(57)【要約】    【課題】  閲覧対象文書の属性に応じて、より好適な審議回覧を実現することができる審議回覧装置及びプログラムを提供する。    【解決手段】  複数の閲覧対象者に、文書入力部１０２から入力された閲覧対象文書を順次回覧させる審議回覧装置において、例えばＷｅｂサーバ部１１２等を介して、各々の閲覧対象者の閲覧状況に関する情報を取得し、ステータス管理部１０９が閲覧対象者ごとのステータスを管理する。ワーク処理部１０８は、予め設定された回覧順序に従い、メール送信部１１１を介して次の閲覧対象者に閲覧依頼メールを送信する。ここで、閲覧対象文書が、応答を必要としない回覧文書であるか、応答がなされ得る審議文書であるかにより異なるタイミングで次の閲覧対象者に通知する。【選択図】          図４
2007011911.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の閲覧対象者に閲覧対象文書を順次回覧させる審議回覧装置において、
各々の閲覧対象者の閲覧状況に関する情報を取得する閲覧状況取得手段と、
前記閲覧状況に関する情報に基づき、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知する通知手段とを備え、
前記通知手段は、
閲覧対象文書の属性の設定に応じて異なるタイミングで次の回覧順序の閲覧対象者に通知する
ことを特徴とする審議回覧装置。
【請求項２】
前記審議回覧装置は、
各々の閲覧対象者による閲覧状況を示すステータス情報を管理するステータス管理手段を備え、
前記ステータス管理手段は、
閲覧対象文書の属性の設定と、前記閲覧状況に関する情報とに基づき、異なる処理内容で前記ステータス情報を更新し、
前記通知手段は、
前記ステータス情報に基づいて次の回覧順序の閲覧対象者への通知を行う
ことを特徴とする請求項１に記載の審議回覧装置。
【請求項３】
前記通知手段は、
閲覧対象文書の属性として、閲覧対象文書が、応答を必要としない回覧文書である設定か、応答がなされ得る審議文書である設定かにより異なるタイミングで通知する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の審議回覧装置。
【請求項４】
前記審議回覧装置は、
文書の入力を受け付ける文書入力手段を備え、
前記通知手段は、
閲覧対象文書が回覧文書である設定の場合には、閲覧対象者が閲覧対象文書にアクセスしたときに、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知し、
閲覧対象文書が審議文書である設定の場合には、閲覧対象者が審議文書にアクセスしたときより後の所定のタイミングで、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知する
ことを特徴とする請求項３に記載の審議回覧装置。
【請求項５】
前記審議回覧装置は、
閲覧対象者に前記通知手段による通知がなされた時点の審議文書と、前記入力手段を介して入力された審議文書との差分を検出する差分検出手段を備える
ことを特徴とする請求項４に記載の審議回覧装置。
【請求項６】
前記審議回覧装置は、
前記文書入力手段が受け付けた文書が、自機の管理外の審議文書であった場合に、当該審議文書を管理しているデバイスを検索する検索手段を備える
ことを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の審議回覧装置。
【請求項７】
前記審議回覧装置は、
閲覧対象者の全てが処理を終了した場合の最終処理を設定する最終処理設定手段を備える
ことを特徴とする請求項１から６のいずれかに記載の審議回覧装置。
【請求項８】
閲覧対象文書の属性を取得する属性取得処理と、
各々の閲覧対象者の閲覧状況に関する情報を取得する閲覧状況取得処理と、
前記閲覧状況に関する情報に基づき、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知する通知処理とをプロセッサに実行させるとともに、
閲覧対象文書の属性に応じて異なるタイミングで前記通知処理を実行させる
ことを特徴とするプログラム。
【請求項９】
前記プログラムは、
文書を入力する文書入力手段から文書データを取得することが可能な装置に搭載されたプロセッサ上で動作するプログラムであって、
前記閲覧状況に関する情報に基づいて、各々の閲覧対象者の閲覧状況を示すステータス情報を更新するステータス情報更新処理をプロセッサに実行させるとともに、
前記通知処理では、
前記ステータス情報を参照して次の回覧順序の閲覧対象者に通知し、
前記ステータス情報更新処理において、
閲覧対象文書の属性が、応答を必要としない回覧文書である場合には、閲覧対象者が閲覧対象文書にアクセスした時点で、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知するようにステータス情報を更新し、
閲覧対象文書の属性が、応答がなされ得る審議文書である場合には、閲覧対象者が、前記文書入力手段を介して前記審議文書を入力した時点で、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知するようにステータス情報を更新する
ことを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の閲覧対象者に閲覧対象文書を順次回覧させる審議回覧装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ワードプロセッサ等のアプリケーションソフトウェアを利用して作成した電子化文書を回覧するワークフロー管理装置、ファクシミリ装置等が特許文献１〜特許文献４に開示されている。特許文献１の技術では、電子化文書及び回覧順を登録しておき、次の回覧者の端末から回覧要求を受信した場合に、登録されている電子化文書の確認を許可すること、回覧者からの「承認」又は「拒否」の通知を受信して状況管理テーブルの内容を更新すること等により、回覧状況を管理している。
【０００３】
特許文献２に記載の技術は、例えばファクシミリ装置の内部メモリに次の宛先を格納しておき、回覧文書の画像データを印字した後、次の宛先に送信することで回覧を行うものである。また、特許文献３の記載の技術では、回覧対象者の中から特定の対象者を設定し、当該特定対象者の閲覧状況を優先的に表示することにより、回覧対象者が多い場合の管理の煩雑さを軽減している。
【０００４】
特許文献４に記載の技術は、入力された回覧情報に従って回覧順序を設定するとともに、必要に応じて回覧順序を変更することにより、回覧対象者が増えた場合でも効率的な文書回覧を実現するものである。
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−３６２０５０号公報
【０００６】
【特許文献２】特開２００１−２５７７９９号公報
【０００７】
【特許文献３】特開２００４−２０６３１１号公報
【０００８】
【特許文献４】特開２００４−１０２４８３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
回覧対象となる文書には、単に回覧すればよく、承認等の応答を必要としない文書と、承認の可否、コメントの記載などの応答がなされ得る文書とがある。上記従来の技術では、その両方の場合に適切に閲覧状況を管理することができないという問題点を有していた。以下、本明細書では、応答を必要としない文書を「回覧文書」、応答がなされ得る文書を「審議文書」という。また、両者を合わせて「閲覧対象文書」という。
【００１０】
