(57)【要約】【課題】会議主催者が会議を設定する際、通常は会議参加者のスケジュールから会議の予約を実施する。しかし、例えば、会議参加者が所属しているプロジェクトが、クリティカルパス上の作業を実施している場合、スケジュールに空きが存在していたとしても工程内の作業を優先するため、実際には会議に参加できない。【解決手段】工程管理データベース１１０、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１で別々に管理してきた工程状況・スケジュール情報データを、工程・スケジュール調整部１２１を介して、各会議参加者のスケジュールと工程状況に関する新たなスケジュールデータを作成し、工程・スケジュール統合管理データベース１１２で管理できるようにする。これにより、会議設定の際、その時間帯がプロジェクトの作業時間帯であるかどうかを判別でき、工程状況を考慮した会議の設定が実施可能となる。【選択図】図１
2007122199.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議参加者のスケジュール情報にもとづいて会議開催日の予約を行う会議予約装置において、会議参加者の所属するプロジェクトへの影響が最も少ない日程を会議開催可能日の候補として抽出する機能を持つ会議予約装置。
【請求項２】
請求項１において、会議参加者の参加可能日が見つからない場合に、会議参加者の代理人を選定して、その代理人に対して予約を行う機能を持つ会議予約装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スケジュール管理技術、および、プロジェクトの工程管理技術に係わり、特に会議室の予約設定技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来は、特開２００４−６２７４０号公報に記載のように、プロジェクトの工程を進めるために必要な会議の設定をプロジェクト管理システムとスケジュール管理システムを連携することで実現してきた。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−６２７４０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記従来技術の場合、例えば会議参加者が所属しているプロジェクトの工程において、クリティカルパス上の作業を実施している場合、スケジュールに空きが存在したとしても、工程内の作業を優先するため、実際には会議に参加することができない。本発明の目的は、会議主催者が設定した会議開催予定日の範囲から、会議参加者のスケジュール情報とプロジェクトの工程状況に関する情報を用いて、プロジェクトへの影響が最も少ない日程を会議開催可能日の候補として自動選定し、会議の予約を行うことができる会議予約装置を提供することを最も主要な特徴とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、プロジェクト管理者が操作する工程管理システムと会議参加者が操作するスケジュール設定システム内に別々に管理してきたデータから、工程とスケジュールに関する新たなスケジュールデータを作成するようにする。さらに、会議主催者が指定した会議開催予定日において、会議参加者のスケジュール・工程状況から会議の設定ができない場合、それが会議必須参加者によるものであれば会議必須参加者の代理人を自動で選定する機能を備えたものである。さらに、上記目的を実現するため、一貫して各機能を計算機により構築していることを特徴としたものである。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、会議主催者が各会議参加者のスケジュールや工程状況を把握せずに会議を設定できるという利点がある。本発明の他の形態では、会議必須参加者が会議に出席できない場合に代理人を自動選定することで、会議を開催可能にする利点がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
【０００８】
