(57)【要約】【課題】  種々の業務文書が複数の社内業務システムに分散管理されている環境においても、案件毎に関連する業務文書を効率的に参照可能とする。【解決手段】  業務管理装置は、実施された業務の業務情報を記憶保持する業務情報記憶手段と、業務情報記憶手段に記憶保持された業務情報から所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を抽出する文書情報抽出手段と、文書情報抽出手段で抽出された業務文書情報を業務文書管理装置に提供する文書情報提供手段とを有し、業務文書管理装置は、業務文書を分類管理するための分類定義情報を記憶保持する文書分類定義情報記憶手段と、業務管理装置から業務文書情報を取得する文書情報取得手段と、文書情報取得手段で取得した業務文書情報を記憶保持する文書情報記憶手段と、文書情報記憶手段に記憶保持されている業務文書情報と、文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている分類定義情報とに基づき、前記業務文書を分類管理する文書管理手段とを有する。【選択図】  図１
2007323372.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
実施された業務の業務情報を管理する業務管理装置と、業務文書を分類管理する業務文書管理装置を有する業務文書管理システムであって、
前記業務管理装置は、実施された業務の業務情報を記憶保持する業務情報記憶手段と、
前記業務情報記憶手段に記憶保持された前記業務情報から所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を抽出する文書情報抽出手段と、
前記文書情報抽出手段で抽出された前記業務文書情報を前記業務文書管理装置に提供する文書情報提供手段とを有し、
前記業務文書管理装置は、前記業務文書を分類管理するための分類定義情報を記憶保持する文書分類定義情報記憶手段と、
前記業務管理装置から前記業務文書情報を取得する文書情報取得手段と、
前記文書情報取得手段で取得した業務文書情報を記憶保持する文書情報記憶手段と、
前記文書情報記憶手段に記憶保持されている前記業務文書情報と、前記文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている前記分類定義情報とに基づき、前記業務文書を分類管理する文書管理手段とを有することを特徴とする業務文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理手段は、前記業務文書の属性値に基づいて部分集合を構成し、同一の属性値を持つ業務文書を、当該属性値に対応する同一の部分集合に属する業務文書となし、さらに、１つの業務文書が複数の属性値を有する場合は各属性値に対応する複数の部分集合に属するものとし、同一の業務文書が属する複数の部分集合を関連付けることを特徴とする請求項１に記載の業務文書管理システム。
【請求項３】
業務文書を分類管理するための分類定義情報を記憶保持する文書分類定義情報記憶手段と、
所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を取得する文書情報取得手段と、
前記文書情報取得手段で取得した前記業務文書情報を記憶保持する文書情報記憶手段と、
前記文書情報記憶手段に記憶保持されている業務文書情報と、前記文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている分類定義情報とに基づき、前記業務文書を分類管理する文書管理手段を有することを特徴とする業務文書管理装置。
【請求項４】
前記文書管理手段は、前記業務文書の属性値に基づいて部分集合を構成し、同一の属性値を持つ業務文書を、当該属性値に対応する同一の部分集合に属する業務文書となし、さらに、１つの業務文書が複数の属性値を有する場合は各属性値に対応する複数の部分集合に属するものとし、同一の業務文書が属する複数の部分集合を関連付けることを特徴とする請求項３に記載の業務文書管理装置。
【請求項５】
所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を取得し、文書情報記憶手段に記憶保持するステップ１と、
前記文書情報記憶手段に記憶保持されている前記業務文書情報と、文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている分類定義情報とに基づき、業務文書を分類管理するステップ２とを有することを特徴とする業務文書管理方法。
【請求項６】
請求項５に記載の業務文書管理方法を、コンピュータに実行させるための業務文書管理プログラム。
【請求項７】
請求項６に記載の業務文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務文書管理システム、業務文書管理装置、業務文書管理方法、業務文書管理プログラムおよび記憶媒体に係り、特に、各種社内業務システムに分散管理されている業務文書を、案件毎に分類し管理するＩＴシステムの構成方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業では、見積や契約などの各業務毎に、見積番号や契約番号といった特定の管理コード体系を設けており、これによって、種々の業務文書を管理している。一般に、これらの業務文書は、個々の業務に特化して構築された業務システム上に分散管理されている。
一方、監査などで、ある案件に関連する業務文書を複数業務に亘って参照したい場合がある。例えば、見積システム（Ａ）、契約書類管理システム（Ｂ）、社内手配システム（Ｃ）によって、それぞれ、見積書、契約書、社内手配書を管理している場合、次の手順によって同一の案件の業務文書を特定できる。
（１）社内手配システム（Ｃ）の検索機能により、ある案件に基づく社内手配書（Ｄ）を検索する。
（２）社内手配書（Ｄ）に記載された契約番号を検索キーとして、契約書類管理システム（Ｂ）の検索機能により契約書（Ｅ）を検索する。
（３）契約書（Ｅ）に記載された見積番号を検索キーとして、見積システム（Ａ）の検索機能により見積書（Ｆ）を検索する。
なお、ある管理体系によって既に分類管理された文書を、管理上の体系とは異なる分類観点で検索できる技術としては、下記特許文献１が知られている。
この特許文献１では、オペレーティングシステム（ＯＳ）のサブシステムであるファイルシステム上で管理されているデータファイルにおいて、文書ファイル名や所在を記憶するデータである文書情報を設けて、これらの文書情報を、文書の種類を表す情報ノードからリンクされるようにし、更に、情報ノードに、下位の情報ノードの集合と、文書の集合に関する情報を持たせることによって、階層ディレクトリの制限とは無関係に分類を構成可能としている。
【０００３】
なお、本願発明に関連する先行技術文献としては以下のものがある。
【特許文献１】特開２００２−０８２９６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来、業務文書は、各業務毎に特化して構築された複数の社内業務システムに分散管理されているため、前述のように案件毎に関連する業務文書を特定する必要がある場合には手間が掛かっていた。
本発明は、前記従来技術の問題点を解決するためになされたものであり、本発明の目的は、種々の業務文書が複数の社内業務システムに分散管理されている環境においても、案件毎に関連する業務文書を効率的に参照可能とする技術を提供することにある。
