(57)【要約】      （修正有）【課題】専用サーバ装置を用いることなく、確実に情報の共有を図ることができる共有情報管理システムを提供する。【解決手段】端末装置T1において、共有情報管理プログラムが起動されると、起動時判断手段４は、共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置から管理データを取得する。共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnが一台もなければ、メールサーバ装置Ｍの自己のメールボックスBOX1に格納されているメールを取得する。共有情報管理プログラムの終了処理がなされた際、他の端末装置T2・・・Tnのいずれにおいても共有情報管理プログラムが動作中でなければ、管理データ送信手段１４は、メールサーバ装置Ｍに対し、自らも含めた全ての端末装置T1・・・Tnを宛先とするメールを送信する。【選択図】図１
2007334822.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して互いに接続可能な複数の端末装置とこれら端末装置とネットワークを介して接続されたメールサーバ装置とを備えた共有情報管理システムであって、
前記端末装置は、
管理データを記録する記録部と、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、メールサーバ装置のメールボックスから自己宛のメールとして管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データを内容とする自己を含む全ての端末装置宛のメールをメールサーバ装置に送信する管理データ送信手段と、
を備えた共有情報管理システム。
【請求項２】
ネットワークを介して、他の端末装置およびメールサーバ装置と通信可能な端末装置であって、
管理データを記録する記録部と、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、メールサーバ装置のメールボックスから自己宛のメールとして管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データを内容とする自己を含む全ての端末装置宛のメールをメールサーバ装置に送信する管理データ送信手段と、
を備えた端末装置。
【請求項３】
ネットワークを介して他の端末装置およびメールサーバ装置と通信可能であり、管理データを記録するための記録部を有するコンピュータによって下記の機能を有する端末装置を実現するための共有情報管理プログラムであって、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、メールサーバ装置のメールボックスから自己宛のメールとして管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データを内容とする自己を含む全ての端末装置宛のメールをメールサーバ装置に送信する管理データ送信手段と、
をコンピュータによって実現するための共有情報管理プログラム。
【請求項４】
請求項１〜３のいずれかのシステム、装置またはプログラムにおいて、
端末装置の更新手段は、管理データ更新の際に、更新があったことを示す出力を行うことを特徴とするもの。
【請求項５】
請求項４のシステム、装置またはプログラムにおいて、
更新があったことを示す出力は、表示、音声または振動であることを特徴とするもの。
【請求項６】
ネットワークを介して互いに接続可能な複数の端末装置とこれら端末装置とネットワークを介して接続されたサーバ装置とを備えた共有情報管理システムであって、
前記サーバ装置は、
管理データを記録する記録部と、
端末装置から送信されてきた管理データを受けて、記録部に記録されている管理データを更新する更新手段と、
端末装置からの要求を受けて、記録部に記録されている管理データを当該端末装置に送信する送信手段と、
を備え、
前記端末装置は、
管理データを記録する記録部と、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、サーバ装置から管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データをサーバ装置に送信する管理データ送信手段と、
を備えた共有情報管理システム。
【請求項７】
ネットワークを介してサーバ装置および他の端末装置と通信可能な端末装置であって、
管理データを記録する記録部と、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、サーバ装置から管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データをサーバ装置に送信する管理データ送信手段と、
を備えた端末装置。
【請求項８】
