(57)【要約】【課題】真に図面を必要とする末端の配布先が、受領報告のアクションを容易にできること、最新版の有無を知るための依頼のアクションを容易にできること、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行うこと、の少なくともいずれかができるようにした文書管理システムを提供する。【解決手段】文書管理手段は文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶し、受付手段は文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、通知先管理手段は文書識別子と対応付けて、前記受付手段により受け付けられたアクセス元を記憶し、文書変更検知手段は前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、文書変更通知手段は前記文書変更検知手段による検知結果を前記通知先管理手段により記憶されているアクセス元に通知する。【選択図】図１
2007265344.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理手段と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知手段と、
前記文書変更検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書識別子と対応付けて、前記受付手段で受け付けたアクセス元を記憶する通知先記憶手段をさらに備え、
前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知された場合は、最新版の文書の送付を依頼することができる旨、または変更点の確認を依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、最新版の文書の送付依頼、または変更点の確認依頼を記憶すること
を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知され、アクセス元が印刷機能を有している場合は、最新版の文書をアクセス元から印刷依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、アクセス元への通知方法を記憶すること
を特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書変更通知手段は、文書が更新されたことを通知する依頼ができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、通知する時期である通知イベントを記憶すること
を特徴とする請求項１，２または３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理手段と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知手段と、
前記文書処理検知手段による検知結果を、前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断手段と、
前記文書処理通知判断手段による判断結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
文書識別子と対応付けて、前記受付手段で受け付けたアクセス元と通知する文書に関わる処理を記憶する通知先記憶手段をさらに備え、
前記文書処理通知手段は、前記通知先記憶手段が記憶した文書に関わる処理と前記文書処理検知手段で検知した文書に関わる処理を照合した結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すること
を特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記受付手段により受け付けられる文書識別子は、画像入力装置によって抽出可能にした情報画像に記録されたものである
ことを特徴とする請求項１，２，３，４，５または６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記受付手段により受け付けられる文書識別子は、紙文書に取り付けた情報記録媒体に格納されたものである
ことを特徴とする請求項１，２，３，４，５または６に記載の文書管理システム。
【請求項９】
文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、
前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、
文書処理検知手段が前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知し、
文書処理通知判断手段が前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断し、
前記判断の結果に応じて、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知機能と、
前記文書変更検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１２】
コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知機能と、
前記文書処理検知機能による検知結果を、前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断機能と、
前記文書処理通知判断機能による判断結果に応じて、前記文書処理検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理する文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、図面等の電子文書を印刷して紙文書で処理する際、紙文書と電子文書とのリンクは図面ＩＤ（識別子、識別コード）をキーにして行っているものがある。
このような文書管理システムに関して、以下の技術がある。なお、特許文献１、特許文献２は、バーコード等を用いた文書管理について、特許文献３、特許文献４、特許文献５は、ワークフローを用いた文書管理に関する技術である。