本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本明細書の記述及び添付図面によって明らかにする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、下記の通りである。
（１）実施された業務の業務情報を管理する業務管理装置と、業務文書を分類管理する業務文書管理装置を有する業務文書管理システムであって、前記業務管理装置は、実施された業務の業務情報の業務情報を記憶保持する業務情報記憶手段と、前記業務情報記憶手段に記憶保持された前記業務情報から所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を抽出する文書情報抽出手段と、前記文書情報抽出手段で抽出された前記業務文書情報を前記業務文書管理装置に提供する文書情報提供手段とを有し、前記業務文書管理装置は、前記業務文書を分類管理するための分類定義情報を記憶保持する文書分類定義情報記憶手段と、前記業務管理装置から前記業務文書情報を取得する文書情報取得手段と、前記文書情報取得手段で取得した業務文書情報を記憶保持する文書情報記憶手段と、前記文書情報記憶手段に記憶保持されている前記業務文書情報と、前記文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている前記分類定義情報とに基づき、前記業務文書を分類管理する文書管理手段とを有する。
【０００６】
（２）業務文書を分類管理する業務文書管理装置であって、業務文書を分類管理するための分類定義情報を記憶保持する文書分類定義情報記憶手段と、所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を取得する文書情報取得手段と、前記文書情報取得手段で取得した前記業務文書情報を記憶保持する文書情報記憶手段と、前記文書情報記憶手段に記憶保持されている業務文書情報と、前記文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている分類定義情報とに基づき、前記業務文書を分類管理する文書管理手段を有する。
（３）（１）または（２）において、前記文書管理手段は、前記業務文書の属性値に基づいて部分集合を構成し、同一の属性値を持つ業務文書を、当該属性値に対応する同一の部分集合に属する業務文書となし、さらに、１つの業務文書が複数の属性値を有する場合は各属性値に対応する複数の部分集合に属するものとし、同一の業務文書が属する複数の部分集合を関連付ける。
【０００７】
（４）業務文書を分類管理する業務文書管理方法であって、所定の登録項目に対応する値を示す業務文書情報を取得し、文書情報記憶手段に記憶保持するステップ１と、前記文書情報記憶手段に記憶保持されている前記業務文書情報と、文書分類定義情報記憶手段に記憶保持されている分類定義情報とに基づき、業務文書を分類管理するステップ２とを有する。
（５）（４）に記載の業務文書管理方法を、コンピュータに実行させるための業務文書管理プログラムである。
（６）（５）に記載の業務文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【０００８】
本願において開示される発明のうち代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、下記の通りである。
本発明によれば、複数の社内業務システムに分散管理されている業務文書であっても、案件毎に関連する業務文書を効率的に探し出すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する。
なお、実施例を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。
［概要］
図１は、本発明の実施例の業務文書管理システムの概略構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、業務文書管理システムＭ１００は、業務管理装置Ｍ１１０と、業務文書管理装置Ｍ１２０を有する。
業務管理装置Ｍ１１０は、業務情報記憶手段Ｍ１１１と、文書情報抽出手段Ｍ１１２と、文書情報提供手段Ｍ１１３とを有する。
業務情報記憶手段Ｍ１１１は、実施された業務の業務情報を記憶保持する。文書情報抽出手段Ｍ１１２は、業務文書の種別情報と、分類する際の観点である分類項目情報を含む所定の項目を、業務文書情報として前記業務情報から抽出する。文書情報提供手段Ｍ１１３は、業務文書情報を業務文書管理装置Ｍ１２０へ提供する。
業務文書管理装置Ｍ１２０は、文書情報取得手段Ｍ１２１と、文書情報記憶手段Ｍ１２２と、文書分類定義情報記憶手段Ｍ１２３と、文書管理手段Ｍ１２４とを有する。
文書情報取得手段Ｍ１２１は、業務文書情報を取得する。文書情報記憶手段Ｍ１２２は、業務文書情報を記憶保持する。文書分類定義情報記憶手段Ｍ１２３は、業務文書を分類するための文書分類定義情報を記憶保持する。文書管理手段Ｍ１２４は、業務文書情報と文書分類定義情報に基づいて業務文書を分類する。
【００１０】
［ハードウェア構成］
《業務文書管理システムＭ１００のハードウェア構成》
図２は、図１に示す業務文書管理システムＭ１００のハードウェア構成を示す図である。
図２において、２０１は見積管理サーバ、２０２は入金管理サーバ、２０３は社内手配管理サーバ、２０４は業務文書管理サーバ、２０５は営業部門用パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）、２０６は設計開発部門用ＰＣ、２０７は監査部門用ＰＣ、２０８は社内ＬＡＮ（Local Area Network）である。
業務文書管理サーバ２０４が中核をなす業務文書管理システムＭ１００は、見積管理システム、入金管理システム、社内手配システムを有する。
見積管理サーバ２０１が中核をなす見積管理システムは、見積業務を管理するシステムである。入金管理サーバ２０２が中核をなす入金管理システムは、入金業務を管理するシステムである。社内手配管理サーバ２０３が中核をなす社内手配システムは、社内の設計開発作業を発注するための手配システムである。
監査部門用ＰＣ２０７は、業務文書管理サーバ２０４を操作するためのコンピュータである。
【００１１】
《業務文書管理サーバ２０４のハードウェア構成》
図３は、図２に示す業務文書管理サーバ２０４のハードウェア構成を示す図である。
図３に示すように、業務文書管理サーバ２０４は、ＣＰＵ３０１、メモリ３０２、ハードディスク３０３、キーボード３０４、マウス３０５、ディスプレイ３０６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３０７、及び通信回路３０８を備えている。
ハードディスク３０３には、分類項目定義テーブル（図７）、文書情報テーブル（図１１）、分類グループテーブル（図１２）、構成文書テーブル（図１３）、及び案件テーブル（図１４）が記憶されている。
更に、ハードディスク３０３には、業務文書分類プログラムや、オペレーティングシステム（ＯＳ）なども記憶されている。
ＣＰＵ３０１は、ハードディスク３０３に記憶されているオペレーティングシステム（ＯＳ）と、業務文書分類プログラム等その他のアプリケーションに基づいた処理を行う。メモリ３０２は、ＣＰＵ３０１に対して作業領域を提供する。キーボード３０４およびマウス３０５は、外部からの入力を受け付ける。
ディスプレイ３０６は、ユーザインタフェース等の画像情報を表示する。ＣＤ−ＲＯＭドライブ３０７は、ＣＤ−ＲＯＭ３０９からのデータ読み取りを行う。通信回路３０８は、ネットワークに接続するための通信回路であり、通信回線３１０を介して外部の通信機器とのデータ送受信を行う。
