(57)【要約】【課題】アクセスが制限された電子文書あるいは機密電子文書など利用制限付きの電子文書を利便性良く共有するシステムおよび方法を提供する。【解決手段】文書管理システムに保存された電子文書を検索する照会データと照会元の識別データ受け取ると、文書管理システムは受け取った照会データを保存している電子文書のデータと比較し、その結果にしたがって少なくとも１つの利用制限付きの文書を表すデータを含むリストデータを生成し照会元に送る。また、リストに含まれる利用制限付きの文書の管理者に宛てた通知信号を生成し、その管理者に送信する。利用制限付きの文書の制限条件は文書を文書管理システムに保存する時に設定されるが、その文書の管理者の意向にしたがって、保存後に修正可能である。【選択図】図２
2007188490.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶装置に保存され、それぞれ管理者の識別データに関連付けられた複数の電子文書に関する照会の内容を表す照会データを受け取る手段と、
この手段によって受け取った照会データに対応する照会元を識別する識別データを受け取る手段と、
前記照会データを前記複数の電子文書と関連付けられた文書データと比較する比較手段と、
この比較手段の出力にしたがって前記照会に応答して、各文書を表し、少なくとも１つの利用制限付きの文書を表すデータを含むリストデータを生成する手段と、
この手段によって生成される前記リストデータに表わされたそれぞれの利用制限付きの文書に対応する少なくとも１人の管理者に宛てた通知信号を生成する通知生成手段と
を有することを特徴とする利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項２】
前記照会に応答して生成された前記リストデータを関連した前記照会元に送付する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項１に記載の利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項３】
少なくとも１つの前記利用制限付きの文書にアクセスするための、前記関連した前記照会元からのアクセス要求を生成する手段と、
それぞれの前記利用制限付きの文書と関連付けられた管理者に前記アクセス要求を通知する手段と
を、さらに、有することを特徴とする請求項２に記載の利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項４】
前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件を、その電子文書に対応する管理者から受け取る手段と、
受け取ったアクセス制限条件にしたがって関連する利用制限付きの文書へのアクセスを選択的に許可する手段と
を、さらに、有することを特徴とする請求項３に記載の利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項５】
前記関連する利用制限付きの文書へのアクセスを選択的に許可する手段は、前記関連する利用制限付きの文書の一部分のみへのアクセスを選択的に許可する手段を含むことを特徴とする請求項４に記載の利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項６】
前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件に合致する前記照会元への許可通知信号を生成する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項４に記載の利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項７】
前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件を修正する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項４に記載の利用制限付き電子文書の共有システム。
【請求項８】
記憶装置に保存され、それぞれ管理者の識別データに関連付けられた複数の電子文書に関する照会の内容を表す照会データを受け取るステップと、
受け取った照会データに対応する照会元を識別する識別データを受け取るステップと、
前記照会データを前記複数の電子文書と関連付けられた文書データと比較するステップと、
この比較ステップの出力にしたがって前記照会に応答して、各文書を表し、少なくとも１つの利用制限付きの文書を表すデータを含むリストデータを生成するステップと、
前記リストデータに表わされたそれぞれの利用制限付きの文書に対応する少なくとも１人の管理者に宛てた通知信号を生成するステップと
を含むことを特徴とする利用制限付き電子文書の共有方法。
【請求項９】
前記照会に応答して生成された前記リストデータを関連した前記照会元に送付するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項８に記載の利用制限付き電子文書の共有方法。
【請求項１０】
少なくとも１つの前記利用制限付きの文書にアクセスするための、前記関連した前記照会元からのアクセス要求を生成するステップと、
それぞれの前記利用制限付きの文書と関連付けられた管理者に前記アクセス要求を通知するステップと
を、さらに、含むことを特徴とする請求項９に記載の利用制限付き電子文書の共有方法。
【請求項１１】
前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件を、その電子文書に対応する管理者から受け取るステップと、
受け取ったアクセス制限条件にしたがって関連する利用制限付きの文書へのアクセスを選択的に許可するステップと
を、さらに、含むことを特徴とする請求項１０に記載の利用制限付き電子文書の共有方法。
