(57)【要約】【課題】簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる画像形成装置、文書作成装置、シュレッダ、文書管理装置、及び文書管理システムを提供すること。【解決手段】画像形成装置は、文書作成装置からの印刷データを受信すると、印刷データに付与されているコピー管理が必要かどうかの情報を参照し、必要な場合には印刷データに付与されている原本識別子をＲＡＭ上に保存しておき、１ページずつ印刷する度に、原本識別子に関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。ページ識別子はページ番号とするのが簡単である。また、印刷の際には原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像スキャナからの入力データまたはネットワーク接続されるホストコンピュータからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置であって、
前記入力データに、コピー管理が必要か否かを示すフラグ情報と原本を識別するための識別子とが含まれているか否かを判断する識別子判断手段を備え、
この識別子判断手段の判断により、識別子が含まれていた場合には、それらを抽出することが可能であり、コピー管理が必要というフラグが立っているときには、前記画像スキャナによって読み取り可能なデータとして、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子とを織り込んで画像形成を行うことを特徴とした画像形成装置。
【請求項２】
請求項１記載の画像形成装置に対し、画像形成データを入力データとして画像形成を依頼する文書作成装置であって、
画像形成装置に入力する入力データに、コピー管理が必要か否かを示すフラグ情報と、原本を識別するための識別子とを付与する付与手段を備えたことを特徴とした文書作成装置。
【請求項３】
入力データを解析し、原本を識別するための識別子を抽出する識別子抽出手段を備え、
この識別子抽出手段で原本を識別するための識別子を抽出したときは、当該入力データの画像を基に画像形成を行う際に、形成する画像に原本を識別するための識別子と画像形成ページ固有の識別子とを織り込むことを特徴とした請求項１記載の画像形成装置。
【請求項４】
操作パネルと、
画像スキャナにて画像を読み取った結果から画像形成を行う場合には、前記操作パネルから、コピー管理が必要かどうかの指示を受ける指示受領手段を備え、
前記指示受領手段により、コピー管理を行う指示を受領したときには、コピー管理が必要であるというフラグ情報と原本を識別するための識別子とを画像スキャナからの入力データに付与することを特徴とした請求項１または請求項３記載の画像形成装置。
【請求項５】
入力データから抽出した原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子とを、各ページの画像形成の際に所定のホストにネットワーク経由で送信する送信手段を備えたことを特徴とした請求項１、請求項３または請求項４記載の画像形成装置。
【請求項６】
画像スキャナおよびネットワーク通信機能を備えたシュレッダにおいて、
画像スキャナの入力データを解析し、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子を抽出し、所定のホストに送信する送信機能を備えたことを特徴とするシュレッダ。
【請求項７】
請求項１、請求項３、請求項４または請求項５記載の画像形成装置から受信した、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子の情報と、請求項６記載のシュレッダから受信した、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子の情報と、それら受信時の履歴情報とを記録することを特徴とした文書管理装置。
【請求項８】
請求項１、請求項３、請求項４または請求項５記載の画像形成装置または請求項２記載の文書作成装置において、
新規に原本を識別するための識別子を作成する度に、請求項７記載の文書管理装置にネットワークを介して問い合わせを行い、問い合わせを受けた文書管理装置は、所定の識別子を発行することを特徴とした文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷された文書のライフサイクルを把握、管理するこにより、情報漏洩を防ぐ文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィス等のＯＡ化の著しい発展に伴い、画像形成により大量の紙文書が印刷され、オフィスに保管されている。その結果、紙文書からの漏洩の要因として、全てのコピー文書が所定の方法で破棄されたかどうか把握することが困難ということがあげられる。
その結果、こっそり文書のコピーが持ち出されたとしても把握することができず、なぜ、どこで、なにが持ち出されたからということも把握できないことがある。
このような状況において、機密の漏洩を防止する技術として、以下の技術をあげることができる。
