(57)【要約】【課題】共有文書に付加されたアノテーションを効果的効率的にまとめて送信対象者へ送信する。【解決手段】文書管理部５２は、クライアント１０において電子文書に付加されたアノテーションに関する情報をアノテーションＤＢ５６に登録する。メッセージ送信処理部５３は、一括送信要求受信時、アノテーション受信時あるいは定周期処理時に、重要度の高いアノテーションは単独で、あるいは受信若しくは蓄積しているアノテーションを、返信関係、属性情報、類似度、アノテーション付加位置等を基準にユーザ毎に一括編集して各ユーザに１つのメッセージを生成する。そして、各ユーザにメッセージを送信する。【選択図】図１
2007334503.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
共有化された電子文書に対してアノテーションを付加する文書処理クライアントと、
電子文書を共有するメンバに関する情報を記憶するメンバ情報記憶手段と、
前記文書処理クライアントで共有化された電子文書に対して付加されたアノテーションを一括管理すると共に、アノテーションを各メンバにメッセージ送信するアノテーション管理サーバと、
を有し、
前記アノテーション管理サーバは、
アノテーションに関する情報を記憶するアノテーション情報記憶手段と、
前記文書処理クライアントで付加されたアノテーションを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信したアノテーション及び当該アノテーションに関する情報を、前記アノテーション情報記憶手段に登録するアノテーション管理手段と、
前記受信手段がアノテーションを受信したとき、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーション又は前記アノテーション情報記憶手段で保持されたアノテーションの中からメッセージ送信対象とするアノテーションを特定し、その特定した１乃至複数のアノテーションを、メンバ毎に一括編集することで各メンバへ送信するメッセージを生成するメッセージ管理手段と、
生成された各メッセージを該当するメンバへ送信するメッセージ送信処理手段と、
を有することを特徴とするアノテーション情報配信システム。
【請求項２】
コンピュータを、
共有化された電子文書に対して付加されたアノテーションを受信する受信手段、
前記受信手段が受信したアノテーションに関する情報を記憶手段に登録するアノテーション管理手段、
前記受信手段がアノテーションを受信したとき、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーション又は前記記憶手段で保持されたアノテーションの中から送信対象とするアノテーションを特定し、その特定した１乃至複数のアノテーションを、当該電子文書を共有するメンバ毎に一括編集することで各メンバへ送信するメッセージを生成するメッセージ管理手段、
生成された各メッセージを該当するメンバへ送信するメッセージ送信処理手段、
として機能させるアノテーション情報配信プログラム。
【請求項３】
請求項２記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、前記コンピュータを更に、
アノテーション付加処理を実施していたメンバによるアノテーション付加処理が終了したことを検出する処理終了検出手段として機能させ、
前記メッセージ管理手段は、予め設定された送信条件に従い、前記受信手段がアノテーションを受信しなくても前記処理終了検出手段がアノテーション付加処理の終了を検出した場合に、当該電子文書に対して付加された未送信のアノテーションを送信対象として特定するアノテーション情報配信プログラム。
【請求項４】
請求項２記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、
前記メッセージ管理手段は、予め設定された送信条件に従い、一定時間内に送信されなかった未送信のアノテーションを送信対象として特定するアノテーション情報配信プログラム。
【請求項５】
請求項２記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、
前記メッセージ管理手段は、前記受信手段がアノテーションを受信した場合において、前記受信したアノテーション又は当該アノテーションの属性情報が予め設定された単独での送信条件に合致したときには前記受信したアノテーションのみを送信対象として特定するアノテーション情報配信プログラム。
【請求項６】
請求項５記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、
前記メッセージ管理手段は、前記受信したアノテーションに関する情報と、前記記憶手段に記憶されたアノテーションに関する情報とを比較・照合することによって、前記記憶手段に記憶されたアノテーションの中に前記受信したアノテーションに関連するアノテーションが存在する場合には、その関連するアノテーションを前記受信したアノテーションと共に送信対象として特定するアノテーション情報配信プログラム。
【請求項７】
請求項６記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、
前記メッセージ管理手段は、前記受信したアノテーションが付加された電子文書における付加位置と所定距離以内に付加されたアノテーションを、前記受信したアノテーションに関連するアノテーションと特定するアノテーション情報配信プログラム。
【請求項８】
請求項２記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、
前記メッセージ管理手段は、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーションが付加された電子文書における付加位置の記載内容を特定し、その特定した記載内容に従って送信対象とするアノテーションを特定するアノテーション情報配信プログラム。
【請求項９】
請求項２記載のアノテーション情報配信プログラムにおいて、前記コンピュータを更に、
文書取得要求に応じて取得対象の電子文書に、当該電子文書に付加されたアノテーションを統合してから文書取得要求元に送信する文書送信手段として機能させ、
前記メッセージ管理手段は、前記文書送信手段が電子文書を送信した文書取得要求元となるユーザをメッセージ送信対象外とするアノテーション情報配信プログラム。
【請求項１０】
共有化された電子文書に対して付加されたアノテーションに関する情報を記憶するアノテーション情報記憶手段と、
電子文書に付加されたアノテーションを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信したアノテーション及び当該アノテーションに関する情報を、前記アノテーション情報記憶手段に登録するアノテーション管理手段と、
前記受信手段がアノテーションを受信したとき、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーション又は前記アノテーション情報記憶手段で保持されたアノテーションの中からメッセージ送信対象とするアノテーションを特定し、その特定した１乃至複数のアノテーションを、メンバ毎に一括編集することで、電子文書を共有する各メンバへ送信するメッセージを生成するメッセージ管理手段と、
