(57)【要約】【課題】  ＩＴスキルが未熟なオペレータでもシステムの操作部を介して、ジョブの指示の受け取り、処理、結果報告等を簡易に行うことができ、ワークフローを効率よく進捗させることができる文書処理システム、文書処理装置、文書処理方法及びプログラムを提供する。【解決手段】  文書処理ジョブの進捗を集中管理するワークフローサーバ４と、ジョブを実行するＭＦＰ−Ａ５とがネットワークを介して接続されている。ＭＦＰ−Ａ５は、ジョブをワークフローサーバ４から電子メールで受信する。オペレータ操作に基づいてジョブが実行されると、返信メールで実行結果をワークフローサーバ４に返信する。一方、ワークフローサーバ４は、文書処理ジョブの各ジョブを、実行すべきデバイスに対して電子メールで送信し、送信先のデバイスから実行結果を返信メールとして受信する。そして、返信メールに含まれたジョブの実行結果に基づいて、ジョブの処理工程を進捗させる。【選択図】  図５
2007122091.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の処理工程から構成される文書処理ジョブの進捗を集中管理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバにネットワークを介して接続され、前記処理工程を実行するための少なくとも１つ以上の文書処理デバイスと、を備える文書処理システムであって、
前記文書処理デバイスは、
オペレータによる操作を受け付ける操作手段と、
自デバイスで処理するジョブを前記ワークフローサーバから電子メールで受信するジョブ受信手段と、
受信した前記ジョブに関する情報を表示するジョブ表示手段と、
オペレータが前記操作手段で行った操作に基づいて前記ジョブを実行するジョブ実行手段と、
前記ジョブの実行結果を、前記ジョブ受信手段によって受信された前記電子メールに対する返信メールとして、前記ワークフローサーバに返信する返信手段とを備え、
前記ワークフローサーバが、
前記文書処理ジョブを構成する複数の処理工程のそれぞれを実行させるためのジョブを、実行すべき文書処理デバイスに対して電子メールを用いてそれぞれ送信するジョブ送信手段と、
前記電子メールの送信先の文書管理デバイスから前記ジョブの実行結果を返信メールとして受信するメール受信手段と、
前記返信メールに含まれた前記ジョブの実行結果に基づいて、該ジョブの処理工程を進捗させる工程進捗手段とを備える
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項２】
前記文書処理ジョブを構成する複数の処理工程のそれぞれには、それぞれの処理工程を担当するオペレータが割り当てられており、
前記文書処理デバイスが、
オペレータの識別情報を入力する入力手段と、
前記ジョブ受信手段が受信した前記電子メールが、自デバイスで処理する処理工程の担当オペレータ宛のものであるか否かを前記識別情報に基づいて判定する判定手段とをさらに備え、
前記ジョブ表示手段は、前記判定手段により前記電子メールが担当オペレータ宛のものであると判定した場合、該電子メールに含まれるジョブに関する情報を表示する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
【請求項３】
ネットワークで接続された第１の外部装置から、特定のオペレータ宛のジョブを電子メールで受信する受信手段と、
前記特定のオペレータ宛てのジョブを少なくとも１つ以上保持する保持手段と、
前記ジョブを実行するオペレータを識別する識別手段と、
前記保持手段が保持するジョブのうち、前記識別手段で識別されたオペレータ宛てのジョブに関する情報を表示する表示手段と、
前記表示手段で表示された情報に基づいて前記オペレータが指示したジョブを実行する実行手段と、
前記ジョブの実行結果を第２の外部装置に電子メールで送信する送信手段と
を備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項４】
前記第１の外部装置と前記第２の外部装置が同一の装置であって、
前記送信手段が、受信手段によって前記第１の外部装置から受信した電子メールに対する返信メールとして、前記ジョブの実行結果を前記第２の外部装置に送信する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記表示手段は、前記識別手段で識別されたオペレータが、前記受信手段で受信した電子メールの宛先のオペレータと一致する場合に、該オペレータ宛のジョブに関する情報を表示することを特徴とする請求項３又は４に記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記送信手段が、前記受信手段で受信した電子メールの宛先のオペレータであって、前記実行手段により前記ジョブの実行を指示したオペレータの識別情報を前記電子メールに含ませて送信することを特徴とする請求項５に記載の文書処理装置。
【請求項７】
前記実行手段によって実行された前記ジョブの実行結果に関するコメントを前記オペレータに入力させるコメント入力手段をさらに備え、
前記送信手段は、前記コメント入力手段によって入力されたコメントを前記電子メールに含ませて送信する
ことを特徴とする請求項６に記載の文書処理システム。
【請求項８】
前記受信手段によって受信された前記ジョブに関する情報には、文書のスキャンを行うためのカラー読み取り／白黒読み取りを含むスキャンモードが含まれており、前記実行手段は、該スキャンモードのうち前記オペレータが指示したスキャンモードに従って、前記文書のスキャンを行うことを特徴とする請求項３から７までのいずれか１項に記載の文書処理装置。
【請求項９】
前記受信手段が、複数のオペレータに対応する複数のメールアドレス宛ての電子メールを受信することを特徴とする請求項３から８までのいずれか１項に記載の文書処理装置。
【請求項１０】
前記識別手段によって識別されたオペレータの識別情報が無効化された場合、前記保持手段が、保持している少なくとも１つ以上のジョブの中から、該オペレータ宛のジョブを削除することを特徴とする請求項３から８までのいずれか１項に記載の文書処理装置。
【請求項１１】
前記受信手段によってメールサーバ経由で受信された特定のオペレータ宛ての電子メールが、前記実行手段で未実行のジョブに対応する電子メールである場合、該電子メールを前記メールサーバからは削除しないことを特徴とする請求項３から１０までのいずれか１項に記載の文書処理装置。
【請求項１２】
前記実行手段が、所定原稿のスキャンを行うことを特徴とする請求項３から１１までのいずれか１項に記載の文書処理装置。
【請求項１３】
前記実行手段が、所定文書のプリントを行うことを特徴とする請求項３から１１までのいずれか１項に記載の文書処理装置。
【請求項１４】
前記受信手段によって受信された前記ジョブに関する情報には、文書のプリントを行うためのプリント文書特定情報が含まれており、前記実行手段によってプリントが実行された場合に、該プリント文書特定情報を前記第２の外部装置に送信する第２の送信手段と、
前記第２の送信手段で送信された前記プリント文書特定情報に対応するプリントデータを、該第２の外部装置から受信する第２の受信手段とをさらに備え、
前記実行手段が、前記第２の受信手段で受信された前記プリントデータをプリントすることを特徴とする請求項１３に記載の文書処理装置。
【請求項１５】
前記プリント文書特定情報には、プリントを行うための紙サイズや片面印刷／両面印刷を含む画像形成モードが記載されており、
前記実行手段は、前記画像形成モードに従って前記プリントデータをプリントすることを特徴とする請求項１４に記載の文書処理装置。
【請求項１６】
複数の処理工程から構成される文書処理ジョブの進捗を集中管理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバにネットワークを介して接続され、前記処理工程を実行するための少なくとも１つ以上の文書処理デバイスと、を備える文書処理システムにおける文書処理方法であって、
前記文書処理デバイスにおいて、
オペレータによる操作を受け付ける操作工程と、
自デバイスで処理するジョブを前記ワークフローサーバから電子メールで受信するジョブ受信工程と、
受信した前記ジョブに関する情報を画面表示するジョブ表示工程と、
オペレータが前記操作工程で行った操作に基づいて前記ジョブを実行するジョブ実行工程と、
前記ジョブの実行結果を、前記ジョブ受信手段によって受信された前記電子メールに対する返信メールとして、前記ワークフローサーバに返信する返信工程とを有し、
前記ワークフローサーバが、
前記文書処理ジョブを構成する複数の処理工程のそれぞれを実行させるためのジョブを、実行すべき文書処理デバイスに対して電子メールを用いてそれぞれ送信するジョブ送信工程と、
前記電子メールの送信先の文書管理デバイスから前記ジョブの実行結果を返信メールとして受信するメール受信工程と、
前記返信メールに含まれた前記ジョブの実行結果に基づいて、該ジョブの処理工程を進捗させる工程進捗工程とを有する
ことを特徴とする文書処理方法。
【請求項１７】
第１の外部装置にネットワークで接続された文書処理装置における文書処理方法であって、
前記第１の外部装置から特定のオペレータ宛のジョブを電子メールで受信する受信工程と、
前記特定のオペレータ宛てのジョブを保持手段に少なくとも１つ以上保持する保持工程と、
前記ジョブを実行するオペレータを識別する識別工程と、
前記保持手段が保持するジョブのうち、前記識別工程で識別されたオペレータ宛てのジョブに関する情報を画面表示する表示工程と、
前記表示工程で表示された情報に基づいて前記オペレータが指示したジョブを実行する実行工程と、
前記ジョブの実行結果を第２の外部装置に電子メールで送信する送信工程と
を有することを特徴とする文書処理方法。
【請求項１８】
請求項１６に記載の文書処理方法を、複数の処理工程から構成される文書処理ジョブの進捗を集中管理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバにネットワークを介して接続され、前記処理工程を実行するための少なくとも１つ以上の文書処理デバイスに実行させるためのプログラム。
【請求項１９】