【００１２】
《見積管理サーバ２０１のハードウェア構成》
図４は、図２に示す見積管理サーバ２０１のハードウェア構成を示す図である。
見積管理サーバ２０１は、ＣＰＵ４０１、メモリ４０２、ハードディスク４０３、キーボード４０４、マウス４０５、ディスプレイ４０６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ４０７、及び通信回路４０８を備えている。
ハードディスク４０３には、オペレーティングシステム（ＯＳ）や見積管理プログラムなどが記憶されている。
ＣＰＵ４０１は、ハードディスク４０３に記録されているオペレーティングシステム（ＯＳ）と、見積管理プログラム等その他のアプリケーションに基づいた処理を行う。メモリ４０２は、ＣＰＵ４０１に対して作業領域を提供する。キーボード４０４およびマウス４０５は、外部からの入力を受け付ける。
ディスプレイ４０６は、ユーザインタフェース等の画像情報を表示する。ＣＤ−ＲＯＭドライブ４０７は、ＣＤ−ＲＯＭ４０９からのデータ読み取りを行う。通信回路４０８は、ネットワークに接続するための通信回路であり、通信回線４１０を介して外部の通信機器とのデータ送受信を行う。
【００１３】
《入金管理サーバ２０２のハードウェア構成》
図５は、図２に示す入金管理サーバ２０２のハードウェア構成を示す図である。
入金管理サーバ２０２は、ＣＰＵ５０１、メモリ５０２、ハードディスク５０３、キーボード５０４、マウス５０５、ディスプレイ５０６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ５０７、及び通信回路５０８を備えている。
入金管理サーバ２０２の構成は、見積管理サーバ２０１構成と変わらない。なお、ハードディスク５０３には、オペレーティングシステム（ＯＳ）のほか、入金管理プログラムなどが記憶されている。
また、ＣＤ−ＲＯＭドライブ５０７は、ＣＤ−ＲＯＭ５０９からのデータ読み取りを行い、通信回路５０８は、通信回線５１０を介して外部の通信機器とのデータ送受信を行う。
《社内手配管理サーバ２０３のハードウェア構成》
図６は、図２に示す社内手配管理サーバ２０３のハードウェア構成を示す図である。
社内手配管理サーバ２０３の構成も、見積管理サーバ２０１や入金管理サーバ２０２の構成と変わらない。なお、ハードディスク６０３には、オペレーティングシステム（ＯＳ）のほか、社内手配管理プログラムなどが記憶されている。
また、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６０７は、ＣＤ−ＲＯＭ６０９からのデータ読み取りを行い、通信回路６０８は、通信回線６１０を介して外部の通信機器とのデータ送受信を行う。
【００１４】
［データ構造］
以下、業務文書管理サーバ２０４が有するテーブルについて説明する。なお、各テーブルには便宜的にレコード番号を付与している。以降、このレコード番号を「＃１」のように記述して参照する。
《分類項目定義テーブル》
図７は、業務文書管理サーバ２０４が有する分類項目定義テーブル７００の内容を示す図である。分類項目定義テーブル７００は、文書を分類する際の観点となる分類項目を定義するためのテーブルである。
分類項目定義テーブル７００は、〔分類項目識別子〕列７０１と、〔分類項目名〕列７０２を有する。
〔分類項目識別子〕列７０１は、分類項目を特定するための識別子を記述する。〔分類項目名〕列７０２には、文書を分類する際に用いる属性名を記述する。
例えば、「見積番号」と「受注番号」および「請求番号」の３つの属性によって文書を分類する場合は、図７に示すように、〔分類項目識別子〕列７０１が「０００１」で、〔分類項目名〕列７０２が「見積番号」であるレコード（＃１）と、〔分類項目識別子〕列７０１が「０００２」で、〔分類項目名〕列７０２が「受注番号」であるレコード（＃２）と、〔分類項目識別子〕列７０１が「０００３」で、〔分類項目名〕列７０２が「請求番号」であるレコード（＃３）を記述する。
【００１５】
《文書情報テーブル》
図１１は、業務文書管理サーバ２０４が有する分書情報テーブル１１００の内容を示す図である。分書情報テーブル１１００は、業務文書管理サーバ２０４が受信した文書の属性情報を格納するためのテーブルである。
文書情報テーブル１１００は、〔文書識別子〕列１１０１と、〔属性名〕列１１０２と、〔値〕列１１０３を有する。
〔文書識別子〕列１１０１は、業務文書管理サーバ２０４内で文書を一意に特定するための識別子を記述する。
〔属性名〕列１１０２は、文書属性の名前を記述する。〔値〕列１１０３は、〔属性名〕列１１０２に記述した名称の属性に対応する値を記述する。
例えば、図１１に示す例では、３つの文書に関する文書情報を格納している。「文書識別子」列１１０１が「０００１」の文書と、「０００２」の文書、及び「０００３」の文書である。このうち、「文書識別子」が「０００１」の文書は、３つの属性を持つ。すなわち、〔属性名〕列１１０２が「文書種別」と「文書タイトル」および「見積番号」という名前の属性であり、それぞれ、「見積書」、「Ｘ社御見積書」、「１１１１」という値であることを表している。
【００１６】
《分類グループテーブル》
図１２は、業務文書管理サーバ２０４が有する分類グループテーブル１２００の内容を示す図である。分類グループテーブル１２００は、分類グループの情報を格納するテーブルである。
分類グループテーブル１２００は、〔分類グループ識別子〕列１２０１と、〔データ名〕列１２０２と、〔値〕列１２０３を有する。
〔分類グループ識別子〕列１２０１は、分類グループを一意に特定するための識別子を記述する。〔データ名〕列１２０２と〔値〕列１２０３は、分類に用いた属性の名前とその値を記述する。
例えば、図１２に示す例では、３つの分類グループを表している。〔分類グループ識別子〕列１２０１が「１００１」の分類グループと、「１００２」の分類グループ、及び「１００３」の分類グループである。このうち、〔分類グループ識別子〕列１２０１が「１００１」のレコード（＃１）は、属性名が「見積番号」で、その値が「１１１１」である属性を持つ文書が属する分類グループを表す。
【００１７】
《構成文書テーブル》
図１３は、業務文書管理サーバ２０４が有する構成文書テーブル１３００の内容を示す図である。構成文書テーブル１３００は、各分類グループに属する文書の情報を格納するテーブルである。
構成文書テーブル１３００は、〔分類グループ識別子〕列１３０１と、〔文書識別子〕列１３０２を有する。
〔分類グループ識別子〕列１３０１は、図１２で示した分類グループテーブル１２００の分類グループ識別子を記述する。〔文書識別子〕列１３０２は、図１１で示した文書情報テーブル１１００の文書識別子を記述する。
例えば、図１３に示す例では、〔分類グループ識別子〕列１３０１が「１００１」の分類グループには、文書識別子が「０００１」と「０００３」の２つの文書が属することを表している。
【００１８】
《案件テーブル》
図１４は、業務文書管理サーバ２０４が有する案件テーブル１４００の内容を示す図である。案件テーブル１４００は、案件と分類グループの対応関係を格納するテーブルである。
案件テーブル１４００は、〔案件識別子〕列１４０１と、〔分類グループ識別子〕列１４０２を有する。
〔案件識別子〕列１４０１は、案件を一意に特定するための識別子を記述する。〔分類グループ識別子〕列１４０２は、図１２で示した分類グループテーブル１２００の分類グループの識別子を記述する。
例えば、図１４に示す例では、〔案件識別子〕が「０００１」の案件があり、分類グループ識別子が「１００１」、「１００２」、および「１００３」の３つの分類グループが関連することを表している。
【００１９】