生成された各メッセージを該当するメンバへ送信するメッセージ送信処理手段と、
を有することを特徴とするアノテーション情報配信装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、共有化された電子文書に付加されるアノテーションの、当該電子文書を共有するメンバへの配信処理に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子化された文書を共有可能に保持管理するシステムの中には、従来から電子文書にアノテーションを付加できるシステムがある。このアノテーションを付加できる電子文書管理システムを利用すれば、例えば１つの共有文書の該当箇所に関係者が個々にアノテーションを貼り付けながらレビューを行うことができる。
【０００３】
また、従来では、共有文書に貼り付けられたアノテーションの内容を、電子メール機能などを利用して関係者全員に通知する技術が知られている。これにより、各関係者は、共有文書を開いて確認する作業を行わなくてもアノテーションが付加されたことを知ることができる。
【０００４】
ただ、１つの共有文書に付加されるアノテーションは、数十に達することもあり、複数のメンバでレビューをしていると大量の電子メールが飛び交う場合があった。このため、電子メールの数が増加してユーザの作業効率がかえって低下したり、重要なメッセージが見過ごされてしまったり、あるいはシステムへの負荷が増大するなどといった弊害が発生する可能性があった。
【０００５】
このような問題を解決する手段として、従来では、複数の電子メールをまとめる技術が知られている。例えば、特許文献１では電子メールの件名を参照に、特許文献２ではユーザにより設定された日付、送信者などのまとめ単位毎に、電子メールをまとめて送信する技術が記載されている。
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−２４４９７６号公報
【特許文献２】特開２００４−３４２０９８号公報
【特許文献３】特開平６−６３７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、従来の技術では、ある特定の場合にのみ効果を奏するなど汎用性が欠如しており、メンバ若しくは各ユーザが自らルールを設定するなどの規則や煩雑な手順が必要になるという課題があった。また、電子メールをまとめてしまうことで重要なメッセージがその他の重要ではないメッセージの中に埋もれてしまう可能性があり、かえって不都合なケースが生じてしまう可能性があった。
【０００８】
本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、共有文書に付加されたアノテーションを効果的効率的にまとめて送信対象者へ送信することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
以上のような目的を達成するために、本発明に係るアノテーション情報配信システムは、共有化された電子文書に対してアノテーションを付加する文書処理クライアントと、電子文書を共有するメンバに関する情報を記憶するメンバ情報記憶手段と、前記文書処理クライアントで共有化された電子文書に対して付加されたアノテーションを一括管理すると共に、アノテーションを各メンバにメッセージ送信するアノテーション管理サーバとを有し、前記アノテーション管理サーバは、アノテーションに関する情報を記憶するアノテーション情報記憶手段と、前記文書処理クライアントで付加されたアノテーションを受信する受信手段と、前記受信手段が受信したアノテーション及び当該アノテーションに関する情報を、前記アノテーション情報記憶手段に登録するアノテーション管理手段と、前記受信手段がアノテーションを受信したとき、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーション又は前記アノテーション情報記憶手段で保持されたアノテーションの中からメッセージ送信対象とするアノテーションを特定し、その特定した１乃至複数のアノテーションを、メンバ毎に一括編集することで各メンバへ送信するメッセージを生成するメッセージ管理手段と、生成された各メッセージを該当するメンバへ送信するメッセージ送信処理手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係るアノテーション情報配信プログラムは、コンピュータを、共有化された電子文書に対して付加されたアノテーションを受信する受信手段、前記受信手段が受信したアノテーションに関する情報を記憶手段に登録するアノテーション管理手段、前記受信手段がアノテーションを受信したとき、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーション又は前記記憶手段で保持されたアノテーションの中から送信対象とするアノテーションを特定し、その特定した１乃至複数のアノテーションを、当該電子文書を共有するメンバ毎に一括編集することで各メンバへ送信するメッセージを生成するメッセージ管理手段、生成された各メッセージを該当するメンバへ送信するメッセージ送信処理手段として機能させるものである。
【００１１】
また、前記コンピュータを更に、アノテーション付加処理を実施していたメンバによるアノテーション付加処理が終了したことを検出する処理終了検出手段として機能させ、前記メッセージ管理手段は、予め設定された送信条件に従い、前記受信手段がアノテーションを受信しなくても前記処理終了検出手段がアノテーション付加処理の終了を検出した場合に、当該電子文書に対して付加された未送信のアノテーションを送信対象として特定する。
【００１２】
また、前記メッセージ管理手段は、予め設定された送信条件に従い、一定時間内に送信されなかった未送信のアノテーションを送信対象として特定する。
【００１３】
また、前記メッセージ管理手段は、前記受信手段がアノテーションを受信した場合において、前記受信したアノテーション又は当該アノテーションの属性情報が予め設定された単独での送信条件に合致したときには前記受信したアノテーションのみを送信対象として特定する。
【００１４】
更に、前記メッセージ管理手段は、前記受信したアノテーションに関する情報と、前記記憶手段に記憶されたアノテーションに関する情報とを比較・照合することによって、前記記憶手段に記憶されたアノテーションの中に前記受信したアノテーションに関連するアノテーションが存在する場合には、その関連するアノテーションを前記受信したアノテーションと共に送信対象として特定する。
【００１５】
更に、前記メッセージ管理手段は、前記受信したアノテーションが付加された電子文書における付加位置と所定距離以内に付加されたアノテーションを、前記受信したアノテーションに関連するアノテーションと特定する。
【００１６】
また、前記メッセージ管理手段は、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーションが付加された電子文書における付加位置の記載内容を特定し、その特定した記載内容に従って送信対象とするアノテーションを特定する。
【００１７】
