(57)【要約】【課題】文書を所定の条件に従って分類し、一括してタイムスタンプを付与して管理可能な文書管理装置を提供する。【解決手段】時刻認証用のタイムスタンプが付与される文書ファイルを管理する文書管理装置１０であって、文書ファイルを分類する所定の分類条件に対応した複数のフォルダを含む文書記憶部１２と、文書ファイルが有する属性情報に基づき、所定の分類条件に従って文書ファイルを複数のグループに分類する分類部２８と、文書記憶部１２の対応する複数のフォルダにそれぞれ格納する格納部３２と、フォルダ毎に一のタイムスタンプを取得するタイムスタンプ取得部４８と、を備える。【選択図】図１
2007148544.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
時刻認証用のタイムスタンプが付与される文書ファイルを管理する文書管理装置であって、
前記文書ファイルを分類する所定の分類条件に対応した複数のフォルダを含む文書記憶部と、
前記文書ファイルが有する属性情報に基づき、前記所定の分類条件に従って前記文書ファイルを複数のグループに分類し、前記文書記憶部の対応する前記複数のフォルダにそれぞれ格納する格納部と、
前記フォルダ毎に一のタイムスタンプを取得するタイムスタンプ処理部と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記フォルダ毎に前記タイムスタンプを付与する所定の付与条件を記憶する条件記憶部と、
前記付与条件に従って前記フォルダ毎に前記タイムスタンプを付与するタイミングを検知する検知部と、
前記検知部が検知した前記タイミングで前記フォルダ毎に前記タイムスタンプ処理部が取得した前記一のタイムスタンプを前記複数の文書ファイルに付与する付与部と、
をさらに備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項２に記載の文書管理装置において、
前記付与条件は、前記フォルダ内の前記複数の文書ファイルのファイル数、総容量が所定値以上になった場合、所定の日時、または所定の周期を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項２または３に記載の文書管理装置において、
前記タイムスタンプ処理部は、
前記タイムスタンプを取得する時、前記フォルダ内に格納された前記複数の文書ファイルを所定の並び順で結合する結合部と、
前記結合部が結合した前記複数の文書ファイルに対して、一のタイムスタンプの発行をタイムスタンプ発行局に行い、前記タイムスタンプ発行局から前記一のタイムスタンプを受け取るタイムスタンプ要求部と、
を含み、
前記付与部は、前記タイムスタンプ発行局から取得した前記一のタイムスタンプを前記フォルダ内の前記複数の文書ファイルに付与することを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
請求項４に記載の文書管理装置において、
前記結合部による前記複数の文書ファイルの前記並び順を前記フォルダに対応付けて記憶する管理テーブルを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
請求項１乃至５いずれかに記載の文書管理装置において、
前記格納部は、前記文書ファイルの作成者、ファイルサイズ、ファイル形式、作成日時を含む属性情報を前記文書ファイルから取得する属性取得部を含み、
前記分類条件は、前記属性情報が所定値または所定範囲か否かで指定され、
前記格納部は、前記属性取得部が取得した前記属性情報に基づき前記分類条件に従って前記文書ファイルを分類することを特徴とする文書管理装置。
【請求項７】
請求項１乃至６いずれかに記載の文書管理装置において、
前記格納部は、前記文書ファイルの文書種別、文書の発行元、発行宛先、キーワード、原稿読み取り作業者を含む属性情報を受け付ける属性受付部を含み、
前記分類条件は、前記属性情報に所定の情報が含まれるか否かで指定され、
前記格納部は、前記属性受付部が受け付けた前記属性情報に基づき前記分類条件に従って前記文書ファイルを分類することを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
請求項１乃至７いずれかに記載の文書管理装置において、
前記フォルダ毎に前記タイムスタンプの付与状況を記録する記録部をさらに備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項９】
請求項１乃至８いずれかに記載の文書管理装置において、
