(57)【要約】【課題】  文書を完全削除した場合においても、猶予期間内であれば、ショートカットからは完全削除された文書を参照可能とする文書管理システムを提供する。【解決手段】  サーバ装置において、文書情報記憶部１０２に格納された文書データに対して第１の削除指示があった場合に、該削除された文書データを共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納する。また、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納された文書データに対して第２の削除指示があった場合に、該削除された文書データをシステムごみ箱情報記憶部１０５に格納する。共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納された文書データは、前記第１の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを可能とする。システムごみ箱情報記憶部１０５に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、前記第２の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを、ショートカットを介して可能とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバ装置とクライアント装置がネットワークを介して互いに通信可能なように接続され、前記サーバ装置に格納された文書データについて、前記クライアント装置のユーザによるアクセスを可能とする文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
複数の文書データを格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段に格納された文書データに対して第１の削除指示があった場合に、該削除された文書データを格納する第１の削除文書格納手段と、
前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データに対して第２の削除指示があった場合に、該削除された文書データを格納する第２の削除文書格納手段と、を有し、
前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第１の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを可能とし、
前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、前記第２の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを、ショートカットを介して可能とする
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記第１の削除文書格納手段および前記第２の削除文書格納手段は、格納した文書データについて、その削除以前のアクセス権に従って、前記その他のユーザからの参照を可能とすることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記サーバはさらに、前記文書格納手段に格納された文書データに対するショートカットの設定状況を管理するショートカット管理手段を有し、
前記ショートカット管理手段は、前記第１の削除指示に応じて、ショートカットによる前記文書データの参照先情報を前記第１の削除文書格納手段に変更し、前記第２の削除指示に応じて、ショートカットによる前記文書データの参照先情報を前記第２の削除文書格納手段に変更することを特徴とする請求項１または２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間が満了した時点で削除されることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、該文書データに対して設定されたショートカットが全て削除された時点で、削除されることを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記サーバはさらに、前記第２の削除指示に応じて、削除対象となる文書データにショートカットを設定しているユーザに対し、当該文書データが前記猶予期間の経過後に削除される旨を通知する通知手段を有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記通知手段は、前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データに対し、前記猶予期間内においてユーザによるショートカットを介した参照が行われた際に、該ユーザに対し、当該文書データが前記猶予期間の経過後に削除される旨を通知することを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記第１および第２の削除指示は、前記クライアントのユーザによって前記サーバ装置に対して発行されることを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記クライアント装置は、ユーザが前記サーバ装置に対して前記第２の削除指示を発行する際に、削除対象となる文書データに設定されているショートカット数に基づいて、前記猶予期間の初期値を提示することを特徴とする請求項８記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記サーバ装置はさらに、
前記文書格納手段または前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データに対して第３の削除指示があった場合に、該文書データを直ちに削除して全てのユーザによるアクセスを不可とすることを特徴とする請求項１乃至９のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１１】
サーバ装置とクライアント装置がネットワークを介して互いに通信可能なように接続され、前記サーバ装置内の文書格納手段に格納された文書データについて、前記クライアント装置のユーザによるアクセスを可能とする文書管理システムの制御方法であって、
前記サーバ装置は、
前記文書格納手段に格納された文書データに対して第１の削除指示があった場合に、該削除された文書データを第１の削除文書格納手段に格納する第１の削除ステップと、
前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データに対して第２の削除指示があった場合に、該削除された文書データを第２の削除文書格納手段に格納する第２の削除ステップと、を有し、
前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第１の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを可能とし、
前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、前記第２の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを、ショートカットを介して可能とする
ことを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項１２】
クライアント装置とネットワークを介して通信可能なように接続され、自身に格納された文書データについて、前記クライアント装置のユーザによるアクセスを可能とする文書管理サーバ装置であって、
複数の文書データを格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段に格納された文書データに対して第１の削除指示があった場合に、該削除された文書データを格納する第１の削除文書格納手段と、
前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データに対して第２の削除指示があった場合に、該削除された文書データを格納する第２の削除文書格納手段と、を有し、
前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第１の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを可能とし、
前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、前記第２の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを、ショートカットを介して可能とする
ことを特徴とする文書管理サーバ装置。
【請求項１３】
コンピュータ上で実行されることによって、該コンピュータを請求項１乃至１０のいずれかに記載されたサーバ装置として動作するように制御することを特徴とするプログラム。
【請求項１４】
コンピュータ上で実行されることによって、該コンピュータを請求項１乃至１０のいずれかに記載されたクライアント装置として動作するように制御することを特徴とするプログラム。
【請求項１５】
請求項１３または１４記載のプログラムが記録されたことを特徴とする記録媒体。
【請求項１６】
クライアント装置とネットワークを介して通信可能なように接続され、管理対象の文書データについて、前記クライアント装置のユーザによるアクセスを制御する文書管理サーバ装置であって、
前記文書データに対して第１の削除指示が為された場合、当該第１の削除指示が為された文書データを、第１の削除文書格納領域に格納する第１削除手段と、
前記文書データに対して、猶予期間付きの第２の削除指示が為された場合、当該第２の削除指示が為された文書データを、当該猶予期間内で且つ当該文書データのショートカットを介したアクセスであればアクセス可能な状態で第２の削除文書格納領域に格納する第２の削除手段と、
前記文書データに対して完全削除指示が為された場合、当該完全削除指示が為された文書データとそのショートカットとを、完全に削除する第３の削除手段と、
前記第１乃至第３の削除手段のいずれを実行させるか、ユーザに選択させる選択手段と、
を有することを特徴とする文書管理サーバ装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、サーバ装置上に保管されている文書をネットワークを介してクライアント装置からアクセス可能な文書管理システムおよびその制御方法に関し、特に、ショートカット機能を用いたアクセスを可能とする文書管理システムおよびその制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年のネットワーク技術の進歩に伴い、オフィスなど複数の場所に設置されたクライアント装置から文書を送信し、ネットワーク上に設置されたサーバ装置で該文書を受信して保管・管理する文書管理システムが普及している。このような文書管理システムにおいては、クライアント装置からの要求によってサーバ装置上に保管されている文書を取得し、閲覧することができる。
【０００３】
文書管理システムにおいては、いわゆるショートカットと呼ばれる機能（以下、単にショートカットと称する）を有するものがある。ここでショートカットとは、ある文書の実体に対して、その本来のパスや文書に加えて、別のパスによるアクセスも可能とする機能であり、ショートカットを介して間接的に文書の実体を参照することができるようになる。このようなショートカットの例としては、米国ＡＴ＆Ｔ社で開発されたＵＮＩＸ（登録商標）における「シンボリック・リンク」や、米国Ａｐｐｌｅ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ社のＭａｃＯＳ（登録商標）における「エイリアス」がある。また、米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）における「ショートカット」等も相当する。
【０００４】
また、文書管理システムにおいては、いわゆる「ごみ箱」と呼ばれる機能（以下、単にごみ箱と称する）を有するものがある。ここでごみ箱とは、ユーザが削除した文書（以下、削除文書と称する）を保存しておき、ユーザの指示によって、該保存されている削除文書から削除前に存在したパスにファイルを戻すことを可能とする機能である。
【０００５】
また、ごみ箱の中に保管されている削除文書は、ユーザから最終的な削除(以下、完全削除と称する)を指示された時点、または、ごみ箱に保管されている削除文書のデータサイズの合計が、予め設定されていた容量を超えたときに、完全に削除される。この完全削除によって、削除文書は再現不可能となる。このようなごみ箱の例としては、米国Ａｐｐｌｅ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ社の「ＭａｃＯＳ（登録商標）」における「ごみ箱」や、米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社の「Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）」における「ごみ箱」等が相当する。
【０００６】
また、ごみ箱内のデータを削除する際に、該データをショートカットにより参照しているユーザに対して報知するデータ管理システムが知られている。このシステムにおいてはすなわち、保管されているデータをユーザが削除した場合に、該削除されたデータがショートカットによって参照されている場合には、当該データを削除データ記憶手段に保管しておく。そして、ショートカットを利用している利用者に対してデータを削除する旨を通知し、該通知に応答してデータの転送を希望したユーザに対してはデータを転送し、データ転送が終了した後に、当該データが完全削除される（例えば、特許文献１参照。）
また、オリジナルファイルに対するショートカットとしてのリンクファイルを常に参照可能とするために、オリジナルファイルの追跡ファイルを作成するファイル管理装置が知られている。このファイル管理装置においてはすなわち、オリジナルファイルの移動、ファイル名変更、削除等の履歴を記載した追跡ファイルを保管することによって、オリジナルファイルとリンクファイル間のリンク関係を維持することができる（例えば、特許文献２を参照。）
【特許文献１】特開２００２−０５５８６０号公報
【特許文献２】特開平０９−２８８６０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上記従来の文書管理システムにおけるショートカットでは、ユーザが文書を削除する際に、他のユーザからショートカットで参照されているか否かに関わらず、文書が削除されてしまう。したがって、削除を指示したユーザとは異なるユーザが、ショートカットによって文書を参照しようとしても、ショートカット先の文書が削除されてしまっている場合があるという問題があった。
【０００８】
また、上記従来の文書管理システムにおけるごみ箱はユーザ毎に存在し、ユーザにより削除された文書は当該ユーザ専用のごみ箱内に保存される。ごみ箱内の削除文書は、それを削除したユーザ、すなわちそのゴミ箱の所有者であるユーザのみが参照することができた。したがって、ある文書が削除された際に、削除前の文書をショートカットにより参照していたユーザは、一旦ごみ箱内に移されてしまった削除文書を参照することはできなかった。
【０００９】
また、上記特許文献１に記載されたようなデータ管理システムにおいては、ある文書が削除された際に、そのショートカット利用者の全てから当該文書の削除可を示す返答を受けた場合、または所定時間が経過してしまった場合に、削除文書を完全削除する。しかしながら、ユーザが削除指示を出してショートカット利用者からの応答を待つ間に、ショートカットが削除されることが起こりうる。このような場合、当該文書を参照するショートカットが存在せず、実際にはどのユーザもデータを参照することができないにも関わらず、所定時間が経過するまでは完全削除がなされないため、記憶領域の無駄が発生してしまうという課題があった。
【００１０】
また、上記特許文献１に記載されたようなデータ管理システムにおいては、他ユーザからの応答が無い場合でも削除文書を完全削除するまでの猶予期間を定めることができる。しかしながら、実際には猶予期間の指針が無いために、ユーザはどのような値を猶予期間として設定すればよいのか、判断することが困難であった。
【００１１】
また、上記特許文献２に記載されたようなファイル管理システムにおいては、ファイルが削除された場合に、その追跡ファイルに基づき、例えばメニュー画面上で表示されるリンクを表すアイコンに×印が表示される。したがって、リンクを参照するユーザは、リンク先のファイルが削除されたことを、そのリンク先を参照する前に知ることができるが、実際にファイルを参照することは不可能であった。
【００１２】
本発明は、上述した課題を個々にまたはまとめて解決するためになされたものであり、文書が削除された場合でも、猶予期間内であればショートカットからの当該文書の参照を可能とする文書管理システムおよびその制御方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するための一手段として、本発明の文書管理システムは以下の構成を備える。
【００１４】
すなわち、サーバ装置とクライアント装置がネットワークを介して互いに通信可能なように接続され、前記サーバ装置に格納された文書データについて、前記クライアント装置のユーザによるアクセスを可能とする文書管理システムであって、前記サーバ装置は、複数の文書データを格納する文書格納手段と、前記文書格納手段に格納された文書データに対して第１の削除指示があった場合に、該削除された文書データを格納する第１の削除文書格納手段と、前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データに対して第２の削除指示があった場合に、該削除された文書データを格納する第２の削除文書格納手段と、を有し、前記第１の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第１の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを可能とし、前記第２の削除文書格納手段に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、前記第２の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを、ショートカットを介して可能とすることを特徴とする。
