(57)【要約】【課題】複合機で処理されたデータに基づいて情報の取得条件を自動的に決定し、その条件に従って他の複合機からセキュリティを維持しつつ情報を取得することができるようにする。【解決手段】複数のＭＦＰが接続されたシステムにおいて、ＭＦＰが印刷処理やスキャナによる画像読取処理を行ったときに、そのデータから予め定めた特定の単語とその使用回数等を抽出し、ログ情報に書き加えて保持しておく。またＭＦＰは、ログ情報に基づいて抽出した単語ごとに、他のＭＦＰから関連データを取得するか否かを定めておく。特定のＭＦＰが、他のＭＦＰで処理されたデータを取得する場合、各ＭＦＰが保持する取得条件に従って、他のＭＦＰが保持するログ情報を照合し、取得条件に合ったログ情報に対応するデータを他のＭＦＰから取得して自機で保存する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能を含む複数の機能を備えた複合機であって、各前記複合機は、前記複数の機能のいずれかによりデータを処理した際に、該データ処理を行ったジョブのログ情報、及び該ログ情報に対応するデータを記憶する手段と、
前記複数の機能のいずれかにより処理したデータに基づいて、他の複合機から情報を取得する条件を定めた取得情報リストを生成して保持する手段と、
該取得情報リストに基づいて、該複合機に接続された他の複合機に記憶されているログ情報を照合し、該取得情報リストに定めた条件に合致するログ情報に対応するデータを前記他の複合機から取得する手段と、を有することを特徴とする複合機。
【請求項２】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、前記複数の機能のいずれかによりデータが処理されるごとに、もしくは予め設定された所定のタイミングで、もしくは他の複合機から入力するログ情報の参照要求に従って、データを取得させる他の複合機に前記ログ情報を送信することを特徴とする複合機。
【請求項３】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、他の複合機から前記取得情報リストを受信して、前記取得情報リストに定めた条件に合致するデータを前記他の複合機に送信することを特徴とする複合機。
【請求項４】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、他の複合機からのデータ取得のキーとなる単語をリストアップした単語リストを予め保持し、前記複数の機能のいずれかによりデータを処理した際に、前記単語リストを参照して、前記処理したデータから前記単語リストに一致する単語を抽出し、該抽出した単語と、該抽出した単語のジョブごとの使用回数とを、該データ処理に対応するジョブのログ情報に書き込むことを特徴とする複合機。
【請求項５】
請求項４に記載の複合機において、該複合機は、前記複数の機能のいずれかによりデータを処理した際に、該処理したデータに形態素解析処理を施して単語に分類し、該分類した単語と前記単語リストとを照合して、前記単語リストに一致する単語を抽出することを特徴とする複合機。
【請求項６】
請求項４または５に記載の複合機において、前記取得情報リストの取得条件として、前記データから抽出した単語の使用回数が所定回数以上であるとき、または前記抽出した単語が使用されたジョブ数が所定回数以上であるときに、該抽出した単語を含むデータを前記他の複合機から取得することを特徴とする複合機。
【請求項７】
請求項６に記載の複合機において、前記抽出した単語の使用回数に基づいて情報を取得するか、前記抽出した単語が使用されたジョブ数に基づいて情報を取得するかを、選択設定可能としたことを特徴とする複合機。
【請求項８】
請求項６または７に記載の複合機において、該複合機は、前記抽出した単語の使用回数、または該抽出した単語が使用されたジョブ数を計数するための期間設定が可能であり、該設定された期間が経過する毎に、該経過した期間内における前記抽出した単語の使用回数、または該抽出した単語が使用されたジョブ数を計数し、該抽出した単語を含むデータを前記他の複合機から取得するかどうかを判断することを特徴とする複合機。
【請求項９】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、接続される他の複合機に登録されている各機固有の識別情報に基づいて、他の複合機と自機とをグループ化し、前記データの取得を、前記グループ化した複合機からのみ実行することを特徴とする複合機。
【請求項１０】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、スキャンデータ、及びコピーデータを含む編集不可能なデータのみを、前記他の複合機から取得することを特徴とする複合機。
【請求項１１】
請求項１に記載の複合機において、前記他の複合機が保持するログ情報に対応するデータに、秘密事項に関する情報が含まれている場合、該データを他の複合機から取得しないことを特徴とする複合機。
【請求項１２】
請求項１に記載の複合機において、前記他の複合機が保持するログ情報に、同じファイル名のデータが複数存在する場合、該同じファイル名のデータの作成日付に基づいて、最新のデータのみを前記他の複合機から取得することを特徴とする複合機。
【請求項１３】
請求項１に記載の複合機において、前記他の複合機が保持するログ情報に、同じファイル名のデータが複数存在する場合、所定の画像解析処理結果に従って、前記データに最終承認者の捺印欄に捺印があるかどうかを判断し、該最終承認者の捺印欄に捺印があるデータのみを前記他の複合機から取得することを特徴とする複合機。
【請求項１４】
請求項６ないし８のいずれか１に記載の複合機において、該複合機は、前記ログ情報に書き込まれた単語を含むデータを前記他の複合機から取得した後、所定期間内における該データの再利用回数に基づいて、該データに含まれる単語に関して前記他の複合機からのデータの取得を継続するかどうかを判断することを特徴とする複合機。
【請求項１５】
請求項６ないし８のいずれか１に記載の複合機において、該複合機は、前記ログ情報に書き込まれた単語の重要度を設定可能であって、前記データを前記他の複合機から取得した後、該取得したデータに含まれる単語の重要度に基づいて、該単語関して前記他の複合機からのデータの取得を継続するかどうかを判断することを特徴とする複合機。
【請求項１６】
請求項１４または１５に記載の複合機において、前記所定期間内におけるデータの再利用回数に基づいてデータの取得を継続するか、前記単語の重要度に基づいてデータの取得を継続するかを、選択設定可能としたことを特徴とする複合機。
【請求項１７】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、前記他の複合機から取得したデータのテーブルを有し、前記他の複合機に記憶されているログ情報と、該他の複合機から取得したデータのテーブルとを比較することにより、前記他の複合機から同じデータを二重に取得することを防止することを特徴とする複合機。
【請求項１８】
請求項１に記載の複合機において、該複合機は、前記他の複合機からデータを取得した後、該取得したデータが再利用された最終利用日に基づいて削除予定日を設定し、該削除予定日を経過した後、該当するデータを削除する旨の警告を表示することを特徴とする複合機。
【請求項１９】
請求項１ないし１８のいずれか１に記載の複合機をネットワークを介して複数接続してなり、各複合機間でデータの取得処理を実行できるようにしたことを特徴とする情報取得システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複合機及び該複合機を複数備えた情報取得システムに関し、より具体的には、スキャナ機能や印刷機能を備えた複合機において、ネットワーク接続された他の複合機が保持するデータを自動的に取得できるようにした複合機と、その複合機を複数ネットワーク接続してなる情報取得システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィスにおいて、印刷機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能等の複数の機能を備え、これら機能を利用したデータを記憶するＭＦＰ（複合機）が利用されている。そしてネットワークを介して接続された複数のＭＦＰやＰＣサーバなどにより、データを共有することが可能になっている。
