(57)【要約】【課題】  本発明は、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができるシステムの提供を課題とする。【解決手段】  電子メールの送受信を行うメールサーバ１と、本システムを管理する管理サーバ２と、複数のクライアントの情報端末３，４とを備え、メールサーバ１およびクライアント端末３，４と管理サーバ３とがネットワークを介して通信可能に接続された電子文書管理システムである。管理サーバ２は、メール文書を保存するメール文書保存部２３と、一般文書を保存する一般文書保存部２４とを備える。クライアント端末３，４は、メール文書保存部２３に保存されたメール文書と、一般文書保存部２４に保存された一般文書とをそれぞれ同一ウィンド内に表示するアプリケーションソフトが設けられている。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信を行うメールサーバと、本システムを管理する管理サーバと、複数のクライアントの情報端末とを備え、メールサーバおよびクライアント端末と管理サーバとがネットワークを介して通信可能に接続された電子文書管理システムであって、
前記管理サーバは、メール文書を保存するメール文書保存部と、一般文書を保存する一般文書保存部とを備え、
前記クライアント端末は、前記メール文書保存部に保存されたメール文書と、一般文書保存部に保存された一般文書とをそれぞれ同一ウィンド内に表示するアプリケーションソフトが設けられていることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記アプリケーションソフトにおいて検索条件に関連付けられたフォルダが表示され、前記フォルダがクリックされた場合に当該検索条件に該当するメール文書または一般文書を検索して表示するものとなされている請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記メール文書および一般文書は圧縮して保存されるものである請求項１または請求項２に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記メール文書および一般文書は暗号化して保存されるものである請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記メール文書および一般文書は、所定のキーワードが検出されたＸＭＬ形式のファイルとして保存されるものである請求項１ないし請求項４のいずれかに記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
前記管理サーバに迷惑スパムフィルタ、ウイルスフィルタ、および個人情報フィルタの機能が設けられている請求項１ないし請求項５のいずれかに記載の電子文書管理システム。
【請求項７】
電子文書管理システムに利用され、メール文書を保存するメール文書保存部と、一般文書を保存する一般文書保存部とを備えることを特徴とする管理サーバ。
【請求項８】
電子文書管理システムに利用され、クライアント端末において前記メール文書保存部に保存されたメール文書と、一般文書保存部に保存された一般文書とをそれぞれ同一ウィンド内に表示することを特徴とするアプリケーションソフト。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール文書と一般文書を分けることなく同一のアプリケーションソフトで閲覧可能な電子文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネットや携帯電話の普及など伴って世界的にメール文書が普及している。また、我が国においても政府ｅ−Ｊａｐａｎ計画に伴って電子申請や電子カルテなどを初め、一般文書の電子化が進んでいる。このようにメール文書や一般文書がインターネット上で頻繁にやり取りがなされている。
【０００３】
ところが、ブロードバンド技術が進歩することにより便利になっている一方で、機密情報などがインターネットや不正複写配布により流出する事件が多発しており、漏洩対策、経路解明、事後対策、および法的制定が重要になってきている。
【０００４】
経済産業省の「情報セキュリティガバナンス」では情報技術事故への対策を促すために企業格付け制度の検討に入り、事故予防の指針を立てている。例えば、情報の大量流出を防ぐために、情報はホストコンピュータにのみ保存し、閲覧用のパソコンの記録用ハードディスクは取り除いて情報保存をできなくする対策などが考えられている。
【０００５】
また、大手企業の中にはＨＤＤ非搭載モバイル端末を社員に持たせ、データを保存させないことで情報漏洩を抜本的に防いでいる。つまり、社内サーバをストレージとして使うモバイル型シンクライアントを活用し、ＨＤＤを端末に搭載しないことで大量のデータを保存できないようにしておき、盗難や紛失の際の情報漏洩リスクを減らしている。
【０００６】
さらに、日本で「モバイル」と言えば、外出先のビジネスマンがノートＰＣや携帯電話を操る光景を思い浮かべるが、米国における「モバイルワーカー」は在宅勤務者のことを指している。週に数日以上を在宅で勤務している人は、米国労働者の３割に相当する４５００万人で、さらにその中の３割はフルで在宅勤務しているとみられる。日本のある企業でも全社員を対象に在宅勤務制度を導入することを発表した。その背景にはブロードバンド回線やＩＰ電話など、在宅勤務に適したインフラが安価で普及し始めたことがある。
