(57)【要約】    【課題】  管理者の作業負担を軽減しつつ、効率的にシステム全体のコストの削減を図ることができるようにする。    【解決手段】  複数の複合機１・２が管理サーバ３にグループ分けして登録され、複合機１・２あるいはユーザ端末４でのユーザの指示に基づく出力ジョブによる複合機１・２の使用を、その複合機１・２が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制するようにする。特にユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブの実行による累積使用量を規制値と比較して、出力を規制すべきか否かの判定を行い、ここで出力を規制すべきものと判定された場合に、所定の出力規制動作、例えば出力ジョブの実行の拒否や、ユーザへの警告通知の各動作を行うようにする。【選択図】    図２
2007043365.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の画像形成装置と、この複数の画像形成装置にネットワーク接続されてその画像形成装置の使用量を管理制限する管理装置とを有する画像出力管理システムであって、
複数の前記画像形成装置が前記管理装置にグループ分けして登録され、前記画像形成装置でのユーザの指示に基づく出力ジョブによる当該画像形成装置の使用を、当該画像形成装置が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制するようにしたことを特徴とする画像出力管理システム。
【請求項２】
複数の画像形成装置と、この複数の画像形成装置にネットワーク接続されてその画像形成装置の使用量を管理制限する管理装置と、複数の前記画像形成装置にネットワーク接続されてその画像形成装置に対して印刷要求を行うユーザ端末とを有する画像出力管理システムであって、
複数の前記画像形成装置が前記管理装置にグループ分けして登録され、前記ユーザ端末でのユーザの指示に基づく出力ジョブによる前記画像形成装置の使用を、当該画像形成装置が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制するようにしたことを特徴とする画像出力管理システム。
【請求項３】
複数の前記画像形成装置が、カラー画像出力を行う装置グループと、モノクロ画像出力を行う装置グループとにグループ分けされたことを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の画像出力管理システム。
【請求項４】
ユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブを指示するユーザを特定するユーザ認証を行うようにしたことを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の画像出力管理システム。
【請求項５】
ユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブの実行による累積使用量を規制値と比較して、出力を規制すべきか否かの判定を行い、ここで出力を規制すべきものと判定された場合に、所定の出力規制動作を行うようにしたことを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の画像出力管理システム。
【請求項６】
前記判定で出力を規制すべきものと判定された場合に、前記出力規制動作として警告メッセージをユーザに通知すると共に、当該出力ジョブの実行の可否をユーザに選択させるようにしたことを特徴とする請求項５に記載の画像出力管理システム。
【請求項７】
前記判定で出力を規制すべきものと判定された場合に、前記出力規制動作として当該出力ジョブの実行を拒否すると共に、当該出力ジョブの実行が不可である旨の確認メッセージをユーザに通知するようにしたことを特徴とする請求項５に記載の画像出力管理システム。
【請求項８】
前記判定で出力を規制すべきものと判定された場合に、前記出力規制動作として警告メッセージをユーザに通知すると共に、規制値に抵触しない範囲内での当該出力ジョブの実行の可否をユーザに選択させるようにしたことを特徴とする請求項５に記載の画像出力管理システム。
【請求項９】
前記ユーザ端末でのユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブの実行による累積使用量を規制値と比較して、出力を規制すべきか否かの判定を行い、ここで出力を規制すべきものと判定された場合に、出力規制動作として当該出力ジョブの実行を拒否すると共に、出力ジョブの実行が不可である旨の確認メッセージ、及び対処方法を案内するサイトのアドレスが記載された電子メールを前記ユーザ端末に送付するようにしたことを特徴とする請求項２に記載の画像出力管理システム。
【請求項１０】
前記規制値が、装置グループ及びユーザごとに設定されたことを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の画像出力管理システム。
【請求項１１】
前記規制値が、装置グループ及びユーザグループごとに設定されたことを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の画像出力管理システム。
【請求項１２】
複数の画像形成装置の使用量を管理制限する制御プログラムであって、
ユーザの指示に基づく出力ジョブによる前記画像形成装置の使用を、当該画像形成装置が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制することを特徴とする制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ、複写機、ファクシミリ装置、及び複合機などの画像形成装置の使用量を管理する画像出力管理システム及びその制御プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
