(57)【要約】【課題】ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、送信先情報の正確性を確保し、送信先情報の利用状況を管理するようにして、誤送信を確実に防止することができ、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信することができるようにする。【解決手段】送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステム３０とを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、前記センタシステム３０はファクシミリサーバ３１を備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバ３１によって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバ３１から送信先に送信される。【選択図】図１
2007096385.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
（ａ）送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、
（ｂ）送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、
（ｃ）該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステムとを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、
（ｄ）前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、
（ｅ）前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信されることを特徴とするファクシミリ誤送信防止システム。
【請求項２】
（ａ）前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、
（ｂ）前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する請求項１に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
【請求項３】
送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される請求項２に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
【請求項４】
送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される請求項２に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
【請求項５】
一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される請求項２に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
【請求項６】
（ａ）端末が、送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成し、
（ｂ）ファクシミリ装置が、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信し、
（ｃ）センタシステムが、前記ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するファクシミリ誤送信防止方法であって、
（ｄ）前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、
（ｅ）前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信されることを特徴とするファクシミリ誤送信防止方法。
【請求項７】
（ａ）前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、
（ｂ）前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する請求項６に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
【請求項８】
送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される請求項７に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
【請求項９】
送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される請求項７に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
【請求項１０】
一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される請求項７に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ誤送信防止システム及び方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、各種の企業、団体等の組織においては、本店と支店との間のように、組織内の部署間において情報を伝達するために、また、取引先、顧客等の部外者へ情報を伝達するために、ファクシミリ（Ｆａｃｓｉｍｉｌｅ）によって送信を行うようになっている（例えば、特許文献１参照。）。これにより、伝票等の各種書類のイメージデータを組織内の他の部署や部外者に迅速に送信することができる。
