(57)【要約】【課題】  会議等の招集者の負荷をできる限り軽減し、会議等への参加状況を効率良く把握する。【解決手段】  状態対処／処理部１１は利用者Ａ〜Ｄに会議招集のメールを送信する。状態認識部１２は利用者からの応答状態を監視／確認し、この応答情報を応答確認部１３から取得し、この応答情報の内容を状態管理表１４に書き込む。状態対処／処理部１１は状態管理表に書き込まれた応答内容から応答状態を監視し、応答のない利用者には再度の問い合わせを行う。場合によっては、不参加の意志表示の利用者に対して再度参加の要請を行う。  状態対処／処理部１１は、利用者の回答状況を会議招集者Ｘに通知すること、状態を監視した結果を利用者に通知することも含む。【選択図】  図１
2007004580.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電文利用の通信システムを利用し、回答要求者が回答者に対して何らかの問いかけを行い、この問いかけに対する回答者からの回答を求める回答要求型問いかけ応答システムであって、
回答者からの応答内容を状態管理情報として管理する状態管理手段と、
一定時間間隔または任意のタイミングで、回答者からの応答状態を監視／確認し、前記状態管理情報に応答状態の内容を書き込む応答状態認識／確認手段と、
一定時間間隔または任意のタイミングで、前記状態管理手段で管理する応答内容から応答状態を監視し、応答のない回答者には再度の問い合わせを行う状態対処／処理手段と、
を有することを特徴とする回答要求型問いかけ応答システム。
【請求項２】
請求項１において、前記状態対処／処理手段は、回答者の回答状況を回答要求者に通知する手段を有することを特徴とする回答要求型問いかけ応答システム。
【請求項３】
請求項１または２において、前記状態対処／処理手段は、状態を監視した結果を回答者に通知する手段を有することを特徴とする回答要求型問いかけ応答システム。
【請求項４】
電文利用の通信システムを利用し、回答要求者が回答者に対して何らかの問いかけを行い、この問いかけに対する回答者からの回答を求める回答要求型問いかけ応答方法であって、
回答者からの応答内容を状態管理情報として管理する状態管理ステップと、
一定時間間隔または任意のタイミングで、回答者からの応答状態を監視／確認し、前記状態管理情報に応答状態の内容を書き込む応答状態認識／確認ステップと、
一定時間間隔または任意のタイミングで、前記状態管理ステップで管理する応答内容から応答状態を監視し、応答のない回答者には再度の問い合わせを行う状態対処／処理ステップと、
を有することを特徴とする回答要求型問いかけ応答方法。
【請求項５】
請求項４において、前記状態対処／処理ステップは、回答者の回答状況を回答要求者に通知するステップを有することを特徴とする回答要求型問いかけ応答方法。
【請求項６】
請求項４または５において、前記状態対処／処理ステップは、状態を監視した結果を回答者に通知するステップを有することを特徴とする回答要求型問いかけ応答方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電文利用の通信システムを利用し、会議や講演会等の招集で複数人に対して案内を送付して効率的に回答を求める回答要求型問いかけ応答システム、および問いかけ応答方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
関連する技術としては、連絡・確認・応答結果集約支援システムがある（例えば、特許文献１参照）。このシステムは、連絡手段として、目的に応じて適切なメディアを選択できるようなシステムを提供するものであり、電子メール、電話、ＦＡＸ、郵便等の通信手段を組合わせて行うことが特徴というものである。これは、連絡する際の手段を最適なものを選択するというものである。
【０００３】
