(57)【要約】【課題】文書の書式的な情報の一致、不一致を検査して類似性を評価し、書式が類似する文書を検索する。【解決手段】入出力装置と、文書を蓄積しておく文書データベース１０５と、文書の書式情報を抽出する文書書式情報抽出部１０７と、検索したい文書または使用者が指定した検索条件の書式と類似する文書をデータベースから検索する類似構成文書検索部１０８と、検索結果を入出力装置へ出力する検索結果表示部１０９とを備え、各書式情報に付けた重み値を基に、文書の類似の度合いを示す類似度を算出する手段を設け、類似度の大きさにより検索結果を表示する。【選択図】図１
2007279978.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
入出力装置と、処理を行う演算部と、データを蓄積しておく記憶装置とを備える計算機を用いた文書検索装置において、
前記演算部が、文書の書式情報を抽出する文書書式情報抽出部と、
文書書式情報抽出部により抽出された書式情報と類似する文書を、記憶装置に蓄積した文書データベースから検索する類似構成文書検索部と、
検索結果を入出力装置へ出力する検索結果表示部とを備える文書検索装置。
【請求項２】
入出力装置と、処理を行う演算部と、データを蓄積しておく記憶装置とを備える計算機を用いた文書検索装置において、
前記演算部が、検索条件として文書の書式情報を入力する検索条件入力部と、
検索条件入力部により入力された書式情報と類似する文書を、記憶装置に蓄積した文書データベースから検索する類似構成文書検索部と、
検索結果を入出力装置へ出力する検索結果表示部とを備える文書検索装置。
【請求項３】
請求項１記載の文書検索装置において、
書式情報に重み値を付加する手段と、
文書書式情報抽出部により抽出された書式情報と文書データベースに格納されている文書の書式情報が一致した場合に、当該書式情報に付加されている重み値を文書の類似度に加算することで文書の類似度を算出する手段を設け、
類似度の大きさに応じて検索結果を表示する、文書検索装置。
【請求項４】
請求項２記載の文書検索装置において、
書式情報に重み値を付加する手段と、
検索条件入力部により入力された書式情報と文書データベースに格納されている文書の書式情報が一致した場合に、当該書式情報に付加されている重み値を文書の類似度に加算することで文書の類似度を算出する手段を設け、
類似度の大きさに応じて検索結果を表示する、文書検索装置。
【請求項５】
請求項１記載の文書検索装置において、
文書書式情報抽出部により抽出された書式情報を基に、検索する書式の選択、除外を設定する手段と、
抽出された書式情報の内容を変更し、検索する書式条件に関するキーワードを指定する手段とを設け、
検索条件を任意に設定できるように構成した、文書検索装置。
【請求項６】
請求項１から請求項５に記載の文書検索装置において、
文書を文書データベースに登録する際に、文書の書式情報を抽出し、抽出した書式情報をカテゴリとして文書データベースへ分類して登録する文書登録処理部を設け、
文書検索においては、検索対象の文書カテゴリを指定する手段を設け、文書データベースの検索範囲を絞り込むことを特徴とする、文書検索装置。
【請求項７】
使用者によって入力された文書を基に、文書データベースから文書を検索する文書検索方法において、
入力された文書を解析し、文書の書式情報を抽出する文書書式情報抽出処理と、
抽出された書式情報を基に文書データベースを参照して、抽出された書式情報と一致する書式情報を持つ文書を検索する類似構成文書検索処理と、
検索した文書を編集して出力する検索結果表示処理とを備える文書検索方法。
【請求項８】
文書データベースから文書を検索する文書検索方法において、
使用者が文書の書式情報を検索条件として設定するための検索条件入力処理と、
入力された書式情報を基に文書データベースを参照して、入力された書式情報と一致する書式情報を持つ文書を検索する類似構成文書検索処理と、
検索した文書を編集して出力する検索結果表示処理とを備える文書検索方法。
【請求項９】
請求項７記載の文書検索方法において、
書式情報に重み値を付加する処理を設け、
類似構成文書検索処理によって検索された文書について、文書書式情報抽出処理により抽出された書式情報と文書データベースに格納されている文書の書式情報が一致した場合に、当該書式情報に付加されている重み値を文書の類似度に加算することで類似度を算出する処理を設け、
