(57)【要約】【課題】  時間調整という煩雑な作業の負担を軽減し、議長が議事内容に集中して適確に会議の議事進行を進捗管理できる会議支援システム、会議支援方法、及び会議支援プログラムを提供する。【解決手段】  会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムであって、前記制御部は、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成手段と、会議議題の経過時間を示す指標を、前記表示部に随時表示させる議事進行表示手段と、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認手段と、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整手段と、を有する。【選択図】  図１
2007043493.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムであって、
前記制御部は、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成手段と、
会議議題の経過時間を示す指標を前記表示部に随時表示させる議事進行表示手段と、
会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認手段と、
会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整手段と、
を有することを特徴とする会議支援システム。
【請求項２】
前記予定議事時間自動調整手段は、会議議題の終了時に当該議題の議事予定議事時間を超過している場合、残りの会議議題の少なくとも１つの議事予定議事時間を短縮することを特徴とする請求項１記載の会議支援システム。
【請求項３】
前記予定議事時間自動調整手段は、会議議題の終了時に当該議題の議事予定議事時間を超過している場合、残りの会議議題の少なくとも１つを削除することを特徴とする請求項１記載の会議支援システム。
【請求項４】
前記予定議事時間自動調整手段は、会議議題の終了時に当該議題の議事予定議事時間に到達していない場合、余剰時間分だけ全体の会議時間を短縮することを特徴とする請求項１記載の会議支援システム。
【請求項５】
前記予定議事時間自動調整手段は、会議議題の終了時に当該議題の議事予定議事時間に到達していない場合、残りの会議議題の少なくとも１つの議事予定議事時間を延長することを特徴とする請求項１記載の会議支援システム。
【請求項６】
前記制御部は、会議途中で会議議題の順番や予定議事時間を変更するための議事順番時間変更手段を更に有することを特徴とする請求項１から５のいずれか一項記載の会議支援システム。
【請求項７】
前記制御部は、会議議題の議事進行中に表示される画面データを前記会議議題に関連付けるための議事画面関連付け手段を更に有することを特徴とする請求項１から５のいずれか一項記載の会議支援システム。
【請求項８】
会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムの会議支援方法であって、
複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成ステップと、
会議議題の経過時間を示す指標を前記表示部に随時表示させる議事進行表示ステップと、
会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認ステップと、
会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整ステップと、
を含むことを特徴とする会議支援方法。
【請求項９】
会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムの制御部における各手順をコンピュータに実行させるための会議支援プログラムであって、
複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成ステップと、
会議議題の経過時間を示す指標を前記表示部に随時表示させる議事進行表示ステップと、
会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認ステップと、
会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整ステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、テレビ会議や電子会議などの会議を管理運営する会議支援システムに関し、特に、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークや専用線を介して複数の会議用端末を接続し、遠隔の参加者と会議を行う会議支援システムでは、従来、効率的な会議運営を行うための各種提案が行われてきた。その中には、予め入力されたスケジュールに基づいて議事の進捗状況を報知するシステムがある。例えば、議長端末から入力した議事次第を画像フレームメモリに記録し、記録した議事次第を各テレビ会議端末の１画面として放映しておき、時間配分情報に基づいて、経過時間に応じて延伸するバーグラフを、議事次第を放映している画面にスーパーインポーズさせて、各地点のテレビ会議端末のモニタ画面の一部に映し出す多地点間テレビ会議システムなどがある（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平５−３０５０６号公報（第２頁−第３頁、図１）。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記テレビ会議システムでは、議題ごとの進捗が予定に対してどのような状況にあるかをバーグラフの表示によって把握することができるが、それは予め設定された議題の順番通りに議事が進行された場合のみであって、会議中に頻繁に発生し得る状況に柔軟に対応したものではなかった。つまり、実際の会議では、予定議事時間内に議事が終了しなかったり、途中で議題の順番が変更されたりすることがあるが、それらに応じて報知を行ったり表示を変更したりすることができないという問題があった。
