(57)【要約】【課題】  機密情報が記述された機密文書が出力されようとしていることを確実に検知して、その出力処理を制御できるようにすることで、機密情報の漏洩防止を図る。【解決手段】  文書出力制御装置１は、制限情報保持手段１２に、文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力条件を設定した制限情報を保持しており、判定手段１４で、文書出力装置に入力される出力対象の文書が出力制限された文書要素を含むか否かを制限情報を参照して判定し、出力制御手段１５が、判定手段１４により出力対象文書が出力制限された文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力条件に従って複合機３による出力対象文書の出力処理を制御する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書出力装置による文書の出力処理を制御する文書出力制御装置において、
文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持する制限情報保持手段と、
前記文書出力装置に入力される出力対象の文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定する判定手段と、
前記判定手段により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って前記文書出力装置による出力対象文書の出力処理を制御する出力制御手段と、
を備えたことを特徴とする文書出力制御装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書出力制御装置において、
管理者から指定された文書に含まれている文書要素を特定する特定手段と、
前記特定された文書要素と前記管理者による設定入力に応じた出力処理条件とを対応付けた制限情報を前記制限情報保持手段に保持させる制限情報設定手段と、
を備えたことを特徴とする文書出力制御装置。
【請求項３】
文書出力装置と、文書出力指示装置と、文書出力制御装置と、を具備する文書出力制御システムにおいて、
前記文書出力装置が、文書の出力処理を制御する文書出力情報を前記文書出力制御装置から受信する出力側通信手段と、文書出力情報に従って文書の出力処理を行う出力手段と、を備え、
前記文書出力指示装置が、出力対象の文書の指定を受け付ける出力指示手段と、出力対象文書を前記文書出力制御装置に送信する指示側通信手段と、を備え、
前記文書出力制御装置が、文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持する制限情報保持手段と、前記文書出力指示装置からの出力対象文書の受信と前記文書出力装置への文書出力情報の送信とを行う制御側通信手段と、受信した出力対象文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定する判定手段と、前記判定手段により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って出力対象文書に係る文書出力情報の生成を制御する出力制御手段と、
を備えたことを特徴とする文書出力制御システム。
【請求項４】
文書出力装置による文書の出力処理を制御する文書出力制御装置をコンピュータに構成するプログラムにおいて、
文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持する制限情報保持機能と、
前記文書出力装置に入力される出力対象の文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定する判定機能と、
前記判定機能により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って前記文書出力装置による出力対象文書の出力処理を制御する出力制御機能と、
をコンピュータに実行させることにより構成する文書出力制御プログラム。
【請求項５】
文書出力装置による文書の出力処理を制御する文書出力制御装置により実施される方法において、
前記文書出力制御装置は、制限情報保持手段と、判定手段と、出力制御手段とを備え、
前記制限情報保持手段に、文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持しており、
