(57)【要約】【課題】利用者の記憶させることのできる容量である個別記憶容量の設定操作を容易なものとし、かつ、前記個別記憶容量を確実に制限する共に、少なくとも前記個別記憶容量まで前記利用者がドキュメントファイルを記憶させることができることを保証する文書管理装置及び画像形成装置を提供する。【解決手段】利用者情報８００を記憶する利用者情報記憶手段８０と、ドキュメントファイルを記憶するドキュメントファイル記憶手段８１と、前記利用者情報記憶手段８０に記憶された利用者毎に前記ドキュメントファイル記憶手段８１の個別記憶容量８２を設定する記憶容量設定手段８３を備えて構成される文書管理装置であって、前記記憶容量設定手段８３は、前記ドキュメントファイル記憶手段８１の残容量の範囲内で前記個別記憶容量８２を設定する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段と、ドキュメントファイルを記憶するドキュメントファイル記憶手段と、前記利用者情報記憶手段に記憶された利用者毎に前記ドキュメントファイル記憶手段の個別記憶容量を設定する記憶容量設定手段を備えて構成される文書管理装置であって、
前記記憶容量設定手段は、前記ドキュメントファイル記憶手段の残容量の範囲内で前記個別記憶容量を設定するように構成されている文書管理装置。
【請求項２】
前記記憶容量設定手段は、利用者毎に設定された制限容量の範囲内で前記個別記憶容量を設定するように構成されている請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記制限容量が利用者毎に可変に設定されている請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記記憶容量設定手段により前記個別記憶容量を設定するときに、前記残容量を表示する表示手段を備えている請求項１から３の何れかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記ドキュメントファイル記憶手段の記憶容量が個別の利用者に対する個別記憶容量とそれとは異なる特定記憶容量に分割設定され、前記個別記憶容量に記憶されるドキュメントファイルの容量がその残容量を超えるときに、当該ドキュメントファイルの一部または全部に前記特定記憶容量が充当される請求項１から４の何れかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記特定記憶容量は、各利用者が共通に利用可能な共用記憶容量である請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記記憶容量設定手段は前記ドキュメントファイル記憶手段の残容量が所定容量より少ないときに、個別の利用者に対して既に設定された前記個別記憶容量を変更することで、前記個別記憶容量の設定を可能とする請求項１から６の何れかに記載の文書管理装置。
【請求項８】
請求項１から７の何れかの文書管理装置が組み込まれている画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段と、ドキュメントファイルを記憶するドキュメントファイル記憶手段と、前記利用者情報記憶手段に記憶された利用者毎に前記ドキュメントファイル記憶手段の個別記憶容量を設定する記憶容量設定手段を備えて構成される文書管理装置及び画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ハードディスクやメモリ等の記憶媒体の大容量化、低価格化等によって、個々の利用者に共用で使用され、ドキュメントファイル等が記憶される記憶媒体を備えた文書管理装置が多く見受けられる。サーバクライアント方式におけるサーバはこの典型であり、サーバ資源である前記記憶媒体の共用化は省資源、低コスト化等に寄与している。
【０００３】
しかし、複数の利用者に共用される文書管理装置に、ある利用者が非常に多くの容量を必要とするドキュメントファイル等を記憶すると、他の利用者はドキュメントファイル等を記憶するための容量を確保できない虞がある。
【０００４】
