(57)【要約】【課題】ＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理を最小限必要な回数で文書を削減する。【解決手段】複数のＤＶＤ媒体の両面にわたって情報を記録できるＤＶＤライブラリ装置を文書データの保管場所として利用する文書管理システムにおいて、ＤＶＤ媒体の１枚目、２枚目というＤＶＤ媒体番号と、表、裏というＤＶＤ面情報からなるＤＶＤ媒体位置情報を、文書管理システムのデータベースに保管する文書情報の一部として保持し、前記文書管理システムに登録した文書を削除する場合に、削除対象の文書情報の一覧を求めた後、ＤＶＤ媒体位置情報を昇順に並べ替える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のＤＶＤ媒体の両面にわたって情報を記録できるＤＶＤライブラリ装置を文書データの保管場所として利用する文書管理システムにおける文書削除方法であって、
ＤＶＤ媒体の１枚目、２枚目というＤＶＤ媒体番号と、表、裏というＤＶＤ面情報からなるＤＶＤ媒体位置情報を、文書管理システムのデータベースに保管する文書情報の一部として保持し、
前記文書管理システムに登録した文書を削除する場合に、削除対象の文書情報の一覧を求めた後、ＤＶＤ媒体位置情報を昇順に並べ替えることにより、文書データの削除処理におけるＤＶＤ媒体の表、裏を反転する処理と、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理の回数を削減することを特徴とする文書管理システムにおける文書削除方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のＤＶＤ媒体の両面にわたって情報を記録できるＤＶＤライブラリ装置を文書データの保管場所として利用する文書管理システムに係り、特に、ＤＶＤ媒体に登録した文書データの削除方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書管理システムに登録済みの文書を削除する方法としては、一般に、文書管理システムに登録した日付や文書を登録するときに設定したキーワードに該当する文書を文書管理システムのデータベースから検索し、削除する文書の一覧情報を作成し、その一覧情報の順番に１つずつ文書データを削除する必要があった。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
文書の保存先として、複数のＤＶＤ媒体の両面にわたって情報を記録できるＤＶＤライブラリ装置を利用した場合で、文書１と文書３が１枚目のＤＶＤ媒体の表面、文書２と文書５が１枚目のＤＶＤ媒体の裏面、文書４が２枚目のＤＶＤ媒体の表面に保管されている場合の文書データの削除方法は、以下のようになる。
削除する文書の一覧情報が、文書１、文書２、文書３、文書４、文書５の順となっている場合、文書２と文書３の削除を行うときにＤＶＤ媒体の反転処理が必要となり、文書４の削除を行うときにＤＶＤ媒体の入れ替え処理が必要となり、文書５の削除を行うときにはＤＶＤ媒体の反転処理とＤＶＤ媒体の入れ替え処理が必要となる。
そして、ＤＶＤライブラリ装置におけるＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理の頻度が高い場合、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理に時間がかかり、文書データの削除に要する時間が増大するという問題点があった。
本発明は、前記従来技術の問題点を解決するためになされたものであり、本発明の目的は、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理を最小限必要な回数で文書を削減することが可能な文書管理システムにおける文書削除方法を提供することにある。
本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本明細書の記述及び添付図面によって明らかにする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、下記の通りである。
前述の目的を達成するために、本発明は、複数のＤＶＤ媒体の両面にわたって情報を記録できるＤＶＤライブラリ装置を文書データの保管場所として利用する文書管理システムにおける文書削除方法であって、ＤＶＤ媒体の１枚目、２枚目というＤＶＤ媒体番号と、表、裏というＤＶＤ面情報からなるＤＶＤ媒体位置情報を、文書管理システムのデータベースに保管する文書情報の一部として保持し、前記文書管理システムに登録した文書を削除する場合に、削除対象の文書情報の一覧を求めた後、ＤＶＤ媒体位置情報を昇順に並べ替えることにより、文書データの削除処理におけるＤＶＤ媒体の表、裏を反転する処理と、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理の回数を削減することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００５】
本願において開示される発明のうち代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、下記の通りである。
本発明の文書管理システムにおける文書削除方法によれば、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理を最小限必要な回数で文書を削減することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００６】
以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する。
なお、実施例を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。
図１は、ＤＶＤライブラリ装置の概略構成を示すブロック図である。
同図において、１０１はＤＶＤ媒体の投入口、１０２はＤＶＤ媒体を読み書きするためのヘッド、１０３はＤＶＤライブラリ装置を稼動させるための電源、１０４は投入口から投入されたＤＶＤ媒体を格納する格納庫、１０５は媒体格納庫からヘッドにＤＶＤ媒体を搬送する搬送機構、１０６はＤＶＤ媒体を反転させるための反転機構を示す。
まず、従来の文書情報のデータフォーマットについて説明する。
