(57)【要約】【課題】開発及び情報の登録が容易であり、且つ公開の承諾を受けている情報と公開の承諾を受けていない情報とを容易に管理することができる情報管理システム、情報管理装置、情報管理プログラム、記録媒体を提供することを目的とする。【解決手段】グループウェア３３を利用する情報管理システムであって、情報取得者から登録された情報を非公開データとして登録する情報登録手段５４と、非公開データとして登録した情報に対応する情報提供者に、情報の公開を求める承諾確認メールを送信する承諾確認メール送信手段５１と、情報提供者から情報の公開の承諾又は否認を表す承諾確認メールの返信を受信する承諾確認メール受信手段５２と、承諾確認メールの返信が承諾であるときに、非公開データとして登録された情報を公開データとして再登録して第三者の閲覧を可能とする公開／非公開管理手段５３とを含むことにより上記課題を解決する。【選択図】図３
2007220011.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報提供者用端末と、情報取得者用端末と、情報管理装置とがネットワーク経由で接続されている情報管理システムであって、
情報提供者から情報を取得した情報取得者によって操作される情報取得者用端末と、
前記情報取得者へ前記情報を提供した情報提供者によって操作される情報提供者用端末と、
所定のグループウェアを利用し、前記情報を非公開データ又は公開データとして保存すると共に、前記情報取得者用端末および前記情報提供者用端末との間でメールの送受信を行なう情報管理装置とを有し、
前記情報管理装置は、前記グループウェアを利用して、前記情報取得者用端末から登録された前記情報を非公開データとして情報蓄積手段に登録する情報登録手段と、
前記グループウェアを利用して、非公開データとして前記情報蓄積手段に登録した前記情報に対応する前記情報提供者用端末に、前記情報の公開を求める承諾確認メールを送信する承諾確認メール送信手段と、
前記グループウェアを利用して、前記情報提供者用端末から前記情報の公開の承諾又は否認を表す前記承諾確認メールの返信を受信する承諾確認メール受信手段と、
前記承諾確認メールの返信が承諾であるときに、前記グループウェアを利用して、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記情報蓄積手段に再登録して第三者の閲覧を可能とする公開／非公開管理手段と
を含む情報管理システム。
【請求項２】
前記承諾確認メール受信手段は、前記承諾確認メールの返信を前記情報取得者用端末に転送し、前記公開／非公開管理手段は、前記情報取得者用端末からの指示に基づき、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記情報蓄積手段に再登録することを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記グループウェアは、前記情報登録手段からの指示に基づき、前記情報取得者用端末から登録された前記情報を非公開データとして前記情報蓄積手段に登録する文書登録機能と、
前記承諾確認メール送信手段からの指示に基づき、非公開データとして前記情報蓄積手段に登録した前記情報に対応する前記情報提供者用端末に、前記情報の公開を求める承諾確認メールを送信するメール送信機能と、
前記承諾確認メール受信手段からの指示に基づき、前記承諾確認メールの返信を受信するメール受信機能と、
前記公開／非公開管理手段からの指示に基づき、前記承諾確認メールの返信が承諾であるときに、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記情報蓄積手段に再登録して第三者の閲覧を可能とするアクセス制御機能と
を含むことを特徴とする請求項１又は２記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記アクセス制御機能は、非公開データとして登録された前記情報の閲覧を、その情報の情報取得者によって操作される前記情報取得者用端末から可能とすることを特徴とする請求項３記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記情報登録手段，前記承諾確認メール送信手段，前記承諾確認メール受信手段，前記公開／非公開管理手段は、オブジェクトデータベースを構成することを特徴とする請求項１乃至４何れか一項記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記承諾確認メール送信手段は、前記情報に含まれる前記情報提供者のメールアドレスに前記承諾確認メールを送信することを特徴とする請求項１乃至５何れか一項記載の情報管理システム。
【請求項７】
前記承諾確認メール受信手段は、前記承諾確認メールの返信を証拠として前記情報蓄積手段に保存することを特徴とする請求項１乃至６何れか一項記載の情報管理システム。
【請求項８】
情報提供者用端末および情報取得者用端末にネットワーク経由で接続されている情報管理装置であって、
所定のグループウェアを利用して、情報提供者から情報を取得した情報取得者によって操作される情報取得者用端末から登録された前記情報を非公開データとして情報蓄積手段に登録する情報登録手段と、
前記グループウェアを利用して、非公開データとして前記情報蓄積手段に登録した前記情報に対応する、前記情報取得者へ前記情報を提供した情報提供者によって操作される情報提供者用端末に、前記情報の公開を求める承諾確認メールを送信する承諾確認メール送信手段と、
前記グループウェアを利用して、前記情報提供者用端末から前記情報の公開の承諾又は否認を表す前記承諾確認メールの返信を受信する承諾確認メール受信手段と、
