(57)【要約】【課題】紙文書の電子化に係る作業を簡略化する画像形成システム、グループウェアサーバ、画像形成方法、データベース管理プログラム及び記憶媒体を提供することを目的としている。【解決手段】スキャン機能を有する画像形成装置３０をグループウェア端末として機能させることにより、この画像形成装置にスキャンされた紙文書の文書データを画像形成装置３０から、直接グループウェアサーバ２０内のデータベースに格納する。これにより、紙文書の電子化に係る処理を簡略化する。【選択図】図２
2007306405.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、
前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、
前記属性情報が格納された属性データベースとを有し、
前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、
前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手段と、
前記設定手段により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手段とを有し、
前記サーバは、前記送信手段により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納することを特徴とする画像形成システム。
【請求項２】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、
前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された複数の文書データベースと、
前記属性情報が格納された属性データベースとを有し、
前記属性情報は、前記複数の文書データベースにそれぞれ対応した属性情報であって、
前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、
前記属性データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から参照する属性情報を選択させる選択手段と、
前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記選択された属性情報を参照して設定させる設定手段と、
前記設定手段により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手段とを有し、
前記サーバは、前記送信手段により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納することを特徴とする画像形成システム。
【請求項３】
グループウェアのサーバにアクセスするブラウザ機能を有する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、
前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、
前記属性情報が格納された属性データベースとを有し、
前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、
前記ブラウザ機能により属性データベースの一覧を表示し、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手段と、
前記設定手段により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手段とを有し、
前記サーバは、前記送信手段により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納することを特徴とする画像形成システム。
【請求項４】
前記属性情報は、少なくとも、前記グループウェアの環境情報と、前記文書データが格納される前記文書データベースの設定情報と、前記文書データに関する文書情報とが含まれることを特徴とする請求項１ないし３のいずれか一項に記載の画像形成システム。
【請求項５】
前記グループウェアのサーバは、前記グループウェアにログインするためのユーザ情報が格納されたユーザ情報データベースを有し、
前記画像形成装置は、前記ユーザ情報が記憶された記憶媒体を読み込むための記憶媒体読込手段とを有し、
前記サーバは、記憶媒体読込手段により読み込まれたユーザ情報と一致するユーザ情報が、前記ユーザ情報データベースに存在したとき、前記ユーザ情報を認証することを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成システム。
【請求項６】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続された前記グループウェア用サーバであって、
画像形成装置と通信を行う通信手段と、
文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、
前記属性情報が格納された属性データベースと、
前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段とを有し、
前記通信手段により、前記画像形成装置から前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報を前記画像形成装置へ送信し、
前記通信手段により、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は前記文書データを前記文書データベースへ書き込むことを特徴とするグループウェアサーバ。
【請求項７】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続された前記グループウェア用サーバであって、
画像形成装置と通信を行う通信手段と、
前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された複数の文書データベースと、
前記属性情報が格納された属性データベースと、
前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段とを有し、
前記属性情報は、前記複数の文書データベースにそれぞれ対応した属性情報であって、
前記通信手段により、前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報の一覧を前記画像形成装置へ送信し、
前記一覧から選択された前記属性情報を前記画像形成装置へ送信し、
前記通信手段により、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は前記文書データを前記文書データベースへ書き込むことを特徴とするグループウェアサーバ。
【請求項８】
前記所定の書式の属性情報は、少なくとも、前記グループウェアの環境情報と、前記文書データが格納される前記文書データベースの設定情報と、前記文書データに関する文書情報とが含まれることを特徴とする請求項６または７に記載のグループウェアサーバ。
【請求項９】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、
文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有する前記グループウェアのサーバにより構成される画像形成システムにおける画像形成方法であって、
前記画像形成装置による紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手順と、
前記スキャン手順によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手順と、
前記設定手順により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手順とを有し、
前記サーバは、前記送信手順により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納することを特徴とする画像形成方法。
【請求項１０】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、