【０００３】
特許文献１には、図面に合成した図面ＩＤを表すバーコードを読み取ることによって図面情報をデータベースから容易に引き出せるようにすることを課題にし、この図面ファイリングシステムは、図面を電子化して図面データ保存手段に保存する際、バーコード生成手段によって当該図面に付されるべき識別コードに対応するバーコードイメージを生成し、図面データ合成手段によってこのバーコードイメージを保存しようとする図面イメージに合成して図面データ保存手段に保存し、バーコードスキャナと、そのバーコードスキャナが読み取ったバーコードから対応する図面の識別コードを判別する識別コード判別手段と、この識別コードを検索キーにして図面情報を管理しているデータベースを利用することにより、図面に付与されているバーコードをバーコードスキャナで読み取り、図面ＩＤを判別することが記載されている。つまり、図面に合成した図面ＩＤを表すバーコードを読み取ることによって、図面情報をＤＢ（データベース）から引き出し表示する技術であり、バーコードと図面の合成結果が静的に保持されるのみである。
【０００４】
特許文献２には、図面を管理するに当たり入力操作を簡略化し、入力ミスを防止し得るようにすることを課題とし、ＣＡＤ端末を使用して図面を作成したら、バーコード印刷プログラムＰ１を起動することにより、図面に所定のバーコードを印刷し、しかる後読み取り装置でこのバーコードを読んだら、それに対応するプログラムＰ２，Ｐ３などを起動することにより、図面に関する情報の検索・抽出または管理情報の付与を容易にし、入力ミスを無くす技術が記載されている。つまり、図面番号をコード化して図面に印刷し、それを用いて図面管理情報の表示・入力を簡便にする技術であり、当該番号に対応する版の情報のみを対象としている。
【０００５】
特許文献３には、ドキュメントの発送、回収管理が容易かつ確実に行えるシステムを提供することを課題とし、配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子が印刷された媒体を配布し、その配布をする場合に、配布先へ通信手段により配布のあることを通知し、配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基づいて配布されたドキュメントを確認し、その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の通知をし、配布された媒体を回収する場合に、ドキュメント識別子に基づいて回収されたドキュメントを確認するようにした技術が記載されている。つまり、ドキュメントの発送、回収管理が容易かつ確実に行えるシステムであり、このシステムでは受領報告のみで、その後の通知までは考えられていない。
【０００６】
特許文献４には、書類の回覧予定者に対して、その書類の発生とスケジュールデータをその発生時点で通知することを目的とし、従来のワークフローシステムに対して、書類が発生したことを検出するための新規発生書類検出部を追加し、さらに、その書類のスケジュールデータを計算するためのスケジュールデータ計算部を追加することにより、書類が発生したことが到着前にわかると、その書類に対する活動計画を予め立てることができ、ある書類の期限が切迫している場合、書類の到着が事前に通知されることにより、その他の書類の処理を含めた、より適切な活動計画を立てることができる技術が記載されている。つまり、書類の回覧予定者に対して、その書類の発生とスケジュールデータをその発生時点で通知する技術であり、このシステムでは、ワークフローの中で通知先をあらかじめ設定する必要がある。
【０００７】
また、特許文献５には、個人情報がシステムに管理されていない者を、承認者／閲覧者としてワークフローに組み込むことが可能なワークフロー管理システムを提供することを課題とし、申請者はワークフロー管理コンピュータ上の申請文書作成手段により文書を作成し、管理内の承認者や閲覧者の連絡先はＩＤ、管理外の承認者や閲覧者はメールアドレスを指定し、承認，参照パスワード設定手段は連絡先ＩＤに設定されているパスワードを追記し、文書ＩＤ（一貫番号）を付して申請文書管理データベースに登録し、連絡者判定手段は新規登録された文書の連絡先指定がメールアドレスの場合、パスワード連絡メール作成・発行手段を起動して文書ＩＤ専用の承認用／閲覧用パスワードを発行し、管理外のユーザに承認／閲覧依頼の電子メールを発行し、このメールを受けた管理外ユーザは、文書ＩＤとパスワードを入力してアクセスする技術が記載されている。つまり、個人情報がシステムに管理されていない者を、承認者／閲覧者としてワークフローに組み込むことが可能なワークフロー管理システムであり、このシステムでは、管理外ユーザをメールアドレスをＩＤにして登録するやり方をとっている。
【特許文献１】特開平１１−３５３３１７号公報
【特許文献２】特開平０６−２２３１２３号公報
【特許文献３】特開２０００−１５１５８１号公報
【特許文献４】特開平０８−２１２２５９号公報
【特許文献５】特開２００１−２１６２２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
従来の技術では、以下のような課題がある。
（１）従来、製造用の図面のような文書は完成から印刷・配布に時間を要するため、最新版が作業者の手元に届くまでに若干のタイムラグが生じるのが普通である。そのため、受け取った紙文書が配布元において既に古いものになっている、またはなりつつあるにもかかわらず、その文書に基づいて作業を実施してしまったために、後日やり直し（手戻り）が発生し、結果として損失を招くということがあった。
【０００９】
（２）また、従来の文書の授受管理においては、配布先部門あるいは配布先企業の担当窓口までは管理できても、その先の配布は部門担当者あるいは担当窓口の権限で行われるため、末端までの管理は配布元ではできなかった。そのため、緊急の文書変更等の場合に、直接配布先末端の担当者個人に連絡をとることが困難であった。
【００１０】
（３）上記（１）への対応として、文書の更新時、あるいは更新ワークフローの所定の条件が成立した時に、配布先に対して前もって通知する対策が考えられるが、上記（２）のような事情があるため、通知先を文書あるいはワークフローに対し設定することは困難であった。また、後日、配布先の変更、配布先の扱いが変わりアクセス権が変更になった場合には、通知設定も全て変更せねばならず、管理が困難であった。
