(57)【要約】【課題】ジョブフローの即時実行が行えない場合に、外部処理装置から複合機の状態を認識しながら複合機に自動でリトライをさせる文書処理プログラム、文書処理方法、および文書処理装置を提供する。【解決手段】この複合機２００は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備え、本複合機２００の各部を制御する制御部２０１と、操作表示部２０２と、画像読取部２０３と、印刷部２０４と、記憶装置２０５と、ジョブ状態情報、ジョブＩＤ、ジョブログ等を生成するジョブ管理部２０６と、ジョブフローを含む指示書を格納する指示書管理部２０７と、予約番号および予約リストを発行、管理する予約番号管理部２０８と、ネットワーク３００に接続されたネットワーク通信部２０９と、電話回線網等に接続されたファクシミリ通信部２１０とを有し、これらがバス２１１を介して互いに接続されている。【選択図】図３
2007164544.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一連の複数の処理を行うジョブフローの実行を即時に行うことのできない場合に、前記ジョブフローに関連付けられた仮ＩＤを作成し、外部装置に送信する、仮ＩＤ発行ステップと、
前記外部装置から送信された前記仮ＩＤを受信したとき、前記仮ＩＤに基づいてジョブ状態情報を作成し、前記外部装置に送信する、ジョブ状態情報発行ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
【請求項２】
前記ジョブ状態情報発行ステップを実行した後、前記外部装置から実行指示を受信してから前記ジョブフローを実行する、ジョブフロー実行ステップを含むことを特徴とする請求項１に記載の文書処理プログラム。
【請求項３】
前記ジョブ状態情報実行ステップは、前記ジョブフローの実行を実行可能になるまで自動的に繰り返しリトライする、自動リトライステップを含むことを特徴とする請求項２に記載の文書処理プログラム。
【請求項４】
前記ジョブ状態情報発行ステップを実行した後、前記外部装置から実行指示を受信するまでジョブフローの実行を保留する、実行保留ステップを含むことを特徴とする請求項１に記載の文書処理プログラム。
【請求項５】
前記自動リトライステップは、予め定めた期限内において繰り返し実行されることを特徴とする請求項３に記載の文書処理プログラム。
【請求項６】
前記自動リトライステップは、前記予め定めた期限が経過したときに、前記仮ＩＤが無効になった旨を示す通知を送信する、予約無効通知ステップを含むことを特徴とする請求項５に記載の文書処理プログラム。
【請求項７】
前記ジョブフローの実行が開始されたときに、前記ジョブフローのジョブＩＤを作成、送信する、ジョブＩＤ発行ステップを含むことを特徴とする請求項１乃至３に記載の文書処理プログラム。
【請求項８】
前記ジョブＩＤを受信する、ジョブＩＤ受信ステップと、
受信した前記ジョブＩＤに基づいて、ジョブログを送信するジョブログ送信ステップと、
を有することを特徴とする請求項７に記載の文書処理プログラム。
【請求項９】
ジョブフローの実行を即時に行うことのできない場合に、前記ジョブフローに関連付けられた仮ＩＤを作成し、外部装置に送信する、仮ＩＤ発行ステップと、
前記外部装置から送信された前記仮ＩＤを受信したとき、前記仮ＩＤに基づいてジョブ状態情報を作成し、前記外部装置に送信する、ジョブ状態情報発行ステップと、
を含むことを特徴とする、文書処理方法。
【請求項１０】
ジョブフローの実行を即時に行うことのできない場合に、前記ジョブフローに関連付けられた仮ＩＤを作成し、ネットワークを介して外部装置に送信する仮ＩＤ管理部と、
前記ネットワークを介して前記外部装置から前記仮ＩＤを受信し、前記仮ＩＤに基づいてジョブ状態情報を作成し、前記ジョブ状態情報を前記ネットワークを介して前記外部装置に送信するジョブ管理部と、
を備えたことを特徴とする、文書処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、一連の複数の処理を行うジョブフローの即時実行が行えない場合に、外部処理装置から文書処理装置の状態を認識しながら文書処理装置に自動でリトライをさせる文書処理プログラム、文書処理方法、および文書処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、コピー（複写）、プリント、スキャン、ファックス等の複数の機能を有する複合機において、ネットワークを介してＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の外部装置と連携し、外部装置から文書を印刷したり、読み込んだ画像を外部処理装置に転送したりする技術が実施されている。
【０００３】
