(57)【要約】    【課題】  無駄な印刷を抑制することを可能とし、印刷文書を必要な時に入手することなどを可能とした印刷制御装置を提供する。    【解決手段】  画像処理装置１０１は、データ処理装置１０２、印刷装置１０３、タッチパネル１０４、記憶装置１０５、ネットワークＩＦ１０６、ＩＣカードリーダ１０７を備える。記憶装置１０５は、議題・議題に割り当てられた時間・添付資料を含む会議情報、会議室に対する参加者の入室／退室を記録する入出ログ等を格納する。データ処理装置１０２は、会議の議題の処理順番に応じ、参加者の人数に対応した添付資料の印刷を印刷装置１０３に実行させる。また、データ処理装置１０２は、添付資料の予想印刷時間を算出し、現在時刻に予想印刷時間を加算した時刻が議題の開始時刻を過ぎる場合、印刷装置１０３による添付資料の印刷を開始する。【選択図】      図１
2007047983.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書を記憶する記憶手段と、
前記複数の電子文書に基づいて印刷処理を実行して印刷文書を生成する印刷処理手段と、
前記複数の電子文書を前記印刷処理手段により印刷処理するための印刷スケジュールを設定するスケジュール設定手段と、
前記印刷処理手段により生成される前記印刷文書を利用する利用者の人数を判定する判定手段と、
前記スケジュール設定手段により設定された前記印刷スケジュールに基づいて前記複数の電子文書のうち所定の電子文書の印刷処理を開始する際に、前記判定手段が判定した前記利用者の人数に応じた数の前記印刷文書が生成されるよう前記印刷処理手段を制御する制御手段と、
を備えることを特徴とする印刷装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記所定の電子文書を印刷処理するのに要する印刷時間を予測し、前記予測された印刷時間と前記スケジュール設定手段が設定した前記印刷スケジュールとに基づいたタイミングで、前記所定の電子文書の印刷処理を開始させることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項３】
現在時刻を取得する現在時刻取得手段を有し、
前記制御手段は、前記現在時刻取得手段が取得した現在時刻に前記予測された印刷時間を加算して得られる時刻が前記所定の電子文書にかかる印刷処理の開始時刻を過ぎる場合、前記印刷処理手段による前記所定の電子文書の印刷処理を開始させることを特徴とする請求項２記載の印刷装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記スケジュール設定手段が前記印刷スケジュールを変更して前記複数の電子文書を印刷処理する処理順番を変更したことに対応して、変更された後の処理順番に基づいて前記複数の電子文書を印刷処理するよう制御することを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項５】
前記利用者の登録及び削除を行う登録手段を更に備え、
前記制御手段は、前記登録手段により登録された前記利用者の人数に対応した前記所定の電子文書の印刷処理を前記印刷処理手段に実行させることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項６】
前記所定の電子文書のうち先行して印刷処理を行うべき先行印刷部分を指定する指定手段を更に備え、
前記制御手段は、前記指定手段により指定された先行印刷部分の印刷を前記印刷処理手段に実行させることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項７】
前記制御手段は、前記所定の電子文書を印刷処理する際に、前記所定の電子文書から生成される印刷文書に前記利用者の識別情報を付加して前記印刷処理を実行させることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項８】
前記複数の電子文書の少なくともいずれかは会議の議題に関する文書を含み、前記複数の電子文書にかかる他の電子文書は、前記会議の議題に付随して会議参加者に配布される印刷文書にかかる電子文書であることを特徴とする請求項１乃至７の何れかに記載の印刷装置。
【請求項９】
前記請求項１乃至８の何れかに記載の印刷装置と、カード型記憶媒体から印刷文書の利用者か否かの識別に用いる識別情報を読み取る読取装置と、を備えることを特徴とする印刷システム。
【請求項１０】
印刷方法であって、
複数の電子文書を記憶する記憶ステップと、
前記複数の電子文書を印刷処理するための印刷スケジュールを設定するスケジュール設定ステップと、
前記印刷処理により生成される印刷文書を利用する利用者の人数を判定する判定ステップと、
前記スケジュール設定ステップにより設定された前記印刷スケジュールに基づいて前記複数の電子文書のうち所定の電子文書の印刷処理を開始する際に、前記判定ステップが判定した前記利用者の人数に応じた数の前記印刷文書が生成されるよう前記印刷処理を実行する印刷ステップと、
