(57)【要約】【課題】  案件の作業について予め定められた作業者が未処理の場合にその代行者を設定すること無く他の作業者が当該作業を効率的に行うことが可能な技術を提供する。【解決手段】  予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で代理処理を支援するワークフロー処理方法において、ワークフロー処理を行うユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを記憶装置の権限管理テーブルから取得するステップと、前記取得したユーザＩＤに対応する作業の内でその作業状態が未処理であることを示している案件情報を記憶装置の案件管理テーブルから取得して出力装置により出力するステップと、前記ワークフロー処理を行うユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態及び前記取得した下位ユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態を、前記出力した案件情報の作業に対する操作内容に応じて変更するステップとを有するものである。【選択図】図１
2007004210.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で代理処理を支援するワークフロー処理方法において、
ワークフロー処理を行うユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを記憶装置の権限管理テーブルから取得するステップと、前記取得したユーザＩＤに対応する作業の内でその作業状態が未処理であることを示している案件情報を記憶装置の案件管理テーブルから取得して出力装置により出力するステップと、記憶装置の案件管理テーブルを参照し、前記ワークフロー処理を行うユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態及び前記取得した下位ユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態を、前記出力した案件情報の作業に対する操作内容に応じて変更するステップとを有することを特徴とするワークフロー処理方法。
【請求項２】
前記案件情報の取得を行う際に、その処理期限を経過した作業の案件情報を記憶装置の案件管理テーブルから取得することを特徴とする請求項１に記載されたワークフロー処理方法。
【請求項３】
前記案件情報の取得の際に、作業状態が未処理である案件情報が同一案件について複数存在している場合には、それらの案件情報の内の一つを選択して出力装置により出力することを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載されたワークフロー処理方法。
【請求項４】
予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で代理処理を支援するワークフロー処理装置において、
ワークフロー処理を行うユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを記憶装置の権限管理テーブルから取得する権限確認処理部と、
前記取得したユーザＩＤに対応する作業の内でその作業状態が未処理であることを示している案件情報を記憶装置の案件管理テーブルから取得して出力装置により出力し、前記ワークフロー処理を行うユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態及び前記取得した下位ユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態を、前記出力した案件情報の作業に対する操作内容に応じて変更するワークフロー制御部とを備えることを特徴とするワークフロー処理装置。
【請求項５】
予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で代理処理を支援するワークフロー処理方法をコンピュータに実行させる為のプログラムにおいて、
ワークフロー処理を行うユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを記憶装置の権限管理テーブルから取得するステップと、前記取得したユーザＩＤに対応する作業の内でその作業状態が未処理であることを示している案件情報を記憶装置の案件管理テーブルから取得して出力装置により出力するステップと、前記ワークフロー処理を行うユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態及び前記取得した下位ユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態を、前記出力した案件情報の作業に対する操作内容に応じて変更するステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