(57)【要約】【課題】従来技術よりも簡単化された構成で、文書が外部に持ち出された場合にも一定のセキュリティを保つことが可能な文書管理装置等を提供する。【解決手段】文書管理装置１０は、複数の文書を管理する文書管理装置であって、文書の出力要求及び出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段１１と、出力要求入力手段１１により入力されたユーザ情報を基に、出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段１２と、出力要求手段１１により出力要求が入力された場合に、文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段１４と、認証手段１２による個人認証処理の結果に応じて、データ形式変換手段１４により変換されたデータに対してセキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段１５とを有する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書を管理する文書管理装置において、
前記文書の出力要求及び該出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段と、
該出力要求入力手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段と、
前記出力要求手段により出力要求が入力された場合に、前記文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段と、
前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対してセキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記セキュリティ設定手段によるセキュリティ設定に対応するパスワードをランダムに生成するパスワード生成手段を更に有し、
前記セキュリティ設定手段は、前記パスワード生成手段により生成されたパスワードを用いて、前記データ形式変換手段により変換されたデータを暗号化することを特徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記認証手段は、前記出力要求手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して如何なる処理をも行うことが可能であるか否かを決定し、
前記セキュリティ設定手段は、前記認証手段により前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して如何なる処理をも行うことが可能であると決定された場合には、前記セキュリティ設定を行わないことを特徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記セキュリティ設定手段は、前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して編集権限を有さない場合に、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して編集不可とするセキュリティ設定を行うことを特徴とする、請求項１乃至３のうちいずれか一項記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記セキュリティ設定手段は、前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して印刷権限を有さない場合に、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して印刷不可とするセキュリティ設定を行うことを特徴とする、請求項１乃至３のうちいずれか一項記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記セキュリティ設定手段は、前記出力要求入力手段により入力されたユーザ情報に含まれるユーザパスワードを用いて、前記データ形式変換手段により変換されたデータを暗号化することを特徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、前記出力要求を行うユーザを特定するための個人識別情報を埋め込む識別情報埋込手段を更に有し、
前記セキュリティ設定手段は、前記識別情報埋込手段により個人識別情報を埋め込まれたデータに対して編集不可とするセキュリティ設定を行うことを特徴とする、請求項１乃至３のうちいずれか一項記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記識別情報埋込手段は、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、前記個人識別情報をウォータマークとして付加することを特徴とする、請求項７記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記識別情報埋込手段は、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、前記個人識別情報をヘッダ又はフッタデータとして付加することを特徴とする、請求項７記載の文書管理装置。
