(57)【要約】【課題】紙文書あるいは電子文書に新たにセキュリティポリシを付与する作業を簡易化する。【解決手段】紙文書をスキャンして作成された（Ｓ１４）電子文書が、画像入力装置１２から電子文書管理部１４に送信される。電子文書管理部１４では、電子文書の所定の箇所から、セキュリティポリシ設定のキーとなるポリシ情報と、文書格納場所などを決定づける文書情報を取得する。そして、対応表に従って、ポリシ情報から、付与すべきセキュリティポリシを決定し（Ｓ１８）、電子文書に付与する（Ｓ２０）。また、文書情報に従って、電子文書をリポジトリ１８に保存する（Ｓ２４）。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書またはこれと関連するデータにおける設定フィールドからキーデータを取得する取得手段と、
キーデータとセキュリティポリシの設定値とを対応づける対応情報を参照して、前記電子文書に対し、取得したキーデータに対応する設定値が設定されたセキュリティポリシを付与する付与手段と、
を備える、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項２】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
紙文書を読み取って、電子文書を生成する読取手段を備え、
前記取得手段にかかる前記電子文書は、読取手段により生成された電子文書である、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項３】
請求項２に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記読取手段は、前記紙文書と関連づけられた紙文書であって定型的な記載を含む別の紙文書を読み取ることで、前記関連するデータを生成し、
前記取得手段は、前記関連するデータにおける定型的な記載に対して設定された設定フィールドから前記キーデータを取得する、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項４】
請求項２に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記関連するデータは、前記読取手段に読み取りを指示したユーザを示すデータ、または、前記読取手段が電子文書を生成した時刻を示すデータを含み、
前記取得手段は、前記関連するデータにおけるユーザを示すデータまたは時刻を示すデータを含む設定フィールドから前記キーデータを取得する、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項５】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記取得手段にかかる前記電子文書は、セキュリティポリシが付与されずに保管されている電子文書である、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項６】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記電子文書には、定型的なデータが含まれ、
前記取得手段は、前記電子文書における定型的なデータに対して設定された設定フィールドから前記キーデータを取得する、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項７】
請求項６に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記電子文書が含む定型的なデータは、電子文書について記載されたメタデータである、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項８】
請求項６に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記電子文書が含む定型的なデータは、テキストデータまたはイメージデータである、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項９】
コンピュータに対し、
電子文書またはこれと関連するデータにおける設定フィールドからキーデータを取得する取得手順と、
キーデータとセキュリティポリシの設定値とを対応づける対応情報を参照して、前記電子文書に対し、取得したキーデータに対応する設定値が設定されたセキュリティポリシを付与する付与手順と、
を実行させる、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与プログラム。
【請求項１０】
コンピュータが実行する方法であって、
電子文書またはこれと関連するデータにおける設定フィールドからキーデータを取得する取得手順と、
キーデータとセキュリティポリシの設定値とを対応づける対応情報を参照して、前記電子文書に対し、取得したキーデータに対応する設定値が設定されたセキュリティポリシを付与する付与手順と、
