(57)【要約】【課題】  比較的構成が簡単で、情報の管理を確実に行うことができる書類管理システムを提供すること。【解決手段】  複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段１７と、複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段６２と、複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベース６６と、ロック手段１７を制御するための制御手段３２と、を具備する書類管理システム。入力手段６２により特定書類の特定識別情報が入力されると、制御手段３２は、管理書類データベース６６に登録された登録書類情報及び特定識別情報に基づいて特定書類が収納された保管場所に対応するロック手段のロックを解除する。【選択図】  図４
2007145602.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、前記収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、前記開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段と、前記複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段と、前記複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベースと、前記ロック手段を制御するための制御手段と、を具備し、
前記入力手段により特定書類の特定識別情報が入力されると、前記制御手段は、前記管理書類データベースに登録された登録書類情報及び前記特定識別情報に基づいて前記特定書類が収納された保管場所を選定し、前記保管場所に対応する前記開閉扉の前記ロック手段のロックを解除し、また前記特定書類を取り出して前記開閉扉を閉じると、前記制御手段は、前記開閉扉の前記ロック手段をロック状態にすることを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記各収納ボックスに対応して少なくとも一つの点灯表示手段が設けられており、前記入力手段により特定書類の特定識別情報が入力されると、前記制御手段は、前記管理書類データベースに登録された登録書類情報及び前記特定識別情報に基づいて前記特定書類が収納された保管場所を選定し、前記保管場所に対応する前記開閉扉の前記ロック手段のロックを解除するとともに、前記保管場所に対応する前記点灯表示手段を点灯し、また前記特定書類を取り出して前記開閉扉を閉じると、前記制御手段は、前記開閉扉の前記ロック手段をロック状態にするとともに、前記点灯表示手段を消灯することを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記入力手段は、書類側に付された識別情報を入力するための第１入力手段と、書類側に付されていない識別情報を入力するための第２入力手段とを備え、前記制御手段は書類の取出し、書類の戻しを判定するための取出し・戻し判定手段を含んでおり、前記取出し・戻し判定手段は、前記第１入力手段により識別情報が入力されたときには書類の戻しと判定し、前記第２入力手段により識別情報が入力されたときには書類の取出しと判定することを特徴とする請求項１又は２に記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記管理書類データベースに登録された前記登録書類情報は、書類を取出した時間情報である取出し時間情報と、書類を戻した時間情報である戻し時間情報を含んでおり、前記制御手段は、設定された管理期限が切れた期限切れ書類を選定するための期限切れ書類選定手段を含んでおり、前記入力手段により期限切れ書類の選定が入力されると、前記期限切れ選定手段は、前記登録書類情報の前記戻し時間情報及び前記設定管理期限に基づいて期限切れ書類が収納された保管場所を選定し、前記制御手段は、前記保管場所に対応する前記開閉扉の前記ロック手段のロックを解除することを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項５】
前記制御手段は、書類の保管場所を決定するための保管場所決定手段を含んでおり、新しい書類を収納するときには、前記保管場所決定手段は、特定順序に従い且つ空き場所を考慮して収納場所を決定することを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記各収納ボックスには５〜２５個の点灯表示手段が設けられ、各点灯表示手段に対応して２〜５種類の書類が収納されることを特徴とする請求項２に記載の書類の管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、カルテ、処方箋などの書類を管理するための書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
