(57)【要約】【課題】所望の相手にメッセージを簡便に送付できるようにする。【解決手段】情報管理サーバ２０は、各ユーザが個々に持つアドレス帳及び各会議体のメンバが共用するアドレス帳の格納先をそれぞれ特定する情報を各参加者端末４０からアクセス可能に保持する。参加者端末４０を使用する会議参加者により表示中の画面イメージにメッセージが書き込まれ、メール送信ボタンが押下されると、画面イメージ保存処理部４６は表示中の画面イメージを保存する。メール処理部５２は、ログイン時に特定された会議参加者及び当該会議参加者が参加している会議中の会議体がそれぞれ持つアドレス帳の格納先を情報管理サーバ２０から取得し、各アドレス帳からメールアドレスを取り出して送付先リストを生成して画面表示する。そして、送付先リストの中から会議参加者により選択されたメールアドレスへ、保存された画面イメージを電子メールに添付して送信する。【選択図】図１
2007214882.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子会議への参加者がそれぞれ使用する１乃至複数の参加者端末装置を有する電子会議システムにおいて、
電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報を、前記各参加者端末装置から読出し可能に記憶する個人送付先情報記憶手段と、
電子会議のメンバ共用の送付先情報を、前記各参加者端末装置から読出し可能に記憶する会議体送付先情報記憶手段と、
を有し、
前記各参加者端末装置は、
表示手段と、
自装置を使用する参加者を特定する参加者特定手段と、
自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定する会議体特定手段と、
参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存するメッセージ処理手段と、
自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、前記参加者特定手段が特定した参加者が持つ送付先情報及び前記会議体特定手段が特定した会議体が共用する送付先情報を前記各送付先情報記憶手段からそれぞれ読み出し、その読み出した各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出して送付先リストを生成して前記表示手段に表示する送付先リスト表示処理手段と、
表示した送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として前記メッセージ処理手段が保存したメッセージを電子メールにて送信する送信処理手段と、
を有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項２】
電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報及び電子会議のメンバ共用の送付先情報を読出し可能に記憶する記憶手段を有する電子会議システムを構成するコンピュータに、
自装置を使用する参加者を特定させ、
自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定させ、
参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存させ、
自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、特定された参加者が持つ送付先情報及び特定された会議体が共用する送付先情報を前記記憶手段からそれぞれ読み出させ、
その読み出された各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出させて送付先リストを生成させ、
その生成された送付先リストを画面表示させ、
画面表示された送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として、保存されたメッセージを電子メールにて送信させる
ことを特徴とする電子会議支援プログラム。
【請求項３】
請求項２記載の電子会議支援プログラムにおいて、
参加者により前記表示手段に表示された画面イメージにメッセージが書き込まれた場合に、そのメッセージが書き込まれた画面イメージを保存させ、
保存された画面イメージを電子メールの添付ファイルにて送信させる
ことを特徴とする電子会議支援プログラム。
【請求項４】
請求項３記載の電子会議支援プログラムにおいて、
添付ファイルとして送信する画面イメージに対してサイズ削減処理を施してから送信させる
ことを特徴とする電子会議支援プログラム。
【請求項５】
