(57)【要約】    【課題】  ユーザの利便性を向上させることができる文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムを提供する。    【解決手段】  文書管理システム１１１３は、文書管理サーバ１１０２と、インターネット経由で文書管理サーバ１１０２にアクセスするクライアントＰＣ１１０１，１１１２とを備える。文書管理サーバ１１０２は、クライアントＰＣ１１０１でユーザ指定された検索条件、検索タイミングが登録される記憶手段２０２を備える。文書管理サーバ１１０２は、クライアントＰＣ１１１２のユーザからの操作があった管理対象を上記検索タイミングで検出し、その検出された管理対象について上記検索条件で検索処理を実行し、その検索により上記検索条件に合致する管理対象があったときに、クライアントＰＣ１１０１のユーザに更新通知を送信する。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１のユーザによる操作のあった管理対象の管理を行う文書管理システムにおいて、
第２のユーザが指定した検索条件を登録する検索条件登録手段と、
前記第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出する検出手段と、
前記検出された管理対象について前記検索条件で検索処理を行う検索手段と、
前記検索処理により検索された前記検索条件に合致する管理対象に関する情報を前記第２のユーザに通知する通知手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記検出タイミングにおいて今回検出された管理対象のうち、前回検出された管理対象と異なる管理対象があるときに、当該管理対象について前記検索処理を行うことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第２のユーザが指定した日時を、前記検出タイミングとして登録することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記第２のユーザが指定した他の日時を、前記通知を行う通知タイミングとして登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
第１のユーザによる操作のあった管理対象の管理を行う文書管理方法において、
第２のユーザが指定した検索条件を登録する検索条件登録ステップと、
前記第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出する検出ステップと、
前記検出された管理対象について前記検索条件で検索処理を行う検索ステップと、
前記検索処理により検索された前記検索条件に合致する管理対象に関する情報を前記第２のユーザに通知する通知ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記検出タイミングにおいて今回検出された管理対象のうち、前回検出された文書と異なる文書があるときに、当該文書について前記検索処理を行うことを特徴とする請求項５記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記第２のユーザが指定した日時を、前記検出タイミングとして登録することを特徴とする請求項５又は６記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記第２のユーザが指定した他の日時を、前記通知を行う通知タイミングとして登録することを特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載の文書管理方法。
【請求項９】
第１のユーザによる操作のあった管理対象の管理を行う文書管理方法をコンピュータにより実行させるプログラムにおいて、
第２のユーザが指定した検索条件を登録する検索条件登録モジュールと、
前記第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出する検出モジュールと、
前記検出された管理対象について前記検索条件で検索処理を行う検索モジュールと、
前記検索処理により検索された前記検索条件に合致する管理対象に関する情報を前記第２のユーザに通知する通知モジュールとを有することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムに関し、特に管理対象の検索を行うユーザに対して更新通知を行う文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、いわゆる文書管理システム（電子ファイリングシステム）では、文書を一元管理していたが、近年、いくつかの文書をまとめ、例えばそれをフォルダとし、分類分けをして管理するのが一般的となっている。また、近年、業務の多様化やネットワークの普及などに伴い、文書管理システムも複数ユーザで使用することが求められてきており、ユーザ個人のみが文書の登録あるいは検索をすることができない個人フォルダと、グループに属するユーザは誰でも文書の登録あるいは検索を行うことができる共有フォルダとを持ち、個人文書と共有文書を別けて管理することにより、複数ユーザで使用できるようにしたものも提案されている。
