(57)【要約】【課題】  プリンタで印刷やコンピュータで印刷のプレビューを行った際に、その履歴を管理し、また多数の履歴の中から所望の履歴を容易に選択できる印刷履歴管理システムを提供することを目的とする。【解決手段】  ドキュメントに対する印刷指示又はプレビュー指示を検出する操作監視手段と、印刷指示又はプレビュー指示により出力された出力結果の履歴である出力履歴を生成する出力履歴生成手段と、印刷指示又はプレビュー指示の対象となったドキュメントの内容を示すページフォーマットファイルを生成するページフォーマットファイル生成手段と、生成した出力履歴とページフォーマットファイルとを関連づけて、印刷履歴として記憶する履歴記憶手段と、出力履歴とページフォーマットファイルとを含む印刷履歴の参照要求を受け付け、履歴記憶手段に記憶した印刷履歴を出力する参照手段と、を有する印刷履歴管理システムである。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
監視対象システムで用いられるドキュメントの印刷又はプレビューの履歴を管理する印刷履歴管理システムであって、
前記印刷履歴管理システムは、
前記ドキュメントの印刷指示又はプレビュー指示を検出する操作監視手段と、
前記印刷指示又はプレビュー指示により出力された出力結果を出力履歴として生成する出力履歴生成手段と、
前記印刷指示又はプレビュー指示の対象となったドキュメントの内容を示すページフォーマットファイルを生成するページフォーマットファイル生成手段と、
前記生成した出力履歴とページフォーマットファイルとを関連づけて、印刷履歴として記憶する履歴記憶手段と、
前記出力履歴とページフォーマットファイルとを含む印刷履歴の参照要求を受け付け、前記履歴記憶手段に記憶した印刷履歴を出力する参照手段と、
を有することを特徴とする印刷履歴管理システム。
【請求項２】
前記ページフォーマットファイル生成手段は、前記ページフォーマットファイルをメタファイル形式で生成し、
前記参照手段は、用語の入力を受け付け、前記受け付けた用語を検索条件として前記ページフォーマットファイルを検索し、その用語を含むページフォーマットファイル及び／又は該ページフォーマットファイルに関連づけられた出力履歴を出力する、
ことを特徴とする請求項１に記載の印刷履歴管理システム。
【請求項３】
前記印刷履歴管理システムは、
前記履歴記憶手段に新たな印刷履歴を記憶した際に、予め定められた用語を検索条件として該印刷履歴に於けるページフォーマットファイルを検索し、該用語が含まれている場合には通知を行う、
ことを特徴とする請求項２に記載の印刷履歴管理システム。
【請求項４】
前記操作監視手段は、
前記印刷指示又はプレビュー指示を検出した際に、所定のメッセージを所定のタイミングで通知する、
ことを特徴とする請求項１に記載の印刷履歴管理システム。
【請求項５】
前記印刷履歴管理システムは、
前記印刷指示又はプレビュー指示に於ける前記ドキュメントの出力条件を生成する出力条件生成手段を更に有しており、
前記履歴記憶手段は、前記印刷履歴として更に前記出力条件が関連づけられており、
前記参照手段は、前記参照要求に応じて、前記出力条件も更に印刷履歴として出力する、
ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の印刷履歴管理システム。
【請求項６】
前記印刷履歴管理システムは、更に、
前記履歴記憶手段に記憶した出力履歴と出力条件とを比較し、異なる場合には通知する、
ことを特徴とする請求項５に記載の印刷履歴管理システム。
【請求項７】
一台以上のコンピュータ端末を、
監視対象システムで用いられるドキュメントの印刷指示又はプレビュー指示を検出する操作監視手段、
前記印刷指示又はプレビュー指示により出力された出力結果を出力履歴として生成する出力履歴生成手段、
前記印刷指示又はプレビュー指示の対象となったドキュメントの内容を示すページフォーマットファイルを生成するページフォーマットファイル生成手段、
前記生成した出力履歴とページフォーマットファイルとを関連づけて、印刷履歴として前記コンピュータ端末の記憶装置に記憶する履歴記憶手段、
前記出力履歴とページフォーマットファイルとを含む印刷履歴の参照要求を受け付け、前記記憶装置に記憶した印刷履歴を出力する参照手段、
