(57)【要約】【課題】文書データの入力、保存、検索、参照において紙書類を用いずに行うことを可能とする文書入力端末を提供する。【解決手段】文書入力端末５０において、液晶ディスプレイは、ユーザの手書き操作を受ける。ペン入力プログラム部６２は、液晶ディスプレイの手書き入力を検出し、検出した手書き入力に基づく手書き状態の情報を維持した文書データを内部の記憶領域に生成する。時刻同期部６５及び電子署名付与部６６は、文書データに対して電子署名とタイムスタンプを付与する。ログ収集部６９は、ペン入力プログラム部６２の検出に応じたログ情報を生成する。無線ＬＡＮ通信部６７は、タイムスタンプと電子署名が付与される文書データ及びログ情報を送信する。帳票アプリケーション部８２は、送信後に、タイムスタンプと電子署名が付与される文書データとログ情報を削除する。【選択図】図２
2007304851.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバ装置と通信可能な文書入力端末であって、
ユーザによる手書き入力が行われる操作面と、
前記操作面の入力を検出する入力検出手段と、
前記入力検出手段が検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成する生成手段と、
前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与する付与手段と、
前記入力検出手段の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するログ検出手段と、
前記付与手段により電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ、前記ログ検出手段により生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信する送信手段と、
前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記文書データと前記ログ情報とを削除する削除手段と、
を備えたことを特徴とする文書入力端末。
【請求項２】
前記生成手段が生成した文書データの中で、所定領域における文書データから文字認識を行い、認識した文字をテキストデータへ変換する変換手段と、
前記変換手段が変換したテキストデータに基づいてインデックスを抽出し、前記文書データごとに一意に識別可能な識別情報を付与し、付与した識別情報とインデックスを対応付けたインデックスファイルを前記内部の記憶領域に生成するインデックスファイル生成手段を備え、
前記送信手段は、前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ情報とともに前記インデックスファイルをサーバ装置に送信し、
前記削除手段は、
前記内部の記憶領域の前記文書データと前記ログ情報と前記インデックスファイルとを削除する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書入力端末。
【請求項３】
前記タイムスタンプは、時間認証機関により発行されるものであることを特徴とする請求項１または２に記載の文書入力端末。
【請求項４】
前記サーバ装置に前記ユーザの文書データの検索を要求し、前記サーバ装置から検索された前記文書データを受信する検索手段と、
前記文書データの文字の特徴を抽出する特徴抽出手段と、
前記検索手段が前記サーバ装置から受信した文書データに対して前記特徴抽出手段が抽出した文字の特徴と、前記生成手段が生成する前記文書データに対して前記特徴抽出手段が抽出した文字の特徴とが一致するか否かを判定して判定結果を出力する特徴判定手段と、
を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書入力端末。
【請求項５】
文書入力端末にて入力される文書データをサーバ装置にて記憶して管理に用いる文書管理システムであって、
前記文書入力端末は、
ユーザによる手書き入力が行われる操作面と、
前記操作面の入力を検出する入力検出手段と、
前記入力検出手段が検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成する生成手段と、
前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与する付与手段と、
前記入力検出手段の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するログ検出手段と、
前記付与手段により電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ検出手段により生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信する送信手段と、
前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データと前記ログ情報とを削除する削除手段と、を備え、
前記サーバ装置は、
前記文書入力端末から送信される前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データを第１の記憶手段に記録する第１の記録手段と、
前記受信手段が受信した前記ログ情報を第２の記憶手段に記録する第２の記録手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
ユーザによる手書き入力が行われる操作面を有する文書入力端末にて入力される文書データを記憶して管理に用いる文書管理方法であって、
前記文書入力端末が、前記操作面の入力を検出し、検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成するステップと、
前記文書入力端末が、前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与するステップと、