【００１１】
しかしながら、特許文献１に記載された発明では、バーコードと図面の合成結果が静的に保持されるのみである。特許文献２に記載された発明では、当該番号に対応する版の情報のみを対象としているだけで、他の情報は対象としていない。特許文献３に記載された発明では、受領報告のみでその後の通知までは対象としていない。特許文献４に記載された発明では、ワークフローの中で通知先をあらかじめ設定する必要がある。特許文献５に記載された発明では、管理外ユーザに対してメールアドレスをＩＤにして登録しなければならない。
【００１２】
本発明は、このような従来の技術が有する問題点に着目してなされたもので、真に図面を必要とする末端の配布先が、受領報告のアクションを容易にできること、最新版の有無を知るための依頼のアクションを容易にできること、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行うこと、の少なくともいずれかができるようにした文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
［１］  文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理手段と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知手段と、
前記文書変更検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【００１４】
［２］  文書識別子と対応付けて、前記受付手段で受け付けたアクセス元を記憶する通知先記憶手段をさらに備え、
前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知された場合は、最新版の文書の送付を依頼することができる旨、または変更点の確認を依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、最新版の文書の送付依頼、または変更点の確認依頼を記憶すること
を特徴とする［１］に記載の文書管理システム。
【００１５】
［３］  前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知され、アクセス元が印刷機能を有している場合は、最新版の文書をアクセス元から印刷依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、アクセス元への通知方法を記憶すること
を特徴とする［１］または［２］に記載の文書管理システム。
【００１６】
［４］  前記文書変更通知手段は、文書が更新されたことを通知する依頼ができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、通知する時期である通知イベントを記憶すること
を特徴とする［１］，［２］または［３］に記載の文書管理システム。
【００１７】
［５］  文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理手段と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知手段と、
前記文書処理検知手段による検知結果を、前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断手段と、
前記文書処理通知判断手段による判断結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【００１８】
［６］  文書識別子と対応付けて、前記受付手段で受け付けたアクセス元と通知する文書に関わる処理を記憶する通知先記憶手段をさらに備え、
前記文書処理通知手段は、前記通知先記憶手段が記憶した文書に関わる処理と前記文書処理検知手段で検知した文書に関わる処理を照合した結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すること
を特徴とする［５］に記載の文書管理システム。
【００１９】
［７］  前記受付手段により受け付けられる文書識別子は、画像入力装置によって抽出可能にした情報画像に記録されたものである
ことを特徴とする［１］，［２］，［３］，［４］，［５］または［６］に記載の文書管理システム。
【００２０】
［８］  前記受付手段により受け付けられる文書識別子は、紙文書に取り付けた情報記録媒体に格納されたものである
ことを特徴とする［１］，［２］，［３］，［４］，［５］または［６］に記載の文書管理システム。
【００２１】
［９］  文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、
前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。
【００２２】
［１０］  文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、
文書処理検知手段が前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知し、
文書処理通知判断手段が前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断し、
前記判断の結果に応じて、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。
【００２３】
［１１］  コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知機能と、
前記文書変更検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
【００２４】
［１２］  コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知機能と、
前記文書処理検知機能による検知結果を、前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断機能と、
