(57)【要約】【課題】  ユーザＢｏｘに文書が格納されたとき、指定されたアドレスに通知するシステムに関する。セキュリティの観点から、一般的なオフィスのネットワーク環境では、ＨＴＴＰプロトコルであっても、外部ドメインからアクセスできない場合が多い。【解決手段】  通知先が内部ドメインならばＵＲＬで通知し、外部ドメインならば格納された文書自体を送信することで、確実に通知先で、格納された文書を確認できるようにする。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線に接続され、単一または複数の異なるデータ送信手段を備え、原稿読み取り手段もしくは、データ受信手段を介して得た電子化された単一または複数ページの文書を、指定された宛先に送信を行うシステムにおいて、
電子化された文書を蓄積する手段と、
蓄積された文書の位置情報を生成する手段と、
文書の蓄積を通知する手段と、
文書の蓄積を通知する宛先を設定する手段と、
通知宛先が、機器が接続された内部通信回線に存在するか、外部通信回線に存在するか判定する手段を備え、
文書の通知宛先が内部通信回線に存在する場合は、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、
外部通信回線に存在する場合は、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、蓄積された文書を送信すること
を特徴とするデータ通信システム。
【請求項２】
請求項１のシステムにおいて、
データ送信手段として電子メール送信手段と、
内部通信回線向けの宛先リストと、
を備え、
指定された通知宛先が、前記内部回線向け宛先リストに含まれているならば、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、
そうでなければ、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、蓄積された文書を送信する
ことを特徴とするデータ通信システム。
【請求項３】
送信文書を暗号化する手段と、
蓄積された文書にアクセス制限を設定する手段
を備え、
指定された通知宛先が、前記内部回線向け宛先リストに含まれているならば、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、
指定された通知宛先が外部回線に存在し、蓄積された文書にアクセス制限がかかっていなければ、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化された文書を送信し、
指定された通知宛先が外部回線に存在し、蓄積された文書にアクセス制限がかかっていれば、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、暗号化された文書を送信する
ことを特徴とする、請求項１または2のデータ通信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、原稿読取装置で読み取った文書、もしくは通信回線を介して受信した文書を蓄積し、その位置情報を通知するシステムに適用される。
【背景技術】
【０００２】
このようなシステムの例として、文書のボックス蓄積機能や、送受信手段を備えるデジタル複合機が挙げられる。このようなシステムにおいて、原稿読み込み装置で読み込み、ボックスに蓄積された文書を印刷したり、受信した文書を、指定されたボックスに蓄積する、といったことが可能である。また、特定のボックスに画像が蓄積された場合、Boxに設定してあるメールアドレスに対し、電子メールを送信し、URL(Uniform  resource  Locator)で記述された文書の蓄積位置情報を通知する、ということも行われている。この場合、通知メールを受け取った受信側では、記述されたURL を参照し、Web ブラウザなどを用いて、蓄積された文書を参照することになる。
【０００３】
従来例としては、例えば特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開２００２−１３５２９１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、通常、セキュリティ上の観点から、組織内のコンピュータネットワークへの外部からの侵入を防ぐためにファイヤーウォールなどが構築されており、限られたコンピュータや機器に対する、限られたアクセスしか許されない。そのような場合は、外部から、文書が格納されたURLをアクセスして文書を参照しようとしても、アクセスが拒否されてしまうことがある。これでは、格納された文書を参照することができない。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
このような問題を解決するため、
通信回線に接続され、単一または複数の異なるデータ送信手段を備え、原稿読み取り手段もしくは、データ受信手段を介して得た電子化された単一または複数ページの文書を、指定された宛先に送信を行うシステムにおいて、
電子化された文書を蓄積する手段と、
蓄積された文書の位置情報を生成する手段と、
文書の蓄積を通知する手段と、
文書の蓄積を通知する宛先を設定する手段と、
通知宛先が、機器が接続された内部通信回線に存在するか、外部通信回線に存在するか判定する手段
を設け、
文書の通知宛先が内部通信回線に存在する場合は、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、
