(57)【要約】【課題】  税務代行業務が地理的に制限されることなく行なえるようにすること。【解決手段】  タイマ機能を備えたスケジュール管理手段（２７）で仮想面談のスケジュール情報を管理し、そのスケジュール情報をヘッドオフィス側制御手段（２１）に出力して税務代行業者に面談開始を予告すると共に、ヘッドオフィス側制御手段（２１）からインターネット（１０）を介し顧客オフィス側制御手段（３１）に出力して、顧客にも面談開始を予告することにより仮想面談が円滑に行なえるようにし、顧客のもとに足を運ぶことなく税務代行業務の遂行を可能とした。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
税務代行業者が常駐するヘッドオフィス（２０）に設置され、インターネット（１０）に接続されたヘッドオフィス側制御手段（２１）と、このヘッドオフィス側制御手段（２１）に接続されたスケジュール管理手段（２７）、マイク（２２）、スピーカ（２３）、スクリーン（２４）およびカメラ（２５）と、複数の顧客オフィス（３０，４０，５０）にそれぞれ設置され、インターネット（１０）に接続された顧客オフィス側制御手段（３１）と、各顧客オフィス側制御手段（３１）に接続されたマイク（３２）、スピーカ（３３）、スクリーン（３４）およびカメラ（３５）とを具備し、
スケジュール管理手段（２７）はタイマ機能を備えて、税務代行業者と各顧客との間で定めた仮想面談の開始日時に関するスケジュール情報を管理し、
ヘッドオフィス側制御手段（２１）は、仮想面談開始の所定時間前に、スケジュール管理手段（２７）で管理されたスケジュール情報に基き、ヘッドオフィス側のスクリーン（２４）およびスピーカ（２３）の少なくとも一方を通して税務代行業者に仮想面談開始を予告すると共に、インターネット（１０）および該当する顧客オフィス側制御手段（３１）を介しその顧客オフィス側スクリーン（３４）およびスピーカ（３３）の少なくとも一方を通して該当する顧客に仮想面談開始を予告し、
仮想面談中は、ヘッドオフィス側制御手段（２１）は、ヘッドオフィス側カメラ（２５）およびマイク（２２）でとらえた税務代行業者の動画像および音声を、インターネット（１０）および該当する顧客オフィス側制御手段（３１）を介して、その顧客オフィス側スクリーン（３４）およびスピーカ（３３）を通して該当する顧客に伝え、同時に、顧客オフィス側制御手段（３１）は、顧客オフィス側カメラ（３５）およびマイク（３２）でとらえた顧客の動画像および音声を、インターネット（１０）およびヘッドオフィス側制御手段（２１）を介して、ヘッドオフィス側スクリーン（２４）およびスピーカ（２３）を通して税務代行業者に伝えることを特徴とする顧客サービス用仮想面談システム。
【請求項２】
前記ヘッドオフィス側制御手段（２１）とスケジュール管理手段（２７）とを税務代行業者側のパーソナルコンピュータに構築したことを特徴とする請求項１に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【請求項３】
前記各顧客オフィス側制御手段（３１）を各顧客側のパーソナルコンピュータに構築したことを特徴とする請求項１または２に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【請求項４】
前記ヘッドオフィス側制御手段（２１）を構築した携帯型パーソナルコンピュータを、さらに具備したことを特徴とする請求項１ないし３に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【請求項５】
各顧客オフィス側カメラ（３５）およびマイク（３２）でとらえた各顧客の動画像および音声情報とヘッドオフィス側マイク（２２）でとらえた税務代行業者の音声情報とをヘッドオフィス側制御手段（２１）を介して取込み記録する記録部（２８）と、この記録部（２８）に記録された動画像および音声情報を適宜再生可能な再生部（２９）とを、さらに具備したことを特徴とする請求項１ないし４に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【請求項６】
ヘッドオフィス側カメラ（２５）およびマイク（２２）でとらえた税務代行業者の動画像および音声情報と各顧客オフィス側マイク（３２）でとらえた各顧客の音声情報とを顧客オフィス側制御手段（３１）を介して取込み記録する記録部（３８）と、この記録部（３８）に記録された動画像および音声情報を適宜再生可能な再生部（３９）とを、さらに具備したことを特徴とする請求項１ないし５に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、税務代行業に特化した顧客サービス用仮想面談システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