前記判定手段が、前記文書出力装置に入力される出力対象の文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定し、
前記出力制御手段が、前記判定手段により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って前記文書出力装置による出力対象文書の出力処理を制御することを特徴とする文書出力制御方法。
【請求項６】
文書の出力処理を制御する文書出力情報に従って当該文書の出力処理を行う文書出力装置と、文書出力情報を前記文書出力装置に送信して文書の出力処理を制御する文書出力制御装置と、出力対象の文書の指定を受け付けて前記文書出力制御装置に送信する文書出力指示装置と、を具備する文書出力制御システムにより実施される方法において、
前記文書出力制御装置は、文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持する制限情報保持手段と、前記文書出力指示装置からの出力対象文書の受信と前記文書出力装置への文書出力情報の送信とを行う制御側通信手段と、を備えるとともに、判定手段と、出力制御手段と、を備えており、
前記判定手段が、前記文書出力指示装置から受信した出力対象文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定し、
前記出力制御手段が、前記判定手段により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って出力対象文書に係る文書出力情報の生成を制御することを特徴とする文書出力制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書出力装置による文書の出力処理を制御する技術に関し、特に、出力が制限された文書要素を含む文書の出力処理を制御する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータを利用して作成された文書は、プリンタにより紙媒体に印刷して報告資料として用いたり、印刷文書を複写機によりコピーして会議資料として用いたりといったように、業務への利用状況に応じて紙等の表示媒体に出力されて用いられている。
【０００３】
ここで、文書の印刷に関して種々の発明が提案されている。
例えば、印刷を実行する度にその印刷ジョブの履歴情報とともにプリンタドライバが生成したＰＤＬオブジェクトデータを保存しておき、ユーザが印刷履歴一覧から印刷ジョブを指定すると、保存しておいたＰＤＬオブジェクトデータをプリントスプーラに転送して印刷させることで、過去に印刷したことのあるデータを簡単に再印刷できるようにした発明が提案されている（特許文献１参照。）。
【０００４】
また、例えば、サーバ装置が、クライアント装置からの印刷指示毎に、当該印刷に係る印刷データ（或いは中間データ）に対応付けて当該印刷に係る情報（日付、出力者など）を蓄積しておくことで、情報の漏洩が起こった際にその漏洩元を追跡できるようにした発明が提案されている（特許文献２、特許文献３参照。）。
【０００５】
また、例えば、画像処理を要求したユーザと、当該画像処理に係る画像データ中の文字と、当該画像処理に係る画像データの少なくとも一部分とを互いに関連付けて記憶させておくことで、情報の不正使用を監視する管理者の監視負担を軽減させる発明が提案されている（特許文献４参照。）。
【特許文献１】特開２００３−３３０６３８号公報
【特許文献２】特開２００３−３３０６７７号公報
【特許文献３】特開２００４−１１８２４３号公報
【特許文献４】特開２００４−２４０６５８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来、各企業が業務を営むにあたり、保有している機密情報を如何にして秘匿するかが課題となっている。これは、例えば、新製品に関する情報が漏洩して他社に模倣されることで利益獲得の機会を喪失したり、顧客の個人情報が漏洩して企業の社会的信用を喪失したりといったように、機密情報の漏洩が企業活動に重大な影響を及ぼすこととなるためである。
【０００７】
そこで、機密情報の漏洩防止を図るために、例えば、機密情報が記述された機密文書の出力（印刷やコピー等）を許可するユーザを各機密文書毎に登録しておき、登録されていない他のユーザにより機密文書の出力を禁止することで当該文書中の機密情報が漏洩することを防止する方法が考えられる。