【０００４】
通常、ある議題に関して議事の進行が遅れ、予定議事時間を超過した場合には、例えば議長が以降の議題の時間配分を適切に変更する。しかし、このような人手による時間調整作業は煩雑で、また、円滑な会議運営が調整の良否で大きく左右されることもあり、議長への負担が大きいという課題があった。
【０００５】
本発明が解決しようとする課題としては、途中で議題の順番が変更されたり、予定議事時間よりも早く終了した場合や、議事の進行が遅れて予定議事時間を超過した場合などにおいて、報知を行ったり表示を変更したりすることができないという問題点や、人手による時間調整作業は煩雑なので議長への負担が大きいという問題点がそれぞれ一例として挙げられる。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の会議支援システムは、会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムであって、前記制御部は、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成手段と、会議議題の経過時間を示す指標を前記表示部に随時表示させる議事進行表示手段と、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認手段と、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整手段と、を有することを特徴とする。
【０００７】
請求項８に記載の会議支援方法は、会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムの会議支援方法であって、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成ステップと、会議議題の経過時間を示す指標を前記表示部に随時表示させる議事進行表示ステップと、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認ステップと、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整ステップと、を含むことを特徴とする。
【０００８】
請求項９に記載の会議支援プログラムは、会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムの制御部における各手順をコンピュータに実行させるための会議支援プログラムであって、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成ステップと、会議議題の経過時間を示す指標を前記表示部に随時表示させる議事進行表示ステップと、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認ステップと、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
本発明の実施形態に係る会議支援システムは、会議の進行状況を表示する表示部と、該表示部の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムであり、その制御部は、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成手段と、会議議題の経過時間を示す指標を表示部に随時表示させる議事進行表示手段と、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に前記指標の表示を移行する議事進行移行確認手段と、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整手段と、を有するものである。
なお、上記「指標」とは、時間の経過を長さ、面積、色、模様などの図形で表現したものを包含するものである。
【００１０】
以下、図面を参照しながら本発明の実施形態に係る会議支援システムについて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付与する。
【００１１】
図１は、本発明の実施の形態における会議支援システムの構成を示す図である。会議支援システム１００は、主に、制御部１０、表示部２０、入力部３０、データ格納部４０、などで構成される。
【００１２】
制御部１０は、ＣＰＵ等で構成され、会議支援システム１００の動作全般を統括制御する。公知の電子会議機能などはこの制御部１０で実現される。表示部２０は、ＰＤＰや液晶ディスプレイ等で構成され、会議の進捗状況などの各種表示を行う。入力部３０は、キーボードやマウス等で構成され、操作者の入力を受けて、会議に関する各種設定などを行う。データ格納部４０は、ＨＤＤ等で構成され、電子会議で使用された資料データなどを保存する。
また、本実施の形態の会議支援システム１００は、遠隔地の拠点等と通信可能な通信部５０を備えるか、若しくは、通信装置に接続できるようにしてもよい。この通信部３０（または通信装置）により、ネットワーク２００あるいは専用線等を介して、他の拠点などに設置された少なくとも一つの会議端末２０１と接続し、ネットワーク会議を実現する電子会議システムに適用できる。
【００１３】