前記承諾確認メールの返信が承諾であるときに、前記グループウェアを利用して、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記情報蓄積手段に再登録して第三者の閲覧を可能とする公開／非公開管理手段と
を有する情報管理装置。
【請求項９】
少なくとも記憶装置、演算処理装置を備えており、情報提供者用端末および情報取得者用端末にネットワーク経由で接続されている情報管理装置において実行される情報管理プログラムであって、
前記演算処理装置を、
所定のグループウェアを利用して、情報提供者から情報を取得した情報取得者によって操作される情報取得者用端末から登録された前記情報を非公開データとして前記記憶装置に登録する情報登録手段と、
前記グループウェアを利用して、非公開データとして前記記憶装置に登録した前記情報に対応する、前記情報取得者へ前記情報を提供した情報提供者によって操作される情報提供者用端末に、前記情報の公開を求める承諾確認メールを送信する承諾確認メール送信手段と、
前記グループウェアを利用して、前記情報提供者用端末から前記情報の公開の承諾又は否認を表す前記承諾確認メールの返信を受信する承諾確認メール受信手段と、
前記承諾確認メールの返信が承諾であるときに、前記グループウェアを利用して、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記記憶装置に再登録して第三者の閲覧を可能とする公開／非公開管理手段と
して機能させるための情報管理プログラム。
【請求項１０】
少なくとも記憶装置、演算処理装置を備えており、情報提供者用端末および情報取得者用端末にネットワーク経由で接続されている情報管理装置において実行される情報管理プログラムであって、
前記演算処理装置を、
所定のグループウェアを利用して、情報提供者から情報を取得した情報取得者によって操作される情報取得者用端末から登録された前記情報を非公開データとして前記記憶装置に登録する情報登録手段と、
前記グループウェアを利用して、非公開データとして前記記憶装置に登録した前記情報に対応する、前記情報取得者へ前記情報を提供した情報提供者によって操作される情報提供者用端末に、前記情報の公開を求める承諾確認メールを送信する承諾確認メール送信手段と、
前記グループウェアを利用して、前記情報提供者用端末から前記情報の公開の承諾又は否認を表す前記承諾確認メールの返信を受信する承諾確認メール受信手段と、
前記承諾確認メールの返信が承諾であるときに、前記グループウェアを利用して、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記記憶装置に再登録して第三者の閲覧を可能とする公開／非公開管理手段と
して機能させるための情報管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理システム、情報管理装置、情報管理プログラム、記録媒体に係り、特に情報取得者が情報提供者から取得した情報を管理する情報管理システム、情報管理装置、情報管理プログラム、記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば企業等では、一人の担当者が顧客から受け取った名刺情報を共有サーバ等に登録して企業内で共有することが良く行われていた。例えば特許文献１には、名刺情報を管理する個人情報管理システムの一例が記載されている。
【０００３】
ところで、近年の個人情報保護法の施行により、担当者が顧客から受け取った名刺情報を企業内で共有する場合であっても、名刺情報を企業内で共有することの承諾を顧客から事前に受けておくことが望ましかった。従来の個人情報管理システムでは、例えば名刺情報を企業内で共有することの承諾を例えば担当者が口頭や電話等で行っていた。
【特許文献１】特開２００３−３０３１９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来の個人情報管理システムでは、名刺情報を企業内で共有することの承諾を例えば担当者が口頭や電話等で行っていた為、個人情報管理システムに登録されている名刺情報が、本当に承諾を受けているのか否かを判断することが難しいという問題があった。そこで、名刺情報を企業内で共有していた企業等の中には、名刺情報の企業内での共有を止めるという選択をする企業等も見られるようになったが、名刺情報の企業内での共有を止めると、名刺情報を有効に活用できないという問題もあった。
【０００５】
一方、従来の個人情報管理システムでは、企業内で共有する名刺情報の登録を厳格化すると、名刺情報の集まりが悪くなるという問題があった。したがって、名刺情報を企業内で共有する企業等では、名刺情報の登録が容易であり、且つ本当に承諾を受けている名刺情報が共有される個人情報管理システムが望まれていた。しかしながら、前述のような個人情報管理システムの開発は容易でないという問題があった。
【０００６】