しかしながら、この方法によると、機密文書が多量にある場合には全ての機密文書について上記登録を行う必要があり、管理者による登録作業の負担が過大となる他、登録漏れによる情報漏洩の危険性を解消できないという問題がある。
【０００８】
本発明は、上記従来の事情に鑑みなされたものであり、機密情報が記述された機密文書が出力されようとしていることを確実に検知して、その出力処理を制御できるようにすることで、機密情報の漏洩防止を図ることを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、文書出力装置による文書の出力処理を制御する文書出力制御装置により実現される。
文書出力制御装置は、制限情報保持手段と、判定手段と、出力制御手段とを備え、制限情報保持手段に、文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持しており、判定手段が、文書出力装置に入力される出力対象の文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定し、出力制御手段が、判定手段により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って文書出力装置による出力対象文書の出力処理を制御する。
【００１０】
本発明では、文書要素を、機密文書を特定するためのキーワードとして用いており、出力制限すべき文書要素が含まれている文書を機密文書とみなしている。文書要素としては、文書を構成する各構成部分を用いることができ、例えば、タイトル、本文、文中の単語、写真、イラスト、図形などを用いることができる。
【００１１】
すなわち、本発明は、出力を制限すべく設定された文書要素（例えば、新商品の名称）が含まれている文書には、その文書要素に関する機密情報が記述されていることに着目しており、そのような文書を機密文書とみなして出力処理を制御している。
したがって、所定の文書要素に関する機密情報が記載された機密文書が、文書出力装置により出力処理されようとしていることを、確実に検出してその出力処理を制御できる。
【００１２】
出力処理条件としては、機密文書とみなされる文書の出力に関する処理を制御するための種々の条件を設定することができ、例えば、出力を許可するユーザを限定して他のユーザによる出力を排除させたり、文書に加工を施して出力（例えば「マル秘」スタンプ付き）させたり、桜紙等の一目して一般用紙と区別できる用紙に出力させたり、出力後に管理者へ通知させたり、出力したユーザの情報を蓄積させたりすることができる。
また、本発明における出力処理は、文書を紙や電子ペーパ等の表示媒体へ印刷する印刷出力に限られず、文書が印刷された紙等をスキャナ読み取りして別の紙へコピーする複写出力や、スキャナ読み取りした文書のＦＡＸ出力等の他の態様による出力処理も対象としている。
【００１３】
また、本発明の文書出力制御装置は、管理者から指定された文書に含まれている文書要素を特定する特定手段と、特定された文書要素と管理者による設定入力に応じた出力処理条件とを対応付けた制限情報を制限情報保持手段に保持させる制限情報設定手段と、を更に備えることが好ましく、これら手段を備えることにより、管理者は所定の機密文書に基づいて制限情報を設定できるため、設定作業を容易に行えるようになる。
【００１４】
本発明は、上記の文書出力制御装置によって実現されるほか、文書出力制御装置をコンピュータに構成するプログラム、文書出力制御装置により実施される方法、といった態様によっても実現できる。
【００１５】
また、本発明は、文書の出力処理を制御する文書出力情報に従って当該文書の出力処理を行う文書出力装置と、文書出力情報を前記文書出力装置に送信して文書の出力処理を制御する文書出力制御装置と、出力対象の文書の指定を受け付けて前記文書出力制御装置に送信する文書出力指示装置と、を具備する文書出力制御システム、および文書出力制御システムにより実施される方法としても実現できる。
【００１６】
