(57)【要約】【課題】  従来、文書管理アプリケーションから機器への印刷やデータ転送を行う場合、情報端末と機器でのデータ転送機能や印刷を指定する別な領域を立ち上げる必要があり、ユーザーの負担になっていた。  本提案では文書管理アプリケーションが使用可能なすべてデバイスを１つの画面で融合して表示し、印刷やFAX送信などの操作を予め設定できユーザーに快適な操作環境を提供できる。【解決手段】  情報端末装置に文書管理アプリケーションの画面を表示する事が可能で、LANに接続されている機器を検索し、検索された機器から能力などの情報を収集する機能、それらの情報を文書管理アプリケーションの画面上に表示する機能、特定の処理を前記の機器の情報と関連図付けて設定し文書管理アプリケーション上に表示する機能を持つ。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続し、ネットワーク内の他の機器と通信する能力を持ち、通信の結果他の機器の能力情報を収集する事が可能で、メイン画面とその中に、収集可能な情報を含む情報収集、表示可能な機器情報表示領域をもち、メイン画面では複数のファイルを一度に表示可能な領域を持つ。機器情報表示領域には、その中に機器情報を表示する事ができる端末において、前記表示された機器情報表示領域の機器を関連付けて表示する複数の領域（プロジェクト１、２、・・・・）を持ち、この領域に指定した場合、関連付けれられた全ての機器が持つデータ、データ構造全てにおいてドラッグ＆ドロップされたデータを変換する事を特徴とする情報端末。
【請求項２】
請求項１の情報端末において、ファイル表示領域からプロジェクト領域にファイルをドラッグ＆ドロップした際、データ変換処理を起動後直ぐにユーザーが操作可能とするためにバックグラウンドでデータ変換を行う事を特徴とする情報端末。
【請求項３】
請求項１の情報端末において、ファイル表示領域からプロジェクト領域にファイルをドラッグ＆ドロップした際、指示画面の表示が関連でけられている場合、ドラッグ＆ドロップ直後に印刷用のデータに変換を行う事を特徴とする情報端末装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子的な文書及び機器管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
複数のデバイスを持つ画像形成システムにおいて、各デバイスは受信した画像と動作モードを記憶する事ができ、それらのデータを他のデバイスに送信できることを特徴としている。この機能を使うと、機器の故障や長時間他人に占有されている場合、他のデバイスで印刷が可能となる。
【０００３】
従来例としては、例えば特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開２００１−２２２１９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来、文書管理アプリケーションから機器への印刷やデータ転送を行う場合、情報端末を起動しておき、さらに機器でのデータ転送機能や印刷を指定する別な領域を立ち上げる必要があり、ユーザーの負担になっていた。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
文書管理アプリケーション上の同じ画面に機器などのデバイスやストレージの機器情報を表示できる領域を作る。この領域はネットワーク上で検索できる機器の台数分の機能（印刷、FAX等）、解像度等の情報を表示可能とし、機器が多い場合はスクロール機能により表示を行う。
【０００６】
文書管理アプリケーション上の画面に上記の機器を関連付けられる領域を複数作成でき、各々のプロジェクトには複数の機器情報を関連づける事ができる。
【０００７】
文書管理アプリケーションから機器へのデータ送信（印刷等）：文書管理アプリケーションから機器へデータ送信（印刷）を行う場合、メイン画面上のファイルをドラッグ＆ドロップ（D&D）してフォルダに入れる。D&Dされたファイルはプロジェクト領域に表示しユーザーが視覚的に確認する事ができる。
【０００８】
印刷指示の場合、印刷指示画面（印刷体裁なども含む）を表示し、同時にバックグラウンドで予め関連付けられた機器の解像度に合わせてデータ変換を行う。データ変換は機器に合わせてPDL、やSVG、XAML、ＰＤＦ等に変換可能。機器の機能によってはデータ変換終了後直ぐにデータ送信を行う。また、作成されたデータは、一定時間保存し、それ以降自動で削除する
【発明の効果】
【０００９】