ユーザが欲しい情報がある場合、通常は、例えばネットワーク上のパソコン等を使用して、手動によりサーバ等を検索し、検索した情報を表示させるようにしている。また検索した情報の印刷が必要となる場合には、検索した情報の印刷をＭＦＰに対して指示していた。
【０００３】
例えば特許文献１には、パソコン等を使用せずに、ネットワーク上に存在する情報を複合機から取得する情報取得システムが開示されている。この情報取得システムは、情報を利用する複合機と、情報提供サービスの提供者の運営するサーバとをネットワークを介して接続している。そして複合機は、情報提供サービスとして提供する情報に対する条件、その情報を要求する利用者、及び複合機の固有情報をネットワークを介してサーバへ送信する。サーバは、複合機から送信されたデータを受信し、顧客情報データベースを参照して、利用者の要求した条件に合致する情報を検索し、その検索結果を要求元の複合機へ返信する。
【特許文献１】特開２００３−２８０８３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら特許文献１の情報取得システムでは、利用者自身が所望の情報を複合機に入力しなければならず、この作業には時間と手間がかかるという問題がある。またこの場合に複合機は、利用者が指定した情報のみをサーバから取得するので、所望の情報に関連する情報など、幅広い情報の取得は難しかった。
【０００５】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、複数の複合機にその情報がネットワークにより接続されて情報の共有を可能としたシステムにおいて、複合機で処理されたデータに基づいて情報の取得条件を自動的に決定し、その条件に従って他の複合機からセキュリティを維持しつつ情報を取得することができるようにした複合機と、該複合機が複数ネットワーク接続されてなる情報取得システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の第１の技術手段は、印刷機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能を含む複数の機能を備えた複合機であって、各複合機は、複数の機能のいずれかによりデータを処理した際に、データ処理を行ったジョブのログ情報、及びログ情報に対応するデータを記憶する手段と、複数の機能のいずれかにより処理したデータに基づいて、他の複合機から情報を取得する条件を定めた取得情報リストを生成して保持する手段と、取得情報リストに基づいて、複合機に接続された他の複合機に記憶されているログ情報を照合し、取得情報リストに定めた条件に合致するログ情報に対応するデータを他の複合機から取得する手段と、を有することを特徴としたものである。
【０００７】
第２の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、複数の機能のいずれかによりデータが処理されるごとに、もしくは予め設定された所定のタイミングで、もしくは他の複合機から入力するログ情報の参照要求に従って、データを取得させる他の複合機にログ情報を送信することを特徴としたものである。
【０００８】
第３の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、他の複合機から取得情報リストを受信して、取得情報リストに定めた条件に合致するデータを他の複合機に送信することを特徴としたものである。
【０００９】
第４の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、他の複合機からのデータ取得のキーとなる単語をリストアップした単語リストを予め保持し、複数の機能のいずれかによりデータを処理した際に、単語リストを参照して、処理したデータから単語リストに一致する単語を抽出し、抽出した単語と、抽出した単語のジョブごとの使用回数とを、データ処理に対応するジョブのログ情報に書き込むことを特徴としたものである。
【００１０】
第５の技術手段は、第４の技術手段において、複合機は、複数の機能のいずれかによりデータを処理した際に、処理したデータに形態素解析処理を施して単語に分類し、分類した単語と単語リストとを照合して、単語リストに一致する単語を抽出することを特徴としたものである。
【００１１】
第６の技術手段は、第４または第５の技術手段において、取得情報リストの取得条件として、データから抽出した単語の使用回数が所定回数以上であるとき、または抽出した単語が使用されたジョブ数が所定回数以上であるときに、抽出した単語を含むデータを他の複合機から取得することを特徴としたものである。
【００１２】
第７の技術手段は、第６の技術手段において、抽出した単語の使用回数に基づいて情報を取得するか、抽出した単語が使用されたジョブ数に基づいて情報を取得するかを、選択設定可能としたことを特徴としたものである。
【００１３】
第８の技術手段は、第６または第７の技術手段において、複合機は、抽出した単語の使用回数、または抽出した単語が使用されたジョブ数を計数するための期間設定が可能であり、設定された期間が経過する毎に、経過した期間内における抽出した単語の使用回数、または抽出した単語が使用されたジョブ数を計数し、抽出した単語を含むデータを他の複合機から取得するかどうかを判断することを特徴としたものである。
【００１４】
第９の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、接続される他の複合機に登録されている各機固有の識別情報に基づいて、他の複合機と自機とをグループ化し、データの取得を、グループ化した複合機からのみ実行することを特徴としたものである。
【００１５】
第１０の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、スキャンデータ、及びコピーデータを含む編集不可能なデータのみを、他の複合機から取得することを特徴としたものである。
【００１６】
第１１の技術手段は、第１の技術手段において、他の複合機が保持するログ情報に対応するデータに、秘密事項に関する情報が含まれている場合、データを他の複合機から取得しないことを特徴としたものである。
【００１７】
第１２の技術手段は、第１の技術手段において、他の複合機が保持するログ情報に、同じファイル名のデータが複数存在する場合、同じファイル名のデータの作成日付に基づいて、最新のデータのみを他の複合機から取得することを特徴としたものである。
【００１８】
第１３の技術手段は、第１の技術手段において、他の複合機が保持するログ情報に、同じファイル名のデータが複数存在する場合、所定の画像解析処理結果に従って、データに最終承認者の捺印欄に捺印があるかどうかを判断し、最終承認者の捺印欄に捺印があるデータのみを他の複合機から取得することを特徴としたものである。
【００１９】
第１４の技術手段は、第６ないし第８のいずれか１の技術手段において、複合機は、ログ情報に書き込まれた単語を含むデータを他の複合機から取得した後、所定期間内におけるデータの再利用回数に基づいて、データに含まれる単語に関して他の複合機からのデータの取得を継続するかどうかを判断することを特徴としたものである。
【００２０】
第１５の技術手段は、第６ないし第８のいずれか１の技術手段において、複合機は、ログ情報に書き込まれた単語の重要度を設定可能であって、データを他の複合機から取得した後、取得したデータに含まれる単語の重要度に基づいて、単語関して他の複合機からのデータの取得を継続するかどうかを判断することを特徴としたものである。
【００２１】
第１６の技術手段は、第１４または第１５の技術手段において、所定期間内におけるデータの再利用回数に基づいてデータの取得を継続するか、単語の重要度に基づいてデータの取得を継続するかを、選択設定可能としたことを特徴としたものである。
【００２２】
