(57)【要約】【課題】  文書の保存期間の設定・管理を含む、ユーザによる手作業が軽減された文書管理技術を提供する。【解決手段】  本発明によれば、文書の画像データを取得する取得手段と、前記画像データを解析して前記文書の種類を検出する検出手段と、文書の種類毎に保存期間を記憶する記憶手段と、前記検出手段において検出された前記文書の種類に対応する前記保存期間に基づいて前記画像データの保存期限日を算出する算出手段と、算出された前記保存期限日に基づいて前記画像データを管理する管理制御手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置が提供される。【選択図】  図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の画像データを取得する取得手段と、
前記画像データを解析して前記文書の種類を検出する検出手段と、
文書の種類毎に保存期間を記憶する記憶手段と、
前記検出手段において検出された前記文書の種類に対応する前記保存期間に基づいて前記画像データの保存期限日を算出する算出手段と、
算出された前記保存期限日に基づいて前記画像データを管理する管理制御手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記検出手段は、前記画像データを解析して、更に、前記文書の作成日を検出し、
前記算出手段は、検出された前記文書の作成日と、該文書の種類に対応する前記保存期間とに基づいて前記算出を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記文書の作成日の検出に失敗した場合、前記算出手段は、前記画像データの取得の日と、該文書の種類に対応する前記保存期間と、に基づいて前記算出を行うことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記検出手段は、
前記画像データを解析して、テキスト情報及びレイアウト情報の少なくともいずれかを抽出し、該抽出された情報に基づいて前記検出を行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
外部からの入力信号に基づいて前記記憶手段に記憶された前記保存期間を更新する更新手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記管理制御手段は、
予め設定されたタイミングで前記保存期限日の経過の有無を判定し、前記保存期限日を経過していると判定された画像データに対して所定の処理を行うことを特徴とする請求項１に記載乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記所定の処理は、画像データの削除、保存期限日の経過の通知、保存の継続のいずれかを含むことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記取得手段は、文書を光学的に読み取り画像データを生成する画像読み取り装置から、前記画像データを取得することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
文書の画像データを取得する取得手段と、
前記画像データを解析して前記文書の種類を検出する検出手段と、
文書の種類毎に保存期間を記憶する記憶手段と、
前記検出手段において検出された前記文書の種類に対応する前記保存期間に基づいて前記画像データの保存期限日を算出する算出手段と、
前記画像データに算出された前記保存期限日を付加して出力する出力手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１０】
文書の画像データ及び該文書の種類情報を取得する取得手段と、
文書の種類毎に保存期間を記憶する記憶手段と、
前記取得手段において取得された前記種類情報に対応する前記保存期間に基づいて前記画像データの保存期限日を算出する算出手段と、
算出された前記保存期限日に基づいて前記画像データを管理する管理制御手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１１】
文書の種類毎に保存期間を記憶する記憶手段を備える情報処理装置の制御方法であって、
文書の画像データを取得する取得工程と、
前記画像データを解析して前記文書の種類を検出する検出工程と、
前記検出工程において検出された前記文書の種類に対応して前記記憶手段に記憶された前記保存期間に基づいて、前記画像データの保存期限日を算出する算出工程と、
算出された前記保存期限日に基づいて前記画像データを管理する管理制御工程と、を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１２】
コンピュータを請求項１乃至１０のいずれかに記載の情報処理装置として機能させるためのプログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載のプログラムを格納したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理技術に関し、特に、文書の保存期間に基づいて文書を管理する文書管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
e-文書法制定により電子データが公式文書として法的に有効に認められたことに伴い、今後、大量の紙文書情報が電子データに変換され、管理される機会が増加することが想定される。一般に、電子データを記憶媒体に記録・管理する文書管理システムにおいては、管理対象の電子データが増加するにつれて、電子データの管理に伴うシステムユーザの負担が増加し、また、文書管理システムに要求される情報処理に係るリソース要件が大きくなる。ユーザの負担が増加する要因の一つは、もはや保存の必要がなくなった電子データについても保存が継続されることが挙げられる。例えば、電子データの増加に伴い所望とする電子データへのアクセスに係るコストが増大する。また、文書管理システムのリソース要件の問題については、不要な電子データが削除されることなく記憶され続けると、記憶媒体が有効に利用できず、不要な電子データの増加に応じて記憶媒体を拡張しなければならないことが含まれる。
【０００３】
そこで、大量に保管されている文書データのそれぞれについて保存期間を検出し、保存期間の経過に基づいて文書データを自動的に削除する等の文書管理処理を自動的に行う技術が必要とされている。特許文献１には、文書データのそれぞれに対して予め保存期間を設定しておき、保存期間切れの検出に応じて、文書データの削除等を行う構成が開示されている。
【特許文献１】特開平５−３２４４２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来の構成では文書のそれぞれに対して予め人間が保存期間を設定・管理する必要があり、この作業に手間がかかっていた。
【０００５】
文書データの保存期間は文書の種類によってさまざまであり、文書の保存期間が法的に定められたものもある。また、例えば、紙媒体により保管されていた文書を、スキャン等により電子文書に変換し、この電子文書を管理する場合、紙媒体により保管されていた期間を考慮して電子文書の保存期間を計算しなければならない。例えば、保存期間が５年の文書を紙で３年保存してスキャンすると電子文書での保存期間を計算して設定する必要があるなどの手間が発生する。また、例えば法律の改正等により、文書の保存期間が変更された場合、全ての文書についてユーザの手作業で保存期間を設定し直さなければならなかった。
【０００６】
本発明は上記課題に鑑みなされたものであり、文書の保存期間の設定・管理を含む、ユーザによる手作業が軽減された文書管理技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明による情報処理装置は以下の構成を備える。即ち、
文書の画像データを取得する取得手段と、
前記画像データを解析して前記文書の種類を検出する検出手段と、
文書の種類毎に保存期間を記憶する記憶手段と、
前記検出手段において検出された前記文書の種類に対応する前記保存期間に基づいて前記画像データの保存期限日を算出する算出手段と、
