(57)【要約】【課題】秘密書類が廃棄されたのか否かまでの情報を把握することによって、従来より高いセキュリティレベルで秘密書類を管理することができる秘密書類管理システムを提供すること。【解決手段】秘密書類管理システム１は、秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末１０と、発信者用端末１０からの秘密書類を出力する旨の出力コマンドに秘密書類を出力する秘密書類出力装置２０と、秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類１００を受信した受信者によって投函されることによりＱＲコード付き秘密書類１００を回収するための秘密書類投函箱３０と、秘密書類投函箱３０からの廃棄情報と発信者用端末１０からの情報に基づいてＱＲコード付き秘密書類１００が廃棄されたのかどうかを管理する管理サーバ４０とを有している。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの前記秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて前記秘密書類を出力する秘密書類出力装置と、該秘密書類出力装置から出力された前記秘密書類を受信した受信者によって投函されることにより前記秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの前記秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と前記秘密書類出力装置からの情報に基づいて前記秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、
前記発信者用端末は、前記秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して前記秘密書類出力装置に送信すると共に、前記出力コマンドを前記秘密書類特定情報と関連づけた形で前記管理サーバに送信し、
前記秘密書類出力装置は、前記秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて前記画像を前記秘密書類の書面上に形成するときに前記秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを前記秘密書類の書面上に付し前記画像及び前記シンボルマークが前記書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、
前記秘密書類投函箱は、前記シンボルコード付き秘密書類が前記受信者によって投函されて回収されると、前記シンボルコードから前記秘密書類特定情報を読み取り、その秘密書類特定情報を前記廃棄情報と関連づけた形で前記管理サーバへ送信し、
前記管理サーバは、前記発信者用端末からの秘密書類特定情報と前記秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報と照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には前記秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には前記秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする秘密書類管理システム。
【請求項２】
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの前記秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて前記秘密書類を出力する第１の秘密書類出力装置と、該第１の秘密書類出力装置から出力された前記秘密書類の画像の画像データに基づいて前記秘密書類を複製した複製秘密書類を作成する第２の秘密書類出力装置と、該第２の秘密書類出力装置から出力された前記複製秘密書類を受信した受信者によって投函されることにより前記複製秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの前記複製秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と前記第２の秘密書類出力装置からの情報に基づいて前記秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、
前記発信者用端末は、前記秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して前記秘密書類出力装置に送信すると共に、前記出力コマンドを前記秘密書類特定情報と関連づけた形で前記管理サーバに送信し、
前記第１の秘密書類出力装置は、前記秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて前記画像を前記秘密書類の書面上に形成するときに前記秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを前記秘密書類の書面上に付し前記画像及び前記シンボルマークが前記書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、
前記第２の秘密書類出力装置は、前記シンボルマーク付き秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、前記シンボルマーク付き秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報をコード化したシンボルコードを付すと共に前記画像の画像データに基づいて画像を形成することによって前記複製秘密書類を作成し、該複製秘密書類が作成されるときに前記シンボルマーク付き秘密処理の複製が行われた旨の複製情報を前記複製書類の新たな秘密書類特定情報と関連づけた形で前記管理サーバに送信し、