請求項３記載の電子会議支援プログラムにおいて、
送信する電子メールに返信メッセージを記入するためのネットワークサービスのURLを添付する手段と、
前記URLのネットワークサービスを利用して記入された返信メッセージを送信者が閲覧するための返信メッセージ表示手段と、
を有することを特徴とする会議参加者端末装置。
【請求項６】
電子会議への参加者がそれぞれ使用する電子会議システムを構成する会議参加者端末装置において、
表示手段と、
自装置を使用する参加者を特定する参加者特定手段と、
自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定する会議体特定手段と、
参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存するメッセージ処理手段と、
自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報を読出し可能に記憶する個人送付先情報記憶手段から前記参加者特定手段が特定した参加者が持つ送付先情報を読み出すと共に、電子会議のメンバ共用の送付先情報を読出し可能に記憶する会議体送付先情報記憶手段から前記会議体特定手段が特定した会議体が共用する送付先情報を読み出し、その読み出した各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出して送付先リストを生成して前記表示手段に表示する送付先リスト表示処理手段と、
表示した送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として前記メッセージ処理手段が保存したメッセージを電子メールにて送信する送信処理手段と、
を有することを特徴とする会議参加者端末装置。
【請求項７】
電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報及び電子会議のメンバ共用の送付先情報を読出し可能に記憶する記憶手段を有する電子会議システムを構成するコンピュータにより実施され、
自装置を使用する参加者及び自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定する特定ステップと、
参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存するステップと、
自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、前記特定ステップにより特定された参加者が持つ送付先情報及び前記特定ステップにより特定された会議体が共用する送付先情報を前記記憶手段からそれぞれ読み出すステップと、
その読み出した各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出して送付先リストを生成するステップと、
その生成された送付先リストを画面表示するステップと、
画面表示された送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として、保存されたメッセージを電子メールにて送信するステップと、
を含むことを特徴とする電子会議支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子会議システム、特に電子会議への参加者による他の参加者若しくは会議室外にいる者へのコメントの送信に関する。
【背景技術】
【０００２】
図８は、従来からある電子会議システムの全体構成図である。図８には、ネットワークの一形態であるＬＡＮ２でそれぞれ接続された電子会議の発表者が使用する情報端末装置（以下、「発表者端末」）１０、発表者端末１０と同じ会議室内に設置され、電子会議の参加者が個々に使用する複数台の情報端末装置（以下、「参加者端末」）４０、電子会議に参加するユーザに関する情報や各ユーザが所属する会議体に関する情報等を保持管理する情報管理サーバ２０及び発表者が用意した、また会議中に新たに作成された電子文書等の画面イメージを保持管理する文書管理サーバ３０が示されている。発表者端末１０は、例えば電子白板のように参加者が表示内容を参照できるように設置されたタッチパネル表示デバイス１２を有している。タッチパネル表示デバイス１２には、発表者が予め用意した電子文書が表示される。その表示内容は、会議の進行によって発表者によって適宜切り替えられる。また、表示された電子文書に対して発表者等によりメモ等が書き込み可能である。各参加者端末４０は、会議に参加するユーザの認証のために会議参加者所有のＩＣカードを読み取るＩＣカードリーダ４１と、発表者端末１０のタッチパネル表示デバイス１２への表示内容がリアルタイムに表示されるディスプレイ４２とを有している。各参加者端末４０には、ディスプレイ４２への表示内容に参加者によるメモ書きなどの書込みが可能なメモ編集機能等が搭載されている。
