(57)【要約】【課題】文書管理システムの文書データを、メールを用いて容易な方法で更新すること。【解決手段】ネットワークに接続された文書管理システムは、文書を指定してメールを任意のアドレスに送信するメール作成手段と、送信したメールへの返信メールを受信するメール受信手段と、受信したメールを解析するメール解析手段と、更新する文書を特定してメールに添付された文書データを最新バージョンとして保存する文書データ更新手段とを持つことを特徴とし、文書管理システムは、送信元のアドレスとして生成したメールアドレスと、更新する文書データの文書ＩＤと、送信先のメールアドレスと、送信処理を指示したユーザのユーザＩＤと、更新処理を特定するために生成した処理ＩＤと、送信処理を行った日時とをあわせて管理し、受信したメールの送信アドレスと処理ＩＤを用いて、どの文書データに対する更新処理かを特定する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを管理する文書管理システムに、クライアントからメールを用いて、文書データを登録、更新する方法を備えた文書管理システムであって、
前記文書管理システムは、指定されたメールアドレスにメールを送信するメール送信手段と、
送信するメールの送信元メールアドレスを自動で生成するメールアドレス生成手段と、
送信するメールに特定するための情報を自動で生成し付加する処理ＩＤ生成手段と、
送信するメールを作成するメール作成手段と、
メール送信に使用した情報を管理する情報管理手段と、
クライアントから送信されたメールを受信するメール受信手段と、
クライアントから受け取ったメールに記載されている内容から、更新する文書データを特定するメール解析手段と、
特定した文書データを受信したメールの内容を用いて更新する文書データ更新手段と、
を持つことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理システムで生成されるメールには、ユーザから指定された文書データを添付することを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記クライアントから受け取るメールには、更新するための文書データが添付されており、その添付データを用いて文書データの更新を行うことを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理システムの受信メール解析手段は、送信時にメールアドレス生成手段で生成した送信元メールアドレスと、処理ＩＤ生成手段で生成した処理ＩＤを受信したメールから取得して、送信元メールアドレスと処理ＩＤを用いて、メール送信時に使用した情報から、更新を行う文書データを特定することを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理システムのメール作成手段は、送信先のユーザに、更新を行う権限がない場合には、メールの作成を行わないことを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理システムの文書データ更新手段は、受信したメールを送信してきたユーザが更新を行う権限がない場合には、文書データの更新を行わないことを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書管理システムのメール作成手段および文書管理システムの文書データ更新手段において、更新を行う権限がなかった場合には、エラー情報をユーザにメールで通知することを特徴とする、請求項５または６記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記文書管理システムの文書データ更新手段は、メールによる文書データの更新を行う期限が決まっており、有効期限内のみ文書データの更新を行うことを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記文書管理システムで作成されるメールには、送信先のメールアドレスと、送信元メールアドレス生成手段により生成された送信元メールアドレスが設定され、処理ＩＤ生成手段により生成された処理ＩＤがメール本文もしくはメールタイトル、もしくはメールヘッダに記載されていることを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記文書管理システムで受信するメールには、前記メールアドレス生成手段により生成されたメールアドレスが送信先のメールアドレスに設定され、前記処理ＩＤ生成手段により生成された処理ＩＤがメール本文もしくはメールタイトル、もしくはメールヘッダに記載されていることを特徴とする、請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワーク上の文書管理システムで保管されている文書データを、メールを用いて登録、更新するための方法およびシステムに係る文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク上のサーバを用いて文書データを管理する文書管理システムに、ユーザが文書データを登録する場合、Ｗｅｂブラウザや専用クライアントアプリケーションを用いてサーバにアクセスし、所定の操作を行うことにより、登録を行うのが一般的である。また、他には、より容易に登録を行えるように、登録する文書データをメールに添付し、所定の情報をメールに記載して送信することにより、文書管理システムに文書データを登録する方法も提案されている。