プリンタ、複写機、ファクシミリ装置、及び複合機などの画像形成装置を複数のユーザで共用する場合、ユーザごとの使用量を管理し、また、画像形成装置が複数ある場合には、画像形成装置ごとの使用量を管理し、必要に応じて画像形成装置の使用を制限することで、画像形成装置の無駄な使用を防止してコストを削減することができる。
【０００３】
従来、このような画像形成装置の使用を管理制限するものとして、例えば、ユーザの使用枚数をサーバ装置で管理し、ユーザの使用枚数がユーザごとに設定された規制値に達している場合に印刷を拒否するようにした画像形成装置が知られている（特許文献１参照）。また、使用枚数がユーザや装置ごとに設定された規制値を超える前にユーザに通知するようにしたサーバ装置が知られている（特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００５−３２００４号公報
【特許文献２】特開２００３−２６６８９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかるに、このような複数の画像形成装置を複数のユーザで共用するシステムにおいて、画像形成装置の使用を管理制限するにあたっては、全体としてのコストを削減して初めてシステム管理が実効性のあるものになるが、前記従来の技術のように、ユーザや画像形成装置ごとに規制値を設定して管理する方式では、全体的なコスト削減を図る上で最適な使用規制ができるように個々の規制値を設定する作業が煩雑になり、管理者の作業負担が大きいという難点がある。
【０００５】
本発明は、このような発明者の知見に基づき案出されたものであり、その主な目的は、管理者の作業負担を軽減しつつ、効率的にシステム全体のコスト削減を図ることができるように構成された画像出力管理システム及びその制御プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
このような課題を解決するために、本発明による画像出力管理システムにおいては、請求項１に示すとおり、複数の画像形成装置と、この複数の画像形成装置にネットワーク接続されてその画像形成装置の使用量を管理制限する管理装置とを有し、複数の前記画像形成装置が前記管理装置にグループ分けして登録され、前記画像形成装置でのユーザの指示に基づく出力ジョブによる当該画像形成装置の使用を、当該画像形成装置が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制するようにしたものとした。
【０００７】
また、本発明による画像出力管理システムにおいては、請求項２に示すとおり、複数の画像形成装置と、この複数の画像形成装置にネットワーク接続されてその画像形成装置の使用量を管理制限する管理装置と、複数の前記画像形成装置にネットワーク接続されてその画像形成装置に対して印刷要求を行うユーザ端末とを有し、複数の前記画像形成装置が前記管理装置にグループ分けして登録され、前記ユーザ端末でのユーザの指示に基づく出力ジョブによる前記画像形成装置の使用を、当該画像形成装置が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制するようにしたものとした。
【０００８】
これによると、出力コストの高低などで複数の画像形成装置をグループ分けして、同一の装置グループに属する画像形成装置を一括して使用量を規制するため、管理者の作業負担を軽減しつつ、効率的にシステム全体のコストを削減することができる。
【０００９】
この場合、画像形成装置の使用量は、実際に出力される記録紙の枚数で管理する構成が簡易であるが、現像剤の消費量のように出力コストに直接影響を及ぼす量、例えば出力する画像の黒率（トナーが付着する画線部の占める割合）で管理する構成も可能である。このとき、標準的な黒率に基づいた換算枚数で管理するようにすると良い。
【００１０】
なお、前記請求項１に記載の構成において、画像形成装置は、読取手段により読み取った原稿画像を記録紙上に複写する複写機能や、通信手段により画像データを送受信するファクシミリ機能などを有するもので、自装置に設けられた操作手段を用いたユーザの指示に基づいて、原稿画像を記録紙上に複写する出力ジョブ（複写ジョブ）や、メモリ受信したファクシミリデータを記録紙上に画像形成する出力ジョブを実行するものである。
【００１１】
また、前記請求項２に記載の構成において、画像形成装置は、ユーザ端末からの印刷要求に応じて画像形成を行うネットワークプリンタ機能を有するもので、ユーザ端末で所要の文書の印刷出力の指示に基づいて、ユーザ端末から受け取った印刷データを記録紙上に画像形成する出力ジョブ（印刷ジョブ）を実行するものである。
【００１２】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項３に示すとおり、複数の前記画像形成装置が、カラー画像出力を行う装置グループと、モノクロ画像出力を行う装置グループとにグループ分けされた構成とすることができる。これによると、コストの嵩むカラー画像出力の装置グループと、コストが低いモノクロ画像出力の装置グループとで、異なる規制値を設定することにより、効率的にシステム全体のコストを削減することができる。
【００１３】
この他、画像形成装置の種類・機能でグループ分けするにあたっては、例えば高速で出力コストが嵩むものと、低速で出力コストが低いものとでグループ分けすることも可能である。このとき、高速・高コストのグループでは使用枚数の上限値（規制値）を低く設定して規制を強化することで、システム全体のコストを削減することができる。また、画像形成装置の使用形態に基づいてグループ分けすることも可能であり、例えば新しい記録紙を用いるものと、裏紙を用いるものとでグループ分けすることも可能である。また、記録紙のサイズでグループ分けする、例えばＡ４専用機とＡ３対応機とでグループ分けすることも可能である。このとき、コストが嵩む新しい記録紙を用いるグループの上限値を低く設定して規制を強化し、またコストが嵩むＡ３対応機グループの上限値を低く設定して規制を強化することで、システム全体のコストを削減することができる。
