(57)【要約】【課題】  電子的な文書データの管理システムにおいて、文書の重要度判定にアクセス頻度を使用する際の判定をより正確にする。【解決手段】  文書のアクセス頻度を測定する際、文書データを閲覧している時間をパラメータとして、計算するようにする。【選択図】  図１
2007004562.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子的な文書管理システムにおいて、各ファイルに対する最新アクセス日時と、当該ファイルへの総アクセス時間と、前記最新アクセス日時と前記アクセス時間から計算されるファイルのアクセス頻度を表すアクセス頻度値とを保持する管理テーブルと、
ファイルへのアクセスがあった時点で、前記管理テーブル中の当該ファイルの最新アクセス日時とアクセス時間を更新記録するアクセス情報記録部と、
前期アクセス情報記録部と連動し、当該ファイルをアクセスしている時間を計測するアクセス時間計測部と、
前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指数を計算の上更新する頻度計算部と、定められた時期に前記頻度計算部を起動する起動部とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記、アクセス情報記録部と、アクセス時間計測部において、ファイルへのアクセス時間が、別途規定された下限閾値以下だった場合に、前記管理テーブル中の当該ファイルの最新アクセス日時とアクセス時間の更新を行わないことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記、アクセス情報記録部と、アクセス時間計測部において、ファイルへのアクセス時間が、別途規定された上限閾値を超える場合に、ファイルへのアクセス時間を、上限閾値、あるいは別途規定された上限値とみなして、前記管理テーブル中の当該ファイルの最新アクセス日時とアクセス時間の更新を行うことを特徴とする、請求項１、あるいは請求項２のいずれかに記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書の重要度を判定する際の、閲覧頻度の計算方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、電子的な文書管理システムにおいて、閲覧優先度や、文書廃棄の判断基準として、文書の重要度を計算し用いる方法がある。
【０００３】
この、文書重要度の判定に、文書データの閲覧頻度、すなわち、文書データを開いた回数を基準とし、開いた回数が多いものを重要と判断する方法や、また、もっとも最近の時刻に閲覧された文書のほうを重要と判定する方法がある。
【０００４】
又、別の従来例としては、特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開２００４−０３８４００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、一般に、電子的な文書管理システムにおいては、タイトルだけでは中身がわからないため、中身を確認するだけでも、データを開き閲覧する操作が発生する。したがって、単に開いた回数や、開いた時刻を計測するだけでは、実際に読むことが必要で開いたのか、単に見たい文書か確認するためだけに開いたのかわからない。このため、実際にはたいして重要でない文書であるにもかかわらず、閲覧回数が多い、あるいは最近閲覧されたとして、重要な文書と判定してしまう場合がある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題に対し、文書を開いた回数や開いた時刻のみではなく、文書を開いていた時間を測定し、開いていた時間の長さを、閲覧頻度のパラメータの計算に使用するようにする。
【０００７】
なぜなら、実際に読む文書は、開いている時間が長いが、必要としていない文書なら、すぐに閉じてしまうと考えられるからである。
【０００８】
また、上記解決手段に加え、一定時間以下の閲覧は、閲覧としてカウントせず、一定時間を超えた閲覧のみの閲覧時間をパラメータとすることで、より正確に閲覧頻度を計算することもできる。
【０００９】
さらに、電子的な文書管理システムでは、操作ミスで、文書を開きっぱなしにする可能性があるので、一定時間を超える閲覧は、ある一定時間の閲覧だったとみなすようにする。閲覧時間が無限に増加するのが防止できるので、操作ミスにより閲覧頻度が異常な値になるのを防止することができる。
