(57)【要約】【課題】文書データの内容の整合性の良し悪しを容易に判別する。【解決手段】文書データ処理装置１の記憶部４は文書データ中に出現する複数種類の項目名、出現位置および表現パターンの情報とを関連付けた文書構造テーブルを記憶する。制御部２は入力文書データ中の記述情報と文書構造テーブルとを照合することで、文書データ中の各種項目名の記述情報を判別する。記憶部４は文書データ中の項目名およびルールの情報を関連付けた分析ルールテーブルを記憶する。制御部２は前述したように判別した各種行項目名の記述情報と分析ルールテーブルとを照合することで、各種項目名に関わる記述情報がルールに合致しているか否かを判別し、記述情報がルールに合致していない場合には、これを示すメッセージを表示部６に表示させる。これによりユーザは入力文書データ中の不適切な表現を容易に発見することができる。【選択図】      図１
2007122661.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを入力する文書入力手段と、
この文書入力手段により入力した文書データに含まれる各記述情報を検出する検出手段と、
文書データ中の予め定めた項目名を示す情報と、この項目名に対応する記述情報に関する情報とを項目名ごとに関連付けて記憶する項目情報記憶手段と、
この項目情報記憶手段に記憶された情報と前記検出手段により検出された各記述情報とを照合することで、前記入力した文書データ中の前記項目名に対応する記述情報を項目名ごとに検索する検索手段と、
前記項目名の情報と、この項目名に対応する記述情報の予め定められた条件を示す情報とを項目名ごとに関連付けて記憶する条件記憶手段と、
前記検索手段により検索された情報と前記条件記憶手段に記憶された情報とを照合することで、前記入力した文書データ中の前記項目名に対応する記述情報が前記定められた条件に合致しているか否かを記述情報ごとに判別する判別手段と
を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。
【請求項２】
前記条件記憶手段は、複数種類の項目名の組合せの情報とこれらの項目名にそれぞれ対応する記述情報同士の予め定められた条件を示す情報とを関連付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書データ処理装置。
【請求項３】
前記項目情報記憶手段に記憶される項目名の情報は文書データの発信者を示す項目名および文書データの受取者を示す項目名の情報をそれぞれ含み、
前記条件記憶手段は、前記文書入力手段により入力した文書データの発信者および受取者の組合せを示す項目名の情報とこれらの発信者および受取者の相互関係の予め定められた条件の情報とを関連付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書データ処理装置。
【請求項４】
前記項目情報記憶手段に記憶される項目名の情報は文書データの主文を示す項目名の情報を含み、
前記条件記憶手段は、前記主文を示す項目名の情報と当該主文の語調の予め定めた条件の情報とを関連付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書データ処理装置。
【請求項５】
前記項目情報記憶手段に記憶される項目名の情報は文書データの主文および詳細記述の組合せを示す項目名の情報を含み、
前記条件記憶手段は、
前記主文および詳細記述の組合せを示す項目名の情報と前記主文および詳細記述の予め定めた条件の情報とを関連付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書データ処理装置。
【請求項６】
コンピュータを、
文書データを入力する文書入力手段、
この文書入力手段により入力した文書データに含まれる各記述情報を検出する検出手段と、
記憶装置に記憶された文書データ中の予め定めた項目名を示す情報およびこの項目名に対応する記述情報に関する情報を項目名ごとに関連付けた情報と前記検出手段により検出された各記述情報とを照合することで、前記入力した文書データ中の前記項目名に対応する記述情報を項目名ごとに検索する検索手段、
前記検索手段により検索された情報と前記記憶装置に記憶された前記項目名の情報およびこの項目名に対応する記述情報の予め定められた条件を示す情報を項目名ごとに関連付けた情報とを照合することで、前記入力した文書データ中の前記項目名に対応する記述情報が前記定められた条件に合致しているか否かを記述情報ごとに判別する判別手段
として機能させるようにした、コンピュータ読み取り可能な文書データ処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データの解析を行なう文書データ処理装置および文書データ処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書データ処理装置では文書データを予め定められた種別の要素に分解して、これらの要素の記述内容を判定して校正支援を行なう機能を有するものがある。また、例えば特許文献１に開示されるように、文書データに含まれる制御コードを解析することで当該文書データの校正支援を行なうものもある。