また、他の関連する技術としては、問い合わせ処理方法がある（例えば、特許文献２参照）。この方法は、問い合わせの状態に関して、現状を示す情報である情報フラグを利用する方式であり、回答の有無の情報を管理し、回答期限までに回答のない相手に対して自動的に催促の電子メールを送信するものであり、回答内容をそのものの状態を管理するものでなく、否定の回答に対して肯定の回答を再度要請するようなことはできない。また、問い合わせ手段についても電子メールのみを対象としていて、電子メール以外での問い合わせ手段を併用するものではない。
【０００４】
更に、他の関連する技術としては、問い合わせ・応答型通信方式がある（例えば、特許文献３参照）。この方式は、分散処理システムで、業務プログラムの問い合わせは応答電文が確実に届くことが確認でき、通信異常が発生したときに直ちに異常を検出でき、信頼性の低いコネクションレス型通信での問い合わせ応答処理の信頼性を向上させる。コネクション監視手段と相手のプログラムの活性化状態を監視するプログラム監視手段を有することが特徴であり、これは、分散処理システムでの双方のプログラムの連携方式について対象としたものであり、会議召集等の回答を制御するものではない。
【特許文献１】特開２００２−９１８７２号公報
【特許文献２】特許第３５７１５９６号公報
【特許文献３】特開平５−１５１１３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来、会議や講演会等の招集で複数人に対して案内を送付して回答を必要とする場合において、回答がないなど会議の招集者は集計などに時間を要していた。また、電子メール等で回答を求めたのにも関わらず、相手が電子メールが読めないなどの状況を含め回答が得られていない状態が多々あり、確認作業等で多大な時間と労力を要している。
【０００６】
前述の特許文献においても、一部に電子メールによる回答状況を示す現状フラグを利用して催促の電子メールを自動で送信するものもあるが、相手がメール自体を利用できない状況など、この種の分野での十分な解決策はなく、ホスト役が、逐次、回答をチェックしつつ未回答者に逐次連絡をとっていた。この稼動がかなり大変であった。
【０００７】
本発明の目的は、会議等の招集者の負荷をできる限り軽減し、会議等への参加状況を効率良く把握できる回答要求型問いかけ応答システム、および問いかけ応答方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、前記課題を解決するもので、会議等の招集者の負荷をできる限り軽減し、会議等への参加状況を効率良く把握するため、回答者の回答状況を管理し、回答者からの応答状態を監視／確認し、応答内容から応答状態を監視し、応答のない回答者には再度の問い合わせができるように、さらには、回答者の回答状況を回答要求者に通知し、状態を監視した結果を回答者に通知できるようにしたもので、以下のシステムおよび方法を特徴とする。
【０００９】
（システムの発明）
（１）電文利用の通信システムを利用し、回答要求者が回答者に対して何らかの問いかけを行い、この問いかけに対する回答者からの回答を求める回答要求型問いかけ応答システムであって、
回答者からの応答内容を状態管理情報として管理する状態管理手段と、
一定時間間隔または任意のタイミングで、回答者からの応答状態を監視／確認し、前記状態管理情報に応答状態の内容を書き込む応答状態認識／確認手段と、
一定時間間隔または任意のタイミングで、前記状態管理手段で管理する応答内容から応答状態を監視し、応答のない回答者には再度の問い合わせを行う状態対処／処理手段と、
を有することを特徴とする。
【００１０】
（２）前記状態対処／処理手段は、回答者の回答状況を回答要求者に通知する手段を有することを特徴とする。
【００１１】
（３）前記状態対処／処理手段は、状態を監視した結果を回答者に通知する手段を有することを特徴とする。
【００１２】
（方法の発明）
（４）電文利用の通信システムを利用し、回答要求者が回答者に対して何らかの問いかけを行い、この問いかけに対する回答者からの回答を求める回答要求型問いかけ応答方法であって、
回答者からの応答内容を状態管理情報として管理する状態管理ステップと、
一定時間間隔または任意のタイミングで、回答者からの応答状態を監視／確認し、前記状態管理情報に応答状態の内容を書き込む応答状態認識／確認ステップと、
