(57)【要約】【課題】業務に必要な文書ファイルを検索する際に、文書名やキーワードを知らなくても、当該業務に必要な文書ファイルを容易に探し出すことが可能な、文書ファイル検索システムを提供する。【解決手段】文書ファイル検索システム１で、作業についての作業フロー２ａを蓄積した作業フローデータベース２に閲覧要求する作業内容閲覧手段４と、作業フロー２ａに関連する文書ファイル３ａ、３ｂを蓄積している文書ファイルデータベース３に対して検索要求する文書検索手段５とを具備する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータネットワークを介してクライアント端末からの検索要求によって、前記コンピュータネットワーク上に分散している複数のデータベースにそれぞれ蓄積されている文書ファイルを検索する文書ファイル検索システムであって、
前記複数のデータベースは、少なくとも作業についての作業フローを蓄積した作業フローデータベースと前記作業フローに関連する文書ファイルを蓄積している文書ファイルデータベースを含むとともに、
前記作業フローデータベースに閲覧要求する作業内容閲覧手段と、
前記文書ファイルデータベースに対して検索要求する文書検索手段と
を有することを特徴とする文書ファイル検索システム。
【請求項２】
前記作業内容閲覧手段は、作業の名称をキーワードとして入力して作業フローを閲覧要求することを特徴とする請求項１記載の文書ファイル検索システム。
【請求項３】
前記作業内容閲覧手段は、閲覧要求の結果が表示される表示部を有することを特徴とする請求項２記載の文書ファイル検索システム。
【請求項４】
前記文書検索手段は、前記作業フローにしたがった順次おこなわれる作業項目ごとに関連する文書ファイルを検索することができることを特徴とする請求項１記載の文書ファイル検索システム。
【請求項５】
前記文書検索手段は、検索した結果が表示される表示部を有することを特徴とする請求項４記載の文書ファイル検索システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータネットワーク上で管理されている文書ファイルを適格に検索することのできる文書ファイルの検索システに関する。
【背景技術】
【０００２】
ユーザが業務に必要な文書ファイルを入手するに際の手段として、ネットワーク技術を用いて、ワードプロセッサなどで作成された電子文書が蓄積管理され、必要時にネットワーク上のユーザに提供して電子文書の共有化を図る文書管理装置を利用した文書ファイルの検索システムが広く普及している。
【０００３】
通常、文書管理装置内から所望の文書ファイルを取得するためには、各文書ファイルに対して書誌的情報として関連づけられたタイトルや作成者、作成日時などの情報を検索に用いるのが一般的であった。しかも、それらの文書ファイルは、発行順（シリアル番号順）や文書名順（アイウエオ順、やアルファベット順）に並べられている場合が多い。
【０００４】
しかし、蓄積管理される電子文書の文書ファイルが膨大になるにつれて、書誌的情報のみに依存した検索だけでは、所望の文書ファイルを見いだすまでに時間がかかり、利便性が低い。
【０００５】
それらへの対応として、文書管理装置内の文書ファイルからそれぞれ単語群を抽出して索引を作成して保持し、語の重要度（例えば、語の出現文書数の逆数）を利用して、特定文書ファイルに関連する関連文書ファイルを検索する装置が開発されている。
【０００６】
そのような検索を行う装置は、文書管理装置に対してネットワークを介して接続され、文書管理装置から各文書ファイルの書誌的情報とその内容とを取得して、当該内容から単語群を抽出し、書誌的情報と単語群とを関連づけて蓄積する。そして、特定の文書ファイルの指定を受けると、当該指定された特定文書ファイルの単語群を取り出して、それぞれの単語の重要度を計算し、各文書ファイルに含まれるそれらの単語の重要度を合計して、その文書の関連度とし、高い関連度の文書の書誌的情報をユーザに提供する。ユーザは、この書誌的情報に基づいて、所望の文書ファイルを文書管理装置から取り出す技術が開示されている。（たとえば、特許文献１を参照）
【特許文献１】特開平１０−２６０９７２号公報  （[００２８]〜[００３６]）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、ユーザが業務に必要な文書ファイルを取り出す際に、いくら文書管理装置内に業務上必要な文書のファイルが存在しても、従来のように、それらの文書ファイルが、発行順（シリアル番号順）や文書名順（アイウエオ順、やアルファベット順）に並べられているのでは、必要な目的とは無縁に、検索時は関係する文書名やキーワードを検索キーとして入力し、多くの対話型の検索を試行錯誤して目的の文書ファイルに絞っていかなければければならない。そのため、ユーザが業務内容や検索方法を熟知していないと効率よく文書ファイルを取り出すことができなかった。
【０００８】
また、順番に検索するため、最後のほうに記億されたものは前に記憶されているものより取り出すのに絶対的に時間がかかるという問題があった。
【０００９】
また、特許文献１に開示されている技術でも、ユーザが行う最初の入力に関しては、上述の不具合がそのまま該当する。
【００１０】
