(57)【要約】【課題】電子承認システムでは、承認データを追加、変更する場合に、承認の入力画面、承認処理画面、データベースの構造など改定する対象が多く、柔軟に、迅速に電子承認システムを構築することが困難であった。【解決手段】電子申請書作成コンピュータ３において、承認に必要な機能プログラムと承認データの双方を保持する電子申請書を作成する。クライアントコンピュータ１のユーザが電子申請書に承認データを入力、保持させ、あらかじめ付加されている承認機能プログラムを用いて、承認コンピュータ２の承認者へ送付する。そして、承認データが改定された場合、電子申請書作成コンピュータ３で電子申請書を改定し、クライアントコンピュータ１のユーザに送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータ上で扱うことのできる電子形式の申請書に、承認処理を行うための承認機能プログラムおよび承認データの保存機能を付加し、通信手段を用いて、この電子形式の申請書上の承認データと承認機能プログラムを併せて、承認者へ送付することを特徴とする承認システム。
【請求項２】
承認者へ承認を依頼するための承認機能プログラムを付加することを特徴とした請求項１記載の電子申請書。
【請求項３】
承認データをデータベースシステムに蓄積せず、電子申請文書に保存し、電子申請書にあらかじめ付加した承認機能プログラムとともに、電子申請文書そのものを承認者へ送付することを特徴とする請求項１に記載の電子承認方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】  本発明は、行政機関、公共機関、民間機関、企業などの承認業務を行う場合に使用される電子承認システムに関する。
【背景技術】
【０００２】  従来の電子承認システムは、申請手続きに沿った、承認依頼のデータを承認データ入力画面に入力し、データを受け付けるための専用サーバーシステムが受け付けたのち、承認データは専用サーバーシステム内に具備しているデータベースに一旦蓄えられ、承認依頼を受けた承認者が、このデータベースに参照画面を用いてアクセスし、承認データを確認し、承認指示などのアクションを行うものである。【０００３】  ここでの申請手続きとは、出張旅費の申請、議事録の承認申請、図面の出図申請、住民票の申請などである。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】  しかしながら、従来のデータベースに蓄積された承認データを用いて、承認処理を行う技術によれば、承認処理に必要な承認データの変更、追加があった場合に、専用サーバーシステムの改定、データベースの改定、承認データの入力画面の改定、参照画面の改定、承認画面の改定などが必要であり、改定を必要とするシステム対象が多く、柔軟に、より迅速に電子承認システムとして対応することが困難であった。【０００５】  そこで、本発明は、上記の実情を踏まえたものであり、承認処理のためのデータを追加、変更した場合であっても、柔軟に対応することのできる電子承認システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】  したがって、上記目的を達成するために、本発明のうち第１の発明は、電子申請書に承認機能プログラムを具備し、クライアントコンピュータから申請処理の状況報告を受け付ける承認サーバを具備し、前述の承認サーバは、クライアントコンピュータから入力された電子申請書上の承認状態を格納するデータベースサーバを具備し、承認者へ電気通信回線を用いて、承認処理プログラムを付加した電子申請書と承認データをあわせて送付し、各承認者において、承認処理は依頼された電子申請書にて、承認することのできる手段を特徴とする電子承認システムである。【０００７】  また、第２の発明は、第１の発明において、承認処理を行うために必要な承認処理プログラムおよび承認データを具備していることを特徴とする電子申請書である。
【発明の効果】
【０００８】  本発明によれば、電子承認は、データベースを介することなく、電子申請書上の承認データとあらかじめ付加した承認機能プログラムにより承認処理を遂行することが可能であり、承認データに改定があった場合、電子申請書のみを改定することで電子承認処理を遂行することが可能である。
【発明実施の形態】