文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された複数の文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有する前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおける画像形成方法であって、
前記属性情報は、前記複数の文書データベースにそれぞれ対応した属性情報であって、
前記画像形成装置による紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手順と、
前記属性データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から参照する属性情報を選択させる選択手順と、
前記スキャン手順によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記選択された属性情報を参照して設定させる設定手順と、
前記設定手順により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手順とを有し、
前記サーバは、前記送信手順により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納することを特徴とする画像形成方法。
【請求項１１】
グループウェアのサーバにアクセスするブラウザ機能を有する画像形成装置と、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有する前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおける画像形成方法であって、
前記画像形成装置による紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手順と、
前記ブラウザ機能により属性データベースの一覧を表示し、前記スキャン手順によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手順と、
前記設定手順により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手順とを有し、
前記サーバは、前記送信手順により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納することを特徴とする画像形成方法。
【請求項１２】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続され、
文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有するグループウェアサーバにおけるデータベース管理プログラムであって、
コンピュータを、前記画像形成装置と通信を行う通信手段と、
前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段として機能させ、
通信手順が、前記画像形成装置から前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報を前記画像形成装置へ送信させ、
前記通信手順が、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、書き込み手順により前記文書データを前記文書データベースへ書き込む処理を実行させることを特徴とするデータベース管理プログラム。
【請求項１３】
グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続され、
文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有するグループウェアサーバにおけるデータベース管理プログラムであって、
コンピュータを、前記画像形成装置と通信を行う通信手段と、
前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段として機能させ、
通信手順が、前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報の一覧を前記画像形成装置へ送信させ、
前記一覧から選択された前記属性情報を前記画像形成装置へ送信させ、
前記通信手段が、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段により前記文書データを前記文書データベースへ書き込む処理を実行させること特徴とするデータベース管理プログラム。
【請求項１４】
請求項１２または１３に記載のデータベース管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はグループウェアを使用した画像形成システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年では、各種業務において紙文書の電子化が進められている。例えば従来のグループウェアでは、紙文書を電子化して文書データとしてグループウェアサーバへ格納する場合、ユーザはまずスキャン機能を有する画像形成装置やスキャナーなどでこの紙文書をスキャンして電子化された文書データとする。そして、この文書データを一度ユーザの使用するコンピュータやファイルサーバなどに格納し、文書データのリネーム等の準備処理を行う。そして、準備処理を施された文書データを、グループウェアサーバの所定の領域に格納し直す処理が必要となる。また、グループウェアサーバに格納された文書データを検索キーワードで検索できるようにするために、文書データをグループウェアサーバに格納した後、改めて検索キーワードをグループウェアサーバに格納する。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来の方法では、電子化の作業に係る操作が煩雑であり、手間がかかるため、速やかに紙文書を電子化することが困難であった。
【０００４】
本発明は、このような問題点を鑑みて、これらを解決すべくなされたものであり、紙文書の電子化に係る作業を簡略化する画像形成システム、グループウェアサーバ、画像形成方法、データベース管理プログラム及び記憶媒体を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、本発明の画像形成システムとグループウェアサーバは次の如き構成を採用した。
【０００６】
本発明の画像形成システムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有し、前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手段と、前記設定手段により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手段とを有し、前記サーバは、前記送信手段により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納する構成とすることができる。
【０００７】
係る構成によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化する画像形成システムを提供することができる。
【０００８】
本発明の画像形成システムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された複数の文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有し、前記属性情報は、前記複数の文書データベースにそれぞれ対応した属性情報であって、前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、前記属性データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から参照する属性情報を選択させる選択手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記選択された属性情報を参照して設定させる設定手段と、前記設定手段により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手段とを有し、前記サーバは、前記送信手段により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納する構成とすることができる。