例えば、審議文書の場合の管理手法を回覧文書に適用したのでは、徒に回覧終了までに要する時間が長くなる、といった問題が発生し得る。一方、回覧文書と審議文書とで、個別にソフトウェアをインストールしたのでは、コスト的な問題だけでなく、双方のソフトウェアの使用方法を習得しなければならないユーザの負担の増加を招来する。
【００１１】
本発明は係る問題点に鑑みてなされたものであって、回覧文書の場合と審議文書の場合との両方で、より好適な審議回覧を実現することができる審議回覧装置及びプログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の問題点を解決するために、本発明に係る審議回覧装置は、各々の閲覧対象者の閲覧状況に関する情報を取得する閲覧状況取得手段と、前記閲覧状況に関する情報に基づき、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知する通知手段とを備え、前記通知手段は、閲覧対象文書の属性の設定に応じて異なるタイミングで次の回覧順序の閲覧対象者に通知することを特徴としている。
【００１３】
本発明の構成では、閲覧対象文書の属性の設定に応じて異なるタイミングで次の閲覧対象者に通知するため、例えば、回覧文書の場合と審議文書の場合とで通知のタイミングを異ならしめることができる。そのため、回覧文書のように応答の必要がない場合に、徒に回覧終了までに要する時間が長くなる、といった問題の発生を抑制することができる。なお、閲覧対象文書の属性の設定は、審議回覧に際してユーザが設定するほか、例えば電子透かしの技術を利用して文書に埋め込んだり、文書ファイルのプロパティからの取得、文書を添付したメールへの記載など、種々の方法が考えられる。
【００１４】
なお、前記審議回覧装置は、各々の閲覧対象者による閲覧状況を示すステータス情報を管理するステータス管理手段を備え、前記ステータス管理手段は、閲覧対象文書の属性の設定と、前記閲覧状況に関する情報とに基づき、異なる処理内容で前記ステータス情報を更新し、前記通知手段は、前記ステータス情報に基づいて次の回覧順序の閲覧対象者への通知を行う構成とすれば、各々の閲覧対象者の閲覧状況を、ステータス情報を参照して管理するのに好適である。
【００１５】
前記通知手段による通知のタイミングとして、例えば前記審議回覧装置は、文書の入力を受け付ける文書入力手段を備え、前記通知手段は、閲覧対象文書が回覧文書である設定の場合には、閲覧対象者が閲覧対象文書にアクセスしたときに、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知し、閲覧対象文書が審議文書である設定の場合には、閲覧対象者が審議文書にアクセスしたときより後の所定のタイミングで、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知する構成とすることができる。「閲覧対象者が審議文書にアクセスしたときより後の所定のタイミング」とは、具体的には、前記文書入力手段を介して前記審議文書を入力したタイミングが考えられる。審議文書の場合は、承認の可否、コメントの記載がなされ得るため（なされない場合もあるが）、文書の入力を待って次の閲覧対象者に通知するようにしたものである。文書の入力はスキャナでの読み取り、メールへの添付、文書ファイルの転送など、種々の方法が可能である。もっとも、必ずしも文書の入力を要せず、コメントの記載等が無い旨の閲覧対象者の入力（キー入力など）を受け付けた場合に、次の閲覧対象者に通知するような構成も可能であるし、一定の制限時間を過ぎた場合に、次の閲覧対象者に通知する構成にすることもできる。通知のタイミングの切り替えは２段階に限らず、例えば審議の重要性、閲覧対象者の権限等も考慮した設定に応じて３段階以上の切り替えも可能である。
【００１６】
前記審議回覧装置は、閲覧対象者に前記通知手段による通知がなされた時点の審議文書と、前記入力手段を介して入力された審議文書との差分を検出する差分検出手段を備える構成とすれば、当該閲覧対象者がどのようなコメント等を記載したかを容易に管理することができる。検出した差分をコメントとして記憶しておくことも容易である。
【００１７】
前記審議回覧装置は、前記文書入力手段が受け付けた文書が、自機の管理外の審議文書であった場合に、当該審議文書を管理しているデバイスを検索する検索手段を備える構成とすれば、例えば閲覧対象者が別フロア等に存在し、最初に閲覧対象文書が登録されたデバイスと同一のデバイスを利用することが不便な場合に好適である。もっとも、これは審議文書を管理する各種テーブル、文書データ等が、文書が入力されたデバイスに存在しない場合を想定しており、当該管理テーブルの内容を文書入力の可能性のある他のデバイスに予め転送しておくような構成も可能である。
【００１８】
前記審議回覧装置は、閲覧対象者の全てが処理を終了した場合の最終処理を設定する最終処理設定手段を備える構成とすれば、例えば審議回覧を依頼したユーザが審議の終了を迅速に知ることが可能となり、好適である。最終処理の具体例としては、依頼したユーザへの通知メールの送信、ＦＡＸ送信等が考えられるほか、回覧文書の内容によっては、何ら通知せずに文書を破棄することもできる。
【００１９】
本発明に係るプログラムは、閲覧対象文書の属性を取得する属性取得処理と、各々の閲覧対象者の閲覧状況に関する情報を取得する閲覧状況取得処理と、前記閲覧状況に関する情報に基づき、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知する通知処理とをプロセッサに実行させるとともに、閲覧対象文書の属性に応じて異なるタイミングで前記通知処理を実行させることを特徴としている。本発明に係るプログラムをパーソナルコンピュータ等の情報処理装置にインストールすることにより、本発明の審議回覧装置を実現することができる。
【００２０】
前記プログラムは、文書を入力する文書入力手段から文書データを取得することが可能な装置に搭載されたプロセッサ上で動作するプログラムであって、前記閲覧状況に関する情報に基づいて、各々の閲覧対象者の閲覧状況を示すステータス情報を更新するステータス情報更新処理をプロセッサに実行させるとともに、前記通知処理では、前記ステータス情報を参照して次の回覧順序の閲覧対象者に通知し、前記ステータス情報更新処理において、閲覧対象文書の属性が、応答を必要としない回覧文書である場合には、閲覧対象者が閲覧対象文書にアクセスした時点で、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知するようにステータス情報を更新し、閲覧対象文書の属性が、応答がなされ得る審議文書である場合には、閲覧対象者が、前記文書入力手段を介して前記審議文書を入力した時点で、次の回覧順序の閲覧対象者に閲覧依頼を通知するようにステータス情報を更新するようにすることもできる。
【発明の効果】
【００２１】
本発明に係る審議回覧装置等によると、閲覧対象文書の属性が異なるような場合に、属性に応じてより好適な審議回覧を実現することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
（１）審議回覧システムの全体構成
図１は、本実施の形態の審議回覧システムＣＳの全体構成の一例を示す図である。同図に示される審議回覧システムは、審議文書や回覧文書等の閲覧対象文書を読み取って原稿画像データを取得したり、閲覧対象文書のプリント処理等が可能なＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、ＦＡＸ端末３２などが通信回線４を介して接続されて構成される。
【００２３】
