(57)【要約】    【課題】  文書ファイルの保存装置に保存された文書ファイルの利用を促進する。    【解決手段】  文書データを含む文書ファイルを保存する保存サーバ１は、複数の文書ファイルを記憶するファイル記憶部１０Ａと、保存対象文書ファイルと、保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報とを含む文書ファイルの保存要求を受信し、保存対象文書ファイルがファイル記憶部１０Ａに記憶されると、保存対象文書ファイルの配送先情報に基づいて保存対象文書ファイルを送信するメーラ１１とを備える。    【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の、文書データを含む文書ファイルを記憶する文書記憶手段と、
保存対象文書ファイルと、前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報とを含む、前記文書ファイルの保存要求を受信する受信手段と、
前記保存対象文書ファイルが前記文書記憶手段に記憶されると、前記保存対象文書ファイルの配送先情報に基づいて前記保存対象文書ファイルを送信する送信手段と、を備える文書ファイルの保存装置。
【請求項２】
前記保存対象文書ファイルを前記文書記憶手段に記憶する際に、その時点で前記保存対象文書ファイルが存在したことを証明するためのタイムスタンプを取得する手段をさらに備え、
前記文書記憶手段には、前記保存対象文書ファイルと前記取得したタイムスタンプとが対応付けて記憶され、
前記送信手段は、前記タイムスタンプが付された前記保存対象文書ファイルを送信する請求項１記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項３】
ネットワークを介して接続された情報処理装置から、配送先の指定を含む、文書ファイルの検索要求を受け付ける手段と、
前記受け付けた検索要求に基づいて、文書ファイルの検索を行う検索手段とをさらに備え、
前記送信手段は、前記検索による抽出された文書ファイルを、前記検索要求で指定された配送先へ送信する、請求項１または２に記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項４】
文書記憶手段に記憶されている文書ファイルの属性情報を記憶する属性記憶手段をさらに備え、
前記文書ファイルの保存要求には、ユーザによって指定された前記保存対象文書ファイルの属性情報が含まれていて、
前記受信処理手段は、前記文書ファイルの保存要求に含まれている前記保存対象文書ファイルの属性情報を前記属性記憶手段に記憶する、請求項１または２記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項５】
文書記憶手段に記憶されている文書ファイルの属性情報を記憶する属性記憶手段と、
前記保存対象文書ファイルの文書が複数ページからなる場合、当該文書の第１ページを解析して前記保存対象文書ファイルの属性情報を抽出して、前記属性記憶手段に記憶する属性抽出手段と、をさらに備える、請求項１または２記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項６】
前記文書記憶手段に記憶されている文書ファイルの属性別に、文書ファイルの配送先に関する配送先情報を記憶する配送先記憶手段とをさらに備え、
前記送信手段は、前記配送先記憶手段を参照し、前記送信対象の文書ファイルの属性に応じて定まる配送先に対しても、当該送信対象の文書ファイルを送信することを特徴とする請求項４または５に記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項７】
ネットワークを介して接続された情報処理装置から、文書ファイルの属性に関する検索条件を含む検索要求を受け付ける手段と、
前記検索要求を受け付けると、前記属性情報記憶手段を参照し、前記文書ファイルの属性に関する検索条件に基づいて、文書ファイルの検索を行う検索手段とをさらに備え、
前記送信手段は、前記配送先記憶手段を参照し、前記検索により抽出された文書ファイルの属性に応じて定まる配送先へ、当該検索により抽出された文書ファイルを送信する、請求項６記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項８】
前記属性情報は、各文書ファイルの関連部署、担当者、取引先、文書の種別、関連プロジェクトのうちの少なくとも一つを含む請求項４から７のいずれかに記載の文書ファイルの保存装置。
【請求項９】
文書データを含む文書ファイルを保存する文書ファイルの保存装置と接続される情報処理装置であって、
前記保存装置に保存するための保存対象文書ファイルの識別情報、及び前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報の指定を受け付ける受け付け手段と、
前記指定された識別情報に係る保存対象文書ファイル及び前記配送先情報を含む、前記保存装置に対する要求を前記保存装置へ送信する手段と、を備え、
前記保存装置に対する要求は、前記保存対象文書ファイルを前記保存装置に保存するとともに、前記保存対象文書ファイルの保存後に、当該保存された文書ファイルを前記配送先情報に基づいて配送するように要求するものである情報処理装置。
【請求項１０】
文書データを含む、複数の文書ファイルを記憶する文書記憶手段を備えた文書ファイルの保存装置における文書ファイルの配送方法であって、
保存対象文書ファイルと、前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報とを含む、前記文書ファイルの保存要求を受信するステップと、
前記保存対象文書ファイルを前記文書記憶手段に記憶するステップと、
前記保存対象文書ファイルの配送先情報に基づいて、前記保存対象文書ファイルを送信するステップと、を行う方法。
【請求項１１】
文書データを含む、複数の文書ファイルを記憶する文書記憶手段を備えた文書ファイルの保存装置のためのコンピュータプログラムであって、
前記保存装置に実行されると、
