(57)【要約】【課題】  組織内メールを組織外の外部端末機に転送する際に組織内メールの情報が漏洩するのを防止できる組織内メールの転送制御システムを提供する。【解決手段】  本組織内メールの転送制御システム１は、通信ネットワーク４介して通信可能に接続されたメールサーバ２と組織内端末機３とからなるシステムであって、組織内端末機３は、制御コードを設定した組織内メールを送信するものであり、メールサーバ２は、予め組織内メールの受信者の不在時における転送設定を記憶し、記憶した転送設定に基づいて受信した組織内メールを転送するか否か判断し、転送可能と判断した組織内メールに設定された制御コードに基づいて該組織内メールを転送設定に設定された外部端末機８に転送するものである。【選択図】      図１
2007058268.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織内に設置された組織内端末機と、該組織内端末機と通信ネットワークを介して通信可能に接続され、前記組織内端末機から送信された組織内メールを転送設定に基づいてインターネットを介して組織外の外部端末機に転送するメールサーバとからなる組織内メールの転送制御システムであって、
前記組織内端末機は、制御コードを設定した組織内メールを送信する送信手段を備え、
前記メールサーバは、予め組織内メールの受信者の不在時における転送設定を記憶する転送設定記憶手段と、該転送設定記憶手段が記憶した転送設定に基づいて受信した組織内メールを転送するか否か判断する転送判断手段と、該転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された前記制御コードに基づいて該組織内メールを前記転送設定に設定された外部端末機に転送する転送手段と、を備えることを特徴とする組織内メールの転送制御システム。
【請求項２】
前記転送手段は、前記転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードに基づいて、該組織内メールの件名のみ転送する、組織内メールに添付された添付ファイルは転送せずに該組織内メールを転送する、又は組織内メールをそのまま転送することを特徴とする請求項１記載の組織内メールの転送制御システム。
【請求項３】
前記転送手段は、前記転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードが組織内メールを転送しないものであった場合、該組織内メールを転送しないことを特徴とする請求項１又は２記載の組織内メールの転送制御システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、組織内メールを組織外の外部端末機に転送する際に重要な情報が漏洩するのを防止できる組織内メールの転送制御システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、多くの企業、大学、病院等の組織において、組織内の連絡事項の伝達にインターネットを介さずに組織内に設置されたイントラネット等のＬＡＮ（Local Area Network）のみを介して送受信するメール、すなわち組織内メールを用いるようになっている。また、受信者が組織内に不在時に組織内メールを受信した場合に、メールサーバの設定により受信者の携帯電話や自宅のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の組織外の外部端末機に転送することもでき、組織内メールは、企業、大学、病院等の組織で働いたり、学ぶ者にとって業務や学生生活を営む上で欠かすことのできないツールとなっている。
【０００３】
ところで、個人情報保護法が施行され、個人情報の漏洩を防止することの重要性が増してきているが、組織内メールには、社員、顧客、学生、患者等の個人情報や組織外秘の情報が含まれていることもあり、組織内メールを転送する際に誤った転送設定をしていた場合、組織内メールが第三者に転送され、そこから組織内メールに記載されている個人情報等が漏洩することが懸念される。そこで、組織内メールの１つの形態である社内メールを自動転送する際のメール転送設定が正しいか否かを確認できるシステムがある（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−５１０７１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、組織内メールは、組織内のＬＡＮからインターネットに転送された時点で組織外の第三者が傍受することは可能であり、組織内メールの転送中に重要な情報が漏洩する危険性を孕んでいた。
【０００５】