本発明は、上記の点に鑑みなされたもので、開発及び情報の登録が容易であり、且つ公開の承諾を受けている情報と公開の承諾を受けていない情報とを容易に管理することができる情報管理システム、情報管理装置、情報管理プログラム、記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、本発明は、情報提供者用端末と、情報取得者用端末と、情報管理装置とがネットワーク経由で接続されている情報管理システムであって、情報提供者から情報を取得した情報取得者によって操作される情報取得者用端末と、前記情報取得者へ前記情報を提供した情報提供者によって操作される情報提供者用端末と、所定のグループウェアを利用し、前記情報を非公開データ又は公開データとして保存すると共に、前記情報取得者用端末および前記情報提供者用端末との間でメールの送受信を行なう情報管理装置とを有し、前記情報管理装置は、前記グループウェアを利用して、前記情報取得者用端末から登録された前記情報を非公開データとして情報蓄積手段に登録する情報登録手段と、前記グループウェアを利用して、非公開データとして前記情報蓄積手段に登録した前記情報に対応する前記情報提供者用端末に、前記情報の公開を求める承諾確認メールを送信する承諾確認メール送信手段と、前記グループウェアを利用して、前記情報提供者用端末から前記情報の公開の承諾又は否認を表す前記承諾確認メールの返信を受信する承諾確認メール受信手段と、前記承諾確認メールの返信が承諾であるときに、前記グループウェアを利用して、非公開データとして登録された前記情報を公開データとして前記情報蓄積手段に再登録して第三者の閲覧を可能とする公開／非公開管理手段とを含むことを特徴とする。
【０００８】
本発明の情報管理システムでは、グループウェアを利用することにより、開発を容易としている。また、本発明の情報管理システムでは情報取得者用端末から登録された情報を非公開データとして情報蓄積手段に登録する。したがって、情報取得者は情報の登録が容易である。
【０００９】
また、本発明の情報管理システムでは非公開データとして情報蓄積手段に登録した情報に対応する情報提供者用端末に、情報の公開を求める承諾確認メールを送信し、その承諾確認メールの返信が承諾であるときに、非公開データとして登録された情報を公開データとして情報蓄積手段に再登録する。したがって、本発明の情報管理システムは公開に承諾を受けている情報と公開の承諾を受けていない情報とを容易に管理することができる。
【００１０】
なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、データ構造などに適用したものも本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、開発及び情報の登録が容易であり、且つ公開の承諾を受けている情報と公開の承諾を受けていない情報とを容易に管理することができる情報管理システム、情報管理装置、情報管理プログラム、記録媒体を提供可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
次に、本発明を実施するための最良の形態を、以下の実施例に基づき図面を参照しつつ説明していく。なお、本実施例では情報提供者から情報取得者へ提供される情報の一例として名刺情報を例に説明するが、公開する為に情報提供者の承諾を受ける如何なる情報であってもよい。また、本実施例では情報提供者の一例として顧客を例に説明するが、情報取得者に情報を提供する如何なる情報提供者であってもよい。さらに、本実施例では情報取得者の一例として担当者を例に説明するが、情報提供者から情報を取得する如何なる情報取得者であってもよい。
【００１３】
図１は、本発明による名刺情報管理システムの一実施例のシステム構成図である。図１の名刺情報管理システム１は、１台以上の顧客用端末１１と、１台以上の担当者用端末１２と、名刺情報管理装置１３とが、例えばインターネットやＬＡＮ等のネットワーク１４を介して接続されている。
【００１４】
顧客用端末１１は、担当者へ名刺を渡した顧客によって操作される例えばパソコンで構成されている。顧客用端末１１は、情報提供者用端末の一例である。また、担当者用端末１２は顧客から名刺を受け取った担当者によって操作される例えばパソコンで構成されている。担当者用端末１２は、情報取得者用端末の一例である。
【００１５】
名刺情報管理装置１３は、ロータスノーツ（Lotus Notes）等のグループウェアを利用して、名刺情報を非公開データ又は公開データとして管理し、その名刺情報への担当者用端末１２からのアクセスを非公開データ又は公開データに応じて制御すると共に、顧客用端末１１及び担当者用端末１２との間でメールの送受信を行なう例えばサーバで構成されている。名刺情報管理装置１３は、情報管理装置の一例である。
【００１６】
ここで、グループウェアとは情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、会社等のグループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称である。グループウェアの主な機能としては、グループ内の担当者間および外部の顧客とのコミュニケーションを円滑化するメール送受信機能、名刺情報等をデータベース（以下、ＤＢという）に文書として登録する文書登録機能、ＤＢに登録された文書へのアクセスを制御するアクセス制御機能などがある。なお、図１の名刺情報管理システム１の処理手順の詳細は後述する。
【００１７】
図２は、本発明による名刺情報管理装置の一実施例のハードウェア構成図である。図２の名刺情報管理装置１３は、それぞれバスＢで相互に接続されている入力装置２１，出力装置２２，ドライブ装置２３，補助記憶装置２４，メモリ装置２５，演算処理装置２６およびインターフェース装置２７で構成される。
【００１８】
入力装置２１はキーボードやマウスなどで構成され、各種信号を入力するために用いられる。出力装置２２はディスプレイ装置などで構成され、各種ウインドウやデータ等を表示するために用いられる。インターフェース装置２７は、モデム，ＬＡＮカードなどで構成されており、ネットワーク１４に接続する為に用いられる。
【００１９】