保存対象文書ファイルと、前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報とを含む、前記文書ファイルの保存要求を受信するステップと、
前記保存対象文書ファイルを前記文書記憶手段に記憶するステップと、
前記保存対象文書ファイルの配送先情報に基づいて、前記保存対象文書ファイルを送信するステップと、を行うコンピュータプログラム。
【請求項１２】
文書データを含む文書ファイルを保存する文書ファイルの保存装置と接続される情報処理装置が、前記保存装置に要求を行う方法であって、
前記保存装置に保存するための保存対象文書ファイルの識別情報、及び前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報の指定を受け付けるステップと、
前記指定された識別情報に係る保存対象文書ファイル及び前記配送先情報を含み、前記保存対象文書ファイルの保存後に、当該保存された文書ファイルを前記配送先情報に基づいて配送させるための要求を送信するステップと、を行う方法。
【請求項１３】
文書データを含む文書ファイルを保存する文書ファイルの保存装置と接続される情報処理装置が、前記保存装置に要求を行うためのコンピュータプログラムであって、
前記情報処理装置によって実行されると、
当該保存装置に保存するための保存対象文書ファイルの識別情報、及び前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報の指定を受け付けるステップと、
前記指定された識別情報に係る保存対象文書ファイル及び前記配送先情報を含み、前記保存対象文書ファイルの保存後に、当該保存された文書ファイルを前記配送先情報に基づいて配送するような要求を送信するステップと、が行われるコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルの保存、管理のための技術に関し、特に多数のユーザが作成した文書ファイルを集中して管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、多数のユーザが作成、利用する文書ファイルを集中して管理する文書管理システムがある（例えば、特許文献１）。
【特許文献１】特開２００３−３２３４１９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このような文書管理システムに保存するのは比較的容易であるため、多くのユーザが登録を行う。しかしながら、登録したあと、そこから取り出して利用するには検索してファイルを特定しなければならないので、登録されたファイルの利用が進まない。
【０００４】
そこで、本発明の目的は、文書ファイルの保存装置に保存された文書ファイルの利用を促進することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の一実施態様に従う文書ファイルの保存装置は、文書データを含む、複数の文書ファイルを記憶する文書記憶手段と、保存対象文書ファイルと、前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報とを含む、前記文書ファイルの保存要求を受信する受信手段と、前記保存対象文書ファイルが前記文書記憶手段に記憶されると、前記保存対象文書ファイルの配送先情報に基づいて前記保存対象文書ファイルを送信する送信手段と、を備える。
【０００６】
好適な実施形態では、前記保存対象文書ファイルを前記文書記憶手段に記憶する際に、その時点で前記保存対象文書ファイルが存在したことを証明するためのタイムスタンプを取得する手段をさらに備えてもよい。そして、前記文書記憶手段には、前記保存対象文書ファイルと前記取得したタイムスタンプとが対応付けて記憶され、前記送信手段は、前記タイムスタンプが付された前記保存対象文書ファイルを送信するようにしてもよい。
【０００７】
好適な実施形態では、ネットワークを介して接続された情報処理装置から、配送先の指定を含む、文書ファイルの検索要求を受け付ける手段と、前記受け付けた検索要求に基づいて、文書ファイルの検索を行う検索手段とをさらに備えてもよい。そして、前記送信手段は、前記検索による抽出された文書ファイルを、前記検索要求で指定された配送先へ送信するようにしてもよい。
【０００８】
好適な実施形態では、文書記憶手段に記憶されている文書ファイルの属性情報を記憶する属性記憶手段をさらに備えてもよい。この場合、前記文書ファイルの保存要求には、ユーザによって指定された前記保存対象文書ファイルの属性情報が含まれていて、前記受信処理手段は、前記文書ファイルの保存要求に含まれている前記保存対象文書ファイルの属性情報を前記属性記憶手段に記憶するようにしてもよい。
【０００９】
好適な実施形態では、文書記憶手段に記憶されている文書ファイルの属性情報を記憶する属性記憶手段と、前記保存対象文書ファイルの文書が複数ページからなる場合、当該文書の第１ページを解析して前記保存対象文書ファイルの属性情報を抽出して、前記属性記憶手段に記憶する属性抽出手段と、をさらに備えてもよい。
【００１０】
好適な実施形態では、前記文書記憶手段に記憶されている文書ファイルの属性別に、文書ファイルの配送先に関する配送先情報を記憶する配送先記憶手段とをさらに備えもよい。この場合、前記送信手段は、前記配送先記憶手段を参照し、前記送信対象の文書ファイルの属性に応じて定まる配送先に対しても、当該送信対象の文書ファイルを送信するようにしてもよい。
【００１１】
好適な実施形態では、ネットワークを介して接続された情報処理装置から、文書ファイルの属性に関する検索条件を含む検索要求を受け付ける手段と、前記検索要求を受け付けると、前記属性情報記憶手段を参照し、前記文書ファイルの属性に関する検索条件に基づいて、文書ファイルの検索を行う検索手段とをさらに備えてもよい。そして、前記送信手段は、前記配送先記憶手段を参照し、前記検索により抽出された文書ファイルの属性に応じて定まる配送先へ、当該検索により抽出された文書ファイルを送信するようにしてもよい。
【００１２】
好適な実施形態では、前記属性情報は、各文書ファイルの関連部署、担当者、取引先、文書の種別、関連プロジェクトのうちの少なくとも一つを含んでもよい。
【００１３】
