(57)【要約】【課題】  組織や階層を横断した情報共有が実現できるように、メール管理システムを各組織で運用しやすく、かつ送受信したメールを一元管理できるように改善を施したものを提供する。【解決手段】  端末制御部３１０は、受け付けた当該メールカテゴリデータと、メールあて先データと、メール内容データと、を、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に送信し、サーバ制御部２１０は、送信された当該メールカテゴリデータと、メールあて先データと、メール内容データをサーバ記憶部２５０に記憶する。【選択図】        図１１
2007004629.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信ネットワークを介して接続された端末及びメール管理サーバにより構成されるメール管理システムであって、
前記端末は、ユーザの入力の受付を行う端末入力部と、
ユーザにデータの表示を行う端末表示部と、
前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行う端末通信制御部と、
前記端末入力部を介して、メールデータのカテゴリを定義するメールカテゴリ定義データの編集を行い、編集した当該メールカテゴリ定義データを、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールカテゴリ定義データ編集部と、
前記メールカテゴリ定義データの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールカテゴリ定義データ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールカテゴリ定義データに基づいて、前記端末入力部を介して、メールカテゴリデータを選択し、メールの内容データとあて先データと当該選択したメールカテゴリデータとを少なくとも含むメールデータの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するメールデータ編集部と、
前記端末入力部を介して指定したメールカテゴリを指定して、前記メールデータの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールデータ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールデータを、前記端末表示部を介して表示を行うメールデータ受信部と、を少なくとも含む端末制御部と、を含み、
前記メール管理サーバは、前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行うサーバ通信制御部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールカテゴリ定義データを記憶するメールカテゴリ定義データ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータを記憶するメールデータ記憶部と、を少なくとも含むサーバ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールカテゴリ定義データの読み出し要求に応答して、前記メールカテゴリ定義データ記憶部に記憶しているメールカテゴリ定義データを読み出して前記端末に送信するメールカテゴリ定義データ読み出し部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータの読み出し要求に応答して、前記指定されたメールカテゴリに基づいて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを読み出して前記端末に送信するメールデータ読み出し部と、を少なくとも含むメール管理システム。
【請求項２】
通信ネットワークを介して接続された端末及びメール管理サーバにより構成されるメール管理システムであって、
前記端末は、ユーザの入力の受付を行う端末入力部と、
ユーザにデータの表示を行う端末表示部と、
前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行う端末通信制御部と、
前記端末入力部を介して、メールデータの入力単位を定義するメールフォーム定義データの編集を行い、編集した当該メールフォーム定義データを、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールフォーム定義データ編集部と、
前記メールフォーム定義データの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールフォーム定義データ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールフォーム定義データに基づいて、前記端末入力部を介して、メールフォームデータを選択し、当該選択したメールフォームデータに基づいて、メールの内容データ及びあて先データを少なくとも含むメールデータの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するメールデータ編集部と、
前記メールデータの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールデータ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールデータを、前記端末表示部を介して表示を行うメールデータ受信部と、を少なくとも含む端末制御部と、を含み、
前記メール管理サーバは、前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行うサーバ通信制御部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールフォーム定義データを記憶するメールフォーム定義データ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータを記憶するメールデータ記憶部と、を少なくとも含むサーバ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールフォームデータの読み出し要求に応答して、前記メールフォームデータ記憶部に記憶しているメールフォーム定義データを読み出して前記端末に送信するメールフォーム定義データ読み出し部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータの読み出し要求に応答して、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを読み出して前記端末に送信するメールデータ読み出し部と、を少なくとも含むメール管理システム。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載のメール管理システムであって、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、メールデータ及びユーザに関する権限を定義するメール権限データの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信を行うメール権限データ編集部を含み、
前記サーバ記憶部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメール権限データを記憶するメール権限データ記憶部を含み、
前記メールデータ読み出し部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータの読み出し要求に応答して、前記メール権限データ記憶部からメール権限データを読み出し、前記端末を使用しているユーザに権限が与えられているメールデータのみを、前記メールデータ記憶部から読み出して前記端末に送信するメール管理システム。
【請求項４】
請求項１から請求項３のいずれかに記載のメール管理システムであって、
前記端末制御部は、前記メールデータ記憶部に記憶されているメールデータの検索を行うためのメール検索要求データの編集を行い、当該メール検索要求データを、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するメール検索要求データ編集部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメール検索要求データに応じて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを検索して読み出して、前記端末に送信するメールデータ検索読み出し部を含むメール管理システム。
【請求項５】
請求項１から請求項４のいずれかに記載のメール管理システムであって、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、メールのトラフィック量の分析要求を行うためのトラフィック量分析要求データの編集を行い、当該トラフィック量分析要求データを、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するトラフィック量分析要求データ編集部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信した、トラフィック量分析要求データに応じて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータに含まれる複数のあて先の間のメールのトラフィック量を集計して生成したトラフィック量集計データを、前記サーバ通信制御部を介して前記端末に送信するトラフィック量分析部を含むメール管理システム。
