(57)【要約】【課題】文書処理環境における使用管理項目を、よりきめ細かいレベルで監視するシステムおよび方法を提供する。【解決手段】文書処理における許可ユーザに対して、使用管理項目の使用可能な量が割り当てられている。許可ユーザからの文書処理要求が受け取られると、ユーザ認証が行われ、その要求と関連する使用管理項目のそのユーザへの割当て量と使用量が検索される。割当て量が使用量よりも多いときには、処理要求が分析され、要求された処理を実行するために必要な使用管理項目の量が計算される。この量が使用可能量を超えないときに、処理操作が実行され、累積使用量のデータが更新される。【選択図】図２
2007188495.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書処理装置のユーザ、またはこのユーザが属するユーザ群を表す識別データを含む文書処理要求を受け取る手段と、
前記文書処理要求に関わる少なくとも１つの文書処理操作について前記文書処理装置における少なくとも１つの使用管理項目の使用量を表し、前記識別データに対応する使用量データを受け取る手段と、
前記使用管理項目の使用量の累積値を求める使用量累積手段と、
前記ユーザまたは前記ユーザ群に対する前記少なくとも１つの使用管理項目の割当て量を表す割当て量データを受け取る手段と、
前記使用量の累積値のデータを前記割当て量データと比較する比較手段と、
この比較手段によって実行された比較の結果を受けて信号を生成する比較結果信号生成手段と
を有することを特徴とする文書処理環境における使用管理項目を監視するシステム。
【請求項２】
前記比較結果信号生成手段は、前記少なくとも１つの文書処理操作に関する前記文書処理要求に対応する前記文書処理装置の処理操作を可能にする信号を生成することを特徴とする請求項１に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視するシステム。
【請求項３】
前記少なくとも１つの文書処理操作の完了後に、前記使用量の累積値のデータを更新する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項２に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視するシステム。
【請求項４】
前記少なくとも１つの文書処理操作に関して前記ユーザの前記少なくとも１つの使用管理項目の使用量に関連するコストを表すコストデータを生成する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項３に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視するシステム。
【請求項５】
前記比較結果信号生成手段は、前記比較手段によって前記使用量の累積値が前記割当て量データを超えたことを示す結果が出力されたときに、前記少なくとも１つの文書処理操作に関する前記文書処理要求に対応する前記文書装置の処理操作を禁止する信号を生成する手段を、さらに、含むことを特徴とする請求項１に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視するシステム。
【請求項６】
前記使用管理項目の前記使用量データは、トナー使用量または処理したページ数または処理したタブページ数または文書処理時間またはデータ保存容量またはデータ伝送時間を含むことを特徴とする請求項１に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視するシステム。
【請求項７】
文書処理装置のユーザ、またはこのユーザが属するユーザ群を表す識別データを含む文書処理要求を受け取るステップと、
少なくとも１つの文書処理操作について前記文書処理装置における少なくとも１つの使用管理項目の使用量を表し、前記識別データに対応する使用量データを受け取るステップと、
前記使用管理項目の使用量の累積値を求めるステップと、
前記ユーザまたは前記ユーザ群に対する前記少なくとも１つの使用管理項目の割当て量を表す割当て量データを受け取るステップと、
前記使用量の累積値のデータを前記割当て量データと比較するステップと、
この比較ステップにおいて実行された比較の結果を受けて信号を生成するステップと
を含むことを特徴とする文書処理環境における使用管理項目を監視する方法。
【請求項８】