【請求項１２】
前記関連する利用制限付きの文書へのアクセスを選択的に許可するステップは、前記関連する利用制限付きの文書の一部分のみへのアクセスを選択的に許可するステップを含むことを特徴とする請求項１１に記載の利用制限付き電子文書の共有方法。
【請求項１３】
前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件に合致する前記照会元への許可通知信号を生成するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項１１に記載の利用制限付き電子文書の共有方法。
【請求項１４】
前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件を修正するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項１１に記載の利用制限付き電子文書の共有方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書を共有するシステムおよび方法に関し、特に、アクセスが制限された電子文書あるいは機密電子文書など利用制限付きの電子文書を利便性良く共有するシステムおよび方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムは、ユーザが、文書、スプレッドシート、テキストファイル、電子メール、マルチメディアなどに格納された情報など、ユーザが生成するすべてのデータを含む集中形のリポジトリあるいはライブラリを作り出することを可能とする。強力な探索ツールと検索ツールは、この情報を容易に企業全体で使用したり共同作業に利用することなどを可能とする。場合によっては、ユーザは、特定の文書や他の電子ファイルが幅広く配布されないようにしたり利用制限することを必要とする。選択された文書またはファイルは、私的なものあるいはアクセス制限されたものとしてマークを付けられ、文書等へのアクセスが許可されたユーザ以外は索引を付けることも検索もできない。そのような文書へのアクセス基準を修正することはできるが、アクセス基準を修正するためには、そのような文書を作成したユーザが、その文書にマニュアルでアクセスしてアクセス基準を修正する必要があるという問題がある。
【０００３】
さらに、文書へのアクセス制限を必要としていた状況が変化して、文書に含まれる情報を他者が利用できるようにする場合がある。例えば、第１のプロジェクトチームが、そのチームの業務に関するプロジェクトの過程で文書を作成する。このように作成された文書へのアクセスは、第１のプロジェクトチームに制限される場合が多い。他のプロジェクトチーム、すなわち第２のプロジェクトチームが、第１のプロジェクトと類似のプロジェクトに取り組んでいるか、または同様の開発課題に遭遇している場合を想定すると、第２のプロジェクトチームのメンバが、第１のプロジェクトチームが集めた情報を調べたい状況が発生しうる。第２のプロジェクトチームのメンバが第１のプロジェクトチームの文書にアクセス可能にするためには、関連するそれぞれの文書へのアクセス要件を修正する必要があるが、この修正作業にはきわめて時間がかかる可能性があるという問題点がある。さらに、プロジェクトチームのメンバの異動などの変更があれば、メンバの変更があるたびに、そのすべての変更に対してアクセス要件を修正する必要があるという問題点がある。
【０００４】
したがって、利用制限付き電子文書を利便性の良く共有するシステムおよび方法が望まれている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上記の従来の問題点に鑑みてなされたもので、アクセスが制限された電子文書あるいは機密電子文書など利用制限付きの電子文書を利便性良く共有するシステムおよび方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明による利用制限付き電子文書の共有方法は、記憶装置に保存され、それぞれ管理者の識別データに関連付けられた複数の電子文書に関する照会の内容を表す照会データを受け取るステップと、受け取った照会データに対応する照会元を識別する識別データを受け取るステップと、前記照会データを前記複数の電子文書と関連付けられた文書データと比較するステップと、この比較ステップの出力にしたがって前記照会に応答して、各文書を表し、少なくとも１つの利用制限付きの文書を表すデータを含むリストデータを生成するステップと、前記リストデータに表わされたそれぞれの利用制限付きの文書に対応する少なくとも１人の管理者に宛てた通知信号を生成するステップとを含む。ここで、本発明における利用制限付き電子文書には、アクセスが制限された電子文書のみならず、ダウンロードが制限された電子文書など、広い意味で、利用が制限された電子文書が含まれる。また、本発明による利用制限付き電子文書の共有方法は、前記照会に応答して生成された前記リストデータを関連した前記照会元に送付するステップを、さらに、含む。また、本発明による利用制限付き電子文書の共有方法は、少なくとも１つの前記利用制限付きの文書にアクセスするための、前記関連した前記照会元からのアクセス要求を生成するステップと、それぞれの前記利用制限付きの文書と関連付けられた管理者に前記アクセス要求を通知するステップとを、さらに、含む。さらに、本発明による利用制限付き電子文書の共有方法は、前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件を、その電子文書に対応する管理者から受け取るステップと、受け取ったアクセス制限条件にしたがって関連する利用制限付きの文書へのアクセスを選択的に許可するステップとを含む。また、本発明による利用制限付き電子文書の共有方法は、前記関連する利用制限付きの文書へのアクセスを選択的に許可するステップが、前記関連する利用制限付きの文書の一部分のみへのアクセスを選択的に許可するステップを含む。