(57)【要約】【課題】事業プロフィットセンタの会計処理では、注文単位のアーカイブ処理が出来ないので、電子帳簿保存法への対応が不可能であった。【解決手段】会計処理システム１０は、受注した作業が完了した際に手段１２で請求依頼処理を行い、その送達を受けた売掛システム４０が製品の完了状態を確認し、請求実現情報５０を発行する。予め製品、取引毎にアーカイブ条件をファイル２０に登録して、注文／非注文を識別する注文区分、製品区分、アーカイブの判別項目を示すアーカイブ指定期日、アーカイブ実行経過月数・経過年数、アーカイブサイクルを保持する。請求実現情報５０を受取った会計処理システム１０は、注文情報２４からアーカイブ条件を満たす注文情報を抽出し、該注文情報に関連する伝票番号を抽出・登録する。これと共に、削除対象となった財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をアーカイブ機能１６で削除する。【選択図】図１
2007193472.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
事業プロフィットセンタにおける財務処理で、アーカイブ処理を実行する会計処理装置の会計処理方法において、
注文主向けの請求実現情報又は完成・出荷情報を基に、予め登録されている該当注文情報に対しアーカイブ判定の元になる請求実現情報又は完成・出荷情報を設定し、前記注文情報に設定されたアーカイブ条件情報と予め設定されているアーカイブ条件とから、アーカイブ対象の伝票番号を抽出し、該伝票番号により財務・管理会計情報をアーカイブすることを特徴とする会計処理方法。
【請求項２】
請求項１において、
決済・繰越処理が完結の際、アーカイブ条件情報と請求実現情報又は製品完成情報により、アーカイブ対象の伝票番号を抽出し、該伝票番号により財務・管理会計、及び販売・注文・作業情報をアーカイブすることを特徴とする会計処理方法。
【請求項３】
請求項１において、
決済・繰越処理が完結の際、注文品を含まない各種伝票データの内、アーカイブ条件を満たす伝票のアーカイブ対象の伝票番号を抽出し、該伝票番号により財務・管理会計、及び販売・注文・作業に関連する情報をアーカイブすることを特徴とする会計処理方法。
【請求項４】
事業プロフィットセンタにおける財務処理の際にアーカイブ処理を実行する会計処理装置の会計処理方法において、
前記会計処理装置が、注文品及び注文品以外の情報をアーカイブするアーカイブ条件を予め登録する工程と、注文主への請求依頼を実施した情報を登録する工程と、外部の売掛システムから送られる請求実現情報及び外部の在製品完成・出荷システムから送られる完成・出荷情報を登録する工程と、アーカイブ判定の元となる前記請求実現情報又は完成・出荷情報を注文情報へ登録する工程と、前記アーカイブ条件により前記注文情報のアーカイブ判定項目を参照し、アーカイブ対象の伝票番号を抽出する工程と、該伝票番号に対応する財務・管理会計情報をアーカイブする工程とを、実行することを特徴とする会計処理方法。
【請求項５】
請求項４において、
請求実現情報又は完成・出荷情報による注文情報に対し、アーカイブ判定する請求実現日または完成出荷情報を登録し、前記注文情報のアーカイブ判定情報を参照し、アーカイブ対象の伝票番号を抽出する工程を含む会計処理方法。
【請求項６】
コンピュータを備え、事業プロフィットセンタにおける財務処理の際にアーカイブ処理を実行する会計処理装置において、
注文品及び注文品以外の情報をアーカイブするアーカイブ条件を予め登録するアーカイブ条件登録手段と、注文主への請求依頼の実施情報を登録する請求依頼情報登録手段と、外部の売掛システムから送られる請求実現情報及び外部の完成・出荷システムから送られる完成・出荷情報を請求実現情報と完成出荷情報及び注文情報に登録する請求実現情報又は完成・出荷情報登録手段と、該請求実現情報又は完成・出荷情報登録手段に請求実現情報と完成出荷情報及び注文情報の追加と、前記アーカイブ条件により、前記注文情報におけるアーカイブ判定項目を参照し、アーカイブ対象の伝票番号を抽出・登録するアーカイブ判定手段と、該伝票番号に対応する財務・管理会計、及び販売・注文・作業情報をアーカイブするアーカイブ手段を備えたことを特徴とする会計処理装置。
【請求項７】
請求項６において、
前記アーカイブ手段に、財務・管理会計及び販売・注文・作業情報を削除する手段と、アーカイブ対象となった伝票の管理情報を抽出し、登録、保存する手段と、財務・管理会計及び販売・注文・作業情報を記録メディアに記録する記録手段を備えたことを特徴とする会計処理装置。
【請求項８】
