(57)【要約】【課題】  文書管理装置において、文書ファイルへの処理依頼を簡易な手順で行うことができる。【解決手段】  ネットワーク複合機１００は、文書ファイルへの処理を複数の担当者に所定の順序で順次行わせる処理依頼を受け付ける。ネットワーク複合機１００は、文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶部１１２と、文書ファイル記憶部１１２に記憶された文書ファイルの指定、当該文書ファイルへの処理依頼先の担当者の指定および当該担当者の処理順序の指定を、複数の担当者について受け付ける処理依頼受付部１０８とを含む。処理依頼受付部１０８は、各処理順序について、複数の担当者の指定を受け付け可能に構成される。【選択図】  図１
2007094904.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルへの処理を複数の担当者に所定の順序で順次行わせる処理依頼を受け付ける文書管理装置であって、
文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶部と、
前記文書ファイル記憶部に記憶された前記文書ファイルの指定、当該文書ファイルへの処理依頼先の担当者の指定および当該担当者の処理順序の指定を受け付ける処理依頼受付部と、
を含み、
前記処理依頼受付部は、各前記処理順序について、複数の前記担当者の指定を受け付け可能に構成された文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記処理依頼受付部は、前記文書ファイルの指定および当該文書ファイルへの処理内容の指定を、前記複数の担当者についてそれぞれ受け付ける文書管理装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の文書管理装置において、
前記処理依頼の処理期限を管理する期限管理部をさらに含み、
前記処理依頼受付部は、前記複数の担当者についてそれぞれ前記処理依頼の処理期限の指定を受け付け、
前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、当該一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、前記一の担当者の処理期限を管理する文書管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載の文書管理装置において、
前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、当該一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、前記一の担当者の処理順序が前記他の担当者の処理順序よりも遅い場合は、前記一の担当者の処理期限が前記他の担当者の処理期限よりも遅くなるように管理する文書管理装置。
【請求項５】
請求項３または４に記載の文書管理装置において、
前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、当該一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、前記一の担当者の処理順序が前記他の担当者の処理順序と同じ場合、前記一の担当者の処理期限のデフォルト設定として、前記他の担当者の処理期限を提示する文書管理装置。
【請求項６】
請求項１または２に記載の文書管理装置において、
前記処理依頼の処理期限を管理する期限管理部をさらに含み、
前記処理依頼受付部は、前記処理依頼の最終処理期限を受け付けるとともに、複数の担当者についてそれぞれ前記処理依頼の処理期限の指定を受け付け、
前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、前記最終処理期限に基づき、前記一の担当者の処理期限を管理する文書管理装置。
【請求項７】
請求項１から６いずれかに記載の文書管理装置において、
表示部をさらに含み、
前記処理依頼受付部は、文書ファイルの指定および当該文書ファイルへの処理依頼の開始指示に基づき、前記表示部に当該文書ファイルへの処理依頼先の担当者の指定および当該担当者の処理順序の指定を入力させる画面を表示させる文書管理装置。
【請求項８】
請求項１から７いずれかに記載の文書管理装置において、