制御部１０は、更に、アジェンダ作成手段１１、議事進行表示手段１２、議事移行確認手段１３、予定議事時間自動調整手段１４、議事順番時間変更手段１５、議事画面関連付け手段１６、を含む。
【００１４】
アジェンダ作成手段１１は、入力部３０からの入力を受けて、会議のスケジュールに関する設定を行う。設定項目の中には、議事項目、議事項目毎に分配する予定議事時間、会議の開始時刻、などがあり、これらの設定に基づいてこのアジェンダ作成手段１１は時間割を自動作成する。時間割の詳細については後述する。
【００１５】
議事進行表示手段１２は、会議の進捗状況を表示部２０へ表示する際の制御を行う。議題ごとの進捗は、時間経過に応じて伸延するバーで表示される。議題の終了予定時刻を超過すると、例えば、バー表示の色が緑から赤に変化するなどして時間超過を報知する。
【００１６】
議事移行確認手段１３は、入力部３０からの所定の入力を検知して、次の議題への移行処理を行う。所定の入力とは、例えば、予め設定された「議題終了ボタン」（図示省略）を操作者が押下することなどであり、その時点の議題は「議事終了」と判定される。また、次の議題がない場合は、会議の終了処理を行う。
【００１７】
予定議事時間自動調整手段１４は、これまでに終了した議題の予定議事時間との差異に応じて、残りの議題の時間配分を再計算し、予定議事時間を自動調整する。調整方法の詳細については後述する。
【００１８】
議事順番時間変更手段１５は、アジェンダ作成手段１１で予め設定した議題の順序や議題の予定議事時間を変更する。変更は、入力部３０を介して入力された操作者の指示に基づいて実行される。
【００１９】
議事画面関連付け手段１６は、議事において表示した画面、即ち資料データを議題ごとに関連付けする。資料データはデータ格納部４０に保存される。
【００２０】
次に、上記構成の会議支援システムの動作について説明する。
図２は、本発明の実施の形態における会議支援システムの、議事進行の進捗管理動作手順を示すフローチャートである。はじめに、会議支援システム１００の操作者が、これから開催する会議の議題及び議題ごとの予定議事時間などを、入力部３０を介して入力すると、アジェンダ作成手段１１は、会議に関する時間割を作成して表示部２０に表示する（ステップＳ１０１）。なお、入力は、操作者が入力しやすいようなＧＵＩ（graphical user interface）画面を用いて行われることが好ましい。
【００２１】
図３は、入力完了後の時間割の画面表示例を示す模式図である。時間割は、順番欄３０１、議題欄３０２、予定議事時間欄３０３などで構成され、議題ごとにその順番と予定議事時間が設定可能である。また、会議全体に要する時間は、議題ごとの予定議事時間の総和として総時間欄３０４に表示される。
【００２２】
更に、画面には議題追加ボタン３０５、議題の上移動ボタン３０６、議題の下移動ボタン３０７、議題の削除ボタン３０８、などが表示されており、議題の追加や順番・時間の変更、議題の削除などの操作を行うことができる。特に、表示部２０にタッチパネル機能が装備されている場合、画面上で直接操作を行うことができる。なお、議題の順番・時間の変更、議題の削除などの具体的操作については後述する。
【００２３】
次に、アジェンダ作成手段１１で時間割の作成が完了したあと、会議が開催されると（ステップＳ１０２）、議事進行表示手段１２は、時間経過にしたがって、逐次、議事進行の進捗状況を表示部２０に表示する（ステップＳ１０３）。
【００２４】
図４は、議事進行の進捗管理画面の表示例を示す模式図である。会議開始をトリガとして、議事進行表示手段１２は、表示部２０の進捗管理画面の右端２０ａに指標としてアジェンダ（議題）ごとに区切った進捗状況インジケータ４００を表示する。なお、ａ〜ｄは進捗状況インジケータ４００の様々な表示状態である。
【００２５】
例えば、現在議事進行中の議題の右側に、当該議題についての予定議事時間の経過が色付けされた表示などで示される。すなわち、図４において、予定議事時間内である場合は、緑色で示し（“Green”の箇所）、時間超過をした場合は、赤色で示す（“Red”の箇所）などとする。図４に示す進捗管理画面では、現在、１番目の議題について議事進行中で予定議事時間の約半分が経過したところであり、進捗状況インジケータ４００はａの表示状態である。
【００２６】
さらに、時間が経過し、１番目の議題がちょうど終了した時点では、ｂの表示状態となる。次に、２番目の議題が議事進行するとｃの表示状態となり、２番目の議題が時間超過をした場合の表示状態がｄである。また、議事進行中の議題は青色で示し（“Blue”の箇所）、終了した議題の議事時間は灰色で示す（“Gray” の箇所）などとしてもよい。
【００２７】
なお、進捗状況インジケータ４００は画面のどの領域に表示させてもよいことは言うまでもない。
【００２８】
次に、議事画面関連付け手段１６は、現在議事進行中の議題において表示部２０に表示されている画面、即ち資料データと議題との関連付けを行う（ステップＳ１０４）。関連付けを行うことにより、後述する手順で保存した画面データを、議題（またはその番号など）をキーとして検索、抽出したりすることができる。
【００２９】
次に、議事移行確認手段１３は、現在の議題が終了して次の議題へ移行したか否かを判定する（ステップＳ１０５）。
【００３０】
次の議題への移行が検知されない場合（Ｎ）、議事順番時間変更手段１５は、議事順番・時間の変更の有無を判定し（ステップＳ１０６）、議事の順番や時間などに変更がある場合（Ｙ）は時間割の修正を行う（ステップＳ１０７）。
【００３１】
図５から図８は、操作者の入力により、議事の順番や時間などが変更される場合の画面表示例を示す模式図である。なお、図中、指定された議題をハッチングで示す。（以下同様）