を含む、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書にセキュリティポリシを付与する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク環境が整備されるにつれて、オフィスにおける文書の電子化・ペーパレス化が進んでいる。例えば、情報を伝達する場合には、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）などで電子文書が作成され、配布が行われる。この電子文書には、加工容易性や転送容易性などの多くの利点がある一方、情報漏洩や改竄の危険性もある。そこで、電子文書を適切なセキュリティポリシの下で管理することが重要となる。
【０００３】
オフィスには、現在もなお、電子化されていない紙文書や、セキュリティポリシを付与されていない電子文書が大量に存在する。電子化の観点及びセキュリティの観点からすれば、これらの紙文書や電子文書は、セキュリティポリシを付与した電子文書として保存することが望ましい。しかし、一般に、電子文書にセキュリティポリシを付与する作業には、大変な労力が伴う。
【０００４】
なお、下記特許文献１には、紙文書を電子化する際に、電子文書を利用できるユーザを設定してセキュリティを確保する技術が開示されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−２４９９２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記特許文献１の技術では、複合機やスキャナの操作パネルから、利用可能なユーザの設定が行われる。このため、大量の紙文書を電子化する場合には、依然として大きな負担を伴う。また、この技術では、既に存在する電子文書に対しセキュリティポリシを付与することができない。
【０００７】
本発明の目的は、紙文書あるいは電子文書にセキュリティポリシを付与する作業を簡易化する新たな技術を実現することにある。
【０００８】
本発明の別の目的は、大量の紙文書あるいは電子文書の各々に、迅速にセキュリティポリシを付与する技術を確立することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のセキュリティポリシ付与装置は、電子文書またはこれと関連するデータにおける設定フィールドからキーデータを取得する取得手段と、キーデータとセキュリティポリシの設定値とを対応づける対応情報を参照して、前記電子文書に対し、取得したキーデータに対応する設定値が設定されたセキュリティポリシを付与する付与手段と、を備える。
【００１０】
セキュリティポリシ付与装置は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエアを用いて構築することができる。セキュリティポリシ付与装置は、単体の筐体からなる装置として構築されてもよいし、通信可能な複数の筐体からなる装置として構築されてもよい。
【００１１】
取得手段は、電子文書に設定された設定フィールドから、または電子文書に関連するデータに設定された設定フィールドから、キーデータを取得する手段である。電子文書とは、電子的に生成されたデータであって、文字、あるいは図や写真などからなる書類を表現したものをいう。電子文書は、印刷イメージにおける１ページの用紙からなるものであっても、複数ページの用紙からなるものであってもよい。複数枚の用紙からなる場合は、通常、全ページが一つのファイルにまとめられる。また、電子文書に関連するデータとは、電子文書以外のデータであって、電子文書と関連づけがなされたデータをいい、例えば、電子文書とセットで扱われる別の付属的な電子文書などを指す。そして、電子文書あるいは関連するデータに設定された設定フィールドとは、予めユーザ設定等によりキーデータを取得することが定められた領域や項目などを指す。設定フィールドの（印刷イメージにおける）位置や大きさは、固定であっても可変であってもよい。キーデータとは、設定フィールドから取り出される一つまたは複数のデータであって、セキュリティポリシ設定のキーとして用いられるデータをいう。
【００１２】
付与手段は、電子文書にセキュリティポリシを設定する手段である。設定にあたっては、予め用意された対応情報を参照する。対応情報は、キーデータとセキュリティポリシの設定値とが対応づけられた情報である。ここで、セキュリティポリシとは、電子文書に対する操作権限を定めた管理情報をいう。また、操作権限とは、電子文書に対し、読み出し、書き込み、印刷、送信などの各操作を行いうる権限をいう。セキュリティポリシは、電子文書毎に設定することができ、また、ユーザやユーザグループ毎に設定することができる。ゆえに、セキュリティポリシの設定にあたっては、一般に複数のユーザに対する複数の権限の有無等を定めることが必要であり、このような具体的値を、ここではセキュリティポリシの設定値と呼んでいる。対応情報によって、キーデータは、一つあるいは複数の設定値と対応づけられている。付与手段は、キーデータによって定まる設定値をセキュリティポリシとして設定し、電子文書に対し付与する。セキュリティポリシの付与は、電子文書に対して、セキュリティポリシに従った操作権限の実効性が確保されるように行われる。その具体的仕組みは様々に設定可能であり、例えば、権限があるものだけが復号可能な暗号化を行ったり、権限があるものだけが通過可能なゲートを設けたりする態様を例示することができる。