【０００３】
文書を登録したとき、その文書管理情報を通知することができないため、登録者以外のユーザは、その文書が新たに登録されたことを知ることができなかった。そのため、登録者以外のユーザにも必要な情報が書かれている文書を登録した場合でも、他のユーザはその文書を一度も見ない場合が多く、文書管理システムを情報伝達として利用する場合の障害となっていた。また、新しく登録された文書を必ず一度は見るようにするためには、登録されている全ての文書に対して、登録日などによる検索を定期的に行う必要があり、ユーザの検索作業の増加を招いていた。
【０００４】
このような欠点を補うため、文書を登録、更新するたびに、その登録、更新した文書の文書管理情報を指定のユーザに電子的手段により通知し、これにより、登録者が、他のユーザにも必要な情報が書かれている文書を登録、更新した場合に、他のユーザにその文書の参照を促す従来技術が開示されている。
【０００５】
例えば、ＷＷＷの検索利用者がブラウザによりネットワークを介してアクセスされる検索サービスシステムに継続的に検索を行う検索条件を登録しておき、登録されている検索条件に該当するＷＷＷページの更新を検索サービスシステム側から検索利用者に継続的に通知するもので、検索利用者がその通知先としてメールアドレスを指定し、検索サービスシステムの更新通知サーバからメールアドレスに定期的に更新情報の通知が行われる装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−１９７１００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記従来技術においては文書管理システム上で文書が登録、変更、削除などされた場合に、その旨をユーザに対して自動的に電子メールで通知する際、その機能をオンにする権利、あるいはその文書へのアクセス権を有するユーザのうちのどのユーザに通知するかを選択する権利は、文書の操作者（登録者や更新者）側にあり、被通知者の方で選択する余地はないのが一般的である。そのため、被通知者は通知してもらう必要がないと考える文書に対して通知が来たり、通知して欲しいと思う文書に対して通知が来なかったりする場合が考えられ、煩わしさがあった。
【０００７】
本発明の目的は、ユーザの利便性を向上させることができる文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理システムは、第１のユーザによる操作のあった管理対象の管理を行う文書管理システムにおいて、第２のユーザが指定した検索条件を登録する検索条件登録手段と、前記第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出する検出手段と、前記検出された管理対象について前記検索条件で検索処理を行う検索手段と、前記検索処理により検索された前記検索条件に合致する管理対象に関する情報を前記第２のユーザに通知する通知手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項５記載の文書管理方法は、第１のユーザによる操作のあった管理対象の管理を行う文書管理方法において、第２のユーザが指定した検索条件を登録する検索条件登録ステップと、前記第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出する検出ステップと、前記検出された管理対象について前記検索条件で検索処理を行う検索ステップと、前記検索処理により検索された前記検索条件に合致する管理対象に関する情報を前記第２のユーザに通知する通知ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
上記目的を達成するために、請求項９記載のプログラムは、第１のユーザによる操作のあった管理対象の管理を行う文書管理方法をコンピュータにより実行させるプログラムにおいて、第２のユーザが指定した検索条件を登録する検索条件登録モジュールと、前記第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出する検出モジュールと、前記検出された管理対象について前記検索条件で検索処理を行う検索モジュールと、前記検索処理により検索された前記検索条件に合致する管理対象に関する情報を前記第２のユーザに通知する通知モジュールとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、第１のユーザによる操作があった管理対象を所定の検出タイミングで検出し、その検出された管理対象について第２のユーザが入力した検索条件で検索処理を行い、その検索処理により検索された上記検索条件に合致する管理対象に関する情報を第２のユーザに通知するので、被通知者である第２のユーザが文書管理システム上で管理する管理対象のうち文書登録等があった旨の通知を所望するものに対してのみ通知を行うことができ、ユーザの利便性を向上させることができる。
