(57)【要約】【課題】文書の機密上の重要度を簡便に評価できるツールを提供し、以て重要度に応じた分類管理を好適に支援する。【解決手段】キーワードとそのキーワードに対応して設定されるセキュリティ区分を示す区分情報とが記述された基準テーブルを記憶している基準テーブル記憶部１０１と、文書に付されるタイトル名を取得し、タイトル名に含まれているキーワードを基準テーブルに登録された各キーワードの中から選出するキーワード選出部１０２と、キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する区分情報を基準テーブルから抽出して、対象の文書に与えるべきセキュリティ区分として出力する判定結果出力部１０３とを具備する分類管理装置１を構成した。【選択図】図１
2007179130.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書や文書を纏めているファイル等の管理物を複数のセキュリティ区分に分類して管理するためのものであって、
キーワードとそのキーワードに対応して設定されるセキュリティ区分を示す区分情報とが記述されたレコードの集合である基準テーブルを記憶している基準テーブル記憶部と、
管理物に付されるタイトル名を取得し、タイトル名に含まれているキーワードを前記基準テーブルに登録された各キーワードの中から選出するキーワード選出部と、
前記キーワード選出部で選出したキーワードに対応する区分情報を前記基準テーブルから抽出して、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分として出力する判定結果出力部と
を具備する分類管理装置。
【請求項２】
前記キーワード選出部で複数のキーワードを選出した、またはキーワードを選出できなかったことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合において、
前記判定結果出力部が、その旨をユーザに報知するための報知情報を出力する請求項１記載の分類管理装置。
【請求項３】
前記キーワード選出部で複数のキーワードを選出したことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合において、
前記判定結果出力部が、各キーワードにそれぞれ対応する複数の区分情報のうちセキュリティの見地から最も順位の高い区分を示すものを出力する請求項１記載の分類管理装置。
【請求項４】
前記基準テーブル記憶部が記憶している基準テーブルのレコードには、前記キーワードをタイトル名に含む管理物の保管に関する付随情報が前記区分情報とともに記述されており、
前記判定結果出力部が、前記キーワード選出部で選出したキーワードに対応する付随情報をも前記基準テーブルから抽出して、対象の管理物の保管に関する情報として出力する請求項１、２または３記載の分類管理装置。
【請求項５】
前記キーワード選出部及び前記判定結果出力部が、複数の管理物のタイトル名を順次取得し、それぞれのタイトル名に含まれているキーワードを順次選出し、各キーワードに対応する区分情報を順次抽出して、複数の管理物の個々に係る区分情報を一括出力する請求項１、２、３または４記載の分類管理装置。
【請求項６】
請求項１、２、３、４または５記載の分類管理装置を構成するために用いられるものであって、コンピュータを、少なくとも、
管理物に付されるタイトル名を取得し、タイトル名に含まれているキーワードを基準テーブルに登録された各キーワードの中から選出するキーワード選出部、並びに、
前記キーワード選出部で選出したキーワードに対応する区分情報を基準テーブルから抽出して対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分として出力する判定結果出力部
として機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、種々の文書やファイル等を分類して管理するための分類管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等においては、日々文書が作成され、その蓄積は莫大な量に上る。故に、それら文書を如何にして分類管理するかという問題が生起する。一般には、一定の体系に従い、作成した文書をファイリングすることが行われる。また、このようにファイリングされた文書のタイトル名や保管場所、保存年限等の情報を登録しておくデータベースシステムも開発されている（例えば、下記特許文献を参照）。
【特許文献１】特開２０００−３３５１６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