【００１３】
この態様によれば、ユーザは、必要に応じて予め設定フィールドを定め、対応情報を設定しさえすれば、あとは、必ずしも特別な操作を行うことなく（もちろん必要に応じて確認等を行うことは可能である）、電子文書（あるいはそのもとになった紙文書）のセキュリティポリシ設定を行うことができる。特に、大量の電子文書に対するセキュリティポリシ設定を行う場合に、その作業の負担が軽減される。なお、セキュリティポリシ付与装置は、通常は、まだセキュリティポリシが付与されていない電子文書を対象として処理を行う。しかし、例えば、再設定を行うべく、付与済みの電子文書に対してセキュリティポリシを設定するようにしてもよい。
【００１４】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、紙文書を読み取って、電子文書を生成する読取手段を備え、前記取得手段にかかる前記電子文書は、読取手段により生成された電子文書である。典型的には、読み取り手段はスキャナによって実現される。スキャナは、それ自体で一つの筐体を占め通信可能に設定されたものであってもよいし、例えば、複写機や複合機の一機能をなすものであってもよい。後者の場合、複写機や複合機内に取得手段や付与手段を構築することも有効である。
【００１５】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記読取手段は、前記紙文書と関連づけられた紙文書であって定型的な記載を含む別の紙文書を読み取ることで、前記関連するデータを生成し、前記取得手段は、前記関連するデータにおける定型的な記載に対して設定された設定フィールドから前記キーデータを取得する。ここで、定型的な記載とは、予測可能あるいは認識可能な規則性を有する記載をいい、具体的には、常に同じ記載項目欄が用意されている態様や、常に複数ある候補から選択されたものが記載される態様などを例示することができる。この構成によれば、電子文書となる紙文書とは別に、キーデータとなる情報が定型的に記載された紙文書（指示書とみなすことができる）が読み取り手段によって読み取られる。この二つの紙文書は、例えば、重ねられて順番に読み取られたり、共通の識別番号を付与されたりすることで関連づけられる。
【００１６】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記関連するデータは、前記読取手段に読み取りを指示したユーザを示すデータ、または、前記読取手段が電子文書を生成した時刻を示すデータを含み、前記取得手段は、前記関連するデータにおけるユーザを示すデータまたは時刻を示すデータを含む設定フィールドから前記キーデータを取得する。つまり、指示にかかるユーザや、静止時刻のタイムスタンプなどを考慮して、セキュリティポリシ設定が行われる。
【００１７】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記取得手段にかかる前記電子文書は、セキュリティポリシが付与されずに保管されている電子文書である。つまり、既に保管されている電子文書のうち、セキュリティポリシが付与されずにいる電子文書を対象として、セキュリティポリシ設定を行うものである。
【００１８】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記電子文書には、定型的なデータが含まれ、前記取得手段は、前記電子文書における定型的なデータに対して設定された設定フィールドから前記キーデータを取得する。つまり、電子文書自体がもつ定型的な部分からキーデータが取得される。
【００１９】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記電子文書が含む定型的なデータは、電子文書について記載されたメタデータである。また、本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記電子文書が含む定型的なデータは、テキストデータまたはイメージデータである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