算出された前記保存期限日に基づいて前記画像データを管理する管理制御手段と、を備える。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、文書の保存期間の設定・管理を含む、ユーザによる手作業が軽減された文書管理技術を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、添付図面を参照して本発明に係る実施の形態を詳細に説明する。ただし、この実施の形態に記載されている構成要素はあくまでも例示であり、本発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。
【００１０】
＜第１の実施形態＞
（システム構成）
図１は本実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。図１に示されるように、文書管理システム１００は、画像読み取り装置２００、文書保存装置３００から構成されている。文書管理システム１００は、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）、複合機（ＭＦＰ）等の情報処理装置で実現される。
【００１１】
（ハードウェア構成）
次に、文書管理システム１００を実現する情報処理装置のハードウェア構成について、図１９を参照して説明する。図１９は、文書管理システム１００を実現する情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示したブロック図である。
【００１２】
図１９において、９９０はＣＰＵであり、後述するハードディスク装置（以下、ＨＤと呼ぶ）９９５に格納されているアプリケーションプログラム、オペレーティングシステム（ＯＳ）や制御プログラム等を実行する。また、ＲＡＭ９９２にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。
【００１３】
９９１はＲＯＭであり、内部には基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラム、基本処理において使用するフォントデータ、テンプレート用データ等の各種データを記憶する。９９２は各種データを一時記憶するためのＲＡＭであり、ＣＰＵ９９０の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１４】
９９３は記録媒体へのアクセスを実現するための外部記憶ドライブであり、メディア（記録媒体）に記憶されたプログラム等を本コンピュータシステムにロードすることができる。尚、メディアには、例えば、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＰＣカード、ＤＶＤ、ＩＣメモリカード、ＭＯ、メモリスティック等が含まれる。
【００１５】
９９４はスキャナ装置であり、読み取り部に設定された文書を光学的に読み取り、画像データを取得する機能を有する。
【００１６】
９９５は外部記憶装置であり、本実施形態では大容量メモリとして機能するＨＤを用いている。ＨＤ９９５には、アプリケーションプログラム、ＯＳ、制御プログラム、関連プログラム等が格納される。
【００１７】
９９６は指示入力装置であり、キーボードやポインティングデバイス（マウス等）、タッチパネル等がこれに相当する。指示入力装置９９６を用いて、ユーザは、本実施形態に係る情報処理装置に対して、装置を制御するコマンド等を入力指示する。
【００１８】
９９７はディスプレイであり、指示入力装置９９６から入力したコマンドや、それに対する情報処理装置の応答出力等を表示したりするものである。
【００１９】
９９９はシステムバスであり、情報処理装置内のデータの流れを司るものである。９９８はインターフェイス（以下、Ｉ／Ｆという）であり、このＩ／Ｆ９９８を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。
【００２０】
尚、以上の各装置と同等の機能を実現するソフトウェアにより、ハードウェア装置の代替として構成することもできる。
【００２１】
本実施形態では、メディアから本実施形態に係るプログラム及び関連データを直接ＲＡＭ９９２にロードして実行させる例を示すがこれに限られない。例えば、本実施形態に係るプログラムを動作させる度に、既にプログラムがインストールされているＨＤ９９５からＲＡＭ９９２にロードするようにしてもよい。また、本実施形態に係るプログラムをＲＯＭ９９１に記録しておき、これをメモリマップの一部をなすように構成し、直接ＣＰＵ９９０で実行することも可能である。
【００２２】
また、本実施形態では、説明の便宜のため、本実施形態に係る情報処理装置を１つの装置で実現した構成について述べるが、複数の装置にリソースを分散した構成によって実現してもよい。例えば、記憶や演算のリソースを複数の装置に分散した形に構成してもよい。或いは、情報処理装置上で仮想的に実現される構成要素毎にリソースを分散し、並列処理を行うようにしてもよい。本実施形態では、説明の便宜のため、画像読み取り装置２００と文書保存装置３００とをそれぞれ別の情報処理装置として構成するものとして説明する。もちろん文書管理システム１００の全てを１つの情報処理装置で実現してもよいことは言うまでもない。
【００２３】
（画像読み取り装置２００の機能構成）
次に、画像読み取り装置２００の機能構成について図２を参照して説明する。図２は画像読み取り装置２００の機能構成を示すブロック図である。図２に示すように、画像読み取り装置２００は以下の機能要素から構成される。
・文書読み取り部２０１。
・文書データ生成部２０２。
・文書情報検出部２０３。
・検出情報判定部２０４。
・保存期間テーブル２０５。
・保存期間設定部２０６。
・日付情報取得部２０７。
・保存期限日算出部２０８。
・所有者検出部２０９。
・文書情報埋め込み部２１０。
【００２４】
図２に示される各機能ブロックは、図１９を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１９に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。
【００２５】
文書読み取り部２０１は、保存する文書を光学的に読み取り画像を取得するものであり、例えば、スキャナ装置９９４により構成される。文書データ生成部２０２は、文書読み取り部２０１から読み込まれた文書の画像からビットマップデータやＰＤＦデータのような電子データを生成する。
【００２６】
文書情報検出部２０３と検出情報判定部２０４では公知の技術を利用して文書の種類（契約書、領収書など）や文書の作成日などの文書情報を検出する。文書情報検出部２０３及び検出情報判定部２０４は、協働して、画像データを解析して文書情報を検出する。文書情報の検出は公知の技術を利用して行うことができ、例えば、ＯＣＲ（Optical Character Reader）やレイアウト情報を利用した技術等を利用することができる（特開平２-７２４７７号公報、特開平７-２８９３５号公報）。ＯＣＲを利用した技術は、ビットマップデータから文書の種類を特定するような文字列を検出し、検出した文字列のサイズや位置、出現回数等によって文書の種類や作成日を判定する。ただし、文字列には、例えば、請求書、領収書などの種類を特定するものや、２００５/０６/２８などの作成日を特定できる文字列等が挙げられる。レイアウト情報を利用した技術は、文書の種類ごとにあらかじめ用意したレイアウト情報と読み取られた文書のレイアウトを比較することによって文書の種類を特定し、そのレイアウト内の定められたフィールドの文字を認識することにより作成日を特定する。
【００２７】
保存期間テーブル２０５は、文書の種類とその種類に対応する保存期間が設定されたテーブルである。保存期間設定部２０６は保存期間テーブル２０５の文書の種類と保存期間を設定するための機能を有している。保存期間テーブル２０５とその設定については後述する。
【００２８】
日付情報取得部２０７は、電波時計等により、正確な標準日時を取得するための機能を有する。保存期限日算出部２０８は、文書の種類と作成日と保存期間テーブルの情報等に基づいて文書の保存期限日を算出するための機能を有する。また、所有者検出部２０９は複合機のような画像読み取り装置の認証や文書情報検出部２０３における検出を利用して、読み込んだ文書の所有者を特定するための機能を有したものである。
【００２９】
文書情報埋め込み部２１０は、文書情報検出部２０３、保存期限日算出部２０８及び所有者検出部２０９において得られた情報を文書データ生成部２０２において生成された電子データに埋め込む（付加する）ための機能を有している。情報の埋め込みは、例えば、電子データのヘッダ部に格納、あるいは電子透かしを利用して埋め込む等により行うことができる。
【００３０】