ＭＦＰ、ＰＣ、ＦＡＸ端末の台数は任意であるが、本実施の形態では、閲覧対象文書を発信する発信ユーザがＭＦＰ１を用い、閲覧対象文書の登録を行うとともに、閲覧対象文書を閲覧するユーザ（以下、「閲覧対象ユーザ」という。）が、ＰＣ３１Ａ、ＰＣ３１Ｂ等で、その旨の通知メールを受け、ＭＦＰ１を用いて回答する場合を想定して説明する。以下、特に区別する必要がない場合、ＭＦＰを総称して「ＭＦＰ１」、ＰＣを総称して「ＰＣ３１」と表記することがある。
【００２４】
ＭＦＰ１および各ＰＣ３１には、それぞれを識別するために「ＰＣ００１」、「ＰＣ００２」、・・・というようなコンピュータ名が識別情報として割り当てられている。このようなコンピュータ名の代わりにＩＰアドレスを識別情報として用いてもよい。ＦＡＸ端末３２には、いわゆる固定電話またはＩＰ電話などの電話番号が割り当てられている。
【００２５】
ＭＦＰ１、ＰＣ３１、及びＦＡＸ端末３２は、通信回線４を介して互いに接続可能である。通信回線４として、ＬＡＮ、インターネット、専用線、または公衆回線などが用いられる。通信規約または通信規格として、例えばＴＣＰ／ＩＰ、ＦＴＰ、ＰＯＰ３、ＳＭＴＰ、ＩＰＰ（インターネット・プリンティング・プロトコル）、有線ＬＡＮの規格であるＩＥＥＥ８０２．３、無線ＬＡＮの規格であるＩＥＥＥ８０２．１１などが用いられる。
【００２６】
この審議回覧システムＣＳによると、発信ユーザは、ＭＦＰ１で閲覧対象文書を読み取って得たデータを、メール送信やＦＡＸ送信等により各ＰＣ３１やＦＡＸ端末３２に送信することができる。回覧文書を受け取ったユーザは、例えば文書をプリントして後日読み直すこともできるし、画面上等で内容を確認してもよい。審議文書を受け取ったユーザは、承認、承認拒否の別や、チェック、コメント等の図形、文書を手書き若しくはワードプロセッサ等のソフトウェアを利用して書き込んで返送する。オリジナルの閲覧対象文書や返送されてきた審議文書は、ＭＦＰ１のハードディスク（図１には不図示）に格納される。閲覧対象文書を閲覧するユーザが用いる端末装置としては、ＰＣ３１だけでなく、ワークステーション、ＰＤＡ（パーソナル・デジタル・アシスタント）、または携帯電話端末などを用いることもできる。
【００２７】
（２）ＭＦＰ１の構成
以下、本実施の形態で発信ユーザが用いるＭＦＰ１の構成について説明する。本実施の形態では、他のＭＦＰ１Ａ等も、多少の機能の相違等はあってもほぼ共通する構成を備えているものとする。もっとも、構成が相違しても利用することは可能な場合もある。図２は、本実施の形態のＭＦＰ１の外観の一例を示す図である。ＭＦＰ１は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置である。複合機と呼ばれることもある。
【００２８】
図３は、本実施の形態のＭＦＰ１におけるハードウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インタフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、トレイ１９（図２参照）、ＣＰＵ２０、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２、およびデータ記憶部２３などによって構成される。
【００２９】
操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。
【００３０】
ディスプレイ部１２は、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが設定および処理内容を入力するための画面、およびＭＦＰ１で処理された結果を示す画面などを表示する。本実施の形態では、ディスプレイ部１２としてタッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイ部１２は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。
【００３１】
このように、操作部１１およびディスプレイ部１２は、ユーザがＭＦＰ１を操作するためのユーザインタフェースの役割を果たしている。なお、ＰＣ３１には、ＭＦＰ１に対して指令を与えるためのアプリケーションプログラムおよびドライバがインストールされている。したがって、ユーザはＰＣ３１を使用してＭＦＰ１を遠隔的に操作することもできる。
【００３２】
スキャナ部１３は、原稿に描かれている写真、文字、絵、図表などの画像を光電的に読み取って、デジタルの画像データ（ここでは、ＲＧＢまたはブラックの濃度を表す濃度データ）を生成する。本実施の形態では、閲覧対象文書をスキャナ部１３で読み取って画像データを得る。閲覧対象文書はプリンタ部１４でプリントすることができる。ドキュメントフィーダ１７は、ＭＦＰ１の本体の上部に設けられており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次送るために用いられる。
【００３３】
プリンタ部１４は、スキャナ部１３にて読み取られた画像、ＰＣ３１から送信されてきた画像データの画像、ＦＡＸ端末３２から送信されてきたＦＡＸデータの画像などを、記録紙、フイルムなどの記録シートにプリントする。給紙装置１８は、ＭＦＰ１本体の下部に設けられており、プリント対象の画像に適した記録シートをプリンタ部１４に供給する。プリンタ部１４によって画像がプリントされた記録シートはトレイ１９に排出される。
【００３４】
通信インタフェース１６は、受信部１６１、送信部１６２等によって構成され、ＰＣ３１などの外部装置とデータのやり取りを行うための装置である。通信インタフェース１６として、例えばＮＩＣ（ネットワーク・インタフェース・カード）、モデム、ＴＡ（ターミナル・アダプタ）などが用いられる。
【００３５】
データ記憶部２３は、ハードディスク２３Ｈ、カードリーダライタ２３Ｒなどを有している。カードリーダライタ２３Ｒは、コンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディアなどのメモリカード９１からデータを読み取り、またはメモリカード９１にデータを書き込むことができる。
【００３６】
（３）処理内容
次に、ＭＦＰ１の具体的な処理内容について説明する。図４は、ＭＦＰ１の機能的構成を示すブロック図である。以下、各制御ブロックにおいて、閲覧対象ユーザに回覧文書や審議文書の閲覧を依頼する発信ユーザがＭＦＰ１にログインした後の処理内容等について、回覧文書の場合（回覧モード）と審議文書の場合（審議モード）とに分けて、詳細に説明する。
【００３７】
なお、ユーザのログインに際しては、ユーザがログイン入力部１０３としての操作部１１からユーザＩＤ及びパスワードを入力する。ログイン認証管理部１０４は、入力されたユーザＩＤ及びパスワードをユーザ情報データベース１２４に登録されているものと照合し、一致しているか否かにより認証を行う。ユーザが入力したユーザＩＤ及びパスワードが登録されているものと一致した場合にログインが許可される。なお、ユーザ情報データベース１２４をＭＦＰ１内部に設ける他、外部認証サーバを用いることもできる。
【００３８】
＜閲覧対象文書登録＞
まず、発信ユーザが新規な閲覧対象文書を登録し、文書の閲覧を閲覧対象ユーザに依頼する際の処理内容について説明する。図５は、文書登録処理の内容について説明するためのフローチャートである。なお、この文書登録処理は、回覧モード及び閲覧モードで共通する部分が多いため、両者を併せて説明する。本実施の形態では、発信ユーザは、ワーク処理入力部１０１としての操作部１１若しくはディスプレイ部１２を介して、まず閲覧対象ユーザを選択する（Ｓ１０１）。閲覧対象ユーザの選択に際しては、例えば図６に示されるような画面をディスプレイ部１２に表示する。ここで、「指定」ボタン２１１を押下すると、図７のような閲覧対象ユーザ選択画面へと移行する。
【００３９】