前記処理依頼受付部が一つの前記処理順序について複数の前記担当者の指定を受け付けた場合に、同じ処理順序が指定された複数の前記担当者に同時に処理依頼を行う処理依頼部をさらに含む文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、スキャン機能を有する複合機等で原稿を読み取り、それを電子データ化して管理することが行われている。特許文献１には、スキャン機能を有する複合機で原稿を読み取り電子的データを生成して、それを標準フォーマットに変換して標準ファイルを作成してファイリングサーバに蓄積する文書処理システムが開示されている。
【特許文献１】特開２００４−３２６２３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このように、スキャン機能を用いて原稿を電子データ化する目的の一つに、その原稿に対して、担当者を指定して何らかの処理依頼を行うということがある。近年、ネットワークの普及に伴い、社内ネットワークの環境も整ってきており、社員は、社内で共有のデータが保存されたサーバに自己の端末からアクセスして種々の文書を閲覧したり取得したりできるようになっている。そのため、処理が必要な原稿を電子データ化するとともに、その電子データに、処理依頼の依頼先の担当者、依頼内容、処理期限等を対応づけて記憶しておけば、担当者がネットワークを介してその電子データを確認したり、その電子データをネットワークを介して担当者に送信したりすることができ、効率よく処理を行うことができる。また、ファクシミリ装置で受信したファクシミリデータについても同様に処理依頼を行いたいことがある。
【０００４】
しかし、従来、一つの文書ファイルについて、複数の担当者に処理依頼を行いたい場合に、効率よく依頼を行う手順が開発されていなかった。
【０００５】
本発明はこうした点に鑑みてなされたもので、その目的は、文書管理装置において、文書ファイルへの処理依頼を簡易な手順で行う技術の提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明によれば、
文書ファイルへの処理を複数の担当者に所定の順序で順次行わせる処理依頼を受け付ける文書管理装置であって、
文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶部と、
前記文書ファイル記憶部に記憶された前記文書ファイルの指定、当該文書ファイルへの処理依頼先の担当者の指定および当該担当者の処理順序の指定を受け付ける処理依頼受付部と、
を含み、
前記処理依頼受付部は、各前記処理順序について、複数の前記担当者の指定を受け付け可能に構成された文書管理装置が提供される。
【０００７】
これにより、複数の担当者に所定の順序で順次行わせる処理依頼を行う際に、１回の処理依頼で、処理依頼の各段階で複数の担当者を指定することができ、文書ファイルへの処理依頼を利便性よくすることができる。
【０００８】
本発明の文書管理装置において、前記処理依頼受付部は、前記文書ファイルの指定および当該文書ファイルへの処理内容の指定を、前記複数の担当者についてそれぞれ受け付けることができる。
【０００９】
これにより、担当者毎に依頼内容を指定することができるので、文書ファイルへの処理依頼を簡易な手順で行うことができる。
【００１０】
本発明の文書管理装置は、前記処理依頼の処理期限を管理する期限管理部をさらに含むことができ、前記処理依頼受付部は、前記複数の担当者についてそれぞれ前記処理依頼の処理期限の指定を受け付けることができ、前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、当該一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、前記一の担当者の処理期限を管理することができる。
【００１１】
期限管理部は、一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、一の担当者の処理期限として適切な処理期限の候補を提示することができる。また、ユーザが一の担当者の処理期限として、一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限と矛盾するような期限を設定した場合、期限管理部は、ユーザにエラー通知を行う等のエラー処理を行うことができる。
【００１２】
