(57)【要約】  【課題】  本発明は、通話通信に関連性を有したデータを分類して管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。  【解決手段】  公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能であって、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記外部装置の対話通信手段による通話の開始と終了により特定される期間と、前記利用データの利用を開始した時間、及び、その利用が終了した時間により特定される期間に重複する期間が存在したとき、利用データを、対話通信手段による通話に、関連するものとして関連を付与するものである。【選択図】        図１３
2007036578.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、
前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、
前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、
を含む情報管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、
前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、
前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、
前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた第３期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
を備え、
前記外部装置は、
前記対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間を提供する提供手段と、を備えている
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記関連付与手段は、
前記第２期間が、前記第１期間中、又は、前記第１所定期間中、又は、前記第３期間の前もしくは後の何れかに含まれるか、及び、利用データに対して行われた処理の種類、の少なくとも何れか一方を条件として、関連の度合いを付すことができることを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、
前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、
前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、
を含む情報管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、
前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、
前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、
前記第１期間に前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第４期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
を備え、
前記外部装置は、
前記対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間を提供する提供手段と、を備えている
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項４】
前記関連付与手段は、
前記第２期間が、前記第１期間中、又は、前記第２所定期間中、又は、前記第４期間の前もしくは後の何れかに含まれるか、及び、利用データに対して行われた処理の種類、の少なくとも何れか一方を条件として、関連の度合いを付すことができることを特徴とする、請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、
前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、
前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、
を含む情報管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、
前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、
前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、
前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第５期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
を備え、
前記外部装置は、
前記対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間を提供する提供手段と、を備えている
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項６】
前記関連付与手段は、
前記第２期間が、前記第１期間中、又は、前記第１所定期間中、又は、前記第２所定期間中、又は、前記第５期間の前もしくは後の何れかに含まれるか、及び、利用データに対して行われた処理の種類、の少なくとも何れか一方を条件として、関連の度合いを付すことができることを特徴とする、請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記対話通信手段による対話通信は、発呼による対話通信であることを特徴とする請求項３乃至請求項６の何れかに記載の情報管理システム。
【請求項８】
前記情報処理装置は、
情報を出力する出力手段と、
前記出力手段に前記情報を出力させる出力制御手段と、を備えるとともに、
前記出力制御手段は、前記関連付与手段により関連付けを付与された、前記処理と、前記利用データを特定する前記利用データ特定情報と、を前記出力手段に出力する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項７の何れかに記載の情報管理システム。
【請求項９】
公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段と、前記対話通信手段により対話した期間である第１期間を提供する提供手段と、を備えた外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、
前記第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、
前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、
前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、
前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第５期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備える
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項１０】
公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段と、前記対話通信手段により対話した期間である第１期間を提供する提供手段と、を備えた外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能なコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記第１期間を検出する第１検出手段と、
前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、
前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、
前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、
前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、
前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第５期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理対象である複数の情報又はデータを管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に係るプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、パーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」又は「ＰＣ」という。）が普及し、個人的に又は仕事上、広く利用されている。例えば、パソコンは、情報の入力元となる外部装置、又は、パソコンからの指令に基づいた指令を実行する外部装置に、各々通信可能な状態で接続され、利用されている。具体的には、パソコンには、これら外部装置から多くのデータが送信されるとともに、この情報が利用・管理されている一方、管理された情報に基づいた処理が外部装置に対してなされている。なお、このような各処理に応じた外部装置を複数台設置困難な環境においては、複数の機能を実行可能な手段を複数備えた、いわゆる複合機とパソコンが接続され、利用されている。
【０００３】
このように、パソコンと外部装置は、多くの情報が、外部装置の動作に関連して相互に送受信された上で、これら多くの情報がパソコンによって管理されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
そして、従来、上記のとおり多くのデータを管理しなければならないパソコンにおいて、管理対象であるデータを利用した作業効率を向上させるため、データ相互の関連付けを行う技術が提案されている。
【０００５】
例えば、データの記録時、記録するデータに関連したデータを関連付けるため、関連付ける条件の指示を求めるメッセージを表示させ、利用者がその表示に応じて指示することにより関連付けることが可能な情報管理システムがある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−３２０８５号公報
【特許文献２】特開２０００−３１５２０３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記従来の複合機とパソコンが接続され構築されたシステムに、公知の情報管理システムを適用しただけでは、データ相互の関連付けは可能であるが、外部装置が備える機能を利用した際に、同時に利用していたデータが、何れに記憶されているものであるかについては、外部装置を利用した利用者の記憶に頼るしかなかった。
【０００８】
すなわち、人の活動において、「数日前に行った作業」の際、換言すれば、自らの動作をキーとして、そのとき利用していたデータを、再度、利用したいと考えることがあるが、かかる場合、上記従来の情報管理システムでは、このような要求に応えることはできなかった。
【０００９】
本発明は、外部装置による処理に関連性を有したデータを分類して管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記従来の課題に鑑みなされた本発明は、公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能であって、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記外部装置の対話通信手段による通話の開始と終了により特定される期間と、前記利用データの利用を開始した時間、及び、その利用が終了した時間により特定される期間に重複する期間が存在したとき、利用データを、対話通信手段による通話に、関連するものとして関連を付与するものである。
【発明の効果】
【００１１】
本願の請求項１に係る発明によれば、対話通信装置による通話に関連性を有した情報を分類して管理可能な情報管理システムを得ることが可能で、この関連付けを利用した情報提供ができる。
【００１２】
請求項２に係る発明によれば、対話通信装置による対話に関連性を有したデータに、対話のどの期間に、どのような処理をしたかに応じて関連の度合いを付すことができる。
【００１３】
請求項３に係る発明によれば、対話通信装置による通話に関連性を有した情報を分類して管理可能な情報管理システムを得ることが可能で、この関連付けを利用した情報提供ができる。
【００１４】
請求項４に係る発明によれば、対話通信装置による対話に関連性を有したデータに、対話のどの期間に、どのような処理をしたかに応じて関連の度合いを付すことができる。
【００１５】
請求項５に係る発明によれば、対話通信装置による通話に関連性を有した情報を分類して管理可能な情報管理システムを得ることが可能で、この関連付けを利用した情報提供ができる。
【００１６】
請求項６に係る発明によれば、対話通信装置による対話に関連性を有したデータに、対話のどの期間に、どのような処理をしたかに応じて関連の度合いを付すことができる。
【００１７】
請求項７に係る発明によれば、対話通信装置による発呼通話前に処理していた情報は、通話に関連が強いものである可能性が高く、その情報と通話に関連付けることができる。
【００１８】
請求項８に係る発明によれば、対話通信装置による対話に関連性を有したデータを、情報管理システムの利用者に提供することができる。
【００１９】
請求項９に係る発明によれば、請求項５に係る情報管理システムを構築可能な情報処理装置を得ることができる。
【００２０】
請求項１０に係る発明によれば、請求項９に係る情報処理装置として動作可能なプログラムを得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
本願の請求項１に係る発明は、公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記情報処理装置は、前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた第３期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備え、前記外部装置は、前記対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間を提供する提供手段と、を備えていることを特徴とする情報管理システムである。
【００２２】
これにより、通話期間である第１期間に第１期間の終端から第１所定期間を加えた第３期間を設け、その第３期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。つまり、通話が終わった後の所定期間内に利用したデータを、通話に関連したデータとして認定できる時間を設けることができる。その結果、通話中はもちろんのこと、通話中に話題となった情報や、約束したスケジュール等、通話により必要となった情報の通話後の取り扱いも、通話に関連があるものとして関連を付与することができる。