【０００３】
特許文献１記載の文書管理システムは、ユーザがサーバに対して、文書管理システムのツリー構造情報をメールで要求し、ツリー構造情報をメールで受信して、そのメールに記載されたツリー情報を用いて文書データを格納するフォルダを指定し、登録する文書データを添付してメールを送信することにより、文書データを登録する文書管理システムが提案されている。
【０００４】
また、特許文献２記載の文書配信システムは、メール本文に文書管理システムのどのフォルダに文書を登録するか記載し、登録文書データをメールに添付して送信することにより、文書データを登録する文書登録依頼装置が提案されている。
【０００５】
一方、文書管理システムに文書データのバージョンを管理する機能などがある場合には、文書管理システムの文書データを更新することが可能となる。文書データを更新する場合は、前記登録時と同様、Ｗｅｂブラウザや専用アプリケーションを用いてサーバにアクセスし、更新する文書データを取得してローカルＰＣ上で取得した文書データを変更し、再度、Ｗｅｂブラウザや専用アプリケーションを用いてサーバにアクセスして、バージョンを更新する文書データを指定して変更を加えた文書データを登録することにより、文書データの更新を行うことが一般的である。
【特許文献１】特開２００４−１０２３３４号公報（Ｐ２０−図５）
【特許文献１】特開２００２−１８９６８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述した従来の技術では、メールによる文書データの登録は行えるが、上述した文書データのバージョンの更新処理を、メールを用いて行うことは考慮されていないため、文書管理システムが持つバージョン管理機能をメールのように容易な方法で利用することができなかった。そのため、メールを用いて文書管理システムに文書データを登録することができたとしても、ユーザは一度登録した文書データを更新するためには、メール以外の一般的な方法で更新するしか方法がなかった。
【０００７】
文書管理システムは、文書を保管するためのシステムであるため、文書を管理することがシステムの機能である。そのため、文書を登録するだけでなく、文書データを容易に更新することができることが、ユーザが文書管理システムを利用するときにおいて必要となる。しかしながら上述のように、従来のシステムにおいては、文書データの更新処理を容易に行う方法が提案されていなかった。
【０００８】
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、文書管理システムの文書データのバージョンを、メールを用いて容易な方法で更新することを目的とする文書管理システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述した課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、指定されたメールアドレスにメールを送信するメール送信手段と、送信するメールの送信元メールアドレスを自動で生成するメールアドレス生成手段と、送信するメールに特定するための情報を自動で生成し付加する処理ＩＤ生成手段と、送信するメールを作成するメール作成手段と、メール送信に使用した情報を管理する情報管理手段と、クライアントから送信されたメールを受信するメール受信手段と、クライアントから受け取ったメールに記載されている内容から、更新する文書データを特定するメール解析手段と、特定した文書データを受信したメールの内容を用いて更新する文書データ更新手段と、を持つことを特徴とする。
【００１０】
さらに、前記文書管理システムで生成されるメールには、ユーザから指定された文書データを添付することを特徴とする。
【００１１】
さらに、前記クライアントから受け取るメールには、更新するための文書データが添付されており、その添付データを用いて文書データの更新を行うことを特徴とする。
【００１２】
さらに、前記文書管理システムの受信メール解析手段は、送信時にメールアドレス生成手段で生成した送信元メールアドレスと、処理ＩＤ生成手段で生成した処理ＩＤを受信したメールから取得して、送信元メールアドレスと処理ＩＤを用いて、メール送信時に使用した情報から、更新を行う文書データを特定することを特徴とする。