第１７の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、他の複合機から取得したデータのテーブルを有し、他の複合機に記憶されているログ情報と、他の複合機から取得したデータのテーブルとを比較することにより、他の複合機から同じデータを二重に取得することを防止することを特徴としたものである。
【００２３】
第１８の技術手段は、第１の技術手段において、複合機は、他の複合機からデータを取得した後、取得したデータが再利用された最終利用日に基づいて削除予定日を設定し、削除予定日を経過した後、該当するデータを削除する旨の警告を表示することを特徴としたものである。
【００２４】
第１９の技術手段は、第１ないし第１８のいずれか１の技術手段を介して複数接続してなり、各複合機間でデータの取得処理を実行できるようにしたことを特徴としたものである。
【発明の効果】
【００２５】
本発明によれば、複数の複合機にその情報がネットワークにより接続されて情報の共有を可能としたシステムにおいて、複合機で処理されたデータに基づいて情報の取得条件を自動的に決定し、その条件に従って他の複合機からセキュリティを維持しつつ情報を取得することができるようにした複合機と、該複合機が複数ネットワーク接続されてなる情報取得システムを提供することができる。
【００２６】
特に本発明によれば、複合機で処理したジョブのログ情報に基づいて、他の複合機で処理されたデータを取得するので、その複合機を利用するユーザが所望する情報、及び頻繁に利用する情報に関連する情報を、パソコンやサーバ等を利用することなく他の複合機から自動的に入手することができるようになる。
【００２７】
またこのとき複合機でデータが処理されるごとに、もしくは予め設定された所定のタイミングで、もしくは他の複合機から入力するログ情報の参照要求に従って、複合機に記憶しているログ情報を、データを取得させる他の複合機に送信することができる。またデータ取得条件を記載した情報取得リスト自体を他の複合機に送信することができる。これらにより、データ取得のための情報送信を自由度をもって設定することができるようになる。
【００２８】
さらに本発明によれば、他の複合機からのデータ取得のキーとなる単語をリストアップした単語リストを予め保持し、複合機でデータを処理した際に、その単語リストを参照して単語を抽出し、これをログ情報に書き込むことにより、データに含まれる特定の単語に基づいて他の複合機からデータを取得することができ、ユーザが全く利用するとは思えないデータを取得することがなく、情報収集に無駄が生じない。
【００２９】
さらに本発明によれば、複合機でデータを処理した際に、形態素解析処理によりそのデータを単語に分類し、単語リストと照合することにより、データ取得のキーとなる単語の抽出を自動的かつ精度よく実行することができる。
さらに本発明によれば、データから抽出した単語の使用回数により、情報を取得するキーとなる単語を決定するので、ユーザがよく利用する単語を含む情報を漏れなく取得することができる。
【００３０】
さらに本発明によると、データから抽出した単語が使用されたジョブ数により、情報を取得するキーとなる単語を決定するので、複数のジョブで同じ単語が多く利用されている場合に、その単語に関連する内容の業務が行われていることが判断でき、その単語に関連する情報を効率よく取得することができる。
また上記単語の使用回数により情報を取得するキーとなる単語を決定するか、または単語が使用されたジョブ数によりキーとなる単語を決定するかを選択設定可能とすることにより、情報取得の条件の自由度が向上して、ユーザの利便性を高めることができる。
【００３１】
さらに本発明によれば、単語の使用回数または単語が使用されたジョブ数をカウントする期間を設定することにより、直近によく使用された単語について情報を取得することができ、情報の収集精度をさらに向上させることができる。
さらに本発明によれば、他の複合機固有の識別情報、例えばその複合機が設置された企業の部門名等により関連部門を認識して、複数の複合機をグループ化することにより、情報取得範囲を自動的に設定することができ、関連性の薄い部門から不要な情報を取得することがなくなって、複合機の記憶装置を効率よく使用することができる。
【００３２】
さらに本発明によれば、スキャンデータやコピーデータのような編集不可能なデータのみを取得することにより、元のデータに対する改竄が行われることがなく、そのデータのセキュリティを維持することができる。
さらに本発明によれば、例えばマル秘マークなどの秘密事項に関する情報が含まれるデータを他の複合機から取得しないようにすることにより、そのデータのセキュリティを維持することができる。
【００３３】
さらに本発明によれば、１台の複合機で同じファイル名のデータが複数回処理された場合に、一番新しい日付のデータ、または最終承認者の捺印により最終板のデータのみを取得するので、不必要な古いデータを取得することがなくなり、複合機の記憶装置を効率よく使用することができる。
【００３４】
さらに本発明によれば、他の複合機からデータを取得した後、そのデータの再利用回数に基づいて、もしくはそのデータに含まれる単語の重要度に基づいて情報取得の継続を判断するので、複合機の記録装置を効率よく使用することができ、データを送信するときのトラフィックを軽減することができる。
また上記データの再利用回数に基づいて情報取得の継続を判断するか、もしくはそのデータに含まれる単語の重要度に基づいて情報取得の継続を判断するかを選択設定可能とすることにより、情報取得継続の条件の自由度が向上して、ユーザの利便性を高めることができる。
【００３５】
さらに本発明によれば、他の複合機から取得したデータを形態素解析してテーブルにより管理し、新たなデータを取得するときにそのテーブルを参照することにより、データの二重取得を防ぐことができ、他の複合機からデータを取得するときのトラフィックが軽減され、かつ複合機の記録装置を効率よく使用することができる。
さらに本発明によれば、他の複合機から取得したデータの最終利用日に基づいてそのデータの削除予定日を設定するため、利用されないデータを所定期間経過後に削除することができ、複合機の記録装置を効率よく使用することができる。
【００３６】
さらに本発明によれば、上記の複合機をネットワークを介して複数接続することにより、それぞれの複合機において上記の効果が得られる情報取得システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３７】
図１は、本発明の複合機を用いた情報取得システムの構成例を説明するための図である。情報取得システムは、複数の複合機（ＭＦＰ（Ａ）〜（Ｄ））が通信ネットワークを介して接続される。通信ネットワークは、ＬＡＮやＷＡＮなどのエリアネットワークや、公衆回線網を用いたインターネット、あるいはこれらを複合したものを適用することができる。
【００３８】
ＭＦＰは、プリンタ機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能などの複合的な機能を有し、また通信機能を備えてネットワークに接続される。そしてプリンタ機能を使用する印刷データ、ファクシミリ機能を使用するファクシミリデータ、あるいはスキャナ機能により読みとったスキャンデータやコピーデータ等を通信ネットワークを介して送受信することができるようになっている。
【００３９】
本実施形態では、図１のような複数のＭＦＰが接続されたシステムにおいて、他のＭＦＰからデータを取得するためのデータ取得条件を各ＭＦＰで自動的に定めることができる。この場合、ＭＦＰが印刷処理やスキャナによる画像読取処理を行ったときに、その処理されたデータから、予め定めた特定の単語とその使用回数、所属長の捺印の有無、マル秘マーク等の秘密情報の有無等を抽出し、そのジョブのログ情報に書き加えてログ情報テーブルとして保持しておく。
またＭＦＰは、ログ情報テーブルに基づいて他の複合機からデータを取得するキーワードとなる単語を抽出し、単語ごとに他のＭＦＰから関連データを取得するか否かを定めたリスト（取得情報リスト）を設定し保持しておく。
【００４０】
特定のＭＦＰが、他のＭＦＰで処理されたデータを取得する場合、各ＭＦＰが保持する取得情報リストに従って、他のＭＦＰが保持するログ情報テーブルを照合し、取得情報リストに合ったログ情報に対応するデータを、他のＭＦＰから取得して自機で保存する。以下このようなデータ取得処理について詳細に説明していく。