前記文書入力端末が、前記操作面の入力の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するステップと、
前記文書入力端末が、前記電子署名またはタイムスタンプが付与した文書データ及び生成したログ情報を前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データと前記ログ情報を削除するステップと、
前記サーバ装置が、前記文書入力端末から送信される前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ情報を受信し、受信した前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データを第１の記憶手段に記録し、受信した前記ログ情報を第２の記憶手段に記録するステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
ユーザの手書き操作を受ける操作面を有し、サーバ装置と通信可能な文書入力端末の制御コンピュータに、
前記操作面の入力を検出するステップと、
検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成するステップと、
前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与するステップと、
前記操作面の入力の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するステップと、
前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信するステップと、
前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データと前記ログ情報とを削除するステップと、
を実行させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば、手書き入力される文書を電子ファイル化して保存を行う文書入力端末、文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、紙での保存が義務付けられている財務や税務関連の書類・帳票を、電子データとして保存することを認める法律ｅ−文書法が２００５年に施行されたことにより、近年、紙書類をスキャニングして電子ファイル化する取り組みが行われている。
【非特許文献１】木村  道弘、宮崎  一哉、前田  陽二、“電子文書保存のしくみと実務  ｅ−文書法への実践的対応”、２００５年１２月、中央経済社
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、スキャニングして電子ファイル化する方法では、元の紙文書が存在してしまうため、スキャニングした後に紙文書をシュレッダ等で裁断のうえ廃棄することを忘れてしまうと、情報漏洩するおそれがあり、情報漏洩を防止しなければならないという課題がある。
【０００４】
また、前述のｅ−文書法に対応するために、作成する文書データに対して、見読性、完全性、機密性、検索性を要求されておりこれらの要求を満たさなければならないというここで、見読性とは、スキャニングによる解像度等の規定であり、筆跡の癖程度まで表示可能な解像度が要求されている。完全性とは、作成者及び作成年月日を特定しつつ、記録媒体の障害による保管された電子文書の減失、き損を防止することを要求するものである。機密性とは、文書データの不正持ち出し、不正アクセスの防止を行い、文書データの改ざんの発見を可能とすることを要求するものである。検索性とは、保管されている電子文書の検索にあたり、正当なアクセス権限者が必要な文書を簡単に見つけ出せることを要求するものである。
【０００５】
本発明は、上記問題を解決すべくなされたもので、その目的は、見読性、完全性、機密性、検索性の要求を満たし、文書データの入力、保存、検索、参照において紙書類を用いずに行うことを可能とする文書入力端末、文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記問題を解決するために、サーバ装置と通信可能な文書入力端末であって、ユーザによる手書き入力が行われる操作面と、前記操作面の入力を検出する入力検出手段と、前記入力検出手段が検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成する生成手段と、前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与する付与手段と、前記入力検出手段の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するログ検出手段と、前記付与手段により電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ、前記ログ検出手段により生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信する送信手段と、前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記文書データと前記ログ情報とを削除する削除手段と、を備えたことを特徴とする文書入力端末である。
【０００７】