コンピュータに、請求項４または５に記載の処理工程を実行させるための会計処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、本社に対する事業所など、いわゆる事業プロフィットセンタにおける財務処理に係り、特にアーカイブ処理を行う会計処理方法及び装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来は、特許文献１などに記載のように、顧客からの入金情報による財務・管理会計伝票決済処理を行い、決済の有無により、アーカイブ処理を実施しているか、各種伝票（販売・注文・作業など）の起票日や経過日数によりアーカイブ処理を実施している。
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−２６３５４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、事業プロフィットセンタにおける財務・管理会計処理のアーカイブ処理では、注文主の入金情報がリアルタイムに入手出来ない。また、入金と請求情報が一対一に対応しておらず、複数の請求に対し一括入金される事も多いため情報の消し込みが出来ない。さらに、管理会計上、製品納入又は作業完了が該当する注文、手配の完結となっており、伝票起票日によるアーカイブ処理が出来ない。
【０００５】
このため、注文単位のアーカイブ処理が実施出来ず、電子帳簿保存法への対応不可などを招いていた。なお、アーカイブとは、データベース上からの物理的データの削除と、削除データの管理情報データベースへの登録と、削除する財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をＨＤＤ、ＤＶＤ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープなど記録メディアへ記録する事を指す。
【０００６】
本発明の目的は、上記従来技術の問題点に鑑み、決算済情報消し込み作業（アーカイブ）の効率向上を図るとともに、電子帳簿保存法への対応と、限られた情報資源の最適化を図る、会計処理方法及び装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の会計処理方法は、事業プロフィットセンタにおける財務処理で、アーカイブ処理を実行する方法において、注文主向けの請求実現情報又は完成・出荷情報を基に、予め登録されている該当注文情報に対しアーカイブ判定の元になる請求実現情報又は完成・出荷情報を設定し、前記注文情報に設定されたアーカイブ条件情報と予め設定されているアーカイブ条件とから、アーカイブ対象の伝票番号を抽出し、該伝票番号により財務・管理会計情報をアーカイブすることを特徴とする。
【０００８】
また、決済・繰越処理が完結の際、アーカイブ条件情報と請求実現情報又は製品完成情報により、アーカイブ対象の伝票番号を抽出し、該伝票番号により財務・管理会計、及び販売・注文・作業情報をアーカイブすることを特徴とする。
【０００９】
また、決済・繰越処理が完結の際、注文品を含まない各種伝票データの内、アーカイブ条件を満たす伝票のアーカイブ対象の伝票番号を抽出し、該伝票番号により財務・管理会計、及び販売・注文・作業などに関連する情報をアーカイブすることを特徴とする。
【００１０】
本発明の会計処理装置は、コンピュータを備え、事業プロフィットセンタにおける財務処理の際にアーカイブ処理を実行するものにおいて、注文品及び注文品以外の情報をアーカイブするアーカイブ条件を予め登録するアーカイブ条件登録手段（１１）と、注文主への請求依頼の実施情報を登録する請求依頼情報登録手段（１２）と、外部の売掛システムから送られる請求実現情報及び外部の完成・出荷システムから送られる完成・出荷情報を請求実現情報ファイル（２２）と完成出荷情報ファイル（２３）及び注文情報ファイル（２４）に登録する請求実現情報又は完成・出荷情報登録手段（１４）と、該請求実現情報又は完成・出荷情報登録手段（１４）に請求実現情報と完成出荷情報及び注文情報の追加と、前記アーカイブ条件により、前記注文情報におけるアーカイブ判定項目を参照し、アーカイブ対象の伝票番号を抽出・登録するアーカイブ判定手段（１５）と、該伝票番号に対応する財務・管理会計、及び販売・注文・作業情報をアーカイブするアーカイブ手段（１６）を備えたことを特徴とする。
【００１１】
また、前記アーカイブ手段に、財務・管理会計及び販売・注文・作業情報を削除する手段（１６１）と、アーカイブ対象となった伝票の管理情報を抽出し、登録、保存する手段（１６２）と、財務・管理会計及び販売・注文・作業情報を記録メディアに記録する記録手段を備えたことを特徴とする。