また、本発明による利用制限付き電子文書の共有方法は、前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件に合致する前記照会元への許可通知信号を生成するステップ、または前記利用制限付き電子文書に関するアクセス制限条件を修正するステップを、さらに、含む。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、アクセスが制限された電子文書あるいは機密電子文書など利用制限付きの電子文書を利便性良く共有するシステムおよび方法が提供される。また、本発明によれば、電子文書を自動的に索引づけし、利用制限付き電子文書を選択的またはカスタマイズした形で共有することが可能なシステムおよび方法が提供される。さらに、本発明によれば、文書管理システムと関連付けられた様々なユーザおよびグループ間で情報を共有するシステムおよび方法が提供される。以上の効果に加えて、電子文書の利用制限要件および利用制限基準の修正を、確実に、かつ容易に行うことが可能な利用制限付きの電子文書を共有するシステムおよび方法が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
本発明は、電子文書を共有するシステムおよび方法に関し、特に、アクセスが制限された電子文書あるいは機密電子文書など利用制限付きの電子文書を利便性良く共有するシステムおよび方法に関する。
【０００９】
以下、適宜、図面を参照しながら本発明による実施形態の説明を行う。説明においては電子文書の利用制限の形態としてアクセス制限の場合を主として述べるが、アクセスは可能であっても、例えば、ダウンロードの制限などの形態の利用制限がなされている電子文書を共有するシステムおよび方法についても、本発明が適用されることは以下の説明から明らかである。図１は本発明による実施形態であるシステムの構成例を示すブロック図である。図１に示すシステム１００は、本明細書において単に例示目的で示されており、本発明は図１に示したネットワーク環境以外の様々なコンピュータ環境で具体化することができる。システム１００は、コンピュータネットワーク１０２によって示される分散コンピューティング環境を使用して具体化される。コンピュータネットワーク１０２は、複数の電子装置間の通信を可能にする本技術分野で知られている任意のコンピュータネットワークである。本発明は、例えば、インターネット、Ethernet（登録商標）をベースとするネットワーク、トークンリングをベースとするネットワーク、イントラネット、パーソナルエリアネットワーク、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、広域ネットワーク（ＷＡＮ）、無線ネットワークあるいはこれらの任意の組み合わせを含む任意の適切なコンピュータネットワーク上で具体化することができる。
【００１０】
システム１００は、さらに、文書管理サーバ１０４、文書リポジトリ１０６と索引づけエンジン（indexing engine）１０８を含むような文書管理システムを含む。文書管理システムは、電子文書の作成、保存、アクセスおよび処理を制御するように適合している。文書管理システムは、複数の電子文書の管理を容易にする、任意のハードウェア、ソフトウェアまたはそれらの適切な組み合わせである。本明細書において、以後、文書管理システムは、文書管理サーバ１０４と同じ意味で使用され、文書リポジトリ１０６および索引づけエンジン１０８と連動して動作する。文書管理サーバ１０４は、コンピュータネットワーク１０２を介して、アプリケーション、データ、リソースなどへのアクセスおよび制御を、ユーザに提供する適切な任意のハードウェア、ソフトウェアまたはそれらの組み合わせである。図においてはサーバとして示しているが、文書管理サーバ１０４は、以下に述べる文書管理サービスを提供することが可能な任意のパーソナル電子装置で具体化することもできる。文書管理サーバ１０４は、提示されたサービスへのアクセス制限を実施するように適応されている。文書管理サーバ１０４は、適切な通信リンク１１０を介して通信可能なように、通信リンク１１０に適合した通信インターフェースを備えている。通信リンク１１０は、音声、画像、映像またはテキストデータの交換を可能にする本技術分野で知られている任意の通信チャネルである。適切な通信リンクには、例えば、Bluetooth（登録商標）、WiMax、赤外線接続、光接続あるいは本技術分野で知られている任意の適切な無線データ伝送システムまたは有線通信システムが含まれる。
【００１１】
文書リポジトリ１０６のコンポーネントは文書管理サーバ１０４と通信可能に接続され、文書管理システムと関連した電子文書の保存領域を提供する。文書リポジトリ１０６は、電子ファイルを保存することができる本技術分野で知られている任意の適切な大容量記憶装置である。文書リポジトリ１０６は、例えば、本技術分野で知られているハードディスクドライブ、光学的記憶装置、フラッシュメモリ、電磁気記憶装置、他の不揮発性メモリ素子などを含む、本技術分野で知られている任意の大容量記憶装置として具体化することができる。文書管理システムは、さらに、文書リポジトリ１０６に電子文書を規則正しく保存することと、文書リポジトリ１０６の内容の検索を容易にする、索引づけエンジン１０８を含む。索引づけエンジン１０８は、要求クライアントに、検索および索引づけサービスを適切に提供することができる任意のソフトウェア、ハードウェアあるいはこれらの任意の組み合わせである。
【００１２】
