(57)【要約】【課題】ユーザにより加えられた手書き情報を、元の文書に関連付けて画像データとして記憶する文書記憶システム及び記憶装置の提供。【解決手段】原稿の作成元となった文書データに対し文書ＩＤを付与する。また、各ユーザに配付した原稿をデジタル複合機にて読取り、得られた読取データに対して読取データＩＤを付与する。そして、文書ＩＤに対して読取データＩＤを関連付けて登録すると共に、各ユーザを特定するユーザＩＤを読取データＩＤに関連付けて登録する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取り、画像を読取ることにより取得した画像データを外部へ送信する画像読取装置と、該画像読取装置から送信される画像データを受信し、受信した画像データを記憶する記憶装置とを備える文書記憶システムにおいて、
前記画像読取装置は、原稿の画像を読取る際に該原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、受付けた情報を前記記憶装置へ送信する手段とを備え、
前記記憶装置は、前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記画像読取装置から送信される前記原稿の使用者に係る情報を受信する手段と、受付けた文書データ及び受信した情報を、前記画像読取装置から送信される画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする文書記憶システム。
【請求項２】
文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取り、画像を読取ることにより取得した画像データを外部へ送信する画像読取装置と、該画像読取装置から送信される画像データを受信し、受信した画像データを記憶する記憶装置とを備える文書記憶システムにおいて、
前記画像読取装置は、原稿の画像を読取る際に該原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、受付けた情報を前記記憶装置へ送信する手段とを備え、
前記記憶装置は、前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記画像読取装置から送信される前記原稿の使用者に係る情報を受信する手段と、前記画像読取装置から送信される画像データに基づいて前記原稿に加えられた手書き画像を抽出する手段と、受付けた文書データ及び受信した情報を、手書き画像を抽出して取得した画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする文書記憶システム。
【請求項３】
文書データを受付ける手段と、受付けた文書データを識別する識別情報を生成する手段と、生成した識別情報を付加した原稿を作成する手段とを備えた原稿作成装置を更に備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書記憶システム。
【請求項４】
前記記憶装置は、文書データを受付ける際に、原稿の配付先に係る情報を受付ける手段と、受付けた情報に基づき、配付すべき数だけ原稿を作成する指示を前記原稿作成装置へ送信する手段とを備えることを特徴とする請求項３に記載の文書記憶システム。
【請求項５】
前記記憶装置は、受付けた文書データを識別する識別情報を生成する手段と、生成した識別情報を前記文書データに付加する手段とを備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書記憶システム。
【請求項６】
前記記憶装置は、前記文書データから前記識別情報を抽出する手段を備えることを特徴とする請求項３又は請求項４に記載の文書記憶システム。
【請求項７】
前記記憶装置は、受付けた文書データに関連付けて画像データを記憶する際、原稿の使用者に係る情報を受信していない場合、前記画像データの記憶を禁止する手段を備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書記憶システム。
【請求項８】
前記原稿作成装置は、受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する手段を備えることを特徴とする請求項３に記載の文書記憶システム。
【請求項９】
前記記憶装置は、受付けた文書データから原稿の使用者に係る情報を抽出する手段を備えることを特徴とする請求項８に記載の文書記憶システム。
【請求項１０】
前記記憶装置は、記憶している画像データを外部へ送信する手段を備えることを特徴とする請求項１乃至請求項９の何れか１つに記載の文書記憶システム。
【請求項１１】
前記記憶装置は、文書データに関連付けて記憶している画像データを前記文書データに合成する手段と、合成して得られる画像データを外部へ送信する手段とを備えることを特徴とする請求項２に記載の文書記憶システム。
【請求項１２】
前記記憶装置は、受付けた文書データ及び受信した情報を、前記画像データに関連付けて記憶した場合、その旨を通知する手段を備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書記憶システム。
【請求項１３】
前記記憶装置が送信する画像データを受信する手段と、受信した画像データに基づいて画像を表示する手段とを備える表示装置を更に備えることを特徴とする請求項１０又は請求項１１に記載の文書記憶システム。
【請求項１４】
前記表示装置は、前記画像データに基づいて画像を表示する際、原稿の使用者に対する認証を行う手段と、原稿の使用者であることが認証されない場合、前記画像の表示を禁止する手段とを備えることを特徴とする請求項１３に記載の文書記憶システム。
【請求項１５】
前記表示装置は、前記記憶装置から送信される任意の画像データに基づいて画像を表示する際、特定の者に対する認証を行う手段を備え、特定の者であることが認証された場合、前記画像の表示を可能にしてあることを特徴とする請求項１４に記載の文書記憶システム。
【請求項１６】
前記記憶装置は、記憶している文書データから出力用の画像データを生成する手段と、生成した画像データと受信した画像データとの差分をとる手段と、該手段により得られる差分データに基づいて前記画像データに関連付けるべき文書データを検索する手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至請求項１５の何れか１つに記載の文書記憶システム。
【請求項１７】
前記記憶装置は、記憶している文書データ及び受信した画像データの双方から文字情報を抽出する手段と、抽出した文字情報間の差分をとる手段と、該手段により得られる差分データに基づいて前記画像データに関連付けるべき文書データを検索する手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１つに記載の文書記憶システム。
【請求項１８】
文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取ることにより取得した画像データを受付け、受付けた画像データを記憶する記憶装置において、
前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、受付けた文書データ及び使用者に係る情報を、前記画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする記憶装置。
【請求項１９】
文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取ることにより取得した画像データを受付け、受付けた画像データを記憶する記憶装置において、
前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、前記画像データに基づいて前記原稿に加えられた手書き画像を抽出する手段と、受付けた文書データ及び受信した情報を、手書き画像を抽出して取得した画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする記憶装置。