【０００３】
次に、電子会議システムを利用した会議の基本的な流れについて説明する。
【０００４】
会議への各参加者は、会議室内の参加者端末４０が設置された所定位置に着席し、ＩＣカードリーダ４１に自己所有のＩＣカードを読み取らせることでログインする。これにより、当該会議への参加が確認される。
【０００５】
会議の発表者は、発表者端末１０を利用しながら会議を進行することになるが、発表者端末１０のタッチパネル表示デバイス１２に表示された画面イメージは、各参加者端末４０へ送信され、各ディスプレイ４２に表示される。発表者がタッチパネル表示デバイス１２に表示する資料を変更すると、その新たに表示された電子文書の画面イメージは、各参加者端末４０に送信され、ディスプレイ４２に表示される。また、発表者がタッチパネル表示デバイス１２に表示された画面イメージに書込みを行うと、タッチパネル表示デバイス１２の表示内容は更新されたことになるので、その書き込まれた内容は、各参加者端末４０における画面表示にリアルタイムに反映されることになる。
【０００６】
会議の参加者は、タッチパネル表示デバイス１２若しくはディスプレイ４２への表示内容を参照しながら会議に参加するが、表示された画面イメージに何らかのメモを書き込みたい場合には参加者端末４０のメモ編集機能を利用してディスプレイ４２の画面イメージに書込みを行う。また、表示されている画面イメージを後ほど検討したいなどの理由で保存しておきたい場合、画面上に表示された所定の画面保存ボタンを押下することで表示中の画面イメージを個人毎に保持管理することができる。
【０００７】
ところで、電子会議システムを利用して会議を行っているときに、例えば、会議参加者が緊急報告や書類の取り寄せなど会議室外にいる者へメッセージを今すぐにでも送信したいような場合が発生する。このような場合、従来においては、参加者端末４０に搭載された電子メール機能を利用してメッセージを電子メールにて送信していた。
【０００８】
なお、電子会議システムにおいてメッセージを送信する手法として電子メールやチャットを利用した技術が提案されている（例えば特許文献１，２等）。
【特許文献１】特開２００４−１７３１８０号公報
【特許文献２】特開２００３−２５９０１５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、従来において、各会議参加者が使用する参加者端末４０は、会議室に設置された端末装置であり、個人使用の端末装置でない。従って、参加者端末４０に個人のアドレス帳等を登録しておくことはできないため、電子メールを送信する際には、電子メールの宛先をその都度入力しなければならず面倒であった。
【００１０】
本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、所望の相手にメッセージを簡便に送付できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
以上のような目的を達成するために、本発明に係る電子会議システムは、電子会議への参加者がそれぞれ使用する１乃至複数の参加者端末装置を有する電子会議システムにおいて、電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報を、前記各参加者端末装置から読出し可能に記憶する個人送付先情報記憶手段と、電子会議のメンバ共用の送付先情報を、前記各参加者端末装置から読出し可能に記憶する会議体送付先情報記憶手段とを有し、前記各参加者端末装置は、表示手段と、自装置を使用する参加者を特定する参加者特定手段と、自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定する会議体特定手段と、参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存するメッセージ処理手段と、自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、前記参加者特定手段が特定した参加者が持つ送付先情報及び前記会議体特定手段が特定した会議体が共用する送付先情報を前記各送付先情報記憶手段からそれぞれ読み出し、その読み出した各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出して送付先リストを生成して前記表示手段に表示する送付先リスト表示処理手段と、表示した送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として前記メッセージ処理手段が保存したメッセージを電子メールにて送信する送信処理手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