昨今、個人情報保護法に代表される法令上の要請から、各種文書の保管にあたりこれまで以上にセキュリティの確保が求められるようになった。だが、文書の保管の安全性と、再利用の際の利便性とはトレードオフの関係にある。文書の保管を厳重にすればするほど、文書の閲覧や持ち出しが困難となり、結果として業務効率の低下を招きかねない。
【０００４】
安全性と利便性とのトレードオフを調停するには、各文書毎に機密上の重要度を評価し、それぞれ重要度に見合ったセキュリティ対策を講じることが考えられる。しかしながら、現状、文書の重要度を評価するために有効なツールは存在せず、人間が実際に文書の内容に目を通して判断を下さざるを得ない。すると、個々人の知識や経験に負うところが大きくなることから判断基準がばらつき、組織全体で重要度の評価が統一されないおそれがある。無論、保管対象となる文書の量が増すと、重要度の評価だけでも多大な労力が必要となることは言うまでもない。
【０００５】
以上に鑑みてなされた本発明は、文書の機密上の重要度を簡便に評価できるツールを提供し、以て重要度に応じた分類管理を好適に支援せんとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するべく、図１に示すように、文書や文書を纏めているファイル等の管理物を複数のセキュリティ区分に分類して管理するためのものであって、キーワードとそのキーワードに対応して設定されるセキュリティ区分を示す区分情報とが記述されたレコードの集合である基準テーブルを記憶している基準テーブル記憶部１０１と、管理物に付されるタイトル名を取得し、タイトル名に含まれているキーワードを前記基準テーブルに登録された各キーワードの中から選出するキーワード選出部１０２と、前記キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する区分情報を前記基準テーブルから抽出して、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分として出力する判定結果出力部１０３とを具備する分類管理装置１を構成した。
【０００７】
ここで、「ファイル」とは、ファイリング用具を使用して文書を綴じ止めたもの（リングバインダー、パイプ式ファイル等）や文書を収容したもの（ボックスファイル等）の総称である。「タイトル名」とは、表題名やファイル名等をいい、通常は文書上に記載され、またはファイルに付したラベル等に記入される。「取得」とは、所定の記憶デバイスまたはメディアから読み取ったり、ユーザによる手入力を受け付けたり、電気通信回線を介して受信したりする処理をいい、「出力」とは、所定の記憶デバイスまたはメディアへ書き込んだり、ディスプレイの画面に表示したり、印刷したり、電気通信回線を介して送信したりする処理をいう。また、「テーブル」は、所要の形式のデータファイルであってもよい。
【０００８】
本発明に係る分類管理装置１は、保管対象となる文書またはファイル等のタイトル名に基づき、その機密上の重要度を示すセキュリティ区分を付与する機能を有する。これにより、人間が実際に文書の内容に目を通して重要度を判断する煩雑さを解消でき、重要度に応じた分類管理及びセキュリティ対策の施行を好適に支援し得る。
【０００９】
前記キーワード選出部１０２で複数のキーワードを選出した、またはキーワードを選出できなかったことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合においては、前記判定結果出力部１０３が、その旨をユーザに報知するための報知情報を出力することが望ましい。そのような文書またはファイルの重要度の評価は、人間の判断に委ねられるべきだからである。
【００１０】
あるいは、前記キーワード選出部１０２で複数のキーワードを選出したことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合において、前記判定結果出力部１０３が、各キーワードにそれぞれ対応する複数の区分情報のうちセキュリティの見地から最も順位の高い区分を示すものを出力するようにしてもよい。
【００１１】
前記基準テーブル記憶部１０１が記憶している基準テーブルのレコードに、前記キーワードをタイトル名に含む管理物の保管に関する付随情報を前記区分情報とともに記述され、前記判定結果出力部１０３が、前記キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する付随情報をも前記基準テーブルから抽出して、対象の管理物の保管に関する情報として出力するようにすれば、文書またはファイルの分類管理にさらに有用となる。「付随情報」とは、例えば、対象の管理物の保管に際して要求される付随的事項を示す情報（保存年限、公開が許容される範囲、履歴管理の要否、コピーの可否、管理場所の特定等）や、セキュリティ区分以外のファイリング分類（大分類、中分類、小分類の如く階層化するもの）、使用しているファイリング用具の種類を示す情報等がこれに該当する。