【００１２】
本発明の作用を説明する。本発明の会計処理方法は、注文主より受注した作業が完了した際に請求依頼処理を行い、本社などから請求実現情報を受取り、注文情報にアーカイブ判定情報を設定する。次にアーカイブ条件を満たす注文情報を抽出し、該注文情報に関連する伝票番号(財務・管理会計及び販売・注文・作業)を抽出・登録する。その後、削除対象となった財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をアーカイブする。
【００１３】
注文品以外の財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報のアーカイブは、伝票登録、変更、取消時に伝票情報として記録される伝票転記日、伝票変更日、伝票登録日とアーカイブ条件を照合し、条件を満たす財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報を抽出し、該当した情報に関連する伝票番号(財務・管理会計及び販売・注文・作業)を抽出・登録する。その後、削除対象となった財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をアーカイブする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、アーカイブ条件情報と前記注文情報により、アーカイブ対象の伝票番号を登録し、登録した伝票番号により財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をアーカイブすることが可能になる。したがって、事業所などにおいて、入金情報に依存することなく決算済伝票消し込み作業が可能になり、効率が向上する。また、前記管理情報データベースと明細情報の保存による財務諸表の電子帳簿保存への対応が可能になる。また、また、物理的データ削除による物理的情報量の最適化が図られ、資源圧迫、性能劣化を防止出来る。更にこれら一連の手順や工程をコンピュータにより実行させる事により、電子帳簿保存、決算済情報消し込み作業の効率向上を実現する事が出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
本発明の会計処理方法は、具体的には、注文主への請求実現情報を記録する請求実現情報又は完成・出荷情報を登録し、該請求実現情報又は完成・出荷情報により注文情報のアーカイブ判定項目を設定する。予め登録するアーカイブ条件との照合により、アーカイブ対象となる伝票番号（財務・管理会計及び、販売・注文・作業伝票）を抽出し、アーカイブ対象伝票番号情報に登録し、アーカイブ対象となる伝票番号に関連する情報の削除と電子帳簿保存に必要な管理情報及び明細情報の登録を実行する。
【００１６】
上記の会計処理方法では、注文主への請求実現情報又は完成・出荷情報を受付けた際に、対応する注文情報のアーカイブ判定項目に請求実現日又は完成・出荷日を設定する。月次／年次決済・繰越処理完結の際に、注文情報のアーカイブ判定項目とアーカイブ条件情報によりアーカイブ対象となる伝票番号を抽出し、抽出された伝票番号により、関連する財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報を削除する。
【００１７】
また、会計処理装置は、注文主への請求実現情報又は完成・出荷情報を登録する手段と、該請求実現情報又は完成・出荷情報により注文情報のアーカイブ判定項目を設定する手段と、予めアーカイブ条件情報を登録する手段を持つ。また、注文情報のアーカイブ判定項目とアーカイブ条件情報により、アーカイブ対象となる伝票番号（財務・管理会計及び、販売・注文・作業伝票）を抽出する手段と、抽出した伝票番号をアーカイブ対象伝票番号情報に登録する手段と、該伝票番号情報によりアーカイブする手段を備える。
【００１８】
更に、会計処理プログラムは以下の工程を持ち、コンピュータに実行させる。注文主への請求実現情報又は完成・出荷情報を登録する工程と、該請求実現情報又は該完成・出荷情報により注文情報のアーカイブ判定項目を設定する工程と、予め財務・管理会計アーカイブ条件情報を登録する工程を持つ。また、注文情報のアーカイブ判定項目とアーカイブ条件情報によりアーカイブ対象となる伝票番号を抽出する工程と、抽出した伝票番号をアーカイブ対象伝票番号情報に登録する工程と、該アーカイブ対象伝票番号情報によりアーカイブする工程を持つ。
【００１９】
以下、本発明について図面を参照しながら詳細に説明する。図１は、本発明の一実施形態による財務・管理会計処理を実施する為の会計処理システム（財務・管理会計処理装置）の機能ブロック図である。
