(57)【要約】【課題】受付けホールＨに受付け担当者を置く必要がなく、来訪者Ｃの来訪を予測可能であり、来訪者Ｃが行う処理手順を簡素化し、担当者Ｔ及び受付け部署Ｒの役割も明確化し、処理の流れを円滑にできる来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供する。【解決手段】来訪者Ｃの氏名や来訪日時等の情報を予め登録すること、確認された来訪者Ｃのみに入館を許可することに着目し、来訪者Ｃの氏名等のデータを予め入力する担当者端末機３と、データを受付け部署Ｒにて閲覧可能な受付け部署端末機４と、受付けホールＨに配置する受付けホール端末機５と、担当者番号を入力し来訪者Ｃ用の入館証１３を発行する印字機６と、来訪者Ｃが受付け部署Ｒに来訪を連絡する呼出し機１０と、を有し、受付け部署端末機４にて入館証１３の発行許可データを入力可能とし、印字機６にて入館証１３を発行可能としたことを特徴とする。【選択図】図１
2007323176.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
来訪者の来訪を担当者に連絡するとともに、この来訪者の入館を受け付け、およびその退館を確認する来訪者受付けシステムであって、
前記担当者が前記来訪者の少なくとも氏名および来訪日時を登録データとしてあらかじめ入力するための担当者端末機と、
この担当者端末機からのこの登録データを記憶するとともにこの登録データを受付け部署において閲覧可能な受付け部署端末機と、
前記来訪者および前記担当者が面会する受付けホールに配置してあるとともに、前記登録データを確認可能な受付けホール端末機と、
この受付けホール端末機に前記担当者の担当者番号を入力することにより前記来訪者用の入館証を発行可能な印字機と、
前記来訪者が来訪する前記受付けホールに配置してあるとともに、前記受付け部署にその来訪を連絡するための呼出し機と、
を有し、
前記受付け部署がこの呼出し機により前記来訪者の来訪を確認したときに、前記受付け部署端末機において前記入館証の発行許可データを入力可能とし、前記印字機において前記入館証を発行可能としたことを特徴とする来訪者受付けシステム。
【請求項２】
前記担当者端末機は、前記担当者の前記担当者番号をこれに入力可能とすることを特徴とする請求項１記載の来訪者受付けシステム。
【請求項３】
前記受付け部署端末機は、前記登録データおよび前記入館証の発行の有無を表示可能とすることにより、前記来訪者の前記入館および前記退館を確認可能であることを特徴とする請求項１記載の来訪者受付けシステム。
【請求項４】
前記受付けホール端末機は、前記担当者の前記担当者番号をこれに入力することにより前記来訪者の入館の処理を行うとともに、
前記来訪者の来訪者番号をこれに入力することにより前記来訪者の退館の処理を行うことを特徴とする請求項１記載の来訪者受付けシステム。
【請求項５】
前記印字機は、前記来訪者を識別可能な来訪者番号を前記入館証に印字可能であることを特徴とする請求項１記載の来訪者受付けシステム。
【請求項６】
前記受付けホール端末機は、前記来訪者番号を入力することにより前記来訪者の退館を退館データとして前記受付け部署端末機に出力することを特徴とする請求項５記載の来訪者受付けシステム。
【請求項７】
前記呼出し機は、前記来訪者が前記受付け部署にその来訪を連絡可能な電話機であることを特徴とする請求項１記載の来訪者受付けシステム。
【請求項８】
来訪者の来訪を担当者に連絡するとともに、この来訪者の入館を受け付け、およびその退館を確認する来訪者受付け方法であって、
前記来訪者の少なくとも氏名および来訪日時を登録データとしてあらかじめ入力するための登録データ入力工程と、
前記来訪者の来訪を確認したときに、前記担当者に連絡するとともに、前記来訪者用の入館証を発行を許可する発行許可データを出力する発行許可工程と、
この発行許可データにもとづき前記入館証を発行する入館証発行工程と、
前記来訪者の退館時に前記入館証を回収する入館証回収工程と、
を有することを特徴とする来訪者受付け方法。
【請求項９】
前記入館証は、前記来訪者を識別可能な来訪者番号を有し、前記来訪者の退館時にこの来訪者番号を確認可能とすることを特徴とする請求項８記載の来訪者受付け方法。
【請求項１０】
来訪者の入館を受け付ける来訪者受付けシステムに用いられる入館処理手順シートであって、
シート状のシート本体に、
前記来訪者の入館手続きの開始を確認するための入館手続き開始確認欄と、
前記来訪者に面会予定の担当者の担当者番号を入力して前記来訪者の入館の処理を行うための担当者番号入力欄と、
前記来訪者が入館して携帯する入館証を発行するための入館証発行確認欄と、
を順番に印刷してあることを特徴とする入館処理手順シート。
【請求項１１】
来訪して入館した来訪者の退館を確認する来訪者受付けシステムに用いられる退館処理手順シートであって、
シート状のシート本体に、
前記来訪者の退館手続きの開始を確認するための退館手続き開始確認欄と、
前記来訪者が入館したときに付与した来訪者番号を入力して前記来訪者の退館の処理を行うための来訪者番号入力欄と、
