(57)【要約】【課題】複数の情報に対する条件の一括管理を可能にし、情報の状態変化を容易に知ることが可能になり、且つ容易に別のユーザに知らせることが可能になる情報管理プログラム、装置および方法を提供する。【解決手段】情報管理部が文書の状態が変化したことを検出すると、監視条件処理部が検出された文書が監視条件記憶部に記憶されている監視条件の監視対象文書であるか否か確認し、監視対象文書である場合、文書の状態の変化の内容と監視対象文書と設定されている監視条件に設定されている変化条件とを比較し、変化の内容と変化条件とが一致する場合、監視条件に設定されている通知対象者に文書の状態が変化した旨を通知する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報を管理し、ネットワークを介して該情報の利用を複数のユーザに提供する情報管理プログラムにおいて、
情報記憶手段に記憶されている情報を管理し、前記ユーザの利用による前記情報の状態の変化を監視する処理と、
前記情報の状態の変化を検出した際に、該検出した情報の状態の変化の内容が監視条件記憶手段に記憶されている監視条件と合致するか否かを判断する処理と、
前記情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致すると判断した場合、該情報の状態の変化を前記ユーザに通知する処理と
をコンピュータに動作させることを特徴とする情報管理プログラム。
【請求項２】
前記監視条件には、
状態の変化を監視する対象の情報、該情報の状態の変化の内容および該情報の状態の変化を通知するユーザが設定される
ことを特徴とする請求項１記載の情報管理プログラム。
【請求項３】
前記情報と前記監視条件とは独立関係であり、該情報が前記情報記憶手段から削除されても、該情報を対象としている監視条件は前記監視条件記憶手段に残存する
ことを特徴とする請求項２記載の情報管理プログラム。
【請求項４】
情報を管理し、ネットワークを介して該情報の利用を複数のユーザに提供する情報管理装置において、
前記情報を記憶する情報記憶手段と、
前記情報記憶手段に記憶されている情報を管理し、前記ユーザの利用による前記情報の状態の変化を監視する情報管理手段と、
前記情報の状態の変化を前記ユーザに通知する条件を監視条件として記憶する監視条件記憶手段と、
前記情報管理手段が前記情報の状態の変化を検出した際に、該検出した情報の状態の変化の内容が前記監視条件記憶手段に記憶されている監視条件と合致するか否かを判断する監視条件処理手段と、
前記監視条件処理手段で前記情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致すると判断した場合、該情報の状態の変化を前記ユーザに通知する通知手段と
を具備することを特徴とする情報管理装置。
【請求項５】
情報を管理し、ネットワークを介して該情報の利用を複数のユーザに提供する情報管理方法において、
情報記憶手段に前記情報を記憶し、
情報管理手段が前記記憶されている情報を管理し、前記ユーザの利用による前記情報の状態の変化を監視し、
監視条件記憶手段が前記情報の状態の変化を前記ユーザに通知する条件を監視条件として記憶し、
前記情報の状態の変化を検出した際に、監視条件処理手段が該検出した情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致するか否かを判断し、
前記情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致すると判断した場合、通知手段が該情報の状態の変化を前記ユーザに通知する
ことを特徴とする情報管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理プログラム、装置および方法に関し、特に、複数ユーザにより共有されるファイル形式にて管理される文書等の情報を利用できるようにする情報管理プログラム、装置および方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数ユーザにより共有されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするには、文書管理用のサーバを設置して、文書をサーバにて集中管理させるようにシステム構築することが一般的に行われている。このようなシステムでは、文書そのものとその文書の属性情報等が記録されており、ユーザはそれを参照したり、その属性情報を元に検索したりして活用しているが、その文書の状態の変化を監視したり、別のユーザに通知したいと所望している。
【０００３】
そのようなユーザの所望に対応するために文書管理装置では、図４に示すように、対象となる文書に対して属性の変更や文書の更新等を別のユーザに通知させたい状態の変化の種類や通知対象の受信者リスト等の複数の条件を設定するような構成、フォルダに対して複数の条件を設定することで、フォルダ内の全文書に対して同一の条件を設定するような構成を用いることが多い。