【発明の効果】
【００１０】
以上のように、文書を開いていた時間を測定し、開いていた時間の長さを、閲覧頻度のパラメータの計算に使用するようにすることで、より正確に、文書の閲覧状態を把握し、ひいては、文書の重要度を正確に把握することができる。
【００１１】
また、一定時間以下の閲覧は、閲覧としてカウントせず、一定時間を超えた閲覧のみの閲覧時間をパラメータとする、あるいは、一定時間を超える閲覧は、ある一定時間の閲覧だったとみなすようにすることで、さらに正確に閲覧状態を把握することができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【００１３】
（第１実施例）
図１は請求項１の発明に係る文書管理システムの一実施例の構造図である。
【００１４】
本図において、１０１はファイル名と最新アクセス日時とファイルへのアクセスの程度に応じてファイルに与えられるアクセス頻度値とを保持する管理テーブルである。１０２は、ファイルへのアクセスがあった時点で、前記管理テーブル中の当該ファイルへの最新アクセス日とアクセス頻度値を更新するアクセス情報記録部である。１０３は、前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指数を計算の上更新する頻度計算部である。１０４は、ファイルのアクセス開始時間と、終了時間を計測し、アクセスしていた時間を計算するための、アクセス時間計測部である。１０５は、頻度計算部を、定期的に起動するための起動部であり、内部に不図示のタイマを持っている。
【００１５】
次に、上記構成要素の主な動作内容について図３と図4のフローチャートに従って説明する。
【００１６】
アクセス情報記録部１０２は、ファイルへのアクセスがあると（３０１）、管理テーブル１０１に当該ファイルの最新アクセスを記録する（３０２）。
【００１７】
アクセス時間計測部１０４は、当該ファイルのアクセスが開始されたことを検知し、時間の計測を開始する（３０３）。
【００１８】
当該ファイルのアクセスが終了するのを待つ（３０４）。
【００１９】
当該ファイルのアクセスが終了すると、アクセス時間計測部１０４は、当該ファイルのアクセスが終了したことを検知し、時間の計測を終了する。そして、アクセス時間の合計を、アクセス情報記録部１０２へ伝達する（３０５）。
【００２０】
アクセス情報記録部１０２は、管理テーブル１０１の当該ファイルの、アクセス時間を更新する（３０６）。
【００２１】
また、起動部１０５は、時刻の監視を行っており(４０１)、ある、別途指定された時刻がくると、頻度計算部１０３へ、頻度計算開始を支持する。
【００２２】
頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１に登録されている全てのファイルについて、更新された最新アクセス日時と、アクセス時間から、アクセス頻度値を計算しなおし、管理テーブル１０１のアクセス頻度値を更新する（４０２）。
【００２３】
次に、以上の動作手順を、図２の管理テーブルにより具体的に説明する。
【００２４】
アクセス時間計測部１０４の計測単位は分であり、分未満の時間については切り上げる。
【００２５】
このとき、アクセス頻度値は、
アクセス頻度値＝（現在日−最新アクセス日）／アクセス時間
で与えられる。すなわち、アクセス頻度値の値が小さいファイルほど、利用されており、重要ということになる。
【００２６】
まず、ファイルアクセス時の、管理テーブル１０１の更新動作について説明する。
【００２７】
２００３年１１月２４日にファイルＴＥＳＴ１とＣＩＲＣＬＥを閲覧する操作があったとする。
【００２８】
図５が、ファイルアクセスが発生する前の、管理テーブル１０１の状態である。
【００２９】
この時点では、アクセス頻度値から、重要度が大きい順に、ＳＡＭＰＬＥ２、ＣＬＲＣＬＥ、ＴＥＳＴ１と考えられる。実際、ＳＡＭＰＬＥ２は、長時間閲覧されていて、利用度が高かったと考えられる。他の２つは、確認のために一時的に開いたと判断できるような、アクセス時間である。
【００３０】
さて、まず、ＴＥＳＴ１へのアクセスがあったとする。
【００３１】
アクセス情報記録部１０２は、ファイルＴＥＳＴ１へのアクセスがあった時点で、管理テーブル１０１にファイルＴＥＳＴ１の最新アクセス日を記録する。また、アクセス時間計測部１０４へ、ファイルＴＥＳＴ１のアクセス時間計測の開始を指示する。
【００３２】
