(57)【要約】【課題】  この発明の課題は、氏名、住所などの個人情報をコンピュータのアドレス帳プログラムなどで管理している、個人情報の管理システムにおいて、既にアドレス帳プログラムなどに記録されている個人情報に変更があった場合、これを検知し、変更種別を履歴データとして管理できる個人情報の管理システムを実現することにある。【解決手段】  氏名、住所等の個人情報をコンピュータなどの機器におけるアドレス帳プログラムなどで管理する場合の個人情報の管理システムにおいて、新たに個人情報が通知された場合に、既存のアドレス帳プログラムなどに個人情報が記録管理されている人物か否かを判別する個人判別手段と、当該人物においてどのような個人情報の変更があったかを判断する個人情報変更判断手段と、当該変更情報を履歴データとして管理する個人情報履歴管理手段とを備えた個人情報の管理システムとして構成する。【選択図】            図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人情報の管理システムにおいて、
新たに個人情報が通知された場合に、その個人情報が既に管理されている人物の個人情報か否かを判別する個人判別手段と、
当該人物においてどのような個人情報の変更があったかを判断する個人情報変更判断手段と、
当該変更情報を履歴データとして管理する個人情報履歴管理手段と、
を備えたことを特徴とする個人情報の管理システム。
【請求項２】
個人情報の管理システムにおいて、
前記個人情報変更判断手段として、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせによって、個人情報変更種別を判断する、
ことを特徴とする請求項１に記載の個人情報の管理システム。
【請求項３】
個人情報の管理システムにおいて、
前記個人情報変更判断手段により判断する個人情報変更種別として、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせによって、当該個人の異動（転職、転属、社名変更、組織名変更、昇格）種別を判断する
ことを特徴とする請求項１に記載の個人情報の管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、複数の人物の個人情報の管理に関し、コンピュータなどの機器上で、アドレス帳プログラムなどを利用して個人の氏名、住所、連絡先電話番号等の個人情報を管理している状況において、アドレス帳プログラムなどに既に記録、管理されている個人についての新たな情報の変更を通知する事象が発生した場合に、どのような変更が発生したかを自動で判別し、履歴データとして管理する個人情報の管理システムを実現する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業において社員として従業したり、個人経営において経営者として働いたりしている場合など、いろいろな職業において働いていると、多くの人との関わりが発生してくることとなり、名刺の交換やはがきや電子メールなどのやり取りの中で、その人の氏名、住所、連絡先電話番号等の個人情報を入手することとなる。
【０００３】
また、個人的な友人関係などのプライベートな活動においても、人間関係の広がりから多くの人の個人情報を入手する機会は多い。
【０００４】
このような個人情報は、後になってその人に連絡を取ったり、その人の居るところに出かけて行ったりするような用事が発生した場合などに利用したい場合が多いものであるので、手帳や手書きのアドレス帳などを作成し管理してきた。
【０００５】
しかし、このような管理方法では、いちいち個人情報を手帳やアドレス帳などに自ら手書きで記録しなければならないため、非常に手間がかかり、また、氏名を五十音順に並べ替えたり、重要な人物を分類して管理したりするなどといったことをしようとすると、一からアドレス帳などを作成しなおさなければならないなど、非常に非効率であるという問題があった。
【０００６】
そこで、最近では、コンピュータ上で動作するプログラムとしてこのような、個人情報を管理してくれるアドレス帳プログラムなどが発売されており、これらを利用することで、自動的に個人情報のソートや分類を実行するなどして個人情報を管理している人も増えてきている。
【０００７】
これらのアドレス帳プログラムなどの中には、名刺やはがきなどをＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）機能を備えたスキャナ装置で読み取り、それらの媒体に記載されている氏名や住所などの個人情報の項目を自動で判別して、個人情報を管理できるものもでてきている。
【０００８】
