(57)【要約】【課題】会議に関する情報の管理を簡易な操作で行なうことができる会議支援装置、会議支援方法及びプログラムを提供する。【解決手段】情報を記憶する情報記憶装置に接続される会議支援装置であって、会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得し、当該取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、会議資料を格納するべき資料格納領域を、情報記憶装置内に形成し、資料格納領域が、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供される。【選択図】図１
2007164558.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報を記憶する情報記憶装置に接続され、
会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得する会議管理情報取得手段と、
前記取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、前記会議資料を格納するべき資料格納領域を、前記情報記憶装置内に形成させる資料格納領域形成手段と、
を含み、
前記資料格納領域が、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供されることを特徴とする会議支援装置。
【請求項２】
請求項１に記載の会議支援装置であって、
前記会議資料を格納するべき資料格納領域に締め切り時期の情報を関連づけて記憶し、
前記会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理は、当該締め切り時期以前において、会議資料が格納されていない場合に、その旨を報知する処理であることを特徴とする会議支援装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の会議支援装置であって、
前記会議は断続的に複数回開催される会議であり、
第ｎ回目の会議に係る会議管理情報に基づいて、第ｎ＋１回目の会議に係る会議管理情報を生成する手段をさらに含むことを特徴とする会議支援装置。
【請求項４】
請求項３に記載の会議支援装置であって、
前記第ｎ回目の会議に係る会議管理情報に基づいて、第ｎ＋１回目の会議に係る会議管理情報を生成する手段は、予め定められている、第ｎ回目の会議に係る会議管理情報に含まれる各項目ごとの承継条件を参照して、第ｎ回目の会議に係る会議管理情報の少なくとも一部を、第ｎ＋１回目の会議に係る会議管理情報に複写し、または、関連づけることを特徴とする会議支援装置。
【請求項５】
情報を記憶する情報記憶装置に接続されるコンピュータに、
会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得する工程と、
前記取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、前記会議資料を格納するべき資料格納領域を、前記情報記憶装置内に形成させる資料格納領域形成工程と、
を実行させ、
前記資料格納領域が、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供されることを特徴とする会議支援方法。
【請求項６】
情報を記憶する情報記憶装置に接続されるコンピュータに、
会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得する手順と、
前記取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、前記会議資料を格納するべき資料格納領域を、前記情報記憶装置内に形成させる手順と、
を実行させ、
前記資料格納領域を、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議に関する情報を管理する会議支援装置、会議支援方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会議においては、その中で議論された議題や、会議参加者が次に実行すべき作業項目、次回の会議までに準備すべき資料など、会議終了後も管理すべき様々な情報が発生する。
【０００３】
このような情報を管理する手段として、一般に業務において実行すべき作業項目や準備すべき資料などを管理する技術である、ワークフローシステム（例えば特許文献１及び２参照）がある。
【特許文献１】特開２００３−２５６６２７号公報
【特許文献２】特開２００４−２２０５２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、こうしたワークフローシステムは定型的な業務フローに沿って行われる業務管理には向いているが、会議は必ずしも定型的なものではなく、議事の結果に応じて管理対象となる情報が様々に変化するものである。このため、従来一般のワークフローシステムでは対応が難しいうえ、無理に適合させて利用しようとすれば、例えば会議に関する情報を、会議の都度個別に管理するなどの必要があって、操作性が低い。
