(57)【要約】      （修正有）【課題】電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用する。【解決手段】電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業支援装置であって、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を操作部６４を介して入力し、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶しておく。進捗管理サーバ４０では、判定部４１Ａにより、作業の実行が指示された場合に当該作業と同一又は略同一である作業の実行を指示するコメントを示すコメント情報が二次記憶部４５により記憶されているか否かを判定し、表示制御部４１Ｂにより、判定部４１Ａによって前記コメント情報が二次記憶部４５により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を表示部６３により表示されるように制御する。【選択図】図１１
2007058351.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援装置であって、
前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力する入力手段と、
前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
を備えた作業実行支援装置。
【請求項２】
前記作業の実行が指示された場合に当該作業と同一又は略同一である作業の実行を指示するコメントを示すコメント情報が前記記憶手段により記憶されているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段によって前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を前記記憶手段から読み出して表示するように制御する表示制御手段と、
を更に備えた請求項１記載の作業実行支援装置。
【請求項３】
前記作業の実行が指示された場合に当該作業と同一又は略同一である作業の実行を指示するコメントを示すコメント情報が前記記憶手段により記憶されているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段によって前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を前記記憶手段から読み出し、当該実行内容情報により示される実行内容に関する処理を実行する処理実行手段と、
を更に備えた請求項１記載の作業実行支援装置。
【請求項４】
前記処理実行手段により実行された処理の実行状態を提示する提示手段
を更に備えた請求項３記載の作業実行支援装置。
【請求項５】
前記判定手段は、前記コメントの内容及び前記コメントの対象となっている文書内容の少なくとも一方のキーワードを取得し、取得したキーワードの合致の度合いが所定度合い以上であるものが存在する場合に前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定する
請求項２乃至請求項４の何れか１項記載の作業実行支援装置。
【請求項６】
前記作業を、単語の置き換えを行う作業及び文章の置き換えを行う作業の少なくとも一方とした
請求項１乃至請求項５の何れか１項記載の作業実行支援装置。
【請求項７】
電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援方法であって、
前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力し、
前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段により記憶する、
作業実行支援方法。
【請求項８】
電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援プログラムであって、
前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力する入力ステップと、
前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段により記憶する記憶ステップと、
をコンピュータに実行させる作業実行支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作業実行支援装置、作業実行支援方法及び作業実行支援プログラムに係り、より詳しくは、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援装置、作業実行支援方法及び作業実行支援プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子文書の任意位置に対して、当該電子文書の本文に影響を与えることなく、文字情報、画像情報、音声情報、リンク情報等の付加情報を添付する技術が広く用いられている。なお、当該付加情報を本明細書ではアノテーション（注釈）と総称する。
【０００３】
このアノテーションを電子文書に添付することのできるシステムの例として、富士ゼロックス株式会社のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）や、米国Ａｄｏｂｅ社のＡｃｒｏｂａｔ（登録商標）等がある。
【０００４】
ところで、以上のようなアノテーションを電子文書に添付することのできるシステムの利用形態として、当該アノテーションで示される情報を起点としたレビューを予め定められたレビュー者によりネットワークを介して電子的に行う形態が考えられる。なお、ここでいう「レビュー」とは、ある目的をもった作業の成果物として作成された文書に対し、その文書が成果物として妥当なものであるかどうかを評価する作業を意味する。
【０００５】
そして、特許文献１、特許文献２及び特許文献３には、上記レビューを支援するための技術が開示されており、特に特許文献３には、ユーザがレビューを効率的に実施できるようにすることを目的として、電子文書にアノテーションを添付して当該電子文書のレビューを行う技術、レビューの終了後にレビュー対象とする電子文書に関する疑問点や問題点等についてアノテーションに関連付けて作業実施項目を設定する技術、及び当該作業実施項目の作業が実行されるまでのレビューのサイクルを支援する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平５−２２５１９４号公報
【特許文献２】特開２００４−１９９４０８公報
【特許文献３】特開２００４−３４８３１０公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、上記作業実施項目の作業の実行内容を管理することは、当該作業の実行内容を有効に活用する上で極めて重要である。例えば、新たに実行が指示された作業を実行する際に、過去に実行した類似する作業の実行内容を参考にする、といった活用である。
【０００７】
しかしながら、上記特許文献３に開示されている技術では、上記作業実施項目の作業の実行状況については管理しているものの、実際に実行した内容については管理していないため、当該作業の実行内容を有効に活用することができない、という問題点があった。
【０００８】
本発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用することのできる作業実行支援装置、作業実行支援方法及び作業実行支援プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１記載の作業実行支援装置は、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援装置であって、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力する入力手段と、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、を備えている。
【００１０】
請求項１に記載の作業実行支援装置は、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援するものであり、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報が入力手段によって入力され、記憶手段により、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とが関連付けられて記憶される。なお、上記入力手段による情報の入力には、キーボード、ポインティング・デバイス等の入力装置を介した入力の他、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット、イントラネット等の通信回線を介した外部装置からの入力が含まれる。また、上記記憶手段には、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory）、フラッシュＥＥＰＲＯＭ（Flash EEPROM）等の半導体記憶素子、スマート・メディア（SmartMedia（登録商標））、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の可搬記録媒体やハードディスク等の固定記録媒体、或いはネットワークに接続されたサーバ・コンピュータ等に設けられた外部記憶装置が含まれる。
【００１１】
このように、請求項１に記載の作業実行支援装置によれば、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援するに当たり、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力し、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段により記憶しているので、当該記憶手段に記憶された実行内容情報とコメント情報を用いることにより、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用することができる。
【００１２】
なお、本発明は、請求項２に記載の発明のように、前記作業の実行が指示された場合に当該作業と同一又は略同一である作業の実行を指示するコメントを示すコメント情報が前記記憶手段により記憶されているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を前記記憶手段から読み出して表示するように制御する表示制御手段と、を更に備えてもよい。なお、上記表示制御手段による制御による表示には、ディスプレイ装置等による可視表示、プリンタ等による永久可視表示、スピーカ等による可聴表示等が含まれる。
【００１３】
また、本発明は、請求項３に記載の発明のように、前記作業の実行が指示された場合に当該作業と同一又は略同一である作業の実行を指示するコメントを示すコメント情報が前記記憶手段により記憶されているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を前記記憶手段から読み出し、当該実行内容情報により示される実行内容に関する処理を実行する処理実行手段と、を更に備えてもよい。
【００１４】
また、請求項３に記載の発明は、請求項４に記載の発明のように、前記処理実行手段により実行された処理の実行状態を提示する提示手段を更に備えてもよい。なお、上記提示手段による提示には、ディスプレイ装置等による可視表示、プリンタ等による永久可視表示、スピーカ等による可聴表示等の表示による提示が含まれる。
【００１５】
また、本発明の前記判定手段は、請求項５に記載の発明のように、前記コメントの内容及び前記コメントの対象となっている文書内容の少なくとも一方のキーワードを取得し、取得したキーワードの合致の度合いが所定度合い以上であるものが存在する場合に前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定するものとしてもよい。
【００１６】
更に、本発明は、請求項６に記載の発明のように、前記作業を、単語の置き換えを行う作業及び文章の置き換えを行う作業の少なくとも一方としてもよい。
【００１７】
一方、上記目的を達成するために、請求項７記載の作業実行支援方法は、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援方法であって、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力し、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段により記憶するものである。
【００１８】
従って、請求項７記載の作業実行支援方法によれば、請求項１記載の発明と同様に作用するので、請求項１記載の発明と同様に、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用することができる。
【００１９】
