(57)【要約】【課題】業務内容が異なる２つ以上の組織間でのワークフロー（即ち、業務の流れ）をより円滑にすることができるようにしたワークフロー管理システムを提供する。【解決手段】解析依頼エントリシステム１０と、解析依頼システム２０とを有し、解析依頼エントリシステム１０に対してユーザが所定の入力動作を実行すると、解析依頼システム２０は解析依頼エントリシステム１０が有する情報を取得してそのワークフローを開始するようになっている。このような構成であれば、解析依頼エントリシステム１０が有する情報は解析依頼システム２０に自動的に引き継がれる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
一のワークフロー管理システムと、他のワークフロー管理システムとを有し、
前記一のワークフロー管理システムに対してユーザが所定の入力動作を実行すると、前記他のワークフロー管理システムは前記一のワークフロー管理システムが有する情報を取得してそのワークフローを開始するようになっていることを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記一のワークフロー管理システムは一のサーバを有し、前記他のワークフロー管理システムは他のサーバを有し、前記一のサーバと前記他のサーバは有線又は無線の少なくとも一方を介して接続しており、
前記他のサーバは、前記一のサーバに任意のタイミングでアクセスして当該一のサーバが有する情報を更新するようになっていることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー管理システムに関し、特に、業務内容が異なる２つ以上の組織間でのワークフロー（即ち、業務の流れ）をより円滑にすることができるようにした技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
グループで行う事務作業の効率化のために計算機を用いた様々な方法が考案されてきた。そのひとつとして伝票などの書類を電子化し、その電子化した書類を予め設定した規則に従ってユーザに回覧するワークフロー管理システムがある（例えば、特許文献１、２参照）。このワークフロー管理システムは、同じ会社の中でも営業部や品質保証部など、部門が異なる場合には、その部門の業務に最適化されたシステムがそれぞれ構築されていることが普通である。
【０００３】
図４は、従来例に係るワークフロー管理システムの各ステップを示す図である。例えば、海外にいらっしゃるお客様のもとにお届けした製品に何らかの不具合が生じてしまった場合には、お客様から現地の営業担当者が製品（例えば、ＩＣチップ）の解析依頼を受付け、その解析作業を国内の品質保証部が行う。この場合、図４に示すようにワークフロー管理システムとして、解析依頼を受け付ける現地の営業部及び国内の営業部では主に解析依頼エントリシステム８０が使用され、国内の品質保証部では解析依頼システム９０が使用される。解析依頼エントリシステム８０は現地及び国内営業部での業務内容及びその手順に合わせて最適化されたシステムであり、解析依頼システム９０は品質保証部での業務内容及びその手順に最適化されたシステムである。
【０００４】
各システム８０、９０は、それぞれサーバと、複数台のパーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」という。）とで構成されている。サーバはパソコンに対してサーバ役となるコンピュータであり、複数台のパソコンとの間で電子情報を共有する機能を有する。各システム８０、９０とも、パソコンとの間で共有される電子情報は全てそのサーバ内の記憶装置に保管されるようになっている。
【０００５】
図４に示すワークフロー管理システムでは、まず始めにお客様から連絡を受けると、現地の営業担当者がパソコンを使って解析依頼エントリシステム８０にアクセスして、エントリシート（入力欄付きの電子情報化された文書）を発行する（ステップＳ´１）。ここでは、お客様にお届けした製品において顕在化した不具合の内容をエントリシートに具体的に記載する。
【０００６】
次に、現地の営業担当者が発行したエントリシートを国内の営業担当者がパソコンの画面上で確認して受付処理を行う（ステップＳ´２）。この受付処理によって、エントリシートに対する入力処理のステップは、現地の営業担当者から国内の営業担当者へ移行する。国内の営業担当者は不具合を生じた製品の型番、ロット番号などを調べ、その情報をエントリシートに入力する（ステップＳ´３）。