図１は、本発明の会議予約装置の構成を示すものである。本発明では、会議予約装置１０１と、ユーザ・会議室情報管理用端末１０２、プロジェクト管理用端末１０３、スケジュール設定用端末１０４、会議予約用端末１０５とで構成されている。会議予約装置１０１は、装置全体の制御を司るＣＰＵ１０６、会議の予約を行うための必要な処理がロードされているメモリ１０７、ユーザと会議室情報を管理するためのユーザ・会議室管理データベース１０８、プロジェクトメンバを管理するためのプロジェクトメンバ管理データベース１０９、プロジェクトの工程状況を管理するための工程管理データベース１１０、ユーザと会議室のスケジュール情報を管理するためのユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１、工程状況とスケジュール情報を統合的に管理するための工程・スケジュール統合管理データベース１１２とで構成されている。また、メモリ１０７にロードされている処理の中で、ユーザ・会議室登録／削除部１１３はユーザ・会議室情報管理用端末１０２と、プロジェクトメンバ登録／削除部１１４と工程管理設定部１１５はプロジェクト管理用端末１０３と、ユーザ・会議室スケジュール登録／削除部１１６はスケジュール設定用端末１０４と、会議予約設定部１１７は会議予約用端末１０５とそれぞれ接続されている。
【０００９】
次に、会議の自動予約を行うために必要な事前情報を加工するための処理部について説明する。ユーザ・会議室登録／削除部１１３は、ユーザ・会議室管理データベース１０８内に格納されているユーザ・会議室の氏名や会議室名情報などを追加／削除するための処理部であり、実際にユーザ・会議室の氏名や会議室名情報などを追加／削除する際は、ユーザ・会議室管理ＤＢ管理部１１８を経由してデータのやりとりを行う。次に、プロジェクトメンバ登録／削除部１１４は、プロジェクトメンバ管理データベース１０９内に格納されているプロジェクトメンバの追加や削除を実施するための処理部であり、実際にプロジェクトメンバの追加や削除を実施する際は、プロジェクトメンバ管理ＤＢ管理部１１９を経由してデータのやりとりを行う。次に、工程管理設定部１１５は、工程管理データベース１１０内に格納されているプロジェクトの工程管理情報を設定するための処理部であり、実際に工程管理情報を設定する際は、工程管理ＤＢ管理部１２０を経由してデータのやりとりを行う。次に、ユーザ・会議室スケジュール登録／削除部１１６は、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１内に格納されているユーザや会議室のスケジュール情報を追加／削除するための処理部であり、実際にユーザや会議室のスケジュール情報を追加／削除する際は、ユーザ・会議室スケジュール管理ＤＢ管理部１２２を経由してデータのやりとりを行う。次に、工程・スケジュール調整部１２１は、会議予約用端末１０５から会議の予約が行われた際に、会議予約設定部１１７、会議予約調整部１２４を経由して、工程・スケジュール統合管理ＤＢ管理部１２３から起動される。工程・スケジュール調整部１２１では、工程管理ＤＢ管理部１２０、ユーザ・会議室スケジュール管理ＤＢ管理部１２２から、工程管理データベース１１０内の工程管理情報、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１内のスケジュール情報を取得してきて解析を行い、工程とスケジュールに関する新たなスケジュールデータを作成する処理を行う。作成したデータは工程・スケジュール統合管理ＤＢ管理部１２３に渡され、工程・スケジュール統合管理データベース１１２に格納される。
【００１０】
