(57)【要約】【課題】  ユーザが登録しようとする画像のファイル形式が、このユーザに対して予め許可されているファイル形式である場合にのみ、この画像の登録を許可する為の技術を提供すること。【解決手段】  複合機１のユーザに固有の識別情報と、複合機１からＰＣ４に送信可能な画像のファイル形式のうちこのユーザに対して許可されているファイル形式を示すファイル形式情報とをセットにして、ユーザ毎にＨＤ８に保持しておく。そして、複合機１から受信した識別情報に対応するファイル形式情報をＨＤ８から取得する。複合機１から受信した画像のファイル形式が、ＨＤ８から取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものである場合には、この画像をＰＣ２に格納する。【選択図】  図１
2007081589.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部装置から受信した画像を所定の記憶装置に格納する画像処理装置であって、
前記外部装置のユーザに固有の識別情報と、前記外部装置から前記画像処理装置に送信可能な画像のファイル形式のうち当該ユーザに対して許可されているファイル形式を示すファイル形式情報とをセットにして、ユーザ毎に保持する保持手段と、
前記外部装置側で取得した画像と、前記外部装置を使用しているユーザの識別情報とを、前記外部装置から受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別情報に対応するファイル形式情報を前記保持手段から取得する取得手段と、
前記受信手段が受信した画像のファイル形式が、前記取得手段が取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものである場合には、当該画像を前記記憶装置に格納する格納制御手段と
を備えることを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記外部装置は複合機であり、
前記受信手段は、当該複合機が有するスキャン機能、若しくはファクス機能でもって読み取って送信された画像データを受信すると共に、当該複合機を使用しているユーザの識別情報を受信することを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
更に、
前記受信手段が受信した画像のファイル形式が、前記取得手段が取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものである場合には、当該画像が前記記憶装置に格納された旨を示す電子メールを送信する手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項４】
更に、
前記受信手段が受信した画像のファイル形式が、前記取得手段が取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものではない場合には、当該画像が前記記憶装置に格納されていない旨を示す電子メールを送信する手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項５】
外部装置から受信した画像を所定の記憶装置に格納する画像処理装置が行う画像処理方法であって、
前記外部装置のユーザに固有の識別情報と、前記外部装置から前記画像処理装置に送信可能な画像のファイル形式のうち当該ユーザに対して許可されているファイル形式を示すファイル形式情報とをセットにして、ユーザ毎にメモリに保持する保持工程と、
前記外部装置側で取得した画像と、前記外部装置を使用しているユーザの識別情報とを、前記外部装置から受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した識別情報に対応するファイル形式情報を前記メモリから取得する取得工程と、
前記受信工程で受信した画像のファイル形式が、前記取得工程で取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものである場合には、当該画像を前記記憶装置に格納する格納制御工程と
を備えることを特徴とする画像処理方法。
【請求項６】
コンピュータに請求項５に記載の画像処理方法を実行させるためのプログラム。
【請求項７】