類似度の大きさに応じて検索結果を表示する、文書検索方法。
【請求項１０】
請求項８記載の文書検索方法において、
書式情報に重み値を付加する処理を設け、
類似構成文書検索処理によって検索された文書について、検索条件入力処理により入力された書式情報と文書データベースに格納されている文書の書式情報が一致した場合に、当該書式情報に付加されている重み値を文書の類似度に加算することで類似度を算出する処理を設け、
類似度の大きさに応じて検索結果を表示する、文書検索方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、計算機を用いて文書類を検索する文書検索装置及び文書検索方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
計算機を用いた文書類の検索方式として、検索条件として入力された文書またはキーワード等を基に、検索対象である文書群に対して構文解析、語句の頻出度などを使って類似度を求めて検索する方法がある。従来の検索方式では、検索条件や検索対象文書から抽出したキーワードに出現頻度などを基に算出した重みを付与し、その重みから類似度を定量化し、類似度の高い文書を検索結果として出力する。
【０００３】
特許文献１には、尺度表現語に着目してキーワードの抽出及びキーワードの重み付与を行う類義文書検索方法の例についての開示がある。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−３０１８５５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書検索時において、文書の意味的な情報は重要な要素であるが、過去に作成または閲覧した文書のスタイルが記憶にあり、それに基づいて検索したい場合がある。例えば、過去に他人が作成した報告書の書式を雛形にして新規に文書を作成する場合、過去の報告書の内容には依存せず、文書のスタイルによって検索を行いたいという場合である。ところが、従来の検索方式では、文書の内容を解釈して意味的に類似性を評価しようとするものであるため、文書の書式的情報を基に類似文書を検索することはできない。一方、ＣＡＤデータ等に関しては、検索対象を「形」として認識し、幾何学的な形状特徴データに基づいて類似度を算出する検索方法などがあるが、文書の検索には適用できない。
【０００６】
本発明はかかる点に鑑みてなされたものであり、文書の書式的な情報、即ち、その文書が用いているテンプレート、設定されているプロパティ、文書の種類、ファイル名、ヘッダとフッタ、枠と罫線のパターン、用紙サイズ、段組の形態、レイアウト、ページ数の情報などの一致、不一致を検査して類似性を評価し、書式が類似する文書を検索できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、計算機を用いた文書類の検索装置において、ディスプレイ、キーボード、マウスなどの入出力装置と、文書を蓄積しておくデータベースと、文書の書式情報を抽出する文書書式情報抽出部と、検索したい文書または使用者が指定した検索条件の書式と類似する文書をデータベースから検索する類似構成文書検索部と、検索結果を入出力装置へ出力する検索結果表示部とを備えるようにした。更に、各書式情報に重み付けを行う手段と、文書の類似の度合いを示す類似度を算出する手段を設け、類似度の大きさの順に検索結果を表示するようにした。
【０００８】
このように構成することにより、入力された文書と類似の文書を検索する際に、入力された文書の書式的情報、即ち、その文書が用いているテンプレート、設定されているプロパティ、文書の種類、ファイル名、ヘッダとフッタ、枠と罫線のパターン、用紙サイズ、段組の形態、レイアウト、ページ数の情報などを入力された文書から抽出し、文書類のデータベースから、入力された文書と書式が類似の文書、即ち、複数の書式的情報の中の幾つかの書式情報が一致している文書を検索することが可能になる。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によると、文書の書式的情報を基に類似文書を検索することが可能になるため、過去に作成した文書の参照、再利用などのために、書式的に類似した文書を探し出すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の一実施の形態を、添付図面を参照して説明する。本例においては、例えば電子計算機に該当する処理を行うプログラムを実装し、その電子計算機が備える演算処理機能や記憶機能などを利用して実現したものである。
