(57)【要約】【課題】顧客からのアクセス情報を自動的に受け付け、そのアクセス情報に対応した対応処理を正確に且つ迅速に行なうことができるアクセス情報管理システムを提供する。【解決手段】  顧客の依頼事項を含むアクセス情報が顧客情報端末４からネットワークを介してＷｅｂサーバ３に送られると、Ｗｅｂサーバ３は受信したアクセス情報を管理サーバ２に送り、アクセス情報及びその履歴はサーバのアクセス情報データベース２５に記憶される。これをきっかけにして、受信されたアクセス情報に含まれる依頼事項に対応するフォロー情報が自動生成され、フォロー情報及びその履歴がアクセス情報データベース２５に記憶される。クライアント端末１によりアクセス情報及びフォロー情報が読み出され、その同一画面上に表示される。【選択図】図１
2007219613.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報端末からネットワークを介してサーバに送られる顧客の依頼事項、意思表示などのアクセス情報を受信するアクセス情報受信手段と、該アクセス情報受信手段が受信したアクセス情報及びその履歴を記憶するアクセス情報記憶手段と、を備えたアクセス情報管理システムであって、
受信されたアクセス情報に対応するフォロー情報を自動生成するフォロー情報生成手段と、生成された該フォロー情報及びその履歴を記憶するフォロー情報記憶手段と、該アクセス情報の履歴及び該フォロー情報の履歴を表示部の同一画面上に表示するアクセス・フォロー情報表示手段と、を備えたことを特徴とするアクセス情報管理システム。
【請求項２】
前記アクセス情報記憶手段は、別のアプリケーションプログラムによるアクセス情報受信手段から顧客のアクセス情報が受信されたとの通知をうけたとき、自動的に該アクセス情報を記憶することを特徴とする請求項１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項３】
前記フォロー情報生成手段は、前記フォロー情報が生成され該フォロー情報記憶手段に記憶されたことをトリガとして、該フォロー情報に関連した関連フォロー情報を生成し、該関連フォロー情報を該フォロー情報記憶手段に記憶させることを特徴とする請求項１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項４】
前記フォロー情報生成手段は、該関連フォロー情報が生成され該フォロー情報記憶手段に記憶されたことをトリガとして、該関連フォロー情報に関連した別の関連フォロー情報を連鎖的に生成し、当該別の関連フォロー情報を該フォロー情報記憶手段に記憶させることを特徴とする請求項３記載のアクセス情報管理システム。
【請求項５】
前記アクセス・フォロー情報表示手段が、前記アクセス情報、アクセス情報の履歴、フォロー情報またはフォロー情報の履歴を画面上に表示した状態で、画面の表示情報がクリックされたとき、関連する別のアプリケーションプログラムが起動するように構成されたことを特徴とする請求項１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項６】
前記アクセス・フォロー情報表示手段が、前記アクセス情報、アクセス情報の履歴、フォロー情報またはフォロー情報の履歴を表示する際、該アクセス情報または該フォロー情報の状態を示す状態ステータス及び該状態ステータスの完了または未完を示す完了ステータスを画面上に表示し記憶するステータス表示記憶手段が設けられたことを特徴とする請求項１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項７】
前記アクセス・フォロー情報表示手段が、アクセス情報の履歴及びフォロー情報の履歴を画面上に表示し、画面の一部をクリックすることより詳細な情報の表示要求があったとき、アクセス情報またはフォロー情報の詳細を画面上に表示する詳細情報表示手段が設けられたことを特徴とする請求項１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項８】
前記アクセス情報、該アクセス情報に対応して自動生成されるフォロー情報、該フォロー情報に関連して生成される関連フォロー情報の少なくとも何れか１つの生成条件または情報若しくは状態ステータスの初期値を、ユーザが定義して登録するユーザ登録手段が設けられたことを特徴とする請求項４記載のアクセス情報管理システム。
【請求項９】
前記ユーザ登録手段は、画面表示情報のクリックによって起動する、関連した別のアプリケーションプログラムを、ユーザが定義して登録するように構成されたことを特徴とする請求項８記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１０】
前記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたことをトリガとして、前記ステータス表示記憶手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶を、連鎖的に更新することを特徴とする請求項６記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１１】
前記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたことをトリガとして、前記アクセス・フォロー情報表示手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の表示を連鎖的に更新し、前記アクセス情報記憶手段が該別のアクセス情報の記憶を更新し、若しくは前記フォロー情報記憶手段が該別のフォロー情報の記憶を更新することを特徴とする請求項１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１２】