税理士や会計士等の税務代行業者は、月次訪問として月に１、2回定期的に顧客を訪問し、顧客の税務状況を把握して適宜アドバイスをしたり、顧客からの税務相談に応じたりする必要がある。したがって、あまり遠方の顧客をもつと、行き来する時間や旅費が大きな負担となり、充分なサービスを提供できなくなるため、業務範囲が地理的に制限されてしまうという問題があった。
【０００３】
ところで現在、例えば特開２００４−２７４３４２号公報、特開２００２−３７４５０９号公報、特開２００１−７８１６３号公報、特開平１１−２９８８７３号公報等に開示されているような各種のテレビ会議システムが知られている。
【０００４】
特開２００４−２７４３４２号公報に記載されたテレビ会議システムは、画像および音声データを圧縮して送信データ量を減らし、会議参加者が増加しても通信回路網の負荷が増大しないようにしたものである。
【０００５】
特開２００２−３７４５０９号公報に記載されたテレビ会議システムは、インターネット上にインターネットプロトコル仮想私設網を設け、この仮想私設網を通して、各テレビ会議端末に画像データ、音声データおよびインターネットプロトコルデータを多重伝送してテレビ会議を行なうようにし、設備費や通信費の削減を図ったものである。
【０００６】
特開２００１−７８１６３号公報に記載されたテレビ会議システムは、画面を参加者ごとに分割して、音声により発言者を認識し、認識された参加者の領域のみの動画像データを更新して送信することにより、発言者の動画像データを切り替えて送信できるようにしたものである。
【０００７】
特開平１１−２９８８７３号公報に記載されたテレビ会議システムは、ＣＣＤイメージセンサで会議室全体の動画像を取得して、その動画像の中から相手側に送信する画面を選択するようにして、カメラの画角調整をすばやくかつ静かに行なえるようにしたものである。
【０００８】
【特許文献１】特開２００４−２７４３４２号公報
【特許文献２】特開２００２−３７４５０９号公報
【特許文献３】特開２００１−７８１６３号公報
【特許文献４】特開平１１−２９８８７３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
このようなテレビ会議システムをそのまま税務代行業に適用し、税務代行業者が顧客を訪問する代わりにテレビ会議の形で面談を行なうことも考えられないことではないが、税務代行業者または顧客の一方でも予定の面談日時を忘れてしまうと、面談が円滑に行なえなくなる不安がある。逆に、このような不安を払拭し、双方共に予定の面談日時を遵守できるのであれば、税務代行業者としては、顧客のもとに足を運ぶ時間や旅費が不要となるので、顧客に対して一層充実したサービスを提供することができ、業務範囲が地理的に制限されてしまうこともない。
【００１０】
また、顧客側としては、テレビ会議の形であっても、予定通りの日時に面談を行なうことができれば、本業の方の予定もかえって立て易くなる。しかも、テレビ会議の形であれば、税務代行業者との面談のもようを、画像や音声データとして記録しておき、必要に応じて何度でも見直すことができる利便性もある。
しかしながら実際には、税務代行業者、顧客の双方共に予定の面談日時を遵守できるという保証はなく、税務代行業者が従来のテレビ会議システムをそのまま顧客との仮想面談システムとして利用することは困難であった。
【００１１】
そこで本発明の目的は、遠方の顧客に対しても時間や経費の負担を増やすことなく充実したサービスを提供することができ、業務範囲が地理的に制限されることのない、税務代行業に特化した顧客サービス用仮想面談システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の顧客サービス用仮想面談システムは、税務代行業者が常駐するヘッドオフィスにヘッドオフィス側制御手段を設置し、このヘッドオフィス側制御手段をインターネットに接続すると共に、ヘッドオフィス側制御手段にスケジュール管理手段、マイク、スピーカ、スクリーンおよびカメラを接続する。マイクとスピーカについては、マイク、スピーカ一体型のヘッドセットにすると良い。
また複数の顧客オフィスのそれぞれに顧客オフィス側制御手段を設置し、この顧客オフィス側制御手段をインターネットに接続すると共に、顧客オフィス側制御手段にマイク、スピーカ、スクリーンおよびカメラを接続する。顧客オフィス側のマイクとスピーカも、一体型のヘッドセットにすると良い。
