(57)【要約】【課題】簡単な操作で印刷データの配布先を決定し、親展印刷を実行する情報処理装置を提供しようとするものである。さらに、無制限に印刷が行われることを防ぎ、セキュリティを確保しようとするものである。【解決手段】本発明の情報処理装置は、電子ファイルを格納するための１以上のフォルダを有する電子ファイル記憶手段と、電子ファイル記憶手段に記憶された所定の電子ファイルから印刷データを作成する印刷データ作成手段と、所定の電子ファイルが格納されるフォルダに関連付けられた属性情報を取得して、印刷データの受領者を決定する属性情報取得手段と、印刷データ作成手段により作成された印刷データと、属性情報取得手段により決定された受領者に関する情報と、を含む印刷ジョブを作成する印刷ジョブ作成手段と、を含む。【選択図】図７
2007110298.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルを格納するための１以上のフォルダを有する電子ファイル記憶手段と、
前記電子ファイル記憶手段に記憶された所定の電子ファイルから印刷データを作成する印刷データ作成手段と、
前記所定の電子ファイルが格納されるフォルダに関連付けられた属性情報を取得して、前記印刷データの受領者を決定する属性情報取得手段と、
前記印刷データ作成手段により作成された印刷データと、前記属性情報取得手段により決定された受領者に関する情報と、を含む印刷ジョブを作成する印刷ジョブ作成手段と、
を含む情報処理装置。
【請求項２】
前記属性情報取得手段は、前記所定の電子ファイルが格納されるフォルダのアクセス権限を取得し、所定の権限を有する者を前記印刷データの受領者とする、
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記印刷ジョブ作成手段は、印刷ジョブ作成後に、前記電子ファイル記憶手段から前記所定の電子ファイルを削除する、
請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記属性情報取得手段により決定された全ての受領者が印刷を完了した後に、前記印刷ジョブ作成手段により作成された印刷ジョブを削除する削除手段をさらに備える、
請求項１乃至３のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記情報処理装置は、さらに、
印刷ジョブ作成手段により作成された印刷ジョブを記憶する印刷ジョブ記憶手段と、
識別情報の入力を受け付ける識別情報入力手段と、
前記識別情報入力手段により受け付けられた識別情報に基づいて受領者を特定し、当該受領者に関する情報を含む印刷ジョブを前記印刷ジョブ記憶手段から取得する印刷ジョブ取得手段と、
前記印刷ジョブ取得手段により取得された印刷ジョブをプリンタへ送信する送信手段と、を備える、
請求項１乃至４のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記情報処理装置は、さらに、
前記電子ファイル記憶手段に電子ファイルが追加又は置換されたことを監視する監視手段と、を備え、
前記印刷ジョブ作成手段は、前記監視手段によって電子ファイルの追加又は置換が確認されたことを契機として、印刷ジョブを作成する、
請求項１乃至５のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記印刷ジョブ作成手段は、前記識別情報入力手段により識別情報が入力されたことを契機として、印刷ジョブを作成する、
請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記情報処理装置がプリンタ機能を含んで構成される、請求項１乃至７のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項９】
請求項１乃至８のいずれかに記載の情報処理装置と、電子ファイルを格納するフォルダを指示するための入力手段を備えたユーザ端末装置とが、ネットワークを介して接続された印刷システム。
【請求項１０】
電子ファイルを格納するための１以上のフォルダを有する電子ファイル記憶手段と、情報処理装置の動作を制御する制御手段と、を備える情報処理装置において、印刷ジョブを作成する方法であって、
