(57)【要約】【課題】従来の複合機（ＭＦＰ）では接続されているパーソナルコンピュータ等の外部装置を起動させなければ種々の処理を実行させることができなかった。【解決手段】外部のＰＣ２からの要求に応じて画像データのファイルを記憶させることが可能なファイルＤＢ２１ａと、外部のＰＣ２から与えられる指示に応じて、ファイルＤＢ２１ａに記憶されているファイルの画像データを処理する制御部１０とを備え、更にファイルを特定する情報及び実行可能な処理の種類を表示する表示部１９と、ファイルを特定する情報の内の任意の情報を指定する指示及び任意の処理を指定する指示を受け付ける操作部１８とを備える。制御部１０は、操作部１８が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データに対して、指定された処理を実行する。従って、外部のＰＣが起動していない場合にも、画像データの処理を直接指示することが可能になる。【選択図】図２
2007318240.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部装置からの要求に応じて画像データのファイルを記憶させることが可能なファイル記憶手段と、外部装置から与えられる指示に応じて、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルの画像データを処理する処理手段とを備えた文書管理装置において、
前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルを特定する情報及び前記処理手段により実行可能な処理の種類を表示する表示手段と、
該表示手段に表示されたファイルを特定する情報の内の任意の情報を指定する指示及び前記表示手段に表示された処理の種類の内の任意の処理を指定する指示を受け付ける指示受付手段と
を備え、
前記処理手段は、前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データに対して、前記指示受付手段が受け付けた指示により指定される処理を実行するように構成されていることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
画像データを記録用紙に記録する記録手段と、
前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データを前記ファイル記憶手段から読み出す読出手段と
を更に備え、
前記処理手段は、前記読出手段が前記ファイル記憶手段から読み出した画像データを前記記録手段により記録用紙に記録させるように構成されていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
原稿の画像を読み取って画像データを生成する読取手段と、
該読取装置が生成した画像データを前記ファイル記憶手段に書き込んで記憶させる書込み手段と
を更に備え、
前記処理手段は、前記読取手段が生成した画像データを前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルに追加されるべき画像データとして前記書込手段により前記ファイル記憶手段に記憶させるように構成されていることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
原稿の画像を読み取って画像データを生成する読取手段と、
該読取装置が生成した画像データを前記ファイル記憶手段に書き込んで記憶させる書込み手段と
を更に備え、
前記処理手段は、前記読取手段が生成した画像データを前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データと置換されるべき画像データとして前記書込手段により前記ファイル記憶手段に記憶させるように構成されていることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理装置、具体的には、多数の文書ファイルを蓄積しており、これらの文書ファイルを外部装置としてのパーソナルコンピュータから閲覧したり、ダウンロードしたり、プリントアウトしたりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像処理装置として、記録用紙に記録された画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを外部の装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信線等を介して外部の装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び外部の装置から取得した画像データ等を記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。
【０００３】
また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び外部の装置から取得した画像データ等を記憶手段に記憶させておき、記憶させてあるデータを必要に応じて記憶手段から読み出して記録用紙へプリントアウトしたり、外部に接続されたコンピュータ等の装置へ送信したりする構成を採ることにより、画像データのファイルサーバ、即ち文書管理装置としての機能を有するものもある。このようなファイルサーバとしての機能を有するＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なった画像データを再利用することが可能になるので、文書または画像を必要に応じて即座に出力させることができると共に、文書または画像を複数のユーザで共用することが可能になる。
【０００４】