本発明の一つの実施態様に従う情報処理装置は、文書データを含む文書ファイルを保存する文書ファイルの保存装置と接続される情報処理装置であって、前記保存装置に保存するための保存対象文書ファイルの識別情報、及び前記保存対象文書ファイルの配送先に関する配送先情報の指定を受け付ける受け付け手段と、前記指定された識別情報に係る保存対象文書ファイル及び前記配送先情報を含む、前記保存装置に対する要求を前記保存装置へ送信する手段と、を備える。そして、前記保存装置に対する要求は、前記保存対象文書ファイルを前記保存装置に保存するとともに、前記保存対象文書ファイルの保存後に、当該保存された文書ファイルを前記配送先情報に基づいて配送するように要求するものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の一実施形態に係る文書ファイルの保存及び管理を行うためのシステムについて、図面を参照して説明する。
【００１５】
図１は、本実施形態に係る文書ファイル保存・管理システムの全体構成を示す図である。
【００１６】
本システムは、文書ファイルの保存及び管理を行う装置である保存サーバ１が、ネットワーク９を介して、本システムのユーザが利用する複数のユーザ端末５に接続されている。
【００１７】
例えば、本システムは、ユーザ端末５から送られてくる電子メールに添付された文書ファイルを保存サーバ１が保存する。そして、所定の場合に、保存サーバ１で保存されている文書ファイルを電子メールに添付して所定の宛先へ送信する。本システムによれば、保存サーバ１でファイルを保存している間、一般ユーザからのアクセスを制限することにより、複数のユーザが利用する文書ファイルの原本性管理を容易に行うことができる。
【００１８】
ここで、文書ファイルには、文書のみからなる文書ファイル以外に、文書データのみならず文書以外のものが含まれるファイルも含む。例えば、文書の他に画像が含まれているようなファイルであってもよい。
【００１９】
保存サーバ１は、例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、以下に説明する保存サーバ１内の個々の構成要素または機能は、例えば、コンピュータプログラムを実行することにより実現される。
【００２０】
保存サーバ１は、メーラ１１と、ファイルの登録処理部１２と、ファイルを記憶するファイル記憶部１０Ａと、文書ファイルについてタイムスタンプを取得するタイムスタンプ取得部１４と、文書ファイルからその文書ファイルの属性情報を抽出する属性抽出部１５と、保存されている文書ファイルに関する情報を記憶するファイル情報記憶部１６と、文書ファイルを検索する検索処理部１７と、全文検索用のキーワード記憶部１０Ｂと、復号処理部１９と、文書ファイルの配信記録記憶部１０Ｃとを備える。
【００２１】
メーラ１１は、ネットワーク９を介して接続されている他の装置に対する電子メールの送受信を行う。従って、本実施形態では、メーラ１１は、ユーザ端末５から文書ファイルの保存を要求する電子メールを受信する。保存要求の電子メールの場合、保存対象となる文書ファイルが添付されている。さらに、保存要求の電子メールの本文には、保存対象の文書ファイルに関するファイル情報が含まれている。また、検索処理部１７がファイル記憶部１０Ａから検索により抽出した文書ファイルを添付した電子メールを送信する。なお、メーラ１１が受信した電子メールが暗号化されているときは、復号処理部１９が暗号化文を復号する。
【００２２】
文書ファイルの配信記録１０Ｃは、メーラ１１が文書ファイルを添付して電子メールを送信した履歴を記憶する。配信記録１０Ｃには、例えば、配信した文書ファイルの識別番号、配信先の電子メールアドレス、及び配信日時などを含むようにしてもよい。
【００２３】
登録処理部１２は、メーラ１１が受信した保存要求の電子メールに添付された文書ファイルを、ファイル記憶部１０Ａに格納する。このときに、次に説明するタイムスタンプ取得部１４が取得したタイムスタンプを文書ファイルに添付する。また、登録処理部１２は、保存要求の電子メールの本文に記述されている情報を、ファイル情報記憶部１６に格納する。ファイル情報記憶部１６の詳細については後述する。
【００２４】
タイムスタンプ取得部１４は、保存対象の文書ファイルが、その内容で、その時点に確かに存在したことを証明するためのタイムスタンプを取得する。例えば、このタイムスタンプは、外部のタイムスタンピングシステムから取得してもよい。このタイムスタンプを確認することにより、文書ファイルが修正されたか否かを判定することができる。
【００２５】
属性抽出部１５は、文書ファイルに基づいて検索用のインデックスとしての属性情報の抽出、及び全文検索用キーワードの抽出を行う。属性抽出部１５の処理詳細については後述する。
【００２６】
検索処理部１７は、ファイル情報記憶部１６に記憶されているファイル情報、あるいは、キーワード記憶部１０Ｂの全文検索用キーワードに基づいて、所望の文書ファイルを検索する。そして、検索によって抽出された文書ファイルを、ファイル記憶部１０Ａから取得する。文書ファイルの検索は、例えば、ユーザ端末５からのファイル取得要求、あるいはファイルの配信要求などを受けたときに、指定された検索条件に従って行われる。ファイル取得要求等については、後述する。
【００２７】
ファイル情報記憶部１６は、ファイル記憶部１０Ａに保存されている文書ファイルに関する情報を記憶する。例えば、ファイル情報記憶部１６は、図２〜図６に示すような複数のテーブルを備える。
【００２８】
図２は、ファイル記憶部１０Ａに保存されている各文書ファイルの属性に関する属性テーブル２０の一例を示す。
【００２９】
属性テーブル２０は、同図に示すように、文書ファイルを一意に識別するための識別番号２１と、文書ファイルの名称２２と、ファイル記憶部１０Ａに保存されているファイルが有効であるかどうかを示す有効フラグ２３と、各文書ファイルの属性情報である検索インデックス２４とを、データ項目として有する。属性テーブル２０は、文書ファイルを新規に登録する際に、その文書ファイルに関する属性が登録され、その後必要に応じて随時更新される。
【００３０】
識別番号２１は、保存サーバ１において各文書を一意に識別するための識別情報であり、ファイル記憶部１０Ａに格納する際に採番される。