【０００７】
このようにデータ補完を行った後、国内の営業担当者は、解析依頼システムにアクセス可能なパソコンを使用して、解析依頼シート（入力欄付きの電子情報化された文書）を発行する。ここでは、不具合を生じた製品の型番、ロット番号や、顕在化した不具合の内容、報告書を作成するまでの納期等を解析依頼シートに入力する。そして、その内容を国内営業部門の責任者が確認する（ステップＳ´４）。
【０００８】
この確認の処理によって、解析依頼シートに対する入力処理のステップは国内の営業担当者から品質保証部（以下、「品保」という。）の担当者へ移行する。品保の担当者は、国内営業部門の責任者によって承認された解析依頼シートをパソコンの画面上で確認して受付処理を行う（ステップＳ´５）。そして、品質保証部や技術部門によって不具合の解析が行われる（ステップＳ´６）。この解析作業は、お客様のもとで不具合を生じた製品を実際に用いて行う場合もあるし、製品の持出しが困難な場合には現地の営業担当者によって撮影された写真に基づいて行う場合もある。解析の結果が出たら、品保の担当者はその内容を確認し、さらに品保の責任者がその内容を確認して承認の処理を行う（ステップＳ´７）。次に、品保の担当者は解析結果を報告書にまとめ（ステップＳ´８）、報告書を解析依頼シートに添付して報告処理を行う（ステップＳ´９）。この報告書は国内の営業担当者を通して海外（現地）の営業担当者に伝えられる。
【特許文献１】特開平１０−１２４５９６号公報
【特許文献２】特開平１０−３２６３１５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
ところで、従来例では解析依頼エントリシステム８０を構成するサーバと、解析依頼システム９０を構成するサーバは連携していないので、解析依頼エントリシステム８０のエントリシートに書き込まれた内容を、国内の営業担当者が解析依頼システム９０の解析依頼シートに手入力する（即ち、転記する）必要があり（ステップＳ´４）、業務の流れが一旦途切れてしまうという問題があった。
【００１０】
本発明は、このような解決すべき問題に着目してなされたものであって、業務内容が異なる２つ以上の組織間でのワークフロー（即ち、業務の流れ）をより円滑にすることができるようにしたワークフロー管理システムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために、発明１のワークフロー管理システムは、一のワークフロー管理システムと、他のワークフロー管理システムとを有し、前記一のワークフロー管理システムに対してユーザが所定の入力動作を実行すると、前記他のワークフロー管理システムは前記一のワークフロー管理システムが有する情報を取得してそのワークフローを開始するようになっていることを特徴とするものである。
ここで「一のワークフロー管理システム」と「他のワークフロー管理システム」は、例えば同一会社内の業務内容が異なる一の部門と他の部門とにそれぞれ導入されているシステムである。各システムはその導入された部門の業務内容に合わせてそれぞれ最適化されている。
【００１２】
発明１のワークフロー管理システムによれば、一のワークフロー管理システムが有する情報は他のワークフロー管理システムに自動的に引き継がれるので、一のワークフロー管理システムが有する情報（即ち、入力済みの情報）をユーザが他のワークフロー管理システムに手入力し直す必要がなくなる。従って、例えば業務内容が異なる会社間、部門間或いはグループ間でのワークフロー（即ち、業務の流れ）をより円滑にすることが可能である。
【００１３】
発明２のワークフロー管理システムは、発明１のワークフロー管理システムにおいて、前記一のワークフロー管理システムは一のサーバを有し、前記他のワークフロー管理システムは他のサーバを有し、前記一のサーバと前記他のサーバは有線又は無線の少なくとも一方を介して接続しており、前記他のサーバは、前記一のサーバに任意のタイミングでアクセスして当該一のサーバが有する情報を更新するようになっていることを特徴とするものである。
【００１４】