【０００４】
しかし、条件を対象の文書毎に設定する必要があることから、同じ条件を複数の文書に設定する場合には、文書毎にそれぞれ設定する必要があり、また、条件を変更したい場合には、文書毎にそれぞれ条件を変更する必要があるため、ユーザにとって非常に煩雑で、現実的ではなかった。
【０００５】
更に、例えば、クライアントが定時処理により、共有文書と各文書の状態に関する付加情報とが保持されている文書管理サーバから付加情報を取得し、取得した付加情報と通知条件と合致しているときにはユーザにその旨を通知するファイル管理システム、ファイル情報提示方法がある（例えば、特許文献１参照。）。
【特許文献１】特開２００５−２６７３４０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、特許文献１に記載の技術では、条件と合致する文書の有無を定期的に判断しているので、文書に対する属性の変更や文書の更新等を別のユーザにリアルタイムで通知させることは困難である。
【０００７】
そこで、本発明は、複数の文書等の情報に対する条件の一括管理を可能にし、情報の状態変化を容易に知ることが可能になり、且つ容易に別のユーザに知らせることが可能になる情報管理プログラム、装置および方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、情報を管理し、ネットワークを介して該情報の利用を複数のユーザに提供する情報管理プログラムにおいて、情報記憶手段に記憶されている情報を管理し、前記ユーザの利用による前記情報の状態の変化を監視する処理と、前記情報の状態の変化を検出した際に、該検出した情報の状態の変化の内容が監視条件記憶手段に記憶されている監視条件と合致するか否かを判断する処理と、前記情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致すると判断した場合、該情報の状態の変化を前記ユーザに通知する処理とをコンピュータに動作させることを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記監視条件には、状態の変化を監視する対象の情報、該情報の状態の変化の内容および該情報の状態の変化を通知するユーザが設定されることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記情報と前記監視条件とは独立関係であり、該情報が前記情報記憶手段から削除されても、該情報を対象としている監視条件は前記監視条件記憶手段に残存することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項４の発明は、情報を管理し、ネットワークを介して該情報の利用を複数のユーザに提供する情報管理装置において、前記情報を記憶する情報記憶手段と、前記情報記憶手段に記憶されている情報を管理し、前記ユーザの利用による前記情報の状態の変化を監視する情報管理手段と、前記情報の状態の変化を前記ユーザに通知する条件を監視条件として記憶する監視条件記憶手段と、前記情報管理手段が前記情報の状態の変化を検出した際に、該検出した情報の状態の変化の内容が前記監視条件記憶手段に記憶されている監視条件と合致するか否かを判断する監視条件処理手段と、前記監視条件処理手段で前記情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致すると判断した場合、該情報の状態の変化を前記ユーザに通知する通知手段とを具備することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項５の発明は、情報を管理し、ネットワークを介して該情報の利用を複数のユーザに提供する情報管理方法において、情報記憶手段に前記情報を記憶し、情報管理手段が前記記憶されている情報を管理し、前記ユーザの利用による前記情報の状態の変化を監視し、監視条件記憶手段が前記情報の状態の変化を前記ユーザに通知する条件を監視条件として記憶し、前記情報の状態の変化を検出した際に、監視条件処理手段が該検出した情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致するか否かを判断し、前記情報の状態の変化の内容が前記監視条件と合致すると判断した場合、通知手段が該情報の状態の変化を前記ユーザに通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、複数の文書に対する監視条件の設定が容易になるため、活発な文書共有が望めるという効果を奏する。
【００１４】