【特許文献１】特開２０００−４００８３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従来の文書データ処理装置の校正支援機能は、各要素の記述内容の表現が適切であるか否かを項目ごとに個別に判別して、この判別結果を出力する機能である。ユーザは例えば手紙形式の文書を作成する際に発信日付、発信者、宛先、主文などの各項目を順次記述していく。しかし、各項目自体の表現が適切であってもユーザが各項目の適切な相関関係の知識を当該ユーザが十分に認識していないなどの理由により、当該項目が不適切な表現で記述されてしまう場合がある。
【０００４】
そこで、本発明の目的は、文書データの各項目の記述内容の整合性の良し悪しを容易に判別することが可能になる文書データ処理装置および文書データ処理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
すなわち、本発明に係わる文書データ処理装置は、入力した文書データに含まれる各記述情報を検出し、文書データ中の予め定めた項目名を示す情報、この項目名に対応する記述情報に関する情報とを項目名ごとに関連付けて記憶する項目情報記憶手段を備え、この項目情報記憶手段に記憶された情報と検出済みの各記述情報とを照合することで、入力文書データ中の各項目名に対応する記述情報を検索し、各項目名の情報および、この項目名に対応する記述情報の予め定められた条件を示す情報を項目名ごとに関連付けて記憶する条件記憶手段を備え、検索済みの情報と条件記憶手段に記憶された情報とを照合することで、入力済の文書データ中の各項目名に対応する記述情報が前記定められた条件に合致しているか否かを記述情報ごとに判別することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明に係わる文書データ処理装置では、入力文書データに含まれる各項目の表現のうち適切でない表現を抽出してこれを表示させるので、ユーザは記述した項目のうち表現が適切でない箇所を容易に発見することができ、その後の文書データの修正を円滑に行なうことができる。よって、文書データの記述内容の整合性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下図面により本発明の実施形態について説明する。  
図１は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の内部構成例を示すブロック図である。  
本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１は、装置全体の処理を司る制御部２、入力部３、記憶部４、入出力インタフェース５、表示部６を備える。これらはバス７を介して相互に接続される。
【０００８】
入力部３は例えばキーボードやマウスであり、文書データの新規作成にかかる操作を受け付ける。入出力インタフェース５は外部記憶装置とケーブルを介して接続可能であり、この外部記憶装置との間で文書データを入出力する。記憶部４は例えばハードディスクドライブや不揮発性メモリ装置などのハードウェアで構成された記憶装置である。記憶部４は制御用のプログラムに加え、文書構造テーブルを記憶する。記憶部４は制御部２による各種処理のワークメモリとしても機能する。
【０００９】
図２は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部４に記憶される文書構造テーブルの構成例を表形式で示す図である。  
この文書構造テーブルでは、文書データの各項目の順番、この項目の名称、この項目名に対応する記述情報の出現位置、この項目名に対応する記述情報の表現パターン、前述した項目名に対応する記述情報の文書データ中の出現回数、および必須有無識別情報が関連付けられて管理される。
【００１０】
文書構造テーブルにおける順番は、この順番に関連付けられる項目名に対応する記述情報の文書データにおける出現順番である。必須有無識別情報は、これと対応付けられる項目名に対応する記述情報が文書データ中に必須であるか否かを示す情報である。
【００１１】
図２に示した例では、順番「１」に項目名「発信日付」、位置「右寄せ」、表現パターン「日付」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。
【００１２】
順番「２」には項目名「宛先会社名」、位置「左寄せ」、表現パターン「会社名」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。
【００１３】
順番「３」には項目名「宛先」、位置「１字下げ」、表現パターン「役職名・氏名」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。順番「４」には項目名「発信者住所」、位置「右寄せ」、表現パターン「住所」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。