また、本発明は、上記に記載の発明において、前記生成手段が生成した文書データの中で、所定領域における文書データから文字認識を行い、認識した文字をテキストデータへ変換する変換手段と、前記変換手段が変換したテキストデータに基づいてインデックスを抽出し、前記文書データごとに一意に識別可能な識別情報を付与し、付与した識別情報とインデックスを対応付けたインデックスファイルを前記内部の記憶領域に生成するインデックスファイル生成手段を備え、前記送信手段は、前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ情報とともに前記インデックスファイルをサーバ装置に送信し、前記削除手段は、前記内部の記憶領域の前記文書データと前記ログ情報と前記インデックスファイルとを削除することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、上記に記載の発明において、前記タイムスタンプは、時間認証機関により発行されるものであることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、上記に記載の発明において、前記サーバ装置に前記ユーザの文書データの検索を要求し、前記サーバ装置から検索された前記文書データを受信する検索手段と、前記文書データの文字の特徴を抽出する特徴抽出手段と、前記検索手段が前記サーバ装置から受信した文書データに対して前記特徴抽出手段が抽出した文字の特徴と、前記生成手段が生成する前記文書データに対して前記特徴抽出手段が抽出した文字の特徴とが一致するか否かを判定して判定結果を出力する特徴判定手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、文書入力端末にて入力される文書データをサーバ装置にて記憶して管理に用いる文書管理システムであって、前記文書入力端末は、ユーザによる手書き入力が行われる操作面と、前記操作面の入力を検出する入力検出手段と、前記入力検出手段が検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成する生成手段と、前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与する付与手段と、前記入力検出手段の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するログ検出手段と、前記付与手段により電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ検出手段により生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信する送信手段と、前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データと前記ログ情報とを削除する削除手段と、を備え、前記サーバ装置は、前記文書入力端末から送信される前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ情報を受信する受信手段と、前記受信手段が受信した前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データを第１の記憶手段に記録する第１の記録手段と、前記受信手段が受信した前記ログ情報を第２の記憶手段に記録する第２の記録手段と、を備えたことを特徴とする文書管理システムである。
【００１１】
また、本発明は、ユーザによる手書き入力が行われる操作面を有する文書入力端末にて入力される文書データを記憶して管理に用いる文書管理方法であって、前記文書入力端末が、前記操作面の入力を検出し、検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成するステップと、前記文書入力端末が、前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与するステップと、前記文書入力端末が、前記操作面の入力の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するステップと、前記文書入力端末が、前記電子署名またはタイムスタンプが付与した文書データ及び生成したログ情報を前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データと前記ログ情報を削除するステップと、前記サーバ装置が、前記文書入力端末から送信される前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び前記ログ情報を受信し、受信した前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データを第１の記憶手段に記録し、受信した前記ログ情報を第２の記憶手段に記録するステップと、を含むことを特徴とする文書管理方法である。
【００１２】
また、本発明は、ユーザの手書き操作を受ける操作面を有し、サーバ装置と通信可能な文書入力端末の制御コンピュータに、前記操作面の入力を検出するステップと、検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成するステップと、前記内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与するステップと、前記操作面の入力の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するステップと、前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ及び生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信するステップと、前記サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データと前記ログ情報とを削除するステップと、を実行させるための文書管理プログラムである。
【発明の効果】
【００１３】