前記情報処理装置の制御手段が、
前記電子ファイル記憶手段に記憶された所定の電子ファイルから印刷データを作成するとともに、前記所定の電子ファイルが格納されるフォルダに関連付けられた属性情報を取得して、前記印刷データの受領者を決定するステップと、
前記印刷データと、前記受領者に関する情報と、を含む印刷ジョブを作成するステップと、
を含む印刷ジョブ作成方法。
【請求項１１】
請求項１０に記載の印刷方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項１１に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷ジョブを共有し管理するための情報処理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ＩＴシステム全体のセキュリティが問われている中、プリンタからの出力に関するセキュリティシステムの構築が重要課題となってきている。セキュリティを考慮した印刷技術として、ユーザが印刷を指示したデータを一時保留しておき、後にユーザが本人確認を行うことを条件に印刷を実行することで、印刷を指示した本人のみが印刷出力物を手にする、いわゆる認証印刷が実現されている（特許文献１、２）。
【特許文献１】特許第３０３４１６０号
【特許文献２】特許第３０５４２３０号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、印刷物を他者に提供するとき、印刷物の電子ファイルを電子メール等に添付して他者に送信し、他者は受信した電子ファイルに基づいて印刷を行うという方法が採られることが多い。しかし、この方法では、他者の電子メールアドレス等をその都度入力しなければならず、操作負担が大きい。また、他者が認証印刷をしないと、印刷した後に印刷物がプリンタから盗まれる可能性がある。さらに、一旦電子ファイルを他者に渡してしまうと、他者が当該電子ファイルを自由に使えるようになるため、無制限に印刷が行われてしまうという危険があり、セキュリティ上問題がある。
【０００４】
本発明は、かかる実情に鑑み、簡単な操作で印刷データの配布先を決定し、親展印刷を実行する情報処理装置を提供しようとするものである。さらに、無制限に印刷が行われることを防ぎ、セキュリティを確保しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するため、本発明の情報処理装置は、電子ファイルを格納するための１以上のフォルダを有する電子ファイル記憶手段と、電子ファイル記憶手段に記憶された所定の電子ファイルから印刷データを作成する印刷データ作成手段と、所定の電子ファイルが格納されるフォルダに関連付けられた属性情報を取得して、印刷データの受領者を決定する属性情報取得手段と、印刷データ作成手段により作成された印刷データと、属性情報取得手段により決定された受領者に関する情報と、を含む印刷ジョブを作成する印刷ジョブ作成手段と、を含む。かかる発明によれば、文書や画像等の電子ファイルをフォルダにコピーするという簡易な操作で、印刷ジョブを作成することが可能となる。また、電子ファイルを共有することなく、印刷ジョブを共有することによって、印刷物のセキュリティを確保することが可能となる。
【０００６】
好適には、フォルダに関連付けられた属性情報として、フォルダに付与されるアクセス権限を援用し、属性情報取得手段は、所定の電子ファイルが格納されるフォルダのアクセス権限を取得し、所定のアクセス権限を有する者を前記印刷データの受領者とする。かかる発明によれば、従来のファイルシステムが持つ属性であるアクセス権限にてファイル共有状態を制限できるため、特別な管理機能を必要とせずに、印刷物のみを共有することが可能となる。また、フォルダのアクセス権限を基に印刷データの受領者を特定するため、印刷管理者は親展印刷用に特別な設定ツールを用いる必要がない。
【０００７】
好適には、印刷ジョブ作成手段は、印刷ジョブ作成後に、電子ファイル記憶手段から所定の電子ファイルを削除する。さらに好適には、属性情報取得手段により決定された全ての受領者が印刷を完了した後に、印刷ジョブ作成手段により作成された印刷ジョブを削除する削除手段を備える。かかる発明によれば、印刷ジョブ作成後に電子ファイルを削除し、また、全受領者が印刷完了後に印刷ジョブを削除するため、無制限に印刷が行われることを防ぎ、セキュリティを確保できる。