ファイルＴＥＳＴ１の閲覧が終了すると、アクセス時間計測部１０４は、閲覧の終了を検出し、ファイルを開いていた時間の合計を分単位で計算し、分以下は切り上げた後、値をアクセス情報記録部１０２へ、通知する。この実施例においては、14分間ファイルを開いていたとする。これは、かなりじっくりと見ていたと考えられる。
【００３３】
アクセス情報記録部１０２は、通知されたファイルを開いていた時間、つまりアクセス時間を、管理テーブル上の、現在のアクセス時間値に加算し、管理テーブル１０１に記録する。図２においては、加算後の値が、１５である。
【００３４】
次に、ファイルＣＩＲＣＬＥへのアクセスがあったとする。しかし、これは、見たかったものではなく、すぐに閉じてしまい、アクセス時間が1分未満だった。この場合、加算するアクセス時間は1であり、管理テーブル１０１に記録されるアクセス時間の合計は２となる。
【００３５】
これで、この日のファイルアクセスが終了だったとする。
【００３６】
次に、アクセス頻度値の更新について説明する。
【００３７】
起動部１０５の起動指示時刻が毎日午前１時に設定されていた場合、翌２００３年１１月２５日の午前１時に呼び出された起動部１０４は、頻度計算部１０３を起動する。
【００３８】
頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１を参照して、現在時刻２００３年１１月２５日とファイルＴＥＳＴ１の最新アクセス日時２００３年１１月２４日との日数の差である１を、アクセス時間１５で割った値０．０６７を求め、アクセス頻度値をこの値に更新する。
【００３９】
同様に、ファイルＣＩＲＣＬＥ、ＳＡＭＰＬＥ２についても、アクセス頻度値を計算する。ファイルＣＬＲＣＬＥのアクセス頻度値は、１/２＝０．５００、ファイルＳＡＭＰＬＥ２のアクセス頻度値は、２６６/８０＝３．３２５となる（図６）。
【００４０】
この状況を見ると、ＴＥＳＴ１とＣＩＲＣＬＥが、アクセス直後のため、利用度が高いと判断される頻度値になっており、特に、ＴＥＳＴ１の方が、閲覧時間が長かった分、より利用度が高いと判断できる頻度値になっている。
【００４１】
ＣＩＲＣＬＥは、ほとんど利用しなかったわけであるが、アクセス直後のため、この時点では、利用度が高いものと判断される頻度値になっている。
【００４２】
さて、ここで、アクセス日、アクセス時間はそのままで、１１月２４日から７日経ったとする（図７）。すると、アクセス頻度値は、それぞれ、
ＴＥＳＴ１        ８/１５＝０．５３０
ＣＩＲＣＬＥ      ８/２＝４．０００
ＳＡＭＰＬＥ２    ２７３/８０＝３．４１３
となり、ＣＩＲＣＬＥと、ＳＡＭＰＬＥ２とのアクセス頻度値の関係が、図６の場合と逆転する。
【００４３】
つまり、短時間しかアクセスしなかったものは、頻度値の増加が大きく、利用度が低いと判断されるようになる。
【００４４】
さらに、アクセス日、アクセス時間はそのままで、１１月２４日から１００日経ったとする（図８）。すると、アクセス頻度値は、それぞれ、
ＴＥＳＴ１        １０１/１５＝６．７３３
ＣＩＲＣＬＥ      １０１/２＝５０．５００
ＳＡＭＰＬＥ２    ３６６/８０＝４．５７５
となり、ＴＥＳＴ１と、ＳＡＭＰＬＥ２のアクセス頻度値の関係も、図６の場合と逆転する。
【００４５】
長期にわたってアクセスのない場合、総アクセス時間の長さそのものと、頻度値との関係が一致するようになってくる。
【００４６】
（第２実施例）
第２実施例の動作について、図９、図１０のフローチャートに従って説明する。
【００４７】
第２実施例は、システムの構造は、第１実施例と同じだが、動作フローが異なる。
【００４８】
ファイルへのアクセスがあると（９０１）、アクセス情報記録部１０２は、アクセス開始日時を内部に保持し、アクセスの開始を、アクセス時間計測部へ伝達する。アクセス時間計測部１０４は、当該ファイルのアクセスが開始されたことを検知して、また、時間の計測を開始する（９０２）。
【００４９】
当該ファイルのアクセスが終了するのを待つ（９０３）。
【００５０】
当該ファイルのアクセスが終了すると、アクセス時間計測部１０４は、当該ファイルのアクセスが終了したことを検知し、時間の計測を終了し、アクセス時間の合計を計算する（９０４）。計測したアクセス時間と、別途規定された閾値を比較し（９０５）、閾値以下である場合、当該ファイルへのアクセスはなかったものとみなして、処理を終了する。
【００５１】
