(57)【要約】【課題】紙文書の情報漏洩抑止を図ることができる印刷システムを提供する。【解決手段】ネットワーク１０５に接続された、文書作成クライアント１００、認証サーバ１０１、ＳＭＴＰサーバ１０２、プリンタ１０３及び複合機１０４で印刷システムが構成される。文書作成クライアント１００のプリンタドライバ３２０は、メタデータ生成部３２１を内包し、このメタデータ生成部３２１に対して文書作成者は埋め込む情報を設定することができる。複合機１０４は、メタデータを解析するメタデータ解析部７１１を有する。【選択図】図１
2007310820.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書作成装置と画像形成装置とがネットワーク接続される印刷システムにおいて、
前記文書作成装置は、紙面上にメタデータを生成するメタデータ生成手段を有し、
前記画像形成装置は、前記メタデータを解析するメタデータ解析手段と、複写又は送信動作が行われた場合に、前記メタデータに含まれる通知手段用データに基づき指定された宛先にその旨通知する通知手段とを有することを特徴とする印刷システム。
【請求項２】
前記メタデータは、該当文書を特定する文書名を有することを特徴とする請求項１記載の印刷システム。
【請求項３】
前記メタデータは、通知か非通知かを記述した通知モードを有することを特徴とする請求項１又は２記載の印刷システム。
【請求項４】
前記メタデータは、通知又は非通知のユーザー又はユーザーグループを記述した通知モード用データを有することを特徴とする請求項３記載の印刷システム。
【請求項５】
前記メタデータは、前記通知モードの有効期限を記述した通知モード有効期限を有することを特徴とする請求項３記載の印刷システム。
【請求項６】
前記メタデータは、該当文書が複写又は送信されようとした場合に画像形成装置の動作を継続するか停止するかを記述した動作モードを有することを特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載の印刷システム。
【請求項７】
前記メタデータは、動作継続又は動作停止を行うユーザー又はユーザーグループを記述した動作モード用データを有することを特徴とする請求項６記載の印刷システム。
【請求項８】
前記メタデータは、前記動作モードの有効期限を記述した動作モード有効期限を有することを特徴とする請求項６記載の印刷システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷システムに関し、詳しくは、プリンタ、複写装置などの画像形成装置から出力される紙媒体上の文書の情報の漏洩を抑止する機能を有する印刷システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、従来の情報漏洩事件とは比べものにならないほど大規模な情報漏洩事件、例えば企業の顧客情報などの機密情報が漏洩する情報漏洩事件が頻発している。一度情報漏洩事件が公になると、情報漏洩を起した企業は、信用を失うことに加え、損害賠償や対応に莫大な出費を強いられることになる。そのため、より適切な情報漏洩対策が情報を管理する側に求められている。
【０００３】
このような大規模な情報漏洩事件の背景には、情報のデジタル化、ネットワーク化、モバイル化が進展したことに伴い、一度に大量の情報にアクセスすることが可能になると共に、情報の可搬性が飛躍的に向上したことなどがあり、今後もこれらの傾向は加速していくことは必至である。
【０００４】
従来、情報漏洩対策として広く用いられている技術として、機密情報又はこれを格納するストレージサーバなどにアクセス権を設定することで機密情報にアクセスできる人を限定する方法がある。
【０００５】
しかしながら、近年の情報漏洩事件は、機密情報へのアクセスを許可された人物の意図的な内部犯行が圧倒的に多い傾向にあり、もはやアクセス権を設定することによる情報漏洩抑止効果だけでは充分な情報漏洩対策とは言えない。
【０００６】
一方、漏洩から守るべき情報として、大企業の顧客情報に代表されるような量的に膨大な情報のみではなく、情報量は少ないが質的に重要な情報も考慮に入れる必要がある。このような情報は、印刷物として容易に持ち出すことが可能であり、印刷についても情報漏洩抑止を意識した対策が望まれている。
【０００７】
また、大量の電子文書を管理するために各種の電子文書管理ソフトウェアが用いられている。この種の文書管理ソフトウェアの中にはセキュリティ的な側面を強化し、情報漏洩を抑止するための様々な機能が盛り込まれている（例えば、特許文献１参照）。
【０００８】