【特許文献１】特開平９−３５１２８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、前記従来のファクシミリによる情報の送信においては、オペレータがファクシミリ装置の番号ボタン等を操作することによって、送信先のファクシミリ番号を入力して送信するようになっているので、ファクシミリ番号の入力ミスが不可避的に生じ、情報を本来の送信先と相違する送信先に送信する、いわゆる誤送信が発生してしまう。
【０００４】
また、近年のファクシミリ装置は、送信先のファクシミリ番号をあらかじめ登録しておくと、登録された送信先に割り振られた少ない桁（けた）数の番号を入力するだけで桁数の多いファクシミリ番号の入力を省略することができる、いわゆる短縮ダイヤルの機能を備えるものが多い。この場合、登録する際にファクシミリ番号の入力ミスが生じると、短縮ダイヤルを利用したときに誤送信が発生してしまう。また、登録されたファクシミリ番号の更新を怠っていると、送信先のファクシミリ番号が変更されたときに、変更前のファクシミリ番号に情報が送信されてしまう。すなわち、短縮ダイヤルとして登録した内容の正確性及び最新性を確保することが問題となる。
【０００５】
そして、誤送信の発生を防止するには、オペレータがファクシミリ装置の番号ボタンや短縮ダイヤルを操作して入力したファクシミリ番号を管理者等の他者が確認する、いわゆる複数名でのダイヤル確認を行う必要がある。しかし、従来のシステムでは複数名でのダイヤル確認に対応することができなかった。
【０００６】
本発明は、前記従来の問題点を解決して、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、送信先情報の正確性を確保し、送信先情報の利用状況を管理するようにして、誤送信を確実に防止することができ、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信することができるファクシミリ誤送信防止システム及び方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
そのために、本発明のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステムとを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信される。
【０００８】
本発明の他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する。
【０００９】
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される。
【００１０】
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される。
【００１１】
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される。
【００１２】
本発明のファクシミリ誤送信防止方法においては、端末が、送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成し、ファクシミリ装置が、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信し、センタシステムが、前記ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するファクシミリ誤送信防止方法であって、前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信される。
【００１３】
本発明の他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する。
【００１４】
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される。
【００１５】
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される。
【００１６】
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、ファクシミリ誤送信防止システムにおいては、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、送信先情報の正確性を確保し、送信先情報の利用状況を管理するようになっている。そのため、誤送信を確実に防止することができ、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１９】
図１は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの構成を示す図である。
【００２０】
