(57)【要約】【課題】電子文書の保存者や電子文書の属性に応じて、適切な保存形式を選択することが可能な文書管理装置を提供する。【解決手段】電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置１０１であって、  ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する原本登録部１０１３１と、  前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存形式決定部１０１３３とを備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置であって、
ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する取得手段と、
前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記保存制御手段は、前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式が上書き保存であるか否かの決定をする
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記保存制御手段は、前記決定が、上書き保存である場合に、前記追加電子文書を前記電子文書原本に上書きして保存させ、前記決定が上書き保存でない場合に、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる
ことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記保存制御手段は、
前記電子文書原本について定められた、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、
前記ユーザ管理情報に基づいて、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が上書き保存か、別保存かを特定し、特定した保存形式を前記追加電子文書の保存形式として決定する決定手段と
を有することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者及び非作成者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者に対しては、上書き保存が許容され、前記非作成者に対しては、別保存が許容されている
ことを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容されている
ことを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記保存制御手段は、前記電子文書原本の属性に基づいて定められた、前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示す文書属性情報と、前記電子文書原本について定められた、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報とを取得する情報取得手段と、
取得された文書属性情報の示す保存形式と、前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式との比較結果に基づいて前記追加電子文書の保存形式を決定する決定手段と
を有することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容され、
前記決定手段は、前記文書属性情報の示す保存形式が上書き保存であり、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が別保存である場合には、前記追加電子文書の保存形式を別保存と決定する
ことを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記保存制御手段は、前記決定が上書き保存でなく、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部を保存させる一部別保存である場合に、当該一部を前記電子文書原本と対応付けて保存させる
ことを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記文書管理装置は、前記追加電子文書から前記追加情報を抽出する抽出手段を備え、
前記追加電子文書の一部は、抽出された前記追加情報である
ことを特徴とする請求項３〜９の何れかに記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記保存制御手段は、前記決定が上書き保存でなく、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の全部又は一部を保存させる場合に、当該全部又は一部を、前記追加電子文書を入力したユーザの識別子と対応付けられた個人フォルダに保存させる
ことを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記保存制御手段は、
許容される電子文書原本の保存形式が、前記電子文書原本に上書きする上書き保存形式か、前記追加電子文書の一部又は全部を前記電子文書原本と別に保存する別保存形式かをユーザ種別毎に示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、
前記電子文書原本の属性を判定する判定手段と、
前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定する決定手段と
を有することを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。
【請求項１３】
前記文書管理装置は、複数の電子文書原本と前記各電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理し、
前記ユーザ管理情報は、前記文書管理装置によって管理されている電子文書原本単位で作成され、
前記決定手段は、入力された前記追加電子文書の電子文書原本について作成された前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定する
ことを特徴とする請求項１２記載の文書管理装置。
【請求項１４】
前記判定手段は、
追加対象の前記電子文書原本の解像度を示す解像度特定情報を取得する特定情報取得手段と、
解像度特定情報の示す解像度が閾値より小さいか否かにより、追加対象の前記電子文書原本の解像度が低解像度であるか否かを判定する解像度判定手段と
を有し、
前記決定手段は、前記保存形式が上書き保存形式であって、判定結果が低解像度である場合に、前記追加電子文書の保存形式を別保存形式と決定する
ことを特徴とする請求項１２又は１３に記載の文書管理装置。
【請求項１５】
前記文書管理装置は、管理している電子文書原本を、ネットワーク出力を含む複数の出力形式で出力する出力手段と、
前記追加電子文書と前記電子文書原本との差分を追加情報として抽出する差分抽出手段と
を備え、
前記ユーザ管理情報は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記上書き保存形式か、前記追加電子文書を前記電子文書原本と別に保存する全部別保存形式か、抽出された前記追加情報のみを前記電子文書原本と別に保存する一部別保存形式かをユーザ種別毎に示し、
