(57)【要約】【課題】      ユーザの複合機における任意の処理を防いで、情報の漏洩などを防止する。【解決手段】  ユーザの指示する処理の内容を管理者に通知し、管理者が承認した処理のみを実行可能とし、管理者が承認しなかった処理については、コマンドを削除してその旨をユーザに通知する。【選択図】    図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コピー機能と原稿データの送受信機能とを備えた複合機において、
ユーザの指示する処理の内容を管理者に通知するための手段と、
前記処理の承認を管理者に要求するための手段とを設け、
管理者の承認により、前記ユーザの指示する処理を行うことを特徴とする、複合機。
【請求項２】
前記管理者による承認がなければその旨を前記ユーザに通知すると共に、前記ユーザの指示を取り消す手段を設けたことを特徴とする、請求項１の複合機。
【請求項３】
前記ユーザの処理を、原稿データの電子メールの送信またはファクシミリ送信とすることを特徴とする、請求項１または２の複合機。
【請求項４】
前記管理者への通知を、その端末に対して行うことを特徴とする、請求項１〜３の複合機。
【請求項５】
前記端末の画面から、処理対象の原稿を参照させるようにしたことを特徴とする、請求項４の複合機。
【請求項６】
コピー機能と原稿データの送受信機能とを備えた複合機のプログラムであって、
ユーザの指示する処理の内容を管理者に通知するための命令と、
前記処理の承認を管理者に要求するための命令と、
前記管理者の承認があれば、前記ユーザの指示する処理を行う命令と、
前記管理者の承認がなければ、その旨を前記ユーザに通知すると共に、前記ユーザの指示を取り消す命令とを設けた、複合機のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は複合機での処理に関し、特に管理者による承認を得た処理に関する。
【背景技術】
【０００２】
複合機での処理は、ユーザの必要に応じて誰でも許可を得ずに行うことが多い。例えばファクシミリ送信で、上司などの許可を得ずに自由に文書の送信等を行うことが可能である。また私的にプリンタなどを使用することも多く、私的流用によってコストがかさんでいる。近年特に問題であるのは情報管理の不備であり、自由な使用を黙認すれば複合機を介してファクシミリ送信や電子メールなどで情報が外部に流出するおそれがある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この発明の課題は、ユーザが処理を行うに際して管理者の承認を得ることにある（請求項１〜６）。ここで管理者とは、承認権限のあるユーザであり、個々のユーザの処理に承認を与えることとして、管理者の許可する処理のみを行わせる。
この発明の追加の課題は、管理者に承認されないユーザの処理を取り消して、処理を行わせないことにある（請求項２、６）。
さらに追加の課題は、特に情報の送信処理に関しては、管理者による承認を必要とすることにある（請求項３）。
【０００４】
またさらに追加の課題は、管理者への通知はその端末へ行うこととし、管理者は端末から処理の承認や非承認を行うことができるようにすることにある（請求項４）。
さらに、管理者は、端末から処理対象の原稿の内容を確認できるようにすることにある（請求項５）。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明は、コピー機能と原稿データの送受信機能とを備えた複合機において、ユーザの指示する処理の内容を管理者に通知するための手段と、前記処理の承認を管理者に要求するための手段とを設け、管理者の承認により、前記ユーザの指示する処理を行うことを特徴とする。
【０００６】
好ましくは、前記管理者による承認がなければその旨を前記ユーザに通知すると共に、前記ユーザの指示を取り消す。さらに好ましくは、前記ユーザの処理を、送信原稿の電子メールの送信またはファクシミリ送信とする。
【０００７】
また好ましくは、前記管理者への通知を、その端末に対して行う。またさらに好ましくは、前記端末の画面から、処理対象の原稿を参照させるようにする。
【０００８】
さらにこの発明は、コピー機能と原稿データの送受信機能とを備えた複合機のプログラムにおいて、ユーザの指示する処理の内容を管理者に通知するための命令と、前記処理の承認を管理者に要求するための命令と、前記管理者の承認があれば、前記ユーザの指示する処理を行う命令と、前記管理者の承認がなければ、その旨を前記ユーザに通知すると共に、前記ユーザの指示を取り消す命令とを設けることを特徴とする。    
【発明の効果】
【０００９】
この発明では、ユーザによる複合機での処理について、管理者による承認を得たもののみを行わせることとし、ユーザの任意の使用を防止する（請求項１〜６）。ユーザの複合機の私的使用を禁止できるので、ユーザによる機密情報や個人情報の持ち出しを防止でき、さらにユーザは必要な処理だけを行うのでコストの削減を図ることができる。また誤ダイヤルなどの誤操作を未然に防ぐことができる。