前記アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたことをトリガとして、前記ステータス表示記憶手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶を、連鎖的に更新することを特徴とする請求項１０記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１３】
前記アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたことをトリガとして、前記アクセス・フォロー情報表示手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の表示を更新し、前記アクセス情報記憶手段が該別のアクセス情報の記憶を更新し、若しくは前記フォロー情報記憶手段が該別のフォロー情報の記憶を連鎖的に更新することを特徴とする請求項１１記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１４】
前記登録されたアクセス情報またはフォロー情報が更新されたことをトリガとして、前記ステータス表示記憶手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶を、連鎖的に更新することを特徴とする請求項６記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１５】
前記登録されたアクセス情報またはフォロー情報が更新されたことをトリガとして、前記アクセス・フォロー情報表示手段が、該更新されたアクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の表示を更新し、前記アクセス情報記憶手段が該別のアクセス情報の記憶を更新し、または前記フォロー情報記憶手段が該別のフォロー情報の記憶を連鎖的に更新することを特徴とする請求項１、請求項１１、または請求項１３記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１６】
前記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたとき、若しくは前記アクセス情報、フォロー情報、またはそれらの情報に関連した情報が更新されたとき、或は該アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたとき、顧客宛の電子メールを作成し、顧客に該電子メールを送信する電子メール送信手段を備えたことを特徴とする請求項１、請求項６、または請求項１０乃至請求項１５の何れかに記載のアクセス情報管理システム。
【請求項１７】
前記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたとき、若しくは前記アクセス情報、フォロー情報、またはそれらの情報に関連した情報が更新されたとき、或は該アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたとき、外部のアプリケーションまたはデータベースにデータを送信・挿入するデータ送信機能を備えたことを特徴とする請求項１、請求項６、または請求項１０乃至請求項１５の何れかに記載のアクセス情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、顧客が情報端末を通して商品またはサービスの提供者にアクセスしたとき、そのアクセス情報と共にアクセスの対応処理情報（フォロー情報）を記録し管理するアクセス情報管理システムに関する。なお、この明細書で顧客とは、各種の商品を購入する者、各種のサービスの提供を受ける者（例えば学生、学生の保護者、学校に入学を希望する者など）を含む概念である。
【背景技術】
【０００２】
各種の商品或は各種のサービスを顧客に提供する企業などの商品サービス提供者は、通常、顧客から商品或はサービスに関する各種の問い合わせや依頼を受けたとき、それらの問い合わせや依頼事項に応じて、各種の資料、文書などを顧客に送付するなどの対応処理を行なう。
【０００３】
一方、企業などの営業担当者が顧客に接触した際、顧客の情報や営業に関する情報をサーバに登録して管理する管理システムが、下記特許文献１などにより提案され、そのような管理システムは、各種の企業において顧客の管理に使用されている。この顧客管理システムは、通常、営業担当者が顧客と接触した際、その顧客の個人情報、顧客が契約した契約内容などがシステムのサーバに登録され、その情報を確認した別の担当者が、必要に応じて、資料送付、受領書送付などの対応処理を行うものである。
【０００４】
また、近年、インターネットの発達により、顧客が顧客の情報端末を使用して、企業などのＷeｂサイトにアクセスし、各種の問い合わせや依頼事項を、管理システムのサーバに送信するケースも多くなりつつある。
【０００５】
このように、顧客がインターネットを通して商品サービス提供者の管理システムのサーバに、直接問い合わせや依頼事項を送信した場合であっても、商品サービス提供者側の担当者がクライアント端末などを使用して、顧客から送られたアクセス情報を一つずつ確認し、問い合わせ事項に対する返答、依頼事項に対する対応処理などを行なっていた。
【特許文献１】特開２００３−１４１３３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
このため、商品サービス提供者側の担当者によっては、顧客からのアクセス情報つまり依頼事項に必ずしも正確に対応しない或はできない場合があり、また、担当者の勘違いや失念によって適切な対応処理ができない場合があった。さらに、熟練した担当者が退職などで変わった場合には、従前の良好な対応処理が継続されず、顧客に対するサービスが低下しやすいという課題があった。