【０００８】
また、好適には、情報処理装置は、さらに、印刷ジョブ作成手段により作成された印刷ジョブを記憶する印刷ジョブ記憶手段と、識別情報の入力を受け付ける識別情報入力手段と、識別情報入力手段により受け付けられた識別情報に基づいて受領者を特定し、当該受領者に関する情報を含む印刷ジョブを印刷ジョブ記憶手段から取得する印刷ジョブ取得手段と、印刷ジョブ取得手段により取得された印刷ジョブをプリンタへ送信する送信手段と、を備える。かかる発明によれば、文書や画像等の電子ファイルをフォルダにコピーするという簡易な操作で、親展印刷を実現することが可能となる。
【０００９】
好適には、情報処理装置は、さらに、電子ファイル記憶手段に電子ファイルが追加又は置換されたことを監視する監視手段と、を備え、印刷ジョブ作成手段は、監視手段によって電子ファイルの追加又は置換が確認されたことを契機として、印刷ジョブを作成する。かかる発明によれば、電子ファイルが追加または置換されたとき印刷ジョブを生成するため、適時に印刷物共有が可能となる。
【００１０】
好適には、情報処理装置は、さらに、印刷ジョブ作成手段は、識別情報入力手段により識別情報が入力されたことを契機として、印刷ジョブを作成する。かかる発明によれば、受領者からの印刷要求を受け付けたときに親展印刷ジョブを作成するため、印刷ジョブの記憶領域を節約しながら、親展印刷が可能となる。
【００１１】
また、好適には、情報処理装置がプリンタ機能を含んで構成される。かかる発明によれば、情報処理装置がプリンタ機能を備え、コンパクトなシステム構成を実現できる。
【００１２】
また、本発明の印刷システムは、上記情報処理装置と、電子ファイルを格納するフォルダを指示するための入力手段を備えたユーザ端末装置とが、ネットワークを介して接続されて構成される。かかる発明によれば、文書や画像等の電子ファイルをフォルダにコピーするという簡易な操作で、印刷ジョブを作成する印刷システムを提供できる。
【００１３】
また、本発明の印刷ジョブを作成する方法は、電子ファイルを格納するための１以上のフォルダを有する電子ファイル記憶手段と、情報処理装置の動作を制御する制御手段と、を備える情報処理装置において、情報処理装置の制御手段が、電子ファイル記憶手段に記憶された所定の電子ファイルから印刷データを作成するとともに、所定の電子ファイルが格納されるフォルダに関連付けられた属性情報を取得して、印刷データの受領者を決定するステップと、印刷データと受領者に関する情報とを含む印刷ジョブを作成するステップと、を含む。係る発明によれば、文書や画像等の電子ファイルをフォルダにコピーするという簡易な操作で、印刷ジョブを作成する方法を実現することができる。
【００１４】
本発明のプログラムは、本発明の印刷方法の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。本発明のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の光学ディスク、磁気ディスク、半導体メモリなどの各種の記録媒体を通じて、又は通信ネットワークなどを介してダウンロードすることにより、コンピュータにインストール又はロードすることができる。
【００１５】
なお、本明細書等において、手段とは、単に物理的手段を意味するものではなく、その手段が有する機能をソフトウェアによって実現する場合も含む。また、１つの手段が有する機能が２つ以上の物理的手段により実現されても、２つ以上の手段の機能が１つの物理的手段により実現されてもよい。
【００１６】
本願明細書等において、「識別情報」とは、印刷システムにおいて、印刷する者を識別するための情報を意味する。例えば、ＩＤ、または、ＩＤとパスワードの組などが該当する。また、親展印刷を行う際に利用者を認証するための情報を使用してもよい。「特定情報」とは、受領者を一意に特定するための情報である。例えば電子メールアドレスや、ニックネーム等を用いることができる。「印刷ジョブ」とは、プリンタドライバ等により生成される、プリンタで印刷出力するための情報であり、ヘッダ情報と印刷データとを含む。「ヘッダ情報」には、印刷先プリンタ機種情報等の情報が記述される。「印刷データ」は、プリンタドライバ等により生成される印刷用の命令情報である。