を備えることを特徴とする印刷方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば会議の議題に沿って印刷物を作成する場合に適用される印刷装置、印刷システム、及び印刷方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、パーソナルコンピュータ（以下ＰＣと略記）の普及により、文書を紙ではなく電子文書として扱うことが多くなってきている。しかしながら、例えば会議で参加者に配布する資料は、可読性や視認性の問題から、電子文書ではなく紙に印刷を行うことが多い。このような、会議で配布する資料の印刷に関わる提案として、会議室の予約を電子的に受け付け、予約時に入力した参加人数分の資料を会議の開始前に予め印刷する会議システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−０１３６３２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来例の会議システムで対象としている参加人数は、あくまでも会議に参加する予定の人数であり、会議参加を中止する者や会議参加を新規に希望する者の人数によっては、実際には参加人数に増減がある。そのため、会議で配布する資料は予め印刷を行うのではなく、セキュリティの保持及び印刷コストの低減のためには、実際に会議に参加した人数分だけ資料を印刷することが望ましい。
【０００４】
しかし、会議で配布する資料が多い場合や会議の参加人数が多い場合は、資料の印刷に時間がかかり、会議参加者に資料が配布されるまで会議の議題に必要な資料がない状態となってしまい、議題の進行に支障を来たす場合もあるという問題があった。また、議題の進行状況によっては、予め印刷されている資料が使われず（不要となり）、印刷した資料や印刷費が無駄になるという問題があった。
【０００５】
本発明の目的は、無駄な印刷を抑制することを可能とし、印刷文書を必要な時に入手することなどを可能とした印刷装置、印刷システム、及び印刷方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述の目的を達成するために、本発明の印刷装置は、複数の電子文書を記憶する記憶手段と、前記複数の電子文書に基づいて印刷処理を実行して印刷文書を生成する印刷処理手段と、前記複数の電子文書を前記印刷処理手段により印刷処理するための印刷スケジュールを設定するスケジュール設定手段と、前記印刷処理手段により生成される前記印刷文書を利用する利用者の人数を判定する判定手段と、前記スケジュール設定手段により設定された前記印刷スケジュールに基づいて前記複数の電子文書のうち所定の電子文書の印刷処理を開始する際に、前記判定手段が判定した前記利用者の人数に応じた数の前記印刷文書が生成されるよう前記印刷処理手段を制御する制御手段と、を備えることを特徴とする。
【０００７】
上述の目的を達成するために、本発明の印刷方法は、複数の電子文書を記憶する記憶ステップと、前記複数の電子文書を印刷処理するための印刷スケジュールを設定するスケジュール設定ステップと、前記印刷処理により生成される印刷文書を利用する利用者の人数を判定する判定ステップと、前記スケジュール設定ステップにより設定された前記印刷スケジュールに基づいて前記複数の電子文書のうち所定の電子文書の印刷処理を開始する際に、前記判定ステップが判定した前記利用者の人数に応じた数の前記印刷文書が生成されるよう前記印刷処理を実行する印刷ステップと、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、印刷スケジュールに基づいて複数の電子文書を印刷処理して印刷文書を生成する際に、印刷文書の利用者の人数分だけ電子文書を印刷するため、無駄な印刷を抑制することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
【００１０】
図１は、本発明の実施の形態に係る印刷制御装置及び印刷装置としての画像処理装置とクライアントＰＣからなるシステムの構成を示すブロック図である。
【００１１】
図１において、本システムは、画像処理装置１０１、クライアントＰＣ１・１０９、クライアントＰＣ２・１１０がネットワーク１０８を介して通信可能に構成されており、会議室の予約や会議に使用する添付資料の印刷等の処理に用いられる。画像処理装置１０１は、例えば会議室に設置された複写機として構成されており、データ処理装置１０２、印刷装置１０３、タッチパネル１０４、記憶装置１０５、ネットワークインタフェース（以下ネットワークＩＦと略記）１０６、ＩＣカードリーダ１０７を備えている。
【００１２】
画像処理装置１０１において、データ処理装置１０２は、画像処理装置各部を制御するものであり、例えばＣＰＵから構成されている。データ処理装置１０２は、会議の議題の順番に応じて、会議参加者の人数に対応した資料の印刷を印刷装置１０３に実行させる制御や、現在時刻に資料の予想印刷時間を加算した時刻が議題の開始時刻を過ぎる場合、資料の印刷を印刷装置１０３に開始させる制御、等を行う。また、データ処理装置１０２は、プログラムに基づき図５及び図６の各フローチャートに示す処理を実行する。本実施の形態では、会議室の予約を行う会議室予約システムをデータ処理装置１０２上で動作するＷｅｂサーバプログラム（以下Ｗｅｂサーバと略記）として説明を行う。
【００１３】
印刷装置１０３は、記憶装置１０５に格納された電子画像データに基づき、会議に使用する添付資料を紙等の印刷媒体に印刷し出力する。タッチパネル１０４は、ユーザに対する情報の提供を行うと共にユーザからの入力を受け付けるものである。記憶装置１０５は、例えばメモリやハードディスクドライブから構成され、データ処理装置１０２で処理される電子画像データ（電子文書）、上記プログラムの他に、会議情報、入出ログ、フラグ等を格納する。会議情報は、会議単位で存在する情報である。入出ログは、会議室に対する参加者の入室／退室の記録に用いる。フラグは、資料を議題にしたがって印刷を行うか否かの設定に用いる。
【００１４】
ネットワークＩＦ１０６は、画像処理装置１０１をネットワーク１０８に接続するためのインタフェースであり、ネットワーク１０８を介して入力されるクライアントＰＣからの要求をデータ処理装置１０２に伝える。ＩＣカードリーダ１０７は、非接触型ＩＣカードまたは接触型ＩＣカードに記憶されている各種情報を読み取る装置である。ＩＣカードリーダ１０７は、該ＩＣカードリーダ１０７の有効範囲に近づけられたＩＣカードまたは該ＩＣカードリーダ１０７の読取部に接触しているＩＣカードと通信を行い、ＩＣカードに記憶されている個人情報を読み取ることができる。