【００１４】
順番「５」には項目名「発信者会社名」、位置「右寄せ」、表現パターン「会社名」、出現回数「１」および必須名有無識別情報「必須」が関連付けられる。順番「６」には項目名「発信者」、位置「右寄せ」、表現パターン「役職名・氏名」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。
【００１５】
順番「７」には項目名「件名」、位置「中央」、表現パターン「〜について（文書種類）」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。順番「８」には項目名「あいさつ」、位置「１字下げ」、表現パターン「拝啓から始まる」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。
【００１６】
順番「９」には項目名「主文」、位置「１字下げ」、出現回数「１以上」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。順番「１０」には項目名「結語」、位置「右寄せ」、表現パターン「敬具」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須」が関連付けられる。
【００１７】
順番「１１」には項目名「記」、位置「中央」、表現パターン「記」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須ではない」が関連付けられる。順番「１２」には項目名「項目名」、位置「左寄せ」、表現パターン「数字・文」、出現回数「任意」および必須有無識別情報「必須ではない」が関連付けられる。
【００１８】
順番「１３」には項目名「詳細記述」、位置「項目名の下」、出現回数「１以上」および必須有無識別情報「必須ではない」が関連付けられる。順番「１４」には項目名「以上」、位置「右寄せ」、表現パターン「以上」、出現回数「１」および必須有無識別情報「必須ではない」が関連付けられる。
【００１９】
次に、図１に示した構成の文書データ処理装置の動作について説明する。  
図３は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１の処理動作の一例を示すフローチャートである。  
まず、文書データ処理装置１の入力部３に対する操作により文書データが作成されると、制御部２はこの文書データを記憶部４に記憶する。また、外部記憶装置に記憶された作成済の文書データが入出力インタフェース５に入力されると、制御部２はこの文書データを記憶部４に記憶する（ステップＳ１）。
【００２０】
図４は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１が入力した文書データのモニタ表示画面Ｇ１の一例を示す図である。  
図４に示した文書データはシステムの異常終了に関する詫び状である。制御部２は記憶部４に記憶された文書データを読み出して、この文書データの文書構造解析を開始する（ステップＳ２）。
【００２１】
具体的には、制御部２は、文書データに含まれる言語構造を例えば形態素解析などにより解析することで、文書データを単語や文節に分解し、記述情報を抽出する。制御部２は、この抽出した各記述情報と記憶部４に記憶される文書構造テーブルとを照合することで、各記述情報と対応する分類項目名を記述情報ごとに検索する。
【００２２】
入力データとして記憶部４に記憶される文書データが図４に示した文書データである場合には、制御部２は文書データ中に最初に出現する右寄せの記述情報である「平成１７年９月６日」が文書構造テーブル上の位置「右寄せ」および表現パターン「日付」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「発信日付」が文書データ中の「平成１７年９月６日」と対応する項目名と判別する。
【００２３】
また、制御部２は文書データ中に２番目に出現する左寄せの記述情報である「Ａシステム株式会社」が文書構造テーブル上の位置「左寄せ」および表現パターン「会社名」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「宛先会社名」が文書データ中の「Ａシステム株式会社」と対応する項目名と判別する。
【００２４】
また、制御部２は文書データ中に３番目に出現する１字下げの記述情報である「情報システム部長  山田  太郎  様」が文書構造テーブル上の位置「１字下げ」および表現パターン「役職名・氏名」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「宛先」が文書データ中の「情報システム部長  山田  太郎  様」と対応する項目名と判別する。
【００２５】