【００１４】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項４に示すとおり、ユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブを指示するユーザを特定するユーザ認証を行うようにした構成とすることができる。これによると、出力ジョブを指示するユーザを正確に特定することができる。
【００１５】
この場合、ユーザ認証処理は、指紋などのバイオメトリクス（生体認証）によりユーザを識別検証する構成とすると良く、これにより高い認証精度が得られる。
【００１６】
このユーザ認証処理では、所要のセンサを用いてユーザから取得した認証データと、予め登録されたユーザごとの認証データとを比較照合して出力操作を行う指示元のユーザを特定する。また、ユーザ認証処理は、ユーザが操作する画像形成装置やユーザ端末で行う他、管理装置で行うことも可能であり、特にユーザ認証に要するユーザごとの認証データは、管理装置で登録管理するようにすると良い。
【００１７】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項５に示すとおり、ユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブの実行による累積使用量を規制値と比較して、出力を規制すべきか否かの判定を行い、ここで出力を規制すべきものと判定された場合に、所定の出力規制動作を行うようにした構成とすることができる。これによると、規制値に基づいて画像形成装置の使用量を確実に規制することができる。
【００１８】
この場合、出力規制の要否判定は、出力ジョブを受け付けた画像形成装置内の制御手段で行えば良い。また、出力規制の要否判定では、当該出力ジョブに係る使用量を現在までの累積使用量に加算して規制値と比較され、現在までの累積使用量及び規制値は、管理装置の記憶手段に記憶させておき、必要に応じて画像形成装置に提供するようにすれば良い。
【００１９】
また、出力規制の要否判定で出力を規制すべきものと判定された場合に行われる出力規制動作は、当該出力ジョブの実行の拒否や、当該出力ジョブの実行による累積使用量が規制値を超える旨の警告通知であり、このような警告の上、出力ジョブの実行を許可するか、あるいは当該出力ジョブの実行を拒否するかという出力ジョブの実行の可否は、予めユーザあるいは管理者により選択させるようにすると良い。
【００２０】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項６に示すとおり、前記判定で出力を規制すべきものと判定された場合に、前記出力規制動作として警告メッセージをユーザに通知すると共に、当該出力ジョブの実行の可否をユーザに選択させるようにした構成とすることができる。これによると、規制値に抵触する出力ジョブの実行を、警告の上、ユーザの必要に応じて許可するため、ユーザの使い勝手が良くなる。
【００２１】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項７に示すとおり、前記判定で出力を規制すべきものと判定された場合に、前記出力規制動作として当該出力ジョブの実行を拒否すると共に、当該出力ジョブの実行が不可である旨の確認メッセージをユーザに通知するようにした構成とすることができる。これによると、出力ジョブが正常に実行されない原因をユーザが了解することができ、ユーザの使い勝手が良くなる。
【００２２】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項８に示すとおり、前記判定で出力を規制すべきものと判定された場合に、前記出力規制動作として警告メッセージをユーザに通知すると共に、規制値に抵触しない範囲内での当該出力ジョブの実行の可否をユーザに選択させるようにした構成とすることができる。これによると、当該出力ジョブの実行を、警告の上、規制値を超えない範囲内での条件付きで許可するため、ユーザの使い勝手が良くなる。
【００２３】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項９に示すとおり、前記ユーザ端末でのユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブの実行による累積使用量を規制値と比較して、出力を規制すべきか否かの判定を行い、ここで出力を規制すべきものと判定された場合に、出力規制動作として当該出力ジョブの実行を拒否すると共に、出力ジョブの実行が不可である旨の確認メッセージ、及び対処方法を案内するサイトのアドレスが記載された電子メールを前記ユーザ端末に送付するようにした構成とすることができる。これによると、出力ジョブが正常に実行されない原因をユーザが了解することができ、さらに対処方法を案内するサイトにアクセスして必要な情報を取得することができるため、ユーザの使い勝手が良くなる。
【００２４】
なお、所定のメッセージのユーザに対する通知、及びユーザによる所定の選択操作は、請求項１に示すように画像形成装置でユーザが出力を指示する構成では、画像形成装置が備える操作パネルを用いて行えば良い。また、請求項２に示すようにユーザ端末でユーザが出力を指示する構成では、前記のように電子メールによる他、ＳＮＭＰ（Simple Network Management Protocol）などの適当な通信プロトコルを用いて、所定のメーッセージが記載されると共に、ユーザの選択操作を受け付けるボタン群が設けられた画面をユーザ端末のディスプレイに表示させる構成も可能である。この場合、管理装置から送出される通知データをネットワークを介して受信するプログラムをユーザ端末に導入しておく必要がある。