【００２０】
会計処理システム１０は、コンピュータに搭載されたプログラムにより機能し、少なくとも通常の財務・管理会計処理システムとして必要な管理機能と共に、財務・管理会計アーカイブ条件情報を登録するアーカイブ条件登録手段１１をもつ。アーカイブ判定情報登録機能としては、請求依頼情報を在売掛システムへ送達する注文品請求依頼情報登録手段１２と、請求実現情報又は完成出荷情報を登録し、且つ注文情報にアーカイブ判定項目を設定するアーカイブ判定項目設定手段１４を持つ。
【００２１】
アーカイブ判定機能としては、アーカイブ判定条件情報により、アーカイブ対象の伝票番号を抽出、登録する伝票番号登録手段１５を持つ。伝票登録手段１５では、注文品に関するアーカイブ対象伝票番号抽出・登録手段１５１と、注文品以外のアーカイブ対象伝票番号抽出・登録手段１５２と、アーカイブ保留した伝票のアーカイブ可否を確認するアーカイブ可否確認手段１５３を持つ。この情報には、財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報が含まれる。
【００２２】
アーカイブ機能としては、アーカイブ対象の財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をアーカイブするアーカイブ手段１６を持つ。この手段１６をさらに分割すると、財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報を物理的に削除する手段１６１とアーカイブ対象の伝票管理情報を登録する手段１６２と、アーカイブ対象の財務・管理会計及び、販売・注文・作業明細情報を記録する手段１６３とを持つ。
【００２３】
財務・管理会計処理システムの基本ソフトとしては、一般的なＥＲＰパッケージ（例えば、ＳＡＰ社製ＳＡＰ−Ｒ／３等）を利用する事が出来る。これらのソフトには、財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報をアーカイブする機能が設けられている。それ以外の機能を実現する本発明の会計処理プログラムは、追加機能として組み合わされる。
【００２４】
アーカイブ条件情報登録手段１１は、注文品、注文品以外のアーカイブ条件をデータファイルである財務・管理会計のアーカイブ条件ファイル２０に記録する。アーカイブ条件には、図５の財務・管理会計アーカイブ条件ウインドウに示されるように、少なくとも注文品か注文品以外かの注文区分と、アーカイブ判定の基準項目とを含み、必要に応じ製品区分、製品分野なども含まれる。
【００２５】
請求実現情報又は完成出荷情報登録手段１４は、注文主への請求を実施する事が確定した情報（請求実現情報５０）又は作業が完了した情報（完成・出荷情報５２）を請求実現情報ファイル２２又は完成出荷情報ファイル２３と注文情報ファイル２４に登録する。請求実現情報としては、図６の請求実現情報基本項目に示されるように、少なくとも注文番号と請求実現日を含み、必要に応じ、請求金額や請求状況を含む。また、完成出荷情報としては、図６の完成出荷情報基本項目にあるように、少なくとも作業番号と完成・出荷日を含み、必要に応じ発生費用などを含む。
【００２６】
伝票番号登録手段１５は、アーカイブ条件情報登録手段１１で記録されたデータファイル２０の注文品の財務・管理会計アーカイブ条件を満たす注文情報がないか、データファイル２２、２３を参照する。該当があった場合、注文番号により、財務・管理会計、販売・注文・作業伝票ファイル２６から関連する伝票番号を抽出し、アーカイブ対象伝票番号情報ファイル２５へ記録する。また、注文品以外の場合は、データファイル２０に記録された注文品以外の条件を満たす伝票番号をデータファイル２６から抽出し、アーカイブ対象伝票番号情報２５へ記録する。
【００２７】
アーカイブ手段１６は、伝票番号登録手段１５で記録したデータファイル２５のアーカイブ対象伝票番号により、財務・管理会計、販売・注文・作業伝票ファイル２６を参照し、該当する財務・管理会計、販売・注文・作業情報を削除する。但し、財務会計伝票については、全明細情報が削除対象となった場合のみ、削除を可能とする。また削除の際、アーカイブ対象の伝票管理情報を登録する手段１６２により、該当する伝票の管理情報をデータファイルである財務・管理会計、販売・注文、作業伝票管理情報ファイル２７に記録する。更にアーカイブ対象の財務・管理会計、及び販売・注文・作業明細情報を記録する手段１６３により、該当する財務・管理会計、販売・注文、作業明細情報を記録メディア２８に記録する。
【００２８】