【０００７】
さらにまた、情報通信業界で社員専用の机や椅子を廃しし、どこに座っても自由なオフィスが登場している。住所不定の意味から「フリーアドレス」と呼ばれる。ただ、自由なオフィス環境だけに部外秘密情報の漏洩の危険が懸念される。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
このようにブロードバンド技術の進歩に伴って様々な電子文書を管理する流れがあるが、従来、メール文書はメールソフトで管理する一方、一般文書はメール文書と別に管理するものであったため、電子文書を一括的に管理する際に際して煩雑になり利便性に欠けるとともに、安全性も低下するという問題があった。
【０００９】
本発明は、上述の問題に鑑みてなされたものであって、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができるシステムの提供を課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、上記課題を解決するために、電子メールの送受信を行うメールサーバと、本システムを管理する管理サーバと、複数のクライアントの情報端末とを備え、メールサーバおよびクライアント端末と管理サーバとがネットワークを介して通信可能に接続された電子文書管理システムであって、前記管理サーバは、メール文書を保存するメール文書保存部と、一般文書を保存する一般文書保存部とを備え、前記クライアント端末は、前記メール文書保存部に保存されたメール文書と、一般文書保存部に保存された一般文書とをそれぞれ同一ウィンド内に表示するアプリケーションソフトが設けられていることを特徴とする。これによれば、メール文書と一般文書などの電子文書を一括的に管理することができ、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができる。
【００１１】
また、前記アプリケーションソフトにおいて検索条件に関連付けられたフォルダが表示され、前記フォルダがクリックされた場合に当該検索条件に該当するメール文書または一般文書を検索して表示するものであってもよい。
【００１２】
また、前記メール文書および一般文書は圧縮して保存されるものであるのが好ましい。
【００１３】
また、前記メール文書および一般文書は暗号化して保存されるものであるのが好ましい。
【００１４】
また、前記メール文書および一般文書は、所定のキーワードが検出されたＸＭＬ形式のファイルとして保存されるものであってもよい。
【００１５】
前記管理サーバに迷惑スパムフィルタ、ウイルスフィルタ、および個人情報フィルタの機能が設けられているのが好ましい。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、メール文書と一般文書などの電子文書を一括的に管理することができ、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができる。このため、個人情報保護および機密情報漏洩への対策、個人情報保護および機密情報漏洩への意識向上、企業内電子文書の生産性向上、柔軟なＧＵＩによる導入および教育費用抑制、ＡＳＰによる提供での初期費用の抑制、迷惑メールおよび広告メール対策を図ることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
次に本発明の一実施形態について図面を参照しつつ説明する。
【００１８】
図１は、本実施形態に係る電子文書管理システムの構成概略図である。
【００１９】
図１において、（１）はネットワークにおけるメールの送受信を行うメールサーバ、（２）は本システムを管理する管理サーバ、（３）は本システムを利用するクライアントの会社での情報端末、（４）は同じくクライアントの自宅での情報端末（以下、クライアント端末という）である。なお、ネットワークは、例えばＴＣＰ／ＩＰプロトコルのインターネットといった通信網であるが、相互に接続可能なものであればどのようなネットワークでも適用可能である。        
【００２０】
前記メールサーバ（１）は、インターネット上に常に接続され、ネットワーク内のユーザの電子メールの送信や受信を行うコンピュータである。他ネットワークのユーザに電子メールを送信するSMTPサーバと、自ネットワーク内のユーザあてに送られてきた電子メールを保管し、ユーザからの受信要求に対応するPOP3サーバやIMAP4サーバなどを含ものであってもよい。
【００２１】
前記管理サーバ（２）は、図２に示すように、各部を統括的に制御する制御部（２１）と、ネットワークを介してメールサーバ（１）やクライアント端末（３）（４）と通信を実行する通信部（２２）と、メール文書を保存するメール文書保存部（２３）と、一般文書を保存する一般文書保存部（２４）とを備えてなる。
【００２２】
このメール文書保存部（２３）は、前記メールサーバ（１）からネットワークを介して送信されてきた受信メールや、クライアント端末（３）（４）からネットワークを介して送信されてきた受信メールのいずれのメールも保存するものである。また、一般文書保存部（２４）は、メール文書に添付された一般文書のほか、メールとは別に一般的に使用される一般文書も保存するものである。これにより管理サーバ（２）は、メール文書や一般文書からなる電子文書を統括的に管理することができ、会社や自宅のクライアント端末（３）（４）からネットワークを介して閲覧可能になる。
