(57)【要約】【課題】  電子ファイル化された文書情報と共に紙により保管されている文書情報も管理対象とする。【解決手段】  電子ファイル化されていない文書情報に関してはその保管場所に関する位置情報を登録し、電子ファイル化されていない文書情報の検索結果としてその位置情報を表示する。位置情報を登録する際には、保管場所の配置図を表示し、入力された文書情報名に対応して指示された配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として認識する。位置情報を表示する際には、保管場所の配置図を表示し、入力された文書情報名に対応して検索された配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として表示する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報を登録する登録手段と、
この登録手段により登録された文書情報を保持する保持手段と、
この保持手段に保持された文書情報を検索する検索手段と、
この保持手段に保持された文書情報を削除する削除手段と
を備えた文書情報管理装置において、
電子ファイル化されていない文書情報に関してはその保管場所に関する位置情報を登録する手段と、
電子ファイル化されていない文書情報の検索結果としてその位置情報を表示する手段と
を備えたことを特徴とする文書情報管理装置。
【請求項２】
前記位置情報を登録する手段は、
前記保管場所の配置図を表示する手段と、
入力された文書情報名に対応して指示された前記配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として認識する手段と
を備えた請求項１記載の文書情報管理装置。
【請求項３】
前記位置情報を表示する手段は、
前記保管場所の配置図を表示する手段と、
入力された文書情報名に対応して検索された前記配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として表示する手段と
を備えた請求項１記載の文書情報管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書情報の管理に利用する。本発明は、複数部署の署員または複数ユーザが共通に使用できる文書情報管理技術に関する。特に、電子ファイル化されていない文書情報の管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今では、様々な部署を有する企業内等で、これまでは個々の部署が独自に管理していた文書情報を企業全体で一括管理し、必要に応じて各部署が相互に文書情報を閲覧できる文書情報管理装置が利用されている。
【０００３】
これによれば、企業における全体的な文書情報管理がし易くなると共に、複数の部署相互間で文書情報を共有することができる利点がある。
【０００４】
【特許文献１】特開平７−２１０５６７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述したように、様々な部署を有する企業内等で文書情報管理装置を利用することにより、複数の部署相互間で文書情報を共有することができる利点があるが、管理対象が電子ファイル化された文書情報に限られている。すなわち、これまでは紙として保管していた文書情報に関しては、これを電子ファイル化した後、文書情報管理装置に登録する必要があった。
【０００６】
しかし、過去の永い年月にわたり紙により保管されてきた文書情報を全て電子ファイル化するためには、膨大な手間と費用を要するため、一部を電子ファイル化して他は旧来どおりの管理を行うといった二元的な文書管理を強いられていた。
【０００７】
このため、文書情報を検索しようとするユーザは、電子ファイル化された文書情報を検索する作業と、紙のまま保管されている文書情報を探し出す作業とを別々に行う必要があり、手間がかかっていた。
【０００８】
本発明は、このような背景の下に行われたものであって、電子ファイル化された文書情報と共に紙により保管されている文書情報も管理対象とすることができる文書情報管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、文書情報を登録する登録手段と、この登録手段により登録された文書情報を保持する保持手段と、この保持手段に保持された文書情報を検索する検索手段と、この保持手段に保持された文書情報を削除する削除手段とを備えた文書情報管理装置である。
【００１０】
ここで、本発明の特徴とするところは、電子ファイル化されていない文書情報に関してはその保管場所に関する位置情報を登録する手段と、電子ファイル化されていない文書情報の検索結果としてその位置情報を表示する手段とを備えたところにある。