【０００７】
本発明は、上述の課題を解決するものであり、顧客からのアクセス情報を自動的に受け付け、そのアクセス情報に対応した対応処理を正確に且つ迅速に行なうことができるアクセス情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１のアクセス情報管理システムは、情報端末からネットワークを介してサーバに送られ顧客の依頼事項、意思表示などのアクセス情報を受信するアクセス情報受信手段と、該アクセス情報受信手段が受信したアクセス情報及びその履歴を記憶するアクセス情報記憶手段と、を備えたアクセス情報管理システムであって、受信されたアクセス情報に対応するフォロー情報（対応処理事項）を自動生成するフォロー情報生成手段と、生成された該フォロー情報及びその履歴を記憶するフォロー情報記憶手段と、該アクセス情報の履歴及び該フォロー情報の履歴を表示部の同一画面上に表示するアクセス・フォロー情報表示手段と、を備えたことを特徴とする。
【０００９】
ここで、請求項２のように、上記アクセス情報記憶手段は、別のアプリケーションプログラムによるアクセス情報受信手段から顧客のアクセス情報が受信されたとの通知をうけたとき、自動的に該アクセス情報を記憶することができる。
【００１０】
また、請求項３のように、上記フォロー情報生成手段は、該フォロー情報が生成され該フォロー情報記憶手段に記憶されたことをトリガとして、該フォロー情報に関連した関連フォロー情報を生成し、該関連フォロー情報を上記フォロー情報記憶手段に記憶させることができる。
【００１１】
また、請求項４のように、上記フォロー情報生成手段は、該関連フォロー情報が生成され該フォロー情報記憶手段に記憶されたことをトリガとして、該関連フォロー情報に関連した別の関連フォロー情報を連鎖的に生成し、当該別の関連フォロー情報を上記フォロー情報記憶手段に記憶させることができる。
【００１２】
また、請求項５のように、上記アクセス・フォロー情報表示手段が、アクセス情報、フォロー情報、或は関連フォロー情報を画面上に表示した状態で、画面の表示情報がクリックされたとき、関連する別のアプリケーションプログラムが起動するように構成することができる。
【００１３】
また、請求項６のように、上記アクセス・フォロー情報表示手段が、アクセス情報の履歴及びフォロー情報の履歴を画面上に表示する際、該アクセス情報または該フォロー情報の状態を示す状態ステータス及び該状態ステータスの完了または未完を示す完了ステータスを画面上に表示し記憶するステータス表示記憶手段を設けることができる。
【００１４】
また、請求項７のように、上記アクセス・フォロー情報表示手段が、アクセス情報の履歴及びフォロー情報の履歴を画面上に表示したとき、画面の一部をクリックすることより詳細な情報の表示要求があったとき、アクセス情報またはフォロー情報の詳細を画面上に表示する詳細情報表示手段を設けることができる。
【００１５】
また、請求項８のように、上記アクセス情報、そのアクセス情報に対応して自動生成されるフォロー情報、そのフォロー情報に関連して生成される関連フォロー情報の少なくとも何れか１つの生成条件またはその情報の初期値、若しくは状態ステータスの初期値をユーザが定義して登録するユーザ登録手段を設けることができる。
【００１６】
また、請求項９のように、上記ユーザ登録手段は、画面表示情報のクリックによって起動する、関連する別のアプリケーションプログラムを、ユーザが定義して登録するように構成することができる。
【００１７】
また、請求項１０のように、上記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたことをトリガとして、上記ステータス表示記憶手段が、アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶を、連鎖的に更新するように構成することができる。
【００１８】
また、請求項１１のように、上記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたことをトリガとして、上記アクセス・フォロー情報表示手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の表示を連鎖的に更新し、上記アクセス情報記憶手段が別のアクセス情報の記憶を更新し、若しくは上記フォロー情報記憶手段が別のフォロー情報の記憶を更新するように構成することができる。
【００１９】
また、請求項１２のように、上記アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたことをトリガとして、上記ステータス表示記憶手段が、上記アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶を、連鎖的に更新するように構成することができる。
【００２０】
また、請求項１３のように、上記アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたことをトリガとして、上記アクセス・フォロー情報表示手段が、該アクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の表示を更新し、上記アクセス情報記憶手段が別のアクセス情報の記憶を更新し、若しくは上記フォロー情報記憶手段が別のフォロー情報の記憶を連鎖的に更新するように構成することができる。
【００２１】
また、請求項１４のように、上記登録されたアクセス情報またはフォロー情報が更新されたことをトリガとして、上記ステータス表示記憶手段が、該アクセス報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶を、連鎖的に更新するように構成することができる。