【００１５】
また、上記目的を達成する他の手段として、本発明の文書管理サーバ装置は以下の構成を備える。
【００１６】
すなわち、クライアント装置とネットワークを介して通信可能なように接続され、管理対象の文書データについて、前記クライアント装置のユーザによるアクセスを制御する文書管理サーバ装置であって、前記文書データに対して第１の削除指示が為された場合、当該第１の削除指示が為された文書データを、第１の削除文書格納領域に格納する第１削除手段と、前記文書データに対して、猶予期間付きの第２の削除指示が為された場合、当該第２の削除指示が為された文書データを、当該猶予期間内で且つ当該文書データのショートカットを介したアクセスであればアクセス可能な状態で第２の削除文書格納領域に格納する第２の削除手段と、前記文書データに対して完全削除指示が為された場合、当該完全削除指示が為された文書データとそのショートカットとを、完全に削除する第３の削除手段と、前記第１乃至第３の削除手段のいずれを実行させるか、ユーザに選択させる選択手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、文書が削除された場合でも、猶予期間内であればショートカットから当該文書を参照することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、添付の図面を参照して、本発明をその好適な実施形態に基づいて詳細に説明する。なお、以下の各実施形態において示す構成は一例に過ぎず、本発明は図示された構成に限定されるものではない。
【００１９】
●＜本実施形態概要＞
まず、本実施形態として、文書管理サーバとクライアントからなる文書管理システムにおける処理概要を説明する。
【００２０】
本実施形態においては、ユーザ毎ではなくシステムで唯一の全ユーザ共有のごみ箱（以下、共有ごみ箱と称する）を設置し、文書の「削除」が指示された場合には、文書は共有ごみ箱に移動する。そして、文書に設定されていたショートカットは共有ごみ箱内の文書を指すように変更され、削除前に設定されたアクセス権に従って、共有ごみ箱に入っている文書を参照することができるようにする。
【００２１】
また、削除ユーザが共有ごみ箱内の文書の「完全削除」を行う際に、該文書に対してショートカットが設定されていた場合には、完全削除を指示した後、文書を完全削除用のシステムで唯一のごみ箱（以下、システムごみ箱と称する）に移動する。そして、文書に設定されているショートカットをシステムごみ箱内の文書を指すように変更することにより、システムごみ箱内の文書は唯一ショートカットによってのみ参照できるようになる。
【００２２】
この「完全削除」処理は、削除ユーザによる削除指示の直後に行うように選択することができる。さらに、システムから提案された時間を参考にして削除ユーザが設定した完全削除までの猶予期間を待つか、または、文書に設定された全てのショートカットが削除された後に、完全削除処理が行われる「猶予付き完全削除」を選択することもできる。
【００２３】
「猶予付き完全削除」を削除ユーザが指示した直後には、過去にショートカットを使用して当該文書を参照したことのあるユーザに対して、文書が削除猶予期間に入った旨を通知する。また、参照ユーザが、削除猶予期間に入った文書に対してショートカットによるアクセスを行った場合には、文書が削除猶予期間に入っている旨を通知する。
【００２４】
従って本実施形態によれば、削除ユーザが文書に対して「削除」や「猶予付き完全削除」を指示した場合でも、設定された期間、または、文書に設定された全ショートカットが削除されるまでは、参照ユーザはショートカットを使用して文書を参照可能である。
【００２５】
また、文書が共有ごみ箱やシステムごみ箱に移動された場合でも、ショートカットを使用して削除前に設定されていたアクセス権に従って文書を参照することができる。
【００２６】
また、文書が削除猶予期間に入った場合でも、文書に設定されている全ショートカットが削除されるとすぐに完全削除処理されるため、メモリ領域の無駄が無くなる。
【００２７】
また、削除ユーザが削除猶予期間を設定する際には、文書管理システムがショートカット数等を考慮して削除猶予期間の参考値を提示することで、削除猶予期間の設定を容易に行える。
【００２８】
また、文書が「削除」や「猶予付き完全削除」された場合でも、文書は共有ごみ箱やシステムごみ箱に移動してショートカット先が変更されるため、参照ユーザは文書が削除または完全削除された旨を認識でき、さらにショートカット先の文書も参照できる。
【００２９】
なお、本実施形態は上述した特許文献１に対し、以下の点が異なる。すなわち、特許文献１では、ショートカットの利用者への通知を行い、全ユーザから削除可能との返答を受け取った場合か、所定時間が経過した場合かのいずれかに、削除文書を完全削除することを実現していた。これに対して本実施形態では、「猶予付き完全削除」が設定されている文書の場合は、ユーザが設定した猶予期間を過ぎてしまった場合に加えて、文書に設定されているショートカットが全て削除された場合にも文書データをシステムごみ箱から削除される。また、特許文献１では削除猶予期間をユーザが入力するが、本実施形態では猶予期間の初期値がシステムによって表示されるため、ユーザはこれを指針として猶予期間を容易に設定することができる。
【００３０】
また、本実施形態は上述した特許文献２に対し、以下の点が異なる。すなわち、特許文献２では、ファイルが削除された場合に、その追跡ファイルに基づき、リンクを示すアイコンに×印を表示することによって、リンクを参照するユーザは、リンク先ファイルの削除を、その参照前に知ることができる。これに対して本実施形態では、ショートカットを参照するユーザはショートカット先の文書が削除されていることをその参照前に知ることができるだけでなく、猶予期間内であればショートカット先の文書を参照することもできる。
【００３１】
●＜システム構成＞
以下、本実施形態を詳細に説明する。まず、本実施形態に係る文書管理システムの構成を、図１を用いて説明する。図１は、本実施形態のシステム構成を示すブロック図である。同図に示すように本実施形態の文書管理システムは、文書管理機能を提供する文書管理サーバ１０１と、文書管理サーバ１０１が提供する機能を使用するクライアント１１４がネットワーク１１８を介して接続された形態として構成される。ここで図１には、１台のクライアント１１４のみが示されているが、実際には２台以上のクライアントが、上記文書管理機能を使用するためにネットワーク１１８を介して文書管理サーバ１０１に接続することができる。
【００３２】
●＜文書管理サーバ構成＞
文書管理サーバ１０１は、文書情報記憶部１０２、ショートカット情報記憶部１０３、共有ごみ箱情報記憶部１０４、システムごみ箱情報記憶部１０５、ユーザ情報記憶部１０６を備える。さらに、文書情報管理部１０７、ショートカット情報管理部１０８、共有ごみ箱情報管理部１０９、システムごみ箱情報管理部１１０、ユーザ情報管理部１１１、要求処理部１１２、通信部１１３を備える。
【００３３】
文書情報記憶部１０２は、後述するＨＤＤ２１３（図２に示す）内に設けられており、クライアント１１４上でユーザが指定して参照、削除、完全削除、猶予付き完全削除を行うことのできる文書データの文書情報を格納する機能を有する。ここで文書情報としては例えば、文書ＩＤ、文書名、文書パス、参照ユーザ、削除ユーザ、削除フラグ、削除猶予フラグなどがある。文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０２に格納されている文書情報を管理し、要求処理部１１２から受け取った文書ＩＤに対する文書情報を読み出す機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１２からの要求に応じて、文書情報記憶部１０２に格納されている全文書の一覧情報を、文書情報記憶部１０２から読み出し、要求処理部１１２に送信する機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１２からの要求に応じて、文書情報記憶部１０２に格納されている指定された文書ＩＤの文書情報を削除する機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１２からの要求に応じて、文書情報記憶部１０２に格納されている指定された文書ＩＤの文書情報における削除フラグや削除猶予フラグを変更する機能を有する。
【００３４】
ショートカット情報記憶部１０３は、後述するＨＤＤ２１３（図２に示す）内に設けられており、クライアント１１４上でユーザが指定して参照、削除、完全削除を行うことのできる文書データへのショートカット情報を格納する機能を有する。ここでショートカット情報とは例えば、ショートカットＩＤ、文書ＩＤ、ショートカットパス、参照ユーザ、削除ユーザ、等の情報である。ショートカット情報管理部１０８は、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカット情報を管理し、要求処理部１１２から受け取ったショートカットＩＤに対するショートカット情報を読み出す機能を有する。また、ショートカット情報管理部１０８は、要求処理部１１２からの要求に応じて、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている全ショートカットの一覧情報を、ショートカット情報記憶部１０２から読み出し、要求処理部１１２に送信する機能を有する。また、ショートカット情報管理部１０８は、要求処理部１１２からの要求に応じて、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている、指定されたショートカットＩＤに対応するショートカットパスを、指定されたショートカットパスに変更する機能を有する。また、ショートカット情報管理部１０８は、要求処理部１１２からの要求に応じて、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている、指定された文書ＩＤに対するショートカット一覧情報をショートカット情報記憶部１０３から読み出す機能を有する。また、ショートカット情報管理部１０８は、要求処理部１１２からの要求に応じて、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている、指定されたショートカットＩＤのショートカット情報を削除する機能を有する。
【００３５】
共有ごみ箱情報記憶部１０４は、ＨＤＤ２１３内に共有ごみ箱として設けられており、クライアント１１４上でユーザが指定して削除され共有ごみ箱内に移動された文書データ、すなわち共有ごみ箱情報を格納する機能を有する。ここで共有ごみ箱情報とは、クライアント１１４上でユーザが指定して参照、完全削除、猶予付き完全削除を行うことのできる情報であり、例えば、文書ＩＤ、文書名、共有ごみ箱パス、参照ユーザ、削除ユーザなどである。共有ごみ箱情報管理部１０９は、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている共有ごみ箱情報を管理し、要求処理部１１２から受け取った文書ＩＤを用いて、文書ＩＤに対する共有ごみ箱情報を、共有ごみ箱情報記憶部１０４から読み出す機能を有する。また、共有ごみ箱情報管理部１０９は、要求処理部１１２からの要求に応じて、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている共有ごみ箱内の全文書の一覧情報を、共有ごみ箱情報記憶部１０４から読み出し、要求処理部１１２に送信する機能を有する。また、共有ごみ箱情報管理部１０９は、要求処理部１１２からの要求に応じて、指定された共有ごみ箱情報を共有ごみ箱情報記憶部１０４に追加する機能を有する。また、共有ごみ箱情報管理部１０９は、要求処理部１１２からの要求に応じて、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている指定された文書ＩＤの共有ごみ箱情報を削除する機能を有する。
【００３６】
システムごみ箱情報記憶部１０５は、ＨＤＤ２１３内にシステムごみ箱として設けられており、クライアント１１４上でユーザが指定して猶予付き完全削除されシステムごみ箱内に移動された文書データ、すなわちシステムごみ箱情報を格納する機能を有する。ここでシステムごみ箱情報とは、クライアント１１４上でユーザが指定して参照を行うことのできる情報であり、例えば、文書ＩＤ、文書名、システムごみ箱パス、参照ユーザ、削除ユーザなどである。システムごみ箱情報管理部１１０は、システムごみ箱情報記憶部１０５に格納されているシステムごみ箱情報を管理し、要求処理部１１２から受け取った文書ＩＤに対するシステムごみ箱情報を、システムごみ箱情報記憶部１０５から読み出す機能を有する。また、システムごみ箱情報管理部１１０は、要求処理部１１２からの要求に応じて、指定されたシステムごみ箱情報をシステムごみ箱情報記憶部１０５に追加する機能を有する。また、システムごみ箱情報管理部１１０は、要求処理部１１２からの要求に応じて、システムごみ箱情報記憶部１０５に格納されている指定された文書ＩＤのシステムごみ箱情報を削除する機能を有する。
【００３７】
ユーザ情報記憶部１０６は、ＨＤＤ２１３内に設けられており、クライアント１１４でユーザを認証する際に用いるユーザの情報、例えば、ユーザＩＤ、ユーザ名やパスワードなどを格納する機能を有する。ユーザ情報管理部１１１は、ユーザ情報記憶部１０６に格納されているユーザ情報を管理し、要求処理部１１２から受け取ったユーザＩＤを用いて、ユーザＩＤに対するユーザ情報を、ユーザ情報記憶部１０６から読み出す機能を有する。
【００３８】
要求処理部１１２は、クライアント１１４から、通信部１１３を介して出された認証要求、文書参照要求、文書削除要求、文書完全削除要求、文書猶予付き完全削除要求、ショートカット削除要求、ログアウト要求に対する処理を行う機能を有する。以下、これら各要求に対する要求処理部１１２の動作について説明する。
【００３９】
●＜＜認証要求に対する動作＞＞
クライアント１１４からの認証要求に対しては、認証要求と共にユーザＩＤとパスワードを受信し、ユーザＩＤに対応するユーザ情報の読出しをユーザ情報管理部１１１に依頼する。するとユーザ情報管理部１１１がユーザ情報記憶部１０６から読み出したユーザ情報を受信し、受信したユーザ情報のパスワードと、クライアント１１４から受信したパスワードを比較する。これらが同じ値であれば認証成功として、文書情報管理部１０７に対し、文書情報記憶部１０２に格納されている全文書一覧情報の読み出しを依頼し、読み出された全文書情報一覧情報を受信する。そしてショートカット情報管理部１０８に対し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている全ショートカット一覧情報の読み出しを依頼し、読み出された全ショートカット一覧情報を受信する。そして共有ごみ箱情報管理部１０９に対し、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている全共有ごみ箱文書一覧情報の読み出しを依頼し、読み出された全共有ごみ箱文書一覧情報を受信する。以上のように読み出された全文書一覧情報、全ショートカット一覧情報、および全共有ごみ箱文書一覧情報を、通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００４０】
クライアント１１４から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報がユーザ情報記憶部１０６に格納されていない場合や、クライアント１１４から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０６に格納されているパスワードが異なる場合には、認証失敗とする。この場合、認証失敗の旨を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００４１】
●＜＜文書参照要求に対する動作＞＞
また、クライアント１１４からの文書参照要求に対しては、文書参照要求と同時に文書ＩＤまたはショートカットＩＤを受信する。ショートカットＩＤを受信した場合には、受信したショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信して、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼し、読み出されたショートカット情報を受信する。そして、受信したショートカット情報のうち文書ＩＤ、または、クライアント１１４から受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報記憶部１０２から読み出された文書情報を受信する。
【００４２】
読み出された文書情報に削除フラグも削除猶予フラグも設定されていない場合には、クライアント１１４から文書ＩＤが指定されていれば文書情報のファイルパスに従って、ＨＤＤ２１３から文書データを読出す。一方、クライアント１１４からショートカットＩＤが指定されていればショートカット情報のショートカットパスに従って読み出された文書データを、読み出す。
【００４３】
一方、文書情報の削除フラグが設定されていた場合には、文書ＩＤを共有ごみ箱情報管理部１０９に送信し、文書ＩＤに対応する共有ごみ箱情報の読み出しを依頼する。そして、読み出された共有ごみ箱情報を受信し、受信した共有ごみ箱情報のファイルパスに従って、ＨＤＤ２１３から文書データを読出す。
【００４４】
また、文書情報の削除猶予フラグが設定されていた場合には、文書ＩＤをシステムごみ箱情報管理部１１０に送信し、文書ＩＤに対応するシステムごみ箱情報の読み出しを依頼する。そして、読み出されたシステムごみ箱情報を受信し、現在時刻が受信したシステムごみ箱情報の猶予期間内であれば、システムごみ箱情報のファイルパスに従って、ＨＤＤ２１３から文書データを読出す。
【００４５】
以上のように、クライアント１１４からの文書参照要求にしたがって読み出した文書データは、通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００４６】
●＜＜文書削除要求に対する動作＞＞
また、クライアント１１４からの文書削除要求に対しては、文書削除要求と同時に文書ＩＤまたはショートカットＩＤを受信する。ショートカットＩＤを受信した場合には、受信したショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信して、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼し、読み出されたショートカット情報を受信する。そして、受信したショートカット情報の文書ＩＤ、またはクライアント１１４から受信した文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報記憶部１０２から読み出された文書情報を受信する。
