(57)【要約】【課題】電子申請書を検索可能に保管する従来の方式について、利用者が二重にデータ入力する負担を軽減するとともに、システムの構築と運用のコストを削減する。【解決手段】クライアント端末は、サーバ機から受信した電子申請書のＨＴＭＬデータから画面表示形式の電子申請書を生成して表示し、このＨＴＭＬデータに新たに入力されたデータを組み込んだ電子申請書のＨＴＭＬソースを生成し、画面情報中の画面項目とともにサーバ機へ送信する。サーバ機は、受信したＨＴＭＬソースをそのまま設定された保管場所に保存し、受信した画面項目から主として検索のキーとなり得るデータ項目値を抽出し、抽出されたデータ項目値に対応するＨＴＭＬソースファイルの保管場所情報を加えた検索用レコードを保存する。【選択図】図1
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子申請書のデータを入力するクライアント側の端末機と、作成された電子申請書を保管するサーバ機とを有するシステムにおける電子申請書の保管方法であって、
前記サーバ機は、ネットワークを介し、フォーマットおよび既設定の項目値を含む電子申請書のＨＴＭＬ形式のデータを作成しＨＴＭＬデータとして前記端末機に送信し、
前記端末機は、受信した前記ＨＴＭＬデータから画面表示形式の電子申請書を生成して記憶領域に保存するとともに表示し、前記ＨＴＭＬデータに新たに入力されたデータを組み込んだ電子申請書のＨＴＭＬソースを生成し、前記記憶領域上の画面項目と前記ＨＴＭＬソースとを前記サーバ機へ送信し、
前記サーバ機は、受信した前記ＨＴＭＬソースを設定された保管場所の記憶領域にファイルとして保存し、前記画面項目から検索のキーとなり得るデータ項目値を抽出し、抽出されたデータ項目値に前記ファイルの保管場所ＵＲＬを加えた検索用レコードを記憶領域に格納し、
前記サーバ機は、前記端末機からの検索要求に応答し、指定された検索条件に合致する前記検索用レコードを検索して、取得した検索用レコードに基づいて作成した検索結果を前記端末機へ送信し、前記端末機から選択された電子申請書の保管場所ＵＲＬを受信して、指定された保管場所ＵＲＬに保存される前記ＨＴＭＬソースを取得して前記端末機へ送信し、
前記端末機は、受信した前記ＨＴＭＬソースから画面表示形式の電子申請書を生成して表示することを特徴とするＷｅｂ電子申請書保管方法。
【請求項２】
前記電子申請書が保存対象の申請書でない場合には、
前記端末機は、前記ＨＴＭＬソースの生成を抑止し、
前記サーバ機は、前記ファイルの保存と前記検索用レコードの生成を抑止することを特徴とする請求項１記載のＷｅｂ電子申請書保管方法。
【請求項３】
電子申請書のデータを入力するクライアント側の端末機と、作成された電子申請書を保管するサーバ機とがネットワークを介して通信するシステムにおいて、
前記端末機は、フォーマットおよび既設定の項目値を含む電子申請書のＨＴＭＬ形式のデータをＨＴＭＬデータとして前記サーバ機から受信する手段と、
受信した前記ＨＴＭＬデータから画面表示形式の電子申請書を生成して記憶領域に保存するとともに表示し、前記ＨＴＭＬデータに新たに入力されたデータを組み込んだ電子申請書のＨＴＭＬソースを生成する手段と、
前記記憶領域上の画面項目と前記ＨＴＭＬソースとを前記サーバ機へ送信する手段と、
前記サーバ機へ検索要求を送信する手段と、
前記サーバ機から検索結果を受信する手段と、
前記検索結果から選択された電子申請書の保管場所ＵＲＬを前記サーバ機へ送信する手段と、
受信した前記ＨＴＭＬソースから画面表示形式の電子申請書を生成して表示する手段とを有し、
前記サーバ機は、前記ＨＴＭＬデータを作成し前記端末機に送信する手段と、
受信した前記ＨＴＭＬソースを設定された保管場所の記憶領域にファイルとして保存する手段と、
受信した前記画面項目から検索のキーとなり得るデータ項目値を抽出し、抽出されたデータ項目値に前記ファイルの保管場所ＵＲＬを加えた検索用レコードを記憶領域に格納する手段と、
前記端末機からの前記検索要求に応答し、指定された検索条件に合致する前記検索用レコードを検索して、取得した検索用レコードに基づいて作成した前記検索結果を前記端末機へ送信する手段と、
前記端末機から選択された電子申請書の保管場所ＵＲＬを受信して、指定された保管場所ＵＲＬに保存される前記ＨＴＭＬソースを取得して前記端末機へ送信する手段とを有することを特徴とするＷｅｂ電子申請書保管システム。
【請求項４】
前記電子申請書が保存対象の申請書でない場合には、
前記端末機は、前記ＨＴＭＬソースの生成を抑止し、
前記サーバ機は、前記ファイルの保存と前記検索用レコードの生成を抑止することを特徴とする請求項３記載のＷｅｂ電子申請書保管システム。
【請求項５】
