(57)【要約】【課題】  ユーザが費目コードの記入をデジタルペンを用いて会計伝票を作成することにより、会計処理の省力化と高信頼化を図る会計処理システムを提供する。【解決手段】  デジタルペン専用用紙で作成された会計伝票用紙にユーザによって記載された費目コードと金額を電子形式で読み取るデジタルペンを用いて生成された会計伝票情報を送信するユーザ端末と、前記費目コードを前記ユーザに対応する会計担当固有の勘定科目コードに変換して勘定科目情報を作成して前記会計担当に送信する会計管理装置と、前記勘定科目情報に基づいて会計処理を行う会計端末により構成される会計処理システムであって、前記費目コードは前記ユーザ固有のコードが割り当てられることを特徴とする。【選択図】        図２
2007094704.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
デジタルペン専用用紙で作成された会計伝票用紙にユーザによって記載された費目コードと金額を電子形式で読み取るデジタルペンを用いて生成された会計伝票情報を送信するユーザ端末と、
前記費目コードを前記ユーザに対応する会計担当固有の勘定科目コードに変換して勘定科目情報を作成して前記会計担当に送信する会計管理装置と、
前記勘定科目情報に基づいて会計処理を行う会計端末とから構成され、
前記費目コードは前記ユーザ固有のコードが割り当てられることを特徴とする会計処理システム。
【請求項２】
デジタルペン専用用紙にユーザによって記載された費目コードと金額を画像イメージ情報として読み取るデジタルペンを用いて生成された会計伝票情報を受信し、その会計情報を文字認識する文字認識手段と、
ユーザ固有に割り当てられた費目コードを管理する費目コードテーブルと、会計担当固有に割り当てられた勘定科目コードを管理する勘定科目テーブルと、前記費目コードと前記勘定科目コードの変換関係を管理する変換コードテーブルとを含むコード管理手段と、
前記文字認識手段により認識されたユーザ記載の費目コードデータを前記変換コードテーブルに基づいて前記ユーザに対応する会計担当固有の勘定科目コードに変換する科目データ変換手段と、
変換された勘定科目コードを含むデータに基づいて特定フォーマットの勘定科目データファイルを作成する科目ファイル作成手段と、
前記ユーザと、そのユーザに対応する会計担当との対応関係を管理するユーザ管理手段から構成されることを特徴とする会計管理装置。
【請求項３】
前記特定フォーマットはテキストファイル形式であることを特徴とする請求項２記載の会計管理装置。
【請求項４】
デジタルペン専用用紙で作成された会計伝票用紙にデジタルペンを用いてユーザ固有の費目コードと金額を記載することにより画像イメージ形式の会計伝票情報を作成し、
この会計伝票情報を文字認識してテキストファイル形式の会計伝票信号を生成し、
前記会計伝票信号に含まれる費目コードを前記ユーザに対応する会計担当に固有の勘定科目コードに変換して会計処理用情報を生成し、
その会計処理用情報に基づいて会計処理を行うことを特徴とする会計処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、事業所等のユーザが作成した会計伝票に基づいてユーザに対応する会計担当、例えば会計事務所が会計処理を行う場合に、ユーザが費目コードの記入をデジタルペンを用いて行って会計伝票を作成することにより会計処理の省力化と高信頼化を図る会計処理システムと、そのシステムを実現するための会計処理方法および会計管理装置の新規な構成に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の会計処理方法は、事業所等のユーザが自社の特有の様式で作成された売上伝票や領収書、仕入伝票等の会計伝票用紙に手書きやワードプロセシング機能を用いて支払や収入の費目と金額等を記入することにより会計書類を作成してその書類を会計事務所等の会計担当に送り、会計事務所では受領した会計伝票の記載内容に基づいて、会計事務所特有の様式の会計伝票に転記してから仕訳作業を行って振替伝票を作成し、その振替伝票の内容を例えば市販の会計処理ソフトに手入力することにより会計処理を行って財務諸表を作成していた。（例えば特許文献１参照）。なお上記の仕訳作業とは、会計伝票に記入された費用等の勘定科目を科目毎に借方と貸方に適宜書き分ける作業である。（例えば、バス代が発生した場合、「旅費交通費」として借方に記入する。）
【特許文献１】特開２００１−３０６９９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
