(57)【要約】【課題】封書と書類の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うことができるため、作業効率の向上と作業の正確性を同時に実現した書類発送判定システムを提供する。【解決手段】この書類発送判定システム１００は、封書１と封書内に封入されたＩＣタグとの間でデータの授受を行うＲ／Ｗ２と、顧客に発送する書類情報を管理する発送書類情報管理サーバ５と、発送書類情報管理サーバ５の指示に従ってＲ／Ｗ２を制御するＰＣ３と、警報器４と、を備えて構成されている。そして、発送書類情報管理サーバ５は、封書１をＲ／Ｗ２により読み取られた第１のＩＣタグに記録された顧客の識別コードと第２のＩＣタグに記録された顧客の識別コードとを照合し、照合の結果又は当該封書１に記載された顧客についての発送可否情報に基づいて当該封書１の発送可否を判定するものである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダ又はリーダライタと、
顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、
前記発送書類情報管理サーバからの指示に従って前記リーダ又はリーダライタを制御する制御手段と、
警報を発する警報手段と、を備え、
少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入すると共に、前記顧客の識別コードを記録した第２の非接触情報記録媒体を備え、且つ当該顧客の宛先を記載した封書を用いる書類発送判定システムであって、
前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果に基づいて、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送可否情報に基づいて、当該封書の発送可否を判定することを特徴とする書類発送判定システム。
【請求項２】
前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果が一致せず、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする請求項１に記載の書類発送判定システム。
【請求項３】
前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが、前記第２の非接触記録媒体に記録された顧客の識別コードとは異なっていると判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする請求項１に記載の書類発送判定システム。
【請求項４】
前記発送書類情報管理サーバは、前記警報手段により警報を発する場合、前記制御手段に対して該警報を発する理由情報を同時に送信することを特徴とする請求項２又は３に記載の書類発送判定システム。
【請求項５】
前記発送書類情報管理サーバは、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に書類を発送することの可否を判定するフラグを記憶した顧客情報データベースと、
前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信手段と、
前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合手段と、
前記顧客情報データベースに記憶された顧客情報を更新する顧客情報更新手段と、
前記顧客情報更新手段により更新された顧客情報に基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定手段と、
を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の書類発送判定システム。
【請求項６】
前記発送書類情報管理サーバは、前記識別コード照合手段により照合した顧客の識別コードが前記顧客情報データベースに存在しない場合、前記書類発送を行わないように前記発送可否判定手段を制御することを特徴とする請求項５に記載の書類発送判定システム。
【請求項７】
前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客情報更新手段により顧客情報を更新する際、少なくとも更新時の時間情報を同時に記憶することを特徴とする請求項４又は５に記載の書類発送判定システム。
【請求項８】
封書を所定方向に搬送する搬送手段と、
非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダライタと、
前記封書の宛先を印字する印字手段と、
前記封書を破棄するか発送するかを判別する判別手段と、
顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、
前記発送書類情報管理サーバの指示に従って前記リーダライタ、前記印字手段及び前記判別手段を制御する制御手段と、
警報を発する警報手段と、を備え、
少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いる書類発送判定システムであって、
前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客についての発送可否情報に基づいて前記封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定することを特徴とする書類発送判定システム。
【請求項９】
前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、前記制御手段を介して前記リーダライタにより前記識別コードを前記第２の非接触情報記録媒体に記録すると共に、前記識別コードに該当する宛先を前記印字手段により前記封書に印字することを特徴とする請求項８に記載の書類発送判定システム。