ネットワークを介してサーバ装置および他の端末装置と通信可能であって、管理データを記録する記録部を有するコンピュータによって下記の機能を実現するための共有情報管理プログラムであって、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、サーバ装置から管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データをサーバ装置に送信する管理データ送信手段と、
をコンピュータによって実現するための共有情報管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は複数の端末装置間で情報を共有するためのシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
プロジェクトの進捗管理を行うシステムとして、専用サーバを設けるものがある。このシステムでは、各人の進捗状況を端末コンピュータから専用サーバに送信し、専用サーバにプロジェクト進捗に関する各人の情報を集約して管理する。各人は、端末コンピュータから専用サーバにアクセスして、進捗状況を知ることができる。
【０００３】
たとえば、特許文献１は、サーバ装置とクライエント装置から構成されるワークフローシステムを開示しており、当該システムではサーバ装置にデータが集中して管理される。
【０００４】
また、複数のクライエントに接続されたサーバ装置にて共有情報を管理するシステムが、特許文献２に開示されている。このシステムでは、共有すべきファイルをサーバ装置に記録しておき、各クライエントから共有ファイルに対する更新があると、その更新差分をサーバ装置に蓄積するようにしている。これによって、各クライエントは、サーバ装置に問い合わせることによって、常に最新の情報を取得することができる。これにより、異なるクライエント間でのデータ共有を可能としている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−０７９４０３
【０００６】
【特許文献２】特開２００４−３１０４６４
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記のような従来の技術では、サーバ装置にて情報の一元管理をしており、専用のサーバ装置を設け、複雑な処理を行う管理プログラムを用意する必要があった。
【０００８】
そこで、この発明では、上記のような専用サーバ装置を用いることなく、確実に情報の共有を図ることができる共有情報管理システムを提供することを目的とする。
【０００９】
また、サーバ装置における処理を簡素化して、サーバ装置の処理負担を軽減することのできる共有情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
(1)(2)(3)この発明に係る共有情報管理システムは、
ネットワークを介して互いに接続可能な複数の端末装置とこれら端末装置とネットワークを介して接続されたメールサーバ装置とを備えた共有情報管理システムであって、前記端末装置は、
管理データを記録する記録部と、共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、メールサーバ装置のメールボックスから自己宛のメールとして管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データを内容とする自己を含む全ての端末装置宛のメールをメールサーバ装置に送信する管理データ送信手段とを備えている。
【００１１】
したがって、特別なサーバ装置を設けることなく通常のメールサーバを用いて、共有情報の管理を行うことができる。
【００１２】
(4)この発明に係る共有情報管理システムは、
端末装置の更新手段が、管理データ更新の際に、更新があったことを示す出力を行うことを特徴としている。
【００１３】
したがって、管理データの更新があったことを作業者に伝えることができる。
【００１４】
(5)この発明に係る共有情報管理システムは、
更新があったことを示す出力が、表示、音声または振動であることを特徴としている。
【００１５】
(6)(7)(8)この発明に係る共有情報管理システムは、
ネットワークを介して互いに接続可能な複数の端末装置とこれら端末装置とネットワークを介して接続されたサーバ装置とを備えた共有情報管理システムであって、
前記サーバ装置は、
管理データを記録する記録部と、
端末装置から送信されてきた管理データを受けて、記録部に記録されている管理データを更新する更新手段と、
端末装置からの要求を受けて、記録部に記録されている管理データを当該端末装置に送信する送信手段と、
を備え、
前記端末装置は、
管理データを記録する記録部と、
共有情報管理プログラムの起動時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する起動時判断手段と、