上記の従来の会計処理方法では、ユーザは自社特有の様式の会計伝票を使用するために、会計事務所では統一した書式の帳票を用いて誤りのない処理を確実に行なうために、ユーザが作成した会計伝票の内容を会計事務所固有の様式の会計伝票に書き換える必要があること、また勘定科目と金額等のデータを会計処理ソフトを搭載したパソコンに手入力する必要がある等のため、会計処理に多くの人手と時間を要し、効率が悪いという欠点があった。またユーザでは、手書きやワードプロセシング機能を用いて作成した会計伝票の原本を会計事務所に渡す必要があるため原本保存が困難で、会計伝票を自社保管するためには１枚ずつ会計伝票をコピーする必要があるため多くの紙を必要とし、コピーの手間と資源節約の観点から効率的ではないという欠点があった。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明は、画像記録方式のデジタルペンと、デジタルペン専用の用紙で作成され会計事務所等の会計担当が定めた書式の会計伝票用紙と、ユーザ固有の費目コードリストとを予めユーザに配布し、ユーザ固有に割り当てられた費目コードリストを管理する費目コードテーブルと、会計担当固有の勘定科目コードを管理する勘定科目テーブルと、それらのコードの変換関係を表すコード変換テーブルを会計管理装置に記憶しておき、各ユーザは費目コードリストを参照しながらデジタルペンを用いて上記会計伝票用紙に費目コードと金額を記入することで会計伝票を作成し、その会計伝票データのみをデジタルペンから取り出して会計管理装置に送信し、会計管理装置ではそのユーザが会計処理を依頼する会計担当に対応する上記コード変換テーブルを用いてユーザから受信した会計伝票データを会計担当用の会計データに変換して会計担当に送信し、会計担当ではその会計データを会計ソフトで処理することにより会計処理を行うものである。
【発明の効果】
【０００５】
以上記載したように、本発明のデジタルペンを用いた会計処理方法によれば、会計事務所等の会計担当では会計管理装置から受信した会計データを直接に会計管理ソフトに入力できるから、従来方式のような会計伝票の転記や会計処理用パソコンへのデータ手入力を不要とすることができ、業務処理を大幅に軽減させることができる。またユーザはデジタルペンから出力した会計伝票データのみを会計担当（会計管理装置経由）に送信すればいいので、会計伝票用紙に記載した会計伝票の原本を保管することでき、会計伝票の原本管理を容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００６】
図１は本発明のデジタルペンを用いた会計処理システムの構成である。１は会計管理装置、２は会計管理装置をメンテナンスするための管理端末、３−１や３−２は会計担当に設置される会計端末、４−１や４−２等は各ユーザの事務所に設置されるユーザ端末である。ここでは、会計担当として会計事務所を、ユーザとして事業所を例にとって説明する。会計端末は会計事務所コード（８８８８、９９９９）で特定され、ユーザ端末もユーザコードとそのユーザが利用する会計事務所のコードの組（例えば９９９９−１２３４）で特定される。ただし、上記の例は会計事務所毎に同一のユーザコード（例えば１２３４）の使用を可能とした場合であるが、ユーザコードを会計事務所に拘らずに異なるコードを用いる場合には、ユーザ端末はユーザコードのみで特定することができる。この場合には、会計管理装置１内に会計事務所コードとユーザコードとの対応表を保持する必要がある。本発明ではいずれの場合も含まれる。以降では、全てのユーザコードが異なる場合について説明するが、異なる会計事務所コードに対して同一のユーザコードを使用する場合も含むのは当然である。
【０００７】
例えば会計事務所（９９９９）に会計処理を依頼しているユーザ（ユーザコード１２３４）は、会計事務所（９９９９）が定めた専用の会計処理用紙にデジタルペンで費目と金額等を記入して作成した会計伝票データをユーザ端末４−１から会計管理装置１に送信し、会計管理装置１ではこの会計伝票データに必要な処理を施してから、このユーザ（１２３４）に対応する会計端末３−２に送信し、会計事務所（９９９９）ではそのデータに基づいて会計処理を行う。
【０００８】
会計管理装置１内には後述のように、コード変換テーブルや費目コードテーブル等の各種テーブルを含んでおり、そのテーブルデータの更新等は管理端末２を使用するか、または該当する会計事務所用端末から行うことができる。後者の場合には、管理端末２は不要である。