外部通信回線に存在する場合は、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、蓄積された文書を送信するようにした。
【０００６】
また、前記システムにおいて、
データ送信手段として電子メール送信手段と、
内部通信回線向けの宛先リストと、
を設け、
指定された通知宛先が、前記内部回線向け宛先リストに含まれているならば、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、
そうでなければ、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、蓄積された文書を送信するようにした。
【０００７】
更に、
送信文書を暗号化する手段と、
蓄積された文書にアクセス制限を設定する手段
を備え、
指定された通知宛先が、前記内部回線向け宛先リストに含まれているならば、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、
指定された通知宛先が外部回線に存在し、蓄積された文書にアクセス制限がかかっていなければ、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化された文書を送信し、
指定された通知宛先が外部回線に存在し、蓄積された文書にアクセス制限がかかっていれば、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、暗号化された文書を送信するようにした。
【発明の効果】
【０００８】
以上説明したように、通信回線に接続され、単一または複数の異なるデータ送信手段を備え、原稿読み取り手段もしくは、データ受信手段を介して得た電子化された単一または複数ページの文書を、指定された宛先に送信を行うシステムにおいて、電子化された文書を蓄積する手段と、蓄積された文書の位置情報を生成する手段と、文書の蓄積を通知する手段と、文書の蓄積を通知する宛先を設定する手段と、通知宛先が、機器が接続された内部通信回線に存在するか、外部通信回線に存在するか判定する手段を設け、文書の通知宛先が内部通信回線に存在する場合は、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、外部通信回線に存在する場合は、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、蓄積された文書を送信するようにした。
【０００９】
また、前記システムにおいて、データ送信手段として電子メール送信手段と、内部通信回線向けの宛先リストと、を設け、指定された通知宛先が、前記内部回線向け宛先リストに含まれているならば、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、そうでなければ、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、蓄積された文書を送信するようにした。
【００１０】
更に、送信文書を暗号化する手段と、蓄積された文書にアクセス制限を設定する手段を備え、指定された通知宛先が、前記内部回線向け宛先リストに含まれているならば、通知宛先に対して蓄積された文書の位置情報を通知し、指定された通知宛先が外部回線に存在し、蓄積された文書にアクセス制限がかかっていなければ、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化された文書を送信し、指定された通知宛先が外部回線に存在し、蓄積された文書にアクセス制限がかかっていれば、機器のデータ送信手段を用い、通知宛先に対して、電子化され、暗号化された文書を送信するようにしたことにより、機器が設置されているネットワーク内への通知は、その位置情報だけを通知することが出来、また、その情報では直接アクセスできない外部への通知には、蓄積された文書そのものを送信することで、受け取り側でも、文書の内容を知ることが出来る。
【００１１】
また、蓄積されるユーザBoxにパスワードが設定されていた場合、文書そのものを送信する際、設定されたパスワードで暗号化するので、他のユーザに文書を盗み見られることなく、安全に送信することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
（実施例１）
以下、図面を参照して詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本実施例が適用される複合機器のブロック図を示したものである。
【００１４】
この複合機器は、画像形成部101、制御部102、フィニッシャー103、スキャナ部104、操作部105、複数の受信インターフェース106、複数の送信インターフェース107から構成されており、それぞれ専用インターフェースで制御部102に接続されている。また、制御部102は、中央処理装置108と、記憶装置109とから、その主要部が構成されている。
【００１５】
図２は本実施例の処理を表した流れ図である。
【００１６】
まず、操作部105から、文書を蓄積する蓄積ユーザボックスを指定し(S201)、スキャナ部104から、指示された文書を読み込み(S202)、読み取った画像情報を記憶装置109に蓄積する(S203)。
【００１７】
続いて、中央処理装置108で、読み込みを指示された文書を最後まで読み取ったか否か判定し(S204)、S204での判定がNoならば処理はS202に戻り、Yesならば、中央処理装置108で、S201で指定したユーザボックスに文書を蓄積する際、E-mail通知をする設定がなされているか否か判定する(S205)。
