(57)【要約】【課題】自身にＬＡＮ接続されている端末装置以外のＬＡＮに接続されている端末装置との間で共有文書を共有可能にする。【解決手段】それぞれにＰＣ２がＬＡＮで接続された複数のＭＦＰ１をＬＡＮとは異なるネットワーク、たとえばインターネットＩＮで相互に接続する。そして、各ＭＦＰ１に記憶されており、各ＭＦＰ１にＬＡＮで接続されたＰＣ２間で共有される共有文書ファイルを、ＭＦＰ１間のインターネットＩＮを介した通信により他のＭＦＰ１に記憶させることにより、共有文書ファイルを記憶した各ＭＦＰにＬＡＮで接続されたＰＣ２で共有することを可能にする。【選択図】図２
2007325121.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
それぞれに端末装置が第１のネットワークで接続された複数の文書管理装置を第２のネットワークで相互に接続した文書管理システムにおいて、
各文書管理装置に記憶されており、各文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置間で共有される共有文書ファイルを、文書管理装置間の通信により他の文書管理装置に記憶させることにより、前記共有文書ファイルを記憶した各文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置で共有することを可能にしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書ファイルを記憶する記憶手段を備え、該記憶手段に記憶された文書ファイルを第１のネットワークで接続された複数の端末装置の全て又は指定された一部により共有する文書共有機能を有する複数の文書管理装置を第２のネットワークで相互に接続した文書管理システムであって、
各文書管理装置は、
前記記憶手段に記憶された文書ファイルを共有すべき端末装置及び当該端末装置が他の文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置である場合に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置を指定する共有先指定手段と、
他の文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置が前記共有先指定手段により指定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書ファイルを、指定された端末装置を特定する情報と共に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置へ送信する手段と
を備え、
文書ファイルと該文書ファイルを共有すべき端末装置を特定する情報とを他の文書管理装置から受信した場合に、受信した文書ファイルを前記記憶手段に記憶させると共に、受信した端末装置を特定する情報に従って前記記憶手段に記憶させた文書ファイルを前記文書共有機能により共有される文書ファイルとして扱うようにしたこと
を特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
文書ファイルを記憶する記憶手段を備え、該記憶手段に記憶された文書ファイルを第１のネットワークで接続された複数の端末装置の全て又は指定された一部により共有する文書共有機能を有し、第２のネットワークで他の複数の文書管理装置と相互に接続された文書管理装置において、
前記記憶手段に記憶された文書ファイルを共有すべき端末装置及び当該端末装置が他の文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置である場合に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置を指定する共有先指定手段と、
他の文書管理装置にローカルネットワークで接続された端末装置が前記共有先指定手段により指定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書ファイルを、指定された端末装置を特定する情報と共に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置へ送信する手段と
を備え、
文書ファイルと該文書ファイルを共有すべき端末装置を特定する情報とを他の文書管理装置から受信した場合に、受信した文書ファイルを前記記憶手段に記憶させると共に、受信した端末装置を特定する情報に従って前記記憶手段に記憶させた文書ファイルを前記文書共有機能により共有される文書ファイルとして扱うようにしたこと
を特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システム、具体的には、多数の文書ファイルを蓄積しており、これらの文書ファイルを外部のパーソナルコンピュータ等の端末装置から閲覧したり、ダウンロードしたり、プリント処理したりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置を複数接続した文書管理システムに関する。また本発明はそのような文書管理システムを構成する個々の文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像処理装置として、用紙にハードコピーされた画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを端末装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信線等を介して端末装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び端末装置から取得した画像データ等を記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。
【０００３】
また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び端末装置から取得した画像データ等を文書ファイルとして記憶手段に記憶させておき、記憶させてある文書ファイルのデータを必要に応じて記憶手段から読み出して用紙へプリント処理したり、端末に接続されたコンピュータ等の装置へ送信したりする構成を採ることにより、画像データで構成される文書ファイルのファイルサーバ、即ち文書管理装置としての機能を有するものもある。このようなファイルサーバとしての機能を有するＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なった画像データを再利用することが可能になるので、文書ファイルを必要に応じて即座に出力させることができると共に、文書ファイルを共有文書として複数のユーザで共用する文書共有機能を利用することが可能になる。
【０００４】
ところで、上述した複数のユーザで共有することが可能な文書共有機能で利用可能な共有文書の文書ファイルとしては、回覧用、掲示板用、処理依頼用等の文書ファイルがある。回覧用の文書ファイルとは、指定されたユーザ間において共有される文書ファイルを所定の順序で各ユーザに回覧させる回覧板機能に使用される文書ファイルである。また掲示板用の文書ファイルとは、文書管理装置を利用可能な全てのユーザが文書管理装置にアクセスすることによって自由に閲覧することが可能な掲示板機能に使用される文書ファイルである。更に、依頼処理用の文書ファイルとは、あるユーザから他のユーザへ何らかの処理、たとえばワークフローに従って順次的に書類の処理を依頼するための依頼処理機能に使用される文書ファイルである。但しこの依頼処理用の文書ファイルは、依頼側のユーザと依頼先のユーザとの間でのみ共有される。