図７の例では、閲覧対象ユーザとして、「石川二郎」（同図には不図示であるがユーザＩＤ＝「ＩＪ」）、「小野五郎」（ユーザＩＤ＝「ＯＧ」）、「久米幸三」（ユーザＩＤ＝「ＫＫ」）の三名が選択されている。選択された閲覧対象ユーザについて、順序指定ボックス２１６に回覧順序を入力し、「ＯＫ」ボタン２１４を押下すると、図６の画面に戻る。回答者ユーザの選択をやり直す場合には「取消」ボタン２１５を押下する。
【００４０】
図６の画面では、回覧モードと審議モードのいずれかを選択することができる。発信ユーザが「回覧開始」ボタン２１２を押下した場合、回覧モードでの開始指示があったものとして（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、閲覧対象文書が文書入力部１０２としてのスキャナ部１３から入力され、読み取られる（Ｓ１０３）。この点は「審議開始」ボタン２１３が押下された場合も同様である。なお、図４に示される文書入力部１０２には、スキャナ部１３にて読み取られた画像データだけでなく、例えばＰＣ３１から送信されたＰＤＬ（ページ記述言語）形式のデータや、他のＰＣ３１等から送信されたＥメールに添付されたデータ、ＦＡＸ送信されてきた画像データなども入力することが可能である。
【００４１】
ワーク情報管理部１０５は、ワーク処理入力部１０１からの「回覧開始指示」若しくは「審議開始指示」を受けて、ユニークな値のワークＩＤを発行する（Ｓ１０４）。ワークＩＤは、回覧文書、承認の可否、コメント等が記入される前の審議文書（以下、「オリジナル審議文書」という。）、コメント等記入後の審議文書（以下、「記入済み審議文書」という。）など、一連の閲覧対象文書のデータ、審議文書の場合に、オリジナル審議文書と、記入済み審議文書との差分などに関連付け、それらを管理するために用いられる。なお、この際、ワーク情報管理部１０５は、選択された閲覧対象ユーザの情報を基に「閲覧対象ユーザリスト」を作成し、ＲＡＭ２２等のメモリに記憶しておく（Ｓ１０５）。
【００４２】
図８は、「閲覧対象ユーザリスト」の内容の一例を示す図である。同図の例では、実施されるアンケートのワークＩＤが「１」であり、ワーク属性で、審議文書でなく回覧文書であることが示されている。また、回答者リストとして選択された上記三名のユーザＩＤが回覧順序とともに記憶されている。なお、同図の例では、回答者だけでなく「最終処理」として、指定されたメールアドレスへのメール送信を行う旨が保持されている。
【００４３】
「最終処理」については、ディスプレイ部１２に、例えば図９に一例が示されるような画面を表示し、発信ユーザが登録することができる。同図の画面において、発信ユーザは、ボックス２２１を押下することで、プルダウンメニュー２２２を表示させ、「メール送信」以外の最終処理（例えば「ＦＡＸ送信」、文書の「破棄」など）を選択することができる。アドレス入力欄２２３は、ＦＡＸ送信が選択された場合にはＦＡＸ番号の入力欄となる。メールアドレスやＦＡＸ番号は、ユーザ情報データベース１２４から発信ユーザのメールアドレスやＦＡＸ番号を取得して設定するようにしてもよい。
【００４４】
図５のフローチャートに戻って、回覧モードの開始指示があった場合（Ｓ１０６：ＹＥＳ）、ワーク属性が「回覧モード」である旨をワーク処理属性判別部１０６が判別し、ワーク処理部１０８の回覧ワーク処理部１０８１を起動する（Ｓ１０７）。そして、ワークＩＤを回覧ワーク処理部１０８１に通知する。起動された回覧ワーク処理部１０８１は、それ以降は、ステータス管理部１０９から通知されるイベントにより処理を進める。
【００４５】
また、ワーク情報管理部１０５は、回覧モードの開始指示があった場合、ワークＩＤと、入力された回覧文書のデータを文書差分検出部１０７へ送る。文書差分検出部１０７は、受け取ったワークＩＤに対応する回覧文書が既に格納されているか否かを蓄積文書管理部１１０に問い合わせる。この問合せのタイミングでは、回覧文書は、まだ蓄積文書格納部１２１に格納されていないため、蓄積文書管理部１１０は、「回覧文書未格納」である旨の応答を文書差分検出部１０７に返す。
【００４６】
なお、蓄積文書管理部１１０は、蓄積文書格納部１２１に格納された文書ファイルの管理を行っている。蓄積文書格納部１２１は、本実施の形態ではハードディスク２３Ｈ内に設けられる。文書差分検出部１０７は、ワークＩＤ及び回覧文書のデータを蓄積文書管理部１１０に送る。蓄積文書管理部１１０は。受け取ったワークＩＤと関連付けられた閲覧対象文書格納領域に、受け取ったデータを格納する（Ｓ１０８）。
【００４７】
なお、審議モードの開始指示であった場合（Ｓ１０６：ＮＯ）、ワーク属性が「審議モード」である旨をワーク処理属性判別部１０６が判別し、ワーク処理部１０８の審議ワーク処理部１０８２を起動する（Ｓ１０９）。そして、ワークＩＤを審議ワーク処理部１０８２に通知する。起動された審議ワーク処理部１０８２も、回覧ワーク処理部１０８１と同様に、それ以降は、ステータス管理部１０９から通知されるイベントにより処理を進める。
【００４８】
審議モードの場合、ワーク情報管理部１０５は、ワークＩＤと、入力されたオリジナル審議文書のデータを文書差分検出部１０７へ送る。文書差分検出部１０７は、受け取ったワークＩＤに対応するオリジナル審議文書が既に格納されているか否かを蓄積文書管理部１１０に問い合わせる。この問合せのタイミングでは、オリジナル審議文書は、まだ蓄積文書格納部１２１に格納されていないため、蓄積文書管理部１１０は、「オリジナル審議文書未格納」である旨の応答を文書差分検出部１０７に返す。文書差分検出部１０７は、ワークＩＤ及びオリジナル審議文書のデータを蓄積文書管理部１１０に送る。蓄積文書管理部１１０は。受け取ったワークＩＤと関連付けられた閲覧対象文書格納領域に、受け取ったデータを格納する（Ｓ１０９）。
【００４９】
ここで、蓄積文書格納部１２１の内容について説明する。図１０は、蓄積文書格納部１２１の内容の一例を示す図である。回覧モードでは、回覧文書領域１２１１が用いられ、審議モードでは、オリジナル審議文書領域１２１２、記入済み審議文書領域１２１３、及びコメント領域１２１４が用いられる。
【００５０】
回覧文書領域１２１１には、スキャナ部１３で回覧文書を読み取って得た回覧文書データが格納される。オリジナル審議文書領域１２１２にはオリジナル審議文書のデータが格納される。記入済み審議文書領域には、コメントが記入された記入済み審議文書のデータが格納される。なお、「世代」は、オリジナル審議文書を０として、各々の閲覧対象ユーザが回覧順序に従って閲覧し、次のユーザへ順番が移行した際に、１ずつ増加する。コメント領域１２１４には、各々のユーザが記入したコメントが格納される。コメントデータは、コメント記入後に、１世代前の審議文書との差分を検出することで取得することができる。
【００５１】
ステータス管理部１０９は、回覧ワーク処理部１０８１、あるいは審議ワーク処理部１０８２の起動を受けて、ワークＩＤと閲覧対象ユーザリストとからステータスリストを作成する（図５・Ｓ１１１）。図１１は、この時点でステータス格納部１２３に格納されるステータスリストの内容の一例を示す図である。同図に示されるように、ステータスリストは、ワークＩＤごと、回答者ごとの最新のステータスを保持しており、この時点では回覧順序が１番目のユーザ（石川二郎）が閲覧中であることが示されている。
【００５２】
ステータス管理部１０９は、作成したステータスリストに保持された閲覧対象ユーザの中で、閲覧順序が１番目のユーザＩＤに対応するステータスを「閲覧中」に設定する（Ｓ１１２）。そして、回覧ワーク処理部１０８１若しくは審議ワーク処理部１０８２に「ステータス変化通知」を通知する。回覧ワーク処理部１０８１若しくは審議ワーク処理部１０８２は、「ステータス変化通知」を受けると、ステータスの変化のあったユーザに対し、「閲覧依頼メール」を送信するようメール送信部１１１に通知する。