【００１５】
クライアントＰＣ１・１０９、クライアントＰＣ２・１１０は、それぞれ、ネットワーク１０８を介して画像処理装置１０１と接続されており、各クライアントＰＣ上で動作するＷｅｂブラウザを用いてデータ処理装置１０２上で動作するＷｅｂサーバに処理の要求を行う際に使用される。各クライアントＰＣの表示部には、図３に示す会議設定画面や図４に示す議題追加画面などを表示可能である。各クライアントＰＣは、会議室外に設置されていてもよいし、会議室内に設置されていてもよい。本実施の形態では、クライアントＰＣ１・１０９は会議室外に設置され、クライアントＰＣ２・１１０は会議室内に設置されているものとする。
【００１６】
本実施の形態の特徴は以下の通りである。データ処理装置１０２は、複数の電子画像データ（電子文書）を印刷処理するための印刷スケジュールを設定する。また、データ処理装置１０２は、印刷装置１０３により生成される印刷文書を利用する利用者の人数を判定する。また、データ処理装置１０２は、印刷スケジュールに基づいて、印刷装置１０３により複数の電子文書のうち所定の電子文書の印刷処理を開始する際に、上記判定した利用者の人数に応じた数の印刷文書が生成されるよう印刷装置１０３を制御する。
【００１７】
また、データ処理装置１０２は、所定の電子文書を印刷処理するのに要する印刷時間を予測し、予測された印刷時間と印刷スケジュールとに基づいたタイミングで、印刷装置１０３による所定の電子文書の印刷処理を開始させる。
【００１８】
また、データ処理装置１０２は、取得した現在時刻に上記予測された印刷時間を加算して得られる時刻が、所定の電子文書にかかる印刷処理の開始時刻を過ぎる場合、印刷装置１０３による所定の電子文書の印刷処理を開始させる。
【００１９】
また、データ処理装置１０２は、印刷スケジュールを変更して複数の電子文書を印刷処理する処理順番を変更したことに対応して、変更された後の処理順番に基づいて複数の電子文書を印刷処理するよう印刷装置１０３を制御する。
【００２０】
また、データ処理装置１０２は、登録された利用者の人数に対応した所定の電子文書の印刷処理を印刷装置１０３に実行させる。
【００２１】
また、データ処理装置１０２は、指定された先行印刷部分（所定の電子文書のうち先行して印刷処理を行うべき部分）の印刷を印刷装置１０３に実行させる。
【００２２】
また、データ処理装置１０２は、印刷装置１０３により所定の電子文書を印刷処理する際に、所定の電子文書から生成される印刷文書に利用者の識別情報を付加して印刷処理を実行させる。
【００２３】
この場合、複数の電子文書の少なくともいずれかは会議の議題に関する文書を含み、複数の電子文書にかかる他の電子文書は、会議の議題に付随して会議参加者に配布される印刷文書にかかる電子文書である。
【００２４】
図２は、画像処理装置１０１のデータ処理装置１０２上で動作するＷｅｂサーバが扱う会議情報のデータ構造例を示す図である。
【００２５】
図２において、会議情報２０１は、１つの会議単位ごとに存在する情報であり、記憶装置１０５に格納されている。会議情報２０１は、議題２０２、議題２０３などの複数の議題を示す情報と、会議に参加している参加者を示す参加者リスト２０４と、会議室の入退室者に対する添付資料の印刷設定の有／無を示す会議設定２０５から構成されている。議題２０２は、議題２０２に割り当てられた時間２０６と、議題２０２に必要な添付資料２０７から構成されている。同様に、議題２０３は、議題２０３に割り当てられた時間２０８と、議題２０３に必要な添付資料２０９、添付資料２１０から構成されている。
【００２６】
各議題２０２、２０３・・・は、それぞれの添付資料（電子文書）を印刷する単位でもある。また、各添付資料２０７、２０９、２１０・・・は、添付資料のタイトル、添付資料の印刷ページ数、先行印刷情報、添付資料の担当者名、添付資料の文書ＩＤから構成されている。先行印刷情報は、添付資料の印刷ページ数が多いときにアブストラクト部分（先行印刷部分）として先行して印刷する際に、参照されるヒント情報である。文書ＩＤは、会議で使用する添付資料を一意に指し示す識別情報である。
【００２７】
各議題２０２、２０３・・・は、議題の進行状況に応じて「開始待」、「資料印刷中」、「議論中」、「終了」の状態を取る。各添付資料２０７、２０９、２１０・・・は、印刷の進行状況に応じて「未印刷」、「印刷中」、「印刷済」の状態を取る。
【００２８】
参加者リスト２０４は、参加者２１１のように実際に会議に参加した参加者情報から構成されている。参加者情報は、会議室における会議参加者の入室／退室を示す入出ログ２１２と、各添付資料のうちどの添付資料を当該参加者向けに印刷したかを示す印刷済資料ＩＤ２１３から構成されている。印刷済資料ＩＤは、議題に付属した添付資料の複数の文書ＩＤのうち何れの文書ＩＤを印刷済であるかを指し示す。
【００２９】
会議設定２０５は、会議室への途中入室者に入室以前の資料を印刷するか否か、会議室からの途中退室者に退室以降の資料を印刷するか否か、の設定を示す情報である。
【００３０】
次に、本実施の形態のネットワークシステムを利用した会議に関わる各種処理（会議の設定処理、議題の追加処理、会議の開始処理、資料の印刷処理、会議中における参加者の入退室処理、会議中の議題の修正処理）について、図３乃至図６を参照しながら詳細に説明する。
【００３１】
まず、会議前に会議の設定を行う処理について説明する。
【００３２】
