(57)【要約】【課題】  プロパティ値に入力する際の間違いが介入することなく、プロパティ値設定の手間も軽減すること。【解決手段】  文書の新規登録の際に、ヘッダ情報の項目とシステムに定義されている文書プロパティの項目との対応付けの指定を受け付け、指定された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る文書管理システムであって、
文書の新規登録の際に、ヘッダ情報の項目とシステムに定義されている文書プロパティの項目との対応付けの指定を受け付け、指定された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る文書管理システムであって、
ヘッダ情報の項目と文書プロパティの項目との対応付け設定を複数保持し、文書登録の際に、保持している複数の対応付け情報リストの中から、文書に適用させる対応付け設定が選択され、選択された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
既に登録されている文書に対して、対応付けの再適用を行うことにより、プロパティ値を変更することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
コンピュータに、
登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る機能と、
文書の新規登録の際に、ヘッダ情報の項目とシステムに定義されている文書プロパティの項目との対応付けの指定を受け付け、指定された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録する機能と、
を実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項５】
コンピュータに、
登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る機能と、
ヘッダ情報の項目と文書プロパティの項目との対応付け設定を複数保持し、文書登録の際に、保持している複数の対応付け情報リストの中から、文書に適用させる対応付け設定が選択され、選択された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録する機能と、
を実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項６】
既に登録されている文書に対して、対応付けの再適用を行うことにより、プロパティ値を変更する機能を実現させることを特徴とする請求項５記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルのヘッダ情報の項目と文書プロパティの項目との間の対応関係をユーザーが設定するだけで、プロパティの値への設定はシステムが自動的に行う文書管理システムおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファイルの中に埋め込まれているヘッダ情報を文書のプロパティとして適切に設定すれば、検索などに利用ができ、文書の管理がしやすくなる。
【０００３】
例えば、特許文献１には、作業者Ａ、Ｂにより、それぞれ別途に、選択した文書ファイルの画像のタイトル領域の表記内容を元にインデックス情報が文書リストのインデックス列にキーボードにて入力され、その後、その文書リストに入力されているインデックス情報の照合を開始し、インデックス列とインデックス列との内容を比較して、両インデックスフィールド同士の内容が一致する場合にのみ、該一致する内容を付与すべきインデックス情報として確定し、文書ファイルに該インデックス情報が対応付けられてインデックスデータベースに登録されることで検索情報を正確に付与することができる技術が開示されている。
【０００４】
ここで、特許文献２には、画像分割手段１０４は、入力文書画像を文字領域などの要素に分割し、文書のレイアウト特徴を検出する。論理構造モデル作成手段１０７は、複数のモデル文書１０２毎に論理構造モデルを作成する。要素抽出処理手段１０５は、論理構造モデルの内の一つのモデルを用いて文書画像から論理要素を抽出し、また、そのモデルのレイアウト特徴と抽出された論理要素に対応する、文書のレイアウト特徴との類似度を算出し、類似度に所定値を掛けた値が所定の閾値以上のとき、出力手段１０６は抽出された論理要素を文書データベース１０８に出力することで、論理構造を認識する際に、レイアウト情報のみを用いて書誌事項を抽出すると共に、自動的に文書タイプを識別することができる技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−１６００５９号公報
【特許文献２】特開平１１−１８４８９４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、ヘッダ情報を文書プロパティ値に設定する作業をユーザーが手動で行うには、ユーザーがファイルのヘッダ情報を何らかのツールなどを用いて表示させたり、文書として登録する際にプロパティ値として入力するなどの必要があり、非常に手間がかかるうえに、間違いが介入する可能性が発生する。
【０００６】
本発明は、以上説明した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、プロパティ値に入力する際の間違いが介入することなく、プロパティ値設定の手間も軽減することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１記載の発明は、登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る文書管理システムであって、文書の新規登録の際に、ヘッダ情報の項目とシステムに定義されている文書プロパティの項目との対応付けの指定を受け付け、指定された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録することを特徴とする文書管理システムである。