【請求項１０】
複数の文書を管理する文書管理装置用プログラムにおいて、
コンピュータを、
前記文書の出力要求及び該出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段、
該出力要求入力手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段、
前記出力要求手段により出力要求が入力された場合に、前記文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段、及び
前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、セキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段、
として機能させるための文書管理装置用プログラム。
【請求項１１】
複数の文書を管理する文書管理装置用プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、
コンピュータを、
前記文書の出力要求及び該出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段、
該出力要求入力手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段、
前記出力要求手段により出力要求が入力された場合に、前記文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段、及び
前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、該データ形式変換手段により変換されたデータに対してセキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段、
として機能させるための文書管理装置用プログラムを記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の文書を管理する文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
図１は、文書管理システムの一例を示す図である。図１において、文書管理装置１は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク３を介して、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等のホスト端末２１及び２２に接続されている。
【０００３】
文書管理装置１は、ホスト端末２１及び２２においてアプリケーションにより作成されたデータ及びスキャナ（図示せず。）等から読み込んだ画像データ等を記憶し、これらを１つに束ねて文書として管理する装置である。文書管理装置１において管理される文書は、同じシステム内のホスト端末２１及び２２からのみアクセス可能である。文書管理装置１は、ホスト端末２１及び２２からのアクセスがあった場合に、ホスト端末２１及び２２により入力されたユーザ名及びユーザパスワード等のユーザ情報を基に個人認証処理を実行する。
【０００４】
また、文書管理装置１において管理される文書にはアクセス権が設定可能であり、上記個人認証処理によって認証されたユーザによる文書の操作は、このアクセス権により制限される。アクセス権の種類には、例えば、編集、表示、削除及び印刷等の操作があり、文書毎及びユーザ毎にそれら操作を設定することが可能である。例えば、全ての操作を許可されているユーザもいれば、表示しか許可されていないユーザもいる。また、全くアクセス権限のないユーザは、その文書に対して如何なる操作も行うことができない。
【０００５】
文書管理装置において文書として記憶されたデータは、図１の文書管理システム内にある間は、上述したように個人認証処理及びアクセス権によってセキュリティが保持可能であるが、文書管理システムの外に電子ファイルとして持ち出された場合には、本来ならばアクセス権のないユーザであっても自由に扱うことが可能となる。従って、文書管理システムの外に持ち出されたデータに対しても、文書管理システム内と同じセキュリティを保持することが課題となる。
【０００６】
例えば、特開２００１−１４２８７４号公報（特許文献１参照。）には、電子データがシステムに登録されたときに、閲覧用データを作成する文書管理システムが開示されている。閲覧用データは、改ざんが不可能なように暗号処理が施され、且つ、印刷が可能な閲覧用文書及び印刷が不可能な閲覧用文書の２種類を有する。データの閲覧者は、その権限により、印刷が可能な閲覧用文書又は印刷が不可能な閲覧用文書のいずれかを持ち出すことができる。これにより、システムに登録された電子データに対して一定のセキュリティが保たれ得る。
【０００７】