【請求項１０】
前記発送書類情報管理サーバは、前記封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止するように前記判別手段を制御することを特徴とする請求項８に記載の書類発送判定システム。
【請求項１１】
少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入すると共に、前記顧客の識別コードを記録した第２の非接触情報記録媒体を備え、且つ当該顧客の宛先を記載した封書を用いる書類発送判定方法であって、
前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果に基づいて、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送可否情報に基づいて、当該封書の発送可否を判定することを特徴とする書類発送判定方法。
【請求項１２】
前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果が一致せず、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする請求項１１に記載の書類発送判定方法。
【請求項１３】
前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが、前記第２の非接触記録媒体に記録された顧客の識別コードとは異なっていると判定した場合、警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする請求項１１に記載の書類発送判定方法。
【請求項１４】
前記警報を発する場合、該警報を発する理由情報を同時に送信することを特徴とする請求項１２又は１３に記載の書類発送判定方法。
【請求項１５】
少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に書類を発送することの可否を判定するフラグを記憶する顧客情報記憶ステップと、
前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信ステップと、
前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合ステップと、
前記顧客情報記憶ステップにより記憶された顧客情報を更新する顧客情報更新ステップと、
前記顧客情報更新ステップにより更新された顧客情報に基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定ステップと、
を備えたことを特徴とする請求項１１又は１２に記載の書類発送判定方法。
【請求項１６】
前記識別コード照合ステップにより照合した顧客の識別コードが存在しない場合、前記書類の発送を行わないようにすることを特徴とする請求項１５に記載の書類発送判定方法。
【請求項１７】
前記顧客情報更新ステップにより顧客情報を更新する際、少なくとも更新時の時間情報を同時に記憶することを特徴とする請求項１４又は１５に記載の書類発送判定方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類発送判定システム及び書類発送判定方法に関し、さらに詳しくは、封書内に送り先に対応しない不適切な書類が封入される不具合や、発送直前の時点等において既に発送不要となった書類が誤って発送される不具合を未然に防止する書類発送判定システム及び書類発送判定方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
銀行、ローン保証会社及び消費者金融等の金融機関では、融資先としての顧客に、案内や相談案内等の文書を発送したり、あるいは融資先としての顧客が長期間返済を延滞した場合に督促状等を発送している。これらの書類の発送は、封書を用いた郵便によって行うのが一般である。また、封書に各書類の必要書類を封入した後に、顧客の取引状況が変更したことが判明した場合には、その封書の発送を直前に取りやめる必要性がある。
【０００３】
ところで、従来は書類の封入前のチェック作業と、発送直前のチェック作業とが別々に行われていた。即ち、封書に必要書類を封入する前に宛先との関係で正しい書類であるか否かをチェックする作業と、正しい書類であると判定された封書を発送してもよいか否かをチェックする作業が別々に行われ、これらの作業は手作業により行われていた。
この手作業による作業を改善した従来技術として特許文献１には、製品に取り付けられた非接触ＩＣタグの製品特定データを読み取る非接触ＩＣ読取装置と、梱包材に取り付けられた製品特定データを読み取る読取装置と、この両者の製品特定データが一致しているか否かを判定する照合判定手段と、を少なくとも備え、梱包された製品の内容物と梱包材に貼り付けられた内容物が一致しているか否かを確認する製品の梱包ミス防止装置について開示されている。
【０００４】
また特許文献２には、帳票のバーコードを読み取って、このバーコードからの情報に基づいてデータベース中の当該帳票の番号、同封物および封書体の重量に関する情報を特定し、特定されたデータベース中の帳票番号および同封物の情報に基づいて、帳票と同封物が丁合されて封書内へ封入して、封書内に内容物を入れてなる封書体はその後、重量計により重量測定され、測定された実際の重量と、上記で特定された重量とが比較されて内容物の良否判定が行なわれる封書処理方法について開示されている。
【特許文献１】特開２００２−２３０４９７公報