【００１２】
好ましくは、上記検出タイミングにおいて今回検出された管理対象のうち、前回検出された管理対象と異なるものがあるときに、その管理対象について上記検索処理を行うことにより、管理対象の情報に変更がないときは検索処理を走らせないようにし、管理対象が登録又は更新された場合にのみ、登録された検索条件で検索処理を走らすことができ、ＣＰＵの浪費を防止でき、また、前回検出された管理対象については通知しないこととなる結果、ユーザが検索結果が前回のものと全く同一であるか否かを判断する必要をなくし、ユーザの処理に煩雑さが生じるのを防止することができる。
【００１３】
好ましくは、ユーザが入力した他の日時を、上記通知を行う通知タイミングとしてを登録することにより、検索条件に合致する管理対象があっても通知タイミングまではその旨を通知しないフィルタリング機能を持たせることができ、通知された検索結果をユーザが取捨選択する必要をなくし、ユーザの労力を軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態を図面を用いて詳述する。
【００１５】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【００１６】
ここで、本実施の形態では、インターネット上に文書管理システムを置いているが、下記の各構成要素との間でデータの送受信を行うことができればこれに限定されるものではなく、例えば、文書管理システムをイントラネット環境に置いてもよい。
【００１７】
図１において、文書管理システム１１１３は、ＳＭＴＰサーバ１１００と、ＳＭＴＰサーバ１１００とＬＡＮ接続する文書管理サーバ１１０２と、インターネット経由で文書管理サーバ１１０２にアクセスするクライアントＰＣ１１０１，１１１２とを備える。
【００１８】
文書管理サーバ１１０２は、Ｗｅｂサーバ１１０３と、認証サーバ１１０４と、データベースサーバ１１０５と、ボリュームサーバ１１０６と、メールサーバ１１０７と、全文検索サーバ１１０８と、バックアップサーバ１１０９とを備える。
【００１９】
クライアントＰＣ１１０１，１１１２は、文書管理システム１１１３を利用するユーザが使用するコンピュータであり、不図示のディスプレイに表示されるブラウザを使用してインターネット経由で文書管理サーバにアクセスする。
【００２０】
Ｗｅｂサーバ１１０３は、クライアントＰＣ１１０１，１１１２からＨＴＴＰによるリクエストを受け付け、文書管理サーバ１１０２の下位を構成するサーバ群に処理を依頼し、その結果を受け取ってクライアントＰＣ１１０１，１１１２にレスポンスを返す。
【００２１】
認証サーバ１１０４は、クライアントＰＣ１１０１，１１１２から文書管理システム１１１３にアクセスしたユーザが文書管理サーバ１１０２を使用する権限があるかどうかをチェックするためのものであり、ユーザに関する情報を管理する。
【００２２】
データベースサーバ１１０５は、クライアントＰＣ１１１２のユーザが作成したフォルダやアップロードした文書の属性情報、また全文検索を可能とするために全文検索サーバ１１０９により作成されたインデックス情報などをデータベースとして格納する。
【００２３】
ボリュームサーバ１１０６は、アップロードされた文書やフォルダを格納する。
【００２４】
メールサーバ１１０７は、文書管理サーバ１１０２で管理する管理対象である文書やフォルダがクライアントＰＣ１１１２のユーザにより操作された場合に、クライアントＰＣ１１０１のユーザにメール通知を行うための各種設定を管理したり、通知メールの文面を作成してＳＭＴＰサーバ１１１０に送信したりする。詳細な動作については図２〜図４を用いて後述する。
【００２５】
全文検索サーバ１１０８は、データベースサーバ１１０５に格納された文書の全文検索を可能とするための全文検索インデックスを作成し管理する。
【００２６】
バックアップサーバ１１０９は、文書管理サーバ１１０２内の各種情報のバックアップ情報を格納する。
【００２７】
ＳＭＴＰサーバ１１１０は、メールサーバ１１０７で作成されたＥメールをその宛て先に送信する。
【００２８】
尚、本実施の形態では、クライアントＰＣ１１０１のユーザが文書管理サーバ１１０２で管理する文書やフォルダ等の管理対象の検索条件等を指定し、クライアントＰＣ１１１２のユーザが上記管理対象としての文書やフォルダの新規作成や更新等の操作を行うが、異なるユーザにより上記検索条件の入力や管理対象に対するユーザ操作が行われるのであれば、本実施の形態に限定されない。