更に、例えば、特開２００４−１６４６０４号公報（特許文献２参照。）には、登録された電子ファイルに対してアクセス権を付加した保護電子ファイルを作成し、電子ファイルの出力が求められた場合には、その保護電子ファイルを出力する電子ファイル管理装置が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−１４２８７４号公報
【特許文献２】特開２００４−１６４６０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、特許文献１に開示された文書管理システムでは、電子データがシステムに登録されたとしても、その閲覧用データが作成されるまで、他のユーザがそのデータを閲覧することができないという問題がある。また、アクセス権の権限の多様性を考慮すると、権限に応じた種類の閲覧用データを用意しなければならないという問題がある。
【０００９】
一方、特許文献２に開示された電子ファイル管理装置では、保護電子ファイルを操作する場合に、個人認証を行い、保護電子ファイルの復号化のための鍵を取得して復号化を行うために、アクセスコントロールサーバーにアクセスする必要がある。即ち、当該装置では、保護電子ファイルを扱うために個人認証及び復号化を行い、所定の操作を許可するようなプログラムが必要とされ、そのようなプログラムがない環境では、保護電子ファイルを扱うことができず、ユーザビリティの低下が問題となる。
【００１０】
そこで、本発明は、上記問題を鑑みて、従来技術よりも簡単化された構成で、文書が外部に持ち出された場合にも一定のセキュリティを保つことが可能な文書管理装置及びそのような文書管理装置を実現するプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、複数の文書を管理する文書管理装置であって、前記文書の出力要求及び該出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段と、該出力要求入力手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段と、前記出力要求手段により出力要求が入力された場合に、前記文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段と、前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対してセキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
このように、当該文書管理装置から出力要求に応じて出力されたデータは、必然的にセキュリティ設定がなされるので、当該文書管理装置が属する文書管理システムの外に持ち出された場合にも、一定のセキュリティが保たれる。
【００１３】
なお、特許請求の範囲及び課題を解決するための手段における「セキュリティ設定」は、文書管理装置から出力されたデータに対して設けられたセキュリティ上の制限を言う。
【００１４】
望ましくは、本発明の文書管理装置は、前記セキュリティ設定手段によるセキュリティ設定に対応するパスワードをランダムに生成するパスワード生成手段を更に有し、前記セキュリティ設定手段が、前記パスワード生成手段により生成されたパスワードを用いて、前記データ形式変換手段により変換されたデータを暗号化することを特徴とする。
【００１５】
これにより、当該文書管理装置から出力要求に応じて出力されたデータに対するセキュリティ設定は、出力後、ユーザにより容易に変更されることを制限することができる。即ち、データ出力時のセキュリティ設定を保持することができる。
【００１６】
なお、当該文書管理装置において管理される文書が出力されるときのデータ形式は、一般的に、グローバルスタンダードな形式である方が、利便性が高く、有利である。グローバルスタンダードな形式であり、且つ、セキュリティ設定が可能な形式としては、Ａｄｏｐｅ社のＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）等がある。ＰＤＦは、セキュリティ設定を行う場合にパスワードを設定する。ユーザは、そのパスワードを知らないと、セキュリティ設定を変更することができない。
【００１７】
本発明の文書管理装置でも、後述する実施例において、当該文書管理装置において管理される文書がＰＤＦデータに変換されて出力されるとしている。その場合に、本発明の文書管理装置は、セキュリティ設定のパスワードを如何に用いるかを定義することにより、データ出力時のセキュリティ設定を保持することができる、という上記利点を得られる。
【００１８】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、前記認証手段が、前記出力要求手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して如何なる処理をも行うことが可能であるか否かを決定し、前記セキュリティ設定手段が、前記認証手段により前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して如何なる処理をも行うことが可能であると決定された場合には、前記セキュリティ設定を行わないことを特徴とする。