【特許文献２】特開２００５−１２２５４５公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、書類の封入は手作業で行われているため、これらの書類の発送数が増加すると誤った書類を封入する虞が出てくる。即ち、扱う書類が大切な個人情報に係る内容を有するため、上記のような誤封入は防止する必要性が高いが、取り扱う書類数の増加に伴って、人手による作業によって誤封入をゼロにすることは極めて困難となる。また、発送する必要のない顧客に間違って発送する事態が発生することを防止するために、チェック作業に大きな負担がかかるといった問題がある。
【０００６】
また、特許文献１に開示されている従来技術は、梱包材と内容物が１対１でなければ照合できないため、１つの梱包材に複数の内容物を梱包することができず、梱包材が多量に必要となり、資源の無駄が多いといった問題がある。
また、特許文献２に開示されている従来技術は、同封物および封書体の重量に関する情報と実際に封書内に内容物を入れてなる封書体の重量を比較するため、異なる同封物が同じ重量の場合、封書体の重量だけでは同封物が正しいか否かを判定できないといった問題がある。
【０００７】
本発明は、かかる課題に鑑み、封書に備えられたＩＣタグ情報と、この封書に封入された書類に備えられたＩＣタグ情報とを照合し、且つ封書の発送の可否をリアルタイムに判定することにより、封書と書類の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うようにして、作業効率の向上と作業の正確性を同時に実現した書類発送判定システムを提供することを目的とする。
また他の目的は、白紙の封書に書類を封入した後に、その書類に備えられたＩＣタグから顧客識別コードを読み取り、その識別コードに対応した宛先を封書に印字することにより、書類と封書の一致性を確実なものとすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダ又はリーダライタと、顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、前記発送書類情報管理サーバからの指示に従って前記リーダ又はリーダライタを制御する制御手段と、警報を発する警報手段と、を備え、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入すると共に、前記顧客の識別コードを記録した第２の非接触情報記録媒体を備え、且つ当該顧客の宛先を記載した封書を用いる書類発送判定システムであって、前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果に基づいて、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送可否情報に基づいて、当該封書の発送可否を判定することを特徴とする。
本発明はリーダ又はリーダライタと、発送書類情報管理サーバと、制御手段と、警報手段と、を備えて構成されている。そして発送書類情報管理サーバは、書類に備えられた第１の非接触情報記録媒体の情報と封書に備えられた第２の非接触情報記録媒体の情報とを照合し、この照合結果と顧客についての発送可否情報に基づいて封書の発送可否を判定するものである。即ち、封書と書類の識別コードが一致し、且つその封書を発送可とする発送可否情報が揃った場合に限り、封書の発送を許可するものである。
【０００９】
請求項２は、前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果が一致せず、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする。
発送書類情報管理サーバは、識別コードを照合した結果が不一致か、顧客への発送が適当でないと判定した場合の何れか一方、又は両方の場合、この封書の発送を停止するものである。
【００１０】
請求項３は、前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが、前記第２の非接触記録媒体に記録された顧客の識別コードとは異なっていると判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする。
顧客に発送する封書の中身が、顧客本人に関する書類と異なっていた場合、その書類に記載されている別の顧客の個人情報が第三者に漏洩することになる。そこで本発明では、このような状態を未然に防止するために、顧客に発送する封書の中身が顧客本人に関する書類と異なっていた場合、警報を発して、この封書の発送を停止するものである。
【００１１】
請求項４は、前記発送書類情報管理サーバは、前記警報手段により警報を発する場合、前記制御手段に対して該警報を発する理由情報を同時に送信することを特徴とする。
警報を発する態様には複数存在する。例えば、封書と中身が一致しない場合と、顧客への発送が適当でないと判定した場合である。従って、警報を発すると同時にその理由に係る情報を同時に送信して、警報の理由を明確にするものである。
【００１２】
請求項５は、前記発送書類情報管理サーバは、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に書類を発送することの可否を判定するフラグを記憶した顧客情報データベースと、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信手段と、前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コード及び前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードを照合する識別コード照合手段と、前記顧客情報データベースに記憶された顧客情報を更新する顧客情報更新手段と、前記顧客情報更新手段により更新された顧客情報に基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定手段と、を備えたことを特徴とする。
