(57)【要約】【課題】  蓄積文書ファイルの送信時に当該文書ファイルを暗号化するために指定するパスワードの設定操作等を簡略化できる操作性の高い文書情報処理装置を提供すること。【解決手段】  文書蓄積手段と、その文書蓄積手段に蓄積された文書ファイルのうち送信対象として指定された文書ファイルである送信対象文書ファイルを必要に応じて指定された送信時暗号化用パスワードにより暗号化して他装置に送信する蓄積文書送信制御手段とを備えた文書情報処理装置であって、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記送信対象文書ファイルに対応して設定されている前記閲覧用パスワードが指定された場合、当該閲覧用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする。【選択図】    図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
必要に応じて閲覧用パスワードが対応して設定される文書ファイルを蓄積する文書蓄積手段と、
その文書蓄積手段に蓄積された文書ファイルのうち送信対象として指定された文書ファイルである送信対象文書ファイルを必要に応じて指定された送信時暗号化用パスワードにより暗号化して他装置に送信する蓄積文書送信制御手段とを備えた文書情報処理装置であって、
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記送信対象文書ファイルに対応して設定されている前記閲覧用パスワードが指定された場合、当該閲覧用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする文書情報処理装置。
【請求項２】
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗号化用パスワードを前記送信対象文書ファイルについての前記閲覧用パスワードとするよう指定された場合、当該送信時暗号化用パスワードを前記文書蓄積手段に蓄積された当該送信対象文書ファイルに対応する前記閲覧用パスワードとして設定することを特徴とする請求項１に記載の文書情報処理装置。
【請求項３】
前記文書蓄積手段に蓄積されている各文書ファイルには必要に応じて暗号化用パスワードが予め設定される一方、
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記文書蓄積手段に蓄積されている前記送信対象文書ファイルに対応して設定されている前記暗号化用パスワードが指定された場合、当該暗号化用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載の文書情報処理装置。
【請求項４】
予め設定された装置設定暗号化用パスワードを記憶する手段を備え、
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記装置設定暗号化用パスワードが指定された場合、当該装置設定暗号化用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の文書情報処理装置。
【請求項５】
前記文書蓄積手段に蓄積されている各文書ファイルにはそれぞれ必要に応じて暗号化用設定情報が設定される一方、
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信対象文書ファイルを暗合化して送信する際に、前記文書蓄積手段に蓄積されている当該送信対象文書ファイルに対応した前記暗号化用設定情報が指定された場合、当該暗号化用設定情報に基づいて前記送信時暗号化用パスワードにより当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の文書情報処理装置。
【請求項６】
予め設定された装置設定暗号化用設定情報を記憶する手段を備え、
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信対象文書ファイルを暗合化して送信する際に、前記装置設定暗号化用設定情報が指定された場合、当該暗号化用設定情報に基づいて前記送信時暗号化用パスワードにより当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする請求項１ないし５のいずれかに記載の文書情報処理装置。
【請求項７】
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信対象文書ファイルを暗号化して送信後、当該暗号化後の文書ファイルを暗号化前の文書ファイルに代えて前記文書蓄積手段に蓄積することを特徴とする請求項１ないし６のいずれかに記載の文書情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ装置、デジタル複合機等の文書情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ装置、デジタル複合機等の文書情報処理装置においては、自装置が備えるスキャナにより原稿を読み取って得た文書データ、送信元ファクシミリ装置から送信されてきた文書データ、ＰＣ等の他装置から転送されてきた文書データ等を各種入力経路で入力された文書データを、文書ファイルとして自装置の文書蓄積装置に記憶蓄積しておき、必要に応じて読み出して参照したり、送信宛先を指定して送信したりする文書蓄積機能を備えるものがある。