次に、会議の自動予約を行うための実施手段について説明する。会議主催者は、会議予約用端末１０５から会議予約設定部１１７を呼び出し、会議開催予定日、会議開催予定時間、会議出席者（必須／任意を含む）、会議元のプロジェクト名等を入力する。入力された情報は、会議予約調整部１２４にて解析が行われ、工程・スケジュール統合管理ＤＢ管理部１２３を経由し、各会議参加者のスケジュールに空きがあるかどうかを工程・スケジュール統合管理データベース１１２から検索する。スケジュールの空きの確認後、工程・スケジュール調整部１２１、工程管理ＤＢ管理部１２０を経由して、各会議参加者の作業に対する空き時間を工程管理データベース１１０から取得する。そして、作業に対する空き時間から会議設定可能な日時を自動選定し、会議の予約を行う。会議の予約の際は、工程・スケジュール調整部１２１を経由して、工程管理データベース１１０とユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１の更新を行う。会議参加者のうち会議必須出席者のスケジュールやプロジェクトの工程状況の影響で会議が開催できない場合は、会議予約調整部１２４の処理を一旦会議予約設定部１１７に戻して、会議室管理ＤＢ管理部１１８とプロジェクトメンバ管理ＤＢ管理部１１９から会議必須出席者の代理人を自動選定する処理を行う。代理人が取得できた場合は、再度、会議予約設定部１１７に処理を戻して、会議の予約設定処理を行う。
【００１１】
図２は、ユーザ・会議室管理データベース１０８で管理されるユーザ情報のテーブル２００の構成図である。ユーザ情報のテーブル２００は、ユーザＩＤ２０１、氏名２０２、所属２０３、職位レベル２０４などで構成される。職位レベル２０４は、担当、主任、課長・・・の職位の順で１から順番に値が割り振られる。職位レベル２０４は会議予約設定部１１７において、会議必須参加者のスケジュール・工程状況に空きがなかった場合、会議必須参加者と同等以上の職位を持つユーザを代理人の候補とする処理を行う際に参照される。ユーザ情報のテーブル２００にユーザ情報を追加する場合は、ユーザ・会議室情報管理用端末１０２から、ユーザ・会議室登録／削除部１１３を呼び出し、氏名２０２、所属２０３、職位レベル２０４などを入力することで、新たにユーザＩＤ２０１が割り振られてユーザ情報が追加される。また、ユーザ情報を削除する場合は、ユーザＩＤ２０１を指定することにより、ユーザ情報が削除される。
【００１２】
図３は、ユーザ・会議室管理データベース１０８で管理される会議室情報のテーブル３００の構成図である。会議室情報のテーブル３００は、会議室ＩＤ３０１、会議室名３０２、場所３０３などで構成される。会議室情報のテーブル３００に会議室情報を追加する場合は、ユーザ・会議室情報管理用端末１０２から、ユーザ・会議室登録／削除部１１３を呼び出し、会議室名３０２、場所３０３などを入力することで、新たに会議室ＩＤ３０１が割り振られて会議室情報が追加される。また、会議室情報を削除する場合は、会議室ＩＤ３０１を指定することにより、会議室情報が削除される。
【００１３】
図４は、プロジェクトメンバ管理データベース１０９で管理されるプロジェクトメンバ情報のテーブル４００の構成図である。プロジェクトメンバ情報のテーブル４００は、プロジェクトＩＤ４０１、プロジェクト名４０２、所属メンバ４０３などで構成される。所属メンバ４０３は、ユーザ情報のテーブル２００内のユーザＩＤ２０１がリスト構造で格納されている。また、ユーザＩＤ２０１は複数の所属メンバ４０３に登録されていても良い。この場合、そのユーザＩＤ２０１は複数のプロジェクトに所属していることになる。所属メンバ４０３は、会議予約設定部１１７において、会議必須参加者のスケジュール・工程状況に空きがなかった場合、その会議の参加元プロジェクトの所属メンバ４０３から代理人の候補を選定する際に参照される。プロジェクトメンバ情報のテーブル４００にプロジェクトメンバ情報を追加する場合は、プロジェクト管理用端末１０３から、プロジェクトメンバ登録／削除部１１４を呼び出し、プロジェクト名４０２、所属メンバ４０３などを入力することで、新たにプロジェクトＩＤ４０１が割り振られてプロジェクトメンバ情報が追加される。また、プロジェクトメンバ情報を削除する場合は、プロジェクトＩＤ４０１を指定することにより、プロジェクトメンバ情報が削除される。また、既存のプロジェクトにメンバを追加する場合は、プロジェクトメンバ登録／削除部１１４からプロジェクトＩＤ４０１と追加するメンバを指定することで、所属メンバ４０３にメンバが追加される。また、既存のプロジェクトからメンバを削除する場合は、プロジェクトメンバ登録／削除部１１４からプロジェクトＩＤ４０１と削除するメンバを指定することで、所属メンバ４０３からメンバが削除される。なお、プロジェクトメンバ情報のテーブル４００は、プロジェクトのみでなく、部署などのグループを設定することも可能である。