前記来訪者の退館を確認するための退館手続き確認欄と、
を順番に印刷してあることを特徴とする退館処理手順シート。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートにかかるもので、とくに受付け部署が来訪者の入退館を簡単に確認可能であるとともに、来訪者の作業負担が少ない来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から来訪者を受け付けるシステムとしては、受付けホールに設けた受付けカウンターに受付け担当者を置いて、応対することが一般的である。
しかしながら、来訪者が頻繁ではない場合には、受付け担当者を常時配備することは経費上問題がある。
また、受付けカウンターにインターホンなどを設置して、来訪の都度、受付け部署から受付け担当者が受付けホールに出向き、来訪者の氏名を確認して、社内の担当者に取次ぎを行うシステムであっても、来訪者の氏名ないしその会社名を聞き取れない場合に確認のために何度も聞き返すことは失礼であるとともに、受付け部署の作業としても非効率的であるという問題がある。
なお受付け部署としては、来客の都度、そのとき行っている業務を停止して受付けホールに足を運ぶため、非効率的であるという問題がある。
【０００３】
さらに、来訪者が来訪を予約してきたのか否かを確認する必要があるため、会おうとする担当者が離席していた場合には、来訪者を待たせることになったり、担当者の不在時には、入館を断わらざるを得ない場合もあり、円滑な受付け作業を行うことが困難であるという問題がある。
また、面会する担当者が来訪者と直接会って入館させているような場合には、管理部門である受付け部署としては、館内にいる外部からの来訪者が適正な受付けを済ましているか否かを確認することができないとともに、退館したのか否かも判然とせず、警備上に問題がある。
なお、受付けシステムの運営を受付け部署および各担当者の処理のみに頼っている場合には、総合的な管理運営が困難であるとともに、来訪者についてのデータの入力および集積に手間がかかり、非効率的であるという問題がある。
【０００４】
さらにまた、たとえば来訪者自身がインターホンやディスプレイを使用して担当者に連絡を取るようなシステムでは、受付けのために来訪者が行わなければならない手順が多く、手順間違いが多かったり、そのような多くの手間を取らせるのが失礼であるという問題がある。
【０００５】
さらに、受付けホールにおいて社内の内線番号を表示して来訪者に連絡を取らせるようなシステムでは、社内の情報を容易に外部に公表することになってしまうという警備上の問題がある。
【０００６】
【特許文献１】特開昭５８−１４６４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は以上のような諸問題にかんがみなされたもので、受付けホールに受付け担当者を置く必要がないとともに、来訪者の来訪のたびに出向く必要もない来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【０００８】
また本発明は、来訪者の来訪を予測可能であって、その入館および退館処理も簡単かつ確実である来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【０００９】
また本発明は、来訪者が行う処理手順を簡素化してあるとともに、担当者および受付け部署の役割も明確化して、処理の流れを円滑にすることができる来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【００１０】
また本発明は、入館を許可した来訪者のみを入館可能とする来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【００１１】
また本発明は、受付け部署が他の業務と並行して受付け処理を行うことができる来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【００１２】
また本発明は、社内の情報を容易に外部に漏らすことがない来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【００１３】
また本発明は、来訪者と面会する担当者自身が入館の手続を行うようにして、面会の確実性を確保した来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