本発明による名刺情報管理プログラムは、名刺情報管理装置１３を制御する各種プログラムの少なくとも一部である。名刺情報管理プログラムは例えば記録媒体２８の配布やネットワーク１４からのダウンロードなどによって提供される。名刺情報管理プログラムを記録した記録媒体２８は、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の様に情報を光学的，電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の様に情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いることができる。
【００２０】
また、名刺情報管理プログラムを記録した記録媒体２８がドライブ装置２３にセットされると、名刺情報管理プログラムは、記録媒体２８からドライブ装置２３を介して補助記憶装置２４にインストールされる。ネットワーク１４からダウンロードされた名刺情報管理プログラムは、インターフェース装置２７を介して補助記憶装置２４にインストールされる。
【００２１】
名刺情報管理装置１３は、インストールされた名刺情報管理プログラムを格納すると共に、必要なファイル，データ等を格納する。メモリ装置２５は、コンピュータの起動時に補助記憶装置２４から名刺情報管理プログラムを読み出して格納する。そして、演算処理装置２６はメモリ装置２５に格納された名刺情報管理プログラムに従って、後述するような各種処理を実現している。なお、名刺情報管理プログラムは情報管理プログラムの一例である。
【００２２】
図３は、本発明による名刺情報管理装置の一実施例のソフトウェア構成図である。図３の名刺情報管理装置１３は、ＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）３１と、ＯＳ（Operating System）３２と、グループウェア３３と、名刺情報管理ＤＢ３４とが搭載されている。
【００２３】
ＢＩＯＳ３１は、電源投入時に実行される。ＢＩＯＳ３１は、入力装置２１やメモリ装置２５などの各種周辺装置を診断し、初期化する。ＯＳ３２は、メモリ装置２５上に展開され、起動される。ＯＳ３２が起動されたあと、グループウェア３３はＯＳ３２上に起動される。グループウェア３３は、メール送信機能４１，メール受信機能４２，アクセス制御機能４３，文書登録機能４４を備えている。
【００２４】
グループウェア３３が起動されたあと、名刺情報管理ＤＢ３４はグループウェア３２上に起動される。名刺情報管理ＤＢ３４は、承諾確認メール送信手段５１，承諾確認メール受信手段５２，公開／非公開管理手段５３，情報登録手段５４，名刺データ５５を備えている。名刺情報管理ＤＢ３４は、名刺情報管理プログラムにより起動される。名刺情報管理ＤＢ３４は、例えばオブジェクトデータベースやグループウェアのアドオンにより実現できる。
【００２５】
図３の名刺情報管理装置１３は、ＯＳ３２上にグループウェア３３以外のアプリケーションが起動されてもよい。また、名刺情報管理装置１３はグループウェア３３上に名刺情報管理ＤＢ３４以外のＤＢが起動されてもよい。
【００２６】
グループウェア３３のメール送信機能４１は、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール送信手段５１からの指示に基づいて、名刺データ５５に非公開データとして登録された名刺情報に対応する顧客用端末１１に、その名刺情報の公開を求める承諾確認メールを送信する。
【００２７】
グループウェア３３のメール受信機能４２は、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール受信手段５２からの指示に基づいて、顧客用端末１１からの承諾確認メールの返信を受信する。グループウェア３３のアクセス制御機能４３は、名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３からの指示に基づき、承諾確認メールの返信が承諾であるときに、非公開データとして名刺データ５５に登録された名刺情報を公開データとして名刺データ５５に再登録する。
【００２８】
アクセス制御機能４３は、名刺データ５５に非公開データとして登録された名刺情報の閲覧を、その名刺情報を登録した担当者によって操作される担当者用端末１２から可能とするようにアクセス制御を行なう。また、アクセス制御機能４３は名刺データ５５に公開データとして登録されている名刺情報の閲覧を、その名刺情報を登録した担当者以外の担当者（以下、第三者という）によって操作される担当者用端末１２からも可能とするようにアクセス制御を行なう。
【００２９】
グループウェア３３の文書登録機能４４は、名刺情報管理ＤＢ３４の情報登録手段５４からの指示に基づいて、担当者用端末１２から登録された名刺情報を非公開データとして名刺データ５５に登録する。
【００３０】
名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール送信手段５１は、グループウェア３３のメール送信機能４１を利用して、名刺データ５５に非公開データとして登録された名刺情報に対応する顧客用端末１１に、その名刺情報の公開を求める承諾確認メールを送信する。
【００３１】
名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール受信手段５２は、グループウェア３３のメール受信機能４２を利用して、顧客用端末１１からの承諾確認メールの返信を受信する。名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、グループウェア３３のアクセス制御機能４３を利用して、承諾確認メールの返信が承諾であるときに、非公開データとして名刺データ５５に登録された名刺情報を公開データとして名刺データ５５に再登録する。
【００３２】