発送書類情報管理サーバは、ソフトウェアにより処理する各種の手段を備える。そして、その処理のために使用される顧客情報は顧客情報データベースに保存される。また、読み取られた識別コードは識別コード受信手段により受信され、書類に記録された識別コードと封書に記録された識別コードとが照合される。また、顧客に係る利用状況等の情報は刻々変化するため、可能な限りリアルタイムに新しい情報に更新される。その更新された情報に基づいて書類を発送してよいか否かを判定する。
【００１３】
請求項６は、前記発送書類情報管理サーバは、前記識別コード照合手段により照合した顧客の識別コードが前記顧客情報データベースに存在しない場合、前記書類発送を行わないように前記発送可否判定手段を制御することを特徴とする。
顧客情報データベースに記憶された識別コードは正規の識別コードである。従って、ここに記憶されていない識別コードは正規の識別コードではないため、発送の可否判定により除外される。
【００１４】
請求項７は、前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客情報更新手段により顧客情報を更新する際、少なくとも更新時の時間情報を同時に記憶することを特徴とする。
業務端末から入力された顧客情報に基づく場合や、顧客が取引を行った場合、顧客情報が更新される。そしてその更新が発生した時間に係る情報は、証拠として保存しておくことが重要である。そこで本発明では、顧客情報を更新する際、少なくとも更新時の時間情報を同時に記憶するものである。
【００１５】
請求項８は、封書を所定方向に搬送する搬送手段と、非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダライタと、前記封書の宛先を印字する印字手段と、前記封書を破棄するか発送するかを判別する判別手段と、顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、前記発送書類情報管理サーバの指示に従って前記リーダライタ、前記印字手段及び前記判別手段を制御する制御手段と、警報を発する警報手段と、を備え、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いる書類発送判定システムであって、前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客についての発送可否情報に基づいて前記封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定することを特徴とする。
本発明は、ベルトコンベアのような搬送手段を用いて封筒を搬送する過程で、白紙の封書に書類を封入した後に、その書類に備えた第１の非接触情報記録媒体から顧客識別コードを読み取り、発送可否情報に基づいて当該顧客の宛先を印字するか否かを決定するものである。
【００１６】
請求項９は、前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、前記制御手段を介して前記リーダライタにより前記識別コードを前記第２の非接触情報記録媒体に記録すると共に、前記識別コードに該当する宛先を前記印字手段により前記封書に印字することを特徴とする。
識別コードに対応した宛先を封書に印字すると共に、封書に備えられた無記録状態の非接触情報記録媒体に識別コードを記録することにより、発送する封書と破棄する（発送しない）封書を自動的に判別できるようにするものである。
【００１７】
請求項１０は、前記発送書類情報管理サーバは、前記封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止するように前記判別手段を制御することを特徴とする。
発送書類情報管理サーバが封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定する場合とは、例えば、発送の直前に返済が確認され、顧客にその封書を発送する必要性がなくなったと判定された場合である。
【００１８】
請求項１１は、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入すると共に、前記顧客の識別コードを記録した第２の非接触情報記録媒体を備え、且つ当該顧客の宛先を記載した封書を用いる書類発送判定方法であって、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果に基づいて、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送可否情報に基づいて、当該封書の発送可否を判定することを特徴とする。
本発明は請求項１と同様の作用効果を奏する。
【００１９】
請求項１２は、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、該照合の結果が一致せず、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする。
本発明は請求項２と同様の作用効果を奏する。
請求項１３は、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが、前記第２の非接触記録媒体に記録された顧客の識別コードとは異なっていると判定した場合、警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする。
本発明は請求項３と同様の作用効果を奏する。
請求項１４は、前記警報を発する場合、該警報を発する理由情報を同時に送信することを特徴とする。
本発明は請求項４と同様の作用効果を奏する。
【００２０】
