(57)【要約】【課題】管理対象となる文書の電子データが存在しない場合や、文書自体に何らかの情報(タグやバーコードなど)が付与されていない場合でも、検索キーに基づく当該文書の所在の検索を可能とする技術を提供する。【解決手段】管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する文書管理システムであって、前記関連情報を取得する関連情報取得部１０１と、関連情報取得部１０１にて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得部１０２と、関連情報取得部１０１にて取得された関連情報と所在情報取得部１０２にて取得された所在情報とを対応付ける対応付け部１０３とを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する文書管理システムであって、
前記関連情報を取得する関連情報取得部と、
前記関連情報取得部にて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得部と、
前記関連情報取得部にて取得された関連情報と前記所在情報取得部にて取得された所在情報とを対応付ける対応付け部と
を有する文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記関連情報取得部にて取得される関連情報に基づいて、前記関連情報取得部にて関連情報が取得された文書の所在に関する情報を推定する所在情報推定部を有し、
前記所在情報取得部は、前記所在情報推定部にて推定された文書の所在に関する情報を前記所在情報として取得する文書管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記関連情報取得部は、シートに画像を形成する画像形成部に対して印刷処理を行うために送信される印刷用データに基づいて、前記関連情報を取得する文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載の文書管理システムにおいて、
前記関連情報は、文書内容としてのコンテンツ情報、文書タイトル、文書作成者、文書更新者および文書カテゴリのうち少なくともいずれかの一部または全部である文書管理システム。
【請求項５】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記関連情報取得部は、文書利用に関する履歴情報としての利用履歴情報を取得する文書管理システム。
【請求項６】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記関連情報取得部は、前記文書から読み取られた画像データに対して所定の画像認識処理を行うことにより、前記関連情報を取得する文書管理システム。
【請求項７】
管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する文書管理方法であって、
前記関連情報を取得する関連情報取得ステップと、
前記関連情報取得ステップにて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得ステップと、
前記関連情報取得ステップにて取得された関連情報と前記所在情報取得ステップにて取得された所在情報とを対応付ける対応付けステップと
を有する文書管理方法。
【請求項８】
請求項７に記載の文書管理方法において、
前記関連情報取得ステップにて取得される関連情報に基づいて、前記関連情報取得ステップにて関連情報が取得された文書の所在に関する情報を推定する所在情報推定ステップを有し、
前記所在情報取得ステップは、前記所在情報推定ステップにて推定された文書の所在に関する情報を前記所在情報として取得する文書管理方法。
【請求項９】
請求項７に記載の文書管理方法において、
前記関連情報取得ステップは、シートに画像を形成する画像形成部に対して印刷処理を行うために送信される印刷用データに基づいて、前記関連情報を取得する文書管理方法。
【請求項１０】
請求項９に記載の文書管理方法において、
前記関連情報は、文書内容としてのコンテンツ情報、文書タイトル、文書作成者、文書更新者および文書カテゴリのうち少なくともいずれかの一部または全部である文書管理方法。
【請求項１１】
請求項７に記載の文書管理方法において、
前記関連情報取得ステップは、文書利用に関する履歴情報としての利用履歴情報を取得する文書管理方法。
【請求項１２】
請求項７に記載の文書管理方法において、
前記関連情報取得ステップは、前記文書から読み取られた画像データに対して所定の画像認識処理を行うことにより、前記関連情報を取得する文書管理方法。