【００２２】
また、請求項１５のように、上記登録されたアクセス情報またはフォロー情報が更新されたことをトリガとして、上記アクセス・フォロー情報表示手段が、更新されたアクセス情報またはフォロー情報とは別のアクセス情報またはフォロー情報の表示を更新し、上記アクセス情報記憶手段が別のアクセス情報の記憶を更新し、または上記フォロー情報記憶手段が別のフォロー情報の記憶を連鎖的に更新するように構成することができる。
【００２３】
また、請求項１６のように、上記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたとき、若しくは上記アクセス情報、フォロー情報、またはそれらの情報に関連した情報が更新されたとき、或はアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたとき、顧客宛の電子メールを作成し、顧客に電子メールを送信する電子メール送信手段を設けることができる。
【００２４】
さらに、請求項１７のように、上記アクセス情報またはフォロー情報が登録されたとき、若しくは上記アクセス情報、フォロー情報、またはそれらの情報に関連した情報が更新されたとき、或はアクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータスの表示及び記憶が更新されたとき、外部のアプリケーションまたはデータベースにデータを送信・挿入するデータ送信機能を設けることができる。
【発明の効果】
【００２５】
上記構成のアクセス情報管理システムによれば、情報端末からネットワークを介して送信された顧客の依頼事項などのアクセス情報をサーバが受信すると、サーバは、そのアクセス情報及びその履歴を記憶すると共に、そのアクセス情報に対応するフォロー情報（例えばアクセス情報が資料請求の場合、その資料請求に対応した資料送付などの対応処理情報）を自動生成し、そのフォロー情報及びその履歴を記憶する。例えばユーザである商品サービス提供企業などの担当者のクライアント端末には、アクセス情報の履歴及びフォロー情報の履歴がその表示部の同一画面上に表示される。
【００２６】
従って、担当者は、クライアント端末の表示部を見るだけで、容易に顧客からのアクセス情報を認識し、且つそのアクセス情報の依頼事項或は意思表示などに対応して自動生成されたフォロー情報を認識することができる。このため、担当者は、熟練者でなくとも、アクセス情報に対応したフォロー情報つまり依頼事項などに対する対応処理を確実且つ迅速に行なって、顧客に対する良好なサービスを常に実施することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、本発明の一実施形態を、学校業務管理システムにおいて使用されるアクセス情報管理システムを一例として説明する。図１はアクセス情報管理システムの全体構成図を示し、図２はその管理業務を行なうクライアント端末１の構成図を、図３は管理サーバ２の構成図を示している。
【００２８】
アクセス情報管理システムは、図１に示すように、ユーザの各担当者が学校の業務管理を行なうためにＬＡＮを介して相互に接続された複数のクライアント端末１、１、…、クライアント端末１の業務作業操作時にアクセスされ、指定された記憶情報をそのクライアント端末１にＬＡＮを介して送出する管理サーバ２、及びインターネットに接続され、外部の顧客情報端末４から送られた各種の要求に対し情報を配信するなど、インターネットにおける各種の情報の送受信を行なうＷｅｂサーバ３を備えて構成される。このアクセス情報管理システムには、例えばサーバーサイドアプリケーション方式が採用され、基本となるアクセス・フォロー情報管理ソフトのアプリケーションプログラム及びアクセス情報などを格納するデータベースは、管理サーバ２に置かれる。
【００２９】
Ｗｅｂサーバ３は、Ｗｅｂサーバソフトウエアを有し、インターネット上で学校のＷｅｂサイト（ホームページ）を開設し、外部の顧客情報端末４からのアクセスに対しＨＴＭＬの画面情報を送信する。また、そのサイトにおける入学案内のＷｅｂページにアクセスがあった場合、入学案内の画面情報をその顧客情報端末４に配信する。さらに、Ｗｅｂサーバ３は、例えばＣＧＩプログラムにより、顧客情報端末４からの要求に応じて、入学案内などの資料送付用の入力画面を送信する。その入力画面を介して顧客情報端末４から入学案内の資料送付の要求が送られたとき、ＣＧＩプログラムが起動して、資料名、資料請求者の氏名、送付先住所等の入力画面を顧客情報端末４に配信する。そして、顧客情報端末４から資料名、資料請求者の氏名、送付先の住所などの情報が送信されたとき、管理サーバ２はそれらの情報を受信し、後述するアクセス情報データベース２５に格納する。このように、Ｗｅｂサーバ３と管理サーバ２には、顧客から送られたアクセス情報を受信するアクセス情報受信手段、受信したアクセス情報及びその履歴を記憶するアクセス情報記憶手段が備えられている。
【００３０】
なお、外部の顧客情報端末４からのアクセスは、顧客情報端末４から管理サーバ２に送られる電子メールによっても受け付けることができる。この場合、顧客が依頼する依頼情報、顧客の住所、氏名などの情報は、電子メールの文章を解析して抽出し、アクセス情報としてアクセス情報データベース２５に格納すればよい。
【００３１】
管理サーバ２と共にＬＡＮ接続された複数のクライアント端末１は、基本的には、学生、入学希望者、卒業生などからのアクセス情報を受け付けてその対応処理などを行なう学校業務全般の管理業務を行なうために、パーソナルコンピュータなどから構成され、図２に示すように、各種のファンクションキー入力、文字入力などを行う入力部１１、アクセス・フォロー情報の管理画面などを表示する表示部１２、ＣＰＵ，ＲＡＭなどからなるデータ処理部１０、ＬＡＮ制御部１４を備えている。