【特許文献１】特開２００３−０６２４７６号公報
【特許文献２】特開２００５−１０７９７３号公報
【特許文献３】特開２０００−１５９４１０号公報
【０００３】
特許文献１記載の発明では、機密書類をシュレッダにより破棄する際に画像を読み取り、保存管理することで、高い機密レベルを維持しつつ、機密書類保管に必要な空間を削減している。
特許文献２記載の発明では、ＩＤタグを用いることにより物品の破棄、持ち出しを検出し、管理している。
特許文献３記載の発明では、用紙分別装置において、使用済みの用紙が再利用に適切がどうかを判定基準に含めて用紙のサイズ毎に自動的に分別し、不適切なものについては裁断処理をして機密漏れやプリンタ等のトラブルを回避している。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献２に記載された発明では、ＩＤタグを用いて物品のライフサイクルを把握しようとしているが、印刷された紙文書に適用するにはコストがかかりすぎる。
ＩＤタグ等を用いずに、安価にこの問題を解決するためには、紙文書のコピー状況を把握することが必要であり、そのためには、コピー（印刷）を実施したことを把握すること、破棄したことを把握すること、およびそれらの状態を記憶しておくことが必要となる。
そこで、本発明の目的は、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる画像形成装置、文書管理装置、シュレッダおよび文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明では、画像スキャナからの入力データまたはネットワーク接続されるホストコンピュータからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置であって、前記入力データに、コピー管理が必要か否かを示すフラグ情報と原本を識別するための識別子とが含まれているか否かを判断する識別子判断手段を備え、この識別子判断手段の判断により、識別子が含まれていた場合には、それらを抽出することが可能であり、コピー管理が必要というフラグが立っているときには、前記画像スキャナによって読み取り可能なデータとして、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子とを織り込んで画像形成を行うことを特徴とする。
請求項２記載の発明では、請求項１記載の画像形成装置に対し、画像形成データを入力データとして画像形成を依頼する文書作成装置であって、画像形成装置に入力する入力データに、コピー管理が必要か否かを示すフラグ情報と、原本を識別するための識別子とを付与する付与手段を備えたことを特徴とする。
請求項３記載の発明では、請求項１記載の発明において、入力データを解析し、原本を識別するための識別子を抽出する識別子抽出手段を備え、この識別子抽出手段で原本を識別するための識別子を抽出したときは、当該入力データの画像を基に画像形成を行う際に、形成する画像に原本を識別するための識別子と画像形成ページ固有の識別子とを織り込むことを特徴とする。
【０００６】
請求項４記載の発明では、請求項１または請求項３記載の発明において、操作パネルと、画像スキャナにて画像を読み取った結果から画像形成を行う場合には、前記操作パネルから、コピー管理が必要かどうかの指示を受ける指示受領手段を備え、前記指示受領手段により、コピー管理を行う指示を受領したときには、コピー管理が必要であるというフラグ情報と原本を識別するための識別子とを画像スキャナからの入力データに付与することを特徴とする。
請求項５記載の発明では、請求項１、請求項３または請請求項４記載の発明において、入力データから抽出した原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子とを、各ページの画像形成の際に所定のホストにネットワーク経由で送信する送信手段を備えたことを特徴とする。
請求項６記載の発明では、画像スキャナおよびネットワーク通信機能を備えたシュレッダにおいて、画像スキャナの入力データを解析し、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子を抽出し、所定のホストに送信する送信機能を備えたことを特徴とする。
【０００７】
請求項７記載の発明では、請求項１、請求項３、請求項４または請求項５記載の画像形成装置から受信した、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子の情報と、請求項６記載のシュレッダから受信した、原本を識別するための識別子と、画像形成ページ固有の識別子の情報と、それら受信時の履歴情報とを文書管理装置が記録することを特徴とする。
請求項８記載の発明では、請求項１、請求項３、請求項４または請求項５記載の画像形成装置または請求項２記載の文書作成装置において、文書管理システムが、新規に原本を識別するための識別子を作成する度に、請求項７記載の文書管理装置にネットワークを介して問い合わせを行い、問い合わせを受けた文書管理装置は、所定の識別子を発行することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