図１は、本実施の形態にかかるポリシ付与システム１０の概略的な構成を示すブロック図である。ポリシ付与システム１０は、電子文書にセキュリティポリシ（以下単にポリシと呼ぶ場合がある）を付与及びその管理を行うシステムである。ポリシ付与システム１０には、画像入力装置１２、電子文書管理部１４、ユーザ端末１６、リポジトリ１８、ポリシ管理サーバ２０、及びユーザ認証サーバ２２が含まれている。これらは、例えば単一の装置内において集中処理システムとして構築されてもよいし、ネットワーク等で接続された分散処理システムとして構築されてもよい。
【００２１】
画像入力装置１２は、紙文書から電子文書（典型的にはラスタ形式で作成される電子画像）を生成する装置であり、例えば、スキャナ、スキャナとプリンタを備えた複写機、複写機にファックス機能等を追加した複合機などによって構築される。画像入力装置１２は、紙文書から電子文書を生成して、電子文書管理部１４に送信する。生成された段階では、通常は、その電子文書にはセキュリティポリシは設定されていない。
【００２２】
電子文書管理部１４は、本ポリシ付与システム１０の中核をなす装置であり、電子文書にセキュリティポリシを付与する機能や、電子文書をセキュリティポリシに従って管理する機能などを備える。電子文書管理部１４に設けられたセキュリティポリシ付与のための機能としては、電子文書中からセキュリティポリシ設定のためのキーワードとなるポリシ情報を取得する機能、ポリシ情報とセキュリティポリシの設定値とを対応づける情報に基づいてセキュリティポリシを決定する機能、決定したセキュリティポリシに基づいて電子文書の暗号化等を行う機能などを挙げることができる。また、セキュリティポリシに従って管理する機能としては、電子文書へのアクセス要求があった場合に、ポリシ管理サーバ２０に対し、セキュリティポリシに基づくユーザ操作権限を問い合わせ、アクセスの可否を判定する機能などを挙げることができる。この機能を実現するため、電子文書管理部１４は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）や、画像入力装置１２と同じまたは異なる複合機など、演算制御機能を備えたハードウエアとその動作を規定するソフトウエアとによって構築されるコンピュータにより構築される。なお、電子文書管理部１４は、画像入力装置１２に接続されており、画像入力装置１２から電子文書やユーザ指示が入力される他、ユーザ端末１６にも接続されており、このユーザ端末１６を通じてもユーザ指示が入力される。
【００２３】
ユーザ端末１６は、ユーザ操作に基づいて、電子文書管理部１４に対し、電子文書の生成、保存、印刷等の指示を行う装置である。ユーザは、例えば、ユーザ端末１６を通じて、リポジトリ１８に既に保存されているセキュリティポリシ未設定の電子文書に対し、セキュリティポリシを設定するよう指示することもできる。ユーザ端末１６は、ＰＣや複合機をはじめとして、ネットワーク上の様々な機器によって構築されうる。
【００２４】
リポジトリ１８は、電子文書を保存する装置であり、電子文書管理部１４がセキュリティポリシを付与する前あるいは付与した後の電子文書等を保存する。セキュリティポリシが付与された電子文書は、第三者による操作がなされないよう暗号化などを施されていることがある。リポジトリ１８の構築は、電子文書管理部１４からアクセス可能な保存領域を用いて行うことが可能である。保存領域の具体的例としては、電子文書管理部１４に接続されたファイルサーバ、画像入力装置１２のローカルストレージ、ユーザ端末１６のローカルストレージ、インターネット上のファイルサーバ、Ｐ２Ｐの共有ファイル領域などを挙げることができる。
【００２５】
ポリシ管理サーバ２０は、電子文書管理部１４などからアクセス可能に配置され、電子文書に付与されたセキュリティポリシを管理するサーバである。セキュリティポリシは、表示、編集、複製、印刷など電子文書に対する各種操作権限を定めるものであり、電子文書毎かつユーザ毎に設定されうる。ポリシ管理サーバ２０に設定されたセキュリティポリシには、各電子文書の格納位置や識別情報の他、各種操作に対するユーザ操作権限についての情報が記載される。また、必要に応じて、電子文書の暗号化情報など、電子文書を保護するためになされた操作を特定するための情報が記載される。
【００２６】
ユーザ認証サーバ２２は、ポリシ管理サーバ２０等からアクセス可能に配置された装置であり、ポリシ付与システム１０に対してログインや操作指示等を行うユーザを認証する。ポリシ付与システム１０が分散処理システムを構築している場合には、構成要素たる各装置におけるユーザ認証を、このユーザ認証サーバ２２を用いて一括して行うように設定することもできる。
【００２７】
続いて、図１のポリシ付与システムの動作の概略を、図２、図３のＵＭＬシーケンス図を用いて説明する。
【００２８】
図２は、紙文書をスキャンして電子文書を生成し、その電子文書にセキュリティポリシを設定する場合の処理の流れを説明する図である。この場合、ユーザは、画像入力装置１２の操作パネルから、ユーザ名やパスワードを入力してログインを試みる。すると、入力されたユーザ名やパスワードの情報は、画像入力装置１２から電子文書管理部１４とポリシ管理サーバ２０を経てユーザ認証サーバ２２に送られ、ユーザ認証サーバ２２によって認証される（Ｓ１０）。そして、認証された旨の情報は、ポリシ管理サーバ２０と電子文書管理部１４を経由して画像入力装置１２に伝えられ、その操作パネルに表示される。
