(57)【要約】【課題】文書処理装置で処理された文書の内容の監視を、文書処理装置側の負担を減らして効率的に実行できる文書情報監視システムを提供する。【解決手段】複合機２０は処理（コピーやファクシミリ送信など）した文書の文書データと、その処理を行なったユーザ名、機械番号、処理日時などのデータ情報とを文書蓄積サーバ５０に送信し、文書蓄積サーバ５０はこれらを蓄積保存する。この文書データは複合機２０内部で使用される特殊なファイル形式である。文書検索サーバ６０は文書蓄積サーバ５０からその文書データとデータ情報とを入手し、文書データを検索処理可能なファイル形式（ＴＩＦＦやＢＭＰなど）に変換した後、キーワード検索を行なう。情報漏洩と思われるキーワード（たとえば、「丸秘」）が検出されたら、その旨を該当データ情報と共に管理者端末７０に警告通知する。【選択図】図１
2007110462.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークにそれぞれ接続された文書処理装置と文書蓄積サーバと文書検索サーバとを備え、
前記文書蓄積サーバは、前記文書処理装置が処理した文書の文書データを入手して蓄積保存し、
前記文書検索サーバは、前記文書データを入手して、該文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する
ことを特徴とする文書情報監視システム。
【請求項２】
前記文書検索サーバは、前記文書蓄積サーバから前記文書データを入手する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書情報監視システム。
【請求項３】
前記文書検索サーバは、入手した文書データをキーワード検索可能なファイル形式に変換し、変換後の文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書情報監視システム。
【請求項４】
前記文書検索サーバは、複数のファイル形式の文書データに対応可能に構成されている
ことを特徴とする請求項３に記載の文書情報監視システム。
【請求項５】
前記文書検索サーバは、入手した文書データを、検索ソフトウェアを用いてキーワード検索可能なファイル形式に変換する
ことを特徴とする請求項３または４に記載の文書情報監視システム。
【請求項６】
前記文書検索サーバは、前記文書処理装置が新たに文書を処理したとき、その文書の文書データを入手して前記検索を実行する
ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【請求項７】
前記文書検索サーバは、前記文書蓄積サーバに蓄積保存されている文書データに対し、キーワードを変更して前記検索を再実行する
ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【請求項８】
前記文書検索サーバは、検索した文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その旨を外部端末に通知する
ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【請求項９】
前記文書検索サーバは、検索した文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その文書データを保存する
ことを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【請求項１０】
前記文書検索サーバは、前記文書処理装置で処理された文書の文書データとその文書に対する処理の実行に係わる属性情報とを入手し、前記文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その旨と前記属性情報とを所定の外部端末に通知する
ことを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【請求項１１】
文書データを出力する文書処理装置と文書蓄積サーバと文書検索サーバとを有する文書情報監視システムにおいて、
前記文書処理装置は、前記文書データの出力に連動して前記文書データを文書蓄積サーバへ出力する出力手段
を備え、
前記文書蓄積サーバは、文書処理装置から前記文書データを入手する第１の文書データ入手手段
を備え、
前記文書検索サーバは、所望のキーワードで検索を行い、該キーワードに合致する文書データを抽出する文書データ抽出手段と、
前記検索により抽出された文書データがあった場合は、管理者へその旨を通知する第１の通知手段と
を備える
ことを特徴とする文書情報監視システム。
【請求項１２】
前記出力手段は、前記文書データの出力と同期して前記文書データを前記文書蓄積サーバへ出力する
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書情報監視システム。
【請求項１３】
前記出力手段は、前記文書データと該文書データの出力に係る属性情報とを文書蓄積サーバへ出力する
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書情報監視システム。
【請求項１４】
前記第１の文書データ入手手段は、前記文書データと前記属性情報とを入手する
ことを特徴とする請求項１３に記載の文書情報監視システム。
【請求項１５】
前記文書蓄積サーバは、前記文書データと前記属性情報とを保存する保存手段を備える
ことを特徴とする請求項１３に記載の文書情報監視システム。
【請求項１６】
前記文書検索サーバは、前記文書蓄積サーバから前記文書データを入手する第２の文書データ入手手段を備える
ことを特徴とする請求項１３に記載の文書情報監視システム。
【請求項１７】
前記第２の文書データ入手手段は、前記文書データと前記属性情報とを入手する
ことを特徴とする請求項１６に記載の文書情報監視システム。
【請求項１８】
前記第１の通知手段は、前記属性情報を前記管理者へ通知する
ことを特徴とする請求項１３に記載の文書情報監視システム。
【請求項１９】
前記文書蓄積サーバは、前記文書データを保存する保存手段を備える
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書情報監視システム。