本発明の文書管理装置において、前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、当該一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、前記一の担当者の処理順序が前記他の担当者の処理順序よりも遅い場合は、前記一の担当者の処理期限が前記他の担当者の処理期限が遅くなるように管理することができる。
【００１３】
本発明の文書管理装置において、前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、当該一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の前記担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、前記一の担当者の処理順序が前記他の担当者の処理順序と同じ場合、前記一の担当者の処理期限のデフォルト設定として、前記他の担当者の処理期限を提示することができる。
【００１４】
本発明の文書管理装置は、前記処理依頼の処理期限を管理する期限管理部をさらに含むことができ、前記処理依頼受付部は、前記処理依頼の最終処理期限を受け付けるとともに、複数の担当者についてそれぞれ前記処理依頼の処理期限の指定を受け付けることができ、前記期限管理部は、前記処理依頼受付部が一の前記担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、前記最終処理期限に基づき、前記一の担当者の処理期限を管理することができる。
【００１５】
たとえば、期限管理部は、各担当者の処理期限が最終期限より後にならないように管理することができる。
【００１６】
本発明の文書管理装置は、表示部をさらに含むことができ、前記処理依頼受付部は、文書ファイルの指定および当該文書ファイルへの処理依頼の開始指示に基づき、前記表示部に当該文書ファイルへの処理依頼先の担当者の指定および当該担当者の処理順序の指定を入力させる画面を表示させることができる。
【００１７】
本発明の文書管理装置は、前記処理依頼受付部が一つの前記処理順序について複数の前記担当者の指定を受け付けた場合に、同じ処理順序が指定された複数の前記担当者に同時に処理依頼を行う処理依頼部をさらに含むことができる。たとえば、処理依頼部は、ある処理順序の担当者全員の処理が終わらないと、次の処理順序の担当者への処理依頼を行わないようにすることができる。
【００１８】
また、本発明の文書管理装置は、前記処理依頼受付部が受け付けた前記処理依頼の内容を、１回の受け付け毎に登録する処理依頼データ登録部をさらに含むこともできる。これにより、１回の処理依頼において、目的に応じて複数の担当者に処理を行わせる設定を柔軟にすることができる。
【００１９】
また、本発明の文書管理装置は、前記処理依頼データ登録部が登録した前記処理依頼の内容に基づき、各前記処理依頼の内容と、当該処理依頼の担当者とを対応付けた一覧を表示する一覧表示処理部と、前記担当者の前記文書ファイルに対する処理状況を登録する処理状況登録部と、をさらに含むことができ、前記一覧表示処理部は、前記担当者の処理状況に応じて、その時点で処理対象となっている担当者を前記処理依頼に対応付けて表示することができる。これにより、処理対象となっている担当者を簡単に把握することができる。
【００２０】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００２１】
本発明によれば、文書管理装置において、文書ファイルへの処理依頼を簡易な手順で行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
本実施の形態において、文書管理装置は、文書ファイルへの処理を複数の担当者に所定の順序で順次行わせる処理（以下、単に複数担当者順次処理ともいう）の依頼を受け付ける。また、文書管理装置は、各順序の処理について、複数の担当者の指定を受け付けることができる。たとえば、最初の処理について、５人の担当者に処理依頼を行い、その５人の処理が終了したら次の処理について２人の担当者に処理依頼を行うようにすることができる。この応用例は、たとえば、最初に複数人に並行して照査を行わせ、それらの処理が済んだ後に、最後に一人に承認させる処理等に適用することができる。
【００２３】
