(57)【要約】【課題】  電子文書が印字された紙文書の取り扱いを容易にする文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。【解決手段】  画像形成装置２０は、電子文書が印字されている用紙５に付された識別情報を読み取るＲＦＩＤアンテナ２２ａと、用紙５に付された識別情報に基づいて、用紙５に付された識別情報に関連付けられている電子文書が記憶されているデータベース１００から、前記電子文書を読み出すＲＦＩＤコントローラ２３と、用紙６に、前記読み出された電子文書を印字するプリント機構２８と、用紙６に付された識別情報を読み取るＲＦＩＤアンテナ２２ｂとを備え、ＲＦＩＤコントローラ２３は、用紙６に付された識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けてデータベース１００に記憶させる。【選択図】          図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書が印字されている第１の用紙に付された識別情報を読み取る第１の読み取り手段と、
前記第１の用紙の識別情報に基づいて、前記第１の用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出す電子文書読み出し手段と、
第２の用紙に前記読み出された電子文書を印字する印字手段と、
前記第２の用紙に付された識別情報を読み取る第２の読み取り手段と、
前記第２の用紙の識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けて前記記憶装置に記憶させる制御手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記第２の用紙に印字する人物を認証する認証手段を更に備え、
前記制御手段は、前記認証された人物の識別情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第２の用紙に印字する人物を認証する認証手段を更に備え、
前記制御手段は、前記認証された人物の識別情報と、前記記憶装置に記憶されている前記読み出された電子文書へのアクセス権を有する人物の識別情報とに基づいて、前記認証された人物が前記読み出された電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、
前記印字手段は、前記認証された人物が前記読み出された電子文書にアクセス可能な場合は、前記読み出された電子文書を前記第２の用紙に印字することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記制御手段は、前記印字手段により前記第２の用紙に印字した日時の情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項５】
電子文書が印字されている第１の用紙に付された識別情報を読み取る第１の読み取り手段と、
前記第１の用紙の識別情報に基づいて、前記第１の用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出す電子文書読み出し手段と、
第２の用紙に前記読み出された電子文書と、前記第２の用紙を識別する識別情報を印字する印字手段と、
前記第２の用紙の識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けて前記記憶装置に記憶させる制御手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
第１の拠点に設けられ、電子文書が印字されている用紙に付された識別情報を読み取る読み取り手段と、
前記用紙の識別情報に基づいて、前記用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出す電子文書読み出し手段と、
前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、第２の拠点に設けられた表示手段に出力する制御手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
前記読み取り手段は、第１の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取り、
前記制御手段は、前記参加者の識別情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させることを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
第２の拠点に設けられ、第２の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取る読み取り手段とを更に備え、
前記制御手段は、前記参加者の識別情報と、前記記憶装置に記憶されている前記読み出された電子文書へのアクセス権を有する参加者の識別情報とに基づいて、前記会議の参加者が前記電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、前記参加者が前記読み出された電子文書にアクセス可能な場合は、前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、前記表示手段に出力することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記制御手段は、前記読み取り手段により前記用紙の識別情報及び前記参加者の識別情報のうち少なくとも一方を読み取った日時の情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させることを特徴とする請求項６乃至８に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記読み取り手段は、机に設置されていることを特徴とする請求項６乃至８に記載の文書管理システム。
【請求項１１】
