(57)【要約】【課題】  管理者が一度だけ文書管理キャビネットの接続設定を行うだけで全てのユーザでその文書管理キャビネットを利用できる文書管理装置を提供する。【解決手段】  文書管理サーバには「Cab1」「Cab2」「Cab3」「Cab4」「Cab5」の５つの文書管理キャビネットが存在する。一般ユーザ「user1」は「Cab1」「Cab2」のみアクセス権を持ち、管理者ユーザ「admin1」は全てのキャビネットのアクセス権を持っている。「user1」が接続先設定を行うべく文書管理サーバに接続すると、アクセス権のある「Cab1」「Cab2」のみが表示され、例えば「Cab1」のみを登録したとする。「admin1」が例えば「Cab2」を設定登録したとする。各ユーザが接続先設定したキャビネットは、それぞれのProfileに登録される。上記接続先設定によって「user1」は自分で設定した「Cab1」と、管理者が設定した「Cab2」に接続して利用することができる。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介して文書管理装置にアクセスする文書管理システムにおける文書管理装置であって、
前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権が設定された複数の文書管理キャビネットと、
前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にする接続制御手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択する選択手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知する通知手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理装置。
【請求項４】
一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介して文書管理装置にアクセスする文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットを備え、
前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録する工程と、
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にする工程と、を備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択可能にする工程を備えることを特徴とする請求項４記載の文書管理方法。
【請求項６】
管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知する工程を備えることを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理方法。
【請求項７】
一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介してアクセスする文書管理システムにおける文書管理装置で用いられるプログラムであって、
前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットのうち、前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録する登録処理と、
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にする接続制御処理とをコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項８】
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択する選択処理をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項７記載のプログラム。
【請求項９】
管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知する通知処理をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項７又は８記載のプログラム。
【請求項１０】
一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介してアクセスする文書管理システムにおける文書管理装置で用いられるプログラムが記録されたコンピュータにより読取り可能な記録媒体であって、
前記プログラムは、
前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットのうち、前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録するステップと、
前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にするステップと、から成り、
前記各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録した記録媒体。
【請求項１１】
前記登録するステップにより登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択するステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とする請求項１０記載の記録媒体。
【請求項１２】
管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知するステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とする請求項１０又は１１記載の記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムにおける文書管理装置、方法、プログラム及び記録媒体に関し、特に文書管理キャビネット設定の利便性が向上した文書管理装置、方法、プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のWebを利用した文書管理システムにおいては、メインとなる文書管理システムへの接続方法として、接続する全てのクライアントが同じ文書管理キャビネットを利用する方法か、あるいは、接続する各クライアントが個々に接続したい文書管理キャビネットを選択し接続する方法を採用している。尚、複数システムが稼動する環境において、シングルサインオンを実現すると共に、システムの規模が増大しても、システム管理者の負担を増すことのないユーザ認証方法及び装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。また、管理部門の作業削減と関連部門での適正な書類更新ができるインターネット等を用いる共通文書管理システムが提案されている（例えば、特許文献２参照）。また、各装置に蓄積された文書を各装置間で取得して自装置で複写、印刷すると共に、通信回線上のいずれの装置においても利用者が操作できるようにしたWebサービス提供処理装置が提案されている（例えば、特許文献３参照）。
【特許文献１】特開２００２−３２４０５１号公報
【特許文献２】特開２００２−３７３１１０号公報
【特許文献３】特開２００４−１３３９２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、前記全てのクライアントが同じ文書管理キャビネットを利用する方法では、全てのクライアント（ユーザ）が強制的に同じ文書管理キャビネットを利用する形式となるため、利用者によっては不要なものまで存在することになり業務効率が落ちる。一方、前記の各クライアントが個々に接続したい文書管理キャビネットを選択し接続する方法では、各クライアントが個々に必要とする文書管理キャビネットのみを利用する形式となるため、業務効率はよいが、例えば全てのクライアントに使用させたい文書管理キャビネットが存在した場合は、クライアント全員に接続設定をしてもらわなければならず、導入コストがかかり効率が良くないという問題があった。この問題は前記各特許文献の技術では解決できないものであった。