これまで、複数の機器に印刷やFAXなどの指示を行う際、文書管理アプリケーションに加えて複数の機器の制御画面を別々に立ち上げる必要があった。本提案では文書管理アプリケーションが使用可能なすべてデバイスを１つの画面で融合して表示し、印刷やFAX送信などの操作を行えるユーザーに快適な操作環境を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
（実施例１）
まず、本発明に係る文書管理アプリケーションにおけるドキュメントアクセス制御の一実施形態を示すブロック図である図１を参照して説明する。
【００１１】
この実施形態の装置は装置全体の制御をするCPU１１と、このCPU１１の制御プログラムを格納したROM１２と、前記CPU１１のワークエリアとして用いられるRAM１３と、原稿を読み取って電気信号に変換するスキャナ１７と、画像を記録紙にプリントするプリンター１８と、オペレーターが各種情報を入力する操作部１９と、各種情報を表示する表示部２０と、送受信データの変復調を行うモデム１４と、電話回線とモデム１４を接続するNCU１５と、画像データを蓄積する画像メモリー２１と、ネットワークと接続するためのNIC１６とを有する。
【００１２】
上記ROM１２はシステム形態によってはハードディスク２２、外部記憶装置２３で置き換えられることがあり、また、RAM１３と画像メモリ２１は同一のメモリーを共用する場合もある。
【００１３】
上記の操作部１１はシステム形態によっては最小限のボタン群であり、また、キーボードである場合もある。上記表示部２０は、最小限の情報を表示するLCDである場合もあり、また、ブラウン管などのディスプレイ装置である場合もある。
【００１４】
図２は、文書管理アプリケーションとネットワーク機器の関係を説明する図である。LANに機器１・２・３・・・・の様に複数の機器が接続し、文書管理アプリケーションが各々の機器と情報交換を行う事ができ、交換される情報には機器を特定する情報、機能（印刷、FAX、読み取り）と、印刷や読み取りなどの解像度（印刷600dpi、FAX200dpiなど）、機器の様様な設定に関する情報が含まれる。文書管理アプリケーションはLANに接続可能な機器上で動作するソフトウエアで、文書管理アプリケーションのメイン画面と、その中に複数のプロジェクトの表示領域、複数の機器情報表示領域がある。プロジェクト表示領域では前記の複数の機器情報を関連付けて設定する事ができる。たとえば、よく使う機器などの情報をさす。設定による動作は別途詳細に説明する。
【００１５】
図３で、文書管理アプリケーションがネットワーク上の機器の情報を収集する処理の流れを説明する。文書管理アプリケーションと機器は共通の通信プロトコルをサポートしており、これらのプロトコルにより機器の能力を機器から文書管理アプリケーションに送信する事ができる。送信される能力には、機器の識別情報（唯一その機器を特定できる情報）、能力（印刷、FAX、スキャン）とその解像度（６００dpi、４００dpi、２００dpi）、動作状況（動作可能、故障中等）等が含まれる。
【００１６】
文書管理アプリケーションは上記のプロトコルを使用してネットワーク上の機器情報のみを収集する（201）。次に、検索された機器ごとに能力情報を収集する（202）。新規デバイス情報がある、又は、能力変更画有るかどうか収集した情報を比較し（203）、変更が無ければ（201）の処理に進む。変更があれば（204）の文書管理アプリケーションの機器情報表示領域に機器情報を追加、又は、修正を行い(204)、処理を終了する。
【００１７】
図３で、文書管理アプリケーションがネットワーク機器の検索処理を説明する。
【００１８】
文書管理アプリケーションのメイン画面にはユーザーにより電子文書をD&Dなどの方法で保存処理を行う事ができる。この保存された文書（301）をプロジェクトにD&Dすると（302）、予め決め登録された設定に従い動作を行う。プロジェクト2にD&D（302）と同時にユーザーの体感速度を上げるためにバック区ラウンドで処理を開始する。この設定では機器1、２用の600dpiの解像度のデータ、機器2FAX用の200dpiの解像度のデータを作成する。作成中は302のアイコンを作成中を示す表示（例えばグレー表示）としておき、作成後は黒表示に変更する。その後、機器ドライバを起動し印刷、FAX送信処理を行う。
【００１９】
バックグラウンドで電子文書（303）から機器１、２用の異なる解像度データを作成する場合、プロジェクトの登録順に印刷用データ（304）、FAX送信用データ（305）をそれぞれ作成する。
【００２０】