【００４７】
読み出された文書情報に削除フラグも削除猶予フラグも設定されていない場合、文書情報の参照ユーザに文書削除の通知を行い、文書情報の削除フラグを設定し、共有ごみ箱情報管理部１０９に共有ごみ箱情報記憶部１０４への共有ごみ箱情報追加を依頼する。そして、ショートカット情報管理部１０８に文書ＩＤを送信し、ショートカット情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対するショートカット情報のショートカットパスの変更を依頼する。そして、ＨＤＤ２１３内の通常領域から共有ごみ箱領域に文書データを移動し、削除完了を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００４８】
●＜＜文書完全削除要求に対する動作＞＞
また、クライアント１１４からの文書完全削除要求に対しては、文書完全削除要求と同時に文書ＩＤまたはショートカットＩＤを受信する。ショートカットＩＤを受信した場合には、受信したショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信して、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼し、読み出されたショートカット情報を受信する。そして、受信したショートカット情報の文書ＩＤ、またはクライアント１１４から受信した文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報記憶部１０２から読み出された文書情報を受信する。
【００４９】
読み出された文書情報に削除フラグも削除猶予フラグも設定されていない場合、または、削除フラグが設定されている場合には、文書情報の参照ユーザに文書完全削除の通知を行う。削除フラグが設定されている場合には、共有ごみ箱情報管理部１０９に文書ＩＤを送信して、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対応する共有ごみ箱情報の削除を依頼する。そして、ショートカット情報管理部１０８に文書ＩＤを送信し、ショートカット情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対するショートカット情報のショートカットパスが空になるように変更を依頼する。そして、ＨＤＤ２１３内の文書データを削除し、完全削除完了を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００５０】
●＜＜文書猶予付き完全削除要求に対する動作＞＞
また、クライアント１１４からの文書猶予付き完全削除要求に対しては、文書猶予付き完全削除要求と同時に文書ＩＤまたはショートカットＩＤ、猶予期間を受信する。ショートカットＩＤを受信した場合には、受信したショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信して、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼し、読み出されたショートカット情報を受信する。そして、受信したショートカット情報の文書ＩＤ、またはクライアント１１４から受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報記憶部１０２から読み出された文書情報を受信する。
【００５１】
読み出された文書情報に削除フラグが設定されている場合には、文書情報の参照ユーザに文書猶予付き完全削除の通知を行う。そして、文書情報管理部１０７に文書情報記憶部１０２に格納されている文書情報の削除フラグを設定解除して削除猶予フラグを設定し、システムごみ箱情報管理部１１０に文書情報とクライアント１１４から受信した猶予期間を送信する。そして、システムごみ箱情報記憶部１０５へのシステムごみ箱情報の追加を依頼し、共有ごみ箱情報管理部１０９に文書ＩＤを送信し、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対する共有ごみ箱情報の削除を依頼する。そして、ショートカット情報管理部１０８に文書ＩＤを送信し、ショートカット情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対するショートカット情報のショートカットパスの変更を依頼する。そして、ＨＤＤ２１３内の共有ごみ箱領域からシステムごみ箱領域に文書データを移動し、文書猶予付き完全削除完了を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００５２】
●＜＜ショートカット削除要求に対する動作＞＞
また、クライアント１１４からのショートカット削除要求に対しては、ショートカット削除要求と同時にショートカットＩＤを受信する。そして、受信したショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼し、読み出されたショートカット情報を受信する。そして、受信したショートカット情報の文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報記憶部１０２から読み出された文書情報を受信する。そして、ショートカット情報管理部１０８に文書ＩＤを送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている文書ＩＤに対するショートカット一覧情報の読出しを依頼する。
【００５３】
受信したショートカット一覧情報に文書ＩＤに対するショートカット情報数が１つしかない場合には、読み出された文書情報に削除猶予フラグが設定されていれば、システムごみ箱情報管理部１１０に文書ＩＤを送信する。これにより、システムごみ箱情報記憶部１０５に格納されている文書ＩＤに対するシステムごみ箱情報の読み出しを依頼し、システムごみ箱情報記憶部１０５に格納されている文書ＩＤに対するシステムごみ箱情報の削除を依頼する。そして、文書情報管理部１０７に文書ＩＤを送信し、文書情報記憶部１０２に格納されている文書ＩＤに対する文書情報の削除を依頼し、ＨＤＤ２１３内の文書データを削除する。そして、ショートカット情報管理部１０８にショートカットＩＤを送信して、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対するショートカット情報の削除を依頼する。そして、ショートカット削除完了を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。
【００５４】
●＜＜ログアウト要求に対する動作＞＞
また、クライアント１１４からのログアウト要求に対しては、ログアウト要求と同時にユーザＩＤを受信し、ユーザＩＤに対するログアウト処理を行い、ログアウト完了を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する機能を有する。
【００５５】
通信部１１３は、クライアント１１４の通信部１１５から送信されてきたユーザＩＤとパスワード、文書ＩＤ、ショートカットＩＤと、操作内容を受信し、受信した情報を要求処理部１１２に送信し、処理結果を通信部１１５に対して送信する。
【００５６】
●＜クライアント構成＞
クライアント１１４は、通信部１１５、統括処理部１１６、および表示部１１７を備える。
【００５７】
通信部１１５は、以下のような機能を有する。
【００５８】
例えば、統括処理部１１６から送信されてきたユーザＩＤとパスワードを受信し、認証要求として通信部１１３に送信する。また、認証要求に対する結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。また、統括処理部１１６から送信されてきた文書ＩＤまたはショートカットＩＤを受信し、文書参照要求として通信部１１３に送信する。また、文書参照要求の結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。また、統括処理部１１６から送信されてきた文書ＩＤまたはショートカットＩＤを受信し、文書削除要求として通信部１１３に送信する。また、文書削除要求の結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。また、統括処理部１１６から送信されてきた文書ＩＤまたはショートカットＩＤを受信し、文書完全削除要求として通信部１１３に送信する。また、文書完全削除要求に対する結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。
【００５９】
また、統括処理部１１６から送信されてきた文書ＩＤまたはショートカットＩＤ、猶予期間を受信し、文書猶予付き完全削除要求として通信部１１３に送信する。また、文書猶予付き完全削除要求に対する結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。また、統括処理部１１６から送信されてきたショートカットＩＤを受信し、ショートカット削除要求として通信部１１３に送信する。また、ショートカット削除要求に対する結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。また、統括処理部１１６から送信されてきたユーザＩＤを受信し、ログアウト要求として通信部１１３に送信する。また、ログアウト要求に対する結果を通信部１１３から受信し、統括処理部１１６に送信する。
【００６０】
統括処理部１１６は、以下のような機能を有する。
【００６１】
例えば、表示部１１７で表示された、後述のログイン画面１１０１（図１１に示す）において、ユーザによって入力されたユーザＩＤとパスワードを通信部１１５に送信する。また、通信部１１５を通じて受信された認証結果が認証失敗であった場合には、認証失敗である旨をログイン画面１１０１に表示する。また、通信部１１５を通じて送信されてきた認証結果が、認証成功として全文書一覧情報、全ショートカット一覧情報、全共有ごみ箱一覧情報であった場合には、後述の文書操作画面１２０１（図１２に示す）を表示部１１７に表示させる。また、ユーザが入力した処理がログアウトであった場合には、ユーザＩＤを通信部１１５に送信し、通信部１１５を通じて受信されたログアウト結果を受信した場合には、ログイン画面１１０１を再度表示部１１７に表示させる。
【００６２】
また、文書操作画面１２０１において、ユーザの入力した文書操作が文書参照であった場合には、ユーザが文書操作画面１２０１で選択した文書またはショートカットの、文書ＩＤまたはショートカットＩＤを通信部１１５に送信する。そして、通信部１１５を通じて受信された文書参照結果がアクセス権無し、または猶予期間外であった場合には、文書操作画面１２０１にその旨を表示し、文書参照結果が文書参照可としての文書データであった場合には、文書データを表示部１１７に表示させる。
【００６３】
また、文書操作画面１２０１において、ユーザの入力した文書操作が文書削除であった場合には、ユーザが文書操作画面１２０１で選択した文書またはショートカットの、文書ＩＤまたはショートカットＩＤを通信部１１５に送信する。そして、通信部１１５を通じて受信された文書削除結果がアクセス権無し、操作エラー、または文書削除完了であった場合には、文書操作画面１２０１にその旨を表示する。
【００６４】
また、文書操作画面１２０１において、ユーザの入力した文書操作が文書完全削除であった場合には、後述の文書完全削除方法選択画面１３０１（図１３に示す）を表示部１１７に表示させる。そして、ユーザが文書完全削除方法選択画面１３０１において完全削除を選択した場合には、ユーザが文書操作画面１２０１で選択した文書またはショートカットの、文書ＩＤまたはショートカットＩＤを通信部１１５に送信する。そして通信部１１５を通じて受信された文書完全削除結果がアクセス権無し、操作エラー、または文書完全削除完了であった場合には、文書操作画面１２０１にその旨を表示する。
【００６５】
また、文書完全削除方法選択画面１３０１でユーザが完全削除を選択した場合には、全文書一覧情報、全ショートカット一覧情報、全共有ごみ箱文書一覧情報からショートカット情報等に基づき算出した猶予期間を、当該画面１３０１に表示する。そして、ユーザが文書完全削除方法選択画面１３０１で入力した猶予期間と、文書操作画面１２０１で選択した文書またはショートカットの、文書ＩＤまたはショートカットＩＤを通信部１１５に送信する。そして、通信部１１５を通じて受信された文書猶予付き完全削除結果が、アクセス権無し、操作エラー、文書猶予付き完全削除完了であった場合には、文書操作画面１２０１にその旨を表示させる。
【００６６】
また、文書操作画面１２０１において、ユーザの入力した文書操作がショートカット削除であった場合には、文書操作画面１２０１でユーザが選択したショートカットのショートカットＩＤを通信部１１５に送信する。そして、通信部１１５を通じて受信されたショートカット削除結果が、アクセス権無し、操作エラー、ショートカット削除完了であった場合には、文書操作画面１２０１にその旨を表示させる。
【００６７】
表示部１１７は上述したように、ログイン画面１１０１、文書操作画面１２０１、完全削除方法選択画面１３０１を、後述のＣＲＴ２０９（図２に示す）に表示させる機能を有する。
【００６８】
●＜文書管理サーバおよびクライアントの詳細構成＞
次に、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４の詳細構成について、説明する。図２は、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４の詳細構成を示すブロック図であり、本実施形態の文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４は同一の構成からなる。
【００６９】
文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４は、図２に示すように、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、外部記憶媒体読み取り／書き込みユニット２０４、ネットワークインタフェース（ＮＥＴ  Ｉ／Ｆ）２０５を備える。そしてさらに、ＶＲＡＭ２０８、キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２１０、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１３、入出力コントローラ（ＩＯＣ）２１４およびそれらの各ユニットを接続するシステムバス２００を備える。システムバス２００は、各ユニット間のデータおよび制御情報を伝送する伝送路である。
【００７０】
ＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４の各種制御および演算などを行う中央処理装置である。
【００７１】
ＲＡＭ２０２はランダムアクセスメモリであり、ＣＰＵ２０１の主メモリとして、実行プログラムの格納領域、該プログラムの実行領域ならびにデータ格納領域を提供する。
【００７２】
ＲＯＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶している読み取り専用メモリである。ＲＯＭ２０３は、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４内の各ユニットの制御を行う基本プログラム（一般的にＢＩＯＳと呼ばれる）や、システムを稼働するために必要な情報などを記憶する。
【００７３】
外部記憶媒体読み取り／書き込みユニット２０４は、フロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ−ＲＯＭなど、取り外し可能な外部記憶媒体のデータ入出力を行うユニット群である。
【００７４】
ＮＥＴＩ／Ｆ２０５は、モデム２０６を介して外部ネットワーク、またはＬＡＮ２０７に接続するものである。ＮＥＴＩ／Ｆ２０５は、ネットワーク１１８（図１に示す）を介して、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４を含むほかの機器との間で、データ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。モデム２０６は、外部ネットワークと文書管理サーバ１０１とを電話回線を介して接続するための、モデムやＩＳＤＮ接続用のターミナルアダプタ（ＴＡ）などからなる。ＬＡＮ２０７は、イーサネット（登録商標）などのネットワークシステムである。本実施形態において、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１４は、モデム２０６を介するか、またはＬＡＮ２０７上に接続されているルータやゲートウェイなどの通信機器を介することによって、ネットワーク１１８に接続する。
【００７５】
ＶＲＡＭ２０８は、ビデオＲＡＭであって、ＣＲＴ２０９に表示する画像データを展開し、表示の制御を行う。ここで、ＣＲＴ２０９に代えて液晶表示装置などを用いることも可能である。
【００７６】
ＫＢＣ２１０は、キーボード２１１およびマウス２１２からの入力信号を制御するコントローラである。ここで、キーボード２１１に代えて、液晶表示装置上のソフトウェアキーボード等を用いることも可能である。また、マウス２１２に代えて液晶表示装置上のタッチパネルなどを用いることも可能である。
【００７７】
ＨＤＤ２１３は、アプリケーションプログラム、各種データなどを保存するメモリとして用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、各種処理手段を実行するソフトウェアプログラムなどである。
【００７８】
ＩＯＣ２１４は、プリンタ２１５、スキャナ２１６を制御するためのものであり、プリンタ２１５やスキャナ２１６以外の外部入出力装置、例えば外部接続ＨＤＤやＭＯドライブなどを接続することも可能である。
【００７９】
●＜文書管理サーバ内の各種情報＞
以下、文書管理サーバ１０１内に記憶される各種情報（文書情報、ショートカット情報、共有ごみ箱情報、システムごみ箱情報、ユーザ情報）について、詳細に説明する。
【００８０】