信号を生成する前記ステップは、前記少なくとも１つの文書処理操作に関する前記文書処理要求に対応する前記文書処理装置の処理操作を可能にする信号を生成することを特徴とする請求項７に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視する方法。
【請求項９】
前記少なくとも１つの文書処理操作の完了後に、前記使用量の累積値のデータを更新するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項８に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視する方法。
【請求項１０】
前記少なくとも１つの文書処理操作に関して前記ユーザの前記少なくとも１つの使用管理項目の使用量に関連するコストを表すコストデータを生成するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項９に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視する方法。
【請求項１１】
信号を生成する前記ステップは、前記比較ステップにおいて前記使用量の累積値が前記割当て量データを超えたことを示す結果が出力されたときに、前記少なくとも１つの文書処理操作に関する前記文書処理要求に対応する前記文書装置の処理操作を禁止する信号を生成することを特徴とする請求項７に記載の文書処理環境において使用管理項目を監視する方法。
【請求項１２】
前記使用管理項目の前記使用量データは、トナー使用量または処理したページ数または処理したタブページ数または文書処理時間またはデータ保存容量またはデータ伝送時間を含むことを特徴とする請求項７に記載の文書処理環境における使用管理項目を監視する方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理環境における使用管理項目を監視するシステムおよび方法に関し、特に、使用管理項目をよりきめ細かいレベルで監視するシステムおよび方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
多機能周辺装置（Multi-Function Peripheral；以下、ＭＦＰと言うことがある。）などの文書処理装置は、ユーザが種々の文書処理操作を実行することを可能にし、またそのような処理操作に利用可能な多くの機能またはオプションを有する。例えば、ＭＦＰには、色や他の特殊なフォントを含む文書を生成する機能や、レターサイズなどの特別の用紙サイズの文書を生成する機能や、文書にタブ（tab）または仕切りページを挿入する機能がある。典型的な文書処理環境において、ＭＦＰは、多数のユーザによって使用される可能性がある。したがって、ＭＦＰは、様々なユーザまたは部署による装置の使用量情報を報告する課金機能およびシステムを備えることがある。そのようなシステムは、概して、それぞれのアカウントと関連付けられた本技術分野で知られている課金データベースと１セットのカウンタからなる。ＭＦＰを用いて行われるコピー、印刷、画像走査などの操作は、それぞれのユーザまたは部署に課金される。
【０００３】
従来のＭＦＰには、一般に、単にアカウントごとの印刷ページ数やアカウントごとの印刷カラーページ数を追跡記録するカウンタなど、使用枚数を追跡するための限られた数のカウンタしか備えていない。例えば、ユーザが定められた枚数のカラーページしか印刷が許可されていない場合に、ＭＦＰのカウンタ機構は、そのユーザに与えられた割当て量に対して、色を含むそれぞれのページを１枚のカラーページとしてカウントする。従来のカウンタ機構では、わずか数行しかカラー行を含まない文字文書の処理と、カラー写真の処理のように、消費されるカラートナーの量が大幅に異なる場合であっても、処理に必要なカラートナーの量を識別することができない。
【０００４】
他の例を挙げると、ユーザが定められた枚数の割当て量を有し、ユーザがＡ４サイズの用紙ではなくレジャーサイズ（Ledger size）の用紙に文書を印刷する場合、カウンタ機構はレジャーサイズの用紙に印刷された文書をレター用紙に印刷された文書と同じように処理する。すなわち、従来のカウンタ機構だけでは、ＭＦＰが処理する枚数しか監視することができない。しかし、レジャーサイズの用紙はＡ４サイズの用紙より高価であり、レジャーサイズの用紙に印刷される文書は、Ａ４サイズの用紙への印刷に比べて、処理時間が長くかかる。
【０００５】