【０００９】
係る構成によれば、複数の前記文書データベースを有する場合でも、電子化された文書データをユーザ所望の前記文書データベースに格納する操作を簡略化できる。
【００１０】
本発明の画像形成システムは、グループウェアのサーバにアクセスするブラウザ機能を有する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有し、前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、前記ブラウザ機能により属性データベースの一覧を表示し、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手段と、前記設定手段により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手段とを有し、前記サーバは、前記送信手段により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納する構成とすることができる。
【００１１】
係る構成によれば、画像形成装置がグループウェアの端末として機能しない場合でも、紙文書の電子化に係る作業を簡略化する画像形成システムを提供することができる。
【００１２】
本発明では、さらに、前記所定の書式の属性情報は、少なくとも、前記グループウェアの環境情報と、前記文書データが格納される前記文書データベースの設定情報と、前記文書データに関する文書情報とが含まれる構成とすることができる。
【００１３】
係る構成によれば、前記文書データを前記文書データベースに格納するにあたり適切な属性情報を前記文書データに付与することができる。
【００１４】
本発明は、さらに、前記グループウェアのサーバは、前記グループウェアにログインするためのユーザ情報が格納されたユーザ情報データベースを有し、前記画像形成装置は、前記ユーザ情報が記憶された記憶媒体を読み込むための記憶媒体読込手段とを有し、前記サーバは、記憶媒体読込手段により読み込まれたユーザ情報と一致するユーザ情報が、前記ユーザ情報データベースに存在したとき、前記ユーザ情報を認証する構成とすることができる。
【００１５】
係る構成によれば、前記画像形成装置に前記ユーザ情報を読み込ませることで、前記画像形成装置より簡単にグループウェアにログインできる。
【００１６】
本発明のグループウェアサーバは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続された前記グループウェア用サーバであって、画像形成装置と通信を行う通信手段と、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースと、前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段とを有し、前記通信手段により、前記画像形成装置から前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報を前記画像形成装置へ送信し、前記通信手段により、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は前記文書データを前記文書データベースへ書き込む構成とすることができる。
【００１７】
係る構成によれば、電子化された前記書データを前記グループウェアサーバに格納する処理を簡略化できる。
【００１８】
本発明のグループウェアサーバは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続された前記グループウェア用サーバであって、画像形成装置と通信を行う通信手段と、前記サーバは、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された複数の文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースと、前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段とを有し、前記属性情報は、前記複数の文書データベースにそれぞれ対応した属性情報であって、前記通信手段により、前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報の一覧を前記画像形成装置へ送信し、前記一覧から選択された前記属性情報を前記画像形成装置へ送信し、前記通信手段により、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は前記文書データを前記文書データベースへ書き込む構成とすることができる。
【００１９】
係る構成によれば、既存の文書データベース固有の設定情報などを変更せずとも、前記画像形成装置により電子化された文書データに前記文書データベース固有の属性情報を付与し、前記文書データベースに格納することができる。
【００２０】
本発明では、さらに、前記所定の書式の属性情報は、少なくとも、前記グループウェアの環境情報と、前記文書データが格納される前記文書データベースの設定情報と、前記文書データに関する文書情報とが含まれる構成とすることができる。
【００２１】
係る構成によれば、前記文書データを前記文書データベースに格納するにあたり適切な属性情報を前記文書データに付与することができる。
【００２２】
本発明の画像形成方法は、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有する前記グループウェアのサーバにより構成される画像形成システムにおける画像形成方法であって、前記画像形成装置による紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手順と、前記スキャン手順によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手順と、前記設定手順により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手順とを有し、前記サーバは、前記送信手順により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納する方法とすることができる。
【００２３】
係る方法によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化することができる。
【００２４】
本発明の画像形成方法は、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された複数の文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有する前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおける画像形成方法であって、前記属性情報は、前記複数の文書データベースにそれぞれ対応した属性情報であって、前記画像形成装置による紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手順と、前記属性データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から参照する属性情報を選択させる選択手順と、前記スキャン手順によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記選択された属性情報を参照して設定させる設定手順と、前記設定手順により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手順とを有し、前記サーバは、前記送信手順により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納する方法とすることができる。
【００２５】
係る方法によれば、複数の前記文書データベースを有する場合でも、電子化された文書データをユーザ所望の前記文書データベースに格納する操作を簡略化できる。