システム１００は、ノートブック形コンピュータとして示した管理者クライアント装置１１２を含む。管理者クライアント装置１１２をノートブック形コンピュータとして示したが、これは単なる例示であり、管理者クライアント装置１１２は、電子文書データを生成し、生成したデータを文書管理サーバ１０４に通信することができる任意のパーソナル電子装置として実現できる。管理者クライアント装置１１２はクライアントモジュール１１４を含む。クライアントモジュール１１４は、ローカルに保存され生成された電子文書、ならびに離れている文書リポジトリ１０６に保存され生成された電子文書を監視するとともに、管理者クライアント装置１１２からのそのような電子文書へのアクセスのしやすさ（accessibility）の管理を容易にする。クライアントモジュール１１４は、例えば、クライアント装置１１２の内部に実装されたハードウェア、ソフトウェアまたはそれらの適切な組み合わせである。クライアントモジュール１１４は適切なソフトウェアを含む装置として具体化することができ、この装置は、例えば、PCI、USB、IEEE1394、PCMCIA、PCI Expressなどを含む本技術分野で知られている任意の手段によって管理者クライアント装置１１２と通信可能に接続されている。一実施形態において、クライアントモジュール１１４は、管理者クライアント装置１１２によって生成された電子文書へのアクセスの制限を、ユーザが容易に選択できるようにする。このような実施形態において、クライアントモジュール１１４は、文書管理サーバ１０４から受け取った文書へのアクセス要求の通知を受け取り、アクセスを要求するユーザから要求を受け取ったときに該当する文書へのアクセスを許可することができる。
【００１３】
管理者クライアント装置１１２は、クライアントモジュール１１４によって生成され、文書管理サーバ１０４上の電子文書の生成と保存に関するユーザとの対話処理を容易にするグラフィカルユーザインターフェース（以後、ＧＵＩと言うことがある。）１１６を、さらに、備える。管理者クライアント装置１１２は、適切な通信リンク１１８を介してコンピュータネットワーク１０２と通信可能に接続され、通信リンク１１８に適合する通信インターフェースを備える。通信リンク１１８は、例えば、赤外線接続、光接続、WiMax、IEEE802.11(x)、Bluetooth（登録商標）あるいは本技術分野で知られている任意の適切な無線データ伝送システムまたは有線通信システムを含む、本技術分野で知られている任意の通信チャネルである。
【００１４】
システム１００は、さらに、図においてノートブック形コンピュータとして示した要求クライアント装置１２０を含む。要求クライアント装置１２０は、単なる例示のためにノートブック形コンピュータとして示しており、要求クライアント装置１２０が、電子文書データを表示し、コンピュータネットワーク１０２を介して文書管理サーバ１０４と通信することができる任意のパーソナル電子装置として具体化することができる。要求クライアント装置１２０は、文書管理サーバ１０４の文書リポジトリ１０６に保存された電子文書の検索内容に関する入力をユーザから受け取るクライアントモジュール１２２を含む。クライアントモジュール１２２は、索引づけエンジン１０８に検索要求を含むアクセス要求を送り、索引づけエンジン１０８はユーザが選択した検索パラメータと一致する文書を取り出すように、文書リポジトリ１０６の検索を実行する。クライアントモジュール１１４とクライアントモジュール１２２は同じソフトウェア、ハードウェアまたはそれらの組み合わせであるが、クライアントモジュールのユーザによって異なる機能を実行する。文書の作者は管理者であり、クライアントモジュール１１４は管理者にしたがって機能するが、クライアントモジュール１２２は要求ユーザと関連付けられ、したがって要求ユーザにしたがって機能する。クライアントモジュール１２２は、適切なソフトウェアを含む装置として具体化することができ、この装置は、例えば、PCI、USB、IEEE1394、PCMCIA、PCI Expressなどを含む本技術分野で知られている任意の手段によって要求クライアント装置１２０と通信可能に接続されている。
【００１５】
要求クライアント装置１２０は、さらに、クライアントモジュール１２２によって生成され、文書管理サーバ１０４上の電子文書の生成と保存に関するユーザとの対話処理を容易にするＧＵＩ１２４を含む。要求クライアント装置１２０は、適切な通信リンク１２６を介してコンピュータネットワーク１０２と通信可能に接続され、通信リンク１２６に適合する通信インターフェースを備える。通信リンク１２６は、例えば、赤外線接続、光接続、WiMax、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、Bluetooth（登録商標）あるいは本技術分野で知られている任意の適切な無線データ伝送システムまたは有線通信システムを含む、本技術分野で知られている任意の通信チャネルである。
【００１６】
本発明における動作例については後に図２ないし図４を参照しながら詳しい説明を行うが、ここで、システム１００の動作の概要を述べておく。管理者ユーザ１２８は管理者クライアント装置１１２を用いて、例えば、文書処理アプリケーションなどの任意の適切な手段によって電子文書を生成する。一実施形態において、クライアントモジュール１１４は、管理者クライアント装置１１２のバックグラウンドで動作するアプリケーションである。クライアントモジュール１１４は、管理者クライアント装置１１２での文書処理操作を監視し、それぞれの新しい文書の生成と更新（例えば文書保存）を検出し、索引づけと機密設定（privacy settings）について定められたポリシー基準に対して文書タイプ、テンプレートを比較する。次に、クライアントモジュール１１４は、文書リポジトリ１０６での索引づけと保存のために、基準および設定のいずれか一方または両方を満たす文書を文書管理サーバ１０４の索引づけエンジン１０８に送る。適切なポリシー基準には、例えば、特定のアプリケーションで作成される特定の事柄に関する文書、特定の人物宛に出された文書などがある。本発明の１つの態様によれば、アクセス制限を受ける各文書は、管理者ユーザ１２８の承諾なしに文書へ無許可でアクセスすることを防ぐために、任意の適切な手段によって暗号化される。本発明の他の態様によれば、文書管理サーバ１０４に出された文書はすべて暗号化される。