として機能させるための印刷履歴管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタで印刷やコンピュータで印刷のプレビューを行った際に、その履歴を管理し、また多数の印刷又はプレビューの履歴の中から所望の履歴を容易に選択できる印刷履歴管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業内の文書情報の漏洩に対するセキュリティを確保する観点から、プリンタの印刷履歴を管理する必要性が高まっている。印刷履歴を管理するには、従来は、印刷日時、ユーザ名、プリンタ名、印刷したドキュメント名、印刷部数等を履歴として記録することによって、管理者が印刷履歴を管理している。下記特許文献１に従来の印刷履歴の管理を行うシステムを示す。
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−４４２５５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の印刷履歴の管理を行うシステムでは、いつ（印刷日時）どこで（プリンタ名）誰が（ユーザ名）何を（印刷したドキュメント名）どれだけ（印刷部数）を把握することは出来ても、それが実際にどのような内容なのかを把握することが出来ない。従って、例えば企業秘密を包含するドキュメントを印刷する際にドキュメント名を、悪意あるユーザが当たり障りのない名称に変更した後に印刷を行えば、管理者がドキュメント名からチェックすることが難しくなるなど問題点がある。
【０００５】
また特に企業などの場合にはプリンタで印刷されるドキュメントは多数になるが、その殆どは日常業務で使用するドキュメントであって、セキュリティ上問題となるドキュメントはほんの一部に過ぎない。その一部が印刷されるのを管理者が常に監視を行うのは現実的ではなく、例えば特定の用語を含むドキュメントが印刷されるときにのみ監視するようにすると、非常に効率的である。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで本願発明者は、上述の印刷履歴に加えて、更に印刷したドキュメント自体を記録することとした。これによって、仮にドキュメント名が変更されたとしてもその内容を把握することが出来るので、管理者が印刷したドキュメントの内容をチェックすることが出来る。
【０００７】
また印刷したドキュメントを記録する際のページフォーマットファイルをメタファイル形式で記録することとした。メタファイル形式で記録することによって、ドキュメントの内容を管理者が検索することが出来るので、例えば特定の用語を含んだドキュメントを抽出することが出来るようになる。
【０００８】
請求項１の発明は、監視対象システムで用いられるドキュメントの印刷又はプレビューの履歴を管理する印刷履歴管理システムであって、前記印刷履歴管理システムは、前記ドキュメントの印刷指示又はプレビュー指示を検出する操作監視手段と、前記印刷指示又はプレビュー指示により出力された出力結果を出力履歴として生成する出力履歴生成手段と、前記印刷指示又はプレビュー指示の対象となったドキュメントの内容を示すページフォーマットファイルを生成するページフォーマットファイル生成手段と、前記生成した出力履歴とページフォーマットファイルとを関連づけて、印刷履歴として記憶する履歴記憶手段と、前記出力履歴とページフォーマットファイルとを含む印刷履歴の参照要求を受け付け、前記履歴記憶手段に記憶した印刷履歴を出力する参照手段と、を有する印刷履歴管理システムである。
【０００９】
本発明により、従来のように印刷結果の履歴のみではなく、どのような内容のドキュメントを印刷又はプレビューしたかをページフォーマットファイルとして記憶するので、ドキュメント名が変更されたとしてもその内容を把握することが出来る。
【００１０】
請求項２の発明は、前記ページフォーマットファイル生成手段は、前記ページフォーマットファイルをメタファイル形式で生成し、前記参照手段は、用語の入力を受け付け、前記受け付けた用語を検索条件として前記ページフォーマットファイルを検索し、その用語を含むページフォーマットファイル及び／又は該ページフォーマットファイルに関連づけられた出力履歴を出力する、印刷履歴管理システムである。
【００１１】
ページフォーマットファイルをメタファイル形式で記憶することによって、その内容を単に把握することに加えて、ドキュメントの内容の検索をすることができる。これによって、多数ある印刷履歴の中から、所望の用語を含むドキュメントの印刷又はプレビューの出力履歴を把握することが出来る。