発明２のワークフロー管理システムによれば、例えば、他のワークフロー管理システムによって管理されているワークフローの進捗状況を一のワークフロー管理システム側で知ることができる。業務内容が異なる会社間、部門間或いはグループ間で、ワークフローの進捗状況に関する情報の共有が容易であり、業務のさらなる円滑化に寄与することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて説明する。図１は、本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システム１００の各ステップを示す図である。例えば、海外にいらっしゃるお客様のもとにお届けした製品に何らかの不具合が生じてしまった場合には、お客様から現地の営業担当者が製品（例えば、ＩＣチップ）の解析依頼を受付け、その解析作業を国内の品質保証部が行う。この場合、ワークフロー管理システム１００として、解析依頼を受け付ける現地の営業部及び国内の営業部では主に解析依頼エントリシステム１０が使用され、国内の品質保証部では解析依頼システム２０が使用される。解析依頼エントリシステム１０は現地及び国内営業部での業務内容及びその手順に合わせて最適化されたシステムであり、解析依頼システム２０は品質保証部での業務内容及びその手順に最適化されたシステムである。
【００１６】
図２に示すように、各システム１０、２０は、それぞれサーバ１１、２１と、複数台のパーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」という。）１２、２２とで構成されている。サーバ１１はパソコン１２に対してそれぞれサーバ役となるコンピュータであり、複数台のパソコン１２との間で電子情報を共有する機能を有する。同様に、サーバ２１はパソコン２２に対してそれぞれサーバ役となるコンピュータであり、複数台のパソコン２２との間で電子情報を共有する機能を有する。
【００１７】
各システム１０、２０とも、サーバ１１、２１とパソコン１２、２２との間で共有される電子情報は全てそのサーバ内の記憶装置１３、２３に保管されるようになっている。また、解析依頼エントリシステム１０のサーバ１１と、解析依頼システム２０のサーバ２１は有線又は無線の少なくとも一方を介して接続しており、サーバ２１はサーバ１１に任意のタイミングでアクセスして、サーバ１１が有する情報を更新するようになっている。
【００１８】
図１に戻って、本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システム１００では、まず始めにお客様から連絡を受けると、現地の営業担当者がパソコンを使って解析依頼エントリシステムにアクセスして、エントリシート（入力欄付きの電子情報化された文書）を発行する（ステップＳ１）。ここでは、例えば、案件毎に整理番号が設定されたエントリシートに、お客様にお届けした製品において顕在化した不具合の内容を具体的に記載する。
【００１９】
次に、現地の営業担当者が発行したエントリシートを国内の営業担当者がパソコンの画面上で確認して受付処理を行う（ステップＳ２）。この受付処理によって、エントリシートに対する入力処理のステップは、現地の営業担当者から国内の営業担当者へ移行する。国内の営業担当者は不具合を生じた製品の型番、ロット番号などを調べ、その情報をエントリシートに入力する（ステップＳ３）。
【００２０】
このようにデータ補完を行った後、国内の営業担当者は、パソコンの画面上で「自動発行」のキーを押す（ステップＳ４）。すると、解析依頼エントリシステム１０から解析依頼システム２０に所定の信号が送信され、解析依頼システム２０は解析依頼シート（入力欄付きの電子情報化された文書）を自動的に発行する。ここでは、例えば、案件毎に整理番号が設定された解析依頼シートを発行する。
【００２１】
また、このとき、解析依頼システム２０は解析依頼エントリシステム１０から、エントリシートの整理番号と、この整理番号に紐付けされた情報（即ち、不具合を生じた製品の型番、ロット番号や、顕在化した不具合の内容、報告書を作成するまでの納期等）を受け取る。そして、受け取った情報を解析依頼シートに自動的に入力する。なお、解析依頼シートの整理番号はエントリシートの整理番号に紐付けされていれば良く、これらは必ずしも同一番号である必要はない。
【００２２】
次に、国内営業部門の責任者は発行された解析依頼シートをパソコンの画面上で見て、エントリシートからの情報が解析依頼シートに正しく反映されているか否かを確認する。そして、その内容が正しければパソコンの画面上で「確認」のキーを押す（ステップＳ５）。