【０００３】
そのような文書蓄積機能を備える文書情報処理装置においては、ファイル番号などの、前記文書蓄積装置に蓄積している各文書ファイルを識別するための情報を指定すれば、ユーザは、所望の文書ファイルを閲覧したり、記録紙に印刷出力したり、指定宛先に送信したりできる。
【０００４】
しかし、蓄積文書ファイルの中には、他人には見られたくないものもあり、そのような場合には、ユーザは、文書ファイルの入力・蓄積時に必要に応じて、閲覧用パスワードを、文書ファイル（のファイル番号等）と対応つけて登録しておき、前記文書蓄積装置から読み出す際に、所望の文書ファイルに対応して予め設定した閲覧用パスワードを正しく入力できた場合にのみ、当該所望の文書ファイルを読み出して、閲覧、印刷出力、指定宛先への送信などを行える。
【０００５】
閲覧用パスワードは、蓄積文書ファイルの閲覧用のものであり、その閲覧用パスワードにより、蓄積文書ファイルの中身自体が暗号化されているのではない。
【０００６】
一方、文書ファイルの送信時の機密性確保のためには、文書ファイルの中身自体を暗号化して送信する必要がある。
【０００７】
文書ファイルの暗号化は、電子文書のための代表的フォーマットであるＰＤＦ（Portable Document Format）等で行われていて、指定した暗号化用パスワードで文書ファイルの中身自体を暗号化することで、送信中に文書ファイルの内容が傍受されないようにするものである。
【０００８】
しかし、文書ファイル送信時に当該文書ファイルを暗号化して送信するためには、暗号化パスワードを指定する必要がある。
【０００９】
一方、ユーザは、文書ファイルを入力・蓄積する際に、閲覧用パスワードを入力している場合もある。
【００１０】
そのため、ユーザから見れば、（閲覧用）パスワードを設定済みの蓄積文書ファイルを暗号化して送信する際に、再度（暗号化用）パスワードを入力する操作をする必要があり、操作が煩雑であるという問題点があった。
【００１１】
本願発明と関連する公知技術としては、特許文献１を挙げることができる。
【特許文献１】特開２００３−２４４４４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかし、特許文献１に記載の技術は、暗号文書を含む複数の画像ファイルを送信する際、機密画像データに対するセキュリティを維持しながら簡単な手続で、これらを１つにまとめて、かつ１つの暗号鍵で再暗号化して送信しよういうものであり、
１つの文書ファイルについて閲覧用のパスワードと送信時暗号化用のパスワードとを重複設定する手間の軽減についてのものではない。
【００１３】
本発明は係る事情に鑑みてなされたものであり、蓄積文書ファイルの送信時に当該文書ファイルを暗号化するために指定するパスワードの設定操作等を簡略化できる操作性の高い文書情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
請求項１に記載の文書情報処理装置は、必要に応じて閲覧用パスワードが対応して設定される文書ファイルを蓄積する文書蓄積手段と、その文書蓄積手段に蓄積された文書ファイルのうち送信対象として指定された文書ファイルである送信対象文書ファイルを必要に応じて指定された送信時暗号化用パスワードにより暗号化して他装置に送信する蓄積文書送信制御手段とを備えた文書情報処理装置であって、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記送信対象文書ファイルに対応して設定されている前記閲覧用パスワードが指定された場合、当該閲覧用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする。
【００１５】
請求項２に記載の文書情報処理装置は、請求項１に記載の文書情報処理装置において、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗号化用パスワードを前記送信対象文書ファイルについての前記閲覧用パスワードとするよう指定された場合、当該送信時暗号化用パスワードを前記文書蓄積手段に蓄積された当該送信対象文書ファイルに対応する前記閲覧用パスワードとして設定することを特徴とする。
【００１６】
