(57)【要約】【課題】  予め定められた領域内に設置された画像形成装置によって画像を形成した文書の領域外への持ち出しを管理できる文書管理システムを提供する。【解決手段】  複写機１は、画像を形成するときに、セキュリティレベルを設定し、用紙に埋め込まれているＲＦＩＤチップに書き込まれている用紙ＩＤ番号と設定したセキュリティレベルとを出力し、管理サーバ４はセキュリティレベルと用紙ＩＤ番号とを対応させて用紙ＩＤセキュリティリストを作成し、ユーザ６が文書を複写機１から持出してゲート装置２を通過するときユーザが所持している文書の用紙のＲＦＩＤチップから用紙ＩＤ番号を読み出して管理サーバ４に送り、その用紙ＩＤ番号に基づいて、ゲート通過判定を行い、その結果に基づいてゲート装置２の開閉を行う。【選択図】      図２
2007066040.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め定められた領域内に設置された画像形成装置によって画像を形成したときに、画像を形成した文書を領域外に持出すのを持出し管理装置で管理し、領域内と領域外との間に設けられたゲートの開閉を制御する文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記文書の秘密保持の度合いを示すセキュリティレベルを設定するためのセキュリティレベル設定手段と、
画像が形成される用紙を識別するための用紙識別情報を予め記憶する無線タグを組み込んだ用紙に画像を形成する画像形成手段と、
前記画像形成手段によって画像を形成するときに、前記無線タグに記憶している用紙識別情報と前記設定されたセキュリティレベルとを前記持出し管理装置に出力する制御手段とを備え、
前記持出し管理装置は、
前記制御手段から出力された用紙識別情報とセキュリティレベルとを対応付けて記憶するテーブルと、
前記画像を形成した文書が前記ゲートを通過しようとするときに前記無線タグから用紙識別情報を取得し、その用紙識別情報に対応して前記テーブルに書込まれているセキュリティレベルに基づいて、文書が前記ゲートを通過するのを許容するか否かの判定を行う判定手段と、
ゲートを開閉するゲート開閉手段と、
前記判定手段から判定出力が与えられたことに応じて、前記ゲート開閉手段により前記ゲートの開閉を制御するゲート制御手段とを含む、文書管理システム。
【請求項２】
前記持出し管理装置は、
前記テーブルと、前記判定手段とを含む管理装置と、
前記ゲートと、前記ゲート開閉手段と、前記制御手段とを含むゲート装置とを備える、請求項１に記載の文書管理ステム。
【請求項３】
前記ゲート装置は複数設けられており、
前記テーブルは前記複数のゲートごとに、用紙識別情報とセキュリティレベルとを対応付けて記憶する、請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記ゲート装置は、警報手段を含み、
前記ゲート装置のゲート制御手段は、前記判定手段から前記ゲートの通過を拒否する判定出力が与えられたことに応じて、前記ゲート開閉手段により前記ゲートを閉じるように制御するとともに、前記警報手段から警報を発する、請求項２または３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記管理装置は、
日付を計数するタイマ手段と、
前記タイマ手段によって日付が更新されたことに応じて、前記テーブルに記憶されている前記用紙情報に対応する前記セキュリティレベルを変更する書込み手段を含む、請求項２から４のいずれかに記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書管理システムに関し、特に、画像形成した文書の持ち出しを管理できる文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ＩＣチップとアンテナとを内部に埋め込み、通信機能を備えた無線タグ（ＲＦＩＤ：Ｒａｄｉｏ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ  ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）は、ＩＣチップに多量の情報を記録でき、無線にて情報を非接触で送受信できるとともに、偽造が困難なためにセキュリティにも優れているという特徴がある。