前記フォルダ毎に前記タイムスタンプの付与状況を通知する通知部をさらに備えることを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置に関し、特に、複数の文書を一つにまとめて時刻認証用のタイムスタンプを付与して管理する文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書の電子化が急速に進む中、電子文書の真正性を保証するための仕組みが求められている。その仕組みの一つとして、電子文書に信頼される認証局より発行された電子署名と信頼されるＴＡ（Time Authority：時刻配信局）から配信された正確な時刻情報を元にＴＳＡ（Time-Stamping Authority：時刻認証局）より発行された時刻認証用のタイムスタンプを付与する方法がある。
【０００３】
一般に、ＴＳＡとユーザの間では、予め契約により所定数毎に課金されるタイムスタンプを必要数購入する。そして必要に応じて、文書のハッシュ値をＴＳＡに送信してタイムスタンプの発行を要求し、ＴＳＡからタイムスタンプを受け取り、文書にタイムスタンプを押印することができる。従って、タイムスタンプ数を削減するため、すなわちタイムスタンプにかかる費用を節約するために、複数の文書を一つのファイルにまとめて、そのファイルにタイムスタンプを押印する技術が望まれる。
【０００４】
従来の複数のファイルをまとめてタイムスタンプ数を削減する技術としては、例えば特許文献１に記載されたものがある。同文献には、時刻認証の証明対象となる複数のファイルのハッシュ値を一つにまとめて一つのファイルを作成し、このファイル全体で一括して時刻認証要求を行う方法が記載されている。
【特許文献１】特開２００５−９４１４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、電子文書法に対応した長期保存を要する電子文書を作成および保存する場合、電子署名とタイムスタンプを文書に付与することが必要である。一般に、電子署名およびタイムスタンプの有効期限は１〜数年程度であるので、長期間の保存の必要がある文書については、それらの有効期限を自動的に延長する必要がある。また、文書の種類によって長期保存する期間は異なるため、文書の種類に応じて個別に管理できることが望まれる。
【０００６】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、文書を所定の条件に従って分類し、一括してタイムスタンプを付与して管理可能な文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明によれば、時刻認証用のタイムスタンプが付与される文書ファイルを管理する文書管理装置であって、
前記文書ファイルを分類する所定の分類条件に対応した複数のフォルダを含む文書記憶部と、
前記文書ファイルが有する属性情報に基づき、前記所定の分類条件に従って前記文書ファイルを複数のグループに分類し、前記文書記憶部の対応する前記複数のフォルダにそれぞれ格納する格納部と、
前記フォルダ毎に一のタイムスタンプを取得するタイムスタンプ処理部と、を備えることを特徴とする文書管理装置が提供される。
【０００８】
この発明によれば、複数の文書ファイルにまとめて一括してタイムスタンプを付与することができるので、タイムスタンプの消費を大幅に削減することができるとともに、予め設定された分類条件に従って対応するフォルダに文書ファイルを振り分けることができるので、自動的に文書ファイルを所定の分類条件に従って分類してまとめることができ、文書管理が効率よく行え、利便性がよい。
【０００９】
上記文書管理装置において、前記フォルダ毎に前記タイムスタンプを付与する所定の付与条件を記憶する条件記憶部と、前記付与条件に従って前記フォルダ毎に前記タイムスタンプを付与するタイミングを検知する検知部と、前記検知部が検知した前記タイミングで前記フォルダ毎に前記タイムスタンプ処理部が取得した前記一のタイムスタンプを前記複数の文書ファイルに付与する付与部と、をさらに備えることができる。
【００１０】
この構成によれば、フォルダ内に複数の文書ファイルを蓄積し、フォルダ毎に設定されたタイミングでフォルダ内に格納された複数の文書ファイルに一括してタイムスタンプを自動的に付与することができるので、文書管理が効率よく行え、利便性がよい。
【００１１】