【０００５】
なお、共有文書の一種である回覧板用文書を使用する機能を備えた装置としては、以下の特許文献１に示すものがある。
【特許文献１】特開２００２−５１０７０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、従来の文書管理装置では、一つの文書管理装置に接続されている端末装置間でのみ上述したような共有文書の利用が可能であった。その理由は以下の通りである。た
とえば、ある程度以上の規模の組織体（企業、役所等）では支社、支所等のそれぞれに文書管理装置が設置されており、それぞれの文書管理装置に複数のパーソナルコンピュータ等の端末装置がＬＡＮ等のローカルネットワークで接続された構成が採られていた。従って、ローカルネットワークで接続された端末装置から文書管理装置へのアクセスは、ログインに際してパスワード等が必要ではあっても、物理的には通信回線が直結されている状態である。
【０００７】
しかし、複数の文書管理装置間は一般的には広域ネットワークであるインターネット等で接続される。このため、個々の文書管理装置にローカルネットワークで接続されている端末装置は自身が接続されている文書管理装置以外の文書管理装置にアクセスする場合にはローカルネットワーク外へのアクセスを行なう必要が生じる。従って、ある文書管理装置に記憶されている共有文書を他の文書管理装置にローカルネットワークで接続されている端末装置でも共有することは技術的には可能ではあるが、複数の文書管理装置間での広域ネットワークを介した通信が頻発することになるので、トラフィックの面でも、セキュリティの面でも負担が大きくなり、好ましいとは言い難い。
【０００８】
また、事業体によっては、セキュリティを考慮して、文書管理装置に接続している端末装置からは外部のインターネット等へのアクセスを禁じている場合もある。更に、前述したような共有文書は地域的に限定された内容である場合が多いため、文書管理装置間での文書ファイルの共有に関してはさほど重要視されていなかったという事情もあった。
【０００９】
本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、トラフィック、セキュリティ等の面で可及的に負担を少なくして複数の文書管理装置間で同一の文書ファイルを共有文書として利用可能にした文書管理システム及びそのようなシステムを構成する文書管理装置の提供を主たる目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る文書管理システムは、それぞれに端末装置が第１のネットワークで接続された複数の文書管理装置を第２のネットワークで相互に接続した文書管理システムにおいて、各文書管理装置に記憶されており、各文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置間で共有される共有文書ファイルを、文書管理装置間の通信により他の文書管理装置に記憶させることにより、前記共有文書ファイルを記憶した各文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置で共有することを可能にしたことを特徴とする。
【００１１】
上述のような本発明に係る文書管理システムでは、各文書管理装置に記憶されており、各文書管理装置にローカルネットワークである第１のネットワークで接続された端末装置間で共有される共有文書ファイルが、文書管理装置間の通信により他の文書管理装置に記憶される。
【００１２】
また本発明に係る文書管理システムは、文書ファイルを記憶する記憶手段を備え、該記憶手段に記憶された文書ファイルを第１のネットワークで接続された複数の端末装置の全て又は指定された一部により共有する文書共有機能を有する複数の文書管理装置を第２のネットワークで相互に接続した文書管理システムであって、各文書管理装置は、前記記憶手段に記憶された文書ファイルを共有すべき端末装置及び当該端末装置が他の文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置である場合に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置を指定する共有先指定手段と、他の文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置が前記共有先指定手段により指定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書ファイルを、指定された端末装置を特定する情報と共に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置へ送信する手
段とを備え、文書ファイルと該文書ファイルを共有すべき端末装置を特定する情報とを他の文書管理装置から受信した場合に、受信した文書ファイルを前記記憶手段に記憶させると共に、受信した端末装置を特定する情報に従って前記記憶手段に記憶させた文書ファイルを前記文書共有機能により共有される文書ファイルとして扱うようにしたことを特徴とする。
【００１３】
上述のような本発明の文書管理システムでは、各文書管理装置において、記憶手段に記憶された文書ファイルを共有すべき端末装置及び当該端末装置が他の文書管理装置に第１のネットワークであるローカルネットワークで接続された端末装置である場合に当該端末装置がローカルネットワークで接続された文書管理装置が指定され、他の文書管理装置に第１のネットワークで接続された端末装置が指定された場合に、記憶手段に記憶された文書ファイルが、指定された端末装置を特定する情報と共に当該端末装置が第１のネットワークで接続された文書管理装置へ送信される。一方、文書ファイルとこの文書ファイルを共有すべき端末装置を特定する情報とを他の文書管理装置から受信した場合は、受信した文書ファイルが記憶手段に記憶され、また受信した端末装置を特定する情報に従って記憶手段に記憶させた文書ファイルが文書共有機能により共有される。
【００１４】
更に本発明に係る文書管理装置は、文書ファイルを記憶する記憶手段を備え、該記憶手段に記憶された文書ファイルを第１のネットワークで接続された複数の端末装置の全て又は指定された一部により共有する文書共有機能を有し、第２のネットワークで他の複数の文書管理装置と相互に接続された文書管理装置において、前記記憶手段に記憶された文書ファイルを共有すべき端末装置及び当該端末装置が他の文書管理装置に前記第１のネットワークで接続された端末装置である場合に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置を指定する共有先指定手段と、他の文書管理装置にローカルネットワークで接続された端末装置が前記共有先指定手段により指定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書ファイルを、指定された端末装置を特定する情報と共に当該端末装置が前記第１のネットワークで接続された文書管理装置へ送信する手段とを備え、文書ファイルと該文書ファイルを共有すべき端末装置を特定する情報とを他の文書管理装置から受信した場合に、受信した文書ファイルを前記記憶手段に記憶させると共に、受信した端末装置を特定する情報に従って前記記憶手段に記憶させた文書ファイルを前記文書共有機能により共有される文書ファイルとして扱うようにしたことを特徴とする。