【００１２】
前記キーワード選出部１０２及び前記判定結果出力部１０３が、複数の管理物のタイトル名を順次取得し、それぞれのタイトル名に含まれているキーワードを順次選出し、各キーワードに対応する区分情報を順次抽出して、複数の管理物の個々に係る区分情報を一括出力するものであれば、複数の管理物についての判定結果を一時に得ることができる。
【００１３】
本分類管理装置１を構成するに際しては、コンピュータを、少なくとも、管理物に付されるタイトル名を取得し、タイトル名に含まれているキーワードを基準テーブルに登録された各キーワードの中から選出するキーワード選出部１０２、並びに、前記キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する区分情報を基準テーブルから抽出して対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分として出力する判定結果出力部１０３として機能させるプログラムを作製することが考えられる。当該プログラムは、単体のアプリケーションプログラムであってもよく、他のプログラムと協働するスクリプトまたはマクロプログラム（特に、既知の表計算ソフトウェアやデータベースソフトウェアの機能を利用するマクロプログラム）等であってもよい。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、文書の機密上の重要度を簡便に評価でき、重要度に応じた分類管理を好適に支援し得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の一実施形態を、図面を参照して説明する。本実施形態の分類管理装置１は、ユーザ直接に操作して使用することができるコンピュータを主体としてなる。コンピュータは、典型的には汎用的なパーソナルコンピュータまたはワークステーションであるが、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）や携帯電話端末等の如きものであってもよい。
【００１６】
このコンピュータは、例えば、図２に示すように、プロセッサ１ａ、メインメモリ１ｂ、補助記憶デバイス１ｃ、表示制御デバイス１ｄ、ディスプレイ１ｅ、操作入力デバイス１ｆ、通信インタフェース１ｇ等のハードウェア資源を備え、これらがコントローラ（即ち、システムコントローラやＩ／Ｏコントローラ）１ｈにより制御されて連携動作するものである。補助記憶デバイス１ｃは、ハードディスクドライブ、フラッシュメモリ、光学ディスクドライブ、その他である。表示制御デバイス１ｄは、プロセッサ１ａより受けた描画指示をもとに表示させるべき画像データを生成してディスプレイ１ｅに向けて送出するビデオチップ（グラフィクスチップ）、画像データ等を一時的に格納しておくビデオメモリ等を要素とする。操作入力デバイス１ｆは、手指で操作可能な押下ボタン、キーボードや、マウス、トラックパッド、タッチパネル等のポインティングデバイスである。通信インタフェース１ｇは、電気通信回線を介した情報通信を行うためのデバイスであり、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）や無線ＬＡＮトランシーバに代表されるが、これら以外にＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）、ＩＥＥＥ１３９４等のインタフェースを採用することもできる。
【００１７】
通常、プロセッサ１ａによって実行されるべきプログラムが補助記憶デバイス１ｃに格納されており、プログラムの実行の際には補助記憶デバイス１ｃからメインメモリ１ｂに読み込まれ、プロセッサ１ａによって解読される。本実施形態では、既知のＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）プログラムやこれに付帯する各種デバイスドライバプログラムが予めインストールされ、他のプログラムによるハードウェア資源の利用を仲介する。その上で、本発明に係る取引支援装置１を構成するために必要となるプログラムがインストールされている。そして、当該プログラムに従い、上記ハードウェア資源を作動して、図３に示す基準テーブル記憶部１０１、管理テーブル記憶部１０４、操作入力受付部１０５、キーワード選出部１０２、判定結果出力部１０３としての機能を発揮するものとなっている。
【００１８】