そこで、文書管理装置として、特許文献１には、ドキュメントファイル等を記憶するための容量を確保する文書管理サーバとして、電子掲示板用文書として蓄積する文書のユーザ識別情報を記憶する第１記憶手段と、ユーザ識別情報に対応付けて記憶資源の使用許可容量を記憶する第２記憶手段と、文書の蓄積要求があった場合に、当該文書のデータサイズと要求するユーザのユーザ識別情報に係る蓄積文書とのデータサイズを積算する積算手段と、積算したデータサイズが当該ユーザ識別情報に対応付けられた使用許可容量以下である場合に当該文書の蓄積を許可する蓄積許可手段と、を備えることを特徴とする文書管理サーバが提案されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−１６５８９１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、上述した従来技術によれば、蓄積要求された文書とユーザの蓄積した文書の積算したデータサイズが当該ユーザ識別情報に対応付けられた使用許可容量以下である場合に当該文書の蓄積が許可されるが、前記文書管理サーバの管理者は、前記ユーザ識別情報に対応付けられた使用許可容量を前記文書管理サーバの記憶容量によらず自由に設定することができるため、前記ユーザ識別情報に対応付けられた使用許可容量を合計すると前記文書管理サーバの記憶容量を超える虞があり、この場合、蓄積要求された文書とユーザの蓄積した文書の積算したデータサイズが当該ユーザ識別情報に対応付けられた使用許可容量以下であっても、ユーザは、前記蓄積要求された文書を蓄積できない虞があった。
【０００７】
本発明は、上述の従来欠点に鑑み、利用者の記憶させることのできる容量である個別記憶容量の設定操作を容易なものとし、かつ、前記個別記憶容量を確実に制限する共に、少なくとも前記個別記憶容量まで前記利用者がドキュメントファイルを記憶させることができることを保証する文書管理装置及び画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述の目的を達成するため、本発明による文書管理装置の第一の特徴構成は、特許請求の範囲の書類の請求項１に記載した通り、利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段と、ドキュメントファイルを記憶するドキュメントファイル記憶手段と、前記利用者情報記憶手段に記憶された利用者毎に前記ドキュメントファイル記憶手段の個別記憶容量を設定する記憶容量設定手段を備えて構成される文書管理装置であって、前記記憶容量設定手段は、前記ドキュメントファイル記憶手段の残容量の範囲内で前記個別記憶容量を設定するように構成されている点にある。
【０００９】
上述の構成によれば、前記利用者情報記憶手段に記憶された利用者毎の前記ドキュメントファイル記憶手段の前記個別記憶容量の合計容量が前記ドキュメントファイル記憶手段の記憶容量を超えることはないため、前記利用者の前記ドキュメントファイル記憶手段に記憶させるドキュメントファイルの合計容量が前記利用者に設定された前記個別記憶容量となるまで、前記利用者は前記ドキュメントファイルを前記ドキュメントファイル記憶手段に記憶させることができる。
【００１０】
同第二の特徴構成は、同請求項２に記載した通り、上述の第一特徴構成に加えて、前記記憶容量設定手段は、利用者毎に設定された制限容量の範囲内で前記個別記憶容量を設定するように構成されている点にある。
【００１１】
ドキュメントファイルを前記ドキュメントファイル記憶手段に記憶させる頻度や、記憶させるドキュメントファイルの質や数や量などの利用傾向は利用者により異なることが一般的であり、全ての利用者に同容量の個別記憶容量を設定することは、前記ドキュメントファイル記憶手段の有効利用の観点や利用者の利便性の確保の観点から考えて望ましくない。上述の構成によれば、利用者の利用傾向に沿って制限容量を設定することが可能であり、前記記憶容量設定手段は、前記制限容量の範囲内で利用者毎の前記個別記憶容量を設定するため、前記ドキュメントファイル記憶手段の有効利用を図るとともに、利用者の利便性を確保することができる。
【００１２】
同第三の特徴構成は、同請求項３に記載した通り、上述の第二特徴構成に加えて、前記制限容量が利用者毎に可変に設定されている点にあり、利用者の利用傾向が変化しても、前記利用傾向の変化に対応した前記制限容量に可変に設定することで、前記ドキュメントファイル記憶手段の有効利用を図るとともに、利用者の利便性を確保することができる。
【００１３】
同第四の特徴構成は、同請求項４に記載した通り、上述の第一または第三の何れかの特徴構成に加えて、前記記憶容量設定手段により前記個別記憶容量を設定するときに、前記残容量を表示する表示手段を備えている点にあり、前記個別記憶容量の設定が必要な利用者数と前記残容量を総合的に判断しながら前記個別記憶容量の設定を行うことができる。
【００１４】