【００１２】
請求項３の発明は、前記印刷履歴管理システムは、前記履歴記憶手段に新たな印刷履歴を記憶した際に、予め定められた用語を検索条件として該印刷履歴に於けるページフォーマットファイルを検索し、該用語が含まれている場合には通知を行う、印刷履歴管理システムである。
【００１３】
本発明のような処理を設けることによって、例えば「機密」などの用語が含まれるドキュメントが印刷又はプレビューされた際に、管理者にすぐに通知される。それによって管理者は迅速に対応することが出来ると共に、監視の負担を減らすことが出来る。
【００１４】
請求項４の発明は、前記操作監視手段は、前記印刷指示又はプレビュー指示を検出した際に、所定のメッセージを所定のタイミングで通知する、印刷履歴管理システムである。
【００１５】
このような通知メッセージを行うことで、ユーザに対して抑止効果が発生する。
【００１６】
請求項５の発明は、前記印刷履歴管理システムは、前記印刷指示又はプレビュー指示に於ける前記ドキュメントの出力条件を生成する出力条件生成手段を更に有しており、前記履歴記憶手段は、前記印刷履歴として更に前記出力条件が関連づけられており、前記参照手段は、前記参照要求に応じて、前記出力条件も更に印刷履歴として出力する、印刷履歴管理システムである。
【００１７】
出力履歴に加えて、ユーザが指定した出力条件も印刷履歴に含めることで、様々な観点からの分析を行うことが出来る。
【００１８】
請求項６の発明は、前記印刷履歴管理システムは、更に、前記履歴記憶手段に記憶した出力履歴と出力条件とを比較し、異なる場合には通知する、印刷履歴管理システムである。
【００１９】
出力履歴と出力条件とは通常は一致している。しかし、監視対象システムのドキュメント構成に詳しくなかったりすると、実際には存在しないドキュメントの印刷やプレビューを行うこともあり得る。出力履歴と出力条件とを比較し、その通知を行うことによって、管理者が上記のような事態を迅速に把握することが可能となる。
【００２０】
請求項７の発明は、一台以上のコンピュータ端末を、監視対象システムで用いられるドキュメントの印刷指示又はプレビュー指示を検出する操作監視手段、前記印刷指示又はプレビュー指示により出力された出力結果を出力履歴として生成する出力履歴生成手段、前記印刷指示又はプレビュー指示の対象となったドキュメントの内容を示すページフォーマットファイルを生成するページフォーマットファイル生成手段、前記生成した出力履歴とページフォーマットファイルとを関連づけて、印刷履歴として前記コンピュータ端末の記憶装置に記憶する履歴記憶手段、前記出力履歴とページフォーマットファイルとを含む印刷履歴の参照要求を受け付け、前記記憶装置に記憶した印刷履歴を出力する参照手段、として機能させるための印刷履歴管理プログラムである。
【００２１】
上述の印刷履歴管理システムは、本発明のようにプログラムとすることも可能である。これにより、従来のように印刷結果の履歴のみではなく、どのような内容のドキュメントを印刷又はプレビューしたかをページフォーマットファイルとして記憶するので、ドキュメント名が変更されたとしてもその内容を把握することが出来る。
【発明の効果】
【００２２】
これらの発明によって、管理者は、ユーザが印刷したドキュメント名を変更していたとしても、ドキュメントの内容を把握することが出来る。またドキュメントのページフォーマットファイルをメタファイル形式で記録することによって、印刷又はプレビューしたドキュメントの内容が検索可能となるので、特定の用語を含んだドキュメントを抽出することが出来る。これによって管理者の印刷履歴の管理も容易なものとなる。
【００２３】
このように印刷履歴の管理に、管理者の負担軽減に繋がる機能を持たせることによって、例えば不正出力を行おうとする悪意のあるユーザにとって抑止効果が発生する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
本発明のシステム構成の一例を図１のシステム構成図を用いて説明する。尚、本明細書で印刷するドキュメントは、監視対象となるシステム（監視対象システム４）で利用されるドキュメントであればどのようなものであっても良い。例えば基幹業務システム（財務会計システム、顧客管理システムなどの企業の基幹業務を行うのに必要な業務システム）及び文書管理システムなどで用いられるドキュメントであると良い。またドキュメントとしては、文書データの他、帳票データ、表データ、画像データなども含まれる。