【０００５】
本発明は上記実情に鑑みてなされたものであって、その目的の一つは、会議に関する情報の管理を簡易な操作で行なうことができる会議支援装置、会議支援方法及びプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するための本発明に係る会議支援装置は、情報を記憶する情報記憶装置に接続され、会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得する会議管理情報取得手段と、前記取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、前記会議資料を格納するべき資料格納領域を、前記情報記憶装置内に形成させる資料格納領域形成手段と、を含み、前記資料格納領域が、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供されることを特徴とする。
【０００７】
これにより、資料格納領域を用いて会議に関して準備を要する会議資料の管理を行うことで、ユーザにとって共通する手法で容易に会議資料を管理することができ、利便性を向上できる。
【０００８】
また、前記会議資料を格納するべき資料格納領域に締め切り時期の情報を関連づけて記憶し、前記会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理は、当該締め切り時期以前において、会議資料が格納されていない場合に、その旨を報知する処理であることとしてもよい。
【０００９】
さらに、前記会議は断続的に複数回開催される会議であり、第ｎ回目の会議に係る会議管理情報に基づいて、第ｎ＋１回目の会議に係る会議管理情報を生成する手段をさらに含んでもよい。この場合、前記第ｎ回目の会議に係る会議管理情報に基づいて、第ｎ＋１回目の会議に係る会議管理情報を生成する手段は、予め定められている、第ｎ回目の会議に係る会議管理情報に含まれる各項目ごとの承継条件を参照して、第ｎ回目の会議に係る会議管理情報の少なくとも一部を、第ｎ＋１回目の会議に係る会議管理情報に複写し、または、関連づけてもよい。
【００１０】
また、本発明の一態様は、会議支援方法であって、情報を記憶する情報記憶装置に接続されるコンピュータに、会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得する工程と、前記取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、前記会議資料を格納するべき資料格納領域を、前記情報記憶装置内に形成させる資料格納領域形成工程と、を実行させ、前記資料格納領域が、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供されることを特徴としている。
【００１１】
さらに本発明の別の態様は、情報を記憶する情報記憶装置に接続されるコンピュータに実行されるプログラムであって、会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報を含んだ会議管理情報を取得する手順と、前記取得した会議管理情報に含まれる会議資料特定情報を参照し、前記会議資料を格納するべき資料格納領域を、前記情報記憶装置内に形成させる手順と、を実行させ、前記資料格納領域を、当該資料格納領域内に会議資料が格納されているか否かに基づく所定処理に供させることを特徴としている。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。本発明の一実施形態に係る会議支援装置１０は、図１に示すように、制御部１１、記憶部１２、操作部１３及び表示部１４を含んで構成されている。また、この会議支援装置１０は、情報を記憶する情報記憶装置としてのストレージ装置３０に接続されている。さらに会議支援装置１０は、通信ネットワーク等を介して会議参加者の所有するパーソナルコンピュータ等の情報端末と接続されていてもよい。
【００１３】
ここで制御部１１は、ＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。制御部１１が実行する処理の内容については、後に詳しく述べる。
【００１４】
記憶部１２は、例えばＲＡＭやＲＯＭ等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体を含む。またこの記憶部１２はハードディスク等の記憶媒体を含んで構成されてもよい。この記憶部１２には、制御部１１によって実行されるプログラムが格納される。またこの記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。
【００１５】
操作部１３は、例えばキーボードやマウス等であって、ユーザからの指示操作を受け付けて、当該指示操作の内容を制御部１１に対して出力する。また、表示部１４は、例えばディスプレイ等であって、制御部１１からの出力に基づいて情報を表示する。
【００１６】
