(57)【要約】【課題】複数の項目を含む管理情報の重複チェックを容易に実行することができる紙媒体の電子化プログラム、紙媒体の電子化装置及び紙媒体の電子化方法を提供する。【解決手段】データ取得部２０によりスキャンデータを電子化して取得し、各スキャンデータの管理情報を複数行×複数列の構成のデータとして構成し、それぞれフォルダ部２２に格納しておく。上記管理情報では、一つのスキャンデータの管理情報が１行に割り当てられる。確認部２４は、上記管理情報に含まれるデータにおける重複の有無を、管理情報の各行毎にチェックする。データが重複する行がある場合には、当該行について所定の表示を通知部２６が表示する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙媒体をスキャナにより読み取って取得したスキャンデータを格納し、
前記紙媒体に記載された情報から選択された所定項目の管理情報を複数行×複数列の構成のデータとして蓄積し、
前記スキャンデータと前記管理情報とを関連付け、
前記管理情報に含まれるデータの重複の有無を確認し、
前記管理情報に含まれるデータに重複がある場合に、その旨を通知する処理をコンピュータに実行させることを特徴とする紙媒体の電子化プログラム。
【請求項２】
請求項１記載の紙媒体の電子化プログラムにおいて、前記管理情報に含まれるデータの重複の有無は、前記複数行×複数列のデータの各行毎に確認することを特徴とする紙媒体の電子化プログラム。
【請求項３】
請求項１または請求項２記載の紙媒体の電子化プログラムにおいて、前記管理情報に含まれるデータの重複の有無は、前記スキャンデータのファイル名と前記管理情報に含まれるファイル名とが一致するか否かを確認することを特徴とする紙媒体の電子化プログラム。
【請求項４】
紙媒体をスキャナにより読み取って取得したスキャンデータを格納するスキャンデータ格納手段と、
前記紙媒体に記載された情報から選択された所定項目の管理情報を複数行×複数列の構成のデータとして蓄積する管理情報蓄積手段と、
前記スキャンデータと前記管理情報とを関連付ける関連制御手段と、
前記管理情報に含まれるデータの重複の有無を確認する確認手段と、
前記管理情報に含まれるデータに重複がある場合に、その旨を通知する通知手段と、
を備えることを特徴とする紙媒体の電子化装置。
【請求項５】
スキャナにより紙媒体から読み取ったスキャンデータをデータ取得手段が取得してフォルダ手段に格納するステップと、
前記紙媒体に記載された情報から選択された所定項目の管理情報を、フォルダ手段が複数行×複数列の構成のデータとして蓄積するステップと、
前記スキャンデータと前記管理情報とを制御手段が関連付けるステップと、
前記管理情報に含まれるデータの重複の有無を確認手段が確認するステップと、
前記管理情報に含まれるデータに重複がある場合に、通知手段がその旨を通知するステップと、
を備えることを特徴とする紙媒体の電子化方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙媒体をスキャナにより読み取って取得したスキャンデータとその管理情報を提供する紙媒体の電子化プログラム、紙媒体の電子化装置及び紙媒体の電子化方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙媒体をスキャナにより読み取り、情報の電子化を図るサービスが提供されている。このようなサービスの提供に使用される紙媒体の電子化装置においては、スキャナにより読み取ったスキャンデータを管理するための管理項目を複数含む管理情報も同時に生成して蓄積する構成が有用である。
【０００３】
しかし、紙媒体はコピー等により容易に複製できるので、内容が同じ紙媒体が複数存在する場合がある。このような同内容の紙媒体から内容が重複した複数のスキャンデータが生成される場合には、同内容の管理情報も複数生成され、データ管理上不都合が生じる。その上、データ数が多くなると内容の重複の有無をチェックすることも困難になるので、テータ内容をチェックする装置が必要となる。
【０００４】
下記特許文献１には、複数のデータが登録されたデータベースを有するシステムにおいて、その登録データに対する重複チェックを行うデータ管理システムが開示されている。
【特許文献１】特開平７−２９６００２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記従来の技術においては、データベース中に存在する氏名等の単一項目の重複をチェックするものであるので、複数の項目を含む管理情報の重複チェックを容易に実行することができないという問題があった。