一方、上記目的を達成するために、請求項８記載の作業実行支援プログラムは、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援する作業実行支援プログラムであって、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力する入力ステップと、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段により記憶する記憶ステップと、をコンピュータに実行させるものである。
【００２０】
従って、請求項８記載の作業実行支援プログラムによれば、コンピュータに対して請求項１記載の発明と同様に作用させることができるので、請求項１記載の発明と同様に、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用することができる。
【発明の効果】
【００２１】
本発明によれば、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行を支援するに当たり、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力し、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段により記憶しているので、当該記憶手段に記憶された実行内容情報とコメント情報を用いることにより、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用することができる、という効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、ここでは、本発明をクライアント／サーバ・システムとして構成された文書処理システムに適用した場合について説明する。
【００２３】
［第１の実施の形態］
〔システム構成〕
図１は、本実施の形態に係る文書処理システム９０の全体概略構成を示す図である。
【００２４】
同図に示すように、文書処理システム９０は、文書処理システム９０において使用される電子データ（文書データに限らず、文書処理システム９０で対応している他の電子的なデータの全てを含む）を処理するサーバシステム９２と、文書処理システム９０の利用者（後述するレビュアや作業実行者を含む。）が使用するクライアントシステム９４と、を備えている。
【００２５】
サーバシステム９２は、電子文書（以下、単に「文書」ともいう。）を管理する文書管理サーバ１０及びアノテーションを管理するアノテーション管理サーバ２０を有する。文書管理サーバ１０は主として文書の保存と検索を行うサーバであり、アノテーション管理サーバ２０は主として文書に付与されたアノテーションの保存と検索を行うサーバである。
【００２６】
同図に示すように、文書管理サーバ１０は、文書管理サーバ１０全体の動作を司る制御部１１と、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる主記憶部１２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部１３と、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイス）を含んで構成された操作部１４と、後述する文書データベースＤＢ１や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部１５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部１６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ１を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、通常のパーソナル・コンピュータ（以下、「ＰＣ」ともいう。）により構成されている。
【００２７】
また、アノテーション管理サーバ２０も、アノテーション管理サーバ２０全体の動作を司る制御部２１と、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる主記憶部２２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部２３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部２４と、後述する付箋用アノテーションデータベースＤＢ２、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部２５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部２６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ２を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０もまた、通常のＰＣにより構成されている。
【００２８】
一方、本実施の形態に係るサーバシステム９２は、電子掲示板（Bulletin Board System）として機能するメッセージ共有サーバ３０を有している。メッセージ共有サーバ３０は主として上記電子掲示板上で交わされたメッセージの保存と検索を行うサーバである。
【００２９】
同図に示すように、メッセージ共有サーバ３０も、メッセージ共有サーバ３０全体の動作を司る制御部３１と、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる主記憶部３２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部３３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部３４と、後述するメッセージデータベースＤＢ４や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部３５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部３６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ３を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係るメッセージ共有サーバ３０もまた、通常のＰＣにより構成されている。
【００３０】
ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、電子文書に付与されたアノテーションを起点として、予め定められた複数のレビュア（レビュー者）によりレビューが行われるものとされており、当該レビューはメッセージ共有サーバ３０によって提供される電子掲示板を用いて行われる。
【００３１】
そして、本実施の形態に係るサーバシステム９２は、上記レビューに基づいて実行される作業の進捗状況の管理を行うと共に、当該作業を実行する作業者（以下、「作業実行者」という。）の管理を行う進捗管理サーバ４０を有している。
【００３２】
同図に示すように、進捗管理サーバ４０も、進捗管理サーバ４０全体の動作を司る制御部４１と、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる主記憶部４２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部４３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部４４と、後述する作業者データベースＤＢ５、カテゴリデータベースＤＢ６及び進捗管理データベースＤＢ７や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部４５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部４６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ４を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０もまた、通常のＰＣにより構成されている。
【００３３】
そして、クライアントシステム９４は、ペン入力（手書き入力）を行う際に用いられるペン型のアノテーションデバイス６７を各々有する、文書処理システム９０の利用者毎に設けられた複数のクライアント装置６０を含んで構成されている。
【００３４】
同図に示すように、クライアント装置６０も、クライアント装置６０全体の動作を司る制御部６１と、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる主記憶部６２と、ディスプレイを含んで構成された表示部６３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部６４と、各種情報を記憶するための二次記憶部６５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部６６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ６を介して電気的に接続されている。
【００３５】
クライアント装置６０は、主記憶部６２や二次記憶部６５から読み出したデータや、送受信部６６を介してサーバシステム９２等から取得したデータに基づいて画像を表示部６３に表示するように構成されている。
【００３６】
なお、本実施の形態に係るクライアント装置６０は、ディスプレイ表面にタッチパネル（図示省略。）が重ねられて構成されたタッチパネル・ディスプレイが設けられた表示部６３を採用した、所謂タブレットＰＣとして構成されており、表示部６３における表示面上をアノテーションデバイス６７によって直接指示（手書き入力）することができる。
【００３７】
このように、クライアント装置６０は、紙の文書を読む際に当該文書に好きな形で下線や丸等のマークを付けたり、コメントを書き込んだりするのと同様に、アノテーションデバイス６７を用いて書き込み入力が可能となっている。
【００３８】
また、クライアント装置６０は、以上のようなアノテーションデバイス６７を用いた手書き入力機能の他、表示部６３により文書を表示させた状態において、当該文書の任意の位置に所定形状（本実施の形態では、矩形状）の付箋を添付した状態とすることのできる付箋添付機能を備えている。ここで、当該付箋には、任意のコメントを直接記述したり、コメントや関連記事等のリンク先を示すリンク情報を関連付けたりすることができる。なお、付箋にリンク情報を関連付けた場合、当該リンク情報により示されるリンク先の情報が付箋に表示される。この場合に本実施の形態に係る文書処理システム９０では、付箋添付機能によって文書に添付された付箋をアノテーションとしている。
【００３９】
このように、クライアント装置６０は、紙の文書を読む際に当該文書に付箋を貼り付けるのと同様に、注目すべき箇所や補足説明を要する箇所等の任意の位置に対して付箋を添付した状態とすることができる。
【００４０】
文書処理システム９０は、以上のような文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０、進捗管理サーバ４０、及び複数のクライアント装置６０が、各々に備えられた送受信部を介し、ネットワーク９６によって電気的に接続されて構成されている。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、ネットワーク９６としてインターネットを適用しているが、これに限らず、イントラネット、ＬＡＮ、ＶＡＮ、電話回線網、エコーネット、ＨｏｍｅＰＮＡ等の各種ネットワークを単独又は組み合わせて適用することもできる。
【００４１】
本実施の形態に係る文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０、及び進捗管理サーバ４０はＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）サーバとして機能し、各クライアント装置６０はＨＴＴＰクライアントとして機能するものとされており、文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０、進捗管理サーバ４０、及び各クライアント装置６０はネットワーク９６を介して相互にアクセスすることができる。
【００４２】
そして、クライアント装置６０においてアノテーションデバイス６７を用いて手書き入力されたアノテーション（以下、「手書き入力アノテーション」ともいう。）や、付箋として添付されたアノテーション（以下、「付箋アノテーション」ともいう。）に関する情報は主記憶部６２に一旦保持された後、所定のタイミングでアノテーション管理サーバ２０にネットワーク９６を介して送信され、文書本体と対応付けられて記憶される。そして、後にクライアント装置６０において当該文書を読み出し表示する際には、当該文書に対して過去に付与されたアノテーションに関する情報に基づいて、当該文書と共にアノテーションを表示することができるものとされている。
【００４３】
〔クライアント装置６０の表示画面の構成〕