起動時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があると判断されると、当該他の端末装置のいずれかから管理データを取得し、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、サーバ装置から管理データを取得する管理データ取得手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、入力部から管理データを更新する入力があると、記録部の管理データを更新するとともに、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があれば、当該更新情報を当該端末装置の全てに送信する更新情報送信手段と、
共有情報管理プログラムの動作中に、他の端末装置から更新情報を受信すると、当該更新情報に基づいて管理データを更新する更新手段と、
共有情報管理プログラムの終了時に、共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置があるかどうかを判断する終了時判断手段と、
終了時判断手段によって共有情報管理プログラムが動作している他の端末装置が無いと判断されると、記録部の管理データをサーバ装置に送信する管理データ送信手段とを備えたことを特徴としている。
【００１６】
したがって、簡易な構成のサーバを用意するだけで、共有情報管理システムを構築することができる。
【００１７】
この発明において、「ネットワーク」とは、データ通信可能な媒介をいい、有線であると無線であるとを問わない。
【００１８】
「メールサーバ装置」とは、少なくともメールボックスにアクセス可能であり、メールの送受信を管理する機能を有するものをいう。
【００１９】
「起動時判断手段」は、実施形態においては、ステップＳ３がこれに対応する。
【００２０】
「管理データ取得手段」は、実施形態においては、ステップＳ４、Ｓ５、Ｓ６がこれに対応する。
【００２１】
「更新情報送信手段」は、実施形態においては、ステップＳ２７がこれに対応する。
【００２２】
「更新手段」は、実施形態においては、ステップＳ２９がこれに対応する。
【００２３】
「終了時判断手段」は、実施形態においては、ステップＳ４１がこれに対応する。
【００２４】
「管理データ送信手段」は、実施形態においては、ステップＳ４２がこれに対応する。
【００２５】
「プログラム」とは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソース形式のプログラム、圧縮処理がされたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
１．全体構成
図１に、この発明の一実施形態による共有情報管理システムの機能ブロック図を示す。端末装置T1は、管理データを記録した記録部２、起動時判断手段４、管理データ取得手段６、更新情報送信手段８、更新手段１０、終了時判断手段１２、管理データ送信手段１４を備えている。図においては省略しているが、他の端末装置T2・・・Tnも同様の構成である。メールサーバ装置Ｍは、周知の構成であり、各端末装置T1、T2・・・Tnのための、メールボックスBOX1、BOX2・・・BOXnを備えている。
【００２７】
以下、端末装置T1の動作を説明するが、他の端末装置T2・・・Tnの動作も同様である。
【００２８】
端末装置T1において、共有情報管理プログラムが起動されると、起動時判断手段４は、他の端末装置T2・・・Tnにおいて共有情報管理プログラムが動作中であるか否かを判断する。共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnが見いだされれば、当該他の端末装置から管理データを取得する。また、共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnが一台もなければ、メールサーバ装置Ｍの自己のメールボックスBOX1に格納されているメールを取得する。このメールには、管理データが記述または添付されているので、これにより管理データを取得することができる。
【００２９】
管理データを取得した端末装置T1は、これを記録部２に記録する。これにより、共有情報管理プログラムの起動時に、最新の管理データを取得することができる。
【００３０】
共有情報管理プログラムが起動して動作することにより、端末装置T1を使用するユーザは、記録部２に記録された管理データを閲覧したり、更新したりすることができる。端末装置T1の入力部によって更新がなされると、更新情報送信手段８は、当該更新情報を、共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnに送信する。これにより、他の端末装置T2・・・Tnは、管理データの更新を行うことができる。
【００３１】
また、他の端末装置T2・・・Tnからの更新情報を受け取ると、更新手段１０は、記録部２に記録されている管理データを更新する。
【００３２】
以上のようにして、共有情報管理プログラムが動作している各端末装置T1・・・Tnが記録する管理データの共通化を図っている。
【００３３】
