(57)【要約】【課題】  ワークフローと対応する文書ファイルを自動的にデータベースに登録する。【解決手段】  一致度計算部９１ａによって、予め定められた計算基準にしたがって、文書ファイルと各ワークフロー内の各タスクとの一致度を求め、登録判断部９２によって、一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が閾値よりも低くない場合には、タスクを特定する既登録の文書ファイルの有無を調査する。既登録の文書ファイルが存在しない場合、登録判断部９２は、新たな登録候補の文書ファイルをタスクとして登録し、既登録の文書ファイルが存在する場合には、既登録の文書ファイルの一致度と、新たな登録候補の文書ファイルの一致度とを比較して、新たな登録候補の文書ファイルの一致度が、既登録の文書ファイルの一致度よりも高い場合には、既登録の文書ファイルに代えて新たな登録候補の文書ファイルを登録する。【選択図】      図１
2007034428.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
各タスクが少なくとも文書ファイルで特定され、当該タスクが複数登録されて構成されたワークフローが予め登録された文書登録システムにおいて、
予め定められた計算基準にしたがって、新たな登録候補の文書ファイルと予め定義された各ワークフロー内の各タスクとの一致度を計算して求める一致度計算手段と、
前記一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度と、予め定められた閾値とに基づいて、前記新たな登録候補の文書ファイルを、前記ワークフローを構成する最も一致度が高いと計算されたタスクとして登録か否かを判定する登録手段とを備え、
前記登録手段は、
前記一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が前記閾値よりも低い場合には、前記新たな登録候補の文書ファイルを登録対象外とし、
前記一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が前記閾値よりも低くない場合には、当該タスクを特定する既登録の文書ファイルの有無を調査して、前記既登録の文書ファイルが存在しない場合には、前記新たな登録候補の文書ファイルを当該タスクとして前記ワークフローに登録する一方で、前記既登録の文書ファイルが存在する場合には、前記一致度計算手段によって計算された前記既登録の文書ファイルとタスクとの一致度と、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度とを比較し、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度が、前記既登録の文書ファイルとタスクとの一致度以下である場合には、新たな登録候補の文書ファイルを登録せず、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度が、前記既登録の文書ファイルとタスクとの一致度よりも高い場合には、前記既登録の文書ファイルに代えて新たな登録候補の文書ファイルを登録すること
を特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
前記一致度計算手段は、前記文書ファイルのファイル名、作成日、及び作成者を含む属性情報並びに当該文書ファイル内の文章情報と、既登録のワークフローのワークフロー名、タスク名、当該タスクの開始日及び終了日を含む情報とを比較し、比較した項目毎の一致度に基づいて、前記文書ファイルと前記タスクとの一致度を計算して求めることを特徴とする請求項１記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記一致度計算手段は、比較した項目毎の一致度に対して予め定められた重み付けを行い、前記文書ファイルと前記タスクとの一致度を計算して求めることを特徴とする請求項２に記載の文書登録システム。
【請求項４】
前記一致度計算手段は、所定のタイミングごとに、当該所定のタイミングで規定される所定期間において作成又は更新された全ての文書ファイルのそれぞれについて、予め定義された各ワークフロー内の各タスクとの一致度を計算し、前記登録手段は、所定期間において作成又は更新された全ての文書ファイルについて一致度が計算されたことによって、一括して文書ファイルを登録するか否かを判定することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項５】
各タスクが少なくとも文書ファイルで特定され、当該タスクが複数登録されて構成されたワークフローが予め登録され、当該ワークフローに文書を登録する文書登録プログラムにおいて、
コンピュータを、
予め定められた計算基準にしたがって、新たな登録候補の文書ファイルと予め定義された各ワークフロー内の各タスクとの一致度を計算して求める一致度計算手段と、
前記一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度と、予め定められた閾値とに基づいて、前記新たな登録候補の文書ファイルを、前記ワークフローを構成する最も一致度が高いと計算されたタスクとして登録か否かを判定する登録手段として機能させ、
前記登録手段は、
前記一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が前記閾値よりも低い場合には、前記新たな登録候補の文書ファイルを登録対象外とし、
前記一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が前記閾値よりも低くない場合には、当該タスクを特定する既登録の文書ファイルの有無を調査して、前記既登録の文書ファイルが存在しない場合には、前記新たな登録候補の文書ファイルを当該タスクとして前記ワークフローに登録する一方で、前記既登録の文書ファイルが存在する場合には、前記一致度計算手段によって計算された前記既登録の文書ファイルとタスクとの一致度と、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度とを比較し、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度が、前記既登録の文書ファイルとタスクとの一致度以下である場合には、新たな登録候補の文書ファイルを登録せず、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度が、前記既登録の文書ファイルとタスクとの一致度よりも高い場合には、前記既登録の文書ファイルに代えて新たな登録候補の文書ファイルを登録することを特徴とする文書登録プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作成された文書ファイルを管理するために所定のデータベースに登録する文書登録システム及び文書登録プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の情報技術の発展にともない、例えば企業においては、発生する業務処理のうち、手続きの流れが一定で変化しないものについては自動化したり、手続きの処理手順を規定したりすることにより、情報や業務が関係者の間で円滑に受け渡しされるようにするワークフローという概念が導入されている。また、近年では、グループウェアの機能の１つとしてワークフロー管理機能が用意され、電子メールやデータベースの機能に基づいて、文書や情報等の作業者相互間の流通ができるようになりつつある。
【０００３】
