(57)【要約】【課題】情報通信機器において、送信文書に記載されている送信先の名称を利用して、送信しようとする文書に送信先の名称が記載されていれば、誤送信の防止を可能とする。【解決手段】ＦＡＸや電子メール等、通信回線を介して文書の送信を行う情報通信機器において、各送信先について送信先アドレスと送信先の名称とが対応付けられて格納されたデータベース１０と、前記文書に記載されている送信先の名称を取得する送信先名称取得部２０と、前記文書の送信先として設定された送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得部３０と、データベース１０を参照して、送信先アドレス取得部３０が取得した送信先アドレスと、送信先名称取得部２０が取得した送信先名称とが対応付けられているか否かを判定する判定部４０と、判定部４０で対応付けられていると判定した場合には送信先へ送信する送信部５０と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線を介して文書の送信を行う情報通信機器において、
各送信先について、送信先名称と送信先アドレスとが対応付けて格納されたデータベースと、
前記文書に記載されている送信先名称を取得する送信先名称取得部と、
前記文書の送信先として設定された送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得部と、
前記データベースを参照して、前記送信先名称取得部が取得した送信先名称と、前記送信先アドレス取得部が取得した送信先アドレスとが対応付けられているか否かを判定する判定部と、
前記判定部が前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定した場合に、前記文書を前記設定された送信先アドレス宛に送信する送信部と、
を備えることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項２】
請求項１に記載の情報通信機器において、
前記判定部が、データベースを参照して前記送信先名称取得部が取得した送信先名称に対応する送信先アドレスを取得し、この送信先アドレスが前記送信先アドレス取得部で取得した送信先アドレスと一致するか否かを判定し、一致する場合に前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定することを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項３】
請求項１に記載の情報通信機器において、
前記判定部が、データベースを参照して前記送信先アドレス取得部が取得した送信先アドレスに対応する送信先名称を取得し、前記送信先名称取得部で取得した送信先名称に該当するか判定し、該当する場合に前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定することを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項４】
請求項１〜３に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記判定部で符合しないと判定した場合には、所定の警告表示を行う表示部を更に備えることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項５】
請求項１〜４に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記送信部が、前記判定部で符合しないと判定した場合に、送信の可否を確認する表示を行い、これに応じて送信指示を受付けた場合には前記文書を前記設定された送信先アドレス宛に送信することを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項６】
請求項１〜５に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記データベースに対応付けて格納されている送信先アドレスと送信先名称とを更新するデータベース更新部を更に備えることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項７】