【請求項２０】
受付けた文書データを識別する識別情報を生成する手段と、生成した識別情報を前記文書データに付加する手段とを備えることを特徴とする請求項１８又は請求項１９に記載の記憶装置。
【請求項２１】
受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する手段を備えることを特徴とする請求項１８又は請求項１９に記載の記憶装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザにより加えられた手書き情報を、元の文書に関連付けて画像データとして記憶する文書記憶システム及び記憶装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書ＩＤを付与して複数の文書を管理する文書データベースにおいて、文書ＩＤが埋め込まれ、かつ手書き等で注釈が書き込まれた原稿画像から文書ＩＤを抽出し、対応する元文書を特定した後、原稿画像と元文書との差分、すなわち注釈を抽出して、元文書と前記注釈を合成した文書を作成する技術が存在する（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
これにより、原稿画像に書き込まれた注釈を元文書に正しく反映させることが可能となる。
【特許文献１】特開２００２−１９７１０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、会議資料やアンケート等、一つの文書を複数の人に配布するケースでは、各人がそれぞれの原稿画像に注釈を書き込んだ後に、それぞれの注釈を元文書に反映させることとなるが、それぞれの注釈が誰によって書き込まれたものであるかを判別する手段がなく、後で元文書から自分の注釈だけを取り出すことが不可能である。
【０００５】
更に、各注釈にはユーザごとのアクセス権を設定することができないため、各人が書き込んだ注釈を誰でも閲覧することができる虞があるという問題点を有していた。
【０００６】
更に、注釈を貼り付けることのできる人をあらかじめ特定しておく手段がないため、悪意を持った第三者が誤った注釈を関連付け、意図的に情報を錯乱させることができるという問題点を有していた。
【０００７】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿を読取ることにより得られる画像データを関連付けて記憶する構成とすることにより、各使用者が書き込んだ注釈の情報を元の文書に反映させることができる文書記憶システム及び記憶装置を提供することを目的とする。
【０００８】
本発明の他の目的は、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿の画像データから抽出した手書き画像に係る画像データを関連付けて記憶する構成とすることにより、各使用者が書き込んだ注釈の情報を元の文書に反映させることができる文書記憶システム及び記憶装置を提供することにある。
【０００９】
本発明の他の目的は、原稿の使用者に対する認証を行い、原稿の使用者であることが認証されない場合、表示を禁止する構成とすることにより、第三者が閲覧することを制限できる文書記憶システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る文書記憶システムは、文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取り、画像を読取ることにより取得した画像データを外部へ送信する画像読取装置と、該画像読取装置から送信される画像データを受信し、受信した画像データを記憶する記憶装置とを備える文書記憶システムにおいて、前記画像読取装置は、原稿の画像を読取る際に該原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、受付けた情報を前記記憶装置へ送信する手段とを備え、前記記憶装置は、前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記画像読取装置から送信される前記原稿の使用者に係る情報を受信する手段と、受付けた文書データ及び受信した情報を、前記画像読取装置から送信される画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
本発明にあっては、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿を読取ることにより得られる画像データを関連付けて記憶するようにしているため、各使用者の注釈等が反映された画像データが元の文書に関連付けられて登録される。
【００１２】
本発明に係る文書記憶システムは、文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取り、画像を読取ることにより取得した画像データを外部へ送信する画像読取装置と、該画像読取装置から送信される画像データを受信し、受信した画像データを記憶する記憶装置とを備える文書記憶システムにおいて、前記画像読取装置は、原稿の画像を読取る際に該原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、受付けた情報を前記記憶装置へ送信する手段とを備え、前記記憶装置は、前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記画像読取装置から送信される前記原稿の使用者に係る情報を受信する手段と、前記画像読取装置から送信される画像データに基づいて前記原稿に加えられた手書き画像を抽出する手段と、受付けた文書データ及び受信した情報を、手書き画像を抽出して取得した画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする。
【００１３】
本発明にあっては、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿の画像データから抽出した手書き画像に係る画像データを関連付けて記憶するようにしているため、各使用者による注釈等が反映された画像データが元の文書に関連付けられて登録される。
【００１４】
本発明に係る文書記憶システムは、文書データを受付ける手段と、受付けた文書データを識別する識別情報を生成する手段と、生成した識別情報を付加した原稿を作成する手段とを備えた原稿作成装置を更に備えることを特徴とする。
【００１５】
本発明にあっては、文書の作成元となる文書データに識別情報を付加する構成であるため、文書データに基づいて作成された文書には識別情報が埋め込まれることになる。
【００１６】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、文書データを受付ける際に、原稿の配付先に係る情報を受付ける手段と、受付けた情報に基づき、配付すべき数だけ原稿を作成する指示を前記原稿作成装置へ送信する手段とを備えることを特徴とする。
【００１７】
本発明にあっては、ユーザに配付する原稿を作成する際、出力部数を指定する手間が不要となる。
【００１８】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、受付けた文書データを識別する識別情報を生成する手段と、生成した識別情報を前記文書データに付加する手段とを備えることを特徴とする。
【００１９】
本発明にあっては、受付けた文書データを識別する識別情報を生成するようにしているため、生成した識別情報を基にデータが管理される。
【００２０】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、前記文書データから前記識別情報を抽出する手段を備えることを特徴とする。
【００２１】