したがって、文書処理環境における使用管理項目の使用量を監視するために、改善されたシステムおよび方法が望まれている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記の従来の問題点に鑑みてなされたもので、文書処理環境における使用管理項目を、よりきめ細かいレベルで監視するシステムおよび方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明による文書処理環境における使用管理項目を監視する方法は、文書処理装置のユーザ、またはこのユーザが属するユーザ群を表す識別データを含む文書処理要求を受け取るステップと、少なくとも１つの文書処理操作について前記文書処理装置における少なくとも１つの使用管理項目の使用量を表し、前記識別データに対応する使用量データを受け取るステップと、前記使用管理項目の使用量の累積値を求めるステップと、前記ユーザまたは前記ユーザ群に対する前記少なくとも１つの使用管理項目の割当て量を表す割当て量データを受け取るステップと、前記使用量の累積値のデータを前記割当て量データと比較するステップと、この比較ステップにおいて実行された比較の結果を受けて信号を生成するステップとを含む。ここで、信号を生成する前記ステップは、前記少なくとも１つの文書処理操作に関する前記文書処理要求に対応する前記文書処理装置の処理操作を可能にする信号を生成する。また、信号を生成する前記ステップは、前記比較ステップにおいて前記使用量の累積値が前記割当て量データを超えたことを示す結果が出力されたときに、前記少なくとも１つの文書処理操作に関する前記文書処理要求に対応する前記文書装置の処理操作を禁止する信号を生成する。
【０００８】
また、本発明による文書処理環境における使用管理項目を監視する方法は、前記少なくとも１つの文書処理操作の完了後に、前記使用量の累積値のデータを更新するステップ、あるいは前記少なくとも１つの文書処理操作に関して前記ユーザの前記少なくとも１つの使用管理項目の使用量に関連するコストを表すコストデータを生成するステップを、さらに、含む。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書処理環境における使用管理項目を、よりきめ細かいレベルで監視するシステムおよび方法が提供される。すなわち、従来の文書処理環境においては、単にアカウントごとの印刷ページ数やアカウントごとの印刷カラーページ数を監視することに留まっていたが、本発明によれば、ページ数に限らず、文書処理において使用されるトナー、処理に要する時間など、多岐に亘る使用管理項目を監視することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明は、文書処理環境における使用管理項目を監視するシステムおよび方法に関し、特に、使用管理項目を、よりきめ細かいレベルで監視するシステムおよび方法に関する。本発明による好ましい実施形態において、文書処理環境は文書処理装置であり、さらには、文書処理装置は、コピー、印刷、電子メール送信、画像走査、ファクシミリ通信、文書保存、文書管理その他の機能をユーザに提供することができる多機能周辺装置などの画像形成装置である。
【００１１】
以下、適宜、図面を参照しながら本発明による実施形態の説明を行う。図１は本発明による実施形態であるシステムの構成例を示すブロック図である。図１に示すシステム１００は単に例示目的のためであり、本発明はシステム１００とは異なる様々な実施形態に適用される。システム１００は、コンピュータネットワーク１０２として図に示した分散コンピューティング環境を含む。但し、本発明はコンピュータネットワーク１０２上での適用に限定されるわけではなく、スタンドアローンの文書処理装置などによって、ネットワークの外でも具体化することもできる。コンピュータネットワーク１０２は、例えば、パーソナルエリアネットワーク、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、広域ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネットまたはこれらの任意の組み合わせを含む、本技術分野で知られている任意の分散コンピューティング環境である。
【００１２】