【００２３】
前記クライアント端末（３）（４）は、デスクトップパソコン、ノートパソコン、ＰＤＡなど、ネットワークに接続可能な情報端末である。このクライアント端末（３）（４）には、本システムを利用するためのアプリケーションソフトがインストールされている。
【００２４】
このアプリケーションソフトは、クライアント端末（３）（４）がネットワークを介して管理サーバ（２）にアクセスして各電子文書を閲覧するためのものである。本ソフトは、図３および図４に示すように、一般的なメールソフトと同様に、電子文書が保存されたフォルダを表示するフォルダ表示部（５）と、フォルダ表示部（５）において選択されたフォルダ内の電子文書の一覧を表示する文書一覧表示部（６）と、文書一覧表示部（６）において選択された電子文書の内容を表示する文書内容表示部（７）とを備えてなる。
【００２５】
前記フォルダ表示部（５）には、一般的なメールソフトと同様にメール文書に関する「受信箱」「送信箱」「ゴミ箱」などのフォルダが表示されるとともに、一般文書に関する「一般文書」のフォルダが表示される。
【００２６】
而して、図３に示すように、クライアントがメール文書に関する「受信箱」フォルダをクリックするなどして選択すると、文書一覧表示部（６）には「受信箱」フォルダに区分けされているメール文書の一覧が表示される。このメール文書の一覧は、各メール文書のヘッダ情報（件名、送信者、送信日時など）からなる。また、文書一覧表示部（６）においてメール文書（［Ａ業務］見積書）をクリックするなどして選択すると、文書内容表示部（７）には当該メール文書の内容が表示される。なお、文書内容表示部（７）の下欄には、当該メール文書に添付された添付ファイル（WORD、EXCELなど）も検索表示されるようになっている。
【００２７】
一方、図４に示すように、クライアントが一般文書に関する「見積書」フォルダをクリックするなどして選択すると、文書一覧表示部（６）には「見積書」フォルダに区分けされている一般文書の一覧が表示される。この一般文書の一覧は、また、該文書一覧表示部（６）において某見積もりに関する一般文書をクリックするなどして選択すると、文書内容表示部（７）には当該一般文書の内容が表示される。この一般文書の一覧は、各一般文書のファイル情報（ファイル名、作成者、作成日時など）からなる。なお、この文書内容表示部（７）の下欄には、当該一般文書の元ファイルも表示されるようになっている。
【００２８】
このようにメール文書と一般文書などの電子文書を一括的に管理することができ、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができる。このため、個人情報保護および機密情報漏洩への対策、個人情報保護および機密情報漏洩への意識向上、企業内電子文書の生産性向上、柔軟なＧＵＩによる導入および教育費用抑制、ＡＳＰによる提供での初期費用の抑制、迷惑メールおよび広告メール対策を図ることが可能となる。
【００２９】
なお、前記フォルダ表示部（５）におけるフォルダの管理に際して、各フォルダ内に実際に電子文書を保存するのではなく、各フォルダに所定の検索条件を関連付けておいて、フォルダが選択されると所定の検索条件に該当する電子文書を検索して、その検索された電子文書の一覧を文書一覧表示部（６）に表示するのが好ましい。
【００３０】
また、前記メール文書および一般文書は、図５に示すように、ストレージサーバ（９）を介するなどして圧縮して保存されるのが好ましい。
【００３１】
また、前記メール文書および一般文書は、暗号化して保存されるのが好ましい。ただ、すべての電子文書を暗号化して保存するのではなく、迷惑メールや広告メールなどは対象外とすることで、スペース効率と処理速度を向上させるる。
【００３２】
また、所定のキーワードが検出されたＸＭＬ形式のファイルとして保存されるものであってもよい。すなわち、高速かつ柔軟な文書検索システムを提供するために、検索エンジンとしてＸＭＬデータベースを利用し、電子メールや一般文書からキーワードを抽出してＸＭＬし、こうすることにより検索効率とスペース効率を向上させる。
【００３３】
また、管理サーバ（２）に迷惑スパムフィルタ（１１）、ウイルスフィルタ（１２）、および個人情報フィルタ（１３）の各機能を設けることにより各電子文書の安全性をさらに高めるものとしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本実施形態に係る文書管理システムの構成概略図である。
【図２】管理サーバのハードウェア構成を示す概略図である。
【図３】メール文書を選択した場合の画面を示す図である。
【図４】一般文書を選択したの画面を示す図である。
【図５】メール文書および一般文書を圧縮して保存した状態を示す図である。
【符号の説明】
【００３５】
１・・・メールサーバ
２・・・管理サーバ
３、４・・・クライアント端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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