はじめに、議事の進行中に議題を追加する場合、議長権限を有する操作者が所定の操作で図３に示す時間割を表示部２０に表示させ、選択した行で議題追加ボタン３０５を押下すると、議事順番時間変更手段１５は、当該行の下に新たなアジェンダ入力行を追加する。図５は、議題が追加された場合の画面表示例を示している。指定した議題が「Agenda5」であったため、順番欄３０１、議題欄３０２、予定議事時間欄３０３に、それぞれ１行が追加され、６番目のアジェンダが入力可能となっている。総時間欄３０４には、追加したアジェンダの予定議事時間を加えた会議時間が表示されるようになる。なお、途中の行を指定して議題追加ボタン３０５を押下すれば、その下に１行が挿入される。
【００３２】
次に、議事の進行中に議題の順番を変更する場合、議長権限を有する操作者が所定の操作で図３に示す時間割を表示部２０に表示させ、選択した行で議題の上移動ボタン３０６を押下すると、議事順番時間変更手段１５は、指定した行のアジェンダを１行上に移動させる。図６は、議題を上に移動させて順序が変更された場合の画面表示例を示している。指定した議題が「Agenda4」であったため、４番目のアジェンダが上へ移動し、３番目のアジェンダが下へ移動して議題の順序が変更されている。
【００３３】
また、同様に、選択した行で議題の下移動ボタン３０７を押下すると、議事順番時間変更手段１５は、指定した行のアジェンダを１行下に移動させる。図７は、議題を下に移動させて順序が変更された場合の画面表示例を示している。指定した議題が「Agenda4」であったため、４番目のアジェンダが下へ移動し、５番目のアジェンダが上へ移動して議題の順序が変更されている。
【００３４】
次に、議事の進行中に任意の議題を削除する場合、議長権限を有する操作者が所定の操作で図３に示す時間割を表示部２０に表示させ、選択した行で議題の削除ボタン３０８を押下すると、議事順番時間変更手段１５は、指定した行のアジェンダを削除する。図８は、議題が削除された場合の画面表示例を示している。指定した議題が「Agenda4」であったため、４番目のアジェンダが削除され、５番目のアジェンダが１行繰り上がって４番目の議題に変更されている。
【００３５】
次に、図２のフローチャートに戻り、ステップＳ１０６において、議事の順番や時間などに変更がない場合は、ステップＳ１０３へ戻り、議事進行表示手段１２が議事進行の進捗状況を表示部２０に再表示する。
【００３６】
一方、ステップＳ１０５において次の議題への移行を検知した場合（Ｙ）、議事移行確認手段１３は、更に残りの議題の有無を判定する（ステップＳ１０８）。残りの議題がある場合（Ｙ）、予定議事時間自動調整手段１４は、次の議題に関する議事進行の進捗状況表示を行う前に、残りの議題について時間調整が必要であるか否かを判定する（ステップＳ１０９）。予定通りに議事が進行している場合は時間調整の必要はないが、調整が必要となるケースとしては、前の議事が予定時刻を超過して終了した場合や、逆に予定よりも早めに議事が終了した場合などである。
【００３７】
例えば、図４の進捗状況インジケータ４００が表示状態ｂに到達した時点で、議長権限を有する操作者が「議題終了ボタン」を押下すると、議事移行確認手段１３は、１番目の議事が終了して（ステップＳ１０５（Ｙ））、２番目の議題へ移行可能と判断し（ステップＳ１０８（Ｙ））、更に、予定議事時間自動調整手段１４は、残りの議題についての時間調整は不要と判断する（ステップＳ１０９（Ｎ））。従って、表示状態ｃに示すように、２番目の議題の欄で進捗状況のバー表示が開始される（ステップＳ１０３）。一方、表示状態ｄに示すように、その後、２番目の議題において議事が予定時刻を超過して終了した場合、予定議事時間自動調整手段１４は、残りの議題についての時間調整が必要と判断する（ステップＳ１０９（Ｙ））。
【００３８】
次に、会議の途中で時間割の修正が行われた場合（ステップＳ１０７）や、次の議題へ移行する際に残りの議題に時間調整が必要と判定された場合（ステップＳ１０５（Ｙ）→ステップＳ１０８（Ｙ）→ステップＳ１０９（Ｎ））、予定議事時間自動調整手段１４は、予定議事時間自動調整処理を行う（ステップＳ１１０）。
【００３９】
ここで、予定議事時間自動調整処理について詳細に説明する。以下では特に、議題の議事終了が遅延した場合と、早期に議事終了した場合とについて説明する。
【００４０】
はじめに、任意の議題の議事終了が遅延すると、定刻に会議を終了させるため、予定議事時間自動調整手段１４が残りの議題の予定議事時間を自動調整する。図９から図１４は、残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【００４１】
図９のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図４の表示状態ｄに示すように、２番目の議題が予定より３分超過して議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の減少時間を把握する（ステップＳ２０１）。減少時間は３分であるので、次に、予定議事時間自動調整手段１４は、減少時間を残りの議題数で除算する（ステップＳ２０２）。残りの議題数は、「Agenda3」から「Agenda5」までの３であるので、商は３÷３＝１となる。
【００４２】
次に、予定議事時間自動調整手段１４は、それぞれの議題の予定議事時間から調整時間である商の１分を減算する（ステップＳ２０３）。図３の時間割に示すように、「Agenda3」の予定議事時間は２０分、「Agenda4」予定議事時間は１５分、「Agenda5」予定議事時間は２５分であるので、減算後の予定議事時間はそれぞれ１９分、１４分、２４分となる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ２０４）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００４３】