会議の主催者は、会議前に、会議室に設置されている画像処理装置１０１に対して例えばクライアントＰＣ１・１０９のＷｅｂブラウザを用いて接続を行い、画像処理装置１０１にログインする。次に、会議の主催者が、新規に予約された会議予約や既に予約されている会議予約をクライアントＰＣ１・１０９のＷｅｂブラウザ上で選択すると、クライアントＰＣ１・１０９には、データ処理装置１０２上のＷｅｂサーバから送信されてくる図３に示すＷｅｂページ３０１（会議設定画面）が表示される。
【００３３】
図３は、会議設定画面を示す図である。
【００３４】
図３において、クライアントＰＣ１・１０９には、Ｗｅｂページ３０１（会議設定画面）が表示されている。項目３０２は、会議名を入力するフィールドである。項目３０３は、会議の日時を入力するフィールドである。会議の日時は、データ処理装置１０２上のＷｅｂサーバ（以下データ処理装置１０２と略記）が、記憶装置１０５に記憶されている他の会議に関する情報と利用者からの入力をチェックすることで、他の会議の日時と重複しないように設定することが可能である。
【００３５】
項目３０４は、議題一覧が表示されるフィールドであり、項目３０５、３０６、３０７から構成される。項目３０５は、議題名を表示している。項目３０６は、議題に付属する添付資料のファイル名を表示している。矩形表示３０７は、会議の時間を議題単位で表現したものであり、議題単位で選択することが可能である。
【００３６】
ＧＵＩ（Graphical User Interface）ボタン３０８は、議題一覧に議題を追加する際に押下する。ＧＵＩボタン３０８を押下すると、議題の追加のためのダイアログが表示される。ＧＵＩボタン３０９は、選択されている議題を削除する際に押下する。ＧＵＩボタン３０９を押下すると、項目３０４上で選択されている議題が削除される。
【００３７】
項目３１０は、会議の参加予定人数を入力するフィールドである。参加予定人数は、添付資料の印刷時間を計算する際のヒント情報（参照情報）となる。項目３１１、項目３１２、項目３１３等が表示されている領域は、会議ポリシー（会議方針）の設定項目が列挙されている領域である。
【００３８】
項目３１１は、添付資料を議題にしたがって印刷するかどうかをチェックするチェックボックスである。項目３１１がチェックされている場合には、項目３０４で表示されている議題一覧の議題単位で添付資料の印刷を行うことを意味する。項目３１１がチェックされていない場合は、会議が始まった時点でその場にいた人数分すべての添付資料の印刷を行う。ただし、この場合でも、添付資料を印刷する順番は議題順となる。
【００３９】
項目３１２は、項目３１１のチェックボックスがチェックされている場合に有効な項目である。議題にしたがって添付資料の印刷を行う場合、会議室への途中入室者に対してそれまでに議題にしたがって印刷された添付資料を印刷するかどうかを設定する項目である。
【００４０】
項目３１３は、項目３１１のチェックボックスがチェックされている場合に有効な項目である。議題にしたがって添付資料の印刷を行う場合、会議室への途中退室者に対してそれ以降の議題にしたがって印刷された添付資料を印刷するかどうかを設定する項目である。
【００４１】
ＧＵＩボタン３１４は、会議室の予約を確定する際に押下する。ＧＵＩボタン３１４が押下されると、データ処理装置１０２は、図３の会議設定画面に表示された予約情報で会議室を予約し、図２に示したデータ構造で予約情報を記憶装置１０５に保存する。ＧＵＩボタン３１５は、会議室の予約を破棄して削除する際に押下する。ＧＵＩボタン３１５が押下されると、データ処理装置１０２は、図３の会議設定画面に表示された予約情報を破棄し、記憶装置１０５の予約情報の記録も削除する。
【００４２】
利用者が実際に会議室を予約するためには、図３の会議設定画面において、会議名、日時、議題、参加予定人数、会議ポリシーを入力した後、ＧＵＩボタン３１４を押下することで予約を確定し、会議室の予約を行う。その後、議題の追加や資料の添付を行う時には、会議室の予約時と同様にして図３の会議設定画面をＷｅｂブラウザで開き、議題の編集を行う。
【００４３】
次に、議題の追加について詳細に説明する。
【００４４】
議題の追加を行うためには、まず、利用者はクライアントＰＣ１・１０９のＷｅｂブラウザにより図３の会議設定画面を開き、該会議設定画面上でＧＵＩボタン３０８を押下することで、図４の議題追加画面を表示する。
【００４５】
図４は、議題追加画面を示す図である。
【００４６】
図４において、議題追加画面４０１は、ＧＵＩボタン３０８の押下により表示される。議題追加画面４０１では、利用者は各々のフィールドに対して、議題の名前と、議題の討論にかかると予想される予定時間と、議題に関わる資料の入力を行う。項目４０２は、クライアントＰＣで作成された資料を添付するために、クライアントＰＣ内の資料の記憶場所を入力するフィールドである。ＧＵＩボタン４０３は、項目４０２で入力された資料を議題に関連付けて画像処理装置１０１に送信する際に押下する。画像処理装置１０１に送信された資料のデータは、データ処理装置１０２により記憶装置１０５に保存される。
【００４７】
項目４０４は、議題に関連付けられている資料の一覧リストを表示するフィールドであり、資料の総件数が表示されている。項目４０５は、資料の一覧リスト表示のための項目であり、資料の名称、資料の発表担当者、資料のページ数、資料のうち先に印刷しておく必要がある先行印刷ページ、資料を印刷するまでの予想時間から構成される。先行印刷ページは、その資料の内、先行して印刷する部分をページ単位で指定するものである。先行印刷ページの入力を行わない場合は、先行して印刷する部分はないものとみなす。印刷予想時間は、各資料の印刷設定、印刷装置１０３の印刷速度、会議の参加予定人数を基にデータ処理装置１０２が計算する。印刷予想時間の括弧内の数字は、先行して印刷する部分の印刷に必要な時間である。