【００１８】
S205での判定がNoならば処理はそのまま終了し、Yesならば、S203で文書を蓄積した、ユーザBoxに指定されている通知先アドレスを取得し(S206)、記憶装置109に保存されている、内部ドメインリストを取得する(S207)。
【００１９】
続いて、中央処理装置108で、S206で取得した通知先アドレスと、S207で取得した内部ドメインリストを比較し、S206で取得した通知先アドレスが、内部ドメインに属するか否か判定する(S208)。S208での判定がYesならば、S203で記憶装置109に蓄積された文書のURLを取得し(S209)、URL通知メール本文を作成(S210)後、S206で取得した通知先アドレスに対し、S210で作成した本文のメールを送信し(S211)、処理は終了する。
【００２０】
S208での判定がNoならば、S203で記憶装置109に蓄積した文書をエンコードし(S212)、文書添付メール本文を作成(S212)後、S212でエンコードした文書を添付し(S213)、S206で取得した通知先アドレスに対し、S212で作成した本文のメールを送信し(S211)、処理は終了する。
【００２１】
図４は、本実施例に適用される、文書を蓄積するユーザボックスの選択画面である。使用可能なユーザボックスの一覧が表示され、文書の蓄積を通知する設定がなされているものは、それを示す矢印アイコンが表示されている。
【００２２】
図5は、本実施例に適用される、文書を蓄積するユーザボックスの設定画面である。個々のボックス毎に設定が可能で、図４で示される選択可能画面に表示される「ボックス名称」、ボックス操作に制限をかけるための「暗証番号」、文書が蓄積されたことを通知する宛先「通知先」メールアドレスが設定可能である。
【００２３】
図6は、内部ドメインリストの編集画面である。ここにリストアップされているドメインからは、内部蓄積文書に対し、直接アクセスすることが出来る。
【００２４】
図７は、S211で送信された、内部ドメイン向けの電子メールの例である。S206 で取得された通知宛先に対して送信され、S209で作成された、蓄積文書にアクセスするためのURLが本文に記述されている。
【００２５】
図8は、S211で送信された、外部ドメイン向けの電子メールの例である。S206 で取得された通知宛先に対して送信され、S213でエンコードされた文書が添付されている。
【００２６】
（実施例２）
文書を蓄積するユーザボックスにパスワードが設定されている場合、外部ドメインに対し文書をそのまま送信してしまっては、途中で盗み見られる可能性があり、セキュリティの観点から好ましくない。
【００２７】
図3は本実施例の処理を表した流れ図である。
【００２８】
まず、操作部105から、文書を蓄積する蓄積ユーザボックスを指定し(S301)、スキャナ部104から、指示された文書を読み込み(S302)、読み取った画像情報を記憶装置109に蓄積する(S303)。
【００２９】
続いて、中央処理装置108で、読み込みを指示された文書を最後まで読み取ったか否か判定し(S304)、S304での判定がNoならば処理はS302に戻り、Yesならば、中央処理装置108で、S301で指定したユーザボックスに文書を蓄積する際、E-mail通知をする設定がなされているか否か判定する(S305)。
【００３０】
S305での判定がNoならば処理はそのまま終了し、Yesならば、S303で文書を蓄積した、ユーザBoxに指定されている通知先アドレスを取得し(S306)、記憶装置109に保存されている、内部ドメインリストを取得する(S307)。
【００３１】
続いて、中央処理装置108で、S306で取得した通知先アドレスと、S307で取得した内部ドメインリストを比較し、S306で取得した通知先アドレスが、内部ドメインに属するか否か判定する(S308)。S308での判定がYesならば、S303で記憶装置109に蓄積された文書のURLを取得し(S309)、URL通知メール本文を作成(S310)後、S206で取得した通知先アドレスに対し、S310で作成した本文のメールを送信し(S311)、処理は終了する。
【００３２】
S308での判定がNoならば、さらに、中央処理装置108で、S303で蓄積されたユーザBoxに、パスワードによるアクセス制限がかかっているか否か判定する(S312)。
【００３３】
S312での判定がYesだった場合、S303で蓄積した文書を、蓄積されているユーザBoxのパスワードを用いて暗号化し(S313)、文書添付メール本文を作成(S314)し、S313で暗号化した文書を添付し(S315)、S306で取得した通知アドレスに対し、S314で作成したメールを送信し(S311)、処理は終了する。
【００３４】
S312での判定がNoだった場合、S313で蓄積した文書をエンコードし(S316)、処理はS314に移る。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明が適用される複合機器のブロック図を示したものである。
【図２】第一の実施例の処理を表した流れ図である。
【図３】第二の実施例の処理を表した流れ図である。
【図４】文書を蓄積するユーザBoxの選択画面である。
【図５】文書を蓄積するユーザBoxの設定画面である。
【図６】内部ドメインリストの編集画面である。
【図７】URL通知メールの例である。
【図８】文書添付メールの例である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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