カルテなどの書類を管理するための書類管理システムとして、多数の収納スペースを有する収納棚を収納棚を備えたものが知られている（例えば、特許文献１参照）。この書類管理システムにおいては、収納棚に棚段を表示するための棚段表示ランプ（例えば、発光ダイオード）が設けられているとともに、収納棚に収納される各ファイルケースにファイル表示ランプ（例えば、発光ダイオード）が設けら、これら棚表示ランプ及びファイル表示ランプが制御装置によって点灯制御されるように構成されている。制御装置は、システム全体を制御するための主制御手段と、収納棚に装備され、この収納棚に設置されたファイル表示ランプを点灯制御するための副制御手段とを含んでおり、主制御手段と副制御手段との間、また副制御手段とファイル表示ランプとの間が、例えば赤外線を用いて情報を送受信できるように通信可能になっている。
【０００３】
この書類管理システムにおいては、特定書類のＩＤ情報を入力すると、主制御手段は特定書類が収納された収納棚に対応する棚段表示ランプを点灯する。そして、作業者がその収納棚まで移動して副制御手段の表示スイッチを操作すると、副制御手段は特定書類が収容されたファイルケースのファイル表示ランプを点灯し、このように棚段表示ランプ及びファイル表示ランプを点灯させることによって、作業者は入力したＩＤ情報に対応した特定書類を容易に見つけて取り出すことができる。
【０００４】
【特許文献１】特開平９−８６６１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した書類管理システムでは、次の通りの解決すべき問題がある。第１に、制御装置が主制御手段と各収納棚に設置された副制御手段とから構成され、主制御手段と副制御手段との間が赤外線で送受信され、また副制御手段と各ファイルケースのファイル表示ランプとの間も赤外線で送受信される構成であるので、書類管理システム全体が大きなシステムとなり、大学病院、総合病院などの大きな病院では適用することができるが、小さな個人病院などでは適用するのが困難である。第２に、管理するファイルはファイル表示ランプ付きファイルケースに収納されるので、多数のファイルを管理しようとすると高価なファイルケースが多く必要となり、システムが高価なものとなる。第３に、管理するファイルは収納棚に単に収納される構成であるので、近年において特に重要である個人情報の管理という面では不充分である。
【０００６】
本発明の目的は、比較的構成が簡単で、情報の管理を確実に行うことができる書類管理システムを提供することである。
本発明の他の目的は、小さな病院、薬局などの事業所において好都合に適用することができる書類管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の請求項１に記載の書類管理システムは、複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、前記収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、前記開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段と、前記複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段と、前記複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベースと、前記ロック手段を制御するための制御手段と、を具備し、
前記入力手段により特定書類の特定識別情報が入力されると、前記制御手段は、前記管理書類データベースに登録された登録書類情報及び前記特定識別情報に基づいて前記特定書類が収納された保管場所を選定し、前記保管場所に対応する前記開閉扉の前記ロック手段のロックを解除し、また前記特定書類を取り出して前記開閉扉を閉じると、前記制御手段は、前記開閉扉の前記ロック手段をロック状態にすることを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の請求項２に記載の書類管理システムでは、前記各収納ボックスに対応して少なくとも一つの点灯表示手段が設けられており、前記入力手段により特定書類の特定識別情報が入力されると、前記制御手段は、前記管理書類データベースに登録された登録書類情報及び前記特定識別情報に基づいて前記特定書類が収納された保管場所を選定し、前記保管場所に対応する前記開閉扉の前記ロック手段のロックを解除するとともに、前記保管場所に対応する前記点灯表示手段を点灯し、また前記特定書類を取り出して前記開閉扉を閉じると、前記制御手段は、前記開閉扉の前記ロック手段をロック状態にするとともに、前記点灯表示手段を消灯することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の請求項３に記載の書類管理システムでは、前記入力手段は、書類側に付された識別情報を入力するための第１入力手段と、書類側に付されていない識別情報を入力するための第２入力手段とを備え、前記制御手段は書類の取出し、書類の戻しを判定するための取出し・戻し判定手段を含んでおり、前記取出し・戻し判定手段は、前記第１入力手段により識別情報が入力されたときには書類の戻しと判定し、前記第２入力手段により識別情報が入力されたときには書類の取出しと判定することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の請求項４に記載の書類管理システムでは、前記管理書類データベースに登録された前記登録書類情報は、書類を取出した時間情報である取出し時間情報と、書類を戻した時間情報である戻し時間情報を含んでおり、