【０００９】  以下、図面を参照して、本発明の実施の形態に係る電子承認システムについて説明する。
【００１０】  図１は、本発明の実施の形態に係る電子承認システムについて説明するための図である。
【００１１】  同図に示されるように、本発明の実施の形態に係る電子承認システムは、クライアントコンピュータ１と承認コンピュータ２と電子申請書作成コンピュータ３と承認サーバ４がネットワーク８を介して接続されている。
【００１２】  ここでのネットワークは、企業内ＬＡＮ、インターネットおよび企業間を接続する通信手段を指し示す。
【００１３】  クライアントコンピュータ１、承認コンピュータ２、電子申請書作成コンピュータ３は、図１では１台のみ記述しているが、複数台設置してもかまわない。
【００１４】  図２に承認サーバ４の詳細な構成を指し示す。
この承認サーバ４は、承認受付サーバ５と承認問い合わせサーバ６およびデータベースサーバ７を具備している。
【００１５】  本発明の実施の形態においては、承認受付サーバ５、承認問合せサーバ６およびデータベースサーバ７を別々に設けた場合について説明するが、これらのサーバは、１台で構成してもかまわない。
【００１６】  承認受付サーバ５は、データベースサーバ７に対してアクセス可能であり、クライアントコンピュータ１および承認コンピュータ２から報告された承認状態データを受付し、受け付けたデータをデータベースサーバ７へ格納するための受付プログラム１１を有する。
【００１７】  ここで承認状態データとは、承認に必要なデータそのものではなく、電子申請書のＩＤ，承認ステータス、承認者などの電子申請書の承認状態を表すデータである。
【００１８】  承認問い合わせサーバ６は、データベースサーバ７に対してアクセス可能であり、クライアントコンピュータ１から依頼された電子申請書の承認状態を表示するための問い合わせプログラム１２により、依頼された電子申請書の承認状態の結果を返信するとともに、ＷＥＢサーバの機能を果たしている。
【００１９】  データベースサーバ７には、承認テーブル２１を有する。
【００２０】  承認テーブル２１には、申請書ＩＤ、改定Ｎｏ、承認ステータス、承認日時、承認状態、承認者、起案者などの情報が格納されている。
【００２１】  以下、図３のシーケンス図を用いて、電子承認の処理を説明する。
【００２２】  まず、あらかじめ電子申請書作成コンピュータ３にて、申請手続きに沿った作成された電子申請書は、承認データ項目と申請手続きの承認処理に必要な機能プログラムを具備する。（図３のＴ１）
【００２３】  ここでの承認処理に必要な機能プログラムは、承認の状態を変更させる機能を有するプログラム、電子申請書の印刷の回数を制限する機能を有するプログラム、電子申請書にパスワードを付加する機能を有するプログラム、電子申請書の閲覧の期間を制限するための機能を有するプログラム、電子申請書の存在を証明するためにタイムスタンプ、電子署名を付加する機能を有するプログラム、電子申請書に他の電子ファイルを添付するための機能を有するプログラム、受付サーバ５に承認データを送信するプログラムなどである。
【００２４】  また、前記承認処理に必要な機能プログラムのすべてを電子申請書に具備する必要はなく、申請手続きする上で必要な承認機能プログラムのみを具備すればよい。
【００２５】  承認データ項目は、申請手続きに必要なデータ項目であり、電子申請書作成時に決定される項目である。
【００２６】  クライアントコンピュータ１のユーザは、作成が完了した電子申請書を、ネットワークを介したユーザによるファイル共有、もしくは、電子申請書作成コンピュータ３のユーザからの電子メールによる受信、電子申請書ファイルの複製などの方法を用いて利用する。
【００２７】  図４に作成された電子申請書の一例を指し示す。ここでは、議事録の電子申請書とする。
【００２８】  クライアントコンピュータ１のユーザは、表示された電子申請書の画面において、承認データである議題（図４のＣ１）、日時（図４のＣ２）、打合せ場所（図４のＣ３）、メンバー（図４のＣ４）、内容（図４のＣ５）を入力し、入力完了した場合に、図４に示した「完了」ボタン３１を押下する。（図３のＴ２）
【００２９】  この「完了」ボタン３１の押下により、入力が完了した電子申請書が有している機能それぞれのボタンが表示され、クライアントコンピュータ１のユーザは、承認機能プログラムのボタンを押下することが可能になる。