【００１４】
図５は、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１で管理されるユーザのスケジュール情報のテーブル５００の構成図である。ユーザのスケジュール情報のテーブル５００は、スケジュールＩＤ５０１、氏名ＩＤ５０２、日にち５０３、開始時刻５０４、終了時刻５０５、用件５０６、行先５０７、設定者ＩＤ５０８などで構成される。氏名ＩＤ５０２、設定者ＩＤ５０８には、ユーザ情報のテーブル２００内のユーザＩＤ２０１の情報が、また、行先５０７が会議室の場合は、会議室情報のテーブル３００内の会議室ＩＤ３０１の情報が格納される。スケジュール情報は個人で入力できる以外に、会議の予約等で他のユーザからも入力が可能である。その場合、設定者ＩＤ５０８にはスケジュールを予約したユーザＩＤ２０１の情報が付与されることになる。新たにスケジュールを登録する場合、スケジュール設定用端末１０４から、ユーザ・会議室スケジュール登録／削除部１１３を呼び出し、氏名ＩＤ５０２、日にち５０３などを入力することで、新たにスケジュールＩＤ５０１が割り振られて、予約が追加される。また、スケジュールを削除する場合は、スケジュールＩＤ５０１を指定することで、予約は削除される。また、会議予約設定部１１７で会議の予約を行う場合は、会議予約調整部１２４で、会議参加者の会議開催可能日時の調整を行い、会議の開催可能な日時に会議の予約を行う。この時も新たにスケジュールＩＤ５０１が割り振られる。
【００１５】
図６は、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１で管理される会議室のスケジュール情報のテーブル６００の構成図である。会議室のスケジュール情報のテーブル６００は、会議室予約ＩＤ６０１、会議室ＩＤ６０２、使用開始日付６０３、使用開始時刻６０４、使用終了時刻６０５、使用理由６０６、使用者６０７、設定者ＩＤ６０８などで構成される。会議室ＩＤ６０２は、会議室情報のテーブル３００内の会議室ＩＤ３０１が、また、使用者６０７には、ユーザ情報のテーブル２００内のユーザＩＤ２０１がリスト構造で格納されている。設定者ＩＤ６０８についても使用者６０７と同様、ユーザ情報のテーブル２００内のユーザＩＤ２０１の情報が格納される。また、会議予約設定部１１７で会議の予約を行う際は、会議予約調整部１２４で、会議参加者の会議開催可能日時の調整を行い、会議の開催可能な日時に会議の予約を行う。この時も新たに会議室予約ＩＤ６０１が割り振られる。
【００１６】
図７は、工程管理データベース１１０で管理されるプロジェクトの工程の情報をグラフ化したものであり、この情報をもとに作成したテーブルが、プロジェクトの工程情報テーブル７００である。プロジェクトの工程情報テーブル７００は、工程ＩＤ７０１、プロジェクトＩＤ７０２、作業名７０３、作業期間７０４、日数７０５、見積もり日数７０６、空き時間７０７、担当者ＩＤ７０８などで構成されている。プロジェクトＩＤ７０２には、プロジェクトメンバ情報のテーブル４００内のプロジェクトＩＤ４０１が、担当者ＩＤ７０８には、ユーザ情報のテーブル２００内のユーザＩＤ２０１が格納される。作業の追加を行う場合は、プロジェクト管理用端末１０３から工程管理設定部１１５を呼び出し、プロジェクトＩＤ７０２、作業名７０３、見積もり日数７０６、担当者ＩＤ７０８、プロジェクト全体の作業日程等を入力することで、作業期間７０４、作業期間の正味の日数７０５、空き時間７０７を自動で算出して、それぞれの値がテーブルに格納される。ここで、作業期間７０４、作業期間の正味の日数７０５の算出方法については、工程管理設定部１１５に入力する見積もり日数７０６とプロジェクト全体の作業日程等から自動で計算される。また、空き時間７０６の算出方法については、図１４に示したフローチャート説明する。