前記制御手段は、設定された管理期限が切れた期限切れ書類を選定するための期限切れ書類選定手段を含んでおり、前記入力手段により期限切れ書類の選定が入力されると、前記期限切れ選定手段は、前記登録書類情報の前記戻し時間情報及び前記設定管理期限に基づいて期限切れ書類が収納された保管場所を選定し、前記制御手段は、前記保管場所に対応する前記開閉扉の前記ロック手段のロックを解除することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の請求項５に記載の書類管理システムでは、前記制御手段は、書類の保管場所を決定するための保管場所決定手段を含んでおり、新しい書類を収納するときには、前記保管場所決定手段は、特定順序に従い且つ空き場所を考慮して収納場所を決定することを特徴とする。
【００１２】
更に、本発明の請求項６に記載の書類管理システムでは、前記各収納ボックスには５〜２５個の点灯表示手段が設けられ、各点灯表示手段に対応して２〜５種類の書類が収納されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の請求項１に記載の書類管理システムによれば、入力手段により特定書類の特定識別情報が入力されると、管理書類データベースの登録書類情報及び入力された特定識別情報に基づいて特定書類の保管場所が選定される。収納ボックスの開閉扉は、通常、ロック状態に保持されるので、収納ボックスに収納された書類を秘密状態に保管することができ、また上述したように保管場所が選定されると、その保管ボックスの開閉扉のロック手段が解除されるので、容易に取り出すことができる。更に、特定書類を取り出して開閉扉を閉じると開閉扉のロック手段がロック状態になるので、保管された書類を秘密状態に管理することができる。
【００１４】
また、本発明の請求項２に記載の書類管理システムによれば、各収納ボックスに対応して少なくとも一つの点灯表示手段が設けられている。入力手段により特定書類の特定識別情報が入力されると、管理書類データベースの登録書類情報及び入力された特定識別情報に基づいて特定書類の保管場所が選定され、その保管場所に対応する点灯表示手段が点灯するとともに、その保管場所に対応する開閉扉のロック手段が解除されるので、一層容易に書類を取り出すことができる。また、特定書類を取り出して開閉扉を閉じると、点灯表示手段が消灯するので、開閉扉が開状態のときに点灯表示手段が点灯状態に保たれ、点灯表示手段の点灯状態を見ることによって、開閉扉の開状態を容易に知ることができる。
【００１５】
また、本発明の請求項３に記載の書類管理システムによれば、書類側に付された識別情報を入力するための第１入力手段と、書類側に付されていない識別情報を入力するための第２入力手段とを備えている。そして、第１入力手段により識別情報が入力されたときには、書類側自体の情報を読み取っているので、この情報に対応する書類は収納ボックスから取り出されており、それ故に、取出し・戻し判定手段は書類の戻しと判定する。一方、第２入力手段により識別情報が入力されたときには、書類側自体の情報を読み取っていないので、この情報に対応する書類は収納ボックスに収納されており、それ故に、取出し・戻し判定手段は書類の取出しと判定する。このように入力手段による入力に関連して書類の戻し、書類の取出しを判定して制御するので、システム全体の制御を簡単にすることができる。
【００１６】
また、本発明の請求項４に記載の書類管理システムによれば、入力手段により期限切れ書類の選定についての入力操作を行うと、期限切れ選定手段は、管理書類データベースに登録された登録書類情報の戻し時間情報及び設定管理期限に基づいて期限切れ書類が収納された保管場所を選定し、この保管場所に対応する収納ボックスの開閉扉のロック手段が解除されるので、期限切れ書類を容易に探し出して取り出すことができる。
【００１７】
また、本発明の請求項５に記載の書類管理システムによれば、新しい書類を収納するときには、保管場所決定手段は、特定順序に従い且つ空き場所を考慮して収納場所を決定するので、空き場所をなくしながら特定順序に従って順番に書類が収納されるようになり、書類を順序良く整理しながら保管することができる。尚、この特定順序とは、例えば第１番目、第２番と次第に番号が大きくなる順序であり、このように収納管理することによって、収納棚の空きスペースを容易に把握することができる。
【００１８】
更に、本発明の請求項６に記載の書類管理システムによれば、各点灯表示手段に対応して３〜５種類の書類が収納されるので、各書類に一つずつ設ける場合に比して点灯表示手段の必要個数を少なくすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、添付図面を参照して、本発明に従う書類管理システムの一実施形態について説明する。図１は、書類管理システムの一例としてのカルテ管理システムにおける収納棚を示す斜視図であり、図２は、図１の収納棚の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図であり、図３は、図２の収納棚の収納ボックスに収納されるカルテケース及びそれに収容されたカルテを示す斜視図であり、図４は、カルテ管理システムの制御系を示すブロック図であり、図５は、カルテ管理システムにおけるカルテの取出しの流れを示すフローチャートであり、図６は、カルテ管理システムにおけるカルテの戻しの流れを示すフローチャートであり、図７は、カルテ管理システムにおける期限切れカルテの抽出の流れを示すフローチャートである。