【請求項６】
請求項１から請求項５のいずれかに記載のメール管理システムは、通信ネットワークを介して接続された、メールの自動配信を行うメール自動配信サーバと協働し、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、メールの自動配信を行う対象となるあて先データを前記メールデータ記憶部から抽出して読み出すためのあて先データ抽出要求データの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するあて先データ抽出要求データ編集部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信した、あて先データ抽出要求データに応じて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを読み出してあて先データを抽出し、当該あて先データを前記メール自動送信サーバに送信するあて先データ抽出部を含むメール管理システム。
【請求項７】
請求項１から請求項６のいずれかに記載のメール管理システムは、
通信ネットワークを介して接続された、所定のメールアドレスで不特定多数の送信元からのメールの受付を行うメール受付サーバと協働し、
前記サーバ制御部は、所定の時間間隔軸毎に、前記サーバ通信制御部を介して、前記メール受付サーバが新たに受信したメールのメールデータを抽出し、前記メールデータ記憶部に記憶するメールデータ取り込み部を含むメール管理システム。
【請求項８】
請求項１から請求項７のいずれかに記載のメール管理システムは、
通信ネットワークを介して接続された、データ送信通知メールの自動発信及び閲覧確認を行うデータ送信・交換サーバと協働し、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、データ送信を行うあて先データを少なくとも含むデータ送信メールデータの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するデータ送信メール編集部を含み、
前記サーバ記憶部は、前記データ送信メールデータを記憶するデータ送信メールデータ記憶部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して受信した前記データ送信メールデータを、データ送信メールデータ記憶部に記憶し、前記サーバ通信制御部を介して前記データ送信・交換サーバに送信するデータ送信メール送信部と、
前記データ送信・交換サーバより送信される閲覧確認データを、前記サーバ通信制御部を介して受信し、受信した当該閲覧確認データを、前記データ送信メール記憶部に記憶する閲覧確認データ受信部と、を含むメール管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールデータを一元的に管理するメール管理システムに関連し、特に、他の業務システムや外部のシステムと協働して組織や階層を横断するコミュニケーションを実現するメール管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業等において、組織や階層を横断するコミュニケーションを実現し、もって業務の効率化を図ることは継続的な課題となっている。これらの課題を解決するために、様々な業務システムが提案されている。例えば、営業スタッフの情報共有を図ることを目的としてＳＦＡ（Ｓａｌｅｓ  Ｆｏｒｃｅ  Ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ）と呼ばれるシステムが提案されている。
【０００３】
このＳＦＡシステムは、営業日報機能などによる商談の進ちょく管理機能（コンタクト管理、行動管理、評価・実績管理）、グループウェアや顧客データベースによる営業部内の情報共有機能などを提供する。さらに、一元管理された顧客データベースを利用し、顧客リストを分析して見込み客や優良顧客を抽出するという、データベース・マーケティングやキャンペーン・マネジメントなどを実現しようとしている。
【０００４】
あるいは、カスタマーサポート等の顧客サービスの分野では、ＣＲＭ（Ｃｕｓｔｏｍｅｒ  Ｒｅｌａｔｉｏｎｓｈｉｐ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ）システムが提案されている。
【０００５】
このＣＲＭシステムは、情報システムを応用して企業が顧客と長期的な関係を築くために、詳細な顧客データベースを元に、商品の売買から保守サービス、問い合わせやクレームへの対応など、個々の顧客とのすべてのやり取りを一貫して管理することを目的としている。
【０００６】
しかしながら、これらの業務システムは営業スタッフや顧客サーポートスタッフ同士の情報共有や、業務の効率化に役立ってはいても、これらの業務システムが互いに連携して企業全体の業務を効率化するには課題が多く残されている。
【０００７】
例えば、両システムが協働して企業全体の情報共有を実現するためには、それぞれのシステムに蓄積されたデータをシームレスに共有する必要がある。しかし、多くの場合には、両システムにおけるデータベースの構造が異なっていたり、同じようなデータが両システムでばらばらに入力されていたり、といった理由で、かかる共有の実現は現実には困難である。
【０００８】
これらの複数の業務システムを統合的に再構築し、全体最適化を目指す方法も考えられるが、膨大な開発コストや、これまで蓄積されたデータを十分に生かしきれるとは限らず、更には、全体最適化をしたために、今まではうまく機能してきた部門内の情報共有に制約がかかるなどの弊害も予想され、現実的ではない。
【０００９】
一方、現在の業務で一般的に使われるようになってきた電子メールは、企業等のほとんどの部門で使用されている数少ない共通のメディアである。
【００１０】
上記の状況から、電子メールシステムは、既存の複数の業務システムを活かしつつ、複数の部門間で緩やかに情報を共有して組織全体の業務効率化を図るために役に立つ可能性がある。
【００１１】
例えば、特許文献１においては、メーリングリストで受信したメールを、メール蓄積データベースに蓄積しておく。その後、更にメールを受信した際に、当該受信したメールに類似するメールを当該データベースから検索し、検索されたメール情報を送信者に返信するシステムが開示されている。
【００１２】
このシステムを、カスタマーコンタクトセンターにおいて応用すれば、過去に似たような問い合わせがあった場合には、類似するメールを読むことによって、問い合わせに対する回答を導き出せる可能性がある。
【特許文献１】特開２００２−１８５５３６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１３】
しかしながら、特許文献１において開示された発明によっても、メーリングリストへの問い合わせに対する業務の効率化には役立ったとしても、それ以上の効果は期待できない。依然として、部分的な情報共有にとどまり、組織や階層を横断する情報共有が実現しているとは言いがたい。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
そこで、かかる従来の課題を解決すべく、本発明は、組織や階層を横断した情報共有が実現できるように、メール管理システムを各組織で運用しやすく、かつ送受信したメールを一元管理できるように改善を施したものを提供する。さらに、各部門や外部の業務システムと協働し、さらに業務の効率化を実現できるメール管理システムを提供する。具体的には、次のようなものを提供する。
【００１５】
（１）  通信ネットワークを介して接続された端末及びメール管理サーバにより構成されるメール管理システムであって、
前記端末は、ユーザの入力の受付を行う端末入力部と、
ユーザにデータの表示を行う端末表示部と、
前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行う端末通信制御部と、
前記端末入力部を介して、メールデータのカテゴリを定義するメールカテゴリ定義データの編集を行い、編集した当該メールカテゴリ定義データを、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールカテゴリ定義データ編集部と、
前記メールカテゴリ定義データの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールカテゴリ定義データ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールカテゴリ定義データに基づいて、前記端末入力部を介して、メールカテゴリデータを選択し、メールの内容データとあて先データと当該選択したメールカテゴリデータとを少なくとも含むメールデータの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するメールデータ編集部と、
前記端末入力部を介して指定したメールカテゴリを指定して、前記メールデータの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールデータ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールデータを、前記端末表示部を介して表示を行うメールデータ受信部と、を少なくとも含む端末制御部と、を含み、
