(57)【要約】  【課題】  本発明は、出力に関連性を有したデータを分類して管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。  【解決手段】  対象データに対し、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間と、前記出力手段で出力対象となった対象データが過去に利用対象とされていた期間である第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた前記利用データを、前記第２期間で出力した対象データに、関連するものとして関連付けを付与するものである。【選択図】        図１３
2007034607.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、
前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、
前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、
を含む情報管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第１特定手段と、
前記第１検出手段により検出した第１期間と、前記第１特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、
前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第１期間を第２期間として検出する第２検出手段と、
前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
を備え、
前記外部装置は、
前記出力手段により、出力処理を実行したとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段を備えている
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記情報処理装置は、
前記出力手段に前記対象データを出力させる出力制御手段を備え、
前記出力制御手段は、前記関連付与手段により関連付けを付与された、前記処理と、前記利用データを特定する前記利用データ特定情報と、を前記出力手段に出力する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続された情報処理装置であって、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第１特定手段と、
前記第１検出手段により検出した第１期間と、前記第１特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、
前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第１期間を第２期間として検出する第２検出手段と、
前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備えた
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続されたコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第１特定手段と、
前記第１検出手段により検出した第１期間と、前記第１特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、
前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第１期間を第２期間として検出する第２検出手段と、
前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理対象である複数の情報又はデータを管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に係るプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、パーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」又は「ＰＣ」という。）が普及し、個人的に又は仕事上、広く利用されている。例えば、パソコンは、情報の入力元となる外部装置、又は、パソコンからの指令に基づいた指令を実行する外部装置に、各々通信可能な状態で接続され、利用されている。具体的には、パソコンには、これら外部装置から多くのデータが送信されるとともに、この情報が利用・管理されている一方、管理された情報に基づいた処理が外部装置に対してなされている。なお、このような各処理に応じた外部装置を複数台設置困難な環境においては、複数の機能を実行可能な手段を複数備えた、いわゆる複合機とパソコンが接続され、利用されている。
【０００３】
このように、パソコンと外部装置は、多くの情報が、外部装置の動作に関連して相互に送受信された上で、これら多くの情報がパソコンによって管理されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
そして、従来、上記のとおり多くのデータを管理しなければならないパソコンにおいて、管理対象であるデータを利用した作業効率を向上させるため、データ相互の関連付けを行う技術が提案されている。
【０００５】
例えば、データの記録時、記録するデータに関連したデータを関連付けるため、関連付ける条件の指示を求めるメッセージを表示させ、利用者がその表示に応じて指示することにより関連付けることが可能な情報管理システムがある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−３２０８５号公報
【特許文献２】特開２０００−３１５２０３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記従来の複合機とパソコンが接続され構築されたシステムに、公知の情報管理システムを適用しただけでは、データ相互の関連付けは可能であるが、外部装置が備える機能を利用した際に、同時に利用していたデータが、何れに記憶されているものであるかについては、外部装置を利用した利用者の記憶に頼るしかなかった。
【０００８】
すなわち、人の活動において、「数日前に行った作業」の際、換言すれば、自らの動作をキーとして、そのとき利用していたデータを、再度、利用したいと考えることがあるが、かかる場合、上記従来の情報管理システムでは、このような要求に応えることはできなかった。
【０００９】
本発明は、外部装置による処理に関連性を有したデータを分類して管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記従来の課題に鑑みなされた本発明は、対象データに対し、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間と、
前記出力手段で出力対象となった対象データが過去に利用対象とされていた期間である第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた前記利用データを、前記第２期間で出力した対象データに、関連するものとして関連付けを付与するものである。
【発明の効果】
【００１１】
本願の請求項１に係る発明によれば、出力装置による出力に関連性を有した情報を分類して管理可能な情報管理システムを得ることが可能で、この関連付けを要した情報提供ができる。
【００１２】
請求項２に係る発明によれば、出力に関するデータを、情報管理システムの利用者に提供することができる。
【００１３】
請求項３に係る発明によれば、請求項１に係る情報管理システムを構築可能な情報処理装置を得ることができる。
【００１４】
請求項４に係る発明によれば、請求項３に係る情報処理装置として動作可能なプログラムを得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
本願の請求項１に係る発明は、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記情報処理装置は、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した第１期間と、前記第１特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第１期間を第２期間として検出する第２検出手段と、前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備え、前記外部装置は、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段を備えていることを特徴とする情報管理システムである。
【００１６】
これにより、対象データを出力するに際し、以前、その対象データを利用していたのと同時期に情報処理装置上で利用していた他の利用データを、その対象データと関連があるものとして関連を付与することができる。
【００１７】
なお、この関連付けは、出力中であっても、出力完了時あってもよい。
【００１８】
ちなみに、出力完了時に関連付けを行うとし、対象データを出力すると、その対象データも「利用」されたことになるため、第１特定手段により利用データ特定情報として、第３記憶手段に記憶される。このため、この出力した対象データは、出力と同時に利用データとしても取り扱われる。これにより、この出力され、利用データされたものは、第２期間として検出されるため、出力時に対象データと同時に開いている利用データにも関連を付すことができる。
【００１９】
請求項２に係る発明は、前記情報処理装置は、前記出力手段に前記対象データを出力させる出力制御手段を備え、前記出力制御手段は、前記関連付与手段により関連付けを付与された、前記処理と、前記利用データを特定する前記利用データ特定情報と、を前記出力手段に出力することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システムである。
【００２０】
これにより、処理に関連する利用データを、報知することができる。
【００２１】
請求項３に係る発明は、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続された情報処理装置であって、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した第１期間と、前記第１特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第１期間を第２期間として検出する第２検出手段と、前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備えたことを特徴とする情報処理装置である。
【００２２】
これにより、対象データを出力するに際し、以前、その対象データを利用していたのと同時期に情報処理装置上で利用していた他の利用データを、その対象データと関連があるものとして関連を付与することができる。
【００２３】
請求項４に係る発明は、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続されたコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータを、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した第１期間と、前記第１特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第１期間を第２期間として検出する第２検出手段と、前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第１期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、して機能させるためのプログラムである。
【００２４】
これにより、対象データを出力するに際し、以前、その対象データを利用していたのと同時期に情報処理装置上で利用していた他の利用データを、その対象データと関連があるものとして関連を付与することができる。
【実施例】
【００２５】
（実施例１）
以下、本発明に係る具体的な情報管理システムについて、図面を用いて説明する。なお、本発明は以下に記載の構成に限定されるものではなく、同一の技術的思想において種々の構成を採用することが可能であることは云うまでもない。
【００２６】
（情報管理システムの構成）
