(57)【要約】      （修正有）【課題】サービス利用者端末側からサービス提供者端末側へ送信する電子文書の速報性の向上を図る一方、サービス提供者側における印刷文書の作成作業の簡易化を図る。【解決手段】文書管理システム１０は、サービス利用者端末装置１１と、コンピュータネットワーク１２を介して接続されるサービス提供者側の管理コンピュータ３０とを具備し、サービス利用者端末装置１１は、起案電子文書フォーマットを表示する表示装置２２と、起案文書データが入力される際に用いる入力装置２１と、起案電子文書ｆに基づき作成された起案決裁電子文書ｇを印刷文書にする印刷装置１６とを備え、管理コンピュータ３０は、起案電子文書ｆを保存する管理サーバシステム３３と、起案電子文書ｆをアクセス可能に設けられる出力装置３４と、起案電子文書ｆを表示し得る表示装置３５とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サービス利用者端末側によって、サービス提供者側の管理コンピュータから起案電子文書フォーマットを入力され、表示装置に表示するステップと、
上記サービス利用者端末側が、起案電子文書フォーマット画面に従い、入力された起案文書内容に基づいて起案電子文書を作成するステップと、
上記サービス利用者端末側が、サービス提供者側の管理コンピュータ側の採番手段から、上記起案電子文書に付与する固有番号を採番するステップと、
上記管理コンピュータ側が、文書管理データベースに、上記起案電子文書を保存するステップと、
上記サービス利用者端末側が、起案電子文書を元に、起案決裁電子文書を作成するステップと、
上記サービス提供者側が、印刷文書としてサービス提供者側に回付された上記起案決裁電子文書に表示された固有番号を読取り、この固有番号と一致する文書を上記文書管理データベースから検索するステップと、
上記管理コンピュータ側が、上記検索により得られた起案決裁文書を上記管理コンピュータ側の表示装置に表示するステップと、
上記サービス提供者側が、上記起案電子文書に表示された文書番号と上記印刷文書の文書番号とを比較照合するステップと、
上記サービス提供者側が、上記比較照合の結果、一致した場合に、上記サービス提供者側にて、上記印刷文書に決裁処理するステップと、
を具備することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
上記起案電子文書を作成するステップは、上記管理コンピュータ側の文書管理データベースのワークフローマニュアルによるガイダンスに従い入力されるステップを含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
上記起案電子文書に表示する固有番号を採番するステップは、上記管理コンピュータの文書管理データベースの採番マスタから採番するステップを含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項４】
上記管理コンピュータ側の採番手段から固有番号を採番するステップは、上記管理コンピュータ側の文書管理データベースの文書マスタから採番するステップを含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項５】
サービス利用者端末装置と、この端末装置にコンピュータネットワークを介して接続される、サービス提供者側の管理コンピュータとを具備し、
サービス利用者端末装置は、
管理コンピュータ側から入力された起案電子文書フォーマットを表示する表示装置と、
上記起案電子文書フォーマットに、起案文書データが入力される際に用いる入力装置と、
上記起案文書データが入力され、上記表示装置に表示された起案電子文書に基づき作成された起案決裁電子文書を印刷文書にする印刷装置とを備え、
上記管理コンピュータは、
上記起案電子文書を保存する管理サーバシステムと、
この管理サーバシステムから、上記起案電子文書をアクセス可能に設けられる出力装置と、
上記出力装置によりアクセスされた起案電子文書を表示し得る表示装置とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