請求項６に記載のプログラムを格納したことを特徴とする、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、外部から受信した画像を所定の装置に登録するための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書登録システムでは、複合機から送信されてきた文書は、システムの動作障害がない限り、全て文書管理システムに格納していた。また、この文書登録システムでは、複合機から送信する際に指定できる画像フォーマットで、かつ、文書管理システムにおいて扱える画像フォーマットに文書登録システムが変換できる画像フォーマットであれば、文書管理システムへの登録を可能としていた。さらに、文書格納アプリケーションから文書登録システム管理者への電子メール送信は、文書の格納終了時、もしくは、文書格納時におけるエラーの状態を送信し通知するものである。
【０００３】
一方、複合機を操作する場合、機器の操作パネル上で部門コード（一般に、複合機を使用するユーザが所属する社内部門のコード）やユーザＩＤを入力してから、複合機の操作が可能となるパネル上の画面処理が開始される機能が提案されている。
【特許文献１】特開２００３−０８５１９５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら上記従来例の文書登録システムでは、複合機のパネル上で指定する画像フォーマットを間違えてしまった場合、そのことに気づかずに文書管理システムへ登録をしてしまうというミスがあった。大量の文書格納をしていた場合、文書管理システムに格納された文書が煩雑になり、一つ一つ確認作業を行なうのには時間がかかってしまっていた。そのため、確認作業が行われないこともしばしばあり、原稿を廃棄してから何年か後に格納ミスに気づいてしまうという問題点があった。
【０００５】
また、上記従来例では、文書登録システムにおける文書格納アプリケーションを介した文書登録プロセスにおけるセキュリティについて、対応が施されていない。そのため、文書登録システムを操作できるユーザであれば、文書格納アプリケーションの処理プロセスにおいて機密を漏洩できる状態にある。また、文書登録システムの動作プロセスを詳細に理解しているユーザであれば、セキュリティ対策としては全くの無防備と言って過言ではない。
【０００６】
一般に、社内システムの一つとして運用される文書登録システムは、社内の者であれば基本的に誰でも操作できるような運用がなされる。そのため、複合機上で操作する際に入力する部門コードやユーザＩＤは、当然社内ユーザに割り当てられ、それによって複合機を操作する権限を社内ユーザは得ることになる。誰かが機密漏洩を目的として文書登録システムを悪用目的に複合機の操作をすることは可能である。この部門コードやユーザＩＤは、単に、部門毎、ユーザ毎の複合機の使用頻度を計上するための機能であり、セキュリティ効果はない。
【０００７】
本発明は以上の問題に鑑みてなされたものであり、ユーザが登録しようとする画像のファイル形式が、このユーザに対して予め許可されているファイル形式である場合にのみ、この画像の登録を許可する為の技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の目的を達成するために、例えば、本発明の画像処理装置は以下の構成を備える。
【０００９】
即ち、外部装置から受信した画像を所定の記憶装置に格納する画像処理装置であって、
前記外部装置のユーザに固有の識別情報と、前記外部装置から前記画像処理装置に送信可能な画像のファイル形式のうち当該ユーザに対して許可されているファイル形式を示すファイル形式情報とをセットにして、ユーザ毎に保持する保持手段と、
前記外部装置側で取得した画像と、前記外部装置を使用しているユーザの識別情報とを、前記外部装置から受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別情報に対応するファイル形式情報を前記保持手段から取得する取得手段と、
前記受信手段が受信した画像のファイル形式が、前記取得手段が取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものである場合には、当該画像を前記記憶装置に格納する格納制御手段と
を備えることを特徴とする。
【００１０】
本発明の目的を達成するために、例えば、本発明の画像処理方法は以下の構成を備える。
【００１１】
即ち、外部装置から受信した画像を所定の記憶装置に格納する画像処理装置が行う画像処理方法であって、
前記外部装置のユーザに固有の識別情報と、前記外部装置から前記画像処理装置に送信可能な画像のファイル形式のうち当該ユーザに対して許可されているファイル形式を示すファイル形式情報とをセットにして、ユーザ毎にメモリに保持する保持工程と、