例えば、ドキュメント作成者が受信者のアクセスレベル（文書の印刷、画像やテキストの複写、ページの追加、削除などの許可又は禁止）を指定し権限を割り当てることなどができるものがある。情報漏洩抑止という観点からすると、印刷や複写は重要な文書に対する操作でありこれらを抑止できることは非常に意味のある機能であるといえる。
【特許文献１】特開２００３−３４５７８９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、上述した各種の文書管理ソフトウェアが対象とする文書は電子文書であり、紙媒体上で表現された文書に対するセキュリティ管理については枠の外に置かれた状況にある。
【００１０】
つまり、複写装置を使った複写や、該当紙文書をスキャンしてファクシミリ回線に送信したり、電子メールで送信したりすることによる情報流出の危険性にさらされていることを意味している。
【００１１】
また、各種の印刷システムでは大量のデータを蓄積したりするあまり、大規模なソフトウェア・ハードウェア構成を伴うものが多く、導入・管理・維持のためのコストも大きくなっていることも、情報漏洩の抑止を阻害する一要因になりつつある。
【００１２】
本発明の目的は、紙文書の情報漏洩抑止を図ることができる印刷システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するために請求項１記載の印刷システムは、文書作成装置と画像形成装置とがネットワーク接続され、前記文書作成装置は、紙面上にメタデータを生成するメタデータ生成手段を有し、前記画像形成装置は、前記メタデータを解析するメタデータ解析手段と、複写又は送信動作が行われた場合に、前記メタデータに含まれる通知手段用データに基づき指定された宛先にその旨通知する通知手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、文書作成装置は、紙面上にメタデータを生成するメタデータ生成手段を有し、画像形成装置は、前記メタデータを解析するメタデータ解析手段と、複写又は送信動作が行われた場合に、前記メタデータに含まれる通知手段用データに基づき指定された宛先にその旨通知する通知手段とを有することで、画像形成装置における複写又は送信動作をユーザーが知ることができ、その結果、紙文書の情報漏洩抑止を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施の形態に係る印刷システムの構成を概略的に示す図である。
【００１７】
図１において、本印刷システムは、ネットワーク１０５に接続された、文書作成クライアント１００、認証サーバ１０１、ＳＭＴＰサーバ１０２、プリンタ１０３及び複合機１０４で構成される。
【００１８】
認証サーバ１０１はアクティブデイレクトリなどを用いてユーザー認証を行う。ＳＭＴＰサーバ１０２は電子メールなどを送信する。プリンタ１０３はオリジナル紙文書を作成する。複合機１０４は、複写機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能の少なくとも複数の機能を併せ持ち、オリジナル紙文書を複写し、ファクシミリ送信し、メール送信する。
【００１９】
文書作成クライアント１００とプリンタ１０３は他のネットワーク上に存在していても構わない。図１では、画像形成装置として、プリンタ１０３と複合機１０４がネットワーク１０５に接続されているが、画像形成装置として、複写装置、ファクシミリ装置、スキャナ装置など独立した機器を設けてもよい。
【００２０】
また、認証サーバ１０１及びＳＭＴＰサーバ１０２は必須の構成ではなく、更に、複合機１０４にプリンタ機能がある場合は、プリンタ１０３を設けなくてもよい。
【００２１】
図２は、図１の印刷システムによって実行される印刷手順を示すフローチャートである。
【００２２】
まず、文書作成者が文書作成クライアント１００から該当文書が複写／送信された場合に通知を受ける通知先情報を含んだ文書を印刷する（ステップＳ２１０）。複合機１０４は、出力された紙文書を複写、ファクシシミリ送信、メール送信する（ステップＳ２２０）。また、複合機１０４は、予め文書に埋め込まれていた通知先に所定の手段を用いて、紙文書が複写／送信されたことを通知する（ステップＳ２３０）。
【００２３】
尚、紙文書に埋め込む情報としては、通知先以外にも、複合機１０４で紙文書の印刷・送信操作を検知した場合に取る動作の情報もある。また、認証サーバ１０１を用いて印刷・送信操作を実施したユーザーを特定し、ユーザー毎に複写・送信時の挙動を記述した情報もある。更には、通知を行う手段も、電子メールやネットワークメッセージなど運用される環境に適したものを用いることができる。
