(57)【要約】【課題】コミュニティや電子掲示板などに投稿された大量のメッセージに含まれるアクション依頼の認識漏れを防止し、依頼事項の進捗などを管理する。【解決手段】投稿されたメッセージ内容を解析し、アクション依頼のメッセージか否かを判定し、アクション依頼を含む場合はその判定結果を保持する。そして、必要に応じて判定結果に基づいたメッセージを生成してユーザへの提示を適時行なって、アクション依頼の認識漏れを防止する。サーバ側で蓄積されたメッセージを対象とする場合、各メッセージに対し、依頼されたことを認識していること、依頼事項の進捗をサーバ側で管理し、アクション依頼側での管理を容易にする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数ユーザを受け手として送信される多数のメッセージを管理する文書管理装置であって、
メッセージを記憶する記憶手段と、
ユーザから受け取ったメッセージを前記記憶手段に登録するメッセージ登録手段と、
前記記憶手段に登録されている各メッセージについて、アクション依頼か否かを判定し、アクション依頼のあるメッセージについてアクション依頼の内容を抽出して付加情報として前記記憶手段に登録するメッセージ内容解析手段と、
付加情報に基づいて前記記憶手段からメッセージを検索するメッセージ検索手段と、
前記メッセージ検索手段による検索結果を表示装置に表示するメッセージ表示手段と、
を具備することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
ユーザからの指示に応じて前記データベースに登録されている付加情報を変更するメッセージ情報変更手段をさらに備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記メッセージ内容解析手段は、アクション依頼と判定したメッセージの本文からアクションの期日とアクション被依頼者を推定して、付加情報として前記記憶手段に登録する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記メッセージ情報編集手段は、アクション依頼のあるメッセージに関するアクションの進捗状況を前記記憶手段内の付加情報に登録する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記メッセージ検索手段は、付加情報に基づいて期日を徒過し又は期日が迫ったメッセージを検索し、その検索結果をユーザに通知する、
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記メッセージ表示手段は、メッセージの一覧を表示する際に、アクション依頼のあるメッセージを強調表示する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記メッセージ情報編集手段は、メッセージを閲覧したユーザが自分に対して依頼若しくは指示されたアクションであると認識したことに応じて、当該メッセージの付加情報としてアクション被依頼者を登録する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記メッセージ情報編集手段は、アクション被依頼者として登録されているユーザからの入力に応じて、当該メッセージの付加情報としてアクションの進捗状況を登録する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記メッセージ情報編集手段は、アクション被依頼者として登録されているユーザからの入力に応じて、当該メッセージの付加情報から当該ユーザをアクション依頼者から削除する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記メッセージ情報編集手段は、付加情報中のアクション被依頼者を変更したときに、当該アクションの依頼者にその旨を通知する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記記憶手段内では、タスク毎にメッセージを管理し、
前記メッセージ内容解析手段は、アクション依頼と判定したメッセージからアクション被依頼者を特定できないときには、該当するタスクに登録されているメンバ全員をアクション被依頼者として付加情報に登録する、
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記記憶手段内では、タスク毎にメッセージを管理し、
前記メッセージ表示手段は、タスクにおける役割に応じた権限に従って表示すべきメッセージを制御する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項１３】
前記メッセージ表示手段は、タスクのリーダにはすべてのメッセージを表示し、アクション依頼者には自分が依頼したメッセージを表示し、タスクの各メンバには自分が被依頼者となっているメッセージを表示する、
ことを特徴とする請求項１２に記載の文書管理装置。
【請求項１４】
複数ユーザを受け手として送信される多数のメッセージを管理する文書管理方法であって、
ユーザから受け取ったメッセージを記憶手段に登録するメッセージ登録ステップと、
前記記憶手段に登録されている各メッセージについて、アクション依頼か否かを判定し、アクション依頼のあるメッセージについてアクション依頼の内容を抽出して付加情報として前記データベースに登録するメッセージ内容解析ステップと、