【００３２】
データ処理部１０は、入力部１１のキー入力操作に基づき管理サーバ２に対しアクセスする処理、管理サーバ２から送られたアクセス・フォロー情報及びその履歴、それに関連したフォロー情報及びその履歴、アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータス、状態ステータスの完了または未完を示す完了ステータスなどの情報を、表示部１２の管理画面に表示する処理などを行なう。ＬＡＮ制御部１４は、外部接続されるＬＡＮに対して信号の入出力を制御する。このように、クライアント端末１のデータ処理部１０は、アクセス情報の履歴及びフォロー情報の履歴などを表示部１２の同一画面上に表示するアクセス・フォロー情報表示手段、アクセス情報またはフォロー情報の状態を示す状態ステータス及びその完了を示す完了ステータスなどを画面上に表示するステータス表示手段、アクセス・フォロー情報の詳細を表示部１２の画面上に表示する詳細情報表示手段としての機能を備えている。
【００３３】
また、データ処理部１０は、入力部１１からのキー操作に応じて管理サーバ２にアクセスし、管理サーバ２に格納された学生管理などのアプリケーションソフトを起動し、学生情報登録画面などを呼び出し、管理サーバ２から送られた登録画面を表示部１２に表示する処理などを行なう。さらに、データ処理部１０は、表示部１２にアクセス情報、フォロー情報、関連フォロー情報などを表示した状態で、資料請求者の一覧を要求するために、アクセス情報などの行がクリックされたとき、関連する別のアプリケーションプログラム（例えば表作成ソフト）を起動し、資料請求者一覧を表示する機能などを備えている。
【００３４】
入力部１１は、ユーザが操作するキーボード、マウスなどから構成され、表示部１２に表示されたアクセス情報管理画面などへの入力手段として機能するものであり、各種キー信号、座標信号、各種ファンクション信号などをデータ処理部１０に出力する。表示部１２は、上記のようにアクセス情報管理画面などを表示するＣＲＴ或いは液晶ディスプレイなどから構成される。
【００３５】
管理サーバ２は、図３に示すように、ＣＰＵ、ＲＡＭなどからなる主制御部２０、信号の入力を行う入力部２１、外部接続されたＬＡＮに対して信号の入出力制御を行うＬＡＮ制御部２２、各学生の基本情報、学籍状況、保護者などの情報を記憶する学籍管理データベース２３、各学生の履修科目および各学年の履修科目などの履修情報を記憶する履修管理データベース２４、アクセス情報、フォロー情報などを記憶するアクセス情報データベース２５、及びアプリケーションプログラム及び画面（フォーム）と画面構成情報などを記憶するアプリケーション格納部２６を備えている。特に、アクセス情報データベース２５には、アクセス情報及びフォロー情報の履歴と共に、アクセス情報及びフォロー情報の状態を示す状態ステータス、状態ステータスの状態及び状態ステータスの完了または未完を示すステータスが記憶される。
【００３６】
管理サーバ２には、学校業務管理用の各種アプリケーションプログラムが置かれると共に、アクセス情報管理システムのアプリケーションプログラムもこの管理サーバに置かれる。管理サーバ２にユーザの各クライアント端末１から、例えばアクセス・フォロー情報閲覧の要求があったとき、管理サーバ２は、そのアクセス・フォロー情報管理ソフトを起動し、アクセス情報管理用のメインメニュー画面を、ＬＡＮを介してクライアント端末１に送出する。また、管理サーバ２は、後述のＷｅｂサーバ３からアクセス情報（例えば、入学希望者からの資料請求に関する情報など）が送られたとき、それらのアクセス情報を受信してアクセス情報データベース２５に格納すると共に、そのアクセス情報に応じたフォロー情報を自動生成し、それらの情報をアクセス情報データベース２５に格納する。
【００３７】
また、管理サーバ２は、アクセス・フォロー情報管理ソフトの起動時、そのアクセス・フォロー情報のメニュー画面を、ＬＡＮを介してクライアント端末１に送信し、クライアント端末１にそれを表示させる。また、表示部１２に表示されたメニュー画面で、入力部１１による入力操作があった場合、その入力コマンドに応じて、データ操作を実行し、アクセス・フォロー情報などの編集登録処理、表示の更新処理などを行なう。
【００３８】
さらに、管理サーバ２の主制御部２０は、Ｗｅｂサイトに顧客情報端末４からアクセスがあって、そこからのアクセス情報がＷｅｂサーバ３で受信され、Ｗｅｂサーバ３からそのアクセス情報が送られたとき、アクセス情報データベース２５にそれを格納する。またこのとき、主制御部２０は、そのアクセス情報に含まれる依頼事項に対応するフォロー情報を自動生成し、そのフォロー情報をアクセス情報データベース２５に格納する処理を行なう。さらに、管理サーバ２の主制御部２０は、そのフォロー情報に関連した関連フォロー情報を連鎖的に自動生成し、その関連フォロー情報をアクセス情報データベース２５に格納する処理を行なう。
【００３９】
さらに、管理サーバ２には、このシステムの使用に先立ち、自動生成時の連鎖のルールや連鎖の効果をコントロールするために、アクセス情報、そのアクセス情報に対応して自動生成されるフォロー情報、そのフォロー情報に関連する関連フォロー情報、フォロー情報の状態を示す状態ステータス、及びアクセス情報に関連した情報などを、ユーザが定義して登録する機能が備えられる。また、上記のように、アクセス・フォロー情報の閲覧中に、資料請求者の一覧の表示要求があった場合、表作成ソフトを起動させるために、表作成ソフトのアプリケーションプログラムの起動情報を、予め設定登録する機能を備えている。
【００４０】