（文書保存装置３００の機能構成）
次に、文書保存装置３００の機能構成について図３を参照して説明する。図３は、文書保存装置３００の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、文書保存装置３００は、管理方法設定部３０１、制御部３０２、文書情報識別部３０３、文書ＤＢ３０４、日付情報取得部３０５、保存期限日判定部３０６、通知部３０７から構成される。
【００３１】
図３に示される各機能ブロックも、図１９を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１９に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。
【００３２】
管理方法設定部３０１は、文書管理方法に関する設定を受け付ける。文書管理方法に関する設定には、例えば、文書の分類別保存、保存期限日を判定する周期、文書の処理内容等が含まれる。なお、文書の処理内容は、保存期限日判定部３０６によって文書の保存期限日が過ぎていたと判定された場合に行う処理内容であり、例えば、文書の削除、保存の延期、文書の所有者への通知等の処理が含まれる。
【００３３】
制御部３０２は管理方法設定部３０１において受け付けられた設定に基づいて文書の管理方法を制御する機能を有する。文書情報識別部３０３は、文書を分類して保存するために、情報を識別するものである。文書ＤＢ（database：データベース）３０４は、文書を分類して保存するための機能を有する。
【００３４】
日付情報取得部３０５は、電波時計等により正確な標準日時を取得する機能を有する。保存期限日判定部３０６は、保存期限日算出部２０７から算出された保存期限日と日付情報取得部３０５で取得した現在の日付を比較して保存期限が過ぎているかどうかを管理方法設定部３０１において設定された周期で判定するものである。通知部３０７は、制御部３０２において、文書の所有者への通知を行う制御がなされた場合に文書の所有者へ通知を行う機能を有している。
【００３５】
（文書読み取り処理）
次に、上記のような本実施形態に係る文書管理システム１００における、画像読み取り装置２００が実行する文書読み取り処理について説明する。
【００３６】
まず、文書読み取り処理の前処理として、保存期間設定テーブル２０５を設定する。保存期間設定テーブル２０５は、文書の種類と、文書の種類に対応した保存期間が設定されているテーブルである。図４は保存期間設定テーブル２０５のデータ構成図を例示する図である。図４に示すように、保存期間設定テーブル２０５は、文書の種類４０１と保存期間４０２との対応関係を示すものとなっている。保存期間設定テーブル２０５には、例えば契約書であれば７年、領収書であれば３年といったように、文書の種類４０１毎に保存期間４０２が設定されている。
【００３７】
なお、文書情報検出部２０３において、文書の種類が検出できなかった場合に備えて、種類が不明の文書に対する保存期間を設定しておく必要がある。このため、図４に示すように、文書の種類を不明として設定し、その保存期間は十分長い期間（例えば、法律で定められている最長の保存期間）、或いは、無期限と設定する。このように構成することで、本来なら保存義務が残っている文書が削除されてしまうということを防止することができる。
【００３８】
保存期限日算出部２０８は、この保存期間設定テーブル２０５を参照して、文書の保存期限日の算出を行う。そのため文書管理システム１００の利用者は、あらかじめ保存期間テーブル２０５を設定しておく必要がある。保存期間テーブル２０５の設定を、利用者は保存期間設定部２０６を介して行うことができる。保存期間設定部２０６は、保存期間テーブル２０５の設定が容易となるようなユーザインタフェースを提供する。また、画像読み取り装置２００は、保存期間の登録、あるいは変更、削除などの設定を、保存期間テーブル設定部２０６を介して利用者がいつでも必要に応じて行うことができるように制御する。文書管理システム１００の利用者は、この保存期間設定部２０６を介して、文書の種類とその種類に対応した保存期間を予め登録しておく。
【００３９】
次に、図５に示すフローチャートを参照して画像読み取り装置２００が実行する文書読み取り処理の手順について説明する。図５は、文書読み取り処理の流れを示したフローチャートである。
【００４０】
まず、文書の所有者の指示入力に基づいて、文書読み取り部２０１において文書を読み込む（ステップＳ１０１）。文書の読み込みにはスキャナ装置９９４等の画像入力装置を利用する。このとき、文書データ生成部２０２は、文書読み取り部２０１において読み込まれた情報からビットマップデータを作成する。
【００４１】
文書読み取り部２０１で文書が読み込まれると、文書情報検出部２０３と検出情報判定部２０４は文書の種類を検出する（ステップＳ１０２）。文書の種類を検出する技術にはＯＣＲを利用してもよいし、レイアウト情報を利用して検出する技術を利用してもよい。文書の種類の検出は、あらかじめ保存期間（設定）テーブル２０５に設定されている種類のいずれかを検出できるように実行する。例えば、契約書、領収書などといった種類を検出できるようにする。
【００４２】
文書の種類が検出できなかった場合（ステップＳ１０２で「特定失敗」）は、ステップＳ１０３へ進み、文書の種類を「不明」と検出する。そして、ステップＳ１０４へ進む。ステップＳ１０２において、文書の種類が検出できた場合（ステップＳ１０２で「検出成功」）もステップＳ１０４へ進む。
【００４３】
ステップＳ１０４においては、保存期限日算出部２０８はステップＳ１０２又はＳ１０３で検出された文書の種類をキーとして保存期間テーブル２０５を検索し、文書の種類に対応する保存期間を特定する。
【００４４】
文書の保存期間を特定すると、画像読み取り装置２００は日付情報取得部２０７において、現在の正確な日付を取得する（ステップＳ１０５）。日付情報取得部２０７は正確な標準時刻情報を提供する。日付情報取得部２０７は、タイムスタンプサービスを提供する公証サーバ、ＧＰＳ（Global Positioning System）、電波時計、ＮＴＰ（Network Time Protocol）等を利用して実現することができる。これらの技術は公知であるので詳細な説明は省略する。日付には、年月日の情報の他に正確な時刻の情報を含めるように構成することができる。
【００４５】
ステップＳ１０５において正確な日付を取得すると、文書情報検出部２０３は文書の作成日の検出を試みる（ステップＳ１０６）。作成日の検出はステップＳ１０２と同様にＯＣＲやレイアウト情報を利用して検出するように構成することができる。検出処理は、文書の作成日情報に年/月/日の情報が含まれるように行う。ステップＳ１０６の処理の結果、文書の作成日が検出できない場合（ステップＳ１０６で「特定失敗」）はステップＳ１０７へ進み、文書を読み込んだ日の日付をその文書の作成日とする。そしてステップＳ１０８へ進む。文書の作成日が検出できた場合（ステップＳ１０６で「検出成功」）もステップＳ１０８へ進む。
【００４６】
ステップＳ１０８においては、保存期限日算出部２０８は、ステップＳ１０６、又は、ステップＳ１０７において特定された文書の作成日時と、ステップＳ１０４において特定された保存期間とに基づいて保存期限日時を算出する。保存期限日の算出は、特定された文書の作成日にステップＳ１０４において特定された保存期間を加えることで算出することができる。
【００４７】
次に、所有者検出部２０９は、読み込まれた文書の所有者を表す情報を検出する（ステップＳ１０９）。文書の所有者を表す情報の検出は、ＩＤとパスワード入力等の画像読み取り装置２００の認証機能を利用してもよいし、文書の種類や作成日と同様に文書情報検出部２０３によって文書の所有者を表す情報を検出してもよい。文書の所有者を表す情報は、例えば、文書を所有する者の名前と連絡先（例えばe-mailアドレスなど）を含めるように構成することができる。本実施形態に係る構成においては、文書の所有者を表す情報を、保存期間が過ぎた文書が存在した場合にその旨を通知する等の用途において利用する。このため、文書の保存期間の経過に伴い連絡が必要な通知先が特定できればよく、必ずしも文書の所有者の連絡先でなくてもよい。なお、このような機能は必須ではないため、特に必要でなければステップＳ１０９の処理を省略することもできる。
【００４８】
