(57)【要約】【課題】ワークフロープロセス中のアクティビティの遂行のための相談を行うのに適切な電子的な情報共有場を提供するための仕組みを提供する。【解決手段】掲示板ＤＢ２００には、情報共有場としても各電子掲示板の公開可能範囲２１４が登録される。ワークフローＤＢ１１０には、個々のプロセス又はアクティビティに対して、相談のための場の開示可能範囲を示すメタ情報開示可能範囲１１７が登録される。ワークフロー管理システム４００は、ユーザから要求された相談要求範囲とメタ情報開示可能範囲１１７との比較により、その要求に対する相談の場の適切な公開レベルを求める。そして、その公開レベルに対応した公開可能範囲２１４を持つ掲示板を、ユーザに推奨する。【選択図】図１
2007108827.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報公開範囲の異なる複数の情報共有場を有する情報共有システムと連携するワークフローシステムとして、コンピュータシステムを機能させるためのプログラムであって、
ワークフロープロセス中のアクティビティに関するコミュニケーションの要求範囲の指定をユーザから受け付け、
指定されたコミュニケーションの要求範囲と当該アクティビティの情報公開可能範囲との組合せに基づき、当該アクティビティのコミュニケーションのための場の推奨公開レベルを求め、
求めた推奨公開レベルに該当する情報公開範囲を持つ情報共有場を推奨場として求め、
求めた推奨場を前記ユーザに通知する、
ことを前記コンピュータシステムに実行させるためのプログラム。
【請求項２】
請求項１記載のプログラムであって、
前記推奨公開レベルを求めるステップでは、
コミュニケーションの要求範囲とアクティビティの情報公開可能範囲との組合せに対応する公開レベルを示したテーブルを用いて、前記推奨公開レベルを求める、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項３】
請求項１記載のプログラムであって、
ワークフロープロセス中のアクティビティに関するコミュニケーションの要求範囲の指定をユーザから受け付けるステップでは、
当該アクティビティの関与者からなる第１要求範囲、当該アクティビティの関与者及びその前のアクティビティの関与者からなる第２要求範囲、当該アクティビティの関与者及びその後のアクティビティの関与者からなる第３要求範囲、及び当該アクティビティが属するプロセスの関与者からなる第４要求範囲のうち少なくともひとつを選択肢として有し、前記選択肢の中から、前記コミュニケーションの要求範囲の選択を受け付ける、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項４】
請求項１記載のプログラムであって、
アクティビティの情報公開可能範囲は、前記情報共有システムがサービスを提供する組織全体に公開する第１公開範囲、当該アクティビティの属するワークフロープロセスの関与者に公開する第２公開範囲、当該アクティビティの関与者とそのアクティビティの前後のアクティビティの関与者に公開する第３公開範囲、のうちのいずれかである、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項５】
請求項１記載のプログラムであって、
所定のマッピング情報を用いて、前記ワークフローシステムが管理するワークフロープロセス又はアクティビティのアクセス権情報からアクティビティの情報公開可能範囲を求める、
処理を更に前記コンピュータシステムに実行させるプログラム。
【請求項６】
請求項１記載のプログラムであって、
通知した推奨場に対するユーザからの選択を受けた場合に、その推奨場に対して当該アクティビティの対象データに対するリンク情報を示したメッセージを登録する、
処理を更に前記コンピュータシステムに実行させるプログラム。
【請求項７】
請求項１記載のプログラムであって、
通知した推奨場に対するユーザからの選択を受けた場合に、選択された推奨場と、その推奨場を推奨した際の条件として、コミュニケーションの要求範囲、及び対象のアクティビティ又はそのアクティビティが属するプロセスを特定する情報と、を記録し、
以前に記録された条件に該当するコミュニケーションの要求範囲、及び対象のアクティビティ又はプロセスを特定する情報と、合致する要求をユーザから受けた場合、その条件に対応づけて記録した推奨場をそのユーザに通知する、
処理を更に前記コンピュータシステムに実行させるプログラム。
【請求項８】
情報公開範囲の異なる複数の情報共有場を有する情報共有システムと連携するワークフローシステム、が実行する方法であって、
ワークフロープロセス中のアクティビティに関するコミュニケーションの要求範囲の指定をユーザから受け付け、
指定されたコミュニケーションの要求範囲と当該アクティビティの情報公開可能範囲との組合せに基づき、当該アクティビティのコミュニケーションのための場の推奨公開レベルを求め、
求めた推奨公開レベルに該当する情報公開範囲を持つ情報共有場を推奨場として求め、
求めた推奨場を前記ユーザに通知する、
ことを特徴とする方法。
【請求項９】
情報公開範囲の異なる複数の情報共有場を有する情報共有システムと連携するワークフローシステムであって、
ワークフロープロセス中のアクティビティに関するコミュニケーションの要求範囲の指定をユーザから受け付ける手段と、
指定されたコミュニケーションの要求範囲と当該アクティビティの情報公開可能範囲との組合せに基づき、当該アクティビティのコミュニケーションのための場の推奨公開レベルを求める手段と、