このように、管理サーバ２は、受信されたアクセス情報とその履歴を記憶するアクセス情報記憶手段、アクセス情報に含まれる依頼事項や意思表示に対応するフォロー情報を自動生成するフォロー情報生成手段、生成されたフォロー情報及びその履歴を記憶するフォロー情報記憶手段、及びアクセス情報、フォロー情報の種類、状態ステータスの内容、或は外部のアプリケーション起動情報などをユーザが定義して登録するユーザ登録手段を備えている。
【００４１】
次に、上記構成のアクセス情報管理システムの動作を、図４、図５のフローチャート、図６〜図１３の画面説明図を参照して説明する。ユーザの担当者は、アクセス情報管理システムの使用に際し、先ず、クライアント端末１を使用して、アクセス情報またはフォロー情報の事象、内容、事象状態等を定義して登録する。
【００４２】
クライアント端末１を操作して、アクセス・フォロー情報管理ソフトを起動すると、先ず、メニュー画面が表示部１２に表示され（ステップ１００）、そのメニュー画面で編集登録が選択されると、ステップ１１０からステップ１２０に進み、図６のような事象編集画面が表示される。その画面において、アクセス情報の事象として「資料送付」及びその他の事項を入力し（ステップ１３０）、画面上の「登録」ボタンをクリックすると、事象、事象状態などの定義情報がアクセス情報データベース２５に記憶され、登録が行なわれる（ステップ１４０）。この事象編集画面では、ユーザの任意の事象を編集事項として登録することができ、ここでは、学校が学生の募集を行なう際、入学を希望する入学希望者に対する資料送付の業務において、「資料請求」「資料送付」或は「到着確認」などが事象として登録される。
【００４３】
図６の事象編集画面では、フォロー情報の事象として「資料送付」を登録する例を示しており、分野として「募集」が入力され、事象種別として「フォロー」が入力され、さらに、資料送付の内容（送付する資料の名称）がこの画面から入力される。その資料の名称は、キーボードから直接入力することができるが、参照先の欄に表示された資料名（予めマスターファイルなどに格納されている）をインクリメントしながらクリックにより入力することもできる。
【００４４】
さらに、上記のメニュー画面から図７の事象状態編集画面に入り、編集事項として事象状態の登録を行なう。例えば、事象が「資料請求」の場合、「受付」を事象状態として登録することができる。そして、事象完了の欄には、「完了」または「未完」を入力して登録する。そして、この事象状態に関連する事象状態がある場合、その関連事象についても、図７の小ウインドウに示すように、例えば、関連する事象として、「資料送付」を登録し、その関連事象状態として、「未送付」などを登録する。これらの登録情報、つまり「事象」「事象状態」などの情報は、アクセス情報データベース２５の事象テーブルに格納される。
【００４５】
一方、例えば、特定の資料請求者のアクセス・フォロー情報を表示した際、そのアクセス欄の行をクリックすると、表作成ソフト（別のアプリケーションプログラム）が起動して、「資料請求者一覧」が表示されるが、その場合のように、要求があったとき自動的に起動するアプリケーションソフトの起動情報が、図８の情報登録画面上において、参考情報登録フォームとして登録される。ここで、アプリケーションソフトの起動タイプとしては、図８のように、Ｗｅｂ、ファイル、またはモジュールが選択的に設定され、Ｗｅｂの場合は顧客がアクセスするＷｅｂサイトのＵＲＬが登録される。ファイルの場合はファイル名が登録され、モジュールの場合は、このアクセス・フォロー情報管理ソフトと共に使用されるアプリケーションプログラムのモジュールが起動画面、起動引数と共に登録される。
【００４６】
上記のように、編集事項、参考情報などを定義し登録した状態で、このアクセス情報管理ソフトは、次のように使用される。例えば、学校への入学を希望する入学希望者（顧客）が、顧客情報端末４を操作して、当該学校のＷｅｂサイトにアクセスすると、資料請求用のＷｅｂページがＷｅｂサーバ３から顧客情報端末４に配信され、顧客はその資料請求用入力画面に、希望する資料名、資料請求者の氏名、送付先の住所などの情報を入力し、その情報を顧客情報端末４からＷｅｂサーバ３に送信する。このとき、Ｗｅｂサーバ３に受信されたそれらのアクセス情報、つまり顧客が請求する資料名（入学案内、学校案内など）、資料請求者の氏名（学生の氏名及びその保護者の氏名）、送付先の住所などの情報が、Ｗｅｂサーバ３から管理サーバ２に送られる。
【００４７】
この際の管理サーバ２の主制御部２０の処理を、図５のフローチャートを参照して説明すると、Ｗｅｂサーバ３を介して顧客からのアクセス情報（例えば資料請求）が管理サーバ２に送られると、その主制御部２０は、ステップ３００からステップ３１０を実行し、それらのアクセス情報（請求された資料名、資料請求者の氏名、送付先の住所など）をアクセス情報データベース２５に格納する。そして、管理サーバ２の主制御部２０は、次にステップ３２０で、そのアクセス情報の「資料請求」に対応したフォロー情報として「資料送付」の情報を自動生成し、ステップ３３０で、アクセス情報データベース２５にそのフォロー情報を、登録された顧客（資料請求者）に対応した情報として格納する。
【００４８】
次に、ステップ３４０で、「資料送付」のフォロー情報に関連する関連フォロー情報があるか否かを判定し、関連フォロー情報（例えば「資料送付」に関連する「到着確認」）がある場合、「到着確認」を関連フォロー情報として自動生成し（ステップ３５０）、この関連フォロー情報の「到着確認」を、登録された顧客（資料請求者）に対応した情報としてアクセス情報データベース２５に格納する（ステップ３６０）。
【００４９】