すなわち本発明は、来訪者の氏名や来訪日時などの情報をあらかじめ登録しておくこと、この登録されたデータにもとづき来訪者の確認を行うとともに、確認された来訪者のみに入館を許可することに着目したもので、第一の発明は、来訪者の来訪を担当者に連絡するとともに、この来訪者の入館を受け付け、およびその退館を確認する来訪者受付けシステムであって、上記担当者が上記来訪者の少なくとも氏名および来訪日時を登録データとしてあらかじめ入力するための担当者端末機と、この担当者端末機からのこの登録データを記憶するとともにこの登録データを受付け部署において閲覧可能な受付け部署端末機と、上記来訪者および上記担当者が面会する受付けホールに配置してあるとともに、上記登録データを確認可能な受付けホール端末機と、この受付けホール端末機に上記担当者の担当者番号を入力することにより上記来訪者用の入館証を発行可能な印字機と、上記来訪者が来訪する上記受付けホールに配置してあるとともに、上記受付け部署にその来訪を連絡するための呼出し機と、を有し、上記受付け部署がこの呼出し機により上記来訪者の来訪を確認したときに、上記受付け部署端末機において上記入館証の発行許可データを入力可能とし、上記印字機において上記入館証を発行可能としたことを特徴とする来訪者受付けシステムである。
【００１５】
上記担当者端末機は、上記担当者の上記担当者番号をこれに入力可能とすることができる。
【００１６】
上記受付け部署端末機は、上記登録データおよび上記入館証の発行の有無を表示可能とすることにより、上記来訪者の上記入館および上記退館を確認可能であることができる。
【００１７】
上記受付けホール端末機は、上記担当者の上記担当者番号をこれに入力することにより上記来訪者の入館の処理を行うとともに、上記来訪者の来訪者番号をこれに入力することにより上記来訪者の退館の処理を行うことができる。
【００１８】
上記印字機は、上記来訪者を識別可能な来訪者番号を上記入館証に印字可能であることができる。
【００１９】
上記受付けホール端末機は、上記来訪者番号を入力することにより上記来訪者の退館を退館データとして上記受付け部署端末機に出力することができる。
【００２０】
上記呼出し機は、上記来訪者が上記受付け部署にその来訪を連絡可能な電話機であることができる。
【００２１】
第二の発明は、来訪者の来訪を担当者に連絡するとともに、この来訪者の入館を受け付け、およびその退館を確認する来訪者受付け方法であって、上記来訪者の少なくとも氏名および来訪日時を登録データとしてあらかじめ入力するための登録データ入力工程と、上記来訪者の来訪を確認したときに、上記担当者に連絡するとともに、上記来訪者用の入館証を発行を許可する発行許可データを出力する発行許可工程と、この発行許可データにもとづき上記入館証を発行する入館証発行工程と、上記来訪者の退館時に上記入館証を回収する入館証回収工程と、を有することを特徴とする来訪者受付け方法である。
【００２２】
上記入館証は、上記来訪者を識別可能な来訪者番号を有し、上記来訪者の退館時にこの来訪者番号を確認可能とすることができる。
【００２３】
第三の発明は、来訪者の入館を受け付ける来訪者受付けシステムに用いられる入館処理手順シートであって、シート状のシート本体に、上記来訪者の入館手続きの開始を確認するための入館手続き開始確認欄と、上記来訪者に面会予定の担当者の担当者番号を入力して上記来訪者の入館の処理を行うための担当者番号入力欄と、上記来訪者が入館して携帯する入館証を発行するための入館証発行確認欄と、を順番に印刷してあることを特徴とする入館処理手順シートである。
【００２４】
第四の発明は、来訪して入館した来訪者の退館を確認する来訪者受付けシステムに用いられる退館処理手順シートであって、シート状のシート本体に、上記来訪者の退館手続きの開始を確認するための退館手続き開始確認欄と、上記来訪者が入館したときに付与した来訪者番号を入力して上記来訪者の退館の処理を行うための来訪者番号入力欄と、上記来訪者の退館を確認するための退館手続き確認欄と、を順番に印刷してあることを特徴とする退館処理手順シートである。
【００２５】
上記入館証は、上記来訪者が入館中はこれを携帯するもので、退館時に退館処理を行うためものである。
上記受付け部署端末機は、各担当者からの登録データを予約確認画面として表示可能であり、その来訪日時順に表示することが望ましい。
上記受付けホール端末機は、上記予約確認画面の登録データのうち、担当者が面会する来訪者についての登録データのみを来訪者画面として表示して、担当者が来訪者のデータを確認可能であり、来訪者の入館および退館の処理を行う。
【００２６】
上記入館処理手順シートは、上記入館手続き開始確認欄、上記担当者番号入力欄および上記入館証発行確認欄のほかに、上記入館証の発行枚数を確認する発行枚数確認欄、さらに、来訪者の入館手続きを完了したという告知を行う入館手続き完了告知欄を設けることができる。
【００２７】
上記退館処理手順シートは、上記退館手続き開始確認欄、上記来訪者番号入力欄および上記退館手続き確認欄のほかに、来訪者の退館手続きを完了したという告知を行う退館手続き完了告知欄を設けることができる。
【００２８】
上記入館処理手順シートおよび上記退館処理手順シートにしたがって、キーボードなどに必要なデータを入力可能として、入館および退館処理を行うこともできるが、これらの処理手順シートにおける各欄に、バーコードないしは二次元コードなどの機械読み取り可能なコードを印刷しておき、これらのコードをバーコードリーダーないしはスキャナーなどにより機械的に読み取ることによって、入館および退館処理を実行可能とすることが望ましい。