ストレージ装置３０は、例えばハードディスク等のディスクデバイスを含んで構成される。このストレージ装置３０は、会議支援装置１０による管理対象となる会議資料等の会議に関する情報を格納する。なお、ここではストレージ装置３０が、会議支援装置１０とは別体の装置として、通信ネットワーク等を介して会議支援装置１０と接続されるファイルサーバ等として動作するものとしているが、これに限られず、ストレージ装置３０は会議支援装置１０の筐体内に内蔵されてもよい。さらに、単独のディスクデバイスでなくともよく、複数のディスクデバイスを含むものであってもよい。
【００１７】
本実施の形態の会議支援装置１０では、利用者が各会議において、管理の対象としたいと考える情報項目を、会議管理項目として列挙する。本実施の形態では、この会議管理項目のリストを例えば文字列で記述した項目記述情報をユーザが生成する。会議支援装置１０では、この項目記述情報に基づいて、議決の結果、ある期限までに用意するべきこととなった資料の格納場所を、ストレージ装置３０内に生成するなどの処理を行うとともに、当該期限までに生成した格納場所に資料が格納されたか否かを監視する処理を実行する。
【００１８】
すなわち本実施の形態の会議支援装置１０は、機能的には、図２に示すように、項目記述情報生成部２１、格納領域生成部２２、会議管理情報生成部２３、ドキュメント格納部２４及び会議情報監視部２５を含んで構成されている。これらの機能は、例えば記憶部１２に記憶されたプログラムを制御部１１が実行することで実現できる。
【００１９】
項目記述情報生成部２１は、操作部１３から入力されるユーザの指示操作に応じて、開催される会議に対応する項目記述情報を生成し、記憶部１２に保持する。ここで項目記述情報は、既に述べたように、管理の対象としたいと考える情報項目を、会議管理項目として列挙したものである。なお、会議管理項目としては、例えば会議名、会議回数、開催日時、議題（アジェンダ）、会議参加者、会議資料、会議後作業項目（アクションアイテム）、次回開催日時、議事録、会議ログ等である。
【００２０】
また、この項目記述情報生成部２１は、ユーザの項目記述情報の変更指示に従って、記憶部１２に保持されている項目記述情報を更新して、記憶部１２に格納する。項目記述情報は例えばテキストデータで記述されるものでよく、その場合、更新はテキストデータを書き換える処理として実現できる。
【００２１】
格納領域生成部２２は、項目記述情報が記憶部１２に保持されるタイミングや、記憶部１２に保持されている項目記述情報が変更されるタイミングで、当該保持された項目記述情報を処理の対象として、格納領域を生成する処理を開始する。格納領域生成部２２は、処理対象となった項目記述情報に記述された会議管理項目の各々について格納領域をストレージ装置３０内に形成する。ここで格納領域生成部２２は、仮想的には図３に示すように、会議ごとに生成される会議ディレクトリ（図ではアナロジーとしてフォルダで表す）以下に、各会議管理項目に対応する各ディレクトリを生成する。
【００２２】
この格納領域の生成は、実際には、図４に示すように各会議を特定する情報（会議識別子）をキーとして、会議管理項目に関するエントリーを設定したテーブルを、データベース内に生成することで実現できる。
【００２３】
会議管理情報生成部２３は、項目記述情報が記憶部１２に格納されたタイミングや、記憶部１２に保持されている項目記述情報が変更されるタイミングで、当該項目記述情報を参照し、格納された項目記述情報に関連づけて記述されている各会議管理項目に係るデータの収集処理を行なう。そして対応する格納領域に各データを格納し、会議管理情報を生成する。
【００２４】
具体例として、例えば「商品Ａ開発プロジェクト」に関する会議が３回開催されるとする。このとき、ユーザは、
・会議名
・会議回数
・開催日時
・参加者
の会議管理項目を記述した項目記述情報を生成する。また、会議名に「商品Ａ開発プロジェクト」の文字列を関連づけ、また、会議回数には「３」の数値を関連づけておく。この関連づけは、例えば、
・会議名：「商品Ａ開発プロジェクト」
・会議回数：３
のように、予め定めた結合子（ここではコロン）で関連づけの対象を連結しておけばよい。ユーザは、この生成した項目記述情報を記憶部１２に格納する。
【００２５】
格納領域生成部２２は、この項目記述情報を参照して、例えば会議名を会議識別子として取得する。また、会議名には開催回数を表す文字列（ここでは初回なので第１回）を付しておく。そして、会議識別子に関連づけて、開催回数の文字列を付した会議名、会議回数、開催日時、参加者の各エントリーを設定したテーブル（会議マスタ）を生成する。
【００２６】
また、会議管理情報生成部２３が、項目記述情報を参照して、会議管理項目のうち具体的なデータ（文字列や数値等）の関連づけられている会議管理項目を見いだし、各会議管理項目にかかるデータの収集処理を実行する。ここでの例では、会議名と会議回数に具体的なデータが関連づけられているので、これらのデータを取得して、それぞれの会議管理項目の格納領域に、対応するデータを格納する。
【００２７】