【０００３】
このような無線タグを埋め込んだ用紙を用いて、作成された情報のセキュリティ管理を行う文書管理システムが特開２００５−３５０９５号公報（特許文献１）に記載されている。この文書管理システムは、複数枚数からなる印刷物を作成する際に、１頁にのみ無線タグを埋め込んだ用紙を使用して印刷するとともに、埋め込まれた無線タグと印刷した文書とを対応付けて記憶しておき、この文書をコピーするときは、読み出した無線タグの内容と、先に記憶した無線タグとが同一かを判断して、コピーの禁止や配布先を管理している。
【特許文献１】特開２００５−３５０９５号公報（段落番号００１９、図７）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載されている文書管理システムは、文書のコピー禁止や配布先を管理できるが、文書をコピーする複写機が設置されている領域から持出すのを管理することができない。
【０００５】
そこで、この発明の目的は、予め定められた領域内に設置された画像形成装置によって画像を形成した文書の領域外への持ち出しを管理できる文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明は、予め定められた領域内に設置された画像形成装置によって画像を形成したときに、画像を形成した文書を領域外に持出すのを持出し管理装置で管理し、領域内と領域外との間に設けられたゲートの開閉を制御する文書管理システムであって、画像形成装置は、文書の秘密保持の度合いを示すセキュリティレベルを設定するためのセキュリティレベル設定手段と、画像が形成される用紙を識別するための用紙識別情報を予め記憶する無線タグを組み込んだ用紙に画像を形成する画像形成手段と、画像形成手段によって画像を形成するときに、無線タグに記憶している用紙識別情報と設定されたセキュリティレベルとを持出し管理装置に出力する制御手段とを備え、持出し管理装置は、制御手段から出力された用紙識別情報とセキュリティレベルとを対応付けて記憶するテーブルと、画像を形成した文書が前記ゲートを通過しようとするときに無線タグから用紙識別情報を取得し、その用紙識別情報に対応してテーブルに書込まれているセキュリティレベルに基づいて、文書がゲートを通過するのを許容するか否かの判定を行う判定手段と、ゲートを開閉するゲート開閉手段と、判定手段から判定出力が与えられたことに応じて、ゲート開閉手段によりゲートの開閉を制御するゲート制御手段とを含む。
【０００７】
好ましくは、持出し管理装置は、テーブルと、判定手段とを含む管理装置と、ゲートと、ゲート開閉手段と、制御手段とを含むゲート装置とを備える。
【０００８】
好ましくは、ゲート装置は複数設けられており、テーブルは複数のゲートごとに、用紙識別情報とセキュリティレベルとを対応付けて記憶する。
【０００９】
好ましくは、ゲート装置は、警報手段を含み、ゲート装置のゲート制御手段は、判定手段からゲートの通過を拒否する判定出力が与えられたことに応じて、ゲート開閉手段によりゲートを閉じるように制御するとともに、警報手段から警報を発する。
【００１０】
好ましくは、管理装置は、日付を計数するタイマ手段と、タイマ手段によって日付が更新されたことに応じて、テーブルに記憶されている用紙情報に対応するセキュリティレベルを変更する書込み手段を含む。
【発明の効果】
【００１１】
この発明によれば、用紙に埋め込んだ無線タグを用いて、用紙識別情報とセキュリティレベルとを関連付けて管理することにより、予め定められた領域内に設置された画像形成装置によって画像を形成した文書の領域外への持ち出しを管理できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