同第五の特徴構成は、同請求項５に記載した通り、上述の第一または第四の何れかの特徴構成に加えて、前記ドキュメントファイル記憶手段の記憶容量が個別の利用者に対する個別記憶容量とそれとは異なる特定記憶容量に分割設定され、前記個別記憶容量に記憶されるドキュメントファイルの容量がその残容量を超えるときに、当該ドキュメントファイルの一部または全部に前記特定記憶容量が充当される点にある。
【００１５】
利用者がドキュメントファイルを記憶させると前記利用者に対して設定された個別記憶容量を超える場合、前記利用者は前記ドキュメントファイルを記憶させることができず、この場合、前記ドキュメントファイルを記憶させるには既に前記ドキュメントファイル記憶手段に前記利用者が記憶させたドキュメントファイルを削除する等の作業を行う必要があったが、上述の構成によれば、前記利用者がドキュメントファイルを記憶させると前記利用者に対して設定された個別記憶容量を超えるときに、前記ドキュメントファイルの記憶に必要な記憶容量が前記特定記憶容量として充当されるため、前記ドキュメントファイルを記憶させることが可能となり、利用者の利便性を確保できる。
【００１６】
同第六の特徴構成は、同請求項６に記載した通り、上述の第五の特徴構成に加えて、前記特定記憶容量は、各利用者が共通に利用可能な共用記憶容量である点にある。
【００１７】
上述の構成によれば、前記ドキュメントファイル記憶手段の記憶容量が、各利用者によるドキュメントファイルの記憶に使用される以外の用途で使用されることがある場合においても、前記共用記憶容量は利用者用に確保されているため、前記利用者がドキュメントファイルを記憶させると前記利用者に対して設定された個別記憶容量を超えるときに、前記ドキュメントファイルの記憶に必要な記憶容量が前記特定記憶容量として確実に充当されるため、前記ドキュメントファイルを記憶することが可能となり、利用者の利便性を確保できる。
【００１８】
同第七の特徴構成は、同請求項７に記載した通り、上述の第一または第六の何れかの特徴構成に加えて、前記記憶容量設定手段は前記ドキュメントファイル記憶手段の残容量が所定容量より少ないときに、個別の利用者に対して既に設定された前記個別記憶容量を変更することで、前記個別記憶容量の設定を可能とする点にあり、前記ドキュメントファイル記憶手段の残容量だけでは想定する容量の前記個別記憶容量を設定できないときに、各利用者に設定された前記個別記憶容量を必要としない利用者の前記個別記憶容量を減らすことで、想定する容量で前記個別記憶容量を設定することができる。
【００１９】
本発明による文書管理装置が組み込まれている画像形成装置の第一の特徴構成は、同請求項８に記載した通り、上述の第一または第七の何れかの特徴構成を備えた文書管理装置が組み込まれている点にあり、前記画像形成装置では、利用者の記憶させることのできる容量である個別記憶容量の設定操作を容易なものとし、かつ、前記個別記憶容量を確実に制限すると共に、少なくとも前記個別記憶容量まで前記利用者がドキュメントファイルを記憶させることができることを保証することができる。
【発明の効果】
【００２０】
以上説明した通り、本発明によれば、利用者の記憶させることのできる容量である個別記憶容量の設定操作を容易なものとし、かつ、前記個別記憶容量を確実に制限する共に、少なくとも前記個別記憶容量まで前記利用者がドキュメントファイルを記憶させることができることを保証する文書管理装置及び画像形成装置を提供することができるようになった。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下に、本発明による文書管理装置が組み込まれた画像形成装置を説明する。本発明による文書管理装置が組み込まれた画像形成装置の一例である複合機１は、図２に示すように、操作手段や表示手段を備えた操作表示装置としての操作部２と、原稿載置部３にセットされた一連の原稿を順次読込んで電子データに変換する画像読取部４と、前記画像読取部４の下部に設けられ、それぞれ異なるサイズまたは種類の用紙が収容された上下四段の給紙カセット６（６ａ〜６ｄ）から給紙された用紙上に、前記画像読取部４によって読取られた画像データや後述のネットワーク部で受信した画像データ等に基づくトナー像を形成して出力する電子写真方式の画像形成部５と、前記画像読取部４によって読取られた画像データを公衆回線やＬＡＮ等のネットワークを介して外部に送信すると共に外部から画像データ等を受信するネットワーク部７と、各利用者の画像データ等を記憶する文書管理部８等の機能ブロックと、それら機能ブロックを統括制御するシステム制御部９を備えて構成されている。
【００２２】
各機能ブロックにはマイクロコンピュータを備えた制御部が夫々設けられ、各制御部はシステムバスを介して接続された前記システム制御部９により所期の動作が実行されるように統括制御される。