一定時間間隔または任意のタイミングで、前記状態管理ステップで管理する応答内容から応答状態を監視し、応答のない回答者には再度の問い合わせを行う状態対処／処理ステップと、
を有することを特徴とする。
【００１３】
（５）前記状態対処／処理ステップは、回答者の回答状況を回答要求者に通知するステップを有することを特徴とする。
【００１４】
（６）前記状態対処／処理ステップは、状態を監視した結果を回答者に通知するステップを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
以上のとおり、本発明によれば、回答者の回答状況を管理し、回答者からの応答状態を監視／確認し、応答内容から応答状態を監視し、応答のない回答者には再度の問い合わせができるように、さらには、回答者の回答状況を回答要求者に通知し、状態を監視した結果を回答者に通知できるようにしたため、会議等の招集に際して、招集者の負荷をできる限り軽減し、会議等への参加状況を効率良く把握できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の一実施形態を図を参照して説明する。図１はメールにより会議招集の回答要求型問いかけ応答を処理実現するシステム構成例である。コンピュータ構成にされるシステム本体１０は、ソフトウェア構成にされる状態対処／処理部１１と、状態認識部１２と、応答確認部１３とを備え、メールサーバ２０との間でメール送受信状況情報の送受信を可能にする。さらに、システム本体１０には、ハードディスク等の記憶装置にデータとして格納される状態管理表１４を備える。
【００１７】
メールサーバ２０は、会議招集者（利用者Ｘ）を含めて多数の利用者（ここではＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄとする）間のメール送受信を可能にする。
【００１８】
以上のシステム構成により、会議召集者はメールサーバ２０を介して、または該システムに直接にアクセスすることで、会議に招集すべき利用者の指定や、回答要求と応答確認のタイミング、メール再送信のタイミング等を自由に設定すること、途中経過も自由に確認すること、さらに全ての回答が得られた場合に結果を一覧することを可能にする。
【００１９】
状態対処／処理部１１は、会議招集者から送信される会議招集情報（利用者リスト、会議招集内容など）と送信指令をメールサーバ２０に送信する機能を備える。この送信に従って、メールサーバ２０による該当利用者へのメール送信が行われる。
【００２０】
状態認識部１２は、会議招集者からの指令または会議招集者から設定された時間の経過を待って、メールサーバ２０におけるメール状態監視／確認の要求を行う。
【００２１】
応答確認部１３は、メールサーバ２０が利用者（Ａ〜Ｄ、Ｘ）から受信したメール、およびメールサーバ２０が状態対処／処理部１１または状態認識部１２から要求されたメール情報を受信し、これらを状態対処／処理部１１または状態認識部１２に転送する。
【００２２】
状態管理表１４は、状態認識部１２が得たメール状態情報が書き込まれ、この情報は状態対処／処理部１１によって状態監視（参照）を可能にする。
【００２３】
図２は、図１に示したシステムによる会議招集の問いかけ応答処理フロー例であり、以下の手順とする。
【００２４】
（Ｓ１）会議招集者Ｘによる会議招集のメールを送信する。このメール送信は状態対処／処理部１１によるメールサーバ２０へのメール書き込みと、メールサーバ２０から利用者Ａ〜Ｄへのメール送信でなされる。
【００２５】
（Ｓ２）メール送信から一定時間経過を待ち、メールサーバ２０における状態監視／確認を行う。この状態監視／確認は状態認識部１２によるメールサーバ２０への要求でなされる。
【００２６】
（Ｓ３）上記の状態監視／確認要求に対する回答状況を確認する。この確認は、メールサーバ２０に保存される会議招集情報が応答確認部１３に送信され、該応答確認部１３により確認される。
【００２７】