上記文書管理装置において、前記付与条件は、前記フォルダ内の前記複数の文書ファイルのファイル数、総容量が所定値以上になった場合、所定の日時、または所定の周期を含むことができる。この構成によれば、フォルダ毎にフォルダ内の文書ファイルのファイル数や所定値以上になった場合などのタイミングで自動的にタイムスタンプを付与することができるので、文書管理が効率よく行え、利便性がよい。
【００１２】
上記文書管理装置において、前記タイムスタンプ処理部は、前記タイムスタンプを取得する時、前記フォルダ内に格納された前記複数の文書ファイルを所定の並び順で結合する結合部と、前記結合部が結合した前記複数の文書ファイルに対して、一のタイムスタンプの発行をタイムスタンプ発行局に行い、前記タイムスタンプ発行局から前記一のタイムスタンプを受け取るタイムスタンプ要求部と、を含み、前記付与部は、前記タイムスタンプ発行局から取得した前記一のタイムスタンプを前記フォルダ内の前記複数の文書ファイルに付与することができる。
【００１３】
ここで、タイムスタンプ発行局とは、信頼できるＴＡ（Time Authority：時刻配信局）から取得した正確な時刻情報を元に時刻認証用のタイムスタンプを生成し、クライアント端末に発行する。タイムスタンプ発行局とクライアント端末間の通信プロトコルは、たとえば、ＩＥＴＦ  ＲＦＣ３１６１（Time Stamp Protocol）規格に準拠させることができる。クライアント端末は、文書のハッシュ値を送信してタイムスタンプ発行局に対してタイムスタンプの発行要求を行い、タイムスタンプを受信する。タイムスタンプ要求部は、たとえば、複数の文書ファイルを結合したファイルのハッシュ値をタイムスタンプ発行局に送信してタイムスタンプの発行要求を行い、タイムスタンプを受信することができる。この構成によれば、フォルダ内の複数の文書ファイルに一括して、一のタイムスタンプを付与することができる。
【００１４】
上記文書管理装置において、前記結合部による前記複数の文書ファイルの前記並び順を前記フォルダに対応付けて記憶する管理テーブルを備えることができる。この構成によれば、タイムスタンプの検証時に複数の文書ファイルの並び順を記憶しておくので、複数の文書ファイルの並びがタイムスタンプ付与時と変更になった場合でも、検証が可能となる。
【００１５】
上記文書管理装置において、前記格納部は、前記文書ファイルの作成者、ファイルサイズ、ファイル形式、作成日時を含む属性情報を前記文書ファイルから取得する属性取得部を含むことができ、前記分類条件は、前記属性情報が所定値または所定範囲か否かで指定されることができ、前記格納部は、前記属性取得部が取得した前記属性情報に基づき前記分類条件に従って前記文書ファイルを分類することができる。
【００１６】
ここで、文書ファイルの作成者や、ファイルサイズなどの属性情報を文書ファイルが有する情報から取得し、分類に使用することができる。たとえば、作成者毎のフォルダに分類したり、作成日毎のフォルダに分類したりすることができる。また、フォルダは、階層構造にすることもできる。たとえば、作成者毎のフォルダの下位にさらに作成日毎のフォルダを作成し、最下位のフォルダ毎に一のタイムスタンプを取得する構成とすることもできる。
【００１７】
上記文書管理装置において、前記格納部は、前記文書ファイルの文書の種別、文書の発行元、発行宛先、キーワード、原稿読み取り作業者の識別情報を含む属性情報を受け付ける属性受付部を含むことができ、前記分類条件は、前記属性情報に所定の情報が含まれるか否かで指定されることができ、前記格納部は、前記属性受付部が受け付けた前記属性情報に基づき前記分類条件に従って前記文書ファイルを分類することができる。
【００１８】
ここで、文書の種別とは、たとえば、契約書、見積書、請求書といった書類の種別である。文書種別毎に異なる保存期間をそれぞれ有することができる。また、任意のキーワードをユーザが付与し、キーワードに従って分類させることができる。属性受付部は、ユーザが操作部を操作して入力した属性情報を受け付けたり、所定の書式に従って作成された文書ファイルの所定の位置から光学的文字認識（Optical Character Recognition：ＯＣＲ）などにより自動的に読み取った情報を属性情報として受け付けたりすることもできる。
【００１９】
上記文書管理装置において、前記フォルダ毎に前記タイムスタンプの付与状況を記録する記録部をさらに備えることができる。この構成によれば、フォルダ毎にタイムスタンプの付与状況、たとえば、現在タイムスタンプ付与を待機している文書の情報や、タイムスタンプが既に付与された文書の情報などを記録することができるので、タイムスタンプが付与されたか否かを確認することが可能となり、利便性がよく、信頼性も向上する。
【００２０】