求めた推奨公開レベルに該当する情報公開範囲を持つ情報共有場を推奨場として求め、
求めた推奨場を前記ユーザに通知する手段と、
を備えるワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー管理のためのシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、情報技術に基づくワークフロー管理のための様々なツールやシステムが様々な業者から提供されている。また、その普及に伴い、ワークフロー管理連合(WfMC:Workflow Management Coalition)という標準化のための団体も組織されている。WfMCの定義では、「ワークフロー」とは「ビジネスプロセス全体あるいはその一部の自動化であり、これによってドキュメント・情報・タスクが、手続規則に従って、担当者から担当者へ引き継がれる」というものである。またWfMCは、「ワークフロー管理システム」を「１つ又は複数のワークフロー・エンジンの上で動作するソフトウエアにより実行されるワークフローを定義し、生成し、運用するシステムである。それは、プロセス定義データを解釈し、ワークフローの担当者と相互作用し、必要に応じてアプリケーションを起動する」と定義している。また、ワークフロープロセスを構成する個々の作業者の仕事は、「アクティビティ」と呼ばれる（「タスク」と呼ばれることもある）。すなわち、ワークフロープロセスはアクティビティの系列として定義される。
【０００３】
ビジネスプロセスは、様々な機能を果たす部署、チーム、個人、計算機システムのサービスなどを横断することにより達成される。従って、ビジネスプロセスを構成するアクティビティが部署やチームに割り当てられることは現実によく行われることである。割当先のチームは、企業等の組織構造において正式に規定されたものに限られるわけではなく、業務に応じて機動的に編成されるタスクフォースや、企業内電子掲示板等で共通の問題や業務について話し合う人々の集まりなども含まれる。
【０００４】
外側から見れば、アクティビティの割当先はそれを遂行できる機能性を持つ単位であれば十分なのであり、それが機械化されていないとするならば通常それは何らかの役割を持つ人あるいは人の集団であったり、チームとして編成されているものである。 
【０００５】
一方で、それぞれのチームの中で見るならば、アクティビティは最終的には誰かの人手による作業で行われる必要があるので、個別具体的にチーム内の誰がそのアクティビティに関与して如何に遂行するかということが常に問題になる。 
【０００６】
あらゆるチームの外側と内側の間にはこのようなギャップがある。そしてそれを調整するのがマネージメントの機能の一つである。そして各チームへのマネージメントの権限委譲が適切にすすめられている場合、マネージメントが機械的にではなく、個別具体的な状況や内容、適性などの判断を行いながらできる限りの最適化を図ろうと試みるなら、そこには必ずと言ってよいほどのチームのメンバ間での相談や意見交換が必要となる。このような相談や意見交換の場として、電子掲示板やメーリングリスト等といった電子的なコミュニケーションの場を利用する場合も多い。
【０００７】
このような「チーム単位のコミュニケーションの場」は利用者の便宜を向上させるが、一方でその適切な設計は難しい。特に事前に必要なものを適切に設計できるためにはシステム分析の能力や経験が欠かせない。綿密な分析をしてあらゆるケースを想定すると、コミュニケーションに参加するメンバの構成の組み合わせが多数のパターンになり、それに応じて場の数も多数となり、利用者は混乱する。これでは問題の解決にならない。 
【０００８】
チームに割り当てられたアクティビティを個人に分配するための従来技術として特許文献１に示すものがある。この従来技術では、作業者が自部署又はその上位部署に割り当てられた案件を引き取ることができるようにし、部署の責任者が自部署又は上位部署に割り当てられた案件を下位部署又は部下に割り当てるための仕組みを提供している。
【０００９】
しかし、特許文献１の方式は、部署の責任者が下位部署や部下への割当を決定するものであり、チーム内やその周辺の関係者との間の適切なコミュニケーションの場を提供するものではない。
【００１０】
【特許文献１】特開平１０−３２６３０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
本発明は、ワークフロープロセス中のアクティビティの遂行のためのコミュニケーションを行うのに適切な電子的な情報共有場を提供するための仕組みを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の１つの側面では、情報公開範囲の異なる複数の情報共有場を有する情報共有システムと連携するワークフローシステムとして、コンピュータシステムを機能させるためのプログラムであって、ワークフロープロセス中のアクティビティに関するコミュニケーションの要求範囲の指定をユーザから受け付け、指定されたコミュニケーションの要求範囲と当該アクティビティの情報公開可能範囲との組合せに基づき、当該アクティビティのコミュニケーションのための場の推奨公開レベルを求め、求めた推奨公開レベルに該当する情報公開範囲を持つ情報共有場を推奨場として求め、求めた推奨場を前記ユーザに通知することを前記コンピュータシステムに実行させるためのプログラム、を提供する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について説明する。
【００１４】