本実施の形態において、文書管理装置は、ファクシミリ、プリンタ、コピー、スキャン機能等を統合したネットワーク複合機である。本実施の形態におけるネットワーク複合機は、たとえばネットワークファクシミリ装置やＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）等とすることができる。ここで、ネットワーク複合機は、インターネットやＬＡＮ等のネットワークやＰＳＴＮ（公衆交換電話網）に接続可能である。ネットワーク複合機は、ＰＳＴＮを通じてＧ３ファクシミリ装置等と通信する。
【００２４】
図１は、本実施の形態におけるネットワーク複合機の構成を示すブロック図である。
ネットワーク複合機１００は、原稿読取部１０４、操作部１０６、処理依頼受付部１０８、表示部１１０、文書ファイル記憶部１１２、処理依頼データ登録部１１４、通知処理部１１６（処理依頼部）、通信制御部１１８、処理依頼データ提供部１２０（処理依頼部）、担当者情報記憶部１２４、処理依頼データ記憶部１２６および期限管理部１３０を含む。ネットワーク複合機１００は、ネットワーク１５０を介して、ユーザ端末２００とデータの送受信を行う。
【００２５】
なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してあり、たとえば、一般的なネットワーク複合機の構成である印刷処理部等は図示していない。  図中、１０２で囲った部分の各構成要素は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。ネットワーク複合機１００の１０２で囲った各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。
【００２６】
通信制御部１１８は、ネットワーク１５０を介してユーザ端末２００等の他の端末とデータの送受信を行う。本実施の形態において、ネットワーク１５０は、ＬＡＮ等のプライベートネットワークである。また、ここでは図示していないが、通信制御部１１８は、インターネット等のパブリックネットワークに接続することもできる。
【００２７】
操作部１０６は、ユーザから各種設定および入力等の指示を受け付ける。操作部１０６は、たとえば、操作ボタン、スイッチ、レバー、キーボード、タッチパネルなどである。表示部１１０は、各種情報表示、操作画面表示、ネットワーク複合機１００の動作や状態表示などを行う。表示部１１０は、たとえば、ランプ、ＬＥＤ、ＣＲＴモニタ、液晶ディスプレイなどである。
【００２８】
原稿読取部１０４は、原稿を読み取り、文書ファイルを生成する。文書ファイル記憶部１１２は、原稿読取部１０４が生成した文書ファイルや、ネットワーク複合機１００が受信したファクシミリデータ等の文書ファイルを記憶する。担当者情報記憶部１２４は、処理依頼の依頼先の担当者となり得る担当者の情報を記憶する。担当者情報記憶部１２４は、たとえば担当者を識別する社員番号等のＩＤと、その担当者の端末のアドレスとを対応づけて記憶する。担当者情報記憶部１２４は、たとえばアドレス帳とすることもできる。
【００２９】
処理依頼受付部１０８は、文書ファイル記憶部１１２に記憶された文書ファイルへの処理依頼を受け付ける。処理依頼受付部１０８は、処理依頼として、依頼対象の文書ファイルの指定、当該文書ファイルへの処理依頼先の担当者の指定、担当者への依頼内容の指定、当該担当者の処理順序の指定および処理依頼の処理期限の指定を受け付ける。本実施の形態において、処理依頼受付部１０８は、担当者の指定、依頼内容の指定、処理順序の指定および処理期限の指定を、複数の担当者についてそれぞれ受け付ける。処理依頼受付部１０８は、一つの処理順序について、複数の担当者の指定を受け付け可能に構成される。また、処理依頼受付部１０８は、処理依頼の最終処理期限を受け付けることができる。処理依頼受付部１０８は、操作部１０６を介してユーザからの処理依頼を受け付ける。
【００３０】
処理依頼受付部１０８は、操作部１０６を介して処理依頼の指示を受け付けると、表示部１１０に処理依頼を入力させるための画面を表示する。ユーザが画面に従って処理依頼の内容を入力すると、処理依頼受付部１０８は、それらの情報を取得する。
【００３１】
期限管理部１３０は、処理依頼の処理期限を管理する。期限管理部１３０は、処理依頼受付部１０８がユーザから処理依頼を受け付ける際に、処理依頼の処理期限が適切となるように管理する。具体的には、期限管理部１３０は、処理依頼受付部１０８が一の担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、その一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、適切な処理期限を提示する。ここで、適切とは、たとえば矛盾が生じないようなことである。