会計処理システム１０を運用するコンピュータ３０は、入力手段としてキーボード３１及びマウス３２を備えていると共に、表示手段としてディスプレイ３３を備えている。そのため、会計処理に伴う入力はキーボード３１やマウス３２を介して行われ、その表示はディスプレイ３３を介して行われる。
【００２９】
また、会計処理システム１０は通信回線等を介して請求実現情報発信元である売掛システム４０に接続され、注文主と請求実現情報のやりとりを行う。そのため、財務・管理会計処理システム１０は、一般的な電子情報交換のシステムを利用して、売掛システム４０に請求依頼情報５１を送信し、売掛システム４０から請求実現情報５０を受信する。
【００３０】
次に、会計処理システムのアーカイブ運用方法の一例について説明する。図２は会計処理システム内のデータ関連図を示す。会計処理システム１０は、顧客より注文を受けた製品やサービスが完了した際に、請求依頼情報を作成し、売掛システム４０に通信回線を介し送達する。売掛システム４０は製品やサービスの完了状態などを確認し、完了と認められるとき請求実現情報５０を作成し、通信回線を介して会計処理システム１０に送達する。また、完成出荷システム４１は製作作業の完了日、出荷の実施日記録した完成・出荷情報５２を作成し、通信回線を介し会計処理システム１０に送達する。
【００３１】
さらに、会計処理システム１０には、予め製品、取引毎にアーカイブの条件を登録する図５に示すウインドウが設けられる。ウインドウには注文品か非注文品かを識別する注文区分、製品を識別する製品区分、アーカイブの判別項目名を示すアーカイブ指定期日、アーカイブ実行経過月数・経過年数、アーカイブサイクルを表示、更新可能にしている。
【００３２】
次に、売掛システム４０から受取った請求実現情報５１により、請求実現情報ファイル２２を登録する。また、完成出荷システム４１から受取った完成出荷情報５２により、完成出荷情報ファイル２３を登録する。
【００３３】
図６は請求実現情報及び完成・出荷情報の基本項目を例示している。請求実現情報（ａ）には注文番号、製品区分、請求依頼日、アーカイブ期日、アーカイブ基点日、アーカイブ状態などが含まれる。完成・出荷情報（ｂ）には作業番号、製品区分、完成日、出荷日、アーカイブ期日、アーカイブ基点日、アーカイブ状態などが含まれる。
【００３４】
次に、請求実現情報２２及び完成出荷情報２３により、注文情報ファイル２３の請求実現日、請求依頼日、完成日、出荷日を登録する。なお、請求実現日以外の注文情報ファイル２３に関するイベント情報については、各イベント発生時に登録されるものとする。保有する項目は、請求実現日、請求依頼日、完成日、出荷日、製品区分のほか、一般的なＥＲＰ（例えば、ＳＡＰ社製ＳＡＰ−Ｒ／３等）で保有されている項目と同等の項目を保有している。
【００３５】
次に、アーカイブの可否をどの項目で判定するか格納するアーカイブ判定項目と、その判定項目に設定された情報からアーカイブ処理が実行できるまでの経過期間を格納するアーカイブ実行経過年度数、月数を保有するアーカイブ条件ファイル２０をもとに注文情報ファイル２４を参照する。アーカイブ判定項目、アーカイブ実行経過年度数、アーカイブ実行経過月数の条件を満たした時、月次または年次のアーカイブサイクルによりアーカイブ処理を実行する。なお、満たした条件が年次の場合は第１会計月に、月次の場合は月次の財務・管理会計処理完了時に、注文情報２４の注文番号により、財務・管理会計・販売・注文・作業伝票情報２６を参照し、条件を満たした伝票の伝票番号をアーカイブ対象伝票番号情報２５へ記録する。また、注文品以外の場合は、アーカイブ条件ファイル２０の内部取引となっているデータ毎にアーカイブ判別項目、アーカイブ実行経過年度数、アーカイブ実行経過月数といた条件を満たした伝票番号を抽出し、アーカイブ対象伝票番号情報ファイル２５に登録する。
【００３６】
図７にアーカイブ対象伝票番号情報ファイルの構成を示す。ファイル２５には伝票番号、伝票登録日、最終更新日とともに、アーカイブの可否、期日、完了／未完了などが登録される。
【００３７】
次に、アーカイブ対象伝票番号２５に登録された伝票番号により、財務・管理会計、販売、注文、作業伝票を削除する。削除処理は、一般的なＥＲＰ（例えば、ＳＡＰ社製ＳＡＰ−Ｒ／３等）の標準削除処理や、財務・管理会計処理固有の削除処理により実行する。
【００３８】
削除処理を実行する際には、アーカイブ済の情報表示用に削除対象の伝票の管理情報を財務・管理会計、販売、注文、作業伝票管理情報ファイル２７に登録する。これとともに、削除対象の伝票の管理情報を財務・管理会計、販売、注文、作業伝票を別な記録メディア２８に登録する。
【００３９】
