(57)【要約】【課題】個人情報や機密情報を含むファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されたり送信されたりするのを抑止できるようにして、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止する。【解決手段】書出／送信手段１１，１２によって書出／送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段１３と、当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に当該電子ファイルを書出／送信するのを禁止する禁止手段１４と、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出／送信できない旨を利用者端末１０に通知する利用者通知手段１５とをそなえて構成する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも、電子ファイルを含むデータを保持する記憶部、および、該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段を有する利用者端末と、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を該利用者端末に通知する利用者通知手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
【請求項２】
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、該利用者端末が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１記載のファイル管理システム。
【請求項３】
該判定手段，該禁止手段，該利用者通知手段および該管理者通知手段としての機能が、該利用者端末にそなえられていることを特徴とする、請求項２記載のファイル管理システム。
【請求項４】
該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバをそなえ、
該ファイル管理サーバが、該判定手段としてコンピュータを機能させるプログラムを該利用者端末にインストールするインストール手段をそなえて構成されるとともに、
該利用者端末における該判定手段としての機能が、該ファイル管理サーバによって該利用者端末にインストールされた該プログラムを実行することで実現されることを特徴とする、請求項３記載のファイル管理システム。
【請求項５】
該ファイル管理サーバのインストール手段が、該ファイル管理サーバを含むネットワークに該プログラムをインストールされていない利用者端末が接続されたことを検知すると、当該利用者端末に該プログラムをインストールし、該プログラムを当該利用者端末に実行させて管理対象ファイルの有無を判定させることを特徴とする、請求項４記載のファイル管理システム。
【請求項６】
前記所定条件が、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることであり、該判定手段が、当該電子ファイルが当該所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定することを特徴とする、請求項１〜請求項５のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【請求項７】
該判定手段が、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、請求項６記載のファイル管理システム。
【請求項８】
該第２判定手段で得られた前記計数結果に応じて、個人情報ファイルであると判定された当該電子ファイルの管理を行なう管理手段としての機能が、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバにそなえられていることを特徴とする、請求項７記載のファイル管理システム。
【請求項９】
該利用者端末において、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうことを特徴とする、請求項１〜請求項８のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【請求項１０】
電子ファイルを含むデータを保持する記憶部と、
該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段と、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を利用者に通知する利用者通知手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、情報処理装置。
【請求項１１】
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、前記利用者が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１０記載の情報処理装置。
【請求項１２】
該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうことを特徴とする、請求項１０または請求項１１に記載の情報処理装置。
【請求項１３】
利用者によって指定された電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段書を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるファイル管理プログラムであって、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段、および、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を利用者に通知する利用者通知手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、ファイル管理プログラム。
【請求項１４】
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、前記利用者が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１３記載のファイル管理プログラム。
【請求項１５】
該判定手段により予め記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１３または請求項１４に記載のファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置（利用者端末，サーバ等）に保有される、個人情報や機密情報などを含むファイルを管理する技術に関し、特に、そのファイルの、情報処理装置から外部媒体（例えばフレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク，メモリカード，ＵＳＢメモリ，外付けハードディスク等の記録媒体や、他の情報処理装置における記憶部）への書出／送信を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、個人情報の保護の意識の高まりに伴い、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することが望まれている。特に、個人情報保護法の施行に伴って、個人情報取扱事業者は、個人情報の流出・漏洩や不正利用をより確実に防止する必要が生じている。ここで、個人情報とは、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別することのできる情報で、例えば氏名，生年月日，連絡先（住所，居所，電話番号，電子メールアドレス等）などが含まれる。各種企業内で保存されて取り扱われる顧客情報，取引先情報などが個人情報に該当する場合が多い。
【０００３】
このような個人情報は、当然、企業にとっては秘匿性の高い機密情報に該当するが、企業にとっての機密情報としては、個人情報のほかにも、発表前の新製品，特許出願前の技術，経営戦略などに係る情報が該当する。なお、システム監査学会によれば、機密情報とは、情報資産の中で、許可した者以外に開示したり、目的外に利用された場合、経営資源としての価値を損なうおそれのある情報と定義されている。
【０００４】
上述のような個人情報や機密情報の流出・漏洩や不正利用を確実に防止するためには、集中管理システムを導入し、これらの個人情報や機密情報を一元的に管理することが望ましい。しかしながら、現実には、企業内において、顧客情報，取引先情報などの個人情報は、社員個人によって利用される複数の利用者端末〔パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと略記する場合がある）〕や各部署のサーバに、ばらばらに分散して保存されている場合が多い。より具体的には、個々の社員が各自の業務都合で自分のＰＣに個人情報（顧客情報等）を保存していたり、中央データベース、あるいは、各社員によって独自に収集された個人情報のサブセットがＰＣにまちまちに存在していたりする。
【０００５】
このため、上記集中管理システムを構築する場合、管理者は、まず最初に、企業内にばらばらに存在する個人情報や機密情報の洗い出しを行ない、企業内のどこにどのような個人情報や機密情報が存在しているかを把握する必要があるが、個人情報や機密情報の洗い出しは、管理者が各社員に指示し人間対人間で全社・全部門の人的な協力を得て行なわれることになる。
【０００６】
なお、例えば下記特許文献１においては、個人情報保護法の施行に伴い、個人情報の流出・漏洩や不正利用を防止する個人情報保護サービスを提供するための技術「個人情報保護サービス事業の処理方法および装置」が提案・開示されている。この特許文献１では、個人情報を不適切に取得した企業を特定して警告することができ、且つ、適正に取得した企業から個人情報が不正に流出することを防止できるようにするための技術が開示されているが、上述のごとく企業内で個人情報が分散して存在している場合の対処については開示されていない。
【特許文献１】特開２００２−１８３３６７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上述のごとく各社員からの申告といった人的な協力のもとで個人情報や機密情報の洗い出しを行なうと、手間がかかるだけでなく全ての個人情報や機密情報を確実に漏れなく洗い出すのは困難になる。特に、個人情報や機密情報の分散化が進んでいると、個人情報や機密情報の洗い出しは極めて困難になる。また、個人情報や機密情報の洗い出しに漏れがあると、その個人情報や機密情報の状態を管理できず、不用意な流出・漏洩や不正利用を招くおそれもある。
【０００８】
本発明は、このような状況に鑑み創案されたもので、個人情報や機密情報が企業内の複数のＰＣやサーバに分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、個人情報や機密情報を含むファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されたり送信されたりするのを抑止できるようにして、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明のファイル管理システム（請求項１）は、少なくとも、電子ファイルを含むデータを保持する記憶部、および、該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段を有する利用者端末と、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段と、該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を該利用者端末に通知する利用者通知手段とをそなえて構成されていることを特徴としている。
【００１０】
このようなファイル管理システムにおいて、該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、該利用者端末が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえてもよい（請求項２）。
【００１１】
また、該判定手段，該禁止手段，該利用者通知手段および該管理者通知手段としての機能は、該利用者端末にそなえてもよく（請求項３）、その際、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバをそなえ、該ファイル管理サーバが、該判定手段としてコンピュータを機能させるプログラムを該利用者端末にインストールするインストール手段をそなえて構成されるとともに、該利用者端末における該判定手段としての機能を、該ファイル管理サーバによって該利用者端末にインストールされた該プログラムを実行することで実現するように構成してもよい（請求項４）。さらに、該ファイル管理サーバのインストール手段が、該ファイル管理サーバを含むネットワークに該プログラムをインストールされていない利用者端末が接続されたことを検知すると、当該利用者端末に該プログラムをインストールし、該プログラムを当該利用者端末に実行させて管理対象ファイルの有無を判定させるように構成してもよい（請求項５）。
【００１２】
上述した管理対象ファイルの所定条件として、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることを設定し、該判定手段が、当該電子ファイルが当該所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定するように構成してもよく（請求項６）、この場合、該判定手段が、当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていてもよい（請求項７）。そして、該第２判定手段で得られた前記計数結果に応じて、個人情報ファイルであると判定された当該電子ファイルの管理を行なう管理手段としての機能を、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバにそなえてもよい（請求項８）。
【００１３】
また、該利用者端末において、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように構成してもよい（請求項９）。
【００１４】
一方、本発明の情報処理装置（請求項１０）は、上述したファイル管理システムにおいて利用者端末として用いられるもので、上述した記憶部，書出／送信手段，判定手段，禁止手段および利用者通知手段をそなえて構成されており、また上述した管理者通知手段をそなえて構成されていてもよいし（請求項１１）、さらに、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように構成されていてもよい（請求項１２）。
【００１５】
そして、本発明のファイル管理プログラム（請求項１３〜１５）は、いずれも、利用者によって指定された電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段書を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるものであって、それぞれ、上述した情報処理装置（請求項１０〜１２）としての機能を実現させるものである。
【発明の効果】
【００１６】
上述した本発明によれば、書出／送信手段によって外部媒体へ書出もしくは送信されるべき電子ファイルが所定条件を満たす管理対象ファイル（個人情報ファイルや機密情報ファイル）であると判定されると、その電子ファイルの書出／送信が禁止されるとともに、その電子ファイルが管理対象ファイルであって書出／送信できない旨が利用者端末（利用者）に通知されるほか、その利用者端末が管理対象ファイルである電子ファイルを書出／送信しようとしたことが管理者に通知される。これにより、個人情報や機密情報が複数の利用者端末に分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各端末において個人情報や機密情報を含む電子ファイルが外部媒体に書出／送信されるのを禁止でき、その電子ファイルが外部へ持ち出されたり送信されたりするのを抑止でき、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【００１７】
このとき、管理対象ファイルの書出／送信を禁止するだけでなく管理対象ファイルの書出／送信について利用者や管理者に対し通知されるため、利用者に警告を発し管理対象ファイルの書出／送信が禁止行為であることを認識させることができるほか、利用者端末において利用者が禁止行為である管理対象ファイルの書出／送信を実行しようとして禁止されたことを管理者に認識させることができる。これにより、利用者による禁止行為を確実に管理できるとともに、禁止行為について利用者を教育することができる。