まず、文書情報は、図３Ａに示すように、文書情報のデータベース３０１から構成され、データベース３０１における各行が文書情報を示す。データベース３０１の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ３０２、文書名３０３、文書パス３０４、参照ユーザ３０５、削除ユーザ３０６、削除フラグ３０７、削除猶予フラグ３０８などを示す。なお、図３Ａのデータベース３０１で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３０１において他の付加情報（文書種別、文書サイズ、ページ数等の情報）が格納されていてもよい。さらに、データベース３０１の各レコードはデータベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【００８１】
また、ショートカット情報は、図３Ｂに示すように、ショートカット情報のデータベース３０９から構成され、データベース３０９における各行がショートカット情報を示す。データベース３０９の各列のデータは、それぞれ、ショートカットＩＤ３１０、文書ＩＤ３１１、ショートカットパス３１２、参照ユーザ３１３、削除ユーザ３１４などを示す。なお、図３Ｂのデータベース３０９で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３０９において他の付加情報（ショートカット種別、ショートカットの有効期限等の情報）が格納されてもよい。さらに、データベース３０９の各レコードはデータベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【００８２】
また、共有ごみ箱情報は、図３Ｃに示すように、共有ごみ箱情報のデータベース３１５から構成され、データベース３１５における各行が共有ごみ箱情報を示す。データベース３１５の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ３１６、文書名３１７、共有ごみ箱パス３１８、参照ユーザ３１９、削除ユーザ３２０などを示す。なお、図３Ｃのデータベース３１５で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３１５において他の付加情報（文書種別、文書サイズ、ページ数等の情報）が格納されていてもよい。さらに、データベース３１５の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【００８３】
また、システムごみ箱情報は、図３Ｄに示すように、システムごみ箱情報のデータベース３２１から構成され、データベース３２１における各行が、システムごみ箱情報を示す。データベース３２１の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ３２２、文書名３２３、システムごみ箱パス３２４、参照ユーザ３２５、削除ユーザ３２６、猶予期間３２７などを示す。なお、図３Ｄのデータベース３２１で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３２１において他の付加情報（文書種別、文書サイズ、ページ数等の情報）が格納されていてもよい。さらに、データベース３２１の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【００８４】
また、ユーザ情報は、図３Ｅに示すように、ユーザ情報のデータベース３２８から構成され、データベース３２８における各が文書情報を示す。データベース３２８の各列のデータは、それぞれ、ユーザＩＤ３２９、ユーザ名３３０、パスワード３３１、メールアドレス３３２などを示す。なお、図３Ｅのデータベース３２８で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３２８において他の付加情報（ユーザ種別、所属、連絡先、住所等の情報）が格納されていてもよい。さらに、データベース３２８の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【００８５】
●＜クライアント側処理＞
以下、クライアント１１４による文書操作処理について説明する。図４は、クライアント１１４による文書操作処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【００８６】
クライアント１１４においては、図４に示すように、まずステップＳ４０１で、統括処理部１１６が、ユーザの認証を行うために、表示部１１７に対して後述のログイン画面１１０１（図１１に示す）の表示を依頼する。すると表示部１１７がＣＲＴ２０９にログイン画面１１０１を表示させ、処理はステップＳ４０２に進む。
【００８７】
ステップＳ４０２においては、ユーザがステップＳ４０１で表示されたログイン画面１１０１上で、ユーザＩＤおよびパスワードを入力する。ユーザが、ＯＫボタン１１０４を押下すると、ユーザのログイン画面１１０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ４０３に進む。
【００８８】
ステップＳ４０３においては、ユーザがログイン画面１１０１上で入力したユーザＩＤおよびパスワードを、統括処理部１１６が通信部１１５に送信し、通信部１１５は、受け取ったユーザＩＤおよびパスワードを通信部１１３に送信する。すると文書管理サーバ１０１では、ユーザＩＤおよびパスワードの認証処理が行われる。そして、処理はステップＳ４０４に進む。
【００８９】
ステップＳ４０４においては、通信部１１５が文書管理サーバ１０１でユーザ認証処理が行われた結果と文書／ショートカット一覧情報を受信したか否かを判断する。通信部１１５においてユーザ認証結果と文書／ショートカット一覧情報を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ４０４を繰り返す。一方、通信部１１５においてユーザ認証結果と文書／ショートカット一覧情報を受信したと判断された場合は、通信部１１５はユーザ認証結果と文書／ショートカット一覧情報を統括処理部１１６に送信する。
【００９０】
ステップＳ４０５においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４０４において通信部１１５が受信したユーザ認証結果が認証成功の旨であるか否かを判断する。統括処理部１１６において認証成功であると判断した場合、処理はステップＳ４０６に進む。一方、統括処理部１１６において認証成功でないと判断した場合は、ユーザ認証失敗として、統括処理部１１６が表示部１１７に対してログイン画面１１０１に認証エラーの旨を表示するように指示して、ステップＳ４０１に戻る。
【００９１】
ステップＳ４０６においては、ユーザが文書管理サーバ１０１で管理されている文書に対して要求する処理の問い合わせを行うために、統括処理部１１６が、ステップＳ４０４で受信した文書／ショートカット一覧情報を表示部１１７に送信する。これに応じて、表示部１１７はＣＲＴ２０９に後述の文書操作画面１２０１（図１２に示す）を表示させ、処理はステップＳ４０７に進む。
【００９２】
ステップＳ４０７においては、統括処理部１１６が、ユーザがステップＳ４０６で表示された文書操作画面１２０１上でログアウトを選択したか否かを判断する。ユーザによるログアウトの選択は、ログアウトボタン１２０３を押下することによって行われる。統括処理部１１６は、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１２０３であるか否かを判断する。ログアウトボタン１２０３であると判断した場合には、処理はステップＳ４０８に進み、ログアウトボタン１２０３ではないと判断した場合には、処理はステップＳ４０９に進む。
【００９３】
ステップＳ４０８においては、統括処理部１１６が、通信部１１５に対してユーザＩＤを送信し、通信部１１５が受信したユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に、ログアウト要求として送信する。そして、処理はステップＳ４１６に進む。
【００９４】
一方、ステップＳ４０９においては、ユーザが文書操作画面１２０１において、操作を行う対象の文書またはショートカットを選択し、処理はステップＳ４１０に進む。
【００９５】
ステップＳ４１０においては、ユーザが文書操作画面１２０１において、ステップＳ４０９で選択した文書またはショートカットに対して行う操作を選択する。そして、ユーザが文書操作画面１２０１における参照ボタン１２１２、削除ボタン１２１３、完全削除ボタン１２１４、ショートカット削除ボタン１２１５のいずれかを押下すると、処理はステップＳ４１１に進む。
【００９６】
ステップＳ４１１においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４１０でユーザが入力した文書操作内容が、完全削除であるか否かを判断する。すなわち、文書操作画面１２０１において、ユーザが完全削除ボタン１２１４を押下した場合に、統括処理部１１６が、ユーザが選択した文書操作内容が完全削除であると判断して、処理はステップＳ４１２に進む。一方、文書操作画面１２０１において、ユーザが完全削除ボタン１２１４以外のボタンを押下した場合には、ユーザが選択した文書操作内容が完全削除ではないと判断して、処理はステップＳ４１５に進む。
【００９７】
ステップＳ４１２においては、統括処理部１１６が、後述の完全削除方法選択画面１３０１（図１３に示す）を表示する準備として、猶予期間の初期値の算出を行う。すなわち、ステップＳ４０４で文書管理サーバ１０１から受信した全文書一覧情報および全ショートカット一覧情報をもとに、ショートカット数や参照ユーザ数などに基づいて猶予期間を算出する。そして、処理はステップＳ４１３に進む。
【００９８】
ステップＳ４１３においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４１２で算出した猶予期間を表示部１１７に送信して完全削除方法選択画面１３０１の表示を依頼し、表示部１１７はＣＲＴ２０９に文書操作画面１３０１を表示する。そして、処理はステップＳ４１４に進む。
【００９９】
ステップＳ４１４においては、ユーザがステップＳ４１３で表示された完全削除方法選択画面１３０１上で、完全削除または猶予付き完全削除を選択し、猶予付き完全削除が選択された場合には猶予期間を入力する。ユーザがＯＫボタン１３０５を押下すると、完全削除方法選択画面１３０１へのユーザ入力が終了したと判断して、処理はステップＳ４１５に進む。
【０１００】
ステップＳ４１５においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４０９でユーザが入力した文書またはショートカットの情報と、ステップＳ４１０でユーザが入力した文書またはショートカットに対する操作の情報を、送信部１１５に送信する。さらに、ステップＳ４１０でユーザが選択した操作が完全削除であった場合には、ステップＳ４１４でユーザが入力した完全削除または猶予付き完全削除の選択内容、および猶予期間の情報も、送信部１１５に送信する。送信部１１５は、受信した文書またはショートカットの情報、文書操作情報、完全削除または猶予月完全削除の選択内容、猶予期間の情報を、文書管理サーバ１０１の通信部１１３に送信する。そして、処理はステップＳ４１６に進む。
【０１０１】
ステップＳ４１６においては、通信部１１５が文書管理サーバ１０１で文書またはショートカット操作処理が行われた結果を受信したか否かを判断する。通信部１１５が該結果を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ４１６を繰り返し、該結果を受信したと判断された場合は、通信部１１５は該結果情報を統括処理部１１６に送信し、処理はステップＳ４１７に進む。
【０１０２】
ステップＳ４１７においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４１６で通信部１１５が受信した文書またはショートカット操作処理が行われた結果情報がログアウト完了の旨であるか否かを判断する。ログアウト完了であると判断された場合には処理は終了し、ログアウト完了ではないと判断された場合は、処理はステップＳ４１８に進む。
【０１０３】
ステップＳ４１８においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４１６で通信部１１５が受信した文書またはショートカット操作処理が行われた結果情報が文書データであるか否かを判断する。文書データであると判断された場合は、文書またはショートカット参照成功として処理はステップＳ４１９に進み、文書データではないと判断された場合は、処理はステップＳ４２０に進む。
【０１０４】
ステップＳ４１９においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４１６で受信した文書データを表示部１１７に送信し、文書データの表示を依頼する。表示部１１７は、文書データを受信すると、ＣＲＴ２０９に文書データを表示する。そして、処理はステップＳ４０９に進む。
【０１０５】
ステップＳ４２０においては、統括処理部１１６が、ステップＳ４１６で受信した、文書またはショートカット操作処理が行われた結果情報を表示部１１７に送信し、文書操作画面１３０１上への表示を依頼する。ここで処理結果情報とはすなわち、削除完了の旨、完全削除完了の旨、猶予付き完全削除完了の旨、ショートカット削除完了の旨、アクセス権無しの旨、操作エラーの旨、猶予期間外の旨、のいずれかである。表示部１１７は、文書またはショートカット操作処理が行われた結果情報を受信すると、ＣＲＴ２０９に該結果情報を表示する。そして、処理はステップＳ４０９に進む。
【０１０６】
●＜文書管理サーバ側処理＞
以下、文書管理サーバ１０１による文書管理処理について説明する。図５は、文書管理サーバ１０１による文書管理処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１０７】
文書管理サーバ１０１においては、図５に示すように、まずステップＳ５０１で、要求処理部１１２が、クライアント１１４の統括処理部１１６から送信されたユーザＩＤとパスワードを通信部１１３経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１２がユーザＩＤとパスワードを受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ５０１を繰り返す。要求処理部１１２がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断した場合は、ステップＳ５０２に進む。
【０１０８】
ステップＳ５０２においては、要求処理部１１２が、ステップＳ５０１でクライアント１１４から受信したユーザＩＤとパスワードを認証するために、受信したユーザＩＤをユーザ情報管理部１１１に送信する。これによりユーザ情報管理部１１１に対し、ユーザＩＤに対応するユーザ情報をユーザ情報記憶部１０６から読み出す旨の依頼がなされる。ユーザ情報管理部１１１は、受信したユーザＩＤをユーザ情報記憶部１０６に送信し、ユーザ情報記憶部１０６では、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報を読み出す。読み出されたユーザ情報は、ユーザ情報記憶部１０６からユーザ情報管理部１１１に送信され、さらに、ユーザ情報管理部１１１から、要求処理部１１２に送信される。そして要求処理部１１２において、ユーザ情報記憶部１０６に、クライアント１１４から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在するか否かを判断する。そして要求処理部１１２はさらに、クライアント１１４から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０６に格納されているユーザ情報のパスワードが一致するか否かを判断する。要求処理部１１２が、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しない、または、受信したパスワードとユーザ情報のパスワードが一致しないと判断した場合には、認証失敗であるとして、処理はステップＳ５０３に進む。一方、要求処理部１１２が、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在し、かつ、受信したパスワードとユーザ情報のパスワードが一致すると判断した場合には、認証成功であるとして、処理はステップＳ５０４に進む。
【０１０９】
ステップＳ５０３においては、要求処理部１１２が認証失敗の旨を通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。そして処理はステップＳ５０１に戻る。
【０１１０】
ステップＳ５０４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ５０２における認証結果が認証成功であるとして、文書情報管理部１０７に対して文書情報記憶部１０２に格納されている全文書一覧情報の読み出しを依頼する。すると文書情報管理部１０７が、文書情報記憶部１０２に格納されている全文書一覧情報を読み出し、読み出された全文書一覧情報を要求処理部１１２に送信する。また、要求処理部１１２は、ショートカット情報管理部１０８に対してショートカット情報記憶部１０３に格納されている全ショートカット一覧情報の読み出しを依頼する。するとショートカット情報管理部１０８が、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている全ショートカット一覧情報を読み出し、読み出された全ショートカット一覧情報を要求処理部１１２に送信する。また、要求処理部１１２は、共有ごみ箱情報管理部１０９に対して共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている全共有ごみ箱文書一覧情報の読み出しを依頼する。すると共有ごみ箱情報管理部１０９が、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている全共有ごみ箱文書一覧情報を読み出し、読み出された全共有ごみ箱文書一覧情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、認証成功の旨と、受信した全文書一覧情報、全ショートカット一覧情報、全共有ごみ箱文書一覧情報を、通信部１１３経由でクライアント１１４に送信する。そして、処理はステップＳ５０５に進む。
【０１１１】