前記メール管理サーバは、前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行うサーバ通信制御部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールカテゴリ定義データを記憶するメールカテゴリ定義データ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータを記憶するメールデータ記憶部と、を少なくとも含むサーバ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールカテゴリ定義データの読み出し要求に応答して、前記メールカテゴリ定義データ記憶部に記憶しているメールカテゴリ定義データを読み出して前記端末に送信するメールカテゴリ定義データ読み出し部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータの読み出し要求に応答して、前記指定されたメールカテゴリに基づいて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを読み出して前記端末に送信するメールデータ読み出し部と、を少なくとも含むメール管理システム。
【００１６】
（１）の発明によると、本発明に係るメール管理システムにおいては、送受信されるメールデータには、従来の内容データやあて先データに加えて、あらかじめ定義されたメールカテゴリデータが付されて蓄積される。このことにより、本来非定型で整理が難しいメールデータを、カテゴリデータが表すカテゴリ毎に、自動的に分類することができる。
【００１７】
このことにより、後からカテゴリ毎に検索したり、他の業務システムで活用するために抽出したり、或いはトラフィックを集計したり、といったメールデータの再活用を容易にすることができる。
【００１８】
（２）  通信ネットワークを介して接続された端末及びメール管理サーバにより構成されるメール管理システムであって、
前記端末は、ユーザの入力の受付を行う端末入力部と、
ユーザにデータの表示を行う端末表示部と、
前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行う端末通信制御部と、
前記端末入力部を介して、メールデータの入力単位を定義するメールフォーム定義データの編集を行い、編集した当該メールフォーム定義データを、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールフォーム定義データ編集部と、
前記メールフォーム定義データの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールフォーム定義データ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールフォーム定義データに基づいて、前記端末入力部を介して、メールフォームデータを選択し、当該選択したメールフォームデータに基づいて、メールの内容データ及びあて先データを少なくとも含むメールデータの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するメールデータ編集部と、
前記メールデータの読み出し要求を、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するメールデータ読み出し要求部と、
前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバから受信したメールデータを、前記端末表示部を介して表示を行うメールデータ受信部と、を少なくとも含む端末制御部と、を含み、
前記メール管理サーバは、前記通信ネットワークを介してデータの送受信を行うサーバ通信制御部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールフォーム定義データを記憶するメールフォーム定義データ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータを記憶するメールデータ記憶部と、を少なくとも含むサーバ記憶部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールフォームデータの読み出し要求に応答して、前記メールフォームデータ記憶部に記憶しているメールフォーム定義データを読み出して前記端末に送信するメールフォーム定義データ読み出し部と、
前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータの読み出し要求に応答して、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを読み出して前記端末に送信するメールデータ読み出し部と、を少なくとも含むメール管理システム。
【００１９】
（２）の発明によると、本発明に係るメール管理システムにおいては、送受信されるメールデータには、従来、非定型で整理するのが難しかった内容データが、あらかじめ定義されたメールフォームに従って入力されて蓄積される。このことにより、当該メールフォームに従って蓄積されるデータは、自動的に構造化される。
【００２０】
このことにより、メールを通じて、直接データベースの入力を行ったり、構造化されて入力されたデータに基づいて他の業務システムに指示を与えたりすることも、容易にすることができる。
【００２１】
（３）  （１）又は（２）に記載のメール管理システムであって、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、メールデータ及びユーザに関する権限を定義するメール権限データの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信を行うメール権限データ編集部を含み、
前記サーバ記憶部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメール権限データを記憶するメール権限データ記憶部を含み、
前記メールデータ読み出し部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメールデータの読み出し要求に応答して、前記メール権限データ記憶部からメール権限データを読み出し、前記端末を使用しているユーザに権限が与えられているメールデータのみを、前記メールデータ記憶部から読み出して前記端末に送信するメール管理システム。
【００２２】
（３）の発明によると、あらかじめ定義された権限データに基づいて、各々のユーザは、メールデータの読み出しが可能になる。従って、（１）または（２）の効果に加えて、権限がないものの閲覧や検索、集計等を禁止することができる。
【００２３】
このことにより、組織や階層を横断しつつも、定義された権限に従って情報を共有することができる。このように情報共有に秩序を与えることは、組織内の混乱を避けるために重要である。
【００２４】
（４）  （１）から（３）のいずれかに記載のメール管理システムであって、
前記端末制御部は、前記メールデータ記憶部に記憶されているメールデータの検索を行うためのメール検索要求データの編集を行い、当該メール検索要求データを、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するメール検索要求データ編集部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信したメール検索要求データに応じて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを検索して読み出して、前記端末に送信するメールデータ検索読み出し部を含むメール管理システム。
【００２５】
（４）の発明によると、本発明に係るメール管理システムにおいて、蓄積されたメールデータを検索、抽出することが可能になる。
【００２６】
このことにより、蓄積されたメールデータの分析を行ったり、他の業務システムへのデータエクスポートを行ったりすることができる。
【００２７】
（５）  （１）から（４）のいずれかに記載のメール管理システムであって、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、メールのトラフィック量の分析要求を行うためのトラフィック量分析要求データの編集を行い、当該トラフィック量分析要求データを、前記端末通信制御部を介して、前記メール管理サーバに送信するトラフィック量分析要求データ編集部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信した、トラフィック量分析要求データに応じて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータに含まれる複数のあて先の間のメールのトラフィック量を集計して生成したトラフィック量集計データを、前記サーバ通信制御部を介して前記端末に送信するトラフィック量分析部を含むメール管理システム。
【００２８】
（５）の発明によると、本発明に係るメール管理システムにおいて、各々のあて先間のメールのトラフィック量を集計し、端末に表示することができる。
【００２９】
このことにより、各々のあて先間のメールのトラフィック量に基づいて、当該あて先に対応するユーザの情報流通の程度や、更には人脈関係などを推定することもできる。
【００３０】
さらに、（１）のカテゴリデータや（２）のフォームデータと組み合せれば、更にきめの細かい分析を行うことができる。
【００３１】
（６）  （１）から（５）のいずれかに記載のメール管理システムは、通信ネットワークを介して接続された、メールの自動配信を行うメール自動配信サーバと協働し、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、メールの自動配信を行う対象となるあて先データを前記メールデータ記憶部から抽出して読み出すためのあて先データ抽出要求データの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するあて先データ抽出要求データ編集部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して前記端末から受信した、あて先データ抽出要求データに応じて、前記メールデータ記憶部に記憶しているメールデータを読み出してあて先データを抽出し、当該あて先データを前記メール自動送信サーバに送信するあて先データ抽出部を含むメール管理システム。
