(57)【要約】【課題】  本発明は、共有化した文書をカテゴリごとに纏まった関連情報として扱うことができ、またその文書を用いて構造化文書の作成を容易にし、共有構造化文書の閲覧や文書ファイルとして出力することが可能となる。【解決手段】  共有文書をユーザが任意に指定することが可能なカテゴリと呼ばれる属性情報によって分類する。例えば、Ａプログラムのコーディングにおけるコメントの記入基準の場合、カテゴリに「コーディング基準」、「Ａ」、「コメント」と３つのカテゴリを指定し、そのカテゴリに属する共有文書としてデータベースに登録する。その共有文書は、利用者はカテゴリとして登録されている語彙で検索することによって、当該データベースから必要な共有文書群を取得することができる。【選択図】  図10
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザ端末と接続され、前記複数のユーザ端末それぞれからアクセス可能な文書データを有する共有文書管理システムにおいて、
前記複数のユーザ端末に含まれる第1のユーザ端末からの、前記文書データに対するアクセス要求を受付ける手段と、
前記アクセス要求に含まれる、前記第1のユーザ端末を識別する端末識別情報および前記文書データの構造を指定する構造情報を対応付け記憶する手段と、
前記第1のユーザ端末から前記文書データに対するアクセス要求を再度受付けた場合、前記構造情報に従って、当該文書データを前記第1のユーザ端末に提示する手段とを有することを特徴とする共有文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の共有文書管理システムにおいて、
前記文書データを、当該文書データのカテゴリを示す属性情報と関連付けて記憶する手段と、
前記ユーザ端末から受付けたカテゴリの指定に基づき、文書データを検索する手段とをさらに有することを特徴とする共有文書管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の共有文書管理システムにおいて、
前記提示する手段は、前記アクセス要求を受けた文書データを、前記第1のユーザ端末にダウンロードすることを特徴とする共有文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、カテゴリに関連付けられた共有文書を一括管理し、ユーザの目的にあった文書の収集を可能にし、また管理されているカテゴリおよび共有文書を利用することで容易に構造化文書を作成し、作成したファイル出力を行うのに好適な共有文書管理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
パーソナルコンピュータやワードプロセッサ等において、保存されている共有文書の閲覧や、用途目的に合わせた最適な書式および内容に変更して表示する技術がある。
この技術によれば、保存されている共有文書を、共有文書を関連付けたカテゴリを利用して検索を行うことで、ユーザ目的に合った関連文書を閲覧できると共に、既に登録されているカテゴリや共有文書を利用することで最適な出力書式に変更した構造化文書を作成できると共に、文書中の所定の構成要素に対して、その種類に応じた修飾を施すことにより、文書全体をデザイン的に見栄えよく表示することができる。
【０００３】
また、作成した構造化文書をファイルで生成し、ユーザがそのファイルをダウンロードすることで文書作成の作業を効率化することを可能とする。
【０００４】
【特許文献１】特開2003-228555
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
かかる従来の技術では、構造化文書として登録されている範囲での取り扱いとなり、複数の文書から必要な情報や関連する情報を集め、更に別の構造化文書として作成できない。
【０００６】
本発明の目的は、登録されている文書を共有文書として扱うことを可能とし、またカテゴリと呼ぶ属性情報と関連付けることで、関連する共有文書を容易に取り扱うことを可能にし、また複数の共有文書から利用者の目的に合わせて収集した内容から新たな構造化文書を作成し、共有構造化文書として登録することを可能とし、また文書ファイルとして出力することを可能とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明では、共有文書をユーザが任意に指定することが可能なカテゴリと呼ばれる属性情報によって分類する。例えば、Ａプログラムのコーディングにおけるコメントの記入基準の場合、カテゴリに「コーディング基準」、「Ａ」、「コメント」と３つのカテゴリを指定し、そのカテゴリに属する共有文書としてデータベースに登録する。その共有文書は、利用者はカテゴリとして登録されている語彙で検索することによって、当該データベースから必要な共有文書群を取得することができる。例えば、カテゴリに「Ａ」と指定し検索を実行した場合、カテゴリに「Ａ」と指定して登録された共有文書を収集することが可能となる。
【０００８】
さらに、このように収集した共有文書群から構造化文書を構築する場合、カテゴリを目次の項目として指定し、「章」や「節」などの見出しを付与し、そのカテゴリで検索した共有文書群から必要な文書を本文として利用することで構造化文書の作成を容易に実現する。また、未登録の情報については構造化文書を作成時に登録し、共有文書として管理することができる。作成した構造化文書も作成者情報としてデータベースに登録することを可能とし、共有構造化文書として閲覧可能とし、またファイルに出力する機能を提供することにある。