【００２５】
本発明の印刷履歴管理システム１は、ユーザが利用するコンピュータ（ユーザ端末）で機能するユーザ側システム２と、それらのデータを管理するサーバで機能するサーバ側システム３とを有していることが好適であるが、ユーザ側システム２、サーバ側システム３は一体の構成とすることも出来るし、またユーザ側システム２、サーバ側システム３の全部又は一部が監視対象システム４と一体化していても良い。
【００２６】
なお、本発明の印刷履歴管理システム１を構成する各手段は、ＣＰＵなどの演算処理装置、ＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置を有するコンピュータ端末（サーバも含む）上でその処理が実現される。印刷履歴管理システム１を実現するプログラムは、当該コンピュータ端末のハードディスクなどの記憶装置に記憶されており、それが所定の操作がされることによってＲＡＭなどに読み込まれ、その機能（手段）を演算処理装置で実行することで処理が行われる。そしてその処理に用いる記憶手段として記憶する情報は、データベースやデータファイルなどの各種のファイル保存形式でＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置に記憶されており、各機能（手段）の処理の際に適宜読み出されることで処理が行われる。また処理結果もＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置に書き出され、適宜記憶される。
【００２７】
監視対象システム４は、ユーザ端末で入力されたデータや指示などを受け付けることで、それに応じた処理を行うシステムであって、好適にはサーバ上で機能する。
【００２８】
ユーザ側システム２は、操作監視手段５と出力履歴生成手段６とページフォーマットファイル生成手段７と一時記憶手段８と送信手段９とを有しており、サーバ側システム３は、受信手段１０と履歴記憶手段１１と参照手段１２とを有している。
【００２９】
操作監視手段５は、監視対象システム４に対する、ユーザがユーザ端末で入力した、ドキュメントの印刷指示、プレビュー指示を監視し、それらの指示を検出すると、出力履歴生成手段６とページフォーマットファイル生成手段７に対して通知を行い、処理を開始させる手段である。操作監視手段５は、更に、ユーザ端末でドキュメントの印刷指示、プレビュー指示を検出した場合に、「実行した処理が記録される」旨の表示をユーザ端末上で行うようにしても良い。この表示は、指示の検出の度に行っても良いし、ランダムに行っても良いし、所定割合毎（例えば１０回に１回の割合）に行っても良い。常に表示を行うとユーザにとっては煩わしく感じてしまい、全く表示を行わないとユーザに対する抑止効果が少なくなってしまうので、所定割合毎に行うことが好ましい。
【００３０】
監視対象システム４で用いるドキュメントの印刷を行う場合には、それを実行するボタンなどをユーザが押下して、印刷するドキュメント名、印刷範囲（頁数など）、印刷するプリンタを指定すると、印刷対象としてユーザが指定したドキュメント名や印刷範囲（頁数など）、ユーザ端末名、ユーザ識別情報、日時の情報が印刷指示に含まれて、ユーザ端末から監視対象システム４に対して送信される。その印刷指示を受け取ることで、監視対象システム４が指定されたドキュメントの印刷範囲の印刷データを生成し、実際に印刷可能なドキュメント名や印刷範囲（頁数など）、ユーザ端末名、ユーザ識別情報、日時の情報を印刷データとして監視対象システム４がユーザ端末に渡す。ユーザ端末は監視対象システム４から受け取ったこれらの情報をプリンタに渡すことによってドキュメントの印刷を実行する。
【００３１】
また監視対象システム４で用いるドキュメントのプレビューを行う場合には、それを実行するボタンなどをユーザが押下し、プレビューするドキュメント名、プレビュー範囲（頁数など）を指定すると、プレビュー対象としてユーザが指定したドキュメント名やプレビュー範囲（頁数など）、ユーザ端末名、ユーザ識別情報、日時の情報がプレビュー指示に含まれて、ユーザ端末から監視対象システム４に対して送信される。そのプレビュー指示を受け取ることで、監視対象システム４が指定されたドキュメントのプレビューデータを生成し、実際にプレビュー可能なドキュメント名やプレビュー範囲（頁数など）、ユーザ端末名、ユーザ識別情報、日時の情報をプレビューデータとして監視対象システム４がユーザ端末に渡す。ユーザ端末は監視対象システム４から受け取ったこれらの情報をモニターで表示することによってドキュメントのプレビューを実行する。