【請求項２０】
前記文書蓄積サーバは、前記文書検索サーバに対して前記検索の要求を通知する第２の通知手段を備える
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書情報監視システム。
【請求項２１】
前記文書蓄積サーバは、前記文書データを保存する保存手段を備え、
前記第２の通知手段は、前記保存手段が前記文書データを保存した後に、前記文書検索サーバへ通知する
ことを特徴とする請求項２０に記載の文書情報監視システム。
【請求項２２】
前記文書検索サーバが前記文書蓄積サーバから前記検索の要求を受けると、前記第２の文書データ入手手段は前記文書データを入手する
ことを特徴とする請求項２０に記載の文書情報監視システム。
【請求項２３】
前記文書検索サーバは、前記文書データを所定のフォーマットに変換するフォーマット変換手段を備える
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書情報監視システム。
【請求項２４】
前記文書検索サーバは、所定フォーマットに変換された前記文書データのインデックスを作成するインデックス作成手段を備える
ことを特徴とする請求項２３に記載の文書情報監視システム。
【請求項２５】
前記文書データ抽出手段は、前記インデックスを対象に前記検索を行って文書データを抽出する
ことを特徴とする請求項２４に記載の文書情報監視システム。
【請求項２６】
前記文書蓄積サーバと前記文書検索サーバとは、一体的に形成されている
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書情報監視システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複写機などの文書処理装置で処理された文書の内容を監視する文書情報監視システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
重要文書や機密文書などは、その原本が保管されていても、知らぬ間に複写機で複写されたり、ファクシミリ装置で送信されたりして情報漏洩する場合がある。
【０００３】
そこで、複写機やファクシミリ装置などの文書処理装置で処理されたすべての文書を、その処理を行なった機器や利用者の識別情報と関連付けて蓄積保存したり、処理された文書中のキーワードを検索ソフトウェアで抽出し、このキーワードを文書データに埋め込んで蓄積保存したりすることで、情報漏洩を抑止すると共に、情報漏洩が発生した場合は、漏洩経路の特定を支援することのできる文書蓄積システムが提案されている（たとえば、特許文献１参照。）。
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−３５３１７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記の特許文献１に開示されたシステムでは、複写機などの文書処理装置に検索ソフトウェアの機能を持たせ、文書処理装置において文書からキーワードを抽出して、そのキーワードを埋め込んだ文書データを作成し、これをファイル管理装置に転送して蓄積している。このため、キーワードの抽出に伴う文書処理装置の処理負担が増大すると共に、装置構成が複雑になるという問題があった。また、複数の文書処理装置を情報漏洩の監視対象にする場合は、各文書処理装置で個別に監視するのは非効率的であった。
【０００６】
また、情報漏洩の経路を特定するための情報を蓄積保存するだけなので、情報漏洩の発生に気付くのが遅れると、被害が拡大してしまう。
【０００７】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、文書処理装置で処理された文書の内容の監視を、文書処理装置側の負担を減らして効率的に行なうことのできる文書情報監視システムを提供することを目的としている。また、情報漏洩の発生を即時に検知して管理者などに通知することのできる文書監視システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の目的は、以下に示す各項の発明により達成される。
【０００９】
（１）ネットワークにそれぞれ接続された文書処理装置と文書蓄積サーバと文書検索サーバとを備え、
前記文書蓄積サーバは、前記文書処理装置が処理した文書の文書データを入手して蓄積保存し、
前記文書検索サーバは、前記文書データを入手して、該文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する
ことを特徴とする文書情報監視システム。
【００１０】
上記発明では、文書処理装置が処理した文書の文書データは、文書蓄積サーバに送信されて蓄積保存され、その文書データに対するキーワード検索は、文書検索サーバで実施される。
【００１１】
（２）前記文書検索サーバは、前記文書蓄積サーバから前記文書データを入手する
ことを特徴とする（１）に記載の文書情報監視システム。
【００１２】
上記発明では、文書処理装置から文書蓄積サーバに文書データが送信されて蓄積され、文書検索サーバは、文書蓄積サーバから文書データを入手する。
【００１３】
（３）前記文書検索サーバは、入手した文書データをキーワード検索可能なファイル形式に変換し、変換後の文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する
ことを特徴とする（１）または（２）に記載の文書情報監視システム。
【００１４】
上記発明では、文書検索サーバが文書蓄積サーバを介して文書処理装置から入手した文書データは、キーワード検索可能なファイル形式に変換された後、キーワード検索される。
【００１５】
（４）前記文書検索サーバは、複数のファイル形式の文書データに対応可能に構成されている
ことを特徴とする（３）に記載の文書情報監視システム。
【００１６】
上記発明では、たとえば、文書データをキーワード検索可能なファイル形式に変換する変換処理において、複数のファイル形式の変換元文書データに対応可能に構成するとよい。なお、キーワードの検索処理自体を、複数のファイル形式の文書データに対応可能に構成してもよい。
【００１７】