ステップＳ５０５においては、要求処理部１１２が、クライアント１１４が図４のステップＳ４１５で送信した各種情報を、通信部１１３経由で受信したか否かを判断する。ここでクライアント１１４から送信された各種情報とはすなわち、ユーザによって選択された文書またはショートカットの情報、文書操作情報、完全削除または猶予付き完全削除の選択情報、猶予期間情報、である。要求処理部１１２がこれら各種情報を受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ５０５を繰り返すが、各種情報を受信したと判断した場合は、ステップＳ５０５に進む。
【０１１２】
ステップＳ５０６においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書操作情報が、参照であるか否かを判断する。要求処理部１１２において文書操作情報が参照であると判断された場合、処理はステップＳ５０７に進むが、参照ではないと判断された場合は、処理はステップＳ５０８に進む。
【０１１３】
ステップＳ５０７は、ユーザの選択した文書またはショートカットに対する参照処理を行うサブルーチンであるが、その詳細な処理内容については、図６を用いて後述する。ステップＳ５０７における参照処理が終了すると、処理はステップＳ５１７に進む。
【０１１４】
ステップＳ５０８においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書操作情報が、削除であるか否かを判断する。要求処理部１１２において文書操作情報が削除であると判断された場合、処理はステップＳ５０９に進むが、削除ではないと判断された場合は、処理はステップＳ５１０に進む。
【０１１５】
ステップＳ５０９は、ユーザの選択した文書またはショートカットに対する削除処理を行うサブルーチンであるが、その詳細な処理内容については、図７を用いて後述する。ステップＳ５０９における削除処理が終了すると、処理はステップＳ５１７に進む。
【０１１６】
ステップＳ５１０においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書操作情報が、完全削除であるか否かを判断する。要求処理部１１２において文書操作情報が完全削除であると判断された場合、処理はステップＳ５１１に進むが、完全削除ではないと判断された場合は、処理はステップＳ５１２に進む。
【０１１７】
ステップＳ５１１は、ユーザの選択した文書またはショートカットに対する完全削除処理を行うサブルーチンであるが、その詳細な処理内容については、図８を用いて後述する。ステップＳ５１１における完全削除処理が終了すると、処理はステップＳ５１７に進む。
【０１１８】
ステップＳ５１２においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書操作情報が、猶予付き完全削除であるか否かを判断する。要求処理部１１２において文書操作情報が猶予付き完全削除であると判断された場合、処理はステップＳ５１３に進むが、猶予付き完全削除ではないと判断された場合は、処理はステップＳ５１４に進む。
【０１１９】
ステップＳ５１３は、ユーザの選択した文書またはショートカットに対する猶予付き完全削除処理を行うサブルーチンであるが、その詳細な処理内容については、図９を用いて後述する。ステップＳ５１３における猶予付き完全削除処理が終了すると、処理はステップＳ５１７に進む。
【０１２０】
ステップＳ５１４においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書操作情報が、ショートカット削除であるか否かを判断する。要求処理部１１２において文書操作情報がショートカット削除であると判断された場合、処理はステップＳ５１５に進むが、ショートカット削除ではないと判断された場合は、処理はステップＳ５１６に進む。
【０１２１】
ステップＳ５１５は、ユーザの選択したショートカットに対するショートカット削除処理を行うサブルーチンであるが、その詳細な処理内容については、図１０を用いて後述する。ステップＳ５１５におけるショートカット削除処理が終了すると、処理はステップＳ５１７に進む。
【０１２２】
ステップＳ５１６においては、要求処理部１１２が、ユーザによってログアウト処理が選択されたものとして、ログアウト処理を行う。ログアウト処理が終了すると、処理結果をログアウト完了としてステップＳ５１７に進む。
【０１２３】
ステップＳ５１７においては、要求処理部１１２が通信部１１３経由で、上記いずれかの処理結果をクライアント１１４に送信する。処理結果とは、ステップＳ５０７の参照処理、ステップＳ５０９の削除処理、ステップＳ５１１の完全削除処理、ステップＳ５１３の猶予付き完全削除処理、ステップＳ５１５のショートカット削除処理、ステップＳ５１６のログアウト処理、のいずれかである。そして、処理はステップＳ５１８に進む。
【０１２４】
ステップＳ５１８においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された操作が、ログアウトであったか否かを判断する。要求処理部１１２が、ユーザによって選択された操作がログアウトであったと判断した場合、すでにログアウト処理はステップＳ５１６で実行されているので、処理をそのまま終了するが、ログアウトではなかったと判断した場合、処理はステップＳ５０５に進む。
【０１２５】
●＜＜Ｓ５０７：参照処理＞＞
以下、文書管理サーバ１０１における参照処理（図５のステップＳ５０７に該当）について詳細に説明する。図６は、ステップＳ５０７の参照処理における手順を示すフローチャートである。図６に示す手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１２６】
まずステップＳ６０１において、要求処理部１１２が、図５のステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書またはショートカットについて、ショートカットを受信したか否かを判断する。すなわち、ユーザによる選択がショートカットであったか否かが判断される。要求処理部１１２においてショートカットが選択されたと判断した場合にはステップＳ６０２に進むが、ショートカットが選択されていないと判断した場合には、処理はステップＳ６０３に進む。
【０１２７】
ステップＳ６０２においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信したショートカットＩＤに基づくショートカット情報を読み出す。すなわち、該ショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。するとショートカット情報管理部１０３は、受信したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を受信すると、処理はステップＳ６０３に進む。
【０１２８】
ステップＳ６０３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ５０５で受信した文書ＩＤ、または、ステップＳ６０２で読み出されたショートカット情報の文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信する。これにより、文書情報記憶部１０２に格納されている、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しが依頼される。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤに対応する文書情報を文書情報記憶部１０２から読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択した文書ＩＤまたはショートカットＩＤに対応する文書情報を受信すると、処理はステップＳ６０４に進む。
【０１２９】
ステップＳ６０４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ６０３で受信した文書情報に基づいて、ユーザが文書に対する参照権を持っているか否かを判断する。すなわち要求処理部１１２は、受信した文書情報の参照ユーザの中に、現在のユーザが入っているか否かを判断する。受信した文書情報の参照ユーザ中に現在のユーザが入っていると判断した場合には、ユーザに参照権があるとして処理はステップＳ６０６に進むが、現在のユーザが入っていないと判断した場合には、ユーザに参照権がないとして処理はステップＳ６０５に進む。
【０１３０】
ステップＳ６０５においては、参照処理結果としてアクセス権無しの旨を設定し、処理を終了する。
【０１３１】
ステップＳ６０６においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択された文書またはショートカットが共有ごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ６０３で読み出された文書情報に削除フラグが設定されていると判断した場合には、文書が共有ごみ箱にあるとして、処理はステップＳ６０７に進む。一方、削除フラグが設定されていないと判断した場合には、文書が共有ごみ箱にないとして、処理はステップＳ６０８に進む。
【０１３２】
ステップＳ６０７においては、文書ＩＤを共有ごみ箱情報管理部１０９に送信し、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対応する共有ごみ箱情報の読み出しを依頼する。共有ごみ箱情報管理部１０９は、文書ＩＤに対応する共有ごみ箱情報を共有ごみ箱情報記憶部１０４から読み出し、読み出された共有ごみ箱情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、文書ＩＤに対応する共有ごみ箱情報を受信すると、処理はステップＳ６１２に進む。
【０１３３】
ステップＳ６０８においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択されたショートカットがシステムごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ６０３で読み出された文書情報に削除猶予フラグが設定されていると判断した場合には、文書がシステムごみ箱にあるとして、処理はステップＳ６０９に進む。一方、削除猶予フラグが設定されていないと判断した場合には、文書がシステムごみ箱にないとして、処理はステップＳ６１０に進む。
【０１３４】
ステップＳ６０９においては、文書ＩＤをシステムごみ箱情報管理部１１０に送信し、システムごみ箱情報記憶部１０５に格納されている文書ＩＤに対応するシステムごみ箱情報の読み出しを依頼する。システムごみ箱情報管理部１１０は、文書ＩＤに対応するシステムごみ箱情報をシステムごみ箱情報記憶部１０５から読み出し、読み出されたシステムごみ箱情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、文書ＩＤに対応するシステムごみ箱情報を受信すると、処理はステップＳ６１０に進む。
【０１３５】
ステップＳ６１０においては、要求処理部１１２が、ステップＳ６０９で読み出されたシステムごみ箱情報の猶予期間と現在時刻を比較し、現在時刻が猶予期間内であるか否かを判断する。要求処理部１１２が、現在時刻が猶予期間内であると判断した場合は処理はステップＳ６１２に進むが、猶予期間内ではないと判断した場合は、処理はステップＳ６１１に進む。
【０１３６】
ステップＳ６１１においては、要求処理部１１２が、参照処理結果として猶予期間外を設定し、処理を終了する。
【０１３７】
ステップＳ６１２においては、要求処理部１１２が、読み出し対象の文書データをＨＤＤ２１３から読み出す。すなわち、文書が共有ごみ箱にある場合は、共有ごみ箱情報の共有ごみ箱パスに対応する文書データを読み出し、文書がシステムごみ箱にある場合は、システムごみ箱情報のシステムごみ箱パスに対応する文書データを読み出す。また、文書が共有ごみ箱にもシステムごみ箱にもない場合は、文書情報の文書パスに対応する文書データを読み出す。そして要求処理部１１２は、参照処理結果として読み出された文書データを設定し、処理を終了する。
【０１３８】
●＜＜Ｓ５０９：削除処理＞＞
以下、文書管理サーバ１０１における削除処理（図５のステップＳ５０９に該当）について詳細に説明する。図７は、ステップＳ５０９の削除処理における手順を示すフローチャートである。図７に示す手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１３９】
まずステップＳ７０１において、要求処理部１１２が、図５のステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書またはショートカットに対して、ショートカットを受信したか否かを判断する。すなわち、ユーザによる選択がショートカットであったか否かが判断される。要求処理部１１２においてショートカットが選択されたと判断した場合にはステップＳ７０２に進むが、ショートカットが選択されていないと判断した場合には、処理はステップＳ７０３に進む。
【０１４０】
ステップＳ７０２においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信したショートカットＩＤに基づくショートカット情報を読み出す。すなわち、該ショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。するとショートカット情報管理部１０３は、受信したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を受信すると、処理はステップＳ７０３に進む。
【０１４１】
ステップＳ７０３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ５０５で受信した文書ＩＤ、または、ステップＳ７０２で読み出されたショートカット情報の文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信する。これにより、文書情報記憶部１０２に格納されている、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しが依頼される。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤに対応する文書情報を文書情報記憶部１０２から読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択した文書ＩＤまたはショートカットＩＤに対応する文書情報を受信すると、処理はステップＳ７０４に進む。
【０１４２】
ステップＳ７０４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で受信した文書情報に基づいて、ユーザが文書に対する削除権を持っているか否かを判断する。すなわち要求処理部１１２は、受信した文書情報の削除ユーザの中に、現在のユーザが入っているか否かを判断する。受信した文書情報の削除ユーザ中に現在のユーザが入っていると判断した場合には、ユーザに削除権があるとして処理はステップＳ７０６に進むが、現在のユーザが入っていないと判断した場合には、ユーザに削除権がないとして処理はステップＳ７０５に進む。
【０１４３】
ステップＳ７０５においては、削除処理結果としてアクセス権無しの旨を設定し、処理を終了する。
【０１４４】
ステップＳ７０６においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択された文書またはショートカットが共有ごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で読み出された文書情報に削除フラグが設定されていると判断した場合には、文書が共有ごみ箱にあるとして、処理はステップＳ７０８に進む。一方、削除フラグが設定されていないと判断した場合には、文書が共有ごみ箱にないとして、処理はステップＳ７０７に進む。
【０１４５】
ステップＳ７０７においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択されたショートカットがシステムごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で読み出された文書情報に削除猶予フラグが設定されていると判断した場合には、文書がシステムごみ箱にあるとして、処理はステップＳ７０８に進む。一方、削除猶予フラグが設定されていないと判断した場合には、文書がシステムごみ箱にないとして、処理はステップＳ７０９に進む。
【０１４６】
ステップＳ７０８においては、文書はすでに共有ごみ箱またはシステムごみ箱にあるため、さらなる削除は不可能であるとして、要求処理部１１２は、削除処理結果として操作エラーを設定し、処理を終了する。
【０１４７】
ステップＳ７０９においては、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で読み出された文書情報の各参照ユーザのユーザＩＤを、ユーザ情報管理部１１１に送信し、ユーザ情報記憶部１０６に格納されているユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを依頼する。ユーザ情報管理部１１１は、受信したユーザＩＤに対するユーザ情報をユーザ情報記憶部１０６から読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、受信した参照ユーザのユーザ情報の各メールアドレスに対して、文書削除の旨をメール送信する。そして、処理はステップＳ７１０に進む。
【０１４８】
ステップＳ７１０においては、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で読み出された文書情報の削除フラグをオンに設定して文書情報管理部１０７に送信し、文書情報の変更を依頼する。文書情報管理部１０７は、受信した削除フラグが設定された文書情報で文書情報記憶部１０２を変更し、文書情報変更の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が文書情報変更の旨を受信すると、処理はステップＳ７１１に進む。
【０１４９】
ステップＳ７１１においては、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で読み出された文書情報を共有ごみ箱情報管理部１０９に送信し、共有ごみ箱情報の追加を依頼する。共有ごみ箱情報管理部１０９は、受信した文書情報を共有ごみ箱情報記憶部１０４に追加し、共有ごみ箱情報追加の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が共有ごみ箱情報追加の旨を受信すると、処理はステップＳ７１２に進む。
【０１５０】