請求項３に記載の文書情報処理装置は、請求項１または２のいずれかに記載の文書情報処理装置において、前記文書蓄積手段に蓄積されている各文書ファイルには必要に応じて暗号化用パスワードが予め設定される一方、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記文書蓄積手段に蓄積されている前記送信対象文書ファイルに対応して設定されている前記暗号化用パスワードが指定された場合、当該暗号化用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする。
【００１７】
請求項４に記載の文書情報処理装置は、請求項１ないし３のいずれかに記載の文書情報処理装置において、予め設定された装置設定暗号化用パスワードを記憶する手段を備え、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信時暗合化用パスワードとして前記装置設定暗号化用パスワードが指定された場合、当該装置設定暗号化用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして適用して当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする。
【００１８】
請求項５に記載の文書情報処理装置は、請求項１ないし４のいずれかに記載の文書情報処理装置において、前記文書蓄積手段に蓄積されている各文書ファイルにはそれぞれ必要に応じて暗号化用設定情報が設定される一方、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信対象文書ファイルを暗合化して送信する際に、前記文書蓄積手段に蓄積されている当該送信対象文書ファイルに対応した前記暗号化用設定情報が指定された場合、当該暗号化用設定情報に基づいて前記送信時暗号化用パスワードにより当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする。
【００１９】
請求項６に記載の文書情報処理装置は、請求項１ないし５のいずれかに記載の文書情報処理装置において、予め設定された装置設定暗号化用設定情報を記憶する手段を備え、
前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信対象文書ファイルを暗合化して送信する際に、前記装置設定暗号化用設定情報が指定された場合、当該暗号化用設定情報に基づいて前記送信時暗号化用パスワードにより当該送信対象文書ファイルを暗号化し前記他装置に送信することを特徴とする。
【００２０】
請求項７に記載の文書情報処理装置は、請求項１ないし６のいずれかに記載の文書情報処理装置において、前記蓄積文書送信制御手段は、前記送信対象文書ファイルを暗号化して送信後、当該暗号化後の文書ファイルを暗号化前の文書ファイルに代えて前記文書蓄積手段に蓄積することを特徴とする。
【発明の効果】
【００２１】
請求項１に係る発明によれば、送信対象文書ファイルについて設定された閲覧用パスワードを前記送信時暗号化用パスワードとして使用できるようになるため、送信時における暗号化用パスワードの設定操作を簡略化できるようになるという効果が得られる。
【００２２】
請求項２に係る発明によれば、送信対象文書ファイルの送信時に指定された暗号化用パスワードを当該送信対象文書ファイルについての閲覧用パスワードとして使用できるようになるため、閲覧用パスワードの設定操作を簡略化できるようになるという効果が得られる。
【００２３】
請求項３に係る発明によれば、送信対象文書ファイルについて予め暗号化用パスワードが設定されている場合には、それを送信時暗号化用パスワードとして使用できるため、送信時における暗号化用パスワードの設定操作を簡略化できるようになるという効果が得られる。
【００２４】
請求項４に係る発明によれば、装置設定暗号化用パスワードが設定されている場合には、それを送信時暗号化用パスワードとして使用できるため、送信時における暗号化用パスワードの設定操作を簡略化できるようになるという効果が得られる。
【００２５】
請求項５に係る発明によれば、送信対象文書ファイルについて予め暗号化用設定情報が設定されている場合には、その情報を基づいた前記送信時暗号化用パスワードによる暗号化が行えるようになるため、送信時における暗号化用設定情報の設定操作を簡略化できるようになるという効果が得られる。
【００２６】
請求項６に係る発明によれば、送信対象文書ファイルについて予め暗号化用設定情報が設定されている場合には、その情報を基づいた前記送信時暗号化用パスワードによる暗号化が行えるようになるため、送信時における暗号化用設定情報の設定操作を簡略化できるようになるという効果が得られる。
【００２７】
請求項７に係る発明によれば、送信時に暗号化された文書ファイルを破棄しないで、前記文書蓄積手段に蓄積するため、当該文書ファイルの機密性を向上でき、また、後に当該文書ファイルが送信対象文書ファイルとなった場合における暗号化自体の手間や暗号化のための各種設定操作を省くことが可能となる効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
以下、添付図面を参照しながら、本発明を実施するための最良の形態について説明する。
