(57)【要約】【課題】データの管理と、会議開催の管理が個別に行われることで生じる非効率さを改善する技術を提供することを課題とする。【解決手段】デジタル複合機は記憶装置に文書データ（スキャン画像）を蓄積している。ユーザがＷＥＢブラウザを利用してデジタル複合機にアクセスすると、スキャン画像一覧画面７１が表示される。ユーザが、一覧された文書データから１つを選択し、会議案内ボタン７１３を選択すると、会議案内入力画面が表示される。そこで、ユーザが、会議開催者、会議参加者、会議タイトル、会議日時、会議場所などの情報を入力すると、デジタル複合機は、会議データベースを作成する。さらにデジタル複合機は、会議参加者として指定されているユーザの端末に会議案内通知を送信する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを蓄積する手段と、
蓄積しているデータの一覧画面を表示する手段と、
前記一覧画面に表示しているデータの１つを選択した会議案内作成操作を受け付ける手段と、
会議案内作成操作に応答して会議情報の入力画面を表示する手段と、
前記入力画面に入力された情報および選択されたデータの指定情報を含む会議データベースを作成する手段と、
を備えることを特徴とする会議案内管理サーバ。
【請求項２】
請求項１に記載の会議案内管理サーバにおいて、
前記入力画面に入力される情報には、会議参加者を指定する情報が含まれており、
前記会議案内管理サーバは、さらに、
会議データベースに登録した会議の案内情報を、前記会議参加者の使用する端末に対して送信する手段、
を備えることを特徴とする会議案内管理サーバ。
【請求項３】
請求項２に記載の会議案内管理サーバにおいて、
前記入力画面に入力される情報には、会議の開催日時情報が含まれており、
前記会議案内管理サーバは、さらに、
前記会議データベースに登録されている会議の開催日時の所定時間前になったとき、前記会議参加者の使用する端末に対して、会議案内情報を送信する手段、
を備えることを特徴とする会議案内管理サーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会社等で開催される会議を管理するサーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
会社等で開催される会議を管理するシステムが存在する。たとえば、グループウェアは、会議の開催スケジュールや会議に関する情報を登録可能とし、社員の使用する各パソコンからそれらの情報を閲覧可能な状態とすることができる。社員は、自分のパソコンにインストールされているグループウェアを利用して、会議の開催状況を参照するのである。
【０００３】
このように、ネットワーク、ソフトウェアを利用した会議の開催管理を行うことで、紙文書で会議開催通知を配布したり、あるいはファクシミリで会議開催通知を行ったりする必要がなくなり、業務効率を向上させることが可能である。
【０００４】
下記特許文献１は、会議資料を効率的に会議参加者に配布する技術に関するものである。このシステムでは、会議情報と会議参加者の宛先情報とが関連付けて登録されている。これにより、資料の配布者が、配布先のアドレスなどを調べる負担を無くすようにしている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−１４２７６７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述したように、会議の開催情報については、グループウェアなどのソフトウェアにより、情報を共有することが可能となっている。
【０００７】
また、特許文献１で開示されている技術によれば、会議で使用する資料を配布する際の負担が軽減される。
【０００８】
しかし、会議の開催情報などを作成するシステムと、会議で使用する資料を管理しているシステムとは分離されており、これらを統一的に扱うことができれば、より業務の効率化が進むと期待される。
【０００９】
そこで、本発明は前記問題点に鑑み、データの管理と、会議開催の管理が個別に行われることで生じる非効率さを改善する技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するため、請求項１記載の発明は、データを蓄積する手段と、蓄積しているデータの一覧画面を表示する手段と、前記一覧画面に表示しているデータの１つを選択した会議案内作成操作を受け付ける手段と、会議案内作成操作に応答して会議情報の入力画面を表示する手段と、前記入力画面に入力された情報および選択されたデータの指定情報を含む会議データベースを作成する手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項２記載の発明は、請求項１に記載の会議案内管