(57)【要約】【課題】基幹サーバがメンテナンス等で停止し、使用できない状態になっている間であっても申請登録の手続き操作をすることができ、実際に申請される情報の間違いをなくすことを目的とする。  【解決手段】ワークフロー変更システムにおいて、申請者と前記申請者に代わって代行申請する代行者の両方がシステムにログイン認証をするログインサーバ（２）と、前記申請者が情報の登録を行う際、実際に情報登録する基幹サーバ（６）とを備え、  前記ログインサーバ（２）は、前記申請者と前記代行者の両方が登録ファイル（４）を登録する際の管理をする文書管理テーブル（３）と、前記登録ファイル（４）を記憶する記憶手段からなることを特徴とするワークフロー変更システム。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフロー変更システムにおいて、申請者と前記申請者に代わって代行申請する代行者の両方がシステムにログイン認証をするログインサーバ（２）と、前記申請者が情報の登録を行う際、実際に情報登録する基幹サーバ（６）とを備え、
前記ログインサーバ（２）は、前記申請者と前記代行者の両方が登録ファイル（４）を登録する際の管理をする文書管理テーブル（３）と、前記登録ファイル（４）を記憶する記憶手段からなることを特徴とするワークフロー変更システム。
【請求項２】
実際に登録する本人の代行者または本人が、申請登録した登録データを格納する前記基幹サーバへアクセスできない状態中に、申請するデータを所定のファイル圧縮形式で前記ログインサーバへ登録することを特徴とする請求項１記載のワークフロー変更システム。
【請求項３】
前記申請者が前記代行者の登録した登録データを前記ログインサーバから取得し、確認した後に前記登録データを格納する前記基幹サーバへ登録することを特徴とする請求項１記載のワークフロー変更システム。
【請求項４】
請求項１または２のワークフロー変更システムのワークフロー変更方法において、代行者はログインサーバ（２）へ接続し、ファイル登録をログインサーバ（２）で行い、申請者はログインサーバ（２）へ接続し、代行者の登録した登録ファイル（４）を取得するためログインサーバ（２）内の文書管理テーブル（３）にアクセスしキーを取得し、その取得したキーを用いて登録ファイル（４）を取得して必要事項を入力し、入力後前記基幹サーバ（６）へ登録処理することを特徴とするワークフロー変更方法。
【請求項５】
請求項１または２のワークフロー変更システムのワークフロー変更方法において、
代行申請を行う際に、代行者が誰の申請を行うかを指定するため、申請者を申請者欄に設定するステップと、
代行者が画面上で申請する情報を入力するステップと、
登録された場合に画面上に設定された情報を収集し、そのテキストファイルを作成するステップと、
作成された前記テキストファイルを所定の圧縮形式により圧縮するステップと、
作成された前記テキストファイルをログインサーバ（２）へ登録するステップとからなることを特徴とするワークフロー変更方法。
【請求項６】
請求項１または２のワークフロー変更システムのワークフロー変更方法において、
申請者が申請する情報を入力するステップと、
申請者が登録ボタンを押下して登録するステップと、
申請者がログインサーバ（２）へログインするステップと、
代行者が登録時にログインサーバ（２）上へログインし、登録ファイルを基に登録した申請情報を圧縮ファイル形式で取得するステップと、
代行者が取得した圧縮ファイルを解凍するステップと、
登録ファイルの内容を申請者が確認、修正した後に前記基幹サーバ（６）へ登録するステップとからなることを特徴とするワークフロー変更方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステムとその変更方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
たとえば、特許文献1に記載された技術によれば、申請者がワークフロー管理コンピュータ上の申請文書作成手段により文書を作成し、管理内の承認者や閲覧者の連絡先はＩＤ、管理外の承認者や閲覧者はメールアドレスを指定する。承認，参照パスワード設定手段は連絡先ＩＤに設定されているパスワードを追記し、文書ＩＤ（一貫番号）を付して申請文書管理データベースに登録する。連絡者判定手段は新規登録された文書の連絡先指定がメールアドレスの場合、パスワード連絡メール作成・発行手段を起動して文書ＩＤ専用の承認用／閲覧用パスワードを発行し、管理外のユーザに承認／閲覧依頼の電子メールを発行する。このメールを受けた管理外ユーザは、文書ＩＤとパスワードを入力してアクセスするといったワークフローシステムによる代行申請の仕組みが開示されている。
【特許文献１】特開２００１−２１６２２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