また、前記コンピュータを更に、文書取得要求に応じて取得対象の電子文書に、当該電子文書に付加されたアノテーションを統合してから文書取得要求元に送信する文書送信手段として機能させ、前記メッセージ管理手段は、前記文書送信手段が電子文書を送信した文書取得要求元となるユーザをメッセージ送信対象外とする。
【００１８】
本発明に係るアノテーション情報配信装置は、共有化された電子文書に対して付加されたアノテーションに関する情報を記憶するアノテーション情報記憶手段と、電子文書に付加されたアノテーションを受信する受信手段と、前記受信手段が受信したアノテーション及び当該アノテーションに関する情報を、前記アノテーション情報記憶手段に登録するアノテーション管理手段と、前記受信手段がアノテーションを受信したとき、予め設定された送信条件に従い、前記受信したアノテーション又は前記アノテーション情報記憶手段で保持されたアノテーションの中からメッセージ送信対象とするアノテーションを特定し、その特定した１乃至複数のアノテーションを、メンバ毎に一括編集することで、電子文書を共有する各メンバへ送信するメッセージを生成するメッセージ管理手段と、生成された各メッセージを該当するメンバへ送信するメッセージ送信処理手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、ユーザそれぞれに対して送信すべきアノテーションをまとめて１つのメッセージを生成し、送信するようにしたので、共有文書に対して数多くのアノテーションが付加された場合でも、各ユーザに対してアノテーションを個々に送信せずにすむので、ユーザの作業効率の低下やシステム負荷の増大を防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２１】
図１は、本発明に係るアノテーション情報配信システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。本実施の形態におけるアノテーション情報配信システムは、電子化された共有文書を共有するメンバに属するいずれかのユーザにより共有文書にアノテーションが付加された場合に、そのアノテーションにて示された内容をメンバ全員にメッセージとして配信するために用いられるシステムである。図１には、２台のクライアント１０と、システム内においてコミュニケーションの場を提供するサーバコンピュータ２０と、システム内において共有文書及び共有文書に付加されたアノテーションを一括管理する文書管理サーバ３０とがネットワーク２にて接続された構成が示されている。アノテーションとは、電子化された文書に付加して、そこに情報を書き込むことができる電子化された付箋である。電子化された付箋に情報を書き込んだ後に、電子化された文書に電子化された付箋を付加する形態であってもよい。文書としては、文字や図を含む契約書、仕様書、図面等や、画像などが含まれる。
【００２２】
図２は、本実施の形態における文書管理サーバ３０のハードウェア構成図である。本実施の形態において用いる文書管理サーバ３０は、従前から存在するサーバコンピュータの汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、サーバコンピュータは、図２に示したようにＣＰＵ３２、ＲＯＭ３４、ＲＡＭ３６、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３８を接続したＨＤＤコントローラ４０、入力手段として設けられたマウス４２及びキーボード４４、表示装置として設けられたディスプレイ４６をそれぞれ接続する入出力コントローラ４８を内部バス５０に接続して構成される。なお、クライアント１０及びサーバコンピュータ２０も汎用的なコンピュータで実現可能であることから、ハードウェア構成としては、図２に示した構成で実現可能である。
【００２３】
図１において、クライアント１０は、共有文書を共有するメンバにより使用されるコンピュータであって、汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により実現できる。各メンバは、クライアント１０を用いて共有文書にアノテーションを付加し、また共有文書に付加されたアノテーションの内容をメッセージとして受け取る。このため、各クライアント１０は、文書処理部１２とメッセージ処理部１４とを有している。文書処理部１２は、例えば富士ゼロックス社製のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）のように、電子文書に対してアノテーションを付加する機能を有する文書処理アプリケーションにより実現される。アノテーション付加処理部１３は、このアノテーション機能を実行することで実現される。また、メッセージ処理部１４は、アノテーションをメッセージとして受け取る。本実施の形態では、メッセージを電子メールにて受け取ることを想定しているので、メッセージ処理部１４は、電子メール機能を実行することで実現される。メッセー受信処理部１５は、電子メールの受信機能を実行することで実現される。
【００２４】
なお、電子メールによるメッセージ交換には、メールサーバ等が必要になってくるが、これは、本実施の形態の要旨となる構成ではないので、図から省略した。また、図１には、便宜的に２台のみ示したが、２台に限定する必要はなく、１台を複数ユーザによって共有するよう構成してもよいし、３台以上設けてもよい。クライアント１０における各構成要素１２，１４は、クライアント１０を構成するコンピュータと、当該コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。
【００２５】
サーバコンピュータ２０は、ネットワーク上での協働作業環境を実現するコラボレーション機能を有し、ユーザにコミュニケーションの場を提供するために利用されるコンピュータであって、そのコラボレーション機能は、例えば富士ゼロックス社製のＡｒｃＳｕｉｔｅ（登録商標）を利用することで実現できる。外部コミュニケーション場データベース（ＤＢ）２２には、コラボレーション機能を提供するために必要な各種情報が蓄積される。サーバコンピュータ２０が提供する各種機能は、サーバコンピュータ２０を構成するコンピュータと、当該コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、外部コミュニケーション場データベース２２は、サーバコンピュータ２０に搭載された外部記憶装置にて実現される。
【００２６】
