(57)【要約】【課題】ファイルバージョン管理システムを利用して、作業者自身が作業時間把握を行うことなく当該業務に要した作業時間を把握できる作業時間算出システムを提供する。【解決手段】ファイルバージョン管理システムと端末稼働時間算出システムを利用することにより、作業を行っている業務の特定とそのファイル使用時間から業務毎の作業時間を算出することにより、作業者は作業時間管理のための特別な作業を行うことなく、当該業務に要した作業時間の把握を行うことができる。同時に複数のファイルを更新した場合、その更新量と同じ割合で各業務後との作業時間を算出し振り分ける。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末コンピュータにおけるファイルの保管場所であるフォルダがツリー構造に設けられ、各ファイルのファイル属性情報を記憶するファイルバージョン管理システムと、前記端末コンピュータが起動してから終了するまでの端末稼動時間を算出する端末稼働時間算出システムとを利用して各業務の作業時間を算出する作業時間算出システムにおいて、
前記ファイルバージョン管理システムにより記憶される前記ファイル属性情報として、前記ファイルの関連する業務を識別する業務識別情報と、前記ファイルが開かれてから閉じられるまでのファイル使用時間と、前記ファイルが開かれる前のバックアアップファイルと閉じられた後のファイルとの差分として算出された更新量と、前記更新量に基づいて判断された更新の有無を示す更新有無情報とを含み、
前記ファイルバージョン管理システムから前記ファイル属性情報に含まれる１または複数の情報を取得し、かつ前記端末稼働時間算出システムから前記端末稼働時間の情報を取得する手段と、
前記更新有無情報に基づいて更新有りと判断した場合は、前記ファイル使用時間を、前記業務識別情報に基づいて識別された業務についての作業時間として累積加算する手段と、
前記端末稼働時間から前記作業時間を差し引いて業務外時間を算出する手段とを有することを特徴とする作業時間算出システム。
【請求項２】
複数のファイルの各々のファイル使用時間が同じ時間帯において重複する場合、前記重複する時間帯における各ファイルの前記更新量に対応する割合で該時間帯を各ファイル毎の作業時間として振り分ける手段をさらに有することを特徴とする請求項１に記載の作業時間算出システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務などで作成する文書ファイルやプログラムファイルを、その保管場所となるフォルダがツリー構造に設けられ、各ファイルの更新日時や変更履歴が明確化されたバージョン管理システムを利用して、日々の作業時間を業務毎に振り分けて管理し、月当りの各業務に費やした時間の累計を出す作業時間算出システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
現在、パーソナルコンピュータをはじめとするコンピュータシステムにおいては、文書ファイルやプログラムファイル、画像ファイルといった様々なファイルを、ツリー構造に設けられたファイル管理システムにより各ファイルのサイズ、種類及び更新日時を管理している。このようなファイルのサイズ、種類及び更新日時といったファイル属性を管理するファイル管理システムは、オペレーティングシステムに備えられるだけでなく、特定のファイルを管理するためのアプリケーションソフトとしてコンピュータに導入される場合もある。例えば、システム開発を行う中で、設計や開発、保守、管理といった各フェーズで作成、修正した文書ファイルやプログラムファイル、画像ファイルのバージョンを、いつ、どのように更新したかを明確化する「バージョン管理システム」と呼ばれるソフトウェアが利用されている。
【０００３】
このような機能を備えたファイルバージョン管理システムは、様々なファイルを系統立てて管理し、いつ、どのように更新したかという変更履歴を併せ持つことでコンピュータ利用者の利便性を高める。加えて、業務単位に設けられたフォルダに関連するファイルを分類して格納することで、業務の効率化を図るために用いられている。このように、ファイルバージョン管理システムの機能を強化するために、よりユーザフレンドリーであるために、主に検索機能や表示機能などの面において、様々な発明がなされている（特許文献１〜３）。