この発明によれば、文書入力端末は、ユーザによる手書き入力が行われる操作面と、操作面の入力を検出する入力検出手段と、入力検出手段が検出した入力に基づいて、ユーザによる手書きの状態を維持した文書データを内部の記憶領域に生成する生成手段と、内部の記憶領域に記憶される文書データに対して予め内部に記憶している電子署名またはタイムスタンプを付与する付与手段と、入力検出手段の検出に応じたログ情報を前記内部の記憶領域に生成するログ検出手段と、付与手段により電子署名またはタイムスタンプが付与される文書データ、前記ログ検出手段により生成されるログ情報を前記サーバ装置に送信する送信手段と、サーバ装置への送信後に、前記内部の記憶領域の前記文書データと前記ログ情報とを削除する削除手段とを備えた構成とした。これにより、文書データについて見読性、完全性、機密性、検索性の要求を満たし、文書データの入力、保存、検索、参照において紙書類を用いずに行うことを可能とすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。
図１は、本実施形態による文書管理システム１を示す概略ブロック図である。
文書管理システム１は、商品を販売する店舗１００にて従業員等に利用される文書入力端末５０と、データセンタ２００に備えられる各種サーバと、認証機関４００に備えられる時刻認証サーバ４０１とを有している。
【００１５】
文書入力端末５０は、例えば、液晶ディスプレイを持ち運び可能にしたような薄型の形状をした端末装置である。当該液晶ディスプレイは、スタイラスペン５１等が接触した座標を検出する機能を有しており、スタイラスペン５１等により顧客情報や商品情報など（以下、これらを帳票情報と記載）を液晶ディスプレイの画面に対してペン入力することが可能となっている。また、当該液晶ディスプレイは、前述した見読性を保証する高解像度のディスプレイであり、手書きの筆跡の癖までも表示により視認でき、また、文字認識を行う際に情報として読み取ることが可能となっている。
【００１６】
また、文書入力端末５０は、店舗１００にて、店舗の従業員、あるいは商品を購入する顧客がペン入力する帳票情報から、手書きの状態の情報を維持した文書データを生成し液晶ディスプレイに表示する。当該文書データは、文字の部分が文字コードとして認識されたテキストデータを含む文書データではなく、描画された情報が座標情報として構成される画像データを含む文書データである。また、文書入力端末５０は、文書データの作成者、及び作成年月日を特定できるようにするため、生成した文書データに対して予め内部に記憶されている電子署名及び認証機関４００の時刻認証サーバ４０１から発行されるタイムスタンプを付与する。また、文書入力端末５０は、利用者がスタイラスペン５１等により入力した操作のログ、例えば、帳票への入力を行う操作のログや、検索を行う操作のログ等を収集してログ情報を生成する。
【００１７】
また、文書入力端末５０は、無線ＬＡＮにより、インターネット３００を介して電子署名及びタイムスタンプが付与される文書データ及びログ情報をデータセンタ２００の各種サーバに送信する。また、文書入力端末５０は、無線ＬＡＮにより無線ＡＰ１０１を介して接続する店舗内のプリンタに出力を行う。
【００１８】
データセンタ２００は、人の入退室が管理されており、第三者が容易に侵入して各種サーバを操作できないようにしており、前述した機密性の要求を満たすことが可能な設備である。データセンタ２００には、アプリケーションサーバ２１０、ログ収集サーバ２２０、通信管理サーバ２３０は、帳票情報ＤＢ（Data Base）サーバ２４０、ログ情報ＤＢサーバ２５０、ログ管理サーバ２６０が備えられている。これらのサーバは、ＦＷ(Fire Wall)２０１を通じてインターネット３００に接続されており、当該ＦＷ２０１によりインターネット３００からの不正アクセスを防止することが可能となる。
【００１９】
アプリケーションサーバ２１０は、文書入力端末５０にて実行される帳票入力のソフトウェアを記憶しており、文書入力端末５０からの要求に応じて、当該ソフトウェアを文書入力端末５０に送信する。
【００２０】
ログ収集サーバ２２０は、文書入力端末５０が内部の機能として具備しているログ収集の機能部により収集された文書入力端末５０の利用者の操作のログ情報を受信し、ログ情報ＤＢ２５０の内部のデータベースに記録する。
【００２１】
通信管理サーバ２３０は、利用者が文書入力端末５０の利用を開始する際に、文書入力端末５０との間で、ログイン時の利用者認証処理、すなわち、予め記憶しているユーザ名やパスワードに基づいて利用者が登録されている者であるかの検証を行う。また、通信管理サーバ２３０は、文書入力端末５０から送信される電子署名とタイムスタンプが付与される文書データを受信し、受信した文書データを電子署名とタイムスタンプが付与された状態で帳票情報ＤＢサーバ２４０の内部のデータベースに記録する。
【００２２】
帳票情報ＤＢサーバ２４０、及びログ情報ＤＢサーバ２５０の内部のデータベースは、データの登録、変更、削除等が可能となっており、更に、データを記憶する際に暗号化して記憶する。これにより、文書入力端末５０にて入力されて生成される文書データは、帳票情報ＤＢサーバ２４０に保存される。また、ログ情報ＤＢサーバ２５０に記憶されるログ情報にはログ情報が生成された際の時刻の情報が含まれており、当該時刻と文書データに付与されるタイムスタンプとを対比させることで、帳票情報ＤＢサーバ２４０に記憶される文書データが文書入力端末５０にて入力された際に、誰がどのようにして操作して入力したかを特定することが可能となる。
【００２３】
ログ管理サーバ２６０は、ログ情報ＤＢサーバ２５０の内部のデータベースに記憶されたログ情報を読み出し、ログ情報の解析を行う。
【００２４】
認証機関４００は、信頼性が担保されているタイムスタンプを発行する時刻認証サーバ４０１を備えている。時刻認証サーバ４０１から発行されるタイムスタンプにより、文書データの作成年月日が保証され、前述した完全性の要求を満たすことができる。
【００２５】