付加情報に基づいて前記記憶手段からメッセージを検索するメッセージ検索ステップと、
前記メッセージ検索ステップにおける検索結果を表示装置に表示するメッセージ表示ステップと、
ユーザからの指示に応じて前記記憶手段に登録されている付加情報を変更するメッセージ情報変更ステップと、
を具備することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】
複数ユーザを受け手として送信される多数のメッセージを管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータプログラムであって、前記コンピュータに対し、
ユーザから受け取ったメッセージを記憶手段に登録するメッセージ登録手順と、
前記記憶手段に登録されている各メッセージについて、アクション依頼か否かを判定し、アクション依頼のあるメッセージについてアクション依頼の内容を抽出して付加情報として前記記憶手段に登録するメッセージ内容解析手順と、
付加情報に基づいて前記記憶手段からメッセージを検索するメッセージ検索手順と、
前記メッセージ検索手順における検索結果を表示装置に表示するメッセージ表示手順と、
ユーザからの指示に応じて前記記憶手段に登録されている付加情報を変更するメッセージ情報変更手順と、
を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを経由してユーザ間で交換されるメッセージなどの文書を処理する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムに係り、特に、電子掲示板のように多数のユーザ間で質問とこれに対する意見若しくは回答の投稿の繰り返しという形式で交換されるメッセージの管理を行なう文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムに関する。
【０００２】
さらに詳しくは、本発明は、電子掲示板などに投稿される、多人数を受け手としたメッセージに含まれる情報を処理する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムに係り、特に、電子掲示板などに投稿される、アクション依頼を含むメッセージから必要な情報を抽出して処理する文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００３】
情報通信技術の普及に伴い、メール、電子掲示板、チャットといったさまざまなメッセージ交換システムが利用可能であり、特定又は不特定のユーザ間でネットワークを介した情報の共有が可能となっている。メールが１対１のやり取りであるのに対し、電子掲示板はあるユーザが書き込んだメッセージを参加ユーザ全員が閲覧するシステムであり、ユーザは質問文を投稿することによって幅広い意見や回答を得ることができ、常に最新の情報を入手することができ、情報の拡張性にも優れ、多くのユーザが提供する情報を全員で共有することができる。電子掲示板は、一般に、扱う分野に応じて数多くのフォーラムに分けられる。インターネットなどの広域ネットワーク上では、フォーラムの追加や消去、合併、分裂などがしばしば行なわれている。
【０００４】
電子掲示板システムに代表される電子コミュニティは、基本的には、あるユーザからの質問文の投稿と、これを閲覧した不特定のユーザからの意見や回答という形式でメッセージ交換が行なわれることから、１対１で行なわれるメールに比べ、極めて効率的に情報収集を行なうことができ、得られる情報も多岐にわたる。また、多くの場合、投稿されたメッセージの受け手は多人数であり、この点では、メーリング・リストやネットニュース、その他の仮想空間上のコミュニティも類似する。
【０００５】
この種のメッセージ交換システムでは、多岐に渡る情報が入手可能であるという利便性の反面、投稿された大量のメッセージが多人数で利用されるという正確上、メッセージ中の必要な情報が埋没してしまう危険性がある。例えば、各ユーザは自分が何らかのアクションをしなければならないメッセージを漏れなくチェックすることは、非常に煩雑な作業である。
【０００６】
また、メッセージの受け手が多人数であることから、その内容が誰宛てのものであるか、焦点がぼやける可能性がある。例えば、ユーザはメッセージに一通り目を通したとしても、誰に依頼したかが明確でないことが多く、メッセージを受け取った時点で自分へのアクション依頼か否かを瞬時に判断できないことがある。その後、他のメッセージが次々と投稿されると、メッセージは過去の１つの情報として埋没していき、依頼されたアクションを徒過してしまう事態を招来する。
【０００７】
例えば、メール・データを自動的に内容解析し、各メール・データからトピックを抽出し、その結果を分類して一覧表形式にしてユーザに通知する電子情報受信装置について提案がなされている（例えば、特許文献１を参照のこと）。しかしながら、当該装置ではメール・データがトピック毎に分類されることから、メール群全体の概要を理解することはできるものの、結局のところ、ユーザはメール・データの内容に目を通さなければ、重要な情報か否かを判断することはできない。
【０００８】
また、大量な電子メールに対して重要度を数値化若しくは優先順位付けし、重要なメールの見落としを防止する文書表示方法について提案がなされている（例えば、特許文献２を参照のこと）。しかしながら、同方法では電子メールをプライオリティ順にソートすることはできても、その順序の意味はユーザに不明確である。結局のところ、ユーザはメール・データの内容に目を通さなければ、メールに自分へのアクション依頼が含まれているか否かを判断することはできない。
