(57)【要約】【課題】  会議のスケジュールに合わせて無駄のない適切な印刷管理を可能にする技術を提供する。【解決手段】  記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理する印刷管理システムは、イベントの日時と、当該イベントの出席者の識別情報とを含むスケジュール情報をイベント毎に記憶するスケジュール記憶手段と、前記文書データの印刷状況を示す印刷状況情報を、イベント及び出席者毎に記憶する印刷状況記憶手段と、ユーザの識別情報を入力する入力手段と、前記スケジュール情報と前記印刷状況情報とに基づき前記ユーザにより印刷すべき文書データを特定し、該特定された文書データの印刷を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、を備える。【選択図】  図１６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理する印刷管理システムであって、
イベントの日時と、当該イベントの出席者の識別情報とを含むスケジュール情報をイベント毎に記憶するスケジュール記憶手段と、
前記文書データの印刷状況を示す印刷状況情報を、イベント及び出席者毎に記憶する印刷状況記憶手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記印刷状況情報とに基づき前記ユーザにより印刷すべき文書データを特定し、該特定された文書データの印刷を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備えることを特徴とする印刷管理システム。
【請求項２】
時刻を計時する計時手段を更に備え、
前記制御手段は、前記計時手段で計時される現在時刻と、前記スケジュール情報に含まれる前記日時との比較に基づいて、予め設定された期間内の前記イベントを特定する
ことを特徴とする請求項１に記載の印刷管理システム。
【請求項３】
入力された前記ユーザの識別情報と、前記スケジュール情報に含まれる前記出席者の識別情報との比較に基づいて、該ユーザが出席予定のイベント一覧を取得する取得手段を更に備え、
前記制御手段は、取得された前記イベント一覧に含まれるイベントについて、前記文書データの特定及び前記表示制御を行う
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の印刷管理システム。
【請求項４】
前記印刷手段における印刷処理に基づいて前記印刷状況情報を更新する更新手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
【請求項５】
前記文書データを記憶する文書記憶手段を更に備え、
前記制御手段は、更に、前記文書記憶手段に記憶された前記文書データの更新に基づいて、印刷すべき文書データを特定する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
【請求項６】
指定されたイベントに係る全ての前記文書データの一括印刷を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が前記一括印刷を受け付けた前記文書データのうち、前記ユーザにより印刷されていないものを前記印刷状況情報に基づき特定し、当該特定された文書データを前記印刷手段に印刷させる、印刷制御手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
【請求項７】
前記印刷制御情報は、前記受付手段が前記一括印刷を受け付けた前記文書データのうち、前記ユーザにより印刷されているものが印刷済みであることを示す情報を出力する
ことを特徴とする請求項６に記載の印刷管理システム。
【請求項８】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理する印刷管理システムであって、
イベントの日時と当該イベントの出席者の識別情報とを含むスケジュール情報をイベント毎に記憶するスケジュール記憶手段と、
前記文書データを記憶する文書記憶手段と、
前記文書データの登録状況を示す登録状況情報を、イベント及び出席者毎に記憶する登録状況記憶手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記登録状況情報に基づき前記ユーザが文書データを登録すべきか否かを判定し、登録すべき場合は文書データの登録を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備えることを特徴とする印刷管理システム。
【請求項９】
ユーザの識別情報の正当性を検証する認証手段を更に備え、
前記入力手段は正当性が確認された前記ユーザの識別情報を入力する
ことを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
【請求項１０】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理するデータ管理装置であって、
イベントの日時と、当該イベントの出席者の識別情報とを含むスケジュール情報をイベント毎に記憶するスケジュール記憶手段と、
前記文書データの印刷状況を示す印刷状況情報を、イベント及び出席者毎に記憶する印刷状況記憶手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記印刷状況情報とに基づき前記ユーザにより印刷すべき文書データを特定し、該特定された文書データの印刷を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１１】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理するデータ管理装置であって、
イベントの日時と当該イベントの出席者の識別情報とを含むスケジュール情報をイベント毎に記憶するスケジュール記憶手段と、
前記文書データを記憶する文書記憶手段と、
前記文書データの登録状況を示す登録状況情報を、イベント及び出席者毎に記憶する登録状況記憶手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記登録状況情報に基づき前記ユーザが文書データを登録すべきか否かを判定し、登録すべき場合は文書データの登録を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１２】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理するデータ管理装置であって、
イベントの日時と当該イベントの出席者の識別情報とをイベント毎に含むスケジュール情報と、前記文書データの印刷状況をイベント及び出席者毎に示す印刷状況情報と、を取得する取得手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記印刷状況情報とに基づき前記ユーザにより印刷すべき文書データを特定し、該特定された文書データの印刷を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１３】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理するデータ管理装置であって、
前記文書データを記憶する文書記憶手段と、
イベントの日時と当該イベントの出席者の識別情報とをイベント毎に含むスケジュール情報と、前記文書データの登録状況をイベント及び出席者毎に示す印刷状況情報と、を取得する取得手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記登録状況情報に基づき前記ユーザが文書データを登録すべきか否かを判定し、登録すべき場合は文書データの登録を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１４】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理するデータ管理方法であって、
イベントの日時と当該イベントの出席者の識別情報とをイベント毎に含むスケジュール情報と、前記文書データの印刷状況をイベント及び出席者毎に示す印刷状況情報と、を取得する取得工程と、
ユーザの識別情報を入力する入力工程と、
前記スケジュール情報と前記印刷状況情報とに基づき前記ユーザにより印刷すべき文書データを特定し、該特定された文書データの印刷を促す画面を表示手段に表示制御する制御工程と、