更に、本発明によれば、文書が削除されても監視条件は残存するため、監視条件の再利用性が高まり、ユーザの手間が削減するという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明に係る情報管理プログラム、装置および方法の実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。なお、本発明に係る情報管理プログラム、装置および方法が管理対象とする情報は、文書、図面、画像、動画、音声データ等の電子化された情報であれば適用することが可能であり、本実施例では電子化された文書を管理対象とする場合の構成について説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る情報管理装置１の概略構成の一例を示す図である。
【００１７】
図１に示すように、情報管理装置１はネットワークを介して複数のＰＣ等のクライアント２と接続し、ネットワークを介してクライアント２に管理してる電子化された文書（即ち、情報）を利用できるようにしている。
【００１８】
図１に示すように、情報管理装置１は、情報管理部３、監視条件処理部４、情報記憶部５、監視条件記憶部６、通知部７を具備して構成されている。
【００１９】
なお、情報管理装置１はハードウェア的には汎用のサーバコンピュータで実現でき、各構成要素が有する処理機能は、サーバコンピュータ上で本発明に係る情報管理プログラムを実行することによって発揮される。また、各構成要素をＩＣ等を用いてハードウェアによる構築で構成することも可能である。
【００２０】
情報管理部３は、情報管理装置１にて管理対象とする文書の管理全般を行う。具体的には、情報記憶部５への文書の登録／削除、クライアント２からの要求に応じた文書のダウンロード、文書の状態の変化の監視等を行う。
【００２１】
監視条件処理部４は、どの文書に（監視対象文書）、どのような状態の変化が起こった（変化条件）時に、どのユーザに対し（通知対象者）、その旨を通知するかを設定する監視条件を管理全般する。具体的には、監視条件記憶部６への監視条件の登録／削除、情報管理部３が文書の状態の変化を検出した際にその状態の変化の内容とその文書を監視対象文書としている監視条件に設定されている変化条件との比較等を行う。
【００２２】
通知部７は、監視条件処理部４が文書の状態の変化の内容と監視条件に設定されている変化条件とが一致した場合に、監視条件に設定されている通知対象者に対し、文書の状態が変化した旨を通知する。なお、通知の具体的な手段としては電子メールが使用される。
【００２３】
図２は、ユーザと監視条件と監視対象文書との関係を説明する図である。
【００２４】
例えば、ユーザが２つの監視条件（監視条件１、監視条件２）を設定したとする。
【００２５】
監視条件１には、変化条件として「更新」、「移動」、「削除」が設定され、通知対象者として「ユーザＡ」、「ユーザＢ」が設定され、監視対象文書として「文書Ａ」、「文書Ｂ」、「文書Ｃ」が設定されている。ここで、例えば、文書Ａが更新されると、ユーザＡおよびユーザＢに対して文書Ａの更新が通知され、また、文書Ｂが移動されると、ユーザＡおよびユーザＢに対して文書Ｂの移動が通知され、また、文書Ｃが削除されると、ユーザＡおよびユーザＢに対して文書Ｃの移動が通知される。
【００２６】
また、監視条件２には、変化条件として「新規作成」、「期限切れ」、「更新のロック／アンロック」が設定され、通知対象者として「ユーザＣ」、「ユーザＤ」が設定され、監視対象文書として「文書Ｄ」および「文書Ｅ」が格納されている「フォルダＡ」、「文書Ｆ」および「文書Ｇ」が格納されている「フォルダＢ」が設定されている。即ち、下位階層を作ることが可能なフォルダ等を監視対象文書とすることで、そのフォルダ等に格納された全ての文書を監視対象文書とすることが可能になる。ここで、例えば、フォルダＡに新しい文書が新規作成されると、ユーザＣおよびユーザＤに対して新しい文書が新規作成された旨が通知され、また、文書Ｄに設定された保管期限を経過すると、ユーザＣおよびユーザＤに対して文書Ｄの期限切れが通知され、また、文書Ｆの更新がロック（または、アンロック）されると、ユーザＣおよびユーザＤに対して文書Ｆの更新のロック（または、アンロック）が通知される。
【００２７】
なお、文書と監視条件とは独立関係とするので、例えば、文書Ａ、文書Ｂおよび文書Ｃが情報記憶部５から削除されたとしても、監視条件１は監視条件記憶部６に残存し、また、フォルダＡおよびフォルダＢが情報記憶部５から削除されたとしても、監視条件２は監視条件記憶部６に残存する。
【００２８】
また、既に登録されている監視条件と同一（即ち、変化条件、通知対象者および監視対象文書が同一）の監視条件を作成する場合、既に同一の監視条件が登録されている旨を通知することで、同一の監視条件の二重登録を防止することができる。
【００２９】