文書管理サーバ３０は、文書送受信処理部５１、文書管理部５２及びメッセージ送信処理部５３を、そして文書データベース（ＤＢ）５４、文書管理情報データベース（ＤＢ）５５、アノテーション情報データベース（ＤＢ）５６、メッセージデータベース（ＤＢ）５７及びユーザ情報データベース（ＤＢ）５８有している。文書データベース５４には、共有化される電子文書が格納され、文書管理情報データベース５５には、文書データベース５４に格納された電子文書を管理するための情報が記憶される。文書送受信処理部５１は、クライアント１０との間で電子文書の送受信を行う。より具体的には、クライアント１０からの指示に応じてアノテーション付加対象の電子文書を当該クライアント１０へ送り、また、アノテーションが付加された電子文書を当該クライアント１０から受け取る。文書管理部５２は、文書管理サーバ３０が取り扱う電子文書の全体管理を行う。より具体的には、文書送受信処理部５１が受信した電子文書から、クライアント１０で付加されたアノテーションを抽出し、そのアノテーションに関する情報を生成し、アノテーション情報データベース５６に登録するとともにアノテーションが分離された状態の電子文書を文書データベース５４へ格納する。また、クライアント１０へ送信する電子文書を文書データベース５４から取り出し、その取り出した電子文書にアノテーション情報データベース５６から取り出した対応するアノテーションを統合する。メッセージ送信処理部５３は、電子文書に付加されたアノテーションを予め設定された送信条件に従い、必要に応じて１乃至複数のアノテーションを、電子文書を共有するメンバ毎に一括編集することで各メンバへ送信するメッセージを生成し、その生成した各メッセージを該当するメンバへ指定のタイミングにて送信する。メッセージデータベース５７には、送信されたメッセージが一時保持される記憶手段であり、ユーザ情報データベース５８には、電子文書を共有するメンバに属する各ユーザに関する情報が設定登録される。なお、本実施の形態では、文書管理サーバ３０に文書データベース５４やユーザ情報データベース５８を設けて、文書管理サーバ３０でこれらの情報を保持監視させるようにしたが、例えばサーバコンピュータ２０や他のコンピュータで管理している当該情報を有効利用するように構成してもよい。
【００２７】
文書管理サーバ３０における各構成要素５１〜５３は、文書管理サーバ３０を構成するコンピュータと、当該コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各データベース５４〜５８は、文書管理サーバ３０に搭載された外部記憶装置にて実現される。
【００２８】
図３は、本実施の形態におけるメッセージ送信処理部５３の内部ブロック構成図である。アノテーション情報入力部６０は、メンバへの送信対象とするアノテーションを文書管理部５２から受け取り、あるいはアノテーション情報データベース５６から取り出す。メッセージ生成部６１は、予め設定された送信条件に従い、送信対象とする１乃至複数のアノテーションを、メンバ毎に一括編集することで各メンバへ送信するメッセージを生成する。スプール監視部６２、メッセージ重要度分析部６３、メッセージ類似度分析部６４及び文書処理終了検出部６５は、アノテーションの送信条件に合致したか否かを判断するために構成要素である。このうち、スプール監視部６２は、定期的にメッセージ管理部６８にスプールチェック指示を出す。メッセージ重要度分析部６３は、詳細は後述するが、メッセージの重要度を分析する。メッセージ類似度分析部６４は、詳細は後述するが、メッセージの類似度を分析する。文書処理終了検出部６５は、外部データベースインタフェース部６６を介してサーバコンピュータ２０へアクセスすることで、アノテーション付加処理を実施していたメンバによるアノテーション付加処理が終了したことを検出する。メッセージ送信部６７は、生成されたメッセージを該当するメンバ使用のクライアント１０へ送信する。本実施の形態では、上記の通りメッセージ送信ツールとして電子メール機能を利用するので、電子メールにて送信する。そして、メッセージ管理部６８は、メッセージ送信処理部５３を構成する各構成要素全体の動作制御を実行することによって、送信していないアノテーションに基づくメッセージ生成処理、メッセージの送信処理等の全体管理を行う。詳細は後述するが、スプール監視部６２、メッセージ重要度分析部６３、メッセージ類似度分析部６４及び文書処理終了検出部６５からの送信条件の合致を検出すると、その送信条件に勝ちしたアノテーションを特定し、その特定したアノテーションに基づきメッセージ生成部６１にメッセージを生成させ、その生成したメッセージを所定のタイミングでメッセージ送信部６７に送信させる。
【００２９】
図４は文書データベース５４、図５は文書管理情報データベース５５、図６はユーザ情報データベース５８の各データ構成例を示した図である。文書データベース５４には、電子文書を識別可能な情報である文書ＩＤと当該電子文書の実体が対応付けして登録される。文書管理情報データベース５５には、少なくとも文書名等電子文書に関する情報が文書ＩＤに対応付けして登録される。文書名と文書の実体とは文書ＩＤにて関連付ける。ユーザ情報データベース５８には、文書管理サーバ３０にて保持管理される電子文書を共有化するメンバに属する各ユーザに関する情報が設定登録される。図６には、各ユーザを識別可能な情報であるユーザＩＤと、ユーザ名と各ユーザへのメッセージの送信先を示すメールアドレスとが対応付けして登録される。もし、電子文書毎に共有すべきユーザを指定したいのであれば、各ユーザＩＤに共有可能な電子文書の文書ＩＤを対応させて設定登録すればよい。
【００３０】
次に、本実施の形態における動作について説明する。本実施の形態は、例えば、あるプロジェクトにおいて機能仕様書等の電子文書を作成し、これを開発メンバにてレビューをするようなユーザシーンを想定している。すなわち、クライアント１０を使用する各メンバは、レビュー対象の電子文書を文書管理サーバ３０から取り出し、受け取った電子文書に対してコメントがあれば、その電子文書の該当箇所にアノテーションを付加する。本実施の形態は、この付加したアノテーションを他のメンバに通知する際に特に効果的である。
【００３１】
従来では、１つの共有文書にアノテーションが付加される度にメッセージ通知を行っていたが、アノテーションが付加される度にその都度通知すると、作業効率の低下、システム負荷の増大等が発生する可能性があった。これを回避するために、複数のアノテーションをまとめて送信する技術が従来では提案されているが、アノテーションを単純にまとめると、重要なアノテーションがそうでないアノテーションに埋もれてしまう場合があった。このように、従来では、アノテーションの通知に関して柔軟性が欠如する場合があった。そこで、本実施の形態では、原則、予め設定した送信条件に合致した場合に複数のアノテーションをまとめることで１つのメッセージを生成して該当するユーザに通知することで作業効率の低下等を回避し、その一方で、重要性や緊急性のあるアノテーション等に対しては、単独でもユーザに通知できるようにした。本実施の形態では、このようにアノテーションの数や種類等によってユーザへのアノテーションの通知を柔軟に対応できるようにしたことを特徴としている。
【００３２】
本実施の形態におけるメッセージ送信処理部５３が各メンバ宛に電子メールにてメッセージ送信を実施するタイミングとしては、第１に、あるユーザが電子文書の記載内容のレビューを終了したことで当該ユーザが付加したアノテーションを一括して送信すべきであると判断されたことにより送信した一括送信要求をメッセージ管理部６８が受け取った場合、第２に、アノテーションを受け取った場合において、メッセージ管理部６８がそのアノテーションが重要性有りなど仮に単独でも即時に通知すべきであると判断した場合、また即時性が無くても送信した方がよいと判断した場合、第３に、定期的な監視処理のもと、アノテーションが受信されたタイミングでなくても送信していないアノテーションを一括して送信すべきであるとメッセージ管理部６８が判断した場合、の３パターンに分けることができる。図７は一括送信要求を受け取った場合の処理、図８はアノテーションを受け取った場合の処理、図９は定期的に実施する監視処理をそれぞれ示したフローチャートである。以下、これらのフローチャートを用いてパターン毎に分けて説明するが、本実施の形態では、アノテーションを受信する度に無条件にメンバに送信しないことを原則としているので、最初にアノテーションを蓄積していく処理について説明する。