ところで、上述したようなファイルサーバ機能を有するＭＦＰは本来はファクシミリ装置であったものを、たとえばＬＡＮ接続可能にすることによって、パーソナルコンピュータと接続可能とし、またインターネットと接続可能とすると共に、大容量の記憶手段を備えたものである。この結果、ＬＡＮ接続されているパーソナルコンピュータから、またはインターネット接続されているパーソナルコンピュータからＭＦＰに対して、より具体的にはＭＦＰの記憶手段に記憶されているデータに対して種々の処理を行なわせる操作が可能になると共に、本来はファクシミリ通信されるべき画像データを電子メールの添付ファイルとして送受信したりすることも可能になっている。
【０００５】
一方、ファイルサーバは本来的にはパーソナルコンピュータ等の端末装置にネットワーク接続されたサーバシステムであって、基本的には種々のファイルを保存しておき、ネットワーク接続されている端末装置から必要に応じてファイルの読み出し、書き込み、更新等の処理が行なわれるものである。
【０００６】
従って、前述のような旧来のファクシミリ装置にファイルサーバとしての機能を持たせたＭＦＰにおいても、本来がファクシミリ装置であることもあって、記憶手段に保存されている種々のファイルをＭＦＰ単独で処理することはできない。換言すれば、接続されているパーソナルコンピュータを起動させた後でなければＭＦＰを利用することが出来ない。このため、記憶手段に保存されているファイルをプリントアウトする程度の処理であっても、パーソナルコンピュータを起動する必要があり、使い勝手が悪いという問題があった。
【０００７】
以上のような事情に鑑みてたとえば特許文献１には、ＭＦＰが記憶している画像データに関する出力先等の情報をＭＦＰの表示装置に表示し、この表示装置に表示された情報を操作パネルをユーザが操作することによって変更可能にした複合機の発明が開示されている。
【特許文献１】特開２０００−１８８６５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、上述した特許文献１に開示されている発明は、複合機（ＭＦＰ）に接続されているパーソナルコンピュータから行なった設定を複合機において変更可能にしたのみであり、パーソナルコンピュータが起動していなければ複合機を操作することができないという点においては、前述したような問題点が解決されたとはいえない。
【０００９】
本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、パーソナルコンピュータ等の外部装置からの間接的な操作を必要とせず、従ってパーソナルコンピュータが起動していない場合にも文書管理装置が保存している文書を操作可能にすることを主たる目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る文書管理装置の第１発明は、外部装置からの要求に応じて画像データのファイルを記憶させることが可能なファイル記憶手段と、外部装置から与えられる指示に応じて、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルの画像データを処理する処理手段とを備えた文書管理装置において、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルを特定する情報及び前記処理手段により実行可能な処理の種類を表示する表示手段と、該表示手段に表示されたファイルを特定する情報の内の任意の情報を指定する指示及び前記表示手段に表示された処理の種類の内の任意の処理を指定する指示を受け付ける指示受付手段とを備え、前記処理手段は、前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データに対して、前記指示受付手段が受け付けた指示により指定される処理を実行するように構成されていることを特徴とする。
【００１１】
このような本発明の文書管理装置の第１発明では、文書管理装置自身に備えられた表示手段及び指示受付手段により、処理対象のファイル及び処理の種類の指示を直接受け付け、受け付けた指示に従って、ファイル記憶手段に記憶されている画像データに対して処理手段による処理が実行される。
【００１２】
また本発明に係る文書管理装置の第２発明は上記の第１発明において、画像データを記録用紙に記録する記録手段と、前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データを前記ファイル記憶手段から読み出す読出手段とを更に備え、前記処理手段は、前記読出手段が前記ファイル記憶手段から読み出した画像データを前記記録手段により記録用紙に記録させるように構成されていることを特徴とする。
【００１３】
このような本発明の文書管理装置の第２発明では上記の第１発明において、指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データがファイル記憶手段から読み出され、記録手段によって用紙に記録する処理が実行される。
【００１４】
更に本発明に係る文書管理装置の第３発明は上記の第１又は第２発明において、原稿の画像を読み取って画像データを生成する読取手段と、該読取装置が生成した画像データを前記ファイル記憶手段に書き込んで記憶させる書込み手段とを更に備え、前記処理手段は、前記読取手段が生成した画像データを前記指示受付手段が受け付けた指示により特定さ
れるファイルに追加されるべき画像データとして前記書込手段により前記ファイル記憶手段に記憶させるように構成されていることを特徴とする。
【００１５】
このような本発明の文書管理装置の第３発明では上記の第１又は第２発明において、指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データに、読取手段によって読み取られて生成された原稿の画像データが追加されてファイルが更新される処理が実行される。
【００１６】