請求項１５は、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に書類を発送することの可否を判定するフラグを記憶する顧客情報記憶ステップと、前記リーダ又はリーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信ステップと、前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合ステップと、前記顧客情報記憶ステップにより記憶された顧客情報を更新する顧客情報更新ステップと、前記顧客情報更新ステップにより更新された顧客情報に基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定ステップと、を備えたことを特徴とする。
本発明は請求項５と同様の作用効果を奏する。
請求項１６は、前記識別コード照合ステップにより照合した顧客の識別コードが存在しない場合、前記書類発送を行わないようにすることを特徴とする。
本発明は請求項６と同様の作用効果を奏する。
請求項１７は、前記顧客情報更新ステップにより顧客情報を更新する際、少なくとも更新時の時間情報を同時に記憶することを特徴とする。
本発明は請求項７と同様の作用効果を奏する。
【発明の効果】
【００２１】
本発明によれば、発送書類情報管理サーバは、リーダ又はリーダライタにより読み取られた第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合し、この照合の結果に基づいて、又は／及び、当該封書に記載された顧客への発送可否情報に基づいて、当該封書の発送可否を判定するので、封書と書類の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は本発明の第１の実施形態に係る書類発送判定システムのシステム構成図である。この書類発送判定システム１００は、封書１と封書内に封入されたＩＣタグ（非接触情報記録媒体）との間でデータの授受を行うＲ／Ｗ（リーダ又はリーダライタ）２と、顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバ５と、発送書類情報管理サーバ５からの指示に従ってＲ／Ｗ２の動作を制御するＰＣ（制御手段）３と、警報を発する警報器（警報手段）４と、を備えて構成されている。尚、本実施形態では発送書類情報管理サーバ５に複数の業務端末９が接続されている。また、封書１を郵送するために、郵便局システム８と接続してもよい。また、Ｒ／Ｗ２に代えて読み取り専用のリーダを用いても構わない。
書類発送判定システム１００は、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１のＩＣタグを備えた書類を封入すると共に、顧客の識別コードを記録した第２のＩＣタグを備え、且つ当該顧客の宛先を記載した封書１を利用するシステムであり、発送書類情報管理サーバ５は、Ｒ／Ｗ２により読み取られた第１のＩＣタグに記録された顧客の識別コードと第２のＩＣタグに記録された顧客の識別コードとを照合し、照合の結果、又はこの封書１に記載された顧客についての発送可否情報に基づいて封書１の発送可否を判定するものである（詳細は後述する）。
【００２３】
図２は本発明の第１の実施形態に係る書類発送判定システムを更に詳しく説明するためのシステム構成図である。この書類発送判定システム１００は、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１のＩＣタグ（第１の非接触情報記録媒体）１１を備えた書類１０を封入すると共に、顧客の識別コードを記録した第２のＩＣタグ（第２の非接触情報記録媒体）１２と切手１３を備え、且つ当該顧客の宛先１ｂを記載した封書１を用意する。そして作業者は封書１をＲ／Ｗ２に近接する。Ｒ／Ｗ２からは常時、データを読み取るための磁界が発生されている。発送書類情報管理サーバ５は、Ｒ／Ｗ２により読み取られた封書１の第１のＩＣタグ１１に記録された顧客の識別コードと第２のＩＣタグ１２に記録された顧客の識別コードとを照合し、照合の結果が一致せず又は当該封書１に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、ＰＣ３を介して警報器４により警報を発し、当該封書１の発送を停止するように報知する。
【００２４】
即ち、識別コードを照合した結果が不一致か、顧客への発送が適当でないと判定した場合の何れか一方、又は両方に該当する場合、この封書１の発送を停止するものである。尚、照合の結果が一致となり、且つ封書１に記載された顧客への発送が適当であると判定した場合は、その封書１を発送する手続がとられる。
また、顧客に発送する封書の中身が、顧客本人に関する書類と異なっていた場合、その書類に記載されている別の顧客の個人情報が第三者に漏洩することになる。そこで本実施形態ではこのような状態を未然に防止するために、顧客に発送する封書１の中身が顧客本人に関する書類１０と異なっていた場合、警報を発して、この封書の発送を停止するものである。
【００２５】
また発送書類情報管理サーバ５は、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に書類を発送することの可否を判定するフラグを記憶した顧客情報データベース２１と、Ｒ／Ｗ２により読み取られた識別コードを受信する識別コード受信手段１７と、第１のＩＣタグ１１に記録された顧客の識別コード及び第２のＩＣタグ１２に記録された顧客の識別コードを照合する識別コード照合手段１８と、顧客情報データベース２１に記憶された顧客情報を更新する顧客情報更新手段１９と、顧客情報更新手段１９により更新された顧客情報に基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定手段２０と、識別コード照合手段１８による結果情報と発送可否判定手段２０による結果情報とをＰＣ３に送信する送信手段２２と、を備えて構成される。尚、顧客情報更新手段１９は、複数の業務端末９と接続され、業務端末９から入力される顧客の最新情報により顧客情報が更新されて顧客情報データベース２１に記憶される。