上記文書管理装置において、前記フォルダ毎に前記タイムスタンプの付与状況を通知する通知部をさらに備えることができる。この構成によれば、フォルダ毎にタイムスタンプの付与状況、たとえば、現在タイムスタンプの付与を待機している文書の情報や、タイムスタンプが付与されたとき、その文書の情報などを通知することができるので、文書作成時に直ぐにタイムスタンプが付与されない文書についても、タイムスタンプが確実に付与されたか否かを確認することが可能となり、利便性がよく、信頼性も向上する。
【００２１】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、文書を所定の条件に従って分類し、一括してタイムスタンプを付与して管理可能な文書管理装置が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。
【００２４】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理装置を示す機能ブロック図である。本実施形態の文書管理装置１０は、時刻認証用のタイムスタンプが付与される文書ファイルを管理する文書管理装置であって、文書ファイルを分類する所定の分類条件に対応した複数のフォルダを含む文書記憶部１２と、文書ファイルが有する属性情報に基づき、所定の分類条件に従って文書ファイルを複数のグループに分類し、文書記憶部の対応する複数のフォルダにそれぞれ格納する格納部（分類部２８および格納部３２）と、フォルダ毎に一のタイムスタンプを取得するタイムスタンプ処理部（タイムスタンプ取得部４８）と、を備える。
【００２５】
文書管理装置１０は、たとえば、ＬＡＮなどのネットワーク１に接続されたネットワークスキャナ、インターネットファクシミリ装置、ＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）などである。あるいは、文書管理装置１０は、時刻認証の対象となる文書ファイルを記憶する文書記憶部に接続されたパーソナルコンピュータやワークステーションを含むことができる。文書管理装置１０は、ネットワーク１を介してＴＳＡ３から時刻認証用のタイムスタンプを受け取り、複数の文書ファイルに一括して一のタイムスタンプを付与する。なお、ＴＳＡ３は、信頼できるＴＡ（不図示）から取得した正確な時刻情報を元に時刻認証用のタイムスタンプを生成し、クライアント端末である文書管理装置１０に発行する。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。
【００２６】
また、文書管理装置１０の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００２７】
文書管理装置１０は、後述する電子文書管理プログラムをＭＦＰやパーソナルコンピュータなどを構成するコンピュータによって実行することにより実現される。本実施形態の文書管理プログラムは、時刻認証用のタイムスタンプが付与される文書ファイルを管理する文書管理プログラムであって、文書ファイルを分類する所定の分類条件に対応した複数のフォルダを含む文書記憶部１２を備えたコンピュータ（文書管理装置１０）を、文書ファイルが有する属性情報に基づき、所定の分類条件に従って文書ファイルを複数のグループに分類し、文書記憶部１２の対応する複数のフォルダにそれぞれ格納する手段（分類部２８および格納部３２）、フォルダ毎に一のタイムスタンプを取得する手段（タイムスタンプ取得部４８）、として機能させるためのものである。
【００２８】
詳細には、文書管理装置１０は、文書記憶部１２と、読取部１４と、一時記憶部１６と、属性受付部１８と、属性付与部２０と、属性取得部２２と、条件受付部２４と、分類条件記憶部（図中、「分類条件」と示す）２６よ、分類部２８と、フォルダ作成部３０と、格納部３２と、付与条件記憶部（図中、「付与条件」と示す）４０と、検知部４２と、タイムスタンプ付与部４４と、インタフェース部（図中、「Ｉ／Ｆ」と示す）４６と、タイムスタンプ取得部４８と、記録部７０と、通知部７２と、を備える。
【００２９】
文書記憶部１２は、ネットワーク１を介してＴＳＡ３から取得した時刻認証用のタイムスタンプが付与された文書ファイルが記憶される。文書記憶部１２は、文書ファイルを分類する所定の分類条件に対応した複数のフォルダを含むことができる。各文書ファイルは、分類条件に従っていずれかのフォルダに格納される。そして、フォルダ毎にさらに指定された所定の条件に従って、フォルダ内の複数の文書ファイルには、まとめて一のタイムスタンプが付与される。このようにして、フォルダ内の複数の文書ファイルに一括してタイムスタンプを付与することにより、タイムスタンプの消費を削減することができる。なお、各条件およびフォルダについては、後述する。