一方、特に製造業においては、経営の効率化や企業間の競争力強化を図るべく、その基幹業務の中心である生産管理システムの構築・改善が急務となっているが、製品の設計や開発等に関わる全ての情報を一元管理し、工程の効率化や期間の短縮を図ることを目的として、プロダクトデータマネジメントという情報システムが構築されている。かかるプロダクトデータマネジメントは、例えば設計書や仕様書等の文書ファイルの管理や、生産スケジュールの把握と効率化とを図るワークフロー管理等の機能から構成される。
【０００４】
このようなプロダクトデータマネジメントにおいては、ワークフローを定義するデータと、製品の設計や開発等に応じて作成された文書ファイルとの関連に応じて、定義されたワークフローと対応した文書ファイルをデータベースに登録することにより、業務の進捗状況を管理することができる。なお、このような文書を対象とした２つのデータ間の関連を求める技術としては、例えば特許文献１等に記載されたものがある。
【０００５】
具体的には、この特許文献１には、複数の文書間の関連を自動的に抽出し、構造をディスプレイに表示する文書間構造表示方法が開示されている。特に、この文書間構造表示方法は、任意の２つの文書Ａ，Ｂに対して、予め用意したキーワード集に登録されているキーワードのうち、どのキーワードが含まれているかを求め、求めた結果から文書間の包含関係を判定し、その結果を表示するものである。これにより、この文書間構造表示方法においては、人手で行っていた文書対の関連の有無の判断を自動的に行うことができ、大幅に工数削減を図ることができるとしている。
【特許文献１】特開平５−２２５２４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来のプロダクトデータマネジメントにおいては、定義されたワークフローと対応した文書ファイルを自動的にデータベースに登録するシステムは存在しておらず、かかる登録作業は手作業で行われていた。したがって、定義されたワークフローと対応した文書ファイルの登録作業は、非常に煩雑で効率が悪いものであり、工程の効率化や期間の短縮を図るというプロダクトデータマネジメントの本来の目的を損なう事態を招来しているのが現状である。
【０００７】
そこで、本発明は、上述した実情に鑑みて提案されたものであり、定義されたワークフローと対応する文書ファイルを自動的にデータベースに登録することができ、業務の効率化に著しく寄与することができる文書登録システム及び文書登録プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、上述の課題を解決するために、ワークフローを構成するタスクを特定する文書ファイルを管理するために、一致度計算手段によって、予め定められた計算基準にしたがって、文書ファイルと予め定義された各ワークフロー内の各タスクとの一致度を計算して求め、登録手段によって、計算した一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が予め定められた閾値よりも低い場合には、文書ファイルをデータベースへの登録対象外とする。一方、登録手段は、一致度計算手段によって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が閾値よりも低くない場合には、当該タスクを特定する既登録の文書ファイルの有無を調査する。
【０００９】
既登録の文書ファイルが存在しない場合、登録手段は、新たな登録候補の文書ファイルを当該タスクとしてワークフローに登録する。一方、登録手段は、既登録の文書ファイルが存在する場合には、一致度計算手段によって計算された既登録の文書ファイルとタスクとの一致度と、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度とを比較して、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度が、既登録の文書ファイルとタスクとの一致度以下である場合には、新たな登録候補の文書ファイルを登録せず、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度が、既登録の文書ファイルとタスクとの一致度よりも高い場合には、既登録の文書ファイルに代えて新たな登録候補の文書ファイルを登録する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明に係る文書登録システム及び文書登録プログラムによれば、文書ファイルを管理するために先ず一致度計算を行い、登録手段によって、タスクを特定する既登録の文書ファイルの一致度よりも、新たな登録候補の文書ファイルの一致度が高い場合には、既登録の文書ファイルに代えて、新たな登録候補の文書ファイルを当該タスクを特定する文書ファイルとして自動的に登録することができるので、定義されたワークフローと対応する文書ファイルを自動的にデータベースに登録することができ、業務の効率化に著しく寄与することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明を適用した具体的な実施形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１２】
この実施形態は、予め利用者によって定義された複数のタスクを含むワークフローに対して、各タスクを特定するための文書ファイルをデータベースに登録する文書登録システムである。特に、この文書登録システムは、文書検索技術を活用することにより、利用者が意図する文書ファイルを検索して自動的にデータベースに登録するものである。
【００１３】
［文書登録システムの構成］
この実施形態に係る文書登録システムは、例えば図１に示すように、１つ以上の端末装置１０と、この端末装置１０によって作成された文書ファイルをデータベースに登録して管理を行う管理サーバ２０とが、所定のＬＡＮネットワーク等を介して接続されて構成される。なお、図１は、後述の文書登録システムにおいて実行する処理を機能的にブロック図として示しているが、当該機能ブロックは、予め管理サーバ２０に記憶された文書登録プログラムによって実現されるものである。
【００１４】
端末装置１０は、例えばパーソナルコンピュータ等から構成され、各タスクを特定する文書ファイルを作成する作成者によって操作される。端末装置１０は、文書ファイルを作成する際に、管理サーバ２０が備えるメモリ領域である文書ファイル作成領域２１にアクセスして、当該文書ファイル作成領域２１に文書ファイルを格納する。また、端末装置１０は、ローカルで作成した文書ファイルを文書ファイル作成領域２１に送信して記憶させることもできる。いずれにせよ、端末装置１０は、文書ファイル作成領域２１に文書ファイルを記憶させることにより、文書ファイルの作成又は更新を行う。一方、管理サーバ２０は、文書ファイル作成領域２１にて作成又は更新された文書ファイルを新たな登録候補として、定義されたワークフローを構成するタスクと対応する文書ファイルを検索して、データベースに登録する。
【００１５】
［管理サーバの構成］
管理サーバ２０は、ワークフローを定義するワークフロー定義部２２を備える。
【００１６】
ワークフロー定義部２２は、ワークフローを定義する定義データを格納するワークフロー定義データベース３１と、ワークフロー内での業務単位であるタスクを定義する定義データを格納するタスク定義データベース３２とに対して、それぞれ、データを設定することにより、ワークフローを定義する。なお、以下では、説明の便宜上、部署と書類の組み合わせを１つのタスクとして説明するが、少なくとも各種の属性情報を含む書類のみでタスクを特定しても良い。
【００１７】