【００１５】
以上のような本発明に係る文書管理装置では、記憶手段に記憶された文書ファイルを共有すべき端末装置及び当該端末装置が他の文書管理装置にローカルネットワークである第１のネットワークで接続された端末装置である場合に当該端末装置が第１のネットワークで接続された文書管理装置が指定され、他の文書管理装置に第１のネットワークで接続された端末装置が指定された場合に、記憶手段に記憶された文書ファイルが、指定された端末装置を特定する情報と共に当該端末装置が第１のネットワークで接続された文書管理装置へ送信される。一方、文書ファイルとこの文書ファイルを共有すべき端末装置を特定する情報とを他の文書管理装置から受信した場合は、受信した文書ファイルが記憶手段に記憶され、また受信した端末装置を特定する情報に従って記憶手段に記憶させた文書ファイルが文書共有機能により共有される。
【発明の効果】
【００１６】
本発明に係る文書管理システムによれば、共有文書ファイルを記憶した各文書管理装置に第１のネットワークであるローカルネットワークで接続された端末装置で、当該共有文書ファイルを共有することが可能になる。
【００１７】
更に、本発明に係る文書管理装置によれば、共有文書ファイルを他の文書管理装置に記憶させることにより、その文書管理装置に第１のネットワークであるローカルネットワー
クで接続された端末装置との間で当該共有文書ファイルを共有することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下に、本発明に係る文書管理装置の一実施の形態をＭＦＰに適用した場合について、図面を参照して詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰを複数（図示例では参照符号１-1と１-2との２台）接続した文書管理システムのネットワーク構成例を示す模式図である。
【００１９】
図１において、参照符号１（１-1及び１-2) は本発明の文書管理装置であるＭＦＰを示している。以下、主として参照符号１-1が付されたＭＦＰについて説明する。
【００２０】
ＭＦＰ１-1には、ローカルネットワーク（第１のネットワーク）であるＬＡＮ（Local Area Network）を介して端末装置である複数のコンピュータ（以下、ＰＣという）２が接続されている。また、ＭＦＰ１-1は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４等とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。従って、ＭＦＰ１-1は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と通信可能である。
【００２１】
更に、ＭＦＰ１-1はＬＡＮを介して広域ネットワーク（第２のネットワーク）であるインターネットＩＮにも接続している。そしてこのインターネットＩＮにはＭＦＰ１-1と同一の機能を有し、ＭＦＰ１-1と共に本発明に係る文書管理システムを構成する多数のＭＦＰが接続されている。但し、図１にはＭＦＰ１-1の他にもう一台のＭＦＰ１-2のみを示している。従って、図１には示されていないが、ＭＦＰ１-1にインターネットＩＮを介して接続されているＭＦＰ１-2 及び他のＭＦＰにもＭＦＰ１-1と同様に、複数の端末装置としてのＰＣ２がＬＡＮ接続されている。また、図１には示されていないが、各ＭＦＰ１-1, １-2に接続するＬＡＮがインターネットＩＮと接続する部分にはファイアウォール機能を有するゲートウェイ、ルータ等が介在している。
【００２２】
従って、たとえばＭＦＰ１-1にＬＡＮ接続しているＰＣ２のユーザがインターネットＩＮを介してＰＣ２からＭＦＰ１-2にアクセスすること自体は勿論可能であるが、ＰＣ２のユーザはＭＦＰ１-2のＩＰアドレスを知っている必要がある。また、ＰＣ２のユーザがたとえＭＦＰ１-2のＩＰアドレスを知っていたとしても、企業等ではセキュリティ確保のために、ＰＣ２からＬＡＮを介してインターネットＩＮへの直接のアクセスを禁じている場合もあり得る。この場合には、たとえばＭＦＰ１-1にＬＡＮ接続しているＰＣ２からＭＦＰ１-2にＬＡＮ接続しているＰＣ２へ直接アクセスすることはできず、ＭＦＰ１-1及び１-2を介して文書ファイルの送受を行なう必要がある。
【００２３】
図２は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１-1の内部構成例を示すブロック図である。なお、図１に示されているＭＦＰ１-2及びインターネットＩＮに接続されている他のＭＦＰも全く同一構成であるので、その説明は省略する。
【００２４】
ＭＦＰ１-1は、ＣＰＵ（Central Processing Unit)又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、プリント部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２等と接続されている。
【００２５】
制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムとしては、ＭＦＰ１-1としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインターフェイス２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。
【００２６】
モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。
【００２７】
読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、図示されていない原稿載置台に載置された原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。
【００２８】
プリント部１７は、たとえば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの用紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択してハードコピーすることによりプリント処理する。
【００２９】
操作部１８は、ＭＦＰ１-1を直接操作するために、たとえばＭＦＰ１-1の図示しない原稿載置台に載置された原稿を直接ファクシミリ送信したりするような場合に必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えた操作パネルとして構成されている。表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１-1の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。なお、表示部１９をいわゆるタッチパネル方式の操作部とすることにより、操作部１８の全体、又は一部の機能を表示部１９で兼用するように構成することが出来る。