【００２９】
続いてユーザは、画像入力装置１２に紙文書をセットして、スキャンの指示を行う。この際には、標準設定またはユーザ指示により、生成する電子文書にセキュリティポリシを付与する旨の指示も出される。画像入力装置１２では、紙文書をスキャンして電子文書を作成し（Ｓ１４）、電子文書管理部１４に送信する。
【００３０】
電子文書管理部１４では、取得した電子文書から、ポリシ情報と文書情報を取得する（Ｓ１６）。ポリシ情報は、セキュリティポリシ設定のキーワードとなるデータであり、その取得は、電子文書を構成する文字や画像、電子文書のメタデータ、電子文書の前後にこの電子文書と関連づけてスキャン生成された別の電子文書を構成する文字や画像などから行うことができる。このポリシ情報は、通常は、あらかじめ設定したルールに従って、こうした電子文書の所定の部分から取り出される。また、文書情報は、保存先や保存文書名など電子文書の保存に必要となる情報である。文書情報は、典型的には、画像入力装置１２から入力されるユーザ指示に基づいて取得されるが、例えばポリシ情報と同様に電子文書等から読み取ることも可能である。
【００３１】
電子文書管理部１４は、予め設定された対応関係に従って、取得したポリシ情報から、付与するセキュリティポリシの設定内容を決定する（Ｓ１８）。そして、ポリシ管理サーバ２０に対し、決定したセキュリティポリシをこの電子文書に設定するよう指示を出す（Ｓ２０）。ポリシ管理サーバ２０では、電子文書の文書情報とともに、セキュリティポリシを保存し、電子文書管理部１４に対しその報告を行う（Ｓ２２）。また、電子文書管理部１４は、必要に応じて、電子文書を暗号化した後に、文書情報に従ってこの電子文書をリポジトリ１８に保存する。
【００３２】
このようにして、紙文書の電子文書化と、電子文書に対するセキュリティポリシ設定とが行われる。この態様においては、一度セキュリティポリシ設定のルールを定めておけば、その後は、ユーザが特に意識することがなくとも、セキュリティポリシ設定された電子文書を大量に作成することができる。したがって、例えば、オフィスにおける大量の紙文書を、迅速かつ簡易に電子化することが可能となる。
【００３３】
続いて、図３を用いて、図２に示した例の変形例を説明する。図３では、リポジトリ１８に保存されている電子文書に対しセキュリティポリシを設定する場合の処理の流れを示している。
【００３４】
この例では、ユーザは、ユーザ端末１６を操作して、電子文書管理部１４にログインを試みる。電子文書管理部１４は、ポリシ管理サーバ２０を経てユーザ認証サーバ２２にユーザ認証を依頼し（Ｓ３０）、ユーザ認証結果は、ポリシ管理サーバ２０、電子文書管理部１４を経てユーザ端末に伝えられる（Ｓ３２）。
【００３５】
ユーザ端末１６からは、電子文書管理部１４に対し、セキュリティポリシを設定したい電子文書の指定が行われる（Ｓ３４）。電子文書管理部１４は、ポリシ管理サーバ２０に問い合わせを行い、セキュリティポリシが付与されていないことを確認（Ｓ３６）した後に、リポジトリ１８からこの電子文書を取得する（Ｓ３８）。なお、セキュリティポリシが既に設定されている場合に再設定を行うことも可能ではあるが、少なくとも既に設定されているセキュリティポリシに反しない範囲で行う必要がある。
【００３６】
電子文書管理部１４は、入力した電子文書からポリシ情報を取得し（Ｓ４０）、このポリシ情報に対応するセキュリティポリシを決定（Ｓ４２）した後に、ポリシ管理サーバ２０にセキュリティポリシ付与の依頼を行う。そして、ポリシ管理サーバ２０は、セキュリティポリシの設定を行い、電子文書管理部１４にその旨を報告する。なお、必要に応じて、電子文書管理部１４は、リポジトリ１８に保存されている電子文書を暗号化する。
【００３７】
続いて、図４乃至図６を用いて、ポリシ情報を設定するための複数の態様を説明する。
【００３８】
図４は、紙文書のスキャン時に、この紙文書と同時にスキャンを行う別の紙文書（指示書と呼ぶ）を通じて、ポリシ情報を設定する例を説明する図である。図４には、スキャンの対象となる複数枚の用紙からなる紙文書３０が図示されている。そして、紙文書３０は、一番上に置かれた指示書３２と、保管対象となる紙文書３４とによって構成されている。
【００３９】
指示書３２には、所定の記載がなされるべきフィールドが用意されている。具体的には、指示書３２には、キーワード欄３６と「社外秘」という値３８、保存場所欄４０と「ＡＢＣ」という値４２、及び文書名欄４４と「ＸＹＺ」という値４６が記載されている。指示書３２は、通常はワープロソフトを用い、定型フォームを利用して作成される。ただし、記載が明確であり、また記載位置も適当であるなど、読み取りに支障がないように記載されていれば、各値３８，４２，４６や、各欄３６，４０，４４を手書きで代替することも可能である。
【００４０】