上記サービス利用者端末装置は、サービス利用者端末と、起案電子文書を印刷する印刷装置とを備えたことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【請求項７】
上記採番手段は、上記起案電子文書に表示する固有番号を上記管理コンピュータの文書管理データベースの採番マスタからに採番する文書番号採番装置と、上記起案電子文書毎に固有のバーコードデータを生成して、このバーコードデータを上記起案電子文書に付与するバーコード採番装置とを備えたことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【請求項８】
上記サービス利用者端末装置は、入力装置により入力された文書データを保存する端末サーバシステムを備えたことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【請求項９】
上記印刷装置は、起案電子文書とともに、当該起案電子文書の固有のバーコードが付与されて印刷されるようにしたことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、コンピュータ間をコンピュータネットワークで接続し、コンピュータ相互間で電子文書を送受信するにあたって、文書の作成および管理に適する文書管理方法および文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、この種の文書管理システムは、サービス提供者側の文書管理コンピュータによる事務処理手続きを、利用者側である決済申請者にて作成される電子文書に固有の文書識別記号を用いて表示することにより、特定の電子文書であることを容易に判定することができる技術が実用化されている。
【０００３】
このような文書管理システムとして、特開２００２−１９７４０４号公報（［特許文献１］参照）に開示されたものがある。
【０００４】
この文書管理システム１によれば、図６に示すように、サービス提供者側の文書管理コンピュータ２、文書識別記号リーダ（図示せず）および文書管理データベース３と、サービス提供を受ける利用者側にて印刷文書としての領収書４に識別情報として、固有の識別記号ラベル５を物理的に添付している識別記号ラベル５の識別記号にバーコードが用いられている。
【０００５】
この識別記号ラベル５が添付された領収書４は、サービス利用者側にて印刷文書として作成し、サービス提供者側へ物理的に送付されるようになっている。
【０００６】
一方、サービス利用者端末６は、文書データｘにより、図示しない電子文書である領収書４の情報がコンピュータネットワーク７を介して文書管理コンピュータ１側へ送信されるようになっている。
【０００７】
文書管理コンピュータ２は、サービス利用者端末６側から送信される文書データｘを受信する一方、この文書データｘを出力して文書管理データベース３に保存されるようになっている。
【０００８】
また、利用者側においては、サービス利用者端末６にて作成される文書データｘには、サービス利用者端末６にて固有の文書識別記号が付加されるようになっている。
【０００９】
また、利用者側において、文書としての領収書４を作成すると共に、この領収書４に識別記号ラベル５を添付して、サービス提供者側へ社内便等の現物送付手段にて送付されるようになっている。
【００１０】
更に、サービス提供者側の文書管理データベース３には、サービス利用者端末６側からサービス提供者側へ送信される文書データｘが保存されるようになっている。
【００１１】
従って、サービス利用者端末６側から送信される文書データｘを受信するサービス提供者側は、文書データｘに含まれる、図示しない電子文書である領収書に付加された識別記号ラベル５の識別記号と、利用者側から前もって物理的に送付された印刷文書である領収書４に添付されたバーコードとを比較照合して一致することを確認することができるようになっている。
【特許文献１】特開２００２−１９７４０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
従来の文書管理システム１の構成によれば、サービス利用者端末６からサービス提供者側の文書管理コンピュータ２へ領収書４の文書データｘを電子文書として送信する一方で、文書としての領収書４を印刷すると共に、この印刷された領収書４に識別記号ラベル５を物理的に添付してサービス提供者側へ送付することにより行なわれていた。