各部の機能を説明する。基準テーブル記憶部１０１は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃの所要の記憶領域を利用し、基準テーブルを記憶する。図４に示すように、基準テーブルとは、キーワードと、そのキーワードに対応して設定されるセキュリティ区分を示す区分情報とが記述されるレコードの集合である。図４中、横の各行がそれぞれ一のキーワードに係る一のレコードとなる。例えば、“契約書”というキーワードにはセキュリティ区分“Ｖ”が設定されている。これは、キーワード“契約書”をタイトル名に含む管理物に対してセキュリティ区分“Ｖ”を与えるべきことを意味する。
【００１９】
図示例では、“Ｖ”、“Ｐ”、“Ｃ”、“Ｒ”という四段階のセキュリティ区分を設けている。“Ｖ”はＶａｔａｌ  ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ、文書そのものが重要で、法律上保存義務があり、原本性を問われるもの、または企業存続、事業活動継続に多大な影響を及ぼすものを示す。“Ｐ”はＰｒｉｖａｔｅ  ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ、個人情報保護法施行等により管理が義務化されているものを示す。“Ｃ”はＣｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ  ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ、文書そのものはともかく、記録されている内容が重要で、情報の改竄、破壊や漏洩が発生してはならないものを示す。“Ｒ”はＲｅｆｅｒｅｎｃｅ  ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ、業務遂行にあたって参照される公開文献、頒布刊行物等を示す。即ち、管理物の機密上の重要度や保管に際して求められるセキュリティ対策の厳重度ないし優先順位を、最上位からＶ、Ｐ、Ｃ、Ｒの順に複数段階に分けている。逆に言えば、業務効率上求められる閲覧利用の容易さの段階分けでもある。契約書の類は、厳重に保管されなければならないが、毎日持ち出されるものでもなければ多人数に見せるようなものでもない。製品販促用のカタログ等は、公開情報であり、必要に応じて即座に取り出すことができなければかえって機会を失うことになりかねない。
【００２０】
加えて、各キーワードのレコードには、当該キーワードに対応した付随情報が記述される。図４中、キーワード及びセキュリティ区分以外の属性はおしなべて付随情報であり、大分類、中分類、保存年限、公開範囲、履歴管理の要否、コピーの可否、管理場所等を登録可能である。例えば、キーワード“成績”をタイトル名に含む管理物は、大分類“営業”、中分類“営業活動”なるファイリング分類に属し、保存年限は“３”年、公開範囲は“課長以上”、履歴管理“○”、コピー不可“○”、管理場所は“課長机”と定められている。
【００２１】
図４に示した基準テーブルは、あくまで一例に過ぎない。キーワードや区分情報、付随情報の属性値は、適宜に改変することが許される。これらは、各企業、各組織の慣習や文化にも左右される。並びに、基準テーブルには予備の属性が存在しているが、ここにはユーザが必要に応じて任意のデータを登録することができる。予備の属性もまた、付随情報の一部となり得る。
【００２２】
管理テーブル記憶部１０４は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃの所要の記憶領域を利用し、管理テーブルを記憶する。図５に示すように、管理テーブルとは、保管対象となる管理物に付されるタイトル名と、その管理物に与えるべきセキュリティ区分を示す区分情報、その管理物の保管に関する付随情報とが記述されるレコードの集合である。図５中、横の各行がそれぞれ一の管理物に係る一のレコードとなる。各管理物のタイトル名及びロケーション、作成年度は、原則的に、管理物を分類管理しようとするユーザによって入力される。一方、タイトル名、ロケーション、作成年度以外の属性が空となっているが、それらの属性値は判定結果出力部１０３によって書き込みが行われる。さらに、管理テーブルにはヒット数、及びヒットしたキーワードの属性が存在する。後述するが、ヒット数、ヒットしたキーワードは、報知情報としての役割を担う。
【００２３】
操作入力受付部１０５は、操作入力デバイス１ｆを介したユーザの操作入力を受け付ける。操作入力を受け付ける機会を列挙すると、
・基準テーブルにおけるキーワード、区分情報、付随情報の手入力（即ち、追加、改変または削除）の受け付け、または（予め補助記憶デバイス１ｃに格納されている）他のデータファイルから読み込むべき旨の命令
・管理テーブルにおけるタイトル名の手入力の受け付け、または他のデータファイルから読み込むべき旨の命令
・管理テーブルにタイトル名が登録された管理物のセキュリティ区分を判定すべき旨の命令