【００１７】
要求ユーザ１３０は、要求クライアント装置１２０を介して、クライアントモジュール１２２を起動し、クライアントモジュール１２２は要求クライアント装置１２０の要求ユーザ１３０に表示されるＧＵＩ１２４を起動する。次に、要求ユーザは、本技術分野で知られている任意の手段を用いてＧＵＩ１２４を介して検索基準を入力する。クライアントモジュール１２２は、この検索基準を集めて検索要求を生成する。生成された検索要求はアクセス要求に含められ、このアクセス要求はコンピュータネットワーク１０２を介して、文書処理サーバ１０４の索引づけエンジン１０８に送られる。クライアントモジュール１２２は、また、文書管理サーバ１０４が、送られてきたアクセス要求に関するアクセス権を判断できるようにするために、アクセス要求に関連する要求ユーザ１３０を識別する識別データを送る。次に、要求ユーザ１３０は、要求クライアント装置１２０を介して、文書リポジトリ１０６に保存されており検索パラメータに一致する電子文書のリストを受け取る。このリストは、ＧＵＩ１２４を介して要求ユーザに表示される。アクセス制限がない文書については、要求クライアント装置１２０は、さらなる調査とアクションのために、文書リポジトリ１０６から文書を取り出すことができる。
【００１８】
要求ユーザ１３０によって開始された検索が、管理者ユーザ１２８が管理者でありかつアクセス制限を含む文書を返した場合、要求ユーザ１３０には、検索基準に一致する文書が存在すること以外、文書の作者に関する情報は与えられない。要求ユーザ１３０は、次に、この場合も管理者ユーザ１２８を識別することなく、要求クライアント装置１２０によって、文書管理サーバ１０４を経由して、管理者ユーザ１２８から文書を要求することができる。要求ユーザ１３０と、要求に関連する文書とを識別する通知が、管理者クライアント装置１１２のクライアントモジュール１１４に送られる。この通知は、例えば、管理者クライアント装置１１２で動作している電子メールプログラムに現われる電子メッセージからなる。しかし、文書要求を受け取り、表示する他の手段を同様に用いることができる。例えば、クライアントモジュール１１４は、要求を受け取るとＧＵＩ１１６に指示して、要求メッセージや要求クライアント装置１２０を識別する情報を表示させ、要求に対する応答を容易にすることができる。通知は、例えば、アクセス制限付きの文書を返した検索要求を含むアクセス要求と関連する特定の要求ユーザ１３０を表す識別データを含む。本発明における一態様によれば、管理者ユーザ１２８は、管理者クライアント装置１１２を介して、検索においてアクセス制限付きの文書が返されたときに文書管理サーバ１０４から自動的に通知される。一実施形態において、通知は、要求ユーザが要求クライアント装置１２０によって、文書管理サーバ１０４を介して、管理者ユーザ１２８にアクセスの要求を送るときに生成される。
【００１９】
管理者ユーザ１２８は、次に、管理者クライアント装置１１２を用いて、制限付きの文書に対する要求ユーザ１３０のアクセスを許可するか否かを選択することができる。要求の拒否は、管理者ユーザ１２８の希望にしたがって、無応答、または拒否の根拠を示す応答によって実行される。制限付きの文書へのアクセスに関するすべての通信は文書管理サーバ１０４を経由して行われる。管理者クライアント装置１１２の所にいる管理者ユーザ１２８は、クライアントモジュール１１４を介して、コマンドを文書管理サーバ１０４に送り、制限付きの文書へのアクセスを許可することができる。あるいは、管理者ユーザ１２８が要求ユーザに関する識別情報を有するときには、管理者ユーザ１２８は、例えば、電話、電子メール、テキストメッセージなどによって要求ユーザ１３０に直接連絡をとって、求められている内容を判断することができる。次に、管理者ユーザ１２８は、管理者クライアント装置１１２によって、求められたデータだけを含む第２の文書を生成する。この第２の文書を生成することにより、制限付きの文書の残りの部分の機密を保つ。
【００２０】
ここで、文書管理サーバ１０４、文書リポジトリ１０６、索引づけエンジン１０８、管理者クライアント装置１１２、要求クライアント装置１２０は、以上説明を行った処理と各装置等で実行する他の処理を行うため、それぞれプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、オペレーティングシステム等からなるプラットフォームと、そのプラットフォーム上でそれぞれのソフトウェアを実行するためのプログラムを備えている。
【００２１】
次に、図２ないし図４を参照しながら、本発明による実施形態における動作を説明する。図２に、本発明による実施形態において、利用制限付きの電子文書を共有するためのサーバの動作を説明するためのフローチャートを示す。最初にＳ２０２で、文書管理サーバ１０４は要求クライアント装置１２０から照会データを含むアクセス要求を受け取る。この照会データは、文書リポジトリ１０６に保存された文書を識別するために、ユーザによって選択された検索基準を含む。文書管理サーバ１０４は、次にＳ２０４で、要求クライアント装置１２０のユーザを表す識別データを受け取る。本発明の一態様において、ユーザを表す識別データは、要求ユーザが文書管理システムにアクセスする権限を有しているのかを認証するために使用される。本発明の他の態様においては、文書管理サーバ１０４は、受け取った識別データを用いて、要求された制限付きの文書の管理者ユーザ１２８への通知データを準備することができる。
【００２２】