実際に申請する者（被代行者）の代わりに他の者（代行者）が申請を行うことを代行申請と言う。被代行者が登録するデータは実データを保持している基幹サーバへ登録される。このため、この基幹サーバがメンテナンス等で停止してしまい使用できない状態になっている間、実際に申請する者（被代行者）もその代行申請する者の両方とも、申請登録の手続き操作をすることができなかった。
さらに、代行者が被代行者の申請を行う場合、従来では代行者が申請処理を行うと、そのデータがサーバへ送信され、実データとして扱われていたため、代行者の申請が被代行者の申請したものと同意となっていた。
たとえば、特許文献１による技術によって代行申請を行うと、次の問題が生じる。
（１）代行者の申請情報がすべて被代行者の申請情報と同意であって、またその申請情報がそのままデータ更新の行われるサーバへ送信されてしまうため、代行者がすべての申請情報の設定を行わなければならなかった。
（２）被代行者からの依頼により代行者が申請を行うと、被代行者の申請情報のチェックなしに登録処理が行われていた。そのため、実際の申請情報の被代行者による情報のチェックは、申請されている情報を参照するか、申請情報のフレキシブルディスク等の媒体による受け渡しが行われていた。
【０００４】
そこで、本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的とするところは、基幹サーバがメンテナンス等で停止してしまい使用できない状態になっている間であっても申請登録の手続き操作をすることができ、実際に申請される情報の間違いをなくすことにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するため、本発明は次のようにしたものである。
ワークフロー変更システムにおいて、申請者と前記申請者に代わって代行申請する代行者の両方がシステムにログイン認証をするログインサーバ（２）と、前記申請者が情報の登録を行う際、実際に情報登録する基幹サーバ（６）とを備え、前記ログインサーバ（２）は、前記申請者と前記代行者の両方が登録ファイル（４）を登録する際の管理をする文書管理テーブル（３）と、前記登録ファイル（４）を記憶する記憶手段からなるものである。
【０００６】
また、請求項１において、実際に登録する本人の代行者または本人が、申請登録した登録データを格納する前記基幹サーバへアクセスできない状態中に、申請するデータを所定のファイル圧縮形式で前記ログインサーバへ登録するものである。
また、請求項１において、前記申請者が前記代行者の登録した登録データを前記ログインサーバから取得し、確認した後に前記登録データを格納する前記基幹サーバへ登録するものである。
【０００７】
また、請求項１または２のワークフロー変更システムのワークフロー変更方法において、代行者はログインサーバ（２）へ接続し、ファイル登録をログインサーバ（２）で行い、申請者はログインサーバ（２）へ接続し、代行者の登録した登録ファイル（４）を取得するためログインサーバ（２）内の文書管理テーブル（３）にアクセスしキーを取得し、その取得したキーを用いて登録ファイル4を取得して必要事項を入力し、入力後前記基幹サーバ（６）へ登録処理するものである。
【０００８】
また、請求項１または２のワークフロー変更システムのワークフロー変更方法において、代行申請を行う際に、代行者が誰の申請を行うかを指定するため、申請者を申請者欄に設定するステップと、代行者が画面上で申請する情報を入力するステップと、登録された場合に画面上に設定された情報を収集し、そのテキストファイルを作成するステップと、作成された前記テキストファイルを所定の圧縮形式により圧縮するステップと、作成された前記テキストファイルをログインサーバ（２）へ登録するステップとからなるものである。
【０００９】
また、請求項１または２のワークフロー変更システムのワークフロー変更方法において、
申請者が申請する情報を入力するステップと、申請者が登録ボタンを押下して登録するステップと、申請者がログインサーバ（２）へログインするステップと、代行者が登録時にログインサーバ（２）上へログインし、登録ファイルを基に登録した申請情報を圧縮ファイル形式で取得するステップと、代行者が取得した圧縮ファイルを解凍するステップと、登録ファイルの内容を申請者が確認、修正した後に前記基幹サーバ（６）へ登録するステップとからなるものである。
代行者がログインサーバへログインし、実申請者（被代行者）の申請する情報を画面上に入力し登録する。その際、登録するサーバは基幹サーバ（実データとして管理しているサーバ）ではなく、ログインサーバへファイルとして登録する。その際に登録するファイルは、所定の圧縮形式を用いて圧縮しログインサーバへ格納する。
【発明の効果】
【００１０】
基幹サーバがメンテナンス等で停止してしまい使用できない状態になっている間であっても申請登録の手続き操作をすることができ、実際に申請される情報の間違いをなくすことができる。