【００４８】
項目４０６は、資料一覧リストの中の所望の資料に対して選択が行われている状態を示しており、ＧＵＩボタン４０７〜ＧＵＩボタン４１１の操作の対象になる。ＧＵＩボタン４０７とＧＵＩボタン４０８は、添付資料の順番を変更する際に押下する。ＧＵＩボタン４０７が押下されると、データ処理装置１０２は、選択された資料の印刷順番を一つ前に変更し、ＧＵＩボタン４０８が押下されると、データ処理装置１０２は、選択された資料の印刷順番を一つ後に変更する。
【００４９】
ＧＵＩボタン４０９は、資料の削除を行う際に押下する。ＧＵＩボタン４０９が押下されると、選択された資料が削除され印刷対象ではなくなる。また、記憶装置１０５上の資料のデータも削除される。ＧＵＩボタン４１０は、資料のプレビューを行う際に押下する。ＧＵＩボタン４１０が押下されると、資料の印刷設定を基に印刷されたときの画像イメージが画面に表示される。ＧＵＩボタン４１１は、資料の印刷設定を行う際に押下する。ＧＵＩボタン４１１を押下すると、両面印刷やステイプル設定など、印刷装置１０３で資料の印刷を行うときの設定を行うことができる。ＧＵＩボタン４１２は、議題の追加を確定する際に押下する。
【００５０】
上記のように、議題を追加するためには、図４の議題追加画面上で各項目について入力を行い、ＧＵＩボタン４１２を押下することで議題の追加を確定する。議題の追加が確定すると、データ処理装置１０２により、図３の会議設定画面の項目３０４の議題一覧の表示が更新される。
【００５１】
尚、本実施の形態では、資料のうち先行印刷部分を指定する際にページ単位で指定を行うものとしているが、資料が章と節で構造化された文書である場合は、資料の特定の章や特定の節だけを印刷する等の指定を行うように構成してもよい。また、印刷装置１０３で印刷を行う際に、予め定められた一定の時間以上印刷時間がかかる場合は、先行印刷部分を入力しないと議題の確定が不可能であるように構成してもよい。また、予想印刷時間の合計が議題の討論にかかると予想される時間以上になる場合は、図４の議題追加画面にエラーを表示するように構成してもよい。
【００５２】
また、本実施の形態では、クライアントＰＣのＷｅｂブラウザを使うことで誰でも会議の設定を変更したり、議題や資料の追加を行ったりできる構成としているが、これに限定されるものではない。会議単位で主催者を設定し、主催者以外が会議の設定等の変更を行っても主催者が承認しないと変更が反映されないように構成してもよい。この場合、クライアントＰＣのＷｅｂブラウザで画像処理装置１０１にログインしたときのユーザ認証の情報を基に、会議の主催者かそうでないかを判別する。
【００５３】
以上のように、利用者はクライアントＰＣのＷｅｂブラウザを用いることで、会議前に会議の設定処理（会議室の予約、議題の追加）を行うことが可能である。
【００５４】
次に、会議の開始について説明する。
【００５５】
まず、会議室に設置されている画像処理装置１０１のデータ処理装置１０２は、会議の開始時間に対して予め決められた時間前になると、会議の参加者の受付処理を開始する。即ち、データ処理装置１０２は、会議室に入室した入室者のＩＣカードからＩＣカードリーダ１０７で読み取られた個人情報を受信すると、入室者が会議への参加者であると認識する。データ処理装置１０２は、入室者の会議参加記録を図２の入出ログ２１２として記憶装置１０５に記憶する。
【００５６】
この場合、当該会議の入室者と前の会議の退室者とを区別するために、担当者はタッチパネル１０４を用いて入室と退室の確認を行ってもよい。入退室の確認方法としては、タッチパネル１０４の表示部に入室者入力欄と退室者入力欄を有する入退室入力画面を表示し、各々の入室者／退室者ごとに（または会議の主催者などが）、入室／退室に応じて入室者入力欄／退室者入力欄に入力を行う方法などがある。
【００５７】
次に、データ処理装置１０２は、会議の主催者によりタッチパネル１０４から会議の開始を指示されると、会議の開始とみなし、印刷装置１０３により資料の印刷処理を開始する。会議の開始の指示を行うためには、タッチパネル１０４を用いて会議の主催者権限で画像処理装置１０１にログインすることで、会議の開始の指示を行う。或いは、会議室に設置されているクライアントＰＣ２・１１０からＷｅｂブラウザを用いて画像処理装置１０１にログインすることで、会議の開始の指示を行ってもよい。
【００５８】
次に、資料の印刷処理について説明する。
【００５９】
画像処理装置１０１のデータ処理装置１０２は、会議の開始の指示を受け付けると、記憶装置１０５に記憶されている該当する会議情報を、開催中の会議に対応する会議情報であると認識する。次に、データ処理装置１０２は、記憶装置１０５に記憶されている「議題にしたがって印刷を行うか否か」を設定するフラグをチェックする。フラグが「議題にしたがって印刷を行わない」に設定されている場合は、データ処理装置１０２は、その時点で会議に参加している人数分、会議に属するすべての添付資料の印刷を印刷装置１０３により行う。
【００６０】
但し、添付資料を印刷する順番は議題の順番であり、添付資料に先行印刷ページが設定されている場合は、先行印刷ページを先に印刷する。また、印刷装置１０３により添付資料を印刷する時に、添付資料のページのヘッダまたはフッタに会議名と議題と添付資料配布対象の参加者名を印刷する。
【００６１】
一方、フラグが「議題にしたがって印刷する」に設定されている場合は、データ処理装置１０２は、議題にしたがった添付資料の印刷を印刷装置１０３により行う。議題にしたがって添付資料を印刷する場合の処理を図５のフローチャートに基づき説明する。尚、以下では、開催中の会議に関わる会議情報は図２のデータ構造を有するものとして説明する。
【００６２】
図５は、画像処理装置１０１における議題に沿った資料の印刷処理を示すフローチャートである。