Ｓ２０６で、文書管理サーバ１０４に動作可能に結合された索引づけエンジン１０８は照会データを受け取り、受け取った照会データを文書リポジトリ１０６に保存されている文書に対応する文書索引データと比較する。索引づけエンジン１０８は、管理者ユーザ１２８から管理者クライアント装置１１２を介して新しい文書または修正された文書を受け取ったときに、その文書に対応する索引データを生成する。索引データは、照会要求を受け取ったときに、索引づけエンジン１０８が文書リポジトリをより高速に検索できるようにするために有効に使用される。文書リポジトリ１０６の索引づけと検索は、本技術分野で知られている任意の適切な手段によって実行される。Ｓ２０８で、受け取った照会データに適合する文書、すなわち受け取った照会パラメータに一致する文書が、索引づけエンジン１０８によって見つけられたか否かが判断される。照会パラメータに一致する文書が見つからなかったときには、処理はＳ２１０に進む。Ｓ２１０において、索引づけエンジン１０８は、文書管理サーバ１０４を介して、文書リポジトリ１０６に保存されている文書には要求されたパラメータに適合する文書は存在しないという通知メッセージを生成し、そのメッセージを要求クライアント装置１２０に送る。すなわち、要求クライアント装置１２０に失敗を通知する。その後、受け取ったアクセス要求に対する処理は終了する。
【００２３】
Ｓ２０８に戻り、受け取った照会データに適合する電子文書が文書リポジトリ１０６で見つかったときには、処理はＳ２１２に進み、索引づけエンジン１０８は受け取った照会データに適合するすべての文書のリストを生成する。次に、Ｓ２１４で、返された文書の中にアクセスの制限レベルを表すものがあるか否かが判断される。すなわち、アクセス制限付きの文書があるか否かが判断される。文書にアクセス制限があるときには、処理はＳ２１６に進み、見つけられた各アクセス制限付きの文書に対応する管理者１２８に、管理者クライアント装置１１２を介して、検索結果で制限付きの文書が返されたことが通知される。ここで、Ｓ２１６においてアクセス制限付きの文書の管理者に通知を行う処理はオプション的なものであり、例示にすぎない。好ましい実施形態は、検索ごとに、アクセス制限付きの文書が返された旨の自動的な通知を必要とすることに限定されるものではない。Ｓ２１２で生成された文書のリストの中にアクセス制限付きの文書が含まれているかどうかに関わらず、Ｓ２１８で、文書のリストは任意の適切な手段によって要求クライアント装置１２０に送られる。一実施形態においては、文書管理サーバ１０４は、コンピュータネットワーク１０２を介して要求クライアント装置１２０のクライアントモジュール１２２に文書のリストを送り、クライアントモジュールは、文書の選択のためにＧＵＩ１２４に指示して要求ユーザ１３０に照会結果、すなわち照会データに適合する文書のリストを表示させる。照会データに適合する文書のリストが、要求クライアント装置１２０を介して要求ユーザ１３０に伝えられると、処理はＳ２２０に進み、要求ユーザからの文書選択情報を受け取る。次に、Ｓ２２２で、選択された文書がアクセス制限付きの文書か否かが判断される。文書が制限付きでないとき、処理はＳ２２４に進み、索引づけエンジン１０８は、文書リポジトリ１０６から選択された文書を取り出し、その文書を要求クライアント装置１２０に転送する。選択された文書がアクセス制限付きの文書であるときには、処理はＳ２２６に進む。Ｓ２２６では、要求クライアント装置１２０は選択された文書の制限された内容に関する通知を受け取り、要求クライアント装置１２０は処理に関する指示を要求された後、処理はＳ２２０に戻る。後により詳しく説明するように、Ｓ２２６で要求される指示は文書管理サーバ１０４を介した管理者ユーザ１２８からの文書への要求アクセスに適切に対応している。
【００２４】
次に図３を参照しながら管理者クライアント装置が利用制限付きの電子文書を保守する動作を説明する。図３は、本発明による実施形態において、利用制限付きの電子文書を共有するための管理者クライアント装置の動作を説明するためのフローチャートである。先ずＳ３０２で、管理者クライアント装置１１２上で動作するクライアントモジュール１１４が、任意の適切な手段によって管理者クライアント装置１１２の動作を監視する。クライアントモジュール１１４は、例えば、電子文書の修正および生成の一方または両方を実行することができる管理者クライアント装置１１２上のアプリケーションを監視する。さらには、クライアントモジュール１１４は、特に、関心の高い文書の処理、すなわち管理者ユーザ１２８による新しい文書の作成と既存の文書の修正を監視する。本明細書においては、関心の高い文書とは、管理者ユーザ１２８によって作成または修正された電子文書であって、索引づけおよび機密設定について指定されたポリシー基準を満たす文書タイプ、テンプレートを有する電子文書を意味する。適切なポリシー基準は、例えば、特定のアプリケーションで作成された特定の事項に関する文書、特定の人に宛てて出された文書などを含む。
【００２５】
Ｓ３０４で、管理者１２８の制限付きの文書へのアクセスに関する通知を受け取ったか否かが、クライアントモジュール１１４によって判断される。そのような通知を受け取っていないとき、処理はＳ３０６に進み、関心の高い新たな文書が作成されたか否かが判断される。新たに作成された関心の高い文書が検出されたときは、この判断は検出された文書をポリシー基準と比較することによって行われる。新たに作成された関心の高い文書が検出されないときには、処理はＳ３０８に進み、関心の高い文書が修正されたか否かが判断される。新たに作成された関心の高い文書も、修正された関心の高い文書も検出されないと判断された場合には、処理はＳ３０２に戻り、クライアントモジュール１１４は、管理者クライアント装置１１２にあって、アクセスできる状態にある文書を監視する。Ｓ３０６で関心の高い新たな文書が作成されたと判断されたとき、またはＳ３０８で関心の高い文書が修正されたと判断されたときには、処理はＳ３１０に進み、該当する文書が文書管理システムに送られる。
【００２６】