次に、図２を参照しつつ、本実施形態の文書入力端末５０の内部構成について説明する。図２は、文書入力端末５０の内部構成を示した図である。文書入力端末５０は、ハードディスクを備えておらず、各種機能を構成するためのソフトウェアのコンピュータプログラムや予め記憶される情報をフラッシュメモリ５２に記憶させている。また、文書入力端末５０は、ソフトウェアにより行われる処理や、処理によって生成される情報は内部に備えられる揮発性ＲＡＭ（Random Access Memory）において行われるため、電源が停止されると、揮発性ＲＡＭの情報は消去されるため、文書入力端末５０が盗難にあっても情報漏洩を防ぐことが可能となる。
【００２６】
フラッシュメモリ５２が有する記憶領域は、文書入力端末５０の基本動作を行うためソフトウェアを記憶する基本ソフトウェア部６０と、任意に追加、削除をすることができるソフトウェアを記憶するアプリケーションソフトウェア部８０とを備えている。
【００２７】
基本ソフトウェア部６０において、ＯＳ部６１は、オペレーティングシステムとしての基本機能を実行するためのソフトウェアであり、文書入力端末５０の動作に最低限必要な機能のみで構成され、処理速度の高速化を図った組み込み専用のオペレーティングシステムである。
【００２８】
ペン入力プログラム部６２は、液晶ディスプレイ上で行われるスタイラスペン５１等による利用者の操作を検出し、検出した操作に基づいて前述した文書データを内部の揮発性ＲＡＭに生成する。
【００２９】
サイン認証部６３は、ペン入力プログラム部６２により生成された文書データに含まれる文字、あるいは後述する検索プログラム部８５により検索される文書データに含まれる文字から筆跡などの特徴抽出を行い、抽出した特徴が一致するか否かを判定し、判定結果を出力する。ここで、文書データに含まれる文字の形状、スピード、ストローク、筆圧といった特徴は、個人によって異なり個人認証に用いることができることが知られており、サイン認証部６３は、これらの特徴を抽出し、抽出した特徴に基づいて判定を行う。
【００３０】
文字認識・変換ＦＥＰ（Front End Processor）部６４は、揮発性ＲＡＭに生成された文書データの所定領域、例えば、顧客氏名等について文字認識を行って、検索時のインデックスとして用いるテキストデータへ変換を行う。時刻同期部６５は、時刻認証サーバ４０１との間で時刻の同期を行い、時刻認証サーバ４０１から発行されるタイムスタンプの付与を行う。電子署名付与部６６は、予め内部に記憶される電子署名を揮発性ＲＡＭに記憶される文書データに付与する。
【００３１】
無線ＬＡＮ通信部６７は、IEEE802.11方式等の無線ＬＡＮによる通信を無線ＡＰ１０１との間で行い、インターネット３００を通じてデータセンタ２００に備えられるサーバに接続する。また、無線ＬＡＮ通信部６７は、無線ＡＰ１０１を通じて無線ＡＰ１０１に接続されるプリンタに接続する。
【００３２】
ＳＳＬ暗号通信プロトコル部６８は、後述する帳票アプリケーション部８２により電子署名とタイムスタンプが付与される文書データが送信される際に、通信管理サーバ２３０に予め記憶されるサーバ証明書を用いて無線ＬＡＮ通信部６７を通じてＳＳＬ(Secure Socket Layer)プロトコルによる論理回線を確立し、送信情報を暗号化して通信管理サーバ２３０経由で帳票情報ＤＢサーバ２４０に送信する。
【００３３】
ログ収集部６９は、例えば、常駐プログラムによって構成され、文書入力端末５０が起動されている状態では常に起動しており、利用者がスタイラスペン５１等を用いて行った文書入力端末５０への操作の全てを検出する。また、ログ収集部６９は、検出した操作の情報と当該操作を検出した時刻の情報を含むログ情報を揮発性ＲＡＭに生成し、生成したログ情報を無線ＬＡＮ通信部６７を通じて、ログ収集サーバ２２０に予め記憶されるサーバ証明書を用いてＳＳＬにより暗号化してログ収集サーバ２２０経由でログ情報ＤＢサーバ２５０に送信する。
【００３４】
アプリケーションソフトウェア部８０において、利用者認証プログラム部８１は、通信管理サーバ２３０との間でログイン処理、すなわち文書入力端末５０の使用開始の際に、入力されるユーザ名やパスワードを通信管理サーバ２３０に送信し、通信管理サーバ２３０から認証結果を受信する。また、利用者認証プログラム部８１が通信管理サーバ２３０から受信した認証結果が、登録されているユーザ名であるとの認証の場合、アプリケーションサーバ２１０に要求を行って、アプリケーションサーバ２１０から帳票の入力や検索に用いられるソフトウェアをダウンロードし、ダウンロードしたソフトウェアを実行して帳票の入力や検索に関する機能部を構成する。なお、構成された機能部は、ログアウトすることにより、文書入力端末５０から消去されることになる。
【００３５】
帳票アプリケーション部８２は、各種帳票の入力フォーマットを表示プログラム部８３に液晶ディスプレイに表示させる。また、帳票アプリケーション部８２は、ペン入力プログラム部６２等の基本ソフトウェア部６０の機能部を制御する。また、帳票アプリケーション部８２は、シンクライアントとしての機能を実現するため文書入力端末５０の内部に備えられる揮発性ＲＡＭに情報が生成され、生成された情報がデータセンタ２００の各種サーバに送信されたことを検出すると、送信された情報を削除する。これにより、文書入力端末５０では、入力された情報は、文書入力端末５０に保存されることはなく、帳票情報ＤＢサーバ２４０やログ情報ＤＢサーバ２５０に記憶された時点で、全て削除されることになる。
【００３６】
表示プログラム部８３は、入力される文書データの表示を液晶ディスプレイに表示し、また、後述する検索プログラム部８５により帳票情報ＤＢサーバ２４０から検索された文書データを液晶ディスプレイに表示する。印刷プログラム部８４は、検索プログラム部８５により検索された帳票の情報の全部もしくは一部を無線ＬＡＮ通信部６７を通じて接続するプリンタに出力する。
【００３７】
検索プログラム部８５は、既に帳票情報ＤＢサーバ２４０に記憶される文書データの検索を帳票情報ＤＢサーバ２４０に要求し、要求に対する応答に含まれる文書データを表示プログラム部８３により表示させる。
【００３８】