【００４１】
図２は、本発明による複合機（ＭＦＰ）の構成例を説明するためのブロック図である。
ＭＦＰ１０は、通信Ｉ／Ｆ８を備え、これにより通信ネットワークに接続してデータの送受信を可能とする。
【００４２】
原稿読取部１は原稿画像を入力するもので、例えば、原稿画像を画像データとして取り込むためのＣＣＤや、原稿の有無を検知する原稿検知センサなどが備えられている。
画像処理部２では、原稿読取部１が読み取った画像データにＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を施して文字データを生成可能とする。ＯＣＲは、原稿読取部１で読み取った画像を予め記憶されたパターンと照合することにより文字を識別し、デジタル化された文字データを生成する。
【００４３】
画像形成部３は、原稿読取部１で読み取った画像データもしくは通信Ｉ／Ｆ８から入力する印刷データなどを記録紙等に印刷出力する。
記憶装置５は、データ記憶部５１を有し、複合機で取り扱う各種データやプログラムを記憶させておくことができる。特に本発明に関わるデータとして、自身の原稿読取部１で読み取った画像データのログ情報や、通信Ｉ／Ｆ８から入力した印刷データのログ情報を保存し、また他の複合機から取得したデータや、自機で処理したデータを保存しておくことができる。
【００４４】
ユーザＩＤ入力部７は、ユーザ操作による入力が可能なタッチパネルやキー等により構成され、ユーザがＭＦＰ１０を使用するときの認証に必要とするユーザＩＤの入力が可能である。また表示部６は、各種データや情報の表示を行うＬＣＤ等の表示手段により構成される。
【００４５】
制御部４は、ＭＦＰ１０の各部を制御するもので、取得情報決定部４１、形態素解析部４２、記憶装置監視部４３、及びユーザＩＤ識別部４４を有している。これらの機能は、プログラムによって実現されるもので、記憶装置５に記憶させた所定のプログラムを制御部４が読み出すことにより、そのプログラムに従って上記各部の機能を実現することができる。
【００４６】
形態素解析部４２は、画像処理部２でデジタル化された文字データを解析し、単語に分類する。そして取得情報決定部４１は、形態素解析部４２で分類した単語に基づいて、他のＭＦＰから取得する情報を決定する。
ユーザＩＤ識別部４４は、ユーザＩＤ入力部７から入力されたユーザＩＤを識別し、ユーザＩＤが有効かどうかを判断する。
また記憶装置監視部４３は、ネットワーク接続された他のＭＦＰの記憶装置を監視し、記憶装置に保持されているジョブのログ情報に基づいて、自機に取得すべき情報が他のＭＦＰの記憶装置にあるかどうかを判別する。この場合、他のＭＦＰにおいて、そこで処理されたジョブのログ情報を、そのデータ処理時または所定のタイミングで各ＭＦＰに送信するようにしてもよく、あるいは、データを取得するＭＦＰが、他のＭＦＰで保持しているログ情報を適宜参照するようにしてもよい。
【００４７】
図３は、図２に示した取得情報決定部の詳細な構成例を説明するためのブロック図である。取得情報決定部４１は、取得情報リスト管理部４１ａ、取得情報リスト更新部４１ｂ、取得データテーブル管理部４１ｃ、取得データテーブル更新部４１ｄ、技術・ビジネス用語リスト管理部４１ｅ、情報カウント部４１ｆ、テーブル参照部４１ｇを有している。これらの機能も所定のプログラムによって実現される。
【００４８】
技術・ビジネス用語リスト管理部４１ｅは、各ＭＦＰが保持する技術・ビジネス用語を管理している。またテーブル参照部４１ｇは、取得情報決定部４１が所有する各テーブルを参照する。また取得情報リスト管理部４１ａは、他のＭＦＰからデータを取得する条件を定めたリスト（取得情報リスト）を管理する。
【００４９】
情報カウント部４１ｆは、ＭＦＰで処理されたデータにおける、取得候補の単語の使用回数及び取得候補の単語が使用されているジョブ数をカウントする。また他のＭＦＰから取得したデータの利用回数をカウントする。カウント結果は、取得情報リストに記載される。
なおここで“利用”とは、ＭＦＰに取得して保持しているデータをユーザが再利用することを指す。例えばこの“利用”には、他のＭＦＰから取得した印刷データを印刷する処理や、取得したデータを更に他の端末装置等に送信する処理などが含まれる。
【００５０】
取得情報リスト更新部４１ｂは、情報カウント部４１ｆのカウントにより、取得情報リストにおける単語使用回数および使用ジョブ数を更新する。
取得データテーブル管理部４１ｃは、他のＭＦＰ、例えば、ＭＦＰ（Ｂ）、ＭＦＰ（Ｃ）、ＭＦＰ（Ｄ）から取得したデータを取得データテーブルにより管理する。また取得データテーブル更新部４１ｄは、他のＭＦＰからのデータ取得に従って、取得データテーブルを更新する。
【００５１】
図４は、本発明におけるデータの保存及び取得処理を概念的に説明するための図である。ＭＦＰ（Ａ）、ＭＦＰ（Ｂ）、ＭＦＰ（Ｃ）、ＭＦＰ（Ｄ）は上記図１に示すような通信ネットワーク上に接続されているものとする。そしてこれら各ＭＦＰはそれぞれ記憶装置を有し、自機が欲しいデータの条件を記憶する領域と、自機で処理したデータの保存領域と、他のＭＦＰから取得したデータの保存領域とが設定される。
【００５２】
自機で処理したデータとは、ＭＦＰ自身で印刷処理や画像読取処理を実行したときに、各処理を行ったデータそのものを指す。例えば自機で印刷処理を行った印刷データや、自機のスキャナにより画像読取処理を行った画像データが該当する。印刷データとしては、他ＭＦＰや他のネットワーク端末等から送信された印刷データが該当する。また画像読取処理を行った画像データは、複写機能を利用して読み取ったコピーデータや、ファクシミリ機能を利用して読み取ったファクシミリデータなどが該当する。
【００５３】
そして、各ＭＦＰにおいて、自機で処理したデータの保存領域には、他のＭＦＰから取得可能なデータの保存領域と、他のＭＦＰからの取得が不可能なデータの保存領域とが設定される。各ＭＦＰでは、自機で保存しているデータを他のＭＦＰに取得させる場合に、例えば、マル秘マークなどの秘密情報を含むデータや、所属長欄に捺印のない未決済のデータなどは、他機から取得可能なデータとして管理することができる。
なお、この場合、データ取得を禁止するか否かは、データを送信する側のＭＦＰで管理してもよく、あるいはデータを取得する側のＭＦＰで取得の可否を判別してもよい。
【００５４】
図５は、各ＭＦＰが保持する技術・ビジネス用語リストの一例を示す図で、図５（Ａ）にビジネス用語リストを示し、図５（Ｂ）に技術用語リストの一例を示すものである。
各ＭＦＰの常設メモリ（図２のデータ記憶部５１）には、他のＭＦＰからのデータ取得条件を決定するための技術用語リストとビジネス用語リストとが記憶されている。これらのリストは、図３の技術・ビジネス用語リスト管理部４１ｅで管理されている。
そして各ＭＦＰは、これらのリストの用語に基づいて、他のＭＦＰが保存するデータを取得するためのキーとなる単語を決定する。これらのリストは、各ＭＦＰ毎に予め設定されている。またユーザにより、リストに記載した用語の追加や削除などの編集が可能になっている。
【００５５】
図６は、自機で処理したデータのログ情報をそのジョブごとに分類して解析した結果を示すテーブル（ログ情報テーブルとする）の一例を示す図である。
ログ情報テーブルには、各ジョブの名前を示すデータ名（ＩＤ名）と、そのデータ作成日、形態素解析後の単語リスト、技術・ビジネス用語リストに存在する単語とその使用回数、所属長欄に対する捺印の有無、マル秘マーク等の秘密情報の有無、の各項目が設定され、各ジョブ毎にこれら項目に対応した解析が行われてその結果がＭＦＰに保持される。
【００５６】
図６のログ情報テーブルの例では、データ名として、例えば“１２月度国内売り上げ”や“１１月度海外売り上げ”などのようなデータ名や、“３５４１２５６．ｐｄｆ”のようなＩＤ名がジョブ毎に記録され、そしてそのデータ作成日が記録される。データ作成日は、印刷処理や画像読取処理を実行したときの日付データである。これらの処理の実行時のログ情報が、ログ情報テーブルに記載される。
【００５７】
そして各ジョブに該当するデータに対して形態素解析が行われ、そのデータに含まれる単語に分類され、さらにそのジョブにおける単語の使用回数がカウントされて、“形態素解析後の単語リスト”に記録される。