すなわち、文書出力制御装置は、文書の構成部分である文書要素に対応付けて文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持する制限情報保持手段と、文書出力指示装置からの出力対象文書の受信と文書出力装置への文書出力情報の送信とを行う制御側通信手段と、を備えるとともに、判定手段と、出力制御手段と、を備えている。そして、判定手段が、文書出力指示装置から受信した出力対象文書が前記文書要素を含むか否かを前記制限情報を参照して判定し、出力制御手段が、判定手段により出力対象文書が前記文書要素を含むと判定された場合に、当該文書要素に対応する出力処理条件に従って出力対象文書に係る文書出力情報の生成を制御する。
【００１７】
出力制御手段は、出力処理条件に基づいて、文書出力情報を生成するか否か、生成する際の文書出力情報の内容（文書出力装置での出力処理に対する制御方法）等の文書出力情報の生成処理全般を制御している。
具体的には、例えば、出力処理条件として出力を許可するユーザが限定されている場合は、他のユーザから出力指示されたときは、文書出力情報の生成自体を取り止めることにより文書出力装置による出力処理を停止する。
また、例えば、出力処理条件として文書に対する加工の施し方が規定されている場合は、出力対象文書に当該加工を施した態様として文書出力情報を生成したり、或いは、出力対象文書と加工を施すための情報とを含めて文書出力情報を生成して、文書出力装置により加工を施させて出力させる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によると、出力を制限すべく設定された文書要素を含む文書を機密文書とみなして、当該文書要素に対応付けられた出力処理条件に従ってその出力処理を制御するようにしたため、当該文書要素に関連する機密情報が記載された機密文書が出力されようとしていることを確実に検知してその出力処理を制御でき、機密情報の漏洩防止を網羅的に行うことができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
本発明を一実施例に基づいて具体的に説明する。
図１には、本発明に係る文書出力制御システムの構成が示してあり、文書の出力処理を制御する文書出力制御装置１、ユーザ操作に基づいて文書の出力指示を行うクライアントＰＣ３（文書出力指示装置）、プリント・コピー・スキャン・ＦＡＸ等の機能を複合的に備えた複合機４（文書出力指示装置および文書出力装置）が、ネットワーク２を介して接続されている。
【００２０】
クライアントＰＣ３は、ネットワーク２を介して他の装置と通信する通信手段３１、文書データを保持する文書保持手段３２、ユーザにより指定された文書データに基づく文書画像データを生成して出力処理を指示する出力指示手段３３、を備えている。
なお、出力指示手段３３は、文書保持手段３２の保持する文書データの指定をユーザから受け付けて出力指示するほか、ネットワーク２に接続された他の文書管理装置が保持する文書データの指定をユーザから受け付けて出力指示することもできる。
【００２１】
複合機４は、ネットワーク２を介して他の装置と通信する通信手段４１、紙媒体に印刷出力された文書をスキャナ読み取りして文書画像データを生成するスキャン手段４２、スキャナ読み取りした文書画像データの出力処理を指示する出力指示手段４３、文書画像データを受け取って紙媒体への出力処理を行う出力手段４４、を備えている。
【００２２】
本例のシステムでは、クライアントＰＣ３の出力指示手段３３及び複合機４の出力指示手段４３は、出力対象の文書画像データを文書出力制御装置１に送信しており、複合機４の出力手段４４は、文書出力制御装置１による制御下で当該文書画像データに基づく出力処理を行っている。
【００２３】
文書出力制御装置１は、ネットワーク２を介して他の装置と通信する通信手段１１、制限情報を保持する制限情報保持手段１２、出力対象の文書画像データに含まれる文書要素を特定する特定手段１３、特定された文書要素が出力制限されているかを判定する判定手段１４、出力手段４４による出力処理を制御する出力制御手段１５、出力手段４４による出力結果を出力ログとして蓄積する出力ログ保持手段１６、出力ログを集計して分析する集計手段１７、管理者による制限情報の設定を受け付ける設定手段１８、を備えている。
なお、本例の文書出力制御装置１が備える制限情報保持手段１２、特定手段１３、判定手段１４、出力制御手段１５、設定手段１８等の各機能手段は、本発明に係るプログラムをコンピュータに実行させることにより構成されている。
【００２４】
制限情報保持手段１２は、文書要素に対応付けて当該文書要素を含む文書を出力するための出力処理条件を設定した制限情報を保持している。