前記用紙の識別情報は、無線交信素子に記憶されている識別情報、二次元コード及びバーコードのうち少なくとも一つであることを特徴とする請求項１又は６に記載の文書管理システム。
【請求項１２】
前記第２の用紙の識別情報は、二次元コード及びバーコードのうち少なくとも一方であることを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項１３】
前記認証手段は、暗証コード、カード及びバイオメトリクス認証のうち少なくとも一つを含むことを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理システム。
【請求項１４】
前記記憶装置は、前記電子文書の作成者、作成日時、前記電子文書の読み取り権、書き込み権、変更権、及びこれらのアクセス権の変更権のうち少なくとも一つを記憶していることを特徴とする請求項１乃至８のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１５】
電子文書が印字されている第１の用紙に付された識別情報を読み取るステップと、
前記第１の用紙に付された識別情報に基づいて、前記第１の用紙に付された識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出すステップと、
前記読み出された電子文書を、第２の用紙に印字するステップと、
前記第２の用紙に付された識別情報を読み取るステップと、
前記第２の用紙に付された識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けて前記記憶装置に記憶するステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１６】
前記第２の用紙に印字する人物を認証するステップと、
前記認証された人物の識別情報を、前記電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶するステップと
を更に有することを特徴とする請求項１５に記載の文書管理方法。
【請求項１７】
第１の拠点に設けられ、電子文書が印字されている用紙の識別情報を読み取るステップと、
前記用紙の識別情報に基づいて、前記用紙の識別情報に関連付けられた前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出すステップと、
前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、第２の拠点に設けられた表示手段に出力するステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１８】
第１の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取るステップと、
前記参加者の識別情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させるステップと
を更に有することを特徴とする請求項１７に記載の文書管理方法。
【請求項１９】
第２の拠点に設けられ、第２の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取るステップと、
前記参加者の識別情報と、前記記憶装置に記憶されている前記読み出された電子文書へのアクセス権を有する参加者の識別情報とに基づいて、前記会議の参加者が前記読み出された電子文書にアクセス可能かどうかを判断するステップと、
前記参加者が前記読み出された電子文書にアクセス可能な場合は、前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、前記表示手段に出力するステップと
を更に有することを特徴とする請求項１７に記載の文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷された書籍、雑誌、新聞、手書きの用紙、および端末、ワードプロセッサ等によりプリンタによって印刷された用紙を複写し複数枚用意するには、光学的なスキャン機能を有した装置により紙の反射率として画像として読み取り、静電式複写、インクジェット方式などにより、複製品が作成された。
【０００３】
図１、図２は、従来の画像形成装置の構成を示す図である。図１に示すように、画像形成装置２００は、ネットワークを介して端末３００と接続されている。画像形成装置２００は、光源２０１、ミラー２０２、レンズ２０３、ストレージ２０４、画像処理部２０５、レーザスキャナ２０６、チャージャー２０７、クリーナ２０８、デベロッパー２０９、ドラム２１０、トランスファーユニット２１１、フューザ２１２、用紙トレイ２１３を備えている。図２は、図１に示した画像形成装置２００を簡略化して示したものである。画像形成装置２００は、光学系により読取り原稿に光をあてその反射光をＣＣＤ（Charge Coupled Devices）などで読取り原稿の濃淡に応じて数値化し、デジタル画像として画像処理部２０５へ送る。プリント機構２１５では、レーザ、ＬＥＤ（Light Emitting Diode）などにより感光ドラムに照射することでドラム２１０上に像を形成し、それを用紙に転写しフューザ２１２によってトナーが定着させられる。また、端末３００により作成した電子文書は、ネットワークを介してネットワークＩ／Ｆ２１４に送られ、ストレージ２０４に蓄えられ、画像処理部２０５を経てプリント機構２１５により別の用紙に電子文書が印字される。
【０００４】
一方、従来の会議等においては、個人でノートパソコンを持参し、ノートパソコン上で作成した電子文書を用いてプレゼンテーションをしていた。また、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）接続型、ＣＦ（Compact Flash）、ＳＤメモリーカード(SD memory card)、などのフラッシュメモリ（flash memory）で、電子文書を持ち歩き、会議室に設置されている共用のパソコンに、電子文書を表示させていた。又は、前述した画像形成装置などにより、電子文書が印字された用紙を複数枚用意して、会議の出席者に配布していた。