【００２３】
前記文書管理部８は、図１に示すように、利用者情報８００を記憶する利用者情報記憶手段８０と、ドキュメントファイルを記憶するドキュメントファイル記憶手段８１と、前記利用者情報記憶手段８０に記憶された利用者毎に前記ドキュメントファイル記憶手段８１の個別記憶容量８２を設定する記憶容量設定手段８３と、前記ドキュメントファイル記憶手段８３に記憶された利用者毎のドキュメントファイルの容量等を演算する容量演算手段８４と、前記ドキュメントファイル記憶手段８１に対し、要求のあったドキュメントファイルを入力して記憶させ、または出力させるドキュメントファイル読書き手段８５と、を備えて構成され、各手段の機能は、前記文書管理部８が備えるマイクロコンピュータと、画像データ等を記憶するハードディスクと、Ｉ／Ｏポート等とにより単独または協働して実行される。
【００２４】
つまり、前記文書管理部８は、前記複合機１において、前記利用者情報記憶手段８０と、前記ドキュメントファイル記憶手段８１と、前記記憶容量設定手段８３を備えて機能する文書管理装置としての役割を果たしている。
【００２５】
なお、前記ドキュメントファイルは前記画像読取部４で読取られた画像データや、前記ネットワーク部７により外部から受信した画像データ等の各利用者に利用される電子データである。
【００２６】
以下に、前記複合機１に対するドキュメントファイルの記憶作業について説明する。前記複合機１に対してドキュメントファイルを記憶させるとき、前記利用者情報記憶手段８０は、前記操作部２を操作して、または前記ネットワーク部７を介してパソコン等の端末を操作して要求を行う利用者を、前記利用者情報８００に基づき認証する。
【００２７】
なお、前記利用者情報８００には、図３に示すように、利用者ＩＤと、利用者名と、ログインパスワードと、利用者権限と、制限容量と、前記個別記憶容量８２とが利用者毎に記憶されている。
【００２８】
前記利用者情報記憶手段８０は、前記利用者が操作する前記操作部２または前記端末を介して前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの入力を前記利用者に要求し、前記利用者ＩＤが前記利用者情報８００にないときと、前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの組み合わせが前記利用者情報８００に記憶されたものと一致しないときには、前記利用者はドキュメントファイルの記憶作業の実行権限を有さない利用者であると判断して、前記利用者によるドキュメントファイルの記憶作業の実行を拒否する。前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの組み合わせが前記利用者情報８００に記憶されたものと一致するときには、前記利用者情報記憶手段８０は、前記利用者はドキュメントファイルの記憶作業の実行権限を有する利用者であると判断して、前記利用者によるドキュメントファイルの記憶作業の実行を許可する。
【００２９】
なお、前記利用者情報記憶手段８０が行う利用者の認証は、利用者が記憶作業の実行を要求するたびに行うものであってもよく、前記利用者情報記憶手段８０が認証し、前記利用者が記憶作業の実行権限を有する利用者であった場合は、前記利用者に対しては一定期間認証を行わずに、前記利用者が要求する記憶作業の実行を許可する構成であっても良い。
【００３０】
前記利用者に対してドキュメントファイルの記憶作業の実行が許可されると、前記容量演算手段８４により、前記利用者が前記ドキュメントファイル記憶手段８１に既に記憶させたドキュメントファイルの容量である既使用容量が演算され、さらに今回記憶させたいドキュメントファイルの容量と前記既使用容量の合計容量が演算されて求められる。
【００３１】
前記合計容量が、前記利用者情報８００に記憶された前記利用者に設定された前記個別記憶容量８２以下であるとき、前記ドキュメントファイル読書き手段８５は、当該ドキュメントファイルを前記ドキュメントファイル記憶手段８１に記憶させ、前記利用者によるドキュメントファイルの記憶作業は完了する。
【００３２】
以下に、前記個別記憶容量８２の設定について説明する。前記複合機１に対して前記個別記憶容量８２を設定するとき、前記利用者情報記憶手段８０は、前記操作部２を操作して、または前記ネットワーク部７を介してパソコン等の端末を操作して、前記複合機１を前記個別記憶容量８２の設定モードとする利用者を、前記利用者情報８００に基づき認証する。
【００３３】