【０００９】
また、電子的コミュニケーション情報に含まれるスケジュールに関係のある情報を自動的にユーザのスケジュールに反映させるスケジュール情報抽出編集装置について提案がなされている（例えば、特許文献３を参照のこと）。しかしながら、同装置では、個人のスケジュールとして管理することを前提として構成されており、受け手が多人数となるコミュニティへの投稿メッセージを好適に扱うことはできない。例えば、ユーザが自分の判断により無関係なスケジュールであると判断したときには、システム側ではそれ以上はケアすることができない。
【００１０】
また、重要なメッセージと通常の電子メールとを区別するための特別な拡張フィールドをメール・ヘッダに設けて、このヘッダ情報に基づいた制御を行なう電子メール・システムについて提案がなされている（例えば、特許文献４を参照のこと）。しかしながら、拡張フィールドによって重要メッセージの表示期間や有効期日を記述することで極めて細やかな表示制御を可能となるが、拡張フィールドを設けることと、明示的な指定を行なうことが前提となる。
【００１１】
また、電子メールと対応付けられた送信元からの返信要求の有無の情報と期日の情報と受信者から送信者への返信の有無の情報を読み出し、読み出した情報に基づいて電子メールの情報を画面へ表示させる電子メールの管理システムについて提案がなされている（例えば、特許文献５を参照のこと）。しかしながら、同システムでは、返信の有無の情報をユーザに意識させて、特定の形式で入力させることが前提となる。
【００１２】
現在、電子コミュニティは増加傾向にあり、登録されるメッセージ数が膨大になってきている。また、電子コミュニティへの投稿メッセージは、個人宛てに送付されるメッセージと異なり、読み手毎にメッセージの解釈の仕方（例えば、自分のアクション・リストであると捉えるか否か）が異なる。このため、読み手自身による取捨選択が必要となるが、メッセージを受け取った時点ではその判断がつかない、あるいは、自分に無関係と判断してしまうケースが多い。自分に無関係と判断してしまった結果、期日の遅れを発生し、業務に致命的な支障をきたしかねない。
【００１３】
大量なメッセージの理解を促進する方法は、メッセージを分類してトピック毎に一覧表示する方法、電子メールの重要度を求め重要度の高い順にソートして提示する方法、メッセージ情報をスケジュール上にマップする支援を行なう方法、電子メール内の重要メッセージを判別して提示する方法、電子メールに対して返信の有無を意識させる方法などがあるが、上述した従来技術はいずれも、大量なメッセージ群からアクション依頼のメッセージを抽出し、ユーザに適時に参照させるということはできない。
【００１４】
【特許文献１】特開２０００−３３１０１８号公報
【特許文献２】特開２００１−７５８８９号公報
【特許文献３】特開２００４−１０２５５９号公報
【特許文献４】特開２００１−１６７０１２号公報
【特許文献５】特開２００４−１１０４４４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１５】
本発明の目的は、コミュニティやメーリング・リスト、ネットニュース、電子掲示板などに投稿される、多人数を受け手としたメッセージに含まれる情報を好適に処理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムを提供することにある。
【００１６】
本発明のさらなる目的は、電子掲示板などに投稿される、アクション依頼を含むメッセージから必要な情報を抽出して好適に処理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムを提供することにある。
【００１７】
本発明のさらなる目的は、投稿されたメッセージに含まれるアクション依頼の認識漏れを防止するとともに依頼事項の進捗などを管理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１８】
本発明は、上記課題を参酌してなされたものであり、その第１の側面は、複数ユーザを受け手として送信される多数のメッセージを管理する文書管理装置であって、メッセージを記憶する記憶手段と、ユーザから受け取ったメッセージを前記記憶手段に登録するメッセージ登録手段と、前記記憶手段に登録されている各メッセージについて、アクション依頼か否かを判定し、アクション依頼のあるメッセージについてアクション依頼の内容を抽出して付加情報として前記記憶手段に登録するメッセージ内容解析手段と、付加情報に基づいて前記記憶手段からメッセージを検索するメッセージ検索手段と、前記メッセージ検索手段による検索結果を表示装置に表示するメッセージ表示手段を具備することを特徴とする文書管理装置である。
【００１９】
本発明は、ネットワーク上で交換されるメッセージを処理する文書管理装置に関するものであり、具体的には、コミュニティや、メーリング・リスト、ネットニュース、電子掲示板などに投稿されたメッセージを処理する文書管理装置である。
【００２０】
この種の電子コミュニティに投稿させるメッセージは、多人数ユーザを受け手とするという性格上、読み手自身による取捨選択が必要となる。しかしながら、メッセージを受け取った時点ではその判断がつかない、あるいは、自分に無関係と判断してしまうケースが多い。また、メッセージを閲覧した個々のユーザにメッセージの扱いを全面的に委ねると、読み手毎にメッセージの解釈の仕方が異なるため、自分のアクション・リストであると捉えるか否かといった判断がユーザ毎に区々となり、その結果として、期日の遅れを発生し、業務に致命的な支障をきたしかねない。