名刺情報管理ＤＢ３４の情報登録手段５４は、グループウェア３３の文書登録機能４４を利用して、担当者用端末１２から登録された名刺情報を非公開データとして名刺データ５５に登録する。
【００３３】
名刺情報管理ＤＢ３４の名刺データ５５は、グループウェア３３のアクセス制御機能４３により、アクセスが制御される。例えば名刺データ５５に非公開データとして登録された名刺情報の閲覧は、その名刺情報を登録した担当者によって操作される担当者用端末１２から可能である。また、名刺データ５５に公開データとして登録されている名刺情報の閲覧は、第三者によって操作される担当者用端末１２からも可能である。
【００３４】
図４は、本発明による名刺情報管理システムの処理手順を示す一例のフローチャートである。顧客（例えば、山田太郎）から名刺を受け取った担当者は、担当者用端末１２を操作して、図５のような名刺情報登録画面６０を担当者用端末１２に表示させ、その名刺情報登録画面６０に名刺情報（例えば、山田太郎）を入力する。
【００３５】
図５は名刺情報登録画面の一例のイメージ図である。名刺情報登録画面６０は、顧客の会社名，所属，役職，氏名，住所，電話番号，ＦＡＸ番号及びメールアドレスから成る名刺情報を入力する入力欄６１と、名刺情報の入力終了後に担当者に押下させるボタン６２と、名刺情報を一時保存するときに担当者に押下させるボタン６３と、入力した名刺情報をキャンセルするときに担当者に押下させるボタン６４とを含んでいる。
【００３６】
ボタン６２が押下されると、担当者用端末１２はステップＳ１に進み、担当者により入力された名刺情報（例えば、山田太郎）の登録を名刺情報管理装置１３に指示する。ステップＳ２に進み、名刺情報管理装置１３は、担当者により入力された名刺情報（例えば山田太郎）が担当者の担当者用端末１２からのみ閲覧可能となるように、その名刺情報を非公開データとして登録する。
【００３７】
例えばステップＳ２のあと、第三者が担当者用端末１２を操作して、図６のような公開顧客情報画面７０を表示させたとしても、公開顧客情報画面７０にはステップＳ１，Ｓ２で担当者が名刺情報を登録した顧客（例えば、山田太郎）が表示されない。図６は、公開顧客情報画面の一例のイメージ図である。
【００３８】
ステップＳ３に進み、名刺情報管理装置１３はステップＳ１，Ｓ２で非公開データとして登録された名刺情報に対応する顧客（例えば、山田太郎）の顧客用端末１１に、名刺情報の公開（社内公開）を求める承諾確認メールを送信する。例えば承諾確認メールを受信すると、顧客用端末１１は図７のような内容を表示する。
【００３９】
図７は、承諾確認メールの内容を表示するメール画面の一例のイメージ図である。図７のメール画面８０は、名刺情報の公開（社内公開）を求めるコメント，名刺情報の公開に承諾するときに顧客に押下させるボタン８１，名刺情報の公開に承諾しないときに顧客に押下させるボタン８２とを含んでいる。
【００４０】
ボタン８１が押下されると、顧客用端末１１は承諾を表す承諾確認メールの返信を名刺情報管理装置１３に行なう。一方、ボタン８２が押下されると、顧客用端末１１は承諾しないことを表す承諾確認メールの返信を名刺情報管理装置１３に行なう。
【００４１】
ステップＳ４に進み、名刺情報管理装置１３は顧客用端末１１から承諾確認メールの返信があるまでステップＳ４の処理を繰り返す（Ｓ４においてＮＯ）。顧客用端末１１から承諾確認メールの返信があると（Ｓ４においてＹＥＳ）、名刺情報管理装置１３はステップＳ５に進み、承諾確認メールの返信が承諾であれば（Ｓ５においてＹＥＳ）、ステップＳ６に進む。名刺情報管理装置１３は非公開データとして登録されている名刺情報（例えば、山田太郎）を公開データに移行する。
【００４２】
ステップＳ７に進み、第三者が担当者用端末１２を操作して、図８のような公開顧客情報画面９０を表示させると、公開顧客情報画面９０にはステップＳ６で公開データに移行された名刺情報（例えば、山田太郎）が表示される。なお、ステップＳ５において、承諾確認メールの返信が承諾でなければ（Ｓ５においてＮＯ）、名刺情報管理装置１３はステップＳ６，Ｓ７の処理を行わない。
【００４３】
本発明による名刺情報管理システム１では、グループウェア３３がＮｏｔｅｓである場合と、Ｎｏｔｅｓ以外の場合とで、処理手順が異なっている。以下、グループウェア３３がＮｏｔｅｓである場合を実施例１、Ｎｏｔｅｓ以外の場合を実施例２として、名刺情報管理システム１の処理手順を詳細に説明していく。
【実施例１】
【００４４】
図９は、本発明による名刺情報管理システムの第１実施例の処理手順を表した動作図である。ステップＳ１１に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の情報登録手段５４はグループウェア３３を利用して、担当者により入力された名刺情報を非公開データとして名刺データ５５に登録する。
【００４５】
例えばステップＳ１１のあと、第三者が担当者用端末１２を操作して、公開顧客情報画面を表示させようとした場合、ステップＳ１２に進み、グループウェア３３はステップＳ１１で登録された非公開データの名刺情報を不可視とし、図６のように公開顧客情報画面７０に表示しない。
【００４６】
情報登録手段５４により名刺情報が非公開データとして登録されると、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール送信手段５１はステップＳ１３に進み、グループウェア３３を利用して、ステップＳ１１で非公開データとして登録された名刺情報に対応する顧客に、承諾確認メールを送信する。
【００４７】