図１は情報管理システムの構成を示す図である。図から明らかなとおり、この情報管理システム１は、情報の管理機能を備えた情報処理装置としてのパソコン１０と、各種機能を実現可能な外部装置としての複合機２０と、パソコン１０の管理対象である書籍３２、３４を認識する外部装置としての書籍センサー３０と、同じくパソコン１０の管理対象である紙をファイリングする文具である紙ファイル４２、４６、、印刷物４４、４８を認識する外部装置としての紙ファイルリーダ４０が、ネットワーク回線５０を介して接続されている。
【００２７】
パソコン１０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、パソコン１０の各動作（パソコン１０全体）について、このＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき制御を行う制御部１００と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部１０２、パソコン１０の利用者からの指示を受け付ける操作部１０４、各種情報を表示する表示部１０６、及び、ハードディスク等から構成された記憶部１０８を備えている。
【００２８】
記憶部１０８には、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７が備えられている。各テーブルの詳細は後述する。
【００２９】
複合機２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、複合機２０の各動作（複合機２０全体）についての制御を行う制御部２００と、画像形成手段としての記録部２０２と、画像読取手段としての読取部２０４と、マイクとしての音声入力部２０６と、スピーカとしての音声出力部２０８と、着脱メディア２１０１が装着されるメディアＩＦ部２１０とを備えている。また、電話回線６０に接続され、この電話回線６０を制御する回線通信部２１２と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部２１４と、複合機１０の利用者からの指示を受け付ける操作部２１６と、及び、各種情報を表示する表示部２１８とを備えている。
【００３０】
なお、複合機２０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（複合機ＩＤ１）が付与されている。
【００３１】
書籍センサー３０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、書籍センサー３０の各動作（書籍センサー３０全体）についての制御を行う制御部３０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部３０４と、書籍３２、３４に付けられた無線タグ３２２、３２４の情報を読み取るための無線タグ読取部３０６とを備えている。
【００３２】
書籍センサー３０は、いつ、どのような書籍が利用者の手元に置かれている（読んでいる、または、直ぐに読めるよう準備されている）か、を記憶するための装置として機能するものである。すなわち、制御部３０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、無線タグ読取部３０６を機能させ、書籍３２、３４の無線タグ３３２、３４２からの応答を読み取ると、制御部３０２のＲＡＭ内に無線タグ３３２、３４２の識別情報と、現在の日時（開始日時）を一時的に記憶し、応答を読み取った無線タグ３３２又は３４２の応答がなくなると、制御部３０２のＲＡＭ内に一時的に記憶した無線タグ３３２又は３４２の識別情報と開始日時と現在の日時（終了日時）を、通信部３０４を介してパソコン１０へ送信する。パソコン１０は状態テーブル１０８１に情報を保存する。
【００３３】
なお、書籍センサー３０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（書籍センサーＩＤ２）が付与されている。
【００３４】
紙ファイルリーダ４０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、紙ファイルリーダ４０の各動作（紙ファイルリーダ４０全体）についての制御を行う制御部４０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部４０４と、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８に付されたバーコード４２２、４４２、４６２、４８２を読み取るためのバーコード読取部４０６とを備えている。  紙ファイルリーダ４０は、紙ファイル４２、４６と各々にファイリングされている印刷物４４、４８を対応付けた情報を、ファイル情報テーブル１０８５に形成するための入力装置として機能するものである。すなわち、制御部４０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、バーコード読取部４０６より、まず紙ファイルのバーコードの入力させ、次に印刷物のバーコード入力させ、制御部４０２のＲＡＭに一時的に記憶する。そして、一時的に記憶した入力データを、通信部４０４を介してパソコン１０へ送信する。パソコン１０はその情報を受けて状態テーブル１０８１及びファイル情報テーブル１０８５にレコードを追加する。
【００３５】
なお、紙ファイルリーダ４０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（紙ファイルリーダＩＤ３）が付与されている。
【００３６】
以下に、パソコン１０に備える記憶部１０８が記憶する状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７に記憶する情報について説明する。
【００３７】
状態テーブル１０８１は、図２のとおり、複合機２０が備える実行手段によって実現された処理動作（状態ＩＤ）と、その処理動作の開始と終了日時、その処理動作の対象となった文書（以下、「対象文書」という。）の所在を示す情報（以下、「対象文書アドレス」という。）、その処理動作が特定の相手に対して行われたものである場合、この相手を特定する相手アドレス、及び、処理動作の対象となった対象文書の量が、１つのレコードとしてこの処理動作が行われる毎に、各々記憶されている。なお、この各々記憶されている処理動作には、これを識別するユニークＩＤが付与されている。
【００３８】
先ず、状態テーブル１０８１により記憶される状態ＩＤは、図３のとおり定義されるものである。例えば、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２を利用した印刷の場合（図３において、状態「ＰＣプリント」として定義。）、状態ＩＤは「ＰＲＮ」、相手アドレスは「なし」、対象文書アドレスは「印刷した文書のアドレス」、及び、量は「部数」と定義されている。
【００３９】
なお、ＰＣプリント処理は、パソコン１０と複合機２０の間で行われるものであるから、相手アドレス「なし」と定義されている。また、対象文書アドレスは、この処理の対象となった文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、対象文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、対象となった文書が、特定のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）であるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。さらに、量としては「部数」が定義されており、例えば、対象文書を１部印刷した場合、量は「１部」となる。
【００４０】
また、複合機２０の読取部２０４及び回線通信部２１２等を利用したファクシミリ（以下、「ファックスファクス」という。）送信の場合（図３において、状態「ファックスファクス送信」として定義。）、状態ＩＤは「ＦＸＴ」、相手アドレスは「送信先ＦＡＸ番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス」、及び、量は「なし」と定義されている。
【００４１】
なお、ファックスファクス送信は、複合機２０等とは異なるファクシミリ装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「送信先ＦＡＸ番号」が定義されている。また、この情報管理システム１では、ファックスファクス送信を行った場合、このファックスファクス送信の対象となった送信画像をパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、この送信画像が記憶された記憶部１０８内のアドレス（（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス）が定義されている（図３の対象文書アドレスにおいて「（パソコンにコピーした）」と定義されている処理（状態）については、上記同様、処理対象となった画像又は音声が記憶された記憶部１０８内のアドレスが、対象文書アドレスとして定義される。）。
【００４２】
また、パソコン１０により管理される書籍３２、３４を利用している場合（図３において、状態「書籍」として定義。）、状態ＩＤは「ＢＫＸ」、相手アドレスは「日本図書コード（以下、「ＩＳＢＮ」という。）」、対象文書アドレスは「（検索した）書籍紹介ＨＰアドレス」、及び、量は「時間（分）」と定義されている。
【００４３】
なお、相手アドレスとして利用されるＩＳＢＮは、書籍３２、３４各々を識別するためのものであり、無線タグ３２２、３４２に記憶されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、一般の利用に供されているＨＰにおいて、書籍３２、３４を紹介したＨＰのアドレスが定義されている。さらに、量としては、書籍３２、３４を利用した時間（分）が定義されている。
【００４４】
さらに、上記の他、「ＰＣファックスファクス送信（パソコン１０から画像データと相手先を通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０が受信した画像データを、回線通信部２１２を介してファックスファクス送信する。）」、「ＰＣファックスファクス受信（複合機２０の回線通信部２１２が受信した画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０に送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」、「スキャン−ｔｏ−ＰＣ（複合機２０の読取部２０４でスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０へ送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」、「スキャン−ｔｏ−メディア（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データをメディアインターフェース（以下、「メディアＩＦ」という。）部２１０を介して着脱メディア２１０１に記憶する。）」「スキャン−ｔｏ−メール（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してメール送信する。）」「ファックス送信（読取部２０４により読み取られた画像データを、回線通信部２１２を介して送信する。）」、「ファックスファクス受信（回線通信部２１２により受信された画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」、「コピー（読取部２０４により読み取られた画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」、「電話発呼」、「電話着呼」及び「メディアプリント（着脱メディア２１０１に記憶された画像データ又は文書データを、記録部２０２を介して印刷する。）」が各々定義されている。
【００４５】
なお、相手アドレスとして利用される紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８各々を識別するためのものであり、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８にバーコードとして付されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、紙ファイル４２、４６にファイリングされた文書又は印刷物４４、４８を構成する文書データを記憶している記憶部１０８のアドレスが定義されている。
【００４６】
なお、図３の中で定義される「ＧＩＤ（グループＩＤ）」は、各処理動作（状態）を各々グループ分けし、そのグループ各々に付した個別のＩＤである。具体的には、ＧＩＤが「２」は、相手アドレスが記憶されている処理動作に対して付されているのに対し、「０」及び「１」は、相手アドレスが「なし」の処理動作に対して付されたものである。また、ＧＩＤが「１」は、記憶部１０８に既に記憶された対象文書データを用いた処理動作（本実施例においては「ＰＣプリント」のみ。）に対して付されるものであるのに対し、「０」は、この処理動作を実行することにより、初めて、対象文書データが記憶部１０８に記憶される処理動作に対して付されるＩＤである。