理サーバにおいて、前記入力画面に入力される情報には、会議参加者を指定する情報が含まれており、前記会議案内管理サーバは、さらに、会議データベースに登録した会議の案内情報を、前記会議参加者の使用する端末に対して送信する手段、を備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項３記載の発明は、請求項２に記載の会議案内管理サーバにおいて、前記入力画面に入力される情報には、会議の開催日時情報が含まれており、前記会議案内管理サーバは、さらに、前記会議データベースに登録されている会議の開催日時の所定時間前になったとき、前記会議参加者の使用する端末に対して、会議案内情報を送信する手段、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の会議案内管理サーバは、蓄積しているデータの１つを選択する操作と、会議案内作成操作を受け付けることで、会議情報の入力画面を表示し、入力画面に入力された情報および選択されたデータの指定情報を含む会議データベースを作成する。データを蓄積するサーバが、蓄積しているデータを基点として会議案内データを生成するので、ユーザは、配布資料の伴う会議の案内作成を簡単な操作で行うことができる。
【００１４】
また、入力画面において会議参加者の情報が入力され、その会議参加者の使用する端末に対して会議案内通知が送信される。これにより、ユーザは、配布資料の伴う会議案内の作成から、会議案内の通知までを簡単な操作で行うことが可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。図１は、本発明の実施の形態に係るデジタル複合機１０とパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）２０のブロック図である。このデジタル複合機１０とＰＣ２０とは、ＬＡＮ３０を介して接続されている。このようなネットワークシステムが、たとえばオフィスに設置される。図では、ＰＣを１台だけ図示しているが、実際には多数のＰＣを含む端末がＬＡＮ３０に接続されている。そして、ＬＡＮ３０に接続された端末は、デジタル複合機１０が提供する各種のサービスを受けることが可能である。
【００１６】
デジタル複合機１０は、図に示すように、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、スキャナ部１３、コピー部１４、プリンタ部１５、ＦＡＸ部１６、通信部１７、記憶装置１８を備えている。通信部１７は、ＬＡＮ３０に接続されたコンピュータとの間でＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルを使用してデータの送受信を行う。このように、デジタル複合機１０は、１台でスキャナ機能、コピー機能、プリンタ機能、ＦＡＸ機能、ネットワーク機能を備える多機能装置である。
【００１７】
また、デジタル複合機１０は、記憶装置１８に格納したデータをＬＡＮ３０に接続されている端末に対してアクセス可能に公開することで、ファイルサーバとしても機能するのである。オフィスの社員は、記憶装置１８に共有ファイルなどを蓄積することで、情報の共有化を行うことができる。
【００１８】
さらに、デジタル複合機１０は、記憶装置１８にＷＥＢサーバ（プログラム）５１を格納している。デジタル複合機１０は、ＷＥＢサーバ５１を稼動させることで、ＷＥＢサーバとしても機能するのである。
【００１９】
記憶装置１８には、他に、会議管理プログラム５２、ＷＥＢコンテンツ５３、文書データ５４、会議データベース５５が格納されている。会議管理プログラム５２は、このデジタル複合機１０により管理される会議案内ジョブを作成し、会議データベース５５を管理するとともに、会議開催案内を参加者に通知するプログラムである。
【００２０】
ＷＥＢコンテンツ５３は、ＷＥＢサーバ５１によりＷＥＢブラウザに対して送信されるデータである。後述する会議案内ジョブを作成したり表示したりする画面は、このＷＥＢコンテンツ５３により生成される。
【００２１】
文書データ５４は、たとえばスキャナ部１３においてスキャニングされたデータである。後の説明において、文書データ５４は、スキャナ部１３によりスキャニングされたデータである場合を例に説明するが、文書データ５４はスキャニングデータに限るものではない。
【００２２】
ＰＣ２０は、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、操作部２３、モニタ２４、通信部２５、記憶装置２６を備えている。操作部２３は、マウスやキーボードなどを含んでいる。モニタ２４は、たとえば液晶表示ディスプレイである。通信部２５は、ＬＡＮ３０に接続されたコンピュータとの間でＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルを使用してデータの送受信を行う。