【００３０】
読取部１４は、たとえば、スキャナであり、原稿を画像として読み取り画像ファイルを生成する。生成された画像ファイルは、一時記憶部１６に一時的に格納される。あるいは、読取部１４に替えて、予め複数の文書を記憶する文書記憶部（不図示）から各種文書ファイルをユーザが選択し、選択された文書ファイルを受け付ける受付部（不図示）を含むこともできる。文書記憶部は、文書管理装置１０の内部に含むこともできるし、あるいは、外部の記憶装置に含むこともできる。受付部は、ネットワークを介して文書ファイルを受信する受信部（不図示）を含むこともできる。
【００３１】
一時記憶部１６は、読取部１４が生成した画像ファイルや受け付けた文書ファイルを一時的に記憶する。属性受付部１８は、読取部１４が原稿を読み取る際、読み取った原稿の文書の種別、文書の発行元、発行宛先、任意のキーワード、原稿読み取り作業者を含む属性情報を受け付ける。これらの属性情報は、文書管理装置１０の操作部を介してユーザが入力またはリストなどから選択操作して、入力することができる。あるいは、所定の書式に従って作成された文書ファイルの所定の位置からＯＣＲなどにより、自動的に読み取った情報を属性情報として受け付けることができる。
【００３２】
文書の種別とは、たとえば、契約書、見積書、請求書といった書類の種別である。また、たとえば、文書の発行元とは、見積書の発行部署名や担当者名、発行宛先とは、契約書の相手先会社名などである。また、たとえば、ＯＣＲなどにより原稿から見積番号、宛先などを自動的に読み取り、属性情報とすることができる。
【００３３】
属性付与部２０は、属性受付部１８が受け付けた属性情報を、読取部１４が読み取った画像ファイルや受け付けた文書ファイルに対応付けて一時記憶部１６に一時的に格納する。図２に本実施形態のファイル属性情報５０の構造の一例を示す。ファイル属性情報５０は、ファイル名、ファイルサイズ、作成日時、文書種別、作業者、キーワードなどを含むことができる。
【００３４】
図１に戻り、属性取得部２２は、一時記憶部１６に一時的に格納され文書ファイルのファイル属性情報５０を取得する。属性取得部２２が取得する属性情報は、たとえば、文書ファイルの作成者、ファイルサイズ、ファイル形式、作成日時を含むことができる。属性情報に基づき、たとえば、作成者毎のフォルダに分類したり、作成日毎のフォルダに分類したりすることができる。
【００３５】
条件受付部２４は、文書ファイルを分類する条件の設定を受け付ける。たとえば、文書ファイルの作成者名、ファイルサイズ、ファイル形式、作成日時、文書種別、発行元、発行宛先、キーワード、原稿読取作業者などによって文書を分類する条件をそれぞれ設定することができる。分類条件は、属性情報が所定値または所定範囲か否かで指定することができる。たとえば、ファイルサイズが所定値以上のものを含む、または所定値未満のものを含むなどの条件を含むことができる。また、分類条件は、属性情報が所定の情報を含むか否かで指定することができる。たとえば、文書種別が「見積書」を含むなどの条件を含むことができる。また、条件受付部２４は、後述する文書ファイルにタイムスタンプを付与する条件の設定を受け付けることもできる。
【００３６】
分類条件記憶部２６は、条件受付部２４が受け付けた条件を記憶する。具体的には、たとえば、フォルダ毎に、格納されるファイルの作成者名や文書種別を分類条件として記憶する。あるいは、フォルダ毎に、格納可能なファイル総容量やファイル数の上限を分類条件として記憶する。これらの分類条件は複数の条件を組み合わせることもできる。分類部２８は、分類条件記憶部２６に記憶されている分類条件に従って、属性取得部２２が取得した文書ファイルの属性情報に基づき、文書ファイルを分類する。
【００３７】
フォルダ作成部３０は、分類部２８が分類した文書ファイルを格納すべきフォルダが文書記憶部１２に存在しない場合やフォルダを分割する必要がある場合に、フォルダを作成する。フォルダ名は、分類条件を含め、作成順にシリアル番号などを付して作成することができる。また、後述するタイムスタンプ付与部４４によりタイムスタンプが付与されたフォルダに対して、その旨が識別できるように、フォルダ名に付与済みなどの情報を含むこともできる。格納部３２は、分類部２８が分類した文書ファイルを該当するフォルダに一時記憶部１６から読み出して格納する。このとき、一時記憶部１６のファイル属性情報５０も文書ファイルと対応付けて文書記憶部１２に記憶することができる。