（Ｓ４〜Ｓ６）応答確認部１３により確認された回答状況を状態認識部１２が取得し、状態管理表１４に書き込む。この書き込みは、図３に状態管理表１４の例を示すように、メール送信回数別に、利用者Ａ〜Ｄ別の状態図として管理され、状態図には今回のメール送信に対して会議に出席するという応答の場合は「Ｙｅｓ」を記述し、会議に出席しないという応答の場合は「Ｎｏ」を記述し、応答無しの場合は「回答なし」を記述する。
【００２８】
（Ｓ７、Ｓ８）状態管理表１４への回答状況書き込み後、一定時間経過を待ち、未回答があるか否かをチェックする。この一定時間経過待ちとチェックは、状態対処／処理部１１により行われ、未回答がある場合には処理Ｓ１に戻って、未回答者に対して再度メール送信を行う。
【００２９】
（Ｓ９）上記の処理（Ｓ８）のチェックにおいて、会議招集者の全てから回答がある場合に、会議招集者に全ての結果をメール送信する。この送信は状態対処／処理部１１によって行われる。
【００３０】
以上の（Ｓ１）〜（Ｓ９）による状態管理例を図３に従って説明する。図１に示すように利用者Ａ〜Ｄの４人に対して、会議召集の案内をメール送信する（１回目）。そのうち回答のあった人はＡさんが参加とういうもので、Ｂ，Ｃ，Ｄさんからの回答はなかった。回答のあったＡさんの状態を「○」と記述し、回答のないＢ，Ｃ，Ｄさんの欄を「−」と記述する。
【００３１】
一定時間の経過後に、状態表を参照して、回答のないＢ，Ｃ，Ｄさん宛てに再度会議案内のメールを送信する（２回目）。この場合はＢさんから不参加の回答があり、Ｂさんの欄に「×」を記述し、回答のないＣ，Ｄさんの欄を「−」と記述する。
【００３２】
更に、一定時間の経過後に、状態表を参照して、回答のないＣ，Ｄさんに会議案内のメールを送信する（３回目）。今度はＤさんから不参加の回答がありＤさんの欄に「×」と記述し、回答のないＣさんの欄に「−」と記述する。
【００３３】
更に、一定時間の経過後に、状態表を参照して回答のないＣさんに再度のメール送信を実施する（４回目）。しかし、回答はなくＣさんの欄に「−」と記述する。
【００３４】
更に、一定時間の経過後にＣさん宛てにメール送信する（５回目）。このとき、Ｃさんからは参加の回答があり、「○」と記述する。
【００３５】
このように状態を管理することで、召集の問いかけに対して、回答状況を逐次反映することで、現在の回答状況、会議への参加状況を把握できるとともに、回答のない人に対して、自動的に再度の案内を送信可能である。
【００３６】
なお、以上までの問いかけ応答システムおよび方法は、適宜設計変更することができる。例えば、状態表の参照に際しては、会議招集者が時間の設定を自由に行うことができるものとする。
【００３７】
また、通常、会議召集者は、対象とする人に対して、電子メールに代えて、一部の利用者に電話、手紙等で参加の可否を確認し、会議当日の参加者の把握を行うことができるものとする。
【００３８】
また、会議の案内発信の方法は電子メール以外に、音声メッセージであってもかまわない。また、利用者からの回答の収集方法も、電子メール、電話での音声であってもかまわない。但し回答の方式によりそれぞれの回答内容を抽出する手法も文字認識や音声認識による手法が適用できる。
【００３９】
また、実施形態では、会議召集の場合の例を示しているが、何らかの回答を得るものであれば会議に限定するものではない。例えば、資料の提出の依頼であってもよい。また、問いかけ対象が４人としているが、一人以上であればよい。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施形態を示す電子メールの場合のシステム構成例。
【図２】実施形態において、回答要求が電子メールの場合の処理フロー例。
【図３】実施形態における状態管理表の例。
【符号の説明】
【００４１】
１０  システム本体
２０  メールサーバ
１１  状態対処／処理部
１２  状態認識部
１３  応答確認部
１４  状態管理表
【図１】
2007004580.tif 000003
【図２】
2007004580.tif 000004
【図３】
2007004580.tif 000005