この指示書３２が、その下の紙文書３４とともにスキャンされ、電子文書化された場合、電子文書管理部１４は、予め設定された指示書データとのマッチングを行う。これにょり、指示書３２から作成された電子文書が含まれていることや、さらに、この電子文書は紙文書３４から作成された電子文書に対する指示書である旨が把握される。そして、キーワード欄３６の値３８からポリシ情報を読み取り、保存場所欄４０の値４２及び文書名欄４４の値４６から文書情報を読み取る。なお、これらの過程では、必要に応じてＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）やパターン認識などの照合処理技術が用いられる。
【００４１】
図５は、指示書を用いる変形例を説明する図である。図４と同一の構成には同一の符号を付してその説明を簡略化する。図示した紙文書５０では、図４に示した指示書３２の代わりに、指示書５２が置かれている。指示書５２では、指示書３２のキーワード欄３６の値３８に代えて、値５４がチェックマーク方式で記載されている。チェックマーク方式には、手書き入力が簡易に行える利点や、手書き入力された場合でも読み取り精度が高くなる利点がある。
【００４２】
図６は、指示書を用いずに、セキュリティポリシ付与対象となる電子文書そのものからポリシ情報を設定する例を説明する図である。この態様は、指示書を用意することが煩雑である場合や、電子文書内に定型的な記載があり容易に読み取りうる場合に、特に便利なものとなる。図６に示した文書６０では、冒頭に、「ＸＸＸ契約書」と記された題名欄６２、「平成１７年６月２１日」と記された契約日欄６４、及び「富士太郎」と記された契約者欄６６が設けられ、その下に一般的な文章６８が続けられている。
【００４３】
題名欄６２、契約日欄６４、及び契約者欄６６は、契約書において通常設けられる欄であり、定型フォームを利用してほぼ定位置に記載される。ゆえに、これらの各欄を読み取ることは容易であり、また、常に同種の内容を得られるものと期待できる。そこで、この例では、題名欄６２の記載をセキュリティポリシを定めるキーワード（ポリシ情報）とし、契約日欄６４の年の記載を年分類される電子文書の保存場所情報とし、契約者欄６６を電子文書に付与する文書名情報として設定している。これにより、図４や図５に示した例と同様の情報を、指示書を用いることなく取得できることとなる。
【００４４】
図７は、図４乃至図６を用いてその取得方法を説明したポリシ情報から、セキュリティポリシを定めるための対応情報の例を示す図である。図においては、対応情報は対応表７０として記されている。この対応表７０には、ポリシ情報を表すキーワード欄７２と、対応する設定値を示す付与ポリシ欄７４とが設けられている。そして、付与ポリシ欄７４は、各種操作を示す表示欄７６、編集欄７８、複製欄８０、及び印刷欄８２に細分化されている。
【００４５】
符号９０で示した行には、キーワード欄７２に「機密」が設定された場合のセキュリティポリシの設定値が示されている。具体的には、表示の実行は「ユーザＡ」と「ユーザＢ」にのみ許され、編集、複製、印刷の実行は全てのユーザに対して禁止するようセキュリティポリシが設定される。同様にして、符号９２で示した行によれば、ポリシ情報として「社外秘」が設定された場合には、表示の実行を全ユーザに許可し、編集の実行を「ユーザＡ」と「グループＡ」にのみ許可し、複製、印刷の実行を全てのユーザに禁じるセキュリティポリシが設定される。また、符号９４で示した行によれば、ポリシ情報として「ＸＸＸ契約書」が設定された場合には、表示の実行をグループＡに許可し、編集、複製、印刷の実行を全てのユーザに禁じるセキュリティポリシが設定される。
【００４６】
電子文書管理部１４には、予めこの対応表７０が設定される。そして、セキュリティポリシの設定時には、電子文書管理部１４は、取得したポリシ情報をキーワードとして、対応表７０のキーワード欄７２を検索し、対応する値を読み取る。なお、対応表７０の作成は、通常、ユーザ指示に基づいて行われる。しかし、ユーザの負担を軽減するため、例えば、既にセキュリティポリシが設定されている電子文書の設定態様を解析し、得られた設定規則をユーザに提案するといった自動作成処理機能を設けることも有効であると考えられる。
【００４７】
最後に、図８乃至図１０のフローチャートを用いて、セキュリティポリシ設定における処理の流れを説明する。
【００４８】
図８は、指示書から取得したポリシ情報に基づいて、セキュリティポリシ設定を行う例を示すフローチャートである。この場合、ユーザは、まず画像入力装置１２からログインを試み、ユーザ認証サーバ２２においてユーザ認証を受ける（Ｓ１００）。ユーザ認証は、例えば、ＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバを用いて実現することができる。認証処理の結果（Ｓ１０２）、認証に失敗すると処理は中止され、認証に成功すると処理の続行が許される。後者の場合、ユーザは、画像入力装置１２に紙文書のスキャンを指示する（Ｓ１０４）。この時、紙文書の先頭には指示書が付けられる。