で、予め定められた作業者以外の他の作業者による作業の代理処理を支援するワークフロー処理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、予め当該作業に対する作業者とその作業者が不在の場合に代行して作業を行う代行者を登録しておき、作業者の在席状況を常時監視し、不在であると判断した場合は代行者に処理依頼をメールで行うことによって、作業が滞留することのないワークフローシステムが実現できることが述べられている（例えば特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−２１９３９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前記従来技術では、予め作業の代行者を登録しておく必要があり、これを設定し忘れると作業の滞留が発生してしまう。また、在席状況の監視に関しても、作業者が在席してはいるが作業をやり忘れる等の状況が発生する場合があり、これも作業の滞留を防ぐ為の有効な手段とは言い難い。
【０００５】
また、通常ワークフローシステムで実現されている様な書類の回覧業務は、より上位の権限者が案件の処理をしてしまえば、下位の権限者の処理は省略可能であるということも考慮されていない。
【０００６】
本発明の目的は上記問題を解決し、案件の作業について予め定められた作業者が未処理の場合にその代行者を設定すること無く他の作業者が当該作業を効率的に行うことが可能な技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で代理処理を支援するワークフロー処理装置において、下位ユーザによる作業状態が未処理である案件情報を出力してその作業に対する操作内容を受け付け、そのユーザの作業の作業状態及び下位ユーザの作業の作業状態を前記操作内容に応じて変更するものである。
【０００８】
本発明のワークフロー処理装置では、ワークフロー処理を行うユーザがログインすると、各ユーザの職務権限を示す情報を格納している権限管理テーブルを参照して、そのユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを前記権限管理テーブルから取得する。
【０００９】
次に、ワークフロー処理の各案件の作業を行う作業者のユーザＩＤや作業状態の情報を格納している案件管理テーブルを参照し、前記取得した下位ユーザのユーザＩＤの作業者に割り当てられている作業の内で、その作業状態が未処理であることを示している案件情報を前記案件管理テーブルから取得して出力装置により出力する。
【００１０】
ワークフロー処理を行うユーザは、前記出力された案件情報を参照し、その案件情報の作業に対する操作内容の入力を入力装置により行う。
【００１１】
本発明のワークフロー処理装置では、前記出力した案件情報の作業に対する操作内容を受け付けると、前記案件管理テーブルを参照して、前記入力が行われた案件の作業の内で、当該入力を行ったユーザのユーザＩＤに割り当てられている作業及びその下位ユーザのユーザＩＤに割り当てられている作業を前記案件管理テーブルから検索し、その検索した作業の作業状態を前記受け付けた操作内容に応じて変更する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、案件の作業について予め定められた作業者が未処理の場合にその代行者を設定すること無く他の作業者が当該作業を効率的に行うことが可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下に予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧して回覧先毎に前記案件の業務を行うワークフロー処理で代理処理を支援する一実施形態のワークフロー処理装置について説明する。
【００１４】
図１は本実施形態のワークフロー処理装置の概要を示す図である。本実施形態のワークフロー処理装置は、予め定義された業務フローに従い、各作業の作業者を決定したり、案件の状態を変更したりする機能を有するワークフロー制御部１４と、案件情報の管理を行う案件管理テーブル１１を有する案件管理データベース１０と、各作業者の作業権限を管理する権限管理テーブル１３を有する作業者権限管理データベース１２と、作業者権限管理データベース１２へ作業者よりも権限が下位の作業者を検索する権限確認処理部１５とを備え、作業者が案件操作を行う為のユーザインタフェースを提供する案件操作クライアント画面１６を備えるクライアント装置からの操作内容を受信してワークフロー処理を行う。
【００１５】