次に、ステップＳ１４に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール受信手段５２はグループウェア３３を利用して、顧客から名刺情報の公開に承諾することを表す又は名刺情報の公開に承諾しないことを表す承諾確認メールの返信を受信する。名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、承諾確認メールの返信が承諾であるときに、ステップＳ１５に進み、グループウェア３３を利用して、非公開データとして名刺データ５５に登録された名刺情報を公開データに移行する。なお、名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、承諾確認メールの返信が承諾でないとき、非公開データの公開データへの移行を行わない。
【００４８】
例えば承諾確認メールの返信が承諾である時、ステップＳ１５の後で第三者が担当者用端末１２を操作して、公開顧客情報画面を表示させようとした場合、ステップＳ１６に進み、グループウェア３３はステップＳ１５で公開データへ移行された名刺情報を図８のように公開顧客情報画面９０に表示する。
【００４９】
なお、承諾確認メールの返信が承諾でない時、ステップＳ１５の後で第三者が担当者用端末１２を操作して、公開顧客情報画面を表示させようとしても、グループウェア３３はステップＳ１１で登録された非公開データの名刺情報を不可視とし、図６のように公開顧客情報画面７０に表示しない。
【００５０】
図１０は本発明による名刺情報管理システムの第１実施例の処理手順を表したシーケンス図である。ステップＳ２１に進み、担当者用端末１２は担当者による名刺情報の入力と名刺情報の登録操作に基づき、名刺情報管理装置１３の名刺情報管理ＤＢ３４に名刺情報の登録を指示する。
【００５１】
ステップＳ２２に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の情報登録手段５４は顧客の名刺情報を非公開データとして名刺データ５５に新規保存する。名刺データ５５は、例えば図１１のような構造の複数のレコードから成る。
【００５２】
図１１は名刺データを構成するレコードの一例の構造図である。図１１の名刺データ５５では１レコード（１文書）が各顧客毎の名刺情報となる。顧客毎の名刺情報を表している各レコードは、データ登録者と，公開／非公開フラグと，顧客の承諾確認メールの返信と，氏名，会社名，所属，役職，住所及び電話番号から成る顧客情報とを含む構造となっている。
【００５３】
データ登録者には顧客から名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者のユーザＩＤが登録される。公開／非公開フラグには、顧客が公開を未承諾であることを表す「０」，顧客が公開を承諾済みであることを表す「１」が登録される。顧客の承諾確認メールにはエビデンス（証拠）として使用する為に、承諾確認メールの返信がそのまま登録される。顧客情報には、例えば図５のような名刺情報登録画面６０の入力欄６１に入力された情報が登録される。
【００５４】
したがって、ステップＳ２２では、情報登録手段５４が、顧客の名刺情報を公開／非公開フラグ「０」として名刺データ５５に新規保存するように、グループウェア３３の文書登録機能４４に指示する。
【００５５】
ステップＳ２３に進み、文書登録機能４４は顧客から名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者のみが閲覧できるように、その名刺情報を公開／非公開フラグ「０」として名刺データ５５に新規保存する。即ち、名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者以外の第三者は公開／非公開フラグ「０」の名刺情報を閲覧できない。
【００５６】
ステップＳ２４に進み、承諾確認メール送信手段５１は顧客のメールアドレスへの承諾確認メールの送信をグループウェア３３のメール送信機能４１に指示する。ステップＳ２５に進み、メール送信機能４１は顧客のメールアドレスに承諾確認メールを送信する。ステップＳ２６に進み、顧客用端末１１は受信した承諾確認メールの内容を図７のように表示する。
【００５７】
顧客は、顧客用端末１１を操作して、名刺情報の公開に承諾するボタン８１，名刺情報の公開に承諾しないボタン８２の何れかを押下する。ステップＳ２７に進み、グループウェア３３のメール受信機能４２は顧客用端末１１から承諾確認メールの返信を受信して承諾確認メール受信手段５２に通知すると共に、顧客によってボタン８１，８２の何れかが押下されたかを承諾確認メール受信手段５２に通知する。
【００５８】
ステップＳ２８に進み、承諾確認メール受信手段５２は承諾確認メールの返信の内容に顧客によってボタン８１，８２の何れかが押下されたかの情報を追加する。そして、承諾確認メール受信手段５２は顧客によってボタン８１，８２の何れかが押下されたかの情報を追加した承諾確認メールの返信の内容を名刺データ５５の顧客の承諾確認返信メールとして保存するように、グループウェア３３の文書登録機能４４に指示する。
【００５９】
ステップＳ２９に進み、文書登録機能４４は顧客によってボタン８１，８２の何れかが押下されたかの情報を追加した承諾確認メールの返信の内容を名刺データ５５の顧客の承諾確認返信メールとして再保存する。
【００６０】
ステップＳ３０に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、顧客によって名刺情報の公開に承諾するボタン８１が押下されている場合、顧客の名刺情報を公開／非公開フラグ「１」として名刺データ５５に再保存するように、グループウェア３３の文書登録機能４４に指示する。
【００６１】