具体的には、ワークフロー定義部２２は、ワークフローを定義する定義データを設定するための所定のワークフロー設定画面を表示画面に表示させる。このワークフロー設定画面は、例えば図２に示すように、ワークフローの個々のステップを示すワークフローアイコンを表示領域４１上にレイアウトしてその属性を定義するためのワークフローアイコンボタン４２と、図１のワークフローマスタデータベース３３に対してワークフローに関する情報をマスタデータとして事前に登録するためのワークフロー定義ボタン４３と、図１の部署マスタデータベース３４に対して部署に関する情報をマスタデータとして事前に登録するための部署定義ボタン４４と、図１の書類マスタデータベース３５に対して書類名に関する情報をマスタデータとして事前に登録するための書類定義ボタン４５と、各ワークフローアイコンのリレーションを示す矢印を描画する矢印ボタン４６と、定義するワークフロー名である開発番号を入力する開発番号入力ボックス４７と、他の開発番号のワークフローを検索してその定義をひな形として流用するためのひな形検索ボタン４８と、開発番号入力ボックス４７に入力された開発番号で定義データをワークフロー定義データベース３１に格納させる展開ボタン４９とから構成される。
【００１８】
また、ワークフロー定義部２２は、表示領域４１に表示された各ワークフローアイコンをダブルクリック等することにより、各タスクを定義する定義データを設定するための所定のタスク設定画面を表示画面に表示させる。このタスク設定画面は、例えば図３に示すように、個々の部署を示す部署アイコンを表示領域５１上にレイアウトしてその属性を定義するための部署アイコンボタン５２と、個々の書類を示す書類アイコンを表示領域５１上にレイアウトして書類作成開始日や提出期限日等の属性を定義するための書類アイコンボタン５３と、これら部署アイコンや書類アイコンのリレーションを示す線を描画する線ボタン５４とから構成される。
【００１９】
ワークフロー定義部２２は、このようなワークフロー設定画面及びタスク設定画面を図示しない表示手段（ディスプレイ）によって表示させて、ワークフローの定義データをワークフロー定義データベース３１に登録すると共に、各タスクの定義データをタスク定義データベース３２に登録する。これにより、ワークフロー定義データベース３１には、例えば図４に示すように、ステップ番号と、ステップ名と、これら各ステップのリレーションとが、開発番号毎に対応付けられて格納される。また、タスク定義データベース３２には、例えば図５に示すように、ステップ番号と、部署名と、書類名と、タスクの開始日と、タスクの終了日とが、開発番号毎に対応付けられて格納される。
【００２０】
さらに、ワークフロー定義部２２は、ワークフロー設定画面に設けられた展開ボタン４９が選択操作されたことに応じて、定義したワークフローの構成を表示するための構成展開画面を起動して表示画面に表示させる。具体的には、この構成展開画面は、例えば図６に示すように、ワークフロー設定画面やタスク設定画面の内容に基づいてタスク構成を自動展開して表示するものである。この構成展開画面には、「企画評価」のタスクにおいて、商品企画段階で「新商品企画書」の文書ファイルが作成され、販売企画段階で当該「新商品企画書」の文書ファイルが修正されて、新たな「新商品企画書」の文書ファイルが作成されることを表示させている。すなわち、「企画評価」のタスクに対応して、２つの文書ファイルが登録されていることを表示している。
【００２１】
このとき、ワークフロー定義部２２は、書類の提出期限日を超過しているタスク、すなわち、文書ファイルが登録されていないタスクについては、当該タスクを表す文字を強調表示したり、既に文書ファイルの登録が完了しているタスクについては、当該タスクを表すセルの色を変更したりして構成展開画面を表示する。これにより、利用者は、文書ファイルの登録の有無や、書類の納期遅れの有無やその度合い等を容易に認識することが可能となる。また、この構成展開画面には、後述するように、文書ファイルを対応した各タスクに一括して自動的に登録するための書類自動登録ボタン６１や、所定の書類自動検索画面を起動して文書ファイルを対応した各タスクに一括して手動で登録するための書類検索ボタン６２が設けられる。ワークフロー定義部２２は、これら書類自動登録ボタン６１や書類検索ボタン６２が選択操作され、文書ファイルの登録処理が終了すると、その結果に応じて、文字の太さやセル色を変更する。これにより、利用者は、ワークフローの進捗状況を適切に把握することが可能となる。
【００２２】
また、管理サーバ２０は、図１に示すように、各種マスタデータをデータベースに登録するマスタ登録部２３を備える。
【００２３】
マスタ登録部２３は、ワークフローに関する情報をマスタデータとして格納するワークフローマスタデータベース３３と、部署に関する情報をマスタデータとして格納する部署マスタデータベース３４と、書類名に関する情報をマスタデータとして格納する書類マスタデータベース３５と、担当者に関する情報をマスタデータとして格納する担当者マスタデータベース３６とに対して、それぞれ、データを設定することにより、マスタデータを登録する。
【００２４】
これにより、ワークフローマスタデータベース３３には、例えば図７に示すように、構想評価、企画評価、ＤＲ（Design Review；設計審査）、試作評価、販売管理といったワークフローのステップ名が格納される。また、部署マスタデータベース３４には、例えば図８に示すように、商品企画、販売企画、商品設計、生産管理、製造技術といった部署名が格納される。さらに、書類マスタデータベース３５には、例えば図９に示すように、新商品構想書、新商品企画書、要求品質展開表、設計仕様書、機能設計書、原価企画書、生産設計書、発売決裁書、品質目標、設備決裁書、安全対策書、設計評価書、試作評価結果表、商品審査結果表、新商品販売企画書といった書類名が格納される。さらにまた、担当者マスタデータベース３６には、例えば図１０に示すように、担当者名が、当該担当者が所属する部署番号に対応付けられて格納される。
【００２５】
また、マスタ登録部２３は、図１に示すように、後述する文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算する際の算出式に用いる重み付け係数をマスタデータとして格納する重み付けマスタデータベース３７に対してデータを設定することにより、マスタデータを登録する。
【００２６】
ここで、マスタ登録部２３は、重み付けマスタデータベース３７に対して登録する重み付け係数を定義するマスタデータを設定するために、所定の重み付けマスタデータ登録画面を表示画面に表示させる。この重み付けマスタデータ登録画面は、例えば図１１に示すように、後述する閾値を入力する閾値入力ボックス７１と、後述する文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算するための算出式の各項に乗じる重み付け係数を入力する複数の重み付け係数入力ボックス７２，７３，７４，７５，７６とから構成される。
【００２７】
なお、以下では、文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算するために考慮される要素が、開発番号、部署名、書類名、作成日、及び文書ファイル内の文章に含まれる文字列（文字検索値ｔｆ＊ｉｄｆ）の５項目であるものとし、文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算するための算出式を構成する各項が、これら５項目に対応するものであるとする。すなわち、重み付け係数入力ボックス７２，７３，７４，７５，７６は、それぞれ、開発番号、部署名、書類名、作成日、及び文字検索値についての各項に乗じる重み付け係数を入力するものである。
【００２８】
利用者は、閾値入力ボックス７１に、例えば０．１〜５．０の値を閾値として入力するとともに、重み付け係数入力ボックス７２，７３，７４，７５，７６のそれぞれに、その合計値が例えば５．０となるように、０．０〜５．０の値を重み付け係数として入力する。なお、利用者は、文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算する際に、開発番号、部署名、書類名、作成日、及び文字検索値の各項目の寄与について重み付けをせずに処理を行いたい場合には、重み付け係数入力ボックス７２，７３，７４，７５，７６のそれぞれに、１．０を入力することになる。