アクセス時間が、閾値を超えていた場合は、アクセス時間計測部１０４が、アクセス時間の合計を、アクセス情報記録部１０２へ伝達する。
【００５２】
アクセス情報記録部１０２は、管理テーブル１０１の当該ファイルの、最新アクセス日と、アクセス時間を更新する（９０７）。
【００５３】
また、起動部１０５は、時刻の監視を行っており(１００１)、ある、別途指定された時刻がくると、頻度計算部１０３へ、頻度計算開始を支持する。
【００５４】
頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１に登録されている全てのファイルについて、更新された最新アクセス日時と、アクセス時間から、アクセス頻度値を計算しなおし、管理テーブル１０１のアクセス頻度値を更新する（１００２）。
【００５５】
次に、以上の動作手順を、図１１の管理テーブルにより具体的に説明する。
【００５６】
アクセス時間計測部１０４の計測単位は分であり、分未満の時間については切り上げる。
【００５７】
このとき、アクセス頻度値は、
アクセス頻度値＝（現在日−最新アクセス日）／アクセス時間
で与えられる。すなわち、アクセス頻度値の値が小さいファイルほど、利用されており、重要ということになる。
【００５８】
また、ファイルアクセス時間の閾値は２分とする。
【００５９】
また、管理テーブルで、アクセス時間が０だった場合、０での割り算はできなくなってしまうので、ファイルの作成時に、アクセス時間初期値として、１を設定するものとする。
【００６０】
まず、ファイルアクセス時の、管理テーブル１０１の更新動作について説明する。
【００６１】
２００３年１１月２４日にファイルＴＥＳＴ１とＣＩＲＣＬＥを閲覧する操作があったとする。
【００６２】
図５が、ファイルアクセスが発生する前の、管理テーブル１０１の状態である。
【００６３】
この時点では、アクセス頻度値から、重要度が大きい順に、ＳＡＭＰＬＥ２、ＣＬＲＣＬＥ、ＴＥＳＴ１と考えられる。実際、ＳＡＭＰＬＥ２は、長時間閲覧されていて、利用度が高かったと考えられる。他の２つは、作成後は、確認のために一度に2分以下しかアクセスしていないため、アクセス時間は１である。
【００６４】
さて、まず、ＴＥＳＴ１へのアクセスがあったとする。
【００６５】
アクセス情報記録部１０２は、ファイルＴＥＳＴ１へのアクセスがあった時点で、アクセス開始日時を内部に記憶し、アクセス時間計測部１０４へ、ファイルＴＥＳＴ１のアクセス時間計測の開始を指示する。
【００６６】
本実施例の場合、ファイルＴＥＳＴ１へのアクセス時間は１４分だったとする。これは、かなりじっくりと見ていたと考えられる。
【００６７】
ファイルＴＥＳＴ１の閲覧が終了すると、アクセス時間計測部１０４は、閲覧の終了を検出し、ファイルを開いていた時間の合計１４を分単位で計算する。続けて、閾値２分と比較すると、１４＞２なので、アクセス時間の値をアクセス情報記録部１０２へ、通知する。
【００６８】
アクセス情報記録部１０２は、保持していたアクセス開始日時を、管理テーブル１０１に記録する。また、通知されたファイルを開いていた時間、つまりアクセス時間を、管理テーブル上の、現在のアクセス時間値に加算し、管理テーブル１０１に記録する。図２においては、加算後の値が、１５である。
【００６９】
次に、ファイルＣＩＲＣＬＥへのアクセスがあったとする。しかし、これは、見たかったものではなく、すぐに閉じてしまい、アクセス時間が２分未満だったとする。この場合、アクセス時間が閾値未満なので、アクセス日時と、アクセス時間は更新されない。
【００７０】
これで、この日のファイルアクセスが終了だったとする。このときの管理テーブルの状態が、図１２である。
【００７１】
次に、アクセス頻度値の更新について説明する。
【００７２】
起動部１０５の起動指示時刻が毎日午前１時に設定されていた場合、翌２００３年１１月２５日の午前１時に呼び出された起動部１０４は、頻度計算部１０３を起動する。
【００７３】
頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１を参照して、現在時刻２００３年１１月２５日とファイルＴＥＳＴ１の最新アクセス日時２００３年１１月２４日との日数の差である１を、アクセス時間１５で割った値０．０６７を求め、アクセス頻度値をこの値に更新する。
【００７４】
同様に、ファイルＣＩＲＣＬＥ、ＳＡＭＰＬＥ２についても、アクセス頻度値を計算する。ファイルＣＬＲＣＬＥのアクセス頻度値は、３２/１＝３２．０００、ファイルＳＡＭＰＬＥ２のアクセス頻度値は、２６６/８０＝３．３２５となる（図１３）。