【００１３】
従って、コンピュータネットワークを用いて、電子文書データを送受信することを可能とする一方で、利用者側にて、印刷文書を作成すると共に、識別記号ラベル５の添付作業を行なわねばならず、利用者側にとって手間を要する文書管理システムであった。
【００１４】
本発明は、上記の事情に鑑みてなされたもので、サービス利用者端末側からサービス提供者端末側へ電子文書による速報性の向上を図る一方、サービス提供者側における印刷文書の作成作業の簡易化を図ることができる文書管理方法および文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
上記目的を達成するために、本発明によれば、サービス利用者端末側によって、サービス提供者側の管理コンピュータから起案電子文書フォーマットを入力され、表示装置に表示するステップと、サービス利用者端末側が、起案電子文書フォーマット画面に従い、入力された起案文書内容に基づいて起案電子文書を作成するステップと、サービス利用者端末側が、サービス提供者側の管理コンピュータの採番手段から、起案電子文書に付与する固有番号を採番するステップと、管理コンピュータ側が、文書管理データベースに、起案電子文書を保存するステップと、サービス利用者端末側が、起案電子文書を元に、起案決裁電子文書を作成するステップと、サービス提供者側が、印刷文書としてサービス提供者側に回付された起案決裁電子文書に表示された固有番号を読み取り、この固有番号と一致する文書を上記文書管理データベースから検索するステップと、管理コンピュータ側が、検索により得られた起案決裁文書を管理コンピュータ側の表示装置に表示するステップと、サービス提供者側が、起案電子文書に表示された文書番号と印刷文書の文書番号とを比較照合するステップと、サービス提供者側が、比較照合の結果、一致した場合に、サービス提供者側にて、印刷文書に決裁処理するステップと、を具備することを特徴とする文書管理方法を提供する。
【００１６】
上記目的を達成するために、本発明によれば、サービス利用者端末装置と、この端末装置にコンピュータネットワークを介して接続される、サービス提供者側の管理コンピュータとを具備し、サービス利用者端末装置は、管理コンピュータ側から入力された起案電子文書フォーマットを表示する表示装置と、起案電子文書フォーマットに、起案文書データが入力される際に用いる入力装置と、起案文書データが入力され、表示装置に表示された起案電子文書に基づき作成された起案決裁電子文書を印刷文書にする印刷装置とを備え、管理コンピュータは、起案電子文書を保存する管理サーバシステムと、この管理サーバシステムから、起案電子文書をアクセス可能に設けられる出力装置と、出力装置によりアクセスされた起案電子文書を表示し得る表示装置とを備えたことを特徴とする文書管理システムを提供する。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、印刷文書を用いる場合に、当該印刷文書と同一内容の電子文書を併用したことによって、サービス利用者端末側からの電子文書による速報性の向上と、サービス提供者側での印刷文書の作成作業の簡易化を図ることができる文書管理方法および文書管理システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
本発明に係る文書管理システムの実施形態について、添付図面を参照して説明する。
【００１９】
図１は、本発明の文書管理システム１０の実施形態を示す概要図である。
【００２０】
図２は、文書管理システム１０に用いる申請者端末１５の表示装置２２に目視表示される画面例を示す図である。図３は、文書管理システム１０に用いる申請者端末１５の表示装置２２における回付先の設定時に表示される画面例を示す図である。図４は、文書管理システム１０に用いる申請者端末１５の表示装置２２に目視表示される起案にかかる帳票の画面例を示す図である。
【００２１】
文書管理システム１０は、例えば自治体行政事務を司る担当部門に設置され、起案申請者（決裁申請者）と起案決裁者（決裁者）との間での文書のやり取りを行うシステムとなっている。