前記秘密書類投函箱は、前記複製秘密書類が前記受信者によって投函されて回収されると、前記シンボルコードから前記新たな秘密書類特定情報を読み取り、その新たな秘密書類特定情報を前記廃棄情報と関連づけた形で前記管理サーバへ送信し、
前記管理サーバは、前記第２の秘密書類出力装置からの新たな秘密書類特定情報と前記秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報とを照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には前記複製秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には前記複製秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする秘密書類管理システム。
【請求項３】
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの前記秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて前記秘密書類を出力する秘密書類出力装置と、該秘密書類出力装置から出力された前記秘密書類の画像を読み取って作成した画像データを送信データに変換する秘密書類送信装置と、該秘密書類送信装置からの送信データに基づき出力された受信秘密書類を受けた受信者によって前記受信秘密書類が投函されることにより前記受信秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの前記受信秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と前記秘密書類送信装置からの情報に基づいて前記受信秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、
前記発信者用端末は、前記秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して前記秘密書類出力装置に送信すると共に、前記出力コマンドを前記秘密書類特定情報と関連づけた形で前記管理サーバに送信し、
前記秘密書類出力装置は、前記秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて前記画像を前記秘密書類の書面上に形成するときに前記秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを前記秘密書類の書面上に付し前記画像及び前記シンボルマークが前記書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、
前記秘密書類送信装置は、前記シンボルマーク付き秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、前記シンボルマーク付き秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報を及び前記画像データを前記送信データに変換し、前記受信者に前記受信秘密書類を受信させるために前記送信データを発信するときに、前記送信データが発信された旨の発信情報を前記新たな秘密書類特定情報と関連づけた形で前記サーバに送信し、
前記秘密書類投函箱は、前記受信秘密書類が前記受信者によって投函されて回収されると、前記受信秘密書類のシンボルコードから前記新たな秘密書類特定情報を読み取り、その新たな秘密書類特定情報を前記廃棄情報と関連づけた形で前記管理サーバへ送信し、
前記管理サーバは、前記秘密書類送信装置からの秘密書類特定情報と前記秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報とを照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には前記受信秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には前記受信秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする秘密書類管理システム。
【請求項４】
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの前記秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて前記秘密書類を出力する第１の秘密書類出力装置と、該第１の秘密書類出力装置から出力された前記秘密書類の画像の画像データに基づいて前記秘密書類を複製した複製秘密書類を作成する第２の秘密書類出力装置と、該第２の秘密書類出力装置から出力された前記複製秘密書類の画像を読み取って作成した画像データを送信データに変換する秘密書類送信装置と、該秘密書類送信装置からの送信データに基づき出力された受信秘密書類を受けた受信者によって前記受信秘密書類が投函されることにより前記受信秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの前記受信秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と前記複製秘密書類発信装置からの情報に基づいて前記秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、
前記発信者用端末は、前記秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して前記秘密書類出力装置に送信すると共に、前記出力コマンドを前記秘密書類特定情報と関連づけた形で前記管理サーバに送信し、
前記第１の秘密書類出力装置は、前記秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて前記画像を前記秘密書類の書面上に形成するときに前記秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを前記秘密書類の書面上に付し前記画像及び前記シンボルマークが前記書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、