本発明は、上記の課題に鑑みてなされたものであり、組織内メールを組織外の外部端末機に転送する際に組織内メールの情報が漏洩するのを防止できる組織内メールの転送制御システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、請求項１記載の組織内メールの転送制御システムは、組織内に設置された組織内端末機と、該組織内端末機と通信ネットワークを介して通信可能に接続され、前記組織内端末機から送信された組織内メールを転送設定に基づいてインターネットを介して組織外の外部端末機に転送するメールサーバとからなる組織内メールの転送制御システムであって、前記組織内端末機は、制御コードを設定した組織内メールを送信する送信手段を備え、前記メールサーバは、予め組織内メールの受信者の不在時における転送設定を記憶する転送設定記憶手段と、該転送設定記憶手段が記憶した転送設定に基づいて受信した組織内メールを転送するか否か判断する転送判断手段と、該転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された前記制御コードに基づいて該組織内メールを前記転送設定に設定された外部端末機に転送する転送手段と、を備えることを特徴としている。
【０００７】
請求項２記載の組織内メールの転送制御システムは、請求項１記載の組織内メールの転送制御システムにおいて、前記転送手段は、前記転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードに基づいて、該組織内メールの件名のみ転送する、組織内メールに添付された添付ファイルは転送せずに該組織内メールを転送する、又は組織内メールをそのまま転送することを特徴としている。
【０００８】
請求項３記載の組織内メールの転送制御システムは、請求項１又は２記載の組織内メールの転送制御システムにおいて、前記転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードが組織内メールを転送しないものであった場合、該組織内メールを転送しないことを特徴としている。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の請求項１の組織内メールの転送制御システムによれば、組織内端末機は、制御コードを設定した組織内メールを送信する送信手段を備え、メールサーバは、予め組織内メールの受信者の不在時における転送設定を記憶する転送設定記憶手段と、該転送設定記憶手段が記憶した転送設定に基づいて受信した組織内メールを転送するか否か判断する転送判断手段と、該転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された前記制御コードに基づいて該組織内メールを前記転送設定に設定された外部端末機に転送する転送手段と、を備えるため、組織内メールの受信者の転送設定による転送制御のみならず、組織内メールの送信者により設定された制御コードによる転送制御が可能であり、組織内メールの情報が漏洩するのを防止できる。また、個別の組織内端末機の設定やメーラー等の設定を変更する必要はなく、組織内のメールサーバの設定変更のみで対応できるため、安価に実施できる。
【００１０】
請求項２の組織内メールの転送制御システムによれば、請求項１記載の組織内メールの転送制御システムの効果に加えて、転送手段は、転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードに基づいて、該組織内メールの件名のみ転送する、組織内メールに添付された添付ファイルは転送せずに該組織内メールを転送する、又は組織内メールをそのまま転送するため、組織内メールの送信者が件名のみ転送、添付ファイルの転送禁止などの条件設定を行うことが可能である。
【００１１】
請求項３の組織内メールの転送制御システムによれば、請求項１又は２記載の組織内メールの転送制御システムの効果に加えて、転送手段は、転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードが組織内メールを転送しないものであった場合、該組織内メールを転送しないため、組織内メールの送信者が受信者の転送設定にかかわらず、組織内メールの組織外への転送を禁止でき、情報源の送信者が自身の送信する組織内メール内の情報の漏洩を防止できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態に係る組織内メールの転送制御システムについて図面に基づいて説明する。
図１は、本発明の実施の形態に係る組織内メールの転送制御システム１の概略構成を示すものである。本組織内メールの転送制御システム１は、図示するように、メールサーバ２と組織内端末機３が、イントラネット等のＬＡＮ（Local Area Network）である通信ネットワーク４を介して通信可能に接続されており、メールサーバ２及び組織内端末機３は、セキュリティを確保するファイアーウォール５と、ネットワーク同士を相互に接続するルータ６を介してインターネット７と接続されている。また、本組織内メールの転送制御システム１では、メールサーバ２と外部端末機８が、インターネット７を介して通信可能に接続されている。なお、組織内端末機３と外部端末機８も、インターネット７を介して通信可能に接続されている。