【００２４】
次にオリジナル文書の作成（印刷）について説明する。
【００２５】
オリジナル文書は文書作成クライアント１００で文書作成者によって作成される。文書作成クライアント１００は、パーソナルコンピュータなどの情報機器であり、この機器を構成する各種ハードウェアで構成され、機器を操作するための各種ソフトウェアやオペレーティングシステムが搭載され適切に動作しているものとする。
【００２６】
図３は、図１における文書作成クライアントの内部構成を概略的に示す図である。
【００２７】
図３において、文書作成クライアント１００は、オリジナル文書を印刷するための印刷アプリケーション３１０と、文書を、指定されたプリンタ１０３又は複合機１０４に出力するためのプリンタドライバ３２０とが動作する。文書の作成者は印刷アプリケーション３１０から該当の電子文書を開き印刷を実行することができる。
【００２８】
プリンタドライバ３２０は、メタデータ生成部３２１を内包し、このメタデータ生成部３２１に対して文書作成者は埋め込む情報を設定することができる。埋め込む情報の例については後述する。プリンタドライバ３２０は、このメタデータ生成部３２１が生成したメタデータを、印刷データの一部として埋め込む、指定されたプリンタ１０３又は複合機１０４へ送信する役目を果たす。
【００２９】
尚、メタデータ生成部３２１は、プリンタドライバ３２０に含まれるような形態を想定するが、これは予めプリンタドライバ３２０の機能として搭載されても、又はプリンタドライバ３２０へプラグインする形態であっても構わない。
【００３０】
また、本実施の形態とは違って、印刷アプリケーション３１０がメタデータ生成機能を持ち合わせても構わない。但し、その場合本発明を適用する文書はこのメタデータ生成機能を持った印刷アプリケーションに限定されることになる。
【００３１】
図４は、図３におけるメタデータ生成部で生成されたメタデータが埋め込まれた文書の例を示す図である。
【００３２】
図４に示すように、プリンタドライバ３２０のメタデータ生成部３２１が生成するメタデータ４００は、印刷紙面上に、可視的であるが一見すると不可読な二次元シンボルコードの形で埋め込むものとして以降説明する。尚、透かしなどの不可視なもの、又は、単にテキストで表現された可読性のあるものであっても構わない。
【００３３】
次に埋め込むメタデータの内容について説明する。
【００３４】
図５は、図４におけるメタデータの内容を示す図、図６は、図５のメタデータの内容を詳細に示す図である。
【００３５】
図６は、以下、図５で説明するメタデータ内に埋め込まれる通知手段５１２、通知手段用データ５１３、通知モード５１４、通知モード用データ５１５、動作モード５１７、動作モード用データ５１８の内容を詳細に示すものである。
【００３６】
図５に示す各項目は、メタデータ生成部３２１が、ＱＲコードに代表されるような二次元シンボルコードの形態に生成するか、そのまま、あるいは暗号化して生成する。
【００３７】
図５において、文書名５１０は、該当文書を文書作成者が認識しやすくするための名称であり、該当文書が複合機１０４で複写・送信された場合に通知される文面に含まれる。一般には印刷ジョブの名称などを割り当ててもよい。
【００３８】
文書作成日時５１１は、この文書にメタデータ４００が埋め込まれた日時刻、即ち、文書作成者がオリジナル文書の印刷を指示した日時刻を表す。この文書作成日時５１１も先の文書名５１０と合わせて複合機１０４で複写・送信された場合に通知される文面に含めることで、より文書作成者が該当文書を特定しやすくするために用いられる。
【００３９】
通知手段５１２は、該当文書が複合機１０４で複写・送信された場合に通知する手段を示すものであり、図６（ａ）にその詳細を示す。
【００４０】
通知手段５１２として、該当文書が複写・送信された時刻に文書作成者がどこにいても電子メールの受信手段を持ち合わせていれば知ることが可能な電子メールが挙げられる。また、通知手段５１として、電子メールの受信手段が無くとも該当文書を複写・送信したネットワーク上の端末にログインしている場合に通知を受けることができるネットワークメッセージが挙げられる。しかし、本発明はこの通知手段に限定されるものではない。
【００４１】
通知手段用データ５１３は、通知手段５１２で用いる通知先を具体的に記載したデータであり、通知手段５１２が電子メールの場合は作成者の電子メールアドレスである。また、通知手段用データ５１３は、通知手段５１２がネットワークメッセージの場合は通知を受けるネットワーク上のユーザー名だったり、コンピュータ名だったりする。
【００４２】
通知モード５１４は通知を行う又は行わないモードを記載する。図６（ｂ）に示す４つのモードを指定可能とする。
