(57)【要約】 【課題】文書ファイルの処理条件の不正変更を防止することができる文書管理装置を提供すること。【解決手段】文書管理装置１０は、文書ファイルの処理条件と、処理条件を変更する権限を有する変更権限保有者の識別情報とを文書ファイルに対応付けて記憶する処理依頼情報記憶部１０５と、文書ファイルの指定および文書ファイルの処理条件の変更要求があった場合に、変更要求者の認証情報に基づき変更要求者を識別し、処理依頼情報記憶部１０５を参照して変更要求者が文書ファイルについての変更権限保有者か否かを判断する認証処理部１０６と、認証処理部１０６が、変更要求者が変更権限保有者であると判断した場合に、処理条件の変更要求を受け付け、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された処理条件を変更する変更部１０７とを備える。【選択図】 図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルの処理条件と、前記処理条件を変更する権限を有する変更権限保有者の識別情報とを前記文書ファイルに対応付けて記憶する記憶部と、
前記文書ファイルの指定とともに、当該文書ファイルの前記処理条件の変更要求があった場合に、変更要求者の認証情報に基づき当該変更要求者を識別し、前記記憶部を参照して当該変更要求者が前記文書ファイルについての前記変更権限保有者か否かを判断する認証処理部と、
前記認証処理部が、前記変更要求者が前記変更権限保有者であると判断した場合に、前記処理条件の変更要求を受け付け、前記記憶部に記憶された前記処理条件を変更する変更部とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記処理条件には、前記文書ファイルを処理する担当者情報が含まれること特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の文書管理装置において、
前記文書ファイルおよび前記文書ファイルの処理条件を受け付ける受付部と、
文書ファイルの処理内容の種類と、当該種類の文書ファイルに対して処理条件を変更することができる変更権限保有者と、を対応付けて記憶する設定条件記憶部と、
前記受付部が前記文書ファイルを受け付けると、当該文書ファイルの処理内容の種類に基づき、前記設定条件記憶部に、当該処理内容の種類に対して前記変更権限保有者が対応付けられているか否かを判別し、前記変更権限保有者が対応付けられている場合には、当該変更権限保有者を、前記文書ファイルの変更権限保有者に設定する設定部と、
を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、
前記記憶部には、前記文書ファイルの処理を依頼した依頼者の依頼者情報が前記文書ファイルに関連づけられて記憶されており、
前記変更部で前記文書ファイルの処理条件の設定を変更した場合に、前記記憶部に記憶された前記依頼者情報に基づいて、前記依頼者に対し、前記文書ファイルの処理条件の設定の変更を通知する通知部を備えることを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理技術に関し、とくに、電子化された文書ファイルを取り扱うための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった（特許文献１）。
【０００３】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−３２６２６９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来のワークフローシステムでは、文書ファイルの処理条件、例えば、処理期限や、処理を行う担当者等の設定を変更する権限が与えられている者が制限されていなかったため、文書の処理条件が不正に変更されてしまうことがある。
【０００６】
本発明の目的は、文書ファイルの処理条件の不正変更を防止することができる文書管理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明によれば、文書ファイルの処理条件と、前記処理条件を変更する権限を有する変更権限保有者の識別情報とを前記文書ファイルに対応付けて記憶する記憶部と、前記文書ファイルの指定とともに、当該文書ファイルの前記処理条件の変更要求があった場合に、変更要求者の認証情報に基づき当該変更要求者を識別し、前記記憶部を参照して当該変更要求者が前記文書ファイルについての前記変更権限保有者か否かを判断する認証処理部と、前記認証処理部が、前記変更要求者が前記変更権限保有者であると判断した場合に、前記処理条件の変更要求を受け付け、前記記憶部に記憶された前記処理条件を変更する変更部とを備えることを特徴とする文書管理装置が提供される。