【００１９】
これにより、当該文書管理装置において管理される文書が特定の形式で出力されたデータに対して如何なる操作も許可される場合には、持ち出し後のデータのセキュリティを制限することが必ずしも必要ではないので、そのような場合に対応することができる。
【００２０】
望ましくは、本発明の文書管理装置において、前記セキュリティ設定手段は、前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して編集権限を有さない場合に、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して編集不可とするセキュリティ設定を行うことを特徴とする。
【００２１】
これにより、特定の文書に対して編集権限のないユーザが、その文書を外部に持ち出して、改ざんすることを防ぐことができる。
【００２２】
望ましくは、本発明の文書管理装置において、前記セキュリティ設定手段は、前記出力要求を行うユーザが前記文書に対して印刷権限を有さない場合に、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して印刷不可とするセキュリティ設定を行うことを特徴とする。
【００２３】
これにより、特定の文書に対して印刷権限のないユーザが、その文書を外部に持ち出して、印刷することを防ぐことができる。
【００２４】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、前記セキュリティ設定手段が、前記出力要求入力手段により入力されたユーザ情報に含まれるユーザパスワードを用いて、前記データ形式変換手段により変換されたデータを暗号化することを特徴とする。
【００２５】
これにより、当該文書管理装置に文書として管理されるデータが、持ち運び可能な記憶媒体等に保管されて、当該文書管理装置の属する文書管理システムの外に持ち出された場合に、そのデータを文書管理装置から取り出したユーザ以外の者に不正にアクセスされることを防ぐことができる。また、ユーザパスワードをデータの暗号化に用いることにより、ユーザが暗号化のために新たにパスワードを設定する必要がないので、ユーザに更なる負荷を課すことなく、本発明を実現することができる。
【００２６】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、前記出力要求を行うユーザを特定するための個人識別情報を埋め込む識別情報埋込手段を更に有し、前記セキュリティ設定手段が、前記識別情報埋込手段により個人識別情報を埋め込まれたデータに対して編集不可とするセキュリティ設定を行うことを特徴とする。
【００２７】
これにより、該文書管理装置に文書として管理されるデータが当該文書管理装置の属する文書管理システムの外へ持ち出された場合に、誰によって持ち出されたデータであるのかを判別することができる。また、前記セキュリティ設定手段によって編集不可とするセキュリティ設定を行っているので、データ出力後、個人識別情報を除去することはできない。これにより、不正なデータの持ち出しに対して、牽制及び抑制力が働くこととなる。
【００２８】
望ましくは、本発明の文書管理装置において、前記識別情報埋込手段は、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、前記個人識別情報をウォータマークとして付加することを特徴とする。
【００２９】
望ましくは、本発明の文書管理装置において、前記識別情報埋込手段は、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、前記個人識別情報をヘッダ又はフッタデータとして付加することを特徴とする。
【００３０】
また、上記目的を達成するために、本発明のプログラムは、複数の文書を管理する文書管理装置用プログラムであって、コンピュータを、前記文書の出力要求及び該出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段、該出力要求入力手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段、前記出力要求手段により出力要求が入力された場合に、前記文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段、及び前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、前記データ形式変換手段により変換されたデータに対して、セキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段として機能させる。
【００３１】