【００１８】
また、管理対象ファイルの判定を行なう判定手段としての機能をもたない利用者端末がネットワークに接続されると、ファイル管理サーバにより、上記判定手段としての機能を実現するためのプログラムがインストールされ、上記判定手段としての機能が強制的に利用者端末に導入され、さらに、その判定手段により利用者端末における管理対象ファイルの有無が判定されるので、新たな利用者端末等がネットワークに接続された場合でも、その利用者端末における管理対象ファイルを確実に探査して洗い出して管理可能な状態に置くことが可能になり、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や、個人情報や機密情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【００１９】
本発明のファイル管理システムにおいては、判定手段，禁止手段，利用者通知手段および管理者通知手段としての機能を、利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバにそなえて構成してもよく、この場合、利用者端末から書出／送信されるべき電子ファイルが、一旦、ファイル管理サーバに吸い上げられ、その電子ファイルについて各手段による処理が施されることになる。これにより、利用者が、利用者端末における、メモリ容量や、他プログラムとの相性の問題などの理由で、上記の各手段を実現するためのプログラムの非常駐を要望する場合、その要望に対応することができ、利便性が高められる。
【００２０】
また、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとする場合、本発明の判定手段では、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。
【００２１】
従って、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの探査処理を高速に行なうことが可能になる。
【００２２】
また、不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間を全て氏名に該当するものと見なすので、氏名についての不適切文字／不適切文字列を含まない電子ファイル、即ち、氏名情報を含む可能性が高く個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイルを確実に探査することが可能になる。つまり、本発明の判定手段により個人情報ファイルであると判定される電子ファイルの数が多くなり、個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル（疑わしい電子ファイル）を確実に洗い出すことができる。
【００２３】
さらに、文字区間の文字数が所定範囲内であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合対象としているので、照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が所定範囲を超える長い文字区間が、照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの探査処理のさらなる高速化に寄与することになる。
【００２４】
本発明の判定手段による上述のごとき判定手法によって、電子ファイルの書出や送信が行なわれる都度、リアルタイムで、個人情報ファイルを自動的に特定して探査することができるので、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、例えば企業内等において分散して存在する個人情報ファイル（個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル）を確実に探査して洗い出し、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【００２５】
そして、ファイル管理サーバの管理手段により、第２判定手段で得られた計数結果（判定値レベル）に応じて、個人情報ファイルであると判定された電子ファイルの管理を行なうことにより、個人情報ファイル毎に、判定値レベル（個人情報ファイルである可能性の高さ／個人情報要素数の多さ）に応じた管理手法を選択して実行することができるほか、企業内などにおいて多数の端末が存在し個人情報ファイルが分散して保存されていても、これらの個人情報ファイルを一元的に管理することができ、個人情報ファイルを集中管理するシステムを容易に構築して導入することが可能になる。
【００２６】
一方、本発明では、管理対象ファイルを、利用者端末もしくはファイルアクセス管理サーバにおいて暗号化ファイル（管理対象ファイルを完成文書ファイルに変換しこの完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化したもの）に変換し、このような暗号化ファイルについては、禁止手段による禁止動作を抑止し、外部媒体への書出／送信を可能にすることにより、各端末において個人情報や機密情報を含む電子ファイルについては暗号化ファイルに変換された上で外部媒体へ書出／送信されるので、そのファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【００２７】
このとき、暗号化ファイルの正当な利用者については、ファイルアクセス管理サーバにより正当な利用者であることを認証されれば、ファイルアクセス管理サーバから受信した復号鍵で暗号化ファイルを復号し、暗号化ファイルの内容に対するアクセスが可能になるが、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、管理対象ファイルは、正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で外部媒体に書出／送信されるので、上述のごとく個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止しながら、正当な利用者のアクセスは可能になるので、正当な利用者についての利便性を損なうことがない。
【００２８】
なお、このとき、管理対象ファイルのオリジナルは完全文書ファイルに格納されて暗号化されることになるので、その管理対象ファイルのオリジナルは、そのままの状態、即ち利用者端末において万人が参照可能な状態で残ることがないので、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【００２９】
また、利用者端末において、判定手段により予め記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、書出／送信対象の電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを判定する際には、まず対象電子ファイルのファイル名が既に保持されているか否かを判断し、保持されていれば、その電子ファイルは管理対象ファイルであると判断し判定手段による判定を行なうことなく当該電子ファイルの書出／送信を禁止する一方、保持されていなければ、判定手段による判定を行なう。
【００３０】
これにより、既に管理対象ファイルであると判定された電子ファイルについては、無駄な判定処理を行なうことなく書出／送信の禁止を直ちに行なえる。また、管理対象ファイルであるか否かの判定を行なっていない電子ファイル（新規作成ファイルや外部から取り込んだファイル）のみを対象にして判定が行なわれるので、各端末において新たに作成・追加された管理対象ファイル（個人情報ファイルや機密情報ファイル）を、極めて効率よく確実に探査することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３１】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
〔１〕本実施形態の個人情報管理システムの構成
図１は本発明の第１実施形態としての個人情報管理システム（ファイル管理システム）の構成を示すブロック図であり、この図１に示すように、本実施形態の個人情報管理システム（ファイル管理システム）１は、複数の利用者端末１０のほかに個人情報管理サーバ２０，ファイルアクセス管理サーバ３０および管理者端末４０をそなえて構成され、これらの端末１０，４０およびサーバ２０，３０がネットワーク〔例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）〕５０を介して相互に通信可能に接続されている。
【００３２】
各利用者端末１０は、企業等の社内において各社員（利用者）によって使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の端末装置によって構成され、図２（もしくは図１０）および図３を参照しながら後述するような機能構成を有している。なお、本実施形態における各利用者端末１０は、個人情報ファイルの判定を含む各種機能（後述）を実現するためのプログラム（後述）を、後述するごとく個人情報管理サーバ２０からインストールされて常駐させているものとする。
【００３３】
個人情報管理サーバ（ファイル管理サーバ）２０は、複数の利用者端末１０，ファイルアクセス管理サーバ３０および管理者端末４０とネットワーク５０を介して相互に通信可能に接続され、各利用者端末１０における個人情報ファイルを管理対象ファイルとして管理するもので、図４を参照しながら後述するような機能構成を有している。
【００３４】
本実施形態における管理対象ファイルとしての個人情報ファイルは、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることを所定条件として、図２および図３を参照しながら後述するごとく判定手段１３によって判定・探査されるものであり、個人情報は、前述した通り、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別することのできる情報（各種個人情報要素）、例えば氏名，生年月日，連絡先（住所，居所，電話番号，メールアドレス）などを含むものである。なお、個人情報としては、これら以外に、役職名，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号なども挙げられる。
【００３５】
ファイルアクセス管理サーバ３０は、複数の利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０および管理者端末４０とネットワーク５０を介して相互に通信可能に接続され、管理対象ファイルである電子ファイル（本実施形態では個人情報ファイル）に対するアクセスを管理するもので、図５（もしくは図１１）を参照しながら後述するような機能構成を有している。
【００３６】
なお、管理者端末４０は、ネットワーク５０に複数の利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０およびファイルアクセス管理サーバ３０を接続することによって構成されるシステム全体（個人情報管理システム１の全体）を管理するシステム管理者が使用する端末である。
【００３７】
〔１−１〕本実施形態の利用者端末の機能構成
図２は本実施形態の利用者端末１０の機能構成を示すブロック図で、この図２に示すように、本実施形態の利用者端末１０は、各種処理を実行するＣＰＵ（Central Processin Unit）１０ａと、個人情報ファイル等の電子ファイルを含むデータを保持しうる記憶部１０ｂとをそなえるほか、個人情報管理サーバ２０から提供される検疫テーブル１０ｃや、記憶部１０ｂに保持される電子ファイルのＰマーク（プライバシレベルマーク；個人情報ファイルである可能性の高さを示すレベルで、後述する判定値によって決定されるレベル）を保持するＰマークテーブル１０ｄをそなえて構成され、ＣＰＵ１０ａを後述する各種手段１３〜１８として機能させるためのプログラム（ファイル管理プログラム）を、個人情報管理サーバ２０からインストールされている。
【００３８】
ここで、記憶部１０ｂは、利用者端末１０に内蔵されるハードディスクや、利用者端末１０に接続・外付けされる記憶装置、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど），磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほかＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープなどの記録媒体を用いる記憶装置である。なお、上述した検疫テーブル１０ｃおよびＰマークテーブル１０ｄは、利用者端末１０を構成するＲＡＭ（Random Access Memory）やハードディスク等に保持されてもよいし、記憶部１０ｂに保持されてもよい。
【００３９】
ＣＰＵ１０ａは、書出手段１１，送受信手段１２，判定手段１３，禁止手段１４，利用者通知手段１５，管理者通知手段１６，管理手段１７および暗号化手段１８としての機能を果たすもので、これらの機能のうち書出手段１１および送受信手段１２としての機能はＰＣ等の端末等に元々そなえられたものであり、手段１３〜１８としての機能は、ＣＰＵ１０ａが、後述するごとく個人情報管理サーバ２０からインストールされたプログラムを実行することによって実現されるものとする。
【００４０】
書出手段（書出／送信手段）１１は、利用者によって指定された電子ファイルを記憶部１０ｂから読み出して外部媒体６０へ書き出すものである。本実施形態における外部媒体６０としては、例えば、フレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク，メモリカード，ＵＳＢメモリ，外付けハードディスク等の各種記憶媒体が挙げられる。
【００４１】
送受信手段（書出／送信手段）１２は、ネットワーク５０を介して個人情報管理サーバ２０，ファイルアクセス管理サーバ３０，管理者端末４０や他の利用者端末１０との間で各種情報を送受信するもので、利用者によって指定された電子ファイルを記憶部１０ｂから読み出しメールに添付するなどして他の端末１０，４０（外部媒体）へ送信する送信手段として機能するほか、判定手段１３による判定結果を個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０へ送信する機能も果たすものである。
【００４２】
判定手段１３は、書出手段１１によって書き出されるべき電子ファイル、もしくは、送受信手段１２によって送信されるべき電子ファイルが、上記所定条件を満たす個人情報ファイル（管理対象ファイル）であるか否かを判定するもので、上述のごとく書出／送信されるべき電子ファイル（判定対象電子ファイル）をテキストファイルにするテキスト抽出エンジンとして機能するとともに、検疫テーブル１０ｃを用いて記憶部１０ｂにおける判定対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する判定エンジンとして機能するものである。
【００４３】
つまり、判定手段１３は、個人情報管理サーバ２０から指示された条件（検疫テーブル１０ｃ）に従って判定対象電子ファイルを参照して個人情報ファイルの判定を行ない、個人情報ファイルであると判定されたファイルをログ（ローカルキャッシュデータベース）に書き出すようになっている。また、本実施形態では、この判定手段１３で得られた判定結果（判定値／計数値）に基づいて決定されたＰマークがＰマークテーブル１０ｄに登録される。この判定手段１３の機能構成の詳細については、図３を参照しながら後述する。なお、判定手段１３による判定結果（判定値／計数値）やＰマークは、送受信手段１２およびネットワーク５０を通じて個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０に通知されるようになっている。
【００４４】
禁止手段１４は、判定手段１３により判定対象電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、その判定対象電子ファイルが、外部媒体６０に書き出されたり他端末へ送信されるのを禁止するものである。なお、書出／送信されるべき電子ファイルが、判定手段１３により個人情報ファイルであると判定されたものであるが、後述するごとく暗号化手段１８によって暗号化ファイルに変換された場合には、禁止手段１４による禁止動作は抑止され、書出手段１１や送受信手段１２が判定対象ファイル（暗号化ファイル）を外部媒体６０へ書き出したり他端末へ送信することができるようになっている。
【００４５】