【００４７】
次に、文書テーブル１０８３は、一の文書に対して、何れかの作業又は指示がなされたことを記憶するものであって、図４に示すとおり、この作業等がなされた日時、この文書の所在を示す情報、この文書に対してなされた作業等（事象）、この作業等を行った装置（操作アプリケーション（以下、「操作アプリ」という。））、及び、この作業を行った利用者が、識別ＩＤを付された状態で記憶されている。
【００４８】
なお、文書テーブル１０８３において対象となるデータは文書データのみならず、いわゆる画像データ、音声データも対象である。
【００４９】
ここで、一の文書を対象としてなされた作業（事象）として、「ｃｒｅａｔｅ」「ｏｐｅｎ」「ｕｐｄａｔｅ」「ｐｒｉｎｔ」「ｓｅｎｄ」及び「ｃｌｏｓｅ」が定義されている。これら事象をより具体的に説明すれば、一の文書が新たに作成された場合、例えば、パソコン１０の操作部１０４の操作により文書が作成される場合はもちろん、複合機２０の読取部２０４を介して一の文書がスキャニング若しくはコピーされたとき、回線通信部２１２を介してファックスファクス受信若しくはＰＣファックスファクス受信されたとき、又は、回線通信部２１２を介して電話発呼若しくは電話着信により通話音声が記憶されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｃｒｅａｔｅ」が記憶される。
【００５０】
また、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データを、操作部１０４を介して開いたとき、及び、ＨＰを操作部１０４の操作により開いたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｏｐｅｎ」が記憶される一方、その文書データ等を閉じたとき、「ｃｌｏｓｅ」が記憶される。
【００５１】
また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるエディタにより更新されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｕｐｄａｔｅ」が記憶される。
【００５２】
また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、エディタを介して印刷されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｐｒｉｎｔ」が記憶される。
【００５３】
さらに、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるメール送受信用のアプリケーションによって、或いは、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、複合機２０のＰＣファックスファクス送信又はファックスファクス送信によって送信されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｓｅｎｄ」が記憶される。
【００５４】
なお、この文書テーブル１０８３に関しても状態テーブル１０８１同様、一の文書に対して、何れかの作業が行われる毎に１つのレコードとして上記項目が各々記憶される。
【００５５】
ここで、状態テーブル１０８１と文書テーブル１０８３は、必ず、異なる２つのテーブルである必要はなく、各々のテーブルのレコードを構成する各項目を特定することができるものであれば、１つのテーブルにまとめて記憶しておいてもよい。
【００５６】
ファイル情報テーブル１０８５は、図５のように、レコードを識別するためのユニークＩＤと、レコードが記録された日時、紙ファイル４２、４６を識別する紙ファイルＩＤ、及び、紙ファイル４２、４６にファイリングされた印刷物４４、４８を特定する文書アドレスが、１つのレコードとして各々記憶される。
【００５７】
なお、紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６各々を識別するためのものであり、バーコード４４２、４６２に記録されている。また、対象文書アドレスとして記憶される文書アドレスは、各紙ファイル４２、４６とファイリングされている印刷物４４、４８を関連付けるためのものであり、印刷物４４、４８の元となった電子文書のアドレスで表す。すなわち、印刷物４４、４８の元となった電子文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、その電子文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、その電子文書がＨＰであるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。この情報は印刷物４４、４６に記録されているバーコード４４２、４４８に記録されている。
【００５８】
さらに、デバイス指定テーブル１０８７は、ネットワーク回線５０に複数の複合機２０、書籍サンサー３０及び紙ファイルリーダが接続されているとき、いずれの複合機２０等が、この情報管理システム１の対象であるかを特定し、これを記憶したテーブルであって、図６のように構成されている。
【００５９】
（情報管理システムによる処理１）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（１）について、図面を用いて説明する。
【００６０】
図７は、パソコン１０により行われるメインとなる処理のフローを示したものである。なお、このフローに示される処理は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【００６１】
先ず、制御部１００は、パソコン１０の操作部１０４を介して、又は、図６に示す指定された外部装置、具体的には、複合機２０、書籍センサー３０、紙ファイルリーダ４０から通信部１０２を介して、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００６２】
その後、ステップ７０１において、何れかの指示がなされたことを検出したとき、その処理が何れの処理であるかを特定する。すなわち、何れかの指令が制御部１００に入力されたとき、第１に制御部１００は、その指令が、複合機２０の記録部２０２を制御するプリンタドライバの起動、又は、複合機２０の読取部２０４等を利用するための複合機ユーティリティの起動等、外部装置稼動準備指令であるか否かを判断する（ステップ７０３）。
【００６３】
ステップ７０３により、入力された指令が、外部装置稼動準備である場合（ステップ７０３：ＹＥＳ）、パソコン１０の制御部１００は、後述する稼動前知的支援処理を実行する（ステップ７０５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００６４】
なお、稼動前知的支援処理とは、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２に対して、特定の文書データの印刷指令がなされたとき、既に、この文書データの印刷が所定の期間内になされていた場合等、重複して印刷されることを防止すべく、その事実を、印刷指令を出した利用者に対して警告するための処理である。また、稼動前知的支援処理には、パソコン１０から複合機２０の回線通信部２１２に対して、特定の文書データを特定の相手にファックスファクス送信指令がなされたとき、既に、この文書データがこの相手に送信されていた場合等、重複してファックスファクス送信されることを防止すべく、その事実を、ファックスファクス送信指令を出した利用者に対して警告するための処理も行う。
【００６５】
一方、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、図６において指定された複合機２０、書籍センサー３０又は紙ファイルリーダ４０からの指令であって、外部装置の稼動を検知に係る指令であるか否かを判断する（ステップ７０７）。
【００６６】
そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動を検知するものである場合（ステップ７０７：ＹＥＳ）、制御部１００は、外部装置から、図３で定義されている情報、すなわち、状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス、量の入力を受ける（ステップ７０９）。なお、この状態ＩＤ等は、制御部１００を構成するＲＡＭ等に記憶保持しておく。
【００６７】
そして、後述する、稼動時知的支援処理を実行する（ステップ７１１）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００６８】
なお、稼動時知的支援処理とは、外部装置からの指令と同一の指令にともなう処理を、過去において実行していたとき、その間に利用していた情報を利用者の現在の業務に関連する情報として提供するための処理である。
【００６９】
また、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、ステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了検知であるか否かを判断する（ステップ７１３）。
【００７０】
そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動終了を検知するものである場合（ステップ７１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、状態テーブル登録処理を実行する（ステップ７１５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７１】
さらに、入力された指令が、外部装置稼動終了ではない場合（ステップ７１３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、検索機能の呼出しであるか否かを判断する（ステップ７１７）。
【００７２】
そして、ステップ７１７による判断結果が、検索機能の呼出しである場合（ステップ７１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、手動知的支援処理を実行する（ステップ７１９）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７３】
なお、手動知的支援処理とは、利用者が任意に指示した条件で、利用者の現在の業務に関連した情報の提示を行うための処理である。
【００７４】
なお、入力された指令が、手動知的支援処理ではない場合（ステップ７１７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、パソコン１０のシャットダウンであるか否かを判断し（ステップ７２１）、この条件を満足するとき（ステップ７２１：ＹＥＳ）、パソコン１０の電源を切る一方、シャットダウン指令ではない場合（ステップ７２１：ＮＯ）、この指令にともなう処理を実行する（ステップ７２３）。そして、この処理を実行した後、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７５】
（稼動前知的支援処理）
図８は、稼動前知的支援処理のフローを示したものである。
【００７６】
ステップ７０５において、稼動前知的支援処理が実行されたとき、先ず、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、記録部２０２に対する印刷指令であるか否かを判断し（ステップ８０１）、印刷指令である場合（ステップ８０１：ＹＥＳ）、ステップ８０２に進む。一方、印刷指令でない場合（ステップ８０１：ＮＯ）、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、回線通信部２１２に対するＰＣファックスファクス送信指令であるか否かを判断し（ステップ８０３）、ＰＣファックスファクス送信指令である場合（ステップ８０３：ＹＥＳ）、ステップ８０４に進む一方、ＰＣファックスファクス送信指令でない場合（ステップ８０３：ＮＯ）、稼動前知的支援処理を終了し、ステップ７０１に戻って、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７７】
ステップ８０２では、既に印刷された文書、すなわち、図４の文書テーブルにおいて、事象が「ｐｒｉｎｔ」と記憶されているの中に、これから印刷する文書データと同一の文書データが存在している否かを確認するため、検索条件として、事象「ｐｒｉｎｔ」及び印刷対象文書データのアドレスをセットし、この２つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う（ステップ８０５）。