【００２９】
マスタ登録部２３は、このような重み付けマスタデータ登録画面を介して各重み付け係数が入力され、登録ボタン７７が選択操作されるのに応じて、重み付けマスタデータベース３７に対して各重み付け係数をマスタデータとして登録する。これにより、重み付けマスタデータベース３７には、例えば図１２に示すように、閾値、並びに、開発番号、部署名、書類名、作成日、及び文字検索値のそれぞれについての重み付け係数が格納される。
【００３０】
このように、管理サーバ２０は、ワークフローマスタデータベース３３、部署マスタデータベース３４、書類マスタデータベース３５、担当者マスタデータベース３６、及び重み付けマスタデータベース３７のそれぞれに対してマスタ登録部２３によって登録されたマスタデータを用いて、ワークフロー定義部２２によって、ワークフロー定義データベース３１及びタスク定義データベース３２のそれぞれに対して定義データを登録することにより、ワークフローを定義することができる。
【００３１】
管理サーバ２０は、図１に示すように、文書ファイル作成領域２１にて作成又は更新された文書ファイルのうち、このようにして定義されたワークフローと対応する文書ファイルを求め、文書管理データベース３８に登録する。具体的には、管理サーバ２０は、このような文書ファイルの登録を実現するために、文書ファイル作成領域２１にて作成又は更新された文書ファイルを管理する全体管理部８１と、この全体管理部８１によって取得した情報に基づいて自動処理によって文書ファイルの登録を行う自動登録部８２と、手動処理によって文書ファイルの登録を行うためのワークフロー構成出力部８３及び構成表示部８４とを備える。
【００３２】
全体管理部８１は、文書ファイル作成領域２１にて作成又は更新された文書ファイルから、定義されたワークフローと対応する文書ファイルの自動登録に必要となる情報を取得する。具体的には、全体管理部８１は、文書ファイルのディレクトリ名を含むファイル名、作成日、及び作成者（ログインユーザ名）等の属性情報や、書類名等の当該文書ファイル内の文章を取得する。全体管理部８１は、取得した情報を自動登録部８２に出力する。
【００３３】
自動登録部８２は、予め定められた計算基準にしたがって、新たな登録候補の文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算して求める一致度計算部（一致度計算手段）９１ａを有する文書分類部９１と、文書ファイルを文書管理データベース３８に登録するか否かを判断する登録判断部（登録手段）９２と、文書管理データベース３８に文書ファイルを登録するワークフロー構成登録部９３とを有する。このような自動登録部８２は、全体管理部８１から供給された情報と、文書検索システム１００によって検索された情報とに基づいて、一致度計算部９１ａによって文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を計算して求め、求めた一致度と上述した重み付けマスタデータベース３７に予め登録された閾値とを文書分類部９１によって比較することにより、新たな登録候補の文書ファイルを割り付ける対象となるワークフロー内のタスクが存在するか否かを判断する。
【００３４】
そして、自動登録部８２は、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース８３に登録するか否かを登録判断部９２によって判断し、ワークフロー構成登録部９３によって文書管理データベース３８に当該文書ファイルを登録する。このように、自動登録部８２は、自動処理によって文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。
【００３５】
ワークフロー構成出力部８３及び構成表示部８４は、手動処理によって文書ファイルをデータベースに登録する際に用いられる。具体的には、ワークフロー構成出力部８３は、文書ファイルを割り付ける対象となるワークフロー内のタスクが存在するものと文書分類部９１によって判断された場合に、タスク毎に一致度が高い順番で、登録候補とされた文書ファイルに関するデータの並び替えを行い、そのデータを構成表示部８４に出力する。また、構成表示部８４は、文書ファイルを対話的にデータベースに登録する場合に用いる情報を表示する。
【００３６】
具体的には、構成表示部８４は、ワークフロー構成出力部８３から供給されたデータに基づいて、タスク毎に登録候補の文書ファイルを一致度が高い順番で表示画面に表示する。そして、構成表示部８４は、表示された文書ファイルの中から、利用者によって選択指定された文書ファイルに関するデータを、ワークフロー構成登録部９３に出力する。このように、ワークフロー構成出力部８３及び構成表示部８４は、手動処理によって文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。
【００３７】
［管理サーバの動作］
このような管理サーバ２０は、文書ファイル作成領域２１にて新たな登録候補の文書ファイルが作成又は更新される度にその都度登録を行う都度モード、又は、所定のタイミングで文書ファイル作成領域２１にて作成又は更新されている全ての文書ファイルの登録を一括して行う一括モードのいずれかのモードで、当該文書ファイル作成領域２１にて作成又は更新された文書ファイルの登録を行う。
【００３８】
［都度モードにおける管理サーバの動作］
まず、都度モードにおける管理サーバ２０の動作について説明する。管理サーバ２０は、都度モードの場合には、自動登録部８２を用いた自動処理によって文書ファイルの登録を行う。
【００３９】
具体的には、管理サーバ２０は、都度モードの場合には、図１３及び図１４に示すような一連の手順にしたがって、定義されたワークフローのタスクに対して文書ファイルの登録を行う。
【００４０】
まず、全体管理部８１は、図１３に示すように、ステップＳ１において、文書ファイル作成領域２１にて文書ファイルが作成又は更新されるのを常に監視し、文書ファイルの作成又は更新があったことを認識すると、ステップＳ２において、定義されたワークフローと対応する文書ファイルの自動登録に必要となる情報として、文書ファイルのディレクトリ名を含むファイル名、作成日、及び作成者（ログインユーザ名）等の属性情報と、書類名等の当該文書ファイル内の文章とを取得する。なお、ファイル名を取得するのは、当該文書ファイルを識別して文書管理データベース３８に登録するためであり、作成日や作成者の情報及び当該文書ファイル内の文章を取得するのは、当該文書ファイルの作成日や、作成者から把握できる部署名、及び当該文書ファイル内の文字列等に基づいて、後述する一致度を計算して求めるためである。
【００４１】
そして、管理サーバ２０は、ステップＳ３において、全体管理部８１によって取得された情報を自動登録部８２に出力することにより、登録処理を開始する。
【００４２】
自動登録部８２は、ステップＳ３の登録処理として、図１４に示すような処理を行う。すなわち、自動登録部８２は、ステップＳ１１において、全体管理部８１によって取得された文書ファイルのディレクトリ名を含むファイル名、作成日、作成者（ログインユーザ名）、及び当該文書ファイル内の文章が入力されると、ステップＳ１２において、文書分類部９１により、ワークフロー定義データベース３１及びタスク定義データベース３２を参照し、割付対象となるワークフロー内のタスクが存在するか否かを判断する。
【００４３】
具体的には、ステップＳ１２において、文書分類部９１は、図１５に示すように、ステップＳ２１において、一致度計算部９１ａにより、新たな登録候補の文書ファイルと、部署名及び書類名で特定される各ワークフロー内の各タスク名との一致度を計算して求める。なお、このステップＳ２１の処理については、後に詳述するものとする。
【００４４】