【００２０】
図１及び図２において、書類管理システムの一例としての図示のカルテ管理システムは、事務室などの室内に設置される収納棚２を備えている。収納棚２は直方体状の棚本体４を備え、この棚本体４には、横方向（図１及び図２において左右方向）に間隔を置いて配設された縦仕切壁６及び上下方向（図１及び図２において上下方向）に間隔をおいて配設された横仕切り壁８が設けられ、これら縦仕切壁６及び横仕切壁８によって棚本体４内に複数の収納ボックス１０が規定されている。この実施形態では、書類としてのカルテ１２（図３参照）を収納するための収納ボックス１０が横方向に１０列、上下方向に５段設けられ、合計５０個の収納ボックス１０が設けられている。尚、収納棚２に設ける収納ボックス１０の個数は適宜に設定することができ、例えば横方向に５〜１５列、上下方向に３〜６段設けることができる。
【００２１】
各収納ボックス１０の開口部には、開閉扉１４が開閉自在に取り付けられている。この開閉扉１４は例えば蝶番などを用いて取り付けられ、開状態においては、図２の左上の収納ボックス１０に関連して示すように、収納ボックス１０の開口部を開放し、収納ボックス１０内に収納されたカルテケース１６（図３に示すように、このカルテケース１６内にカルテ１２が収容されている）を取り出すことができ、また閉状態においては、図１及び図２の残りの部分で示すように、収納ボックス１０の開口部を閉塞する。この棚本体４、縦仕切壁６、横仕切壁８及び開閉扉１４はスチールなどの金属材料から形成され、このような材料から形成することによって充分な強度が得られるとともに、外部から収納ボックス１０内を目視することができず、充分な機密状態に保ったカルテ管理を行うことができる。
【００２２】
開閉扉１４を開閉自在にロックするためのロック機構１５（図４参照）が設けられ、かかるロック機構１５は、各収納ボックス１０内の上端部と、これに対応する開閉扉１４の上端部に設けられたロック手段１７（図２参照）から構成されている。ロック手段１７は、係合受部１８を備えた受け部材２０と、係合爪部２２を備えた係合部材２４とから構成され、開閉扉１４側の係合爪部２２が収納ボックス１０側の係合受部１８に解除自在に係合してロック状態となる。このロック状態においては、係合部材２４の係合爪部２２が受け部材２０の係合受部１８に係合し、開閉扉１４が閉状態に保持され、収納ボックス１０に収納されたカルテケース１６の取出しができず、収納したカルテ１２を安全に管理することができる。また、ロック解除状態においては、係合爪部２２が係合受部１８から外れ、開閉扉１４を開放することができる。尚、係合受部１８と係合爪部２２との係合、係合解除は、例えば電磁ソレノイド及びばね部材を利用した機械的機構を用いることによって行うことができる。尚、各開閉扉１４にばね部材などを設け、ロック手段１７によるロック状態が解除されると、開閉扉１４がばね部材の作用によって自動的に解放されるようにするのが好ましく、このように構成することによって、開閉扉１４の解放動作を省略してカルテケース１６の取出しを容易にすることができる。
【００２３】
この収納棚２においては、各収納ボックス１０の開口部の上側に、点灯表示するための点灯表示部２６が設けられ、各点灯表示部２６に横方向に間隔をおいて複数（具体例では、１０個）の発光ダイオード２８（点灯表示手段を構成する）が設けられている。発光ダイオード２８の設置数は、収納ボックス１０に収納されるカルテケース１６（即ち、カルテ１２）の数により適宜設定され、各収納ボックス１０の点灯表示部２６に５〜２５個設けられ、一つの発光ダイオード２８に対して２〜５つ（この実施形態では、三つ）のカルテケース１６が対応して収納されるように構成され、このように構成することによって、用いる発光ダイオード２８の個数を少なくしながら効果的に収納することができる。尚、従来のように、一つの発光ダイオード２８に対して一つのカルテケース１６を対応させるようにしてもよい。
【００２４】
この収納棚２には、例えば、図３に示すようにしてカルテ１２が収納される。即ち、患者の症状、治療などを記載したカルテ１２は、患者毎にカルテケース１６に収容され、カルテケース１６に収容された状態で収納ボックス１０内に保管管理される。カルテケース１６としては、上側及び一横側が開放されたものを用いることができ、書類としてのカルテ１２を識別するための識別情報としてのバーコード３０が例えばその下部に付されており、かかるバーコード３０を利用してカルテ１２の識別が後述する如く行われる。尚、この形態では、バーコード３０を用いているが、これに代えて、ＩＣタグ、ＩＣチップなどを用いるようにしてもよい。また、カルテケース１６に代えて、カルテ保管袋などを用いるようにしてもよい。
【００２５】