また、本実施の形態の会議管理情報生成部２３は、取得したデータを利用して、予め定められた処理を実行してもよい。例えば、会議回数のデータを取得した場合に、各回の会議に対応する会議テーブルを生成してもよい。この例では、会議マスタとして第１回目の会議の会議管理情報を格納するテーブルが設定されているので、全３回の会議のうち、残りの２回分の会議管理情報を格納するテーブルを生成する処理を行う。本実施の形態において特徴的なことの一つは、この会議管理情報生成部２３が、直接、ストレージ装置３０内に格納したデータベースに、テーブルを生成して格納するのではなく、各会議に対応する項目記述情報を生成して、記憶部１２に格納することである。
【００２８】
このとき、会議管理情報生成部２３は、会議マスタの元となった項目記述情報を基準として参照して、各会議管理項目ごとに予め定められた承継条件に基づいて、会議回数に相当する数だけ（この場合は最初の回を除く２回分）の項目記述情報を生成し、記憶部１２に格納する。
【００２９】
ここで承継条件は、
（１）完全承継、すなわち、基準として参照する項目記述情報と、それに関連するデータとをそのまま複写して記述する条件と、
（２）部分承継、すなわち、基準として参照する項目記述情報はそのまま記述するが、それに関連するデータについては、承継するべき旨が定められているデータのみ複写する条件と、
（３）変更承継、すなわち、基準として参照する項目記述情報はそのまま記述するが、関連するデータについては承継しない条件と、
（４）条件承継、すなわち、基準として参照する項目記述情報はそのまま記述するが、それに関連するデータについては、あらかじめ定められた条件を満足するデータのみを複写する条件と、
いった種々の承継態様を設定し得る。
【００３０】
例えば、会議名は完全承継するべきであるが、参加者はコアメンバ（中核となるメンバ）以外は、自由に参加／脱退が可能である場合があり、こうした場合はコアメンバについて承継すべき旨を設定し、それ以外のメンバについては承継するべき旨の設定を行わないようにして、部分承継を行わせることが好ましい。
【００３１】
さらに資料などのドキュメントは、改訂されることが期待され、従って前回の会議のものとは異なるものとする必要がある。この場合は変更承継の態様を採り得る。また、アクションアイテムでは、いわゆるＴｏＤｏと同じように、作業を完了したか否かを表す属性情報がデータごとに関連づけられることが多く、この場合、作業を完了していないデータのみを次の会議に持ち越すことが好ましい。このときには条件承継の態様が適しているといえる。
【００３２】
ここでは、これらの承継態様は、会議管理項目ごとに予め設定されているものとする。会議管理情報生成部２３は、こうして予め設定されている承継態様に従って、第２回、第３回…の会議に対応する項目記述情報を生成し、記憶部１２に格納する。
【００３３】
ここでの例では、第２回、第３回のそれぞれについて
・会議名：「商品Ａ開発プロジェクト」，第２回
・会議回数：３
・開催日時
・参加者
及び、
・会議名：「商品Ａ開発プロジェクト」，第３回
・会議回数：３
・開催日時
・参加者
との内容を記述した項目記述情報を生成して記憶部１２に格納する。すると、格納領域生成部２２がこれらの項目記述情報に従って各テーブルを生成し、また会議管理情報生成部２３が項目記述情報に示されているデータを取得して各テーブルの対応する会議管理項目に、対応するデータを設定する。
【００３４】
また、ユーザは会議の開催時ないし、開催の後、会議参加者や、議決の内容に従って、会議に関する項目記述情報を書き替える操作を行う。
【００３５】
例えばユーザは、会議管理項目のうち参加者の項目に、会議参加者のデータを関連づける。また、議決された事項に従って、作成されるべき資料に係る会議管理項目や、実行するべきアクションアイテムに係る会議管理項目、議事録の会議管理項目を追記する。
【００３６】
これにより、第１回目の会議に係る項目記述情報は、
・会議名：「商品Ａ開発プロジェクト  第１回」
・会議回数：３
・開催日時：Ｘ月Ｘ日
・参加者：コアメンバ：Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，ゲストメンバ：Ｅ
・資料：資料１
・資料：資料２，担当者：Ａ，締め切り日時：Ｘ月Ｙ日
・資料：資料３
・アクションアイテム：アイテム１：未了，アイテム２：未了，アイテム３：未了
・議事録：商品Ａの競合商品の模索が必要…
などとなる。
【００３７】
ユーザが、この項目記述情報を記憶部１２に格納すると、格納領域生成部２２が、「商品Ａ開発プロジェクト  第１回」の会議に関するデータベースのテーブルに、参加者、資料（記述に従って３つの資料のそれぞれ）、アクションアイテム、議事録の各格納領域が生成される。また、会議管理情報生成部２３が参加者の格納領域に、Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅの５人のデータを格納し、ＡからＤのデータについては、コアメンバである旨の属性情報を関連づける（図４に例示の通り）。さらに、資料の格納領域のうち、担当者及び締め切り日時（締め切り時期の情報）が設定されている「資料２」に関する格納領域については、会議管理情報生成部２３が、担当者及び締め切り日時の属性情報を関連づける。