図２は、本実施の形態に係るクライアント装置６０の表示部６３によるアノテーションの添付に関する表示画面の概略構成を示す図である。
【００４４】
同図に示すように、当該表示画面では、クライアント装置６０の表示部６３における表示エリア６３Ａに対して、各々所定の役割を有する複数のボタンを表示するためのエリアであるボタン表示エリア６３Ｂと、アノテーションの添付対象とする文書８４を表示するためのエリアである文書表示エリア６３Ｃとが設けられている。
【００４５】
本実施の形態に係るクライアント装置６０では、上記複数のボタンとして、文書管理サーバ１０において管理（記憶）されている文書を読み込む際に指定される文書読込みボタン７０と、付箋アノテーションを文書に添付する際に指定される付箋ボタン７２と、文書表示エリア６３Ｃに表示された付箋アノテーション８６や手書き入力アノテーション８８を保存する際に指定される保存ボタン７４と、アノテーション管理サーバ２０において管理（記憶）されているアノテーションを検索して文書表示エリア６３Ｃに表示させる際に指定される検索ボタン７６とが、ボタン表示エリア６３Ｂに表示される。
【００４６】
また、上記複数のボタンとして、更に、表示エリア６３Ａに後述する文書一覧画面Ｄ１（図１２も参照。）を表示させる際に指定される文書一覧ボタン７８と、表示されている文書のページを前後に捲るための前ページ送りボタン８２Ａ及び次ページ送りボタン８２Ｂからなるページ捲りボタン８２とが、ボタン表示エリア６３Ｂに表示される。
【００４７】
クライアント装置６０は、本を読むようにページを捲りながらページ単位で表示を切り替えていく機能（ページ捲り表示機能）が搭載されており、このページ捲り表示機能を利用することで、例えば、取り込んだ多数の情報の中から所望の情報を素早く検索できるように構成されている。
【００４８】
すなわち、このクライアント装置６０における情報検索時には、前ページ送りボタン８２Ａ及び次ページ送りボタン８２Ｂの２つのボタンをアノテーションデバイス６７や、操作部６４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、ページ捲り操作を行いながら所望のページ情報を表示部６３に表示させることができる。
【００４９】
また、クライアント装置６０は、ページ捲りボタン８２以外のボタンについても、アノテーションデバイス６７や、操作部６４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、当該ボタンに割り当てられた機能を実行させることができる。
【００５０】
以上のように、本実施の形態に係るクライアント装置６０では、表示部６３の表示エリア６３Ａに表示させることで各種機能を実行させるためのボタンをソフトウェア的に設けているが、これに代えて、表示部６３や操作部６４等にハードウェアのボタンを設けたり、操作部６４のキーボードにおける所定キーを各ボタンとして利用する形態とすることもできることは言うまでもない。
【００５１】
なお、本実施の形態に係るクライアント装置６０では、前述したように、付箋アノテーションにリンク情報を関連付けた場合には当該リンク情報により示されるリンク先の情報が付箋アノテーションに表示されるが、この場合、当該情報を起点としたレビューが、予め定められた複数のレビュアによりメッセージ共有サーバ３０によって提供される電子掲示板を用いて行われる。
【００５２】
そして、各レビュアにより当該電子掲示板を用いて交わされたメッセージは、対応する付箋アノテーションをアノテーションデバイス６７や操作部６４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、表示部６３の表示エリア６３Ａに表示することができる。
【００５３】
なお、上記レビューは、コメントが直接記述された付箋アノテーションや、手書き入力アノテーションを起点として実施することも可能であるが、錯綜を回避するために、以下では、メッセージ共有サーバ３０により提供される電子掲示板をリンク先としたリンク情報が関連付けられた付箋アノテーションのみを対象としてレビューを行うものとして説明する。
【００５４】
一方、本実施の形態に係るクライアント装置６０には文書編集用の汎用のアプリケーション・プログラム（以下、「文書編集用ＡＰ」という。）がインストールされており、電子文書を編集する際には、当該文書編集用ＡＰを実行させることにより、編集対象とする電子文書が表示された状態の文書編集画面（図示省略。）を表示部６３の表示エリア６３Ａに表示させた状態で編集作業を行うことになる。
【００５５】
そして、本実施の形態に係るクライアント装置６０は、表示エリア６３Ａに複数の画面が表示できるものとして構成されており、電子文書に対する編集作業を当該電子文書に添付されたアノテーションを参照しつつ行う場合には、文書編集用ＡＰによる文書編集画面と、一例として図２に示したアノテーションの添付に関する表示画面とを、双方とも表示エリア６３Ａに表示して行うことになる。
【００５６】
〔文書管理サーバ１０及び文書データベースＤＢ１〕
ところで、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、電子文書の登録と、登録された電子文書の読み出しを外部からの指示に応じて受け付ける。
【００５７】
上記電子文書の登録の指示は、例えば‘ｈｔｔｐ：／／ｄａｔａｃｅｎｔｅｒ．ｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ／ａｃｃｅｓｓ．ｃｇｉ？ＤｏｃｕｍｅｎｔＩＤ＝８ｇｊｋ３ｃｌ３’等のように、文書データベースＤＢ１に登録したい文書の格納場所を示すアドレスを示したＵＲＬ（Uniform Resource Locators）等のパスやディレクトリへのパスと共に外部から与えることとする。
【００５８】
文書管理サーバ１０は、与えられたパスが示す文書（群）に対し、順次、文書ＩＤを付与し、各文書ＩＤ毎に文書名と文書本文を文書データベースＤＢ１に登録する。なお、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０では、上記文書ＩＤとして文書データベースＤＢ１に格納する文書毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。また、文書管理サーバ１０は、登録指示された文書の文書ファイル名が同じでも複数回文書データベースＤＢ１に投稿されていれば、異なる文書ＩＤで登録するものとされている。
【００５９】
一方、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、当該文書処理システム９０を用いて共通の目的を達成するために複数の利用者が共同で登録文書を用いた作業を行う単位を「タスク」と称し、登録文書が何れのタスクに属するかを示すタスク情報を各文書毎に文書データベースＤＢ１に登録することができる。なお、上記タスク情報は、対応する文書を文書データベースＤＢ１に登録する際や、登録後の任意のタイミングで、クライアント装置６０を介するか、又は文書管理サーバ１０によって直接に登録することができる。
【００６０】
このとき、文書データベースＤＢ１内のデータ構造は、一例として図３に示すようなものとなる。ここで、文書名又は文書本文はＵＲＬ等の文書へのパスであってもよい。
【００６１】
なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、上記レビュアを、レビューの起点となった付箋アノテーションが添付されている文書が属するタスクに属される利用者であるものとしている。
【００６２】
一方、何れかのクライアント装置６０において文書読込みボタン７０が指定されたことを検知すると、当該クライアント装置６０は、その旨を示す情報を文書管理サーバ１０に通知する。これに応じて文書管理サーバ１０は、文書データベースＤＢ１内の文書名の一覧を作成し、アクセス元のクライアント装置６０に送信する。
【００６３】
これに応じて当該クライアント装置６０は、文書名の一覧をリストボックス等で表示し、利用者に選択を促す。これに応じて利用者により所望の文書名がアノテーションデバイス６７や、操作部６４のキーボード、マウス等によりポインティング指定されると、クライアント装置６０は、指定された文書名を文書管理サーバ１０に送信する。
【００６４】
これに応じて文書管理サーバ１０は、当該クライアント装置６０から受信した文書名に対応する文書本文及び文書ＩＤを文書データベースＤＢ１から読み出してクライアント装置６０に送信する。これによって、クライアント装置６０の表示部６３における文書表示エリア６３Ｃには、指定した文書名に対応する文書の本文が表示されることになる。
【００６５】
〔アノテーション管理サーバ２０、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３〕
一方、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０は、アノテーションの保存と、アノテーションの検索を外部からの指示に応じて受け付ける。
【００６６】
すなわち、何れかのクライアント装置６０において表示部６３により文書が表示された状態で当該文書に対してアノテーションが付与され、保存ボタン７４が指定されたことを検知すると、当該クライアント装置６０は、その旨を示す情報をアノテーション管理サーバ２０に通知する。これにより、アノテーション管理サーバ２０は、保存を指示されたアノテーションに関する情報を、当該アノテーションが付与された文書に対応付けて、当該アノテーションが付箋アノテーションである場合は付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に、当該アノテーションが手書き入力アノテーションである場合はペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に、各々登録（格納）する。
【００６７】
すなわち、例えば、何れかのクライアント装置６０からアノテーションの保存の指示を受け付けたときにアノテーション管理サーバ２０では、保存対象とするアノテーションが付箋アノテーションである場合には、以下に示すようにアノテーションの登録処理が行われる。
【００６８】
まず、アノテーション管理サーバ２０は、保存対象とするアノテーションの付与されている位置を示す位置情報、当該アノテーションにリンクが張られている場合のリンク先、アノテーションが付与された文書の文書ＩＤ及び当該保存の指示を行ったクライアント装置６０の端末ＩＤがクライアント装置６０から与えられる。また、このとき、保存対象とするアノテーションを付与した利用者のユーザ名（又はユーザＩＤ）及びアノテーションが付与された時刻（生成時刻）もクライアント装置６０から与えられる。
【００６９】
そして、アノテーション管理サーバ２０は、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ（又はユーザ名）、文書ＩＤ、位置情報、リンク先、及び生成時刻を、テーブル形式で付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に保存する。
【００７０】
このとき、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２内のデータ構造は、一例として図４に示すようなものとなる。
【００７１】
同図において、アノテーションＩＤは、個々のアノテーションを管理するものであり、１付箋分のアノテーション毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。ここで、アノテーションＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、アノテーション管理サーバ２０側で発行する方式がある。なお、少なくとも、アノテーションＩＤと文書ＩＤの２つ組みで唯一である必要がある。与えられたアノテーションＩＤ又は上記２つ組みが新規でない場合は、そのアノテーションＩＤ又は上記２つ組みで示される行を上書きするものとする。
【００７２】
また、端末ＩＤは、クライアント装置６０を唯一に識別するＩＤ番号である。ここで、端末ＩＤは、利用者が使用しているクライアント装置６０のハードウェアを直接示す場合もあれば、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスやホスト名に対応するものであってもよい。また、ユーザＩＤ（又はユーザ名）は、クライアント装置６０を操作している利用者を一意に識別するための情報であり、例えば、ログインユーザ名等に対応する。更に、文書ＩＤは、対応するアノテーションが付与された文書の文書データベースＤＢ１に登録されている文書ＩＤである。
【００７３】
一方、位置情報は、１付箋分のアノテーションの付与位置（添付位置）を示す情報である。本実施の形態では、対応する文書ＩＤにより示される文書内のページ番号と、当該ページ番号によって示されるページにおける位置座標（ここでは、アノテーションの左上角点及び右下角点の２点の座標）との組み合わせによって示される。なお、本実施の形態では、文書表示エリア６３Ｃを横方向及び縦方向に、文書表示エリア６３Ｃに表示されている文書の横方向サイズ及び縦方向サイズを基準としたサイズ（ここでは、横方向に表示文書の横方向サイズの１／５０（５０分の１）で、縦方向に表示文書の縦方向サイズの１／６０（６０分の１）のサイズ）の矩形領域でマトリクス状に区分し、各区分領域に対して左上から横方向に順に連続した番号が予め付与されており、当該番号を上記位置座標として適用している。