【００１０】
特に請求項３の発明では、電子メールの送信やファクシミリ送信といった送信処理について管理者による承認を必要とするので、情報の流出を防止し、機密情報や個人情報などの情報を管理することができる。また管理者は自己の端末から処理の承認／非承認を行うことができるので、承認依頼が頻繁にあっても容易に対応することができる（請求項４）。さらに端末から処理対象の原稿の内容を確認でき、例えばメール送信されようとしている文書の内容を参照することができるので、その文書に対しての承認／非承認が容易である（請求項５）。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。
【実施例】
【００１２】
図１〜図４に実施例を示す。図において、２は複合機で、４は主制御としてのＣＰＵで、６は公衆電話網に対して呼を確立するための網制御装置（ＮＣＵ）で、８は公衆電話回線を介してＧ３ファクシミリデータ等を送受信するためのモデムである。また複合機２は、ＬＡＮインターフェース１０で、ＬＡＮ１２を介し管理者のパーソナルコンピュータ１４やユーザのパーソナルコンピュータ１５等に接続されている。
【００１３】
１６はコピー機能処理部で、１８はスキャナ機能処理部で、スキャナで画像を読み取りパーソナルコンピュータなどに画像データを送信するなどの処理を行う。２０はプリンタ機能処理部で、プリンタにネットワークプリンタ機能を持たせて、ＬＡＮ１２内のパーソナルコンピュータ１４，１５などからの依頼に応じてネットワークプリンタとしてのプリント等を行う。また２２はＧ３ファクシミリ機能処理部で、画像データなどを公衆電話回線を用いてファクシミリ送信／受信を行う。２４はネットワーク通信部で、電子メールなどの送受信行う。なお２６は、インターネット網である。
【００１４】
２８はＬＣＤなどの表示パネル、３０は操作部で、ＬＣＤ表示パネルのタッチパネルやキーボード等を用い、Ｇ３ファクシミリや電子メール送信などの処理の選択を行ったり、送信文書の選択や送信先ファクシミリ番号やメールアドレス等の設定条件の入力等を行う。３２は処理承認部で、処理内容表示部３４でユーザの指示する処理内容をＬＣＤ２８やパーソナルコンピュータ１４の表示画面などに表示し、承認受付部３６で処理内容に対する管理者の承認／非承認を受け付け、承認結果通知部３８で処理を指示したユーザに承認／非承認の結果を通知する。なお３９は、処理の種類毎等で承認の要否を予め設定しておくための承認設定部で、承認の対象となる処理や文書の種類をテーブルで管理したり、ユーザ毎にレベルを付して、ユーザのレベルに応じて承認の必要な処理の範囲を設定する。また、４０はプログラム等を記憶するためのＲＯＭ、４２は各種データ等を記憶するためのＲＡＭである。また４４はユーザ処理の承認を行うための、ユーザ処理承認プログラムで、記憶装置に記憶する。
【００１５】
図２は、実施例のユーザ処理承認プログラム４４の構成を示すブロック図である。実施例のプログラム４４には、ユーザの指示する処理内容を管理者に通知して表示するための処理内容表示命令４５と、管理者による処理の承認／非承認を要求してこれを受け付けるための管理者承認受付命令４６と、承認された処理を実行するための処理実行命令４７と、管理者の承認/非承認の結果をユーザに通知するための承認結果通知命令４８と、処理の種類毎などに管理者の承認が必要であることを設定するための処理設定命令４９とを設ける。
【００１６】
図３を参照して、実施例での動作を説明する。実施例では、ユーザＡがＬＣＤ２８で複合機２での処理（例えばファクシミリ送信）を指示するものとし、指示された処理の内容は管理者のパーソナルコンピュータ１４に表示される。管理者はその処理の承認をパーソナルコンピュータ１４から複合機のＷｅｂ画面などで行い、承認結果はユーザのパーソナルコンピュータ１５に表示される。ユーザＡはインターネットファクシミリ送信や電子メール送信などをユーザのパーソナルコンピュータ１５などから指示することもでき、また管理者は複合機２の機側で処理の承認を行っても良い。実施例では、Ｇ３ファクシミリ送信で見積書を送信するが、インターネットファクシミリ送信や、電子メール送信の他、原稿のコピーやスキャン、プリント時にも、管理者に承認を求めることとしても良い。
【００１７】
図において、複合機２の表示画面２８０にユーザＡの行うファクシミリ送信についての処理内容が表示されている。すなわち送信先の名称、ファクシミリ番号の他、送信対象文書名やその文書を特定できる日付等を表示し、送信ボタン５０の押下によって管理者にその内容が通知される。そして管理者のパーソナルコンピュータ１４の表示画面１４０には、ユーザＡが行おうとする処理の内容として、宛先名称やファクシミリ番号、ユーザ名とその部署、送信文書名などが表示される。管理者は宛先と送信対象の文書から送信の可否を決定したり、ユーザＡにその処理を行わせても良いか、添付書類は正しいか、あるいは送信先ファクシミリ番号が正しいかなどをチェックすることができる。また送信文書の内容を確認するときは、ボタン５２からその具体的な内容を参照することができる。そしてファクシミリ送信を許可するときは承認ボタン５４を、許可しないときは非承認ボタン５６を選択する。