【０００８】
請求項２記載の発明は、登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る文書管理システムであって、ヘッダ情報の項目と文書プロパティの項目との対応付け設定を複数保持し、文書登録の際に、保持している複数の対応付け情報リストの中から、文書に適用させる対応付け設定が選択され、選択された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録することを特徴とする文書管理システムである。
【０００９】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、既に登録されている文書に対して、対応付けの再適用を行うことにより、プロパティ値を変更することを特徴とする。
【００１０】
請求項４記載の発明は、コンピュータに、登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る機能と、文書の新規登録の際に、ヘッダ情報の項目とシステムに定義されている文書プロパティの項目との対応付けの指定を受け付け、指定された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録する機能とを実現させることを特徴とするプログラムである。
【００１１】
請求項５記載の発明は、コンピュータに、登録する１つの文書に対して、複数のプロパティ項目を設定し、新規登録を行っている最中の文書や、既に登録されている文書に対して、元ファイル内に埋め込まれたヘッダ情報を読み取る機能と、ヘッダ情報の項目と文書プロパティの項目との対応付け設定を複数保持し、文書登録の際に、保持している複数の対応付け情報リストの中から、文書に適用させる対応付け設定が選択され、選択された対応付けの通りにヘッダ情報を文書プロパティの値として設定し、文書を新規登録する機能とを実現させることを特徴とするプログラムである。
【００１２】
請求項６記載の発明は、請求項５記載のプログラムにおいて、既に登録されている文書に対して、対応付けの再適用を行うことにより、プロパティ値を変更する機能を実現させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、プロパティ値に入力する際の間違いが介入することなく、プロパティ値設定の手間も軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
本発明の第１の実施の形態を図１に基づいて説明する。ユーザーは、文書管理システムの管理外のＥｘｉｆファイルを選択し、システムへの登録を指示する。
【００１５】
システムのＵＩ提供部１０１は、ファイルをヘッダ解析部１０２に渡す。
【００１６】
ヘッダ解析部１０２ではファイルのヘッダ情報を読み取り、文書プロパティとして設定が可能なヘッダ情報が存在する場合、ＵＩ提供部１０１へヘッダ情報を渡して、ＵＩ提供部１０１が、例えば、図２に示すような対応付け設定画面を表示する。
【００１７】
ユーザーは、対応付け設定画面で下記の対応付け設定を行う。ヘッダ情報の「撮影日」項目→文書プロパティの「作成日」プロパティ。また、ヘッダ情報の「カメラメモ」項目→文書プロパティの「メモ」プロパティ。
【００１８】
そして、ユーザーが登録実行を指示すると、システムの文書管理部１０３は、ヘッダ情報の「撮影日」の値を文書の「作成日」プロパティの値に設定し、ヘッダ情報の「カメラメモ」の値を文書の「メモ」プロパティの値に設定した上で、文書管理ＤＢ１０４へ文書を新規登録する。
【００１９】
次に、本実施の形態における処理フローを図を参照して説明する。
【００２０】
図３を参照すると、まず、文書の新規登録を指示する（Ｓ３０１）。
【００２１】
次に、ファイルのヘッダ情報を抽出する（Ｓ３０２）。
【００２２】
プロパティとして適当なヘッダ情報があるか否かを判定する（Ｓ３０３）。
【００２３】
プロパティとして適当なヘッダ情報がないとき（Ｓ３０３／いいえ）は、デフォルトの文書プロパティ値を文書に対して設定する（Ｓ３０４）。
【００２４】
一方、プロパティとして適当なヘッダ情報があるとき（Ｓ３０３／はい）は、ヘッダ情報と文書プロパティの対応付け設定画面を表示する（Ｓ３０５）。
【００２５】
次に、ユーザーが対応付け設定を行い、登録実行を選択する（Ｓ３０６）。
【００２６】
設定された対応付けの通りにプロパティ値を文書に対して設定する（Ｓ３０７）。
【００２７】
最後に、文書を登録する（Ｓ３０８）。
【００２８】
次に、本発明の第２の実施の形態を説明する。ユーザーは、文書管理システムの管理外のＥｘｉｆファイルを選択し、システムへの登録を指示する。
【００２９】
システムのＵＩ提供部１０１は、ファイルをヘッダ解析部１０２に渡す。ヘッダ解析部１０２ではファイルのヘッダ情報を読み取り、文書プロパティとして設定が可能なヘッダ情報が存在し、適用可能な対応付け設定が存在する場合、例えば、図４に示すような対応付け選択画面を表示する。
【００３０】
ユーザーは、対応付け選択画面で下記の対応付け設定を選択する。ヘッダ情報の「撮影日」項目→文書プロパティの「作成日」プロパティ、また、ヘッダ情報の「カメラメモ」項目→文書プロパティの「メモ」プロパティ。
【００３１】
そして、ユーザーが登録実行を指示すると、システムの文書管理部１０３は、ヘッダ情報の「撮影日」の値を文書の「作成日」プロパティの値に設定し、ヘッダ情報の「カメラメモ」の値を文書の「メモ」プロパティの値に設定した上で、文書管理ＤＢ１０４へ文書を新規登録する。