前記判定手段は、
前記電子文書原本が出力される毎に、その出力形式を特定する出力特定情報を作成する作成手段と、
作成した出力特定情報に基づいて、前記電子文書原本の出力頻度の最も高い出力形式がどの出力形式であるかを判定する最頻度出力判定手段と
を有し、
前記決定手段は、前記保存形式が一部別保存形式であって、判定結果がネットワーク出力形式である場合に、前記追加電子文書の保存形式を全部別保存形式と決定する
ことを特徴とする請求項１２又は１３記載の文書管理装置。
【請求項１６】
前記文書管理装置は、前記追加電子文書と前記電子文書原本との差分を追加情報として抽出する差分抽出手段を備え、
前記ユーザ管理情報は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記上書き保存形式か、前記追加電子文書を前記電子文書原本と別に保存する全部別保存形式か、抽出された前記追加情報のみを前記電子文書原本と別に保存する一部別保存形式かをユーザの種別毎に示し、
前記判定手段は、前記電子文書原本のデータサイズが閾値以上であるか否かを判定し、
前記決定手段は、前記保存形式が全部別保存形式であって、判定結果が閾値以上である場合に、前記追加電子文書の保存形式を一部別保存形式と決定する
ことを特徴とする請求項１２又は１３記載の文書管理装置。
【請求項１７】
前記電子文書原本は、ファックス入力を含む複数の入力形式で前記文書管理装置に入力され、
前記判定手段は、前記電子文書の入力形式がファックス入力であるか否かを判定し、
前記決定手段は、前記保存形式が上書き保存形式であって、前記電子文書の入力形式がファックス入力である場合に、前記追加電子文書の保存形式を別保存形式と決定する
ことを特徴とする請求項１２又は１３記載の文書管理装置。
【請求項１８】
前記電子文書原本及び前記追加電子文書は、紙文書の画像データである
ことを特徴とする請求項1〜１７の何れかに記載の文書管理装置。
【請求項１９】
電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理方法であって、
ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する取得ステップと、
前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御ステップと
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項２０】
電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置に文書管理処理を実行させる文書管理プログラムであって、
前記文書管理処理は、
ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する取得ステップと、
前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御ステップと
を含むことを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数人がアクセス可能な電子文書を管理するための文書管理技術に関し、特に、編集等により電子文書の内容が変更された場合におけるオリジナルの電子文書と変更後の電子文書を管理するための文書管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書の電子化が進み、オフィスにおけるペーパレス化が急速に進んでいる。
これまで、紙文書としてオフィス内を流通していた文書は、ＰＣにより作成されたり、スキャナーで読み取られたりすることにより、電子化され、データベースに保存されて管理されるようになってきている。
従って、ユーザは、種々の情報を紙文書として保存しておかなくても、必要時に上記データベースから、電子化された文書を読出し、紙文書として出力させることができる。
【０００３】
又、出力した紙文書に追記した場合においても、追記後の紙文書をスキャナーに読み取らせて電子化し、追記後の電子文書を検索可能な態様で保存させる技術が特許文献１に開示されている。
具体的には、オリジナルの電子文書に手書き等により追記した場合に、画像処理システムによって、オリジナルの電子文書と追記後の電子文書との差分情報が抽出され、抽出された差分情報とオリジナルの電子文書とが対応付けされて別々に保存される。
【０００４】
これにより、オリジナルの電子文書を書き換えることなく、差分情報とオリジナルの電子文書とから、追記後の電子文書を容易に再生して、出力させることができる。
又、ユーザの選択により、オリジナルの電子文書に替えて追記後の電子文書を上書きする上書き保存又は、オリジナルの電子文書と追記後の電子文書とを別保存させることもできる。
【特許文献１】特開２００５−１４９０９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら上記従来技術では、ユーザの権限に係らず、オリジナルの電子文書に、上書き保存することができるので、管理者等特定の権限を有する者のみが追記権限を有するような文書（例えば、稟議書等の要承認文書）について、権限を有さないユーザによって勝手に追記され、オリジナルの電子文書に替えて上書き保存されるという不具合が生じる。
【０００６】
従って、オリジナルの電子文書には、その電子文書の保存形式を示す保存属性情報が付加され、付加された保存属性情報に基づいて保存形式が決定されることが望ましい。
本発明は、上記の問題点に鑑み、電子文書の保存者や電子文書の属性に応じて、追記後の電子文書の適切な保存形式を選択することが可能な文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明は、電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置であって、ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する取得手段と、前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御手段とを備える。
【０００８】
又、本発明は、電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理方法であって、ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する取得ステップと、前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御ステップとを含むこととしてもよい。
【０００９】
又、本発明は、電子文書原本と当該電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理する文書管理装置に文書管理処理を実行させる文書管理プログラムであって、前記文書管理処理は、ユーザから入力された前記追加電子文書を取得する取得ステップと、前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式の決定をし、決定した保存形式で前記追加電子文書を保存させる保存制御ステップとを含むこととしてもよい。
【発明の効果】
【００１０】
本発明は、上記構成を備えることにより、電子文書原本の属性や追加電子文書の入力者の属性に応じて、追加電子文書の保存形式を制御することができるので、追加電子文書に対し、適切な保存形式を選択して保存させることができる。
