(57)【要約】【課題】自治体の障害者自立支援業務の申請者が、審査の進捗を確認でき、申請者に審査状況を迅速に通知する機能を備えた、当該業務の事務支援システムを提供することを目的とする。【解決手段】自治体の障害者自立支援業務の事務支援システムは、メール送信サーバと個人情報管理テーブル、進捗状況管理テーブルとメール雛型テーブルを有し、該当サーバが、文字読取装置から読み込んだ申請者の個人情報を個人情報管理テーブルに格納、障害者自立支援業務システムが伝送する申請者の個人情報・審査の進捗状況を受信し、進捗状況管理テーブルからメール一括送信対象者を抽出、進捗状況からメール雛型テーブルからメールの雛型を取得し、個人情報管理テーブルから取得したメールアドレス等の個人情報をメールの雛型に追加し、メールの送信を行う。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
障害者自立支援業務のシステムと連携する事務支援システムにおいて、前記事務支援システムに受給者の個人情報管理テーブルと進捗状況管理テーブルと受給者に送信するメール雛型テーブルを備え、障害者自立支援業務のシステムで一定時間毎に申請・障害程度区分認定及び支給決定の登録が行われた受給者を一括処理で抽出し、前期事務支援システムへ伝送し、進捗状況管理テーブルへ格納、文字読取装置で入力したメールアドレスを前記個人情報管理テーブルへ格納し、前記進捗状況管理テーブルからメール一括送信対象者を取得し、前記メール雛型テーブルからメールの雛型を取得してメールを作成し、メールに追加する個人情報を前記個人情報管理テーブルから取得し、雛型へ追記して作成したメールを一括送信、あるいは個別に送信する機能を備えたことを特徴とする障害者自立支援業務の事務支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、障害者自立支援業務における審査の過程・結果を住民に通知する事務の支援を行うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
障害者自立支援業務は、介護保険業務と同様な審査段階を経て障害程度区分の認定が行われる制度作りが予定されている。介護保険業務では、訪問調査員が申請者を訪れ、要介護度を認定するための調査を行い、その調査結果を基に認定審査を行う。認定審査支援システムとしては、特許文献１に示すようなシステムが提案されている。このシステムは申請者の調査情報を設定した申請者データベースと認定事例を記録した事例データベースを備え、端末から申請者の調査情報の表示要求があると、その申請者の調査情報が端末で同時に表示されるようなＨＴＭＬファイルを作成し、申請者の端末に送信する。その端末から事例との比較表示要求があると、事例情報と申請者の調査情報が申請者の端末で同時に表示されるようなＨＴＭＬファイルを作成し、申請者の端末に送信するといったシミュレーションを行う。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４-２８０４４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記のような認定審査のシミュレーションを行って申請者が審査結果を予測できるシステムは存在するが、申請から３０日という長い審査期間の中で、審査の進捗を住民に知らせる機能が含まれていない。本特許の目的とする障害者自立支援業務は、介護保険業務と同様な審査段階を経て障害程度区分の認定がなされることが想定されており、審査期間がさらに長くなる可能性もあるので、審査の進捗を申請者が把握できる機能は必須である。
【０００５】
また、現在の認定審査支援システムにおいては、認定結果通知を書面として作成し、郵送する仕組みになっており、審査期間が長い上に、さらに通知にも時間がかかるという問題がある。
【０００６】
本発明の目的は、上記課題を解決し、申請者が審査の進捗を確認でき、申請者に審査状況を迅速に通知する機能を備えた障害者自立支援業務の事務支援システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明の障害者自立支援業務の事務支援システム（以下「本発明のシステム」）は、自治体で障害者自立支援審査業務を行う障害者自立支援審査システム（以下「業務システム」）と連携し、審査の進捗情報を取り込む機能と申請者に審査状況を通知する機能とを備える。
【０００８】
本発明のシステムは、業務システムが抽出した審査の進捗情報を本発明のシステムに送信し、申請者に審査結果を通知する機能を格納した制御装置とこれらの機能を実施するための情報を格納した記憶装置からなる。制御装置には上記機能を実現する機能に加え、業務システムと連携し情報を個別に送受信する機能を備える。
【０００９】
本発明のシステムは、記憶装置に以下の３つのテーブルを備える。
【００１０】