前記利用者により前記設定モードが要求されると、前記システム制御部９は前記複合機１を前記設定モードに移行し、前記利用者情報記憶手段８０は、前記利用者が操作する前記操作部２または前記端末を介して前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの入力を前記利用者に要求し、前記利用者ＩＤが前記利用者情報８００にないときと、前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの組み合わせが前記利用者情報８００に記憶されたものと一致しないときと、前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの組み合わせが前記利用者情報８００に記憶されたものと一致したが前記利用者ＩＤの有する利用者の利用者権限が「管理者」でないときには、前記利用者は前記個別記憶容量８２の設定作業の実行権限を有さない利用者であると判断して、前記利用者による前記個別記憶容量８２の設定作業の実行を拒否し、前記システム制御部９が前記設定モードを終了させる。
【００３４】
前記利用者ＩＤと前記ログインパスワードの組み合わせが前記利用者情報８００に記憶されたものと一致し、かつ前記利用者ＩＤの有する利用者の利用者権限が「管理者」であるときには、前記利用者情報記憶手段８０は、前記利用者は前記個別記憶容量８２の設定作業の実行権限を有する利用者であると判断して、前記利用者による前記個別記憶容量８２の設定作業の実行を許可し、前記利用者による前記個別記憶容量８２の設定作業が終了すると、前記システム制御部９が前記設定モードを終了させる。
【００３５】
なお、前記利用者情報記憶手段８０が行う利用者の認証は、利用者が設定作業の実行を要求するたびに行うものであってもよく、前記利用者情報記憶手段８０が認証し、前記利用者が設定作業の実行権限を有する利用者であった場合は、前記利用者に対しては一定期間認証を行わずに、前記利用者が要求する設定作業の実行を許可する構成であっても良い。
【００３６】
前記利用者に対して前記個別記憶容量８２の設定作業の実行が許可されると、前記容量演算手段８４により、前記利用者情報８００に記憶された利用者毎に既に設定された前記個別記憶容量８２の合計容量である既設定容量が演算され、さらに前記ドキュメントファイル記憶手段８１の記憶容量から前記既設定容量の差である前記ドキュメントファイル記憶手段８１の残容量が演算されて求められる。
【００３７】
続いて、前記利用者が要求する前記個別記憶容量８２の設定作業が、前記利用者情報８００に記憶されていない利用者に対して前記個別記憶容量８２を設定するものであるのか、前記利用者情報８００に記憶された利用者の前記個別記憶容量８２の変更するものであるのか、前記利用者情報８００に記憶された利用者の前記個別記憶容量８２を削除するものであるのかについて、前記記憶容量設定手段８３により、前記利用者が操作する前記制御部２や前記端末に表示する個別容量設定画面８３０を介して確認される。
【００３８】
前記容量確認画面８３０には、図４（ａ）、（ｂ）に示すように、上部に前記利用者情報８００の内容を表示する表示ウィンドウ８３１と、中央部に前記ドキュメントファイル記憶手段８１や利用者毎の前記個別記憶容量の使用状況を表示する記憶容量ウィンドウ８３２と、利用者が要求する設定作業の内容を決定する追加ボタン８３３、変更ボタン８３４、削除ボタン８３５、終了ボタン８３６が配置されている。
【００３９】
前記表示ウィンドウ８３１右端にはスクロールバーが配置され、前記スクロールバーを操作することで前記利用者情報８００の全ての内容を表示させることができ、表示されている利用者の行を押圧すると当該行は反転表示され、当該行を再度押圧すると元の表示に戻るように構成されている。
【００４０】
前記表示ウィンドウ８３１で反転表示された行がない場合は、図４（ａ）に示すように、前記記憶容量ウィンドウ８３２には、前記ドキュメントファイル記憶手段８１の使用状況が、利用者毎に設定された全ての前記個別記憶容量８２の合計容量である既設定全容量と、前記残容量とに分けて表示され、さらに前記既設定全容量は、利用者毎に設定された全ての前記個別記憶容量８２の内、既に記憶されたドキュメントファイルの合計容量である既使用全容量と、前記既設定全容量から前記既使用全容量の差をとった未使用全容量とに分けて表示されるように構成されている。
【００４１】