前記第２の秘密書類出力装置は、前記シンボルマーク付き秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、前記シンボルマーク付き秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報をコード化したシンボルコードを付すと共に前記画像データに基づいて画像を形成することによって前記複製秘密書類を作成し、
前記秘密書類送信装置は、前記複製秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、前記複製秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報及び前記画像データを前記送信データに変換し、前記受信者に前記受信秘密書類を受信させるために前記送信データを発信するときに、前記送信データが発信された旨の発信情報を前記新たな秘密書類特定情報と関連づけた形で前記サーバに送信し、
前記秘密書類投函箱は、前記受信秘密書類が前記受信者によって投函されて回収されると、前記受信秘密書類のシンボルコードから前記新たな秘密書類特定情報を読み取り、その新たな秘密書類特定情報を前記廃棄情報と関連づけた形で前記管理サーバへ送信し、
前記管理サーバは、前記秘密書類送信装置からの秘密書類特定情報と前記秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報とを照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には前記受信秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には前記受信秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする秘密書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、秘密書類の発信元から出力された秘密書類が秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報に基づいて管理される秘密書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、秘密書類の発信元から出力された秘密書類が発信者名、発信日時等の秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報に基づいて管理される秘密書類管理システムの技術が知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、無線タグを秘密書類の書面上に埋め込み、無線タグの記憶部に秘密書類特定情報を記憶させ、無線タグに記憶させた秘密書類特定情報に基づいて秘密書類を管理する秘密書類管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−６２２２６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１の秘密書類管理システムでは、秘密書類が発信されたことのみを秘密書類の発信元で把握するセキュリティレベルにとどまっている。そのため、秘密書類が受け手である受信者側に渡った後の状況については、発信元で把握することができていなかった。特に、秘密書類が受信者側で廃棄されたのか否かの情報については、秘密書類が適切に廃棄されていないと秘密書類の内容が受信者側から外部に漏洩するおそれがあり、現実にそのような状況が生じているので、秘密書類の管理上、極めて重要となっている。
【０００６】
従って、上記課題に鑑みてなされた本発明の目的は、秘密書類が廃棄されたのか否かまでの情報を把握することによって、従来より高いセキュリティレベルで秘密書類を管理することができる秘密書類管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決する請求項１に記載の発明による秘密書類管理システムは、
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて秘密書類を出力する秘密書類出力装置と、該秘密書類出力装置から出力された秘密書類を受信した受信者によって投函されることにより秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と秘密書類出力装置からの情報に基づいて秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、発信者用端末は、秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して秘密書類出力装置に送信すると共に、出力コマンドを秘密書類特定情報と関連づけた形で管理サーバに送信し、秘密書類出力装置は、秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて画像を秘密書類の書面上に形成するときに秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを秘密書類の書面上に付し画像及びシンボルマークが書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、秘密書類投函箱は、シンボルコード付き秘密書類が受信者によって投函されて回収されると、シンボルコードから秘密書類特定情報を読み取り、その秘密書類特定情報を廃棄情報と関連づけた形で管理サーバへ送信し、管理サーバは、発信者用端末からの秘密書類特定情報を秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報と照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする。
【０００８】