権限確認処理部１５は、ワークフロー処理を行うユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを作業者権限管理データベース１２内の権限管理テーブル１３から取得する処理を行う。またワークフロー制御部１４は、前記取得したユーザＩＤに対応する作業の内でその作業状態が未処理であることを示している案件情報を案件管理データベース１０内の案件管理テーブル１１から取得して出力装置により出力し、その出力した案件情報の作業に対する操作内容の入力を入力装置により受け付け、前記入力の行われた案件の作業の内で当該入力を行ったユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態及びその下位ユーザのユーザＩＤに対応する作業の作業状態を前記操作内容に応じて変更する処理を行う。
【００１６】
本実施形態のワークフロー処理装置を前記処理部として機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体から情報処理装置にインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
【００１７】
図８は本実施形態のワークフロー処理装置のハードウェア構成例を示す図である。図８に示す様に本実施形態のワークフロー処理装置は、前記処理部としてコンピュータを機能させる為のプログラムをメモリにロードし、これらのソフトウェア処理と磁気ディスク装置等のハードウェア資源とが協働することにより、ワークフロー処理の代理処理を支援する処理を行う。
【００１８】
図２は本実施形態の作成された見積の承認を係長から部長まで順に行う見積の承認依頼業務を表した業務フローの一例を示す図である。図２に示す様に、この業務フローに案件が投入されるとまず最初の作業である係長承認作業２０１０が生成される。
【００１９】
すなわち従来のワークフロー処理では、例えば係長が作業者としてログインを行うと、ワークフロー制御部１４は、ログインした係長のユーザＩＤを取得して案件管理データベース１０内の案件管理テーブル１１を検索し、係長のユーザＩＤに対応する作業の内で次に処理すべき状態となっている係長承認作業２０１０の案件情報を取得してその内容を案件操作クライアント画面１６に表示し、作業者である係長が作業を行うまで係長承認作業２０１０の状態を処理中にする。また同様にして課長承認作業２０２０及び部長承認作業２０３０を行う。
【００２０】
一方、本願発明では、例えば係長承認作業２０１０が未処理である場合に、部長が作業者としてログインを行うと、ワークフロー制御部１４は、ログインした部長のユーザＩＤを取得して案件管理データベース１０内の案件管理テーブル１１を検索するが、その際、権限確認処理部１５はワークフロー制御部１４から作業者のユーザＩＤを取得し、作業者権限管理データベース１２内の権限管理テーブル１３を検索して作業者よりも権限が下位のユーザである課長や係長のユーザＩＤを取得してワークフロー制御部１４へ渡し、ワークフロー制御部１４は、下位ユーザの作業の内で未処理の案件情報として、例えば最も下位の係長承認作業２０１０の案件情報を検索して取得し、その内容を案件操作クライアント画面１６に表示し、作業者である部長が作業を行うまで係長承認作業２０１０の状態を処理中にする。ここで、案件を一意に識別する為の案件キーの入力を受け付けて特定の案件情報を取得する様にしても良い。
【００２１】
図３は本実施形態のワークフロー処理の代理処理を支援する処理の処理手順を示すフローチャートである。図３に示す様に、下位ユーザによる作業状態が未処理である案件情報を表示してその作業に対する操作内容を受け付け、そのユーザに割り当てられている作業の作業状態及び下位ユーザに割り当てられている作業の作業状態を前記操作内容に応じて変更する処理を行う。
【００２２】
ユーザがクライアント装置を介してワークフロー処理装置へユーザＩＤやパスワード等の情報を送信し、作業者としてワークフロー処理装置へログインすると、ステップ３０１０でワークフロー制御部１４は、ログインした作業者のユーザ情報をメモリ等の記憶装置から読み出してユーザＩＤを取得し、案件管理データベース１０内の案件管理テーブル１１を検索して、その作業者のユーザＩＤに対応する作業の内で次に処理すべき状態となっている作業、すなわちその作業者に割り当てられた未処理の作業の内でその直前の作業が処理済となっているものについて、その作業の案件情報を取得すると共に、前記取得した作業者のユーザＩＤを権限確認処理部１５へ渡す。
【００２３】
図４は本実施形態の案件管理テーブル１１の一例を示す図である。本実施形態の案件管理データベース１０は、図４に示す様に案件情報を格納する案件管理テーブル１１を持つデータベースである。同図に示す様に案件管理テーブル１１は、案件キーフィールド４０１０、業務フロー名フィールド４０２０、作業ＩＤフィールド４０３０、作業者ＩＤフィールド４０４０、作業状態フィールド４０５０の５つのフィールドを有している。
【００２４】