ステップＳ７１２においては、要求処理部１１２が、ステップＳ７０３で読み出された文書情報の文書ＩＤを、ショートカット情報管理部１０８に送信し、文書ＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている受信した文書ＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、受信したショートカット情報が存在するか否か、すなわちショートカット情報が１件以上あるか否かを判断する。要求処理部１１２は、受信したショートカット情報が１件以上あると判断した場合には、ショートカット情報が存在するとして処理はステップＳ７１３に進むが、１件もない場合には、ショートカット情報が存在しないとして処理はステップＳ７１４に進む。
【０１５１】
ステップＳ７１３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ７１２で読み出されたショートカット情報について、ショートカットパスを共有ごみ箱内のパスに変更して、ショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報の変更を依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、変更されたショートカット情報を受信すると、変更されたショートカット情報でショートカット情報記憶部１０３を変更し、ショートカット情報変更完了の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２がショートカット情報変更の旨を受信すると、処理はステップＳ７１４に進む。
【０１５２】
ステップＳ７１４においては、要求処理部１１２が、ＨＤＤ２１３内の通常領域に格納されている文書データを、ＨＤＤ２１３内の共有ごみ箱領域に移動し、処理はステップＳ７１５に進む。
【０１５３】
ステップＳ７１５においては、要求処理部１１２が、削除処理結果として削除完了の旨を設定して、処理を終了する。
【０１５４】
●＜＜Ｓ５１１：完全削除処理＞＞
以下、文書管理サーバ１０１における完全削除処理（図５のステップＳ５１１に該当）について詳細に説明する。図８は、ステップＳ５１１の完全削除処理における手順を示すフローチャートである。図８に示す手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１５５】
まずステップＳ８０１において、要求処理部１１２が、図５のステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書またはショートカットに対して、ショートカットを受信したか否かを判断する。すなわち、ユーザによる選択がショートカットであったか否かが判断される。要求処理部１１２においてショートカットが選択されたと判断した場合にはステップＳ８０２に進むが、ショートカットが選択されていないと判断した場合には、処理はステップＳ８０３に進む。
【０１５６】
ステップＳ８０２においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信したショートカットＩＤに基づくショートカット情報を読み出す。すなわち、該ショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。するとショートカット情報管理部１０３は、受信したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を受信すると、処理はステップＳ８０３に進む。
【０１５７】
ステップＳ８０３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ５０５で受信した文書ＩＤ、または、ステップ８０２で読み出されたショートカット情報の文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信する。これにより、文書情報記憶部１０２に格納されている、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しが依頼される。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤに対応する文書情報を文書情報記憶部１０２から読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択した文書ＩＤまたはショートカットＩＤに対応する文書情報を受信すると、処理はステップＳ８０４に進む。
【０１５８】
ステップＳ８０４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で受信した文書情報に基づいて、ユーザが文書に対する削除権を持っているか否かを判断する。すなわち要求処理部１１２は、受信した文書情報の削除ユーザの中に、現在のユーザが入っているか否かを判断する。受信した文書情報の削除ユーザ中に現在のユーザが入っていると判断した場合には、ユーザに削除権があるとして処理はステップＳ８０６に進むが、現在のユーザが入っていないと判断した場合には、ユーザに削除権がないとして処理はステップＳ８０５に進む。
【０１５９】
ステップＳ８０５においては、完全削除処理結果とし削除権無しの旨を設定し、処理を終了する。
【０１６０】
ステップＳ８０６においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択されたショートカットがシステムごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で読み出された文書情報に削除猶予フラグが設定されていると判断した場合には、文書がシステムごみ箱にあるとして、処理はステップＳ８０７に進む。一方、削除猶予フラグが設定されていないと判断した場合には、文書がシステムごみ箱にないとして、処理はステップＳ８０８に進む。
【０１６１】
ステップＳ８０７においては、ユーザの選択したショートカットが既にシステムごみ箱にあるため、文書の完全削除不可能であるとして、要求処理部１１２は、完全削除処理結果として操作エラーを設定し、処理を終了する。
【０１６２】
ステップＳ８０８においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択された文書またはショートカットが共有ごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で読み出された文書情報に削除フラグが設定されていると判断した場合には、文書が共有ごみ箱にあるとして、処理はステップＳ８０９に進む。一方、削除フラグが設定されていないと判断した場合には、文書が共有ごみ箱にないとして、処理はステップＳ８１０に進む。
【０１６３】
ステップＳ８０９においては、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で読み出された文書情報の文書ＩＤを共有ごみ箱情報管理部１０９に送信し、共有ごみ箱情報の削除を依頼する。共有ごみ箱情報管理部１０９は、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対する共有ごみ箱情報を削除し、共有ごみ箱情報削除の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が共有ごみ箱情報削除の旨を受信すると、処理はステップＳ８１０に進む。
【０１６４】
ステップＳ８１０においては、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で読み出された文書情報の各参照ユーザのユーザＩＤを、ユーザ情報管理部１１１に送信し、ユーザ情報記憶部１０６に格納されているユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを依頼する。ユーザ情報管理部１１１は、受信したユーザＩＤに対するユーザ情報をユーザ情報記憶部１０６から読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、受信した参照ユーザのユーザ情報の各メールアドレスに対して、文書削除の旨をメール送信する。そして、処理はステップＳ８１１に進む。
【０１６５】
ステップＳ８１１においては、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で読み出された文書情報の文書ＩＤを、ショートカット情報管理部１０８に送信し、文書ＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている受信した文書ＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、受信したショートカット情報が存在するか否か、すなわちショートカット情報が１件以上あるか否かを判断する。要求処理部１１２は、受信したショートカット情報が１件以上あると判断した場合には、ショートカット情報が存在するとして処理はステップＳ８１２に進むが、１件もない場合には、ショートカット情報が存在しないとして処理はステップＳ８１３に進む。
【０１６６】
ステップＳ８１２においては、要求処理部１１２が、ステップＳ８１１で読み出されたショートカット情報のショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信して、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の削除を依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、ショートカットＩＤを受信すると、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報を削除し、ショートカット情報削除完了の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２がショートカット情報削除の旨を受信すると、処理はステップＳ８１３に進む。
【０１６７】
ステップＳ８１３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ８０３で読み出された文書情報の文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対する文書情報の削除を依頼する。文書情報管理部１０７は、文書ＩＤを受信すると、文書情報記憶部１０２に格納されている文書ＩＤに対応する文書情報を削除し、文書情報削除の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が文書削除の旨を受信すると、処理はステップＳ８１４に進む。
【０１６８】
ステップＳ８１４においては、要求処理部１１２が、文書が共有ごみ箱にもシステムごみ箱にも入っていない場合には、ＨＤＤ２１３内の通常領域に格納されている文書データを削除する。文書が共有ごみ箱に入っている場合には、ＨＤＤ２１３内の共有ごみ箱領域に格納されている文書データを削除する。そして、処理はステップＳ８１５に進む。
【０１６９】
ステップＳ８１５においては、要求処理部１１２が、完全削除処理結果として完全削除完了の旨を設定して、処理を終了する。
【０１７０】
●＜＜Ｓ５１３：猶予付き完全削除処理＞＞
以下、文書管理サーバ１０１における猶予付き完全削除処理（図５のステップＳ５１３に該当）について詳細に説明する。図９は、ステップＳ５１３の猶予付き完全削除処理における手順を示すフローチャートである。図９に示す手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。なお、本実施形態における猶予付き完全削除処理は、既に共有ごみ箱にある文書についてさらに完全削除を行う場合のみ、有効となる。
【０１７１】
まずステップＳ９０１において、要求処理部１１２が、図５のステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書またはショートカットに対して、ショートカットを受信したか否かを判断する。すなわち、ユーザによる選択がショートカットであったか否かが判断される。要求処理部１１２においてショートカットが選択されたと判断した場合にはステップＳ９０２に進むが、ショートカットが選択されていないと判断した場合には、処理はステップＳ９０３に進む。
【０１７２】
ステップＳ９０２においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信したショートカットＩＤに基づくショートカット情報を読み出す。すなわち、該ショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。するとショートカット情報管理部１０３は、受信したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を受信すると、処理はステップＳ９０３に進む。
【０１７３】
ステップＳ９０３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ５０５で受信した文書ＩＤ、または、ステップＳ９０２で読み出されたショートカット情報の文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信する。これにより、文書情報記憶部１０２に格納されている、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しが依頼される。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤに対応する文書情報を文書情報記憶部１０２から読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択した文書ＩＤまたはショートカットＩＤに対応する文書情報を受信すると、処理はステップＳ９０４に進む。
【０１７４】
ステップＳ９０４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で受信した文書情報に基づいて、ユーザが文書に対する削除権を持っているか否かを判断する。すなわち要求処理部１１２は、受信した文書情報の削除ユーザの中に、現在のユーザが入っているか否かを判断する。受信した文書情報の削除ユーザ中に現在のユーザが入っていると判断した場合には、ユーザに削除権があるとして処理はステップＳ９０６に進むが、現在のユーザが入っていないと判断した場合には、ユーザに削除権がないとして処理はステップＳ９０５に進む。
【０１７５】
ステップＳ９０５においては、猶予付き完全削除処理結果としてアクセス権無しの旨を設定し、処理を終了する。
【０１７６】
ステップＳ９０６においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択されたショートカットがシステムごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報に削除猶予フラグが設定されていると判断した場合には、文書がシステムごみ箱にあるとして、処理はステップＳ９０８に進む。一方、削除猶予フラグが設定されていないと判断した場合には、文書がシステムごみ箱にないとして、処理はステップＳ９０７に進む。
【０１７７】
ステップＳ９０７においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択された文書またはショートカットが共有ごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報に削除フラグが設定されていると判断した場合には、文書が共有ごみ箱にあるとして、処理はステップＳ９０８に進む。一方、削除フラグが設定されていないと判断した場合には、文書が共有ごみ箱にないとして、処理はステップＳ９０７に進む。
【０１７８】
ステップＳ９０８においては、ショートカットまたは文書がすでにシステムごみ箱にあるか、または共有ごみ箱にないため、猶予付き完全削除不可能であるとして、要求処理部１１２は、削除処理結果として操作エラーを設定し、処理を終了する。
【０１７９】
ステップＳ９０９においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報の各参照ユーザのユーザＩＤを、ユーザ情報管理部１１１に送信し、ユーザ情報記憶部１０６に格納されているユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを依頼する。ユーザ情報管理部１１１は、受信したユーザＩＤに対するユーザ情報をユーザ情報記憶部１０６から読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、受信した参照ユーザのユーザ情報の各メールアドレスに対して、文書猶予付き完全削除の旨をメール送信する。そして、処理はステップＳ９１０に進む。
【０１８０】
ステップＳ９１０においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報の削除フラグを設定解除し、削除猶予フラグを設定して、文書情報管理部１０７に送信し、文書情報の変更を依頼する。文書情報管理部１０７は、受信した変更された文書情報で文書情報記憶部１０２を変更し、文書情報変更の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が文書情報変更の旨を受信すると、処理はステップＳ９１１に進む。
【０１８１】
ステップＳ９１１においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報をシステムごみ箱情報管理部１１０に送信し、システムごみ箱情報の追加を依頼する。システムごみ箱情報管理部１１０は、受信した文書情報をシステムごみ箱情報記憶部１０５に追加し、システムごみ箱情報追加の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２がシステムごみ箱情報追加の旨を受信すると、処理はステップＳ９１２に進む。
【０１８２】
ステップＳ９１２においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報の文書ＩＤを共有ごみ箱情報管理部１０９に送信し、共有ごみ箱情報の削除を依頼する。共有ごみ箱情報管理部１０９は、共有ごみ箱情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対する共有ごみ箱情報を削除し、共有ごみ箱情報削除の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が共有ごみ箱情報削除の旨を受信すると、処理はステップＳ９１３に進む。