【００３１】
名称２２は、文書ファイルのファイル名である。
【００３２】
有効フラグ２３は、保存されている各文書ファイルが有効であるか否かを示すフラグである。新たに文書ファイルが保存された時点で、有効フラグ２３には「有効」を示すフラグがセットされる。そして、保存されている文書ファイルが無効となると、有効フラグ２３は「無効」を示すフラグに更新される。
【００３３】
検索インデックス２４には、本実施形態では各文書ファイルの属性情報を用いている。そして、検索インデックス２４には、複数の属性項目、すなわち、複数のインデックス項目が登録されている。図２の場合は、各インデックス項目は、０１〜０６のインデックス番号で識別される。そして、検索インデックス２４では、それぞれのインデックス項目が有効である否か、さらには、有効である場合の具体的なインデックス値（属性値）が定義されている。例えば、インデックス項目が有効である場合は「○」または具体的なインデックス値がセットされている。一方、無効であるインデックス項目には「ｂ」がセットされている。各インデックス番号の内容は、図３のインデックステーブル３０で定義されている。
【００３４】
図３は、検索インデックスに関するインデックステーブル３０の一例を示す。
【００３５】
インデックステーブル３０は、同図に示すように、インデックス番号３１と、インデックス名３２と、配信先３３とをデータ項目として有し、属性テーブル２０の検索インデックス２４について具体的に定義する。
【００３６】
インデックス番号０１のインデックス項目は、保存サーバに保存された日付を示す。図２において、インデックス番号０１が「○」（有効）である文書ファイルは、日付をキーとした検索が可能である。
【００３７】
インデックス番号０２のインデックス項目は、文書ファイルの関連部門を示す。図２において、インデックス番号０２が検索インデックスとして有効な場合には、各文書ファイルの関連部門の部門番号がセットされている。部門番号については、図４に示す。
【００３８】
インデックス番号０３のインデックス項目は、文書ファイルの担当者を示す。図２において、インデックス番号０３が検索インデックスとして有効な場合には、各文書ファイルの担当者名がセットされている。
【００３９】
インデックス番号０４のインデックス項目は、文書ファイルと関連する取引先を示す。図２において、インデックス番号０４が検索インデックスとして有効な場合には、各文書ファイルの取引先を示す取引先番号がセットされている。取引先番号については、図５に示す。
【００４０】
インデックス番号０５のインデックス項目は、文書ファイルと関連するプロジェクトを示す。図２において、インデックス番号０５が検索インデックスとして有効な場合には、各文書ファイルと関連するプロジェクト名がセットされている。
【００４１】
インデックス番号０６のインデックス項目は、文書ファイルの種別を示す。図２において、インデックス番号０６が検索インデックスとして有効な場合には、各文書ファイルの種別を示すファイル種別番号がセットされている。ファイル種別番号については、図６に示す。
【００４２】
配信先３３は、各インデックス項目で検索された文書ファイルの配信先の電子メールアドレスを示す。例えば、インデックス番号「０１」の日付を用いて検索が行われると、その結果抽出された文書ファイルは、メーラ１１により、配信先３３に登録されている電子メールアドレスに対して送信される。
【００４３】
図４は、関連部門に関する情報が登録されている部門テーブル４０の一例を示す。
【００４４】
部門テーブル４０は、同図に示すように、部門番号４１と、部門名４２と、配信先４３とをデータ項目として有する。
【００４５】
配信先４３は、各部門と関連づけられている文書ファイルの配信先の電子メールアドレスを示す。例えば、検索処理部１７が検索を実行し、インデックス番号「０２」の「関連部門」が部門番号「０１」の「システム１部」である文書ファイルが抽出された場合、あるいは、文書ファイルの関連部門が部門番号「０１」の「システム１部」として新たに保存された場合、その文書ファイルは、メーラ１１により、「システム１部」の配信先４３に登録されている電子メールアドレスに対して送信される。
【００４６】
図５は、取引先に関する情報が登録されている取引先テーブル５０の一例を示す。
【００４７】
取引先テーブル５０は、同図に示すように、取引先番号５０１と、取引先名５０２と、配信先５０３とをデータ項目として有する。
【００４８】
配信先５０３は、各取引先と関連づけられている文書ファイルの配信先の電子メールアドレスを示す。例えば、検索処理部１７が検索を実行し、インデックス番号「０４」の「取引先」が取引先番号「０１」の「朝日産業」である文書ファイルが抽出された場合、あるいは、文書ファイルの取引先が、取引先番号「０１」の「朝日産業」であるとして新たに保存された場合、その文書ファイルは、メーラ１１により、「朝日産業」の配信先５０３に登録されている電子メールアドレスに対して送信される。
【００４９】
図６は、文書の種別を示すファイル種別に関するファイル種別テーブル６０の一例を示す。
【００５０】
ファイル種別テーブル６０は、同図に示すように、ファイル種別番号６１と、ファイル種別名６２と、配信先６３とをデータ項目として有する。
【００５１】
配信先６３は、各ファイル種別と関連づけられている文書ファイルの配信先の電子メールアドレスを示す。例えば、検索処理部１７が検索を実行し、インデックス番号「０６」の「ファイル種別」がファイル種別番号「０１」の「提案書」である文書ファイルが抽出された場合、あるいは、文書ファイルがファイル種別番号「０１」の「提案書」として新たに保存された場合、その文書ファイルは、メーラ１１により、「提案書」の配信先６３に登録されている電子メールアドレスに対して送信される。
【００５２】
以上からわかるように、ファイル情報記憶部１６の各テーブル２０〜６０において配信先を予め設定しておくことにより、保存サーバ１に新たに文書ファイルが保存されたとき、あるいは、一人のユーザからの要求に応じて文書ファイルが保存サーバから取り出されるとき、または配信要求を受けたときに、それぞれの文書ファイルの属性に応じて予め定められた配信先に対してその文書ファイルを自動的に配信することができる。なお、後述するように、ユーザは、この自動配信機能を利用するか否かを選択できる。