【００１３】
さらに、前記文書管理システムのメール作成手段は、送信先のユーザに、更新を行う権限がない場合には、メールの作成を行わないことを特徴とする。
【００１４】
さらに、前記文書管理システムの文書データ更新手段は、受信したメールを送信してきたユーザが更新を行う権限がない場合には、文書データの更新を行わないことを特徴とする。
【００１５】
さらに、前記文書管理システムのメール作成手段および文書管理システムの文書データ更新手段において、更新を行う権限がなかった場合には、エラー情報をユーザにメールで通知することを特徴とする。
【００１６】
さらに、前記文書管理システムの文書データ更新手段は、メールによる文書データの更新を行う期限が決まっており、有効期限内のみ文書データの更新を行うことを特徴とする。
【００１７】
前記文書管理システムで作成されるメールは、送信先のメールアドレスと、送信元メールアドレス生成手段により生成された送信元メールアドレスが設定され、処理ＩＤ生成手段により生成された処理ＩＤがメール本文もしくはメールタイトル、もしくはメールヘッダに記載されていることを特徴とする。
【００１８】
前記文書管理システムで受信するメールは、前記メールアドレス生成手段により生成されたメールアドレスが送信先のメールアドレスに設定され、前記処理ＩＤ生成手段により生成された処理ＩＤがメール本文もしくはメールタイトル、もしくはメールヘッダに記載されていことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によって、ユーザは更新したい文書データを、所定のメールに対する返信メールに添付して送信するだけで、容易に文書管理システムの文書データを更新することが可能となる。さらに、文書管理システムの膨大な文書データ内から更新を行う文書データを特定する必要がないため、更新する文書の間違いがおきないため、確実に更新処理を行うことが可能となる。さらに、更新を依頼する送信先のユーザに更新する文書データの更新権限がない場合には、メールを作成せず、また、メール返信により文書データの更新を要求された場合に、要求を行ったユーザに文書データの更新権限が存在しない場合には、更新処理は行わないことで、文書管理システムを用いた場合と同様に、セキュリティを考慮した文書更新処理を行うことが可能となる。さらに、更新処理を行える期間を設定することで、更新処理に期限を設けることや、誤って、後日更新を行ってしまうことを防止することが可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下に本発明を実施するための形態の一例を、図を用いて説明する。
【実施例１】
【００２１】
図１は本発明の第１の実施例の全体構成図である。文書管理システム１１０は、文書管理機能を提供する文書管理サーバ１１１と保管するデータを保持するデータベースである文書管理ＤＢ１１２から構成されており、ユーザが利用するＰＣ等のユーザ端末１０１と、文書管理サーバ１１１はインターネット網１００に接続されている。ユーザは、ユーザ端末１０１からＷｅｂブラウザ等を利用して、インターネット網１００を介して、文書管理サーバ１１１にアクセスし、文書管理システム１１０を利用する。また、ユーザが送信するメールや文書管理システムから送信されるメールもインターネット網１００を介して、送受信される。
【００２２】
文書管理システム１１０のモジュール構成図を図２に示す。文書管理サーバ１１１は、インターネット網を通じてデータの送受信を行う通信部２１０と、文書管理ＤＢのデータの処理を行うＤＢアクセス部２１２と、ユーザに通知するメールを作成するメール作成部２１３と、ユーザから受信したメールを解析するメール解析部２１４と、メールの送受信を行うメール送受信部２１５と、これら各モジュール間の機能を利用して、文書管理システムの機能を提供するための処理を行うデータ処理部２１１と、から構成され、文書管理ＤＢ１１２は、文書データやユーザの情報等を保管するデータベース（ＤＢ）２２０を持つ。ＤＢ２２０では、図２３から図２６に示すような情報が管理されている。
【００２３】
次に、本実施例の処理の流れを説明する。本実施例では、ユーザＡがＷｅｂブラウザを用いて文書管理サーバ１１１にアクセスし、文書管理システム１１０で保管されている文書データのうち、更新したい文書データを選択して、そのデータの更新を行うユーザＢに対して、更新を行いたい文書データを添付してメールを送信する。前記メールを受信したユーザＢは、受信したメールから添付されているデータを取得し、その受信した文書データをローカルＰＣ環境において変更した後、受信したメールに対する返信メールとして、更新する文書データを添付してメールを作成し、作成したメールを送信する。文書管理システム１１０はユーザＢからの返信メールを受信し、そのメールに添付されていた文書データを、ユーザＡが指定して送信してきた文書データの最新バージョンとして、文書管理システム１１０に保管する。