請求項１〜６に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記文書はＦＡＸ文書であり、前記アドレスは、ＦＡＸ番号又はＦＡＸ番号について設定された短縮番号であることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項８】
請求項１〜６に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記文書は電子メールであり、前記アドレスは電子メールアドレスであることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器。
【請求項９】
通信回線を介して文書の送信を行う情報通信方法において、
コンピュータが、
前記文書に記載されている送信先の名称を取得するステップと、
前記文書の送信先として設定された送信先のアドレスを取得するステップと、
各送信先の送信先アドレスと送信先の名称とが対応付けて格納されたデータベースを参照して、前記送信先アドレス取得部で取得した送信先アドレスと、送信先名称取得部で取得した送信先名称とが対応付けられているか否かを判定するステップと、
前記判定部が前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定した場合に前記文書を前記設定された送信先アドレスを宛先として送信するステップと、
を含むことを特徴とする情報通信方法。
【請求項１０】
コンピュータに、請求項９記載の方法を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
通信回線を介して文書を送信する情報通信機器において、送信先を誤って設定することによる誤送信を防止することが可能な誤送信防止機能付情報通信機器、情報通信方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ（以下、ＦＡＸ）や電子メール等の情報通信機器で通信を行うとき、送信相手先のＦＡＸ番号や電子メールのアドレス（以下、送信先アドレス）を誤って設定することにより、誤送信してしまうことがある。誤送信をしてしまった場合には、送信側では、然るべき送信先に情報を送付できないばかりか、第三者に対して情報の漏洩等のリスクが生じることとなる。また、ＦＡＸの場合、誤送信を受信した側では不要なＦＡＸを受信することによりＦＡＸ用紙を消耗することとなるし、誤送信先が電話機であれば、受信側では不要な電話を取らされた挙句、ＦＡＸの電子音を聞かされることとなり、大変不愉快である。さらに、電子メールの場合、誤送信を受信した側では、不要な電子メールの受信で作業を中断させられるという迷惑のみならず、コンピュータウィルスが侵入したのではないかと心配になる等の問題がある。
【０００３】
このように問題の多い誤送信を減らすべく、これまでさまざまな取り組みが行われている。例えば、送信先アドレスの入力間違いを避けるために、頻繁に送信する先については事前に送信先アドレス等を登録しておき、登録された中から送信先を選択することができるものが一般的に普及している。また、事前にアドレス帳等に登録されていない送信先アドレスには、その場で送信先アドレスを直接入力しても送信できないモードを備える技術も提案されている（例えば、特許文献１）。さらには、予め誤送信先リストを作成することができ、その登録された送信先へは送信できないモードを備える技術も提案されている（例えば、特許文献２）。
【特許文献１】特開２００５−２１７８７９号公報
【特許文献２】特開２００５−７３１８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、特許文献１に記載の技術では、誤送信先のアドレスもアドレス帳に登録されている場合には、誤送信を防止することはできない。すなわち、例えば、Ａ社とＢ社が登録されている場合、Ａ社に送られるべきＦＡＸがＢ社宛に誤送信されるのを防止することはできない。また、特許文献２に記載の技術では、誤送信先リストから漏れた送信先への誤送信を防止することはできない。
【０００５】
本発明は、上記の問題点に鑑みてなされたものであり、ＦＡＸや電子メールなどの送信文書に一般的に記載される送信先の名称に基づいて、より確実に誤送信を防止できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
第一の発明は、通信回線を介して文書の送信を行う情報通信機器において、
各送信先について、送信先名称と送信先アドレスとが対応付けて格納されたデータベースと、
前記文書に記載されている送信先名称を取得する送信先名称取得部と、