まず、作業期間７０４の情報から作業期間内のスケジュール情報を工程・スケジュール調整部１２１、ユーザ・会議室スケジュール管理ＤＢ管理部１２２を経由して、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１から取得する（ステップ１４０１）。次に、作業期間７０４内のスケジュール予約総時間を計算する（ステップ１４０２）。例えば、作業期間７０４を７／１〜７／５として、７／２に２時間、７／４に３時間のスケジュールが予約されている場合、スケジュール予約総時間は５時間となる。次に、「日数７０５×一日の作業時間−見積もり日数７０６×一日の作業時間−作業期間内にスケジュールとして埋まっている時間」を計算する。例えば、一日の作業時間＝８時間、日数７０５＝８日、見積もり日数＝５日、作業期間内にスケジュールとして埋まっている時間＝５時間とした場合、８×８−５×８−５＝１９時間となる。計算の結果、得られた値が空き時間７０７となる（ステップ１４０３）。また、日数７０５と見積もり日数７０６が同一の場合は、その作業はクリティカルパス上の作業であることを意味し、空き時間７０７は常に０の値をとる。参考として、図７のグラフ図におけるクリティカルパスを太線で示している。
【００１７】
図８は、工程・スケジュール統合管理データベース１１２で管理される各ユーザのスケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００の構成図である。スケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００は、氏名ＩＤ８０１、日にち８０２、開始時刻８０３、終了時刻８０４、状態８０５、参照テーブル８０６などで構成されている。氏名ＩＤ８０１には、ユーザ情報のテーブル２００内のユーザＩＤ２０１が格納される。また、状態８０５には“Ｗ”と“Ｓ”の２種類の状態が存在し、“Ｓ”はユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１内に登録されているスケジュールであることを示し、“Ｗ”は工程管理データベース１１０内に登録されている作業であることを表す。また、参照テーブル８０６には、ユーザ・会議室スケジュール管理データベース１１１、工程管理データベース１１０を参照する際のキーが格納されている。具体的には、スケジュールに関連する場合は、ユーザのスケジュール情報のテーブル５００内のスケジュールＩＤ５０１、工程状況に関連する場合は、プロジェクト工程管理テーブル７００内の工程ＩＤ７０１の情報が格納される。
【００１８】
次に、実際にスケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００を作成する手順について図１０のフローチャートを用いて説明する。まず、ユーザ情報のテーブル２００からユーザＩＤ２０１を抽出する（ステップ１００１）。次に、ユーザＩＤ２０１全てに対してステップ１００３からステップ１０１７までの処理を繰り返す（ステップ１００２）。まず、プロジェクトの工程情報のテーブル７００から担当者ＩＤ７０８を取得して、「担当者ＩＤ７０８＝ユーザＩＤ２０１」となる工程ＩＤ７０１を全て抽出する（ステップ１００３）。次に、工程ＩＤ７０１全てに対してステップ１００５からステップ１００９までの処理を繰り返す（ステップ１００４）。個々の工程ＩＤ７０１に対しては、作業期間７０４内の日にち情報全てに対してステップ１００６からステップ１００８までの処理を繰り返す（ステップ１００５）。ここで、例えば７／２０〜７／２２という作業期間７０４が割り振られている場合、日にち情報は７／２０、７／２１、７／２２の３種類となる。個々の日にち情報に対して、まず、スケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００に工程ＩＤ７０１の各種情報を格納する（ステップ１００６）。具体的には、氏名ＩＤ８０１には担当者ＩＤ７０８を、日にち８０２には日にち情報を、開始時刻８０３と終了時刻８０４には一日の作業時間を８時間と想定して、９：００と１８：００をそれぞれ格納する。