請求項１に記載の発明によれば、管理サーバは、発信者用端末からの秘密書類特定情報と秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報を受信すると、両者の秘密書類特定情報が一致するかどうかの照合を行い、一致している場合には秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には秘密書類が廃棄されていないと判定し、その判定結果を読み出し可能な形で保存している。
【０００９】
従って、秘密書類の発信者は、管理サーバでの判定情報を読み出すことにより、秘密書類が秘密書類出力装置から受信者に対して出力されことだけでなく、秘密書類が廃棄されたことまで把握することができる。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて秘密書類を出力する第１の秘密書類出力装置と、該第１の秘密書類出力装置から出力された秘密書類の画像の画像データに基づいて秘密書類を複製した複製秘密書類を作成する第２の秘密書類出力装置と、該第２の秘密書類出力装置から出力された複製秘密書類を受信した受信者によって投函されることにより複製秘密書類を回収する秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの複製秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と第２の秘密書類出力装置からの情報に基づいて秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、発信者用端末は、秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して秘密書類出力装置に送信すると共に、出力コマンドを秘密書類特定情報と関連づけた形で管理サーバに送信し、第１の秘密書類出力装置は、秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて画像を秘密書類の書面上に形成するときに秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを秘密書類の書面上に付し画像及びシンボルマークが書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、第２の秘密書類出力装置は、シンボルマーク付き秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、シンボルマーク付き秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報をコード化したシンボルコードを付すと共に画像の画像データに基づいて画像を形成することによって複製秘密書類を作成し、該複製秘密書類が作成されるときにシンボルマーク付き秘密処理の複製が行われた旨の複製情報を複製書類の新たな秘密書類特定情報と関連づけた形で管理サーバに送信し、秘密書類投函箱は、複製秘密書類が受信者によって投函されて回収されると、シンボルコードから新たな秘密書類特定情報を読み取り、その新たな秘密書類特定情報を廃棄情報と関連づけた形で管理サーバへ送信し、管理サーバは、第２の秘密書類出力装置からの新たな秘密書類特定情報と秘密書類投函箱からの秘密書類特定情報とを照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には複製秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には複製秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする。
【００１１】
請求項２に記載の発明によれば、複製された秘密書類に対して、複製秘密書類を特定するのにユニークな秘密書類特定情報がコード化された新たなシンボルコードが付されるで、請求項１に記載の秘密書類と同様のセキュリティレベルで複製秘密書類を管理することができる。
【００１２】
請求項３に記載の発明は、
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて秘密書類を出力する秘密書類出力装置と、該秘密書類出力装置から出力された秘密書類の画像を読み取って作成した画像データを送信データに変換する秘密書類送信装置と、該秘密書類送信装置からの送信データに基づき出力された受信秘密書類を受けた受信者によって受信秘密書類が投函されることにより受信秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの受信秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と秘密書類送信装置からの情報に基づいて受信秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、発信者用端末は、秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して秘密書類出力装置に送信すると共に、出力コマンドを秘密書類特定情報と関連づけた形で管理サーバに送信し、秘密書類出力装置は、秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて画像を秘密書類の書面上に形成するときに秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを秘密書類の書面上に付し画像及びシンボルマークが書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、秘密書類送信装置は、シンボルマーク付き秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、シンボルマーク付き秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報を及び画像データを送信データに変換し、該送信データが受信者に対して発信されると、送信データが発信された旨の発信情報を新たな秘密書類特定情報と関連づけた形でサーバに送信し、秘密書類投函箱は、受信秘密書類が受信者によって投函されて回収されると、受信秘密書類のシンボルコードから新たな秘密書類特定情報を読み取り、その新たな秘密書類特定情報を廃棄情報と関連づけた形で管理サーバへ送信し、管理サーバは、秘密書類送信装置からの新たな秘密書類特定情報と秘密書類投函箱からの新たな秘密書類特定情報とを照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には受信秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には受信秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする。