更に本発明に係る文書管理装置の第４発明は前記の第１又は第２発明において、原稿の画像を読み取って画像データを生成する読取手段と、該読取装置が生成した画像データを前記ファイル記憶手段に書き込んで記憶させる書込み手段とを更に備え、前記処理手段は、前記読取手段が生成した画像データを前記指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データと置換されるべき画像データとして前記書込手段により前記ファイル記憶手段に記憶させるように構成されていることを特徴とする。
【００１７】
このような本発明の文書管理装置の第４発明では前記の第１又は第２発明において、指示受付手段が受け付けた指示により特定されるファイルの画像データが、読取手段によって読み取られて生成された原稿の画像データで置換されることにより、ファイルが更新される処理が実行される。
【発明の効果】
【００１８】
本発明に係る文書管理装置の第１発明によれば、従来はパーソナルコンピュータ等の外部装置からのみ文書管理装置に対して種々の処理を実行させることが可能であったのを、文書管理装置に備えられている指示受付手段（たとえば操作パネル等）を介して直接指示を与えることにより、文書管理装置単独で種々の処理を実行させることが可能になる。従って、パーソナルコンピュータ等の外部装置を起動させる必要無しに文書管理装置を利用することが可能になる。
【００１９】
また本発明に係る文書管理装置の第２発明によれば上記の第１発明において、パーソナルコンピュータ等の外部装置を起動させる必要無しに、文書管理装置内に記憶されているファイルの画像データを記録用紙に記録して出力させることが可能になる。
【００２０】
更に、本発明に係る文書管理装置の第３発明によれば前記の第１又は第２発明において、パーソナルコンピュータ等の外部装置を起動させる必要無しに、文書管理装置内に記憶されているファイルの画像データに、読取手段によって新たに読み取った原稿の画像データを追加してファイルを更新することが可能になる。
【００２１】
また更に、本発明に係る文書管理装置の第４発明によれば前記の第１又は第２発明において、パーソナルコンピュータ等の外部装置を起動させる必要無しに、文書管理装置内に記憶されているファイルの画像データを、読取手段によって新たに読み取った原稿の画像データで置換してファイルを更新することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下に、本発明に係る文書管理装置をデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function
Printerという）に適用した場合の実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図であり、図中１は本発明の文書管理装置としてのＭＦＰを示している。
【００２３】
ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して外部装置としての複数のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆
電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。更に、ＭＦＰ１はＬＡＮを介してインターネットＩＮとも接続している。インターネットＩＮには種々の端末装置、たとえばＰＣ，インターネットファクシミリ装置，携帯電話機，ＰＤＡ等が接続可能であることはいうまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他の多数のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と、更にインターネットＩＮを介して種々の端末装置と通信可能である。
【００２４】
図２は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit)又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２等と接続されている。
【００２５】
制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムとしては、ＭＦＰ１としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインタフェース２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明の文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。
【００２６】
モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。
【００２７】
読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。
【００２８】
記録部１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの記録紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択してハードコピーする。
【００２９】
操作部１８は、ＭＦＰ１を操作するために必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えた操作パネルとして構成されている。表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。なお、表示部１９をいわゆるタッチパネル方式の操作部とすることにより、操作部１８の全体、又は一部の機能を表示部
１９で兼用するように構成することが出来る。
【００３０】
上述した構成により、ＭＦＰ１は、図示しない原稿載置台にユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２により通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する