【００３８】
さらに会議管理情報生成部２３は、アクションアイテムの格納領域に、アイテム１から３のデータを格納して、それぞれに「未了」である旨の属性情報を関連付け、議事録の格納領域には、記述されているテキストのデータを格納する。
【００３９】
また、会議に参加した各ユーザが資料を作成した場合、本実施の形態の会議支援装置１０を介して、当該資料を共有できる。すなわち、本実施の形態の会議支援装置１０は、ドキュメント格納部２４を機能的に備え、例えばユーザの指示操作等に基づいて、格納領域生成部２２が形成したデータベース内の資料の格納領域に、資料のデータを格納する。例えばユーザは、通信ネットワーク等を介して会議参加者の所有するパーソナルコンピュータ等の情報端末を操作し、会議支援装置１０のドキュメント格納部２４に対して、当該パーソナルコンピュータ内に保持されている資料のデータをアップロードする旨指示する。ドキュメント格納部２４は、当該指示に従って、対応する格納領域をデータベースから検索し、検索の結果見いだされた格納領域に、アップロードの対象となった資料のデータを格納する。ここでドキュメント格納部２４は、ユーザから対象となる会議を特定する情報（会議名や、開催回数など）や、資料を特定する情報（当該会議におけるどの資料であるかを表す情報）の入力を受けて、これら入力された情報をキーとして格納領域を検索する。具体例として、ユーザＡが、「商品Ａ開発プロジェクト  第１回」の会議名と、「資料１」を表す情報との入力を行ない、資料１に係るデータのアップロードを行なった場合は、データベースにおける「商品Ａ開発プロジェクト  第１回」のテーブルの資料１に係る資料の格納領域にアップロードされたデータを格納する。
【００４０】
また、本実施の形態の会議支援装置１０では、資料を用意するべきユーザを特定する情報や締め切り日時などが格納領域に関連づけられている場合、締め切り日時以前の所定のタイミングで資料が格納されているか否かを確認し、格納されていない場合に、資料を用意するべきユーザに対して格納を促す通知を行なう。
【００４１】
このために本実施の形態の会議支援装置１０は、会議情報監視部２５を備える。この会議情報監視部２５は、データベースに格納されている各テーブル内の格納領域のうち、ユーザを特定する情報と締め切り日時とを属性情報として関連づけた格納領域を検索する。そして、当該格納領域内にデータが格納されておらず、かつ、締め切り日時が現在日時（この処理を行っている日時であって、図示しないカレンダー、時計チップによって計時されている情報から取得できる）より以前であって、予め定められた報知期限を超えている場合に、当該格納領域に関連づけられた情報で特定されるユーザに対して、資料等データの格納を促す報知処理を行う。
【００４２】
例えば、上述の例であれば、資料２においてユーザＡを特定する情報と、締め切り日時「Ｘ月Ｙ日」が設定されているので、会議情報監視部２５は、この資料２の格納領域を見いだして次の図５に示す処理を開始する。まず会議情報監視部２５は、当該注目している格納領域にデータが格納されているか否かを調べる（Ｓ１）。ここでデータが格納されていれば、処理を終了する。また、処理Ｓ１においてデータが格納されていない場合は、締め切り日時と現在日時とを比較する（Ｓ２）。ここで、現在日時が締め切り日時を超えていれば、処理を終了する。一方、処理Ｓ２において、現在日時が締め切り日時以前である場合は、現在日時が、締め切り日時より予め定めた報知期限だけ前の日時（報知日時）を超えているか否かを調べる（Ｓ３）。例えば、締め切り日時が２００６年１月１日、０時００分であり、報知期限を５日前と定めておく場合、この処理Ｓ３では現在日時が２００５年１２月２７日、０時００分を超えているか否かを調べることになる。
【００４３】
処理Ｓ３において、現在日時が報知日時を超えている場合、会議情報監視部２５はこの格納領域に関連づけられている情報で特定されるユーザＡ宛に電子メール等で、資料２の締め切り日時を報知し（Ｓ４）、処理を終了する。また、処理Ｓ３において現在日時が報知日時を超えていなければ処理を終了する。なお、各ユーザの電子メールアドレスは記憶部１２に予め格納しておけばよい。
【００４４】
なお、この処理を、予め定められたタイミング（例えば毎日午前９時に一度など）ごとに実行すれば、ユーザは、締め切り日時が切迫すると、資料を用意するべき旨の報知を受けることとなり、ユーザが資料の準備を忘れていたとしても、報知を受け取ることで資料の準備を思い出すことができ、利便性を向上できる。
【００４５】
また、会議情報監視部２５は、ユーザを特定する情報と締め切り日時とを属性情報として関連づけた格納領域が格納領域生成部２２により形成された場合に、当該格納領域に関連づけられた情報で特定されるユーザに対して、締め切り日時までに資料等データの格納をすべきである旨を通知する通知処理を行ってもよい。
【００４６】
さらに、会議情報監視部２５は、上述した報知処理や通知処理により送付する電子メール等のメッセージ情報に、格納領域の場所を特定する格納領域特定情報（例えば、格納領域のＵＲＬ情報）を含めてもよい。この格納領域特定情報を用いてユーザが作成した資料等データの格納を指示することにより、ドキュメント格納部２４は、前述した格納領域を検索する処理を行わずに、格納領域特定情報により特定される格納領域に、資料等データを格納できる。