【００２３】
なお、上記において、「第１期間の終端」は、オンフック時のみならず、所定時間、無音声通話が続いたときや、第１期間の始端から所定時間経過後としてもよい。つまり、任意の時間でよい。
【００２４】
請求項２に係る発明は、前記関連付与手段は、前記第２期間が、前記第１期間中、又は、前記第１所定期間中、又は、前記第３期間の前もしくは後の何れかに含まれるか、及び、利用データに対して行われた処理の種類、の少なくとも何れか一方を条件として、関連の度合いを付すことができることを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システムである。
【００２５】
これにより、利用データの処理を通話期間に対しいつ行ったか、また、どのような処理を行ったかにより、通話との関連度合いを付すことができる。
【００２６】
請求項３に係る発明は、公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記情報処理装置は、前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第４期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備え、前記外部装置は、前記対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間を提供する提供手段と、を備えていることを特徴とする情報管理システムである。
【００２７】
これにより、通話期間である第１期間に第１期間の始端から第１所定期間を遡及した期間を付加した期間である第４期間を設け、その第４期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。つまり、通話開始前所定期間内に利用したデータを、通話に関連した利用データとして認定できる時間を設けることができる。その結果、通話中はもちろんのこと、通話前に、通話の話題にしようと処理していた情報も、通話に関連があるものとして関連を付与することができる。
【００２８】
なお、上記において、「第１期間の始端」は、通話を開始した時間に限られず、通話先電話番号を入力時であっても、オフフック時であってもよく、通話に関する何れの動作が行われたときであればよい。つまり、任意の時間でよい。
【００２９】
請求項４に係る発明は、前記関連付与手段は、前記第２期間が、前記第１期間中、又は、前記第２所定期間中、又は、前記第４期間の前もしくは後の何れかに含まれるか、及び、利用データに対して行われた処理の種類、の少なくとも何れか一方を条件として、関連の度合いを付すことができることを特徴とする、請求項３に記載の文書管理システムである。
【００３０】
これにより、利用データの処理を通話期間に対しいつ行ったか、また、どのような処理を行ったかにより、通話との関連度合いを付すことができる。
【００３１】
請求項５に係る発明は、公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記情報処理装置は、前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第５期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備え、前記外部装置は、前記対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間を提供する提供手段と、を備えていることを特徴とする情報管理システムである。
【００３２】
これにより、通話期間である第１期間に第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、第１期間の始端から第２所定期間を遡及した期間を付加した期間である第５期間を設け、その第５期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。つまり、通話開始前後の所定期間内に利用したデータを、通話に関連した利用データとして認定できる時間を設けることができる。
【００３３】
なお、「第１期間の始端」と「第１期間の終端」は、上記請求項１及び請求項３の「第１期間の始端」と「第１期間の終端」と同様である。
【００３４】
請求項６に係る発明は、前記関連付与手段は、前記第２期間が、前記第１期間中、又は、前記第１所定期間中、又は、前記第２所定期間中、又は、前記第５期間の前もしくは後の何れかに含まれるか、及び、利用データに対して行われた処理の種類、の少なくとも何れか一方を条件として、関連の度合いを付すことができることを特徴とする、請求項５に記載の文書管理システムである。
【００３５】
これにより、利用データの処理を通話期間に対しいつ行ったか、また、どのような処理を行ったかにより、通話との関連度合いを付すことができる。
【００３６】
請求項７に係る発明は、前記対話通信手段による対話通信は、発呼による対話通信であることを特徴とする請求項３乃至請求項６の何れかに記載の情報管理システムである。
【００３７】
これにより、通話前に操作していた利用データについて、発呼通話した場合、その利用データと、通話を関連付けることができる。
【００３８】
請求項８に係る発明は、前記情報処理装置は、情報を出力する出力手段と、前記出力手段に前記情報を出力させる出力制御手段と、を備えるとともに、前記出力制御手段は、前記関連付与手段により関連付けを付与された、前記処理と、前記利用データを特定する前記利用データ特定情報と、を前記出力手段に出力することを特徴とする請求項１乃至請求項７の何れかに記載の情報管理システムである。
【００３９】
これにより、処理に関連する利用データを、報知することができる。
【００４０】
請求項９に係る発明は、公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段と、前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を提供する提供手段と、を備えた外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、前記第１期間を検出する第１検出手段と、記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第５期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。
【００４１】
これにより、通話期間中及びその前後の期間に、利用した利用データを、通話に関連するものとして関連付けを付与することができる。
【００４２】
請求項１０に係る発明は、公衆電話回線を介して、他の対話通信装置と対話通信が可能な対話通信手段と、前記対話通信手段により対話通信した期間である第１期間を提供する提供手段と、を備えた外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能なコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータを、前記第１期間を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間を記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する特定手段と、前記第２検出手段により検出した第２期間と、前記第２特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に前記第１期間の終端から第１所定期間を加えた期間に、さらに、前記第１期間の始端から第２所定期間遡及した期間を付加した期間である第５期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対話通信手段による対話通信に、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、して機能させるためのプログラムである。
【００４３】
これにより、通話期間中及びその前後の期間に、利用した利用データを、通話に関連するものとして関連付けを付与することができる。
【実施例】
【００４４】
（実施例１）
以下、本発明に係る具体的な情報管理システムについて、図面を用いて説明する。なお、本発明は以下に記載の構成に限定されるものではなく、同一の技術的思想において種々の構成を採用することが可能であることは云うまでもない。
【００４５】
（情報管理システムの構成）
図１は情報管理システムの構成を示す図である。図から明らかなとおり、この情報管理システム１は、情報の管理機能を備えた情報処理装置としてのパソコン１０と、各種機能を実現可能な外部装置としての複合機２０と、パソコン１０の管理対象である書籍３２、３４を認識する外部装置としての書籍センサー３０と、同じくパソコン１０の管理対象である紙をファイリングする文具である紙ファイル４２、４６、印刷物４４、４８を認識する外部装置としての紙ファイルリーダ４０が、ネットワーク回線５０を介して接続されている。
【００４６】
パソコン１０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、パソコン１０の各動作（パソコン１０全体）について、このＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき制御を行う制御部１００と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部１０２、パソコン１０の利用者からの指示を受け付ける操作部１０４、各種情報を表示する表示部１０６、及び、ハードディスク等から構成された記憶部１０８を備えている。
【００４７】
記憶部１０８には、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７が備えられている。各テーブルの詳細は後述する。
【００４８】
複合機２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、複合機２０の各動作（複合機２０全体）についての制御を行う制御部２００と、画像形成手段としての記録部２０２と、画像読取手段としての読取部２０４と、マイクとしての音声入力部２０６と、スピーカとしての音声出力部２０８と、着脱メディア２１０１が装着されるメディアＩＦ部２１０とを備えている。また、電話回線６０に接続され、この電話回線６０を制御する回線通信部２１２と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部２１４と、複合機１０の利用者からの指示を受け付ける操作部２１６と、及び、各種情報を表示する表示部２１８とを備えている。
【００４９】
なお、複合機２０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（複合機ＩＤ１）が付与されている。
【００５０】
書籍センサー３０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、書籍センサー３０の各動作（書籍センサー３０全体）についての制御を行う制御部３０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部３０４と、書籍３２、３４に付けられた無線タグ３２２、３２４の情報を読み取るための無線タグ読取部３０６とを備えている。
【００５１】
書籍センサー３０は、いつ、どのような書籍が利用者の手元に置かれている（読んでいる、または、直ぐに読めるよう準備されている）か、を記憶するための装置として機能するものである。すなわち、制御部３０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、無線タグ読取部３０６を機能させ、書籍３２、３４の無線タグ３３２、３４２からの応答を読み取ると、制御部３０２のＲＡＭ内に無線タグ３３２、３４２の識別情報と、現在の日時（開始日時）を一時的に記憶し、応答を読み取った無線タグ３３２又は３４２の応答がなくなると、制御部３０２のＲＡＭ内に一時的に記憶した無線タグ３３２又は３４２の識別情報と開始日時と現在の日時（終了日時）を、通信部３０４を介してパソコン１０へ送信する。パソコン１０は状態テーブル１０８１に情報を保存する。
【００５２】
なお、書籍センサー３０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（書籍センサーＩＤ２）が付与されている。
【００５３】
紙ファイルリーダ４０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、紙ファイルリーダ４０の各動作（紙ファイルリーダ４０全体）についての制御を行う制御部４０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部４０４と、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８に付されたバーコード４２２、４４２、４６２、４８２を読み取るためのバーコード読取部４０６とを備えている。  紙ファイルリーダ４０は、紙ファイル４２、４６と各々にファイリングされている印刷物４４、４８を対応付けた情報を、ファイル情報テーブル１０８５に形成するための入力装置として機能するものである。すなわち、制御部４０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、バーコード読取部４０６より、まず紙ファイルのバーコードの入力させ、次に印刷物のバーコード入力させ、制御部４０２のＲＡＭに一時的に記憶する。そして、一時的に記憶した入力データを、通信部４０４を介してパソコン１０へ送信する。パソコン１０はその情報を受けて状態テーブル１０８１及びファイル情報テーブル１０８５にレコードを追加する。
【００５４】
なお、紙ファイルリーダ４０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（紙ファイルリーダＩＤ３）が付与されている。
【００５５】
以下に、パソコン１０に備える記憶部１０８が記憶する状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７に記憶する情報について説明する。
【００５６】
状態テーブル１０８１は、図２（ａ）のとおり、複合機２０が備える実行手段によって実現された処理動作（状態ＩＤ）と、その処理動作の開始と終了日時、その処理動作の対象となった文書（以下、「対象文書」という。）の所在を示す情報（以下、「対象文書アドレス」という。）、その処理動作が特定の相手に対して行われたものである場合、この相手を特定する相手アドレス、及び、処理動作の対象となった対象文書の量が、１つのレコードとしてこの処理動作が行われる毎に、各々記憶されている。なお、この各々記憶されている処理動作には、これを識別するユニークＩＤが付与されている。
【００５７】
先ず、状態テーブル１０８１により記憶される状態ＩＤは、図２（ｂ）のとおり定義されるものである。例えば、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２を利用した印刷の場合（図２（ｂ）において、状態「ＰＣプリント」として定義。）、状態ＩＤは「ＰＲＮ」、相手アドレスは「なし」、対象文書アドレスは「印刷した文書のアドレス」、及び、量は「部数」と定義されている。
