(57)【要約】【課題】本発明は、一の目的を持って行われた処理の対象となったデータに関連を付与可能な情報管理システム、このシステムに含まれる情報管理装置及びこの情報管理装置のプログラムを提供する。【解決手段】一の利用データを特定する利用データ特定情報と同一の利用データ特定情報を第１記憶手段から抽出する（第１抽出）。この抽出した利用データ特定情報に関係付けられた処理特定情報を処理動作種毎に選択抽出する（第２抽出）。また、第２抽出で抽出した処理特定情報と同一の処理特定情報を、第１記憶手段から処理動作種毎に抽出する（第３抽出）。第２抽出で抽出した処理特定情報と関係付けられた利用時刻の前後所定時間内に、第３抽出で抽出した処理特定情報と関係付けられた利用時刻が含まれる場合、第３抽出で抽出した処理特定情報と関係付けられる利用データ特定情報により特定される利用データを、前記一の利用データに関連付ける。【選択図】        図１０
2007104094.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の利用データを記憶する第２記憶手段と、
前記第２記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用手段により前記利用データが利用された利用時刻と、該利用データを特定する利用データ特定情報と、該利用データに対して施した処理動作を特定する処理特定情報と、を特定するための特定手段と、
前記特定手段により特定した前記利用時刻と、前記利用データ特定情報と、前記処理特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、
前記第１記憶手段から、前記利用手段により利用対象となった一の利用データを特定する前記利用データ特定情報と同一の前記利用データ特定情報を抽出する第１抽出手段と、  前記第１抽出手段により抽出された前記利用データ特定情報に関係付けられた前記処理特定情報を前記処理動作種毎に選択抽出する第２抽出手段と、
前記第２抽出手段により抽出した前記処理特定情報と同一の前記処理特定情報を、前記第１記憶手段から前記処理動作種毎に抽出する第３抽出手段と、
前記第２抽出手段により抽出された前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻に、第１所定期間を加えた期間、及び、該利用時刻から第２所定期間遡及した期間を付加した期間内に、前記第３抽出手段により抽出した前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻が含まれるとき、前記第３抽出手段により抽出した前記利用時刻に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される利用データを、前記一の利用データに関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、を含むことを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の情報管理装置と、
前記情報管理装置と通信可能に接続され、予め定められた処理を実行する第２出力手段を備えた外部装置を含む情報管理システムであって、
前記情報管理装置は、
前記第２出力手段が前記利用データを出力した際、前記関連付与手段により、該利用データに対して関連が付与された前記利用データを出力する第１出力手段を備えていることを特徴とする情報管理システム。
【請求項３】
前記情報管理装置において、
前記第１出力手段によって出力される前記利用データは、該利用データを特定し、且つ、アクセス可能なアドレス情報として出力され、該アドレス情報の選択に従い、該アドレス情報により示される利用データを出力する
ことを特徴とする請求項２に記載の情報管理システム。
【請求項４】
コンピュータを、
複数の利用データを記憶する第２記憶手段と、
前記第２記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用手段により前記利用データが利用された利用時刻と、該利用データを特定する利用データ特定情報と、該利用データに対して施した処理動作を特定する処理特定情報と、を特定するための特定手段と、
前記特定手段により特定した前記利用時刻と、前記利用データ特定情報と、前記処理特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、
前記第１記憶手段から、前記利用手段により利用対象となった一の利用データを特定する前記利用データ特定情報と同一の前記利用データ特定情報を抽出する第１抽出手段と、  前記第１抽出手段により抽出された前記利用データ特定情報に関係付けられた前記処理特定情報を前記処理動作種毎に選択抽出する第２抽出手段と、
前記第２抽出手段により抽出した前記処理特定情報と同一の前記処理特定情報を、前記第１記憶手段から前記処理動作種毎に抽出する第３抽出手段と、
前記第２抽出手段により抽出された前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻に、第１所定期間を加えた期間、及び、該利用時刻から第２所定期間遡及した期間を付加した期間内に、前記第３抽出手段により抽出した前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻が含まれるとき、前記第３抽出手段により抽出した前記利用時刻に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される利用データを、前記一の利用データに関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、して機能させるコンピュータ読み取り可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理対象である複数の情報又はデータを管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に係るプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、パーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」又は「ＰＣ」という。）が普及し、個人的に又は仕事上、広く利用されている。例えば、パソコンは、情報の入力元となる外部装置、又は、パソコンからの指令に基づいた指令を実行する外部装置に、各々通信可能な状態で接続され、利用されている。具体的には、パソコンには、これら外部装置から多くのデータが送信されるとともに、この情報が利用・管理されている一方、管理された情報に基づいた処理が外部装置に対してなされている。なお、このような各処理に応じた外部装置を複数台設置困難な環境においては、複数の機能を実行可能な手段を複数備えた、いわゆる複合機とパソコンが接続され、利用されている。
【０００３】
このように、パソコンと外部装置は、多くの情報が、外部装置の動作に関連して相互に送受信された上で、これら多くの情報がパソコンによって管理されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
そして、従来、上記のとおり多くのデータを管理しなければならないパソコンにおいて、管理対象であるデータを利用した作業効率を向上させるため、データ相互の関連付けを行う技術が提案されている。
【０００５】
例えば、データの記録時、記録するデータに関連したデータを関連付けるため、関連付ける条件の指示を求めるメッセージを表示させ、利用者がその表示に応じて指示することにより関連付けることが可能な情報管理システムがある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−３２０８５号公報
【特許文献２】特開２０００−３１５２０３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上記従来の複合機とパソコンが接続され構築されたシステムに、公知の情報管理システムを適用しただけでは、単純なデータ相互の関連付けは可能である。
【０００８】
しかしながら、同時期に連続して又は継続的に同一手段により各データへ同一処理作業を行っていれば、その処理されたデータ相互は、１つの目的を持った作業の中で繰り返し行った処理であると考えられる。かかる場合、上記従来のシステムでは、単に、データ相互の関連付けを行うだけで、１つの目的を持った作業をキーとしたデータ相互の関連付けを行うことはできなかった。
【０００９】
また、上記従来の複合機とパソコンが接続され構築されたシステムにおいて、複合機はデータの入力、出力等を行うだけであるに過ぎず、複合機が備える各機能を実行する手段を利用した際、その手段の実行をトリガとして、同一目的の下で行われた作業の対象となったデータ相互間の関連付けは不可能であった。
【００１０】
日常のオフィスで行う業務では、複合機で、あるデータを処理した場合、そのデータに関連したデータも同様の処理をしたい場合が多々ある。例えば、印刷データを過去に作成、編集、更新等利用していたとき、同時期に利用していた他のデータを、この印刷データに関連があるものとして、同時に印刷したい場合等である。
【００１１】
本発明は、一の目的を持って行われた処理の対象となったデータに関連性を付与可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報管理装置及びこの情報管理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記従来の課題に鑑みなされた本発明は、一の利用データを特定する利用データ特定情報と同一の利用データ特定情報を第１記憶手段から抽出する（第１抽出）。そして、この抽出した利用データ特定情報に関係付けられた処理特定情報を処理動作種毎に選択抽出する（第２抽出）。また、第２抽出により抽出した処理特定情報と同一の処理特定情報を、第１記憶手段から処理動作種毎に抽出する（第３抽出）。第２抽出により抽出した処理特定情報と関係付けられた利用時刻の前後に所定時間を付加した期間内に、第３抽出によって抽出した処理特定情報と関係付けられた利用時刻が含まれる場合、第３抽出によって抽出した処理特定情報と関係付けられる利用データ特定情報によって特定される利用データを、前記一の利用データに関連付けるようにしたものである。
【発明の効果】
【００１３】
本願の請求項１に係る発明によれば、一の目的を持って行われた処理の対象となったデータに関連性を付与できる。
【００１４】
請求項２に係る発明によれば、外部装置の稼動をトリガとし、外部装置の出力手段により出力したデータに関連性を有したデータを検索、出力可能な情報管理システムを得ることが可能である。
【００１５】
請求項３に係る発明によれば、出力したいデータだけを選択可能なため、不必要なデータの出力を防ぐことができる。
【００１６】
請求項４に係る発明によれば、請求項１に係る情報管理装置として動作可能なプログラムを得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本願の請求項１に係る発明は、複数の利用データを記憶する第２記憶手段と、前記第２記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用手段により前記利用データが利用された利用時刻と、該利用データを特定する利用データ特定情報と、該利用データに対して施した処理動作を特定する処理特定情報と、を特定するための特定手段と、前記特定手段により特定した前記利用時刻と、前記利用データ特定情報と、前記処理特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第１記憶手段から、前記利用手段により利用対象となった一の利用データを特定する前記利用データ特定情報と同一の前記利用データ特定情報を抽出する第１抽出手段と、前記第１抽出手段により抽出された前記利用データ特定情報に関係付けられた前記処理特定情報を前記処理動作種毎に選択抽出する第２抽出手段と、前記第２抽出手段により抽出した前記処理特定情報と同一の前記処理特定情報を、前記第１記憶手段から前記処理動作種毎に抽出する第３抽出手段と、前記第２抽出手段により抽出された前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻に、第１所定期間を加えた期間、及び、該利用時刻から第２所定期間遡及した期間を付加した期間内に、前記第３抽出手段により抽出した前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻が含まれるとき、前記第３抽出手段により抽出した前記利用時刻に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される利用データを、前記一の利用データに関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、を含むことを特徴とする情報管理装置である。
【００１８】