本発明に係る電子会議支援プログラムは、電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報及び電子会議のメンバ共用の送付先情報を読出し可能に記憶する記憶手段を有する電子会議システムを構成するコンピュータに、自装置を使用する参加者を特定させ、自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定させ、参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存させ、自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、特定された参加者が持つ送付先情報及び特定された会議体が共用する送付先情報を前記記憶手段からそれぞれ読み出させ、その読み出された各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出させて送付先リストを生成させ、その生成された送付先リストを画面表示させ、画面表示された送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として、保存されたメッセージを電子メールにて送信させることを特徴とする。
【００１３】
また、参加者により前記表示手段に表示された画面イメージにメッセージが書き込まれた場合に、そのメッセージが書き込まれた画面イメージを保存させ、保存された画面イメージを電子メールの添付ファイルにて送信させることを特徴とする。
【００１４】
更に、添付ファイルとして送信する画面イメージに対してサイズ削減処理を施してから送信させることを特徴とする。
【００１５】
また、送信する電子メールに返信メッセージを記入するためのネットワークサービスのURLを添付する手段と、前記URLのネットワークサービスを利用して記入された返信メッセージを送信者が閲覧するための返信メッセージ表示手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
本発明に係る会議参加者端末装置は、電子会議への参加者がそれぞれ使用する電子会議システムを構成する会議参加者端末装置において、表示手段と、自装置を使用する参加者を特定する参加者特定手段と、自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定する会議体特定手段と、参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存するメッセージ処理手段と、自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報を読出し可能に記憶する個人送付先情報記憶手段から前記参加者特定手段が特定した参加者が持つ送付先情報を読み出すと共に、電子会議のメンバ共用の送付先情報を読出し可能に記憶する会議体送付先情報記憶手段から前記会議体特定手段が特定した会議体が共用する送付先情報を読み出し、その読み出した各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出して送付先リストを生成して前記表示手段に表示する送付先リスト表示処理手段と、表示した送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として前記メッセージ処理手段が保存したメッセージを電子メールにて送信する送信処理手段とを有することを特徴とする。
【００１７】
本発明に係る電子会議支援方法は、電子会議への参加者が個別に持つ送付先情報及び電子会議のメンバ共用の送付先情報を読出し可能に記憶する記憶手段を有する電子会議システムを構成するコンピュータにより実施され、自装置を使用する参加者及び自装置を使用して電子会議を行う会議体を特定する特定ステップと、参加者による書込み操作に応じてメッセージを作成、保存するステップと、自装置を使用する参加者からメッセージ送付指示が入力されたときに、前記特定ステップにより特定された参加者が持つ送付先情報及び前記特定ステップにより特定された会議体が共用する送付先情報を前記記憶手段からそれぞれ読み出すステップと、その読み出した各送付先情報から特定した各アドレス帳からメールアドレスを読み出して送付先リストを生成するステップと、その生成された送付先リストを画面表示するステップと、画面表示された送付先リストの中から参加者により選択されたメールアドレスを送付先として、保存されたメッセージを電子メールにて送信するステップとを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、各会議参加者個人の送付先情報及び各会議体で共用する送付先情報を各参加者端末装置からアクセス可能な状態にて保持管理し、メッセージを送付する際に参加者端末装置を使用する会議参加者個人の送付先情報及び当該会議参加者が所属する会議体共用の送付先情報をそれぞれ取得して当該会議参加者使用の参加者端末装置に選択可能に表示するようにしたので、メッセージの送付先指定を簡単に行わせることができる。