本発明にあっては、文書データから識別情報を抽出するようにしているため、文書データを登録する際に手動で文書ＩＤ等の識別情報を入力する必要がなくなる。
【００２２】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、受付けた文書データに関連付けて画像データを記憶する際、原稿の使用者に係る情報を受信していない場合、前記画像データの記憶を禁止する手段を備えることを特徴とする。
【００２３】
本発明にあっては、受付けた文書データに関連付けて画像データを記憶する際、原稿の使用者に係る情報を受信していない場合、前記画像データの記憶を禁止するようにしているため、正当な使用者の画像データのみが登録対象となる。
【００２４】
本発明に係る文書記憶システムは、前記原稿作成装置は、受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する手段を備えることを特徴とする。
【００２５】
本発明にあっては、受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する構成であるため、作成される原稿の配付先を明示される。
【００２６】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、受付けた文書データから原稿の使用者に係る情報を抽出する手段を備えることを特徴とする。
【００２７】
本発明にあっては、受付けた文書データから原稿の使用者に係る情報を抽出するようにしているため、原稿画像の登録を行う際に各使用者はユーザＩＤ等の入力を省略することができる。
【００２８】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、記憶している画像データを外部へ送信する手段を備えることを特徴とする。
【００２９】
本発明にあっては、文書データに関連付けて記憶している画像データを合成した上で外部へ送信する手段を備えているため、各ユーザは注釈情報を元の文書データに反映させた画像データを取得する。
【００３０】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、文書データに関連付けて記憶している画像データを前記文書データに合成する手段と、合成して得られる画像データを外部へ送信する手段とを備えることを特徴とする。
【００３１】
本発明にあっては、文書データに関連付けて記憶している画像データを合成した上で外部へ送信する手段を備えているため、各ユーザは注釈情報を元の文書データに反映させた画像データを取得する。
【００３２】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、受付けた文書データ及び受信した情報を、前記画像データに関連付けて記憶した場合、その旨を通知する手段を備えることを特徴とする。
【００３３】
本発明にあっては、文書データ及び画像データの登録が完了したか否かを各ユーザが監視する必要がなくなる。
【００３４】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置が送信する画像データを受信する手段と、受信した画像データに基づいて画像を表示する手段とを備える表示装置を更に備えることを特徴とする。
【００３５】
本発明にあっては、取得した画像データに基づいて画像が表示される。
【００３６】
本発明に係る文書記憶システムは、前記表示装置は、前記画像データに基づいて画像を表示する際、原稿の使用者に対する認証を行う手段と、原稿の使用者であることが認証されない場合、前記画像の表示を禁止する手段とを備えることを特徴とする。
【００３７】
本発明にあっては、正当な使用者であることが認証された場合にのみ画像データを表示するため、第三者に各ユーザの原稿を見せないようにすることができる。
【００３８】
本発明に係る文書記憶システムは、前記表示装置は、前記記憶装置から送信される任意の画像データに基づいて画像を表示する際、特定の者に対する認証を行う手段を備え、特定の者であることが認証された場合、前記画像の表示を可能にしてあることを特徴とする。
【００３９】
本発明にあっては、管理者等の特定のユーザは全ての画像データの閲覧が可能となる。
【００４０】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、記憶している文書データから出力用の画像データを生成する手段と、生成した画像データと受信した画像データとの差分をとる手段と、該手段により得られる差分データに基づいて前記画像データに関連付けるべき文書データを検索する手段とを備えることを特徴とする。
【００４１】
本発明にあっては、文書データから生成した画像データと受信した画像データとの差分をとり、得られた差分データに基づいて受信した画像データに関連付けるべき文書データを検索するようにしているため、文書データに事前に文書ＩＤ等を埋め込んでおく必要がなくなる。
【００４２】
本発明に係る文書記憶システムは、前記記憶装置は、記憶している文書データ及び受信した画像データの双方から文字情報を抽出する手段と、抽出した文字情報間の差分をとる手段と、該手段により得られる差分データに基づいて前記画像データに関連付けるべき文書データを検索する手段とを備えることを特徴とする。
【００４３】
本発明にあっては、文書データ及び受信した画像データの双方から文字情報を抽出し、抽出した文字情報間の差分をとり、得られた差分データに基づいて受信した画像データに関連付けるべき文書データを検索するようにしているため、文書データに事前に文書ＩＤ等を埋め込んでおく必要がなくなる。
【００４４】
本発明に係る記憶装置は、文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取ることにより取得した画像データを受付け、受付けた画像データを記憶する記憶装置において、前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、受付けた文書データ及び使用者に係る情報を、前記画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする。
【００４５】
本発明にあっては、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿を読取ることにより得られる画像データを関連付けて記憶するようにしているため、各使用者による注釈情報が反映された画像データが元の文書に関連付けられて登録される。
【００４６】
本発明に係る記憶装置は、文書データに基づいて作成された原稿の画像を読取ることにより取得した画像データを受付け、受付けた画像データを記憶する記憶装置において、前記原稿の作成元の文書データを受付ける手段と、前記原稿の使用者に係る情報を受付ける手段と、前記画像データに基づいて前記原稿に加えられた手書き画像を抽出する手段と、受付けた文書データ及び受信した情報を、手書き画像を抽出して取得した画像データに関連付けて記憶する手段とを備えることを特徴とする。
【００４７】
本発明にあっては、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿の画像データから抽出した手書き画像に係る画像データを関連付けて記憶するようにしているため、各使用者による注釈情報が元の文書に関連付けられて登録される。
【００４８】
本発明に係る記憶装置は、受付けた文書データを識別する識別情報を生成する手段と、生成した識別情報を前記文書データに付加する手段とを備えることを特徴とする。
【００４９】
本発明にあっては、付けた文書データを識別する識別情報を生成するようにしているため、生成した識別情報を基にデータが管理される。
【００５０】
本発明に係る記憶装置は、受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する手段を備えることを特徴とする。
【００５１】