インデックスファイル生成部８６は、文字認識・変換ＦＥＰ部６３により文書データから抽出されたテキストデータをインデックスとして抽出し、文書データごとに生成する識別情報とインデックスとを対応付けて当該文書データのインデックスファイルを揮発性ＲＡＭに生成する。
【００３９】
次に、図３を参照しつつ、文書管理システム１の文書データ等の入力、及び保存の動作について説明する。
【００４０】
まず、店舗の従業員が文書入力端末５０を起動すると、利用者認証プログラム部８１が起動されて、液晶ディスプレイにログイン画面を表示する。従業員は、当該ログイン画面からユーザ名とパスワードを入力する。利用者認証プログラム部８１は、入力されるユーザ名とパスワードを無線ＬＡＮ通信部６７を通じて通信管理サーバ２３０に送信する。通信管理サーバ２３０は、受信したユーザ名とパスワードが予め登録されているユーザ名とパスワードに一致するか否かを判定し、一致する場合には、ログイン可能であることを示す情報を文書入力端末５０の利用者認証プログラム部８１に送信する。利用者認証プログラム部８１は、ログイン可能であることを示す情報を受信するとアプリケーションサーバ２１０に要求を送信し、アプリケーションサーバ２１０からダウンロードするソフトウェアを実行して帳票の入力や検索に関する機能部を構成する。そして、構成された機能部の中の帳票アプリケーション部８２により、ペン入力プログラム部６２が起動され液晶ディスプレイからの入力を可能にしつつ、入力処理を選択するメインメニューを液晶ディスプレイに表示する（ステップＳａ１）。
【００４１】
従業員は、スタイラスペン５１等により液晶ディスプレイ面にて、メインメニューから所望の帳票のフォーマットデータを読み出す指示を入力する。所望の帳票のフォーマットデータを選択する指示が入力されると、帳票アプリケーション部８２は、所望のフォーマットデータを表示プログラム部８３により液晶ディスプレイに表示させ、入力が開始できる状態とする。そして、顧客が自ら、氏名や住所などの情報を、スタイラスペン５１等により文書入力端末５０に入力する。また、顧客の入力が終了した後、従業者は、スタイラスペン５１等により、帳票情報を補完する情報を手書きで入力する（ステップＳａ２）。
【００４２】
ペン入力プログラム部６２は、入力を検出するごとに、入力される帳票情報を変換して揮発性ＲＡＭに文書データを生成する（ステップＳａ３）。また、購入する商品の種類によっては、顧客の身分証などをスキャナ等により液晶ディスプレイに表示されるフォーマットの所定の位置に取り込まれることになる（ステップＳａ４）。このスキャナ等で取り込まれた情報も、変換されて文書データの一部となる（ステップＳａ３）。
【００４３】
入力が完了すると、従業員は、スタイラスペン５１等により液晶ディスプレイに表示される「入力完了」の領域を選択すると、帳票アプリケーション部８２は、入力完了通知をインデックスファイル生成部８６に送信し、インデックスファイル生成部８６は一意に識別可能な識別情報を生成し、生成される識別情報を帳票情報に対応付ける。この識別情報は、液晶ディスプレイに表示されている帳票情報の一部として表示されるようにすることもできる（ステップＳａ５）。次に、従業者は、スタイラスペン５１等により液晶ディスプレイに表示される「控印刷」の領域を選択し、顧客用の控印刷を行う指示を入力する。控印刷の指示が入力されると帳票アプリケーション部８２は、印刷プログラム部８４により液晶ディスプレイに表示される帳票情報の全部あるいは一部を無線ＬＡＮ通信部６７を介して店舗１００に設置されるプリンタに出力させ、出力される控えが従業員から顧客に手渡される（ステップＳａ６）。
【００４４】
入力完了の状態にて、「サーバへ送信」の領域が従業者の操作により選択されると、帳票アプリケーション部８２は、時刻同期部６５により時刻認証サーバ４０１にタイムスタンプの発行を要求させ、要求に対する応答として受信するタイムスタンプを揮発性ＲＡＭに記憶される文書データに付与させる。また、帳票アプリケーション部８２は、電子署名付与部６６により予め内部に記憶している電子署名を文書データに付与させる。タイムスタンプと電子署名の付与により、文書データは、真正性が担保された状態となる（ステップＳａ１０）。そして、帳票アプリケーション部８２の送信指示を受けたＳＳＬ暗号通信プロトコル部６８が、データセンタ２００の通信管理サーバ２３０との間でＳＳＬの回線を確立し、帳票アプリケーション部８２は、インターネット３００を通じて電子署名とタイムスタンプが付与された文書データをＳＳＬにて暗号化された状態で送信する。通信管理サーバ２３０は、暗号化された電子署名とタイムスタンプが付与された文書データを受信すると、復号化を行った後に、帳票情報ＤＢサーバ２４０のイメージＤＢ２４１に電子署名とタイムスタンプが付与される文書データを記録する（ステップＳａ１１）。
【００４５】
また、入力完了の状態にて、帳票アプリケーション部８２からの指示により文字認識・変換ＦＥＰ部６３は、揮発性ＲＡＭに記憶される文書データの所定の領域、例えば、氏名、住所、年齢などの領域について手書き文字から文字認識を行ってテキストデータへ変換して当該文書データのインデックスとする（ステップＳａ１２）。インデックスファイル生成部８６は、当該文書データに既に付与されている識別情報を読み出し、識別情報とインデックスとを対応付けたインデックスファイルを生成する。生成されたインデックスファイルは、帳票アプリケーション部８２により、通信管理サーバ２３０との間で確立されたＳＳＬの回線を通じて、ＳＳＬにて暗号化された状態で送信される。通信管理サーバ２３０は、暗号化されたインデックスファイルを受信すると、復号化を行った後に、帳票情報ＤＢサーバ２４０のインデックスＤＢ２４２に記録する（ステップＳａ１３）。帳票アプリケーション部８２は、前述した電子署名とタイムスタンプが付与された文書データやインデックスファイルの送信を行った後、揮発性ＲＡＭに記憶されている全ての情報を削除する。
【００４６】