【００２９】
図２は、図１における文書管理サーバ１１０２の構成を概略的に示すブロック図である。
【００３０】
図２において、文書管理サーバ１１０２は、クライアントＰＣ１１１２のユーザ操作に応じて文書管理サーバ１１０２で管理する文書やフォルダ等の管理対象の操作を行う文書操作手段２０１と、クライアントＰＣ１１０１で表示される図５の検索条件登録画面でユーザ指定される検索条件を登録する検索条件登録手段２０３と、クライアントＰＣ１１０１で表示される図６の検索タイミング設定画面でユーザ指定される検索タイミングを登録する検索タイミング登録手段２０９と、クライアントＰＣ１１０１で表示される図７の通知タイミング設定画面でユーザ指定される通知タイミングを登録する通知タイミング登録手段２１０と、上記ユーザ操作がされる管理対象としての文書やフォルダの内容や文書属性等の管理情報や上記登録される検索条件、検索タイミング及び通知タイミングやクライアントＰＣ１１０１のユーザのＥメールアドレスを格納する記憶手段２０２とを備える。
【００３１】
文書操作手段２０１は、Ｗｅｂサーバ１１０３の一部を構成し、クライアントＰＣ１１１２のユーザによる文書管理サーバ１１０２の管理対象に対する操作が文書管理サーバ１１０２に送信されたとき、このユーザ操作をＨＴＴＰによるリクエストとして受け取り、受け取ったリクエストを下層のサーバ群に送信する。この送信されたリクエストに応じて、ボリュームサーバ１１０６はフォルダや文書のアップロードを行い、データベースサーバ１１０５は以前に登録された文書の改訂又は削除、及び文書の属性情報を変更を行う。
【００３２】
さらに、文書管理サーバ１１０２は、文書操作手段２０１にクライアントＰＣ１１１２から管理対象に対するユーザ操作が送信されたときにそのユーザ操作の内容を検出する操作検出手段２０４と、検索タイミングにおいて今回検出されたユーザ操作のなかに、前回検出されなかった新たなユーザ操作がある場合、当該ユーザ操作のあった管理対象を検索候補として有効なものと判定する判定手段２０５とを備える。ここで、記憶手段２０２は、上述のように前回検出されなかった新たなユーザ操作があったとき、今回検出されたユーザ操作の情報を前回検出されたユーザ操作の情報として格納する。これにより、判定手段２０５による判定を確実に行うことができる。
【００３３】
さらに、文書管理サーバ１１０２は、上記検索候補として有効であると判定された管理対象の検索処理を記憶手段２０２から読み出した検索条件で検索処理を行う検索手段２０６と、記憶手段２０２から読み出したクライアントＰＣ１１０１のユーザのＥメールアドレスをあて先とするＥメールであって、上記検索処理の結果が記載されたものをＳＭＴＰサーバ１１１０に送信することで、クライアントＰＣ１１０１のユーザに対して管理対象の更新通知を行う通知手段２０７とを備える。
【００３４】
図３は、図２の文書管理サーバ１１０２により実行される検索条件等登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００３５】
図３において、まず、クライアントＰＣ１１０１のユーザが文書管理システム１１１３にログインしたことを検出すると、クライアントＰＣ１１０１のディスプレイに検索条件登録画面５００（図５）を表示し、画面５００に検索条件がユーザ入力されたときに、検索条件登録手段２０３がそのユーザ入力された検索条件を記憶手段２０２に登録する（ステップＳ３０１）。
【００３６】
次に、クライアントＰＣ１１０１のディスプレイに検索タイミング設定画面６００（図６）を表示し、画面６００にユーザ入力があったときに、検索タイミング登録手段２０９がそのユーザ入力された検索タイミングを記憶手段２０２に登録する（ステップＳ３０２）。
【００３７】
その後、クライアントＰＣ１１０１のディスプレイに通知タイミング設定画面７００（図７）を表示し、画面７００にユーザ入力があったときに、通知タイミング登録手段２１０がそのユーザ入力された通知タイミングを記憶手段２０２に登録し（ステップＳ３０３）、本処理を終了する。
【００３８】
図５は、図３におけるステップＳ３０１でクライアントＰＣ１１０１のディスプレイに表示される検索条件登録画面を示す図である。
【００３９】