本発明にあっては、受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する構成であるため、作成される原稿の配付先が明示される。
【発明の効果】
【００５２】
本発明による場合は、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿を読取ることにより得られる画像データを関連付けて記憶する。したがって、各使用者が書き込んだ手書きの注釈情報を元の文書に関連付けて登録することができる。
【００５３】
本発明による場合は、原稿の作成元の文書データ、原稿の使用者に係る情報、及び原稿の画像データから抽出した手書き画像に係る画像データを関連付けて記憶する。したがって、各使用者が書き込んだ手書きの注釈情報を元の文書に関連付けて登録することができる。また、原稿のデータから手書きの注釈部分のみを抽出した画像データのみを記憶するため、記憶装置の記憶容量を削減することができる。
【００５４】
本発明による場合は、文書の作成元となる文書データに識別情報を付加する構成であるため、文書データに基づいて作成された文書には識別情報が埋め込まれることになる。したがって、文書データを登録する際に手動で文書ＩＤ等の識別情報を入力する必要がなくなる。
【００５５】
本発明による場合は、ユーザに配付する原稿を作成する際、出力部数を指定する手間を省くことができる。
【００５６】
本発明による場合は、受付けた文書データを識別する識別情報を生成するようにしているため、生成した識別情報を基にデータの管理が行える。
【００５７】
本発明による場合は、文書データから識別情報を抽出するようにしているため、文書データを登録する際に手動で文書ＩＤ等の識別情報を入力する必要がなくなる。
【００５８】
本発明による場合は、受付けた文書データに関連付けて画像データを記憶する際、原稿の使用者に係る情報を受信していない場合、前記画像データの記憶を禁止するようにしているため、正当な使用者の画像データのみを登録対象とすることができる。したがって、情報の錯乱を目的とする第三者の画像データの登録を防止することができる。
【００５９】
本発明による場合は、受付けた文書データに原稿の使用者に係る情報を付加する構成であるため、作成される原稿の配付先を明示することができる。
【００６０】
本発明による場合は、受付けた文書データから原稿の使用者に係る情報を抽出するようにしているため、原稿画像の登録を行う際に各使用者はユーザＩＤ等の入力を省略することができる。
【００６１】
本発明による場合は、記憶している画像データを外部へ送信する手段を備えているため、各ユーザは必要に応じて登録した画像データを取得することができる。
【００６２】
本発明による場合は、文書データに関連付けて記憶している画像データを合成した上で外部へ送信する手段を備えているため、各ユーザは注釈情報を元の文書データに反映させた画像データを取得することができる。
【００６３】
本発明による場合は、取得した画像データを表示することができる。
【００６４】
本発明による場合は、正当な使用者であることが認証された場合にのみ画像データを表示するため、第三者に各ユーザの原稿を見せないようにすることができる。
【００６５】
本発明による場合は、特定の者であることが認証された場合、画像の表示を可能にしているため、管理者等の特定のユーザは全ての画像データの閲覧が可能となる。
【００６６】
本発明による場合は、文書データから生成した画像データと受信した画像データとの差分をとり、得られた差分データに基づいて受信した画像データに関連付けるべき文書データを検索する。したがって、文書データに事前に文書ＩＤ等を埋め込んでおく必要がなく、文書の特定の場所に文書ＩＤを記録するためのスペースを確保する必要がなくなる。
【００６７】
本発明による場合は、文書データ及び受信した画像データの双方から文字情報を抽出し、抽出した文字情報間の差分をとり、得られた差分データに基づいて受信した画像データに関連付けるべき文書データを検索する。したがって、文書データに事前に文書ＩＤ等を埋め込んでおく必要がなく、文書の特定の場所に文書ＩＤを記録するためのスペースを確保する必要がなくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００６８】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて具体的に説明する。
実施の形態１．
図１は本実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を説明する説明図である。この文書管理システムは、会議、アンケート等において複数のユーザに配付した文書を後に回収し、各ユーザから回収した夫々の文書をユーザ及びオリジナルの文書に関連付けて管理するシステムである。
【００６９】
そのため、会議の主催者等は、パーソナルコンピュータのような端末を用いて文書データを作成し、文書データを印刷出力することで各ユーザへの配布物を用意する。配布物の作成元となった文書データには識別子である文書ＩＤが付与される。本実施の形態では、各ユーザへの配布物を作成する際、付与した文書ＩＤを文書データ自体に埋め込み、配布物に文書ＩＤを記録するようにしている。図１に示した例は、配布物の作成元となる文書データには文書ＩＤとして「ＤＯＣ００１」を付与し、「Ａさん」、「Ｂさん」、…、「Ｘさん」への各配布物に文書ＩＤ「ＤＯＣ００１」を記録している様子を示している。
【００７０】
会議終了後等の配布物には各ユーザがそれぞれ書き込んだ注釈が含まれているものとする。本システムではそれらの配布物をスキャナ装置等で読取り、得られた読取データを元の文書データ及び各ユーザに関連付けて記憶する。そのため、配布物を読取る際に各ユーザを特定するユーザＩＤ、読取データを識別するための読取データＩＤを付与し、文書ＩＤ、ユーザＩＤ、及び読取データの三者を互いに関連付けて記憶する。図１に示した例は、「Ａさん」の配付物に対してユーザＩＤ「ＵＳＲ００１」及び読取データＩＤ「ＳＣＮ００１」を付与している様子を示している。
【００７１】
これら三者の関係は、後述する文書サーバ２００（図３参照）内に用意したデータベースに登録される。図２は文書サーバ２００に用意されるデータベースの構成を説明する説明図である。本実施の形態では、オリジナルの文書データと各ユーザから回収した文書を読取った読取データとを関連付ける文書管理データベース２０５ｃ（以下、文書管理ＤＢ２０５ｃ）、読取データと各ユーザとを関連付ける読取データ管理データベース２０５ｄ（以下、読取データ管理ＤＢ２０５ｄ）を用いて文書管理を行う。
【００７２】
したがって、図１に示した関係を各データベースに登録した場合、文書管理ＤＢ２０５ｃでは、文書ＩＤ「ＤＯＣ００１」と各読取データの読取データＩＤ「ＳＣＮ００１」，「ＳＣＮ００２」，…，「ＳＣＮＸＸＸ」との間の関連付けが行われ、読取データ管理ＤＢでは、読取データＩＤ「ＳＣＮ００１」，「ＳＣＮ００２」，…，「ＳＣＮＸＸＸ」と各ユーザのユーザＩＤ「ＵＳＲ００１」，「ＵＳＲ００２」，…，「ＵＳＲ００３」との間の関連付けが行われる。
【００７３】
図３は本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。この文書管理システムは、登録作業を行う管理者が使用する管理者端末１００、文書管理を行う文書サーバ２００、印刷出力を行うデジタル複合機３００、ユーザが使用するユーザ端末４００を備えており、各装置が通信ネットワークＮを介して接続されている。
【００７４】
管理者端末１００は、例えば、パーソナルコンピュータである。管理者端末１００は、装置全体を制御する制御部１０１、管理者の操作を受付ける操作部１０３、管理者に対して報知すべき情報を表示する表示部１０４、通信ネットワークＮに接続するための通信部１０５を備えている。これらのハードウェアはバス１０２を介して互いに接続されている。
【００７５】