なお、特許文献１に開示された技術で、文書検索部と、文書管理装置とを組み合わせて利用する場合には、ユーザは、まず文書検索部に対してキーワードを入力し、このキーワードに合致する少なくとも一つの電子文書を見いだす。そしてこれらの電子文書の少なくとも一つを特定電子文書として指定し、その特定電子文書に含まれる単語群が検索キーとして利用されるようになる。ここで、文書検索部側には、索引と書誌的情報のみが蓄積されているため、文書管理装置が広く用いられたファイルシステム（ＵＮＩＸ（登録商標）  Ｆｉｌｅ  Ｓｙｓｔｅｍ等）のように階層関係を以て電子文書を管理していたとしても、検索しようとするユーザは、この階層関係を有効に利用できない。なぜならば、文書管理装置でのファイルシステムの構造が文書検索部内では維持されていないからである。
【００１１】
本発明は、これらの事情を考慮してなされたもので、業務に必要な文書ファイルを検索する際に、文書名やキーワードを知らなくても、当該業務に必要な文書ファイルを容易に探し出すことが可能な、文書ファイル検索システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の一実施形態によれば、コンピュータネットワークを介してクライアント端末からの検索要求によって、前記コンピュータネットワーク上に分散している複数のデータベースにそれぞれ蓄積されている文書ファイルを検索する文書ファイル検索システムであって、
前記複数のデータベースは、少なくとも作業についての作業フローを蓄積した作業フローデータベースと前記作業フローに関連する文書ファイルを蓄積している文書ファイルデータベースを含むとともに、
前記作業フローデータベースに閲覧要求する作業内容閲覧手段と、
前記文書ファイルデータベースに対して検索要求する文書検索手段と
を有することを特徴とする文書ファイル検索システムが提供される。
【００１３】
前記作業内容閲覧手段は、作業の名称をキーワードとして入力して作業フローを閲覧要求することを特徴とする。
【００１４】
また、前記作業内容閲覧手段は、閲覧要求の結果が表示される表示部を有することを特徴とする請求項２記載の文書ファイル検索システム。
【００１５】
さらに、前記文書検索手段は、前記作業フローにしたがった順次おこなわれる作業項目ごとに関連する文書ファイルを検索することができることを特徴とする。
【００１６】
また、前記文書検索手段は、検索した結果が表示される表示部を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、コンピュータネットワークで管理されているファイル文書の検索に際して、実行しようとする作業に不慣れで習熟していない作業実施者でも、容易に当該作業に必要な文書ファイルを入手することがでる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面を参照して説明する。
【００１９】
本発明の文書ファイル検索システムの基本的な考え方は、従来のように、検索キーからの入力として、書誌的情報として関連づけられたタイトルや作成者、作成日時などの情報や、特定の専門的なキーワードを入力するのではなく、作業名を入力することにより、作業の順序に従って作業項目が表示された作業フローを作成し、その作業フローに示された作業項目ごとの文書ファイルを必要に応じて入手できるようにしたものである。以下に、その構成と手順を説明する。
【００２０】
図１は、本発明の実施の形態のとして、文書ファイル検索システムの構成の概要を示すブロック図である。
【００２１】
文書ファイル検索システム１は、ネットワーク上に構成されているもので、ＰＣ上で実現してもよいし、データベースをサーバに持つクライアント・サーバーシステムとして構築してもよく、いずれでも実現が可能である。
【００２２】
文書ファイル検索システム１は、データベースとして、それぞれの情報データを蓄積している作業フローデータベース２と文書ファイルデータベース３との２つを有している。
【００２３】
作業フローデータベース２は、情報データとして作業ごとの作業フローを蓄積したデータベースである。作業フローは、全体の作業の流れを示しているとともに、作業を時間的に細分化した作業項目も示している。この作業フローデータベース２には、クライアント端末として表示部を備えた作業内容閲覧部４（作業内容閲覧手段）が接続している。
【００２４】
文書ファイルデータベーは、情報データとして作業手順書や帳票フォーマット（テンプレート）を蓄積したデータベースで、作業フローに関連して、作業項目ごとの関連する文書ファイルが蓄積されている。この文書ファイルデータベース３には、ユーザである作業実施者が検索の際に入力に用いるクライアント端末である文書検索部５（文書検索手段）が接続している。なお、文書ファイルの意味するものは、単に、文書のみのファイルだけではなく、図表や写真等も意味し、それらと文書とが合成されたものも意味している。
【００２５】
また、作業内容閲覧部４と文書検索部５とは相互に接続されている。
【００２６】
作業フローデータベース２と文書ファイルデータベース３との２つのデータベースに必要な情報データを登録するのは、通常、該当作業を担当して当該作業を熟知している担当者が情報登録者６として行う。一方、実際にシステムを利用して検索するのはユーザである作業実施者７が行う。
【００２７】
文書検索部５では、あらかじめ、作業ごとに必要な作業項目を順番付けした作業フローと各作業の細部手順書や帳票フォーマットは、情報登録者６によって作業フローデータベース２と文書ファイルデータベース３に別々に登録されて蓄積されている。
【００２８】