また、上記目的を達成するために、本発明の記録媒体は、複数の文書を管理する文書管理装置用プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、コンピュータを、前記文書の出力要求及び該出力要求を行うユーザのユーザ情報が入力される出力要求入力手段、該出力要求入力手段により入力されたユーザ情報を基に、前記出力要求を行うユーザの個人認証処理を行う認証手段、前記出力要求手段により出力要求が入力された場合に、前記文書をセキュリティ設定可能なデータへ変換するデータ形式変換手段、及び前記認証手段による個人認証処理の結果に応じて、該データ形式変換手段により変換されたデータに対してセキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段として機能させる。
【発明の効果】
【００３２】
本発明により、従来技術よりも簡単化された構成で、文書が外部に持ち出された場合にも一定のセキュリティを保つことが可能な文書管理装置及びそのような文書管理装置を実現するプログラムを提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３３】
以下、添付の図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
【００３４】
図２は、本発明の文書管理装置の構成例を表すブロック図である。図２において、文書管理装置１０は、ホスト端末（図１参照。）からのデータの出力要求が入力される出力要求入力手段１１と、出力要求と共に出力要求手段１１に入力されたユーザ名及びユーザパスワード等のユーザ情報を基に個人認証処理を実行する認証手段１２と、複数のデータを1つに束ねて文書として管理する記憶手段１３と、記憶手段１３において管理された文書をセキュリティ設定が可能なデータ形式に変換するデータ形式変換手段１４と、データ形式変換手段１４によりセキュリティ設定が可能なように変換されたデータに対してユーザのアクセス権に応じたセキュリティ設定を行うセキュリティ設定手段１５と、セキュリティ設定手段１５によるセキュリティ設定に対するパスワードを作成するパスワード作成手段１６と、パスワード作成手段１６により暗号化されたデータを出力する出力手段１７とを有する。
【００３５】
ユーザのアクセス権は、認証手段１２による個人認証処理で得られる個人認証情報に含まれる。セキュリティ設定手段１５は、アクセス権において編集権限のないユーザからの出力要求である場合には、出力されるデータに対する編集を不許可とする。即ち、特定の文書に対して編集権限のないユーザが、その文書を外部に持ち出して、改ざんすることを防ぐことができる。また、セキュリティ設定手段１５は、アクセス権において印刷権限のないユーザからの出力要求である場合には、出力されるデータに対する印刷を不許可とする。即ち、特定の文書に対して印刷権限のないユーザが、その文書を外部に持ち出して、印刷することを防ぐことができる。
【００３６】
文書管理装置１０から文書を持ち出す場合には、文書管理装置１０により管理されている文書を、一般的、且つ、セキュリティ設定が可能なデータ形式に変換する必要がある。そのようなデータ形式としては、Ａｄｏｐｅ社のＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）等がある。ＰＤＦは、データを開くためのパスワード（ユーザパスワード）を設定することによりデータを暗号化し、パスワードを知るユーザのみがその中身を見ることができるように設定可能である。また、ＰＤＦでは、ＰＤＦデータを配布する場合に、そのデータが意に反した使われた方をされないように、ＰＤＦデータに対して実行可能な操作を制限することができる。以上のセキュリティ設定は、設定変更用のパスワード（権限パスワード）が設定されても良く、その場合、ユーザは、設定されたパスワードを知らなければ、セキュリティ設定を変更することができない。セキュリティ設定の内容は、ＰＤＦデータを閲覧するためのソフトウェア等において、設定内容ファイルを開くことで確認することができる。本実施例では、このＰＤＦデータを持ち出し用データとして使用することとする。
【００３７】
図２に示した本発明の文書管理装置によるデータ出力動作について、以下、幾つかの実施例を挙げて説明する。
【実施例１】
【００３８】
図３は、図２の文書管理装置によるデータ出力動作の第１の例を示すフローチャートである。
【００３９】
文書管理装置１０において、図１のようにネットワーク等により接続されたホスト端末から出力要求入力手段１１へデータの出力要求が入力されると、最初にステップＳ１０１で、データ形式変換手段１４は、記憶手段１３において管理されている文書のコンテンツである画像データ及びアプリケーションデータ等をＰＤＦデータに変換する。同時に、認証手段１２は、データの出力要求と共にホスト端末から送信されたユーザ名及びユーザパスワード等のユーザ情報を基に個人認証処理を実行する。
【００４０】
次に、ステップＳ１０２で、パスワード生成手段１６は、ランダムなパスワードを生成し、権限パスワードとする。このとき、ステップＳ１０３で、セキュリティ設定手段１５は、認証手段１２による個人認証処理で得られた個人認証情報から、出力要求に対応する文書のアクセス権を取得し、取得したアクセス権に応じて、ステップＳ１０１においてデータ形式変換手段１４によりセキュリティ設定が可能なように変換されたデータに対してセキュリティ設定を行う。セキュリティ設定後、セキュリティ設定手段１５は、ステップＳ１０４で、ステップＳ１０２においてパスワード生成手段１６により生成された権限パスワードを用いてＰＤＦデータを暗号化する。最後に、ステップＳ１０５で、暗号化されたＰＤＦデータが、データ出力手段１７からホスト端末へ出力される。