【００７５】
実施例１と異なり、ファイルのアクセス時間が短いと、アクセス日時、アクセス時間が更新されず、閲覧しなかったものとみなされるため、アクセス頻度値から、重要度を判定する場合により正確になる。
【００７６】
さて、ここで、アクセス日、アクセス時間はそのままで、１１月２４日から７日経ったとする（図１４）。すると、アクセス頻度値は、それぞれ、
ＴＥＳＴ１      ８/１５＝０．５３０
ＣＩＲＣＬＥ    ３９/２＝３９．０００
ＳＡＭＰＬＥ２  ２７３/８０＝３．４１３
となる。
【００７７】
（第３実施例）
第３実施例の動作について、図１５、図１６のフローチャートに従って説明する。
【００７８】
ファイルへのアクセスがあると（１５０１）、アクセス情報記録部１０２は、アクセス開始日時を内部に保持し、アクセスの開始を、アクセス時間計測部へ伝達する。アクセス時間計測部１０４は、当該ファイルのアクセスが開始されたことを検知して、また、時間の計測を開始する（１５０２）。
【００７９】
当該ファイルのアクセスが終了するのを待つ（１５０３）。
【００８０】
当該ファイルのアクセスが終了すると、アクセス時間計測部１０４は、当該ファイルのアクセスが終了したことを検知し、時間の計測を終了し、アクセス時間の合計を計算する（１５０４）。計算したアクセス時間と、別途規定された下限閾値を比較し（１５０５）、下限閾値以下である場合、当該ファイルへのアクセスはなかったものとみなして、処理を終了する。
【００８１】
アクセス時間が、下限閾値を超えていた場合、さらに、上限閾値とアクセス時間を比較する（１５０６）。
【００８２】
アクセス時間が、上限閾値を超えていた場合、アクセス時間の合計値を、上限閾値と置き換える(１５０７)。
【００８３】
アクセス時間計測部１０４が、アクセス時間の合計を、アクセス情報記録部１０２へ伝達する（１５０８）。
【００８４】
アクセス情報記録部１０２は、管理テーブル１０１の当該ファイルの、最新アクセス日と、アクセス時間を更新する（１５０９）。
【００８５】
また、起動部１０５は、時刻の監視を行っており(１６０１)、ある、別途指定された時刻がくると、頻度計算部１０３へ、頻度計算開始を支持する。
【００８６】
頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１に登録されている全てのファイルについて、更新された最新アクセス日時と、アクセス時間から、アクセス頻度値を計算しなおし、管理テーブル１０１のアクセス頻度値を更新する（１６０２）。
【００８７】
本実施例においては、アクセス時間の上限閾値を決め、一度のアクセス時間の合計が、上限閾値を超えた場合は、アクセス時間が上限閾値だったとみなすようにしている。これは、電子化された文書管理システムの場合、見終わったのにファイルを開きっぱなしにしてしまう場合があり、開きっぱなしの状態をそのままアクセス時間としてカウントすると、無限にアクセス時間が増えるため、アクセス頻度値が、無意味になってしまう可能性があるためである。
【００８８】
なお、上限閾値を超えた場合に設定するアクセス時間値は、上限閾値そのものとは別に定義された値を用いてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８９】
【図１】文書管理システムの一実施例の構造図
【図２】管理テーブルの例
【図３】第１実施例のフローチャート
【図４】第１実施例のフローチャート
【図５】第１実施例の管理テーブルの遷移
【図６】第１実施例の管理テーブルの遷移
【図７】第１実施例の管理テーブルの遷移
【図８】第１実施例の管理テーブルの遷移
【図９】第２実施例のフローチャート
【図１０】第２実施例のフローチャート
【図１１】第２実施例の管理テーブルの遷移
【図１２】第２実施例の管理テーブルの遷移
【図１３】第２実施例の管理テーブルの遷移
【図１４】第２実施例の管理テーブルの遷移
【図１５】第３実施例のフローチャート
【図１６】第３実施例のフローチャート
【符号の説明】
【００９０】
１０１  管理テーブル
１０２  アクセス情報記録部
１０３  頻度計算部
１０４  アクセス時間計測部
１０５  起動部
【図１】
2007004562.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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