【００７４】
また、リンク先は、アノテーションに関連付けられたリンク情報を示す。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、上記リンク情報を、一例として同図に示すように‘ｈｔｔｐ：／／ＭｅｓｓａｇｅＳｅｒｖｅｒ／ｔｈｒｅａｄＶｉｅｗｅｒ？ＭｅｓｓａｇｅＩｄ＝１５１７’等のようにＵＲＬ等のパスやディレクトリへのパスで与えることとする。
【００７５】
利用者は、付与するアノテーション毎にリンク先を設定することができる。なお、このリンク先は、アノテーションを付与する度に、或いはアノテーションの保存指示を発する度に設定可能である。
【００７６】
なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、リンクが張られている付箋アノテーションを、リンク先の情報が内部に表示された状態で表示するようにしている。例えば、図２に示す例では、‘他アプリ併用時に触れては？’等がリンク先の情報として付箋アノテーション８６に表示されている。
【００７７】
また、生成時刻は、クライアント装置６０において１付箋分のアノテーションが付与された（表示エリア６３Ａに描画された）時刻であり、日付と時間からなる。これは、１付箋分のアノテーション毎に、クライアント装置６０上で保存ボタン７４を指定して保存した時刻とは別にサーバで一元的に管理されるようになっている。
【００７８】
以上が保存対象とするアノテーションが付箋アノテーションである場合についての説明であるが、これに対し保存対象とするアノテーションが手書き入力アノテーションである場合には、アノテーション管理サーバ２０において以下に示すようにアノテーションの登録処理が行われる。
【００７９】
まず、アノテーション管理サーバ２０は、保存対象とするアノテーションのアノテーション内容と当該アノテーションの位置情報と色や形状、アノテーションが付与された文書の文書ＩＤ及び当該保存の指示を行ったクライアント装置６０の端末ＩＤがクライアント装置６０から与えられる。また、このとき、保存対象とするアノテーションを付与した利用者のユーザ名（又はユーザＩＤ）及びアノテーションが付与された時刻もクライアント装置６０から与えられる。
【００８０】
そして、アノテーション管理サーバ２０は、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ（又はユーザ名）、文書ＩＤ、位置情報、アノテーション内容、色形状、線種、及び生成時刻を、テーブル形式でペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に保存する。このとき、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３内のデータ構造は、一例として図５に示すようなものとなる。
【００８１】
同図において、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ、文書ＩＤ、位置情報、及び生成時刻は、前述した付箋用アノテーションデータベースＤＢ２と同様のものである。但し、アノテーションＩＤに関しては、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２で登録されるものが１付箋毎に割り振られるものであるのに対し、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３では１ストローク毎に割り振られるものである点のみが異なる。
【００８２】
一方、同図におけるアノテーション内容は、１ストロークのアノテーションの軌跡情報であって、描画されたアノテーションを再現するために利用されるデータであり、例えば、ビットマップやベクトルデータ等のデータとなる。また、色形状は、アノテーションに使用されたインクの色や、円や四角等の形状情報である。更に、線種は、アノテーションの太さや実線或いは点線等といった線種を示す。
【００８３】
一方、クライアント装置６０は、表示部６３の文書表示エリア６３Ｃに文書が表示された状態において検索ボタン７６が指定されたことを検知すると、その旨を示す情報をアノテーション管理サーバ２０に通知する。これに応じてアノテーション管理サーバ２０は、検索を指示されたアノテーションに関する情報を付箋用アノテーションデータベースＤＢ２及びペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３から読み出す。
【００８４】
すなわち、アノテーション管理サーバ２０は、クライアント装置６０からアノテーションの検索の指示を受け付ける。このとき、アノテーション管理サーバ２０は、文書ＩＤとアノテーション付与範囲に関する情報をクライアント装置６０から受け取る。そして、アノテーション管理サーバ２０は、これらの情報（検索条件）に基づき、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２及びペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３を検索し、表示対象となり得るアノテーションに関する情報を読み出してアクセス元のクライアント装置６０に送信する。
【００８５】
これに応じて当該クライアント装置６０では、アノテーション管理サーバ２０から受信した情報によって示されるアノテーションを閲覧中の文書に重ねて表示する。なお、図２では、以上の処理によって文書８４に付箋アノテーション８６及び手書き入力アノテーション８８が重ねて表示された状態の一例が示されている。
【００８６】
〔メッセージ共有サーバ３０及びメッセージデータベースＤＢ４〕
一方、本実施の形態に係るメッセージ共有サーバ３０は、文書処理システム９０の利用者による電子掲示板として機能するものである。
【００８７】
すなわち、文書処理システム９０で取扱い対象としている何れかのクライアント装置６０から上記電子掲示板に対してメッセージが書き込まれると、メッセージ共有サーバ３０は、当該メッセージに関する情報をメッセージデータベースＤＢ４に登録する。
【００８８】
電子掲示板では、通常、最初のメッセージが何れかの利用者によってタイトルと共に書き込まれ、それを参照した他の利用者から当該メッセージに関するメッセージが書き込まれ、更に、このメッセージに関するメッセージが他の利用者や最初にメッセージを書き込んだ利用者等によって書き込まれる、といったことが適宜行われる。この際、最初のメッセージ以外のメッセージには、最初のメッセージに設けられたタイトルに応じたタイトルが設けられることにより、タイトルを参照することによって、あるいは返信を作成する際に、返信メッセージに親となったメッセージのＩＤを埋め込むことで各メッセージの親子関係を把握することができる。
【００８９】
メッセージ共有サーバ３０では、このように電子掲示板に対して各利用者から書き込まれたメッセージを当該メッセージに対応するタイトルと共にメッセージデータベースＤＢ４に順次登録する。このとき、メッセージデータベースＤＢ４内のデータ構造は、一例として図６に示すようなものとなる。
【００９０】
同図において、メッセージＩＤは、個々のメッセージを管理するものであり、各メッセージ毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。ここで、メッセージＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、メッセージ共有サーバ３０側で発行する方式がある。
【００９１】
また、更新時刻は、電子掲示板にメッセージが書き込まれた時刻を示す情報であり、日付と時間からなる。なお、本実施の形態では、当該更新時刻を、メッセージ共有サーバ３０の制御部３１に設けられている不図示のタイマによって計時されている日時情報を利用して登録するものとされているが、これに限らず、メッセージの書き込み元であるクライアント装置６０からメッセージの書き込み時刻を示す情報が与えられ、これを登録する形態とすることもできる。
【００９２】
また、直前メッセージＩＤは、対応するメッセージの親に当たるメッセージに割り振られたメッセージＩＤを示す情報である。更に、直前メッセージＩＤは、対応するメッセージが直前メッセージＩＤで示したメッセージの子であることも示す情報である。これに対し、直後メッセージＩＤは、対応するメッセージの最新の子に当たるメッセージに割り振られたメッセージＩＤを示す情報である。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、対応するメッセージが最初のメッセージであり、親のメッセージを有しない場合の直前メッセージＩＤと、子のメッセージを有しない場合の直後メッセージＩＤとして、メッセージＩＤとして取り得ない情報（本実施の形態では‘０’）を登録するものとしている。
【００９３】
同図に示す例では、各々メッセージＩＤが‘１５１７’、‘１５１８’、‘１５１９’とされたメッセージは直前メッセージＩＤが‘０’とされているため、最初のメッセージであることが分かる。また、メッセージＩＤが‘１５１９’とされたメッセージは、直前メッセージＩＤ及び直後メッセージＩＤの双方が‘０’とされているため、直前メッセージＩＤが‘１５１９’とされたメッセージが他に存在しないとすれば、最初のメッセージであり、かつ子のメッセージを有しない、単一のメッセージであることが分かる。更に、メッセージＩＤが‘１５２０’とされたメッセージは、直前メッセージＩＤが‘１５１７’とされており、かつ直後メッセージＩＤが‘０’とされているため、直前メッセージＩＤが‘１５２０’とされたメッセージが他に存在しないとすれば、メッセージＩＤが‘１５１７’とされたメッセージの最新の子にあたるメッセージであり、かつ子のメッセージを有しないメッセージであることが分かる。
【００９４】
一方、タイトルは、対応するメッセージに設けられたタイトルを示す情報であり、メッセージは、メッセージ本文を示す情報であり、投稿者は、メッセージを投稿（送信）した人を特定するための情報である。
【００９５】
一方、メッセージ共有サーバ３０は、何れかのクライアント装置６０から電子掲示板の表示が指示されると、メッセージデータベースＤＢ４から各メッセージに関する情報を読み出し、親子関係を識別可能に各メッセージのタイトルを一覧表示させることのできる情報を作成してアクセス元のクライアント装置６０に送信する。これに応じて当該クライアント装置６０では、受信した情報を用いて各メッセージのタイトルを一覧表示するので、当該クライアント装置６０の利用者は、所望のタイトルをアノテーションデバイス６７や、操作部６４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって当該タイトルに対応するメッセージを表示させたり、当該表示されたメッセージに対するメッセージの書き込み等を行うことができる。
【００９６】
〔進捗管理サーバ４０、作業者データベースＤＢ５、カテゴリデータベースＤＢ６、進捗管理データベースＤＢ７〕
一方、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０は、主として、作業実行者の管理を行うと共に、レビュー（ここでは、メッセージ共有サーバ３０により提供される電子掲示板にリンクが張られた付箋アノテーションのリンク先の情報を起点としたレビュー）に基づいて実行される作業（以下、「アクションアイテム」という。）の進捗状況の管理を行うものである。
【００９７】
すなわち、何れかのクライアント装置６０から作業実行者の登録の指示が行われた場合、進捗管理サーバ４０は、当該作業実行者を作業者データベースＤＢ５に登録する。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、作業実行者がレビュアと兼任しているが、これに限らず、レビュア以外の文書処理システム９０の利用者を作業実行者とすることもできる。
【００９８】
図７には、本実施の形態に係る作業者データベースＤＢ５のデータ構造の一例が示されている。
【００９９】
同図において、タスク情報は、登録対象とする作業実行者を属させるタスクを特定するための情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、前述した文書データベースＤＢ１のタスク情報と同様のものを適用している。また、作業者ＩＤは、個々の作業実行者を管理するものであり、各作業実行者毎にユニークなＩＤが割り振られる。ここで、作業者ＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、進捗管理サーバ４０側で発行する方式がある。すなわち、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、作業実行者をタスク単位で管理している。
【０１００】
更に、同図における担当分野は、対応する作業実行者の専門分野を示すものであり、進捗管理サーバ４０で取扱い対象としている専門分野（一例として、「コンピュータ分野」、「自然科学分野」、「政治分野」、「歴史分野」等）毎に予め割り当てられている数値情報が登録される。