ステップＳ１０９の処理の後、ステップＳ１１０において、文書情報埋め込み部２１０は、文書データ生成部２０２によって生成されたビットマップデータに、検出された文書の種類、作成日、保存期限日、所有者といった文書情報を埋め込む（付加する）。文書情報の埋め込みは、例えば、ビットマップデータのヘッダ部に文書情報を格納することにより行うことができる。或いは、電子透かしなどの技術を利用して文書情報の埋め込みを行ってもよい。文書情報の埋め込み処理の後、文書情報が付加されたビットマップデータを文書保存装置３００に出力して処理を終了する。
【００４９】
（文書管理の概要）
次に、本実施形態における文書管理システム１００の文書保存装置３００について説明する。文書保存装置３００は、文書を管理することを目的とし、管理方法設定、文書保存、保存期限日判定といった３つの主な機能がある。まず、これらの文書管理機能の概要について説明する。
【００５０】
管理方法設定機能は、文書管理の方法を設定する機能であり、本実施形態に係る構成では、文書保存方法と保存期限日判定方法についての設定を行う機能が含まれる。文書保存機能と保存期限日判定機能は、管理方法設定機能で設定された内容に基づいて文書の保存、あるいは保存期限日を判定する機能である。このように文書保存装置３００は、管理方法設定機能で文書の管理方法を設定し、その管理方法に基づいて文書保存機能として文書を保存し、管理方法設定機能として文書の保存期限日を判定して文書を処理するという形で文書を管理する。以下に、管理方法設定、文書保存、保存期限日判定について詳しく述べる。
【００５１】
まず、文書の管理方法設定について述べる。文書保存装置３００では、文書を管理するためにあらかじめ設定することが３つある。１つは、文書を保存する際の分類方法であり、例えば、種類別あるいは保存期限日別に分類してフォルダに保存するといったことが含まれる。２つ目は文書の保存期限が過ぎていた場合に制御部３０２がどのような処理を行うかということである。処理方法は、例えば、文書を自動的に削除または保存延長する、あるいは所有者に通知するなどといった処理が含まれる。最後に３つ目として、文書の保存期限日をチェックする周期の設定である。保存期限日判定の周期設定は、保存期限日が過ぎているかどうかを毎日チェックをするか、１週間、１ヶ月、あるいは１年おきにチェックするかといった、判定を行う周期を設定するものである。これらのような文書の保存方法を設定する機能を有しているのが管理方法設定部３０１である。制御部３０２は管理方法設定部３０１で設定された管理方法に基づいて文書の管理方法や処理方法を制御する。そのため文書管理システム１００の利用者は、あらかじめ管理方法設定部３０１で必要事項を設定しておく必要がある。
【００５２】
（文書保存処理）
次に、本実施形態における文書管理システム１００において文書保存装置３００が実行する文書保存処理について図６を参照して説明する。図６は文書保存処理の流れを示すフローチャートである。
【００５３】
画像読み取り装置２００から文書が出力され、当該出力された文書を受けとると、文書保存装置３００は受けとった文書を保存する。文書保存装置３００が文書を保存する場合、まず、制御部３０２の制御に基づいて文書の分類方法を特定する（ステップＳ２０１）。制御部３０２は、管理方法設定部３０１に対してなされた設定に基づいて分類方法を特定する。文書の分類方法は、文書の種類別、保存期限日別、所有者別などが挙げられる。
【００５４】
ステップＳ２０１において文書の分類方法が特定されると、文書情報識別部３０３は、文書に付加された文書情報を識別する（ステップＳ２０２）。例えば分類方法が種類別であった場合、文書の種類が契約書なのか、領収書なのかといったことを識別する。
【００５５】
ステップＳ２０２において文書の情報を識別すると、識別情報に従って文書を分類して文書ＤＢ３０４に保存する（ステップＳ２０３）。分類方法が、文書の種類別あるいは所有者別である場合は、文書の種類または所有者毎にフォルダを生成して保存すればよい。分類方法が保存期限日別の場合は、保存期限日に対して１ヶ月、あるいは１年毎にフォルダを生成して文書を保存する方法が考えられる。
【００５６】
（保存期限日判定処理）
次に、本実施形態における文書管理システム１００において文書保存装置３００が実行する保存期限日判定処理について図７を参照して説明する。図７は保存期限日判定処理の流れを示すフローチャートである。なお、本実施の形態においては、文書は種類別に分類されて保存されているものとする。
【００５７】
最初に、文書保存装置３００は日付情報取得部３０５において現在の正確な日付を取得する（ステップＳ３０１）。ただし、日付には年月日の他、時刻を含めるようにしてもよい。
【００５８】
次に、文書保存装置３００は保存期限日を判定するタイミングであるか否かを判断する（ステップＳ３０２）。保存期限日の判定タイミングか否かの判断は、管理方法設定部３０１において設定されている保存周期に基づいて制御部３０２で制御される。例えば、保存周期が毎日と設定されていれば、保存期限日の判定は毎日行う必要があり、１年であれば１年に１度だけ保存期限日の判定を行えばよい。保存期限日の判定タイミングを判断した結果、判定タイミングと判断されなければ（ステップＳ３０２でＮＯ）保存期限日判定処理は終了する。一方、ステップＳ３０２において、保存期限日の判定日であると判断された場合（ステップＳ３０２でＹＥＳ）はステップＳ３０３へ進む。
【００５９】
ステップＳ３０３〜Ｓ３０８において、文書保存装置３００は保存期限日判定部３０６において、文書保存装置３００に保存された全ての文書のそれぞれについて、保存期限日の判定、即ち、保存期限日と処理の実行日時との比較に基づく処理を行う。
【００６０】
保存期限日判定部３０６では、まだ保存期限日の判定に基づく処理がされていない保存文書を１つずつ選択する（ステップＳ３０３）。本実施形態においては、文書は種類別に分類されて保存されており、全ての保存文書に対して保存期限日の判定を行う。
【００６１】
次に保存期限日判定部３０６は、文書のヘッダ等に格納された文書情報から保存期限日を特定する（ステップＳ３０４）。
【００６２】
文書の保存期限日が特定されると、保存期限日判定部３０６は日付情報取得部３０５において取得した現在の日付と保存期限日を比較する（ステップＳ３０５）。現在の日付が保存期限日を過ぎている場合（ステップＳ３０５で「保存期間が過ぎている」）はステップＳ３０６へ進み、過ぎていない場合（ステップＳ３０５で「保存期間が残っている」）場合はステップＳ３０７へ進む。
【００６３】
ステップＳ３０７では、文書保存装置３００は文書の保存を継続する。即ち、記憶装置に文書を記憶させたまま特に処理を行わない。そして、ステップＳ３０８へ進む。
【００６４】
一方、ステップＳ３０６では、文書保存装置３００は制御部３０２の制御情報に従って文書を処理する。文書の処理方法は、例えば、自動的に削除してもよいし、保存延長してもよいし、或いは、所有者検出部２０９によって所有者が特定されている場合は所有者にe-mailなどを利用して通知してもよい。そして、ステップＳ３０８へ進む。
【００６５】
ステップＳ３０８において、文書保存装置３００は、保存されている全ての文書について保存期限日の判定、即ち、ステップＳ３０４〜Ｓ３０７の処理が行われたかどうかを判定する。全ての保存文書に対して保存期限日の判定が終了している場合（ステップＳ３０８でＹＥＳ）は全ての処理を終了する。
【００６６】
まだ、保存期限日の判定が終了していない文書が存在する場合（ステップＳ３０８でＮＯ）はステップＳ３０３へ戻り、未処理の保存文書について保存期限日の判定を行う。ただし、例えば、保存期限日別に分類されて文書が管理されているような場合、文書保存装置３００は全ての保存文書について保存期限日を判定しないように構成することができる。例えば、保存期限日が明らかに過ぎていないグループに属する保存文書は保存期限日の判定を行わないように構成することができる。
【００６７】
上記のように、本実施形態に係る構成においては文書の画像データを解析して自動的に文書の種類、作成日、作成者等の情報を抽出する。そして、抽出された情報と、文書の種類毎に保存期間が管理されたテーブルとに基づいて、保存期間の自動計算を含む文書管理を各文書について行う。このため、本実施形態に係る構成によれば、文書の保存期間の設定・管理を含む、ユーザの手作業が軽減された文書管理技術を提供することができる。
【００６８】
＜第２の実施形態＞
第１の実施形態に係る構成では、文書の入力時に保存期限日時を設定していた。しかし、文書の保存期間は文書の入力後に変更される場合がある。保存期間の変更は、例えば、法的な変更に基づくものが含まれる。本実施形態に係る構成では、文書の入力時に保存期限日時を設定するのではなく、入力時に文書の作成日を検出し、保存期限の判断時に文書の作成日と保存期間テーブルから保存期限日時を算出する。これにより、文書の入力後に保存期間が変更された場合においても、変更された保存期間に基づいて文書の削除等を含む文書管理を行うことができる。