【００３２】
（６）の発明によると、本発明に係るメール管理システムは、メール自動配信サーバと協働し、当該メール管理システムに蓄積されたあて先データを抽出し、当該メール自動配信サーバを通じて当該あて先に自動的にメールを送信することができる。
【００３３】
このことにより、例えば、当該メール管理システムに蓄積されたあて先データに基づいて、自動メール配信の対象となるあて先を表すメール配信リストを作成して、メールを自動的に配信することができる。
【００３４】
（７）  （１）から（６）のいずれかに記載のメール管理システムは、
通信ネットワークを介して接続された、所定のメールアドレスで不特定多数の送信元からのメールの受付を行うメール受付サーバと協働し、
前記サーバ制御部は、所定の時間間隔軸毎に、前記サーバ通信制御部を介して、前記メール受付サーバが新たに受信したメールのメールデータを抽出し、前記メールデータ記憶部に記憶するメールデータ取り込み部を含むメール管理システム。
【００３５】
（７）の発明によると、本発明に係るメール管理システムは、メール受付サーバと協働し、所定の時間間隔毎に新たに受信したメールを遂次記憶部に記憶していく。
【００３６】
このことにより、例えば、お客様相談用メールアドレスに送信された問い合わせメールが自動的に本発明に係るメール管理サーバに記憶されていく。
【００３７】
このようにしていくことにより、例えば、ＢｔｏＢで集めてメール管理サーバに記憶されている問い合わせメールと、ＢｔｏＣで当該お客様相談用メールアドレスにおいて受信した問い合わせメールと、を一元的に管理し、分析等を容易に行うことができる。
【００３８】
（８）  （１）から（７）のいずれかに記載のメール管理システムは、
通信ネットワークを介して接続された、データ送信通知メールの自動発信及び閲覧確認を行うデータ送信・交換サーバと協働し、
前記端末制御部は、前記端末入力部を介して、データ送信を行うあて先データを少なくとも含むデータ送信メールデータの編集を行い、前記端末通信制御部を介して前記メール管理サーバに送信するデータ送信メール編集部を含み、
前記サーバ記憶部は、前記データ送信メールデータを記憶するデータ送信メールデータ記憶部を含み、
前記サーバ制御部は、前記サーバ通信制御部を介して受信した前記データ送信メールデータを、データ送信メールデータ記憶部に記憶し、前記サーバ通信制御部を介して前記データ送信・交換サーバに送信するデータ送信メール送信部と、
前記データ送信・交換サーバより送信される閲覧確認データを、前記サーバ通信制御部を介して受信し、受信した当該閲覧確認データを、前記データ送信メール記憶部に記憶する閲覧確認データ受信部と、を含むメール管理システム。
【００３９】
（８）の発明によると、本発明に係るメール管理システムは、データ送信・交換サーバと協働し、データ自動送信、閲覧確認を行うことができる。
【００４０】
このことにより、例えば、見積書の提示等、セキュリティをある程度確保した上で、データを閲覧させ、閲覧確認を自動的に行いたい場合に本発明が適用できる。
【発明の効果】
【００４１】
本発明によれば、本来非定型で整理、再活用が困難なメールデータをカテゴリデータやフォームデータに基づいて構造的に蓄積し、容易に検索、分析できるようにすることができる。さらに、蓄積したメールデータにはユーザの権限管理を行い、あて先間のトラフィック分析を行ったり、自動メール配信等の他の業務システムとも協働したりすることができる。このことにより、組織や階層を横断的するコミュニケーションを実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４２】
本発明に係る好適な実施形態の一例について、図面に基づいて以下に説明する。
【実施例】
【００４３】
［システムの全体構成］
【００４４】
図１は、本発明に係るメール管理システム１０及び、当該メール管理システムと協働するその他の業務システムを表すブロック図である。
【００４５】
メール管理システム１０は、メールの自動配信を行うメール自動配信システム４０、顧客データを管理する顧客データ管理システム５０、カスタマサポートセンターにおけるメールを受け付けるメール受付システム６０、データ送信・交換およびメールの受信確認を行うデータ送信・交換システム７０、ＷｅｂサイトにおいてＦＡＱ（Ｆｒｅｑｕｅｎｔｌｙ  Ａｓｋｅｄ  Ｑｕｅｓｔｉｏｎｓ）を管理するＦＡＱコンテンツ管理システム８０と協働する。
【００４６】
各業務システムは、本発明に係るメール管理システムと、全て同時に協働してもよいし、これらのうちの一つ或いは一部のみが協働してもよい。いずれにしても、本発明に係るメール管理システム１０は、これらの業務システムと緩やかに協働し、組織、階層を横断するコミュニケーションを実現するためのシステム環境を提供する。
［メール管理システムの構成］
【００４７】
図２は、本発明に係るメール管理システム１０の全体構成を表すブロック図である。メール管理サーバ２０と端末３０ａ、３０ｂ等の複数の端末は通信ネットワーク２５を介して接続されている。
【００４８】
さらに、図１を使って説明した各々の業務システムは、通信ネットワーク２５を介して接続されてもよい。
［メール管理サーバの構成］
【００４９】
図３は、本発明に係るメール管理サーバ２０の構成を示すブロック図である。サーバ制御部２１０、サーバ表示部２２０、サーバ入力部２３０、サーバ通信制御部２４０、サーバ記憶部２５０は、バス２６０を介して接続されている。
【００５０】
サーバ制御部２１０は、メールカテゴリ定義データ読み出し部２１１、メールフォーム定義データ読み出し部２１２、メールデータ読出部２１３、メールデータ検索読み出し部２１４、トラフィック量分析部２１５、あて先データ抽出部２１６、メールデータ取り込み部２１７、データ送信メール送信部２１８、閲覧確認データ受信部２１９を含む。また、サーバ制御部はサーバ全体の制御を行い、サーバ記憶部に記憶された各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述のハードウエアが協働し、本発明に係る各種機能を実現している。このように、サーバ制御部２１０は、情報の処理、演算を行う中央処理演算装置であり、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）であってよい。
【００５１】
サーバ記憶部２５０は、メールカテゴリ定義データ記憶部２５１、メールフォーム定義データ記憶部２５２、メールデータ記憶部２５３、メール権限データ記憶部２５４、データ送信メールデータ記憶部２５５、閲覧確認データ記憶部２５６を含む。
［端末の構成］
【００５２】
図４は、本発明に係る端末３０の構成を示すブロック図である。端末制御部３１０、端末表示部３３０、端末入力部３４０、端末通信制御部３５０、端末記憶部３６０は、バス３７０を介して接続されている。
【００５３】
端末制御部３１０は、メールカテゴリ定義データ編集部３１１、メールカテゴリ定義データ読み出し要求部３１２、メールフォーム定義データ編集部３１３、メールフォーム定義データ読み出し要求部３１４、メールデータ編集部３１５、メールデータ読み出し要求部３１６、メールデータ受信部３１７、メール権限データ編集部３１８、メール検索要求データ編集部３１９、トラフィック量分析要求データ編集部３２０、あて先データ抽出要求データ編集部３２１、データ送信メール編集部３２２を含む。また、端末制御部は端末全体の制御を行い、端末記憶部に記憶された各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述のハードウエアが協働し、本発明に係る各種機能を実現している。このように、端末制御部３１０は、情報の処理、演算を行う中央処理演算装置であり、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）であってよい。
［メールカテゴリ定義データ編集処理］
【００５４】
図５は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理システムの、メールカテゴリ定義データ編集処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、当該メールカテゴリ定義データの新規登録か、既存のメールカテゴリ定義データの編集か、削除かを判断する（ステップＳ１００）。
【００５５】
ステップＳ１００において新規登録と判断した場合、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メールカテゴリ定義データの入力を受け付ける（ステップＳ１１０）。
【００５６】
次に、端末制御部３１０は、受け付けた当該メールカテゴリ定義データが、既存のメールカテゴリ定義データか否か判断する（ステップＳ１１１）。ステップＳ１１１において既存のメールカテゴリ定義データであると判断した場合、端末制御部３１０は、ステップＳ１１０に処理を戻し、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、再びメールカテゴリ定義データの入力を受け付ける。
【００５７】
ステップＳ１１１において既存のメールカテゴリ定義データではないと判断した場合、端末制御部３１０は、受け付けた当該メールカテゴリ定義データを、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、受け付けた当該メールカテゴリ定義データを、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ１１２）。