このカルテ管理システムは、図４に示す制御系によって作動制御される。図４において、このカルテ管理システムは制御手段としてのマイクロコンピュータ３２を備え、このマイクロコンピュータ３２は例えばＣＰＵから構成される。このマイクロコンピュータ３２は、後述する如く機能するために、作動制御手段３４、データ登録手段３６、データ読出し手段３８、データ照合手段４０、保管場所選定手段４２、初診判定手段４４、保管場所決定手段４６及び取出し・戻し判定手段４８を備えている。作動制御手段３４は、点灯表示部２６の発光ダイオード２８などを後述する点灯制御し、またロック機構１５のロック手段１７を後述する如く作動制御する。また、データ登録手段３６は入力された情報などを後述するように登録し、データ読出し手段３８は登録された登録情報を後述するように読み出し、データ照合手段４０は各種情報を後述するように照合し、保管場所選定手段４２はカルテ１２の保管場所を後述するように選定する。また、初診判定手段４４は後述するようにして初診であることを判定し、保管場所決定手段４６は後述するようにて初診患者のカルテ１２の保管場所を決定し、取出し・戻し、判定手段４８は、後述するようにしてカルテ１２の取出しか、カルテの戻しかを判定する。
【００２６】
マイクロコンピュータ３２は、期限切れカルテ選定手段５０、返却忘れカルテ選定手段５２、計時手段５４及びメモリ手段５６を含んでいる。期限切れカルテ選定手段５０は後述するように管理期限が切れたカルテ１２（具体的には、そのカルテケース１６）を選定し、返却忘れカルテ選定手段５２は収納ボックス１０に返却するのを忘れているカルテ１２（具体的には、カルテケース１６）を選定する。また、計時手段５４は時刻を計時し、カルテ１２を取り出したときにはその取出し時刻を、また取り出したカルテ１２を収納ボックス１０に戻したときにはその戻し時刻を計時する。更に、メモリ手段５６は、各種情報を一時的に記憶する。
【００２７】
マイクロコンピュータ３２は、更に、保管場所取消手段５３、保管禁止設定手段５５及び保管禁止解除手段５７を含んでいる。保管場所取消手段５３は、カルテ１２の保管場所を移動するときに前の保管場所の登録を取り消し、保管禁止設定手段５５は、保管場所でのカルテ１２の保管を禁止し（このように禁止されると、保管場所決定手段４６は、ファイルを保管するためのスペースが存在しているにもかかわらずその空きスペースを保管場所として決定することがない）、また保管禁止解除手段５７は保管禁止設定手段５５による空きスペースの保管禁止の状態を解除する。
【００２８】
この書類管理システムは、更に、各種情報を登録するための記憶装置５８、各種情報を表示するための表示装置６０、及び情報を入力するための入力手段６２を備えている。記憶装置５８はハードディスク装置などから構成され、患者に関する情報が登録された患者データベース６４、カルテ１２に関する情報が登録された管理カルテデータベース６６及び期限切れカルテ１２に関する情報が登録された期限切れカルテデータベース６８を含んでいる。患者データベース６４に登録される患者情報は、患者の氏名、住所、電話番号、健康保険番号などとともに、患者毎に付与される患者管理番号が含まれる。また、管理カルテデータベース６８に登録されるカルテ情報は、患者番号と関連付けられたカルテ管理番号、カルテ保管場所（カルテ１２が収納された収納ボックス１０のボックス番号とその収納ボックス１０の点灯表示部２６に配設された発光ダイオード２８の配置番号）、カルテ取出し時刻、カルテ戻し時刻などが含まれる。更に、期限切れカルテデータベース６８に登録された期限切れカルテ情報は、患者番号と関連付けられたカルテ管理番号、管理終了時刻などが含まれる。
【００２９】
表示装置６０は液晶表示装置、ＣＲＴなどから構成される。また、入力手段６２は、キーボード７０、マウス７２、バーコードリーダ７４及びカードリーダ７６から構成される。この実施形態では、初診の場合、患者の氏名、住所などはキーボード７０及びマウス７２を用いて入力され、このような入力情報に基づいて患者カード（例えば、磁気カード、ＩＣカードを利用したカード）（図示せず）が作成され、この患者カードに患者番号、患者氏名、患者電話番号などの情報が登録される。また、カードリーダ７６は患者カードに登録された情報を読み出すときに用いられ、バーコードリーダ７４はカルテケース１６に施されたバーコード３０の情報を読み出すときに用いられる。
【００３０】
この実施形態では、更に、収納棚２の複数の収納ボックス１０の開閉状態を検知するための扉開閉検知手段７８が設けられ、扉開閉検知手段７８は、各収納ボックス１０の開閉扉１４に関連して配設された開閉スイッチ８０から構成されている。各開閉スイッチ８０は、例えば収納ボックス１０の開口部に設けられ、開閉扉１４が閉状態のときには閉（オン）に、開閉扉１４が開状態のときには開（オフ）になり、このような開閉スイッチ８０によって開閉扉１４の開閉状態を検知することができる。尚、このような開閉スイッチ８０は、各ロック手段１７に関連して設けるようにしてもよい。
【００３１】
次に、図２及び図４とともに、図５〜図７を参照して、上述したカルテ管理システムにおけるカルテの取出し、戻しなどについて説明する。まず、主として図２、図４及び図５を参照してカルテの取出しについて説明すると、カルテを取り出すときには、入力手段６２を用いて患者情報を入力する（ステップＳ１）。この実施形態では、キーボード７０、マウス７２又はカードリーダ７６を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しておらず、それ故に、取出し・戻し判定手段４８はカルテ１２が収納棚２に収納されているとしてカルテ１２の取出しと判定する（ステップＳ２）。初診の場合、患者カードを忘れた場合などにおいては、キーボード７０及びマウス７２を用いて患者情報の入力が行われ、再診の場合、患者カード及びカードリーダ７６を用いて患者情報の入力が行われる。このように入力された患者情報は、マイクロコンピュータ３２のメモリ手段５６に一時的に記憶される。