【００２９】
図１に、本発明を実施するための最良の形態に係る文書情報処理装置１を含むシステム構成について示す。
【００３０】
同図において、文書情報処理装置１は、ＰＳＴＮ２００を介してＰＳＴＮ２００上のファクシミリ装置２０１との間で画データ等の文書データの送受信を行うことができる。また、文書情報処理装置１は、もしＩＳＤＮ３００とのインターフェースを備えればＩＳＤＮ３００上のファクシミリ装置３０１との間での画データ等の文書データ（文書ファイル）の送受信も可能である（本発明を実施するための最良の形態では備えていない）。また、文書情報処理装置１は、ＬＡＮ１００に接続され、パケット変換を行うルータ装置１０２を介してインターネット４００に接続され、インターネット４００上のパーソナルコンピュータ４０２との間で電子メールによる画像データ等の文書データ（文書ファイル）の送受信や、インターネット４００上のネットワークファクシミリ装置４０１との電子メールやＩＴＵ−Ｔ勧告Ｔ．３８などに基づくリアルタイムネットワークファクシミリ通信による画データ等の文書データ（文書ファイル）の送受信を行うことができる。また、文書情報処理装置１は、ＬＡＮ１００上のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ等との間で画データ等の文書データ（文書ファイル）のやりとりを行うことができる。
【００３１】
つまり、文書情報処理装置１は、公衆回線を介した通常のファクシミリ装置、ネットワークファクシミリ装置、ＰＣ１０１ａ等にとってのスキャナ装置、ＰＣ１０１ａ等にとってのプリンタ装置、ＰＣ１０１ａ等にとっての文書蓄積装置、複写機等としての機能を複合的に備えたものである。
【００３２】
図２に、文書情報処理装置１のブロック構成について示す。
【００３３】
同図において、ＣＰＵ２は、ＲＡＭ４を作業領域として使用しつつ、ＲＯＭ３に書き込まれた制御プログラムに基づいて装置各部を制御したり、各種データ処理をしたり、プロトコル制御を行う中央演算処理装置である。
【００３４】
ＲＯＭ３は、ＣＰＵ２が装置各部を制御するための制御プログラムや、各文字コードに対応するフォントデータなどの制御に必要な各種データが記憶されるリードオンリメモリである。
【００３５】
ＲＡＭ４は、前述したようにＣＰＵ２の作業領域として使用されるランダムアクセスメモリである。
【００３６】
ＥＥＰＲＯＭ（電気的に書き換え可能な読み出し専用メモリ）５は、装置動作に必要な各種情報が記憶されると共に、装置の電源がオフされた状態でもその記憶内容を保持するためのメモリであり、バッテリバックアップされたＳＲＡＭ（スタティックＲＡＭ）や磁気ディスク装置への置き換えも可能である。
【００３７】
時計回路６は、現在の日付及び時刻を常に計時しているもので、ＣＰＵ２は、システムバス１４を介して時計回路６を読み出すことで、現在の日時（日付と時刻）を知ることができる。
【００３８】
操作表示部７は、ユーザからの操作入力を受け入れるための各種キーが配設される一方、液晶表示装置等の表示器を備え、ユーザに知らせるべき装置の動作状態や、各種メッセージを表示するものである。
【００３９】
読取部８は、原稿を読み取って画データを得るためのものである。
【００４０】
画像形成部９は、画像データを記録紙に印刷出力するためのものである。
【００４１】
画像処理部１０は、生の画像データの符号化圧縮、及び、符号化された圧縮データの復号伸張の符号化復号化処理や、２値化処理、変倍処理、縮小拡大処理、画像補正処理、送信日時や受信日時の文字列情報などの付加情報の付加処理などの、文書情報処理装置１において扱う画データに関する各種処理を行う。
【００４２】
ＬＡＮ通信制御部１０は、いわゆるＮＩＣ（Network Interface Card）であり、ＬＡＮ１００に接続され、ＬＡＮプロトコル上でのＣＰＵ２によるＴＣＰ／ＩＰプロトコルのやりとりにより、その上位のプロトコルにより各種情報のやりとりなどを行えるようにするためのものである。
【００４３】
通信制御部１２は、ＮＣＵ部１３を介してＰＳＴＮ２００と接続され、相手側通信端末との通信の制御を行う。その通信制御部１２は、ＮＣＵ部１３を制御し、ＮＣＵ部１３にて検出されたリンギング電圧のパルスの検出や、ＤＴＭＦ信号の検出、トーン信号の検出、送信時の発呼を行う。また、通信制御部１２は、モデムを有しており、相手側通信端末より受信した受信データ（変調されている）を復調したり、逆に、送信時の送信データを変調し送信したりする。具体的には、ＩＴＵ−Ｔ勧告Ｔ．３０に基づくＧ３ファクシミリ制御信号をやりとりするための低速モデム機能能（Ｖ．２１モデム）、及び、主に文書画像データをやりとりするための高速モデム機能である、Ｖ．１７、Ｖ．３３、Ｖ．３４、Ｖ．２９、Ｖ．２７ｔｅｒの各モデム機能を備えている。
【００４４】
ＮＣＵ部１３はＰＳＴＮ２００に接続され、回線の閉結や、呼び出し信号（リンギング）の検出などをおこなう。
【００４５】