【００５８】
ステップＳ１００において既存のメールカテゴリ定義データの編集と判断した場合、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、メールカテゴリ定義データを表示する（ステップＳ１２０）。
【００５９】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、表示した当該メールカテゴリ定義データの編集を受け付ける（ステップＳ１２１）。
【００６０】
次に、端末制御部３１０は、編集した当該メールカテゴリ定義データを、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、編集した当該メールカテゴリ定義データを、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ１２２）。
【００６１】
ステップＳ１００において既存のメールカテゴリ定義データの削除と判断した場合、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、メールカテゴリ定義データを表示する（ステップＳ１３０）。
【００６２】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、表示した当該メールカテゴリ定義データの選択を受け付ける（ステップＳ１３１）。
【００６３】
次に、端末制御部３１０は、選択した当該メールカテゴリ定義データの削除要求を、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、当該削除要求に応答して、選択された当該メールカテゴリ定義データを、サーバ記憶部２５０から削除する（ステップＳ１３２）。
【００６４】
端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介してユーザから、編集終了指示を受け付けるまで、以上説明した一連の処理を繰り返し行う（ステップＳ１４０）。
【００６５】
図６は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおいて管理される、メールカテゴリ定義データを示す図である。例えば、メールカテゴリコード「００１」にはメールカテゴリ「営業日報」と定義され、メールカテゴリコード「００２」にはメールカテゴリ「週報」と定義されている。このようにメールカテゴリ定義データを編集、記憶することにより、ここで記憶されたメールカテゴリ定義データに基づいて本来非定型のメールデータを集計、検索、再利用しやすい形で記憶することができる。
［メールフォーム定義データ編集処理］
【００６６】
図７は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理システムの、メールフォーム定義データ編集処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、当該メールフォーム定義データの新規登録か、既存のメールフォーム定義データの編集か、削除かを判断する（ステップＳ２００）。
【００６７】
ステップＳ２００において新規登録と判断した場合、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メールフォーム定義データの入力を受け付ける（ステップＳ２１０）。
【００６８】
次に、端末制御部３１０は、受け付けた当該メールフォーム定義データが、既存のメールフォーム定義データか否か判断する（ステップＳ２１１）。ステップＳ２１１において既存のメールフォーム定義データであると判断した場合、端末制御部３１０は、ステップＳ２１０に処理を戻し、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、再びメールフォーム定義データの入力を受け付ける。
【００６９】
ステップＳ２１１において既存のメールフォーム定義データではないと判断した場合、端末制御部３１０は、受け付けた当該メールフォーム定義データを、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、受け付けた当該メールフォーム定義データを、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ２１２）。
【００７０】
ステップＳ２００において既存のメールフォーム定義データの編集と判断した場合、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、メールフォーム定義データを表示する（ステップＳ２２０）。
【００７１】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、表示した当該メールフォーム定義データの編集を受け付ける（ステップＳ２２１）。
【００７２】
次に、端末制御部３１０は、編集した当該メールフォーム定義データを、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、編集した当該メールフォーム定義データを、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ２２２）。
【００７３】
ステップＳ２００において既存のメールフォーム定義データの削除と判断した場合、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、メールフォーム定義データを表示する（ステップＳ２３０）。
【００７４】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、表示した当該メールフォーム定義データの選択を受け付ける（ステップＳ２３１）。
【００７５】
次に、端末制御部３１０は、選択した当該メールフォーム定義データの削除要求を、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、当該削除要求に応答して、選択された当該メールフォーム定義データを、サーバ記憶部２５０から削除する（ステップＳ２３２）。
【００７６】
端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介してユーザから、編集終了指示を受け付けるまで、以上説明した一連の処理を繰り返し行う（ステップＳ２４０）。
【００７７】
図８は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおいて管理される、メールフォーム定義データを示す図である。例えば、メールフォームコード「０００１」にはメールフォーム「日報」と定義されている。さらに当該「日報」メールフォームに含まれるメールフォーム項目として、メールフォーム項目コード「００１」にはメールフォーム項目「日付」と定義され、フォーム項目コード「００２」にはメールフォーム項目「報告者名」と定義されている。このようにメールフォーム定義データを編集、記憶することにより、ここで記憶されたメールフォーム定義データに基づいて本来非定型のメールデータを自動的に構造化し、集計、検索、再利用しやすい形で記憶することができる。
［メール権限定義データ編集処理］
【００７８】
図９は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理システムの、メール権限定義データ編集処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、当該メール権限定義データの新規登録か、既存のメール権限定義データの編集か、削除かを判断する（ステップＳ３００）。
【００７９】
ステップＳ３００において新規登録と判断した場合、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メール権限定義データの入力を受け付ける（ステップＳ３１０）。
【００８０】
次に、端末制御部３１０は、受け付けた当該メール権限定義データが、既存のメール権限定義データか否か判断する（ステップＳ３１１）。ステップＳ３１１において既存のメール権限定義データであると判断した場合、端末制御部３１０は、ステップＳ３１０に処理を戻し、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、再びメール権限定義データの入力を受け付ける。
【００８１】
ステップＳ３１１において既存のメール権限定義データではないと判断した場合、端末制御部３１０は、受け付けた当該メール権限定義データを、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、受け付けた当該メール権限定義データを、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ３１２）。
【００８２】
ステップＳ３００において既存のメール権限定義データの編集と判断した場合、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、メール権限定義データを表示する（ステップＳ３２０）。
【００８３】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、表示した当該メール権限定義データの編集を受け付ける（ステップＳ３２１）。
【００８４】
次に、端末制御部３１０は、編集した当該メール権限定義データを、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、編集した当該メール権限定義データを、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ３２２）。
【００８５】