【００１１】
これにより、電子ファイル化された文書情報と共に紙により保管されている文書情報も管理対象とすることができる。したがって、文書情報を検索するユーザは、被検索文書情報が電子ファイル化された文書情報であるか、あるいは、紙により保管されている文書情報であるかに関わらず検索作業を一回で終わらせることができる。
【００１２】
前記位置情報を登録する手段は、前記保管場所の配置図を表示する手段と、入力された文書情報名に対応して指示された前記配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として認識する手段とを備えることができる。
【００１３】
これにより、紙により保管されている文書情報を登録するユーザは、表示された配置図の保管場所の位置をマウス等を使って指示することにより、視覚的に簡易な文書情報の登録作業を行うことができる。
【００１４】
前記位置情報を表示する手段は、前記保管場所の配置図を表示する手段と、入力された文書情報名に対応して検索された前記配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として表示する手段とを備えることができる。
【００１５】
これにより、紙により保管されている文書情報を、表示された配置図上で視覚的に認識することができ、文書情報の保管場所の確認を確実かつ簡単に行うことができる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子ファイル化された文書情報と共に紙により保管されている文書情報も管理対象とすることができ、電子ファイル化された文書情報と紙により保管されている文書情報とが混在する環境下において、確実かつ簡単に文書情報の登録または検索を行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本発明の実施形態を図１ないし図６を参照して説明する。図１は本発明実施例の文書情報管理装置のブロック構成図である。
【００１８】
本実施例は、図１に示すように、文書情報を登録する登録部１と、この登録部１により登録された文書情報を保持する登録情報格納部４と、この登録情報格納部４に保持された文書情報を検索する登録情報検索部２と、この登録情報格納部４に保持された文書情報を削除する登録情報削除部３とを備えた文書情報管理装置である。
【００１９】
ユーザは、操作端末５を用いて登録部１、登録情報検索部２、登録情報削除部３にアクセスし、文書情報の登録、検索、削除を行うことができる。また、管理者は、管理端末６を用いて登録部１、登録情報格納部４にアクセスし、保守、点検等の管理業務を行うことができる。
【００２０】
ここで、本実施例の電子ファイル管理装置の特徴とするところは、電子ファイル化されていない文書情報に関してはその保管場所に関する位置情報を登録する手段と、電子ファイル化されていない文書情報の検索結果としてその位置情報を操作端末５の画面上に表示する手段とを備えたところにある。
【００２１】
前記位置情報を登録する手段は、前記保管場所の配置図を表示する配置図表示部８と、入力された文書情報名に対応して指示された前記配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として認識する位置情報認識部１０とを備える。
【００２２】
また、前記位置情報を操作端末５の画面上に表示する手段は、前記保管場所の配置図を表示する配置図表示部８と、入力された文書情報名に対応して検索された前記配置図上のポイントを当該文書情報の保管場所の位置情報として表示する位置情報表示部３０とを備える。
【００２３】
なお、本実施例の文書情報管理装置は、電子ファイル化された文書情報と紙により保管されている文書情報とを共に登録して管理できることを特徴とするが、電子ファイル化された文書情報の登録管理に関しては既存の従来技術によって実施することができるため、本実施例では、紙により保管されている文書情報の登録管理に関する説明のみを行う。よって、説明は省略するが、登録部１、登録情報検索部２、登録情報削除部３、登録情報格納部４は、それぞれ電子ファイル化された文書情報にも対応しているものとする。
【００２４】
配置図表示部８は、配置図格納部７に格納されている配置図情報に基づき、操作端末５の画面上に配置図を表示する。配置図格納部７は、入力された配置図情報を格納する。配置図情報の入力は、予め管理者によって行われるが、個々の部署においてレイアウト変更等が行われた場合には、個々の部署の署員がレイアウト変更後の配置図情報を入力することもできる。
【００２５】