次に、この項目が工程情報に関するデータであることを示すため、状態８０５に“Ｗ”を格納する（ステップ１００７）。次に、参照テーブル８０６に工程ＩＤ７０１を格納し、工程に関する詳細情報をプロジェクトの工程情報テーブル７００を経由して参照できるようにする（ステップ１００８）。次に、ユーザのスケジュール情報のテーブル５００から氏名ＩＤ５０２を取得して、「氏名ＩＤ５０２＝ユーザＩＤ２０１」となるスケジュールＩＤ５０１を全て抽出する（ステップ１０１１）。そして、スケジュールＩＤ５０１全てに対してステップ１０１３からステップ１０１７までの処理を繰り返す（ステップ１０１２）。個々のスケジュールＩＤ５０１に対して、まず、スケジュールＩＤ５０１内の各種情報をスケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００に格納する（ステップ１０１３）。具体的には、氏名ＩＤ８０１には氏名ＩＤ５０１を、日にち８０２には日にち５０３を、開始時刻８０３には開始時刻５０４を、終了時刻８０４には終了時刻５０５をそれぞれ格納する。ここで、スケジュール情報について、スケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００に格納した場合、すでに格納されている工程情報の時間帯はスケジュール情報の影響によって修正される。例えば、当初、「７／２１の９：００〜１８：００がプロジェクトに関する作業」で、そのうち、１３：００〜１５：００に工程会議の予約が入っている場合、スケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００には、「７／２１の９：００〜１２：００はプロジェクトに関する作業」「７／２１の１３：００〜１５：００は工程会議」「７／２１の１５：００〜１８：００はプロジェクトに関する作業」というように修正される。次に、設定した項目がスケジュール情報に関するデータであることを示すため、状態８０５には“Ｓ”を格納する（ステップ１０１４）。次に、参照テーブル８０６にスケジュールＩＤ７０１を格納し、スケジュールに関する詳細情報をユーザのスケジュール情報のテーブル５００から参照できるようにする（ステップ１０１５）。以上のステップでスケジュールと工程状況に関する統合情報テーブル８００の項目を埋めることは可能であるが、工程の作業期間内にスケジュールが設定されていることを考慮するため、プロジェクトの工程情報テーブル７００内の空き時間７０７の調整を行う。まず、「氏名ＩＤ５０２＝担当者ＩＤ７０８」、かつ、「日にち５０３が属している作業期間７０４」を満たす工程ＩＤ７０１を取得する（ステップ１０１６）。そして、空き時間７０７からスケジュール時間を差し引いた値を再度空き時間７０７に格納する（ステップ１０１７）。ここで、スケジュール時間とは、終了時刻５０５から開始時刻５０４を差し引いた値となる。これにより、工程内の作業に対する空き時間を計算することが可能となる。
【００１９】
図９は、会議予約装置１０１を用いて、会議参加者の所属するプロジェクトへの影響が最も少ない日程を自動選定するために必要な会議予約候補リスト９００の構成図を表したものである。会議予約候補リスト９００は、日にち９０１、開始時間９０２、終了時間９０３、最小空き時間９０４などで構成されている。ここで、日にち９０１、開始時間９０２、終了時間９０３には、会議参加者全てのスケジュール情報から共通の空き時間を抽出したものが格納されており、最小空き時間９０４には、プロジェクトの工程情報テーブル７００内の空き時間７０７に格納されている時間数のうち、最も少ない会議参加者の空き時間が格納される。もし、工程状況を調査した結果、全ての会議参加者の空き時間７０７が０である場合、最小空き時間９０４には０が設定される。
【００２０】