次に、図１０のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図４の表示状態ｄに示すように、２番目の議題が予定より３分超過して議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の減少時間を把握する（ステップＳ３０１）。減少時間は３分であるので、次に、予定議事時間自動調整手段１４は、減少時間を残りの議題の予定議事時間に比例するように分配する（ステップＳ３０２）。図３の時間割に示すように、「Agenda3」の予定議事時間は２０分、「Agenda4」予定議事時間は１５分、「Agenda5」予定議事時間は２５分であるので、予定議事時間の比は４：３：５となるので、分配される時間はそれぞれ１分、４５秒、１分１５秒となる。
【００４４】
次に、予定議事時間自動調整手段１４は、それぞれの議題の予定議事時間からそれぞれに分配された調整時間を減算する（ステップＳ３０３）。減算後の予定議事時間はそれぞれ１９分、１４分１５秒、２３分４５秒となる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ３０４）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００４５】
次に、図１１のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図４の表示状態ｄに示すように、２番目の議題が予定より３分超過して議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の減少時間を把握する（ステップＳ４０１）。更に、予定議事時間自動調整手段１４は、残りの議題の中に最重要議題として予め指定された議題があるか否かを判定する（ステップＳ４０２）。最重要議題の指定は、例えば、時間割の設定の際に所定の操作で予め指定できるようにしておくことが好ましい。最重要議題が指定されている場合（Ｙ）は当該最重要議題を除外して（ステップＳ４０３）、それ以外の残りの議題数で減少時間を除する（ステップＳ４０４）。
【００４６】
例えば、図３の時間割において「Agenda5」が最重要議題として設定されている場合、それ以外の残りの議題は「Agenda3」と「Agenda4」の２ということになるので、商は３÷２＝１．５、つまり１分３０秒となる。従って、予定議事時間自動調整手段１４は、「Agenda3」と「Agenda4」のそれぞれの議題の予定議事時間から調整時間である商の１分３０秒を減算する（ステップＳ４０５）。図３の時間割に示すように、「Agenda3」の予定議事時間は２０分、「Agenda4」予定議事時間は１５分、「Agenda5」予定議事時間は２５分であるので、減算後の予定議事時間はそれぞれ１８分３０秒、１３分３０秒、２５分となる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ４０６）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００４７】
次に、図１２のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図４の表示状態ｄに示すように、２番目の議題が予定より３分超過して議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の減少時間を把握する（ステップＳ５０１）。更に、予定議事時間自動調整手段１４は、残りの議題に設定された優先順位を把握する（ステップＳ５０２）。優先順位が指定されている場合は優先順位の低い議題から、同様に予め設定された割合で減少時間を分配する（ステップＳ５０３）。図１５は、議題の優先順位と減少時間の分配比率の設定例を概念的に示す図である。図の例では、最も優先順位の低い議題は、減少時間の５０％が分配され、２番目は３０％が分配される、というように設定されている。
【００４８】
従って、例えば、図４の表示状態ｄの状態で、図３の時間割における残りの議題の優先順位が「Agenda3」、「Agenda4」、「Agenda5」の順番である場合、減少時間３分がそれぞれ３６秒、５４秒、１分３０秒、という比率で分配され、予定議事時間自動調整手段１４は、それぞれの議題の予定議事時間から分配された調整時間を減算する（ステップＳ５０４）。図３の時間割に示すように、「Agenda3」の予定議事時間は２０分、「Agenda4」予定議事時間は１５分、「Agenda5」予定議事時間は２５分であるので、減算後の予定議事時間はそれぞれ１９分２４秒、１４分０６秒、２３分３０秒となる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ５０５）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００４９】
なお、上記の優先順位の付与並びに減少時間の分配割合の設定は、例えば、時間割の設定の際に所定の操作で予め付与並びに設定できるようにしておくことが好ましい。
【００５０】
次に、図１３のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、はじめに、図９のフローチャートにおけるステップＳ２０１からステップＳ２０３までの手順と同様に、予定議事時間自動調整手段１４は、減少時間を残りの議題数で除算して、それぞれの議題の予定議事時間から調整時間を減算する（ステップＳ６０１からステップＳ６０３）。更に、予定議事時間自動調整手段１４は、議題の予定議事時間が当初の５０％以下になった議題があるか否かを判定する（ステップＳ６０４）。
【００５１】