を備えることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１５】
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理するデータ管理方法であって、
イベントの日時と当該イベントの出席者の識別情報とをイベント毎に含むスケジュール情報と、前記文書データの登録状況をイベント及び出席者毎に示す印刷状況情報と、を取得する取得工程と、
ユーザの識別情報を入力する入力工程と、
前記スケジュール情報と前記登録状況情報に基づき前記ユーザが文書データを登録すべきか否かを判定し、登録すべき場合は文書データの登録を促す画面を表示手段に表示制御する制御工程と、
を備えることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１６】
コンピュータに請求項１４又は１５に記載のデータ管理方法を実行させるためのプログラム。
【請求項１７】
請求項１６に記載のプログラムを格納したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷管理システム、データ管理装置及びデータ管理方法、コンピュータプログラム、記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータやプレゼンテーションソフトウェアの普及により、会議等においてプレゼンテーションデータや文書データ等の電子的な資料が作成・使用されることが多くなってきている。それらの電子的な資料は、会議の発表者や主催者によって、事前に内容を知らせるべく会議の参加者に配布されることも多い。また、電子的に作成された資料であっても、書き込みの容易性や会議参加者がノートＰＣ等を所持していない場合の閲覧性の観点から、資料を紙等の記録媒体に印刷することが多い。
【０００３】
このような資料を記録媒体に印刷する複写機は、高機能化に伴い、スキャンした画像やアプリケーションの印刷データ等を一旦保持しておくためのハードディスク等の記憶装置を装備していることが一般的である。更には、ネットワーク機能を有し、ネットワークを介して接続された複写機間で記憶装置に保持されたデータのやり取りや、ユーザ管理などのサーバと連携を行うことが可能なものもある。
【０００４】
図２２は、複数の複写機がネットワーク２１３上に接続されたシステムの一例を表す図である。ここでは、複写機Ａ２０１で文書（原稿）のスキャンを行い、複写機Ａ２０１でプリントする場合を基本的な利用形態として想定する。複写機内のハードディスク等の記憶装置の利用形態としては、例えば次のようなものが考えられる。即ち、複写機Ａ２０１で文書のスキャンを行い、読み込んだ画像データを複写機Ａ２０１のハードディスク２１１に格納する。そして、ネットワーク２１３上に接続された複写機Ｂ２１０から操作を行い、複写機Ａ２０１のハードディスク２１１に保存されている画像データを取得する。取得した画像データを複写機Ｂ２１０でプリントする。
【０００５】
あるいは、複写機Ａ２０１で文書のスキャンしたときに、複写機Ａ２０１のハードディスク２１１に読み込まれた画像データを複写機Ｂ２１０のハードディスク２１２に予め転送しておいてもよい。この場合は、複写機Ｂ２１０は、ハードディスク２１２のデータを用いてプリントを行う。
【０００６】
また、コンピュータ２０６からアプリケーション文書をプリンタドライバ等を用いて、印刷可能なフォーマットとして、ネットワーク上の複写機Ａ２０１に送信して印刷することができる。あるいは、複写機Ａ２０６のハードディスク２１１にスキャンされた文書と同様に保存することも可能である。この場合は、先に示したように複写機Ｂ２１０からこのデータを印刷することが可能である。
【０００７】
更には、各複写機２０１、２１０やコンピュータ２０６において、適切な認証処理が行われており、ハードディスク２１１や２１２に記録された画像データを特定できる状況にある場合もある。例えば、認証サーバ２０５は、ユーザやグループなどを認証できる機構を持っているサーバとすることができる。この認証サーバ２０５に対して、ネットワークで接続されている複写機においてから入力されたユーザ認証情報を送信することにより、ユーザ認証を行うことができる。例えば、ユーザＸを示す情報が認証サーバ２０５に登録されているとする。この場合、複写機Ａ２０１、または複写機Ｂ２１０においてユーザＸを示す情報が入力されて認証サーバ２０５で認証されると、ユーザ毎に許可されたネットワーク上のデータへのアクセスや印刷などを実行することができる。
【０００８】
このように、会議に際して、事前に資料を配布、または印刷することが可能なシステムが知られている。このような会議資料の共有に関して、従来より、発表者が予め作成しておいた電子的なデータから、アプリケーションを用いて、会議資料のイメージデータを生成して他の参加者に配信することが知られている。これにより、会議で使用される資料を参加者同士で共有することができる（特許文献１）。
【特許文献１】特開２００５−２８４３４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、事前に送付したとしても、会議の参加者が必要な資料を印刷してこない場合がある。また、会議の参加者が会議の場で事前に送付した資料を閲覧できるモバイル型のコンピュータを保持しておらず、閲覧できない場合がある。あるいは、事前に送付した資料の印刷を行った場合でも、会議の資料が多数存在する場合に、内容確認のために一部の資料だけ先に印刷することがある。このようなときに、会議前に再度印刷済みの同じ資料を印刷してしまい、紙を無駄遣いしてしまう問題があった。
【００１０】
また、特許文献１に開示された構成は会議資料の共有を実現するものの、資料の印刷管理はなされていなかった。
【００１１】
また、これらの構成は会議のスケジュールとは無関係に動作するため、ユーザは自分でスケジュールを管理し、会議の日時に合わせて資料の印刷管理を行わなければならなかった。このため、従来の構成においては、ユーザの会議資料の印刷にかかる負担が大きかった。
【００１２】
本発明は上記問題に鑑みなされたものであり、会議のスケジュールに合わせて無駄のない適切な印刷管理を可能にする技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するため、本発明による印刷管理システムは以下の構成を備える。即ち、
記録媒体に印刷画像を形成する印刷手段による、文書データの印刷を管理する印刷管理システムであって、
イベントの日時と、当該イベントの出席者の識別情報とを含むスケジュール情報をイベント毎に記憶するスケジュール記憶手段と、
前記文書データの印刷状況を示す印刷状況情報を、イベント及び出席者毎に記憶する印刷状況記憶手段と、
ユーザの識別情報を入力する入力手段と、
前記スケジュール情報と前記印刷状況情報とに基づき前記ユーザにより印刷すべき文書データを特定し、該特定された文書データの印刷を促す画面を表示手段に表示制御する制御手段と、
を備える。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、会議のスケジュールに合わせて無駄のない適切な印刷管理を可能にする技術を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、添付図面を参照して本発明に係る実施の形態を詳細に説明する。ただし、この実施の形態に記載されている構成要素はあくまでも例示であり、本発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。
【００１６】
＜＜実施形態１＞＞
（システム構成）
図１は、本実施形態に係るシステム構成の一例を示す構成図である。本実施形態に係るシステムにおいては、ネットワーク３０８上に５台の複写機３０１〜３０５が接続されている。また、各複写機３０１〜３０５にはハードディスク等の記憶装置が接続されている。ただし、図１には、複写機３０１、３０５にのみ記憶装置を３０９、３１０として図示してある。更には、ネットワーク３０８には、ユーザ認証サーバ（ユーザ管理サーバ）３０６とスケジュール管理サーバ（スケジュールサーバ）３０７が接続されている。
【００１７】
複写機３０１〜３０５は、原稿を読み取り画像データを取得するスキャナ装置や、印刷対象データに基づいて記録媒体に画像を形成するプリンタ装置が接続された複写装置である。後述するように、複写機３０１〜３０５は、イベントの一例としての会議の出席者（発表者及び参加者）等のユーザの指示を直接受け付け、ユーザ認証サーバ３０６及びスケジュールサーバ３０７と連携して、文書データの一例としての会議資料の印刷管理を行う。
