(57)【要約】【課題】ユーザが割り当てられている役割に応じて、作業の割当先若しくは作業の委任先を動的に変更することができる電子文書管理システム及び電子文書管理システムのサーバ及びそのプログラムを提供する。【解決手段】文書管理システム１における管理サーバ２は、処理中のワークフローの各ステップを最初のステップから順に最後のステップまでＲＡＭ２２のワークエリアに読込み、ステップの名称に役割名と同じ値が設定されているか否かを判別し、ステップの名称に役割名と同じ値が設定されているときは、役割名に対するユーザ情報が設定されているか否かを判別し、役割名に対するユーザ情報が設定されているときは、そのステップに特定の対象ユーザを割り当てる。【選択図】図３
2007179251.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置にネットワークを介して接続され、前記端末装置を利用するユーザ間で前記ネットワークを介して送受信される電子文書の送信先を当該電子文書のワークフローに従って管理する電子文書管理システムであって、
前記ユーザ毎の役割を含む登録情報を保存する保存手段と、
前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を当該電子文書の種類と前記保存手段に保存されたユーザ毎の前記役割に基づいて決定する決定手段とを備えることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記保存手段は更に前記ユーザ毎の委任情報を保存し、
前記決定手段は、前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を前記保存手段に保存されたユーザ毎の登録情報及び委任情報に基づいて決定することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記保存手段は更に前記ユーザ毎の最大処理件数情報を保存し、
前記決定手段は、前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を前記保存手段に保存されたユーザ毎の登録情報、委任情報及び最大処理件数情報に基づいて決定することを特徴とする請求項２記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記保存手段は更に前記ユーザ毎の委任優先順位情報を保存し、
前記決定手段は、前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を前記保存手段に保存されたユーザ毎の登録情報、委任情報、最大処理件数情報及び委任優先順位情報に基づいて決定することを特徴とする請求項３記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記保存手段は更に前記ユーザ毎のスケジュール情報を保存し、
前記決定手段は、前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を前記保存手段に保存されたユーザ毎の登録情報、委任情報、最大処理件数情報、委任優先順位情報及びスケジュール情報に基づいて決定することを特徴とする請求項４記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
複数の端末装置とネットワークを介して接続され、前記端末装置を利用するユーザ間で前記ネットワークを介して送受信される電子文書の送信先を当該電子文書のワークフローに従って管理する電子文書管理システムのサーバであって、
前記ユーザ毎の役割を含む登録情報を保存する保存手段と、
前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を当該電子文書の種類と前記保存手段に保存されたユーザ毎の前記役割に基づいて決定する決定手段とを備えることを特徴とするサーバ。
【請求項７】
複数の端末装置とネットワークを介して接続され、前記端末装置を利用するユーザ間で前記ネットワークを介して送受信される電子文書の送信先を当該電子文書のワークフローに従って管理する電子文書管理システムのサーバの制御プログラムであって、
前記サーバを、
前記ユーザ毎の役割を含む登録情報を保存する保存手段と、