【特許文献１】特開２００２−７３７８６号公報
【特許文献２】特開２００４−１１８８３１号公報
【特許文献３】特開２００４−１３３５０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特に、業務用のファイルのバージョン管理システムにおいては、前記のように業務単位でフォルダを設けることによって、ファイルの所在や変更履歴、更新日時を明確化して業務を効率化するよう工夫がなされている。
しかしながら、業務の効率化という観点では、各々の業務毎のファイルを体系的に管理することにとどまり、各作業者がそれぞれの業務を実際に行った作業時間を自動的に算出するような作業時間管理に関連した機能を備えているものは存在していない。
【０００５】
業務毎の作業時間を管理するためには、当該業務に費やした作業時間を把握することが必要になる。各業務の作業時間を把握するための一般的な方法としては、作業を担当する作業者がそれぞれの業務に携わった時間を作業時間管理表、もしくは勤怠管理表といったシートに記録し、時間単位で工数を把握することが行われている。
しかしながら、このような作業時間管理表、もしくは勤怠管理表などといった管理については、作業者の協力が必要であったり、入力に手間がかかるため、効率的でなかったりする。また、各作業者の自己申告に依存するため、本当にその業務にその時間が費やされているかどうか（例えば、ファイル閲覧のみに時間が費やされていないか）分からない、実際に作業が殆ど進んでいなくても時間だけ計上される、といった課題が残されている。このような課題に対して、作業者に負担をかけず、かつ実際に行った各業務の時間を反映した作業時間の把握方法が提供されることが必要である。
【０００６】
本発明は、これらの課題に対応してなされたものであり、端末コンピュータを使用して作業する作業者の、業務毎の作業時間を算出する作業時間算出システムであって、作業者に負担をかけることなく実際に行った作業時間を妥当な範囲で反映した作業時間を推定することができる作業時間算出システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、端末コンピュータにおけるファイルの保管場所であるフォルダがツリー構造に設けられ、各ファイルのファイル属性情報を記憶するファイルバージョン管理システムと、前記端末コンピュータが起動してから終了するまでの端末稼動時間を算出する端末稼働時間算出システムとを利用して各業務の作業時間を算出する作業時間算出システムにおいて、
前記ファイルバージョン管理システムにより記憶される前記ファイル属性情報として、前記ファイルの関連する業務を識別する業務識別情報と、前記ファイルが開かれてから閉じられるまでのファイル使用時間と、前記ファイルが開かれる前のバックアアップファイルと閉じられた後のファイルとの差分として算出された更新量と、前記更新量に基づいて判断された更新の有無を示す更新有無情報とを含み、
前記ファイルバージョン管理システムから前記ファイル属性情報に含まれる１または複数の情報を取得し、かつ前記端末稼働時間算出システムから前記端末稼働時間の情報を取得する手段と、
前記更新有無情報に基づいて更新有りと判断した場合は、前記ファイル使用時間を、前記業務識別情報に基づいて識別された業務についての作業時間として累積加算する手段と、
前記端末稼働時間から前記作業時間を差し引いて業務外時間を算出する手段とを有することを特徴とする。
【０００８】
（２）請求項２に係る発明は、請求項１において、複数のファイルの各々のファイル使用時間が同じ時間帯において重複する場合、前記重複する時間帯における各ファイルの前記更新量に対応する割合で該時間帯を各ファイル毎の作業時間として振り分ける手段をさらに有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明においては、ファイルがどの業務に関連するかをファイル属性情報に含まれる業務識別情報により識別でき、またバックアップファイルと更新されたファイルの差分である更新量の有無に基づいて作業者が実質的に作業を行った作業時間であるか、作業を行っていない業務外時間であるかを判断することができる。従って、作業者自身が作業時間管理のための特別な行為を行うことなく、当該業務に関する作業時間をほぼ的確に把握することができる。