利用者通知手段１５は、判定手段１３により判定対象電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、判定対象ファイルが個人情報ファイルであり書出もしくは送信することができない旨を利用者に通知するもので、利用者端末１０を成すディスプレイ（図示省略）上でポップアップ表示を行なったり、ブザー音や音声メッセージをスピーカから発したりすることによって、アラート（警告）通知を利用者に対して行なうようになっている。
【００４６】
管理者通知手段１６は、判定手段１３により判定対象電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、利用者端末１０が、個人情報ファイルである電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを、電子メール等により、送受信手段１２およびネットワーク５０を通じて管理者端末４０に通知するものである。
管理手段１７は、判定手段１３による判定結果（判定値／計数値）やＰマークに応じて、図４を参照しながら後述する、個人情報管理サーバ２０の管理手段２５と同様の機能を果たすもので、その機能については管理手段２５の機能として後述する。
【００４７】
暗号化手段１８は、判定手段１３によって個人情報ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイル〔ここでは、改竄操作の困難なＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル〕に変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該電子ファイルのオリジナルファイルを格納してから、当該ＰＤＦファイルを、後述するファイルアクセス管理サーバ３０によって管理される所定の暗号鍵（実際にはファイルアクセス管理サーバ３０から受信したもの）で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。なお、ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって行なわれ、このＰＤＦドライバを起動することにより、電子ファイルがＰＤＦ化され、ＰＤＦファイルファイルが生成されるようになっている。
【００４８】
また、暗号化動作と併せて、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者（ユーザ）について、当該暗号化ファイルへのアクセス権限（例えば、閲覧，注釈，印刷，コピーのほか、格納されたオリジナルファイルの取出しや、取り出されたファイルの編集，添付などのアクセスの中から選択されたものを実行する権限）の設定が、暗号化手段１８からファイルアクセス管理サーバ３０に対して自動的に行なわれるものとする。ここでは、例えば、必要最小限のアクセス権限（例えば閲覧権）のみを設定するようにする。
【００４９】
〔１−２〕本実施形態の判定手段の詳細な機能構成
図３は本実施形態の利用者端末１０における判定手段１３の詳細な機能構成を示すブロック図で、この図３に示すように、本実施形態の判定手段１３は、抽出手段１３１，切出手段１３２，第１判定手段１３３，文字判定手段１３４，照合手段１３５および第２判定手段１３６としての機能を有しており、これらの機能も、ＣＰＵ１０ａが、後述するごとく個人情報管理サーバ２０からインストールされたプログラムを実行することによって実現される。
【００５０】
抽出手段１３１は、書出／送信されるべき電子ファイル（判定対象電子ファイル）のテキストデータ〔例えばＣＳＶ（Comma Separated Value）形式のデータ〕を抽出するもので、前記テキスト抽出エンジンとして機能するものである。
切出手段１３２は、抽出手段１３１によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出して、判定対象／照合対象としてバッファ（図示省略）に順次書き出すものである。ここで、区切り文字は、例えば半角スペース，半角カンマ（半角カンマ＋半角スペースも半角カンマと見なす），タブ文字（半角），ＣＲ（Carrige Return），ＬＦ（Line Feed）である。
【００５１】
また、切出手段１３２によって切り出される文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の記号、例えばハイフン，アンダバー，括弧記号などの記号文字が除去される。本実施形態では、切出手段１３２が、上述のような記号文字を除去する機能を有しているものとする。
【００５２】
第１判定手段１３３は、切出手段１３２によって切り出され記号文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に文字列という）が、氏名以外の個人情報要素（具体的に本実施形態では電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つ）に該当するか否かを判定すべく、電話番号判定手段１３３ａ，電子メールアドレス判定手段１３３ｂおよび住所判定手段１３３ｃとしての機能をそなえている。なお、本実施形態の第１判定手段１３３では、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で、上記文字列の判定処理を行なっている。
【００５３】
電話番号判定手段１３３ａは、上記文字列が電話番号に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１０ｃに設定されている電話番号判定条件を満たす場合、上記文字列が電話番号に該当するものと判定し、その旨を第２判定手段１３６に通知し、上記文字列に対する第１判定手段１３３による判定処理を終了させるものである。本実施形態において、電話番号判定条件は、上記文字列中に９〜１５桁の数字が含まれていることとする。
【００５４】
電子メールアドレス判定手段１３３ｂは、電話番号判定手段１３３ａによって上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合に、上記文字列が電話メールアドレスに該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１０ｃに設定されている電子メールアドレス判定条件を満たす場合、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定し、その旨を第２判定手段１３６に通知し、上記文字列に対する第１判定手段１３３による判定処理を終了させるものである。本実施形態において、電子メールアドレス判定条件は、上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ（American Standard Code for Information Interchange）」＋「＠（アットマーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「．（ドット）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれていることとする。この場合、最短の電子メールアドレスは例えば「a＠a.a」となる。
【００５５】
住所判定手段１３３ｃは、電子メールアドレス判定手段１３３ｂによって上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合に、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１０ｃに設定されている住所判定条件を満たす場合、上記文字列が住所に該当するものと判定し、その旨を第２判定手段１３６に通知するものである。本実施形態において、住所判定条件は、上記文字列中に「一文字以上の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字」となる文字列が含まれていることとする。このとき、ＣＰＵ１０ａの演算処理能力が十分に高い場合には、上記文字列に加え、郵便番号に対応する７桁の数字が含まれていることを住所判定条件に加えてもよい。また、住所判定条件は、上述した条件に代え、上記文字列中に、郵便番号に対応する７桁ちょうどの数字列が含まれていること、あるいは、「３桁の数字列」＋「−（ハイフン）」＋「４桁の数字列」となる数字列が含まれていることとしてもよい。
【００５６】
文字判定手段１３４は、第１判定手段１３３によって上記文字列が電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合に、その文字列が、検疫テーブル１０ｃに設定されている文字判定条件を満たすか否か、具体的には、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であるか否かを判定するものである。本実施形態において、文字判定条件は、上述したように、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であることであるが、ここで、上記所定範囲は、氏名（苗字だけの場合や名前だけの場合を含む）の文字数として一般的（適切）な数の範囲、例えば１以上６以下に設定される。
【００５７】
照合手段１３５は、第１判定手段１３３によって電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された文字区間であって、さらに文字判定手段１３４によって上記所定範囲内であり且つ全ての文字が漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字／文字列と氏名において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が不適切文字／不適切文字列を含むか否かを判定し、その照合判定結果を第２判定手段１３６に通知するものである。
【００５８】
ここで、不適切文字／不適切文字列は、検疫テーブル１０ｃに予め設定されており、例えば、東京，大阪，横浜，九州，北海道，京都，首都，個人，学園，店，株，県，大学，学院，東証，研究，管理，総務，経理，営業，統括，製薬，販売，学校，教育，専門，建築，機械，法人，工場，製，技術，商，図書，不明，次長，公開，出版，広告，放送，対象，卸売，小売，企画，人事，情報，部門，社長，取締，部長，課長，係長，役員，本社，支社，事業，業務，教務，精密，石油，運輸，経営，戦略，資材，技師，電気，生産，税務，広報，運送，主任，電算，財務，事務，開発，政策，制作，経済，産業，金融，銀行，調査，英語，品質，保証，設備，担当，主席，主事，監査，支援，設計，保険，金庫，事業，代表，交通，第一，第二，第三，第四，第五，第六，第七，第八，第九，特販，施設，氏名，郵便，名前，名称，市役，所属，特色，幼稚，基督，協会，教会，組合，教団，商工，全国，支部，連絡，議会，生活，消費，推進，市役所，区役所，総合，修正，機能，概要，構成，企業，組織，関連，削除，文書，期限，有効といった、一般的な氏名において出現し得ない文字／文字列、つまり氏名としては不適切な文字／文字列である。
【００５９】
第２判定手段１３６は、第１判定手段１３３における電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１３３ｂおよび住所判定手段１３３ｃによる判定結果と照合手段１３５による照合判定結果とに基づいて、判定対象電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定するものである。
【００６０】
より具体的に説明すると、第２判定手段１３６は、電話番号判定手段１３３ａ，電子メールアドレス判定手段１３３ｂおよび住所判定手段１３３ｃからの判定結果の通知を受け電話番号，電子メールアドレス，住所のそれぞれに該当すると見なされた文字区間の数を計数するとともに、照合手段１３５からの照合判定結果を受け、照合手段１３５によって不適切文字／不適切文字列を含まないと判定された文字区間を氏名に該当するものと見なし、その数を計数する。
【００６１】
そして、第２判定手段１３６は、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数結果（４つの計数値；電話番号数，電子メールアドレス数，住所数，氏名数）に基づいて、これらの計数値が大きくなるほど大きくなる判定値を算出する。例えば、第２判定手段１３６は、４つの計数値の総和を上記判定値として算出してもよいし、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについて重み係数を予め設定しておき、各個人情報要素についての重み係数と計数値との乗算結果の総和を上記判定値として算出してもよく、上記判定値の算出手法は種々考えられる。
【００６２】
上述のような判定値が算出されると、第２判定手段１３６は、その判定値に基づいて、判定対象ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する。具体的には、前記判定値が所定閾値を超えた場合に判定対象ファイルが個人情報ファイルであると判定する。このような判定を行なう際に、第２判定手段１３６は、さらに、判定値の大きさに応じたＰマーク（プライベートレベルマーク）を、判定対象ファイルに付与して、Ｐマークテーブル１０ｄに設定・登録し、ランク付けを行なう。このＰマークは、前述した通り、判定対象ファイルが個人情報ファイルである可能性の高さを示すレベルであり、判定値が大きいほどＰマークは高いランクに設定される。
【００６３】
例えば、前記判定値が１０以上となった場合、判定対象ファイルが個人情報ファイルであると判定する。また、前記判定値が１０以上１００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ１”を付与し、前記判定値が１００以上１０００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ２”を付与し、前記判定値が１０００以上１００００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ３”を付与し、前記判定値が１００００以上である場合、Ｐマークとして“Ｐ４”を付与する。なお、個人情報ファイルを判定するための所定閾値やＰマークを決定するための基準値は、個人情報管理サーバ２０（後述する管理コンソール２４）から適宜設定される。また、ここではＰマークを“Ｐ１”〜“Ｐ４”の４つにランク分けしているが、ランク分けの数はこれに限定されるものではない。さらに、上記の所定閾値や基準値としては、全ての利用者端末１０に対し共通（同一）のものを設定してもよいし、利用者端末１０毎や、本システム１を導入する施設（会社）毎に異なるものを設定してもよい。
【００６４】
上述のように判定対象ファイルに付与されたＰマーク（Ｐマークテーブル１０ｄ）は、送受信手段１２およびネットワーク５０を介して個人情報管理サーバ２０へ送信され、図４を参照しながら後述するごとく、収集手段２３によりデータベース２０ｂに保存される。そして、Ｐマークを付与された電子ファイル（個人情報ファイル）は、そのＰマークのランクに応じて、管理手段１７や個人情報管理サーバ２０（後述する管理手段２５）により管理対象ファイルとして後述するごとく管理される。
【００６５】
〔１−３〕本実施形態の個人情報管理サーバの機能構成
図４は本実施形態の個人情報管理サーバの機能構成を示すブロック図で、この図４に示すように、個人情報管理サーバ（ファイル管理サーバ）２０は、各種処理を実行するＣＰＵ２０ａと、各利用者端末１０からのログ情報や個人情報ファイルなどを格納・保存するデータベース（ＲＤＢ：Relational DataBase）２０ｂと、このデータベース２０ｂに保存されたログ情報や個人情報を含む各種情報を表示する表示部２０ｃとをそなえて構成されている。
【００６６】
ＣＰＵ２０ａは、利用者情報収集手段２１，インストール手段２２，収集手段２３，管理コンソール２４，管理手段２５，表示制御手段２６および送受信手段２７としての機能を果たすもので、これらの機能は、ＣＰＵ２０ａが、個人情報管理サーバ用プログラム（利用者端末１０にインストールすべきファイル管理プログラムを含む）を実行することによって実現される。
【００６７】
利用者情報収集手段２１は、利用者端末１０がネットワーク５０に接続されたことを検知した時に、ネットワーク５０および送受信手段２７を介して通信可能に接続された利用者端末１０からＭＡＣアドレス等の利用者情報（ホスト情報）を収集し、当該利用者端末１０に上記ファイル管理プログラムがインストールされているか否かを認識するものである。
【００６８】
インストール手段２２は、ネットワーク５０に上記ファイル管理プログラムをインストールされていない利用者端末１０が接続されたことを利用者情報収集手段２１によって収集された情報に基づいて検知すると、送受信手段２７およびネットワーク５０を介して当該利用者端末１０に上記ファイル管理プログラムをインストールし、上記ファイル管理プログラムを当該利用者端末１０に実行させて管理対象ファイルの有無を判定させるものである。
【００６９】