［システムの動作］
図１５は、本実施例の業務文書管理サーバ２０４の業務文書分類処理の処理手順の概要を示すフローチャートである。
図１５に示すように、本実施例の業務文書分類処理では、業務文書情報を１件取得すると（ステップＳ１５０１）、文書情報保存処理（ステップＳ１５０２）、グルーピング処理（ステップＳ１５０３）、およびトラッキング処理（ステップＳ１５０４）を実行する。
文書情報保存処理（ステップＳ１５０２）は、受信した業務文書情報を文書情報テーブル１１００に追加する処理である。
グルーピング処理（ステップＳ１５０３）は、分類項目定義テーブル７００で指定された属性の値を業務文書情報から抽出し、処理中の文書が属性を持つ場合に、当該属性値に対応する分類グループに文書を所属させる処理である。
トラッキング処理（ステップＳ１５０４）は、分類グループを案件毎に対応付ける処理である。
【００２０】
《文書情報保存処理》
図１６は、図１５に示す文書情報保存処理の処理手順を示すフローチャートである。
業務文書管理サーバ２０４のＣＰＵ３０１は、文書を一意に特定するための文書識別子（Ａ）を生成する（ステップＳ１６０１）。
ＣＰＵ（３０１）は、属性の数だけ文書情報テーブル１１００にレコードを追加する（ステップＳ１６０２〜ステップＳ１６０４）。
このとき、各レコードの〔文書識別子〕列１１０１は、生成した文書識別子（Ａ）を記述し、〔属性名〕列１１０２、および〔値〕列１１０３は、それぞれ属性の名前と値を記述する。
【００２１】
《グルーピング処理》
図１７は、図１５に示すグルーピング処理の処理手順を示すフローチャートである。
グルーピング処理は、分類項目定義テーブル７００のレコード数だけ繰り返す（ステップＳ１７０１）。
ここでは、ｎ番目のレコードを処理する場合について説明する。
業務文書管理サーバ２０４のＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００からｎ番目のレコードを取得し、分類項目名を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ（３０１）は、業務文書情報の中に、変数Ｙに代入した分類項目名に等しい属性名があるか検索する（ステップＳ１７０３）。ステップＳ１７０３において、該当する属性がない場合は、分類項目定義テーブルの（ｎ＋１）番目のレコードを処理するためにステップＳ１７０１に戻る。
ステップＳ１７０３において、該当する属性がある場合は、その属性の値を変数Ｖに代入する（ステップＳ１７０４）。
ＣＰＵ（３０１）は、分類グループテーブル１２００から、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙに代入した分類項目名に等しく、〔値〕列１２０３が変数Ｖに代入した属性値に等しいレコードを検索し（ステップＳ１７０５）、該当レコードがあるかどうか判定する（ステップＳ１７０６）。
【００２２】
ステップＳ１７０６において、該当レコードがある場合は、該当レコードの〔分類グループ識別子〕列１２０１の値を取得し、変数Ｈに代入する（ステップＳ１７０７）。そして、既存グループ配列（Ｐ１）に、変数Ｈの分類グループ識別子を追加する。
ステップＳ１７０６において、該当レコードがない場合は、新規に分類グループ識別子を生成し、変数Ｈに代入する（ステップＳ１７０９）。
分類グループテーブル１２００に、〔分類グループ識別子〕列１２０１が変数Ｈ、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙ、〔値〕列１２０３が変数Ｖのレコードを追加する（ステップＳ１７１０）。
変数Ｈに代入した分類グループ識別子を、新規グループ配列（Ｐ２）に追加する（ステップＳ１７１１）。
ＣＰＵ（３０１）は、構成文書テーブル１３００に、〔分類グループ識別子〕列１３０１が変数Ｈ、〔文書識別子〕列１３０２が処理中の文書識別子Ａのレコードを追加する（ステップＳ１７１２）。
以上の処理を分類項目定義テーブルのレコード数だけ繰り返す（ステップＳ１７１３）。
【００２３】
《トラッキング処理》
図１８は、図１５に示すトラッキング処理の処理手順を示すフローチャートである。
業務文書管理サーバ２０４のＣＰＵ３０１は、案件テーブル１４００から、〔分類グループ識別子〕列１４０２が、既存グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子のいずれかに等しいレコードを検索し、該当するレコードの案件識別子１４０１を全て案件配列Ｒに追加する（ステップＳ１８０１）。
ＣＰＵ（３０１）は、案件配列Ｒのサイズをカウントする（ステップＳ１８０２）。案件配列Ｒのサイズがゼロの場合は、新規案件識別子を生成し、変数Ｗに代入する（ステップＳ１８０３）。案件配列Ｒのサイズが１の場合は、その案件識別子を変数Ｗに代入する（ステップＳ１８０４）。案件配列Ｒのサイズが１より大きい場合は、案件をマージする（ステップＳ１８０５）。
なお、案件のマージは、案件テーブル１４００のうち案件配列Ｒに含まれる案件レコードの案件識別子を、案件配列Ｒの１番目の案件識別子に書き換えることで行う。案件をマージした場合は、マージ後の案件識別子を変数Ｗに代入する。
ＣＰＵ（３０１）は、案件テーブルの〔案件識別子〕列１４０１に変数Ｗの案件識別子を記述し、〔分類グループ識別子〕列１４０２に新規グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子を記述したレコードを作成する（ステップＳ１８０６）。
これを、新規グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子の全てについて行う。
【００２４】
［具体例］
ここでは、「営業部門」と「設計開発部門」の２つの部門を想定する。
「営業部門」は、顧客との折衝役を担う。顧客からの注文を受けて見積書を作成し、営業部門用ＰＣ２０５を使用して「見積管理システム」に登録する。また、顧客との契約内容に基づき、社内の製品開発作業を手配するために社内手配書を作成し、営業部門用ＰＣ２０５を使用して社内手配システムに登録する。
更に、営業部門用ＰＣ２０５を介して入金管理システムを利用し、顧客へ送付する請求書の発行、及び入金状況の管理を行う。
「設計開発部門」は、設計開発部門用ＰＣ２０６を使用して社内手配システムに登録された社内手配書を参照し、その内容に基づいて、製品の設計開発作業を行う。
見積管理サーバ２０１は、「見積書」が登録された際、当該「見積書」に関する属性情報（業務文書情報）を業務文書管理サーバ２０４に対して送信する。
また、入金管理サーバ２０２は、「請求書」が発行された際、当該「請求書」に関する属性情報を業務文書管理サーバ２０４に対して送信する。
社内手配管理サーバ２０３は、「社内手配書」が登録された際に、当該「社内手配書」の属性情報を業務文書管理サーバ２０４に対して送信する。
以降、文書分類処理の具体例を説明する。
なお、ここでは、１件目に、図８に示す業務文書情報を受信し、２件目に、図９に示す業務文書情報を受信し、３件目に図１０に示す業務文書情報を受信するものとして、順を追って説明する。
【００２５】
［１件目の業務文書情報に対する文書分類処理］
《文書情報保存処理》
ここでは、見積管理サーバ２０１から図８に示す業務文書情報が送信されてきた際の、文書情報保存処理を説明する。
図８が示す業務文書情報には、属性が３つ含まれる。即ち、属性名が「文書種別」、「文書タイトル」、「見積番号」の属性であり、各属性の値は、「見積書」、「Ｘ社御見積書」、「１１１１」である。