文書蓄積装置１４は、画像読取部８により読み取って得た画像データ、他装置から転送されてきた画像データ、他装置から転送されてきたテキストデータ、他装置から転送されてきたテキスト／画像混在データ等の、各種文書データをＰＤＦ（Portable Document Format）形式の文書ファイル化して蓄積する記憶装置であり、具体的には、大容量のハードディスク装置等により構成されるものである。
【００４６】
システムバス１５は、上記各部がデータをやり取りするためのデータバス・アドレスバス・制御バス、割り込み信号ラインなどにより構成される信号ラインである。
【００４７】
図３に、文書情報処理装置１のＥＥＰＲＯＭ及び文書蓄積装置１４の各記憶内容について示す。
【００４８】
同図（ｂ）に示すように、文書蓄積装置１４には、ＰＤＦ形式の文書ファイル本体が１または複数件記憶・蓄積されている。なお、文書蓄積装置１４に蓄積される文書ファイルの入力経路により本発明は限定されるものではなく、画像読取部８による原稿の読み取りにより得た画像データから自装置で作成したＰＤＦファイルの他、ＬＡＮ１００上のＰＣ１０１ｃから文書情報処理装置１宛てに転送されてきた文書ファイル等であってよいものである。
【００４９】
なお、文書蓄積装置１４に予め記憶・蓄積される各文書ファイルは、平文（暗号化されていない）の文書ファイルである場合もあるし、文書ファイルの中身自体が所定の暗号化用パスワードにより暗号化された文書ファイルの場合もある。暗号化される場合、文書ファイルの入力・蓄積時に最初から暗号化されることもあるし、後述するように送信時に暗号化されたものが更新蓄積されることもある。
【００５０】
文書蓄積装置１４に蓄積される各文書ファイルは同図（ａ）に示すようにＥＥＰＲＯＭ５に記憶される蓄積文書管理テーブル５ａにより管理される。
【００５１】
図４に、蓄積文書管理テーブル５ａの具体的な内容について示す。
【００５２】
同図において、テーブル５ａは、文書蓄積装置１４に現在蓄積されている文書ファイルのそれぞれに付された各「ファイル番号」にそれぞれ対応したレコードの集まりとして構成さている。そして、各レコードは、各「ファイル番号」に対応する文書ファイルの文書蓄積装置１４における「ファイル格納アドレス」、文書ファイル閲覧用パスワード「設定状態フラグＦ１」、文書ファイル「閲覧用パスワード」、文書ファイル暗号化用パスワード「設定状態フラグＦ２」、文書ファイル「暗号化用パスワード」、文書ファイル暗号化用設定情報「設定状態フラグＦ３」、文書ファイル「暗号化用設定情報」、
文書ファイル暗号化状態「指示フラグＦ４」の各フィールドにより構成されている。
【００５３】
フィールド「ファイル格納アドレス」により、対応する文書ファイルを、文書蓄積装置１４から読み出すことができる。
【００５４】
フィールド「設定状態フラグＦ１」の値が１なら対応する文書ファイルについて「閲覧用パスワード」が設定されていることを示し、値が０なら対応する文書ファイルについて閲覧用パスワードが設定されていないことを示す。
【００５５】
フィールド「閲覧用パスワード」は、フラグＦ１の値が１の文書ファイルについて実際に設定されているパスワードである。その「閲覧用パスワード」は、基本的には対応する文書ファイルを装置に入力（読み取り、転送など）する際にユーザにより指定されたものであり（後述するように送信時に指定されることもある）、指定した文書ファイルについて正しい「閲覧用パスワード」を入力できたユーザのみがその指定した文書ファイルの内容を閲覧できる。なお、その場合閲覧とは、操作表示部７にディスプレイ表示する、狭義の閲覧の他、用紙に印刷出力したり、指定した宛先に送信または転送（して相手に見せる）したりする広義の閲覧の意味も含む。
【００５６】
フィールド「設定状態フラグＦ２」の値が１なら対応する文書ファイルについて「暗号化用パスワード」が設定されていることを示し、値が０なら対応する文書ファイルについて「暗号化用パスワード」が設定されていないことを示す。
【００５７】
フィールド「暗号化用パスワード」は、フラグＦ２の値が１の文書ファイルについて実際に設定されているパスワードである。その「暗号化用パスワード」は、基本的には対応する文書ファイルを装置に入力（読み取り、転送など）する際にユーザにより設定されたものであり（後述するように送信時に設定されることもある）、指定した文書ファイルの内容を暗号化して送信する際に、文書ファイルの内容を暗号化するために使用されるパスワードである。
【００５８】
フィールド「設定状態フラグＦ３」の値が１なら対応する文書ファイルについて「暗号化用設定情報」が設定されていることを示し、値が０なら対応する文書ファイルについて「暗号化用情報」が設定されていないことを示す。
【００５９】