これにより、一の利用データを過去に処理していた時刻の、前後所定時間内に同一処理をされていた他の利用データを、前記一の利用データに関連するものとして関連を付与することができる。つまり、処理時刻に前後所定時間付加した期間を設けることで、前記一の利用データを過去に利用していたときにだけ利用していた他の利用データを関連付けることはもちろんのこと、前記一の利用データの処理開始前、及び、終了後に同一の処理を行ったデータにも、関連を付与することができる。
【００１９】
なお、第１又は第２所定期間における「期間」は、時点の要素も含むものである。
【００２０】
請求項２に係る発明は、請求項１に記載の情報管理装置と、前記情報管理装置と通信可能に接続され、予め定められた処理を実行する第２出力手段を備えた外部装置を含む情報管理システムであって、前記情報管理装置は、前記第２出力手段が前記利用データを出力した際、前記関連付与手段により、該利用データに対して関連が付与された前記利用データを出力する第１出力手段を備えていることを特徴とする情報管理システムである。
【００２１】
これにより、第２出力手段に対し出力処理が実行されると、出力対象の利用データ（出力データ）が過去に処理されていた時刻の、前後所定時間内に同一処理をされていた他の利用データを、出力データに関連するものとして関連を付与し、その関連付けられた利用データを出力することができる。
【００２２】
なお、「第２出力手段による出力した際」とは、実際に出力が開始された時点でもよいし、出力命令が下された時点であってもよい。
【００２３】
請求項３に係る発明は、前記情報管理装置において、前記第１出力手段によって出力される前記利用データは、該利用データを特定し、且つ、アクセス可能なアドレス情報として出力され、該アドレス情報の選択に従い、該アドレス情報により示される利用データを出力することを特徴とする請求項２に記載の情報管理システムである。
【００２４】
これにより、容易に、関連付けられたデータを選択して出力することができる。
【００２５】
請求項４に係る発明は、コンピュータを、複数の利用データを記憶する第２記憶手段と、前記第２記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用手段により前記利用データが利用された利用時刻と、該利用データを特定する利用データ特定情報と、該利用データに対して施した処理動作を特定する処理特定情報と、を特定するための特定手段と、前記特定手段により特定した前記利用時刻と、前記利用データ特定情報と、前記処理特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第１記憶手段から、前記利用手段により利用対象となった一の利用データを特定する前記利用データ特定情報と同一の前記利用データ特定情報を抽出する第１抽出手段と、前記第１抽出手段により抽出された前記利用データ特定情報に関係付けられた前記処理特定情報を前記処理動作種毎に選択抽出する第２抽出手段と、前記第２抽出手段により抽出した前記処理特定情報と同一の前記処理特定情報を、前記第１記憶手段から前記処理動作種毎に抽出する第３抽出手段と、前記第２抽出手段により抽出された前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻に、第１所定期間を加えた期間、及び、該利用時刻から第２所定期間遡及した期間を付加した期間内に、前記第３抽出手段により抽出した前記処理特定情報に関係付けられた前記利用時刻が含まれるとき、前記第３抽出手段により抽出した前記利用時刻に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される利用データを、前記一の利用データに関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、して機能させるコンピュータ読み取り可能なプログラムである。
【００２６】
これにより、一の利用データを過去に処理していた時刻の、前後所定時間内に同一処理をされていた他の利用データを、前記一の利用データに関連するものとして関連を付与することができる。つまり、処理時刻に前後所定時間付加した期間を設けることで、前記一の利用データを過去に利用していたときにだけ利用していた他の利用データを関連付けることはもちろんのこと、前記一の利用データの処理開始前、及び、終了後に同一の処理を行ったデータにも、関連を付与することができる。
【実施例】
【００２７】
（実施例１）
以下、本発明に係る具体的な情報管理システムについて、図面を用いて説明する。なお、本発明は以下に記載の構成に限定されるものではなく、同一の技術的思想において種々の構成を採用することが可能であることは云うまでもない。
【００２８】
（情報管理システムの構成）
図１は情報管理システムの構成を示す図である。図から明らかなとおり、この情報管理システム１は、情報の管理機能を備えた情報処理装置としてのパソコン１０と、各種機能を実現可能な外部装置としての複合機２０と、パソコン１０の管理対象である書籍３２、３４を認識する外部装置としての書籍センサー３０と、同じくパソコン１０の管理対象である紙をファイリングする文具である紙ファイル４２、４６、印刷物４４、４８を認識する外部装置としての紙ファイルリーダ４０が、ネットワーク回線５０を介して接続されている。
【００２９】
パソコン１０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、パソコン１０の各動作（パソコン１０全体）について、このＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき制御を行う制御部１００と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部１０２、パソコン１０の利用者からの指示を受け付ける操作部１０４、各種情報を表示する表示部１０６、及び、ハードディスク等から構成された記憶部１０８を備えている。
【００３０】
記憶部１０８には、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７が備えられている。各テーブルの詳細は後述する。
【００３１】
複合機２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、複合機２０の各動作（複合機２０全体）についての制御を行う制御部２００と、画像形成手段としての記録部２０２と、画像読取手段としての読取部２０４と、マイクとしての音声入力部２０６と、スピーカとしての音声出力部２０８と、着脱メディア２１０１が装着されるメディアＩＦ部２１０とを備えている。また、電話回線６０に接続され、この電話回線６０を制御する回線通信部２１２と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部２１４と、複合機１０の利用者からの指示を受け付ける操作部２１６と、及び、各種情報を表示する表示部２１８とを備えている。
【００３２】
なお、複合機２０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（複合機ＩＤ１）が付与されている。
【００３３】
書籍センサー３０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、書籍センサー３０の各動作（書籍センサー３０全体）についての制御を行う制御部３０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部３０４と、書籍３２、３４に付けられた無線タグ３２２、３２４の情報を読み取るための無線タグ読取部３０６とを備えている。
【００３４】
書籍センサー３０は、いつ、どのような書籍が利用者の手元に置かれている（読んでいる、または、直ぐに読めるよう準備されている）か、を記憶するための装置として機能するものである。すなわち、制御部３０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、無線タグ読取部３０６を機能させ、書籍３２、３４の無線タグ３３２、３４２からの応答を読み取ると、制御部３０２のＲＡＭ内に無線タグ３３２、３４２の識別情報と、現在の日時（開始日時）を一時的に記憶し、応答を読み取った無線タグ３３２又は３４２の応答がなくなると、制御部３０２のＲＡＭ内に一時的に記憶した無線タグ３３２又は３４２の識別情報と開始日時と現在の日時（終了日時）を、通信部３０４を介してパソコン１０へ送信する。パソコン１０は状態テーブル１０８１に情報を保存する。
【００３５】
なお、書籍センサー３０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（書籍センサーＩＤ２）が付与されている。
【００３６】
紙ファイルリーダ４０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、紙ファイルリーダ４０の各動作（紙ファイルリーダ４０全体）についての制御を行う制御部４０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部４０４と、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８に付されたバーコード４２２、４４２、４６２、４８２を読み取るためのバーコード読取部４０６とを備えている。紙ファイルリーダ４０は、紙ファイル４２、４６と各々にファイリングされている印刷物４４、４８を対応付けた情報を、ファイル情報テーブル１０８５に形成するための入力装置として機能するものである。すなわち、制御部４０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、バーコード読取部４０６より、まず紙ファイルのバーコードの入力させ、次に印刷物のバーコード入力させ、制御部４０２のＲＡＭに一時的に記憶する。そして、一時的に記憶した入力データを、通信部４０４を介してパソコン１０へ送信する。パソコン１０はその情報を受けて状態テーブル１０８１及びファイル情報テーブル１０８５にレコードを追加する。
【００３７】
なお、紙ファイルリーダ４０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（紙ファイルリーダＩＤ３）が付与されている。
【００３８】
以下に、パソコン１０に備える記憶部１０８が記憶する状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７に記憶する情報について説明する。
【００３９】
状態テーブル１０８１は、図２のとおり、複合機２０が備える実行手段によって実現された処理動作（状態ＩＤ）と、その処理動作の開始と終了日時（いずれの時点をもって開始又は終了とするかは、適宜決定すればよい。）、その処理動作の対象となった文書（以下、「対象文書」という。）の所在を示す情報（以下、「対象文書アドレス」という。）、その処理動作が特定の相手に対して行われたものである場合、この相手を特定する相手アドレス、及び、処理動作の対象となった対象文書の量が、１つのレコードとしてこの処理動作が行われる毎に、各々記憶されている。なお、この各々記憶されている処理動作には、これを識別するユニークＩＤが付与されている。
【００４０】
先ず、状態テーブル１０８１により記憶される状態ＩＤは、図３のとおり定義されるものである。例えば、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２を利用した印刷の場合（図３において、状態「ＰＣプリント」として定義。）、状態ＩＤは「ＰＲＮ」、相手アドレスは「なし」、対象文書アドレスは「印刷した文書のアドレス」、及び、量は「部数」と定義されている。
【００４１】
なお、ＰＣプリント処理は、パソコン１０と複合機２０の間で行われるものであるから、相手アドレス「なし」と定義されている。また、対象文書アドレスは、この処理の対象となった文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、対象文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、対象となった文書が、特定のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）であるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。さらに、量としては「部数」が定義されており、例えば、対象文書を１部印刷した場合、量は「１部」となる。
【００４２】
また、複合機２０の読取部２０４及び回線通信部２１２等を利用したファクシミリ（以下、「ファクス」という。）送信の場合（図３において、状態「ファクス送信」として定義。）、状態ＩＤは「ＦＸＴ」、相手アドレスは「送信先ＦＡＸ番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス」、及び、量は「なし」と定義されている。
【００４３】
