(57)【要約】【課題】  通常、組織はピラミッド構造となっており、上の上司になる程、少ない人数で沢山の承認を行わなくてはならなくなる。しかも、上の上司ほど責任のある仕事を行っており、バラバラに到着する承認を順次行っていたのでは、業務の効率が低下してしまう問題があった。【解決手段】承認途中の申請の有無を調べて中間承認者に承認を急がせることで、上位の承認者がまとめて承認行為を行える様にして、効率的な承認を可能にした。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の承認を定められた順番に行なう承認装置において、予め定められた上位承認者に承認依頼を行う前に、下位承認者に対して他の承認案件の承認を急ぐ連絡を行う連絡手段を備えることを特徴とした承認装置。
【請求項２】
承認期限が予め定められた期間より短い場合は、前記連絡手段を行わないことを特徴とした請求項1記載の承認装置。
【請求項３】
複数の承認を定められた順番に行なう承認装置において、予め定められた上位承認者に承認依頼を行う前に、下位承認者に対して他の承認案件の承認を急ぐ連絡を行う連絡ステップを備えることを特徴とした承認方法。
【請求項４】
承認期限が予め定められた期間より短い場合は、前記連絡ステップを行わないことを特徴とした、請求項3記載の承認方法。
【請求項５】
複数の承認を定められた順番に行っていくシステムにおいて、予め定められた上位承認者に承認依頼を行う前に、下位承認者に対して他の承認案件の承認を急ぐ連絡を行う連絡手段を備えることを特徴とした承認システム。
【請求項６】
承認期限が予め定められた期間より短い場合は、前記連絡手段を行わないことを特徴とした、請求項6記載の承認システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続された端末間で申請の承認を行うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、組織内において、紙の申請書を上司に送って承認印をもらい、またその上の上司に送って承認印をもらう業務承認の手続きが広く用いられていた。
【０００３】
文書が電子化される様になると、電子データの申請書を上司に送って承認のサインをもらうことが可能になった。この電子データによる申請では、電子メールを使って電子データの申請書を直接司に送る方法だけでなく、電子データの申請書をサーバ等に保管しておき、承認の順番が来たことを知らされた上司が、サーバにアクセスして承認を行う方法も可能であった。
【０００４】
ここで問題になるのが、承認の集中である。通常、組織はピラミッド構造となっており、上の上司になる程、少ない人数で沢山の承認を行わなくてはならなくなる。しかも、上の上司ほど責任のある仕事を行っており、バラバラに到着する承認を順次行っていたのでは、業務の効率が低下してしまう問題があった。
【０００５】
承認のフローに関しては、特許文献１や特許文献２で、承認依頼の催促を行う手段が提示されており、承認が遅れることは防げるが、上の上司の業務効率に関しては、考慮されていない。また特許文献３では、複数ユーザの代理承認で承認を代行する方法が提示されており、上の上司の業務効率は良くなるが、本来承認すべき上司が承認を行っていないので、これは問題である。
【特許文献１】特開平11-053456号公報
【特許文献２】特開2003-076822号公報
【特許文献３】特開2002-328907号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上の上司ほど責任のある仕事を行っており、バラバラに到着する承認を順次行っていたのでは、業務の効率が低下してしまうという問題があった。
【０００７】
本発明は、現在の承認申請の状況を把握し、上の上司がまとめて承認を行える様にすることで、この上司の業務効率が低下しない様にするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載の承認装置は、複数の承認を定められた順番に行なう承認装置において、予め定められた上位承認者に承認依頼を行う前に、下位承認者に対して他の承認案件の承認を急ぐ連絡を行う連絡手段を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項2記載の承認装置は、承認期限が予め定められた期間より短い場合は、前記連絡手段を行わないことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によると、承認途中の申請の有無を調べて中間承認者に承認を急がせることで、上位の承認者がまとめて承認行為を行えるので、効率的な承認が可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施例を説明する。
【００１２】
この実施例では、図３の様な組織を想定する。図３において、501は一番上の上司となる社長である。502は、社長501の下にいる部長である(図３では、3人の部長がいる)。503は、部長502の下にいる何人かの課長である。504は、課長503の下にいる大勢の一般社員である。この組織において、電子データの申請書は、一般社員504によって作成され、その一般社員504の直属の上司である課長503が承認し、次にその課長503の直属の上司である部長502が承認し、最後にその部長502の上司である社長501が承認するものとする。
【００１３】