フィールド「暗号化用設定情報」は、フラグＦ３の値が１の文書ファイルについて実際に設定されている暗号化用設定情報である。その「暗号化用設定情報」は、基本的には対応する文書ファイルを装置に入力（読み取り、転送など）する際にユーザにより設定されたものであり（後述するように送信時に設定されることもある）、指定した文書ファイルの内容を暗号化用パスワードにより暗号化して送信する際に、文書ファイルの内容を暗号化するために必要となる暗号化パラメータである。具体的には、例えば暗号化ＰＤＦファイルでは、暗号化レベルを40bitにするか128bitにするかなどいったパラメータがある。
【００６０】
フィールド「指示フラグＦ４」は、対応する文書ファイルがその内容が暗号化された状態で文書蓄積装置１４に蓄積されているか否かを示すものであり、値１が暗号化済みであることを示し、値０が暗号化されていない（平文である）ことを示す。
【００６１】
なお、ファイル番号「００００」に対応するレコードは、特殊なレコードであり、文書ファイルごとではない、蓄積文書に関する装置設定が予め登録されている。具体的には、ファイル番号「００００」に対応するレコードを構成するフィールド「暗号化用パスワード」と「暗号化用設定情報」とが、「装置設定」として予め登録される情報である。その場合、それらに対応するフラグＦ２，Ｆ３は当然値１に設定される。
【００６２】
このように、文書蓄積装置１４に蓄積される暗号化済みのあるいは平文の各文書ファイルは、テーブル５ａにより状態が管理される。
【００６３】
図５に、文書情報処理装置１における蓄積文書送信制御処理手順について示す。
【００６４】
文書情報処理装置１は、自身が備える、ファクシミリ送受信機能、複写機能、スキャナ機能、プリンタ機能、文書ファイリング機能等の各種機能を必要に応じて行っているが、その一連の動作の１つとして、図５の蓄積文書送信制御処理手順を行うのであり、同図において、先ず、蓄積文書送信指示操作があるまで待つ（処理Ｓ１００、判断Ｓ１０１のＮｏのループ）。
【００６５】
そして、蓄積文書送信指示操作があると（判断Ｓ１０１のＹｅｓ）、送信対象文書指定処理を行う（処理Ｓ１０２）。
【００６６】
その送信対象文書指定処理は、図４のテーブル５ａにより管理される、文書蓄積装置１４に蓄積されている文書ファイルのうちの１つを操作表示部７を介したユーザからの指定操作入力に応じて送信対象文書ファイルとして特定する処理である。ユーザによる送信対象文書ファイルの指定は、基本的に「ファイル番号」の指定により行われる。また、対応して「閲覧用パスワード」が設定されている場合には、パスワードの入力をユーザに促し、対応して設定されている「閲覧用パスワード」と一致するパスワードを入力した場合に限り、送信対象文書ファイルの指定を認めるようにする。
【００６７】
処理Ｓ１０２により、図４のテーブル５ａで管理される各ファイル番号の文書ファイルのうちの１つが送信対象文書ファイルとして指定されたことになるため、続いて、その送信対象文書ファイル（の「ファイル番号」）について、対応する「フラグＦ４」を確認する（処理Ｓ１０３）。
【００６８】
その結果、送信対象文書ファイル既に暗号化済みである場合には（判断Ｓ１０４）、ホスト名やＩＰアドレス等により指定された宛先（ＰＣ１０１ａ等）に送信対象として指定された（暗号化済の）文書ファイルを送信する処理を行って（処理Ｓ１０９）、処理を終了する。
【００６９】
それにより、既に暗号化済みの文書ファイルが送信対象文書ファイルとして指定された場合には、送信時に平文の文書ファイルを暗号化文書ファイルに変換する手間なしに即座に宛先に送信することができる。なお、処理Ｓ１０９の送信時に、内容を暗号化して送信していいか否かをユーザに確認させて、許可の操作があった場合のみ暗号化して送信するようにしてもよい。また、平文化の指示があった場合には、暗号化用パスワードを入力させて、それが正しかった場合に平文化して送信するようにすることも考えられる。
【００７０】
判断Ｓ１０４において、暗号化済みであはなく平文のままであった場合には（判断Ｓ１０４）、ユーザは、平文のまま送信したい場合もあるし、暗号化して送信したい場合もあるため、送信時暗号化するか否かの指定操作が操作表示部７を介してなされるのを待つ（処理Ｓ１０５、判断Ｓ１０６のＮｏのループ）。
【００７１】
そして、指定操作があると（判断Ｓ１０６のＹｅｓ）、その指定操作が暗号化を指示するものではなかった場合（平文のまま送信することを指示するものであった場合）（判断Ｓ１０７のＮｏ）、処理Ｓ１０９に移行し、ホスト名やＩＰアドレス等により指定された宛先（ＰＣ１０１ａ等）に送信対象として指定された（平文のままの）文書ファイルを送信する処理を行って（処理Ｓ１０９）、処理を終了する。
【００７２】
判断Ｓ１０７がＹｅｓの場合は、暗号化送信制御処理（処理Ｓ１０８）を行って、処理を終了する。
【００７３】
処理Ｓ１０８の暗号化送信制御処理の具体的な処理手順について、図６ないし図９を参照して説明する。
【００７４】