・管理物のセキュリティ区分の判定結果の統計情報を出力すべき旨の命令
・管理物のセキュリティ区分の判定結果をデータファイルとして出力すべき旨の命令
等である。
【００２４】
キーワード選出部１０２は、管理テーブルを参照し、これに登録されているタイトル名を取得する。そして、取得した各タイトル名について、そのタイトル名に含まれているキーワードを、基準テーブルに登録されている各キーワードの中から検索し選出する。
【００２５】
判定結果出力部１０３は、キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する区分情報を基準テーブルから抽出して、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分として出力する。並びに、同じキーワードに関連付けられている付随情報をも基準テーブルから抽出して、対象の管理物の保管に関する情報として出力する。加えて、あるタイトル名について、キーワード選出部１０２が複数のキーワードを選出した、またはキーワードを選出できなかったことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合においては、その旨をユーザに報知するための報知情報を出力する。
【００２６】
区分情報、付随情報等の出力の態様は種々考えられるが、本実施形態では、基準テーブルから抽出した区分情報及び付随情報、さらには報知情報としてのヒット数、ヒットしたキーワードを、管理テーブルにおける対象の管理物に係るレコードに書き込むとともに、それらをディスプレイ１ｅの画面に表示する。また、必要に応じて、印刷したり、別個のデータファイルとして補助記憶デバイス１ｃの所要の記憶領域に格納したり、電気通信回線を介して接続している他のコンピュータ（図示せず）に向けて送信したりすることもできる。
【００２７】
以降、コンピュータがプログラムに従い実行する処理の手順を述べる。コンピュータ上で起動したプログラムは、図６、図７、図９に例示するようなウィンドウをディスプレイ１ｅに表示する。図６は、基準テーブル記憶部１０１が記憶している基準テーブルの内容を表示する画面であり、図７または図９は、管理テーブル記憶部１０４が記憶している管理テーブルの内容を表示する画面である。基準テーブルを表示させたい場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、画面に表示されたタブ“ＶＰＣＲ基準表（Ａ表）”Ｔ１をクリックする。この操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、図６に示している基準テーブル表示画面をディスプレイ１ｅに表示する。翻って、管理テーブルを表示させたい場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、画面に表示されたタブ“チェック画面（Ｂ表）”Ｔ２をクリックする。この操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、図７または図９に示している管理テーブル表示画面をディスプレイ１ｅに表示する。
【００２８】
個々の管理物に付与すべきセキュリティ区分の判定処理を実行させるには、対象の管理物のタイトル名を管理テーブルに登録する必要がある。その場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、図７に示す管理テーブル表示画面上のタイトル名を入力する欄（いわゆるセル、テキストボックス等）を指定し、その指定した欄に属性値を手入力する。これらの操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、操作入力に応じて管理テーブルに新たなタイトル名を追記し、または、既に管理テーブルに記述されているタイトル名を改変し若しくは削除する。
【００２９】
予め、管理物のタイトル名を所要のデータ形式、例えばＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ  Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅｓ）形式等に則って記述したデータファイルを作成してあるならば、そこから管理テーブルにタイトル名の情報をインポート（または、コピー）することも可能である。その場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、図７に示す管理テーブル表示画面上の“データ取込”ボタンＴ３をクリックする。この操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、該当のデータファイルを選択させるためのダイアログ（図示せず）をディスプレイ１ｅに表示する。しかる後、ユーザは、ダイアログに一覧表示されるファイル群の中から該当のデータファイルを選択する。結果、コンピュータは、選択されたデータファイルを識別するパス情報を得、データファイルを読み込んでタイトル名を管理テーブルに書き込む。