【００４３】
常に通知：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行った場合であっても、常に通知手段５１２で示された方法で通知手段用データ５１３の宛先に通知を行うモードである。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を必要としないモードでもある。
【００４４】
通知ユーザー／グループを特定：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行ったかによって通知する・しない何れかの動作を行うモードである。このモードが指定された場合、複合機１０４で複写・送信操作を行ったユーザーが次に説明する通知モード用データ５１５に記載されているユーザー又はグループに属するユーザーの場合に限り、以下の動作を行う。即ち、通知手段５１２で示された方法で通知手段用データ５１３の宛先に通知を行い、それ以外のユーザーの場合通知は行わないようにする。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を前提とするモードでもある。
【００４５】
非通知ユーザー／グループを特定：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行ったかによって通知する・しない何れかの動作を行うモードである。このモードが指定された場合、複合機１０４上で複写・送信操作を行ったユーザーが次に説明する通知モード用データ５１５に記載されているユーザー又はグループに属するユーザーの場合に限り、通知を行わない。それ以外のユーザーの場合、通知手段５１２で示された方法で通知手段用データ５１３の宛先に通知を行う。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を前提とするモードでもある。
【００４６】
常に非通知：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行った場合であっても、通知を行わないモードである。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を必要としないモードでもある。
【００４７】
通知モード用データ５１５は、上述した通知モードが通知ユーザー／グループを特定するか、非通知ユーザー／グループを特定するモードになっている場合に使われるデータであり、それぞれ通知又は非通知を行うユーザー又はユーザーグループが記載されている。
【００４８】
認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証がアクティブデイレクトリなどを用いて行われ、この認証機構上でのユーザー又はユーザーグループがこのデータとして記載されることになる。このデータを含んだメタデータ４００を作成するメタデータ生成部３２１は認証サーバ１０１を使ってユーザー、ユーザーグループを特定する。
【００４９】
通知モード有効期限５１６は通知モード５１４の動作の有効期限を記載する。この期限を過ぎると通知モード５１４で指定された動作は無効になりデフォルト（常の非通知）となる。
【００５０】
動作モード５１７は、該当文書が複写・送信されようとした場合の複合機１０４の動作（複写・送信動作を継続するか停止するか）を記述する。図６（ｃ）に示す４つのモードを指定可能とする。
【００５１】
常に停止：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行った場合であっても、常に複写・送信動作を停止するモードである。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を必要としないモードでもある。
【００５２】
停止するユーザー／グループを特定：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行ったかによって動作を停止したり継続したりするモードである。このモードが指定された場合、複合機１０４で複写・送信操作を行ったユーザーが次に説明する動作モード用データ５１８に記載されているユーザー又はグループに属するユーザーの場合に限り、複写・送信操作を停止する。それ以外のユーザーの場合動作は継続する。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を前提とするモードでもある。
【００５３】