図において、１０は企業、団体等の組織における各部署に配設された部署内システムとしての営業店システム、２０は前記組織の相手先の事務所等に配設された相手先システムとしての顧客システム、及び、３０は前記組織の管理センタに配設されたセンタシステムである。ここで、前記組織は、例えば、製造業、販売業、金融業、サービス業等に属する企業、学校、地方公共団体等の団体のような組織であり、いかなる種類の組織であってもよいが、ここでは銀行、信用金庫、郵便局等の金融機関であるものとして説明する。そして、前記部署は、金融機関の支店等の営業店であるものとする。また、前記管理センタは、金融機関の本店、本社等に配設され、金融機関から送信されるファクシミリの送信先情報を管理する。そして、前記相手先は、例えば、物品等を購入する仕入れ業者、業務を委託する委託先等のように、前記組織外の者、すなわち、部外者であればいかなる種類の者であってもよいが、ここでは金融機関の顧客であるとする。なお、該顧客は、企業、団体等であってもよいし、個人であってもよい。
【００２１】
そして、前記営業店システム１０は、部内プリンタ１１、端末としての部内端末１２及びファクシミリ装置としての部内ファクシミリ装置１３を備える。前記部内端末１２は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力装置、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の表示装置、通信インターフェイス等を備えるパーソナルコンピュータ等のコンピュータであり、営業店のオペレータ等が使用する。そして、前記部内端末１２は、営業店内のネットワークとしての部内ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１６に接続されている。
【００２２】
また、前記部内プリンタ１１は、例えば、電子写真方式印刷装置、インパクト・ドット方式印刷装置、インクジェット方式印刷装置、熱転写方式印刷装置等であるが、いかなる種類の印刷装置であってもよく、前記部内端末１２に接続されている。なお、前記部内プリンタ１１は、カラープリンタであってもよいし、モノクロプリンタであってもよい。さらに、前記部内ＬＡＮ１６は、ルータ１４を介して、データ通信ネットワーク２２に接続されている。該データ通信ネットワーク２２は、無線又は有線の専用通信回線網又は公衆通信回線網、インターネット、イントラネット、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等であるが、いかなるものであってもよい。
【００２３】
さらに、前記部内ファクシミリ装置１３は、いかなる種類のものであってもよく、例えば、通常の電話機と兼用である家庭用の装置であってもよいし、コピー機やプリンタと一体となった複合機であってもよい。そして、前記部内ファクシミリ装置１３は、ＶｏＩＰ（Ｖｏｉｃｅ  ｏｖｅｒ  Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）ゲートウェイ（Ｇａｔｅ  Ｗａｙ）１５を介して、データ通信ネットワーク２２及び電話回線網２３に接続されている。該電話回線網２３は、専用電話回線網又は公衆電話回線網であり、音声通話用の回線網である。
【００２４】
また、前記顧客システム２０は、部外ファクシミリ装置２１を有する。該部外ファクシミリ装置２１は、いかなる種類のものであってもよく、例えば、通常の電話機と兼用である家庭用の装置であってもよいし、コピー機やプリンタと一体となった複合機であってもよい。なお、前記部外ファクシミリ装置２１は電話回線網２３に接続されている。
【００２５】
そして、前記センタシステム３０は、ファクシミリサーバ３１、ウェブサーバ３２、イメージサーバ３３、センタ端末３４及びセンタプリンタ３５を有する。なお、前記ファクシミリサーバ３１、ウェブサーバ３２、イメージサーバ３３、センタ端末３４及びセンタプリンタ３５は、センタＬＡＮ３８に接続され、相互に通信可能となっている。また、該センタＬＡＮ３８にはルータ３６及びＶｏＩＰゲートウェイ３７が接続され、前記センタＬＡＮ３８はデータ通信ネットワーク２２及び電話回線網２３に接続されている。
【００２６】
前記ファクシミリサーバ３１は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置を有し、ファクシミリ送受信処理機能を備え、前記部内ファクシミリ装置１３及び部外ファクシミリ装置２１との間でファクシミリの送受信を行う。また、前記ウェブサーバ３２は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置を有し、データ送受信処理機能を備え、前記部内端末１２との間でデータの送受信を行う。さらに、前記イメージサーバ３３は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置を有し、イメージデータ、ファクシミリの送信先情報等の各種データを管理する。この場合、前記イメージサーバ３３内には、イメージデータ、ファクシミリの送信先情報等の各種データを格納するデータベースが構築されている。なお、前記送信先情報には、送信先、すなわち、相手先の名称（相手先が個人である場合は個人名、相手先が組織である場合は組織の名称及び担当者の名称）、ファクシミリ番号等が含まれる。
【００２７】
また、前記センタ端末３４は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力装置、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の表示装置、通信インターフェイス等を備えるパーソナルコンピュータ等のコンピュータであり、管理センタのオペレータ等が使用する。さらに、前記センタプリンタ３５は、例えば、電子写真方式印刷装置、インパクト・ドット方式印刷装置、インクジェット方式印刷装置、熱転写方式印刷装置等であるが、いかなる種類の印刷装置であってもよい。
【００２８】
次に、前記構成のファクシミリ誤送信防止システムの動作について説明する。まず、ファクシミリを送信する際の動作について説明する。
【００２９】