案件キーフィールド４０１０は、案件を一意に識別するフィールドで、前述した案件キーが格納される。業務フロー名フィールド４０２０は、業務を一意に識別する為のフィールドでワークフローシステム上に登録されている業務フロー名が格納される。作業ＩＤフィールド４０３０は、業務フロー内の各作業を一意に識別する為のフィールドで、業務フロー内の作業の順序を示す番号が格納される。作業者ＩＤフィールド４０４０は、各作業に割り当てられた作業者を一意に識別する為のフィールドで、ユーザＩＤが格納される。作業状態フィールド４０５０は、案件の状態を格納する為のフィールドで、案件の状態に応じて「未処理」、「処理済：承認」等の情報が格納される。
【００２５】
ステップ３０２０で権限確認処理部１５は、ワークフロー制御部１４から渡されたユーザＩＤを検索キーとして、作業者権限管理データベース１２内の権限管理テーブル１３を検索し、そのユーザＩＤで識別されるユーザよりも権限が下位のユーザのユーザＩＤを作業者権限管理データベース１２内の権限管理テーブル１３から取得してワークフロー制御部１４へ渡す。
【００２６】
図５は本実施形態の権限管理テーブル１３の一例を示す図である。図５に示す様に権限管理テーブル１３は、ユーザＩＤフィールド５０１０、職務権限フィールド５０２０の２つのフィールドを有している。
【００２７】
ユーザＩＤフィールド５０１０は、ユーザを一意に識別する為のユーザＩＤを格納したフィールドで、業務フロー上に定義されている各作業の作業者を識別する為のＩＤが格納される。職務権限フィールド５０２０は、組織における各ユーザの職務権限を示す情報を格納するフィールドで、ユーザの職位等が格納される。
【００２８】
図５では説明を判り易くする為に、職務権限フィールド５０２０に「部長」等の職位名をそのまま格納しているが、各職位の職権は「部長」から順に下位になることを示す情報が別途格納されており、権限確認処理部１５は、その職権の順位を示す情報を参照して権限が下位のユーザのユーザＩＤの取得を行うものとする。例えば、ワークフロー制御部１４から渡されたユーザＩＤが「０００１」である場合、権限確認処理部１５は、ユーザＩＤフィールド５０１０が「０００１」である職務権限フィールド５０２０の職位「部長」を権限管理テーブル１３から読み出した後、職務権限フィールド５０２０の内容が「部長」よりも下位の「課長」、「係長」及び「担当」に対応するユーザＩＤフィールド５０１０の「０００２」、「０００３」及び「０００６」を権限管理テーブル１３から読み出してワークフロー制御部１４へ渡す。
【００２９】
次にステップ３０３０でワークフロー制御部１４は、権限確認処理部１５から取得したユーザＩＤに対応する作業の内でその作業状態が未処理であることを示している案件情報を案件管理データベース１０内の案件管理テーブル１１から取得する。
【００３０】
例えば権限確認処理部１５から取得したユーザＩＤが「０００２」、「０００３」及び「０００６」である場合には、それらをそれぞれ検索キーとして作業者ＩＤフィールド４０４０を検索して対応する作業状態フィールド４０５０を参照し、その内容が「未処理」である案件情報、すなわち案件キーが「０００２」で作業者ＩＤフィールド４０４０が「０００２」または「０００３」の案件情報を案件管理テーブル１１から取得する。
【００３１】
その際、作業状態フィールド４０５０の内容が「未処理」であるものの内でその処理期限を経過した作業の案件情報を取得することとしたり、ログインユーザの未処理作業と同じ案件キーを持つものについて前記案件情報の取得を行うものとしても良い。なお処理期限を用いる場合、その処理期限は予め案件管理テーブル１１に格納されているものとする。
【００３２】
ステップ３０３０では、前記の様にして案件情報を取得した後、その案件情報をステップ３０１０で取得した案件情報と共に作業者のクライアント装置へ送信して、クライアント装置の出力装置に案件操作クライアント画面１６として出力する。ここで、前記案件情報の取得の際に、作業状態が未処理である案件情報が同一案件について複数の案件情報を取得した場合、それらの案件情報の内の一つ、例えば権限が最も下位のユーザの案件情報や作業順序の最も早い案件情報を選択してクライアント装置へ送信し、出力装置による出力を行うものとする。
【００３３】
図６は本実施形態の案件操作クライアント画面１６の一例を示す図である。図６に示す様に案件操作クライアント画面１６では、ログインしている作業者が行うべき作業の情報と共に、下位ユーザで未処理となっている作業を示す下位ユーザ未処理作業６０１０を表示しており、ログインしている作業者により、入力装置を介し、承認ボタン６０２０または却下ボタン６０３０が押下されて下位ユーザ未処理作業６０１０に対する操作内容の入力が行われ、完了ボタンの押下を受け付けると、操作の行われた案件の案件キーである案件番号「０００２」と共に前記操作内容（「承認」または「却下」を示す情報）をワークフロー処理装置へ送信する。図６では操作内容としてボタンの押下を例示しているが、各種データ入力等の他の操作を操作内容として受け付け、帳票データの更新等を行うるものとしても良い。
【００３４】
ステップ３０４０でワークフロー制御部１４は、通信装置によりクライアント装置から応答を受信しているかを調べ、クライアント装置からの応答を受信している場合にはその受信したデータから、作業者が操作を行った案件を示す案件キーとその操作内容を示すデータを読み出して取得する。
