(57)【要約】【課題】電子メールで採番要求を受け付けるサーバマシン（採番サーバ）における誤動作を防止する。【解決手段】サーバマシン（採番サーバ）は、クライアントマシンから送信された電子メールを解析し、該電子メールに含まれる採番コマンドに基づいて、電子化された採番台帳への自動採番処理を行う採番管理手段（メール解析部２１３、コマンド実行部２１４）と、前記採番コマンドを含んだ電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有する者から送信されたものであるか否かを確認する手段（メールアドレス比較部２１５）とを備える。採番コマンドが含まれている否かに拘わらず、採番要求権限を確認できなかった電子メールによる採番要求を拒否する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントマシンから送信された電子メールを解析し、該電子メールに含まれる採番コマンドに基づいて、電子化された採番台帳への自動採番処理を行い、該採番結果を前記採番コマンドを含んだ電子メールの送信元のクライアントマシンに送信する採番管理手段を備えたサーバマシンであって、
前記採番コマンドを含んだ電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有する者から送信されたものであるか否かを確認する手段を備え、
採番要求権限を有しないクライアントマシンからの採番要求を拒否すること、
を特徴とするサーバマシン。
【請求項２】
前記電子メールの送信元メールアドレスが、予め登録されたメールアドレスであるか否かにより、前記採番要求権限の有無を確認すること、
を特徴とする請求項１に記載のサーバマシン。
【請求項３】
前記電子メールに、事前に発行したＩＤが含まれているか否かにより、前記採番要求権限の有無を確認すること、
を特徴とする請求項１に記載のサーバマシン。
【請求項４】
前記ＩＤに有効期限が設定されており、有効期限の切れたＩＤによる採番要求を拒否すること、
を特徴とする請求項３に記載のサーバマシン。
【請求項５】
前記採番コマンドが含まれた電子メール中に所定の様式で記述された前記採番台帳の登録項目を抽出し、前記採番台帳に登録する手段を備えたこと、
を特徴とする請求項１乃至４いずれか一に記載のサーバマシン。
【請求項６】
請求項１乃至５いずれか一に記載のサーバマシンと、前記サーバマシンに対し採番コマンドを含んだ電子メールを送信可能な複数のクライアントマシンと、を含み、自動採番機能により文書又はファイルを一元管理する業務システム。
【請求項７】
電子化された採番台帳への自動採番処理を行う採番管理手段を備えたサーバマシンと、前記サーバマシンに対し採番コマンドを含んだ電子メールを送信可能な複数のクライアントマシンとを用いた自動採番方法であって、
前記サーバマシンが、前記クライアントマシンから送信された電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有する者から送信されたものであるか否かを確認するステップと、
前記サーバマシンが、採番要求権限を有する者から送信されたことが確認された電子メールを解析し、該電子メールに含まれる採番コマンドに基づいて前記採番台帳への登録を行い、自動採番結果を取得するステップと、
前記サーバマシンが、前記採番コマンドを含んだ電子メールの送信元のクライアントマシンに対して、前記自動採番結果を送信するステップと、を含み、
採番要求権限を有しないクライアントマシンからの採番要求を拒否すること、
を特徴とする自動採番方法。
【請求項８】
前記電子メールの送信元メールアドレスが、予め登録されたメールアドレスであるか否かにより、前記採番要求権限の有無を確認すること、
を特徴とする請求項７に記載の自動採番方法。
【請求項９】
前記電子メールに、事前に発行したＩＤが含まれているか否かにより、前記採番要求権限の有無を確認すること、
を特徴とする請求項７に記載の自動採番方法。
【請求項１０】
前記ＩＤに有効期限が設定されており、前記サーバマシンが、有効期限の切れたＩＤによる採番要求を拒否すること、
を特徴とする請求項９に記載の自動採番方法。
【請求項１１】
更に、前記サーバマシンが、前記採番コマンドが含まれた電子メール中に所定の様式で記述された前記採番台帳の登録項目を抽出し、前記採番台帳に登録するステップを含むこと、
を特徴とする請求項７乃至１０いずれか一に記載の自動採番方法。
【請求項１２】
採番コマンドを含んだ電子メールを送信可能な複数のクライアントマシンと接続されたサーバマシンに、前記クライアントマシンから送信された電子メールを解析し、該電子メールに含まれる採番コマンドに基づいて前記採番台帳への登録を行い、自動採番結果を取得する処理と、前記採番コマンドを含んだ電子メールの送信元のクライアントマシンに対して、前記自動採番結果を送信する処理と、を実行させる採番管理プログラムであって、
前記クライアントマシンから送信された電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有する者から送信されたものであるか否かを確認する処理を実行させ、
採番要求権限を有する者から送信されたことが確認された電子メールのみを前記解析対象とし、採番要求権限を有しないクライアントマシンからの採番要求を拒否する採番管理プログラム。