【００５８】
なお、ＰＣプリント処理は、パソコン１０と複合機２０の間で行われるものであるから、相手アドレス「なし」と定義されている。また、対象文書アドレスは、この処理の対象となった文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、対象文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、対象となった文書が、特定のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）であるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。さらに、量としては「部数」が定義されており、例えば、対象文書を１部印刷した場合、量は「１部」となる。
【００５９】
また、複合機２０の読取部２０４及び回線通信部２１２等を利用したファクシミリ（以下、「ファックス」という。）送信の場合（図２（ｂ）において、状態「ファックス送信」として定義。）、状態ＩＤは「ＦＸＴ」、相手アドレスは「送信先ＦＡＸ番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス」、及び、量は「なし」と定義されている。
【００６０】
なお、ファックス送信は、複合機２０等とは異なるファクシミリ装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「送信先ＦＡＸ番号」が定義されている。また、この情報管理システム１では、ファックス送信を行った場合、このファックス送信の対象となった送信画像をパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、この送信画像が記憶された記憶部１０８内のアドレス（（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス）が定義されている（図２（ｂ）の対象文書アドレスにおいて「（パソコンにコピーした）」と定義されている処理（状態）については、上記同様、処理対象となった画像又は音声が記憶された記憶部１０８内のアドレスが、対象文書アドレスとして定義される。）。
【００６１】
また、複合機２０の音声入力部２０６及び音声出力部２０８、回線通信部２１２等を利用した電話通話の場合、それが発呼である場合（図２（ｂ）において、状態「電話発呼」として定義。）、状態ＩＤは「ＴＬＴ」、相手アドレスは「発呼先電話番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）通話音声のアドレス」、及び、量は「通話時間」と定義されており、着呼である場合は（図２（ｂ）において、状態「電話着信」として定義。）、状態ＩＤは「ＴＬＲ」、相手アドレスは「発呼元電話番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）通話音声のアドレス」、及び、量は「通話時間」と定義されている。
【００６２】
なお、電話通話は、複合機２０とは異なる通話装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「発呼先電話番号」もしくは「発呼元電話番号」が定義されている。また、この情報管理システム１では、電話通話を行った場合、その通話音声をパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、この音声が記憶された記憶部１０８内のアドレス（（パソコンにコピーした）音声のアドレス）が定義されている（図２（ｂ）の対象文書アドレスにおいて「（パソコンにコピーした）」と定義されている処理（状態）については、上記同様、処理対象となった画像又は音声が記憶された記憶部１０８内のアドレスが、対象文書アドレスとして定義される。）。
【００６３】
また、パソコン１０により管理される書籍３２、３４を利用している場合（図２（ｂ）において、状態「書籍」として定義。）、状態ＩＤは「ＢＫＸ」、相手アドレスは「日本図書コード（以下、「ＩＳＢＮ」という。）」、対象文書アドレスは「（検索した）書籍紹介ＨＰアドレス」、及び、量は「時間（分）」と定義されている。
【００６４】
なお、相手アドレスとして利用されるＩＳＢＮは、書籍３２、３４各々を識別するためのものであり、無線タグ３２２、３４２に記憶されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、一般の利用に供されているＨＰにおいて、書籍３２、３４を紹介したＨＰのアドレスが定義されている。さらに、量としては、書籍３２、３４を利用した時間（分）が定義されている。
【００６５】
さらに、上記の他、「ＰＣファックス送信（パソコン１０から画像データと相手先を通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０が受信した画像データを、回線通信部２１２を介してファックス送信する。）」「ＰＣファックス受信（複合機２０の回線通信部２１２が受信した画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０に送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」「スキャン−ｔｏ−ＰＣ（複合機２０の読取部２０４でスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０へ送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」「スキャン−ｔｏ−メディア（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データをメディアインターフェース（以下、「メディアＩＦ」という。）部２１０を介して着脱メディア２１０１に記憶する。）」「スキャン−ｔｏ−メール（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してメール送信する。）」「ファックス送信（読取部２０４により読み取られた画像データを、回線通信部２１２を介して送信する。）」「ファックス受信（回線通信部２１２により受信された画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」「コピー（読取部２０４により読み取られた画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」「電話発呼」「電話着呼」及び「メディアプリント（着脱メディア２１０１に記憶された画像データ又は文書データを、記録部２０２を介して印刷する。）」が各々定義されている。
【００６６】
なお、相手アドレスとして利用される紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８各々を識別するためのものであり、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８にバーコードとして付されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、紙ファイル４２、４６にファイリングされた文書又は印刷物４４、４８を構成する文書データを記憶している記憶部１０８のアドレスが定義されている。
【００６７】
なお、図２（ｂ）の中で定義される「ＧＩＤ（グループＩＤ）」は、各処理動作（状態）を各々グループ分けし、そのグループ各々に付した個別のＩＤである。具体的には、ＧＩＤが「２」は、相手アドレスが記憶されている処理動作に対して付されているのに対し、「０」及び「１」は、相手アドレスが「なし」の処理動作に対して付されたものである。また、ＧＩＤが「１」は、記憶部１０８に既に記憶された対象文書データを用いた処理動作（本実施例においては「ＰＣプリント」のみ。）に対して付されるものであるのに対し、「０」は、この処理動作を実行することにより、初めて、対象文書データが記憶部１０８に記憶される処理動作に対して付されるＩＤである。
【００６８】
次に、文書テーブル１０８３は、一の文書に対して、何れかの作業又は指示がなされたことを記憶するものであって、図３に示すとおり、この作業等がなされた日時、この文書の所在を示す情報、この文書に対してなされた作業等（事象）、この作業等を行った装置（操作アプリケーション（以下、「操作アプリ」という。））、及び、この作業を行った利用者が、識別ＩＤを付された状態で記憶されている。
【００６９】
なお、文書テーブル１０８３において対象となるデータは文書データのみならず、いわゆる画像データ、音声データも対象である。
【００７０】
ここで、一の文書を対象としてなされた作業（事象）として、「ｃｒｅａｔｅ」「ｏｐｅｎ」「ｕｐｄａｔｅ」「ｐｒｉｎｔ」「ｓｅｎｄ」及び「ｃｌｏｓｅ」が定義されている。これら事象をより具体的に説明すれば、一の文書が新たに作成された場合、例えば、パソコン１０の操作部１０４の操作により文書が作成される場合はもちろん、複合機２０の読取部２０４を介して一の文書がスキャニング若しくはコピーされたとき、回線通信部２１２を介してファックス受信若しくはＰＣファックス受信されたとき、又は、回線通信部２１２を介して電話発呼若しくは電話着信により通話音声が記憶されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｃｒｅａｔｅ」が記憶される。
【００７１】
また、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データを、操作部１０４を介して開いたとき、及び、ＨＰを操作部１０４の操作により開いたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｏｐｅｎ」が記憶される一方、その文書データ等を閉じたとき、「ｃｌｏｓｅ」が記憶される。
【００７２】
また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるエディタにより更新されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｕｐｄａｔｅ」が記憶される。
【００７３】
また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、エディタを介して印刷されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｐｒｉｎｔ」が記憶される。
【００７４】
さらに、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるメール送受信用のアプリケーションによって、或いは、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、複合機２０のＰＣファックス送信又はファックス送信によって送信されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｓｅｎｄ」が記憶される。
【００７５】
なお、この文書テーブル１０８３に関しても状態テーブル１０８１同様、一の文書に対して、何れかの作業が行われる毎に１つのレコードとして上記項目が各々記憶される。
【００７６】
ここで、状態テーブル１０８１と文書テーブル１０８３は、必ず、異なる２つのテーブルである必要はなく、各々のテーブルのレコードを構成する各項目を特定することができるものであれば、１つのテーブルにまとめて記憶しておいてもよい。
【００７７】
ファイル情報テーブル１０８５は、図４のように、レコードを識別するためのユニークＩＤと、レコードが記録された日時、紙ファイル４２、４６を識別する紙ファイルＩＤ、及び、紙ファイル４２、４６にファイリングされた印刷物４４、４８を特定する文書アドレスが、１つのレコードとして各々記憶される。
【００７８】
なお、紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６各々を識別するためのものであり、バーコード４４２、４６２に記録されている。また、対象文書アドレスとして記憶される文書アドレスは、各紙ファイル４２、４６とファイリングされている印刷物４４、４８を関連付けるためのものであり、印刷物４４、４８の元となった電子文書のアドレスで表す。すなわち、印刷物４４、４８の元となった電子文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、その電子文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、その電子文書がＨＰであるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。この情報は印刷物４４、４６に記録されているバーコード４４２、４４８に記録されている。
【００７９】
さらに、デバイス指定テーブル１０８７は、ネットワーク回線５０に複数の複合機２０、書籍サンサー３０及び紙ファイルリーダが接続されているとき、いずれの複合機２０等が、この情報管理システム１の対象であるかを特定し、これを記憶したテーブルであって、図５のように構成されている。
【００８０】
また、検索結果テーブル１０８９は、文書テーブル１０８３に記憶された所在を示す情報（ＩＤ）によって示された文書の、対象文書との関連の強さ（重み）を記憶したテーブルであって、図６のように構成されている。
【００８１】
（情報管理システムによる処理１）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（１）について、図面を用いて説明する。
【００８２】
図７は、パソコン１０により行われるメインとなる処理のフローを示したものである。なお、このフローに示される処理は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【００８３】
先ず、制御部１００は、パソコン１０の操作部１０４を介して、又は、図５に示す指定された外部装置、具体的には、複合機２０、書籍センサー３０、紙ファイルリーダ４０から通信部１０２を介して、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００８４】
その後、ステップ７０１において、何れかの指示がなされたことを検出したとき、その処理が何れの処理であるかを特定する。すなわち、何れかの指令が制御部１００に入力されたとき、第１に制御部１００は、その指令が、複合機２０の記録部２０２を制御するプリンタドライバの起動、又は、複合機２０の読取部２０４等を利用するための複合機ユーティリティの起動等、外部装置稼動準備指令であるか否かを判断する（ステップ７０３）。
【００８５】
ステップ７０３により、入力された指令が、外部装置稼動準備である場合（ステップ７０３：ＹＥＳ）、パソコン１０の制御部１００は、後述する稼動前知的支援処理を実行する（ステップ７０５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００８６】
なお、稼動前知的支援処理とは、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２に対して、特定の文書データの印刷指令がなされたとき、既に、この文書データの印刷が所定の期間内になされていた場合等、重複して印刷されることを防止すべく、その事実を、印刷指令を出した利用者に対して警告するための処理である。また、稼動前知的支援処理には、パソコン１０から複合機２０の回線通信部２１２に対して、特定の文書データを特定の相手にファックス送信指令がなされたとき、既に、この文書データがこの相手に送信されていた場合等、重複してファックス送信されることを防止すべく、その事実を、ファックス送信指令を出した利用者に対して警告するための処理も行う。