【００５３】
再び図１を参照して属性抽出部１５の処理の詳細について説明する。
【００５４】
後述するように、文書ファイルを保存する際、ユーザがその文書ファイル検索用の複数のインデックスを指定することができる。しかしながら、ユーザが一部または全部のインデックスの指定を省略する場合もある。このような場合、属性抽出部１５が、インデックスを生成する。例えば、属性抽出部１５は、一つの文書ファイルに含まれる文書が複数ページからなる場合は、第１ページの文書を用いてインデックスを生成する。第１ページのみを対象とするのは、インデックスとして使用される情報の多くが１ページ目に出現することが多いからである。
【００５５】
図７は、第１ページの文書を用いたインデックス生成処理の具体例を示す図である。
【００５６】
まず、属性抽出部１５は、１ページ目の文書について形態素解析を行って単語を切り出し、切り出された各語句の出現回数をカウントする。そして、所定の語句に対して所定の重み付けを行い、スコアリングをする。重み付けは、例えば、各語句に応じて定まる所定の重み係数を掛けたり、あるいは、切り出された語句の１ページ目における出現場所（上段、中段、下段、右側、左側、など）を用いた重み付けなどを行ったりしてもよい。さらに、第１ページの全文字に占める数字の割合や、字数などをスコアリングに利用してもよい。
【００５７】
例えば、第１ページの中央上側に「見積書」という語句が登場すれば、「見積書」という語句のスコアに５０ポイント加算したり、中央より下に所定数以上の数字が存在するときは、「見積書」に３０ポイント加算したりしてもよい。これらの場合は、いずれも、その文書が見積書である可能性が高いと考えられるからである。これと同様に、「提案書」、「企画書」などについても、それぞれに文書に特徴的な事項を抽出しておき、それに基づくルールに従ってスコアリングを行ってもよい。
【００５８】
そして、属性抽出部１５は、スコアリング結果に基づいて、ファイル種別、プロジェクト、取引先、担当者、関連部門などの検索インデックス２４の各インデックス項目に対するインデックス値を設定する。例えば、ファイル種別であれば、スコアリングの結果、「見積書」などのファイル種別を示す語句が上位にくれば、それをファイル種別のインデックス値とする。その他のインデックス項目についても、スコアリングが上位の語句で、各インデックス項目に対応するものを抽出する。
【００５９】
なお、属性抽出部１５で生成されたインデックスを属性テーブル２０に登録する際、ユーザが指定したものと識別できるような形式で登録してもよい。例えば、ファイル種別として、提案書「０１」と識別されたときは、「０１」の前に識別子として「９」を付け、「９０１」と登録するようにしてもよい。このようにすることで、検索処理部１７が文書ファイルを抽出するときに、抽出された文書ファイルが、ユーザが指定したインデックスを利用して抽出されたものか、自動抽出されたインデックスを利用して抽出されたものかの判別が可能となる。後述するファイル取得要求に対して文書ファイルを配信する場合、ユーザが指定したインデックスを利用して抽出されたものか、あるいは自動抽出されたインデックスを利用して抽出されたものかを判別可能な形式で配信してもよい。
【００６０】
また、属性抽出部１５は、登録対象となるすべての文書ファイルについて、その全文を対象としたキーワード抽出を行う。例えば、属性抽出部１５は、形態素解析により、各文書ファイルのキーワードを抽出し、文書ファイル別にキーワード記憶部１０Ｂに格納する。
【００６１】
改めて図１を参照し、ユーザ端末５について説明する。
【００６２】
ユーザ端末５は、例えば、入出力装置を備えた汎用的なパーソナルコンピュータ、あるいは、ＰＤＡ（Personal Data Assistant）、携帯電話機などの携帯型の情報処理装置などで構成される。ユーザ端末５は、ネットワーク９に対して、有線または無線のいずれで接続されていてもよい。
【００６３】
図１では、代表して一つのユーザ端末５についてその内部構成を示すが、各ユーザ端末５の内部構成は共通である。すなわち、ユーザ端末５は、メーラ５１と、暗号処理部５３と、ユーザインタフェース（ＵＩ）処理部５５とを有する。
【００６４】
メーラ５１は、他の装置との電子メールの送受信を行う。例えば、保存サーバ１のメーラ１１に対して、文書ファイルを添付した保存要求電子メールなどの各種電子メールを送信し、保存サーバ１のメーラ１１から送られてくる文書ファイルを添付した配信メールを受信する。
【００６５】
暗号処理部５３は、電子メールで送る送信するファイル情報を暗号化する。
【００６６】
ＵＩ処理部５５は、ＵＩを介してユーザからの指示を受け付ける。例えば、以下に説明する各入力画面を用いて、ユーザからの入力を受け付ける。
【００６７】
図８（ａ）は、文書ファイルの保存要求をする場合の入力画面１００に対する入力例を示す。
【００６８】
入力画面１００は、まず、ファイル名入力領域１０１と、保存サーバに対する要求種別の入力領域１０２とを有する。
【００６９】
ファイル名入力領域１０１には、対象となる文書ファイルのファイル名が入力される。
【００７０】
要求種別入力領域１０２は、保存サーバに対する要求種別を、プルダウンメニューから選択する。本実施形態では、要求種別には文書ファイルの保存要求、取得要求、配布要求及び削除要求がある。図８の例では、保存が選択されている。
【００７１】
入力画面１００は、さらに、検索インデックス１１０の入力領域を備える。検索インデックス１１０の各入力項目は、ファイル情報記憶部１６に格納される検索インデックス項目（図２，図３参照）と対応する。検索インデックス１１０のどの項目を設定するかは、ユーザの任意としてもよいし、全項目を必須入力項目としてもよい。
【００７２】
また、入力画面１００には、配信先ＩＤ１０３、受信確認指示１０４及び配信選択１０５の各入力領域が設けられている。
【００７３】
配信先ＩＤ１０３の入力領域とは、この保存要求によりファイル名１０１の文書ファイルを保存サーバ１へ送り、保存された後に、この保存要求に係る文書ファイルを配信する配信先のＩＤ（電子メールアドレス）の入力を受け付ける領域である。