請求項１７に記載の文書処理方法を、第１の外部装置にネットワークで接続された文書処理装置に実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、発注者から電子的に受け付けたスキャン、プリント製本、コピー製本等のオーダーを受け付けて動作する文書処理システム、文書処理装置、文書処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、企業の集中コピー室／印刷センター等では、社内の発注者から電子的に受け付けたスキャンオーダーやプリント製本オーダーやコピー製本オーダーを、集中コピー室／印刷センターのオペレータが実行する。この場合、電子的に受け付けたスキャンオーダーやプリント製本オーダーやコピー製本オーダーを保持しているＰＣをオペレータが操作する。そして、当該操作により、スキャナにスキャン指示を出したり、プリンタにプリント指示を出したり、或いはコピー作業指示書をプリントした上で、そのコピー作業指示書を見ながらコピー機でコピー作業を行っていた。このようなオペレータのＰＣ上での操作は、熟練したキーボード操作等を必要とする場合もあり、ＰＣのスキル等のＩＴスキルが必要であった。
【０００３】
すなわち、コピー製本オーダー等は、普通のオフィスでは作ることのできない、くるみ製本等の付加価値の高い製本作業や編集作業等を伴うもので、一般に複数の工程を実施する必要がある。例えば、原稿の電子化を伴うコピー製本オーダーでは、
１）電子的に受注、
２）原稿の受け取り、
３）オペレータによる料金見積もり、
４）発注者による見積もりの承認、
５）原稿のスキャン（電子化）、
６）スキャンした画像データの補正／編集、
７）印刷、
８）くるみ製本等の製本加工、
９）発送、
１０）請求、
等の多数の工程を順番通りに実行する必要があった。
【０００４】
また、各オーダーが現在どの工程に進行しているかは、ＰＣ上のワークフローシステム等で管理される。したがって、オペレータが、ＰＣ上のワークフローシステムを使い、各オーダーの処理が現在どの工程にあるかを見究め、自分が次に、どのオーダーの、どの工程を実行しないといけないかを把握する際にも、ＩＴスキルが必要とされた。
【０００５】
さらに、オペレータ間で、各種連絡を行ったり、データを受け渡す方法として、電子メールが使われることが多い。そこで、各オペレータが電子メールの送受信を行うためには、ＰＣのスキル等のＩＴスキルが必要であり、さらに、各オペレータが、それぞれ、自分のＰＣを所持等する必要があった。
【０００６】
さらにまた、企業の集中コピー／印刷センター等では、定年再雇用者等のＩＴスキルが比較的低い人材を使う場合もある。このような場合、ＰＣ上で複雑な操作を行おうとすると、長い訓練期間が必要であったり、間違いが多かったり、また、システムが持っている機能が充分に使いこなせずに、作業効率が悪くなるという問題があった。この場合には、さらに、各オペレータが自分のＰＣを持つためには、ＩＴ投資や設置スペースが必要であるという問題もあった。さらにまた、ＰＣで指示を受け取った場合、実際のスキャン作業を行うのはスキャンデバイスの設置場所となる。そこで、ＰＣとスキャンデバイスとの間を行き来したり、スキャン指示を紙にプリントして持ち歩くという必要が生じる問題もあった。
【０００７】
ここで、キヤノン（株）のｉＲシリーズ等の複写機では、デバイスの操作部にタッチパネル液晶が採用され、オペレータはキーボード等を使うことなく、ワンフィンガーでのコピー操作が可能な構成となっている。このような、デバイスの操作部を用いてのコピー以外のオペレーションとしては、プッシュスキャンが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、原稿を画像読み取りデバイスの原稿載置部に置き、デバイスの操作部を用いて自分のＰＣ内のフォルダ等の送付先を指定した後にスキャン動作の起動を行うことが開示されている。尚、この時、画像の読み取りモードの設定や送付先等も、デバイスの操作部を用いて指定していた。
【０００８】
また、ＨＴＴＰでスキャン指示を受け、対応するアイコンを操作部に表示し、指定されたＩＰアドレスに、スキャン画像をメール送信するスキャナについて特許文献２に開示されている。
【特許文献１】特開平０９−０５１３９７号公報
【特許文献２】特開２００１−１６９０４０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、前述したようなプッシュスキャンは、原稿をスキャンして、所定の場所に送るだけの、単一の工程で完結したジョブであり、複数の工程が必要なオーダーの工程管理を行うＰＣ上のワークフローシステムと連携するものではなかった。また、画像の読み取りモードの設定や送付先等の指定も、デバイスの小さな操作部を用いてオペレータが指定しなければならず面倒であった。さらに、画像データを所定の場所に送付するだけであり、送付後の画像データの処理の指示等は、ＰＣ側で手動で行う必要があった。
【００１０】
そこで、企業の集中コピー／印刷センターにおいて、ＩＴスキルの低いオペレータでもワークフローを円滑に進めることができるようなシステムが要求される。すなわち、複写機等のデバイスにおける上記した各処理工程の一部の工程のオペレーションをシステム等に負担させればよい。
【００１１】
本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、次のようなことができる文書処理システム、文書処理装置、文書処理方法及びプログラムを提供することを目的とする。すなわち、ＩＴスキルが未熟なオペレータでもシステムの操作部を介して、ジョブの指示の受け取り、処理、結果報告等を簡易に行うことができ、ワークフローを効率よく進捗させることができるようにする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記課題を解決するために、本発明は、複数の処理工程から構成される文書処理ジョブの進捗を集中管理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバにネットワークを介して接続され、前記処理工程を実行するための少なくとも１つ以上の文書処理デバイスと、を備える文書処理システムであって、
前記文書処理デバイスは、
オペレータによる操作を受け付ける操作手段と、
自デバイスで処理するジョブを前記ワークフローサーバから電子メールで受信するジョブ受信手段と、
受信した前記ジョブに関する情報を表示するジョブ表示手段と、
オペレータが前記操作手段で行った操作に基づいて前記ジョブを実行するジョブ実行手段と、
前記ジョブの実行結果を、前記ジョブ受信手段によって受信された前記電子メールに対する返信メールとして、前記ワークフローサーバに返信する返信手段とを備え、
前記ワークフローサーバが、
前記文書処理ジョブを構成する複数の処理工程のそれぞれを実行させるためのジョブを、実行すべき文書処理デバイスに対して電子メールを用いてそれぞれ送信するジョブ送信手段と、
前記電子メールの送信先の文書管理デバイスから前記ジョブの実行結果を返信メールとして受信するメール受信手段と、
前記返信メールに含まれた前記ジョブの実行結果に基づいて、該ジョブの処理工程を進捗させる工程進捗手段とを備える
ことを特徴とする。
【００１３】
また、上記課題を解決するために、本発明に係る文書処理装置は、
ネットワークで接続された第１の外部装置から、特定のオペレータ宛のジョブを電子メールで受信する受信手段と、
前記特定のオペレータ宛てのジョブを少なくとも１つ以上保持する保持手段と、
前記ジョブを実行するオペレータを識別する識別手段と、
前記保持手段が保持するジョブのうち、前記識別手段で識別されたオペレータ宛てのジョブに関する情報を表示する表示手段と、
前記表示手段で表示された情報に基づいて前記オペレータが指示したジョブを実行する実行手段と、
前記ジョブの実行結果を第２の外部装置に電子メールで送信する送信手段と
を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
ＩＴスキルが未熟なオペレータでもシステムの操作部を介して、ジョブの指示の受け取り、処理、結果報告等を簡易に行うことができ、ワークフローを効率よく進捗させることができるようにする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。
【００１６】
＜第１の実施形態＞
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書処理システムの全体構成図である。発注者は、オフィス等にあるそれぞれの発注者ＰＣ１−１〜１−３から、イントラネット或いはインターネット等のネットワーク２を経由して、出力拠点１２内の受注Ｗｅｂサーバ３に対し、コピー、プリント、スキャンサービス等の発注を行う。この時、発注者がそれぞれのＰＣで入力した発注者情報、スキャン体裁、印刷体裁、製本加工体裁、配送体裁の指定や、印刷用の電子データが、ネットワーク２を経由して、受注Ｗｅｂサーバ３に送られる。
【００１７】
一方、スキャンサービスやコピーサービスを利用する場合の紙原稿や、印刷サービス用の電子データを入れたＣＤ−ＲＯＭ等のメディアは、社内メール便等の物理的搬送手段１０により、出力拠点１２に送られる。
【００１８】
受注Ｗｅｂサーバ３で受注した様々なオーダー（注文）は、ワークフローサーバ４に送られる。そして、出力拠点１２において、各オペレータのＰＣ９−１、９−２、ＭＦＰ−Ａ５、スキャナＢ６、プリンタＣ７、オフラインフィニッシャＤ８等の各種のデバイスを用いて処理される。処理には、例えば、スキャン処理、コピー処理、編集加工処理、プリント処理、フィニッシング処理等がある。そして、処理結果のアウトプットであるコピー物や、印刷物、製本物等の成果物が、社内メール便等の物理的搬送手段１３で、発注者に届けられる。
【００１９】
ワークフローサーバ４は、受注したオーダーをオーダー管理部１１に保持する。そして、各オーダーに関して、受注工程から、スキャン処理工程、編集工程、プリント処理工程、コピー処理工程、フィニッシング処理工程、成果物の発送工程までの各処理工程について、各工程の進捗を管理する。
【００２０】
図２は、図１に示す出力拠点１２において受注したコピーオーダー及びプリントオーダーの処理ワークフローを説明するためのフローチャートである。まず、受注したコピーオーダーを、コピー機で単純にコピーする単純コピーオーダーと、スキャナでスキャンした後に電子的に編集処理を行い、その後にプリントすることでコピーを行う一般コピーオーダーに分類する。例えば、発注者が編集処理を望む場合や、紙原稿の状態が悪くてゴミ取り処理等の編集処理が必要な場合には、一般コピーオーダーとする。一方、それ以外や、特に急ぐ場合には、単純コピーオーダーとする。
【００２１】