端末装置T1において、共有情報管理プログラムの終了処理がなされると、終了時判断手段１２は、他の端末装置T2・・・Tnにおいて共有情報管理プログラムが動作中であるか否かを判断する。他の端末装置T2・・・Tnのいずれにおいても共有情報管理プログラムが動作中でなければ、管理データ送信手段１４は、メールサーバ装置Ｍに対し、自らも含めた全ての端末装置T1・・・Tnを宛先とするメールを送信する。このメールには、端末装置T1の記録部に記録されている管理データを記述するかまたは添付する。
【００３４】
メールサーバ装置Ｍは、このメールを受けて、それぞれのメールボックスBOX1、BOX2・・・BOXnに記録する。これにより、全ての端末装置T1・・・Tnにおいて共有情報管理プログラムが動作していない状態になる直前に、最新の管理データを、各端末装置T1・・・Tn宛のメールとして保存することができる。
【００３５】
したがって、この後、最初に共有情報管理プログラムが起動された端末装置は、管理データ取得手段６によって常時駆動しているメールサーバ装置Ｍから自己宛のメールとして最新の管理データを取得することができる。
【００３６】
２．ハードウエア構成
図２に、共有情報管理システムの全体的なハードウエア構成を示す。図において、システムは、メールサーバ装置Ｍ、メールサーバ装置Ｍとネットワーク１６によって通信可能な端末装置T1、T2、T3、T4によって構成されている。この実施形態では、４つの端末装置T1、T2、T3、T4が用いられているが、３以下、５以上の端末装置を用いてもよい。
【００３７】
図３に、端末装置T1のハードウエア構成を示す。なお、端末装置T2、T3、T4も同様の構成である。ＣＰＵ５０には、メモリ５２、通信回路５４、ハードディスク５６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ５８、キーボード／マウス７０、ディスプレイ７２が接続されている。メモリ５２は、ＣＰＵ５０のワークエリアとして用いられる。通信回路５４（たとえば、ＬＡＮカード）は、ネットワークを介してメールサーバ装置Ｍと通信を行うための回路である。
【００３８】
ハードディスク５６には、オペレーティングシステム（ＯＳ）６２（たとえば、マイクロソフト社のWINDOWS(商標））、共有情報管理プログラムとしての進捗管理プログラム６４、管理データ６６、グループ情報６８が記録される。進捗管理プログラム６４は、ＣＤ−ＲＯＭ６０に記録されていたものを、ＣＤ−ＲＯＭドライブ５８を介してインストールしたものである。グループ情報６８は、情報を共有するメンバーのメールアドレス、端末装置のアドレスを記述した情報である。
【００３９】
３．進捗管理処理
以下、例を示しながら、進捗管理処理を説明する。ここでは、端末装置T1,T2,T3,T4をそれぞれ「古谷」「竹田」「太郎」「花子」が使用し、グループを組んでプロジェクトを実行しているものとする。当該プロジェクトは、モジュール１、モジュール２、モジュール３、モジュール４の４つのモジュールを開発することが目的となっており、それぞれ、「古谷」「竹田」「太郎」「花子」が開発を担当するものとする。
【００４０】
3.1起動時処理
端末装置T1を立ち上げて、進捗管理プログラムを立ち上げた際の、進捗管理プログラム６４のフローチャートを図４に示す。なお、この実施形態では、端末装置T1のＯＳ６２にユーザがログインした際に、進捗管理管理プログラム６４が自動起動して、常駐するようにしている。
【００４１】
ＣＰＵ５０は、ステップＳ１において、進捗管理プログラム６４の起動処理を行う。次に、ハードディスク５６に記録されているグループ情報６８を取得する（ステップＳ２）。
【００４２】
図５に、グループ情報６８の例を示す。グループに属するメンバーの名前、メールアドレス、そのメンバーが使用する端末装置のＩＰアドレスが記録されている。
【００４３】
ＣＰＵ５０は、取得した端末装置アドレスに基づいて、他の端末装置T2、T3、T4が動作中であるかどうかを問い合わせる（ステップＳ３）。具体的には、ＣＰＵ５０は、ＯＳ６２が用意している通信機能のチェックコマンドを用いてこれを調べる。たとえば、WINDOWS（商標）であれば、各端末装置T2、T3、T4に向けて一斉にpingコマンドを送信する。これに対する応答があるかどうかによって、他の端末装置T2、T3、T4が動作中であるかどうかを判断する。所定時間経過しても１つの返答もなければ、他の全ての端末装置T2、T3、T4が動作していないと判断できる。
【００４４】
最も早く応答を返してきた端末装置があれば（ステップＳ３Ｂ）、ＣＰＵ５０は、当該他の端末装置に対して、管理データ６６の送信要求をネットワーク１６を介して送る（ステップＳ４）。
【００４５】
この要求を受けた他の端末装置（たとえばT2とする）の進捗管理プログラムが行う処理を、図６に示す。送信要求を受けると、端末装置T2のＣＰＵ５０は、ハードディスク５６から管理データ６６を読み出す（ステップＳ１２）。さらに、ＣＰＵ５０は、読み出した管理データ６６を、ネットワーク１６を介して、要求元の端末装置T1に送信する（ステップＳ１３）。
【００４６】
端末装置T1のＣＰＵ５０は、送られてきた管理データを受信し（ステップＳ５）、受信した管理データによってハードディスク５６の管理データを更新する（ステップＳ７）。現在動作中の他の端末装置には、最新の管理データが記録されているので、これを取得することができる。