【００１１】
図１は、本例を電子計算機により実現した場合のシステム構成例を示すブロック図である。図１を参照して本例の一実施の形態による全体構成について説明する。
【００１２】
本例は、本装置の使用者が入出力操作を行うための表示装置１０１、キーボード１０２、マウス１０３などの入出力装置と、文書の検索処理を実行する演算部１０４と、文書データを蓄積しておく文書データベース１０５から構成する。演算部１０４には、本装置の使用者が検索対象として入力した入力文書１０６の書式情報を抽出する文書書式情報抽出部１０７と、抽出された文書書式情報１１０を基に入力された文書と書式が類似する文書を検索する類似構成文書検索部１０８と、検索された検索結果データ１１１を編集して表示する検索結果表示部１０９から構成する。
【００１３】
次に、本例の各部の処理について説明する。
【００１４】
まず、使用者は、入出力装置を用いて検索対象とする入力文書１０６を入力する。入力文書は、使用者がキーボード１０２から入力してもよく、また、他の装置で作成された文書データを記憶媒体を介して入力したり、ネットワークを介して入力してもよい。また、文書データベース１０５に登録されている文書データの中から選択する方法でもよい。
【００１５】
文書書式情報抽出部１０７では、使用者により入力された入力文書１０６を解析し、その文書の書式的情報、即ち、その文書が用いているテンプレート、設定されているプロパティ、文書の種類、ファイル名、ヘッダとフッタ、枠と罫線のパターン、文書レイアウト、用紙サイズ、段組の形態、ページ数などの情報を、文書に埋め込まれた情報から取り出し、文書書式情報１１０として保存する。文書に設定されているプロパティの情報とは、文書に付けられたタイトルやサブタイトル、文書の分類、文書の作成者、文書のサイズ、文書の作成日時、更新日時などである。文書の種類は、プロパティの情報として取得できるが、計算機で文書を扱う際に文書に付ける名称の拡張子でも判断できる。例えば、文書に付ける名称の拡張子が“ｔｘｔ”であれば、その文書の種類はプレーンテキストファイルと判断する。枠と罫線のパターンおよび文書レイアウトは、入力された文書に含まれる枠や罫線、画像などを解析し、それらが配置されている場所で判断する。
【００１６】
類似構成文書検索部１０８では、文書書式情報抽出部１０７にて抽出した文書書式情報１１０を基に、文書データベース１０５に蓄積された文書データを参照して一致する度合いを評価する。例えば、入力文書１０６に罫線が複数存在する場合に、文書データベース１０５内の文書において、罫線の存在しない文書の一致の度合いは０％、複数の罫線が存在している文書のうち、罫線の位置が一致している部分が半数あれば一致の度合いは５０％、全ての部分で罫線の位置が一致していれば一致の度合いは１００％となる。文書書式情報のレイアウトについては、例えば入力された文書に画像がある場合に、文書データベース１０５内の文書において、画像の存在しない文書の一致の度合いは０％、画像が存在している文書で、画像の位置が一致している箇所が半数あれば一致の度合いは５０％、全ての位置で一致していれば一致の度合いは１００％となる。このように、抽出した文書書式情報について文書データベース１０５に蓄積された文書と一致する度合いを評価し、少なくともひとつの書式情報について一致する文書を検索結果データ１１１として保存する。
【００１７】
検索結果表示部１０９は、類似構成文書検索部１０８にて検索した文書を検索結果データ１１１から取り出し、表示装置１０１に表示する。検索結果の表示方法としては、一致する書式情報の種類の多いものから順に表示したり、書式情報毎にそれぞれの一致の度合いの高いものを表示するなどの方法があり、使用者が必要とする情報を容易に得られるように編集すればよい。
【００１８】