【００１９】
また、電子会議システムが持つ編集処理機能を有効利用して、会議参加者にメッセージを表示画面に書き込ませ、そのメッセージが書き込まれた画面イメージを指定された送付先へ送信するようにしたので、メッセージデータの作成も簡便にできる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２１】
図１は、本発明に係る電子会議システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。なお、電子会議システムの全体構成は、図８を用いて説明した従来技術と同じでよい。従って、同じ構成要素には同じ符号を付ける。図１には、ネットワークの一形態であるＬＡＮ２でそれぞれ接続された発表者端末１０、情報管理サーバ２０、文書管理サーバ３０及び参加者端末４０が示されている。
【００２２】
情報管理サーバ２０は、電子会議の実行に必要な各種情報を保持管理するサーバコンピュータである。情報管理部２２は、発表者端末１０又は参加者端末４０からの要求に応じて必要な情報をデータベース２１から読み出して送付したり、各種情報を更新したりするなど電子会議に関連した情報の管理を行う。
【００２３】
図２は、データベース２１に登録された電子会議の実施に必要な情報のうち、本実施の形態において使用する会議体に関する会議体情報及びユーザに関するユーザ情報を示した図である。会議は、複数のユーザにより形成されるグループで実施されるが、「会議体」というのは、ユーザがメンバとして属する会議を識別するための情報のことである。図２では、会議体の識別情報（以下、「会議体ＩＤ」）、会議体名称、メンバ、レポジトリ情報及びアドレス帳情報が会議体毎に登録される。このうち、会議体名称には、会議体を識別するためのテキスト情報であり、商品開発、デザインレビュー等会議の目的や議題等を端的に表した情報が設定される。メンバには、当該会議体に属するユーザのユーザＩＤが設定される。レポジトリ情報には、当該会議体メンバで共用するレポジトリを特定するレポジトリ情報が設定される。アドレス帳情報には、当該会議体メンバで共用するアドレス帳を特定するレポジトリ情報が設定される。本実施の形態におけるレポジトリ情報及びアドレス帳情報には、画面イメージ及びアドレス帳の各格納先を特定するためにＵＲＬが設定される。ユーザ情報には、ユーザＩＤと、当該ユーザが属する会議体の会議体ＩＤと、アドレス帳情報がユーザ毎に登録される。アドレス帳情報には、会議体情報と同様に当該ユーザが使用するアドレス帳を特定するレポジトリ情報（本実施の形態ではＵＲＬ）が設定される。
【００２４】
文書管理サーバ３０は、電子会議に参加する各ユーザが所有する電子文書を格納するサーバコンピュータである。前述したレポジトリ情報には、この文書管理サーバ３０のいずれかの格納領域が設定される。画面イメージ記憶部３１は、レポジトリに相当し、各ユーザの電子文書等の画面イメージをユーザ毎に分類して記憶する。情報管理部３２は、発表者端末１０又は参加者端末４０からの要求に応じて画面イメージの画面イメージ記憶部３１からの読出し、画面イメージ記憶部３１への登録等画面イメージ記憶部３１にて保持管理する情報の管理を行う。
【００２５】
発表者が使用する発表者端末１０は、電子会議全体の制御を行う会議制御部１３と、タッチパネル表示デバイス１２に表示した画面イメージの配信、参加者端末４０から送られてきた画面イメージの受信等画面イメージの送受信を行う画面イメージ送受信処理部１４を有している。
【００２６】