次に、一実施例によるアーカイブ処理の手順を説明する。図３Ａ、図３Ｂは注文品に関するアーカイブ処理フローを連続して示している。会計処理システム１０のアーカイブ運用方法は、まず注文品以外の手順を実行し、その後に注文品手順を実行する。注文品以外の手順については後述する。
【００４０】
販売伝票を伴う注文品では、会計処理システム１０より作成された請求依頼情報５１を売掛システム４０へ送達する（ｓ１０１）。また、同時に注文情報ファイル２４へ請求依頼情報を登録する。次に、売掛システム４０では、注文主へ請求可能な請求依頼情報５０を抽出し、会計処理システム１０へ送達する（ｓ１０２）。
【００４１】
次に、内部作業など販売伝票を伴わない注文品では、完成出荷システム４１で、製品・作業完了又は出荷時の情報を完成・出荷情報５２として作成し、財務・管理会計処理システム１０へ送達する（ｓ１０３）。
【００４２】
次に、請求実現情報ファイル２２、完成出荷情報ファイル２３に対し、請求依頼情報５０又は完成・出荷情報５２と同一のデータが無いかチェックする（ｓ１０４）。同一データが存在する場合は、既登録の請求実現情報５０または、既登録の完成出荷情報５２を削除する（ｓ１０５）。
【００４３】
次に、請求実現情報５０及び完成出荷情報５２を、請求実現情報ファイル２２及び完成出荷情報ファイル２３へ登録する（ｓ１０６）。
【００４４】
次に、アーカイブ条件情報ファイル２０“文章削除”の有無をチェックし（ｓ１０７）、存在しない場合はエラーとし、処理を終了させる。また、条件が存在する場合は、アーカイブ条件情報ファイル２０を参照し、アーカイブ判定項目、アーカイブ基点日経過年度数及び経過月数を読み込み、請求実現情報ファイル２２と完成出荷情報ファイル２３にアーカイブ基点日と期日を設定する（ｓ１０８）。
【００４５】
次に、アーカイブ対象伝票番号情報ファイル２５の情報の有無をチェックし（ｓ１０９）、情報が存在する場合は、該当するアーカイブ対象伝票番号情報を削除する（ｓ１１０）。
【００４６】
次に、該当注文に関連する伝票を財務・管理会計・販売・注文・作業伝票情報２６から全件抽出し、アーカイブ対象伝票番号情報ファイル２５に登録する（ｓ１１１）。次に、アーカイブ対象伝票番号情報ファイル２５に請求実現情報ファイル２２、完成出荷情報ファイル２３に設定したアーカイブ期日を設定する。
【００４７】
次に、注文毎にアーカイブ対照伝票番号情報２５を参照し、該当注文に従属する全ての伝票のアーカイブ期日が経過しているかチェックする（ｓ１１３）。アーカイブ期日が全て経過している場合は、該当するアーカイブ対象伝票番号によりアーカイブ処理を実行し（ｓ１１４）、該当するアーカイブ対象伝票番号情報の管理情報を財務／管理会計・販売・注文・作業伝票管理情報ファイル２７に登録する（ｓ１１５）。
【００４８】
更に、該当するアーカイブ対象伝票番号情報により財務・管理会計及び、販売・注文・作業明細情報を記録メディア２８に記録し（ｓ１１６）、最後に該当する財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報を削除する（ｓ１１７）。一方、アーカイブ期日が一部でも経過していない場合は、アーカイブ対象伝票番号ファイル２５のアーカイブ可否状態に”不可”を設定し、該当情報のアーカイブ処理を保留する（ｓ１１８）。
【００４９】
図４は注文品以外のアーカイブ処理フローを示す。会計処理システム１０は伝票登録時に、伝票転記日・登録日・更新日を販売・注文・作業伝票情報ファイル２６に登録する（ｓ２０１）。次に、アーカイブ条件情報ファイル２０を参照し、伝票種別毎にアーカイブ条件を満たしている伝票を抽出する（ｓ２０２）。
【００５０】
次に、アーカイブ対象伝票番号ファイル２５で情報の有無をチェックし（ｓ２０３）、情報が存在する場合は、該当するアーカイブ対象伝票番号情報を削除する（ｓ２０４）。次に、該当伝票に関連する明細伝票を財務・管理会計・販売・注文・作業伝票情報２６から全件抽出し、アーカイブ対象伝票番号ファイル２５に登録する（ｓ２０５）。
【００５１】
次に、該当伝票の明細伝票の中に注文品に従属する伝票が無いかチェックし（ｓ２０６）、存在しない場合は、該当するアーカイブ対象伝票番号情報によりアーカイブ処理を実行し（ｓ２０７）、アーカイブ対象の伝票の管理情報を伝票管理情報ファイル２７に登録する（ｓ２０８）。さらに、該当するアーカイブ対象伝票番号情報により財務・管理会計及び、販売・注文・作業明細情報を記録メディア２８に記録し（ｓ２０９）、最後に該当する財務・管理会計及び、販売・注文・作業情報を削除する（ｓ２１０）。これらの手順は図３におけるｓ１１４−ｓ１１７と同様である。また、注文品に従属する伝票がある場合は、アーカイブ対象伝票番号ファイル２５のアーカイブ可否状態に”保留”を設定し、該当情報のアーカイブ処理を保留する（ｓ２１１）。