【００４７】
図７に、端末装置T2から端末装置T1に送られてきた管理データの例を示す。「項目名」は作業項目を示し、図７の例では「モジュール１」「モジュール２」「モジュール３」「モジュール４」の4つの作業項目によってこのプロジェクトが構成されることが示されている。「進捗率」は、各作業項目の進捗率をあらわすものである。「作業者」は、各作業項目を担当する担当者を示す。「備考」は注記である。
【００４８】
ステップＳ３Ｂにおいて、他の端末装置T2、T3、T4がいずれも動作中でなければ（所定時間経過後もいずれの端末からも返答がない場合）、ＣＰＵ５０は、メールサーバ装置Ｍにアクセスして、自己に割り当てられたメールアドレス(端末装置T1にはfuru@kccs.jp（メールボックスBOX1）が割り当てられているとする)を示し、そのメールボックスBOX1に到着しているメールの取得を要求する。メールサーバ装置Ｍは、図８に示すように、各端末装置T1、T2、T3、T4ごとのメールボックスを記録部に有している。メールサーバ装置Ｍは、要求元のメールアドレスfuru@kccs.jpに対応するメールボックスの内容を読み出して、端末装置T1に送信する。このメールサーバ装置Ｍによる処理は、通常のメールの処理と変わるところはない。
【００４９】
なお、各端末装置T1、T2、T3、T4に割り当てるメールアドレスは、共有情報管理システムのための専用のメールアドレスとすることが好ましい。換言すれば、各端末装置T1、T2、T3、T4の作業者が通常用いているメールアドレスではなく、これとは別に、各進捗管理プログラム６４ごとに与えられたメールアドレスとすることが好ましい。
【００５０】
もちろん、他の実施形態として作業者が通常用いているメールアドレスを用いることもできる。ただし、この場合には、本システムによるメールを他と区別するため、メールの件名に特別の文字列（たとえば「進捗管理」など）を含ませる。
【００５１】
以上のようにしてメールサーバ装置Ｍから送信されてきたメールを受信する（ステップＳ６）。なお、後に述べる、終了時の処理において明らかなように、前回、最後に終了した端末装置が、全ての端末装置に対して管理データを添付したメールを送信している。したがって、端末装置T1は、ステップＳ６によって、たとえば図７に示すような、最新の管理データを取得することができる。
【００５２】
ＣＰＵ５０は、受信したメールに添付されている管理データによって、ハードディスク５６に記録されている管理データ６６を更新する（ステップＳ７）。
【００５３】
上記のようにして、他の端末装置が動作していれば他の端末装置から管理データを取得し、他の端末装置が一台も動作していなければメールサーバ装置からメールとして管理データを取得する。これにより、起動時に、管理データを最新のものとすることができる。
【００５４】
3.2管理データ表示処理
作業者が、キーボード／マウス７０によって、管理データの表示指令を入力すると、ＣＰＵ５０は、ハードディスク５６に記録されている管理データ６６を読み出して、ディスプレイ７２に表示する（表示処理）。図７に示すような管理データ６６が記録されていた場合、図１１に示すような表示がなされる。これにより、端末装置T1を使用する作業者は、プロジェクトの進捗状況を知ることができる。
【００５５】
3.3自端末による管理データ更新の際の処理
作業者が、自らの端末装置T1において、管理データの更新を行う場合の進捗管理プログラムのフローチャートを図９に示す。作業者によって、更新ボタン８０がクリックされると、ＣＰＵ５０は、図１２に示すような更新画面をディスプレイ７２に表示し、進捗率、備考の入力を促す（ステップＳ２３）。なお、この実施形態では、作業者自身が担当する作業についてのみ更新を可能としている。したがって、図１２に示すように、端末装置T1の作業者「古谷」の担当するモジュール１についてのみの更新画面が表示される。
【００５６】
作業者が、キーボード／マウス７０を用いて、更新データを入力すると、これをメモリ５２に記憶する（ステップＳ２４）。作業者によって、確定ボタン８２がクリックされると（ステップＳ２５）、入力された更新データにより、ハードディスク５６に記録されている管理データ６６を更新する（ステップＳ２６）。たとえば、進捗率を５０％から７５％に変更すると、図７のモジュール１の進捗率が７５％に更新される。
【００５７】
管理データ６６が更新されると、ＣＰＵ５０は、更新された管理データ６６をディスプレイ７２に表示する。さらに、ＣＰＵ５０は、グループ情報６８の端末装置アドレスを参照し、他の端末装置T2、T3、T4の全てに対し、ネットワーク１６を介して、更新情報を送信する（ステップＳ２７）。更新情報としては、更新された管理データ６６の全体を送信してもよく、更新された差分データだけを送信してもよい。
【００５８】
更新情報を受信した、他の端末装置T2、T3、T4は、この更新情報に基づいて、管理データ６６を更新する。これにより、全ての端末装置T1、T2、T3、T4における管理データ６６を常に最新のものとすることができる。
【００５９】