【００５３】
メール送信部１１１は、該当するユーザのメールアドレスに「閲覧依頼メール」を送信する（Ｓ１１３）。閲覧依頼メールには、少なくとも回覧モードか審議モードかの別が記載されており、モードの相違により受信した側の対応が異なる。円滑な処理のためには、他にワークＩＤを記載することが好ましい。なお、メールアドレスは、ユーザ情報データベース１２４に格納されているものを用いることができる。回覧文書、若しくは審議文書の登録、及び閲覧対象ユーザへの通知（閲覧の依頼）処理は以上で終了する。
【００５４】
（Ａ）回覧モードの場合の処理
次に、閲覧対象ユーザ側の処理について説明する。閲覧依頼メールを受け取ったユーザは、回覧文書をプリントして紙文書で参照する他、電子文書で参照することもできる。以下、場合を分けて具体的な処理について説明する。
【００５５】
＜「閲覧依頼メール」を受信したユーザの処理：回覧文書を紙文書で見る場合＞
まず、閲覧依頼メールを受信した閲覧対象ユーザの処理について、ＰＣ３１Ａを用いて回覧文書をプリントし、閲覧を行う場合を例として説明する。回覧順序に従い、閲覧依頼メールを受信した閲覧対象ユーザは、各々のＰＣ（ここではＰＣ３１Ａ）にインストールされたＷｅｂブラウザを介して、ＭＦＰ１のＷｅｂサーバ部１１２にユーザＩＤとパスワード、及び閲覧可能メールに記載されているワークＩＤを入力する。Ｗｅｂサーバ部１１２は、入力されたユーザＩＤとパスワードをログイン認証管理部１０４に通知する。
【００５６】
ログイン認証管理部１０４は、ユーザＩＤ及びパスワードを照合し、合致しているか否かの認証結果をＷｅｂサーバ部１１２に通知する。ログインが許可される場合、ワーク情報管理部１０５に回答者ユーザのユーザＩＤとワークＩＤ、及び入力手段が「Ｗｅｂ入力」である旨を通知する。
【００５７】
ワーク情報管理部１０５は、蓄積文書管理部１１０にユーザＩＤ及びワークＩＤを通知し、回覧文書のアクセス要求を行う。蓄積文書管理部１１０は閲覧対象ユーザリストを参照し、ユーザＩＤが閲覧対象ユーザリストに登録されているものと一致した場合に、ワークＩＤと関連付けられている回覧文書の格納領域に関する情報を返す。
【００５８】
この場合には、前記したように入力手段として「Ｗｅｂ入力」が通知されているため、ワーク情報管理部１０５は、通知された回覧文書の格納領域情報をＷｅｂサーバ部１１２に通知する。Ｗｅｂサーバ部１１２は、認証結果がアクセス許可であり、かつ、格納領域情報の応答があった場合、ＰＣ３１Ａのブラウザに表示される画面を、回覧文書のアクセス要求ページに遷移させる。図１３は、係るアクセス要求ページの一例を示す図である。
【００５９】
同図に一例が示されるアクセス要求ページには、ワークＩＤ及びユーザＩＤが表示される領域３１１と、回覧文書の格納領域を表示する領域３１２とがある。閲覧対象ユーザがアクセス要求ページに表示されているプリントボタン３１３を押下すると、ＭＦＰ１のＷｅｂサーバ部１１２に「回覧文書プリント要求」が通知される。Ｗｅｂサーバ部１１２は、「回覧文書プリント要求」を受けると蓄積文書管理部１１０に「回覧文書プリント要求」を通知する。なお、回答者ユーザが文書の指定のやり直し（ワークＩＤが異なる場合など）には、取消キー３１５が用いられる。
【００６０】
蓄積文書管理部１１０は「回覧文書プリント要求」を受けると、回覧文書のデータ（文書データ）をプリンタ部１４に送るとともに、ユーザＩＤとワークＩＤ、及び「印字済みステータス」をステータス管理部１０９に通知する。プリンタ部１４は、受け取った文書データを用いて用紙に回覧文書を印刷する。ステータス管理部１０９は、「印字済みステータス」を受けると、ステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「印字済み」に変更し、「ステータス変化通知」を回覧ワーク処理部１０８１に通知する。
【００６１】
回覧ワーク処理部１０８１は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照する。この場合、ユーザＩＤ「ＩＪ」のステータスが「印字済み」となっているので、ステータス変化があった当該ユーザのステータスを「処理済」に変更し、かつ、次の回覧順序のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更するようにステータス管理部１０９に通知する。
【００６２】
ステータス管理部１０９は、指定されたユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更するとともに、当該「閲覧中」へのステータスの変更を回覧ワーク処理部１０８１に通知する。もし、次の回覧順序のユーザが存在しない場合は、回覧ワーク処理部１０８１に「回覧終了」を通知する。
【００６３】
回覧ワーク処理部１０８１は、ステータスが「閲覧中」に変更されたユーザに対して「閲覧依頼メール」を送信するようにメール送信部１１１に通知する。一方、回覧ワーク処理部１０８１は、「回覧終了」の通知をステータス管理部１０９から受けた場合は、閲覧対象ユーザリストを参照し、最終処理に従った処理を行う。例えば、破棄であった場合は、蓄積文書管理部１１０に対して、このワークＩＤに関連する回覧文書データの破棄を指示する。
【００６４】
＜「閲覧依頼メール」を受信したユーザの処理：回覧文書をＷｅｂブラウザから電子文書として取得する場合＞
次に、閲覧依頼メールを受信した閲覧対象ユーザが回覧文書を電子文書として取得する場合の処理について説明する。なお、図１２に一例を示したアクセス要求ページへの遷移までの処理は上記紙文書で閲覧する場合と同様であるので、ここでの説明は省略する。
【００６５】
図１２に示されるようにアクセス要求ページには、プリントボタン３１３の他に文書取得ボタン３１４が設けられている。ユーザが文書取得ボタン３１４を押下すると、ＭＦＰ１のＷｅｂサーバ部１１２に「回覧文書取得要求」が通知される。Ｗｅｂサーバ部１１２は、「回覧文書取得要求」を受けると蓄積文書管理部１１０に「回覧文書取得要求」を通知する。
【００６６】
蓄積文書管理部１１０は「回覧文書取得要求」を受けると、回覧文書のデータ（文書データ）をＷｅｂサーバ部１１２に送るとともに、ユーザＩＤとワークＩＤ、及び「送信済みステータス」をステータス管理部１０９に通知する。Ｗｅｂサーバ部１１２は、受け取った回覧文書のデータを、ユーザが操作しているブラウザに表示させるように送信する。ステータス管理部１０９は、「送信済みステータス」を受けると、ステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「送信済み」に変更し、「ステータス変化通知」を回覧ワーク処理部１０８１に通知する。
【００６７】
回覧ワーク処理部１０８１は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照する。この場合、文書取得要求を行ったユーザＩＤ「ＩＪ」のステータスが「送信済み」となっているので、ステータス変化があった当該ユーザのステータスを「処理済」に変更し、かつ、次の回覧順序のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更するようにステータス管理部１０９に通知する。
【００６８】
ステータス管理部１０９は、指定されたユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更するとともに、当該「閲覧中」へのステータスの変更を回覧ワーク処理部１０８１に通知する。もし、次の回覧順序のユーザが存在しない場合は、回覧ワーク処理部１０８１に「回覧終了」を通知する。
【００６９】