【００２６】
本発明の画像形成方法は、グループウェアのサーバにアクセスするブラウザ機能を有する画像形成装置と、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有する前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおける画像形成方法であって、前記画像形成装置による紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手順と、前記ブラウザ機能により属性データベースの一覧を表示し、前記スキャン手順によりスキャンされた前記文書データの前記属性情報を、前記属性データベースの前記属性情報を参照して設定させる設定手順と、前記設定手順により設定された前記属性情報を有する前記文書データを、前記サーバに送信する送信手順とを有し、前記サーバは、前記送信手順により送信された前記属性情報を有する前記文書データを前記文書データベースに格納する方法とすることができる。
【００２７】
係る方法によれば、画像形成装置がグループウェアの端末として機能しない場合でも、紙文書の電子化に係る作業を簡略化することができる。
【００２８】
本発明のデータベース管理プログラムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続され、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有するグループウェアサーバにおけるデータベース管理プログラムであって、コンピュータを、前記画像形成装置と通信を行う通信手段と、前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段として機能させ、通信手順が、前記画像形成装置から前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報を前記画像形成装置へ送信させ、前記通信手順が、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、書き込み手順により前記文書データを前記文書データベースへ書き込む処理を実行させるプログラムとすることができる。
【００２９】
係るプログラムによれば、電子化された前記書データを前記グループウェアサーバに格納する処理を簡略化できる。
【００３０】
本発明のデータベース管理プログラムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続され、文書データと、前記文書データに対応した属性情報が、前記文書データと共に格納された文書データベースと、前記属性情報が格納された属性データベースとを有するグループウェアサーバにおけるデータベース管理プログラムであって、コンピュータを、前記画像形成装置と通信を行う通信手段と、前記文書データと前記属性情報を前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段として機能させ、通信手順が、前記属性情報の取得要求を受信すると、前記属性情報の一覧を前記画像形成装置へ送信させ、前記一覧から選択された前記属性情報を前記画像形成装置へ送信させ、前記通信手段が、前記画像形成装置から前記属性情報を有する文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段により前記文書データを前記文書データベースへ書き込む処理を実行させるプログラムとすることができる。
【００３１】
係るプログラムによれば、既存の文書データベース固有の設定情報などを変更せずとも、前記画像形成装置により電子化された文書データに前記文書データベース固有の属性情報を付与し、前記文書データベースに格納することができる。
【００３２】
また、本発明の記憶媒体は、上述したデータベース管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体である。
【発明の効果】
【００３３】
本発明によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
本発明は、スキャン機能を有する画像形成装置をグループウェア端末として機能させることにより、この画像形成装置にスキャンされた紙文書の文書データを直接グループウェアサーバに格納する。これにより、紙文書の電子化に係る処理を簡略化する。
【実施例１】
【００３５】
以下に図面を参照して本発明の実施例１について説明する。
【００３６】
図１は、本発明の実施例１の画像形成システム１０のシステム構成図を示す例である。本発明の画像形成システム１０は、グループウェアサーバ２０、グループウェアのクライアントとして機能する画像形成装置３０、ブラウザ機能によりグループウェアサーバにアクセスする画像形成装置３０Ａ、グループウェアのクライアント端末５０が例えばＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して接続されて構成されている。
【００３７】
グループウェアサーバ２０は、例えばＣＰＵ等の演算処理装置とメモリ等の記憶装置を有するコンピュータ（以下、ＰＣ）に、サーバ用のグループウェアソフトをインストールしたものである。
【００３８】
画像形成装置３０は、クライアント用のグループウェアモジュールを有し、グループウェアのクライアント端末として機能する。画像形成装置４０は、グループウェアサーバ２０にアクセスするためのブラウザ機能を有する。クライアント端末５０は、演算処理装置や記憶装置を有する一般のＰＣなどであり、クライアント用のグループウェアソフトがインストールされている。クライアント端末５０は、画像形成装置３０、３０Ａに対して印刷指示を行ったり、グループウェアサーバ２０へアクセスし、グループウェアの有する各種機能を実現する。
【００３９】
ここで、本実施例において、グループウェアサーバ２０と画像形成装置３０との間で行われる処理に特徴を有するため、以下にグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０について説明する。尚、画像形成装置３０Ａについては実施例２で詳細に説明する。尚、以下に説明するグループウェアは、例えばLotus Notes/Domino（登録商標）等であることが好ましいが、これと同等の機能を有するグループウェアであれば良い。
【００４０】
図２は、グループウェアサーバ２０と画像形成装置３０との間で行われる処理を説明する図である。グループウェアサーバ２０は、Ａデータベース２０１、Ｂデータベース２０２、Ｃデータベース２０３、属性データベース２０４を備えている。
【００４１】
Ａデータベース２０１には、文書データと、この文書データに対応して設定された属性情報が格納されている。この属性情報には、Ａデータベース固有の書式に係る情報や文書データのファイル名、格納先アドレスなどが含まれる。文書データにこの属性情報が付与されると、この属性情報を有する文書データは、グループウェアサーバ２０に格納可能な共有データとして識別されるようになる。本実施例で、このようにグループウェアサーバ２０に格納されて共有される共有データをグループウェア文書データと呼ぶ。属性情報に含まれる情報の項目については後に詳細に説明する。Ｂデータベース２０２、Ｃデータベース２０３も、Ａデータベース２０１と同様に、文書データと、この文書データに対応して設定された属性情報からなるグループウェア文書データが格納されている。
【００４２】
属性データベース２０４は、Ａデータベース２０１、Ｂデータベース２０２、Ｃデータベース２０３に格納された属性情報のみが予め画像形成システムの管理者により登録されて、格納されている。例えば、属性データベース２０４には、Ａデータベース２０１の属性情報２０４Ａ、Ｂデータベース２０２の属性情報２０４Ｂ、Ｃデータベース２０３の属性情報２０４Ｃが格納されている。
【００４３】
画像形成装置３０は、紙文書をスキャンするスキャン部３０１と、グループウェア端末としての機能を実現するグループウェアモジュール３０２、画像形成装置３０の処理の操作を行うための操作パネル３０３を備えている。この操作パネル３０３は、例えばタッチパネルであったり、表示手段に表示されたソフトウェアキーボードなどであっても良い。
【００４４】