該当する文書が受け取られると、受け取られた文書は、Ｓ３１２で、本技術分野で知られている任意の暗号化手段を用いて暗号化される。なお、文書の暗号化は、伝送用の文書の暗号化を、Ｓ３１０で該当する文書を文書管理システムに送る前に行うことは明らかであろう。使用される暗号化方法は、文書リポジトリ１０６に保存される文書への無許可のアクセスを防ぐために、例えばシステム管理者によって適切に選択される。続いてＳ３１４で、文書に適用するアクセス制限条件が、例えばＧＵＩ１１６を用いて、選択され、管理者クライアント装置に入力される。ここで、アクセス制限条件にはアクセス基準、アクセス要件の一方または両方を含めることができる。アクセス制限条件の選択の対象となる文書には、新たな文書だけでなく修正された文書も含まれるため、修正された文書についてはアクセス制限条件を修正できることになる。他の実施形態においては、新たな文書でも修正された文書でもない、通常の文書について、例えばＧＵＩ１１６を用いて、文書に適用するアクセス制限条件を選択し、管理者クライアント装置に入力することもできる。このような処理によって、文書の位置づけの変化、構成メンバの変更など、状況の変化に対応して文書のアクセス制限条件を修正することができる。ユーザまたは管理者が事前に設定した条件に基づいて、アクセス制限を自動的に適用することもできる。一実施形態においては、管理者ユーザ１２８が文書に適用される制限のタイプとレベルを選択する。例えば、管理者ユーザ１２８は、特定のユーザグループからのアクセスを制限したり、すべてのユーザからのアクセスを制限したり、すべてのユーザのアクセスを許可したりことができる。Ｓ３１４に続いてＳ３１５で、文書が索引づけエンジン１０８によって索引づけされ、文書管理サーバ１０４と通信可能に接続された文書リポジトリ１０６に、その文書に対応するアクセス制限条件とともに、保存される。その後、処理はＳ３０２に戻り、クライアントモジュール１１４は管理者クライアント装置１１２の動作を監視する。
【００２７】
次に、Ｓ３０４で、ユーザが制限付きの文書へのアクセスを要求したことを示す通知を受け取ったと判断された場合には、処理はＳ３１６に進む。通知はアクセス要求の送信元を識別可能な識別データを含む。一実施形態においては、通知は要求の根拠を含む。他の実施形態においては、通知は、要求ユーザ１３０によって文書管理サーバ１０４に送られ、管理者ユーザ１２８に転送される、電子メッセージの形式である。管理者ユーザ１２８の身元（identity）は、管理者ユーザ１２８が要求に応えて文書へのアクセスを許可するまで、要求ユーザ１３０から隠されている状態を保つことが好ましい。
【００２８】
Ｓ３１６では、要求した文書へのアクセスが拒否されるか否かが判断される。この判断は、Ｓ３１４で選択されたアクセス制限条件を参照して行われる。文書要求が拒否されたと判断されると処理はＳ３１８に進む。Ｓ３１８では、管理者ユーザ１２８は要求に応答せず、処理はＳ３０２に戻り、管理者クライアント装置の監視が行われる。文書要求が拒否されたと判断されたときに、拒否の根拠を示す応答を生成し、その応答を送付することもできる。Ｓ３１６で、要求した文書へのアクセスが拒否されないと判断されると、処理はＳ３２０に進み、要求ユーザ１３０にアクセスを許可するか否かが判断される。アクセスを許可すると判断されると、処理はＳ３２２に進み、アクセス制限が除去され、要求ユーザ１３０は要求した文書へのアクセスを許可され、文書リポジトリ１０６から要求した文書を取り出すことが可能となる。このとき、要求ユーザへのアクセス許可通知信号を生成し、生成された信号を送付してもよい。Ｓ３２０で最初はアクセスを許可しないと判断されると、処理はＳ３２４に進み、管理者クライアント装置１１２は、要求された情報を判定するために通知信号を生成し、要求ユーザ１３０と連絡をとり、要求された情報を判定する。次いで、管理者ユーザ１２８は要求された情報だけを含む新しい文書を生成し、生成された新しい文書への要求ユーザ１３０のアクセスを許可することができる。すなわち、実質的に、要求した利用制限付きの文書の一部分のみへのアクセスを選択的に許可することができる。あるいは、求められた情報を学習した上で、管理者ユーザ１２８は、必要に応じて情報へのアクセスを拒否することができる。次に、処理はＳ３２６に進み、管理者ユーザ１２８がクライアントモジュール１１４を終了するように選択したか否かが判断される。Ｓ３２６においてクライアントモジュール１１４を終了するように選択されていると判断されると、処理は終了する。クライアントモジュール１１４を終了するように選択されていないと判断されると、Ｓ３０２の管理者クライアント装置を監視する処理に戻る。
【００２９】
次に図４を参照しながら電子文書へのアクセスを検索し要求する動作を説明する。図４は、本発明による実施形態において、利用制限付きの電子文書を共有するためのユーザ装置の動作を説明するためのフローチャートである。図に示した動作は、ユーザ１３０によってクライアントモジュール１２２を介して起動される要求クライアント装置１２０に適用可能である。先ずＳ４０２で、クライアントモジュール１２２は、要求ユーザ１３０がアクセスを望む文書を表す照会データを生成し、この照会データを含む、文書管理システムに対するアクセス要求を生成する。次にＳ４０４で、クライアントモジュール１２２は、生成したアクセス要求とユーザ識別データを文書管理サーバ１０４に送る。Ｓ４０６で、クライアントモジュール１２２は要求した照会データに適合する文書のリストを受け取る。次にＳ４０８で、文書のリストがＧＵＩ１２４によって表示される。Ｓ４１０で、要求ユーザ１３０はＧＵＩ１２４によって表示されたリストからアクセスしたい文書を選択する。
【００３０】