図２は配置図とその座標系とを示す図である。図２に示すように、配置図には、部署毎の机、椅子、本棚等の配置状況が示されている。下部の「Ｄ８００」という符号は、個々の配置図に一意に付与されており、配置図を識別するための識別符号である。配置図には破線で示したような座標系（横軸Ａ〜Ｒ、縦軸０〜１６）が対応している。図２の例では、紙により保管されている３つの文書情報（ｉ）、（ｉｉ）、（ｉｉｉ）の保管場所が例示されている。
【００２６】
なお、操作端末５または管理端末６の画面上における座標系の表示は、端末の操作によって表示または非表示を選択することができる。また、図２の座標系は、説明をわかりやすくするために、縦横それぞれ１６区分としたが、状況に応じてさらに細分化、あるいは、大まかにすることができる。
【００２７】
図３は文書情報（ｉ）、（ｉｉ）、（ｉｉｉ）とその位置情報とが登録情報として登録情報格納部４に格納されている様子を示す図である。例えば、文書情報（ｉ）の位置情報は、Ｄ８００−Ｆ−８である。これは文書情報（ｉ）がＤ８００という識別符号を有する配置図における横軸Ｆ、縦軸８の位置に保管されていることを示している。
【００２８】
登録部１の登録情報作成部１１には、文書情報における文書本体の情報として、分類設定、キーワード設定、アクセス許可範囲がそれぞれ入力される。また、文書本体の情報の他に、部名、書類担当者、登録日の情報も含まれる。また、文書情報に対応する保管場所の位置情報が位置情報認識部１０に入力される。登録情報作成部１１は、これらの入力情報に基づき登録情報を作成する。
【００２９】
図４は文書情報登録画面の一例を示す図である。登録を行うユーザは、操作端末５を操作することにより、文書情報の保管場所を含む配置図（Ｄ８００）の表示を配置図表示部８に対して要求する。配置図表示部８は、この要求を受けて配置図情報を操作端末５に向けて出力する。操作端末５は配置図情報を受け取ると画面上に配置図（Ｄ８００）を表示する。
【００３０】
操作端末５の画面上には、図４に示すように、図２に示した配置図と必要な入力情報の項目とが表示される。図４の例では、座標系は非表示を選択した。登録を行うユーザは、マウス等を用いて文書情報の保管場所の位置情報を配置図上で指示（図上の矢印）する。また、必要項目の入力を行う。図４の例では、大分類名は「発行書類台帳」、中分類名は「設計図」、件名（小分類名）は「△△△の設計図」、部名は「開発管理部」、書類担当者は「○○○○」、登録日は「２００５年１１月１６日」、アクセス許可範囲（リリース）は「リリース（社内公開）する」、キーワードは「乗員安全；排ガス；騒音」がそれぞれ入力される。これにより、登録情報作成部１１により図３に示したような登録情報が作成される。
【００３１】
図５は登録部１における文書情報登録処理の流れを示すフローチャートである。登録者としてのユーザは、操作端末５を操作して配置図表示部８に対し、保管場所を含む配置図を要求する（Ｓ１）。上記例では、ユーザは、識別符号Ｄ８００を操作端末５に入力することよって、識別符号Ｄ８００の配置図が端末装置５の画面上に表示される（Ｓ２）。
【００３２】
続いて、ユーザは、図４で説明したように、表示された配置図上で保管場所を、マウス等を用いて指示する（Ｓ３）。さらに、図４で説明したように、必要項目を入力する（Ｓ４）。なお、ステップＳ３およびＳ４の順序は反対になってもよい。保管場所の指示および必要項目の入力が完了したら（Ｓ５）、ユーザは、操作端末５を操作して登録部１に対して登録要求を行う（Ｓ６）。
【００３３】
登録部１は、登録が完了すると（Ｓ７）、その旨を操作端末５に通知する。操作端末５の画面上には「登録完了」のメッセージが表示される。あるいは、「登録完了」のメッセージと共に、図４に示したように、入力内容が確認用として画面上に表示される。
【００３４】
次に、既に登録されている文書情報の検索処理について説明する。図６は文書情報の検索に用いる画面表示の一例を示す図である。文書情報の検索を行うユーザは、操作端末５を操作して図６に示したような項目を検索情報として登録情報検索部２に入力する。ただし、図６に示した全ての項目（大分類名、中分類名、件名（小分類名）、キーワード）を入力する必要はなく、検索に必要となる最小の項目を入力すればよい。
【００３５】
登録情報検索部２は、入力された項目に基づき検索を実行する。被検索文書情報が電子ファイル化された文書情報である場合には、文書情報を操作端末５に転送する。これは従来から広く知られている処理と同じであるから詳細な説明を省略する。被検索文書情報が紙により保管されている文書情報である場合には、位置情報表示部３０は、当該文書情報が保管されている位置を含む配置図を配置図表示部８に要求する。この要求を受けた配置図表示部８は、操作端末５に向けて該当する配置図情報を出力する。また、位置情報表示部３０は、配置図上の座標の情報（Ｆ−８）および大分類名、中分類名、件名（小分類名）、部名、書類担当者、登録日の情報を操作端末５に向けて位置情報として出力する。