【００３２】
出力履歴生成手段６は、操作監視手段５から通知を受け取ると、実際に印刷或いはプレビューとして出力された出力履歴を、いつ（出力日時）、どこで（プリンタ名）、誰が（ユーザを識別する情報（ユーザ名やユーザＩＤなど））、何を（印刷したドキュメント名）、どれだけ（印刷部数）、印刷したのか、プレビューしたのか、又はプレビュー後印刷したのか、を出力履歴として生成する手段である。
【００３３】
尚、出力履歴生成手段６に加えて、図示しない出力条件生成手段を更に設けても良い。出力条件生成手段は、ユーザが監視対象システム４或いはプリンタに対して、どのような条件で印刷指示又はプレビュー指示を送信したかを示す出力条件をログとして生成する。このように出力履歴と出力条件の２つを生成することによって、ユーザが本来は存在していない条件で印刷を頻繁に繰り返している、などの異常な状態を管理者が把握することも出来る。例えば、帳票番号１〜５しか存在しないのにもかかわらず、帳票番号１〜１０までの帳票の印刷を行っていた場合に、出力履歴のドキュメント名としては帳票番号１〜５となり、出力条件のドキュメント名としては帳票番号１〜１０となる。管理者が出力履歴と出力条件とを比較したときに、相違が発生しており、この相違を管理者が見ることによって、異常を把握することが出来る。システムの利用者であればどのようなドキュメントがどの程度存在するかを把握しており、それを逸脱したような処理は行わないことが一般的と考えられるからである。尚、出力履歴と出力条件との比較は、サーバ側システム３において自動的に行い、相違があった場合に、管理者に通知するように構成しても良い。
【００３４】
出力履歴生成手段６は、監視対象システム４がユーザ端末に渡した、実際に印刷又はプレビュー可能なドキュメント名や印刷範囲（頁数など）、ユーザ端末名、ユーザ識別情報、日時の情報を取得し、更にユーザが指定した印刷部数などの情報を取得して出力履歴を生成する。また印刷したのか、プレビューしたのかは、その指示の種類によって判別できる。
【００３５】
また出力条件生成手段は、ユーザ端末が監視対象システム４に渡した、ユーザが指定した印刷又はプレビューを希望するドキュメント名や印刷範囲（頁数など）、ユーザ端末名、ユーザ識別情報、日時の情報を取得し、更にユーザが指定した印刷部数などの情報を取得して出力条件を生成する。また印刷したのか、プレビューしたのかは、その指示の種類によって判別できる。
【００３６】
ページフォーマットファイル生成手段７は、操作監視手段５から通知を受け取ると、ユーザが印刷又はプレビューしたドキュメントの印刷用又は画面表示用の出力情報を生成する命令を一時記憶しておき、印刷又はプレビュー処理後、一時記憶した命令に基づいて、そのドキュメントのページフォーマットファイルを生成する手段である。ページフォーマットファイルはメタファイル形式で生成されると良いが、それに限定されるものではない。またページフォーマットファイルは、監視対象システム４からユーザ端末に渡された印刷データやプレビューデータがメタファイル形式の場合にはそのまま用いても良いし、それらに基づいて新たにメタファイル形式で生成しても良い。メタファイル形式は、ページのレイアウトやデータが定義されたファイルであって、紙や画面上での座標、大きさ、描画命令等の組合せからなる命令と、実際に印刷又はプレビューされる文字数字記号列、画像等の情報とからなるファイル形式である。例えばＥＭＦ、ＰＤＦ、ＤＯＣ形式などのファイル形式がある。メタファイル形式以外でページフォーマットファイルが生成される場合には、一般的には画像形式が用いられる。
【００３７】
出力履歴生成手段６で生成した出力履歴と、ページフォーマットファイル生成手段７で生成したページフォーマットファイルと、場合によっては出力条件生成手段で生成した出力条件とを関連づけた上で、ＲＡＭなどのデータを一時的に記憶する一時記憶手段８に記憶させる。
【００３８】
送信手段９は、一時記憶手段８に記憶した出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件をサーバ側システム３に、ネットワークを介して送信する手段である。この際の通信プロトコルとしては、ＨＴＴＰやＨＴＴＰＳ等を用いることが好ましい。尚、ページフォーマットファイルを送信するためデータ量が多くなりやすいので、送信する際には圧縮して送信することが良い。