ステップＳ３００において既存のメール権限定義データの削除と判断した場合、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、メール権限定義データを表示する（ステップＳ３３０）。
【００８６】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、表示した当該メール権限定義データの選択を受け付ける（ステップＳ３３１）。
【００８７】
次に、端末制御部３１０は、選択した当該メール権限定義データの削除要求を、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０へ送信し、サーバ制御部２１０は、当該削除要求に応答して、選択された当該メール権限定義データを、サーバ記憶部２５０から削除する（ステップＳ３３２）。
【００８８】
端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介してユーザから、編集終了指示を受け付けるまで、以上説明した一連の処理を繰り返し行う（ステップＳ３４０）。
【００８９】
図１０は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおいて管理される、メール権限定義データを示す図である。例えば、メールカテゴリコード「００１」、ユーザコード「００１」には権限「−」と定義され、メールカテゴリコード「００１」、ユーザコード「００２」には権限「Ｒ」と定義されている。ここで、「Ｒ」はＲｅａｄ権限、「Ｗ」はＷｒｉｔｅ権限、「−」は権限なしを表す。このようにメール権限定義データを編集、記憶することにより、ここで記憶されたメール権限定義データに基づいて、記憶されるメールデータに対してユーザ毎の権限を付与することができる。
［メール編集処理］
【００９０】
図１１は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール編集処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に、メールカテゴリ定義データの読み出し要求を送信し、サーバ制御部２１０は、サーバ記憶部２５０に記憶されたメールカテゴリ定義データを読み出して、端末３０に送信し、端末制御部３１０は、送信された当該メールカテゴリ定義データを、端末表示部３３０を介して表示する（ステップＳ４００）。
【００９１】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メールカテゴリデータの選択を受け付ける（ステップＳ４１０）。これにより、この後入力を受け付けるメールデータに付されるメールカテゴリが決定する。
【００９２】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メールあて先データの入力を受け付ける（ステップＳ４２０）。
【００９３】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メール内容データの入力を受け付ける（ステップＳ４３０）。
【００９４】
次に、端末制御部３１０は、受け付けた当該メールカテゴリデータと、メールあて先データと、メール内容データと、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に送信し、サーバ制御部２１０は、送信された当該メールカテゴリデータと、メールあて先データと、メール内容データをサーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ４４０）。このことにより、メールあて先データ、メール内容データ等で構成するメールデータには必ずメールカテゴリデータが含まれることになる。
【００９５】
図１２は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールデータを示す図である。例えば、メールあて先データ「００６」、メール内容データ「お疲れ様です・・・・」、メール送信先データ「００３」のメールデータには、メールカテゴリコード「００３」が付されている。
【００９６】
図１３は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールデータの表示画面を示す図である。「件名」欄、「送信者」欄、「発信日時」欄等と共に、「カテゴリ」欄を含むメールデータのリストが表示されている。また、反転した４行目のメールの内容データが、当該リストの下に表示されている。このように、各々のメールにはカテゴリが付されて表示されるので、一覧表示した場合にも表示されたカテゴリデータに注目することによって、目的のメールを容易に検索することができる。また、この実施例においては、表示された当該リストの「カテゴリ」セルをクリックすることにより、表示されたメールデータのリストを、カテゴリデータに従ってソートして当該リストを再表示するように構成してもよい。
［メールフォームによるメール編集処理］
【００９７】
図１４は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールフォームによるメール編集処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に、メールフォーム定義データの読み出し要求を送信し、サーバ制御部２１０は、サーバ記憶部２５０に記憶されたメールフォーム定義データを読み出して、端末３０に送信し、端末制御部３１０は、送信された当該メールフォーム定義データを、端末表示部３３０を介して表示する（ステップＳ５００）。具体的には、例えば、メールフォームコード「０００１」、メールフォーム「日報」等の入力可能なメールフォームのリストを表示してよい。
【００９８】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メールフォームデータの選択を受け付ける（ステップＳ５１０）。これにより、この後入力を受け付けるメールデータの入力項目を定義するメールフォームが決定する。
【００９９】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メールあて先データの入力を受け付ける（ステップＳ５２０）。
【０１００】
次に、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、当該選択したメールフォームデータに基づいたメール内容データの入力を受け付ける（ステップＳ５３０）。具体的には、例えば、メールフォーム項目「日付」に「２００５／６／２０」、メールフォーム項目「報告者」に「日報太郎」等の入力が受け付けられてよい。
【０１０１】
次に、端末制御部３１０は、選択を受け付けた当該メールフォームデータと、メールあて先データと、当該メールフォームデータに基づいて入力を受け付けたメール内容データと、を端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に送信し、サーバ制御部２１０は、送信された当該メールフォームデータと、当該メールあて先データと、当該メール内容データと、をサーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ５４０）。このことにより、メールフォームデータに基づいて、記憶するメールデータは自動的に構造化される。
【０１０２】
図１５は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールフォームに基づいたメールデータを示す図である。例えば、メールフォーム項目コード「００１」、メールフォーム項目「日付」には、内容「２００５／６／２０」が入力されて記憶されている。
【０１０３】
図１６は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールフォームに基づいたメールデータの表示画面を示す図である。本実施例においては、テンプレート（メールフォーム）が「日報」であるメールデータが表示されている。画面右下のメールの内容データ欄においては、所属が「営業一課」、報告者が「小門孝行」等が表示されている。別の実施例においては、更にメールフォーム項目として「所属」や「報告者」の専用表示欄を設けて、例えば、ユーザのクリックを受け付ける事により、リストボックスを表示し、その中から例えば「営業一課」等の項目を選択可能なように構成してもよい。このようにすることにより、メール管理サーバに記憶されるメールデータは、自動的に構造化されることになる。
［メール検索処理］
【０１０４】
図１７は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール検索処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メール検索要求データの編集を行う（ステップＳ６００）。
【０１０５】
次に、端末制御部３１０は、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に、編集した当該メール検索要求データを送信する（ステップＳ６１０）。
【０１０６】
次に、サーバ制御部２１０は、サーバ通信制御部２４０を介して受信したメール検索要求データに基づいて、サーバ記憶部２５０に記憶されたメールデータを読み出す（ステップＳ６２０）。
【０１０７】
次に、サーバ制御部２１０は、端末を使用しているユーザの権限に基づいて、許可されたメールデータのみの端末への送信を行う（ステップＳ６３０）。
【０１０８】
次に、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、送信された当該メールデータを表示する（ステップＳ６４０）。
【０１０９】