【００２２】
この文書管理システム１０は、所望文書の決裁を申請するサービス利用者（以下、決裁申請者という。）側のサービス利用者端末装置（以下、申請者端末装置という。）１１と、この申請者端末装置１１にコンピュータネットワーク１２を介して接続され、所望文書の決裁申請を受け付けるサービス提供者管理コンピュータ装置（以下、管理コンピュータ装置という。）１３と、から構成される。
【００２３】
申請者端末装置１１は、申請者端末１５および印刷装置１６とから構成される。
【００２４】
申請者端末１５は、端末サーバシステム２０と、この端末サーバシステム２０へ起案電子文書ｆを作成するための入力装置２１と、起案電子文書フォーマットデータａをベースとして作成された起案電子文書ｆを表示する表示装置２２とから構成される。
【００２５】
起案電子文書ｆは、図２に示すように、申請者端末１５側における必要入力事項としての複数の必須入力部欄ｆ１〜ｆ８およびｆ１０〜ｆ１４が設けられ、決裁者側における入力事項として、決済日入力欄ｆ９が設けられる。この決済日入力欄ｆ９には、決裁者が決済を行うと自動的にその日付が入力される。
【００２６】
起案電子文書ｆの各入力欄には、具体的には、申請者端末１５側にて入力する、起案日入力欄ｆ１，印刷様式入力欄ｆ２，決裁区分入力欄ｆ３，担当者名入力欄ｆ４，電話番号入力欄ｆ５，文書件名入力欄ｆ６，伺い文入力欄ｆ７および別添事項入力欄ｆ８，担当部門入力欄ｆ１０，処理期限入力欄ｆ１１，公開区分入力欄ｆ１２，文書番号入力欄ｆ１３，簿冊番号入力欄ｆ１４および文書件名入力欄ｆ６と、決裁者側の管理コンピュータにて入力する、決裁日入力欄ｆ９とがそれぞれ設けられる。そして、濃い網掛けを施した起案日入力欄ｆ１，印刷様式入力欄ｆ２，決裁区分入力欄ｆ３，担当者名入力欄ｆ４，電話番号入力欄ｆ５，文書件名入力欄ｆ６，伺い文入力欄ｆ７および別添事項入力欄ｆ８のみを決済申請者側の必須入力項目としても良い。また、担当部門入力欄ｆ１０は、ログインしたらログインした者の所属が自動的に表示されるようにしても良い。
【００２７】
入力装置２１は、管理コンピュータ装置１３側から起案電子文書フォーマットデータｂを呼び出し、表示装置２２へ送信する機能を有する。
【００２８】
すなわち、入力装置２１は、決裁文書を作成するに際して、図１に示すように、申請手続データａを入力し、管理コンピュータ３０側へ送信することができる。
【００２９】
更に、入力装置２１は、起案文書の内容を起案電子文書フォーマットに入力し、管理コンピュータ装置１３側へ送信する機能を有する。
【００３０】
端末サーバシステム２０は、入力装置２１から入力された起案内容を起案電子文書ｆとしてのデータを保存し、入力装置２１から検索可能に設けられる。
【００３１】
印刷装置１６は、図２に示すように、申請者側にて入力が完了した起案電子文書ｆに基き作成された後述する起案決裁電子文書ｇを印刷して印刷文書（図示せず）を作成するために設けられる。
【００３２】
次に、管理コンピュータ装置１３について説明する。
【００３３】
管理コンピュータ装置１３は、管理コンピュータ３０とバーコード読取装置３１とから構成される。
【００３４】
管理コンピュータ３０は、管理サーバシステム３３と、この管理サーバシステム３３側から各種の電子文書データを出力する出力装置３４と、この出力された各種のデータを画面表示し得る表示装置３５とを備えている。
【００３５】
管理サーバシステム３３は、各種データを保存する文書管理データベース（以下、文書管理ＤＢという。）３６と、申請者端末１５の操作により、電子文書毎に固有の番号データを採番する採番手段３７と、各種の演算処理を行なう演算処理装置３８とを備えている。
【００３６】
文書管理ＤＢ３６は、起案電子文書ｆを保存する文書データ保存部３９，採番マスタ４０，文書マスタ４１およびワークフローマニュアル４２を備えている。
【００３７】
文書データ保存部３９は、申請者端末装置１１側から送信された起案電子文書ｆを保存するものである。
【００３８】
採番マスタ４０は、申請者端末１５が操作されることにより、固有番号となるバーコードデータｄが生成され、申請者端末１５側へ送信するようになっている。
【００３９】