まず図１を参照して、本発明に係るワークフロー支援システムの全体構成を説明する。
【００１５】
このワークフロー支援システムは、ワークフローＤＢ（データベース）１００、掲示板ＤＢ２００、ユーザＤＢ３００、ワークフロー管理システム４００及び掲示板システム５００を備えている。これら各構成要素は、インターネットや企業内のＬＡＮ(Local Area Network)などのネットワーク、又は個別の通信ケーブルを介して相互に接続されている。
【００１６】
このワークフロー支援システムは、企業や企業グループなどの組織の業務支援に利用されるものであり、その組織に所属するユーザは、ユーザＤＢ３００にユーザ登録されている。ユーザＤＢ３００に登録されている個々のユーザのユーザ情報３０２には、例えば、そのユーザのＩＤ（社員番号などの識別情報）、氏名、役職、所属部門などが登録されている。またワークフロー管理システム４００や掲示板システム５００などでのユーザ認証に用いる各ユーザの認証情報（パスワードなど）をユーザ情報の１つとして登録しておき、それらシステムから適宜このユーザＤＢ３００にアクセスして認証を行うようにすることもできる。また、ユーザＤＢ３００には、組織情報３０４も登録されている。組織情報には、企業等の組織の部門の階層構造の情報が含まれる。また組織情報には、部門階層構造のように組織内で正式に決定されたものだけでなく、組織内の電子掲示板等の電子的な情報共有場で情報共有を行う人々の緩やかな集まりの情報も含まれる。このように掲示板等の情報共有場を起点として人の集まりが形成される場合もあれば、既存の部門が部門内でのコミュニケーションのために部門専用の情報共有場を設けることもある。以下では、このような１つの情報共有場に対する参加者の集合を「チーム」と呼ぶことにする。チームの情報には、チームが利用する情報共有場の情報と、チームを構成するメンバのリストとが含まれる。ユーザＤＢ３００は、適宜、ワークフロー管理システム４００や掲示板システム５００から参照される。
【００１７】
なお、個々の掲示板の中で各参加者に役割を割り当てることもできる。その場合には、組織情報におけるチームの情報には、そのチームの各参加者の役割の情報も含まれることになる。この役割は、組織においてユーザに割り当てられた役職とは別のものである。掲示板での参加者の役割としては、例えば該掲示板における議論・コミュニケーションを管理するリーダー、掲示板に対し閲覧や発言を行う一般的な参加者であるメンバ、掲示板の閲覧のみが許されるオブザーバなどがある。もちろんこれは一事例に過ぎず、もっと別の役割を設定することもできるし、別の観点からみた役割分けを採用することもできる。
【００１８】
ワークフロー支援システムの一要素を成す掲示板システム５００は、ユーザ登録型の構成を採っている。すなわち、掲示板システム５００が管理している電子掲示板（以下、単に「掲示板」と呼ぶ）ごとに、その掲示板の参加者のユーザＩＤのリストが管理される。各掲示板に参加できるのは、ユーザＤＢ３００に登録されたユーザに限られる。
【００１９】
掲示板システム５００は、ユーザ認証に基づき各掲示板に対する各ユーザのアクセス管理を行ったり、その認証の結果権限を持つと判断したユーザからの掲示板に対する閲覧やメッセージ（発言）登録の要求を処理したりする。また、掲示板システム５００は、ユーザからの要求に応じて掲示板を開設したり、掲示板に対して参加者を登録したりする機能を備える。
【００２０】
掲示板システム５００が管理する各掲示板に関する情報は、掲示板ＤＢ２００に登録されている。掲示板ＤＢ２００には、掲示板ごとに掲示板情報２１０が登録されている。掲示板情報２１０には、当該掲示板の掲示板名２１１の情報が含まれる。掲示板には、掲示板システム内で一意な掲示板ＩＤ（識別情報）が付与され、これも掲示板情報２１０に含まれる（図示省略）。
【００２１】
また、掲示板情報２１０には、その掲示板に登録されたメッセージ２１２のリストが含まれる。メッセージのリストは、電子掲示板の本体をなすものであり、スレッド情報（メッセージの宛先となるメッセージなどを示す情報）などを保持した従来からある一般的な掲示板データ形式のものを用いればよい。
【００２２】
メッセージ２１２は、掲示板システム５００を介してユーザから書き込まれた通常のメッセージであるが、このほか、本実施形態では、アクティビティ・メッセージ２１３を掲示板情報２１０に登録可能としている。すなわち、本実施形態では、ワークフロープロセス（以下単に「プロセス」という）のアクティビティの遂行のための相談、意見交換等のコミュニケーションの場として掲示板ＤＢ２００に登録された掲示板を推薦する仕組みを採用しており、この仕組みによりワークフロー管理システム４００を介して掲示板ＤＢ２００に書き込まれるメッセージを、アクティビティ・メッセージ２１３として管理する（詳細は後述）。
【００２３】
公開範囲情報２１４は、当該掲示板を公開するユーザの範囲を規定する情報である。掲示板ＤＢ２００に登録される掲示板には、上述した「チーム」用の掲示板の他に、当該企業等の組織全体に開かれた「公開掲示板」、ワークフロー管理システム４００に登録されたプロセスの関与者に公開される「プロセス用掲示板」がある。公開掲示板には、組織に属するユーザ全員が閲覧及び投稿できる。プロセス用掲示板は、ワークフロー管理システム４００に新しいプロセスを登録した際に、例えば、ワークフロー管理システム４００が自動的に生成して掲示板ＤＢ２００に登録する。プロセス用掲示板の参加者であるプロセス関与者は、例えば、プロセスを構成する各アクティビティの担当者に指定された個人や、担当者に指定されたチームの参加者である。公開範囲情報２１４は、当該掲示板が「チーム用掲示板」、「プロセス用掲示板」、「公開掲示板」のいずれであるかを示す種別情報を含む。また、掲示板が「プロセス用掲示板」である場合、どのプロセスの掲示板であるかを示すために、公開範囲情報２１４にはプロセスＩＤが含まれる。このプロセスＩＤを用いることで、ワークフローＤＢ１００からプロセス関与者のリストを取得することができる。「チーム用掲示板」の場合、当該掲示板のＩＤがチームのＩＤと等価であり、このＩＤを用いてチームの参加者の情報をユーザＤＢ３００から取得できる。