（５）前記文書検索サーバは、入手した文書データを、検索ソフトウェアを用いてキーワード検索可能なファイル形式に変換する
ことを特徴とする（３）または（４）に記載の文書情報監視システム。
【００１８】
上記発明では、変換後の文書データを検索ソフトウェアによってキーワード検索する。検索ソフトウェアを利用することで、文字サイズや書体にかかわらず多様な形態の文字を認識することができる。
【００１９】
（６）前記文書検索サーバは、前記文書処理装置が新たに文書を処理したとき、その文書の文書データを入手して前記検索を実行する
ことを特徴とする（１）乃至（５）のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【００２０】
上記発明では、文書処理装置で処理された文書が、その後すぐに、文書検索サーバでキーワード検索される。
【００２１】
（７）前記文書検索サーバは、前記文書蓄積サーバに蓄積保存されている文書データに対し、キーワードを変更して前記検索を再実行する
ことを特徴とする（１）乃至（６）のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【００２２】
（８）前記文書検索サーバは、検索した文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その旨を外部端末に通知する
ことを特徴とする（１）乃至（７）のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【００２３】
（９）前記文書検索サーバは、検索した文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その文書データを保存する
ことを特徴とする（１）乃至（８）のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【００２４】
上記発明では、キーワードが含まれていた文書データを文書検索サーバに保存するので、その文書データに係わる文書の内容を文書検索サーバにアクセスして確認することができる。
【００２５】
（１０）前記文書検索サーバは、前記文書処理装置で処理された文書の文書データとその文書に対する処理の実行に係わる属性情報とを入手し、前記文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その旨と前記属性情報とを所定の外部端末に通知する
ことを特徴とする（１）乃至（９）のいずれか１つに記載の文書情報監視システム。
【００２６】
上記発明では、文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その旨とその文書データに係わる属性情報とが通知される。実行に関する属性情報には、たとえば、文書処理装置でその文書データに係わる処理を実行したユーザ名、機械番号、日時、ジョブの種類などがある。該属性情報から、いつ、誰が、どの装置で、どのような処理を行なった文書からキーワードが検出されたかを知ることができ、情報漏洩の経路追跡に役立つ。
【００２７】
（１１）文書データを出力する文書処理装置と文書蓄積サーバと文書検索サーバとを有する文書情報監視システムにおいて、
前記文書処理装置は、前記文書データの出力に連動して前記文書データを文書蓄積サーバへ出力する出力手段
を備え、
前記文書蓄積サーバは、文書処理装置から前記文書データを入手する第１の文書データ入手手段
を備え、
前記文書検索サーバは、所望のキーワードで検索を行い、該キーワードに合致する文書データを抽出する文書データ抽出手段と、
前記検索により抽出された文書データがあった場合は、管理者へその旨を通知する第１の通知手段と
を備える
ことを特徴とする文書情報監視システム。
【００２８】
（１２）前記出力手段は、前記文書データの出力と同期して前記文書データを前記文書蓄積サーバへ出力する
ことを特徴とする（１１）に記載の文書情報監視システム。
【００２９】
（１３）前記出力手段は、前記文書データと該文書データの出力に係る属性情報とを文書蓄積サーバへ出力する
ことを特徴とする（１１）に記載の文書情報監視システム。
【００３０】
（１４）前記第１の文書データ入手手段は、前記文書データと前記属性情報とを入手する
ことを特徴とする（１３）に記載の文書情報監視システム。
【００３１】
(１５)前記文書蓄積サーバは、前記文書データと前記属性情報とを保存する保存手段を備える
ことを特徴とする(１３)に記載の文書情報監視システム。
【００３２】
（１６）前記文書検索サーバは、前記文書蓄積サーバから前記文書データを入手する第２の文書データ入手手段を備える
ことを特徴とする（１３）に記載の文書情報監視システム。
【００３３】
（１７）前記第２の文書データ入手手段は、前記文書データと前記属性情報とを入手する
ことを特徴とする（１６）に記載の文書情報監視システム。
【００３４】
（１８）前記第１の通知手段は、前記属性情報を前記管理者へ通知する
ことを特徴とする（１３）に記載の文書情報監視システム。
【００３５】
（１９）前記文書蓄積サーバは、前記文書データを保存する保存手段を備える
ことを特徴とする（１１）に記載の文書情報監視システム。
【００３６】
（２０）前記文書蓄積サーバは、前記文書検索サーバに対して前記検索の要求を通知する第２の通知手段を備える
ことを特徴とする（１１）に記載の文書情報監視システム。
【００３７】
（２１）前記文書蓄積サーバは、前記文書データを保存する保存手段を備え、
前記第２の通知手段は、前記保存手段が前記文書データを保存した後に、前記文書検索サーバへ通知する
ことを特徴とする（２０）に記載の文書情報監視システム。
【００３８】
（２２）前記文書検索サーバが前記文書蓄積サーバから前記検索の要求を受けると、前記第２の文書データ入手手段は前記文書データを入手する
ことを特徴とする（２０）に記載の文書情報監視システム。
【００３９】
（２３）前記文書検索サーバは、前記文書データを所定のフォーマットに変換するフォーマット変換手段を備える
ことを特徴とする（１１）に記載の文書情報監視システム。
【００４０】
（２４）前記文書検索サーバは、所定フォーマットに変換された前記文書データのインデックスを作成するインデックス作成手段を備える