【０００５】
一方、特許文献１には、書類の管理を用紙それ自身に付した識別子を用いて、書類を用紙レベルで識別して管理する技術を提供している。
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−１２０４７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら従来の画像形成装置では、機密性の高い書類などを複写する場合に、その複写を制限することができないという問題があった。また、光学ユニットにより読み取った原稿から複製品を作成するため、オリジナルの原稿よりは画質の劣化した状態で複製品が作成されていた。また、原稿の内容を読み取るために大型の光学ユニットが必要となり、画像形成装置の製造コストを低く抑えることが困難であり、装置が大型化するという問題点を有していた。
【０００８】
また、従来の会議等においては、会議での発表者が、用途に合わせて電子文書や紙文書等の資料を用意し、電子文書を持ち運ぶという作業を必要としていた。このため、発表者とっては上記の作業が面倒なものとなっていた。更に、会議等で配布された紙文書は、複写により再度配布することが可能であり、機密保持性に問題があった。
【０００９】
また、特許文献１に開示されているシステムにおいては、識別子やＩＤが付された紙文書から電子文書を読み出し、新たな用紙に印刷することはできない。
【００１０】
そこで、上記問題に鑑みて本発明は、電子文書が印字された紙文書の取り扱いを容易にする文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的は、電子文書が印字されている第１の用紙に付された識別情報を読み取る第１の読み取り手段と、前記第１の用紙の識別情報に基づいて、前記第１の用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出す電子文書読み出し手段と、第２の用紙に前記読み出された電子文書を印字する印字手段と、前記第２の用紙に付された識別情報を読み取る第２の読み取り手段と、前記第２の用紙の識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けて前記記憶装置に記憶させる制御手段とを備えた文書管理システムによって達成できる。
【００１２】
第１の用紙の識別情報に関連付けられている電子文書が記憶されている記憶装置から、第１の用紙の識別情報に基づいて、電子文書を読み出して第２の用紙に印字することにより、電子文書が印字された紙文書から、直接電子文書を読み出すことができ、電子文書が印字された紙文書の取り扱いが容易になる。また、直接電子文書を読み出して第２の用紙に印字するので、画質劣化のない複製物が得られる。更に、第２の用紙の識別情報を電子文書に関連付けて記憶装置に記憶することにより、第２の用紙の印刷部数を把握することができ、第２の用紙のトレイサビリティ（追跡可能性）を確立することができる。
【００１３】
また、前記第２の用紙に印字する人物を認証する認証手段を更に備え、前記制御手段は、前記認証された人物の識別情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させることを特徴とする文書管理システムによっても達成できる。
【００１４】
第２の用紙に印字する人物の識別情報を、電子文書と関連付けて記憶装置に記憶するので、印字した人物を特定でき、機密文書などのセキュリティ性を高めることができる。
【００１５】
また、前記第２の用紙に印字する人物を認証する認証手段を更に備え、前記制御手段は、前記認証された人物の識別情報と、前記記憶装置に記憶されている前記読み出された電子文書へのアクセス権を有する人物の識別情報とに基づいて、前記認証された人物が前記読み出された電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、前記印字手段は、前記認証された人物が前記読み出された電子文書にアクセス可能な場合は、前記読み出された電子文書を前記第２の用紙に印字する文書管理システムによっても達成できる。
【００１６】
認証された人物が電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、認証された人物が電子文書にアクセス可能な場合は、第２の用紙に電子文書を印字することにより、アクセス権を有しない人物が印字することを防止でき、機密情報などのセキュリティ性を更に高めることができる。
【００１７】
また、前記制御手段は、前記印字手段により前記第２の用紙に印字した日時の情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させる文書管理システムによっても達成できる。
【００１８】
電子文書を第２の用紙に印字した日時の情報を、電子文書と関連付けて記憶装置に記憶することにより、第２の用紙のトレイサビリティ（追跡可能性）をより詳細なものとすることができる。
【００１９】
また、電子文書が印字されている第１の用紙に付された識別情報を読み取る第１の読み取り手段と、前記第１の用紙の識別情報に基づいて、前記第１の用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出す電子文書読み出し手段と、第２の用紙に前記読み出された電子文書と、前記第２の用紙を識別する識別情報を印字する印字手段と、前記第２の用紙の識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けて前記記憶装置に記憶させる制御手段とを備えた文書管理システムによっても達成できる。
【００２０】
第２の用紙に、読み出された電子文書と、第２の用紙の識別情報を印字し、第２の用紙の識別情報を電子文書に関連付けて記憶装置に記憶することにより、どのような用紙においても識別情報を付加することができる。従って、どのような用紙を用いても、第２の用紙のトレイサビリティ（追跡可能性）を確立することができる。
【００２１】