【００１３】
メールサーバ２は、図示しないが、メールを宛先のメールサーバまで届けるためのＳＭＴＰサーバ（Simple Mail Transfer Protocol serber）と、メールを受け取るとともに、そのメールを引き渡すためのＰＯＰサーバ（Post Office Protocol serber）とから構成され、転送設定記憶手段、転送判断手段、及び転送手段として機能する。この転送設定記憶手段は、予め組織内メールの受信者の不在時における転送設定を記憶するものであり、すなわち組織内メールのアドレスを持つ組織内メールのユーザは、不在時に受信した組織内メールを転送するか否かの設定と、転送する場合の転送先である外部端末機８のメールアドレスを各々メールサーバ２に設定しておくことができる。転送判断手段とは、転送設定記憶手段が記憶した転送設定に基づいて受信した組織内メールを転送するか否か判断するものである。転送手段は、転送判断手段が転送すると判断した組織内メールに設定された制御コードに基づいて該組織内メールを転送するものであって、組織内メールに設定された制御コードに基づいて、該組織内メールの件名のみ転送する、組織内メールに添付された添付ファイルは転送せずに該組織内メールを転送する、又は組織内メールをそのまま転送する、あるいは組織内メールを転送しないことができる。なお、図示していないが、メールサーバ２は、制御部（ＣＰＵ：Central Processing Unit）やＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）等を有しており、制御部によりＲＯＭに予めインストールされたコンピュータプログラムに従って各部が制御される。
【００１４】
ここで、制御コードとは、組織内メールの送信者が送信メールの宛先メールアドレスに追加入力して設定するものであり、図２に示すように、＠マークとドメイン名の間に追加入力することにより設定する。この制御コードに対する転送の条件を設定しておくことにより、組織内メールの送信者が自身が送信する組織内メールの転送の条件設定ができる。例えば、組織内メールの送信者が宛先メールアドレスの＠マーク以下の図中「□□□」と表示されている部分に「#00」と入力した場合は、転送可能、「#01」と入力した場合は、添付ファイル以外転送、「#02」と入力した場合は、件名のみ転送、また、「#03」と入力した場合は、転送しないというように組織内メールの転送の条件設定が送信者側ででき、メールサーバ２は、送信者が宛先メールアドレスに設定した制御コードに基づいて組織内メールの転送を行ったり、又は転送を行わない判断をする。すなわち、組織内メールの送信者は、漏洩してはいけない重要な情報を記載した組織内メールを送信する場合は、制御コードとして「#03」を宛先メールアドレスに追加入力することで設定しておけば、送信する組織内メールが組織外に転送されることがなく、情報の漏洩を防止できる。同様に、送信者は、送信する組織内メールの内容に応じて、「転送可能」、「件名のみ転送」、「添付ファイル以外転送」、といった制御コードを設定することにより、転送の条件設定をすることができ、重要な情報の漏洩を防止できる。
【００１５】
組織内端末機７は、企業、大学、病院等の組織内に設置された汎用のパーソナルコンピュータであって、モニタ等の表示部と、キーボードやマウス等の入力部を備えており、メールの送受信を行うためのメーラーがインストールされている。この組織内端末機７は、制御コードを設定した組織内メールを送信する送信手段として機能する。
【００１６】
外部端末機８は、組織内メールの受信者が所有する汎用のＰＣ、携帯電話、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等であり、メールの送受信を行うためのメーラーがインストールされている。
【００１７】
次に、本組織内メールの転送制御システム１を用いて実現される組織内メールの転送制御方法について説明する。図３は、本組織内メールの転送制御方法における組織内メールの送信者が宛先メールアドレスに制御コードを設定して組織内メールを作成して送信した場合の各ステップを示したフローチャートである。
本組織内メールの転送制御方法では、組織内メールの転送制御システム１を用いて、組織内メールの送信者は、組織内端末機３により宛先メールアドレスに制御コードが設定された組織内メールを作成して送信し、メールサーバ２は、受信した組織内メールの宛先メールアドレスの受信者の不在時における転送設定を判断し、転送すると判断した場合、宛先メールアドレスに設定された制御コードに基づいて組織内メールの転送を行う。以下、詳細に説明する。
【００１８】