図２（ａ）に示すように、単純コピーオーダーは、まず受注を行い（ステップＳ１１）、紙原稿が届けられるのを待つ（ステップＳ１２）。次いで、届いた紙原稿をコピー機でコピーするコピージョブを実行し（ステップＳ１３）、コピー機に付属しているフィニッシャ等を用いて、ステープル製本や中綴じ製本等の製本加工を行う（ステップＳ１４）。さらに、指定された配送先に送付し、請求を行う（ステップＳ１５）。
【００２２】
次に、図２（ｂ）に示すように、一般コピーオーダの場合は、まず受注を行い（ステップＳ２１）、紙原稿が届けられるのを待つ（ステップＳ２２）。そして、届いた紙原稿をスキャナでスキャンを行うスキャンジョブを実行し（ステップＳ２３）、スキャンした画像データに対し、ＰＣ上で、傾き補正、ゴミ取り、パンチ穴消し等の加工処理を行う（ステップＳ２４）。次いで、必要に応じて、後の再注文のために、加工した画像データをＰＣ内部等に保存する（ステップＳ２５）。さらに、プリンタでプリントを行うプリントジョブを実行し（ステップＳ２６）、オフライン製本機等のフィニッシャを用いて、くるみ製本やリング製本等の製本加工を行う（ステップＳ２７）。そして、指定された配送先に送付し、請求を行う（ステップＳ２８）。
【００２３】
このように、受注した各コピーオーダーについて、それを単一のコピージョブとしてオペレータが処理する場合と、スキャンジョブ、編集加工ジョブ、プリントジョブの３つの工程のジョブの集合としてオペレータが処理する場合がある。本実施形態では、発注者が注文した個々のサービスの注文を「オーダー」、そのオーダーを実行するために、各オペレータが処理する個々の作業工程を「ジョブ」と呼んで区別する。例えば、１つの一般コピーオーダーは、複数のスキャンジョブ、編集加工ジョブ、プリントジョブ、製本加工ジョブ、発送ジョブ等に対応する。
【００２４】
次に、図２（ｃ）に示すように、プリントオーダの場合には、まず受注を行う（ステップＳ３１）。そして、電子データを受注サーバ３経由で受け取るか、社内便メール等の物理的搬送手段でＣＤ−ＲＯＭ等のメディアが届けられるのを待つ（ステップＳ３２）。次いで、届いた電子データに対し、ＰＣ上でページ番号付加や、面つけや色修正等の編集／加工処理を行う（ステップＳ３３）。さらに、必要に応じて、後の再注文のために編集／加工した電子データをＰＣ等に保存する（ステップＳ３４）。次いで、プリンタで部数１のプルーフプリントを行うプリントジョブを実行し（ステップＳ３５）、そのプルーフプリントを発注者に送付してプルーフ承認を得る（ステップＳ３６）。さらに、残りの部数のプリントを行い（ステップＳ３７）、オフライン製本機等のフィニッシャを用いて、くるみ製本や中綴じ製本等の製本加工を行う（ステップＳ３８）。そして、指定された配送先に送付し、請求を行う（ステップＳ３９）。
【００２５】
図３は、受注したスキャンオーダーの処理フローを説明するためのフローチャートである。スキャンオーダの場合には、まず受注を行い（ステップＳ４１）、紙原稿が届けられるのを待つ（ステップＳ４２）。そして、届いた紙原稿をスキャナでスキャンを行うスキャンジョブを実行し（ステップＳ４３）、スキャンした画像データに対し、必要に応じて傾き補正や、ゴミ取り、パンチ穴消し、ＰＤＦ変換、ＯＣＲ処理等の加工処理を行う（ステップＳ４４）。次いで、必要に応じて、後の再注文のために加工した画像データをＰＣ等に保存する（ステップＳ４５）。そして、加工したスキャン画像データを指定された配送先に送付し、請求を行う（ステップＳ４６）。
【００２６】
このように、１つのオーダーは複数の工程／ジョブからなる処理ワークフローで処理され、各工程／ジョブは、それぞれ、各担当オペレータによって、各種デバイスを用いて処理されていく。
【００２７】
図４は、図１に示すワークフローサーバ４への工程管理者ＰＣ４７からのアクセスソフトの画面表示の一例を示す図である。図２及び図３を用いて説明したように、各オーダーは複数の工程／ジョブを１つづつ順に処理していくことで実行される。この際に工程管理者は、図４に示す画面で、各オーダーの現在の工程や処理状況を確認すると共に、各オーダーの各工程／ジョブを変更し、その工程／ジョブを処理するオペレータとデバイスを割り当てる作業を行う。
【００２８】
図４において、２２は、どの担当者が処理中のオーダーを表示するかを選択するプルダウンリストである。ここで、例えばオペレータＡが選択されると、オペレータＡが処理中のオーダーの一覧が表示される。また、全てが選択されると、どのオペレータにも割り当てられていないオーダーを含む、全てのオーダーの一覧が表示される。また、Ｌ１０２は、各オーダーの表示項目を示すものであり、オーダーＩＤ、そのオーダーの発注者、そのオーダーの納期日、オーダー種別、現在の工程／ジョブの担当者、現在の工程／ジョブ、現在の処理状況、処理を行うデバイスが表示される。さらに、Ｌ１０３は、オーダーＩＤ「００５５」のオーダーの内容の表示であり、Ｌ１０４は、オーダーＩＤ「００８０」のオーダーの内容の表示である。
【００２９】
工程管理者は、表示されているオーダーの中から、操作対象とするオーダーをマウス等で選択する。図４では、Ｌ１０４が選択されている。そして、選択したオーダの、次に処理する工程／ジョブを選択し、その工程／ジョブを処理するオペレータとデバイスを割り当てる。そのためには、まず、プルダウンリスト２３から次に処理する工程／ジョブを選択する。例えば、前工程の不具合により現在の工程が異常終了した場合は、次に処理する工程／ジョブとして、前工程を選択し、前工程に差し戻す。一方、現在の工程が正常終了した場合は、図２及び図３で説明した工程ワークフローに従って、次工程を選択して次工程に進む。また、原稿が届かない、或いは、デバイスの故障等の異常事態により、現在の工程が異常終了した場合には、工程管理による異常処理を行う工程に一時的に変更する。
【００３０】
次いで、次に処理する工程／ジョブの担当者を、プルダウンリスト２４から選択する。また、その次に処理する工程／ジョブを処理するデバイスを、プルダウンリスト２５から選択する。さらに、その次に処理する工程／ジョブの担当オペレータへの連絡事項がある場合には、２７で示す場所にキーボード等を使ってコメントを書き込む。これらの選択及び書き込みを行った後に、担当者／工程／デバイス変更ボタン２８が押下されると、各オーダの次に処理する工程／担当者／デバイスが変更される。この時、次に処理する工程の状態は「未着手」という状態に自動的に設定される。このように、工程管理者は、各オーダの各工程／ジョブの進捗状況を管理し、進捗状況に応じて、工程を進め、新しい担当者やデバイスを割り当てる。
【００３１】
以上のように、工程管理者が各オーダーの工程／ジョブを進捗させ、次に処理する工程／ジョブと、それを処理するオペレータとデバイスが決定する。このとき、図７、図８で後述するように、ワークフローサーバ４から、その新しい工程を処理するデバイス宛に、ジョブ指示メールが送付される。そして、そのジョブ指示メール内には、それを処理するオペレータが記述される。
【００３２】
尚、図４で割り当てられたデバイスは、その工程／ジョブを実行する予定のデバイスであり、Ｌ１０３のように複数のデバイスを指定しても構わない。その場合は、指定した複数のデバイス宛に、ジョブ指示メールが送付される。そして、どちらかのデバイスで処理される。
【００３３】
図５は、本発明の第１の実施形態における画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａ５の構成を示すブロック図である。まず、画像読み取り部３１は、画像載置部に載置された原稿を読み取って画像データを生成し、メモリ３２に保持する。メモリ３２に保持されたデータは、ネットワークＩ／Ｆ３６、ネットワーク４４を介して、不図示の発注者のＰＣ１や、ワークフローサーバ４や、各オペレータのＰＣ９に送付される。
【００３４】
次いで、ワークフローサーバ４から受け取ったプリントジョブは、画像メモリ３２上にビットマップデータとして展開され、画像形成部３３でプリントされる。
【００３５】
次に、コピー時には、画像読み取り部３１で読み取った画像データが、画像形成部３３でプリントされてコピーが実行される。制御部３５は、装置全体の制御を行うものである。メール送受信部４０は、ネットワークで接続されたメールサーバ４６にアクセスし、メールの送信と受信を行う。ＩＣカードリーダーライタ３７は、操作者別のＩＣカード３８の内容を読み書きするためのものである。操作者別のＩＣカードには、操作者情報３９が保持されている。
【００３６】
ＨＤ４１は、長期的な画像データやプログラム等を保持するためのものであり、メール送受信部４０で受信したメールを保持するメール保持部４２や、このデバイスを使用する操作者の情報を保持する操作者情報４３を含む。操作部３４は、操作者が様々な操作を行うためのものである。操作部３４は、液晶表示部とその表面にタッチパネルを配した構成となっている。
【００３７】
ネットワーク４４上には、スキャナＢ６や、プリンタＣ７等の他のデバイスも接続される。ワークフローサーバ４は、図１で説明したように、受注Ｗｅｂサーバで受注した様々なオーダーをオーダー管理情報部１１に保持している。各オーダーは、図２、図３で説明したように、複数の工程で処理され、それぞれの工程が、スキャンジョブ、編集加工ジョブ、プリントジョブ、製本加工ジョブ、発送ジョブ等に対応する。そして各ジョブは、複数のオペレータによって、オペレータＰＣ９、ＭＦＰ−Ａ５、スキャナＢ６、プリンタＣ７等を用いて処理される。
【００３８】
この各ジョブの指示は、電子メールにより、ワークフローサーバ４内のメール送受信部４５から、メールサーバ４６経由で、これらのオペレータＰＣ９や、ＭＦＰ−Ａ５、スキャナＢ６、プリンタＣ７等のデバイスに送られる。また、これらのＰＣやデバイスでの処理結果は、送付した電子メールに対する返信メールとして、これらのＰＣやデバイスから、メールサーバ４６経由で、ワークフローサーバ４内のメール送受信部４５に送られる。
【００３９】
尚、本実施形態では、操作者別の情報を保持するためにＩＣカード３８を使用しているが、これをＵＳＢキー等の他の可搬可能な記憶媒体を使用するようにしてもよい。
【００４０】
図６は、各操作者別のICカード３８内に保持される操作者情報３９を説明するための図である。図６において、Ｌ２０１は、その操作者の識別情報を示すオペレータＩＤであり、Ｌ２０２はオペレータ名である。また、Ｌ２０３は、操作者が、そのＩＣカードの正当な持ち主であるかどうかを確認するためのパスワード１である。さらに、Ｌ２０４は、各デバイスにおいて、ＩＣカード自体の認証を行うための、第２のパスワードであるパスワード２である。パスワード２は、操作者が入力するものではないため、桁数の多い複雑なものを使うことが可能である。さらにまた、図６において、Ｌ２０５は、オペレータの所属であり、Ｌ２０６は、オペレータの連絡先である。