前記文書処理通知判断機能による判断結果に応じて、前記文書処理検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
【００２５】
前記本発明は次のように作用する。
本発明における文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムは、文書の授受管理と文書の更新における自動通知に関わる管理を行う。
文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する。
【００２６】
また、文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、文書処理検知手段が前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知し、文書処理通知判断手段が前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断し、前記判断の結果に応じて、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する。
【００２７】
これによって、紙文書の受領報告のアクションが容易にできるようになる。また、文書の最新版の有無を知るための依頼のアクションが容易にできるようになる。さらに、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行うことができるようになる。
【発明の効果】
【００２８】
本発明にかかる文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムによれば、真に図面を必要とする末端の配布先が、受領報告のアクションを容易にできる、最新版の有無を知るための依頼のアクションを容易にできる、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行う、の少なくともいずれかができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、図面に基づき本発明の好適な一実施の形態を説明する。
各図は本発明の一実施の形態を示している。図１を用いて、一実施の形態の全体概要を説明する。
全体は、文書変更通知システム１０、文書管理システム２０、通信手段を備えた読み取り装置３０により構成されている。文書変更通知システム１０内は、検知システム１１、判断システム１２、通知システム１３、通知先管理装置１４、問い合わせ受付システム１５により構成されている。文書管理システム２０内は、ワークフロー２１、リポジトリ２２により構成されている。通信手段を備えた読み取り装置３０は、携帯電話３１または複合機３２である。
【００３０】
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。したがって、本実施の形態は、プログラム、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータによって実現される場合、複数のシステムが１つのコンピュータによって実現される場合も含まれる。
【００３１】
以下、文書として、設計等に用いる図面を主に例示して説明する。
文書管理システム２０内の文書管理者４０は、リポジトリ２２に記憶されている文書に対して編集等を行い、リポジトリ２２に再度格納する等の操作を行う。また、文書管理システム２０内のワークフロー２１は、文書を対象にしたワークフロー管理を行う。ワークフロー管理は、グループウェアの代表的な機能の１つであり、例えば文書の流れを電子メッセージの流れとし、必要なルートに従ったメッセージの配信、メッセージの配信過程の管理などを行う。例えば、図面作成、検図、承認、登録等のワークフローの管理が可能である。ここでのワークフロー２１は、予め定められているワークフローに従って、リポジトリ２２に記憶されている文書に対して編集等を行い、リポジトリ２２に再度格納する等の操作を行う。
【００３２】
通信手段を備えた読み取り装置３０としての携帯電話３１はカメラ、複合機３２はスキャナの画像入力機能を有している。携帯電話３１、複合機３２はインターネット等の通信媒体を介して文書変更通知システム１０と通信可能である。また、画像入力機能の他に、ＩＣチップ等の内容を読み込むことのできるリーダーを有していてもよい（後述）。複合機３２は、画像入力機能の他に画像出力機能、画像通信機能等を有していてもよく、スキャナ、プリンタ、複写機、ＦＡＸ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ＦＡＸ等の機能を有している）等がある。
操作者は、携帯電話３１または複合機３２を用いて、図面の情報画像を読み込んで、文書変更通知システム１０に対してその図面を受領したこと、その図面が最新版であるか否かを問い合わせること等を行う。その際に、携帯電話３１、複合機３２は、その機器自身についてのアクセス元を問い合わせ受付システム１５に通知する。
【００３３】
文書変更通知システム１０は、通信手段を備えた読み取り装置３０からの通知を受け取り、または逆に通信手段を備えた読み取り装置３０へ通知を行う。また、文書管理システム２０と対象となっている文書が変更されたか否かについての情報をやり取りする。
問い合わせ受付システム１５は、通信手段を備えた読み取り装置３０からの問い合わせ等の通知を、インターネット等の通信媒体を介して受け付ける。その際に、アクセス元である携帯電話３１、複合機３２のアクセス元についても受信する。問い合わせについては、リポジトリ２２に対して対象となる文書が最新版か否か等の問い合わせを行い、アクセス元については、その対象となっている文書識別子とともに通知先管理装置１４に格納する。これによって、以後の通知が自動的に行えるようになる。
通知先管理装置１４は、問い合わせ受付システム１５から受け取った文書識別子、アクセス元に関する情報を対応付けて記憶する。そして、判断システム１２、通知システム１３からのアクセスを受け、通知が必要か否か等が判断される。
【００３４】
検知システム１１は、対象とする文書が変更されたか否かをリポジトリ２２内の文書またはワークフロー２１からの通知により検知する。そして、その結果を判断システム１２へと通知する。