【００３６】
図７は検索結果の表示画面の一例を示す図であるが、位置情報表示部３０からの位置情報を受け取った操作端末５は、図７に示すように、配置図およびその他の情報を表示する。配置図上には、文書情報の保管場所（Ｆ−８）が画像の点滅などにより表示される。
【００３７】
図８は登録情報検索部２における文書情報検索処理の流れを示すフローチャートである。図８に示すように、操作端末５から登録情報検索部２に検索情報が入力されると（Ｓ１１）、検索が実行され（Ｓ１２）、その検索結果が電子ファイル化された文書情報である場合には（Ｓ１３）、その文書情報を操作端末５に向けて出力する（Ｓ１５）。操作端末５は当該文書情報を画面上に表示する。なお、ステップＳ１５の処理については従来からの既知の処理であるので１の図示を省略した。また、検索結果が紙により保管されている文書情報である場合には（Ｓ１３）、その文書情報が保管されている位置情報を操作端末５に向けて出力する（Ｓ１４）。操作端末５は当該位置情報に基づき文書情報の保管場所を画面上の配置図上に表示する。
【００３８】
次に、既に登録されている文書情報の編集処理について説明する。ここでも被編集登録情報が電子ファイル化された文書情報である場合には、従来から広く知られている処理と同じであるから説明を省略する。
【００３９】
図９は文書情報編集処理の流れを示すフローチャートである。編集者としてのユーザは、操作端末５を操作して図８のフローチャートで示した文書情報検索処理を実行することにより被編集登録情報を検索する（Ｓ２１）。登録情報検索部２は、登録情報格納部４から被編集登録情報を検索し、端末装置５の画面上に、図４の示すような配置図および必要項目を表示する（Ｓ２２）。
【００４０】
続いて、ユーザは、表示された配置図上で紙により保管されている文書情報の保管場所を、マウスによるドラッグ＆ドロップ等を用いて変更する（Ｓ２３）。さらに、必要項目を編集する（Ｓ２４）。なお、ステップＳ２３およびＳ２４の順序は反対になってもよい。保管場所の変更および必要項目の編集が完了したら（Ｓ２５）、ユーザは、操作端末５を操作して登録部１に対し、既に登録情報格納部４に格納されている登録情報に対する上書き要求を行う（Ｓ２６）。
【００４１】
登録部１は、上書きが完了すると（Ｓ２７）、その旨を操作端末５に通知する。操作端末５の画面上には「上書き完了」のメッセージが表示される。あるいは、「上書き完了」のメッセージと共に、図４に示したように、入力内容が確認用として画面上に表示される。
【００４２】
また、当該登録情報が不要である場合には、当該登録情報に付与された登録番号を含む削除操作入力を登録情報削除部３に入力することにより、当該登録情報を登録情報格納部４から削除することができる。
【００４３】
なお、本実施例では、図２に示したように、配置図に対応した座標系を用いて保管場所を特定する実施例を説明したが、それ以外にも、棚毎に付与された番号（棚番）を用いるなど、保管場所を特定するためのあらゆる手法を適用することができることはいうまでもない。
【産業上の利用可能性】
【００４４】
本発明によれば、電子ファイル化された文書情報と紙により保管されている文書情報とが混在する環境下において、確実かつ簡単に文書情報の登録または検索を行うことができるため、ユーザの利便性を向上させることに寄与することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本実施例の文書情報管理装置のブロック構成図。
【図２】配置図とその座標系とを示す図。
【図３】文書情報とその位置情報とが登録情報として登録情報格納部に格納されている様子を示す図。
【図４】文書情報登録画面の一例を示す図。
【図５】文書情報登録処理の流れを示すフローチャート。
【図６】文書情報の検索に用いる画面表示の一例を示す図。
【図７】検索結果の表示画面の一例を示す図。
【図８】登録情報検索部における文書情報検索処理の流れを示すフローチャート。
【図９】文書情報編集処理の流れ示すフローチャート。
【符号の説明】
【００４６】
１  登録部
２  登録情報検索部
３  登録情報削除部
４  登録情報格納部
５  操作端末
６  管理端末
７  配置図格納部
８  配置図表示部
１０  位置情報認識部
１１  登録情報作成部
３０  位置情報表示部
ｉ、ｉｉ、ｉｉｉ  文書情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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