前記表示ウィンドウ８３１で反転表示された行がある場合は、図４（ｂ）に示すように、前記記憶容量ウィンドウ８３２には、前記反転表示された行の利用者に既に設定された前記個別記憶容量８２の使用状況として、既設定容量と前記利用者に設定することのできる前記利用者情報８００に記憶された前記制限容量である設定可能容量とが並べて表示され、さらに前記既設定容量は前記ドキュメントファイル記憶手段８１に既に記憶されたドキュメントファイルの合計容量である既使用容量と、前記個別記憶容量８２から前記既使用容量の差をとった未使用容量とに分けて表示されるように構成されている。
【００４２】
前記利用者が行う前記個別記憶容量８２の設定が、新たに前記個別記憶容量８２を追加するものであるときには前記追加ボタン８３３を、前記個別記憶容量８２の設定内容を変更するものであるときには前記変更ボタン８３３を、前記個別記憶容量８２の設定内容を削除するものであるときには前記削除ボタン８３４を、前記利用者が押圧することで夫々の設定を行うことができ、前記個別記憶容量８２の設定作業を終了するときには、前記利用者が前記終了ボタン８３５を押圧することで前記設定モードを終了することができる。
【００４３】
前記利用者が前記追加ボタン８３３を押圧すると、前記利用者が操作する前記制御部２や前記端末に個別容量追加画面８３６が表示され、前記個別容量追加画面８３６に設定された内容に基づき、前記記憶容量設定手段８３が、前記利用者情報８００に記憶されていない利用者に対して前記個別記憶容量８２の設定を行う。
【００４４】
具体的には、前記個別容量追加画面８３６は、図５（ａ）に示すように、前記容量確認画面８３０上に重ねて表示され、利用者ＩＤと、利用者名と、ログインパスワードと、利用者権限と、制限容量と、前記個別記憶容量８２を夫々設定する枠からなる利用者情報設定ウィンドウ８３６ａと、設定内容を登録するＯＫボタン８３６ｂと、前記設定内容を登録せずに終了するキャンセルボタン８３６ｃを備えている。
【００４５】
前記利用者は、前記操作部２を操作して、または前記パソコン等の端末を操作して、前記利用者情報設定ウィンドウ８３６ａに前記設定内容を入力し、前記ＯＫボタン８３６ｂを押圧すると、前記記憶容量設定手段８３が前記設定内容を前記利用者情報８００に記憶し、前記利用者情報８００に記憶されていない利用者に対する前記個別記憶容量８２の設定作業は完了する。
【００４６】
前記設定内容の入力について詳述すると、前記利用者ＩＤは、前記記憶容量設定手段８３により自動で割り振られるので、前記利用者は、新たに追加する個別記憶容量８２の利用者名と、ログインパスワードと、利用者権限と、制限容量と、個別記憶容量８２を設定する必要がある。
【００４７】
前記利用者名と、前記ログインパスワードの設定については、夫々の枠を押圧することで入力可能として直接入力し、前記利用者権限の設定については、押圧すると表示される設定可能な権限の一覧から権限を選択し、設定を行う。
【００４８】
前記制限容量の設定については、枠を押圧すると、図５（ｂ）に示すように、前記残容量を表示する残容量枠と、制限容量の設定を行う制限容量枠とからなる制限容量設定ウィンドウ８３６ｅと、設定内容を登録するＯＫボタン８３６ｆと、前記設定内容を登録せずに終了するキャンセルボタン８３６ｇが配置された制限容量設定画面８３６ｄが前記個別容量追加画面８３６上に重ねて表示され、前記制限容量枠を押圧することで入力可能として前記残容量枠に表示された残容量の範囲内で前記制限容量の設定を行い、登録する場合は前記ＯＫボタン８３６ｆを、キャンセルする場合は前記キャンセルボタン８３６ｇを押圧して設定を行う。
【００４９】
前記個別記憶容量８２の設定については、前記個別記憶容量枠を押圧することで入力可能として前記制限容量枠に表示された制限容量の範囲内で前記個別記憶容量８２の設定を行う。
【００５０】
つまり、前記記憶容量設定手段８３は、前記個別記憶容量８２を設定するときに、前記ドキュメントファイル記憶手段８１の残容量を表示し、前記残容量の範囲内で前記制限容量を設定し、前記制限容量の範囲内で前記個別記憶容量８２を設定する。
【００５１】
前記利用者が前記表示ウィンドウ８３１で前記個別記憶容量８２を変更したい利用者の行を押圧して反転表示させた後、前記変更ボタン８３４を押圧すると、前記利用者が操作する前記制御部２や前記端末に個別容量変更画面８３７が表示され、前記個別容量変更画面８３７に設定された内容に基づき、前記記憶容量設定手段８３が、前記利用者情報８００の前記変更したい利用者に対する前記個別記憶容量８２の設定内容の変更を行う。
【００５２】
具体的には、前記個別容量変更画面８３７は、図６（ａ）に示すように、前記容量確認画面８３０上に重ねて表示され、前記個別記憶容量８２を変更したい利用者の利用者ＩＤと、利用者名と、ログインパスワードと、利用者権限と、制限容量と、前記個別記憶容量８２を夫々設定する利用者情報変更ウィンドウ８３７ａと、変更内容を登録するＯＫボタン８３７ｂと、前記変更内容を登録せずに終了するキャンセルボタン８３７ｃが配置されている。