従来の文書情報のデータフォーマットは、例えば、図４に示すように、文書名２０１、契約日２０２、契約金額２０３、作成者２０４、作成日２０５、文書位置情報２０６という情報を格納していた。
【０００７】
次に、従来の方法で、ＤＶＤライブラリ中の文書を削除する場合の処理内容を、図５を用いて説明する。なお、図５は、従来の文書削除方法を説明するための処理手順を示すフローチャートである。
従来の文書管理システムが管理する文書の情報は、図４に示すデータフォーマットが複数集まったものである。
まず、データベースから削除しようとする文書を検索し（ステップ３０１）、削除する文書の一覧情報を図４のデータフォーマットで取得する（ステップ３０２）。
ステップ３０２の処理で取得した削除文書一覧の情報を順に参照し、削除の対象となった文書情報を全て削除するまで、図４の文書位置情報２０６で示す文書を１つずつ削除する（ステップ３０３，ステップ３０４）。
【０００８】
ここで、図４の文書位置情報２０６で示す文書が、文書１と文書３が１枚目のＤＶＤ媒体の表面、文書２と文書５が１枚目のＤＶＤ媒体の裏面、文書４が２枚目のＤＶＤ媒体の表面に保管されている場合、削除する文書の一覧情報が文書１、文書２、文書３、文書４、文書５の順となっていると、文書２と文書３の削除を行うときにＤＶＤ媒体の反転処理が必要となり、文書４の削除を行うときにＤＶＤ媒体の入れ替え処理が必要となり、文書５の削除を行うときにＤＶＤ媒体の反転処理とＤＶＤ媒体の入れ替え処理が必要となる。
ＤＶＤ媒体の反転処理は、図１のヘッド１０２に搬送されているＤＶＤ媒体を搬送機構１０５を経由して反転機構１０６に移動し、反転機構１０６によりＤＶＤ媒体を反転させ、搬送機構１０５を経由してヘッド１０２に反転したＤＶＤ媒体を移動させることで完了する。
また、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理は、使い終わったＤＶＤ媒体を図４のヘッド１０２から搬送機構１０５を経由して、格納庫１０４に移動させ、使用するＤＶＤ媒体を格納庫１０４から搬送機構１０５を経由してヘッド１０２に移動することにより完了する。
そのため、ＤＶＤライブラリ装置における、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理の頻度が高い場合、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理や反転処理に時間がかかり、文書データの削除に要する時間が増大することになる。
【０００９】
本発明の実施例の文書管理システムにおける文書削除方法では、文書情報のデータフォーマットとして、図２に示すＤＶＤ媒体位置情報有りの文書情報のデータフォーマットを用いる。
図２において、４０１は文書名、４０２は契約日、４０３は契約金額、４０４は作成者、４０５は作成日、４０６は文書データを参照するための文書位置情報、４０７はＤＶＤ媒体の位置を表すＤＶＤ媒体番号、４０８はＤＶＤ媒体の表・裏を表すＤＶＤ面番号を示す。ＤＶＤ番号４０７には、ＤＶＤ媒体ごとに一意に割り当てられた番号が格納される。
次に、本実施例で、ＤＶＤライブラリ中の文書を削除する場合の処理内容を、図３を用いて説明する。なお、図３は、本発明の実施例の文書削除方法を説明するための処理手順を示すフローチャートである。
本実施例において、文書管理システムに登録された文書を削除する場合、データベースから削除しようとする文書を検索し（ステップ５０１）、削除する文書の一覧情報を取得する（ステップ５０２）。
次に、ＤＶＤ番号とＤＶＤ面番号が昇順となるように並び替えを行う（ステップ５０３）。
次に、ステップ５０３で並べ替えた削除文書一覧の情報を順に参照し、削除の対象となった文書情報を全て削除するまで、文書を１つずつ削除する（ステップ５０４，ステップ５０５）。
【００１０】
本実施例でも、ステップ５０５において、図２の文書位置情報４０６を順に参照し、ＤＶＤライブラリ装置から文書を削除するが、ＤＶＤ番号とＤＶＤ面番号が昇順に並んでいるため、ＤＶＤ媒体の反転処理、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理を最小限の回数に抑えることが可能となる。
例えば、図４の文書位置情報４０６で示す文書が、文書１と文書３が１枚目のＤＶＤ媒体の表面、文書２と文書５が１枚目のＤＶＤ媒体の裏面、文書４が２枚目のＤＶＤ媒体の表面に保管されている場合、削除する文書の一覧情報が文書１、文書２、文書３、文書４、文書５の順となっているときに、本実施例では、図３のステップ５０３の並べ替え処理により、文書１、文書３、文書２、文書５、文書４となる。
これにより、ＤＶＤ媒体の反転処理は、文書２と文書４の削除を行うときの２回で済み、また、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理は、文書４の削除を行うときの１回で済む。
このように、従来の方法では、ＤＶＤ媒体の反転処理が３回、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理が２回必要であったが、本実施例では、ＤＶＤ媒体の反転処理を２回、ＤＶＤ媒体の入れ替え処理を１回に削減することが可能となる。
以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】ＤＶＤライブラリ装置の概略構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施例の文書情報のデータフォーマットを説明する図である。
【図３】本発明の実施例の文書削除方法を説明するための処理手順を示すフローチャートである。
【図４】従来の文書情報のデータフォーマットを説明する図である。
【図５】従来の文書削除方法を説明するための処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００１２】
１０１  ＤＶＤ媒体の投入口
１０２  ヘッド
１０３  電源
１０４  格納庫
１０５  搬送機構
１０６  反転機構
２０１，４０１  文書名
２０２，４０２  契約日
２０３，４０３  契約金額
２０４，４０４  作成者
２０５，４０５  作成日
２０６，４０６  文書位置情報
４０７  ＤＶＤ媒体番号
４０８  ＤＶＤ面番号
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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