【００３２】
たとえば、期限管理部１３０は、処理依頼受付部１０８がいずれかの担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、その一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、一の担当者の処理順序が他の担当者の処理順序よりも遅い場合は、一の担当者の処理期限が他の担当者の処理期限よりも遅くなるように管理する。期限管理部１３０は、処理依頼受付部１０８が、矛盾する指定を受け付けた場合、エラー処理を行う。
【００３３】
また、たとえば、期限管理部１３０は、処理依頼受付部１０８が一の担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、その一の担当者について指定された処理順序ならびにその前に指定を受け付けた他の担当者の処理順序および当該担当者の処理期限に基づき、一の担当者の処理順序が他の担当者の処理順序と同じ場合、一の担当者の処理期限のデフォルト設定として、他の担当者の処理期限を提示する。また、たとえば、期限管理部１３０は、処理依頼受付部１０８がいずれかの担当者について処理期限の指定を受け付ける際に、最終処理期限に基づき、適切な処理期限を提示する。
【００３４】
図２は、処理依頼受付部１０８が処理依頼の指示を受け付けたときに、表示部１１０に表示される画面を示す図である。
【００３５】
図２（ａ）に示した画面３００には、担当者指定ボタン３０２、担当者表示欄３０４、担当者表示欄３０６、担当者表示欄３１２および担当者表示欄３１４、設定条件表示欄３０８、および終了ボタン３１０が表示されている。ここでは、「画質：自動」、「濃度：自動」、「解像度：６００ｄｐｉ」、および「複数担当者順次処理」が設定条件として設定されている。
【００３６】
また、各担当者表示欄には、担当者名と、その処理順序とが表示される。ここで、処理依頼について、担当者表示欄３０４、担当者表示欄３０６、担当者表示欄３１２および担当者表示欄３１４に示されたように、既に「ユーザＡＡＡ」、「ユーザＢＢＢ」、「ユーザＧＧＧ」および「ユーザＬＬＬ」が指定されている。「ユーザＡＡＡ」および「ユーザＢＢＢ」の処理順序は「１」、「ユーザＧＧＧ」の処理順序は「２」、「ユーザＬＬＬ」の処理順序は「３」となっている。つまり、「ユーザＡＡＡ」および「ユーザＢＢＢ」がこの文書に対する処理を行った後に、「ユーザＧＧＧ」がこの文書に対する処理を行い、その後に「ユーザＬＬＬ」がこの文書に対する処理を行うように設定されている。また、ユーザがさらに担当者を指定したい場合、担当者指定ボタン３０２を選択すると、図２（ｂ）に示した画面３２０が表示される。
【００３７】
画面３２０には、担当者入力蘭３２２、件名入力欄３２４、依頼内容入力欄３２６、処理期限入力欄３２８、決定ボタン３３０、取り消しボタン３４０、処理依頼順入力欄３４２、順序変更ボタン３４４および順序変更ボタン３４６が表示されている。ユーザは、担当者入力蘭３２２、件名入力欄３２４、依頼内容入力欄３２６、および処理期限入力欄３２８にそれぞれ、担当者、件名、依頼内容、および処理期限を入力することができる。また、処理依頼順入力欄３４２に処理順序を入力することができる。
【００３８】
ここで、処理依頼順入力欄３４２には、デフォルトとして、既に指定されている担当者の処理順序のうち、最後の処理順序と同じ処理順序を表示することができる。たとえば、図２（ａ）に示した例において、処理順序「１」、「２」および「３」が入力されている。そのため、処理依頼順入力欄３４２には、デフォルトとして処理依頼順「３」が表示される。順序変更ボタン３４４または順序変更ボタン３４６を押すことにより、処理順序を変更することができる。たとえば、順序変更ボタン３４４を押すと、処理依頼順が「４」となる。また、たとえば順序変更ボタン３４６を押すと、処理依頼順が「２」となる。これにより、ユーザが担当者毎に依頼順序を設定することができる。
【００３９】
また、処理期限入力欄３２８には、処理依頼順入力欄３４２に表示された処理依頼順に対応する処理期限が表示される。期限管理部１３０は、既に指定されている担当者の処理順序や処理期限に基づき、処理期限入力欄３２８に表示する処理期限を管理する。
【００４０】