本実施の形態における参加者端末４０は、ユーザ認証部４３、ユーザ情報取得処理部４４、サービス機能処理部４５、画面イメージ保存処理部４６、イメージ送受信処理部４７、表示制御部４８、保存データ管理部４９及び保管データ一時記憶部５０を有している。ユーザ認証部４３は、電子会議に参加する者のユーザ認証を行う。ユーザ情報取得処理部４４は、参加者端末４０を使用する会議参加者に関する情報を情報管理サーバ２０から取得する。サービス機能処理部４５は、本実施の形態における電子会議システムが提供するサービス機能の実行制御を行う。本実施の形態では、タッチパネル表示デバイス１２に表示された画面イメージに対してメモ書きを行うメモ編集機能を行うメモ編集処理部５１及び参加者端末４０に搭載された電子メール機能を利用して電子メールを送信するメール処理部５２を有している。画面イメージ保存処理部４６は、ディスプレイ４２に表示されている画面イメージを保管データ一時記憶部５０に書き込む。イメージ送受信処理部４７は、発表者端末１０から送信されてくる画面イメージを受信する。また、ユーザからの指示に応じてディスプレイ４２に表示している画面イメージを発表者端末１０へ送信する。保存データ管理部４９は、保管データ一時記憶部５０にて保管されている画面イメージの削除、文書管理サーバ３０への送信等自端末使用の会議参加者の指示に応じてその会議参加者所有の画面イメージに対する処理を行う。
【００２７】
表示制御部４８は、ディスプレイ４２への画面表示制御全般を行う。図３は、ディスプレイ４２に表示される画面レイアウトの一例を示した図であるが、この図を参照しながら本実施の形態における表示制御部４８について説明する。
【００２８】
参加者端末４０のディスプレイ４２は、主画面６１及び子画面６２の各表示領域、保管した画面イメージの表示領域６３、参加者端末４０が提供するサービス機能の利用に必要なボタン等の表示領域６４ａ，６４ｂで構成される。主画面６１には、前述した発表者端末１０から送信されてくる画面イメージが表示される。また、メモ編集作業領域ともなる。子画面６２には、主画面６１がメモ書きのために静止画状態にあるときに発表者端末１０から送信されてくる画面イメージが表示される。保管データ表示領域６３には、保管データ一時記憶部５０に保管された画面イメージが時系列的に並べられてサムネイル表示される。画面イメージは、保存される度に保管データ表示領域６３に追加的に表示される。保存された画面イメージは、スクロールボタン６５を操作して選択的に表示できる。
【００２９】
サービス機能提供のための表示領域６４ａには、「発表者へ送信」、「メール送信」、「画面保存」、「メモ削除」の各種ボタンが設けられ、表示領域６４ｂには、「白紙追加」ボタン等主画面６１に白紙を表示してメモ書きさせる白紙処理を行うために必要なＧＵＩ部品が表示される。なお、本実施の形態において特徴とするサービス機能については、本実施の形態の動作と共に説明する。
【００３０】
参加者端末４０の上記各手段４３〜４９における処理機能は、参加者端末４０を構築するコンピュータと、そのコンピュータ搭載のＣＰＵで動作する電子会議支援プログラムとの協調動作により実現される。
【００３１】
本願において電子会議システムというのは、上記システム構成からも理解できるように、必ずしも遠隔地間を接続して実施する会議に限定されるものではなく、発表者端末１０や参加者端末４０などのコンピュータを利用しながら行われる会議のことを総称している。本実施の形態は、例えば電子会議システムとして既に市販されている富士ゼロックス社製のＩｎｔｅｒａｃｔｉｖｅＷａｌｌ（登録商標）に、後述する処理機能を組み込んで実施するのに好適であり、発表者端末１０におけるタッチパネル表示デバイス１２としてタッチパネル表示デバイスを想定して説明する。
【００３２】
以下、本実施の形態における電子会議システムを利用して、電子会議が開始されてから電子会議中に会議参加者がメッセージを外部者へメール送信するまでの処理について説明する。
【００３３】
まず、会議に参加するまでの処理は、従来と同様である。すなわち、会議室内の所定の座席に着席した会議への参加者がシステムにログインし電子会議に参加するために自己所有のＩＣカードをＩＣカードリーダ４１に読み取らせると、ユーザ認証部４３は、ＩＣカードリーダ４１が読み取った参加者のユーザＩＤを情報管理サーバ２０へ送信してＩＣカード所有者の属性を問い合わせる。情報管理サーバ２０の情報管理部２２は、送られてきたユーザＩＤによりその会議の参加者の是非を確認することでユーザを認証し、その認証結果をユーザ認証部４３へ返す。また、情報管理部２２は、当該ユーザが出席している会議等当該ユーザに関する情報等を必要に応じて更新する。ユーザ認証部４３によりユーザが認証されると、ユーザ情報取得処理部４４は、情報管理サーバ２０から当該参加者に関する情報を取得する。本実施の形態では、少なくとも当該参加者が個人使用する格納先に関する情報（レポジトリ情報）及びアドレス帳情報、当該参加者が所属する会議体で共用する格納先に関する情報（レポジトリ情報）及びアドレス帳情報を取得する。以上のようにして、会議に参加することになる。
【００３４】