続いて、文書分類部９１は、ステップＳ２２において、ステップＳ２１にて求めた一致度のうち、最も一致度が高いワークフロー内のタスクとの一致度を取得すると、ステップＳ２３において、上述した閾値入力ボックス７１を介して重み付けマスタデータベース３７に対して登録された閾値を参照し、その一致度が閾値以上であるか否かを判断する。
【００４５】
ここで、文書分類部９１は、一致度が閾値よりも低いものと判断した場合には、ステップＳ２４において、その文書ファイルを割り付けるタスクは存在しないものと判断し、図１４中ステップＳ１３へと処理を移行する。一方、文書分類部９１は、一致度が閾値以上であるものと判断した場合には、ステップＳ２５において、その文書ファイルを、該当するワークフロー及びタスクの割り付け対象とする。そして、文書分類部９１は、ステップＳ２６において、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータを登録判断部９２に出力し、図１４中ステップＳ１３へと処理を移行する。
【００４６】
自動登録部８２は、このような処理を文書分類部９１によって行うことにより、割付対象となるワークフロー内のタスクが存在するか否かを判断する。そして、自動登録部８２は、図１４中ステップＳ１３において、割付対象となるワークフロー内のタスクが存在しないものと判断した場合には、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する必要がないことから、そのまま一連の処理を終了する。一方、自動登録部８２は、割付対象となるワークフロー内のタスクが存在するものと判断した場合には、ステップＳ１４において、登録判断部９２により、該当するワークフロー及びタスクに対応する既登録の文書ファイルが存在するか否かを調査し、当該既登録の文書ファイルが存在する場合には、当該既登録の文書ファイルを、新たな登録候補の文書ファイルに置き替えるか否かを判断する。
【００４７】
具体的には、登録判断部９２は、図１６に示すように、ステップＳ３１において、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータが文書分類部９１から入力されると、ステップＳ３２において、文書管理データベース３８を検索し、該当するワークフロー及びタスクに対応する既登録の文書ファイルの有無を調査する。
【００４８】
ここで、登録判断部９２は、ステップＳ３３において、既登録の文書ファイルが存在しない場合には、ステップＳ３８へと処理を移行し、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録すべく、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータをワークフロー構成登録部９３に出力し、図１４中ステップＳ１５へと処理を移行する。一方、登録判断部９２は、既登録の文書ファイルが存在する場合には、ステップＳ３４において、一致度計算部９１ａにより、既登録の文書ファイルと、該当するワークフロー及びタスクとの一致度を計算して求めさせる。なお、この処理は、図１５中ステップＳ２１と同様の手順にしたがって行われる。
【００４９】
そして、登録判断部９２は、図１６中ステップＳ３５において、新たな登録候補の文書ファイルとタスクとの一致度と、既登録の文書ファイルとタスクとの一致度とを比較する。登録判断部９２は、この比較の結果、新たな登録候補の文書ファイルの一致度が既登録の文書ファイルの一致度以下であるものと判断した場合には、ステップＳ３７において、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録せずに、図１４中ステップＳ１５へと処理を移行する。一方、登録判断部９２は、新たな登録候補の文書ファイルの一致度が既登録の文書ファイルの一致度よりも高いものと判断した場合には、ステップＳ３８において、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録すべく、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータをワークフロー構成登録部９３に出力し、図１４中ステップＳ１５へと処理を移行する。
【００５０】
自動登録部８２は、このような処理を登録判断部９２によって行うことにより、既登録の文書ファイルを、新たな登録候補の文書ファイルに置き替えるか否かを判断する。そして、自動登録部８２は、図１４中ステップＳ１５において、置き替えを行わない場合には、そのまま一連の処理を終了する。この場合、文書管理データベース３８には、該当するワークフロー及びタスクに対応する文書ファイルとして、既登録の文書ファイルが引き続き登録されることになる。一方、自動登録部８２は、ステップＳ１５において、置き替えを行う場合には、ステップＳ１６において、ワークフロー構成登録部９３により、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。
【００５１】
具体的には、ワークフロー構成登録部９３は、図１７に示すように、ステップＳ４１において、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータが自動登録部９２から入力されると、ステップＳ４２において、各ワークフロー及び各タスクについて、文書管理データベース３８を検索し、該当するワークフロー及びタスクに対応する既登録の文書ファイルがある場合には、それを削除した上で、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。これにより、文書管理データベース３８には、例えば図１８に示すように、開発番号と、ステップ名と、部署名と、書類名と、文書ファイル名とが対応付けられて格納される。
【００５２】
管理サーバ２０は、都度モードの場合には、このような一連の手順にしたがって、定義されたワークフローと対応する文書ファイルを文書管理データベース３８に自動的に登録することができる。
【００５３】
［一致度計算の内容］
さて、管理サーバ２０は、上述したように、図１５中ステップＳ２１や図１６中ステップＳ３４において、一致度計算部９１ａによる文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度の計算を行うことにより、文書管理データベース３８に登録する文書ファイルを決定する。この処理は、図１９に示すような一連の手順にしたがって行われる。
【００５４】
すなわち、一致度計算部９１ａは、同図に示すように、ステップＳ５１において、指定されたワークフロー内の指定されたタスクの内容を、ワークフロー定義データベース３１、タスク定義データベース３２、部署マスタデータベース３４、及び担当者マスタデータベース３６から検索して取得する。そして、一致度計算部９１ａは、一致度を求める対象の文書ファイルから取得された情報である文書ファイルのディレクトリ名を含むファイル名、作成日、作成者、及び当該文書ファイル内の文章と、ワークフローの定義に基づくワークフロー内のタスクの内容を示す情報である開発番号、タスクを特定する部署名及び書類名、タスクの開始日及び終了日とを比較し、“０〜１”のいずれかの値をとる一致度Ｔｉを判断する。
【００５５】
具体的には、一致度計算部９１ａは、文書ファイルのディレクトリ名を含むファイル名に開発番号が含まれている場合には、開発番号一致度Ｔ１を“１”とし、含まれていない場合には“０”とする。また、一致度計算部９１ａは、文書ファイルの作成者をキーとして部署名を検索し、部署名が合致する場合には、部署名一致度Ｔ２を“１”とし、合致しない場合には“０”とする。さらに、一致度計算部９１ａは、文書ファイルのディレクトリ名を含まないファイル名に書類名が含まれている場合であってその文字数が一致する場合には、書類名一致度Ｔ３を“１”とし、その文字数が長い場合には“０．５”とし、ファイル名に書類名が含まれていない場合には“０”とする。さらにまた、一致度計算部９１ａは、文書ファイルの作成日がタスクの開始日と終了日との間にある場合には、作成日一致度Ｔ４を“１”とし、タスクの開始日前である場合には“０”とし、タスクの終了日後である場合には“０．５”とする。