回覧ワーク処理部１０８１は、ステータスが「閲覧中」に変更されたユーザに対して「閲覧依頼メール」を送信するようにメール送信部１１１に通知する。一方、回覧ワーク処理部１０８１は、「回覧終了」の通知をステータス管理部１０９から受けた場合は、閲覧対象ユーザリストを参照し、最終処理に従った処理を行う。例えば、破棄であった場合は、蓄積文書管理部１１０に対して、このワークＩＤに関連する回覧文書データの破棄を指示する。
【００７０】
以上に説明したように、回覧文書をプリントして紙文書で参照する場合、電子文書を受信して参照する場合のいずれも、閲覧対象ユーザが回覧文書をプリント、あるいはデータを取得した時点で、回覧順序が次のユーザに閲覧依頼メールを送信し、回覧文書の閲覧を依頼する。即ち、回覧モードでは、ユーザごとの承認の可否やコメントの記載に関係なく次の閲覧対象ユーザが回覧文書を閲覧することができるので、徒に回覧終了までに時間がかかる、といったことが防止される。
【００７１】
（Ｂ）審議モードの場合の処理
次に審議モードの場合の処理について説明する。回覧モードと同様に審議文書をプリントしてコメント等を記入する場合と、電子文書の形式でハンドリングする場合とがあるため、場合を分けて説明する。
【００７２】
（Ｂ−１）審議文書をプリントし、紙文書にコメント等を記入する場合の処理
＜「閲覧依頼メール」を受信したユーザの処理：審議文書の印字出力＞
以下、閲覧依頼メールを受け取った閲覧対象ユーザが審議文書の印字出力を行う場合について説明するが、ほとんどは、上記に説明した回覧モードにおいて回覧文書をプリントする場合と同様であるので、以下、異なる点について説明する。
【００７３】
ユーザ認証等については回覧モードと同様である。また、図１２に示したアクセス要求ページについても、回覧文書が審議文書に変更される以外は回覧モードと同様である。アクセス要求ページでプリントボタン３１３が押下された場合、ＭＦＰ１のＷｅｂサーバ部１１２に「審議文書プリント要求」が通知される。Ｗｅｂサーバ部１１２は、「審議文書プリント要求」を受けると蓄積文書管理部１１０に「審議文書プリント要求」を通知する。
【００７４】
蓄積文書管理部１１０は「審議文書プリント要求」を受けると、その時点での最新世代の審議文書のデータ（文書データ）をプリンタ部１４に送る（最初の閲覧対象ユーザに対する場合にはオリジナル審議文書が送られる。）とともに、ユーザＩＤとワークＩＤ、及び「印字済みステータス」をステータス管理部１０９に通知する。プリンタ部１４は、受け取った文書データを用いて用紙に審議文書を印刷する。ステータス管理部１０９は、「印字済みステータス」を受けると、ステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「印字済み」に変更し、「ステータス変化通知」を審議ワーク処理部１０８２に通知する。
【００７５】
審議ワーク処理部１０８２は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照する。この場合、ユーザＩＤ「ＩＪ」のステータスが「印字済み」となっているので、ステータス変化があった当該ユーザのステータスを「審議待ち」に変更する。審議モードの場合には回覧モードの場合とは異なり、この時点では、まだ次の回覧順序のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更することは行わない。
【００７６】
＜「閲覧依頼メール」を受信したユーザの処理：記入済み審議文書の入力＞
審議モードの場合には、閲覧対象ユーザによる承認の可否、コメント等の記入がなされ得るため、コメント等が記入された記入済み審議文書を入力して、次の回覧順序のユーザに送信することが必要となる。以下、この際の処理について詳細に説明する。
【００７７】
記入済み審議文書を入力しようとする閲覧対象ユーザは、まずＭＦＰ１の操作部１１、あるいはディスプレイ部１２を介して、ログイン入力部１０３にユーザＩＤとパスワードを入力する。ログイン入力部１０３は、入力されたユーザＩＤとパスワードとをログイン認証管理部１０４に通知する。ログイン認証管理部１０４は、ユーザＩＤとパスワードとの照合を行い、合致していればログインを許可する。ログイン認証管理部１０４は、許可若しくは不許可の認証結果をログイン入力部１０３に通知する。ログインが許可された場合には、ワーク情報管理部１０５に、ログインユーザのユーザＩＤを通知するとともに、入力手段が「デバイス入力」である旨を通知する。以下、記入済み審議文書の入力処理について説明する。図１３は、この記入済み審議文書入力処理について説明するためのフローチャートである。
【００７８】
まず、ワーク情報管理部１０５は、ディスプレイ部１２にワーク選択画面を表示する（Ｓ２０１）。図１４は、ワーク選択画面の一例を示す図である。ワーク情報管理部１０５は、ステータスリストを参照し、ログインしたユーザのステータスが「審議待ち」となっているワークのワークＩＤを抽出する。図１４の例では、ユーザＩＤ「ＩＪ」のユーザ（石川二郎）のステータスが「審議待ち」となっているワーク、即ち、次の回覧順序のユーザが、記入済み審議文書の入力を待たされている状態にある審議文書が二つあることが示されており、閲覧対象ユーザはいずれのワークの審議文書を入力するかを選択する。
【００７９】
ワークが選択されると（Ｓ２０２：ＹＥＳ）、ワーク情報管理部１０５は、蓄積文書管理部１１０にユーザＩＤとワークＩＤ、及び「ステータス確認」を要求する旨を通知する（Ｓ２０３）。蓄積文書管理部１１０は閲覧対象ユーザリストを参照し、ユーザＩＤ及びワークＩＤをパラメータとした「ステータス確認要求」をステータス管理部１０９に要求する。
【００８０】
ステータス管理部１０９は「ステータス確認要求」を受けると、ワークＩＤに対応したステータスリストを参照し、指定されたユーザＩＤに対応した現在のステータス（この場合は、「審議待ち」）を応答として返す。
【００８１】
蓄積文書管理部１１０は、応答結果が「審議待ち」であるため（Ｓ２０４：ＹＥＳ）、ワークＩＤに対応した「記入済み審議文書保存場所」をワーク情報管理部１０５に通知する。前記したように、この場合、入力手段として「デバイス入力」が通知されているため、ワーク情報管理部１０５は、通知された「記入済み審議文書保存場所」をＢＯＸ表示部１１３に通知する。
【００８２】
ＢＯＸ表示部１１３は、ＭＦＰ１のディスプレイ部１２の表示を「ＢＯＸ表示画面」に遷移させる（Ｓ２０５）。なお、ステップＳ２０４においてステータスが「審議待ち」でない場合、本実施の形態では、異常な回答入力要求としてエラー処理を行う（Ｓ２０６）。このエラー処理では、例えばステータス異常、他者による入力等のトラブル発生のメッセージなどを表示することができる。
【００８３】
図１５は、ＢＯＸ表示画面の一例を示す図である。ＢＯＸ表示画面には、記入済み審議文書の格納領域（図１１の領域１２１３の識別子ないしフォルダ名）が示される。審議文書を入力しようとする閲覧対象ユーザは、手書きコメント付きの記入済み審議文書をスキャナ部１３の読み取り位置にセットする。そして、図１５のＯＫキー２１４を押下すると、スキャナ部１３は記入済み審議文書を読み取る（Ｓ２０８）。読み取られた結果、得られたデータは文書入力部１０２に入力される。
【００８４】
文書入力部１０２は、ワーク情報管理部１０５に記入済み審議文書のデータを渡す。ワーク情報管理部１０５は、閲覧対象ユーザリストを参照し、ログインユーザのユーザＩＤ、ワークＩＤ、及び入力された記入済み審議文書のデータを文書差分検出部１０７に送る。
【００８５】