【０１８３】
ステップＳ９１３においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９０３で読み出された文書情報の文書ＩＤを、ショートカット情報管理部１０８に送信し、文書ＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている受信した文書ＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、受信したショートカット情報が存在するか否か、すなわちショートカット情報が１件以上あるか否かを判断する。要求処理部１１２は、受信したショートカット情報が１件以上あると判断した場合には、ショートカット情報が存在するとして処理はステップＳ９１４に進むが、１件もない場合には、ショートカット情報が存在しないとして処理はステップＳ９１５に進む。
【０１８４】
ステップＳ９１４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ９１３で読み出されたショートカット情報について、ショートカットパスをシステムごみ箱内のパスに変更して、ショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報の変更を依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、変更されたショートカット情報を受信すると、変更されたショートカット情報でショートカット情報記憶部１０３を変更し、ショートカット情報変更完了の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２がショートカット情報変更の旨を受信すると、処理はステップＳ９１５に進む。
【０１８５】
ステップＳ９１５においては、要求処理部１１２が、ＨＤＤ２１３内の共有ごみ箱領域に格納されている文書データを、ＨＤＤ２１３内のシステムごみ箱領域に移動して、処理はステップＳ９１６に進む。
【０１８６】
ステップＳ９１６においては、要求処理部１１２が、猶予付き完全削除処理結果として猶予付き完全削除完了の旨を設定して、処理を終了する。
【０１８７】
●＜＜Ｓ５１５：ショートカット削除処理＞＞
以下、文書管理サーバ１０１におけるショートカット削除処理（図５のステップＳ５１５に該当）について詳細に説明する。図１０は、ステップＳ５１５のショートカット削除処理における手順を示すフローチャートである。図１０に示す手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１８８】
まずステップＳ１００１において、要求処理部１１２が、図５のステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信した、ユーザによって選択された文書またはショートカットに対して、ショートカットを受信したか否かを判断する。すなわち、ユーザによる選択がショートカットであったか否かが判断される。要求処理部１１２においてショートカットが選択されたと判断した場合にはステップＳ１００２に進むが、ショートカットが選択されていないと判断した場合には、処理はステップＳ１００３に進む。
【０１８９】
ステップＳ１００２においては、ユーザによってショートカットが選択されていないため、文書に対してショートカット削除を行うことは不可能であるとして、要求処理部１１２が、ショートカット削除処理結果として操作エラーを設定し、処理を終了する。
【０１９０】
ステップＳ１００３においては、ステップＳ５０５で要求処理部１１２が受信したショートカットＩＤに基づくショートカット情報を読み出す。すなわち、該ショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。するとショートカット情報管理部１０３は、受信したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を読み出し、要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択したショートカットＩＤに対応するショートカット情報を受信すると、処理はステップＳ１００４に進む。
【０１９１】
ステップＳ１００４においては、要求処理部１１２が、ステップＳ１００３で読み出されたショートカット情報の文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信する。これにより、文書情報記憶部１０２に格納されている、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しが依頼される。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤに対応する文書情報を文書情報記憶部１０２から読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が、ユーザが選択したショートカットＩＤに対応する文書情報を受信すると、処理はステップＳ１００５に進む。
【０１９２】
ステップＳ１００５においては、要求処理部１１２が、ステップＳ１００４で受信した文書情報に基づいて、ユーザが文書に対する削除権を持っているか否かを判断する。すなわち要求処理部１１２は、受信した文書情報の削除ユーザの中に、現在のユーザが入っているか否かを判断する。受信した文書情報の削除ユーザ中に現在のユーザが入っていると判断した場合には、ユーザに削除権があるとして処理はステップＳ１００７に進むが、現在のユーザが入っていないと判断した場合には、ユーザに削除権がないとしてステップＳ１００６に進む。
【０１９３】
ステップＳ１００６においては、ショートカット削除処理結果としてアクセス権無しの旨を設定し、処理を終了する。
【０１９４】
ステップＳ１００７においては、ステップＳ１００３で読み出されたショートカット情報の文書ＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信し、ショートカット情報記憶部１０３に格納されている文書ＩＤに対応するショートカット情報の読み出しを依頼する。ショートカット情報管理部１０３は、受信した文書ＩＤに対応するショートカット情報をショートカット情報記憶部１０３から読み出し、読み出されたショートカット情報を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２は、文書ＩＤに対応するショートカット情報を受信すると、読み出されたショートカット情報数すなわちショートカット数が１であるか否かを判断する。要求処理部１１２が、文書ＩＤに対応するショートカット数が１であると判断した場合には、処理はステップＳ１０１３に進み、文書ＩＤに対応するショートカット数が１ではないと判断した場合には、処理はステップＳ１００８に進む。
【０１９５】
ステップＳ１００８においては、要求処理部１１２が、ユーザによって選択されたショートカットがシステムごみ箱の中にあるか否かを判断する。すなわち、要求処理部１１２が、ステップＳ１００４で読み出された文書情報に削除猶予フラグが設定されていると判断した場合には、文書がシステムごみ箱にあるとして、処理はステップＳ１００９に進む。一方、削除猶予フラグが設定されていないと判断した場合には、文書がシステムごみ箱にないとして、処理はステップＳ１０１３に進む。
【０１９６】
ステップＳ１００９においては、要求処理部１１２が、ステップＳ１００４で読み出された文書情報の文書ＩＤをシステムごみ箱情報管理部１１０に送信し、システムごみ箱情報の削除を依頼する。システムごみ箱情報管理部１１０は、システムごみ箱情報記憶部１０５に格納されている文書ＩＤに対するシステムごみ箱情報を削除し、システムごみ箱情報削除の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２がシステムごみ箱情報削除の旨を受信すると、処理はステップＳ１０１０に進む。
【０１９７】
ステップＳ１０１０においては、要求処理部１１２が、ステップＳ１００４で読み出された文書情報の文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対する文書情報の削除を依頼する。文書情報管理部１０７は、文書ＩＤを受信すると、文書情報記憶部１０２に格納されている文書ＩＤに対応する文書情報を削除し、文書情報削除の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２が文書削除の旨を受信すると、処理はステップＳ１０１１に進む。
【０１９８】
ステップＳ１０１１においては、要求処理部１１２が、ＨＤＤ２１３内のシステムごみ箱領域に格納されている文書データを削除し、処理はステップＳ１０１２に進む。
【０１９９】
ステップＳ１０１２においては、要求処理部１１２が、ステップＳ１００３で読み出されたショートカット情報のショートカットＩＤをショートカット情報管理部１０８に送信して、ショートカットＩＤに対応するショートカット情報の削除を依頼する。ショートカット情報管理部１０８は、ショートカットＩＤを受信すると、ショートカット情報記憶部１０３に格納されているショートカットＩＤに対応するショートカット情報を削除し、ショートカット情報削除完了の旨を要求処理部１１２に送信する。要求処理部１１２がショートカット情報削除の旨を受信すると、処理はステップＳ１０１３に進む。
【０２００】
ステップＳ１０１３においては、要求処理部１１２が、ショートカット削除処理結果としてショートカット削除完了の旨を設定し、処理を終了する。
【０２０１】
●＜ログイン画面＞
以下、本実施形態におけるログイン画面１１０１について、図１１を用いて説明する。図１１は、クライアント１１４に表示されるログイン画面の一例を示す図である。この画面の表示処理は、上述した図４のステップＳ４０１に相当し、ＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１７において実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２０２】
図１１に示すようにログイン画面１１０１には、ユーザＩＤ入力ボックス１１０２、パスワード入力ボックス１１０３、ＯＫボタン１１０４などが表示される。なお、ログイン画面１１０１に対しては、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスなどを追加することも可能である。
【０２０３】
ユーザＩＤ入力ボックス１１０２は、ユーザがクライアント１１４に対して、ユーザ情報におけるユーザＩＤを入力するための入力ボックスである。入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１に送信され、ユーザ認証に用いられる。
【０２０４】
パスワード入力ボックス１１０３は、ユーザがクライアント１１４に対して、ユーザ情報におけるパスワードを入力するための入力ボックスである。入力されたパスワードは、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１に送信され、ユーザ認証に用いられる。
【０２０５】
ＯＫボタン１１０４は、ユーザがクライアント１１４に対して、ユーザＩＤおよびパスワードを文書管理サーバ１０１に送信し、ユーザ認証を行うことを指示するためのボタンである。ＯＫボタン１１０４が押下されると、ユーザＩＤ入力ボックス１１０２に入力されているユーザＩＤ、及びパスワード入力ボックス１１０３に入力されているパスワードが、ユーザ情報として文書管理サーバ１０１に送信される。
【０２０６】
ＯＫボタン１１０４の押下に応じて、文書管理サーバ１０１ではユーザ認証処理、全文書一覧情報取得処理、全ショートカット一覧情報取得処理、全共有ごみ箱文書一覧情報取得処理が行われる。これらの各処理の終了後、ユーザ認証結果、または、ユーザ認証結果と全文書一覧情報と全ショートカット一覧情報と全共有ごみ箱文書一覧情報が、文書管理サーバ１０１から通信部１１５経由で統括処理部１１６に送信される。
【０２０７】
そして、統括処理部１１６が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、ログイン画面１１０１上に認証失敗である旨を表示し、認証成功であった場合は、後述する文書操作画面１２０１（図１２）に移行する。
【０２０８】
●＜文書操作画面＞
次に、文書操作画面１２０１について、図１２を用いて説明する。図１２は、クライアント１１４に表示される文書操作画面の一例を示す図である。この画面の表示処理は、上述した図４のステップＳ４０６に相当し、ＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１７において実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２０９】
文書操作画面１２０１には、ユーザ名１２０２、ログアウトボタン１２０３が表示される。また、文書一覧１２０４として、フォルダ１２０５、共有ごみ箱１２０６、文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９が表示される。また、現在選択されている文書情報として、文書名１２１０、文書サムネイル１２１１が表示される。また、ユーザ操作用として、参照ボタン１２１２、削除ボタン１２１３、完全削除ボタン１２１４、ショートカット削除ボタン１２１５が表示される。なお、文書操作画面１２０１に対して、ユーザ情報としてのユーザＩＤ表示やユーザ連絡先表示、フォルダ作成ボタン、フォルダ削除ボタン、文書追加ボタン、文書変更ボタン、ショートカット追加ボタン、ヘルプボタン、キャンセルボタンなども追加可能である。
【０２１０】
ユーザ名１２０２は、現在ログインしているユーザのユーザ名の表示である。本実施形態においては、文書操作画面１２０１上にユーザ名１２０２が設けられているが、これは必ずしも必要ではなく、省略可能である。
【０２１１】
ログアウトボタン１２０３は、ユーザがクライアント１１４に対して、文書管理サーバ１０１へのログアウト要求を送信するよう指示するためのボタンである。ログアウトボタン１２０３が押下されると、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１にログアウト要求が送信される。文書管理サーバ１０１でのログアウト処理が終了した後、ログアウト完了の旨が、通信部１１５経由で統括処理部１１６に送信される。そして、統括処理部１１６がログアウト完了の旨を受信すると、ログイン画面１１０１（図１１）に移行する。
【０２１２】
文書一覧１２０４は、文書管理サーバ１０１に現在格納されている全文書、全ショートカット、全共有ごみ箱文書の一覧表示である。文書一覧１２０４には、フォルダ１２０５、共有ごみ箱１２０６、文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９などが表示される。文書一覧１２０４に対して、例えば、フォルダ名、共有ごみ箱命、文書名、ショートカット名、共有ごみ箱文書名などの表示を追加することも可能である。文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９は、いずれか１つをユーザが選択することができる。そして、ユーザによって選択された文書情報またはショートカット情報が、参照ボタン１２１２、削除ボタン１２１３、完全削除ボタン１２１４が押下された際に、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバに送信される。
【０２１３】
フォルダ１２０５は、文書管理サーバ１０１に現在格納されているフォルダの表示である。文書１２０７およびショートカット１２０８はそれぞれ、現在フォルダ１２０５内に存在する文書およびショートカットの表示である。
【０２１４】
共有ごみ箱１２０６は、文書管理サーバ１０１に現在格納されている共有ごみ箱の表示であり、共有ごみ箱文書１２０９は、共有ごみ箱１２０６内に存在する共有ごみ箱文書の表示である。
【０２１５】
現在選択されている文書情報として表示される文書名１２１０は、現在ユーザが選択している文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９の文書名である。すなわち、文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９のいずれかが選択された場合、文書名１２１０として、選択された文書、ショートカット、共有ごみ箱文書の文書情報に従ったものが表示される。なお、本実施形態においては、文書操作画面１２０１上に文書名１２１０を設ける例を示したが、文書名１２１０の表示は必ずしも必要ではなく、省略可能である。
【０２１６】
文書サムネイル１２１１は、現在ユーザが選択している文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９の文書の概要表示である。すなわち、文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９のいずれかが選択された場合、文書サムネイル１２１１つぃて、選択された文書、ショートカット、共有ごみ箱文書の文書情報に従ったものが表示される。なお、本実施形態においては、文書操作画面１２０１上に文書サムネイル１２１１を設ける例を示したが、文書サムネイル１２１１の表示は必ずしも必要ではなく、省略可能である。
【０２１７】
参照ボタン１２１２は、ユーザがクライアント１１４に対して、現在選択されている文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９のいずれかについての、文書管理サーバ１０１への参照要求を送信するよう指示するためのボタンである。参照ボタン１２１２が押下されると、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１に選択された文書またはショートカット情報と参照要求が送信される。文書管理サーバ１０１での参照処理が終了すると、その処理結果が通信部１１５経由で統括処理部１１６に送信される。すると統括処理部１１６は、受診した処理結果が文書データを示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上に該文書データを表示するよう依頼する。また、処理結果がアクセス権無しを示す場合は、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上にアクセス権無しの旨を表示するよう依頼する。また、処理結果が猶予期間外を示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上に猶予期間外の旨を表示するよう依頼する。すると表示部１１７は、依頼された内容を文書操作画面１２０１上に表示する。