【００８７】
一方、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、図５において指定された複合機２０、書籍センサー３０又は紙ファイルリーダ４０からの指令であって、外部装置の稼動を検知に係る指令であるか否かを判断する（ステップ７０７）。
【００８８】
そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動を検知するものである場合（ステップ７０７：ＹＥＳ）、制御部１００は、外部装置から、図２（ｂ）で定義されている情報、すなわち、状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス、量の入力を受ける（ステップ７０９）。なお、この状態ＩＤ等は、制御部１００を構成するＲＡＭ等に記憶保持しておく。
【００８９】
そして、後述する、稼動時知的支援処理を実行する（ステップ７１１）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００９０】
なお、稼動時知的支援処理とは、外部装置からの指令と同一の指令にともなう処理を、過去において実行していたとき、その間に利用していた情報を利用者の現在の業務に関連する情報として提供するための処理である。
【００９１】
また、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、ステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了検知であるか否かを判断する（ステップ７１３）。
【００９２】
そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動終了を検知するものである場合（ステップ７１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、状態テーブル登録処理を実行する（ステップ７１５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００９３】
さらに、入力された指令が、外部装置稼動終了ではない場合（ステップ７１３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、検索機能の呼出しであるか否かを判断する（ステップ７１７）。
【００９４】
そして、ステップ７１７による判断結果が、検索機能の呼出しである場合（ステップ７１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、手動知的支援処理を実行する（ステップ７１９）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００９５】
なお、手動知的支援処理とは、利用者が任意に指示した条件で、利用者の現在の業務に関連した情報の提示を行うための処理である。
【００９６】
なお、入力された指令が、手動知的支援処理ではない場合（ステップ７１７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、パソコン１０のシャットダウンであるか否かを判断し（ステップ７２１）、この条件を満足するとき（ステップ７２１：ＹＥＳ）、パソコン１０の電源を切る一方、シャットダウン指令ではない場合（ステップ７２１：ＮＯ）、この指令にともなう処理を実行する（ステップ７２３）。そして、この処理を実行した後、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００９７】
（稼動前知的支援処理）
図８は、稼動前知的支援処理のフローを示したものである。
【００９８】
ステップ７０５において、稼動前知的支援処理が実行されたとき、先ず、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、記録部２０２に対する印刷指令であるか否かを判断し（ステップ８０１）、印刷指令である場合（ステップ８０１：ＹＥＳ）、ステップ８０２に進む。一方、印刷指令でない場合（ステップ８０１：ＮＯ）、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、回線通信部２１２に対するＰＣファックス送信指令であるか否かを判断し（ステップ８０３）、ＰＣファックス送信指令である場合（ステップ８０３：ＹＥＳ）、ステップ８０４に進む一方、ＰＣファックス送信指令でない場合（ステップ８０３：ＮＯ）、稼動前知的支援処理を終了し、ステップ７０１に戻って、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。
【００９９】
ステップ８０２では、既に印刷された文書、すなわち、図３の文書テーブルにおいて、事象が「ｐｒｉｎｔ」と記憶されているの中に、これから印刷する文書データと同一の文書データが存在している否かを確認するため、検索条件として、事象「ｐｒｉｎｔ」及び印刷対象文書データのアドレスをセットし、この２つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う（ステップ８０５）。
【０１００】
また、ステップ８０４では、既に送信された文書、すなわち、図３の文書テーブルにおいて、事象が「ｓｅｎｄ」と記憶されているの中に、これからＰＣファックス送信する文書データと同一の文書データで、かつ、同一の相手に対する送信であった記録が存在している否かを確認するため、検索条件として、事象「ｓｅｎｄ」、ＰＣファックスの送信先のアドレス（ファックス番号）及び送信対象文書データのアドレスをセットし、この２つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う（ステップ８０５）。
【０１０１】
図９は、事象文書検索処理のフローを示すものである。まず、この処理が開始されると、制御部１００は、文書データベース１０８３から、この処理を未だ行っていないレコードを１件読み出す（ステップ９０１）。そして、ステップ８０２（又はステップ８０４）において検索条件として指定された事象「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）に、この処理の対象となった１つのレコードの事象が一致するか否かを判断する（ステップ９０３）。ここで、処理の対象となっているレコードの事象が「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）でない場合（ステップ９０３：ＮＯ）、このレコードを処理対象から除外し、再度、ステップ９０１に戻る。
【０１０２】
一方、処理の対象となっているレコードの事象が「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）である場合（ステップ９０３：ＹＥＳ）、ステップ８０２（又はステップ８０４）で検索条件として、文書アドレスがセットされているか否かを判断する（ステップ９０５）。
【０１０３】
そして、ステップ９０５の判断において、ステップ８０２（又はステップＳ８０４）で検索条件として、文書アドレスがセットされていれば（ステップ９０５：ＹＥＳ）、この処理の対象となった１つのレコードの文書アドレスが、この検索条件として指定された文書アドレスと一致するかを判断する（ステップ９０７）。ここで文書アドレスが一致すると判断すると（ステップ９０７：ＹＥＳ）ステップ９０９の処理に移行し、一致しないと判断すると（ステップ９０７：ＮＯ）ステップ９０１の処理に移行する。
【０１０４】
また、ステップ９０５の判断において、検索条件として文書アドレスがセットされていない場合には（ステップ９０５：ＮＯ）、ステップ９０７の判断を行うことなく、ステップ９０９の処理に移行する。
【０１０５】
ステップ９０９の判断において、ステップ８０２（又は、ステップ８０４）で検索条件として、相手アドレスがセットされていれば（すなわちステップ８０４を経由した場合；ステップ９０９：ＹＥＳ）、この処理の対象となった１つのレコードの相手アドレスが、この検索条件として指定された相手アドレスと一致するかを判断する（ステップ９１１）。ここで相手アドレスが一致すると判断すると（ステップ９１１：ＹＥＳ）ステップ９１３の処理に移行し、一致しないと判断すると（ステップ９１１：ＮＯ）、ステップ９０１の処理に移行する。
【０１０６】
また、ステップ９０９の判断において、検索条件として相手アドレスがセットされていない場合には（すなわちステップ８０２を経由した場合；ステップ９０９：ＮＯ）、ステップ９１１の判断ことはく、ステップ９１３の処理に移行する。
【０１０７】
そして、ステップ９１１の処理で相手アドレスの一致の判断を行わない場合（ステップ９０５：ＮＯ又はステップ９０７：ＹＥＳ、かつ、ステップ９０９：ＮＯ）、又は、ステップ９１１の処理で相手アドレスが一致する場合（ステップ９０５：ＮＯ又はステップ９０７：ＹＥＳ、かつ、ステップ９０９：ＹＥＳ、かつ、ステップ９１１：ＹＥＳ）、検索条件として設定した文書データが既に印刷された、又は、検索条件として設定した文書データが既に同じ相手に送信されたものであるとして、処理対象のレコードを検索結果に追加する（ステップ９１３）。
【０１０８】
その後、ステップ９１５で、文書テーブルの全てのレコードについて事象文書検索処理が終了したか否かを判断し、終了していなければ（ステップ９１５：ＮＯ）、ステップ９０１に戻って、処理を継続する一方、終了していれば（ステップ９１５：ＹＥＳ）、事象文書検索処理を終了し、ステップ８０７を実行する。
【０１０９】
ステップ８０７では、ステップ８０５の事象文書検索処理によって、同一文書が存在したか否かを判断する。ここで、同一文書「無」と判断された場合（ステップ８０７：ＮＯ）、処理対象となった文書データは、重複して印刷又は同じ相手に対して送信されるものではないため、その後の処理は行わず（そのまま印刷又は送信処理を行い）、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。
【０１１０】
これに対し、同一文書「有」の場合（ステップ８０７：ＹＥＳ）、同一と判断されたレコードの中から最新のレコードに係る（最後に印刷又は送信された）ＩＤと、日時を読み出し（ステップ８０９）、その日時が、現在の日時から計算して、６ヶ月を経過しているか否かを判断する（ステップ８１１）。
【０１１１】
６ヶ月を経過していると判断された場合（ステップ８１１：ＹＥＳ）、処理対象の文書データは重複して印刷又は同じ相手に対して送信されることとなるものの、最後の印刷又は送信から相当期間経過しているため、その後の処理は行わず（そのまま印刷又は送信処理を行い）、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。
【０１１２】
これに対し、６ヶ月を経過していないと判断された場合（ステップ８１１：ＮＯ）、文書テーブル（図３参照。）より、同一文書が最後に印刷（事象として「ｐｒｉｎｔ」）又は送信（事象として「ｓｅｎｄ」）されてから、更新（事象として「ｕｐｄａｔｅ」）されているか否かを調べる（ステップ８１３）。
【０１１３】
ステップ８１５において、更新されていると判断された場合（ステップ８１５：ＹＥＳ）、そのまま印刷又は送信処理を行い、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。一方、更新されていないと判断された場合（ステップ８１５：ＮＯ）、操作の種類を判断し、操作がプリントであった場合（ステップ８１６：ＹＥＳ）、既に印刷された文書が、紙ファイルＩＤをともなってファイル情報テーブル１０８５（図４参照。）で管理されているか否かを判断すべく、ファイル情報テーブル１０８５で文書アドレスが一致する紙ファイルＩＤを読み出す（ステップ８１７）。
【０１１４】
そして、ステップ８１７の結果、ファイル情報テーブル１０８５に一致する紙ファイルＩＤが存在した場合、印刷に際し、今回の印刷は、紙ファイルＩＤをともなった未更新文書を重複して印刷するものであることを、図１０（ａ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２１）。
【０１１５】
一方、ファイル情報テーブル１０８５に一致する紙ファイルＩＤが存在しない場合、未更新文書を重複して印刷するものであることを、図１０（ｂ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２３）。
【０１１６】
操作が、ＰＣファックス送信であった場合（ステップ８１６：ＮＯ）、同じ相手に同じ文書を送信しようとしていることを、図１０（ｃ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２４）。
【０１１７】
（稼動時知的支援処理）
図１１は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【０１１８】
ステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出し（ステップ１１０１）、ＧＩＤ検索条件設定処理を実行する（ステップ１１０３）。
【０１１９】
図１２は、ＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示したものである。先ず、検索条件として、状態ＩＤ（図２（ａ）及び図２（ｂ）参照。）をセットする（ステップ１２０１）。次に、ステップ１１０５の文書検索処理に際し、このステップ１２０１により特定された状態ＩＤと、いわゆる「ＡＮＤ条件」で検索するための検索条件を特定するために、各動作処理に特有の検索条件を抽出すべく、ＧＩＤの種別を判断する。すなわち、まず、ステップ１２０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「１（図２（ｂ）参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１２０３）。
【０１２０】
そして、ステップ１２０３でＧＩＤが「１」であると判断された場合（ステップ１２０３：ＹＥＳ）、検索条件として、対象文書アドレスを追加し（ステップ１２０５）、ステップ１２０７を実行する。なお、ステップ１２０３の判断で、ＧＩＤが「１」ではないと判断された場合、ステップ１２０５を実行することなく、ステップ１２０７を実行する。
【０１２１】
ステップ１２０７では、ステップ１２０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「２（図２（ｂ）参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１２０７）。
【０１２２】
そして、ステップ１２０７でＧＩＤが「２」であると判断された場合（ステップ１２０７：ＹＥＳ）、検索条件として、相手アドレスを追加する（ステップ１２０９）。そして、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了し、次に、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１１０５）を実行する。
【０１２３】