ＣＰＵ（３０１）は、業務文書情報に含まれる属性の数（ここでは、３）をカウントし、ＣＰＵ（３０１）は、文書を一意に特定するための文書識別子を生成し、変数Ａに代入する（ステップＳ１６０１）。ここではＡ＝「０００１」とする。
ＣＰＵ（３０１）は、属性の数だけ文書情報テーブル１１００にレコードを追加する（ステップＳ１６０２〜Ｓ１６０４）。
１つめの属性に対するレコード（＃１）には、〔文書識別子〕列１１０１に変数Ａの「０００１」、〔属性名〕列１１０２に「文書種別」、〔値〕列１１０３に「見積書」を記述する。２つめのレコード（＃２）には、〔文書識別子〕列１１０１に変数Ａの「０００１」、〔属性名〕列１１０２に「文書タイトル」、〔値〕列１１０３に「Ｘ社御見積書」を記述する。３つめのレコード（＃３）には、〔文書識別子〕列１１０１に変数Ａの「０００１」、〔属性名〕列１１０２に「見積番号」、〔値〕列１１０３に「１１１１」を記述する。
ＣＰＵ（３０１）は、属性の数だけレコードを追加し終えると、文書情報保存処理を終了する。
【００２６】
《グルーピング処理》
この段階では、図１１に示す文書情報テーブル１１００は、レコード＃１〜レコード＃３だけが記述された状態である。
図１２に示す分類グループテーブル１２００、図１３に示す構成文書テーブル１３００、図１４に示す案件テーブル１４００には、いずれも、レコードが１件も記述されていない状態である。また、文書情報保存処理で生成した文書識別子Ａは、「０００１」である。
ＣＰＵ（３０１）は、分類項目定義テーブル７００の１番目のレコード（＃１）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「見積番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ（３０１）は、処理中の業務文書情報（図８）に属性名が「見積番号」である属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図８の業務文書情報には、属性名が「見積番号」の属性があるので、その「値」である「１１１１」を取得し、変数Ｖに代入する（ステップＳ１７０４）。
ＣＰＵ（３０１）は、分類グループテーブル１２００に対して、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「見積番号」に等しく、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「１１１１」に等しいレコードを検索する（ステップＳ１７０５）。
この段階では、分類グループテーブル１２００にはレコードが１件もないので、新規に分類グループ識別子を生成し、変数Ｈに代入する。ここでは、Ｈ＝１００１とする（ステップＳ１７０９）。
【００２７】
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔分類グループ識別子〕列１２０１が変数Ｈの「１００１」、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「見積番号」、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「１１１１」のレコード（＃１）を追加する（ステップＳ１７１０）。
ＣＰＵ３０１は、新規作成した分類グループ識別子Ｈの値「１００１」を、新規グループ配列（Ｐ２）に追加する（ステップＳ１７１１）。
ＣＰＵ３０１は、構成文書テーブル１３００に、〔分類グループ識別子〕列１３０１が変数Ｈの「１００１」、〔文書識別子〕列１３０２が変数Ａの文書識別子「０００１」のレコード（＃１）を追加する（ステップＳ１７１２）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対して処理を続行するため、ステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７１３）。
【００２８】
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の２番目のレコード（＃２）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「受注番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図８）に、属性名が変数Ｙの「受注番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図８の業務文書情報には、属性名が「受注番号」の属性がないので、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対する処理を続行するためステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７０４）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の３番目のレコード（＃３）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「請求番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図８）に、属性名が変数Ｙの「請求番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図８の業務文書情報には、該当する属性がないためステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７０４）。
分類項目定義テーブル７００には次のレコードがないため、グルーピング処理を終了する。
【００２９】
《トラッキング処理》
この段階では、図１１に示す文書情報テーブル１１００は、〔文書識別子〕列１１０１が「０００１」のレコード（＃１〜＃３）だけが記述された状態である。
図１２に示す分類グループテーブル１２００は、レコード＃１だけが記述された状態である。
図１３に示す構成文書テーブル１３００は、レコード＃１だけが記述された状態である。
図１４に示す案件テーブル１４００は、レコードが１件も記述されていない状態である。
また、グルーピング処理において、新規グループ配列（Ｐ２）には１つの分類グループ識別子「１００１」が含まれている。既存グループ配列（Ｐ１）には、分類グループ識別子が１つも含まれていない。
ＣＰＵ３０１は、案件テーブル１４００の〔分類グループ識別子〕列１４０２が、既存グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子のいずれかに等しいレコードを検索し、該当レコードの案件識別子を案件配列Ｒに追加する（ステップＳ１８０１）。
ここでは、既存グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子がないため、結果として、案件配列Ｒのサイズはゼロとなる（ステップＳ１８０２）。
ＣＰＵ３０１は、案件識別子を作成し、変数Ｗに代入する。ここでは、Ｗ＝０００１とする（ステップＳ１８０３）。
ＣＰＵ３０１は、案件テーブル１４００に、〔案件識別子〕列１４０１が変数Ｗの「０００１」、分類グループ識別子が「１００１」のレコード（＃１）を追加する（ステップＳ１８０６）。
【００３０】
［２件目の業務文書情報に対する文書分類処理］  
《文書情報保存処理》
図９で示す業務文書情報には、属性が４つ含まれる。即ち、属性名が「文書種別」、「文書タイトル」、「受注番号」、および「請求番号」の属性であり、各属性の値は、「請求書」、「Ｘ社請求書」、「ａａａａ」、「ｓ００１」である。