文書サーバ２００はサーバ装置であり、サーバ全体の動作を制御する制御部２０１、通信ネットワークＮに接続するための通信部２０３、適宜の画像処理を行う画像処理部２０４、不揮発性の記憶媒体を備える記憶部２０５を備えている。これらのハードウェアはバス２０２を介して互いに接続されており、制御部２０１が各ハードウェアの動作を制御することにより装置全体を本発明に係る記憶装置として動作させるように構成されている。
【００７６】
文書サーバ２００の記憶部２０５は、例えばＨＤＤ装置であり、その記憶領域の一部は、文書データを記憶する文書データ記憶領域２０５ａ、読取データを記憶する読取データ記憶領域２０５ｂ、前述した文書管理ＤＢ２０５ｃ、読取データ管理ＤＢ２０５ｄ、各ユーザのユーザＩＤとパスワードとを関連付けるユーザ管理データベース２０５ｅ（以下、ユーザ管理ＤＢ２０５ｅ）として利用されている。
【００７７】
デジタル複合機３００は、原稿の画像を光学的に読取るスキャナ機能、外部から送信されるプリントジョブに基づいて印刷出力を行うプリンタ機能、スキャナ機能が取得した画像データを外部へ送信するイメージ送信機能を有する複合機である。デジタル複合機３００は、装置全体を制御する制御部３０１、ユーザの操作を受付ける操作部３０３、ユーザに対して報知すべき情報を表示する表示部３０４、原稿の画像を読取りデジタル形式の画像データを生成する画像読取部３０５、画像読取部３０５が取得した画像データ又は受信したプリントジョブを展開して得られる画像データに基づいて印刷出力を行う画像形成部３０６、通信ネットワークＮに接続するための通信部３０７を備えている。これらのハードウェアはバス３０２を介して互いに接続されており、制御部３０１が各ハードウェアの動作を制御することにより装置全体を本発明に係る画像読取装置として動作させるように構成されている。
【００７８】
なお、本実施の形態では、デジタル複合機３００を用いる構成としたが、スキャナ機能、イメージ送信機能を備えたスキャナ装置で代用することも可能である。この場合、印刷出力を行うプリンタ装置が別途通信ネットワークＮ上に接続されていることが好ましい。
【００７９】
ユーザ端末４００は、例えば、パーソナルコンピュータであり、装置全体を制御する制御部４０１、ユーザの操作を受付ける操作部４０３、ユーザに対して報知すべき情報を表示する表示部４０４、通信ネットワークＮに接続するための通信部４０５を備えている。これらのハードウェアはバス４０２を介して互いに接続されている。
【００８０】
次に、文書サーバ２００が備える各データベースについて説明する。
図４は文書管理ＤＢ２０５ｃの構成を示す概念図である。文書管理ＤＢ２０５ｃでは、文書ＩＤ、文書データ格納先、読取データＩＤ、特権パスワード、連絡先アドレスを互いに関連付けて登録している。文書ＩＤは、ユーザへの配付物の作成元となる文書データに付与される識別子であり、文書データを取込む際に文書サーバ２００が発行するものである。文書データ格納先は、取込んだ文書データの格納先を示す情報である。すなわち、文書サーバ２００の記憶部２０５に用意している文書データ記憶領域２０５ａ内の記憶位置を示している。読取データＩＤは、各ユーザに配付された原稿の読取データに付与される識別子であり、読取データを取込む際に文書データ２００が発行するものである。ここでは、１つの文書データＩＤに対して１又は複数の読取データＩＤが関連付けられて登録される。
【００８１】
特権パスワードは、各文書データに関連付けられている全ての読取データを閲覧することができる特権ユーザ（例えば、文書サーバ２００の管理者）を認証するためのパスワードである。連絡先アドレスは、読取データの登録が完了した旨をユーザに通知する際に使用される通知先アドレスである。連絡先アドレスには電子メールアドレスを用いることができる。
【００８２】
図５は読取データ管理ＤＢ２０５ｄの構成を示す概念図である。読取データ管理ＤＢ２０５ｄでは、読取データＩＤ、読取データ格納先、ユーザＩＤを互いに関連付けて登録している。読取データＩＤは、前述したように各ユーザに配付された原稿の読取データに付与される識別子である。読取データ格納先は、取込んだ読取データの格納先を示す情報である。すなわち、文書サーバ２００の記憶部２０５に用意している読取データ記憶領域２０５ｂ内の格納位置を示している。ユーザＩＤは、各ユーザを識別するための識別子であり、本システムを使用する各ユーザに予め割り当てられているものである。ここでは、１つの読取データに対して１つのユーザＩＤを関連付けて登録しており、ユーザＩＤを参照することで読取データがどのユーザのデータであるか判別することができるように構成されている。
【００８３】
本実施の形態では、これら２つのデータベース２０５ｃ，２０５ｄを用いて文書データ、読取データ、及びユーザの関連付けを行う構成としたが、データベースの構造はこれらに限定する必要はなく、１つのデータベースを用いて三者の関係を規定するようにしてもよい。
【００８４】
図６はユーザ管理ＤＢ２０５ｅの構成を示す概念図である。ユーザ管理ＤＢ２０５ｅでは、ユーザＩＤ、ユーザ名、パスワードを互いに関連付けて登録している。ユーザＩＤは、前述したように各ユーザを識別するための識別子である。ユーザ名は、ユーザの名前である。パスワードは、ユーザＩＤに関連付けられている読取データを閲覧することができるユーザを認証するためのパスワードである。
【００８５】
以下、本実施の形態に係る文書管理システムの動作について説明する。
図７は文書データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。この登録作業は管理者端末１００を用いて管理者が行う。まず、管理者端末１００は、登録すべき文書データの指定を操作部１０３を通じて受付ける（ステップＳ１０）。また、管理者端末１００は、指定した文書データに関連付けて登録する特権パスワード、１又は複数のユーザＩＤ、連絡先アドレスを操作部１０３を通じて受付ける（ステップＳ１１〜Ｓ１３）。そして、ステップＳ１０で指定された文書データ、ステップＳ１１〜Ｓ１３で受付けた入力データを通信部１０５を通じて文書サーバ２００へ送信する（ステップＳ１４）。
【００８６】
文書サーバ２００は、管理者端末１００から送信される文書データ及び入力データを受信した場合（ステップＳ１５）、その文書データに割り当てる文書ＩＤを発行する（ステップＳ１６）。割り当てるべき文書ＩＤは、予め定められた規則に従って制御部２０１により生成される。文書ＩＤを発行した後、文書サーバ２００は文書データに文書ＩＤの埋込みを行う（ステップＳ１７）。ここで、文書ＩＤの埋込みとは、文書データに対して文字データである文書ＩＤを付加することをいう。なお、本実施の形態では、文字データによる文書ＩＤを埋め込むようにしているが、２次元バーコード等のコンピュータで認識しやすいコードを埋め込む形態であってもよい。
【００８７】
次に、文書ＩＤを埋込んだ文書データに基づいてユーザＩＤの数だけ印刷を行う（ステップＳ１８）。具体的には、文書ＩＤを埋め込んだ文書データに基づいて印刷ジョブを生成し、生成した印刷ジョブをデジタル複合機３００へ送信することにより印刷出力を行う。このとき、印刷部数をユーザＩＤの数に設定することで、管理者が出力部数を指定する手間が省ける。
【００８８】
次に、文書データ及び入力データの登録を行う（ステップＳ１９）。具体的には、発行した文書ＩＤを文書管理ＤＢ２０５ｃに登録すると共に、受信した文書データを文書データ記憶領域２０５ａの適宜の格納先に記憶する。そして、格納先の情報、特権パスワード、連絡先アドレスを前記文書ＩＤに関連付けて文書管理ＤＢ２０５ｃに登録する。登録が完了した後、文書サーバ２００は、登録完了通知を管理者端末１００へ送信する（ステップＳ２０）。
【００８９】
管理者端末１００は、文書サーバ２００から送信される登録完了通知を受信した場合（ステップＳ２１）、登録が完了した旨を管理者に報知して（ステップＳ２２）、本フローチャートによる処理を終了する。
【００９０】