前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を当該電子文書の種類と前記保存手段に保存されたユーザ毎の前記役割に基づいて決定する決定手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システム及び電子文書管理システムのサーバ及びそのプログラムに関し、特に、任意のグループ内における業務の連携を自動化するワークフローシステムにおける電子文書管理システム及び電子文書管理システムのサーバ及びそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業による不祥事が相次ぎ、ＳＯＸ法の施行等、不祥事を防ぐための法律及び規制の整備が進んでいる。これらの法律に対応するために企業は内部統制の強化が急務となっている。企業は、監査人や顧客等のステークホルダからの情報開示要求に対して、自社の活動を説明及び証明することができなければならない。以上により、企業は自社の活動を記録として保存し、これを証拠として保存しておく必要がある。
【０００３】
従来、企業活動を記録として保存する方法の１つとして、ワークフローを使った方法がある。まず、企業活動における申請作業や承認作業を、コンピュータ上のワークフローに表現する。このワークフローに沿って書類を送信したり承認作業を行なったりすることで、コンピュータ上に履歴を残すことができる。この履歴が企業活動の記録となる。
【０００４】
現在、ワークフローを効率的に運用しようとする様々な手段が生み出されている。その１つとして、ワークフローシステム上のある作業ステップに対して、複数のユーザを割り当てることを可能とした並列回覧方法が開示されている（例えば、特許文献１参照）。また、このシステムでは複数人が割り当てられている際に、その中で回覧させたいユーザを選択することが可能となっている。
【０００５】
又、ノードに対して複数の経路を多重化するためのプロジェクト変数を指定してワークフローを設計する設計用コンピュータ端末と、設計されたワークフローを管理すると共に、ノードに割り当てられた処理であるアクティビティに対応して操作用コンピュータ端末にアクセスするワークフローサーバとを備え、例えば回覧経路が部門毎に異なる複数部門の回覧等、複雑なワークフローを単純な定義によって実現するワークフローシステムが開示されている（例えば、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開平９−３１１８８９号公報
【特許文献２】特開２００２−９９６８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記従来のワークフローシステムにおいては、ステップ毎に複数のユーザへ割当を行う事が可能となり、割り当てるユーザの分だけワークフローを作成する必要はなくなるが、割当先は固定であるためワークフローの数を大きく減らすまでには至らない。また、あるユーザに複数の役割及び複数の委任先があることを想定していないため、やはりワークフローの数が多くなりワークフローのメンテナンス工数が大きくなるという問題がある。
【０００７】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたものであり、ユーザが割り当てられている役割に応じて、作業の割当先若しくは作業の委任先を動的に変更することができる電子文書管理システム及び電子文書管理システムのサーバ及びそのプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理システムは、複数の端末装置にネットワークを介して接続され、前記端末装置を利用するユーザ間で前記ネットワークを介して送受信される電子文書の送信先を当該電子文書のワークフローに従って管理する電子文書管理システムであって、前記ユーザ毎の役割を含む登録情報を保存する保存手段と、前記ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を前記電子文書の種類と前記保存手段に保存されたユーザ毎の前記役割に基づいて決定する決定手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
請求項１又は請求項６又は請求項７記載の発明によれば、ユーザ毎の登録情報を保存し、ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を当該電子文書の種類と保存されたユーザ毎の登録情報中の役割に基づいて決定するので、ユーザが割り当てられている役割に応じて、作業の割当先を動的に変更することが可能となり、ワークフローの作成工数や維持工数を削減することができる。
【００１０】
請求項２記載の発明によれば、更にユーザ毎の委任情報を保存し、ユーザの１人が開始した電子文書のワークフローにおける当該電子文書の送信先を保存されたユーザ毎の登録情報及び委任情報に基づいて決定するので、ユーザが割り当てられている役割に応じて、作業の割当先若しくは作業の委任先を動的に変更することが可能となり、ワークフローの作成工数や維持工数を削減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳述する。