【００２３】
この確認の処理によって、解析依頼シート２０に対する入力処理のステップは国内の営業担当者から品質保証部（以下、「品保」という。）の担当者へ移行する。品保の担当者は、国内営業部門の責任者によって承認された解析依頼シートをパソコンの画面上で確認して受付処理を行う（ステップＳ６）。そして、品質保証部や技術部門によって不具合の解析が行われる（ステップＳ７）。この解析作業は、お客様のもとで不具合を生じた製品を実際に用いて行う場合もあるし、製品の持出しが困難な場合には現地の営業担当者によって撮影された写真に基づいて行う場合もある。解析の結果が出たら、品保の担当者はその内容を確認し、さらに品保の責任者がその内容を確認して承認の処理を行う（ステップＳ８）。次に、品保の担当者は解析結果を報告書にまとめ（ステップＳ９）、報告書を解析依頼シートに添付して報告処理を行う（ステップＳ１０）。この報告書は国内の営業担当者を通して海外（現地）の営業担当者に伝えられる。
【００２４】
なお、解析依頼システム２０側でワークフローが進んでいる間、解析依頼システム２０のサーバ２１は、解析依頼エントリシステム１０のサーバ１１に任意のタイミングでアクセスしてエントリシートの情報を更新するようになっている。
例えば、任意のタイミングとは、解析依頼システム２０のサーバ内の記憶装置に新たな情報が書き込まれたり、記憶されたデータが上書きされたりしたタイミングのことである。図３に示すように、例えば、ワークフローが「品保承認」のステップＳ８から「報告書作成」のステップＳ９に移行した場合には、解析依頼システム２０のサーバ内の記憶装置２３に保存されている解析依頼シート２９にそのステップ移行の履歴が書き込まれる。この解析依頼シート２９に対する書き込みと同時に、またはその直後に、解析依頼システム２０のサーバは、解析依頼エントリシステム１０のサーバにアクセスしてその記憶装置１３内のエントリシート１９に当該案件の現在の進捗状況を更新させる（即ち、ワークフローは現在「報告書作成」のステップＳ９にあるということ記録させる。）。
【００２５】
このように、本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システム１００によれば、解析依頼エントリシステム１０が有する情報は解析依頼システム２０に自動的に引き継がれるので、解析依頼エントリシステム１０が有する情報（即ち、入力済みの情報）をユーザが解析依頼システム２０に手入力し直す必要がなくなる。
また、解析依頼システム２０側でワークフローが進んでいる間、解析依頼システム２０のサーバ２１は、解析依頼エントリシステム１０のサーバ１１に任意のタイミングでアクセスしてエントリシート１９の情報を更新するようになっている。これにより、解析依頼システム２０側でのワークフローの進捗状況を解析依頼エントリシステム１０側で知ることができるので、解析の進捗状況に関する情報の共有が容易である。ユーザによる情報の転記が不必要で、しかも解析の進捗状況に関する情報の共有が容易であるため、営業部と品質保証部との間でワークフロー（即ち、業務の流れ）をより円滑にすることが可能である。
【００２６】
この実施の形態では、解析依頼エントリシステム１０が本発明の「一のワークフロー管理システム」に対応し、解析依頼システム２０が本発明の「他のワークフロー管理システム」に対応している。また、サーバ１１が本発明の「一のサーバ」に対応し、サーバ２１が本発明の「他のサーバ」に対応している。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】実施の形態に係るワークフロー管理システム１００の各ステップを示す図。
【図２】解析依頼エントリシステム１０と解析依頼システム２０の構成例を示す図。
【図３】エントリシート１９の更新のタイミングを示す概念図。
【図４】従来例を示す図。
【符号の説明】
【００２８】
１０  解析依頼エントリシステム、１１、２１  サーバ、１２、２２  パソコン、１３、２３  記憶装置、１９  エントリシート、２９  解析依頼シート
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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