【００６９】
（システム構成）
図８は、第２の実施形態に係る文書管理システム５００の構成を示すブロック図である。図８に示されるように、本実施形態に係る文書管理システム５００も、画像読み取り装置６００と文書保存装置７００から構成されている。本実施形態に係る文書管理システム５００も、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）、複合機等の情報処理装置で実現される。情報処理装置のハードウエア構成は第１の実施形態において説明したものと同様であり、説明は省略する。
【００７０】
（画像読み取り装置６００の機能構成）
図９は画像読み取り装置６００の機能構成を示すブロック図である。図９に示すように、画像読み取り装置６００は、文書読み取り部６０１、文書データ生成部６０２、文書情報検出部６０３、検出情報判定部６０４、日付情報取得部６０５、所有者検出部６０６、文書情報埋め込み部６０７から構成される。
【００７１】
図９に示される各機能ブロックは、図１９を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１９に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。
【００７２】
文書読み取り部６０１、文書データ生成部６０２、文書情報検出部６０３、検出情報判定部６０４、日付情報取得部６０５は、第１の実施形態に記載されている、画像読み取り装置２００を構成しているものと同様の機能を有しており説明を省略する。所有者検出部６０６は複合機のような画像読み取り装置の認証や文書情報検出部２０３における検出を利用して、読み込んだ文書の所有者を特定するための機能を有したものであり、第１の実施形態に係る構成の所有者検出部２０９と同様である。
【００７３】
文書情報埋め込み部６０７は、文書情報検出部６０７と所有者検出部２０９において得られた情報を文書データ生成部６０２において生成された電子データに埋め込む（付加する）ための機能を有する。情報の埋め込みは、例えば、電子データのヘッダ部に格納、あるいは電子透かしを利用して埋め込む等により行うことができる。本実施形態における画像読み取り装置６００には保存期限日を算出する機能要素が含まれないため、、埋め込まれる情報には保存期限日が含まれないことが第１の実施形態に係る構成と相違する。
【００７４】
（文書保存装置７００の機能構成）
次に、文書保存装置７００の機能構成について図１０を参照して説明する。図１０は、文書保存装置７００の機能構成を示すブロック図である。図１０に示すように、文書保存装置７００は、設定部７０１、制御部７０２、文書情報識別部７０３、文書ＤＢ７０４、日付情報取得部７０５、保存期限日判定部７０６、保存期限日算出部７０７、保存期間テーブル７０８、通知部７０９から構成される。
【００７５】
図１０に示される各機能ブロックは、図１９を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１９に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。
【００７６】
文書情報識別部７０３、文書ＤＢ７０４、日付情報取得部７０５、保存期限日算出部７０７、保存期間テーブル７０８、通知部７０９は第１の実施形態に記載されている、画像読み取り装置２００、文書保存装置３００を構成するものと同様の機能を有する。
【００７７】
設定部７０１は、文書の分類別保存、保存期限日を判定する周期、文書の処理方法などに加え、保存期間テーブル７０８における文書の種類と保存期間を設定する機能を有する。ある文書の種類の保存期間が変更された場合、外部からの入力信号に基づいて保存期間テーブル７０８の内容が設定・変更される。外部からの入力信号には、例えば、外部装置からの通信による信号の他、ユーザによる指示入力を契機として入力される信号が含まれる。ユーザが変更された保存期間の設定を行う場合は次のような処理を行う。即ち、ある文書の種類の保存期間が変更された場合、ユーザは設定部７０１を用いて変更された保存期間を設定する。文書保存装置７００は、設定部７０１に設定された情報に基づいて保存期間テーブル７０８を更新する。なお、ユーザが保存期間の設定を行う場合、本実施形態に係る構成においては、保存期間の変更に伴ってユーザが行う作業は、この設定部７０１を介した保存期間の設定のみである。
【００７８】
なお、本実施形態においては保存期限日が文書に付加されていないため、保存期限日別に文書を分類するように設定することはできない。制御部７０２は設定部７０１に設定された情報に基づいて文書の管理方法を制御する機能を有する。保存期限日判定部７０６は、保存期限日算出部７０７から算出された保存期限日と日付情報取得部７０５で取得した現在の日付を比較して保存期限が過ぎているかどうかを、設定部７０１に設定された周期で判定する。
【００７９】
（文書読み取り処理）
以上のような本実施形態の文書管理システム５００における、画像読み取り装置６００の文書読み取り処理について図１１を参照して説明する。図１１は文書読み取り処理の流れを示すフローチャートである。
【００８０】
まず、文書の所有者の指示入力に基づいて、文書読み取り部６０１において文書を読み込む（ステップ４０１）。文書の読み込みにはスキャナ装置９９４等の画像入力装置を利用する。このとき、文書データ生成部６０２は、文書読み取り部６０１において読み込まれた情報からビットマップデータを作成する。
【００８１】
文書読み取り部６０１で文書が読み込まれると、第１の実施形態に係る構成と同様に、文書情報検出部６０３と検出情報判定部６０４は文書の種類を検出する（ステップＳ４０２）。文書の種類を検出する手法には、例えば、ＯＣＲを利用してもよいし、レイアウト情報を利用して検出する技術を利用してもよい。文書の種類の検出は、あらかじめ保存期間（設定）テーブル７０８に設定されている種類のいずれかを検出できるように実行する。例えば、契約書、領収書などといった種類を検出できるようにする。なお、文書の種類の検出においては保存期間テーブル７０８の参照は不要である。つまり、画像読み取り装置６００は、契約書、領収書等の文書の種類の候補に関する情報を有しており、この情報に基づいて種類の検出処理を行う。
【００８２】
文書の種類が検出できなかった場合（ステップＳ４０２で「特定失敗」）は、ステップＳ４０３へ進み、文書の種類を「不明」と検出する。そして、ステップＳ４０４へ進む。ステップＳ４０２において、文書の種類が検出できた場合（ステップＳ４０２で「検出成功」）もステップＳ４０４へ進む。
【００８３】
ステップＳ４０４においては、画像読み取り装置６００は日付情報取得部６０５において、現在の正確な日付を取得する。日付情報取得部６０５は正確な標準時刻情報を提供する。日付情報取得部６０５は、タイムスタンプサービスを提供する公証サーバ、ＧＰＳ、電波時計、ＮＴＰ等を利用して実現することができる。これらの技術は公知であるので詳細な説明は省略する。日付には、年月日の情報の他に正確な時刻の情報を含めるように構成することができる。
【００８４】
ステップＳ４０４において正確な日付を取得すると、文書情報検出部６０３は文書の作成日の検出を試みる（ステップＳ４０５）。作成日の検出はステップＳ４０２と同様に例えば、ＯＣＲやレイアウト情報を利用して検出するように構成することができる。検出処理は、文書の作成日情報に年/月/日の情報が含まれるように行う。ステップＳ４０５の処理の結果、文書の作成日が検出できない場合（ステップＳ４０５で「特定失敗」）はステップＳ４０６へ進み、文書を読み込んだ日の日付をその文書の作成日とする。そしてステップＳ４０７へ進む。文書の作成日が検出できた場合（ステップＳ４０５で検出成功）もステップＳ４０７へ進む。
【００８５】
ステップＳ４０７において、所有者検出部６０６は、読み込まれた文書の所有者を表す情報を検出する。文書の所有者を表す情報の検出は、複合機等の画像読み取り装置の認証を利用してもよいし、文書の種類や作成日と同様に文書情報検出部６０３によって検出してもよい。文書の所有者を表す情報は、例えば、文書を所有する者の名前と連絡先（例えばe-mailアドレスなど）を含めるように構成することができる。本実施形態に係る構成においては、文書の所有者を表す情報を、保存期間が過ぎた文書が存在した場合にその旨を通知する等の用途において利用する。このため、文書の保存期間の経過に伴い連絡が必要な通知先が特定できればよく、必ずしも文書の所有者の連絡先でなくてもよい。なお、このような機能は必須ではないため、特に必要でなければステップＳ４０７の処理を省略することもできる。