【００３２】
次に、本実施の形態における処理フローを図を参照して説明する。
【００３３】
図５を参照すると、まず、文書の新規登録を指示する（Ｓ５０１）。
【００３４】
次に、ファイルのヘッダ情報を抽出する（Ｓ５０２）。
【００３５】
プロパティとして適当なヘッダ情報があるか否かを判定する（Ｓ５０３）。
【００３６】
プロパティとして適当なヘッダ情報がないとき（Ｓ５０３／いいえ）は、デフォルトの文書プロパティ値を文書に対して設定する（Ｓ５０４）。
【００３７】
一方、プロパティとして適当なヘッダ情報があるとき（Ｓ５０３／はい）は、ヘッダ情報と文書プロパティの対応付け設定画面を表示する（Ｓ５０５）。
【００３８】
設定された対応付けの通りにプロパティ値を文書に対して設定する（Ｓ５０６）。
【００３９】
最後に、文書を登録する（Ｓ５０７）。
【００４０】
上記の本実施の形態によれば、文書登録のたびに、ヘッダ情報と文書プロパティ項目の対応付け設定を行うのは、大量の文書を登録する場合に、ユーザーの手間がかかり、また、同じような形式のファイルを大量に登録する場合、対応付け設定も同じようになる可能性が高いので、そのたびに対応付け設定を行うのはユーザーの手間がかかるが、対応付け設定を保持しておくことができれば、ある形式のファイルを新規登録する際に、一度だけ対応付け設定を行い保存しておけば、その後同じ形式のファイルを登録する場合は、適切な対応付け設定を選択すればよく、登録時のユーザーの手間が省ける。
【００４１】
次に、本発明の第３の実施の形態を説明する。ユーザーは、文書管理システムの管理下にある文書を選択し、対応付けの再適用を指示する。
【００４２】
システムのＵＩ提供部１０１は、ファイルをヘッダ解析部１０２に渡す。ヘッダ解析部１０２ではファイルのヘッダ情報を読み取り、文書プロパティとして設定が可能なヘッダ情報が存在し、適用可能な対応付け設定が存在する場合、例えば、図４に示すような対応付け選択画面を表示する。
【００４３】
そして、ユーザーは、対応付け選択画面で下記の対応付け設定を選択する。ヘッダ情報の「撮影日」項目→文書プロパティの「作成日」プロパティ、また、ヘッダ情報の「カメラメモ」項目→文書プロパティの「作成者」プロパティ。
【００４４】
そして、ユーザーが対応付けの再適用実行を指示すると、システムの文書管理部１０３は、ヘッダ情報の「撮影日」の値を文書の「作成日」プロパティの値に設定し、ヘッダ情報の「カメラメモ」の値を文書の「作成者」プロパティの値に設定した上で、文書管理ＤＢ１０４の文書を更新する。
【００４５】
次に、本実施の形態における処理フローを図を参照して説明する。
【００４６】
図６を参照すると、まず、文書プロパティ対応付けの再適用を指示する（Ｓ６０１）。
【００４７】
次に、ファイルのヘッダ情報を抽出する（Ｓ６０２）。
【００４８】
プロパティとして適当なヘッダ情報があるか否かを判定する（Ｓ６０３）。
【００４９】
プロパティとして適当なヘッダ情報がないとき（Ｓ６０３／いいえ）は、対応付けの再適用ができない旨のメッセージを表示して終了する（Ｓ６０４）。
【００５０】
一方、プロパティとして適当なヘッダ情報があるとき（Ｓ６０３／はい）は、ヘッダ情報と文書プロパティの対応付け設定画面を表示する（Ｓ６０５）。
【００５１】
次に、設定された対応付けの通りにプロパティ値を文書に対して設定する（Ｓ６０６）。
【００５２】
最後に、文書を登録する（Ｓ６０７）。
【００５３】
上記の本実施の形態によれば、文書プロパティＡに、ヘッダ情報Ａを対応付けて文書を登録した後で、やはり文書プロパティＡには、ヘッダ情報Ｂを対応付けた方が文書の管理がしやすいとユーザーが思った場合、既に登録済みの文書については、ユーザーが手動で
プロパティＡにヘッダ情報Ｂの値を設定する作業を行う必要があり、非常に手間がかかるし、間違いが介入する可能性も出てしまうが、既に登録されている文書に対して、対応付けの再適用を行うことができれば、あらかじめ文書プロパティＡにヘッダ情報Ｂを対応付けた対応付け設定を保存しておき、ユーザーは文書を選択して「対応付けの再適用」指示し、対応付け設定を選択しなおせば文書プロパティＡが自動的にヘッダ情報Ｂに置き換わり、ユーザーのプロパティ変更の手間も省け、間違いが介入する可能性もなくなる。
【００５４】
なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。例えば、ファイルフォーマット、書誌情報設定、文書管理システム、文書検索システム、デジカメ画像管理ツールなどに適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の第１の実施の形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態における設定画面の一例を示す図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態における処理動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施の形態における設定画面の一例を示す図である。
【図５】本発明の第２の実施の形態における処理動作を示すフローチャートである。
【図６】本発明の第３の実施の形態における処理動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５６】
１０１    ＵＩ提供部
１０２    ヘッダ解析部
１０３    文書管理部
１０４    文書管理ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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