画像形成装置３０では、スキャン部３０２により紙文書がスキャンされて電子化された文書データとされ、この文書データに属性情報が付与されてグループウェア文書データとされる。
【００４５】
例えば、スキャン部３０２によりスキャンされた文書データがＡデータベース２０１へ格納される場合について説明する。画像形成装置３０では、ユーザにより画像形成装置３０をグループウェア端末として機能させる選択がなされると、グループウェアモジュール３０１が起動し、画像形成装置３０においてグループウェアの端末としての機能を実現可能とする。すると、画像形成装置３０はグループウェアクライアントとして、グループウェアサーバ２０とデータを共有することが可能となる。
【００４６】
スキャン部３０２によりスキャンされた文書データは、画像形成装置３０内で所定の拡張子のファイルへ変換する加工処理が施される。本実施例では所定の拡張子をｐｄｆとし、文書データはｐｄｆファイルへ変換されるものとした。
【００４７】
ｐｄｆファイルに変換された文書データ２００Ａには、画像形成装置３０においてこの文書データが格納されるＡデータベース固有の属性情報２０４Ａが付与される。以下に属性情報の付与について説明する。
【００４８】
画像形成装置３０は、属性データベース２０４にアクセスし、属性データベース２０４に格納された各データベース毎の属性情報一覧を取得する。取得された属性情報一覧は、画像形成装置３０において操作パネル３０３に表示される。ここで、ユーザによりＡデータベース２０１の属性情報２０４Ａが選択されると、画像形成装置３０は、属性データベース２０４より属性情報２０４Ａを取得する。属性情報２０４が取得されると、画像形成装置３０は、設計情報を参照し操作パネル３０３に属性情報２０４Ａ固有の書式に基づき情報の項目などが表示される。操作パネル３０３上で属性情報２０４Ａの各項目が設定されると、この設定された属性情報２０４Ａは文書データ２００Ａに付与されて、グループウェアサーバに格納されるグループウェア文書データ２００となり、Ａデータベース２０１に格納される。
【００４９】
このように、本発明によれば、画像形成装置３０とグループウェアサーバ２０内のデータベースを連携させ、画像形成装置３０で取得した文書データを画像形成装置３０かグループウェアサーバ２０内のデータベースへ直接格納することができる。また、グループウェアサーバ２０内に複数のデータベースが存在する場合には、画像形成装置３０と連携させるデータベースをユーザが任意に選択することができ、選択されたデータベースに文書データを直接格納することができる。
【００５０】
また、データベース固有の属性情報を予め属性データベースに登録し、この属性データベース内の属性情報を操作パネル３０３に表示させることにより、ユーザに対してあたかもこの属性情報を有するデータベースに直接アクセスしているかのように操作させることができる。また、係る構成では、既存のデータベースの設計を変更せずとも、その属性情報を属性データベースに登録するだけで画像形成装置と連携させることができる。よって、ユーザの有する既存のデータベース資源をそのまま活用できる。
【００５１】
次に本実施例の処理をより具体的に説明する。図３は実施例１におけるグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０の機能ブロック図である。
【００５２】
グループウェアサーバ２０は、属性データベース２１０、マニュアル文書データベース２２０、図面データベース２３０、日報データベース２４０、制御部２５１、通信部２５２、書き込み部２５３、ユーザ情報データベース２５４を備えている。
【００５３】
属性データベース２１０には、マニュアル文書データベース２２０固有の属性情報２１１、図面データベース２３０固有の属性情報２１２、日報データベース２４０固有の属性情報２１３が、それぞれ初期設定の状態でシステム管理者などにより予め登録されて格納されている。
【００５４】
マニュアル文書データベース２２０は、例えば企業などで開発された製品のマニュアルを作成するための文書データが格納されるものであり、マニュアル文書データベース２２０には、例えばマニュアル文書データ２１１と、マニュアル文書データ２１１に対応して設定された属性情報２１２Ａが格納されている。図面データベース２２０は、例えば企業などで開発された製品の設計図面などが格納されるものであり、図面データ２２１と、この図面データ２２１に対応して設定された属性情報２１２Ａが格納されている。日報データベース２３０は、例えば企業内で日々作成される日報などが格納されるものであり、日報データ２３１と、この日報データ２３１に対応して設定された属性情報２１３Ａが格納されている。
【００５５】
ここで、属性情報について説明する。属性情報はこれからスキャンされる紙文書の文書データに付与するデータであり、この属性情報が付与されるとスキャンされた文書データがグループウェア文書となり、グループウェアサーバ２０内のデータベースに格納可能な文書データとなる。
【００５６】
属性情報に含まれる情報は、例えばグループウェアの環境情報と、データベースに格納される文書データに関する文書情報と、文書データが格納される文書データベースの設定情報などである。文書情報は、グループウェアサーバ２０内に格納されている各データベースが有するデータベース固有の書式で設定される情報であり、画像形成装置３０においてスキャンにより文書データが取得される度に、この文書データに対応した文書情報が設定される。
【００５７】
例えばマニュアル文書データベース２２０の文書情報には、マニュアル文書の管理に必要となる項目が設けられている。その項目は、例えば文書データの名称が、文書データが属性情報を有する文書データファイルとして格納されるときのファイル名、例えば機密性を有する文書であるか否か等を示す文書データの種類、文書データの作成者名、文書データが作成された日時、文書データが配置されるページ情報、文書データを検索するための検索キーワード等である。マニュアル文書データベース２２０の文書情報は、このような各項目に所定の書式に基づいた情報が入力されて設定される。
【００５８】
また、図面データベース２３０の文書情報であれば、例えば図番号、作成者名、例えばカラー図面かモノクロ図面かを示す図面の種類などの項目が考えられる。同様に日報データベースの文書情報の場合には、例えば作成者名、作成者の所属する部署名、作成日時等の項目が考えられる。
【００５９】
また、設定情報は、上述の文書情報に設けられた各項目を設定する際の所定の書式に関する情報、画像形成装置３０が各データベースにアクセスするために必要となる各データベースのアドレス情報、データベースの名称などである。画像形成装置３０は、画像形成装置３０と連携するデータベースに文書データを格納する際に、連携先となるデータベースの設定情報を参照してこの連携先データベースへアクセスし、文書データを格納する。
【００６０】
また、ここで言う所定の書式に関する情報を具体的に説明すると、例えばマニュアル文書データベース２１０の場合では、文書データのファイル名の項目においては所定の書式を英字、文書データの作成日時の項目においては所定の書式を８桁の数字、文書データの作成者名の項目においては所定の書式を仮名とするといった情報である。画像形成装置３０上で、ユーザが文書情報の設定する際には、この書式に係る情報に従って各項目の情報が入力される。
【００６１】
尚、システム管理者が属性データベース２１０に属性情報２１１、２１２、２１３を登録する際に、システム管理者は属性データベース２１０において、画像形成装置３０上に表示させてユーザに設定させる文書情報の項目を選択する。属性データベース２１０は、この選択された項目の書式に関する情報を各データベースの設計情報から自動的に取得することができる。ここで言う書式に関する情報とは、上で述べた所定の書式に関する情報の他に、例えば文書情報入力時の入力方法、各項目の初期設定値、選択肢、データ型などである。
【００６２】
このように、属性データベース２１０への属性情報の登録時に、属性データベース２１０が自動的に各データベースの有する設計情報から属性情報に関連する、あるいは付随する情報を取得することにより、システム管理者による属性情報の登録作業が簡素化できる。
【００６３】