この実施例では、申請書の電子データはサーバ上に保管され、承認者はサーバにアクセスして申請内容を確認した上で承認の作業を行う様になっている。なお承認が終わった後は、次の承認者(1つ上の上司)にサーバからメールが送られることで、通知されることになっている。
【００１４】
図1は、本発明のシステム構成図である。
【００１５】
1はネットワークである。この後に説明するサーバやPCは、全てこのネットワークに接続されている。2は承認システムのサーバであり、このサーバ2に申請書の電子データが保管されている。承認者は後述するPCからこのサーバ2にアクセスして、申請内容を確認した上で承認の作業を行うのである。またこのサーバは、現在の承認状況を管理しており、必要に応じて後述するメールサーバから承認依頼のメールを送れる様になっている。3はメールサーバであり、サーバ2が承認者にメールを送信する際、このメールサーバ3経由で送る様になっている。4はPCであり、この組織の構成員全員(すなわち社長501、数名の部長502、何人かいる課長503の全員、大勢の一般社員504の全員)が、各1台ずつ所有している。これらのPCには、サーバ2にアクセスして申請書を作成したり承認したりする為のソフトと、メールサーバ3からメールを受信する為のソフトがインストールされている。
【００１６】
なおここで説明した、ネットワーク1、サーバ2、メールサーバ3、PC4等の基本的な動作は既に公知であるので、ここでは、本発明に関係する個所に関してのみ、詳細な説明を行う。
【００１７】
次に図２のフローチャートを使って、承認システムの手順を説明する。まず承認が必要になった場合、S01のステップで、一般社員504が申請書を作成しサーバ2に登録する。なお、ここでは申請書の内容の詳細に関しては触れないが、申請書の中に希望承認期日を記載する欄が設けられており、いつまでに承認を得る必要があるかを記入できる様になっている。次にS02のステップで、サーバ2は一般社員504からの申請書が登録されたことを検知して、その一般社員504の直属の上司である課長503に、承認依頼のメールを送る。承認依頼のメールを受け取った課長503は、次のS03のステップでサーバ2にある申請書を確認し、承認、もしくは、却下の処理を行なう。承認が行われた場合は、後述するS04に進み、却下になった場合は、後述するS11に進む。S04は、S03で課長503の承認が得られた場合に行われるステップで、サーバ2は、今度は、課長503の直属の上司である部長502に承認依頼のメールを送る。承認依頼のメールを受け取った部長502は、次のS05のステップでサーバ2にある申請書を確認し、承認、もしくは、却下の処理を行なう。承認が行われた場合は、後述するS06に進み、却下になった場合は、後述するS11に進む。S11はS03で課長503が却下した場合、もしくは、S05で部長502が却下した場合に行われるステップで、申請が却下された連絡メールが、申請を行った一般社員504と承認を行った課長503に送られる。なお、課長503に却下のメールが送られるのは、S05で部長502が却下した場合のみで、S03で課長502が却下した場合には、一般社員504にだけ、却下のメールが送られる。この後、S12のステップに進み、ここでサーバ2に社長承認待ちの申請があるかどうか判定される。社長承認待ちの申請がない場合は、エンドに進んで処理を終了するが、社長承認待ちの申請がある場合は、後述するS06に進む。S06は、S05で部長502の承認が得られた場合、もしくは、S12で社長承認待ちの申請があると判定された場合に行われるステップで、サーバ2にある社長承認待ちの申請に関して、申請書に記載された希望承認期日の確認が行われる。全ての社長承認待ちの申請に対して、希望承認期日までの余裕が予め定められた日数以上ある場合は後述するS07に進み、１つでも予め定められた日数に満たない場合は、後述するS08に進む。S07は、S06で全ての社長承認待ちの申請に対して、希望承認期日までの余裕が予め定められた日数以上あると判定された場合に行われるステップで、サーバ2に登録されている他の承認待ちの申請があるかどうかが判定される。ここで部長503の承認待ちの申請書が存在する場合は、S04に戻って部長503への承認依頼のメールを送るのである。また、ここで課長502の承認待ちに申請書が存在する場合は、S02に戻って課長502への承認依頼のメールを送るのである。そして、社長501以外の承認待ちがない場合は、後述するS08に進むのである。S08は、S06で希望承認期日までの余裕が予め定められた日数に満たない申請が1つでもあると判定された場合、もしくは、S07でサーバ2に社長承認待ち以外の申請がない場合に行われるステップで、社長501にその時点で社長承認待ちとなっている全ての申請の承認を依頼するメールを送る。承認依頼のメールを受け取った社長501は、S09のステップで、サーバ2にある社長承認待ちの全ての申請書を確認し、個別に承認、���しくは、却下の処理を行なう。この後S10のステップで、承認された申請に対しては承認完了の連絡メールが、また、却下された申請に対しては承認却下の連絡メールが、それぞれ申請を行った一般社員504と承認を行った課長503、部長502に送られる。このS10のステップによって、全ての処理が完了する。
【００１８】
次に、具体的な事例で、図２のフローチャートの詳細を説明する。
【００１９】