さらに、ステップ３７０で、「資料送付」のフォロー情報に関連する別の関連フォロー情報があるか否かを判定し、別の関連フォロー情報（例えば「資料送付」に関連する「資料受領通知」）がある場合、「資料受領通知」を別の関連フォロー情報として自動生成し（ステップ３８０）、この別の関連フォロー情報である「資料受領通知」を、登録された顧客（資料請求者）に対応した情報としてアクセス情報データベース２５に格納する（ステップ３９０）。そして、再びステップ３７０に戻り、関連する別の関連フォロー情報があるか否かの判定を行い、ステップ３７０〜３９０を繰り返すことにより、連鎖的にこれらの関連フォロー情報の処理が行なわれる。
【００５０】
このように、管理サーバ２は、顧客からのアクセス情報（資料請求）を受信してそのアクセス情報をアクセス情報データベース２５に記憶すると共に、それをきっかけ（トリガ）としてそのアクセス情報に対応したフォロー情報（資料送付）を自動生成し、そのフォロー情報をアクセス情報データベース２５に記憶する。また、そのフォロー情報に関連する関連フォロー情報がある場合、アクセス情報の受信をきっかけとして関連フォロー情報を自動生成し、その関連フォロー情報をアクセス情報データベース２５に記憶する。さらに、そのフォロー情報に関連する別の関連フォロー情報がある場合、別の関連フォロー情報を自動生成し、別の関連フォロー情報をアクセス情報データベース２５に記憶する。このようにして、従来、担当者が行なっていた、顧客から送られたアクセス情報、フォロー情報の生成と登録処理を、確実に且つ自動化して効率よく行なうことができる。
【００５１】
一方、担当者がクライアント端末１を使用して顧客から送られたアクセス情報を確認する場合、このアクセス情報管理ソフトを起動して、そのメニュー画面を表示部１２に表示し、そこに表示される条件設定欄に、事象種別、事象、事象完了などの条件を入力し、編集検索を実施する。
【００５２】
すなわち、図９の画面説明図の下部に示すように、事象種別の欄Ｒ１に例えば「募集」をセットし、「検索」ボタンをクリックすると、図４のフローチャートのステップ１５０からステップ１６０が実行され、その画面の上部に、「募集」に関するアクセス情報つまり「資料請求」を行なった各顧客とそのアクセス情報がそのフォロー情報と共にアクセス情報データベース２５から読み出され、表示部１２の同一画面上に表示される（ステップ１７０）。
【００５３】
この表示では、図９のように上段の欄Ｒ２に顧客（生徒または入学希望者及びその保護者）の氏名、生年月日、住所、電話番号などが表示され、中段の欄Ｒ３に事象、内容、状態、完了、発生日時などが表示される。ここでは、その欄Ｒ３の事象の第１欄Ｒ４に、アクセス情報として「資料請求」が表示され、その資料の内容に「学校案内」が表示され、状態として「受付」が「発生日時」になされ、その受付が「完了」していることが表示される。
【００５４】
上述のように、「資料請求」のアクセス情報に対しそのフォロー情報が自動的に生成されて記憶されているため、フォロー情報として「資料送付」が第２欄Ｒ５に表示される。ここでは、資料送付の内容としては上記と同様に「学校案内」が表示され、状態として「未送付」が表示され、さらに完了の欄には「未完」が表示される。また、上述のように、フォロー情報「資料送付」に関連する関連フォロー情報が自動生成され記憶されているので、関連フォロー情報として「到着確認」が第３欄Ｒ６に表示される。この第３欄Ｒ６では、内容として「学校案内」が表示され、状態として「未確認」が表示され、完了の欄には「未完」が表示される。
【００５５】
一方、図９の画面説明図において、例えばアクセス情報「資料請求」の第１欄Ｒ４の行をクリックすると、図４のフローチャートのステップ１８０からステップ１９０が実行され、表作成ソフトが起動して、資料請求者の一覧が表作成ソフトにより表示される。この資料請求者の一覧は、アクセス情報データベース２５に格納された資料請求者の氏名、送付先住所、資料名などを表にして表示される。このように、アクセス情報管理ソフトを起動してアクセス情報などを確認する際、資料請求者の一覧を見るために、その行をクリックしたとき、別のアプリケーションソフトである例えば表作成ソフトが起動して、アクセス情報データベース２５に格納された、例えば資料請求者の氏名、送付先住所、資料名などを表にして表示するため、担当者は、容易にそれらの詳細を確認することができる。
【００５６】
また、図９の画面説明図において、第１欄Ｒ４〜第３欄Ｒ６の末尾の「詳細」をクリックすると、図４のフローチャートのステップ２００からステップ２１０に進み、図１０に示すように、各アクセス情報、フォロー情報、関連フォロー情報の詳細が、完了、未完、未確認について色分けされて表示される。つまり、例えば、完了した事象である「資料請求」のアクセス情報については、青色でその詳細情報が表示され、未完の事象であるフォロー情報の「資料送付」については、赤色でその詳細情報が表示され、未確認の事象の「到着確認」については、例えば黄色でその詳細情報が表示される。これにより、担当者は、赤色で表示された未完の事象であるフォロー情報の「資料送付」については、最も注意してその情報を確認し、黄色で表示される未確認の事象である関連フォロー情報の「到着確認」については、注意してその情報を確認することができる。
【００５７】
このように、顧客からアクセス情報が送られた場合、事象を指定してアクセス情報のあった案件を、各顧客について、そのアクセス情報と共に、それに対応したフォロー情報、それに関連した関連フォロー情報、さらに別の関連フォロー情報を同じ画面に表示することができ、担当者は、この表示画面を見ながら、顧客からの資料請求のアクセスに対し、資料送付や到着確認の処理を確実に行ない、さらに、その処理を完了した際にはそれを容易に確認することができる。
【００５８】