ＣＰＵ３０１は、文書識別子Ａ（＝０００２）を生成し、文書情報テーブル１１００に対してこれらの属性に対応するレコード（＃４〜＃７）を追加する。
【００３１】
《グルーピング処理》
この段階では、図１１に示す文書情報テーブル１１００は、レコード＃１〜レコード＃７が記述された状態である。
図１２に示す分類グループテーブル１２００は、レコード＃１のみ記述された状態である。
図１３に示す構成文書テーブル１３００は、レコード＃１のみ記述された状態である。
図１４に示す案件テーブル１４００は、レコード＃１のみ記述された状態である。
また、文書情報保存処理において生成した文書識別子Ａは、「０００２」である。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の１番目のレコード（＃１）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「見積番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図９）に、属性名が変数Ｙの「見積番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図９の業務文書情報には、属性名が「見積番号」の属性がないので、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対する処理を続行するためステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７０４）。
【００３２】
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の２番目のレコード（＃２）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「受注番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図９）に、属性名が変数Ｙの「受注番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図９の業務文書情報には、属性名が「受注番号」の属性があるので、その「値」である「ａａａａ」を取得し、変数Ｖに代入する（ステップＳ１７０４）。
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「受注番号」に等しく、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「ａａａａ」に等しいレコードを検索する（ステップＳ１７０５）。
この段階で、分類グループテーブル１２００にはレコード＃１しかなく、該当するレコードはない（ステップＳ１７０６）。
【００３３】
ＣＰＵ３０１は、新規に分類グループ識別子を生成し、変数Ｈに代入する。ここでは、Ｈ＝１００２とする（ステップＳ１７０９）。
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔分類グループ識別子〕列１２０１が変数Ｈの「１００２」、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「受注番号」、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「ａａａａ」のレコード（＃２）を追加する（ステップＳ１７１０）。
ＣＰＵ３０１は、新規作成した分類グループ識別子Ｈの値「１００２」を、新規グループ配列（Ｐ２）に追加する（ステップＳ１７１１）。
ＣＰＵ３０１は、構成文書テーブル１３００に、〔分類グループ識別子〕列１３０１が変数Ｈの「１００２」、〔文書識別子〕列１３０２が変数Ａの文書識別子「０００２」のレコード（＃２）を追加する（ステップＳ１７１２）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対して処理を続行するため、ステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７１３）。
【００３４】
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の３番目のレコード（＃３）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「請求番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０３）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図９）に、属性名が変数Ｙの「請求番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図９の業務文書情報には、属性名が「請求番号」の属性があるので、その「値」である「ｓ００１」を取得し、変数Ｖに代入する（ステップＳ１７０４）。
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「請求番号」に等しく、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「ｓ００１」に等しいレコードを検索する（ステップＳ１７０５）。
この段階で、分類グループテーブル１２００にはレコード＃１とレコード＃２があるが、該当するレコードはない（ステップＳ１７０６）。
ＣＰＵ３０１は、新規に分類グループ識別子を生成し、変数Ｈに代入する。ここでは、Ｈ＝１００３とする（ステップＳ１７０９）。
【００３５】
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔分類グループ識別子〕列１２０１が変数Ｈの「１００３」、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「請求番号」、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「ｓ００１」のレコード（＃３）を追加する（ステップＳ１７１０）。
ＣＰＵ３０１は、新規作成した分類グループ識別子Ｈの値「１００３」を、新規グループ配列（Ｐ２）に追加する（ステップＳ１７１１）。
この段階で、新規グループ配列（Ｐ２）には、「１００２」と「１００３」の２つの分類グループ識別子が含まれている。
ＣＰＵ３０１は、構成文書テーブル１３００に、〔分類グループ識別子〕列１３０１が変数Ｈの「１００３」、〔文書識別子〕列１３０２が変数Ａの文書識別子「０００２」のレコード（＃３）を追加する（ステップＳ１７１２）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対して処理を続行するため、ステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７１３）。分類項目定義テーブル７００には次のレコードがないため、グルーピング処理を終了する。
【００３６】
《トラッキング処理》
この段階では、図１１に示す文書情報テーブル１１００は、レコード＃１〜レコード＃７が記述された状態である。
図１２に示す分類グループテーブル１２００は、レコード＃１〜レコード＃３が記述された状態である。
図１３に示す構成文書テーブル１３００は、レコード＃１〜レコード＃３が記述された状態である。
図１４に示す案件テーブル１４００は、レコード＃１が記述された状態である。
また、グルーピング処理によって、新規グループ配列（Ｐ２）には２つの分類グループ識別子「１００２」と「１００３」が含まれている。既存グループ配列（Ｐ１）には、分類グループ識別子が１つも含まれていない。