【００１０】
本発明による算出結果は、必ずしも厳密な作業時間を反映するとは限らない可能性があるが、作業者がそれぞれの業務に携わった時間を作業時間管理表、もしくは勤怠管理表といったシートに記録する必要がなく、自動的に算出結果が得られる点において業務の効率化を図ることができる。
【００１１】
さらに、本発明は、各フォルダ内のファイルを開いてから閉じるまでのファイル使用時間を管理するファイルバージョン管理システムからファイル属性情報を取得して、各ファイルを開いた回数やファイル使用時間の累計を算出することにより、頻度の多いファイルを一覧として管理する手段を備えることもできる。
【００１２】
本発明により、一般的なファイルバージョン管理システムやツリー構造になったファイル管理システムなどを用いて日々の業務を行いながら、作業時間把握のための特別な作業を行うことなく、当該業務に要した作業時間の把握を行うことができる。
【００１３】
また、業務毎に費やした時間を一定期間で総合的に見た場合、各作業者がどの業務に時間を費やしているのか、またどのようなファイルを頻繁に使用しているのか、実作業をしていない時間はどれだけあるのか、といった各作業者の作業実態を作業者の協力を得て把握するのではなく、自動的に算出することができ、より効率的に業務を進める重要な要素となる。その上、各ファイルを使用している時間を管理するファイルバージョン管理システムを利用することにより、各作業者が使用するファイルにおいて、使用頻度が高いファイル、もしくは使用時間が長いファイルを把握することで、次に使用する場合にそのようなファイルを一覧として表示させることで作業者が毎回毎回ツリー構造上に存在するフォルダのファイルを探し出す工数を省く事ができ業務の効率化にも繋がる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明を実施する場合の一形態を、図面を用いて以下に具体的に説明する。なお、以下には、本発明にかかる作業時間算出システムを、ファイルのバージョン管理システムを利用して実施した場合を一例として説明する。
本発明の応用として、本システムにより各作業者について算出された業務外時間の内容を把握することによって、作業者単位の業務の効率化を図ることや、各作業者単位で進捗が上がらないボトルネックとなっている原因を掴むことで業務の推進を図ることができる。
【００１５】
図１は、本発明にかかる、ファイルバージョン管理システムと端末稼働時間算出システムとを用いた作業時間算出システムの概要を示す図である。
図２は、本発明にかかる、ファイルバージョン管理システムと端末稼働時間算出システムとを用いた作業時間算出システムの処理フローを示すフローチャートである。
【００１６】
図１において、作業時間算出システム３０は、端末稼働時間算出システム２０及びファイルバージョン管理システム４０と接続されている。それぞれのシステムは、端末コンピュータ１０の入出力装置を用いて操作が可能である。図１の例は、これらのシステムが１つの端末コンピュータ１０に備えられた形態である。
【００１７】
好適な形態では、作業時間算出システム３０がサーバコンピュータに備えられ、端末稼働時間算出システム２０とファイルバージョン管理システム４０は、サーバコンピュータと接続された複数の端末コンピュータの各々に備えられる。
【００１８】
端末稼働時間算出システム２０とファイルバージョン管理システム４０は基本的に既存のものを利用し、作業時間算出システム３０からの要求に応じてまたは所定の事象（例えばファイルのオープン及び／またはクローズ）に応じて、作業時間算出システム３０へ所定の情報を送信する機能を付加する。
【００１９】
端末稼働時間算出システム２０は、端末コンピュータ１０のオペレーティングシステム等に備え付けられた一般的なファイル管理システムを用いればよい。端末稼働時間算出システム２０は、端末コンピュータ１０が起動してから終了するまでの端末稼働時間を算出し、適宜の記憶手段に記憶する。
【００２０】