【請求項１３】
管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
前記関連情報を取得する関連情報取得ステップと、
前記関連情報取得ステップにて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得ステップと、
前記関連情報取得ステップにて取得された関連情報と前記所在情報取得ステップにて取得された所在情報とを対応付ける対応付けステップと
をコンピュータに実行させる文書管理プログラム。
【請求項１４】
請求項１３に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記関連情報取得ステップにて取得される関連情報に基づいて、前記関連情報取得ステップにて関連情報が取得された文書の所在に関する情報を推定する所在情報推定ステップを有し、
前記所在情報取得ステップは、前記所在情報推定ステップにて推定された文書の所在に関する情報を前記所在情報として取得する文書管理プログラム。
【請求項１５】
請求項１３に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記関連情報取得ステップは、シートに画像を形成する画像形成部に対して印刷処理を行うために送信される印刷用データに基づいて、前記関連情報を取得する文書管理プログラム。
【請求項１６】
請求項１５に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記関連情報は、文書内容としてのコンテンツ情報、文書タイトル、文書作成者、文書更新者および文書カテゴリのうち少なくともいずれかの一部または全部である文書管理プログラム。
【請求項１７】
請求項１３に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記関連情報取得ステップは、文書利用に関する履歴情報としての利用履歴情報を取得する文書管理プログラム。
【請求項１８】
請求項１３に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記関連情報取得ステップは、前記文書から読み取られた画像データに対して所定の画像認識処理を行うことにより、前記関連情報を取得する文書管理プログラム。
【請求項１９】
請求項１８に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記所定の画像認識処理は、ＯＣＲ処理である文書管理プログラム。
【請求項２０】
請求項１８に記載の文書管理プログラムにおいて、
前記関連情報は、前記文書の内容としてのコンテンツ情報の一部または全部である文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、文書の所在に関する情報を検索可能に管理する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、紙文書の管理場所等の所在を検索することのできる文書管理システムとして、管理対象となる紙文書に対応する電子データ、タグ情報およびバーコード情報等と当該文書の所在に関する情報とを予め対応付けてデータベースに登録しておき、検索キー（所望の文書を見つけるために検索システムに対して指定する情報や条件）に基づいて当該電子データ、タグ情報およびバーコード情報等を検索することにより、その紙文書の所在に関する情報を得る構成が知られる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、上記従来技術では、スキャナで画像読み取りを行っただけの紙文書や過去に印刷して電子データを消去した紙文書の所在を知りたい場合、対応する電子データ、タグ情報およびバーコード情報等が存在しないため、その紙文書の所在を検索することができないという問題がある。
【０００４】
本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、管理対象となる文書の電子データが存在しない場合や、文書自体に何らかの情報(タグやバーコードなど)が付与されていない場合でも、検索キーに基づく当該文書の所在の検索を可能とする技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決するため、本発明に係る文書管理システムは、管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する文書管理システムであって、前記関連情報を取得する関連情報取得部と、前記関連情報取得部にて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得部と、前記関連情報取得部にて取得された関連情報と前記所在情報取得部にて取得された所在情報とを対応付ける対応付け部とを有する。