【００４１】
図７は、図１に示すワークフローサーバ４からスキャナデバイスに送られるスキャン指示メールを説明するための図である。図７において、Ｌ３０１は送信日時である。また、Ｌ３０２は送信者であり、この場合は、ワークフローサーバ４の電子メールアドレスであるPODWorkflowServer@***.co.jp となっている。次に、Ｌ３０３は宛先であり、この場合は、ＭＦＰ−Ａというデバイスの電子メールアドレスである、MFP-A@***.co.jpとなっている。次に、Ｌ３０４はメールのＳｕｂｊｅｃｔであり、この場合は、このメールが、００５５のＪｏｂ  ＩＤであるジョブの実行指示メールであることを意味する。
【００４２】
次いで、Ｌ３０５はオーダーの発注者の名前、Ｌ３０６はオーダーの納期日、Ｌ３０７はオーダーの種別、Ｌ３０８は担当者名であり、この場合は、オペレータＡが担当である。Ｌ３０８では説明を分かりやすくするために、オペレータ名を使っているが、オペレータを識別できるものであれば他のものでもよく、例えば、オペレータＩＤでも良い。
【００４３】
次いで、Ｌ３０９はこのオーダーがスキャン工程を処理中であり、本メールがスキャンジョブ指示メールであることを意味する。また、Ｌ３１０〜Ｌ３１７は、スキャン時のパラメータを指定するためのものである。すなわち、Ｌ３１０は原稿タイプがブック原稿であり、Ｌ３１１は原稿サイズがＡ４であり、Ｌ３１２はカラー読み取りであり、Ｌ３１３は両面読み取りであり、Ｌ３１４は傾き補正を行うことを意味する。また、Ｌ３１５は、ＰＤＦ化してＯＣＲ処理も行うことを意味し、Ｌ３１６は２００ｄｐｉの解像度で読むことを意味し、Ｌ３１７は原稿ページ数が４０ページであることを意味する。
【００４４】
さらに、Ｌ３１８は発注者のメールアドレスであり、Ｌ３１９は発注者の所属であり、Ｌ３２０は発注者の連絡先であり、Ｌ３２１は原稿名である。さらにまた、Ｌ３２２は、工程管理者からこのジョブを実行するオペレータＡに対するコメント指示である。Ｌ３２２の場合には、図４と同様な工程管理画面の２７の場所で入力された、工程管理者からの、「読み取り原稿を大竹氏のところに取りに来てください」という指示が入っている。
【００４５】
図８は、図１に示すワークフローサーバ４からプリントデバイスに送られるプリント指示メールを説明するための図である。図８は、概ね図７と同様であるので、同様な部分の説明は省略する。図８において、Ｌ４１０〜Ｌ４１８はプリント時のパラメータを指定するものである。また、Ｌ４２２は、プリントすべき文書データが、電子メールの添付ファイルの形式で付随している。
【００４６】
図９は、デバイス操作部における受信メール一覧表示画面の一例を示す図である。オペレータが自分のＩＣカードをデバイスに装着すると、図９に示すように、そのオペレータ宛に送られてきたジョブ指示メールの一覧がデバイス操作部に表示される。表示するジョブは、スキャンジョブ一覧ボタン５６、コピージョブ一覧ボタン５７、プリントジョブ一覧ボタン５８、全てのジョブボタン５９で選択することができる。そして、それぞれ、スキャンジョブ指示メール、コピージョブ指示メール、プリントジョブ指示メール、全てのジョブ指示メールが表示される。尚、図９は全てのジョブ指示メールが表示された状態であり、Ｌ５０１にも「全てのジョブ一覧」と表示される。
【００４７】
図９において、Ｌ５０４〜Ｌ５０７が、このオペレータに関するジョブ指示メールの一覧表示である。この表示順は、納期日でソートボタン６０や、ジョブ種でソートボタン６１を押すことで、それぞれの項目についてソート表示される。オペレータは、このジョブ指示メール一覧の中から、実行するジョブ指示メールを上下ボタン５２／５３で選択する。図９では、オーダーＩＤが００５５のコピーオーダーのスキャンジョブ指示メールが選択されている様子を示している。ジョブ指示メールを選択して、選択ボタン５４が押下されると、図１０〜図１２で後述する各ジョブ指示メールの詳細情報画面に遷移する。
【００４８】
本実施形態では、ジョブ指示メールでは、担当者として１名のみを指名する構成であり、その担当者が自分のＩＣカードをデバイスに装着すると、図９のジョブ指示メールの一覧画面にそのジョブ指示メールが表示される。尚、これをジョブ指示メールで複数の担当者を指名するようにした構成にしてもよい。その場合、指名された複数の担当者のうちの誰かのＩＣカードをデバイスに装着すると、図９のジョブ指示メールの一覧画面にそのジョブ指示メールが表示される。
【００４９】
尚、ＭＦＰ−Ａは、スキャン機能、プリント機能、コピー機能を持ったＭＦＰであるので、スキャンジョブ指示メール、コピージョブ指示メール、プリントジョブ指示メールが全て表示される。但し、スキャナデバイスの場合には、スキャンジョブ指示メールしか表示しないし、プリンタデバイスの場合はプリントジョブ指示メールしか表示しないようにしている。これは、受信したジョブ指示メールの、例えば図７のＬ３０９等の工程／ジョブの種別を見ることで判別する。
【００５０】
図１０は、図９でＬ５０４のスキャンジョブを選択した場合に遷移するデバイス操作部におけるスキャンジョブ指示メールの詳細表示画面の一例を示す図である。図１０において、６３の場所には、選択したスキャンジョブの概略情報が表示される。また、６４の領域には、そのスキャンジョブに関して、発注者が指定した情報と、出力拠点の工程管理者からのオペレータＡに対する指示コメントとが表示される。尚、発注者が指定した情報として、原稿タイプ、原稿サイズ、カラー／白黒原稿区分、片面／両面原稿区分、加工指定、フォーマット指定、解像度指定、原稿ページ数、発注者アドレス、発注者所属、発注者連絡先、原稿名等の各パラメータがある。
【００５１】
さらに、６５の領域には、そのスキャンジョブに関して、実際に実行する場合の実行パラメータが表示される。さらにまた、６６の場所には、各実行パラメータを変更するためのボタンが表示される。不図示の上下キーで変更対象を選択すると、変更対象になったボタンは反転し、その状態で不図示の左右キーを押すと、各設定項目の他の設定値が６５の場所に表示される。通常は、６４の領域の受注時のパラメータが、６５の領域に自動的にコピーされて実行される。しかし、発注者が間違った発注を行った場合等は、オペレータが、この画面を使って各種実行パラメータを変更する。図１０の例で言えば、発注者は、ブック原稿と指定していたが、届いた紙原稿はシート原稿であった場合には、実行パラメータをシート原稿に変更する。
【００５２】
また、発注者が、フォーマットとしてＰＤＦ＋ＯＣＲ処理を指定しているが、このデバイスではＯＣＲ処理機能を実施できない場合には、実行パラメータとしては、ＰＤＦのみに自動的に変更される。尚、このデバイスでＯＣＲ処理ができない場合には、このデバイスでスキャン後に、別装置のＰＣを用いて、ＯＣＲ処理を実行する。
【００５３】
このようにして、各種読み取りパラメータや工程管理者からのコメントを確認し、必要に応じて読み取りパラメータの修正を行った後で、スキャン実行ボタン６８が押下される。これにより、実行パラメータ６５として指定した読み取りパラメータに応じてスキャンが実行される。そして、ワークフローサーバから受信したジョブ指示メールに対する返信メールとして、スキャンした画像データがワークフローサーバに送付される。また、原稿のページ数は、不図示のドキュメントフィーダーによりカウントされ、実際に読み込んだ値が実行パラメータのところに反映される。
【００５４】
このように、スキャンジョブでは、発注者が指定したパラメータが、電子メールで送付され、自動で図１０の実行パラメータとして設定されるので、オペレータがいちいち入力する手間が不要である。また、発注者や原稿に関する情報が、デバイス操作部に表示されるので、発注者が社内便で送付した原稿を、別のオーダーの原稿として間違う可能性を低くすることができる。具体的には、オペレータは、画面上に表示されている発注者や原稿名と、紙原稿を送ってきた社内メール便の送信者や原稿名とを、その場で照合確認することができる。
【００５５】
また、オペレータは、発注者が指定した原稿タイプや、サイズや片面／両面等のパラメータが正しいかどうかを、スキャンを行う直前に、そのデバイスのところで実際の原稿の状態と照合確認でき、その場で修正できるという利点がある。例えば、片面読み取りを指定されていても、送られてきた原稿が両面であれば、両面読み取りに変更できる。或いは、操作部に発注者連絡先が表示されているので、その場で携帯電話等を用いて、確認することもできる。この結果、スキャン担当オペレータは、社内メール便等で紙原稿が届くと、そのままＭＦＰの設置場所に行く。そして、自分のジョブを表示して、届いた原稿と対応するオーダーを見つけ、パラメータ等をその場で確認して、スキャン作業を直ちに行うことが可能となる。
【００５６】
図１１は、図９でＬ５０５のプリントジョブを選択した場合に遷移するデバイス操作部におけるプリント指示メールの詳細表示画面の一例を示す図である。図１１に示す構成は、図１０と同様であるが、プリント用のパラメータが表示される。また、パンチ設定や、断裁設定等のフィニッシング処理に関する設定は、このデバイスで実行できない場合には、実行パラメータには自動的に反映されない。その場合には、このデバイスで印刷後に、別装置のオフラインフィニッシャを用いて、パンチ処理や、断裁処理を実行する。ここで、図１５において、各種プリントパラメータや工程管理者からのコメントを確認し、必要に応じてプリントパラメータの修正を行った後で、プリント実行ボタン７６を押す。このとき、実行パラメータとして指定したプリントパラメータに応じてプリントが実行される。
【００５７】
図１２は、図９でＬ５０７の配送ジョブを選択した場合に遷移するデバイス操作部における配送票プリント指示メールの詳細表示画面の一例を示す図である。図１２に示す構成は、図１０と同様であるが、配送票プリント用のパラメータが表示される。ここで、図１２において、各種配送関連パラメータと工程管理者からのコメントを確認し、必要に応じて配送関連パラメータの修正を行った後で、配送票プリント実行ボタン８４を押す。このとき、実行パラメータとして指定した配送関連パラメータに応じて配送票プリントが実行される。例えば、社内メール便用の配送票、宅配業者Ａ向けの配送票、宅配業者Ｂ向けの配送票のように、配送タイプに応じた配送票がこのデバイスで印刷される。オペレータは、この配送票をコピー物や印刷物や製本物に添付して発送することにより、送り先を転記する手間が不要となり、また転記ミスも防止できるという利点がある。
【００５８】