一方、図９の画面表示状態から、実際に資料送付が行なわれ、その登録がなされた場合、それをきっかけに、図１１のように、第２欄Ｒ５の「資料送付」の状態が「未送付」から「送付済」に変わり、その完了の欄が「未完」から「完了」に変更表示され、そのような状態ステータスの変更が記憶される。また、第２欄Ｒ５の「到着確認」の状態の欄が「未確認」から「要確認」に変更表示され、その変更が記憶される。
【００５９】
このように、フォロー情報である「資料送付」の状態を示す状態ステータスの変更が登録されると、その登録をトリガとして、状態の欄或は完了の欄の表示、つまりその状態ステータスがそれに応じて自動的に変更されて記憶され、担当者は、クライアント端末１の表示部１２でその状態ステータスなどの表示を正しく容易に確認することができる。
【００６０】
さらに、「資料請求」のアクセスに対応して、「資料送付」が行なわれたケースにおいて、資料の「到着確認」がなされてそれが登録された場合、その登録をトリガとして、図１２に示すように、その第３欄（枝番３）Ｒ６の内容の欄に確認者の氏名が加入され、その状態の欄が「要確認」から「確認済」に変わり、さらに、第４欄（枝番４）Ｒ７に事象として「資料受領通知」が加えられ、その状態の欄には「未受領」が表示され、完了の欄には「未完」が表示され、それらの変更情報および生成情報が記憶される。そしてさらに、資料受領通知を実際に受領し、その受領者が登録された場合、それをトリガとして、図１３に示すように、状態の欄が「未受領」から「受領」に変更され、完了の欄は「未完」から「完了」に変更される。さらに、第４欄（枝番４）Ｒ７の「資料受領通知」の内容の欄に、受領者の氏名が加入表示される。
【００６１】
このように、資料送付、到着確認、資料受領通知などの事象が登録されると、つまりアクセス情報またはフォロー情報が登録され或は自動生成されて、それらが確認登録されると、その登録をトリガとして、それらの事象の状態ステータスが更新され、各事象が完了した場合には、完了の欄が「未完」から「完了」に変わる。このため、担当者は、クライアント端末１の表示部１２に上記のようなアクセス情報管理ソフトの事象画面を表示して、各事象の状態と完了の欄を確認するだけの簡単な操作で、顧客からのアクセス情報つまり依頼事項などに応じた対応処理を確実に実施することができる。従って、熟練者でなくとも全ての担当者により、顧客からのアクセスに対し正確な対応処理を確実に且つ迅速に行なうことができ、担当者の勘違いや失念によって不適切な対応処理が行なわれることがなく、顧客に対するサービスを向上させることができる。
【００６２】
なお、上記実施形態では、学校業務管理における学生の募集に関する、入学希望者からのアクセス情報とそのフォロー情報の管理について説明したが、上記の例の他に、学生からの各種の問い合わせや依頼事項などのアクセス情報に対するフォロー情報の管理、或は卒業生からの各種の問い合わせや依頼事項、意思表示などのアクセス情報に続くフォロー情報の管理などに、上記アクセス情報管理システムを使用することができる。さらに、学校業務管理の他に、各種サービスの提供者の業務管理、各種商品の製造業務または販売業務における顧客からの各種の問い合わせや依頼事項などのアクセス情報に対するフォロー情報の管理などに、上記アクセス情報管理システムを適用することもできる。
【００６３】
また、上記管理サーバに、メールサーバを設置し、顧客からのアクセス情報を受信し登録したとき、或はアクセス情報に続くフォロー情報を登録し、またはその登録を更新したとき、若しくはその情報の状態を示す状態ステータスが更新されたときなどに、顧客に対し必要な電子メールを自動的に作成し、管理サーバから顧客情報端末に対し電子メールを自動送信するように構成することもできる。さらに、顧客からのアクセス情報を受信し登録したとき、或はアクセス情報に続くフォロー情報を登録し、またはその登録を更新したとき、若しくはその情報の状態を示す状態ステータスが更新されたときなどに、外部のアプリケーションプログラムまたはデータベースにデータを送信し或は挿入するデータ送信機構を、管理サーバに持たせることができる。
【００６４】
また、上記実施形態ではサーバーサイドアプリケーション方式のアクセス情報管理システムについて説明したが、アクセス・フォロー情報管理ソフトのアプリケーションプログラム及びアクセス情報などを格納するデータベースをクライアント端末に置く、クライアント／サーバ方式またはシンクライアント方式を採用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本発明の一実施形態を示すアクセス情報管理システムの全体構成図である。
【図２】クライアント端末１の構成図である。
【図３】管理サーバ２の構成図である。
【図４】クライアント端末の編集登録などの動作を示すフローチャートである。
【図５】管理サーバのデータの自動生成処理などを示すフローチャートである。
【図６】事象編集用の画面説明図である。
【図７】事象状態編集用の画面説明図である。
【図８】アプリケーションの起動情報を登録するための画面説明図である。
【図９】事象種別等の条件設定を行なって検索した際のアクセス・フォロー情報の検索結果の画面説明図である。
【図１０】アクセス・フォロー情報の検索結果の詳細を示す画面説明図である。
【図１１】資料送付が送付済となった際の検索結果の画面説明図である。
【図１２】資料送付の到着確認がなされた際の検索結果の画面説明図である。
【図１３】資料の受領が受領者によって確認された際の検索結果の画面説明図である。
【符号の説明】
【００６６】
１  クライアント端末
２  管理サーバ
３  Ｗｅｂサーバ
４  顧客情報端末
１０  データ処理部
１２  表示部
２０  主制御部
２５  アクセス情報データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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