前記文書の送信先として設定された送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得部と、
前記データベースを参照して、前記送信先名称取得部が取得した送信先名称と、前記送信先アドレス取得部が取得した送信先アドレスとが対応付けられているか否かを判定する判定部と、
前記判定部が前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定した場合に、前記文書を前記設定された送信先アドレス宛に送信する送信部と、
を備えることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器である。
【０００７】
なお、本発明において、「アドレス」とは文書の送信先を示す通信回線上の識別情報であり、ＦＡＸの場合はＦＡＸ番号が、電子メールの場合は電子メールアドレスが、それぞれ本発明の「アドレス」に該当する。なお、後述する実施の形態で述べるように、ＦＡＸの場合、短縮ダイヤルに登録された短縮番号あるいは登録番号をＦＡＸ番号に代えて「アドレス」として用いることも可能である。
【０００８】
第二の発明は、第一の発明に記載の情報通信機器において、
前記判定部が、データベースを検索して前記送信先名称取得部が取得した送信先名称に対応する送信先アドレスを取得し、この送信先アドレスが送信先アドレス取得部で取得した送信先アドレスと一致するか否かを判定し、一致する場合に前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定することを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器である。
【０００９】
第三の発明は、第一の発明に記載の情報通信機器において、
前記判定部が、データベースを検索して前記送信先アドレス取得部が取得した送信先アドレスに対応する送信先名称を取得し、送信先名称取得部で取得した送信先名称に該当するか判定し、該当する場合に前記送信先名称と前記送信先アドレスとが対応付けられていると判定することを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器である。
【００１０】
第四の発明は、第一から第三の発明に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記判定部で符合しないと判定した場合には、所定の警告表示を行う表示部を更に備えることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器である。
【００１１】
第五の発明は、第一から第四の発明に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記送信部が、前記判定部で符合しないと判定した場合に、送信の可否を確認する表示を行い、これに応じて送信指示を受付けた場合には前記文書を前記設定された送信先アドレス宛に送信することを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器である。
【００１２】
第六の発明は、第一から第五の発明に記載の誤送信防止機能付情報通信機器において、
前記データベースに対応付けて格納されている送信先アドレスと送信先名称とを更新するデータベース更新部を更に備えることを特徴とする誤送信防止機能付情報通信機器である。
【発明の効果】
【００１３】
情報通信機器において、送信しようとする文書に記載された送信先名称に基づいて、誤送信をより確実に防止することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明がＦＡＸ装置に適用された場合の実施の形態について説明する。  
図１は、本実施形態に係わる誤送信防止機能付ＦＡＸ装置１の全体構成図である。同図に示すように、本実施形態の誤送信防止機能付ＦＡＸ装置１は、データベース１０と、送信先名称取得部２０、送信先アドレス取得部３０、判定部４０、送信部５０及びデータベース更新部６０の各機能部と、液晶モニタなどからなる表示部７０とを備えている。
【００１５】
なお、誤送信防止機能付ＦＡＸ装置１の動作はＣＰＵによりプログラム制御され、上記機能部２０〜６０は、コンピュータのＣＰＵがメモリなどの記憶装置に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。
【００１６】