【００３８】
図３は、本実施形態の文書記憶部１２のフォルダの管理テーブル６０の構造の一例を示す図である。管理テーブル６０は、文書記憶部１２に設けられた複数のフォルダに対応付けられた情報が含まれる。具体的には、管理テーブル６０は、フォルダ名６１毎に、そのフォルダの分類条件６３、付与条件６５、タイムスタンプが付与されたことを示すタイムスタンプ付与済フラグ６７、およびそのフォルダに格納された複数の格納ファイル６９のファイル名が格納順とともに記憶される。なお、分類条件６３および付与条件６５には、それぞれ分類条件記憶部２６および付与条件記憶部４０に記憶されているいずれの条件がそのフォルダと対応付けられているかが記憶される。タイムスタンプ付与済フラグ６７は、初期値が「０」であり、タイムスタンプ取得部４８がタイムスタンプの付与に成功したとき、「０」から「１」にセットされる。
【００３９】
図１に戻り、付与条件記憶部４０は、フォルダ毎にタイムスタンプを付与する所定の条件を記憶する。付与条件は、フォルダ内の複数の文書ファイルのファイル数、総容量が所定値以上になった場合、所定の日時、所定の周期、とすることができる。所定の周期とは、たとえば、毎月１日、毎週月曜日、１０日毎などの指定が可能である。上述したように、付与条件記憶部４０に記憶される付与条件は、条件受付部２４によって設定をフォルダ毎に受け付け、記憶することもできる。検知部４２は、付与条件に従ってフォルダ毎にタイムスタンプを付与するタイミングを検知する。これにより、フォルダ毎に指定された付与条件に従って、フォルダ毎に適切なタイミングでタイムスタンプを付与することが可能となる。
【００４０】
タイムスタンプ付与部４４は、検知部４２が検知したタイミングでフォルダ毎にタイムスタンプ取得部４８にタイムスタンプの取得を要求し、タイムスタンプ取得部４８が取得したタイムスタンプを複数の文書ファイルに一括して付与する。タイムスタンプ付与部４４は、タイムスタンプの付与に成功したフォルダの管理テーブル６０のタイムスタンプ付与済フラグ６７に「１」をセットする。
【００４１】
詳細には、タイムスタンプ付与部４４は、タイムスタンプを取得する時、フォルダ内に格納された複数の文書ファイルを所定の並び順で結合する結合部（不図示）と、結合部が結合した複数の文書ファイルに対して、電子署名を行い、さらに電子署名されたファイルのハッシュ値を生成する生成部（不図示）と、を含むことができる。生成部が生成したハッシュ値をタイムスタンプ取得部４８に受け渡し、タイムスタンプの取得指示を行う。文書ファイルの並び順は、図３の管理テーブル６０の格納ファイル６９に列挙されたファイルの順序によって示される。後日、フォルダ内の複数の文書ファイルのこの並び順に従って検証を行うことができる。なお、本実施形態において、複数の文書ファイルを予め結合して、まとめたファイルのハッシュ値を生成する構成としたが、これに限定されない。たとえば、複数の文書ファイルのそれぞれのハッシュ値を求めた後、生成された複数のハッシュ値のハッシュ値をさらに生成する方法もある。
【００４２】
インタフェース部４６は、ネットワーク１を介してＴＳＡ３と通信する機能を有する。ＴＳＡ３と文書管理装置１０間の通信プロトコルは、たとえば、ＩＥＴＦ  ＲＦＣ３１６１（Time Stamp Protocol）規格に準拠させることができる。タイムスタンプ取得部４８は、インタフェース部４６を介してＴＳＡ３に対してタイムスタンプの発行を要求し、ＴＳＡ３から返信されたタイムスタンプをインタフェース部４６を介して受信する。
【００４３】
タイムスタンプ取得部４８が取得したタイムスタンプはタイムスタンプ取得部４８に受け渡され、タイムスタンプ取得部４８で文書ファイルに付与され、文書記憶部１２に格納されて管理されることとなる。
【００４４】
なお、本実施形態において、属性受付部１８および条件受付部２４は、図示されない操作部および表示部を含む。ユーザが表示部に表示された操作メニューに従って、操作部を操作して属性情報や分類条件、付与条件を入力し、受け付けることができる。
【００４５】
記録部７０は、タイムスタンプ付与部４４がタイムスタンプ付与処理を行ったときの結果を含み、フォルダへのタイムスタンプの付与状況を記録する。具体的には、付与状況とは、タイムスタンプを付与しようとしたフォルダ名、処理日時、タイムスタンプの取得や付与が成功したか否かの結果、フォルダに含まれるファイル名とその並び順などを含むことができる。また、タイムスタンプを付与または更新する予定を含むこともできる。
【００４６】