また、識別コード受信手段１７は信号線１５によりＰＣ３と接続され、ＰＣ３を介してＲ／Ｗ２により読み取られた識別コードを受信する。また、送信手段２２は信号線１６によりＰＣ３と接続され、結果情報と理由情報が送信される。即ち、発送書類情報管理サーバ５には、ソフトウェアにより処理する各種の手段がある。そして、その処理のために使用される顧客情報は顧客情報データベース２１に保存される。また、読み取られた識別コードは識別コード受信手段１７により受信され、書類１０に記録された識別コードと封書１に記録された識別コードが識別コード照合手段１８により照合される。また、顧客の情報は時々刻々変化するため、顧客情報更新手段１９により可能な限りリアルタイムに新しい情報に更新される。その更新された情報に基づいて書類を発送してよいか否かを発送可否判定手段２０により判定する。
【００２６】
図３は本発明の第１の実施形態に係る書類発送判定システムの動作を説明するフローチャートである。図２を参照して説明する。まず、書類１０を封入した封書１をＲ／Ｗ２に近接する（Ｓ１）。Ｒ／Ｗ２からは常時、磁界が発生され第１のＩＣタグ１１と第２のＩＣタグ１２を活性化して、そこに記録されている識別コードを読み取る（Ｓ２）。その情報は信号線１４によりＰＣ３に入力され、発送書類情報管理サーバ５のデータフォーマットに変換して信号線１５を介して識別コード受信手段１７により受信される。発送書類情報管理サーバ５では、受信した情報が正しい情報であるか（例えば、ＩＣタグのデータフォーマットが予め決められたフォーマットであるか否か）を判定する（Ｓ３）。正しい情報であると、識別コード照合手段１８により書類１０の識別コードと封書１の識別コードが一致しているか否かを判定し（Ｓ４）、一致していると、発送可否判定手段２０により当該宛先の顧客に封書１を発送してよいか否かを判定する（Ｓ５）。発送可否判定手段２０が発送が可であると判定すると、ＰＣ３にその旨の情報を信号線１６を介して送信する（Ｓ６）。そしてその情報を受信したＰＣ３は表示部（ディスプレイ）３ａにその旨を表示する（Ｓ７）。
【００２７】
一方、ステップＳ３で受信した情報が正しくない情報であると判定した場合、或いはステップＳ４で書類１０の識別コードと封書１の識別コードとが一致していないと判定した場合、或いはステップＳ５で発送可否判定手段２０により当該宛先の顧客に封書１を発送すべきでないと判定した場合は、送信手段２２によりＰＣ３に対して警報を発する情報を送信し、ＰＣ３はその情報を受信して警報器４を駆動して警報を発し（Ｓ８）、更に送信手段２２によりＰＣ３に対してその警報の理由情報を送信してＰＣ３の表示部３ａにその理由を表示する（Ｓ９）。尚、その後、間違いないようにするために、その封書に理由に応じた印を押すようにしてもよい（Ｓ１０）。
【００２８】
図４は表示部３ａに表示する理由の内容の一例を示す図である。例えば、封書１の中に封入する複数の書類１０の中に、異なった識別コードの書類が混在していた場合、理由の内容１のように「書類の中に異なる顧客の書類が混在しています。」と表示される。また、本来必要である書類の中身が不足していた場合は、理由の内容２のように「書類の中身が不足しています。」と表示される。また、封書１の識別コードと書類１０の識別コードが異なっていた場合は、理由の内容３のように「書類の識別コードと封書の識別コードが一致しません。」と表示される。また、発送の最後の段階で顧客から入金があり、その封書（督促状等）の発送を停止する場合は、理由の内容４のように「この顧客は入金があったので発送を停止してください。」と表示される。また、発送の最後の段階でも顧客から入金がない場合は、理由の内容５のように「この顧客の書類は発送してください。」と表示される。また、識別コード受信手段１７により受信した識別コードが顧客情報データベース２１に存在しない場合は、理由の内容６のように「顧客情報データベースに識別コードが存在しません。」と表示される。
このように本発明では、各理由がＰＣ３の表示部３ａに表示されるので、なぜ警報器４により警報が発せられるかを認識することができる。尚、この例の表示内容は一例であり、適宜内容を変更しても構わない。
【００２９】
図５は本発明の発送書類情報管理サーバを構成する顧客情報データベースの記憶内容の一例を示す図である。顧客情報データベース２１には、顧客名３０、顧客の識別コード３１、発送可否フラグ３２、その他の情報Ａ３３等が記憶されている。尚、顧客名３０には個人情報保護の立場から、実名ではなくイニシャル等を記録し、各顧客にユニークな識別コード３１を対応付けておく。例えば、顧客Ａの識別コード３１は「１２３ｂ」であり、発送可否フラグ３２は「ＯＮ」即ち、現時点では書類の発送をしても構わない顧客である。また、顧客Ｂの識別コード３１は「６８７ｃ」であり、発送可否フラグ３２は「ＯＮ」即ち、現時点では書類の発送をしても構わない顧客である。また、顧客Ｃの識別コード３１は「９７８ｅ」であり、発送可否フラグ３２は「ＯＦＦ」即ち、現時点では書類の発送を停止している顧客である。このように、全ての顧客の情報が記憶されている。ここで、顧客Ｂが発送の直前で入金があった場合について説明する。図３のフローチャートにおいて、発送可否判定手段２０により当該宛先の顧客に封書１を発送してよいか否かを判定するために、顧客情報データベース２１を検索したとき、顧客情報更新手段１９により、発送可否フラグ３４が「ＯＮ」から「ＯＦＦ」に更新された場合、ステップＳ５の判定はＮＯとなり、送信手段２２によりＰＣ３に対して警報を発する情報を送信し、ＰＣ３はその情報を受信して警報器４を駆動して警報を発し（Ｓ８）、更に送信手段２２によりＰＣ３に対してその警報の理由情報を送信してＰＣ３の表示部３ａに図４の理由の内容４のように「この顧客は入金があったので発送を停止してください。」と表示する（Ｓ９）。
【００３０】
