(57)【要約】【課題】帳票授受の際の手続を簡易にして、帳票の所在を明確にすることを可能にする帳票管理システム、帳票管理方法、帳票管理プログラム及び記録媒体を提供する。【解決手段】帳票管理システム１は、業務委託元の社内に設置された帳票発行装置２、帳票管理データベース６を備え、停電管理部署３、停電周知担当部署４及び社外の業務委託先５に、それぞれ停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａを備える。帳票発行装置２、停電管理部署端末３ａ及び停電周知担当部署端末４ａは、それぞれ、業務委託元の社内のネットワークを通じて帳票管理データベース６に接続される。業務委託先端末５ａは、インターネット等の電気通信回線網７を通じて社内の帳票管理データベース６に接続される。また、帳票管理システム１で回送される帳票８は、各帳票８を識別するための帳票識別用バーコード９を有する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の業務担当間を回送される帳票を管理する帳票管理システムにおいて、
識別情報を有する帳票を発行する帳票発行装置と、
各業務担当に設置された帳票管理端末と、
前記各帳票管理端末が接続された帳票管理データベースとを備え、
各帳票管理端末は、少なくとも、業務担当名、回送された帳票の識別情報、及び回送された帳票授受の日時の各情報が対応付けられた帳票授受情報を、前記帳票管理データベースに対して送信し、
前記帳票管理データベースは、前記帳票が回送された前記各帳票管理端末から順次受信した前記帳票授受情報を、帳票管理情報として閲覧可能に記録する
ことを特徴とする帳票管理システム。
【請求項２】
前記帳票発行装置は、前記帳票管理データベースに接続され、少なくとも帳票の識別情報を含む帳票発行情報を、前記帳票管理データベースに対して送信し、
前記帳票管理データベースは、前記帳票発行装置から受信した前記帳票発行情報を、前記帳票管理情報として閲覧可能に記録する
ことを特徴とする請求項１記載の帳票管理システム。
【請求項３】
前記帳票発行装置は、帳票の発行日時、帳票の記載内容、及び帳票の回送経路の各情報のうち、いずれか若しくは組み合わせたものが、帳票の識別情報と対応付けられた帳票発行情報を、前記帳票管理データベースに対して送信する
ことを特徴とする請求項２記載の帳票管理システム。
【請求項４】
前記各帳票管理端末は、前記帳票管理データベースに記録された前記帳票管理情報を表示する表示手段を有する
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の帳票管理システム。
【請求項５】
前記帳票発行装置は、前記帳票管理データベースに記録された前記帳票管理情報を表示する表示手段を有する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の帳票管理システム。
【請求項６】
前記帳票発行装置は、読み取り可能な識別情報を有する帳票を発行し、
前記各帳票管理端末は、前記帳票の識別情報を読み取る読み取り手段を備える
ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の帳票管理システム。
【請求項７】
前記帳票発行装置は、読み取り可能な識別情報としてバーコードを有する帳票を発行し、
前記各帳票管理端末は、前記読み取り手段としてバーコードリーダを有する
ことを特徴とする請求項６記載の帳票管理システム。
【請求項８】
帳票発行装置と、各業務担当に設置された帳票管理端末と、前記各帳票管理端末が接続された帳票管理データベースとを用いて、複数の業務担当間を回送される帳票を管理する帳票管理方法において、
前記帳票発行装置により識別情報を有する帳票を発行し、
前記各帳票管理端末により、少なくとも、業務担当名、回送された帳票の識別情報、及び回送された帳票授受の日時の各情報が対応付けられた帳票授受情報を、前記帳票管理データベースに対して送信し、
前記帳票管理データベースにより、前記帳票が回送された前記各帳票管理端末から順次受信した前記帳票授受情報を、帳票管理情報として閲覧可能に記録する
ことを特徴とする帳票管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の業務担当間を回送される帳票を管理する帳票管理システム及び帳票管理方法に関する。詳しくは、各業務担当での帳票授受の記録を、帳票管理データベースで帳票管理情報として閲覧可能に記録することにより、各業務担当での帳票授受の際の手続は簡易なものとして、帳票の所在を明確にすることを可能にするものである。
【背景技術】
【０００２】
企業等において、複数の部署あるいは取引業者が関係する業務が行われる際には、複数の部署、取引業者といった各業務担当の間を、業務内容等を記載した紙の帳票が回送される。業務の内容によっては、帳票に顧客の氏名、住所等の個人情報が含まれる場合がある。
【０００３】
ここで、各部署、取引業者の間を回送される際に、帳票が紛失してしまうおそれがある。回送される部署、取引業者が多くなると、その分帳票紛失のおそれも多くなる。帳票が個人情報を含んでいる場合、帳票類の紛失は個人情報の流出につながり、業務を行う企業等の社会的責任が問われる問題となる。