【００５６】
また、一致度計算部９１ａは、ステップＳ５２において、文書ファイル内の文章に、指定されたワークフロー名（開発番号）及び指定されたタスク名（部署名及び書類名）が含まれているか否かを文書検索システム１００に検索させ、上述した文字検索値ｔｆ＊ｉｄｆを取得し、内容一致度Ｔ５とする。具体的には、一致度計算部９１ａは、文書ファイルの文章に、開発番号、部署名、及び書類名が全て含まれている場合には、内容一致度Ｔ５を“１”とし、全く含まれていない場合には“０”とし、いずれかが含まれている場合にはその程度に応じて“０〜１”の値とする。
【００５７】
続いて、一致度計算部９１ａは、ステップＳ５３において、重み付けマスタデータベース３７に登録されている重み付け係数ωｉを取得する。すなわち、一致度計算部９１ａは、開発番号、部署名、書類名、作成日、及び文字検索値のそれぞれについての重み付け係数ω１，ω２，ω３，ω４，ω５を重み付けマスタデータベース３７から取得する。
【００５８】
そして、一致度計算部９１ａは、ステップＳ５４において、各項目の一致度Ｔ１，Ｔ２，Ｔ３，Ｔ４，Ｔ５と、重み付け係数ω１，ω２，ω３，ω４，ω５とを用いて、一致度Ｐ＝Ｆ（Ｔｉ，ωｉ）を計算して求める。具体的には、一致度計算部９１ａは、
一致度Ｐ＝ω１・Ｔ１＋ω２・Ｔ２＋ω３・Ｔ３＋ω４・Ｔ４＋ω５・Ｔ５
を計算して求める。
【００５９】
一致度計算部９１ａは、このような一連の手順にしたがって、文書ファイルとワークフロー内のタスクとの一致度を求めることができる。
【００６０】
より具体的な例で説明するために、図２０に示すような６つの文書ファイルＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆを考える。
【００６１】
すなわち、文書ファイルＡは、ディレクトリ名を含むファイル名が“Ｃ：￥設計データベース￥Ａ８１１２￥新商品構想書．ｐｐｔ”であり、商品企画部署に所属する“阿部氏”によって“２００４／０１／０２”に作成され、且つ、当該文書ファイルＡの文章に、開発番号“Ａ８１１２”、部署名“商品企画”、及び書類名“新商品構想書”が全て含まれているものである。
【００６２】
また、文書ファイルＢは、ディレクトリ名を含むファイル名が“Ｃ：￥設計データベース￥Ａ８１１２￥新商品構想書＿２００４０１０１．ｐｐｔ”であり、商品企画部署に所属する“前田氏”によって“２００４／０１／０１”に作成され、且つ、当該文書ファイルＢの文章に、開発番号“Ａ８１１２”、部署名“商品企画”、及び書類名“新商品構想書”が全て含まれているものである。
【００６３】
さらに、文書ファイルＣは、ディレクトリ名を含むファイル名が“Ｃ：￥設計データベース￥Ａ８１１２￥新商品構想書＿旧商品．ｐｐｔ”であり、商品企画部署に所属する“前田氏”によって“２００３／１２／１５”に作成され、且つ、当該文書ファイルＣの文章に、開発番号“Ａ８１１２”、部署名“商品企画”、及び書類名“新商品構想書”が全て含まれているものである。
【００６４】
さらにまた、文書ファイルＤは、ディレクトリ名を含むファイル名が“Ｃ：￥設計データベース￥Ｂ７６４３￥新商品構想書＿旧商品．ｐｐｔ”であり、商品企画部署に所属する“阿部氏”によって“２００３／０６／２０”に作成され、且つ、当該文書ファイルＤの文章に、開発番号“Ａ８１１２”、部署名“商品企画”、及び書類名“新商品構想書”が全て含まれているものである。
【００６５】
また、文書ファイルＥは、ディレクトリ名を含むファイル名が“Ｃ：￥設計データベース￥Ｂ７６４３￥新商品構想書＿２００３０５２６．ｐｐｔ”であり、商品企画部署に所属する“阿部氏”によって“２００３／０５／２６”に作成され、且つ、当該文書ファイルＥの文章に、開発番号“Ａ８１１２”、部署名“商品企画”、及び書類名“新商品構想書”が全て含まれているものである。
【００６６】
さらに、文書ファイルＦは、ディレクトリ名を含むファイル名が“Ｃ：￥設計データベース￥Ｂ７６４３￥新商品構想書＿旧商品１．ｐｐｔ”であり、商品企画部署に所属しない“吉田氏”によって“２００３／０４／３０”に作成され、且つ、当該文書ファイルＥの文章に、開発番号“Ａ８１１２”、部署名“商品企画”、及び書類名“新商品構想書”が全て含まれているものである。
【００６７】
ここで、ワークフローの定義に基づく開発番号が“Ａ８１１２”であり、タスクを特定する部署名及び書類名がそれぞれ“商品企画”及び“新商品構想書”であり、タスクの開始日及び終了日が“２００３／１２／０１〜２００３／１２／３１”であった場合を考える。このようなワークフロー内のタスクと対応する５つの文書ファイルＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅの一致度を、重み付け係数としてω１＝１．５，ω２＝１．２，ω３＝１．２，ω４＝０．５，ω５＝０．６を用いて重み付けした場合と、重み付けしない場合、すなわち、ω１＝１．０，ω２＝１．０，ω３＝１．０，ω４＝１．０，ω５＝１．０とした場合とで求めてみる。
【００６８】
まず、文書ファイルＡについての一致度は、作成日がタスクの終了日後であることから、重み付けなしの場合には“１．０＋１．０＋１．０＋０．５＋１．０＝４．５”となり、重み付けありの場合には“１．５×１．０＋１．２×１．０＋１．２×１．０＋０．５×０．５＋０．６×１．０＝４．７５”となる。
【００６９】
また、文書ファイルＢについての一致度は、書類名の文字数がタスクの定義よりも長く、作成日がタスクの終了日後であることから、重み付けなしの場合には“１．０＋１．０＋０．５＋０．５＋１．０＝４．０”となり、重み付けありの場合には“１．５×１．０＋１．２×１．０＋１．２×０．５＋０．５×０．５＋０．６×１．０＝４．１５”となる。
【００７０】
さらに、文書ファイルＣについての一致度は、書類名の文字数がタスクの定義よりも長いことから、重み付けなしの場合には“１．０＋１．０＋０．５＋１．０＋１．０＝４．５”となり、重み付けありの場合には“１．５×１．０＋１．２×１．０＋１．２×０．５＋０．５×１．０＋０．６×１．０＝４．４”となる。
【００７１】
さらにまた、文書ファイルＤについての一致度は、ファイル名に開発番号が含まれておらず、作成日がタスクの開始日前であることから、重み付けなしの場合には“０＋１．０＋１．０＋０＋１．０＝３．０”となり、重み付けありの場合には“１．５×０＋１．２×１．０＋１．２×１．０＋０．５×０＋０．６×１．０＝３．０”となる。
【００７２】
また、文書ファイルＥについての一致度は、ファイル名に開発番号が含まれておらず、書類名の文字数がタスクの定義よりも長く、作成日がタスクの開始日前であることから、重み付けなしの場合には“０＋１．０＋０．５＋０＋１．０＝２．５”となり、重み付けありの場合には“１．５×０＋１．２×１．０＋１．２×０．５＋０．５×０＋０．６×１．０＝２．４”となる。
【００７３】
さらに、文書ファイルＦについての一致度は、ファイル名に開発番号が含まれておらず、作成者の所属部署が異なり、書類名の文字数がタスクの定義よりも長く、作成日がタスクの開始日前であることから、重み付けなしの場合には“０＋０＋０．５＋０＋１．０＝１．５”となり、重み付けありの場合には“１．５×０＋１．２×０＋１．２×０．５＋０．５×０＋０．６×１．０＝１．２”となる。
【００７４】
ここで、重み付けなしの場合に閾値を“４．５”とした場合には、文書ファイルＡ，Ｃについての一致度が同値となる。これに対して、一致度計算部９１ａは、作成日についての重み付けを軽減した重み付けを行った場合には、文書管理データベース３８に登録すべき文書ファイルＡの一致度を最も高くすることができる。このように、適切な重み付けを行うことは、一致度が同値となる複数の文書ファイルが登録候補として挙げられるのを防止するのに有効である。