【００２１】
これに対し、本発明に係る文書管理装置は、メッセージ内容解析手段がコミュニティに投稿されたメッセージ内容をシステムで解析することにより、アクション依頼のメッセージであるかどうかを判定し、アクション依頼を含む場合にはその判定結果を保持するようにしている。そして、必要に応じて判定結果に基づいたメッセージを生成してユーザへの提示を行なうので、アクション依頼の認識漏れを防止することができる。
【００２２】
また、本発明に係る文書管理装置は、コミュニティや電子掲示板システムなどを運営するサーバ側で蓄積されたメッセージを対象とすることもでき、この場合、各メッセージに対して、依頼されたことを認識していること、依頼事項の進捗などをサーバ側で管理することにより、メッセージを投稿したアクション依頼側での管理を容易にすることができる。
【００２３】
前記メッセージ内容解析手段は、アクション依頼と判定したメッセージの本文からアクションの期日とアクション被依頼者を推定して、付加情報としてデータベースに登録する。具体的には、アクション依頼のあるメッセージに関するアクションの進捗状況を前記記憶手段内の付加情報に登録するようになっている。
【００２４】
また、前記メッセージ検索手段は、付加情報に基づいて期日を徒過し又は期日が迫ったメッセージを検索し、その検索結果を例えばアラート・メールなどによってユーザに通知するようになっている。
【００２５】
また、前記メッセージ表示手段は、メッセージ一覧を表示する際に、アクション依頼のあるメッセージを強調表示して、ユーザに喚起を促すようになっている。
【００２６】
また、ユーザは、メッセージを閲覧したユーザが自分に対して依頼若しくは指示されたアクションであると認識したときには、前記メッセージ情報編集手段を通じて、当該メッセージの付加情報としてアクション被依頼者を登録することができる。
【００２７】
また、アクション被依頼者として登録されているユーザは、前記メッセージ情報編集手段を通じて、当該メッセージの付加情報としてアクションの進捗状況を登録することができる。
【００２８】
本発明に係る文書管理装置は、電子コミュニティなどに投稿されたメッセージ群をタスク毎に分類して管理している。前記メッセージ内容解析手段は、アクション依頼と判定したメッセージからアクション被依頼者を特定できないこともあるが、このような場合には、該当するタスクに登録されているメンバ全員をアクション被依頼者として付加情報に登録するようにすればよい。
【００２９】
そして、アクション被依頼者として登録されているユーザは、自分が被依頼者ではないと判断したときには、前記メッセージ情報編集手段を通じて、当該メッセージの付加情報から当該ユーザをアクション依頼者から削除すればよい。また、このような場合には、当該アクションの依頼者にその旨を通知するようにする。
【００３０】
また、前記メッセージ表示手段は、タスクにおける役割に応じた権限に従って表示すべきメッセージを制御することができる。具体的には、タスクのリーダにはすべてのメッセージを表示し、アクション依頼者には自分が依頼したメッセージを表示し、タスクの各メンバには自分が被依頼者となっているメッセージを表示するようにする。
【００３１】
また、本発明の第２の側面は、複数ユーザを受け手として送信される多数のメッセージを管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータプログラムであって、前記コンピュータに対し、ユーザから受け取ったメッセージを記憶手段に登録するメッセージ登録手順と、前記記憶手段に登録されている各メッセージについて、アクション依頼か否かを判定し、アクション依頼のあるメッセージについてアクション依頼の内容を抽出して付加情報として前記記憶手段に登録するメッセージ内容解析手順と、付加情報に基づいて前記記憶手段からメッセージを検索するメッセージ検索手順と、前記メッセージ検索手順における検索結果を表示装置に表示するメッセージ表示手順と、ユーザからの指示に応じて前記記憶手段に登録されている付加情報を変更するメッセージ情報変更手順を実行させることを特徴とするコンピュータプログラムである。
【００３２】
本発明の第２の側面に係るコンピュータプログラムは、コンピュータ・システム上で所定の処理を実現するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータプログラムを定義したものである。換言すれば、本発明の第２の側面に係るコンピュータプログラムをコンピュータ・システムにインストールすることによって、コンピュータ・システム上では協働的作用が発揮され、本発明の第１の側面に係る文書管理装置と同様の作用効果を得ることができる。
【発明の効果】
【００３３】
本発明によれば、コミュニティやメーリング・リスト、ネットニュース、電子掲示板などに投稿される、多人数を受け手としたメッセージに含まれる情報を好適に処理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムを提供することができる。
【００３４】
また、本発明によれば、電子掲示板などに投稿される、アクション依頼を含むメッセージから必要な情報を抽出して好適に処理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムを提供することができる。