前記外部装置側で取得した画像と、前記外部装置を使用しているユーザの識別情報とを、前記外部装置から受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した識別情報に対応するファイル形式情報を前記メモリから取得する取得工程と、
前記受信工程で受信した画像のファイル形式が、前記取得工程で取得したファイル形式情報が示すファイル形式に従ったものである場合には、当該画像を前記記憶装置に格納する格納制御工程と
を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明の構成により、ユーザ毎に予め許可されているファイル形式の画像のみが登録されることになるので、誤ったファイル形式の画像を登録してしまうという問題を解消することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下添付図面を参照して、本発明を好適な実施形態に従って詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本実施形態に係るシステムの構成を示すブロック図である。同図に示す如く、本実施形態に係るシステムは、複合機１、文書管理システム用ＰＣ２、メールサーバ３、文書格納アプリケーション用ＰＣ４により構成されており、それぞれはネットワーク１２を介して互いにデータ通信が可能な構成となっている。
【００１５】
以下に、同図に示した各部について説明する。
【００１６】
先ず、複合機１について説明する。複合機１は周知の如く、スキャン機能（複写機能）やＦＡＸ機能を有するものである。即ち、スキャン機能やＦＡＸ機能により、原稿を読み取ってこの原稿の画像データを取得することが可能な構成を有する。また、読み取った画像のデータは、ネットワーク１２を介して文書管理システム用ＰＣ２に登録すべく、文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信する。なお、複合機１を使用する際には、使用するユーザに対してユーザ固有の識別情報の入力を促す。従って、複合機１は、画像のデータを文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信する際には、更にこの識別情報も送信する。
【００１７】
次に、文書管理システム用ＰＣ２について説明する。文書管理システム用ＰＣ２は、例えば、一般のＰＣ（パーソナルコンピュータ）でもって構成されており、複合機１から文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信された画像のデータを記録保持するためのものである。
【００１８】
次に、メールサーバ３について説明する。メールサーバ３は周知の通り、電子メールのデータを受けた場合には、これを指定された送信先に送信する処理を行うものである。本実施形態では、文書格納アプリケーション用ＰＣ４から電子メールを受けると、これを指定された送信先に送信する処理を行う。本実施形態ではこの送信先を、本システムの管理者が使用する不図示のＰＣとするが、これに限定するものではない。
【００１９】
次に、文書格納アプリケーション用ＰＣ４について説明する。文書格納アプリケーション用ＰＣ４は、一般のＰＣにより構成されており、同図に示す如く、ＣＰＵ５、ＲＯＭ６、ＲＡＭ７、ＨＤ８、入力装置９、ディスプレイ１０、Ｉ／Ｆ１１により構成されている。
【００２０】
ＣＰＵ５はＲＯＭ６やＲＡＭ７に格納されているプログラムやデータを用いて文書格納アプリケーション用ＰＣ４全体の制御を行うと共に、文書格納アプリケーション用ＰＣ４が行う後述の各処理を実行する。
【００２１】
ＲＯＭ６は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４の設定データ（例えば図２に示すＢＩＯＳ）やブートプログラムなどを格納する。
【００２２】
ＲＡＭ７は、ＨＤ８からロードされたプログラムやデータを一時的に記憶するためのエリア、Ｉ／Ｆ１１を介して外部から受信したデータを一時的に記憶するためのエリアなど、各種のエリアを適宜提供することができる。また、ＲＡＭ７は、ＣＰＵ５が各種の処理を実行する際に用いるワークエリアも提供することができる。
【００２３】