要求ユーザ１３０が文書を選択した後、処理はＳ４１２に進み、選択された文書がアクセス制限付きの文書か否かが判断される。文書がアクセス制限付きの文書でないと判断されると、選択された文書は索引づけエンジン１０８によって文書リポジトリ１０６から取り出され、Ｓ４１４でクライアントモジュール１２２によって受け取られる。続いてＳ４１６で、要求ユーザ１３０が、照会データに応じて受け取った文書のリストにある他の文書へのアクセスを望んでいるか否かが判断される。要求ユーザ１３０が、例えばＧＵＩ１２４によって操作可能な戻り機能または復帰機能を用いた要求ユーザ１３０の選択によって示される、他の文書へのアクセスを望んでいると判断されると、処理はＳ４０８に戻り、照会データに適合する文書のリストが表示される。次に、要求ユーザ１３０は、Ｓ４１０で文書を選択し、Ｓ４１２で、選択された文書がアクセス制限付きの文書か否かが判断される。選択された文書がアクセス制限付きの文書であると判断されると、処理はＳ４１８に進み、要求ユーザ１３０が管理者ユーザ１２８にアクセス要求を送るか否かが判断される。Ｓ４１８で、管理者ユーザ１２８にアクセス要求を送らないと判断されたときには、処理は終了する。
【００３１】
Ｓ４１８で、管理者ユーザ１２８にアクセス要求を送ることを要求ユーザ１３０が希望していると判断されたときには、処理はＳ４２０に進み、アクセス要求が文書管理サーバ１０４に送られる。アクセス要求を送る際には、文書管理サーバ１０４が管理者ユーザ１２８の身元（identity）を確認しそれに基づいて要求を送ることができるように、アクセス要求には、例えば、ユーザ識別データと、例えば、索引データのような文書識別情報を含める。文書管理サーバ１０４は、例えば、受け取ったアクセス要求に含まれる文書識別情報から要求されている文書を識別し、識別された文書に関連づけられた管理者ユーザを特定し、この管理者ユーザの管理者クライアント装置１１２に受け取ったアクセス要求を転送する。アクセス要求を受け取った管理者クライアント装置１１２は、例えばＧＵＩ１１６を介して、転送されてきたアクセス要求を管理者ユーザに通知する。次に、処理はＳ４１６に進み、要求ユーザ１３０が照会データに応じて返された文書リスト内の他の文書にアクセスしたいか否かが判断される。Ｓ４０８でリストに戻ったとき、管理者ユーザ１２８が要求ユーザ１３０に対して既にアクセスを許可している場合には、要求ユーザ１３０は制限付きでない文書を選択することができる。しかしながら、アクセスがまだ拒否されている状態であるときは、文書のリストには、その状態に応じてアクセス制限付きの文書が表示される。Ｓ４１６で、要求ユーザ１３０が、返された文書リストにある他の文書にアクセスすることを望んでいないと判断されると、処理はＳ４２２に進む。Ｓ４２２では、ユーザ１３０が、文書管理システムに新たな照会を送ることを望んでいるか否かが判断される。新しい照会を望んでいると判断されたときには、処理はＳ４０２に戻り、クライアントモジュール１２２の処理は前述したように実行される。新しい照会を望んでいないと判断されたときには、処理は終了する。
【００３２】
本発明は、ソースコード、オブジェクトコード、部分的にコンパイルされた形のようなコード中間ソースおよびオブジェクトコードの形、あるいは本発明の実施形態で使用するために適した任意の他の形のコンピュータプログラムに適用される。コンピュータプログラムは、スタンドアローンのアプリケーション、ソフトウェアコンポーネント、スクリプト、または他のアプリケーションへのプラグインとすることができる。本発明を組み込むコンピュータプログラムは、例えば、ＲＯＭやＲＡＭなどの記憶媒体、ＣＤ−ＲＯＭなどの光記録媒体、フロッピー（登録商標）ディスクなどの磁気記録媒体などの、コンピュータプログラムを伝達することができる任意の実体または装置である担体上で具体化することができる。この担体は、電気ケーブルまたは光ケーブルによって、または無線や他の手段によって伝えられる電気信号や光信号などの任意の伝達可能な担体である。コンピュータプログラムは、サーバからインターネットを介して適切にダウンロードされる。また、コンピュータプログラムの機能は集積回路に組み込むこともできる。示した本発明の原理を実質的にコンピュータまたはプロセッサに実行させるコードを含む任意およびすべての実施形態は、本発明の範囲内にある。
【００３３】
本発明の好ましい実施形態の以上の説明は、例示と説明のために行った。説明は網羅的でもなく本発明を開示した形態に限定しようとするものでもない。以上の教示を鑑みて明らかな修正または変形が可能である。実施形態は、本発明の原理とその実際的な応用例を最もよく示し、それにより当業者が、本発明を、意図された特定の用途に適した様々な実施形態において様々な修正で使用できるように選択され説明された。そのようなすべての修正と変形は、特許請求の範囲の記載に明示されるとおりの本発明の原理および範囲内において、当業者によって行われ得ることは明らかであり、特許請求の範囲の記載によって定められる発明の範囲内にある。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本発明による実施形態であるシステムの構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明による実施形態において、利用制限付きの電子文書を共有するためのサーバの動作例を示すフローチャートである。
【図３】本発明による実施形態において、利用制限付きの電子文書を共有するための管理者装置の動作例を示すフローチャートである。
【図４】本発明による実施形態において、利用制限付きの電子文書を共有するためのユーザ装置の動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３５】
１００  システム
１０２  コンピュータネットワーク
１０４  文書管理サーバ
１０６  文書リポジトリ
１０８  索引づけエンジン
１１０、１１８、１２６  通信リンク
１１２  管理者クライアント装置
１１４、１２２  クライアントモジュール
１１６、１２４  グラフィカルユーザインターフェース、ＧＵＩ
１２０  要求クライアント装置
１２８  管理者ユーザ
１３０  要求ユーザ
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図１】
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