【０１０１】
なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、クライアント装置６０によって作業実行者の登録を行う際に、当該クライアント装置６０の利用者に対して、登録すべき作業実行者、当該作業実行者を属させるタスク及び当該作業実行者の担当分野の各情報を入力させ、これによって入力された情報を進捗管理サーバ４０に送信するようにしており、進捗管理サーバ４０では、クライアント装置６０から受信された情報に基づいて作業者データベースＤＢ５への作業実行者の登録を行うようにしているが、これに限定されず、例えば、当該情報を進捗管理サーバ４０により直接入力して登録する形態とすることもできる。
【０１０２】
一方、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、後述する実行内容提示機能を実行する際に参照する情報としてカテゴリデータベースＤＢ６が予め用意されている。
【０１０３】
図８には、本実施の形態に係るカテゴリデータベースＤＢ６のデータ構造の一例が示されている。
【０１０４】
同図において、カテゴリＩＤは、カテゴリの種類を特定するための情報であり、カテゴリ毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。また、有効期間は、対応するカテゴリに属するアクションアイテムの有効期間を示す情報であり、更に、キーワードは、対応するカテゴリに属するキーワードを示す情報である。同図に示されるカテゴリデータベースＤＢ６では、例えば、カテゴリＩＤとして「Ｃ００１」が割り振られたカテゴリに属するアクションアイテムは、有効期間が１年間で、属するキーワードが「地価」、「土地」、「価格」等であるものとされている。
【０１０５】
一方、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、メッセージ共有サーバ３０によって提供される電子掲示板上のメッセージにリンクが張られている付箋アノテーションについて、リンク先の情報を起点としたレビューに基づいて行われるアクションアイテムの進捗状況や実行内容等を管理するための情報を進捗管理データベースＤＢ７に登録する。なお、ここでは、上記アクションアイテムを、電子文書の当該付箋アノテーションが添付された位置に対応する一部領域の文書内容に対する修正作業とした場合について説明する。
【０１０６】
図９には、本実施の形態に係る進捗管理データベースＤＢ７のデータ構造の一例が示されている。
【０１０７】
同図において、アイテムＩＤは、管理対象とするアクションアイテムを特定するための情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、対応するアクションアイテムの実行を決定する元となったメッセージの前述したメッセージデータベースＤＢ４におけるメッセージＩＤと同様のものを適用している。
【０１０８】
また、アクションアイテムは、アクションアイテムの内容を示す情報であり、進捗度は、対応するアクションアイテムの進捗の度合いを示す情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、デフォルトとして作業の開始前の状態を示す情報（ここでは、‘０’）が登録され、作業が開始された後に作業実行者自身によって作業の進捗の度合いを示す情報（ここでは、作業終了の度合いを１００％としたときのおおよその度合い）を、クライアント装置６０を介して入力することによって更新されるものとしている。なお、当該進捗度の設定は、このような自己申告型に限らず、作業項目が複数存在する場合の全作業項目数に対する終了した作業項目数の割合として算出する形態等の、進捗管理サーバ４０が自動的に算出して適宜更新する形態とすることもできる。
【０１０９】
また、ステータスは、対応するアクションアイテムの進捗状況を予め定められた複数の段階で示す情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、上記修正作業の開始前の段階を示す「開始前」、上記修正作業の実行の指示が行われた段階を示す「要修正」、上記修正作業の実行中である段階を示す「実施中」、上記修正作業の実行結果に対する承認待ちの段階であることを示す「承認待」、上記修正作業の実行結果が却下された段階を示す「却下」、及び上記修正作業の実行結果が承認されて電子文書に修正作業の結果が反映された段階を示す「完了」の６段階を適用している。なお、実行した作業の結果を承認する権限を有する承認者として、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、作業の実行対象とする文書が属するタスクに属される作業実行者のうちの予め定められたリーダとしているが、これに限らず、作業の承認者として予め定められた他の利用者を適用することもできる。
【０１１０】
一方、作業実行者は、対応するアクションアイテムを実行する作業実行者を特定するための情報であり、期間は、当該アクションアイテムの実行予定期間を示す情報であり、状態変更時刻は、上記ステータスが変更された日時を示す情報である。
【０１１１】
また、実行内容は、対応するアクションアイテムの実際に実行した内容を示す情報であり、キーワードは対応するアクションアイテムに関するキーワードを示す情報であり、利用可否は、対応するアクションアイテムが後述する実行内容提示機能において利用可能であるか否かを示す情報であり、操作は、対応するアクションアイテムの実行時の操作内容を示す情報であり、更に、自動適用可否は、対応するアクションアイテムの実行内容を自動的に適用してもよいか否かを示す情報である。
【０１１２】
なお、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、上記ステータスのデフォルトとして「開始前」を示す情報を登録するようにしている。また、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、上記作業実行者として、作業者データベースＤＢ５の作業者ＩＤと同様の情報を適用している。また、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、予め定められたレビュア（例えば、タスクのリーダ等）によって上記作業実行者及び上記期間を登録するものとしている。
【０１１３】
〔実行内容提示機能〕
ところで、前述したように、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、一例として図１０に模式的に示すように、電子文書に添付されている付箋アノテーションに対して、メッセージ共有サーバ３０による電子掲示板に書き込まれたメッセージ（コメント）にリンクするためのリンク情報を関連付けすることができる。また、利用者によって実行が指示されたアクションアイテムも、対応するメッセージ（コメント）にリンクするためのリンク情報を関連付けすることができる。
【０１１４】
アクションアイテムは電子文書に添付されている付箋アノテーション１つに対して複数対応させることができる。電子文書に添付されている付箋アノテーションに対応するアクションアイテムは、付箋アノテーションがリンクしているメッセージの返信メッセージのうち、複数のアクションアイテムがリンクしているメッセージとすることができる。
【０１１５】
そして、文書処理システム９０は、上記コメントが電子文書に付箋アノテーションを介して添付された場合で、かつ当該コメントと同一又は略同一であるアクションアイテムの実行を指示するコメントに関する情報が進捗管理データベースＤＢ７に登録されている場合に、当該情報に含まれる実行内容情報を提示する実行内容提示機能を有している。
【０１１６】
図１１は、当該実行内容提示機能を実現するための文書処理システム９０の機能的な構成を示すブロック図である。
【０１１７】
同図に示すように、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、何れかのクライアント装置６０においてアクションアイテムの実際に実行した内容を示す実行内容情報が操作部６４を介して入力された際に、当該実行内容情報を対応するコメントに関連付けた状態で二次記憶部４５の進捗管理データベースＤＢ７に登録する。
【０１１８】
一方、同図に示すように、実行内容提示機能を実現するために、進捗管理サーバ４０は、判定部４１Ａ、表示制御部４１Ｂ、処理実行部４１Ｃ、及び提示部４１Ｄを備えている。
【０１１９】
本実施の形態に係る判定部４１Ａは、何れかのクライアント装置６０において上記アクションアイテムの実行が指示された場合に、当該アクションアイテムと同一又は略同一であるアクションアイテムの実行を指示するコメントに関する情報が二次記憶部４５の進捗管理データベースＤＢ７に登録されているか否かを判定するものとされている。なお、本実施の形態に係る判定部４１Ａは、上記コメントの内容及び当該コメントの対象となっている文書内容のキーワードを取得し、取得したキーワードの合致の度合いが所定度合い以上であるものが存在する場合に上記コメントに関する情報が進捗管理データベースＤＢ７に登録されていると判定するものとされている。
【０１２０】
また、本実施の形態に係る表示制御部４１Ｂは、判定部４１Ａによって前記アクションアイテムと同一又は略同一であるアクションアイテムの実行を指示するコメントに関する情報が進捗管理データベースＤＢ７に登録されていると判定された場合に当該情報に含まれる実行内容情報を二次記憶部４５から読み出してクライアント装置６０の表示部６３により表示するように制御するものとされている。
【０１２１】
また、本実施の形態に係る処理実行部４１Ｃは、判定部４１Ａによって前記コメントに関する情報が登録されていると判定された場合に当該情報に含まれる実行内容情報を二次記憶部４５から読み出し、当該実行内容情報により示される実行内容に関する処理を実行するものとされている。
【０１２２】
更に、本実施の形態に係る提示部４１Ｄは、処理実行部４１Ｃにより実行された処理の実行状態をクライアント装置６０の表示部６３により提示するものとされている。
【０１２３】
次に、本実施の形態に係るクライアント装置６０において、表示部６３に表示されている文書一覧ボタン７８（図２参照。）がポインティング指定された際に実行される処理の流れについて簡単に説明する。
【０１２４】
この際、当該クライアント装置６０の制御部６１は、文書データベースＤＢ１に登録されている全ての文書の文書名を読み出し、読み出した文書名を用いて予め定められた構成とされた文書一覧画面を表示するように表示部６３を制御する。
【０１２５】
図１２には、これによって表示部６３に表示される文書一覧画面Ｄ１の一例が示されている。同図に示されるように、この文書一覧画面Ｄ１は、読み出した文書名が一覧表示されると共に、文書名毎に「レビューボタン」、「メッセージボタン」、「アクションアイテムボタン」の３つのボタンが表示される。
【０１２６】
同図に示されるような文書一覧画面Ｄ１が表示部６３により表示されると、利用者は、何れかの電子文書をアノテーションが添付された状態で表示させる場合には「レビューボタン」をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された「レビューボタン」に対応する電子文書に関する各種情報を各データベースから読み出し、当該電子文書をアノテーションが添付された状態で表示するように表示部６３を制御する。これにより、表示部６３には、一例として同図に示されるように、当該電子文書が、アノテーションが添付された状態で表示される。
【０１２７】
一方、利用者は、何れかの電子文書に添付された付箋アノテーションのリンク先の情報を起点としたレビューの実施時に交わされたメッセージを閲覧することのできるメッセージ閲覧画面を表示させる場合には「メッセージボタン」をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された「メッセージボタン」に対応する電子文書に添付されている付箋アノテーションのリンク先の情報を起点として交わされたメッセージに関する各種情報をメッセージデータベースＤＢ４から読み出し、読み出した情報を用いて予め定められた構成とされたメッセージ閲覧画面Ｄ２を表示するように表示部６３を制御する。これにより、表示部６３には、一例として同図に示されるようなメッセージ閲覧画面Ｄ２が表示される。
【０１２８】
なお、同図に示されるように、このメッセージ閲覧画面Ｄ２では、上段に各メッセージのタイトルが階層構造を表す状態で投稿者名と共に一覧表示される。そこで、利用者はメッセージを表示したいタイトルをポインティング指定する。これに応じて制御部６１は、メッセージ閲覧画面Ｄ２の下段に指定されたタイトルに対応するメッセージを、「返信ボタン」及び「アクションアイテム入力ボタン」と共に表示するように表示部６３を制御する。
【０１２９】
利用者は、表示されたメッセージに対する返信メッセージを送信する際には「返信ボタン」をポインティング指定する。これに応じて制御部６１は、返信メッセージ入力用の画面（図示省略。）を表示するように表示部６３を制御する。これによって表示部６３には当該画面が表示されるので、利用者は当該画面上で返信メッセージを入力する結果、当該返信メッセージがメッセージデータベースＤＢ４に登録されることになる。