制御部２５１は、グループウェアサーバ２０で実行される処理の制御を司る。通信部２５２は、グループウェアサーバ２０が画像形成装置３０や他のグループウェア端末と通信するためのものである。書き込み部２５３は、画像形成装置３０から送信された文書データを上記の各データベースへ書き込む処理を行うものである。ユーザ情報データベース２５４は、ユーザが画像形成システム１０へログインするためのユーザ情報が格納されている。
【００６４】
画像形成装置３０は、グループウェアモジュール３０１、スキャン部３０２、操作パネル３０３の他に、通信部３０４、記憶媒体読込部３０５、制御部３０８を有する。通信部３０４は、画像形成装置３０が、グループウェアサーバ２０やその他のグループウェア端末と通信を行うためのものである。記憶媒体読込部３０５は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリなどを読み込むＵＳＢドライブなどであり、例えばユーザ情報が記憶されたＵＳＢメモリから、このユーザ情報を読み込むことができる。制御部３０８は、画像形成装置３０で実行される処理の制御を司る。
【００６５】
操作パネル３０３には、属性情報を設定するための入力画面を表示させる設定タブ３０６と、属性データベース２０４に格納された属性情報の一覧から参照する属性情報を選択するための選択画面を表示させる選択タブ３０７とを有する。操作パネル３０３については、後に画面遷移図を参照して詳細に説明する。
【００６６】
次に、本実施例の処理について、図４に示すフローチャートと、図５乃至図１１に示す操作パネルの画面遷移図を参照して説明する。図４は、実施例１における画像形成システム１０での処理を説明するフローチャートである。
【００６７】
画像形成装置３０の有するグループウェア機能を使用する際に、ユーザはまず画像形成装置３０の有する個人メニュー機能にログインし、さらにグループウェアにログインする必要がある。尚ここで言う個人メニュー機能とは、画像形成装置３０に予めユーザＩＤとパスワードが登録されたユーザだけが使用できる機能の名称である。個人メニュー機能で実行可能な機能は、例えば画像形成装置３０内にユーザ毎に蓄積された画像データや電子文書へのアクセス、閲覧、ユーザ個別のアドレス帳の使用、ユーザ個別のメール文書の閲覧などである。
【００６８】
本実施例の画像形成装置３０では、グループウェアにログインするためのユーザ情報を用いて、画像形成装置３０の個人メニュー機能へのログインも同時に行える。以下に本実施例でのユーザ認証について説明する。
【００６９】
記憶媒体読込部３０５に、予めグループウェアへログインするためのユーザＩＤとパスワードを含むユーザ情報が記憶されたＵＳＢメモリ等の記憶媒体が差し込まれると、制御部３０８はこの記憶媒体を読み込みユーザＩＤとパスワードを取得する。ここで、この記憶媒体には、ユーザＩＤとパスワードのほか、グループウェアのライセンス、認証期限、暗号キーなどの情報が格納されていても良い。
【００７０】
さらに、画像形成装置３０では、操作パネル３０３にユーザがパスワードを入力可能な例えばソフトウェアキーボードなどを表示する。そして、ユーザにより、操作パネル３０３からパスワードが入力されると、制御部３０８は、記憶媒体より取得したパスワードと、ユーザにより入力されたパスワードが一致するか否かを判断する処理を行う。そして、記憶媒体より取得したパスワードと、ユーザにより入力されたパスワードが一致していた場合、制御部３０８はこのユーザを認証する（Ｓ４１０）。
【００７１】
このユーザ認証処理において、制御部３０８は、例えば記憶媒体より取得したパスワードと、ユーザにより入力されたパスワードが一致しなかった場合には、ユーザを認証しないものとし、ユーザ認証処理に関するエラー情報を操作パネル３０３に表示しても良い。また、画像形成装置３０は、記憶媒体よりユーザＩＤとパスワードを取得した後、この取得したユーザＩＤとパスワードを画像形成装置３０内のメモリなどに格納し、次回のユーザ認証処理からは、メモリに格納されたユーザＩＤとパスワードを用いて認証処理を行っても良い。
【００７２】
Ｓ４１０において、ユーザ認証されると、画像形成装置３０では、グループウェアと個人メニュー機能に同時にログインしたものとし、操作パネル３０３に個人メニュー機能ログイン後の操作画面を表示する。図５は、個人メニュー機能ログイン後の操作パネルの図の例である。ここで、スキャン機能を意味する「紙文書」ボタンがユーザにより押下されると（Ｓ４１１）、画像形成装置３０の制御部３０８は、操作パネル３０３にグループウェアモジュール３０１を起動させるためのグループウェア機能タブ３１１を表示させる。図６は、グループウェア機能タブが表示された操作パネルの図の例である。
【００７３】
ここでグループウェア機能タブ３１１が選択されると、グループウェアモジュール３０１が起動し、画像形成装置３０がグループウェア端末として機能するようになる。グループウェア端末の機能としては、文書データをデータベースに直接格納する機能の他に、グループウェアサーバ２０内のデータべースの検索機能、データベースに格納された所定の文書データを指定された配布先へ送信するファイル送信機能、メール送受信機能等がある。ここでユーザにより図６に示す詳細設定ボタン３１２が押下されると、画像形成装置３０は、これを属性情報取得要求とみなし、グループウェアサーバ２０へこの信号を送信する。
【００７４】
グループウェアサーバ２０では、この属性情報取得要求を受けて、制御部２５１が属性データベース２１０に格納されている属性情報の一覧を画像形成装置３０へ送信する。画像形成装置３０は、この属性情報の一覧を取得し、この一覧を操作パネル３０３へ表示する。図７は属性情報の一覧が表示された図の例である。尚、ここでは画像形成装置３０はグループウェア端末として機能しており、図７に示す操作パネル３０３にはグループウェア画面が表示されている。
【００７５】
ここで、図３で説明したように、本実施例では属性データベース２１０には、マニュアル文書データベース２２０の属性情報２１１、図面データベース２３０の属性情報２１２、日報データベース２４０の属性情報２１３が格納されているため、操作パネル３０３には、属性情報２１１を選択するためのボタン３１３、属性情報２１２を選択するためのボタン３１４、属性情報２１３を選択するためのボタン３１５が表示されている。
【００７６】
ユーザはこの一覧の中から、画像形成装置３０と連携させたいデータベースの属性情報に該当するボタンを選択して押下することで、任意のデータベースと画像形成装置３０を連携させることができる（Ｓ４１４）。
ここで連携させたいデータベースが選択されると、画像形成装置３０は、このユーザが選択されたデータベースへアクセスするため権限を有するか否かを確認する処理を行う。すなわち、Ｓ４１０において認証されたユーザＩＤとパスワードを、通信部３０４を介してグループウェアサーバ２０へ送信する。グループウェアサーバ２０の制御部２５１は、このユーザＩＤとパスワードを受けて、これらと同一のユーザＩＤとパスワードがユーザ情報データベース２５４内に存在している否かを確認する処理を行う。
【００７７】
そして、画像形成装置３０から送信されたユーザＩＤとパスワードが、ユーザ情報データベース２５４内に１つだけ存在した場合に、制御部２５１は、このユーザがグループウェアサーバ２０内のデータベースへアクセスする権限を有するものとし、データベースへのアクセスを許可する。
【００７８】
尚、本実施例では、マニュアル文書データベース２２０を画像形成装置３０と連携させるデータベースとした。よって、ここではユーザによりボタン３１３が押下される。
【００７９】
Ｓ４１４で画像形成装置３０の連携先のデータベースが選択されると、次に画像形成装置３０は、これからスキャンされる紙文書を新規の文書データファイルとしてデータベースに格納する処理か、データベース内の既存の文書データベースファイルに追加する処理か、いずれの処理かをユーザに選択させる（Ｓ４１５）。図８は処理を選択させる画面が表示された図の例である。
【００８０】
Ｓ４１５において、これからスキャンされる紙文書を新規の文書データファイルとしてデータベースへ格納する処理が選択された場合、画像形成装置３０は、新規文書データをマニュアル文書データベース２２０格納するための処理を開始する。
【００８１】