このような複合機をより効率よく利用するためには、処理の自動化が不可欠である。処理の自動化のため、複雑なジョブ内容を記載した指示書を予め作成して登録しておき、特定の事象（外部からドキュメントデータが送信されたこと、予め設定していた時刻が到来したこと、装置にエラーが発生したこと等）が発生したときに、ジョブを実行させる技術が報告されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−２８７８６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、特許文献１に記載の従来の技術によると、特定の事象が発生したときに、何らかの要因（例えば、指示書に記載のサービスが実行不可能、スキャン機能を使用中、印刷用紙の紙詰まりによる停止中、管理者による設定変更中、エンジニアによる修理中等）により、複合機が即時にジョブを実行できない状態にあった場合、ジョブフローを実行できない要因が取り除かれた後に、ユーザが手動でリトライを行う必要があるという問題点があった。
【０００５】
また、複合機内部で自動的にリトライを行う場合は、通常ジョブの実行が開始される状態にないとジョブＩＤが発行されないため、ユーザが即時にジョブの実行記録であるジョブログを取得して複合機の状態を認識することができなかった。このため、例えば、他のユーザのログイン中に外部処理装置からジョブフローを実行してしまった場合、他のユーザがコピー処理等により利用している複合機のパネルに外部処理装置から指示されたジョブフローの認証画面が表示される可能性があり、ジョブの内容を見られたり、ジョブを実行されたりといったセキュリティ上の問題が生じるおそれがあるが、このような複合機のパネルを利用して処理を行っているユーザがいるか等の複合機の状態を認識することができないと、このような問題を回避することが困難になる。
【０００６】
従って、本発明の目的は、何らかの要因によりジョブフローの実行が開始できない場合であっても、外部処理装置から複合機の状態を認識した上で複合機にジョブフローの実行を制御させることにより、セキュリティ上の問題を回避することが可能な文書処理プログラム、文書処理方法、および文書処理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一態様は、上記目的を達成するため、一連の複数の処理を行うジョブフローの実行を即時に行うことのできない場合に、前記ジョブフローに関連付けられた仮ＩＤを作成し、外部装置に送信する、仮ＩＤ発行ステップと、前記外部装置から送信された前記仮ＩＤを受信したとき、前記仮ＩＤに基づいてジョブ状態情報を作成し、前記外部装置に送信する、ジョブ状態情報発行ステップと、をコンピュータに実行させるための文書処理プログラムを提供する。
【０００８】
また、本発明の他の一態様は、上記目的を達成するため、ジョブフローの実行を即時に行うことのできない場合に、前記ジョブフローに関連付けられた仮ＩＤを作成し、外部装置に送信する、仮ＩＤ発行ステップと、前記外部装置から送信された前記仮ＩＤを受信したとき、前記仮ＩＤに基づいてジョブ状態情報を作成し、前記外部装置に送信する、ジョブ状態情報発行ステップと、を含むことを特徴とする、文書処理方法を提供する。
【０００９】
また、本発明の他の一態様は、上記目的を達成するため、ジョブフローの実行を即時に行うことのできない場合に、前記ジョブフローに関連付けられた仮ＩＤを作成し、ネットワークを介して外部装置に送信する仮ＩＤ管理部と、前記ネットワークを介して前記外部装置から前記仮ＩＤを受信し、前記仮ＩＤに基づいてジョブ状態情報を作成し、前記ジョブ状態情報を前記ネットワークを介して前記外部装置に送信するジョブ管理部と、を備えたことを特徴とする、文書処理装置を提供する。
【００１０】
前記仮ＩＤは、例えば、数字、アルファベット、平仮名、片仮名等、およびこれらを組み合わせたものを用いることができる。また、前記仮ＩＤは、一定の規則に従って決定されるものであってもよいし、ランダムに決定されるものであってもよい。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、処理装置上で動作する一連の処理を起動できない場合にも適切に処理を起動させることが可能となる、文書処理プログラム、文書処理方法、および文書処理装置を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
〔第１の実施の形態〕
この第１の実施の形態においては、一例として、ユーザが外部装置から送信したドキュメントデータを複合機が受信したことをトリガとしてジョブフローの実行を開始する構成とした。
【００１３】
（文書処理システムの構成）
図１は、文書処理システム１のブロック図である。この文書処理システム１は、ドキュメントデータに対する一連の複数の処理であるジョブフローの内容等を定義した情報である指示書を作成し、対象となるドキュメントデータと共にネットワーク３００を介して複合機２００に送付する外部処理装置１００と、外部処理装置１００から送信されたドキュメントデータを受信したことをトリガとしてジョブフローの実行を開始する文書処理装置としての複合機２００とを備える。