【００１８】
ユーザ認証サーバ３０６は、発表者や参加者等のユーザの識別情報を管理する情報処理装置である。スケジュール管理サーバ３０７は、会議のスケジュール情報を管理する情報処理装置である。ユーザ認証サーバ３０６及びスケジュール管理サーバ３０７は、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）等で実現される。
【００１９】
ネットワーク３０８は、典型的には、インターネットであるが、有線／無線を問わず、公衆回線（アナログ回線、ＩＳＤＮ等）やＬＡＮ、ＷＡＮ、無線ＬＡＮ等のデータ送受信可能な回線であれば、どのような構成でもよい。ネットワークを用いた通信プロトコルは、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ等を採用することができる。
【００２０】
なお、図１に示したシステム構成は本実施形態に係る構成を説明するために例示したものであり、具体的な実施形態はこれに限られない。例えば、ユーザ認証サーバ３０６とスケジュールサーバ３０７を同一の情報処理装置で実現してもよいし、或いは、３つ以上の装置で実現してもよい。或いは、ユーザ認証サーバ３０６、スケジュールサーバ３０７の機能の一部又は全てを複写機３０１〜３０５のいずれか、または複数が実現するように構成してもよい。
【００２１】
（複写機の構成）
図２は、本実施形態における複写機３０１〜３０５の構成の一例を示したブロック図である。複写機３０１〜３０５の構成は同様であるため、以下、複写機３０１について代表例として説明する。
【００２２】
バス１０１上に、以下に説明する各種デバイスが接続されている。ＣＰＵ１０２は、プリント時の印刷処理やスキャン時の画像処理等、複写機３０１〜３０５自身の有する機能の実行に関して各種制御や演算を行う演算処理装置である。ＲＡＭ１０３は、揮発性メモリであり、ＣＰＵ１０２の演算結果やプリントやスキャンのための画像データ、フォントデータ等が格納されるワークエリアとして機能するメモリ装置である。ＲＯＭ１０４は、不揮発性メモリであり、ＣＰＵ１０２を動作させるためのプログラムやフォントデータ等が格納されているメモリ装置である。ＲＯＭ１０４は、書き換え可能なものであってもよい。また、ＣＰＵ１０２を動作させるプログラムは、ＲＡＭ１０３上に存在していてもよい。
【００２３】
ＣＰＵ１０２は、入力部１０５、出力部１０６、ネットワークインターフェイス部１０７、ディスクインターフェイス部１０８、ユニット制御部１１０に対して、指示を与えたり、処理結果、入力結果等の一時的に必要な情報をＲＡＭ１０３に格納したりする。
【００２４】
入力部１０５は、ユーザからのスキャン等の指示情報を受け取る構成要素である。これは、複写機３０１に搭載された、例えば、タッチスクリーン（不図示）からの入力情報を受けとる。出力部１０６は、複写機３０１の状態や機能、ユーザからの指示を受けるための情報表示を、例えば、タッチスクリーン（不図示）に行う。なお、入力部１０５を実現する装置はタッチスクリーンに限られず、ボタン、ジョグダイアル、スイッチ、キーボード、マウス等、ユーザの指示を受け付けることができればどのようなものでもよい。また、出力部１０６を実現する装置もタッチスクリーンに限られず、液晶パネルディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ、ＳＥＤ等、ユーザに対して情報を表示することができれば、どのようなものでもよい。入力部１０５、出力部１０６は、これらの構成によりユーザインタフェースとして機能する。
【００２５】
ネットワークインターフェイス１０７は、ＬＡＮ等の外部ネットワークとの接続を行う装置である。複写機３０１は、ネットワークインターフェイス１０７を経由して、画像等のデータのやり取りを他の複写機、デバイスやコンピュータと行う。あるいは、ユーザ認証サーバ３０６、スケジュールサーバ３０７等との情報のやり取りを行う。ディスクインターフェイス１０８は、ハードディスク１０９に接続され、当該ハードディスク１０９のインタフェースとして機能する装置である。ハードディスク１０９には、画像データ、プログラム等を保管すべきデータが格納されている。ハードディスク１０９に格納されているデータは、必要に応じて、ＣＰＵ１０２からの指示により、ＲＡＭ１０３に読み出されて、利用される。また、ハードディスク１０９は、複数存在していてもよい。
【００２６】
複写機３０１に搭載されるプリント、スキャン、ＦＡＸ等の各種機能を担当する装置については、ユニット接続部１１０に接続される。図２の例では、ユニット接続部１１０にプリンタ装置１１１、スキャナ装置１１２、ＦＡＸ装置１１３が接続されている。プリンタ装置１１１は、印刷対象データに基づいて記録用紙等の記録媒体に画像を形成する装置である。プリンタ装置１１１は、例えば、レーザービームプリンタ（ＬＢＰ）やインクジェットプリンタ等により構成することができる。スキャナ装置１１２は、原稿を光学的に読み取り画像データを取得する装置である。ＦＡＸ装置１１２は、ＦＡＸ通信に基づいて画像の送受信を制御する装置である。なお、ユニット接続部１１０は、接続される装置やその機能毎に個別に存在していてもよい。
【００２７】
なお、入力部１０５、表示部１０６、ネットワークインターフェイス１０７を備えており、他の複写機３０２〜３０５やサーバ（３０６，３０７等）、コンピュータとネットワークを介してのやり取りが可能であれば、複写機３０１の構成はこれに限られない。即ち、複写機３０１〜３０５はスキャナ装置及びプリンタ装置を用いる複写機能を備えていなくともよく、例えば単に印刷機能のみ、または読取機能のみを備える装置であってもよい。さらに、印刷機能及び読取機能のいずれも備えていないパーソナルコンピュータ（ＰＣ）などであってもよく、この場合、印刷機能や読取機能は他の装置に備えられた機能を代用することができる。
【００２８】
尚、以上の各装置と同等の機能を実現するソフトウェアにより、ハードウェア装置の代替として構成することもできる。
【００２９】
本実施形態では、本実施形態に係るプログラムを動作させる度に、既にプログラムがインストールされているハードディスク１０９からＲＡＭ１０３にロードする状況を例示的に想定する。ただし、例えば、本実施形態に係るプログラムをＲＯＭ１０４に記録しておき、これをメモリマップの一部をなすように構成し、直接ＣＰＵ１０２で実行するようにしてもよい。
【００３０】
また、本実施形態では、説明の便宜のため、本実施形態に係る複写機を１つの装置で実現した構成について述べるが、複数の装置にリソースを分散した構成によって実現してもよい。例えば、記憶や演算のリソースを複数の装置に分散した形に構成してもよい。或いは、複写機上で仮想的に実現される構成要素毎にリソースを分散し、並列処理を行うようにしてもよい。
【００３１】
（情報処理装置の構成）
図３は、本実施形態に係る情報処理装置、即ち、ユーザ認証サーバ３０６及びスケジュール管理サーバ３０７のハードウェア構成を模式的に示したブロック図である。
【００３２】
図３において、９９０はＣＰＵである。ＣＰＵ９９０は、後述するＨＤ９９５に格納されているアプリケーションプログラム、オペレーティングシステム（ＯＳ）や制御プログラム等を実行し、ＲＡＭ９９２にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。
【００３３】
９９１はＲＯＭであり、内部には基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラム、基本処理において使用するフォントデータ、テンプレート用データ等の各種データを記憶する。９９２は各種データを一時記憶するためのＲＡＭであり、ＣＰＵ９９０の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００３４】
９９３は記録媒体へのアクセスを実現するための外部記憶ドライブであり、メディア（記録媒体）９９４に記憶されたプログラム等を本コンピュータシステムにロードすることができる。尚、メディア９９４には、例えば、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＰＣカード、ＤＶＤ、ＩＣメモリカード、ＭＯ、メモリスティック等が含まれる。
【００３５】
９９５は外部記憶装置であり、本実施形態では大容量メモリとして機能するハードディスク装置（ＨＤ）を用いている。ＨＤ９９５には、アプリケーションプログラム、ＯＳ、制御プログラム、関連プログラム等が格納される。
【００３６】