【００２４】
まず、ユーザＡがＷｅｂブラウザを用いて、文書管理サーバ１１１にアクセスし、ユーザＢに対してメールを送信するまでの処理を説明する。処理のシーケンスを図３に示す。
【００２５】
ユーザＡは図４に示すような文書管理システムのログイン画面のログインＩＤとパスワード欄にそれぞれ入力し、ログインボタンを押下する。ユーザ端末は、入力されたログインＩＤとパスワードを文書管理サーバに送信し、ログインを要求する。文書管理サーバでは、受け取ったログインＩＤとパスワードを用いて、正当なユーザＡからの要求であるかどうかを判断する。通信部２１０でユーザからの要求を受信し、データ処理部２１１でログイン要求であることを判断すると、ＤＢアクセス部２１２がＤＢ２２０から、要求のあったログインＩＤとパスワードの情報を取得し、データ処理部２１１で正当なログインＩＤとパスワードであったか判断する。もし、ログインＩＤとパスワードによりユーザを認証できた場合には、そのユーザがアクセス可能なフォルダの一覧の情報をＤＢアクセス部２１２がＤＢ２２０から取得し、データ処理部２１１が取得した情報をユーザ端末が表示を行うために必要なデータに変換をして、通信部２１０から処理結果のデータを返す。ここで文書管理サーバでは、ユーザから預かった文書データをフォルダを用いたツリー構造で管理しているとする。
【００２６】
文書管理サーバからのユーザＡがアクセス可能なフォルダ一覧の情報を受信したユーザ端末は、その受信した情報を図５に示すような画面を用いてユーザＡに提示する。ユーザＡは提示されたフォルダの一覧から、所望の文書データが格納されているフォルダに移動するため、任意のフォルダを選択し、そのフォルダの中の情報取得を要求する。通信部２１０でユーザからフォルダ内情報取得の要求を受け取ると、データ処理部２１１はＤＢアクセス部２１２経由でＤＢ２２０から、そのユーザがアクセス可能なフォルダおよび文書データの一覧情報を取得し、取得したデータをユーザ端末で表示可能なデータに変換して、ユーザ端末に返す。そして、ユーザ端末は、受信したフォルダおよび文書データの一覧情報を用いて、ユーザにフォルダ内の情報を提示する。ユーザは所望の文書データが格納されているフォルダまで上記の操作を繰り返し、フォルダのツリー構造をたどっていく。
【００２７】
例えば、ユーザＡは上記の処理を繰り返し、所望の文書データ「文書３」が格納されているフォルダ３２に移動した場合には、図６に示すような画面が表示される。ここで、ユーザが「文書３」を更新したい場合には、一般的に以下のようなステップをふむ。
【００２８】
まず、文書管理システムの「文書３」をチェックアウトし、チェックアウトした文書データをローカルのＰＣにダウンロードして保存し、その保存した文書データを更新して、再度ユーザは、文書管理システムにログインして、「文書３」が格納されているフォルダまでツリー構造をたどって移動し、「文書３」を選択して、チェックインを行い、更新したローカルＰＣの「文書３」の文書データをアップロードする。このように、ユーザは、一つの文書データを更新するためには、文書管理システムに２度ログインし、チェックアウトしておいた文書の格納位置まで再度移動する手間が発生する。ツリー構造が単純で保管されている文書データの量が多くなければ、この手間はそこまで大きくなることはないが、文書管理システムで保管している文書データの量は、通常、ローカルＰＣなどに比べてはるかに多く、一度チェックアウトした文書の格納場所を忘れてしまうと、見つけ出すのが非常に困難となり、再度同じ格納場所に移動する手間も大きくなってしまう。
【００２９】
それに対し、本発明では、チェックアウト時には、従来どおり、フォルダのツリー構造を所望の文書データが格納されている位置まで移動する必要があるが、その後は再度同様の処理をユーザが行う必要がないため、容易に更新処理を行うことが可能である。この処理に関しては後述する。
【００３０】
ユーザＡは所望の文書データ「文書３」が格納された「フォルダ３２」に移動した後、図６に示すように、「文書３」を選択し、メール配信ボタンを押下する。メール配信ボタンを押下すると、図７のようなメール作成画面に遷移し、ユーザに、文書データを送信するメールアドレス等の情報の入力を要求する。ユーザＡは送信先であるユーザＢのメールアドレスと、タイトル、本文等を入力し、送信ボタンを押下する。
【００３１】
文書管理サーバは、通信部２１０でユーザからのメール情報を受け取ると、メール作成部２１３で受け取った情報のメールを作成する。メール作成時の処理フローを図８に示す。
【００３２】