このようなＯＣＲ機能を備えたスキャナ装置による個人情報の管理においては、既に記録されている個人についての個人情報が変更になった場合（新たな名刺をもらったり、はがきや電子メールを受け取ったりすることにより新たな個人情報が通知され、その内容が変更になっていた場合）、その個人を特定するため個人情報の項目の内、氏名を比較し、同一の氏名であった場合には、既に管理しているその個人の個人情報に変更があったと判断し、その個人の個人情報を新たな個人情報として、単純に置き換えていた（非特許文献1を参照）。
【０００９】
しかし、このような単純に新たな個人情報と置き換えてしまう方法だと、その個人の個人情報の中で、どの情報が変更になったのか後になって把握できず、その個人にどのような状況の変化があったのかが分からないという問題があった。
【００１０】
【非特許文献１】名刺ファイリングＯＣＲユーザーズガイド機能詳細編（株式会社ＰＦＵによる出版）の５２ページ「名刺データをまとめます」に記載。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
前記のごとく、従来の技術では次のような問題点がある。
【００１２】
従業者や経営者など、働いている人や友人関係などとプライベートな活動を幅広く行っている人などは、仕事上の活動や個人的な活動を通じて多くの人との関係が発生してくるものである。
【００１３】
その後に、このような人たちとの関係を継続していくため、これらの人たちの氏名、住所、連絡先電話番号などの個人情報を管理しておきたい場合が多いが、これまでは手帳や手書きのアドレス帳などを利用して、自らこのような多数の人たちの個人情報を記載することで、これらの個人情報を管理していた。
【００１４】
しかし、このような手書きのアドレス帳などを利用した個人情報の管理では、いちいち個人情報を人手を介して記録していかなければならず、非常に手間がかかり、また、その人物との関係性の重要度から分類しなおすなどの処理を行うには、更に手間がかかり非効率的であるという問題があった。
【００１５】
そこで、最近では、コンピュータ上のアドレス帳プログラムなどが発売されており、このようなアドレス帳プログラムなどを利用して氏名、住所、連絡先電話番号などの個人情報を管理し、五十音順のソートや人物関係の分類などを自動化して管理する場合も増えてきている。
【００１６】
このようなコンピュータ上のアドレス帳プログラムの中には、名刺などの個人情報が記載された媒体を、ＯＣＲ機能を備えたスキャナ装置に読み取らせ、自動的に個人情報の項目（氏名、住所、連絡先電話番号など）を判別し、これをアドレス帳プログラムによって管理できるものも出てきているが、このようなアドレス帳プログラムの場合、既に管理している人物と同一人物の個人情報に変更があったような場合、例えば、名刺の中の連絡先電話番号が変更になっていたようなとき、古い個人情報を新しい個人情報に無条件に置き換えてしまうようになっていた。
【００１７】
このように、個人情報をコンピュータ上のアドレス帳プログラムなどにより自動的に管理する場合、既に管理されている人物の個人情報に変更が発生したときに単純に新しい情報に置き換えてしまう方法では、個人情報の中のどの情報が変更になったのか分からず、その人が新しい役職に昇格したような場合に、祝賀状を出し忘れてしまうといったような問題があった。
【００１８】
この発明の課題は、氏名、住所、連絡先電話番号などの個人情報をコンピュータなどの機器上で動作するアドレス帳プログラムなどで管理している、個人情報の管理システムにおいて、既にアドレス帳プログラムなどに記録、管理されている人物と同一人物の個人情報に変更があった場合、個人情報のどの項目に変更があったのかを自動的に検知し、どのような内容の変更であったのか変更種別まで判断し、このような個人情報の変更状況の経過を履歴データとして管理し、よりきめ細かい個人情報の管理ができる個人情報の管理システムを実現することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１９】
前記の問題点を解決するために、この発明では次に示す手段を取った。
【００２０】
氏名、住所、電話番号等の個人情報をコンピュータなどの機器上で動作するアドレス帳プログラムなどで管理している場合の個人情報の管理システムにおいて、新たに個人情報が通知された場合（例えば、新しい名刺を受け取ったり、はがきや電子メールなどにより新しい個人情報を受け取ったりしたような場合）に、既存のアドレス帳プログラムなどに、その個人情報が記録、管理されている人物か否かを判別する個人判別手段と、当該人物においてどのような個人情報の変更があったかを判断する個人情報変更判断手段と、当該変更情報を履歴データとして管理する個人情報履歴管理手段とを備えた個人情報の管理システムとして構成する。
【００２１】
前記個人情報変更判断手段として、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせによって、個人情報変更種別を判断するように構成する。
【００２２】