【００３０】
上述した構成により、ＭＦＰ１-1は、図示しない原稿載置台にユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２により通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する。
【００３１】
また、ＭＦＰ１-1は、図示しない原稿載置台に載置された原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データをプリント部１７で用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２から受信したデータに基づく画像をプリント部１７で用紙にハードコピーしてプリントするネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１-1は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮ
に接続されているＰＣ２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。
【００３２】
ところで、ＭＦＰ１-1は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２から受信した画像データが文書ファイルとして適宜登録されている。また、ＭＦＰ１-1は、上述したように、各種の画像データをユーザが再利用できるように文書ファイルとして蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに蓄積させておくことにより、ファイルサーバとしても機能する。
【００３３】
ＭＦＰ１-1はまた、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ、上述したような各機能により取得した文書ファイルを構成する画像データへのリンクを設定した複数のウェブページ、ＭＦＰ１-1をＰＣ２等の外部装置から操作するためのウェブページ等の種々のウェブページ２１ｃを記憶させている。これにより、ＭＦＰ１-1は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルの各ページ、即ち文書ファイルを構成する各画像データをウェブページ２１ｃ上からＰＣ２に提供するウェブサーバ装置としても動作すると共に、ＰＣ２等の端末装置に表示されたウェブページ上に入力された種々の指示に応じて文書ファイルを操作する文書管理装置としても動作する。
【００３４】
従って、ウェブブラウザを備えたＰＣ２において、図示しないＣＰＵがウェブブラウザを立ち上げて、ＭＦＰ１-1により提供されるウェブページ２１ｃを要求した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、ファイルＤＢ２１ａに記憶させてある文書ファイルをＰＣ２へ送信する。これにより、ＰＣ２におけるユーザは、ＬＡＮを介してＭＦＰ１-1から所望の文書ファイル、より具体的には文書ファイルの各ページである画像データを取得して閲覧することができる。
【００３５】
図３乃至図７は本発明に係るＭＦＰ１-1が提供するウェブページ２１ｃの画面構成例を示す模式図である。図３は、ＬＡＮを介してＭＦＰ１-1からウェブページ２１ｃが提供されるＰＣ２において、ユーザがログイン画面（図示せず）に従って、たとえばユーザＩＤ及びパスワード等を入力してログインした場合にＭＦＰ１-1から提供される初期画面の構成例を示している。
【００３６】
ＭＦＰ１-1は、各種の処理により取得した文書ファイルを、それぞれの文書ファイルの送信者又は送信先等に基づいて、ファイルＤＢ２１ａに設けられた共有フォルダ又は個人フォルダに記憶させている。共有フォルダは更に、掲示板フォルダ、送信フォルダ及び処理済フォルダに細分化されている。また個人フォルダは更に、受信フォルダ、送信フォルダ及び保存フォルダに細分化されている。従って、ＰＣ２に表示される画面には、図３に示すように、それぞれのフォルダ内の文書ファイルを閲覧する際に用いるために、共有フォルダの選択ボタンとしての掲示板ボタン３０ａ、送信ボックスボタン３０ｂ及び処理済ボックスボタン３０ｃと、個人フォルダの選択ボタンとしての受信ボックスボタン３１ａ、送信ボックスボタン３１ｂ及び保存ボックスボタン３１ｃとが表示される。
【００３７】
なお、図３に示す初期画面は、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａが選択された場合の表示画面である。この初期画面には上述した各ボタン３０ａ，３０ｂ, ３０ｃ, ３１ａ, ３１ｂ，３１ｃと、掲示板画面３２とが表示されている。掲示板画面３２には、現在ログイン中のユーザＩＤ及び当該掲示板画面３２の最終更新時間等が表示されると共に、掲示板上での閲覧が可能に設定されている各文書ファイルのファイル情報一覧３２ａが表示される。
【００３８】
また、ファイル情報一覧３２ａには、各文書ファイルの件名（ファイル名）、ページ数、送信元及び受信日時等が表示されている。ユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示されているチェックボックスをチェックして選択することにより、選択した文書ファイルの提供をＬＡＮを介してＭＦＰ１-1から受けることができる。即ち、ユーザは所望する文書ファイルを閲覧することができる。なお、ＭＦＰ１-1は、上述したような文書ファイルに関するファイル情報を、蓄積部２１に設定されたファイル情報ＤＢ２１ｄの所定領域に記憶させている。
【００３９】
図３においては、ＰＣ２のユーザは、件名が「ファクス文書１２」である文書ファイルを選択している。このようなユーザによる選択に従って、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、ファイルＤＢ２１ａから対応する文書ファイルを読み出し、ウェブページ２１ｃとしてＬＡＮを介してＰＣ２へ送信する。また、ＰＣ２は、ＭＦＰ１-1から受信した文書ファイルを、掲示板画面３２の下部に画像表示画面３３として表示させる。これにより、ユーザは、所望の文書ファイルを掲示板上で閲覧することができる。なお、その他のボタン３０ｂ，３０ｃ, ３１ａ, ３１ｂ，３１ｃがそれぞれ選択された場合も、図３に示す画面とほぼ同様の画面が表示される。但し、個人フォルダの各ボタン３１ａ，３１ｂ，３１ｃをユーザが選択した場合には、ログインした際のユーザＩＤに対応した、即ちそのユーザ用の文書ファイルに関するファイル情報一覧３２ａが表示される。
【００４０】
ＭＦＰ１-1において、ファイルＤＢ２１ａに設定された個人フォルダ内の受信フォルダ、送信フォルダ又は保存フォルダには、たとえば、予め設定された送信者から送信された文書ファイル、個人フォルダの所有者であるユーザ自身がＭＦＰ１-1を用いて送信した文書ファイル、ユーザ自身が保存しておくように設定した文書ファイル等がそれぞれ記憶されている。従って、各ＰＣ２のユーザは、ファイルＤＢ２１ａの自分用の個人フォルダに記憶させてある文書ファイルを適宜読み出し、各種の処理を行なうことができる。