なお、ファクス送信は、複合機２０等とは異なるファクシミリ装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「送信先ＦＡＸ番号」が定義されている。また、この情報管理システム１では、ファクス送信を行った場合、このファクス送信の対象となった送信画像をパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、この送信画像が記憶された記憶部１０８内のアドレス（（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス）が定義されている（図３の対象文書アドレスにおいて「（パソコンにコピーした）」と定義されている処理（状態）については、上記同様、処理対象となった画像又は音声が記憶された記憶部１０８内のアドレスが、対象文書アドレスとして定義される。）。
【００４４】
また、パソコン１０により管理される書籍３２、３４を利用している場合（図３において、状態「書籍」として定義。）、状態ＩＤは「ＢＫＸ」、相手アドレスは「日本図書コード（以下、「ＩＳＢＮ」という。）」、対象文書アドレスは「（検索した）書籍紹介ＨＰアドレス」、及び、量は「時間（分）」と定義されている。
【００４５】
なお、相手アドレスとして利用されるＩＳＢＮは、書籍３２、３４各々を識別するためのものであり、無線タグ３２２、３４２に記憶されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、一般の利用に供されているＨＰにおいて、書籍３２、３４を紹介したＨＰのアドレスが定義されている。さらに、量としては、書籍３２、３４を利用した時間（分）が定義されている。
【００４６】
さらに、上記の他、「ＰＣファクス送信（パソコン１０から画像データと相手先を通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０が受信した画像データを、回線通信部２１２を介してファクス送信する。）」、「ＰＣファクス受信（複合機２０の回線通信部２１２が受信した画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０に送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」、「スキャン−ｔｏ−ＰＣ（複合機２０の読取部２０４でスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０へ送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」、「スキャン−ｔｏ−メディア（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データをメディアインターフェース（以下、「メディアＩＦ」という。）部２１０を介して着脱メディア２１０１に記憶する。）」「スキャン−ｔｏ−メール（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してメール送信する。）」、「ファクス受信（回線通信部２１２により受信された画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」、「コピー（読取部２０４により読み取られた画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」、「電話発呼」、「電話着呼」及び「メディアプリント（着脱メディア２１０１に記憶された画像データ又は文書データを、記録部２０２を介して印刷する。）」が各々定義されている。
【００４７】
なお、相手アドレスとして利用される紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８各々を識別するためのものであり、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８にバーコードとして付されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、紙ファイル４２、４６にファイリングされた文書又は印刷物４４、４８を構成する文書データを記憶している記憶部１０８のアドレスが定義されている。
【００４８】
なお、図３の中で定義される「ＧＩＤ（グループＩＤ）」は、各処理動作（状態）を各々グループ分けし、そのグループ各々に付した個別のＩＤである。具体的には、ＧＩＤが「２」は、相手アドレスが記憶されている処理動作に対して付されているのに対し、「０」及び「１」は、相手アドレスが「なし」の処理動作に対して付されたものである。また、ＧＩＤが「１」は、記憶部１０８に既に記憶された対象文書データを用いた処理動作（本実施例においては「ＰＣプリント」のみ。）に対して付されるものであるのに対し、「０」は、この処理動作を実行することにより、初めて、対象文書データが記憶部１０８に記憶される処理動作に対して付されるＩＤである。
【００４９】
次に、文書テーブル１０８３は、一の文書に対して、何れかの作業又は指示がなされたことを記憶するものであって、図４に示すとおり、この作業等がなされた日時（いずれの時点をもって作業等がなされたとするかは、適宜決定すればよい。）、この文書の所在を示す情報、この文書に対してなされた作業等（事象）、この作業等を行った装置（操作アプリケーション（以下、「操作アプリ」という。））、及び、この作業を行った利用者が、識別ＩＤを付された状態で記憶されている。
【００５０】
なお、文書テーブル１０８３において対象となるデータは文書データのみならず、いわゆる画像データ、音声データも対象である。
【００５１】
ここで、一の文書を対象としてなされた作業（事象）として、「ｃｒｅａｔｅ」「ｏｐｅｎ」「ｕｐｄａｔｅ」「ｐｒｉｎｔ」「ｓｅｎｄ」及び「ｃｌｏｓｅ」が定義されている。これら事象をより具体的に説明すれば、一の文書が新たに作成された場合、例えば、パソコン１０の操作部１０４の操作により文書が作成される場合はもちろん、複合機２０の読取部２０４を介して一の文書がスキャニング若しくはコピーされたとき、回線通信部２１２を介してファクス受信若しくはＰＣファクス受信されたとき、又は、回線通信部２１２を介して電話発呼若しくは電話着信により通話音声が記憶されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｃｒｅａｔｅ」が記憶される。
【００５２】
また、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データを、操作部１０４を介して開いたとき、及び、ＨＰを操作部１０４の操作により開いたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｏｐｅｎ」が記憶される一方、その文書データ等を閉じたとき、「ｃｌｏｓｅ」が記憶される。
【００５３】
また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるエディタにより更新されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｕｐｄａｔｅ」が記憶される。
【００５４】
また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、エディタを介して印刷されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｐｒｉｎｔ」が記憶される。
【００５５】
さらに、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるメール送受信用のアプリケーションによって、或いは、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、複合機２０のＰＣファクス送信又はファクス送信によって送信されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｓｅｎｄ」が記憶される。
【００５６】
なお、この文書テーブル１０８３に関しても状態テーブル１０８１同様、一の文書に対して、何れかの作業が行われる毎に１つのレコードとして上記項目が各々記憶される。
【００５７】
ここで、状態テーブル１０８１と文書テーブル１０８３は、必ず、異なる２つのテーブルである必要はなく、各々のテーブルのレコードを構成する各項目を特定することができるものであれば、１つのテーブルにまとめて記憶しておいてもよい。
【００５８】
ファイル情報テーブル１０８５は、図５のように、レコードを識別するためのユニークＩＤと、レコードが記録された日時、紙ファイル４２、４６を識別する紙ファイルＩＤ、及び、紙ファイル４２、４６にファイリングされた印刷物４４、４８を特定する文書アドレスが、１つのレコードとして各々記憶される。
【００５９】
なお、紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６各々を識別するためのものであり、バーコード４４２、４６２に記録されている。また、対象文書アドレスとして記憶される文書アドレスは、各紙ファイル４２、４６とファイリングされている印刷物４４、４８を関連付けるためのものであり、印刷物４４、４８の元となった電子文書のアドレスで表す。すなわち、印刷物４４、４８の元となった電子文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、その電子文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、その電子文書がＨＰであるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。この情報は印刷物４４、４６に記録されているバーコード４４２、４４８に記録されている。
【００６０】
さらに、デバイス指定テーブル１０８７は、ネットワーク回線５０に複数の複合機２０、書籍サンサー３０及び紙ファイルリーダが接続されているとき、いずれの複合機２０等が、この情報管理システム１の対象であるかを特定し、これを記憶したテーブルであって、図６のように構成されている。
【００６１】
（情報管理システムによる処理１）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（１）について、図面を用いて説明する。
【００６２】
図７は、パソコン１０により行われるメインとなる処理のフローを示したものである。なお、このフローに示される処理は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【００６３】
先ず、制御部１００は、パソコン１０の操作部１０４を介して、又は、図６に示す指定された外部装置、具体的には、複合機２０、書籍センサー３０、紙ファイルリーダ４０から通信部１０２を介して、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００６４】
その後、ステップ７０１において、何れかの指示がなされたことを検出したとき、その処理が何れの処理であるかを特定する。すなわち、何れかの指令が制御部１００に入力されたとき、第１に制御部１００は、その指令が、複合機２０の記録部２０２を制御するプリンタドライバの起動、又は、複合機２０の読取部２０４等を利用するための複合機ユーティリティの起動等、外部装置稼動準備指令であるか否かを判断する（ステップ７０３）。
【００６５】
ステップ７０３により、入力された指令が、外部装置稼動準備である場合（ステップ７０３：ＹＥＳ）、パソコン１０の制御部１００は、後述する稼動前知的支援処理を実行する（ステップ７０５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００６６】
なお、稼動前知的支援処理とは、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２に対して、特定の文書データの印刷指令がなされたとき、既に、この文書データの印刷が所定の期間内になされていた場合等、重複して印刷されることを防止すべく、その事実を、印刷指令を出した利用者に対して警告するための処理である。また、稼動前知的支援処理には、パソコン１０から複合機２０の回線通信部２１２に対して、特定の文書データを特定の相手にファクス送信指令がなされたとき、既に、この文書データがこの相手に送信されていた場合等、重複してファクス送信されることを防止すべく、その事実を、ファクス送信指令を出した利用者に対して警告するための処理も行う。
【００６７】
一方、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、図６において指定された複合機２０、書籍センサー３０又は紙ファイルリーダ４０からの指令であって、外部装置の稼動を検知に係る指令であるか否かを判断する（ステップ７０７）。
【００６８】
そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動を検知するものである場合（ステップ７０７：ＹＥＳ）、制御部１００は、外部装置から、図３で定義されている情報、すなわち、状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス、量の入力を受ける（ステップ７０９）。なお、この状態ＩＤ等は、制御部１００を構成するＲＡＭ等に記憶保持しておく。
【００６９】