【００２４】
掲示板システム５００は、ユーザからのアクセス要求に応じ、パーソナルコンピュータ等のユーザ端末に対し、要求された電子掲示板を例えばＷＷＷ(World Wide Web)のウェブページの形で提供する。
【００２５】
このように掲示板システム５００は、組織内のユーザ群に対して、情報共有や議論の場としての電子掲示板を提供する。掲示板名称として、活動の内容を表す名前を付けるという運用を行っていれば、組織の中の各ユーザは、それら開設されている掲示板の名称のリストを閲覧でき、それによりどのような活動を行っているコミュニティが存在するか、その概要を知ることができる。また、名称の他に、コミュニティ外の人々を対象とする掲示板の説明文書を掲示板に対応づけて登録させ、これを公開するようにすれば、各掲示板の活動内容がより把握しやすくなる。この説明文書は、例えばウェブページの形で提供することができる。
【００２６】
別の観点からいえば、この掲示板システム５００は、グループウエアが個々のグループに対して専用の電子掲示板を提供する仕組みと捉えることもできる。この場合、掲示板システム５００は、グループウエアを構成する一つサービスとなる。したがって、このようなグループウエアの一部として電子掲示板システム５００を設ける構成とした場合、掲示板の参加者に対し、掲示板サービスの提供だけでなく、スケジュール管理や文書共有などグループウエアが提供する一般的なサービスを提供することも可能となる。
【００２７】
ワークフローＤＢ１００は、ワークフロープロセスの情報を管理するデータベースであり、ワークフロープロセス毎にプロセス情報１１０を含む。プロセス情報１１０は、プロセスのインスタンス、すなわちプロセスの定義に従って作成された個別具体的なプロセス、についての情報である。すなわち、例えば、「物品購入手続」などといった１つのプロセスが定義された場合、ある特定の物品を購入するためにその「物品購入手続」のプロセスが起動されるとインスタンスが生成される。
【００２８】
プロセス情報１１０はそのような個々のインスタンスの情報である。プロセス情報１１０には、プロセス型ＩＤ１１１が含まれる。プロセス型ＩＤ１１１は、当該プロセス（インスタンス）の元になったプロセス定義（言い換えれば、プロセスの型）の識別情報である。なお、インスタンスである個々のプロセスには、それぞれ一意なプロセスＩＤが付与され、プロセス情報１１０の一項目として管理される（図示省略）。
【００２９】
また、プロセス情報１１０に示されるアクセス権情報１１２は、そのプロセスの定義や進捗状況、或いはそのプロセス及びその中の各アクティビティで処理する対象データ１１４、に対する組織内のユーザのアクセス権を示す情報である。対象データ１１４とは、例えば「物品購入手続」プロセスの場合における物品購入申請書の電子フォームのように、プロセスやアクティビティの中で直接の処理対象となるデータである。これに対し、アクティビティの担当者や進め方の相談などのために行う掲示板でのコミュニケーションは、プロセスやアクティビティの直接の処理対象ではなく、直接の処理対象から見れば「メタ」レベルの情報となる。処理対象のデータは、組織の全員に公開してよいものもあれば、プロセス関与者のみに公開するものもある。このように、対象データ１１４を組織内のどのレベルまで公開してよいのかを示すのがアクセス権情報である。
【００３０】
また、プロセス情報１１０は、当該プロセスを構成するアクティビティ１１３の情報を含む。アクティビティの情報には、そのアクティビティの処理のためのアプリケーションを示す情報や、アクティビティの処理内容の説明、アクティビティの開始条件や終了条件などといった情報が含まれる。また、アクティビティが形成するフローの情報も含まれる。また、アクティビティ１１３には、そのアクティビティで処理する対象データ１１４、及びそのアクティビティの担当者を示す割当先情報１１５が関連づけられる。プロセスに含まれる全アクティビティの割当先の集合がプロセス関与者全体となり、これはプロセス関与者情報１１６として管理される。
【００３１】
また、プロセス情報１１０は、メタ情報開示可能範囲１１７の情報を含む。この情報は、プロセス中のアクティビティに対するメタレベルのコミュニケーション（例えばアクティビティの担当者や進め方などの相談）を開示する範囲の情報である。前述のアクセス権情報１１２は、従来のワークフローシステムでも利用しているのに対し、このメタ情報開示可能範囲１１７は本実施形態特有のものである。
【００３２】
メタ情報開示可能範囲１１７には、「公開」、「プロセス関与者」、「アクティビティ関与者＋前後のアクティビティ関与者」」の３つのレベルがある。「公開」は、本実施形態のシステムがサービスを提供する組織内のユーザ全体に対してメタレベルのコミュニケーションを開示可能であることを意味する。また「プロセス関与者」は当該プロセスの関与者に対して開示可能であることを、「アクティビティ関与者＋前後のアクティビティ関与者」は当該アクティビティの関与者（すなわちアクティビティの担当者に指定されたチームの参加者）とその直前及び直後のアクティビティの関与者に対して開示可能であることを意味する。メタ情報開示可能範囲１１７には、これら３つのレベルのうちの１つが設定される。