ステップＳ３１に進み、文書登録機能４４は第三者が閲覧できるように、その名刺情報を公開／非公開フラグ「１」として名刺データ５５に再保存する。即ち、名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者以外の第三者も公開／非公開フラグ「１」の名刺情報を閲覧することができる。
【００６２】
すなわち、本発明による名刺情報管理システム１では、グループウェア３３のアクセス制御機能４３が、図１１に示すレコードの「公開／非公開フラグ」を確認することで、名刺情報を登録した担当者のみ閲覧可能な名刺情報と第三者によっても閲覧可能な名刺情報とを区別することができる。したがって、グループウェア３３は図１１に示すレコードの「公開／非公開フラグ」を確認し、図６又は図８のような公開顧客情報画面７０，９０を作成できる。
【実施例２】
【００６３】
実施例２の名刺情報管理システム１は顧客のグループウェアのメール環境がＮｏｔｅｓ以外の場合であって、顧客用端末１１での顧客によるボタン操作を名刺情報管理装置１３で自動的に判定できない例とする。
【００６４】
図１２は、本発明による名刺情報管理システムの第２実施例の処理手順を表した動作図である。ステップＳ４１に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の情報登録手段５４はグループウェア３３を利用して、担当者により入力された名刺情報を非公開データとして名刺データ５５に登録する。
【００６５】
例えばステップＳ４１のあと、第三者が担当者用端末１２を操作して、公開顧客情報画面を表示させようとした場合、ステップＳ４２に進み、グループウェア３３はステップＳ４１で登録された非公開データの名刺情報を不可視とし、図６のように公開顧客情報画面７０に表示しない。
【００６６】
情報登録手段５４により名刺情報が非公開データとして登録されると、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール送信手段５１はステップＳ４３に進み、グループウェア３３を利用して、ステップＳ４１で非公開データとして登録された名刺情報に対応する顧客に、承諾確認メールを送信する。
【００６７】
次に、ステップＳ４４に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール受信手段５２はグループウェア３３を利用して、顧客から名刺情報の公開に承諾又は名刺情報の公開に承諾しないことの意思表示が記載された承諾確認メールの返信を受信する。ステップＳ４５に進み、承諾確認メール受信手段５２は、名刺情報の公開に承諾又は名刺情報の公開に承諾しないことの意思表示が記載された承諾確認メールの返信を、担当者に転送する。
【００６８】
担当者は、転送された名刺情報の公開に承諾又は名刺情報の公開に承諾しないことの意思表示が記載された承諾確認メールの返信を読み、顧客が名刺情報の公開に承諾していれば名刺情報の公開操作を行なう。
【００６９】
ステップＳ４６に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、担当者から名刺情報の公開操作を指示されると、ステップＳ４７に進み、グループウェア３３を利用して、非公開データとして名刺データ５５に登録された名刺情報を公開データに移行する。なお、名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、担当者から名刺情報の公開操作を指示されなければ、非公開データの公開データへの移行を行わない。
【００７０】
例えば担当者から名刺情報の公開操作を指示されると、ステップＳ４７の後で第三者が担当者用端末１２を操作して、公開顧客情報画面を表示させようとした場合、ステップＳ４８に進み、グループウェア３３はステップＳ４７で公開データへ移行された名刺情報を図８のように公開顧客情報画面９０に表示する。
【００７１】
なお、担当者から名刺情報の公開操作を指示されなければ、ステップＳ４７の後で第三者が担当者用端末１２を操作して、公開顧客情報画面を表示させようとしても、グループウェア３３はステップＳ４１で登録された非公開データの名刺情報を不可視とし、図６のように公開顧客情報画面７０に表示しない。
【００７２】
図１３は本発明による名刺情報管理システムの第２実施例の処理手順を表したシーケンス図である。ステップＳ５１に進み、担当者用端末１２は担当者による名刺情報の入力と名刺情報の登録操作に基づき、名刺情報管理装置１３の名刺情報管理ＤＢ３４に名刺情報の登録を指示する。
【００７３】
ステップＳ５２に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の情報登録手段５４は顧客の名刺情報を非公開データとして名刺データ５５に新規保存する。具体的に、ステップＳ５２では情報登録手段５４が、顧客の名刺情報を公開／非公開フラグ「０」として名刺データ５５に新規保存するように、グループウェア３３の文書登録機能４４に指示する。
【００７４】
ステップＳ５３に進み、文書登録機能４４は顧客から名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者のみが閲覧できるように、その名刺情報を公開／非公開フラグ「０」として名刺データ５５に新規保存する。即ち、名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者以外の第三者は公開／非公開フラグ「０」の名刺情報を閲覧できない。
【００７５】
ステップＳ５４に進み、承諾確認メール送信手段５１は顧客のメールアドレスへの承諾確認メールの送信をグループウェア３３のメール送信機能４１に指示する。ステップＳ５５に進み、メール送信機能４１は顧客のメールアドレスに承諾確認メールを送信する。ステップＳ５６に進み、顧客用端末１１は受信した承諾確認メールの内容を表示する。