【００１７】
また、「フォルダ」とは、ハードディスク等の記憶装置において、電子ファイルを分類・整理するための論理的な保管場所であり、従来のファイルシステムが管理するフォルダ又はディレクトリ等を使用できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本印刷システムの実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
【００１９】
図１は、本実施形態に係る印刷システムの概要を示す図である。図１に示すように、本印刷システムは、ユーザ端末装置１０と、印刷サーバ２０と、プリンタ３０とを備え、これらが所定のネットワークを介して相互に接続されることにより構成される。ここで、ネットワークとは、所定のエリア内に構築されるＬＡＮ等のネットワーク４０、ＬＡＮ等を相互に接続してＷＡＮを形成する広域ネットワーク５０、または、これらの組み合わせのいずれでもよい。
【００２０】
ユーザ端末装置１０は、ユーザが印刷を指示するための端末装置であり、従来のパソコンや携帯端末装置等を用いることができる。本印刷システムにおいては、アプリケーション等から印刷を指示するのではなく、印刷したい文書や画像等の電子データを所定のフォルダへコピーすることによって、親展印刷の指示を行う。
【００２１】
印刷サーバ２０は、ユーザ端末装置１０とプリンタ３０との間を経由し、印刷処理を管理するサーバである。当該サーバの備える機能、すなわち、印刷処理を管理する機能は独立したサーバ装置として単独で存在してもよい（図１の１００Ａ）し、ユーザ端末装置１０内またはプリンタ３０内に組み込まれていてもよい（図１の１００Ｂ，１００Ｃ）。
【００２２】
プリンタ３０は従来のプリンタと同様の機能を備えるものであり、印刷サーバ２０から取得した印刷データに従い印刷処理を行う装置である。
【００２３】
ネットワーク（ネットワーク４０及び広域ネットワーク５０）は、ユーザ端末装置１０と、印刷サーバ２０と、プリンタ３０との間で情報を送受信するための通信回線である。例えば、ＬＡＮ、インターネット、専用線、パケット通信網、電話回線、企業内ネットワーク、その他の通信回線、それらの組み合わせ等のいずれであってもよく、有線であるか無線であるかを問わない。
【００２４】
図２は印刷サーバ２０のハードウェア構成の概略を示す図である。印刷サーバ２０は、図２に示すようなＣＰＵ２１、ＲＯＭやＲＡＭ等のメモリ２２、各種の情報を格納する外部記憶装置２３、入力インタフェース２４、出力インタフェース２５、通信インタフェース２６及びこれらを結ぶバス２７を備える汎用のコンピュータを適用することができる。
【００２５】
なお、印刷サーバ２０は、単一のコンピュータより構成されるものであっても、ネットワーク上に分散した複数のコンピュータより構成されるものであってもよい。また、単一のコンピュータが複数のサーバ機能を備えてもよい。印刷サーバ２０は、ＣＰＵが、メモリまたは外部記憶装置などに記憶された所定のプログラムを実行することにより、各種機能実現手段として、印刷サーバ２０を機能させる。
【００２６】
図３は、ユーザ端末装置１０の概略構成を示したブロック図である。図３に示すように、ユーザ端末装置１０は、本実施形態における主な構成として、ネットワークと接続されデータ通信を行うための通信手段１１０と、ユーザ端末装置１０の動作全体を制御する制御手段１２０と、情報の入力を受け付けるための入力手段１３０と、情報を出力するための出力手段１４０とを備える。入力手段１３０は、印刷しようとする電子ファイルをコピーして格納するフォルダを指示するための指示入力手段１３２をさらに備える。
【００２７】
指示入力手段１３２は、アプリケーションから印刷を指示するのではなく、印刷したい文書や画像等の電子データを電子ファイル記憶手段２５２の所定のフォルダへコピーすることにより印刷を指示する。ここで、所定のフォルダとは、従来のファイルサーバが管理するネットワーク上のフォルダをそのまま援用できる。
【００２８】