９９６は指示入力装置であり、キーボードやポインティングデバイス（マウス等）、タッチパネル等がこれに相当する。指示入力装置９９６を用いて、ユーザは、本実施形態に係る情報処理装置に対して、装置を制御するコマンド等を入力指示する。
【００３７】
９９７はディスプレイであり、指示入力装置９９６から入力されたコマンドや、それに対する情報処理装置の応答出力等を表示したりするものである。
【００３８】
９９９はシステムバスであり、情報処理装置内のデータの流れを司るものである。９９８はインターフェイス（以下、Ｉ／Ｆという）であり、このＩ／Ｆ９９８を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。
【００３９】
尚、以上の各装置と同等の機能を実現するソフトウェアにより、ハードウェア装置の代替として構成することもできる。
【００４０】
本実施形態では、メディア９９４から本実施形態に係るプログラム及び関連データを直接ＲＡＭ９９２にロードして実行させる場合を想定するが、これに限られない。例えば、本実施形態に係るプログラムを動作させる度に、既にプログラムがインストールされているＨＤ９９５からＲＡＭ９９２にロードするようにしてもよい。また、本実施形態に係るプログラムをＲＯＭ９９１に記録しておき、これをメモリマップの一部をなすように構成し、直接ＣＰＵ９９０で実行することも可能である。
【００４１】
また、本実施形態では、説明の便宜のため、本実施形態に係る情報処理装置を１つの装置で実現した構成について述べるが、複数の装置にリソースを分散した構成によって実現してもよい。例えば、記憶や演算のリソースを複数の装置に分散した形に構成してもよい。或いは、情報処理装置上で仮想的に実現される構成要素毎にリソースを分散し、並列処理を行うようにしてもよい。
【００４２】
（印刷対象データの格納）
次に、印刷対象となる印刷対象データを複写機のハードディスク１０９に格納する処理について説明する。印刷対象データは、スキャナ装置１１２で読み取られた画像データと外部装置から受けとる印刷データとに大別することができる。なお、印刷対象データの格納処理は複写機３０１〜３０５において実行可能であるが、以下、複写機３０１が実行する場合を代表例として説明する。
【００４３】
まず、複写機３０１による画像データの読み取りについて図２を用いて説明する。入力部１０５からユーザのスキャンの指示が行われたとき、複写機３０１のＣＰＵ１０２で動作しているプログラムは前記スキャンの指示を受け取る。そして、ユニット制御部１１０に接続されたスキャナユニット（スキャナ装置）１１２から画像データが読み込まれるように制御する。スキャナ装置１１２には、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｅｅｄｅｒ：自動原稿送り装置）が装備されており、複数ページをまとめて取り込むようになっていてもよい。読み込まれた画像データは、ディスクインターフェイス１０８を経由して、ハードディスク１０９に格納される。
【００４４】
次に、アプリケーションからの印刷データのハードディスク保存について図２を用いて説明する。ネットワークに接続された外部のコンピュータ（不図示）からプリンタドライバを介して行われた印刷データの保存の指示が、複写機３０１のネットワークインターフェイス１０７を経由して行われた場合を考える。このとき、複写機３０１のＣＰＵ１０２で動作しているプログラムは前記指示を受け取り、許可の返事を前記外部コンピュータにネットワークインターフェイス１０７を介して返す。前記外部コンピュータは、印刷データをネットワークインターフェイスを経由して送信し、読み込まれた印刷データは、複写機３０１のディスクインターフェイス１０８を経由して、ハードディスク１０９に格納される。
【００４５】
このようにして、複写機３０１は、ハードディスク１０９格納された画像データも印刷データも印刷対象データとして同様に扱うことができる。
【００４６】
（ユーザ認証）
後述するように、本実施形態における複写機３０１〜３０５は、ユーザ（会議の発表者や参加者等）毎の印刷状況に基づいて適切な印刷管理を行い、ユーザの会議資料の管理が容易になるようにする。このため、複写機３０１〜３０５は、操作時においてユーザ認証を行い、ユーザを識別する。
【００４７】
そこで、複写機が実行するユーザ認証について説明する。ネットワーク３０８上に接続された複写機３０１〜３０５は、それぞれ個々にユーザ情報を複写機内に保持して、ユーザ認証を行うことも可能であるし、図１のようにネットワーク上のユーザ認証サーバ３０６を用いて、ユーザ認証を行うことも可能である。
【００４８】
ここでは、ユーザ認証サーバ３０６を用いる場合を例示的に説明する。例えば、利用者が複写機３０１を利用しようとした場合に、複写機３０１は、オペレーションパネル（タッチスクリーン）にユーザ名とパスワードの入力を促す画面を表示する。利用者によりユーザ名とパスワードが入力されると、複写機３０１は、ネットワーク３０８を経由して、ユーザ認証サーバ３０６へユーザ情報（ユーザ名、パスワード）を送信する。この送信に用いられるプロトコルは、例えば、Ｋｅｒｂｅｒｏｓ等を用いることができる。ユーザ認証のためのプロトコルは、ユーザを認証できる方式であれば、何を利用しても構わない。ユーザ認証サーバ３０６は、受けとったユーザ情報を解析し、当該サーバ３０６が有する情報と比較して、認証の結果やアクセス権等に係る情報を複写機３０１へ返す。なお、各ユーザには、ユーザを一意に識別可能なＩＤが割り振られている。
【００４９】
ユーザ認証サーバ３０６は、当該サーバ３０６が直接情報を持つのでなく、ディレクトリサーバのようなネットワーク上の資源を管理するものであっても構わない。また、複写機３０１において、利用する認証サーバ３０６は予め登録されているものとする。或いは、ドメイン名をユーザ情報とともに指定することで複数の認証サーバから特定のものを選択すると言う形態でも構わない。
【００５０】
利用者は、この時点で、アクセス権が設定されていればそれに応じて複写機３０１のコピー機能を利用したり、紙文書をスキャンして、データを複写機内のハードディスク１０９に保存したりする。この場合、データを保存するハードディスク１０９は、ユーザがスキャンした複写機３０１と同一機器内のハードディスク１０９であっても構わないし、外部の複写機３０１内のハードディスク１０９でも構わない。或いは、ネットワーク上のコンピュータに接続された外部のハードディスクでも構わない。なお、ユーザ認証はパスワード認証に限られず、例えば、指紋や虹彩等の生体情報を用いた認証や、ＩＣカード等を用いた認証により実現してもよい。
【００５１】
（スケジュール情報）
本実施形態において、スケジュールサーバ３０７は、会議の日程や参加者等の会議に係るスケジュール情報を管理し、複写機３０１〜３０５はそのスケジュール情報に基づいて印刷管理を適切に実行する。そこで、次に、スケジュールサーバ３０７で管理される情報について説明する。
【００５２】
図４は、スケジュールサーバ３０７において管理される情報の構造を示した模式図である。図４において、１２０１は、会議の一覧が定義された会議一覧テーブルである。１２０２は、会議一覧テーブルに定義された個々の会議の詳細な情報（会議の日時、発表者、参加者等）が定義された個別会議テーブルである。１２０３は発表者に関する情報が定義された発表者テーブル（発表者情報）、１２０４は参加者に関する情報が定義された参加者テーブル（参加者情報）である。
【００５３】
会議一覧テーブル１２０１には、当該テーブル１２０１に定義されている個々の会議について、会議ＩＤをキーとして対応する個別会議テーブル１２０２へのリンクが張られている。また、個別会議テーブル１２０２は、発表者テーブル１２０３と参加者テーブル１２０４へのリンク、即ち識別情報を介した関連づけを有する。
【００５４】
なお、これらの情報の登録は、スケジュールサーバ３０７から行っても構わないし、ネットワーク３０８上のコンピュータや複写機３０１〜３０５等の外部装置から遠隔操作で行っても構わない。
【００５５】
図５は、会議一覧テーブル１２０１の一例を示す模式図である。上述のように、会議一覧テーブル１２０１は、スケジュールサーバ３０７上に記録された、登録されているスケジュール（会議）一覧を示している。会議一覧テーブル１２０１にはスケジュールサーバ３０７で管理している開催予定の会議が日付ごとに記録されている。例えば、１１０１は、２００５年１２月１２日に開催される会議情報が記されている。また、スケジュールサーバ３０７で管理している個々の会議には、会議を特定するための一意な会議ＩＤ（識別情報）が割り当てられている。１１０２に示すように、２００５年１２月１２日に開催される会議の会議ＩＤの一覧が並ぶ。図５においては、０３７１、０４０５、０３９９の３つの会議が開催される。