前記ファイルの保管場所は、いずれかのサーバ機の記憶領域であり、前記サーバ機は、前記検索用レコードを前記サーバ機とは別のデータベースサーバ機に格納することを特徴とする請求項３記載のＷｅｂ電子申請書保管システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、Ｗｅｂ電子申請書システムにおける申請書の保存技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業の各種申請業務においては、申請書が承認された証拠として、原紙を保管する必要性がある（原紙とは申請業務に用いた紙そのもののことである）。しかし紙で申請書を保管する方法は運用コストが負担となるなどの問題点がある。そのため、Ｗｅｂ電子申請書システムを構築して、電子的な申請書を原本として保管して、必要に応じて閲覧可能な仕掛けを構築することが行われている。
【０００３】
しかし、旅費申請書や稟議書などの多種多様な申請書の全項目を保管可能なＤＢ（データベース）を構築し、管理するためには、多くの人件費を必要とする。そのため、従来のＷｅｂ電子申請書システムは、Ｗｅｂ申請書画面に入力された件名などの主要情報だけを台帳管理のためにＤＢに保管して、承認された証拠としては別途、作成した電子文書ファイルを保管するように構成される。
【０００４】
このシステムを利用する場合、利用者はＷｅｂ申請書画面を介して件名などの主要情報を入力した上で別途、申請書本体を電子文書ファイル等の形で作成して、Ｗｅｂ申請書画面に添付して申請する。
【０００５】
なおこの種の技術としては、例えば特許文献１に記載される技術がある。
【０００６】
【特許文献１】特開２００１−１０１３２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
（１）従来の申請書の全項目をデータベース化する方式は、利用者が添付の電子文書ファイルを作成する手間はないが、データ項目数が多いとデータベースの構築のコストと、帳票レイアウト変更やデータ修正のための運用コストが大きくなる。
【０００８】
（２）申請書の主要なデータ項目だけをＤＢ登録し、申請書本体を添付の電子文書ファイルとする方式は、電子文書ファィルが帳票レイアウトには依存しないため、データベースの構築コストと運用コストは比較的安い。しかし利用者は件名など主要なデータ項目をＷｅｂ申請書画面と電子文書ファイルとに二重にデータ入力する必要があった。
【０００９】
（３）従来の技術によれば、Ｗｅｂ申請書画面全体を保管するために、サーバ機がクライアント端末から画面項目の値を受信し、画面フォーマットに受信した画面項目の値を埋め込みながらファイルに書き込むモジュールを作成するという方法がある。しかし、この方法では申請書によって画面フォーマット、画面項目は異なるため、申請書種類ごとにモジュールを作成する必要があり、システム構築のコストが大きくなってしまう。
【００１０】
本発明の目的は、Ｗｅｂ申請書画面の保管を実現することにより、利用者の二重入力による負担を軽減することにある。
【００１１】
本発明の他の目的は、申請書に依存しないＷｅｂ申請書画面の保管の仕掛けを提供することにより、システム構築と運用のコストを大幅に削減することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明のクライアント端末は、サーバ機から受信した電子申請書のＨＴＭＬデータから画面表示形式の電子申請書を生成して表示し、このＨＴＭＬデータに新たに入力されたデータを組み込んだ電子申請書のＨＴＭＬソースを生成し、画面情報中の画面項目とともにサーバ機へ送信する。サーバ機は、受信したＨＴＭＬソースをそのまま設定された保管場所に保存し、受信した画面項目から主として検索のキーとなり得るデータ項目値を抽出し、抽出されたデータ項目値に対応するＨＴＭＬソースファイルの保管場所情報を加えた検索用レコードを保存する。
【発明の効果】
【００１３】
本発明により、利用者は保管のための添付ファイル作成が不要となり、申請の際の負担が軽減される。また承認者においても、Ｗｅｂ申請書画面と添付ファイルの二重チェックが不要となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施形態について詳細に説明する。
【００１５】
図１は、実施形態の電子申請書保管システムの構成図である。システムは、クライアント端末機１０、Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０、ＤＢサーバ機３０、およびこれら装置間を接続するＬＡＮなどのネットワーク５０から構成される。クライアント端末機１０は利用者がＷｅｂ電子申請書を利用するためのものである。Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０は、Ｗｅｂ電子申請書を作成してクライアントに送信し、クライアント端末機１０からの入力情報を受信して、電子申請の保管処理を実施するためのものである。