文書差分検出部１０７は、受け取ったワークＩＤに対応するオリジナル審議文書が既に格納されているか否かを蓄積文書管理部１１０に問い合わせる。この場合はオリジナル審議文書が既に格納されている旨の応答が返ってくるため、今回入力された記入済み審議文書に記載されたコメントを抽出する（Ｓ２０９）。ここで、文書差分検出部１０７は、今回入力された記入済み審議文書と、以前の最新世代の記入済み審議文書（最初の閲覧対象ユーザが入力する場合はオリジナル審議文書）との間で差分検出（コメント抽出）を行う。その結果抽出された「コメントデータ」が、ワークＩＤ、ユーザＩＤと共に蓄積文書管理部１１０に送信される。また、今回入力された記入済み審議文書のデータも一緒に蓄積文書管理部１１０に送信される。
【００８６】
蓄積文書管理部１１０は、受け取った記入済み審議文書のデータ、及びコメントデータを蓄積文書格納部２１１の所定の領域に保存する。即ち、記入済み審議文書は、図１０に示された領域１２１３に最新の世代番号（これまでの最新世代番号に１を加えた世代番号）とともに格納される。また、差分として得られたコメントデータはコメントを記入したユーザのユーザＩＤとともに領域１２１４に追加格納される（Ｓ２１０）。
【００８７】
その後、蓄積文書管理部１１０はワークＩＤ及び「ワーク文書蓄積ステータス」をステータス管理部１０９に通知する。ステータス管理部１０９は、「ワーク文書蓄積ステータス」を受けるとワークＩＤに対応するステータスリストを参照し、ログインユーザのユーザＩＤのステータスを「文書登録」に変更する。そして、「ステータス変化通知」を審議ワーク処理部１０８２に通知する。審議ワーク処理部１０８２は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータス変化があったユーザＩＤのステータスを「審議終了」に変更し、かつ、次の回覧順序のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更するようにステータス管理部１０９に通知する。
【００８８】
ステータス管理部１０９は、指定されたユーザＩＤのステータスを「閲覧中」に変更するとともに、当該「閲覧中」へのステータスの変更を審議ワーク処理部１０８２に通知する（Ｓ２１１）。もし、次の回覧順序のユーザが存在しない場合は、審議ワーク処理部１０８２に「回覧終了」を通知する。
【００８９】
審議ワーク処理部１０８２は、「回覧終了」の通知がない場合（Ｓ２１２：ＮＯ）、ステータスが「閲覧中」に変更されたユーザに対して「閲覧依頼メール」を送信するようにメール送信部１１１に通知する（Ｓ２１３）。一方、審議ワーク処理部１０８２は、「回覧終了」の通知をステータス管理部１０９から受けた場合は（Ｓ２１２：ＹＥＳ）、閲覧対象ユーザリストを参照し、最終処理に従った処理を行う（Ｓ２１４）。例えば、最終処理が「審議文書の発信ユーザにメール送信」との設定であった場合には、メール送信部１１１に対して発信ユーザのメールアドレスへの審議終了メールの送信を指示する。
【００９０】
（Ｂ−２）審議文書を電子文書で取得し、電子文書にコメント等を記入する場合の処理
＜「閲覧依頼メール」を受信したユーザの処理：審議文書の電子文書の取得＞
以下、閲覧依頼メールを受け取った閲覧対象ユーザが審議文書を電子文書の形態で取得する場合について説明する。これも、ほとんどは上記に説明した回覧モードにおいて電子文書を取得する場合と同様である。以下、異なる点について説明する。
【００９１】
ユーザ認証等については回覧モードと同様である。また、図１２に示したアクセス要求ページについても、回覧文書が審議文書に変更される以外は回覧モードと同様である。アクセス要求ページにおいて、ユーザが文書取得ボタン３１４を押下すると、ＭＦＰ１のＷｅｂサーバ部１１２に「審議文書取得要求」が通知される。Ｗｅｂサーバ部１１２は、「審議文書取得要求」を受けると蓄積文書管理部１１０に「審議文書取得要求」を通知する。
【００９２】
蓄積文書管理部１１０は「審議文書取得要求」を受けると、その時点の最新世代の記入済み審議文書（最初の閲覧対象ユーザの場合はオリジナル審議文書）のデータ（文書データ）をＷｅｂサーバ部１１２に送るとともに、ユーザＩＤとワークＩＤ、及び「送信済みステータス」をステータス管理部１０９に通知する。Ｗｅｂサーバ部１１２は、受け取った審議文書のデータを、ユーザが操作しているブラウザに表示させるように送信する。ステータス管理部１０９は、「送信済みステータス」を受けると、ステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「送信済み」に変更し、「ステータス変化通知」を審議ワーク処理部１０８２に通知する。
【００９３】
審議ワーク処理部１０８２は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照する。この場合、ユーザＩＤ「ＩＪ」のステータスが「送信済み」となっているので、ステータス変化があった当該ユーザのステータスを「審議待ち」に変更する。
【００９４】
＜「閲覧許可メール」を受信したユーザの処理：記入済み審議文書の入力＞
審議モードにおいて、審議文書を電子文書で取得した場合、本実施の形態では、記入済み審議文書をメール送信することにより、記入済み審議文書の入力処理を行う。即ち、この場合は上記の説明と異なり、ユーザ認証を文書入力部１０２に入力されたＥメールに対して行う必要がある。なお、送信されるメールには、ユーザＩＤ、パスワードに加えワークＩＤも記載若しくは添付することが好ましい。
【００９５】
Ｅメールを受信した文書入力部１０２は、受信したメールに記載等されているユーザＩＤ及びパスワードをログイン認証管理部１０４に通知する。ログイン認証管理部１０４は、ユーザＩＤ及びパスワードを照合し、合致しているか否かの認証結果を文書入力部１０２に通知する。ログインが許可される場合、ワーク情報管理部１０５に入力しようとするユーザのユーザＩＤとワークＩＤ、及び入力手段が「Ｅメール入力」である旨を通知する。
【００９６】
以後の処理は、図１６のフローチャートを参照しながら説明する。図１６は、閲覧対象ユーザが審議文書を電子文書として取得した場合、記入済み審議文書を入力する処理の内容について説明するためのフローチャートである。
【００９７】
記入済み審議文書が添付されたＥメールが認証許可された場合、ワーク情報管理部１０５は、蓄積文書管理部１１０にユーザＩＤとワークＩＤ、及び「ステータス確認」を要求する旨を通知する（Ｓ３０１）。蓄積文書管理部１１０は閲覧対象ユーザリストを参照し、ユーザＩＤ及びワークＩＤをパラメータとした「ステータス確認要求」をステータス管理部１０９に要求する。
【００９８】
ステータス管理部１０９は「ステータス確認要求」を受けると、ワークＩＤに対応したステータスリストを参照し、指定されたユーザＩＤに対応した現在のステータス（この場合は、「審議待ち」）を応答として返す。
【００９９】
蓄積文書管理部１１０は、応答結果が「審議待ち」であるため（Ｓ３０２：ＹＥＳ）、ワークＩＤに対応した「記入済み審議文書保存場所」をワーク情報管理部１０５に通知する。この場合、入力手段として「Ｅメール入力」が通知されているため、図１５に示した「ＢＯＸ表示画面」の表示は省略している。なお、ステップＳ３０２においてステータスが「審議待ち」でない場合（Ｓ３０２：ＮＯ）、異常な回答入力要求としてエラー処理を行うことが可能である（Ｓ３０３）。このエラー処理では、例えばステータス異常、他者による入力等のトラブル発生の旨を通知するＥメールを返信するようにメール送信部１１１に指示を送ることができる。
【０１００】