データベース１０は、例えば図２に示すように、各送信先について、送信先名称と、ＦＡＸ番号とを関係付けて格納する。送信先名称は、典型的には、送信先の組織名（例えば、会社名や）や部署名等であるが、送信先担当者の氏名を含めて格納してもよい。なお、送信先名称として、正式名称のみならず、略称や通称等も併せて登録できるようにしていても良い。また、データベース１０は、例えば、ＦＡＸ機に一般的に装備されているようなものであって、ＦＡＸ番号と送信先名称を予め登録できる電話帳でも良く、その場合、ＦＡＸ番号に関連付けた短縮ダイヤルを設定できるようにしても良い。
【００１７】
送信先名称取得部２０は、送信しようとする文書を受付けて、そこから送信先の名称を読み取って認識する。一般に、ＦＡＸ送信される文書には、受け取った側が確認しやすいように冒頭に送信先名称（会社名や部署名、さらには氏名等）が記載されているので、送信先名称取得部２０は、それら送信先名称をスキャナで読み取って、公知の文字認識プログラムにより認識する。なお、ＦＡＸ送信する場合は１ページ目にカバー紙を付けて送信先の名称及び差出人の名称を記載することが一般的に行われているので、このカバー紙を定型化することで、送信先名称の記載位置を固定するようにすれば、名称先名称の文字認識をより確実に行うことが可能となる。
【００１８】
送信先アドレス取得部３０は、送信先として設定されたアドレスであるＦＡＸ番号を取得する。送信先アドレス取得部３０は、例えば、操作者から通常の電話機の数字が付されたプッシュボタン式のものを通じてＦＡＸ番号を取得する。また、ＦＡＸ番号について短縮ダイヤルが登録されている場合は、送信先アドレス取得部３０は、ＦＡＸ番号ではなく、短縮ダイヤル番号又は登録番号を送信先アドレスとして取得することとしても良い。
【００１９】
判定部４０は、データベース１０を検索して、送信先アドレス取得部３０が送信先アドレスとして受付けたＦＡＸ番号に対応する送信先名称を特定する。なお、送信先アドレス取得部３０が送信先アドレスとして短縮ダイヤル番号を受け付けた場合も同様に、この短縮ダイヤルに対応する送信先名称を特定する。そして、判定部４０は、上記のように特定した送信先名称と、送信先名称取得部２０が認識した送信先名称とが符合するか否かを判定する。なお、データベース１０に送信先名称として正式名称の他に略称や通称等も登録している場合には、同じＦＡＸ番号あるいは短縮番号に対して複数の送信先名称が登録されることとになる。その場合、送信先アドレス取得部３０が取得したＦＡＸ番号あるいは短縮番号に対応する何れかの送信先名称と、送信先名称取得部２０が認識した送信先名称とが一致すれば、両名称が符合すると判定するものとする。また、送信先名称が符合するか否かの判定にあたり、完全に一致する場合にのみ符合すると判定することとしても良いし、一字違いや字順違い等概ね一致する場合であっても符合するなどあいまい性を持たせた判定を行うこととしても良い。
【００２０】
また、判定部４０での判定について、データベース１０を参照して送信先名称取得部２０で取得した送信先名称に対応するＦＡＸ番号や短縮番号等の送信先アドレスを特定し、上記のように特定した送信先アドレスと、送信先アドレス取得部３０が受付けた送信先アドレスとが一致するか否かに基づいて上記の判定を行うこととしても良い。
【００２１】
送信部５０は、判定部４０が符合すると判定した場合には、設定された送信先アドレス宛に文書を送信する。  
表示部７０は、判定部４０が符合しないと判定した場合、操作者に対して送信できない旨の警告を発する。
【００２２】
データベース更新部６０は、ＦＡＸの送信先のアドレスであるＦＡＸ番号と送信先の名称との入力を送信先アドレス取得部等を通じて受付けて、データベース１０に格納された情報を更新することができる。
【００２３】
以下、図３を参照して、誤送信防止機能付ＦＡＸ装置１における処理の流れを説明する。  
ＦＡＸで文書を送信しようとする操作者は、送信文書を所定の用紙設置位置に設置し、送信先のＦＡＸ番号又は短縮ダイヤルを入力した上で、送信ボタンを押すなどにより送信実行を指示する。
【００２４】
送信先アドレス取得部３０は、入力されたＦＡＸ番号あるいは短縮ダイヤル番号を送信先アドレスとして取得する（Ｓ２０２）。判定部４０は、データベース１０を参照して、取得したＦＡＸ番号あるいは短縮ダイヤル番号に対応する送信先名称を取得する（Ｓ２０４）。
【００２５】