【００３３】
メタ情報開示可能範囲１１７は、プロセス内のアクティビティ毎に指定することができる。また、プロセスでのデフォルト値を設定しておき、アクティビティ単位で指定がない場合、そのデフォルト値を採用するようにすることもできる。
【００３４】
メタ情報開示可能範囲１１７は、例えばプロセスの定義を作成した人や、プロセスのインスタンスを起動した人などが設定すればよい。
【００３５】
また、プロセスの対象データ１１４の開示範囲を示すアクセス権情報１１２とメタ情報開示可能範囲１１７とは同じプロセスに関する情報なので、アクセス権情報１１２からメタ情報開示可能範囲１１７を自動生成することも可能である。アクセス権情報１１２は、既存のワークフローシステムで一般に用いているものなので、アクセス権情報１１２からメタ情報開示可能範囲１１７が生成できるとユーザの操作負担を減らすことができる。このような自動生成は、アクセス権情報１１２が、メタ情報開示可能範囲１１７の「公開」、「プロセス関与者」、「アクティビティ関与者」という３レベルの類型化と類似のアクセス権レベル分類を採っている場合は、アクセス権情報１１２のアクセス権レベルとメタ情報開示可能範囲１１７のレベルとの対応関係を作成しておけば、その対応関係に従って簡単にメタ情報開示可能範囲１１７を求めることができる。そのように簡単な対応関係にない場合は、アクセス権情報１１２が採り得る全てのアクセス権パターンの各々につき、それがメタ情報開示可能範囲１１７のどのレベルにマッピングされるかを示すマッピング規則を作成しておけばよい。
【００３６】
例えば、ワークフロー管理システム４００について次のようなアクセス権管理機能を持っているとする。
・個々のプロセスの定義毎に、一般ユーザ（システムの管理者でないユーザ）に対し、そのプロセスの定義情報を参照する権限を付与できる。
・個々のプロセスの定義毎に、一般ユーザに対し、そのプロセスが実行された際の進捗状況を参照する権限を付与できる。
【００３７】
このようなシステムにおいて、例えば「文房具購入」プロセスの定義が一般ユーザに参照可能なように設定されていたとする。この場合、このプロセスでどのような手続が行われるかが完全に公開されているのだから、メタ情報開示可能範囲１１７の類型化での「公開」に該当するものと取り扱って差し支えない。したがって、「プロセス定義が一般ユーザに公開可能」というアクセス権を、メタ情報開示可能範囲１１７の「公開」にマッピングすることができる。
【００３８】
また、「障害対応」プロセスは、定義については一般ユーザには参照不可であり、進捗状況については一般ユーザに参照可能であったとする。この場合、個々の進行中のプロセスに関しては、そのプロセス中の仕事をする人に対して手順がある程度公開されていると考えることができる。したがって、このようなアクセス権は、メタ情報開示可能範囲１１７の類型化での「プロセス関与者」にマッピングすることができる。
【００３９】
また、「人事情報通達」プロセスの定義及び進捗情報が一般ユーザには参照不可に設定されているとする。この場合、そのプロセスの関与者でさえも、手続の全貌や仕事上のデータを直接やりとりをする相手以上の関与者は分からないように制限されていることになる。従って、このようなアクセス権は、「アクティビティ関与者＋前後のアクティビティ関与者」という類型にマッピングできる。
【００４０】
このようにして、ワークフロー管理システム４００におけるアクセス権情報１１２のパターンのすべてに対し、以上のような分析に基づくマッピング情報を作成してワークフロー管理システム４００にインストールすれば、人がメタ情報開示可能範囲１１７を個別に設定しなくても、アクセス権情報１１２からこれを自動生成できる。
【００４１】
以上プロセス情報１１０の各項目を説明したが、これら項目の中には、プロセスの定義の中に具体的な値が記述されているものもあれば、そうでないものもある。定義中に具体的な値のない項目については、プロセスのインスタンスの起動時又は実行中に、必要に応じてその値が設定されていく。例えば、実際のプロセスの進行中にあるアクティビティの担当者が次のアクティビティの担当者（割当先情報１１５）を指定することは、よくあることである。
【００４２】
一方、本実施形態のワークフロー管理システム４００は、ユーザに対し、プロセスの定義機能、定義されたプロセスを起動してそのインスタンスを実行する機能、プロセスに対するユーザの操作を受け付ける操作機能、ワークリスト提供機能、等の機能を備える。操作機能は、例えばプロセスの起動や、実行中のプロセス中のアクティビティに対する担当者の割り当てや変更等のために用いられる。ワークリスト提供機能は、各ユーザに対し、そのユーザ（又はそのユーザが属するチーム）が現在遂行すべきアクティビティのリストであるワークリストを作成し、提供する。ワークリストは”Ｔｏ−Ｄｏ”リストとも呼ばれる。これら定義機能、実行機能、操作機能、ワークリスト提供機能は、従来のワークフローシステムが備えているものと同様のものでよい。
【００４３】
ワークフロー管理システム４００は、アクティビティの担当者として、個人や役職だけでなく、掲示板ＤＢ２００に登録された「チーム」の掲示板を指定することができる。すなわち、ワークフロー管理システム４００は、例えば、アクティビティ担当者の指定用のユーザインタフェース画面にて、担当者の選択肢として、個人名や役職名のリストだけでなく、チームの掲示板名のリストも提供し、ユーザにその中から担当者を指定させる。