ファイルバージョン管理システム４０は、端末コンピュータ１０に導入されたファイルのバージョン管理機能のあるアプリケーションソフトを用いればよい。ファイルバージョン管理システム４０は、ツリー構造に体系化されたフォルダに格納される各ファイルが新規作成されてから修正され更新された最新の状態までのファイル属性情報の履歴を適宜の記憶手段に記憶する。ファイル属性情報には、「サイズ」、「大きさ」、「更新日時」に加えて、対象ファイルがどの業務に関連するかを示す「業務識別情報」を含む。「業務識別情報」としては、例えば「ファイル名」またはファイル内容の一部を利用できる。また、「ファイル使用時間（ファイルが開かれてから閉じられるまでの時間）」の情報を含む。さらに、ファイルの最新のバックアップファイルを記憶し、バックアップファイルと、閉じられた後のファイルとを差分比較して「更新量」を算出し、算出された「更新量」を記憶する。算出された更新量に基づいて、更新がなされたか否か（更新量がゼロであるか否か）の判断を示す「更新有無情報」も記憶する。１つのファイルが複数回開かれ閉じられた場合は各回毎にこれらの情報が記憶される。
【００２１】
作業時間算出システム３０は、ファイルバージョン管理システム４０から、対象とする業務日に記憶されたファイル属性情報を取得する。対象とする業務日に１回でも開かれそして閉じられたファイルについてはそのファイル属性情報が記憶されている。作業時間算出システム３０が取得するファイル属性情報は、少なくとも「ファイル使用時間」、「業務識別情報」、「更新量」及び「更新有無情報」を含む。そして、「業務識別情報」に基づいてどの業務に関係するファイルであるかを識別し、業務単位毎に「ファイル使用時間」の解析を行う。「ファイル使用時間」の解析では、まず、「更新有無情報」に基づいて更新が行われたか否かを判断し、更新が行われた場合は当該「ファイル使用時間」を「作業時間」として区分し、更新が行われなかった場合は当該「ファイル使用時間」を「業務外時間」と区分する。「作業時間」として区分された「ファイル使用時間」については、業務単位毎に累積加算することにより当該業務日の各業務単位の「全作業時間」を算出できる。さらに、「更新量」を累積加算することにより当該業務日の各業務単位の全作業量を算出できる。
【００２２】
さらに、作業時間算出システム３０は、端末稼働時間算出システム２０から、対象とする業務日に記憶された端末稼動時間を取得する。この「端末稼働時間」と、上記の「ファイル使用時間」の解析とに基づいて正味の「業務外時間」を算出できる。正味の「業務外時間」は、「端末稼働時間」から上記の「全作業時間」を差し引くことで算出できる。従って、正味の「業務外時間」には、上記の「ファイル使用時間」の解析により判断された「業務外時間」と、ファイルを閉じている時間とが含まれることになる。
【００２３】
こうして算出された対象業務日の各業務単位の「作業時間」、「更新量」、「業務外時間」等を入出力装置１０に表示することができる。
【００２４】
本発明の端末作業時間算出システム３０は、端末稼働時間算出システム２０及びファイルバージョン管理システム４０の両システムから情報を取得し、比較することで日々の業務における正味の業務外時間を算出し、その算出結果に基づいて各作業者の生産性を検出する機能を備えている。
【００２５】
図２は、本システムの構成をより詳しく説明する処理フローを示す。各構成要素を図１の符号を用いて示す。
・ステップ１００：作業者は、端末コンピュータ１０を起動する。起動した時点で端末稼働時間算出システム２０が稼動時間のカウントを開始する。
【００２６】
・ステップ１１０：作業者は、ツリー構造に体系化されたフォルダ内のファイルを開く。ファイルバージョン管理システム４０は、開く前のファイルのバックアップファイルを記憶するとともに、ファイル使用期間のカウントを開始する。
【００２７】
・ステップ１２０：ツリー構造に体系化されたファイル管理システムにより開いたファイルがどの業務分野であるかを、当該ファイルに関し記憶された業務識別情報に基づきファイルバージョン管理システム４０が特定する。
【００２８】
・ステップ１３０：作業者が、開いたファイルを閲覧する。もしくは修正を行いその修正を確定する（更新する）。この場合、文書ファイル、プログラムファイルまたは画像ファイル等を新規に作成した場合も、更新したとみなす。
【００２９】
・ステップ１４０：作業者が閲覧または更新後、ファイルを閉じる。この時点で、ファイルバージョン管理システム４０がファイル使用期間のカウントを停止しそのファイルで作業をしたファイル使用時間を算出し、ファイル使用時間を記憶する。