【０００６】
また、本発明に係る文書管理方法は、管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する文書管理方法であって、前記関連情報を取得する関連情報取得ステップと、前記関連情報取得ステップにて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得ステップと、前記関連情報取得ステップにて取得された関連情報と前記所在情報取得ステップにて取得された所在情報とを対応付ける対応付けステップとを有する。
【０００７】
また、本発明に係る文書管理プログラムは、管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、前記文書の所在に関する情報を検索可能に管理する処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、前記関連情報を取得する関連情報取得ステップと、前記関連情報取得ステップにて情報が取得された文書の所在に関する所在情報を取得する所在情報取得ステップと、前記関連情報取得ステップにて取得された関連情報と前記所在情報取得ステップにて取得された所在情報とを対応付ける対応付けステップとをコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、管理対象となる文書の電子データが存在しない場合や、文書自体に何らかの情報(タグやバーコードなど)が付与されていない場合でも、検索キーに基づく当該文書の所在の検索を可能とする技術を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
図１は、本実施の形態による文書管理システムについて説明するための機能ブロック図である。
【００１０】
本実施の形態による文書管理システムは、ＬＡＮ等の電気通信回線を通じて互いに通信可能に接続された、サーバ１、データベース２、ＰＣ（Personal Computer）３、ＭＦＰ(Multi Function Peripheral)９１、ＭＦＰ９２、・・・、ＭＦＰ９ｎを有している。
【００１１】
ＰＣ３は、例えばＭＦＰ９１〜ＭＦＰ９ｎに対してサーバ１を介して、シートに対して形成されるべき印刷用のデータを送信可能となっている。各ＭＦＰにて印刷処理等の対象となった文書についての印刷データ等の利用履歴に関する利用履歴情報（印刷処理に関するログデータ等）は、データベース２に格納される。
【００１２】
また、各ＭＦＰにて画像が読み取られた文書の画像データは、そのＭＦＰに備えられた画像形成部における印刷処理（例えばコピー処理）に利用されるだけでなく、ＰＣ３およびサーバ１に対しても送信可能となっている。
【００１３】
本実施の形態によるサーバ１は、関連情報取得部１０１、所在情報取得部１０２、対応付け部１０３、所在情報推定部１０４、ＣＰＵ１０５およびメモリ１０６を有する構成となっている。
【００１４】
関連情報取得部１０１は、管理対象である文書に関連する関連情報を取得する役割を有している。具体的に関連情報取得部１０１は、シートに画像を形成する画像形成部（例えば、後述の画像形成部９１２）に対して印刷処理を行うために送信される印刷用データに基づいて、関連情報としての、文書内容であるコンテンツ情報、文書タイトル、文書作成者、文書更新者および文書カテゴリ等の属性情報（フォーマット、作成／更新日時、ファイル名、ファイルパス、ＵＲＬ、ファイルサイズ等）を取得する。
【００１５】
また、関連情報取得部１０１は、ＭＦＰ９１〜ＭＦＰ９ｎにおけるスキャン処理、ＦＡＸ送信処理およびコピー処理などの際に、画像読取部（例えば、後述の画像読取部９１１）にて文書から読み取られた画像データに対して所定の画像認識処理（例えばＯＣＲ処理等）を行うことにより、関連情報を取得する。この他、関連情報取得部１０１は、データベース２に格納されている入力日時、入力者、紙サイズ、カラー有無、出力先、送信先などの利用履歴情報（入出力履歴）に基づいて、関連情報を取得する。
【００１６】
所在情報取得部１０２は、関連情報取得部１０１にて情報が取得された文書の所在に関する所在情報（管理棚の名称、机の名称、部屋の名称、位置情報（経度、緯度など）、誰が保管しているか等）を取得する役割を有している。所在情報は、文書の管理場所を特定できれば、文字情報でも数値化された情報であってもよい。なお、所在情報取得部１０２において所在情報を取得する方法としては、後述の所在情報推定部１０４にて文書の所在に関する情報を推定する場合に、当該推定された所在に関する情報を所在情報として取得する方法と、ＰＣ３における不図示の操作入力部にて受け付けたユーザによる入力内容を所在情報として取得する方法とがある。