【００３３】
電子文書に対するレビューは、１日で終了するとは限らず、文書のボリュームなどによって数日かかる場合もある。本実施の形態では、電子文書をレビューするというタスクを、コラボレーション機能を有するサーバコンピュータ２０にて管理することにしている。従って、電子文書に付加されるアノテーションの管理は、文書管理サーバ３０で行うが、電子文書に対するレビューというタスク管理は、サーバコンピュータ２０により行われる。
【００３４】
電子文書に対するレビューというタスクを行うべき各メンバは、文書管理サーバ３０へレビュー対象の電子文書の取得要求を送信する。文書管理サーバ３０における文書管理部５２は、各メンバ使用のクライアント１０から送られてくる文書取得要求に応じてレビュー対象の電子文書を文書データベース５４から取り出し、その電子文書に付加されているアノテーションをアノテーション情報データベース５６から取り出し、電子文書とアノテーションを統合する。文書送受信処理部５１は、文書管理部５２が統合した電子文書を要求発信元のクライアント１０へ送信する。
【００３５】
クライアント１０においてアノテーションが付加された電子文書が送られてくると、文書送受信処理部５１は、その電子文書を受信する。電子文書は、レビューが完了した場合、レビュー自体は完了していないが、本日のレビュー作業を終了する場合などに送られてくる。文書管理部５２は、電子文書が送られてくると、その電子文書からアノテーションを分離し、電子文書を文書データベース５４に格納し、一方アノテーションをアノテーション情報データベース５６に登録する。このアノテーション情報データベース５６に登録するアノテーションに関する情報のデータ構成例を図１０に示す。
【００３６】
図１０に示すように、アノテーションに関する情報は、付加されたアノテーション毎に、アノテーションを識別するアノテーションＩＤ、アノテーションが付加された電子文書の文書ＩＤ、アノテーションを付加したユーザのユーザＩＤ、付加したときの日時、電子文書上における付加位置を特定するための位置情報、アノテーションの種別、優先度を含む属性情報、及びアノテーションとして記述されたコメントの内容が組にして構成される。このうち、位置情報は、電子文書においてアノテーションが付加されたページと、アノテーションの付加領域の形状を矩形とした場合、ページの左上を原点としたときの付加領域の左上及び右下の拡張点の座標データとで表現される。
【００３７】
文書管理部５２がアノテーションに関する情報をアノテーション情報データベース５６に登録すると共に、アノテーションをメッセージ送信処理部５３へ送る。この文書管理部５２から送られてきたアノテーションを受信した場合のメッセージ送信処理部５３における処理について図８を用いて説明する。
【００３８】
メッセージ送信処理部５３において、アノテーション情報入力部６０が文書管理部５２から送られてきたアノテーションを受け取ると（ステップ２０１）、メッセージ管理部６８は、そのアノテーションの属性情報に即時単独通知要求指示に相当する情報が設定されているかどうかを調べる。なお、ユーザがアノテーションに単独即時通知を指示するフラグ情報若しくはコメントに記載するなどして明示的に単独即時通知の指示がされていた場合に、その即時単独通知要求指示に相当する情報がアノテーションの属性情報に設定される。
【００３９】
即時単独通知要求が設定されていない場合（ステップ２０２でＮ）、メッセージ管理部６８は、メッセージ重要度分析部６３に重要度の計算を依頼する。メッセージ重要度分析部６３は、送られてきたアノテーションを分析することで、そのアノテーションの重要度を算出する（ステップ２０３）。本実施の形態では、アノテーションとして記載されたコメントの文字数をカウントする。つまり、コメントの文字数によって重要度を決めることにしている。これは、他のメンバに伝えたい事項が重要であるほどコメントに記載する文字数が多くなると想定して、コメントの文字数の多少を重要度の高低に比例させた。本実施の形態においてアノテーションが重要か否かの判断は、コメント文字数と予め設定した閾値との比較により行う。もし、文字数が閾値より少なく重要度でないために、受信したアノテーションが即時にメンバに通知すべきものに該当しないと判断した場合には（ステップ２０４でＮ）、続いて類似度の算出処理に移行する。なお、重要か否かの判断としては、アノテーションの属性情報に重要か否かを示すフラグ情報を設定したり、外部コミュニケーション場データベース２２に蓄積された発言情報や発言者（アノテーション付加者）を参照することによって重要度を求めたりするようにしてもよい。
【００４０】
続いて、メッセージ管理部６８は、メッセージ類似度分析部６４に類似度の算出を依頼する（ステップ２０５）。メッセージ類似度分析部６４は、アノテーションの属性情報を参照にアノテーションの付加者、日時、種類（コメント、意見、質問等）を分析することで類似度を算出する。本実施の形態では、前述した属性情報から当該アノテーションをいずれかのグループ（分類カテゴリ）に振り分けるようにグループ番号（分類カテゴリ番号）を得る。この類似度の分析についての詳細は、さらに追って説明する。なお、コラボレーション機能が提供する文書群分類サービスから当該アノテーションをいずれかの分類カテゴリに割り振るようにしてもよい。
【００４１】
続いて、メッセージ管理部６８は、アノテーションを受信したことで所定のスプール最大量に到達したか否かを確認し、到達していなければ（ステップ２０６でＮ）、受信したものの即時に送信しないアノテーションに関する情報をメッセージ情報としてメッセージデータベース５７に登録する。このメッセージデータベース５７に登録するメッセージ情報のデータ構成例を図１１に示す。
【００４２】
図１１に示したように、メッセージ情報は、ＮｏｔｉｆｙＩＤに、文書ＩＤ、アノテーションＩＤ、付加者、送信先、分類カテゴリ及びスプール日時を対応付けして設定登録される。このうち、文書ＩＤ、アノテーションＩＤ及び付加者は、受信したアノテーションから特定できる情報であって、文書ＩＤにはアノテーションが付加された電子文書の文書ＩＤ、アノテーションＩＤには付加されたアノテーションのＩＤ、付加者にはアノテーションを付加したユーザのユーザＩＤが、それぞれ設定される。また、送信先には、ユーザ情報データベース５８に登録されているメンバを構成する全ユーザのユーザＩＤが取り出されて設定される。分類カテゴリには、前述した類似度算出処理（ステップ２０５）によって得られた分類カテゴリが設定される。スプール日時には、メッセージデータベース５７に当該メッセージ情報が登録されたときの日時が設定される。
【００４３】
以上説明したように、本実施の形態においては、メッセージ送信処理部５３が文書管理部５２からアノテーションを受け取ったときに、そのアノテーションをメンバへ即時に通知する必要がないと判断したときには、その送信しないことにしたアノテーションに関するメッセージ情報をメッセージデータベース５７に登録するようにした。
【００４４】
本実施の形態では、メッセージ送信処理部５３に含まれるメッセージ管理部６８が各メンバにメッセージを送信するタイミングとして３パターンあることは前述した。まず、最初に、メッセージ管理部６８がアノテーションの一括送信要求を受け取った場合における第１のパターンの処理について図７に示したフローチャートを用いて説明する。