次に、各ユーザに配付された配布物（原稿）を読取った読取データを登録する際の手順について説明する。図８は読取データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。この登録作業はデジタル複合機３００を用いて各ユーザが行う。デジタル複合機３００は、まず、ユーザＩＤ及びユーザパスワードを操作部３０３を通じて受付ける（ステップＳ３０，Ｓ３１）。
【００９１】
次いで、デジタル複合機３００は原稿の読取りを行い（ステップＳ３２）、得られた読取データ及びステップＳ３０及びＳ３１で受付けた入力データを文書サーバ２００へ送信する（ステップＳ３３）。
【００９２】
文書サーバ２００は、読取データ及び入力データを受信した場合（ステップＳ３４）、読取データから文書ＩＤを抽出する（ステップＳ３５）。各ユーザに配付されている配付物は文書ＩＤが付加された原稿であるため、その原稿の読取データから文書ＩＤを抽出する場合、既存の文字認識技術を用いることで文書ＩＤを抽出することができる。なお、文書ＩＤとして２次元バーコード等が付加されている場合には既存のパターン認識技術により文書ＩＤの抽出を行う。
【００９３】
次いで、文書サーバ２００は、受信した読取データに割り当てる読取データＩＤを発行する（ステップＳ３６）。割り当てるべき読取データＩＤは、予め定められた規則に従って制御部２０１により生成される。次いで、抽出した文書ＩＤ及び発行した読取データＩＤに基づいて読取データの登録を行う（ステップＳ３７）。具体的には、抽出した文書ＩＤを検索キーとして文書管理ＤＢ２０５ｃを検索し、検索された文書ＩＤに関連付けて発行した読取データＩＤを登録する。
【００９４】
次いで、文書サーバ２００の制御部２０１は、ユーザ管理ＤＢ２０５ｅを参照することによりユーザＩＤ及びパスワードのチェックを行い（ステップＳ３８）、認証できるか否かを判断する（ステップＳ３９）。認証できない場合（Ｓ３９：ＮＯ）、制御部２０１はエラー処理を行う（ステップＳ４０）。具体的には、ステップＳ３７で登録した内容を削除する処理を行う。
【００９５】
ユーザが認証されたと判断した場合（Ｓ３９：ＹＥＳ）、読取データ管理ＤＢ２０５ｄの更新を行う（ステップＳ４１）。具体的には、発行した読取データＩＤを読取データ管理ＤＢ２０５ｄに登録すると共に、受信した読取データを読取データ記憶領域２０５ｂの適宜の格納先に記憶する。そして、格納先の情報及びユーザＩＤを登録した読取データＩＤに関連付けて読取データ管理ＤＢ２０５ｄに登録する。登録が完了した後、文書サーバ２００は、登録完了通知をデジタル複合機３００へ送信する（ステップＳ４２）。
【００９６】
デジタル複合機３００は、文書サーバ２００から送信される登録完了通知を受信した場合（ステップＳ４３）、ユーザに登録が完了した旨を報知して（ステップＳ４４）、本フローチャートによる処理を終了する。
【００９７】
次に、各ユーザが文書サーバ２００に登録されている読取データ及び文書データを読出す際の手順について説明する。図９は読取データ及び文書データを読出す際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。この読出作業はユーザ端末４００を用いて各ユーザが行う。ユーザ端末４００は、まず、操作部４０３を通じて文書ＩＤ、ユーザＩＤ、ユーザパスワードを受付ける（ステップＳ５０〜Ｓ５２）。そして、受付けた入力データを文書サーバ２００へ送信する（ステップＳ５３）。
【００９８】
文書サーバ２００が、ユーザ端末４００から送信される入力データを受信した場合（ステップＳ５４）、受信した入力データに含まれる文書ＩＤを検索キーとして文書管理ＤＢ２０５ｃを検索することにより、文書ＩＤに対応付けられている読取データＩＤを取得する（ステップＳ５５）。そして、文書サーバ２００の制御部２０１は、その読取データＩＤを検索キーとして読取データ管理ＤＢ２０５ｄを参照し、対応するユーザＩＤを検索する（ステップＳ５６）。
【００９９】
読取データ管理ＤＢ２０５ｄを検索した結果、制御部２０１は、一致するユーザＩＤがあるか否かを判断する（ステップＳ５７）。一致するユーザＩＤがないと判断した場合（Ｓ５７：ＮＯ）、制御部２０１はエラー処理を行う（ステップＳ５８）。具体的には、一致するユーザＩＤがない旨のメッセージをユーザ端末４００に送信する処理を行う。
【０１００】
一致するユーザＩＤがあると判断した場合（Ｓ５７：ＹＥＳ）、読取データ管理ＤＢ２０５ｄから読取データの格納先の情報を取得し、読取データ記憶領域２０５ｂに記憶されているそのユーザの読取データを読出す（ステップＳ５９）。更に、ステップＳ５５で取得した読取データＩＤに対応付けられている文書データの格納先の情報を文書管理ＤＢ２０５ｃから取得し、文書データ記憶領域２０５ａに格納されている文書データを読出す（ステップＳ６０）。そして、読出した読取データ及び文書データをユーザ端末４００へ送信する（ステップＳ６１）。
【０１０１】
ユーザ端末４００が、文書サーバ２００から送信される読取データ及び文書データを受信した場合（ステップＳ６２）、本フローチャートによる処理を終了する。ユーザは、ユーザ端末４００の操作部４０３を操作し、適宜のアプリケーションプログラムから前記読取データ及び文書データを開くことにより閲覧、編集、印刷を行うことができる。また、このときユーザ端末４００で更にユーザ認証を行い、認証された場合にのみ閲覧、編集、印刷を行える構成としてもよい。更に、ステップＳ６２で読取データ及び文書データを受信した時点で、ユーザ端末４００の制御部４０１が前記読取データ及び文書データを表示部４０４に自動的に表示させる構成であってもよい。
【０１０２】
図９に示したフローチャートでは、ユーザ端末４００でユーザＩＤ及びユーザパスワードを受付ける構成としたが、特権パスワードを受付ける構成としてもよい。この場合、ユーザ端末４００は、文書ＩＤ及び特権パスワードを文書サーバ２００へ送信する。文書ＩＤ及び特権パスワードを受信した文書サーバ２００は、関連付けられている全ての読取データＩＤを文書管理ＤＢ２０５ｃから取得し、全ての読取データを読取データ記憶領域２０５ｂから読出し、文書データと共にユーザ端末４００へ送信する。また、特権パスワードを受付けた際、必ずしも文書ＩＤに関連付けられている全ての読取データを読出す必要はなく、特権パスワードの使用者（管理者など）が選択した任意の読取データのみを読出す構成としてもよい。
【０１０３】
また、本実施の形態では、文書データに付与した文書ＩＤに基づいて文書データ及び読取データを管理する構成としたが、文書ＩＤを付与することなく両者の関連付けを行うことも可能である。例えば、読取データを文書データに関連付けて登録する際、既に登録されている文書データの印刷イメージを作成し、読取データとの差分を算出する。そして、算出した差分が最も小さくなるデータが原稿の作成元の文書データであると判断し、その文書データに関連付けて読取データを登録することができる。
【０１０４】
実施の形態２．
実施の形態１では、文書データに文書ＩＤのみを埋込む構成としたが、各ユーザのユーザＩＤも埋込む構成としてもよい。
【０１０５】
図１０は文書データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。この登録作業は管理者端末１００を用いて管理者が行う。まず、管理者端末１００は、登録すべき文書データの指定を操作部１０３を通じて受付ける（ステップＳ７０）。また、管理者端末１００は、指定した文書データに関連付けて登録する特権パスワード、１又は複数のユーザＩＤ、連絡先アドレスを操作部１０３を通じて受付ける（ステップＳ７１〜Ｓ７３）。そして、ステップＳ７０で指定された文書データ、ステップＳ７１〜Ｓ７３で受付けた入力データを通信部１０５を通じて文書サーバ２００へ送信する（ステップＳ７４）。
【０１０６】
文書サーバ２００は、管理者端末１００から送信される文書データ及び入力データを受信した場合（ステップＳ７５）、その文書データに割り当てる文書ＩＤを発行する（ステップＳ７６）。割り当てるべき文書ＩＤは、予め定められた規則に従って制御部２０１により生成される。文書ＩＤを発行した後、文書サーバ２００は文書データに文書ＩＤの埋込みを行う（ステップＳ７７）。ここで、文書ＩＤの埋込みとは、文書データに対して文字データである文書ＩＤを付加することをいう。また、２次元コード等を用いる構成としてもよい。