システム１００は、また、図においては多機能周辺装置（Multi-Function Peripheral device：以下、ＭＦＰと言うことがある。）として示され、適切な通信リンク１０８によってコンピュータネットワーク１０２に接続され、通信リンク１０８に適合する通信インターフェースを備える、少なくとも１つの文書処理装置１０４を含む。文書処理装置１０４は、例えば図に示したように、印刷、コピー、画像走査、ファクシミリ通信などの機能のうち二以上の機能を併せ持つＭＦＰである。但し、本発明はＭＦＰに限定されることなく、例えば、プリンタ、複写機、スキャナ装置、ファクシミリ装置などの単機能の文書処理装置にも適用される。通信リンク１０８は、本技術分野で知られている、例えば、音声、映像、画像、テキストおよびこれらの任意の組み合わせを含む双方向データ通信が可能な任意の通信チャネルである。適切な通信チャネルには、例えば、Bluetooth（登録商標）、WiMax、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、赤外線接続、光接続などの本技術分野で知られている有線または無線のデータ通信チャネルが含まれる。本発明による一実施形態においては、文書処理装置１０４は様々なポータブル記憶媒体とのインターフェースを備え、ポータブル記憶媒体に保存されているデータにアクセス可能なように構成されている。そのようなポータブル記憶媒体には、例えば、ＵＳＢインターフェースを備えたフラッシュメモリ、多様なカード形メモリ、光記憶媒体、磁気記憶媒体などがある。本発明の他の実施形態においては、文書処理装置１０４は、さらに、タッチスクリーンディスプレイ、英数文字キーパッド、機能固有キー（function specific keys）、マウス、ＬＣＤあるいはこれらの任意の組み合わせなどのユーザインターフェースを含む。
【００１３】
システム１００の文書処理装置１０４は、さらに、文書処理装置１０４に通信可能に接続されたデータ記憶装置１０６を含む。データ記憶装置１０６は本技術分野で知られている任意の大容量記憶装置である。適切な大容量記憶装置には、例えば、ハードディスクドライブ、光学ドライブ、磁気ドライブ、遠隔記憶サイトあるいはこれらの任意の組み合わせが含まれる。本発明による一実施形態においては、データ記憶装置１０６は文書処理システムに関係する複数の文書処理装置とデータ通信可能であり、その結果、この文書処理システムに接続されたそれぞれの文書処理装置から、データ記憶装置１０６に保存されたデータに、同等にアクセス可能になる。データ記憶装置１０６は、例えば、文書処理装置１０４の各ユーザと関連付けられた割当て、制限、コスト、使用する権利などを含む複数のユーザ情報を保存する。
【００１４】
さらに、システム１００は、適切な通信リンク１１２によってコンピュータネットワーク１０２に通信可能に接続され、通信リンク１１２に適合する通信インターフェースを備える、認証サーバ１１０を含む。本発明による一実施形態によれば、認証サーバ１１０は、受け取ったユーザ情報に基づいてユーザを検証する任意のハードウェア、ソフトウェアまたはそれらの組み合わせである。認証サーバ１１０は、文書処理装置１０４からユーザ識別データを受け取り、そのユーザ情報によって認識されるユーザが、文書処理装置が実行する文書処理サービスを使用することを許可されているか否かを判断する。図では認証サーバ１１０をシステム１００における独立した個別の構成要素として示しているが、認証サーバ１１０と文書処理装置１０４とは同一の物理的ハードウェアを共用し、一体の装置として実装することもできる。また、図においてはデータ記憶装置１０６が文書処理装置１０４のみに通信可能に接続された形態を示しているが、他の文書処理装置も同様にデータ記憶装置１０６にアクセスできるように、データ記憶装置１０６を認証サーバ１１０に接続するか、またはデータ記憶装置１０６が認証サーバ１１０の一部を構成する形態にしてもよい。
【００１５】
図１のシステム１００は、更に、ノート形コンピュータとして示した、少なくとも１つのクライアント装置１１４を含む。本発明においては、１つのクライアント装置に限定されず、本発明にしたがう任意の数のクライアント装置を使用することができる。クライアント装置は、適切な通信リンク１１６によってコンピュータネットワーク１０２に通信可能に接続され、通信リンク１１６に適合する通信インターフェースを備えている。通信リンク１１６は、クライアント装置１１４がコンピュータネットワーク１０２とデータを交換するために使用することができる複数の通信チャネルを表す。通信リンク１１６は、例えば、Bluetooth（登録商標）、WiMax、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、赤外線接続、光接続など本技術分野で知られている任意の有線または無線データ通信チャネルである。また、クライアント装置１１４は、例えば、コンピュータネットワーク１０２および文書処理装置１０４と接続することができる本技術分野で知られている任意のパーソナル電子機器である。適切なクライアント装置としては、例えば、情報携帯端末（ＰＤＡ）、デスクトップコンピュータ、ウェブ対応携帯端末、スマートフォンなどがある。