文書要素は文書を構成する各構成部分であり、図２に示すように、例えば、文書のタイトル（ａ）、文書の本文（ｂ）、これらに含まれている単語（ｃ）等の文字情報と、例えば、写真（ｄ）やイラスト、図形等の非文字（画像）情報とに分類でき、文字情報と非文字情報とでは判定手段１４による判定手法が異なるため、それぞれを別にして制限情報を設定することが望ましい。
本例の制限情報保持手段１２に保持する制限情報は、そのデータ構成を図３に示すように、出力を制限する文書要素を「文字情報」と「非文字情報」とに分けて設定しており、その他に、制限情報を識別する「ＩＤ」、出力制限された文書要素を含む文書の出力を許可する「出力許可ユーザ」、当該文書を出力する際の出力処理の制御方法を規定した「出力条件」等が設定してある。この、出力許可ユーザ及び出力条件が本発明に係る出力処理条件として用いられる。
【００２５】
判定手段１４は、出力対象の文書画像データ中に制限情報に設定された文書要素（文字／非文字情報）が含まれているかを判定する。なお、文書画像データ中の文字／非文字情報は、予め特定手段１３により公知の文字認識等の手法により特定されており、判定手段１４は、制限情報中の文字情報が文書画像データ中の文字情報に含まれているかを公知の文字列検索の手法を用いて判定し、制限情報中の非文字情報が文書データ中の非文字情報に含まれているかを公知の類似画像検索の手法を用いて判定している。そして、制限情報に設定された出力制限すべき文書要素（文字／非文字情報）が文書画像データ中に含まれている場合には、出力対象文書は機密情報が記載された機密文書とみなされて、その出力処理が出力制御手段１５により制御される。
【００２６】
出力制御手段１５は、判定手段１４での判定結果に応じて出力手段４４による出力処理を制御する。
出力対象の文書画像データ中に出力制限すべき文書要素（文字／非文字情報）が含まれていると判定された場合は、当該文書要素に対応付けられている出力処理条件に従って出力処理を制御するための文書出力情報を生成して出力対象の文書画像データとともに複合機４に送信し、出力対象文書の出力処理を制御する。
また、出力対象の文書画像データ中に出力制限すべき文書要素が含まれていないと判定された場合は、出力対象の文書画像データを複合機４に送信して出力処理させる。
【００２７】
本例の制限情報には、図３を用いて説明したように、出力許可ユーザ及び出力条件が出力処理条件として設定されており、出力制御手段１５は、印刷指示を行ったユーザが出力許可ユーザである場合のみ出力処理を続行し、その出力処理は出力条件の内容に従って行われる。
【００２８】
例えば、出力条件として、機密文書とみなされた文書に対する加工の施し方（例えば、「マル秘」スタンプを付加、出力制限すべき文書要素部分の塗り潰し）が設定されている場合には、その設定内容に応じた加工を施した態様で出力させる。
また、例えば、出力条件として、機密文書とみなされた文書が出力される出力媒体（例えば、桜紙等の一目して一般用紙と区別できる用紙）が設定されている場合には、当該出力媒体に出力させる。
また、例えば、出力条件として、機密文書とみなされた文書が出力されたことを通知する先を示す情報（例えば、管理者のメールアドレス）が設定されている場合には、文書が出力される毎に上記通知先に対して通知させる。
また、例えば、出力条件として、機密文書とみなされた文書を出力したユーザ情報の蓄積先が設定されている場合には、文書が出力される毎にその出力をしたユーザ情報を設定先に蓄積させる。
また、上記例示した方法に限らず、情報漏洩を抑止可能な種々の方法により、出力処理を制御させることができる。
【００２９】
出力ログ保持手段１６は、出力対象文書の出力結果を出力ログとして蓄積している。
出力ログは、そのデータ構成を図４に示すように、出力ログを識別する「出力ログＩＤ」、出力指示したユーザを識別する「ユーザＩＤ」、出力対象文書中の文字情報を記録したデータファイルの格納先を示す「文字情報」、出力対象文書中の非文字情報を記録したデータファイルの格納先を示す「非文字情報」、出力対象文書の縮小画像を記録したデータファイルの格納先を示す「文書情報」、複合機４の出力手段４４による出力処理に応じて複合機４により生成されるデバイスログの格納先を示す「デバイスログＩＤ」等から構成されている。
【００３０】