それらの図において、先ず、暗号化用パスワードの手動設定操作があるか、暗号化用設定情報の手動設定操作があるか、装置設定暗号化用パスワード使用指示操作のがあるか、装置設定暗号化用設定情報使用指示操作があるか、文書毎設定閲覧用パスワード使用指示操作があるか、文書毎設定暗号化用パスワード使用指示操作があるか、文書毎設定暗号化用設定情報使用指示操作があるか、または、暗号化設定完了指示操作があるかを監視する（処理Ｓ２０１、判断Ｓ２０２のＮｏ、処理Ｓ２０３、判断Ｓ２０４のＮｏ、処理Ｓ２０５、判断Ｓ２０６のＮｏ、処理Ｓ２０７、判断Ｓ２０８のＮｏ、処理Ｓ３０１、判断Ｓ３０２のＮｏ、処理Ｓ３０３、判断Ｓ３０４のＮｏ、処理Ｓ３０５、判断Ｓ３０６のＮｏ、処理Ｓ３０７、判断Ｓ３０８のＮｏのループ）
【００７５】
その一連の監視ループ（以後監視ループＡと称する）は、送信対象文書ファイルを暗号化して送信する際に必要となる「暗号化用パスワード」及び「暗号化用設定情報」を得るためのものである。
【００７６】
監視ループＡにおいて、暗号化用パスワードをテンキーなどにより手動で設定する操作があった場合には（判断Ｓ２０２のＹｅｓ）、手動で設定されたパスワードを、送信時暗号化用パスワードとして設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ２０９）、監視ループＡに戻る。それにより、従来のように、ユーザが送信時の暗号化用パスワードをマニュアル設定したい場合に対応できる。
【００７７】
監視ループＡにおいて、暗号化用設定情報を操作表示部７を介して手動で設定する操作があった場合には（判断Ｓ２０４のＹｅｓ）、手動で設定された設定情報を、送信時暗号化用設定情報として設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ２１０）、監視ループＡに戻る。それにより、従来のように、ユーザが送信時の暗号化用設定情報をマニュアル設定したい場合に対応できる。
【００７８】
監視ループＡにおいて、装置設定暗号化用パスワードの使用を指示する操作があった場合には（判断Ｓ２０６のＹｅｓ）、装置設定暗号化用パスワード（テーブル５ａのファイル番号「００００」に対応して設定されている）を、送信時暗号化用パスワードとして設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ２１１）、監視ループＡに戻る。それにより、送信時暗号化用パスワードとして装置設定暗号化用パスワードを適用できるようになるため、手動設定の手間が省け、送信時暗号化用パスワードの設定操作を簡略化できる。
【００７９】
監視ループＡにおいて、装置設定暗号化用設定情報の使用を指示する操作があった場合には（判断Ｓ２０８のＹｅｓ）、装置設定暗号化用設定情報（テーブル５ａのファイル番号「００００」に対応して設定されている）を、送信時暗号化用設定情報として設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ２１２）、監視ループＡに戻る。それにより、送信時暗号化用設定情報として装置設定暗号化用設定情報を適用できるようになるため、手動設定の手間が省け、送信時暗号化用設定情報の設定操作を簡略化できる。
【００８０】
監視ループＡにおいて、文書毎設定閲覧用パスワードの使用を指示する操作があった場合には（判断Ｓ３０２のＹｅｓ）、送信対象文書ファイルに対応してテーブル５ａに設定されている文書ファイル閲覧用パスワードを、送信時暗号化用パスワードとして設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ３０９）、監視ループＡに戻る。それにより、送信時暗号化用パスワードとして送信対象文書ファイルに対応して設定されている閲覧用パスワードを適用できるようになるため、手動設定の手間が省け、送信時暗号化用パスワードの設定操作を簡略化できる。また、閲覧用パスワードと送信時暗号化用パスワードとを共用することでユーザにとってのパスワード管理負担を軽減できる利点もある。
【００８１】
監視ループＡにおいて、文書毎設定暗号化用パスワードの使用を指示する操作があった場合には（判断Ｓ３０４のＹｅｓ）、送信対象文書ファイルに対応してテーブル５ａに設定されている文書ファイル暗号化パスワードを、送信時暗号化用パスワードとして設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ３１０）、監視ループＡに戻る。それにより、送信時暗号化用パスワードとして送信対象文書ファイルに対応して設定されている暗号化用パスワードをそのまま適用できるようになるため、手動設定の手間が省け、送信時暗号化用パスワードの設定操作を簡略化できる。
【００８２】
監視ループＡにおいて、文書毎設定暗号化設定情報の使用を指示する操作があった場合には（判断Ｓ３０６のＹｅｓ）、送信対象文書ファイルに対応してテーブル５ａに設定されている文書ファイル暗号化用設定情報を、送信時暗号化用設定情報として設定（ＲＡＭ４に記憶）した上で（処理Ｓ３１１）、監視ループＡに戻る。それにより、送信時暗号化用設定情報として送信対象文書ファイルに対応して設定されている暗号化用設定情報を適用できるようになるため、手動設定の手間が省け、送信時暗号化用設定情報の設定操作を簡略化できる。
【００８３】