制御部３０８は、操作パネル３０３に、マニュアル文書データベース２２０の属性情報２１１に含まれる文書情報を設定するための入力画面を表示させる。このとき、文書情報は初期値が入力された状態で表示される。図９は、文書情報の入力画面が表示された図の例である。図９に示されるように、ここでスキャンにより取得された文書データ名、マニュアル文書データベース２２０に格納されるファイル名、文書データを検索するための検索キーワード等が操作パネル３０３より入力される。文書情報が設定されると、属性情報２１１は、文書データに対応して設定された属性情報２１１Ａとして文書データに付与される。
【００８２】
次に操作パネル３０３はアクション選択画面に遷移する。以下に、アクション機能について説明する。アクション機能とは、設定された属性情報を付与された文書データに対して、予め決められた所定の処理を実行させる機能のことである。アクション機能により実行される所定の処理は、ユーザが適宜設定することができる。また、この処理の実行命令を出すための操作部材を本実施例ではアクションボタンと呼ぶ。
【００８３】
図１０はアクション選択画面が表示された図の例である。操作パネル３０３には、アクションボタン３２０と、Ｓ４１７において設定された文書情報が表示されており、ユーザは、この文書情報を確認しながらアクションボタンを押下することにより、制御部３０８にこの文書データに対する処理を実行させることができる。
【００８４】
本実施例では、文書データに対して、文書データを保存する保存処理を実行させるアクションボタン３２１と、文書データを送信する送信処理を実行させるアクションボタン３２２が表示されている。例えばここでユーザがアクションボタン３２１を選択すると（Ｓ４１８）、制御部３０８は、属性情報２１１Ａを有する文書データを、マニュアル文書データベース２２０へ格納する処理を実行する。
【００８５】
制御部３０８は、属性情報２１１Ａを有する文書データを通信部３０４を介してグループウェアサーバ２０へ送信する。グループウェアサーバ２０では、通信部２５２を介してこの文書データを受信する。そして、書き込み部２５３は、属性情報２１１Ａに含まれるマニュアル文書データベース２２０の設定情報に基づき、この文書データを属性情報２１１Ａと共にマニュアル文書データベース２２０へ書き込む処理を実行する。これにより、文書データは、属性情報２１１Ａと共にマニュアル文書データベース２２０へ格納され、保存される。
【００８６】
尚ここで、図１０に示すようにアクションボタン３２０を操作パネル３０３に表示させる場合には、このアクションボタン３２０内のテキスト表示はユーザの任意に設定することができる。例えば、アクションボタン３２１においては、アクションボタン３２０内のテキスト表示は「保存」となっているが、これを例えば「格納」、「登録」などとして表示させることもできる。
【００８７】
また、Ｓ４１８において文書データの送信処理を実行するアクションボタン３２２が選択された場合には、制御部３０８は、属性情報２１１Ａを有する文書データをＳ４１７において予め設定された配布先アドレスへ配信する処理を実行しても良い。ここで、例えば文書データの配布先が文書データの審査者である場合には、アクションボタン３２２のテキスト表示を「審査申請」等としても良い。また、例えば文書データの配布先が文書データの承認者であった場合には、アクションボタン３２２のテキスト表示を「承認」等としても良い。
【００８８】
このように、スキャンにより取得される文書データに対する各設定が完了した後、ユーザにより画像形成装置３０のスキャン部３０２に紙文書がセットされてスキャンされる（Ｓ４１９）。そして、文書データが取得されると、制御部３０８はＳ４１３からＳ４１８の処理で行われた設定に基づき処理を行う。すなわち制御部３０８は、設定された属性情報２１１Ａを文書データに付与し、文書データをグループウェア文書データとする処理を実行する。そして、このグループウェア文書データを、画像形成装置３０から直接マニュアル文書データべース２２０に格納する（Ｓ４２０）。
【００８９】
このように、本発明によれば、画像形成装置３０の操作パネル３０３上で、グループウェアのクライアント端末５０と同等の処理を行うことができる。また、画像形成装置３０のスキャン機能により取得した文書データを、直接グループウェアサーバ２０内の連携先のデータベースにグループウェア文書データとして格納することができる。このため、紙文書の電子化に係る作業を大幅に簡略化することができる。
【００９０】
さらに、属性データベース２１０に格納された、連携先のデータベースの有するデータベース固有の書式に関する情報を参照して文書情報を設定させるため、画像形成装置３０上で文書情報を適切な書式で設定することができる。係る構成によれば、連携先となるデータベースが既存のデータベースであった場合でも、そのデータベースの設定情報を属性データベース２１０へ登録すれば、画像形成装置３０においてスキャンされた文書データがこの設定情報に含まれる書式情報に従ったデータ形式に設定される。よって、データベースの設計などを変更することなく画像形成装置３０から直接、データベース固有の書式に設定された文書データを格納することができ、既存のデータベース資源を本発明の画像形成システムにおいて簡単に活用することができる。
【００９１】
また、属性情報に含まれる文書情報に、文書データを検索するための検索キーワードが設定されているため、この文書データがグループウェア文書データとしてグループウェアサーバ２０内に格納された後も、この検索キーワードから文書データを検索して容易に引き出すことができる。
【００９２】
次に、Ｓ４１５において、スキャンされた文書データを、データベースに格納された既存の文書データベースファイルに追加する処理が選択された場合について説明する。図８に示す画面で、「既存文書」ボタンが押下されると、画像形成装置３０は、マニュアル文書データべース２２０内に格納されている既存の文書データファイルの一覧を取得する。
【００９３】
制御部３０８は、通信部３０４を介して文書データファイル一覧の取得要求をグループウェアサーバ２０に送信する。グループウェアサーバ２０では、制御部２５１がこの要求を受けて、マニュアル文書データベース２２０に格納された文書データファイルの一覧３１８を取得する。そして、この一覧を通信部２５２を介して画像形成装置３０へ送信する。
【００９４】
制御部３０８は一覧３１８を取得すると、操作パネル３０３にこの文書データの一覧３１８を選択可能に表示する。図１１は、文書データの一覧が表示された図の例である。この一覧３１８の中から、ユーザにより、スキャンされた文書データを追加する文書データファイルが選択される（Ｓ４１６）。本実施例では、例えば技術文書３１９なる文書データが選択された。
【００９５】
ここで文書データファイルが選択されると、制御部３０８は、選択された文書データファイルの有する属性情報に含まれる、設定済みの文書情報の取得要求をグループウェアサーバ２０へ送信する。すなわち、本実施例では、技術文書３１９の有する属性情報に含まれる、設定済みの文書情報に該当する。制御部２５１はこの取得要求を受けて、この文書情報を取得する。以下に文書情報取得の処理について説明する。
【００９６】
制御部２５１は、この取得要求を受けると、属性データベース２１０にアクセスし、Ｓ４１４において選択された、画像形成装置３０の連携先となるデータベースの属性情報を参照する。本実施例では制御部２５１は、マニュアル文書データベース２２０の属性情報２１１を参照する。次に、制御部２５１は、属性情報２１１に含まれるマニュアル文書データベース２２０の設定情報に基づきマニュアル文書データベース２２０にアクセスする。そして、制御部２５１は、選択された文書データファイルである技術文書３１９の属性情報の中から文書情報を取得する。制御部２５１はこの取得した文書情報を通信部２５２を介して画像形成装置３０へ送信する。
【００９７】
画像形成装置３０において、この文書情報を取得すると、制御部３０８が操作パネル３０３に取得された文書情報を表示させる。このとき表示される文書情報は、技術文書３１９が、新規のグループウェア文書データとしてマニュアル文書データベース２２０に格納される際に設定された、設定済みの文書情報である。すなわち、技術文書３１９の文書情報は、図９に示す入力画面に過去に設定された情報が入力された状態で表示される。
【００９８】
Ｓ４１７において、ユーザはこの入力画面に表示された文書情報を新たに入力しなおすことができる。Ｓ４１７以降の処理は、上で説明した新規の文書データの格納処理と同様なので説明を省略する。
【００９９】