まず、組織内メールの送信者が組織内端末機３により組織内メールを作成するが、その際に宛先メールアドレスに制御コードを追加入力して設定し、送信する（Ｓ１）。次いで、該組織内メールを受信したメールサーバ２は、組織内メールの宛先メールアドレスのアドレス名から予め記憶した該組織内メールの受信者の不在時における転送設定により転送するか否かを判断する（Ｓ２）。メールサーバ２は、受信者の不在時における転送設定が「転送しない」であると判断した場合（Ｓ２：ＮＯ）、組織内メールを転送せずに処理を終了する。一方、転送設定が「転送する」であると判断した場合は（Ｓ２：ＹＥＳ）、組織内メールの宛先メールアドレスに追加入力されて設定された制御コードに基づいて、制御コードが転送しないものであるか否かを判断する（Ｓ３）。メールサーバ２は、制御コードが「転送しない」であると判断した場合（Ｓ３：ＹＥＳ）、組織内メールを転送せずに処理を終了する。一方、制御コードが「転送しない」でないと判断した場合は（Ｓ３：ＮＯ）、制御コードが転送可能であるか否かを判断する（Ｓ４）。
【００１９】
メールサーバ２は、制御コードが「転送可能」であると判断した場合（Ｓ４：ＹＥＳ）、組織内メールをそのまま転送先として設定されたメールアドレスの外部端末機８に転送する（Ｓ５）。一方、制御コードが「転送可能」ではないと判断した場合は（Ｓ４：ＮＯ）、メールサーバ２は、制御コードが添付ファイル以外転送可能か否かを判断する（Ｓ６）。制御コードが「添付ファイル以外転送可能」であると判断した場合（Ｓ６：ＹＥＳ）、組織内メールに添付された添付ファイル以外の件名及び本文を転送先として設定されたメールアドレスの外部端末機８に転送する（Ｓ７）。一方、制御コードが「添付ファイル以外転送可能」ではないと判断した場合（Ｓ６：ＮＯ）、メールサーバ２は、制御コードが件名のみ転送であるか否かを判断する（Ｓ８）。制御コードが「件名のみ転送」であると判断した場合（Ｓ８：ＹＥＳ）、メールサーバ２は、組織内メールの件名のみを転送先として設定されたメールアドレスの外部端末機８に転送する（Ｓ９）。一方、制御コードが「件名のみ転送」ではないと判断した場合は（Ｓ８：ＮＯ）、メールサーバ２は、制御コードが不明である旨のメールを組織内メールの送信者に送信して（１０）、処理を終了する。このように制御コードが不明である場合は、その旨のメールを送信者に送信するとともに組織内メールを転送しないため、組織内メールの転送ミスを防止できる。
【００２０】
なお、Ｓ１において、組織内メールの送信者が組織内端末機３により宛先メールアドレスに制御コードを追加入力せずに組織内メールを作成、送信し、Ｓ２において、メールサーバ２が受信者の不在時における転送設定が転送しないであると判断した場合は、メールサーバ２は、該組織内メールを送信しないようにし、受信者が不在であり、制御コードが追加入力されていない旨のメールを送信者に送信するようにしてもよく、この場合、送信者が制御コードを設定せずに組織内メールを送信しても受信者の不在を認知できるとともに、制御コードを設定して再度組織内メールを送信して転送することができ、好ましい。
【００２１】
以上の説明より明らかなように、本組織内メールの転送制御システム１によれば、組織内メールの受信者の転送設定による転送制御のみならず、組織内メールの送信者により設定された制御コードによる転送制御が可能であり、組織内メールの情報が漏洩するのを防止できる。また、個別の組織内端末機８の設定やメーラー等の設定を変更する必要はなく、組織内のメールサーバ２の設定変更のみで対応できるため、安価に実施できる。また、組織内メールの送信者が件名のみ転送、添付ファイルの転送禁止などの条件設定を行うことが可能である。さらに、組織内メールの送信者が受信者の転送設定にかかわらず、組織内メールの組織外への転送を禁止でき、情報源の送信者が自身の送信する組織内メール内の情報の漏洩を防止できる。
【００２２】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨の範囲内で種々の変形実施が可能である。例えば、本実施の形態では、組織内メールの転送の条件設定として、送信者のメールアドレスのみを転送するような条件設定をすることもできる。
【産業上の利用可能性】
【００２３】
本発明は、組織内ネットワークとインターネットを接続した企業、大学、病院等の組織において、組織内メールを外部端末機に転送する場合に利用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明の実施の形態に係る組織内メールの転送制御システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】制御コードが設定された宛先メールアドレスを示す図である。
【図３】組織内メールの転送制御システムを用いた組織内メールの転送制御方法の主要ステップを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００２５】
１    組織内メールの転送制御システム
２    メールサーバ
３    組織内端末機
４    通信ネットワーク
７    インターネット
８    外部端末機
【図１】
2007058268.tif 000003
【図２】
2007058268.tif 000004
【図３】
2007058268.tif 000005