【００８６】
ステップＳ４０７の処理の後、ステップＳ４０８において、文書情報埋め込み部６０７は、文書データ生成部６０２によって生成されたビットマップデータに、検出された文書の種類、作成日、所有者といった文書情報を埋め込む（付加する）。文書情報の埋め込みは、例えば、ビットマップデータのヘッダ部に文書情報を格納することにより行うことができる。或いは、電子透かしなどの技術を利用して文書情報の埋め込みを行ってもよい。文書情報の埋め込み処理の後、文書情報が付加されたビットマップデータを文書保存装置７００に出力して処理を終了する。
【００８７】
（文書保存処理）
次に、本実施形態における文書管理システム５００の文書保存装置７００が行う処理について説明する。文書保存装置７００は第１の実施形態に記載したように管理方法設定機能として文書の管理方法を設定し、その管理方法に基づいて文書保存機能として文書を保存し、管理方法設定機能として文書の保存期限日を判定して文書を処理するという形で文書を管理する。以下に、本実施形態に係る管理方法設定、文書保存、保存期限日判定について詳しく述べる。
【００８８】
まず、文書の管理方法設定について述べる。文書保存装置７００では、第１の実施形態と同様に、文書を保存する際の分類方法、文書の保存期限が過ぎていた場合の処理方法、保存期限日判定の周期について設定する必要がある。これらの設定は第１の実施形態と同様であるので詳細な説明は省略する。本実施形態では、上記の設定を設定部７０１で行う。更に本実施形態における設定部７０１は、保存期間テーブルの文書の種類と保存期間を設定するための機能を持つ。第１の実施形態では画像読み取り装置２００と文書保存装置３００で別々に必要事項を設定する必要があったが、本実施形態では設定部７０１でまとめて設定することができる。
【００８９】
次に、本実施形態における文書管理システム５００において、文書保存装置７００が実行する文書保存処理について図１２を参照して説明する図１２は文書保存処理の流れを示すフローチャートである。
【００９０】
画像読み取り装置６００から文書が出力され、当該出力された文書を受けとると、文書保存装置７００は受けとった文書を保存する。文書保存装置７００が文書を保存する場合、まず、制御部７０２の制御に基づいて文書の分類方法を特定する（ステップＳ５０１）。制御部７０２は、管理方法設定部７０１の設定に基づいて分類方法を特定する。文書の分類方法は、文書の種類別、所有者別などが挙げられる。
【００９１】
ステップＳ５０１において文書の分類方法が特定されると、文書情報識別部７０３は、文書に付加された文書情報を識別する（ステップＳ５０２）。例えば分類方法が種類別であった場合、文書の種類が契約書なのか、領収書なのかといったことを識別する。
【００９２】
ステップＳ５０２において文書の情報を識別すると、識別情報に従って文書を分類して文書ＤＢ７０４に保存する（ステップＳ５０３）。分類方法が、文書の種類別あるいは所有者別である場合は、文書の種類または所有者毎にフォルダを生成して保存すればよい。ただし、本実施形態においては保存期限日が文書に付加されていないため、保存期限日別に文書を分類するように設定することはできない。
【００９３】
（保存期限日判定処理）
次に、本実施形態における文書管理システム５００において文書保存装置７００が実行する保存期限日判定処理について図１３を参照して説明する。図１３は保存期限日判定処理の流れを示すフローチャートである。本実施の形態においては、文書は種類別に分類されて保存されているものとする。
【００９４】
最初に、文書保存装置７００は日付情報取得部７０５において現在の正確な日付を取得する（ステップＳ６０１）。ただし、日付には年月日の他、時刻を含めるようにしてもよい。
【００９５】
次に、文書保存装置７００は保存期限日を判定するタイミングであるか否かを判断する（ステップＳ６０２）。保存期限日の判定タイミングか否かの判断は、設定部７０１において設定されている保存周期に基づいて制御部７０２で制御される。例えば、保存周期が毎日と設定されていれば、保存期限日の判定は毎日行う必要があり、１年であれば１年に１度だけ保存期限日の判定を行えばよい。保存期限日の判定タイミングを判断した結果、判定タイミングと判断されなければ（ステップＳ６０２でＮＯ）保存期限日判定処理は終了する。一方、ステップＳ６０２において、保存期限日の判定日であると判断された場合（ステップＳ６０２でＹＥＳ）はステップＳ６０３へ進む。
【００９６】
ステップＳ６０３〜Ｓ６０９において、文書保存装置７００は保存期限日判定部７０６において、文書保存装置７００に保存された全ての文書のそれぞれについて、保存期限日の判定、即ち、保存期限日と処理の実行日時との比較に基づく処理を行う。
【００９７】
保存期限日判定部７０６では、まだ保存期限日の判定に基づく処理がされていない保存文書を１つずつ選択する（ステップＳ６０３）。本実施形態においては、文書は種類別に分類されて保存されており、全ての保存文書に対して保存期限日の判定を行う。
【００９８】
次に、ステップＳ６０４及びＳ６０５において、保存期限日判定部７０６は、保存期限日算出部７０７で保存期限日を計算する。まず、ステップＳ６０４において、保存期限日算出部７０７は文書に付加された文書の種類をキーとして保存期間テーブル７０８を検索し、文書の種類に該当する保存期間を特定する。文書の保存期間を特定すると、次に、ステップＳ６０５において、保存期限日算出部７０７は文書に付加された文書の作成日にステップＳ６０４において特定された保存期間を加えて文書の保存期限日を特定する。
【００９９】
文書の保存期限日が特定されると、保存期限日判定部７０６は日付情報取得部７０５において取得した現在の日付と保存期限日を比較する（ステップＳ６０６）。現在の日付が保存期限日を過ぎている場合（ステップＳ６０６で「保存期間が過ぎている」）はステップＳ６０７へ進み、過ぎていない場合（ステップＳ６０６で「保存期間が残っている」）場合はステップＳ６０８へ進む。
【０１００】
ステップＳ６０８では、文書保存装置７００は文書の保存を継続する。即ち、記憶装置に文書を記憶させたまま特に処理を行わない。そして、ステップＳ６０９へ進む。
【０１０１】
一方、ステップＳ６０７では、文書保存装置７００は制御部７０２の制御情報に従って文書を処理する。文書の処理方法は、例えば、自動的に削除してもよいし、保存延長してもよいし、或いは、所有者検出部６０６によって所有者が特定されている場合は所有者にe-mailなどを利用して通知してもよい。そして、ステップＳ６０９へ進む。
【０１０２】
ステップＳ６０９において、文書保存装置７００は、保存されている全ての文書について保存期限日の判定、即ち、ステップＳ６０４〜Ｓ６０８の処理が行われたかどうかを判定する。全ての保存文書に対して保存期限日の判定が終了している場合（ステップＳ６０９でＹＥＳ）は全ての処理を終了する。
【０１０３】
まだ、保存期限日の判定が終了していない文書が存在する場合（ステップＳ６０９でＮＯ）はステップＳ６０３へ戻り、未処理の保存文書について保存期限日の判定を行う。
【０１０４】
上記のように本実施形態に係る構成では、文書の入力時に保存期限日時を設定するのではなく、文書の入力時には文書の作成日を検出し、保存期限の判断時に文書の作成日と保存期間テーブルから保存期限日時を算出する。これにより、文書の入力後に、例えば法改正等により文書の保存期間が変更された場合においても、保存期間テーブルの更新により、変更された保存期間に基づく文書管理を行うことができる。また、第１の実施形態に係る構成においては、ユーザは画像読み取り装置２００と文書保存装置３００で別々に必要事項を設定する必要があったが、本実施形態に係る構成では設定部７０１でまとめて設定することができる。
【０１０５】
＜第３の実施形態＞
第３の実施形態では、第１、第２の実施形態における文書管理システムとは異なり、画像読み取り装置で文書の種類、作成日の検出、及び保存期限日の算出は行わない文書管理システムについて説明する。つまり、本実施形態は、画像読み取り装置においては通常の文書読み取り作業と所有者の検出のみを行い、第１又は第２の実施形態において、画像読み取り装置で行っていた文書の種類、作成日の検出、及び保存期限日の算出を文書保存装置において行う。このように本実施形態に係る構成においては、文書情報の検出、文書管理に係る処理、設定等は全て文書保存装置で行うため、従来の画像読み取り装置を利用して文書管理システムを実現することができる。