ことを特徴とする（２３）に記載の文書情報監視システム。
【００４１】
（２５）前記文書データ抽出手段は、前記インデックスを対象に前記検索を行って文書データを抽出する
ことを特徴とする（２４）に記載の文書情報監視システム。
【００４２】
（２６）前記文書蓄積サーバと前記文書検索サーバとは、一体的に形成されている
ことを特徴とする（１１）に記載の文書情報監視システム。
【発明の効果】
【００４３】
本発明に係わる文書情報監視システムによれば、文書処理装置とは別に文書検索サーバを設けたので、文書処理装置で処理された文書に所定のキーワードが含まれるか否かの監視を、文書処理装置側の負担を減らして効率的に行なうことができる。たとえば、情報漏洩を発見するためのキーワードを設定しておけば、情報漏洩の発生を効率よく監視することができる。
【００４４】
特に、文書検索サーバが複数のファイル形式の文書データに対応可能なものでは、文書処理装置の機種やバージョンによって文書処理装置の送出する文書データのファイル形式が様々であっても、共通の文書検索サーバでそれらに対応することができ、システムを効率よく構成することができる。
【００４５】
また、文書処理装置が新たに文書を処理したとき、その文書の文書データを文書検索サーバが入手してキーワード検索を行なうものでは、処理された直後にキーワード検索を実施でき、情報漏洩の発生を即座に検知して対応することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４６】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００４７】
図１は、本発明の実施の形態に係わる文書情報監視システム１０のシステム構成を示している。文書情報監視システム１０は、管理対象の文書処理装置である複数の複合機２０と、ユーザ認証サーバ４０と、文書蓄積サーバ５０と、文書検索サーバ６０と、管理者端末７０とを備えている。これらはＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワーク５を通じて接続されている。
【００４８】
複合機２０は、原稿を読み取って得た文書データを蓄積あるいは図示省略の外部端末へ出力するスキャナ機能、読み取った原稿の複製画像を記録紙上に形成して出力するコピー機能、受信した印刷データに従って記録紙上に画像形成して出力するプリンタ機能、文書データを送受信するファクシミリ機能、文書データを添付した電子メールを送信するメール送信機能など各種の機能を備えた文書処理装置である。
【００４９】
ユーザ認証サーバ４０は、複合機２０が使用者の使用権を認証するためのサーバである。ＬＤＡＰ(Lightweight Directory Access Protocol)サーバなどが該当する。文書蓄積サーバ５０は、複合機２０が上記いずれかの機能で処理（出力）した文書データを複合機２０から入手して蓄積保存する機能を果たす。ここでは、コピーやプリントなどのジョブの実行完了時にそのジョブで処理した文書の文書データを、複合機２０が文書蓄積サーバ５０へ送信するようになっている。
【００５０】
複合機２０は、処理した文書の文書データに、その文書に対する処理の実行に係わる所定の属性情報（以後、データ情報という。）を付加して文書蓄積サーバ５０に送信する。ここでは、ユーザ名、使用された機能名（コピーやスキャンなど）、操作日時、複合機２０の固有番号（機械番号）をデータ情報として文書データに付加する。
【００５１】
文書検索サーバ６０は、文書蓄積サーバ５０が複合機２０から入手した文書データを文書蓄積サーバ５０から入手し、これをキーワード解析可能なファイル形式に変換し、変換後の文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する機能を果たす。また、所定のキーワードを検出したとき、その旨とその文書データのデータ情報とを含む警告通知を管理者端末７０に送信する機能と、所定のキーワードが検出された文書データとそのデータ情報とを関連付けて保存する機能とを果たす。さらに、保存してある文書データを管理者端末７０からの要求に応じて管理者端末７０に送信する機能を備えている。
【００５２】
管理者端末７０は、汎用のパーソナルコンピュータ（以後、ＰＣと記す。）などで構成され、文書検索サーバ６０から先の警告通知を受信した旨の表示や通知音を発する機能と、受信した警告通知を保存する機能と、警告通知に係わる文書データを文書検索サーバ６０から取り寄せて表示する機能などを備えている。
【００５３】
図２は、複合機２０の概略構成を示している。複合機２０は、制御部２１と、スキャン部２２と、ファクシミリ部２３と、コピー部２４と、プリンタ部２５と、画像処理部２６と、通信Ｉ／Ｆ（Interface）部２７と、操作パネル２８と、ユーザ認証部２９とを備えている。制御部２１は、複合機２０の動作を統括制御し、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）を主要部として構成される。
【００５４】
スキャン部２２は、原稿を光学的に読み取ってイメージ形式の文書データを入力する機能を果たす。ファクシミリ部２３は、ファクシミリ機能を実現するための制御を行なう。コピー部２４はコピー機能に係わる制御を行なう。プリンタ部２５は、記録紙上に画像形成して出力する機能を果たし、コピー機能やプリンタ機能の出力部となる。
【００５５】
画像処理部２６は、スキャン部２２やファクシミリ部２３、コピー部２４、プリンタ部２５で処理したイメージ形式の文書データを所定のファイル形式の文書データに変換する機能を果たす。ここでは、圧縮率が高いこと、圧縮しながらでもデータの出し入れを高速にできること、第三者に解読され難いことなどを基準に選択した所定のファイル形式に変換している。
【００５６】
通信Ｉ／Ｆ部２７は、文書データとデータ情報とを文書蓄積サーバ５０に転送する機能を果たす。通信Ｉ／Ｆ部２７は当該複合機２０で行なわれたすべての処理について、その処理で扱われた文書データとそのデータ情報とを文書蓄積サーバ５０に転送する。処理には、コピージョブ、スキャンジョブ、ファクシミリ受信ジョブ、ファクシミリ送信ジョブ、プリントジョブ、ＰＣ-ファクシミリ送信ジョブの実行などがある。