【００１４】
外部処理装置１００は、例えば、ＰＣ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の情報処理装置である。
【００１５】
複合機２００は、コピー（複写）、プリント、スキャン、ファックス等の複数の機能を有する文書処理装置である。
【００１６】
ジョブは、これらの複合機２００の複数の機能を利用するもので、例えば、ドキュメントデータを印刷、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）処理、電子メール添付での配信、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ転送、ＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｂｌｏｃｋ）送信である。
【００１７】
ジョブフローは、一連の複数の処理を行う場合に、その流れを示すものである。なお、ジョブフロー内のジョブは逐次的な一連の処理でもよいし、並列の処理を行うようにしてもよい。
【００１８】
通信手段としてのネットワーク３００は、有線ＬＡＮ、無線ＬＡＮ等のローカルエリアネットワークでも、インターネットに接続されたネットワークであってもよい。
【００１９】
図２は、外部処理装置１００のブロック図である。この外部処理装置１００は、ネットワーク３００に接続された通信部１０１と、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備え、本外部処理装置１００の各部を制御する制御部１０２と、ＨＤＤ等からなる記憶装置１０３と、キーボード、マウス等を備えた入力部１０４と、設定画面等を表示する表示部１０５とを有する。
【００２０】
制御部１０２のＲＯＭや記憶装置１０３には、ドキュメントデータを作成するためのプログラム等の各種のプログラムが記憶されており、制御部１０２のＣＰＵは、ＲＯＭや記憶装置１０３に記憶されているプログラムに従って外部処理装置１００の各部を制御する。
【００２１】
図３は、複合機２００のブロック図である。この複合機２００は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備え、本複合機２００の各部を制御する制御部２０１と、ディスプレイの表面にタッチパネルを重畳して構成されたタッチパネルディスプレイや、スタートキー等のハードキーを備えた操作表示部２０２と、原稿から画像を光学的に読み取る画像読取部２０３と、電子写真方式等により画像を用紙に印刷する印刷部２０４と、設定画面、設定情報、画像等の各種の情報を記憶するＨＤＤ等からなる記憶装置２０５と、ジョブ状態情報、ジョブＩＤ、ジョブログ等を生成するジョブ管理部２０６と、ジョブフローを含む指示書を格納する指示書管理部２０７と、仮ＩＤとしての予約番号および予約リストを発行、管理する予約番号管理部２０８と、ネットワーク３００に接続されたネットワーク通信部２０９と、電話回線網等に接続されたファクシミリ通信部２１０とを有し、これらがバス２１１を介して互いに接続されている。
【００２２】
制御部２０１のＲＯＭや記憶装置２０５には、ジョブフロー実行プログラム、ジョブ状態情報管理プログラム等の各種のプログラムが記憶されており、制御部２０１のＣＰＵは、ＲＯＭや記憶装置２０５に記憶されているプログラムに従って複合機２００の各部を制御する。
【００２３】
ジョブ管理部２０６は、ジョブ状態情報、ジョブログ等を作成し、それらを蓄積する機能を有し、制御部２０１のＣＰＵの制御の下に動作する。
【００２４】
ジョブ状態情報は、複合機２００の状態を表す情報を含み、例えば、指示書に記載のサービスが実行不可能、スキャン機能を使用中、印刷用紙の紙詰まりによる停止中、管理者による設定変更中、エンジニアによる修理中等の状態をユーザが認識することができる。
【００２５】
ジョブログは、ジョブフローの実行記録であり、例えば、ジョブＩＤ、ジョブフローを構成する各処理の内容、ユーザ名、ジョブフロー受付時刻、ジョブフロー開始時刻、ジョブフローを構成する各処理の開始／終了時刻、ジョブフロー終了時刻、ジョブフローの待機中・処理中・中止・完了等のステータス情報等からなる。
【００２６】
指示書管理部２０７は、指示書を格納し、制御部２０１のＣＰＵの制御の下に動作する。
【００２７】
指示書の内容は、少なくとも、対象となるドキュメントデータの指定、およびドキュメントデータに対して実行するジョブフローについての情報を含む。
【００２８】
予約番号管理部２０８は、予約番号および予約リストを発行、管理し、制御部２０１のＣＰＵの制御の下に動作する。
【００２９】
図４は、予約リストの概念図である。予約リストは、例えば、ドキュメントデータに対するジョブフロー実行の予約番号、ジョブフロー実行のトリガ発生日時（ドキュメントの受信日時）、ジョブフローの自動リトライのリトライ期限、ジョブフローを含む指示書の指示書ＩＤ、トリガの発信元（ドキュメントデータの送信元）である外部処理装置１００のアドレス等を含む。