そして、後述する、稼動時知的支援処理を実行する（ステップ７１１）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７０】
なお、稼動時知的支援処理とは、外部装置からの指令と同一の指令にともなう処理を、過去において実行していたとき、その間に利用していた情報を利用者の現在の業務に関連する情報として提供するための処理である。
【００７１】
また、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、ステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了検知であるか否かを判断する（ステップ７１３）。
【００７２】
そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動終了を検知するものである場合（ステップ７１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、状態テーブル登録処理を実行する（ステップ７１５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７３】
さらに、入力された指令が、外部装置稼動終了ではない場合（ステップ７１３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、検索機能の呼出しであるか否かを判断する（ステップ７１７）。
【００７４】
そして、ステップ７１７による判断結果が、検索機能の呼出しである場合（ステップ７１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、手動知的支援処理を実行する（ステップ７１９）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７５】
なお、手動知的支援処理とは、利用者が任意に指示した条件で、利用者の現在の業務に関連した情報の提示を行うための処理である。
【００７６】
なお、入力された指令が、手動知的支援処理ではない場合（ステップ７１７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、パソコン１０のシャットダウンであるか否かを判断し（ステップ７２１）、この条件を満足するとき（ステップ７２１：ＹＥＳ）、パソコン１０の電源を切る一方、シャットダウン指令ではない場合（ステップ７２１：ＮＯ）、この指令にともなう処理を実行する（ステップ７２３）。そして、この処理を実行した後、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００７７】
（稼動前知的支援処理）
図８は、稼動前知的支援処理のフローを示したものである。
【００７８】
ステップ７０５において、稼動前知的支援処理が実行されたとき、先ず、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、記録部２０２に対する印刷指令であるか否かを判断し（ステップ８０１）、印刷指令である場合（ステップ８０１：ＹＥＳ）、ステップ８０３に進む。
【００７９】
一方、印刷指令でない場合（ステップ８０１：ＮＯ）、稼動前知的支援処理を終了し、ステップ７０１に戻って、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する。
【００８０】
ステップ８０３では、印刷指令の対象となった文書が、過去に利用されていたときに、他のどの文書と同時に開いていたか等を基に、印刷対象文書との関連付けを行うため、検索条件として、印刷対象文書データのアドレスをセットし、この検索条件に基づき、同時印刷候補検索処理を行う（ステップ８０５）。
【００８１】
図９は、同時印刷候補検索処理のフローを示すものである。この処理により、印刷対象文書データを過去に利用していたときに、印刷した他の文書、すなわち、図４の文書テーブルにおいて、事象が「ｐｒｉｎｔ」、新規作成した他の文書、すなわち事象が「ｃｒｅａｔｅ」、更新保存した他の文書、すなわち事象が「ｕｐｄａｔｅ」、開いていた他の文書、すなわち事象が「ｏｐｅｎ」であるレコードを検索する。
【００８２】
まず、検索対象事象として事象に「ｐｒｉｎｔ」を設定し（ステップ９０１）、事象文書検索処理（ステップ９０３）を行う。
【００８３】
図１０は、事象文書検索処理のフローを示すものである。まず、この処理が開始されると、文書データベース１０８３から、文書データアドレスが、ステップ８０３でセットされた検索条件である印刷対象文書データのアドレスを有するレコードをすべて読み出し、検索条件レコードとして記憶する（ステップ１００１）。
【００８４】
次に、この検索条件レコードから、事象が、先に設定した検索対象事象（この場合、ステップ９０１で設定した「ｐｒｉｎｔ」）であるレコードをすべて読み出し、新たに検索条件レコードとして記憶し（ステップ１００３）、ステップ１００５に移行する。
【００８５】
ステップ１００５では、文書データベース１０８３から、事象が、先に設定した検索対象事象（この場合、ステップ９０１で設定した「ｐｒｉｎｔ」）のレコードをすべて読み出し、検索対象レコードとして記憶する。
【００８６】
そして、検索条件レコードについて、後述する処理をすべての検索条件レコードに対して行ったか、すなわち、未処理の検索条件レコードが存在するか否かを判断する。ここで、未処理のレコードが存在しない、すべての検索条件レコードの処理を終えたと判断すると（ステップ１００７：ＹＥＳ）、事象文書検索処理を終了する。
【００８７】
一方、まだ、未処理の検索条件レコードが存在していると判断すると（ステップ１００７：ＮＯ）、ステップ１００９に移行し、未処理の検索条件レコードを１件読み出し、ステップ１０１１で、検索対象レコードから、レコード記載の日時がその検索条件レコードに記載の日時の前後３０分以内で、且つ、操作者が一致するレコードを、検索結果として記憶する。
【００８８】
なお、本実施例１では、操作者が同一であることを検索条件としているが（ステップ１０１１）、ネットワークに接続されたパソコン等で、他の操作者と共同利用する文書データが存在する場合等は、操作者が同一であるという条件は、必須ではない方が好適である。
【００８９】
そして、このステップ１００９及び１０１１を、すべての検索条件レコードの処理が終わるまで繰り返し行う。
【００９０】
上述の通り、ステップ９０１及びステップ９０３により、過去に、印刷対象文書データを印刷したときの前後３０分以内に、印刷した（事象が「ｐｒｉｎｔ」）他の文書データを、印刷対象文書データと関連があるものとして検索することができる。
【００９１】
そして、事象文書検索処理（ステップ９０３）を終えると、新たに検索対象事象を「ｃｒｅａｔｅ」に設定し（ステップ９０５）、ステップ９０３と同様に事象文書検索処理（ステップ９０７）を行う。
【００９２】
これにより、過去に、印刷対象文書データを新規作成したときの前後３０分以内に、新規作成した（事象が「ｃｒｅａｔｅ」）他の文書データを、印刷対象文書データと関連があるものとして検索することができる。
【００９３】
また、事象文書検索処理（ステップ９０７）を終えると、新たに検索対象事象を「ｕｐｄａｔｅ」に設定し（ステップ９０９）、ステップ９０３と同様に事象文書検索処理（ステップ９１１）を行う。
【００９４】
これにより、過去に、印刷対象文書データを更新保存したときの前後３０分以内に、更新保存した（事象が「ｕｐｄａｔｅ」）他の文書データを、印刷対象文書データと関連があるものとして検索することができる。
【００９５】
そして、事象文書検索処理（ステップ９１１）を終えると、新たに検索対象事象を「ｏｐｅｎ」に設定し（ステップ９１３）、ステップ９０３と同様に事象文書検索処理（ステップ９１５）を行う。
【００９６】
これにより、過去に、印刷対象文書データを開いたときの前後３０分以内に、開いた（事象が「ｏｐｅｎ」）他の文書データを、印刷対象文書データと関連があるものとして検索することができる。
【００９７】
なお、検索条件レコードの日時に加える時間は、前後３０分に限られるものではなく、前後１０分でも、前後６０分でもよいし、日時の前にだけ、もしくは後にだけ所定時間を遡及、もしくは付加してもよい。
【００９８】
この加える時間は、ユーザにより任意に設定されてもよいし、予め事象文書検索処理のプログラムとして設定されていてもよい。
【００９９】
本実施例１では、同時印刷候補検索処理（ステップ８０５）において、検索対象事象に「ｐｒｉｎｔ」，「ｃｒｅａｔｅ」，「ｕｐｄａｔｅ」，「ｏｐｅｎ」を設定したが、これは、関連した文書データとして検索される対象を、印刷対象文書データを過去に利用していた期間に、印刷した、新規作成した、更新した、もしくは開いた文書データとしたためであって、これらの事象の他に、事象「ｓｅｎｄ」や「ｃｌｏｓｅ」等を適宜加えることにより、関連した文書データとして検索される対象を、電子メールとして送信した文書データや、閉じた文書データも検索対象となり、関連があるものとして取り扱うことができる。
【０１００】
換言すれば、関連を付与したくない事象を、同時印刷候補検索処理中のステップから除けば、所望の事象のみにより特定される文書データを検索対象とすることができ、ユーザの思考に沿った関連文書データの提供が可能となる。
【０１０１】
さらに、検索条件レコードの日時に加える時間をより短い時間に設定すれば、過去に印刷対象文書データを処理したときの前後、より狭い期間を検索対象とすることが可能であるから、より関連性の強いレコードだけを検索抽出可能となる。
【０１０２】
なお、この同時印刷候補検索処理（ステップ８０５）を行うことで、印刷対象文書データを過去に処理していた処理動作と、同じ処理動作を施した他の文書データを検索することが可能で、単に、同時期に利用していた文書データとして検索するよりも、より関連性の強い文書データとして検索することができる。
【０１０３】
続いて、同時印刷候補検索処理（ステップ８０５）の検索結果に基づき特定される文書データを、印刷対象文書データに関連するものとして、同時に印刷する候補であると表示する、同時印刷候補表示処理を行う（ステップ８０７）。
【０１０４】
図１１は同時印刷候補表示処理のフローを示すものである。
【０１０５】
まず、同時印刷候補検索処理（ステップ８０５）で抽出した検索結果のレコードを、レコードに記載の日時の新しい順にソートし（ステップ１１０１）、その結果を、例えば、図１２に示すような検索結果リストとしてパソコン１０の表示部１０６に表示する（ステップ１１０３）。そして、ステップ１１０５で、ユーザにより、何らかの操作が行われるまで待機する。
【０１０６】
なお、図１２に示す検索結果リストには、日時，文書アドレス，事象，操作者，操作アプリ等、文書テーブル１０８３が備える項目が表示されている。
【０１０７】
この検索結果リストは、パソコン１０の操作部１０４によって、印刷ボタン１２０１を押下することにより、その押下した印刷ボタン１２０１のレコードの、対象文書アドレスによって特定される文書データが、複合機２０の記録部２０２から印刷されるようになっている。また、終了ボタン１２０３を押下することにより、検索結果リストを閉じることができるようになっている。
【０１０８】
ここで、終了ボタン１２０３が押下されると（ステップ１１０７：ＹＥＳ）、同時印刷候補表示処理を終了し、ステップ７０１に戻って、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する。
【０１０９】
一方、終了ボタン１２０３が押下されていないと判断し（ステップ１１０７：ＮＯ）、且つ、印刷ボタン１２０１も押下されていないと判断すると（ステップ１１０９：ＮＯ）、ステップ１１０５に戻り、何れかのボタン操作が行われるまで待機する。
【０１１０】
また、終了ボタン１２０３が押下されていないと判断し（ステップ１１０７：ＮＯ）、印刷ボタン１２０１が押下されたと判断すると（ステップ１１０９：ＹＥＳ）、押下した印刷ボタン１２０１のレコードに示された文書アドレスにより特定される文書データを、複合機２０へ印刷要求を送信し（ステップ１１１１）、再びステップ１１０５に戻り、何れかの操作が行われるまで待機する。
【０１１１】
以上のように、稼動前知的支援処理に上記のような処理を含むことで、外部装置稼動準備の指令が入力されると直ちに、印刷対象文書と関連した文書を利用者に提供することができ、それと同時に、その関連文書を容易に印刷可能な状態でユーザに提供することが可能である。
【０１１２】
本実施例１では、関連を付与されて検索された結果を、パソコン１０の表示部１０６に出力しているが、例えば、複合機１０が備える表示部２１８に出力してもよい。
【０１１３】
さらに、検索結果リストを表示することなく、検索されたすべての文書を出力してもよいし、検索結果文書の一部分だけを出力するようにしてもよく、システムの稼働環境に応じて適宜設定できるようにすればよい。
【０１１４】
また、本実施例１では、関連付けられるデータを文書データとして例示しているが、これは文書データに限定するものではなく、例えば、音楽データや画像データ等であってもよく、その場合の出力先は、複合機２０が備える音声出力部２０８や、パソコン１０が備える図示しないスピーカ等の音声出力部、表示部１０６や複合機２０が備える表示部２１８であるとよい。