【請求項１３】
前記電子メールの送信元メールアドレスが、予め登録されたメールアドレスであるか否かにより、前記採番要求権限の有無を確認すること、
を特徴とする請求項１２に記載の採番管理プログラム。
【請求項１４】
前記電子メールに、事前に発行したＩＤが含まれているか否かにより、前記採番要求権限の有無を確認すること、
を特徴とする請求項１２に記載の採番管理プログラム。
【請求項１５】
前記ＩＤに有効期限が設定されており、有効期限の切れたＩＤによる採番要求を拒否すること、
を特徴とする請求項１４に記載の採番管理プログラム。
【請求項１６】
更に、前記採番コマンドが含まれた電子メール中に所定の様式で記述された前記採番台帳の登録項目を抽出し、前記採番台帳に登録する処理を前記サーバマシンに実行させる請求項１２乃至１５いずれか一に記載の採番管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書やファイル等を管理するための一連番号を自動的に付与する自動採番方法及び該方法を実施するための機器、システム、コンピュータプログラムに関し、特に電子メールを介して、前記一連番号の発行要求と付与をできるようにした自動採番方法及び該方法を実施するための機器、システム、コンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１に、電子メールを介して、前記一連番号の発行要求と付与をできるようにした自動採番方法が開示されている。同公報記載のコンピュータネットワークによれば、遠隔地のクライアントマシンであっても、他の情報と区別するための記号を頭に付加した採番コマンドを記述した電子メールを送信することにより、採番を得ることが可能となっている。
【０００３】
【特許文献１】特許第２６９９９４０号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載の方法によれば、電子メール機能を備える多種多様の機器をクライアントマシンとして使用可能となるが、その反面、正規の採番要求であるか否かを問わずに自動採番処理をしてしまうという問題点がある。
【０００５】
例えば、電子メール中に採番コマンド（上記先頭記号を含む）と同一のテキストが含まれている場合、特許文献１のサーバマシンは、これを採番要求と誤認識して採番してしまう。電子メールの送信者に悪意があり、意図的にそのような電子メールを送りつけているケースも考えられるが、悪意がなくとも広告メール等の中の文書にたまたま採番コマンドと同じテキストが含まれている場合にも、このようなことは発生しうる。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の第１の視点によれば、電子化された採番台帳への自動採番処理を行う採番管理手段を備えたサーバマシンと、前記サーバマシンに対し採番コマンドを含んだ電子メールを送信可能な複数のクライアントマシンとを用いた自動採番方法であって、下記特徴を備えることより、採番要求権限を有しない者からの採番要求を拒否することのできる自動採番方法が提供される。
【０００７】
前記サーバマシンは、前記採番コマンドを含んだ電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有する者から送信されたものであるか否かを確認する手段を備える。
【０００８】
前記手段は、前記クライアントマシンから送信された電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有する者から送信されたものであるか否かを確認する処理を実行させるコンピュータプログラムによって、実現することができる。
【０００９】
前記サーバマシンは、前記採番要求権限が確認できた場合に限り、採番要求権限を有する者から送信されたことが確認された電子メールを解析し、該電子メールに含まれる採番コマンドに基づいて前記採番台帳への登録を行い、自動採番結果を取得するステップと、前記採番コマンドを含んだ電子メールの送信元のクライアントマシンに対して、前記自動採番結果を送信するステップとを実行する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、自動採番すべきでない電子メールを自動採番対象から排除し、正規の採番要求のみを受け付けることが可能となる。その理由は、上記したように、サーバマシンが、自動採番処理にあたって、電子メールに含まれる情報に基づいて採番要求権限を確認するよう構成したことにある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
［第１の実施形態］
続いて、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は、本発明の第１の実施形態に係る業務システム（文書登録システム）の概略構成を表した図である。
【００１２】
図１を参照すると、本実施形態に係る業務システム（文書登録システム）は、電子化された採番台帳１を有し２４時間稼働するサーバマシン２と、このサーバマシン２に対して採番要求を行う複数のクライアントマシン３−１〜３−４と、図示省略するメールサーバを含んで構成されている。
【００１３】