判断システム１２は、検知システム１１からの通知により、その結果を通知先管理装置１４へ格納、または通知先管理装置１４を検索し、対象となっている文書の改版を通知すべきか否かを判断する。その判断結果を通知システム１３へと通知する。
通知システム１３は、判断システム１２からの判断結果に応じて、通知システム１３を検索し、通知先を得て、対象文書の改版を携帯電話３１または複合機３２に通知する。
【００３５】
図２を用いて、実施の形態に係るモジュール構成例を説明する。
文書読取モジュール２３１、通信モジュール２３２は、図１の通信手段を備えた読み取り装置３０に該当する。具体的には、文書読取モジュール２３１は、携帯電話３１におけるカメラ、または複合機３２におけるスキャナに該当する。通信モジュール２３２は、通信インタフェースである。操作者は、受け取った図面に印刷された情報画像を文書読取モジュール２３１を用いて読み取り、そこに記憶されている文書識別子をコード情報として取り出す。その文書識別子とともにアクセス元に関する情報（文書読取モジュール２３１、通信モジュール２３２を特定し、そのアクセス元へ通知するためのものである）を問い合わせ受付モジュール２１５へ送信する。
また、通信モジュール２３２は、文書変更通知モジュール２１３から送信されてきた情報を受信する。その受信した情報を文書読取モジュール２３１のユーザインタフェースを用いて表示する。また、必要によって、文書変更通知モジュール２１３、問い合わせ受付モジュール２１５とインタラクティブな送受信を行う。
【００３６】
問い合わせ受付モジュール２１５は、図１の問い合わせ受付システム１５に対応しており、文書管理モジュール２２１、アクセス元識別モジュール２１６、通知先管理モジュール２１４と接続されており、通信モジュール２３２から送信されてきた文書識別子とアクセス元に関する情報を受信する。受信した文書識別子を用いて文書管理モジュール２２１へアクセスする。また、アクセス元に関する情報をアクセス元識別モジュール２１６へ通知する。受信した文書識別子とアクセス元に関する情報を対応付けて通知先管理モジュール２１４へ格納する。
アクセス元識別モジュール２１６は、問い合わせ受付モジュール２１５、文書管理モジュール２２１と接続されており、問い合わせ受付モジュール２１５から得たアクセス元に関する情報を用いて、アクセスする資格を有しているアカウントであるか否かを、文書管理モジュール２２１へ問い合わせて判断する。
文書管理モジュール２２１は、問い合わせ受付モジュール２１５、文書変更検知モジュール２１１、文書変更通知判断モジュール２１２、アクセス元識別モジュール２１６と接続されており、文書とその文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶しており、データベース機能を有している。ここで、文書管理モジュール２２１にワークフローが含まれるように構成してもよい。その場合、文書管理モジュール２２１は、文書の変更に加え、ワークフローアイテムを通知イベント（検知対象）として取り扱うことができ、さらに、文書自体のアクセス権に加え、ワークフローアイテムのアクセス権も加味して通知判断を行う。また、ワークフローを含まない文書管理モジュール２２１であってもよい。そのような文書管理モジュール２２１は、文書リポジトリとして機能し、文書の変更のみが通知イベント（検知対象）として取り扱われ、文書自体のアクセス権のみで通知判断を行う。
【００３７】
通知先管理モジュール２１４は、図１の通知先管理装置１４に対応しており、問い合わせ受付モジュール２１５、文書変更検知モジュール２１１、文書変更通知判断モジュール２１２、文書変更通知モジュール２１３と接続されており、文書識別子と対応付けて、問い合わせ受付モジュール２１５により受け付けられたアクセス元、通知する時期である通知イベント、最新版の文書の送付依頼または変更点の確認依頼、アクセス元への通知方法等を記憶する。具体的には、通知先管理テーブル６００を有しており、そのテーブルは対象文書欄６０１、アカウント欄６０２、アクセス元欄６０３、問い合わせ内容欄６０４、通知イベント欄６０５、通知方法欄６０６、通知先欄６０７がある。後に図６を用いて、詳述する。
【００３８】
文書変更検知モジュール２１１は、通知先管理モジュール２１４、文書変更通知判断モジュール２１２、文書管理モジュール２２１と接続されており、文書管理モジュール２２１により記憶されている文書に変更があったこと、またはその文書に関わる処理があったことを検知する。そして、その検知結果を文書変更通知判断モジュール２１２、通知先管理モジュール２１４へ通知する。
文書変更通知判断モジュール２１２は、文書変更検知モジュール２１１、文書変更通知モジュール２１３、文書管理モジュール２２１、通知先管理モジュール２１４と接続されており、通知先管理モジュール２１４に記憶されている通知イベントを用いて、文書変更検知モジュール２１１による検知結果を、通知すべきか否かを判断する。そして、その判断結果を文書変更通知モジュール２１３へ通知する。通知イベントは、通知時期として文書処理をも含む。その文書処理としては、文書変更のみではなく、文書に対する修正依頼があった場合には、その旨を通知すること等も含む。
文書変更通知モジュール２１３は、文書変更通知判断モジュール２１２、通知先管理モジュール２１４と接続されており、文書変更通知判断モジュール２１２による判断結果に応じて、文書変更検知モジュール２１１による検知結果を通知先管理モジュール２１４により記憶されているアクセス元（通信モジュール２３２、文書読取モジュール２３１）と通信可能である。
また、文書変更通知モジュール２１３が通信モジュール２３２へ通知する内容として、他に、最新版の文書の送付を依頼することができる旨、変更点の確認を依頼することができる旨、文書が更新されたことを通知する依頼ができる旨、またはアクセス元が印刷機能を有している場合（携帯電話３１ではなく複合機３２の場合）は、最新版の文書をアクセス元から印刷依頼することができる旨等がある。
【００３９】
次に作用・働き（動作）を説明する。
図３を用いて、問い合わせ処理のフローを説明する。