【００２５】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項１０に示すとおり、前記規制値が、装置グループ及びユーザごとに設定された構成とすることができる。これによると、画像形成装置の使用量を、装置グループに加えてユーザごとに規制することができるため、ユーザの業務に応じて適切な使用規制を行うことができ、利便性が向上する。
【００２６】
前記画像出力管理システムにおいては、請求項１１に示すとおり、前記規制値が、装置グループ及びユーザグループごとに設定された構成とすることができる。これによると、画像形成装置の使用量を、装置グループに加えてユーザグループごとに規制することができるため、ユーザが属するユーザグループの業務に応じて適切な使用規制を行うことができ、利便性が向上する。
【００２７】
また、本発明による制御プログラムにおいては、請求項１２に示すとおり、複数の画像形成装置の使用量を管理制限するものであり、ユーザの指示に基づく出力ジョブによる前記画像形成装置の使用を、当該画像形成装置が属する装置グループごとに設定された規制値に基づいて規制するものとした。
【００２８】
これによると、出力コストの高低などで複数の画像形成装置をグループ分けして、同一の装置グループに属する画像形成装置を一括して使用量を規制するため、管理者の作業負担を軽減しつつ、効率的にシステム全体のコストを削減することができる。
【００２９】
この場合、制御プログラムは、各画像形成装置から収集した出力ジョブ単位の使用量から累積使用量を装置グループごとに集計管理する過程と、ユーザの指示に基づく出力ジョブの実行による累積使用量を規制値と比較して出力を規制すべきか否かの判定を行う過程と、この出力規制の要否判定での判定結果に応じて所定の出力規制動作、すなわち出力ジョブの実行の拒否や、ユーザへの警告通知の各動作を制御する過程とで構成され、累積使用量を装置グループごとに集計管理する過程は、各画像形成装置とネットワーク接続された管理装置で行うと良い。また、出力規制の要否判定を行う過程は、画像形成装置で行うと良いが、管理装置で行うことも可能である。出力規制動作を制御する過程は、出力規制動作の種類に応じて画像形成装置及び管理装置のいずれかで行うようにすると良い。これらの制御プログラムは、メモリなどの記憶手段に予め記憶され、またＣＤ−ＲＯＭなどの適宜な記憶媒体あるいはＩＰ網などの適宜な通信媒体を用いて導入される。
【発明の効果】
【００３０】
このように本発明によれば、出力コストの高低などで複数の画像形成装置をグループ分けして、装置グループごとに規制値を設定し、同一の装置グループに属する画像形成装置を一括して使用量を規制するため、管理者の作業負担を軽減しつつ、効率的にシステム全体のコストを削減することができるという優れた効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３１】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら説明する。
【００３２】
図１は、本発明による画像出力管理システムを示すブロック図である。このシステムは、複数のカラー複合機（画像形成装置）１と、複数のモノクロ複合機（画像形成装置）２と、これら複数の複合機１・２にネットワーク（ＬＡＮ）接続されて複合機１・２の使用量を管理制限する管理サーバ（管理装置）３とを有している。さらに、このシステムは、複数の複合機１・２にネットワーク（ＬＡＮ）接続されてそれらの複合機１・２に対して印刷要求を行うユーザ端末４とを有している。
【００３３】
カラー複合機１及びモノクロ複合機２は、装置種別によりグループ分けして管理サーバ３に登録されており、ここでは、カラー複合機１がカラー複合機グループ（装置グループ）５としてグループ化され、モノクロ複合機２がモノクロ複合機グループ（装置グループ）６としてグループ化されている。
【００３４】
図２は、図１に示した複合機、管理サーバ、及びユーザ端末の構成を機能的に示すブロック図である。複合機１・２は、制御部１１と、ネットワークインタフェース１２と、ファクシミリ通信部１３と、スキャナ部１４と、画像形成部１５と、操作パネル１６とを有している。カラー複合機１では、画像形成部１５が各原色ごとのトナーを用いて電子写真方式によりカラー画像を形成する機能を有し、モノクロ複合機２では、画像形成部１５が単色のトナーを用いて電子写真方式によりモノクロ画像を形成する機能を有している。
【００３５】
この複合機１・２では、原稿をスキャナ部１４にて読み取ることで得られた原稿画像データに基づいて画像形成部１５にて記録紙上に画像形成することで複写機能が実現される。また、原稿をスキャナ部１４にて読み取ることで得られたファクシミリデータをファクシミリ通信部１３から送信し、またファクシミリ通信部１３にて受信したファクシミリデータに基づいて画像形成部１５にて記録紙上に画像形成することでファクシミリ機能が実現される。また、ネットワークインタフェース１２にてユーザ端末４から受け取った印刷データを画像形成部１５にて記録紙上に画像形成することでネットワークプリンタ機能が実現される。
【００３６】
さらに、複合機１・２は、カードリーダ１８と、指紋センサ１９とを有している。カードリーダ１８は、ユーザが所持するＩＣカードを読み取るものであり、指紋センサ１９は、ユーザの指紋を読み取るものであり、ユーザの指示に基づき出力ジョブを実行する際に、操作パネル１６にてユーザが入力したパスワード、カードリーダ１８にてＩＣカードから取得したカードＩＤ、及び指紋センサ１９にてユーザから取得した指紋データを、予め登録されたユーザごとのデータと比較照合して出力操作を行う指示元のユーザを特定するユーザ認証処理が制御部１１にて行われる。
【００３７】