図２は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの処理概要を示す図、図３は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのシステムフローを示す図、図４は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのファクシミリ送付票のイメージを示す図、図５は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのファクシミリ送付チェックの内容を示す図である。
【００３０】
まず、営業店のオペレータ等であってファクシミリを送信しようとする者、すなわち、送信者は、部内端末１２を操作して、ファクシミリ送付票を作成する。この場合、部内端末１２を経由してセンタシステム３０のイメージサーバ３３のデータベースにアクセスし、登録されているファクシミリの送信先の中から、所望の送信先を選択する。前記データベースには顧客情報が格納され、顧客の名称やファクシミリ番号は顧客情報内に含まれている。なお、登録されている送信先は、部内端末１２の表示装置に、五十音順等の順序でリスト表示されるようになっていることが望ましい。これにより、常に更新されている最新の、かつ、正確な送信先情報を利用することができる。
【００３１】
そして、送信先が選択されると、図４に示されるようなファクシミリ送付票が、ファクシミリ誤送信防止システムによって自動的に作成され、部内端末１２に接続された部内プリンタ１１によって印刷される。また、ファクシミリ送付票を作成すると、通番が採番され、該通番によってファクシミリの送信先が管理される。図４に示されるように、作成されたファクシミリ送付票には、通番（図示される例において、０６３０−０００１）は印刷されるが、宛（あて）先は印刷されないようになっている。
【００３２】
続いて、送信者は、印刷されたファクシミリ送付票に送信先、すなわち、宛先を記入し、送信者欄に押印する。そして、送信者は、営業店の上長にファクシミリ送付票を渡して承認を依頼する。なお、ファクシミリ送付票には本文が貼（てん）付される。すると、上長は、役席チェックを行い、送信内容をチェックし、検印及び承認欄に押印した後、送信者に返却する。
【００３３】
続いて、送信者は、部内ファクシミリ装置１３を操作して、ファクシミリを送信する。本実施の形態においては、部内ファクシミリ装置１３から送信されるすべてのファクシミリは、ＶｏＩＰゲートウェイ１５を介して、センタシステム３０のファクシミリサーバ３１に宛てて送られるようになっている。すなわち、送信先が当該金融機関内であっても、顧客であっても、部内ファクシミリ装置１３から送信されるファクシミリは、ＶｏＩＰゲートウェイ１５の機能により、一旦（たん）、ファクシミリサーバ３１に送信される。これにより、送信者のファクシミリ番号の入力ミスや、送信先の選択ミスが発生しても、誤った送信先にファクシミリが送信されてしまうことを確実に防止することができる。
【００３４】
そして、部内ファクシミリ装置１３からファクシミリサーバ３１にデータの転送が行われる。なお、ファクシミリサーバ３１が部内ファクシミリ装置１３から受信したデータは、イメージデータも含め、送信情報としてイメージサーバ３３のデータベースに格納されて管理される。
【００３５】
続いて、管理センタのオペレータは、センタ端末３４を操作して、部内ファクシミリ装置１３から転送されたデータのファクシミリ番号を確認する。ここで、送信先が当該金融機関内である場合には、オペレータの確認が行われたデータは、ファクシミリサーバ３１から送信先へ送信される。
【００３６】
また、送信先が当該金融機関外である場合、すなわち、外線発信である場合には、オペレータの確認が行われたデータは、前記オペレータ以外の者、例えば、上長が操作するセンタ端末３４に送信される。そして、上長は、第３者チェックを行う。該第３者チェックでは、通番の確認及び必要に応じたその修正、通番と対応付けて登録されている送信先の名称及びファクシミリ番号と送信者が記入した送信先との同一性の確認、ファクシミリ送付票にされた押印の確認等が行われる。
【００３７】
この場合、上長が操作するセンタ端末３４の表示装置には、まず、図５に示されるような選択画面４１−１が表示される。該選択画面４１−１には、送信情報としてイメージサーバ３３のデータベースに格納されているデータの一覧が表示されている。そして、その中から第３者チェックの対象となるデータを選択すると、センタ端末３４の表示装置に選択画面４１−２が表示される。該選択画面４１−２には、ファクシミリ送付票のイメージデータ、該イメージデータのＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）読取を行って取得された通番とイメージサーバ３３のデータベースに登録されている通番との比較欄、イメージデータのＯＣＲ読取を行って取得された送信先の名称及びファクシミリ番号とイメージサーバ３３のデータベースに登録されている送信先の名称及びファクシミリ番号との比較欄、承認ボタン、保留ボタン、否認ボタン等が表示されている。
【００３８】
そして、第３者チェックの結果が良好であれば、上長はセンタ端末３４を操作し、承認ボタンを押して承認を実行する。すると、承認が実行されたデータは、ファクシミリサーバ３１から送信先へ送信され、ファクシミリサーバ３１が送信先のファクシミリ番号にダイヤルすることによって、部外ファクシミリ装置２１に送信される。この場合、ファクシミリ送付票とそれに貼付された本文とが部外ファクシミリ装置２１に送信される。
【００３９】