文書の出図・配信のため印刷を行う際、文書識別子を含んだ問い合わせ先アドレスを機械可読な形式でコード化した情報画像７１０を文書に印刷する。例えば、図７に示すように文書である図面７００の左下部分に情報画像７１０を印刷する。また、文書が複数枚にわたる場合などは、図８に示すように文書８００のような操作者またはワークフロー２１への指示書であってもよい。文書８００は、指示欄８１０、問い合わせ先欄８２０、サムネール画像欄８３０に分かれている。指示欄８１０には、情報画像８１１、チェック欄８１２、コメント欄８１３があり、情報画像８１１に文書識別子を含んだ問い合わせ先アドレスが記憶されている。チェック欄８１２、コメント欄８１３は、操作者またはワークフロー２１への指示が記載される。問い合わせ先欄８２０内には、処理に沿って必要となる通知先を記憶している。例えば、携帯電話３１を用いて問い合わせを行う場合に便利なようにその問い合わせ先等が記憶されている情報画像が印刷されている。より具体的には、受付番号情報画像８２１は、その文書を受領した際に受領したことを通知する先が記憶されている。サムネール画像欄８３０には、文書８００とともに処理される文書の１ページ目の縮小画像が印刷されている。対象文書をわかりやすくするためである。
【００４０】
なお、情報画像７１０、情報画像８１１、受付番号情報画像８２１としては、例えば、バーコード、２次元バーコード（ＱＲコード等）、グリフコード（例えば特開平６−７５７９５号公報に開示されている）等がある。これらは、その模様から記載されている情報を人間の目で容易に認識できるものではない。また、その模様そのものがウォーターマークのように人間の目には視認できにくいものなどでもよい。さらに、画像に限定されるものではなく、微小のＩＣチップが紙に埋め込まれたものであってもよい。その場合は、通信手段を備えた読み取り装置３０は画像入力のみでなく、そのＩＣチップの内容を読み込むリーダーが付加されている。
【００４１】
ステップＳ３０２では、印刷された図面７００、文書８００等を受領した操作者がその文書が最新版であるか否かを知るために、文書読取モジュール２３１を用いて図面の画像情報を読み取って文書識別子を取得し、通信モジュール２３２を用いて問い合わせ受付モジュール２１５へ送信する。そして、問い合わせ受付モジュール２１５は文書識別子とともにアクセス元に関する情報を受信する。送信先は、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）形式でもよい。具体的には、図５に示すように、アドレス部５０１と文書ＩＤ部５０２からなるＵＲＬでもよい。アドレス部５０１は問い合わせ受付モジュール２１５の場所を示しており、文書ＩＤ部５０２は送付すべき文書識別子である。このＵＲＬは図面の出力時に動的に合成した形で印字される。つまり、印刷の都度、最新のＵＲＬが、コードデータとして読み込み可能なように図面の出力紙に埋め込まれる。これによって、画像情報を解析することのみで、送信先および文書識別子を一緒に取得することができる。そして、携帯電話３１の一般的なブラウザの機能を用いることによって、自動的にそのＵＲＬにアクセスし、文書識別子も自動的に送付することができる。なお、本例では、ＵＲＬで問い合わせ先を表現しているが、アドレス形式はこれに限るものではない。
【００４２】
ステップＳ３０３では、アクセス元に関する情報を用いて、ユーザ認証、すなわち本システムにアクセスすることができる者であるか否かを判断する。
具体的には、問い合わせ受付モジュール２１５が必要に応じログインフォーム等を併用して、アクセスする資格を有しているか否かを判断する。なお、ここでの識別単位はアカウント（必ずしも個人を指すものである必要はなく、共有アカウントでもよい）と通信手段を備えた読み取り装置３０を特定する固有番号の組とする。ユーザ認証に失敗すればステップＳ３１０へと進み、成功すればステップＳ３０４へ進む。
【００４３】
ステップＳ３０４では、問い合わせ受付モジュール２１５が、文書と受領者の権限に応じたアクション（受領報告、最新版問い合わせ、最新版の依頼等）を、アクセス元である通信手段を備えた読み取り装置３０に提示する。
ステップＳ３０５では、通信手段を備えた読み取り装置３０の操作者（受領者）は、行いたいアクションを選択する。そのアクションに応じて入力を行う場合もある。
ステップＳ３０６では、本システムは、ステップＳ３０５で指定されたアクションに応じた処理を行い、そのアクションの結果を通信手段を備えた読み取り装置３０へ返信する。
ステップＳ３０７では、本システムは、今後の自動通知を行うか否かの設定について、通信手段を備えた読み取り装置３０の操作者に問い合わせる。その結果、通信手段を備えた読み取り装置３０の操作者により自動通知が設定された場合はステップＳ３０８へ進み、設定されなかった場合はステップＳ３１１へ進み、終了する。
ステップＳ３０８では、自動通知設定が選択された場合であり、通知イベントの選択（例えば「文書の更新の発生時」、「文書更新のワークフロー開始時」等、ただし権限に応じて制約されることもある）と、通知期限、通知方法（電話、メール、ＦＡＸ等、通信手段を備えた読み取り装置３０によって制約されることもある）の選択ができる。
ステップＳ３０９では、本システムは、対象文書の識別子、問い合わせ内容、通知イベント、アカウント、アクセス元、通知先、通知方法を通知先管理モジュール２１４に記録する。
ステップＳ３１０は、ステップＳ３０３でユーザ認証が失敗した場合であり、認証エラーである旨を本システムのユーザインタフェースに表示する。
【００４４】
図４を用いて、通知処理のフローチャートを説明する。
文書変更検知モジュール２１１が、文書の更新または更新ワークフローの開始など、あらかじめ設定されたイベントを検知する。これは、文書管理モジュール２２１内の対象とする文書が改版されたことを検知すること、あるいはワークフロー２１から検図が行われた等のメッセージを文書変更検知モジュール２１１が受け取ることによって行われる。
ステップＳ４０２では、文書変更通知判断モジュール２１２は、図３で説明した問い合わせ処理によって記録されたアカウントに、現在の文書に対するアクセス権があるか否かのチェックを行う。アクセス権があればステップＳ４０３へ進み、アクセス権がなければステップＳ４０５へと進む。通知時に、チェックする必要がある。例えば、最初の問い合わせ後に、配布先が変更した場合等には、最初の場合と異なっているので、チェックが必要となる。