ユーザ端末４は、制御部４１と、ネットワークインタフェース４２と、ディスプレイ４３と、キーボード及びマウスなどからなる入力部４４と、アプリケーション４５と、プリンタドライバ４６とを有しており、入力部４４を操作してアプリケーション４５において所要の文書を開いて印刷を指示すると、複合機１・２で処理可能なプリンタ言語による印刷データがプリンタドライバ４６にて生成され、その印刷データがネットワークインタフェース４２から複合機１・２に向けて送信される。
【００３８】
さらに、ユーザ端末４は、複合機１・２と同様に、カードリーダ４７と、指紋センサ４８とを有しており、複合機１・２に対して印刷要求を行う際に、キーボードなどからなる入力部４４にてユーザが入力したパスワード、カードリーダ４７にてＩＣカードから取得したカードＩＤ、及び指紋センサ４８にてユーザから取得した指紋データが、複合機１・２に送付され、複合機１・２の制御部１１において、予め登録されたユーザごとのデータと比較照合して出力操作を行う指示元のユーザを特定するユーザ認証が行われる。
【００３９】
管理サーバ３は、制御部３１と、ネットワークインタフェース３２と、データベース３３と、Ｗｅｂサーバ部３４とを有している。データベース３３には、ユーザ認証に要する認証データなどのユーザ情報と、複合機１・２の使用規制に関する上限値情報と、複合機１・２のグループ化に関する装置グループ情報と、複合機１・２の現在までの使用量に関する実績値情報とが予め登録されている。
【００４０】
なおここでは、操作を行うユーザを特定するユーザ認証処理を複合機１・２にて行うようにしたが、このユーザ認証処理を管理サーバ３で行うようにしても良い。この場合、出力操作を行うユーザから取得した認証データ、すなわちパスワード、カードＩＤ、及び指紋データを複合機１・２から管理サーバ３が取得してユーザ認証処理を行い、その認証結果を複合機１・２に送るようにする。
【００４１】
図３は、図２に示した管理サーバに保持されるユーザ情報の内容を示している。ユーザ情報は、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワード、カードＩＤ、指紋データ、及びメールアドレスの各情報からなっている。パスワードは、ユーザ認証時にユーザに入力させるものであり、カードＩＤは、ユーザが所持するＩＣカードに登録されたものであり、指紋データは、予めユーザから取得したものであり、メールアドレスは、ユーザ端末４に電子メールを送付する際の宛先である。
【００４２】
パスワード、カードＩＤ、及び指紋データは、予め管理サーバ３から複合機１・２に送られて所要の記憶手段に保持され、複合機１・２の制御部１１で行われるユーザ認証に用いられる。
【００４３】
図４は、図２に示した管理サーバに保持される装置グループ情報の内容を示している。装置グループ情報は、カラー複合機グループ５及びモノクロ複合機グループ６の各装置グループに属する複合機１・２の装置ＩＤ、ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス、装置名、及び機種の各情報からなっている。これらの情報に基づいてネットワーク上の複合機１・２を識別し、また複合機１・２が属する装置グループ（カラー複合機グループ５及びモノクロ複合機グループ６）を判別する。
【００４４】
この他、複合機１・２の種類・機能でグループ分けするにあたっては、例えば高速で出力コストが嵩むものと、低速で出力コストが低いものとでグループ分けすることも可能である。また、複合機１・２の使用形態に基づいてグループ分けすることも可能であり、例えば新しい記録紙を用いるものと、裏紙を用いるものとでグループ分けすることも可能である。また、記録紙のサイズでグループ分けする、例えばＡ４専用機とＡ３対応機とでグループ分けすることも可能である。
【００４５】
図５は、図２に示した管理サーバに保持される実績値情報の内容を示している。実績値（累積使用量）は、月や年などの単位期間中の使用枚数（使用量）の累積値であり、出力ジョブごとに複合機１・２から収集された使用枚数から、ユーザ別の実績値が複合機１・２ごとに集計され、さらにユーザ別の実績値が装置グループ（カラー複合機グループ５及びモノクロ複合機グループ６）ごとに集計される。
【００４６】
図６は、図２に示した管理サーバに保持される上限値情報の内容を示している。ここでは、ユーザ別の使用枚数の上限値（規制値）が装置グループ（カラー複合機グループ５及びモノクロ複合機グループ６）ごとに設定されている。
【００４７】
複合機１・２では、自装置あるいはユーザ端末４でのユーザの指示に基づく出力ジョブによる自装置の使用を、自装置が属する装置グループごとに設定された上限値（規制値）に基づいて規制するようになっている。すなわち、複合機１・２は、ユーザの指示に基づく出力ジョブを実行する際に、その出力ジョブの実行による累積使用量を上限値と比較して、出力を規制すべきか否かの判定を行い、ここで、当該出力ジョブの実行による累積使用枚数が上限値を超え、出力を規制すべきものと判定された場合には、所定の出力規制動作を行う。
【００４８】
この上限値に基づく規制の要否判定にあたっては、複合機１・２から管理サーバ３に対して上限値及び実績値の送出を要求する処理が行われ、管理サーバ３では、要求元の複合機１・２が属する装置グループ及び指示元のユーザに該当する上限値及び実績値をデータベース３３から取得して、その上限値及び実績値を要求元の複合機１・２に送信する処理が行われる。複合機１・２では、管理サーバ３から取得した上限値及び実績値に基づいて、出力規制の要否判定が制御部１１で行われる。
【００４９】
特にここでは、コストの嵩むカラー画像出力を行うカラー複合機グループ５の上限値が、コストが低いモノクロ画像出力を行うモノクロ複合機グループ６の上限値より低く設定されて、カラー複合機１の使用規制が強化されており、これによりシステム全体のコストを削減することができる。
【００５０】