なお、管理データの更新がされた場合には、更新があった旨を作業者に知らせるための表示をディスプレイ上に行う。たとえば、画面全体を小刻みに振動させる、更新された部分だけを振動させる、更新された部分だけを異なった形態（色、太さ、字体など）で表示する、更新された旨を文字やアイコンで表示するなどである。これにより、更新があったことをリアルタイムに知ることができる。
【００６０】
なお、ステップＳ２５において、作業者によってキャンセルボタンが押された場合には、管理データの更新処理などを行うことなく更新ボタンクリックイベントの処理を終了する。
【００６１】
3.4他端末による管理データ更新の際の処理
次に、端末装置T1が他の端末装置T2、T3、T4から更新情報が送られてきた場合のフローチャートを図１０に示す。他の端末装置T2、T3、T4から更新情報が送られてくると（つまり更新情報受信イベントがあると）、ＣＰＵ５０は、当該更新情報を受信して、ハードディスク５６の管理データ６６を更新する（ステップＳ２９）。続いて、ＣＰＵ５０は、更新された管理データ６６をディスプレイ７２に表示する（ステップＳ２９Ｂ）。
【００６２】
3.5進捗管理プログラム終了時
図１３に、進捗管理プログラム終了時のフローチャートを示す。作業者によって、終了ボタン等が押され終了指示イベント（ＯＳから通知されるMW_ENDSESSION等のシャットダウンメッセージ）を受けると、ＣＰＵ５０は、他の端末装置T2、T3、T4のいずれかが動作中であるかを問い合わせる（ステップＳ４１Ａ）。この問い合わせは、ステップＳ３と同じようにpingコマンドを用いて行うことができる。ＣＰＵ５０は、所定の時間内にいずれかの端末装置T2、T3、T4から、動作中である旨の返信があったかどうかを判断する（ステップＳ４１）。
【００６３】
他の端末装置T2、T3、T4のいずれもが動作していなければ、端末装置T1は最後に終了する端末装置であるということになる。この場合には、ＣＰＵ５０は、次回起動する端末装置のために、管理データを保存しておく必要がある。この実施形態では、端末装置T1のＣＰＵ５０は、端末装置T1を含むグループ全ての端末装置T1、T2、T3、T4を受信者とする、管理データを添付したメール（管理データを記述したメールでもよい）をメールサーバ装置Ｍに送信しておく（ステップＳ４２）。
【００６４】
メールサーバ装置Ｍは、各端末装置T1、T2、T3、T4宛のメールを受けて、それぞれのメールボックス（図８参照）に記録する。
【００６５】
したがって、次回最初に起動した端末装置は、メールサーバ装置Ｍから自己宛のメールを受信することによって、最新の管理データを取得することができる（図４のステップＳ３Ｂ、Ｓ６参照）。なお、この際のメールサーバ装置Ｍの動作は、通常のメール処理と同じである。
【００６６】
４．その他の実施形態
上記実施形態では、更新があった旨を、表示によって示すようにしているが、音声や物理的な振動によって示すようにしてもよい。
【００６７】
上記実施形態では、進捗管理システムを例として示したが、ワークフロー、会議室などの予約など情報共有が必要なシステム全般に適用することができる。
【００６８】
上記実施形態ではメールサーバ装置Ｍを用いてシステムを実現した。しかし、メールとしてではなく、ネットワーク１６を介してＬＡＮによってデータを直接送受信するサーバ装置Ｓを用いてもよい。この場合の、共有情報管理システムの機能ブロックを図１４に示す。
【００６９】
端末装置T1は、管理データを記録した記録部２、起動時判断手段４、管理データ取得手段６、更新情報送信手段８、更新手段１０、終了時判断手段１２、管理データ送信手段１４を備えている。図においては省略しているが、他の端末装置T2・・・Tnも同様の構成である。サーバ装置Ｓは、管理データを記録した記録部２２、更新手段２４、送信手段２６を備えている。
【００７０】
以下、端末装置T1の動作を説明するが、他の端末装置T2・・・Tnの動作も同様である。
【００７１】
端末装置T1において、共有情報管理プログラムが起動されると、起動時判断手段４は、他の端末装置T2・・・Tnにおいて共有情報管理プログラムが動作中であるか否かを判断する。共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnが見いだされれば、当該他の端末装置から管理データを取得する。また、共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnが一台もなければ、サーバ装置Ｓから管理データを取得する。つまり、サーバ装置Ｓは、送信手段２６によって管理データを端末装置T1に送信する。管理データを取得した端末装置T1は、これを記録部２に記録する。これにより、共有情報管理プログラムの起動時に、最新の管理データを取得することができる。
【００７２】
共有情報管理プログラムが起動して動作することにより、端末装置T1を使用するユーザは、記録部２に記録された管理データを閲覧したり、更新したりすることができる。端末装置T1の入力部によって更新がなされると、更新情報送信手段８は、当該更新情報を、共有情報管理プログラムの動作する他の端末装置T2・・・Tnに送信する。これにより、他の端末装置T2・・・Tnは、管理データの更新を行うことができる。