【０００９】
図２は会計管理装置の具体的な構成を示す。１１は外部装置とのデータの授受を行うデータ送受信部、１２はデジタルペンで記入した画像形式の会計伝票データをテキストデータに変換する文字認識部、１３はユーザが記入した会計伝票データに含まれる費目コードを会計事務所固有の勘定科目コードに変換して会計データを作成する科目データ変換部、１４は変換された勘定科目コードを含む会計データの確認や出力、ユーザ単位の科目データの検索等を行なう科目データ処理部、１５は上記の会計データをＣＳＶ形式等のデータフォーマットに変換する科目ファイル作成部、１６はユーザ固有の費目コード、会計事務所固有の勘定科目コード、それらの変換テーブルを管理するコード管理部、１７はユーザや会計事務所の管理を行うユーザ管理部、１８はユーザからのデータ受信履歴等を管理するログ管理部、１９はサーバ全体の動作を制御する制御部である。文字認識部１２はユーザ端末から受信した画像形式の会計伝票データとそれを文字認識してテキストデータ形式の会計伝票データを保存する会計伝票データテーブルを持つ。科目データ処理部１４は会計事務所に送信する会計データを保存するための会計データテーブルを持つ。コード管理部１６はユーザ固有の費目コードを表す費目コードテーブル、会計事務所固有の勘定科目コードを表す勘定科目テーブル、それらを関連付ける変換コードテーブル等を保存するためのコードテーブルを持つ。ユーザ管理部１７は、このシステムを利用する会計事務所とユーザのアカウントを関連付けて管理するためのユーザテーブルを持つ。
【００１０】
以下に各部の詳細な処理について述べる。データ送受信部１１はユーザ端末や会計端末との間で信号を送受信する機能を有し、具体的には、ユーザ端末から画像形式の会計伝票情報を受信する機能、受信した会計伝票情報から画像ファイルを生成する機能、ユーザ端末から会計伝票情報を受信したことを会計端末に通知する機能を有する。文字認識部１２はデータ送受信部１１が作成した会計伝票情報の画像ファイルを文字認識してデジタル信号形式の会計伝票情報を生成して費目コードテーブルに保存する機能を有する。科目データ変換部１３は会計伝票情報をコード変換テーブルを用いて会計データに変換して科目データ処理部１４に渡す機能を持つ。科目データ処理部１４は会計データを科目データテーブルに保存してユーザ単位で会計データを検索したり、会計データを定型帳票フォーマットに生成する機能を有する。科目ファイル生成部１５は科目データ処理部１４で生成した会計データをＣＳＶ形式等のテキストファイル形式のフォーマットに変換する機能を有する。フォーマットはＣＳＶ形式に限らず、ＴＡＢ付きテキスト形式やＳＹＬＫ形式等の他のテキストファイル形式のフォーマットに変換することもできる。コード管理部１６は、ユーザ単位の費目コードを管理するユーザコードテーブル、会計事務所単位の勘定科目コードを管理する勘定科目テーブル、ユーザコードと勘定科目コードの変換関係を規定するコード変換テーブルを管理する。ユーザ管理部１７は会計事務所単位でユーザの管理を行う機能とユーザが所有するデジタルペンの管理を行う機能を有する。ログ管理部１８はユーザや会計事務所からのデータ受信履歴やシステムエラーログ等を管理する。
【００１１】
図３はコード管理部１６で管理される費目コードテーブル１６−１の構成例である。費目コードと費目名との対応関係をユーザ毎に管理するテーブルである。ここでは加入するユーザ全ての費目コードを管理しているが、このテーブルからユーザ毎に切り出した部分のリストがユーザにも配布されており、ユーザはこの費目リストを参照しながら会計伝票データを作成する。例えば、ユーザ１２３４に対してはユーザコード１２３４の部分の費目コードと費目名の部分のリストが配布される。ユーザは、実際に会計伝票を作成する際は、例えばバス代の記帳はデジタルペンを用いてコード「０００１」とその金額を記入すればよい。詳細は後述する。費目は勘定科目と同一である必要はなく、会計伝票を作成し易いレベルの項目を使用することが望ましい。
【００１２】
図４はコード管理部１６で管理される勘定科目テーブル１６−２の構成例である。会計事務所コード、会計事務所毎に定義された勘定科目コードとそれに対応する勘定科目名により構成される。これは各会計事務所が使用する会計処理ソフトに基づいて設定される場合が多い。例えば、水道光熱費を会計事務所９９９９では「１０３」でコード化しているが、会計事務所８８８８では「１０１」でコード化している。このように、本発明では、同一の勘定科目を会計事務所毎に異なるコードで管理することができる。いずれにしてもここで管理する科目コードは経理上使用される科目名を用いることが望ましいので、ユーザが使用する費目名よりは広い概念の科目名を用いる場合が多い。