【００１７】
対応付け部１０３は、関連情報取得部１０１にて取得された関連情報と所在情報取得部１０２にて取得された所在情報とを対応付けて、関連情報を検索キーとして、文書の所在に関する情報を例えばＰＣ３やデータベース２と通信可能な外部機器から検索可能なようにデータベース２に格納させる役割を有している。
【００１８】
所在情報推定部１０４は、関連情報取得部１０１にて取得される関連情報に基づいて、関連情報取得部１０１にて関連情報が取得された文書の所在に関する情報を推定する役割を有している。所在情報推定部１０４における所在情報の推定は、データベース２に予め格納されているルール情報と、関連情報とに基づいて行われる。
【００１９】
ＣＰＵ１０５は、文書管理システムにおける各種処理を行う役割を有しており、またメモリ１０６に格納されているプログラムを実行することにより種々の機能を実現する役割も有している。メモリ１０６は、例えばＲＯＭやＲＡＭ等から構成されており、文書管理システムにおいて利用される種々の情報やプログラムを格納する役割を有している。
【００２０】
データベース２は、例えばＨＤＤ等から構成されており、上述の利用履歴情報の蓄積、関連情報取得部１０１にて取得される関連情報の格納、上述の所在情報推定部１０４にて利用されるルール情報（詳細は後述）等を格納する役割を有している。
【００２１】
ＰＣ３は、ユーザの操作入力を受け付ける不図示の操作入力部を有しており、当該操作入力に基づいて、所望の文書の印刷指令や画像読み取り指令を各ＭＦＰ９１〜９ｎに対して送信する役割を有している。また、ＰＣ３では、ユーザの操作入力に基づいて、データベース２に格納されている情報の検索処理を行うとともに、不図示の表示部にて検索処理の結果を画面表示可能となっている。
【００２２】
ＭＦＰ９１は、原稿の画像を読み取る画像読取部９１１およびシートに対して画像を形成する画像形成部９１２を有している。ＭＦＰ９２〜ＭＦＰ９ｎも、ＭＦＰ９１と同様な構成となっている。
【００２３】
本実施の形態による文書管理システムは、上述のような構成により、管理対象である文書に関連する関連情報に基づいて、文書の所在に関する情報を検索可能に管理する処理を行う。
【００２４】
なお、本実施の形態では、文書管理システムにおける関連情報取得部、所在情報取得部、対応付け部および所在情報推定部がサーバ１内に配置されている例を示したが、これに限られるものではなく、関連情報取得部、所在情報取得部、対応付け部および所在情報推定部の内いずれかがＭＦＰやＰＣ等に配置される構成であってもよく、文書管理システム全体として各構成部分（関連情報取得部、所在情報取得部、対応付け部および所在情報推定部）の機能が実現されていればよい。
【００２５】
図２は、本実施の形態による文書管理システムにおける処理の流れ（文書管理方法）について説明するためのフローチャートである。
【００２６】
例えばＭＦＰ９１における画像読取部９１１または画像形成部９１２が利用された場合（Ｓ１０１，Ｙｅｓ）、それが画像形成部９１２の利用である場合（Ｓ１０２，Ｙｅｓ）には、関連情報取得１０１は、画像形成部９１２に対して送信される印刷用データを取得し、当該印刷用データから文書内容としてのコンテンツ情報（文章や図表の内容など）、文書タイトル、文書作成者名、文書更新者名、文書のカテゴリ（拡張子、使用アプリケーションなど）および印刷用紙の大きさのうち少なくともいずれかの一部または全部を関連情報として取得する（関連情報取得ステップ）（Ｓ１０３）。
【００２７】
一方、画像形成部９１２の利用ではなく（Ｓ１０２，Ｎｏ）、画像読取部９１１の利用である場合（Ｓ１０４，Ｙｅｓ）、関連情報取得１０１は、画像読取部９１１にて文書から読み取られた画像データに対して所定の画像認識処理（例えばＯＣＲ処理など）を行うことにより、画像データから文字情報への変換を行い、形態素解析処理などを用いて当該文字情報を単語に分割し、関連情報として取得する（関連情報取得ステップ）（Ｓ１０５）。なお、関連情報取得１０１にて取得される関連情報は、文書の内容としてのコンテンツ情報の一部または全部とすることができる。この他、関連情報取得部１０１は、当該画像データに基づいて、原稿のサイズ、背景や文字等の色および原稿のコンテンツのレイアウトに関する情報なども関連情報として取得することができるようになっている。
【００２８】