なお、上記判定の基準は、予定議事時間が５０％以下になるような場合には、十分な議論ができないとして議題から外すという考えによるものである。また、上記５０％という比率は、適宜、異なる比率に設定してもよい。
【００５２】
５０％以下になった議題がある場合（Ｙ）、予定議事時間自動調整手段１４は、当該議題は重要性が低くなったと判断して削除する（ステップＳ６０５）。削除により当該議題分の余剰時間が生じるため、予定議事時間自動調整手段１４は、ステップＳ６０１に戻り、余剰時間を相殺した会議の減少時間を把握し、再度、それぞれの議題の調整時間を算出する。更に、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ６０６）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００５３】
次に、図１４のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、はじめに、図１２のフローチャートにおけるステップＳ５０１からステップＳ５０２までの手順と同様に、予定議事時間自動調整手段１４は、減少時間と残りの議題に設定された優先順位を把握する（ステップＳ７０１からステップＳ７０２）。そして、優先順位の低い議題は重要性が低いと判断して削除する（ステップＳ７０３）。
【００５４】
削除により当該議題分の余剰時間が生じるため、予定議事時間自動調整手段１４は、余剰時間を相殺した会議の減少時間を再度把握し（ステップＳ７０４）、減少時間を残りの議題数で除算する（ステップＳ７０５）。次に、予定議事時間自動調整手段１４は、それぞれの議題の予定議事時間から調整時間である商を減算して（ステップＳ７０６）、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ７０７）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００５５】
次に、任意の議題が早期に議事終了した場合にも、予定議事時間自動調整手段１４が残りの議題の予定議事時間を適切に自動調整する。図１６から図１９は、残りの議題の予定議事時間に余剰が生じた場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。図２０は、図４の議事進行の進捗管理画面の他の表示例であり、進捗状況インジケータ４００の表示状態ｅ〜ｈを示す模式図である。
【００５６】
図１６のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図２０に示す進捗状況インジケータ４００の表示状態ｅのように、１番目の議題が予定より３分早期に議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の余剰時間を把握する（ステップＳ８０１）。余剰時間は３分であるので、次に、予定議事時間自動調整手段１４は、余剰時間を最終議題の後方へ移動させる（ステップＳ８０２）。余剰時間は、移行の議事進行で遅延が生じた場合の予備時間として確保しておく。この場合の議事進行の進捗管理画面の表示例は、図２０の表示状態ｆのようになる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、処理結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ８０３）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を便宜的に当初の予定通りにしておくことができる。
【００５７】
次に、図１７のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図２０に示す進捗状況インジケータ４００の表示状態ｅのように、１番目の議題が予定より３分早期に議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の余剰時間を把握する（ステップＳ９０１）。余剰時間は３分であるので、次に、予定議事時間自動調整手段１４は、余剰時間を会議全体の予定議事時間から削除する（ステップＳ９０２）。この場合の議事進行の進捗管理画面の表示例は、図２０の表示状態ｇのようになる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、処理結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ９０３）。以上の調整を行えば、会議終了時刻を当初の予定より前倒しして、時間の有効活用を促進することができる。
【００５８】
次に、図１８のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図２０の進捗状況インジケータ４００の表示状態ｅに示すように、１番目の議題が予定より３分早期に議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の余剰時間を把握する（ステップＳ１００１）。次に、予定議事時間自動調整手段１４は、残りの議題に最重要議題があるか否かを判定する（ステップＳ１００２）。例えば、残りの議題「Agenda2」から「Agenda5」までの間に最重要議題があり、それが「Agenda5」である場合、予定議事時間自動調整手段１４は、余剰時間を最重要議題の予定議事時間に追加する（ステップＳ１００３）。図３の時間割に示すように、「Agenda5」の予定議事時間は２５分であるので、余剰時間の３分を加えると予定議事時間は２８分となる。この場合の議事進行の進捗管理画面は、図２０の表示状態ｈのようになる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、処理結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ１００４）。以上の調整を行えば、重要で長い時間を要すると予想される最重要議題に余剰時間を充当し、且つ会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００５９】