収集手段２３は、ネットワーク５０および送受信手段２７を介して、利用者端末１０で実行された個人情報ファイルの判定結果（個人情報ファイルのリンク先情報，判定値，Ｐマークなど）を受信・収集し、データベース２０ｂに格納する機能を果たすものである。
管理コンソール２４は、個人情報ファイルの判定条件（上記検疫テーブル１０ｃや、個人情報ファイルやＰマークを判定するために必要になる所定閾値など）を設定して管理するものである。検疫テーブル１０ｃには、上述した電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件，住所判定条件，文字判定条件（上記所定範囲）や不適切文字／不適切文字列が設定される。
【００７０】
管理手段２５は、収集手段２３によって収集されデータベース２０ｂに格納された探査結果（第２判定手段で得られた計数結果）に応じて、各利用者端末１０における個人情報ファイルを管理するもので、判定手段１３で個人情報ファイルであると判定された電子ファイル（Ｐマークの付与された電子ファイル；以下、個人情報ファイルという）を管理対象としている。
【００７１】
この管理手段２５は、データベース２０ｂに保存されているＰマークテーブルに登録されている個人情報ファイルの判定値（またはＰマーク）に応じて、個人情報ファイルの利用者（保有者）に注意情報／警告情報を通知したり、個人情報ファイルを、その個人情報ファイルを保存している利用者端末１０から強制的に捕獲・回収したり、その個人情報ファイルが利用者端末１０から外部へ出力されるのを強制的に禁止したり、その個人情報ファイルを管理者のみがアクセス可能なフォルダ（図示略）に格納したり、個人情報ファイルに対するアクセスをファイルアクセス管理サーバ３０に管理させたりするものである。
【００７２】
例えば、Ｐマークのランクが“Ｐ１”である場合、警告情報によるリコメンドは行なわないが“Ｐ１”の個人情報ファイルが存在することをログとして記録する。Ｐマークのランクが“Ｐ２”である場合、その個人情報ファイルの利用者に対して注意を促すべくポップアップ表示による注意情報を通知する。Ｐマークのランクが“Ｐ３”である場合、その個人情報ファイルを保管している利用者が存在する旨を、システム管理者（管理者端末４０）に対し警告情報としてメール等により通知するとともに、その個人情報ファイルの返却を利用者に指示する。Ｐマークのランクが“Ｐ４”である場合、その個人情報ファイルを利用者端末１０から強制的に捕獲・回収したり、個人情報ファイルが利用者端末１０から外部へ出力されるのを強制的に禁止したり、個人情報ファイルを管理者のみがアクセス可能なフォルダに格納したり、個人情報ファイルに対するアクセスをファイルアクセス管理サーバ３０に管理させたりする。なお、Ｐマークのランクが“Ｐ４”でなくても、“Ｐ３”の個人情報ファイルが所定日数放置された場合には、その個人情報ファイルに対して、Ｐマークのランクが“Ｐ４”である場合と同様の処置を実行するようにしてもよい。
【００７３】
また、管理手段２５は、各利用者端末１０もしくはデータベース２０ｂに格納された個人情報ファイルを種々の確度で探査する機能や、表示制御手段２６によってその探査結果等を表示部２０ｃに表示させる機能を有している。
表示制御手段２６は、表示部２０ｃに各種情報を表示させるべく表示部２０ｃの表示状態を制御するものであり、送受信手段２７は、ネットワーク５０を介して各利用者端末１０，ファイルアクセス管理サーバ３０や管理者端末４０との間で各種情報を送受信するものである。
【００７４】
〔１−４〕本実施形態のファイルアクセス管理サーバの機能構成
図５は本実施形態のファイルアクセス管理サーバの機能構成を示すブロック図で、この図５に示すように、ファイルアクセス管理サーバ３０は、例えば、各利用者端末１０で暗号化された管理対象ファイル（書出／送信されるべき電子ファイルであって、判定手段１３により個人情報ファイルであると判定された電子ファイル）や、個人情報管理サーバ２０（管理手段２５）から指示された個人情報ファイル（Ｐマークのランクが“Ｐ４”の個人情報ファイル）を管理対象とするもので、各種処理を実行するＣＰＵ３０ａと、後述するごとく暗号鍵や復号鍵などを保存する記憶部３０ｂとをそなえて構成されている。なお、ここでは、Ｐマークのランクが“Ｐ４”の個人情報ファイルを管理対象としているが、Ｐマークのランクに関係なく、判定手段１３によって個人情報ファイルであると判定された全ての電子ファイルをファイルアクセス管理サーバ３０の管理対象としてもよい。
【００７５】
ＣＰＵ３０ａは、後述する送受信手段３１，変換手段３２，暗号化手段３３および判定手段３４としての機能を果たすもので、これらの機能は、ＣＰＵ３０ａが、ファイルアクセス管理サーバ用のプログラムを実行することによって実現される。また、記憶部３０ｂは、後述するごとく、個人情報ファイルを暗号化するための暗号鍵や、暗号化された個人情報ファイルを復号化するための復号鍵や、暗号化された個人情報ファイルに対するアクセス権限（後述）や、予め登録されている利用者〔暗号化ファイルの閲覧を許可された登録者（社員）〕のユーザＩＤ／パスワードなどを保存するもので、例えばハードディスクやＲＡＭによって構成されている。
【００７６】
送受信手段３１は、ファイルアクセス管理サーバ３０が本来有している通信機能によって実現されるものであって、後述する個人情報ファイル受信手段３１ａ，暗号化ファイル送信手段３１ｂ，認証情報受信手段３１ｃおよび復号鍵送信手段３１ｄとしての機能を果たす。また、本実施形態の送受信手段３１は、各利用者端末１０からの要求に応じて、暗号化手段１８での暗号化処理に用いられる所定の暗号鍵を、ネットワーク５０を通じて各利用者端末１０に送信する機能も果たすようになっている。
【００７７】
個人情報ファイル受信手段３１ａは、個人情報管理サーバ２０からネットワーク５０経由で管理対象の個人情報ファイル（Ｐマークのランクが“Ｐ４”の個人情報ファイル）を受信するものである。
暗号化手段３３は、各利用者端末１０における暗号化手段１８とほぼ同様に、個人情報ファイル受信手段３１ａによって個人情報管理サーバ２０から受信した管理対象の個人情報ファイルを改竄操作の困難なＰＤＦファイル等の完成文書ファイルに変換し、さらに、そのＰＤＦファイルを、所定の暗号鍵を用いて暗号化するものである。ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって実現され、このＰＤＦドライバを起動することにより、個人情報ファイルがＰＤＦ化され、完成文書ファイルとしてのＰＤＦファイルが生成されるようになっている。
【００７８】
暗号化ファイル送信手段３１ｂは、暗号化手段３３によって暗号化（鍵掛け）されたファイル（以下、暗号化ファイルという）を、ネットワーク４０経由で個人情報管理サーバ２０に送信するものである。
なお、ファイルアクセス管理サーバ３０による管理に際しては、上述のような暗号化手段３３による暗号化時に、ポリシー設定によって、各暗号化ファイルに対する各種アクセス権限（閲覧，印刷，コピー等の権限）が利用者毎や暗号化ファイル毎に設定される。その際、システム運用を簡易化すべく１種類のポリシを設定し、そのポリシ設定によって、全ての暗号化ファイルに対する各利用者端末１０でのアクセス権限〔例えば、本システム１を導入している社内の全社員／全利用者（ファイルアクセス管理サーバ３０に登録されている全登録者）のアクセス権限〕として、閲覧権限のみを自動的（強制的）に設定・付与し、閲覧以外のアクセス、例えば印刷，コピー，別名保存，画面キャプチャ（スクリーンショット）などのアクセスを一切行なえないようにしてもよい。
【００７９】
認証情報受信手段３１ｃは、利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０での暗号化ファイルに対するアクセス時に利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０からネットワーク５０経由で送信されてくる認証情報を受信するものである。ここで、認証情報は、暗号化ファイルを開こうとしている利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０の利用者がその暗号化ファイルの正当な送信先（利用者／登録者）であることをファイルアクセス管理サーバ３０で判定・認証するために必要な情報であり、ファイルアクセス管理サーバ３０によるサービスの利用者についてこのファイルアクセス管理サーバ３０（記憶部３０ｂ）に予め登録されたユーザＩＤおよびパスワードを含んでいる。これらのユーザＩＤおよびパスワードは、暗号化ファイルを開く際に利用者がキーボードやマウスを操作することにより入力される。
【００８０】
判定手段３４は、認証情報受信手段３１ｃによって受信された認証情報に基づいて、認証情報を送信した利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０が暗号化ファイルの正当な送信先であるか否かを判定するもので、実際には、利用者によって入力されたユーザＩＤおよびパスワードが、ファイルアクセス管理サーバ３０の記憶部３０ｂに予め登録・保存されているユーザＩＤおよびパスワードと一致するか否かを判定することにより、その利用者が正当な登録者であるか否かを判定・認証するものである。
【００８１】
復号鍵送信手段３１ｄは、判定手段３４によって利用者が正当な登録者であることが認証された場合に、暗号化ファイルを復号化するための復号鍵を記憶部３０ｂから読み出して利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０にネットワーク５０経由で送信するものである。
そして、利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０においては、ファイルアクセス管理サーバ３０から復号鍵を受信すると、その復号鍵を用いて暗号化ファイルの復号化を行ない元の個人情報ファイルを復元し、復元された個人情報ファイルに対し、与えられたアクセス権限に応じたアクセス（例えば閲覧）が行なわれるようになる。
【００８２】
〔２〕本実施形態の個人情報管理システムの動作
次に、図６〜図１０を参照しながら、上述のごとく構成された本実施形態の個人情報管理システム１の動作について説明する。
〔２−１〕利用者端末の動作
本システム１においては、個人情報管理サーバ２０により、ネットワーク５０に接続された利用者端末１０に上記ファイル管理プログラムがインストールされているか否かが認識され、インストールされていない場合、その利用者端末１０に上記ファイル管理プログラムがインストールされる。
【００８３】
そして、上記ファイル管理プログラムをインストールされた利用者端末１０では、そのファイル管理プログラムを実行することにより、以下のような処理が行なわれる。図６に示すフローチャート（ステップＳ０１〜Ｓ１２）に従って、本実施形態の利用者端末１０の動作について説明する。
【００８４】
利用者端末１０において、書出手段１１による電子ファイルの書出要求、もしくは、送受信手段１２による電子ファイルの添付・送信要求が監視され（ステップＳ０１）、書出要求もしくは添付・送信要求が発生すると（ステップＳ０１のＹＥＳルート）、判定手段１３により、書出要求／添付・送信要求のあった電子ファイルが個人情報ファイル（管理対象ファイル）であるか否かを判定する（ステップＳ０２；その詳細な判定手順については図６を参照しながら後述）。
【００８５】
個人情報ファイルではないと判定された場合（ステップＳ０３のＮＯルート）、その電子ファイルは、そのまま、書出手段１１により外部媒体６０へ書き出されるか、送受信手段１２により他端末へ送信される（ステップＳ０４）。
【００８６】
個人情報ファイルであると判定された場合（ステップＳ０３のＹＥＳルート）、禁止手段１４により、その電子ファイルが外部媒体６０に書き出されたり他端末へ送信されるのが禁止され（ステップＳ０５）、利用者通知手段１５により、その電子ファイルを個人情報ファイルであり書出もしくは送信することができない旨が、ポップアップ表示や音声メッセージ等により利用者に通知されるとともに（ステップＳ０６）、管理者通知手段１６により、利用者端末１０が、個人情報ファイルである電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことが、電子メール等により、送受信手段１２およびネットワーク５０を通じて管理者端末４０に通知される（ステップＳ０７）。
【００８７】
この後、利用者端末１０の利用者に対し、その電子ファイルを暗号化して（ファイルアクセス管理サーバ３０の管理下に置いて）書出／送信するか否かを、ディスプレイ上のポップアップ表示等により問い合せ（ステップＳ０８）、利用者が暗号化を行なわないことを選択した場合には（ステップＳ０８のＮＯルート）、処理を終了してステップＳ０１に戻る。
【００８８】
利用者が暗号化を行なうことを選択した場合には、暗号化手段１８により、電子ファイルは、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換され（ステップＳ０９）、そのコンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルが格納されてから（ステップＳ１０）、そのＰＤＦファイルは、ファイルアクセス管理サーバ３０によって管理される所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルが作成される（ステップＳ１１）。このとき、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者について、当該暗号化ファイルに対するアクセス権限（例えば閲覧権限）も、暗号化手段１８からファイルアクセス管理サーバ３０に対して自動的に設定される（ステップＳ１１）。
【００８９】
このように暗号化された電子ファイル（暗号化ファイル）については、禁止手段１４による禁止動作が抑止され、書出手段１１により外部媒体６０へ書き出されるか、送受信手段１２により他端末へ送信される（ステップＳ１２）。
【００９０】
〔２−２〕判定手段の動作
本実施形態の判定手段１３では、以下のように、電話番号，電子メールアドレス，住所および氏名の出現頻度をそれぞれ数値化し、個人情報ファイルの判定（特定・探査）を行なっている。その際、切出手段１３２によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列が含まれている場合、その文字区間は、個人情報要素（本実施形態では氏名）には該当しないものと見なされて除外される一方、切出手段１３２によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列が含まれていない場合、その文字区間は、個人情報をなす個人情報要素に該当するものと見なされて、つまり個人情報要素が出現したものと見なされ、出現回数のカウントアップを行なっている。
【００９１】
本実施形態の利用者端末１０において、上述した判定手段１３（ファイル管理プログラム）によって実行される、個人情報ファイルの判定動作の手順を、図７に示すフローチャート（ステップＳ１０１〜Ｓ１１５）に従って説明する。
利用者端末１０において、書出手段１１による電子ファイルの書出要求、もしくは、送受信手段１２による電子ファイルの添付・送信要求が検知されると、その判定対象の電子ファイルから抽出手段（テキスト抽出エンジン）１３１によりテキストデータが抽出される（ステップＳ１０１）。
【００９２】
このように抽出されたテキストからは、切出手段１３２により、上述した区切り文字で区切られる文字区間が切り出され、判定対象／照合対象としてバッファ（図示略）に順次書き出される（ステップＳ１０２）。文字区間の切り出しに際し、前述したように、切出手段１３２により、文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の記号、例えばハイフン，アンダバー，括弧記号などの記号文字が除去される。
【００９３】
そして、切出手段１３２によって切り出され記号文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に文字列という）が、電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを、電話番号判定手段１３３ａ，電子メールアドレス判定手段１３３ｂおよび住所判定手段１３３ｃによって順次判定する（ステップＳ１０３，Ｓ１０５，Ｓ１０７）。
【００９４】
まず、電話番号判定手段１３３ａにより、上記文字列が電話番号に該当するか否かが判定される（ステップＳ１０３）。その際、上記文字列が検疫テーブル１０ｃに設定されている電話番号判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に９〜１５桁の数字が含まれていれば、上記文字列が電話番号に該当するものと判定され（ステップＳ１０３のＹＥＳルート）、その旨が第２判定手段１３６に通知され、この第２判定手段１３６において、電話番号の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０４）、ステップＳ１１２の処理へ移行する。