【００３０】  電子申請書が有している承認機能プログラムの「承認依頼」ボタン３２を押下することにより、承認者にネットワークを介して、電子申請書と承認データを併せて送信する。（図３のＴ３）
【００３１】  各承認機能プログラムのボタン３１、ボタン３２、ボタン３３、ボタン３４を押下されたときに承認状態データである申請書のＩＤ，変更された承認ステータス、承認日時、承認者情報を受付サーバ５に送信し、受付サーバ５が有する受付プログラム１１は、データベースサーバ７へ承認状態データを格納する。（図３のＴ４）
【００３２】  承認コンピュータ２の承認者は、受け取った電子申請書を参照し、電子申請書の承認データの内容を確認する。（図３のＴ５）
【００３３】  承認コンピュータ２の承認者は、電子申請文書に付加されている各種の承認機能プログラムを利用して、承認処理を行う。（図３のＴ６）
【００３４】  承認コンピュータ２の承認者が、実施した承認処理結果、電子申請書の承認状態データを受付サーバ５が有する受付プログラム１１に送信し、データベースサーバ７へ格納する。（図３のＴ７）
【００３５】  データベース７へ格納された承認状態データをユーザは、問合せサーバ６を介して、参照することにより、起案した電子申請書の承認状態を確認することが可能となる。
【００３６】  図５のシーケンス図を用いて、電子申請書に改定が加わった場合について、以下説明する。
【００３７】  電子申請クライアント２により、改定が加わる当該電子申請書に対する承認データおよび承認機能プログラムの追加、変更を行う。（図５のＴ１１）
【００３８】  改定された電子申請書をクライアントコンピュータ１のユーザへネットワークを介して提供することにより、図３を用いて指し示した、電子承認システムを利用することが可能となる。
【００３９】  図６に、クライアントコンピュータ１のユーザが利用する承認状態の検索画面の例を指し示す。
【００４０】  起案したクライアントコンピュータ１のユーザは、図６中の申請書ＩＤ、申請書名、申請者、日、申請ステータスの項目に検索項目を入力し、「問合せ」ボタン４１を押下することにより、問い合わせサーバ６が有する問い合わせプログラム１２がデータベースサーバ７から現在の電子申請書の状態を検索する。
【００４１】  問合せプログラム１２は、クライアントコンピュータ１のユーザに検索結果を返信し、問い合わせを行ったユーザが起案した電子申請書に対する現在の状態を確認することが可能となる。
【００４２】  したがって、本発明の実施の形態に係る電子承認システムによれば、電子申請書に記載された承認データはデータベースサーバを介さず、電子申請書上の承認データを利用して、承認処理をすすめることが可能となり、承認データの追記、改定があった場合でも、電子申請書を改定することで電子承認システムに対応することができる。
【００４３】  なお、本願発明は、上記の発明実施の形態に限定されるものではなく、実施段階において、その要旨を逸脱しない範囲で種々に変形することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子承認システムについて説明するための図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る電子承認システムのサーバの詳細図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る電子承認システムのシーケンス図である。
【図４】作成された電子申請書の例である。
【図５】電子申請書に改定が加わった場合の電子承認システムのシーケンス図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る承認状態の検索画面の例である。
【符号の説明】
【００４５】１・・・クライアントコンピュータ、２・・・承認コンピュータ、３・・・電子申請書作成コンピュータ、４・・・承認サーバ、５・・・受付サーバ、６・・・問い合わせサーバ、７・・・データベースサーバ、８・・・ネットワーク、１１・・・受付サーバープログラム、１２・・・問い合わせサーバープログラム、２１・・・承認テーブル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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