【０１１５】
（稼動時知的支援処理）
図１３は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【０１１６】
ステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出し（ステップ１３０１）、ＧＩＤ検索条件設定処理を実行する（ステップ１３０３）。
【０１１７】
図１４は、ＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示したものである。先ず、検索条件として、状態ＩＤ（図２及び図３参照。）をセットする（ステップ１４０１）。次に、ステップ１３０５の文書検索処理に際し、このステップ１４０１により特定された状態ＩＤと、いわゆる「ＡＮＤ条件」で検索するための検索条件を特定するために、各動作処理に特有の検索条件を抽出すべく、ＧＩＤの種別を判断する。すなわち、まず、ステップ１４０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「１（図３参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１４０３）。
【０１１８】
そして、ステップ１４０３でＧＩＤが「１」であると判断された場合（ステップ１４０３：ＹＥＳ）、検索条件として、対象文書アドレスを追加し（ステップ１４０５）、ステップ１４０７を実行する。なお、ステップ１４０３の判断で、ＧＩＤが「１」ではないと判断された場合、ステップ１４０５を実行することなく、ステップ１４０７を実行する。
【０１１９】
ステップ１４０７では、ステップ１４０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「２（図３参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１４０７）。
【０１２０】
そして、ステップ１４０７でＧＩＤが「２」であると判断された場合（ステップ１４０７：ＹＥＳ）、検索条件として、相手アドレスを追加する（ステップ１４０９）。そして、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了し、次に、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１３０５）を実行する。
【０１２１】
一方、ステップ１４０７で、ＧＩＤが「２」ではないと判断された場合は、そのまま、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了する。そして、同じく、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１３０５）を実行する。
【０１２２】
なお、ステップ１４０３及びステップ１４０７において、ともに「ＮＯ」と判断されたものは、状態ＩＤに対応するＧＩＤが「０」の場合である。
【０１２３】
図１５は、文書検索処理（ステップ１３０５）のフローを示したものである。先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１５０１）。
【０１２４】
次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１３０３）により特定された検索条件にしたがった検索を実行する。
【０１２５】
すなわち、まず、ステップ１５０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断する。なお、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）では、通常、ステップ１４０１で、状態ＩＤを検索条件としてセットしているため、このステップ１５０３の判断は「ＹＥＳ」となり、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶する（ステップ１５０５）し、ステップ１５０７を実行する。
【０１２６】
ステップ１５０７では、検索条件として相手アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１４０７の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１４０９において検索条件として相手アドレスが追加されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、相手アドレスがセットされていれば（ステップ１５０７：ＹＥＳ）、ステップ１５０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１５０９）、次に、ステップ１５１１を実行する。なお、ステップ１５０７において、検索条件として相手アドレスが指定されていない場合（ステップ１５０７：ＮＯ）、ステップ１５０９を実行することなく、ステップ１５１１を実行する。
【０１２７】
ステップ１５１１では、検索条件として対象文書アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１４０３の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１４０５において検索条件として対象文書アドレスが指定されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１５１１：ＹＥＳ）、ステップ１５０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１５１３）、次に、ステップ１５１５を実行する。なお、ステップ１５１１において、検索条件として対象文書アドレスが指定されていない場合（ステップ１５１１：ＮＯ）、ステップ１５１３を実行することなく、ステップ１５１５を実行する。
【０１２８】
なお、ステップ１５０９及びステップ１５１３において、ステップ１５０５で特定された検索結果レコードに基づき、各検索条件に該当する新たな検索結果レコードを記憶するのは、各状態ＩＤに対応するＧＩＤが１つだけ設定（図３参照。）されていることによる。
【０１２９】
ステップ１５１５では、ステップ１５１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１５０３〜ステップ１５１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し（実体は状態テーブル１０８１の１レコード）、ステップ１５１７を実行する。
【０１３０】
ステップ１５１７では、ステップ１５０１で検索結果レコードの初期値として設定した文書テーブル１０８３に記憶された各レコードにおいて、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間（つまり、同文書がパソコン１０で「開かれていた」又は「取り扱われていた」と判断できる期間）が、ステップ１５１５で読み出した１件の状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間と重なったとき、処理対象となった文書テーブル１０８３のレコードを検索結果レコードとして記憶する（ステップ１５１７）。
【０１３１】
すなわちこの処理（ステップ１５１７）は、指示された検索条件に適合する外部装置の状態と同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を抽出することを行っている。
【０１３２】
本実施例１の情報管理システム１では、自らの動作をキーとして、そのとき利用していたデータを、再度、利用しようとするとき、自らの動作を間接的に示す情報として、パソコン１０に接続された複合機２０等の処理動作を利用し、この処理動作と同時期に利用されていた文書データを、関連性があるものとみなすことが可能であって、その結果、処理動作の対象となった対象文書（アドレス）と同時期に利用されていたとして、文書データ相互が関連性あるものとみなすことができる。そのため、上記のとおり、処理されていた日時が重なる「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」の事象のレコードを、検索結果レコードとして記憶する。
【０１３３】
なお、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間の決定に際し、利用者（図４における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。
【０１３４】
そして、ステップ１５１９では、状態テーブル１０８１の検索結果レコードとして記憶されている全てのレコードについてステップ１５１７の処理を終了したか否かを判断し、終了していれば（ステップ１５１９：ＹＥＳ）、上記処理に基づく検索結果レコードから検索結果情報を作成し（ステップ１５２１）、文書検索処理（ステップ１３０５）を終了する。なお、ステップ１５１９において、全件終了していないと判断された場合（ステップ１５１９：ＮＯ）、ステップ１５１５に戻って、処理を継続する。
【０１３５】
なお、本実施例における情報管理システム１では、状態テーブル１０８１に記憶されるレコードは、その処理動作を行った際、文書テーブルにも同時に１つのレコードとして記憶される構成を採用しているため（後述の「文書テーブル更新処理」参照。）、ステップ１５１７において、これら両テーブルの各レコードは検索条件を満たすものとして検索結果レコードに記憶される。
【０１３６】
したがって、このような同一の処理によって記憶されるレコードに基づき記憶される検索結果レコードを除外するため、状態テーブル１０８１から特定された検索結果レコードの開始日時又は終了日時と、文書テーブル１０８３の日時が同一で、かつ、対象文書アドレスと文書アドレスが同一の検索結果レコードについては、ステップ１５１７による条件を満足した場合であっても、このステップ１５１７によって記憶しないような構成とすると好適である。
【０１３７】
文書検索処理（ステップ１３０５）を終了したとき、制御部１００は継続して、文書検索処理（ステップ１３０５）に基づく検索結果の表示処理を実行する（ステップ１３０７）。
【０１３８】
なお、上記文書検索処理におけるステップ１５１７では、両期間の重複によった判断を行っていた。しかし、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が含まれていた場合、必ず、両者は重複することとなるから、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間が全て含まれている場合を除き、このような簡易な判断を、ステップ１５１７の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１３９】
また、同様に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかが含まれていた場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１５１７の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１４０】
さらに、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかと、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が重複する場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１５１７の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１４１】
図１６は、検索結果表示処理（ステップ１３０７）のフローを示したものである。先ず、処理の開始に際し、日付及び参照ソートフラグをＯＦＦにする（ステップ１６０１）。
【０１４２】
次に、ステップ１５２１で作成された検索結果情報として特定された検索結果レコード各々が、状態テーブル１０８１から特定された（ステップ１５０３〜ステップ１５１３を実行することで特定された）検索結果レコードであるか、又は、文書テーブル１０８３から特定された（ステップ１５１５〜ステップ１５１９を実行することで特定された）検索結果レコードであるかを分類する。すなわち、前者を対象文書に係る検索結果とし、後者を利用文書に係る検索結果として、両検索結果を分類する（ステップ１６０３）。
【０１４３】
そして、ステップ１６０３の処理が終了したなら、次に、このステップ１６０３で利用文書と対象文書のそれぞれに分けられた検索結果情報を表示するにあたって、表示される利用文書又は対象文書を、何れの順序で表示するかを決定するための処理を実行する。
【０１４４】
まず、ステップ１６０５は、表示の順序として、日時でソートすることが選択されているか否かを判断する（ステップ１６０５）。
【０１４５】