【００５７】
操作パネル２８は、各種の操作をユーザから受け付ける機能と、各種の操作案内や装置の動作状態などを表示する機能とを果たし、液晶ディスプレイとタッチパネル、操作釦などで構成される。操作パネル２８を通じて、スキャン、コピーなど各種ジョブの実行指示や実行内容に係わる設定などを受け付けるようになっている。
【００５８】
ユーザ認証部２９は、ログインを試みたユーザが当該複合機２０の使用権を有するユーザか否かをユーザ認証サーバ４０に問い合わせてユーザ認証を実行する機能を果たす。ログインのためのユーザ情報の取得は操作パネル２８から行なうほか、ユーザ情報が記憶されたカードから入力したり、ＩｒＤＡ(Infrared Data Association)やＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）などによる非接触方式で取得したりしてもよい。さらに、生体情報による認証でもかまわない。
【００５９】
図３は、文書蓄積サーバ５０の概略構成を示している。文書蓄積サーバ５０は、制御部５１と、通信Ｉ／Ｆ部５２と、データ保存部５３と、メモリ５４とを備えている。制御部５１は、ＣＰＵなどで構成され、当該文書蓄積サーバ５０の動作を統括制御する。通信Ｉ／Ｆ部５２は、複合機２０からネットワーク５を通じて文書データおよびデータ情報を受信して入手する機能を果たす。データ保存部５３は、複合機２０から入手した文書データおよびデータ情報を蓄積保存する。メモリ５４には、複合機２０から新規に入手した文書データおよびデータ情報が、文書検索サーバ６０による検索用として一時的に格納される。
【００６０】
図４は、文書検索サーバ６０の概略構成を示している。文書検索サーバ６０は、制御部６１と、検索処理部６２と、通信Ｉ／Ｆ部６３と、ファイル変換部６４と、第１メモリ６５と、第２メモリ６６とを備えている。
【００６１】
制御部６１は、ＣＰＵなどで構成され、当該文書検索サーバ６０の動作を統括制御する。通信Ｉ／Ｆ部６３は、文書蓄積サーバ５０から文書データおよびデータ情報を受信して入手する機能を果たす。
【００６２】
ファイル変換部６４は、文書蓄積サーバ５０から入手した文書データを、キーワード検索可能なファイル形式に変換する機能を果たす。第１メモリ６５には、ファイル変換部６４でファイル形式を変換した後の文書データが一時保存される。検索処理部６２は、変換後の文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する機能を果たす。検索処理部６２は、検索ソフトウェア装置であり、ファイル変換部６４は、検索ソフトウェアで文字の読み取り処理が可能なファイル形式、たとえば、ＴＩＦＦ(Tagged Image File Format)やビットマップ形式のファイルに変換する。
【００６３】
制御部６１は、検索した文書データに所定のキーワードが含まれていた場合は、その旨の警告を管理者端末７０に通知する。第２メモリ６６には、警告対象の文書データとそのデータ情報とが保管される。制御部６１は、管理者端末７０からの要求に応じて第２メモリ６６に保管されている文書データやデータ情報を管理者端末７０に送信することができる。また、検索するキーワードを管理者端末７０などから変更可能になっている。さらに、文書蓄積サーバ５０に蓄積保存されている文書データを入手して、変更後のキーワードで再検索する機能を備えている。再検索の対象範囲は、対象日（年月日）や対象期間、ファイル名、ユーザ名などで特定可能になっている。ファイル名やユーザ名の場合は一部一致で対象範囲を指定できる。
【００６４】
次に、文書情報監視システム１０における作業の流れを説明する。
【００６５】
図５は、複合機２０における作業の流れを示している。複合機２０は、ユーザが使用する前（ログインする際）に、そのユーザが当該複合機２０の使用権を有するか否かを、ユーザ認証サーバ４０に接続して確認する（図５：ステップＳ１０１、図１：Ｐ１）。ここでは、ユーザ認証サーバ４０に接続して認証を受けないとジョブを実行することができないようになっている。
【００６６】
ユーザ認証後にユーザからコピー機能、スキャン機能など何らかの機能に係わるジョブの実行指示を受けると（ステップＳ１０２；Ｙ）、指定されたジョブを実行する（ステップＳ１０３）。また、そのジョブで処理した文書の文書データは、当該複合機２０の内部で使用する所定のファイル形式に圧縮され変換されている。このファイル形式の文書データにその文書データのデータ情報を付加した情報を作成し（ステップＳ１０４）、これを文書蓄積サーバ５０に送信する（ステップＳ１０５  図１：Ｐ２）。
【００６７】
データ情報には、ユーザ認証の際に取得したユーザ名のほか、指定されたジョブの種類（コピーやスキャンなどの機能名）、操作日時、当該複合機２０の固有番号（機械番号）などが含まれる。このほかの情報でも、当該文書データに係わる処理の実行に関する属性情報、すなわち、処理の実行日時、実行場所、実行装置、実行者など、そのトランザクションを後から追跡するための情報であればよい。
【００６８】
以下、各種のジョブ実行において文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバ５０に転送される様子を示す。
【００６９】
図６は、コピージョブの場合を示している。ユーザ認証作業によりユーザ名が確定された後、コピーの設定とスタート操作が行なわれる。これにより、スキャン部２２で原稿をスキャンしてラスタデータとして画像データが入力される（Ｃｐ１）。読み取ったラスタデータは、複合機２０の内部で使用される所定のファイル形式のデータにして一時保存される（Ｃｐ２）。この画像データは出力用データ（ビットマップ形式のデータ）に変換されてプリンタ部２５で画像形成されるが（Ｃｐ３）、プリンタ部２５への文書データの出力に連動して、出力用に変換する前に出力用のルートから分岐させ、ユーザ名、機能名、操作日時および当該複合機２０の固有番号(機械番号)などからなるデータ情報と共に文書蓄積サーバ５０に転送する（Ｃｐ４）。転送される文書データは、内部で保存する際の所定のファイル形式になっている。
【００７０】