例えば図６の“１２月度国内売り上げ”のジョブでは、データ作成日は２００５年１２月２７日であって、形態素解析の結果、そのデータには、“売り上げ”という単語が３回使用され、“複合機”という単語が１回使用され、“１２月度”という単語が１回使用されている。
【００５８】
そして、“形態素解析後の単語リスト”に記載された単語と、図５に示した技術・ビジネス用語リストを比較して、“形態素解析後の単語リスト”に記載された単語のなかから、技術・ビジネス用語リストに記載されている単語を抽出し、さらにそのジョブのデータ中の単語の使用回数をカウントし、“技術・ビジネス用語リストに存在する単語と使用回数”に記録する。
例えば、図６の“１２月度国内売り上げ”の例では、“売り上げ”や“複合機”が技術・ビジネスリストに含まれるため、これら単語が抽出され、それぞれの単語の使用回数が記録される。
【００５９】
また図６のログ情報テーブルでは、印刷データや読取画像データに捺印するための所属長欄が設定されているときに、その所属長欄に対する捺印の有無を検出して、検出結果を記録する。
捺印の有無を検出するために、予め所定のフォーマット情報をＭＦＰで保持しておく。そしてそのフォーマット情報とデータ（印刷データや読取画像データ）とを比較して所属長欄を判別し、さらにその所属長欄になんらかの画像（捺印による）があれば、捺印が有るものと判断することができる。あるいは画像解析によって捺印による画像が有るかどうかを判別し、その捺印が所定の所属長のものであるかどうかを判別するようにしてもよい。
【００６０】
さらに図６のログ情報テーブルでは、対象のデータにマル秘マークや“ＣＯＮＦＩＤＥＮＴＩＡＬ”等の秘密情報が付与されているかどうかを判別し、その判別結果を記録する。
これらの“技術・ビジネス用語リストに存在する単語と使用回数”、“所属長欄に対する捺印の有無”と“秘密情報の有無”の部分を“単語使用リスト”とする。
【００６１】
これら単語使用リストを含むログ情報テーブルは、ＭＦＰで印刷処理や画像読取処理のジョブが実行される毎に、新たに情報が追加されていく。
そして本実施形態では、ＭＦＰが他のＭＦＰから取得するデータの取得条件を、自機で作成したログ情報テーブルの単語使用頻度や、特定の単語を含むジョブの数によって自動的に定める。これら単語使用頻度やジョブ数は、ユーザが設定した期間毎にカウントされる。
【００６２】
図７は、データ取得条件の期間設定を行うための設定画面の一例を示す図である。特定のＭＦＰにおいて、他のＭＦＰからジョブデータを取得する条件（データ取得条件）を設定するときに、図７のような画面によって期間設定を行うことができる。
ユーザは、表示された期間設定の“する”，“しない”のいずれかを選択することにより、期間設定の有無を選択することができ、“する”を選択したときに、“設定期間”を入力設定することができる。また期間設定を“しない”選択も可能である。
この場合、設定期間は、“○○日毎”、または“××月毎”のような形式で設定することができる。
【００６３】
図８は、データ取得の要否を判断するための条件設定画面の例を示す図である。図７で設定期間を設定した後、図８の画面によって、単語使用頻度によってデータ取得の要否を判断するのか、それとも使用ジョブ数によってデータ取得の要否を判断するのかを設定することができる。
【００６４】
図９は、単語使用頻度の設定画面の例を示す図である。図８の画面で、単語使用頻度を選択すると、図９の画面が表示される。ユーザは、ログ情報テーブルの単語使用リストに記載された単語が、図７で設定した設定期間内に、所定回数以上使用された場合に、その単語が使用されているデータを他のＭＦＰから取得するように設定することができる。つまりここでは、設定期間内の単語の使用回数のミニマム値を設定することができる。単語使用リストに記載された単語は、形態素解析された単語のうち、技術・ビジネス用語リストに存在する単語である。
【００６５】
図１０は、ジョブ個数の設定画面の例を示す図である。図８の画面で、使用ジョブ数を選択すると、図１０の画面が表示される。ユーザは、ログ情報テーブルの単語使用リストに記載された単語を含むジョブが、図７で設定した設定期間内に、所定数以上処理された場合に、その単語が使用されているデータを他のＭＦＰから取得するように設定することができる。つまりここでは、設定期間内のジョブ数のミニマム値を設定することができる。ジョブ数をカウントするための単語は、形態素解析された単語のうち、技術・ビジネス用語リストに存在する単語である。
【００６６】
図１１は、図７〜図１０のような画面で決定された条件に従って、単語毎に他のＭＦＰからデータを取得するか否かを判別したリスト（取得情報リスト）の例を示す図である。
図６のログ情報テーブルの情報に基づいて、上記図７〜図１０により設定された条件で、各単語に関わるデータ取得の要否を判断し、取得情報リストを作成する。
【００６７】
例えば、ログ情報テーブルの単語使用リストの単語として“売り上げ”がある。
ログ情報テーブルの全てのジョブにおいて、“売り上げ”という単語が使用された回数は１０回であり、また“売り上げ”という単語が使用されているジョブ数は３個である。
このような使用回数とジョブ数とを算出する処理を、単語使用リストの単語の全てについて実施し、図１１のようなリスト（取得情報リスト）を作成する。
【００６８】
そして図７〜図１０の画面で設定された条件に従って、各単語毎に、関連データを他のＭＦＰから取得するかどうかを判断する。単語の関連データの取得とは、他のＭＦＰが保持するログ情報テーブルにより、その単語を含むジョブを特定し、そのジョブに対応するデータを他のＭＦＰから自機に取得する処理を言う。この場合、上述のように、ログ情報（ログ情報テーブル）が他のＭＦＰから所定にタイミングで送信されるようにしてもよく、また自機が他のＭＦＰのログ情報テーブルを参照するようにしてもよい。
【００６９】
また単語の関連データを取得する際に、自機で作成した取得情報リストそのものを他のＭＦＰに送信するようにしてもよい。他のＭＦＰでは、送信された取得情報リストと、自機で保存しているログ情報テーブルとを照合し、取得情報リストの条件に合致するデータがあれば、そのデータを送信元のＭＦＰに転送する。
【００７０】
図７〜図１０の設定画面では、単語使用頻度数またはジョブ個数が条件設定されているため、図１１の取得情報リストでは、各単語毎に、その使用回数または使用ジョブ数と、条件設定された単語使用頻度数またはジョブ個数とを比較し、単語毎のデータ取得の要否を判断して、データ取得の“決定”または“未”を書き込んでおく。
図１１の例では、単語“売り上げ”、“販売部”、“国内”が、他のＭＦＰからデータを取得するキーとなる単語となる。図１１の取得情報リストは、ＭＦＰ１０の常設メモリ（データ記憶部５１）に記憶保持される。
【００７１】
次にネットワーク上に接続される複数のＭＦＰのグループ分け処理について説明する。
図１２は、ネットワーク上のＭＦＰを設置場所に応じてグループ分けする際のリストの一例を示す図である。
ネットワーク上には多くのＭＦＰを接続することができ、例えば、特定のＭＦＰがネットワーク上の全てのＭＦＰからデータを取得すると、ネットワーク上のトラフィックも大きくなるし、取得されるデータ量も大きくなる。この場合、そのＭＦＰで本当に必要な情報が埋もれてしまう危険性が生じる。このような問題に対して、ネットワーク上のＭＦＰをグループ化して、そのグループ内でのみ相互のデータ取得を行うように設定することができる。
【００７２】
図１３は、ＭＦＰのグループ分けを確認・設定するための画面の一例を示す図である。
図１３の画面によって、グループ化されているＭＦＰを確認することができる。ユーザは、この画面を利用して、グループ化されたＭＦＰの追加、削除などを適宜設定することができる。またグループ化を設定するための権限を、特定のＩＤを持つユーザのみに付与するようにしてもよい。図１２のリストは、ＭＦＰ１０の常設メモリ（データ記憶部５１）に記憶保持される。
【００７３】