出力手段１４０は、エディタの表示等を行う機能を有する。また、通信手段１１０は、ネットワークを介して情報を入出力可能に構成されており、例えばＴＣＰ／ＩＰドライバ等の通信モジュールを備えている。
【００２９】
図４は、印刷サーバ２０の概略構成を示したブロック図である。図４に示すように、印刷サーバ２０は、本実施形態における主な構成として、ネットワークと接続されデータ通信を行うための通信手段２１０と、印刷サーバ２０の動作全体を制御する制御手段２２０と、情報の入力を受け付けるための入力手段２３０と、情報を出力するための出力手段２４０と、各種情報を記憶・管理するための記憶手段２５０とを備える。制御手段２２０は、印刷データ作成手段２２１と、属性情報取得手段２２２と、印刷ジョブ作成手段２２３と、印刷ジョブ取得手段２２４と、送信手段２２５と、監視手段２２６と、通知手段２２７と、削除手段２２８とをさらに備える。入力手段２３０は、識別情報入力手段２３２をさらに備える。記憶手段２５０は、電子ファイル記憶手段２５２と、印刷ジョブ記憶手段２５４と、受領者情報記憶手段２５６と、履歴記憶手段２５８と、をさらに備える。
【００３０】
印刷データ作成手段２２１は、電子ファイル記憶手段２５２に記憶された所定の電子ファイルから印刷データを作成する機能を有する。本実施形態において、所定の電子ファイルとは、印刷をしようとする文書データや画像データ等の電子ファイルを指す。
【００３１】
属性情報取得手段２２２は、所定の電子ファイルが格納されるフォルダに関連付けられた属性情報を取得して、印刷データの受領者を決定する機能を有する。ここで、フォルダに関連付けられた属性情報とは、フォルダに付与されるアクセス権限を援用できる。本実施形態において、属性情報取得手段２２２は、所定の電子ファイルが格納されるフォルダのアクセス権限を取得し、特定の権限を有する者のみを印刷データの受領者とする、
印刷ジョブ作成手段２２３は、印刷データ作成手段２２１により作成された印刷データと、属性情報取得手段２２２により決定された受領者に関する情報と、を含む印刷ジョブを作成して、印刷ジョブ記憶手段２５４に格納する機能を有する。さらに、印刷ジョブ作成手段２２３は、印刷ジョブを作成した後、作成した印刷ジョブの基となった所定の電子ファイルを電子ファイル記憶手段２５２から削除する機能を有する。
【００３２】
印刷ジョブ取得手段２２４は、識別情報入力手段２３２により受け付けられた識別情報に基づいて受領者を特定し、当該受領者の特定情報を含む印刷ジョブを印刷ジョブ記憶手段２５４から取得する機能を有する。送信手段２２５は、印刷ジョブ取得手段２２４により取得された印刷ジョブをプリンタ３０へ送信する機能を有する。監視手段２２６は、電子ファイル記憶手段２５２に電子ファイルが追加又は置換されたことを監視する機能を有する。変更監視はリアルタイムに確認しても、一定周期ごとに確認してもよい。
【００３３】
通知手段２２７は、印刷ジョブ記憶手段２５４に新たに印刷ジョブが記憶されると、当該印刷ジョブの受領者に対して印刷ジョブの存在を通知する機能を有する。好ましくは、履歴記憶手段２５８に記憶された履歴情報を参照して、印刷を実行していない受領者に対して印刷を督促する機能を有する。削除手段２２８は、全ての受領者が印刷を完了した後に、印刷が完了した印刷ジョブを印刷ジョブ記憶手段２５４から削除する機能を有する。全受領者が印刷を完了したかどうかは、履歴記憶手段２５８に記憶された履歴情報を参照して判断する。
【００３４】
識別情報入力手段２３２は、印刷サーバ２０を使用するユーザから識別情報の入力を受け付けるためのものである。例えば、磁気カードリーダ、ＲＦＩＤリーダ、ＩＣカードリーダ、赤外線リーダ、ＵＳＢキー等、識別情報を含むＩＤカード等の媒体からデータを読み取り可能な機器を使用してもよい。出力手段２４０は、識別情報入力手段２３２により入力された識別情報に基づいて、当該識別情報に関連する印刷ジョブを印刷ジョブ記憶手段２５４から取得し、ディスプレイ等に一覧表示する機能を有する。
【００３５】