【０００６】
本発明は、上記従来の課題に鑑みなされたものであり、その目的は、複数の項目を含む管理情報の重複チェックを容易に実行することができる紙媒体の電子化プログラム、紙媒体の電子化装置及び紙媒体の電子化方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明は、紙媒体の電子化プログラムであって、紙媒体をスキャナにより読み取って取得したスキャンデータを格納し、前記紙媒体に記載された情報から選択された所定項目の管理情報を複数行×複数列の構成のデータとして蓄積し、前記スキャンデータと前記管理情報とを関連付け、前記管理情報に含まれるデータの重複の有無を確認し、前記管理情報に含まれるデータに重複がある場合に、その旨を通知する処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【０００８】
ここで、上記管理情報に含まれるデータの重複の有無は、前記複数行×複数列のデータの各行毎に確認することを特徴とする。
【０００９】
また、上記管理情報に含まれるデータの重複の有無は、前記スキャンデータのファイル名と前記管理情報に含まれるファイル名とが一致するか否かを確認することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、紙媒体の電子化装置であって、紙媒体をスキャナにより読み取って取得したスキャンデータを格納するスキャンデータ格納手段と、前記紙媒体に記載された情報から選択された所定項目の管理情報を複数行×複数列の構成のデータとして蓄積する管理情報蓄積手段と、前記スキャンデータと前記管理情報とを関連付ける関連制御手段と、前記管理情報に含まれるデータの重複の有無を確認する確認手段と、前記管理情報に含まれるデータに重複がある場合に、その旨を通知する通知手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、紙媒体の電子化方法であって、スキャナにより紙媒体から読み取ったスキャンデータをデータ取得手段が取得してフォルダ手段に格納するステップと、前記紙媒体に記載された情報から選択された所定項目の管理情報を、フォルダ手段が複数行×複数列の構成のデータとして蓄積するステップと、前記スキャンデータと前記管理情報とを制御手段が関連付けるステップと、前記管理情報に含まれるデータの重複の有無を確認手段が確認するステップと、前記管理情報に含まれるデータに重複がある場合に、通知手段がその旨を通知するステップと、を備えることを特徴とする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。
【００１３】
図１には、本発明にかかる紙媒体の電子化装置の構成例のブロック図が示される。図１において、紙媒体の電子化装置は、スキャナ１０、制御部１２、記憶部１４、操作部１６及び表示部１８を含んで構成されている。
【００１４】
スキャナ１０は、紙媒体に記載された情報を読み取り、電子化する装置であり、従来公知の装置を使用することができる。
【００１５】
制御部１２は、ＣＰＵ（中央処理装置）等のプロセッサを含んで構成され、スキャナ１０、記憶部１４、操作部１６及び表示部１８とデータのやり取りを行いながらこれらの動作を制御する。
【００１６】
記憶部１４は、例えばＣＰＵの作業用のＲＡＭ、ＣＰＵの動作プログラムが格納されたＲＯＭ及び磁気記憶装置等のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体で構成されており、上記プログラムの他、スキャナ１０が読み取ったスキャンデータ及びその管理情報等が格納されている。この管理情報には、例えばスキャンデータを記憶部１４に格納する際のファイル名等が含まれる。
【００１７】
操作部１６は、キーボード、タッチパネル等により構成され、ユーザによるデータ入力に使用される。ユーザは、紙媒体に記載された情報から所定項目の管理情報を選択し、操作部１６により入力する。
【００１８】
表示部１８は、液晶ディスプレイ等により構成され、上記スキャンデータ、管理情報等を表示する。
【００１９】