【００９５】
上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合（ステップＳ１０３のＮＯルート）、電子メールアドレス判定手段１３３ｂにより、上記文字列が電話メールアドレスに該当するか否かが判定される（ステップＳ１０５）。その際、上記文字列が検疫テーブル１０ｃに設定されている電子メールアドレス判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「＠」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「．」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれていれば、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定され（ステップＳ１０５のＹＥＳルート）、その旨が第２判定手段１３６に通知され、この第２判定手段１３６において、電子メールアドレスの出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０６）、ステップＳ１１２の処理へ移行する。
【００９６】
上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合（ステップＳ１０５のＮＯルート）、住所判定手段１３３ｃにより、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かが判定される（ステップＳ１０７）。その際、上記文字列が検疫テーブル１０ｃに設定されている住所判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に「一文字以上の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字」となる文字列が含まれていれば、上記文字列が住所に該当するものと判定され（ステップＳ１０７のＹＥＳルート）、その旨が第２判定手段１１６に通知され、この第２判定手段１３６において、住所（居所）の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０８）、ステップＳ１１２の処理へ移行する。
【００９７】
上記文字列が住所に該当しないと判定された場合（ステップＳ１０７のＮＯルート）、つまり第１判定手段１３３によって上記文字列が電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合、文字判定手段１３４により、その文字列が、検疫テーブル１０ｃに設定されている文字判定条件（文字数が１以上６以下であり全ての文字が漢字であること）を満たすか否かが判定される（ステップＳ１０９）。この文字判定条件を満たさない場合（ステップＳ１０９のＮＯルート）、ステップＳ１１２の処理へ移行する。
【００９８】
一方、この文字判定条件を満たす場合（ステップＳ１０９のＹＥＳルート）、照合手段１３５により、当該文字区間（上記文字列）に含まれる文字／文字列と検疫テーブル１０ｃに設定されている氏名についての不適切文字／不適切文字列とが照合され、当該文字区間に不適切文字／不適切文字列が含まれるか否かが判定される（ステップＳ１１０）。当該文字区間に、一つでも不適切文字／不適切文字列と一致する文字／文字列が存在した場合（ステップＳ１１０のＹＥＳルート）には、その時点不適切文字／不適切文字列との照合処理を直ちに終了し、ステップＳ１１２の処理へ移行する。
【００９９】
また、当該文字区間に不適切文字／不適切文字列が含まれていない場合（ステップＳ１１０のＮＯルート）、その照合判定結果が第２判定手段１３６に通知され、この第２判定手段１３６において、当該文字区間が氏名に該当するものと見なされ、氏名の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１１１）、ステップＳ１１２の処理へ移行する。
【０１００】
ステップＳ１１２では、判定対象ファイルから抽出されたテキストデータから未だ切り出されていない文字区間の有無が判定され、有る場合（ＹＥＳルート）には、ステップＳ１０４に戻り、上述と同様の処理（ステップＳ１０２〜Ｓ１１１）を繰り返し実行する。このようにして全ての文字区間がテキストデータから切り出され全ての文字区間に対する判定処理，照合処理，計数処理等を終了すると（ステップＳ１１２のＮＯルート）、第２判定手段１３６において、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数値に基づいて、上述した判定値が算出される（ステップＳ１１３）。
【０１０１】
そして、第２判定手段１３６においては、ステップＳ１１３で算出された判定値に基づいて、上述したように、判定対象ファイルが個人情報ファイルであるか否かが判定されるとともに、Ｐマークのランク付け（本実施形態では“Ｐ１”〜“Ｐ４”の４つ）が行なわれ（ステップＳ１１４）、これらの個人情報ファイルの判定結果やＰマークのランク付けの結果は、Ｐマークテーブル１０ｄに登録され、送受信手段１２およびネットワーク５０を介して個人情報管理サーバ２０に送信され、個人情報管理サーバ２０において、収集手段２０３によりデータベース２０ｂに登録・保存される（ステップＳ１１５）。このようなステップＳ１１５の処理完了後、個人情報ファイルの探査動作を終了する。
【０１０２】
〔２−３〕個人情報管理サーバの動作
次に、個人情報管理サーバ２０（管理手段２５）の管理動作について、図８に示すフローチャート（ステップＳ２０〜Ｓ２９）に従って説明する。なお、各利用者端末１０における管理手段１７も、この管理手段２５と同様に動作するように構成されている。ただし、利用者端末１０に管理手段１７としての機能をそなえた場合には、管理手段２５による管理動作を行なわなくてもよいし、管理手段２５による管理動作を行なう場合には、利用者端末１０に管理手段１７としての機能をそなえなくてもよい。
【０１０３】
管理手段２５では、データベース２０ｂにおける個人情報ファイルの判定結果（Ｐマークテーブル）を参照し、個人情報ファイル（Ｐマークを付与されたファイル）の有無を判定する（ステップＳ２０）。個人情報ファイルが存在する場合（ステップＳ２１のＹＥＳルート）、個人情報ファイルの探査結果〔ここではＰマークレベル（ランク）〕に応じて、管理手段２５により、各個人情報ファイルに対する管理・操作が以下のように行なわれる（ステップＳ２１〜Ｓ２９）。
【０１０４】
まず、Ｐマークレベル“Ｐ１”の個人情報ファイルの有無が判定され（ステップＳ２１）、Ｐマークレベル“Ｐ１”の個人情報ファイルがある場合（ステップＳ２１のＹＥＳルート）、その個人情報ファイルをアクセス監視対象（アクセスログの記録対象）として設定・登録する（ステップＳ２２）。
【０１０５】
Ｐマークレベル“Ｐ１”の個人情報ファイルがない場合（ステップＳ２１のＮＯルート）、もしくは、ステップＳ２２での登録後、Ｐマークレベル“Ｐ２”の個人情報ファイルの有無が判定され（ステップＳ２３）、Ｐマークレベル“Ｐ２”の個人情報ファイルがある場合（ステップＳ２３のＹＥＳルート）、その個人情報ファイルをアクセス監視対象として設定・登録するとともに、その個人情報ファイルの利用者に対して注意を促すべくポップアップ表示による注意情報が通知される（ステップＳ２４）。
【０１０６】
Ｐマークレベル“Ｐ２”の個人情報ファイルがない場合（ステップＳ２３のＮＯルート）、もしくは、ステップＳ２４での注意情報通知後、Ｐマークレベル“Ｐ３”の個人情報ファイルの有無が判定され（ステップＳ２５）、Ｐマークレベル“Ｐ３”の個人情報ファイルがある場合（ステップＳ２５のＹＥＳルート）、その個人情報ファイルをアクセス監視対象として設定・登録するとともに、その個人情報ファイルを保管している利用者が存在する旨が、システム管理者に対し警告情報としてメール等により通知されるとともに、その個人情報ファイルの返却が利用者に指示される（ステップＳ２６）。
【０１０７】
Ｐマークレベル“Ｐ３”の個人情報ファイルがない場合（ステップＳ２５のＮＯルート）、もしくは、ステップＳ２６で警報情報通知および返却指示を行なった後、Ｐマークレベル“Ｐ４”の個人情報ファイルの有無が判定され（ステップＳ２７）、Ｐマークレベル“Ｐ４”の個人情報ファイルがある場合（ステップＳ２７のＹＥＳルート）、その個人情報ファイルがクライアント端末１０から強制的に捕獲・回収され（ステップＳ２８）、さらに、その個人情報ファイルをファイルアクセス管理サーバ３０の管理下に置き、その個人情報ファイルに対するアクセスをファイルアクセス管理サーバ３０に管理させる（ステップＳ２９）。Ｐマークレベル“Ｐ４”の個人情報ファイルがない場合（ステップＳ２７のＮＯルート）、もしくは、ステップＳ２９での処理終了後、管理動作を終了する。
【０１０８】
なお、前述した通り、Ｐマークレベル“Ｐ４”の個人情報ファイルについては、その個人情報ファイルが利用者端末１０から外部へ出力されるのを強制的に禁止したり、個人情報ファイルを管理者のみがアクセス可能なフォルダに格納したりしてもよい。また、Ｐマークレベル“Ｐ３”の個人情報ファイルが所定日数放置された場合、Ｐマークレベル“Ｐ４”の個人情報ファイルと同様の処置を実行してもよい。さらに、Ｐマークレベル“Ｐ１”〜“Ｐ４”の個人情報ファイルの全てをファイルアクセス管理サーバ３０の管理下に置くようにしてもよい。
【０１０９】
〔２−５〕ファイルアクセス管理サーバの動作
次に、図９および図１０を参照しながら、ファイルアクセス管理サーバ３０の動作について説明する。
まず、図９に示すフローチャート（ステップＳ３１〜Ｓ３４）に従って、本実施形態のファイルアクセス管理サーバ３０によるファイル変換動作を説明する。
【０１１０】
ファイルアクセス管理サーバ３０において、ファイルアクセス管理サーバ３０の管理下に置くように個人情報管理サーバ２０の管理手段２５（もしくは利用者端末１０の管理手段１７）から指示された個人情報ファイル（管理対象の電子ファイル）が、個人情報管理サーバ２０からネットワーク５０経由で個人情報ファイル受信手段３１ａにより受信されると（ステップＳ３１のＹＥＳルート）、その個人情報ファイルが、暗号化手段１８により、ＰＤＦファイルに変換され（ステップＳ３２）、さらに、所定の暗号鍵を用いて暗号化処理（鍵掛け処理）が行なわれる（ステップＳ３３）。そして、暗号化ファイルは、暗号化ファイル送信手段３１ｂによりネットワーク５０経由で個人情報管理サーバ２０に送信される（ステップＳ３４）。
【０１１１】
ついで、図１０に示すフローチャート（ステップＳ４１〜Ｓ４５）に従って、本実施形態のファイルアクセス管理サーバ３０による認証動作について説明する。
利用者端末１０の利用者や個人情報管理サーバ２０の利用者（管理者）が、暗号化ファイルの内容を閲覧しようとする場合、その利用者によって認証情報が入力されファイルアクセス管理サーバ３０へ送信される。そして、その認証情報がネットワーク５０経由で認証情報受信手段３１ｃにより受信されると（ステップＳ４１のＹＥＳルート）、判定手段３４は、認証情報に含まれるユーザＩＤによって記憶部３０ｂを検索し、そのユーザＩＤに対応する登録パスワードを記憶部３０ｂから読み出し、認証情報に含まれるパスワードと、記憶部３０ｂから読み出された登録パスワードとを比較し、これらのパスワードが一致するか否かの判定（利用者認証；ステップＳ４２）を行なう。
【０１１２】
これらのパスワードが一致し、利用者端末１０もしくは個人情報管理サーバ２０の利用者が正当な登録者（正当な送信先）であることが認証されると（ステップＳ４３のＹＥＳルート）、復号鍵送信手段３１ｄにより、暗号化ファイルを復号化するための復号鍵が記憶部３０ｂから読み出され、その利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０にネットワーク５０経由で送信される（ステップＳ４４）。
【０１１３】
そして、利用者端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０において、復号鍵が受信されると、その復号鍵を用いて暗号化ファイルが復号化されて元の個人情報ファイルが復元され、その個人情報ファイルに対し、予め与えられたアクセス権限に応じたアクセスが実行される。例えば、前述したようにアクセス権限として閲覧権限のみが与えられている場合、利用者は、復元された個人情報ファイルの内容を閲覧することはできるが、閲覧以外のアクセス、例えばプリンタによる印刷出力や他の記録媒体へのコピーや画面コピー（画面キャプチャ）や別名保存などのアクセスは一切行なうことができない。
【０１１４】
一方、ファイルアクセス管理サーバ３０の判定手段３４によりパスワードが不一致であると判定された場合、もしくは、ユーザＩＤに対応する登録パスワードが記憶部３０ｂに登録されていなかった場合には、利用者が正当な登録者（正当な送信先）ではないと判定され（ステップＳ４３のＮＯルート）、ファイルアクセス管理サーバ３０からクライアント端末１０，個人情報管理サーバ２０や管理者端末４０にネットワーク５０経由でエラー通知が行なわれる（ステップＳ４５）。
【０１１５】
〔３〕本実施形態の個人情報管理システムの効果
このように本発明の一実施形態としてのファイル管理システム１や利用者端末（情報処理装置）によれば、書出手段１１や送受信手段１２によって外部媒体６０（他端末）へ書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであると判定されると、その電子ファイルの書出／送信が禁止されるとともに、その電子ファイルが管理対象ファイルであって書出／送信できない旨が利用者端末１０の利用者に通知されるほか、その利用者端末１０が個人情報ファイルである電子ファイルを書出／送信しようとしたことが管理者端末４０にも通知される。これにより、個人情報が複数の利用者端末１０に分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各端末１０において個人情報ファイルが外部媒体６０に書出／送信されるのを禁止でき、その個人情報ファイルが外部へ持ち出されたり送信されたりするのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【０１１６】
このとき、個人情報ファイルの書出／送信を禁止するだけでなく個人情報ファイルの書出／送信について利用者や管理者に対し通知されるため、利用者に警告を発し個人情報ファイルの書出／送信が禁止行為であることを認識させることができるほか、利用者端末１０において利用者が禁止行為である個人情報ファイルの書出／送信を実行しようとして禁止されたことを管理者に認識させることができる。これにより、利用者による禁止行為を確実に管理できるとともに、禁止行為について利用者を教育することができる。
【０１１７】
また、個人情報ファイルの判定を行なう判定手段１３ほか各種手段１４〜１８としての機能をもたない利用者端末１０がネットワーク５０に接続されると、個人情報管理サーバ２０により、その機能を実現するためのファイル管理プログラムがインストールされ、その機能が強制的に利用者端末１０に導入され、さらに、その判定手段１３により利用者端末１０における個人情報ファイルの有無が判定されるので、新たな利用者端末１０がネットワーク５０に接続された場合でも、その利用者端末１０における個人情報ファイルを確実に探査して洗い出して管理可能な状態に置くことが可能になり、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【０１１８】
さらに、本実施形態では、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとし、判定手段１３において、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。
【０１１９】
従って、第１判定手段１３３で電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ、照合手段１３５により不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの探査処理を高速に行なうことが可能になる。
【０１２０】
また、不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間を全て氏名に該当するものと見なすので、氏名についての不適切文字／不適切文字列を含まない電子ファイル、即ち、氏名情報を含む可能性が高く個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイルを確実に探査することが可能になる。つまり、本実施形態の判定手段１３により個人情報ファイルであると判定される電子ファイルの数が多くなり、個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル（疑わしい電子ファイル）を確実に洗い出すことができる。