サーバマシン２とクライアントマシン３−１〜３−３とは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）４を介して接続され、また、クライアントマシン３−４は、インターネット６、ゲートウェイ５を介して、サーバマシン２に接続することが可能となっている。
【００１４】
なお、上記したネットワーク構成はあくまでその一例を示したものであり、サーバマシン２とクライアントマシン３−１〜３−４間で、相互に電子メールの送受信が可能であればよく、そのアーキテクチャや構成は限定されない。
【００１５】
続いて、サーバマシン２の詳細構成について説明する。図２は、サーバマシン２の詳細構成と、各部の動作を説明するための図である。図２を参照すると、サーバマシン２は、採番台帳１を管理／操作するための採番管理アプリケーションプログラム２１と、メールハンドリングシステム２２とを備えて構成されている。図１３に示す特許文献１記載のサーバマシン２との相違点は、採番管理アプリケーションプログラム２１がメールアドレス比較機能（メールアドレス比較部２１５）を備えている点である。
【００１６】
採番管理アプリケーションプログラム２１は、それぞれメール受信部２１１、メール送信部２１２、メール解析部２１３、コマンド実行部２１４、メールアドレス比較部２１５としてサーバマシン２を機能させるコンピュータプログラムであり、図示しないメモリから読み出されて、サーバマシン２のＣＰＵにて実行される。
【００１７】
メールハンドリングシステム２２は、常時起動されており、クライアント３−１〜３−４から送信された電子メールを採番管理アプリケーションプログラム２１側に引き渡すとともに、採番管理アプリケーションプログラム２１からの要求に応じて電子メールの送信処理を行う。
【００１８】
続いて、クライアントマシン３の詳細構成について説明する。図３は、クライアントマシン３の詳細構成と、各部の動作を説明するための図である。図３を参照すると、クライアントマシン３は、電子メールを送受信するためのメールハンドリングシステム３１と、電子メールを作成するためのエディタ３２と、液晶表示装置（ＬＣＤ）等の表示装置３３と、キーボード等の入力装置３４とを備えて構成されている。
【００１９】
上記したメールハンドリングシステム３１と、電子メールを作成するためのエディタ３２は、クライアントマシン３を構成する各種機器（パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、携帯電話端末）にインストールされているものを使用することができる。
【００２０】
なお、採番台帳１は、採番情報を蓄積できるものであれば良く、例えば、外部記憶装置上のファイルや、市販のデータベースを利用することができる。この場合、異種ネットワーク間のデータ転送時に起こりがちな文字化けを防ぐために、ＡＳＣＩＩやＵｎｉｃｏｄｅベースのファイル、データベースを利用することが好ましい。また、採番台帳１をサーバマシンの内蔵ディスク等に配置することも可能である。
【００２１】
続いて、クライアントマシン３−４のエディタ３２で作成した文書について採番（管理番号を得る）する場合について、図２、図３を参照して、本実施形態の動作を説明する。
【００２２】
クライアントマシン３−４の利用者は、エディタ３２にて採番要求を行うための電子メールを作成し、メールハンドリングシステム３１に対してメールの送信要求を行う（図３のステップＳ１０１）。
【００２３】
エディタ３２を通じて電子メールの送信要求を受け付けたメールハンドリングシステム３１は、サーバマシン２に対して電子メールを送信する（図３のＳ１０２）。
【００２４】
図４は、サーバマシン２に対し採番要求を行うための電子メールの一例である。図４を参照すると、電子メールは、エンベロープとコンテントとから構成される。エンベロープには宛先であるサーバマシン２のメールアドレス、発信元であるクライアントマシン３−４のメールアドレス、発信日時等が記述される。
【００２５】
また、図４のコンテントには、そのボディ部分に採番コマンド５１及び文書データ５２が記述される。採番コマンド５１は、サーバマシン２に対して採番を要求するコマンドであり、コンテントの他の情報と区別するために、予め定められた記号（図４の例では＃）が先頭に付加される。文書データ５２は、利用者が作成した文書のデータであり、ここでは、採番の付与対象（採番台帳の登録項目）となる。
【００２６】
採番コマンド５１及び文書データ５２は、採番台帳１の場合と同様の理由でＡＳＣＩＩ、Ｕｎｉｃｏｄｅ等で記述されていることが望ましいが、サーバ側に文字コードの変換機構を設けることとしてもよい。
【００２７】
上記電子メールは、インターネット６、ゲートウエイ５及びＬＡＮ４を経由してサーバマシン２に配信される。
【００２８】
サーバマシン２のメールハンドリングシステム２２は、上記クライアントマシン３−４からの電子メールを受信すると（図２のＳ００１）、この受信を契機に採番管理アプリケーションプログラム２１を起動する（図２のＳ００２）。
【００２９】
採番管理アプリケーションプログラム２１が起動されると、まず、メール受信部２１１がメールハンドリングシステム２２に対してメール読み出し処理（図２のＳ００３）を実行し、メールハンドリングシステム２２からクライアントマシン３−４より送信された電子メールを受け取る（図２のＳ００４）。
【００３０】