図１８は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール検索要求データを示す図である。例えば、メールカテゴリコード「（００１）ｏｒ（００３）」、キーワード「（注文書）ａｎｄ（○×商事）」が記憶されている。この場合、メールカテゴリコードが「００１」又は「００３」で、かつ、メールデータ中にキーワード「注文書」又は「○×商事」が含まれるメールデータを検索することになる。
［メールトラフィック量分析処理］
【０１１０】
図１９は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールトラフィック量分析処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力によりメールトラフィック用分析要求データの編集を行う（ステップＳ７００）、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に、編集した当該メールトラフィック量分析要求データを送信する。
【０１１１】
次に、端末制御部３１０は、メールトラフィック量分析要求データの編集を行う（ステップＳ７１０）。
【０１１２】
次に、サーバ制御部２１０は、サーバ通信制御部２４０を介して受信したメールラフィック量分析要求データに基づいて、サーバ記憶部２５０に記憶されたメールトラフィック量を読み出す（ステップＳ７２０）。
【０１１３】
次に、サーバ制御部２１０は、端末を使用しているユーザの権限に基づいて、許可されたメールトラフィック量のみの端末への送信を行う（ステップＳ７３０）。
【０１１４】
次に、端末制御部３１０は、端末表示部３３０を介して、送信された当該メールトラフィック量を表示する（ステップＳ７４０）。
【０１１５】
図２０は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールトラフィック量分析要求データを示す図である。例えば、メールカテゴリ「００４」、日付「２００５／１／１〜２００５／６／１」、キーワード「社内規定」が記憶されている。この場合、メールカテゴリが「００４」で、送受信日付が２００５／１／１から２００５／６／１までの間で、メールデータ中にキーワード「社内規定」が含まれるメールデータについて、トラフィック量を測定することになる。
【０１１６】
図２１は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールトラフィック量データを示す図である。例えば、送信元「００１」、受信者「００２」の間には２５通のメールが送信されたことがわかる。
［メール自動配信システム連携処理］
【０１１７】
図２２は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール自動配信システム連携処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、メール自動配信の対象となるあて先データを抽出するあて先データ抽出要求データの入力・編集を受け付ける（ステップＳ８００）。
【０１１８】
次に、端末制御部３１０は、端末通信制御部３５０を介して、受け付けた当該あて先データ抽出要求データを、メール管理サーバ２０へ送信する（ステップＳ８１０）。
【０１１９】
次に、サーバ制御部２１０は、サーバ通信制御部２４０を介して受信した当該あて先データ抽出要求データに基づいて、あて先データを抽出する（ステップＳ８２０）。
【０１２０】
次に、サーバ制御部２１０は、メール自動配信システムへ、当該抽出したあて先データを転送する（ステップＳ８３０）。このことにより、メール自動配信システムは、送信された当該あて先データに基づいて、メールを自動送信する。
【０１２１】
図２３は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるあて先抽出要求データを示す図である。例えば、メールカテゴリコード「００９」、あて先指定「送信元」、キーワード「＊新システム」が記憶されている。この場合、メールカテゴリコードが００９で、メールデータに「＊新システム」を含むメールの送信元のあて先データを抽出することになる。
【０１２２】
図２４は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール配信システムとの連携を示す図である。例えば、上述のように抽出された当該あて先データに基づいて、マーケティング経営企画部門が運営するメール配信システムが、自動的にメール配信を行ってもよい。さらに、営業担当者が使用する顧客管理システムと同様にメールデータの連携を行ってもよい。
［メール受付システム連携処理］
【０１２３】
図２５は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール受付システム連携処理を示すフローチャートである。まず、サーバ制御部２１０は、サーバ通信制御部２４０を介して、メール受付サーバから、新たに受信したメールデータを取り込み、サーバ記憶部２５０に記憶する（ステップＳ９００）。
【０１２４】
次に、サーバ制御部２１０は、端末入力部３４０やサーバ入力部２４０等を介して受け付けたユーザ入力により、当該処理の終了要求を受け付けるまで、上記の処理を繰り返す（ステップＳ９１０）。
【０１２５】
次に、サーバ制御部２１０は、所定の時間（例えば、５分）が経過するまで待機し、当該所定の時間が経過したら、ステップＳ９００に処理を戻し、再びメールデータを取り込む（ステップＳ９２０）。
【０１２６】
このようにすることで、所定の時間間隔毎にメール受付システムにおいて受信したメールデータを、本発明に係るメール管理システムに逐次取り込むことができる。
【０１２７】
例えば、カスタマサポートセンターやコンタクトセンターにおける代表アドレス（ｉｎｆｏ＠ｄｏｍａｉｎ．ｃｏｍやｓｕｐｐｏｒｔ＠ｄｏｍａｉｎ．ｃｏｍ）で受信したメールデータを、本発明に係るメール管理サーバに取り込むことができる。
【０１２８】
このように、本発明に係るメール管理システムがメールデータを一元管理しておけば、例えば、類似検索エンジンを導入して、ある問い合わせに類似するメールデータを検索することも容易になる。
【０１２９】
さらに、ＦＡＱ（Ｆｒｅｑｕｅｎｔｌｙ  Ａｓｋｅｄ  Ｑｕｅｓｔｉｏｎｓ）を記載したＷｅｂページのコンテンツ管理を行うコンテンツ管理システムに対して、例えば、類似するメールの多い問い合わせ内容を抽出して転送し、ＦＡＱの内容をタイムリーに更新するような運用も容易なものとすることができる。
【０１３０】
図２６は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール対応支援システムとの連携処理を示す図である。本実施例においては、上述のように、メール対応支援システムから、所定の時間間隔毎に、メールデータをメール管理システムに取り込むように構成してもよい。
【０１３１】
図２７は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおける他の業務システムやａｓｐサービスとの連携を示す図である。本実施例においては、例えば、コンテンツ管理システム、顧客管理システム、ＥＣ・決済系システムと連携し、また、メール配信ａｓｐ、メール問い合わせ対応ａｓｐ、電子データ変換ａｓｐ等のａｓｐサービスと連携している。このことにより、組織を超えたナレッジが共有され、業務が効率化される。
［データ送信・交換システム連携処理］
【０１３２】
図２８は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるデータ送信・交換システム連携処理を示すフローチャートである。まず、端末制御部３１０は、端末入力部３４０を介して受け付けたユーザの入力により、端末通信制御部３５０を介して、メール管理サーバ２０に、データ送信・閲覧確認の対象となるあて先データを抽出するあて先データ抽出要求データの入力・編集を受け付ける（ステップＳ１０００）。
【０１３３】
次に、端末制御部３１０は、端末通信制御部３５０を介して、受け付けた当該あて先データ抽出要求データを、メール管理サーバ２０への送信する（ステップＳ１０１０）。
【０１３４】
次に、サーバ制御部２１０は、サーバ通信制御部２４０を介して受信した当該あて先データ抽出要求データに基づいて、サーバ記憶部２５０に記憶されたあて先データから、あて先データを抽出する（ステップＳ１０２０）。
【０１３５】
次に、サーバ制御部２１０は、抽出した当該あて先データを、サーバ通信制御部２４０を介して、データ送信・交換サーバへ転送する（ステップＳ１０３０）。
【０１３６】
次に、サーバ制御部２１０は、前記データ送信・交換サーバから、サーバ通信制御部２４０を介して、受信確認データを受信する（ステップＳ１０４０）。
【０１３７】
図２９は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおける閲覧確認データを示す図である。例えば、あて先「ｔａｒｏ＠ｓｔ．ｃｏｍ」、お知らせメール送信日「２００５／０６／２１」、閲覧日「未」が記憶されている。また、あて先「ｈａｎａｋｏ＠ａｂ．ｃｏｍ」、お知らせメール送信日「２００５／０６／２３」、閲覧日「２００５／０６／２３」が記憶されている。この例では、前者のデータはまだ閲覧されてはおらず、後者のデータは２００５年６月２３日に閲覧済みであることを表している。
【０１３８】
ここで、連携するデータ送信・交換システムについて説明する。
【０１３９】
データ送信・交換システムは、情報を相手に伝える際に、当該相手にメールを送信するのではなく、専用のＷｅｂページを一時的に立ち上げて、当該ＷｅｂページのＵＲＬを本文中に記載したお知らせメールのみを相手に送信し、当該相手が本文中のＵＲＬをクリックすることによって当該Ｗｅｂページを閲覧させ、その記録を閲覧確認データとして記憶するものであってよい。