まず申請者からのアクセスを受付け、申請者の情報を特定し、申請者にメールを送信するための個人情報管理テーブルを備える。個人情報管理テーブルは、業務システムで申請者を一意的に特定するために付与する番号である個人特定番号、氏名、生年月日、住所、性別、メールアドレスを管理する。ここでは自立支援を受ける障害者が申請者となることを想定しているが、申請者が代理人であり、申請者を識別する情報と受給者を識別する情報を対応付けた情報を上記個人情報管理テーブルに持たせることで対応する機能を備えても良い。
【００１１】
さらに、業務システムから個人特定番号に対応する申請の進捗状況を取得して格納する進捗状況管理テーブルを備える。進捗状況管理テーブルは、個人特定番号、サービス名、進捗名、申請・認定・決定年月日、通知済みフラグを管理する。またさらに、進捗状況に応じた通知内容を記載したメール雛型テーブルを備える。メール雛型テーブルは、サービス名、進捗名、メール雛型を管理する。
【００１２】
本発明のシステムは、制御装置に以下の機能を備える。
【００１３】
本発明のシステムはメール送信サーバとしての機能を備え、メールを複数の宛先に一括送信または個別に送信する機能を備える。また、制御装置には、メール送信対象者（申請者）の個人情報を、デジタルペンやOCRのような文字読取装置から読取り、個人情報管理テーブルに登録する機能と、業務システムと連携する機能を通じて業務システムが、申請・障害程度認定・支給決定の情報を抽出し、伝送路を通じて本発明のシステムへメール一括送信に必要な個人情報と審査の進捗状況を送信させ、個人情報管理テーブルと進捗状況管理テーブルへ格納する機能と、メールの雛形を作成・訂正してメール雛型テーブルに格納する機能を備える。
【００１４】
本発明のシステムは、上記テーブルと制御装置の機能により以下の処理を行う。
【００１５】
本発明のシステムは、一定時間毎に、その時間内に申請・障害程度認定・支給決定が行われた申請者の情報を業務システムが抽出し、メール一括送信のために必要な個人情報・審査の進捗状況に関する情報を、伝送路を通じ、業務システムと連携する機能により、メール一括送信インターフェースを通じて、本発明のシステムへ伝送、メール一括送信に必要な申請者の個人情報と審査の進捗状況を受信し、個人情報管理テーブルと進捗状況管理テーブルに格納する。尚、業務システムが抽出し、本発明のシステムへ伝送された申請の個人情報を個人情報管理テーブルへ格納する際、氏名・生年月日・住所・性別が一致するデータに対して、業務システムが業務情報テーブルから抽出する個人特定番号を付与する。次にメール一括送信機能により、進捗状況管理テーブルにアクセスし、メール一括送信対象者を抽出する。メール一括送信機能は、対象者の審査過程に合ったメールの雛型をメール雛型テーブルから取得し、さらに個人情報管理テーブルから取得した個人情報を追加し、メールの一括送信を行う。メール個別送信機能は、訪問調査の日程調整等の場合に、個別に上記のような処理を行ってメールを送信する機能である。制度変更等によりメールの記載内容を新規登録したり訂正したりする場合は、メール雛形作成・訂正機能によりメール雛形を作成・訂正する。
【発明の効果】
【００１６】
以上、本発明のシステムによれば、障害者自立支援申請のような受給申請において、申請者が申請をしてからの審査の進捗を定期的にメールで受取ることにより、審査の進捗を申請者が把握できる。また、最終結果である審査結果についても、本発明のシステムによれば従来のような書面でなく、障害程度区分の認定結果をメールで受領することが可能となり、郵送コストの削減、及び住民サービスの向上にも繋がる。また、本発明のシステムの個別にメールを送信する機能を利用して、訪問調査の日程の調整や、サービス案の決定通知をメールで行うことが可能となり、事務作業時間の大幅な短縮が図れる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明の実施の形態を図を用いて詳細に説明する。図１は、本実施形態のシステム構成図である。本発明のシステムは、制御装置であるサーバ１と個人情報管理テーブル２０、進捗状況管理テーブル３０、メール雛型テーブル４０から構成される。サーバ１は、自治体に設置される本発明のメール一括送信処理システムを格納した計算機である。サーバ１は、既存の業務システム４と伝送路１１を介して情報を送受信する。業務システム４は、障害者自立支援の審査を行う機能と、業務に必要なテーブル群を備えるが、これらは既存のシステムであるので詳細は省略する。
【００１８】
図５から図７に上記各テーブルのレコード形式の一例を示す。
【００１９】
図５に示す個人情報管理テーブル２０は、個人特定番号２０１、氏名２０２、生年月日２０３、住所２０４、性別２０５、メールアドレス２０６を格納する。
【００２０】
図６に示す進捗状況管理テーブル３０は、個人特定番号２０１、氏名２０２、サービス名３０３、進捗名３０４、申請/認定/決定年月日３０５、通知済みフラグ３０６を格納する。