まず、一般社員504が作成した申請書が1つだけの場合に関して説明する。まず、S01で一般社員504が申請書を作成する。するとS02で、一般社員504の直属の上司である課長503に承認依頼のメールが送られて、課長503はS03で承認か却下の処理を行う。却下された場合は、S11に進んで、一般社員504に却下の連絡メールが送られる。この後のS12では、その時点での、社長承認待ちの申請はないので、このフローチャートの処理が終了する。S03で課長503が承認した場合は、S04で、課長503の直属の上司である部長502に承認依頼のメールが送られて、部長502はS05で承認か却下の処理を行う。却下された場合は、S11に進んで、一般社員504と課長503に却下の連絡メールが送られる。この後のS12では、その時点での、社長承認待ちの申請はないので、このフローチャートの処理が終了する。S05で部長502が承認した場合は、S06で希望承認期日までの余裕が判定される。余裕がない場合は、すぐS08に進んで、社長501に承認依頼のメールが送られる。希望承認期日までに余裕がある場合でも、このケースは１つの申請だけが行われているので、次のS07での他の申請の有無の判定で、申請がないと判定されるので、同じくS08に進んで、社長501に承認依頼のメールが送られる。承認依頼のメールを受け取った社長501は、S09で承認か却下の処理を行い、この結果がS10で一般社員504、課長503、部長502に連絡されて、このフローチャートが終了する。
【００２０】
次に、承認期日までに余裕のある申請(これを申請Aと呼ぶ)が部長の承認が得られた時点で、もう１つ部長承認待ちの申請(これを申請Bと呼ぶ)があった場合に関して説明する。なお、上述の説明と同じである部分は省略し、このケースに特徴的な部分を中心に説明する。S05で申請Aに関して部長502の承認が得られたのでS06に進むが、S06では申請Aの承認期日までに余裕があるのでS07に進むことになる。S07で他の承認待ちの有無を調べ、部長承認待ちの申請Bがあるので、S04に戻って部長502に承認依頼のメールを送る。次のS05で、部長502は申請Bの承認/却下を判断するが、却下と判断した場合は、S11に進んで、この申請却下の連絡メールを送った上で、S12で社長承認待ちの有無を調べる。ここでは、申請Aが社長承認待ちの為、「あり」と判定されてS06に進む。S06では、この時点で１つしかない申請Aは承認期日までに余裕があるのでS07に進むが、S07での他の承認待ちの有無調査で申請A以外の申請はないのでS08に進んで、以降社長の承認/却下の判断を受けることになるのである。また、S05で、部長502が申請Bを承認した場合は、S06に進んで、申請Aと申請Bが共に、承認期日まで余裕があるかどうかが判定される。申請Aは余裕があるが、申請Bに余裕がない場合は、直ぐにS08に進んで、以降社長の承認/却下の判断を受けるのである。この様に、承認期日に余裕がない申請が1つでもある場合は直ぐに社長承認の依頼が行われるので、承認作業が期日より遅れてしまう様なトラブルは発生しない。また、申請Bも承認期日まで余裕がある場合は、S07に進むが、S07で申請Aと申請B以外に申請はないので、これもS08に進んで、ここで社長501は申請Aと申請Bの両方を一度に承認/却下の判定を行うことになるのである。この様に、社長501は申請に対する承認/却下の処理をまとめて行えるので、バラバラに申請が来る場合に比べて、作業効率が向上するのである。
【００２１】
以上説明した様に、社長501への承認依頼がある場合は、他の申請がないかを調べ、承認途中の申請がある場合は、承認を急ぐ様に中間の承認者(課長503や部長502)に連絡する為、社長501には申請がまとまって届くようになり、社長の作業効率が向上するのである。なお、承認期日の余裕を判定しているので、期日に遅れて社長501に承認依頼が届くと言った問題は発生しない様になっている。
【００２２】
なお本実施例では、3段階の承認(課長承認、部長承認、社長承認)を例に説明したが、これ以外の承認の数であってもかまわない。
【００２３】
また、本実施例では、社長承認に対して、他の中間承認を急がせる構成になっているが、部長承認に対して、その下の課長承認を急がせる構成も含めて運用する様にすることも可能である。
【００２４】
また、本実施例では、一律に社長が最終承認を行う構成になっていたが、部長が最終承認を行う構成も含めて運用する様にすることも可能である。
【００２５】
また本実施例では、メールが送られてきたらサーバにアクセスして承認を行う様になっているが、メール以外の方法で連絡が行われる様になっていてもかまわない。
【００２６】
なお、本発明は、本実施例の形態に関わらず、装置であっても方法であってもソフトウエアであってもかまわない。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本発明のシステム構成図
【図２】本発明の承認システムの手順を説明するフローチャート
【図３】本発明の組織の説明図
【符号の説明】
【００２８】
1  ネットワーク
2  承認システムサーバ
3  メールサーバ
4  PC
501  社長
502  部長
503  課長
504  一般社員
【図１】
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【図２】
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【図３】
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