【００７８】
また、ステップ８０４では、既に送信された文書、すなわち、図４の文書テーブルにおいて、事象が「ｓｅｎｄ」と記憶されているの中に、これからＰＣファックスファクス送信する文書データと同一の文書データで、かつ、同一の相手に対する送信であった記録が存在している否かを確認するため、検索条件として、事象「ｓｅｎｄ」、ＰＣファックスファクスの送信先のアドレス（ファックスファクス番号）及び送信対象文書データのアドレスをセットし、この２つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う（ステップ８０５）。
【００７９】
図９は、事象文書検索処理のフローを示すものである。まず、この処理が開始されると、制御部１００は、文書データベース１０８３から、この処理を未だ行っていないレコードを１件読み出す（ステップ９０１）。そして、ステップ８０２（又はステップ８０４）において検索条件として指定された事象「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）に、この処理の対象となった１つのレコードの事象が一致するか否かを判断する（ステップ９０３）。ここで、処理の対象となっているレコードの事象が「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）でない場合（ステップ９０３：ＮＯ）、このレコードを処理対象から除外し、再度、ステップ９０１に戻る。
【００８０】
一方、処理の対象となっているレコードの事象が「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）である場合（ステップ９０３：ＹＥＳ）、ステップ８０２（又はステップ８０４）で検索条件として、文書アドレスがセットされているか否かを判断する（ステップ９０５）。
【００８１】
そして、ステップ９０５の判断において、ステップ８０２（又はステップＳ８０４）で検索条件として、文書アドレスがセットされていれば（ステップ９０５：ＹＥＳ）、この処理の対象となった１つのレコードの文書アドレスが、この検索条件として指定された文書アドレスと一致するかを判断する（ステップ９０７）。ここで文書アドレスが一致すると判断すると（ステップ９０７：ＹＥＳ）ステップ９０９の処理に移行し、一致しないと判断すると（ステップ９０７：ＮＯ）ステップ９０１の処理に移行する。
【００８２】
また、ステップ９０５の判断において、検索条件として文書アドレスがセットされていない場合には（ステップ９０５：ＮＯ）、ステップ９０７の判断を行うことなく、ステップ９０９の処理に移行する。
【００８３】
ステップ９０９の判断において、ステップ８０２（又は、ステップ８０４）で検索条件として、相手アドレスがセットされていれば（すなわちステップ８０４を経由した場合；ステップ９０９：ＹＥＳ）、この処理の対象となった１つのレコードの相手アドレスが、この検索条件として指定された相手アドレスと一致するかを判断する（ステップ９１１）。ここで相手アドレスが一致すると判断すると（ステップ９１１：ＹＥＳ）ステップ９１３の処理に移行し、一致しないと判断すると（ステップ９１１：ＮＯ）、ステップ９０１の処理に移行する。
【００８４】
また、ステップ９０９の判断において、検索条件として相手アドレスがセットされていない場合には（すなわちステップ８０２を経由した場合；ステップ９０９：ＮＯ）、ステップ９１１の判断ことはく、ステップ９１３の処理に移行する。
【００８５】
そして、ステップ９１１の処理で相手アドレスの一致の判断を行わない場合（ステップ９０５：ＮＯ又はステップ９０７：ＹＥＳ、かつ、ステップ９０９：ＮＯ）、又は、ステップ９１１の処理で相手アドレスが一致する場合（ステップ９０５：ＮＯ又はステップ９０７：ＹＥＳ、かつ、ステップ９０９：ＹＥＳ、かつ、ステップ９１１：ＹＥＳ）、検索条件として設定した文書データが既に印刷された、又は、検索条件として設定した文書データが既に同じ相手に送信されたものであるとして、処理対象のレコードを検索結果に追加する（ステップ９１３）。
【００８６】
その後、ステップ９１５で、文書テーブルの全てのレコードについて事象文書検索処理が終了したか否かを判断し、終了していなければ（ステップ９１５：ＮＯ）、ステップ９０１に戻って、処理を継続する一方、終了していれば（ステップ９１５：ＹＥＳ）、事象文書検索処理を終了し、ステップ８０７を実行する。
【００８７】
ステップ８０７では、ステップ８０５の事象文書検索処理によって、同一文書が存在したか否かを判断する。ここで、同一文書「無」と判断された場合（ステップ８０７：ＮＯ）、処理対象となった文書データは、重複して印刷又は同じ相手に対して送信されるものではないため、その後の処理は行わず（そのまま印刷又は送信処理を行い）、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。
【００８８】
これに対し、同一文書「有」の場合（ステップ８０７：ＹＥＳ）、同一と判断されたレコードの中から最新のレコードに係る（最後に印刷又は送信された）ＩＤと、日時を読み出し（ステップ８０９）、その日時が、現在の日時から計算して、６ヶ月を経過しているか否かを判断する（ステップ８１１）。
【００８９】
６ヶ月を経過していると判断された場合（ステップ８１１：ＹＥＳ）、処理対象の文書データは重複して印刷又は同じ相手に対して送信されることとなるものの、最後の印刷又は送信から相当期間経過しているため、その後の処理は行わず（そのまま印刷又は送信処理を行い）、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。
【００９０】
これに対し、６ヶ月を経過していないと判断された場合（ステップ８１１：ＮＯ）、文書テーブル（図４参照。）より、同一文書が最後に印刷（事象として「ｐｒｉｎｔ」）又は送信（事象として「ｓｅｎｄ」）されてから、更新（事象として「ｕｐｄａｔｅ」）されているか否かを調べる（ステップ８１３）。
【００９１】
ステップ８１５において、更新されていると判断された場合（ステップ８１５：ＹＥＳ）、そのまま印刷又は送信処理を行い、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。一方、更新されていないと判断された場合（ステップ８１５：ＮＯ）、操作の種類を判断し、操作がプリントであった場合（ステップ８１６：ＹＥＳ）、既に印刷された文書が、紙ファイルＩＤをともなってファイル情報テーブル１０８５（図５参照。）で管理されているか否かを判断すべく、ファイル情報テーブル１０８５で文書アドレスが一致する紙ファイルＩＤを読み出す（ステップ８１７）。
【００９２】
そして、ステップ８１７の結果、ファイル情報テーブル１０８５に一致する紙ファイルＩＤが存在した場合、印刷に際し、今回の印刷は、紙ファイルＩＤをともなった未更新文書を重複して印刷するものであることを、図１０（ａ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２１）。
【００９３】
一方、ファイル情報テーブル１０８５に一致する紙ファイルＩＤが存在しない場合、未更新文書を重複して印刷するものであることを、図１０（ｂ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２３）。
【００９４】
操作が、ＰＣファックスファクス送信であった場合（ステップ８１６：ＮＯ）、同じ相手に同じ文書を送信しようとしていることを、図１０（ｃ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２４）。
【００９５】
（稼動時知的支援処理）
図１１は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【００９６】
ステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出し（ステップ１１０１）、ＧＩＤ検索条件設定処理を実行する（ステップ１１０３）。
【００９７】
図１２は、ＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示したものである。先ず、検索条件として、状態ＩＤ（図２及び図３参照。）をセットする（ステップ１２０１）。次に、ステップ１１０５の文書検索処理に際し、このステップ１２０１により特定された状態ＩＤと、いわゆる「ＡＮＤ条件」で検索するための検索条件を特定するために、各動作処理に特有の検索条件を抽出すべく、ＧＩＤの種別を判断する。すなわち、まず、ステップ１２０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「１（図３参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１２０３）。
【００９８】
そして、ステップ１２０３でＧＩＤが「１」であると判断された場合（ステップ１２０３：ＹＥＳ）、検索条件として、対象文書アドレスを追加し（ステップ１２０５）、ステップ１２０７を実行する。なお、ステップ１２０３の判断で、ＧＩＤが「１」ではないと判断された場合、ステップ１２０５を実行することなく、ステップ１２０７を実行する。
【００９９】
ステップ１２０７では、ステップ１２０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「２（図３参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１２０７）。
【０１００】
そして、ステップ１２０７でＧＩＤが「２」であると判断された場合（ステップ１２０７：ＹＥＳ）、検索条件として、相手アドレスを追加する（ステップ１２０９）。そして、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了し、次に、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１１０５）を実行する。
【０１０１】
一方、ステップ１２０７で、ＧＩＤが「２」ではないと判断された場合は、そのまま、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了する。そして、同じく、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１１０５）を実行する。
【０１０２】
なお、ステップ１２０３及びステップ１２０７において、ともに「ＮＯ」と判断されたものは、状態ＩＤに対応するＧＩＤが「０」の場合である。
【０１０３】
図１３は、文書検索処理（ステップ１１０５）のフローを示したものである。先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１３０１）。
【０１０４】
次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１１０３）により特定された検索条件にしたがった検索を実行する。
【０１０５】
すなわち、まず、ステップ１３０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断する。なお、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）では、通常、ステップ１２０１で、状態ＩＤを検索条件としてセットしているため、このステップ１３０３の判断は「ＹＥＳ」となり、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３０５）し、ステップ１３０７を実行する。
【０１０６】
ステップ１３０７では、検索条件として相手アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１２０７の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１２０９において検索条件として相手アドレスが追加されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、相手アドレスがセットされていれば（ステップ１３０７：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３０９）、次に、ステップ１３１１を実行する。なお、ステップ１３０７において、検索条件として相手アドレスが指定されていない場合（ステップ１３０７：ＮＯ）、ステップ１３０９を実行することなく、ステップ１３１１を実行する。
【０１０７】