【００４４】
チームを担当者に指定することにより次のようなメリットがある。すなわち、チームを担当者に指定した場合、そのチーム内の人で誰がアクティビティを担当するかを相談する必要があるが、本実施形態の場合、チームにはそれに対応する掲示板が用意されているので、その掲示板を仕事の分担決めを話し合う場として利用できる。
【００４５】
以上、チームに割り当てられたアクティビティを担当する個人を相談する点につき説明したが、アクティビティ遂行上でアクティビティに対するメタレベルの相談が必要になることはこのほかにも存在する。例えば、自分のチームにアクティビティが割り当てられた理由が分からない場合や、割り当てられたアクティビティをどのように進めたらよいか分からない場合、次のアクティビティに対して自アクティビティの処理結果について説明したい場合、などを例示することができる。このような場合、アクティビティを担当するチーム内だけでなく、直前のアクティビティ（「前アクティビティ」と呼ぶ）の関与者や、次のアクティビティ（「後アクティビティ」と呼ぶ）の関与者、或いはプロセス関与者全体と相談、意見交換の必要が出てくる。このような場合を考慮して、本実施形態のワークフロー管理システム４００は、そのようなメタレベルのコミュニケーションに適切な掲示板を推奨する機能を備える。
【００４６】
掲示板の推奨のために、ワークフロー管理システム４００は、ユーザから相談要求範囲の指定を受け付ける機能を備える。相談要求範囲は、アクティビティのことに関して相談したい相手の範囲のことである。本実施形態では、相談要求範囲を「チーム内」、「チーム及び前アクティビティの関与者」、「チーム及び後アクティビティの関与者」、「チーム及びプロセス関与者全体」の４つに分類している。ユーザは、この４つの分類の中から自分の希望にあったものを選択する。
【００４７】
ワークフロー管理システム４００は、ユーザから指定された相談要求範囲と、当該アクティビティのメタ情報開示可能範囲１１７との兼ね合いに基づき、推奨する掲示板を判定する。この判定に用いる判定規則の例を図２に示す。
【００４８】
図２の判定規則テーブルは、横軸に相談要求範囲の分類を、縦軸にメタ情報開示可能範囲１１７の分類をとっている。縦軸の分類と横軸の分類が交差するセルに示されるのが、それら両分類の組合せに対する推奨掲示板の公開範囲（公開レベル）のリストである。このリストにおいて、「公」は組織全体に対する「公開掲示板」を、「プ」は「プロセス用掲示板」、「チ」は「チーム用掲示板」を示す。また、それら既存の掲示板に適切な公開範囲のものがない場合に、ワークフロー管理システム４００は相談要求に対して個別の掲示板を新たに作成する機能を有する。リストにおける「個」は、そのような個別掲示板を意味する。また、各セル中のリストでは、左側ほど優先度（推奨度合い）が高い。また括弧で囲った公開範囲は、禁止はしないが推奨されないことを意味する。そして、セル内のリストに含まれない公開範囲は、禁止されている。
【００４９】
図２の規則について説明する。まず、メタ情報開示可能範囲１１７が「公開」の場合について説明する。この場合は、ユーザから指定された相談要求範囲に依らず、公開掲示板を最も推奨する。これは、組織全体での情報共有のため、公開してよいコミュニケーションは積極的に組織全体に公開するというポリシーに基づくものである。次位には、相談要求範囲に応じた公開レベルの掲示板を推奨する。すなわち、相談要求範囲が「チーム内」であればチーム用掲示板を第２位として推奨し、相談要求範囲が「チーム及び前アクティビティ関与者」、「チーム及び後アクティビティ関与者」又は「チーム及びプロセス関与者全体」であればプロセス用掲示板を第２位として推奨する。プロセス用掲示板はチーム内及び前又は後ろのアクティビティの関与者でも利用できるので、既存掲示板をできるだけ利用するというポリシーに従い、プロセス用掲示板を利用する。また、その相談のための個別の掲示板は、掲示板の数がいたずらに増えるのを避けるというポリシーを採るとすれば、できるだけ利用してほしくない。しかし、例えば「チーム及び前アクティビティ関与者」又は「チーム及び後アクティビティ関与者」といった取得要求範囲を指定したユーザからすれば、公開掲示板やプロセス用掲示板といった公開範囲の広い掲示板でのコミュニケーションを避けたい場合もある。そのような場合に対応するために、図２の規則では、個別掲示板という選択肢を「推奨はしないが禁止もしない」というレベルで提供する。
【００５０】
次にメタ情報開示可能範囲１１７が「プロセス関与者全体」の場合について説明する。この場合は、相談要求範囲に応じた公開レベルの掲示板を推奨する。すなわち、相談要求範囲が「チーム内」であればチーム用掲示板を第１位として推奨し、相談要求範囲が「チーム及び前アクティビティ関与者」、「チーム及び後アクティビティ関与者」又は「チーム及びプロセス関与者全体」であればプロセス用掲示板を第１位として推奨する。このほか、相談要求範囲が「チーム内」、「チーム及び前アクティビティ関与者」、「チーム及び後アクティビティ関与者」の場合には、推奨するものではないが個別掲示板という選択肢をユーザに提供する。
【００５１】
次にメタ情報開示可能範囲１１７が「アクティビティ関与者及び前後のアクティビティ関与者」の場合について説明する。この場合は、取得要求範囲が「チーム」内であれば、チーム用掲示板を第１位として推奨する。その他の取得要求範囲の場合は、開示可能範囲１１７に従えば公開掲示板もプロセス用掲示板も使えず、またチーム用掲示板ではチーム外の人との相談ができないので、結局掲示板ＤＢ２００内の既存の掲示板は利用できない。そこで、この場合は、個別掲示板を推奨する。