【００１８】
管理者が承認ボタン５４を選択すると、複合機２はユーザのパーソナルコンピュータ１５の表示画面１５０に承認されたことを通知すると共に、対象文書を指定宛先にファクシミリ送信する。また非承認ボタン５６が選択されると、承認されなかった旨と、ユーザの指示を取り消したことを通知する。
【００１９】
図４に、実施例でのファクシミリ送信の処理を示す。ユーザＡが複合機に対し、ファクシミリ送信に関する情報の設定を行い（ステップ１）、ファクシミリ送信開始のボタンを押下すると（ステップ２）、複合機はファクシミリ送信に関するコマンドを作成する（ステップ３）。ファクシミリ送信処理に関して、管理者による承認が必要であることが予め設定されていると、管理者に対してＷｅｂ画面などで承認を要求する（ステップ４，５）。承認の要否は、ファクシミリ送信や電子メール送信などの処理種類毎に設定する。      
【００２０】
そして管理者が複合機や自機などからユーザＡのファクシミリ送信を承認すると（ステップ６）、ユーザＡに承認通知を行い（ステップ７）、ファクシミリ送信を行う（ステップ８）。そしてユーザＡには、ファクシミリ送信の結果を通知する（ステップ９）。ここで送信データをアーカイブするときは、承認済みの送信データをアーカイブすればよい。      
【００２１】
ユーザＡのファクシミリ送信が許可されない、すなわち非承認の場合は、ファクシミリ送信のコマンドを削除し、送信データを削除する（ステップ６，１０）。ユーザＡにはファクシミリ送信が承認されなかったことを表示画面で、あるいは電子メールやプリント処理で通知する（ステップ１１）。
【００２２】
実施例では、複合機において管理者による承認を得た処理のみを行う。管理者が承認を行うことで、ネットワークを介して情報が流出したり、機密情報や個人情報などがプリントなどされて持ち出されることを防止することができる。また情報の流れを把握して、アーカイブすることなどにより情報を管理することができる。さらに複合機の私的流用を監視してコストの削減を図ることができる。
【００２３】
管理者の承認の要否は、処理の種類毎に設定したり、ユーザ名やユーザの所属部署などをレベル付けし、そのレベルに応じて予め設定する。そして管理者の承認が必要な場合、そのユーザの処理を承認するか否かは、処理対象の文書の種類や処理の種類、さらにファクシミリ送信などの場合は送信先などから決定する。例えばユーザＡにはすべての処理を許可するが、ユーザＢはコピー処理は許可するがファクシミリ送信は許可しない、さらには設計図を添付した電子メールはユーザＣのみに認める、特定の宛先の送信のみを認めるなどである。また管理者による承認／非承認は、複合機から行う以外に、自機のパーソナルコンピュータなどからも行うことができるので、頻繁な承認依頼に対応できる。さらに送信データのアーカイブなどを行って、承認／非承認の履歴を残すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】実施例の複合機の構成を示すブロック図
【図２】実施例でのユーザ処理の管理者による承認プログラムの構成を示すブロック図
【図３】実施例での、ユーザの処理内容と管理者への承認内容、及び承認／非承認時のそれぞれの表示画面を示す図
【図４】実施例での、ファクシミリ送信時の管理者による承認を求めるための処理アルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
【００２５】
２              複合機
４              ＣＰＵ
６              ＮＣＵ（Network Control Unit）
８              モデム
１０            ＬＡＮインターフェース
１２            ＬＡＮ
１４、１５      パーソナルコンピュータ
１６            コピー機能処理
１８            スキャナ機能処理
２０            プリンタ機能処理
２２            Ｇ３ファクシミリ機能処理
２４            ネットワーク通信部
２６            ネットワーク網
２８            ＬＣＤ
３０            操作部
３２            処理承認部
３４            処理内容表示部
３６            承認受付部
３８            承認結果通知部
３９            承認設定部
４０            ＲＯＭ
４２            ＲＡＭ
４４            ユーザ処理承認プログラム
５０〜５６      指示ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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