【０２１８】
削除ボタン１２１３は、ユーザがクライアント１１４に対して、現在選択されている文書１２０７、ショートカット１２０８のいずれかについての、文書管理サーバ１０１への削除要求を送信するよう指示するためのボタンである。なお、削除ボタン１２１３は、文書１２０７、ショートカット１２０８のいずれかが選択された場合にのみ入力可となり、共有ごみ箱文書１２０９が選択された場合には入力不可となる。削除ボタン１２１３が押下されると、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１に選択された文書またはショートカット情報と削除要求が送信される。文書管理サーバ１０１での削除処理が終了すると、その処理結果が通信部１１５経由で統括処理部１１６に送信される。すると統括処理部１１６は、受信した処理結果が削除完了を示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上に削除完了を表示するよう依頼する。また、処理結果がアクセス権無しを示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上にアクセス権無しの旨を表示するよう依頼する。また、処理結果が操作エラーを示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上に操作エラーの旨を表示するよう依頼する。すると表示部１１７は、依頼された内容を文書操作画面１２０１上に表示する。
【０２１９】
完全削除ボタン１２１４は、ユーザがクライアント１１４に対して、現在選択されている文書１２０７、ショートカット１２０８のいずれかが、完全削除する文書またはショートカットとしての選択された旨を指示するためのボタンである。なお、完全削除ボタン１２１４は、文書１２０７、ショートカット１２０８、共有ごみ箱文書１２０９のいずれが選択された場合に入力可となる。統括処理部１１６は、完全削除ボタン１２１４が押下されると、完全削除する文書またはショートカットの選択が終了したとして、表示部１１７に対して完全削除方法選択画面１３０１の表示を依頼する。すると表示部１１７は、後述する完全削除方法選択画面１３０１（図１３）を表示する。
【０２２０】
ショートカット削除ボタン１２１５は、ユーザがクライアント１１４に対して、現在選択されているショートカット１２０８について、文書管理サーバ１０１へのショートカット削除要求を送信するよう指示するためのボタンである。なお、ショートカット削除ボタン１２１５は、ショートカット１２０８が選択された場合にのみ入力可となり、文書１２０７、共有ごみ箱文書１２０９のいずれかが選択された場合には入力不可となる。ショートカット削除ボタン１２１５が押下されると、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１に選択されたショートカット情報とショートカット削除要求が送信される。文書管理サーバ１０１でのショートカット削除処理が終了すると、その処理結果が、通信部１１５経由で統括処理部１１６に送信される。すると統括処理部１１６は、受信した処理結果がショートカット削除完了を示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上にショートカット削除完了を表示するよう依頼する。また、処理結果がアクセス権無しを示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上にアクセス権無しの旨を表示するよう依頼する。また、処理結果が操作エラーを示す場合には、表示部１１７に対し、文書操作画面１２０１上に操作エラーの旨を表示するよう依頼する。すると表示部１１７は、依頼された内容を文書操作画面１２０１上に表示する。
【０２２１】
●＜完全削除方法選択画面＞
次に、完全削除方法選択画面１３０１について、図１３を用いて説明する。図１３は、クライアント１１４に表示される完全削除方法選択画面の一例を示す図である。この画面の表示処理は、上述した図４のステップＳ４１３に相当し、ＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１７において実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２２２】
完全削除方法選択画面１３０１には、完全削除ラジオボタン１３０２、猶予付き完全削除ラジオボタン１３０３、猶予期間１３０４、ＯＫボタン１３０５などが表示される。なお、完全削除ラジオボタン１３０２、猶予付き完全削除ラジオボタン１３０３については、いずれか一方のみを選択することができる。なお、完全削除方法選択画面１３０１に対して、例えば、文書またはショートカット情報として、文書名表示やキャンセルボタンなどを追加することも可能である。
【０２２３】
完全削除ラジオボタン１３０２は、ユーザがクライアント１１４に対して、上述した文書操作画面１２０１（図１２）で選択された文書またはショートカットについて、完全削除を行うことを指示するためのラジオボタンである。
【０２２４】
猶予付き完全削除ラジオボタン１３０３は、ユーザがクライアント１１４に対して、上述した文書操作画面１２０１で選択されたショートカットについて、猶予付き完全削除を行うことを指示するためのラジオボタンである。
【０２２５】
猶予期間１３０４は、ユーザが、猶予付き完全削除を行う場合に、猶予期間として設定する値を入力するためのテキストボックスである。なお、猶予期間１３０４は、完全削除ボタン１３０２が選択された場合には入力不可となり、猶予付き完全削除ラジオボタン１３０３が選択された場合に入力可となる。なお、猶予期間の初期値としては、統括処理部１１６において、文書情報、ショートカット情報に基づき、ショートカット数や参照ユーザ数に応じて値を算出し、完全削除方法選択画面１３０１の表示時に設定される。
【０２２６】
ＯＫボタン１３０５は、ユーザがクライアント１１４に対して、文書操作画面１２０１で選択された文書またはショートカットについて、文書管理サーバ１０１への完全削除要求または猶予付き完全削除要求を送信するよう指示するためのボタンである。ＯＫボタン１３１５が押下されると、統括処理部１１６から通信部１１５経由で文書管理サーバ１０１に対し、選択された文書またはショートカット情報が送信されると共に、完全削除ラジオボタン１３０２が選択されている場合には完全削除要求が送信される。一方、猶予付き完全削除ラジオボタン１３０３が選択されている場合には、猶予付き完全削除要求と、猶予期間１３０４に入力されている猶予期間が送信される。文書管理サーバ１０１において猶予付き完全削除処理が終了すると、その処理結果が、通信部１１５経由で統括処理部１１６に送信される。統括処理部１１６は処理結果を受信すると、表示部１１７に対して、完全削除方法選択画面１３０１を閉じ、文書操作画面１２０１を表示するように依頼する。すると表示部１１７は、完全削除方法選択画面１３０１を閉じ、文書操作画面１２０１を表示する。そして、文書選択画面処理結果が猶予付き完全削除完了を示す場合には、表示部１１７に対して文書操作画面１２０１上に猶予付き完全削除完了を表示するよう依頼する。また、処理結果がアクセス権無しを示す場合には、表示部１１７に対して文書操作画面１２０１上にアクセス権無しの旨を表示するよう依頼する。また、処理結果が操作エラーを示す場合には、表示部１１７に対して文書操作画面１２０１上に操作エラーの旨を表示するよう依頼する。表示部１１７は、依頼された内容を、文書操作画面１２０１上に表示する。
【０２２７】
●まとめ
以上説明したように本実施形態では、ユーザが文書管理サーバに保管されている文書を参照する場合においては、ユーザがクライアント上で文書またはショートカットを選択し、文書に対する操作として「参照」を入力する。するとクライアントが、選択された文書またはショートカットの情報を文書管理サーバに送信する。すると文書管理サーバにおいては、受信した文書またはショートカットの情報を読み出す。ショートカットであればさらに文書の情報を読み出し、該文書情報に削除フラグが設定されている場合には共有ごみ箱情報を読み出す。また、削除猶予フラグが設定されている場合にはシステムごみ箱情報を読み出し、現在時刻が猶予期間内であれば、文書情報、共有ごみ箱情報、システムごみ箱情報に従って読み出した文書データをクライアントに送信する。するとクライアントは、受信した文書データを画面に表示する。
【０２２８】
また、ユーザが文書管理サーバに保管されている文書を削除する場合においては、ユーザがクライアント上で文書またはショートカットを選択し、文書に対する操作として「削除」を入力する。するとクライアントが、選択された文書またはショートカットの情報を文書管理サーバに送信する。すると文書管理サーバにおいては、受信した文書またはショートカットの情報を読み出す。ショートカットであればさらに文書の情報を読み出し、該文書の参照ユーザに対して文書削除の旨を送信して、削除フラグを設定し、共有ごみ箱情報を追加する。さらに、文書に対するショートカットが存在した場合には、ショートカット情報のショートカット先を変更し、文書データを共有ごみ箱に移動し、クライアントに削除完了を送信して、クライアント上で削除完了を表示する。
【０２２９】
また、ユーザが文書管理サーバに保管されている文書を即時に完全削除する場合においては、ユーザがクライアント上で文書またはショートカットを選択し、文書に対する操作として、まず「完全削除」を入力し、さらに、猶予なしの「完全削除」を選択する。すると、クライアントは選択された文書またはショートカットの情報を文書管理サーバに送信する。すると文書管理サーバは、受信した文書またはショートカットの情報を読み出し、ショートカットであればさらに文書の情報を読み出し、該文書の参照ユーザに文書完全削除の旨を送信して、文書情報を削除する。さらに、文書が共有ごみ箱にあれば共有ごみ箱情報を削除した上で、文書に対するショートカットが存在した場合には、ショートカット情報のショートカット先を変更して、文書データを通常領域または共有ごみ箱から削除する。そして、クライアントに完全削除完了を送信し、クライアント上で完全削除完了を表示する。
【０２３０】
また、ユーザが文書管理サーバに保管されている文書を猶予付きで完全削除する場合においては、ユーザがクライアント上で文書またはショートカットを選択し、文書に対する操作として、まず「完全削除」を入力し、さらに、「猶予付き完全削除」を選択する。すると、クライアントはショートカット数や参照ユーザ数などから算出した猶予期限を表示し、ユーザは表示された猶予期限を必要に応じて変更する。するとクライアントは、選択された文書またはショートカットの情報、さらに、ユーザの入力した猶予期間を文書管理サーバに送信する。すると文書管理サーバは、受信した文書またはショートカットの情報を読み出し、ショートカットであればさらに文書の情報を読み出し、文書の参照ユーザに猶予付き削除の旨を送信し、削除フラグを解除設定して共有ごみ箱情報を削除する。さらに、削除猶予フラグを設定し、システムごみ箱情報を追加した上で、文書に対するショートカットが存在した場合には、ショートカット情報のショートカット先を変更して、文書データを共有ごみ箱からシステムごみ箱に移動する。そして、クライアントに猶予付き削除完了を送信して、クライアント上で猶予付き削除完了を表示する。
【０２３１】
また、ユーザが文書管理サーバに保管されているショートカットを削除する場合においては、ユーザがクライアント上でショートカットを選択し、ショートカットに対する操作として「ショートカット削除」を入力する。すると、クライアントは選択されたショートカットの情報を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは、受信したショートカットの情報を読み出し、さらに文書の情報を読み出す。そして、文書に設定されているショートカット数が１である場合、文書がシステムごみ箱の中にあれば、システムごみ箱情報を削除し、文書情報を削除し、文書データをシステムごみ箱から削除した上で、ショートカット情報を削除する。そして、クライアントにショートカット削除完了を送信して、クライアント上でショートカット削除完了を表示する。
【０２３２】
●＜本実施形態の効果＞
以上説明したように本実施形態によれば、文書を削除した場合には、文書データは全ユーザ共有のシステムごみ箱に移動され、文書を削除したユーザだけでなく、参照権のあるユーザは文書データを参照することができる。
【０２３３】
また、共有ごみ箱にある文書データを完全削除する際に、猶予期間内はショートカットからの文書の参照を可能とする。この猶予付き完全削除が選択された場合には、ショートカット数などから猶予期間を算出して表示することにより、ユーザは該表示された猶予期間を参考にして猶予期間を入力することができる。
【０２３４】
また、猶予期間を過ぎた文書はショートカットからでも参照不可となるのに加えて、猶予期間内であっても全てのショートカットが削除された場合には、猶予期間の満了を待つことなく、文書を削除することができる。
【０２３５】
また、文書に猶予付き完全削除が設定されている場合に、ショートカットから文書に猶予付き完全削除が設定されていることを知ることができるだけでなく、猶予期間内であれば、ショートカット先の文書を参照することができる。
【０２３６】
＜他の実施形態＞
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体(記録媒体)等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器（例えば、ホストコンピュータ、インタフェース機器、撮像装置、webアプリケーション等）から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０２３７】
尚本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。なお、この場合のプログラムとは、実施形態において図に示したフローチャートに対応したプログラムである。
【０２３８】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０２３９】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、OSに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０２４０】
プログラムを供給するための記録媒体としては、以下に示す媒体がある。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、DVD(DVD-ROM，DVD-R)などである。
【０２４１】
プログラムの供給方法としては、以下に示す方法も可能である。すなわち、クライアントコンピュータのブラウザからインターネットのホームページに接続し、そこから本発明のコンピュータプログラムそのもの(又は圧縮され自動インストール機能を含むファイル)をハードディスク等の記録媒体にダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。
【０２４２】
また、本発明のプログラムを暗号化してCD-ROM等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせることも可能である。すなわち該ユーザは、その鍵情報を使用することによって暗号化されたプログラムを実行し、コンピュータにインストールさせることができる。
【０２４３】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。さらに、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOSなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０２４４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、実行されることによっても、前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、該プログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行うことが可能である。
【図面の簡単な説明】
【０２４５】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】文書管理サーバおよびクライアントの詳細構成を示すブロック図である。
【図３Ａ】文書情報の一例を示す図である。
【図３Ｂ】ショートカット情報の一例を示す図である。
【図３Ｃ】共有ごみ箱情報の一例を示す図である。
【図３Ｄ】システムごみ箱情報の一例を示す図である。
【図３Ｅ】ユーザ情報の一例を示す図である。
【図４】クライアントにおけるユーザ操作の処理手順を示すフローチャートである。
【図５】文書管理サーバにおける、クライアントからのユーザ操作に応じた処理手順を示すフローチャートである。
【図６】文書管理サーバにおける、参照処理を示すフローチャートである。
【図７】文書管理サーバにおける、削除処理を示すフローチャートである。
【図８】文書管理サーバにおける、完全削除処理を示すフローチャートである。
【図９】文書管理サーバにおける、猶予付き完全削除処理を示すフローチャートである。
【図１０】文書管理サーバにおける、ショートカット削除処理を示すフローチャートである。
【図１１】クライアントに表示される、ログイン画面の一例を示す図である。
【図１２】クライアントに表示される、文書操作画面の一例を示す図である。
【図１３】クライアントに表示される、完全削除方法選択画面の一例を示す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
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【図３Ｃ】
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【図３Ｄ】
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【図３Ｅ】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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