【００５６】
図６は個別会議テーブル１２０２の一例を示す模式図である。上述のように、個別会議テーブル１２０２は、スケジュールサーバ３０７内に格納された個々の会議情報を示している。なお、図６では、会議情報のフォーマットとしてＸＭＬを用いているが、この書式に限らず他のＸＭＬの構造でも構わないし、ＸＭＬ以外のデータフォーマットを用いても構わない。
【００５７】
４０１は、スケジュールサーバで管理される会議に付与される一意なＩＤ（識別情報）であり、図５の１１０２に記載された会議ＩＤに対応する。４０２は会議名を表し、４０３は会議の行われる日付を表し、４０４、４０５はそれぞれ会議の開始時間、終了時間を表している。なお、会議名、日付、開始時間、終了時間等のフォーマットは図６に例示したものに限られない。４０６は、発表者の一覧を示しており、図６の例では、３人の発表者がおり、それぞれのユーザＩＤ（識別情報）が、００５２６、０１３８３、００９１４である。ここで、このユーザＩＤは、ユーザ認証サーバ３０６で記憶されているものに対応している。なお、図６には示していないが、複数のユーザ認証サーバが存在する場合は、ユーザ認証サーバを示す情報が４０６のそれぞれの発表者情報の中に含まれるように構成することができる。また、４０７は、参加者の情報であり、この例では、参加者のユーザＩＤが１００２１、０６３９０、１０４２８である場合を例示している。
【００５８】
図７は発表者テーブル１２０３の一例を示す模式図である。上述のように、発表者テーブル１２０３は、スケジュールサーバ３０７に記録された、発表者についての詳細な情報を示している。
【００５９】
図７中で破線で囲まれた５０１、５０２、５０３は、それぞれ、ユーザＩＤが００５２６、００９１４、０１３８３である発表者の詳細情報を示している。その点線の中には、発表の順番（５０４）、発表者のユーザＩＤ（５０５）、発表の文書を本実施形態に係るシステムに登録済みか否かの情報（５０６）、登録済みの場合にはいつ登録したのかの日時（５０７）等が記録される。ここで、発表者は、会議の資料を事前に本実施形態に係るシステム内の記憶領域に登録しておく。この場合、発表者の文書を登録済みか否かの情報（５０６）は、例えば、登録先を示すリンク情報（図７には不図示）等により登録先に関連づけられている。このリンク情報は、スケジュールサーバ３０７内を指すものでも構わないし、ネットワーク上の複写機のハードディスク内等を指し示すものでも構わない。つまり、会議資料のデータの格納先は、例えば、複写機３０１〜３０５のいずれかが有するハードディスク１０９や、スケジュールサーバ３０７等とすることができる。図７の例では特に示していないが、リンク情報は、例えば、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）等を用いて表すことができる。
【００６０】
なお、５０２、５０３も同様である。ただし、５０２で表す発表者は、registration属性がnoであり資料を登録していない（５０８）ために、資料登録日時に関する記載が無い。図７の発表者テーブル１２０３は一例であり、例えば、個々の発表に対する発表タイトルのような情報等も記録するようにしてもよい。
【００６１】
図８は参加者テーブル１２０４の一例を示す模式図である。上述のように、参加者テーブル１２０４は、スケジュールサーバ３０７に記録された、参加者についての詳細な情報を示している。
【００６２】
図８中において破線で囲まれた６０１、６０２、６０３は、それぞれ、ユーザＩＤが１００２１、０６３９０、１０４２８参加者の情報である。図８では、他の参加者についての情報は省略している。６０１は、ユーザＩＤ１００２１（６０４）の情報である。６０５は、この参加者が、全ての発表者の文書をまとめて一文書として印刷したか否かを表すものである。図８には示していないが、すべての発表者の文書をまとめて一文書として印刷を行った場合には、６０５の子要素として印刷を行った日時が記録される。６０６は、個々の発表者の会議資料について印刷したかどうかを示す情報である。即ち、どの発表者（６０７）の会議資料をいつ（６０８）印刷したのかを表す。図８においては、ユーザＩＤ１００２１の利用者（参加者）が、ユーザＩＤ００５２６の発表者の会議資料を２００５年１２月１１日の日本時間の２１時３５分１１秒に印刷したことを示している。なお、個々の発表者の資料を印刷していなければ、６０２のように、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ要素が存在せずに、印刷情報は記録されない。
【００６３】
図７や図８で示した発表者情報、参加者情報に係るデータ形式は一例であり、ＸＭＬを用いて表現しているが、このような情報を記録できる形態であれば、図７や図８によらなくても構わない。なお、ユーザ認証サーバ３０６とスケジュール管理サーバ３０７が同一であっても構わない。また、ユーザ認証（管理）やスケジュール管理を複写機が機能として有していても構わない。
【００６４】
（会議マトリックス）
本実施形態に係るシステムは、図７に例示した発表者テーブル１２０３と図８に例示した参加者テーブル１２０４に基づいて、発表者による会議資料の登録状況、及び、参加者による資料の印刷状況を管理するための会議マトリックスを作成する。そして、当該会議マトリックスに基づいて会議資料の印刷管理を行う。そこで、会議マトリックス（発表者−参加者資料登録印刷会議マトリックス）について説明する。なお、会議マトリックスの作成及び管理はスケジュール管理サーバ３０７が行うが、複写機３０１〜３０５等の他の装置が行うようにしてもよい。
【００６５】
図９は会議マトリックスの一例を示す図である。７０１は発表者のユーザＩＤ、７０２は参加者のユーザＩＤを示している。つまり、７０１に示すように行には全発表者、７０２に示すように列には全参加者が割り当てられている。ここで、７０３のように発表者の隣の列には、文書を保管した時間を記録するための列が設けられている。更に、７０４のように最下行は、各々の参加者が全発表者の文書をまとめて（一文書として）印刷した時間が記録される。従って、７０５のように、７０３と７０４の交点は意味を成さないため×となっている。各発表者と各参加者の交点は、その発表者の資料をその参加者が印刷した日時を表す。例えば、７０６は、発表者０１３８３の資料を参加者１０４２８が印刷した日時を表すことになる。
【００６６】
図９の会議マトリックス作成においては、まず、全ての発表者の情報を発表者テーブル１２０３（図７）から取得して、発表者毎に発表者のＩＤと資料の登録日時を７０３の列における各行に対して書き込む。次いで、参加者テーブル１２０４（図８）から全ての参加者について、参加者のユーザＩＤに対応する列と発表者の資料に対応する行との交点となるセルに、参加者の資料を印刷したか否かを示す情報、即ち、印刷した場合は印刷日時の情報を格納していく。
【００６７】
図１０は、会議マトリックスの作成過程を例示した模式図である。具体的には、図１０（ａ）に示すように、まず、図７の各発表者ＩＤ、及び登録情報を会議マトリックスの７０１及び７０３の列に埋め込む。その後、図１０（ｂ）のように、参加者情報を７０２の行に埋め込む。例えば、図１０（ｂ）を用いて説明すると、図８の参加者ＩＤ１００２１は、全発表者の資料をひとつの文書にまとめて印刷していないため、最下行は印刷していないことを表す「−」となる（８０１）。また、ユーザＩＤが００５２６の発表者の資料は印刷済みであるので、ＩＤ１００２１と００５２６の交点（８０２）には、印刷日時が記録される。その他の発表者の資料についての記載がないため、すべて「−」である。このようにして全ての参加者について処理を行っていくと、図９のような会議マトリックスが作成される。スケジュールサーバ３０７は、発表者情報や参加者情報が更新されたタイミングで、この会議マトリックスを作成する。更新のタイミングを拾う手法は、イベント駆動等公知の技術を適用することができる。
【００６８】
会議マトリックスが更新されるイベントとしては、例えば、会議の発表者が「資料を登録した場合」「登録した資料を削除した場合」「登録した資料を更新した場合」が挙げられる。または、会議の参加者が「登録されている資料を印刷した場合」や「全ての資料をひとつの文書として印刷した場合」等が挙げられる。ただし、これらに限られない。
【００６９】
（会議参加者に対する処理の概要）