図１３は、第１の実施形態におけるスキャン結果の返信メールを説明するための図である。スキャンが終了すると、元のスキャン指示メールに対する返信メールとして、スキャン結果が図１３のような返信メールとしてワークフローサーバに送られる。図１３は、図７で説明したスキャン指示メールに対する返信メールである。ここで、Ｌ６０１は送信日時、Ｌ６０２は送信者であり、この場合は、ＭＦＰ−Ａというデバイスの電子メールアドレスである、MFP-A@***.co.jpとなっている。次に、Ｌ６０３は宛先であり、この場合は、ワークフローサーバ４の電子メールアドレスであるPODWorkflowServer@***.co.jpとなっている。
【００５９】
次に、Ｌ６０４はメールのＳｕｂｊｅｃｔであり、この場合は、Ｊｏｂ  ＩＤが００５５であるメールのジョブの実行指示メールの返信メールであり、実行結果通知メールであることを意味する。但し、例えば実行結果通知メールのＳｕｂｊｅｃｔが「ＲＥ：」で始まっていなくてもよい。すなわち、実行結果通知メールが元のジョブ指示メールと何らかの情報で関連付けられ、実質的に元のジョブ指示メールに対する返信の電子メールであれば、本発明の意図に含まれる。
【００６０】
さらに、Ｌ６０５〜Ｌ６０９は図７と同じである。次に、Ｌ６１０〜Ｌ６２１は、図７で指定されたスキャンパラメータと、実際にスキャン時に使用された実行パラメータを記載したものである。例えば、Ｌ６１０は、原稿タイプとしてブック原稿を指示されたが、実際に届いた紙原稿がシート原稿であり、シート原稿として読み取り処理を行ったことを意味する。また、Ｌ６１７は、４０ページの原稿であると指定されたが、実際に読み込んでみると４１ページであったことを意味する。
【００６１】
さらにまた、Ｌ６２２は、スキャンジョブの処理結果が正常終了であったことを示し、この処理結果は、図４で説明した工程管理者画面の「状態」の欄に表示されて、工程管理者に伝えられる。さらにまた、Ｌ６２３は、スキャンを実行した日時を示し、Ｌ６２４はスキャンに要した時間である。これらのスキャン日時や、所要時間は、ワークフローサーバのログに保持されるとともに、各オペレータやデバイスの稼動状況の集計や、各オーダーの処理にかかった費用の集計等に使用される。さらにまた、Ｌ６２５は、スキャンした画像データが、返信メールの添付ファイルの形式で添付されたものである。
【００６２】
図１４は、プリント結果の返信メールを説明するための図である。プリントが終了すると、そのプリント指示メールに対する返信メールとして、プリント結果がワークフローサーバに送られる。図１４は、図８で説明したプリント指示メールに対する返信メールである。図１４に示す構成は、図１３と同様であるが、Ｌ７１０〜Ｌ７２０は、図８で指定されたプリントパラメータと、実際にプリント時に使用された実行パラメータを記載したものである。
【００６３】
図１５は、図１に示す画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａのメール受信タスクの処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、メールサーバ４６への前回のアクセスから所定時間経過したかどうかを判定する（ステップＳ１０１）。その結果、所定時間が経過していた場合（Ｙｅｓ）は、メールサーバにアクセスする。そして、自身の電子メールアドレスであるMFP-A@***.co.jp用のメールパスワードを送付し、MFP-A@***.co.jp宛のメールが到着しているときには受け取り、メール保持部４２に保持する（ステップＳ１０２）。このように、本実施形態では、定期的にメールサーバにアクセスして、自分宛のメールはその都度受け取っているので、メールサーバにメールが蓄積されていくことはなく、常にほぼ最新のメールがデバイス内に保持されている。
【００６４】
図１６は、図１に示す画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａのメイン制御フローを説明するためのフローチャートである。ＭＦＰ−Ａが起動すると、まず、ＩＣカード３８が装着されているかどうかをチェックする（ステップＳ２０１）。その結果、装着されていない場合（Ｎｏ）は、他の処理を行い（ステップＳ２０２）、ステップＳ２０１に戻る。尚、ステップＳ２０３以降の処理中においても、途中でＩＣカード３８が引き抜かれた場合にはログアウト処理を行い、ステップＳ２０２に遷移するようにする。
【００６５】
一方、ステップＳ２０１でＩＣカード３８が装着されている場合（Ｙｅｓ）は、不図示の画面を用いて、操作者がパスワード１を入力し、入力されたパスワード１と、ＩＣカード内に保持されたパスワード１との照合を行う（ステップＳ２０３）。照合の結果、ＩＣカード３８の持ち主と確認できた場合にはステップＳ２０４に遷移し、ＨＤ内の操作者情報４３を用いて、ＩＣカード３８内の操作者情報３９内のパスワード２を照合する。照合の結果、正しいＩＣカードであると確認できた場合には、ステップＳ２０５に遷移し、メール保持部４２からＩＣカード３８内に保持された操作者情報と対応するジョブ指示メールを抽出する。具体的には、ＩＣカード３８がオペレータＡのものであれば、図７のＬ３０８のように担当者がオペレータＡとなっているジョブ指示メールを抽出する。
【００６６】
次いで、抽出したジョブ指示メールのリストを図９のように表示する（ステップＳ２０６）。さらに、操作者の指示を待つ（ステップＳ２０７）。そして、操作者の指示がスキャンジョブの一覧、プリントジョブの一覧、納期日でソート等の、ジョブ指示メールのリストの表示方法の変更に関する指示であれば、その指示に従って表示するジョブと表示順を変更する（ステップＳ２０８）。その後、ステップＳ２０６に戻って再表示を行う。一方、どれかのジョブ指示メールが選択された場合には、選択されたジョブ指示メールの詳細情報を図１０〜図１２のように表示する（ステップＳ２０９）。
【００６７】
ステップＳ２０９の表示処理後、操作者の指示を待つ（ステップＳ２１０）。そして、操作者の指示が、各種の実行パラメータの変更である場合は、実行パラメータの変更を行う（ステップＳ２１１）。一方、スキャン／コピー／プリント実行が指示された場合には、指示されたスキャン動作、コピー動作、プリント動作を実行する。そして、その実行結果を図１３〜図１４で説明したように、図１０〜図１２のような元メールに対する返信メールとして、ワークフローサーバに送付し、元メールはメール保持部から削除する（ステップＳ２１２）。尚、ステップＳ２１０で終了指示の場合、及びステップＳ２１２の処理後、ステップＳ２０５に戻る。
【００６８】
＜第２の実施形態＞
本発明の第２の実施形態は、第１の実施形態とは、操作者識別手段と、メールアドレスの保持方法と、ジョブ指示メールの保持方法と、工程進捗方法のみが異なっている。このため、以下では、差違部分のみを説明する。
【００６９】
図１７は、本発明の第２の実施形態における画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａの構成を示すブロック図である。第１の実施形態と異なる点は、まず第１の実施形態では、各操作者別のＩＣカード３８から各操作者の操作者情報を入手していたのに対し、本実施形態では、操作部３４で操作者ＩＤとパスワード１とを操作者が手入力するようにした点である。第１の実施形態の構成では、各操作者別のＩＣカードを持っているオペレータのみが操作可能となるのでセキュリティ強度が高いという利点がある。一方で、本実施形態の構成では、操作者別のＩＣカードを持ち歩かなくても操作が可能で利便性が高いという利点がある。
【００７０】
次に、第１の実施形態と異なる点は、第１の実施形態では、装置自体の単一の電子メールアドレスを使用し、それを装置内部に保持していた。これに対し、本実施形態では、複数のオペレータ個別の電子メールアドレスと、それに対応するメールパスワードを使用し、それらを装置内のＨＤ内の登録操作者情報保持部９１に保持するようにした。第１の実施形態での構成では、ジョブ指示メールの宛先は装置自体の電子メールアドレスであり、その本文中の記載により担当オペレータを判断していた。これに対し、本実施形態の構成では、ジョブ指示メールの宛先自体で担当オペレータを判断できる構成となっている。
【００７１】
第１の実施形態での構成では、形式的には各デバイス宛のジョブ指示メールであり、各オペレータごとに電子メールアドレスを用意しなくて良いという利点がある。一方、本実施形態の構成では、ジョブを実行するデバイスを特定せずにジョブ指示メールを送ることができるという利点がある。例えば、スキャンジョブ指示メールも、プリントジョブ指示メールもオペレータＡに送っておけば、オペレータＡは、スキャナデバイスでスキャンジョブ指示メールを受け取って処理しする。一方で、プリントデバイスでプリントジョブ指示メールを受け取って処理することもできる。
【００７２】
図１８は、第２の実施形態におけるスキャン指示メールを説明するための図である。第１の実施形態におけるスキャン指示メールである図７との違いは、まずＬ８０３で、メールの宛先がデバイスの電子メールアドレスではなく、各オペレータの電子メールアドレスになっている点である。メールの宛先は、通常は一人のオペレータであるが、外出時等に備えて複数のオペレータに送ることもでき、Ｌ８０３ではオペレータＡとオペレータＢの２人に送られている。Ｌ８０８の担当オペレータも、本スキャンジョブ指示メールの場合には２人となっている。
【００７３】
また、第１の実施形態では、ジョブ指示メールは、そのジョブを処理予定のデバイスに送られていた。これに対し、本実施形態の場合には、そのジョブを処理予定のオペレータに送られるため、Ｌ８１０で、本文中で実行指定デバイスを指定するようにしている。Ｌ８１０の場合には、ＭＦＰ−ＡかスキャナＢのどちらかでスキャンジョブを実行予定であることを意味する。
【００７４】
図１９は、第２の実施形態におけるプリント指示メールを説明するための図である。第１の実施形態におけるプリント指示メールである図８との違いは、まずＬ９０３でメールの宛先がデバイスの電子メールアドレスではなく、各オペレータの電子メールアドレスになっている点である。Ｌ９０３では、オペレータＡとオペレータＣに送られている。次に、Ｌ９１０では、プリントジョブを実行するのは、どのデバイスでも良いことを意味する。さらに、第１の実施形態では、プリントするべき文書データをメールの添付ファイルの形式でプリンタに送付していた。これに対し、本実施形態の場合は、その形式に加えて、Ｌ９２２のようにプリントするべき文書データの存在場所をＵＲＬの形でプリンタに送付する。そして、プリンタ側が、そのＵＲＬからプリントするべき文書データをダウンロードしてプリントする形式もサポートしている。すなわち、第１の実施形態での形式は、プリントジョブ指示とプリント対象の文書データが一括して送られてくるので、プリント処理が簡単であるという利点がある。一方、本実施形態のようにＵＲＬだけ送付する形式は、文書データがデバイスのメール保持部に保持されないので、メール保持部が溢れる心配が少ないという利点がある。この送付されたＵＲＬは、第１の実施形態の図１１と同様なプリントジョブ指示メールの詳細表示画面の受注時パラメータに表示される。