【００２３】
記憶装置２６には、ＷＥＢブラウザ６１、クライアントプログラム６２が格納されている。ユーザは、ＷＥＢブラウザ６１を実行し、デジタル複合機１０のＵＲＬを指定することで、デジタル複合機１０で稼動しているＷＥＢサーバ５１にアクセスすることが可能である。ユーザは、このＷＥＢブラウザ６１を利用して会議案内情報の入力などを行う。
【００２４】
クライアントプログラム６２は、会議案内通知などを受けるためのユーティリティソフトウェアである。ユーザは、このクライアントプログラム６２をＰＣ２０において常駐プログラムとして動作させておく。これにより、会議管理プログラム５２から通知される会議案内情報などをリアルタイムで受信することが可能である。
【００２５】
以上の構成のデジタル複合機１０およびＰＣ２０を利用して、会議案内の作成、登録から、会議開催までの業務フローについて説明する。以下の説明においては、ＰＣ２０のユーザ（社員）Ａが、会議案内の作成、登録作業をＰＣ２０から行うものとする。また、ＰＣ２０のユーザＡは、登録する会議の参加者でもあり、会議の開催案内がＰＣ２０に送信される場合を例に説明する。
【００２６】
まず、ユーザＡは、ＰＣ２０においてＷＥＢブラウザ６１を起動し、デジタル複合機１０のＵＲＬを指定してＷＥＢサーバ５１にアクセスする。その後、ユーザＡは、表示されるＷＥＢコンテンツ５３のメニューにしたがって操作を行い、図２に示すようなスキャン画像一覧画面７１を表示させる。
【００２７】
スキャン画像一覧画面７１の文書一覧表示部７１１には、記憶装置１８に格納されている文書データ５４のリストが表示されている。ここで表示されている「２００６０３２２１６５０２０」等の文書名称は、スキャニングにより自動的に付与された名称である。この名称はスキャニングされたときの時間情報が含まれているので、文書データ５４を一意に識別する情報となっている。ユーザＡが、会議の資料として利用したい文書のチェックボタン７１２にチェックを入れて、会議案内ボタン７１３を選択すると、ＷＥＢサーバ５１は、会議案内フォーマットをＷＥＢブラウザ６１に送信する（図３のステップＳ１１）。これにより、ＰＣ２０のモニタ２４には、図４に示すような会議案内入力画面７２が表示される。
【００２８】
ここで、ユーザＡが、「会議開催者」、「会議参加者」、「会議文書」、「ファイル名」、「文書分類」、「会議タイトル」、「会議日時」、「会議場所」、「コメント」、「保存期間」のそれぞれの入力欄に情報を入力する。
【００２９】
「会議開催者」入力欄には、たとえば、この画面を入力しているユーザＡが指定される。あるいは上司の代理としてユーザＡが入力を行っている場合には、上司を会議開催者として入力する。ユーザＡは、プルダウンメニューの中から会議開催者を選択して指定する。ここでは、例として「ユーザ００１」を選択した様子を示している。
【００３０】
「会議参加者」入力欄には、現在登録作業を行っている会議の予定参加者が入力される。ここでは、例として「ユーザ００２」を選択した様子を示している。ユーザＡは、プルダウンメニューで会議参加者を選択したあと、選択ボタンを押下する操作を繰り返し行うことで、複数の会議参加者を登録することが可能である。
【００３１】
「会議文書」入力欄には、この会議で使用する資料（文書データ５４）の識別情報が入力される。この入力欄には、図２のスキャン画像一覧画面７１においてチェックをつけた文書の識別情報がそのまま入力されている。「ファイル名」には、「会議文書」で選択されている文書データ５４に付与するファイル名が入力される。
【００３２】
「文書分類」入力欄には、「会議文書」入力欄で選択されている文書の種類が入力される。「会議タイトル」入力欄には、会議の名称、「会議日時」入力欄には、会議の開催日時、「会議場所」入力欄には、会議の開催される場所が入力される。「コメント」入力欄には、ユーザＡは、自由に会議に関するコメントを入力することができる。最後に、ユーザＡは、「保存期間」入力欄において、この会議案内データを会議終了後に削除するか保存するかを指定する。
【００３３】
以上の入力欄に情報を入力したところで、ユーザＡが、会議案内入力画面７２の上部にある「実行」ボタンを選択すると、この画面で入力した情報がデジタル複合機１０に送信される。
【００３４】
デジタル複合機１０では、ＷＥＢブラウザ５１から送信された会議案内情報を受信すると（ステップＳ１２でＹＥＳ）、受信した情報を会議データベース５５に登録する（ステップＳ１３）。つまり、「会議開催者」、「会議参加者」、「会議文書」、「ファイル名」、「文書分類」、「会議タイトル」、「会議日時」、「会議場所」、「コメント」、「保存期間」に関する情報が会議データベース５５に登録される。
【００３５】