また、第３者チェックの結果が良好でないと、上長はセンタ端末３４を操作し、否認ボタンを押して否認を実行する。すると、否認が実行されたデータは、送信者に返信される。また、ファクシミリサーバ３１から送信先へ送信された場合も、送信結果が送信者に返信される。これにより、送信者は、ファクシミリ送付票と送信結果が記載された送信結果票とを照合することができる。
【００４０】
次に、処理概要におけるステップについて説明する。
ステップＳ１  ファクシミリの送信先を選択し、ファクシミリ送付票を作成する。
ステップＳ２  ファクシミリ送付票に宛先を記入する。
ステップＳ３  ファクシミリの送信内容をチェックし、承認欄に押印する。
ステップＳ４  ファクシミリサーバ３１に送信する。
ステップＳ５  部内ファクシミリ装置１３からファクシミリサーバ３１にデータの転送が行われる。
ステップＳ６  管理センタのオペレータは、センタ端末３４を操作して、ファクシミリ番号を確認する。
ステップＳ７  管理センタの上長は、センタ端末３４を操作して、第３者チェックを行う。
ステップＳ８  承認ボタン又は否認ボタンを押下して、承認又は否認を実行する。
ステップＳ９  確認又は承認されたデータは、ファクシミリサーバ３１が送信先のファクシミリ番号にダイヤルし、部外ファクシミリ装置２１に送信する。
ステップＳ１０  ファクシミリサーバ３１から部内ファクシミリ装置１３に送信結果を返信する。
【００４１】
次に、送信先情報を登録するための動作について説明する。
【００４２】
図６は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの送信先情報を登録する動作を示す図である。
【００４３】
まず、営業店のオペレータは、部内端末１２を操作して、顧客情報を新規登録する。これにより、新しい顧客情報がセンタシステム３０のイメージサーバ３３のデータベースに格納されて登録される。前記顧客情報には、顧客の名称、電話番号、ファクシミリ番号等の送信先情報が含まれる。なお、顧客情報の修正の場合も新規登録と同様の動作が行われるので、ここでは顧客情報の修正については説明を省略する。また、管理センタのオペレータが顧客情報を新規登録及び修正を行う場合も営業店のオペレータが行う場合と同様の動作が行われるので、ここでは管理センタのオペレータが顧客情報を新規登録及び修正を行う場合については説明を省略する。
【００４４】
続いて、ファクシミリサーバ３１は、新規登録された顧客情報に含まれるファクシミリ番号に基づき、新しい顧客の部外ファクシミリ装置２１に、図６に示されるような挨拶（あいさつ）ファクシミリ４２を送信する。該挨拶ファクシミリ４２の本文には、ファクシミリ番号を登録した旨を報知するメッセージとともに、認証コードが記載されている。該認証コードは、ファクシミリ誤送信防止システムによってランダムに採番されたコードであり、挨拶ファクシミリ４２が送信されたことを確認するために使用される。
【００４５】
続いて、営業店のオペレータは認証コードの確認を行う。この場合、前記オペレータは、顧客情報が新規登録された顧客に電話をかけ、挨拶ファクシミリ４２を送信した旨を告げ、前記挨拶ファクシミリ４２の受信の確認を依頼する。そして、受信した挨拶ファクシミリ４２に記載されている認証コードを確認する。
【００４６】
続いて、営業店のオペレータは本登録を行う。この場合、前記オペレータは、顧客に電話をかけて確認した認証コードを部内端末１２を操作して入力し、入力された認証コードが前記挨拶ファクシミリ４２のためにファクシミリ誤送信防止システムによって採番された認証コードと照合し、一致するか否かを判断する。そして、一致する場合には、新規登録された顧客情報の本登録のための操作を行う。すると、前記顧客情報がイメージサーバ３３のデータベースに本登録され、顧客番号が付与される。なお、入力された認証コードが挨拶ファクシミリ４２のためにファクシミリ誤送信防止システムによって採番された認証コードと一致しない場合には、顧客情報の本登録は行われない。これにより、送信先情報は、正当性が確認された場合にのみデータベースに登録されることになる。
【００４７】
次に、送信先情報を登録する動作のステップについて説明する。
ステップＳ１１  営業店のオペレータは、部内端末１２を操作して、顧客情報を新規登録する。
ステップＳ１２  ファクシミリサーバ３１は、新しい顧客に挨拶ファクシミリ４２を送信する。
ステップＳ１３  営業店のオペレータは、電話にて認証コードの確認を行う。
ステップＳ１４  営業店のオペレータは、部内端末１２を操作して、顧客情報の本登録を行う。
【００４８】
次に、送信先情報をチェックするための動作について説明する。
【００４９】
図７は本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの送信先情報をチェックする動作を示す図である。
【００５０】
まず、ファクシミリ誤送信防止システムは、あらかじめ設定された一定期間、例えば、６ヶ月に亘（わた）って送信実績のない顧客、すなわち、送信先を抽出する。なお、センタシステム３０のイメージサーバ３３のデータベースには、各送信先毎の通信履歴が格納されている。
【００５１】
続いて、ファクシミリサーバ３１は、抽出された送信先のデータに基づいて、図７に示されるようなメンテナンスファクシミリ４３を作成する。そして、ファクシミリサーバ３１は、抽出された送信先の部外ファクシミリ装置２１にメンテナンスファクシミリ４３を送信する。これにより、抽出された送信先のファクシミリ番号に変更があるか否かを判断することができる。
【００５２】
そして、ファクシミリサーバ３１は、メンテナンスファクシミリ４３の送信結果をイメージサーバ３３に返信する。管理センタのオペレータは、センタ端末３４を操作して、メンテナンスファクシミリ４３の送信結果を確認することができる。この場合、センタ端末３４の表示装置には、図７に示されるような送信結果確認画面４４が表示される。