ＨＤ（ハードディスク）８には、ＯＳ（オペレーティングシステム）や、文書格納アプリケーション用ＰＣ４が行う後述の各処理をＣＰＵ５に実行させるためのプログラムやデータ等が保存されており、ＣＰＵ５による制御に従って適宜ＲＡＭ７にロードされる。また、ＨＤ８には後述する各種のデータが保存されており、これもまた、ＣＰＵ５による制御に従って適宜ＲＡＭ７にロードされる。
【００２４】
入力装置１０７は、キーボードやマウスなどにより構成されており、文書格納アプリケーション用ＰＣ４の操作者が操作することで、各種指示やデータを入力することができる。
【００２５】
ディスプレイ１０は、ＣＲＴや液晶画面などにより構成されており、ＣＰＵ５による処理結果を画像や文字などでもって表示することができる。
【００２６】
Ｉ／Ｆ１１は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４を上記ネットワーク１２に接続するためのものであり、文書格納アプリケーション用ＰＣ４はこのＩ／Ｆ１１を介してネットワーク１２に接続されている各装置とのデータ通信を行うことができる。
【００２７】
次に、ネットワーク１２について説明する。本実施形態ではこのネットワーク１２の形態については特に限定するものではなく、有線、無線の何れでも良いし、インターネット、イントラネットの何れであっても良い。
【００２８】
なお、本実施形態では、文書格納アプリケーション用ＰＣ４と文書管理システム用ＰＣ２とは別個の装置としているが、これに限定するものではない。例えば、文書管理システム用ＰＣ２は上述の通り、画像を記録保持するためのものであるので、この文書管理システム用ＰＣ２をＨＤ８で代用するようにしても良い。即ち、複合機１から文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信された画像を、このＨＤ８に保存するようにしても良い。
【００２９】
次に、文書格納アプリケーション用ＰＣ４のＣＰＵ５が実行するソフトウェアの構成について説明する。図２は、ＣＰＵ５が実行するソフトウェアの構成を説明する図である。
【００３０】
同図においてＢＩＯＳ２０１、ＯＳ２０２は周知の通り、文書格納アプリケーション用ＰＣ４を構成する各ハードウェアや、実行されるソフトウェアの制御管理を行うためのものである。上述の通り、ＢＩＯＳ２０１はＲＯＭ６内に格納されており、ＯＳ２０２はＨＤ８内に格納されている。また、ネットワーク１２が例えばＬＡＮである場合、通信は例えばＴＣＰ／ＩＰを使って行われ、ＯＳ２０２によってそのプロトコルのハンドリングが行われる。
【００３１】
文書格納アプリケーション２０３は、複合機１とのデータ通信処理、複合機１から送信されてきた画像のデータを文書管理システム用ＰＣ２に格納するための一連の処理等の処理を行うためのアプリケーションソフトウェアである。メールソフト２０４は、メールによる通知処理等の処理を行うためのアプリケーションソフトウェアである。
【００３２】
図３は、図２に示した文書格納アプリケーション２０３の構成を示すブロック図である。
【００３３】
プロトコル制御部３０１は、複合機１と文書格納アプリケーション２０３との間で例えばＦＴＰのようなプロトコルを用いて画像の送受信を行う。このプロトコル制御部３０１は、複合機１から画像を受信した場合には全体制御部３０３にその通知を行い、全体制御部３０３は、その通知を元に、この受信した画像に対して各種の画像処理を行い、更に、後述する文書格納部３０２に対する制御処理を行う。
【００３４】
文書格納部３０２は、プロトコル制御部３０１によって受信した画像を文書格納アプリケーション２０３が管理する格納先（文書管理システム用ＰＣ２内で、文書格納アプリケーション２０３が管理する格納先）に格納するための一連の処理を行う。
【００３５】
全体制御部３０３は、プロトコル制御部３０１から文書格納部３０２への画像の受け渡し処理や、プロトコル制御部３０１若しくは文書格納部３０２の動作状況（受信成功、格納成功、エラー等）を管理する。そして、メール通知機能のための情報作成、メールソフト２０４への情報の受け渡し、メール送信依頼などを行なう。
【００３６】
設定プログラム３０４は、文書格納アプリケーション２０３の動作設定を行なうプログラムである。より詳しくは、設定プログラム３０４は、複合機１から文書管理システム用ＰＣ２への画像登録に必要な事項を記した設定情報を作成し、これを設定する。従って、文書格納アプリケーション２０３は、この設定プログラム３０４が作成した設定情報に基づいて、プロトコル制御部３０１により受信した画像の登録処理を行う。また、文書格納アプリケーション２０３は、プロトコル制御部３０１により受信した画像が登録できない場合には、この設定プログラム３０４が作成した設定情報に基づいて、この画像に対する後述の各処理を実行する。