【発明の効果】
【００２９】
本発明による来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートにおいては、来訪者の氏名や来訪日時などの情報をあらかじめ登録しておき、この登録されたデータにもとづき来訪者の確認を行うとともに、確認された来訪者のみに入館を許可するようにしたので、来訪者の来訪のたびに受付けホールに出向く必要がないことはもちろん、専任の受付け担当者をおく必要がなく、受付け部署としては、来訪者の来訪を担当者に連絡するとともに、入館証の発行の許可処理を行えば済むものである。
また、面会する担当者としては、受付け部署からの連絡を受けて、受付ホールで来訪者に会ってその来訪を確認するとともに、来訪者の入館および退館処理を行う。
さらに、来訪者としては、受付けホールで受付け部署に連絡するだけの作業でよく、その負担を軽減することができる。
【００３０】
とくに第一の発明によれば、担当者が来訪者ついての登録データを入力操作する担当者端末機と、受付け部署においてこの登録データを閲覧可能な受付け部署端末機と、担当者が受付けホールにおいてこの登録データを確認可能な受付けホール端末機と、来訪者用の入館証を発行可能な印字機と、来訪者が来訪した際に受付け部署にその来訪を連絡するための呼出し機と、を設けたので、受付け部署がこの呼出し機により来訪者の来訪を確認したときに、受付け部署端末機において入館証の発行許可データを入力可能とし、印字機において入館証を発行可能とすることができる。したがって、来訪の予定ないしその予約、そのデータの記憶および表示、来訪確認後の入館証の発行を一連の機器によるシステムとして構築することが可能となるとともに、すべてを自動的に無人で受付処理する場合に比較して、来訪者との応答には受付け部署および担当者が関わり、来訪者に関する入館および退館のデータは各機器によりこれを処理することが可能であって、従来の諸問題を解消して的確かつ円滑な受付け処理を実行することができる。
【００３１】
とくに第二の発明によれば、来訪者の少なくとも氏名および来訪日時を登録データとしてあらかじめ入力するための登録データ入力工程と、来訪者用の入館証を発行を許可する発行許可データを出力する発行許可工程と、この発行許可データにもとづき入館証を発行する入館証発行工程と、入館証を回収する入館証回収工程と、を設けたので、入館証の発行を受付け部署が管理可能で、来訪者に関する情報を把握可能であるとともに、この入館証により、来訪者の入館および退館を確認可能とすることができる。
【００３２】
とくに第三の発明によれば、入館手続き開始確認欄、担当者番号入力欄および入館証発行確認欄を順番に表示しているので、来訪者についてその入館手続きを行う担当者が迷うことなく確実に実行可能である。
【００３３】
とくに第四の発明によれば、退館手続き開始確認欄、来訪者番号入力欄および退館手続き確認欄を順番に表示しているので、来訪者についてその退館手続きを行う担当者が迷うことなく確実に実行可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
本発明は、担当者が行う来訪者の予約登録、来訪者が行う来訪の連絡、および受付け部署が行う来訪の確認と入館証の発行許可をそれぞれ行うようにしたので、各自が行う作業を合理的に分担し、それぞれへの負担を軽減するとともに、簡素化した来訪者受付けシステム、来訪者受付け方法、入館処理手順シートおよび退館処理手順シートを実現した。
【実施例】
【００３５】
つぎに本発明の実施例による来訪者受付けシステム１、来訪者受付け方法、入館処理手順シート３０および退館処理手順シート３１を図１ないし図１３にもとづき説明する。
図１は、来訪者受付けシステム１の概略ブロック図である。
来訪者受付けシステム１は、来訪者Ｃの来訪を受付け部署Ｒが同来訪者Ｃに面会予定の担当者Ｔに連絡するとともに、来訪者Ｃの入館を受け付け、およびその退館を確認するものであって、システムサーバー２と、担当者端末機３と、受付け部署端末機４と、受付けホール端末機５と、印字機６と、バーコードスキャナー７と、キーボード８と、マウス９と、電話機１０（呼出し機）と、を有する。
【００３６】
システムサーバー２は、担当者端末機３、受付け部署端末機４および受付けホール端末機５にこれを接続してあるもので、必要に応じて担当者端末機３と一体にこれを構成することもできる。
システムサーバー２は、担当者端末機３からの登録データを記憶するとともに来訪者受付けシステム１全体を制御するためのものであって、システムサーバー２に記憶した登録データを受付け部署Ｒにおいて受付け部署端末機４上において、および各担当者の担当者端末機３上においてこれを閲覧可能である。
【００３７】
担当者端末機３は、来訪者Ｃとの面会を予定している担当者Ｔが当該来訪者Ｃの少なくとも氏名および来訪日時、さらに担当者Ｔの担当者番号（一般的には、たとえば社員番号）を登録データとしてあらかじめ入力するためのものである。
【００３８】
受付け部署端末機４は、担当者端末機３からの登録データを受付け部署Ｒにおいて閲覧および管理可能とするものである。