【００４１】
図４は図３の状態において受信ボックスボタン３１ａが選択された場合に、ＭＦＰ１-1から提供されるウェブページ２１ｃに基づいてＰＣ２が表示する画面の構成例を示している。
【００４２】
図４に示すように、受信ボックス画面３４には、当該ユーザの個人フォルダ内の受信フォルダに格納されている文書ファイルのファイル情報一覧３４ａが表示されると共に、ファイル情報一覧３４ａから選択した文書ファイルに対して行なうべき処理をユーザが選択するためのプルダウンメニュー３４ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３４ｃが表示される。なお、プルダウンメニュー３４ｂは、「送信する」、「コピーする」、「移動する」、「プリントする」、「削除する」、「回覧する／掲示板に載せる」等の各処理を選択できるように構成されている。
【００４３】
このような受信ボックス画面３４に従って、ＰＣ２のユーザが、所望の文書ファイルを選択し、プルダウンメニュー３４ｂにおいて所望の処理を選択し、実行ボタン３４ｃをオンした場合、ＰＣ２のＣＰＵは、選択された処理に応じた信号をＬＡＮを介してＭＦＰ１-1へ送信する。ＭＦＰ１-1の制御部１０は、ＰＣ２から受信した信号に応じた処理を実行する。具体的には、ＰＣ２のユーザが、受信ボックス画面３４に従って、所望の文書ファイルを選択し、プルダウンメニュー３４ｂの「送信する」を選択した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、選択された文書ファイルをファクシミリ通信又はＬＡＮを介したデータ通信により、設定された送信先へ送信する。
【００４４】
また、ＰＣ２のユーザが、受信ボックス画面３４に従って、所望の文書ファイルを選択し、プルダウンメニュー３４ｂで「コピーする」を選択した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１
０は、選択された文書ファイルを設定されたフォルダにコピーする。同様に、ユーザが「移動する」を選択した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、選択された文書ファイルを設定されたフォルダに移動させる。更に、ＰＣ２のユーザが「プリントする」を選択した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、選択された文書ファイルを構成する画像データをファイルＤＢ２１ａから画像メモリ１６に読み出し、読み出した画像データをプリント部１７に与えることにより、用紙に記録させる。また、ユーザが「削除する」を選択した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、選択された文書ファイルをファイルＤＢ２１ａから削除する。
【００４５】
更に、ＰＣ２のユーザが「回覧する／掲示板に載せる」を選択した場合、ＭＦＰ１-1の制御部１０は、選択された文書ファイルを、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａを選択した場合に表示される掲示板画面３２（図３参照）から閲覧できるように設定する。具体的には、ユーザが受信ボックス画面３４においてプルダウンメニュー３４ｂから「回覧する／掲示板に載せる」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合、ＰＣ２から「回覧する／掲示板に載せる」に対応する信号を受信したＭＦＰ１-1の制御部１０は、図５に示すようなウェブページ２１ｃをＰＣ２へ送信する。このウェブページ２１ｃを受信したＰＣ２において、ユーザは、表示部（図示せず）に表示された回覧設定画面に従って、回覧設定に係る各種の項目を設定する。
【００４６】
図５は回覧設定画面の構成例を示す模式図である。ＭＦＰ１-1から図５に示すような回覧設定画面を示すウェブページ２１ｃを提供されたＰＣ２のユーザは、この回覧設定画面の指示に従って、選択した文書ファイルを回覧文書として回覧する際の回覧情報として、回覧文書を示す件名、回覧文書に関するコメントをそれぞれ入力し、回覧先のユーザ名を回覧順に選択する。
【００４７】
図５に示す回覧設定画面はＭＦＰ１-1が本社のＭＦＰであり、インターネットＩＮに接続するＭＦＰ１-2が第１支社のＭＦＰであり、インターネットＩＮに接続する図示しない他のＭＦＰが第２支社等のＭＦＰである場合を例示している。なお、図１には前述した如く第２支社以下のＭＦＰは図示を省略している。
【００４８】
図５に示すように、本社のＭＦＰ１-1にＬＡＮ接続されているＰＣ２ではデフォルトとして本社のＭＦＰ１-1に接続する各端末装置のユーザ名（ユーザ１、２…）がリスト表示される。従って、ＰＣ２のユーザは回覧先に指定したいユーザ名の表示部分を回覧順にたとえばマウスでクリックする等することにより選択する。なお、このようにして選択されたユーザ名の表示領域はたとえば反転表示、高輝度表示等の強調表示により識別可能な状態に変化する。
【００４９】
また、本社のＭＦＰ１-1にインターネットＩＮを介して接続されている他のＭＦＰ、たとえば第１支社のＭＦＰ１-2にＬＡＮ接続されているＰＣのユーザ名を選択することも可能である。図５に示されている例では、デフォルトとして選択されている本社のＭＦＰ名を意味する「本社」の表示領域が強調表示されている。しかし、ユーザが他のＭＦＰにＬＡＮ接続しているユーザ（のＰＣ２）を選択したい場合には「ＭＦＰを選択して下さい」と表示された部分の下側に表示されているＭＦＰの設置場所（以下、ＭＦＰの名称：ＭＦＰ名という）を示す表示部分をたとえばマウスでクリックする等することにより選択する。なお、このようにして選択されたＭＦＰ名の表示領域はそれまで選択されていたＭＦＰ名に代わって強調表示される。
【００５０】
図６は図５に示す状態においてＭＦＰ名が「第１支社」であるＭＦＰ１-2が選択された状態を示している。この例では、新たに選択されたＭＦＰ名である「第１支社」が強調表示されると共に、第１支社に設置されているＭＦＰ１-2にＬＡＮ接続している各ＰＣのユーザ名（ユーザ１１、１２…）がリスト表示されている。従ってＰＣ２のユーザは図６に
示すような画面から、自身のＰＣ２が接続しているＭＦＰ１-1とは異なる他のＭＦＰにＬＡＮ接続されているＰＣのユーザを選択することが可能になる。
【００５１】
なお、図５及び図６に示されている「選択表示結果」のボタンがオンされると、図７に示すように、その時点までに選択された「ユーザ名」が回覧順に表示されると共に、選択された「ユーザ名」が属するＭＦＰ名が表示される。ＰＣ２のユーザはこのような選択結果を参照することにより、更に選択したいユーザが存在する場合には「戻る」ボタンをオンする。「戻る」ボタンがオンされると、「選択結果表示」ボタンがオンされた時点の状態に表示状態が戻されるので、ＰＣ２のユーザは更に他の「ユーザ名」を選択することが可能である。
【００５２】