【００３５】
また、本発明によれば、投稿されたメッセージに含まれるアクション依頼の認識漏れを防止するとともに依頼事項の進捗などを管理することができる、優れた文書管理装置及び文書管理方法、並びにコンピュータプログラムを提供することができる。
【００３６】
本発明によれば、電子掲示板などのシステムに投稿された各メッセージからアクション事項を自動的に抽出してまとめることができ、さらにメッセージ群から抽出されたアクション依頼のメッセージをユーザに適時に参照させることができる。したがって、メッセージに含まれるアクション依頼の抜け漏れを確認することにより、各種電子コミュニティを利用した効率的な業務の円滑な進行を支援することができる。
【００３７】
本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施形態や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３８】
以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について詳解する。
【００３９】
本発明は、ネットワーク上で交換されるメッセージを処理する文書管理装置に関するものであり、具体的には、コミュニティや、メーリング・リスト、ネットニュース、電子掲示板などに投稿されたメッセージを処理する文書管理装置である。
【００４０】
この種の電子コミュニティに投稿させるメッセージは、多人数ユーザを受け手とするという性格上、読み手自身による取捨選択が必要となる。しかしながら、メッセージを受け取った時点ではその判断がつかない、あるいは、自分に無関係と判断してしまうケースが多い。また、メッセージを閲覧した個々のユーザにメッセージの扱いを全面的に委ねると、読み手毎にメッセージの解釈の仕方が異なるため、自分のアクション・リストであると捉えるか否かといった判断がユーザ毎に区々となり、その結果として、期日の遅れを発生し、業務に致命的な支障をきたしかねない。
【００４１】
そこで、本発明に係る文書管理装置では、コミュニティに投稿されたメッセージ内容をシステムで解析することにより、アクション依頼のメッセージであるかどうかを判定し、アクション依頼を含む場合にはその判定結果を保持するようにしている。そして、必要に応じて判定結果に基づいたメッセージを生成してユーザへの提示を行なうことで、アクション依頼の認識漏れを防止するようにしている。
【００４２】
また、本発明に係る文書管理装置は、コミュニティや電子掲示板システムなどを運営するサーバ側で蓄積されたメッセージを処理対象とすることもできる。この場合、各メッセージに対して、依頼されたことを認識していること、依頼事項の進捗などをサーバ側で管理することにより、メッセージを投稿したアクション依頼側での管理を容易にすることができる。
【００４３】
図１には、本発明の一実施形態に係る文書管理装置１００の機能的構成を模式的に示している。図示の文書管理装置１００は、メッセージ登録部１０１と、メッセージ表示部１０２と、メッセージ検索部１０３と、メッセージ情報格納部１０４と、メッセージ内容解析部１０５と、メッセージ情報編集部１０６を備えている。当該装置１００のユーザは、例えば、アクションの依頼者やアクションの実施者など、メッセージ登録ユーザや、チーム・リーダなどである。文書管理装置１００は、例えば、パーソナル・コンピュータのような一般的な計算機システム上で所定のサーバ・アプリケーションを実行するという形態で実現することができる。
【００４４】
メッセージ登録部１０１は、インターネットなどの広域ネットワーク上で、不特定多数のユーザに対して提供されるコミュニケーション場で投稿されたメッセージを、データベースに登録するようになっている。
【００４５】
ここで言うコミュニケーション場は、電子コミュニティや、メーリング・リスト、ネットニュース、電子掲示板といった、大量のメッセージを扱うシステムであり、１つのメッセージを多人数で利用されるという性質を持つ。例えば電子掲示板の場合、あるユーザからの質問文の投稿と、これを閲覧した不特定のユーザからの意見や回答という形式でメッセージ交換が行なわれ、ユーザが書き込んだメッセージをすべての参加ユーザが閲覧することができる。掲示板上では、ユーザは質問文を投稿することによって幅広い意見や回答を得ることができ、常に最新の情報を入手することができ、情報の拡張性にも優れ、多くのユーザが提供する情報を全員で共有することができる。ここで言うタスクとは、不特定のユーザだけでなく、例えば、タスク毎のユーザとしてリーダ、メンバ、オブザーバなどの役割を設定することが可能なコミュニケーション場である。
【００４６】
メッセージ表示部１０２は、通常のタスク毎のメッセージ・リストを表示したり、アクション・リストを、時系列的にまとめたリスト形式、特定のタスクに関するメッセージを一覧するリスト形式といった具合に、さまざまな形式で表示したりする。また、それぞれのリスト表示画面において、アクション依頼項目やメッセージ項目は、メッセージ情報の編集など関連する他のページへのリンクが張られている（後述）。
【００４７】
メッセージ検索部１０３は、表示するメッセージを、メッセージを登録しているデータベースから検索する。
【００４８】
メッセージ情報格納部１０４は、電子コミュニティで投稿されたメッセージを登録するデータベースなどで構成される。
【００４９】