また、制御部２は文書データ中に４番目に出現する右寄せの記述情報である「東京都○×市…」が文書構造テーブル上の位置「右寄せ」および表現パターン「住所」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「発信者」が文書データ中の「東京都○×市…」と対応する項目名と判別する。
【００２６】
また、制御部２は文書データ中に５番目に出現する右寄せの記述情報である「Ｔソリューション株式会社」が文書構造テーブル上の位置「右寄せ」および表現パターン「会社名」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「発信者会社名」が文書データ中の「Ｔソリューション株式会社」と対応する項目名と判別する。
【００２７】
また、制御部２は文書データ中に６番目に出現する右寄せの記述情報である「技術開発センター…」が文書構造テーブル上の位置「右寄せ」および表現パターン「役職名・氏名」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「発信者」が文書データ中の「技術開発センター…」と対応する項目名と判別する。
【００２８】
また、制御部２は文書データ中に７番目に出現する中央の記述情報である「システム異常終了について（お詫び）」が文書構造テーブル上の位置「中央」および表現パターン「〜について（文書種類）」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「件名」が文書データ中の「システム異常終了について（お詫び）」と対応する項目名と判別する。
【００２９】
また、制御部２は文書データ中に８番目に出現する１字下げの記述情報である「拝啓  貴社ますます…」が文書構造テーブル上の位置「１字下げ」および表現パターン「『拝啓』から始まる」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「あいさつ」が文書データ中の「拝啓  貴社ますます…」と対応する項目名と判別する。
【００３０】
また、制御部２は文書データ中に９番目に出現する１字下げの記述情報である「さて、９月３日に発生した…」が文書構造テーブル上の位置「１字下げ」と一致するので、この位置と文書構造テーブル上で関連付けられる「主文」が文書データ中の「さて、９月３日に発生した…」と対応する項目名と判別する。
【００３１】
また、制御部２は文書データ中に１０番目に出現する右寄せの記述情報である「敬具」が文書構造テーブル上の位置「右寄せ」および表現パターン「敬具」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「結語」が文書データ中の「敬具」と対応する項目名と判別する。
【００３２】
また、制御部２は文書データ中に１１番目に出現する中央の記述情報である「記」が文書構造テーブル上の位置「中央」および表現パターン「記」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「記」が文書データ中の「記」と対応する項目名と判別する。
【００３３】
また、制御部２は文書データ中に１２番目以降に出現する左寄せの記述情報である「１．異常終了」、「２．発生原因」および「３．対応」が文書構造テーブル上の位置「左寄せ」および表現パターン「数字・文」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「項目名」が文書データ中の「１．異常終了」、「２．発生原因」および「３．対応」と対応する項目名と判別する。
【００３４】
また、制御部２は文書データ中の「１．異常終了」の下に出現する「・ユーザが一斉に…」、「２．発生原因」の下に出現する「・弊社納入ソフトウェア…」および「３．対応」の下に出現する「・同時アクセスを受け付けないように…」と「・同時アクセスを制御できる…」が文書構造テーブル上の位置「項目名の下」と一致するので、この位置と文書構造テーブル上で関連付けられる「詳細記述」が文書データ中の「・ユーザが一斉に…」、「・弊社納入ソフトウェア…」、「・同時アクセスを受け付けないように…」および「・同時アクセスを制御できる…」と対応する項目名と判別する。
【００３５】
また、制御部２は文書データ中の最後に出現する右寄せの記述情報である「以上」が文書構造テーブル上の位置「右寄せ」および表現パターン「以上」と一致するので、これらの位置および表現パターンと文書構造テーブル上で関連付けられる「以上」が文書データ中の「以上」と対応する項目名と判別する。
【００３６】
制御部２は文書構造テーブル上の各項目名と対応する文書データ中の記述情報を枠で囲み、この枠に当該記述情報と対応する項目名の吹き出しを連ならせた画面Ｇ２を表示部６に表示させる。
【００３７】
図５は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１が入力した文書データおよびこの文書データ中の各項目名の表示画面Ｇ２の一例を示す図である。  
制御部２は前述のように判別した文書データ中の記述情報と項目名の関係を示す項目名判別情報を記憶部４に記憶する。
【００３８】