【００３０】
リトライ期限は、リトライを続ける期間を指定してもよいし、リトライを終了する期日を指定してもよい。指定する方法は、例えば、指示書により指定したり、ドキュメントデータの種類により使い分けるように予め設定したりしておくことができる。
【００３１】
指示書ＩＤは、指示書管理部２０７に格納されている各指示書に付されている識別番号である。
【００３２】
外部処理装置１００のアドレスは、外部処理装置１００の名前、ＩＰ、ＦＱＤＮ（Ｆｕｌｌｙ  Ｑｕａｌｉｆｉｅｄ  Ｄｏｍａｉｎ  Ｎａｍｅ）等により記述する。また、電子メールアドレスも併せて記述しておくことにより、複合機２００から外部処理装置１００へ何らかの通知を行うときに、電子メールを利用して通知を行うことが出来る。
【００３３】
記憶装置２０５は、外部処理装置１００から送信されるドキュメントデータを格納し、制御部２０１のＣＰＵの制御の下に動作する。
【００３４】
ドキュメントデータは、例えば、テキスト等の文書データや、写真等の画像データである。
【００３５】
実行するジョブフローの内容は、外部処理装置１００から送信される指示書により指定されてもよいが、複合機２００の操作表示部２０２により直接指定されてもよい。
【００３６】
（文書処理システムの動作）
以下に、文書処理システム１の動作の一例を示す。
【００３７】
図５は、文書処理システム１の動作を示すフローチャートである。まず、ユーザがジョブフローを実行するドキュメントデータを外部処理装置１００の通信部１０１からネットワーク３００を介して複合機２００のネットワーク通信部２０９に向けて送信する（ステップＡ１）。
【００３８】
複合機２００は、制御部２０１の制御により、受信したドキュメントデータを記憶装置２０５に格納し、その後、ドキュメントデータが格納されたことをトリガとして、指示書管理部２０６に格納された、受信したドキュメントデータに関連付けられた指示書に含まれるジョブフローを即時に実行可能か否かを判定する（ステップＡ２）。判定は、複合機２００の状態に基づいて行われる。
【００３９】
複合機２００が何らかの要因（例えば、指示書に記載のサービスが実行不可能、他のユーザが複合機にログインしてスキャン機能や認証入力を操作パネルを使用中、印刷用紙の紙詰まりによる停止、管理者による設定変更中、エンジニアによる修理中等）により、指示書に含まれるジョブフローの実行を開始できない場合には（ステップ２：Ｎｏ）、予約番号管理部２０８は制御部２０１の制御を受けて予約番号および予約リストを発行し、実行することができなかった旨の通知と共に予約番号をネットワーク３００を介して外部処理装置１００に送信すると同時に、予約リストを予約番号管理部２０８に格納する（ステップＡ３）。
【００４０】
続けて、ジョブフロー実行の自動リトライを実行するかどうかの判定が行われる（ステップＡ４）。判定は、複合機２００が予め用意しておいた設定に基づいて行ってもよいし、ユーザが外部処理装置１００から指示することによって行ってもよい。外部処理装置１００からの指示は、例えば、ステップＡ１においてドキュメントデータと同時に指示書を複合機２００に送信することにより行う。
【００４１】
判定の結果、自動リトライを実行する場合は（ステップＡ４：Ｙｅｓ）、所定の時間を経過してから、複合機２００は、制御部２０１の制御により、再びジョブフローを実行可能か否かを判定する（ステップＡ５）。所定の時間は、設定により変更することができる。
【００４２】
判定の結果、自動リトライを実行しない場合は（ステップＡ４：Ｎｏ）、ジョブフローの実行を中止し、ネットワーク３００を介して外部装置１００にその旨、および予約番号が無効になった旨を通知する（ステップＡ７）。
【００４３】
ジョブフローの実行を開始できない要因が、依然として解消していない場合は（ステップＡ５：Ｎｏ）、予約リストに記載されたリトライ期限内か否かの判定を行う（ステップＡ６）。
【００４４】
リトライ期限内であれば（ステップＡ６：Ｙｅｓ）、所定の時間を経過してから、ステップＡ５に戻って再びジョブフローを実行可能か否かを判定する。
【００４５】
リトライ期限を過ぎていた場合は（ステップＡ６：Ｎｏ）、ジョブフローの実行を中止し、ネットワーク３００を介して外部装置１００にその旨、および予約番号が無効になった旨を通知する（ステップＡ７）。
【００４６】
ステップＡ５において、ジョブフローが実行開始可能と判定された場合は（ステップＡ５：Ｙｅｓ）、複合機２００は、外部処理装置１００に対し、ジョブフローが実行開始可能となった旨を対応するジョブ状態情報および予約番号とともに通知する。（ステップＡ８）。通知を受けた外部処理装置１００では、受信したジョブ状態情報と予約番号とから表示情報を生成し表示部１０５に表示させることにより、ユーザは複合機２００においてジョブフローの実行を開始できない要因が解消されたか否かを認識することが出来る。