【００５３】
メンテナンスファクシミリ４３の送信結果が送信不能である場合には、抽出された送信先のファクシミリ番号に変更があったと判断されるので、抽出された送信先のデータは使用不可とされ、以降データの修正が行われるまで使用されないように管理される。これにより、一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみデータベースへの登録が維持されることになる。
【００５４】
次に、送信先情報をチェックする動作のステップについて説明する。
ステップＳ２１  ファクシミリ誤送信防止システムは、一定期間に亘り送信実績のない顧客を抽出する。
ステップＳ２２  ファクシミリサーバ３１は、メンテナンスファクシミリ４３を作成する。
ステップＳ２３  ファクシミリサーバ３１は、メンテナンスファクシミリ４３を抽出された送信先の部外ファクシミリ装置２１に送信する。
ステップＳ２４  ファクシミリサーバ３１は、メンテナンスファクシミリ４３の送信結果をイメージサーバ３３に返信する。
ステップＳ２５  メンテナンスファクシミリ４３の送信結果が送信不能である場合には、抽出された送信先のデータは使用不可とされる。
【００５５】
このように、本実施の形態において、ファクシミリ誤送信防止システムは、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、前記送信先情報の正確性を確保し、前記送信先情報の利用状況を管理するようになっている。そして、ファクシミリを送信する際には送信先をチェックする。
【００５６】
そのため、常に最新の送信先情報に基づいてファクシミリを送信することができる。そして、ファクシミリの誤送信や情報の漏洩（えい）を防止することができる。
【００５７】
また、送信先情報を登録する際に、ファクシミリ誤送信防止システムで採番された認証コードを使用して確認を行うので、登録される送信先情報の正当性を確保することができる。さらに、登録された送信先については、送信実績を管理し、一定期間以上送信実績のない場合にはファクシミリを送信して疎通の確認を行うので、最新の送信先情報の管理が可能となる。
【００５８】
次に、本発明の第２の実施の形態について説明する。なお、第１の実施の形態と同じ構造を有するものについては、同じ符号を付与することによってその説明を省略する。また、前記第１の実施の形態と同じ動作及び同じ効果についても、その説明を省略する。
【００５９】
図８は本発明の第２の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの構成を示す図である。
【００６０】
本実施の形態において、営業店システム１０は、部内端末１２に接続されたスキャナ装置１８を有する。該スキャナ装置１８は、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ  Ｃｏｕｐｌｅｄ  Ｄｅｖｉｃｅ：電荷結合素子）装置等の撮影手段を備え、印刷用紙等の媒体のイメージデータを取得することができる。
【００６１】
例えば、営業店Ａから営業店Ｂにファクシミリを送信する場合、ファクシミリ送付票及び本文のイメージデータをスキャナ装置１８によって取得し、部内端末１２からファクシミリサーバ３１にデータを転送する。そして、管理センタのオペレータは、センタ端末３４を操作して、部内端末１２から転送されたデータを確認し、オペレータの確認が行われたデータは、ファクシミリサーバ３１からファクシミリの送信先である営業店Ｂの部内端末１２へ送信される。該部内端末１２は、ファクシミリサーバ３１から受信したデータを部内プリンタ１１から出力する。これにより、ファクシミリ送付票及び本文は、営業店Ｂの部内プリンタ１１によって印刷される。
【００６２】
このように、本実施の形態においては、部内ファクシミリ装置１３を使用することなく、ファクシミリの送受信を行うことができる。なお、その他の点の構成及び動作については、前記第１の実施の形態と同様であるので、説明を省略する。
【００６３】
また、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの処理概要を示す図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのシステムフローを示す図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのファクシミリ送付票のイメージを示す図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのファクシミリ送付チェックの内容を示す図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの送信先情報を登録する動作を示す図である。
【図７】本発明の第１の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの送信先情報をチェックする動作を示す図である。
【図８】本発明の第２の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの構成を示す図である。
【符号の説明】
【００６５】
１２    部内端末
１３    部内ファクシミリ装置
３０    センタシステム
３１    ファクシミリサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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