図８はＭＦＰ１-1のファイル情報ＤＢ２１ｄの登録内容の構成例を示す模式図である。ＭＦＰ１-1のファイル情報ＤＢ２１ｄには、回覧文書に設定された文書ファイルのファイル情報の他、ＰＣ２から受信した各データ、たとえば、回覧文書を示す件名、回覧文書の送信元のＭＦＰ名（図８に示す例では「本社」のＭＦＰ）及びそのＩＰアドレス、回覧文書に関するコメント、閲覧すべき回覧先のユーザ名、各ユーザ名が所属するＭＦＰ名（各ユーザが使用するＰＣ等の端末装置が接続されているＭＦＰ名）、各ユーザの閲覧状況（送信先への送信状況）等の文書管理ファイルが登録されている。但し、回覧先のユーザ名は回覧順に登録されている。
【００５３】
なお、ファイル情報ＤＢ２１ｄ中の回覧先のユーザ名に対応するＭＦＰ名は、図９（ａ）に示すような登録内容のＭＦＰテーブルに、それぞれのＩＰアドレスと対応して蓄積部２１の適宜の記憶領域に記憶させてある。また、ファイル情報ＤＢ２１ｄ中の回覧先ユーザ名は、図９（ｂ）に示すような登録内容のユーザテーブルにおいて、ユーザＩＤとユーザ名とを対応させて蓄積部２１の適宜の記憶領域に記憶させてある。但し、それぞれのＭＦＰのユーザテーブルにはそれぞれにＬＡＮ接続しているＰＣ２のユーザ名のみが記憶されている。従って、前述したように、たとえば本社のＭＦＰ１-1において第１支社のＭＦＰ１-2のユーザを指定する場合には、本社のＭＦＰ１-1からインターネットＩＮを介して第１支社のＭＦＰ１-2にアクセスしてそのユーザテーブルの内容を取得して本社のＭＦＰ１-1に接続しているＰＣ２側で表示させることにより、第１支社のＭＦＰ１-2のユーザを選択することを可能にしている。
【００５４】
但し、本発明の文書管理システムを構成する全てのＭＦＰに自身をも含めて全てのＭＦＰのユーザテーブルを予め記憶させておいてもよい。この場合には、その都度、あるＭＦＰから他のＭＦＰへアクセスする必要は無いが、定期的に、又はあるＭＦＰにおいてユーザテーブルの内容が更新された場合に、全てのＭＦＰが記憶している他のＭＦＰのユーザテーブルの内容を更新する必要がある。
【００５５】
ところで、図５〜図７に示すＰＣ２側に表示されるウェブページの画面により回覧先のユーザ名が選択され、図８に示すような文書管理ファイルがＭＦＰ１-1のファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されると、ＭＦＰ１-1は自身以外のＭＦＰのユーザが回覧先に指定されている場合は、回覧文書（の文書ファイル）及び自身のファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている文書管理ファイルを回覧先に指定されているユーザが属するＭＦＰへ送信する。従ってその場合には、本社のＭＦＰ１-1以外の各ＭＦＰ（第１支社、第２支社等）のファイルＤＢ２１ａにも、本社のＭＦＰ１-1のファイルＤＢ２１ａに登録されている回覧文書と同一の回覧文書が登録され、また同時に本社のＭＦＰ１-1以外の各ＭＦＰ（第１支社、第２支社等）のファイル情報ＤＢ２１ｄにも、本社のＭＦＰ１-1のファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている文書管理ファイルと同一の文書管理ファイルが登録される。
【００５６】
換言すれば、回覧文書のような共有文書を共有するユーザが他のＭＦＰのユーザである
場合には、回覧文書及びその文書管理ファイルが複数（少なくとも二つ）のＭＦＰに共有されることになる。但し、共有文書ではない文書及びその文書管理ファイルが複数のＭＦＰで共有されることはないし、たとえ共有文書であってもそれを共有すべきユーザが１台のＭＦＰにＬＡＮ接続しているＰＣ２のユーザのみである場合は、その文書及びその文書管理ファイルが複数のＭＦＰで共有されることはない。
【００５７】
以下に、上述のような構成の本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰを複数接続した文書管理システムの動作について、回覧元が本社のＭＦＰ１-1である場合の本社のＭＦＰ１-1が実行する回覧処理設定の手順を、図１０に示すフローチャートを参照して説明する。なお、図１０に示す処理手順はＭＦＰ１-1の制御部１０がＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムに従って実行する。
【００５８】
回覧文書の回覧先を指定する処理そのものは公知であるが、本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１-1では、自身にＬＡＮ接続しているＰＣ２から回覧処理の要求を受信すると（ステップＳ１１でＹＥＳ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は最初にＭＦＰ１-1に接続されている各ＰＣ２のユーザとして登録されているユーザ名のリスト（ユーザリスト）（図９（ｂ）に示したユーザテーブル）を回覧処理を要求したＰＣ２へ送信する（ステップＳ１３）。なお、他の処理が要求された場合（ステップＳ１１でＮＯ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は要求された処理を実行し（ステップＳ１２）、次の要求が与えられるまで待機する。
【００５９】
ＰＣ２側ではＭＦＰ１-1から送信されたユーザテーブルの内容に基づいてユーザリストが表示されるので、ユーザがユーザリストから回覧先に指定したいユーザ名を回覧順に選択する。但し、ＰＣ２のユーザが他のＭＦＰ、たとえば第１支社のＭＦＰ１-2等のユーザを回覧先に指定したい場合は前述したようにＭＦＰ名（具体的には、第１支社、第２支社等）を指定する。
【００６０】
このようにしてＭＦＰ名がＰＣ２側で指定された場合（ステップＳ１４でＹＥＳ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は指定されたＭＦＰ名に対応するＩＰアドレスを図９（ａ）に示すＭＦＰテーブルから読み出し、インターネットＩＮを介してアクセスすることにより、指定されたＭＦＰからそのＭＦＰが有する図９（ｂ）に示したＭＦＰ１-1のユーザテーブルと同様のユーザテーブルを読み出すことにより、そのＭＦＰに登録されているユーザ名のリストを取得する（ステップＳ１５）。このようにして取得された他のＭＦＰのユーザリストは回覧処理を要求しているＰＣ２へ送信され（ステップＳ１６）、それを受信したＰＣ２のディスプレイに表示される。この後、ＭＦＰ１-1の制御部１０は回覧処理の指示及び必要な情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ１７）。
【００６１】
なお、ステップＳ１４においてＭＦＰの指定が行なわれていないと判断された場合も（ステップＳ１４でＮＯ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は回覧処理の指示及び必要な情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ１７）。このステップＳ１７において回覧処理の指示及び必要な情報を受信していないと判断した場合（ステップＳ１７でＮＯ）、制御部１０はステップＳ１４へ処理を戻す。この場合には、一旦他のＭＦＰが指定された後であっても、ＭＦＰ１-1自身を再度指定することも可能になる。
【００６２】