メッセージ内容解析部１０５は、メッセージ情報格納部１０４に格納されている登録メッセージに対して自然言語処理などを適用してその内容を解析し、メッセージ・タイプの判定を行なう。ここで、アクション依頼のメッセージと判定された場合、その期日も含めて、各メッセージの付加的な情報として、メッセージのデータベースへ格納する。さらに、メッセージを解析して誰宛てのアクション依頼であるかを判定することができた場合は、アクションの被依頼者として各メッセージに登録する。あるいは、誰宛てのアクション依頼であるかを判定不能であれば、タスクのメッセージ受信者（タスクのメンバ全員）をアクションの被依頼者として各メッセージに登録する。
【００５０】
メッセージ情報編集部１０６は、メッセージ内容解析部による自動判別などによってメッセージに付加された情報の編集・修正を行なう。
【００５１】
図２には、図１に示した文書管理装置１００において実施されるメッセージ内容の解析処理の概略的な手順をフローチャートの形式で示している。
【００５２】
まず、データベースすなわちメッセージ情報格納部１０４に格納されたメッセージを読み込む（ステップＳ１）。メッセージ解析を実行するタイミングは、メッセージが格納される時点、あるいは定期的にデータベースへアクセスして実施するなどが考えられる。
【００５３】
そして、読み込んだメッセージの内容から、メッセージ・タイプ、関連する期日、アクション実施者情報などの付加情報の抽出を行なう（ステップＳ２）。
【００５４】
メッセージ内容の解析方法として、例えば以下を挙げることができる。
【００５５】
（１）あらかじめメッセージ・タイプとそれに関連する用語を含むメッセージをメッセージ・タイプとする。
（２）形態素解析あるいは構文解析などを行ない、期日や被依頼者などの情報を特定又は推定する。
【００５６】
方法（１）の場合、メッセージ情報編集部１０６により人手で付加情報を登録することも考えられる。表１には、アクション依頼メッセージを判定するための文字列のパターン例を示している。
【００５７】
【表１】
2007199768.tif 000003
【００５８】
図３〜図５には、表１に示した文字列パターンを用いてメッセージのパターンマッチを行ない、付加情報を抽出する様子を示している。図３に示す例では、「ください」という文字列パターンを基にメッセージ・タイプをアクションの依頼／指示と推定し、「までに」という文字列パターンからその期日を２００５年３月１１日と推定している。また、図４に示す例では、「すること」という文字列パターンからメッセージ・タイプをアクションの依頼／指示と推定し、「に」という文字列パターンからその期日を今週と推定している。期日として絶対的な日時ではなく「今週」あるいは「明日」などの表現がなされているときには、メッセージ登録日時から絶対的な日時を算出している（期日などの時間に関する解析ができないメッセージに関しては、データベースには「不明」などとマークしておき、後でメッセージ情報編集部１０６を介して人手により情報を補足することができる）。また、図５に示す例では、「日時」、「場所」、「開催」という文字列パターンからメッセージ・タイプをイベントと推定するとともに、その期日を２００５年３月３１日と推定している。
【００５９】
そして、このように抽出された付加情報は、各メッセージに関する付加情報としてデータベースに登録する（ステップＳ３）。
【００６０】
表２には、各メッセージの格納情報のスキーマ例を示している。同表において、右側から４番目までのカラムはメッセージ登録時にメッセージから直接抽出される属性情報であり、５番目以降のカラムは、ステップＳ２において抽出された付加情報を格納するフィールドである。
【００６１】
【表２】
2007199768.tif 000004
【００６２】
また、メッセージ解析の結果、そのタイプがアクションの依頼である場合には、被依頼者や期日、その進捗状況などを別途管理するようになっている。表３には、アクション依頼メッセージに関する付加情報を格納するスキーマ例を示している。本実施形態に係る文書管理装置１００は、同表に示す情報を用いて、アクション依頼者やチーム・リーダなどがアクション依頼の状態などを確認することができる。
【００６３】
【表３】
2007199768.tif 000005
【００６４】
本実施形態に係る文書管理装置１００は、コミュニティに投稿されたメッセージ内容をシステムで解析することにより、アクション依頼のメッセージであるかどうかを判定し、アクション依頼を含む場合にはその判定結果を保持する。そして、必要に応じて判定結果に基づいたメッセージを生成してユーザへの提示を行なうことで、アクション依頼の認識漏れを防止するように動作する。以下では、文書管理装置１００の動作例について説明する。
【００６５】
動作例１：
メッセージ内容解析部１０５は、データベースからメッセージを取り出してその内容を解析し、アクション依頼（依頼や指示、イベント開催など）か否かを判定する。その解析結果から、アクション依頼のメッセージである場合、依頼や指示の期日、イベント開催日時などがあれば抽出し、メッセージの付加情報として、アクション依頼であることを示す属性、アクション依頼に関する時間情報属性をデータベースに登録する（表２を参照のこと）。
【００６６】
そして、ユーザが当該文書管理装置１００にアクセスしたときに、例えばメッセージ表示部１０２のトップページに、「ｘｘの依頼／指示／イベント」（ｘｘは、「本日」、「今週」、「今月」など）として、メッセージのデータベースからリストアップして表示する。あるいは、トップページに直接表示するのではなく、トップページからのリンク情報を表示するようにしてもよい。