まず始めに、ステップＳ８０１において、送信メールの送信元メールアドレス（Ｆｒｏｍアドレス）を生成する。Ｆｒｏｍアドレスは、システムでユニークになるように、＠前のユーザＩＤを生成し、それに文書管理システム固有のドメイン名を付加して生成される。
【００３３】
次にステップＳ８０２において、本メール送信処理を特定するための、システムでユニークな処理ＩＤを生成する。生成した処理ＩＤは、ステップＳ８０３でユーザから指定されたメール本文の先頭に追加される。さらにステップＳ８０４において、ステップＳ８０３のメール本文と、ユーザから指定された送信先メールアドレスとタイトルを送信メールの情報としてセットし、ステップＳ８０１で生成したＦｒｏｍアドレスをセットする。
【００３４】
次にステップＳ８０５において、本メールに添付する文書データ「文書３」の実データをＤＢから取得し、ステップＳ８０６において、取得した文書データを送信メールの添付データとしてセットし、送信メールの完成となる。
【００３５】
最後にステップＳ８０７で、本処理において生成、使用した情報をメール送信情報管理テーブルに保存する。メール送信情報管理テーブルの例を図９に示す。
【００３６】
上記のステップにより作成されたメールは、メール送受信部２１５から送信される。作成されるメールの例を図１０に示す。作成されたメールには、ユーザから指定された送信先メールアドレス、タイトル、本文のほかに、ステップＳ８０１で生成された送信元メールアドレス、処理ＩＤが情報としてセットされている。
【００３７】
次にユーザＢがメールを受信し、添付されていた文書データを更新して、返信メールを用いて文書データを更新する処理に関して説明する。
【００３８】
ユーザＢは、前記処理により、ユーザＡから指定された「文書３」が添付されたメールを、メーラーを用いて受信する。受信したメールに添付されていた文書データをローカルＰＣに保存し、その文書データを更新する。ユーザＢは文書データを更新したら、受信したメールへの返信メールを作成し、その返信メールに更新した文書データ「文書３´」を添付する。返信メールには、元のメールの送信元メールアドレスが返信メールの送信先メールアドレスに、ユーザＢのメールアドレスが返信メールの送信元メールアドレスにセットされる。ユーザＢはさらに、返信メールの本文に、受信メールに記載されていた処理ＩＤの情報をそのまま転用し、記載する。上記処理により生成された返信メールの例を図１１に示す。
【００３９】
ユーザＢは上記返信メールを作成したら、メールを送信する。文書管理サーバは、メール送受信部２１５でユーザＢからの返信メールを受信したら、受信したメールをメール解析部２１４で解析する。メールの解析処理フローを図１２に示す。
【００４０】
ステップＳ１２０１で、受信したメールの送信先メールアドレス（Ｔｏアドレス）情報を抽出する。そのＴｏアドレスが、メール送信情報管理テーブルに存在するかどうかステップＳ１２０２でチェックし、存在した場合には、受信メールの本文に記載されている処理ＩＤの情報を抽出する。ステップＳ１２０４で、その処理ＩＤとＴｏアドレスを、メール送信情報管理テーブルの情報を用いてチェックし、処理ＩＤとＴｏアドレスの両方が一致した場合には、ステップＳ１２０５で受信したメールの添付データが存在することをチェックし、ステップＳ１２０６で添付されていた文書データを取得する。さらに、ステップＳ１２０７で、メール送信情報管理テーブルから元の送信メールに添付していた送信文書の文書ＩＤ（文書ＩＤはシステムユニークな文書を特定するための情報）を取得する。ステップＳ１２０８で、ステップＳ１２０７で取得した文書ＩＤの最新バージョンの文書データとして、ステップＳ１２０６で取得した文書データをＤＢ２２０に登録する。
【００４１】
さらに、処理が完了した時点で、図１７に示すような完了通知のメールをユーザＢに、もしくはユーザＢとユーザＡに送信することにより、更新処理が行われたことを通知することが可能となる。
【００４２】
上記処理により、ユーザＡが送信した「文書３」の最新バージョンの文書データとして、ユーザＢが変更、送信してきた文書データ「文書３´」を「文書３」の最新文書データとして、登録し、更新することができる。
【００４３】
以上説明したように、本実施例によれば、ユーザＡが別のユーザであるユーザＢに指定した文書を更新してほしい場合などにも、送信先にユーザＢを指定し、ユーザＢに返信メールを送信してもらうだけで、ユーザＢに文書の格納場所の情報を通知したりせずに、文書の更新処理を行ってもらうことが可能となる。ユーザＢは、受信メールの添付データを更新して、返信メールを作成するのみでよいので、いちいち文書管理システムにアクセスしなくても、更新処理を実行することが可能である。
【００４４】
本実施例においては、ユーザＡはユーザＢを指定してメールを送信するように実行したが、自分を指定してメールを送信し、そのメールに自分で返信を行うようにすれば、ユーザＡが再度、文書管理システムにアクセスせずに文書データの更新を行うことが可能となる。