【００７６】
顧客は、顧客用端末１１を操作して、名刺情報の公開に承諾又は名刺情報の公開に承諾しないことの意思表示を記載して承諾確認メールを返信する。ステップＳ５７に進み、グループウェア３３のメール受信機能４２は顧客用端末１１から承諾確認メールの返信を受信して承諾確認メール受信手段５２に通知すると共に、担当者用端末１２に転送する。
【００７７】
ステップＳ５８に進み、担当者は、転送された名刺情報の公開に承諾又は名刺情報の公開に承諾しないことの意思表示が記載された承諾確認メールの返信を読み、顧客が名刺情報の公開に承諾していれば名刺情報の公開操作を行なう。
【００７８】
ステップＳ５９に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の承諾確認メール受信手段５２は名刺情報の公開操作の指示に基づき、名刺情報の公開に承諾する意思表示を承諾確認メールの返信の内容に追加した承諾確認メールの返信の内容を名刺データ５５の顧客の承諾確認返信メールとして保存するように、グループウェア３３の文書登録機能４４に指示する。
【００７９】
ステップＳ６０に進み、文書登録機能４４は名刺情報の公開に承諾する意思表示を承諾確認メールの返信の内容に追加した承諾確認メールの返信の内容を名刺データ５５の顧客の承諾確認返信メールとして再保存する。ステップＳ６１に進み、名刺情報管理ＤＢ３４の公開／非公開管理手段５３は、名刺情報の公開操作の指示に基づき、顧客の名刺情報を公開／非公開フラグ「１」として名刺データ５５に再保存するように、グループウェア３３の文書登録機能４４に指示する。
【００８０】
ステップＳ６２に進み、文書登録機能４４は第三者が閲覧できるように、その名刺情報を公開／非公開フラグ「１」として名刺データ５５に再保存する。即ち、名刺を受け取って名刺情報を登録した担当者以外の第三者も公開／非公開フラグ「１」の名刺情報を閲覧することができる。
【００８１】
すなわち、本発明による名刺情報管理システム１では、グループウェア３３のアクセス制御機能４３が、図１１に示すレコードの「公開／非公開フラグ」を確認することで、名刺情報を登録した担当者のみ閲覧可能な名刺情報と第三者によっても閲覧可能な名刺情報とを区別することができる。したがって、グループウェア３３は図１１に示すレコードの「公開／非公開フラグ」を確認し、図６又は図８のような公開顧客情報画面７０，９０を作成できる。
（まとめ）
以上、本発明による個人情報管理システム１では、顧客の承諾確認メールをエビデンス（証拠）として保存しておくことができる。また、本発明による個人情報管理システム１では登録された名刺情報を、顧客に公開を承諾されるまで登録した担当者のみ閲覧できる非公開データとして扱い、顧客に公開を承諾されたあと、第三者も閲覧できる公開データと扱うため、公開の承諾の有無を判断することなく名刺情報を登録しても、本当に承諾を受けている名刺情報のみを共有できる。さらに、本発明による個人情報管理システム１はグループウェア３３の既存の機能を利用しているため、開発が容易である。
【００８２】
本発明は、具体的に開示された実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】本発明による名刺情報管理システムの一実施例のシステム構成図である。
【図２】本発明による名刺情報管理装置の一実施例のハードウェア構成図である。
【図３】本発明による名刺情報管理装置の一実施例のソフトウェア構成図である。
【図４】本発明による名刺情報管理システムの処理手順を示す一例のフローチャートである。
【図５】名刺情報登録画面の一例のイメージ図である。
【図６】公開顧客情報画面の一例のイメージ図である。
【図７】承諾確認メールの内容を表示するメール画面の一例のイメージ図である。
【図８】公開顧客情報画面の他の一例のイメージ図である。
【図９】本発明による名刺情報管理システムの第１実施例の処理手順を表した動作図である。
【図１０】本発明による名刺情報管理システムの第１実施例の処理手順を表したシーケンス図である。
【図１１】名刺データを構成するレコードの一例の構造図である。
【図１２】本発明による名刺情報管理システムの第２実施例の処理手順を表した動作図である。
【図１３】本発明による名刺情報管理システムの第２実施例の処理手順を表したシーケンス図である。
【符号の説明】
【００８４】
１    名刺情報管理システム
１１    顧客用端末
１２    担当者用端末
１３    名刺情報管理装置
１４    ネットワーク
２１    入力装置
２２    出力装置
２３    ドライブ装置
２４    補助記憶装置
２５    メモリ装置
２６    演算処理装置
２７    インターフェース装置
３１    ＢＩＯＳ
３２    ＯＳ
３３    グループウェア
３４    名刺情報管理ＤＢ
４１    メール送信機能
４２    メール受信機能
４３    アクセス制御機能
４４    文書登録機能
５１    承諾確認メール送信手段
５２    承諾確認メール受信手段
５３    公開／非公開管理手段
５４    情報登録手段
５５    名刺データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2007220011.tif 000009
【図８】
2007220011.tif 000010
【図９】
2007220011.tif 000011
【図１０】
2007220011.tif 000012
【図１１】
2007220011.tif 000013
【図１２】
2007220011.tif 000014
【図１３】
2007220011.tif 000015