一方、ステップ１２０７で、ＧＩＤが「２」ではないと判断された場合は、そのまま、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了する。そして、同じく、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１１０５）を実行する。
【０１２４】
なお、ステップ１２０３及びステップ１２０７において、ともに「ＮＯ」と判断されたものは、状態ＩＤに対応するＧＩＤが「０」の場合である。
【０１２５】
図１３は、文書検索処理（ステップ１１０５）のフローを示したものである。先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１３０１）。
【０１２６】
次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１１０３）により特定された検索条件にしたがった検索を実行する。
【０１２７】
すなわち、まず、ステップ１３０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断する（ステップ１３０３）。なお、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）では、通常、ステップ１２０１で、状態ＩＤを検索条件としてセットしているため、このステップ１３０３の判断は「ＹＥＳ」となり、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３０５）し、ステップ１３０７を実行する。
【０１２８】
ステップ１３０７では、検索条件として相手アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１２０７の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１２０９において検索条件として相手アドレスが追加されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、相手アドレスがセットされていれば（ステップ１３０７：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３０９）、次に、ステップ１３１１を実行する。なお、ステップ１３０７において、検索条件として相手アドレスが指定されていない場合（ステップ１３０７：ＮＯ）、ステップ１３０９を実行することなく、ステップ１３１１を実行する。
【０１２９】
ステップ１３１１では、検索条件として対象文書アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１２０３の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１２０５において検索条件として対象文書アドレスが指定されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１３１１：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３１３）、次に、ステップ１３１５を実行する。なお、ステップ１３１１において、検索条件として対象文書アドレスが指定されていない場合（ステップ１３１１：ＮＯ）、ステップ１３１３を実行することなく、ステップ１３１５を実行する。
【０１３０】
なお、ステップ１３０９及びステップ１３１３において、ステップ１３０５で特定された検索結果レコードに基づき、各検索条件に該当する新たな検索結果レコードを記憶するのは、各状態ＩＤに対応するＧＩＤが１つだけ設定（図２（ｂ）参照。）されていることによる。
【０１３１】
ステップ１３１５では、ステップ１３１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１３０３〜ステップ１３１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し（実体は状態テーブル１０８１の１レコード）、ステップ１３１７を実行する。
【０１３２】
ステップ１３１７では、ステップ１３１５で読み出したレコードが有する状態ＩＤが電話通話を示すもの（例えば、ＴＬＴ、ＴＬＲ）であるか否かを判断し、電話通話を示すものであると判断すると（ステップ１３１７：ＹＥＳ）、ステップ１３１９に移行し、電話用文書テーブル検索処理（ステップ１３１９）を実行する。
【０１３３】
図１４は、電話用文書テーブル検索処理（ステップ１３１９）を表すフローチャートである。
【０１３４】
電話用文書テーブル検索処理を実行すると、まず最初に、ステップ１３１５で読み出した１件のレコードに記載の状態ＩＤが、発呼による通話か否かを判断し（ステップ１４０１）、発呼による通話ではない（状態ＩＤがＴＬＲ）と判断すると（ステップ１４０１：ＮＯ）、通話開始日時を、そのレコード記載の開始日時に設定し（ステップ１４０３）、ステップ１４０７に移行する。
【０１３５】
また、ステップ１３１５で読み出した１件のレコードに記載の状態ＩＤが、発呼による通話である（状態ＩＤがＴＬＴ）と判断すると（ステップ１４０１：ＹＥＳ）、通話開始日時を、そのレコード記載の開始日時から１５分遡及した日時（以下、発呼前処理開始時間とも称する。）に設定する（ステップ１４０５）。
【０１３６】
これにより、発呼通話の前にパソコン１０上で取り扱っていた情報の内容について通話するといった状況においても、通話動作及び録音される通話内容と、発呼通話前に取り扱っていた情報が関連あるものとみなすことができる。
【０１３７】
その後、ステップ１４０７に移行し、通話終了日時を、そのレコード記載の終了日時に設定する。その後、通話後処理開始日時を、そのレコード記載の終了日時に設定し（ステップ１４０９）、通話後処理終了日時を、そのレコード記載の状態終了日時から３０分後に設定する（ステップ１４１１）ことにより、通話で話題となった情報や、約束したスケジュール等、通話により必要となった通話後の情報の取り扱いも、通話内容に関連があるものとみなすことができる。
【０１３８】
そして、ステップ１４１３にて、文書テーブル１０８３から、まだ検索対象とされていない未処理のレコードを１件読み出し、そのレコードが有する事象が「ｏｐｅｎ」であるか否かを判断する。「ｏｐｅｎ」であると判断すると（ステップ１４１５：ＹＥＳ）、そのレコードの文書アドレスと同一の文書アドレスを有したレコードで、検索対象とされているレコードより後の日時が設定されており、その事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードの中で検索対象とされているレコードの日時と最も近い日時のものをこの「ｏｐｅｎ」に対応する「ｃｌｏｓｅ」として探し、そのレコードの日時を「ｃｌｏｓｅ」の日時として読み出す。そして、ステップ１４１３に戻ったときに、再び処理されないように、このステップで処理済と設定する。もし、この「ｏｐｅｎ」に対応する「ｃｌｏｓｅ」のレコードがなければ、「ｃｌｏｓｅ」の日時を現在の日時として処理を続ける（ステップ１４１７）。
【０１３９】
ステップ１４１７で処理されたレコードが、通話開始日時から通話後処理終了日時の間に事象が「ｏｐｅｎ」となっているか否かを判断し、「ｏｐｅｎ」であると判断すると（ステップ１４１９：ＹＥＳ）、検索結果レコードとして事象が「ｏｐｅｎ」及び「ｃｌｏｓｅ」のレコードを検索結果テーブル１０８９に記憶する（ステップ１４２１）。
【０１４０】
そして、これらのレコードにより明示された文書ファイルは、通話開始日時から通話終了日時、すなわち通話中に開いて利用されたものであり、通話内容との関連性は非常に高いものとみなし、検索結果の事象「ｏｐｅｎ」を有するレコードの評価値を「２」として、検索結果テーブル１０８９の重みのフィールドに設定し（ステップ１４２３）、ステップ１４１３に移行する。
【０１４１】
なお、本実施例では、評価値は、「２」，「１」が設定可能で、数値の大きい方が、関連性が高いとみなしているが、評価値の設定は、この数値に限定されるものではなく、「５」としても「１０」としてもよく、さらには、数値として表されるものでなくてもよい。また、これら評価値の設定は、ユーザにより任意に設定されてもよいし、予め装置に設定されていてもよい。
【０１４２】
また、ステップ１４１９において、通話開始日時から通話後処理終了日時の間に事象が「ｏｐｅｎ」になっていないと判断すると（ステップ１４１９：ＮＯ）、図１５のステップ１５０１に移行して、そのレコードの事象「ｏｐｅｎ」が通話終了日時よりも後か否かを判断し、通話終了日時よりも後ではないと判断すると（ステップ１５０１：ＮＯ）、次いで、ステップ１４１７で得た対応するｃｌｏｓｅの日時が、通話開始日時よりも前か否かを判断する（ステップ１５０３）。
【０１４３】
通話開始日時よりも前ではないと判断すると（ステップ１５０３：ＮＯ）、検索結果レコードとして、検索結果テーブル１０８９に、その同一文書アドレスを有した事象「ｏｐｅｎ」と「ｃｌｏｓｅ」のレコードを記憶する（ステップ１５０５）。
【０１４４】
そして通話前に開き、通話中も取り扱っていた文書であるため、通話内容に少なくとも関連するものではあるが、その関連性は、通話中に開いたものほど強いものではないとして、「ｏｐｅｎ」のレコードの評価値を「１」として設定し、検索結果テーブル１０８９の重みのフィールドに記憶する（ステップ１５０７）。そして、ステップ１４１３に移行する。
【０１４５】
また、ステップ１５０１で、事象「ｏｐｅｎ」のレコードに記載された日時が、通話終了日時よりも後であると判断すると、ステップ１４１３に移行する。
【０１４６】
一方、ステップ１４１５において、文書テーブルから読み出された１件のレコードが有する事象が「ｏｐｅｎ」ではないと判断すると（ステップ１４１５：ＮＯ）、図１６のステップ１６０１に移行する。
【０１４７】
ステップ１６０１に移行すると、制御手段１００は、ステップ１４１３により文書テーブル１０８３から読み出されたレコードが有する事象が、「ｕｐｄａｔｅ」であるか否かを判断し、「ｕｐｄａｔｅ」であると判断すると（ステップ１６０１：ＹＥＳ）、先に設定した通話後処理開始日時から通話後処理終了日時の間に、その事象「ｕｐｄａｔｅ」が設定されたものか否かを判断し（ステップ１６０３）、その期間内に「ｕｐｄａｔｅ」されたものであると判断すると（ステップ１６０３：ＹＥＳ）、ステップ１６０５に移行し、その事象「ｕｐｄａｔｅ」を有したレコードの文書アドレスと、同一の文書アドレスを有した事象「ｏｐｅｎ」を有するレコードで、検索対象とされているレコードよりも前の日時のものの中で、最も間隔の短いものを、対応する「ｏｐｅｎ」レコードとして検索し、その対応する「ｏｐｅｎ」レコードが検索結果として検索結果テーブル１０８９に存在するか否かを判断する。
【０１４８】
そして、対応する「ｏｐｅｎ」レコードが検索結果テーブル１０８９に検索結果レコードとして存在しないと判断すると（ステップ１６０５：ＮＯ）、その対応する「ｏｐｅｎ」レコードを検索結果レコードとして検索結果テーブル１０８９に登録し、さらに、このレコードにより特定される文書は、通話後に何らかの処理がされて上書き保存されたものであるため、通話内容に依存した情報が追加されている可能性が高いため、通話内容との関連性があるとみなして、評価値を「２」と設定し（ステップ１６０７）、検索結果テーブル１０８９の重みフィールドに保存した後、ステップ１４１３に移行する。
【０１４９】
また、ステップ１６０５で、対応するｏｐｅｎレコードが、既に検索結果テーブル１０８９に検索結果レコードとして存在すると判断すると（ステップ１６０５：ＹＥＳ）、その検索結果レコードの対応する「ｏｐｅｎ」レコードを有するレコードの評価値を「２」と設定し（ステップ１６０９）、検索結果テーブル１０８９の該当するレコードの重みに上書きして保存する。その後、ステップ１４１３に移行する。このレコード記載の文書も、通話後に何らかの処理がされて上書き保存されたものであるため、通話内容に依存した情報が追加されている可能性が高いため、通話内容との関連性が高いとみなし、評価値を「２」と設定している。
【０１５０】
またステップ１６０３で、事象が通話後処理開始日時から通話後処理終了日時の間に、事象「ｕｐｄａｔｅ」が設定されたものではないと判断すると（ステップ１６０３：ＮＯ）、通話に特に関連がなかったものとして、評価値を付与するステップをとばし、ステップ１４１３に移行する。
【０１５１】
また、ステップ１６０１で、ステップ１４１３により文書テーブルから読み出されたレコードが有する事象が、「ｏｐｅｎ」でもなく、「ｕｐｄａｔｅ」でもないと判断すると（ステップ１６０１：ＮＯ）、図１７のステップ１７０１に移行する。
【０１５２】
ステップ１７０１に移行すると、制御手段１００は、ステップ１４１３により文書テーブル１０８３から読み出されたレコードが有する事象が、「ｃｒｅａｔｅ」であるか否かを判断し、「ｃｒｅａｔｅ」であると判断すると（ステップ１７０１：ＹＥＳ）、ステップ１７０３に移行し、通話後処理開始日時から通話後処理終了日時の間に、事象「ｃｒｅａｔｅ」を有するレコードが設定されたものであるか否かを判断し、その期間内に「ｃｒｅａｔｅ」されたものであると判断すると（ステップ１７０３：ＹＥＳ）、そのレコードにより特定される文書ファイルは、通話により作成が必要となったものであるため、通話との関連性が高いものであるとみなし、検索結果レコードとして検索結果テーブル１０８９に登録し、評価値「２」を登録したレコードのフィールドへ保存する（ステップ１７０５）。その後、ステップ１４１３に戻り、同様の処理を繰り返す。
【０１５３】
また、通話後処理開始日時から通話後処理終了日時の期間内に、「ｃｒｅａｔｅ」されたものではないと判断すると（ステップ１７０３：ＮＯ）、通話に特に関連がなかったものとして、評価値を付与せず、その後、ステップ１４１３に戻り、同様の処理を繰り返す。
【０１５４】
一方、ステップ１７０１で、ステップ１４１３により文書テーブルから読み出されたレコードが有する事象が、「ｃｒｅａｔｅ」でないと判断すると（ステップ１７０１：ＮＯ）、図１８のステップ１８０１に移行する。
【０１５５】
ステップ１８０１に移行すると、制御手段１００は、文書テーブル１０８３から、検索対象とされていない未処理の文書レコード１０８３の処理が全件終了したか否かを判断し、全件終了していないと判断すると（ステップ１８０１：ＮＯ）、ステップ１４１３に戻り、同様の処理を繰り返す。全件終了と判断すると（ステップ１８０１：ＹＥＳ）、電話用文書テーブル検索処理を終了し、文書検索処理のステップ１３２３に移行する。
【０１５６】
なお、本実施例では、通話開始時間もしくは発呼前処理開始時間の前、または、通話開始時間もしくは発呼前処理開始時間と、通話後処理終了時間により特定される期間内、または、通話終了時間から通話後処理終了時間の何れかに、文書アドレスにより指定された文書ファイルの処理が施されたかということ、及び、その文書ファイルに施した事象の種類によって関連を付したが、何れか一方のみを利用して関連を付してもよい。
【０１５７】
また、通話開始日時を１５分遡及した時間に設定するとしたが、この遡及する時間は限定されておらず、例えば、１０分、又は、２０分でもよく、さらには、遡及時間は無くてもよい。また、この遡及時間はユーザにより設定されてもよいし、装置に予め設定されていてもよい。これは、通話後処理終了日時を設定する場合においても、同じである。
【０１５８】
加えて、通話開始日時は、通話を開始した時間に限られず、通話先電話番号入力時であっても、オフフック時であってもよく、通話に関する何れの動作が行われたときであればよい。同様に、通話終了日時も、通話を止めた時間に限られず、オンフック時としても、一定時間無音通話が続いたときとしてもよい。