登録データとしては、来訪者の来訪日時（予定時刻）および氏名はもとより、来訪者の会社の名称（取引先名）、人数、面談する予定の所属部署および担当者、ならびに担当者の内線など、面談の受付け管理に必要な各種データとする。
すなわち図２は、受付け部署端末機４の操作画面上に表示可能な予約確認画面１１の説明図であって、この予約確認画面１１は、各担当者Ｔからの登録データをその来訪日時順に表示可能である。
予約確認画面１１には、上記登録データのほかに、受付け部署Ｒの管理上必要な各種データを表示することが望ましい。
【００３９】
受付けホール端末機５は、来訪者Ｃおよび担当者Ｔが面会する受付けホールＨにこれを配置してある。
図３は、受付けホール端末機５の操作画面上に表示可能な来訪者画面１２の説明図であって、この来訪者画面１２により、予約確認画面１１と同様に登録データその他のデータを確認可能であるとともに、後述するように来訪者Ｃの入館および退館の処理を行う。
なお、受付ホール端末機５には、来訪者Ｃの入館および退館処理を行わない時間に、当該会社ないし団体の宣伝ビデオを放映しておくことにより、担当者Ｔに会うまでの間の来訪者Ｃの視聴に供することができる。
【００４０】
印字機６は、たとえばサーマルプリンターなど任意の印字方式のプリンターであり、これを受付けホール端末機５に接続してあって、受付けホール端末機５に担当者Ｔの担当者番号を入力することにより、担当者Ｔを特定し、この担当者Ｔが面談する来訪者Ｃ用の入館証１３をラベルあるいはタグなどの形態として発行可能なものである。
図４は、入館証１３の説明図であって、入館証１３には、印字機６が、担当者Ｔの氏名その他必要な情報とともに、来訪者Ｃを識別可能な来訪者番号１４を機械読取り可能なたとえば二次元コードなどにより印字する。
入館証１３は、来訪者Ｃが入館中はこれを携帯するもので、退館時にこの来訪者番号１４を確認して退館処理を行うためのものである。
すなわち、受付け部署端末機４は、登録データおよび入館証１３の発行の有無および来訪者番号１４を監視することにより、来訪者Ｃの入館および退館を確認可能である。
【００４１】
各種バーコードおよび二次元コードを機械的に読み取り可能なバーコードスキャナー７、ならびに各種データの入力操作が可能なキーボード８およびマウス９は、受付けホール端末機５に接続してこれを設け、必要なデータの入力ないし各種操作を可能としている。
【００４２】
電話機１０（呼出し機）は、たとえば来訪者Ｃが受付け部署Ｒにその来訪を連絡する電話機であって、来訪者Ｃが来訪する受付けホールＨに配置してある。
連絡のための番号としては、あらかじめ決められた任意の桁数の内線番号を選択してあり、来訪者Ｃはこの番号をダイヤルするだけで、受付け部署Ｒに連絡し、自分の氏名および担当者Ｔの氏名を告げて面会を要請することができる。
さらに、受付ホール端末機５や電話機１０に連動して、ビデオカメラ（図示せず）を設けておくことにより、受付け部署Ｒにおいて受付けホールＨの状況ないし来訪者Ｃの確認を行うようにすることもできる。
なお呼出し機としては、電話機１０以外にも、来訪者Ｃと受付け部署Ｒとの間の連絡が取れるものであれば、インターホンやベルなど任意のものを採用可能である。
【００４３】
図５は、来訪者受付けシステム１による来訪者受付け方法の手順を示すフローチャート図である。
図示のように、ステップＳ１において担当者Ｔが来訪者Ｃの来訪予定についての予約入力を行う（登録データ入力工程）。この入力操作は、担当者Ｔの手元にある担当者端末機３においてこれを行う。
図６は、当該来訪者受付けシステム１の予約画面１５の説明図であって、担当者Ｔは、新規予約ボタン１６を押すことにより、図７の予約入力画面１７に移行する。担当者端末機３および受付け部署端末機４のいずれにも、この予約画面１５を表示可能で、担当者Ｔおよび受付け部署Ｒにおいて受付けの予約状況を確認可能である。
なお予約画面１５には、前記登録データが表示されているとともに、その処理欄１８には、訂正ボタン１９、削除ボタン２０、退館ボタン２１さらに退館時間表示欄２２を設けてある。
【００４４】
処理欄１８は、つぎに処理する内容を表示しているもので、訂正ボタン１９および削除ボタン２０が同時に表示されかつ操作可能な状態は、予約の訂正および削除が可能な状態すなわち、来訪者Ｃがまだ実際に来訪していない状態であって、受付け部署Ｒで入館許可（後述）していない状態を示す。この訂正ボタン１９あるいは削除ボタン２０を押すことにより、予約内容（登録データ）の訂正あるいは削除を行う画面（図７の予約入力画面１７にもとづく後述の説明を参照）に移行する。
削除ボタン２０のみが表示かつ操作可能な状態は、来訪者Ｃがすでに来訪していて（すなわち、来訪者Ｃからの電話機１０による内線連絡がすでにあって）、予約の訂正はすでに実行不可能であり、受付け部署Ｒで入館許可をした状態であるが、入館証１３の発行がまだ行われていない状態を示す。この状態では、たとえば来訪者Ｃあるいは担当者Ｔのいずれかが急な用事で面談ができなくなった場合に、この削除ボタン２０を押して、予約の登録を削除することができる。