【０００４】
そこで、授受の記録を残し帳票の所在を明確にするためには、各部署、取引業者の間で当該帳票の授受が行われる際に授受票が発行される。
【０００５】
また、上記の帳票管理方法とは別に、暗号化した電子署名データを用いて、企業間でやり取りされる各種情報を管理する情報管理方法が提案されている（例えば特許文献１参照）。特許文献１に開示される情報管理方法は、送受信する伝達情報と電子署名データとを暗号化した二次元データとし、紙等において伝達情報と二次元データを結びつけて出力して管理するものである。
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−３２０６４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、前述した従来の帳票管理方法では、次のような問題がある。従来の帳票管理方法では、帳票の所在を明確にするために、各部署、取引業者の間で帳票の授受が行われる際に授受票を別途発行する必要があり、帳票授受の手続がより煩雑になってしまう問題がある。
【０００８】
また、特許文献１に開示される情報管理方法は、電子情報の授受における情報管理に用いられるものであり、紙の帳票の授受の管理には用いることはできない。
【０００９】
本発明はこのような問題を解決するためになされたもので、各業務担当での帳票授受の際の手続は簡易なものとして、帳票の所在を明確にすることを可能にする帳票管理システム及び帳票管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述した問題を解決するため、本発明に係る帳票管理システムは、複数の業務担当間を回送される帳票を管理する帳票管理システムにおいて、識別情報を有する帳票を発行する帳票発行装置と、各業務担当に設置された帳票管理端末と、各帳票管理端末が接続された帳票管理データベースとを備え、各帳票管理端末は、少なくとも、業務担当名、回送された帳票の識別情報、及び回送された帳票授受の日時の各情報が対応付けられた帳票授受情報を、帳票管理データベースに対して送信し、帳票管理データベースは、帳票が回送された各帳票管理端末から順次受信した帳票授受情報を、帳票管理情報として閲覧可能に記録することを特徴とするものである。
【００１１】
本発明に係る帳票管理システムにおいては、帳票発行装置により識別情報を有する帳票を発行し、発行した帳票を各業務担当間に回送する。ここで、各業務担当により帳票の授受を行う際は、各業務担当に設置された帳票管理端末により、少なくとも、業務担当名、回送された帳票の識別情報、及び回送された帳票授受の日時の各情報が対応付けられた帳票授受情報を、帳票管理データベースに送信する。その後、帳票管理データベースにより順次受信した帳票授受情報を、帳票管理情報として閲覧可能に記録する。
【００１２】
上述した問題を解決するため、本発明に係る帳票管理方法は、帳票発行装置と、各業務担当に設置された帳票管理端末と、各帳票管理端末が接続された帳票管理データベースとを用いて、複数の業務担当間を回送される帳票を管理する帳票管理方法において、帳票発行装置により識別情報を有する帳票を発行し、各帳票管理端末により、少なくとも、業務担当名、回送された帳票の識別情報、及び回送された帳票授受の日時の各情報が対応付けられた帳票授受情報を、帳票管理データベースに対して送信し、帳票管理データベースにより、帳票が回送された各帳票管理端末から順次受信した帳票授受情報を、帳票管理情報として閲覧可能に記録することを特徴とするものである。
【００１３】
本発明に係る帳票管理方法においては、帳票発行装置により識別情報を有する帳票が発行され、発行された帳票が各業務担当間を回送される。ここで、各業務担当により帳票の授受が行われる際は、各業務担当に設置された帳票管理端末により、少なくとも、業務担当名、回送された帳票の識別情報、及び回送された帳票授受の日時の各情報が対応付けられた帳票授受情報が、帳票管理データベースに送信される。その後、帳票管理データベースにより順次受信された帳票授受情報は、帳票管理情報として閲覧可能に記録される。
【発明の効果】
【００１４】
本発明に係る帳票管理システムによれば、帳票の授受の際に各業務担当により行われる手続は、各業務担当に設置された帳票管理端末により帳票授受情報を送信するといった簡易なものである。また、本発明に係る帳票管理システムによれば、各業務担当での帳票授受情報を、帳票管理データベースにより、帳票管理情報として一元的に閲覧可能に記録することにより、帳票の所在を明確にすることができる。
【００１５】
本発明に係る帳票管理方法によれば、帳票の授受の際に各業務担当により行われる手続は、各業務担当に設置された帳票管理端末により帳票授受情報を送信するといった簡易なものである。また、本発明に係る帳票管理方法によれば、各業務担当での帳票授受情報を、帳票管理データベースにより、帳票管理情報として一元的に閲覧可能に記録することにより、帳票の所在を明確にすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下図面を参照して、本発明の帳票管理システムの実施の形態について説明する。