記憶部４は分析ルールテーブルをさらに記憶する。図６は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部４に記憶される分析ルールテーブルの構成例を表形式で示す図である。  
この文書構造テーブルは前述したように対応する項目名が判別された記述情報の内容の分析のためのテーブルである。
【００３９】
この分析ルールテーブルではルール番号、この番号と対応する文書要素および分析ルールが関連付けられて管理される。文書要素とは文書構造テーブルにおける単一の項目名または複数の項目名の組合せに該当する。
【００４０】
図６に示した例ではルール番号「１」に文書要素「発信日付」、ルール「平成［０−９］＋年［０−９］＋月［０−９］＋日」が関連付けられる。「［０−９］」とは正規表現による記述情報であり、０から９までの１桁の数字を意味する。正規表現「［０−９］＋」は、１桁以上の数字を意味する。
【００４１】
また、ルール番号「２」に文書要素「宛先・発信者」、ルール「発信者の役職は、宛先の役職以上」が関連付けられる。ルール番号「３」には文書要素「主文、項目名」、ルール「主文から情報抽出された項目名が、「記」より下の部分に全て記載されている」が関連付けられる。ルール番号「４」には文書要素「主文」、ルール「です・ます調で記載されている」が関連付けられる。ルール番号「５」には文書要素「詳細記述」、ルール「だ・である調で記載されている」が関連付けられる。ルール番号「６」には文書要素「主文・記・以上」、ルール「主文に『下記の通り』があるならば『記』と『以上』がある」が関連付けられる。
【００４２】
制御部２は記憶部４に記憶した項目名判別情報と分析ルールテーブルとを照合することで、項目判別情報で示される記述情報が分析ルールテーブル上のルールを満たしているか否かの分析を行なう（ステップＳ３）。ここでは、入力データとして記憶部４に記憶される文書データは図４に示した文書データである。
【００４３】
具体的には、制御部２は項目名判別情報で示される発信日付である「平成１７年９月６日」は分析ルールテーブル上の文書要素のうち前述した「発信日付」と関連付けられるルール「平成［０−９］＋年［０−９］＋月［０−９］＋日」に合致するので分析ルールテーブル上の文書要素「発信日付」に関するルールを満たしていると判別する。
【００４４】
また、制御部２は項目名判別情報で示される宛先と対応する記述情報である「情報システム部長…」と発信者と対応する記述情報である「技術開発センター…」の記述内容を分析して、宛先役職が部長であると判別し、発信者役職がなしであると判別する。
【００４５】
制御部２は、この判別結果と分析ルールテーブルを照合することで、分析ルールテーブル上の文書要素「宛先・発信者」に関するルールを満たしているか否かを判別する。制御部２は前述したように宛先役職が部長であり発信者役職が無しである場合には文書要素「宛先・発信者」に関するルールを満たしていないと判別する。
【００４６】
図７は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データに含まれる宛先役職および発信者役職の判別結果の一例を表形式で示す図である。  
記憶部４は情報抽出辞書テーブルをさらに記憶する。図８は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部４に記憶される情報抽出辞書テーブルの構成例を表形式で示す図である。  
この情報抽出辞書テーブルは入力文書データが分析ルールテーブル上のルール番号「３」に対応するルールを満たしているか否かの判別のためのテーブルである。
【００４７】
この情報抽出辞書テーブルでは管理用のコード、このコードに対応するグループ名、項目名、該当表現および除外表現が関連付けられて管理される。管理用のコードはアルファベットおよび数字からなる。
【００４８】
情報抽出辞書テーブルではコードと項目名は１対１で関連付けられる。同一種類のグループ名には、単一または複数種類の項目名が関連付けられる。
【００４９】
該当表現とはこれと情報抽出辞書テーブル上で関連付けられる項目名に対応する文書データ中に一般的に含まれる正規表現で記述された単一または複数の単語の組み合わせからなる表現（記述情報）である。
【００５０】
また、除外表現とは該当表現の派生表現である。情報抽出辞書テーブル上で関連付けられる該当表現と対応する記述情報が文書データ中に含まれていても、この記述情報が当該表現と情報抽出辞書テーブル上で関連付けられる除外表現に含まれる記述情報である場合には、該当表現と対応する記述情報が文書データに含まれるとは判別されない。
【００５１】
図８に示した例では、該当表現「異常終了」にはコード「Ｂ００１」、グループ名「状況」および項目名「異常終了」が関連付けられる。また、該当表現「システムダウン」にはコード「Ｂ００１」、グループ名「状況」および項目名「異常終了」が関連付けられる。
【００５２】