なお、残りの議題に最重要議題が無い場合（ステップＳ１００２で（Ｎ）の場合）は、例えば、次に行われる議題に対し余剰時間を追加する、あるいは、最後に行われる議題に余剰時間を追加する、あるいは、残りの議題に所定の比率で余剰時間を分配するなど、予め設定しておいた規則に沿って時間割の更新を行う。
【００６０】
次に、図１９のフローチャートに示す予定議事時間調整例では、例えば、図２０の進捗状況インジケータ４００の表示状態ｅに示すように、１番目の議題が予定より３分早期に議事終了した場合、はじめに予定議事時間自動調整手段１４が会議の余剰時間を把握する（ステップＳ１１０１）。更に、予定議事時間自動調整手段１４は、残りの議題に設定された優先順位を把握する（ステップＳ１１０２）。優先順位が指定されている場合は優先順位の高い議題から、同様に予め設定された割合で余剰時間を分配する（ステップＳ１１０３）。図２１は、議題の優先順位と余剰時間の分配比率の設定例を概念的に示す図である。図の例では、残りの議題が３つであり、最も優先順位の高い議題は、余剰時間の５０％が分配され、２番目は３０％が分配される、というように設定されている。
【００６１】
従って、例えば、図２０の進捗状況インジケータ４００の表示状態ｅで、図３の時間割における残りの議題の優先順位が「Agenda2」、「Agenda3」、「Agenda4」、「Agenda5」の順番である場合、予定議事時間自動調整手段１４は、図２１に示す比率（５０％、３０％、１５％、５％）で余剰時間３分を１分３０秒、５４秒、２７秒、９秒というように分配し、それぞれの議題の予定議事時間に分配された調整時間を加算する（ステップＳ１１０４）。図３の時間割に示すように、「Agenda2」の予定議事時間は２０分、「Agenda3」の予定議事時間は２０分、「Agenda4」予定議事時間は１５分、「Agenda5」予定議事時間は２５分であるので、加算後の予定議事時間はそれぞれ２１分３０秒、２０分５４秒、１５分２７秒、２５分９秒となる。最後に、予定議事時間自動調整手段１４は、計算結果を反映させて時間割の更新を行う（ステップＳ１１０５）。以上の調整を行えば、議題の重要度に応じて余剰時間を分配し、且つ会議終了時刻を当初の予定通りとすることができる。
【００６２】
なお、上記の優先順位の付与並びに余剰時間の分配割合の設定は、例えば、時間割の設定の際に所定の操作で予め付与並びに設定できるようにしておくことが好ましい。
【００６３】
次に、図２のフローチャートに戻り、以上の予定議事時間自動調整処理（ステップＳ１１０）が終了すると、再びステップＳ１０３へ戻り、議事進行の進捗状況が表示部２０に再表示される。一方、ステップＳ１０８の判定において残りの議題がない（Ｎ）、即ち会議の全ての議題が終了したと判定された場合、制御部１０は、会議において作成した議事録を保存するか否かを判定し（ステップＳ１１１）、議事録を保存するように設定されている場合（Ｙ）は、ステップＳ１０４で議題に関連付けされた議事画面、即ち資料データや議事録などをデータ格納部４０に格納する（ステップＳ１１２）。なお、会議における議事録生成方法は公知の手法を用いてよく、従って、詳細な説明は省略する。以上で一連の会議が終了する（ステップＳ１１３）。
【００６４】
なお、議事録を保存しないように設定されている場合は（ステップＳ１１１の判定で（Ｎ）の場合）、資料データや議事録などをデータ格納部４０に格納せずに会議が終了する（ステップＳ１１３）。
【００６５】
なお、上記の実施の形態において、表示部２０の画面に表示されるインジケータ４００の長さは、各議題で均等としてもよいし、議題の予定議事時間の長さに比例させて異なる長さとしてもよい。
【００６６】
さらに、上述の図９〜図１４に示した残りの議題の議事時間が減少した場合の予定議事時間の調整手順や、図１６〜図１９に示した残りの議事時間に余剰が生じた場合の予定議事時間の調整手順は、適宜、組み合わせて実行してもよい。そして、議題の削除、超過時間あるいは余剰時間の具体的な配分の比率や配分方法等は、任意に設定することができる。
【００６７】
以上、詳述したように、本実施の形態に係る会議支援システム１００は、会議の進行状況を表示する表示部２０と、表示部２０の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部１０と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムであって、制御部１０は、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成手段１１と、会議議題の経過時間を示す指標を表示部２０に随時表示させる議事進行表示手段１２と、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に指標の表示を移行する議事進行移行確認手段１３と、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整手段１４と、を有している。
これにより、予定議事時間内で会議が終了するように自動的に時間調整が行われるため、時間調整という煩雑な作業の負担が軽減され、議長は議事内容に集中して的確に会議の議事進行を進捗管理できる。また、どのような状況でも会議の進捗状況を的確に把握できるので、会議参加者は円滑な議事進行に寄与することができる。
【００６８】