ユーザＡが、会議案内入力画面７２の「実行」ボタンを押下すると、上記のようにデジタル複合機１０において会議データベース５５の更新が行われるので、ＷＥＢブラウザ５１により図５に示すような会議案内一覧画面７３が参照可能となる。
【００３６】
会議案内一覧画面７３の会議一覧表示部７３１には登録されている複数の会議情報が表示されている。図では、各会議について、会議タイトル、会議開催者、日時、場所などが表示されている。この図では、２つの会議案内リストが表示されている。このうち、「販売促進会議のご案内」というタイトルのリストが、ユーザＡによって新たに登録された会議案内である。また、会議参加者リストボタン７３２と詳細ボタン７３３が設けられている。
【００３７】
ユーザＡが、会議参加者リストボタン７３２を選択すると、ＰＣ２０のモニタ２４には、図６で示すような会議参加状況確認画面７４が表示される。この画面には、会議参加者リストが表示されるとともに、各参加者がこの会議への参加を意思表示したかどうかが表示さている。つまり、参加者が会議への参加を意思表示した場合には、状況欄に「参加」と表示され、未だ意思表示をしていない場合には「未確認」と表示される。この意思表示の方法は後で説明する。
【００３８】
また、会議案内一覧画面７３において、ユーザＡが、詳細ボタン７３３を選択すると、図７に示すような会議案内詳細画面７５が表示される。この画面には、図４の会議案内入力画面７２で入力した全ての項目が表示される。
【００３９】
また、会議案内一覧画面７３において、会議タイトル部分をクリックすると、会議資料の画像がモニタ２４に表示される。つまり、この会議案内ジョブが作成される基点となった会議資料（図２のスキャン画像一覧画面７１で指定した文書）が表示される。
【００４０】
再び、図３のフローチャートに戻る。デジタル複合機１０は、ＷＥＢブラウザ５１から入力した情報に基づいて会議データベース５５の登録を行うと、次に、会議管理プログラム５２が、ＵＤＰ／ＩＰフレームにより、「会議タイトル」、「会議日時」、「会議場所」、「会議開催者」、「会議参加者リスト」の情報をＬＡＮ３０に対してブロードキャストする（ステップＳ１４）。
【００４１】
ＬＡＮ３０に接続された各端末は、デジタル複合機１０から送信されたＵＤＰ／ＩＰのフレームを受信して図８で示す処理を実行する。ここでは、ＰＣ２０がＵＤＰ／ＩＰフレームを受信した場合の処理を代表して説明する。
【００４２】
ＰＣ２０は、ＵＤＰ／ＩＰフレームを受信すると（ステップＳ２１）、常駐プログラムであるクライアントプログラム６２が、ＵＤＰ／ＩＰフレームを受け取り、会議参加者リストにユーザＡが含まれているかどうかを確認する（ステップＳ２２）。つまり、クライアントプログラム６２には、会議案内入力画面７２の「会議参加者」入力欄でプルダウン表示されるユーザ名と同じユーザ名が登録されている。受信したＵＤＰ／ＩＰフレームには、上記のように「会議参加者リスト」が含まれているので、クライアントプログラム６２は、登録されているユーザ名（この場合ＰＣ２０のユーザＡ）が、会議参加者リストに含まれているかどうかをチェックするのである。
【００４３】
ユーザＡが会議参加者リストに含まれていない場合は処理を終了し、ユーザＡが会議参加者リストに含まれている場合には、図９に示すような会議案内ポップアップ画面７６をモニタ２４に表示する（ステップＳ２３）。この会議案内ポップアップ画面７６には、「会議タイトル」、「会議日時」、「会議場所」、「会議開催者」の情報が表示される。
【００４４】
また、この会議案内ポップアップ画面７６の下部には、「ＯＫ」ボタンが配置されている。ユーザＡが、この「ＯＫ」ボタンを押下すると、この情報が会議管理プログラム５２に通知される。これにより、会議管理プログラム５２は、ユーザＡが会議参加を確認したとして会議データベース５５を更新する。このような状態で、図６で示したような会議参加状況確認画面７４を表示させると、ユーザＡに対応する「状況」欄には「参加」と表示されるのである。
【００４５】
このように、本実施の形態のデジタル複合機１０を利用することで、蓄積されている文書データ５４を基点として会議案内ジョブを作成し、作成された会議案内を会議参加者に自動で通知することが可能である。つまり、このデジタル複合機１０は、文書を管理する文書蓄積サーバとして動作しながら、その文書を指定することで会議案内ジョブを作成することができるので、会議案内情報を作成する作業を効率的に行うことができる。
【００４６】