【０１３０】
一方、レビューが進み、各レビュアの意見がまとまった段階で予め定められたレビュア（ここでは、レビュー対象とされている電子文書が属するタスクのリーダ）によってアクションアイテムを登録することになる。この際、当該レビュアは、メッセージ閲覧画面Ｄ２により表示されている「アクションアイテム入力ボタン」をポインティング指定する。これに応じて制御部６１は、表示中のメッセージに対応する電子文書が属するタスクに属される全ての作業者の作業者ＩＤを作業者データベースＤＢ５から読み出し、読み出した情報を用いて、予め定められた構成とされたアクションアイテム記入画面を表示するように表示部６３を制御する。
【０１３１】
図１３には、これによって表示部６３に表示されるアクションアイテム記入画面Ｄ４の一例が示されている。同図に示されるように、このアクションアイテム記入画面Ｄ４は、読み出した作業者ＩＤが選択可能に表示されると共に、アクションアイテムの実行期間及びアクションアイテムの内容を入力するための矩形枠が表示される。
【０１３２】
同図に示されるようなアクションアイテム記入画面Ｄ４が表示部６３により表示されると、利用者は、アクションアイテムを実行する作業実行者の作業者ＩＤをポインティング指定すると共に、アクションアイテムの実行期間及びアクションアイテムの内容を対応する矩形枠内に入力した後、当該画面の最下に表示されている「ＯＫボタン」をポインティング指定する。これに応じて、制御部６１は、指定された作業者ＩＤと、入力された実行期間及びアクションアイテムの内容とを進捗管理データベースＤＢ７に登録させるアクションアイテム登録処理の実行を進捗管理サーバ４０に対して指示する。これに応じて、進捗管理サーバ４０の制御部４１は、当該アクションアイテム登録処理を実行する。なお、この際、制御部４１は、登録するアクションアイテムのアイテムＩＤとして、メッセージ閲覧画面Ｄ２で指定されたアクションアイテム入力ボタンと共に表示されていたメッセージのメッセージＩＤを登録する。
【０１３３】
一方、文書一覧画面Ｄ１（図１２参照。）が表示部６３により表示されると、利用者は、何れかの電子文書に添付された付箋アノテーションのリンク先の情報に応じて実行が指示されたアクションアイテムを一覧表示するアクションアイテム一覧画面を表示させる場合には「アクションアイテムボタン」をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された「アクションアイテムボタン」に対応する電子文書に関して実行が指示されたアクションアイテムに関する情報を進捗管理データベースＤＢ７から読み出し、読み出した情報を用いて予め定められた構成とされたアクションアイテム一覧画面を表示するように表示部６３を制御する。これにより、表示部６３には、一例として同図に示されるようなアクションアイテム一覧画面Ｄ３が表示される。
【０１３４】
なお、同図に示されるように、このアクションアイテム一覧画面Ｄ３では、表示対象とするアクションアイテムの内容、担当（作業実行者）、開始日及び終了日（期間）、状態（ステータス）、操作の各情報が一覧表示される。
【０１３５】
アクションアイテム一覧画面Ｄ３が表示部６３により表示されると、利用者は、何れかのアクションアイテムの状態（ステータス）を変更する場合には、変更対象とするアクションアイテムの状態の表示領域をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された表示領域に対し、対応するアクションアイテムの変更後の状態を選択的に指定することのできる状態指定画面を表示するように表示部６３を制御する。これにより、表示部６３には、一例として図１４に示されるような状態指定画面Ｄ５が表示される。なお、同図では、状態指定画面Ｄ５として、「開始前」、「実施中」、「完了」の３つの状態が選択可能な状態で表示されているが、実際には、その時点で選択し得る全ての状態が表示されることになる。
【０１３６】
状態指定画面Ｄ５が表示部６３により表示されると、利用者は、変更後の状態の表示領域をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された表示領域に対応する状態に進捗管理データベースＤＢ７の対応するアクションアイテムの状態（ステータス）を変更（更新）する。
【０１３７】
ここで、利用者によって「完了」が指定された場合、クライアント装置６０の制御部６１は、更に、表示中のアクションアイテムの内容を示す情報を用いて、予め定められた構成とされたアクションアイテム実施結果入力画面を表示するように表示部６３を制御する。
【０１３８】
図１４には、これによって表示部６３に表示されるアクションアイテム実施結果入力画面Ｄ６の一例が示されている。同図に示されるように、このアクションアイテム実施結果入力画面Ｄ６は、上記アクションアイテムの内容が表示されると共に、アクションアイテムの実施結果（実行内容）を入力するための矩形枠が表示される。
【０１３９】
同図に示されるようなアクションアイテム実施結果入力画面Ｄ６が表示部６３により表示されると、利用者は、表示されているアクションアイテムの実行内容を上記矩形枠内に入力した後、当該画面の最下に表示されている「ＯＫボタン」をポインティング指定する。これに応じて、制御部６１は、入力された実行内容を示す情報を進捗管理データベースＤＢ７に登録する。
【０１４０】
なお、図１４では、アクションアイテムが電子文書における文章の置き換えを行う作業であった場合について示されているが、これに限定されず、一例として図１５に示されるように、アクションアイテムが電子文書の記述内容に関する疑問点に対する回答とする形態等とすることもできる。
【０１４１】
なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、アクションアイテムの実行内容を示す情報の進捗管理データベースＤＢ７への登録が終了すると、当該実行内容を示す情報を修正することができるものとされている。
【０１４２】
すなわち、本実施の形態に係るアクションアイテム一覧画面Ｄ３は、一例として図１６に示されるように、実行内容を示す情報の進捗管理データベースＤＢ７への登録が終了したアクションアイテムの操作欄に、登録した実行内容を示す情報を修正する際に指定される「実施例修正ボタン」が表示される。
【０１４３】
同図に示されるようなアクションアイテム一覧画面Ｄ３が表示部６３により表示されると、利用者は、既に登録済みの実行内容を示す情報を修正したい場合には、対応する「実施例修正ボタン」をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された「実施例修正ボタン」に対応するアクションアイテムの実行内容を示す情報を進捗管理データベースＤＢ７から読み出し、当該読み出した情報と、表示中の対応するアクションアイテムの内容を示す情報を用いて、予め定められた構成とされたアクションアイテム実施例修正画面を表示するように表示部６３を制御する。
【０１４４】
図１６には、これによって表示部６３に表示されるアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７の一例が示されている。同図に示されるように、このアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７は、アクションアイテム実施結果入力画面Ｄ６（図１４も参照。）と略同様の構成とされているが、アクションアイテムの実行内容を入力するための矩形枠内に、その時点で登録されているアクションアイテムの実行内容を示す情報が表示される点と、当該実行内容を示す情報を、後述する実行内容提示機能の実行時における検索に利用するか否かを指定するための利用可否指定画面Ｄ８が表示される点が相違している。
【０１４５】
同図に示されるようなアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７が表示部６３により表示されると、利用者は、表示されているアクションアイテムの実行内容を修正すると共に、修正後のアクションアイテムの実行内容を示す情報を上記検索に利用する場合は利用可否指定画面Ｄ８の「する」の表示領域をポインティング指定し、利用しない場合は利用可否指定画面Ｄ８の「しない」の表示領域をポインティング指定する。これに応じて、制御部６１は、修正後の実行内容を示す情報となるように対応する進捗管理データベースＤＢ７の情報を更新すると共に、利用可否指定画面Ｄ８に対する指定結果を示す情報を、対応するアクションアイテムの利用可否を示す情報として進捗管理データベースＤＢ７に登録する。なお、図９に示されるように、本実施の形態に係る進捗管理データベースＤＢ７では、上記利用可否を示す情報として、利用者により利用可否指定画面Ｄ８の「する」の表示領域が指定された場合は「可能」が登録され、利用可否指定画面Ｄ８の「しない」の表示領域が指定された場合は「不可」が登録される。
【０１４６】
ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、実行内容提示機能を、アクションアイテム登録処理プログラムの実行により、ソフトウェアによって実現するものとされている。
【０１４７】
以下、図１７を参照して、アクションアイテム登録処理プログラムを実行する際の進捗管理サーバ４０の作用を説明する。なお、図１７は、クライアント装置６０の表示部６３によって表示されるアクションアイテム記入画面Ｄ４の「ＯＫボタン」がポインティング指定され、アクションアイテム登録処理の実行が指示された際に、これに応じて進捗管理サーバ４０の制御部４１により実行されるアクションアイテム登録処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートであり、当該プログラムは二次記憶部４５の所定領域に予め記憶されている。
【０１４８】
まず、同図のステップ１００では、アクションアイテム記入画面Ｄ４により利用者によって指定された作業者ＩＤと、入力された実行期間及びアクションアイテムの内容とを進捗管理データベースＤＢ７に登録し、次のステップ１０２では、登録したアクションアイテム（以下、「処理対象アクションアイテム」という。）に関する情報（ここでは、処理対象アクションアイテムの実行を指示したコメント、及び当該コメントにリンクが張られた付箋アノテーションが添付されている電子文書の当該添付位置近傍の文章（ここでは、添付位置に最も近い位置に位置される１段落分の文章））を各データベースから読み出し、次のステップ１０４では、読み出した情報から特徴的な単語を従来既知のキーワード抽出技術を用いて抽出する。
【０１４９】
次のステップ１０６では、上記ステップ１０４の処理によって抽出した特徴的な単語を、上記ステップ１００の処理によって登録したアクションアイテムのキーワードとして進捗管理データベースＤＢ７に登録し、次のステップ１０８では、登録した特徴的な単語（以下、「キーワード」という。）から処理対象アクションアイテムが属するカテゴリを特定する。なお、本実施の形態に係るアクションアイテム登録処理プログラムでは、上記カテゴリの特定を、カテゴリデータベースＤＢ６を参照し、登録したキーワードが最も多く含まれるカテゴリを特定することにより行っているが、これに限定されるものではなく、アクションアイテムの登録時に利用者に入力させる形態等とすることもできる。
【０１５０】
次のステップ１１０では、上記ステップ１０６の処理によって抽出されたキーワードを用いて進捗管理データベースＤＢ７を検索し、次のステップ１１２にて、処理対象アクションアイテムに類似するアクションアイテムが進捗管理データベースＤＢ７に登録されているか否かを判定して、否定判定となった場合は後述するステップ１２０に移行する一方、肯定判定となった場合にはステップ１１４に移行する。
【０１５１】
なお、上記ステップ１１２では、処理対象アクションアイテムに類似するアクションアイテム（以下、「類似アクションアイテム」という。）が登録されているか否かを、進捗管理データベースＤＢ７から処理対象アクションアイテムを除く全てのアクションアイテムに関するキーワードを読み出し、処理対象アクションアイテムのキーワードにキーワードが全て一致するアクションアイテムが存在するか否かを判定することにより判定しているが、この形態に限らず、当該キーワードの一致度が所定度合い以上となったものが存在するか否かを判定することにより判定する形態や、処理対象アクションアイテムの内容とアクションアイテムの内容の類似度が所定度合い以上となったものが存在するか否かを判定することにより判定する形態等とすることもできる。ここで、上記類似度は、従来既知の手法（例えば、本出願人による特願２００４−１８１８４１公報に記載されているベクトル空間法等。）を用いて導出することができる。
【０１５２】
ステップ１１４では、登録されている類似アクションアイテムが適切なものであるか否かを判定し、否定判定となった場合は後述するステップ１２０に移行する一方、肯定判定となった場合にはステップ１１６に移行する。
【０１５３】