ユーザによる送信時暗号化用パスワード／設定情報の設定が完了すると（判断Ｓ３０６Ｙｅｓ）、続いて、図８の処理Ｓ４０１に移行する。
【００８４】
処理Ｓ４０１においては、フラグ変数（ＲＡＭ４に記憶される）Ｆαに初期値０をセットする（処理Ｓ４０１）。
【００８５】
そして、送信宛先設定操作がなされるか、送信時暗号化パスワードを文書閲覧用パスワードとして設定するか指示操作がなされるか、送信時暗号化文書ファイルを蓄積文書ファイルとして更新蓄積する指示操作がなされるか、または、送信開始指示操作がなされるかを監視する（処理Ｓ４０２、判断Ｓ４０３のＮｏ、処理Ｓ４０４、判断Ｓ４０５のＮｏ、処理Ｓ４０６、判断Ｓ４０７のＮｏ、処理Ｓ４０８、判断Ｓ４０９のＮｏのループ）。
【００８６】
そして、送信宛先設定操作がなされた場合には（判断Ｓ４０３のＹｅｓ）、設定された宛先情報を、送信宛先情報としてＲＡＭ４に記憶した上で（処理Ｓ４１０）、監視ループに戻る。
【００８７】
送信時暗号化用パスワードを文書閲覧用パスワードとして設定する指示操作があった場合には（判断Ｓ４０５のＹｅｓ）、送信対象文書ファイルに対応する「ファイル番号」にテーブル５ａにおいて対応する「閲覧用パスワード」として、今送信時暗号化用パスワードとして設定されているパスワードを設定した上で（処理Ｓ４１１）、監視ループに戻る。それにより、閲覧用パスワードとして、送信時暗号化用パスワードとして使用したパスワードを登録できるため、ユーザにとっては、パスワード管理負担が軽減される利点がある。
【００８８】
暗号化文書ファイル（まだ未作成）を蓄積文書ファイルとして更新蓄積する指示操作があった場合には（判断Ｓ４０７のＹｅｓ）、フラグ変数Ｆαに１をセットした上で（処理Ｓ４１２）、監視ループに戻る。
【００８９】
そして、送信開始を指示する操作があると（判断Ｓ４０９）、図９の処理Ｓ５０１に移行する。
【００９０】
図９の処理Ｓ５０１においては、送信時暗号化パスワード／設定情報に基づいて送信時暗号化文書ファイルを作成し（ＲＡＭ４に一時記憶される）（処理Ｓ５０１）、その作成した送信時暗号化文書ファイルを指定宛先（処理Ｓ４１０により設定された送信宛先情報により特定される）に送信する（処理Ｓ５０２）。
【００９１】
処理Ｓ５０２の後の作成した送信用の暗号化文書ファイルは破棄してもよいものであるが、その前に、フラグ変数Ｆαの値が１か否かを確認し（判断Ｓ５０３）、値０の場合には（判断Ｓ５０３のＮｏ）、処理を終了するが、値が１の場合には、処理Ｓ５０１で作成した送信用暗号化文書ファイルを、その元となった平文の送信対象文書ファイルの代えて、蓄積文書ファイルとして文書蓄積装置１４に更新蓄積して（処理Ｓ５０４）。処理を終了する。
【００９２】
なお、処理Ｓ５０４に対応してテーブル４ａの対応する「ファイル番号」に対応する「格納アドレス」も更新され、対応する「フラグＦ４」の値も１にセットされる。
【００９３】
処理Ｓ５０４により送信時暗号化文書ファイルが元の蓄積文書ファイルに代えて蓄積されるため、次回以降同一文書が送信対象として指定された場合には、再暗号化処理を省いて即座に指定宛先に送信することができる。
【００９４】
なお、以上本発明を実施するための最良の形態について説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００９５】
【図１】本発明を実施するための最良の形態に係る文書情報処理装置を含むシステム構成について示す図である。
【図２】本発明を実施するための最良の形態に係る文書情報処理装置のブロック構成について示す図である。
【図３】本発明を実施するための最良の形態に係る文書情報処理装置のＥＥＰＲＯＭ及び文書蓄積装置の記憶内容について示す図である。
【図４】蓄積文書管理テーブルの具体的な内容について示す図である。
【図５】本発明を実施するための最良の形態に係る文書情報処理装置における蓄積文書送信制御処理手順について示すフローチャートである。
【図６】暗号化送信制御処理の具体的な処理手順について示すフローチャートである。
【図７】図６と共に、暗号化送信制御処理の具体的な処理手順について示すフローチャートである。
【図８】図６、７と共に、暗号化送信制御処理の具体的な処理手順について示すフローチャートである。
【図９】図６、７、８と共に、暗号化送信制御処理の具体的な処理手順について示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９６】
１  文書情報処理装置
２  ＣＰＵ
３  ＲＯＭ
４  ＲＡＭ
５  ＥＥＰＲＯＭ
６  時計回路
７  操作表示部
８  画像読取部
９  画像形成部
１０  画像処理部
１１  ＬＡＮ通信制御部
１２  通信制御部
１３  ＮＣＵ部
１４  文書蓄積装置
１５  システムバス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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