通知部７２は、記録部７０に記録されたタイムスタンプの付与状況をユーザに通知する。たとえば、表示部にタイムスタンプが付与されたことを示すメッセージを表示したり、付与状況を示す情報を表示したりする。あるいは、スピーカを介してタイムスタンプが付与されたことを示すアラーム音や音声を出力する。また、メールまたはインスタントメッセージなどの送信部（不図示）により、所定の宛先にタイムスタンプの付与状況を通知するメッセージを送信することができる。あるいは、文書管理装置１０がＭＦＰなどの場合は、通知部７２は、付与状況の報告書を作成し、タイムスタンプの付与処理時、要求時、定期的に、または所定のタイミングで印字出力部（不図示）から印字出力することもできる。
【００４７】
このように構成された本実施形態の文書管理装置１０の動作について、以下に説明する。はじめに、本実施形態の文書管理装置１０における文書ファイル分類時の動作について、説明する。図４は、本実施形態の文書管理装置１０における文書ファイル分類時の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１乃至図４を用いて説明する。
【００４８】
まず、読取部１４が原稿を読み取り（ステップＳ１１）、画像ファイルを生成する（ステップＳ１３）。以下、「画像ファイル」を「文書ファイル」と呼ぶ。ここでは、たとえば、１０月の請求書を読み取ったとする。ステップＳ１１で読み取った原稿の属性情報をユーザが操作部を用いて入力し、属性受付部１８が受け付け、属性付与部２０が文書ファイルと対応付けて一時記憶部１６に一時的に記憶する（ステップＳ１５）。
【００４９】
属性取得部２２は、一時記憶部１６に格納された文書ファイルのファイル属性情報５０、たとえば、文書種別「請求書」や作成日時「２００５年１０月１日１０：３０ＡＭ」などを取得し、分類部２８に受け渡す。分類部２８は、分類条件記憶部２６を参照し、分類条件に従って、文書ファイルを分類し、格納先のフォルダを特定する（ステップＳ１７）。たとえば、文書種別が「請求書」で、かつ作成日時が「１０月」のものを格納するフォルダ名「請求書１０月」のフォルダを特定する。文書記憶部１２にステップＳ１７で特定されたフォルダが存在するか否かを確認し、存在しない場合（ステップＳ１９のＮＯ）、フォルダ作成部３０が文書記憶部１２に新たにフォルダを作成する（ステップＳ２１）。
【００５０】
文書記憶部１２にステップＳ１７で特定されたフォルダが存在する場合（ステップＳ１９のＹＥＳ）、格納部３２は、一時記憶部１６に一時的に格納された文書ファイルを文書記憶部１２のステップＳ１７で特定されたフォルダに格納する（ステップＳ２３）。なお、ステップＳ２１で新たなフォルダが作成された場合は、その格納部３２が、そのフォルダに格納する。
【００５１】
なお、ステップＳ１９において、たとえば、分類条件がフォルダ内の複数の文書ファイルの総容量や総数が所定値以上の場合は、フォルダを分割する条件が指定されているか否かを判別するステップを含むこともできる。フォルダ内の文書ファイルの総容量が所定値以上の場合、ステップＳ２１で新しいフォルダを作成し、フォルダを分割する。たとえば、フォルダ「請求書１０月−１」「請求書１０月−２」を作成する。各フォルダに格納された文書ファイルは、タイムスタンプ処理待ちとして登録される（ステップＳ２５）。具体的には、管理テーブル６０の格納ファイル６９に順次ファイル名が登録される。また、このときは、管理テーブル６０のタイムスタンプ付与済フラグ６７には、「０」がセットされる。
【００５２】
このようにして、文書記憶部１２の所定のフォルダに格納された複数の文書ファイルは、次に所定のタイミングでフォルダ毎に一括してタイムスタンプが付与される。以下に、本実施形態の文書管理装置１０におけるタイムスタンプ付与時の動作について、説明する。図５は、本実施形態の文書管理装置１０におけるタイムスタンプ付与時の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１、図３および図５を用いて説明する。
【００５３】
まず、検知部４２が文書記憶部１２の管理テーブル６０にアクセスし、該当するフォルダの付与条件を付与条件記憶部４０から取得し、取得した付与条件を満たすフォルダが存在するか否かを判断する（ステップＳ３１）。付与条件が成立するフォルダが存在する場合（ステップＳ３１のＹＥＳ）、タイムスタンプ付与部４４に通知する。タイムスタンプ付与部４４は、通知されたフォルダ内の複数の文書ファイルを管理テーブル６０の格納ファイル６９に登録されている並び順で結合する（ステップＳ３３）。結合されたファイルに電子署名を行う（ステップＳ３５）。