【００２１】
図７に示すメール雛型テーブル４０は、サービス名４０１、進捗名４０２、メール雛型４０３を格納する。
【００２２】
サーバ１には、制御部２からの情報を伝送路１１を通じ、メール一括送信インターフェース１５を通して送受信する機能１２と、メール送信対象者登録機能として、文字読取装置５（ＯＣＲ・デジタルペン等）から読み込んだメールアドレス等の個人情報を、個人情報管理テーブル２０に格納する機能３と、申請・認定・支給決定者格納機能として、業務連携機能１２により、制御部２が業務情報テーブル１０から、一定時間毎に障害者自立支援システム機能１３によって、申請・障害程度区分の認定・支給決定が行われたサービス受給者を抽出したものを、伝送路１１を通じて本発明のシステム１へ伝送、個人情報管理テーブル２０、又は進捗状況管理テーブル３０へ格納する機能６と、メール一括送信機能として、進捗状況管理テーブル３０から、一括処理にてメールで通知する住民であるかを判定し抽出を行い、一括送信機能としてメールの雛形を格納されているメール雛型テーブル４０から対象者の審査過程にあったメール本文の雛型を取得し、合わせて個人情報管理テーブル２０から取得した個人情報を追加してメールを一括送信できる機能７と、個別にメールを送信できる機能８、そしてメールの雛型を訂正できる機能９、とを備える。
【００２３】
図２は、メール送信対象者登録機能３の処理フローを示す図である。
【００２４】
申請した住民のメールアドレス等の個人情報を、文字読取装置５(ＯＣＲ・デジタルペン等)にて読込み、そのデータをサーバ１へ送り、個人情報管理テーブル２０へデータを格納する機能である。
【００２５】
まず、ステップ５０１に申請した住民の氏名・生年月日・住所・性別・メールアドレスを文字読取装置５(ＯＣＲ・デジタルペン等)にて読込みを行う。次に、５０２ステップにて、文字読取装置インターフェース１４を通じて読み取ったデータファイルをサーバ1へ送る。そして、ステップ５０３にて、サーバ１から個人情報管理テーブルへデータファイルをロードする。
【００２６】
図３は、業務システム連携機能１２の処理フローを示す図である。
【００２７】
ステップ６０１にて、メール一括送信インターフェース１５は、個人特定番号２０１・氏名２０２・生年月日２０３・住所２０４・性別２０５・サービス名３０３・進捗名３０４・申請・認定・決定年月日３０５とし、業務システム４が業務情報テーブル１０から一定時間おきに抽出し、伝送路１１を通じて、メール一括送信インターフェース１５の情報を伝送し、メール送信サーバ１６が受信する。
【００２８】
図４ａ、図４ｂは、申請・認定・支給決定者抽出機能６の処理フローを示す図である。
【００２９】
業務システムが、一定時間毎に、その時間内で申請・障害程度区分の認定・支給決定が行われた対象者の情報を業務情報テーブル１０から抽出し、伝送路１１を通じメール一括送信用インターフェース１５を通して、本発明のシステムへ伝送し、進捗状況管理テーブル３０へ格納する。業務情報テーブル１０から伝送されたデータファイルから、進捗状況が申請状態の対象者を抽出、個人情報管理テーブル２０を、抽出した対象者の個人情報を検索条件で検索し、検索した個人情報管理テーブル２０のデータに個人特定番号２０１を付与する機能である。
【００３０】
まず、ステップ７０１にて業務システム連携機能１２により、業務システムが一定時間
に、その時間内で申請・障害程度認定・支給決定が行われた対象者を業務情報テーブルから抽出する。ステップ７０２では、業務システムが抽出した情報のうち、本発明のシステムでメール一括送信に必要な個人情報、及び審査の進捗状況を本発明のシステムへ伝送する。ステップ７０３では、業務システムから本発明のシステムへ伝送されたデータ項目で、進捗状況管理テーブルの項目となっているデータをロードする。ステップ７０４では、業務システムが業務情報テーブルから抽出したデータのうち、進捗状況が申請状態の対象者を抽出する。ステップ７０５では申請状態の対象者を抽出したファイルの氏名・生年月日・住所・性別を検索条件とし、個人情報管理テーブル20を検索する。ステップ７０６では、検索した個人情報管理テーブルのデータに、検索条件として使用したデータの個人特定番号を付与する。
【００３１】
ステップ７０７では、業務システムから本発明のシステムへ伝送されたファイルの次の申請者の氏名・生年月日・住所・性別のデータを読み込む。そして、ステップ７０８では、ステップ７０４において、進捗状況が申請状態の対象者を抽出したファイルを読み込んだ際、氏名・生年月日・住所・性別のデータがなくなるまでステップ７０３からステップ７０７までの処理を行うための判定条件を行う。
【００３２】
図５は、メール一括送信機能７の処理フローを示す図である。進捗状況管理テーブル３０からメール一括送信対象者を抽出し、メール一括送信対象者の審査状況に応じて、メール雛型テーブル４０からメールの雛型４０３を取得する。そして、個人情報管理テーブル２０から個人情報を取得し、メールの雛型４０３へ追加し、メールの送信を行う機能である。