ここで、前記保存制御手段は、前記ユーザ及び前記電子文書原本の少なくとも何れか一方の属性に基づいて、前記追加電子文書の保存形式が上書き保存であるか否かの決定をすることとしてもよい。
【００１１】
これにより、追加電子文書が、その電子文書原本の属性やその入力者の属性に係らず、勝手に電子文書原本に上書きして保存されるのを防止することができる。
ここで、前記保存制御手段は、前記決定が、上書き保存である場合に、前記追加電子文書を前記電子文書原本に上書きして保存させ、前記決定が上書き保存でない場合に、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させることとしてもよい。
【００１２】
これにより、追加電子文書をその電子文書原本に上書きして保存させることができない場合には、追加電子文書を電子文書原本の保存場所とは、別の保存場所に保存させることができるので、電子文書原本への勝手な上書き行為を適切に防止しつつ、追加電子文書を後で再生させることができる。
ここで、前記保存制御手段は、前記電子文書原本について定められた、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、前記ユーザ管理情報に基づいて、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が上書き保存か、別保存かを特定し、特定した保存形式を前記追加電子文書の保存形式として決定する決定手段とを有することとしてもよい。
【００１３】
これにより、予め定めた特定のユーザに対してのみ、追加電子文書をその電子文書原本に上書きすることを許容することができるので、権限のないユーザによって電子文書原本が勝手に書き替えられるのを防止しつつ、権限のあるユーザによる、電子文書原本の書き換えを可能とすることができる。
ここで、前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者及び非作成者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者に対しては、上書き保存が許容され、前記非作成者に対しては、別保存が許容されていることとしてもよい。
【００１４】
これにより、電子文書原本の作成者以外のユーザによって、電子文書原本が追加電子文書によって上書きされるのを防止することができる。
ここで、前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容されていることとしてもよい。
【００１５】
これにより、電子文書の作成者及び修正許可者以外のユーザによって、電子文書原本が追加電子文書によって上書きされるのを防止することができる。
ここで、前記保存制御手段は、前記電子文書原本の属性に基づいて定められた、前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示す文書属性情報と、前記電子文書原本について定められた、複数の各ユーザ種別のユーザに対して許容された前記追加電子文書の保存形式が、前記電子文書原本に上書きして保存させる上書き保存か、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部又は全部を保存させる別保存かを示すユーザ管理情報とを取得する情報取得手段と、取得された文書属性情報の示す保存形式と、前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式との比較結果に基づいて前記追加電子文書の保存形式を決定する決定手段とを有することとしてもよい。
【００１６】
これにより、電子文書原本の属性とユーザ種別との対応関係に応じて、追加電子文書の保存形式を決定することができるので、電子文書原本の重要度や、ユーザ権限に応じて適切な保存形式で追加電子文書を保存させることができる。
ここで、前記複数の各ユーザ種別は、前記電子文書原本の作成者、前記電子文書原本の修正許可者、前記作成者及び前記修正許可者の何れにも該当しない非該当者であり、
前記ユーザ管理情報において、前記作成者及び前記修正許可者に対しては、上書き保存が許容され、前記非該当者に対しては、別保存が許容され、前記決定手段は、前記文書属性情報の示す保存形式が上書き保存であり、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容された保存形式が別保存である場合には、前記追加電子文書の保存形式を別保存と決定することとしてもよい。
【００１７】
これにより、電子文書原本が、例えば、稟議書のような、特定の権限者の承認を要する文書である場合に、当該権限者のみが承認印等を追加した追加電子文書の画像データをその電子文書原本に上書きできるようにすることができるので、非権限者により不正に承認が行われ、追加電子文書が電子文書原本に替えて上書き保存されるのを防止することができる。
【００１８】
ここで、前記保存制御手段は、前記決定が上書き保存でなく、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の一部を保存させる一部別保存である場合に、当該一部を前記電子文書原本と対応付けて保存させることとしてもよい。
又、前記文書管理装置は、前記追加電子文書から前記追加情報を抽出する抽出手段を備え、前記追加電子文書の一部は、抽出された前記追加情報であることとしてもよい。
【００１９】
これにより、追加電子文書の一部をその電子文書原本と対応付けて別保存させることができるので、例えば、追加情報のみを電子文書原本と対応付けて別保存させることにより、必要に応じて、後で電子文書原本と追加情報とを合成して、容易に追加電子文書を再生させることができる。従って、追加電子文書の全部を別保存する場合に比べ、保存に要するメモリ領域を少なくすることができる。
【００２０】
ここで、前記保存制御手段は、前記決定が上書き保存でなく、前記電子文書原本が保存されている格納場所とは、別の格納場所に前記追加電子文書の全部又は一部を保存させる場合に、当該全部又は一部を、前記追加電子文書を入力したユーザの識別子と対応付けられた個人フォルダに保存させることとしてもよい。
これにより、追加電子文書の入力者は、必要に応じて、自己の個人フォルダにアクセスすることにより、容易に自己の作成した追加電子文書を再生させることができる。
【００２１】
ここで、前記保存制御手段は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記電子文書原本に上書きする上書き保存形式か、前記追加電子文書の一部又は全部を前記電子文書原本と別に保存する別保存形式かをユーザ種別毎に示すユーザ管理情報を取得する管理情報取得手段と、前記電子文書原本の属性を判定する判定手段と、前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定する決定手段とを有することとしてもよい。
【００２２】
これにより、ユーザ種別に応じて、追記後の電子文書の保存形式を制御することができるので、要承認文書のように特定の権限を有する者のみが、追記できる電子文書に、権限のないユーザが勝手に追記してデータベースに登録されているオリジナルの電子文書に上書きしてしまうというような不具合が生じるのを有効に防止することができ、電子文書にアクセスする各ユーザに対し、追記後の電子文書を適切な保存形式で保存させ、電子文書保存におけるセキュリティを確保することができる。