【００１３】
請求項３に記載の発明によれば、受信者側で出力された受信秘密書類に対して、受信秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報がコード化された新たなシンボルコードが付されるで、請求項１に記載の秘密書類と同様のセキュリティレベルで受信秘密書類を管理することができる。
【００１４】
請求項４に記載の発明は、
秘密書類の発信者によって操作される発信者用端末と、該発信者用端末からの秘密書類を出力する旨の出力コマンドに基づいて秘密書類を出力する第１の秘密書類出力装置と、該第１の秘密書類出力装置から出力された秘密書類の画像の画像データに基づいて秘密書類を複製した複製秘密書類を作成する第２の秘密書類出力装置と、該第２の秘密書類出力装置から出力された複製秘密書類の画像を読み読み取り作成した画像データを送信データに変換する秘密書類送信装置と、該秘密書類送信装置からの送信データに基づき出力された受信秘密書類を受けた受信者によって受信秘密書類が投函されることにより受信秘密書類を回収するための秘密書類投函箱と、該秘密書類投函箱からの受信秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報と複製秘密書類発信装置からの情報に基づいて秘密書類を管理する管理サーバと、を備える秘密書類管理システムであって、発信者用端末は、秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を発行して秘密書類出力装置に送信すると共に、出力コマンドを秘密書類特定情報と関連づけた形で管理サーバに送信し、第１の秘密書類出力装置は、秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて画像を秘密書類の書面上に形成するときに秘密書類特定情報をコード化したシンボルマークを秘密書類の書面上に付し画像及びシンボルマークが書面上に形成されたシンボルマーク付き秘密書類を出力し、第２の秘密書類出力装置は、シンボルマーク付き秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、シンボルマーク付き秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報をコード化したシンボルコードを付すと共に画像データに基づいて画像を形成することによって複製秘密書類を作成し、秘密書類送信装置は、複製秘密書類のシンボルマーク及び画像を読み取ると、複製秘密書類の秘密書類特定情報に関連づけた新たな秘密書類特定情報及び画像データに基づき送信データに変換し、該送信データが受信者に対して発信されると、送信データが発信された旨の発信情報を新たな秘密書類特定情報と関連づけた形でサーバに送信し、秘密書類投函箱は、受信秘密書類が受信者によって投函されて回収されると、受信秘密書類のシンボルコードから新たな秘密書類特定情報を読み取り、その新たな秘密書類特定情報を廃棄情報と関連づけた形で管理サーバへ送信し、管理サーバは、秘密書類送信装置からの新たな秘密書類特定情報と秘密書類投函箱からの新たな秘密書類特定情報とを照合し、両者の秘密書類特定情報が一致した場合には受信秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には受信秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定情報を読み出し可能な形で保存することを特徴とする。
【００１５】
請求項４に記載の発明によれば、受信者側で出力された受信秘密書類に対して、受信秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報がコード化された新たなシンボルコードが付されるで、請求項１に記載の秘密書類と同様のセキュリティレベルで受信秘密書類を管理することができる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明にかかる秘密書類管理システムによれば、秘密書類の発信者は、管理サーバに対してアクセスし、受信者側に秘密書類が発信された旨の情報だけでなく、秘密書類の廃棄に関する情報を入手することができる。従って、発信者は、秘密書類を発信してから廃棄されるまで秘密書類の管理に関与することとなるので、秘密書類が発信されたことのみを把握するセキュリティレベルより高いセキュリティレベルで秘密書類を管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
（第１実施の形態）
以下、本発明の第１実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本実施の形態による秘密書類管理システムの機能ブロック図である。
【００１８】
秘密書類管理システム１は、発信者用端末１０と、秘密書類出力装置２０と、秘密書類投函箱３０と、管理サーバ４０とからなり、図１に示すように、発信者用端末１０は、秘密書類出力装置２０及び管理サーバ４０とネットワーク２を介して接続され、秘密書類投函箱３０は、ネットワーク２を介して管理サーバ４０と接続されている。なお、本発明では、秘密書類に付されるシンボルコードとしてＱＲコードを使用している。シンボルコードは、ＱＲコードに限定されるものではなく、二次元コード、例えばバーコードを付すことも可能である。