ステップ１３１１では、検索条件として対象文書アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１２０３の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１２０５において検索条件として対象文書アドレスが指定されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１３１１：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３１３）、次に、ステップ１３１５を実行する。なお、ステップ１３１１において、検索条件として対象文書アドレスが指定されていない場合（ステップ１３１１：ＮＯ）、ステップ１３１３を実行することなく、ステップ１３１５を実行する。
【０１０８】
なお、ステップ１３０９及びステップ１３１３において、ステップ１３０５で特定された検索結果レコードに基づき、各検索条件に該当する新たな検索結果レコードを記憶するのは、各状態ＩＤに対応するＧＩＤが１つだけ設定（図３参照。）されていることによる。
【０１０９】
ステップ１３１５では、ステップ１３１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１３０３〜ステップ１３１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し（実体は状態テーブル１０８１の１レコード）、ステップ１３１７を実行する。なお、読み出した１件の未処理のレコードに記載の対象文書アドレスにより示される文書を［Ａ］とする。
【０１１０】
そして、その読み出したレコードが有する状態ＩＤが文書出力を示すもの（例えば、ＰＲＴ）であるか否かを判断し（ステップ１３１７）、文書出力を示すものであると判断すると（ステップ１３１７：ＹＥＳ）、ステップ１３１９に移行し、文書出力用文書テーブル検索処理を実行する。
【０１１１】
図１４は、文書出力用文書テーブル検索処理を表すフローチャートである。
【０１１２】
文書出力用文書テーブル検索処理を実行すると、最初に、ステップ１３１５で読み出した未処理レコードにより提示される文書［Ａ］を、以前情報処理装置上で開いた時刻、つまり、文書［Ａ］を示す対象文書アドレスを有したレコードで、事象ｏｐｅｎを有しているレコードに記載の日時、及び、文書［Ａ］を閉じた時刻、つまり、文書［Ａ］を示す対象文書アドレスを有したレコードで、事象「ｃｌｏｓｅ」を有しているレコードを探し、その「ｏｐｅｎ」、「ｃｌｏｓｅ」が記載されたれレコードの日時の履歴を抽出する（ステップ１４０１）。
【０１１３】
なお、過去に何度も文書［Ａ］を開いたり閉じたりした場合もあるため、文書［Ａ］に対する「ｏｐｅｎ」と「ｃｌｏｓｅ」のレコードは１対に限られない。その場合、「ｏｐｅｎ」の時刻と、それ以降の時刻の「ｃｌｏｓｅ」で、その「ｃｌｏｓｅ」の時刻が先の「ｏｐｅｎ」の時刻にもっとも近いものを対とする。
【０１１４】
次に、ステップ１４０３において、文書テーブルから、文書［Ａ］の「ｏｐｅｎ」時刻、「ｃｌｏｓｅ」時刻と比較されていない未処理のレコードを１件読み出し、そのレコードに記載の文書アドレスにより提示される文書を［Ｂ］とする。
【０１１５】
文書［Ｂ］を示す文書アドレスを有し、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」、「ｃｌｏｓｅ」の何れかを有したレコードに記載の日時が、文書［Ａ］の開いた日時、つまり、文書［Ａ］を示す対象文書アドレスを有したレコードであり、ステップ１４０１により抽出した、文書［Ａ］を開いた日時、から閉じた日時までの期間内に含まれるか否かを判断し（ステップ１４０５）、含まれると判断すると（ステップ１４０５：ＹＥＳ）、ステップ１４０９に移行し、そのレコードを検索結果レコードとして記憶する。
【０１１６】
このステップ１４０５，ステップ１４０９により、文書［Ａ］を開いていた時間に、文書［Ｂ］の操作を行ったか否かを判断することができ、操作をしていると判断するとそれらは関連性があるものとみなし、検索することができる。
【０１１７】
そして、ステップ１４１１に移行し、文書テーブルに未処理のレコードが残っていないかを判断する。  
一方、文書［Ｂ］を示す文書アドレスを有し、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」、「ｃｌｏｓｅ」の何れかを有したレコードに記載の日時が、文書［Ａ］を開いた日時から閉じた日時までの期間内に含まれないと判断すると（ステップ１４０５：ＮＯ）、ステップ１４０７に移行し、文書［Ａ］を開いた日時から閉じた日時の期間内に、文書［Ｂ］の開いた日から閉じた日時までの期間内に含まれるか否かを判断する。
【０１１８】
なお、このステップ１４０７により、ステップ１４０５で、文書［Ｂ］の「ｏｐｅｎ」が文書［Ａ］の「ｏｐｅｎ」より以前で、且つ、文書［Ｂ］の「ｃｌｏｓｅ」が文書［Ａ］の「ｃｌｏｓｅ」よりも後である場合の条件が、関連付けから漏れてしまうことを防ぐことが可能である。
【０１１９】
ここで、文書［Ａ］の「ｏｐｅｎ」、「ｃｌｏｓｅ」日時が、文書［Ｂ］の「ｏｐｅｎ」から「ｃｌｏｓｅ」の期間に含まれると判断すると（ステップ１４０７：ＹＥＳ）、ステップ１４０９に移行し、そのレコードを検索結果レコードとして記憶し、ステップ１４１１に移行する。
【０１２０】
また、包含されていないと判断すると（ステップ１４０７：ＮＯ）、ステップ１４１１に移行し、文書テーブルに未処理のレコードがないかチェックし、全件終了したか否かを判断する。
【０１２１】
全件終了していないと判断すると、再びステップ１４０３に戻り同様の処理を繰り返す。全件終了していると判断すると、文書出力用文書テーブル検索処理を終了して、文書検索処理に戻り、ステップ１３２３に移る。
【０１２２】
また、ステップ１３１７において、読み出した未処理のレコードが有する状態ＩＤが文書出力を示すものであるか否かを判断し、文書出力を示すものではないと判断すると（ステップ１３１７：ＮＯ）、ステップ１３２１に移行する。
【０１２３】
ステップ１３２１では、ステップ１３０１で検索結果レコードの初期値として設定した文書テーブル１０８３に記憶された各レコードにおいて、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間（つまり、同文書がパソコン１０で「開かれていた」又は「取り扱われていた」と判断できる期間）が、ステップ１３１５で読み出した１件の状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間と重なったとき、処理対象となった文書テーブル１０８３のレコードを検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３２１）。
【０１２４】
すなわちこの処理（ステップ１３２１）は、指示された検索条件に適合する外部装置の状態と同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を抽出することを行っている。
【０１２５】
本実施例１の情報管理システム１では、このような関係を有する文書データ相互を、関連性が高いものであるとみなすものであり、そのため、上記のとおり、処理されていた日時が重なる「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」の事象のレコードを、検索結果レコードとして記憶する。
【０１２６】
なお、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間の決定に際し、利用者（図４における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。
【０１２７】
そして、ステップ１３２３では、状態テーブル１０８１の検索結果レコードとして記憶されている全てのレコードについてステップ１３１９及びステップ１３２１の処理を終了したか否かを判断し、終了していれば（ステップ１３２３：ＹＥＳ）、上記処理に基づく検索結果レコードから検索結果情報を作成し（ステップ１３２５）、文書検索処理（ステップ１１０５）を終了する。なお、ステップ１３１９において、全件終了していないと判断された場合（ステップ１３１９：ＮＯ）、ステップ１３１５に戻って、処理を継続する。
【０１２８】
なお、本実施例における情報管理システム１では、状態テーブル１０８１に記憶されるレコードは、その処理動作を行った際、文書テーブルにも同時に１つのレコードとして記憶される構成を採用しているため（後述の「文書テーブル更新処理」参照。）、ステップ１３２１において、これら両テーブルの各レコードは検索条件を満たすものとして検索結果レコードに記憶される。
【０１２９】
したがって、このような同一の処理によって記憶されるレコードに基づき記憶される検索結果レコードを除外するため、状態テーブル１０８１から特定された検索結果レコードの開始日時又は終了日時と、文書テーブル１０８３の日時が同一で、かつ、対象文書アドレスと文書アドレスが同一の検索結果レコードについては、ステップ１３２１による条件を満足した場合であっても、このステップ１３２１によって記憶しないような構成とすると好適である。
【０１３０】
文書検索処理（ステップ１１０５）を終了したとき、制御部１００は継続して、文書検索処理（ステップ１１０５）に基づく検索結果の表示処理を実行する（ステップ１１０７）。
【０１３１】
なお、上記文書検索処理におけるステップ１３２１では、両期間の重複によった判断を行っていた。しかし、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が含まれていた場合、必ず、両者は重複することとなるから、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間が全て含まれている場合を除き、このような簡易な判断を、ステップ１３２１の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１３２】
また、同様に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかが含まれていた場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１３２１の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１３３】
さらに、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかと、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が重複する場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１３２１の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１３４】
図１５は、検索結果表示処理（ステップ１１０７）のフローを示したものである。先ず、処理の開始に際し、日付及び参照ソートフラグをＯＦＦにする（ステップ１５０１）。
【０１３５】
次に、ステップ１３２５で作成された検索結果情報として特定された検索結果レコード各々が、状態テーブル１０８１から特定された（ステップ１３０３〜ステップ１３１３を実行することで特定された）検索結果レコードであるか、又は、文書テーブル１０８３から特定された（ステップ１３１５〜ステップ１３２３を実行することで特定された）検索結果レコードであるかを分類する。すなわち、前者を対象文書に係る検索結果とし、後者を利用文書に係る検索結果として、両検索結果を分類する（ステップ１５０３）。
【０１３６】
そして、ステップ１５０３の処理が終了したなら、次に、このステップ１５０３で利用文書と対象文書のそれぞれに分けられた検索結果情報を表示するにあたって、表示される利用文書又は対象文書を、何れの順序で表示するかを決定するための処理を実行する。
【０１３７】
まず、ステップ１５０５は、表示の順序として、日時でソートすることが選択されているか否かを判断する（ステップ１５０５）。
【０１３８】
今、参照数でソートするが指定、換言すれば、日時でソートするが指定されていない場合（ステップ１５０５：ＮＯ）、参照数が大きいものから順に、ステップ１５０３で利用文書と対象文書の各々に分類された両検索結果それぞれについて、参照数が大きい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１５１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１５１３）。そして、ステップ１５１５を実行する。
【０１３９】
一方、日時でソートするが指定されていた場合（ステップ１５０５：ＹＥＳ）、制御部１００は、ステップ１５０３による両検索結果それぞれについて、日時が新しい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１５１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１５１３）。そして、上記同様、ステップ１５１５を実行する。