【００２３】
又、電子文書の属性との相対関係に応じて適切な保存形式を選択することができるので、電子文書保存におけるセキュリティを確保しつつ、電子文書の属性に応じた利便性のよい保存形式を選択することができる。例えば、ユーザ権限上は、上書き可能な文書であっても、オリジナルの電子文書が低解像度の場合には、別保存により保存させることができる。これにより、紙文書に出力させた追記後の文書の追記箇所周辺の文字が不鮮明になって、読み取りにくくなった場合においても、オリジナルの電子文書を出力させて容易に記載内容を確認することができる。
【００２４】
ここで、前記文書管理装置は、複数の電子文書原本と前記各電子文書原本について追加情報を追加した追加電子文書の保存を管理し、
前記ユーザ管理情報は、前記文書管理装置によって管理されている電子文書原本単位で作成され、前記決定手段は、入力された前記追加電子文書の電子文書原本について作成された前記ユーザ管理情報において、前記追加電子文書を入力したユーザの属するユーザ種別に対して許容される電子文書原本の保存形式と、前記判定手段による判定結果とに基づいて、前記追加電子文書の保存形式を上書き保存形式とするか別保存形式とするかを決定することとしてもよい。
【００２５】
これにより、電子文書単位で、ユーザ権限に応じた保存形式を設定することができるので、電子文書の種類によって、電子文書保存におけるセキュリティレベルを切り替えることができる。
ここで、前記判定手段は、追加対象の前記電子文書原本の解像度を示す解像度特定情報を取得する特定情報取得手段と、解像度特定情報の示す解像度が閾値より小さいか否かにより、追加対象の前記電子文書原本の解像度が低解像度であるか否かを判定する解像度判定手段とを有し、前記決定手段は、前記保存形式が上書き保存形式であって、判定結果が低解像度である場合に、前記追加電子文書の保存形式を別保存形式と決定する
こととしてもよい。
【００２６】
これにより、オリジナルの電子文書が低解像度である場合に、上書き保存形式に対し、別保存形式が優先して選択されるので、紙文書に出力させた追記電子文書の追記箇所周辺の文字が読み取りにくくなった場合においても、オリジナルの電子文書を出力させて容易に確認することができる。
ここで、前記文書管理装置は、管理している電子文書原本を、ネットワーク出力を含む複数の出力形式で出力する出力手段と、前記追加電子文書と前記電子文書原本との差分を追加情報として抽出する差分抽出手段とを備え、前記ユーザ管理情報は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記上書き保存形式か、前記追加電子文書を前記電子文書原本と別に保存する全部別保存形式か、抽出された前記追加情報のみを前記電子文書原本と別に保存する一部別保存形式かをユーザ種別毎に示し、前記判定手段は、
前記電子文書原本が出力される毎に、その出力形式を特定する出力特定情報を作成する作成手段と、作成した出力特定情報に基づいて、前記電子文書原本の出力頻度の最も高い出力形式がどの出力形式であるかを判定する最頻度出力判定手段とを有し、前記決定手段は、前記保存形式が一部別保存形式であって、判定結果がネットワーク出力形式である場合に、前記追加電子文書の保存形式を全部別保存形式と決定することとしてもよい。
【００２７】
これにより、ネットワーク出力されることの多い電子文書については、オリジナルの電子文書と追記部分とを別々に保存する一部別保存形式に対し、両者を分離せず保存する全部別保存形式が優先して選択されるので、電子文書の出力処理を迅速化することができる。
ここで、前記文書管理装置は、前記追加電子文書と前記電子文書原本との差分を追加情報として抽出する差分抽出手段を備え、前記ユーザ管理情報は、許容される電子文書原本の保存形式が、前記上書き保存形式か、前記追加電子文書を前記電子文書原本と別に保存する全部別保存形式か、抽出された前記追加情報のみを前記電子文書原本と別に保存する一部別保存形式かをユーザの種別毎に示し、前記判定手段は、前記電子文書原本のデータサイズが閾値以上であるか否かを判定し、前記決定手段は、前記保存形式が全部別保存形式であって、判定結果が閾値以上である場合に、前記追加電子文書の保存形式を一部別保存形式と決定することとしてもよい。
【００２８】
これにより、オリジナルの電子文書のデータサイズが大きい場合には、オリジナルの電子文書と追記部分を１つにして保存する全部別保存形式に対し、追記部分のみを別保存する一部別保存形式が優先して選択されるので、データサイズの大きいデータが追記データとして数多く保存され、メモリが無駄に浪費されるのを効果的に防止することができる。
ここで、前記電子文書原本は、ファックス入力を含む複数の入力形式で前記文書管理装置に入力され、前記判定手段は、前記電子文書の入力形式がファックス入力であるか否かを判定し、前記決定手段は、前記保存形式が上書き保存形式であって、前記電子文書の入力形式がファックス入力である場合に、前記追加電子文書の保存形式を別保存形式と決定することとしてもよい。
【００２９】
これにより、ファックス入力された電子文書については、上書き保存が抑止されるので、外部の取引先等からファックスされた重要文書に、誤って追記後の電子文書が上書きされるのを防止することができる。
ここで、前記電子文書原本及び前記追加電子文書は、紙文書の画像データであることとしてもよい。
【００３０】
これにより、紙文書で原本や原本に追記した文書を一々ファイルして保管管理することなく、画像データとして適切な保存形式で保存管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３１】
以下本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら説明する。
＜構成＞
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システム１００の構成を示す機能ブロック図である。
文書管理システム１００（ここでは、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）とする。）は、文書管理装置１０１、文書管理サーバ１０２、データベース１０３、ＰＣ１０４ａ〜１０４ｄから構成され、文書管理装置１０１、ＰＣ１０４ａ〜１０４ｄは、ネットワーク１０５で接続されている。
（文書管理装置１０１）
（ハードウェア構成）
本実施の形態の文書管理装置１０１は、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクユニット、液晶ディスプレイやＣＲＴなどから構成されるディスプレィユニット、キーボード、マウス、スキャナー、レーザ印刷機などの画像印刷機等からなるプリンタなどから構成される。前記ＲＡＭ又は前記ハードディスクユニットには、コンピュータプログラムが記憶されている。前記マイクロプロセッサが、前記コンピュータプログラムに従って動作することにより、文書管理装置１０１は、以下の機能構成において説明する各機能を達成する。ここで、コンピュータプログラムは、所定の機能を達成するために、コンピュータに対する指令を示す命令コードが複数個組み合わされて構成されたものである。
【００３２】
図２は、文書管理装置１０１の機能構成を示す機能ブロック図である。文書管理装置１０１は、プリント部１０１１、表示部１０１２、中央処理部１０１３、記憶部１０１４、画像読取部１０１５、通信部１０１６、入力部１０１７、ファックス送受信部１０１８から構成される。