【００１６】
本発明による実施形態における動作については後に図２を参照しながら詳しい説明を行うが、ここで、システム１００の動作の概要を述べておく。本発明による実施形態であるシステム１００は、ユーザと文書処理装置１０４との関係における使用管理項目の割当ての正確かつ効率的な管理を可能にする。まず、クライアント装置１１４と関連するユーザは、任意の適切な手段を介して、文書処理装置１０４に文書処理要求を出す。クライアント装置１１４は、例えば、コンピュータネットワーク１０２を介して、文書処理装置１０４に文書処理要求を送る。また、ユーザは、クライアント装置１１４を使用することなく、文書処理装置１０４と直接やり取りすることができる。例えば、文書処理要求をポータブル記憶媒体に保存し、ユーザはそのポータブル記憶媒体を文書処理装置１０４のユーザインターフェースに接続することによって、文書処理装置１０４と直接やり取りすることができる。
【００１７】
文書処理要求を受け取ると、文書処理装置１０４が要求された文書処理操作に関連する要求を出したユーザに対する使用管理項目の割当て量、そのユーザの使用の権利と許可を判断できるようにするために、文書処理要求を出したユーザは認証情報を提供するように要求される。適切なユーザ認証情報には、例えば、生体認証、ユーザ名、パスワードまたはこれらの任意の組み合わせが含まれる。ここで、ユーザ認証情報は、文書処理要求を出した個々のユーザの情報である場合以外に、文書処理要求を出した個々のユーザが属するユーザ群の情報である場合もある。使用管理項目の使用量を個人ごとでなく、ユーザ群単位で管理する場合もあるからである。次に、ユーザの身元（identity）を検証し、アクセス権、使用権、割当て量などを含むユーザデータを取り出すために、提供されたユーザ認証情報が、認証サーバ１１０に保存されているユーザ情報と比較される。割当て量という用語は、本明細書においては、ユーザが使用することが許されている使用管理項目について予め定められた量を表す。例えば、ユーザに、ハードコピーに用いる用紙のページ数、消費される黒トナーの量、インサート（insert）を行う回数などを事前に割り当てることによって、ユーザに文書処理装置１０４を使用するにあたっての制限条件をつけることができる。使用管理項目には、例えば、黒トナー、カラートナー、黒インク、カラーインク、普通紙、専用紙、装置使用時間、インサート、タブ、スキャナ使用、ファクシミリ送受信、保存に要する記憶容量またはこれらの任意の組み合わせが含まれる。
【００１８】
文書処理装置１０４はユーザ情報の認証と検索を行うことができ、文書処理装置１０４の機能には認証機能が含まれる。このような実施形態において、ユーザ情報はデータ記憶装置１０６に保存される。したがって、文書処理装置１０４に関するアクセス権、使用権、使用管理項目の割当て量と既に使用した量などはローカルに保存される。あるユーザに関する使用管理項目ごとに許可された割当て量と既に使用した量が、文書処理装置１０４によって検索されると、文書処理装置１０４は特定されたユーザが既に使用した使用管理項目の量がそのユーザに対する割当て量を既に超えているか否か、すなわち使用可能量が残っているか否かを判断する。既に使用した使用管理項目の量がそのユーザに対する割当て量を既に超えている場合には、文書処理装置１０４は、任意の適切な手段によって、そのユーザに、既に使用した使用管理項目の量が割当て量を超えている状況を知らせる。通知を受け取ったユーザは、システム管理者と連絡をとって割当て量を増やすこともでき、あるいは特定の実施形態では、使用管理項目の追加使用に対する支払いを行うこともできる。
【００１９】
既に使用した使用管理項目の量がそのユーザに対する割当て量を未だ超えていない場合には、文書処理装置１０４は、文書処理要求の対象である画像を１ページずつ分析し、画像配置とコピー枚数に基づいて画像のサイズと数を計算する。すなわち、文書処理装置１０４は文書処理要求を分析して、処理するファイルのページ数とサイズを判定する。次に、文書処理装置１０４は、例えば、２ページを出力するために１枚の用紙を両面使用するなど他のジョブパラメータと共に、画像パラメータ、画像のサイズおよび画像の数に基づいて管理された各使用管理項目の実際の使用量を計算するが、これには追加の処理時間を要する。使用管理項目には、例えば、黒トナー、カラートナー、普通紙（サイズに依存する使用量）、専用紙（各タイプの用紙ごとの個別の割当て量）、装置処理時間（特別な文書処理要求の場合は長い）、インサート、タブ、スキャナの使用、ファクシミリ送受信、記憶装置など、きめ細かい管理項目が含まれる。使用管理項目の使用量データには、例えば、各トナーの使用量、処理した普通紙および専用紙のページ数、処理したタブページ数、文書処理に要した時間、データ保存に要した容量またはファクシミリ通信を行った際のデータ伝送時間などが含まれる。