【０１０７】
次いで、文書データ及び入力データの登録を行う（ステップＳ７８）。具体的には、発行した文書ＩＤを文書管理ＤＢ２０５ｃに登録すると共に、受信した文書データを文書データ記憶領域２０５ａの適宜の格納先に記憶する。そして、格納先の情報、特権パスワード、連絡先アドレスを前記文書ＩＤに関連付けて文書管理ＤＢ２０５ｃに登録する。
【０１０８】
次いで、受信した文書データに基づいて文書の印刷イメージを生成し（ステップＳ７９）、生成した印刷イメージに対してユーザＩＤの埋込みを行う（ステップＳ８０）。ここで、ユーザＩＤの埋込みとは、印刷イメージに対してユーザＩＤを合成することをいい、画像処理部２０４にて合成処理を行う。そして、ユーザＩＤを埋込んだ印刷イメージに基づいて印刷ジョブを生成し、生成した印刷ジョブをデジタル複合機３００へ送信することで印刷を行う（ステップＳ８１）。
【０１０９】
次いで、制御部２０１は、受信したユーザＩＤを持つ全ユーザに対する処理が完了したか否かを判断し（ステップＳ８２）、完了していないと判断した場合（Ｓ８２：ＮＯ）、制御部２０１は、処理をステップＳ７９へ戻す。全ユーザに対する処理が完了したと判断した場合（Ｓ８２：ＹＥＳ）、登録完了通知を管理者端末１００へ送信する（ステップＳ８３）。
【０１１０】
管理者端末１００は、文書サーバ２００から送信される登録完了通知を受信した場合（ステップＳ８４）、管理者に登録が完了した旨を報知して（ステップＳ８５）、本フローチャートによる処理を終了する。
【０１１１】
このように、本実施の形態では、各ユーザに配付する文書に各ユーザのＩＤを埋込んでいるため、読取データの登録作業を行う際に各ユーザがユーザＩＤ及びパスワードを入力する必要がなくなり、例えば、管理者が一括して登録作業を行うことができる。
【０１１２】
実施の形態３．
実施の形態１及び実施の形態２では、デジタル複合機３００で読取った読取データを文書データに関連付けて登録する構成としたが、各ユーザに配付した原稿とデジタル複合機３００で読取らせる原稿との違いは、ユーザによって書込まれた注釈の有無だけであるから、必ずしも読取データの全体を記憶しておく必要はなく、注釈部分のみを抽出した抽出データを、各ユーザ及び元の文書データに関連付けて記憶する構成としてもよい。
【０１１３】
図１１は本実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を説明する説明図である。本実施の形態では、各ユーザへの配布物を作成する際、文書データに付与した文書ＩＤをその文書データに埋め込み、配布物に文書ＩＤを記録する。図１１に示した例は、配布物の作成元となる文書データには文書ＩＤとして「ＤＯＣ００１」を付与し、「Ａさん」、…、「Ｘさん」への配布物に文書ＩＤ「ＤＯＣ００１」を記録している様子を示している。
【０１１４】
会議終了後等の配布物には各ユーザがそれぞれ書き込んだ注釈が含まれているものとする。本システムではそれらの配布物をスキャナ装置等で読取り、得られた読取データから各ユーザが書き込んだ注釈の部分を注釈データとして抽出する。そして、注釈データに付与した注釈ＩＤ、及び各ユーザに設定されているユーザＩＤ、及び文書ＩＤの三者をデータベースに登録する。
【０１１５】
図１２は文書サーバ２００に用意されるデータベースの構成を説明する説明図である。本実施の形態では、オリジナルの文書データと各ユーザから配付した文書を読取った読取データとを関連付ける文書管理データベース２１５ｃ（以下、文書管理ＤＢ２１５ｃ）、読取データから抽出した注釈データと各ユーザとを関連付ける注釈データ管理データベース２１５ｄ（以下、注釈データ管理ＤＢ２１５ｄ）を用いて文書管理を行う。
【０１１６】
図１３は文書管理ＤＢ２１５ｃの構成を示す概念図である。文書管理ＤＢ２１５ｃでは、文書ＩＤ、文書データ格納先、注釈データＩＤ、特権パスワード、連絡先アドレスを互いに関連付けて登録する。文書ＩＤは、ユーザへの配付物の作成元となる文書データに付与される識別子であり、文書データを取込む際に文書サーバ２００が発行するものである。文書データ格納先は、取込んだ文書データの格納先を示す情報である。すなわち、文書サーバ２００の記憶部２０５に用意している文書データ記憶領域２０５ａ内の記憶位置を示している。注釈データＩＤは、読取データから抽出した注釈データに付与される識別子であり、読取データから注釈データの抽出が完了した時点で文書サーバ２００が発行するものである。ここでは、１つの文書データＩＤに対して１又は複数の注釈データＩＤが関連付けられて登録される。
【０１１７】
特権パスワードは、各文書データに関連付けられている全ての注釈データを閲覧することができる特権ユーザ（例えば、文書サーバ２００の管理者）を認証するためのパスワードである。連絡先アドレスは、注釈データの登録が完了した旨をユーザに通知する際に使用される通知先アドレスである。連絡先アドレスには電子メールアドレスを用いることができる。
【０１１８】
図１４は注釈データ管理ＤＢ２１５ｄの構成を示す概念図である。注釈データ管理ＤＢ２１５ｄでは、注釈データＩＤ、注釈データ格納先、ユーザＩＤを互いに関連付けて登録する。注釈データＩＤは、前述したように読取データから抽出した注釈データを識別するための識別子である。注釈データ格納先は、抽出した注釈データの格納先を示す情報である。すなわち、記憶部２０５内の記憶位置を示している。ユーザＩＤは、各ユーザを識別するための識別子であり、本システムを使用する各ユーザに予め割り当てられているものである。ここでは、１つの注釈データに対して１つのユーザＩＤを関連付けており、ユーザＩＤを参照することで注釈データがどのユーザのデータであるか判別することができるように構成されている。
【０１１９】
以下、本実施の形態に係る文書管理システムの動作について説明する。なお、文書データの登録処理については、実施の形態１と全く同様であるため、その説明を省略することとする。
【０１２０】
図１５は注釈データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。この登録作業はデジタル複合機３００を用いて各ユーザが行う。デジタル複合機３００は、まず、ユーザＩＤ及びユーザパスワードを操作部３０３を通じて受付ける（ステップＳ１００，Ｓ１０１）。
【０１２１】
次いで、デジタル複合機３００は原稿の読取りを行い（ステップＳ１０２）、得られた読取データ及びステップＳ１００及びＳ１０１で受付けた入力データを文書サーバ２００へ送信する（ステップＳ１０３）。
【０１２２】
文書サーバ２００は、読取データ及び入力データを受信した場合（ステップＳ１０４）、読取データから文書ＩＤ及び注釈データを抽出する（ステップＳ１０５）。各ユーザに配付されている配付物は文書ＩＤ及び各ユーザにより注釈が付加された原稿である。したがって、その原稿の読取データから文書ＩＤを抽出する場合、既存の文字認識技術を用いることで文書ＩＤを抽出することができる。また、既存の手書き文字認識技術を用いることで付加された注釈を注釈データとして抽出することができる。
【０１２３】
次いで、文書サーバ２００は、抽出した注釈データに割り当てる注釈データＩＤを発行する（ステップＳ１０６）。割り当てるべき注釈データＩＤは、予め定められた規則に従って制御部２０１により生成される。次いで、抽出した文書ＩＤ及び発行した注釈データＩＤに基づいて注釈データの登録を行う（ステップＳ１０７）。具体的には、抽出した文書ＩＤを検索キーとして文書管理ＤＢ２１５ｃを検索し、検索された文書ＩＤに関連付けて発行した注釈データＩＤを登録する。
【０１２４】
次いで、文書サーバ２００の制御部２０１は、ユーザ管理ＤＢ２０５ｅを参照することによりユーザＩＤ及びパスワードのチェックを行い（ステップＳ１０８）、認証できるか否かを判断する（ステップＳ１０９）。認証できない場合（Ｓ１０９：ＮＯ）、制御部２０１はエラー処理を行う（ステップＳ１１０）。具体的には、ステップＳ１０７で登録した内容を削除する処理を行う。