【００３５】
ステップ３０５０では、前記取得した案件キーと、作業者としてログインしているユーザのユーザＩＤと、ステップ３０２０で取得した下位ユーザのユーザＩＤとを用いて、案件管理データベース１０内の案件管理テーブル１１を検索し、案件キーフィールド４０１０の内容が前記取得した案件キーと一致し、作業者ＩＤフィールド４０４０の内容がログインユーザのユーザＩＤまたは下位ユーザのユーザＩＤと一致する作業の作業状態フィールド４０５０の内容をその操作内容に従って変更する。
【００３６】
図７は本実施形態の案件管理テーブル１１の変更例を示す図である。図７では、前記取得した案件キーが「０００２」、ログインユーザのユーザＩＤが「０００１」、下位ユーザのユーザＩＤが「０００２」、「０００３」及び「０００６」である場合に、図４の案件管理テーブル１１の作業状態フィールド４０５０の内容を「処理済：承認」に変更した場合の変更例を表している。
【００３７】
すなわち、案件キーが「０００２」の案件では、作業者ＩＤ「０００１」、「０００２」及び「０００３」の作業が存在しているので、その操作内容が承認ボタン６０２０の押下である場合には、それらの作業状態フィールド４０５０の内容を「処理済：承認」に変更し、また、操作内容が却下ボタン６０３０の押下である場合には、案件キーが「０００２」で作業者ＩＤ「０００３」に対応する作業状態フィールド４０５０の内容を「処理済：却下」に変更し、その案件を担当者へ戻す処理を行う。ここで、どの作業者により作業状態が設定されたかを示す為に作業状態フィールド４０５０に作業者ＩＤを含める様にしたり、また却下の場合には、部長により却下されたことを課長にも知らせる為に、作業者ＩＤ「０００２」に対応する作業状態フィールド４０５０の内容も同様にして変更する様にしても良い。
【００３８】
前記の様に本実施形態では、権限が下位であるユーザによる作業状態が未処理である作業を、代行者の設定を行うこと無く、権限が上位であるユーザにより行うことができるので、作業の滞留を防止することが可能である。また、１つの操作内容の入力により、そのログインユーザの作業の作業状態と、下位ユーザの作業の作業状態の全てを、その操作内容に応じて変更するので、複数の作業状態の変更を一度の操作内容の入力により行うことが可能である。
【００３９】
以上説明した様に本実施形態のワークフロー処理装置によれば、下位ユーザによる作業状態が未処理である案件情報を出力してその作業に対する操作内容を受け付け、そのユーザの作業の作業状態及び下位ユーザの作業の作業状態を前記操作内容に応じて変更するので、案件の作業について予め定められた作業者が未処理の場合にその代行者を設定すること無く他の作業者が当該作業を効率的に行うことが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本実施形態のワークフロー処理装置の概要を示す図である。
【図２】本実施形態の作成された見積の承認を係長から部長まで順に行う見積の承認依頼業務を表した業務フローの一例を示す図である。
【図３】本実施形態のワークフロー処理の代理処理を支援する処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図４】本実施形態の案件管理テーブル１１の一例を示す図である。
【図５】本実施形態の権限管理テーブル１３の一例を示す図である。
【図６】本実施形態の案件操作クライアント画面１６の一例を示す図である。
【図７】本実施形態の案件管理テーブル１１の変更例を示す図である。
【図８】本実施形態のワークフロー処理装置のハードウェア構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００４１】
１０…案件管理データベース、１１…案件管理テーブル、１２…作業者権限管理データベース、１３…権限管理テーブル、１４…ワークフロー制御部、１５…権限確認処理部、１６…案件操作クライアント画面、２０１０…係長承認作業、２０２０…課長承認作業、２０３０…部長承認作業、４０１０…案件キーフィールド、４０２０…業務フロー名フィールド、４０３０…作業ＩＤフィールド、４０４０…作業者ＩＤフィールド、４０５０…作業状態フィールド、５０１０…ユーザＩＤフィールド、５０２０…職務権限フィールド、６０１０…下位ユーザ未処理作業、６０２０…承認ボタン、６０３０…却下ボタン。
【図１】
2007004210.tif 000003
【図２】
2007004210.tif 000004
【図３】
2007004210.tif 000005
【図４】
2007004210.tif 000006
【図５】
2007004210.tif 000007
【図６】
2007004210.tif 000008
【図７】
2007004210.tif 000009
【図８】
2007004210.tif 000010