次に、他のＭＦＰからのデータ取得を継続して実施するための条件設定例について説明する。図１４は、データ取得の継続条件設定を行うための設定画面の一例を示す図である。図１４の画面では、何の項目を基準としてデータ取得を継続するかどうかを設定することができる。ここではユーザは、“利用度”または“重要度”のいずれかを選択することができ、選択した項目に従ってデータ取得の継続の有無が判別される。
【００７４】
図１５は、利用回数設定画面の一例を示す図である。図１５では、図１４の画面で利用回数を選択したときに、その利用回数と期間とを設定することができる。利用回数と期間とを設定することにより、例えば、○○日間で××回利用されたときに、その条件に該当する単語については、他のＭＦＰからのデータ取得を継続する。
【００７５】
図１６は、重要度設定画面の一例を示す図である。図１６では、図１４の画面で重要度を選択したときに、その重要度を設定することができる。
重要度は、単語ごとに設定することができ、本例では、それぞれの単語について重要度“高”，“中”，“低”のいずれかを設定することができる。そして、その重要度に従って、単語毎に、他のＭＦＰからのデータ取得を継続するかどうかを判別することができる。
【００７６】
図１７は、データ取得を中止する条件を設定する画面の一例を示す図である。図１７の画面により、各単語の最終利用日からの経過期間を設定することができ、この経過期間が経過した単語については、その単語に関するデータ取得を中止する。
この経過時間は、単語の重要度毎に設定することができる。例えば、重要度が高い単語については、ユーザによる利用度に関係なく常にデータの取得を継続するように設定し、重要度が中または低の単語については、それぞれ指定した経過期間に利用されたかどうかを判別して、利用された場合にのみデータ取得を継続するように設定することができる。
【００７７】
図１８は、図１４〜図１７のような画面で決定された条件に従って、単語毎に他のＭＦＰからデータ取得の継続を行うか否かを判別したテーブル（継続判定テーブル）の例を示す図である。
図６のログ情報テーブルに含まれる単語使用リストの情報に基づいて、上記図１４〜図１７により設定された条件で、各単語に関わるデータ取得の継続要否を判断する。
【００７８】
図１８の継続判定テーブルでは、単語毎に、“利用回数”、“重要度”、“最終利用日”の項目が設定され、これらの情報に従ってその単語に関わるデータ取得を継続するかどうかを判定し、継続判定テーブルにその判定結果を書き込む。最終利用日は、その単語を含むデータが、ユーザに再利用された最終日の日付データである。
【００７９】
ここで図１４で利用回数が選択された場合には、重要度のデータは設定されず、もしくは重要度の欄自体が作成されない。一方、図１４で重要度が選択された場合には、利用回数のデータは設定されず、もしくは利用回数の欄自体が作成されない。
【００８０】
そして図１５で利用回数と期間が設定されている場合、単語毎に、その設定された期間毎の利用回数がカウントされ記録される。設定された期間毎の利用回数をカウントする場合、例えば設定された期間が経過する毎に、利用回数のカウント値をリセットするようにしてもよく、また常に直近の設定期間内における利用回数をカウントするようにしてもよい。
そして各単語毎に、設定された期間の間の利用回数をカウントし、設定された期間内で設定された利用回数以上、その単語を含むデータが利用されていれば、その単語に関連するデータ取得を継続する。
【００８１】
また図１４及び図１６で重要度が設定され、図１７で重要度毎に期間が設定されている場合、図１８の継続判定テーブルでは、単語毎にその重要度を抽出し、重要度に応じて設定された経過期間が最終利用日から経過するまでの間に、その単語を含むデータが利用されていれば、その単語に関連するデータ取得を継続する。
【００８２】
図１８の例では、単語“売り上げ”、“国内”が、他のＭＦＰからのデータの取得を継続する単語となる。図１８の継続判定テーブルは、ＭＦＰ１０の常設メモリ（データ記憶部５１）に記憶保持される。
【００８３】
図１９は、他のＭＦＰから取得したデータを削除する条件を設定する画面の一例を示す図である。図１９の画面により、ユーザは、ＭＦＰが保存するデータを削除する期間を設定することができる。ここでは、データの最終利用日からの経過期間を“間隔”として設定することができ、最終利用日からその経過期間が経過するまでの間、そのデータが利用されなければ、そのデータを削除する。
【００８４】
図２０は、ＭＦＰが他のＭＦＰから取得したデータテーブルの作成例を示す図である。ここでは、図２０のテーブルを「取得データテーブル」とする。
図２０の取得データテーブルには、各ジョブの名前を示すデータ名（ＩＤ名）と、そのデータ作成日、データの最終利用日、データの削除予定日、形態素解析後の単語リスト、技術・ビジネス用語リストに存在する単語、の各項目が設定される。図２０の取得データテーブルは、ＭＦＰ１０の常設メモリ（データ記憶部５１）に記憶保持される。
【００８５】
例えば、最終利用日から１年後にデータを削除するように設定した場合、各データについて、そのデータを削除することを確認する画面を最終利用日から１年後に表示する。そしてユーザが削除することを確認する入力を行った場合に、そのデータが削除される。
【００８６】
また、上記のようなデータ取得システムにおいて、データを取得するＭＦＰが、データを送信する他のＭＦＰが保持するログ情報テーブル（図６）と、自機の取得データテーブル（図２０）とを比較し、自機の取得データテーブルに保持されているデータについては、他のＭＦＰから取得しないようにすることにより、データの二重取得を防止することができる。
【００８７】
図２１は、図６に示すログ情報テーブルの生成処理例を説明するためのフローチャートである。
まずＭＦＰ１０でデータが処理された場合、そのデータがどのようなデータであるかを判別する（ステップＳ１）。処理されたデータがスキャン、ＦＡＸ、コピーデータの場合は、ＭＦＰ１０の画像処理部２でＯＣＲ処理を行う（ステップＳ２）。そしてＯＣＲにより得られたデータは、形態素解析部４２で形態素解析され単語に分類される（ステップＳ３）。
【００８８】
またステップＳ１において、処理されたデータが印刷データである場合は、すでに文字データになっているため、直接形態素解析される（ステップＳ３）。
そして形態素解析により分類された単語、データ作成日をログ情報テーブル（図６）に記録する（ステップＳ４）。
【００８９】
次いで、形態素解析により分類された単語のうち、ｎ（ｎ＝１,２,３・・・）番目の単語が技術・ビジネス用語リスト（図５（Ａ），図５（Ｂ））に存在するかどうかを検証する（ステップＳ５）。ｎ番目の単語が技術・ビジネス用語リストに存在しなければ、この単語については情報収集は行なわず（ステップＳ１０）、ステップＳ８に進む。
またｎ番目の単語が技術・ビジネス用語リストに存在する場合、その単語が、ログ情報テーブルに含まれる単語使用リスト（図６の“技術・ビジネス用語リストに存在する単語と使用回数”の欄）にすでに存在しているかどうかを判別する（ステップＳ６）。
【００９０】
ｎ番目の単語が単語使用リストに存在すれば、その単語の使用回数を＋１加算する（ステップＳ７）。またｎ番目の単語が単語使用リストに存在しなければ、単語使用リストにその単語を追加し、使用回数を１とする（ステップＳ１１）。
【００９１】
そして、１ジョブデータの処理が終了すれば（ステップＳ８−ＹＥＳ）、１ジョブにおける単語使用リストの作成が完了する（ステップＳ９）。また、１ジョブデータの処理が終了していなければ（ステップＳ８−ＮＯ）、ｎを１加算し（ステップＳ１２）、ステップＳ５に戻って次の単語に関する単語使用リストを作成する。
【００９２】
図２２は、図１１に示す取得情報リストの生成処理例を説明するためのフローチャートである。
まず図２１に示すフローにより、各ジョブにおける単語使用リストの作成が完了しているものとする（ステップＳ１１）。そしてデータ取得条件の期間設定が行われているかどうかを判別する（ステップＳ１２）。期間設定されている場合、ジョブがその設定された期間内のジョブであるかどうかを判別する（ステップＳ１３）。
【００９３】
ジョブが設定期間内のジョブでなければ、そのジョブを選択しない（ステップＳ２１）。またジョブが設定期間内のジョブであれば、一つのジョブについて取得情報リスト（図１１）を作成する（ステップＳ１４）。この場合、図６のログ情報テーブルの単語使用リストに記載された単語を取得情報リストに設定し、各単語の使用回数をカウントして使用回数欄に記録する。このとき、使用ジョブ数は１である。