図５で、文書管理アプリケーションの操作についてフローチャートを使って説明する。ユーザーがメイン画面からD&Dなどの手段でプロジェクト領域に電子文書を移動（指示）すると。先ず、プロジェクトを調査し、設定されている機器情報を収集する(401)。次に機器が追加されているケースでは電子文書のアイコンをプロジェクトの表示領域に表示する（402）このアイコンは作成中であることが判る様にグレーなどの表示を行う。各々の機器の解像度などの能力情報を収集する（403）。収集した能力を全て比較し、電子文書を変換する。印刷やFAX等の場合はそれぞれ必要な解像度全てに変換を行う（404）。404でデータを作成する場合、アプリケーションが定める任意の作業用フォルダを使用するので、それをプロジェクト領域に移動する（405）。プロジェクトの領域に作成された全てのデータ（全ての解像度）を表示する。
【００２１】
図６、では作成されたデータの削除に関する説明を行う。プロジェクト領域にはユーザーが電子文書をD＆Dする度に機器の能力に合わせたデータが作成される。
【００２２】
このデータは自動的に作成され、機器の能力の種類文作成されるのでユーザーによる操作が多く行われた後ではプロジェクト領域のデータ量が巨大になると言う問題がある。このため、作成されたデータは全て作成時刻からの経過時間を管理しておき、一定時間が経過すると自動的に削除を行える様に予め設定を行えるようになっている。この設定では、他に特定のデータ（例えば印刷中間ファイルや画像データ）のみを削除する設定も可能である。さらに、時間やデータ種別と組み合わせて、一定回数以上使用したデータを自動的に削除する設定を行う事も可能である。
【００２３】
図７で、データ削除処理の説明を行う作成済みの全てのプロジェクトの中の全てのデータのファイル情報、アクセス情報を収集する（602）。収集した情報から作成日時の確認を行う（603）。作成後72時間以上経過しているかどうか判断し（604）、経過していなければ602〜604の処理を繰り返す。
【００２４】
72時間以上経過していれば該当するデータ全てを削除する。経過時間はユーザーにより任意に変更が可能である。
【００２５】
図８で、プロジェクトに関連付けられる処理と、データ種別ごとのシーケンスについて説明する。メイン画面からユーザーによってプロジェクト３に電子文書がD&Dされると、これが印刷目的で予めプロジェクトに動作が設定されている場合、D&D終了後直ぐに指定されたFileをOPENし、機器に印刷用データを送るためにプリンタドライバ機能を起動する。印刷用データ作成終了後機器に対して印刷用データを送信する。機器側では印刷用データを受信し、それが終了すると印刷用データを一旦機器内部のメモリ、HDD等の記憶装置に保存する。ユーザーにより印刷部数などの情報が設定され、印刷開始指示があると機器に対して印刷指示情報を送信する。機器側では受け取った印刷指示情報を元に部数指定などを行ない記録装置に印刷指示を行う。
【００２６】
機器で印刷可能な電子文書がPDF（Portable Document Format）、SVG（Scalable Vector Graphics：W3C勧告）、XAML（Extensible Application Markup Language）等の場合、ユーザーによるD&D終了後直ぐに指定されたFileをOPENし、機器に印刷用データを送るためにPDF、SVG、XAMLなどの変換ライブラリを起動しデータ変換を行う。作成終了後、機器に対してデータを送信する。機器側ではこれらのデータを受信し、それが終了すると一旦機器内部のメモリ、HDD等の記憶装置に保存する。ユーザーにより印刷部数などの情報が設定され、印刷開始指示があると機器に対して印刷指示情報を送信する。機器側では受け取った印刷指示情報を元に部数指定などを行ない記録装置に印刷指示を行う。この際印刷指示に使用するフォーマットは、独自、やJDFなどのデータを機器の能力により使い分けることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本ソフトウエアが動作するシステムを説明した図である
【図２】文書管理アプリケーションとネットワーク機器の関係を説明する図
【図３】文書管理アプリケーションがネットワーク機器の検索処理を説明するフローチャート
【図４】文書管理アプリケーションのユーザーインタフェースに関する説明図
【図５】文書管理アプリケーションの操作に関する説明のフローチャート
【図６】文書管理アプリケーションのデータ削除に関する説明の図
【図７】文書管理アプリケーションのデータ削除処理説明のフローチャート
【図８】文書管理アプリケーションデータ処理を説明したユーザインタフェースとシーケンス図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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