【００１２】
図１は、本発明の実施の形態に係る電子文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【００１３】
図１において、電子文書管理システム１は、管理サーバ２と、クライアント端末３とを備え、これらは通信回線４を介して接続されている。また、図１においてはクライアント端末３は１台のみであるが実際には複数台が接続されている。
【００１４】
管理サーバ２は、典型的にはパーソナルコンピュータサーバやＵｎｉｘ(登録商標)サーバ等であるが、通常のパーソナルコンピュータやオフィスコンピュータ等でもよい。
【００１５】
クライアント端末３は、典型的にはパーソナルコンピュータであるが、例えば、携帯電話やＰＤＡ（パーソナルデータアシスタント）等でもよい。
【００１６】
通信回線４は、典型的にはインターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ、電話回線、専用デジタル回線、ＡＴＭ、フレームリレー回線、通信衛星回線、ケーブルテレビ回線、及びデータ放送用無線回線等の少なくとも１つにより実現される通信ネットワークであり、凡そデータの送受信が可能な回線であればよい。
【００１７】
図２は、図１における管理サーバ２のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。
【００１８】
以下の説明は、クライアント端末３のハードウェア構成にも適用される。
【００１９】
図２の管理サーバ２は、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク２８、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ２９とを備え、これらは互いにシステムバス２０を介して接続されている。
【００２０】
ＣＰＵ２１は、オペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラムに基づいて四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２には、ハードディスク２８やＣＤ−ＲＯＭドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶され、これらはＣＰＵ２１の制御により実行される。
【００２１】
ＲＯＭ２３には、オペレーションシステムと協働してハードディスク２８等への入出力を司るＢＩＯＳ等が記憶される。ＬＡＮアダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してネットワークを介した外部との通信を行う。ビデオアダプタ２５はディスプレイ装置に出力する画像信号を生成し、キーボード２６及びマウス２７は情報処理装置への指示を入力するために用いられる。
【００２２】
ハードディスク２８は、オペレーションシステム、アプリケーションプログラム、及び各種データを記憶している。管理サーバ２のハードディスク２８には、各ユーザ毎のユーザマスタ（ユーザＩＤ、ユーザ氏名、所属コード、現在処理待ち件数、及び被委任件数）、ワークフローテーブル（図１４）、処理中ワークフローテーブル（図１５）、各種テーブル（図６、図９、図１２）、及びアプリケーション等が記憶されており、管理サーバ２はクライアント端末３からの要求に基づいて通常のワークフロー処理及び委任処理を実行する。各処理の詳細については、後述するフローチャートで詳細に説明する。
【００２３】
ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、若しくはＣＤ−Ｒ／Ｗ等の記憶媒体を装着しており、アプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールするのに用いる。なお、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９の代わりにＣＤ−Ｒドライブ、ＣＤ−Ｒ／Ｗドライブ、又はＭＯドライブ等を用いてもよい。
【００２４】
図３は、図１における管理サーバ２が実行するワークフロー役割別設定処理の手順を示すフローチャートである。
【００２５】
本実施の形態においてワークフローの各ステップは、予めクライアント端末３のキーボード等から入力されると共に、通信回線４を介して管理サーバ２に送信され、文書管理サーバ２のハードディスク２８のワークフローテーブル（図１４）に記憶されているものとする。ワークフローテーブルにはワークフローＩＤ、ワークフロー名称、対象となる組織の組織コード（複数可能）、ワークフローの各ステップのステップ番号及び当該ステップにおける処理者の役割が記憶されている。