【０１４０】
なお、本実施例の情報管理システムでは、検索結果の表示に際し、日時と参照数の２項目によるソートが可能であるとしている。そのため、これら何れでソートするかの判断は、一方の項目でソートすることが指定されているか、具体的には、日時でのソートが指定されているか否かを判断することのみをもって、利用者が、日時又は参照数の何れでソートさせようとしているか判断することができる（日時でのソートが指定されていないときは、参照数でのソートが指定されているとみなす。）。
【０１４１】
また、日時又は参照数の何れでソートをするかの指定は、例えば、ステップ１５０１の処理を実行した後、ステップ１５０５の処理を実行する前に、操作部１０４を介して利用者に指定させる構成とすればよい。
【０１４２】
ステップ１５１５では、ステップ１５０７又はステップ１５１１で、指定された条件にしたがいソートされた検索結果レコードに基づき、利用文書と対象文書毎のリストを、該当文書へのアクセスが可能なように生成する。そして、ステップ１５１７でこれらリストを表示する。
【０１４３】
なお、上記のとおり本実施例１の情報管理システム１では、ステップ７０７において、外部装置の稼動が検出された際に、この検出に合せて、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）を実行させている。したがって、この検出された処理動作に関連して、過去の同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を利用者に報知することができるため、今回の処理に、この関連した文書について必要な処理が存在する場合、これについての処理も同時（同時期）に行うこともできる。
【０１４４】
例えば、ファクス送信を行ったとき、過去のファクス送信において開いていた文書を閲覧し、この文書も送信しておいた方が良いか否かの判断を行うことができる。
【０１４５】
図１６〜図１９は、ステップ１５１７を実行することで、パソコン１００の表示部１０６に表示される稼動時知的支援処理の実行結果を示す図である。
【０１４６】
具体的に説明すると、図１６は、パソコン１０から、複合機２０の記録部２０２に対して、記憶部１０８に記憶されている任意の文書データの印刷処理指令がなされた場合（処理動作（状態）としてＰＣプリントが実行。図３参照。）に、この稼動時知的支援処理（ステップ７１１）が実行され、これにより特定された対象文書に係る検索結果を表示したものである。
【０１４７】
すなわち、ＰＣプリントが実行された場合、状態ＩＤ「ＰＲＮ」、今回のＰＣプリント処理の対象となっている対象文書アドレスに基づき、文書検索処理（ステップ１１０５）が実行される。その結果、今回の印刷対象となった対象文書データが、過去において印刷された日時が、図１６の態様で表示される（かかる場合、図１６において、アドレスおよび参照数は全て同一に表示される。）。
【０１４８】
図１７は、今回、印刷対象となった対象文書データの印刷が実行されていた期間内に、開かれていた利用文書を表示したものである。
【０１４９】
例えば、今回のＰＣプリントは、図２のＩＤ「ｓｉｄ１」であり（このレコードにおいて開始日時を「２００５年８月１２日１１時５９分００秒」、終了日時を「２００５年８月１２日１２時０２分００秒」とする。）、ｓｉｄ１の対象文書に関連する利用文書の文書アドレスを「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」（図４において、この利用文書の文書アドレスを利用したＩＤに記載の日時を、ｄｉｄ２が「２００５年８月１２日１１時５０分００秒」、ｄｉｄ６が「２００５年８月１２日１２時００分００秒」、ｄｉｄ８が「２００５年８月日１２時０１分００秒」とする。）とした場合、ｓｉｄ１に係るＰＣプリントの処理が実行されていた上記期間内に、「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」に係る文書が開かれていたこととなる。したがって、これら２つの利用文書に係る所定の事項が図１７の態様にしたがって表示される。
【０１５０】
また、図１８及び図１９は、ステップ７０７において、複合機２０の回線通信部２１２を介して電話発呼（図３における事象「ＴＬＴ」。）又は電話着信（図３における事象「ＴＬＲ」。）による場合の表示例を示したものである（表示までの過程は、上記説明と同様であり、省略する。）。
【０１５１】
なお、図１６では、ＰＣプリントでありＧＩＤが「１」であり（図３参照）、文書アドレスを検索条件として指定して文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、アドレスおよび参照数は全て同一で、日時のみが異なって表示されたが、電話発呼又は電話着呼の場合、ＧＩＤが「２」であり（図３参照）、文書アドレスを検索条件として指定しないで文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、図１８に示す「アドレス」欄に示される対象文書アドレスは、それぞれ異なったアドレスが表示される。
【０１５２】
また、本実施例の情報管理システム１では、図１６〜図１９において表示されているアドレスはハイパーリンク形式で表示されており（ステップ１５１７）、操作部１０４を介してこれを選択すると、このアドレスに係る文書データが記憶部１０８から読み出され、表示部１０６に表示される。
【０１５３】
（状態テーブル登録処理）
図２０は、図２に示す状態テーブル１０８１への登録処理のフローを示したものである。
【０１５４】
ステップ７１５において、状態テーブル登録処理が実行されたとき、パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１に登録するためのレコードを追加し、ユニークＩＤを生成する。そして、この新たなレコードのＩＤとして、このユニークＩＤを登録し（ステップ２００１）、次に、ステップ２００３を実行する。
【０１５５】
ステップ２００３では、ステップ７０７で外部装置の稼動を検知した日時、及び、ステップ７１３でこのステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了を検知した日時を、それぞれ開始日時と終了日時として、ステップ２００１による新たなレコードに登録するとともに、ステップ７０９で、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）に先立ち、稼動が検知された外部装置から入力を受け、制御部１００を構成するＲＡＭ等記憶保持しておいた状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス及び量を、同じくステップ２００１による新たなレコードに登録する処理を実行する。
【０１５６】
（手動知的支援処理）
図２１及び図２２は、手動知的支援処理のフローを示したものである。なお、図２４は、手動知的新処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。
【０１５７】
ステップ７１９において、手動知的支援処理の起動が実行されたとき、この処理は開始する。なお、この処理は、図７に示すパソコンメイン処理とは並列で動作するように構成する。すなわち、ステップ７１９の処理は、この手動知的支援処理を起動した後、手動知的支援処理の終了を待つことなく、ステップ７０１の処理に移行する。
【０１５８】
パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１のレコードから状態ＩＤ毎の集合を生成し、状態ＩＤ毎に集合した各レコードを開始日時順にソートする処理を実行し（ステップ２１０１）、この処理によって得られた結果をパソコン１０の表示部１０６に表示する（ステップ２１０３）。
【０１５９】
ここで、ステップ２１０３における表示は、全状態２１２４０５が縮小表示となるように、具体的には、状態ＩＤで示される各処理動作の名称のみが表示されるよう表示される（図２４におけるＰＣプリントの表示態様を参照。）。
【０１６０】
ステップ２１０５では、ステップ２１０３の処理により表示される表示態様において、最上位に表示される状態２４０５（図２４においてはＰＣプリント。）の先頭のレコード（ステップ２１０１において先頭にソートされたレコード）のラジオボタン２４０７（図２４参照。）が、初期設定としてＯＮとなるようセットする（ステップ２４０５）。
【０１６１】
手動知的支援処理が起動後（ステップ７１９）、ステップ２１０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２１０７）。
【０１６２】
そして、この待機状態（ステップ２１０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、展開アイコン２４０１（図２４参照。）の押下であるか否かを判断する（ステップ２１０９）。
【０１６３】
ここで、入力された指令が、展開アイコン２４０１の押下である場合（ステップ２１０９：ＹＥＳ）、押下された展開アイコン２４０１に対応する状態２０５のレコードの情報をステップ２１０１のソートにしたがってリスト状に表示するとともに（ステップ２１１１）、展開された状態２４０５の展開アイコン２４０１を、縮小アイコン２４０３に差し替える（ステップ２１１３）。
【０１６４】
このステップ２１１１およびステップ２１１３の処理について、図２４に基づき具体的にすれば、展開アイコン２４０１押下(ステップ２１０９)が実行される以前は、ＰＣファクス送信についても、ＰＣプリントと同様、状態２４０５が展開アイコン２４０１をともなって表示されている（換言すれば、リスト（レコード）については非表示。）。
【０１６５】
この状態で、ステップ２１０９がＰＣファクス送信の展開アイコン２４０１に対して実行された場合（ステップ２１０９：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１で、状態ＩＤが「ＦＰＴ」と記載されているレコードが、ステップ２１０１でソートされた順にしたがい図２４の態様で表示されるとともに（ステップ２１１１）、ＰＣファクス送信に係る展開アイコン２４０１が縮小アイコン２４０３に差し替えられる（ステップ２１１３：「＋」から「−」へとその表示が変更となる。）。なお、ステップ２１１３を初めて終了した時点においては、ステップ２１０５が有効であり、ＰＣファクスに関連して表示されるレコードでは、何れのラジオボタン２４０７もＯＦＦである。
【０１６６】
一方、ステップ２１０７による待機状態において、入力された指令が、展開アイコン２４０１の押下ではなく（ステップ２１０９：ＮＯ）、縮小アイコン２４０３の押下である場合（ステップ２１１５：ＹＥＳ）、図２４のＰＣファクス送信の態様で表示されているものを、ＰＣプリントの態様に変更する。すなわち、対応する状態２４０５のレコードのリスト表示を削除し（ステップ２１１７）、縮小アイコン２４０３を展開アイコン２４０１に差し替える（ステップ２１１９）。
【０１６７】
また、ステップ２１０７による待機状態において、入力された指令が、縮小アイコン２４０３の押下ではなく（ステップ２１１５：ＮＯ）、ラジオボタン２４０７の押下である場合（ステップ２１２１：ＹＥＳ）、所定のレコード（初期状態においては最上位の状態２４０５の先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２４０７をＯＦＦとし（ステップ２１２３）、利用者の操作に対応するラジオボタン２４０７をＯＮにする（ステップ２１２５）。
【０１６８】
なお、ステップ２１１３、ステップ２１１９及びステップ２１２５を実行すると、ステップ２１０７に戻り、再び、利用者の操作がなされるまで待機する。
【０１６９】
ここで、ステップ２１０７による待機状態において、利用者の操作により入力された指令が、展開アイコン２４０１、縮小アイコン２４０３及びラジオボタン２４０７の何れの押下ではない場合（ステップ２１０９、ステップ２１１５及びステップ２１２１：ＮＯ）、図２２に示す処理を行う。
【０１７０】
すなわち、パソコン１０の制御部１００は、利用者の操作により入力された指令が、この手動知的支援処理の終了であるか否か、具体的には、閉じるボタン２４１７が押下されたか否かを判断し（ステップ２２０１）、この条件を満足するとき（ステップ２２０１：ＹＥＳ）、処理を終了する。
【０１７１】
これに対し、閉じるボタン２４１７の押下ではない場合（ステップ２２０１：ＮＯ）、リスト表示ボタン２４０９、メモリ保存ボタン２１１、全て表示ボタン２４１３又は全て印刷ボタン２４１５であるため、これら各ボタン操作に対応する処理を実行すべく、ラジオボタンＯＮのレコード（状態ＩＤ、ＧＩＤ、相手先アドレス、対象文書）を読み出す（ステップ２２０３）。