【００１９】
発信者用端末１０は、秘密書類の発信者によって操作され、ネットワーク２に接続して管理サーバ４０の情報を読み取り可能であり、例えばパーソナルコンピュータによって構成されている。発信者用端末１０は、秘密書類出力装置２０に対して秘密書類を出力する旨の出力コマンドを送信するものであり、秘密書類を特定するためのユニークな秘密書類特定情報を予め記憶している秘密書類特定情報記憶手段１２と、出力コマンドを送信するときに、秘密書類特定情報記憶手段１２から秘密書類特定情報を取り出して秘密書類出力装置２０に送信する秘密書類特定情報生成手段１１を有している。具体的には、秘密書類特定情報生成手段１１は、発信者によって秘密書類特定情報を入力させるためのフォーマットを発信者用端末１０の画面に表示し、フォーマットに入力された入力事項が秘密書類特定情報記憶手段１２に予め格納されている情報であるか照合し、登録されている場合に秘密書類特定情報を発行する処理を行う。
【００２０】
ここで、ユニークな秘密書類特定情報とは、秘密書類出力装置２０から出力される秘密書類を特定することができる情報であり、例えば秘密書類の発信者名、発信者の所属（部署名等）、秘密書類の発信日時、送信先、送信先の受信者名等を含ませることによって作成される。なお、秘密書類特定情報は、これらの項目に限定されるものではなく、秘密書類を特定するためにユニークな情報であればどのような情報を含めても良い。
【００２１】
また、秘密書類特定情報生成手段１１は、秘密書類出力装置２０に対して秘密書類特定情報を送信すると、秘密書類が秘密書類出力装置２０から出力される旨の情報として出力コマンドと秘密書類特定情報とを関連づけた形で管理サーバ４０へ送信する処理を行う。
【００２２】
秘密書類出力装置２０は、例えば複合機によって構成されており、秘密書類の書面上に画像を形成するための画像データに基づいて画像を秘密書類の書面上に形成するときに発信者用端末１０からの秘密書類特定情報をコード化したＱＲコードを秘密書類の書面上に付するＱＲコード付与手段２１と、ＱＲコードが付されたＱＲコード付き秘密書類が出力されるときにＱＲコード付き秘密書類の書面上のＱＲコードから秘密書類特定情報を読み取って出力が許可されているか書類かどうかを判定するＱＲコード読取手段２２とを有している。
【００２３】
ＱＲコード付与手段２１は、ＱＲコードを秘密書類の書面上に印刷する機能を有しており、画像データに基づき画像が書面上に形成されるときに画像が形成される領域以外の部分、例えば書面上の右上にＱＲコードを印刷する処理を行う。従って、ＱＲコード付与手段２１によって書面上にＱＲコードが印刷されることにより、秘密書類出力装置２０からＱＲコード付き秘密書類が出力される。ＱＲコード読取手段２２は、書面上のＱＲコードを読み取れればよく、例えばＱＲコードリーダによって構成されている。
【００２４】
秘密書類投函箱３０は、秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類を受信した受信者によって投函されることによりＱＲコード付き秘密書類を回収する箱体であり、ＱＲコードリーダ３１と、廃棄情報生成手段３２とを有している。
【００２５】
ＱＲコードリーダ３１は、ＱＲコード付き秘密書類が投函されるときに書面上のＱＲコードを読み取れる位置に設けられており、例えば、秘密書類を投函するときに挿入される投函口に設けられている。
【００２６】
廃棄情報生成手段３２は、秘密書類が廃棄された旨の廃棄情報をＱＲコードリーダ３１によって読み取られた秘密書類特定情報と関連づけた形で生成して管理サーバ４０へ送信する処理を行う。
【００２７】
管理サーバ４０は、発信者用端末１０と秘密書類投函箱３０から送られてくる秘密書類特定情報を照合して秘密書類が廃棄されたのか否かを判定する照合手段４１と、照合手段４１での判定結果を読み出し可能な形で保存される記憶手段４２とを有している。
【００２８】
照合手段４１は、発信者用端末１０から送信されてくる秘密書類特定情報と秘密書類投函箱３０から送信されてくる秘密書類特定情報とを照合し、両者が一致する場合には秘密書類が廃棄されたものと判定し、両者一致しない場合には秘密書類が廃棄されていないものと判定する処理を行う。
【００２９】
記憶手段４２は、例えばＲＡＭによって形成されており、発信者用端末１０から接続があった場合にだけ保存した情報が取り出されるように構成されている。
【００３０】
次に、上記構成を有する秘密書類管理システム１を使用した秘密処理の管理方法について説明する。
【００３１】
まず、本システムの利用者であって作成した書類を秘密書類として出力することを希望する秘密書類の発信者は、発信者用端末１０の画面上に表示されたフォーマットに秘密書類特定情報を入力する。図２は、発信者用端末１０の画面上に表示されるフォーマットの一例を示している。発信者用端末１０は、発信者によって秘密書類特定情報が入力されると、各項目について秘密書類特定情報記憶手段１２に予め格納されている情報と照合する。発信者用端末１０は、全ての項目の照合処理を行うと、書類データと出力コマンドを秘密書類出力装置２０に送信すると共に、出力コマンドと秘密書類特定情報とを関連づけた形で管理サーバ４０に対して送信する。
【００３２】
秘密書類出力装置２０は、発信者用端末１０からの情報を受信するとＱＲコード付き秘密書類を作成すべく秘密書類作成プログラムを起動させてＱＲコード付き秘密書類の作成処理を行う。図３は、秘密書類出力装置２０から出力されるＱＲコード付き秘密書類１００の一例を示している。
【００３３】
具体的には、秘密書類出力装置２０は、発信者用端末１０から送られてきた画像データに基づき秘密書類の書面上に画像を形成する処理を行うと共に、ＱＲコード付与手段２１によって秘密書類特定情報をコード化してＱＲコード１０１を付す処理を行う。例えば、図３（ａ）に示すように、書面上の右上にＱＲコードが付される。ＱＲコードを付す処理は各ページ毎に行われ、図３（ｂ）に示すように、全てのページにＱＲコードが付される。そして、ＱＲコード付き秘密書類１００が実際に出力されるときにＱＲコード読取手段２２によってＱＲコード１０１が読み取られ、出力可能な書類であるのかどうかのチェックが行われる。