【０１２１】
さらに、文字判定手段１３４により文字区間の文字数が所定範囲内であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合対象としているので、照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が所定範囲を超える長い文字区間が、照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの探査処理のさらなる高速化に寄与することになる。
【０１２２】
本実施形態の判定手段１３による判定手法によって、電子ファイルの書出や送信が行なわれる都度、リアルタイムで、個人情報ファイルを自動的に特定して探査することができるので、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、例えば企業内等において分散して存在する個人情報ファイル（個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル）を確実に探査して洗い出し、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【０１２３】
そして、個人情報管理サーバ２０の管理手段２５（もしくは利用者端末１０の管理手段１７）により、第２判定手段１３６で得られた計数結果（判定値レベル）に応じて、個人情報ファイルであると判定された電子ファイルの管理を行なうことにより、個人情報ファイル毎に、判定値レベル（個人情報ファイルである可能性の高さ／個人情報要素数の多さ）に応じた管理手法を選択して実行することができるほか、企業内などにおいて多数の端末が存在し個人情報ファイルが分散して保存されていても、これらの個人情報ファイルを一元的に管理することができ、個人情報ファイルを集中管理するシステムを容易に構築して導入することが可能になる。
【０１２４】
一方、個人情報ファイルを、利用者端末１０もしくはファイルアクセス管理サーバ３０において暗号化ファイルに変換し、このような暗号化ファイルについては、禁止手段１４による禁止動作を抑止し、外部媒体６０（他端末）への書出／送信を可能することで、各端末１０において個人情報ファイルについては暗号化ファイルに変換された上で外部媒体６０（他端末）へ書出／送信されるので、その個人情報ファイルが、万人が参照可能な状態で各端末１０から外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【０１２５】
このとき、暗号化ファイルの正当な利用者については、ファイルアクセス管理サーバ３０により正当な利用者であることを認証されれば、ファイルアクセス管理サーバ３０から受信した復号鍵で暗号化ファイルを復号し、暗号化ファイルの内容に対するアクセスが可能になるが、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、個人情報ファイルは、正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で外部媒体６０（他端末）に書出／送信されるので、上述のごとく個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止しながら、正当な利用者のアクセスは可能になるので、正当な利用者についての利便性を損なうことがない。
【０１２６】
なお、このとき、個人情報ファイルのオリジナルは完全文書ファイルに格納されて暗号化されることになるので、その個人情報ファイルのオリジナルは、そのままの状態、即ち利用者端末１０において万人が参照可能な状態で残ることがないので、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【０１２７】
〔４〕本実施形態の変形例
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
例えば、上述した実施形態では、管理対象ファイルが個人情報ファイルである場合について説明したが、本発明は、これに限定されるものではなく、個人情報以外の機密情報を含む機密情報ファイルを管理対象ファイルとしてもよい。この場合、機密情報ファイルを判定するための所定条件は、機密情報を含むレコード（機密情報要素）を所定数以上保有していることであり、機密情報要素は、例えば、発表前の新製品，特許出願前の技術，経営戦略などで使用される文字列である。なお、このような機密情報ファイルについても、個人情報ファイルと同様にして、判定手段１３によって判定することができ、上述した実施形態と同様の作用効果を得ることができる。
【０１２８】
また、上述した実施形態では、利用者端末１０に暗号化手段１８をそなえた場合について説明したが、利用者端末１０に暗号化手段１８をそなえず、ファイルアクセス管理サーバ３０の暗号化手段３３を用いて暗号化処理を行なうように構成してもよい。この場合、図１１に示すように、利用者端末１０Ａには、暗号化手段１８に代えて登録手段１９がそなえられている。
【０１２９】
この登録手段１９は、判定手段１３によって個人情報ファイルであると判定された電子ファイルを、ファイルアクセス管理サーバ３０の管理下に置くべく、ファイルアクセス管理サーバ３０に登録するもので、登録時には、その管理対象ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０Ｂに送信するとともに、登録処理に応じて、ファイルアクセス管理サーバ３０の暗号化手段３３によって後述するごとく作成された暗号化ファイルを受信する機能を果たすものである。なお、登録手段１９としての機能も、個人情報管理サーバ２０によってインストールされたファイル管理プログラムを実行することによって実現される。
【０１３０】
そして、ファイルアクセス管理サーバ３０では、登録手段１９によって登録されるべき個人情報ファイルを利用者端末１０Ａからネットワーク５０を介し個人情報ファイル受信手段３１ａで受信すると、その個人情報ファイルは、暗号化手段３３によって上述と同様にして暗号化ファイルに変換されるとともに所定のアクセス権限の設定が行なわれてから利用者端末１０Ａに返送され、利用者端末１０Ａにおいては、禁止手段１４による禁止動作が抑止され、その暗号化ファイルを外部媒体６０（他端末）へ書出／送信することができるようになっている。このような構成によっても、上述した実施形態と同様の作用効果を得ることができる。
【０１３１】
また、上述した実施形態では、電子ファイルが書出／送信対象となると、そのタイミングで当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かの判定を判定手段１３によって行なっているが、以下のような手法で個人情報ファイルの判定を行なってもよい。
すなわち、利用者端末１０，１０Ａにおいて、最初（本個人情報管理システム１の立ち上げ時／ファイル管理プログラムのインストール時／利用者端末１０，１０Ａの接続時）に、判定手段１３により予め記憶部１０ｂの全ての電子ファイルについて個人情報ファイル（管理対象ファイル）であるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、書出手段１１や送受信手段１２によって書出／送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定手段１３が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、判定手段１３による判定を行なうことなく禁止手段１４により当該電子ファイルを書出／送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、判定手段１３による判定を行なう。
【０１３２】
このような判定手法を採用することにより、既に個人情報ファイルであると判定された電子ファイルについては、無駄な判定処理を行なうことなく書出／送信の禁止を直ちに行なえる。また、個人情報ファイルであるか否かの判定を行なっていない電子ファイル（新規作成ファイルや外部から取り込んだファイル）のみを対象にして判定が行なわれるので、各利用者端末１０，１０Ａにおいて新たに作成・追加された管理対象ファイル（個人情報ファイルや機密情報ファイル）を、極めて効率よく確実に探査することができる。
【０１３３】
さらに、上述した実施形態では、判定手段１３，禁止手段１４，利用者通知手段１５，管理者通知手段１６，管理手段１７，暗号化手段１８や登録手段１９としての機能が、利用者端末１０，１０Ａにそなえられている場合について説明したが、これらの機能は、利用者端末１０，１０Ａに代えて、利用者端末１０，１０Ａと通信可能に接続された個人情報管理サーバ（ファイル管理サーバ）２０にそなえてもよい。
【０１３４】
ただし、この場合、利用者端末１０，１０Ａから書出／送信されるべき電子ファイルが、一旦、個人情報管理サーバ２０に吸い上げられ、その電子ファイルについて各手段１３〜１９としての機能による処理が施されることになる。これにより、利用者が、利用者端末１０，１０Ａにおける、メモリ容量や、他プログラムとの相性の問題などの理由で、上記の各手段１３〜１９を実現するためのプログラムの非常駐を要望する場合、その要望に対応することができ、利便性が高められる。
【０１３５】
〔５〕その他
上述した判定手段１３，禁止手段１４，利用者通知手段１５，管理者通知手段１６，管理手段１７，暗号化手段１８および登録手段１９としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、コンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラム（ファイル管理プログラム）を実行することによって実現される。
【０１３６】
そのプログラムは、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど）等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録された形態で提供される。この場合、コンピュータはその記録媒体からファイル管理プログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置に転送し格納して用いる。また、そのプログラムを、例えば磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク等の記憶装置（記録媒体）に記録しておき、その記憶装置から通信回線を介してコンピュータに提供するようにしてもよい。
【０１３７】
ここで、コンピュータとは、ハードウエアとＯＳ（オペレーティングシステム）とを含む概念であり、ＯＳの制御の下で動作するハードウエアを意味している。また、ＯＳが不要でアプリケーションプログラム単独でハードウェアを動作させるような場合には、そのハードウェア自体がコンピュータに相当する。ハードウエアは、少なくとも、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサと、記録媒体に記録されたプログラムを読み取るための手段とをそなえている。上記分散型ストレージシステム用制御プログラムとしてのアプリケーションプログラムは、上述のようなコンピュータに、判定手段１３，禁止手段１４，利用者通知手段１５，管理者通知手段１６，管理手段１７，暗号化手段１８および登録手段１９としての機能を実現させるプログラムコードを含んでいる。また、その機能の一部は、アプリケーションプログラムではなくＯＳによって実現されてもよい。
【０１３８】
さらに、本実施形態における記録媒体としては、上述したフレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほか、ＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープ，パンチカード，コンピュータの内部記憶装置（ＲＡＭやＲＯＭなどのメモリ），外部記憶装置等や、バーコードなどの符号が印刷された印刷物等の、コンピュータ読取可能な種々の媒体を利用することもできる。
【０１３９】
〔６〕付記
（付記１）
少なくとも、電子ファイルを含むデータを保持する記憶部、および、該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段を有する利用者端末と、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を該利用者端末に通知する利用者通知手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
【０１４０】
（付記２）
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、該利用者端末が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえて構成されていることを特徴とする、付記１記載のファイル管理システム。
【０１４１】
（付記３）
該判定手段，該禁止手段，該利用者通知手段および該管理者通知手段としての機能が、該利用者端末にそなえられていることを特徴とする、付記２記載のファイル管理システム。
【０１４２】
（付記４）
該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバをそなえ、
該ファイル管理サーバが、該判定手段としてコンピュータを機能させるプログラムを該利用者端末にインストールするインストール手段をそなえて構成されるとともに、
該利用者端末における該判定手段としての機能が、該ファイル管理サーバによって該利用者端末にインストールされた該プログラムを実行することで実現されることを特徴とする、付記３記載のファイル管理システム。
【０１４３】
（付記５）
該ファイル管理サーバのインストール手段が、該ファイル管理サーバを含むネットワークに該プログラムをインストールされていない利用者端末が接続されたことを検知すると、当該利用者端末に該プログラムをインストールし、該プログラムを当該利用者端末に実行させて管理対象ファイルの有無を判定させることを特徴とする、付記４記載のファイル管理システム。
【０１４４】
（付記６）
該判定手段，該禁止手段，該利用者通知手段および該管理者通知手段としての機能が、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバにそなえられていることを特徴とする、付記２記載のファイル管理システム。
【０１４５】
（付記７）
前記所定条件が、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることであり、該判定手段が、当該電子ファイルが当該所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定することを特徴とする、付記１〜付記６のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【０１４６】
（付記８）
該判定手段が、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記７記載のファイル管理システム。
【０１４７】
（付記９）
該第２判定手段で得られた前記計数結果に応じて、個人情報ファイルであると判定された当該電子ファイルの管理を行なう管理手段としての機能が、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバにそなえられていることを特徴とする、付記８記載のファイル管理システム。
【０１４８】
（付記１０）
該利用者端末と通信可能に接続され、管理対象ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、
該利用者端末が、
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成されるとともに、
該ファイルアクセス管理サーバが、
該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記１〜付記９のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【０１４９】
（付記１１）
該利用者端末において、該書出／送信手段によって該外部媒体へ書出もしくは送信される電子ファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による禁止動作が抑止され、該書出／送信手段が、当該電子ファイルを該外部媒体へ書出もしくは送信するように構成されていることを特徴とする、付記１０記載のファイル管理システム。
【０１５０】
（付記１２）
該利用者端末と通信可能に接続され、管理対象ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、