【００５２】
以上のような判定規則は一例に過ぎない。例えばシステム管理者が、個々の組織における情報公開及び情報保護のポリシーに従い、取得要求範囲とメタ情報開示可能範囲との組合せごとの推奨公開レベルのリストを作成し、ワークフロー管理システム４００に登録しておけばよい。
【００５３】
以上、推奨する掲示板の判定規則について説明した。次に、本実施形態のシステムにおける相談の場の推奨処理の流れについて説明する。
【００５４】
図３に示すように、ワークフロー管理システム４００は、各ユーザに提供するワークリスト（Ｔｏ−Ｄｏリスト）６００において、各アクティビティの項目ごとに「相談」ボタン６１０を表示する。ユーザが相談ボタンを押下した場合、その対象となるアクティビティの識別情報を含んだ指示がユーザの端末からワークフロー管理システム４００に送られ、これに応じワークフロー管理システム４００は相談の場の推奨処理を開始する。
【００５５】
なお、ワークリストだけでなく、個々のアクティビティの画面（例えばアクティビティの対象データ１１４を表示する画面やアクティビティの作業内容を説明する画面など）に相談ボタンを表示してもよい。
【００５６】
ワークフロー管理システム４００が実行する相談の場の推奨処理の手順を図４に示す。この手順では、相談ボタンの押下に応じ、まずワークフロー管理システム４００は、その相談ボタンの対象であるアクティビティのメタ情報開示可能範囲をワークフローＤＢ１００から取得する（Ｓ２）。またこのステップＳ２の処理と並行して、ワークフロー管理システム４００は、相談要求範囲指定画面を相談要求元のユーザ端末に提供し（Ｓ３）、ユーザから相談要求範囲の指定を受け付ける（Ｓ４）。
【００５７】
相談要求範囲指定画面７００の表示例を図５に示す。図示のように、画面７００には、「チーム内」、「チーム及び前アクティビティの関与者」、「チーム及び後アクティビティの関与者」、「チーム及びプロセス関与者全体」の４つの選択肢７０２〜７０８が示される。この選択肢７０２〜７０８の中からユーザが所望のものをクリック操作などで選択すると、選ばれた選択肢の情報がユーザ端末からワークフロー管理システム４００へと伝えられる。
【００５８】
このようにして相談要求範囲とメタ情報開示可能範囲の情報を得たワークフロー管理システム４００は、次に、それら情報に基づき図２に例示した判定規則テーブルを検索することで、推奨する公開レベルのリストを判定する（Ｓ５）。例えば、相談要求範囲が「チーム及び前アクティビティ関与者」でメタ情報開示可能範囲が「プロセス関与者全体」の場合、プロセス用掲示板を第１位の推奨公開レベルとし、個別掲示板の作成を、推奨はしないが禁止もしないレベルのものと判定する。そして、そのリストの各順位ごとに、その推奨公開レベルに該当する掲示板を掲示板ＤＢ２００から検索する（Ｓ６）。この検索では、掲示板ＤＢ２００に登録された各掲示板の公開範囲情報２１４に基づき該当する掲示板を探す。推奨公開レベルが「公開掲示板」であれば、公開範囲情報２１４が「公開掲示板」となっている掲示板を見つける。また、推奨公開レベルが「プロセス用掲示板」の場合は、当該アクティビティの属するプロセスをワークフローＤＢ１００から求め、公開範囲情報２１４がそのプロセスに対する「プロセス用掲示板」となっている掲示板を見つける。また、推奨公開レベルが「チーム用掲示板」の場合は、当該アクティビティを担当するチームをワークフローＤＢ１００の当該アクティビティの割当先情報１１５から求め、公開範囲情報２１４がそのチーム用の掲示板となっているものを探す。以上の処理を、推奨公開レベルのリストの各順位について行い、各順位の掲示板を特定する。なお、個別掲示板は、新規に作成するものなので、検索は不要である。
【００５９】
このようにして各順位の掲示板が特定できると、ワークフロー管理システム４００は、それらを順番に配列した推奨掲示板リストを作成し、ユーザ端末に提供する（Ｓ７）。推奨掲示板リストの表示画面８００の例を図６に示す。この例では、推奨する掲示板へのリンク群８１０と、推奨はしないが利用を認める掲示板へのリンク群８２０が表示される。これらのうち、個別掲示板の作成を指示するリンクは、ワークフロー管理システム４００が提供する新規掲示板の作成機能を指している。その他のリンクは、掲示板ＤＢ２００にある既存の掲示板を特定する情報を含んでいる。利用が禁止されている掲示板は、リストには示されない。
【００６０】
いずれのリンクが選択された場合も、その選択結果はワークフロー管理システム４００へと送られる（Ｓ８）。
【００６１】
個別掲示板の作成が選択された場合、ワークフロー管理システム４００は、掲示板ＤＢ２００内に新規掲示板を作成する（Ｓ９）。このとき、ワークフロー管理システム４００は、その新規掲示板に登録する参加者を相談要求範囲に応じて決定し、その新規掲示板に登録する。例えば相談要求範囲が「チーム及び前アクティビティ関与者」であれば、当該アクティビティを担当するチームのメンバと、前アクティビティの関与者とを新規掲示板の参加者に登録する。
【００６２】