今、参照数でソートするが指定、換言すれば、日時でソートするが指定されていない場合（ステップ１６０５：ＮＯ）、参照数が大きいものから順に、ステップ１６０３で利用文書と対象文書の各々に分類された両検索結果それぞれについて、参照数が大きい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１６１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１６１３）。そして、ステップ１６１５を実行する。
【０１４６】
一方、日時でソートするが指定されていた場合（ステップ１６０５：ＹＥＳ）、制御部１００は、ステップ１６０３による両検索結果それぞれについて、日時が新しい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１６１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１６１３）。そして、上記同様、ステップ１６１５を実行する。
【０１４７】
なお、本実施例の情報管理システムでは、検索結果の表示に際し、日時と参照数の２項目によるソートが可能であるとしている。そのため、これら何れでソートするかの判断は、一方の項目でソートすることが指定されているか、具体的には、日時でのソートが指定されているか否かを判断することのみをもって、利用者が、日時又は参照数の何れでソートさせようとしているか判断することができる（日時でのソートが指定されていないときは、参照数でのソートが指定されているとみなす。）。
【０１４８】
また、日時又は参照数の何れでソートをするかの指定は、例えば、ステップ１６０１の処理を実行した後、ステップ１６０５の処理を実行する前に、操作部１０４を介して利用者に指定させる構成とすればよい。
【０１４９】
ステップ１６１５では、ステップ１６０７又はステップ１６１１で、指定された条件にしたがいソートされた検索結果レコードに基づき、利用文書と対象文書毎のリストを、該当文書へのアクセスが可能なように生成する。そして、ステップ１６１７でこれらリストを表示する。
【０１５０】
なお、上記のとおり本実施例１の情報管理システム１では、ステップ７０７において、外部装置の稼動が検出された際に、この検出に合せて、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）を実行させている。したがって、この検出された処理動作に関連して、過去の同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を利用者に報知することができるため、今回の処理に、この関連した文書について必要な処理が存在する場合、これについての処理も同時（同時期）に行うこともできる。
【０１５１】
例えば、ファクス送信を行ったとき、過去のファクス送信において開いていた文書を閲覧し、この文書も送信しておいた方が良いか否かの判断を行うことができる。
【０１５２】
図１７〜図２０は、ステップ１６１７を実行することで、パソコン１００の表示部１０６に表示される稼動時知的支援処理の実行結果を示す図である。
【０１５３】
具体的に説明すると、図１７は、パソコン１０から、複合機２０の記録部２０２に対して、記憶部１０８に記憶されている任意の文書データの印刷処理指令がなされた場合（処理動作（状態）としてＰＣプリントが実行。図３参照。）に、この稼動時知的支援処理（ステップ７１１）が実行され、これにより特定された対象文書に係る検索結果を表示したものである。
【０１５４】
すなわち、ＰＣプリントが実行された場合、状態ＩＤ「ＰＲＮ」、今回のＰＣプリント処理の対象となっている対象文書アドレスに基づき、文書検索処理（ステップ１３０５）が実行される。その結果、今回の印刷対象となった対象文書データが、過去において印刷された日時が、図１７の態様で表示される（かかる場合、図１７において、アドレスおよび参照数は全て同一に表示される。）。
【０１５５】
図１８は、今回、印刷対象となった対象文書データの印刷が実行されていた期間内に、開かれていた利用文書を表示したものである。
【０１５６】
例えば、今回のＰＣプリントは、図２のＩＤ「ｓｉｄ１」であり（このレコードにおいて開始日時を「２００５年７月１５日１１時５９分００秒」、終了日時を「２００５年７月１５日１２時０２分００秒」とする。）、ｓｉｄ１の対象文書に関連する利用文書の文書アドレスを「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」（図４において、この利用文書の文書アドレスを利用したＩＤに記載の日時を、ｄｉｄ２が「２００５年７月１５日１１時５０分００秒」、ｄｉｄ６が「２００５年７月１５日１２時００分００秒」、ｄｉｄ８が「２００５年７月１５日１２時０１分００秒」とする。）とした場合、ｓｉｄ１に係るＰＣプリントの処理が実行されていた上記期間内に、「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」に係る文書が開かれていたこととなる。したがって、これら２つの利用文書に係る所定の事項が図１８の態様にしたがって表示される。
【０１５７】
また、図１９及び図２０は、ステップ７０７において、複合機２０の回線通信部２１２を介して電話発呼（図３における事象「ＴＬＴ」。）又は電話着信（図３における事象「ＴＬＲ」。）による場合の表示例を示したものである（表示までの過程は、上記説明と同様であり、省略する。）。
【０１５８】
なお、図１７では、ＰＣプリントでありＧＩＤが「１」であり（図３参照）、文書アドレスを検索条件として指定して文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、アドレスおよび参照数は全て同一で、日時のみが異なって表示されたが、電話発呼又は電話着呼の場合、ＧＩＤが「２」であり（図３参照）、文書アドレスを検索条件として指定しないで文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、図１９に示す「アドレス」欄に示される対象文書アドレスは、それぞれ異なったアドレスが表示される。
【０１５９】
また、本実施例の情報管理システム１では、図１７〜図２０において表示されているアドレスはハイパーリンク形式で表示されており（ステップ１４１７）、操作部１０４を介してこれを選択すると、このアドレスに係る文書データが記憶部１０８から読み出され、表示部１０６に表示される。
【０１６０】
（状態テーブル登録処理）
図２１は、図２に示す状態テーブル１０８１への登録処理のフローを示したものである。
【０１６１】
ステップ７１５において、状態テーブル登録処理が実行されたとき、パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１に登録するためのレコードを追加し、ユニークＩＤを生成する。そして、この新たなレコードのＩＤとして、このユニークＩＤを登録し（ステップ２１０１）、次に、ステップ２１０３を実行する。
【０１６２】
ステップ２１０３では、ステップ７０７で外部装置の稼動を検知した日時、及び、ステップ７１３でこのステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了を検知した日時を、それぞれ開始日時と終了日時として、ステップ２１０１による新たなレコードに登録するとともに、ステップ７０９で、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）に先立ち、稼動が検知された外部装置から入力を受け、制御部１００を構成するＲＡＭ等記憶保持しておいた状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス及び量を、同じくステップ２１０１による新たなレコードに登録する処理を実行する。
【０１６３】
（手動知的支援処理）
図２２及び図２３は、手動知的支援処理のフローを示したものである。なお、図２５は、手動知的新処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。
【０１６４】
ステップ７１９において、手動知的支援処理の起動が実行されたとき、この処理は開始する。なお、この処理は、図７に示すパソコンメイン処理とは並列で動作するように構成する。すなわち、ステップ７１９の処理は、この手動知的支援処理を起動した後、手動知的支援処理の終了を待つことなく、ステップ７０１の処理に移行する。
【０１６５】
パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１のレコードから状態ＩＤ毎の集合を生成し、状態ＩＤ毎に集合した各レコードを開始日時順にソートする処理を実行し（ステップ２２０１）、この処理によって得られた結果をパソコン１０の表示部１０６に表示する（ステップ２２０３）。
【０１６６】
ここで、ステップ２２０３における表示は、全状態２５０５が縮小表示となるように、具体的には、状態ＩＤで示される各処理動作の名称のみが表示されるよう表示される（図２５におけるＰＣプリントの表示態様を参照。）。
【０１６７】
ステップ２２０５では、ステップ２２０３の処理により表示される表示態様において、最上位に表示される状態２５０５（図２５においてはＰＣプリント。）の先頭のレコード（ステップ２２０１において先頭にソートされたレコード）のラジオボタン２５０７（図２５参照。）が、初期設定としてＯＮとなるようセットする（ステップ２２０５）。
【０１６８】
手動知的支援処理が起動後（ステップ７１９）、ステップ２２０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２２０７）。
【０１６９】
そして、この待機状態（ステップ２２０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、展開アイコン２５０１（図２３参照。）の押下であるか否かを判断する（ステップ２２０９）。
【０１７０】
ここで、入力された指令が、展開アイコン２５０１の押下である場合（ステップ２２０９：ＹＥＳ）、押下された展開アイコン２５０１に対応する状態２５０５のレコードの情報をステップ２２０１のソートにしたがってリスト状に表示するとともに（ステップ２２１１）、展開された状態２５０５の展開アイコン２５０１を、縮小アイコン２５０３に差し替える（ステップ２２１３）。
【０１７１】
このステップ２２１１およびステップ２２１３の処理について、図２５に基づき具体的にすれば、展開アイコン２５０１押下(ステップ２２０９)が実行される以前は、ＰＣファクス送信についても、ＰＣプリントと同様、状態２５０５が展開アイコン２５０１をともなって表示されている（換言すれば、リスト（レコード）については非表示。）。
【０１７２】
この状態で、ステップ２２０９がＰＣファクス送信の展開アイコン２５０１に対して実行された場合（ステップ２２０９：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１で、状態ＩＤが「ＦＰＴ」と記載されているレコードが、ステップ２２０１でソートされた順にしたがい図２５の態様で表示されるとともに（ステップ２２１１）、ＰＣファクス送信に係る展開アイコン２５０１が縮小アイコン２５０３に差し替えられる（ステップ２２１３：「＋」から「−」へとその表示が変更となる。）。なお、ステップ２２１３を初めて終了した時点においては、ステップ２２０５が有効であり、ＰＣファクスに関連して表示されるレコードでは、何れのラジオボタン２５０７もＯＦＦである。
【０１７３】
一方、ステップ２２０７による待機状態において、入力された指令が、展開アイコン２５０１の押下ではなく（ステップ２２０９：ＮＯ）、縮小アイコン２５０３の押下である場合（ステップ２２１５：ＹＥＳ）、図２５のＰＣファクス送信の態様で表示されているものを、ＰＣプリントの態様に変更する。すなわち、対応する状態２５０５のレコードのリスト表示を削除し（ステップ２２１７）、縮小アイコン２５０３を展開アイコン２５０１に差し替える（ステップ２２１９）。
【０１７４】
また、ステップ２２０７による待機状態において、入力された指令が、縮小アイコン２５０３の押下ではなく（ステップ２２１５：ＮＯ）、ラジオボタン２５０７の押下である場合（ステップ２０２１：ＹＥＳ）、所定のレコード（初期状態においては最上位の状態２５０５の先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２５０７をＯＦＦとし（ステップ２２２３）、利用者の操作に対応するラジオボタン２５０７をＯＮにする（ステップ２２２５）。
【０１７５】
なお、ステップ２２１３、ステップ２２１９及びステップ２２２５を実行すると、ステップ２２０７に戻り、再び、利用者の操作がなされるまで待機する。
【０１７６】
ここで、ステップ２２０７による待機状態において、利用者の操作により入力された指令が、展開アイコン２５０１、縮小アイコン２５０３及びラジオボタン２５０７の何れの押下ではない場合（ステップ２２０９、ステップ２２１５及びステップ２２２１：ＮＯ）、図２３に示す処理を行う。
【０１７７】
すなわち、パソコン１０の制御部１００は、利用者の操作により入力された指令が、この手動知的支援処理の終了であるか否か、具体的には、閉じるボタン２５１７が押下されたか否かを判断し（ステップ２３０１）、この条件を満足するとき（ステップ２３０１：ＹＥＳ）、処理を終了する。