【００１１】
代行者が登録する場合、必要項目すべての入力を行わなくても、最低限の入力のみで申請可能である。フレキシブルディスク等の媒体を介してのデータの受け渡しがなくなる。実際の申請者が入力内容を確認した上で、申請登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態として一実施例を図に基づいて説明する。
【実施例１】
【００１３】
図1はワークフロー変更システムの全体構成を示すブロック図である。図１において1は、実際の申請者の代行登録を行う者（以下、代行者）の端末である。2は、申請者がシステムにログイン認証をするサーバ（ログインサーバ）である。3は、ファイル登録を行う際、登録キーを管理するテーブルである。４は、代行者が登録した登録ファイルであり、この登録ファイル４を記憶する記憶手段をロクインサーバは備えている。5は、実際の申請者（以下、被代行者）の端末である。6は、被代行者が情報の登録を行う際、実際に情報登録されるサーバである。
【００１４】
図１において、代行者が端末１よりログインサーバ２へ接続し、ファイル登録をログインサーバ２へ行う。その際ファイル登録のキーを文書管理テーブル３で管理する。被代行者は端末５よりログインサーバ2へ接続し、代行者の登録したファイル４を取得するため、ログインサーバ２内の文書管理テーブル３にアクセスしキーを取得、取得したキーを用いて登録ファイル４を取得する。被代行者は端末5で必要事項を入力し、入力後基幹サーバ6へ登録処理を行う。
【００１５】
図２はワークフロー変更システムにおける代行者側のフローチャートである。
STEP１では、代行者がログインサーバへログインする。
STEP２では、代行申請を行う際に、代行者が誰の申請を行うかを指定するため、被代行者を画面上（図３のSTEP１）の申請者欄に設定する。
STEP３では、画面上で申請する情報の入力を行う。この際、すべての情報の入力は行わなくても良く、最低限の入力のみでの申請を可能とする。
STEP４では、登録ボタンが押下された場合に画面上に設定された情報を収集し、テキストファイルを作成する。
STEP５では、STEP４にて作成されたテキストファイルを所定の圧縮形式により圧縮する。
STEP６では、STEP５にて作成されたテキストファイルをログインサーバに対し、登録している。
【００１６】
図３は登録申請する情報を入力する画面である。画面上には申請件名、申請者、登録する際にクリックする登録ボタン（登録）、申請件名に関連する購入商品、単価、個数、費用などが示されている。
図４はワークフロー変更システムにおける被代行者側の処理を示すフローチャートである。
STEP１では、被代行者（実申請者）の設定を行う。
STEP２では、画面上に情報の入力を行う。
STEP３では、登録ボタンを押下して登録処理を行う。
図４はワークフロー変更システムにおける被代行者側のフローチャートである。
STEP１では、被代行者がログインサーバへログインする。
STEP２では、代行者が登録時にログインサーバ上の文書管理テーブルへ登録した情報を取得する。
STEP３では、STEP２より取得した情報を元に代行者が登録した申請情報を圧縮ファイル形式で取得する。
STEP４では、STEP３で取得した圧縮ファイルを解凍する。
STEP５では、STEP４で解凍したファイルを入力画面上(図３)に表示する。
STEP６では、STEP５で入力画面上に表示された情報を被代行者が修正および入力を行う。
STEP７では、STEP６で入力した画面上の情報を収集し、基幹サーバへ登録する。
【産業上の利用可能性】
【００１７】
被代行者が登録するデータは基幹サーバへ登録されるが、実データを保持している基幹サーバがメンテナンス等で停止してしまっていたときに、ログインサーバ（代行者が設定した情報を格納しておくサーバ）さえ稼動していれば、そこへ情報を登録しておくことで基幹サーバが稼動を再開した場合に、被代行者は代行者が設定した情報を取得し、確認・修正し、基幹サーバへ登録することが可能となる。つまり、システムへのログインさえ可能であれば、代行情報の登録が可能であり、業務の滞留を防止することができるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明によるワークフロー変更システムのブロック図
【図２】本発明のワークフロー変更システムにおける代行者側のフローチャート
【図３】本発明の情報を入力する画面
【図４】本発明のワークフロー変更システムにおける被代行者側のフローチャート
【符号の説明】
【００１９】
１  代行者の端末
２  ログインサーバ
３  文書管理テーブル
４  登録ファイル
５  申請者の端末
６  基幹サーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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