【００４７】
続けて、ジョブフローを実行するかどうかの判定が行われる（ステップＡ９）。判定は、複合機２００があらかじめ容易しておいた設定に基づいて自動的に実行を開始してもよいし、ユーザが外部処理装置１００から指示することによって行っても良い。
【００４８】
具体的には、例えば、複合機２００は外部処理装置１００にジョブフローの実行開始可能となった旨を通知するとともに、ジョブフロー実行を保留状態とし、外部処理装置１００からジョブフロー実行の指示を待つ。外部処理装置１００から予約番号とジョブフロー実行の指示の情報が送信されてきたり、複合機２００の操作パネルから予約番号とジョブフロー実行の指示が入力されると、予約番号に対応するジョブフローの実行を開始する。また、自動実行する場合は、例えば、外部処理装置１００にジョブフローの実行開始となった旨を通知するとともに自動的にジョブフローの実行を開始する。
【００４９】
外部処理装置１００からの指示は、ユーザがステップＡ８で取得したジョブ状態情報を閲覧した結果、ジョブフローを実行できない原因が解消され、また、他のユーザが複合機２００ログインしているか否かを確認してから行えば、確実にジョブフローの実行を開始させることができるとともに、他のユーザによってジョブフローが開始されたり内容を見られてしまうというセキュリティ上の問題を回避することができる。
【００５０】
ステップＡ２またはＡ９において、ジョブフローが実行開始可能と判定された場合は（ステップＡ２またはＡ９：Ｙｅｓ）、制御部２０１はネットワーク３００を介してジョブ管理部２０６が設定したジョブＩＤを外部処理装置１００に通知した上で（ステップＡ１０）、ジョブフローを開始する（ステップＡ１１）。ジョブフローが実行終了した後、ジョブ管理部２０６はジョブログを作成し、保存する。
【００５１】
ジョブフローが終了した後、外部処理装置１００の制御部１０２は、ステップＡ９において複合機２００から送信されたジョブＩＤに基づいて、ネットワーク３００を介して複合機２００にジョブログの取得要求を送信し、要求を受けた複合機２００の制御部２０１は、ネットワーク３００を介してジョブ管理部２０６が作成したジョブログを外部処理装置１００に送信する（ステップＡ１２）。
【００５２】
外部処理装置１００に送信されたジョブログは、制御部１０２の制御により、記憶装置１０３に格納され、ユーザは表示部１０５からジョブログの内容を閲覧することができる。
【００５３】
（第１の実施の形態の効果）
この第１の実施の形態によれば、何らかの要因によりジョブフローの実行が開始できない場合であっても、予約番号に基づいてジョブ状態情報を取得し、外部処理装置１００から複合機２００の状態を認識することが可能となる。
【００５４】
また、複合機２００の状態を認識した上でジョブフローの実行を行うことにより、セキュリティ上の問題を回避することが可能となる。
【００５５】
なお、本発明は、上記各実施の形態に限定されず、発明の趣旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施が可能である。例えば、ジョブフローを開始するためのトリガは、複合機２００がドキュメントデータの受信することに限られない。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書処理システムのブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態に係る外部処理装置のブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態に係る複合機のブロック図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態に係る予約リストの概念図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態に係る文書処理システムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１        文書処理システム
１００    外部処理装置
１０１    通信部
１０２    制御部
１０３    記憶装置
１０４    入力部
１０５    表示部
２００    複合機
２０１    制御部
２０２    操作表示部
２０３    画像読取部
２０４    印刷部
２０５    記憶装置
２０６    ジョブ管理部
２０７    指示書管理部
２０８    予約番号管理部
２０９    ネットワーク管理部
２１０    ファクシミリ通信部
２１１    バス
３００    ネットワーク
【図１】
2007164544.tif 000003
【図２】
2007164544.tif 000004
【図３】
2007164544.tif 000005
【図４】
2007164544.tif 000006
【図５】
2007164544.tif 000007