【０１７８】
これに対し、閉じるボタン２５１７の押下ではない場合（ステップ２３０１：ＮＯ）、リスト表示ボタン２５０９、メモリ保存ボタン２５１１、全て表示ボタン２５１３又は全て印刷ボタン２５１５であるため、これら各ボタン操作に対応する処理を実行すべく、ラジオボタンＯＮのレコード（状態ＩＤ、ＧＩＤ、相手先アドレス、対象文書）を読み出す（ステップ２３０３）。
【０１７９】
そして、この読み出した情報に基づき、ＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ２３０５）、及び、文書検索処理（ステップ２３０７）を実行し、次に、ステップ２３０９を実行する。なお、このステップ２３０５及びステップ２３０７で実行される両処理は、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）で行われるＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１３０３）、及び、文書検索処理（ステップ１３０５）と同様であるので、その説明は省略する。
【０１８０】
ステップ２３０９では、ステップ２３０３を実行する原因となった利用者の操作部１０４を介した指令が、リスト表示ボタン２５０９の押下であったか否かを判断する。
【０１８１】
リスト表示ボタン２５０９の押下であった場合（ステップ２３０９：ＹＥＳ）、ステップ２３０７による文書検索処理の結果を用いて文書知的支援処理を起動する（ステップ２３１１）。なお、文書知的支援処理の詳細については図２４を用いて後述する。
【０１８２】
これに対し、リスト表示ボタン２５０９の押下でない場合（ステップ２３０９：ＮＯ）、メモリ保存ボタン２５１１の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１３）、この条件を満足するとき（ステップ２３１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、複合機２０に対して文書検索処理（ステップ２３０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、着脱メディア２３０１に書き込むよう指示を行いとともに、記憶部１０８から該当する文書データを通信部１０２を介して複合機２０に送信する。一方、複合機２０の制御部２００はこの指示に応じて、通信部２１４を介して受信した該当する文書データを着脱メディア２１０１に書き込む（ステップ２３１５）。
【０１８３】
また、メモリ保存ボタン２５１１の押下でない場合（ステップ２３１３：ＮＯ）、全て表示ボタン２５１３の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１７）、この条件を満足するとき（ステップ２３１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２３０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを開き、その内容を表示部１０６に所定の間隔、例えば、２秒間隔で順次表示する（ステップ２３１９）。
【０１８４】
また、全て表示ボタン２５１３の押下でない場合（ステップ２３１７：ＮＯ）、全て印刷ボタン２５１５の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１７）、この条件を満足するとき（ステップ２３１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２３０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２により印刷する（ステップ２３２３）。
【０１８５】
なお、全て印刷ボタン２５１５の押下でない場合（ステップ２３２１：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２２０７）。
【０１８６】
また、ステップ２３１１、ステップ２３１５、ステップ２３１９及びステップ２３２３を実行し終えたときも、ステップ２２０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【０１８７】
図２４は、ステップ２３１１によって起動される文書知的支援処理のフローを示したものである。なお、図２６は、文書知的支援処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。
【０１８８】
先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ２４０１では、文書検索処理（ステップ２３０７）によって得られた検索結果のレコードから、同一の文書アドレスであるレコードを利用して、同一文書アドレスの文書データの参照回数（事象がｏｐｅｎであるレコードの数）及び最終アクセス日時(日時が直近のレコードに記載の日時)を集計し（ステップ２４０１）、ステップ２４０３を実行する。
【０１８９】
ステップ２４０３では、集計結果を表示部１０６に図２６に示す態様で表示する。その際、表示されるレコードの中で、先頭のレコードのラジオボタンをＯＮとする（ステップ２４０５）。
【０１９０】
ここで、文書知的支援処理が起動後（ステップ２３１１）、ステップ２６０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２４０７）。
【０１９１】
そして、この待機状態（ステップ２４０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、ラジオボタン２６０１（図２６参照。）の押下であるか否かを判断し（ステップ２４０９）、この条件を満足するとき（ステップ２４０９：ＹＥＳ）、ステップ２４０１を実行する。
【０１９２】
ステップ２４０７では、所定のレコード（初期状態においては先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２６０１をＯＦＦとし（ステップ２４１１）、利用者の操作に対応するラジオボタン２６０１をＯＮにする（ステップ２４１３）。
【０１９３】
一方、ステップ２４０９の判断が、ラジオボタン２６０１の押下でない場合、表示ボタン２６０３の押下であるか否かを判断し（ステップ２４１５）、この条件を満足するとき（ステップ２４１５：ＹＥＳ）、ステップ２４１７を実行する。
【０１９４】
ステップ２４１７では、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを開き、これを表示部１０６に表示する。
【０１９５】
また、ステップ２４１５の判断が、表示ボタン２６０３の押下でない場合、印刷ボタン２６０５の押下であるか否かを判断し（ステップ２４１９）、この条件を満足するとき（ステップ２４１９：ＹＥＳ）、ステップ２４２１を実行する。
【０１９６】
ステップ２４２１では、制御部１００は、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを記憶部１０８から読み出すとともに、通信部１０２を介して該当する文書データを複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２は、これを印刷する。
【０１９７】
また、ステップ２４１９の判断が、印刷ボタン２６０５の押下でない場合、関連文書ボタン２６０７の押下であるか否かを判断し（ステップ２４２３）、この条件を満足するとき（ステップ２４２３：ＹＥＳ）、ステップ２４２５を実行する。
【０１９８】
ステップ２４２５では、文書テーブル１０８１から、ラジオボタン２６０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間（ｏｐｅｎ−ｃｌｏｓｅ間）に、事象が「ｏｐｅｎ」と記載されているレコードを全て抽出する（ステップ２４２５）。
【０１９９】
図２６を例として具体的に説明すると、この抽出は、文書アドレス「ｆｉｌｅ：／／＃＃＃／＃＃＃／＃＃＃２」に記憶される文書データは、参照回数がｒ２回であるから、ｒ２回開かれていた期間があり、これら全ての期間を対象として行われる。
【０２００】
なお、ラジオボタン２６０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間の決定に際し、利用者（図４における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。
【０２０１】
そして、ステップ２４２５による抽出によって得られた検索結果レコードを対象として、再び、この文書知的支援処理を起動する（ステップ２４２７）。
【０２０２】
すなわち、利用者は、この文書知的支援処理の実行により、ある文書に関連した文書を、連続的に知ることができる。
【０２０３】
さらに、制御部１００は、ステップ２４２３の判断が、関連文書ボタン２６０７の押下でない場合、閉じるボタン２６０９の押下であるか否かを判断し（ステップ２４２９）、この条件を満足するとき（ステップ２４２９：ＹＥＳ）、この文書知的支援処理（ステップ２３１１）を終了し、ステップ２２０７に戻って、利用者からの操作がなされるまで、待機する。
【０２０４】
一方、閉じるボタン２６０９の押下でないと判断したとき（ステップ２４２９：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２４０７）。
【０２０５】
なお、ステップ２４１３、ステップ２４１７、ステップ２４２１及びステップ２４２７を実行し終えたときも、ステップ２４０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【０２０６】
（情報管理システムによる処理２）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（２）について、図面を用いて説明する。なお、処理（２）は処理（１）と並列して稼動されるものである。
【０２０７】
図２７は、パソコン１０により行われる文書テーブル１０８３の更新のための処理手順を示したフローである。なお、このフローに示される処理（２）は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【０２０８】
先ず、制御部１００は、操作部１０４を介して、記憶部１０８に記憶されている文書データの操作がなされた、又は、複合機２０の動作、具体的には、図３の「対象文書アドレス」の項目中「（パソコンにコピーした）」と記載されている処理動作(状態)の起動によって、複合機２０から対象文書データがパソコン１０に対して送信され、この対象文書データ新たに記憶部１０８に記憶された、さらに、書籍３２、３４の無線タグ３２２、３２４が書籍センサー３０の無線タグ読取部３０６に読み取られ、その情報が通信部３４を介してパソコン１０に送信されてきた場合、その書籍センサー３０からの送信に係る書籍３２等を紹介しているインターネット７０上のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）が閲覧されたか否か（以下、これら操作または処理を「ファイル操作」という。）を判断する（ステップ２７０１）。
【０２０９】
ステップ２７０１の判断の結果、ファイル操作がなされたと判断されたとき（ステップ２７０１：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書テーブル１０８３に新たにレコードを追加し、このレコードにユニークなＩＤを生成して登録し（ステップ２７０３）、ステップ２７０５を実行する。
【０２１０】
なお、このステップ２７０１の判断の結果、この条件を満足しないとき（ステップ２７０１：ＮＯ）、ファイル操作が行われるまで待機する。
【０２１１】
ステップ２７０５では、ステップ２７０３において追加した新たなレコードに、現在の日時、文書アドレスに対象ファイルのフルパス名を、操作アプリに操作したアプリケーションを、操作者に操作者の種別を登録する。
【０２１２】
その後、未だ未登録の「事象」へ登録する情報の判断処理を行う（ステップ２７０７〜ステップ２７３３）。
【０２１３】
第１に、制御部１００は、ステップ２７０１でなされたファイル操作が、新たな文書ファイルの記録部１０８への記憶（以下、「ファイル生成」という。）であったか否かを判断し（ステップ２７０７）、ファイル生成であるとき（ステップ２７０７：ＹＥＳ）、事象として「ｃｒｅａｔｅ」を登録する。
【０２１４】
一方、ファイル操作がファイル生成でない場合（ステップ２７０７：ＮＯ）、次に、記憶部１０８に記憶されている文書ファイルを開く（以下、「ファイルオープン」という。）であったか否かを判断し（ステップ２７１１）、この条件を満足するとき（ステップ２７１１：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ２７１３）。
【０２１５】
また、ステップ２７１１において、条件を満足していないとき(ステップ２７１１：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの更新(上書き保存)であるか否かを判断し（ステップ２７１５）、この条件を満足するとき（ステップ２７１５：ＹＥＳ）、事象として「ｕｐｄａｔｅ」を登録する（ステップ２７１３）。