【０１０６】
（システム構成）
図１４は第３の実施形態に係る文書管理システム８００の構成を示すブロック図である。図１４に示されるように本実施形態に係る文書管理システム８００は主に画像読み取り装置９００と文書保存装置１０００から構成されている。本実施形態に係る文書管理システム８００も、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）、複合機等の情報処理装置で実現される。情報処理装置のハードウエア構成は第１の実施形態において説明したものと同様であり、説明は省略する。
【０１０７】
（画像読み取り装置９００の機能構成）
図１５に画像読み取り装置９００についての構成図を示す。図１５に示すように、画像読み取り装置９００は、文書読み取り部９０１、文書データ生成部９０２、所有者検出部９０３、文書情報埋め込み部９０４から構成される。
【０１０８】
図１５に示される各機能ブロックは、図１９を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１９に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。
【０１０９】
文書読み取り部９０１、文書データ生成部９０２は、第１の実施形態に記載されている画像読み取り装置２００を構成しているものと同様の機能を有している。所有者検出部９０３は複合機のような画像読み取り装置の認証機能等を利用して、読み込んだ文書の所有者を特定するための機能を有したものである。また、本実施形態における文書情報埋め込み部９０４は、所有者検出部９０３において得られた情報のみを文書データ生成部９０２において生成された電子データに埋め込む（付加する）ための機能を有している。情報の埋め込みは、例えば、電子データのヘッダ部に格納、あるいは電子透かしを利用して埋め込む等により行うことができる。
【０１１０】
（文書保存装置１０００の機能構成）
次に、文書保存装置１０００の機能構成について図１６を参照して説明する。図１６は文書保存装置１０００の機能構成を示すブロック図である。図１６に示すように、文書保存装置１０００は以下の機能要素から構成される。
・文書情報検出部１００１。
・検出情報判定部１００２。
・日付情報取得部１００３。
・文書情報埋め込み部１００４。
・設定部１００５。
・制御部１００６。
・文書情報識別部１００７。
・文書ＤＢ１００８。
・保存期限日判定部１００９。
・保存期限日算出部１０１０。
・保存期間テーブル１０１１。
・通知部１０１２。
【０１１１】
図１６に示される各機能ブロックは、図１９を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１９に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。
【０１１２】
以下の機能要素は、第１，第２の実施形態に記載されている、画像読み取り装置６００あるいは文書保存装置７００を構成しているものと同様の機能を有している。
・文書情報検出部１００１。
・検出情報判定部１００２。
・日付情報取得部１００３。
・文書情報識別部１００７。
・文書ＤＢ１００８。
・保存期限日算出部１０１０。
・保存期間テーブル１０１１。
・通知部１０１２。
【０１１３】
文書情報埋め込み部１００４は、文書情報検出部１００１、検出情報判定部１００２において得られた情報を画像読み取り装置９００における文書データ生成部９０２において生成された電子データに埋め込む（付加する）ための機能を有している。情報の埋め込みは、例えば、電子データのヘッダ部に格納、あるいは電子透かしを利用して埋め込む等により行うことができる。設定部１００５は、文書の分類別保存、保存期限日を判定する周期、文書の処理方法などに加え、保存期間テーブル１０１１における文書の種類と保存期間を設定する機能を有する。ただし、本実施形態においては保存期限日が文書に付加されていないため、保存期限日別に文書を分類するように設定することはできない。制御部１００６は設定部１００５に従って文書の管理方法を制御する機能を有する。保存期限日判定部１００９は、保存期限日算出部１０１０から算出された保存期限日と日付情報取得部１００３で取得した現在の日付を比較して、保存期限が過ぎているかどうかを設定部１００５に設定された周期で判定する。
【０１１４】
（文書読み取り処理）
以上のような本実施形態の文書管理システム８００における、画像読み取り装置９００の文書読み取り処理について図１７を参照して説明する。図１７は文書読み取り処理の流れを示したフローチャートである。
【０１１５】
本実施形態に係る構成では、第１、第２の実施形態における文書管理システムとは異なり、画像読み取り装置９００で文書の種類、作成日の検出、及び保存期限日の算出は行わない。つまり、本実施形態は、画像読み取り装置９００においては通常の文書読み取り作業と所有者の検出のみを行う。
【０１１６】
まず、文書の所有者の指示入力に基づいて、文書読み取り部９０１において文書を読み込む（ステップＳ７０１）。文書の読み込みにはスキャナ装置９９４等の画像入力装置を利用する。このとき、文書データ生成部７０２は、文書読み取り部７０１において読み込まれた情報からビットマップデータを作成する。
【０１１７】
文書読み取り部９０１で文書が読み込まれると、所有者検出部９０３は、読み込まれた文書の所有者を表す情報を検出する（ステップＳ７０２）。文書の所有者を表す情報の検出は、例えば、パスワード認証等の画像読み取り装置の認証を利用して行うことができる。文書の所有者を表す情報は、例えば、文書を所有する者の名前と連絡先（例えばe-mailアドレスなど）を含めるように構成することができる。本実施形態に係る構成においては、文書の所有者を表す情報を、保存期間が過ぎた文書が存在した場合にその旨を通知する等の用途において利用する。このため、文書の保存期間の経過に伴い連絡が必要な通知先が特定できればよく、必ずしも文書の所有者の連絡先でなくてもよい。なお、このような機能は必須ではないため、特に必要でなければステップＳ７０２の処理を省略することもできる。
【０１１８】
ステップＳ７０２の処理の後、ステップＳ７０３において、文書情報埋め込み部９０４は、文書データ生成部９０２によって生成されたビットマップデータに、検出された所有者の情報を含む文書情報を埋め込む（付加する）。文書情報の埋め込みは、例えば、ビットマップデータのヘッダ部に文書情報を格納することにより行うことができる。或いは、電子透かしなどの技術を利用して文書情報の埋め込みを行ってもよい。文書情報の埋め込み処理の後、文書情報が付加されたビットマップデータを文書保存装置１０００に出力して処理を終了する。
【０１１９】
（文書保存処理）
ここからは本実施形態における文書管理システム８００の文書保存装置１０００の処理について説明する。文書保存装置１０００は、第１、第２の実施形態に係る構成と同様に、管理方法設定機能として文書の管理方法を設定する。また、その管理方法に基づいて文書保存機能として文書を保存し、管理方法設定機能として文書の保存期限日を判定して文書を処理するという形で文書を管理する。このような一連の文書管理については、第１、第２の実施形態と同様であるため詳細な説明は省略する。
【０１２０】
次に、本実施形態における文書管理システム８００において、文書保存装置１０００が実行する文書保存処理について図１８を参照して説明する。図１８は、文書保存処理の流れを示すフローチャートである。
【０１２１】
画像読み取り装置９００から文書が出力され、当該出力された文書を受けとると、文書保存装置１０００は受けとった文書を保存する。文書保存装置１０００が文書を保存する場合、まず、制御部１００６の制御に基づいて文書の分類方法を特定する（ステップＳ８０１）。制御部１００６は、設定部１００５の設定に基づいて分類方法を特定する。文書の分類は、例えば、所有者に基づいて行うことができる。
【０１２２】
ステップＳ８０１によって文書の分類方法が特定されると、文書情報検出部１００１と検出情報判定部１００２は文書の種類を検出する（ステップＳ８０２）。文書の種類を検出する手法には第１、第２の実施形態に係る構成と同様に、例えば、ＯＣＲを利用してもよいし、レイアウト情報を利用して検出する技術を利用してもよい。文書の種類が検出できなかった場合（ステップＳ１０２で「特定失敗」）は、ステップＳ８０３へ進み、文書の種類を「不明」と検出する。そして、ステップＳ８０４へ進む。ステップＳ８０２において、文書の種類が検出できた場合（ステップＳ８０２で「検出成功」）もステップＳ８０４へ進む。