また、ペン入力プログラム部６２により検出された操作情報はログ収集部６９により揮発性ＲＡＭにログ情報として生成されており（ステップＳａ２０）、入力完了状態、あるいは、一定の容量となった際に、ＳＳＬ暗号通信プロトコル部６８によって暗号化された状態でデータセンタのログ収集サーバ２２０に送信される（ステップＳａ２１）。ログ収集サーバ２２０は、暗号化されたログ情報を受信すると、復号化を行った後に、ログ情報ＤＢサーバ２５０のログ情報ＤＢ２５１に受信したログ情報を記録する。
【００４７】
上記の文書管理システム１の構成により、高解像度の液晶ディスプレイにて、見読性の要求を満たすことができる。また、文書入力端末５０では、帳票情報の入力により生成される文書データに電子署名とタイムスタンプが付与された状態で、データセンタ２００の帳票情報ＤＢサーバ２４０に記憶されるため、完全性の要求を満たすことができる。また、データセンタ２００内の帳票情報ＤＢサーバ２４０に文書データが記憶されるため、データの不正持ち出し、不正アクセスを防止でき、文書データに付与される電子署名とタイムスタンプからデータの改ざんを発見することができるため機密性の要求を満たすことができる。また、文書入力端末５０にて生成された文書データやログ情報は、データセンタ２００の対応するサーバに送信された後に、ＯＳ部６１によって揮発性ＲＡＭから削除されるため、さらに機密性を高めることが可能となる。
【００４８】
また、ログ情報には時刻の情報が含まれているため、ログ管理サーバ２６０によりログ情報を解析することで、文書入力端末５０でどのような操作が行われたかを時刻ごとに確認することができ、文書データに付与される電子署名及びタイムスタンプとの対比により、不正な行為が行われた際に、誰によって何時、どのような不正行為が行われたかを確認することが可能となる。
【００４９】
次に、図４を参照しつつ、文書管理システム１の文書データの検索の動作について説明する。
【００５０】
図４の処理が行われる状況としては、例えば、顧客が商品の注文を行い、数日経過後に、商品を受領するために、店舗１００を再び訪れて、商品を受け取る状況などが想定される。このとき、従業員は、文書入力端末５０にてログインを行うと、前述した利用者認証プログラム部８１による処理が行われ、アプリケーションサーバ２１０からダウンロードするソフトウェアにより帳票の入力や検索に関する機能部が構成される（ステップＳｂ１）。従業員が、スタイラスペン５１等を用いて液晶ディスプレイに表示されるメインメニューから検索の処理を選択する。検索の処理が選択されると、検索プログラム部８５により、液晶ディスプレイに検索画面が表示される（ステップＳｂ２）。検索画面が表示されると、従業員は、スタイラスペン５１を顧客に渡し、顧客は、手持ちの顧客控えの控え番号、すなわち前述した識別情報を、検索画面に入力する（ステップＳｂ３）。
【００５１】
従業員は、顧客により入力が行われた後に、検索画面の検索開始の領域をスタイラスペン５１等により選択する。検索開始の領域が選択されると、検索プログラム部８５は、無線ＬＡＮ通信部６７を通じて識別情報を含む検索要求を通信管理サーバ２３０に送信する。通信管理サーバ２３０は、帳票情報ＤＢサーバ２４０のインデックスＤＢ２４２から識別情報を含む全てのインデックスファイルを検索して読み出し（ステップＳｂ４）、読み出したインデックスファイルを含む検索応答を文書入力端末５０に送信する。文書入力端末５０の検索プログラム部８５は、検索応答を受信すると、液晶ディスプレイに、検索応答に含まれるインデックスファイルに含まれる識別情報、顧客氏名、住所等のインデックス情報を一覧表示する（ステップＳｂ５）。
【００５２】
従業員が、一覧表示された中から、該当する文書データをスタイラスペン５１等により選択すると、検索プログラム部８５は、選択された文書データの識別情報を含む読み出し要求を、無線ＬＡＮ通信部６７を通じて通信管理サーバ２３０に送信する。通信管理サーバ２３０は、読み出し要求に含まれる識別情報に基づいてイメージＤＢ２４１から、識別情報に対応する文書データを読み出し、読み出した文書データを文書入力端末５０に送信する。文書入力端末５０の検索プログラム部８５は、受信した文書データ、すなわち帳票情報を表示プログラム部８３により液晶ディスプレイに表示させる（ステップＳｂ６）。
【００５３】
液晶ディスプレイに帳票情報が表示されると、商品を受け取った顧客に対して、液晶ディスプレイに表示される帳票情報の所定の領域に受領サイン等の入力を求め、顧客が手書きでサインを入力すると（ステップＳｂ７）、ペン入力プログラム部６２により検出されたサインの文字データがサイン認証部６３に入力される。サイン認証部６３は、ペン入力プログラム部６２から入力される文字データから文字の特徴を抽出する。また、サイン認証部６３は、液晶ディスプレイに表示される帳票情報に含まれる顧客の氏名の部分の文字データの特徴を抽出する。そして、サイン認証部６３は、抽出した２つの文字データの特徴が一致するか否かを判定し、サインした者が、以前に注文の文書データを入力した顧客と一致するか否かを示す判定結果を表示プログラム部８３により液晶ディスプレイに表示させる（ステップＳｂ９）。液晶ディスプレイに表示された結果が、一致を示していた場合、従業員は、注文されていた商品を顧客に手渡す。なお、この場合にも、帳票アプリケーション部８２は、前述した保存時の処理を開始し、上述した帳票情報の保存時と同様に、サインが入力された文書データには、電子署名とタイムスタンプが付与され、データセンタ２００の帳票情報ＤＢサーバ２４０に記録された後に、電子署名とタイムスタンプが付与された文書データは削除される。また、検索時の操作についても、ログ収集部６９によりログ情報として生成され、ログ情報ＤＢサーバ２５０に記録された後に、ＯＳ部６１によりログ情報が削除される。
【００５４】
上記の文書管理システム１の構成により、文書データに含まれる情報、及び識別情報から文書データを容易に検索することが可能となるため、検索性の要求を満たすことが可能となる。
【００５５】