次に、本実施形態に係る構成が実行する会議参加者に対する処理の概要について説明する。複写機（例えば、３０１）は、会議の参加者のログインを受け付け、当該参加者の指示入力に基づいてスケジュールサーバ３０７にアクセスする。そして、会議一覧の情報を複写機のオペレーションパネル１０６に表示し、ユーザ（参加者）による選択を受け付ける。
【００７０】
図１１は、会議一覧の中からユーザにより選択された特定の会議に関する情報の表示例を模式的に示した図である。なお、この表示は、例えば、複写機３０１に備えられたオペレーションパネル上に行うことができる。図１１のように、複写機３０１は、会議名や開催日、時間等の情報を表示する。更に、１３０１のように資料の準備状況が表示する。資料が発表者によって登録されている場合は１３０２のように「印刷」ボタンを表示し、当該印刷ボタン１３０２の選択により個別の資料を印刷することができるように制御する。また、まだ登録されていないものは、１３０３のように「未登録」と表示し、印刷の指示を選択できないようにする。更に、一度、印刷すると、１３０４のように「再印刷」ボタンを表示し、一度印刷したことを表す。
【００７１】
このように、会議の参加者は各資料を個別に印刷できるため、会議の参加者が会議の資料をまとめて印刷しようとしたときに、既にその資料を印刷している場合がある。そこで、本実施形態に係る構成は、その参加者が既に資料を一部印刷済みの場合は印刷日時等の当該資料に関する情報だけを印刷して、無駄な印刷を省くようにする。具体的な例について図１２，１３を参照して説明する。図１２は、会議マトリクスの一例を示す図である。図１３は、会議資料の一部が印刷済みである場合の印刷態様を例示した模式図である。
【００７２】
会議マトリックスが図１２で示されるときに、ユーザ１０４２８が発表資料を一文書としてまとめて印刷しようとする場合を考える。この場合、全ての会議資料がまだ印刷されていないので、まとめて一文書として印刷する（図１３（ａ））。ただし、１５０１、１５０２、１５０３はそれぞれ００５２６、００９１４、０１３８３の資料を示したものである。一方、ユーザ０６３９０が印刷を行う場合、ユーザ０６３９０は発表者００９１４の資料を既に印刷してあるため、図１３（ｂ）に示すようにその部分については、印刷日時等の印刷情報だけを出力するように制御する（１５０５）。より詳しい例は、図１３（ｃ）に例示するようにいつ印刷されたかを印刷制御する。それ以外の発表者００５２６、０１３８３の資料（１５０４、１５０６）についてはまだ印刷を行っていないので、通常の資料印刷処理を実行する。
【００７３】
したがって、本実施形態に係る構成によれば、一度印刷した資料に関してはいつ印刷されたかという参照情報が印刷されるだけなので、記録用紙の無駄が省ける。さらに、図１３（ｃ）は、一文書だけを事前に印刷していた場合の例であり、印刷された文書毎に参照情報を印刷するものである。しかし、複数の文書を事前に印刷していたときには、図１３（ｄ）のように、可能であればまとめて一枚のシート（一枚に収まりきらない場合は、複数シート）に収めて印刷することで、更に省資源を図るようにしてもよい。また、本実施形態では述べていないが、印刷せずに複写機のオペレーションパネル上に印刷済み情報を表示したり、印刷済み情報を電子メールで知らせると言った手法を用いても構わない。また、本実施形態では、記述していないが、どの複写機３０１〜３０５から印刷したかを会議マトリックスに記録するようにして、印刷済み情報に印刷場所の情報も記述してもよい。
【００７４】
なお、このように印刷済みの文書について、印刷したときの日時等の情報を通知しても、文書を紛失していたりして、見つからずに再度、印刷する必要がある場合がある。このような状況に鑑み、図１１の１３０４のように、印刷済みの会議資料について「再印刷」ボタンを表示して、再印刷を受け付けるようにすることができる。これによりユーザは、再度、印刷したいものについて「再印刷」ボタンを押せば、必要な文書を再印刷できる。なお、例えば、会議マトリックスに再印刷した回数を記録しておき、一定回数以上の再印刷を不可にするような仕組みを設けてもよい。
【００７５】
（会議発表者に対する処理の概要）
次に、本実施形態に係る構成が実行する会議発表者に対する処理の概要について説明する。複写機（例えば、３０５）は、会議の発表者がログインしたときに、近い将来（例えば、１週間後）に開催予定の会議資料がまだ登録されていない場合には、会議発表者に複写機３０５を利用させる前に、発表資料の登録を促すメッセージを表示する。図１４は、発表資料の登録を促すメッセージの表示例を示した図である。ただし、図１４（ａ）は発表資料の登録を促す旨のメッセージ例である。なお、本実施形態に係る構成は、日時の管理を行うために、時刻を計時する計時手段としての時計を備えている。
【００７６】
更には、会議の開催が非常に近い将来（例えば、２４時間後）開催される予定にも関わらず、資料が登録されていないときには、図１４（ｂ）のように登録を強く促すメッセージを表示するようにしても構わない。このようにすることで、発表者に資料の登録を促すことができる。近い日時の設定は、例えば、予めシステムで決められた期間でも構わないし、個々の会議毎に個別会議テーブルに定義しても構わない。定義を行うのは、システムの管理者や会議を主催する会議マスタ等が行う。
【００７７】
なお、会議の参加者が複写機（例えば、３０１）にログインしたときに、近い将来の会議における資料が印刷されていない場合は、発表資料の印刷を促すメッセージの表示するようにしてもよい。図１５は、発表資料の印刷を促すメッセージの表示例を示した図である。会議参加者のログイン時において、近い将来の会議について資料が揃っているにも関わらず、資料が印刷されていない場合には、複写機３０１を利用させる前に、図１５（ａ）のような発表資料を印刷することを促す旨のメッセージを表示することができる。更には、日時に応じて会議の日時が近くても印刷していないときには、図１５（ｂ）のように、指示入力に応じてその場ですぐに印刷を行えるメッセージを表示するようにしても構わない。
【００７８】
（基本処理）
上記の動作を実現するための処理について図１６を参照して説明する。図１６は、本実施形態に係る構成が実行する基本処理の流れを示すフローチャートの一例である。なお、以下の基本処理は主に複写機３０１〜３０５（以下、代表して３０１とする）が実行するが、ユーザ認証サーバ３０６、スケジュールサーバ３０７との連携により処理は行われる。
【００７９】
まず、ステップＳ１００１では、複写機３０１に入力されたユーザＩＤやパスワード等のユーザ情報を用いて、ユーザ認証を行う。上記のように、ユーザ認証は、複写機３０１が単体で行うようにしてもよいし、ユーザ認証サーバ３０６等の外部装置との連携により行うようにしてもよい。
【００８０】
次に、ステップＳ１００２では、認証が成功したか確認し、成功した場合（ステップＳ１００２でＹＥＳ）はステップＳ１００３へ進む。失敗した場合（ステップＳ１００２でＮＯ）は、ステップＳ１０１１で認証に失敗した旨を表示して処理を終了する。
【００８１】
ステップＳ１００３では、現在時刻から近い将来開催される会議について「直前会議リスト」を取得する。ここで、「近い」とは前述のように、システムの管理者や会議を主催する会議マスタ等が定義を行った範囲、即ち、現在時刻から所定の期間内に開催されることを意味する。また、「直前会議リスト」とは、近い会議についての会議ＩＤのリストとなる。なお、「直前会議リスト」は、スケジュールサーバ３０７に管理された会議マトリックスを参照して取得されるが、会議マトリックスを複写機３０１〜３０５で作成、管理する場合は当該複写機で管理された会議マトリックスを参照して取得される。
【００８２】
次に、ステップＳ１００４では、「直前会議リスト」の中の会議について、現在日時から遠い、即ち、遅い時期に開催される順番に並べ替える。具体的には、会議ＩＤに対応する個別会議テーブル１２０２から会議日時を取得し、現在日時と比較することで、並べ替え（ソート）を行う。なお、ソート処理はクイックソート等公知の技術を用いて実行することができる。
【００８３】
次に、ステップＳ１００５では、直前会議リストに含まれる会議のうち、現在日時から最も遠い、即ち、最も遅く開催される会議について直前会議リストから会議情報を取り出す。このとき、会議情報を取り出された会議の情報を、直前会議リストから取り除く。
【００８４】
次に、ステップＳ１００６では、ステップＳ１００１で認証されたユーザＩＤが当該会議の発表者に含まれるか否かを確認する。発表者に含まれるならば（ステップＳ１００１でＹＥＳ）はステップＳ１００７へ進み、発表者に含まれないならば（ステップＳ１００１でＮＯ）ステップＳ１００８へ進む。ステップＳ１００７では、後述する発表者確認処理を実行し、ステップＳ１００８へ進む。