【００３２】
このようにして患者情報の入力が行われると、記憶装置５８の患者データベース６４に登録された患者情報と入力された患者情報との照合が行われ（ステップＳ３）、この照合によって登録された患者情報がある場合には、ステップＳ４からステップＳ５に進むが、登録された患者情報がない場合には、ステップＳ４からステップＳ６に進む。患者情報が登録されてないということは、その患者は初めてその病院に診察を受けに来たということであり、マイクロコンピュータ３２の初診判定手段４４は、その患者に対して初診として判定する（ステップＳ６）。
【００３３】
このように初診と判定すると、保管場所決定手段４６は新しく作成するカルテ１２の保管場所を決定する（ステップＳ７）。この保管場所の決定は、例えば、収納棚２の左上の収納ボックス１０の左側から右側に向けて順に行われ、最上段の全ての収納ボックス１０が満たされると、上から２段目の収納ボックス１０に移り、第２段目の収納ボックス１０の左側から右側に向けて行われ、次に第３段目の収納ボックス１０、第４段目の収納ボックス１０と下側に順に行われる。このとき、収納ボックス１０に空きが存在している（例えば、期限切れカルテ１２を取り出すことによって空きが生じる）と、その空き個所に決定され、空き個所も最上段の収納ボックス１０の左側から右側に、最上段から下段に向けて順に探して行われる。そして、データ登録手段３６によって、初診患者の患者情報が患者データベース６４に登録されるとともに（ステップＳ８）、カルテ情報が管理カルテデータベース６６に登録される（ステップＳ９）。
【００３４】
このカルテ情報を登録する際には、カルテケース１６に付されたバーコード３０との関連付けが行われる。カルテケース１６のバーコード３０はバーコードリーダ７６を用いてバーコード情報が読み取られ、読み取られたバーコード情報と収納ボックス１０の保管場所との関連付けが行われるとともに、このバーコード情報、即ちカルテ情報（例えば、カルテ番号）と患者情報（例えば、患者番号）との関連付けが行われ、このように患者情報と関連付けられたカルテ情報が管理カルテデータベース６６に登録される。そして、このように新しく登録された患者情報及びカルテ情報を用いてカルテの保管管理が行われる。
【００３５】
一方、登録された患者情報が存在する場合、再診の患者であるので、収納棚２の収納ボックス１０に保管管理されたカルテ１２の取出しが行われる。この取出しは、まず、入力された患者情報及び管理カルテデータベース６６のカルテデータに基づいて、保管場所選定手段４２はその患者のカルテ１２が収納された保管場所を選定し（ステップＳ５）、作動制御手段３４は選定された保管場所に対応する発光ダイオード２８を点灯し（ステップＳ１０）、また点灯した発光ダイオード２８に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除する（ステップＳ１１）。このようにして発光ダイオード２８が点灯し、開閉扉１４が開放されるので、作業者はその患者の特定カルテ１２が収納された場所を容易に見付けることができ、その収納ボックス１０に行って特定カルテ１２を取り出すことができる（ステップＳ１２）。この実施形態では、収納棚２の構成を簡単にするために一つの発光ダイオード２８に対応して三つのカルテケース１６（即ち、カルテ１２）が割り当てられているので、点灯した発光ダイオード２８付近のいくつかのカルテ１２を見て特定カルテ１２を見付けるようになるが、探すカルテ１２の数が少ないので、容易に見付けることができる。尚、開閉扉１４が開放されると、その開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が開となる。
【００３６】
このようにして特定カルテ１２を取り出した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ１３）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が開から閉になり、かかる開閉スイッチ８０の閉信号に基づいて作動制御手段３４は発光ダイオード２８を消灯し（ステップＳ１４）、このようにしてカルテ１２の取出しが終了し、このカルテ取出し情報がカルテ情報に付加され、新しいカルテ情報が管理カルテデータベース６６に登録される（ステップＳ１５）。尚、開閉扉１４が閉状態になって開閉スイッチ８０が開から閉になると、計時手段５４はそのときの時刻情報を計時し、この時刻情報がカルテ取出し時刻情報としてカルテ情報に付加される。
【００３７】
また、取り出した特定カルテ１２の戻しは、次のようにして行われる。主として図２、図４及び図６を参照して、カルテ１２を戻すときには、入力手段６２、この場合バーコードリーダ７４を用いてカルテケース１６に付されたバーコード３０の読み取りが行われ（ステップＳ２１）、バーコードリーダ７４を用いてバーコード情報の入力が行われる。この実施形態では、バーコードリーダ７４を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しており、それ故に、取出し・戻し判定手段４８は特定カルテ１２の戻しと判定する（ステップＳ２２）。
【００３８】