図７は、プリントジョブの場合を示している。本システムでは、ユーザは、ＰＣなどの外部装置から印刷データを複合機２０へ送信する際に必ず親展印刷機能を用いなければならない。親展印刷機能を用いずに送信された印刷データは複合機２０の内部にて自動的に破棄される。親展印刷機能とは、ＰＣなどの外部端末から複合機２０へ送信した印刷データを、複合機２０内に設けられたユーザ毎の親展ボックスに一旦保存しておき、複合機２０でユーザ認証されたとき、そのユーザの親展ボックス内の印刷データを印刷出力可能にする機能である。すなわち、ユーザ認証作業によってユーザ名が確定した段階で、親展印刷に係わるプリントジョブの出力指示操作が可能になる。
【００７１】
出力指示を受けると、印刷データはラスタイメージに展開されてプリントデータ（Ｐｒ１）となった後、内部で使用される所定のファイル形式の画像データにして一時保存される（Ｐｒ２）。このデータは出力用データ（ビットマップ形式のデータ）に変換されてプリンタ部２５で画像形成されるが（Ｐｒ３）、プリンタ部２５への文書データの出力に連動して、出力用に変換する前に出力用のルートから分岐させ、ユーザ名、機能名、操作日時および当該複合機２０の固有番号(機械番号)などからなるデータ情報と共に文書蓄積サーバ５０に転送する（Ｐｒ４）。転送される文書データは、内部で保存する際の所定のファイル形式になっている。
【００７２】
図８は、ファクシミリ送信ジョブの場合を示している。ユーザ認証作業によりユーザ名が確定された後、ファクシミリ送信の設定とスタート操作が行なわれる。これにより、スキャン部２２で原稿をスキャンしてラスタデータとして画像データが入力される（Ｆｔ１）。読み取ったラスタデータは、複合機２０の内部で使用される所定のファイル形式のデータにして一時保存される（Ｆｔ２）。この画像データはファクシミリ送信用のデータに変換されて送信されるが（Ｆｔ３）、送信先となるファクリミリへの文書データの出力に連動して、送信用に変換する前に出力用のルートから分岐させ、ユーザ名、機能名、操作日時および当該複合機２０の固有番号(機械番号)などからなるデータ情報と共に文書蓄積サーバ５０に転送する（Ｆｔ４）。転送される文書データは、内部で保存する際の所定のファイル形式になっている。
【００７３】
図９は、ＰＣからファクシミリ送信の依頼を受けるＰＣ-ファクシミリ送信ジョブの場合を示している。ユーザはＰＣからＰＣ-ファクシミリ送信ジョブに係わるデータを送信する際には、必ずユーザ情報を付加させて複合機２０に送信する。ユーザ情報が付加されていない場合は、複合機２０の内部にて自動的に当該ジョブは破棄される。
【００７４】
ＰＣ-ファクシミリ送信ジョブに係わるデータに付加されているユーザ情報に基づいてユーザ名が確定した段階で、ＰＣ-ファクシミリ送信ジョブの実行が可能となる。ユーザ名が確定した段階で複合機２０は自動的にファクシミリ送信を開始する設計としてもよいし、操作パネル２８上でジョブを選択してからファクシミリ送信を開始する設計としてもよい。
【００７５】
ＰＣ-ファクシミリ送信ジョブに係わるデータ（Ｐｆ１）は、複合機２０の内部で使用される所定のファイル形式のデータにして一時保存される（Ｐｆ２）。この画像データはファクシミリ送信用のデータに変換されて送信されるが（Ｐｆ３）、送信先となるファクリミリへの文書データの出力に連動して、送信用に変換する前に出力用のルートから分岐させ、ユーザ名、機能名、操作日時および当該複合機２０の固有番号(機械番号)などからなるデータ情報と共に文書蓄積サーバ５０に転送する（Ｐｆ４）。転送される文書データは、内部で保存する際の所定のファイル形式になっている。
【００７６】
図１０は、ファクシミリ受信の場合を示している。ファクシミリ受信ジョブでは、受信データを複合機２０の内部に保存した状態で、出力せずに停止するように設計される。ユーザ認証作業によりユーザ名が確定された後、複合機２０の内部に保存された受信データを選択し、記録紙に出力するようになっている。この際に記録紙に出力せず、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイルなどの電子データに変換し、ネットワーク上の記憶領域に保存することも可能である。
【００７７】
ファクシミリ受信データ（Ｆｒ１）は、複合機２０の内部で使用される所定のファイル形式のデータにして一時保存される（Ｆｒ２）。このデータは出力用データ（ビットマップ形式のデータ）に変換されてプリンタ部２５で画像形成されるが（Ｆｒ３）、プリンタ部２５への文書データの出力に連動して、変換前に出力用のルートから分岐させ、ユーザ名、機能名、操作日時および当該複合機２０の固有番号(機械番号)などからなるデータ情報と共に文書蓄積サーバ５０に転送する（Ｆｒ４）。転送される文書データは、内部で保存する際の所定のファイル形式になっている。
【００７８】
図１１は、スキャンジョブの場合を示している。ユーザ認証作業によりユーザ名が確定された後、スキャン部２２で原稿をスキャンしてラスタデータとして画像データが入力される（Ｓｃ１）。読み取ったラスタデータは、複合機２０の内部で使用される所定のファイル形式のデータにして一時保存される（Ｓｃ２）。この画像データは、電子メール送信、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）への保存など、出力形態に応じたデータ形式に変換され出力されるが（Ｓｃ３）、文書データの出力に連動して、出力用に変換する前に出力用のルートから分岐させ、ユーザ名、機能名、操作日時および当該複合機２０の固有番号(機械番号)などからなるデータ情報と共に文書蓄積サーバ５０に転送する（Ｓｃ４）。転送される文書データは、内部で保存する際の所定のファイル形式になっている。
【００７９】
以上、各種のジョブ実行において、文書データの出力に連動して、文書蓄積サーバへ出力の対象となった文書データを出力するようにしたが、複合機２０で行われた文書データの処理を即座に把握することによってセキュリティを高める場合には、文書データの出力と同期して文書データを文書蓄積サーバへ出力することが好ましい。
【００８０】