【００３７】
設定保存３０５は、設定プログラム３０４によって作成された設定情報を保存する。この設定情報の保存形態については特に限定するものではない。例えば、一般的なテキスト形式やセキュリティプロファイル等で保存するようにしても良いし、ファイルをテキスト表示するソフトウエェアでは内容を表示できない形式のファイルフォーマットで保存するようにしても良い。
【００３８】
次に、文書格納アプリケーション２０３を実行した場合の一連の設定処理について、同処理のフローチャートを示す図４を用いて説明する。なお、同図のフローチャートに従った処理をＣＰＵ５に実行させるためのプログラムやデータはＨＤ８に保存されている。そしてこのプログラムやデータはＣＰＵ５による制御に従ってＲＡＭ７にロードされる。そしてＣＰＵ５はロードされたこれらを用いて処理を実行することで、文書格納アプリケーション用ＰＣ４は以下説明する各処理を実行することになる。
【００３９】
先ず、文書格納アプリケーション用ＰＣ４（以下、単にＰＣ４と呼称する）のユーザがＰＣ４を用いて以下の設定処理を実行するためには、ＣＰＵ５はユーザ認証を行う必要がある。このユーザ認証は、以下の設定処理を行う際のセキュリティのためである。また、このユーザとは、本実施形態に係るシステムの管理者や、企業の管理職等、ＰＣ４が文書管理システム用ＰＣ２（以下、単にＰＣ２と呼称する）に登録可能な画像のファイル形式を複合機１のユーザ毎に設定する権限を有するユーザである。
【００４０】
従って、この認証処理では、ＰＣ４のユーザは入力装置９を用いて自身に固有の識別情報（例えばＩＤ）を入力するので、ＣＰＵ５はこの入力された識別情報が正規のものであるのかをチェックする（ステップＳ１０２）。なお、認証処理については様々な形態が考えられるが、本実施形態の趣旨とするところではないので、これ以上の説明は省略する。
【００４１】
次に、入力装置９を用いて宛先が設定されるので、ＣＰＵ５は設定された宛先を設定情報に含める（ステップＳ１０３）。この「宛先」は、後述するステップＳ１１３で複合機１に設定されるものである。設定された宛先は、複合機１側で取得した画像を何れかの記憶装置（本実施形態ではＰＣ２のみ）に登録すべくこの画像をＰＣ４に送信する前段で、この画像の登録先候補として複合機１が有する表示画面（操作パネル）上に表示する。そして、複合機１のユーザは表示された宛先のうち１つを選択すると、複合機１は選択された宛先の記憶装置に画像を登録すべく、この画像をＰＣ４に送信する。
【００４２】
次に、入力装置９を用いて通信プロトコルが設定されるので、ＣＰＵ５は設定された通信プロトコルを設定情報に含める（ステップＳ１０４）。この通信プロトコルは、複合機１がＰＣ４に画像を送信する際の通信プロトコルである。
【００４３】
次に、入力装置９を用いて、ステップＳ１０４で設定された通信プロトコルの詳細が設定されるので、ＣＰＵ５は設定された詳細を設定情報に含める（ステップＳ１０５）。例えば、ステップＳ１０４で設定された通信プロトコルがＦＴＰの場合には、ステップＳ１０５では、ＦＴＰサーバにログインするためのユーザ名、パスワード、複合機１から送信する画像の送信先（ＦＴＰフォルダ）等を設定する。画像の登録プロセスにおいては、図３に示すプロトコル制御部３０１は、この設定を元に、ＦＴＰサーバから画像を読み出し、次に処理を進める。
【００４４】
図４に戻って次に、複合機１から画像が送信された場合に、ＰＣ４がこの画像に対して行う画像処理についての設定が入力装置９を用いて行われるので、ＣＰＵ５は設定された画像処理に係る設定を設定情報に含める（ステップＳ１０６）。文書格納アプリケーション２０３は、複合機１から画像を受信すると、この画像のフォーマットを所定のフォーマットに変換したり、ＰＣ２に登録可能なフォーマットに変換したりする。従ってステップＳ１０６では、このようなフォーマット変換を含む画像処理に係る設定を行う。
【００４５】
次に、入力装置９を用いて、格納先が設定されるので、ＣＰＵ５は設定された格納先を設定情報に含める（ステップＳ１０７）。この「格納先」は、後述するステップＳ１１３で複合機１に設定されるものであり、複合機１からＰＣ４に送信された画像を、ＰＣ２内の何れのフォルダに格納するのかといった、所謂「格納先のディレクトリ」である。従って、ステップＳ１０３で画像の登録先の記憶装置が設定され、ステップＳ１０７ではこの記憶装置における画像の格納場所のディレクトリが設定されるので、ステップＳ１０３，Ｓ１０７による設定により、画像の登録先が一意に特定されたことになる。