【００７５】
［一括モードにおける管理サーバの動作］
つぎに、一括モードにおける管理サーバ２０の動作について説明する。
【００７６】
管理サーバ２０は、一括モードの場合には、自動登録部８２による自動処理又はワークフロー構成出力部８３及び構成表示部８４による手動処理のいずれかによって文書ファイルの登録を行う。なお、管理サーバ２０は、文書ファイルの登録を行うタイミングとして、例えば、所定の周期を設定したり、文書ファイル作成領域２１に記憶された文書ファイル数が所定数に到達した場合を設定したりすることができる。
【００７７】
具体的には、管理サーバ２０は、一括モードの場合には、図２１に示すような一連の手順にしたがって、定義されたワークフローと対応する文書ファイルの登録を行う。
【００７８】
まず、全体管理部８１には、同図に示すように、ステップＳ６１において、文書ファイルの登録を行う開発番号（ワークフロー名）と、自動処理又は手動処理の区分を示す情報とが入力される。なお、自動処理又は手動処理の区分を示す情報は、上述した構成展開画面に設けられた書類自動登録ボタン６１又は書類検索ボタン６２のいずれかが選択操作されたかに応じたものである。すなわち、全体管理部８１には、書類自動登録ボタン６１が選択操作された場合には、自動処理を行う旨の情報が入力される一方で、書類検索ボタン６２が選択操作された場合には、手動処理を行う旨の情報が入力される。
【００７９】
続いて、全体管理部８１は、ステップＳ６２において、文書ファイル作成領域２１に記憶されている全ての文書ファイルについて、ディレクトリ名を含むファイル名を順次読み込む。そして、全体管理部８１は、ファイル名に開発番号が含まれていない文書ファイルについては登録処理の対象とせずに読み飛ばす一方で、ファイル名に開発番号が含まれている文書ファイルについては、定義されたワークフローと対応する文書ファイルの自動登録に必要となる情報として、そのディレクトリ名を含むファイル名、作成日、及び作成者（ログインユーザ名）等の属性情報と、書類名等の当該文書ファイル内の文章とを取得する。
【００８０】
そして、管理サーバ２０は、ステップＳ６３において、自動処理を行う場合には、ステップＳ６４において、登録候補として取得した文書ファイル毎に自動登録部８２による登録処理を行う。すなわち、管理サーバ３０は、先に図１４に示した一連の手順にしたがった自動登録部８２による登録処理を行い、一連の処理を終了する。
【００８１】
一方、管理サーバ２０は、ステップＳ６３において、手動処理を行う場合には、ステップＳ６５へと処理を移行する。すなわち、文書分類部９１は、ステップＳ６５において、先に図１５に示した一連の手順にしたがって、登録候補として取得した文書ファイル毎に、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータをワークフロー構成出力部８３に出力する。
【００８２】
これに応じて、ワークフロー構成出力部８３は、ステップＳ６６において、登録候補としての全ての文書ファイルについて文書分類部９１による処理が行われた後、タスク毎に一致度が高い順番でデータの並び替えを行う。具体的には、ワークフロー構成出力部８３は、登録候補としての文書ファイルのうち、開発番号をキーとして関連のある文書ファイルをタスク毎に検索し、得られた文書ファイルについてのワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータを、その書類名や文章に記述された文字列に基づいて、一致度が高い順番で並び替える。そして、ワークフロー構成出力部８３は、並び替えたデータを構成表示部８４に出力する。
【００８３】
続いて、構成表示部８４は、ステップＳ６７において、ワークフロー構成出力部８３から供給されたデータに基づいて、タスク毎に登録候補の文書ファイルを一致度が高い順番で表示画面に表示する。具体的には、構成表示部８４は、例えば図２２に示すように、タスク毎に登録候補の文書ファイルを一致度が高い順番で羅列した所定の書類検索画面を表示画面に表示させる。構成表示部８４は、このような書類検索画面を表示画面に表示させると、ステップＳ６８において、文書ファイルに対応させて書類検索画面に設けられたチェックボックスのうち、タスク毎に１つのチェックボックスが利用者によって選択指定されることにより、タスク毎に登録する文書ファイルが選択指定され、登録ボタン１０１が選択操作されると、選択指定された文書ファイルに関するデータをワークフロー構成登録部９３に出力する。
【００８４】
そして、ワークフロー構成登録部９３は、ステップＳ６９において、選択指定された文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。具体的には、ワークフロー構成登録部９３は、ワークフロー名、部署名及び書類名からなるタスク名、及び文書ファイル名をセットとしたデータが構成表示部８４から入力されると、各ワークフロー及び各タスクについて、文書管理データベース３８を検索し、該当するワークフロー及びタスクに対応する既登録の文書ファイルがある場合には、それを削除した上で、選択指定された当該文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。これにより、文書管理データベース３８には、先に図１８に示したような情報が格納される。
【００８５】
管理サーバ２０は、一括モードの場合には、このような一連の手順にしたがって、定義されたワークフローと対応するものとして利用者が選択した文書ファイルを文書管理データベース３８に自動的に登録することができる。
【００８６】
［実施形態の効果］
以上詳細に説明したように、上述の文書登録システムによれば、予め定められた計算基準にしたがって、文書ファイルと予め定義された各ワークフロー内の各タスクとの一致度を一致度計算部９１ａによって計算して求め、求めた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が予め定められた閾値よりも低い場合には、文書ファイルを文書管理データベース３８への登録対象外とし、それ以外の場合には、当該文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する登録候補とする。
【００８７】
これにより、この文書登録システムにおいては、各ワークフローに定義された各タスクに対して最も関連の深い文書ファイルを自動的に文書管理データベース３８に登録することができる。したがって、この文書登録システムにおいては、従来のような非常に煩雑で効率が悪い手作業による登録作業を行う必要がなく、業務の効率化に著しく寄与することができる。
【００８８】
また、この文書登録システムにおいては、一致度計算部９１ａによって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が閾値よりも低くない場合には、当該タスクに対応する既登録の文書ファイルの有無を調査し、既登録の文書ファイルが存在しない場合には、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。一方、文書登録システムにおいては、既登録の文書ファイルが存在する場合には、一致度計算部９１ａによって計算された当該既登録の文書ファイルと当該タスクとの一致度と、新たな登録候補の文書ファイルの一致度と比較し、新たな登録候補の文書ファイルの一致度が既登録の文書ファイルの一致度以下である場合には、当該文書ファイルを文書管理データベース３８に登録せず、新たな登録候補の文書ファイルの一致度が既登録の文書ファイルの一致度よりも高い場合には、既登録の文書ファイルに代えて、新たな登録候補の文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する。
【００８９】