【００６３】
図５において、ステップＳ５０１では、画像処理装置１０１のデータ処理装置１０２は、例えばカレンダ機能等により現在時刻の取得を行う。ステップＳ５０２では、データ処理装置１０２は、現在行われている会議に関わる会議情報を構成する議題をチェックすることで、次の議題で会議参加者一人当たりどれだけのページ数の印刷を行う必要があるかを計算する。即ち、データ処理装置１０２は、記憶装置１０５に記憶されている会議情報２０１を構成する議題の順番と議題の処理状態を確認し、次に印刷を開始すべき議題についての添付資料の印刷量をチェックする。
【００６４】
会議の開始時は、すべての議題について状態が「開始待」であるため、最初の議題が対象となり、その議題に必要な添付資料すべてについてチェックが行われる。会議情報２０１においては、議題２０２が会議開始時にチェックされる議題である。議題２０２については、添付資料２０７のページ数“６”が次に印刷すべきページ数となる。
【００６５】
議題２０２の状態が既に「開始待」以外であったり、議題２０２の順番が後に変更になったりした場合は、議題２０３が対象になる。議題２０３については、添付資料２０９のページ数“１０”と添付資料２１０のページ数 “５”の合計“１５”が次に印刷すべきページ数となる。また、データ処理装置１０２は、議題が開始時刻になっていた場合は「議論中」に状態を設定し、議題が終了時刻になっていた場合は「終了」に状態を設定し、記憶装置１０５に記憶する。
【００６６】
ステップＳ５０３では、データ処理装置１０２は、現在会議に参加している参加人数をチェックする。会議に参加しているかどうかは、記憶装置１０５に記憶されている参加者リスト２０４の入出ログ２１２を読み取ることで判断する。また、会議設定２０５について、図３の会議設定画面の項目３１３で「途中退室者には退室以降の資料を印刷しない」が設定されている場合は、退室者は会議の参加人数としてカウントしない。
【００６７】
ステップＳ５０４では、データ処理装置１０２は、添付資料の印刷に要すると予想される予想印刷時間を計算（予測）する。具体的には、下記の３つの情報に基づいて予想印刷時間を計算（予測）する。
・  ステップＳ５０２で求めた会議参加者一人当たりの印刷ページ数
・  ステップＳ５０３で求めた会議の参加人数
・  予め設定してある印刷媒体１枚あたりの平均印刷時間
ステップＳ５０５では、データ処理装置１０２は、上記ステップＳ５０４で求めた予想印刷時間と、現在時刻と、議題の開始時刻とに基づいて、添付資料の印刷を開始するかどうかを判断する。現在時刻に予測時間を加算した時刻が議題の開始時刻を過ぎる場合は、データ処理装置１０２は、印刷を開始するものとみなし、当該議題の状態を「資料印刷中」に設定し、記憶装置１０５に記憶した後、ステップＳ５０６に遷移する。現在時刻に予測時間を加算した時刻が議題の開始時刻を過ぎない場合は、ステップＳ５０９に遷移する。
【００６８】
ステップＳ５０６では、データ処理装置１０２は、添付資料の印刷順番の決定を行う。即ち、「資料印刷中」に設定してある議題に関わる添付資料の順番を確認し、次に印刷すべきものを見つける。「資料印刷中」に設定した議題が例えば議題２０３であった場合、一番初めの添付資料である添付資料２０９の先行印刷部分が最初の印刷対象となる。添付資料２０９の先行印刷部分が印刷されているならば、添付資料２０９の残りの部分が印刷対象となる。また、添付資料２０９がすべて印刷されているならば、添付資料２１０が印刷対象となる。データ処理装置１０２は、印刷対象となった添付資料の状態を「印刷中」に設定し、記憶装置１０５に記憶する。
【００６９】
ステップＳ５０７では、データ処理装置１０２は、上記ステップＳ５０６において印刷対象となった文書を印刷装置１０３により印刷する。データ処理装置１０２は、添付資料の印刷を添付資料に設定されている印刷設定を基に行うよう印刷装置１０３を制御する。また、データ処理装置１０２は、印刷した添付資料が誰の印刷物かが分かるように、添付資料のヘッダまたはフッタに会議名と議題と資料配布対象の参加者名を印刷するよう印刷装置１０３を制御する。尚、添付資料に、別途、透かしや地紋として会議に関する情報を埋め込んでもよい。
【００７０】
また、データ処理装置１０２は、印刷装置１０３により添付資料の印刷を開始したら、図２に示した印刷済資料ＩＤ２１３のように、当該添付資料のＩＤを参加者情報として記憶装置１０５に記憶する。これにより、どの参加者にどの資料を印刷したのかを記憶することができる。また、データ処理装置１０２は、印刷済みの添付資料は状態を「印刷済」に変更し、記憶装置１０５に記憶する。
【００７１】
ステップＳ５０８では、データ処理装置１０２は、議題に関連した添付資料がすべて印刷されたかどうかをチェックする。議題に関連した添付資料で印刷されていない添付資料がある場合は、ステップＳ５０６に遷移する。議題に関連した添付資料がすべて印刷されている場合は、ステップＳ５０９に遷移する。ここで、議題に関連した添付資料がすべて印刷された場合は、議題に関する添付資料の追加は禁止とする。
【００７２】
ステップＳ５０９では、データ処理装置１０２は、会議が終了したかどうかをチェックする。すべての議題について状態が「終了」になっている場合、会議は終了とみなす。データ処理装置１０２は、会議が終了であると判断した場合は、本処理を終了し、会議が終了でないと判断した場合は、ステップＳ５０１に遷移する。
【００７３】
以上が、画像処理装置１０１のデータ処理装置１０２の制御による会議中の添付資料の印刷処理の流れである。
【００７４】
次に、会議中における会議参加者の会議室への入退室について説明する。
【００７５】