カルテ１２の戻しの場合、入力されたカルテ情報及び管理カルテデータベース６６に登録されたカルテ情報に基づいて、保管場所選定手段４２は取り出された特定カルテ１２の保管場所を選定し（ステップＳ２３）、作動制御手段３４は選定された保管場所に対応する発光ダイオード２８を点灯し（ステップＳ２４）、また点灯した発光ダイオード２８に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除し（ステップＳ２５）、これによって、作業者は点灯した発光ダイオード２８によって特定カルテ１２の戻すべき場所を見付けることができ、取り出した特定カルテ１２を元の収納場所に容易に戻すことができる（ステップＳ２６）。尚、開閉扉１４が開放されると、それに対応する開閉スイッチ８０が開となる。
【００３９】
このようにして取り出した特定カルテ１２を元の収納個所に戻した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ２７）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が開から閉になり、かかる開閉スイッチ８０の閉信号に基づいて作動制御手段３４は発光ダイオード２８を消灯し（ステップＳ２８）、このようにしてカルテ１２の戻しが終了し、このカルテ戻し情報がカルテ情報に付加され、新しいカルテ情報が管理カルテデータベース６６に登録される（ステップＳ２９）。尚、開閉扉１４を閉じて開閉スイッチ８０が開から閉になると、計時手段５４はそのときの時刻情報を計時し、この時刻情報がカルテ戻し時刻情報としてカルテ情報に付加される。
【００４０】
収納棚２の収納ボックス１０にて管理する期限が切れたカルテ１２の抽出については、次のようにして行われる。診察を受けることなく例えば６か月が経過した患者については、通院していた病気が完治している可能性が非常に高く、このような患者のカルテ１２の管理は収納棚２で行うのではなく、他の保管場所、例えば保管キャビネット（図示せず）などで行うのが望ましく、このように保管場所を収納棚２から他の場所に移すときに期限切れカルテ１２の抽出が行われる。
【００４１】
主として図２、図４及び図７を参照して、期限切れカルテ１２の抽出を行うときには、入力手段６２により管理期限期間、例えば６か月を入力し、管理期限切れカルテ１２の抽出指令を入力する（ステップＳ３１）。このように入力すると、管理カルテデータベース６６に登録されたカルテ情報との照合が行われ（ステップＳ３２）、この実施形態では、カルテ情報のカルテ戻し時刻情報のうち最後の戻し時刻情報における最終戻し時刻から管理期限が経過しているかの照合が行われ、期限切れカルテ選定手段５０は、所定管理期限が経過したカルテ１２を期限切れカルテ１２として選定し（ステップＳ３３）、期限切れカルテ１２のリストを作成して表示装置６０に表示する。
【００４２】
このように期限切れカルテ１２の選定が行われると、保管場所選定手段４２は、管理カルテデータベース６６のカルテ情報に基づいて、選定された期限切れカルテ１２の保管場所を選定し（ステップＳ３４）、作動制御手段３４は選定された保管場所に対応する発光ダイオード２８を点灯し（ステップＳ３５）、また点灯した発光ダイオード２８に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除する（ステップＳ３６）。発光ダイオード２８の点灯及び開閉扉１４の開放は、期限切れカルテ１２が複数存在する場合には、これら複数の管理切れカルテ１２について行われる。そして、点灯した発光ダイオード２８を目印にして期限切れカルテ１２を探しながらその取出しが行われる（ステップＳ３７）。
【００４３】
このようにして期限切れカルテ１２を取り出した後は、上述したと同様に、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ３８）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が開から閉になって発光ダイオード２８が消灯し（ステップＳ３９）、このようにして期限切れカルテ１２の抽出が完了し、抽出したカルテ１２に関するカルテ情報は管理カルテデータベース６６から消去され（ステップＳ４０）、期限切れカルテ１２に関するカルテ情報は、記憶装置５８の期限切れカルテデータベース６８に登録される（ステップＳ４１）。
【００４４】
また、収納棚２から取り出したカルテ１２の返却忘れの検索は、次のようにして行われる。即ち、返却忘れカルテ１２の検索を行うときには、入力手段６２により返却忘れ検索指令を入力すればよく、かく入力すると、管理カルテデータベース６６に登録されたカルテ情報が読み出され、カルテ情報における取出し時刻情報と戻し時刻情報との照合が行われ、返却忘れカルテ選定手段５２は、取出し時刻情報は登録されているが、この取出し時刻情報に対応する戻し時刻情報が登録されていないものについて返却忘れカルテ１２として選定し、かかる返却忘れカルテ１２のリストが作成され、作成されたリストが表示装置６０に表示され、このリストを見ることによって、作業者はどのカルテ１２が返却忘れとなっているかを容易に把握することができる。
【００４５】