【０１２３】
ステップＳ８０４において、文書保存装置１０００は日付情報取得部１００３において、現在の正確な日付を取得する。日付情報取得部１００３は正確な標準時刻情報を提供する。日付情報取得部１００３は、タイムスタンプサービスを提供する公証サーバ、ＧＰＳ、電波時計、ＮＴＰ等を利用して実現することができる。これらの技術は公知であるので詳細な説明は省略する。日付には、年月日の情報の他に正確な時刻の情報を含めるように構成することができる。
【０１２４】
ステップＳ８０４において正確な日付を取得すると、文書情報検出部１００１は文書の作成日の検出を試みる（ステップＳ８０５）。作成日の検出はステップＳ８０２と同様に例えば、ＯＣＲやレイアウト情報を利用して検出するように構成することができる。検出処理は、文書の作成日情報に年/月/日の情報が含まれるように行う。ステップＳ８０５の処理の結果、文書の作成日が検出できない場合（ステップＳ８０５で特定失敗）はステップＳ８０６へ進み、文書を読み込んだ日の日付をその文書の作成日とする。そしてステップＳ８０７へ進む。文書の作成日が検出できた場合（ステップＳ８０５で検出成功）もステップＳ８０７へ進む。
【０１２５】
ステップＳ８０７において、文書情報埋め込み部１００４は、文書データ生成部６０２によって生成されたビットマップデータに、検出された文書の種類や作成日等が含まれる文書情報を更に埋め込む。文書情報の埋め込みは、ステップＳ７０３と同様に、例えば、ビットマップデータのヘッダ部に文書情報を格納すること、或いは、電子透かしなどの技術を利用することにより行うことができる。
【０１２６】
次に、文書情報識別部１００７は、文書に付加された文書情報を解析し、文書の種類、作成日、所有者と言った情報を識別する（ステップＳ８０８）。ただし、文書の種類と作成日の情報はステップＳ８０２、Ｓ８０３、Ｓ８０５、Ｓ８０６等で取得された情報をＲＡＭ９９２等のメモリに一時記憶しておき、ＲＡＭ９９２を参照することで取得することもできる。
【０１２７】
次に、ステップＳ８０９において、ステップＳ８０８で識別された情報に基づいて文書を分類して文書ＤＢ３０４に保存する。ただし、本実施形態においては保存期限日が文書に付加されていないため、保存期限日別に文書を分類するように設定することはできない。
【０１２８】
（保存期限日判定処理）
次に、本実施形態における文書管理システム８００において文書保存装置１０００の保存期限日判定について説明する。本実施の形態においては、文書は種類別に分類されて保存されているものとする。保存期限日の判定手順は、第２の実施形態で示す図１３と同様であるため詳細な説明は省略する。
【０１２９】
上記のように本実施形態に係る構成では、第１、第２の実施形態における文書管理システムと異なり、画像読み取り装置では通常の文書読み取り作業等を行い、文書保存装置において、文書の種類、作成日の検出、及び保存期限日の算出を行う。このように本実施形態に係る構成においては、文書情報の検出、文書管理に係る処理、設定等は全て文書保存装置で行うため、従来の画像読み取り装置を利用して文書管理システムを実現することができる。
【０１３０】
＜第４の実施形態＞
第１、第２、第３の実施形態における文書管理システムは画像読み取り装置と文書保存装置の２つから構成されるシステムであったが、このようなシステム構成に限られない。例えば、画像読み取り装置と文書保存装置の２つの機能を１つにまとめた文書管理システムとしてもよい。このような構成によれば、画像読み取りから文書の管理まで一つの装置で行うことができる。このため、本実施形態に係る構成によれば、管理方法の設定を一括して行うことや用途に応じた細かい設定などができる。
【０１３１】
＜その他の実施形態＞
以上、本発明の実施形態例について詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様を取ることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１３２】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１３３】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明の技術的範囲に含まれる。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含む。
【０１３４】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０１３５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、次のものが含まれる。即ち、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）等が含まれる。
【０１３６】
その他、プログラムの供給形態としては、次のようなものも考えられる。即ち、クライアント装置のブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明に係るコンピュータプログラム、或いは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをＨＤ等の記録媒体にダウンロードする形態も考えられる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１３７】
また、次のような供給形態も考えられる。即ち、まず、本発明に係るプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報の使用により暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて本発明に係る構成を実現する。このような供給形態も可能である。
【０１３８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他次のような実現形態も想定される。即ち、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１３９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づいても前述した実施形態の機能が実現される。即ち、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１４０】
【図１】文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】画像読み取り装置の機能構成を示すブロック図である。
【図３】文書保存装置の機能構成を示すブロック図である。
【図４】保存期間設定テーブルのデータ構成図を例示する図である。
【図５】文書読み取り処理の流れを示したフローチャートである。
【図６】文書保存処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】保存期限日判定処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図９】画像読み取り装置の機能構成を示すブロック図である。
【図１０】文書保存装置の機能構成を示すブロック図である。
【図１１】文書読み取り処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】文書保存処理の流れを示すフローチャートである。
【図１３】保存期限日判定処理の流れを示すフローチャートである。
【図１４】文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図１５】画像読み取り装置の機能構成を示すブロック図である。
【図１６】文書保存装置の機能構成を示すブロック図である。
【図１７】文書読み取り処理の流れを示したフローチャートである。
【図１８】文書保存処理の流れを示すフローチャートである。
【図１９】文書管理システムを実現する情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示したブロック図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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