【実施例２】
【００４５】
本発明の第２の実施例は、第１の実施例と比べて、文書データの更新処理を行う際にアクセス権チェックを行う点のみ異なるため、異なる点を中心に説明する。
【００４６】
第１の実施例において、ユーザＢが返信メールに「文書３´」を添付して、更新を行った場合、文書管理サーバでは、その受信したメールの送信先アドレスと処理ＩＤを用いて要求が正しいかどうかの判断を行い、要求が正しかった場合には、更新を要求したユーザを特定せずに文書データの更新処理を行っていた。しかし、文書管理システムで管理する文書データは一般的に、ユーザ毎に各文書データに対する権限が定められており、権限のない文書データを更新することは不可能である。そのため、本実施例では、更新を行うユーザのアクセス権をチェックし、更新権限が存在する場合にのみ、更新処理を行う。
【００４７】
第１の実施例と同様、ユーザＡが「文書３」を選択し、送信先のアドレスを指定して、メール配信を実行する。第１の実施例では、文書管理サーバで、図８に示したようなフローによる処理が行われてメールが作成されるが、第２の実施例では、この処理に、送信先ユーザの特定処理が追加となる。処理フローを図１３に示す。
【００４８】
ステップＳ１３０１において、ユーザＡから指定された送信先メールアドレス（Ｔｏアドレス）に対応するユーザが、文書管理システムの登録ユーザに存在するかどうか、ＤＢ２２０の情報を取得してチェックを行う。Ｔｏアドレスに対応したユーザを特定できた場合には、ステップＳ１３０２において、そのユーザが、作成メールに添付する送信文書データに対して、更新権限をもっているかどうか、ＤＢ２２０の情報を取得してチェックを行う。もし、ステップＳ１３０１もしくはステップＳ１３０２のチェックにおいて、エラーとなった場合には、ユーザＡが指定したユーザに対して更新依頼のメールを送信しても受信したユーザは更新処理を行うことができないため、メール作成処理を中止し、ユーザＡにエラー情報を通知する。もし、Ｓ１３０１とＳ１３０２のチェックをどちらもとおった場合には、実施例１で説明した図８に示すメール作成フローと同様の処理が行われ、送信メールが作成される。最後にステップＳ１３０９において、本処理において生成、使用した情報をメール送信情報管理テーブルに保存するが、実施例においては、図１４に示すように、送信先のユーザのユーザＩＤがメール送信情報管理テーブルに追加となる。
【００４９】
次に、ユーザＢからの返信メールを文書管理サーバが受信した場合の処理について説明する。受信メールの解析処理フローを図１５に示す。実施例１と同様、ステップＳ１５０１で送信先のメールアドレス情報を受信メールから取得し、ステップＳ１５０２で取得した送信先メールアドレスがメール送信情報管理テーブルの情報に存在するかどうかチェックする。存在した場合には、ステップＳ１５０３で、そのメール送信情報管理テーブルの送信先アドレスと、受信したメールの送信元アドレスが一致するかどうかチェックし、さらに、メール送信情報管理テーブルの送信先ユーザＩＤのユーザが、更新を行う文書ＩＤに対して更新権限があるかどうかをステップＳ１５０４でチェックする。もし更新権限がなかった場合には、図１６に示すようなエラーメールを生成し、ユーザＢに送信する。ステップＳ１５０３およびＳ１５０４のチェックにとおった場合は、実施例１と同様、処理ＩＤのチェックを行い、添付データを取得して、更新処理を行う。メールの解析処理が正常に終了した場合には、図１７に示すような完了通知メールをユーザＢに送信する。
【００５０】
以上説明したように、本実施例によれば、ユーザＡが間違って指定文書に対して更新権限のないユーザにメールを送信してしまうことを防止することが可能となる。さらに、更新を行うユーザが実際に更新処理を行うときにアクセス権限がなくなってしまっている場合にも更新処理を行わないように制御できるため、誤った更新処理を防ぐことが可能となる。
【実施例３】
【００５１】
本発明の第３の実施例は、第１の実施例と比べて、文書データの更新を行える期間が有限である点のみ異なるため、異なる点のみ説明する。
【００５２】
図１８に示すように、ユーザＡが、メール情報を指定する画面において、送信メールに対する返信により更新を行うことが可能な期限を設定する。ここで設定された情報が文書管理サーバに送信され、文書管理サーバでは、メール作成処理時に、メール送信情報管理テーブルに有効期限の情報を設定する。メール送信情報管理テーブルの例を図１９に示す。実施例１のときにはメール送信情報管理テーブルには、図９に示すような情報をメール作成時に設定していたが、本実施例においては、それに加えて、有効期限の情報をメール送信情報管理テーブルに設定する。
【００５３】
ユーザＢには、図２０に示すようなメールが送信される。送信されるメールには、実施例１のときに送信されるメールに加えて、更新期限がいつまでであるかという情報が本文に加えられている。