該利用者端末が、
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をそなえて構成されるとともに、
該ファイルアクセス管理サーバが、
該登録手段によって登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段と、
該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記１〜付記９のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【０１５１】
（付記１３）
該利用者端末において、該書出／送信手段によって該外部媒体へ書出もしくは送信される電子ファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による禁止動作が抑止され、該書出／送信手段が、当該電子ファイルを該外部媒体へ書出もしくは送信するように構成されていることを特徴とする、付記１４記載のファイル管理システム。
【０１５２】
（付記１４）
該利用者端末において、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうことを特徴とする、付記１〜付記１３のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【０１５３】
（付記１５）
電子ファイルを含むデータを保持する記憶部と、
該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段と、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を利用者に通知する利用者通知手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、情報処理装置。
【０１５４】
（付記１６）
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、前記利用者が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえて構成されていることを特徴とする、付記１５記載の情報処理装置。
【０１５５】
（付記１７）
前記所定条件が、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることであり、該判定手段が、当該電子ファイルが当該所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定することを特徴とする、付記１５または付記１６に記載の情報処理装置。
【０１５６】
（付記１８）
該判定手段が、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記１７記載の情報処理装置。
【０１５７】
（付記１９）
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成されていることを特徴とする、付記１５〜付記１８のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【０１５８】
（付記２０）
該書出／送信手段によって該外部媒体へ書出もしくは送信される電子ファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による禁止動作が抑止され、該書出／送信手段が、当該電子ファイルを該外部媒体へ書出もしくは送信するように構成されていることを特徴とする、付記１９記載の情報処理装置。
【０１５９】
（付記２１）
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、電子ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をさらにそなえて構成され、
該登録手段が、該電子ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させることを特徴とする、付記１５〜付記１８のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【０１６０】
（付記２２）
該書出／送信手段によって該外部媒体へ書出もしくは送信される電子ファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による禁止動作が抑止され、該書出／送信手段が、当該電子ファイルを該外部媒体へ書出もしくは送信するように構成されていることを特徴とする、付記２１記載の情報処理装置。
【０１６１】
（付記２３）
該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうことを特徴とする、付記１５〜付記２２のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【０１６２】
（付記２４）
利用者によって指定された電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段書を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるファイル管理プログラムであって、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、所定条件を満たす管理対象ファイルであるか否かを判定する判定手段、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段、および、
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが管理対象ファイルであり書出もしくは送信できない旨を利用者に通知する利用者通知手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、ファイル管理プログラム。
【０１６３】
（付記２５）
該判定手段により当該電子ファイルが管理対象ファイルであると判定された場合に、前記利用者が、管理対象ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２４記載のファイル管理プログラム。
【０１６４】
（付記２６）
前記所定条件が、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有していることであり、該判定手段が、当該電子ファイルが当該所定条件を満たす管理対象ファイルつまり個人情報ファイルであるか否かを判定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２４または付記２５に記載のファイル管理プログラム。
【０１６５】
（付記２７）
該コンピュータを該判定手段として機能させる際に、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段、および、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２６記載のファイル管理プログラム。
【０１６６】
（付記２８）
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２４〜付記２７のいずれか一項に記載のファイル管理プログラム。
【０１６７】
（付記２９）
該書出／送信手段によって該外部媒体へ書出もしくは送信される電子ファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による禁止動作が抑止され、該書出／送信手段が、当該電子ファイルを該外部媒体へ書出もしくは送信するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２８記載のファイル管理プログラム。
【０１６８】
（付記３０）
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、電子ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段として、該コンピュータを機能させ、
該登録手段が、該電子ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２４〜付記２７のいずれか一項に記載のファイル管理プログラム。
【０１６９】
（付記３１）
該書出／送信手段によって該外部媒体へ書出もしくは送信される電子ファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による禁止動作が抑止され、該書出／送信手段が、当該電子ファイルを該外部媒体へ書出もしくは送信するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記３０記載のファイル管理プログラム。
【０１７０】
（付記３２）
該判定手段により予め記憶部の全ての電子ファイルについて管理対象ファイルであるか否かの判定を行なって管理対象ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが管理対象ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、付記２４〜付記３１のいずれか一項に記載のファイル管理プログラム。
【図面の簡単な説明】
【０１７１】
【図１】本発明の一実施形態としての個人情報管理システム（ファイル管理システム）の構成を示すブロック図である。
【図２】本実施形態の利用者端末の機能構成を示すブロック図である。
【図３】本実施形態の利用者端末における判定手段の詳細な機能構成を示すブロック図である。
【図４】本実施形態の個人情報管理サーバ（ファイル管理サーバ）の機能構成を示すブロック図である。
【図５】本実施形態のファイルアクセス管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図６】本実施形態の利用者端末の動作を説明するためのフローチャートである。
【図７】本実施形態の判定手段の動作を説明するためのフローチャートである。
【図８】本実施形態の個人情報管理サーバの管理動作を説明するためのフローチャートである。
【図９】本実施形態のファイルアクセス管理サーバによる認証動作を説明するためのフローチャートである。
【図１０】本実施形態のファイルアクセス管理サーバによるファイル変換動作を説明するためのフローチャートである。
【図１１】本実施形態の利用者端末の機能構成の変形例を示すブロック図である。
【符号の説明】
【０１７２】
１    個人情報管理システム（ファイル管理システム）
１０，１０Ａ    利用者端末
１０ａ    ＣＰＵ
１０ｂ    記憶部
１０ｃ    検疫テーブル
１０ｄ    Ｐマークテーブル
１１    書出手段（書出／送信手段）
１２    送受信手段（書出／送信手段）
１３    判定手段
１３１    抽出手段
１３２    切出手段
１３３    第１判定手段
１３３ａ    電話番号判定手段
１３３ｂ    電子メールアドレス判定手段
１３３ｃ    住所判定手段
１３４    文字判定手段
１３５    照合手段
１３６    第２判定手段
１４    禁止手段
１５    利用者通知手段
１６    管理者通知手段
１７    管理手段
１８    暗号化手段
１９    登録手段
２０    個人情報管理サーバ（ファイル管理サーバ）
２０ａ    ＣＰＵ
２０ｂ    データベース
２０ｃ    表示部
２１    利用者情報収集手段
２２    インストール手段
２３    収集手段
２４    管理コンソール
２５    管理手段
２６    表示制御手段
２７    送受信手段
３０    ファイルアクセス管理サーバ
３０ａ    ＣＰＵ
３０ｂ    記憶部
３１    送受信手段
３１ａ    個人情報ファイル受信手段
３１ｂ    暗号化ファイル送信手段
３１ｃ    認証情報受信手段
３１ｄ    復号鍵送信手段
３３    暗号化手段
３４    判定手段
４０    管理者端末
５０    ネットワーク（社内ＬＡＮ）
６０    外部媒体
【図１】
2007034651.tif 000003
【図２】
2007034651.tif 000004
【図３】
2007034651.tif 000005
【図４】
2007034651.tif 000006
【図５】
2007034651.tif 000007
【図６】
2007034651.tif 000008
【図７】
2007034651.tif 000009
【図８】
2007034651.tif 000010
【図９】
2007034651.tif 000011
【図１０】
2007034651.tif 000012
【図１１】
2007034651.tif 000013
【手続補正書】
【提出日】平成18年1月5日(2006.1.5)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも、電子ファイルを含むデータを保持する記憶部、および、該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段を有する利用者端末と、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有しているという条件を満たす個人情報ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが個人情報ファイルであり書出もしくは送信できない旨を該利用者端末に通知する利用者通知手段とをそなえて構成され、
該判定手段が、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
【請求項２】
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、該利用者端末が、個人情報ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１記載のファイル管理システム。
【請求項３】
該判定手段，該禁止手段，該利用者通知手段および該管理者通知手段としての機能が、該利用者端末にそなえられていることを特徴とする、請求項２記載のファイル管理システム。
【請求項４】
該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバをそなえ、
該ファイル管理サーバが、該判定手段としてコンピュータを機能させるプログラムを該利用者端末にインストールするインストール手段をそなえて構成されるとともに、
該利用者端末における該判定手段としての機能が、該ファイル管理サーバによって該利用者端末にインストールされた該プログラムを実行することで実現されることを特徴とする、請求項３記載のファイル管理システム。
【請求項５】
該ファイル管理サーバのインストール手段が、該ファイル管理サーバを含むネットワークに該プログラムをインストールされていない利用者端末が接続されたことを検知すると、当該利用者端末に該プログラムをインストールし、該プログラムを当該利用者端末に実行させて個人情報ファイルの有無を判定させることを特徴とする、請求項４記載のファイル管理システム。
【請求項６】
該第２判定手段で得られた前記計数結果に応じて、個人情報ファイルであると判定された当該電子ファイルの管理を行なう管理手段としての機能が、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバにそなえられていることを特徴とする、請求項１〜請求項５のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【請求項７】
該利用者端末において、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて個人情報ファイルであるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうことを特徴とする、請求項１〜請求項６のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【請求項８】
電子ファイルを含むデータを保持する記憶部と、
該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段と、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有しているという条件を満たす個人情報ファイルであるか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが個人情報ファイルであり書出もしくは送信できない旨を利用者に通知する利用者通知手段とをそなえて構成され、
該判定手段が、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文