次に、図１０ないし図１２を参照しながら会議開催直前の案内通知について説明する。デジタル複合機１０の会議管理プログラム５２は、会議データベース５５を参照し、会議案内データ（終了していない会議に関するデータ）が存在するかどうかをチェックし（ステップＳ３１）、会議案内データが存在する場合には、会議開催日時のｘ分前になったかどうかをチェックする（ステップＳ３２）。このｘの値は自由に設定できる。５分前に会議開催通知を行いたいのならｘ＝５と設定しておけばよい。そして、会議開催日時のｘ分前になっている場合には、「会議タイトル」、「会議日時」、「会議場所」、「会議開催者」、「会議参加者リスト」の情報をＬＡＮ３０にブロードキャストする（ステップＳ３３）。
【００４７】
ＬＡＮ３０に接続された各端末は、デジタル複合機１０から送信されたＵＤＰ／ＩＰのフレームを受信して図１１で示す処理を実行する。ここでは、ＰＣ２０がＵＤＰ／ＩＰフレームを受信した場合の処理を代表して説明する。
【００４８】
ＰＣ２０は、ＵＤＰ／ＩＰフレームを受信すると（ステップＳ４１）、常駐プログラムであるクライアントプログラム６２が、ＵＤＰ／ＩＰフレームを受け取り、会議参加者リストにユーザＡが含まれているかどうかを確認する（ステップＳ４２）。
【００４９】
ユーザＡが会議参加者リストに含まれていない場合は処理を終了し、ユーザＡが会議参加者リストに含まれている場合には、図１２に示すような会議時間案内ポップアップ画面７７をモニタ２４に表示する（ステップＳ４３）。この会議時間案内ポップアップ画面７７には、「会議タイトル」、「会議日時」、「会議場所」、「会議開催者」の情報が表示される。
【００５０】
また、この会議時間案内ポップアップ画面７７の下部には、「ＯＫ」ボタンが配置されている。ユーザＡが、この「ＯＫ」ボタンを押下すると、この情報が会議管理プログラム５２に通知される。これにより、会議管理プログラム５２は、ユーザＡが会議参加を確認したとして会議データベース５５を更新する。
【００５１】
本発明のデジタル複合機１０を利用することで、ユーザは、デジタル複合機１０に蓄積されている文書データ５４を選択して、容易に会議案内情報を作成することが可能である。そして、会議案内入力画面７２において会議参加者を指定しておけば、この会議参加者に対して自動で会議案内情報が送信されるので、会議の周知までの作業を効率化させることが可能である。
【００５２】
なお、この実施の形態においては、デジタル複合機１０が蓄積しているスキャンデータを利用して会議案内情報を作成するようにしたが、これは一例である。つまり、文書データ５４は、スキャナ部１３がスキャンしたデータに限らず、ＦＡＸ部１６が受信したデータであってもよいし、通信部１７が他のコンピュータから受信したデータであってもよい。あるいは、ユーザがＰＣからＦＡＸドライバにより出力したデータを基点として会議案内を作成してもよい。
【００５３】
本実施の形態のデジタル複合機１０は、蓄積している文書データ５４を基点として会議案内ジョブを作成したが、蓄積している文書データ５４を利用せずに、会議案内入力画面７２において入力した情報を元に画像データを作成し、この画像データを会議案内文書としてデジタル複合機１０に蓄積するようにしてもよい。あるいは、入力した情報を元に画像データを作成し、この画像データを１ページ目、選択された文書データ５４を２ページ目以降とする会議案内文書をデジタル複合機１０内に蓄積するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本実施の形態に係るデジタル複合機およびＰＣのブロック図である。
【図２】スキャン画像一覧画面を示す図である。
【図３】会議案内作成処理のフローチャートである。
【図４】会議案内入力画面を示す図である。
【図５】会議案内一覧画面を示す図である。
【図６】会議参加状況確認画面を示す図である。
【図７】会議案内詳細画面を示す図である。
【図８】会議案内表示処理のフローチャートである。
【図９】会議案内生成時に会議参加者のＰＣに表示されるポップアップ画面を示す図である。
【図１０】会議案内日時通知処理のフローチャートである。
【図１１】会議案内日時表示処理のフローチャートである。
【図１２】会議開催のｘ分前に会議参加者のＰＣに表示されるポップアップ画面を示す図である。
【符号の説明】
【００５５】
１０    デジタル複合機
２０    ＰＣ
７１    スキャン画像一覧画面
７２    会議案内入力画面
７３    会議案内一覧画面
７４    会議参加状況確認画面
７５    会議案内詳細画面
７６，７７    ポップアップ画面
【図１】
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【図２】
2007304964.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2007304964.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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