【００６７】
動作例２：
また、メッセージ表示部１０２を介してアクション依頼のメッセージの内容を提示することに加えて、メッセージ検索部１０３は、あるタイミングに到達した（例えば、期日まで所定時間以内となった）メッセージをメッセージ情報格納部１０４のデータベースから検索し（例えば、表２から検索し）、依頼／指示／イベントなどを記述したメッセージ・リストをアラート・メールとして通知する。
【００６８】
動作例３：
また、メッセージ表示部１０２でメッセージを表示する際に、メッセージ内容解析部１０５により付加された情報を、メッセージのタイトルに付加して「＊＊＊依頼＊＊＊」、「＊＊＊指示＊＊＊」などの強調表示を行なって（図６を参照のこと）、ユーザ（アクションの被依頼者）に注意を促すようにする。
【００６９】
動作例４：
ユーザが、メッセージ表示部１０２を介してメッセージを閲覧し、それを自分に対して依頼若しくは指示されたアクションであると認識したときに、メッセージ情報編集部１０６を介して、そのメッセージの付加情報として設けた「依頼／指示の対象者」として書き込む（表３を参照のこと）。また、アクションの被依頼者であるユーザは、依頼に対して何らかのアクションをとった後は、その進捗に関する情報を、メッセージ情報編集部１０６を通してメッセージ情報格納部１０４内のデータベースに書き込む。
【００７０】
これによって、アクションの依頼者は、ある特定のメッセージに対して、データベースから表３を参照することでアクション依頼状況を確認して、アクション依頼が受理されているか、誰に受理されているか、その進捗状況がどうなっているかを容易に管理することができる。
【００７１】
また、メッセージ内容解析部１０５によって追加された付加情報をメッセージ情報編集部１０６で修正することで、文書管理装置１００により自動判定した情報の誤りを防止するようにする。
【００７２】
動作例５：
また、アクションの依頼者自身がアクションの依頼状況を確認できる他、指定した特定の人物に関するアクション項目をメッセージ検索部１０３がメッセージ情報格納部１０４内のデータベースから検索して、メッセージ表示部１０２を介して提示することができる。
【００７３】
例えば、チーム・リーダは、自分のタスクのメンバが担当しているアクション依頼をリストアップし、誰がどのようなアクションを抱えているのかを把握することができる。
【００７４】
動作例６：
メッセージ表示部１０２でメッセージ一覧を表示する際、アクション依頼のあるメッセージのタイトルを強調表示する点は既に述べた。さらに、メッセージ検索部１０３は、期日が過ぎてしまった（若しくは期日が迫った）アクション依頼を含むメッセージをデータベースから検索して、アクションの依頼者に通知することができる。
【００７５】
動作例７：
メッセージ内容解析部１０５が各メッセージの内容を解析し、アクション依頼のメッセージに関して期日やアクションの被依頼者などを付加情報としてデータベースに登録する点は既に述べた。
【００７６】
これに対して、各ユーザは、メッセージ表示部１０２を通じて自分に関連のあるアクション項目を閲覧した際、あるいはアラート・メールを受け取ったときに、自分に関係のないアクションであると判断した場合には、メッセージ情報編集部１０６を通して、その情報を自分のリストから削除することができる。また、アクションの被依頼者の削除が行なわれたときには、アクション依頼者にその旨の通知を行なう。
【００７７】
動作例８：
メッセージ内容解析部１０５は、各メッセージを解析してアクション依頼か否かを判定するが、アクション依頼と判定した場合には、期日を抽出するとともに、誰に対するメッセージであるかを判定して、被依頼者も併せて付加情報としてメッセージ情報格納部１０４内のデータベースに登録する（表３を参照のこと）。例えば、メッセージ本文中に「○○さんへ」、「△△さんお願いします」といった直接的な表現がある場合には、容易に個人を特定することができる。また、アクションの被依頼者を特定できない場合には、当該タスクに登録されているメンバ全員を被依頼者と判断する。この場合、動作例７でも述べたように、各ユーザは自分に関係ないと判断したときには、メッセージ情報編集部１０６を通じて人手で情報の削除を行なうことができる。
【００７８】
なお、上記の各動作において、参照可能なアクション・リストのアクセス権評価は、メッセージのアクセス権とする。これによって、メッセージ内容の公開内容を制御することも考えられる。例えば、タスク毎にアクセス権情報が定義される電子コミュニティにおいては、アクション項目内容の表示制御を行なうことができる。
【００７９】
このように、本実施形態に係る文書管理装置１００によれば、電子コミュニティに不特定ユーザ宛てに投稿される多数のメッセージを解析し、アクション依頼を自動判別して管理するとともに、メッセージ表示部１０２を通じてアクション・リストを表示することで、各ユーザは、アクション依頼の徒過を防いで、電子コミュニティを利用した効率的な業務の進行を支援することができる。
【００８０】
メッセージ表示部１０２は、通常のタスク毎のメッセージ・リストを表示したり、アクション・リストを、時系列的にまとめたリスト形式、特定のタスクに関するメッセージを一覧するリスト形式といった具合に、さまざまな形式で表示したりする。また、それぞれのリスト表示画面において、アクション依頼項目やメッセージ項目は、メッセージ情報の編集など関連する他のページへのリンクが張られている。