【０１２５】
ユーザが認証されたと判断した場合（Ｓ１０９：ＹＥＳ）、注釈データ管理ＤＢ２１５ｄの更新を行う（ステップＳ１１１）。具体的には、発行した注釈データＩＤを注釈データ管理ＤＢ２１５ｄに登録すると共に、抽出した注釈データを適宜の格納先に記憶する。そして、格納先の情報及びユーザＩＤを登録した注釈データＩＤに関連付けて注釈データ管理ＤＢ２１５ｄに登録する。登録が完了した後、文書サーバ２００は、登録完了通知をデジタル複合機３００へ送信する（ステップＳ１１２）。
【０１２６】
デジタル複合機３００は、文書サーバ２００から送信される登録完了通知を受信した場合（ステップＳ１１３）、ユーザに登録が完了した旨を報知して（ステップＳ１１４）、本フローチャートによる処理を終了する。
【０１２７】
図１６は注釈データ及び文書データを読出す際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。この読出作業はユーザ端末４００を用いて各ユーザが行う。ユーザ端末４００は、まず、操作部４０３を通じて文書ＩＤ、ユーザＩＤ、ユーザパスワードを受付ける（ステップＳ１２０〜Ｓ１２２）。そして、受付けた入力データを文書サーバ２００へ送信する（ステップＳ１２３）。
【０１２８】
文書サーバ２００が、ユーザ端末４００から送信される入力データを受信した場合（ステップＳ１２４）、受信した入力データに含まれる文書ＩＤを検索キーとして文書管理ＤＢ２１５ｃを検索することにより、文書ＩＤに対応付けられている注釈データＩＤを取得する（ステップＳ１２５）。そして、文書サーバ２００の制御部２０１は、その注釈データＩＤを検索キーとして注釈データ管理ＤＢ２１５ｄを参照し、対応するユーザＩＤを検索する（ステップＳ１２６）。
【０１２９】
注釈データ管理ＤＢ２１５ｄを検索した結果、制御部２０１は、一致するユーザＩＤがあるか否かを判断する（ステップＳ１２７）。一致するユーザＩＤがないと判断した場合（Ｓ１２７：ＮＯ）、制御部２０１はエラー処理を行う（ステップＳ１２８）。具体的には、一致するユーザＩＤがない旨のメッセージをユーザ端末４００に送信する処理を行う。
【０１３０】
一致するユーザＩＤがあると判断した場合（Ｓ１２７：ＹＥＳ）、注釈データ管理ＤＢ２１５ｄから注釈データの格納先の情報を取得し、記憶部２０５内に記憶されているユーザの注釈データを読出す（ステップＳ１２９）。更に、ステップＳ１２５で取得した注釈データＩＤに対応付けられている文書データの格納先の情報を文書管理ＤＢ２１５ｃから取得し、文書データ記憶領域２０５ａに格納されている文書データを読出す（ステップＳ１３０）。そして、読出した注釈データ及び文書データをユーザ端末４００へ送信する（ステップＳ１３１）。
【０１３１】
ユーザ端末４００が、文書サーバ２００から送信される注釈データ及び文書データを受信した場合（ステップＳ１３２）、本フローチャートによる処理を終了する。ユーザは、ユーザ端末４００の操作部４０３を操作し、適宜のアプリケーションプログラムから前記注釈データ及び文書データを開くことにより閲覧、編集、印刷を行うことができる。また、このときユーザ端末４００で更にユーザ認証を行い、認証された場合にのみ閲覧、編集、印刷を行える構成としてもよい。
【０１３２】
なお、本実施の形態では、文書サーバ２００が注釈データと文書データとを要求のあったユーザ端末４００へ送信する構成としたが、文書データから印刷イメージを作成し、作成した印刷イメージに注釈データを合成した後、得られる合成イメージを文書データと共にユーザ端末４００へ送信する構成としてもよい。
【０１３３】
図１６に示したフローチャートでは、ユーザ端末４００でユーザＩＤ及びユーザパスワードを受付ける構成としたが、特権パスワードを受付ける構成としてもよい。この場合、ユーザ端末４００は、文書ＩＤ及び特権パスワードを文書サーバ２００へ送信する。文書ＩＤ及び特権パスワードを受信した文書サーバ２００は、関連付けられている全ての注釈データＩＤを文書管理ＤＢ２１５ｃから取得し、全ての注釈データを読出して文書データと共にユーザ端末４００へ送信する。また、特権パスワードを受付けた際、必ずしも文書ＩＤに関連付けられている全ての注釈データを読出す必要はなく、特権パスワードの使用者（管理者など）が選択した任意の注釈データのみを読出す構成としてもよい。
【０１３４】
このように本実施の形態では、読取データから抽出した注釈データのみを文書サーバ２００の記憶部２０５に記憶させる構成であるため、データ量の削減が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０１３５】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を説明する説明図である。
【図２】文書サーバに用意されるデータベースの構成を説明する説明図である。
【図３】本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図４】文書管理ＤＢの構成を示す概念図である。
【図５】読取データ管理ＤＢの構成を示す概念図である。
【図６】ユーザ管理ＤＢの構成を示す概念図である。
【図７】文書データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。
【図８】読取データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。
【図９】読取データ及び文書データを読出す際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。
【図１０】文書データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。
【図１１】本実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を説明する説明図である。
【図１２】文書サーバに用意されるデータベースの構成を説明する説明図である。
【図１３】文書管理ＤＢの構成を示す概念図である。
【図１４】注釈データ管理ＤＢの構成を示す概念図である。
【図１５】注釈データの登録を行う際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。
【図１６】注釈データ及び文書データを読出す際に実行される処理の手順を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１３６】
１００  管理者端末
２００  文書サーバ
２０１  制御部
２０３  通信部
２０４  画像処理部
２０５  記憶部
２０５ａ  文書データ記憶領域
２０５ｂ  読取データ記憶領域
２０５ｃ  文書管理ＤＢ  
２０５ｄ  読取データ管理ＤＢ
２０５ｅ  ユーザ管理ＤＢ  
３００  デジタル複合機
４００  ユーザ端末
【図１】
2007208664.tif 000003
【図２】
2007208664.tif 000004
【図３】
2007208664.tif 000005
【図４】
2007208664.tif 000006
【図５】
2007208664.tif 000007
【図６】
2007208664.tif 000008
【図７】
2007208664.tif 000009
【図８】
2007208664.tif 000010
【図９】
2007208664.tif 000011
【図１０】
2007208664.tif 000012
【図１１】
2007208664.tif 000013
【図１２】
2007208664.tif 000014
【図１３】
2007208664.tif 000015
【図１４】
2007208664.tif 000016
【図１５】
2007208664.tif 000017
【図１６】
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