上記構成の紙媒体の電子化装置においては、ユーザがスキャナ１０で紙媒体に記載された情報を読み取らせる。この紙媒体を読み取って電子化したデータであるスキャンデータは、制御部１２が記憶部１４に記憶する。また、ユーザは、読み取った紙媒体に記載された情報から所定項目の管理情報を選択し、操作部１６から入力する。入力された管理情報は、制御部１２が複数行×複数列の構成のデータとして記憶部１４に蓄積する。この場合、１つのスキャンデータに対して１行の管理情報が割り当てられ、制御部１２により関連付けられる。なお、この管理情報は、上記電子化されたデータから取得してもよい。以上のようにして、スキャンデータに管理情報を関連付けることにより、紙媒体の情報を使用しやすい電子データに変換することができる。
【００２０】
図２には、上記紙媒体の電子化装置の各機能を表す機能ブロック図が示される。図２において、紙媒体の電子化装置は、データ取得部２０、フォルダ部２２、関連制御部２３、確認部２４及び通知部２６の各機能を含んでいる。
【００２１】
データ取得部２０は、スキャナ１０、制御部１２及び操作部１６により構成され、スキャンデータ及びその管理情報を取得してフォルダ部２２に格納する機能である。
【００２２】
フォルダ部２２は、記憶部１４により構成され、上記スキャンデータ及び管理情報等を格納する機能である。このフォルダ部２２が、本発明のスキャンデータ格納手段及び管理情報蓄積手段に相当する。
【００２３】
関連制御部２３は、制御部１２により構成され、対応するスキャンデータと管理情報とを関連付ける機能である。
【００２４】
確認部２４は、管理情報に含まれるデータの重複の有無及びスキャンデータのファイル名と管理情報に含まれるファイル名とが一致するか否かを確認する機能である。
【００２５】
通知部２６は、確認部２４の確認結果及びこの確認結果に基づいた管理情報とスキャンデータとの修正指示等をユーザに通知する機能である。
【００２６】
図３には、管理情報の例が示される。図３に示された管理情報は、顧客または販売店が作成した製品の不具合連絡書の例である。図３において、管理情報に含まれる管理項目としては、スキャンデータのファイル名の他に、商品名、当該商品のシリアル番号、出荷年月日、不具合が発生した年月日及び当該商品を販売した販売店のコード番号が選択されている。なお、図３の例では、管理情報が２２行×６列で表示されているが、行数（スキャンデータのファイル数）及び列数（管理項目の数）はこれには限定されない。
【００２７】
図４には、本実施形態にかかる紙媒体の電子化装置の動作例のフローが示される。図４において、データ取得部２０によりスキャンデータと管理情報を取得し、フォルダ部２２に格納する（Ｓ１０１）。ここで、フォルダ部２２に格納されたスキャンデータと管理情報とは、上述したように、関連制御部２３により互いに関連付けられている。以上により、紙媒体上の情報が電子データに変換される。
【００２８】
次に、確認部２４が、上記管理情報に対する重複チェックの開始行及び開始列を決定する（Ｓ１０２）。この決定は、ユーザが操作部１６から入力した指示に基づいて行う。また、確認部２４は、ユーザが操作部１６から入力した指示に基づいて、重複チェックの最終行及び最終列も決定する（Ｓ１０３）。
【００２９】
図３の例においては、重複チェックの開始行及び開始列を１行及び２列とし、最終行及び最終列を２２行及び６列とする。この場合、第１列のファイル名を重複チェックの対象としないのは、内容が重複した複数のスキャンデータに対しても、それぞれ異なるファイル名が付与されているので、ファイル名を重複チェックの対象項目に含めると他の管理項目が全て一致している場合にも重複していないデータと判断されてしまうからである。
【００３０】
確認部２４は、以上のように決定された開始行及び開始列から最終行及び最終列までの管理情報をフォルダ部２２から取得し、これを記憶部１４の所定領域に記憶する（Ｓ１０４）。また、確認部２４は、自然数ｎに上記開始行の数値を入れ（Ｓ１０５）、上記記憶部１４の所定領域に記憶した管理情報の第ｎ行のデータを取得する。このように取得した第ｎ行のデータと全ての列においてデータが一致する行の行番号ｍを管理情報から取得する（Ｓ１０６）。
【００３１】
次に、確認部２４は、ｎとｍが異なる場合、すなわち管理情報の第ｎ行のデータと一致するデータがｎ行以外に存在するか否かを確認する（Ｓ１０７）。ｎとは異なるｍがある場合には、確認部２４が当該ｍの値を記憶部１４に記憶させ（Ｓ１０８）、次のＳ１０９に移動する。また、このようなｍが無い場合にもＳ１０９に移動する。
【００３２】