図６は本発明の発送書類情報管理サーバの動作を説明するフローチャートである。発送書類情報管理サーバ５が識別コード受信手段１７によりＰＣ３から識別コードを受信すると（Ｓ２０）、受信した識別コードが顧客情報データベース２１に存在するか否かを判定する（Ｓ２１）。この判定は以後の動作を有効とするためのチェックであり、特に無くても構わない。顧客情報データベース２１に存在すると、識別コード照合手段１８により書類１０と封書１の識別コードが一致するか否かを照合する（Ｓ２２）。その結果、一致すると、顧客情報更新手段１９により現時点での顧客情報に変更があるか否かを業務端末９からの入力を待つ（Ｓ２３）。その結果、変更があると顧客情報データベース２１の顧客情報を更新し（Ｓ２４）、その情報に基づいて発送可否判定手段２０により図５の発送可否フラグ３２を検索し（Ｓ２５）、発送可否フラグ３２が「ＯＮ」であると、送信手段２２により発送可の情報を送信する（Ｓ２６）。
一方、ステップＳ２１で受信した識別コードが顧客情報データベース２１に存在していない場合、或いはステップＳ２２で書類１０と封書１の識別コードが一致しない場合、或いは、ステップＳ２５で発送可否フラグ３２が「ＯＦＦ」である場合は、送信手段２２により発送停止の情報を送信すると共に（Ｓ３１）、停止の理由情報を送信する（Ｓ３２）。
【００３１】
以上が本発明の発送書類情報管理サーバ５の主な動作であるが、次に例えば、図１のネットワーク６に郵便局システム８を接続した場合について説明する。この郵便局システムは、本発明の書類発送判定システムを備えたユーザとの間で契約を結び、ユーザが発送を許可した書類のデータを郵便局システム８内の記憶手段に記憶しておき、発送する封書を集配して郵便局から郵送する直前に、ユーザから特定の顧客の封書を郵送停止にする情報を受信した場合に、郵便局からその封書を除外して郵送しないようにするシステムである。即ち、ステップＳ３２の時点で発送停止の情報を受信した時点で、既に郵便局により発送を停止する封書が集配された否かをチェックし（Ｓ２７）、集配された場合、郵便局システム８に発送停止の顧客情報を送信する（Ｓ２８）。郵便局システムではその情報を受信して該当の封書が郵送済みであるか否かを判定し（Ｓ２９）、郵送済みの場合は顧客に対して謝罪等のしかるべき処理を行う（Ｓ３０）。ステップＳ２９でまだ郵送されていなければ、郵送を停止する（Ｓ３３）。
【００３２】
図７は本発明の第２の実施形態に係る書類発送判定システムのシステム構成図である。この書類発送判定システム２００は、ＩＣタグ５５を備えた書類５０を封入した封書５１を所定方向に搬送するベルトコンベア（搬送手段）４０と、封書５１に封入された書類５０に備えられたＩＣタグ５５との間でデータの授受を行うＲ／Ｗ（リーダライタ）４１と、封書５１の宛先を印字する印字器（印字手段）４２と、封書５１を破棄するか発送するかを判別する判別器（判別手段）４３と、顧客に発送する書類情報を管理する発送書類情報管理サーバ５４と、発送書類情報管理サーバ５４からの指示に従ってＲ／Ｗ４１、印字器４２及び判別器４３を制御するＰＣ（制御手段）５２と、警報器（警報手段）４９と、を備えて構成される。
また、ベルトコンベア４０と判別器４３との境界には、破棄する封書を収納する破棄箱４６が備えられ、判別器４３の搬送方向終端側には発送しても差し支えない封書を収納する発送箱４８が夫々備えられている。また、判別器４３を退避位置４３ａに移動させる駆動部４７を備えている。尚、封書５１上の正しい印字位置に正しい向きに宛先を印字するために、封書５１はベルトコンベア４０の所定の位置に、且つ正しい向きに載置されるものとする。また、発送書類情報管理サーバ５４の構成は、基本的に図２で説明した発送書類情報管理サーバ５と同じ構成である。
本実施形態の書類発送判定システム２００では、少なくとも顧客の識別コードを記録したＩＣタグ５５を備えた書類５０を封入し、且つ無記録状態のＩＣタグ５６を備えた白紙の封書５１を用意し、発送書類情報管理サーバ５４は、顧客についての発送可否情報に基づいて、印字器４２により封書５１に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定するものである。
【００３３】
図８は本発明の第２の実施形態に係る書類発送判定システムの動作を説明するフローチャートである。まず、無記録状態のＩＣタグ５６を備えた白紙の封書５１にＩＣタグ５５を備えた書類５０を封入する（Ｓ３５）。次に封書５１をベルトコンベア４０の所定の位置に、且つ正しい向きに載置する（Ｓ３６）。ベルトコンベア４０は所定の速度で矢印Ａの方向に移動しているので、封書５１がＲ／Ｗ４１の近傍を通過すると、封書５１に封入された書類５０に備えられたＩＣタグ５５の情報を読み取る（Ｓ３７）。その情報は信号線５５によりＰＣ５２に入力され、発送書類情報管理サーバ５４のデータフォーマットに変換して信号線５６を介して発送書類情報管理サーバ５４により受信される。発送書類情報管理サーバ５４では、受信した情報が正しい情報（例えば、ＩＣタグのデータフォーマットが予め決められたフォーマットであるか否か）であるか否かを判定する（Ｓ３８）。正しい情報である場合、ＰＣ５２に対してその旨を送信すると、ＰＣ５２は、Ｒ／Ｗ４１に対してＩＣタグ５６にＩＣタグ５５と同じ識別コードを記録する（Ｓ３９）。封書５１が印字器４２の印字位置（５１ａ）まで搬送されると、信号線５７を介して識別コードに対応した宛先を印字するように印字器４２を制御する（Ｓ４０）。封書５１が判別器４３に近づくと、ＰＣ５２が発送書類情報管理サーバ５４に対して当該宛先の顧客に封書５１を発送して可か否かを問い合わせ（Ｓ４２）、発送が可であると判別器４３をそのままにすることにより、封書５１を発送箱４８に入れる（Ｓ４３）。
一方、ステップＳ３８において、受信した情報が正しい情報でない場合、或いは、ステップ４２において、発送が否であることを発送書類情報管理サーバ５４から通知されると、駆動部４７を駆動して判別器４３を４３ａに移動して封書５１を破棄箱４６に入れ（Ｓ４４）、警報器４９を駆動して警報を発し（Ｓ４５）、同時に表示部５３にその理由を表示する（Ｓ４６）。