会議室に途中で入室する会議参加者のＩＣカードをＩＣカードリーダ１０７により検知した場合、入室処理が行われる。また、会議室に途中で退室する会議参加者のＩＣカードをＩＣカードリーダ１０７により検知した場合、退室処理が行われる。入退室処理を図６のフローチャートに基づき説明する。
【００７６】
図６は、画像処理装置１０１における入退室処理を示すフローチャートである。
【００７７】
図６において、ステップＳ６０１では、画像処理装置１０１のデータ処理装置１０２は、会議中において、ＩＣカードリーダ１０７によるＩＣカードの検出の有無を監視している。ステップＳ６０２では、データ処理装置１０２は、上記ステップＳ６０１でＩＣカードリーダ１０７によりＩＣカードを検出したかどうかを判断する。ＩＣカードを検出した場合は、ステップＳ６０３に遷移し、ＩＣカードを検出していない場合は、ステップＳ６０９に遷移する。
【００７８】
ステップＳ６０３では、データ処理装置１０２は、検出したＩＣカードの所持者が入室しようとしているか退室しようとしているかを判断する。データ処理装置１０２は、ＩＣカードに記憶されている各種情報の中から個人情報を取得し、記憶装置１０５に記憶されている参加者リスト２０４を検索する。データ処理装置１０２は、参加者リスト２０４を構成する参加者の入出ログ２１２を確認し、入室の記録があれば上記検出したＩＣカードの所持者は退室を行うものであると判断する。そして、入室の記録がなければ上記検出したＩＣカードの所持者は入室を行うものであると判断する。
【００７９】
ステップＳ６０４では、データ処理装置１０２は、上記ステップＳ６０３における入室／退室の判断結果を基に、入室処理／退室処理に振り分ける。即ち、上記ステップＳ６０３で入室であると判断した場合は、ステップＳ６０６に遷移し、上記ステップＳ６０３で退室であると判断した場合は、ステップＳ６０５に遷移する。
【００８０】
ステップＳ６０５では、データ処理装置１０２は、退室者に対する退室処理として、記憶装置１０５に記憶されている入出ログに“退室”を記録する。また、記憶装置１０５に記憶されている会議設定２０５の「途中退室者には退室以降の資料を印刷しない」という設定が有効な場合で、退室者向けの添付資料の印刷が行われている場合がある。この場合、データ処理装置１０２は、退室者向けの添付資料の印刷のみをキャンセルする。この後、ステップＳ６０９に遷移する。
【００８１】
ステップＳ６０６では、データ処理装置１０２は、入室者に対する入室処理として、記憶装置１０５に記憶されている参加者リスト２０４に当該入室者について会議参加者としての情報がなければ新しく参加者情報を作成し、入出ログに“入室”を記録する。この後、ステップＳ６０７に遷移する。
【００８２】
ステップＳ６０７では、データ処理装置１０２は、入室者に対して入室前の添付資料を印刷するかどうかを判断する。記憶装置１０５に記憶されている会議設定２０５に「途中入室者には入室以前の資料を印刷しない」という設定がなされていない場合は、ステップＳ６０８に遷移し、上記設定がなされている場合は、ステップＳ６０９に遷移する。
【００８３】
ステップＳ６０８では、データ処理装置１０２は、既に「印刷済」状態の添付資料で、入室した会議参加者の印刷済資料ＩＤにないものを印刷対象として印刷装置１０３により印刷を行う。この場合、タッチパネル１０４上に該当する添付資料一覧を表示し、その中から印刷するものを入室した会議参加者に選択させてもよい。
【００８４】
ステップＳ６０９では、データ処理装置１０２は、会議が終了したかどうかを判定する。すべての議題について状態が「終了」になっている場合、会議が終了とみなす。会議が終了であると判断した場合は、ステップＳ６１０に遷移し、会議が終了でないと判断した場合は、ステップＳ６０１に遷移する。
【００８５】
ステップＳ６１０では、データ処理装置１０２は、記憶装置１０５に記憶されている参加者リスト２０４にある参加者について退室処理を行う、即ち、各参加者情報の入出ログ２１２に“退室”を記録する。
【００８６】
以上が、画像処理装置１０１による入退室処理の流れである。上記のように、会議室に対する途中の入室者と退室者に対して議題に必要な添付資料の印刷制御が可能である。
【００８７】
次に、会議中の議題の修正について説明する。
【００８８】
会議中に議題の順番を変更する場合や、議論が伸びて議題の時間を修正する場合、会議の主催者権限で、画像処理装置１０１のタッチパネル１０４もしくはクライアントＰＣ２・１１０上のＷｅｂブラウザを用いて画像処理装置１０１にログインする。会議の予約を行ったときと同様に、画像処理装置１０１のタッチパネル１０４もしくはクライアントＰＣ２・１１０の表示部に図３の会議設定画面を表示し、会議設定画面上で議題の情報を変更することで、会議中の議題の修正を行うことができる。
【００８９】
但し、既に「終了」状態の議題については、会議中の議題の修正は不可とする。また、「印刷中」状態の添付資料を有する議題が削除もしくは順番変更により後回しにされた場合は、添付資料の印刷を中止する。印刷が中止された添付資料は、再び印刷対象となったときに印刷が再開されることになる。このように、会議中の議題の修正が可能である。
【００９０】
以上説明したように、本実施の形態によれば、会議の議題に必要な資料を、議題の処理順番や議題の状態に応じて且つ会議に参加した人数分だけ印刷するため、無駄な印刷を抑制することが可能となる。また、議題の変更により印刷の必要がなくなった資料は印刷を行わないため、無駄な印刷を抑制することが可能となる。
【００９１】
また、資料の印刷時にどの会議のどの議題で参加者の誰に対しての印刷であるかを示す情報を印刷する（或いは透かしや地紋を埋め込む）ため、セキュリティの向上や、会議で使用した資料を後日参照する場合などの資料追跡性の向上が可能となる。
【００９２】