【００９４】
次に、設定期間内で２つ以上のジョブが処理されたかどうかを判別する（ステップＳ１５）。設定期間内に２つ以上のジョブが処理されていなければ、取得情報リストの作成が完了する（ステップＳ２０）。
また、設定期間内で２つ以上のジョブが処理されていれば、次にｎ＋１（ｎ＝１,２,３・・・）番目のジョブについて、そのジョブのｍ（ｍ＝１,２,３・・・）番目の単語と同じ単語が取得情報リストにあるかどうかを判別する（ステップＳ１６）。このときの対象となるジョブの単語は、図６のログ情報テーブルの単語使用リストに記載された単語である。
【００９５】
ここでｍ番目の単語と同じ単語が取得情報リストにあれば、その単語に関する使用ジョブ数を＋１加算し、使用回数をそのジョブに使用されている回数分加算する（ステップＳ１７）。
また、ｍ番目の単語と同じ単語が取得情報リストになければ、取得情報リストにその単語を追加し、使用ジョブ数を１とし、使用回数をそのジョブに使用されている回数分設定する（ステップＳ２２）。
【００９６】
そしてステップＳ１７またはステップＳ２２の後、ｎ＋１番目のジョブデータの処理が終わりかどうかを判別し（ステップＳ１８）、そのジョブデータの処理が終わっていなければ、ｍを１加算し（ステップＳ２３）、ステップＳ１６に戻って次の単語が取得情報リストにあるかどうかを判別する。またｎ＋１番目のジョブデータの処理が終わっていれば、次に全てのジョブデータの処理が終わっているかどうかを判別する（ステップＳ１９）。
【００９７】
ここで全てのジョブデータの処理が終わっていなければ、ｎを１加算し（ステップＳ２４）、ステップＳ１６に戻って次のジョブの単語について、取得情報リストに加えていく。
ステップＳ１９で全てのジョブのデータの処理が終わっていれば、取得情報リストの作成が完了する。
【００９８】
図２３は、図２２に続く処理例を説明するためのフローチャートである。
ステップＳ２０で、取得情報リストの作成が完了すると、次にデータ取得の要否を判別するための条件設定の項目を判別する（ステップＳ２１）。ここでは、図８に示す画面において、データ取得の要否を判断するために、単語使用頻度と使用ジョブ数のいずれが設定されているのかを判別する。
【００９９】
ここで使用頻度が設定されている場合、設定されている期間内で所定回数以上、特定の単語が使用されたかどうかを判別する（ステップＳ２２）。そして所定回数以上、単語が使用されていいなければ、その単語に関連するデータを他のＭＦＰから取得しない（ステップＳ２６）。
また、所定回数以上単語が使用されていれば、データを取得する単語として決定し（ステップＳ２３）、その決定した単語に関連するデータを他のＭＦＰから取得する（ステップＳ２４）。
【０１００】
また、ステップＳ２１で、使用ジョブ数が設定されている場合、設定されている期間内で所定数以上のジョブが処理されたかどうかを判別する（ステップＳ２５）。そして所定数以上のジョブが処理されていなければ、他のＭＦＰからのデータ取得を行わない（ステップＳ２７）。また所定数以上のジョブが処理された場合、その単語をデータを取得する単語として決定し（ステップＳ２３）、その決定した単語に関連するデータを他のＭＦＰから取得する（ステップＳ２４）。
【０１０１】
図２４は、ＭＦＰのグループ化処理と他のＭＦＰからの情報取得処理の一例を説明するためのフローチャートである。
複数のＭＦＰがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、新しいＭＦＰがネットワークに接続された場合、そのＭＦＰでは、まずネットワーク上の他のＭＦＰを検索する（ステップＳ３１）。そして検索したＭＦＰの設置部門を確認する（ステップＳ３２）。設置部門は、各ＭＦＰのＩＰアドレス等のネットワーク設定値等に基づいて判別することができる。そして関連分門のＭＦＰがあれば（ステップＳ３３−ＹＥＳ）、それらＭＦＰをグループ化する（ステップＳ３４）。関連部門のＭＦＰがなければ（ステップＳ３３３−ＮＯ）、処理を終了する。
【０１０２】
次にグループ化した他のＭＦＰの記憶装置に記憶されているログ情報を確認する（ステップＳ３５）。そしてそのログ情報に対応するデータが、どのようなデータであるかを判別する（ステップＳ３６）。
他のＭＦＰに記憶されているデータが印刷データである場合は、その取得（データの取得）を行わない（ステップＳ４１）。印刷データは、文字コマンドになっているので文書の編集・改竄が容易であり、この例では、印刷データの場合は他のＭＦＰから取得しないようにする。この場合、データを保持するＭＦＰ側で、印刷データを送信しないように管理してもよく、またデータを取得するＭＦＰ側で、印刷データの場合には情報取得を行わないように制御してもよい。
【０１０３】
一方、他のＭＦＰに記憶されているデータがコピーデータ、あるいはスキャンデータである場合、さらにそのデータが秘密情報として扱われているかどうかを判別する（ステップＳ３７）。ここで秘密情報である場合には、その情報取得は行わない（ステップＳ４１）。この場合にも、データを保持するＭＦＰ側で、秘密情報を送信しないように管理してもよく、またデータを取得するＭＦＰ側で、秘密情報の場合には情報取得を行わないように制御してもよい。
【０１０４】
データが秘密情報でなければ、さらにそのデータが更新されているかどうかを判別する（ステップＳ３８）。更新されているかどうかの判断は、例えば同じファイル名の複数のデータがあれば、これらは更新されているものと判断することができる。データが更新されていなければ、自身の記憶装置に情報（データ）を取得して保存する（ステップＳ４０）。
【０１０５】
またデータが更新されている場合、更に最終承認者の捺印があるかどうかを判別する（ステップＳ３８）。捺印の有無の判別は、上述したように、所定のフォーマット情報から所属長等の最終承認者欄を判別し、その最終承認者欄に画像（捺印による）があれば、捺印が有るものと判断することができる。あるいは画像解析によって捺印による画像が有るかどうかを判別し、その捺印が所定の最終承認者のものであるかどうかを判別するようにしてもよい。
【０１０６】
最終承認者の捺印がなければ、そのデータの取得を行わない（ステップＳ４１）。最終承認以前のデータであるものと考えられるからである。
また最終承認者の捺印があれば、最終の更新データであるものと判断されるため、自身の記憶装置にデータを取得して保存する（ステップＳ４０）。
【０１０７】
そしてこのときにＭＦＰでは、同じグループ内の他のＭＦＰが保持する全てのデータを取得するのか、もしくは上述した取得情報リストに従って特定の単語に関連するデータのみを取得するのかを選択設定することができる。
【０１０８】
図２５は、他のＭＦＰからデータ取得を行う際に、対象のデータが最新の更新データであるかどうかを判別する処理例を説明するためのフローチャートである。
ＭＦＰで、印刷処理や画像読取処理等のデータ処理が行われると（ステップＳ５１）、そのＭＦＰのデータを取得するＭＦＰでは、そのデータが最新データ（作成日付が最新のデータ）であるかどうかを判別する（ステップＳ５２）。最新データかどうかは例えば同じファイル名のデータがある場合に、スキャン、コピーデータの場合は文書内に示されている日付で判断し、印刷データの場合はファイル作成日付で判断することができる。同じファイル名のデータでなければ、これらは更新されたデータではないものと判断する。
そして最新データであれば、そのデータを取得する（ステップＳ５３）。また最新データでなければ、データ取得を行わない（ステップＳ５４）。
【０１０９】
図２６及び図２７は、他のＭＦＰからのデータ取得を継続するときの処理例を説明するためのフローチャートである。
図２６において、まずデータ取得を継続するかどうかの基準として、利用回数を選択していない場合（ステップＳ６１−ＮＯ）、すなわち重要度を選択した場合には、後述する図２７のフローに進む。
利用回数を選択した場合（ステップＳ６１−ＹＥＳ）、さらにその利用回数と期間とを設定する（ステップＳ６２）。利用回数または重要度による基準選択は、上述の図１４の画面で実行することができ、また利用回数と期間との設定は、図１５の画面で実行することができる。