【００３４】
以上の通り本発明によれば、発送書類情報管理サーバ５は、封書１をＲ／Ｗ２により読み取られたＩＣタグ１１に記録された顧客の識別コードとＩＣタグ１２に記録された顧客の識別コードとを照合し、この照合の結果又は当該封書１に記載された顧客についての発送可否情報に基づいて当該封書１の発送可否を判定するので、封書１と書類１０の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うことができる。
また、発送書類情報管理サーバ５は、封書１をＲ／Ｗ２により読み取られたＩＣタグ１１に記録された顧客の識別コードとＩＣタグ１２に記録された顧客の識別コードとを照合し、この照合の結果が一致せず又は当該封書１に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、ＰＣ３を介して警報器４により警報を発し、当該封書１の発送を停止するので、作業者は警報により封書１の発送を停止することを即座に判断することができる。
また、発送書類情報管理サーバ５は、Ｒ／Ｗ２により読み取られたＩＣタグ１１に記録された顧客の識別コードの中に、異なった識別コードを記録したＩＣタグ１１が混在していると判定した場合、ＰＣ３を介して警報器４により警報を発し、当該封書１の発送を停止するので、混在した異なった書類を発送するのを未然に防ぐことができる。
【００３５】
また、発送書類情報管理サーバ５は、警報器４により警報を発する場合、ＰＣ３に対してこの警報を発する理由情報を同時に送信するので、作業者に警報を発する理由を明確に認識させることができる。
また、発送書類情報管理サーバ５には、ソフトウェアにより処理する顧客情報は顧客情報データベース２１に保存され、読み取られた識別コードは識別コード受信手段１７により受信され、書類１０に記録された識別コードと封書１に記録された識別コードが照合され、顧客の情報は刻々変化するため、可能な限りリアルタイムに新しい情報に更新され、その更新された情報に基づいて書類１０を発送してよいか否かを判定するので、誤った書類を顧客に発送することを極力防止することができ、最新の顧客情報に基づいた管理を行うことができる。
また、発送書類情報管理サーバ５は、識別コード照合手段１８により照合した顧客の識別コードが顧客情報データベース２１に存在しない場合、書類発送を行わないように発送可否判定手段２０を制御するので、顧客情報データベース２１に存在しない顧客への書類の発送を防止することができる。
【００３６】
また、発送書類情報管理サーバ５は、顧客情報更新手段１９により顧客情報を更新する際、少なくとも更新時の時間情報を同時に記憶するので、後でトラブルが発生した場合の遡及が可能となる。
また、少なくとも顧客の識別コードを記録したＩＣタグ５５を備えた書類５０を封入し、且つ無記録状態のＩＣタグ５６を備えた白紙の封書５１を用意し、発送書類情報管理サーバ５４は、顧客についての発送可否情報に基づいて封書５１に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定するので、少なくとも封書５１と中身の書類５０の不一致を無くすことができる。
また、発送書類情報管理サーバ５４は、封書５１をＲ／Ｗ４１により読み取られた顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、Ｒ／Ｗ４１により識別コードを無記録状態のＩＣタグ５６に記録し、この識別コードに該当する宛先を印字器４２により封書５１に印字するので、封書５１と中身の書類５０を完全に一致させることができ、且つ封書５１の識別コードと印字する宛先も一致させることができる。
また、発送書類情報管理サーバ５４は、封書５１に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、ＰＣ５２を介して警報器４９により警報を発し、当該封書５１の発送を停止するように判別器４３を制御するので、自動的に発送否の封書を除外することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る書類発送判定システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る書類発送判定システムを更に詳しく説明するためのシステム構成図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係る書類発送判定システムの動作を説明するフローチャートである。
【図４】表示部に表示する理由の内容の一例を示す図である。
【図５】本発明の発送書類情報管理サーバを構成する顧客情報データベースの記憶内容の一例を示す図である。
【図６】本発明の発送書類情報管理サーバの動作を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の第２の実施形態に係る書類発送判定システムのシステム構成図である。
【図８】本発明の第２の実施形態に係る書類発送判定システムの動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００３８】
１  封書、２  Ｒ／Ｗ、３  ＰＣ、４  警報器、５  発送書類情報管理サーバ、６  ネットワーク、８  郵便局システム、９  業務端末、１７  識別コード受信手段、１８  識別コード照合手段、１９  顧客情報更新手段、２０  発送可否判定手段、２１  顧客情報データベース、２２  送信手段、１００  書類発送判定システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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