【０００９】
また、本発明には、以下の態様も含まれる。すなわち、複数のユーザ端末と接続され、前記複数のユーザ端末それぞれからアクセス可能な文書データを有する共有文書管理システムにおいて、前記複数のユーザ端末に含まれる第1のユーザ端末からの、前記文書データに対するアクセス要求を受付ける手段と、前記アクセス要求に含まれる、前記第1のユーザ端末を識別する端末識別情報および前記文書データの構造を指定する構造情報を対応付け記憶する手段と、前記第1のユーザ端末から前記文書データに対するアクセス要求を再度受付けた場合、前記構造情報に従って、当該文書データを前記第1のユーザ端末に提示する手段とを有することを特徴とする共有文書管理システム。
【００１０】
さらに、この共有文書管理システムにおいて、前記文書データを、当該文書データのカテゴリを示す属性情報と関連付けて記憶する手段と、前記ユーザ端末から受付けたカテゴリの指定に基づき、文書データを検索する手段とをさらに有することを特徴とする共有文書管理システムも本発明に含まれる。
【００１１】
さらに、これらの共有文書管理システムにおいて、前記提示する手段は、前記アクセス要求を受けた文書データを、前記第1のユーザ端末にダウンロードすることを特徴とする共有文書管理システムも本発明に含まれる。
【００１２】
なお、上述した各共有文書管理システムでの、管理方法やこれを実現するための記憶媒体に格納可能なプログラムも本発明に含まれる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、共有化した文書をカテゴリごとに纏まった関連情報として扱うことができ、またその文書を用いて構造化文書の作成を容易にし、共有構造化文書の閲覧や文書ファイルとして出力することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図1は本発明を実現するためのシステム構成図である。本図で示すように、WEBシステムにより複数のユーザ間で文書の共有化を実現する。図2〜図8は本システムにアクセスするユーザに表示するメニュー画面、カテゴリ編集画面、カテゴリ一覧画面、共有文書編集画面、共有文書一覧画面、構造化文書編集画面および文書ファイルダウンロード画面例である。図９〜図13は本システムでの共有文書管理を実現するためのカテゴリ編集フローチャート、共有文書編集フローチャート、構造化文書編集フローチャートおよび文書ファイルダウンロードフローチャートである。図14〜図17は本システムで取扱うデータを格納するユーザデータベース、カテゴリデータベース、共有文書データベースおよび構造化文書データベース例である。
【００１５】
図1において、100は本システムを利用するユーザの端末であり、本システムからの画面を表示するものである。101はサーバに配置されたアプリケーションプログラムで、本発明に係わる共有文書の提供を行う共有文書提供装置であり、151、152、153および154はそれぞれ外部記憶装置で構築されたユーザデータベース、カテゴリデータベース、共有文書データベース、および構造化文書管理データベースである。
【００１６】
共有文書提供装置は、コンピュータ処理機能として、入出力制御部102、端末画像表示部103、ユーザ情報処理部110、カテゴリ情報処理部120、共有文書情報処理部130および構造化文書情報処理部140とそれらに属する機能としてカテゴリ検索部121、カテゴリ更新部122、共有文書検索部131、共有文書更新部132、構造化文書検索部141、構造化文書更新部142、構造化文書編集部143を具備している。
【００１７】
以上のような構成により、本例の共有文書管理システムでは、カテゴリと呼ばれる情報に関連付けた共有文書を共有文書データベースに蓄積し、ユーザは目的に合うカテゴリを指定することで、そのカテゴリに属するあらゆる共有文書の収集を可能とし、またカテゴリデータベースと共有文書データベースに蓄積された情報を元にユーザの目的に合わせて構造化文書を作成して構造化文書管理データベースおよびユーザデータベースに登録し、構造化文書の共有化を行い、ユーザに文書ファイルとしてダウンロード提供することを可能とする。
【００１８】
具体的な動作例について図9〜図13のフローチャートを用いて、カテゴリ登録および更新、共有文書登録および更新、構造化文書登録および更新、文書生成からダウンロードの説明を行う。
【００１９】
はじめに、ユーザはユーザ自身の作成した文書の管理を可能とするため、ユーザ登録を行う。図2で示す編集メニューの205で示すユーザ情報編集画面を要求する。共有文書提供装置の102の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、ユーザ情報編集画面を呼出し元ユーザに返す。ユーザは表示されたユーザ情報編集画面において、ユーザIDおよびユーザ名を入力し登録ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、110のユーザ情報処理部に属する112のユーザ情報更新部で処理を行い、151のユーザデータベースにユーザ情報を登録する。そして103の端末画像表示部で処理を行い、正常にユーザが登録されたことを呼出し元ユーザに返す。
【００２０】