ＣＰＵ３０１は、案件テーブル１４００の〔分類グループ識別子〕列１４０２が、既存グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子のいずれかに等しいレコードを検索し、該当レコードの案件識別子を案件配列（Ｒ）に追加する（ステップＳ１８０１）。ここでは、既存グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子がないため、結果として、案件配列（Ｒ）のサイズはゼロとなる（ステップＳ１８０２）。
ＣＰＵ３０１は、案件識別子を作成し、変数Ｗに代入する。ここでは、Ｗ＝０００２とする（ステップＳ１８０３）。
ＣＰＵ３０１は、案件テーブル１４００に、〔案件識別子〕列１４０１が変数Ｗの「０００２」、分類グループ識別子が「１００２」のレコードと、〔案件識別子〕列１４０１が変数Ｗの「０００２」、分類グループ識別子が「１００３」のレコードを追加する。
なお、図１４に示す案件テーブル１４００には、〔案件識別子〕列１４０１が「０００２」のレコードが記載されていない。これは、後述の処理において、案件をマージしたためである。図１４のレコード＃２及びレコード＃３の案件識別子「０００１」を「０００２」に置き換えたレコードが、ここで追加されたレコードである。
【００３７】
［３件目の業務文書情報に対する文書分類処理］  
《文書情報保存処理》
図１０で示す業務文書情報には、属性が４つ含まれる。即ち、属性名が「文書種別」、「文書タイトル」、「見積番号」、および「受注番号」の属性であり、各属性の値は、「社内手配書」、「Ｘ社案件手配書」、「１１１１」、および「ａａａａ」である。
ＣＰＵ３０１は、文書識別子Ａ（＝０００３）を生成し、文書情報テーブル１１００に対してこれらの属性に対応するレコード（＃８〜＃１１）を追加する。
【００３８】
《グルーピング処理》
この段階では、図１１に示す文書情報テーブル１１００は、レコード＃１〜レコード＃１１が記述された状態である。
図１２に示す分類グループテーブル１２００は、レコード＃１からレコード＃３が記述された状態である。
図１３に示す構成文書テーブル１３００は、レコード＃１からレコード＃３が記述された状態である。
図１４に示す案件テーブル１４００は、レコード＃１と、〔案件識別子〕列１４０１が「０００２」で、〔分類識別子〕列１４０２が「１００２」のレコードと、〔案件識別子〕列１４０１が「０００２」で、〔分類識別子〕列１４０２が「１００３」のレコードが記述された状態である。
また、文書情報保存処理において生成した文書識別子Ａは、「０００３」である。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の１番目のレコード（＃１）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「見積番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図１０）に属性名が「見積番号」である属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図１０の業務文書情報には、属性名が「見積番号」の属性があるので、その「値」である「１１１１」を取得し、変数Ｖに代入する（ステップＳ１７０４）。
【００３９】
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「見積番号」に等しく、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「１１１１」に等しいレコードを検索する（ステップＳ１７０５）。
この段階では、分類グループテーブル１２００にはレコード＃１からレコード＃３が記述された状態であり、該当するレコード＃１がある。ＣＰＵ３０１は、その分類グループ識別子「１００１」を取得し、変数Ｈに代入する（ステップＳ１７０７）。
ＣＰＵ３０１は、分類グループ識別子Ｈの値「１００１」を、既存グループ配列（Ｐ１）に追加する（ステップＳ１７０８）。
ＣＰＵ３０１は、構成文書テーブル１３００に、〔分類グループ識別子〕列１３０１が変数Ｈの「１００１」、〔文書識別子〕列１３０２が変数Ａの文書識別子「０００３」のレコード（＃４）を追加する（ステップＳ１７１２）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対して処理を続行するため、ステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７１３）。
【００４０】
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の２番目のレコード（＃２）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「受注番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０２）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図１０）に、属性名が変数Ｙの「受注番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。図１０の業務文書情報には、属性名が「受注番号」の属性があるので、その「値」である「ａａａａ」を取得し、変数Ｖに代入する（ステップＳ１７０４）。
ＣＰＵ３０１は、分類グループテーブル１２００に対して、〔データ名〕列１２０２が変数Ｙの「受注番号」に等しく、〔値〕列１２０３が変数Ｖの「ａａａａ」に等しいレコードを検索する（ステップＳ１７０５）。
この段階では、分類グループテーブル１２００にはレコード＃１からレコード＃３が記述された状態であり、該当するレコード＃２がある。ＣＰＵ３０１は、その分類グループ識別子「１００２」を取得し、変数Ｈに代入する（ステップＳ１７０７）。
ＣＰＵ３０１は分類グループ識別子Ｈの値「１００２」を、既存グループ配列（Ｐ１）に追加する（ステップＳ１７０８）。この段階で、既存グループ配列（Ｐ１）には、分類グループ識別子「１００１」と「１００２」が含まれる。
【００４１】
ＣＰＵ３０１は、構成文書テーブル１３００に、〔分類グループ識別子〕列１３０１が変数Ｈの「１００２」、〔文書識別子〕列１３０２が変数Ａの文書識別子「０００３」のレコード（＃５）を追加する（ステップＳ１７１２）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の次のレコードに対して処理を続行するため、ステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７１３）。
ＣＰＵ３０１は、分類項目定義テーブル７００の３番目のレコード（＃３）を取得し、その〔分類項目名〕列７０２の値「請求番号」を変数Ｙに代入する（ステップＳ１７０３）。
ＣＰＵ３０１は、処理中の業務文書情報（図１０）に、属性名が変数Ｙの「請求番号」に一致する属性が存在するか検索する（ステップＳ１７０３）。
図１０の業務文書情報には、該当する属性がないためステップＳ１７０１に戻る（ステップＳ１７０４）。分類項目定義テーブル７００には次のレコードがないため、グルーピング処理を終了する。
【００４２】
《トラッキング処理》
この段階では、図１１に示す文書情報テーブル１１００は、レコード＃１〜レコード＃１１が記述された状態である。
図１２に示す分類グループテーブル１２００は、レコード＃１〜レコード＃３が記述された状態である。
図１３に示す構成文書テーブル１３００は、レコード＃１〜レコード＃５が記述された状態である。