【００２０】
次に、文書処理要求を実行することによって消費される使用管理項目の量の計算値が、検索された割当て量から既に使用した量を引いた値、すなわち使用可能量と比較され、出された文書処理要求を実行することによって使用管理項目の使用可能量を超えるか否かが判断される。文書処理要求を実行することによって使用管理項目の使用可能量を超えるときは、その旨がユーザに任意の適切な手段によって通知される。この通知によって、ユーザは、出した文書処理要求を取り消すか、そのユーザに対する割当て量を増やすべくシステム管理者と連絡をとるか、または使用管理項目の追加使用分を購入することができる。文書処理要求を実行することによって要求を出したユーザに関する使用管理項目の使用可能量を超えないときには、文書処理装置１０４は要求された文書処理操作を実行する。文書処理要求に関連した文書処理操作が完了すると、文書処理装置１０４は、使用された使用管理項目の量を反映するように、文書処理要求を出したユーザに関する使用管理項目の累積使用量を更新する。次に、更新された累積使用量の情報は、データ記憶装置１０６か、あるいは集中形の認証サーバ１１０のいずれかに保存される。
【００２１】
ここで、文書処理装置１０４、認証サーバ１１０とクライアント装置１１４は、以上説明を行った処理と各装置で実行する他の処理を行うため、それぞれプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、オペレーティングシステム等からなるプラットフォームと、そのプラットフォーム上でそれぞれのソフトウェアを実行するためのプログラムを備えている。
【００２２】
次に、図２を参照しながら、本発明による実施形態における動作を説明する。図２に、本発明による実施形態において、文書処理環境における使用管理項目を監視する動作を説明するためのフローチャートを示す。最初にＳ２０２で、文書処理装置１０４は、文書処理要求を受け取る。文書処理要求は、クライアント装置１１４、ポータブル記憶媒体あるいはデータ記憶装置１０６などから受け取られる。文書処理要求を受け取ると、処理はＳ２０４に進み、文書処理装置はユーザ認証情報を受け取る。ユーザ認証情報は、例えばユーザ名とパスワード組み合わせなど、文書処理要求を出した個々のユーザ、または文書処理要求を出した個々のユーザが属するユーザ群を識別するデータを含む。
【００２３】
次に、受け取ったユーザ認証情報は、Ｓ２０６で、例えば認証サーバ１１０に保存されている、ユーザ情報と比較され、許可されたユーザか否かが判断される。この判断は、例えば、認証サーバ１１０によって行われる。このために文書処理装置１０４は受け取ったユーザ認証情報を、コンピュータネットワーク１０２を介して、認証サーバ１１０に送り、認証サーバ１１０は文書処理要求を出したユーザの認証を行う。一実施形態においては、認証サーバ１１０は、さらに、文書処理操作に対応するユーザに関連付けられた使用管理項目の割当て量と既に使用した量を表すデータを保存している。ここで、使用管理項目の割当て量と既に使用した量を表すデータを保存する代わりに、割当て量から既に使用した量を引いた値、すなわち使用可能量を保存してもよい。他の実施形態においては、ユーザ情報と使用管理項目の割当て量と既に使用した量を表すデータはデータ記憶装置１０６に保存されており、文書処理装置１０４がユーザの認証および検索処理を実行する。この場合も、使用管理項目の割当て量と既に使用した量を表すデータを保存する代わりに、割当て量から既に使用した量を引いた値、すなわち使用可能量を保存してもよい。
【００２４】