文書マスタ４１は、申請者端末１５が操作されることにより、固有番号となる文書番号データｃが生成され、申請者端末装置１１側へ送信するようになっている。
【００４０】
また、文書マスタ４１は、電子文書による起案電子文書フォーマットデータａを常時保存し、申請者端末１５側から、申請手続データａが送信されることにより、この起案電子文書フォーマットデータｂが管理コンピュータ３０側から申請者端末１５側へ送信されるようにもなっている。
【００４１】
ワークフローマニュアル４２は、申請者端末１５側から起案電子文書フォーマットデータｂが送信されることにより、申請者端末１５の表示装置２２に表示される起案電子文書フォーマットへ入力する手順を、例えば画像表示によりガイダンスするプログラムを備えている。具体的には、図２の起案電子文書ｆに設けられる複数のアイコンの内、「フロー設定」アイコンボタンが決済申請者によってクリックされると、図３に示す画面が立ち上がり、決済申請者が電子的に回付先を設定できる回付先設定電子文書ｈを表示することができる。
【００４２】
この図３に示す回付先設定電子文書ｈには、決済区分ｌ１，起案元ｌ２，決裁者ｌ３，公印ｌ４および施工者ｌ５のそれぞれの入力欄ｍ１〜ｍ５が設けられる。申請者は、決裁者である回付先と必要事項を入力することにより、回付先へ送信することができるようになっている。
【００４３】
管理サーバシステム３３の採番手段３７は、文書番号採番装置４３およびバーコード採番装置４４を備えている。
【００４４】
これらの各採番装置、文書番号採番装置４３およびバーコード採番装置４４は、申請者端末１５側からの採番操作により、それぞれ異なった固有の文書番号およびバーコードが生成され、これらの文書番号およびバーコードが申請者端末１５からの申請手続データａの受信毎に、申請者端末１５へ送信される起案電子文書フォーマットデータｂに付加されるようになっている。
【００４５】
文書番号採番装置４３は、起案文書毎に固有の文書番号データｃを生成して、起案電子文書ｆに付与する機能を備えている。
【００４６】
バーコード採番装置４４は、起案文書毎に固有のバーコードデータｄを生成して、起案電子文書フォーマットデータｂに付与する機能を備えている。このバーコードデータｄの生成は、“組織―年度―文書記号（総務第○△など）―文書番号”の組合せをとることによって一意に特定できることとなる。組織と年度が異なれば同じ文書番号を持つものが複数ありえるからである。従って、文書番号以外の部分のバーコードデータｄも文書番号と併せてバーコードとする必要がある。それ以外のバーコードデータｄの生成としては、バーコード専用番号をシーケンシャルに採番し、文書番号とのマッピングテーブルを持たせ、検索の際にこのバーコード専用番号を参照して、文書番号を導くことできるという方法もある。
【００４７】
一方、管理サーバシステム３３の演算処理装置３８は、出力装置３４が、申請者端末１５側から出力される申請手続データａを受信することにより、採番手段３７側へ採番指令信号ｅを発信するようになっている。
【００４８】
出力装置３４は、管理サーバシステム３３の演算処理装置３８および表示装置３５側に接続され、出力装置３４の操作により、各種データのアクセスが可能であると共に、表示装置３５へ出力データが表示できるようになっている。
【００４９】
表示装置３５は、申請者端末１５にて入力された起案文書事項の入力が完了した時点で、図４に示すように、起案票となる起案決裁電子文書ｇが画面表示されるようになっている。
【００５０】
管理コンピュータ３０の表示装置３５には、申請者端末１５にて入力された起案電子文書ｆの内容を基礎とした起案決裁電子文書ｇが表示されるようになっている。
【００５１】
起案決裁電子文書ｇは、起案電子文書ｆの内容として、申請者端末１５側にて入力された必須入力欄ｆ１〜ｆ８およびｆ１０〜ｆ１４と、決裁者側にて入力された決済日入力欄ｆ９のデータが反映された、起案電子文書ｆとは別フォーマットの電子文書である。
【００５２】
起案決裁電子文書ｇには、管理コンピュータ３０側にて自動的に採番する固有のバーコードを表示するバーコード表示欄ｇ１と、複数の入力欄が設けられる。
【００５３】