継続ユーザー／グループを特定：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行ったかによって動作を停止したり継続したりするモードである。このモードが指定された場合、複合機１０４で複写・送信操作を行ったユーザーが次に説明する動作モード用データ５１８に記載されているユーザー又はグループに属するユーザーの場合に限り、複写・送信動作を継続する。それ以外のユーザーの場合動作は停止する。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を前提とするモードでもある。
【００５４】
常に継続：このモードは誰が複合機１０４で複写・送信操作を行った場合であっても、常に複写・送信動作を継続するモードである。認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証を必要としないモードでもある。
【００５５】
動作モード用データ５１８は、上記動作モードが停止するユーザー／グループを特定、または継続ユーザー／グループを特定するモードになっている場合に使われるデータであり、それぞれ動作停止又は継続を行うユーザー又はユーザーグループが記載されている。
【００５６】
認証サーバ１０１や複合機１０４でのユーザー認証がアクティブデイレクトリなどを用いて行われ、この認証機構上でのユーザー又はユーザーグループがこのデータとして記載されることになる。このデータを含んだメタデータ４００を作成するメタデータ生成部３２１は認証サーバ１０１を使ってユーザー、ユーザーグループを特定する。
【００５７】
動作モード有効期限５１９は、動作モード５１７の動作の有効期限を記載する。この期限を過ぎると動作モード５１７で指定された動作は無効になりデフォルト（常の継続）となる。
【００５８】
以上が埋め込むメタデータ情報に対する説明であるが、これらの情報全てをメタデータ４００に埋め込んでもよいし、一部、例えば文書名５１０、文書作成日時５１１、通知手段５１２、通知手段用データ５１３のみの埋め込みでも構わない。
【００５９】
次にメタデータ４００が埋め込まれた文書を複合機１０４で、複写又はファクシミリ送信、更にはスキャンした該当文書を電子メールに添付するドキュメントとして送信する場合の動作について述べる。
【００６０】
図７は、図１における複合機の内部構成を概略的に示す図である。
【００６１】
図７において、複合機１０４は、原稿読み取り部７１０、印刷部７２０、送信部７３０及び認証部７４０を備える。
【００６２】
原稿読み取り部７１０は、原稿台や給紙ユニットに置かれた紙媒体の原稿を読み取る動作を行い、この原稿読み取り部７１０内部にメタデータ解析部７１１を含む。この原稿読み取り部７１０で読み取られた画像データは、複写動作の場合には印刷部７２０へ、ファクシミリ送信の場合には送信部７３０へ、電子メール送信の場合も送信部７３０へと渡される。
【００６３】
印刷部７２０は、複写動作の場合に、原稿読み取り部７１０で読み取った画像データを紙面上に印刷する動作を行う。送信部７３０も同様に、原稿読み取り部７１０で読み取った画像データを受信し、ファクシミリ送信の場合にはファクシミリ送信用データに変換して電話回線にファクシミリデータとして送信する。また、送信部７３０は、電子メール送信の場合は、ネットワーク回線上のＳＭＴＰサーバ１０２へ電子メールの添付文書として送信する。
【００６４】
認証部７４０は、本複合機１０４を使用するユーザーを認証する機能を果たし、認証サーバ１０１によって認証されたユーザーかどうかを判定し、ユーザーに対して機器の操作に対する許可・不許可を制御する。
【００６５】
尚、以降の説明では複合機１０４で該当文書を複写・送信しようとするユーザーは、この認証部７４０によって既に本複合機１０４の複写・送信機能を使用することが許可されたユーザーであるとして説明を続ける。
【００６６】
図８は、図７の複合機によって実行される処理動作の手順を示すフローチャートである。
【００６７】
図８において、まず、複合機１０４上で認証部７４０を介して機器の使用を許可されたユーザーは、複写、ファクシミリ送信、電子メール送信などの機能を選択した後に、メタデータ４００が埋め込まれた該当文書を原稿台や給紙ユニットにセットし動作の開始を指示する。
【００６８】
動作の開始が指示されると、原稿読み取り部７１０は原稿読み取り処理を開始する（ステップＳ１１０）。この動作と連動してメタデータ解析部７１１が動作を開始する。メタデータ解析部７１１は、メタデータ検知のために原稿読み取り部７１０が読み取った画像データの解析を行う（ステップＳ１２０）。
【００６９】