図５において、検索条件登録画面５００は、ユーザ入力された文字列を検索候補とする文書名として表示する文書名表示欄５０１と、ユーザ選択されたときに、文書名表示欄５０１に表示される文字列と完全一致する文書のみを検索候補に設定する完全一致選択ボタン５１０と、ユーザ選択されたときに、文書名表示欄５０１に表示される文字列を一部に含む文書を検索候補に設定する部分一致選択ボタン５１１と、ユーザ入力された文字列を検索候補とするフォルダ名として表示するフォルダ名表示欄５０２と、ユーザ選択されたときに、フォルダ名表示欄５０２に表示される文字列と完全一致するフォルダのみを検索候補に設定する完全一致選択ボタン５１２と、ユーザ選択されたときに、フォルダ名表示欄５０２に表示される文字列を一部に含むフォルダを検索候補に設定する部分一致選択ボタン５１３と、ユーザ入力された文字列を検索候補とする文書作成者として表示する文書作成者表示欄５０３と、ユーザ入力された文字列を検索候補とする文書更新者として表示する文書更新者表示欄５０４と、ユーザ入力された日時を検索候補とする文書作成日として表示する文書作成日表示欄５０５と、ユーザ入力された日時を検索候補とする文書更新日として表示する文書更新日表示欄５０６と、ユーザ入力された文字列を検索候補とする文書タイプとして表示する文書タイプ表示欄５０７と、ユーザ入力された文字列を検索候補とする文書のインデックスとして表示するインデックス表示欄５０８と、ユーザ入力された文字列を検索候補とする文書中に現れるキーワードとして表示するキーワード表示欄５０９と、ユーザ選択があったときに、検索条件登録画面５００上で登録された検索条件での検索処理を行う検索タイミングを設定する検索タイミング設定画面（図６）を表示する「次へ」ボタン５１４とを備える。
【００４０】
完全一致ボタン５１０と部分一致ボタン５１１は、その一方のボタンしかユーザ選択できないように構成されており、例えば、文書名表示欄５０１に文字列「プログラム設計書」が表示されているときに完全一致ボタン５１０がユーザ選択された場合、文字列「プログラム設計書」を文書名とする文書のみが検索結果の候補となり、部分一致ボタン５１１がユーザ選択された場合、文字列「プログラム設計書」を文書名の一部に持つ文書、例えば「プリンタードライバ・プログラム設計書」「＊＊プログラム設計書第２版」などが検索結果の候補となる。
【００４１】
完全一致ボタン５１２と部分一致ボタン５１３も、上記完全一致ボタン５１０と部分一致ボタン５１１と同様に構成されており、例えば、フォルダ名表示欄５０２に文字列「設計書」が表示されているときに部分一致ボタン５１３がユーザ選択された場合、フォルダ名に「設計書」という文字列を含むフォルダ中の文書が検索結果の候補となる。
【００４２】
また、文書作成者表示欄５０３に文字列「鈴木太郎」がユーザ入力されたとき、鈴木太郎が文書作成した文書全体が検索結果の候補となり、文書更新者表示欄５０４に文字列「鈴木太郎」がユーザ入力されたとき、鈴木太郎が文書更新した文書全体が検索結果の候補となる。
【００４３】
ユーザは、文書作成日表示欄５０５及び文書更新日表示欄５０６への日時入力の方法によって、特定の日を検索結果の候補として設定することも、特定期間を検索結果の候補として設定することもできる。例えば、図５に示すように文書作成日表示欄５０５に文字列「2004/08/21-2004/10/30」がユーザ入力されたとき、２００４年８月２１日から２００４年１０月３０日の間に作成された全ての文書が検索結果の候補となる。同様に、文書更新日表示欄５０６に文字列「2004/08/21-2004/10/30」がユーザ入力されたとき、２００４年８月２１日から２００４年１０月３０日の間に作成された全ての文書が検索結果の候補となる。
【００４４】
文書タイプ表示欄５０７は、文書タイプ、具体的には文書のフォーマット情報を検索候補として表示する欄であり、文書を作成したプログラムにより定められた固有の拡張子のユーザ入力ができるように構成される。例えば、図５に示すように、文書タイプ表示欄５０７に文字列「ＰＤＦ」が表示されているとき、ＰＤＦ文書で作成された全ての文書が検索結果の候補となる。
【００４５】
インデックス表示欄５０８は、文書のインデックス、具体的には、文書を登録する際にユーザにより入力、あるいは予め定められた選択肢からユーザ選択されることにより、その文書に付される分類情報である。例えば、図５に示すように、インデックス表示欄５０８に文字列「ドライバ」が表示されているとき、「ドライバ」という分類情報が付された全ての文書が検索結果の候補となる。
【００４６】
キーワード表示欄５０９は、任意の単語を複数個ユーザ入力できるように構成されており、この欄に単語が入力されたとき、ＯＣＲ処理により文書本文の全ての文字を認識し、言語解析を行って単語を抽出し、抽出された各単語の文字列とその出現位置とを記憶する。これにより、指定された単語を含む文書を短時間に検索することができる。例えば、図５に示すように、キーワード表示欄５０９に文字列「プリンタ」及び文字列「インタフェース」が表示されているとき、文書中に「プリンタ」および「インタフェース」という単語を含む全ての文書が検索結果の候補となる。
【００４７】
図６は、図３におけるステップＳ３０２でクライアントＰＣ１１０１のディスプレイに表示される検索タイミング設定画面を示す図である。
【００４８】
この画面は、上述したように図５における「次へ」ボタン５１４がユーザ選択されたときに表示される画面である。
【００４９】