図１はこの発明の一実施形態の文書管理システムの設置例を示す平面図であり、図２は文書管理システムの概略ブロック図である。
【００１３】
図１において、例えば会社などのフロア内には事務所Ａ〜Ｇと、廊下Ｈの領域が設定されている。事務所Ａ〜Ｇはそれぞれ壁面で閉鎖された領域であり、それぞれ廊下Ｈに面している。事務所Ａには画像形成装置の一例の複写機１と、管理装置としての管理サーバ４とが設置されており、事務所Ａと廊下Ｈとの間にはゲート装置２が設けられており、廊下Ｈと外部との境界にはゲート装置３が設けられている。
【００１４】
なお、管理サーバ４は事務所Ａ以外の領域に設けるようにしてもよい。なお、管理サーバ４とゲート装置２，３は持出し管理装置を構成している。
【００１５】
この発明の一実施形態では、複写機１でコピーした文書を持ち出して閲覧するのを事務所Ａ内で許容するか、あるいはフロア内の事務所Ｂ〜Ｇ内で許容するか、あるいはフロア外への持ち出しを許容するかを管理サーバ４によって管理する。管理サーバ４はコピーした文書の秘密保持の度合いを示すセキュリティレベルに応じてその文書の持ち出しを管理する。管理サーバ４と複写機１とゲート装置２，３とはＬＡＮ回線５によって接続されている。
【００１６】
なお、管理サーバ４は、複数のゲート装置２，３を管理するために設けられているが、例えば、ゲート装置２のみを設けている場合には、管理サーバ４の機能をゲート装置２に内蔵させてもよい。
【００１７】
図３は図２に示した複写機と管理サーバとゲート装置の具体的な構成を示すブロック図である。複写機１は、制御手段としてのＣＰＵ１１と、読取部１２と、ＲＯＭ１３と、ＲＡＭ１４と、ＲＦＩＤ読取部１５と、印刷エンジン制御部１６と、ＬＡＮインタフェース１７と、画像形成手段としての印刷部１８と、セキュリティレベル設定手段としての操作部１９とを含む。ＣＰＵ１１はＲＯＭ１３に記憶されているプログラムに基づいて、複写機１の全体の動作を制御し、読取部１２は原稿の画像を読取り、ＲＡＭ１４は読取られた画像データを記憶する。
【００１８】
印刷部１８は用紙トレイ１９を内蔵しており、用紙トレイ１９内には用紙識別情報としての用紙ＩＤ番号を記憶する無線タグであるＲＦＩＤチップ８を埋め込んだ用紙７が収納されている。
【００１９】
ＲＦＩＤ読取部１５は、図示しないがアンテナを有していて、無線でＲＦＩＤチップ８に記憶されているデータを読取る。印刷エンジン制御部１６は印刷部１８による印刷動作を制御する。ＬＡＮインタフェース１７は、ＬＡＮ回線５を介して管理サーバ４との間で通信を行う。操作部１９はセキュリティレベルを設定するキーやコピーの開始を指令するスタートキーなどを含む。
【００２０】
ゲート装置２はＬＡＮインタフェース２１と、ゲート制御手段としてのＣＰＵ２２と、ＲＦＩＤ読取部２３と、ゲート開閉手段としてのゲート開閉部２４と、警報手段としての警報器２５とを含む。ＬＡＮインタフェース２１はＬＡＮ回線５を介して複写機１および管理サーバ４との間で情報の送受を行う。ＣＰＵ２２はゲート開閉部２４によるゲートの開閉を制御したり、警報器２５によって警報を発する。警報は警報音あるいは警報表示であってもよい。ゲート装置３もゲート装置２と同様にして構成されている。なお、ゲート装置２，３のそれぞれには、他のゲート装置と識別するためのゲート番号が予め設定されている。
【００２１】
管理サーバ４は図３に示すように、ＬＡＮインタフェース４１と、判定手段としてのＣＰＵ４２と、テーブルとしてのＲＡＭ４３とを含み、ユーザ６による文書の持ち出しの管理を行う。ＣＰＵ４２はソフト処理による日付を計数するタイマ手段を含み、ＲＡＭ４３は後述の図８に示す用紙ＩＤセキュリティリストを記憶する。
【００２２】
図４〜図６はこの発明の一実施形態における文書管理システムの動作を説明するためのフローチャートであり、図４は複写機の印刷動作を示し、図５はゲート装置の動作を示し、図６は管理サーバの動作を示す。図７は複写機で設定されるセキュリティレベルを示し、図８は管理サーバで管理される用紙ＩＤセキュリティリストの一例を示す図である。
【００２３】