図１２は、文書蓄積サーバ５０が行なう処理の流れを示している。文書蓄積サーバ５０はいずれかの複合機２０から文書データおよびデータ情報を受信すると（ステップＳ１２１、図１：Ｐ２）、そのデータを文書蓄積サーバ５０内部のデータ保存部５３に蓄積保存用として格納する（ステップＳ１２２）。また、複合機２０から新規に入手した文書を、文書検索サーバ６０による検索用としてメモリ５４に一時的に格納する（ステップＳ１２３）。その後、文書検索サーバ６０へ新規文書データの検索要求を通知する（ステップＳ１２４）。
【００８１】
図１３は、文書検索サーバ６０が行なう処理の流れを示している。文書蓄積サーバ５０から検索要求を受けると（ステップＳ１４１；Ｙ）、文書検索サーバ６０は文書蓄積サーバ５０のメモリ５４に格納されている新規の文書データおよびデータ情報をネットワーク５を通じて入手する（ステップＳ１４２、図１：Ｐ３）。なお、この例では文書検索サーバ６０が入手する文書データおよびデータ情報を文書蓄積サーバ５０のメモリ５４に格納したが、格納領域は文書検索サーバ６０の中でも、文書蓄積サーバ５０や文書検索サーバ６０以外の場所であってもかまわない。要するに、文書蓄積サーバ５０と文書検索サーバ６０とが互いに操作可能な記憶領域であれば、その存在場所は問わない。
【００８２】
文書検索サーバ６０は、文書蓄積サーバ５０から入手した文書データをキーワード検索可能なファイル形式に変換する（ステップＳ１４３）。ここでは、検索処理によりキーワード検索を行なうので、検索処理可能なファイル形式に変換する。
【００８３】
文書蓄積サーバ５０から入手した文書データのファイル形式は複合機２０が内部で使用している圧縮方式のファイル形式であり、そのままでは、検索処理できない。そこで、図１４に示すように、複合機２０の固有のファイル形式の文書データ８１を、検索処理可能なＴＩＦＦやビットマップ形式のファイル８２に変換する。なお、文書データのファイル形式が複合機２０の機種やバージョンによって統一されていない場合に対応するために、文書検索サーバ６０は、複数のファイル形式の文書データに対応可能に構成してある。具体的には、検索処理可能なファイル形式に変換するための変換処理を複数種類備えており、変換元の文書データのファイル形式に応じた変換処理を施すようになっている。
【００８４】
文書検索サーバ６０は、検索処理可能なファイル形式に変換された文書データに対して、検索処理を施し、検索を実行するためのインデックス化作業を実施してインデックスを作成する。さらに、指定されたキーワードに基づいて、このインデックスを対象に検索を実行する（ステップＳ１４４）。ここで、インデックス化作業とは、検索処理で検出した文字の中から単語を抽出し、その文書データに含まれる単語を一覧化する（インデックスを作成する）作業である。抽出対象の単語は、予め複数種類設定してもよいし、辞書に登場するような単語のすべてでもよい。
【００８５】
このインデックス化作業によって抽出された単語の中に指定されたキーワードが含まれるか否かを検索する。キーワードには、情報漏洩を特定するための単語を設定してある。すなわち、情報漏洩の防止対象になる重要文書や機密文書に含まれるような単語がキーワードに設定される。たとえば、「丸秘」とか「シークレット」、「CONFIDENTIAL」などがキーワードに設定される。キーワードは１語でもよいし、複数でもよい。
【００８６】
指定されたキーワードが検出されたときは（ステップＳ１４５；Ｙ）、第１メモリ６５に記憶されている検索処理可能な文書データとその文書データに対応するデータ情報とを第２メモリ６６にコピーし（図１：Ｐ４）、オリジナルを第１メモリ６５から消去する（ステップＳ１４６）。また、文書蓄積サーバ５０のメモリ５４に一時記憶してある検索用の文書データおよびデータ情報を消去する（ステップＳ１４７）。この消去は文書検索サーバ６０から文書蓄積サーバ５０に所定のコマンドを送出して行なってもよいし、文書検索サーバ６０から直接、文書蓄積サーバ５０のデータを消去してもよい。このようにして、所望のキーワードを用いて検索を行い、合致する所望のキーワードを含む文書データを抽出する。
【００８７】
さらに、文書データ中から指定のキーワードが検出された（所望のキーワードを含む文書データが抽出された）旨、すなわち、情報漏洩の虞があることの警告を管理者端末７０に対して通知して（ステップＳ１４８、図１：Ｐ５）処理を終了する。警告には、キーワードの検出された文書データに係わるデータ情報が付加される。警告の通知は電子メールなどを使用して行なわれる。なお、電子メール以外の警告方法としては、管理者端末７０の画面上に警告メッセージを表示する方法などがある。
【００８８】
指定されたキーワードが検出されなかった場合は（ステップＳ１４５；Ｎ）、第１メモリ６５に記憶されている検索処理可能な文書データとその文書データに対応するデータ情報とを消去し（ステップＳ１４９）、さらに、文書蓄積サーバ５０のメモリ５４に一時記憶してある検索用の文書データおよびデータ情報を消去して（ステップＳ１５０）処理を終了する。
【００８９】
なお、警告対象となった場合はユーザのセキュリティを確保するよりも、管理者の確認作業が優先されるため、検索処理可能な文書データとそのデータ情報とを文書検索サーバ６０に保管し（上記ステップＳ１４６）、管理者がその内容を把握できるようにしてある。すなわち、キーワードの検出だけでは、情報漏洩が発生したことを絶対的に特定できないので、管理者が文書内容を確認できるようにしてある。そして、管理者が実際にデータの確認を実施し、内容的に問題がなければ、それらのデータは破棄される。また、文書検索サーバ６０内に検索処理可能なＴＩＦＦやビットマップ形式のファイルで文書データを残してあるので、管理者端末７０の有する一般的なビューアで容易に文書内容を閲覧して確認することができる。
【００９０】
図１５は、警告通知９０の一例を示している。警告通知９０には、情報漏洩が発生したことを通知するメッセージのほか、警告対象の文書データを特定するための識別情報としての文書検索ＩＤが含まれる。また、警告対象の文書データに関するジョブを実行したユーザ名、そのジョブの機能名、機械番号、操作日時、文書蓄積サーバ５０上におけるＩＤ番号などが含まれる。
【００９１】
このように、文書検索サーバ６０を複合機２０の外部に独立して設けたので、各複合機２０に検索機能を設けてキーワード検索を個別に行なう場合に比べて、複合機２０の装置構成が簡略化されると共に、処理負担が軽減し、たとえば、コピー機能などにおける生産性の低下を防止することができる。