また、装置グループ（カラー複合機グループ５及びモノクロ複合機グループ６）ごとの上限値（規制値）がユーザ別に設定されており、装置グループごとの使用枚数をユーザ単位で管理することができるため、ユーザの業務に応じて適切な使用規制を行うことができる。
【００５１】
なお、複合機１・２の使用量は、実際に出力される記録紙の枚数で管理することが簡易であるが、現像剤の消費量のように出力コストに直接影響を及ぼす量、例えば出力する画像の黒率（トナーが付着する画線部の占める割合）で管理する構成も可能である。このとき、標準的な黒率に基づいた換算枚数で管理する。
【００５２】
図７・図８・図９は、図２に示した複合機の操作パネル上の表示部に表示される警告画面を示している。これらの警告画面は、複合機１・２においてユーザがコピーの指示を行った際に制御部１１で行われる出力規制の要否判定により、出力を規制すべきものと判定された場合、すなわちユーザの指示に基づく出力ジョブの実行による累積使用枚数が上限値を超える場合に、その上限値を超える出力ジョブの実行を許可するかあるいは拒否するかの設定の如何に応じて、操作パネル１６上のタッチパネルディスプレイからなる表示部に表示される。上限値を超えた出力ジョブの実行の可否の設定は、予めユーザあるいは管理者により行われる。
【００５３】
図７に示す警告画面は、上限値を超える出力ジョブの実行を認める設定の場合であり、出力規制動作として警告メッセージをユーザに通知すると共に、当該出力ジョブの実行の可否をユーザに選択させるものである。この場合、上限値を超える出力ジョブの実行を、警告の上、ユーザの必要に応じて許可することになる。
【００５４】
この図７に示す警告画面では、ユーザの指示通りに出力ジョブを実行すると累積使用枚数が上限値を超えてしまう旨の警告メッセージ、及び印刷をキャンセルするか否かを問い合わせるメッセージがメッセージ表示部７１に表示され、また印刷及びキャンセルの各ボタン７２・７３が設けられており、これらのボタン７２・７３の操作で、出力ジョブを実行するか否かをユーザが選択することができる。
【００５５】
図８に示す警告画面は、上限値を超える出力ジョブの実行を認めない設定の場合であり、出力規制動作として当該出力ジョブの実行が拒否されたため、当該出力ジョブの実行が不可である旨の確認メッセージをユーザに通知するものである。
【００５６】
出力ジョブの実行を拒否するにあたっては、後に説明するように、当該出力ジョブに係る出力枚数の全てが不可能な場合、すなわち１枚の出力もできない場合に出力を拒否する他、当該出力ジョブに係る出力枚数の一部が不可能な場合に、当該出力ジョブに係る出力枚数の全てを拒否する構成も可能である。
【００５７】
この図８に示す確認画面では、ユーザの指示通りに出力ジョブを実行すると累積使用枚数が上限値を超えてしまい、出力ジョブを実行することができない旨の確認メッセージがメッセージ表示部８１に表示され、またＯＫのボタン８２が設けられており、ユーザが確認メッセージを見て、出力ジョブを実行することができないことを了解してＯＫのボタン８２を操作することで、新規の指示を受け付ける初期画面に戻る。
【００５８】
図９に示す警告画面は、上限値を超える出力ジョブの実行を認めない設定の場合であり、出力規制動作として警告メッセージをユーザに通知すると共に、上限値を超えない範囲内での当該出力ジョブの実行の可否をユーザに選択させるものである。この場合、ユーザの指示による出力ジョブに係る出力枚数の一部が可能な場合に、当該出力ジョブの実行を、警告の上、上限値を超えない範囲内での条件付きで許可することになる。
【００５９】
この図９に示す警告画面では、上限値を超えない範囲で出力可能な使用枚数が記載された警告メッセージ、及び印刷をキャンセルするか否かの問い合わせメッセージがメッセージ表示部９１に表示され、また上限値まで印刷及びキャンセルの各ボタン９２・９３が設けられており、これらのボタン９２・９３の操作で、出力ジョブを実行するか否かをユーザが選択することができる。
【００６０】
図１０・図１１は、図２に示した複合機でコピー操作を行った際の処理手順を示すフロー図である。図１０に示す例は、上限値を超える出力を許可する設定の場合であり、図１１に示す例は、上限値を超える出力を拒否する設定の場合である。
【００６１】
図１０に示すように上限値を超える出力を許可する設定の場合には、まず複合機１・２において、ユーザ認証、すなわち操作パネル１６にてユーザがパスワードを入力し、またカードリーダ１８にてユーザが所持するＩＣカードを読み取り、さらに指紋センサ１９にてユーザの指紋を読み取り、これらの操作で取得したパスワード、カードＩＤ、及び指紋データを、予め登録されたデータと照合するユーザ認証処理が制御部１１にて行われ（ステップ１０１）、ここでユーザ認証が成功すると、自装置が属する装置グループ（カラー複合機グループまたはモノクロ複合機グループ）及びユーザに該当する上限値及び実績値を管理サーバ３から取得する（ステップ１０２）。
【００６２】
次に複合機１・２において、ユーザがコピー要求を行う、すなわち原稿をスキャナ部１４にセットして、コピー枚数などの所要の指定操作、及びコピーの開始操作を操作パネル１７にて行うと（ステップ１０３）、管理サーバ３から取得した上限値から実績値を差し引いた残り枚数とコピー要求枚数とを比較する処理が制御部１１にて行われる（ステップ１０４）。
【００６３】
ここで、コピー要求枚数の全てが可能な場合には、コピー処理、すなわちスキャナ部１４にて原稿を読み取り、これにより得られた画像データに基づいて画像形成部１５にて原稿の複写画像を記録紙上に形成する出力処理が実行される（ステップ１０５）。そして、所要の枚数のコピー処理が終了すると、管理サーバ３に対して出力枚数を通知する処理が行われる（ステップ１０６）。このとき、管理サーバ３では、受け取った出力枚数を実績値に加算して、データベース３３に登録された実績値を更新する処理が行われる。
【００６４】