また、カルテ１２の厚さが厚くなって隣の収納スペースまで占有するようになったときには、例えば、次のようにして厚いカルテ１２の隣のカルテ１２の保管場所の変更が行われる。即ち、入力手段６２により隣のカルテ１２のカルテ情報を入力してそのカルテの収納場所を読み出す。そして、読み出した収納場所に収納された隣りのカルテ１２を取り出し、この取り出した収納場所について、入力手段６２を操作して保管場所取消指令を入力する。かくすると、保管場所取消手段５３はこの保管場所取消指令に基づいて取り出したカルテ１２のカルテ情報のうち保管場所情報を取り消し、取り出されたカルテ１２についの新たな保管場所は、上述したと同様にして保管場所決定手段４６により新たに設定され、設定された保管場所情報がカルテ情報に加えられ、取り出したカルテ１２はこの設定保管場所に収納されて保管場所の変更が行われる。このように保管場所の変更を行うと、厚いカルテ１２の隣に新たに収納スペースが確保され、厚いカルテ１２を所要の通りに収納することが可能となる。
【００４６】
このようにカルテ１２の場所を変更した後、入力手段６２を操作して取り出した保管場所についての保管禁止指令を入力する。かくすると、保管禁止設定手段５５は取り出した保管場所について保管禁止を設定し、収納スペースが存在するにもかかわらず保管場所設定手段４６はこの保管場所をカルテ１２の保管場所として設定することがなく、このように構成することによって、この保管場所が厚いカルテ１２のための専用の保管場所となり、この厚いカルテ１２は二つの保管場所を占有して収納管理される。尚、カルテ１２が更に厚くなると、再度、隣のカルテ１２の保管場所を取り消して新たな保管場所に変更し、この保管場所について保管禁止状態にし、三つの保管場所を占有して厚いカルテ１２を保管するようになり、このようにカルテ１２の厚さに応じて占有する保管場所の大きさを変更することが可能となる。
【００４７】
厚いカルテ１２の保管管理が終了する（例えば、管理期限が切れる）と、この厚いファイル１２を取り出して別の保管個所に移すようになるが、このとき、入力手段６２を入力操作して禁止解除指令を入力する。かくすると、保管禁止解除手段５７は今まで保管禁止状態にあって収納場所の保管禁止状態を解除し、解除された収納場所については、カルテ１２を保管する際に保管場所決定手段４６による決定が許容され、このようにして新たなカルテ１２の保管管理が可能となる。
【００４８】
上述した実施形態では、各収納ボックス１０の開口部の上側に点灯表示部２６を設けているが、このような点灯表示部は、図８に示すように、各収納ボックス１０内の上部に設けるようにしてもよい。図８において、この変形形態では、点灯表示部２６Ａは収納ボックス１０内の上部に配設され、かかる点灯表示部２６Ａに横方向に間隔をおいて複数の発光ダイオード２８が設けられている。この変形形態のその他の構成は、上述した実施形態と実質上同一である。
【００４９】
このような変形形態では、収納棚２の開閉扉１４を閉状態にして収納ボックス１０を閉じると、図８に示すように、点灯表示部２６Ａが開閉扉１４によって覆われ、発光ダイオード２８が収納ボックス１０内に収容される。従って、棚本体４Ａの前面には突出物などが存在せず、スッキリとしたものとなる。尚、このように構成する場合、ロック手段１７のロック状態が解除されたときに開閉扉１４が自動的に解放されるように構成するのが望ましい。
【００５０】
また、上述した実施形態では、収納棚２（２Ａ）の収納ボックス１０に対応して点灯表示部２６（２６Ａ）を設けているが、各収納ボックス１０に収納されるカルテ１２の数が少ない場合などにおいては、かかる点灯表示部２６（２６Ａ）を省略することができる。
【００５１】
以上、本発明に従う書類管理システムを書類としてのカルテを管理するカルテ管理システムに適用して説明したが、カルテの管理に限定されず、薬の処方箋、届出書類、許認可書類、顧客名簿などの管理にも同様に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】一実施形態のカルテ管理システムにおける収納棚を示す斜視図。
【図２】図１の収納棚の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図。
【図３】図２の収納棚の収納ボックスに収納されるカルテケース及びそれに収容されたカルテを示す斜視図。
【図４】図１のカルテ管理システムの制御系を示すブロック図。
【図５】カルテ管理システムにおけるカルテの取出しの流れを示すフローチャート。
【図６】カルテ管理システムにおけるカルテの戻しの流れを示すフローチャート。
【図７】カルテ管理システムにおける期限切れカルテの抽出の流れを示すフローチャート。
【図８】収納棚の変形形態の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図。
【符号の説明】
【００５３】
２  収納棚
４  棚本体
１０  収納ボックス
１２  カルテ
１４  開閉扉
１７  ロック手段
１６  カルテケース
２８  発光ダイオード
３０  バーコード
３２  マイクロコンピュータ
４２  保管場所選定手段
４６  補完倍書決定手段
４８  取出し・戻し判定手段
５０  期限切れカルテ選定手段
５２  返却忘れカルテ選定手段
５８  記憶装置
６２  入力手段
６４  顧客データベース
６６  管理カルテデータベース
６８  期限切れカルテデータベース
７４  バーコードリーダ
７６  カードリーダ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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