（プリント部１０１１）
レーザ印刷機などの画像印刷機等から構成され、中央処理部１０１３から入力された電子文書に基づく画像を記録紙に印字し、紙文書として出力する。
【００３３】
ここで、出力される紙文書には、当該紙文書の原本となる電子文書（以下、「電子文書原本」という。）のデータベース１０３における格納場所を示す格納先情報が付加されるものとする。
例えば、格納先情報は、一次元バーコードや２次元バーコードとして紙文書に埋め込み、可視画像として出力することとしてもよいし、電子透かし法を用いて格納先情報を不可視画像として紙文書に埋め込んだり、あるいは、地紋等を用いて格納先情報を紙文書に埋め込むこととしてもよい。
【００３４】
（表示部１０１２）
液晶ディスプレイやＣＲＴなどから構成され、中央処理部１０１３より入力された表示用のデータを画面に表示する。
（中央処理部１０１３）
原本登録部１０１３１、差分抽出部１０１３２、保存形式決定部１０１３３、原本取得部１０１３４、原本出力属性監視部１０１３５から構成され、文書管理装置１０１の全体の制御を行う。
（原本登録部１０１３１）
以下の各処理を行う。
１．原本登録処理
通信部１０１６又は入力部１０１７より、電子文書原本の登録要求があると、登録要求元にユーザＩＤ（ここでは、社員番号とする。）及びパスワードの入力を要求し、登録要求元の認証を行い、認証できた場合に、電子文書原本の入力を指示し、認証できなかった場合には、その旨の通知をする。
【００３５】
認証できた場合に、電子文書原本の作成者（ファックス受信された電子文書原本の場合は、当該ファックスの名宛人）によって入力された、電子文書原本と、電子文書原本の文書属性情報と文書別管理情報とを受取り、文書管理サーバ１０２を介して、データベース１０３に記録する。
なお、電子文書原本がファックス受信されたものである場合には、ファックス受信時に電子文書原本がデータベース１０３に記録され、その後、当該ファックスの名宛人によって、通信部１０１６又は入力部１０１７を介して当該ファックスに係る電子文書の文書属性情報と文書別管理情報の登録要求が、原本登録部１０１３１を介して行われて、対応する文書属性情報及び文書別管理情報がデータベース１０３に記録されるものとする。
【００３６】
文書属性情報と文書別管理情報は、それぞれ、電子文書原本と対応付けて（ここでは、電子文書原本識別情報によって対応付けられる）、データベース１０３に記録される。
ここで、「文書属性情報」とは、当該電子文書原本の識別子である電子文書原本識別情報、電子文書原本の種類（例えば、定型業務文書、稟議書等の要承認文書、議事録等の回覧文書、画像データなど）、判定モード、電子文書原本のモノクロ、カラーの区別を示す色識別情報から構成される情報のことをいう。
【００３７】
又、「判定モード」とは、当該電子文書の追記データの保存形式が、後述する文書別管理情報に基づいて、個別に判定されるべきものであるか、後述する一般管理情報に基づいて、一律に判定されるべきものかを指定するための情報のことをいう。
ここで、「追記データ」とは、電子文書原本の紙文書にユーザが追記した紙文書を、スキャナー等に読み取らせて、電子化したデータのことをいう。
【００３８】
図３（ａ）〜（ｄ）は、文書属性情報の具体例を示す。図３（ａ）は、電子文書原本識別情報が「Ａ１」の電子文書原本についての文書属性情報を示し、当該電子文書原本の種類が「定型業務文書」であり、判定モードが、後述する一般管理情報に基づいて一律に判定される「一律」モードであり、色識別情報が「モノクロ」であることを示す。
図３（ｂ）は、電子文書原本識別情報が「Ｃ１」の電子文書原本についての文書属性情報を示し、当該電子文書原本の種類が「議事録」であり、判定モードが、後述する文書別管理情報に基づいて個別に判定される「個別」モードであり、色識別情報が「モノクロ」であることを示す。
【００３９】
図３（ｃ）は、電子文書原本識別情報が「Ｇ１」の電子文書原本についての文書属性情報を示し、当該電子文書原本の種類が「画像」であり、判定モードが、後述する一般管理情報に基づいて一律に判定される「一律」モードであり、色識別情報が「カラー」であることを示す。
図３（ｄ）は、電子文書原本識別情報が「Ａ２」の電子文書原本についての文書属性情報を示し、当該電子文書原本の種類が「承認文書」であり、判定モードが、後述する文書別管理情報に基づいて個別に判定される「個別」モードであり、色識別情報が「モノクロ」であることを示す。
【００４０】
又、「文書別管理情報」とは、電子文書原本識別情報によって識別される、対応する電子文書原本についての、作成者、管理者、文書修正許可者等のユーザ種別と、各ユーザ種別に属するユーザについて許容された、当該電子文書原本の追記データの保存形式との対応関係を示す情報のことをいう。
なお、文書別管理情報は、電子文書原本の文書属性によって、ユーザが追記データの保存形式を個別に設定するか否かを判断し、個別設定する場合に作成されるものとし、後述する一般管理情報に基づいて保存形式を設定する場合には、作成されないものとする。
【００４１】
ここで、「追記データの保存形式」とは、追記データの保存形式を指示するための情報のことをいい、ユーザ種別に応じて追記データの保存形式が予め定められている。
ここでは、追記データの保存形式として、データベース１０３に格納されている、当該追記データに係わる電子文書原本（以下、「追記対象原本」という。）を追記データに書き換えて格納する「上書き保存」と、追記対象原本は、書き換えず、追記データについて抽出した差分情報を文書管理装置１０１の記憶部１０１４に格納し、当該差分情報の格納先と追記対象原本の格納先との対応関係を示す追記データ関連情報を作成して記憶部１０１４に格納する「一部別保存」と、追記対象原本は、書き換えず、追記データを記憶部１０１４に格納する「全部別保存」が予め定められているものとする。
【００４２】
図４は、  文書別管理情報の具体例を示す。図４に示す文書別管理情報は、電子文書原本識別情報が「Ｃ１」の電子文書原本(具体的には、図３（ｂ）に示す、電子文書原本の種類が「議事録」の電子文書原本)についての文書別管理情報を示し、ユーザ種別が「電子文書原本の作成者」に属する社員番号００１１の社員については、当該電子文書原本の追記データの保存形式として、「上書き保存」が許容され、ユーザ種別が「電子文書原本の管理者」に属する社員番号００１２の社員については、当該電子文書原本の追記データの保存形式として、「全部別保存」が許容され、ユーザ種別が「電子文書原本の修正許可者」に属する社員番号００１３〜００１５の各社員については、当該電子文書原本の追記データの保存形式として、「上書き保存」が許容され、ユーザ種別が、「電子文書原本の作成者」、「電子文書原本の管理者」、「電子文書原本の修正許可者」以外（具体的には、社員番号００１１〜００１５以外）の各社員については、「一部別保存」が許容されていることを示している。
【００４３】
なお、文書属性情報及び文書別管理情報の入力は、例えば、電子文書原本の作成時に電子文書原本の作成者によって行われ、ファックス受信の場合には、当該電子文書原本の閲覧時にファックス受信者によって、入力部１０１７又はＰＣ１０４ａ〜１０４ｄを介して行われるものとする。
２．追記データ登録処理
通信部１０１６又は入力部１０１７より、追記データの登録要求があると、原本登録処理の場合と同様の認証処理を行う。
【００４４】
認証できた場合に、追記データの電子文書原本と、当該電子文書原本に対応付けられている、文書属性情報、原本入力属性情報及び原本出力属性情報をデータベース１０３から取得し、差分抽出部１０１３２に取得した電子文書原本と入力された追記データとの差分情報の取得を指示して、差分情報を取得させる。