これにより、この文書登録システムにおいては、既登録の文書ファイルが存在する場合であっても、文書管理データベース３８に登録すべき最適な文書ファイルを確実に求めることができる。
【００９０】
さらに、この文書登録システムにおいて、一致度計算部９１ａは、文書ファイルのファイル名、作成日、及び作成者を含む属性情報並びに当該文書ファイル内の文章と、定義されたワークフローのワークフロー名、タスク名、当該タスクの開始日及び終了日を含む情報とを比較し、比較した項目毎の一致度に基づいて、新たな登録候補の文書ファイルと当該タスクとの一致度を計算して求める。
【００９１】
これにより、この文書登録システムによれば、文書ファイルを作成又は更新する際に、新たな登録候補の文書ファイルのファイル名や当該文書ファイル内の文章にワークフロー名やタスク名を含ませるという規則を設け、新たな登録候補の文書ファイルの作成者がこの規則を遵守するのみで、最適な文書ファイルを文書管理データベース３８に登録することができる。
【００９２】
さらにまた、一致度計算部９１ａは、比較した項目毎の一致度に対して予め定められた重み付けを行い、新たな登録候補の文書ファイルと当該タスクとの一致度を計算して求めるのが望ましい。これにより、文書登録システムによれば、重視したい項目がある場合には、その項目の一致度を重み付けすることにより、重み付けしない場合に一致度が同値となる複数の文書ファイルがある場合であっても、状況に応じて最適な文書ファイルを文書管理データベース３８に登録することができる。
【００９３】
なお、この文書登録システムによれば、新たな文書ファイルが作成又は更新される度に、その都度当該文書ファイルを文書管理データベース３８に登録する処理を行う都度モードと、作成又は更新された全ての文書ファイルについて、所定のタイミングで一括して文書管理データベース３８に登録する処理を行う一括モードのいずれかのモードで処理を実行することができることから、使い勝手が向上し、利用者の嗜好に応じて最適な文書ファイルを文書管理データベース３８に登録することができる。
【００９４】
また、この文書登録システムによれば、自動処理のみならず、利用者による手動処理によっても文書ファイルの登録を行うことができる。すなわち、この文書登録システムによれば、一致度計算部９１ａによって計算して求められた一致度のうち、最も一致度が高いタスクとの一致度が閾値よりも低くない文書ファイルを登録候補とし、タスク毎に一致度が高い順番で登録候補とされた文書ファイルを並び替えて構成表示部８４に表示させ、文書管理データベース３８に登録すべき文書ファイルをタスク毎に利用者に選択させることができる。これにより、この文書登録システムにおいては、利用者の意向が反映された文書ファイルの登録を行うことができる。
【００９５】
さらに、この文書登録システムによれば、定義されたワークフロー内のタスク構成を表示するための構成展開画面を起動して表示画面に表示させるワークフロー定義部２２を備え、タスク毎の文書ファイルの登録の有無又は書類の提出期限日の超過の有無に応じて、構成展開画面に表示された当該タスクを表す文字又はセルの表示形態を変更するのが望ましい。これにより、利用者は、文書ファイルの登録の有無や、書類の納期遅れの有無やその度合い等を容易に認識し、ワークフローの進捗状況を適切に把握することが可能となる。
【００９６】
なお、上述の実施の形態は本発明の一例である。このため、本発明は、上述の実施形態に限定されることはなく、この実施の形態以外であっても、本発明に係る技術的思想を逸脱しない範囲であれば、設計等に応じて種々の変更が可能であることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００９７】
【図１】本発明の実施形態として示す文書登録システムの構成を示すブロック図である。
【図２】ワークフロー設定画面の具体例を示す図である。
【図３】タスク設定画面の具体例を示す図である。
【図４】ワークフロー定義データベースの内容の具体例を示す図である。
【図５】タスク定義データベースの内容の具体例を示す図である。
【図６】構成展開画面の具体例を示す図である。
【図７】ワークフローマスタデータベースの内容の具体例を示す図である。
【図８】部署マスタデータベースの内容の具体例を示す図である。
【図９】書類マスタデータベースの内容の具体例を示す図である。
【図１０】担当者マスタデータベースの内容の具体例を示す図である。
【図１１】重み付けマスタデータ登録画面の具体例を示す図である。
【図１２】重み付けマスタデータベースの内容の具体例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、都度モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートであり、全体管理部の処理内容を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、都度モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートであり、自動登録部の処理内容を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、都度モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートであり、文書分類部の処理内容を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、都度モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートであり、登録判断部の処理内容を示す図である。
【図１７】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、都度モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートであり、ワークフロー構成登録部の処理内容を示す図である。
【図１８】文書管理データベースの内容の具体例を示す図である。
【図１９】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、都度モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートであり、一致度計算部の処理内容を示す図である。
【図２０】一致度計算部の具体的な処理内容を説明するための図である。
【図２１】本発明の実施形態として示す文書登録システムにおける管理サーバにおいて、一括モードにて文書ファイルの登録を行う際の一連の手順を示すフローチャートである。
【図２２】書類検索画面の具体例を示す図である。
【符号の説明】
【００９８】
Ｔ１  開発番号一致度
Ｔ１，Ｔ２，Ｔ３，Ｔ４，Ｔ５  一致度
Ｔ２  部署名一致度
Ｔ３  書類名一致度
Ｔ４  作成日一致度
Ｔ５  内容一致度
Ｔｉ  一致度
ｔｆ  文字検索値
１０  端末装置
２０  管理サーバ
２１  文書ファイル作成領域
２２  ワークフロー定義部
２３  マスタ登録部
３０  管理サーバ
３１  ワークフロー定義データベース
３２  タスク定義データベース
３３  ワークフローマスタデータベース
３４  部署マスタデータベース
３５  書類マスタデータベース
３６  担当者マスタデータベース
３７  マスタデータベース
３８  文書管理データベース
８１  全体管理部
８２  自動登録部
８３  ワークフロー構成出力部
８３  文書管理データベース
８４  構成表示部
９１  文書分類部
９１ａ  一致度計算部
９２  登録判断部
９２  自動登録部
９３  ワークフロー構成登録部
１００  文書検索システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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