図２は、本発明の他の実施の形態によるシステム構成例を示すブロック図である。本例においては、本装置の使用者が入出力操作を行うための表示装置１０１、キーボード１０２、マウス１０３などの入出力装置と、文書データを蓄積しておく文書データベース１０５は、上記第一の実施の形態にて説明した構成と同様である。文書の検索処理を実行する演算部２０１は、文書の書式情報を検索条件として入力する検索条件入力部２０２と、入力された検索条件２０３と合致する文書を検索する類似構成文書検索部１０８と、検索結果データ１１１を編集して表示する検索結果表示部１０９から構成する。
【００１９】
本例では、検索条件入力部２０２により、検索条件を設定するための操作画面を表示装置１０１に表示し、使用者は、表示された操作画面を用いて検索条件とする書式情報を設定する。検索条件入力部２０２では、設定された書式情報を検索条件データ２０３に保存する。類似構成文書検索部１０８では、検索条件入力部２０２にて設定した検索条件データ２０３を基に、文書データベース１０５に蓄積された文書データを参照して一致する度合いを評価する。検索結果表示部１０９は、類似構成文書検索部１０８にて検索した文書を検索結果データ１１１から取り出し、表示装置１０１に表示する。なお、類似構成文書検索部１０８及び検索結果表示部１０９の処理は、上記第一の実施の形態による処理と同等である。
【００２０】
このように、本例では、類似文書を検索するための条件として入力する文書がない場合でも、使用者が検索したい文書の書式的な特徴を検索条件として設定することで、設定された検索条件に類似する文書を検索することができる。
【００２１】
図３に文書データベース１０５の一例を示す。文書データベース１０５には、登録されている文書のインデックス３０１を作成し、文書データ３０２とともに保存しておく。類似文書の検索処理において、目的文書の検索の度に文書データベースに登録されている全文書から書式情報を抽出すると多くの時間が掛かるため、文書データベースに文書を登録する際に、予め書式情報を抽出して文書書式のインデックス３０１として登録しておく。インデックスとしては、登録されている文書の書式的情報のうち、その文書が用いているテンプレート、設定されているプロパティ、文書の種類、ファイル名、ヘッダとフッタ、用紙サイズ、段組の形態、ページ数等の情報を用い、これらの情報を抽出してインデックスとして表形式で保持する。このように文書データベースに書式情報のインデックスを登録いておくことで、類似構成文書検索部１０８では、入力文書１０６から抽出した文書書式情報１１０または検索条件として設定された検索条件データ２０３を基に、文書データベース１０５の文書書式のインデックス３０１を参照することにより、検索条件と一致する文書を容易に検索することができる。
【００２２】
図８は、本例の処理の流れを表すフローチャートである。図８を参照して本例の全体処理概要について説明する。まず、検索方法として、検索条件となる入力文書を入力するのか、検索条件とする書式情報を入力するのかを判定する（ステップＳ８０１）。例えば、最初に検索方法を選択するための操作画面を表示装置１０１に表示し、本装置の使用者がどちらの方法で検索するかを選択するように実現してもよい。検索方法として入力文書を入力する場合、使用者が入力した入力文書を解析し、文書書式情報を抽出して文書書式情報１１０として保存する（ステップＳ８０２）。検索方法として検索条件を入力する場合、検索条件を設定するための操作画面を表示装置１０１に表示し、使用者が操作画面を用いて検索条件とする書式情報を設定する。そして、設定された書式情報を取り込み、検索条件データ２０３に保存する（ステップＳ８０３）。次に、検索条件として入力文書から抽出した文書書式情報１１０または、使用者が設定した検索条件データ２０３を取り出し、文書データベースに登録されている文書書式のインデックス３０１を参照し、類似構成文書を検索し、検索結果データ１１１に保存する（ステップＳ８０４）。最後に、検索結果データ１１１から文書データを取り出し、検索結果として編集して表示装置１０１に表示する（ステップＳ８０５）。
【００２３】