【００４５】
本実施の形態において一括送信要求を受け取る場合というのは、あるユーザが電子文書のレビューというタスクを終了した場合を想定している。つまり、あるユーザがレビューを終了させたのだから、これ以上メッセージデータベース５７に当該ユーザを付加者とするメッセージ情報をスプールしておく必要がないからである。本実施の形態において、タスク管理はサーバコンピュータ２０が行っているので、文書処理終了検出部６５は、外部データベースインタフェース部６６を介してメンバを構成する各ユーザのレビューに関するタスクの終了をサーバコンピュータ２０へ定期的に問い合わせることで、各ユーザのタスクの終了を検出する。そして、いずれかのユーザのタスクの終了を検出した場合に当該ユーザＩＤを含む一括送信要求をメッセージ管理部６８に通知する。
【００４６】
メッセージ管理部６８は、以上のように文書処理終了検出部６５から送られてくる一括送信要求を受信すると（ステップ１０１）、一括送信要求に含まれているユーザＩＤが付加者に設定された１乃至複数のメッセージ情報を特定する（ステップ１０２）。メッセージ管理部６８は、少なくとも１つのメッセージ情報が存在すれば（ステップ１０３でＹ）、メッセージ生成部６１にメッセージの作成を依頼する。なお、該当するメッセージ情報が存在しなければ（ステップ１０３でＮ）、他のメンバに通知すべきアノテーションが存在しないということなので処理を終了する。
【００４７】
メッセージ生成部６１は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、特定された未送信の各メッセージ情報に含まれる送信先を参照してユーザ毎にアノテーションをまとめて１つのメッセージとなるように一括編集を行い、各ユーザに対して送信するメッセージがそれぞれ１つとなるようにメッセージを生成する（ステップ１０４）。もちろん、１つのアノテーションのみが存在した場合には、１つのアノテーションで１つのメッセージが生成されることになる。そして、メッセージ送信部６７は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、メッセージ生成部６１がユーザ毎に生成した各メッセージを電子メールにて該当するユーザへ送信する（ステップ１０５）。送信先とするメールアドレスは、ユーザ情報データベース５８を参照することによって取得できる。
【００４８】
本実施の形態において電子メールの送信対象となるユーザは、メンバ全員である。つまり、アノテーションを付加したユーザにも電子メールにてメッセージが通知されることになる。もちろん、アノテーションを付加したユーザを送信対象外とすることは、メッセージ情報の送信先のユーザリストから付加者を外すことで容易に対応できる。
【００４９】
また、本実施の形態では、原則、ユーザそれぞれに対して送信すべきアノテーションをまとめて１つのメッセージを生成するようにした。これにより、数多くのアノテーションが付加された場合でも、各ユーザに対して１つの電子メールにまとめて送ることができるので、ユーザの作業効率の低下やシステム負荷の増大を防止することができる。ただ、全てのアノテーションを単純に１つの電子メールにまとめるよりも、類似した内容のアノテーション毎にまとめた方がユーザにとって便宜である場合もある。従って、各ユーザへ送信する全てのアノテーションを、メッセージ情報に含まれる分類カテゴリを参照にして、ユーザ毎でかつ分類カテゴリ毎にまとめてメッセージを生成するようにしてもよい。なお、このまとめ単位については、ここでの処理に限定するものではなく、後述するメッセージ生成処理においても同様である。
【００５０】
次に、メッセージ送信処理部５３がアノテーションを受け取った場合において、メッセージ管理部６８がそのアノテーションが重要性有りなど仮に単独でも即時に通知すべきであると判断した場合、また即時性が無くても送信した方がよいと判断した場合における第２のパターンの処理について図８に示したフローチャートを用いて説明する。
【００５１】
メッセージ送信処理部５３において、アノテーション情報入力部６０が文書管理部５２から送られてきたアノテーションを受け取ると（ステップ２０１）、メッセージ管理部６８は、そのアノテーションの属性情報に即時単独要求指示に相当する情報が設定されているかどうかを調べる。設定されていない場合（ステップ２０２でＮ）、メッセージ重要度分析部６３は、メッセージ管理部６８からの指示に応じてそのアノテーションの重要度を算出する（ステップ２０３）。この重要度の算出に関しては、すでに説明したのでここでの説明は省略する。
【００５２】
ここで、アノテーションの属性情報に即時単独要求が含まれていたことにより（ステップ２０２でＹ）、あるいはメッセージ重要度分析部６３による重要度の算出結果を参照した結果受信したアノテーションを即時に通知すべきと判断した場合（ステップ２０４でＹ）、メッセージ管理部６８は、即時通知すべきアノテーションに関連した未送信の返信元アノテーションの有無を確認する。ここで、返信元アノテーションの有無を確認する理由及び返信元アノテーションについて説明する。
【００５３】
例えば、電子メールの場合を例に取ると、受信した電子メール（以下、「受信メール」）に対して「返信」ボタンを選択して電子メールを返信することは頻繁に行うメール操作であるが、この返信する電子メール（以下、「返信メール」）は、受信メールに対して返信する電子メールであることから、返信メールを受信メールより先に単独で送信してしまうと、返信メールの記載内容が理解できない可能性が生じてくる。従って、返信メールを送信する際に、もし受信メールを送信していないのであれば、返信メールの元となる受信メールを返信メールより先、遅くとも一緒に送信することが望ましい。従って、即時単独通知要求対象となるアノテーションが上記返信メールに相当する場合には、受信メールに相当する「返信元アノテーション」の有無を返信メール送信前に確認することが望ましく、もし、受信メールを送信していない場合には、その受信メールを返信メールと共に送信することが好適である。
【００５４】
以上の理由により、アノテーションを即時通知する場合、メッセージ管理部６８は、メッセージデータベース５７を検索することによって即時通知対象のアノテーションの未送信の返信元アノテーションの有無を確認し、もし、返信元アノテーションが存在した場合（ステップ２１０でＹ）、メッセージ生成部６１は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて即時通知対象のアノテーションと返信元アノテーションをまとめて各ユーザに対して１つのメッセージを生成する（ステップ２１１）。また、アノテーションに記載されたコメントに対してコメントされ、そのコメントに対してさらにコメントされるなどして階層関係が形成されながらアノテーションが付加される場合もあり得るが、この場合は、即時通知対象のアノテーションの前に付加された各階層の未送信のアノテーションをまとめて１つのメッセージを生成することになる。
【００５５】
なお、あるアノテーションに対する返信元アノテーションの存在は、例えば、電子メールの“Re:”などのように記述の規則を設定してアノテーション情報に含めるようにする。あるいは、関連するアノテーションは、基本的に同じ位置に並べたり、重ねたりして付加されるので、本実施の形態では、アノテーション情報データベース５６のアノテーション情報にある位置情報を参照して、各アノテーションの位置関係からアノテーションの関係を自動判別するようにしてもよい。