【００５４】
そして、電子署名されたファイルのハッシュ値を生成し（ステップＳ３７）、タイムスタンプ取得部４８に受け渡す。タイムスタンプ取得部４８は、タイムスタンプ付与部４４から受け取ったハッシュ値をインタフェース部４６を介してＴＳＡ３に送信し、タイムスタンプの発行を要求する（ステップＳ３９）。そして、ＴＳＡ３から返信されたタイムスタンプをインタフェース部４６を介してタイムスタンプ取得部４８が受信し、タイムスタンプ付与部４４に受け渡す。
【００５５】
そして、タイムスタンプ付与部４４は、該当するフォルダ内の文書ファイルにタイムスタンプを押印し、文書記憶部１２に格納する（ステップＳ４１）。そして、タイムスタンプ付与部４４は、記録部７０にタイムスタンプを付与したフォルダおよびそのフォルダに格納されている文書ファイルとその並び順、付与日時などの情報を記録する（ステップＳ４３）。そして、通知部７２は、表示部にタイムスタンプの付与を通知するメッセージを表示したり、報告書を印字出力したり、スピーカからアラーム音や音声を出力したり、あるいは、所定の宛先にメールでメッセージを送信したりすることにより、タイムスタンプの付与状況を通知する。
【００５６】
以上説明したように、本発明の実施の形態の文書管理装置１０によれば、複数の文書ファイルにまとめて一括してタイムスタンプを付与することができるので、タイムスタンプの消費を大幅に削減することができるとともに、予め設定された分類条件に従って対応するフォルダに文書ファイルを振り分けることができるので、自動的に文書ファイルを所定の分類条件に従って分類してまとめることができ、文書管理が効率よく行え、利便性がよい。
【００５７】
以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。
【００５８】
たとえば、上記実施形態では、タイムスタンプを付与したか否かは、フォルダ毎に管理テーブル６０のタイムスタンプ付与済フラグ６７にて管理する構成としたが、これに限定されない。タイムスタンプ付与済みのフォルダを格納する別のフォルダにフォルダを移動する構成とすることもできる。さらに、タイムスタンプの更新監視が必要か否かによって、フォルダをさらに分類することもできる。
【００５９】
また、タイムスタンプの更新の監視を行う場合、タイムスタンプの有効期限を管理テーブル６０に含むことができる。管理テーブル６０のタイムスタンプの有効期限を監視し、期限切れの所定日数前に自動的にタイムスタンプを取得し、付与する更新部を含むことができる。また、上記の付与条件に更新周期を設定しておくことにより、電子文書法に対応した長期保存を要する電子文書を作成および保存することが可能となる。なお、電子文書法に対応した長期署名フォーマットの例として、ＩＥＥＥ  ＲＦＣ３１２６（Electronic Signature Formats for long term electronic signatures）に規定されているものがある。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置を示す機能ブロック図である。
【図２】図１の一時記憶部のファイル属性情報の構造の一例を示す図である。
【図３】図１の文書記憶部のフォルダの管理テーブルの構造の一例を示す図である。
【図４】図１の文書管理装置における文書ファイル分類時の動作の一例を示すフローチャートである。
【図５】図１の文書管理装置におけるタイムスタンプ付与時の動作の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６１】
１  ネットワーク
３  ＴＳＡ
１０  文書管理装置
１２  文書記憶部
１４  読取部
１６  一時記憶部
１８  属性受付部
２０  属性付与部
２２  属性取得部
２４  条件受付部
２６  分類条件記憶部
２８  分類部
３０  フォルダ作成部
３２  格納部
４０  付与条件記憶部
４２  検知部
４４  タイムスタンプ付与部
４６  インタフェース部
４８  タイムスタンプ取得部
５０  ファイル属性情報
６０  管理テーブル
６１  フォルダ名
６３  分類条件
６５  付与条件
６７  タイムスタンプ付与済フラグ
６９  格納ファイル
７０  記録部
７２  通知部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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