請求項１記載の発明では、画像形成装置により形成される画像には、画像スキャナを有する装置により読み取り可能な文書管理情報が含まれるため、画像スキャナを有するシュレッダにて文書破棄を把握でき、また、画像スキャナを有するコピアにて文書複製を把握することが可能となる。
請求項２記載の発明では、文書作成装置により作成される画像データには、画像形成装置で解読可能な文書管理情報が含まれており、請求項１の画像形成装置で形成された紙文書にも同様の文書管理情報を埋め込むことが可能となる。
請求項３記載の発明では、画像形成装置は、請求項１の画像形成装置により形成された画像に埋め込まれた文書管理情報を読み取ることができ、文書複製を把握することができる。
請求項４記載の発明では、画像形成装置は、文書管理を行う、行わないの選択をすることができるため、利便性が向上する。
請求項５記載の発明では、画像形成装置は、コピー（印刷）時の文書管理情報を文書管理装置に送信することができるため、文書管理装置にてコピー状況を把握することが可能となる。
【０００９】
請求項６記載の発明では、シュレッダは、請求項１または請求項３記載の画像形成装置により形成された文書に埋め込まれた文書管理情報を読み取ることができ、また、文書破棄時の文書管理情報を文書管理装置に送信することができるため、文書管理装置にて破棄状況を把握することが可能となる。
請求項７記載の発明では、文書管理装置により、コピー状況、破棄状況が把握できるため、文書のライフサイクルを把握することが可能となる。
請求項８記載の発明では、各装置により、原本を一意に識別できるようになるため、原本毎の文書状況を把握することが可能となる。また、この文書管理システムにより、紙文書のライフサイクルを把握することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の好適な実施の形態を図１ないし図１５を参照して、詳細に説明する。
図１は、本実施例に係る文書管理装置が適用される例を示した図である。この図に示すように、１台以上の文書作成装置２４、２６、２８、１台以上の画像形成装置２２、１台以上のシュレッダ２０、１台の文書管理装置１０がネットワーク（ＬＡＮ）３０で互いに通信可能に接続されている。ネットワーク通信は暗号化し、通信内容を盗聴されないようにしておくことが望ましい。
図２は、文書管理装置内の文書管理データの更新状態を示した図である。図２のように更新されていくことで、コピー文書の状態を把握することが可能となる。
【００１１】
次に、本発明の実施例を具体的に説明する。
第１の実施例では（請求項２、８記載の文書作成装置に相当）、文書作成用ソフトウェアが動作し、作成した電子文書を画像形成装置２２で画像形成可能なデータに変換し、画像形成装置２２に送信するプリンタドライバが動作するＰＣ（パーソナルコンピュータ）が考えられる。
画像形成装置２２は、ユーザが電子文書の作成／閲覧アプリケーションから印刷を実行すると、もしコピー管理が必要な文書を印刷しようとする場合には、ネットワーク通信により文書管理装置１０に原本識別子の発行を依頼し、その応答にて原本識別子を取得する。取得した識別子とコピー管理が必要であるという情報を画像形成装置２２への印刷データに付与し、画像形成装置２２へ送信する。コピー管理が必要でない場合には、コピー管理が不要という情報を印刷データに付与し、画像形成装置２２へ送信するようにする。
【００１２】
ここで、コピー管理するか否かの判定は、紙文書の管理を徹底するという意味では、デフォルトの設定としてコピー管理することにし、ユーザが必要な場合にのみコピー管理しないという設定に変更可能にすることが望ましい。他にも、印刷実行の度にユーザに問い合わせ画面にて選択させるという方法も可能である。
また、印刷データはヘッダ部分にメタ情報が記録される形式となっており、原本識別子やコピー管理要否の情報は、そこに付与されるものとする。
文書作成装置からコピー管理する電子文書を印刷する際の処理手順を図３のフローチャートを参照して説明する。なお、この動作は前記プリンタドライバにより実現できる。
まず、印刷を実行し、コピー管理設定を取得する（ステップ１０）。そして、コピー管理する場合は（ステップ１１；Ｙ）、原本識別子を取得し（ステップ１２）、コピー管理する印刷データを作成する（ステップ１３）。一方、コピー管理しない場合は（ステップ１１；Ｎ）、コピー管理しない印刷データを作成する（ステップ１４）。そして、印刷データを送信する（ステップ１５）。
【００１３】
次に、第２の実施例を説明する（請求項１、３、４、５、８記載の画像形成装置に装置相当）。
例として、文書作成装置（ＰＣ）からの印刷データを印刷可能であり、また、スキャナで読み取った画像を印刷可能なＭＦＰ（コピア／プリンタ／ＦＡＸ／スキャナ複合機）が考えられる。
ＭＦＰは、ＣＰＵ（中央演算処理装置）、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）を搭載しており、スキャナで読み取った画像をＲＡＭ上に保存しＣＰＵにてデータ処理可能であり、ＲＡＭ上に展開された画像データを印刷可能である。ＲＯＭには、ＭＦＰを制御するファームウェアが記録されている。