【０１５９】
一方、ステップ１３１７で、読み出した未処理のレコードが有する状態ＩＤが電話通話を示すものであるか否かを判断し、電話通話を示すものではないと判断すると（ステップ１３１７：ＮＯ）、ステップ１３２１に移行する。
【０１６０】
ステップ１３２１では、ステップ１３０１で検索結果レコードの初期値として設定した文書テーブル１０８３に記憶された各レコードにおいて、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間（つまり、同文書がパソコン１０で「開かれていた」又は「取り扱われていた」と判断できる期間）が、ステップ１３１５で読み出した１件の状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間と重なったとき、処理対象となった文書テーブル１０８３のレコードを検索結果レコードとして検索結果テーブル１０８９に重みを１として記憶する（ステップ１３２１）。
【０１６１】
すなわちこの処理（ステップ１３２１）は、指示された検索条件に適合する外部装置の状態と同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を抽出することを行っている。本実施例１の情報管理システム１では、このような関係を有する文書データ相互を、関連性が高いものであるとみなすものであり、そのため、上記のとおり、処理されていた日時が重なる「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」の事象のレコードを、検索結果レコードとして記憶する。
【０１６２】
なお、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間の決定に際し、利用者（図２（ｂ）における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。
【０１６３】
そして、ステップ１３２３では、状態テーブル１０８１の検索結果レコードとして記憶されている全てのレコードについてステップ１３２１の処理を終了したか否かを判断し、終了していれば（ステップ１３２３：ＹＥＳ）、上記処理に基づく状態テーブル１０８１の検索結果レコードと検索結果テーブル１０８９から検索結果情報を作成し（ステップ１３２５）、文書検索処理（ステップ１１０５）を終了する。なお、ステップ１３２３において、全件終了していないと判断された場合（ステップ１３２３：ＮＯ）、ステップ１３１５に戻って、処理を継続する。
【０１６４】
なお、本実施例における情報管理システム１では、状態テーブル１０８１に記憶されるレコードは、その処理動作を行った際、文書テーブルにも同時に１つのレコードとして記憶される構成を採用しているため（後述の「文書テーブル更新処理」参照。）、ステップ１３２１において、これら両テーブルの各レコードは検索条件を満たすものとして検索結果レコードに記憶される。
【０１６５】
したがって、このような同一の処理によって記憶されるレコードに基づき記憶される検索結果レコードを除外するため、状態テーブル１０８１から特定された検索結果レコードの開始日時又は終了日時と、文書テーブル１０８３の日時が同一で、かつ、対象文書アドレスと文書アドレスが同一の検索結果レコードについては、ステップ１３２１による条件を満足した場合であっても、このステップ１３２１によって記憶しないような構成とすると好適である。
【０１６６】
文書検索処理（ステップ１１０５）を終了したとき、制御部１００は継続して、文書検索処理（ステップ１１０５）に基づく検索結果の表示処理を実行する（ステップ１１０７）。
【０１６７】
なお、上記文書検索処理では、両期間の重複によった判断を行っていた。しかし、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が含まれていた場合、必ず、両者は重複することとなるから、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間が全て含まれている場合を除き、このような簡易な判断を、ステップ１３２１の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１６８】
また、同様に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかが含まれていた場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１３２１の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【０１６９】
さらに、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかと、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が重複する場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１３２１の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である
図１９は、検索結果表示処理（ステップ１１０７）のフローを示したものである。先ず、処理の開始に際し、日付及び参照ソートフラグをＯＦＦにする（ステップ１９０１）。
【０１７０】
次に、ステップ１３２５で作成された検索結果情報として特定された検索結果レコード各々が、状態テーブル１０８１から特定された（ステップ１３０３〜ステップ１３１３を実行することで特定された）検索結果レコードであるか、又は、文書テーブル１０８３から特定された（ステップ１３１５〜ステップ１３２３を実行することで特定された）検索結果レコード（検索結果テーブル１０８９）であるかを分類する。すなわち、前者を対象文書に係る検索結果とし、後者を利用文書に係る検索結果として、両検索結果を分類する（ステップ１９０３）。
【０１７１】
そして、ステップ１９０３の処理が終了したなら、次に、このステップ１９０３で利用文書と対象文書のそれぞれに分けられた検索結果情報を表示するにあたって、表示される利用文書又は対象文書を、何れの順序で表示するかを決定するための処理を実行する。
【０１７２】
まず、ステップ１９０５は、表示の順序として、日時でソートすることが選択されているか否かを判断する（ステップ１９０５）。
【０１７３】
今、日時でソートが指定されていない場合（ステップ１９０５：ＮＯ）、ステップ１３１９の文書検索処理中に設定された評価値（重み）の順に、重みが同じもの又は重みが付されていないもの（対象文書）は参照数が大きいものから順に、ステップ１９０３で利用文書と対象文書の各々に分類された両検索結果それぞれについて、重み及び参照数が大きい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１９０７）、続けて、参照数ソートフラグをＯＮにする（ステップ１９０９）。そして、ステップ１９１５を実行する。
【０１７４】
一方、日時でソートが指定されていた場合（ステップ１９０５：ＹＥＳ）、制御部１００は、ステップ１９０３により分類された両検索結果それぞれについて、ステップ１３１９で設定された重みの順に、重みが同じもの又は重みが付されていないもの（対象文書）は日時が新しい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１９１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１９１３）。そして、上記同様、ステップ１９１５を実行する。
【０１７５】
なお、本実施例の情報管理システムでは、検索結果の表示に際し、各レコードの重みの順にソートし、重みが同じものは日時と参照数の２項目によるソートが可能であるとしている。そのため、日時もしくは参照数の何れかでソートするかの判断は、一方の項目でソートされているか否かを判断することのみをもって、利用者が、重みの順にソートし、重みが同じものが複数存在する場合には、日時又は参照数の何れかでソートさせようとしているか判断することができる（重みが同じ場合、日時でのソートが指定されていないときは、参照数でのソートが指定されているとみなす。）。
【０１７６】
また、重みの順にソートし、日時又は参照数の何れでソートをするかの指定は、例えば、ステップ１９０１の処理を実行した後、ステップ１９０５の処理を実行する前に、操作部１０４を介して利用者に指定させる構成とすればよい。
【０１７７】
ステップ１９１５では、ステップ１９０７又はステップ１９１１で、指定された条件にしたがいソートされた検索結果レコードに基づき、利用文書と対象文書毎のリストを、該当文書へのアクセスが可能なように生成する。そして、ステップ１９１７でこれらリストを表示する。
【０１７８】
なお、上記のとおり本実施例１の情報管理システム１では、ステップ７０７において、外部装置の稼動が検出された際に、この検出に合せて、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）を実行させている。したがって、この検出された処理動作に関連して、過去の同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を利用者に報知することができるため、今回の処理に、この関連した文書について必要な処理が存在する場合、これについての処理も同時（同時期）に行うこともできる。
【０１７９】
例えば、ファックス送信を行ったとき、過去のファックス送信において開いていた文書を閲覧し、この文書も送信しておいた方が良いか否かの判断を行うことができる。
【０１８０】
図２０〜図２３は、ステップ１９１７を実行することで、パソコン１００の表示部１０６に表示される稼動時知的支援処理の実行結果を示す図である。
【０１８１】
具体的に説明すると、図２０は、パソコン１０から、複合機２０の記録部２０２に対して、記憶部１０８に記憶されている任意の文書データの印刷処理指令がなされた場合（処理動作（状態）としてＰＣプリントが実行。図２（ｂ）参照。）に、この稼動時知的支援処理（ステップ７１１）が実行され、これにより特定された対象文書に係る検索結果を表示したものである。
【０１８２】
すなわち、ＰＣプリントが実行された場合、状態ＩＤ「ＰＲＮ」、今回のＰＣプリント処理の対象となっている対象文書アドレスに基づき、文書検索処理（ステップ１１０５）が実行される。その結果、今回の印刷対象となった対象文書データが、過去において印刷された日時が、図２０の態様で表示される（かかる場合、図２０において、アドレスおよび参照数は全て同一に表示される。）。
【０１８３】
図２１は、今回、印刷対象となった対象文書データの印刷が実行されていた期間内に、開かれていた利用文書を表示したものである。
【０１８４】
例えば、今回のＰＣプリントは、図２（ａ）のＩＤ「ｓｉｄ１」であり（このレコードにおいて開始日時を「２００５年８月１１日１１時５９分００秒」、終了日時を「２００５年８月１１日１２時０２分００秒」とする。）、ｓｉｄ１の対象文書に関連する利用文書の文書アドレスを「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」（図３において、この利用文書の文書アドレスを利用したＩＤに記載の日時を、ｄｉｄ２が「２００５年８月１１日１１時５０分００秒」、ｄｉｄ６が「２００５年８月１１日１２時００分００秒」、ｄｉｄ８が「２００５年８月１１日１２時０１分００秒」とする。）とした場合、ｓｉｄ１に係るＰＣプリントの処理が実行されていた上記期間内に、「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」に係る文書が開かれていたこととなる。したがって、これら２つの利用文書に係る所定の事項が図２１の態様にしたがって表示される。
【０１８５】
また、図２２及び図２３は、ステップ７０７において、複合機２０の回線通信部２１２を介して電話発呼（図２（ｂ）における事象「ＴＬＴ」。）又は電話着信（図２（ｂ）における事象「ＴＬＲ」。）による場合の表示例を示したものである（表示までの過程は、上記説明と同様であり、省略する。）。
【０１８６】
なお、図２０では、ＰＣプリントでありＧＩＤが「１」であり（図２（ｂ）参照）、文書アドレスを検索条件として指定して文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、アドレスおよび参照数は全て同一で、日時のみが異なって表示されたが、電話発呼又は電話着呼の場合、ＧＩＤが「２」であり（図２（ｂ）参照）、文書アドレスを検索条件として指定しないで文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、図２２に示す「アドレス」欄に示される対象文書アドレスは、それぞれ異なったアドレスが表示される。
【０１８７】
また、本実施例の情報管理システム１では、図２０〜図２３において表示されているアドレスはハイパーリンク形式で表示されており（ステップ１９１７）、操作部１０４を介してこれを選択すると、このアドレスに係る文書データが記憶部１０８から読み出され、表示部１０６に表示される。
【０１８８】
（状態テーブル登録処理）
図２４は、図２（ａ）に示す状態テーブル１０８１への登録処理のフローを示したものである。
【０１８９】
ステップ７１５において、状態テーブル登録処理が実行されたとき、パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１に登録するためのレコードを追加し、ユニークＩＤを生成する。そして、この新たなレコードのＩＤとして、このユニークＩＤを登録し（ステップ２４０１）、次に、ステップ２４０３を実行する。
【０１９０】
ステップ２４０３では、ステップ７０７で外部装置の稼動を検知した日時、及び、ステップ７１３でこのステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了を検知した日時を、それぞれ開始日時と終了日時として、ステップ２４０１による新たなレコードに登録するとともに、ステップ７０９で、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）に先立ち、稼動が検知された外部装置から入力を受け、制御部１００を構成するＲＡＭ等記憶保持しておいた状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス及び量を、同じくステップ２４０１による新たなレコードに登録する処理を実行する。
【０１９１】
（手動知的支援処理）
図２５及び図２６は、手動知的支援処理のフローを示したものである。なお、図２８は、手動知的新処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。
【０１９２】
ステップ７１９において、手動知的支援処理の起動が実行されたとき、この処理は開始する。なお、この処理は、図７に示すパソコンメイン処理とは並列で動作するように構成する。すなわち、ステップ７１９の処理は、この手動知的支援処理を起動した後、手動知的支援処理の終了を待つことなく、ステップ７０１の処理に移行する。
【０１９３】
パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１のレコードから状態ＩＤ毎の集合を生成し、状態ＩＤ毎に集合した各レコードを開始日時順にソートする処理を実行し（ステップ２５０１）、この処理によって得られた結果をパソコン１０の表示部１０６に表示する（ステップ２５０３）。