電子ファイル記憶手段２５２は、電子ファイルを格納するための１以上のフォルダを有する。電子ファイルを格納するためのフォルダは、従来のファイルサーバが管理するフォルダを援用できる。フォルダには属性情報が関連付けられているが、これも、従来のファイルサーバが管理するアクセス権限を援用できる。印刷ジョブ記憶手段２５４は、印刷ジョブ作成手段２２３により作成された印刷ジョブを記憶する機能を有する。受領者情報記憶手段２５６は、受領者の特定情報と当該受領者の識別情報とを対応付けて保持する機能を有する。履歴記憶手段２５８は、印刷ジョブの使用履歴を記憶する機能を有する。
【００３６】
図５は、プリンタ３０の概略構成を示したブロック図である。図５に示すように、プリンタ３０は、本実施形態における主な構成として、ネットワークと接続されデータ通信を行うための通信手段３１０と、プリンタ３０の動作全体を制御する制御手段３２０と、印刷データを用紙等に印刷して出力するための出力手段３３０とを備える。制御手段３２０は、印刷サーバ２０から送信された印刷ジョブを受け取り、当該印刷ジョブに基づいて印刷を実行する機能を有する。さらに、制御手段３２０は、印刷完了後、印刷完了を示す情報を印刷サーバ２０に送信する機能を有する。
【００３７】
図６は、印刷サーバ２０の記憶手段２５０が備える各記憶手段のデータ構成の一例を示す図である。図６（Ａ）は、電子ファイル記憶手段２５２のフォルダ属性の一例を示す図である。同図において、フォルダＳ及びフォルダＴの書き込み権限は、それぞれ「Ａ，Ｂ，Ｃ」及び「Ａ，Ｂ」と設定されているものとする。ここで、フォルダ及び書き込み権限等の属性情報は、従来のファイルサーバにより提供されるものを援用すればよい。
【００３８】
図６（Ｂ）は、印刷ジョブ記憶手段２５４のデータ構成の一例を示す図である。同図において、ジョブＩＤレコード２５４１には、印刷ジョブを一意に特定するための識別子が記録される。送信者レコード２５４２には、印刷ジョブをフォルダにコピーした利用者のユーザ名が記録される。特定情報レコード２５４３には、フォルダに関連付けられた属性情報に基づいて決定した、印刷データの受領者の特定情報が記録される。ここでは、フォルダの書き込み権限に基づいて受領者を決定し、かつ、特定情報としてメールアドレスを使用する例を示す。印刷データファイルパスレコード２５４４には、印刷データ作成手段２２１により作成された印刷データが保持されるファイルパスが記録される。登録日時レコード２５４５には、印刷サーバ２０が印刷ジョブを作成して、印刷ジョブ記憶手段２５４に登録した日時が記録される。
【００３９】
図６（Ｃ）は、受領者記憶手段２５６のデータ構成の一例を示す図である。同図において、ユーザ名レコード２５６１には、本印刷システムの利用者のユーザ名が記録される。識別情報レコード２５６２には、利用者の識別情報が記録される。特定情報レコード２５６３には、利用者の特定情報が記録される。本実施例では、特定情報としてメールアドレスを使用している。
【００４０】
図６（Ｄ）は、操作履歴記憶手段２５８のデータ構成の一例を示す図である。同図において、履歴ＩＤレコード２５８１には、印刷ジョブの使用履歴を一意に特定するための識別子が記録される。利用者レコード２５８２には、印刷ジョブを使用して印刷等を行った利用者のユーザ名が記録される。ジョブＩＤレコード２５８３には、使用された印刷ジョブを特定する識別子が記録される。印刷日時レコード２５８４には、印刷ジョブを使用して印刷等を行った日時が記録される。
【００４１】
以下、本印刷システムの機能や動作を詳細に説明する。
【００４２】
図７は、本実施形態の印刷システムによる印刷処理の流れを示すフローチャートである。ここでは、印刷したいドキュメント等の電子ファイルを所定のフォルダへコピーすると、フォルダ毎に設定された宛先の親展印刷ジョブを作成し、親展印刷を簡単に実現する例を示す。
【００４３】
まず、事前に、印刷管理者等が、電子ファイル記憶手段２５２に親展印刷用フォルダを作成し、親展印刷の宛先となる利用者に対して書き込み権限を付与する（Ｓ７１０）。図６の例では、フォルダＳに対してＡ，Ｂ，Ｃへの書き込み権限を付与し、フォルダＴに対してＡ，Ｂへの書き込み権限を付与している。
【００４４】
親展印刷をしようとする利用者は、ユーザ端末装置１０の指示入力手段１３２を用いて、親展印刷で配布する文書や画像等の電子ファイルを、所定のフォルダにコピーする（Ｓ７２０）。図６の例では、Ａ，Ｂ，Ｃに対して資料１を配布したい者（Ａ）は、フォルダＳに資料１の電子ファイルをコピーする。Ａ，Ｂに対して資料２を配布したい者（Ｂ）は、フォルダＴに資料２の電子ファイルをコピーする。