退館ボタン２１は、入館証１３を発行した状態を示す。すなわち、来訪者Ｃは入館証１３を携帯して入館しており、つぎの処理（行動）は、退館であることを示しているもので、後述する退館処理が行われると、その時刻（たとえば図示の例では、１１：５９）が退館時間表示欄２２に表示される。
なお、受付ホールＨにおける受付けホール端末機５、バーコードスキャナー７、キーボードあるいはマウスの少なくともいずれかひとつが故障するなどして、担当者Ｔが来訪者Ｃの退館処理を行うことができないような場合には、この旨の連絡を受けた受付け部署Ｒにおいて、この退館ボタン２１を押すことにより強制的に退館処理を行うことができる。
【００４５】
図７は、上記予約入力画面１７の説明図であって、担当者Ｔは、図示のような所定の事項についてデータ入力し、来訪者Ｃとの面談の予約をこの予約入力画面１７上において行う。なお担当者Ｔの内線番号は、受付け部署Ｒとの諸連絡に必要であり、必ず入力することが望ましい。
入力したデータは、予約確認画面１１あるいは来訪者画面１２に示したような少なくとも氏名および来訪日時を含む登録データとしてシステムサーバー２に記憶される。
【００４６】
受付けホールＨに来た来訪者Ｃは、電話機１０を用いて、受付け部署Ｒに内線連絡する（ステップＳ２）。
受付け部署Ｒの受付け担当者あるいは電話を受けた者が、ステップＳ３において受付け部署端末機４の予約確認画面１１上で予約を確認する。
予約がない場合には、ステップＳ４において来訪者Ｃに要件を確認し、ステップＳ５において担当者Ｔに内線連絡するとともに、予約確認画面１１の発行許可ボタン２３を押して、入館証１３の発行を許可（入館許可）する発行許可データを受付け部署端末機４において入力する（発行許可工程）。
もちろん、予約があれば上述と同様にして、担当者Ｔに内線連絡するとともに、発行許可ボタン２３を押して発行許可データを受付けホール端末機５に出力する（発行許可工程）。
【００４７】
受付け部署Ｒから連絡を受けた担当者Ｔは、受付けホールＨに出向いて来訪者Ｃと面会するとともに、入館手続きを受付けホール端末機５において行い、入館証１３を発行する（ステップＳ６）。
すなわち、図８、図９および図１０は、受付けホール端末機５上の表示画面であって、図８は、ステップＳ６における入退館画面２４の説明図、図９は、同、入館処理画面２５の説明図、図１０は、同、入館証発行画面２７の説明図である。
受付けホール端末機５の初期画面は、入退館画面２４であって、入退館画面２４において、担当者Ｔは、たとえばマウス９により「入館」ボタンをクリックすることによって、図９の入館処理画面２５に移行する。
入館処理画面２５では、担当者Ｔはその社員証に印刷されている社員番号（担当者番号）をバーコードスキャナー７により読み取ることによって、あるいはキーボード８においてキーインすることによって、受付けホール端末機５の画面に、図３の来訪者画面１２が表示される。
担当者Ｔは、来訪者画面１２で自分の面会する来訪者Ｃの登録データを確認した上で、ＯＫボタン２６を押すと、図１０の入館証発行画面２７に移行する。
入館証発行画面２７でＯＫボタン２８を押すと、印字機６が受付け部署端末機４からの発行許可データにもとづき入館証１３を発行するので（入館証発行工程）、この入館証１３を来訪者Ｃに携帯してもらう。
【００４８】
なお、来訪者Ｃが複数人の場合には、図８から図１０に示した上述の処理を繰り返すものとする。
また、同じ担当者Ｔが異なる時刻に面会するはずの来訪者Ｃがほぼ同時刻に来訪するか、あるいは来訪時刻の順序が逆になったような場合などには、図３の来訪者画面１２上で表示されている複数の来訪者Ｃのレコード（登録データ）を選択クリックするとともに、図１０の入館証発行画面２７に移行すればよい。
【００４９】
来訪者Ｃの退館時には、担当者ＴはステップＳ７において退館処理を行う。すなわち、受付けホールＨに戻った担当者Ｔは、来訪者Ｃから入館証１３を回収する（入館証回収工程）とともに、図８の入退館画面２４において、担当者Ｔは、マウス９により「退館」ボタンをクリックすることによって、図１１の退館処理画面２９に移行する。
図１１は、この退館処理を行う退館処理画面２９の説明図であって、受付けホール端末機５に来訪者番号１４を入力することにより、来訪者Ｃの退館を退館データとしてシステムサーバー２ないし受付け部署端末機４に出力する。
具体的には、担当者Ｔがバーコードスキャナー７により入館証１３の来訪者番号１４を読み取ることによって、システムサーバー２が来訪者Ｃの退館を確認し、予約確認画面１１（図２）の画面から来訪者Ｃの登録データの表示を解除する。ただし、当該来訪者Ｃの入館および退館のデータ自体は管理データとして保存されており、のちの集計処理に利用される（ステップＳ８、集計処理工程）。
【００５０】
なお、本発明（第三および第四の発明）においては、上述の入館処理および退館処理を処理手順シート上で行うように構成することもできる。
図１２は、入館処理手順シート３０の説明図、図１３は、退館処理手順シート３１の説明図である。