【００１７】
＜本実施の形態の帳票管理システムの構成例＞
以下においては、本実施の形態の帳票管理システムの一例として、企業等において社外の業務委託先へ業務を委託する際に回送される帳票の管理を行う帳票管理システム１について説明する。帳票管理システム１は、例えば、電力会社において工事等による停電が予定されている際に、停電の対象となる需要者（顧客）に停電の情報を周知させる停電周知業務を、社外の業務委託先へ委託する場合に回送される帳票の管理を行うものである。
【００１８】
図１は本実施の形態の帳票管理システム１の構成を示す説明図であり、図２は帳票管理システム１の帳票８の例を示す説明図である。図３は帳票管理システム１で用いられる各情報についての情報名及び情報内容の説明図である。
【００１９】
以下に説明する例においては、図１の矢印ＡからＥに示すように、帳票が回送される。まず、矢印Ａに示すように業務委託元である電力会社の社内の帳票発行装置２で発行された帳票が、社内の停電管理部署３に回送され、その後、矢印Ｂに示すように停電管理部署３から停電周知担当部署４に回送される。その後、矢印Ｃに示すように帳票は停電周知担当部署４から社外の業務委託先５に回送される。業務委託先５による停電周知業務の終了後、矢印Ｄに示すように帳票は業務委託先５から電力会社社内の停電周知担当部署４に回送され、更に矢印Ｅに示すように停電周知担当部署４から停電管理部署３に回送される。
【００２０】
図１に示すように、帳票管理システム１は、業務委託元である電力会社の社内に設置された帳票発行装置２、帳票管理データベース６を備える。更に帳票管理システム１は、停電管理部署３、停電周知担当部署４及び社外の業務委託先５に、それぞれ停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａを備える。帳票発行装置２、停電管理部署端末３ａ及び停電周知担当部署端末４ａは、それぞれ、業務委託元である電力会社の社内のネットワークを通じて帳票管理データベース６に接続される。また、社外の業務委託先５に設置された業務委託先端末５ａは、インターネット等の電気通信回線網７を通じて電力会社社内の帳票管理データベース６に接続される。
【００２１】
また、帳票管理システム１では、例えば図２に示すような内容を有する帳票８が回送される。図２に示す帳票８には、停電周知の対象となる顧客の顧客情報１０が記載される。顧客情報１０には、各顧客の名前、住所及び電話番号といった個人情報も含まれる。また、帳票８には各帳票８を識別するための帳票識別番号と、この帳票識別番号を表す帳票識別用バーコード９を有する。更に帳票８には、停電の予定日時及び停電理由などの情報が記載される。
【００２２】
帳票発行装置２は、例えば、帳票を発行するためのソフトウェアが登載されたパーソナルコンピュータ、ディスプレイ及びプリンタを備えて構成され、図２に示すような帳票識別用バーコード９を有する帳票を発行する。また、帳票発行装置２は、帳票識別番号、作成日時、図２に示すような帳票の記載内容、帳票の予定受託期間、帳票の回送ルートといった情報を含む帳票発行情報１３を、帳票管理データベース６に対して、ネットワークを通じて送信する。
【００２３】
停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａは、それぞれ、例えば、バーコードリーダ、ディスプレイ及びパーソナルコンピュータを備えて構成され、図２に示すような帳票に備えられた帳票識別用バーコード９の情報をバーコードリーダにより読み取る。また、停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａは、バーコードリーダにより読み取った帳票識別番号、当該端末が設置されている部署・委託先名、帳票受け日時又は帳票渡し日時といった情報を含む帳票授受情報１１を、帳票管理データベース６に対して送信する。停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａは、それぞれ、帳票管理端末の一例である。
【００２４】
帳票管理データベース６は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶装置等を備えて構成される。帳票管理データベース６は、帳票発行装置２から送信される帳票発行情報１３と、停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａから送信される帳票授受情報１１を受信する。帳票管理データベース６は受信した帳票発行情報１３及び帳票授受情報１１をもとに、各帳票についての情報を帳票管理情報１４として一元的に記録して管理する。帳票管理情報１４には、帳票識別番号、作成日時、帳票の記載内容、帳票の予定受託期間、帳票の回送ルート及び各部署・委託先での帳票の授受日時といった情報が含まれる。
【００２５】
＜本実施の形態の帳票管理システムの動作例＞
次に図１から図３で示した本実施の形態の帳票管理システム１の動作例を、帳票管理方法の実施の形態として説明する。
【００２６】