従って、ＭＦＰ１-1のユーザリスト及び／又は他のＭＦＰのユーザリストからの回覧先の指定が完了するまでは、ＰＣ２のユーザは任意に回覧先ユーザの指定を反復することが可能である。やがて、ＰＣ２のユーザが回覧先の指定を完了すると、回覧処理の指示及び必要な情報がＰＣ２から送信されてくるので、ＭＦＰ１-1の制御部１０はそれらを受信する（ステップＳ１７でＹＥＳ）。この際に受信した種々の情報に基づいてＭＦＰ１-1の制御部１０は文書管理ファイル（この場合は回覧文書管理ファイル）を生成し（ステップＳ１８）、図８に示すようにファイル情報ＤＢ２１ｄに登録する（ステップＳ１９）。
【００６３】
回覧文書管理ファイルは、図８に示すように、「送信元ＩＰアドレス（この場合は本社のＭＦＰ１-1のＩＰアドレス）」、「送信元ＭＦＰ名（この場合は「本社」）」、「回覧者情報（この場合は回覧処理を要求したＰＣ２のユーザのユーザ情報）」、「回覧先情報（回覧先のユーザ名及びそのユーザが使用しているＭＦＰ名）」、「件名（回覧情報の名称）」、「コメント情報」を含む。なお、図８に示されている「回覧状況」とは個々の回覧先においてその回覧文書が閲覧されたか否かを示す情報であり、当初は全ての回覧先について「未読」が登録される。また、「回覧先情報」は回覧順に登録される。
【００６４】
以上のようにして回覧文書管理ファイルがファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されると、ＭＦＰ１-1の制御部１０はファイル情報ＤＢ２１ｄに登録された「回覧先情報」に基づいて回覧処理を開始する。図１１は上述のようにして本社のＭＦＰ１-1に対して回覧処理設定が行なわれた後に本社のＭＦＰ１-1が実行する回覧処理の手順を示すフローチャートである。なお、図１１に示す処理手順はＭＦＰ１-1の制御部１０がＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムに従って実行する。
【００６５】
まず、回覧元のＭＦＰである本社のＭＦＰ１-1はファイル情報ＤＢ２１ｄから「回覧先情報」の先頭のユーザ名及びＭＦＰ名を読み出し（ステップＳ２１）、ＭＦＰ名が他のＭＦＰ名、即ちこの場合は本社のＭＦＰ１-1以外であるか否かを調べる（ステップＳ２２）。回覧先のＭＦＰ名が他のＭＦＰではない場合、即ちこの場合は本社のＭＦＰ１-1である場合（ステップＳ２２でＮＯ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は後述するステップＳ２４へ処理を進める。しかし、回覧先のＭＦＰ名が他のＭＦＰである場合、即ちこの場合は本社のＭＦＰ１-1以外のＭＦＰである場合は（ステップＳ２２でＹＥＳ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は回覧文書として指定された文書ファイル（の画像データ）及び回覧文書管理ファイルをファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄからそれぞれ読み出し、回覧先のＭＦＰへ送信する（ステップＳ２３）。
【００６６】
以上のようにして本社のＭＦＰ１-1から回覧文書として指定された文書ファイル及び回覧文書管理ファイルが他のＭＦＰへ送信されると、送信先のＭＦＰでは「回覧先情報」で指定されているユーザ名でＰＣ２からログインした場合にのみ閲覧可能な回覧文書として処理される。
【００６７】
以上のような処理により、本社のＭＦＰ１-1以外のＭＦＰのユーザが回覧先として指定されている場合にはそのＭＦＰに、本社のＭＦＰ１-1と全く同一の文書ファイル（の画像データ）が回覧文書として登録され、また同時に全く同一の回覧文書管理ファイルが登録される。
【００６８】
そして、本社のＭＦＰ１-1以外のＭＦＰのユーザが回覧先として指定されている場合及び本社のＭＦＰ１-1のユーザが回覧先として指定されている場合のいずれにも、本社のＭＦＰ１-1の制御部１０は回覧先のユーザからの回答を受信するまで待機する（ステップＳ２４でＮＯ）。なお、回覧先から回覧文書に対して回答を行なう手順に付いては後述する。
【００６９】
回覧先から回答（回覧文書を閲覧した旨の回答）を受信すると（ステップＳ２４でＹＥＳ）、本社のＭＦＰ１-1の制御部１０はファイル情報ＤＢ２１ｄの「回覧状況」の回覧先のユーザに対応する情報を「未」から「済」に更新し（ステップＳ２５）、ファイル情報ＤＢ２１ｄの「回覧先情報」に次のユーザ名が登録されているか否かを判断する（ステップＳ２６）。
【００７０】
次のユーザ名が登録されている場合（ステップＳ２６でＹＥＳ）、本社のＭＦＰ１-1の制御部１０は次のユーザ名及びＭＦＰ名をファイル情報ＤＢ２１ｄから読み出し（ステッ
プＳ２７）、先のステップＳ２２へ処理を戻して上述同様の処理を反復する。一方、ステップＳ２６において次のユーザ名が登録されていないと判断された場合（ステップＳ２６でＮＯ）、この処理は終了する。この時点で、ファイル情報ＤＢ２１ｄの「回覧状況」は全て「済」になっている。
【００７１】
図１２は回覧文書をＰＣ２から閲覧する際の本社のＭＦＰ１-1による処理手順を示すフローチャートである。なお、図１２に示す処理手順は本社のＭＦＰ１-1の制御部１０がＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムに従って実行する。
【００７２】
たとえば、本社のＭＦＰ１-1に接続されているＰＣ２がＭＦＰ１-1にログインし、文書を指定して回覧文書の閲覧処理（回覧閲覧処理）の要求を行なうと、ＭＦＰ１-1の制御部１０はそれを受信し（ステップＳ３１でＹＥＳ）、指定された回覧文書を、より具体的にはその画像データを回覧文書の閲覧処理を要求したＰＣ２へ送信する（ステップＳ３３）。なお、他の処理が要求された場合（ステップＳ３１でＮＯ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は要求された処理を実行し（ステップＳ３２）、次の要求を受信するまで待機状態になる。
【００７３】
回覧閲覧処理が要求された場合、回覧文書の閲覧処理を要求したＰＣ２側ではＭＦＰ１-1から送信された回覧文書の画像データを表示するので、そのＰＣ２のユーザは回覧文書を閲覧することができる。そして、ＰＣ２のユーザが回覧文書を閲覧したことを確認する処理、たとえば電子署名の入力等の処理を行なうと、ＭＦＰ１-1の制御部１０はＰＣ２から確認処理データを受信する（ステップＳ３４）。ＭＦＰ１-1の制御部１０は確認処理データを受信するまで待機し（ステップＳ３４でＮＯ）、確認処理データを受信すると（ステップＳ３４でＹＥＳ）、たとえばファイルＤＢ２１ａに登録されている当該回覧文書に電子署名を入力した画像データを生成してＰＣ２へ送信する（ステップＳ３５）。以上により、回覧閲覧処理を要求したＰＣ２のユーザは自身が回覧文書を閲覧したことが確認されたことをＰＣ２に表示される画像で確認できる。
【００７４】
次に、ＭＦＰ１-1の制御部１０は自身のファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている文書管理ファイル（この場合は回覧文書管理ファイル）を更新する（ステップＳ３６）。特に、回覧文書の閲覧を要求したＰＣ２のユーザ名に対応する「回覧状況」の欄を「済」にする。この後、ＭＦＰ１-1の制御部は先に生成した画像データ及び回覧文書管理ファイルで自身のファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている回覧文書の確認画像データ及び回覧文書管理ファイルを更新登録する（ステップＳ３７）。