次に、登録したユーザでログインを実行する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、113のユーザ情報認証機能によりユーザデータベースから登録ユーザであるかを調査する。この結果、登録済みユーザであることが確認されれば、端末画像表示部で処理を行い、202〜4、206のメニュー項目を含む編集メニュー画面を呼出し元ユーザに返す。
【００２１】
次に編集メニュー画面から、編集したい共有文書の属するカテゴリを事前に登録および編集しておくために、202のカテゴリ編集画面を要求する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、図3のカテゴリ編集画面を表示する。
未登録のカテゴリを登録する場合、301の欄に登録したいカテゴリ名を順次入力していく。入力が終わったら、303の登録ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、122のカテゴリ更新部で処理を行い、152のカテゴリデータベースにカテゴリを登録する。
【００２２】
また、登録済みカテゴリの編集を行う場合は301の欄に検索したいカテゴリ名を順次入力していく。入力が終わったら、302の検索ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、121のカテゴリ検索部で処理を行い、カテゴリデータベースからカテゴリを取得する。取得したカテゴリを端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに取得したカテゴリを含む図4のカテゴリ一覧画面を返す。ユーザは表示された401の一覧から編集したいカテゴリを選択、編集し、402の更新ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、カテゴリ更新部で処理を行い、カテゴリデータベースの該当するカテゴリデータの更新を行う。その結果を、端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに返す。
【００２３】
次に、編集メニュー画面から、共有文書の編集を行うため、203の共有文書編集画面を要求する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、図5の共有文書編集画面を表示する。未登録の共有文書を登録する場合は、501の欄にカテゴリ名を順次入力していく。入力が終わったら、次に502の欄に登録したい文書を入力する。入力が終わったら、504の登録ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、132の共有文書更新部で処理を行い、153の共有文書データベースにカテゴリ情報と共有文書を登録する。
【００２４】
また、登録済み共有文書の編集を行う場合は図5の501の欄にカテゴリ名を順次入力していく。入力が終わったら、503の検索ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、131の共有文書検索部で処理を行い、153の共有文書データベースから共有文書を取得する。取得した共有文書を端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに取得した共有文書を含む図6の共有文書一覧画面を返す。ユーザは表示された一覧から編集したい共有文書を選択、編集し、505の更新ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、共有文書更新部で処理を行い、共有文書データベースの該当する共有文書データの更新を行う。その結果を、端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに返す。
【００２５】
上記例に示すように、カテゴリを複数入力して検索を行うことで、関連する共有文書を収集することを可能とし、また目的に合った文書の容易な閲覧が可能となる。
次に、上記登録済みの共有文書を利用してユーザの目的に合った構造化文書を編集するために、編集メニュー画面から204の構造化文書編集画面を要求する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、図7の構造化文書編集画面を表示する。
【００２６】
構造化文書編集画面では701の文書タイトル、702の目次と目次に関連付く703の本文で構成される。
【００２７】
目次の登録には702の欄に直接記入する方法とカテゴリに登録されているカテゴリ名を利用する方法の２種類がある。
【００２８】
直接記入する場合は、構造化文書編集画面の702の欄に目次としたい文言を順次記入する。記入後、707の一時保存ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、カテゴリ登録処理部で処理を行い、端末画像表示部で更に処理を行い、呼出し元ユーザにカテゴリ登録確認画面を表示する。このカテゴリ登録確認画面で登録用のカテゴリ名に「章」や「節」を取り除くなどの編集を実行後、確定ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、カテゴリ登録部で処理を行い、カテゴリデータベースにカテゴリ名の登録を実行する。そして、端末画像表示部で処理を行い、再び元の構造化文書編集画面を呼出し元ユーザに返す。