【００３９】
受信手段１０は、ユーザ側システム２から送信された出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件をネットワークを介して受信し、それらを互いに関連づけて履歴記憶手段１１に記憶させる手段である。尚、受信手段１０は、履歴記憶手段１１に記憶させた後に、ユーザ側システム２の一時記憶手段８に記憶させた出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件を削除するように指示を送信し、ユーザ側システム２でそれらを削除させるようにしても良い。
【００４０】
履歴記憶手段１１は、出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件を関連づけて記憶する手段である。
【００４１】
参照手段１２は、管理者からの所定の操作により、出力履歴などの閲覧要求を受け付けた場合に、出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件を履歴記憶手段１１から取得して表示する手段である。この表示の一例を図３に示す。また多数の出力履歴の中から特定の用語を含む出力履歴を検索したい場合には、その用語の入力を受け付け、その用語を検索条件としてページフォーマットファイルを検索する。そしてその用語を含むページフォーマットファイルに関連づけられた出力履歴と、ページフォーマットファイルとを検索結果として管理者が利用するコンピュータに表示する。なお、ページフォーマットファイルの表示は、拡大／縮小表示可能とすることも出来る。図３は、表示されたページフォーマットファイルが拡大され、その一部が表示されている例である。
【００４２】
次に本発明の印刷履歴管理システム１の処理プロセスの一例を図２のフローチャート及び図１のシステム構成図を用いて説明する。
【００４３】
まず監視対象システム４を利用しているユーザが、何らかのドキュメントを印刷又はプレビューすることを希望し、その指示をユーザ端末に入力した場合、その指示がユーザ端末から監視対象システム４に送信される。その指示をユーザ側システム２の操作監視手段５が検出する（Ｓ１００）。
【００４４】
印刷指示又はプレビュー指示を検出した操作監視手段５は、出力履歴生成手段６とページフォーマットファイル生成手段７、場合によっては出力条件生成手段に対して、所定の指示が行われたことの通知を行う。また指示の検出によって、操作監視手段５は、「実行した処理が記録される」旨の表示をユーザ端末上で、予め定められたタイミングで行うと良い。
【００４５】
この通知を受け取った出力履歴生成手段６は、実際に印刷又はプレビューとして出力された出力履歴を、いつ、どこで、誰が、何を、どれだけ、印刷したのか、プレビューしたのか、又はプレビュー後印刷したのか、を出力履歴として生成し（Ｓ１１０）、一時記憶手段８に記憶させる（Ｓ１３０）。
【００４６】
また同様に、操作監視手段５からの通知を受け取ったページフォーマットファイル生成手段７は、ユーザが印刷又はプレビューしたドキュメントの印刷用又は画面表示用の出力情報を生成する命令を一時記憶しておき、印刷又はプレビュー処理後、一時記憶した命令に基づいて、そのドキュメントのページフォーマットファイルをメタファイル形式で生成し（Ｓ１２０）、一時記憶手段８に記憶させる（Ｓ１３０）。
【００４７】
ユーザ側システム２に出力条件生成手段が更に設けられている場合には、操作監視手段５からの通知を受け取った出力条件生成手段は、どのような条件で印刷又はプレビュー指示を送信したかを示す出力条件を生成し、出力履歴、ページフォーマットファイルと同様に一時記憶手段８に記憶させる。
【００４８】
一時記憶手段８に記憶させた出力履歴、ページフォーマットファイル、出力条件は各々関連づけておくと良い。
【００４９】
所定のタイミングで、送信手段９は、一時記憶手段８に記憶した出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件をサーバ側システム３に、ＨＴＴＰ又はＨＴＴＰＳのような予め定められた通信プロトコルを用いて、ネットワークを介して送信する（Ｓ１４０）。
【００５０】
ユーザ側システム２から送信された出力履歴、ページフォーマットファイル、場合によっては出力条件を、受信手段１０はネットワークを介して受信し（Ｓ１５０）、それらを関連づけて履歴記憶手段１１に記憶させる（Ｓ１６０）。