ここで、文書ファイルとは、例えば、文字列、画像、音声等を含むデジタルデータである。
また、文書ファイルの処理条件としては、文書ファイルを処理する処理期限情報や、文書ファイルの処理を担当する担当者情報等があげられる。
【０００８】
この構成の文書管理装置によれば、予め、処理条件の設定を変更する権限を有する変更権限保有者の識別情報が記憶部に記憶されており、認証処理部では、変更要求者の認証情報に基づき変更要求者を識別するとともに、記憶部を参照して変更要求者が変更権限保有者であるか否かを判別している。
そして、認証処理部が、変更要求者が変更権限保有者であると判断した場合に、変更部では、処理条件の設定の変更を受け付けている。そのため、権限のない者により、不正に処理条件の変更が行われてしまうことを防止できる。
【０００９】
この際、本発明では、前記処理条件は、前記文書ファイルを処理する担当者情報であることが好ましい。
【００１０】
また、本発明では、前記文書ファイルおよび前記文書ファイルの処理条件を受け付ける受付部と、文書ファイルの処理内容の種類と、当該種類の文書ファイルに対して処理条件を変更することができる変更権限保有者と、を対応付けて記憶する設定条件記憶部と、前記受付部が前記文書ファイルを受け付けると、当該文書ファイルの処理内容の種類に基づき、前記設定条件記憶部において、当該処理内容の種類に対して、前記変更権限保有者が対応付けられているか否かを判別し、前記変更権限保有者が対応付けられている場合には、当該変更権限保有者を、前記文書ファイルの変更権限保有者に設定する設定部と、を含むことが好ましい。
この構成によれば、設定部では、設定条件記憶部に記憶された設定条件に基づいて、変更権限保有者を自動的に設定することができる。そのため、依頼者が全ての文書ファイルごとに、文書ファイルの処理条件を変更する権限を有する者を設定する必要がなく、依頼者の手間を省くことができる。
【００１１】
さらに、本発明では、前記記憶部には、前記文書ファイルの処理を依頼した依頼者の依頼者情報が前記文書ファイルに関連づけられて記憶されており、前記変更部で前記文書ファイルの処理条件の設定を変更した場合に、前記記憶部に記憶された前記依頼者情報に基づいて、前記依頼者に対し、前記文書ファイルの処理条件の設定の変更を通知する通知部を備えることが好ましい。
この構成によれば、依頼者は文書ファイルの処理条件の設定の変更がなされたことを把握することができる。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、文書ファイルの処理条件の不正変更を防止することができる文書管理装置が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１は、本実施形態にかかる文書管理システム１の構成図である。
この文書管理システム１は、文書管理装置１０と、この文書管理装置１０に対し、ネットワーク１１を介して接続された複数のユーザ端末１４とを有する。
文書管理装置１０は、ネットワーク複合機の一部である。ここで、ネットワーク複合機のうち、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してあり、たとえば、原稿読み取り部や画像処理部等は図示していない。
ここで、ネットワーク複合機は、たとえば、ファクシミリ送受信機能、スキャナ機能、およびプリンタ機能、文書管理機能等を有するネットワークファクシミリ装置やＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）等とすることができる。
【００１４】
図２は、文書管理装置１０の機能ブロック図である。
文書管理装置１０の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。実施の形態で説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１５】
本実施形態の文書管理装置１０は、文書ファイルの処理条件と、処理条件を変更する権限を有する変更権限保有者の識別情報とを文書ファイルに対応付けて記憶する処理依頼情報記憶部（記憶部）１０５と、文書ファイルの指定および文書ファイルの処理条件の変更要求があった場合に、変更要求者の認証情報に基づき変更要求者を識別し、処理依頼情報記憶部１０５を参照して変更要求者が文書ファイルについての変更権限保有者か否かを判断する認証処理部１０６と、認証処理部１０６が、変更要求者が変更権限保有者であると判断した場合に、処理条件の変更要求を受け付け、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された処理条件を変更する変更部１０７とを備えるものである。