メタデータ解析部７１１がメタデータ４００を検知できなかった場合、ステップＳ１６０へ進み、ユーザーが望んだ複写、ファクシミリ送信、電子メール送信動作を継続するために、原稿読み取り部７１０は印刷部７２０や送信部７３０へ適切に指示を行う。尚、これらの動作は公知のプロセスを用いて処理されるものである。
【００７０】
メタデータ解析部７１１が原稿読み取り部７１０から読み取った画像データにメタデータ４００を検知した場合、メタデータ情報を詳細に読み取り、複合機１０４内で扱えるデータ形式で保持する（ステップＳ１３０）。尚、読み取りメタデータ４００の内容は先に図５で説明した内容のものとする。
【００７１】
読み取ったメタデータ４００の内容に対する処理は動作モード、通知モードの順で行うことで先に動作を決定し、動作結果も含めて通知が行えるようにする。
【００７２】
まず、メタデータ４００内に記述された動作モード有効期限５１９を確認する（ステップＳ１４０）。現在日時刻と照らし合わせて、動作モード有効期限５１９外であれば、動作を継続するステップＳ１６１へ進み、期限内であれば次のステップＳ１５０へと進む。
【００７３】
ステップＳ１５０は動作を継続するのか、停止するのかの判断を行うステップとなる。この処理フローの詳細を図９に示す。
【００７４】
図９において、まず、動作モード５１７を読み込み（ステップＳ１５１）、読み取った動作モードの種別により処理を振り分ける。読み取った動作モード５１７が「常に動作」であれば（ステップＳ１５２でＹｅｓ）動作を継続するステップＳ１６１へ、「常に停止」であれば（ステップＳ１５３でＹｅｓ）動作を停止するステップＳ１６２へと進む。
【００７５】
これ以外の動作モードの場合、動作モード用データ５１８を参照する必要があるため、ステップＳ１５４で動作モード用データ５１８を読み取っておく。その後、先に取得した動作モードが「継続限定（継続するユーザー／グループを特定）」か「停止限定（停止するユーザー／グループを特定）」で処理を分岐する（ステップＳ１５５）。
【００７６】
動作モードが「継続限定」であれば、認証されて機器を操作しているユーザーが動作モード用データ５１８に記載されているユーザー又はユーザーグループに属しているかどうかを調べる（ステップＳ１５６）。属していれば動作を継続するステップＳ１６１へ進み、属していなければ動作を停止するステップＳ１６２へ進む。
【００７７】
動作モードが「停止限定」であれば、認証されて機器を操作しているユーザーが動作モード用データ５１８に記載されているユーザー又はユーザーグループに属しているかどうかを調べる（ステップＳ１５７）。属していれば動作を停止するステップＳ１６２へ進み、属していなければ動作を継続するステップＳ１６１へ進む。
【００７８】
図８に戻って、ステップＳ１６０、ステップＳ１６１、ステップＳ１６２はそれぞれ複合機１０４の動作を制御するステップとなる。ステップＳ１６０とステップＳ１６１は同じ処理となり、先に説明した通り、ユーザーが望んだ複写、ファクシミリ送信、電子メール送信動作を継続するために、原稿読み取り部７１０は印刷部７２０や送信部７３０へ適切に指示を行う。
【００７９】
ステップＳ１６０で処理された場合、つまりステップＳ１２０でメタデータ４００が検知できなかった場合にはその後、処理は終了する。ステップＳ１６１で処理された場合、つまりステップＳ１４０で動作モードの有効期限外と判断されるか、ステップＳ１５０で動作を停止する必要が無いと判断される場合には次のステップＳ１７０へ進む。
【００８０】
また、ステップＳ１６２は、ユーザーが指定した複写、ファクシミリ送信、電子メール送信などの動作を停止する処理を行うことになる。それぞれの操作に対応した終了・中断処理を行うものとする。
【００８１】
次に、通知モード５１４に関する処理を行う。まず、メタデータ４００内に記述された通知モード有効期限５１６を確認する（ステップＳ１７０）。現在日時刻と照らし合わせて、通知モード有効期限５１６外であれば、通知処理は行わず終了し、期限内であれば次のステップＳ１８０へと進む。
【００８２】
ステップＳ１８０は通知を行うのか、行わないのかの判断を行うステップとなる。この処理フローの詳細を図１０に示す。
【００８３】
図１０において、通知モード５１４を読み込み（ステップＳ１８１）、読み取った通知モード５４０の種別により処理を振り分ける。
【００８４】
読み取った通知モード５１４が「常に非通知」であれば（ステップＳ１８２でＹｅｓ）通知処理は行わず終了し、「常に通知」であれば（ステップＳ１８３でＹｅｓ）通知処理を行うステップＳ１９０へと進む。
【００８５】
これ以外の通知モード５１４の場合、通知モード用データ５１５を参照する必要があるため、ステップＳ１８４で通知モード用データ５１５を読み取っておく。その後、先に取得した通知モード５１４が「非通知限定（非通知ユーザー／グループを特定）」か「通知限定（通知ユーザー／グループを特定）」で処理を分岐する（ステップＳ１８５）。