該当表現「納期遅延」にはコード「Ｂ００２」、グループ名「状況」および項目名「納期遅延」が関連付けられる。該当表現「システム」にはコード「Ｃ００１」、グループ名「対象」、項目名「システム」および除外表現「システムダウン」が関連付けられる。該当表現「製品」にはコード「Ｃ２０１」、グループ名「対象」および項目名「製品」が関連付けられる。
【００５３】
制御部２は入力文書データの記述情報と情報抽出辞書テーブルとを照合し、記述情報のうち情報抽出辞書テーブル中の該当表現と一致する記述情報の左端部に文字列＜コード＞を挿入し当該記述情報の右端部に文字列＜／コード＞を挿入する。このコードは前述した該当表現と一致する記述情報と情報抽出辞書テーブル上で関連付けられるコードである。
【００５４】
制御部２は入力文書データに前述した文字列を挿入した画面Ｇ３を表示部６に表示させる。
【００５５】
図９は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１が入力した文書データに情報抽出テーブル上のコードを挿入した表示画面Ｇ３の一例を示す図である。  
制御部２は前述した文字列＜コード＞および＜／コード＞を挿入した文書データ中の各記述情報のうち前述した項目名判別情報で示される主文中の各記述情報に含まれるコードを検索する。検索対象の文書データが図９に示した文書データである場合には、制御部２は、「Ｂ００１」および「Ｃ００１」が主文中に含まれるコードであると認識する。
【００５６】
制御部２は前述した文字列＜コード＞および＜／コード＞を挿入した文書データ中の各記述情報のうち前述した項目名判別情報で示される「記」以下の記述情報に含まれるコードを検索する。検索対象の文書データが図９に示した文書データである場合には、制御部２は「Ｂ００１」が文書データ中の「記」より上の箇所に含まれるコードであると判別する。制御部２は、文書データの主文中に含まれるコードの種別が「記」以下にも含まれるか否かをコードごとに判別する。
【００５７】
図１０は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１が入力した文書データ中の主文および「記」以下での同一コードの挿入の有無の判別結果を表形式で示す図である。
【００５８】
この判別結果では、文書データ中の主文に含まれるコード「Ｃ００１」は「記」以下に含まれない。これにより、制御部２は、分析ルールテーブル上の文書要素「主文、項目名」に関するルールを満たしていないと判別する。
【００５９】
また、制御部２は項目名判別情報で示される主文である「さて、９月３日に…」の語調がです・ます調であるか否かを分析する。この分析の結果、主文が分析ルールテーブル上の文書要素のうち「主文」と関連付けられるルール「です・ます調で記載されている」に合致するので制御部２は分析ルールテーブル上の文書要素「主文」に関するルールを満たしていると判別する。
【００６０】
また、制御部２は項目名判別情報で示される詳細記述である「・ユーザが一斉に…」、「・弊社納入ソフトウェア…」および「・同時アクセスを受け付けないように…」と「・同時アクセスを制御できる…」の語調が、だ・である調であるか否かを判別する。この判別の結果、これらの詳細記述が分析ルールテーブル上の文書要素のうち「詳細記述」と関連付けられるルール「だ・である調で記載されている」に合致するので分析ルールテーブル上の文書要素「詳細記述」に関するルールを満たしていると判別する。
【００６１】
また、制御部２は、文書データ中の項目名判別情報で示される主文に「下記のとおり」が含まれていないか否かを判別し、「記」と「以上」が項目名判別情報の各項目名に含まれているか否かを判別する。この判別の結果、これらの記述情報が分析ルールテーブル上の文書要素のうち「主文・記・以上」と関連付けられるルール「主文に『下記の通り』があるならば『記』と『以上』がある」に合致するので分析ルールテーブル上の文書要素「主文・記・以上」に関するルールを満たしていると判別する。
【００６２】
制御部２は分析ルールテーブル上の各ルールのうち満たしていないルールを示すメッセージを含む画面Ｇ４を表示部６に表示させる（ステップＳ４）。
【００６３】
図１１は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置１が入力した文書データの各項目名の分析結果の表示画面Ｇ４の一例を示す図である。  
この画面Ｇ４では分析ルールテーブル上のルール番号「２」に対応するルールを満たしていないことを示すメッセージ、およびルール番号「３」に対応するルールを満たしていないことを示すメッセージが表示される。
【００６４】
記憶部４は修正ルールテーブルをさらに記憶する。図１２は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部４に記憶される修正ルールテーブルの構成例を表形式で示す図である。  
この修正ルールテーブルは入力文書データの記述情報の修正候補を検索するためのテーブルである。この修正ルールテーブルでは修正ルール番号、文書要素、該当表現および修正候補が関連付けられて管理される。文書要素は項目名判別情報で示される項目名に該当する。