また、送信実行が指示されると送信文書のスキャンが開始され、送信先名称取得部２０は、スキャンされた送信文書から送信先名称を読み取って認識する（Ｓ２０６）。もし、送信先名称取得部２０により送信先名称が読取れなかった場合は（Ｓ２０６：Ｎｏ）、表示部７０に、送信先名称を読み取れなかった旨の警告メッセージを表示する（Ｓ２１２）。この警告メッセージにもかかわらず、操作者から再度送信実行の指示を受けた場合は（Ｓ２１４：Ｙｅｓ）、設定されたＦＡＸ番号宛にＦＡＸを送信し（Ｓ２１０）、送信中止の指示を受けた場合は（Ｓ２１４：Ｎｏ）、ＦＡＸ送信を取止める（Ｓ２１６）。
【００２６】
送信先名称取得部２０が送信先名称を認識することができた場合は（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、判定部４０は、送信先名称取得部２０で取得した送信先名称と、Ｓ２０４で送信先アドレス取得部３０が取得した送信先アドレスに基づいて取得した送信先名称と、が符合するか否かを判定する（Ｓ２０８）。なお、ここでの判定は、Ｓ２０６で送信先名称取得部２０が取得した送信先名称に対応してデータベース１０に登録された送信先アドレスと、Ｓ２０２で送信先アドレス取得部３０が取得した送信先アドレスとが一致するか否かで判定しても良い。
【００２７】
判定部４０が符合すると判定した場合は（Ｓ２０８：Ｙｅｓ）、ＦＡＸ送信を実行する（Ｓ２１２）。一方、判定部４０が符合しないと判定した場合は（Ｓ２０８：Ｎｏ）、表示部７０に、送信先名称と送信先ＦＡＸ番号とが符合しない旨の警告メッセージを表示する（Ｓ２１２）。この警告メッセージにもかかわらず、操作者から再度送信実行の指示を受けた場合は（Ｓ２１４：Ｙｅｓ）、設定されたＦＡＸ番号宛にＦＡＸを送信し（Ｓ２１０）、送信中止の指示を受けた場合は（Ｓ２１４：Ｎｏ）、ＦＡＸ送信を取止める（Ｓ２１６）。
【００２８】
以上の通り、本実施形態のＦＡＸ装置１によれば、送信しようとするＦＡＸ文書に記載された送信先名称と、設定されたＦＡＸ番号あるいは短縮番号に対応する送信先名称が符合しない場合はその旨のメッセージを表示して送信操作者の注意を喚起することにより、ＦＡＸ誤送信を防止することが可能となる。
【００２９】
例えば、現在の事務用ＦＡＸ機の多くは短縮ダイヤル機能を有する等ワンタッチで送信できるようになっており、利便性が高まっている。しかし、ワンタッチで送信可能という利便性がゆえに、操作者が、短縮ダイヤル機能を用いてＦＡＸを送信しようとする場合、短縮ダイヤルを入力する際に誤った短縮ダイヤルを押してしまう等の手違いが起こりうる。こうした手違いが生じてしまった場合であっても、誤送信防止機能付情報通信機器１を用いていれば、送信先名称取得部２０で取得した送信先名称とデータベース短縮ダイヤルで入力した送信先の名称とが符合しないので、誤送信を防止することができる。
【００３０】
次に、本発明が電子メール送信装置に適用された実施の形態について説明する。電子メールの誤送信を防止する場合の構成も図１に示すＦＡＸ装置１と概ね同一の機能構成となるが、一般に電子メールの送信は、パーソナルコンピュータ等のコンピュータにインストールされた電子メール用のアプリケーションソフトウェアにより実行されるので、このアプリケーションソフトウェアがインストールされたコンピュータが図１に示す機能構成を有することとなる。
【００３１】
電子メールを送信しようとする操作者は、送信先記入欄に送信先メールアドレスを入力し、本文の欄の冒頭に送信先の組織名（例えば、会社名や部署名等）と氏名（例えば、受信者の氏名）とを記入した上で、メッセージ本文を記述するのが一般的である。したがって、データベース１０を参照して、送信先アドレス取得部３０が取得した電子メールアドレスと、送信先名称取得部２０が取得した本文の欄に記載の送信先名称と、が対応付けられるか否かをチェックすることで誤送信を防止することができる。
【００３２】
以下、図４を参照して、本発明を電子メール送信に適用した場合における処理の流れを説明する。
【００３３】
送信先アドレス取得部３０は、送信先記入欄に記載された送信先の電子メールアドレスを送信先アドレスとして取得する（Ｓ３０２）。判定部４０は、データベース１０を参照して、取得した電子メールアドレスに対応する送信先名称を取得する（Ｓ３０４）。
【００３４】
ところで、電子メール機能を提供するアプリケーションソフトウェアでは、送信先の氏名及び電子メールアドレスのみならず、所属組織名、部署名等さまざまな個人データを記憶することができる機能を有するものがあるが、データベース１０は、これら個人データを格納するものでも良い。また、送信先名称として、正式名称のみならず、略称や通称等も併せて登録できるようにしていても良い。