まず、ユーザは、複写機１の操作部１９を操作してセキュリティレベルの設定を行う。セキュリティレベルは、文書の閲覧を許容する場所の範囲を設定するためのものであり、図７に示すように例えば５段階のレベルＡ〜Ｅが設定可能にされている。レベルＡは、図１に示す事務所Ａ内でのみ文書の閲覧が可能であり、その設定期間は無期限である。
【００２４】
レベルＢは事務所Ａ内でのみ文書の閲覧が可能であるが、１年を経過するとレベルＤに設定するようにセキュリティを緩める条件が付けられている。レベルＣは事務所Ａ内でのみ文書の閲覧が可能であるが、１年を経過するとレベルＥに設定される。レベルＤはフロア内の事務所Ａ〜Ｇおよび廊下Ｈ内での文書の閲覧が可能であり、その設定期間は無期限である。レベルＥはフロア以外の外部に文書を持出して閲覧が可能であり、その設定期間は無期限である。これらのセキュリティレベルの設定は、ユーザ６が複写機１でコピーしようとする原稿のセキュリティの高さに応じて操作部１９を操作することで設定する。
【００２５】
図４に示すステップ（図示ではＳＰと略称する）ＳＰ１において、複写機１のＣＰＵ１１は、設定されたセキュリティレベルを複写機１のＲＡＭ１４に記憶する。ステップＳＰ２において、ユーザ６からの印刷指示を待つ。印刷指示は、例えばユーザ６によって操作部１９のコピースタートキーが操作されたか否かを判別することにより行えばよい。印刷指示がなければ、印刷指示が与えられるまで待ち、印刷指示が与えられると、ステップＳＰ３において印刷準備を行う。印刷準備は、印刷部１８の用紙トレイ１９からＲＦＩＤチップ８を埋め込んだ用紙７を所定の位置に設定することで行われる。
【００２６】
ステップＳＰ４において、印刷原稿があるか否かを判別し、印刷原稿のあることを判別すると、読取部１２によって原稿を読取り、読取った画像データをＲＡＭ１４に記憶する。そして、ステップＳＰ５において、ＲＡＭ１４に記憶した画像データを読出して印刷部１８で印刷して文書を作成し、ＲＦＩＤ読取部１５は印刷された文書の用紙７に埋め込まれているＲＦＩＤチップ８から用紙ＩＤ番号を読取る。ステップＳＰ６において、ＣＰＵ１１は読取った用紙ＩＤ番号と、既に設定されているセキュリティレベルとを管理サーバ４に伝送した後、ステップＳＰ４に戻り、再度原稿があるか否かを判別する。
【００２７】
原稿があればステップＳＰ４〜ＳＰ６の処理を繰り返し、読取った原稿の画像を用紙７に印刷して文書を作成するごとに、その用紙７の用紙ＩＤ番号とセキュリティレベルとを管理サーバ４に伝送する。印刷原稿のないことを判別したときには、一連の処理を終了し、ＬＡＮ回線５を介して管理サーバ４に対して印刷の終了を通知する。
【００２８】
管理サーバ４は、複写機１から印刷の終了の通知を受け取ると、図６に示すフローチャートに基づく処理を行う。ステップＳＰ１３において、複写機１からの情報を受信したことを判別すると、ステップＳＰ１４において、伝送された用紙ＩＤ番号と、セキュリティレベルとを認識し、ステップＳＰ１５において、図８に示すような用紙ＩＤ番号セキュリティリストを作成する。用紙ＩＤ番号セキュリティリストは、ゲート装置２とゲート装置３とに対応してＲＡＭ４３に設けられており、図８に示すように、用紙ＩＤ番号に対応して対応するゲート装置を通過できる条件が設定される。
【００２９】
図８では、ゲート装置２の通過に関して、用紙ＩＤ番号２３１に対しては、例えば５月１０日までは図７に示したレベルＡであることが設定されており、用紙ＩＤ番号２２２に対しては、制限がないことが設定されており、用紙ＩＤ番号２３４に対しては、６月１０日まではレベルＢに設定されている。ゲート装置３についても同様にして設定される。
【００３０】
ユーザ６が印刷された文書を持って複写機１の設置されている事務所Ａからゲート装置２を通って廊下Ｈへ出ようとするとき、ゲート装置２のＣＰＵ２２は図５に示すフローチャートに基づく処理を行う。すなわち、ステップＳＰ７において、ゲート装置２はゲート開閉部２４により予め開かれている。ステップＳＰ８において、ゲート装置２のＲＦＩＤ読取部２３は、ユーザ６が所持している文書の用紙７に埋め込まれているＲＦＩＤチップ８から用紙ＩＤ番号を読取る。ステップＳＰ９において、管理サーバ４に対して、ゲート装置２を示す予め定められたゲート番号と、読取った用紙ＩＤ番号とを通知する。