【００１６】
クライアント端末機１０は、ディスプレイ１１、キーボード１２、制御装置１３、記憶装置１４および通信装置１９から構成される。記憶装置１４は、メモリ、ハードディスクなどで構成され、電子申請書表示部１５、電子申請書検索部１６、項目情報保管領域１７および画面情報保管領域１８を有する。電子申請書表示部１５および電子申請書検索部１６はプログラムであり、ＣＰＵを含む制御装置１３は、図示しないＷｅｂブラウザのほかに、これらのプログラムを実行する。通信装置１９は、制御装置１３およびネットワーク５０に接続され、Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０との通信を制御する。
【００１７】
Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０は、通信装置２１、制御装置２２および記憶装置２３から構成される。記憶装置２３は、メモリ、ハードディスクなどで構成され、電子申請書処理部２４および申請書保管領域２５を有する。電子申請書処理部２４はプログラムであり、ＣＰＵを含む制御装置２２は、このプログラムを実行する。通信装置２１は、制御装置２２およびネットワーク５０に接続され、クライアント端末機１０およびＤＢサーバ機３０との通信を制御する。クライアント端末機１０、Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０およびＤＢサーバ機３０間の通信には、ＨＴＴＰ（hypertext transfer protocol）が用いられる。なおＷｅｂ電子申請書サーバ機２０は、複数台設けられてよい。
【００１８】
ＤＢサーバ機３０は、通信装置３１、制御装置３２および記憶装置３３から構成される。記憶装置３３は、メモリ、ハードディスクなどで構成され、図示しないプログラムの他に電子申請書テーブル３４および申請書検索用テーブル３５を格納する。ＣＰＵを含む制御装置３２は、プログラムを実行し、電子申請書テーブル３４および申請書検索用テーブル３５に対するアクセス要求を処理する。ＤＢサーバ機３０は、いずれかのＷｅｂ電子申請書サーバ機２０に統合されたデータベースであってもよい。
【００１９】
図２は、利用者が保管されたＷｅｂ電子申請書を検索する際に台帳として利用する申請書検索用テーブル３５の各レコードのデータ構成を示す。申請書検索用テーブル３５は、本発明のために設けられたテーブルであり、Ｗｅｂ電子申請書を保管する際に、主として検索キーとなり得るデータ項目値が格納される。
【００２０】
電子申請書テーブル３４は、電子申請書を作成するために必要なデータを格納する既存のテーブル類であり、帳票一覧、ユーザ一覧、部門一覧、電子申請書の保管場所定義、各電子申請書の案件ごとの入力データ値などを含む。
【００２１】
申請書保管領域２５は、電子申請書処理部２４が作成した電子申請書を保存する領域である。
【００２２】
図３は、クライアント端末機１０に表示されている画面の情報をＷｅｂ電子申請書サーバ機２０に受け渡すための画面情報保管領域１８に格納されるデータの構成を示す。申請書作成用画面項目９１は、本発明のために設けられたものであり、クライアント機１０で利用者の承認が完了した時点で、フォーマット、配色、新たに入力されたデータを含む項目値など画面の全情報を含むクライアント端末機１０に表示されている画面のＨＴＭＬ（hypertext markup language）ソースが保管される。
【００２３】
項目情報保管領域１７は、図６に示されるような電子申請書を画面表示形式で記憶する表示領域と、非表示の情報を格納する非表示領域とを有する。表示領域は、多くの場合、画面項目として、申請書名、申請書ＩＤ、申請者名、申請日などのデータ項目の文字列データを含んでいる。キーボード１２からデータが入力されると、該当するデータ項目にその値が設定される。非表示領域は、申請書が保存対象か否かを示す保存対象フラグを含む。
【００２４】
図４は、本発明の実施形態におけるＷｅｂ電子申請書の保管の処理手順を示すフローチャートである。
【００２５】