【００４１】
このように、文書管理装置から出力されたデータは、必然的にセキュリティ設定がなされるので、当該文書管理装置が属する文書管理システムの外に持ち出された場合にも、一定のセキュリティが保たれる。
【００４２】
なお、暗号化のために用いられた権限パスワードは、文書管理装置１０での文書管理に用いられるものであって、データの出力要求を行ったユーザには知られない。従って、ユーザは、ＰＤＦデータのセキュリティ設定を変更するための権限パスワードを認識していないので、出力後、ユーザ自身がそのＰＤＦデータに対するセキュリティ設定を変更することは不可能であり、データ出力時のセキュリティ設定を保持することができる。
【実施例２】
【００４３】
図４は、図２の文書管理装置によるデータ出力動作の第２の例を示すフローチャートである。
【００４４】
文書管理装置１０において、図１のようにネットワーク等により接続されたホスト端末から出力要求入力手段１１へデータの出力要求が入力されると、最初にステップＳ１００で、認証手段１２は、データの出力要求と共にホスト端末から送信されたユーザ名及びユーザパスワード等のユーザ情報を基に個人認証処理を実行し、出力要求に対応する文書に対するユーザのアクセス権を取得する。更に、認証手段１２は、取得したアクセス権が文書に対して全ての操作を許可している（フルアクセス）か否かを判断する。
【００４５】
フルアクセスである場合には、ステップはＳ１０６へ移る。この場合、記憶手段１３において管理されている文書のコンテンツである画像データ及びアプリケーションデータ等は、データ変換手段１４による変換及びセキュリティ設定手段１５によるセキュリティ設定を行われないまま、データ出力手段１７からホスト端末へ出力される。代替的には、記憶手段１３において管理されている文書のコンテンツである画像データ及びアプリケーションデータ等は、データ変換手段１４によってＰＤＦデータに変換されても良いが、セキュリティ手段１５によるセキュリティ設定は行われない。
【００４６】
これは、文書に対して如何なる操作も許可される場合には、持ち出し後のデータのセキュリティを制限する必要がないことによる。
【００４７】
一方、フルアクセスでない場合には、実施例１と同じく、ステップＳ１０１からＳ１０５において、データ変換、セキュリティ設定及び暗号化が実行される。ステップＳ１０１からＳ１０５の詳細は、実施例１において図３を参照して既に説明したので、ここでは省略する。
【実施例３】
【００４８】
図５は、図２の文書管理装置によるデータ出力動作の第３の例を示すフローチャートである。
【００４９】
文書管理装置１０において、図１のようにネットワーク等により接続されたホスト端末から出力要求入力手段１１へデータの出力要求が入力されると、最初にステップＳ２０１で、データ形式変換手段１４は、記憶手段１３において管理されている文書のコンテンツである画像データ及びアプリケーションデータ等をＰＤＦデータに変換する。同時に、認証手段１２は、データの出力要求と共にホスト端末から送信されたユーザ名及びユーザパスワード等のユーザ情報を基に個人認証処理を実行する。
【００５０】
次に、ステップＳ２０２で、セキュリティ設定手段１５は、データの出力要求と共にホスト端末から送信され、認証手段１２による個人認証処理において用いられたユーザパスワードを用いて、ステップＳ２０１においてデータ形式変換手段１４によりセキュリティ設定が可能なように変換されたデータを暗号化する。最後に、ステップＳ２０３で、暗号化されたＰＤＦデータが、データ出力手段１７からホスト端末へ出力される。
【００５１】
これにより、文書管理装置に記憶されたデータが、持ち運び可能な記憶媒体等に保管されて、当該文書管理装置の属する文書管理システムの外に持ち出された場合に、そのデータを文書管理装置から取り出したユーザ以外の者に不正にアクセスされることを防ぐことができる。即ち、データを文書管理装置から取り出したユーザを識別するためのユーザパスワードを用いて取り出されるデータを暗号化したことで、その後、外部に持ち出されたとしても、そのデータは、データを文書管理装置から取り出したユーザ本人にしか表示されない。
【００５２】
また、ユーザパスワードをデータの暗号化に用いることのもう１つの利点は、ユーザが暗号化のために新たにパスワードを設定する必要がないことである。個人認証処理のためのパスワード入力は、本発明に限らず、従来の文書管理システムにおいても必須の作業であり、ユーザに更なる負荷を課すことなく、本発明を実現することが可能である。
【実施例４】
【００５３】
図６は、本発明の文書管理装置の他の構成例を表すブロック図である。
【００５４】