また、第１の拠点に設けられ、電子文書が印字されている用紙の識別情報を読み取る読み取り手段と、前記用紙の識別情報に基づいて、前記用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出す電子文書読み出し手段と、前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、第２の拠点に設けられた表示手段に出力する制御手段とを備えた文書管理システムによっても達成できる。
【００２２】
用紙の識別情報に基づいて、用紙の識別情報に関連付けられている電子文書を読み出し、読み出された電子文書を表示するためのデータを、第２の拠点に設けられた表示手段に出力することにより、紙文書に基づいて遠隔会議を行うことができる。また、紙文書を会議の参加者の人数分を用意する必要がない。このように、電子文書が印字された紙文書の取り扱いが容易になる。
【００２３】
また、前記読み取り手段は、第１の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取り、前記制御手段は、前記参加者の識別情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させる文書管理システムによっても達成できる。
【００２４】
会議の参加者の識別情報を、電子文書と関連付けて記憶装置に記憶させることにより、参加者を特定することができ、会議の機密性を保つことができる。
【００２５】
また、第２の拠点に設けられ、第２の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取る読み取り手段とを更に備え、前記制御手段は、前記参加者の識別情報と、前記記憶装置に記憶されている前記読み出された電子文書へのアクセス権を有する参加者の識別情報とに基づいて、前記会議の参加者が前記電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、前記参加者が前記読み出された電子文書にアクセス可能な場合は、前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、前記表示手段に出力する文書管理システムによっても達成できる。
【００２６】
会議の参加者が読み出された電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、参加者が読み出された電子文書にアクセス可能な場合は、読み出された電子文書を表示するためのデータを、表示手段に出力することにより、アクセス権を有しない参加者が電子文書の内容を把握することを防止でき、会議の機密性を更に高めることができる。
【００２７】
また、前記制御手段は、前記読み取り手段により前記用紙の識別情報及び前記参加者の識別情報のうち少なくとも一方を読み取った日時の情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶する文書管理システムによっても達成できる。
【００２８】
用紙の識別情報及び参加者の識別情報のうち少なくとも一方を読み取った日時の情報を、電子文書と関連付けて記憶装置に記憶することにより、会議ログを作成することができる。
【００２９】
また、前記読み取り手段は、机に設置されている文書管理システムによっても達成できる。
【００３０】
読み取り手段が机に設置されていることにより、用紙の識別情報と、参加者の識別情報との読み取りが容易になる。
【００３１】
また、前記用紙の識別情報は、無線交信素子に記憶されている識別情報、二次元コード及びバーコードのうち少なくとも一つである文書管理システムによっても達成できる。
【００３２】
予め識別情報として、無線交信素子に記憶されている識別情報、二次元コード及びバーコードのうち少なくとも一つが付された用紙を用意することにより、用紙の識別情報を読み取ることが可能となる。従って、第１の用紙に付された識別情報に関連付けられている電子文書を読み出すことができ、第２の用紙に付された識別情報を読み出された電子文書に関連付けて記憶装置に記憶させることができる。
【００３３】
また、前記第２の用紙の識別情報は、二次元コード及びバーコードのうち少なくとも一方である文書管理システムによっても達成できる。
【００３４】
第２の用紙の識別情報が、二次元コード及びバーコードのうち少なくとも一方であることにより、第２の用紙に電子文書を印字する際に識別情報を印字することが可能となり、第２の用紙に印字された識別情報を電子文書と関連付けて記憶装置に記憶させることが可能となる。
【００３５】
また、前記認証手段は、暗証コード、カード及びバイオメトリクス認証のうち少なくとも一つを含む文書管理システムによっても達成できる。
【００３６】
また、前記記憶装置は、電子文書の作成者、作成日時、電子文書の読み取り権、書き込み権、変更権、及びこれらのアクセス権のうち少なくとも一つを記憶している文書管理システムによっても達成できる。
【００３７】
また、電子文書が印字されている第１の用紙の識別情報を読み取るステップと、前記第１の用紙の識別情報に基づいて、前記第１の用紙の識別情報に関連付けられている前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出すステップと、前記読み出された電子文書を、第２の用紙に印字するステップと、前記第２の用紙の識別情報を読み取るステップと、前記第２の用紙の識別情報を前記読み出された電子文書に関連付けて前記記憶装置に記憶するステップとを有する文書管理方法によっても達成できる。
【００３８】
第１の用紙の識別情報に関連付けられている電子文書が記憶されている記憶装置から、第１の用紙の識別情報に基づいて、電子文書を読み出して第２の用紙に印字することにより、電子文書が印字された紙文書から、直接電子文書を読み出すことができ、電子文書が印字された紙文書の取り扱いが容易になる。また、直接電子文書を読み出して第２の用紙に印字するので、画質劣化のない複製物が得られる。更に、第２の用紙の識別情報を電子文書に関連付けて記憶装置に記憶することにより、第２の用紙の印刷部数を把握することができ、第２の用紙のトレイサビリティ（追跡可能性）を確立することができる。