【００７４】
受信確認指示１０４の入力領域とは、文書ファイルを送信したとき、その配信先で受信された文書ファイルがオープンされたときに、その配信先から受信確認を送らせるようにするか否かの指示を受け付ける領域である。つまり、受信確認指示１０４がONであれば、上記受信確認メールを配信先から送らせるようにし、受信確認指示１０４がOFFであれば、上記受信確認メールを配信先から送らせないようにする。
【００７５】
配信選択１０５は、配信先ＩＤ１０３で設定された配信先、およびファイル情報記憶部１６の各テーブル３０〜６０（図３〜図６参照）で予め設定されている配信先のいずれに配信を行うかの選択を受け付ける。配信選択１０５は、例えば、いずれの配信先にも配信しない（ＯＦＦ）、上述したようなファイル情報記憶部１６で予め設定されている配信先のみへ配信する（ＴＢＬ）、配信先ＩＤ１０３で設定された配信先及びファイル情報記憶部１６に予め設定されている配信先の両方へ配信する（ＩＤ／ＴＢＬ）のうちから選択可能である。従って、図８の場合、「ＸＹＺ提案書」という文書ファイルが保存サーバ１に保存されると、配信先ＩＤ１０３で指定されているadrA、adrY、及びadrPと、テーブル３０〜６０の設定に応じた配信先に対して、「ＸＹＺ提案書」が配信される。
【００７６】
上記入力項目への入力後、完了ボタンが押されるとメーラ５１が起動され、図８（ｂ）に示すようなメーラ５１の画面２００が表示される。メーラ画面２００は、メールの送信先アドレス２０１と、表題２０２と、添付ファイル２０３と、メール本文２０４とが表示されている。
【００７７】
メールの送信先アドレス２０１は、保存サーバ１のアドレスである。
【００７８】
表題２０２は、要求種別１０２で選択された種別が設定される。保存サーバ１は、表題２０２で受信したメールが保存要求であるか、文書ファイルの取得または削除要求であるかといった種別を判定してもよい。
【００７９】
添付ファイル２０３は、添付される文書ファイルのファイル名、つまりファイル名１０１で入力されたファイル名が表示される。
【００８０】
メール本文２０４には、検索インデックス１１０で入力された情報と、配信先ＩＤ１０３、受信確認指示１０４及び配信選択１０５で入力された情報とが表示されている。メール本文２０４では、各入力項目で入力されたデータがデリミタで区切られている。
【００８１】
なお、ここでメール本文２０４に記述されている情報を、事前に暗号処理部５３で暗号化してからメーラに取り込んでもよい。この場合、メール本文２４０自体が暗号文となる。
【００８２】
この保存要求の電子メールが送信されると、保存サーバ１では以下に示すような登録処理が実行される。
【００８３】
ここで、文書ファイルの新規保存処理について、図９のフローチャートを用いて説明する。
【００８４】
まず、図８（ａ）に示す入力画面１００に対して、ユーザが所定事項を入力する（Ｓ１０１）。そして、メーラ５１は、これに基づいて図８（ｂ）に示すような保存対象となる文書ファイルを添付した電子メールを生成して、保存サーバ１へ送信する（Ｓ１０２）。
【００８５】
保存サーバ１のメーラ１１は、この保存要求電子メールを受信する（Ｓ１０３）。ここで、タイムスタンプ取得部１４は、受信した電子メールに添付された保存対象の文書ファイルについて、タイムスタンプを取得する（Ｓ１０４）。
【００８６】
登録処理部１２は、受信した電子メールに、保存対象の文書ファイルのファイル情報として検索インデックスが指定されているか否かを判定する。つまり、すべてのインデックスが指定されていて、インデックスの自動生成が必要であるか否かを判定する（Ｓ１０５）。そして、インデックスの自動生成が必要である場合は（Ｓ１０５：Ｙｅｓ）、属性抽出部１５がインデックスを生成する（Ｓ１０６）。インデックスの自動生成が不要である場合は（Ｓ１０５：Ｎｏ）、ステップＳ１０６をスキップする。さらに、属性抽出部１５は、保存対象文書ファイルの全文を対象として、検索用キーワードを抽出し、キーワード記憶部１０Ｂに格納する（Ｓ１０７）。
【００８７】
そして、登録処理部１２は、保存対象文書ファイルにタイムスタンプを付してファイル記憶部１０Ａへ格納するとともに、インデックスなどのファイル情報をファイル情報記憶部１６へ格納する（Ｓ１０８）。
【００８８】
メーラ１１は、ファイル情報記憶部１１０に保存された文書ファイルを、タイムスタンプとともに、保存要求の電子メールの送信元及び文書ファイルの属性等により定まる配信先に対して送信する（Ｓ１０９、Ｓ１１０）。これにより、文書ファイルの保存要求をしたユーザは保存完了を知ることができるとともに、配信先のユーザはタイムスタンプつきの文書ファイルを受信する。なお、文書ファイルを配信する際は、配信記録記憶部Ｃに配信履歴が記憶される。これは、以下に説明する取得要求及び配信要求の場合も同様である。
【００８９】
このとき、配信先は、保存要求電子メールで指定された配信選択に従う。例えば、配信選択１０５として「ＩＤ／ＴＢＬ」が選択されたときは、配信先ＩＤ１０３で指定された配信先及び各テーブル３０〜６０で設定された配信先へ配信される。
【００９０】
これにより、あるユーザが作成した文書ファイルが保存サーバ１に新規保存されると、その文書ファイルと関連する所定のユーザへ、その保存されたファイルが転送される。このとき、文書ファイルにタイムスタンプが付されていれば、そのファイルの原本性も保証される。
【００９１】
次に、図１０（ａ）（ｂ）に、ユーザ端末５から保存サーバ１に保存されている文書ファイルの取得要求をする場合における入力画面１５０及びメーラの表示画面２５０の例を示す。
【００９２】
同図（ａ）に示すように、入力画面１５０は図８（ａ）に示す入力画面１００と共通する入力項目を有するとともに、入力画面１５０に固有の入力項目を有する。入力画面１５０に固有の入力項目は、すなわち、検索キーワード１５１及び日付範囲１５２である。
【００９３】
検索キーワード１５１は、全文検索用のキーワードをつかって検索する場合のキーワード入力を受け付ける領域である。
【００９４】
日付範囲１５２は、保存サーバ１に新規保存された日付で検索を行うときの検索条件となる日付の入力を受け付ける領域である。