【００３１】
また、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データを記録部１７で記録用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像を記録部１７で記録用紙にハードコピーして記録するネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。
【００３２】
ところで、ＭＦＰ１は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データが画像ファイルとして適宜登録されている。また、ＭＦＰ１は、上述したように、各種の画像データをユーザが再利用できるように画像ファイルとして蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに蓄積させておくことにより、画像データのファイルサーバとしても機能する。
【００３３】
ＭＦＰ１はまた、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ，上述したような各機能により取得した画像ファイルへのリンクを設定した複数のウェブページ２１ｃ等を記憶させている。これにより、ＭＦＰ１は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている画像ファイルをウェブページ２１ｃ上からＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作する。
【００３４】
更に、蓄積部２１の適宜の領域にはファイル情報データベース（ＤＢ）２１ｄが設定されている。ファイル情報ＤＢ２１ｄは、ファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルのリンク関係に関する情報のデータベースである。具体的には、ファイルＤＢ２１ａにはページ単位の画像データが登録されており、それぞれがいずれの文書ファイルの何ページ目であるかを特定したリンクが設定されている。従って、文書ファイルが指定されると、指定された文書ファイルを特定する情報（たとえば文書名等）がファイル情報ＤＢ２１ｄに与えられ、ファイル情報ＤＢ２１ｄは与えられた文書ファイルを特定する情報にリンクされているページ単位の画像データをページ順にファイルＤＢ２１ａから読み出す。これにより、指定された文書ファイルの各ページの画像データを表示部１９に表示したり、記録部１７へ送ってプリントアウトしたりすることが可能になる。
【００３５】
図３は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の操作部１８及び表示部１９の外観の構成例を示す模式図である。
操作部１８は中央部分に、操作部１８の一部として機能するタッチパネル方式の表示部１９を併設している。左側には、上側から順に、「コピー」キー１０１、「ファックス」キー１０２、「読み込み」キー１０３、「プリント」キー１０４が配設されている。なお
、操作部１８は指示受付手段として機能し、表示部１９は表示手段として機能する。
【００３６】
「コピー」キー１０１は、詳細は後述するが、図示しない原稿載置台にユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取らせる指示を与えるキーである。
【００３７】
「ファックス」キー１０２は、詳細は後述するが、ファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルをユーザが表示部に表示されるリストから選択してファクシミリ送信させるためのキーである。勿論、図示しない原稿載置台にユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取らせるためにも「ファックス」キー１０２は使用される。具体的には、図示しない原稿載置台に原稿が載置されている場合には、「ファックス」キー１０２の操作により、原稿載置台に載置されている原稿が読取部１５によって読み取られてファクシミリ送信される。一方、原稿載置台に原稿が載置されておらず、代わりにファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルをユーザが表示部に表示されるリストから選択している場合には、「ファックス」キー１０２の操作により、選択されている文書ファイルがファクシミリ送信される。
【００３８】
「読み込み」キー１０３は、詳細は後述するが、新たな文書ファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録するために、又は既に登録されている文書ファイルの一部として追加して登録するために、更には既に登録されている文書ファイルの内容を更新するために、それぞれ図示しない原稿載置台に載置されている原稿を読取部１５に読み取らせる指示を与えるキーである。
【００３９】
「プリント」キー１０４は、詳細は後述するが、ファイルＤＢ２１ａに既に登録されている文書ファイルをユーザが表示部に表示されるリストから選択して記録部１７にプリントアウトさせる指示を与えるキーである。
【００４０】
操作部１８の右側には、テンキー１０５、短縮キー１０６、「停止」キー１０７、「リセット」キー１０８、「スタート」キー１０９等が配設されている。
【００４１】
テンキー１０５は基本的にはファクシミリ送信の際の送信先のファクシミリ番号（電話番号）を入力するために使用される。しかしその他に、印刷部数の指定、印刷ページの指定等のような、数字を入力する必要がある場合にも使用される。
【００４２】
短縮キー１０６は、ファクシミリ送信の送信先のファクシミリ番号が予め任意の２桁の数字で登録されているキーである。具体的には、ユーザがテンキー１０５を操作してファクシミリ番号を入力した上で、「０１」〜「１６」までのいずれかの短縮キーをたとえば所定時間押し続ける等の操作により、テンキー１０５の操作で入力されたファクシミリ番号が短縮キー１０６のいずれかのキーに登録される。