帳票管理システム１においては、電力会社の社内に設置された帳票発行装置１により、例えば、図２に示すような帳票識別用バーコード９を有する帳票が発行される。この時、帳票発行装置１により、帳票識別番号、作成日時、図２に示すような帳票の記載内容、帳票の予定受託期間、帳票の回送ルートといった情報を含む帳票発行情報１３が、帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票発行情報１３は帳票管理データベース６により受信され記録される。
【００２７】
帳票発行装置１により発行された帳票は、図１の矢印Ａに示すように、社内の停電管理部署３に回送される。停電管理部署３においては回送された帳票の受取り時に、停電管理部署端末３ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９を読み取る。帳票の帳票識別用バーコード９を読みとった後、停電管理部署端末３ａにより、帳票識別番号、部署名、帳票受け日時といった情報を含む帳票授受情報１１が帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。
【００２８】
停電管理部署３にて、当該帳票に係るその他の処理を行った後、帳票の回送時に、再度、停電管理部署端末３ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９を読み取る。帳票の帳票識別用バーコード９を読みとった後、停電管理部署端末３ａにより、帳票識別番号、部署名、帳票渡し日時といった情報を含む帳票授受情報１１が帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。その後、図１の矢印Ｂに示すように、停電管理部署３から停電周知担当部署４へ当該帳票が回送される。
【００２９】
停電周知担当部署４においては、回送された帳票の受取り時に、停電周知担当部署端末４ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９を読み取る。帳票の帳票識別用バーコード９を読みとった後、停電周知担当部署端末４ａにより、帳票識別番号、部署名、帳票受け日時といった情報を含む帳票授受情報１１が帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。
【００３０】
停電周知担当部署４にて、当該帳票に係るその他の処理を行った後、帳票の回送時に、再度、停電周知担当部署端末４ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９を読み取る。帳票の帳票識別用バーコード９を読みとった後、停電周知担当部署端末４ａにより、帳票識別番号、部署名、帳票渡し日時といった情報を含む帳票授受情報１１が帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。その後、図１の矢印Ｃに示すように、停電周知担当部署４から社外の停電周知の業務委託先５へ当該帳票が回送される。
【００３１】
業務委託先５においては、回送された帳票の受取り時に、業務委託先端末５ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９を読み取る。帳票の帳票識別用バーコード９を読みとった後、業務委託先端末５ａにより、帳票識別番号、委託先名、帳票受け日時といった情報を含む帳票授受情報１１が帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。
【００３２】
業務委託先５にて、停電周知業務等の当該帳票に係るその他の業務を行った後、帳票の回送時に、再度、業務委託先端末５ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９を読み取る。帳票の帳票識別用バーコード９を読みとった後、業務委託先端末５ａにより、帳票識別番号、委託先名、帳票渡し日時といった情報を含む帳票授受情報１１が帳票管理データベース６に対して送信される。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。その後、図１の矢印Ｄに示すように、業務委託先５から電力会社社内の停電周知担当部署４へ当該帳票が回送される。
【００３３】
停電周知担当部署４にて、伝票の受取り及び渡し時に、上述した方法と同様に停電周知担当部署端末４ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９の読み取り、及び帳票授受情報１１の帳票管理データベースに対する送信が行われる。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。その後、図１の矢印Ｅに示すように、停電周知担当部署から停電管理部署３へ当該帳票が回送される。
【００３４】
停電管理部署３にて、伝票の受取り時に、上述した方法と同様に停電管理部署端末３ａのバーコードリーダを用いて帳票の帳票識別用バーコード９の読み取り、及び帳票授受情報１１の帳票管理データベースに対する送信が行われる。送信された帳票授受情報１１は帳票管理データベース６により受信され記録される。