【００９５】
ユーザは、まず、文書ファイルの取得要求をする場合、要求種別１０２で「取得」を選択する。要求種別１０２で「取得」が選択された場合、ファイル名１０１，検索インデックス１１０及び検索キーワード１５１，日付範囲１５２に対して入力されたものは、ユーザが保存サーバ１から取り出したい文書ファイルの検索条件として扱われる。従って、後述するように、この入力画面１５０に対する入力に基づく電子メール（文書ファイルの取得要求の電子メール）がサーバ１へ送られると、ここで入力された検索条件に従った文書ファイルが抽出される。
【００９６】
配信先ＩＤ１０３，受信確認指示１０４及び配信選択１０５は、上記検索により抽出された文書ファイルの配信に関する設定であり、入力画面１００の場合と同様である。
【００９７】
なお、入力画面１５０は、入力画面１００、後述する入力画面１６０、入力画面１７０に置換可能である。
【００９８】
同図（ｂ）のメーラ画面２５０では、表題２０２に要求種別１０２で選択された「取得」が設定されている。さらに、入力画面１５０で入力された各情報が、メール本文２０４に図８（ｂ）の場合と同様に設定されている。この電子メールが、文書ファイルの取得要求の電子メールとなって保存サーバ１へ送信されると、以下に説明する文書ファイルの取得処理が実行される。
【００９９】
図１１は、文書ファイルの取得処理のフローチャートを示す。
【０１００】
まず、図１０（ａ）に示す入力画面１５０に対して、ユーザが所定事項を入力する（Ｓ２０１）。そして、メーラ５１は、これに基づいて図１０（ｂ）に示すような文書ファイルの取得要求の電子メールを生成して、保存サーバ１へ送信する（Ｓ２０２）。
【０１０１】
保存サーバ１のメーラ１１は、この取得要求電子メールを受信すると（Ｓ２０３）、検索処理部１７がここで指定された検索条件に従って検索を実行する（Ｓ２０４）。
【０１０２】
ここで、受信確認指示１０４が「ＯＮ」であれば、文書ファイルに所定の受信確認処理プログラムを添付し、配信した文書ファイルが配信先で受信されたことの受信確認を行う（Ｓ２０５）。この受信確認処理プログラムは、文書ファイルがオープンされると、指定された電子メールアドレスに対して受信確認メールを送信する。ここで、受信確認メールの送信先として、取得要求の電子メールを送ったユーザの電子メールアドレスを設定することができる。これにより、取得要求を行ったユーザは、検索された文書ファイルが配信先へ確実に配信されたことを知ることができる（Ｓ２０９，Ｓ２１０）。
【０１０３】
なお、受信確認指示１０４が「ＯＮ」であれば、前述の保存要求の場合も、後述する配信要求の場合も同様に、受信確認処理プログラムを添付して文書ファイルを配信する。従って、図９の文書ファイル保存処理及び図１３の文書ファイル配信処理の説明ではそれを省略する。
【０１０４】
そして、検索処理部１７が、この検索により抽出された文書ファイルをファイル記憶部１０Ａから取得し、メーラ１１が、その文書ファイル及びタイムスタンプを添付した電子メールを指定された配信先へ配信する（Ｓ２０５、２０６，２０７）。これにより、文書ファイルの取得要求をしたユーザ、及び配信先のユーザは、いずれもタイムスタンプつきの文書ファイルを受信する。なお、文書ファイルの配信先の指定は、保存の場合と同様である。
【０１０５】
これにより、保存サーバ１に登録しておいた文書ファイルを、種々の検索条件を指定して取得することができる。さらに、取得するとともに、所定の配信先へ配信することもできる。
【０１０６】
これにより、取得要求をしたユーザは、自らが取得したファイルが所定の配信先へも配信されたことを確認ができる。
【０１０７】
次に、図１２（ａ）（ｂ）に、ユーザ端末５から保存サーバ１に保存されている文書ファイルの配信要求をする場合における入力画面１６０及びメーラの表示画面２６０の例を示す。この配信要求と前述の取得要求との相違点は、この要求を行ったユーザの元には文書ファイルを配信されない点である。
【０１０８】
同図（ａ）に示すように、入力画面１６０は図８（ａ）に示す入力画面１００、及び図１０（ａ）に示す入力画面１５０と共通する入力項目を有するとともに、入力画面１６０に固有の入力項目を有する。入力画面１６０に固有の入力項目は、すなわち、識別番号１６１である。
【０１０９】
識別番号１６１は、抽出したい文書ファイルの識別情報の入力を受け付ける領域である。抽出したい文書ファイルの識別情報が予めわかっている場合は、これにより文書ファイルを直接指定することができる。
【０１１０】
ユーザは、まず、文書ファイルの配信要求をする場合は、要求種別１０２で「配信」を選択する。要求種別１０２で「配信」が選択された場合、「取得」が選択された場合と同様に、ファイル名１０１，検索インデックス１１０及び識別番号１６１に対して入力されたものは、ユーザが保存サーバ１から取り出したい文書ファイルの検索条件として扱われる。従って、後述するように、この入力画面１６０に対する入力に基づく電子メール（文書ファイルの配信要求の電子メール）がサーバ１へ送られると、ここで入力された検索条件に従った文書ファイルが抽出される。
【０１１１】
なお、入力画面１６０は、入力画面１００、入力画面１５０、後述する入力画面１７０に置換可能である。
【０１１２】
同図（ｂ）のメーラ画面２６０では、表題２０２に要求種別１０２で選択された「配信」が設定されている。さらに、入力画面１６０で入力された各情報が、メール本文２０４に図８（ｂ）、図１０（ｂ）の場合と同様に設定されている。この電子メールが、文書ファイルの配信要求の電子メールとなって保存サーバ１へ送信されると、以下に説明する文書ファイルの配信処理が実行される。
【０１１３】
図１３は、文書ファイルの配信処理のフローチャートを示す。
【０１１４】
この配信処理において、図１１の取得処理と異なる点は、配信を要求したユーザ自身には文書ファイルが送信されず、配信先にのみ配信される点である。すなわち、ステップＳ３０１の画面入力からステップＳ３０４の検索までは、図１１の取得処理と同様である。そして、ステップＳ３０５の配信処理において、配信要求をしたユーザを除く、他の配信先として指定された電子メールアドレスへ、抽出された文書ファイルを配信するとともに、配信完了を配信要求ユーザへ通知する（Ｓ３０６，Ｓ３０７）。これにより、文書ファイルの配信要求をしたユーザは配信完了を知ることができ、かつ配信先ユーザは、タイムスタンプつきの文書ファイルを受信する。なお、文書ファイルの配信先の指定は、保存あるいは取得の場合と同様である。