このように、本実施例では、グループウェアサーバ２０内に格納された任意の既存の文書データファイルに、新たな文書データを追加することができる。
【実施例２】
【０１００】
以下に本発明の実施例２について図面を参照して説明する。図１２は実施例２におけるグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０Ａの機能ブロック図である。実施例２の画像形成装置３０Ａはグループウェアモジュールを備えておらず、グループウェアサーバ２０にアクセスできるブラウザ機能部３１０を備えている点のみ実施例１と異なるものである。よって、図１２において図３と同様の構成及び機能を有するものには同様の符号を付与し、説明を省略する。
【０１０１】
ブラウザ機能部３１０は、グループウェアサーバ２０にアクセスするためのアプリケーションソフトであり、例えば画像形成装置３０Ａにインストールされている。そして、グループウェアサーバ２０は、このブラウザ機能部３１０に対応した図示しないサーブレットを有する。サーブレットは、グループウェアサーバ２０上で動作するJava（登録商標）プログラムであり、制御部２５１は画像形成装置３０Ａの有するブラウザ機能部３１０からの処理命令に基づきサーブレットを実行させる。
【０１０２】
これにより、画像形成装置３０Ａは、実施例１に示すようなグループウェアモジュールを有さずともグループウェアサーバ２０にアクセスすることが可能となる。そして、このブラウザ機能部３１０の機能により、グループウェアサーバ２０に格納されたデータを操作パネル３０３に表示させたり、スキャン部３０２から取得した文書データをグループウェアサーバ２０内のデータベースへ格納することができる。
【０１０３】
また、実施例２では、図４のＳ４１０におけるユーザ認証処理が実施例１と異なる。以下に実施例２のユーザ認証処理を説明する。実施例２の画像形成装置３０Ａでは、画像形成装置３０Ａを使用可能とするためのユーザＩＤとパスワードが、ユーザにより操作パネル３０３から入力される。
【０１０４】
画像形成装置３０Ａは、このユーザＩＤとパスワードに基づきユーザを認証し、このユーザＩＤとパスワードをグループウェアサーバ２０へ送信する。グループウェアサーバ２０のユーザ情報データベース２５４には、グループウェアにログインするためのユーザ情報と紐付けされて画像形成装置３０Ａを使用可能とするためのユーザ情報が予め格納されている。制御部２５１は、画像形成装置３０Ａより受信したユーザＩＤとパスワードと、ユーザ情報データベース２５４とに基づきユーザ認証を行う。
【０１０５】
実施例２におけるユーザ認証後の処理は、実施例１で説明した図４のＳ４１１以降の処理と同様であるから説明を省略する。尚、Ｓ４１４の処理においては、本実施例では、ユーザ認証されたユーザには、グループウェアサーバ２０Ａ内のデータベースへのアクセス権限を有するものと判断される。
【０１０６】
また、以上に説明した実施例における各機能を実現する手順は、コンピュータに読み取り可能な画像形成プログラムとして記憶媒体に記録されていても良い。
【０１０７】
図１３は実施例で説明した各機能を実現させるデータベース管理プログラムが記録された記憶媒体を説明する図である。記憶媒体４１０に記録されたプログラムが、コンピュータ５００に読み込まれて実行されることにより、本実施例で説明した各機能を実現することができる。
【０１０８】
例えばコンピュータ５００は、ＣＰＵ５１０、ハードディスク５２０、メモリ５３０、表示部５４０、入力部５５０、通信部５６０、記憶媒体読み込み部５７０を備えている。ＣＰＵ５１０は演算処理装置であって、コンピュータ５００において実行される演算や処理を実行する。ハードディスク５２０は、データを格納する記憶手段であって、コンピュータ５００上で動作するアプリケーションや、このアプリケーションにより作成されたデータなどが格納されている。メモリ５３０には、コンピュータ５００に係る各種の設定値や、ＣＰＵ５１０での演算結果などが格納される。
【０１０９】
表示部５４０はディスプレイなどであり、コンピュータ５００において作成されたデータなどをユーザに閲覧可能に表示する。入力部５５０は例えばキーボードやマウスであって、ユーザの操作により各種データが入力される。通信部５６０は例えばネットワークコントロールユニットなどであり、コンピュータ５００が外部の装置と通信を行うためのものである。記憶媒体読み込み部５７０は、各種記憶媒体に記録されたデータやプログラムなどを読み込むものであり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライバなどである。
【０１１０】
記憶媒体４１０は、本実施例の各機能を実現させるデータベース管理プログラム４００が記録されている。このデータベース管理プログラム４００は、記憶媒体読み込み部５７０により読み込まれてＣＰＵ５１０において実行される。記憶媒体４１０は、例えばフロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）等であっても良く、コンピュータ７０において読み取り可能なに媒体であれば良い。また、データベース管理プログラム４００はネットワークを介して通信部５６０により受信されて、ハードディスク５２０等に格納されても良い。
【０１１１】
以上、各実施例に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施例に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。
【産業上の利用可能性】
【０１１２】
本発明は、グループウェアを用いた画像形成システム及びグループウェアサーバに応用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１１３】
【図１】本発明の実施例１の画像形成システム１０のシステム構成図を示す例である。
【図２】グループウェアサーバ２０と画像形成装置３０との間で行われる処理を説明する図である。
【図３】実施例１におけるグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０の機能ブロック図である。
【図４】実施例１における画像形成システム１０での処理を説明するフローチャートである。
【図５】個人メニュー機能ログイン後の操作パネルの図の例である。
【図６】グループウェア機能タブが表示された操作パネルの図の例である。
【図７】属性情報の一覧が表示された図の例である。
【図８】処理を選択させる画面が表示された図の例である。
【図９】文書情報の入力画面が表示された図の例である。
【図１０】アクション選択画面が表示された図の例である。
【図１１】文書データの一覧が表示された図の例である。
【図１２】実施例２におけるグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０Ａの機能ブロック図である。
【図１３】本実施例で説明した各機能を実現させるデータベース管理プログラムが記録された記憶媒体を説明する図である。
【符号の説明】
【０１１４】
１０  画像形成システム
２０  グループウェアサーバ
３０、３０Ａ  画像形成装置
２０４、２１０  属性データベース
２０１、２０２、２０３  データベース
２２０  マニュアル文書データベース
２３０  図面データベース
２４０  日報データベース
２５１、３０８  制御部
２５２、３０４  通信部
３０１  グループウェアモジュール
３０２  スキャン部
３０３  操作パネル
３１０  ブラウザ機能部
４００  データベース管理プログラム
４１０  記憶媒体
【図１】
2007306405.tif 000003
【図２】
2007306405.tif 000004
【図３】
2007306405.tif 000005
【図４】
2007306405.tif 000006
【図５】
2007306405.tif 000007
【図６】
2007306405.tif 000008
【図７】
2007306405.tif 000009
【図８】
2007306405.tif 000010
【図９】
2007306405.tif 000011
【図１０】
2007306405.tif 000012
【図１１】
2007306405.tif 000013
【図１２】
2007306405.tif 000014
【図１３】
2007306405.tif 000015