他方、コピー要求枚数の一部が可能な場合、及びコピー要求枚数の全てが不可能な場合には、図７に示した警告画面を操作パネル１６上の表示部に表示させて、複写ジョブを実行するか否かをユーザに選択させ（ステップ１０７）、ここで実行が選択されると、コピー処理が実行され（ステップ１０５）、ついで管理サーバ３に対して出力枚数を通知する処理が行われる（ステップ１０６）。また、キャンセルが選択されると、コピー処理が実行されることなく終了する。
【００６５】
図１１に示すように上限値を超える出力を許可しない設定の場合には、まず複合機１・２において、ユーザ認証、すなわちパスワード、カードＩＤ、及び指紋データを予め登録されたデータと照合するユーザ認証処理が制御部１１にて行われ（ステップ２０１）、ここでユーザ認証が成功すると、自装置が属する装置グループ（カラー複合機グループまたはモノクロ複合機グループ）及びユーザに該当する上限値及び実績値を管理サーバ３から取得する（ステップ２０２）。
【００６６】
次に複合機１・２において、ユーザがコピー要求を行う、すなわち原稿をスキャナ部１４にセットして、コピー枚数などの所要の指定操作、及びコピーの開始操作を操作パネル１６にて行うと（ステップ２０３）、管理サーバ３から取得した上限値から実績値を差し引いた残り枚数とコピー要求枚数とを比較する処理が制御部１１にて行われる（ステップ２０４）。
【００６７】
ここで、コピー要求枚数の全てが可能な場合には、コピー処理、すなわちスキャナ部１４にて原稿を読み取り、これにより得られた画像データに基づいて画像形成部１５にて原稿の複写画像を記録紙上に形成する出力処理が実行される（ステップ２０５）。そして、所要の枚数のコピー処理が終了すると、管理サーバ３に対して出力枚数を通知する処理が行われる（ステップ２０６）。
【００６８】
他方、コピー要求枚数の一部が可能な場合には、図９に示した警告画面を操作パネル１６上の表示部に表示させて、複写ジョブを実行するか否かをユーザに選択させる処理が行われ（ステップ２０７）、ここで上限までコピーが選択されると、上限値までの残り枚数分のみのコピー処理が実行され（ステップ２０８）、ついで管理サーバ３に対して出力枚数を通知する処理が行われる（ステップ２０６）。また、キャンセルが選択されると、コピー処理が実行されることなく終了する。
【００６９】
他方、コピー要求枚数の全てが不可能な場合には、複写ジョブの実行ができない旨のエラーメッセージ、すなわち図８に示した確認画面を操作パネル１６上の表示部に表示させ（ステップ２０９）、終了する。
【００７０】
なお、以上の説明では、複合機１・２に設けられた操作パネル１６で出力の指示を行う一例として、原稿画像を記録紙上に複写する複写ジョブの例を示したが、複合機１・２で出力の指示を行うものとしては、この他に、メモリ受信したファクシミリデータを記録紙上に画像形成する出力ジョブもあり、この場合も前記の複写ジョブの例と同様である。
【００７１】
図１２は、図２に示した管理サーバからユーザ端末に送られる警告メールの内容を示している。この警告メールは、ユーザ端末４において印刷の指示を行った際に複合機１・２の制御部１１で行われる出力規制の要否判定により、出力を規制すべきものと判定された場合、すなわちユーザの指示に基づく出力ジョブの実行による累積使用枚数が上限値を超える場合に、管理サーバ３からユーザ端末４に送信される。
【００７２】
この図１２に示す警告メールは、上限値を超える出力ジョブの実行を認めない設定で、出力規制動作として当該出力ジョブの実行が拒否された場合にユーザ端末４に送信され、この警告メールには、ユーザの指示通りに出力ジョブを実行した場合に累積使用枚数が上限値を超えてしまうために出力ジョブを実行することができない旨の確認メッセージと、対処方法（印刷再開手順）を案内するＷｅｂサイトのアドレス（ＵＲＬ）が記載されている。
【００７３】
警告メールに記載のＷｅｂサイトは、管理サーバ３のＷｅｂサーバ部３４で公開されるものであり、ユーザ端末４においてこのＷｅｂサイトにアクセスすると、現在の状態、すなわち図５に示した実績値情報及び図６に示した上限値情報に基づいて、現在の実績値及び上限値の一覧が記載されたＷｅｂページが表示され、これを参照してユーザが適当な複合機１・２、例えば上限値までの余裕を考慮して別の装置グループの複合機１・２を選択し、その複合機１・２に対してユーザが印刷指示をやり直すことになる。
【００７４】
また、ユーザ端末４においてこのＷｅｂサイトにアクセスした際に表示されるＷｅｂページにおいて、ユーザが指示した印刷ジョブを実行可能な複合機１・２の候補を表示して、その候補の中から印刷ジョブを実行させる複合機１・２を選択させるようにしても良い。この場合、ユーザの印刷指示によりユーザ端末４から印刷ジョブを受け付けた複合機１・２に対して、Ｗｅｂページでユーザにより指定された複合機１・２に印刷ジョブを転送するように管理サーバ３が指示し、これにより印刷ジョブを転送された複合機１・２で印刷が実行されるようにしても良く、このようにすると、ユーザが印刷指示をやり直す面倒が解消される。
【００７５】
図１３は、図２に示したユーザ端末で印刷操作を行った際の処理手順を示すフロー図である。ここでは、上限値を超えた出力ジョブの実行の可否に関する設定が、予めユーザあるいは管理者により行われる。
【００７６】
まず事前に、ユーザ端末４において、キーボード及びマウスなどからなる入力部４４にてユーザがパスワードを入力し、またカードリーダ４７にてユーザが所持するＩＣカードを読み取り、さらに指紋センサ４８にてユーザの指紋を読み取り、これらの操作で取得したパスワード、カードＩＤ、及び指紋データをプリンタドライバ４６に登録しておく。なお、この操作は印刷指示の度に行うようにしても良い。
【００７７】
そして、ユーザ端末４においてユーザがアプリケーション４５で所要の文書を開いて印刷枚数を指定して印刷する指示を行い、プリンタドライバ４６を介して複合機１・２に対して印刷要求が行われると（ステップ３０１）、複合機１・２の制御部１１にて、ユーザ認証、すなわちユーザ端末４から取得したパスワード、カードＩＤ、及び指紋データを、予め登録されたデータと照合する処理が行われる（ステップ３０２）。