【０１１０】
そして、他のＭＦＰから取得したデータに含まれる単語毎に、設定期間内の利用回数、最終利用日等が記録された継続判定テーブル（図１８）を確認する（ステップＳ６３）。
この結果、設定期間内に設定回数以上、その単語を含むデータが利用されている場合（ステップＳ６４−ＹＥＳ）、その単語に関連するデータの取得を継続する（ステップＳ６５）。また設定期間内に設定回数以上、その単語を含むデータが利用されていない場合には、その単語に関連するデータの取得を停止する（ステップＳ６６）。
【０１１１】
図２７は、図２６において重要度を選択したときの処理例を説明するためのフローチャートである。
データ取得を継続するかどうかの基準として、重要度を選択した場合、自機のＭＦＰが保存する継続判定テーブルを確認する（ステップＳ６７）。この場合も図１８のように、他のＭＦＰから取得したデータに含まれる単語毎に、重要度と最終利用日が記録された継続判定テーブルを用いる。
【０１１２】
そして各単語の重要度を判別し（ステップＳ６８）、重要度が高ければ、その単語に関連するデータの取得を継続し（ステップＳ６９）、他のＭＦＰからデータを取得して保存する（ステップＳ７０）。
また、各単語の重要度が中または低である場合、その単語を含むデータが設定期間内に利用されたかどうかを判別し（ステップＳ７１）、設定期間内に利用されていなければ、その単語に関連するデータの取得を中止する（ステップＳ７２）。
【０１１３】
例えばデフォルトでは、全ての単語の重要度が高くなるようにし、重要度が高い場合、最終利用日に関係なく、その単語が含まれるデータの取得を継続する。また重要度が中の場合は設定期間を１ヶ月とし、重要度が低の場合は設定期間を２週間と設定すると、最終利用日からその期間が過ぎたときに、データの取得を中止することができる。
【０１１４】
図２８は、他のＭＦＰからの情報の二重取得を防ぐ処理例を説明するためのフローチャートである。
ＭＦＰでは、他のＭＦＰから取得したデータのリストを示す取得データテーブルを作成する（ステップＳ８１）。取得データテーブルは、上記図２０に示すような形態で作成することができる。
【０１１５】
そして、他の各ＭＦＰが保存するログ情報テーブルを確認し（ステップＳ８２）、他のＭＦＰが保存しているデータと自機の取得データリストとを比較して、他のＭＦＰが保存しているデータをすでに自機で所有していれば（ステップＳ８３−ＹＥＳ）、そのデータを他のＭＦＰから取得することなく処理を終了する。また他のＭＦＰが保存しているデータを自機で所有していなければ（ステップＳ８３−ＮＯ）、そのデータを取得して自機に保存する（ステップＳ８４）。
【０１１６】
図２９は、ＭＦＰに保存しているデータの削除処理の一例を説明するためのフローチャートである。まずユーザは、ＭＦＰで保存しているデータの削除予定日を設定する（ステップＳ９１）。削除予定日は、図１９に示す画面にて設定することができる。この場合、各データの最終利用日から、そのデータを削除するまでの期間を設定することができる。
【０１１７】
設定した削除予定日は、図２０に示す取得データテーブルに記載され、保存される。そしてＭＦＰは、自機で保存しているデータを確認する（ステップＳ９２）。この場合、例えば１日に１回などのように、予め定めた期間ごとに自機のデータを確認するように設定しておくことができる。
【０１１８】
自機で保存しているデータのうち、削除予定日を過ぎているものがあれば（ステップＳ９３−Ｙ）、その旨を警告表示する（ステップＳ９４）。警告表示に対して、ユーザがそのデータを削除することを承認する入力を行った場合（ステップＳ９５−ＹＥＳ）、そのデータを実際に削除する処理を行う（ステップＳ９６）。
またステップＳ９３で削除予定日を過ぎたデータがない場合、またステップＳ９５でユーザがデータの削除を承認しない場合には、その処理を終了する。
【図面の簡単な説明】
【０１１９】
【図１】本発明の複合機を用いた情報取得システムの構成例を説明するための図である。
【図２】本発明による複合機（ＭＦＰ）の構成例を説明するためのブロック図である。
【図３】図２に示した取得情報決定部の詳細な構成例を説明するためのブロック図である。
【図４】本発明におけるデータの保存及び取得処理を概念的に説明するための図である。
【図５】各ＭＦＰが保持する技術・ビジネス用語リストの一例を示す図である。
【図６】自機で処理したデータのログ情報をそのジョブごとに分類して解析した結果を示すテーブル（ログ情報テーブルとする）の一例を示す図である。
【図７】データ取得条件の期間設定を行うための設定画面の一例を示す図である。
【図８】データ取得の要否を判断するための条件設定画面の例を示す図である。
【図９】単語使用頻度の設定画面の例を示す図である。
【図１０】ジョブ個数の設定画面の例を示す図である。
【図１１】図７〜図１０のような画面で決定された条件に従って、単語毎に他のＭＦＰからデータを取得するか否かを判別したリスト（取得情報リスト）の例を示す図である。
【図１２】ネットワーク上のＭＦＰを設置場所に応じてグループ分けする際のリストの一例を示す図である。
【図１３】図１３は、ＭＦＰのグループ分けを確認・設定するための画面の一例を示す図である。
【図１４】データ取得の継続条件設定を行うための設定画面の一例を示す図である。
【図１５】利用回数設定画面の一例を示す図である。
【図１６】重要度設定画面の一例を示す図である。
【図１７】データ取得を中止する条件を設定する画面の一例を示す図である。
【図１８】図１４〜図１７のような画面で決定された条件に従って、単語毎に他のＭＦＰからデータ取得の継続を行うか否かを判別したテーブル（継続判定テーブル）の例を示す図である。
【図１９】他のＭＦＰから取得したデータを削除する条件を設定する画面の一例を示す図である。
【図２０】ＭＦＰが他のＭＦＰから取得したデータテーブルの作成例を示す図である。
【図２１】図６に示すログ情報テーブルの生成処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２２】図１１に示す取得情報リストの生成処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２３】図２２に続く処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２４】ＭＦＰのグループ化処理と他のＭＦＰからの情報取得処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図２５】他のＭＦＰからデータ取得を行う際に、対象のデータが最新の更新データであるかどうかを判別する処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２６】他のＭＦＰからのデータ取得を継続するときの処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２７】他のＭＦＰからのデータ取得を継続するときの処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２８】他のＭＦＰからの情報の二重取得を防ぐ処理例を説明するためのフローチャートである。
【図２９】ＭＦＰに保存しているデータの削除処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２０】
１…原稿読取部、２…画像処理部、３…画像形成部、４…制御部、５…記憶装置、６…表示部、７…ユーザＩＤ入力部、８…通信Ｉ／Ｆ、１０…ＭＦＰ、４１…取得情報決定部、４１ａ…取得情報リスト管理部、４１ｂ…取得情報リスト更新部、４１ｃ…取得データテーブル管理部、４１ｄ…取得データテーブル更新部、４１ｅ…技術・ビジネス用語リスト管理部、４１ｆ…情報カウント部、４１ｇ…テーブル参照部、４２…形態素解析部、４３…記憶装置監視部、４４…ユーザＩＤ識別部、５１…データ記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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