メール受信部２１１は、メールハンドリングシステム２２より受け取った電子メールをメールアドレス比較部２１５に渡し、発信元であるクライアントマシン３−４のメールアドレスと、予め登録してあるメールアドレス（採番要求権限保有者メールアドレス）との比較を要求する（図２のＳ００５）。
【００３１】
メールアドレス比較部２１５は、メール受信部２１１より受け取った電子メールのメールアドレスが予め登録してあるメールアドレス（採番要求権限保有者メールアドレス）と一致したならば、受信した電子メールをメール解析部２１３に渡し、解析を要求する（図２のＳ００６）。
【００３２】
一方、受信した電子メールのメールアドレスが予め登録してあるメールアドレス（採番要求権限保有者メールアドレス）と一致せず、採番要求権限を確認できなかった場合は、その時点で採番管理アプリケーションプログラム２１は終了する。
【００３３】
電子メールの解析要求を受けたメール解析部２１３は、電子メールのコンテント中の採番コマンド５１を予め定められた記号（ここでは＃とする）に基づいて抽出し、この抽出した採番コマンド５１とコンテント中に記述されていた他のデータ（文書データ５２）とをコマンド実行部２１４に伝達する（図２のＳ００７）。
【００３４】
また、メール解析部２１３は、コマンド実行部２１４による処理結果（採番結果）を電子メールにて採番要求元のクライアントマシン３−４に返却するときのために、今回の電子メールの発信元のメールアドレスをメール送信部２１２に通知しておく（図２のＳ００８）。
【００３５】
メール解析部２１３より採番コマンド５１及び文書データ５２を受け取ったコマンド実行部２１４は、採番台帳１にアクセスし、現在登録されている管理番号の次の管理番号を決定し、この決定した管理番号とメール解析部２１３から渡された文書のデータとを含む新たなレコード（Ｒ）を生成して採番台帳１に登録する（図２のＳ００９）。
【００３６】
図５は、上記コマンド実行部２１４による採番台帳１に対する自動採番処理の概要を説明するための図である。同図（Ａ）は、上記ステップＳ００９にて追加登録される１つのレコード（Ｒ）の内容を示している。既に説明したように１つのレコード（Ｒ）は、少なくとも管理番号１１と文書情報１２を含んで構成されている。
【００３７】
例えば、図５（Ｂ）に示すように、ある時点で、１、２、３といった一連番号で特定される３つのレコードＲ１〜Ｒ３が採番台帳１に登録されている場合、コマンド実行部２１４は、図１２（Ｃ）に示すように、最後の管理番号「３」の次の番号「４」を採番し、新たなレコードＲ４を生成して採番台帳１に登録する。
【００３８】
前記自動採番処理が完了すると、コマンド実行部２１４は、今回採番した管理番号を処理結果（採番結果）としてメール送信部２１２に通知する（図２のＳ０１０）。
【００３９】
前記処理結果（採番結果）を受け取ったメール送信部２１２は、メール解析部２１３から通知された発信元（採番要求元）のメールアドレス（クライアントマシン３−４のメールアドレス）を宛先とし、コンテントのボディ部分にコマンド実行部２１４から通知された処理結果（採番結果；管理番号）を記述した電子メールを作成し、メールハンドリングシステム２２に対して前記自動採番結果を伝える電子メールの送信を要求する（図２のＳ０１１）。
【００４０】
前記自動採番結果を伝える電子メールの送信要求を受けたメールハンドリングシステム２２は、メール送信部２１２から送信要求を受けた電子メールを送信する（図２のＳ０１２）。この自動採番結果を伝える電子メールは、ＬＡＮ４、ゲートウエイ５、インターネット６を経由してクライアントマシン３−４に配信される。
【００４１】
そして、クライアントマシン３−４のメールハンドリングシステム３１は、前記サーバマシン２からの電子メールを受信すると（図３のＳ１０３）、表示装置３３に電子メールの受信通知を表示する（図３のＳ１０４）。
【００４２】
利用者は、エディタ３２を使用して、メールハンドリングシステム３１で受信した電子メールを読み出すことにより（図３のＳ１０５、Ｓ１０６）、表示装置３３上で採番結果（管理番号）を確認することができる。
【００４３】
以上、クライアントマシン３−４から採番要求を行った場合の動作を説明したが、他のクライアントマシン３−１〜３−３からも同様の手順で採番を行うことが可能である。
【００４４】
加えて、本実施形態では、その電子メールの送信元のメールアドレスにより、採番要求権限が確認された文書データのみに、管理用の一連番号を自動的に付与することが可能となっている。これは、悪意のある人が無差別に送りつけている電子メールや悪意がなくとも無関係な企業等が無差別に送りつけている広告メールを排除することが可能となることを意味し、実用上の効果は極めて大きい。
【００４５】
また本実施形態では、特許文献１と同様に、サーバマシン２とは異なるマシンアーキテクチャのクライアントマシンからも、また、異なるネットワークアーキテクチャを有する種々のネットワークを通じて遠隔地のクライアントマシンからも、電子メールの送受信が可能であれば採番を行うことができるという電子メール利用方式ならではの特長も保持されている。
【００４６】
［第２の実施形態］
続いて、上記第１の実施形態に変更を加え、期限付きＩＤを用いてより厳格な採番要求権限の確認を行うこととした本発明の第２の実施形態について図面を参照して説明する。以下、上記本発明の第１の実施形態で既に説明した事項は適宜省略して説明する。