この起案決裁電子文書ｇの各入力欄には、具体的には図４に示すように、決裁者側にて入力する、文書番号表示欄ｇ２，起案日入力欄ｇ３，収受日入力欄ｇ４，決裁日入力欄ｇ５，施行日入力欄ｇ６，担当部門入力欄ｇ７，文書種別入力欄ｇ８，決裁区分入力欄ｇ９およびその他の入力欄群ｇ１０がそれぞれ目視で判別できるように表示される。
【００５４】
また、他の入力欄群ｇ１０には、申請者端末装置１１側の印刷装置１６により紙等のシートに印刷された印刷文書の状態で回付された際に、決裁者による必要事項の書き込みや決裁捺印が可能なように空欄になっている。
【００５５】
バーコード読取装置３１は、決済申請者側から送付された印刷文書に表示されたバーコードを読み取るものである。
【００５６】
このバーコード読取装置３１は、バーコードを読み取ることによって、管理サーバシステム３３の文書管理ＤＢ３６に先に保存された起案電子文書ｆの入力データが、管理コンピュータ３０の表示装置３５に目視表示されるようになっている。
【００５７】
また、バーコード読取装置３１は、印刷文書のバーコードを読み取ることにより、起案起案電子文書ｆに付与された、バーコードに対応する文書番号が読み取れるようになっている。
【００５８】
管理サーバシステム３３の文書管理ＤＢ３６の文書データ保存部３９には、先にバーコードが付与された起案電子文書ｆが保存されており、このバーコードを読み取ることにより、対応する文書番号の起案電子文書ｆが特定できるようになっている。
【００５９】
従って、決裁者側において、先に送付された印刷文書に表示された文書番号と、表示装置３５に表示された起案電子文書ｆの文書番号が一致するか否かを目視により確認することができる。
【００６０】
次に、文書管理システム１０の作用を、決済申請者側が、申請者端末１５により起案してから、決裁者が管理コンピュータ３０による決裁までのステップを、図１〜図５を参照しながら説明する。
【００６１】
申請者端末１５側の入力装置２１を操作して、管理コンピュータ装置１３側の管理コンピュータ３０から起案電子文書フォーマットデータｂを入力し、表示装置３５に起案電子文書ｆのフォーマットを目視表示する＜ステップ１＞。
【００６２】
申請者端末１５の表示装置２２に目視表示される起案電子文書ｆのフォーマット画面を見ながら、起案文書内容を入力装置２１を操作して画面入力し、起案電子文書ｆを作成する＜ステップ２＞。
【００６３】
その際に、文書管理データベース３６のワークフローマニュアル４２から出力される画像表示のガイダンスに従い入力操作する。
【００６４】
この入力操作により、管理コンピュータ３０の採番手段３７が作用して、起案電子文書ｆへ付与する文書番号を採番する。
【００６５】
なお、文書番号の採番と同時に、この文書番号に対応したバーコードが自動的に付与される＜ステップ３＞。
【００６６】
管理コンピュータ３０側の文書管理ＤＢ３６に、起案電子文書ｆを保存する＜ステップ４＞。
【００６７】
申請者端末１５にて、保存された起案電子文書ｆを元に、起案決裁電子文書ｇを作成し、回付先（決裁者）へ回付する。この起案決済電子文書ｇは、起案電子文書ｆと同一としても良く、その場合はステップ５が不要となる＜ステップ５＞。
【００６８】
作成された起案決裁電子文書ｇを印刷文書にする＜ステップ６＞。
【００６９】
管理コンピュータ装置１３のバーコード読取装置３１により、当該バーコードが付与された文書データを文書管理ＤＢ３６にて検索する＜ステップ７＞。
【００７０】
この検索した起案電子文書ｆを管理コンピュータ３０の表示装置３５に画面表示する＜ステップ８＞。
【００７１】
決裁者側にて、起案電子文書ｆに表示された文書番号と、印刷文書に表示された文書番号とを比較照合し、一致を確認する＜ステップ９＞。
【００７２】
両文書番号の一致を確認後、決裁者側にて、印刷文書に必要事項を記入すると共に、決裁捺印等の決裁処理をする＜ステップ１０＞。
【００７３】
そして、決裁処理される印刷文書を決済申請者側へ回付する＜ステップ１１＞。
【００７４】
なお、＜ステップ９＞において、起案電子文書ｆと印刷文書のそれぞれに付与された文書番号の一致が確認できなかった場合には、決裁者側から決裁申請者側へ＜ステップ３＞から操作をやり直すべく、別途通報手段にて通報する。
【００７５】
文書管理システム１０によれば、上記＜ステップ１＞〜＜ステップ１１＞を経ることにより、決済申請者側の申請者端末１５からの決裁申請に対して、決裁者側の管理コンピュータ３０による決裁手続きを完了させることができる。