文書処理要求を出したユーザが、文書処理装置１０４によって提供される文書処理サービスを使用することを許可されていないときには、処理は終了する。Ｓ２０６でユーザの認証と許可の判断が行われると、処理はＳ２０８に進み、使用管理項目の割当て量と既に使用した量を表すデータ、またはそれに代えて使用可能量が検索される。前述したように、本発明によれば、使用管理項目の割当て量と既に使用した量を表すデータ、またはそれに代えて使用可能量を記憶するために、認証サーバ１１０またはデータ記憶装置１０６を使用することができる。割当て量と既に使用した量を表すデータ、またはそれに代えて使用可能量がどこに保存されているかに関係なく、文書処理装置１０４は、Ｓ２１０で、文書処理要求を出したユーザについての使用管理項目の使用量が割当て量を既に超えているか否か、すなわち使用可能な量が未だ残っているか否かを判断する。文書処理装置１０４は、割当て量と既に使用した量を表すデータ、またはそれに代えて使用可能量を表すデータを受け取った際に、ユーザが既に割当て量を超えて、出された文書処理要求の処理で使われる使用管理項目を既に使用しているか否かを判断する。ユーザが割当て量を超えて、出された文書処理要求の処理で使われる使用管理項目を既に使用していると判断されたときには、処理はＳ２１８に進み、任意の適切な手段によって、ユーザには、関連付けられた割当て量を超えている状況が通知される。本発明による一実施形態によれば、ユーザは使用管理項目の追加使用量を購入したり、システム管理者を介して追加の使用量を確保したりすることなどができる。
【００２５】
ユーザが、割当て量を超えた使用をしていないと判断されたときには、処理はＳ２１２に進み、文書処理装置１０４は文書処理要求を分析する。文書処理要求の分析によって、例えば、文書処理要求と関連した画像パラメータを判定する。この画像パラメータには、例えば、それぞれのページにある画像のサイズと数、ユーザが選択した出力部数、出力のタイプなどがある。次にＳ２１４で、文書処理装置１０４は、文書処理操作を実行する際に使用される使用管理項目の量を計算する。例えばハードコピーを出力する文書処理要求を受け取った場合、文書処理装置１０４は、判定された画像パラメータから、例えば文書の各ページを出力するのに必要なトナーの量を正確に判定する。この処理は、出力するページ数に基づく割当て量ではなく、トナーの無い、すなわち画像がないページの領域を無視し、このことによって用紙に付着される実際のトナーの量の正確な判定を可能にする。文書処理装置によって、例えば、画像配置を判定する各ページの部分的レンダリング、出力に使用されるカラートナーの計算などを含む様々な方法を用いて、使用管理項目の量を正確に判定することができる。
【００２６】
文書処理要求を処理するために使用される使用管理項目の量の計算に続いて、Ｓ２１６で、文書処理要求の実行によって、予め定められた使用管理項目の割当て量から既に使用した量を引いた値、すなわち使用可能量を超えるか否かが判断される。例えば、ユーザが既に使用した量は予め定められた割当て量をこれまで超えていないが、文書処理要求全体は、ユーザが割り当て使用管理項目の割当て量を超えることなしに実行することができない場合がある。Ｓ２１６における判断は、予め定められた使用管理項目の割当て量と、文書処理要求を実行した後の使用可能量とを比較することにより行われ、比較結果を示す信号が生成される。文書処理要求の処理を実行すると使用量の累積値が割当て量を超えることになるときには、前記の比較によって、文書処理要求に対応する文書装置による処理操作を禁止する信号が生成され、処理はＳ２１８に進む。Ｓ２１８では、クライアント装置１１４へのメッセージ、ユーザインターフェース上の表示、または本技術分野で知られている他の適切な手段によって、ユーザは文書処理要求を完了することに伴う問題を通知される。このときユーザは、前述したように追加の使用管理項目を確保するか、文書処理要求を十分に処理できる割当て量を有する時間まで待つことができる。
【００２７】
なお、図には示していないが、使用管理項目の追加使用量を購入したり、システム管理者を介して追加の使用量を確保したりすることによって実質的に割当て量が増加することによって、あるいはシステム管理者の操作によって、強制信号が生成され、この強制信号にしたがって、文書処理装置１０４を処理操作が禁止された状態から選択的に使用可能にするリセット信号を生成することもできる。リセット信号によって文書処理装置１０４の処理操作が禁止された状態が解除されると、処理はＳ２２０に進み、文書処理要求に対応する文書処理操作が実行される。なお、リセット信号を予め選択した時間間隔で生成することもできる。
【００２８】