前記スケジュール管理手段はタイマ機能を備えており、税務代行業者と各顧客との間で定めた仮想面談のスケジュール情報を管理する。
【００１３】
ヘッドオフィス側制御手段は、仮想面談開始の所定時間前に、スケジュール管理手段で管理されたスケジュール情報に基き、ヘッドオフィス側のスクリーンおよびスピーカの少なくとも一方を通して税務代行業者に仮想面談開始を予告する。同時に、インターネットおよび該当する顧客オフィス側制御手段を介し、その顧客オフィス側スクリーンおよびスピーカの少なくとも一方を通して該当する顧客に仮想面談開始を予告する。
【００１４】
仮想面談中は、ヘッドオフィス側制御手段は、ヘッドオフィス側のカメラおよびマイクでとらえた税務代行業者の動画像および音声を、インターネットおよび該当する顧客オフィス側制御手段を介して、その顧客オフィス側のスクリーンおよびスピーカを通して該当する顧客に伝える。同時に、顧客オフィス側制御手段は、顧客オフィス側のカメラおよびマイクでとらえた顧客の動画像および音声を、インターネットおよびヘッドオフィス側制御手段を介し、ヘッドオフィス側スクリーンおよびスピーカを通して税務代行業者に伝える。
【００１５】
ヘッドオフィス側制御手段とスケジュール管理手段はパーソナルコンピュータに構築すると良い。
また、各顧客オフィス側制御手段もパーソナルコンピュータに構築すると良い。
さらに、顧客サービス用仮想面談システムにはヘッドオフィス側制御手段を構築した携帯型パーソナルコンピュータを加えても良い。
【００１６】
さらに、ヘッドオフィス側には記録部と再生部とを備えると良い。記録部では、各顧客オフィス側カメラおよびマイクでとらえた各顧客の動画像および音声情報と、ヘッドオフィス側マイクでとらえた税務代行業者自身の音声情報とをヘッドオフィス側制御手段を介して取込み記録し、再生部では、記録部に記録された動画像および音声情報を適宜再生可能とするのである。
【００１７】
また、各顧客オフィス側にも記録部と再生部とを備えても良い。記録部では、ヘッドオフィス側カメラおよびマイクでとらえた税務代行業者の動画像および音声情報と、顧客オフィス側マイクでとらえた顧客自身の音声情報とを顧客オフィス側制御手段を介して取込み記録し、再生部では、記録部に記録された動画像および音声情報を適宜再生可能とするのである。
【発明の効果】
【００１８】
スケジュール管理手段で管理されたスケジュール情報に基き、仮想面談開始の所定時間前に、ヘッドオフィス側と顧客側のスクリーンやスピーカを通して双方のオフィスに仮想面談の開始が予告されるので、税務代行業者、顧客の双方共、この予告を受けて仮想面談の開始時刻を遵守できるようになる。したがって、仮想面談が常に予定通りに行なわれることを前提として、税務代行業者は月次訪問に代えて仮想面談システムを採用することができ、税務代行業者としては、顧客のもとに足を運ぶ時間や旅費が不要となり、顧客に対して一層充実したサービスを提供できるようになる。
【００１９】
しかも、月次訪問に代えて仮想面談システムを採用すれば、税務代行業者としての業務範囲が地理的に制限されてしまうこともなく、積極的に業務の拡大を図ることができ、場合によっては海外の顧客獲得も可能となる。
【００２０】
また、税務代行業者、顧客の双方共、仮想面談開始の予告がなされるまでは、お互い、他の仕事に集中でき、予告を受けてから面談のための準備をし、そのまま円滑に仮想面談に移行することができるので、税務代行業者、顧客の双方共に、それぞれの時間を有効に使うことができ、業務の効率を高めることができる。
【００２１】
前記ヘッドオフィス側制御手段とスケジュール管理手段をパーソナルコンピュータで構築し、パーソナルコンピュータの画面をスクリーンとすると、顧客サービス用仮想面談システムの構成を簡素化できる。また、仮想面談中、電子メールでのやりとりや、パーソナルコンピュータに保存した情報の交換等を併用することもできる。
ヘッドオフィス側制御手段を構築した携帯用パーソナルコンピュータを加えると、税務代行業者がどこに居ても、居ながらにして顧客との仮想面談を行なうことができる。
【００２２】
顧客側においても、顧客オフィス側制御手段をパーソナルコンピュータで構築し、パーソナルコンピュータの画面をスクリーンとすることによって、顧客サービス用仮想面談システムの一層の簡素化を図ることができる。
【００２３】