クライアント端末機１０のブラウザは、図９に示すような受信一覧をディスプレイ１１に表示する。利用者により受信一覧の中から承認するＷｅｂ電子申請書が選択されると、ブラウザは、Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０に選択されたＷｅｂ電子申請書の表示要求をする。表示要求を受信したＷｅｂ電子申請書サーバ機２０の電子申請書処理部２４は、ＤＢサーバ機３０の各種電子申請書テーブル３４から必要な情報を取り出し、フォーマット、既設定の項目値を含むＷｅｂ電子申請書のＨＴＭＬデータを作成して、クライアント端末機１０に送信する。ブラウザは、受信したＨＴＭＬデータから画面表示形式のＷｅｂ電子申請書を生成して項目情報保管領域１７に格納した後に、図６に示すようにディスプレイ１１に表示する（ステップ１１０）。このＷｅｂ電子申請書は、すでに申請者によって作成済のものであり、申請書名、申請書ＩＤ、申請者名、申請日などのデータが入力済となっているが、図６に示す決裁時の承認に関するデータは未入力となっている。
【００２６】
次に電子申請書表示部１５は、項目情報保管領域１７内の保存対象フラグをオフに初期化する（ステップ１２０）。利用者は表示されたＷｅｂ電子申請書の内容を確認し、必要に応じて内容の修正をし、作業が完了した時点でＷｅｂ電子申請書の承認ボタンを押下する。図６は、データ入力が完了し、承認ボタンが押下された時点のＷｅｂ電子申請書の表示画面７００の例を示している。電子申請書表示部１５は、承認ボタン押下イベントを取得し（ステップ１３０）、あらかじめ決められている保管対象基準により、保管対象の申請書か否かを判定する（ステップ１４０）。保存対象の申請書であると判定された場合は、電子申請書表示部１５は、ブラウザに対してＨＴＭＬソース取得命令（例えばインターネットエクスプローラーの場合はinnerHTMLメソッド）を発行してフォーマット、配色、新たな入力データを含む項目値などから成る表示されている申請書のＨＴＭＬソースを文字列として取得して、画面情報保管領域１８に書き込み（ステップ１５０）、項目情報保管領域１７内にある保存対象フラグをオンにする（ステップ１６０）。ステップ１４０で保存対象の申請書でないと判定された場合は、ステップ１５０、１６０を行わない。次に電子申請書表示部１５は、１０は項目情報保管領域１７に格納されている保存対象フラグを含む各種画面項目および画面情報保管領域１８に格納されている申請書作成用画面項目９１（ＨＴＭＬソース）をサーバに送信する（ステップ１７０）。ただし保存対象の申請書でない場合には、ＨＴＭＬソースはない。
【００２７】
Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０の電子申請書処理部２４は、各種画面項目とＨＴＭＬソースを受信（ステップ１８０）した後に、各種画面項目の値をＤＢサーバ機３０の電子申請書テーブル３４に格納する（ステップ１９０）。電子申請書処理部２４は、取得した画面項目に登録ＩＤ、登録日などのデータ項目を加えて電子申請書テーブル３４に格納する。格納が完了した後に、電子申請書処理部２４は、保存対象フラグを調べ、保存対象の申請書か否か判定する（ステップ２００）。保存対象の申請書と判定された場合、電子申請書処理部２４は、申請書の保管場所をＤＢサーバ機３０の保管場所定義テーブルから取得する（ステップ２１０）。電子申請書処理部２４は、保管場所として取得したＷｅｂ電子申請書サーバ機２０の申請書保管領域２５に申請書ファイルを作成して、クライアント端末機１０から取得したＨＴＭＬソース文字列を書き込む（ステップ２２０）。続いて、電子申請書処理部２４は、利用者が申請書を検索する際に利用することを目的に、ＤＢサーバ機３０の電子申請書テーブル３４から抽出した登録ＩＤ、申請書名、申請書ＩＤ、申請者名、申請書保管ＵＲＬ、申請日、登録日など検索のキーになり得るデータ項目値やその他閲覧に必要な書誌項目を含むレコードを作成し、ＤＢサーバ機３０の申請書検索用テーブル３５に登録する（ステップ２３０）。なお申請書保管ＵＲＬにはステップ２２０で申請書ファイルを作成した場所を設定する。ステップ２００で保存対象の申請書でないと判定された場合、電子申請書処理部２４は、ステップ２１０〜２３０を行わない。ステップ１８０〜２３０の処理が正常に完了したとき、電子申請書処理部２４は、登録完了画面の情報をクライアント端末機１０へ送信する（ステップ２４０）。
【００２８】
クライアント端末機１０のブラウザは、登録完了情報を受信し（ステップ２５０）、図１０に示すような登録完了画面を表示する（ステップ２６０）。以上でＷｅｂ電子申請書保管の処理手順は完了である。
【００２９】
なお同一案件に関して最初の電子申請書を電子申請書テーブル３４に格納する場合もほぼ図４に沿った処理手順となるが、承認ボタンの代わりに入力完了ボタンが押下されることになる。またクライアント端末機１０が保存対象の申請書であると判定する場合にのみ、ステップ１５０，１６０，２１０〜２３０の処理が実行される。