文書処理要求の実行によってユーザの使用管理項目の使用可能量を超えないと判断されたときには、前記の比較によって、文書処理要求に対応する文書装置による処理操作を可能にする信号が生成され、処理はＳ２２０に進み、文書処理装置１０４は要求された文書処理操作を実行する。文書処理要求と関連した文書処理操作が完了すると、Ｓ２２２で、ユーザが既に使用した量に関する情報、すなわち累積使用量に関する情報が、使用管理項目の最新の使用量を反映するように更新される。次に、Ｓ２２４で、更新された累積使用量のデータがデータ記憶装置１０６に保存される。本発明による一実施形態によれば、更新された累積使用量情報は、認証サーバ１１０にあるユーザ識別データと関連付けて保存される。認証サーバ１１０にそのような保存をすることによって、ユーザは、認証サーバ１１０とデータ通信可能な他の文書処理装置にもアクセスすることができ、図１に示した文書処理装置１０４だけへのアクセスに限定されない。累積使用量情報の更新に続いて、Ｓ２２６で、同じユーザがさらに他の文書処理要求を出しているか否かが判断される。同じユーザによる他の要求を受け取っていないときには処理は終了し、文書処理装置１０４は次の文書処理要求を受け取るのを待つ。同じユーザからさらに他の文書処理要求を受け取っているとき、処理はＳ２１２に戻り、文書処理要求を分析して画像パラメータを判定する。この文書処理要求に対する処理は、詳細に前述したように実行される。
【００２９】
ここで、図には示していないが、文書処理操作を実行した場合には、例えば記憶装置１０６に保存されているそれぞれの使用管理項目の単価に基づいて、使用管理項目の使用量に関するコストを表すコストデータを生成することができる。
【００３０】
本発明は、ソースコード、オブジェクトコード、部分的にコンパイルされた形のようなコード中間ソースおよびオブジェクトコードの形、あるいは本発明の実施形態で使用するために適した任意の他の形のコンピュータプログラムに適用される。コンピュータプログラムは、スタンドアローンのアプリケーション、ソフトウェアコンポーネント、スクリプト、または他のアプリケーションへのプラグインとすることができる。本発明を組み込むコンピュータプログラムは、例えば、ＲＯＭやＲＡＭなどの記憶媒体、ＣＤ−ＲＯＭなどの光記録媒体、フロッピー（登録商標）ディスクなどの磁気記録媒体などの、コンピュータプログラムを伝達することができる任意の実体または装置である担体上で具体化することができる。この担体は、電気ケーブルまたは光ケーブルによって、または無線や他の手段によって伝えられる電気信号や光信号などの任意の伝達可能な担体である。コンピュータプログラムは、サーバからインターネットを介して適切にダウンロードされる。また、コンピュータプログラムの機能は集積回路に組み込むこともできる。示した本発明の原理を実質的にコンピュータまたはプロセッサに実行させるコードを含む任意およびすべての実施形態は、本発明の範囲内にある。
【００３１】
本発明の好ましい実施形態の以上の説明は、例示と説明のために行った。説明は網羅的でもなく本発明を開示した形態に限定しようとするものでもない。以上の教示を鑑みて明らかな修正または変形が可能である。例えば、好ましい実施形態において本発明はソフトウェアによって実現することができるが本発明をハードウェアあるいはソフトウェアとハードウェアの組み合わせで実施することもできることは明らかである。実施形態は、本発明の原理とその実際的な応用例を最もよく示し、それにより当業者が、本発明を、意図された特定の使用に適した様々な実施形態において様々な修正で使用できるように選択され説明された。そのようなすべての修正と変形は、特許請求の範囲の記載に明示されるとおりの本発明の原理および範囲内において、当業者によって行われ得ることは明らかであり、特許請求の範囲の記載によって定められる発明の範囲内にある。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明による実施形態であるシステムの構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明による実施形態において、文書処理環境における使用管理項目を監視する動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３３】
１００  システム
１０２  コンピュータネットワーク
１０４  文書処理装置、多機能周辺装置（ＭＦＰ）
１０６  データ記憶装置
１０８、１１２、１１６  通信リンク
１１０  認証サーバ
１１４  クライアント装置
【図２】
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【図１】
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