また、ヘッドオフィスでは各顧客の動画像および音声情報と税務代行業者自身の音声情報とを記録部で記録しておき、各顧客オフィスでは税務代行業者の動画像および音声情報と顧客自身の音声情報とを記録部で記録しておき、それらの動画像および音声情報を適宜再生部で再生できるようにすれば、仮想面談のもようを必要に応じて何度でも見直すことができるので、月次訪問以上の成果を収めることもできる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、本発明の一実施の形態を、図１ないし図６を参照して説明する。
図１は顧客サービス用仮想面談システムの概略構成を示すブロック図である。インターネット１０に、ヘッドオフィス２０に設置されたヘッドオフィス側制御手段２１が接続される。またインターネット１０には、顧客オフィス３０に設置された顧客オフィス側制御手段３１も接続される。なお、図中４０、５０も同様の顧客オフィスであるが、一つの顧客オフィス３０で代表して示す。顧客オフィスの数は、顧客の数に応じて設置するものとする。ヘッドオフィス２０には税務代行業者が常駐し、各顧客オフィス３０、４０、５０には、それぞれの顧客が常駐する。
【００２５】
ヘッドオフィス側制御手段２１には、マイク２２、スピーカ２３、スクリーン２４およびカメラ２５が接続されると共に、スケジュール管理手段２７が接続されている。図中２６はスケジュール入力部で、税務代行業者と各顧客との間で定めた仮想面談のスケジュールを、スケジュール管理手段２７に適宜入力する。スケジュール管理手段２７はタイマ機能を備えており、スケジュール入力部２６より入力されたスケジュール情報を管理する。
【００２６】
ヘッドオフィス側制御手段２１とスケジュール管理手段２７は、パーソナルコンピュータに構築される。マイク２２とスピーカ２３については、マイクとスピーカが一体となったヘッドセットにすると良い。カメラ２５は、パーソナルコンピュータとの位置関係を考慮して適当な位置に設置される。
ヘッドオフィス側制御手段２１には更に、記録部２８および再生部２９が接続されている。
【００２７】
一方、顧客オフィス側制御手段３１にも、マイク３２、スピーカ３３、スクリーン３４およびカメラ３５が接続されている。顧客オフィス側制御手段３１は、パーソナルコンピュータに構築される。顧客オフィス側のマイク２２とスピーカ２３も、一体型のヘッドセットにすると良い。カメラ３５は、パーソナルコンピュータとの位置関係を考慮して適当な位置に設置される。
【００２８】
スケジュール管理手段２７は、図２に示すように、そのタイマ機能により管理された情報に基き、仮想面談開始の所定時間前に、ヘッドオフィス側制御手段２１に予告信号を出力する。これによりヘッドオフィス側制御手段２１は、ヘッドオフィス２０側のスピーカ２３およびスクリーン２４を通して、またはいずれか一方により、税務代行業者に仮想面談開始を予告する。
【００２９】
また、ヘッドオフィス側制御手段２１に入力した予告信号は、インターネット１０および該当する顧客オフィス側制御手段３１を介して、その顧客オフィス側のスピーカ３３およびスクリーン２４を通して、またはいずれか一方により、該当する顧客に仮想面談開始を予告する。顧客への予告は、税務代行業者への予告と同時でも良いし、例えば税務代行業者への予告は１時間前、顧客への予告は３０分前とするなど、異ならせても良い。
【００３０】
仮想面談中、ヘッドオフィス側カメラ２５は、図３に示すように、税務代行業者の動画像をとらえ、その動画像情報をヘッドオフィス側制御手段２１に出力する。またヘッドオフィス側マイク２２は税務代行業者の音声をとらえ、その音声情報をヘッドオフィス側制御手段２１に出力する。ヘッドオフィス側制御手段２１はこの税務代行業者の動画像および音声情報をインターネット１０および該当する顧客オフィス側制御手段３１に出力される。同時に、顧客オフィス側マイク３２でとらえた顧客の音声情報も顧客オフィス側制御手段３１に出力され、顧客オフィス側スクリーン３４には税務代行業者の動画像が映し出され、同時に顧客オフィス側スピーカ３３を通して税務代行業者および顧客自身の音声情報が顧客に伝えられる。
【００３１】
一方、仮想面談中、顧客オフィス側カメラ３５は、図４に示すように、顧客の動画像をとらえ、その動画像情報を顧客オフィス側制御手段３１に出力する。また顧客オフィス側マイク３２は顧客の音声をとらえ、その音声情報を顧客オフィス側制御手段３１に出力する。顧客オフィス側制御手段３１はこの顧客の動画像および音声情報をインターネット１０およびヘッドオフィス側制御手段２１に出力される。同時に、ヘッドオフィス側マイク２２でとらえた税務代行業者の音声情報もヘッドオフィス側制御手段２１に出力され、ヘッドオフィス側スクリーン２４には顧客の動画像が映し出され、同時にヘッドオフィス側スピーカ２３を通して顧客および税務代行業者自身の音声情報が税務代行業者に伝えられる。