図９は、類似構成文書検索処理の詳細を表すフローチャートである。図９を参照して類似構成文書検索部１０８の処理例について説明する。まず、検索方法に応じて入力文書の文書書式情報１１０または検索条件データ２０３を取り出す（ステップＳ９０１）。次に文書データベース１０５の文書書式のインデックス３０１を参照し、文書書式情報１１０または検索条件データ２０３に登録されている書式情報と一致する文書を検索し、抽出する（ステップＳ９０２）。次に、検索された結果に対して、書式情報に付加した重み値を加味して総合的な類似度を評価するために、書式情報に設定された重み値を取り出す（ステップＳ９０３）。取り出した重み値を基に類似度を算出するため、まず、検索結果から文書データを１件取り出す（ステップＳ９０４）。取り出した検索結果の文書データがあるかを判断し（ステップＳ９０５）、検索結果があれば書式情報の重み値を基に類似度を算出する（ステップＳ９０６）。取り出した検索結果がなければ、すべての検索結果に対する類似度の算出が終了したことになるため、検索した文書データと算出した類似度を組み合わせて検索結果データ１１１へ保存する（ステップＳ９０７）。
【００２４】
類似構成文書検索処理における類似度算出処理について、更に説明する。類似度算出処理は、類似構成文書検索処理にて検索した結果に対して、書式情報に付加した重み値を加味して総合的な類似度を評価するものである。図４に書式情報に付加した重み値の一例を示す。本例では、検索条件として用いる文書の書式情報の種類毎に、予め重み値を設定しておく。図４では、書式情報の種類４０１に対して、それぞれの重み値４０２を数値で表している。この重み値は、類似度算出処理に用いるデータとして予め計算機内の記憶装置などに登録しておく。また、各書式情報に重み付けを行う手段を設け、本装置の使用者が重み値を変更できるようにしてもよい。
【００２５】
類似構成文書検索処理における類似度算出処理では、この書式情報の重み値を用いて、検索された文書についてそれぞれの類似度を算出する。類似度とは、文書の類似の度合いを示す変数であり、類似の度合いが高い程、値が大きくなるように設定する。類似度算出処理では、まず、各文書の類似度の初期値を、例えば０として設定する。次に、検索された文書の書式情報について、検索条件である書式情報のうち、どの項目が一致しているかを判定する。そして、一致している書式情報に設定された重み値をすべて類似度に加算していく。このように、検索結果の文書のそれぞれについて類似度を算出する。
【００２６】
例えば、検索条件の書式情報のうち、「使用しているテンプレート」が一致している場合には、その書式情報に設定された重み値である“１０”を当該文書の類似度に加算する。同様に、「使用しているテンプレート（重み値は１０）」と「設定されているプロパティ（重み値は５）」と「文書の種類（重み値は２０）」の３種類の書式情報が一致している場合は、対応する重み値を全て加算し、類似度は３５ポイントとなる。また、「ファイル名（重み値は１０）」と「ヘッダとフッタ（重み値は５）」、「枠と罫線のパターン（重み値は５）」、「用紙サイズ（重み値は１０）」の４種類の書式情報が一致している文書の場合は、対応する重み値を全て加算し、類似度は３０ポイントとなる。これらの例の場合、特に「文書の種類」に対する重み値が相対的に高いので、３種類の書式情報と一致している前者の方が、４種類の書式情報と一致している後者よりも類似度が大きくなる。
【００２７】
このように、類似構成文書検索部１０８において、文書データベースから書式情報を基に類似文書を検索し、その検索結果を類似度とともに検索結果データ１１１に保存する。検索結果表示部１０９では、検索結果データ１１１を参照し、類似度を基に検索結果の表示画面を編集することができるため、類似度の高い文書をより上位に表示させることができる。これにより、単に一致している書式情報の個数だけではなく、検索条件に優先度を付けることができ、探したい文書を容易に得ることが可能となる。
【００２８】
図５は、検索条件入力部２０２における、検索条件を設定するための操作画面の一例である。検索方法として検索条件を入力する方法を選択した場合、検索条件入力部２０２では、検索条件を設定するための操作画面を表示装置１０１に表示し、使用者は、表示された操作画面を用いて検索条件とする書式情報を設定する。ここでは、図５を参照して検索条件入力部２０２の処理について説明する。
【００２９】