【００８５】
ステップＳ１００８では、ユーザＩＤが当該会議の参加者に含まれるか否かを確認する。発表者に含まれるならば（ステップＳ１００８でＹＥＳ）ステップＳ１００９へ進み、発表者に含まれないならば（ステップＳ１００８でＮＯ）ステップＳ１０１０へ進む。ステップＳ１００９では、後述する参加者確認処理を実行し、ステップＳ１０１０へ進む。
【００８６】
なお、上記のように、基本処理では、ステップＳ１００６でＹＥＳの場合、すなわち会議の発表者の場合にも、ステップＳ１００８で参加者の確認を行う。これは、会議の発表者であり、かつ参加者である可能性があるからである。このような場合には、会議マトリックスで発表者と参加者が同一ＩＤの交点となるセルについて、処理を行わないようにしてもよい。つまり、発表者に対しては、その発表者が発表する資料について印刷確認を行わないようにしてもよい。このような処理は、文書の登録時に、発表者と参加者が同一ＩＤのセルに印刷確認を行わない旨の情報（例えば、スキップマーク）を付与し、当該情報が付与された文書については印刷確認を行わないように制御することで実現することができる。
【００８７】
ステップＳ１０１０では、「直前会議リスト」に含まれる会議の全てについてステップＳ１００６〜Ｓ１００９の処理を実行したか否かを判定する。ただし、ステップＳ１００５で処理を行う会議を「直前会議リスト」から取り除くため、ステップＳ１０１０では、「直前会議リスト」が空かどうかについて判定すればよい。ステップＳ１０１０で、現在日時から近い会議に対する処理を全て行っていないと判定された場合（ステップＳ１０１０でＮＯ）は、ステップＳ１００５へ戻る。全て処理していると判定された場合（ステップＳ１０１０でＹＥＳ）は、ステップＳ１０１１へ進み、メッセージを表示する。メッセージの表示については、後述する。
【００８８】
（発表者確認処理）
次に、図１７を用いて、図１６のステップＳ１００７で実行する会議発表者確認処理（発表者確認処理）の一例について説明する。図１７は、発表者確認処理の流れを示したフローチャートである。なお、以下では、複写機３０５が処理を行うものとして説明する。
【００８９】
ステップＳ１６０１では、会議ＩＤに基づいて当該会議の会議マトリックスを取得する。例えば、スケジュールサーバ３０７に会議ＩＤを含む会議マトリックスを要求する情報を送信し、その応答として所望とする会議マトリックスを取得するように構成することができる。
【００９０】
次に、ステップＳ１６０２では、会議マトリックスにおける発表者のユーザＩＤのうち、この複写機３０５にログインしたユーザＩＤと一致するものについて、その資料の登録日時が記録されているかを判断する。即ち、ログインしたユーザの会議資料が登録されているか否かを判定する。登録されている場合（ステップＳ１６０２でＹＥＳ）には、そのユーザに対して通知することは無いため、処理を終了する。発表が資料を未登録の場合（ステップＳ１６０２でＮＯ）には、ステップＳ１６０３へ進む。
【００９１】
ステップＳ１６０３では、現在日時から当該会議の開催日時までの期間に応じたメッセージを取得する。このメッセージの選択は、時計で計時される現在時刻と、会議の日時との比較に基づいて、予め設定された期間内の会議を特定することにより行う。これは、例えば、図１４の（ａ）と（ｂ）等を会議までの期間に応じて表示するメッセージを選択することに対応する。図１４のメッセージは一例であって、これに限定されるものでなく、また２つに限定することもない。メッセージはひとつで固定であっても構わないし、３つ以上の複数から選択するような形式でも構わない。
【００９２】
次に、ステップＳ１６０４では、選択メッセージをメッセージスタックに積んで、発表者確認処理を終了する。
【００９３】
ここで、メッセージスタックについて説明する。メッセージスタックとは、メッセージを格納するためのスタック（後入れ先出しのデータ構造）であり、例えば、ＲＡＭ１０３等のメモリ装置に一時的に設けることができる。本実施形態では、期間が先の会議、即ち、開催時期が遅い会議から順次処理を行い、スタックに積んでいき、メッセージをスタックの先頭から順次表示していく。このため、開催時期が早い会議についての情報から順にスタックから取り出されるため、ユーザには緊急度の高いメッセージ（会議）から表示されることになる。図１６のフローチャートのステップＳ１０１１のメッセージ表示では、メッセージスタックからメッセージを取り出し、それを複写機３０５のオペレーションパネルに表示する。なお、このとき図１５（ｂ）のように、印刷を行う動作が必要な場合は、画面に処理を実行するボタンを設けて表示を行い、ユーザが印刷処理を選択可能に制御する。
【００９４】
（参加者確認処理）
次に、図１８を用いて、会議参加者確認処理（参加者確認処理）の一例について説明する。図１８は、参加者確認処理の流れを示したフローチャートである。なお、以下では、複写機３０１が処理を実行するものとして説明する。
【００９５】
まず、ステップＳ１７０１では、会議ＩＤに基づいてスケジュールサーバ３０７から当該会議の会議マトリックスを取得する。
【００９６】
次に、ステップＳ１７０２では、会議マトリックスにおける参加者のユーザＩＤのうち、この複写機３０１にログインしたユーザＩＤと一致するものを調べ、会議資料の統合印刷日時が記録されているか否かを判断する。即ち、ログインした参加者が統合印刷を行ったか否かを判定する。印刷済みの場合（ステップ１７０２でＹＥＳ）には、そのユーザに対して促すことは無いため、処理を終了する。統合印刷を行っていない、即ち、会議の資料を一文書として印刷していない場合（ステップＳ１７０２でＮＯ）には、ステップＳ１７０３へ進む。
【００９７】
ステップＳ１７０３では、個々の資料について、全ての資料を印刷しているかを判定する。全ての資料を印刷済みの場合（ステップＳ１７０３でＹＥＳ）は、そのユーザに対して参加者として促すことは無いため、処理を終了する。全ての資料を印刷していない場合（ステップＳ１７０３でＮＯ）は、ステップＳ１７０４へ進む。
【００９８】
ステップＳ１７０４では、現在日時から当該会議の開催日時までの期間に応じたメッセージを取得する。このメッセージの選択は、時計で計時される現在時刻と、会議の日時との比較に基づいて、予め設定された期間内の会議を特定することにより行う。これは、例えば、図１５の（ａ）と（ｂ）等を会議までの期間に応じて選択することに対応する。図１５のメッセージは一例であって、これに限定されるものでなく、また２つに限定することもない。メッセージはひとつで固定であっても構わないし、３つ以上の複数から選択するような形式でも構わない。次に、ステップＳ１７０５では、選択メッセージをメッセージスタックに積んで、処理を終了する。
【００９９】
以上より、本実施形態に係る構成によれば、事前に利用者に近い将来開催される会議の資料の印刷を促し、また、同一文書の複数印刷を検知することにより、印刷を制御して、紙の無駄遣いを省くことが可能となる。即ち、本実施形態に係る構成によれば、会議のスケジュールに合わせて無駄のない適切な印刷管理を行うことができる。
【０１００】
実施の形態は、これに限らず、例えば、会議の発表者が一人で複数の資料を登録することができるようにしてもよい。これは、会議マトリックスの発表者に対して複数の印刷済み情報が記載できるように分割することにより実現することができる。図１９は、発表者が複数の資料を登録可能な会議マトリックスを例示した図である。
【０１０１】
図１９（ａ）において、１８０１では、発表者００９１４が２文書登録している。また、複数の発表者がいる場合に、代表の発表者だけを会議マトリックスに載せるようにしてもよい。複数の発表者の中の代表は、例えば、発表者テーブルに記載するようにすることができる。
【０１０２】
また、図１９（ａ）の１８０２に示すように、印刷済みの文書に対して、再印刷を行ったどうかのフラグを設ける。図１９の例では、ユーザＩＤ０６３９０は、予め００９１４の１番目の資料は印刷している（１８０３）。また、会議資料をまとめて一文書としても印刷済みである（１８０４）。このとき００９１４の１番目の資料の再印刷フラグが●であるが、これは再印刷を行っていないことを示すものとする。この場合、ユーザ０６３９０が複写機３０１にログインすると当該会議の日時が過ぎるまで、図２０のように、００９１４の１番目の資料を印刷するか否かのメッセージを表示するように制御する。図２０は、再印刷を確認する表示例を示した図である。これにより印刷済みの文書の再印刷を行わないことによって、印刷漏れが発生することを防ぐ。なお、この処理は、ログイン時に再印刷フラグを確認するだけで実現できる。再印刷を行うと、再印刷フラグを○へと更新するため、会議マトリックスを参照するだけで再印刷が行われたことが分かるからである。