【００７５】
図２０は、第２の実施形態におけるデバイス操作部におけるワークフローを進めるための画面例を示す図である。第１の実施形態の図１０のスキャン実行画面では、スキャン実行を行うとスキャン結果がワークフローサーバに自動的に通知されて処理が終了していた。これに対し、本実施形態では、スキャン実行やプリント実行やコピー実行等を行うと、図２０のワークフローの更新画面に遷移する構成となっている。
【００７６】
図２０のＬ９２３には、現在の処理対象となっている工程／ジョブの情報が表示される。また、Ｌ９２４は、実行したスキャン実行やプリント実行やコピー実行が正常終了したかを操作者に確認し、その結果に応じて、ワークフローを進捗させる部分である。まず、前工程に問題があって、現在の工程を正常に実行できなかった場合には、操作者は９５のボタンを押して、このオーダーの処理を前工程に差し戻す指示を行う。次に、現在の工程に紙なし等の何か問題等があって、しばらく現在の工程を保留する場合には、９６のボタンを押す。この保留は、例えば、１００部のプリントを指示されて、１部のみをプリントして、それを発注者に送って現物確認を行っている間等にも使用する。この場合は、発注者が確認してＯＫとなれば、残りの９９部のプリントを行ってから、現在の印刷工程を正常終了させる。
【００７７】
次に、現在の工程が正常終了し、次の工程に進んで良い場合は、９７のボタンを押す。また、何らかの異常事態が発生し、図２〜図３で説明した想定したワークフローとは異なる処理が必要な場合は、９８のボタンを押して工程管理者に通知する。この異常事態とは、例えば発注者から原稿が届かない場合、届いた原稿に問題がある場合、デバイスが故障した場合等の、工程管理者の介入処理が必要な場合である。
【００７８】
次に、図２０において、Ｌ９２５は、現在の工程のオペレータが、次のオペレータ／工程／管理者へのコメントを入力する部分であり、不図示のキーボード等を用いて入力する。図２０の場合には、プリント工程のオペレータがプリントを行おうとしたが、１０ページ目でページの段組が崩れているのを発見して、前工程である編集工程に差し戻す場合の処理を示している。このように、現工程の作業結果に応じて、ワークフローの進捗方法として、９５〜９８の４種類のどれかを選択する。そして、９９のところに次のオペレータ／工程／管理者へのコメントを入力し、ＯＫボタン１００を押す。これにより、これらの情報が図２１で説明するジョブ指示メールに対する返信メールとして、ワークフローサーバに送付される。
【００７９】
第１の実施形態のワークフローサーバでは、工程／ジョブの進捗は、工程管理者が図４の画面を使って手作業で行っていた。一方で、本実施形態の場合には、図２０で各オペレータが指定した９５〜９８の４種類のどれかに応じて自動的に工程／ジョブが進捗される。具体的には、９５が押下された場合には、前工程に差し戻される。９６が押下された場合には現在の工程に保留される。９７が押下された場合には次工程に進めらる。また、９８が押下された場合には、工程管理者の例外処理工程となる。そして、指示された工程の担当者が決まっている場合には、その担当者に自動的にジョブ指示メールが送られる。指示された工程の担当者が決まっていない場合には、工程管理者が図４の画面を使って担当者を割り当てた時点で、その担当者にジョブ指示メールが送られる。それらのジョブ指示メールには、図２０で入力した次のオペレータ／工程／管理者へのコメントが含まれる。本実施形態では、コメント部９９は、不図示のキーボードを用いて入力するようにしているが、これを予め想定した複数のコメントから選ぶようにした構成も他の実施形態であり、その場合は、キーボードが不要となる。
【００８０】
このように、デバイス操作部で、ワークフローを進捗させたり、ワークフローの処理工程を変更できるようにした。これにより、ＰＣの操作が苦手なＩＴスキルの低いオペレータであっても、デバイスの操作部を使って自律的にワークフローを制御することが可能となる。
【００８１】
また、このように、デバイス操作部で、次工程へのコメントを入力するようにしたことで、例えばスキャン処理をデバイスで行い、気付いた点をすぐに、そのデバイスの操作部で入力して、次工程の担当者に通知することができる。同時に、情報の伝達漏れを減らすこともできる。また、ＰＣに戻って、ＰＣ上のメールソフトでオーダー情報と共にコメントを入力し、次工程の担当者のメールアドレスを探して、メールで知らせる等の手間も減らすことができる。
【００８２】
図２１は、第２の実施形態におけるスキャン結果の返信メールを説明するための図である。第１の実施形態におけるスキャン結果の返信メールである図１３との違いは、まずＬ１００２で、メールの送付者がデバイスのメールアドレスではなく、各オペレータのメールアドレスになっている点である。Ｌ１００２の場合は、オペレータＡのメールアドレスになっている。
【００８３】
次に、Ｌ１００３では、返信メールの宛先にワークフローサーバのメールアドレスだけでなく、オペレータＢのメールアドレスも入れている。これは、図１９の元のジョブ指示メールが、複数の担当者であるオペレータＡとオペレータＢに送られているが、実際のスキャンジョブの実行は、オペレータＡが行ったことをオペレータＢにも通知するためである。オペレータＢが、どれかのデバイスで自分宛のジョブを受け取った際に、図２１の処理結果メールがある場合には、元のジョブ指示メールを削除する処理を入れることで、ジョブの重複実行を避けることができる。尚、オペレータＢのメールアドレスは、メールの「Ｔｏ」にではなく、「ｃｃ」に入れるようにしても良い。
【００８４】
次に、Ｌ１０２２は、このジョブ／工程の処理結果をワークフローサーバに知らせるものである。これは、図２０の画面でオペレータが９５〜９８のボタンのどれを押すかに応じて、「前工程へ差し戻し」、「当工程で保留」、「正常終了し次工程へ」、「異常発生のため管理者へ」が書き込まれる。次に、Ｌ１００８では、担当者として、オペレータＡとオペレータＢの複数の担当者が指定されているが、Ｌ１０２５では、このジョブ／工程を実行したオペレータはオペレータAであることをワークフローサーバに知らせるものである。次に、Ｌ１０２６は、このジョブ／工程を実行したデバイスはＭＦＰ−Ａであることをワークフローサーバに知らせるものである。次に、Ｌ１０２７とＬ１０２８は、図２０の画面でオペレータが入力した、次のオペレータ／工程／管理者へのコメントである。
【００８５】
尚、プリント結果の返信メールは、スキャン結果の返信メールと同様であるため、図と詳細な説明は省略する。また図２１と同様に、メールの送付者は各オペレータの電子メールアドレスである。そして、４種類の工程進捗指示を伴うジョブ処理結果、プリントジョブを実行したオペレータ名とデバイス名、次のオペレータ／工程／管理者へのコメントが、返信メール中に含まれる。
【００８６】
図２２は、第２の実施形態における画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａのメール受信タスクの処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、メールサーバ４６への前回のアクセスから所定時間経過したかどうかを判定する（ステップＳ３０１）。その結果、所定時間が経過していた場合（Ｙｅｓ）はＮ＝１とし（ステップＳ３０２）、ステップＳ３０３に遷移する。
【００８７】
ステップＳ３０３では、メールサーバ４６にアクセスし、登録操作者情報保持部９１に登録されているＮ番目のオペレータの電子メールアドレス用のパスワードを送付する。そして、Ｎ番目のオペレータの電子メールアドレス宛のジョブ指示メールが到着していた場合はそれを受け取り、メール保持部４２に保持する。この時、受信したジョブ指示メールは、メールサーバから削除する。但し、自デバイスが、受信したジョブ指示メール中に記載された実行指定デバイスや指定工程に該当しない場合は、メール保持部４２に保持せず、メールサーバからも削除しない。例えば、実行指定デバイスとしてＭＦＰ−Ａのみが指定されている場合には、スキャナＢデバイスは、そのジョブ指示メールを保持しない。また、スキャナＢデバイスは、プリントジョブ指示メールを受け取っても処理できないので、そのジョブ指示メールを保持しない。
【００８８】
次いで、登録操作者情報保持部９１に登録されている全てのオペレータについて、ジョブ指示メールの受信処理を行ったかどうかを判定する（ステップＳ３０４）。その結果、まだ全ては終了していない場合（Ｎｏ）はＮ＝Ｎ＋１として（ステップＳ３０５）、ステップＳ３０３に遷移して受信処理を続ける。
【００８９】
このように、本実施形態では、定期的にメールサーバにアクセスして、そのデバイスに登録されている複数のオペレータ宛のメールはその都度受け取っているので、メールサーバにメールが蓄積されることはなく、最新のメールが常にデバイス内に保持される。また、各オペレータが何か処理を行おうとした時に、ジョブ指示メールがデバイス内に既に届いているので、処理をすぐに始めることができるという利点がある。また、仮にワークフローサーバやメールサーバがダウンしていても処理を始めることができるという利点もある。
【００９０】
図２３は、第２の実施形態における画像読み取り装置のメイン制御フローを説明するためのフローチャートである。第１の実施形態における同様のフローチャートである図１６と比べて、ステップＳ４０１、Ｓ４０３、Ｓ４０４、Ｓ４０５、Ｓ４１２のみが異なる。
【００９１】
まず、操作者により、その操作者に対するジョブ指示メールのリストを表示するための不図示のボタンが押されたかどうかを判定する（ステップＳ４０１）。その結果、押下された場合（Ｙｅｓ）には、不図示の画面を用いて、操作者がオペレータＩＤとパスワード１を入力する（ステップＳ４０３）。次いで、入力されたオペレータＩＤとパスワード１と、ＨＤ内の登録操作者情報保持部９１に登録されている操作者のオペレータＩＤとパスワード１とを照合する（ステップＳ４０４）。照合の結果、このデバイスに登録された正しい操作者であると判定した場合には、メール保持部から、入力されたオペレータＩＤに対応するジョブ指示メールを抽出する（ステップＳ４０５）。そして、抽出したジョブ指示メールの一覧を表示する（ステップＳ４０６）。
【００９２】