【００３５】
上述したように、各部署・委託先での帳票の授受時に、帳票の帳票識別用バーコード９の読み取り、及び帳票授受情報１１の帳票管理データベースに対する送信が行われ、送信された帳票授受情報１１が帳票管理データベース６により受信され記録される。この時、各部署・委託先で行われる作業は、各部署・委託先に設置された各端末による帳票の帳票識別用バーコード９の読み取り、及び帳票授受情報１１の送信といった簡易なものである。
【００３６】
帳票管理データベース６は、各帳票授受情報１１の受信時に、各帳票授受情報１１を記録し、各帳票授受情報１１に含まれる帳票識別番号の情報を元に、各帳票についての情報を帳票管理情報１４として一元的に管理する。また、この各帳票についての帳票管理情報１４は、帳票発行装置２、停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａのディスプレイ１２から閲覧が可能である。図４は帳票管理システム１による帳票管理情報１４の画面表示例を示す説明図である。図４においては、帳票識別番号、作成日時、帳票の予定受託期間、帳票の回送ルート及び各部署・委託先での帳票の授受日時といった情報を表示する例を示している。また図４においては、帳票の回送ルート及び各部署・委託先での帳票の授受日時をもとに、帳票の所在を表示している。更に、帳票の回送ルート及び各部署・委託先名と共に、担当者名を帳票管理情報１４として管理し、図４において、各部署・委託先における担当者名を表示するとしてもよい。
【００３７】
また、帳票管理データベース６により管理されている帳票管理情報１４の回送ルート及び各部署・委託先名の情報を、帳票発行装置２、停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ又は業務委託先端末５ａ等の各装置・端末から随時変更可能としてもよい。これにより、担当部署、業務委託先等に変更が生じた場合も、変更に柔軟に対応して帳票の管理を行うことが可能となる。
【００３８】
このように、帳票管理システム１によれば、各帳票について各回送先での授受の情報を帳票管理データベース６により一元的に管理し、各端末から閲覧可能とすることにより、各帳票の所在を容易に把握することが可能となる。また、帳票が紛失した際には、帳票の回送が何処まで正しく行われたかを把握することにより、帳票紛失の責任の所在を明確にすることができる。更に、各帳票の所在を把握することにより、業務の進捗状況を容易に把握することも可能となる。
【００３９】
また、帳票管理システム１によれば、図４に示す各情報とは別に、図２に示すような帳票の記載内容を、帳票発行装置２、停電管理部署端末３ａ、停電周知担当部署端末４ａ及び業務委託先端末５ａから閲覧することも可能である。
【００４０】
また図２においては、帳票管理システム１で管理される帳票の例として、停電周知の対象となる顧客の顧客情報１０のリストが記載されたものを示したが、他に、停電周知業務の依頼を行うための内容を記載した帳票、停電作業の実施の内容を記載した帳票などの回送を行う際にも、本実施の形態の帳票管理システム１は適用可能である。
【００４１】
また、図１に示した例において、停電管理部署端末３ａ等の各帳票管理端末がプリンタ等を備えて、帳票発行装置として機能することとしてもよい。
【００４２】
図１から図４においては、本発明の帳票管理システムの例として、電力会社において工事等による停電が予定されている際に、停電の対象となる需要者（顧客）に停電の情報を周知させる停電周知業務を、社外の業務委託先へ委託する場合に回送される帳票の管理を行うものを示した。しかし、本発明の帳票管理システムは、企業等において複数の部署・委託先に回送される各種の帳票の管理に広く適用可能である。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明は、複数の業務担当間を回送される帳票を管理する帳票管理システム及び帳票管理方法に適用される。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】本実施の形態の帳票管理システムの例を示す説明図である。
【図２】本実施の形態の帳票管理システムの帳票の例を示す説明図である。
【図３】本実施の形態の帳票管理システムで用いられる情報名及び情報内容を示す説明図である。
【図４】本実施の形態の帳票管理システムの画面表示例である。
【符号の説明】
【００４５】
１  帳票管理システム
２  帳票発行装置
３ａ  停電管理部署端末
４ａ  停電周知担当部署端末
５ａ  業務委託先端末
６  帳票管理データベース
８  帳票
９  帳票識別用バーコード
１１  帳票授受情報
１２  ディスプレイ
１３  帳票発行情報
１４  帳票管理情報
【図１】
2007188242.tif 000003
【図２】
2007188242.tif 000004
【図３】
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【図４】
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