前記個人情報変更判断手段により判断する個人情報変更種別として、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせによって、当該個人の異動（転職、転属、社名変更、組織名変更、昇格）種別を判断するように構成しても良い。
【００２３】
これらの個人情報変更判断手段が個人情報変更種別を判断する上での、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせの規則は、管理している個人情報がどのような分野（仕事上なのか個人的な活動なのか）であるかによって、変えるように構成しても良い。
【発明の効果】
【００２４】
この発明により、以下に示すような効果が期待できる。
【００２５】
仕事上や個人的な活動の中で、多くの人との関係が発生してくるが、これらの人との関係を継続していくため、その人たちの氏名、住所、連絡先電話番号などの個人情報を記録、管理していくことが必要不可欠となってくる。
【００２６】
このような個人情報の管理には、従来は手帳や手書きのアドレス帳などを使用したり、コンピュータ上で動作するアドレス帳プログラムなどを使用したりしてきたが、手帳や手書きのアドレス帳では管理に手間がかかったり、管理の仕方に制限があったりして非効率であり、また、従来のアドレス帳プログラムでは、既に管理されている人物と同一人物の個人情報に変更があった場合でも、単純にその人物の新たな個人情報に置き換えてしまうためどのような変更があったのか分からないといった問題があった。
【００２７】
本発明を利用することにより、これらの個人情報の管理において、既に管理されている人物と同一人物の個人情報の一部が変更された場合にも、どのような変更があったのか容易に判別でき、例えば、誰かが昇格したときに、祝賀状を送付するなどの適切な対応をとることができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
この発明は、次に示す実施の形態を取った。
【００２９】
新たに名刺をもらったり、はがきや電子メールなどを受け取ったりして、新しい個人情報が通知された場合に、その個人情報の対象となる人物がコンピュータ上で動作している、アドレス帳プログラムなどに既に記録されている人物か否かを判別する個人判別手段を備えるように構成する。
【００３０】
これにより、新たに記録すべき個人が追加されたのか、それとも個人情報にどのような変更があったのか判断するために、既にアドレス帳プログラムなどに記録されている個人情報と、新規に通知された個人情報を比較する処理を実行しなければならないのかを判断することができる。
【００３１】
新たに通知された個人情報が、既にアドレス帳プログラムなどに記録されている個人情報と同一の人物のものであることが判別された場合、当該人物においてどのような個人情報の変更があったかを判断する個人情報変更判断手段を備えるように構成する。
【００３２】
これにより、既に管理されている個人情報に該当する人物にどのような異動や状況の変化があったのかが判別でき、その状況の変更に応じた適切な対応をとることができるようになる。
【００３３】
当該個人情報の変更情報を履歴データとして管理する個人情報履歴管理手段を備えるように構成する。
【００３４】
これにより、既に管理されている個人情報に該当する人物の状況の変化がいつごろ、どのようにあったのか、後からでも容易に知ることができるようになり、よりきめ細かく、効率的な個人情報の管理が行えるようになる。
【実施例】
【００３５】
この発明による代表的な実施例を図によって説明する。なお、以下において、同じ箇所は同一の符号を付してあり、詳細な説明を省略することがある。
【００３６】
図１は本発明の実施例を示す。
【００３７】
本発明は、仕事上や個人的な活動を通じて、名刺やはがき、電子メールなどにより入手した、氏名、住所、連絡先電話番号などの個人情報を効率的に管理し、既に管理している人物と同一人物の個人情報になんらかの変更があった場合、どのような変更があったのか自動的に判別し、履歴データとしてこれらの個人情報の変更などを管理する個人情報の管理システムである。
【００３８】
なお、この個人情報の管理システムとしては、コンピュータ上で動作するアドレス帳プログラムなどの一部の機能として利用しても良い。
【００３９】
図１に示すように、本発明の個人情報の管理システムに、個人情報が図示しないスキャナ装置などにより名刺やはがきなどから読み取られたり、電子メールを受け取ったりすることで入力されると、個人判別手段１にその情報が送られる。
【００４０】
個人判別手段１では、図３に示すように、個人情報履歴管理手段３に既に管理されている個人情報を記録した履歴データレコード５の中の項目のうち、氏名の項目から、氏名の情報を新たに送られてきた個人情報の氏名と比較し、氏名が同一であれば、既に管理されている人物と同一人物の新たな個人情報であると推測する。
【００４１】