入館処理手順シート３０および退館処理手順シート３１は、これを受付けホールＨにおける受付けホール端末機５の近傍に準備しておくとともに、互いに分離した別々のシートにこれを構成することもできるし、あるいは一枚のシートの表裏面としてこれを構成することもできる。
【００５１】
図１２に示すように、入館処理手順シート３０は、必要な大きさに形成した合成樹脂シート材などによるシート本体３２上に入館処理の手順を順を追って示しているものであり、入館手続き開始確認欄３３と、担当者番号入力欄３４と、入館証発行確認欄３５と、発行枚数確認欄３６と、入館手続き完了告知欄３７と、を有し、各欄に手順番号３８を順次付しているとともに、矢印３９により処理手順の流れを示している。
【００５２】
入館手続き開始確認欄３３は、受付けホール端末機５における入退館画面２４（図８）に相当するものであって、機械読取り可能なコード、たとえば二次元コードにより入館手続き開始番号４０を印刷してある。
すなわち、担当者Ｔがこの入館手続き開始番号４０をバーコードスキャナー７により読み取ることによって、受付けホール端末機５は、入館手続きが行われることを認識し、担当者Ｔは、つぎの担当者番号入力欄３４に指示されている担当者番号（バーコード）の読取り操作を行うことになる。
【００５３】
すなわち担当者番号入力欄３４は、受付けホール端末機５における入館処理画面２５（図９）に相当するものであって、担当者Ｔの社員証４１に示されている、たとえばバーコードなどによる担当者番号（社員番号）をバーコードスキャナー７（図１）により読み取ることを促し、指示している。
なお、たとえば二次元コードにより「前に戻る」コード４２を印刷してあって、入館手続き開始確認欄３３に戻ることができるようになっている（以下、同様）。
【００５４】
入館証発行確認欄３５は、受付けホール端末機５における入館証発行画面２７（図１０）に相当するものであって、たとえば二次元コードにより、発行ＯＫコード４３と、上記「前に戻る」コード４２と、レコード選択コード４４と、を印刷してある。
発行ＯＫコード４３は、担当者Ｔがバーコードスキャナー７によりこれを読み取ることによって、前記印字機６が入館証１３を発行する。
レコード選択コード４４は、受付けホール端末機５における来訪者画面１２（図３）に複数の来訪者Ｃが表示されているときに、どの来訪者Ｃ（登録データ）について入館証１３を発行するかを選択するものである。もちろん、来訪者Ｃが一人であれば、レコード選択コード４４を読み取る必要はない。
【００５５】
発行枚数確認欄３６は、発行枚数ＯＫコード４５と、「前に戻る」コード４２と、枚数変更コード４６と、枚数コード４７と、を印刷してある。
発行枚数ＯＫコード４５は、発行枚数がＯＫか否かを確認するためのもので、一枚でよければここをバーコードスキャナー７により読み取れば、印字機６により入館証１３が印字発行される。
枚数を変更する場合には、枚数変更コード４６および枚数コード４７を読み取ってから発行枚数ＯＫコード４５を読み取ればよい。
【００５６】
入館手続き完了告知欄３７は、上述の発行枚数確認欄３６における操作を終了すれば、入館手続が完了したことになるという事実を担当者Ｔに知らせるものである。
【００５７】
こうした構成の入館処理手順シート３０において、担当者Ｔは、受付けホールＨにおいて来訪者Ｃと会ってその来訪を確認した上で、入館処理手順シート３０に示されている処理手順に沿って、それぞれの欄（入館手続き開始確認欄３３、担当者番号入力欄３４、入館証発行確認欄３５、発行枚数確認欄３６）におけるそれぞれの二次元コード、および社員証４１のバーコードをバーコードスキャナー７に読み取るだけで、来訪者Ｃの入館手続を行ってシステムサーバー２ないし受付け部署端末機４にその入館データを出力するとともに、印字機６から発行される入館証１３を簡単に入手することができる。
【００５８】
つぎに図１３に示すように、退館処理手順シート３１は、入館処理手順シート３０と同様に、所定の大きさのシート本体３２上に退館処理の手順を順を追って示しているもので、退館手続き開始確認欄４８と、来訪者番号入力欄４９と、退館手続き確認欄５０と、退館手続き完了告知欄５１と、を有し、各欄に手順番号３８を順次付しているとともに、矢印３９により処理手順の流れを示している。
【００５９】
退館手続き開始確認欄４８は、受付けホール端末機５における入退館画面２４（図８）に相当するものであって、機械読取り可能なコード、たとえば二次元コードにより退館手続き開始番号５２を印刷してある。
すなわち、担当者Ｔがこの退館手続き開始番号５２をバーコードスキャナー７により読み取ることによって、受付けホール端末機５は、退館手続きが行われることを認識し、担当者Ｔは、つぎの来訪者番号入力欄４９に指示されている入館証１３の来訪者番号１４
（二次元コード）の読取り操作を行うことになる。
【００６０】
すなわち来訪者番号入力欄４９は、受付けホール端末機５における退館処理画面２９（図１１）に相当するものであって、来訪者Ｃが携帯していた入館証１３に示されている来訪者番号１４をバーコードスキャナー７（図１）により読み取ることを指示している。