【００４５】
印刷データ作成手段２２１は、新たにフォルダにコピーされた電子ファイルから、印刷データを作成するとともに、属性情報取得手段２２２はフォルダのアクセス権限を取得して、書き込み権限を与えられた各ユーザの特定情報を受領者情報記憶手段２５６から取得する。そして、印刷ジョブ作成手段２２３は、作成した印刷データと各ユーザの特定情報とを含む印刷ジョブを作成して、印刷ジョブ記憶手段２５４に記憶する（Ｓ７３０）。その後、印刷ジョブ作成手段２２３は、作成した印刷ジョブの基となった電子ファイルをフォルダから削除する。
【００４６】
図６の例では、フォルダＳにコピーされた資料１から印刷データ１．ｄａｔを作成する。また、フォルダＳの書き込み権限を持つ利用者Ａ，Ｂ，Ｃを取得し、各利用者のメールアドレスを取得する。そして、印刷データ１．ｄａｔと利用者Ａ，Ｂ，Ｃのメールアドレスを含む印刷ジョブ１を作成、記憶した後、フォルダＳから資料１を削除する。フォルダＴにコピーされた資料２についても同様にして、印刷データ２．ｄａｔと利用者Ａ，Ｂのメールアドレスを含む印刷ジョブ２を作成し、フォルダＴから資料２を削除する。
【００４７】
通知手段２２７は、印刷ジョブ記憶手段２５４に新たに印刷ジョブが記憶されると、印刷ジョブの宛先に対して、印刷ジョブが届いている旨を通知する（Ｓ７４０）。図６の例では、印刷ジョブ１が印刷ジョブ記憶手段２５４に記憶されると、Ａ，Ｂ，Ｃの三者に対して電子メールを送付して、印刷ジョブの存在を通知する。同様に、印刷ジョブ２が記憶され印刷ジョブ記憶手段２５４に記憶されると、Ａ，Ｂの二者に対して電子メールを送付する。
【００４８】
その後、受領者が印刷サーバ２０の識別情報入力手段２３２に識別情報を入力する（Ｓ７５０）。印刷ジョブ取得手段２２４は、入力された識別情報に対応する特定情報を受領者情報記憶手段２５６から取得し、当該特定情報に対応する印刷ジョブを印刷ジョブ記憶手段２５４から取得する。送信手段２２５は取得された印刷ジョブをプリンタ３０に送信し、プリンタ３０は受信した印刷ジョブに基づいて印刷を実行する（Ｓ７６０）。印刷が実行された後、プリンタ３０は印刷が完了した旨を印刷サーバ２０に送信し、印刷サーバ２０の制御手段２２０は、印刷実行した結果を履歴記憶手段２５８に記録する。削除手段２２８は、履歴記憶手段２５８に記憶された履歴情報を参照して、全ての受領者が印刷を完了したかどうかを判断し、全ての受領者が印刷を完了した場合、印刷ジョブ記憶手段２５４から印刷が完了した印刷ジョブを削除する。
【００４９】
例えば、図６に示す例では、カードリーダに社員証を通すなど、印刷サーバ２０にＡが識別情報を入力すると、印刷ジョブ取得手段２２４は、受領者情報記憶手段２５６からＡのメールアドレスを取得する。その後、特定情報レコード２５４３にＡのメールアドレスが記録されている印刷ジョブ１，２を印刷ジョブ記憶手段２５４から取得して、印刷を実行する。印刷実行後、印刷を実行した利用者（受領者）、ジョブＩＤ、印刷日時を履歴記憶手段２５８に記録する。Ｂが識別情報を入力したときは、Ａと同様に、印刷ジョブ１，２に基づいて印刷を実行する。このとき、印刷ジョブ２については、全ての受領者Ａ，Ｂが印刷を完了したので、削除手段２２８は印刷ジョブ記憶手段２５４から印刷ジョブ２を削除する。Ｃは印刷ジョブ１のみ印刷を実行できる。そして、Ｃの印刷完了後に、印刷ジョブ記憶手段２５４から印刷ジョブ１が削除される。また、Ｄに対応する印刷ジョブは存在しないため、Ｄが識別情報を入力しても、何も印刷されない。
【００５０】
本実施形態によれば、印刷したい文書や画像等の電子ファイルを所定のフォルダへコピーするだけで、当該フォルダに関連付けられた属性情報に基づいて印刷データの配布先を決定し、親展印刷用の印刷ジョブを生成できる。これにより、親展印刷を簡単な操作で実現可能となる。
【００５１】
印刷ジョブを生成するフォルダは、従来のファイルシステムが持つフォルダをそのまま援用でき、かつ、フォルダのアクセス権限を援用して親展印刷の宛先を決定できるので、親展印刷用に特別な設定ツールを用いることなく、印刷物の受領者を設定することができる。例えば、ある会議の参加メンバー等、配布先のグループ毎にフォルダを用意しておけば、会議資料等を所定のメンバーに対して簡単な操作でセキュアに配布可能となる。