【０１１５】
これにより、保存サーバ１に登録しておいた文書ファイルを、種々の検索条件を指定して、所定の配信先へ配信することができる。
【０１１６】
次に、図１４（ａ）（ｂ）に、ユーザ端末５から保存サーバ１に保存されている文書ファイルの削除要求をする場合における入力画面１７０及びメーラの表示画面２７０の例を示す。
【０１１７】
同図（ａ）に示すように、入力画面１７０は図８（ａ）に示す入力画面１００、図１０（ａ）に示す入力画面１５０及び図１２（ａ）に示す入力画面１６０と共通する入力項目を有するとともに、入力画面１７０は、日付範囲１７１を入力項目として有する。
【０１１８】
日付範囲１７１は、削除したいファイルが保存サーバ１の保存された日付の範囲の指定を受け付ける。
【０１１９】
ユーザは、まず、文書ファイルの配信要求をする場合は、要求種別１０２で「削除」を選択する。要求種別１０２で「削除」が選択された場合、ファイル名１０１，検索インデックス１１０及び日付範囲１７１に対して入力されたものは、ユーザが保存サーバ１から削除したい文書ファイルの検索条件として扱われる。従って、後述するように、この入力画面１７０に対する入力に基づく電子メール（文書ファイルの削除要求の電子メール）がサーバ１へ送られると、ここで入力された検索条件に従った文書ファイルが削除される。
【０１２０】
同図（ｂ）のメーラ画面２７０では、表題２０２に要求種別１０２で選択された「削除」が設定されている。さらに、入力画面１７０で入力された各情報が、メール本文２０４に設定されている。この電子メールが、文書ファイルの削除要求の電子メールとなって保存サーバ１へ送信されると、以下に説明する文書ファイルの削除処理が実行される。
【０１２１】
図１５は、文書ファイルの削除処理のフローチャートを示す。
【０１２２】
まず、図１４（ａ）に示す入力画面１７０に対して、ユーザが所定事項を入力する（Ｓ４０１）。そして、メーラ５１は、これに基づいて図１４（ｂ）に示すような文書ファイルの削除要求の電子メールを生成して、保存サーバ１へ送信する（Ｓ４０２）。
【０１２３】
保存サーバ１のメーラ１１は、この削除要求電子メールを受信すると（Ｓ４０３）、検索処理部１７がここで指定された検索条件に従って検索を実行する（Ｓ４０４）。そして、検索処理部１７は、この検索により抽出された文書ファイルについて、属性テーブル２０の有効フラグ２３を無効を示す状態に変更し、文書ファイルを削除する（Ｓ４０５）。このとき、ファイル記憶部１０Ａに格納された文書ファイルを物履的に消去するか否かは任意である。
そして、文書ファイルが削除されると、削除要求をしたユーザへ削除通知が行われる（Ｓ４０６，Ｓ４０７）。これにより、文書ファイルの削除を要求したユーザは削除完了を知ることができる。
【０１２４】
上述した本発明の実施形態は、本発明の説明のための例示であり、本発明の範囲をそれらの実施形態にのみ限定する趣旨ではない。当業者は、本発明の要旨を逸脱することなしに、他の様々な態様で本発明を実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１２５】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書ファイル保存・管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】属性テーブル２０の一例を示す図である。
【図３】インデックステーブル３０の一例を示す図である。
【図４】部門テーブル４０の一例を示す図である。
【図５】取引先テーブル５０の一例を示す図である。
【図６】ファイル種別テーブル６０の一例を示す図である。
【図７】インデックス生成処理の具体例を示す図である。
【図８】文書ファイルの保存要求をする場合の入力画面及びメール画面の例である。
【図９】文書ファイルの新規保存処理のフローチャートである。
【図１０】文書ファイルの取得要求をする場合の入力画面及びメール画面の例である。
【図１１】文書ファイルの取得処理のフローチャートである。
【図１２】文書ファイルの配信要求をする場合の入力画面及びメール画面の例である。
【図１３】文書ファイルの配信処理のフローチャートである。
【図１４】文書ファイルの削除要求をする場合の入力画面及びメール画面の例である。
【図１５】文書ファイルの削除処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２６】
１    保存サーバ
５    ユーザ端末
１０Ａ    ファイル記憶部
１１    メーラ
１２    登録処理部
１４    タイムスタンプ取得部
１５    属性抽出部
１６    ファイル情報記憶部
１７    検索処理部
２０    属性テーブル
３０    インデックステーブル
４０    部門テーブル
５０    取引先テーブル
６０    ファイル種別テーブル
１００、１５０，１６０，１７０…入力画面
２００、２５０，２６０，２７０…メーラ画面
【図１】
2007034552.tif 000003
【図２】
2007034552.tif 000004
【図３】
2007034552.tif 000005
【図４】
2007034552.tif 000006
【図５】
2007034552.tif 000007
【図６】
2007034552.tif 000008
【図７】
2007034552.tif 000009
【図８】
2007034552.tif 000010
【図９】
2007034552.tif 000011
【図１０】
2007034552.tif 000012
【図１１】
2007034552.tif 000013
【図１２】
2007034552.tif 000014
【図１３】
2007034552.tif 000015
【図１４】
2007034552.tif 000016
【図１５】
2007034552.tif 000017