図６において、検索タイミング設定画面６００は、クライアントＰＣ１１１２のユーザにより管理対象である文書やフォルダの操作がある毎に後述する図４の更新通知処理を実行する文書操作時ボックス６０１と、文書操作時ボックス６０１がユーザ選択されていないときにユーザ選択可能なボタン６０３，６０４，６０５を備える検索タイミング欄６０２と、ユーザ選択があったとき、後述する図７の通知タイミング設定画面に進む「０Ｋ」ボタン６０９と、ユーザ選択があったとき図５の検索条件登録画面５００に戻る「キャンセル」ボタン６１０とを備える。
【００５０】
ボタン６０３，６０４，６０５は、いずれか１つのみがユーザ選択可能に構成されており、ボタン６０３がユーザ選択されたときは、時分指定欄６０６でユーザ指定された指定時間（指定分）おきに上記更新通知処理を実行し、ボタン６０４がユーザ選択されたときは、時刻指定欄６０７でユーザ指定された時刻に上記更新通知処理を実行し、ボタン６０５がユーザ選択されたときは、曜日指定欄６０８でユーザ指定された曜日に上記更新通知処理を実行する。例えば、図６に示すように、文書操作時ボックス６０１のユーザ選択されておらず、且つボタン６０３がユーザ選択されているときに、時分指定欄６０６で「００:１０」がユーザ指定されているとき、１０分おきに上記更新通知処理を実行する。
【００５１】
図７は、図３におけるステップＳ３０３でクライアントＰＣ１１０１のディスプレイに表示される通知タイミング設定画面を示す図である。
【００５２】
図７において、通知タイミング設定画面７００は、ユーザ選択されたときに上記検索タイミングにおいて有効な検索候補があったときに、上記検索条件でその検索候補の検索処理を実行した結果、合致する管理対象があったとき、その都度その内容を管理対象の更新通知としてクライアントＰＣ１１０１に送信する「直ちに通知」ボックス７０１と、「直ちに通知」ボックス７０１がユーザ選択されていないときにユーザ選択可能なボタン７０３，７０４，７０５を備える通知タイミング欄７０２と、ユーザ選択があったとき図５〜７で設定された検索条件等で上記更新通知処理を開始する「０Ｋ」ボタン７０９と、ユーザ選択があったとき図５の検索条件登録画面５００に戻る「キャンセル」ボタン７１０とを備える。
【００５３】
ボタン７０３，７０４，７０５は、いずれか１つのみがユーザ選択可能に構成されている。ボタン７０３がユーザ選択されたときは、時分指定欄７０６でユーザ指定された指定時間（指定分）おきに上記合致する管理対象があったか判別し、合致する管理対象があったときはその内容を管理対象の更新通知としてクライアントＰＣ１１０１に送信する。ボタン７０４がユーザ選択されたときは、時刻指定欄７０７でユーザ指定された時刻に上記合致する管理対象があったか判別し、合致する管理対象があったときはその内容を管理対象の更新通知としてクライアントＰＣ１１０１に送信する。ボタン７０５がユーザ選択されたときは、曜日指定欄７０８でユーザ指定された曜日に上記合致する管理対象があったか判別し、合致する管理対象があったときはその内容を管理対象の更新通知としてクライアントＰＣ１１０１に送信する。
【００５４】
例えば、図７に示すように、「直ちに通知を受け取る」ボックス７０１のユーザ選択されておらず、且つボタン７０３がユーザ選択されているときに、時分指定欄７０６で「００:１０」がユーザ指定されているとき、１０分おきにに上記合致する管理対象があったか判別し、合致する管理対象があったときはその内容を管理対象の更新通知としてクライアントＰＣ１１０１に送信する。
【００５５】
図４は、図２の文書管理サーバ１１０２により実行される更新通知処理の手順を示すフローチャートである。
【００５６】
図４において、まず、検索タイミング登録手段２０９により登録され、記憶手段２０２に格納されている検索タイミングを読み込む（ステップＳ４０１）。ここで、検索タイミングとしては、図６で上述したように、文書操作時又は毎時、毎日、毎週などの定期的なスケジュールが設定されている。
【００５７】
次に、現在時刻がステップＳ４０１で読み込んだ検索タイミングであるか否かを判別し（ステップＳ４０２）、検索タイミングであるときは、操作検出手段２０４により検出された文書操作等のあった管理対象を検出する（ステップＳ４０３）。
【００５８】
ステップＳ４０３の検出結果が前回の検索タイミングにおける検出結果と同一であるか否かを判別し（ステップＳ４０４）、同一であるときは、ステップＳ４０２からの処理に戻る。これにより、管理対象の情報に変更がないときは後述するステップＳ４０５の検索処理を走らせないようにし、管理対象が登録又は更新された場合にのみ、ステップＳ４０５において、予め登録された検索条件で検索処理を走らすことができ、ＣＰＵの浪費を防止できる。さらに、前回検出された管理対象については、後述するステップＳ４０９の更新通知処理は行わないこととなる結果、ユーザが検索結果が前回のものと全く同一であるか否かを判断する必要をなくし、ユーザの処理に煩雑さが生じるのを防止することができる。
【００５９】