また、会議参加者一人当たりの印刷ページ数や会議の参加人数等から資料の印刷に要すると予想される予想印刷時間を計算し、予想印刷時間、現在時刻、議題の開始時刻に基づき資料の印刷開始を判断するため、資料を必要な時に入手することが可能となる。
【００９３】
また、会議の参加人数を参加者リストの入出ログに基づきチェックすると共に、途中入室者に入室以前（途中退室者に退室以降）の資料を印刷するか否かの設定に基づき資料の印刷を行うため、会議中に参加者の増減があった場合でも適切な資料印刷が可能となる。
【００９４】
また、会議の議題に必要な資料のうち先に印刷しておく必要がある先行印刷部分を設定するため、資料の必要部分だけ先に印刷することができ、資料が全部揃うまで待機することが不要となり、会議の進行を妨げることを防ぐことが可能となる。
【００９５】
［他の実施の形態］
上記実施の形態では、データ処理装置、ＩＣカードリーダ、印刷装置を備えた画像処理装置を会議室に設置する場合を例に挙げたが、本発明は、これに限定されるものではない。例えば、ＩＣカードリーダと印刷装置のみを会議室に設置し、ネットワークに接続したサーバに上記データ処理装置の機能を持たせ、該サーバにより複数の会議室の情報をまとめて管理する構成としてもよい。この場合は、各会議室の使用状況／予約状況に応じた会議室の変更も可能となる。
【００９６】
上記実施の形態では、データ処理装置、ＩＣカードリーダ、印刷装置を備えた画像処理装置を使用する場合を例に挙げたが、本発明は、これに限定されるものではない。データ処理装置の機能を有する汎用コンピュータとＩＣカードリーダと印刷装置をそれぞれ別個に設置する構成としてもよい。或いは、ＩＣカードリーダを付設したデータ処理装置と印刷装置とに分けて設置する構成としてもよい。
【００９７】
上記実施の形態では、図１に示すハードウエア構成、図２に示す会議情報、図３及び図４に示す設定画面構成、図５に示す資料印刷処理、図６に示す入退室処理を例に挙げたが、本発明は、特定の図と説明に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない範囲で様々な変形例が可能であることは、当業者にとって理解されるであろう。
【００９８】
上記実施の形態では、会議で使用する資料の印刷制御を例に挙げたが、本発明は、これに限定されるものではない。会議以外の分野において、複数の配布対象者の人数に対応した電子文書を所定のスケジュールの時間情報に応じて印刷する印刷制御にも適用することが可能である。
【００９９】
また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、コンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が読み出して実行することによっても達成される。
【０１００】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１０１】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ等を用いることができる。また、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１０２】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけではない。そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１０３】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、以下の場合も含まれる。即ち、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１０４】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけではない。そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもない。
【０１０５】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【０１０６】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１０７】
【図１】本発明の実施の形態に係る印刷制御装置及び印刷装置としての画像処理装置とクライアントＰＣからなるシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】画像処理装置のデータ処理装置上で動作するＷｅｂサーバが扱う会議情報のデータ構造例を示す図である。
【図３】会議設定画面を示す図である。
【図４】議題追加画面を示す図である。
【図５】画像処理装置における議題に沿った資料の印刷処理を示すフローチャートである。
【図６】画像処理装置における入退室処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１０８】
１０１  画像処理装置
１０２  データ処理装置（制御手段）
１０３  印刷装置
１０５  記憶装置（記憶手段）
１０７  ＩＣカードリーダ（読取装置）
２０１  会議情報
２０２、２０３  議題
２０４  参加者リスト
２０５  会議設定
２０６、２０８  時間
２０７、２０９、２１０  添付資料
【図１】
2007047983.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
2007047983.tif 000006
【図５】
2007047983.tif 000007
【図６】
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