なお、上記ステップ１１４では、類似アクションアイテムが適切なもの（以下、「適切類似アクションアイテム」という。）であるか否かを、類似アクションアイテムが属するカテゴリを上記ステップ１０８と同様の処理によって特定し、特定したカテゴリが上記ステップ１０８の処理によって特定した処理対象アクションアイテムが属するカテゴリと一致すると共に、カテゴリデータベースＤＢ６により示される当該カテゴリの有効期間内に、類似アクションアイテムが適用（承認）されてからの経過期間が入っているか否かを判定することにより判定しているが、この形態に限定されるものではない。
【０１５４】
ステップ１１６では、進捗管理データベースＤＢ７の利用可否情報を参照して、適切類似アクションアイテムが利用可能なものとされているか否かを判定し、否定判定となった場合は後述するステップ１２０に移行する一方、肯定判定となった場合にはステップ１１８に移行する。
【０１５５】
ステップ１１８では、適切類似アクションアイテムに関する情報を表示する実施例提示画面Ｄ９がアクセス元のクライアント装置６０の表示部６３により表示されるように制御する。
【０１５６】
図１８には、上記ステップ１１８の処理によってアクセス元のクライアント装置６０の表示部６３によって表示される実施例提示画面Ｄ９の一例が示されている。同図に示される例では、適切類似アクションアイテムの内容を示す情報（「他アプリ併用時の負荷に触れてください。」との情報）と、当該適切類似アクションアイテムの実行内容を示す情報（「「軽快な動作を実現したアンチウイルスソフトウェアです。」を「他のアプリケーション使用時でも全く負荷を感じさせません。」に変更」との情報）とが表示される。
【０１５７】
同図に示されるような実施例提示画面Ｄ９が表示部６３により表示されると、利用者は、表示された適切類似アクションアイテムの実行内容を採用する場合は当該画面の最下に表示されている「採用ボタン」を、採用しない場合は当該画面の最下に表示されている「不採用ボタン」を、各々ポインティング指定する。これに応じて進捗管理サーバ４０の制御部４１は、「採用ボタン」が指定された場合は適切類似アクションアイテムの実行内容と同様の処理を、処理対象アクションアイテムに対応する作業として自動的に実行した後に本アクションアイテム登録処理プログラムを終了する一方、「不採用ボタン」が指定された場合には、当該処理を実行することなく、本アクションアイテム登録処理プログラムを終了する。なお、適切類似アクションアイテムが複数抽出された場合には、実施例提示画面Ｄ９において当該複数の適切類似アクションアイテムに関する情報が表示されることになるが、その場合で、かつ何れかの適切類似アクションアイテムの実行内容を採用する場合に利用者は、採用する適切類似アクションアイテムの実行内容を指定することになる。
【０１５８】
一方、ステップ１２０では、処理対象アクションアイテムの進捗管理データベースＤＢ７への登録が完了したことを示す画面がアクセス元のクライアント装置６０の表示部６３により表示されるように制御し、その後に本アクションアイテム登録処理プログラムを終了する。なお、上記ステップ１２０の処理によってアクセス元のクライアント装置６０の表示部６３により表示させる画像としては、図１２に示されるアクションアイテム一覧画面Ｄ３を例示することができる。
【０１５９】
以上詳細に説明したように、本実施の形態では、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業（ここでは、アクションアイテム）の実行を支援するに当たり、前記作業の実際に実行した内容を示す実行内容情報を入力し、前記実行内容情報と当該実行内容情報に対応する前記コメントを示すコメント情報とを関連付けて記憶手段（ここでは、二次記憶部４５）により記憶しているので、当該記憶手段に記憶された実行内容情報とコメント情報を用いることにより、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を有効に活用することができる。
【０１６０】
また、本実施の形態では、前記作業の実行が指示された場合に当該作業と同一又は略同一である作業の実行を指示するコメントを示すコメント情報が前記記憶手段により記憶されているか否かを判定し、前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を前記記憶手段から読み出して表示するように制御しているので、電子文書に添付されたコメントに応じて実行が指示された作業の実行内容を、より有効かつ容易に活用することができる。
【０１６１】
特に、本実施の形態では、前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定された場合に当該コメント情報に関連付けられて記憶されている前記実行内容情報を前記記憶手段から読み出し、当該実行内容情報により示される実行内容に関する処理を実行しているので、利便性を向上させることができる。
【０１６２】
また、本実施の形態では、前記コメントの内容及び前記コメントの対象となっている文書内容のキーワードを取得し、取得したキーワードの合致の度合いが所定度合い以上であるものが存在する場合に前記コメント情報が前記記憶手段により記憶されていると判定するものとしているので、当該判定を容易に行うことができる。
【０１６３】
更に、本実施の形態では、前記作業を、文章の置き換えを行う作業としているので、当該作業を容易に行うことができる。
【０１６４】
なお、本実施の形態では、本発明の作業として文章の置き換えを行う作業を適用した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、単語の置き換えを行う作業を適用する形態とすることもできる。この場合も、本実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【０１６５】
［第２の実施の形態］
本第２の実施の形態では、適切類似アクションアイテムの実行内容と同様の処理を自動的に実行する場合の形態例について説明する。なお、本第２の実施の形態に係る文書処理システム９０の構成は上記第１の実施の形態に係るものと同様であるので、ここでの説明は省略する。
【０１６６】
本第２の実施の形態に係る文書処理システム９０では、アクションアイテムの実行時の操作内容が予め定められた複数の種類に制限されている。本実施の形態に係る文書処理システム９０では、上記操作内容の種類として、文書の修正を行うアクションアイテムを示す「文書修正」、電子化ファイルの添付を行うアクションアイテムを示す「ファイル添付」等が適用されている。
【０１６７】
そして、本第２の実施の形態に係るアクションアイテム一覧画面Ｄ３では、図１４に示されるように状態指定画面Ｄ５が表示部６３により表示され、利用者によって「実施中」が指定されると、一例として図１９に示されるように、対応するアクションアイテムの操作欄に、「文書修正」、「ファイル添付」といった、文書処理システム９０が対応している操作内容の種類を示す情報が指定可能に表示される。
【０１６８】
同図に示されるようなアクションアイテム一覧画面Ｄ３が表示部６３により表示されると、利用者は、何れかのアクションアイテムを実行する際には、実行する操作内容の種類を示す情報の表示領域をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された種類に応じた処理を行うと共に、指定された操作内容の種類を示す情報を進捗管理データベースＤＢ７の対応する操作欄に登録する。
【０１６９】
なお、ここで、利用者によって指定された種類が「文書修正」であった場合、制御部６１は、対応するアクションアイテムに対応する電子文書を読み出し、前述した文書編集用ＡＰを実行して、読み出した電子文書が表示された状態の文書編集画面を同図に示すように表示部６３に表示させた状態で、利用者により文書の修正作業を行わせることになる。
【０１７０】
その後、当該修正作業が終了して承認された時点で利用者により、アクションアイテム一覧画面Ｄ３の状態指定画面Ｄ５の「完了」が指定される結果、表示部６３によってアクションアイテム実施結果入力画面Ｄ６（図１４も参照。）が表示される。アクションアイテム実施結果入力画面Ｄ６が表示されると、当該画面上でアクションアイテムの実行内容が利用者によって入力され、当該実行内容を示す情報が進捗管理データベースＤＢ７に登録される。
【０１７１】
以上の結果、アクションアイテム一覧画面Ｄ３は、図１９に示されるように、実行内容を示す情報の進捗管理データベースＤＢ７への登録が終了したアクションアイテムの操作欄に、登録した実行内容を示す情報を修正する際に指定される「実施例修正ボタン」が表示されるので、利用者は、既に登録済みの実行内容を示す情報を修正したい場合には、対応する「実施例修正ボタン」をポインティング指定する。これに応じて、クライアント装置６０の制御部６１は、指定された「実施例修正ボタン」に対応するアクションアイテムの実行内容を示す情報を進捗管理データベースＤＢ７から読み出し、当該読み出した情報と、表示中の対応するアクションアイテムの内容を示す情報を用いて、予め定められた構成とされたアクションアイテム実施例修正画面を表示するように表示部６３を制御する。
【０１７２】
図１９には、これによって表示部６３に表示される本第２の実施の形態に係るアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７の一例が示されている。同図に示されるように、このアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７は、上記第１の実施の形態に係るアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７（図１６も参照。）と略同様の構成とされているが、表示されているアクションアイテムの実行内容を自動的に適用してよいか否かを指定するための自動適用可否指定画面Ｄ１０が表示される点が相違している。
【０１７３】
同図に示されるようなアクションアイテム実施例修正画面Ｄ７が表示部６３により表示されると、利用者は、表示されているアクションアイテムの実行内容を修正すると共に、修正後のアクションアイテムの実行内容を自動的に適用してよい場合は自動適用可否指定画面Ｄ１０の「自動適用」の表示領域をポインティング指定し、適用していけない場合は自動適用可否指定画面Ｄ１０の「なし」の表示領域をポインティング指定する。これに応じて、制御部６１は、修正後の実行内容を示す情報となるように対応する進捗管理データベースＤＢ７の情報を更新すると共に、自動適用可否指定画面Ｄ１０に対する指定結果を示す情報を、対応するアクションアイテムの自動適用可否を示す情報として進捗管理データベースＤＢ７に登録する。なお、図９に示されるように、本実施の形態に係る進捗管理データベースＤＢ７では、上記自動適用可否を示す情報として、利用者により自動適用可否指定画面Ｄ１０の「自動適用」の表示領域が指定された場合は「可能」が登録され、自動適用可否指定画面Ｄ１０の「なし」の表示領域が指定された場合は「不可」が登録される。
【０１７４】
次に、図２０を参照して、本第２の実施の形態に係るアクションアイテム登録処理プログラムを実行する際の進捗管理サーバ４０の作用を説明する。なお、図２０は、クライアント装置６０の表示部６３によって表示されるアクションアイテム記入画面Ｄ４の「ＯＫボタン」がポインティング指定され、アクションアイテム登録処理の実行が指示された際に、これに応じて進捗管理サーバ４０の制御部４１により実行されるアクションアイテム登録処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートであり、当該プログラムは二次記憶部４５の所定領域に予め記憶されている。また、同図の図１７と同一の処理を行うステップについては図１７と同一のステップ番号を付して、その説明を省略する。
【０１７５】
同図のステップ１５０では、それまでの処理によって得られた適切類似アクションアイテムのうち、処理対象アクションアイテムに最も類似しているもの（以下、「適用候補アクションアイテム」という。）の操作内容の種類が文書処理システム９０で対応している種類に含まれるか否かを、当該適用候補アクションアイテムに対応する操作情報が進捗管理データベースＤＢ７に登録されているか否かを判定することにより判定し、否定判定となった場合は後述するステップ１５８に移行する一方、肯定判定となった場合にはステップ１５２に移行する。
【０１７６】
ステップ１５２では、進捗管理データベースＤＢ７を参照して、適用候補アクションアイテムに対応する自動適用可否が「可能」となっているか否かを判定することにより、適用候補アクションアイテムの実行内容を自動的に適用してもよいか否かを判定し、否定判定となった場合は後述するステップ１５８に移行する一方、肯定判定となった場合にはステップ１５４に移行する。
【０１７７】
ステップ１５４では、適用候補アクションアイテムの実行内容と同様の処理を、処理対象アクションアイテムに対応する作業として自動的に実行し、その後にステップ１５６に移行して、適用候補アクションアイテムの実行内容と同様の処理を自動的に実行したことを示す画面がアクセス元のクライアント装置６０の表示部６３により表示されるように制御し、その後に本アクションアイテム登録処理プログラムを終了する。
【０１７８】
一方、ステップ１５８では、上記第１の実施の形態に係るアクションアイテム登録処理プログラムのステップ１１８の処理と同様に、適切類似アクションアイテムに関する情報を表示する実施例提示画面Ｄ９がアクセス元のクライアント装置６０の表示部６３により表示されるように制御し、その後に本アクションアイテム登録処理プログラムを終了する。