字区間を切り出す切出手段と、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、情報処理装置。
【請求項９】
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、前記利用者が、個人情報ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえて構成されていることを特徴とする、請求項８記載の情報処理装置。
【請求項１０】
該判定手段によって個人情報ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成されていることを特徴とする、請求項８または請求項９に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて個人情報ファイルであるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうことを特徴とする、請求項８〜請求項１０のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
利用者によって指定された電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段書を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるファイル管理プログラムであって、
該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有しているという条件を満たす個人情報ファイルであるか否かを判定する判定手段、
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段、および、
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが個人情報ファイルであり書出もしくは送信できない旨を利用者に通知す
る利用者通知手段として、該コンピュータを機能させ、
該コンピュータを該判定手段として機能させる際に、
当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段、
該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段、
該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段、
該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段、および、
該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、ファイル管理プログラム。
【請求項１３】
該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、前記利用者が、個人情報ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１２記載のファイル管理プログラム。
【請求項１４】
該判定手段によって個人情報ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１２または請求項１３に記載のファイル管理プログラム。
【請求項１５】
該判定手段により予め記憶部の全ての電子ファイルについて個人情報ファイルであるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１２〜請求項１４のいずれか一項に記載のファイル管理プログラム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明のファイル管理システム（請求項１）は、少なくとも、電子ファイルを含むデータを保持する記憶部、および、該記憶部に保持されている電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段を有する利用者端末と、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有しているという条件を満たす個人情報ファイルであるか否かを判定する判定手段と、該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する禁止手段と、該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、当該電子ファイルが個人情報ファイルであり書出もしくは送信できない旨を該利用者端末に通知する利用者通知手段とをそなえて構成され、該判定手段が、当該電子ファイルに含まれるテキストデータを抽出する抽出手段と、該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴としている。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１０】
このようなファイル管理システムにおいて、該判定手段により当該電子ファイルが個人情報ファイルであると判定された場合に、該利用者端末が、個人情報ファイルである当該電子ファイルを書出もしくは送信しようとしたことを管理者に通知する管理者通知手段をそなえてもよい（請求項２）。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
また、該判定手段，該禁止手段，該利用者通知手段および該管理者通知手段としての機能は、該利用者端末にそなえてもよく（請求項３）、その際、該利用者端末と通信可能に接続されたファイル管理サーバをそなえ、該ファイル管理サーバが、該判定手段としてコンピュータを機能させるプログラムを該利用者端末にインストールするインストール手段
をそなえて構成されるとともに、該利用者端末における該判定手段としての機能を、該ファイル管理サーバによって該利用者端末にインストールされた該プログラムを実行することで実現するように構成してもよい（請求項４）。さらに、該ファイル管理サーバのインストール手段が、該ファイル管理サーバを含むネットワークに該プログラムをインストールされていない利用者端末が接続されたことを検知すると、当該利用者端末に該プログラムをインストールし、該プログラムを当該利用者端末に実行させて個人情報ファイルの有無を判定させるように構成してもよい（請求項５）。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
さらに、該利用者端末において、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて個人情報ファイルであるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように構成してもよい（請求項９）。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
一方、本発明の情報処理装置（請求項８）は、上述したファイル管理システムにおいて利用者端末として用いられるもので、上述した記憶部，書出／送信手段，判定手段，禁止手段および利用者通知手段をそなえて構成されており、また上述した管理者通知手段をそなえて構成されていてもよいし（請求項９）、さらに、該判定手段によって個人情報ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成されていてもよい（請求項１０）。また、該判定手段により予め該記憶部の全ての電子ファイルについて個人情報ファイルであるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、該書出／送信手段によって書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを該判定手段が判定する際、判定対象の電子ファイルのファイル名が既に保持されている場合には、該判定手段による判定を行なうことなく該禁止手段により当該電子ファイルを書出もしくは送信するのを禁止する一方、判定対象の電子ファイルのファイル名が保持されていない場合には、該判定手段による判定を行なうように構成されていてもよい（請求項１１）。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
そして、本発明のファイル管理プログラム（請求項１２〜１５）は、いずれも、利用者によって指定された電子ファイルを外部媒体へ書出もしくは送信する書出／送信手段書を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるものであって、それぞれ、上述した情報処理装置（請求項８〜１１）としての機能を実現させるものである。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１６】
上述した本発明によれば、書出／送信手段によって外部媒体へ書出もしくは送信されるべき電子ファイルが個人情報ファイルであると判定されると、その電子ファイルの書出／送信が禁止されるとともに、その電子ファイルが個人情報ファイルであって書出／送信できない旨が利用者端末（利用者）に通知されるほか、その利用者端末が個人情報ファイルである電子ファイルを書出／送信しようとしたことが管理者に通知される。これにより、個人情報が複数の利用者端末に分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各端末において個人情報を含む電子ファイルが外部媒体に書出／送信されるのを禁止でき、その電子ファイルが外部へ持ち出されたり送信されたりするのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
このとき、個人情報ファイルの書出／送信を禁止するだけでなく個人情報ファイルの書出／送信について利用者や管理者に対し通知されるため、利用者に警告を発し個人情報ファイルの書出／送信が禁止行為であることを認識させることができるほか、利用者端末において利用者が禁止行為である個人情報ファイルの書出／送信を実行しようとして禁止されたことを管理者に認識させることができる。これにより、利用者による禁止行為を確実に管理できるとともに、禁止行為について利用者を教育することができる。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
また、個人情報ファイルの判定を行なう判定手段としての機能をもたない利用者端末が
ネットワークに接続されると、ファイル管理サーバにより、上記判定手段としての機能を実現するためのプログラムがインストールされ、上記判定手段としての機能が強制的に利用者端末に導入され、さらに、その判定手段により利用者端末における個人情報ファイルの有無が判定されるので、新たな利用者端末等がネットワークに接続された場合でも、その利用者端末における個人情報ファイルを確実に探査して洗い出して管理可能な状態に置くことが可能になり、個人情報の不用意な流出・漏洩や、個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２０】
また、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している電子ファイルを個人情報ファイルとする場合、本発明の判定手段では、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２６】
一方、本発明では、個人情報ファイルを、利用者端末もしくはファイルアクセス管理サーバにおいて暗号化ファイル（個人情報ファイルを完成文書ファイルに変換しこの完成文書ファイルに当該個人情報ファイルを格納してから当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化したもの）に変換し、このような暗号化ファイルについては、禁止手段による禁止動作を抑止し、外部媒体への書出／送信を可能にすることにより、各端末において個人情報を含む電子ファイルについては暗号化ファイルに変換された上で外部媒体へ書出／送信されるので、そのファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２７】
このとき、暗号化ファイルの正当な利用者については、ファイルアクセス管理サーバにより正当な利用者であることを認証されれば、ファイルアクセス管理サーバから受信した復号鍵で暗号化ファイルを復号し、暗号化ファイルの内容に対するアクセスが可能になるが、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、個人情報ファイルは、正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で外部媒体に書出／送信されるので、上述のごとく個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止しながら、正当
な利用者のアクセスは可能になるので、正当な利用者についての利便性を損なうことがない。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２８】
なお、このとき、個人情報ファイルのオリジナルは完全文書ファイルに格納されて暗号化されることになるので、その個人情報ファイルのオリジナルは、そのままの状態、即ち利用者端末において万人が参照可能な状態で残ることがないので、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２９】
また、利用者端末において、判定手段により予め記憶部の全ての電子ファイルについて個人情報ファイルであるか否かの判定を行なって個人情報ファイルのファイル名を保持しておき、書出／送信対象の電子ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する際には、まず対象電子ファイルのファイル名が既に保持されているか否かを判断し、保持されていれば、その電子ファイルは個人情報ファイルであると判断し判定手段による判定を行なうことなく当該電子ファイルの書出／送信を禁止する一方、保持されていなければ、判定手段による判定を行なう。
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３０】
これにより、既に個人情報ファイルであると判定された電子ファイルについては、無駄な判定処理を行なうことなく書出／送信の禁止を直ちに行なえる。また、個人情報ファイルであるか否かの判定を行なっていない電子ファイル（新規作成ファイルや外部から取り込んだファイル）のみを対象にして判定が行なわれるので、各端末において新たに作成・追加された個人情報ファイルを、極めて効率よく確実に探査することができる。
【手続補正１８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１４８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１４８】
（付記１０）
該利用者端末と通信可能に接続され、管理対象ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバをそなえ、
該利用者端末が、
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該電子ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成されるとともに、
該ファイルアクセス管理サーバが、
該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記１〜付記９のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
【手続補正１９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１５０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１５０】
（付記１２）
該利用者端末と通信可能に接続され、管理対象ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバをそなえ、
該利用者端末が、
該判定手段によって管理対象ファイルであると判定された電子ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をそなえて構成されるとともに、
該ファイルアクセス管理サーバが、
該登録手段によって登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段と、
該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、付記１〜付記９のいずれか一項に記載のファイル管理システム。