ステップＳ４０３では、文書変更通知判断モジュール２１２は、図３で説明した問い合わせ処理によって記録されたアカウントに、現在のワークフローアイテムに対するアクセス権があるか否かのチェックを行う。アクセス権があればステップＳ４０４へ進み、アクセス権がなければステップＳ４０５へと進む。
ステップＳ４０４では、文書変更通知モジュール２１３は、図３で説明した問い合わせ処理によって記録された通知先に対し、記録された通知方法で通知を実施する。
ステップＳ４０５は、ステップＳ４０２またはステップＳ４０３でアクセス権がないと判断された場合であって、通知は行わない。
なお、ステップＳ４０４の処理はなくてもよい。例えば、ワークフローそのものがない場合、ワークフロー２１からの通知は必要がない場合等にステップＳ４０４の処理を行わない。
【００４５】
図６を用いて、通知先管理装置１４（通知先管理モジュール２１４）内の通知先管理テーブル例を説明する。
通知先管理テーブル６００は対象文書欄６０１、アカウント欄６０２、アクセス元欄６０３、問い合わせ内容欄６０４、通知イベント欄６０５、通知方法欄６０６、通知先欄６０７がある。
対象文書欄６０１には、対象文書の文書識別子が記憶される。
アカウント欄６０２には、本システムの利用が可能なアカウントが記憶される。例えば、個人を特定するアカウントであってもよいし、会社全体に対してアカウントを設けてもよい。アカウントの確認は、このアカウント欄６０２に記憶されているアカウントのみではなく、次のアクセス元欄６０３に記憶されている通信手段を備えた読み取り装置３０の固有番号との組で確認を行っているからである。これによって、本システムを利用しようとしている者全てを予め登録する必要がなくなり、かつ個人の特定性を高める携帯電話３１または複合機３２の固有番号が用いられているので、誰でも本システムにアクセスできるわけではない。
アクセス元欄６０３には、アクセス元の携帯電話３１の電話番号、複合機３２の機械番号等の固有番号が記憶される。
問い合わせ内容欄６０４には、これまでに通信手段を備えた読み取り装置３０から問い合わせがあった内容が記憶される。例えば、受領確認、最新版有無確認等である。
通知イベント欄６０５には、登録された通知すべきイベント（図３のステップＳ３０８）が記憶される。例えば、新版発行時、設計変更承認前、設計変更開始時等である。
通知方法欄６０６には、登録された通知方法（図３のステップＳ３０８）が記憶される。例えば、電話、電子メール、ＦＡＸ等である。ここでＦＡＸとある場合は、通知先が画像出力可能であることが判明するので、最新版の文書に対してアクセス元から印刷依頼があった場合は、その文書をそのＦＡＸへ送信することができる。このように、アクセス元の機能に応じて、通知方法を選択できるようにしたことによって、操作者にとっては最新の情報をより容易に得ることができるようになる。
通知先欄６０７には、通知先が記憶される。通知方法欄６０６が電話であれば電話番号であり、電子メールであれば電子メールのアドレスであり、ＦＡＸであればＦＡＸ番号が記憶される。
【００４６】
図９を用いて、携帯電話３１による問い合わせ例を説明する。
ステップＳ９０１では、操作者は、携帯電話３１を用いて文書の情報画像（図７の情報画像７１０等）を撮影し、コード変換をする。
ステップＳ９０２では、撮影した情報画像には問い合わせ先のアドレスがＵＲＬで記録されているので、そのＵＲＬを表示し、そのＵＲＬに接続してもよいかを尋ねる。ＯＫボタンが選択されると、ステップＳ９０３へ進む。
ステップＳ９０３では、ログイン画面が表示され、操作者はログイン名、パスワードを入力する。ここで、操作者個人のログイン名でなく、共同のログイン名であっても、送信時に携帯電話３１の電話番号も問い合わせ受付モジュール２１５へ通知される。例えば、協力会社の場合は、その協力会社を示す共用アカウントであってもよい。
【００４７】
ステップＳ９０４では、ＵＲＬとともに記録されていた文書識別子も、問い合わせ受付モジュール２１５に通知され、その文書の受領が通知先管理モジュール２１４に登録される。その結果、「受領確認しました」旨のメッセージを携帯電話３１に送信する。そして、通知された文書と文書管理モジュール２２１に記憶されている現在の文書との比較が行われる。通知された文書が古い場合（つまり、最新版ではない場合）、「この文書の新しい版があります」旨のメッセージを携帯電話３１に送信する。また、「送付依頼」か「変更点の確認」かが選択できるようになっている。「送付依頼」が選択された場合、新しい版の文書が郵送等で届けられるように手配される。「変更点の確認」が選択された場合は、通知された文書の版と最新版との比較が行われ、あるいは予め用意された文書を検索し、変更点に関することをその携帯電話３１に通知する。これによって、わずかな修正のみである場合は、その版の文書でも対応できる等の判断ができることになる。
ステップＳ９０５では、図３におけるステップＳ３０７の処理であり、「更新時の自動通知が可能」である旨のメッセージが携帯電話３１に送信される。そして、操作者は「・この携帯に通知、・指定アドレスにメール、・通知不要」を選択できるようになる。ステップＳ９０５の画面は、初回のみ表示される。
ステップＳ９０６では、ステップＳ９０５で例えば「・この携帯に通知」が選択された場合のメッセージが携帯電話３１に送信される。
【００４８】
図１０を用いて、複合機３２による問い合わせ例を説明する。
ステップＳ１００１では、操作者は、複合機３２を用いて、例えば図８で示した文書８００のような指示書をスキャナで読み取る。情報画像８１１等から本システムに通知される。
ステップＳ１００２は、図９のステップＳ９０３と同様である。なお、複合機３２の場合は、特定のカードを複合機３２のカードリーダに読み込ませることによって、ログインすることもできる。
【００４９】
ステップＳ１００３は、図９のステップＳ９０４と同様である。なお、アクセス元（複合機３２の機械番号等）は問い合わせ受付モジュール２１５に通知されていることから、それが印刷機能を有しているものであることが判明するので、文書の最新版を複合機３２で印刷することが可能である旨も表示される。また、機械番号等から印刷可能な文書のサイズおよび最新版の文書サイズも判明しているので、それを比較することによって、「Ａ０版の場合は縮小されます」等のメッセージを表示することも可能である。
ステップＳ１００４は、図９のステップＳ９０５と同様である。なお、携帯電話３１とは異なり複合機３２用のメッセージとなっている。