【００８１】
図７には、メッセージ表示部１０２がトップページとして表示するアクション・リストの構成例を示している。図示の例では、本日のアクション、明日のアクションといった具合に、まず緊急性の高いアクション依頼を表示した後、今週のアクション、来週のアクション、それ以降のアクションという具合に、すべてのアクション依頼へのリンクを提供している。
【００８２】
例えば、あるユーザＡが文書管理装置１００にログインすると、メッセージ検索部１０３がデータベースを検索して、当該ユーザに関連のあるアクション依頼を抽出して、これをＴＯＤＯリストに含む個人のポータル・ページを生成し、メッセージ表示部１０２で表示する（図８を参照のこと）。
【００８３】
このポータル・ページのＴＯＤＯリスト内で、ユーザＡが特定のタスクを選択すると、当該タスクに関するメッセージの一覧が表示される（図９を参照のこと）。図６を参照しながら説明したように、メッセージを表示する際には、メッセージ内容解析部１０５により付加された情報を、メッセージのタイトルに付加して強調表示を行なうようになっており（前述）、ユーザＡは自分が被依頼者となるアクションを見落とすことはない。
【００８４】
このＴＯＤＯのタスク・ページでは、タスクのリーダ、ＴＯＤＯ依頼者、メンバなど、アクセスする人の権限に応じて表示若しくは操作可能な項目を変えて表示を制御することができる。
【００８５】
リーダ：すべてのＴＯＤＯ項目
依頼者：自分が依頼した項目のみ
メンバ：自分が被依頼者となっている項目のみ
【００８６】
ここで、タスク・ページ内のメッセージ・リスト上で特定のメッセージを選択すると、それに対する返信するためのメッセージの編集画面に遷移する（図１０を参照のこと）。勿論、返信メッセージだけでなく、新規メッセージを追加することもできる。そして、メッセージの投稿を終えると、図９に示したようなタスク・ページに戻るが、メッセージ・リストには追加メッセージが反映される。
【００８７】
また、ユーザＡがタスク・ページのＴＯＤＯリスト中から特定のアクション依頼項目を選択すると、その進捗状況を確認する画面に遷移する（図１１を参照のこと）。この画面上では、該当タスクのリーダ、ＴＯＤＯ依頼者、あるいは各メンバによって進捗状況の確認を行なうとともに、被依頼者の追加や削除などの操作を行なうことができる。
【産業上の利用可能性】
【００８８】
以上、特定の実施形態を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施形態の修正や代用を成し得ることは自明である。
【００８９】
本発明は、電子コミュニティやメーリング・リスト、ネットニュース、電子掲示板といった、大量のメッセージを扱うとともに各メッセージが多人数で利用される性質を持つさまざまな文書管理システムに対して好適に適用することができ、メッセージに含まれるアクション依頼の抜け漏れを確認することにより、各種電子コミュニティを利用した効率的な業務の円滑な進行を支援することができる。
【００９０】
要するに、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、本明細書の記載内容を限定的に解釈するべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲を参酌すべきである。
【図面の簡単な説明】
【００９１】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理装置１００の機能的構成を模式的に示した図である。
【図２】図２は、図１に示した文書管理装置１００において実施されるメッセージ内容の解析処理の概略的な手順を示したフローチャートである。
【図３】図３は、表１に示した文字列パターンを用いてメッセージのパターンマッチを行ない、付加情報を抽出する様子を示した図である。
【図４】図４は、表１に示した文字列パターンを用いてメッセージのパターンマッチを行ない、付加情報を抽出する様子を示した図である。
【図５】図５は、表１に示した文字列パターンを用いてメッセージのパターンマッチを行ない、付加情報を抽出する様子を示した図である。
【図６】図６は、アクション依頼のあるメッセージを強調表示したメッセージ一覧の表示例を示した図である。
【図７】図７は、メッセージ表示部１０２がトップページとして表示するアクション・リストの構成例を示した図である。
【図８】図８は、ユーザがログインしたときに提示されるポータル・ページの構成例を示した図である。
【図９】図９は、ユーザの特定のタスクに関するメッセージを一覧するタスク・ページの構成例を示した図である。
【図１０】図１０は、タスク・ページからリンクされる、メッセージ追加ページの構成例を示した図である。
【図１１】図１１は、タスク・ページのＴＯＤＯリスト中のアクション依頼項目からリンクされる、ＴＯＤＯの進捗確認／進捗インプット画面の構成例を示した図である。
【符号の説明】
【００９２】
１００…文書管理装置
１０１…メッセージ登録部
１０２…メッセージ表示部
１０３…メッセージ検索部
１０４…メッセージ情報格納部
１０５…メッセージ内容解析部
１０６…メッセージ情報編集部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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