一方、ステップＳ４１２では、プルプリント実行を指示された場合には、デバイスは、ネットワークに接続された外部装置であるＷｅｂサーバの指定されたＵＲＬにアクセスし、指定された印刷用データを取得し、それをプリントする。また、本実施形態では、指示されたスキャン動作やコピー動作やプルプリント動作を行った後に、図２０で説明したように工程進捗を行う画面を表示する。そして、操作者が、「前工程へ差し戻し」、「当工程で保留」、「正常終了で次工程へ」、「異常発生で管理者へ連絡」の４通りのワークフロー制御を行い、さらに次のオペレータ／工程／管理者へのコメントを入力する。ステップＳ４１２では、これらのワークフロー制御結果やコメントも、元のジョブ指示メールに対する返信メールとしてワークフローサーバに送付する。
【００９３】
また、第１の実施形態の図１６のステップＳ２１２では、処理を終えたジョブ指示メールはデバイス内のメール保持部から削除していた。これに対し、本実施形態の図２３のステップＳ４１２で「当工程で保留」の場合には、ジョブ指示メールはメール保持部から削除しないようにしている。第１の実施形態の構成は、ワークフローサーバからデバイスにジョブ指示メールを送る。そして、デバイスで何からの処理を行った場合には、デバイスからワークフローサーバに返信メールとしてジョブの実行結果を送る。そして、デバイス側からはジョブ指示メールを削除し、再処理が必要な場合には、再度、ワークフローサーバからデバイスにジョブ指示メールを送るというシンプルな構成であった。これに対し、本実施形態の構成においては、処理中の工程に保留する場合には、デバイス側からはジョブ指示メールを削除しない。これにより、次回の実行を行う場合に、再度、ワークフローサーバからデバイスにジョブ指示メールを送る必要がないという利点がある。
【００９４】
また、図２３のステップＳ４０３以降の処理中に不図示のログアウトボタンが押下されると、ステップＳ４０３で入力されたオペレータＩＤとパスワードが無効となり、処理を中断してステップＳ４０１に戻る。
【００９５】
＜第３の実施形態＞
本発明の第３の実施形態は、第１／第２の実施形態とは、操作者識別手段、メールアドレスの保持方法、ジョブ指示メールの保持方法のみが異なっている。このため、差違部分のみを説明する。
【００９６】
図２４は、第３の実施形態における画像読み取り装置の構成を示すブロック図である。第１／第２の実施形態と異なる点は、第１の実施形態では、接触式のＩＣカード３８と接触式のＩＣカードリーダライタ３７を使用していた。これに対し、本実施形態では、非接触式の無線方式のＩＣカード１０３と無線方式のＩＣカードリーダライタ１０２を使用している。第１の実施形態のような接触式は、コストが安くて済み、また無線方式に起こり得る混信がないという利点がある。一方で、本実施形態のような無線方式では、ＩＣカードをＩＣカードリーダに装着する代わりに、ＩＣカードリーダの近傍に近づけるだけで良いという操作性の良さがある。さらに、非接触式のためＩＣカードが壊れにくいという利点と、ＩＣカードを画像読み取り装置に装着したまま忘れるという問題がなくなるという利点もある。また、本実施形態では、電波方式のＩＣカードを使用しているが、非接触で操作者識別情報のやり取りをできるものであれば何でも良い。例えば、携帯電話、ＰＨＳ、ＰＤＡ等でもよく、また、赤外線通信方式でも良い。
【００９７】
第１／第２の実施形態と次に異なる点は、第１の実施形態では、装置自体の電子メールアドレスを使用し、それを装置内部に保持していた。これに対し、本実施形態では、オペレータ個別の電子メールアドレスと、それに対応するメールパスワードを使用し、それらを各オペレータごとのＩＣカード１０３内の操作者情報に保持するようにした。第１の実施形態の構成では、あるオペレータは予め登録された特定のデバイスしか使えないため、セキュリティ強度が高いという利点があった。そこで、本実施形態の構成では、ＩＣカードを持ち歩いて、それを任意のデバイスに装着することにより、そのデバイスを使って自分宛のジョブ指示メールを受信して処理できるという利点がある。
【００９８】
第１／第２の実施形態とさらに異なる点は、第２の実施形態では、ＭＦＰ−Ａは、定期的にメールサーバにアクセスし、各オペレータ宛のジョブ指示メールをあらかじめ受信するようにしていた。これに対し、本実施形態では、あるオペレータのＩＣカードを装置近傍に近づけた場合に、そのオペレータの認証を行い、その後にメールサーバにアクセスし、そのオペレータ宛のジョブ指示メールのみを受信するようにした。第２の実施形態の方式では、あらかじめ受信しておくので、受信処理をしている間オペレータを待たせることがないという利点がある。これに対し、本実施形態の構成では、オペレータが任意のデバイスを用いて、自分宛のジョブ指示メールを受信できるという利点がある。各オペレータが使用するデバイスが固定されている場合には第２の実施形態の方式が良い。一方で、例えばプリンタが２台あって、空いている方を使って作業をしたい場合等は、本実施形態の構成がよい。すなわち、空いているプリンタに自分のＩＣカードを近づけることにより、自分宛のジョブ指示メールを受信することができ、そのデバイスで処理を行って、結果を返信メールで送付することができる。
【００９９】
第１／第２の実施形態とさらに異なる点は、第２の実施形態では、ＭＦＰ−Ａがメールサーバからジョブ指示メールを受信すると、メールサーバからは、そのジョブ指示メールは削除される構成であった。これに対し、本実施形態では、ＭＦＰ−Ａがメールサーバからジョブ指示メールを受信しても、メールサーバからは、そのジョブ指示メールは削除されないようにした。第２の実施形態の構成では、メールサーバにメールが残らないので、メールサーバの負荷が少ないという利点がある。一方で、本実施形態の構成では、メールサーバにメールが残っているので、後で別のデバイスから受信することができるという利点がある。
【０１００】
第１／第２の実施形態とさらに異なる点は、第２の実施形態では、受信したジョブ指示メールは、処理が終了するまで、デバイス内のメール保持部42に保持され、処理が終了した時点でデバイス内のメール保持部から削除される構成である。また、未処理のジョブ指示メールについては、操作者が別のオペレータに替わっても、デバイスの電源を切られても保持し続ける構成であった。これに対し、本実施形態では、操作者のＩＣカードが装置近傍から離れると、操作者が離れたと判断し、デバイス内のメール保持部４２に保持された未処理のジョブ指示メールについても削除するようにした。
【０１０１】
第２の実施形態の構成では、未処理のジョブ指示メールがデバイス内に保持されているため、同じデバイスでの次回の作業時に改めてメールを受信する必要がなく、操作者を待たせないという利点がある。一方で、本実施形態の構成では、未処理のジョブ指示メールがメールサーバに残っているので、他のデバイスからそれを受信して処理することができるという利点がある。また、デバイス内にメールが残らないため、セキュリティ強度が高いという利点もある。
【０１０２】
図２５は、第３の実施形態における画像読み取り装置のメイン制御手順を説明するためのフローチャートである。第１の実施形態における画像読み取り装置のフローチャートである図１６と比べて、ステップＳ５０１、Ｓ５０２、Ｓ５０４、Ｓ５１２のみが異なる。第１の実施形態では、接触式のＩＣカードが装着されていたかどうかを判定していたが、本実施形態では、非接触式のＩＣカードが、画像読み取り装置の近傍にあるかどうかを判定する（ステップＳ５０１）。その結果、近傍にない場合（Ｎｏ）は、メール保持部４２中のそのオペレータ宛のメールを削除して他の処理を行う（ステップＳ５０２）。
【０１０３】
一方、近傍にある場合（Ｙｅｓ）はステップＳ５０３以降の処理を行う。尚、それらの処理中に、非接触式のＩＣカードが、画像読み取り装置の近傍から離れてしまった場合には、操作者が離れたと判断し、ログアウト処理を行う。そして、ステップＳ５０２に遷移して、メール保持部４２中のそのオペレータ宛のメールを削除し、他の処理を行う。尚、本実施形態では、非接触式のＩＣカードを画像読み取り装置の近傍に近づけるだけでステップＳ５０３以降の処理を開始するようにしているが、これだけに限られない。例えば、操作者が明示的に何かの不図示のボタンを押した後に、ＩＣカードを検出するようにしてもよい。
【０１０４】
次に、本実施形態では第１の実施形態のようなメール受信タスクは存在せず、ステップＳ５０４でメールサーバ４６に、ＩＣカード１０３内のメールアドレスとメールパスワードを送付する。そして、そのメールアドレス宛のメールが到着していた場合はそれを受け取り、メール保持部４２に保持する。但し、この時、メールを受け取った場合でも、メールサーバに元メールは残すようにする。
【０１０５】
次に、ステップＳ５１２では、指示されたスキャン動作やコピー動作やプリント動作を実行し、その結果を元メールに対する返信メールとしてワークフローサーバに送付する。そして、処理後には、元メールはメール保持部から削除し、さらにメールサーバからも削除する。この後、操作者がデバイスの前から離れた場合には、ステップＳ５０２でメール保持部中の未処理のジョブ指示メールも削除される。従って、文書処理システム中では、未処理のジョブ指示メールは、メールサーバ内にのみ単一的に存在することになる。
【０１０６】
＜第４の実施形態＞
本発明の第４の実施形態は、自分のＰＣからデバイス宛にメールする実施形態であり、第１の実施形態とは、ジョブ指示メールの送付者のみが異なっている。このため、以下では差異部分のみを説明する。
【０１０７】
第１の実施形態では、ワークフローサーバが各オーダーを処理するための複数の工程／ジョブの進捗を管理し、その進捗に応じて、次の工程／ジョブを担当するデバイスに、ジョブ指示メールを送付していた。これに対し、本実施形態では、各オペレータがＰＣを持ち、各オペレータが自分のＰＣから、次の工程／ジョブを担当するデバイスに、ジョブ指示メールを送付するようにしている。
【０１０８】
第１の実施形態の構成では、各オペレータはＰＣを持つことなく、各オペレータはＩＴスキルが不要であり、また、各オペレータが、各オペレータのＰＣからデバイスにジョブ指示メールを送付する作業も不要であるという利点がある。これに対し、本実施形態の構成は、各オペレータが、自分が使用するデバイスを自由に選ぶことができるという利点がある。本実施形態の場合、まず、オペレータは自分のＰＣから、図７や図８で説明したような、スキャンジョブ指示メールや、プリント指示メール等を、自分が使用するデバイス宛に送付する。但し、この場合、Ｌ３０２やＬ４０２の「Ｆｒｏｍ（送信者）」は、各オペレータのＰＣ用の電子メールアドレスとなる。
【０１０９】