【００３９】
また、前記第２の用紙に印字する人物を認証するステップと、前記認証された人物の識別情報を、前記電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶するステップとを更に有する文書管理方法によっても達成できる。
【００４０】
第２の用紙に印字する人物の識別情報を、電子文書と関連付けて記憶装置に記憶するので、印字した人物を特定でき、機密文書などのセキュリティ性を高めることができる。
【００４１】
また、第１の拠点に設けられ、電子文書が印字されている用紙の識別情報を読み取るステップと、前記用紙の識別情報に基づいて、前記用紙の識別情報に関連付けられた前記電子文書が記憶されている記憶装置から、前記電子文書を読み出すステップと、前記読み出された電子文書を表示するためのデータを、第２の拠点に設けられた表示手段に出力するステップとを有する文書管理方法によっても達成できる。
【００４２】
用紙の識別情報に基づいて、用紙の識別情報に関連付けられている電子文書を読み出し、読み出された電子文書を表示するためのデータを、第２の拠点に設けられた表示手段に出力することにより、紙文書に基づいて遠隔会議を行うことができる。また、紙文書を会議の参加者の人数分を用意する必要がない。このように、電子文書が印字された紙文書の取り扱いが容易になる。
【００４３】
また、第１の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取るステップと、前記参加者の識別情報を、前記読み出された電子文書と関連付けて前記記憶装置に記憶させるステップとを更に有する文書管理方法によっても達成できる。
【００４４】
会議の参加者の識別情報を、電子文書と関連付けて記憶装置に記憶させることにより、参加者を特定することができ、会議の機密性を保つことができる。
【００４５】
また、第２の拠点に設けられ、第２の拠点での会議の参加者の識別情報を読み取るステップと、前記参加者の識別情報と、前記記憶装置に記憶されている前記読み出された電子文書へのアクセス権を有する参加者の識別情報とに基づいて、前記会議の参加者が前記電子文書にアクセス可能かどうかを判断するステップと、前記参加者が前記電子文書にアクセス可能な場合は、前記電子文書を表示するためのデータを、前記表示手段に出力するステップとを更に有する文書管理方法によっても達成できる。
【００４６】
会議の参加者が電子文書にアクセス可能かどうかを判断し、参加者が電子文書にアクセス可能な場合は、電子文書を表示するためのデータを、表示手段に出力することにより、アクセス権を有しない参加者が電子文書の内容を把握することを防止でき、会議の機密性を更に高めることができる。
【発明の効果】
【００４７】
本発明によれば、電子文書が印字された紙文書の取り扱いを容易にする文書管理システム及び文書管理方法を提供するこができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４８】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面と共に詳細に説明する。
【００４９】
図３は、画像形成装置（文書管理システム）２０の構成と、データベース（記憶装置）１００と、データベース１００に記憶されている電子文書が印字され、ＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）（無線交信素子）タグ５ａを備えた用紙（第１の用紙）５と、ＲＦＩＤタグ６ｂを備えた用紙（第２の用紙）６と、を示した図である。画像形成装置２０は、個人認証部２１と、ＲＦＩＤアンテナ２２ａ、２２ｂと、ＲＦＩＤコントローラ（電子文書読み出し手段、制御手段）２３と、ネットワークＩ／Ｆ２４と、ストレージ２５と、画像処理部２６と、レーザスキャン部２７と、プリント機構２８と、用紙トレイ２９を備える。また、画像形成装置２０は、ネットワークを介してデータベースに接続されている。
【００５０】
個人認証部２１は、画像形成装置２０により用紙６に印字しようとする人物を認証するものである。個人認証部２１は、暗証コード、ＩＤカード、又はバイオメトリクス認証でもよい。
【００５１】
ＲＦＩＤアンテナ（第１の読み取り手段）２２ａは、電子文書が印字されている第１の用紙の識別情報を読み取る。具体的には、ＲＦＩＤアンテナ２２ａは、用紙５に備えられているＲＦＩＤタグ５ａに記憶されている識別情報を読み取る。ＲＦＩＤアンテナ（第２の読み取り手段）２２ｂは、第２の用紙の識別情報を読み取る。具体的には、ＲＦＩＤアンテナ２２ｂは、用紙６に備えられているＲＦＩＤタグ６ｂ記憶されている識別情報を読み取る。
【００５２】
ＲＦＩＤコントローラ２３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備え、各種のアプリケーションプログラムや演算処理を実行することにより画像形成装置１の各部を制御する。また、ＲＦＩＤコントローラ２３は、用紙６の識別情報を電子文書に関連付けてデータベース１００に記憶させる。また、ＲＦＩＤコントローラ２３は、認証された人物の識別情報を、電子文書と関連付けてデータベース１００に記憶させる。
【００５３】
ストレージ２５は、データベース１００から読み出された電子文書を一時的に記憶する。
【００５４】
画像処理部２６は、ＲＦＩＤコントローラ２３やネットワークＩ／Ｆ２４及びストレージ２５を介して、データベース１００から入力された電子文書に対し、ＲＧＢ値をＣＭＹＫ値に変換する色変換や解像度変換、ルックアップテーブルを用いた階調補正等の各種の画像処理を行う。
【００５５】
レーザスキャン部２７は、レーザ光を、光学系と反射ミラーを介して感光体ドラムの表面に照射することにより潜像を形成する。プリント機構２８は、感光体ドラムに形成された各色のトナー像を、記録用紙に転写する。
【００５６】
データベース１００は、端末上で作成した電子文書が記憶され、ネットワークを介して画像形成装置２０と接続されている。
【００５７】