【００４７】
図６は、本発明の第２の実施形態に係る業務システム（文書登録システム）の概略構成を表した図である。図６を参照すると、本実施形態に係る業務システム（文書登録システム）は、第１の実施形態のサーバマシン２に代えて、期限付きＩＤを含んだ申し込みフォームの発行要求を受け付ける第１のサーバマシン７と、採番台帳１を有し２４時間稼働する第２のサーバマシン８と、を備えて構成されている。なお、第１のサーバマシン７、第２のサーバマシン８とも、２４時間稼動で運用される点は、上記第１の実施形態と同様である。
【００４８】
続いて、サーバマシン７の詳細構成について説明する。図７は、サーバマシン７の詳細構成と、各部の動作を説明するための図である。図７を参照すると、サーバマシン７は、申し込みフォームの送信要求に応答するための申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４と、メールハンドリングシステム２５とを備えて構成されている。
【００４９】
申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４は、それぞれメール受信部２１１、メール送信部２１２、時刻／ＩＤ番号発生部２２５、申し込みフォーム付加部２２６としてサーバマシン７を機能させるコンピュータプログラムであり、図示しないメモリから読み出されて、サーバマシン７のＣＰＵにて実行される。
【００５０】
メールハンドリングシステム２５は、第１の実施形態のサーバマシン２のメールハンドリングシステム２２と同様に常時起動されており、クライアント３−１〜３−４から送信された電子メールを申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４側に引き渡すとともに、申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４からの要求に応じて電子メールの送信処理を行う。
【００５１】
続いて、サーバマシン８の詳細構成について説明する。図８は、サーバマシン８の詳細構成と、各部の動作を説明するための図である。図８を参照すると、サーバマシン８は、採番台帳１を管理／操作するための採番管理アプリケーションプログラム２６と、メールハンドリングシステム２２とを備えて構成されている。上記第１の実施形態のサーバマシン２との相違点は、採番管理アプリケーションプログラム２６がメールアドレス比較機能（メールアドレス比較部２１５）を持たない点と、メール解析部２３３が、サーバマシン７から受信した情報（ＩＤ番号と時間情報）により採番要求権限を確認する機能を備えている点である。
【００５２】
続いて、上記第１の実施形態と同様に、クライアントマシン３−４のエディタ３２で作成した文書について採番（管理番号を得る）する場合について、図３、図７、図８を参照して、本実施形態の動作を説明する。
【００５３】
クライアントマシン３−４の利用者が、エディタ３２にて、サーバマシン７に対し、採番用のＩＤ番号付き申し込みフォームの要求を行うための電子メールを作成し、メールハンドリングシステム３１に対してメールの送信要求を出す（図３のステップＳ１０１）。
【００５４】
エディタ３２を通じて電子メールの送信要求を受け付けたメールハンドリングシステム３１は、サーバマシン７に対して電子メールを送信する（図３のＳ１０２）。
【００５５】
なお、上記サーバマシン７に対する電子メールは、サーバマシン７にて認識可能であれば良く、例えば、本文の無い所謂空メールであっても良い。
【００５６】
上記電子メールを受信したサーバマシン７のメールハンドリングシステム２５は、クライアントマシン３−４からの電子メールを受信すると（図７のＳ２０１）、この受信を契機に申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４を起動する（図４のＳ２０２）。
【００５７】
申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４が起動されると、まず、メール受信部２１１がメールハンドリングシステム２５に対してメール読み出し処理（図７のＳ２０３）を実行し、メールハンドリングシステム２５からクライアントマシン３−４より送信された電子メールを受け取る（図７のＳ２０４）。
【００５８】
メール受信部２１１は、受け取った電子メールを時刻／ＩＤ番号発生部２２５に渡し、時刻／ＩＤ番号発生要求を行う（図７のＳ２０５）。
【００５９】
時刻／ＩＤ番号発生部２２５は、受け取った電子メール及びランダムに発生したＩＤ番号を申し込みフォーム付加部２２６に渡し、申し込みフォーム付加要求を行う（図７のＳ２０６）。
【００６０】
また、時刻／ＩＤ番号発生部２２５は、前記申し込みフォーム付加部２２６に渡したＩＤ番号と要求年月日、要求時間をメール送信部２１２に送信しておく（図７のＳ２０７）。
【００６１】
時刻／ＩＤ番号発生部２２５より電子メール及びＩＤ番号を受け取った申し込みフォーム付加部２２６は、ＩＤ番号が含まれたＩＤ番号付き申し込みフォームを生成する。
【００６２】
また、申し込みフォーム付加部２２６は、時刻／ＩＤ番号発生部２２５より受け取った電子メールより、クライアントマシン３−４のメールアドレスを抽出し、上記したＩＤ番号付き申し込みフォームとともにメール送信部２１２に引き渡す（図７のＳ２０８）。