【００１４】
画像形成装置（ＭＦＰ）２２は、文書作成装置２４からの印刷データを受信すると、印刷データに付与されているコピー管理が必要かどうかの情報を参照し、必要な場合には印刷データに付与されている原本識別子をＲＡＭ上に保存しておき、１ページずつ印刷する度に、原本識別子に関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。
ページ識別子はページ番号とするのが簡単である。また、印刷の際には原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。情報の埋め込みには、各識別子情報を簡単に読み取られてしまう可能性の低い電子透かしの技術を用いることが望ましいが、所定箇所にバーコードで印字するという方法などでも実現可能である。
スキャナで読み取った際に、原本識別子およびページ識別子を読み取ることが可能であれば、どのような方法でも可能である。
【００１５】
文書管理装置からの印刷データを印刷する際の画像形成装置の処理手順を図４のフローチャートを参照して説明する。
まず、印刷データ受信し、ヘッダ情報を解析する（ステップ２０）。そして、コピー管理する場合（ステップ２１；Ｙ）、ページ識別子を生成し（ステップ２２）、コピー管理する画像を展開する（ステップ２３）。一方コピー管理しない場合（ステップ２１；Ｎ）、コピー管理しない画像を展開する（ステップ２４）。
そして、印刷動作を実行し（ステップ２５）、さらにコピー管理する場合は（ステップ２６；Ｙ）、文書管理装置１０へ各識別子を送信し（ステップ２７）、全ページ印刷が終了したら（ステップ２８；Ｙ）、処理を終了する。
【００１６】
次に、第３の実施例として、スキャナを用いてコピーを実行する場合の処理を説明する。
もしコピー管理が必要な文書を印刷しようとする場合には、ネットワーク通信により文書管理装置１０に原本識別子の発行を依頼し、その応答にて原本識別子を取得する。
取得した識別子とコピー管理が必要であるという情報を記憶しておき、１ページずつ印刷する度に原本識別子と関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。
【００１７】
ページ識別子の生成規則は原本識別子にページ番号を付与したものが簡単である。また、印刷の際に印刷データに原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。ここで、コピー管理するか否かの判定は、紙文書の管理を徹底するという意味では、デフォルトの設定としてコピー管理することにし、ユーザが必要な場合にのみコピー管理しないという設定に変更可能にすることが望ましい。
他にも、印刷実行の度にユーザに問い合わせ画面にて選択させるという方法も考えられる。これらの設定はＭＦＰの操作部から行うことが可能である。
【００１８】
次に、この第３の実施例の処理手順を図５のフローチャートを参照して説明する。
まず、画像を読み取り（ステップ３０）、画像解析を行う（ステップ３１）。その結果、各識別子がある場合は（ステップ３２；Ｙ）、コピー管理する画像を展開し（ステップ３８）、文書管理装置１０へ各識別子を送信する（ステップ３９）。一方、各識別子がない場合は（ステップ３２；Ｎ）、コピー管理設定を取得し（ステップ３３）、コピー管理する場合は（ステップ３４；Ｙ）、原本識別子を取得し（ステップ３５）、ページ識別子を生成する（ステップ３６）。そして、コピー管理する画像を展開し（ステップ３８）、文書管理装置１０へ各識別子を送信する（ステップ３９）。
一方、コピー管理しない場合は（ステップ３４；Ｎ）、コピー管理しない画像の展開を行う（ステップ３７）。
そして、全ページ印刷が終了すると（ステップ４０；Ｙ）、処理を終了する。
【００１９】
次に、シュレッダ２０の実施例を説明する。
画像スキャナを搭載したシュレッダ２０は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭを搭載しており、スキャナで読み取った画像をＲＡＭ上に保存しＣＰＵにてデータ処理可能である。ＲＯＭにはシュレッダ２０を制御するファームウェアが記録されている。
まず、ユーザの指示により動作を開始すると、給紙トレイに積載されている印刷済み用紙をピックアップし、両面の画像を画像スキャナにより読み取り、ＲＡＭに読み取りデータを保存する。保存されたデータをＣＰＵにて解析し、表裏の各面において、原本識別子、ページ識別子が織り込まれていることを確認した場合、各原本識別子とページ識別子とページ破棄時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置に送信する。
【００２０】
次に、この実施例の処理手順を図６のフローチャートを参照して説明する。
まず、用紙を搬送し（ステップ５０）、画像を読み取り（ステップ５１）、画像を解析する（ステップ５２）。その結果、各識別子がある場合（ステップ５３；Ｙ）、各識別子を文書管理装置１０に送信する（ステップ５４）。各識別子がない場合（ステップ５３；Ｎ）、次用紙に進み（ステップ５５）、次の用紙がない場合（ステップ５５；Ｎ）、粉砕して（ステップ５６）、処理を終了する。