【００４６】
次に、複合機１からＰＣ４に送信可能（ＰＣ２に登録可能）な画像のファイル形式のうち、ユーザ毎に許可されるファイル形式の設定を入力装置９を用いて行うので、ＣＰＵ５は設定されたファイル形式を設定情報に含める（ステップＳ１０８）。より詳しくは、複合機１を扱うユーザに固有の識別情報（例えばユーザ名とパスワード）と、このユーザが複合機１を用いてＰＣ４に送信（ＰＣ２に登録）する際に許可される画像のファイル形式とのセットが入力装置９を用いて設定される。よってＣＰＵ５はこのセットを設定情報に含める。なお、パスワードについては後に適宜変更することができる。
【００４７】
図７は、ユーザの識別情報（ユーザＩＤとパスワード）と、このユーザに対して許可された画像のファイル形式とのセットを、ユーザ毎に登録したテーブルデータの構成例を示す図である。同図に示す如く、例えばユーザＩＤが「０００２」のユーザに対しては、パスワードは「ｅｆｇｈ」として設定されている。また、このユーザが複合機１を用いてＰＣ４に送信可能（ＰＣ２に登録可能）な画像のファイル形式は「＊．ｐｄｆ，＊．ｄｏｃ」となっている。ステップＳ１０８では、このようなテーブルデータを設定情報に含める。
【００４８】
よって、ステップＳ１０８による処理により、複合機１のユーザ毎に、ＰＣ４に送信可能な（ＰＣ２に登録可能な）画像のファイル形式を設定することができる。
【００４９】
また、ステップＳ１０８では、複合機１のユーザに対して許可されていないファイル形式の画像をこのユーザが複合機１からＰＣ４に送信した場合に、ＰＣ４側で行う処理についても設定することができる。
【００５０】
ここで、複合機１から画像をＰＣ４に送信（ＰＣ２に登録）する為の一連の処理が成功したか、失敗したかを報知する手段として、本実施形態では電子メールを用いる。従って、次に、入力装置９を用いて、この電子メールの送信先が設定されるので、ＣＰＵ５はこの設定の内容を設定情報に含める（ステップＳ１０９）。この送信先については特に限定するものではないが、本実施形態では、本システムの管理者が使用する不図示のＰＣとする。もちろん、送信先は複数であっても良い。また、ステップＳ１０９では、メールの送信に係る様々な設定を行うことができる。
【００５１】
次に、以上の処理でもって設定情報に含められてきた各種の情報のうち、ステップＳ１０３〜Ｓ１０５，Ｓ１０７で設定した情報を複合機１に送信することで、送信した情報を複合機１に設定する（ステップＳ１１３）。なお、ステップＳ１０８で設定情報に含めたテーブルデータについてはＨＤ８に格納する。
【００５２】
以上の処理を行うことで、複合機１を操作するユーザは、認証を済ませると、スキャン、若しくはＦＡＸなどにより複合機１内に取得した画像の登録先を、複合機１が有する操作パネルなどを用いて設定する。そして複合機１のユーザは、原稿を原稿台の上に置く、若しくはＦＡＸ台の上に置くなどし、スキャン、若しくはＦＡＸの機能を実行するためのボタンを指示すると、複合機１はこの機能の実行により原稿を読み取り、この原稿の画像を複合機１内に取得する。そして、取得した画像を、先に設定した登録先に登録すべく、ＰＣ４に送信する。
【００５３】
図５は、複合機１からＰＣ４に対して画像を送信するための一連の処理のフローチャートである。
【００５４】
先ず、複合機１を操作するユーザに対するユーザ認証処理を行う（ステップＳ２０２）。次に、認証を済ませると、複合機１が有する操作パネルなどを用いてユーザが画像の登録先である記憶装置を選択するので、複合機１は選択された記憶装置を示すデータを設定する（ステップＳ２０３）。
【００５５】
次に、スキャン機能やＦＡＸ機能により、原稿を読み取ってこの原稿の画像データを取得する（ステップＳ２０４）。そして取得した画像のデータを、ステップＳ２０２でユーザ認証の際にユーザが複合機１が有する操作パネル等を用いて入力した、自身に固有の識別情報（例えばユーザ名とパスワード）と共にＰＣ４に送信する（ステップＳ２０５）。
【００５６】
次に、このようにして複合機１から送信された画像を、ＰＣ４がＰＣ２に登録するための一連の処理について、同処理のフローチャートを示す図６を用いて以下説明する。なお、同図のフローチャートに従った処理をＰＣ４のＣＰＵ５に実行させるためのプログラムやデータはＨＤ８に保存されている。そしてこのプログラムやデータはＣＰＵ５による制御に従ってＲＡＭ７にロードされる。そしてＣＰＵ５はロードされたこれらを用いて処理を実行することで、文書格納アプリケーション用ＰＣ４は以下説明する各処理を実行することになる。