【００５２】
次に具体的事例を説明する。図７はアーカイブ対象伝票番号情報の抜粋による具体事例（パターン１−８）を示す。以下の事例で、オペレーションの日付は、2005／9／30とする。
【００５３】
パターン１の事例は、注文番号”1000000”に従属する注文品の例である。注文番号”1000000”は、図６の請求実現情報のＮＯ１にあるように、”2004/4/28”に請求実現している。また、図５のアーカイブ条件ファイルで、ＮＯ１の製品区分が”Ａ１製品”、アーカイブ判定項目が”請求実現日”、アーカイブ基点日経過年度数が”１”となっている。以上の請求実現日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日が2005／5／28となり、現時点（2005／9／30）でアーカイブは完了となっている。
【００５４】
パターン２の事例は、注文番号が”1000001”の注文品のアーカイブ不可の事例である。注文番号”1000001”は、図６の請求実現情報のＮＯ２にあるように、”2005／4／28”に請求実現している。また、図５のアーカイブ条件ファイルのＮＯ１の製品区分が”Ａ１製品”、アーカイブ判定項目が”請求実現日”、アーカイブ基点日経過年度数が”１”となっている。以上の請求実現日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日が2006／5／28となるので、現時点（2005／9／30）でのアーカイブは未完了となっている。
【００５５】
パターン３の事例は、注文番号が”2000000”の内部作業の注文品で、アーカイブ済の事例である。注文番号”2000000”は、図６（ｂ）の完成出荷情報ファイル２３のＮＯ１にあるように、”2004／10／20”に完成（出荷）している。また、図５のアーカイブ条件ファイルのＮＯ３の製品区分が”Ｂ１製品”、アーカイブ判定項目が”完成日”、アーカイブ基点日経過月数が”６”となっている。以上の完成日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日が2005／5／20となり、現時点（2005／9／30）で、アーカイブは完了となっている。
【００５６】
パターン４の事例は、注文番号が”2000001”の内部作業の注文品のアーカイブ済の事例である。注文番号”2000001”は、図６の完成出荷情報のＮＯ２にあるように、”2005／5／20”に完成（出荷）している。また、図５のアーカイブ条件ファイルのＮＯ３の製品区分が”Ｂ１製品”、アーカイブ判定項目が”完成日”、アーカイブ基点日経過月数が”６”となっている。以上の完成日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日が2005／12／20となり、現時点（2005／9／30）で、アーカイブは未完了となっている。
【００５７】
パターン５の事例は、注文品以外の伝票のアーカイブ済の事例である。伝票番号が”20020000011”のＦＩ伝票（財務会計）は、アーカイブ対象伝票番号ファイル２５に示されるように、”2002／4／20”に伝票の更新を行っている。また、図５のアーカイブ条件ファイル２０で、ＮＯ５の製品区分が”ＦＩ伝票”、アーカイブ判定項目が”伝票最終更新日”、アーカイブ基点日経過年度数が”２”となっている。以上の伝票最終更新日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日が2005／5／20となり、現時点で、アーカイブ完了となっている。
【００５８】
パターン６の事例は、注文品以外の伝票のアーカイブ不可事例である。伝票番号が”20020000111”のＣＯ伝票（管理会計）は、アーカイブ対象伝票番号ファイル２５のパターン６に示されている。明細伝票”00001”の伝票登録日が”2002／10／17”、明細伝票”00002”の伝票登録日が”2003／4／21”、明細伝票”00003”の伝票登録日が”2003／11／17”となっている。また、図５のアーカイブ条件ファイル２０で、ＮＯ６の製品区分が”ＣＯ伝票”、アーカイブ判定項目が”伝票登録日”、アーカイブ基点日経過年度数が”２”となっている。以上の伝票登録日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日がそれぞれ”2004／11／17”、”2005／5／21”、”2005／12／17”となり、現時点（2005／9／30）では明細伝票番号”00003”がアーカイブ条件を満たさず、アーカイブ未完了となっている。"