また、上記の文書管理システム１の構成により、文書データの入力、保存、検索の処理を、紙書類を一切用いずに行うことが可能となる。
【００５６】
なお、上記の実施形態において、電子署名については、文書入力端末５０に予め記憶されているものとしたが、認証機関４００により発行される電子署名を用いるようにしてもよい。
【００５７】
また、上記の実施形態では、店舗１００で、文書入力端末５０を用いることとしているが、例えば、保険の外交員が、外出先で、文書入力端末５０を用い、送信の際には、公衆無線ＬＡＮサービス等を用いるようにしてもよい。
【００５８】
また、上記の実施形態では、電子署名とタイムスタンプの両方を付与するようにしているが、電子署名またはタイムスタンプのいずれか一方を付与するようにしてもよい。
【００５９】
また、上記の実施形態では、ログイン時にユーザ名とパスワードを入力させるようにしているが、本発明はこれに限られず、例えば、ログイン時に、手書きのサインを入力させて、当該サインの文字を認識させてユーザの氏名を特定する。また、入力されたサインの文字の特徴をサイン認証部６３により抽出させておく。そして、予め通信管理サーバ２３０に登録されている特定したユーザの氏名に対応するサインの特徴の情報を通信管理サーバ２３０から受信し、入力されたサインの特徴と、通信管理サーバ２３０から受信した特徴とをサイン認証部６３比較させて、２つの文字の特徴が一致した場合に、ログイン可能にするようにしてもよい。
【００６０】
また、上記の実施形態では、文書入力端末５０にて文書データにタイムスタンプの付与を行っているが、本発明はこれに限られず、通信管理サーバ２３０にて、時刻認証サーバ４０１からタイムスタンプを受信し、受信したタイムスタンプを、文書入力端末５０から受信する文書データに付与するようにしてもよい。
【００６１】
また、上記の実施形態では、通信管理サーバ２３０では、文書データに付与される電子署名やタイムスタンプの検証を行っていないが、通信管理サーバ２３０側にて、電子署名やタイムスタンプの正当性を認証機関４００に確認させた後に、帳票情報ＤＢサーバ２４０に記憶させるようにしてもよい。
【００６２】
また、上記の実施形態において、文書データについては、暗号化を行っていないが、ＰＫＩ等を用いて、文書入力端末５０にて暗号化を行った文書データを帳票情報ＤＢサーバ２４０に記憶させるようにしてもよい。これにより、インターネット３００で送信する際に、ＳＳＬによる暗号化にあわせて、文書データの暗号化が行われるため、機密性を更に高めることが可能となる。
【００６３】
また、上記の実施形態における検索プログラム部８３にて検索に用いることができる情報としては、上述した控え番号以外に、顧客の氏名や、住所であってもよく、また、氏名や、住所の一部の情報であっても検索を行うことが可能である。
【００６４】
また、上記の実施形態において、検索時に、文書入力端末５０に記憶される電子署名を検索要求に含めて送信し、当該電子署名が正当である場合にのみ検索を行うようにしてもよい。
【００６５】
また、文書入力端末５０において、処理の高速化のため、フラッシュメモリ５２に記憶される基本ソフトウェア部６０をハードウェアにて構成した専用端末としてもよい。
【００６６】
なお、本発明に記載の文書入力端末は、文書入力端末５０に対応し、サーバ装置は、通信管理サーバ２３０、帳票情報ＤＢサーバ２４０、ログ収集サーバ２２０、ログ情報ＤＢサーバ２５０に対応する。また、本発明に記載の操作面は、文書入力端末５０の液晶ディスプレイのタッチパネルの構成に対応し、入力検出手段及び生成手段は、ペン入力プログラム部６２に対応し、付与手段は、時刻同期部６５及び電子署名付与部６６に対応し、ログ検出手段は、ログ収集部６９に対応し、内部の記憶領域は、揮発性ＲＡＭに対応する。また、本発明に記載の送信手段は、無線ＬＡＮ通信部６７、ＳＳＬ暗号通信プロトコル部６８に対応し、削除手段は、帳票アプリケーション部８２に対応する。また、本発明に記載の検索手段は、検索プログラム部８５に対応し、特徴抽出手段、特徴判定手段は、サイン認証部６３に対応する。また、本発明に記載の変換手段は、文字認識・変換ＦＥＰ部６４に対応し、インデックスファイル生成手段は、インデックスファイル生成部８６に対応する。また、本発明に記載の第１の記憶手段は、イメージＤＢ２４１に対応し、第２の記憶手段は、ログ情報ＤＢ２５１に対応する。
【００６７】
上述の文書入力端末５０は内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述した文書データにおける入力、保存、検索の処理過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本実施形態の文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】同実施形態の文書入力端末の内部構成を示したブロック図である。
【図３】同実施形態の文書管理システムにおける文書データの入力、保存処理の流れを示した図である。
【図４】同実施形態の文書管理システムにおける文書データの検索処理の流れを示した図である。
【符号の説明】
【００６９】
５０  文書入力端末
５２  フラッシュメモリ
６０  基本ソフトウェア部
６１  ＯＳ部
６２  ペン入力プログラム部
６３  サイン認証部
６４  文字認識・変換ＦＥＰ部
６５  時刻同期部
６６  電子署名付与部
６７  無線ＬＡＮ通信部
６８  ＳＳＬ暗号通信プロトコル部
６９  ログ収集部
８０  アプリケーションソフトウェア部
８１  利用者認証プログラム部
８２  帳票アプリケーション部
８３  表示プログラム部
８４  印刷プログラム部
８５  検索プログラム部
８６  インデックスファイル生成部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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