【００２６】
また、クライアント端末３がワークフローを開始すると、管理サーバ２はワークフロー開始者が選択した特定のワークフローテーブルをハードディスク２８からＲＡＭ２２に読み出し、ハードディスク内の処理中ワークフローテーブル（図１５）に当該ワークフローの決裁者、決済日、及び処理状況（ステータス）（例えば、決済待ち（１）、承認（２）、否認（３）、未処理（０）等。作成当初は起案者のステップが（２）で、他のステップは（０）。）を追加する。図３の処理では、上記ワークフローテーブル（個別のワークフローの実データ）の各ステップのデータを読込んで、役割に対して特定のユーザを割り当ててワークフロー処理を進めることになる。
【００２７】
図３において、まず、処理中のワークフローの各ステップを最初のステップから順に最後のステップまでＲＡＭ２２のワークエリアに読込み（ステップＳ３０１）、ステップの名称に役割名と同じ値が設定されているか否かを判別し（ステップＳ３０２）、ステップの名称に役割名と同じ値が設定されているときは、役割名に対するユーザ情報が設定されているか否かを判別し（ステップＳ３０３）、役割名に対するユーザ情報が設定されているときは、そのステップに特定の対象ユーザを割り当てて（ステップＳ３０４）、本処理を終了する。
【００２８】
ステップＳ３０２の判別の結果、ステップの名称に役割名と同じ値が設定されていないとき、又はステップＳ３０３の判別の結果、役割名に対するユーザ情報が設定されていないときは、本処理を終了する。
【００２９】
図３の処理によれば、ステップの名称に役割名と同じ値が設定されており（ステップＳ３０２でＹＥＳ）、役割名に対するユーザ情報が設定されているときに（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、そのステップに特定の対象ユーザを割り当てるので、ユーザが割り当てられている役割に応じて、作業の割当先を動的に変更することが可能となり、ワークフローの作成工数や維持工数を削減することができる。
【００３０】
上述のように、図３の処理では、例えば、ＡさんがＢさんを「課長」に、ＣさんがＤさんを「課長」に設定していた場合、「課長」ステップでは、Ａさんが開始したワークフローではＢさんが割り当てられ、Ｃさんが開始したワークフローではＤさんが割り当てられる。
【００３１】
以下、ステップが割り当てられたユーザが当該ステップを委任する場合について説明する。
【００３２】
図４は、図１における管理サーバ２が実行する委任先指定処理の手順を示すフローチャートである。
【００３３】
本実施の形態は、ステップに割り当てられているユーザが、都合等によりステップを実行できず、他のユーザに当該ステップを委任したい場合に適用される。
【００３４】
また、本実施の形態において、委任を行うユーザは予め図５に示す委任情報設定画面から役割、役割に応じた委任ユーザ、有効期限、及び委任ユーザへの指示を入力する。そして、管理サーバ２は図６に示す委任情報管理テーブルに入力された委任情報を追加する。この委任情報管理テーブルは管理サーバ２のハードディスク２８に記憶される。
【００３５】
図４において、まず、ユーザＡの役割で割り当てられたワークフローのステップに到着する。ここで、実際の処理においては処理中ワークフローテーブルのユーザＡの役割に対して割り当てられたステップのステータスフラグを「処理中」（１）に変更する。
【００３６】
次いで、ユーザＡによる委任設定があるか否かを判別して（ステップＳ４０２）、委任設定があるときは、委任情報管理テーブルを参照し（ステップＳ４０３）、現在の日付が委任情報の有効期限内であるか否かを判別して（ステップＳ４０４）、有効期限内であるときは、委任リストにある他のユーザに当該ステップの委任処理を実行して（ステップＳ４０５）、本処理を終了する。
【００３７】
ステップＳ４０２の判別の結果、委任設定がないとき、又はステップＳ４０４の判別の結果、有効期限内でないときは、本処理を終了する。
【００３８】
ステップＳ４０３では、図６に示すようなユーザＡが予め設定し管理サーバ２のハードディスクに記憶されている委任情報管理テーブルの委任情報を参照する。例えば、図６に示すようにユーザＡのユーザＩＤが１０００で課長の役割が与えられていた場合、ユーザＩＤが１００１のユーザにステップの処理を委任することになる。具体的に、実際の処理においては処理中ワークフローテーブルのユーザＡの役割に対して割り当てられたステップのユーザＩＤを１００１に変更し、委任元ユーザとして１０００を記憶し、ステータスフラグを「処理中」（１）に変更する。そして、委任されたユーザＩＤ１００１のユーザが、本ステップの処理を代理として実行することでワークフロー処理を代理人として実行することができる。
【００３９】