パターン７の事例は、注文品と注文品以外の伝票が混在するパターンのアーカイブ完了の事例である。伝票番号が”20020000010”のＣＯ伝票（管理会計）は、図７（ｂ）のアーカイブ対象伝票番ファイル２５のパターン７に示されている。明細伝票”00005”の伝票登録日が”2002／8／27”となっており、図５のアーカイブ条件ファイル２０で、ＮＯ６の製品区分が”ＣＯ伝票”、アーカイブ判定項目が”伝票登録日”、アーカイブ基点日経過年度数が”２”となっている。以上の伝票登録日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日がそれぞれ”2004／9／27”となる。
【００５９】
また、注文番号”1000002”の請求実現日は、”2005／1／28”となっており、アーカイブ条件ファイル２０で、ＮＯ２の製品区分が”Ａ２製品”、アーカイブ判定項目が”請求実現日”、アーカイブ基点日経過月数が”６”となっている。そこで、注文番号”1000002”のアーカイブ期日は”2005／8／28”となる。現時点で、２つ全ての明細伝票がアーカイブ条件を満たす事になり、アーカイブ完了となる。
【００６０】
パターン８の事例は、注文品と注文品以外の伝票が混在するパターンのアーカイブ不可の事例である。伝票番号が”20030000020”のＣＯ伝票（管理会計）は、図７（ｂ）のアーカイブ対象伝票番号ファイル２５にパターン８で示されているように、明細伝票”00005”の伝票登録日が”2003／1／17”となっている。図５のアーカイブ条件ファイルでは、ＮＯ６の製品区分が”ＣＯ伝票”、アーカイブ判定項目が”伝票登録日”、アーカイブ基点日経過年度数が”２”となっている。以上の伝票登録日とアーカイブ条件により、アーカイブ期日がそれぞれ”2005／1／17”となる。
【００６１】
また、注文番号”1000003”の請求実現日は、”2005／4／28”となっており、図５のアーカイブ条件ファイルでＮＯ２の製品区分が”Ａ２製品”、アーカイブ判定項目が”請求実現日”、アーカイブ基点日経過月数が”６”となっている。そこで、注文番号”1000003”のアーカイブ期日は”2005／11／20”となる。現時点では、注文番号”1000003”の明細伝票がアーカイブ条件を満たさず、アーカイブ未完了となっている。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】本発明の一実施例による会計処理システムの構成を示す機能ブロック図。
【図２】システム内のデータのやり取りを示すデータ関連図。
【図３Ａ】本発明の一実施例による注文品に関するアーカイブ処理を示すフローチャート。
【図３Ｂ】図６Ａの続きを示すフローチャート。
【図４】一実施例による注文品以外の伝票のアーカイブ処理を示すフローチャート。
【図５】アーカイブ条件ウインドウの例示図。
【図６】請求実現情報ファイルの例示図。
【図７】アーカイブ対称伝票番号の具体的な事例図。
【符号の説明】
【００６３】
１０…会計処理システム、１１…アーカイブ条件登録手段、１２…注文品請求依頼情報登録手段、１３…注文品以外の伝票転記日、登録日、変更日登録手段、１４…アーカイブ判定項目設定手段、１５…伝票番号登録手段、１５１…アーカイブ対象伝票番号抽出・登録手段、１５２…注文品以外のアーカイブ対象伝票番号抽出・登録手段、１５３…アーカイブ可否確認手段、１６…アーカイブ手段、１６１…アーカイブ対象情報の削除手段、１６２…アーカイブ対象の伝票管理情報の登録手段、１６３…明細情報の記録手段、２０…アーカイブ条件ファイル、２１…請求依頼情報ファイル、２２…請求実現情報ファイル、２３…完成・出荷情報ファイル、２４…注文情報ファイル、２５…アーカイブ対象伝票番号ファイル、２６…販売・注文・作業伝票ファイル、２７…販売・注文・作業伝票管理情報ファイル、２８…記録メディア、３０…コンピュータ、３１…キーボード、３２…マウス、３３…ディスプレイ、４０…売掛システム、４１…完成出荷システム、５０…請求実現情報、５１…請求依頼情報、５２…完成・出荷情報。
【図１】
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【図２】
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【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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