【００２９】
登録済みのカテゴリ名を利用する場合は、702の取り込み対象となる位置にカーソルを配置し、704のカテゴリ取込ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザにカテゴリ編集画面を返す。カテゴリ編集画面の301の欄に検索したいカテゴリ名を入力し、302の検索ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、カテゴリ検索部で処理を行い、カテゴリデータベースからカテゴリ名を取得する。取得したカテゴリ名を端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに取得したカテゴリを含むカテゴリ一覧画面を返す。ユーザは表示された一覧から取り込みたいカテゴリを選択し、404の取込実行ボタンを押下する。共有文書提供装置の143の構造化文書編集部で処理を行い、端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザにカテゴリ編集画面を返す。702の欄に取り込まれたカテゴリ名を構造化文書となるよう編集するため、例の「１．１」のように「章」や「節」の情報などを入力し、ユーザの目的にあった目次を作成することが可能となる。
【００３０】
次に、構造化文書の本文にあたる文書の登録を行う。
はじめに、701にユーザの目的となる構造化文書のタイトルを入力する。
本文の登録は、直接記入する方法と共有文書データベースに登録されている共有文書を取り込む方法の２種類がある。
【００３１】
直接記入する場合は、構造化文書編集画面の703の欄に文書を記入する。記入後、707の一時保存ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、共有文書登録処理部で処理を行い、端末画像表示部で更に処理を行い、呼出し元ユーザに共有文書登録確認画面を表示する。この共有文書登録確認画面で登録用のカテゴリを入力し、確定ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、共有文書更新部で処理を行い、共有文書データベースに本文を関連付けたカテゴリおよび共有文書の登録を実行する。次に、構造化文書編集部で処理を行い、さらに構造化文書更新部で処理を行い、構造化文書管理データベースに構造化文書データを登録する。そして、端末画像表示部で処理を行い、構造化文書編集画面を呼出し元ユーザに返す。
【００３２】
登録済みの共有文書を利用する場合は、708の共有文書取込ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに共有文書編集画面を返す。共有文書編集画面の601の欄に検索したいカテゴリ名を入力し、604の検索ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、共有文書検索部で処理を行い、共有文書データベースから共有文書を取得する。取得した共有文書を端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに取得した共有文書一覧画面を返す。ユーザは表示された一覧から取込み対象の文書を選択し、詳細を確認した後、507の取込実行ボタンを押下する。共有文書提供装置の構造化文書編集部で処理を行い、端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに構造化文書編集画面を返す。
【００３３】
703の欄に取り込まれた共有文書をユーザの目的にあうように編集を行い、編集した共有文書として共有文書データベースに登録したい場合は、707の一時登録ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で処理を行い、更に共有文書登録処理部で処理を行い、そして端末画像表示部で処理を行い、呼出し元ユーザに共有文書登録確認画面を表示する。共有文書登録確認画面で登録したいカテゴリ名を入力し、登録実行ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部は要求を受付け、共有文書更新処理部で処理を行い、共有文書データベースに共有文書を登録する。次に、構造化文書編集部で処理を行い、さらに構造化文書更新部で処理を行い、構造化文書管理データベースに構造化文書データを登録する。そして、端末画像表示部で処理を行い、構造化文書編集画面を呼出し元ユーザに返す。
【００３４】
以上のような目次と本文の編集作業を繰り返し実行し、ユーザの目的となる構造化文書を作成する。そして706の構造化文書登録ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、構造化文書登録部で処理を行い、構造化文書管理データベースに構造化文書の登録を行い、またユーザデータベースに作成したユーザに紐付くように構造化文書データを更新する。そして、端末画像表示部で処理を行い、登録完了画面を呼出し元ユーザに返す。
【００３５】