次に、情報管理装置が行う文書の管理処理の手順について図３に示すフローチャートを参照して説明する。
【００３０】
情報管理部が情報記憶部に記憶されている文書の管理を行い（ステップＳ３０１）、情報管理部が文書の状態が変化したことを検出すると（ステップＳ３０２でＹＥＳ）、監視条件処理部が検出された文書が監視条件記憶部に記憶されている監視条件の監視対象文書であるか否か確認し（ステップＳ３０３）、監視対象文書である場合（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、ステップＳ３０４に進み、また、監視対象文書ではない場合（ステップＳ３０３でＮＯ）、処理の手順を終了する。
【００３１】
監視対象文書である場合（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、文書の状態の変化の内容と監視対象文書と設定されている監視条件に設定されている変化条件とを比較し（ステップＳ３０４）、変化の内容と変化条件とが一致する場合（ステップＳ３０５でＹＥＳ）、ステップＳ３０６に進み、また、変化の内容と変化条件とが一致しない場合（ステップＳ３０５でＮＯ）、処理の手順を終了する。
【００３２】
変化の内容と変化条件とが一致する場合（ステップＳ３０５でＹＥＳ）、監視条件に設定されている通知対象者に文書の状態が変化した旨を通知し（ステップＳ３０６）、処理の手順を終了する。
【００３３】
次に、情報管理装置の具体的な実施例について説明する。
【実施例１】
【００３４】
あるユーザＡは自分の部下であるＢ、Ｃに対して、週毎に文書を編集して追記する「週報」と、月毎に文書を編集して追記する「月報」という２つの文書の変更を通知するようにしたいと考えている。このとき、従来では、週報および月報の両方に対して、「文書の更新をＢとＣに通知する」という監視条件を設定する必要があった。しかし、本発明では、「文書の更新をＢとＣに通知する」という監視条件をＡが予め作成して情報管理装置に登録し、その監視条件の監視対象文書に週報と月報を設定すれば良いので、設定の手間が２回から１回に減らすことができる。
【実施例２】
【００３５】
実施例１の状況において、ユーザＡに新しい部下Ｄが配属され、文書の更新を通知したい対象が１人増えたとする。このとき、従来では、週報および月報に設定されている監視条件を「文書の更新をＢとＣとＤに通知する」と文書毎に編集する必要があった。しかし、本発明では、自分が設定した監視条件を「文書の更新をＢとＣとＤに通知する」と編集するだけで、目的を果たすことができ、編集の手間を２回から１回に減らすことができる。
【実施例３】
【００３６】
実施例２の状況において、週報および月報がある理由で削除されることとなり、ユーザＡがそれらの文書を削除する。その後、ユーザＡが日々更新される「日報」を作成し、週報や月報と同じ監視条件を設定したいと考えている。このとき、従来では、既に週報や月報が削除されているため、その監視条件が削除されてしまい、ユーザＡは記憶のみで新規に監視条件を作成する必要があった。しかし、本発明では、「文書の更新をＢとＣとＤに通知する」という監視条件は残っているため、その監視条件の監視対象文書に日報を加えるだけで、目的を果たすことができる。
【実施例４】
【００３７】
実施例１の状況において、ユーザＡの上司であるユーザＸが、部下Ｂ、Ｃに対して月報の変更を通知したいと考えている。このとき、ユーザＸは既にユーザＡが部下Ｂ、Ｃに対して通知の設定がされていることに気付いていない場合、監視条件が二重登録されるため、月報が更新されると、部下Ｂ、Ｃには同じ通知が二重に送信されることになる。しかし、本発明では、ユーザＸが監視条件を作成する際に、既に部下Ｂ、Ｃに同様の通知が送信されることを受動的に知ることができ、その監視条件の作成が不要なことが分かるようになる。
【００３８】
本発明は、上記し、且つ図面に示した実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明に係る情報管理装置の概略構成の一例を示す図である。
【図２】ユーザと監視条件と監視対象文書との関係を説明する図である。
【図３】情報管理装置が行う文書の管理処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】従来の文書管理システムにおける文書管理について説明する図である。
【符号の説明】
【００４０】
１    情報管理装置
２    クライアント
３    情報管理部
４    監視条件処理部
５    情報記憶部
６    監視条件記憶部
７    通知部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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