【００５３】
前記利用者は、前記操作部２を操作して、または前記ネットワーク部７を介してパソコン等の端末を操作して、前記利用者情報変更ウィンドウ８３７ａに前記変更内容を入力し、前記ＯＫボタン８３７ｂを押圧すると、前記記憶容量設定手段８３が前記変更内容を前記利用者情報８００に記憶し、前記個別記憶容量８２を変更したい利用者に対する前記個別記憶容量８２の設定内容の変更作業は完了する。
【００５４】
前記変更内容の入力について詳述すると、前記利用者は、変更したい利用者の前記個別記憶容量８２の利用者名と、ログインパスワードと、利用者権限と、制限容量と、個別記憶容量８２を変更することができる。
【００５５】
前記利用者名と、前記ログインパスワードの変更については、夫々の枠を押圧することで入力可能として直接入力し、前記利用者権限の設定については、押圧すると表示される設定可能な権限の一覧から権限を選択し、変更を行う。
【００５６】
前記制限容量の変更については、枠を押圧すると、図６（ｂ）に示すように、前記残容量を表示する残容量枠と、制限容量の設定を行う制限容量枠とからなる制限容量変更ウィンドウ８３７ｅと、変更内容を登録するＯＫボタン８３７ｆと、前記変更内容を登録せずに終了するキャンセルボタン８３７ｇが配置された制限容量変更画面８３７ｄが前記個別容量変更画面８３７上に重ねて表示され、前記制限容量枠を押圧することで入力可能として前記残容量枠に表示された残容量の範囲内で前記制限容量の変更を行い、登録する場合は前記ＯＫボタン８３７ｆを、キャンセルする場合は前記キャンセルボタン８３７ｇを押圧して変更を行う。
【００５７】
前記個別記憶容量８２の変更については、前記個別記憶容量枠を押圧することで入力可能として前記制限容量枠に表示された制限容量の範囲内で前記個別記憶容量８２の変更を行う。
【００５８】
つまり、前記記憶容量設定手段８３は、前記個別記憶容量８２を変更するときに、前記ドキュメントファイル記憶手段８１の残容量を表示し、前記残容量の範囲内で前記制限容量を変更し、前記制限容量の範囲内で前記個別記憶容量８２を変更する。
【００５９】
前記利用者が前記表示ウィンドウ８３１で前記個別記憶容量８２を削除したい利用者の行を押圧して反転表示させた後、前記削除ボタン８３５を押圧すると、前記利用者が操作する前記制御部２や前記端末に、前記個別記憶容量８２を削除したい利用者の前記個別記憶容量８２を削除してよいかどうかの確認画面（図示せず）が表示され、削除を許可すると、前記記憶容量設定手段８３が、前記利用者情報８００から前記個別記憶容量８２を削除したい利用者に対する前記個別記憶容量８２の設定内容の削除を行う。
【００６０】
前記個別記憶容量８２の設定作業について、図７に示すフローチャートに沿って説明する。
【００６１】
利用者により前記個別記憶容量８２の設定が行われるとき（Ｓ１）、前記利用者の認証が行われ、前記利用者が管理者でなければ（Ｓ２）、前記個別記憶容量８２の設定作業は終了され、前記利用者が管理者であるとき（Ｓ２）、設定内容が確認される。
【００６２】
設定内容が前記個別記憶容量８２の追加であるとき（Ｓ３）、前記個別記憶容量８２の追加設定が実行され（Ｓ４）、前記追加設定実行後、再度設定内容が確認される。
【００６３】
前記設定内容が前記個別記憶容量８２の追加でなく（Ｓ３）、前記個別記憶容量８２の変更であるとき（Ｓ５）、前記個別記憶容量８２の変更設定が実行され（Ｓ６）、前記追加設定実行後、再度設定内容が確認される。
【００６４】
前記設定内容が前記個別記憶容量８２の追加でなく（Ｓ３）、前記個別記憶容量８２の変更でなく、（Ｓ５）、前記個別記憶容量８２の削除であるとき（Ｓ７）、前記個別記憶容量８２の削除設定が実行され（Ｓ８）、前記追加設定実行後、再度設定内容が確認される。
【００６５】
前記設定内容が前記個別記憶容量８２の追加でなく（Ｓ３）、前記個別記憶容量８２の変更でなく、（Ｓ５）、前記個別記憶容量８２の削除でなく（Ｓ７）、前記個別記憶容量８２の設定作業が終了されるときには（Ｓ９）、前記個別記憶容量８２の設定作業を終了する。
【００６６】
以下、別実施形態を説明する。上述の構成では、文書管理装置が組み込まれた画像形成装置について説明したが、前記文書管理装置が画像形成装置に組み込まれておらず、ネットワークなどを介して使用される構成であっても良く、さらに前記文書管理装置は画像形成装置以外の機器に組み込まれる構成であっても良く、前記文書管理装置が画像形成装置以外の機器に組み込まれておらず、ネットワークなどを介して前記画像形成装置以外の機器に使用される構成であっても良い。