たとえば、処理依頼順入力欄３４２に処理依頼順「３」と表示されている場合、処理期限入力欄３２８には、図２（ａ）に示した「ユーザＬＬＬ」について設定された処理期限と同じ処理期限が表示される。さらに、ユーザが処理依頼順入力欄３４２の表示を「２」に変更した場合、図２（ａ）に示した「ユーザＧＧＧ」について設定された処理期限と同じ処理期限が表示される。
【００４１】
また、ユーザが既に設定されている担当者の処理順序よりも後の処理順序を指定した場合、処理期限入力欄３２８を空欄表示として、ユーザの入力を受け付けるようにすることができる。また、
また、ここでは図示していないが、処理依頼受付部１０８は、表示部１１０に最終処理期限を入力させる入力欄を表示させることもできる。最終処理期限が入力された場合、たとえば処理期限入力欄３２８には、その処理順序より前の処理順序の処理期限と最終処理期限とを考慮した処理期限を表示することができる。たとえば、ユーザが処理依頼順入力欄３４２の表示を「４」とした場合、処理順序「３」の処理期限を表示するとともに、これ以降の期限を設定するよう促すメッセージを表示することができる。処理順序「３」の処理期限が「２００５  ６／２０  １０：００」の場合、処理期限入力欄３２８には、「２００５  ６／２０  １０：００以降」と表示することができる。さらに、たとえば最終処理期限が「２００５  ６／２２  １０：００」の場合、処理期限入力欄３２８には、「２００５  ６／２０  １０：００以降、２００５  ６／２２  １０：００以前」と表示することもできる。
【００４２】
たとえば、ユーザが担当者入力蘭３２２を選択すると、担当者情報記憶部１２４に記憶された担当者の情報に基づき生成された担当者リストが表示されるようにすることもできる。この場合、ユーザが担当者リストから所望の担当者を選択することにより、画面３２０の担当者入力蘭３２２に担当者が入力される。また、この処理依頼において、既に他の担当者が指定されている場合、件名入力欄３２４、依頼内容入力欄３２６、および処理期限入力欄３２８には、他の担当者について入力されたのと同様の内容がデフォルトで表示されるようにすることもできる。このようにすれば、新たな担当者についても他の担当者と同様の内容を設定する場合は、ユーザが再度入力する必要がなくなる。この場合でも、ユーザは、デフォルトを変更して、担当者毎に異なる内容を入力することもできる。
【００４３】
ある担当者について、件名、依頼内容、処理期限、処理順序等を入力して、ユーザが画面３２０の決定ボタン３３０を選択すると、図２（ａ）の画面３００が表示される。このとき、担当者は、指定された処理順序に応じて並べ変えられられる。たとえば、新たに処理依頼が入力された担当者の処理順序が他の依頼者の処理順序よりも遅い場合は、担当者表示欄３０６の下に新たな担当者表示欄（不図示）が表示される。なお、ユーザが画面３００の担当者表示欄３０４を選択すると、その担当者に関する画面３２０が再び表示される。ユーザは、画面３２０に入力された内容を適宜変更することにより、各担当者への件名、依頼内容、処理期限等を設定しなおすことができる。また、画面３２０において、ユーザが取り消しボタン３４０を選択すると、その担当者についての設定を削除することができる。
【００４４】
なお、期限管理部１３０は、ユーザが各担当者について、処理期限入力欄３２８を設定する際に、ユーザの設定が既に入力された他の設定と矛盾しないか否かを検出する。たとえば、ユーザが処理順序「４」の設定を行う際に、処理期限として、処理順序「３」について設定された処理期限よりも前の処理期限を設定した場合、期限管理部１３０はエラー処理を行う。エラー処理は、たとえば表示部１１０にエラーメッセージを表示する等により行うことができる。期限管理部１３０は、ユーザが処理期限入力欄３２８に処理期限を入力したときにエラー処理を行うこともでき、またユーザが決定ボタン３３０を選択したときにエラー処理を行うこともできる。
【００４５】
図２（ａ）に示した画面３００において、ユーザが複数の担当者について、依頼内容の入力が終わり、終了ボタン３１０を押すと、この処理依頼の受け付けが終了する。以上の構成により、担当者毎に件名、依頼内容、処理期限、処理順序を入力することができる。
【００４６】