又、後述する保存方式決定部１０３３による保存方式決定処理によって決定された追記データの保存方式に従って、追記データ又は差分情報を当該保存方式によって指示された格納先に格納する。
３．原本入力属性情報作成処理
通信部１０１６、画像読取部１０１５、ファックス送受信部１０１８より、電子文書原本の入力を受取ると、入力された電子文書のデータサイズを特定し、さらに、当該入力が通信部１０１６からされたものか、画像読取部１０１５からされたものかファックス送受信部１０１８から入力されたものかを判定し、判定結果に基づいて、電子文書原本と判定した入力元と電子文書原本のデータサイズとの対応関係を示す原本入力属性情報を作成し、入力された電子文書原本と作成した原本入力属性情報とを対応付けて、文書管理サーバ１０２を介してデータベース１０３に記録する。図５は、原本入力属性情報の具体例を示す。図５に示す原本入力属性情報は、電子文書原本識別情報が「Ａ１」の電子文書原本（具体的には、図３（ａ）に示す、電子文書原本の種類が「定型業務文書」の電子文書原本）についての原本入力属性情報を示し、電子文書原本の入力元が「通信部」であって、データサイズが「１００ＫＢｙｔｅ」であることを示す。
【００４５】
又、原本登録部１０１３１は、原本出力属性部１０１３５より入力された原本出力属性情報を、文書管理サーバ１０２を介してデータベース１０３に記録する。
（差分抽出部１０１３２）
プリント部１０１１より電子文書原本に基づく画像が出力された紙文書に、ユーザが手書き等の追記を行い、ユーザが画像読取部１０１５に追記後の紙文書を読み取らせることにより、画像読取部１０１５から当該紙文書の追記データと当該追記データに係る電子文書原本の格納先情報とを受取る。
【００４６】
又、ユーザが、追記データをＰＣ１０４ａ〜１０４ｄ（具体的には、ＰＣに接続されたスキャナー）から入力した場合には、通信部１０１６から追記データと当該追記データに係る電子文書原本の格納先情報とを受取る。
次に当該格納先情報を原本取得部１０１３４に通知し、原本取得部１０１３４を介して、データベース１０３における当該格納先情報の示す格納場所から、電子文書原本の画像データを取得し、取得した画像データと追記データとの差分（以下、「差分情報」という。）を抽出する。
【００４７】
（保存形式決定部１０１３３）
保存形式決定処理を行う。保存形式決定処理においては、最初に、文書管理サーバ１０２を介して、データベース１０３に格納されている文書別管理情報又は後述する一般管理情報に基づいて、追記データの保存形式を暫定的に選択する選択処理を行い、次に、選択した保存形式、電子文書原本の文書属性、入力属性、出力属性相互の相関関係に基づいて、選択した保存形式をそのまま、追記データの保存形式とするか、選択された保存形式を他の保存形式に変更するかを決定する決定処理を行う。
【００４８】
上記決定処理では、原本登録部１０１３１によって取得された文書属性情報、原本入力属性情報、原本出力属性情報に基づいて、電子文書原本の文書属性、入力属性、出力属性を特定し、選択した保存形式と特定した各属性が、所定の相関関係にあるか否かにより、選択した保存形式を追記データの保存形式として決定するか、他の保存形式を変更するかを決定する。
【００４９】
すなわち、選択した保存形式でそのまま追記データを保存した場合に、電子文書原本の属性（解像度、データサイズ、出力形態、入力形態）との関係で不都合が生じる場合に、選択した保存形式の代わりに当該属性に適合した保存形式に変更し、変更した保存形式を追記データの保存形式として決定し、このような不都合が生じない場合には、選択した保存形式を追記データの保存形式として決定する。
【００５０】
なお、保存形式の決定処理の動作の詳細については後述する。
（原本取得部１０１３４）
画像読取部１０１５又は通信部１０１６より入力された、電子文書原本の格納場所を示す格納先情報に基づいて、データベース１０３から、該当する電子文書原本を、文書管理サーバ１０２を介して取得する。
【００５１】
具体的には、紙文書に記録された格納先情報を画像読取部１０１５又はＰＣに接続されたスキャナーが読み取り、読み取った格納先情報を中央処理部１０１３に出力し、原本取得部１０１３４は、入力された格納先情報を解析し、当該格納先情報の示す、データベース１０３における格納場所から、紙文書に対応する電子文書原本の画像データを、文書管理サーバ１０２を介して取得する。
【００５２】
（原本出力属性監視部１０１３５）
現在時刻を計測する時刻計測部を有し、入力部１０１７、通信部１０１６から電子文書原本の出力要求がある毎に、時刻計測部より出力要求時刻を取得し、出力先が通信部１０１６か、プリント部１０１１か、ファックス送受信部１０１８かを特定し、特定した出力先と出力要求された電子文書原本と出力要求取得時刻との対応関係を示す原本出力属性情報を作成し、原本登録部１０１３１に出力する。
【００５３】
図６は、原本出力属性情報の具体例を示す。図６に示す原本出力属性情報は、電子文書原本識別情報が「Ａ１」の電子文書原本（具体的には、図３（ａ）に示す、電子文書原本の種類が「定型業務文書」の電子文書原本）についての原本出力属性情報を示し、電子文書原本の出力元が「通信部」であって、当該通信部が電子文書原本の出力要求した時刻が「２００６年１３時４５分０５秒」であることを示す。
（記憶部１０１４）
ハードディスク又は、フロッピー（登録商標）ディスク、光磁気ディスク、ＩＣカード等の取り外し可能な記憶装置から構成され、差分情報や追記データ、後述する保存形式決定処理の動作における、電子文書原本の解像度判定に用いる閾値（以下、「閾値１」という。）、電子文書原本のデータサイズ判定に用いる閾値（以下、「閾値２」という。）等を記憶する。
【００５４】
（画像読取部１０１５）
スキャナーなどの画像入力装置から構成され、紙文書に記録された文字、バーコード、図面、表、写真等の画像を、内部に備える光源で照射し、反射像をレンズで固体撮像素子上に結像し、固体撮像素子を介して画像信号に変換し、中央処理部１０１３に出力する。
（通信部１０１６）
ネットワーク１０５に接続するためのインターフェースであり、ネットワーク１０５を介して、文書管理サーバ１０２、ＰＣ１０４ａ〜１０４ｄと接続する。
【００５５】
（入力部１０１７）
タッチパネル、キーボード等の入力装置から構成され、ユーザからの指示の入力を受取り、中央処理部１０１３に出力する。
（文書管理サーバ１０２）
データベース１０３を管理するサーバであり、文書管理装置１０１からの要求に応じて、電子文書原本等のデータをデータベース１０３に格納し、又、データベース１０３に格納されているデータを出力する。
（データベース１０３）
図７は、データベース１０３の構成を示す機能ブロック図である。データベース１０３は、原本記録部１０３１、文書属性情報記録部１０３２、原本入力属性情報記録部１０３３、原本出力属性情報記録部１０３４、管理情報記録部１０３５から構成される。
【００５６】
（原本記録部１０３１）
電子文書原本又は原本の追記データを、その格納先情報と対応付けて記録している。
又、電子文書原本又は原本の追記データは、その文書属性情報、文書別管理情報、原本入力属性情報、原本出力属性情報とそれぞれ対応付けられている。
（文書属性情報記録部１０３２）
文書属性情報を記録している。
【００５７】
（原本入力属性情報記録部１０３３）
各電子文書原本についての原本入力属性情報を記録している。