【００２１】
次に、文書管理装置１０の実施例を説明する。
例として、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）などの不揮発性記憶媒体を搭載したＰＣ（パーソナルコンピュータ）が考えられる。不揮発性記録媒体に文書管理データを記録する。ＰＣを文書管理装置１０として動作させるサーバアプリケーションは、以下のように処理を行う。
文書作成装置１０もしくは画像形成装置２２から原本識別子の発行要求を受信すると、発行済みの識別子と重複しないように識別子を採番し、要求元へ返信する。次の採番予定の識別子は不揮発性記憶媒体に記録しておく。
この実施例の処理を図７のフローチャートを参照して説明する。
まず、原本識別子発行要求を受信すると（ステップ６０）、採番値を取得する（ステップ６１）。そして、文書管理データ検索を行い（ステップ６２）、使用済みか否かを判断する（ステップ６３）。使用済みの場合（ステップ６３；Ｙ）、採番値＋１を行い（ステップ６５）、使用済みでない場合（ステップ６３；Ｎ）、採番値＋１を次回採番値として保存する（ステップ６４）。そして、当該採番値を送信する（ステップ６６）。
【００２２】
次に、文書管理データの更新処理について説明する。
印刷時の原本識別子及びページ識別子を受信すると、まず、受信済みの原本識別子とページ識別子の組み合わせを検索する。該当する組み合わせがなかった場合には、新規に不揮発性記憶媒体の領域を確保し、原本識別子とページ識別子を記憶し、また、そのコピー数を１として記憶する。この例を図８に示してある。
そして、該当する組み合わせがあった場合には、そのコピー数を＋１する。この例を図９に示してある。
破棄時の原本識別子、ページ識別子を受信すると、受信済みの原本識別子とページ識別子の組み合わせを検索する。該当する組み合わせがあった場合には、そのコピー数を−１する。この例を図１０に示してある。
【００２３】
次に、文書管理データの更新処理の手順を図１１のフローチャートを参照して説明する。
まず、識別子情報を受信し（ステップ７０）、文書管理データを検索する（ステップ７１）。そして、登録済みか否かの判断を行い（ステップ７２）、登録済みでない場合（ステップ７２；Ｎ）、文書管理データに追加する（ステップ７４）。
一方、登録済みの場合（ステップ７２；Ｙ）、次に、シュレッダ２０からのデータか否かを判断する（ステップ７３）。その結果、シュレッダ２０からのデータでない場合は（ステップ７３；Ｎ）、コピー数＋１とし（ステップ７５）、シュレッダ２０からのデータの場合は（ステップ７３；Ｙ）、コピー数−１とする（ステップ７６）。
【００２４】
次に、認証機構を付与した実施例を説明する。
各装置に認証機能を持たせ、機能実行に認証を必要とすることで、文書破棄情報を偽装により破棄せずに文書を保持されるといったことを避けることができる。
また、認証情報として利用されるユーザＩＤ等を文書管理装置の文書管理データに記録することで、誰がコピーを作成（印刷）し、誰が破棄したかを記録に残すことができ、文書管理の有益な情報として利用できるようになる。
【００２５】
（文書作成装置の実施例）
文書作成装置は、前述の例に加えて、印刷データに、ユーザにより設定された認証情報を付与し、画像形成装置に送信する。また、文書作成装置は文書作成装置のユーザが設定可能な認証情報を、文書管理装置に送信するデータに付与して送信するものとする。
【００２６】
（画像形成装置の実施例）
文書作成装置からの印刷データを印刷する場合、画像形成装置２２は、前述の例に加えて、印刷のための認証機能を具備し、印刷データに付加された認証情報に対して認証可能な場合のみ画像形成を実行する。
認証方法はＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）認証やＬＤＡＰ認証など、広く普及している既存の認証方法を導入することで、認証情報管理の一元化が図れるため望ましい。勿論、各機器にアカウントを作成し、個別に認証処理を実施させる方法でも実現可能である。
また、画像形成装置から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
【００２７】
また、画像スキャナによりコピー印刷を行う場合も同様である。この画像形成装置２２は操作部を有し、操作部から認証情報を入力し、認証できた場合のみ画像形成装置２２を操作可能であるものとする。画像形成装置２２から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、画像形成装置使用のための認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
さらに、画像形成装置２２は、装置の管理者が設定可能な認証情報を不揮発性メモリに記録することが可能であり、文書管理装置１０に送信するデータには画像形成装置の認証情報も付与して送信するものとする。
【００２８】
（シュレッダの実施例）