【００７８】
このユーザ認証が成功すると、複合機１・２では、自装置が属する装置グループ（カラー複合機グループまたはモノクロ複合機グループ）及びユーザに該当する上限値及び実績値を管理サーバ３から取得し（ステップ３０３）、ついで管理サーバ３から取得した上限値から実績値を差し引いた残り枚数と印刷要求枚数とを比較する処理が制御部１１にて行われる（ステップ３０４）。
【００７９】
ここで、印刷要求枚数の全てが可能な場合には、印刷処理、すなわちユーザ端末４から受け取った印刷データに基づいて画像形成部１５にて文書の画像を記録紙上に形成する出力処理が実行される（ステップ３０５）。
【００８０】
他方、印刷要求枚数の一部が可能な場合、及び印刷要求枚数の全てが不可能な場合には、上限値を超える印刷を許可する設定か否かの判定が行われ（ステップ３０６）、上限値を超える印刷を許可する設定の場合には、印刷処理が実行される（ステップ３０７）。
【００８１】
そして、所要の枚数の印刷処理が終了すると、当該印刷ジョブで出力した枚数を管理サーバ３に対して通知し（ステップ３０８）、上限値を超える印刷ジョブの実行を認めない設定で印刷ジョブが上限値を超えて行われた場合には（ステップ３０９）、管理サーバ３からユーザ端末４に対して警告通知、すなわち図１２に示した警告メールが送信される（ステップ３１０）。このとき、警告メール送信の要否判定は、管理サーバ３で行う他、複合機１・２にて行った後にその判定結果を管理サーバ３に通知するものとしても良い。
【００８２】
他方、ユーザ認証（ステップ３０２）が失敗すると、管理サーバ３からユーザ端末４に対してエラー通知、すなわちユーザ認証が失敗した旨の通知メッセージが記載された電子メールが送信される（ステップ３１１）。
【００８３】
なお、ユーザ端末４を操作するユーザに対して所定のメッセージを通知するにあたっては、前記のように電子メールによる他、ＳＮＭＰ（Simple Network Management Protocol）などの適当な通信プロトコルを用いて、所定のメーッセージが記載された画面をユーザ端末４のディスプレイ４３に表示させることも可能である。この場合、管理サーバ３から送出される通知データをネットワークを介して受信するプログラムをユーザ端末４に導入しておく必要がある。
【００８４】
また、ＳＮＭＰなどの適当な通信プロトコルを用いることにより、図７・図８・図９に示したように、所定のメーッセージが記載されると共に、ユーザの選択操作を受け付けるボタン群が設けられた画面をユーザ端末４のディスプレイ４３に表示させて、ユーザに所要の通知を行うと共に所要の選択操作を行わせることも可能である。
【００８５】
図１４は、図２に示した管理サーバに保持される上限値情報の別の例を示す図である。ここでは、装置グループ（カラー複合機グループ５及びモノクロ複合機グループ６）及びユーザグループごとに使用枚数の上限値（規制値）が設定されている。
【００８６】
この場合、装置グループごとの使用量をユーザグループ単位で管理することができるため、ユーザが属するユーザグループの業務に応じて適切な使用規制を行うことができる。
【００８７】
なお、複合機１・２の制御部１１で行われる出力規制の要否判定、及び所定の出力規制動作、すなわち出力ジョブの拒否、ユーザへの通知メッセージの表示の各動作の制御は、ＲＯＭなどの所要の記憶手段に格納された制御プログラムを、制御部１１を構成するＣＰＵで実行させることで実現される。
【００８８】
また、管理サーバ３の制御部３１で行われる累積使用量を装置グループごとに集計管理する処理、及び所定の出力規制動作、すなわち警告メールの送信は、ＲＯＭなどの所要の記憶手段に格納された制御プログラムを、制御部３１を構成するＣＰＵで実行させることで実現される。
【産業上の利用可能性】
【００８９】
本発明にかかる画像出力管理システム及びその制御プログラムは、管理者の作業負担を軽減しつつ、効率的にシステム全体のコストの削減を図ることができる効果を有し、プリンタ、複写機、ファクシミリ装置、及び複合機などの画像形成装置の使用量を管理する画像出力管理システム及びその制御プログラムなどとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】本発明による画像出力管理システムの構成を示すブロック図
【図２】図１に示した複合機、管理サーバ、及びユーザ端末の構成を機能的に示すブロック図
【図３】図２に示した管理サーバに保持されるユーザ情報の内容を示す図
【図４】図２に示した管理サーバに保持される装置グループ情報の内容を示す図
【図５】図２に示した管理サーバに保持される実績値情報の内容を示す図
【図６】図２に示した管理サーバに保持される上限値情報の内容を示す図
【図７】図２に示した複合機の操作パネル上の表示部に表示される警告画面を示す図
【図８】図２に示した複合機の操作パネル上の表示部に表示される警告画面を示す図
【図９】図２に示した複合機の操作パネル上の表示部に表示される警告画面を示す図
【図１０】図２に示した複合機でコピー操作を行った際の処理手順を示すフロー図
【図１１】図２に示した複合機でコピー操作を行った際の処理手順を示すフロー図
【図１２】図２に示した管理サーバからユーザ端末に送られる警告メールの内容を示す図
【図１３】図２に示したユーザ端末で印刷操作を行った際の処理手順を示すフロー図
【図１４】図２に示した管理サーバに保持される上限値情報の別の例を示す図
【符号の説明】
【００９１】
１  カラー複合機（画像形成装置）
２  モノクロ複合機（画像形成装置）
３  管理サーバ（管理装置）
４  ユーザ端末
５  カラー複合機グループ
６  モノクロ複合機グループ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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