【０１７９】
以上のアクションアイテム登録処理プログラムの実行により、一例として図２１に模式的に示すように、アクションアイテム記入画面Ｄ４によりアクションアイテムの内容が入力されて「ＯＫボタン」がポインティング指定された時点で、それまでに進捗管理データベースＤＢ７に登録されている類似するアクションアイテムの実行内容が、適切なものである場合に限り自動的に電子文書に対して反映されることになる。
【０１８０】
以上詳細に説明したように、本実施の形態では、上記第１の実施の形態と同様の効果を奏することができると共に、実行内容情報により示される実行内容に関する処理を自動的に実行しているので、利便性を更に向上させることができる。
【０１８１】
特に、本実施の形態では、実行内容情報により示される実行内容に関する処理の実行状態を提示しているので、自動的に実行した処理の妥当性を利用者に対して判断させることができる結果、自動的に実行した処理が妥当な処理でなかった場合の問題の発生を未然に防止することができる。
【０１８２】
以上、本発明を実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。
【０１８３】
また、上記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
【０１８４】
例えば、上記各実施の形態では、各アクションアイテムのステータスを「開始前」、「要修正」、「実施中」、「承認待」、「却下」、「完了」の６段階で表す場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、これらの６段階に新たな段階を加えたり、上記６段階のうちの何れかを削除する形態とすることもできる。この場合も、上記各実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【０１８５】
また、上記各実施の形態では、電子掲示板を用いてレビューを行う場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、アノテーションを用いてレビューを行う形態とすることもできる。この場合、メッセージ共有サーバ３０を用いる必要がなくなるため、文書処理システム９０を低コストで構築することができる。
【０１８６】
また、上記各実施の形態では、付箋アノテーションに表示されている情報を起点としてレビューを行う場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、手書き入力アノテーションにより示される情報を起点としてレビューを行う形態とすることもできる。この場合も、上記各実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【０１８７】
また、上記各実施の形態では、付箋アノテーションにリンク先のメッセージ（電子掲示板上の起点メッセージ）を表示する場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該付箋アノテーションに対して、利用者にコメントを直接入力させ、当該コメントを表示する形態とすることもできる。この場合、当該付箋アノテーションに当該コメントに関して電子掲示板上で交わされたメッセージの起点メッセージをリンクするリンク情報を関連付ける形態とすることもできる。この場合も、上記各実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【０１８８】
また、上記各実施の形態では、付箋アノテーションに電子掲示板上で交わされた起点メッセージにリンクするリンク情報を関連付けした場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該起点メッセージに代えて、当該起点メッセージを起点として交わされた他のメッセージにリンクするリンク情報を関連付けする形態とすることもできる。この場合、最も重要なメッセージや、最新のメッセージ等を付箋アノテーションに表示することができるようになり、利便性を向上させることができる。
【０１８９】
また、上記各実施の形態では、ペン型のアノテーションデバイス６７を用いて手書き入力を実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、キーボードやマウス等の入力・指示デバイスを用いて実現する形態とすることもできる。この場合、クライアント装置６０としてタブレットＰＣを用いる必要がなくなるため、文書処理システム９０を低コストで構築することができる。
【０１９０】
また、上記各実施の形態では、本発明をクライアント／サーバ・システムに適用した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、Ｐ２Ｐ（Peer to Peer）システムに適用する形態や、単体（スタンドアロン）の情報処理装置に適用する形態とすることもできる。ここで、本発明をＰ２Ｐシステムに適用する場合は、上記各実施の形態で説明したサーバシステム９２における各サーバの処理を各クライアント装置において実行可能とする。また、本発明を単体の情報処理装置に適用する場合にも、上記各実施の形態で説明した各サーバの処理を当該情報処理装置において実行可能とするが、この場合は、各装置間の情報の送受を行うための処理や構成は必要がなくなる。これらの場合にも、上記各実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【０１９１】
また、上記各実施の形態では、文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０及び進捗管理サーバ４０を別体として構成した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、ＰＣ、ワークステーション等の単体（スタンドアロン）の情報処理装置にて各サーバの機能を実現する形態とすることもできる。この場合も、上記各実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【０１９２】
また、上記各実施の形態では、実行内容提示機能をソフトウェアによって実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該機能をハードウェアにより実現する形態とすることもできる。この場合の形態例としては、進捗管理サーバ４０に、一例として図１１に示した判定部４１Ａ、表示制御部４１Ｂ、処理実行部４１Ｃ、及び提示部４１Ｄと同様に作用する機能デバイスを設ける形態が例示できる。この場合は、上記各実施の形態に比較して、実行内容提示機能の高速化が期待できる。
【０１９３】
また、上記各実施の形態で示した各データベースのデータ構造（図３〜図９参照。）も一例であり、必要に応じて記憶する項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることができることは勿論のこと、各項目の記憶内容も適宜変更可能であることは言うまでもない。
【０１９４】
また、上記各実施の形態で示した各種表示画面の構成（図２、図１２〜図１６、図１８、図１９参照。）も一例であり、必要に応じて表示する項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることができることは勿論のこと、各項目の表示内容も適宜変更可能であることは言うまでもない。
【０１９５】
また、上記各実施の形態で示したアクションアイテム登録処理プログラムの処理の流れ（図１７、図２０参照。）も一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で適宜変更することができることも言うまでもない。
【０１９６】
更に、システムを構築する上で各機能要素をサーバシステム９２及びクライアントシステム９４にどのように振り分けるかは上記実施の形態で説明したものに限定されず、システムを構築する上で都合のよい振り分けを行えばよいことも言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【０１９７】
【図１】実施の形態に係る文書処理システムの全体構成を示す概略図である。
【図２】実施の形態に係るクライアント装置の表示部によるアノテーションの添付に関する表示画面の構成例を示す概略図である。
【図３】実施の形態に係る文書データベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図４】実施の形態に係る付箋用アノテーションデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図５】実施の形態に係るペン入力用アノテーションデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図６】実施の形態に係るメッセージデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図７】実施の形態に係る作業者データベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図８】実施の形態に係るカテゴリデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図９】実施の形態に係る進捗管理データベースのデータ構造の一例を示す模式図である。
【図１０】実施の形態に係る付箋アノテーションに対してメッセージ共有サーバによる電子掲示板に書き込まれたメッセージ（コメント）にリンクするためのリンク情報を関連付けした状態を示す模式図である。
【図１１】実施の形態に係る実行内容提示機能を実現するための文書処理システムの機能的な構成を示すブロック図である。
【図１２】実施の形態に係る文書一覧画面、メッセージ閲覧画面、及びアクションアイテム一覧画面の表示状態例を示す概略図である。
【図１３】実施の形態に係るアクションアイテム記入画面の表示状態例を示す概略図である。
【図１４】実施の形態に係るアクションアイテム一覧画面及びアクションアイテム実施結果入力画面の表示状態例を示す概略図である。
【図１５】実施の形態に係るアクションアイテム実施結果入力画面の他の表示状態例を示す概略図である。
【図１６】実施の形態に係るアクションアイテム一覧画面及びアクションアイテム実施例修正画面の表示状態例を示す概略図である。
【図１７】第１の実施の形態に係るアクションアイテム登録処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。
【図１８】実施の形態に係る実施例提示画面の表示状態例を示す概略図である。
【図１９】第２の実施の形態に係る文書処理システムにおけるアクションアイテムの実行からアクションアイテムの実行内容を示す情報の修正に至る処理の流れの説明に供する模式図である。
【図２０】第２の実施の形態に係るアクションアイテム登録処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。
【図２１】第２の実施の形態に係るアクションアイテム登録処理プログラムにおけるアクションアイテムの実行内容を自動的に反映する処理の説明に供する模式図である。
【符号の説明】
【０１９８】
１０    文書管理サーバ
２０    アノテーション管理サーバ
３０    メッセージ共有サーバ
４０    進捗管理サーバ
４１    制御部（判定手段、表示制御手段、処理実行手段、提示手段）
４１Ａ    判定部（判定手段）
４１Ｂ    表示制御部（表示制御手段）
４１Ｃ    処理実行部（処理実行手段）
４１Ｄ    提示部（提示手段）
４５    二次記憶部（記憶手段）
６０    クライアント装置
６１    制御部
６４    操作部（入力手段）
９０    文書処理システム
９２    サーバシステム
９４    クライアントシステム
９６    ネットワーク
【図１】
2007058351.tif 000003
【図２】
2007058351.tif 000004
【図３】
2007058351.tif 000005
【図４】
2007058351.tif 000006
【図５】
2007058351.tif 000007
【図６】
2007058351.tif 000008
【図７】
2007058351.tif 000009
【図８】
2007058351.tif 000010
【図９】
2007058351.tif 000011
【図１０】
2007058351.tif 000012
【図１１】
2007058351.tif 000013
【図１２】
2007058351.tif 000014
【図１３】
2007058351.tif 000015
【図１４】
2007058351.tif 000016
【図１５】
2007058351.tif 000017
【図１６】
2007058351.tif 000018
【図１７】
2007058351.tif 000019
【図１８】
2007058351.tif 000020
【図１９】
2007058351.tif 000021
【図２０】
2007058351.tif 000022
【図２１】
2007058351.tif 000023