文書入力部１０２は、送信されてきたＥメールから記入済み審議文書を抽出し（Ｓ３０４）、ワーク情報管理部１０５に記入済み審議文書のデータを渡す。以後の処理（ステップＳ３０５からＳ３１０まで）は、審議文書をプリントし、紙文書にコメント等を記載した場合の処理（図１３のフローチャートのステップＳ２０９からＳ２１４まで）と同様である。もっとも、文書差分検出部１０７による差分検出処理（Ｓ３０５）について、紙文書の場合は基本的に画像データ同士の比較となるが（文字認識等を取り入れることは可能）、電子文書の場合には他の種々の手法による差分（コメント）の抽出も可能となる。即ち、文書差分検出部１０７は、入力された記入済み審議文書のファイルの種類（テキスト形式、Ｗｏｒｄ形式、ＰＤＦ形式、その他の種類）に応じて差分検出処理の内容を切り替えることが好ましい。
【０１０１】
（変形例）
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例を実施することもできる。
【０１０２】
（１）上記実施の形態では、記入済み審議文書をＭＦＰ１で入力する場合について説明したが、記入済み審議文書は、ＭＦＰ１Ａ等の他のデバイスで入力することも可能である。その場合には、例えばワークＩＤ等を記載したメール、ＦＡＸ等に記入済み審議文書のデータを添付してＭＦＰ１に送信したり、ファイル転送機能を利用してデータをＭＦＰ１に送信することができる。ＭＦＰ１の側では、送信されてきたデータを適宜フォーマット変換して差分を検出するようにすれば良い。
【０１０３】
なお、上記のような場合において、ＭＦＰ１Ａに上記実施の形態と同様の機能が備えられている場合、例えば、以下のような機能を追加することで、さらに審議文書の回覧を円滑に行うことができる。即ち、ＭＦＰ１Ａのスキャナ部を用いて記入済み審議文書を入力した場合、ＭＦＰ１Ａの蓄積文書格納部や、ステータス格納部等には、対応するワークＩＤの情報が格納されていない。この場合に、接続可能な他のデバイスにワークＩＤの検索要求を行う。検索の結果として、記入済み審議文書のデータを送信すべきデバイス（例えばＭＦＰ１）の情報を取得することが可能であるので、取得された情報に基づいてデータを送信することができる。データを受信したデバイスの側では、例えば、上記に説明した、記入済み審議文書がＥメールに添付されて送信された場合と同様の処理を行うことにより、審議を円滑に続行することができる。もっとも、文書入力の可能性のあるデバイス（例えばＭＦＰ１Ａ、１Ｂ、ＦＡＸ端末３２等）に、予めステータスリスト等を転送しておくような構成も可能である。
【０１０４】
（２）上記実施の形態では、ＭＦＰ１を審議回覧装置として用いた場合について説明したが、本発明の審議回覧装置は、例えば上記に説明したような処理をＣＰＵ等のプロセッサに実行させるプログラムを、プリンタ、スキャナ等が接続されたＰＣ等の情報処理装置にインストールすることによっても実現することができる。回覧文書や審議文書を電子文書で取り扱う場合、プリンタ、スキャナ等は接続されていなくても構わない。
【産業上の利用可能性】
【０１０５】
本発明は、例えば審議回覧装置等に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０６】
【図１】審議回覧システムＣＳの全体構成の一例を示す図である。
【図２】ＭＦＰ１の外観の一例を示す図である。
【図３】ＭＦＰ１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】ＭＦＰ１の機能的構成を示すブロック図である。
【図５】新規閲覧対象文書の登録処理の内容について説明するためのフローチャートである。
【図６】閲覧対象ユーザ選択、回覧、審議開始を指示するための画面の一例を示す図である。
【図７】閲覧対象ユーザ選択画面の一例を示す図である。
【図８】「閲覧対象ユーザリスト」の内容の一例を示す図である。
【図９】「最終処理」設定のための画面の一例を示す図である。
【図１０】蓄積文書格納部１２１の内容の一例を示す図である。
【図１１】ステータスリストの内容の一例を示す図である。
【図１２】アクセス要求ページの一例を示す図である。
【図１３】記入済み審議文書入力処理の内容について説明するためのフローチャートである。
【図１４】ワーク選択画面の一例を示す図である。
【図１５】ＢＯＸ表示画面の一例を示す図である。
【図１６】閲覧対象ユーザが審議文書を電子文書として取得した場合の記入済み審議文書入力処理の内容について説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【０１０７】
１                        ＭＦＰ
４                        通信回線
１１                      操作部
１２                      ディスプレイ部
１３                      スキャナ部
１４                      プリンタ部
１６                      通信インタフェース
１６１                    受信部
１６２                    送信部
１７                      ドキュメントフィーダ
１８                      給紙装置
１９                      トレイ
２０                      ＣＰＵ
２１                      ＲＡＭ
２２                      ＲＯＭ
２３                      データ記憶部
２３Ｈ                    ハードディスクドライブ
２３Ｒ                    カードリーダライタ
３１                      パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
９１                      メモリカード
１０１                    ワーク処理入力部
１０２                    文書入力部
１０３                    ログイン入力部
１０４                    ログイン認証管理部
１０５                    ワーク情報管理部
１０６                    ワーク処理属性判別部
１０７                    文書差分検出部
１０８                    ワーク処理部
１０８１                  回覧ワーク処理部
１０８２                  審議ワーク処理部
１０９                    ステータス管理部
１１０                    蓄積文書管理部
１１１                    メール送信部
１１２                    Ｗｅｂサーバ部
１１３                    ＢＯＸ表示部
１２１                    蓄積文書格納部
１２２                    閲覧対象ユーザリスト格納部
１２３                    ステータス格納部
１２４                    ユーザ情報データベース
２１１                    指定ボタン
２１２                    回覧開始ボタン
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２１４                    ＯＫボタン
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【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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