【０１７２】
そして、この読み出した情報に基づき、ＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ２２０５）、及び、文書検索処理（ステップ２２０７）を実行し、次に、ステップ２２０９を実行する。なお、このステップ２２０５及びステップ２２０７で実行される両処理は、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）で行われるＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１１０３）、及び、文書検索処理（ステップ１１０５）と同様であるので、その説明は省略する。
【０１７３】
ステップ２２０９では、ステップ２２０３を実行する原因となった利用者の操作部１０４を介した指令が、リスト表示ボタン２４０９の押下であったか否かを判断する。
【０１７４】
リスト表示ボタン２４０９の押下であった場合（ステップ２２０９：ＹＥＳ）、ステップ２２０７による文書検索処理の結果を用いて文書知的支援処理を起動する（ステップ２２１１）。なお、文書知的支援処理の詳細については図２３を用いて後述する。
【０１７５】
これに対し、リスト表示ボタン２４０９の押下でない場合（ステップ２２０９：ＮＯ）、メモリ保存ボタン２４１１の押下であるか否かを判断し（ステップ２２１３）、この条件を満足するとき（ステップ２２１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、複合機２０に対して文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、着脱メディア２１０１に書き込むよう指示を行いとともに、記憶部１０８から該当する文書データを通信部１０２を介して複合機２０に送信する。一方、複合機２０の制御部２００はこの指示に応じて、通信部２１４を介して受信した該当する文書データを着脱メディア２１０１に書き込む（ステップ２２１５）。
【０１７６】
また、メモリ保存ボタン２４１１の押下でない場合（ステップ２２１３：ＮＯ）、全て表示ボタン２４１３の押下であるか否かを判断し（ステップ２２１７）、この条件を満足するとき（ステップ２２１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを開き、その内容を表示部１０６に所定の間隔、例えば、２秒間隔で順次表示する（ステップ２２１９）。
【０１７７】
また、全て表示ボタン２４１３の押下でない場合（ステップ２２１７：ＮＯ）、全て印刷ボタン２４１５の押下であるか否かを判断し（ステップ２２１７）、この条件を満足するとき（ステップ２２１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２により印刷する（ステップ２２２３）。
【０１７８】
なお、全て印刷ボタン２４１５の押下でない場合（ステップ２２２１：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２１０７）。
【０１７９】
また、ステップ２２１１、ステップ２２１５、ステップ２２１９及びステップ２２２３を実行し終えたときも、ステップ２１０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【０１８０】
図２３は、ステップ２２１１によって起動される文書知的支援処理のフローを示したものである。なお、図２５は、文書知的支援処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。
【０１８１】
先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ２３０１では、文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードから、同一の文書アドレスであるレコードを利用して、同一文書アドレスの文書データの参照回数（事象がｏｐｅｎであるレコードの数）及び最終アクセス日時(日時が直近のレコードに記載の日時)を集計し（ステップ２３０１）、ステップ２３０３を実行する。
【０１８２】
ステップ２３０３では、集計結果を表示部１０６に図２５に示す態様で表示する。その際、表示されるレコードの中で、先頭のレコードのラジオボタンをＯＮとする（ステップ２３０５）。
【０１８３】
ここで、文書知的支援処理が起動後（ステップ２２１１）、ステップ２３０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２３０７）。
【０１８４】
そして、この待機状態（ステップ２３０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、ラジオボタン２５０１（図２５参照。）の押下であるか否かを判断し（ステップ２３０９）、この条件を満足するとき（ステップ２３０９：ＹＥＳ）、ステップ２３０１を実行する。
【０１８５】
ステップ２３０７では、所定のレコード（初期状態においては先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２５０１をＯＦＦとし（ステップ２３１１）、利用者の操作に対応するラジオボタン２５０１をＯＮにする（ステップ２３１３）。
【０１８６】
一方、ステップ２３０９の判断が、ラジオボタン２５０１の押下でない場合、表示ボタン２４０３の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１５）、この条件を満足するとき（ステップ２３１５：ＹＥＳ）、ステップ２３１７を実行する。
【０１８７】
ステップ２３１７では、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを開き、これを表示部１０６に表示する。
【０１８８】
また、ステップ２３１５の判断が、表示ボタン２５０３の押下でない場合、印刷ボタン２５０５の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１９）、この条件を満足するとき（ステップ２３１９：ＹＥＳ）、ステップ２３２１を実行する。
【０１８９】
ステップ２３２１では、制御部１００は、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを記憶部１０８から読み出すとともに、通信部１０２を介して該当する文書データを複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２は、これを印刷する。
【０１９０】
また、ステップ２３１９の判断が、印刷ボタン２５０５の押下でない場合、関連文書ボタン２４０７の押下であるか否かを判断し（ステップ２３２３）、この条件を満足するとき（ステップ２３２３：ＹＥＳ）、ステップ２３２５を実行する。
【０１９１】
ステップ２３２５では、文書テーブル１０８１から、ラジオボタン２５０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間（ｏｐｅｎ−ｃｌｏｓｅ間）に、事象が「ｏｐｅｎ」と記載されているレコードを全て抽出する（ステップ２３２５）。
【０１９２】
図２５を例として具体的に説明すると、この抽出は、文書アドレス「ｆｉｌｅ：／／＃＃＃／＃＃＃／＃＃＃２」に記憶される文書データは、参照回数がｒ２回であるから、ｒ２回開かれていた期間があり、これら全ての期間を対象として行われる。
【０１９３】
なお、ラジオボタン２５０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間の決定に際し、利用者（図４における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。
【０１９４】
そして、ステップ２３２５による抽出によって得られた検索結果レコードを対象として、再び、この文書知的支援処理を起動する（ステップ２３２７）。
【０１９５】
すなわち、利用者は、この文書知的支援処理の実行により、ある文書に関連した文書を、連続的に知ることができる。
【０１９６】
さらに、制御部１００は、ステップ２３２３の判断が、関連文書ボタン２５０７の押下でない場合、閉じるボタン２５０９の押下であるか否かを判断し（ステップ２３２９）、この条件を満足するとき（ステップ２３２９：ＹＥＳ）、この文書知的支援処理（ステップ２２１１）を終了し、ステップ２１０７に戻って、利用者からの操作がなされるまで、待機する。
【０１９７】
一方、閉じるボタン２５０９の押下でないと判断したとき（ステップ２３２９：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２３０７）。
【０１９８】
なお、ステップ２３１３、ステップ２３１７、ステップ２３２１及びステップ２３２７を実行し終えたときも、ステップ２３０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【０１９９】
（情報管理システムによる処理２）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（２）について、図面を用いて説明する。なお、処理（２）は処理（１）と並列して稼動されるものである。
【０２００】
図２６は、パソコン１０により行われる文書テーブル１０８３の更新のための処理手順を示したフローである。なお、このフローに示される処理（２）は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【０２０１】
先ず、制御部１００は、操作部１０４を介して、記憶部１０８に記憶されている文書データの操作がなされた、又は、複合機２０の動作、具体的には、図３の「対象文書アドレス」の項目中「（パソコンにコピーした）」と記載されている処理動作(状態)の起動によって、複合機２０から対象文書データがパソコン１０に対して送信され、この対象文書データ新たに記憶部１０８に記憶された、さらに、書籍３２、３４の無線タグ３２２、３２４が書籍センサー３０の無線タグ読取部３０６に読み取られ、その情報が通信部３４を介してパソコン１０に送信されてきた場合、その書籍センサー３０からの送信に係る書籍３２等を紹介しているインターネット７０上のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）が閲覧されたか否か（以下、これら操作または処理を「ファイル操作」という。）を判断する（ステップ２６０１）。
【０２０２】
ステップ２６０１の判断の結果、ファイル操作がなされたと判断されたとき（ステップ２６０１：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書テーブル１０８３に新たにレコードを追加し、このレコードにユニークなＩＤを生成して登録し（ステップ２６０３）、ステップ２６０５を実行する。
【０２０３】
なお、このステップ２６０１の判断の結果、この条件を満足しないとき（ステップ２６０１：ＮＯ）、ファイル操作が行われるまで待機する。
【０２０４】
ステップ２６０５では、ステップ２６０３において追加した新たなレコードに、現在の日時、文書アドレスに対象ファイルのフルパス名を、操作アプリに操作したアプリケーションを、操作者に操作者の種別を登録する。
【０２０５】
その後、未だ未登録の「事象」へ登録する情報の判断処理を行う（ステップ２６０７〜ステップ２６３３）。
【０２０６】
第１に、制御部１００は、ステップ２６０１でなされたファイル操作が、新たな文書ファイルの記録部１０８への記憶（以下、「ファイル生成」という。）であったか否かを判断し（ステップ２６０７）、ファイル生成であるとき（ステップ２６０７：ＹＥＳ）、事象として「ｃｒｅａｔｅ」を登録する。
【０２０７】
一方、ファイル操作がファイル生成でない場合（ステップ２６０７：ＮＯ）、次に、記憶部１０８に記憶されている文書ファイルを開く（以下、「ファイルオープン」という。）であったか否かを判断し（ステップ２６１１）、この条件を満足するとき（ステップ２６１１：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ２６１３）。
【０２０８】
また、ステップ２６１１において、条件を満足していないとき(ステップ２６１１：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの更新(上書き保存)であるか否かを判断し（ステップ２６１５）、この条件を満足するとき（ステップ２６１５：ＹＥＳ）、事象として「ｕｐｄａｔｅ」を登録する（ステップ２６１３）。
【０２０９】
また、ステップ２６１５において、条件を満足していないとき(ステップ２６１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの送信（ＰＣファクス送信含む。）であるか否かを判断し（ステップ２６１９）、この条件を満足するとき（ステップ２６１９：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ２６２１）。