次に、データベース１００に記憶されている電子文書が既に印字されている用紙５を用いて、用紙６にその電子文書を印字する場合のＲＦＩＤコントローラ２３の処理について説明する。図４は、ＲＦＩＤコントローラ２３の処理のフローチャート図である。尚、データベース１００には、用紙５のＩＤ情報と関連付けされた電子文書が記憶されているものとする。また、データベース１００には、用紙５のＩＤ情報と関連付けされた電子文書にアクセスすることが可能な個人ＩＤ情報が記憶されているものとする。
【００５８】
ＲＦＩＤコントローラ２３は、ＲＦＩＤアンテナ２２ａから送信された、用紙５に埋め込まれたＲＦＩＤタグ５ａのＩＤ情報を読み取る（ステップＳ１０１）。
次に、ＲＦＩＤコントローラ２３は、個人認証部２１からネットワークＩ／Ｆ２４を介して送信された個人ＩＤ情報を読み取る（ステップＳ１０２）。用紙５のＩＤ情報と個人ＩＤ情報を読み取ると、ＲＦＩＤコントローラ２３は、認証された人物の個人ＩＤ情報と、データベース１００に記憶されている電子文書へのアクセス権を有する人物の個人ＩＤ情報とに基づいて、認証された人物が電子文書にアクセス可能かどうかを判断する（ステップＳ１０３）。具体的には、ＲＦＩＤコントローラ２３は、データベース１００から用紙５のＩＤ情報に対応付けられた電子文書へのアクセスすることが可能な個人ＩＤ情報と、個人認証部２１から送信された個人ＩＤ情報とにより判定を行う。
【００５９】
個人認証部２１から送信された個人ＩＤ情報により、アクセス権を有すると判断した場合（ステップＳ１０３でＹｅｓ）、ＲＦＩＤコントローラ２３は、ネットワークＩ／Ｆ２４を介して、データベース１００から用紙５のＩＤ情報に対応付けられた電子文書を読み出す（ステップＳ１０４）。読み出された電子文書は、ネットワークＩ／Ｆ２４を介してストレージ２５に一時的に記憶される。ＲＦＩＤコントローラ２３は、ストレージ２５に記憶された電子文書を、画像処理部２６により解像度変換等をした後、レーザスキャン部２７及びプリント機構２８により、用紙６に電子文書を印字する（ステップＳ１０５）。即ち、認証された人物が電子文書にアクセス可能な場合は、電子文書を用紙６に印字する。
【００６０】
用紙６に電子文書を印字した後、ＲＦＩＤコントローラ２３は、用紙６埋め込まれたＲＦＩＤタグ６ｂのＩＤ情報を、ＲＦＩＤアンテナ２２ｂにより読み取る（ステップＳ１０４）。用紙６のＩＤ情報を読み取ると、ＲＦＩＤコントローラ２３は、用紙６のＩＤ情報と個人ＩＤ情報とを、データベース１００に送信して、用紙６のＩＤ情報と個人ＩＤ情報を電信文書と関連付けて記憶させる（ステップＳ１０７）。個人認証部２１から送信された個人ＩＤ情報により、アクセス権を有しないと判定した場合（ステップＳ１０３でＮｏ）、用紙６への電子文書の印字は行わない。
【００６１】
以上のように、電子文書を印字する用紙の識別情報を、電子文書と関連付けて記憶することにより、紙文書のトレイサビリティ（追跡可能性）を確立することができる。具体的には、紙文書の印刷部数、紙文書を印刷した人物の特定することができる。また、電子文書に対してアクセス権を有しない者の紙文書の印刷を制御することにより、紙文書のセキュリティ性を保つことができる。従って、画像形成装置２０によって、このような電子文書が印字された紙文書の取り扱いが容易になる。
【００６２】
尚、個人認証部２１により、個人ＩＤ情報を読み取ると直ちに、読み取った個人ＩＤ情報を電子文書と関連付けてデータベース１００に記憶するようにしてもよい。即ち、用紙５のＩＤ情報に対応付けられた電子文書へのアクセス権を有するかどうかにかかわらず、読み取った個人ＩＤ情報を電子文書と関連付けてデータベース１００に記憶するようにしてもよい。これにより、用紙に印字した者のみならず、印字しようとしたがアクセス権を有していなかったことにより印字することができなかった者の個人ＩＤ情報も記憶することができるので、文書のセキュリティ性を更に高めることができる。また、電子文書を印字した日時の情報も、電子文書と関連付けてデータベース１００に記憶するようにしてもよい。
【００６３】
また、ＲＦＩＤタグが埋め込まれている用紙を使用する代わりに、二次元コードが印字されている用紙を使用して上記の効果を得ることもできる。例えば、用紙５に、用紙５のＩＤ情報として、二次元コードが印字されており、用紙５に付されたＩＤ情報を読み取る二次元コードリーダ（不図示）（第１の読み取り手段）と、用紙５のＩＤ情報に基づいて、用紙５のＩＤ情報に関連付けられている電子文書が記憶されているデータベース１００から、電子文書を読み出すコントローラ（不図示）と、予め二次元コードが印字されている用紙６から、ＩＤ情報を読み取る二次元コードリーダ（不図示）（第２の読み取り手段）と、用紙６に付されたＩＤ情報を読み出された電子文書に関連付けてデータベース１００に記憶させるコントローラ（不図示）（制御手段）とを備えた文書管理システムによっても上記目的を達成できる。尚、二次元コード以外に、バーコードであってもよい。バーコードの場合は、バーコードリーダ（第１の読み取り手段、第２の読み取り手段）を用いる。尚、二次元コードは、バーコードを積み上げた形の「スタック型二次元コード」であってもよいし、パターンが格子状になっている「マトリックス型二次元コード」であってもよい。
【００６４】
また、ＲＦＩＤタグが埋め込まれている用紙を使用する代わりに、通常の用紙
に、読み出された電子文書と、用紙６のＩＤ情報を印字するようにしてもよい。具体的には、用紙６に読み出された電子文書と、用紙６を識別するＩＤ情報を印字するプリント機構（印字手段）により印字する。この場合、予め用紙６に印字する二次元コードを生成するコントローラ（不図示）（制御手段）によって、直接データベース１００にＩＤ情報を送信して記憶させるようにしてもよい。これにより、用紙６に付された二次元コードを読み取る二次元コードリーダ（第２の読み取り手段）は不要となるので、コストを抑えることができる。また、用紙６に二次元コードを印字して、印字した二次元コードを、二次元コードリーダからＩＤ情報を読み取り、データベース１００にＩＤ情報を記憶させるようにしてもよい。
【００６５】