【００４７】
このように本実施の形態によれば、会議に関して準備を要する会議資料を特定する会議資料特定情報（資料の名称等）を含んだ会議管理情報を取得し、この会議資料特定情報を参照し、会議資料を格納するべき格納領域を、ストレージ装置３０のデータベース内に形成させる。そして、この形成された格納領域が、当該格納領域内に資料が格納されているか否かに基づく報知の処理などの所定処理に供される。
【００４８】
また本実施の形態では、会議において資料が準備される必要があるか否か、各資料に締め切り日時を設定するか否かといった会議の内容について予め定型的な内容を定めておく必要がなく、例えば会議の度に対応する項目記述情報を作成して、会議ごとに固有な情報を管理できる。これによって会議に関する情報の管理を簡易な操作で行なうことができる。
【００４９】
また、これまで説明した例においては、ユーザが第１回の会議開催前に会議回数として３を指定した項目記述情報を生成し、これに応じて会議管理情報生成部２３が第２回、第３回の会議に係る項目記述情報を生成する例について説明したが、会議回数は途中で変更されてもよい。すなわち、ユーザが項目記述情報に含まれる会議回数のデータを変更した場合、会議管理情報生成部２３は、これに応じて新たな項目記述情報を生成したり、項目記述情報を削除したりする。
【００５０】
具体例として、前述の例においてユーザが第１回の会議に係る項目記述情報に含まれる会議回数の値を３から５に変更した場合、会議管理情報生成部２３は、項目記述情報の更新に応じて新たに第４回及び第５回の会議に係る項目記述情報を生成する。生成された項目記述情報に応じて、格納領域生成部２２が格納領域を生成するとともに、会議管理情報生成部２３がこれらの会議の会議管理項目に係るデータを収集し、対応する格納領域に格納する。また、その後さらに、ユーザが会議回数の値を４に変更した場合、会議管理情報生成部２３は、第５回の会議に係る項目記述情報を削除する。また、項目記述情報の削除に応じて、格納領域生成部２２は対応する格納領域を削除してもよい。
【００５１】
さらに本実施の形態の会議支援装置１０の格納領域生成部２２と会議管理情報生成部２３とは、現在日時が開催日時以降となっており、かつ、第ｎ回目の会議管理情報に関するデータをデータベースに格納したとき、など所定のタイミングで、当該第ｎ回目の会議と同じ会議識別子を有する、第ｎ＋１回目の会議に係るテーブルがデータベースにあるか否かを調べ、当該テーブルがデータベースにある場合に、少なくとも第ｎ回目の会議に係る会議管理情報を登録したテーブルを参照して、第ｎ＋１回目の会議に係るテーブルの内容を書き換える。
【００５２】
すなわち、会議管理情報生成部２３は、第ｎ回目の会議に係るテーブルを参照し、当該テーブルに登録された各会議管理項目ごとに、予め定められている承継条件に基づいて、記憶部１２に格納されている第ｎ＋１回目の会議に係る項目記述情報を更新する。ここで説明に用いている例のように、
第１回目の会議に係る項目記述情報が
・会議名：「商品Ａ開発プロジェクト  第１回」
・会議回数：３
・開催日時：Ｘ月Ｘ日
・参加者：コアメンバ：Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，ゲストメンバ：Ｅ
・資料：資料１
・資料：資料２，担当者：Ａ，締め切り日時：Ｘ月Ｙ日
・資料：資料３
・アクションアイテム：アイテム１：未了，アイテム２：未了，アイテム３：未了
・議事録：商品Ａの競合商品の模索が必要…
となり、この項目記述情報に基づいて、第１回目の会議に係るテーブルが更新された場合、会議管理情報生成部２３は、予め定められている承継条件に基づいて、第２回目の会議に係る項目記述情報を更新する。
【００５３】
例えば、参加者についてコアメンバのみを承継する部分承継、資料については変更承継、アクションアイテムについては、未了のもののみ承継する条件承継が設定されるものとすると、第２回目の会議に係る項目記述情報は、次のようになる。
・会議名：「商品Ａ開発プロジェクト」，第２回
・会議回数：３
・開催日時
・参加者：コアメンバ：Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ
・資料：資料１
・資料：資料２
・資料：資料３
・アクションアイテム：アイテム１：未了，アイテム２：未了，アイテム３：未了
【００５４】
そして格納領域生成部２２がこれらの各会議情報項目に係る記憶領域をデータベース内に生成する。このとき、変更承継となっている会議情報項目については、前回の会議（第ｎ回目の会議、つまりこの例では第１回目の会議）の対応する会議情報項目の格納領域に格納されたデータへの参照情報を関連づけて記録してもよい。ここで参照情報は、データの実体であるファイルへのポインタ（ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）など）でよい。
【００５５】