【００１６】
以下に、文書管理装置１０の構成を詳細に説明する。
文書管理装置１０は、上述した処理依頼情報記憶部１０５、認証処理部１０６、変更部１０７に加え、受付部１０１、取得部１０２、制御部１１３、監視部１０９、設定部１１１、ユーザリスト格納部１０４、文書ファイル格納部１０３、設定条件記憶部１１０、通知部１１５、読み出し部１１４、出力部１１２を備えるものである。
【００１７】
取得部１０２は、受付部１０１を介して、文書ファイル、文書ファイルの属性としての文書ファイルの処理内容の種類、文書ファイル名を取得する。
取得部１０２で取得した文書ファイルおよびその属性（文書ファイルの処理内容の種類、文書ファイル名）は、文書ファイル格納部１０３に格納される。
取得部１０２は、受付部１０１を介して、文書ファイルの処理を依頼した依頼者情報（依頼者名および依頼者ＩＤ）も受け付ける。
さらに、取得部１０２は、受付部１０１を介して、文書ファイルの処理条件も受け付ける。処理条件としては、文書ファイルの処理を担当する担当者情報（担当者名および担当者のＩＤ）、文書ファイルの処理期限情報等がある。
【００１８】
取得部１０２で取得した文書ファイルの担当者情報、文書ファイルの処理期限情報、文書ファイルの処理を依頼した依頼者情報等の情報は、文書ファイルと関連づけられ、処理依頼情報記憶部１０５に記憶される。
【００１９】
制御部１１３は、監視部１０９、設定部１１１、通知部１１５、読み出し部１１４の制御を行う。
【００２０】
監視部１０９は、処理依頼情報記憶部１０５の監視を行うものである。
【００２１】
設定部１１１は、受付部１０１を介して取得された文書ファイルの処理内容の種類に応じて、文書ファイルの処理条件（本実施形態では担当者情報）の設定を変更する権限を有する者（以下、担当者変更権限保有者という）を設定する。
設定条件記憶部１１０には、文書ファイルの処理内容の種類ごとの担当者変更権限保有者が記憶されている。
例えば、文書ファイルの処理内容の種類が回覧である場合には、担当者変更権限保有者として、文書ファイルの処理依頼をした依頼者、処理依頼をされた担当者、文書管理装置１０の管理者が記憶されている。
また、例えば、文書ファイルの処理内容の種類が承認である場合には、担当者変更権限保有者として、管理者が設定されている。
なお、担当者変更権限保有者として、管理者が登録されている場合には、管理者のＩＤも設定条件記憶部１１０に記憶されている。
設定部１１１は、この設定条件記憶部１１０を参照して、文書ファイルに対する担当者変更権限保有者を設定する。
【００２２】
設定部１１１で、担当者変更権限保有者を設定すると、担当者変更権限保有者の種別、および担当者変更権限保有者のＩＤが文書ファイルと関連づけられて、処理依頼情報記憶部１０５に記憶される。
なお、本実施形態では、設定条件記憶部１１０には文書ファイルの処理内容の種類ごとに、担当者変更権限保有者として、依頼者、担当者等の種別が記憶されているとしたが、これに限らず、文書ファイルの処理内容の種類ごとに、担当者変更権限保有者名、担当者変更権限保有者のＩＤが記憶されているとしてもよい。
【００２３】
処理依頼情報記憶部１０５には、図３に示すようなテーブルが格納されている。このテーブルには、文書ファイル名、文書ファイルの処理内容、依頼者情報（依頼者名、依頼者ＩＤ）、担当者情報（担当者名、担当者ＩＤ）、処理期限情報、担当者変更権限保有者名、担当者変更権限保有者の識別情報（本実施形態では、担当者変更権限保有者のＩＤ）が関連付けられて記憶されている。
【００２４】
認証処理部１０６は、ユーザが、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された文書ファイルの処理を担当する担当者情報の設定を変更しようとした場合に、変更要求者であるユーザが担当者変更権限保有者であるか否かを判別するものである。
認証処理部１０６は、受付部１０１を介して、文書ファイルの指定（文書ファイル名）を受け付けるとともに、ユーザの認証情報としてのＩＤとパスワードとを取得する。これにより、ユーザを識別するとともに、識別されたユーザが担当者変更権限を保有するか否か判断する。
【００２５】
変更部１０７は、認証処理部１０６で、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された担当者変更権限保有者のＩＤと、変更要求者であるユーザのＩＤとが一致するとの認証結果が得られた場合に、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された担当者情報の変更を受け付ける。そして、処理依頼情報記憶部１０５の担当者情報を変更する。
【００２６】