会議が開始され、会議の発表者が発表者端末１０を利用しながら会議を進行することになる。発表者端末１０のタッチパネル表示デバイス１２に表示された画面イメージは、各参加者端末４０のディスプレイ４２に表示され、タッチパネル表示デバイス１２に表示される画面イメージが変更されると、その変更された画面イメージによって各参加者端末４０のディスプレイ４２の表示内容がリアルタイムに変更される。そして、会議参加者がディスプレイ４２に表示された「画面保存」ボタンを押下すると、画面イメージ保存処理部４６は、ディスプレイ４２に表示された画面イメージを保管データ一時記憶部５０に書き込み保存する。あるいは、所定時間同一画面が表示されていると判断したときに表示中の画面イメージを自動的に保存するようにしてもよい。なお、画面イメージが保存されると、ディスプレイ４２の表示領域６３に逐次表示されることは前述したとおりである。
【００３５】
ここで、会議参加者がメモ編集機能を利用してディスプレイ４２の主画面６１に表示された画面イメージにメモ書きをしたい場合、マウス等を用いた所定の入力操作を行って書き込みを行う。主画面６１への接触が検出されると、サービス機能処理部４５は、メモ編集処理の開始と判断してメモ編集処理部５１を起動してメモ編集処理を開始する。参加者がメモ編集処理を終了するために「画面保存」ボタンを押下すると、メモ編集処理部５１は処理を終了し、画面イメージ保存処理部４６は、メモ書きされた画面イメージを保管データ一時記憶部５０に書き込み保存する。
【００３６】
次に、本実施の形態において特徴的なメール送信処理について図４に示したフローチャート及び図５〜図７に示した画面表示例を用いて説明する。
【００３７】
会議参加者が、会議の議論の内容により手元に準備していなかった資料を至急入手したい状況になったとする。この場合、例えば図５に画面表示されている状態において、メモ編集機能を利用して主画面６１に書き込みを行う。メモ編集処理部５１は、メモ書き操作に応じてメモ編集処理を実施する（ステップ１１０）。会議参加者は、必要なメッセージを主画面６１に書き込んだ後、「メール送信」ボタン６２を押下する。会議参加者が書き込んだ部分を破線６７で囲んだ画面表示例を図６に示す。
【００３８】
「メール送信」ボタン６２の押下を検出することで書込みの終了を認識すると（ステップ１２０）、サービス機能処理部４５は、メール処理部５２を起動してメール送信処理を開始する。メール処理部５２は、まずメモ書きされたメッセージを含む画面イメージを画面イメージ保存処理部４６に一時保存させる（ステップ１３０）。そして、メール処理部５２は、ログイン時に取得した当該会議参加者個人のアドレス帳情報及び当該会議参加者が所属する会議体のアドレス帳情報それぞれから特定できる格納先に格納されたアドレス帳から、各アドレス帳に登録されている登録者名及びメールアドレスを取得する（ステップ１４０）。そして、双方のアドレス帳から取得した情報を合わせてリスト表示するための表示画面を生成し、その生成した表示画面を主画面６１に表示する（ステップ１５０）。この生成したメールアドレスリスト表示画面６８の表示例を図７に示す。
【００３９】
図７に示したように、メールアドレスリスト表示画面６８は、主画面６１に上書き表示されるが、このメールアドレスリスト表示画面６８には、送付先としてアドレス帳への登録者名及び各登録者名に対応したメールアドレスがリスト表示される。そして、会議参加者は、メッセージを送付したい送付先に対応したチェックボックスにチェックを付ける。図７には、“ｕ２”さんが会議参加者によって選択された例が示している。会議参加者は、送付としたい送付先全てに対応したチェックボックスにチェックを付けた後、メールアドレスリスト表示画面６８に設けられた「送信」ボタン６９を押下する。メール処理部５２は、「送信」ボタン６９の押下を検出すると、チェックボックスにチェックされた登録者を特定する。そして、一時保存した画面イメージを、特定した登録者のメールアドレスを宛先に指定してメール送信する（ステップ１６０）。なお、本実施の形態における画面イメージ保存処理では、画面イメージをビットマップイメージ形式にて保存することを想定している。従って、送信データ量の削減のために、ビットマップデータを、例えばＪＰＥＧ形式など相対的にファイルサイズを削減できるデータ形式に変換することで送信データの圧縮を図る。このようなサイズ削減処理を画面イメージに施してから電子メールの添付ファイルとし、指定された宛先へメール送信するようにすることが好ましい。
【００４０】
本実施の形態によれば、以上説明したように、いずれの参加者端末４０からでもアクセス可能なネットワーク上のサーバコンピュータに会議参加者個人及び会議体がそれぞれのアドレス帳情報を登録し、会議参加者個人及び会議体がそれぞれ保有するアドレス帳に登録されたメールアドレスを個人専用でない参加者端末４０からでも取得できるようにしたので、メッセージを電子メールにて外部の者へ送付したい場合でも、その送付先を簡単に指定することができる。また、送付するメッセージを、メモ編集機能を利用して表示中の画面イメージにメッセージを書き込ませて、そのメッセージが書き込まれた画面イメージを送付するようにしたので、メッセージの作成も極めて簡単に行わせることができる。このように、本実施の形態によれば、メッセージの送付を簡単にかつ迅速を行わせることができる。もし、表示中の画面イメージを外部の者に見せたくないのであれば、会議参加者は、メモ用紙として白紙を主画面６１に表示させてメッセージを書き込み送付すればよい。