【００７５】
次に本社のＭＦＰ１-1の制御部１０は回覧文書の回覧元、即ちその回覧文書の回覧を指示したＰＣ２が接続するＭＦＰが自身ではなく他のＭＦＰであるか否かを、回覧文書管理ファイルに含まれる「回覧元情報」に基づいて判断する（ステップＳ３８）。たとえば回覧元が本社のＭＦＰ１-1であり、回覧文書閲覧処理の要求を行なったＰＣ２が本社のＭＦＰ１-1に接続している場合は回覧元は他のＭＦＰではないので（ステップＳ３８でＮＯ）、ＭＦＰ１-1の制御部１０は以上で処理を終了する。
【００７６】
しかし、たとえば回覧元が本社のＭＦＰ１-1であり、回覧文書閲覧処理の要求を行なったＰＣ２が第１支社のＭＦＰ１-2に接続している場合は回覧元は他のＭＦＰである（ステップＳ３８でＹＥＳ）。この場合、第１支社のＭＦＰ１-2の制御部１０は自身のファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている更新された回覧文書の確認画像データ及び回覧文書管理ファイルを回覧元のＭＦＰ（この場合は本社のＭＦＰ１-1）へ送信し（ステップＳ３９）、処理を終了する。
【００７７】
従って、前述したように、回覧元のＭＦＰでは、たとえば電子署名等が入力された回覧
文書の画像データと対応する回覧文書管理ファイルとを受信し、これらによって自身のファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている回覧文書の画像データ及び回覧文書管理ファイルを更新するので、回覧閲覧処理を行なった、より具体的には回覧文書を既に閲覧したユーザ名の「回覧状況」の欄に「済」を登録される。以上により、回覧元のＭＦＰでは、回覧文書の「回覧状況」、即ち回覧先として指定した各ユーザが閲覧したか否かを認識することが可能になる。また、回覧元のＭＦＰのファイルＤＢ２１ａに登録されている回覧文書の画像データは、回覧先の各ユーザの電子署名が順次入力された画像データに常時更新された状態になる。
【００７８】
上記の例では回覧文書について説明したが、掲示板文書の場合はＭＦＰにアクセス可能な全てのＰＣ２から閲覧可能である。従って、たとえば本社のＭＦＰ１-1にＬＡＮ接続するＰＣ２から、ＭＦＰ１-1のファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルを掲示板に登録した場合は、本社のＭＦＰ１-1にＬＡＮ接続されている各ＰＣ２からは自由に閲覧可能になる。更に、たとえば本社のＭＦＰ１-1にＬＡＮ接続するＰＣ２から、ＭＦＰ１-1のファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルを第１支社のＭＦＰ１-2の掲示板にも登録したい場合は、掲示板文書の画像データそのものと、掲示板文書であること及び掲示元のＭＦＰ及びユーザを示す情報（ＭＦＰ名及びユーザ名）とを含む文書管理ファイル（この場合は掲示板文書管理ファイル）とが掲示元のＭＦＰから指定されたＭＦＰへ送信され、送信先のＭＦＰのファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄにそれぞれ登録される。
【００７９】
このようにして、掲示元のＭＦＰから掲示板文書のデータそのものと文書管理ファイルとを受信したＭＦＰでは、受信した掲示板文書を通常の掲示板文書として処理することが可能になる。
【００８０】
更に、処理依頼文書の場合、即ちあるＰＣ２のユーザから他のＰＣ２のユーザに何らかの処理を依頼する文書の場合、たとえばワークフローのように幾人かのＰＣ２のユーザによって順次的に処理される場合であっても、同時に複数のＰＣ２のユーザに処理を依頼することはない。従って、処理依頼文書の場合も前述した回覧文書の場合と同様に処理可能である。
【００８１】
但し、回覧文書の場合は、回覧先のユーザは電子署名を入力する等の単純な確認処理を行なうのみでよいが、処理依頼文書の場合は依頼先のユーザは依頼された処理を実行する必要がある。従って、処理依頼文書の場合は、回覧文書の場合とは異なり、依頼先のユーザのＰＣ２において、依頼された処理が実行された後の画像データが依頼先のＰＣ２からＭＦＰへ送信される。従って、これを受信したＭＦＰは自身のファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄにそれぞれ登録されている処理依頼文書の画像データ及び文書管理ファイル（この場合は処理依頼文書管理ファイル）を更新登録する。
【００８２】
なお、処理依頼元が他のＭＦＰである場合に、更新後の処理依頼文書の画像データ及び処理依頼文書管理ファイルを処理依頼元のＭＦＰへ送信すること、及びそれらを受信したＭＦＰが自身のファイルＤＢ２１ａ及びファイル情報ＤＢ２１ｄに登録されている処理依頼文書の画像データ及び処理依頼文書管理ファイルを更新登録することは、回覧文書の場合と同様である。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰを複数接続した文書管理システムのネットワーク構成例を示す模式図である。
【図２】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図４】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図５】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図６】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図７】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図８】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰのファイル情報ＤＢの登録内容の構成例を示す模式図である。
【図９】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが有するＭＦＰテーブル及びユーザテーブルの登録内容を示す模式図である。
【図１０】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる回覧処理設定の手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる回覧処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる回覧閲覧処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８４】
１  ＭＦＰ（文書管理装置）
１-1  （本社の）ＭＦＰ
１-2  （第１支社の）ＭＦＰ
２  パーソナルコンピュータ（端末装置）
１０  制御部
２１ａ  ファイルデータベース
２１ｄ  ファイル情報データベース
ＬＡＮ  ローカルネットワーク（第１のネットワーク）
ＩＮ  インターネット（第２のネットワーク）
【図１】
2007325121.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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