【００６５】
制御部２は項目名判別情報で示される各項目名に関する記述情報に修正ルールテーブル上のド文書要素と関連付けられる該当表現が含まれる場合には、この該当表現と関連付けられる修正候補をもとに、文書データ中の記述情報の修正候補をモニタ表示させる（ステップＳ５）。
【００６６】
図１２に示した例では修正ルール番号「１」には文書要素「宛先会社名」、該当表現「（株）」、修正候補「株式会社」が関連付けられる。修正ルール番号「２」には文書要素「宛先」、該当表現「（部｜課）殿」、修正候補「（部｜課）御中」が関連付けられる。修正ルール番号「３」には文書要素「発信日付」、該当表現「Ｈ［０−９］＋￥．［０−９］＋￥．［０−９］＋」、修正候補「平成［０−９］＋年［０−９］＋月［０−９］＋日」が関連付けられる。
【００６７】
次に、制御部２は記憶部４に記憶された入力文書データに関する項目名判別情報で示される宛先会社名に対応する記述情報に（株）が含まれていれば、修正ルール番号「１」に対応する修正候補にしたがって、この（株）が関わる記述情報の当該「（株）」を「株式会社」に修正した記述情報を修正候補として表示部６に表示させる。
【００６８】
次に、制御部２は項目名判別情報で示される宛先に対応する記述情報が「部」もしくは「課」に続いて「殿」が記述されていれば、修正ルール番号「２」に対応する修正候補にしたがって、これらの「部」もしくは「課」に続いて「殿」が続く記述情報の「殿」を「御中」に修正した記述情報を修正候補として表示部６に表示させる。
【００６９】
次に、制御部２は項目名判別情報で示される発信日付に対応する記述情報に「Ｈ」、数字、「．」、数字、「．」および数字の配列でなる記述情報が含まれていれば、修正ルール番号「３」に対応する修正候補にしたがって、前述した記述情報のうち「Ｈ」を「平成」に修正し、１番目の「．」を「年」に修正し、２番目の「．」を「月」に修正し、末尾に「日」を追加した記述情報を修正候補として表示部６に表示させる。
【００７０】
図１３は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データの記述情報の修正候補画面Ｇ５の表示例を示す図である。  
ここでは、入力文書データ中の宛先会社名に対応する記述情報が「Ａシステム（株）」であり、宛先に対応する記述情報が「情報システム部  殿」であると仮定する。
【００７１】
この画面Ｇ５では、記憶部４に記憶された入力文書データの項目名判別情報で示される宛先会社名に対応する記述情報、項目名判別情報で示される宛先に対応する記述情報およびそれぞれの修正候補が表示される。この画面Ｇ５に表示されるＯＫアイコン１１を入力部３の操作により選択すると、制御部２は入力文書データ中の「Ａシステム（株）」を「Ａシステム株式会社」に修正する（ステップＳ６）。また、画面Ｇ５に表示されるＯＫアイコン１２を入力部３の操作により選択すると、制御部２は入力文書データ中の「情報システム部  殿」を「情報システム部  御中」に修正する。
【００７２】
以上のように、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置では、入力した文書データに含まれる各記述情報が文書データに関する予め定めた項目名のいずれに属するかを解析した上で、これら解析した項目名に該当する記述情報が予め定めた条件に合致していなければ、この記述情報が不適切である旨をモニタ表示させるので、ユーザは、入力文書データ中の不適切な記述情報を容易に発見することができ、その後文書データの修正を円滑に行なうことができる。よって、文書データの内容の精度を向上させることができる。
【００７３】
次に本発明の実施形態にしたがった文書データ分析装置の変形例を説明する。  
前述した実施形態では、文書データ分析装置は文書構造テーブルを用いて抽出した宛先役職名および発信者役職名の記述情報を比較して、発信者役職名が宛先役職者名以上か否かを判別したが、この変形例では宛先の会社名や会社の規模ごとに宛先役職名と発信者役職名との適切な相関関係を予め定め、入力文書データの中の宛先役職名と発信者役職名との適切な相関関係が前述のように定められた相関関係に合致するか否かを判別する。
【００７４】
具体的には、この変形例にしたがった文書データ装置１は記憶部４に役職名テーブルを記憶する。図１４は、本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部４に記憶される役職名テーブルの構成例を表形式で示す図である。  
この役職名テーブルでは、宛先会社、宛先役職および発信者役職の情報が関連付けられて管理される。なお、宛先会社の一部は同一の会社規模を示す情報と関連付けられる。
【００７５】
図１４に示した例では、宛先会社「Ａシステム株式会社」に宛先役職「部長」、発信者役職「課長以上」が関連付けられ、宛先会社「従業員３００人以上１０００人未満」と関連付けられる複数の会社名の情報が宛先役職「事業部長」、発信者役職「課長以上」が関連付けられ、「Ｂ通信株式会社」に宛先役職「部長」、発信者役職「課長以上」が関連付けられる。