【００５６】
以上のようにしてユーザ毎にメッセージが生成されると、メッセージ送信部６７は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、メッセージ生成部６１がユーザ毎に生成した各メッセージを電子メールにて該当するユーザへ送信する（ステップ２０８）なお、未送信の返信元アノテーションが存在しない場合（ステップ２１０でＹ）、即時通知対象のアノテーションと一緒にまとめられるアノテーションが存在しないため、即時通知対象のアノテーションのみを含むメッセージが該当するユーザへ送信されることになる。
【００５７】
以上のように、受信したアノテーションがユーザからの指示により、あるいは内部処理により重要性があるために単独でも即時通知すべきものであると判断した場合には、内部にスプールすることなく単独でも即時に送信するようにした。これにより、重要性のあるアノテーション等は、他のアノテーションとは別個に単独で送信することができるので、数多くのアノテーションの中に埋もれてしまうことがなくなる。但し、送信する際に、返信元アノテーションを送信していない場合には、単独での通知要求であっても返信元アノテーションと共に送信することができるので、アノテーションの記載の流れがわからなくなることを防ぐことができる。
【００５８】
第２のパターンにおいて前述した処理は、ユーザからの明示的な指示がある場合、受信したアノテーションが内部処理に基づき重要性があると判断した場合に実行されるが、即時性が無くても送信した方がよい場合もある。例えば、送信条件に合致する状況に該当しないことからメッセージデータベース５７に多くの未送信のメッセージが蓄積された場合である。これは、電子文書の数多くのアノテーションが付加されていてもメンバには、そのアノテーションが通知されない状況にあり、情報共有化という観点からして必ずしも好ましい状態にないと考えられる。従って、図８のステップ２０５において類似度が算出された後、メッセージ管理部６８は、メッセージデータベース５７に蓄積されているメッセージ数を確認し、その蓄積量を予め決められた閾値（スプール最大量）と比較し、もし蓄積量がスプール最大量に達していたのであれば（ステップ２０６でＹ）、メッセージ生成部６１は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、特定された未送信の各メッセージ情報に含まれる送信先を参照してユーザ毎にアノテーションをまとめて１つのメッセージとなるように一括編集を行い、各ユーザに対して送信するメッセージがそれぞれ１つとなるようにメッセージを生成する（ステップ２０７）。そして、メッセージ送信部６７は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、メッセージ生成部６１がユーザ毎に生成した各メッセージを電子メールにて該当するユーザへ送信する（ステップ２０８）。なお、このステップ２０７，２０８における処理は、図７に示したステップ１０４，１０５における処理と同じである。
【００５９】
次に、定期的な監視処理のもと、アノテーションが受信されたタイミングでなくても送信していないアノテーションを一括して送信すべきであるとメッセージ管理部６８が判断した場合における第３のパターンの処理について図９に示したフローチャートを用いて説明する。この処理は、スプール監視部６２により定期的に出力されるスプールチェック指示に従い、メッセージ管理部６８による処理制御のもとに実施される処理である。
【００６０】
本実施の形態では、メッセージデータベース５７に一時保持されたメッセージ情報の監視項目として、経過時間、最大件数及び最大サイズを例示した。この監視項目及び閾値となる各項目データは、メッセージ管理部６８の内部に予め設定してもよいし、スプール監視部６２が送出するスプールチェック指示に含めるようにしてもよい。
【００６１】
「経過時間」というのは、メッセージ情報がメッセージデータベース５７に登録されてからの経過時間である。まとめて送信するためにスプールしておくとはいっても、無条件に長時間送信しないままでいることは、他のメンバにアノテーションの内容を伝えないということに相当することになるので好ましいとはいえない。そこで、本実施の形態では、送信しないままスプールしておく経過時間の上限値を設定し、まとめられるアノテーションの受信の有無に関係なくメッセージデータベース５７に登録されてから所定時間内に送信されなかった場合には、強制的に送信するようにした。
【００６２】
また、メッセージデータベース５７には、上記の通り複数のメッセージ情報が保持されるが、「最大件数」というのは、メッセージデータベース５７に登録させるメッセージ情報の上限数であり、「最大サイズ」というのは、メッセージデータベース５７に登録させるメッセージ情報のサイズの総和の上限値である。
【００６３】
図９において、メッセージ管理部６８は、まず、経過時間の上限値が指定されている場合において（ステップ３０１でＹ）、現在時刻と各メッセージ情報に含まれているスプール日時との差と、予め設定された経過時間の上限値とを比較し、所定の経過時間以上登録されたままのメッセージ情報が存在していた場合には（ステップ３０１でＹ）、当該メッセージ情報に含まれている送信先に登録されているユーザ毎に、メッセージデータベース５７を検索することによって未送信のメッセージ情報をまとめて１つのメッセージを生成する（ステップ３０７）。そして、メッセージ送信部６７は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、メッセージ生成部６１がユーザ毎に生成した各メッセージを電子メールにて該当するユーザへ送信する（ステップ３０８）。
【００６４】
経過時間の上限値が指定されていない場合（ステップ３０１でＮ）、続いて、最大件数が監視項目として指定されているか否かを確認する。指定されている場合（ステップ３０３でＹ）、メッセージ管理部６８は、メッセージデータベース５７へのメッセージ情報の登録数を求め、その登録数と最大件数とを比較し、もし登録数が上回っていた場合には（ステップ３０４でＹ）、メッセージデータベース５７に登録されている未送信のメッセージ情報をユーザ毎にまとめて１つのメッセージを生成する（ステップ３０７）。そして、メッセージ送信部６７は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、メッセージ生成部６１がユーザ毎に生成した各メッセージを電子メールにて該当するユーザへ送信する（ステップ３０８）。
【００６５】
最大件数が指定されていない場合（ステップ３０３でＮ）、続いて、最大サイズが監視項目として指定されているか否かを確認する。指定されている場合（ステップ３０５でＹ）、メッセージ管理部６８は、メッセージデータベース５７に登録されているメッセージ情報のサイズの総和を求め、その総和したサイズと最大サイズとを比較し、もし総和したサイズが上回っていた場合には（ステップ３０５でＹ）、メッセージデータベース５７に登録されている未送信のメッセージ情報をユーザ毎にまとめて１つのメッセージを生成する（ステップ３０７）。そして、メッセージ送信部６７は、メッセージ管理部６８からの指示に応じて、メッセージ生成部６１がユーザ毎に生成した各メッセージを電子メールにて該当するユーザへ送信する（ステップ３０８）。