図５の操作画面は、検索する書式の選択、除外を設定する書式条件選択部５０１と、選択した書式条件に関するキーワードを指定する検索キーワード指定部５０２から構成する。書式条件選択部５０１は、各書式名の横にあるスイッチをマウスなどの入力装置で押下することにより選択／除外を切替ることができ、その書式情報を検索対象として選択するか、検索対象から除外するかを指定する。検索キーワード指定部５０２は、書式条件選択部５０１で選択した書式について、目的の文書を検索するための、書式の内容をキーボードなどから入力する。例えば、書式条件として「使用テンプレート」を選択した場合は、検索キーワードとして使用しているテンプレート名「スタイル．ｄｏｔ」を入力する。また、「文書の種類」を選択した場合は、検索キーワードとして「ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ」と入力する。検索条件入力部２０２は、本操作画面によって選択された書式条件と検索キーワードを検索条件データ２０３に保存し、類似構成文書検索部１０８では、検索条件データ２０３を参照して、選択された書式条件についてのみ、文書データベース１０５の検索対象文書について一致の有無を調べる。
【００３０】
文書の検索においては、過去に自分で作成あるいは閲覧した文書のスタイルが記憶にあり、それに基づいて検索条件を対話的に入力して検索したいことがあるが、本例では、検索条件となる書式の条件を検索キーワードとして入力することにより、記憶にある文書スタイルによる検索が可能となる。
【００３１】
また、検索方法として検索条件となる入力文書を入力する方法を選択した場合においても、入力文書から抽出した書式情報をそのまま検索条件として用いるだけでなく、抽出した書式情報に対して検索条件を選択／除外したり、書式情報の内容を追加、修正したい場合がある。本例では、入力文書から抽出した書式情報を基に、検索条件を設定するための処理を行う検索条件設定部を設けることにより、検索条件を任意に設定できるようにすることができる。
【００３２】
図７に検索条件設定部を設けた場合の構成例を示す。本例においては、本装置の使用者が入出力操作を行うための表示装置１０１、キーボード１０２、マウス１０３などの入出力装置と、文書データを蓄積しておく文書データベース１０５は、既に説明した実施の形態によるものと同様である。文書の検索処理を実行する演算部７０１は、本装置の使用者が検索対象として入力した入力文書１０６の書式情報を抽出し、文書書式情報１１０として保存する文書書式情報抽出部１０７と、文書書式情報１１０を基に検索条件を設定し、検索条件データ２０３として保存する検索条件設定部７０２と、設定された検索条件２０３と合致する文書を文書データベース１０５から検索し、検索結果データ１１１へ保存する類似構成文書検索部１０８と、検索結果１１１を編集して表示する検索結果表示部１０９から構成する。本構成のうち、文書書式情報抽出部１０７と、類似構成文書検索部１０８と、検索結果表示部１０９は、既に説明した実施の形態によるものと同様である。
【００３３】
図６は、検索条件設定部７０２において、入力文書から抽出した書式情報を基に検索条件を設定するための操作画面の一例である。図６を参照して検索条件設定部７０２における検索条件の設定処理について説明する。
【００３４】
検索方法として検索条件となる入力文書を入力する方法を選択した場合、文書書式情報抽出部１０７では入力文書から書式情報を抽出するが、そのまま検索条件として用いるのではなく、検索条件設定部７０２により、抽出した書式情報を用いて検索条件を設定する。検索条件設定部７０２は、図６に示すような検索条件を設定するための操作画面を表示する。図６の操作画面は、検索する書式の選択、除外を設定する書式条件選択部６０１と、入力文書から抽出した書式情報を表示する書式情報表示部６０２と、書式条件に関するキーワードを指定する検索キーワード指定部６０３から構成する。文書書式情報抽出部１０７で抽出した入力文書の書式情報は、入力文書の書式情報表示部６０２へ表示する。本装置の使用者は、表示された書式情報を参照し、その書式を検索対象として選択するか、検索対象から除外するかを書式条件選択部６０１を用いて指定する。選択／除外の指定方法は、上記図５の書式条件選択部５０１と同様である。例えば、文書が使用しているテンプレートを検索対象にしないときは、「使用テンプレート」の横にあるスイッチを除外状態（図中の選択スイッチを白色）にして、その他の書式情報の「プロパティ」、「文書の種類」、「ファイル名」、「ヘッダ」などのスイッチは選択状態（図中の選択スイッチを黒色）にする。
【００３５】