通知部１１５は、処理依頼情報記憶部１０５の担当者情報の変更があった場合に、処理依頼情報記憶部１０５を参照し、処理依頼情報記憶部１０５に記憶されている依頼者に対し、担当者が変更された旨、および新しい担当者を通知する。
【００２７】
次に、図４を参照して、文書ファイルの処理依頼の流れについて説明する。
まず、依頼者が文書ファイルのもととなる処理依頼原稿をネットワーク複合機の原稿読み取り部にセットする。これにより、文書管理装置１０の受付部１０１で文書ファイルが受け付けられ、受付部１０１で受け付けた文書ファイルは、取得部１０２に送出される。取得部１０２で取得した文書ファイルは、文書ファイル格納部１０３に格納される（処理Ｓ１０）。
【００２８】
また、依頼者は、文書ファイルのファイル名や、文書ファイルの処理内容等を示す文書ファイルの属性、依頼者情報、処理期限情報をネットワーク複合機に入力する。これらの情報は、受付部１０１を介して、取得部１０２で取得される。
取得部１０２は、取得した文書ファイルの処理内容等を示す文書ファイルの属性、依頼者情報、処理期限情報を処理依頼情報記憶部１０５に格納する。
また、取得部１０２が、文書ファイルの処理内容等を示す文書ファイルの属性、依頼者情報、処理期限情報を取得すると、取得した旨が制御部１１３に送出され、制御部１１３は、監視部１０９に処理依頼情報記憶部１０５の監視を開始するように要求する。
次に、監視部１０９が処理依頼情報記憶部１０５に文書ファイルのファイル名や、文書ファイルの処理内容等を示す文書ファイルの属性、依頼者情報、処理期限情報が記憶されたことを検出すると、検出した旨が制御部１１３に送出される。そして、制御部１１３は、読み出し部１１４に対し、ユーザリストを出力するように要求する。
読み出し部１１４では、ユーザリスト格納部１０４からユーザリストを読み出し、出力部１１２を介して、依頼者に対し、ユーザリストを提示する。
依頼者は、提示されたユーザリストから、担当者を選択し、受付部１０１に入力する。受付部１０１に入力された担当者情報は、取得部１０２で取得され、処理依頼情報記憶部１０５に記憶される。
【００２９】
次に、担当者情報が処理依頼情報記憶部１０５に記憶されたことを監視部１０９が検出すると、制御部１１３は、設定部１１１に対し、担当者変更権限保有者を設定するように要求する。
設定部１１１では、処理依頼情報記憶部１０５に記憶されている文書ファイルの処理内容の種類を検出するとともに、処理依頼情報記憶部１０５に記憶されている文書ファイルの処理内容の種類が設定条件記憶部１１０に記憶されている処理内容の種類と一致するかどうか確認する（処理Ｓ１１）。
【００３０】
処理依頼情報記憶部１０５に記憶されている文書ファイルの処理内容の種類と、設定条件記憶部１１０に記憶されている処理内容の種類とが一致しない場合には、設定部１１１では担当者変更権限保有者の設定を行うことができない。
設定部１１１で担当者変更権限保有者の設定を行うことができないと判断された場合（処理Ｓ１１のＮｏ）には、制御部１１３は、担当者変更権限保有者を設定できない旨を依頼者に提示するように通知部１１５に要求する。通知部１１５は、出力部１１２を介して、依頼者に対し、担当者変更権限保有者を設定できない旨を通知する。
通知を受けた依頼者は、文書ファイルの担当者の設定を変更する権限を有する担当者変更権限保有者情報（担当者変更権限保有者名および担当者変更権限保有者のＩＤ）を受付部１０１に入力する。取得部１０２は、担当者変更権限保有者情報（担当者変更権限保有者名および担当者変更権限保有者のＩＤ）を取得する（処理Ｓ１４）。そして、この担当者変更権限保有者情報は、文書ファイルに関連付けられて、処理依頼情報記憶部１０５に記憶される。
【００３１】
処理依頼情報記憶部１０５に記憶された文書ファイルの処理内容の種類と、設定条件記憶部１１０に記憶されている処理内容の種類とが一致する場合（処理Ｓ１１のＹｅｓ）には、設定部１１１は、設定条件記憶部１１０を参照し、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された文書ファイルの処理内容の種類に応じて、文書ファイルの担当者の設定を変更する権限を有する担当者変更権限保有者を選択する（処理Ｓ１２）。
設定部１１１で担当者変更権限保有者を選択すると、担当者変更権限保有者および、各担当者変更権限保有者のＩＤが、文書ファイルに関連付けられて、処理依頼情報記憶部１０５に記憶されることとなる。
なお、設定部１１１で担当者変更権限保有者として、担当者、依頼者を選択した場合には、処理依頼情報記憶部１０５にすでに担当者ＩＤ、依頼者ＩＤが記憶されているので、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された担当者ＩＤ、依頼者ＩＤに基づいて、担当者変更権限保有者のＩＤが登録される。