また、本実施の形態に係る会議支援システムの会議支援方法は、会議の進行状況を表示する表示部２０と、表示部２０の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部１０と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムの会議支援方法であって、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成ステップと、会議議題の経過時間を示す指標を表示部２０に随時表示させる議事進行表示ステップと、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に指標の表示を移行する議事進行移行確認ステップと、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整ステップと、を含むものである。
これにより、予定議事時間内で会議が終了するように自動的に時間調整が行われるため、時間調整という煩雑な作業の負担が軽減され、議長は議事内容に集中して的確に会議の議事進行を進捗管理できる。また、どのような状況でも会議の進捗状況を的確に把握できるので、会議参加者は円滑な議事進行に寄与することができる。
【００６９】
また、本実施の形態に係る会議支援システムの制御部における各手順をコンピュータに実行させるための会議支援プログラムは、会議の進行状況を表示する表示部２０と、表示部２０の表示を会議の議事進行に応じて制御する制御部１０と、を有し、会議の議事進行を進捗管理する会議支援システムの会議支援プログラムであって、複数の会議議題に対し、それぞれの議事進行に要する予定議事時間を予め設定して、会議全体の時間割を作成するアジェンダ作成ステップと、会議議題の経過時間を示す指標を表示部２０に随時表示させる議事進行表示ステップと、会議議題の議事終了を検知して、次の会議議題に指標の表示を移行する議事進行移行確認ステップと、会議議題が終了した時点で、残りの各会議議題に対して残り予定議事時間の再配分を行う予定議事時間自動調整ステップと、をコンピュータに実行させるものである。
これにより、予定議事時間内で会議が終了するように自動的に時間調整が行われるため、時間調整という煩雑な作業の負担が軽減され、議長は議事内容に集中して的確に会議の議事進行を進捗管理できる。また、どのような状況でも会議の進捗状況を的確に把握できるので、会議参加者は円滑な議事進行に寄与することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明の実施の形態における会議支援システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態における会議支援システムの、議事進行の進捗管理動作手順を示すフローチャートである。
【図３】入力完了後の時間割の画面表示例を示す模式図である。
【図４】議事進行の進捗管理画面の表示例を示す模式図である。
【図５】操作者の入力により、議事の順番や時間などが変更される場合の画面表示例を示す模式図である（議題が追加された場合）。
【図６】操作者の入力により、議事の順番や時間などが変更される場合の画面表示例を示す模式図である（議題を上に移動させて順序が変更された場合）。
【図７】操作者の入力により、議事の順番や時間などが変更される場合の画面表示例を示す模式図である（議題を下に移動させて順序が変更された場合）。
【図８】操作者の入力により、議事の順番や時間などが変更される場合の画面表示例を示す模式図である（議題が削除された場合）。
【図９】残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１０】残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１１】残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１２】残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１３】残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１４】残りの議題の予定議事時間が減少した場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１５】議題の優先順位と減少時間の分配比率の設定例を概念的に示す図である。
【図１６】残りの議題の予定議事時間に余剰が生じた場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１７】残りの議題の予定議事時間に余剰が生じた場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１８】残りの議題の予定議事時間に余剰が生じた場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図１９】残りの議題の予定議事時間に余剰が生じた場合の予定議事時間調整手順を示すフローチャートである。
【図２０】議事進行の進捗管理画面の表示例を示す模式図である。
【図２１】議題の優先順位と余剰時間の分配比率の設定例を概念的に示す図である。
【符号の説明】
【００７１】
１０  制御部
１１  アジェンダ作成手段
１２  議事進行表示手段
１３  議事移行確認手段
１４  予定議事時間自動調整手段
１５  議事順番時間変更手段
１６  議事画面関連付け手段
２０  表示部
３０  入力部
４０  データ格納部
１００  会議支援システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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