また、使用者が抽出された書式情報とは異なる条件で検索したい場合は、検索キーワード指定部６０３に検索したいキーワードを指定する。検索キーワードを指定した場合、入力文書から抽出した書式情報を使わない代わりに、ここで指定した書式の内容を検索条件として用いる。例えば、入力文書から抽出されたプロパティの情報のうち、文書の作成者が“ＸＸＸ”であるときに、実際に検索したい文書の作成者が“ＹＹＹ”のときには、プロパティの欄の検索キーワードの部分に“ＹＹＹ”を入力する。また、入力文書からヘッダの情報が抽出されなかった場合に、実際に検索したい文書のヘッダが“特許”のときには、ヘッダの欄の検索キーワードの部分に“特許”を入力する。このように、検索キーワード指定部６０３にキーワードの指定がある場合は、当該検索条件に関してはキーワードに指定した内容で、その他の検索条件に関しては入力文書と同じ内容で検索することができる。
【００３６】
検索条件設定部７０２は、本操作画面によって設定された書式条件と検索キーワードを検索条件データ２０３として保存し、類似構成文書検索部１０８では、文書書式情報抽出部１０７で抽出した書式情報ではなく、使用者が設定した検索条件データ２０３を参照して、文書データベース１０５の文書について一致の有無を調べる。
【００３７】
このように、検索条件設定部７０２を設けることにより、入力文書から抽出した書式情報をそのまま検索条件として用いるだけでなく、抽出した書式情報に対して検索条件を任意に変更することができるため、特定の文書のスタイルを参考にしながら、使用者の記憶にある文書スタイルによる検索が可能となる。また、検索条件の設定において、入力文書から抽出した書式条件を事前に確認した上で、変更することなく検索することもできるため、入力文書による検索においても、使用者にとってはより確実に検索作業を行うことができる。
【００３８】
次に、本発明の更に他の実施の形態について説明する。図１０は、入力された文書の書式情報をカテゴリとしてデータベースに文書を登録し、それを検索するように構成した例である。本例は、文書登録を行う演算部１０と、文書検索を行う演算部２０と、文書データベース３０から構成する。文書登録演算部１０は、データベースへ登録する文書の書式情報を抽出する文書書式情報抽出部１０７と、抽出された書式情報を基に文書を分類してデータベースへ登録する文書登録部１１から構成する。文書検索演算部２０は、検索対象の文書カテゴリを指定する文書カテゴリ入力部２１と、検索条件とする入力文書の書式情報を抽出する文書書式情報抽出部１０７と、指定されたカテゴリの文書を対象に書式が類似する文書を検索する類似構成文書検索部２２と、検索結果を編集して表示する検索結果表示部１０９から構成する。図１０では、本装置の使用者が入出力操作を行うための表示装置、キーボード、マウスなどの入出力装置は図示しないが、他の実施の形態と同様に構成してある。また、本例において、文書書式情報抽出部１０７と検索結果表示部１０９の処理は、既に説明した実施の形態によるものと同様である。
【００３９】
まず、文書登録演算部１０の処理について説明する。文書データベースへ新たに文書を登録する場合には、まず、登録する文書４０を入力する。登録する文書４０は、使用者がキーボードから入力してもよく、また、他の装置で作成された文書データを記憶媒体を介して入力したり、ネットワークを介して入力してもよい。次に、文書書式情報抽出部１０７により、入力された登録文書４０の書式情報を文書データベース３０へ登録すめためのカテゴリとして抽出する。カテゴリとして使用できる書式情報は、文書が用いているテンプレート、設定されているプロパティ、文書の種類、ファイル名、ヘッダとフッタ、用紙サイズ、段組の形態、ページ数などである。ここでは、文書のプロパティを例にして説明する。文書に設定されているプロパティの情報とは、文書に付けられたタイトルやサブタイトル、文書の分類、文書の作成者、文書のサイズ、文書の作成日時、更新日時などである。文書書式情報抽出部１０７では、入力された登録文書４０に設定されているプロパティを抽出する。ここでは、プロパティにおける文書の分類（文書を保存する際に作成者が入力した文書の分類）を例に説明する。プロパティにおける文書の分類として、例えば、「報告書」、「技術資料」、「ＸＸ依頼書」などのような分類があったとする。文書書式情報抽出部１０７では、登録文書４０から文書分類を抽出し、文書登録部１１は、当該文書から抽出した分類を基に、「報告書」、「技術資料」、「ＸＸ依頼書」などのいずれかに分類分けをして登録文書４０をデータベースに登録する。例えば、登録文書４０の文書の分類が「報告書」だった場合、文書登録部１１では、登録文書４０を文書データベースの「報告書」のカテゴリに登録する。これにより、使用者が文書分類を意識してフォルダに振り分けるといった対話的な操作が不要になる。