【００７３】
また、他の端末装置T2・・・Tnからの更新情報を受け取ると、更新手段１０は、記録部２に記録されている管理データを更新する。
【００７４】
以上のようにして、共有情報管理プログラムが動作している各端末装置T1・・・Tnが記録する管理データの共通化を図っている。
【００７５】
端末装置T1において、共有情報管理プログラムの終了処理がなされると、終了時判断手段１２は、他の端末装置T2・・・Tnにおいて共有情報管理プログラムが動作中であるか否かを判断する。他の端末装置T2・・・Tnのいずれにおいても共有情報管理プログラムが動作中でなければ、管理データ送信手段１４は、サーバ装置Ｓに管理データを送信する。これにより、サーバ装置Ｓの更新手段２４は、記録部２２に記録されている管理データを更新する。したがって、全ての端末装置T1・・・Tnにおいて共有情報管理プログラムが動作していない状態になる直前に、最新の管理データをサーバ装置Ｓに記録しておくことができる。
【００７６】
したがって、この後、最初に共有情報管理プログラムが起動された端末装置は、管理データ取得手段６によって常時駆動しているサーバ装置Ｓから最新の管理データを取得することができる。
【００７７】
図１５に、サーバ装置Ｓのハードウエア構成を示す。ＣＰＵ３０には、メモリ３２、通信回路３４、ハードディスク３６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３８が接続されている。メモリ３２は、ＣＰＵ３０のワークエリアとして用いられる。通信回路３４（たとえば、ＬＡＮカード）は、ネットワークを介して端末コンピュータと通信を行うための回路である。
【００７８】
ハードディスク３６には、オペレーティングシステム（ＯＳ）４２（たとえば、マイクロソフト社のWINDOWS(商標））、サーバ用共有情報管理用プログラム４４、管理データ４６が記録される。サーバ用共有情報管理プログラム４４は、ＣＤ−ＲＯＭ４０に記録されていたものを、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３８を介してインストールしたものである。
【００７９】
端末装置のハードウエア構成は、図３と同様である。
【００８０】
上記実施形態と異なる点は、図１３（終了処理）のステップＳ４２において、メールを送信するのではなく、管理データ６６をネットワーク１６を介して直接サーバ装置Ｓに送信するようにしていることである。サーバ装置Ｓのサーバ用共有情報管理プログラム４４は、これを受信してハードディスク３６に記録する。
【００８１】
図４（起動処理）のステップＳ６において、メールを受信するのではなく、サーバ装置Ｓから、ネットワーク１６を介して、直接取得する。サーバ装置Ｓの共有情報管理プログラム４４は、要求を受けてハードディスク３６に記録している管理データを送信する。
【００８２】
この実施形態では、メールサーバ装置Ｍをそのまま用いることはできないが、比較的簡単なプログラムをサーバ装置Ｓに用意するだけで、システムを実現することができる。
【００８３】
上記実施形態では、端末装置がシャットダウンしているか動作しているかによって、進捗管理プログラムが動作しているか否かを判断している。しかし、進捗管理プログラムの動作の有無を直接検出するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８４】
【図１】この発明の一実施形態による共有情報管理システムの機能ブロック図である。
【図２】共有情報管理システムのハードウエア構成を示す図である。
【図３】端末装置のハードウエア構成を示す図である。
【図４】共有情報管理プログラム６４のフローチャート（起動時）である。
【図５】グループ情報の例を示す図である。
【図６】共有情報管理プログラム６４のフローチャート（管理データ送信依頼の受信時）である。
【図７】グループ情報の例を示す図である。
【図８】メールボックスの例を示す図である。
【図９】共有情報管理プログラム６４のフローチャート（自端末装置での更新情報入力時）である。
【図１０】共有情報管理プログラム６４のフローチャート（他端末装置からの更新連絡受信時）である。
【図１１】進捗状況を表示する画面例である。
【図１２】更新画面を示す図である。
【図１３】共有情報管理プログラム６４のフローチャート(終了時）である。
【図１４】他の実施形態による共有情報管理システムの機能ブロック図である。
【図１５】図１４のシステムにおけるサーバ装置のハードウエア構成を示す図である。
【符号の説明】
【００８５】
２・・・記録部
４・・・起動時判断手段
６・・・管理データ取得手段
８・・・更新情報送信手段
１０・・・更新手段
１２・・・終了時判断手段
１４・・・管理データ送信手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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