（原本出力属性情報記録部１０３４）
各電子文書原本についての原本出力属性情報を記録している。
（一般管理情報記録部１０３５）
一般管理情報を記録している。
【００５８】
ここで、「一般管理情報」とは、文書別管理情報が作成されなかった、追記データの保存形式を電子文書原本単位で管理する必要のない、一般管理対応の電子文書原本について、追記データの保存形式を決定するために用いる情報のことをいい、具体的には、ユーザの職位、役職等のユーザ種別と各ユーザ種別に属するユーザについて許容された文書保存形式との対応関係を示す情報のことをいう。
【００５９】
図８は、一般管理情報の具体例を示す。図８の一般管理情報は、ユーザの職位を示す各「職務クラス」毎に定められた追記データの保存形式を示し、「職務クラス１」に属する社員番号の社員については、「一部別保存」が許容され、「職務クラス２」及び「職務クラス３」に属する社員番号の社員については、「全部別保存」が許容され、「職務クラス４」に属する社員番号の社員については、「上書き保存」が許容されていることを示す。
（ＰＣ１０４ａ〜１０４ｄ）
コンピュータ、スキャナー等から構成され、ユーザのキーボード入力により作成された電子文書原本や、スキャナー入力された電子文書原本を、ネットワーク１０５を介して文書管理装置１０１の通信部１０１６に送信する。
【００６０】
又、ユーザのキーボード入力により作成された文書属性情報、文書別管理情報を、ネットワーク１０５を介して文書管理装置１０１の通信部１０１６に送信する。
＜動作＞
（追記データ保存制御処理）
次に、中央処理部１０１３の行う追記データ保存制御処理の動作について説明する。図９は、上記動作を示すフローチャートである。
【００６１】
原本登録部１０１３１は、通信部１０１６又は入力部１０１７より、追記データの登録要求があると（ステップＳ１１０１）、登録要求元にユーザＩＤ及びパスワードの入力を要求し、登録要求元からユーザＩＤ及びパスワードの入力を受取ると（ステップＳ１１０２）、登録要求元の認証処理を行い（ステップＳ１１０３）、認証できた場合に（ステップＳ１１０４：Ｙ）、追記データの入力を指示し（ステップＳ１１０５）、追記データが通信部１０１６又は画像読取部１０１５から入力されると、差分抽出部１０１３２に、入力された追記データと当該追記データに記録されている電子文書原本の格納先情報を取得させ（ステップＳ１１０６）、当該格納先情報に基づいて、データベース１０３から該当する電子文書原本の画像データを取得し（ステップＳ１１０７）、差分抽出部１０１３２に取得した電子文書原本の画像データと追記データについての差分情報を取得させ（ステップＳ１１０８）、さらに、当該電子文書原本に対応付けられている、文書属性情報、原本入力属性情報及び原本出力属性情報をデータベース１０３から取得する（ステップＳ１１０９）。
【００６２】
次に保存形式決定部１０１３３が後述する保存形式決定処理を行う（ステップＳ１１１０）。
次に、原本登録部１０１３１は、決定した保存形式に従って追記データを保存する（ステップＳ１１１１）。
ステップＳ１１０４において、認証できなかった場合には（ステップＳ１１０４：Ｎ）、原本登録部１０１３１は、登録要求元にその旨の通知をする（ステップＳ１１１２）。
（保存形式決定処理）
次に、保存形式決定部１０１３３の行う保存形式決定処理の動作について説明する。図１０は、上記動作を示すフローチャートである。
【００６３】
保存形式決定部１０１３３は、取得させた文書属性情報の示す「判定モード」を参照して、追記データの保存形式の判定が文書別管理情報に基づく個別判定か、一般管理情報に基づく一律判定かを判定する（ステップＳ１２０１）。
個別判定である場合に（ステップＳ１２０１：Ｙ）、取得した電子文書原本に対応付けられている文書別管理情報を、原本取得部１０１３４を介してデータベース１０３から取得し（ステップＳ１２０２）、取得した文書別管理情報を参照して、追記データ保存制御処理のステップＳ１１０２において入力されたユーザＩＤに該当する追記データの保存形式を選択し（ステップＳ１２０３）、ステップＳ１２０５の処理に移行する。
【００６４】
又、ステップＳ１２０１の判定結果が否定的である場合（ステップＳ１２０１：Ｎ）、原本取得部１０１３４を介してデータベース１０３から一般管理情報を取得し、取得した一般管理情報を参照して、追記データ保存制御処理のステップＳ１１０２において入力されたユーザＩＤに該当する追記データの保存形式を選択し（ステップＳ１２０４）、ステップＳ１２０５の処理に移行する。
【００６５】
ステップＳ１２０５においては、選択した保存形式が「上書き保存」か、否かを判定し、選択した保存形式が「上書き保存」である場合に（ステップＳ１２０５：Ｙ）、さらに取得した電子文書原本の原本入力属性情報を参照して、当該電子分原本の入力元がファックス送受信部１０１８か否かを判定し（ステップＳ１２０７）、入力元がファックス送受信部１０１８である場合に（ステップＳ１２０７：Ｙ）、追記データの保存形式を、選択した保存形式である「上書き保存」に替えて「全部別保存」と決定する（ステップＳ１２１４）。
【００６６】
ステップＳ１２０５の判定結果が否定的である場合に（ステップＳ１２０５：Ｎ）、選択した保存形式が「一部別保存」であるか否かを判定し（ステップＳ１２０６）、その判定結果が肯定的である場合に（ステップＳ１２０６：Ｙ）、取得した電子文書原本の原本出力属性情報を参照して、直近の所定期間において、電子文書原本の出力頻度が最も高い出力先を特定し、当該出力先が通信部１０１６であるか否かを判定しステップＳ１２０８）、その判定が肯定的である場合に（ステップＳ１２０８：Ｙ）、追記データの保存形式を、選択した保存形式である「一部別保存」に替えて「全部別保存」と決定する（ステップＳ１２１４）。
【００６７】
ステップＳ１２０７の判定結果が否定的である場合（ステップＳ１２０７：Ｎ）、取得した電子文書原本の原本入力情報のデータサイズが閾値１以上であるか否かにより、電子文書原本の画像の解像度の良否を推定する（ステップＳ１２１１）。
ここで、解像度は、圧縮形式などにいって、必ずしもデータサイズと相関しない場合もあるため、解像度の良否の推定は、文書属性情報の色識別情報がカラーかモノクロかによって行うこととしてもよいし、予め画像の解像度の値を、ユーザが文書属性情報に入力しておき、入力された解像度の値が所定レベル以上であるか否かにより判定することとしてもよい。
【００６８】
ステップＳ１２１１の判定結果が否定的である場合（ステップＳ１２１１：Ｎ）、追記データの保存形式を、選択した保存形式である「上書き保存」に替えて「一部別保存」と決定する（ステップＳ１２１３）。
又、ステップＳ１２１１の判定結果が肯定的である場合（ステップＳ１２１１：Ｙ）、追記データの保存形式を、選択した保存形式である「上書き保存」と決定する（ステップＳ１２１２）。
【００６９】
ステップＳ１２０６の判定結果が否定的である場合（選択した保存形式が全部別保存である場合）、取得させた電子文書原本の原本入力情報のデータサイズが閾値２以上か否かを判定し（ステップＳ１２１０）、閾値２以上である場合（ステップＳ１２１０：Ｙ）、選択した保存形式である「全部別保存」に替えて「一部別保存」と決定する（ステップＳ１２１３）。
【００７０】
ステップＳ１２０８の判定結果が否定的である場合には、選択した保存形式である「一部別保存」を追記データの保存形式として決定する（ステップＳ１２１３）。
ステップＳ１２１０の判定結果が否定的である場合には（ステップＳ１２１０：Ｎ）、選択した保存形式である「全部別保存」を追記データの保存形式として決定する（ステップＳ１２１４）。