また、設定条件記憶部１１０には、管理者のＩＤは登録されているため、設定部１１１で担当者変更権限保有者として、管理者を選択した場合には、設定部１１１により、管理者のＩＤが読み出され、処理依頼情報記憶部１０５に記憶される。
【００３２】
以上のようにして、担当者変更権限保有者が処理依頼情報記憶部１０５に登録されると、監視部１０９は、担当者変更権限保有者が処理依頼情報記憶部１０５に登録されたことを検出する。そして、監視部１０９は、制御部１１３に担当者変更権限保有者が登録された旨を通知する。通知を受けた制御部１１３は、読み出し部１１４に対し、担当者に文書ファイルを送るように要求する。読み出し部１１４は、文書ファイル格納部１０３から文書ファイルを読み出し、出力部１１２を介して、文書ファイルを担当者に提供する。
これにより、文書ファイルの処理が開始される（処理Ｓ１３）。
なお、依頼者が、設定部１１１により自動的に設定された担当者変更権限保有者の変更を希望する場合、担当者変更権限保有者の変更を行えるようにしてもよい。
例えば、予め担当者変更権限保有者の変更を行える者のＩＤを処理依頼情報記憶部に記憶しておき、依頼者のＩＤと、担当者変更権限保有者の変更を行える者のＩＤとが一致する場合にのみ、担当者変更権限保有者の変更を行えるようにしてもよい。
【００３３】
次に、図５を参照して、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された文書ファイルの処理担当者の設定を変更する流れについて説明する。
まず、ユーザ（変更要求者）が、担当者の変更を行いたい文書ファイル名およびユーザのＩＤ、パスワードを入力すると、これらの情報は受付部１０１を介して、認証処理部１０６で取得される。認証処理部１０６は、ユーザのＩＤおよびパスワードに基づいてユーザのＩＤが正しいか否かを認証する。そして、正しいと認証した場合、すなわち、ユーザが認証できた場合には、処理依頼情報記憶部１０５を参照し、受け付けた文書ファイル名およびこの文書ファイルに関連付けられて記憶された担当者変更権限保有者のＩＤを取得する。次に、この取得した担当者変更権限保有者のＩＤと、ユーザのＩＤとが一致するか否か判定する（処理Ｓ２０）。
なお、ユーザのＩＤおよびパスワードに基づいてユーザのＩＤが正しいか否かを認証する際には、認証処理部１０６はパスワードと対応するユーザＩＤとが記憶されたパスワード・ＩＤ記憶部（図示略）を参照する。
認証処理部１０６でＩＤが一致すると判定したら（処理Ｓ２０のＹｅｓ）、制御部１１３は読み出し部１１４に対し、ユーザリストをユーザに提示するように要求する。読み出し部１１４は、ユーザリスト格納部１０４からユーザリストを読み出し、出力部１１２からユーザリストを出力する。
ユーザは、前記ユーザリストのなかから、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された文書ファイルの処理を担当する新たな担当者を選択し、新たな担当者名及び新たな担当者のＩＤを入力する。
入力された新たな担当者名及び新たな担当者のＩＤは、変更部１０７で取得され（処理Ｓ２１）、変更部１０７は、新たな担当者情報を処理依頼情報記憶部１０５に記憶させる。
また、処理依頼情報記憶部１０５に新たな担当者が記憶されると、監視部１０９では、新たな担当者が設定されたことを検出する。監視部１０９で、新たな担当者が設定されたことが検出されると、制御部１１３は、通知部１１５に対し、依頼者に担当者が変更された旨、および新しい担当者を通知するように要求する。通知部１１５は、依頼者に担当者が変更された旨、および新しい担当者を通知する（処理Ｓ２２）。
なお、認証処理部１０６で、担当者変更権限保有者のＩＤと、ユーザのＩＤとが一致しないと判定された場合（処理Ｓ２０のＮｏ）には、制御部１１３は、通知部１１５に対し、エラー通知を行うように要求する。そして、通知部１１５は、ユーザに対しエラー通知を行う（処理Ｓ２３）。
【００３４】
次に、本実施形態の文書管理装置１０の効果について説明する。
担当者変更権限保有者のＩＤが処理依頼情報記憶部１０５に記憶されており、変更部１０７では、受け付けたユーザのＩＤと、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された担当者変更権限保有者のＩＤとを比較し、これらのＩＤが一致する場合に、担当者情報の設定の変更を行っている。そのため、権限のない者により、不正に処理条件の変更が行われてしまうことを防止できる。
また、設定部１１１では、文書ファイルの処理内容の種類に応じて、設定条件記憶部１１０から、文書ファイルの処理条件を変更する権限を有する担当者変更権限保有者を選択し、設定している。そのため、依頼者が全ての文書ファイルごとに、文書ファイルの処理条件を変更する権限を有する者を設定する必要がなく、依頼者の手間を省くことができる