本実施の形態の会議支援装置１０はまた、ストレージ装置３０に格納したデータベースの内容へのアクセス要求をユーザのパーソナルコンピュータから受けて、例えばデータベースの内容を表すＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）文書を生成して、アクセス要求元のパーソナルコンピュータへ送信する。このＨＴＭＬ文書は、例えば、図３に示したようなフォルダのイメージを表すもので構わない。ユーザが、このフォルダ（格納領域）の一つを選択する操作を行ない、当該格納領域に格納されたデータへのアクセス要求を行なうと、会議支援装置１０は、各格納領域に係る管理情報項目ごとに予め定められた態様で、当該選択された格納領域内のデータを提供するＨＴＭＬ文書を生成して送信する。
【００５６】
例えば、アジェンダ（議題）や、議事録などのテキスト文書の格納領域が指定された場合は、会議支援装置１０は、当該テキスト文書そのものを表示するＨＴＭＬ文書を生成して送信すればよい。また、アクションアイテムが選択された場合は、未了、完了の別を表すチェックボックス欄と、その名称とを関連づけて表示するＨＴＭＬ文書を生成する。さらに、資料に係る格納領域が選択された場合、当該格納領域内に資料のデータが格納されていれば、当該資料のデータをダウンロードさせるためのデータの参照情報（ＵＲＬ）を表示するＨＴＭＬ文書を生成する。
【００５７】
また、このＨＴＭＬ文書においては、例えばユーザは、アクセスしたデータの更新を行なうことができるようになっていてもよい。例えば、アクションアイテムのアイテムに関連づけられたチェックボックスにチェックを入れる操作して、会議支援装置１０側へ送信すると、会議支援装置１０側では、受信したＨＴＭＬ文書のフォームから、各アイテムのチェックの状態を調べ、当該チェックの状態に基づいてアクションアイテムのデータに関連づけた未了／完了の情報を更新する。この処理の具体的な方法はウェブ技術において広く知られている方法を用いることができるので、ここでの詳細な説明を省略する。
【００５８】
なお、このようにして第ｎ回目の会議のデータが更新された場合も、会議支援装置１０の会議管理情報生成部２３は、対応する第ｎ＋１回目の会議のデータを更新するための項目記述情報を生成して記憶部１２に格納する。例えば、上述のようにアクションアイテムのアイテムの一つに「完了」を表す属性情報が関連づけられた場合、管理情報生成部２３は、条件承継に設定されている条件に基づいて、当該アイテムを除いたアクションアイテムのデータを記述した項目記述情報を生成する。
【００５９】
さらに会議管理情報は、ここまでに説明したものに限られない。この会議管理情報は、ユーザの指定に基づいて任意の会議管理項目を追加してもよい。この場合、ユーザ指定の会議管理項目については、承継条件を関連づけておくこととしてもよい。
【００６０】
なお、会議管理情報生成部２３は、会議管理情報生成時に、所定の会議管理項目（例えば会議名、開催日時等）を、必ず会議管理情報に含めるべき会議管理項目（必須管理項目）として、当該必須管理項目に対するデータをユーザの指定等に基づいて取得してもよい。このように必須管理項目を設定する場合、必須管理項目に関するデータが項目記述情報から取得できない場合は、会議管理情報生成部２３は、ユーザに対して当該必須管理項目に係るデータの入力を求める表示を表示部１４に行ない、操作部１３を介して当該データの入力を受け入れることとしてもよい。
【００６１】
さらに、会議管理情報としては、ユーザが指定するものだけでなく、例えば会議の現場に備え付けられたビデオカメラやマイクロフォンを介して撮像ないし録音された映像や音声のデータを会議ログとして取得し、当該取得した映像や音声のデータを会議ログとして対応する会議に係るテーブルに格納してもよい。この場合も、会議ログの格納領域を生成し、当該格納領域内に、映像や音声のデータを格納することとなる。
【００６２】
この場合において、会議支援装置１０自身がビデオカメラやマイクロフォンを備えて、これら映像や音声の撮像／録音を行なって会議ログを記録するとともに、当該会議ログのデータ内であって、会議参加者であるユーザの指示などが行なわれた時点のデータが記録されている位置に、インデックス情報を付加してもよい。これにより、ユーザは後にインデックス情報を用いて会議の特定の議題について議論している場面の内容などを検索できるようになる。ここでインデックス情報には、例えば「資料：資料１」や、「アクションアイテム：アイテム１」などの会議管理情報を特定する情報（会議後作業項目名）を関連づけ、データベース上の各格納領域に、当該会議ログ上のインデックス情報が表す位置（会議ログの先頭から、当該インデックス情報が付された位置の再生時間）をログ参照情報として関連づけて登録してもよい（図６）。ユーザは、このログ参照情報を用いて、会議ログの対応する時点の映像や音声を再生させ、その際の会議の状況を想起できるようになる。
【００６３】