【０００４】
本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、すべてのクライアントに利用させたい文書管理キャビネットが存在した場合に、管理者が一度設定を行うだけで、すべてのクライアントがその文書管理キャビネットを利用できるようにした文書管理装置を実現することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明は、一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介して文書管理装置にアクセスする文書管理システムにおける文書管理装置であって、前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットと、前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録する登録手段と、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にする接続制御手段とを備えることを特徴とする文書管理装置である。
【０００６】
請求項２記載の発明は、請求項1記載の文書管理装置において、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択する選択手段を備えることを特徴とする。
【０００７】
請求項３記載の発明は、請求項1又は2記載の文書管理装置において、管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知する通知手段を備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項４記載の発明は、一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介して文書管理装置にアクセスする文書管理システムにおける文書管理方法であって、前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットを備え、前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録する工程と、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にする工程と、を備えることを特徴とする文書管理方法である。
【０００９】
請求項５記載の発明は、請求項４記載の文書管理方法において、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択可能にする工程を備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項６記載の発明は、請求項4又は５記載の文書管理装置において、管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知する工程を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項７記載の発明は、一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介してアクセスする文書管理システムにおける文書管理装置で用いられるプログラムであって、前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットのうち、前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録する登録処理と、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にする接続制御処理とをコンピュータに実行させるプログラムである。
【００１２】
請求項８記載の発明は、請求項７記載のプログラムにおいて、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択する選択処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１３】
請求項９記載の発明は、請求項７又は８記載のプログラムにおいて、管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知する通知処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１４】
請求項１０記載の発明は、一般ユーザ及び管理者ユーザがネットワークを介してアクセスする文書管理システムにおける文書管理装置で用いられるプログラムが記録されたコンピュータにより読取り可能な記録媒体であって、前記プログラムは、前記一般ユーザ及び／又は管理者ユーザのアクセス権がそれぞれ設定された複数の文書管理キャビネットのうち、前記一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録すると共に、前記管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットを登録するステップと、前記登録手段により登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネット管理者ユーザに対してはその登録された一般ユーザの接続を可能とし、前記登録手段により登録された管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対しては全ての一般ユーザの接続を可能にするステップと、から成り、前記各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録した記録媒体である。
【００１５】
請求項１１記載の発明は、請求項１０記載の記録媒体において、前記登録するステップにより登録された一般ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットに対して前記一般ユーザの接続を可能にするか否かを選択するステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とする。
【００１６】
請求項１０記載の発明は、請求項１０又は１１記載の記録媒体において、管理者ユーザが接続先として設定した文書管理キャビネットは、該文書管理キャビネットに対してアクセス権のある一般ユーザにだけその存在を通知するステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、全てのユーザに利用させたい文書管理キャビネットが存在した場合に、管理者が一度だけ設定を行えば、全てのユーザでその設定を利用できるため、業務効率が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施形態を図面と共に説明する。
図１は本発明の実施形態に係るWeb文書管理システムで用いられる文書管理装置としての文書管理サーバの構成ブロック図である。図１において、１はプログラムを処理したりするＣＰＵである。２は読み取った画像を表示する表示部。３はプログラムや登録文書のコンテンツや属性情報などを格納したりしておく記憶部で、大容量のハード磁気記憶部などが使われる。４はプログラムをロードしたりするシステムメモリ、５は画像データを格納する画像メモリ、６は登録等の指示をするキーボード等の入力部（ポインティングデバイスを含む）、７は文書管理機能の全般を制御する文書管理機能制御部である。８は接続先を制御する接続先制御部である。
【００１９】
このような文書管理サーバは、複数の文書管理キャビネットを記憶部３に有しており、各キャビネットに対して一般ユーザの端末や管理者ユーザの端末がインターネット等のネットワークを介してアクセスすることにより、各ユーザはそのキャビネットに管理されている文書を閲覧できるという文書管理システムが構成されている。
【００２０】