【００１３】
図５はコード管理部１６で管理される変換コードテーブル１６−３の構成例である。これはユーザが使用する費目コードと会計事務所が使用する勘定科目コードとの対応関係を管理するもので、ユーザ毎に管理される。会計事務所コード、ユーザコード、費目コード、勘定科目コードを関連付けるテーブルで、例えばユーザ「１２３４」では、「０００１」（バス代）「０００２」（電車代）「０００３」（タクシー代）の費目コードと「１０２」（旅費）の勘定科目コードを対応付け、「０００４」（水道代）「０００５」（ガス代）の費目コードを「１０３」（水道光熱費）の勘定科目コードと対応付けられる。この対応関係は会計ルールに合致するように設定することが必要である。例えば、「０００１」（バス代）と「１０３」（水道光熱費）とを対応づけると誤った会計処理を行なってしまうことになるので、この変換コードテーブル１６−３の設定は会計や税務の知識を持つ者が行なう必要がある。
【００１４】
図６は本発明の全体的な動作手順である。ユーザは本システム加入の際に配布されているデジタルペン、デジタルペン専用用紙で作成された会計伝票用紙、ユーザ固有の費目コードリストを用いて、支出や収入の費目コードとその金額をデジタルペンを用いて専用の会計伝票用紙に記入することで会計伝票を作成する。記載された会計伝票の情報はデジタルペンの中に画像形式で読み取られ保存されるとともに専用の会計伝票用紙による会計伝票も作成される（工程Ｓ１）。デジタルペンをユーザ端末４−１に接続し、この端末から会計管理装置１に向けてデジタルペンに保存されている画像形式の会計伝票情報を送信する（工程２）。デジタルペンとユーザ端末４−１との接続方法は問わないが、例えばＵＳＢインタフェースやブルートゥースを用いるのが好適である。本発明では、デジタルペンに保存された会計情報のみを会計管理装置１に送信すればよいので、会計伝票用紙に記載した会計伝票はユーザが原本として保管することができる。
【００１５】
図７はユーザ端末４−１から会計管理装置１に送信される会計伝票情報の信号形式の例である。送信元のユーザコード、画像形式の会計伝票情報およびストップ情報により構成される。会計伝票情報は、費目コードとその金額を含む。一度に送信可能な情報量には制限はないので、複数の費目コードとその金額の情報を一度に送信することができ、データの終わりはストップ情報により示される。あるいは、ストップ情報を用いずに、送信する費目コードの件数を含めて送信し、会計管理装置１ではこの件数で指定した数の費目コードと金額情報を取り込む方法でもよい。
【００１６】
会計管理装置１では、ユーザ端末４−１から送信された会計伝票情報を受信すると、ユーザ管理部１７では受信した信号のユーザコードをキーにして、このユーザが正規の会員か否かを認証し、認証が完了したらユーザテーブルを参照して宛先の会計事務所を選択する（工程Ｓ３）。なお、ユーザ端末４−１内にこのユーザが利用する会計事務所のコードを保存しておき、ユーザ端末４−１により送信される会計伝票情報の中にユーザコードのみでなく会計事務所コードも含めれば、会計事務所を選択する動作は不要であるが、その場合でも受信した会計事務所コードと、ユーザテーブルから抽出した会計事務所コードの照合によるチェックを行なうことが望ましい。ユーザコードから会計事務所が選択できなかったり、会計事務所のチェックに失敗した場合は、ユーザ端末４−１に対して、適正な会計事務所が選択できない旨のアラームメッセージを送信して処理を終了する。会計事務所が選択できた場合には次の工程に進む。
【００１７】
会計管理装置１では、次に文字認識部１２でユーザ端末４−１から受信した会計伝票情報の画像データを文字認識してテキストデータに変換し、受信した画像データとテキストに変換した会計情報を費目データテーブルに保存する（工程Ｓ４）。デジタルペンで読み取った会計伝票情報は画像形式の情報であるが、画像データではデジタル処理に利用できないため文字認識によるテキスト変換が必要になる。次にテキスト変換した会計伝票情報と画像データの双方をユーザに対応する会計事務所に送信する（工程Ｓ５）。
【００１８】
図８は会計管理装置１から会計端末３−２に送信される会計伝票情報の信号形式の例である。宛先の会計事務所コード、会計伝票を生成した事業者のユーザコード、ユーザ端末から受信した画像形式の会計伝票情報、文字認識部１２でテキスト変換したデジタル信号形式の会計伝票情報を含む。会計伝票情報は当該ユーザが使用する費目コードと金額の組合せである。