【００４３】
「停止」キー１０７は何らかの処理の実行中にその処理を停止させるためのキーである。たとえば、読取部１５による原稿の読み取りを開始した後に途中で停止させたいような場合にこの「停止」キー１０７をユーザが操作すると、その時点で読取部１５による原稿の読み取りが停止される。
【００４４】
「リセット」キー１０８は、ユーザが種々の設定、入力をリセットしたり、または取り消したりする場合に使用される。たとえば、ユーザがテンキー１０５を操作して入力したファクシミリ番号が誤りであったような場合に、入力済みのファクシミリ番号を取り消すような場合に使用される。
【００４５】
「スタート」キー１０９は種々の処理の開始を指示するためのキーである。たとえば、
ユーザが「ファックス」キー１０２を操作し、図示しない原稿載置台に原稿を載置し、テンキー１０５又は短縮キー１０６の操作により送信先を入力した後、「スタート」キー１０９を操作することにより、原稿が読取部１５により読み取られてファクシミリ送信される。
【００４６】
次に、本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１の動作の一例について、その制御部１０による処理手順を示す図４及び図５のフローチャートを参照して説明する。なお、以下の処理手順は、制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されている制御プログラムに従って実行することにより実現される。但し、本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１が以下に説明する動作とは別に、従来のこの種の装置と同様に、ＰＳ２から与えれる種々の指示に従って動作することはいうまでもない。
【００４７】
前述した図３に示されている表示部１９の画面にはスタートメニューとして「文書一覧表示」その他のソフトウェアキーが表示されている。ユーザがこの画面上で「文書一覧表示」キーを押圧操作（オン）すると（ステップＳ１１でＹＥＳ）、制御部１０は表示部１９の画面に「ユーザリスト」を表示する（ステップＳ１４）。なお、ユーザが図３に示されている表示部１９の画面上で他のキーをオンした場合には（ステップＳ１１でＮＯ，Ｓ１２でＹＥＳ）、制御部１０はオンされたキーに応じた処理を実行する（ステップＳ１３）。いずれのキーもオンされない場合は（ステップＳ１１及びＳ１２で共にＮＯ）、制御部１０はいずれかのキーがオンされるまで待機状態を維持する。
【００４８】
図６は表示部１９に「ユーザリスト」が表示された状態を示す模式図である。この例では、「ユーザ１」から「ユーザ６」までのユーザがリスト表示されているが、右端部のスクロールバーの操作によって他のユーザを表示することが可能である。
【００４９】
制御部１０は図６に示すような「ユーザリスト」上でユーザが自身を選択する操作（ユーザ自身を表わす表示領域を押圧する操作）を行なうまで待機する（ステップＳ１５でＮＯ）。なお、この待機状態の間にたとえば「リセット」キー１０８がオンされると、制御部１０はその時点で処理を停止して表示部１９の表示状態を初期状態に戻す。ユーザが自身を選択する操作を行なうと（ステップＳ１５でＹＥＳ）、制御部１０はユーザを特定する情報をＲＡＭ１２に一時記憶する。次に制御部１０は文書カテゴリを表示部１９の画面に表示する（ステップＳ１６）。
【００５０】
図７は表示部１９に「文書カテゴリ」が表示された状態を示す模式図である。この例では、「スキャン文書」、「送信文書」、「受信文書」、「掲示板文書」、「回覧文書」、「処理依頼文書」等のカテゴリが表示されている。「スキャン文書」は、ユーザが読取部１５により原稿を読み取らせてファイルＤＢ２１ａに登録してある文書である。「送信文書」は、ファクシミリ通信又は電子メール通信によりユーザが過去に送信した文書である。「受信文書」は、ファクシミリ通信又は電子メール通信によりユーザが過去に受信した文書である。「掲示板文書」は、ユーザが閲覧することが可能な掲示板文書である。「回覧文書」は、ユーザが閲覧することが可能な回覧文書である。「処理依頼文書」は、たとえば物品の購入依頼等のような、ユーザが他の人物に依頼した処理内容を記載した文書である。
【００５１】
制御部１０は図７に示すような「文書カテゴリ」上でユーザが文書のカテゴリを選択する操作（各カテゴリの表示領域を押圧する操作）を行なうまで待機する（ステップＳ１７でＮＯ）。なお、この待機状態の間にたとえば「リセット」キー１０８がオンされると、制御部１０はその時点で処理を停止して表示部１９の表示状態を初期状態に戻す。ユーザが文書のカテゴリを選択する操作を行なうと（ステップＳ１７でＹＥＳ）、制御部１０はカテゴリを特定する情報をＲＡＭ１２に一時記憶する。次に制御部１０は、先にＲＡＭ１
２に一時記憶させてあるユーザを特定する情報とカテゴリを特定する情報とに基づいて、選択されたユーザの選択されたカテゴリの「文書リスト」を表示部１９に表示する（ステップＳ１８）。
【００５２】
図８は表示部１９に「文書リスト」が表示された状態を示す模式図である。この例では、「掲示板」の「文書リスト」が選択された状態が表示されており、その内の一つの文書である「新入社員歓迎会の案内」という件名の文書が表示されている。但し、実際に表示されるのは文書の内容そのものではなく、文書を特定する情報（文書情報）である、ファイル名、件名、コメント等である。また同時に、この文書に対してユーザが実行可能な処理を案内すると共に指示を受け付けるための「追加」、「更新」、「プリント」のソフトウェアキーと、他の文書情報（一つ前又は後の文書情報）を表示させるための「前文書」及び「次文書」のソフトウェアキーも表示されている。
【００５３】