【００４１】
上記例に従えば、会議参加者は、以上のようにして会議室まで持ってきてもらいたい資料を電子メールの送付先の者によって至急届けてもらうことが可能になる。
【００４２】
なお、本実施の形態では、資料を取り寄せるために外部の者にメッセージをメール送信する場合を例にして説明したが、これは、本実施の形態の利用形態の一例を示すものであって、外部の者へメッセージを送信する目的は、この例に限定されるものではない。
【００４３】
また、メッセージが書き込まれた画面イメージの送付先としては、メールアドレスリスト表示画面６８にリスト表示される者であれば誰でも指定できる。従って、必ずしも外部の者に限定する必要はなく、同じ会議室内にいる他の会議参加者へ送信することも可能である。
【００４４】
また、本実施の形態では、個人と会議体の各アドレス帳に登録されたメールアドレスを単純にマージしてリスト表示するように説明した。ただ、個人と会議体のアドレス帳の双方に登録されているメールアドレスが存在する場合もあり得るが、このような場合は、同一メールアドレスを複数表示しないようにメールアドレスをチェックしてからリスト表示するようにすることが望ましい。
【００４５】
また、本実施の形態では、個人と会議体のアドレス帳の双方に登録されているメールアドレスを単に表示するようにしたが、例えば、会議の管理情報を参照することで取得可能な会議欠席者、ユーザ情報を参照することで取得可能な所属部署や役職等メッセージの送付先の選択の指標となりうる情報をメールアドレスと共に表示するようにしてもよい。また、メールアドレスの登録数が膨大な場合を考慮して、アドレス帳に登録されている全てのメールアドレスを単にリスト表示せずに、例えば、個人若しくは会議体のアドレス帳のみ、会議欠席者、役職が部長以上等リスト表示対象とするメールアドレスを絞り込むためのリスト表示条件を会議参加者が事前に入力指定できるようにしてもよい。
【００４６】
ところで、上記においては、本実施の形態の特徴であるメッセージの送付のためのメール送信について説明した。ただ、この送信メールに対してメール受信者から、メッセージ内容の問合せ等電子メールが返信されてくる可能性もある。従って、返信メールの受信、表示等本実施の形態を利用した電子メールの送信に対する返信メールに対応するための構成を設けておくことが望ましい。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明に係る電子会議システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態において使用する会議体に関する会議体情報及びユーザに関するユーザ情報を示した図である。
【図３】本実施の形態における参加者端末のディスプレイに表示される画面のレイアウトの一例を示した図である。
【図４】本実施の形態におけるメール送信処理を示したフローチャートである。
【図５】本実施の形態におけるメール送信処理の際に参加者端末のディスプレイに表示される画面例を示した図である。
【図６】図５に示した表示画面に、会議参加者によってメッセージが書き込まれたときの表示画面例を示した図である。
【図７】図６に示した表示画面に、メールアドレスリスト表示画面が更に表示されたときの画面例を示した図である。
【図８】電子会議システムの全体構成図である。
【符号の説明】
【００４８】
２  ＬＡＮ、１０  発表者端末、１２  タッチパネル表示デバイス、１３  会議制御部、１４  画面イメージ送受信処理部、２０  情報管理サーバ、２１  データベース、２２，３２  情報管理部、３０  文書管理サーバ、３１  画面イメージ記憶部、４０  参加者端末、４１  ＩＣカードリーダ、４２  ディスプレイ、４３  ユーザ認証部、４４  ユーザ情報取得処理部、４５  サービス機能処理部、４６  画面イメージ保存処理部、４７  イメージ送受信処理部、４８  表示制御部、４９  保存データ管理部、５０  保管データ一時記憶部、５１  メモ編集処理部、５２  メール処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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