【０１９４】
ここで、ステップ２５０３における表示は、全状態２８０５が縮小表示となるように、具体的には、状態ＩＤで示される各処理動作の名称のみが表示されるよう表示される（図２８におけるＰＣプリントの表示態様を参照。）。
【０１９５】
ステップ２５０５では、ステップ２５０３の処理により表示される表示態様において、最上位に表示される状態２８０５（図２８においてはＰＣプリント。）の先頭のレコード（ステップ２５０１において先頭にソートされたレコード）のラジオボタン２８０７（図２８参照。）が、初期設定としてＯＮとなるようセットする（ステップ２５０５）。
【０１９６】
手動知的支援処理が起動後（ステップ７１９）、ステップ２５０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２５０７）。
【０１９７】
そして、この待機状態（ステップ２５０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、展開アイコン２８０１（図２８参照。）の押下であるか否かを判断する（ステップ２５０９）。
【０１９８】
ここで、入力された指令が、展開アイコン２８０１の押下である場合（ステップ２５０９：ＹＥＳ）、押下された展開アイコン２３０１に対応する状態２８０５のレコードの情報をステップ２５０１のソートにしたがってリスト状に表示するとともに（ステップ２５１１）、展開された状態２８０５の展開アイコン２８０１を、縮小アイコン２８０３に差し替える（ステップ２５１３）。
【０１９９】
このステップ２５１１およびステップ２５１３の処理について、図２８に基づき具体的にすれば、展開アイコン２８０１押下(ステップ２５０９)が実行される以前は、ＰＣファックス送信についても、ＰＣプリントと同様、状態２８０５が展開アイコン２８０１をともなって表示されている（換言すれば、リスト（レコード）については非表示。）。
【０２００】
この状態で、ステップ２５０９がＰＣファックス送信の展開アイコン２８０１に対して実行された場合（ステップ２５０９：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１で、状態ＩＤが「ＦＰＴ」と記載されているレコードが、ステップ２５０１でソートされた順にしたがい図２８の態様で表示されるとともに（ステップ２５１１）、ＰＣファックス送信に係る展開アイコン２８０１が縮小アイコン２８０３に差し替えられる（ステップ２５１３：「＋」から「−」へとその表示が変更となる。）。なお、ステップ２５１３を初めて終了した時点においては、ステップ２５０５が有効であり、ＰＣファックスに関連して表示されるレコードでは、何れのラジオボタン２８０７もＯＦＦである。
【０２０１】
一方、ステップ２５０７による待機状態において、入力された指令が、展開アイコン２８０１の押下ではなく（ステップ２５０９：ＮＯ）、縮小アイコン２８０３の押下である場合（ステップ２５１５：ＹＥＳ）、図２８のＰＣファックス送信の態様で表示されているものを、ＰＣプリントの態様に変更する。すなわち、対応する状態２３０５のレコードのリスト表示を削除し（ステップ２５１７）、縮小アイコン２８０３を展開アイコン２８０１に差し替える（ステップ２５１９）。
【０２０２】
また、ステップ２５０７による待機状態において、入力された指令が、縮小アイコン２８０３の押下ではなく（ステップ２５１５：ＮＯ）、ラジオボタン２８０７の押下である場合（ステップ２５２１：ＹＥＳ）、所定のレコード（初期状態においては最上位の状態２３０５の先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２８０７をＯＦＦとし（ステップ２５２３）、利用者の操作に対応するラジオボタン２８０７をＯＮにする（ステップ２５２５）。
【０２０３】
なお、ステップ２５１３、ステップ２５１９及びステップ２５２５を実行すると、ステップ２５０７に戻り、再び、利用者の操作がなされるまで待機する。
【０２０４】
ここで、ステップ２５０７による待機状態において、利用者の操作により入力された指令が、展開アイコン２８０１、縮小アイコン２８０３及びラジオボタン２８０７の何れの押下ではない場合（ステップ２５０９、ステップ２５１５及びステップ２５２１：ＮＯ）、図２６に示す処理を行う。
【０２０５】
すなわち、パソコン１０の制御部１００は、利用者の操作により入力された指令が、この手動知的支援処理の終了であるか否か、具体的には、閉じるボタン２８１７が押下されたか否かを判断し（ステップ２６０１）、この条件を満足するとき（ステップ２６０１：ＹＥＳ）、処理を終了する。
【０２０６】
これに対し、閉じるボタン２８１７の押下ではない場合（ステップ２６０１：ＮＯ）、リスト表示ボタン２８０９、メモリ保存ボタン２８１１、全て表示ボタン２８１３又は全て印刷ボタン２８１５であるため、これら各ボタン操作に対応する処理を実行すべく、ラジオボタンＯＮのレコード（状態ＩＤ、ＧＩＤ、相手先アドレス、対象文書）を読み出す（ステップ２６０３）。
【０２０７】
そして、この読み出した情報に基づき、ＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ２６０５）、及び、文書検索処理（ステップ２６０７）を実行し、次に、ステップ２６０９を実行する。なお、このステップ２６０５及びステップ２６０７で実行される両処理は、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）で行われるＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１１０３）、及び、文書検索処理（ステップ１１０５）と同様であるので、その説明は省略する。
【０２０８】
ステップ２６０９では、ステップ２６０３を実行する原因となった利用者の操作部１０４を介した指令が、リスト表示ボタン２８０９の押下であったか否かを判断する。
【０２０９】
リスト表示ボタン２３０９の押下であった場合（ステップ２６０９：ＹＥＳ）、ステップ２６０７による文書検索処理の結果を用いて文書知的支援処理を起動する（ステップ２６１１）。なお、文書知的支援処理の詳細については図２７を用いて後述する。
【０２１０】
これに対し、リスト表示ボタン２８０９の押下でない場合（ステップ２６０９：ＮＯ）、メモリ保存ボタン２８１１の押下であるか否かを判断し（ステップ２６１３）、この条件を満足するとき（ステップ２６１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、複合機２０に対して文書検索処理（ステップ２６０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、着脱メディア２１０１に書き込むよう指示を行いとともに、記憶部１０８から該当する文書データを通信部１０２を介して複合機２０に送信する。一方、複合機２０の制御部２００はこの指示に応じて、通信部２１４を介して受信した該当する文書データを着脱メディア２１０１に書き込む（ステップ２６１５）。
【０２１１】
また、メモリ保存ボタン２８１１の押下でない場合（ステップ２６１３：ＮＯ）、全て表示ボタン２８１３の押下であるか否かを判断し（ステップ２６１７）、この条件を満足するとき（ステップ２６１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２６０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを開き、その内容を表示部１０６に所定の間隔、例えば、２秒間隔で順次表示する（ステップ２６１９）。
【０２１２】
また、全て表示ボタン２８１３の押下でない場合（ステップ２６１７：ＮＯ）、全て印刷ボタン２８１５の押下であるか否かを判断し（ステップ２６１７）、この条件を満足するとき（ステップ２６１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２６０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２により印刷する（ステップ２６２３）。
【０２１３】
なお、全て印刷ボタン２８１５の押下でない場合（ステップ２６２１：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２５０７）。
【０２１４】
また、ステップ２６１１、ステップ２６１５、ステップ２６１９及びステップ２６２３を実行し終えたときも、ステップ２５０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【０２１５】
図２７は、ステップ２６１１によって起動される文書知的支援処理のフローを示したものである。なお、図２９は、文書知的支援処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。
【０２１６】
先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ２７０１では、文書検索処理（ステップ２６０７）によって得られた検索結果のレコードから、同一の文書アドレスであるレコードを利用して、同一文書アドレスの文書データの参照回数（事象がｏｐｅｎであるレコードの数）及び最終アクセス日時(日時が直近のレコードに記載の日時)を集計し（ステップ２７０１）、ステップ２７０３を実行する。
【０２１７】
ステップ２７０３では、集計結果を表示部１０６に図２９に示す態様で表示する。その際、表示されるレコードの中で、先頭のレコードのラジオボタンをＯＮとする（ステップ２７０５）。
【０２１８】
ここで、文書知的支援処理が起動後（ステップ２６１１）、ステップ２７０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２７０７）。
【０２１９】
そして、この待機状態（ステップ２７０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、ラジオボタン２９０１（図２９参照。）の押下であるか否かを判断し（ステップ２７０９）、この条件を満足するとき（ステップ２７０９：ＹＥＳ）、ステップ２７０１を実行する。
【０２２０】
ステップ２７０７では、所定のレコード（初期状態においては先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２９０１をＯＦＦとし（ステップ２７１１）、利用者の操作に対応するラジオボタン２９０１をＯＮにする（ステップ２７１３）。
【０２２１】
一方、ステップ２７０９の判断が、ラジオボタン２９０１の押下でない場合、表示ボタン２９０３の押下であるか否かを判断し（ステップ２７１５）、この条件を満足するとき（ステップ２７１５：ＹＥＳ）、ステップ２７１７を実行する。
【０２２２】
ステップ２７１７では、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを開き、これを表示部１０６に表示する。
【０２２３】
また、ステップ２７１５の判断が、表示ボタン２９０３の押下でない場合、印刷ボタン２９０５の押下であるか否かを判断し（ステップ２７１９）、この条件を満足するとき（ステップ２７１９：ＹＥＳ）、ステップ２７２１を実行する。
【０２２４】
ステップ２７２１では、制御部１００は、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを記憶部１０８から読み出すとともに、通信部１０２を介して該当する文書データを複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２は、これを印刷する。
【０２２５】
また、ステップ２７１９の判断が、印刷ボタン２９０５の押下でない場合、関連文書ボタン２９０７の押下であるか否かを判断し（ステップ２７２３）、この条件を満足するとき（ステップ２７２３：ＹＥＳ）、ステップ２７２５を実行する。
【０２２６】
ステップ２７２５では、文書テーブル１０８１から、ラジオボタン２９０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間（ｏｐｅｎ−ｃｌｏｓｅ間）に、事象が「ｏｐｅｎ」と記載されているレコードを全て抽出する（ステップ２７２５）。
【０２２７】
図２９を例として具体的に説明すると、この抽出は、文書アドレス「ｆｉｌｅ：／／＃＃＃／＃＃＃／＃＃＃２」に記憶される文書データは、参照回数がｒ２回であるから、ｒ２回開かれていた期間があり、これら全ての期間を対象として行われる。
【０２２８】
なお、ラジオボタン２９０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間の決定に際し、利用者（図３における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。
【０２２９】
そして、ステップ２７２５による抽出によって得られた検索結果レコードを対象として、再び、この文書知的支援処理を起動する（ステップ２７２７）。
【０２３０】
すなわち、利用者は、この文書知的支援処理の実行により、ある文書に関連した文書を、連続的に知ることができる。
【０２３１】
さらに、制御部１００は、ステップ２７２３の判断が、関連文書ボタン２９０７の押下でない場合、閉じるボタン２９０９の押下であるか否かを判断し（ステップ２７２９）、この条件を満足するとき（ステップ２７２９：ＹＥＳ）、この文書知的支援処理（ステップ２６１１）を終了し、ステップ２５０７に戻って、利用者からの操作がなされるまで、待機する。
【０２３２】
一方、閉じるボタン２９０９の押下でないと判断したとき（ステップ２７２９：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２７０７）。
【０２３３】
なお、ステップ２７１３、ステップ２７１７、ステップ２７２１及びステップ２７２７を実行し終えたときも、ステップ２７０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【０２３４】
（情報管理システムによる処理２）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（２）について、図面を用いて説明する。なお、処理（２）は処理（１）と並列して稼動されるものである。
【０２３５】
図３０は、パソコン１０により行われる文書テーブル１０８３の更新のための処理手順を示したフローである。なお、このフローに示される処理（２）は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【０２３６】
先ず、制御部１００は、操作部１０４を介して、記憶部１０８に記憶されている文書データの操作がなされた、又は、複合機２０の動作、具体的には、図２（ｂ）の「対象文書アドレス」の項目中「（パソコンにコピーした）」と記載されている処理動作(状態)の起動によって、複合機２０から対象文書データがパソコン１０に対して送信され、この対象文書データ新たに記憶部１０８に記憶された、さらに、書籍３２、３４の無線タグ３２２、３２４が書籍センサー３０の無線タグ読取部３０６に読み取られ、その情報が通信部３４を介してパソコン１０に送信されてきた場合、その書籍センサー３０からの送信に係る書籍３２等を紹介しているインターネット７０上のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）が閲覧されたか否か（以下、これら操作または処理を「ファイル操作」という。）を判断する（ステップ３００１）。