【００８６】
通知モード５１４が「非通知限定」であれば、認証されて機器を操作しているユーザーが通知モード用データ５１５に記載さているユーザー又はユーザーグループに属しているかどうかを調べる（ステップＳ１８６）。属していれば通知処理は行わず終了し、属していなければ通知処理を行うステップＳ１９０へと進む。
【００８７】
通知モード５１４が「通知限定」であれば、認証されて機器を操作しているユーザーが通知モード用データ５１５に記載されているユーザー又はユーザーグループに属しているかどうかを調べる（ステップＳ１８７）。属していれば通知処理を行うステップＳ１９０へと進み、属していなければ通知処理は行わず終了する。
【００８８】
再度図８に戻り、ステップＳ１８０で通知処理を行う必要があると判断された場合、ステップＳ１９０で通知処理を行う。この通知処理では、メタデータ４００に記載されている通知手段５１２を用いて、以下のように通知を行う。
【００８９】
即ち、通知手段用データ５１３の宛先に対して、複写・送信されたか又はされようとした該当文書の文書名５１０やこの該当文書の作成時間を通知する。また、この送信処理を行っている複合機１０４の固体を識別する名称、更には複写・送信操作を検知した日時刻、複写、送信操作を行ったユーザー識別名称や複合機１０４で処理を継続したのか続行したのかなどの情報を通知する。
【００９０】
図１１はこの通知の例を示したものである。
【００９１】
図１１（ａ）は電子メールで通知を行った例を示したものである。
【００９２】
ステップＳ１９０において、予め用意されたテンプレートに対して可変情報にメタデータや複合機１０４の持っている各種情報などを付加して、ＳＭＴＰサーバ１０２に対してメールを送信する。
【００９３】
図１１（ｂ）はネットワークメッセージでメッセージを送信した場合に受信側で表示される内容の例を示したものである。この場合も予め容易されたテンプレートに対して、必要情報を付加しメッセージを送信することになる。
【００９４】
なお、本発明は、複数の機器(例えばコンピュータ、インターフェース機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（複写装置、プリンタ、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００９５】
【図１】本発明の実施の形態に係る印刷システムの構成を概略的に示す図である。
【図２】図１の印刷システムによって実行される印刷手順を示すフローチャートである。
【図３】図１における文書作成クライアントの内部構成を概略的に示す図である。
【図４】図３におけるメタデータ生成部で生成されたメタデータが埋め込まれた文書の例を示す図である。
【図５】図４におけるメタデータの内容を示す図である。
【図６】図５のメタデータの内容を詳細に示す図である。
【図７】図１における複合機の内部構成を概略的に示す図である。
【図８】図７の複合機によって実行される処理動作の手順を示すフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ１５０の詳細動作を示すフローチャートである。
【図１０】図８のステップＳ１８０の詳細動作を示すフローチャートである。
【図１１】図８のステップＳ１９０の通知処理の具体例を示す図である。
【符号の説明】
【００９６】
１００  文書作成クライアント（文書作成装置）
１０４  複合機（画像形成装置）
３２１  メタデータ生成部（メタデータ生成手段）
５１０  文書名
５１２  通知手段
５１３  通知手段用データ
５１４  通知モード
５１５  通知モード用データ
５１６  通知モード有効期限
５１７  動作モード
５１８  動作モード
５１９  動作モード有効期限
７１１  メタデータ解析部（メタデータ解析手段）
【図１】
2007310820.tif 000003
【図２】
2007310820.tif 000004
【図３】
2007310820.tif 000005
【図４】
2007310820.tif 000006
【図５】
2007310820.tif 000007
【図６】
2007310820.tif 000008
【図７】
2007310820.tif 000009
【図８】
2007310820.tif 000010
【図９】
2007310820.tif 000011
【図１０】
2007310820.tif 000012
【図１１】
2007310820.tif 000013