ステップＳ１００５は、図９のステップＳ９０６と同様である。
なお、その文書に関する指示が全て情報画像８１１等に記憶されている場合は、ステップＳ１００２からステップＳ１００５の表示を行わないようにしてもよい。その場合は、強制的に文書の受領通知が本システムに対して行われるようになる。
【００５０】
図１１を用いて、携帯電話３１への通知例を説明する。
図１１（Ａ）は、図９のステップＳ９０５で「指定アドレスにメール」が選択された場合の通知例である。
なお、ここで通知している内容は、文書の変更予定の通知である。このように、本システムが報告元・問い合わせ元に対し、次の変更が行われそうであるという情報をタイムリーに伝えることにより、「既に起こったこと」だけでなく、「これから起こりそうなこと」を予測し行動することが可能になり、更なる効率化が期待できる。このようにするために、検知システム１１は予測通知が行えるような場面を予め設定し、ワークフロー２１の進捗を検知システム１１が検知し、その設定した場面になった場合は、予測通知を行うようにしている。一方、配布元の本システムにとっては、末端の配布先まで含めてのアカウント管理や、通知ワークフローのような事前設定を行う必要がなくなる。以上より、配布元・配布先双方にとって、業務の確実性向上、さらに配布先にとっては手戻り損失削減効果、事前通知によるスピードアップ効果がある。
図１１（Ｂ）は、図９のステップＳ９０５で「この携帯に通知」が選択された場合の通知例であり、ボイスメールまたは担当者からの電話連絡によって、文書の更新が通知される。
【００５１】
図１２を用いて、複合機３２への通知例を説明する。
図１２（Ａ）は、図１０のステップＳ１００４で「このプリンタにＦＡＸ通知」が選択された場合の通知例である。複合機３２に対して、文書の更新予告の通知が印刷される。
図１２（Ｂ）は、図１０のステップＳ１００４で「指定アドレスにメールで通知」が選択された場合の通知例である。複合機３２の操作者が指定したメールアドレスに文書の更新予告の通知がメールされる。
この実施の形態によって、配布先の担当者は例えば携帯電話やネットワーク対応複合機のような、通信手段を備えた読み取り装置を用いることによって、簡便に受領報告を行うことができ、最新版有無の問い合わせができ、文書の変更等に関する通知の設定まで行えるようになる。
【００５２】
前記実施の形態においては、文書の例として主として図面を示したが、一般的な文書であってもよい。
【００５３】
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納することも可能であり、その場合は、以下の発明としても把握することができる。
コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知機能と、
前記文書変更検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【００５４】
コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知機能と、
前記文書処理検知機能による検知結果を、前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断機能と、
前記文書処理通知判断機能による判断結果に応じて、前記文書処理検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【００５５】
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】実施の形態の全体概要を模式的に示す説明図である。
【図２】実施の形態に係るモジュール構成例を示す図である。
【図３】問い合わせ処理のフローチャート例である。
【図４】通知処理のフローチャート例である。
【図５】問い合わせ先を説明する図である。
【図６】通知先管理モジュール内の通知先管理テーブル例を説明する図である。
【図７】問い合わせ用コードの印刷例を説明する図である。
【図８】問い合わせ用コードの印刷例を説明する図である。
【図９】携帯電話による問い合わせ例を説明する図である。
【図１０】複合機による問い合わせ例を説明する図である。
【図１１】携帯電話への通知例を説明する図である。
【図１２】複合機への通知例を説明する図である。
【符号の説明】
【００５７】
１０…文書変更通知システム
１１…検知システム
１２…判断システム
１３…通知システム
１４…通知先管理装置
１５…問い合わせ受付システム
２０…文書管理システム
２１…ワークフロー
２２…リポジトリ
３０…通信手段を備えた読み取り装置
３１…携帯電話
３２…複合機
４０…文書管理者
２１１…文書変更検知モジュール
２１２…文書変更通知判断モジュール
２１３…文書変更通知モジュール
２１４…通知先管理モジュール
２１５…問い合わせ受付モジュール
２１６…アクセス元識別モジュール
２２１…文書管理モジュール
２３１…文書読取モジュール
２３２…通信モジュール
５０１…アドレス部
５０２…文書ＩＤ部
６００…通知先管理テーブル
６０１…対象文書欄
６０２…アカウント欄
６０３…アクセス元欄
６０４…問い合わせ内容欄
６０５…通知イベント欄
６０６…通知方法欄
６０７…通知先欄
７００…図面
７１０…情報画像
８００…文書
８１０…指示欄
８１１…情報画像
８１２…チェック欄
８１３…コメント欄
８２０…問い合わせ先欄
８２１…受付番号情報画像
８３０…サムネール画像欄
【図１】
2007265344.tif 000003
【図２】
2007265344.tif 000004
【図３】
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【図４】
2007265344.tif 000006
【図５】
2007265344.tif 000007
【図６】
2007265344.tif 000008
【図７】
2007265344.tif 000009
【図８】
2007265344.tif 000010
【図９】
2007265344.tif 000011
【図１０】
2007265344.tif 000012
【図１１】
2007265344.tif 000013
【図１２】
2007265344.tif 000014