図１４に示す案件テーブル１４００は、レコード＃１と、〔案件識別子〕列１４０１が「０００２」で〔分類識別子〕列１４０２が「１００２」のレコードと、〔案件識別子〕列１４０１が「０００２」で〔分類識別子〕列１４０２が「１００３」のレコードが記述された状態である。
また、グルーピング処理によって、既存グループ配列（Ｐ１）には２つの分類グループ識別子「１００１」と「１００２」が含まれている。新規グループ配列（Ｐ２）には、分類グループ識別子が１つも含まれていない。
【００４３】
ＣＰＵ３０１は、案件テーブル１４００の〔分類グループ識別子〕列１４０２が、既存グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子のいずれかに等しいレコードを検索し、該当レコードの案件識別子を案件配列（Ｒ）に追加する（ステップＳ１８０１）。
ここでは、分類グループ識別子「１００１」に対応する案件識別子「０００１」のレコード＃１と、分類グループ識別子「１００２」に対応する案件識別子「０００２」のレコード（レコード＃２の案件識別子「０００１」を「０００２」に置き換えたレコードに相当）が該当する。
結果として、案件配列Ｒには案件識別子「０００１」と「０００２」が追加され、そのサイズは２となる（ステップＳ１８０２）。
ＣＰＵ３０１は、案件配列Ｒの最初の識別子「０００１」をマージ後の案件識別子Ｗとし、案件テーブル１４００の〔案件識別子〕列１４０１が「０００２」のレコードを全て「０００１」に置き換える（ステップＳ１８０５）。
この処理によって案件テーブル１４００は、図１４に示すように案件識別子が「０００１」の３つのレコードが記述された状態になる。
この段階では、新規分類グループ配列（Ｐ１）に含まれる分類グループ識別子は無いので、ＣＰＵ３０１は案件テーブルへのレコード追加はせず（ステップＳ１８０６）、トラッキング処理を終了する。
【００４４】
《案件毎の文書特定方法》
図１３に示す構成文書テーブル１３００と、図１４に示す案件テーブル１４００によって、案件毎に、どの文書が関連するのかを管理する。
例えば、図１４の〔案件識別子〕が「０００１」で特定される案件は、分類グループ識別子が「１００１」、「１００２」、および「１００３」の３つの分類グループが関連する。
図１３の構成文書テーブル１３００により、これら３つの分類グループ各々に属する文書識別子が特定できる。すなわち、分類グループ識別子「１００１」で特定される分類グループには、文書識別子「０００１」（レコード＃１）と「０００３」（レコード＃４）の文書が属する。また、分類グループ識別子「１００２」の場合は、文書識別子「０００２」（レコード＃２）と「０００３」（レコード＃５）が属する。更に、分類グループ識別子「１００３」の場合は、文書識別子「０００２」（レコード＃３）が属する。結果として、案件「０００１」に関連する文書は、「０００１」、「０００２」、「０００３」であることが分かる。
以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明の実施例の業務文書管理システムの概略構成を示す機能ブロック図である。
【図２】図１に示す業務文書管理システムのハードウェア構成を示す図である。
【図３】図２に示す業務文書管理サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図４】図２に示す見積管理サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図５】図２に示す入金管理サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図６】図２に示す社内手配管理サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図７】業務文書管理サーバが有する分類項目定義テーブルの内容を示す図である。
【図８】「見積システム」から送信された見積書の業務文書情報の一例を示す図である。
【図９】「入金管理システム」から送信された請求書の業務文書情報の一例を示す図である。
【図１０】「社内手配システム」から送信された社内手配書の業務文書情報の一例例を示す図である。
【図１１】業務文書管理サーバが有する分書情報テーブルの内容を示す図である。
【図１２】業務文書管理サーバが有する分類グループテーブルの内容を示す図である。
【図１３】業務文書管理サーバが有する構成文書テーブルの内容を示す図である。
【図１４】業務文書管理サーバが有する案件テーブルの内容を示す図である。
【図１５】図２に示す業務文書管理サーバの業務文書分類処理の処理手順の概要を示すフローチャートである。
【図１６】図１５に示す文書情報保存処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１７】図１５に示すグルーピング処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１８】図１５に示すトラッキング処理の処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４６】
Ｍ１００  業務文書管理システム
Ｍ１１０  業務管理装置
Ｍ１１１  業務情報記憶手段
Ｍ１１２  文書情報抽出手段
Ｍ１１３  文書情報提供手段
Ｍ１２０  業務文書管理装置
Ｍ１２１  文書情報取得手段
Ｍ１２２  文書情報記憶手段
Ｍ１２３  文書分類定義情報記憶手段
Ｍ１２４  文書管理手段
２０１  見積管理サーバ
２０２  入金管理サーバ
２０３  社内手配管理サーバ
２０４  業務文書管理サーバ
２０５  営業部門用パーソナルコンピュータ
２０６  設計開発部門用パーソナルコンピュータ
２０７  監査部門用パーソナルコンピュータ
２０８  社内ＬＡＮ
３０１，４０１，５０１，６０１  ＣＰＵ
３０２，４０２，５０２，６０２  メモリ
３０３，４０３，５０３，６０３  ハードディスク
３０４，４０４，５０４，６０４  キーボード
３０５，４０５，５０５，６０５  マウス
３０６，４０６，５０６，６０６  ディスプレイ
３０７，４０７，５０７，６０７  ＣＤ−ＲＯＭドライブ
３０８，４０８，５０８，６０８  通信回路
３０９，４０９，５０９，６０９  ＣＤ−ＲＯＭ
３１０，４１０，５１０，６１０  通信回線
７００  分類項目定義テーブル
７０１  分類項目識別子
７０２  分類項目名
１１００  文書情報テーブル
１１０１，１３０２  文書識別子
１１０２  属性名
１１０３，１２０３  値
１２００  分類グループテーブル
１２０１，１３０１，１４０２  分類グループ識別子
１２０２  データ名
１３００  構成文書テーブル
１４００  案件テーブル
１４０１  案件識別子
【図１】
2007323372.tif 000003
【図２】
2007323372.tif 000004
【図３】
2007323372.tif 000005
【図４】
2007323372.tif 000006
【図５】
2007323372.tif 000007
【図６】
2007323372.tif 000008
【図７】
2007323372.tif 000009
【図８】
2007323372.tif 000010
【図９】
2007323372.tif 000011
【図１０】
2007323372.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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