図１に戻り、処理依頼データ登録部１１４は、処理依頼受付部１０８が受け付けた処理依頼の内容を、１回の受け付け毎に処理依頼データ記憶部１２６に登録する。処理依頼データ登録部１１４は、処理依頼データ記憶部１２６に処理依頼の内容を登録すると、その旨を通知処理部１１６に通知する。通知処理部１１６は、処理依頼データ登録部１１４からの通知に基づき、処理依頼に含まれる担当者のユーザ端末のアドレス情報等を担当者情報記憶部１２４から取得する。通知処理部１１６は、通信制御部１１８を介して、担当者の端末宛に、処理依頼があったことを通知する。通知処理部１１６は、処理依頼登録データ登録部１１４が処理依頼を受け付けた場合に、全担当者に処理依頼の登録があったことを通知することもでき、また各担当者の処理順序に基づき、処理を行う順番になったときに通知を行うこともできる。
【００４７】
処理依頼データ提供部１２０は、処理依頼の依頼先の担当者に、処理依頼データを提供する。処理依頼データ提供部１２０は、ユーザからの指示に基づき、処理依頼データ記憶部１２６や文書ファイル記憶部１１２から該当する処理依頼データやそれに対応づけられた文書ファイルを読み出す。また、処理依頼データ提供部１２０は、ユーザからの処理を受け付けて、処理された内容を処理依頼データ記憶部１２６や文書ファイル記憶部１１２に記憶することができる。なお、処理依頼データ提供部１２０は、ある処理順序に指定された担当者全員の処理が終了した段階で、次の処理順序に指定された担当者全員に処理を行わせるようにすることができる。処理依頼データ提供部１２０は、たとえば、各担当者が処理を行う順番になる前には閲覧のみを許可して、処理を行う順番になったときに処理を受け付けるようにすることができる。また、処理依頼データ提供部１２０は、前記担当者の前記文書ファイルに対する処理状況を処理依頼データ記憶部１２６に登録することができる。
【００４８】
処理依頼データ提供部１２０は、たとえば、通信制御部１１８およびネットワーク１５０を介して、ユーザ端末２００に処理依頼データを提供することができる。処理依頼データ提供部１２０は、たとえばユーザ端末２００から処理依頼データの提供要請があると、ユーザ端末２００のユーザからＩＤおよびパスワードの送信を受け付けてユーザの認証を行い、ユーザが認証された場合に、処理依頼データを提供するようにすることができる。ユーザのＩＤおよびパスワードは、たとえば担当者情報記憶部１２４に記憶しておくことができ、処理依頼データ提供部１２０は、担当者情報記憶部１２４を参照してユーザの認証を行うことができる。
【００４９】
また、処理依頼データ提供部１２０は、処理依頼データ記憶部１２６が登録した処理依頼に基づき、各処理依頼と、当該処理依頼の担当者とを対応付けた一覧を生成することができる。また、処理依頼データ提供部１２０は、処理依頼データ登録部１１４が登録した処理依頼に基づき、処理依頼の担当者毎に、当該担当者が指定されている処理依頼の一覧を生成することもできる。処理依頼データ提供部１２０は、これらの一覧を通信制御部１１８を介してネットワーク１５０に接続されたユーザ端末２００に提供したり、表示部１１０に表示したりする。処理依頼データ提供部１２０は、処理依頼において、担当者の処理状況に応じて、その時点で処理対象となっている担当者を一覧に表示することができる。
【００５０】
図３は、処理依頼データ提供部１２０により生成される処理状況確認画面を示す図である。
図３（ａ）は、処理依頼リスト４００を示す。ここでは、この時点で処理対象となっている担当者が処理依頼に対応付けて表示される。処理依頼リスト４００は、ファイル名欄、件名欄、依頼内容欄、現在担当者欄、処理状況欄、発行日時欄および処理期限欄を含む。ここで、処理期限欄には、最終処理期限が表示される。各欄に表示する内容は、設定等により変更することができ、たとえば処理期限欄に、現在の担当者の処理期限を表示するようにすることもできる。
【００５１】
現在担当者欄には、その時点で処理対象となっている担当者が表示される。その処理順序において、複数の担当者が設定されている場合、複数の担当者を表示することができる。また、複数の担当者が設定されている場合でも、処理が終了した担当者については表示しないようにすることもできる。
【００５２】
たとえば、Ｎｏ．１では、この時点で処理対象となっている「ユーザＡＡＡ」が表示されている。ユーザが「ユーザＡＡＡ」の横の破線で囲った部分を選択すると、図３（ｂ）に示す担当者リスト４１０が表示される。
【００５３】
担当者リスト４１０は、処理順序欄、依頼内容欄、担当者欄、処理状況欄および処理期限欄を含む。ここで、「ユーザＡＡＡ」および「ユーザＢＢＢ」が処理順序「１」となっている。「ユーザＢＢＢ」の処理状況は「処理済」となっている。そのため、図３（ａ）の処理依頼リスト４００のＮｏ．１には、「ユーザＢＢＢ」は表示されていない。
【００５４】