【００６１】
退館手続き確認欄５０は、来訪した来訪者Ｃが退館することでよろしいか否かを確認するもので、退館ＯＫ欄５３と、人数変更欄５４と、人数欄５５と、を印刷してある。
退館ＯＫ欄５３は、来訪者Ｃが退館することでよろしければ、これをバーコードスキャナー７により読み取る。
人数変更欄５４は、退館する人数を変更する場合、たとえば、３名の来訪者Ｃが来訪したが、そのうちの１名のみが退館し、他の２名がまだ館内に残るような場合に、何人が退館するかを入館証１３および人数欄５５をバーコードスキャナー７により読み取った上で、退館ＯＫ欄５３を読み取るものである。
【００６２】
こうした構成の退館処理手順シート３１において、担当者Ｔは、来訪者Ｃが退館することを確認した上で、退館処理手順シート３１に示されている処理手順に沿って、それぞれの欄（退館手続き開始確認欄４８、退館ＯＫ欄５３）における二次元コード、および来訪者番号１４の二次元コードなどをバーコードスキャナー７に読み取るだけで、受付け部署端末機４ないしシステムサーバー２に来訪者Ｃの退館データを簡単に出力することができる。
【００６３】
なお、本発明（第一および第二の発明）においては、上述の入館処理手順シート３０（図１２）や退館処理手順シート３１（図１３）に表示されている手順を参考にして、図８ないし図１１に示した受付ホール端末機５上での画面において入退館処理を行うこともできる。
また必要に応じて、図８ないし図１１に示した手順、あるいは図１２および図１３に示されている手順のうち、互いに該当するいずれかの手順を行うように操作することもできる。たとえば、入退館処理の選択を図８の入退館画面２４において行い、図９の入館処理画面２５において社員証４１の担当者番号を入力したのち、入館処理手順シート３０上の入館証発行確認欄３５の発行ＯＫコード４３をバーコードスキャナー７により読み取って、入館証１３を印字するように操作することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明の実施例による来訪者受付けシステム１の概略ブロック図である。
【図２】同、受付け部署端末機４の操作画面上に表示可能な予約確認画面１１の説明図である。
【図３】同、受付けホール端末機５の操作画面上に表示可能な来訪者画面１２の説明図である。
【図４】同、入館証１３の説明図である。
【図５】同、来訪者受付けシステム１による来訪者受付け方法の手順を示すフローチャート図である。
【図６】同、予約画面１５の説明図である。
【図７】同、予約入力画面１７の説明図である。
【図８】同、受付けホール端末機５上の入退館画面２４の説明図である。
【図９】同、受付けホール端末機５上の入館処理画面２５の説明図である。
【図１０】同、受付けホール端末機５上の入館証発行画面２７の説明図である。
【図１１】同、受付けホール端末機５上の退館処理画面２９の説明図である。
【図１２】同、入館処理手順シート３０の説明図である。
【図１３】同、退館処理手順シート３１の説明図である。
【符号の説明】
【００６５】
１  来訪者受付けシステム（実施例、図１）
２  システムサーバー
３  担当者端末機
４  受付け部署端末機
５  受付けホール端末機
６  印字機（サーマルプリンター）
７  バーコードスキャナー
８  キーボード
９  マウス
１０  電話機（呼出し機）
１１  予約確認画面（図２）
１２  来訪者画面（図３）
１３  入館証（図４）
１４  来訪者番号
１５  予約画面（図６）
１６  新規予約ボタン
１７  予約入力画面（図７）
１８  処理欄
１９  訂正ボタン
２０  削除ボタン
２１  退館ボタン
２２  退館時間表示欄
２３  発行許可ボタン（図２）
２４  入退館画面（図８）
２５  入館処理画面（図９）
２６  ＯＫボタン（図３）
２７  入館証発行画面（図１０）
２８  ＯＫボタン（図１０）
２９  退館処理画面（図１１）
３０  入館処理手順シート（図１２）
３１  退館処理手順シート（図１３）
３２  シート本体（図１２、図１３）
３３  入館手続き開始確認欄（図１２）
３４  担当者番号入力欄
３５  入館証発行確認欄
３６  発行枚数確認欄
３７  入館手続き完了告知欄
３８  手順番号
３９  矢印
４０  入館手続き開始番号
４１  社員証
４２  「前に戻る」コード
４３  発行ＯＫコード
４４  レコード選択コード
４５  発行枚数ＯＫコード
４６  枚数変更コード
４７  枚数コード
４８  退館手続き開始確認欄（図１３）
４９  来訪者番号入力欄
５０  退館手続き確認欄
５１  退館手続き完了告知欄
５２  退館手続き開始番号
５３  退館ＯＫ欄
５４  人数変更欄
５５  人数欄
Ｃ    来訪者（図１）
Ｈ    受付けホール
Ｒ    受付け部署
Ｔ    担当者
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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