に前記承認イメージを表示させることを特徴とする、請求項１２記載の電子回覧システム。
【請求項１４】
前記承認イメージが、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されており、
該回覧先利用者端末の該制御手段が、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記承認イメージを表示させることを特徴とする、請求項１２または請求項１３に記載の電子回覧システム。
【請求項１５】
前記承認イメージが、該回覧先利用者端末の利用者の印鑑もしくはサインのイメージであることを特徴とする、請求項１２〜請求項１４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項１６】
前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末に指示するためのコマンドが前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に保存され、
該回覧先利用者端末に、
該管理情報読出手段によって前記管理情報として読み出された前記コマンドに従って、前記回覧対象電子ファイルに対する処理を該回覧先利用者端末において実行させる制御手段がそなえられていることを特徴とする、請求項１〜請求項１５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の電子回覧システム（請求項１）は、ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理する管理サーバとをそなえ、該複数の利用者端末のうち、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末に、前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローを前記管理情報として該管理サーバに設定する管理情報設定手段と、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該管理情報設定手段によって設定された前記ワークフローに従って、最初の回覧先利用者端末に自動的に送信する自動送信手段とがそなえられ、該電子ファイル受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、当該回覧対象電子ファイルを特定しうる識別情報を参照しその識別情報に対応付けられた前記管理情報を該管理サーバから読み出す管理情報読出手段と、当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した場合に、該管理情報読出手段によって読み出された前記管理情報に含まれる前記ワークフローに基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信する電子ファイル送信手段とがそなえられ、該管理サーバに、該管理情報設定手段によって設定された前記管理情報を前記回覧対象電子ファイルを特定しうる識別情報に対応付けて保存する管理情報保存手段と、該回覧先利用者端末の該管理情報読出手段から前記回覧対象電子ファイルについての前記管理情報の読出要求を受けた場合に、前記回覧対象電子ファイルに対応する前記管理情報を該管理情報保存手段から読み出して当該利用者端末に送信する管理情報送信手段とがそなえられていることを特徴としている。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
また、該管理情報設定手段が、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルに対する、該回覧先利用者端末でのアクセス権であって、前記回覧対象電子ファイルの作成者の意図に応じた、該回覧先利用者端末で許可されるべきアクセス権限を、前記管理情報として該管理サーバの該管理情報保存手段に設定するように構成してもよい（請求項３）。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００９】
さらに、該管理サーバに、前記暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末のみに前記復号鍵が送信され当該回覧先利用者端末のみが前記回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、該管理情報保存手段に前記管理情報として保存されている回覧状況および前記ワークフローに基づいて、各回覧先利用者端末の、前記回覧対象電子ファイルに対するアクセス権を自動的に設定変更するアクセス権設定変更手段がそなえられていてもよい（請求項４）。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１０】
また、前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末もしくは該回覧先利用者端末に、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段によって前記回覧対象電子ファイルを送信されるべき次の回覧先利用者端末がログオンしているか否かを調査する調査手段がそなえられ、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしている場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に送信する一方、該調査手段による調査の結果、当該次の回覧先利用者端末がログオンしていない場合、該自動送信手段もしくは該電子ファイル送信手段が、該管理サーバの該管理情報保存手段に保存されている前記管理情報を参照し、前記管理情報に含まれる回覧状況に基づいて、前記回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末を一つ選択し、選択された当該他の回覧先利用者端末に前記回覧対象電子ファイルを送信してもよい（請求項５）。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
このとき、該承認手段によって前記承認入力が行なわれると、該電子ファイル送信手段が、当該回覧先利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照したものと判断し、前記ワークフローに基づいて前記回覧対象電子ファイルを次の回覧先利用者端末に自動的に送信してもよい（請求項１０）。