次に、請求項１記載の発明の第１の実施形態に係る動作について説明する。図２は各キャビネットのアクセス権（ACL）設定状況を示すもので、一般ユーザを「user1」、管理者ユーザを「admin1」とした場合の例を示す。図２において、文書管理サーバには「Cab1」「Cab2」「Cab3」「Cab4」「Cab5」という５つの文書管理キャビネットが存在し、そのうち「user1」は「Cab1」および「Cab2」のみアクセス権を持っているとする。「admin1」はすべてのキャビネットのアクセス権を持っているとする。
【００２１】
「user1」が接続先設定を行おうとして文書管理サーバに接続すると、アクセス権のある「Cab1」「Cab2」のみが表示されるため、そのうち必要なキャビネットを接続先として登録する。ここでは「Cab1」のみを登録したとする。図３は、本発明の実施形態に係るuser1のProfileデータの一例を示す構成図である。これにより、各ユーザが接続先設定を登録したキャビネットが、本文書管理装置が管理するそのユーザのProfileに設定され管理されていることが分かる。
【００２２】
同様に、「admin1」が管理者用の接続先設定を行う場合、ここでは全てのキャビネットが選択可能であるが、そのうちの「Cab2」を設定したとする。このように管理者が管理者用の接続先設定を登録したキャビネットは、図４に示すように文書管理装置が管理する管理者用のProfileに設定され管理される。
【００２３】
上記のような接続先設定登録を行った場合、「user1」には接続先として、自分で設定した「Cab1」と、管理者が設定した「Cab2」が表示され、接続先制御部８により「user1」は「Cab1」と「Cab2」に接続して利用することができる。
【００２４】
図５は上記の接続先設定の動作を示すフローチャートである。まず、接続先設定を行うユーザが管理者か否かを判断し（ステップＳ１）、管理者であれば（ステップＳ１／Ｙｅｓ）図２の管理者のアクセス権に基づいて管理者用の接続先設定を行い（ステップＳ２）、図４のように設定内容を管理者用接続先設定プロファイルに追加登録して（ステップＳ３）、終了する。ステップＳ１で管理者でない場合は（ステップＳ１／Ｎｏ）、図２の一般ユーザ用のアクセス権に基づいて一般用の接続先設定を行い（ステップＳ４）、図３のように設定内容を一般用接続先設定プロファイルに追加登録して（ステップＳ５）、終了する。
【００２５】
本実施形態によれば、個々の一般ユーザは自分の希望する文書管理キャビネットを接続先設定できると共に、すべての一般ユーザに利用させたい文書管理キャビネット(例えば「Cab2」)が存在した場合は、それを管理者が一度だけ接続先設定を行うことにより、すべての一般ユーザでその設定を利用することができ、業務効率が向上する。
【００２６】
次に、請求項２記載の発明の第２の実施形態に係る動作について説明する。上記第１の実施形態では、各一般ユーザ個々の接続先設定と、管理者による統一された接続先設定との２種類あるが、本実施形態では、更にWeb文書管理システムとしての使い勝手の向上を図る。
【００２７】
Ｗｅｂ文書管理サーバにおいて、管理者ユーザ「admin1」で設定を行うとした場合、管理者であるため、管理者用の接続先設定を行うことができる。ここには図６のような「管理者用接続先設定のみ有効とする」というチェックボックスがあり、これをチェックすると、一般ユーザは接続先を設定できなくなり、管理者が設定した接続先設定のみ利用できるようになる。
【００２８】
図７は本実施形態による上記動作を示すフローチャートであり、図５と対応する処理ステップには同一ステップ番号を付して重複する説明は省略する。図７では図５にステップＳ６とステップＳ７の処理ステップが追加されている。図７においては、上記図６のチェックボックスに対応して、接続先設定が可能であるか否かを判断し（ステップＳ６）、接続先設定が可能であれば（ステップＳ６／Ｙｅｓ）、ステップＳ４に進み、可能でなければ（ステップＳ６／Ｎｏ）設定不可となる（ステップＳ７）。
【００２９】
本実施形態によれば、管理者が各ユーザ個々に接続先を設定させたくない場合は、この接続先設定方式を許可しないという選択操作を行うだけでよいので、管理者としての負担を軽減することができる。
【００３０】
次に、請求項３記載の発明の第３の実施形態に係る動作について説明する。上記第１、第２の実施形態では、管理者が設定した接続先文書管理キャビネットがアクセス権管理されていた場合、アクセス権のないユーザにまでそのキャビネットの存在を見せてしまうことになるが、本実施形態ではキャビネットの存在を見せず、更にセキュリティ面の向上を図る。
【００３１】
本実施形態では、まず、「user1」が接続先として「Cab1」を登録し、「admin1」が管理者用の接続先設定として「Cab2」と「Cab4」を登録したとする。この場合、「user1」は「Cab4」にはアクセス権が存在しないため、アクセスできるキャビネットは自分が登録した「Cab1」と管理者が設定した「Cab2」のみということになる（図３、４、５において、「user1」は「Cab1」、「Cab2」しかアクセス権がない）。
【００３２】
このような接続先設定が行われた場合、「user1」の接続先一覧を表示する際、まず自分が設定している「Cab1」についてはそのまま表示させ、次に、管理者が設定している「Cab2」についてアクセス権があるか否かをチェックする。ここではアクセス権があるので「Cab2」を表示対象とする。引き続き管理者が設定した「Cab4」についてアクセス権があるか否かをチェックする。アクセス権があれば「Cab4」も表示対象となるが、ここではアクセス権がないため「Cab4」は表示対象とはならず非表示対象となる。図８は画面表示例を示している。その結果、「user1」は「Cab1」と「Cab2」のみ接続先として利用できる。また、「Cab4」は表示されないので、「user1」にその存在を知られることはない。
【００３３】
図９は本実施形態による接続先表示に関する動作例を示すフローチャートである。プロファイルから接続先を取得し（ステップＳ１１）、その接続先にアクセス権があるか否かを判断し（ステップＳ１２）、アクセス権がある場合にその接続先キャビネットを通知して表示させる（ステップＳ１３）。この動作をプロファイルに接続先がなくなるまで繰り返す（ステップＳ１４）。
【００３４】
本実施形態によれば、管理者が設定した接続先文書管理キャビネットだけがそのアクセス権に応じて全ての一般ユーザに接続先設定されるため、セキュリティ上の問題も解決する。
【００３５】
尚、各図のフローチャートに示す処理を、文書管理サーバのＣＰＵ１が実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。このプログラムを記録する記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理装置としての文書管理サーバを示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書管理キャビネットのアクセス権設定内容を示す構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係るuser1のProfileデータの一例を示す構成図である。
【図４】本発明の実施形態に係るadmin1のProfileデータの一例を示す構成図である。
【図５】本発明の実施形態に係る動作を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態に係る管理者設定接続先設定のみ有効とするか否かを示す画面表示例を示す構成図である。
【図７】本発明の実施形態に係る動作を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態に係る接続先として自分の設定と管理者設定の文書管理キャビネットの画面表示例を示す構成図である。
【図９】本発明の実施形態に係る動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３７】
１    ＣＰＵ
２    表示部
３    記憶部
４    システムメモリ
６    入力部
７    文書管理機能制御部
８    接続先制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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