集計手段１７は、出力ログ保持手段１６の出力ログを集計して文書の出力状況を分析する。例えば、或る単語（新商品の名称等）を含んだ文書が出力されたか否かを出力ログの「文字情報」に対応するデータファイルに基づいて確認できる。また、出力文書の内容を確認したい場合には、出力ログの「文書情報」に対応するデータファイルを参照することで行える。このように、文書の出力状況を事後的に確認できるで、機密情報の漏洩元を追跡するために役立てることができる。
【００３１】
設定手段１８は、管理者からの操作入力に基づいて制限情報を生成して制限情報保持手段１２に保持させる。管理者は、文書出力制御装置１に設けられた操作部（図示せず）を用いて制限情報を設定したり、クライアントＰＣに設けられた操作部（図示せず）からリモート操作により制限情報を設定することができる。
また、管理者は、文書を指定して当該文書中に含まれる文書要素（文字／非文字情報）を特定手段１３に特定させて、当該特定された中から文書要素を選択して出力制限すべき文書要素として用いることができ、制限情報の設定を簡易に行うことができる。
【００３２】
次に、本例のシステムによる印刷出力の処理動作を図５を用いて説明する。
クライアントＰＣ３は、ユーザから出力対象の文書が指定されて印刷指示されると、出力指示手段３３が、該当する文書データを文書データ保持手段３２から取得し、文書画像データを生成してユーザＩＤとともに文書出力制御装置１（サーバ）に送信する（ステップＳ１０）。なお、本例では、ユーザＩＤはクライアントＰＣ３毎に予め設定されているが、他の方法により取得するようにしてもよい。
【００３３】
文書出力制御装置１は、受信した出力対象の文書画像データ（ＰＤＬデータ）から特定手段１３により文字情報と非文字情報とを特定し（ステップＳ１１）、判定手段１４が、当該特定した文字／非文字情報と制限情報の文字／非文字情報とを比較し（ステップＳ１２）、出力対象の文書画像データが出力制限すべき文字／非文字情報を含む機密文書（制限文書）か否かを判定する（ステップＳ１３）。
【００３４】
出力対象の文書が制限文書でないと判定された場合（ステップＳ１３：Ｙｅｓ）には、出力制御手段１５が出力対象の文書画像データを複合機４（デバイス）へ送信し（ステップＳ１４）、複合機４の出力手段４４が受信した文書画像データに基づいて印刷出力を実行し、実行結果のログ情報を文書出力制御装置１に送信する（ステップＳ１５）。
文書出力制御装置１は、出力対象の文書画像データの文字／非文字情報や複合機４から受信したログ情報等を用いて出力ログを生成し、出力ログ保持手段１６に蓄積保持させる（ステップＳ２２）。
【００３５】
ステップＳ１３において、出力対象の文書が制限文書と判定された場合（ステップＳ１３：Ｎｏ）には、出力制御手段１５は、受信したユーザＩＤと制限情報に設定されている出力許可ユーザとを比較して、印刷指示したユーザによる出力が許可されているか否かを判定する（ステップＳ１６）。
【００３６】
印刷指示したユーザに出力が許可されている場合（ステップＳ１６：Ｙｅｓ）には、出力制御手段１５は、制限情報の出力条件に基づいて文書出力情報を生成し、出力対象の文書画像データとともに複合機４に送信する（ステップＳ１７）。なお、本例では、出力条件として、「マル秘」スタンプを付加して文書を出力すること、及び、出力後に管理者へメール通知することが設定されている。
【００３７】
複合機４の出力手段４４は、受信した文書出力情報に従って、出力文書の画像に「マル秘」スタンプを付加した画像の印刷出力を実行し、実行結果のログ情報を文書出力制御装置１に送信する（ステップＳ１８）。また、印刷が成功した場合には、制限文書を印刷出力した旨を管理者へメール通知する（ステップＳ１９、ステップＳ２０）。その後、文書出力制御装置１は、出力ログを生成して出力ログ保持手段１６に蓄積する（ステップＳ２２）。
【００３８】
また、ステップＳ１６において、印刷指示したユーザに出力が許可されていない場合（ステップＳ１６：Ｎｏ）は、出力制御手段１５は、クライアントＰＣ３に対して出力禁止文書であることを通知して、印刷処理を中止したことを知らせる（ステップＳ２１）。その後、出力ログを生成して出力ログ保持手段１６に蓄積する（ステップＳ２２）。
【００３９】
次に、本例のシステムによるコピー出力の処理動作を図６を用いて説明する。
複合機４は、ユーザから出力対象の文書が与えられてコピー指示されると（ステップＳ３０）、スキャン手段４２が当該文書を読み取って文書画像データを生成し、出力指示手段４３が、当該文書画像データをユーザＩＤとともに文書出力制御装置１（サーバ）に送信する（ステップＳ３１）。なお、本例では、ユーザＩＤはコピー指示の際のユーザ入力により取得しているが、他の方法により取得するようにしてもよい。