次に、会議予約候補リスト９００を作成する手順について図１１のフローチャートを用いて説明する。まず、会議予約設定部１１７において、会議開催予定日、会議開催予定時間、会議必須参加者、会議任意参加者、会議元となるプロジェクト名などを設定する（ステップ１１０１）。次に、会議参加者全てに対して、会議開催予定日中で状態８０５が“Ｗ”の項目を全て抽出する（ステップ１１０２〜ステップ１１０４）。次に、各会議参加者から抽出してきた項目から共通空き時間を抽出する（ステップ１１０５）。ここで、例えば、特開平１０−９１６８５号広報の多段階空き時間検索システムを利用することにより、共通空き時間を抽出することが可能となる。共通空き時間を抽出できた場合（ステップ１１０６）は、会議予約候補リスト９００に日にち９０１、開始時間９０２、終了時間９０３に空き時間の情報を格納する（ステップ１１０７）。次に、抽出してきた共通空き時間全てに対して、ステップ１１０９からステップ１１１４までの処理を行う（ステップ１１０８）。はじめに、共通空き時間を一つ取得する（ステップ１１０９）。次に、共通空き時間内の日にち９０１情報から、プロジェクトの工程情報テーブル７００内の作業期間７０４に含まれる工程ＩＤ７０１を取得する（ステップ１１１１）。そして、工程ＩＤ７０１の空き時間７０６を取得してきて、空き時間７０６から会議開催予定時間を差し引いた値が０以上であれば、会議を設定してもプロジェクトに影響は与えない。そのため、再度、ステップ１１１０に処理を戻し、次の会議参加者に対して同様の処理を実施する。差し引いた値が０未満の場合、その時間帯で会議を設定するとプロジェクトの工程全体が遅延してしまうため、ステップ１１１１に戻り、次の共通空き時間に対して同様の処理を実施する（ステップ１１１２）。そして、ある共通空き時間に対して、会議参加者全員がプロジェクトの工程に影響を及ぼすことなく会議が開催できる場合、全会議参加者の最小空き時間を取得してきて最小空き時間９０４に格納する（ステップ１１１４）。ここで、最小空き時間９０４は、全会議参加者の「空き時間７０６−会議開催予定時間」の値を取得してきて、最小の値を最小空き時間９０４に格納する。例えば、会議参加者U001、U002、U003が存在した場合、U001が５時間、U002が７時間、U003が３時間の場合、最小空き時間９０４には３時間が格納される。共通空き時間全てに対して上記処理を実施した後、会議予約候補リスト９００内の最小空き時間９０４が全て０、もしくはステップ１１０６において、会議開催予定時間分の共通空き時間が存在しなかった場合で、会議必須参加者が原因で最小空き時間の値が０、もしくは共通空き時間が存在しなかった場合は、会議必須参加者の代理人の取得処理を行う。ここで、代理人が存在した場合は、再度、ステップ１１０２に処理が戻る。代理人が存在しなかった場合は、会議設定が不可能であることを会議主催者に通知する（ステップ１１１８）。また、ステップ１１１６において、最小空き時間９０４に０以上の値が格納されている場合は、会議予約設定可能候補が存在していることを意味するため、本フローチャートの処理を正常終了させる。
【００２１】
次に、会議予約候補リスト９００の作成後、会議の予約設定を行う手順について図１２のフローチャートを用いて説明する。まず、会議予約候補リスト９００の中から、最小空き時間９０４が最大である日時を抽出する（ステップ１２０１）。ここで、最小空き時間９０４において最大値が複数個存在する場合、最も早い日時を抽出する。そして、抽出してきた日時を、会議参加者のスケジューラ・会議室のスケジューラに設定し、会議の予約を行う（ステップ１２０２、ステップ１２０３）。
【００２２】
図１３は、図１１のステップ１１１７における代理人取得処理に関するフローチャートである。まず、会議予約調整部１２４に格納されているデータを一旦会議予約設定部１１７に戻す（ステップ１３０１）。次に、会議に出席できない会議必須出席者の職位レベル２０４を、ユーザ・会議室管理ＤＢ管理部１１８を経由して、ユーザ・会議室管理データベース１０８内の職位レベル２０４から抽出する（ステップ１３０２）。次に、会議必須出席者が所属するプロジェクトの所属メンバを、プロジェクトメンバ管理ＤＢ管理部１１９を経由して、プロジェクトメンバ管理データベース１０９内の所属メンバ４０３から全て抽出する（ステップ１３０３）。次に、全ての所属メンバ４０２に対して以下の処理を実施する（ステップ１３０４）。