【００６３】
メール送信部２１２は、申し込みフォーム付加部２２６から申し込みフォーム要求元のメールアドレス（クライアントマシン３−４のメールアドレス）を宛先とし、コンテントのボディ部分にＩＤ番号付き申し込みフォームを付加した電子メールを作成し、メールハンドリングシステム２５に対して送信を要求する（図７のＳ２０９）。
【００６４】
図９は、メール送信部２１２にて生成されるクライアントマシン向けの電子メールの一例を表した図である。既に説明したように、電子メールのエンベロープには宛先であるクライアントマシン３−４のメールアドレス、ＩＤ番号付き申し込みフォームの提出先となるサーバマシン８のメールアドレス、発信日時等が記述される。また、電子メールのコンテントのボディ部分には、ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３が記述される。なお、図９の例では、コンテント中において採番コマンド等を記述することを想定した行の行頭、ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３の先頭、文書データを付加することを想定した行の行頭のそれぞれに、予め定められた記号（図９の例では「＃」）が記述されている。
【００６５】
ここで更に、メール送信部２１２は、サーバマシン８に対して、上記ＩＤ番号付き申し込みフォームを発行した旨を伝える電子メールを送信する。
【００６６】
図１０は、メール送信部２１２にて生成されるサーバマシン８向けの電子メールの一例を表した図である。この電子メールのエンベロープには宛先であるサーバマシン８のメールアドレス、発信元であるサーバマシン７のメールアドレス、発信日時等が記述される。また、電子メールのコンテントのボディ部分には、時刻／ＩＤ番号発生部２２５から送られたＩＤ番号、要求年月日、要求時間が含まれた管理情報５５と時間管理コマンド５４が記述される。なお、図１０の例においても、コンテント中において時間管理コマンドや管理情報を他の情報と区別するために、予め定められた記号（図１０の例では「＃」）がその先頭に記述されている。
【００６７】
メールハンドリングシステム２５は、メール送信部２１２から送信要求を受けた上記２通の電子メールを送信する（図７のＳ２１０）。これら電子メールは、その宛先に従って、クライアントマシン３−４及びサーバマシン８にそれぞれ配信される。
【００６８】
続いて、上記ステップＳ２１０にて送信された電子メールを受け取ったサーバマシン８側の処理について説明する。サーバマシン８のメールハンドリングシステム２２は、上記サーバマシン７からの電子メールを受信すると（図８のＳ３０１）、この受信を契機に採番管理アプリケーションプログラム２６を起動する（図８のＳ３０２）。
【００６９】
採番管理アプリケーションプログラム２６が起動されると、まず、メール受信部２１１がメールハンドリングシステム２２に対してメール読み出し処理（図８のＳ３０３）を実行し、メールハンドリングシステム２２からサーバマシン７より送信された電子メールを受け取る（図８のＳ３０４）。
【００７０】
メール受信部２１１は、メールハンドリングシステム２２より受け取った電子メールをメール解析部２３３に渡し、解析を要求する（図８のＳ３０５）。
【００７１】
電子メールの解析要求を受けたメール解析部２３３は、サーバマシン７より受信した電子メールのコンテント中の時間管理コマンド５４と管理情報５５を抽出し、コマンド実行部２１４に伝達する（図８のＳ３０６ａ）。
【００７２】
コマンド実行部２１４は、上記時間管理コマンド５４に従って、後記する採番要求権限の確認のために、所定期間、この管理情報５５を保持する。
【００７３】
続いて、上記図７のステップＳ２１０にて送信された電子メールを受け取ったクライアントマシン３−４側の処理について説明する。クライアントマシン３−４のメールハンドリングシステム３１は、前記サーバマシン７からの電子メールを受信すると（図３のＳ１０３）、表示装置３３に電子メールの受信通知を表示する（図３のＳ１０４）。
【００７４】
クライアントマシン３−４の利用者は、エディタ３２を使用して、メールハンドリングシステム３１で受信した電子メールを読み出すことにより（図３のＳ１０５、Ｓ１０６）、表示装置３３上でＩＤ番号付き申し込みフォームを付加した電子メールを編集することができる。
【００７５】
クライアントマシン３−４の利用者は、エディタ３２にてＩＤ番号付き申し込みフォームに、ＩＤ番号や、日時、氏名、登録文書名等の必要な事項を追記し、メールハンドリングシステム３１に対して電子メールの送信要求を行う（図３のステップＳ１０１）。
【００７６】
エディタ３２を通じて電子メールの送信要求を受け付けたメールハンドリングシステム３１は、サーバマシン８に対して電子メールを送信する（図３のＳ１０２）。
【００７７】
図１１は、サーバマシン８に対し採番要求を行うための電子メールの一例である。上記第１の実施形態の説明で例示した電子メール（図４参照）との相違点は、電子メールのコンテントのボディ部分に、必要事項が書き込まれたＩＤ番号付き申し込みフォーム５３が含まれている点である。
【００７８】