【００９２】
また、文書検索サーバ６０を複数のファイル形式の文書データに対応可能に構成したので、管理対象の複合機２０が内部で使用するファイル形式が機種やバージョンの違いで様々であっても、１つの文書検索サーバ６０で共通に対応することができ、効率的なシステム構成が可能になる。特に、文書検索サーバ６０の設置は、情報漏洩監視用の検索処理機能を持たない既設の複合機２０に対して、情報漏洩の監視サービスを提供する場合に有効になる。
【００９３】
さらに、複合機２０での文書データの処理に連動して、処理された文書データを出力し、出力された文書データを対象にして直ちに文書検索サーバ６０でキーワード検索し、必要な場合に即座に管理者端末７０へ警告通知を行なうので、情報漏洩が発生した時点ですぐに管理者による対応が可能となり、被害を最小限に留めることができる。
【００９４】
なお、文書検索サーバ６０において文書データやデータ情報が消去された後であっても、文書蓄積サーバ５０には文書データおよびデータ情報が決められた保存期間（たとえば、数ヶ月から１年）が経過するまで蓄積保存されているので、キーワードを変更して再検索できるようになっている。
【００９５】
詳細には、管理者端末７０などから文書検索サーバ６０に対してキーワードの変更操作を行ない、さらに、その変更後のキーワードによる文書の再検索要求を出力する。この要求において、検索対象となる文書の範囲を、たとえば、ユーザ名、機械番号、文書が複合機２０で処理された日時や期間、文書蓄積ＩＤなどで絞り込むことができる。
【００９６】
再検索要求を受けた文書検索サーバ６０は、文書蓄積サーバ５０から検索対象の文書データおよびデータ情報を入手し、検索処理可能なファイル形式に変換した後、新しいキーワードでこれらの文書データを検索する。たとえば、当初は「丸秘」をキーワードとして検索したが、「シークレット」をキーワードとして情報漏洩の有無を再確認したいような場合に有効になる。
【００９７】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【００９８】
実施の形態では、文書蓄積サーバ５０と文書検索サーバ６０とを別々のサーバとして構成したが、物理的には文書蓄積サーバ５０と文書検索サーバ６０とを同一のサーバとして構成してもよい。また、実施の形態では文書蓄積サーバ５０に検索用の文書データとデータ情報とを一時記憶しておき、検索要求を文書検索サーバ６０に通知するようにしたが、文書データとデータ情報とを文書蓄積サーバ５０から文書検索サーバ６０へ送信するように構成してもよい。
【００９９】
なお、セキュリティのレベルによっては、必ずしも複合機２０で行われた文書データの処理を即座に把握する必要はない。このような場合は、文書検索サーバによる定期的な検索であっても構わない。
【図面の簡単な説明】
【０１００】
【図１】本発明の実施の形態に係わる文書情報監視システムのシステム構成を示す説明図である。
【図２】文書処理装置としての複合機の構成を示すブロック図である。
【図３】文書蓄積サーバの構成を示すブロック図である。
【図４】文書検索サーバの構成を示すブロック図である。
【図５】複合機の処理を示す流れ図である。
【図６】コピージョブにおいて文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバに転送される様子を示す説明図である。
【図７】プリントジョブにおいて文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバに転送される様子を示す説明図である。
【図８】ファクシミリ送信ジョブにおいて文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバに転送される様子を示す説明図である。
【図９】ＰＣ-ファクシミリ送信ジョブにおいて文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバに転送される様子を示す説明図である。
【図１０】ファクシミリ受信ジョブにおいて文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバに転送される様子を示す説明図である。
【図１１】スキャンジョブにおいて文書データとデータ情報とが文書蓄積サーバに転送される様子を示す説明図である。
【図１２】文書蓄積サーバの処理を示す流れ図である。
【図１３】文書検索サーバの処理を示す流れ図である。
【図１４】複合機に固有のファイル形式から検索処理可能なファイル形式に変換される様子を模擬的に示す説明図である。
【図１５】警告通知の一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【０１０１】
５…ネットワーク
１０…文書情報監視システム
２０…複合機
２１…制御部
２２…スキャン部
２３…ファクシミリ部
２４…コピー部
２５…プリンタ部
２６…画像処理部
２７…通信Ｉ／Ｆ部
２８…操作パネル
２９…ユーザ認証部
４０…ユーザ認証サーバ
５０…文書蓄積サーバ
５１…制御部
５２…通信Ｉ／Ｆ部
５３…データ保存部
５４…メモリ
６０…文書検索サーバ
６１…制御部
６２…検索処理部
６３…通信Ｉ／Ｆ部
６４…ファイル変換部
６５…第１メモリ
６６…第２メモリ
７０…管理者端末
９０…警告通知
【図１】
2007110462.tif 000003
【図２】
2007110462.tif 000004
【図３】
2007110462.tif 000005
【図４】
2007110462.tif 000006
【図５】
2007110462.tif 000007
【図６】
2007110462.tif 000008
【図７】
2007110462.tif 000009
【図８】
2007110462.tif 000010
【図９】
2007110462.tif 000011
【図１０】
2007110462.tif 000012
【図１１】
2007110462.tif 000013
【図１２】
2007110462.tif 000014
【図１３】
2007110462.tif 000015
【図１４】
2007110462.tif 000016
【図１５】
2007110462.tif 000017