図４の委任先指定処理によれば、ユーザＡによる委任設定があるときに（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、委任情報管理テーブルの現在の日付が委任情報の有効期限内であるときに（ステップＳ４０４でＹＥＳ）、委任リストにある他のユーザに当該ステップの委任処理を実行するので、ユーザが割り当てられている役割に応じて、作業の委任先を動的に変更することができる。
【００４０】
図４の処理では、例えば図１３のように、Ａさんから「課長」の役割が設定されているＢさんは、Ｅさんから「リーダ」の役割が設定されており、Ｂさんは「課長」と「リーダ」の２つの役割が割り当てられていることになる。また、Ｂさんは委任する際に、課長としての業務は課長代理のＸさんへ、リーダとしての業務はサブリーダのＹさんへ委任したいとする。図４の処理では、Ａさんが実行したワークフローでＢさんが委任を行う場合、Ｂさんは「課長」としての役割になるため、委任先は課長代理のＸさんになる。また、Ｅさんが実行したワークフローでは、Ｂさんは「リーダ」としての役割になるため、委任先はサブリーダのＹさんになる。
【００４１】
図７は、図４におけるステップＳ４０５の委任処理の第１の変形例の手順を示すフローチャートである。
【００４２】
本実施の形態では、予めユーザに図８に示す最大処理件数設定画面から最大処理件数を入力させ、管理サーバ２に図９に示す最大処理件数保存テーブルが記憶されているものとする。
【００４３】
図７において、まず、委任先ユーザの最大処理件数保存テーブルを参照して（ステップＳ７０１）、処理待総件数が最大処理件数未満であるか否かを判別し（ステップＳ７０２）、最大処理件数未満であるときに、委任先ユーザへ当該ステップの委任処理を実行し（ステップＳ７０３）、最大処理件数未満でないときは、当該ステップの委任処理を委任元ユーザへ差し戻し（ステップＳ７０４）、本処理を終了する。
【００４４】
図７の処理によれば、委任先ユーザの処理待総件数が最大処理件数未満でないときに（ステップＳ７０２でＮＯ）、当該ステップの委任処理を委任元ユーザへ差し戻すので、ある特定のユーザに対して委任処理が集中するのを防止することができる。
【００４５】
本実施の形態によれば、判別基準として最大処理件数を設定しているが、被委任処理件数を設定してもよい。
【００４６】
図１０は、図４におけるステップＳ４０５の委任処理の第２の変形例の手順を示すフローチャートである。
【００４７】
本実施の形態では、予めユーザに図１１に示す優先順位設定画面から委任先ユーザの優先順位を入力させ、管理サーバに図１２に示す委任先優先順位管理テーブルが記憶されているものとする。
【００４８】
図１０において、まず、委任先ユーザが委任可能であるか否かを判別し（ステップＳ１００１）、委任可能であるときは、委任先ユーザへ当該ステップの委任処理を実行して（ステップＳ１００２）、本処理を終了する。
【００４９】
ステップＳ１００１の判別の結果、委任先ユーザが委任可能でないときは、委任先優先順位管理テーブルを参照して優先順位下位のユーザがあるか否かを判別し（ステップＳ１００３）、優先順位下位のユーザがないときは、当該ステップの委任処理を委任元ユーザへ差し戻し（ステップＳ１００４）、本処理を終了する。
【００５０】
ステップＳ１００３の判別の結果、優先順位下位のユーザがあるときは、次候補委任先ユーザとして選択して（ステップＳ１００５）、ステップＳ１００１の処理へ戻る。
【００５１】
図１０の処理によれば、委任先ユーザが委任可能でないときに（ステップＳ１００１でＮＯ）、委任先優先順位管理テーブルを参照して優先順位下位のユーザがあるときは（ステップＳ１００３でＹＥＳ）、次候補委任先ユーザとして選択するので（ステップＳ１００５）、委任先ユーザが何らかの事情で委任処理を受け取ることができない状態においても、すぐに委任処理を差し戻すのではなく、他のユーザに委任処理を依頼することができる。
【００５２】
また、本実施の形態においては、優先順位が高位のユーザが委任処理を受け入れた場合は、下位のユーザには当該委任情報が流れることはないものとする。
【００５３】
以下、図１６〜図１８を用いて、ワークフロー上の滞留件を検出して、スケジューラと連動して役割に応じた委任設定を行う場合について説明する。
【００５４】
まず、図１６及び図１７を用いて、スケジューラとの連動を考慮した委任情報を設定する処理について説明する。
【００５５】
図１６は、図１の電子文書管理システム１が実行する役割情報・委任情報登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００５６】