次に、オペレータは、そのデバイスの設置場所まで移動し、操作部に自分のＩＣカードを装着すると、図９のように、自分の送った自分宛のジョブ指示メールの一覧を見ることができる。そして、その中から処理したいジョブ指示メールを選択し、図１０〜図１２で説明したような詳細画面で、自分が送付したパラメータをその場で原稿等と照合して確認した後に、スキャンやプリントや配送を実行する。そして、実行した結果やスキャンした画像データは、元のジョブ指示メールに対する返信メールとして、自動的に、各オペレータのＰＣ用の電子メールアドレスに送付されるので、各オペレータは自分のＰＣに戻って、それを受け取ることができる。
【０１１０】
このように、各オペレータが自分のＰＣからジョブ指示メールを送ることにより、スキャンジョブやプリントジョブを実行するパラメータを、それを実行するデバイスの操作部上で入力する手間がなくなる。また、ジョブの処理結果やスキャンデータを送付する宛先指定等も不要となる。さらに、この機能を使用するためにＰＣ側に特別なアプリケーションを作成してインストールする必要もなく、ＰＣ側は一般のメールアプリを持っているだけで使うことができるという利点がある。さらにまた、メールプロトコルは、一般的に、ファイアーウォールを通過することができる。したがって、インターネット越しに、スキャン指示やプリント指示メールをデバイスに送付し、各オペレータの処理結果を返信メールで受け取ることができるという利点もある。
【０１１１】
本実施形態では、各オペレータが自分で処理するジョブ指示メールを各デバイスに送るようにしたが、他のオペレータが処理するジョブ指示メールを送るようにしてもよい。例えば、工程管理者が自分のPCから、直接、各デバイスにジョブ指示メールを送るようにしても良い。この場合は、ワークフローサーバが不要となり、小さな出力拠点に適した構成となる。
【０１１２】
また、本実施形態では、第１の実施形態と同様に、ジョブ指示メールを各デバイスのメールアドレス宛に送るようにした。ここで、これをオペレータのＰＣから、第２の実施形態と同様に、ジョブ指示メールを各オペレータのメールアドレス宛に送るようにしても良い。その場合は、各オペレータのＰＣ用の電子メールアドレスと、各オペレータのデバイス用の電子メールアドレスは同じでも良いし、異なっても良い。前者の場合には、オペレータがＰＣで作業、或いはデバイスで作業した場合であっても、シームレスに作業ができるという利点がある。また、後者の場合には、ＰＣで作業する仕事と、デバイスで作業する仕事とを分離することができるという利点がある。
【０１１３】
＜その他の実施形態＞
以上説明した各実施形態では、ＩＣカードやユーザ入力により、操作者識別情報を入手していた。ここで、これを指紋認証等の生体認証手段（バイオ認証手段）により、操作者識別情報を入手するようにした構成にしてもよい。
【０１１４】
また、上述した各実施形態では、ワークフローサーバと各種デバイスは、イントラネットで接続されていたが、ワークフローサーバがインターネット上に存在する場合も同様である。
【０１１５】
以上説明したように、ＩＴスキルの低いオペレータの場合でも、本発明によればＰＣを使うことなく、デバイスの操作部を使って、企業の集中コピー／印刷センターにおけるオペレータのワークフローを円滑に進めることができる。具体的には、各オペレータは自分のＰＣを持つことなく、デバイスの操作部を使って、ジョブの指示メールを受け取り、処理して、結果を返信メールで報告し、ワークフローを進捗させることができる。さらに、各処理を行うための設定や結果の送付先を、デバイスの操作部からその都度入力する手間を減らすことができる。
【０１１６】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１１７】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１１８】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１１９】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、以下のようなものがある。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）。
【０１２０】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、ホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１２１】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１２２】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１２３】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１２４】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書処理システムの全体構成図である。
【図２】図１に示す出力拠点１２において受注したコピーオーダー及びプリントオーダーの処理ワークフローを説明するためのフローチャートである。
【図３】受注したスキャンオーダーの処理フローを説明するためのフローチャートである。
【図４】図１に示すワークフローサーバ４への工程管理者ＰＣ４７からのアクセスソフトの画面表示の一例を示す図である。
【図５】本発明の第１の実施形態における画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａ５の構成を示すブロック図である。
【図６】各操作者別のICカード３８内に保持される操作者情報３９を説明するための図である。
【図７】図１に示すワークフローサーバ４からスキャナデバイスに送られるスキャン指示メールを説明するための図である。
【図８】図１に示すワークフローサーバ４からプリントデバイスに送られるプリント指示メールを説明するための図である。
【図９】デバイス操作部における受信メール一覧表示画面の一例を示す図である。
【図１０】図９でＬ５０４のスキャンジョブを選択した場合に遷移するデバイス操作部におけるスキャンジョブ指示メールの詳細表示画面の一例を示す図である。
【図１１】図９でＬ５０５のプリントジョブを選択した場合に遷移するデバイス操作部におけるプリント指示メールの詳細表示画面の一例を示す図である。
【図１２】図９でＬ５０７の配送ジョブを選択した場合に遷移するデバイス操作部における配送票プリント指示メールの詳細表示画面の一例を示す図である。
【図１３】第１の実施形態におけるスキャン結果の返信メールを説明するための図である。
【図１４】プリント結果の返信メールを説明するための図である。
【図１５】図１に示す画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａのメール受信タスクの処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１６】図１に示す画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａのメイン制御フローを説明するためのフローチャートである。
【図１７】本発明の第２の実施形態における画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａの構成を示すブロック図である。
【図１８】第２の実施形態におけるスキャン指示メールを説明するための図である。
【図１９】第２の実施形態におけるプリント指示メールを説明するための図である。
【図２０】第２の実施形態におけるデバイス操作部におけるワークフローを進めるための画面例を示す図である。
【図２１】第２の実施形態におけるスキャン結果の返信メールを説明するための図である。
【図２２】第２の実施形態における画像読み取り装置であるＭＦＰ−Ａのメール受信タスクの処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図２３】第２の実施形態における画像読み取り装置のメイン制御フローを説明するためのフローチャートである。
【図２４】第３の実施形態における画像読み取り装置の構成を示すブロック図である。
【図２５】第３の実施形態における画像読み取り装置のメイン制御手順を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２５】
４  ワークフローサーバ
５  ＭＦＰ−Ａ（画像読み取り装置）
６  スキャナＢ
７  プリンタＣ
９−１、９−２、４７  ＰＣ
１１  オーダー管理部
３１  画像読み取り部
３２  画像メモリ
３３  画像形成部
３４  操作部
３５  制御部
３６  Ｎ／Ｗ−Ｉ／Ｆ
３７  ＩＣカードリーダライタ
３８  ＩＣカード
３９、４３  操作者情報
４０、４５  メール送受信部
４１  ＨＤ
４２  メール保持部
４４  ネットワーク
４６  メールサーバ
【図１】
2007122091.tif 000003
【図２】
2007122091.tif 000004
【図３】
2007122091.tif 000005
【図４】
2007122091.tif 000006
【図５】
2007122091.tif 000007
【図６】
2007122091.tif 000008
【図７】
2007122091.tif 000009
【図８】
2007122091.tif 000010
【図９】
2007122091.tif 000011
【図１０】
2007122091.tif 000012
【図１１】
2007122091.tif 000013
【図１２】
2007122091.tif 000014
【図１３】
2007122091.tif 000015
【図１４】
2007122091.tif 000016
【図１５】
2007122091.tif 000017
【図１６】
2007122091.tif 000018
【図１７】
2007122091.tif 000019
【図１８】
2007122091.tif 000020
【図１９】
2007122091.tif 000021
【図２０】
2007122091.tif 000022
【図２１】
2007122091.tif 000023
【図２２】
2007122091.tif 000024
【図２３】
2007122091.tif 000025
【図２４】
2007122091.tif 000026
【図２５】
2007122091.tif 000027