続いて、上記ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３を含んだ電子メールを受け取ったサーバマシン８側の処理について説明する。サーバマシン８のメールハンドリングシステム２２は、上記クライアントマシン３−４からの電子メールを受信すると（図８のＳ３０１）、この受信を契機に採番管理アプリケーションプログラム２６を起動する（図８のＳ３０２）。
【００７９】
採番管理アプリケーションプログラム２６が起動されると、まず、メール受信部２１１がメールハンドリングシステム２２に対してメール読み出し処理（図８のＳ３０３）を実行し、メールハンドリングシステム２２からクライアントマシン３−４より送信された電子メールを受け取る（図８のＳ３０４）。
【００８０】
メール受信部２１１は、メールハンドリングシステム２２より受け取った電子メールをメール解析部２３３に渡し、解析を要求する（図８のＳ３０５）。
【００８１】
電子メールの解析要求を受けたメール解析部２３３は、電子メールのコンテント中の採番コマンド５１を抽出し、この抽出した採番コマンド５１と、コンテント中に記述されていた他のデータ（ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３と文書データ５２）と、エンベロープ中の発信日時と、をコマンド実行部２１４に伝達する（図８のＳ３０６ｂ）。
【００８２】
また、メール解析部２３３は、コマンド実行部２１４による処理結果（採番結果）を電子メールにて採番要求元のクライアントマシン３−４に返却するときのために、今回の電子メールの発信元のメールアドレスをメール送信部２１２に通知しておく（図８のＳ３０７）。
【００８３】
メール解析部２３３より採番コマンド５１、ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３及び文書データ５２を受け取ったコマンド実行部２１４は、まず、ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３に記述されているＩＤ番号と同一のＩＤ番号が付与された管理情報５５が記憶保持してあるか否かを確認する。
【００８４】
ここで、ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３に記述されているＩＤ番号と同一のＩＤ番号が付与された管理情報５５が記憶保持されている場合には、コマンド実行部２１４は、メール解析部２３３より受け取ったエンベロープ中の発信日時と管理情報５５内の要求年月日と要求時間とを比較し、一定時間内、例えば２４時間以内であれば、採番台帳１にアクセスし、現在登録されている管理番号の次の管理番号を決定し、この決定した管理番号とメール解析部２３３から渡された文書のデータやＩＤ番号付き申し込みフォームの記載項目とを含む新たなレコード（Ｒ）を生成して採番台帳１に登録する（図８のＳ３０８）。
【００８５】
一方、ＩＤ番号付き申し込みフォーム５３に記述されているＩＤ番号と同一のＩＤ番号が付与された管理情報５５が保持されていない場合や、同一のＩＤ番号の管理情報５５が保持されていても上記一定時間内に発信されていない場合は、その時点で採番管理アプリケーションプログラム２６は終了する。
【００８６】
図１２は、上記コマンド実行部２１４による採番台帳１に対する自動採番処理の概要を説明するための図である。同図（Ａ）は、上記ステップＳ３０９にて追加登録される１つのレコード（Ｒ）の内容を示している。本実施形態に係るサーバマシン８にて生成される１つのレコード（Ｒ）は、管理番号１１、登録者名１３、登録年月日１４、文書題目１５、文書情報１２を含んで構成されている。
【００８７】
例えば、図１２（Ｂ）に示すように、ある時点で、１、２、３といった一連番号で特定される３つのレコードＲ１〜Ｒ３が採番台帳１に登録されている場合、コマンド実行部２１４は、図１２（Ｃ）に示すように、最後の管理番号「３」の次の番号「４」を採番し、新たなレコードＲ４を生成して採番台帳１に登録する。
【００８８】
前記自動採番処理が完了すると、コマンド実行部２１４は、上記第１の実施形態同様に、今回採番した管理番号を処理結果（採番結果）としてメール送信部２１２に通知する（図８のＳ３０９）。
【００８９】
前記処理結果（採番結果）を受け取ったメール送信部２１２は、メール解析部２３３から通知された発信元（採番要求元）のメールアドレス（クライアントマシン３−４のメールアドレス）を宛先とし、コンテントのボディ部分にコマンド実行部２１４から通知された処理結果（採番結果；管理番号）を記述した電子メールを作成し、メールハンドリングシステム２２に対して前記自動採番結果を伝える電子メールの送信を要求する（図８のＳ３１０）。
【００９０】
前記自動採番結果を伝える電子メールの送信要求を受けたメールハンドリングシステム２２は、メール送信部２１２から送信要求を受けた電子メールを送信する（図８のＳ３１１）。この自動採番結果を伝える電子メールは、ＬＡＮ４、ゲートウエイ５、インターネット６を経由してクライアントマシン３−４に配信される。
【００９１】
以降の処理は、上記第１の実施形態で説明したとおりであり、前記サーバマシン８から受信した電子メールを読み出すことにより、クライアントマシン３−４の表示装置３３上で採番結果（管理番号）を確認することができる。
【００９２】