【００３０】
・ステップ１５０：続いて、対象ファイルに対してファイルバージョン管理システム４０は、開く前のバックアップファイルと、閉じた後のファイルとを比較し、差分情報を抽出することで更新の有無を判断し、更新有無情報を記憶する。更新のある場合はその更新量も記憶する。
【００３１】
・ステップ１６０：続いて、作業時間算出システム３０は、ファイルバージョン管理システム４０により記憶された対象ファイルの更新有無情報を参照し、更新（新規作成含む）の有無を判断する。更新有りと判断された場合には、さらに対象ファイルについてファイルバージョン管理システム４０により記憶された業務識別情報とファイル使用時間とを参照する。そして、当該ファイル使用時間を当該業務の「作業時間」と区分し、その時間を当該業務について累積された作業時間に加算する。
【００３２】
・ステップ１７０：更新なしと判断された場合には、閲覧のみ行っていたとみなし、対象ファイルについて記憶されたファイル使用時間を「業務外時間」として区分し、その時間を作業時間には加算しない。
【００３３】
・ステップ１８０：ツリー構造に体系化されたフォルダ内のファイルに対し作業者が上記のような一連のファイルのオープン及びクローズの作業を行う度に、作業時間算出システム３０は業務毎の作業時間を累積加算し、業務毎の作業時間の総和を更新する。
【００３４】
・ステップ１９０：その後、作業者がコンピュータを停止、終了した時点で端末稼働時間算出システム２０が端末稼動時間のカウントを終了する。
【００３５】
図３は、本発明にかかる作業時間算出システムにおいて複数のファイルを同じ時間帯に更新した場合の算出方法の一例を示している。複数のファイルを同じ時間帯に更新した場合、図２のフローに従って処理すると、端末稼働時間と、作業時間の総和及び正味の業務外時間との関係に不一致が生じる。そこで、図２の処理フローを補足するために、図３に示すような補正処理を行う。
【００３６】
図３では、Ａ業務に関するファイル１とＢ業務に関するファイル２とが、いずれも１３時に開かれ、そして１８時に閉じられている。ファイルバージョン管理システムは、Ａ業務として作業を行ったバックアップファイル１とクローズ後のファイル１との差分を抽出し、その更新量を７００ＭＢと算出している（符号５０）。同様に、Ｂ業務として作業を行ったバックアップファイル２とクローズ後のファイル２との差分を抽出し、その更新量を３００ＭＢと算出している（符号６０）。ここまでの処理は、図２の処理フローにより行われる。
【００３７】
次に、ファイルバージョン管理システムは、上記それぞれのファイルについてのファイル使用時間に基づき、重複使用した時間帯の長さを１３時から１８時までの５時間と判断する（符号７０）。次に、重複使用した５時間を、上記の更新量７００ＭＢと３００ＭＢに対応した同じ割合でＡ業務とＢ業務の作業時間として振り分ける。これにより、Ａ業務の作業時間が３．５時間、Ｂ業務の作業時間が１．５時間とされる。このように、更新量を実質的な作業量とみなし、作業量に応じた作業時間の割合を算出することによって、たとえ同じ時間帯で複数の業務に関する作業を行っている場合であっても、業務毎の作業時間の把握が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明で実現しようとするファイルバージョン管理システム及び端末稼働時間算出システムを用いた作業時間算出システムの概要を示す構成図である。
【図２】本発明で実現しようとするファイルバージョン管理システム及び端末稼働時間算出システムを用いた作業時間算出システムの処理フローを示すフローチャートである。
【図３】複数のファイルを同じ時間帯に修正、更新した場合の作業時間の算出方法とその算出結果を表示した画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００３９】
１０…入出力装置
２０…端末稼働時間算出システム
３０…作業時間算出システム
４０…ファイルバージョン管理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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