【００６７】
上述の構成では、各利用者に設定された個別記憶容量を上限として、前記各利用者はドキュメントファイルをドキュメントファイル記憶手段に記憶させることができる構成としたが、前記ドキュメントファイル記憶手段に前記各利用者が共通に利用可能な共用記憶容量を設定し、ドキュメントファイルを記憶させると前記個別記憶容量の上限を超える場合に、前記共用記憶容量を充当し、前記ドキュメントファイルを記憶させることができる構成としても良い。この場合、前記共用記憶容量を充当しての記憶には利用期間を設定し、前記利用期間が経過すると前記共用記憶容量を充当して記憶されたドキュメントファイルは削除される構成としても良く、この場合、削除されるドキュメントファイルを記憶させた利用者に対して事前に確認をとる構成であることが望ましい。さらに、前記利用者が前記ドキュメントファイル記憶手段に記憶させたドキュメントファイルを削除して、または前記個別記憶容量の記憶容量が変更され、前記個別記憶容量の記憶容量が十分になったとき、充当した前記共用記憶容量の記憶容量を開放する構成であっても良い。
【００６８】
上述の構成では、各利用者に設定された個別記憶容量を上限として、前記各利用者はドキュメントファイルをドキュメントファイル記憶手段に記憶させることができる構成としたが、前記ドキュメントファイル記憶手段に前記各利用者の個別記憶容量とは異なる特定記憶容量を設定し、ドキュメントファイルを記憶させると前記個別記憶容量の上限を超える場合に、前記特定記憶容量を充当し、前記ドキュメントファイルを記憶させることができる構成としても良い。この場合、前記特定記憶容量を充当しての記憶には利用期間を設定し、前記利用期間が経過すると前記特定記憶容量を充当して記憶されたドキュメントファイルは削除される構成としても良く、この場合、削除されるドキュメントファイルを記憶させた利用者に対して事前に確認をとる構成であることが望ましい。さらに、前記利用者が前記ドキュメントファイル記憶手段に記憶させたドキュメントファイルを削除して、または前記個別記憶容量の記憶容量が変更され、前記個別記憶容量の記憶容量が十分になったとき、充当した前記特定記憶容量の記憶容量を開放する構成であっても良い。
【００６９】
上述の構成では、制限容量は利用者毎に可変に設定されている構成としたが、前記制限容量を固定で設定する構成としても良い。
【００７０】
上述の構成では、個別記憶容量の設定は制限容量の範囲内で行う構成としたが、前記制限容量を設けず、ドキュメントファイル記憶手段の残容量の範囲内で行う構成としても良い。
【００７１】
上述の構成では、ドキュメントファイル記憶手段の残容量に個別記憶容量の設定する構成としたが、前記残容量が所定容量より少ないとき、各利用者に設定した個別記憶容量を変更することで、前記個別記憶容量の設定に必要な記憶容量を確保して前記個別記憶容量の設定を行うことができる構成としても良く、この場合、前記個別記憶容量が変更される利用者は複数でも単独でも良い。さらに削除される前記個別記憶容量が変更される利用者に対しては、事前に確認をとる構成であることが望ましい。
【００７２】
上述の実施形態は何れも本発明の一実施例に過ぎず、当該記載により本発明の範囲が限定されるものではなく、各部の具体的構成は本発明による作用効果を奏する範囲において適宜変更することができることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本実施例における文書管理装置となる複合機の文書管理部の説明図
【図２】本実施例における複合機の説明図
【図３】本実施例における利用者情報の説明図
【図４】（ａ）表示ウィンドウで反転表示された行がない場合の容量確認画面の説明図、（ｂ）表示ウィンドウで反転表示された行がある場合の容量確認画面の説明図
【図５】（ａ）個別容量追加画面の説明図、（ｂ）制限容量設定画面の説明図
【図６】（ａ）個別容量変更画面の説明図、（ｂ）制限容量変更画面の説明図
【図７】個別記憶容量の設定の説明に用いるフローチャート
【符号の説明】
【００７４】
８：文書管理装置（文書管理部）
８０：利用者情報記憶手段
８１：ドキュメントファイル記憶手段
８２：個別記憶容量
８３：記憶容量設定手段
８４：容量演算手段
８５：ドキュメントファイル読書き手段
８００：利用者情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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