【００５７】
先ず、以下の処理に先立って、図３に示した文書格納アプリケーション２０３を構成する各部がＲＡＭ７にロードされる。
【００５８】
そして、同図のフローチャートに従った処理が開始されると、先ず、複合機１からのデータ送信待ちとなる（ステップＳ３０２）。
【００５９】
次に、全体制御部３０３を動作させ、複合機１から画像、及び識別情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ３０３）。より詳しくは、プロトコル制御部３０１が画像、及び識別情報を受信した際に、その旨を全体制御部３０３に通知する。これにより全体制御部３０３は受信があったと判断する。
【００６０】
受信がない場合には処理をステップＳ３０２に戻すのであるが、受信があった場合には処理をステップＳ３０４に進め、受信処理が成功したか否かを判断する（ステップＳ３０４）。受信処理が失敗した場合には処理をステップＳ３１２に進め、受信失敗の旨を記した電子メールを、上記ステップＳ１０９で設定された送信先に送信すべく、メールサーバ３に送信する処理を行う（ステップＳ３１２）。ステップＳ１０９で設定された送信先は上述の通り、上記ステップＳ１１３における処理で複合機１に設定されている。
【００６１】
一方、受信処理が成功した場合には処理をステップＳ３０５に進め、ステップＳ３０３で受信した画像のファイル形式を特定する（ステップＳ３０５）。ここでファイル形式には、Tiff、PDF、Word、Excelなど様々なファイル形式が存在する。
【００６２】
次に、ステップＳ３０６では、図７に例示したテーブルデータを参照して、ステップＳ３０３で受信した識別情報に対応するファイル形式（この識別情報で特定されるユーザがＰＣ４に対して送信可能なファイル形式）を取得する。そして更に同ステップでは、取得したファイル形式の何れかとステップＳ３０５で特定したファイル形式とが一致しているのか否かをチェックする。即ち、ステップＳ３０３で受信した画像のファイル形式が、同ステップで受信した識別情報で特定されるユーザに対して許可されているものであるのか否かをチェックする。
【００６３】
このチェックの結果、許可されていないものである場合には、処理をステップＳ３１１に進め、この画像は以降の処理で取り扱うわけにはいかないので、ＲＡＭ７内、若しくはＨＤ８内の所定のエリアに格納する（ステップＳ３１１）。なお、この所定のエリアに格納された画像は一定時間で削除を行ったり、あるキーワードによって移動を行ったりすることができる。
【００６４】
そして処理をステップＳ３１２に進め、このユーザに許可されていないファイル形式の画像が送信された旨を示す電子メールを、上記ステップＳ１０９で設定された送信先に送信すべく、メールサーバ３に送信する処理を行う（ステップＳ３１２）。
【００６５】
一方、ステップＳ３０３で受信した画像のファイル形式が、同ステップで受信した識別情報で特定されるユーザに対して許可されているものである場合には処理をステップＳ３０７に進める。そして、ステップＳ３０３で受信した画像に対して、上記ステップＳ１０６で設定された画像処理を行い、例えば、この画像の形式をＰＣ２に適応した形式に変換したりする処理を行う（ステップＳ３０７）。これは、ＰＣ２は通常、独自の仕様によるアプリケーションシステムとして提供されるもので、必ずしも複合機１が送信可能な形式と完全に対応しているわけではないためである。従って、この画像処理についてはシステムの仕様によっては適宜変更することが必要である。
【００６６】
次に、画像処理が施された画像（システムの使用上、画像処理が省略された場合にはステップＳ３０３で受信した画像）をＰＣ２に登録すべく、ＰＣ２にこの画像を送信する（ステップＳ３０８）。この送信後、送信した画像がＰＣ２に登録されたか否かのチェックを行う（ステップＳ３０９）。ＰＣ２に画像を登録する際、ＰＣ２の状態、ネットワークの状態等、様々な要因によっては、登録が失敗することが希にある。従って、ステップＳ３０９におけるチェック処理は必要不可欠なものであり、一般的な処理でもある。
【００６７】
ステップＳ３０９におけるチェック処理の結果、登録が失敗している場合には処理をステップＳ３１１に進め、この画像は以降の処理で取り扱うわけにはいかないので、ＲＡＭ７内、若しくはＨＤ８内の所定のエリアに格納する（ステップＳ３１１）。そして処理をステップＳ３１２に進め、登録失敗の旨を示す電子メールを、上記ステップＳ１０９で設定された送信先に送信すべく、メールサーバ３に送信する処理を行う（ステップＳ３１２）。