【００３５】
送信先名称取得部２０は、電子メールの本文の欄から送信先の名称を取得する（Ｓ３０６）。電子メールの本文は一般的にテキスト情報であるので、送信先名称取得部２０はこのテキスト情報から送信先の名称を取得することができる。もし、送信先名称取得部２０により送信先名称が取得できなかった場合は（Ｓ３０６：Ｎｏ）、表示部７０に、送信先名称を読み取れなかった旨の警告メッセージを表示する（Ｓ３１２）。この警告メッセージにもかかわらず、操作者から再度送信実行の指示を受けた場合は（Ｓ３１４：Ｙｅｓ）、設定された電子メールアドレスに電子メールを送信し（Ｓ３１０）、送信中止の指示を受けた場合は（Ｓ３１４：Ｎｏ）、電子メールの送信を取止める（Ｓ３１６）。
【００３６】
送信先名称取得部２０が送信先名称を認識することができた場合は（Ｓ３０６：Ｙｅｓ）、判定部４０は、送信先名称取得部２０で取得した送信先名称と、Ｓ３０４で送信先アドレス取得部３０が取得した送信先アドレスに基づいて取得した送信先名称とが符合するか否かを判別する（Ｓ３０８）。なお、ここでの判別は、Ｓ３０６で送信先名称取得部２０が取得した送信先名称をデータベース１０で検索して得られる送信先アドレスと、Ｓ３０２で送信先アドレス取得部３０が取得した送信先アドレスと、が符合するか否かで判別しても良い。
【００３７】
判定部４０が符合すると判別した場合は（Ｓ３０８：Ｙｅｓ）、電子メールを送信する（Ｓ３１２）。一方、判定部４０で符合しないと判別した場合は（Ｓ３０８：Ｎｏ）、表示部７０に送信先名称と送信先電子メールアドレスが符合しない旨の警告メッセージを表示する（Ｓ３１２）。この警告メッセージにもかかわらず、操作者から再度電子メールの送信実行の指示を受けた場合は（Ｓ３１２：Ｙｅｓ）、設定された電子メールアドレス宛に電子メールを送信する（Ｓ３１０）。送信中止の指示を受けた場合は（Ｓ３１４：Ｎｏ）、電子メールの送信を取止める（Ｓ３１６）。
【００３８】
以上の通り、本発明を電子メール送信に適用した場合、送信しようとする電子メールの本文に記載された送信先名称と、設定された電子メールアドレスに対応する送信先名称が符合しない場合はその旨のメッセージを表示して送信操作者の注意を喚起することにより、電子メール誤送信を防止することが可能となる。
【００３９】
例えば、現在の電子メールでは、メールアドレスを直接入力しなくても、送信先リストから選択して入力できるようになっているのが一般的である。すなわち、データベース１０に予め登録されたメールアドレスやこれまで送受信したことのあるメールアドレス等が、送信先の組織名と氏名とに関連付けて格納されている。操作者が、こうした機能を用いて電子メールを送信しようとする場合であって、データベース１０が同一姓名で氏名の異なる複数の人名を有するときに、誤って別の氏名を選択してしまう等の手違いが起こりうる。こうした手違いが生じてしまった場合であっても、本実施形態のメール送信装置によれば、送信先名称取得部２０が取得した送信先の組織名が、データベースに格納された送信先の組織名に符合しないので、誤送信を防止することができる。
【００４０】
なお、以上の実施形態の説明は、本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定するものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく、変更、改良され得ると共に本発明にはその等価物が含まれることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の一実施形態である誤送信防止機能付ＦＡＸ装置１の全体構成図である。
【図２】データベース１０が有するアドレス送信先に係るデータのデータ構成である。
【図３】本発明の一実施形態である誤送信防止機能付ＦＡＸ装置１の処理フローである。
【図４】本発明を電子メール送信に用いた場合の処理フローである。
【符号の説明】
【００４２】
１  誤送信防止機能付ＦＡＸ装置
１０  データベース
２０  送信先名称取得部
３０  送信先アドレス取得部
４０  判定部
５０  送信部
６０  データベース更新部
７０  表示部
【図１】
2007228290.tif 000003
【図２】
2007228290.tif 000004
【図３】
2007228290.tif 000005
【図４】
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