そして、このように個別の掲示板を新規作成した場合も、既存の掲示板が選択された場合も、ワークフロー管理システム４００は、アクティビティについてのメタレベルの相談・コミュニケーションを始める旨のメッセージを作成し、このメッセージを作成又は選択された掲示板に対して登録する（Ｓ１０）。各参加者が相談の対象となるアクティビティを特定できるよう、このメッセージには、当該アクティビティの対象データ１１４へのリンク又は当該アクティビティの説明へのリンク又はその両方を組み込むことが好適である。また、相談ボタンを押下したユーザに対し、このメッセージに追加するコメントを入力するユーザインタフェース画面を提供し、これに対して入力されたコメントをそのメッセージに追加して掲示板に登録することも好適である。
【００６３】
このように掲示板にメッセージが登録された時、掲示板システム５００が、その掲示板の参加者に対して、メッセージが登録された旨を知らせる通知を、例えば電子メールなどで送信するようにすれば、アクティビティに対する相談が求められていることを他の参加者に周知できる。この通知には、その掲示板へのリンクを含めるようにしてもよい。また、登録したメッセージの内容をその通知に組み込んでもよい。
【００６４】
以上に示した実施形態において、あるアクティビティの担当者に指定されたチームの中の複数の人がそれぞれ別々に相談を要求する場合も考えられる。このような場合に、それぞれ個別に掲示板を推奨していたのでは、両者が異なる掲示板を利用して相談を試み、すれ違いが生じる可能性がある。このようなことを防ぐために、ワークフロー管理システム４００で次のような自動フィルタ処理を行うことも好適である。
【００６５】
すなわち、ワークフロー管理システム４００は、ユーザからのアクティビティに関する相談要求に応じて推奨した掲示板に対して相談開始のメッセージを登録した場合、その掲示板のＩＤと、当該アクティビティの属するプロセスの型ＩＤと、相談要求範囲との三つ組を記録する。そして、その後他のユーザからの相談要求が受けた場合、図４の処理に入る前に、プロセス型ＩＤと相談要求範囲が一致する三つ組が記録されているかを調べ、記録されている場合には、その三つ組に含まれる掲示板へのリンクを示す通知を相談要求元のユーザに送ってその掲示板の利用を促す。この場合、図４の処理は行わない。
【００６６】
ここで、プロセス型ＩＤを用いているのは、同じプロセス定義から生成したプロセスでは、同種の質問や同種の事柄に対する相談の要望が出やすいためである。すなわち、要求元のユーザに対し、同種の事柄に対してのコミュニケーションを保持した掲示板を推奨することで、そのユーザは自分の知りたいことについての情報をその掲示板から取得できる可能性がある。
【００６７】
なお、プロセス型ＩＤの代わりにプロセスのインスタンスを示すＩＤを三つ組の項目として用いてもよい。また、当該アクティビティを特定する識別情報を用いてもよい。
【００６８】
以上に説明した実施形態によれば、アクティビティに対するユーザからのメタレベルの相談要求と、各アクティビティのメタレベル情報の開示範囲とに応じた適切な公開レベルの掲示板を相談の場として提供することができる。したがって、誤った使用により情報漏洩などの事故を防ぐことができるとともに、推奨される掲示板を用いれば問題のない範囲で広く情報が共有できる。また、機密であるがチームを越えた特定の個人を加えたコミュニケーションが必要となるような一回性を持つセッションの支援も、必要なものだけを支援し記録することができる。
【００６９】
以上の実施形態では、情報共有の場として電子掲示板を用いる場合を例示したが、これに限らず、メーリングリストや、組織全体・プロセス・チームの各レベルに対して用意したポータルのウェブページを情報共有の場として用いた場合にも、上記のシステムは適用可能である。
【００７０】
以上説明したワークフロー管理システム４００及び掲示板管理システム５００は、汎用のコンピュータシステムに、上述した各システム４００及び５００の機能・動作を記述したプログラムを実行させることにより実現される。そのプログラムは、典型的には、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の光ディスク、フレキシブルディスク等の磁気ディスク、ハードディスクドライブ等、コンピュータから読取可能な記録媒体に記録された状態で提供される。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】実施形態のシステムの構成例を示す図である。
【図２】メタレベルのコミュニケーションのために推奨する情報共有場の判定規則の例を示す図である。
【図３】相談ボタンを含んだワークリストの表示例を示す図である。
【図４】コミュニケーションの場の推奨処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】相談要求範囲指定画面の表示例を示す図である。
【図６】推奨掲示板リストの表示画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００７２】
１００  ワークフローＤＢ、１１０  プロセス情報、１１１  プロセス型ＩＤ、１１２  アクセス権情報、１１３  アクティビティ、１１４  対象データ、１１５  割当先情報、１１６  プロセス関与者情報、１１７  メタ情報開示可能範囲、２００  掲示板ＤＢ、２１０  掲示板情報、２１１  掲示板名、２１２  メッセージ、２１３  アクティビティ・メッセージ、２１４  公開範囲情報、３００  ユーザＤＢ、３０２  ユーザ情報、３０４  組織情報、４００  ワークフロー管理システム、５００  掲示板システム。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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