図６において、本発明の文書管理装置２０は、図２に示した文書管理装置１０と比べ、識別情報埋込手段２１を更に有する点のみが異なる。識別情報埋込手段２１は、データ形式変換手段１４によりセキュリティ設定が可能なように変換されたデータに対して、出力要求を行ったユーザを識別するための個人識別情報を埋め込むための手段である。
【００５５】
図６の文書管理装置によるデータ出力動作について、図７を参照して説明する。図７は、図６の文書管理装置によるデータ出力動作の例を示すフローチャートである。
【００５６】
文書管理装置２０において、図１のようにネットワーク等により接続されたホスト端末から出力要求入力手段１１へデータの出力要求が入力されると、最初にステップＳ３０１で、データ形式変換手段１４は、記憶手段１３において管理されている文書のコンテンツである画像データ及びアプリケーションデータ等をＰＤＦデータに変換する。同時に、認証手段１２は、データの出力要求と共にホスト端末から送信されたユーザ名及びユーザパスワード等のユーザ情報を基に個人認証処理を実行する。
【００５７】
次に、ステップＳ３０２で、識別情報埋込手段２１は、ステップＳ３０１においてデータ形式変換手段１４によりセキュリティ設定が可能なように変換されたデータに対して、認証手段１２による個人認証処理で得られた個人認証情報を個人識別情報として埋め込む。
【００５８】
次に、ステップＳ３０３で、パスワード生成手段１６は、ランダムなパスワードを生成し、権限パスワードとする。このとき、ステップＳ３０４で、セキュリティ設定手段１５は、ステップＳ３０２において識別情報埋込手段２１により個人識別情報を埋め込まれたＰＤＦデータに対して、編集不可とするセキュリティ設定を行う。セキュリティ設定後、セキュリティ設定手段１５は、ステップＳ３０５で、ステップＳ３０３においてパスワード生成手段１６により生成された権限パスワードを用いてＰＤＦデータを暗号化する。最後に、ステップＳ３０６で、暗号化されたＰＤＦデータが、データ出力手段１７からホスト端末へ出力される。
【００５９】
このように個人識別情報を付加したデータを文書管理装置から出力することにより、その後、そのデータが文書管理装置の属する文書管理システムの外へ持ち出された場合に、誰によって持ち出されたデータであるのかを判別することが可能となる。また、セキュリティ設定手段１５によって編集不可とするセキュリティ設定を行っているので、データ出力後、個人識別情報を除去することはできない。これにより、不正なデータの持ち出しに対して、牽制及び抑制力が働くこととなる。
【００６０】
なお、識別情報埋込手段２１によりデータに埋め込まれる個人識別情報は、ユーザ名を示す文字列であり、図８のように、ウォーターマーク（透かし）として付加される。代替的には、個人識別情報は、図９のように、文書のヘッダ又はフッタデータとして付加されても良い。
［変形例］
以上、発明を実施するための最良の形態について説明を行ったが、本発明は、この最良の形態で述べた実施の形態に限定されるものではない。本発明の主旨を損なわない範囲で変更することが可能である。
【００６１】
例えば、本発明は、複数のデータを１つに束ねて文書として管理することが可能な、例えばサーバーのような文書管理装置のハードディスク（ＨＤＤ）、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）等のメモリに格納されたプログラムによって実現されても良い。即ち、上述したような文書管理装置のデータ出力動作を実現する文書管理装置用プログラムをコンピュータ等の情報処理装置で実行することにより、本発明の文書管理装置を実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】文書管理システムの一例を示す図である。
【図２】本発明の文書管理装置の構成例を表すブロック図である。
【図３】図２の文書管理装置によるデータ出力動作の第１の例を示すフローチャートである。
【図４】図２の文書管理装置によるデータ出力動作の第２の例を示すフローチャートである。
【図５】図２の文書管理装置によるデータ出力動作の第３の例を示すフローチャートである。
【図６】本発明の文書管理装置の他の構成例を表すブロック図である。
【図７】図６の文書管理装置によるデータ出力動作の例を示すフローチャートである。
【図８】個人識別情報がウォータマークとして付加された場合の例を示す。
【図９】個人識別情報がヘッダ又はフッタデータとして付加された場合の例を示す。
【符号の説明】
【００６３】
１０、２０  文書管理装置
１１  出力要求入力手段
１２  認証手段
１３  記憶手段
１４  データ形式変換手段
１５  セキュリティ設定手段
１６  パスワード生成手段
１７  データ出力手段
２１  識別情報埋込手段
【図１】
2007249865.tif 000003
【図２】
2007249865.tif 000004
【図３】
2007249865.tif 000005
【図４】
2007249865.tif 000006
【図５】
2007249865.tif 000007
【図６】
2007249865.tif 000008
【図７】
2007249865.tif 000009
【図８】
2007249865.tif 000010
【図９】
2007249865.tif 000011