【０２１０】
また、ステップ２６１９において、条件を満足していないとき(ステップ２６１９：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（図３において状態「ＰＣファクス送信」が該当。）であるか否かを判断し（ステップ２６１９）、この条件を満足するとき（ステップ２６２１：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ２６２１）。
【０２１１】
また、ステップ２６１５において、条件を満足していないとき(ステップ２６１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（複合機２０の記録部２０２を利用。）であるか否かを判断し（ステップ２６２３）、この条件を満足するとき（ステップ２６２３：ＹＥＳ）、事象として「ｐｒｉｎｔ」を登録する（ステップ２６２５）。
【０２１２】
また、ステップ２６２３において、条件を満足していないとき(ステップ２６２３：ＮＯ)、ＨＰの閲覧であるか否かを判断し（ステップ２６２７）、この条件を満足するとき（ステップ２６２７：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ２６２９）。
【０２１３】
さらに、ステップ２６２７において、条件を満足していないとき(ステップ２６２７：ＮＯ)、ファイルオープン(ステップ２６１１)又はＨＰの閲覧(ステップ２６２７)に対応した、ファイル又はＨＰのクローズであるか否かを判断し（ステップ２６３１）、この条件を満足するとき（ステップ２６３１：ＹＥＳ）、事象として「ｃｌｏｓｅ」を登録する（ステップ２６２９）。
【０２１４】
なお、ステップ２６３１において、条件を満足しないとき(ステップ２６３１：ＮＯ)、又は、ステップ２６０９、ステップ２６１３、ステップ２６１７、ステップ２６２１、ステップ２６２５、ステップ２６２９若しくはステップ２６３３を終えた後、制御部１００は、再び、ファイル操作がなされるまで待機する。
【０２１５】
以上、実施例１に係る上記説明は、主として「文書データ」を例としたが、情報管理システム１の対象足りえるデータは、「文書データ」に限られるものではなく、例えば、「画像データ」「音声データ」その他のデータ、又は、これら各種データが混在したものであっても、同一の内容(処理)を実現できる。
【０２１６】
（実施例２）
以下、実施例１とは異なる情報管理システムについて、具体的に説明する。
【０２１７】
なお、本実施例２は上記実施例１で用いていた「ＧＩＤ」を備えていない点、すなわち、図３において「ＧＩＤ」は定義されておらず、これにともない、稼動時知的支援処理及ぶ手動知的支援処理において「ＧＩＤ検索条件設定処理」も行わない点においてのみ実施例１と相違するものである。したがって、以下の説明では同一の構成及び処理手順については、詳細を省略し、相違する点のみを説明する（手動知的支援処理における処理手順は、稼動時知的支援処理と同様の処理が行われるため、実質的に実施例２では、稼動知的支援処理について説明する。）。
【０２１８】
（稼動時知的支援処理）
図２７は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【０２１９】
図７のステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出す。そして、これらの中から操作部１０４を介して利用者に選択されたものを検索条件としてセットする（ステップ２７０１）、文書検索処理を実行する（ステップ２７０３）。
【０２２０】
図１３は、文書検索処理（ステップ２７０３）のフローを示したものである。先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１３０１）。
【０２２１】
次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したステップ２７０３により選択された検索条件にしたがった検索を実行する。
【０２２２】
すなわち、まず、ステップ１３０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断し（ステップ１３０３）、この条件を満足しているとき（ステップ１３０３：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３０５）し、ステップ１３０７を実行する。なお、検索条件として状態ＩＤがセットされていないとき(ステップ１３０３：ＮＯ)、ステップ１３０５を実行することなく、ステップ１３０７を実行する。
【０２２３】
ステップ１３０７では、検索条件として相手アドレスが追加されているか否かを判断し、この条件を満足するとき（ステップ１３０７：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコード等から、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３０９）、次に、ステップ１３１１を実行する。なお、ステップ１３０７において、検索条件として相手アドレスが追加されていない場合（ステップ１３０７：ＮＯ）、ステップ１３０９を実行することなく、ステップ１３１１を実行する。
【０２２４】
ステップ１３１１では、検索条件として対象文書アドレスが追加されているか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１３１１：ＹＥＳ）、ステップ１３０５等により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３１３）、次に、ステップ１３１５を実行する。なお、ステップ１３１１において、検索条件として対象文書アドレスが追加されていない場合（ステップ１３１１：ＮＯ）、ステップ１３１３を実行することなく、ステップ１３１５を実行する。
【０２２５】
ここで、ステップ１３０３〜ステップ１３１３を実行した結果、得られる検索結果レコードについて、より詳細に説明する。
【０２２６】
ステップ１３０３、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断において全ての判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２２７】
また、ステップ１３０３及びステップ１３０７の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０９において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２２８】
また、ステップ１３０３及びステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３０７の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２２９】
また、ステップ１３０３の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０５において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３０】
また、ステップ１３０３の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３１】
また、ステップ１３０３及びステップ１３１１の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３０７の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０９において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３２】
また、ステップ１３０３及びステップ１３０７の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３３】
さらに、ステップ１３０３、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断において全ての判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０１において初期値として設定された状態テーブル１０８１と同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３４】
ステップ１３１５では、ステップ１３１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１３０３〜ステップ１３１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し、ステップ１３１７を実行する。
【０２３５】
なお、ステップ１３１７以降の処理については、検索結果表示処理２６０５を含め、上記実施例１同様であるので、詳細を省略する。
【０２３６】
以上、本実施例１，２では、印刷出力を例として関連付け処理を示したが、本発明は印刷出力にのみ限定されるものではなく、他の出力手段に対しても同様に関連付け処理を実行できるものである。
【図面の簡単な説明】
【０２３７】
【図１】本発明の実施例における情報管理システムの構成を示した図
【図２】本発明の実施例における状態テーブルを示した図
【図３】本発明の実施例１における状態テーブルに記憶される各項目の定義を示した図
【図４】本発明の実施例における文書テーブルを示した図
【図５】本発明の実施例におけるファイル情報テーブルを示した図
【図６】本発明の実施例におけるデバイス指定テーブルを示した図
【図７】本発明の実施例におけるパソコンにより行われるメインとなる処理のフローを示す図
【図８】本発明の実施例における稼動前知的支援処理のフローを示す図
【図９】本発明の実施例における事象文書検索処理のフローを示す図
【図１０】（ａ）、（ｂ）、（ｃ）は、本発明の稼動前知的支援処理の実行にともなう表示態様を示す図
【図１１】本発明の実施例１における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【図１２】本発明の実施例１におけるＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示す図
【図１３】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１４】本発明の実施例における文書出力用文書テーブル検索処理のフローを示す図
【図１５】本発明の実施例における検索結果表示処理のフローを示す図
【図１６】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図１７】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図１８】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図１９】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図２０】本発明の実施例における状態テーブル登録処理のフローを示す図
【図２１】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図２２】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図２３】本発明の実施例における文書知的支援処理のフローを示す図
【図２４】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図２５】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図２６】本発明の実施例における文書テーブル更新処理のフローを示す図
【図２７】本発明の実施例２における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【符号の説明】
【０２３８】
１０  パソコン（情報処理装置）
１０８  記憶部（第３記憶手段）
１０８１  状態テーブル（第１記憶手段）
１０８３  文書テーブル（第２記憶手段）
２０  複合機（外部装置）
３０  書籍センサー（外部装置）
４０  紙ファイルリーダ
５０  ネットワーク回線
６０  電話回線
７０  インターネット網
８０  ルータ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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