【００３３】
まず、ステップ８０１では進捗状況管理テーブルから、通知済みフラグが未済である対象者を抽出する。ステップ８０２では、メール一括送信対象者の審査の進捗状況に応じて、メール雛型テーブル４０から、メールの雛型４０３を取得する。ステップ８０３では、進捗状況管理テーブルから抽出したメール一括送信対象者の個人特定番号２０１を検索条件として、個人情報管理テーブル２０から氏名２０２、生年月日２０３、性別２０４、メールアドレス２０５を取得する。ステップ８０４では、メール雛型テーブル４０から取得したメール一括送信対象者のメールの雛型に、ステップ８０３にて取得した氏名２０２・生年月日２０３・住所２０４・性別２０５・メールアドレス２０６を追加する。そして、ステップ８０５にてメールを送信し、ステップ８０６にてステップ８０１にて抽出したファイルの読込を行う。そして、ステップ８０７では、ステップ８０１にて抽出したファイルをステップ８０６にて読み込んだ際、データがなくなるまでステップ８０１からステップ８０５までの処理を行うための判定を行う。
【００３４】
さらにメール個別送信機能８により、上記と同様に個別の申請者に特定の目的のメールを送信することが可能である。上記図２から図５までの一連の処理はバッチ作業で自動実施することを想定しているが、個別送信処理は画面を呼び出して目的に応じて内容を選択して実施することを想定している。
【００３５】
図９は、個別送信機能８による個別送信画面の例である。個別送信画面で、サービス名と申請・認定・決定年月を選択し、検索ボタンを押下すると、進捗状況管理テーブル３０で管理しているサービス名と申請・認定・決定年月日に一致する対象者を対象者一覧内に表示する。対象者一覧で表示されている対象者から、個別に送信したい対象者を選択し、選択ボタンを押下する。図８の送信内容一覧画面に、対象者のメール送信状況が表示され、各イベントに応じたメールの送信状況の確認を行い、通知状況のチェックを行い送信ボタン押下により、メール雛型テーブル４０よりメールの雛型を編集し、個人情報管理テーブル２０に格納されたメールアドレスに対してメールを送信する。メールの雛型作成・訂正処理も、個別送信処理と同様に画面を呼び出して実施することを想定している。
【００３６】
図１０は、メールの雛型作成・訂正機能９による雛型メール作成の画面の例である。メール雛型作成画面でサービス名と進捗名を選択し、検索ボタンを押下すると、メール雛型テーブル４０で管理しているメール雛型をメール雛型作成画面のメール雛型欄に表示する。メール雛型欄に、メールで送信したい内容を記入し、作成ボタン押下により、メール雛型テーブル４０のメール雛型に格納する。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本発明に係るシステム構成図である。
【図２】本発明に係るメール送信対象者登録機能の処理フローを示す図である。
【図３】本発明に係る業務システム連携機能の処理フローを示す図である。
【図４ａ】本発明に係る申請・認定・支給決定者抽出機能の処理フローを示す図である。
【図４ｂ】本発明に係る申請・認定・支給決定者抽出機能の処理フローを示す図である。
【図５】本発明に係るメール一括送信送信機能の処理フローを示す図である。
【図６】本発明に係る個人情報管理テーブルの例を示す図である。
【図７】本発明に係る進捗状況管理テーブルの例を示す図である。
【図８】本発明に係るメール雛型テーブルの例を示す図である。
【図９】本発明に係る個別送信画面の表示例を示す図である。
【図１０】本発明に係るメールの雛型作成画面の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００３８】
１…メール送信システム、２…障害者自立支援業務システムサーバ、３…メール送信対象者登録機能、４…障害者自立支援業務システム、５…文字読取機能装置、６…申請・認定・支給決定者格納機能、７…メール一括送信機能、８…個別送信機能、９…メール雛型作成・訂正機能、１０…業務システムの業務情報テーブル、１１…伝送路、１２…業務システム連携機能、１３…障害者自立支援システム機能、１４…文字読取装置、１５…メール一括送信インターフェース、１６…メール送信システムサーバ、２０…個人情報管理テーブル、３０…進捗状況管理テーブル、４０…メール雛型テーブル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４ａ】
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【図４ｂ】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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