まず、所属メンバ４０２を一人取得し（ステップ１３０５）、所属メンバ４０３の職位レベル２０４をユーザ・会議室管理データベース１０８内の職位レベル２０４から抽出する（ステップ１３０６）。そして、所属メンバ４０３の職位レベル２０４が会議必須出席者の職位レベル２０４と同等かそれ以上かどうかを判定する（ステップ１３０７）。もし、所属メンバ４０３の職位レベル２０４が会議必須出席者の職位レベル２０４と同等かそれ以上の場合は、その所属メンバ４０３を代理人として抽出する（ステップ１３０８）。全ての所属メンバ４０３に対して処理を実施し、代理人が存在しなかった場合は、代理人が存在しない旨を他システムに通知する（ステップ１３０９）。本処理の最後で、再度、会議予約設定部１１７に格納されていたデータを会議予約調整部１２４に戻す（ステップ１３１０）。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本発明の実施方法の全体構成を示した図である。
【図２】ユーザ・会議室管理データベース内のユーザ情報のテーブルである。
【図３】ユーザ・会議室管理データベース内の会議室情報のテーブルである。
【図４】プロジェクトメンバ管理データベース内のプロジェクトメンバ情報のテーブルである。
【図５】ユーザ・会議室スケジュール管理データベース内のユーザのスケジュール情報のテーブルである。
【図６】ユーザ・会議室スケジュール管理データベース内の会議室のスケジュール情報のテーブルである。
【図７】工程管理データベース内のプロジェクトの工程情報テーブルである。
【図８】工程・スケジュール統合管理データベース内のスケジュールと工程状況に関する統合情報のテーブルである。
【図９】会議予約候補リストを示した図である。
【図１０】工程・スケジュール統合管理データベースの生成処理を示すフローチャートである。
【図１１】会議予約候補リストの生成処理を示すフローチャートである。
【図１２】会議の日時の自動選定処理と会議予約処理を示すフローチャートである。
【図１３】代理人取得処理を示すフローチャートである。
【図１４】会議参加者の共通空き時間の取得処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００２４】
１０１…会議予約装置、１０２…ユーザ・会議室情報管理用端末、１０３…プロジェクト管理用端末、１０４…スケジュール設定用端末、１０５…会議予約用端末、１０６…ＣＰＵ、１０７…メモリ、１０８…ユーザ・会議室管理データベース、１０９…プロジェクトメンバ管理データベース、１１０…工程管理データベース、１１１…ユーザ・会議室スケジュール管理データベース、１１２…工程・スケジュール統合管理データベース、１１３…ユーザ・会議室登録／削除部、１１４…プロジェクトメンバ登録／削除部、１１５…工程管理設定部、１１６…ユーザ・会議室スケジュール登録／削除部、１１７…会議予約設定部、１１８…ユーザ・会議室管理ＤＢ管理部、１１９…プロジェクトメンバ管理ＤＢ管理部、１２０…工程管理ＤＢ管理部、１２１…工程・スケジュール調整部、１２２…ユーザ・会議室スケジュール管理ＤＢ管理部、１２３…工程・スケジュール統合管理ＤＢ管理部、１２４…会議予約調整部。
【図１】
2007122199.tif 000003
【図２】
2007122199.tif 000004
【図３】
2007122199.tif 000005
【図４】
2007122199.tif 000006
【図５】
2007122199.tif 000007
【図６】
2007122199.tif 000008
【図７】
2007122199.tif 000009
【図８】
2007122199.tif 000010
【図９】
2007122199.tif 000011
【図１０】
2007122199.tif 000012
【図１１】
2007122199.tif 000013
【図１２】
2007122199.tif 000014
【図１３】
2007122199.tif 000015
【図１４】
2007122199.tif 000016