【００１９】
会計事務所３−２では会計管理装置１から受信した画像形式の会計伝票情報とテキスト変換後の会計伝票情報を比較する（工程Ｓ６）。テキスト変換エラーを検出するための処理で、テキスト変換エラーが検出された場合はテキスト変換後の会計伝票情報を訂正してから会計管理装置１に訂正後の会計伝票情報を返信する。変換エラーがない場合は、エラーがない旨を会計管理装置１に返信する。この返信信号には、ユーザが作成した会計伝票情報を勘定科目コードに変換するためのコマンドを含む（工程Ｓ７）。
【００２０】
会計管理装置１では、会計端末３−２からテキスト変換後の会計情報の訂正情報を受信した場合には会計端末３−１から受信した訂正後の会計伝票データと画像形式の会計伝票情報により費目データテーブルを更新してからコード管理部１６のコード変換テーブルを用いて会計伝票データ中の費目コードを勘定科目コードに変換して会計データを生成し、それを科目データテーブルに保存すると共に（工程Ｓ８）、変換した会計データと会計伝票データとを会計端末３−２に送信する（工程Ｓ９）。
【００２１】
図９は変換方法を具体的に説明した図である。ユーザ１２３４から受信した会計伝票データに含まれる費目コードのうち、例えば「０００１」と「０００３」は、このユーザに対応するコード変換テーブルにより科目コード「１０２」に変換されるので、いずれも勘定科目コードが「１０２」に変換され、会計端末には費目コード「０００１」金額「￥１０００」と科目コード「１０２」金額「￥１０００」が対応付けて送信される。
【００２２】
会計端末３−２では、会計担当者が端末の画面に表示される会計管理装置１から受信した会計データと会計伝票データの内容を目視により比較し、誤りがあれば会計データを訂正し、誤りがなければエラー無しの情報を会計管理装置１に返信する（工程Ｓ１０）。この比較は、事業者が最初に記帳した費目コードの記入ミスをチェックするものである。会計管理装置１の科目データ処理部１４ではエラー有りの情報を受信した場合には、受信した訂正済みの会計データにより科目データテーブルを更新する。このようにして正しい会計データが確定してから科目データ処理部１４では会計データを定型帳票フォーマットに生成して会計端末３−２に送信する（工程Ｓ１１）。会計端末３−２ではこのデータを定型帳票フォーマットで表示・印刷できる（工程Ｓ１２）。また会計管理装置１の科目ファイル作成部１５では会計データをＣＳＶ形式などのテキストファイル形式のデータフォーマットに変換して会計端末３−２に送信する（工程Ｓ１３）。会計端末３−２ではこのデータを受信して、会計処理用ソフトにインポートし、会計処理を行なう（工程Ｓ１４）。ＣＳＶ等のデータフォーマットで受信できるので、簡単に処理できるのが特徴である。
【産業上の利用可能性】
【００２３】
本発明は、ユーザがデジタルペンを用いて会計伝票データに必要事項を入力し、遠隔地の会計担当がそのデータを用いる会計処理システムとして利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明のシステム構成である。
【図２】本発明の対象である会計管理装置の構成である。
【図３】費目コードテーブルの構成である。
【図４】勘定科目テーブルの構成である。
【図５】変換コードテーブルの構成である。
【図６】本発明の処理手順である。
【図７】ユーザ端末から会計管理装置に送信される会計伝票情報の信号形式である。
【図８】会計管理装置から会計端末に送信される会計伝票情報の信号形式である。
【図９】費目コードを勘定科目コードに変換する方法である。
【符号の説明】
【００２５】
１  会計管理装置
２  管理端末
３  会計端末
４  ユーザ端末
１１  データ送受信部
１２  文字認識部
１３  科目データ変換部
１４  科目データ処理部
１５  科目ファイル作成部
１６  コード管理部
１７  ユーザ管理部
１８  ログ管理部
１９  制御部
【図１】
2007094704.tif 000003
【図２】
2007094704.tif 000004
【図３】
2007094704.tif 000005
【図４】
2007094704.tif 000006
【図５】
2007094704.tif 000007
【図６】
2007094704.tif 000008
【図７】
2007094704.tif 000009
【図８】
2007094704.tif 000010
【図９】
2007094704.tif 000011