【００３４】
そして、秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類１００がＱＲコード付き秘密書類１００を受けた受信者によって秘密書類投函箱３０に投函されて回収されると秘密書類投函箱３０から管理サーバ４０に対して秘密書類の廃棄情報が送信される。具体的には、秘密書類投函箱３０の投函口にＱＲコード付き秘密書類１００が挿入される過程でＱＲコード付き秘密書類１００のＱＲコード１０１が秘密書類投函箱３０のＱＲコードリーダ３１によって読み取られ、廃棄情報生成手段３２によって秘密書類特定情報と廃棄情報とを関連づけた形の情報が作成され、その情報が管理サーバ４０に対して送信される。
【００３５】
管理サーバ４０は、発信者用端末１０と秘密書類投函箱３０から秘密書類特定情報を受信すると、両者の情報が一致するのかどうかを照合する処理を行う。具体的には、発信者用端末１０で発信者によって入力された秘密書類特定情報と秘密書類投函箱３０のＱＲコードリーダ３１が読み取った秘密書類特定情報の照合が行われる。照合の結果、両者の情報が一致した場合には秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には秘密書類が廃棄されていないものと判定する。これらの判定情報は、管理サーバ４０の記憶手段４２において読み出し可能な形で保存される。
【００３６】
そして、管理サーバ４０に対して発信者用端末１０からアクセスされると、管理サーバ４０の記憶手段４２から判定情報が読み出され、発信者は発信者用端末１０の画面上で管理サーバ４０での判定情報を見ることができる。図４は、発信者用端末１０の画面上に表示される判定情報の一例を示している。このように、発信者用端末１０の画面を見るだけで、秘密書類が廃棄されたのかどうかの情報を入手できるので、秘密書類の発信者は、簡単に秘密書類の管理を行うことができる。
【００３７】
上記構成を有する秘密書類管理システム１によれば、管理サーバ４０は、発信者用端末１０からの秘密書類特定情報と秘密書類投函箱３０からの秘密書類特定情報を照合する処理を行い、両者の秘密書類特定情報が一致する場合には秘密書類が廃棄されたものと判定し、一致しない場合には秘密書類が廃棄されていないものと判定し、判定結果を管理サーバ４０の記憶手段４２において読み出し可能形で保存している。
【００３８】
これにより、発信者は、発信者用端末１０から管理サーバ４０に対してアクセスして管理サーバ４０の判定情報を入手し、判定情報が発信者用端末１０の画面上に表示されることにより、発信者用端末１０の画面の表示を見るだけで秘密書類が秘密書類出力装置２０から受信者に対して出力されことだけでなく、秘密書類が廃棄されたことまで把握することができる。
【００３９】
従って、発信者は、秘密書類が秘密書類出力装置２０より出力されてから最終的に秘密書類投函箱３０に投函されて回収されるまで秘密書類の管理に関与することとなるので、秘密書類が発信されたことのみを把握する場合より高いセキュリティレベルで秘密書類を管理することができる。
【００４０】
（第２実施の形態）
以下、第２実施の形態を図面に基づいて説明する。図５は、第２実施の形態による秘密書類管理システム１の機能ブロック図である。なお、第１実施の形態と同様の構成については、同様の符号を付すことにより詳細を省略し、異なる部分について主に説明する。
【００４１】
第２実施の形態では、第１の秘密書類出力装置２０、すなわち第１実施の形態における秘密書類出力装置２０に対応する出力装置に加え、第１の秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類を複製する機能を有する第２の秘密書類出力装置５０がネットワーク２を介して管理サーバ４０に接続されている。第２の秘密書類出力装置５０は、秘密書類読取手段と５１、複製秘密書類出力手段５２と、データ送信手段５３とを有し、例えば複合機によって構成されている。
【００４２】
秘密書類読取手段５１は、ＱＲコード付き秘密書類における画像及びＱＲコードを読み取って、画像データと秘密書類特定情報を作成するものであり、複合機が通常有するスキャン機能によって実現される。
【００４３】
複製秘密書類出力手段５２は、秘密書類読取手段５１によって読み取られた画像データ及び秘密書類特定情報に基づいて複製秘密書類を実際に出力するように構成されている。具体的には、複製秘密書類出力手段５２は、読み取った画像データに基づき、画像を秘密書類の書面上に形成する処理を行うと共に、読み取った秘密書類特定情報に複製物である旨の情報を加えて新たな秘密書類特定情報（この段階で複製秘密書類を特定するためのユニークな情報となる）を作成し、その新たな秘密書類特定情報をコード化して秘密書類の書面上に新たなＱＲコードを付す処理を行うことによって複製秘密書類を作成するように構成されている。
【００４４】
データ送信手段５３は、ネットワーク２を介して管理サーバ４０に第２の秘密書類出力装置５０における情報を送信可能に構成され、複製秘密書類出力手段５２によって複製秘密書類が出力されるときに、複製秘密書類出力手段５２によって作成された新たな秘密書類特定情報を複製が行われた旨の複製情報と関連づけた形で管理サーバ４０に対して送信する。
【００４５】
従って、管理サーバ４０は、第２の秘密書類出力装置５０からの情報と秘密書類投函箱３０からの情報に基づき複製秘密書類についても廃棄されたのかどうかについて判定することができる。そして、複製秘密書類の廃棄情報についても同様に読み出し可能な形で記憶手段４２に保存される。これにより、発信者は、第１の秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類が第２の秘密書類出力装置５０で複製された場合についても、複製秘密書類の廃棄情報を入手できるので、ＱＲコード付き秘密書類と同様のセキュリティレベルで複製秘密書類を管理することができる。