ここで、新たに送られてきた個人情報の氏名が、既存の個人情報として個人情報履歴管理手段３により管理されている、個人情報を記録した履歴データレコード５の中の氏名の項目に同一の氏名の個人情報がない場合には、新たな人物の個人情報と判断し、個人情報履歴管理手段３に新たな個人情報の履歴データレコード５を作成するようにする。
【００４２】
なお、図３では、既に管理している個人情報として、説明を分かりやすくするため、１件の履歴データレコード５のみを図示しているが、実際には一人の個人に対して、１件の履歴データレコード５を保持しており、複数人の個人情報は、その人数分の履歴データレコード５を保持するようにしている。
【００４３】
新たに送られてきた個人情報の氏名が、既存の個人情報の氏名の項目に記録された氏名と一致し、既存の管理された人物と同一人物の新たな個人情報と推測された場合、個人判別手段１はその新たな個人情報を図１に示すように、個人情報変更判断手段２に送る。
【００４４】
この個人情報を受け取った個人情報変更判断手段２は、個人情報の中でどの情報の項目が変更されたかを判別し、変更の種別を決定する。
【００４５】
例えば、仕事上の異動（転職、転属、社名変更、組織名変更、昇格）種別を決定する方法としては、図２に示す個人情報変更種別判断規則表４のように、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせによって、異動種別を決定するようにしている。
【００４６】
図４に示すように、新たに入手した個人情報の氏名が、図３に示すように、個人情報履歴管理手段３に既に管理されている個人情報を記録した履歴データレコード５の氏名の項目に記録された氏名と同一であることを、個人判別手段１により比較した結果により判明した場合、同一人物の新たな個人情報であると個人判別手段１は推測し、この個人情報を個人情報変更判断手段２に送る。
【００４７】
この個人情報を受け取った個人情報変更判断手段２では、図２に示す個人情報変更種別判断規則表４の規則に則って、受け取った個人情報の項目のうち、会社名、住所の項目が履歴データレコード５の会社名、住所の項目に記録された内容と異なるため、異動種別としては転職であると推測する。
【００４８】
その結果、個人情報履歴管理手段３では、図４に示すように、異動種別として転職という情報を付加して、既に管理している山田太郎氏の個人情報の履歴データレコード５に追加の履歴データを記録するようにしている。
【００４９】
図５の場合には、新たに入手した個人情報の氏名から、個人判別手段１により図３に示すように、既に管理されている個人情報を記録した履歴データレコード５の氏名の項目に記録されている氏名と同一の氏名であることを比較して判別し、同一の氏名であることから既に管理されている人物と同一人物であると推測し、この個人情報を個人情報変更判断手段２に送る。
【００５０】
この個人情報を受け取った個人情報変更判断手段２では、図２に示す個人情報変更種別判断規則表４の規則に則って、受け取った個人情報の項目のうち、履歴データレコード５の会社名の項目に記録された内容と情報が異なり、住所の項目に記録された内容と情報が同一のため、異動種別としては社名変更であると推測する。
【００５１】
その結果、個人情報履歴管理手段３では、図５に示すように、異動種別として社名変更という情報を付加して、既に管理している山田太郎氏の個人情報の履歴データレコード５に追加の履歴データを記録するようにしている。
【００５２】
なお、仕事上の異動（転職、転属、社名変更、組織名変更、昇格）種別を決定する方法の場合には、個人情報変更判断手段２は今回図２に示す個人情報変更種別判断規則表４を利用して個人情報の変更種別を判断したが、個人情報の内容によっては別の変更種別判断規則を適用するように構成しても良い。
【００５３】
このように、個人情報の特定の項目の一致、不一致の組み合わせによって、その個人情報の対象となる人物にどのような種別の変更がされたかを推測し、その変更種別とともに既に管理されている個人情報に追加の履歴データを記録として履歴管理することで、よりきめ細かく、効率的な個人情報の管理が行えるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明の実施例である。
【図２】個人情報の変更種別の決定処理説明図である。
【図３】既存の個人情報履歴管理手段の状態説明図である。
【図４】個人情報の変更種別の推測処理の説明図１である。
【図５】個人情報の変更種別の推測処理の説明図２である。
【符号の説明】
【００５５】
１：個人判別手段
２：個人情報変更判断手段
３：個人情報履歴管理手段
４：個人情報変更種別判断規則表
５：履歴データレコード
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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