＜補足＞
以上、本発明に係る文書管理システム１００について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこの実施の形態に限られないことは勿論である。
（１）本実施の形態においては、選択対象となる追記データの保存形式を「上書き保存」、「全部別保存」、「一部別保存」の３形式としたが、保存形式は、３形式に限らず、３形式以上であっても良いし、３形式未満であってもよい。
【００７１】
例えば、追記データの保存形式として、追記データ関連情報を作成することなく、追記データについて抽出した差分情報のみを記憶部１０１４に格納する「非関連付け一部別保存」を追記データの保存形式として追加することとしてもよい。
又、保存形式が「上書き保存」以外の保存形式である場合、本実施の形態では、差分情報及び追記データの格納先を記憶部１０１４としたが、格納先は、記憶部１０１４に限らず、ＰＣ１０４ａ〜１０４ｄのハードディスクであってもよいし、データベース１０３に電子文書原本と別保存することとしてもよい。
（２）本実施の形態においては、追記データの保存形式が「一部別保存」の場合、追記データ関連情報を作成して、追記対象原本と追記データについて抽出した差分情報とを対応付けることとしたが、データ関連情報を作成する代わりに、ユーザ毎、例えば、各社員番号に対応付けられた個人フォルダを予め作成し、記憶部１０１４の記憶領域に格納しておき、追記データの登録要求をしたユーザの社員番号に対応する個人フォルダに抽出した差分情報を格納することとしてもよい。更に、追記データの保存形式が「全部別保存」の場合にも、同様に追記データの登録要求をしたユーザの社員番号に対応する個人フォルダに追記データを格納することとしてもよい。
（３）本実施の形態においては、保存形式処理の動作において、図１０に示すように、ステップＳ１２１１における解像度の良否の判定が、否定的である場合（ステップＳ１２１１：Ｎ）、追記データの保存形式を「一部別保存」としたが、「全部別保存」としてもよい。
【００７２】
又、ステップＳ１２０７における電子文書原本の入力元の判定結果がファックス送受信部１０１８である場合の保存形式を「全部別保存」としたが、「一部別保存」としてもよい。
又、ステップＳ１２１０におけるデータサイズの判定は、電子文書原本のデータサイズを用いて判定することとしたが、追記データのデータサイズを用いて判定することとしてもよい。
（４）本実施の形態においては、図１０の保存形式決定処理の動作において、ステップＳ１２０１における判定結果が一律判定である場合には、一般管理情報を参照して追記データの保存形式を選択することとしたが、文書属性情報において、電子文書原本の種類に応じた保存形式（「上書き保存」であるか、「全部別保存」であるか、「一部別保存」であるか）を定め、ステップＳ１２０１における判定結果が一律判定である場合には、図１１のステップＳ１１０９において取得した文書属性情報の電子文書原本の種類に応じて定められた保存形式を選択することとし、ステップＳ１２０１における判定結果が個別判定である場合には、ステップＳ１２０２において取得した文書別管理情報に基づいて選択した保存形式を選択することとしてもよい。
【００７３】
又、図１０、図１１に示す保存形式決定処理の動作及び上記に示すその変形例において、ステップＳ１２０３により選択した保存形式、又はステップＳ１２０４により選択した保存形式、又は文書属性情報に基づいて選択した保存形式を、追記データの保存形式としてそれぞれ決定し、ステップＳ１２０５〜ステップＳ１２１５の処理を省略することとしてもよい。
【００７４】
これにより、例えば、上書きされては困るような重要書類や上書きされることを前提とする回覧用の書類については、その書類の種類に応じて一律に保存形式を決定し、稟議書のような特定人の承認を要する文書については、ユーザ種別に応じて保存形式を変更させることができる。
又、一律判定か、個別判定かの判定を文書属性情報の示す判定モードに基づいて行う代わりに、判定モードを設けず、上記変形例のように、文書属性情報において、電子文書原本の種類に応じた保存形式を定め、文書別管理情報に基づいて選択された保存形式と、文書属性情報において定めた保存形式とを比較し、比較した保存形式が一致する場合には、文書属性情報において定めた保存形式を、追記データの保存形式として決定し、比較した保存形式が異なる場合には、文書別管理情報に基づいて選択された保存形式を追記データの保存形式として決定することとしてもよい。
【００７５】
例えば、文書属性情報の保存形式が「上書き保存」であり、文書別管理情報において定められた保存形式が、ユーザ種別が「電子文書原本の作成者」及び「電子文書原本の修正許可者」のユーザに対しては、「上書き保存」であり、上記作成者でも修正許可者でもないユーザに対しては、「一部又は全部別保存」であるとすると、追記データの登録要求をしたユーザが、「電子文書原本の作成者」又は「電子文書原本の修正許可者」である場合には、追記データの保存形式として「上書き保存」が決定され、一方、追記データの登録要求をしたユーザが、上記作成者でも修正許可者でもない場合には、追記データの保存形式として、「一部又は全部別保存」が決定される。
【００７６】
又、文書別管理情報において、全てのユーザに対して、「上書き保存」が保存形式として定められている場合には、追記データの保存形式として、「上書き保存」が一律に決定される。
【産業上の利用可能性】
【００７７】
本発明は、複数人がアクセス可能な電子文書を管理するための文書管理技術分野において、編集等により電子文書の内容が変更された場合におけるオリジナルの電子文書と変更後の電子文書を管理するための技術として利用できる。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システム１００の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】文書管理装置１０１の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】文書属性情報の具体例を示す。
【図４】文書別管理情報の具体例を示す。
【図５】原本入力属性情報の具体例を示す。
【図６】原本出力属性情報の具体例を示す。
【図７】データベース１０３の構成を示す機能ブロック図である。
【図８】一般管理情報の具体例を示す。
【図９】中央処理部１０１３の行う追記データ保存制御処理の動作を示すフローチャートである。
【図１０】保存形式決定部１０１３３の行う保存形式決定処理の動作を示すフローチャートの一部である。
【図１１】保存形式決定部１０１３３の行う保存形式決定処理の動作を示すフローチャートの一部である。
【符号の説明】
【００７９】
１０１  文書管理装置
１０２  文書管理サーバ
１０３  データベース
１０４ａ〜１０４ｄ ＰＣ
１０１１  プリント部
１０１２  表示部  
１０１３  中央処理部
１０１４  記憶部
１０１５  画像読取部
１０１６  通信部
１０１７  入力部
１０１８  ファックス送受信部
１０３１  原本記録部
１０３２  文書属性情報記録部
１０３３  原本入力属性情報記録部
１０３４  原本出力属性情報記録部
１０３５  一般管理情報記録部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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