【００３０】
図５は、本実施形態における検索処理の処理手順を示すフローチャートである。
【００３１】
まずクライアント端末機１０のブラウザは、Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０から取得した検索画面をディスプレイ１１に表示する（ステップ５１０）。図７は、検索画面の例である。利用者は、検索画面上で検索条件を入力した後に検索ボタンを押下する。クライアント端末機１０のブラウザは、検索ボタン押下イベントを取得して（ステップ５２０）、入力された検索条件を含む検索要求をＷｅｂ電子申請書サーバ機２０へ送信する（ステップ５３０）。
【００３２】
Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０の電子申請書処理部２４は、検索要求を受信し、ＤＢサーバ機３０の申請書検索用テーブル３５から検索条件に一致するレコードを検索する（ステップ５４０）。検索条件に一致するレコードが存在した場合、電子申請書処理部２４は、一致したレコードの情報をもとに検索結果画面を作成してクライアント端末機１０へ送信する（ステップ５５０）。
【００３３】
クライアント端末機１０は、Ｗｅｂ電子申請書サーバ機２０から検索結果画面を受信し（ステップ５６０）、ディスプレイ１１に検索結果を一覧表示する（ステップ５７０）。図７の検索結果８２０は、表示される検索結果の一覧である。その際、ブラウザは、申請書が保存されている申請書保管ＵＲＬ８５も表示する。
【００３４】
次に利用者によりクライアント端末機１０にて表示したい申請書保管ＵＲＬ８５がクリックされると（ステップ５８０）、クライアント端末機１０の電子申請書検索部１６は、そのＵＲＬをＷｅｂ電子申請書サーバ機２０に送信し、対象となる電子申請書を要求する（ステップ５９０）。
【００３５】
この要求を受信したＷｅｂ電子申請書サーバ機２０は、指定されたＵＲＬの申請書保管領域２５から保存された電子申請書のＨＴＭＬソースを取得し（ステップ６００）、クライアント端末機１０へ返信する（ステップ６１０）。
【００３６】
クライアント端末機１０は、Ｗｅｂ電子申請書のＨＴＭＬソースを受信する（ステップ６２０）。ブラウザは、受信したＨＴＭＬソースから画面表示形式のＷｅｂ電子申請書を生成して項目情報保管領域１７に格納した後に、ディスプレイ１１に表示する（ステップ６３０）。図８は、Ｗｅｂ電子申請書の表示画面７００を示している。図８の表示画面７００は、図６の表示画面７００と同一の画面情報であることを示している。
【００３７】
以上述べたように、本実施形態によれば、サーバ機は申請書本体をＨＴＭＬソースの形式で保管するので、あらゆる帳票レイアウトに対応可能であり、比較的安いコストでシステムの構築と運用を実現できる。しかも利用者は、同一データ項目については一度データ入力するだけでよく、利用者負担が軽減される。従来技術の１つによれば、申請書本体を格納するファイルを作成するロジックは、帳票レイアウトに依存しているため、帳票レイアウトが変更になったとき、ファイル作成ロジックも修正しなければならない。本発明によれば、このファイル作成が帳票レイアウトに依存しないため、ファイル作成ロジックの修正はない。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】電子申請書保管システムの構成図である。
【図２】申請書検索用テーブルのデータ構成例を示す図である。
【図３】画面情報保管領域のデータ構成例を示す図である。
【図４】申請書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】申請書検索処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】申請書画面（登録用）の例を示す図である。
【図７】申請書検索画面の例を示す図である。
【図８】申請書画面（参照用）の例を示す図である。
【図９】受信一覧画面の例を示す図である。
【図１０】登録完了画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００３９】
１０：クライアント端末機、１５：電子申請書表示部、１６：電子申請書検索部、１７：項目情報保管領域、１８：画面情報保管領域、２０：Ｗｅｂ電子申請書サーバ機、２４：電子申請書処理部、２５：申請書保管領域、３０：ＤＢサーバ機、３４：電子申請書テーブル、３５：申請書検索用テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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