【００６８】
一方、ステップＳ３０９におけるチェックの結果、登録が成功している場合には処理をステップＳ３１０に進め、登録が成功した旨を示す電子メールを、上記ステップＳ１０９で設定した送信先に送信すべく、メールサーバ３に送信する（ステップＳ３１０）。但し、上記ステップＳ１０９における設定処理で、登録が成功した場合にはメールの送信は行わないと設定した場合には、ステップＳ３１０における処理は省略する。
【００６９】
次に、入力装置９を用いて本処理の終了が指示され、ＣＰＵ５がこれを検知した場合には本処理を終了するのであるが、検知していない場合には処理をステップＳ３０２に戻し、以降の処理を繰り返す。
【００７０】
以上説明した処理により、複合機１側で取得した画像をＰＣ２に登録すべく、ＰＣ４に送信した場合、ＰＣ４は、複合機１を操作している（複合機１にログインしている）ユーザに対して許可されたファイル形式の画像のみをＰＣ２に登録することができる。また、登録できなかった場合には、その旨を電子メールの形態でもって通知されるので、例えば、ＰＣ４に送信した画像のファイル形式が、ユーザに対して許可されていないものであった場合には、その旨を知ることができる。
【００７１】
図８は、以上説明した複合機１からＰＣ２への画像登録処理の流れを示す図である。同図、及び上述の通り、複合機１は原稿をスキャン機能、若しくはＦＡＸ機能でもって読み取り、画像として取得する。そして取得した画像（イメージ）を、複合機１を操作しているユーザの識別情報（ユーザ情報）と共にＰＣ４（文書格納アプリケーション２０３）に送信する。文書格納アプリケーション２０３は、予め設定された各ユーザのユーザ情報と、許可されたファイル形式とのセットデータを管理しているので、複合機１から受信した識別情報に対応するファイル形式を取得することができる。そして、取得したファイル形式の何れかに、複合機１から受信した画像のファイル形式が一致していれば、この画像をＰＣ２内の指定されたフォルダに格納する。
【００７２】
以上の説明により、本実施形態によれば、あるユーザの通常業務において、複合機のパネル上で間違って画像のファイル形式を指定してしまった場合、システムの管理者や本人への電子メール通知により、その間違いに気づくことができる。また、登録を一度中断するため、システムに間違った画像の格納が行われずにすむという効果がある。
【００７３】
一方、各ユーザに対して登録可能な画像のファイル形式を限定することにより、あるユーザの通常業務以外の操作をシステムの管理者が把握、コントロールできるので、システムとしてのセキュリティを強化できるといった効果がある。
【００７４】
また、本発明の目的は、以下のようにすることによって達成されることはいうまでもない。即ち、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００７５】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行う。その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれたとする。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７７】
本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明の実施形態に係るシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】ＣＰＵ５が実行するソフトウェアの構成を説明する図である。
【図３】図２に示した文書格納アプリケーション２０３の構成を示すブロック図である。
【図４】文書格納アプリケーション２０３を実行した場合の一連の設定処理のフローチャートである。
【図５】複合機１からＰＣ４に対して画像を送信するための一連の処理のフローチャートである。
【図６】複合機１から送信された画像を、ＰＣ４がＰＣ２に登録するための一連の処理のフローチャートである。
【図７】ユーザの識別情報（ユーザＩＤとパスワード）と、このユーザに対して許可された画像のファイル形式とのセットを、ユーザ毎に登録したテーブルデータの構成例を示す図である。
【図８】複合機１からＰＣ２への画像登録処理の流れを示す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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