【００５２】
また、印刷ジョブ生成後に電子ファイルを削除して、電子ファイルをファイル状態で共有することを不可能にしている。これにより、電子ファイルの悪用や無制限に印刷が行われることを防ぎ、セキュリティを確保できる。また、削除手段２２８は、所定期間経過後に印刷ジョブを削除するものとしてもよい。例えば、会議開始時点で印刷ジョブを削除すれば、会議開始以降は会議資料の印刷ができなくなるので、不要な印刷を防止することが可能となる。
【００５３】
また、例えば、フォルダＳのアクセス権限として、Ａ，Ｂ，Ｃのみに書き込み権限を付与し、読み取り権限等を誰にも与えないよう設定した場合、フォルダＳに資料１の電子ファイルをコピーすると、Ａ，Ｂ，Ｃは資料1の親展印刷することはできるが、フォルダＳにコピーされた資料１の電子ファイルを閲覧したり複製したりすることはできない。このように、フォルダのアクセス権限を適切に設定すれば、電子ファイルの閲覧複製を制限することができる。したがって、無制限に印刷が行われることを防ぎ、一層セキュリティが向上する。
【００５４】
なお、実施形態に係る発明の処理フローにおいて、各処理ステップは処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更して又は並列に実行することができる。また、本発明の印刷システムは、上記した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得るものである。例えば、実施形態では印刷サーバ２０とプリンタ３０とを別体に備える印刷システムを例示したが、印刷サーバに印刷出力機能を設け、印刷サーバとプリンタとを一体に構成すると、よりコンパクトなシステム構成が実現できる。
【００５５】
本実施形態では、フォルダの書き込み権限を援用して、印刷データの配布先を決定するものとしたが、これに限定されるものではない。フォルダに付与されるアクセス権限のうち何れの権限を援用して印刷データの配布先を決定してもよい。
【００５６】
また、印刷ジョブ作成手段２２３が印刷ジョブを作成するタイミングは、監視手段２２６によって電子ファイルの追加又は置換が確認されたことを契機としてもよいし、識別情報入力手段２３２により識別情報が入力されたことを契機としてもよい。後者の場合、識別情報が入力される度に、電子ファイル記憶手段２５２から当該識別情報に関連する印刷ジョブのみを生成してもよいし、提供可能な全ての宛先に対する印刷ジョブを生成して印刷ジョブ記憶手段２５４に格納しておいてもよい。前者の場合、印刷ジョブを記憶する領域を節約しつつ印刷物の共有が可能となる。後者の場合、識別情報の入力後、素早く印刷出力することが可能となる。
【００５７】
また、記録手段２５０のデータ管理には、例えばリレーショナルデータベース等の従来のデータベース技術を用いることができる。なお、実施例では、テーブル形式でデータを管理する例を示したが、これに限定されるものではない。例えば、ＸＭＬ形式でデータを管理してもよいし、オブジェクト形式で管理してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】本実施形態に係る印刷システムの概要を示す図である。
【図２】印刷サーバ２０のハードウェア構成の概略を示す図である。
【図３】ユーザ端末装置１０の概略構成を示すブロック図である。
【図４】印刷サーバ２０の概略構成を示したブロック図である。
【図５】プリンタ３０の概略構成を示したブロック図である。
【図６】記憶手段２５０のデータ構成を示す図である。
【図７】本印刷システムの処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５９】
１０  ユーザ端末装置、２０  印刷サーバ、３０  プリンタ、４０  ネットワーク、５０  広域ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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