次に、端末から画像形成装置２０を用いて、電子文書を印字する場合について、図５を用いて説明する。端末３０にはＵＳＢ（Universal Serial Bus）あるいはＲＳ−２３２Ｃ（Recommended Standard 232 version C）で個人認証用カードリーダ３１、およびＲＦＩＤリーダ／ライタ３２が接続されている。また、端末３０はネットワークを介してデータベース１００と接続されている。尚、端末３０は個人用のものを想定している。また、ネットワーク上に画像形成装置２０が接続されている。
【００６６】
ユーザは、データベース１００に記憶されている電子文書を用紙に印字する場合、ＲＦＩＤタグが埋め込まれ用紙に、ＲＦＩＤリーダ／ライタ３２をかざす。これにより、用紙のＩＤ情報が読み取られ、端末３０は、ＩＤ情報に対応付けられて記憶されている電子文書を特定することができる。次に、ユーザは、個人認証用カードリーダ３１により、個人認証を行う必要がある。個人認証用カードリーダ３１に読み取られた個人ＩＤ情報は、端末３０とネットワークを介して接続されたデータベース１００に送信される。端末３０が特定した電子文書と、個人ＩＤ情報とに基づいて、ユーザが印字しようとする電子文書にアクセスすることが可能の場合は、画像形成装置２０によって、新たな用紙に電子文書が印字される。この場合も、新たに印字した用紙のＩＤ情報が、データベース１００に送信され、電子文書と関連付けて記憶される。また、個人認証用カードリーダ３１に読み取られた個人ＩＤ情報も、データベース１００に送信され、電子文書と関連付けて記憶される。
【００６７】
端末３０上では、電子文書が印字された用紙が何部存在するかといった情報や、電子文書を印字した人物の情報、更に電子文書を印字した人物の情報、後述する会議用テーブル４０で参照されたかどうかの情報などを閲覧することが可能である。また、データベース１００には、電子文書の作成者、作成日時、前記電子文書の変更権、アクセス権及びアクセス権の変更権のうち少なくとも一つを記憶するようにしてもよい。これにより、電子文書が変更されたかどうかや、電子文書に対するアクセス権が変更されたかどうかといった情報を知ることができる。
【００６８】
尚、個人認証をＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）等のディレクトリシステムと統合するのであれば、端末３０へのログインで個人認証が行われ、前述した個人認証カードリーダ３１は不要である。また、二次元コード等と電子文書とが印字された用紙を用いて、画像形成装置２０により新たな用紙に印字する場合には、ＲＦＩＤリーダ／ライタ３２の代わりに、二次元コードリーダを用いる必要がある。
【００６９】
次に、会議用テーブルに本発明を適用した場合について説明する。図６は、会議用テーブル（机）に対して本発明を適用した例である。図６に示すように、会議用テーブル４０には、着席位置ごとに薄型の薄型ＲＦＩＤアンテナ４１が備え付けられている。ＲＦＩＤリーダ/ライタ４２には、読み取りアンテナ切り替え器が組み込まれ、一定時間ごとに各席の個人ＩＤ情報を読み取る。個人ＩＤ情報は、ユーザが持つＩＤホルダから読み取る。薄型ＲＦＩＤアンテナ４１がテーブルの端部にあるのは、ユーザの持つＩＤホルダが、テーブルの高さになるようにするためである。これにより、ユーザは着席をするだけで、ユーザの個人ＩＤ情報が読み取られる。画像形成装置２０と同様に、ネットワークに接続され個人ＩＤ情報と用紙のＩＤ情報がデータベース１００に送られる。
【００７０】
尚、この例では用紙用のＲＦＩＤ規格が同一の例のためＲＦＩＤアンテナは１種類となっている。規格が異なる場合には、もう１台のＲＦＩＤリーダ/ライタを備え付けるか、端末を用意しＵＳＢ接続のリーダ/ライタで代用も可能である。
【００７１】
次に、本発明を用いて遠隔地で会議を行う、遠隔会議システム（文書管理システム）の実施例について説明する。図７は、遠隔会議システムの構成を示す図である。図８は、遠隔会議システムの処理についてのフローチャート図である。図７と、図８を参照して、以下に遠隔会議システムの具体的な処理について説明する。
【００７２】
図７に示すように、遠隔地である会議室Ａ（第１の拠点）と会議室Ｂ（第２の拠点）とはネットワークで結ばれており、遠隔会議が開かれている。また、ネットワーク上には、画像形成装置２０、端末３０、会議用テーブル４０のほか、データベース（記憶装置）１００と、管理サーバ（電子文書読み出し手段、制御手段）１０１と、プロジェクタ５０と、携帯型端末６０が結ばれている。会議室Ａでは、複数の会議用テーブル４０と、プロジェクタ５０、端末６０とがある。会議室Ｂでは、複数の会議用テーブル４０と、携帯型端末（表示手段）６０と、大型ディスプレイ（表示手段）７０と、プリンタ８０がある。また、会議室Ａにおける会議の参加者ａと、会議室Ｂにおける会議の参加者ｂとは、データベース１００に記憶されている電子文書の全てについて、アクセス権を有しているものとする。
【００７３】
会議室Ａで会議を行うことを予定している参加者ａは、端末３０で電子文書を作成し、画像形成装置２０に出力した。この電子文書が印字されている用紙の束を、文書７とする。尚、前述したように、画像形成装置２０により用紙に印字する際には、用紙の識別情報と電子文書とがデータベース１００に記憶される。
【００７４】
参加者ａは、文書７を会議室Ａに持参し、会議用テーブル４０の上に、文書７を置いた。会議用テーブル４０に備えられたＲＦＩＤアンテナ（読み取り手段）３１により、文書７の用紙のＩＤ情報が読み取られる（ステップＳ２０１）。また、参加者ａは、会議用テーブル４０の前に着席した。参加者ａが着席することで、会議用テーブル４０に備えられたＲＦＩＤアンテナ３１により、参加者ａの個人ＩＤ情報が読み取られる。（ステップＳ２０２）尚、参加者ｂも、会議室Ｂにおいて会議用テーブルの前に着席し、参加者ｂの個人ＩＤ情報が読み取られたものとする（ステップＳ２０２）。
【００７５】