【００４０】
次に、このようにカテゴリに分類して登録した文書データベースから文書を検索する際には、文書検索演算部２０の文書カテゴリ入力部２１にて、まず使用者が文書カテゴリを入力する。次に、検索条件を設定する。ここでは、検索方法として検索条件とする入力文書を入力する場合を例に説明するが、他の検索条件の設定方法でもよい。検索条件として入力文書を入力した場合、文書書式情報抽出部１０７により入力文書の書式情報を抽出する。そして、抽出された書式情報をもとに、類似構成文書検索部２２により文書データベース３０から類似の文書を検索する。ここで、類似構成文書検索部２２では、まず、カテゴリ入力部２１にて入力されたカテゴリを基に文書データベース３０の検索対象を絞り込む。そして、絞り込んだ範囲の文書を対象に類似文書を検索し、検索結果を検索結果表示部１０９が編集し、表示する。例えば、使用者が検索したい文書カテゴリとして、プロパティにおける文書の分類「技術資料」を指定した場合、類似構成文書検索部２２では、文書データベース３０の「技術資料」のカテゴリに登録されている文書データを対象に類似構成文書を検索する。
【００４１】
このように文書の書式情報をカテゴリとしてデータベースに文書を登録することにより、目的とする文書の検索を迅速に行うことができる。また、カテゴリを用いて検索対象を絞り込むことにより、検索結果に不要な文書が含まれることを防ぎ、文書の検索精度を向上させることができるため、結果的に使用者が文書を探す時間を短縮するとともに、検索の労力を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】本発明の一実施の形態による構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明の他の実施の形態による構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施の形態による文書データベース例を示す説明図である。
【図４】本発明の一実施の形態による書式情報の重み値の例を示す説明図である。
【図５】本発明の一実施の形態による操作画面例（１）を示す説明図である。
【図６】本発明の一実施の形態による操作画面例（２）を示す説明図である。
【図７】本発明の他の実施の形態による構成例を示すブロック図である。
【図８】本発明の一実施の形態による検索処理例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の一実施の形態による類似構成文書検索処理例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の他の実施の形態による構成例を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００４３】
１０１…表示装置、１０２…キーボード、１０３…マウス、１０４…演算部、１０５…文書データベース、１０６…入力文書、１０７…文書書式情報抽出部、１０８…類似構成文書検索部、１０９…検索結果表示部、１１０…文書書式情報、１１１…検索結果データ、２０１…演算部、２０２…検索条件入力部、２０３…検索条件データ、３０１…文書書式のインデックス、３０２…文書データ、４０１…書式情報の種類、４０２…重み値、７０１…演算部、７０２…検索条件設定部、１０…文書登録演算部、２０…文書検索演算部、３０…文書データベース、４０…登録文書、１１…文書登録部、２１…文書カテゴリ入力部、２２…類似構成文書検索部
【図１】
2007279978.tif 000003
【図２】
2007279978.tif 000004
【図３】
2007279978.tif 000005
【図４】
2007279978.tif 000006
【図５】
2007279978.tif 000007
【図６】
2007279978.tif 000008
【図７】
2007279978.tif 000009
【図８】
2007279978.tif 000010
【図９】
2007279978.tif 000011
【図１０】
2007279978.tif 000012