【００４９】
スキャンの結果得られた電子文書は電子文書管理部１４に送られ、電子文書管理部１４はポリシ情報と文書情報を取得するため先頭ページを解析する（Ｓ１０６）。その結果、指示書にポリシ情報や文書情報が記載されていなかった場合には処理が中止され、記載されていた場合にはポリシ情報をキーワードとして対応表が検索される（Ｓ１１０）。続いて、電子文書管理部１４は、得られた設定値をもつセキュリティポリシを作成し、電子文書と対応づけてポリシ管理サーバ２０に登録する（Ｓ１１２）。そして、操作権限を有するユーザの公開鍵で電子文書を暗号化するとともに、ポリシ管理サーバ２０の情報と固有の文書ＩＤを電子文書付与する処理を行って、この電子文書をリポジトリ１８に保存する。保存場所は、ステップＳ１０６で取得した文書情報に基づいて選ばれる。
【００５０】
次に、図９を用いて、指示書を用いず、スキャン生成した電子文書の内容に基づいてセキュリティポリシ設定する処理の流れを説明する。図示したフローチャートにおいては、図８と同様の処理には同一の番号を付しており、その説明を簡略化する。
【００５１】
この態様においては、紙文書のスキャンにより電子文書が生成されるまでの処理（Ｓ１００〜Ｓ１０４）は、図８の場合と同様に行われる。しかし、ここでは、紙文書の先頭に指示書は付けられておらず、スキャン生成された電子文書自体に対しＯＣＲ処理が施されることとなる（Ｓ１２０）。このＯＣＲ処理の結果得られるポリシ情報と文書情報は、図８に示した例と同様のものである。そこで、この後には、図８の例と同様にしてセキュリティポリシ設定が行われる（Ｓ１０６〜Ｓ１１４）。
【００５２】
続いて、図１０を用いて、既に保管されている電子文書からポリシ情報を取得して、セキュリティポリシを設定する態様を説明する。図示したフローチャートにおいては、図８と同様の処理には同一の番号を付しており、その説明を簡略化する。
【００５３】
この処理においては、ユーザ認証が行われた後（Ｓ１００，Ｓ１０２）、処理対象となる電子文書が選択される。そして、ポリシ管理サーバ２０から対応するセキュリティポリシの取得が試みられて（Ｓ１３０）、その有無が判定される（Ｓ１３２）。この結果、既にセキュリティポリシが設定されていた場合には処理を終了し、設定されていない場合にはリポジトリ１８からその電子文書が取得される（Ｓ１３４）。この後に、取得した電子文書からポリシ情報と文書情報を取得し、セキュリティポリシを設定する処理については、図８や図９に示した例と基本的に同様である（Ｓ１０６〜Ｓ１１４）。ただし、ここでは、新たに電子文書を保管する必要はなく、既に保管されている電子文書に対し、必要に応じて暗号化処理を施すこととなる。
【００５４】
以上の例では、一つの紙文書あるいは電子文書に対しセキュリティポリシ設定を行う態様について示した。しかし、同様にして、複数の紙文書あるいは電子文書に対しセキュリティポリシを設定できることは言うまでもない。そして、この場合には、個々の紙文書や電子文書に対する設定指示をユーザが行う必要はなく、一括して各セキュリティポリシ設定がなされるため、ユーザ負担が大幅に軽減される。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】ポリシ付与システムの概略的な構成例を示す図である。
【図２】紙文書をスキャンした場合の処理の流れを示すシーケンス図である。
【図３】既存の電子文書に対する処理の流れを示すシーケンス図である。
【図４】指示書の例を示す図である。
【図５】指示書の別の例を示す図である。
【図６】電子文書の例を示す図である。
【図７】ポリシ情報からセキュリティポリシを決定するための対応表である。
【図８】指示書を用いる場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】指示書を用いない場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】既存の電子文書に対する処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５６】
１０  ポリシ付与システム、１２  画像入力装置、１４  電子文書管理部、１６  ユーザ端末、１８  リポジトリ、２０  ポリシ管理サーバ、２２  ユーザ認証サーバ、３０，３４，５０  紙文書、３２，５２  指示書、３６  キーワード欄、３８，４２，４６，５４  値、４０  保存場所欄、４４  文書名欄、６０  文書、６２  題名欄、６４  契約日欄、６６  契約者欄、６８  文章、７０  対応表、７２  キーワード欄、７４  付与ポリシ欄、７６  表示欄、７８  編集欄、８０  複製欄、８２  印刷欄。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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