次に、上述の文書ファイル検索システム１についての情報の流れと手順について、図２に示した文書ファイル検索システム１の情報の流れを示す説明図と、図３に示した、検索の際のステップを説明するフローチャートを参照して、検索の態様について説明する。
【００２９】
作業実施者７であるユーザが検索を行う以前に、あらかじめ、作業フローデータベース２には、業務を担当している担当者である情報登録者６により作成されて蓄積されている。それらは、作業実施者７が作業を行う際の作業工程を構成するステップである作業項目が順次時間軸に沿って示されている。例えば、図５にサンプルを示したように、作業の全工程にわたって作業項目（要求分析→計画策定→設計→プログラム作成／単体試験→試験→試験→納入）が時系列に記載された作業フロー２ａについての情報が登録されて蓄積されている。[作業フローの作成・登録]（Ｓ１１）
また、情報登録者６は、文書ファイルデータベース３に登録するための資料情報として、各作業項目毎に必要な作業内容の実施要領や、帳票フォーマット３ａや作業手順書３ｂを作成しており、その各文書ファイルが文書ファイルデータベース３に登録されて蓄積されている。
【００３０】
また、例えば、図４にサンプルを示したようなフォーマットについて、工程別に作業を行う上で必要となる帳票の各フォーマットを入手し、同様に文書ファイルデータベース３に登録する。登録された各種文書ファイル３ａ、３ｂは文書ファイルデータベース３に、ファイル名単位で保存されて蓄積される。[作業手順書の作成・登録][帳票フォーマットの入手]（Ｓ１２）
文書ファイルを要求するユーザである作業実施者７は、まず、自分が実施する作業内容を確認するために、本システムに対して当該作業の閲覧要求を出す。すなわち、机上のＰＣ上で自分が実施する作業を特定する。作業内容閲覧部４は閲覧要求を受け取り、該当する作業フロー２ａを作業内容閲覧部４の表示画面に表示する。この作業フロー２ａは作業項目が時系列に表示されている。
【００３１】
作業実施者７は、作業フロー２ａや作業項目の内容についての目視確認を行い、作業の流れを認識することができる。[閲覧要求][フロー表示]（Ｓ１３）
次に、作業実施者７は、作業内容閲覧部４の表示画面に表示された作業の時系列の流れを確認し、確認した後に、作業項目にわたる細部手順を確認する。その確認結果により、閲覧が必要なものや作成しなければいけない書類の帳票フォーマット３ｂを決定する。
【００３２】
作業実施者７は、作成しなければいけない書類の帳票フォーマット３ｂを入手するためには、ＰＣ画面上に表示されている作業フロー２ａの作業項目を画面上でクリックすればよい。
【００３３】
なお、作業実施者７は、自分が実施しなければいけない作業でも、すでにフォーマットを所持しているものについては、あらためてクリックする必要はなく、不慣れな作業項目のみを表示画面上でクリックする等は、作業実施者７の選択によるのは言うまでもない。
【００３４】
作業実施者７の指定したクリックにより、作業内容閲覧部４はクリックされた作業の名称や作業フロー２ａからの情報をキーとして、文書ファイル３ａ、３ｂの要求を文書検索部５に出す。文書検索部５は入力されたキーを基に文書ファイルデータベース３から必要な文書ファイル３ａ、３ｂの検索を行う。検索結果は作業内容閲覧部４の表示画面に表示される。[作業指定][文書検索][文書閲覧]（Ｓ１４）
次に、作業実施者７は、表示画面に表示された文書ファイル３ａ、３ｂの検索結果について、必要な文書ファイル３ａ、３ｂをクリックすることで、別のデータベースに保存されている作業手順書３ａや帳票フォーマット３ｂを入手することができる。それらは、例えば、図６にサンプルを示したような、作業手順書３ａや作成に必要な帳票フォーマット３であり、その場で内容を確認することができる。
【００３５】
入手した文書ファイル３ａ、３は、必要に応じて、印刷、ファイル保存を行うことができる。[文書表示]（Ｓ１５）
なお、上述の実施の形態での作業については、適用範囲が広範囲であるので、特に、具体的に例示はしていないが、通常のオフィス内や事業所内で行われている殆どの作業を対象とすることができる。
【００３６】
上述に説明したように、実施の形態で説明した文書ファイル検索システムによれば、当該作業に不慣れで習熟していない作業実施者７でも、容易に当該作業に必要な文書ファイルを入手することがでる。それにより、当該作業を遂行することができる。
【００３７】
なお、本発明は上記の実施形態のそのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記の実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の実施形態に係る文書ファイル検索システムの構成の概要を示すブロック図。
【図２】本発明の実施形態に係る文書ファイル検索システムの情報の流れを示す説明図。
【図３】本発明の実施形態に係る文書ファイル検索システムにおける検索の際のステップを説明するフローチャート。
【図４】文書ファイルの一例を示す図。
【図５】文書ファイルの一例を示す図。
【図６】文書ファイルの一例を示す図
【符号の説明】
【００３９】
１…文書ファイル検索システム、２…作業フローデータベース、２ａ…作業フロー、３…文書ファイルデータベース、３ａ…帳票フォーマット、３ｂ…作業手順書、４…作業閲覧部、５…文書検索部、６…情報登録者、７…作業実施者
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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