【００６６】
一方、最大サイズが指定されていない場合には（ステップ３０６でＮ）、何も送信せずに処理を終了する。
【００６７】
本実施の形態では、このような定期的なメッセージデータベース５７の監視を行い、登録されてから所定時間経過した場合、メッセージ情報の数又はサイズが上限値を上回った場合には、ユーザ毎にアノテーションの一括編集を行って各ユーザへアノテーションを通知するようにした。
【００６８】
なお、本実施の形態では、送信を行うか否かの判定基準となる閾値をシステムレベルにて設定したが、ユーザ毎に設定するようにしてもよい。
【００６９】
また、本実施の形態では、経過時間等３つの監視項目を例として示したが、これに限定するものではない。また、このチェックする順序も図９に限定する必要はない。
【００７０】
以上のように、本実施の形態では、一括送信要求の受信時、即時単独通知要求が設定されたアノテーションの受信時、受信したアノテーションが重要であると判断した場合、定期的なメッセージ情報の監視により送信すべき状況にある場合等の送信条件に合致した場合に、アノテーションに対して一括編集を行うことで生成したメッセージを各ユーザへ送信する処理について、３つのパターンに分けて説明した。
【００７１】
ここで、類似度の算出処理について説明する。本実施の形態では、アノテーションをまとめて１つのメッセージを生成するが、このまとめるアノテーションの選択は、何らかの基準に従って行うことになる。例えば、アノテーションの返信関係、また電子文書上におけるアノテーションの付加位置（近接、重なり具合）を基準にまとめることに関してはすでに説明した。この他にもアノテーションをまとめる基準として次のような基準が考えられる。
【００７２】
まず、アノテーションの種類として矩形やバルーンの形状や矢印で指し示すような種類が存在するが、図１０に示したようにアノテーション情報に含まれている属性情報を参照して、アノテーションの種別毎にまとめる。また、メッセージ情報に含まれているスプール日時を参照して、時間毎にまとめる。また、電子文書の記載内容、例えば「補足」などのキーワードに対応付けして付加されたアノテーションをまとめる。あるいはアノテーションとして記載されたコメントに含まれるキーワード毎にまとめる。
【００７３】
ところで、前述したように、ユーザが電子文書に対するレビューを実施する際、文書管理サーバ３０における文書管理部５２は、送られてくる文書取得要求に応じてレビュー対象の電子文書を文書データベース５４から取り出し、その電子文書に付加されているアノテーションをアノテーション情報データベース５６から取り出し、電子文書とアノテーションを統合してから電子文書をユーザに提供するようにしている。従って、ユーザは、取得時点までに付加されたアノテーションが全て付加された状態で電子文書を取得することができる。つまり、メッセージデータベース５７に登録されていることで、ユーザは、電子メールにてまだ受け取っていないアノテーションが存在する場合がある。ユーザからしてみれば、電子文書に付加されているアノテーションを、文書管理サーバ３０から電子メールにて別途通知してもらう必要はない。従って、本実施の形態では、これに該当するアノテーションを、電子文書を取得したユーザに送信しないようにした。これは、次のように処理する。
【００７４】
文書管理部５２は、文書送受信処理部５１に電子文書を取得要求元へ送信させると、電子文書を取得したユーザのユーザＩＤをメッセージ送信処理部５３へ通知する。メッセージ送信処理部５３におけるメッセージ管理部６８は、メッセージデータベース５７に登録されているメッセージ情報に含まれる送信先を文書管理部５２から送られてきたユーザＩＤで検索することで、当該ユーザＩＤが設定されているメッセージ情報を特定し、その特定したメッセージ情報の送信先から当該ユーザＩＤを削除する。これにより、当該ユーザは、当該メッセージ情報の送信対象外となるため、当該ユーザは、電子文書を参照することで参照した、あるいは参照可能になったアノテーションを電子メールにて別途受け取ることがなくなる。このように、重複したアノテーションの通知を回避することができるので、ユーザの作業効率の低下を防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７５】
【図１】本発明に係るアノテーション情報配信システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における文書管理サーバのハードウェア構成図である。
【図３】本実施の形態におけるメッセージ送信処理部の内部ブロック構成図である。
【図４】本実施の形態における文書データベースのデータ構成例を示した図である。
【図５】本実施の形態における文書管理情報データベースのデータ構成例を示した図である。
【図６】本実施の形態におけるユーザ情報データベースのデータ構成例を示した図である。
【図７】本実施の形態における一括送信要求を受け取った場合の処理を示したフローチャートである。
【図８】本実施の形態におけるアノテーションを受け取った場合の処理を示したフローチャートである。
【図９】本実施の形態における定期的に実施する監視処理を示したフローチャートである。
【図１０】本実施の形態におけるアノテーション情報データベースのデータ構成例を示した図である。
【図１１】本実施の形態におけるメッセージデータベースのデータ構成例を示した図である。
【符号の説明】
【００７６】
１０  クライアント、１２  文書処理部、１３  アノテーション付加処理部、１４  メッセージ処理部、１５  メッセー受信処理部、２０  サーバコンピュータ、２２  外部コミュニケーション場データベース、３０  文書管理サーバ、３２  ＣＰＵ、３４  ＲＯＭ、３６  ＲＡＭ、３８  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、４０  ＨＤＤコントローラ、４２  マウス、４４  キーボード、４６  ディスプレイ、４８  入出力コントローラ、５０  内部バス、５１  文書送受信処理部、５２  文書管理部、５３  メッセージ送信処理部、５４  文書データベース（ＤＢ）、５５  文書管理情報データベース（ＤＢ）、５６  アノテーション情報データベース（ＤＢ）、５７  メッセージデータベース（ＤＢ）、５８  ユーザ情報データベース（ＤＢ）、６０  アノテーション情報入力部、６１  メッセージ生成部、６２  スプール監視部、６３  メッセージ重要度分析部、６４  メッセージ類似度分析部、６５  文書処理終了検出部、６６  外部データベース（ＤＢ）インタフェース部、６７  メッセージ送信部、６８  メッセージ管理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2007334503.tif 000009
【図８】
2007334503.tif 000010
【図９】
2007334503.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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