【０２１６】
また、ステップ２７１５において、条件を満足していないとき(ステップ２７１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの送信（ＰＣファクス送信含む。）であるか否かを判断し（ステップ２７１９）、この条件を満足するとき（ステップ２７１９：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ２７２１）。
【０２１７】
また、ステップ２７１９において、条件を満足していないとき(ステップ２７１９：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（図３において状態「ＰＣファクス送信」が該当。）であるか否かを判断し（ステップ２７１９）、この条件を満足するとき（ステップ２７２１：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ２７２１）。
【０２１８】
また、ステップ２７１５において、条件を満足していないとき(ステップ２７１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（複合機２０の記録部２０２を利用。）であるか否かを判断し（ステップ２７２３）、この条件を満足するとき（ステップ２７２３：ＹＥＳ）、事象として「ｐｒｉｎｔ」を登録する（ステップ２７２５）。
【０２１９】
また、ステップ２７２３において、条件を満足していないとき(ステップ２７２３：ＮＯ)、ＨＰの閲覧であるか否かを判断し（ステップ２７２７）、この条件を満足するとき（ステップ２７２７：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ２７２９）。
【０２２０】
さらに、ステップ２７２７において、条件を満足していないとき(ステップ２７２７：ＮＯ)、ファイルオープン(ステップ２７１１)又はＨＰの閲覧(ステップ２７２７)に対応した、ファイル又はＨＰのクローズであるか否かを判断し（ステップ２７３１）、この条件を満足するとき（ステップ２７３１：ＹＥＳ）、事象として「ｃｌｏｓｅ」を登録する（ステップ２７２９）。
【０２２１】
なお、ステップ２７３１において、条件を満足しないとき(ステップ２７３１：ＮＯ)、又は、ステップ２７０９、ステップ２７１３、ステップ２７１７、ステップ２７２１、ステップ２７２５、ステップ２７２９若しくはステップ２７３３を終えた後、制御部１００は、再び、ファイル操作がなされるまで待機する。
【０２２２】
以上、実施例１に係る上記説明は、主として「文書データ」を例としたが、情報管理システム１の対象足りえるデータは、「文書データ」に限られるものではなく、例えば、「画像データ」「音声データ」その他のデータ、又は、これら各種データが混在したものであっても、同一の内容(処理)を実現できる。
【０２２３】
（実施例２）
以下、実施例１とは異なる情報管理システムについて、具体的に説明する。
【０２２４】
なお、本実施例２は上記実施例１で用いていた「ＧＩＤ」を備えていない点、すなわち、図３において「ＧＩＤ」は定義されておらず、これにともない、稼動時知的支援処理及ぶ手動知的支援処理において「ＧＩＤ検索条件設定処理」も行わない点においてのみ実施例１と相違するものである。したがって、以下の説明では同一の構成及び処理手順については、詳細を省略し、相違する点のみを説明する（手動知的支援処理における処理手順は、稼動時知的支援処理と同様の処理が行われるため、実質的に実施例２では、稼動知的支援処理について説明する。）。
【０２２５】
（稼動時知的支援処理）
図２８は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【０２２６】
図７のステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出す。そして、これらの中から操作部１０４を介して利用者に選択されたものを検索条件としてセットする（ステップ２８０１）、文書検索処理を実行する（ステップ２８０３）。
【０２２７】
図１５は、文書検索処理（ステップ２８０３）のフローを示したものである。先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１５０１）。
【０２２８】
次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したステップ２８０３により選択された検索条件にしたがった検索を実行する。
【０２２９】
すなわち、まず、ステップ１５０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断し、この条件を満足しているとき（ステップ１５０３：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶する（ステップ１５０５）し、ステップ１５０７を実行する。なお、検索条件として状態ＩＤがセットされていないとき(ステップ１５０３：ＮＯ)、ステップ１５０５を実行することなく、ステップ１５０７を実行する。
【０２３０】
ステップ１５０７では、検索条件として相手アドレスが追加されているか否かを判断し、この条件を満足するとき（ステップ１５０７：ＹＥＳ）、ステップ１５０５により記憶された検索結果レコード等から、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１５０９）、次に、ステップ１５１１を実行する。なお、ステップ１５０７において、検索条件として相手アドレスが追加されていない場合（ステップ１５０７：ＮＯ）、ステップ１５０９を実行することなく、ステップ１５１１を実行する。
【０２３１】
ステップ１５１１では、検索条件として対象文書アドレスが追加されているか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１５１１：ＹＥＳ）、ステップ１５０５等により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１５１３）、次に、ステップ１５１５を実行する。なお、ステップ１５１１において、検索条件として対象文書アドレスが追加されていない場合（ステップ１５１１：ＮＯ）、ステップ１５１３を実行することなく、ステップ１５１５を実行する。
【０２３２】
ここで、ステップ１５０３〜ステップ１５１３を実行した結果、得られる検索結果レコードについて、より詳細に説明する。
【０２３３】
ステップ１５０３、ステップ１５０７及びステップ１５１１の判断において全ての判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３４】
また、ステップ１５０３及びステップ１５０７の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１５１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５０９において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３５】
また、ステップ１５０３及びステップ１５１１の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１５０７の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３６】
また、ステップ１５０３の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１５０７及びステップ１５１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５０５において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３７】
また、ステップ１５０３の判断が「ＮＯ」で、ステップ１５０７及びステップ１５１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３８】
また、ステップ１５０３及びステップ１５１１の判断が「ＮＯ」で、ステップ１５０７の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５０９において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２３９】
また、ステップ１５０３及びステップ１５０７の判断が「ＮＯ」で、ステップ１５１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２４０】
さらに、ステップ１５０３、ステップ１５０７及びステップ１５１１の判断において全ての判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１５０１において初期値として設定された状態テーブル１０８１と同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２４１】
ステップ１５１５では、ステップ１５１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１５０３〜ステップ１５１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し、ステップ１５１７を実行する。
【０２４２】
なお、ステップ１５１７以降の処理については、検索結果表示処理２８０５を含め、上記実施例１同様であるので、詳細を省略する。
【図面の簡単な説明】
【０２４３】
【図１】本発明の実施例における情報管理システムの構成を示した図
【図２】本発明の実施例における状態テーブルを示した図
【図３】本発明の実施例１における状態テーブルに記憶される各項目の定義を示した図
【図４】本発明の実施例における文書テーブルを示した図
【図５】本発明の実施例におけるファイル情報テーブルを示した図
【図６】本発明の実施例におけるデバイス指定テーブルを示した図
【図７】本発明の実施例におけるパソコンにより行われるメインとなる処理のフローを示す図
【図８】本発明の実施例における稼動前知的支援処理のフローを示す図
【図９】本発明の実施例における同時印刷候補検索処理のフローを示す図
【図１０】本発明の実施例における事象文書検索処理のフローを示す図
【図１１】本発明の実施例における同時印刷候補表示処理のフローを示す図
【図１２】本発明の実施例における同時印刷候補検索処理における検索結果の表示態様を示す図
【図１３】本発明の実施例１における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【図１４】本発明の実施例１におけるＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示す図
【図１５】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１６】本発明の実施例における検索結果表示処理のフローを示す図
【図１７】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図１８】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図１９】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図２０】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図２１】本発明の実施例における状態テーブル登録処理のフローを示す図
【図２２】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図２３】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図２４】本発明の実施例における文書知的支援処理のフローを示す図
【図２５】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図２６】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図２７】本発明の実施例における文書テーブル更新処理のフローを示す図
【図２８】本発明の実施例２における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【符号の説明】
【０２４４】
１０  パソコン（情報処理装置）
１０８  記憶部（第２記憶手段）
１０８１  状態テーブル
１０８３  文書テーブル（第１記憶手段）
２０  複合機（外部装置）
５０  ネットワーク回線
６０  電話回線
７０  インターネット網
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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