【００３１】
通知を受けた管理サーバ４は、ステップＳＰ１６において、ゲート装置２からの情報の受信を判別すると、ステップＳＰ１７において、送信されたゲート番号と用紙ＩＤ番号とを受け取る。ステップＳＰ１８において、図８に示す用紙ＩＤ番号セキュリティリストからゲート装置２の通過判定を行い、ステップＳＰ１９において判定結果をゲート装置２に通知する。その後、ステップＳＰ１３に戻り、複写機１から次の情報が送られてくるのを待つ。
【００３２】
ゲート装置２では、ステップＳＰ１０において、管理サーバ４からの判定結果を受信し、ゲート装置２を通過してよいことが回答されたか否かを判別し、ゲート装置２の通過が許容されていれば、ゲート装置２を開いたままとし、処理を終了する。ゲート装置２の通過が許容されていなければ、ステップＳＰ１１においてゲート装置２を閉じる。あわせてステップＳＰ１２において警報器２５から警告音を鳴らして周囲に通知する。
【００３３】
管理サーバ４は、ステップＳＰ１６において、ゲート装置２からの情報を受信していないことを判別すると、ステップＳＰ２０において、日付変更があるか否かを判別する。日付変更がなければ、ステップＳＰ１３に戻り、日付変更があればステップＳＰ２１において、用紙ＩＤセキュリティリストを更新する。
【００３４】
すなわち、日付が変わった時点で、図７に示すセキュリティレベルをすべて見直し、例えばレベルＢでは設定後１年でレベルＤにセキュリティを緩めるように条件が設定されているので、日付が変わった時点が設定後１年の時点であればセキュリティレベルの変更を行う。
【００３５】
なお、セキュリティレベルを緩める条件としては、上述のような日付に限ることなく、新聞発表や企画書提出などの条件を用いてもよい。例えば発表前であれば、ゲート装置２の通過を禁止し、事務所Ａ内でのみ印刷した文書の閲覧を許容し、発表後はゲート装置２，３の通過を許容するようにしてもよい。
【００３６】
以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示された実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】この発明の一実施形態の文書管理システムの設置例を示す平面図である。
【図２】この発明の一実施形態の文書管理システムの概略ブロック図である。
【図３】図２に示した複写機と管理サーバとゲート装置の具体的な構成を示すブロック図である。
【図４】複写機の印刷動作を示すフローチャートである。
【図５】ゲート装置の動作を示すフローチャートである。
【図６】管理サーバの動作を示すフローチャートである。
【図７】複写機で設定されるセキュリティレベルを示鈴である。
【図８】用紙ＩＤセキュリティリストの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００３８】
１  複写機、２，３  ゲート装置、４  管理サーバ、５  ＬＡＮ回線、６  ユーザ、７  用紙、８  ＲＦＩＤチップ、１１，２２，４２  ＣＰＵ，１２  読取部、１３  ＲＯＭ、１４，４３  ＲＡＭ、１５，２３  ＲＦＩＤ読取部、１６  印刷エンジン制御部、１７，２１，４１  ＬＡＮインタフェース、１８  印刷部、１９  用紙トレイ、２４  ゲート開閉部、２５  警報器。
【図１】
2007066040.tif 000003
【図２】
2007066040.tif 000004
【図３】
2007066040.tif 000005
【図４】
2007066040.tif 000006
【図５】
2007066040.tif 000007
【図６】
2007066040.tif 000008
【図７】
2007066040.tif 000009
【図８】
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