以上、本実施形態におけるクライアントマシン３−４からＩＤ番号付き申し込みフォームの要求と採番要求を行った場合の動作を説明したが、他のクライアントマシン３−１〜３−３からも同様の手順で、ＩＤ番号付き申し込みフォームを入手し採番を行うことが可能である。
【００９３】
また本実施形態では、上記第１の実施形態とは異なり、発信元のメールアドレスのみでなく、サーバマシン７より発行される期限付きのＩＤにて採番要求権限を確認することとしているため、サーバマシン７のメールアドレスを知っている者からの適正な手順に沿った採番要求のみを受け付けることが可能となっている。
【００９４】
また、上記した実施形態においては、サーバマシン７とサーバマシン８との２つのサーバマシンにて処理分散を行う構成を例示したが、採番管理アプリケーションプログラム２６及び申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４を搭載し、ＩＤ番号付き申し込みフォームの要求用と採番要求用との２つのメールアドレスに応じてメールハンドリングシステムのメール受信時の起動先を変えることにより、一のサーバマシンに上記した一連の処理を行わせることも可能である。この場合、ＩＤ番号付き申し込みフォームを発行した旨のＩＤ電子メール（図１０参照）を発信せず、サーバマシン内の申し込み用自動返信アプリケーションプログラム２４と採番管理アプリケーションプログラム２６との間で直接転送するようにすることもできる。
【００９５】
また、サーバマシン７の上記メールハンドリングシステム２５及びメール受信部２１１に代えて、ＩＤ番号付き申し込みフォームの要求用のＷｅｂコンテンツを保持させて、Ｗｅｂ上から、メールアドレスの入力を受け付け、ＩＤ番号付き申し込みフォームの要求を受け付けるようにすることも可能である。
【００９６】
以上、本発明を実施するための好適な形態を説明したが、電子メールに含まれる採番コマンドで採番要求を受け付けるサーバマシン（採番サーバ）において、前記採番コマンドを含んだ電子メールに含まれる情報に基づいて、採番要求権限を有しない者からの採番要求を拒否するという本発明の要旨を逸脱しない範囲で、各種の変形を加えることが可能であることはいうまでもない。例えば、上記した実施形態では、本発明を文書登録システムに適用した例を挙げて説明したが、その他の採番を要する業務システムにも適用可能であることはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００９７】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る業務システム（文書登録システム）の概略構成を表した図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係るサーバマシンの詳細構成と動作を説明するための図である。
【図３】クライアントマシンとして使用可能な機器の詳細構成と動作を説明するための図である。
【図４】本発明の第１の実施形態に係るサーバマシンに対し採番要求を行うための電子メールの一例である。
【図５】本発明の第１の実施形態における採番台帳に対する自動採番処理の概要を説明するための図である。
【図６】本発明の第２の実施形態に係る業務システム（文書登録システム）の概略構成を表した図である。
【図７】本発明の第２の実施形態に係るサーバマシン（ＩＤ発行サーバ）の詳細構成と動作を説明するための図である。
【図８】本発明の第２の実施形態に係るサーバマシン（採番サーバ）の詳細構成と動作を説明するための図である。
【図９】本発明の第２の実施形態におけるサーバマシン（ＩＤ発行サーバ）よりクライアントマシンに送信される電子メールの一例である。
【図１０】本発明の第２の実施形態におけるサーバマシン（ＩＤ発行サーバ）よりサーバマシン（採番サーバ）に送信される電子メールの一例である。
【図１１】本発明の第２の実施形態に係るサーバマシン（採番サーバ）に対し採番要求を行うための電子メールの一例である。
【図１２】本発明の第２の実施形態における採番台帳に対する自動採番処理の概要を説明するための図である。
【図１３】従来技術（特許文献１）のサーバマシンの詳細構成と動作を表した図である。
【符号の説明】
【００９８】
１  採番台帳
２、８  サーバマシン（採番サーバ）
３−１、３−２、３−３、３−４  クライアントマシン
４  ＬＡＮ
５  ゲートウェイ
６  インターネット
７  サーバマシン（ＩＤ発行サーバ）
１１  管理番号
１２  文書情報
１３  登録者名
１４  登録年月日
１５  文書題目
２１、２６  採番管理アプリケーションプログラム
２２、２５、３１  メールハンドリングシステム
２４  申し込み用自動返信アプリケーションプログラム
３２  エディタ
３３  表示装置
３４  入力装置
２１１  メール受信部
２１２  メール送信部
２１３、２３３  メール解析部
２１４  コマンド実行部
２１５  メールアドレス比較部
２２５  時刻／ＩＤ番号発生部
２２６  申し込みフォーム付加部
５１  採番コマンド
５２  文書データ
５３  申し込みフォーム
５４  時間管理コマンド
５５  管理情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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