図１６の役割情報・委任情報登録処理を実行する前に、管理サーバ２のハードディスク２８の処理中ワークフローテーブルにワークフローデータが登録され、ワークフローデータには決済希望期限日が設定されているものとする。
【００５７】
図１６において、まず、クライアント端末３は、所定のＵＲＬを指定して管理サーバ２に接続し、管理サーバ２から受信した認証画面にユーザＩＤ及びパスワードを入力してセッションを確立する（ステップＳ１６０１）。
【００５８】
次いで、管理サーバ２は、認証処理及びＲＡＭ上にセッション領域の確保を行い（ステップＳ１６２１）、役割別承認先・委任先登録画面（図１７）をクライアント端末３に表示させるための登録画面情報を送信する（ステップＳ１６２２）。
【００５９】
次いで、クライアント端末３は、図１７に示す役割別承認先・委任先登録画面を表示する（ステップＳ１６０２）。図１７の登録画面では、ユーザＩＤから特定される社員名と、役割名称のリストボックスと、承認先のリストボックス、その検索文字入力欄及び検索ボタンと、複数の委任先のリストボックス、その検索文字入力欄及び検索ボタンと、委任条件（複数の委任先についてスケジューラを参照して委任を決める「スケジューラ参照」と、各役割別に個別に指定した委任先の優先順位１に委任する「個別指定」のいずれか１つを指定）と、登録処理を実行するための「登録」ボタンと、登録をキャンセルするための「キャンセル」ボタンとを表示する。
【００６０】
次いで、クライアント端末３は、図１７の登録ボタンが押下されたか否かを判別し（ステップＳ１６０３）、登録ボタンが押下されたときは、ステップＳ１６０４の処理に進み、登録ボタンが押下されないときは、ステップＳ１６０２の処理に戻る。また、図１７のキャンセルボタンが押下されたときは、セッション終了要求を管理サーバ２に送信して処理を終了する（不図示）。
【００６１】
次いで、クライアント端末３は、図１７の登録画面から入力された登録情報をセッションＩＤ及びユーザＩＤと共に管理サーバ２に送信する（ステップＳ１６０４）。
【００６２】
次いで、管理サーバ２は、登録情報を受信し（ステップＳ１６２３）、ＲＡＭ経由でハードディスクに記憶し（ステップＳ１６２４）、本処理を終了する。
【００６３】
次に、図１８を用いてワークフローにおける滞留件発見時にスケジューラを参照して委任先を決定する処理を説明する。
【００６４】
図１８は、図１の電子文書管理システム１が実行する委任処理の手順を示すフローチャートである。
【００６５】
図１８において、まず、管理サーバ２は、所定の時間間隔で所定日数滞留している未処理（委任処理未実施又は警告処理未実施）の滞留ワークフロー案件の検索処理を実行し（ステップＳ１８０１）、未処理の滞留ワークフロー案件があるか否かを判別する（ステップＳ１８０２）。
【００６６】
ステップＳ１８０２の判別の結果、未処理の滞留ワークフロー案件があるときは、当該滞留案件に委任設定があるか否かを判別し（ステップＳ１８０３）、委任設定がないときは、当該滞留案件で滞留の原因になっている社員の上長宛又はワークフローの進捗管理者宛に滞留を警告する電子メールを送信し（ステップＳ１８０４）、ステップＳ１８０２の処理へ戻る。
【００６７】
ステップＳ１８０３の判別の結果、委任設定があるときは、当該滞留案件にスケジューラ参照の委任条件設定があるか否かを判別し（ステップＳ１８０５）、スケジューラ参照の委任条件設定がないとき、若しくは、委任先設定が単数又は承認希望期限日が設定されていないときは、委任先１の委任先に対して委任処理を行い（ステップＳ１８０６）、ステップＳ１８０２の処理に戻る。ステップＳ１８０６の処理は、具体的には、処理中ワークフローテーブルのステップＩＤ（例えば、ステップ２ＩＤ）を当該ステップの委任元ＩＤに記録後、ステップＩＤを委任先のユーザＩＤに変更する。また、委任を通知するために当該滞留案件の概要を含む電子メールを委任先のメールアドレスに送信しても良い。
【００６８】
ステップＳ１８０５の判別の結果、スケジューラ参照の委任設定があるとき、若しくは、委任先が複数あり且つ承認希望期限日が設定されているときは、管理サーバ２は、スケジューラサーバにユーザＩＤ及びパスワードを送信してセッション要求を実行する（ステップＳ１８０７）。
【００６９】
次いで、スケジューラサーバは、認証処理を実行し、セッション領域をＲＡＭ上に確保して、セッションを確立し、照会情報受信待ち状態となる（ステップＳ１８２１）。
【００７０】
次いで、管理サーバ２は、委任先１及び委任先２の委任先のユーザのスケジュール情報を要求する（ステップＳ１８０８）。ステップＳ１８０８において、委任期間設定があれば委任期間のスケジュールを照会して、委任期間設定がなければ、その時点より承認希望期限日までのスケジュール情報を要求する。
【００７１】