【００３０】
管理物のセキュリティ区分の判定処理に先んじて、基準テーブルの登録内容を調整することもできる。その場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、図６に示す基準テーブル表示画面上のキーワード、区分情報または付随情報を入力する欄を指定し、その指定した欄に属性値を手入力する。これらの操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、操作入力に応じて基準テーブルに新たなキーワード等を追記し、または、既に基準テーブルに記述されているキーワード等を改変し若しくは削除する。
【００３１】
また、キーワード及びこれに対応する区分情報、付随情報を所要のデータ形式に則って記述したデータファイルから基準テーブルに情報をインポート可能であることも、管理テーブルと同様である。
【００３２】
しかして、管理物のセキュリティ区分の判定処理を実行開始する場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、図７に示す管理テーブル表示画面上の“ＶＰＣＲ判定”ボタンＴ４をクリックする。この操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、図８のフローチャートに示す処理手順を実施する。
【００３３】
まず、管理テーブルに登録されているタイトル名の一つを読み出す（ステップＳ１）。続いて、基準テーブルに登録されているキーワードを順次読み出し（ステップＳ２）、そのキーワードと当該タイトル名とを比較して、キーワードがタイトル名に含まれているか否かを判断する（ステップＳ３）。キーワードが当該タイトル名に含まれているならば、同キーワードを当該タイトル名に対しヒットしたキーワードとして一時記憶する（ステップＳ４）とともに、当該タイトル名に関してヒット数を１増加させる（ステップＳ５）。上記のステップＳ２〜Ｓ５は、基準テーブルに登録されている全てのキーワードについて試行する。
【００３４】
全てのキーワードとの比較が完了した後（ステップＳ６）、当該タイトル名が付された管理物に対して区分情報及び付随情報を付与する。具体的には、ヒットしたキーワードのレコードに記述されている区分情報、付随情報を基準テーブルから読み出し（ステップＳ７）、これらを管理テーブルにおける当該タイトル名のレコードに書き込む（ステップＳ８）。但し、管理テーブルの属性のうちの廃棄年限に限っては、基準テーブルから読み出した保存年限と、管理テーブルから読み出した対象の管理物の作成年度とを参照して算出し、管理テーブルに書き込むものとする。さらに、ヒット数及びヒットしたキーワードを、管理テーブルにおける当該タイトル名のレコードに書き込む（ステップＳ９）。
【００３５】
あるタイトル名についてステップＳ７〜Ｓ９の処理を終えたならば、ステップＳ１に復帰し、次のタイトル名を管理テーブルから読み出して同じ手順を実行する。そして、管理テーブルに登録されている全てのタイトル名について判定処理を終了するまで（ステップＳ１０）反復する。
【００３６】
管理物のセキュリティ区分の判定処理を終了したときの結果表示例を、図９に示す。つまり、個々の管理物毎に、タイトル名に基づく区分情報、付随情報が付与され、管理テーブル表示画面に反映されるのである。例えば、“リース契約書あ・か・さ”というタイトル名が付された管理物は、タイトル名にキーワード“契約書”を含んでいることからセキュリティ区分“Ｖ”に判定され、大分類“営業”、中分類“販売”、保存年限は“７”年、廃棄年限は“２０１２”年（作成年度が２００４年であることによる）、公開範囲は“部内”と指示されている。“カタログ送付リスト２００３集約”というタイトル名が付された管理物は、タイトル名にキーワード“カタログ送付リスト”を含んでいることからセキュリティ区分“Ｐ”と判定され、大分類“営業”、中分類“販売促進”、保存年限は“３”年、廃棄年限は“２００７”年（作成年度が２００３年であることによる）、公開範囲は“部内”、なおかつ、コピー不可“○”と指示されている。
【００３７】