一方、ステップＳ４０４の判別の結果、同一でないときは、今回の検出結果を記憶手段２０２に保存してある前回の検出結果に上書き保存して、ステップＳ４０１の処理に進む。これにより、記憶手段２０２に保存される前回の検出結果は逐次更新されるので、ステップＳ４０４の判別処理は記憶手段２０２から前回の検出結果を読み出すことにより確実に行うことができる。
【００６０】
次に、ステップＳ４０５において、検索条件登録手段２０３により登録され、記憶手段２０２に格納された検索条件を読み込み、検索手段２０５により前回の検出結果と相違する管理対象についてその検索条件で検索処理を実行する。
【００６１】
ステップＳ４０５の検索の結果、検索条件に合致する管理対象があるか否かを判別し（ステップＳ４０６）、合致する管理対象がないときは、ステップＳ４０２からの処理に戻り、合致する管理対象があるときは、通知時刻登録手段２１０により登録され、記憶手段２０２に記憶された通知タイミングを読み込み（ステップＳ４０７）、現在時刻がその読み込んだ通知タイミングになったときに（ステップＳ４０８でＹＥＳ）、更新通知を送信して（ステップＳ４０９）、本処理を終了する。これにより、検索条件に合致する管理対象があっても通知タイミングまではその旨を通知しないフィルタリング機能を持たせることができ、通知された検索結果をユーザが取捨選択する必要をなくし、ユーザの労力を軽減することができる。
【００６２】
本処理によれば、クライアントＰＣ１１１２のユーザによる操作があった管理対象を記憶手段２０２から読み込んだ検索タイミングで検出し（ステップＳ４０２でＹＥＳ，Ｓ４０３）、その検出された管理対象について記憶手段２０２から読み込んだ検索条件で検索処理を実行し（ステップＳ４０５）、その検索により上記検索条件に合致する管理対象があったときに（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、クライアントＰＣ１１０１のユーザに更新通知を送信するので（ステップＳ４０９）、被通知者であるクライアントＰＣ１１０１のユーザが文書管理システム１１１３上で文書登録等があった旨の通知を所望するものに対してのみ通知を行うことができ、ユーザの利便性を向上させることができる。
【００６３】
また、本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム又は装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００６４】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００６５】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(ＯＳ)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６６】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６７】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００６８】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。或いは、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１における文書管理サーバの構成を概略的に示すブロック図である。
【図３】図２の文書管理サーバにより実行される検索条件等登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】図２の文書管理サーバにより実行される更新通知処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】図３におけるステップＳ３０１でクライアントＰＣのディスプレイに表示される検索条件登録画面を示す図である。
【図６】図３におけるステップＳ３０２でクライアントＰＣのディスプレイに表示される検索タイミング設定画面を示す図である。
【図７】図３におけるステップＳ３０３でクライアントＰＣのディスプレイに表示される通知タイミング設定画面を示す図である。
【符号の説明】
【００７０】
１１１３  文書管理システム
１１０１，１１１２  クライアントＰＣ
１１０２  文書管理サーバ
１１０７  メールサーバ
１１１０  ＳＭＴＰサーバ
１１１１  インターネット
２０１    文書操作手段
２０２    記憶手段
２０３    検索条件登録手段
２０４    操作検出手段
２０５    検索手段
２０６    判定手段
２０７    通知手段
２０８    通知先登録手段
２０９    検索タイミング登録手段
２１０    通知タイミング登録手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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