制御部１０は図８に示すような「文書リスト」上でユーザが「前文書」又は「後文書」のキーを操作して文書を選択する操作を行なうまで待機する（ステップＳ１９でＮＯ）。文書の選択は具体的には、「追加」、「更新」、「プリント」のソフトウェアキーがオン操作された時点で表示装置１９の画面に表示されている文書情報で特定される文書が選択される。
【００５４】
ユーザが文書を選択する操作を行なうと（ステップＳ１９でＹＥＳ）、制御部１０は「追加」、「更新」、「プリント」の内のいずれのキーが操作されたかを判断する（ステップＳ２０，Ｓ２１，Ｓ２２）。なお、「追加」、「更新」、「プリント」以外のソフトウェアキーがオン操作された場合は（ステップＳ２０，Ｓ２１，Ｓ２２でいずれもＮＯ）、制御部１０は操作されたキーに対応する処理（他の処理）を実行する（ステップＳ２３）。
【００５５】
「プリント」キーがオンされた場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、制御部１０は「プリント」キーがオンされた時点で表示部１９に表示されていた文書情報で特定される文書が選択されたとして、選択された文書を記録部１７でプリントアウトする（ステップＳ２４）。具体的には、制御部１０は「プリント」キーがオンされた時点で表示部１９に表示されていた文書情報で特定される文書（文書ファイル）にリンクされている各ページの画像データをファイルＤＢ２１ａから読み出し、記録部１７へそれぞれの画像データを送ることによりプリントアウトさせる。
【００５６】
「追加」キーがオンされた場合（ステップＳ２１でＹＥＳ）、制御部１０は読取部１５で原稿を読み取り、各ページの画像データを「追加」キーがオンされた時点で表示部１９に表示されていた文書情報で特定される文書のページとしてファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ２５）。具体的には、制御部１０は「追加」キーがオンされた時点で表示部１９に表示されていた文書情報で特定される文書（文書ファイル）に、読取部１５で読み取った原稿の各ページの画像データを順次的に新たなページの画像データとしてリンクする（ステップＳ２６）。この結果はファイル情報ＤＢ２１ｄに登録される。従って、ファイル情報ＤＢ２１ｄには、選択された文書の各ページの画像データとして、以前からリンクされていた画像データに加えて新たに読み取られた原稿の各ページの画像データがリンクされる。
【００５７】
「更新」キーがオンされた場合（ステップＳ２２でＹＥＳ）、制御部１０は読取部１５で原稿を読み取り、各ページの画像データを「更新」キーがオンされた時点で表示部１９に表示されていた文書情報で特定される文書のページとしてファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ２７）。具体的には、制御部１０は「更新」キーがオンされた時点で表示部１９に表示されていた文書情報で特定される文書（文書ファイル）の各ページの画像データのリンクを全て削除し、読取部１５で読み取った原稿の各ページの画像データを順次的に新たに各ページの画像データとしてリンクすることにより置換する（ステップＳ２８）。この結果はファイル情報ＤＢ２１ｄに登録される。従って、ファイル情報ＤＢ２１ｄには、選択された文書の各ページの画像データとして、以前からリンクされていた画像データに代えて新たに読み取られた原稿の各ページの画像データがリンクされる。
【００５８】
上述した実施の形態では文書のカテゴリとして「掲示板」の文書が選択された例であるが、他のカテゴリの文書が選択された場合にも上述の場合と同様にプリントアウト、追加、更新の処理が可能である。また、上述した実施の形態では選択された文書に対してプリントアウト、追加、更新の処理が可能な場合について説明したが、その他に、ファクシミリ送信、電子メール送信、他のユーザのパーソナルコンピュータへの送信等の処理も可能な構成にすることも勿論可能である。
【００５９】
以上に詳述したように本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１によれば、従来はパーソナルコンピュータ等の外部装置からのみＭＦＰ１に対して種々の処理を実行させることが可能であったのを、ＭＦＰ１に備えられているたとえば操作パネル等の操作部１８を介して直接指示を与えることにより、ＭＦＰ１単独で種々の処理を実行させることが可能になる。従って、パーソナルコンピュータ等の外部装置を起動させる必要無しにＭＦＰ１を利用することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図である。
【図２】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの操作部及び表示部の外観の構成例を示す模式図である。
【図４】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。
【図６】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの表示部に表示される画面の例を示す模式図である。
【図７】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの表示部に表示される画面の例を示す模式図である。
【図８】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの表示部に表示される画面の例を示す模式図である。
【符号の説明】
【００６１】
１  ＭＦＰ（文書管理装置）
２  ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
１０  制御部
１５  読取部
１７  記録部
１８  操作部
１９  表示部
２１  蓄積部（画像記憶手段）
２１ａ  ファイルデータベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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