さらに、本実施形態では、処理依頼情報記憶部１０５に新たな担当者が記憶されると、通知部１１５から、依頼者に対し、担当者が変更された旨、および新しい担当者を通知している。そのため、依頼者は文書ファイルの担当者の設定の変更がなされたことを把握することができる。
【００３５】
なお、本発明は前述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の目的を達成できる範囲での変形、改良等は本発明に含まれるものである。
例えば、前記実施形態では、文書ファイルの担当者情報を変更することができる担当者変更権限保有者を設定していたが、これに限らず、例えば、文書ファイルの処理期限情報を変更することができる者（変更権限保有者）を設定してもよい。
このようにすれば、不正に処理期限が変更されてしまうことがない。
【００３６】
さらに、前記実施形態では、設定部１１１では、設定条件記憶部１１０を参照し、文書ファイルの処理内容の種類に応じて、担当者変更権限保有者を自動的に設定していたが、これに限られるものではない。設定部１１１を設けず、依頼者が全ての文書ファイルに対し、担当者変更権限保有者を任意に設定できるものとしてもよい。
【００３７】
さらに、前記実施形態では、設定部１１１は、受付部１０１を介して取得された文書ファイルの処理内容の種類に応じて、担当者変更権限保有者を設定していたが、これに限らず、文書ファイルの他の属性、例えば、文書ファイルの処理の緊急度や重要度に応じて、担当者変更権限保有者を設定してもよい。この場合には、設定条件記憶部に文書ファイルの処理の緊急度や重要度に応じた担当者変更権限保有者情報を記憶しておけばよい。文書ファイルの処理の緊急度や重要度を設定部で検出し、検出した緊急度、重要度に基づいて設定条件記憶部から担当者変更権限保有者を選択すればよい。
【００３８】
また、前記実施形態では、文書ファイルの処理担当者の設定を変更する際に、ユーザがＩＤ、パスワードを入力していたが、これに限らず、例えば、ユーザがパスワードのみを入力するようにしてもよい。この場合には、認証処理部では、パスワードからユーザのＩＤを取得し、処理依頼情報記憶部１０５に記憶された担当者変更権限保有者のＩＤと、ユーザのＩＤとを照合すればよい。
さらに、ユーザがログインする際に、ＩＤやパスワードを入力している場合には、ログインの際のＩＤ、パスワードに基づいて、認証処理部で認証処理をおこなってもよい。
【００３９】
前記実施形態では、文書ファイルの処理を依頼する際に、設定部１１１により、担当者変更権限保有者の設定を行い、処理依頼情報記憶部１０５に担当者変更権限保有者を記憶させたが、これに限られるものではない。例えば、文書ファイルの処理を依頼する際に、処理依頼情報記憶部に担当者変更権限保有者を記憶させなくてもよい。文書ファイルの処理担当者の設定を変更する際に、設定部１１１により処理依頼情報記憶部１０５に記憶された文書ファイルの種類を読み出し、設定条件記憶部１１０を参照して文書ファイルの処理内容の種類に応じて、担当者変更権限保有者を選択してもよい。なお、この場合には、設定条件記憶部１１０と、処理依頼情報記憶部１０５とで、本発明にかかる記憶部が構成されることとなる。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施形態にかかる文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】文書管理装置の機能ブロック図である。
【図３】処理依頼情報記憶部のデータ構造を示す図である。
【図４】文書ファイルの処理依頼の流れを示すフローチャートである。
【図５】文書ファイルの処理担当者の設定を変更する流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４１】
１    文書管理システム
１０    文書管理装置
１１    ネットワーク
１４    ユーザ端末
１０１    受付部
１０２    取得部
１０３    文書ファイル格納部
１０４    ユーザリスト格納部
１０５    処理依頼情報記憶部
１０６    認証処理部
１０７    変更部
１０９    監視部
１１０    設定条件記憶部
１１１    設定部
１１２    出力部
１１３    制御部
１１４    読み出し部
１１５    通知部
【図１】
2007048111.tif 000003
【図２】
2007048111.tif 000004
【図３】
2007048111.tif 000005
【図４】
2007048111.tif 000006
【図５】
2007048111.tif 000007