判定処理後の管理テーブルにおけるヒット数は、各タイトル名に対しヒットしたキーワードの数を示す。並びに、ヒットしたキーワードは、各タイトル名に対しヒットしたキーワード自体を示す。ヒット数が“１”、ヒットしたキーワードが単数ならば、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分が一意に特定されたものと推認できる。しかしながら、ヒット数が“２”以上、ヒットしたキーワードが複数であると、必ずしも対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分が一意に特定されたとは言えない。例えば、“製品カタログ送り状”というタイトル名が付された管理物は、タイトル名にキーワード“製品カタログ”及び“送り状”を含んでいる。図４に示している基準テーブルでは、“製品カタログ”に対応したセキュリティ区分は“Ｒ”、“送り状”に対応したセキュリティ区分は“Ｐ”と定められていることから、タイトル名のみからこの管理物に付与すべきセキュリティ区分を特定することは問題を生じるおそれがある。よって、ヒット数が“２”以上、ヒットしたキーワードが複数となった管理物は、人間が実際に目を通して最終判断を下すことが望ましい。
【００３８】
なお、上記例の如く、タイトル名に基づく判定によって一つの管理物に複数種のセキュリティ区分が付与されるようなケースでは、セキュリティの見地から順位のより高い区分を付与することも考えられる。即ち、ステップＳ３にて複数のキーワードがヒットするキーワードとして選出され、ステップＳ７にて各々のキーワードに対応した複数種の区分情報が抽出された場合には、ステップＳ８にてそれら区分情報のうち最も順位の高い区分を示すものを対象の管理物に付与すべきセキュリティ区分として管理テーブルに書き込む、という態様をとり得る。上記例に当てはめれば、“製品カタログ送り状”というタイトル名が付された管理物に対して、セキュリティ区分“Ｒ”よりも順位の高いセキュリティ区分“Ｐ”を付与する。
【００３９】
また、タイトル名に対しキーワードが全くヒットしなければ、当然ながら対象の管理物にセキュリティ区分を付与することはできず、人間が実際に目を通して最終判断を下さざるを得なくなる。例えば、図４に示している基準テーブルには“パンフレット”というキーワードが登録されておらず、故に“パンフレット”というタイトル名が付された管理物には何れのセキュリティ区分も付与することができない。図９に示しているように、キーワードがヒットしなかった管理物のレコードには、区分情報、付随情報は出力されない。ヒット数、ヒットしたキーワードも空のままとなる（尤も、ヒット数には“０”を表示させるようにしても構わない）。
【００４０】
総じて言えば、管理テーブルにおけるヒット数やヒットしたキーワードの属性値は、実際に対象の管理物に目を通してセキュリティ区分を判断する必要があるか否かをユーザに報知する報知情報となり得る。何故ならば、判定処理の結果表示でヒット数が“１”にならなかった（空を含む）、またはヒットしたキーワードが単数とならなかった（空を含む）ということは、その管理物に付与すべきセキュリティ区分を一意に特定できなかった事実を示しているからである。但し、報知情報の態様はこのようなものには限定されない。例えば、管理テーブル表示画面上で、キーワードがヒットしなかった管理物のタイトル名ないしレコードの表示態様（文字色、背景色等）を変化させることを通じて、当該管理物のセキュリティ区分を一意に特定できなかった旨を報知することも考えられる。
【００４１】
ところで、本実施形態の分類管理装置１では、管理物に付与すべきセキュリティ区分の判定結果の統計情報を出力することが可能である。統計情報を出力させたい場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、図９に示す管理テーブル表示画面上の“グラフ作成”ボタンＴ５をクリックする。この操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、管理テーブルに登録されている各管理物に付与された区分情報を“Ｖ”、“Ｐ”、“Ｃ”、“Ｒ”の区分毎に計数した上、図１０に例示するような統計表及びグラフを描画してディスプレイ１ｅに表示し、または印刷する。統計情報は、例えば、企業、組織において、蓄積された管理物の保管に際して必要となるスペースや什器、セキュリティシステム等を見積もるために役立てることができる。
【００４２】
さらに、管理物に付与すべきセキュリティ区分の判定結果のデータファイルを外部出力することも可能である。判定結果のデータファイルを外部出力させたい場合、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを使用して、図９に示す管理テーブル表示画面上の“データコピー”ボタンＴ６をクリックする。この操作を受け付けたコンピュータは、プログラムに従い、管理テーブルに記述されているタイトル名、区分情報、付随情報等の全部または一部を、所要のデータ形式に則ったデータファイルとして補助記憶デバイス１ｃに格納し、または電気通信回線を介して接続している他のコンピュータに向けて送信する。データファイルは、例えば、既知のファイル管理用ソフトウェアやラベル印刷用ソフトウェア等に読み込ませて利用することができる。ラベル印刷用ソフトウェア等に読み込ませて利用する際には、対象の管理物に付与された区分情報及び／または付随情報に応じて、ラベルの印字態様（フォント、文字の大きさ、文字色等）やラベル台紙の種類を異ならしめるようにすることも可能である。