【００７６】
制御部２は、文書データ分析装置は文書構造テーブルを用いて抽出した宛先役職名および発信者役職名の記述情報と図１４に示した役職名テーブルとを照合して、入力文書中データの宛先役職と発信者役職の記述情報の相関関係が適切であるか否かを判別する。
【００７７】
具体的には、制御部２は入力文書データ中の宛先会社名が「Ａシステム株式会社」であって、この会社の宛先の役職名が「部長」である場合には、発信者役職名で示される役職が「課長」以上の役職である場合に、宛先役職と発信者役職の記述情報の相関関係が適切であると判別し、発信者役職名で示される役職が「課長」未満の役職である場合や役職がない場合には、宛先役職と発信者役職の記述情報の相関関係が不適切であると判別し、これを示すメッセージを表示部６に表示させる。
【００７８】
また、制御部２は入力文書データ中の宛先会社名が役職名テーブル中の「従業員３００人以上１０００人未満」と関わる会社名である場合でこの会社の宛先の役職名が「事業部長」である場合には、発信者役職名で示される役職が「課長」以上の役職である場合に、宛先役職と発信者役職の記述情報の相関関係が適切であると判別し、発信者役職名で示される役職が「課長」未満の役職である場合や役職がない場合には、宛先役職と発信者役職の記述情報の相関関係が不適切であると判別し、これを示すメッセージを表示部６に表示させる。
【００７９】
これにより、宛先の役職名と発信者役職名との上下関係が会社ごとに異なる場合でも入力文書データ中の宛先の役職名と発信者役職名の記述情報の相関関係が適切であるか否かをユーザが容易に認識することができる。
【００８０】
なお、この発明は前記実施形態そのままに限定されるものではなく実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、前記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を省略してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の内部構成例を示すブロック図。
【図２】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部に記憶される文書構造テーブルの構成例を表形式で示す図。
【図３】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の処理動作の一例を示すフローチャート。
【図４】本発明の実施形態にしたがった文書処理装置が入力する文書データのモニタ表示画面の一例を示す図。
【図５】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データおよびこの文書データ中の各項目名の表示画面の一例を示す図。
【図６】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部に記憶される分析ルールテーブルの構成例を表形式で示す図。
【図７】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データに含まれる宛先役職および発信者役職の判別結果の一例を表形式で示す図。
【図８】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部に記憶される情報抽出辞書テーブルの構成例を表形式で示す図。
【図９】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データに情報抽出テーブル上のコードを挿入した表示画面の一例を示す図。
【図１０】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データ中の主文および「記」以下での同一コードの挿入の有無の判別結果を表形式で示す図。
【図１１】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データの各項目名の分析結果の表示画面の一例を示す図。
【図１２】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部に記憶される修正ルールテーブルの構成例を表形式で示す図。
【図１３】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置が入力した文書データの記述情報の修正候補画面の表示例を示す図。
【図１４】本発明の実施形態にしたがった文書データ処理装置の記憶部に記憶される役職名テーブルの構成例を表形式で示す図。
【符号の説明】
【００８２】
１…文書データ処理装置、２…制御部、３…入力部、４…記憶部、５…入出力インタフェース、６…表示部、７…バス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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