【００７６】
この文書管理システム１０によれば、印刷文書の作成にあたって、起案電子文書ｆの段階で決裁者側へ前もって電子送信する一方で、起案電子文書ｆを元に作成される起案決裁電子文書ｇを印刷文書にし、決裁者側へそのまま回付すればよいことから、決済申請者側にとってその手続き作業が簡素化され、甚だ便利な文書管理システムが提供できる。
【００７７】
また、文書管理システム１０によれば、起案文書に付与する固有の番号として、文書番号およびバーコードを採用したが、文書番号は、必ずしも必要でなく、バーコード単独またはバーコードデータｄに文書番号機能を付与した番号または記号であってもよい。
【００７８】
更に、本発明の文書管理システム１０によれば、印刷文書で決裁を実行するにあたって、その手続きに電子文書を併用したから、電子文書特有の速報性と相俟って、決裁者側へは決裁の予告機能が働き、特に重要決裁案件を扱う場合には、決裁者側にとって極めて有用となる。
【００７９】
更にまた、決裁案件が定常的に扱われる場合には、事務処理効率が一層向上することになり、これが電子政府・電子自治体において電子文書システムとして採用された場合には、大量の公示図面等紙文書や公印を伴なう文書であっても、確実且つスピーディに文書決裁が可能となり、すこぶる有用な文書管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００８０】
【図１】本発明に係る文書管理システムの概要図。
【図２】本発明に係る文書管理システムに用いる申請者端末の表示装置に目視表示される画面例を示す図。
【図３】本発明に係る文書管理システムに用いる申請者端末の表示装置における回付先の設定時に目視表示される画面例を示す図。
【図４】本発明に係る文書管理システムに用いる申請者端末の表示装置に目視表示される起案に係る帳票の画面例を示す図。
【図５】本発明に係る文書管理方法を実施するステップを示すフロー図。
【図６】従来の文書管理システムの概要図。
【符号の説明】
【００８１】
１０  文書管理システム
１１  申請者端末（サービス利用者端末）装置
１２  コンピュータネットワーク
１３  管理コンピュータ（サービス提供者管理コンピュータ）装置
１５  申請者端末（サービス利用者端末）
１６  印刷装置
２０  端末サーバシステム
２１  入力装置
２２，３５  表示装置
３０  管理コンピュータ（サービス提供者管理コンピュータ）
３１  バーコード読取装置
３３  管理サーバシステム
３４  出力装置
３６  文書管理ＤＢ（データベース）
３７  採番手段
３８  演算処理装置
３９  文書データ保存部
４０  採番マスタ（自動バーコード付与ソフトウェア）
４１  文書マスタ（自動文書番号付与ソフトウェア）
４２  ワークフローマニュアル（入力操作マニュアルソフトウェア）
４３  文書番号採番装置
４４  バーコード採番装置
ａ  申請手続データ
ｂ  起案電子文書フォーマットデータ
ｃ  文書番号データ
ｄ  バーコードデータ
ｅ  採番指令信号
ｆ  起案電子文書
ｆ１  起案日入力欄
ｆ２  印刷様式入力欄
ｆ３  決裁区分入力欄
ｆ４  担当者名入力欄
ｆ５  電話番号入力欄
ｆ６  文書件名入力欄
ｆ７  伺い文入力欄
ｆ８  別添事項入力欄
ｆ９  決裁日入力欄
ｆ１０  担当部門入力欄
ｆ１１  処理期限入力欄
ｆ１２  公開区分入力欄
ｆ１３  文書番号入力欄
ｆ１４  簿冊番号入力欄
ｇ  起案決裁電子文書
ｇ１  バーコード表示欄
ｇ２  文書番号表示欄
ｇ３  起案日入力欄
ｇ４  収受日入力欄
ｇ５  決裁日入力欄
ｇ６  施行日入力欄
ｇ７  担当部門入力欄
ｇ８  文書種別入力欄
ｇ９  決裁区分入力欄
ｇ１０  他の入力欄群
ｈ  回付先設定電子文書
【図１】
2007122445.tif 000003
【図２】
2007122445.tif 000004
【図３】
2007122445.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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