【０１４０】
例えば、見積書のデータなど、ある程度のセキュリティを保ちつつ、自動的に相手の閲覧の事実を確認したい場合などに有効である。また、会員ＩＤの発行などに応用されてよい。
【０１４１】
このような、データ送信・交換システムと連携することにより、本発明に係るメール管理システムは、例えば、一元管理しているあて先データの中から適宜データ送信及び閲覧確認を行いたいあて先を抽出して、閲覧確認データを再び当該メール管理システムが自動的に記憶する仕組みを提供することができる。
【０１４２】
図３０は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるデータ送信・交換システムとの連携を示す図である。本実施例においては、例えば、受発注、見積もり等のデータを、自動的にデータ送信し、閲覧確認を行うことができる。また、更に、ファックス等の紙の媒体変換を行うように構成してもよい。このことにより、重要ファイルの送受信のトレーサビリティを確保することができる。
【０１４３】
図３１は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるコンテンツ管理システムとの連携を示す図である。本実施例においては、例えば、メール対応支援システムで受け付けた問い合わせ内容に係るメールデータを、本実施例に係るメール管理サーバ（ｍａｉｌ  ｒｅｓｏｕｒｓｅ  ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  ｋｎｏｗｌｅｄｇｅ  Ｗａｒｅ）を経由して、コンテンツ管理システムに送信し、タイムリーにＦＡＱを更新することができる。このことにより、タイムリーに更新されるＦＡＱにより、メール対応支援システムに送信される問い合わせメールそのものの数を効果的に削減することができる。
【０１４４】
以上、本発明に係る好適な実施形態について説明したが、本発明の技術的範囲はこれに限定されるものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施例に記載されたものに限定されるものではない。
【産業上の利用可能性】
【０１４５】
本発明に係るメール管理システムは、企業等において、組織や階層を横断するコミュニケーションを実現するために利用可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１４６】
【図１】本発明の好適な実施例の一例に係るメール管理システム及び、当該メール管理システムと協働するその他の業務システムを表すブロック図である。
【図２】本発明の好適な実施例の一例に係るメール管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の好適な実施例の一例に係るメール管理システムのメール管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の好適な実施例の一例に係るメール管理システムの端末の構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理システムの、メールカテゴリ定義データ編集処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおいて管理される、メールカテゴリ定義データを示す図である。
【図７】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理システムの、メールフォーム定義データ編集処理を示すフローチャートである。
【図８】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおいて管理される、メールフォーム定義データを示す図である。
【図９】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理システムの、メール権限定義データ編集処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおいて管理される、メール権限定義データを示す図である。
【図１１】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール編集処理を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールデータを示す図である。
【図１３】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールデータの表示画面を示す図である。
【図１４】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールフォームによるメール編集処理を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールフォームに基づいたメールデータを示す図である。
【図１６】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールフォームに基づいたメールデータの表示画面を示す図である。
【図１７】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール検索処理を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール検索要求データを示す図である
【図１９】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールトラフィック量分析処理を示すフローチャートである。
【図２０】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールトラフィック量分析要求データを示す図である。
【図２１】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメールトラフィック量データを示す図である。
【図２２】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール自動配信システム連携処理を示すフローチャートである。
【図２３】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるあて先抽出要求データを示す図である。
【図２４】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール配信システムとの連携を示す図である。
【図２５】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール受付システム連携処理を示すフローチャートである。
【図２６】は、本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるメール対応支援システムとの連携処理を示す図である。
【図２７】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおける他の業務システムやａｓｐサービスとの連携を示す図である。
【図２８】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるデータ送信・交換システム連携処理を示すフローチャートである。
【図２９】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおける閲覧確認データを示す図である。
【図３０】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるデータ送信・交換システムとの連携を示す図である。
【図３１】本発明の好適な実施形態の一例に係るメール管理サーバにおけるコンテンツ管理システムとの連携を示す図である。
【符号の説明】
【０１４７】
１０    メール管理システム
２０    メール管理サーバ
３０、３０ａ、３０ｂ    端末
２１０    サーバ制御部
２２０    サーバ表示部
２３０    サーバ入力部
２４０    サーバ通信制御部
２５０    サーバ記憶部
３１０    端末制御部
３３０    端末表示部
３４０    端末入力部
３５０    端末通信制御部
３６０    端末記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２５】
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【図２８】
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【図２９】
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【図１３】
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【図１６】
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【図２４】
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【図２６】
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【図２７】
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【図３０】
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【図３１】
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