また、登録済みの構造化文書の検索を実行したい場合は、701の文書タイトルに該当のタイトルを記入し、705の構造化文書検索ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、構造化文書検索部にて処理を行い、共有文書管理データベースから構造化文書を取得する。そして端末画像表示部で処理を行い、構造化文書一覧画面を呼出し元ユーザに返す。ユーザは構造化文書一覧画面から該当の文書を選択し、603の詳細ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、構造化文書検索部で処理を行い、該当する構造化文書を構造化文書管理データベースから取得する。そして、端末画像表示部にて処理を行い、構造化文書編集画面を呼出し元ユーザに返す。
登録されている構造化文書の更新を行いたい場合は、まず上述の構造化文書検索処理にて更新したい構造化文書を取得する。そして、変更したい目次や文書を編集し、709の構造化文書更新ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、構造化文書更新部にて処理を行い、構造化文書管理データベースの該当の文書データを更新し、またユーザデータベースのユーザデータについても作成したユーザに紐付くようにデータを更新する。そして、端末画像表示部で処理を行い、登録完了画面を呼出し元ユーザに返す。
【００３６】
ユーザは作成した構造化文書のファイル生成を行いたい場合、編集メニューの206のファイルダウンロードを要求する。共有文書提供装置の入出力制御部で要求を受付け、端末画像表示部で処理を行い、図8のファイルダウンロード画面を表示する。801にファイル生成を行いたい構造化文書名を入力し、806のファイル生成ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部は要求を受付け、構造化文書編集部でファイル生成の処理を行い、構造化文書管理データベースに文書ファイル形式でデータの登録を行う。そして、端末画像表示部にて処理を行い、ファイル生成および登録の完了画面を呼出し元ユーザに返す。
【００３７】
上記により生成した構造化文書ファイルをダウンロードするには、801の欄にダウンロードしたい構造化文書ファイル名を入力し、805の検索ボタンを押下する。共有文書提供装置の入出力制御部にて処理を受付け、構造化文書検索部にて処理を行い、構造化文書管理データベースから該当する文書を取得する。そして、端末画像表示部にて処理を行い、803のファイル一覧画面を呼出し元ユーザに返す。ユーザは804の詳細ボタンを押下することで表示されるファイル詳細内容を確認することで目的に該当する文書を選択し、807のダウンロードボタンで構造化文書ファイルのダウンロードを実行する。共有文書提供装置の入出力制御部にて処理を受付け、構造化文書検索部にて処理を行い、構造化文書管理データベースから構造化文書ファイルを取得し、入出力制御部にてファイルダウンロード処理を行い、呼出し元ユーザに文書ファイルを提供する。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明に係わる共有文書管理システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】図１にからユーザに返すメニュー画面を示す説明図である。
【図３】図１にからユーザに返すカテゴリ編集画面を示す説明図である。
【図４】図１にからユーザに返すカテゴリ一覧画面を示す説明図である。
【図５】図１にからユーザに返す共有文書編集画面を示す説明図である。
【図６】図１にからユーザに返す共有文書一覧画面を示す説明図である。
【図７】図１にからユーザに返す構造化文書編集画面を示す説明図である。
【図８】図１にからユーザに返す文書ファイルダウンロード画面を示す説明図である。
【図９】図１におけるカテゴリに関する処理動作例を示すフローチャートである。
【図１０】図１における共有文書に関する処理動作例を示すフローチャートである。
【図１１】図１における構造化文書の目次および本文部編集に関する処理動作例を示すフローチャートである。
【図１２】図１における構造化文書の編集に関する処理動作例を示すフローチャートである。
【図１３】図１における文書ファイルダウンロードに関する処理動作例を示すフローチャートである。
【図１４】図１におけるユーザデータベースのテーブル構成例を示す説明図である。
【図１５】図１におけるカテゴリデータベースのテーブル構成例を示す説明図である。
【図１６】図１における共有文書データベースのテーブル構成例を示す説明図である。
【図１７】図１における構造化文書管理データベースのテーブル構成例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００３９】
100  ユーザ端末
101  共有文書提供装置
102  入出力制御部
103  端末画像表示部
110  ユーザ情報処理部
111  ユーザ情報検索部
112  ユーザ情報更新部
113  ユーザ情報認証部
120  カテゴリデータ処理部
121  カテゴリ検索部
122  カテゴリ更新部
130  共有文書処理部
131  共有文書検索部
132  共有文書更新部
140  構造化文書管理部
141  構造化文書検索部
142  構造化文書更新部
143  構造化文書編集部
151  ユーザデータベース
152  カテゴリデータベース
153  共有文書データベース
154  構造化文書管理データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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