図４は、本実施の形態におけるネットワーク複合機１００において、処理依頼を受け付ける際の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００５５】
処理依頼受付部１０８は、処理依頼の入力指示を受け付けると（Ｓ１００のＹＥＳ）、処理依頼入力画面を表示する（Ｓ１０２）。処理依頼受付部１０８は、処理依頼対象の文書ファイルが指定されると（Ｓ１０４のＹＥＳ）、図２（ａ）に示したような画面３００を表示する（Ｓ１０６）。ステップＳ１０４で、文書ファイルが指定されていない場合（Ｓ１０４のＮＯ）、処理依頼受付部１０８は、たとえば「文書ファイルを選択してください」等のメッセージを表示部１１０に表示し、文書ファイルの指定受付処理を行う（Ｓ１２８）。
【００５６】
処理依頼受付部１０８は、担当者、依頼内容、処理順序、処理期限等の処理依頼条件の入力を受け付ける（Ｓ１０８）。処理依頼条件の入力があると（Ｓ１０８のＹＥＳ）、期限管理部１３０は、入力された処理期限が、既に登録されている他の担当者の処理期限や最終処理期限との関係で矛盾していないか否かを判断する（Ｓ１１０）。処理期限が矛盾していない場合（Ｓ１１０のＹＥＳ）、処理依頼受付部１０８は、担当者を処理依頼順に並べて表示する（Ｓ１１４）。ここで、図２（ａ）に示したような画面３００が表示される。ステップＳ１１０で処理期限が矛盾している場合（Ｓ１１０のＮＯ）、期限管理部１３０はエラー通知を行う（Ｓ１１２）。この後、ステップＳ１０８に戻り、処理期限等の再設定を促す。
【００５７】
ステップＳ１１４の後、処理依頼受付部１０８は、次の担当者の指定を行うか否かを判断する（Ｓ１１６）。次の担当者の指定を行う場合（Ｓ１１６のＹＥＳ）、ステップＳ１０８に戻り、同様の処理を繰り返す。ステップＳ１１６において、次の担当者を指定しない場合（Ｓ１１６のＮＯ）、この後、ユーザが処理依頼の変更をするか否かを判断し（Ｓ１１８）、変更する場合（Ｓ１１８のＹＥＳ）、変更を受け付ける（Ｓ１２６）。一方、変更がない場合（Ｓ１１８のＮＯ）、処理依頼を登録するか否かを判断し（Ｓ１２０）、登録する場合（Ｓ１２０のＹＥＳ）、処理依頼データ登録部１１４は、処理依頼受付部１０８が受け付けた処理依頼を登録する（Ｓ１２２）。つづいて、通知処理部１１６は、処理依頼があったことを、担当者に通知する（Ｓ１２４）。
【００５８】
以上により、ネットワーク複合機１００において、文書ファイルへの処理依頼を簡易な手順で行うことができる。
【００５９】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００６０】
処理依頼受付部１０８は、同じ処理順序に指定された担当者の処理期限が同じとなる設定を受け付けることができる。また他の例において、処理依頼受付部１０８は、同じ処理順序に指定された担当者であっても、担当者毎に異なる処理期限の設定を受け付け可能に構成することができる。このようにすれば、たとえばいつも処理期限ぎりぎりにしか処理しないような担当者については他の担当者よりも早めの処理期限を設定しておく等により、その処理順序における処理を滞りなくすすめることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】本発明の実施の形態におけるネットワーク複合機の構成を示すブロック図である。
【図２】処理依頼受付部が処理依頼の指示を受け付けたときに、表示部に表示される画面を示す図である。
【図３】処理依頼データ提供部により生成される処理状況確認画面を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態におけるネットワーク複合機の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６２】
１００  ネットワーク複合機
１０４  原稿読取部
１０６  操作部
１０８  処理依頼受付部
１１０  表示部
１１２  文書ファイル記憶部
１１４  処理依頼データ登録部
１１６  通知処理部
１１８  通信制御部
１２０  処理依頼データ提供部
１２４  担当者情報記憶部
１２６  処理依頼データ記憶部
１３０  期限管理部
１５０  ネットワーク
２００  ユーザ端末
【図１】
2007094904.tif 000003
【図２】
2007094904.tif 000004
【図３】
2007094904.tif 000005
【図４】
2007094904.tif 000006