次いで、スケジューラサーバは、照会情報を受信すると、この照会情報に基づき要求された期間の要求されたユーザのスケジュールを検索し（ステップＳ１８２２）、検索したスケジュール情報（社員名、外出や出張有休の有無及びその期間、時間指定された各スケジュールの開始時刻及び終了時刻）を、管理サーバ２へ送信する（ステップＳ１８２３）。
【００７２】
次いで、管理サーバ２は、スケジュール情報を受信し（ステップＳ１８０９）、受信した委任先１の委任先のユーザのスケジュール情報に基づいて委任が可能か否かを判別し（ステップＳ１８１０）、委任先１のユーザが委任が可能であるときは、委任先１のユーザに対して委任処理を行い（ステップＳ１８１１）、ステップＳ１８０２の処理に戻る。
【００７３】
ステップＳ１８１０の判別の結果、委任先１のユーザが委任が可能でないときは、受信した委任先２の委任先のユーザのスケジュール情報に基づいて委任が可能か否かを判別し（ステップＳ１８１２）、委任先２のユーザが委任が可能であるときは、委任先２のユーザに対して委任処理を行い（ステップＳ１８１３）、ステップＳ１８０２の処理に戻る。
【００７４】
ステップＳ１８１２の判別の結果、委任先２のユーザが委任が可能でないときは、当該滞留案件で滞留の原因になっているユーザの上長宛又はワークフローの進捗管理者宛に滞留を警告する電子メールを送信し、ステップＳ１８０２の処理に戻る。
【００７５】
ステップＳ１８０２の判別の結果、未処理の滞留ワークフロー案件がないときは、本処理を終了する。
【００７６】
ステップＳ１８１０及びステップＳ１８１２の判別は、スケジューラ情報に含まれる不在日及びスケジュールが入力されている時間の割合が所定の割合（例えば現在時刻から決済希望期限日までの残り時間の８割）を越えている場合は委任不可とし、所定割合以下の場合は委任可とする。
【００７７】
図１８の委任処理によれば、スケジューラサーバより受信した委任先１及び委任先２の委任先のユーザのスケジュール情報に基づいて委任が可能か否かを判別し（ステップＳ１８１０）、委任が可能であるときにその委任先のユーザに対して委任処理を行うので（ステップＳ１８１１又はステップＳ１８１３）、委任先のユーザのスケジュール情報に基づいて委任処理を実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【図２】図１における管理サーバのハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。
【図３】図１における管理サーバが実行するワークフロー役割別設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】図１における管理サーバが実行する委任先指定処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】図４の委任先指定処理で用いられる委任ユーザ設定画面を説明する図である。
【図６】図４の委任先指定処理で用いられる委任情報管理テーブルを説明する図である。
【図７】図４におけるステップＳ４０５の委任処理の第１の変形例の手順を示すフローチャートである。
【図８】図７の委任処理で用いられる最大処理件数設定画面を説明する図である。
【図９】図７の委任処理で用いられる最大処理件数保存テーブルを説明する図である。
【図１０】図４におけるステップＳ４０５の委任処理の第２の変形例の手順を示すフローチャートである。
【図１１】図１０の委任処理で用いられる委任先の優先順位設定画面を説明する図である。
【図１２】図１０の委任処理で用いられる委任先の優先順位管理テーブルを説明する図である。
【図１３】図４の委任先指定処理を説明する概念図である。
【図１４】図３のワークフロー役割別設定処理及び図４の委任先指定処理で用いられるワークフローテーブルを説明する図である。
【図１５】図３のワークフロー役割別設定処理及び図４の委任先指定処理で用いられる処理中ワークフローテーブルを説明する図である。
【図１６】図１の電子文書管理システムが実行する役割情報・委任情報登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図１７】図１６の役割情報・委任情報登録処理で用いられる役割別承認先・委任先登録設定画面を説明する図である。
【図１８】図１の電子文書管理システムが実行する委任処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７９】
１  電子文書管理システム
２  管理サーバ
３  クライアント端末
２１  ＣＰＵ
２２  ＲＡＭ
２８  ハードディスク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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