仮想面談中、税務代行業者と顧客は、動画像と音声のやりとりに加えて、互いに電子メールでのやりとりや、パーソナルコンピュータに保存した情報の交換等を行なうこともできる。
【００３２】
また、仮想面談中、ヘッドオフィス側記録部２８は、図５に示すように、ヘッドオフィス側制御手段２１を通して、顧客オフィス側カメラ３５およびマイク３２でとらえた顧客の画像および音声情報と、ヘッドオフィス側マイク２２でとらえた税務代行業者の音声情報とを取り込み、それらの情報を記録する。ヘッドオフィス側再生部２９では、記録部２８に記録されたそれらの情報を適宜再生することができる。
【００３３】
同時に、仮想面談中、顧客オフィス側記録部３８は、図６に示すように、顧客オフィス側制御手段３１を通して、ヘッドオフィス側カメラ２５およびマイク２２でとらえた税務代行業者の画像および音声情報と、顧客オフィス側マイク３２でとらえた顧客の音声情報とを取り込み、それらの情報を記録する。顧客オフィス側再生部３９では、記録部３８に記録されたそれらの情報を適宜再生することができる。
【００３４】
以上のように構成された顧客サービス用仮想面談システムにより、遠方の顧客に対しても時間や経費の負担を増やすことなく充実したサービスを提供することができる。
なお、ヘッドオフィス側制御手段２１を携帯型パーソナルコンピュータにも構築しておくと、税務代行業者が緊急で外出した場合でも、外出先で顧客との仮想面談を行なうことができる。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の顧客サービス用仮想面談システムを示すブロック図である。
【図２】同システムの仮想面談予告動作を示す説明図である。
【図３】同システムにおけるヘッドオフィスから顧客オフィスへの動画像および音声情報の伝達動作を示す説明図である。
【図４】同システムにおける顧客オフィスからヘッドオフィスへの動画像および音声情報の伝達動作を示す説明図である。
【図５】同システムのヘッドオフィスにおける記録動作を示す説明図である。
【図６】同システムの顧客オフィスにおける記録動作を示す説明図である。
【符号の説明】
【００３６】
１０  インターネット
２０  ヘッドオフィス
３０  顧客オフィス
２１、３１  制御手段
２２、３２  マイク
２３、３３  スピーカ
２４、３４  スクリーン
２５、３５  カメラ
２６  スケジュール入力部
２７  スケジュール管理手段
２８、３８  記録部
２９、３９  再生部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【手続補正書】
【提出日】平成19年2月6日(2007.2.6)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】請求項４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【請求項４】
前記ヘッドオフィス側制御手段（２１）を構築した携帯型パーソナルコンピュータを、さらに具備したことを特徴とする請求項１または２に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】請求項５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【請求項５】
各顧客オフィス側カメラ（３５）およびマイク（３２）でとらえた各顧客の動画像および音声情報とヘッドオフィス側マイク（２２）でとらえた税務代行業者の音声情報とをヘッドオフィス側制御手段（２１）を介して取込み記録する記録部（２８）と、この記録部（２８）に記録された動画像および音声情報を適宜再生可能な再生部（２９）とを、さらに具備したことを特徴とする請求項１または２に記載の顧客サービス用仮想面談システム。
【手続補正３】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】請求項６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【請求項６】
ヘッドオフィス側カメラ（２５）およびマイク（２２）でとらえた税務代行業者の動画像および音声情報と各顧客オフィス側マイク（３２）でとらえた各顧客の音声情報とを顧客オフィス側制御手段（３１）を介して取込み記録する記録部（３８）と、この記録部（３８）に記録された動画像および音声情報を適宜再生可能な再生部（３９）とを、さらに具備したことを特徴とする請求項１または２に記載の顧客サービス用仮想面談システム。