文書７の用紙のＩＤ情報と、参加者ａ及び参加者ｂの個人ＩＤ情報とが、読み取られると、管理サーバ１０１は、参加者ａ及び参加者ｂは、データベース１００から用紙のＩＤ情報に対応する電子文書へのアクセス権を有するか否かを判定する（ステップＳ２０３）。参加者ａ及び参加者ｂは、電子文書へのアクセス権を有するので（ステップＳ２０３でＹｅｓ）、管理サーバ１０１は、データベース１００から用紙のＩＤ情報に対応する電子文書を読み出して（ステップＳ２０４）、会議室Ａのプロジェクタ５０と、会議室Ｂの大型ディスプレイ７０と、個人用携帯端末６０とに表示する（ステップＳ２０５）。また、参加者ａ及び参加者ｂの個人ＩＤ情報は、読み出された電子文書に関連付けられてデータベース１００に記憶される（ステップＳ２０６）。尚、この際に、管理サーバ１０１は、ＲＦＩＤアンテナ３１により、文書７の用紙のＩＤ情報、参加者ａ、及び参加者ｂの識別情報のうち少なくとも一つを読み取った日時の情報を、読み出された電子文書と関連付けてデータベース１００に記憶させる。
【００７６】
同様に、参加者ｂも、端末３０で電子文書を作成し、画像形成装置２０に出力したとする。画像形成装置２０は、ＲＦＩＤタグが埋め込まれた複数枚の用紙に電子文書を印字した。この紙文書を、文書８とする。この場合も、参加者ｂが会議室Ｂのテーブル４０の前に着席し、文書８の用紙をテーブル４０の上にかざすことで、参加者ｂの個人ＩＤ情報と用紙のＩＤ情報とは、データベース１００に送られる（ステップＳ２０１、ステップＳ２０２）。用紙のＩＤ情報がデータベース１００に送られると、参加者ａ及び参加者ｂが、用紙のＩＤ情報に対応する電子文書へのアクセス権を有するかどうかを判定する（ステップＳ２０３）。参加者ａ及び参加者ｂは、電子文書へのアクセス権を有するので（ステップＳ２０３でＹｅｓ）、管理サーバ１０１により、用紙のＩＤ情報に対応する電子文書がデータベース１００から読み出され（ステップＳ２０４）、会議室Ａのプロジェクタ５０と、会議室Ｂの大型ディスプレイ７０と、個人用携帯端末６０に、電子文書が表示される（ステップＳ２０５）。
【００７７】
会議中には、参加者ａ、参加者ｂがそれぞれの文書７、文書８のページをめくり、そのたびに用紙のＩＤ情報が読み取られ、参加者の個人ＩＤ情報および時刻とともに会議ログとして、データベース１００に自動的に記憶される。文書７と文書８は同じ会議中に使用した文書であるため、自動的に関連付けの設定されて、データベース１００に記憶される。
【００７８】
後日、会議に参加していなかった者は、アクセス権がある場合には、ＷＥＢブラウザから会議ログを閲覧し、関連資料を取り出すことができる。また、参加者ａより手渡された文書７を端末３０又は画像形成装置２０により読み取らせることにより、文書７に関連する文書一覧が表示され、文書８も印字することが可能となる。
【００７９】
以上のように、紙文書を用いて遠隔会議を行うことができるので、従来のようにノートＰＣなどを持ち運ぶといった手間が省ける。また、遠隔会議での参加者、使用文書等のログの自動作成するので、会議に参加できなかった者は会議終了後にデータベースにアクセスして、会議に使用された電子文書や、関連資料にアクセスすることが可能になる。また、紙文書からのアプリケーションの起動が可能で、ファイルを共有フォルダにストアする手間を省ける。従って、このような電子文書が印字された紙文書の取り扱いが容易になる。
【００８０】
なお、上記実施例は本発明を実施するための例にすぎず、本発明はこれらに限定されるものではなく、これらの実施例を種々変形することは本発明の範囲内であり、更に本発明の範囲内において、他の様々な実施例が可能であることは上記記載から自明である。例えば、上述した遠隔会議システムにおいて、会議室Ｂに大型ディスプレイ（表示手段）７０を設置しているが、会議室Ａに大型ディスプレイ（表示手段）７０を設置するようにしてもよい。会議室の規模が大きい場合には、プレゼンテーションの発表者が会議用テーブル４０で文書７を用いて進行し、同じ会議室の参加者は、同じ会議室に設置された大型ディスプレイを見ながら会議を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】従来の画像形成装置の構造を示す図である。
【図２】従来の画像形成装置の処理を示す図である。
【図３】画像形成装置２０の構成を示す図である。
【図４】画像形成装置２０の動作を示すフローチャート図である。
【図５】端末から画像形成装置２０を用いて、電子文書を印字する場合の説明図である。
【図６】本発明における会議用テーブルの説明図である。
【図７】遠隔会議システムの構成を示す図である。
【図８】遠隔会議システムの処理を示すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００８２】
２０    画像形成装置                    ２１    個人認証部
２２ａ、２２ｂ    ＲＦＩＤアンテナ      ２３    ＲＦＩＤコントローラ
２４、４３    ネットワークＩ／Ｆ        ２５    ストレージ
２６    画像処理部                      ２７    レーザスキャン部
２８    プリント機構                    ２９    用紙トレイ
３０    端末                            ３１    個人認証カードリーダ
３２、４２    ＲＦＩＤリーダ／ライタ    ４０    会議用テーブル
４１    薄型ＲＦＩＤアンテナ            ５０    プロジェクタ
６０    携帯型端末                      ７０    大型ディスプレイ
８０    プリンタ                        ９０    遠隔会議システム
１００  データベース                    １０１  管理サーバ
【図１】
2007034446.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
2007034446.tif 000007
【図６】
2007034446.tif 000008
【図７】
2007034446.tif 000009
【図８】
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