【０１０３】
先に述べたように、会議マトリックスが更新される例としては、会議の発表者が「資料を登録した場合」「登録した資料を削除した場合」「登録した資料を更新した場合」がある。また、会議の参加者が「登録されている資料を印刷した場合」や「全ての資料をひとつの文書として印刷した場合」等がある。
【０１０４】
会議の発表者が「資料を登録した場合」には、当該発表者に相当する登録日時に登録した日時が記録される。会議の発表者が「登録した資料を削除した場合」は、当該発表者に相当する登録日時を削除し、同時に各参加者について、当該発表者に対応する印刷記録を削除する。会議の発表者が「登録した資料を更新した場合」には、当該発表者に相当する登録日時に更新した日時が記録され、同時に各参加者について、当該発表者に対応する印刷記録を削除する。
【０１０５】
会議の参加者が「登録されている資料を印刷した場合」には、当該参加者において、印刷資料に対応する発表者の印刷記録に印刷日時を書き込む。また、会議の参加者が「全ての資料をひとつの文書として印刷した場合」には、当該参加者における統合印刷の欄に印刷日時が記録される。
【０１０６】
このように資料が更新された場合には、会議マトリックスの関係箇所を変更し、これによってユーザがログインした際に印刷済み情報がないことから再度、印刷を促すメッセージを表示制御する。
【０１０７】
あるいは、図１９（ｂ）の１８０５ように更新フラグを設けて管理しても良い。一度、登録済みのものが更新されると、更新フラグが立つように制御する。これによって、登録された文書の変更を検知して、参加者が複写機３０１にログインしたときに、更新通知のメッセージを出すようにしてもよい。図１９（ｂ）では、先に示したように文書を更新したときに、「当該発表者に対応する印刷記録を削除する」ことを行っていない。つまり、１８０６のように登録日時より前の印刷データが残る。このようにすることで、例えば、ユーザＩＤ１０４２８は、登録日時より後なので更新済みのデータで印刷済みであり、更新通知のメッセージは出さないように制御する。一方、ユーザＩＤ１００２１の印刷日時は登録日時より前なので、更新したことを伝える必要があり、従って、更新通知のメッセージを出すという処理を実行してもよい。
【０１０８】
本実施形態では、会議の資料の登録は、会議の発表者が行っていたが、会議を主催する会議マスタが行うようにしてもよい。例えば、個別会議テーブルに会議の主催者を追加して、会議の主催者であれば、全ての発表者の資料の登録、削除、更新をできるようにしてもよい。この場合は、会議マトリックスの全ての発表者の項目を更新できるようにすることで対応することができる。図２１は、会議マスタの一例として、個別会議テーブルに相当する図６を拡張した図である。２００１に示すように会議の主催者の項目（＜ＰＲＯＭＯＴＥＲＳ＞）を作成し、そこに複数の主催者のユーザＩＤが記録される（ＰＲＯＭＯＴＥＲのｉｄ属性）。これによって、スケジュールサーバを利用する際に、会議の主催者であるかどうかが判定可能となり、会議の主催者であると判定された場合に、その主催者が他の発表者の資料も登録できるように制御することが可能となる。
【０１０９】
また、本実施形態では、印刷記録や登録記録は、ひとつしか残していないが、複数残すように構成してもよい。また、本実施形態では、会議一覧テーブル１２０１、個別会議テーブル１２０２、発表者テーブル１２０３、管理者テーブル１２０４を説明の容易のためにＸＭＬの構造で説明した。しかし、ＸＭＬに限定されずにリレーショナルなデータベース等を用いて同様な構成を実現しても構わない。
【０１１０】
また、本実施形態では、それぞれの発表者の資料毎、即ち個々の電子ファイル毎に印刷管理を行っているが、電子ファイルに含まれる各章或いは各ページ単位で印刷管理を行ってもよい。
【０１１１】
＜＜その他の実施形態＞＞
以上、本発明の実施形態例について詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様を取ることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１１２】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１１３】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明の技術的範囲に含まれる。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含む。
【０１１４】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０１１５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、次のものが含まれる。即ち、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）等が含まれる。
【０１１６】
その他、プログラムの供給形態としては、次のようなものも考えられる。即ち、クライアント装置のブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明に係るコンピュータプログラム、或いは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをＨＤ等の記録媒体にダウンロードする形態も考えられる。また、本発明に係るプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１１７】
また、次のような供給形態も考えられる。即ち、まず、本発明に係るプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報の使用により暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて本発明に係る構成を実現する。このような供給形態も可能である。
【０１１８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、次のような実現形態も想定される。即ち、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１１９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づいても前述した実施形態の機能が実現される。即ち、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１２０】
【図１】システム構成の一例を示す構成図である。
【図２】複写機の構成の一例を示したブロック図である。
【図３】情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示したブロック図である。
【図４】スケジュールサーバにおいて管理される情報の構造を示した模式図である。
【図５】会議一覧テーブルの一例を示す模式図である。
【図６】個別会議テーブルの一例を示す模式図である。
【図７】発表者テーブルの一例を示す模式図である。
【図８】参加者テーブルの一例を示す模式図である。
【図９】会議マトリックスの一例を示す図である。
【図１０】会議マトリックスの作成過程を例示した模式図である。
【図１１】会議一覧の中からユーザにより選択された特定の会議に関する情報の表示例を模式的に示した図である。
【図１２】会議マトリクスの一例を示す図である。
【図１３】会議資料の一部が印刷済みである場合の印刷態様を例示した模式図である。
【図１４】発表資料の登録を促すメッセージの表示例を示した図である。
【図１５】発表資料の印刷を促すメッセージの表示例を示した図である。
【図１６】基本処理の流れを示すフローチャートの一例である。
【図１７】発表者確認処理の流れを示したフローチャートである。
【図１８】参加者確認処理の流れを示したフローチャートである。
【図１９】発表者が複数の資料を登録可能な会議マトリックスを例示した図である。
【図２０】再印刷を確認する表示例を示した図である。
【図２１】拡張された個別会議テーブルを例示する図である。
【図２２】複数の複写機がネットワーク上に接続されたシステムの一例を表す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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