【００４３】
本実施形態によれば、文書や文書を纏めているファイル等の管理物を複数のセキュリティ区分に分類して管理するためのものであって、キーワードとそのキーワードに対応して設定されるセキュリティ区分を示す区分情報とが記述されたレコードの集合である基準テーブルを記憶している基準テーブル記憶部１０１と、管理物に付されるタイトル名を取得し、タイトル名に含まれているキーワードを前記基準テーブルに登録された各キーワードの中から選出するキーワード選出部１０２と、前記キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する区分情報を前記基準テーブルから抽出して、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分として出力する判定結果出力部１０３とを具備する分類管理装置１を構成したため、文書またはファイル等のタイトル名に基づいてその機密上の重要度を示すセキュリティ区分を自動的に付与することができる。これにより、人間が実際に文書の内容に目を通して重要度を判断する煩雑さを解消でき、重要度に応じた分類管理及びセキュリティ対策の施行を好適に支援し得る。
【００４４】
前記キーワード選出部１０２で複数のキーワードを選出した、またはキーワードを選出できなかったことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合においては、前記判定結果出力部１０３が、その旨をユーザに報知するための報知情報を出力することから、判定結果の信頼性も担保される。
【００４５】
あるいは、前記キーワード選出部１０２で複数のキーワードを選出したことにより、対象の管理物に与えるべきセキュリティ区分を一意に特定できない場合において、前記判定結果出力部１０３が、各キーワードにそれぞれ対応する複数の区分情報のうちセキュリティの見地から最も順位の高い区分を示すものを出力するようにしてもよい。
【００４６】
前記基準テーブル記憶部１０１が記憶している基準テーブルのレコードに、前記キーワードをタイトル名に含む管理物の保管に関する付随情報を前記区分情報とともに記述され、前記判定結果出力部１０３が、前記キーワード選出部１０２で選出したキーワードに対応する付随情報をも前記基準テーブルから抽出して、対象の管理物の保管に関する情報として出力するようにしたため、文書またはファイルの分類管理にさらに有用となる。
【００４７】
前記キーワード選出部１０２及び前記判定結果出力部１０３が、複数の管理物のタイトル名を管理テーブルより順次取得し、それぞれのタイトル名に含まれているキーワードを順次選出し、各キーワードに対応する区分情報を基準テーブルより順次抽出して、複数の管理物の個々に係る区分情報を一括出力するものであるため、複数の管理物についての判定結果を一時に得ることができる。
【００４８】
なお、本発明は以上に詳述した実施形態に限られるものではない。特に、図１または図３に示す各部の機能を相互に接続している複数のコンピュータに分散させ、それらを統合して本発明に係る分類管理装置１を構成することを妨げない。
【００４９】
その他、各部の具体的構成や処理手順等は、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】本発明の構成説明図。
【図２】本発明の一実施形態の分類管理装置が具備するハードウェア資源を示す図。
【図３】同分類管理装置の機能ブロック図。
【図４】基準テーブルに記述される情報を例示する図。
【図５】管理テーブルに記述される情報を例示する図。
【図６】基準テーブル表示画面を例示する図。
【図７】管理テーブル表示画面を例示する図。
【図８】同分類管理装置がプログラムに従い実行する処理の手順を示すフローチャート。
【図９】セキュリティ区分の判定結果を管理テーブル表示画面上に出力した状態を例示する図。
【図１０】統計情報表示画面を例示する図。
【符号の説明】
【００５１】
１…分類管理装置
１０１…基準テーブル記憶部
１０２…キーワード選出部
１０３…判定結果出力部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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