【００４６】
（第３実施の形態）
以下、第３実施の形態を図面に基づいて説明する。図６は、第３実施の形態による秘密書類管理システムの機能ブロック図である。なお、第１実施の形態と同様の構成については、同様の符号を付すことにより詳細を省略し、異なる部分について主に説明する。
【００４７】
第３実施の形態では、第１実施の形態における秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類を読み取って画像データ及び秘密書類特定情報を受信者側で受信秘密書類として出力可能な形の送信データに変換する秘密書類送信装置６０がネットワーク２を介して管理サーバ４０に接続されている。秘密書類送信装置６０は、秘密書類読取手段６１と送信データ生成手段６２とを有し、例えば複合機によって構成されている。
【００４８】
秘密書類読取手段６１は、ＱＲコード付き秘密書類における画像及びＱＲコードを読み取って、画像データ及び秘密書類特定情報に変換するものであり、複合機が通常有するスキャン機能によって実現される。
【００４９】
送信データ生成手段６２は、秘密書類読取手段によって読み取られた画像データ及び秘密書類特定情報を送信するための送信データに変換して出力するように構成されている。具体的には、送信データ生成手段６２は、読み取った画像データを受信者側で受信して出力可能な送信データに変換すると共に、読み取った秘密書類が外部に発信される旨の情報を加えた新たな秘密書類特定情報（この段階で受信秘密書類を特定するためのユニークな情報となる）を作成し、その新たな秘密書類特定情報を受信者側でＱＲコードとして書面上に添付可能な送信データに変換する処理を行う。
【００５０】
従って、管理サーバは、秘密書類送信装置６０からの情報と秘密書類投函箱３０からの情報に基づき受信秘密書類についても廃棄されたのかどうかについて判定することができる。そして、受信秘密書類の廃棄情報についても同様に読み出し可能な形で記憶手段４２に保存される。これにより、発信者は、秘密書類出力装置２０から出力されたＱＲコード付き秘密書類が書類送信装置６０によって送信された場合についても、受信秘密書類の廃棄情報を入手できるので、ＱＲコード付き秘密書類と同様のセキュリティレベルで複製秘密書類を管理することができる。
【００５１】
（第４実施の形態）
以下、第４実施の形態を図面に基づいて説明する。図７は、第４実施の形態による秘密書類管理システム１の機能ブロック図である。なお、第１実施の形態と同様の構成については、同様の符号を付すことにより詳細を省略し、異なる部分について主に説明する。
【００５２】
第４実施の形態では、第１実施の形態における秘密書類管理システム１の構成に加え、第２実施の形態における第２の秘密書類出力装置５０と第３実施の形態における秘密書類送信装置６０がそれぞれネットワーク２を介して管理サーバ４０に接続されている。第４実施の形態では、第２の秘密書類出力装置５０から出力された複製秘密書類を秘密書類送信装置６０で読み取り、受信者側で受信秘密書類として出力可能な送信データに変換される。このとき複製秘密書類の秘密書類特定情報は、送信データ生成手段６２によって複製秘密書類が外部に発信される旨の情報を加えた新たな秘密書類特定情報（この段階で受信秘密書類を特定するためのユニークな情報となる）として作成され、その新たな秘密書類特定情報が管理サーバ４０に対して送信される。
【００５３】
従って、管理サーバ４０は、秘密書類送信装置６０からの情報と秘密書類投函箱３０からの情報に基づき、受信秘密書類についても廃棄されたのかどうかについて判定することができる。そして、受信秘密書類の廃棄情報についても同様に読み出し可能な形で記憶手段４２に保存される。これにより、発信者は、受信秘密書類の廃棄情報を入手できるので、ＱＲコード付き秘密書類と同様のセキュリティレベルで複製秘密書類を管理することができる。
【００５４】
本発明は、上述の各実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。例えば、秘密書類出力装置２０は、発信者用端末１０からの情報に基づいてＱＲコード付き秘密書類を出力可能であれば、プリンタ又はコピー機によって構成されていても良い。
【００５５】
また、第２の秘密書類出力装置５０は、ＱＲコード付き秘密書類を複製する機能を有していれば、例えばコピー機によって構成されていても良い。
【００５６】
そして、秘密処理送信装置６０は、ＱＲコード付き秘密書類の画像データ及び秘密書類特定情報を送信データに変換する機能を有していれば、例えばＦＡＸによって構成されていても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】第１実施の形態における秘密書類管理システムの機能ブロック図である。
【図２】秘密書類特定情報の入力例を示した図である。
【図３】秘密書類出力装置から出力されるＱＲコード付き秘密書類の一例を示した図である。
【図４】発信者用端末１０の画面上に表示される判定情報の一例を示した図である。
【図５】第２実施の形態における秘密書類管理システムの機能ブロック図である。
【図６】第３実施の形態における秘密書類管理システムの機能ブロック図である。
【図７】第４実施の形態における秘密書類管理システムの機能ブロック図である。
【符号の説明】
【００５８】
１    秘密書類管理システム
１０  発信者用端末１０
２０  秘密書類出力装置
３０  秘密書類投函箱
４０  管理サーバ
５０  第２の秘密書類出力装置
６０  秘密書類送信装置
１００  ＱＲコード付き秘密書類
１０１  ＱＲコード
【図１】
2007316802.tif 000003
【図３】
2007316802.tif 000004
【図５】
2007316802.tif 000005
【図６】
2007316802.tif 000006
【図７】
2007316802.tif 000007
【図２】
2007316802.tif 000008
【図４】
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