確認部２４は、ｎの値が最終行であるか否かを確認し（Ｓ１０９）、最終行でない場合には、ｎの値を１だけインクリメントし（Ｓ１１０）、Ｓ１０６からのステップを繰り返す。一方、ｎの値が最終行である場合には、全ての列においてデータが一致したｎ行とｍ行について、所定の表示を通知部２６に表示する（Ｓ１１１）。
【００３３】
図３の例においては、１行、２列から２２行、６列までの全データを記憶部１４の所定領域に記憶させ、次に第１行の２列目から６列目までのデータ（第１行の全データ）を取得し、この第１行の各列のデータと全て一致するデータを有する行を、上記所定領域に記憶させた管理情報の中から検索し、その行番号を取得する。この場合、第１行同士を比較すれば全て一致しているので、これを排除するために、Ｓ１０７においてｎとｍとが異なる（ｎ≠ｍ）場合のみに限定している。
【００３４】
以上の動作を第１行から第２２行まで繰り返し、２列目から６列目までのデータが一致する行の組合せを検索する。本例では、第１４行と第２１行とが、第２列から第６列のデータが一致する行の組合せである。このような行の組合せが見つけられた場合には、当該行に所定の表示を行い、ユーザに通知する。この表示としては、例えば図３に示されるように該当するファイル名をハイライト表示したり、背景色を他の行と変える等の方法を挙げることができる。
【００３５】
以上の構成により、本発明にかかる紙媒体の電子化装置によれば、管理情報の各行に含まれる複数のデータの重複を一度にチェックすることができるので、複数の項目を含む管理情報の重複チェックを容易に実行することができる。また、ユーザは重複したスキャンデータを容易に把握することができ、フォルダ部２２に格納されたスキャンデータを結合し、及び重複した管理情報のうち１つを残して他を削除する等のデータの修正を行うことができる。
【００３６】
図５には、本実施形態にかかる紙媒体の電子化装置の他の動作例のフローが示される。図５に示された例は、フォルダ部２２に格納されたスキャンデータ及び管理情報について、上記重複データの修正を行う際に、管理情報のデータの削除忘れ等があったために、スキャンデータと管理情報との間に不一致が発生していることをチェックする動作である。
【００３７】
図５において、確認部２４が、フォルダ部２２に各スキャンデータを格納する際に付されていたファイル名を取得する（Ｓ２０１）。また、確認部２４は、管理情報に含まれる各スキャンデータのファイル名も取得する（Ｓ２０２）。
【００３８】
次に、確認部２４は、上記取得したファイル名に不一致があるか否かを確認する（Ｓ２０３）。不一致がある場合には、確認部２４が通知部２６に不一致のファイル名の表示を行わせる（Ｓ２０４）。
【００３９】
図６には、ファイル名の不一致のチェック方法の例が示される。図６では、管理情報に含まれるファイル名とスキャンデータをフォルダ部２２に格納する際に付されていたファイル名とが並べられている。確認部２４は、図６の表を作成する際に、同じファイル名が同じ行となるようにする。
【００４０】
図６に示された例では、管理情報に含まれるファイル名「００１白黒−０００３７」が、スキャンデータのファイル名に存在しておらず、不一致となっている。そこで、通知部２６では、ファイル名をハイライト表示したり、背景色を他の行と変える等の方法により不一致をユーザに通知する。
【００４１】
以上の構成によれば、スキャンデータ及び管理情報の不一致を容易に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】本発明にかかる紙媒体の電子化装置の構成例のブロック図である。
【図２】本発明にかかる紙媒体の電子化装置の各機能を表す機能ブロック図である。
【図３】管理情報の例を示す図である。
【図４】本発明にかかる紙媒体の電子化装置の動作例のフロー図である。
【図５】本発明にかかる紙媒体の電子化装置の他の動作例のフロー図である。
【図６】ファイル名の不一致のチェック方法の例を示す図である。
【符号の説明】
【００４３】
１０  スキャナ、１２  制御部、１４  記憶部、１６  操作部、１８  表示部、２０  データ取得部、２２  フォルダ部、２３  関連制御部、２４  確認部、２６  通知部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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