さらに、上述した会議ログに対するインデックス情報は、ユーザがインデックス情報を付する操作を行なった時点よりも、予め定めた時間だけ以前の時点に付してもよい。通常の会議の進行では、ユーザは、議決が行なわれた時点でインデックス情報を付するべき操作を行なうと考えられるが、当該議決の内容に関する事項の会議は、当該議決よりも前に行なわれていることが多く、議決の時点にインデックス情報があったとしても、当該位置よりも以前から参照しなければ議決の内容の経緯が分からないことが多いことに配慮したものである。
【００６４】
この場合において、予め定めた時間だけ以前のインデックス情報を付する代わりに、操作が行なわれた時点よりも以前の、所定の条件を満たす時点にインデックス情報を付することとしてもよい。ここでの所定の条件は、例えば、特定のユーザ（例えば当該会議後作業項目の担当ユーザや司会進行役のユーザ）が発言した時点や、特定のキーワード（例えば当該会議後作業項目の項目名）を含んだ発言があった時点（音声認識処理を利用する）とすることができる。
【００６５】
さらに本実施の形態の会議支援装置１０は、こうしてデータベースに記録した会議管理情報に基づいて会議サマリ情報を生成することとしてもよい。ここで会議サマリ情報は、会議の概要を表すドキュメントである。この会議サマリ情報は、例えば図示しないプリンタを制御して紙媒体に印刷してもよいし、電子ペーパーなどの記録媒体上に表示させるよう出力してもよい。
【００６６】
この場合において、電子ペーパーにＩＣタグなどが備えられている場合、制御部１１は当該ＩＣタグを利用して会議ログなどの会議に関する情報へのアクセスの可否を判定することとしてもよい。すなわち、制御部１１は、ＩＣリーダ（不図示）から電子ペーパーに備えられたＩＣタグに含まれている会議管理情報や格納領域への参照情報と、ユーザ識別子などのユーザ識別情報を読み取る。そして、ユーザ識別情報により識別されるユーザが例えば会議参加者である場合や、アクセスを許可するユーザとして予め登録されているユーザである場合に、会議管理情報の参照や格納領域へのデータの格納などのアクセスを許可する。またそれ以外の場合には、会議管理情報や格納領域へのアクセスを制限する。さらに、機密性の高い会議に関する情報の場合、会議終了後一定期間経過後は会議参加者のアクセスも制限するなど、期間によるアクセスの制限を行ってもよい。
【００６７】
また、会議管理情報生成部２３は、各会議管理情報に対して、会議管理情報の送信先となった電子ペーパーを特定する情報（例えば電子ペーパーのネットワークアドレスなど）を関連づけて保持する。そして、ある会議管理情報が更新された場合に、当該会議管理情報の送信先となっている電子ペーパーのネットワークアドレスを取得し、当該ネットワークアドレスに宛てて、上記更新された後の会議管理情報を送出してもよい。これにより、電子ペーパーに表示された会議サマリの内容は、紙などの媒体に印刷されたものと異なり、常に最新の状態に保たれるように制御できる。具体的には、例えば会議により決定した会議後作業項目の内容が、未完了であるか又は完了したか、を表す情報を会議サマリ上に表示させることにより、会議により決定した作業項目の進捗状況を会議参加者が各自の所持する資料上で共有することができるようになる。あるいは、一旦資料格納領域に格納された会議資料の内容が更新された場合にも、更新されたことを表す情報を電子ペーパーに送信し、会議サマリ上に更新されたことを現す情報を例えばアンダーラインなどで表示させることとしてもよい。これにより、会議参加者は会議後に格納領域に格納された会議資料が更新された場合にも、その情報を手元の資料を参照することで知ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の実施の形態に係る会議支援装置の概略構成を表すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る会議支援装置の一例を表す機能ブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る会議支援装置の管理の対象となる会議管理情報の一例を表す図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る会議支援装置がストレージ装置内に形成させる格納領域の構成の一例を表す図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る会議支援装置の報知処理の例を表すフローチャート図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る会議支援装置の会議後作業項目に対する管理データの一例を表す図である。
【符号の説明】
【００６９】
１０  会議支援装置、１１  制御部、１２  メモリ、１３  操作部、１４  表示部、２１  項目記述情報生成部、２２  格納領域生成部、２３  会議管理情報生成部、２４  ドキュメント格納部、２５  会議情報監視部、３０  ストレージ装置。
【図１】
2007164558.tif 000003
【図２】
2007164558.tif 000004
【図３】
2007164558.tif 000005
【図４】
2007164558.tif 000006
【図５】
2007164558.tif 000007
【図６】
2007164558.tif 000008