【０２３７】
ステップ３００１の判断の結果、ファイル操作がなされたと判断されたとき（ステップ３００１：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書テーブル１０８３に新たにレコードを追加し、このレコードにユニークなＩＤを生成して登録し（ステップ３００３）、ステップ３００５を実行する。
【０２３８】
なお、このステップ３００１の判断の結果、この条件を満足しないとき（ステップ３００１：ＮＯ）、ファイル操作が行われるまで待機する。
【０２３９】
ステップ３００５では、ステップ３００３において追加した新たなレコードに、現在の日時、文書アドレスに対象ファイルのフルパス名を、操作アプリに操作したアプリケーションを、操作者に操作者の種別を登録する。
【０２４０】
その後、未だ未登録の「事象」へ登録する情報の判断処理を行う（ステップ３００７〜ステップ３０３３）。
【０２４１】
第１に、制御部１００は、ステップ３００１でなされたファイル操作が、新たな文書ファイルの記録部１０８への記憶（以下、「ファイル生成」という。）であったか否かを判断し（ステップ３００７）、ファイル生成であるとき（ステップ３００７：ＹＥＳ）、事象として「ｃｒｅａｔｅ」を登録する。
【０２４２】
一方、ファイル操作がファイル生成でない場合（ステップ３００７：ＮＯ）、次に、記憶部１０８に記憶されている文書ファイルを開く（以下、「ファイルオープン」という。）であったか否かを判断し（ステップ３０１１）、この条件を満足するとき（ステップ３０１１：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ３０１３）。
【０２４３】
また、ステップ３０１１において、条件を満足していないとき(ステップ３０１１：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの更新(上書き保存)であるか否かを判断し（ステップ３０１５）、この条件を満足するとき（ステップ３０１５：ＹＥＳ）、事象として「ｕｐｄａｔｅ」を登録する（ステップ３０１３）。
【０２４４】
また、ステップ３０１５において、条件を満足していないとき(ステップ３０１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの送信（ＰＣファックス送信含む。）であるか否かを判断し（ステップ３０１９）、この条件を満足するとき（ステップ３０１９：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ３０２１）。
【０２４５】
また、ステップ３０１９において、条件を満足していないとき(ステップ３０１９：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（図２（ｂ）において状態「ＰＣファックス送信」が該当。）であるか否かを判断し（ステップ３０１９）、この条件を満足するとき（ステップ３０２１：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ３０２１）。
【０２４６】
また、ステップ３０１５において、条件を満足していないとき(ステップ３０１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（複合機２０の記録部２０２を利用。）であるか否かを判断し（ステップ３０２３）、この条件を満足するとき（ステップ３０２３：ＹＥＳ）、事象として「ｐｒｉｎｔ」を登録する（ステップ３０２５）。
【０２４７】
また、ステップ３０２３において、条件を満足していないとき(ステップ３０２３：ＮＯ)、ＨＰの閲覧であるか否かを判断し（ステップ３０２７）、この条件を満足するとき（ステップ３０２７：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ３０２９）。
【０２４８】
さらに、ステップ３０２７において、条件を満足していないとき(ステップ３０２７：ＮＯ)、ファイルオープン(ステップ３０１１)又はＨＰの閲覧(ステップ３０２７)に対応した、ファイル又はＨＰのクローズであるか否かを判断し（ステップ３０３１）、この条件を満足するとき（ステップ３０３１：ＹＥＳ）、事象として「ｃｌｏｓｅ」を登録する（ステップ３０２９）。
【０２４９】
なお、ステップ３０３１において、条件を満足しないとき(ステップ３０３１：ＮＯ)、又は、ステップ３００９、ステップ３０１３、ステップ３０１７、ステップ３０２１、ステップ３０２５、ステップ３０２９若しくはステップ３０３３を終えた後、制御部１００は、再び、ファイル操作がなされるまで待機する。
【０２５０】
以上、実施例１に係る上記説明は、主として「文書データ」を例としたが、情報管理システム１の対象足りえるデータは、「文書データ」に限られるものではなく、例えば、「画像データ」「音声データ」その他のデータ、又は、これら各種データが混在したものであっても、同一の内容(処理)を実現できる。
【０２５１】
（実施例２）
以下、実施例１とは異なる情報管理システムについて、具体的に説明する。
【０２５２】
なお、本実施例２は上記実施例１で用いていた「ＧＩＤ」を備えていない点、すなわち、図２（ｂ）において「ＧＩＤ」は定義されておらず、これにともない、稼動時知的支援処理及ぶ手動知的支援処理において「ＧＩＤ検索条件設定処理」も行わない点においてのみ実施例１と相違するものである。したがって、以下の説明では同一の構成及び処理手順については、詳細を省略し、相違する点のみを説明する（手動知的支援処理における処理手順は、稼動時知的支援処理と同様の処理が行われるため、実質的に実施例２では、稼動知的支援処理について説明する。）。
【０２５３】
（稼動時知的支援処理）
図３１は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【０２５４】
図７のステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出す。そして、これらの中から操作部１０４を介して利用者に選択されたものを検索条件としてセットする（ステップ３１０１）、文書検索処理を実行する（ステップ３１０３）。
【０２５５】
図１３は、文書検索処理（ステップ３１０３）のフローを示したものである。先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１３０１）。
【０２５６】
次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したステップ３１０３により選択された検索条件にしたがった検索を実行する。
【０２５７】
すなわち、まず、ステップ１３０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断し（ステップ１３０３）、この条件を満足しているとき（ステップ１３０３：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３０５）し、ステップ１３０７を実行する。なお、検索条件として状態ＩＤがセットされていないとき(ステップ１３０３：ＮＯ)、ステップ１３０５を実行することなく、ステップ１３０７を実行する。
【０２５８】
ステップ１３０７では、検索条件として相手アドレスが追加されているか否かを判断し、この条件を満足するとき（ステップ１３０７：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコード等から、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３０９）、次に、ステップ１３１１を実行する。なお、ステップ１３０７において、検索条件として相手アドレスが追加されていない場合（ステップ１３０７：ＮＯ）、ステップ１３０９を実行することなく、ステップ１３１１を実行する。
【０２５９】
ステップ１３１１では、検索条件として対象文書アドレスが追加されているか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１３１１：ＹＥＳ）、ステップ１３０５等により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３１３）、次に、ステップ１３１５を実行する。なお、ステップ１３１１において、検索条件として対象文書アドレスが追加されていない場合（ステップ１３１１：ＮＯ）、ステップ１３１３を実行することなく、ステップ１３１５を実行する。
【０２６０】
ここで、ステップ１３０３〜ステップ１３１３を実行した結果、得られる検索結果レコードについて、より詳細に説明する。
【０２６１】
ステップ１３０３、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断において全ての判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６２】
また、ステップ１３０３及びステップ１３０７の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０９において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６３】
また、ステップ１３０３及びステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３０７の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６４】
また、ステップ１３０３の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０５において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６５】
また、ステップ１３０３の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６６】
また、ステップ１３０３及びステップ１３１１の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３０７の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０９において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６７】
また、ステップ１３０３及びステップ１３０７の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６８】
さらに、ステップ１３０３、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断において全ての判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０１において初期値として設定された状態テーブル１０８１と同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。
【０２６９】
ステップ１３１５では、ステップ１３１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１３０３〜ステップ１３１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し、ステップ１３１７を実行する。
【０２７０】
なお、ステップ１３１７以下の処理は、上記実施例１同様であるので、詳細を省略する。
【図面の簡単な説明】
【０２７１】
【図１】本発明の実施例における情報管理システムの構成を示した図
【図２】（ａ）は、本発明の実施例における状態テーブルを示した図。（ｂ）は、本発明の実施例における状態テーブルに記憶される各項目の定義を示した図
【図３】本発明の実施例における文書テーブルを示した図
【図４】本発明の実施例におけるファイル情報テーブルを示した図
【図５】本発明の実施例におけるデバイス指定テーブルを示した図
【図６】本発明の実施例における検索結果テーブルを示した図
【図７】本発明の実施例におけるパソコンにより行われるメインとなる処理のフローを示す図
【図８】本発明の実施例における稼動前知的支援処理のフローを示す図
【図９】本発明の実施例における事象文書検索処理のフローを示す図
【図１０】（ａ）、（ｂ）、（ｃ）は、本発明の稼動前知的支援処理の実行にともなう表示態様を示す図
【図１１】本発明の実施例１における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【図１２】本発明の実施例１におけるＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示す図
【図１３】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１４】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１５】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１６】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１７】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１８】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図１９】本発明の実施例における検索結果表示処理のフローを示す図
【図２０】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図２１】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図２２】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図２３】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図２４】本発明の実施例における状態テーブル登録処理のフローを示す図
【図２５】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図２６】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図２７】本発明の実施例における文書知的支援処理のフローを示す図
【図２８】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図
【図２９】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図
【図３０】本発明の実施例における文書テーブル更新処理のフローを示す図
【図３１】本発明の実施例２における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【符号の説明】
【０２７２】
１０  パソコン
２０  複合機
３０  書籍センサー
４０  紙ファイルリーダ
５０  ネットワーク回線
６０  電話回線
７０  インターネット網
８０  ルータ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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