また、関連情報取得１０１は、データベース２に格納されている文書利用に関する履歴情報としての利用履歴情報を、関連情報として取得することもできる。この場合の利用履歴情報としては、画像読取部または画像形成部(入出力デバイス)の名称、画像読取部または画像形成部の設置場所、当該ファイルの利用日時（画像読取または画像形成を行った日時）、利用方法(画像読取か？画像形成か？等)および操作情報(例えば、入力紙枚数、出力紙枚数など)の紙利用に関する情報などが該当する。
【００２９】
続いて、関連情報取得部１０１は、上述のようにして取得された関連情報に基づいて文書の所在を検索する際に使用するための検索キーを作成する（Ｓ１０６）。
【００３０】
そして、関連情報取得ステップにて関連情報が取得された文書の所在に関する情報をユーザがＰＣ３への操作入力を行うことで入力する場合 （Ｓ１０７，Ｙｅｓ）、当該入力内容（所在情報）を不図示の表示部にて画面表示し（Ｓ１０８）、ＰＣ３で入力された当該文書の所在に関する所在情報を所在情報取得部１０２にて取得する（所在情報取得ステップ）（Ｓ１０９）。
【００３１】
一方、文書の所在に関する情報をユーザの操作入力に基づいて取得しない場合（Ｓ１０７，Ｎｏ）、所在情報推定部１０４は、関連情報取得ステップにて取得される関連情報に基づいて、関連情報取得ステップにて関連情報が取得された文書の所在に関する情報を推定する（所在情報推定ステップ）。
【００３２】
具体的に、所在情報推定部１０４は、データベース２に格納されている関連情報と文書の所在情報（保管場所）とが対応付けられたルール情報（図３参照）に基づいて、関連情報が「シートの大きさがＡ３で、シート色が青」である場合には、その所在は「ＲｏｏｍＡのキャビネット１０のＮｏ２０」にあるはずであるというように、関連情報取得ステップにて取得された関連情報に対応する所在に関する情報を推定する。ここでのルール情報の内容は、文書の管理場所に対応させて任意に設定可能である。
【００３３】
所在情報取得部１０２は、上述のようにしてユーザにより入力された所在情報もしくは、所在情報推定部１０４にて推定された所在情報を取得する（所在情報取得ステップ）（Ｓ１０９）。
【００３４】
そして、対応付け部１０３は、上述のようにして関連情報取得ステップにて取得された関連情報（もしくは作成した検索キー）と所在情報取得ステップにて取得された所在情報とを対応付け、これら関連情報に基づいて所在情報を検索可能なように、データベース２に登録する（対応付けステップ）（Ｓ１１０）。
【００３５】
図４に、関連情報（関連するキーワード）と所在情報（保管場所）とを対応付けてデータベース２に登録されているテーブル情報の例を示す。ここでは、対象となる文書ＩＤと、当該ＩＤに関連する関連情報と、所在情報とを対応付けて格納する例を示している。もちろん、関連情報および文書の所在に関する情報の格納方法はこれに限られるものではなく、例えば、関連情報と所在情報のみを対応付けるといった格納方法であってもよい。
【００３６】
なお、上述の文書管理方法での処理における各ステップは、メモリ１０６に格納されている文書管理プログラムをＣＰＵ１０５に実行させることにより実現されるものである。
【００３７】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と共働してその機能を実現させるものであってもよい。
【００３８】
本発明を特定の態様により詳細に説明したが、本発明の精神および範囲を逸脱しないかぎり、様々な変更および改質がなされ得ることは、当業者には自明であろう。
【００３９】
以上に詳述したように本発明によれば、管理対象となる文書の電子データが存在しない場合や、文書自体に何らかの情報(タグやバーコードなど)が付与されていない場合でも、検索キーに基づく当該文書の所在の検索を可能とする技術を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本実施の形態による文書管理システムについて説明するための機能ブロック図である。
【図２】本実施の形態による文書管理システムにおける処理の流れ（文書管理方法）について説明するためのフローチャートである。
【図３】ルール情報について説明するための図である。
【図４】関連情報（関連するキーワード）と所在情報（保管場所）とを対応付けてデータベース２に登録されているテーブル情報の例を示す図である。
【符号の説明】
【００４１】
１  サーバ、２  データベース、３  ＰＣ、９１〜９ｎ  ＭＦＰ、１０１  関連情報取得部、１０２  所在情報取得部、１０３  対応付け部、１０４  所在情報推定部、１０５  ＣＰＵ、１０６  メモリ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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