このシュレッダ２０は操作部を有し、操作部から認証情報を入力して認証できた場合のみ、シュレッダ２０を操作可能であるものとする。シュレッダ２０から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、シュレッダ２０使用のための認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
シュレッダ２０は、管理者が設定可能な認証情報を不揮発性メモリに記録することが可能であり、文書管理装置１０に送信するデータにはシュレッダ２０の認証情報も付与して送信するものとする。
【００２９】
（文書管理装置の実施例）
前述の例に加えて、全ての受信データに対し、付与されているはずの認証情報が認証可能な場合にのみ処理を継続する。
画像形成装置からの各識別子情報＋ユーザ情報を受け取ると、文書管理データにユーザ情報も図１２のように最終印刷者情報として記録する。
そして、シュレッダ２０からの各識別子情報＋ユーザ情報を受け取ると、文書管理データにユーザ情報も図１３のように最終破棄者として記録する。
【００３０】
次に、日時情報を用いた実施例を説明する。
前述の２つの例に加えて、文書管理装置２０は計時手段を備えているものとする。文書管理装置２０にて画像形成装置２２やシュレッダ２０から各識別子情報を受信した際の日時情報を保存しておくと、文書管理上有益な情報として活用できる。この例を図１４に示してある。
さらに望ましくは、コピー数が０となった場合には、破棄が完了したものとみなし、そのときから所定の期間が経過したら、記憶領域から原本識別子、ページ識別子及びそれらに対応する情報全てを削除することで、記憶領域を有効活用でき、また破棄未完了の文書検索も容易にすることができる。
この処理は定期的に実施してもよいし、文書破棄がなされたタイミング、すなわち、シュレッダ２０からの情報を受信したタイミングで実施してもよい。
【００３１】
図１５は、定期的にデータ整理を実施する場合の処理手順を示したフローチャートである。
データ整理時期となると、文書管理データを検索し（ステップ８１）、コピー数０かつ現在時刻−最終破棄時刻＞所定期間を満たすページがあるか否かを判断する（ステップ８２）。その結果、該当するページがあった場合（ステップ８２；Ｙ）、該当ページデータを削除する（ステップ８３）。
【００３２】
次に、印刷済み用紙の処分先を一元化した実施例を説明する。
上記説明した実施例では、管理対象の印刷済み用紙は必ずシュレッダ２０にて破棄することを想定している。しかし、管理対象のみシュレッダ２０に破棄し、他のものはリサイクルボックスに破棄するような運用では利用者に分別の負荷がかかり、運用ルールが厳守されない可能性がある。
このような問題に対し、既存の技術として、印刷済み用紙を画像スキャナにて読み取り、その結果に応じてシュレッダ２０にて破棄したり、裏面を再利用するためのトレイへと収納したりする用紙分別装置や、用紙分別装置と一体化した画像形成装置が提案されている。
前述の例のＭＦＰ２２やシュレッダ２０のかわりに、これら用紙分別装置や画像処理装置を用いることで、全ての印刷済み用紙は、この装置にて破棄する運用が可能となり、ユーザは単純なルールに従うだけなので、運用ルールが守られる可能性が高くなる。
また、画像形成装置と一体化した用紙分別装置では、画像スキャナ、各識別子を読み取るための画像解析部や、ネットワーク経由の通信部も共通化でき、コスト面での優位性が得られる。
これらの機器を適用する場合には、管理対象の文書が破棄される場合に、文書管理装置に前述の各識別子データ（やユーザ情報）を送信すればよい。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本実施例の全体の構成を示したブロック図である。
【図２】文書管理データの例を示した図である。
【図３】文書作成装置の動作の処理手順を示したフローチャートである。
【図４】ＰＣからの印刷データを印刷する場合の処理手順を示したフローチャートである。
【図５】スキャンしてコピーする場合の処理手順を示したフローチャートである。
【図６】シュレッダの動作の処理手順を示したフローチャートである。
【図７】原本識別子の採番の処理手順を示したフローチャートである。
【図８】新規登録を示した図である。
【図９】既存ページの追加を示した図である。
【図１０】ページ破棄を示した図である。
【図１１】文書管理データの更新の処理手順を示したフローチャートである。
【図１２】最終印刷者の更新を示した図である。
【図１３】最終破棄者の更新を示した図である。
【図１４】時刻保存の一例を示した図である。
【図１５】定期的にデータを整理する際の処理手順を示したフローチャートである
【符号の説明】
【００３４】
１０  文書管理装置
２０  シュレッダ
２２  画像形成装置
２４  文書作成装置１
２６  文書作成装置２
３０  ＬＡＮ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
2007251850.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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