【００４０】
文書出力制御装置１は、受信した出力対象の文書画像データから特定手段１３により文字情報と非文字情報とを特定し（ステップＳ３２）、判定手段１４が、当該特定した文字／非文字情報と制限情報の文字／非文字情報とを比較し（ステップＳ３３）、出力対象の文書データが出力制限すべき文字／非文字情報を含む機密文書（制限文書）か否かを判定する（ステップＳ３４）。
【００４１】
出力対象の文書が制限文書でないと判定された場合（ステップＳ３４：Ｙｅｓ）には、出力制御手段１５がコピー開始指示を複合機４（デバイス）へ送信し（ステップＳ３５）、複合機４の出力手段４４がスキャナ読み取りされた文書画像データに基づいてコピー出力を実行し、実行結果のログ情報を文書出力制御装置１に送信する（ステップＳ３６）。
文書出力制御装置１は、出力対象の文書データの文字／非文字情報や複合機４から受信したログ情報等を用いて出力ログを生成し、出力ログ保持手段１６に蓄積する（ステップＳ４３）。
【００４２】
ステップＳ３４において、出力対象の文書が制限文書と判定された場合（ステップＳ３４：Ｎｏ）には、出力制御手段１５は、受信したユーザＩＤと制限情報に設定されている出力許可ユーザとを比較して、コピー指示したユーザによる出力が許可されているか否かを判定する（ステップＳ３７）。
【００４３】
コピー指示したユーザに出力が許可されている場合（ステップＳ３７：Ｙｅｓ）には、出力制御手段１５は、制限情報の出力条件に基づいて文書出力情報を生成し、コピー開始指示とともに複合機４に送信する（ステップＳ３８）。なお、本例では、出力条件として、出力画像に「マル秘」スタンプを付加すること、及び、出力後に管理者へメール通知することが設定されている。
【００４４】
複合機４の出力手段４４は、受信した文書出力情報に従って、スキャナ読み取りした文書画像に「マル秘」スタンプを付加した画像のコピー出力を実行し、実行結果のログ情報を文書出力制御装置１に送信する（ステップＳ３９）。また、コピーが成功した場合には、制限文書をコピー出力した旨を管理者へメール通知する（ステップＳ４０、ステップＳ４１）。その後、文書出力制御装置１は、出力ログを生成して出力ログ保持手段１６に蓄積する（ステップＳ４３）。
【００４５】
また、ステップＳ３７において、コピー指示したユーザに出力が許可されていない場合（ステップＳ４２：Ｎｏ）は、出力制御手段１５は、複合機４に対して出力禁止文書であることを通知して、コピー処理を中止させる（ステップＳ４３）。その後、出力ログを生成して出力ログ保持手段１６に蓄積する（ステップＳ４３）。
【００４６】
このように、本発明によると、出力制限すべき文書要素に対応付けて出力許可ユーザや出力処理条件を設定してしているため、当該文書要素を含む文書の出力処理を一律に制御することができる。したがって、出力制限すべき文書要素に関連して記載された機密情報の漏洩を網羅的に防止できるようになる。
【００４７】
なお、本例では、複合機３とは別体に設けられた文書出力制御装置１により文書出力処理の制御を行っているが、文書出力制御装置１と複合機３とを一体に構成するようにしてもよい。このとき、複数の複合機３が設けられている場合には、それぞれの複合機３の有する制限情報が同一となるように同期処理を行うことが望ましい。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の一実施例に係る文書出力制御システムの構成を示す図である。
【図２】文書を構成する文書要素を説明する図である。
【図３】本発明の一実施例に係る制限情報を示す図である。
【図４】本発明の一実施例に係る出力ログを示す図である。
【図５】本発明の一実施例に係る印刷処理の動作を説明する図である。
【図６】本発明の一実施例に係るコピー処理の動作を説明する図である。
【符号の説明】
【００４９】
１２：制限情報保持手段、  １３：特定手段、
１４：判定手段、  １５：出力制御手段、
１６：出力ログ保持手段、  １７：集計手段、
１８：設定手段、  ３３、４３：出力指示手段、
４４：出力手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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