【００５４】
ユーザＢからの返信メールを文書管理サーバが受信した場合には、実施例１の場合のメール解析処理に加えて、有効期限のチェック処理が加えられる。処理フローを図２１に示す。ステップＳ２１０１からＳ２１０５まで実施例１と同様の処理が行われ、ステップＳ２１０６で、要求された更新処理が、有効期限内であるかどうかチェックを行う。もし、期限が切れていた場合は、有効期限切れである旨のエラー通知メールを作成し、ユーザＢに送信する。有効期限内であった場合は、ステップＳ２１０７以降、実施例１と同様に、文書データの更新処理が行われる。
【００５５】
以上説明したように、本実施例によれば、誤った更新処理が後日行われたりしないように、更新処理に期限を設けて、ユーザの更新処理を制限することが可能となる。
【実施例４】
【００５６】
本発明の第４の実施例は、第１の実施例と比べて、ユーザＡがユーザＢに対して送信するメールに、元文書データを添付しないでメールを送信する点のみ異なるため、異なる点のみ説明する。
【００５７】
ユーザＡは実施例１と同様にメール情報を入力するが、本実施例の場合には、図２２に示すようにメール作成画面でメールに元の文書データを添付して送信するかどうかを指定する。もし、ユーザＡが元データの添付を行わないように指定した場合は、ユーザＢに送信されるメールには元データは添付されない。
【００５８】
ユーザＢは、添付データの存在しない文書データを受信した場合にも、更新して最新バージョンとして保存する文書データを添付して返信メールを作成する。そのため、ユーザＢは別途、最新バージョンとして保存する文書データを用意する必要がある。ユーザＢから何らかのデータが添付されたメールを文書管理サーバが受信した後は、他の実施例と同様の処理が行われ、添付されていたデータが最新バージョンのデータとして保存される。
【００５９】
以上説明したように、本実施例によれば、例えば、元のデータを既にユーザＢが持っている場合や、元のデータを送る必要がない場合などには、文書管理システムからユーザＢに送信されるメールのサイズを押さえることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】全体構成図
【図２】文書管理システムのモジュール関係図
【図３】メール送信処理のシーケンス図
【図４】ログイン画面例を示す図
【図５】ログイン後表示画面例を示す図
【図６】フォルダ・文書一覧画面例を示す図
【図７】送信メール作成画面例を示す図
【図８】送信メール作成処理フローチャート
【図９】メール送信情報管理テーブル例を示す図
【図１０】送信メール例を示す図
【図１１】返信メール例を示す図
【図１２】受信メール解析処理フローチャート
【図１３】実施例２の送信メール作成処理フローチャート
【図１４】実施例２のメール送信情報管理テーブル例を示す図
【図１５】実施例２の受信メール解析処理フローチャート
【図１６】実施例２の処理エラー通知メール例を示す図
【図１７】処理結果通知メール例を示す図
【図１８】実施例３のメール作成画面例を示す図
【図１９】実施例３のメール送信情報管理テーブル例を示す図
【図２０】実施例３の送信メール例を示す図
【図２１】実施例４の受信メール解析処理フローチャート
【図２２】実施例４のメール作成画面例を示す図
【図２３】データベースのユーザ情報管理テーブル例を示す図
【図２４】データベースのアクセス権情報管理テーブル例を示す図
【図２５】データベースの文書情報管理テーブル例を示す図
【図２６】データベースのフォルダ情報管理テーブル例を示す図
【符号の説明】
【００６１】
１００  インターネット網
１０１  ＰＣ等のユーザ端末
１１０  文書管理システム
１１１  文書管理システムの文書管理サーバ
１１２  文書管理システムの文書管理データベース
２１０  文書管理サーバのネットワーク通信部
２１１  文書管理サーバの処理制御部
２１２  文書管理サーバの文書管理データベースアクセス処理部
２１３  文書管理サーバの送信メール作成処理部
２１４  文書管理サーバの受信メール解析処理部
２１５  文書管理サーバのメール送受信部
２２０  文書管理データベースのデータベース
【図１】
2007041772.tif 000003
【図２】
2007041772.tif 000004
【図３】
2007041772.tif 000005
【図８】
2007041772.tif 000006
【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図１８】
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【図２２】
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