【００５１】
履歴記憶手段１１に記憶後、受信手段１０は、ユーザ側システム２に対して、一時記憶手段８に記憶した出力履歴、ページフォーマットファイル、出力条件の削除指示を送信し、その指示をユーザ側システム２で受け取ると、ユーザ側システム２は、一時記憶手段８に記憶した出力履歴、ページフォーマットファイル、出力条件を削除する。
【００５２】
以上のような処理プロセスによって、サーバ側システム３に、監視対象システム４に対するユーザの印刷指示、プレビュー指示及びそのドキュメントの内容を管理することが出来る。
【００５３】
このようにして記録した印刷指示又はプレビュー指示のログとその内容に基づいて、管理者が検索を行う場合には、所定の方法でサーバ側システム３にアクセスする。そして一覧表示の指示の入力を参照手段１２で受け付けた場合には、履歴記憶手段１１に記憶する出力履歴、ページフォーマットファイル、出力条件などを取得し、図３に示すような画面に表示する。図３の上方には出力履歴が表示され、図３の下方には出力履歴の一覧から管理者が選択した出力履歴に関連づけられたページフォーマットファイルが表示される。図３では出力履歴の一覧から、合計残高試算表（二列固定式、貸借対照表）が選択され、そのページフォーマットファイルが表示されている例である。
【００５４】
また管理者が、特定の用語を含む出力履歴を検索したい場合、所定の操作をすることによって、検索条件となる用語の入力を参照手段１２で受け付ける（Ｓ１７０）。参照手段１２は、受け付けた用語を検索条件として、履歴記憶手段１１に記憶するページフォーマットファイルを検索し（Ｓ１８０）、その用語を含むドキュメントを検索結果として抽出する。そしてその用語を含むドキュメントのページフォーマットファイルと、それに関連づけられた出力履歴、出力条件を履歴管理手段から取得し、検索結果として管理者が利用するコンピュータで表示する（Ｓ１９０）。
【００５５】
この検索は、自動的に行っても良い。即ち、予め用語を検索条件として指定しておき、所定のタイミングで参照手段１２が、検索条件として指定された用語に基づいて、履歴記憶手段１１に記憶したページフォーマットファイルを検索し、その用語を含むドキュメントのページフォーマットファイルと、それに関連づけられた出力履歴、出力条件を管理者が利用するコンピュータ端末で表示する。また、受信手段１０が履歴記憶手段１１に、新たに出力履歴、ページフォーマットファイル、出力条件を関連づけて記憶したときに、そのページフォーマットファイルに予め定められた用語を含むかどうか検索し、含む場合には管理者に通知するように構成することも出来る。この通知を行うことによって、例えば「機密」などの用語が含まれるドキュメントをユーザが印刷又はプレビューした場合に、管理者が速やかに把握することが出来る。
【産業上の利用可能性】
【００５６】
本発明によって、管理者は、ユーザが印刷したドキュメント名を変更していたとしても、ドキュメントの内容を把握することが出来る。またドキュメントのページフォーマットファイルをメタファイル形式で記録することによって、ドキュメントの内容が検索可能となるので、特定の用語を含んだドキュメントを抽出することが出来る。これによって管理者の印刷履歴の管理も容易なものとなる。
【００５７】
このように印刷履歴の管理に、管理者の負担軽減に繋がる機能を持たせることによって、例えば不正出力を行おうとする悪意のあるユーザにとって抑止効果が発生する。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】本発明のシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。
【図３】出力履歴、ページフォーマットファイルを閲覧する画面の一例である。
【符号の説明】
【００５９】
１：印刷履歴管理システム
２：ユーザ側システム
３：サーバ側システム
４：監視対象システム
５：操作監視手段
６：出力履歴生成手段
７：ページフォーマットファイル生成手段
８：一時記憶手段
９：送信手段
１０：受信手段
１１：履歴記憶手段
１２：参照手段
【図１】
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【図２】
2007164484.tif 000004
【図３】
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