(57)【要約】【課題】蓄積されたドキュメントデータをユーザの要求に応じて出力する場合に、利便性を向上できるドキュメント処理装置を提供する。【解決手段】形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得して処理対象とし、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積し、処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成し、生成した代表画像を形成するとともに、処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成し、ドキュメント検索キー媒体が当該ドキュメントデータの検索処理に供されるドキュメント処理装置である。【選択図】図１
2007201765.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、
当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積する蓄積手段と、
前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する代表画像生成手段と、
前記生成した代表画像を形成するとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成するキー媒体生成手段と、
を含み、
前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項２】
ドキュメントデータを蓄積する蓄積手段にアクセス可能に接続され、
前記蓄積手段に蓄積されているドキュメントデータに含まれるページデータのうち、代表となるページデータに基づく画像が代表画像として形成され、当該ドキュメントデータの蓄積場所を表す参照情報が記録された記録媒体から、当該記録された参照情報を読み取る参照情報読み取り手段と、
当該読み取った参照情報に基づき、前記蓄積手段の対応する蓄積場所からドキュメントデータを読み出すドキュメントデータ読み出し手段と、
当該読み出したドキュメントデータのうち、前記代表画像に対応するページデータ以外のページデータに基づく画像を記録媒体上に形成する画像形成手段と、
を含み、
前記参照情報の記録された記録媒体と、前記形成された記録媒体とが、ドキュメントデータ全体の出力結果としてユーザの用に供されることを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項３】
請求項１に記載のドキュメント処理装置において、
前記キー媒体生成手段は、さらに前記処理対象となったドキュメントデータをユーザが利用する際の制限条件を表すコンピュータ可読な利用制限情報を記録したドキュメント検索キー媒体を生成することを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項４】
請求項３に記載のドキュメント処理装置において、
前記利用制限情報は、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成可能な期限日時を表す期限日時情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成する部数の上限値を表す出力部数制限情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを利用できる利用形態の制限に関する利用形態制限情報と、の少なくともいずれか一つを含む
ことを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項５】
形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、
当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させるステップと、
前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成するステップと、
画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させるステップと、
を含み、
前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とするドキュメント処理装置の制御方法。
【請求項６】
形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、
当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させる手段、
前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する手段、及び
画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させる手段、
としてコンピュータを機能させ、
前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、形成の対象となるページデータを含むドキュメントデータを蓄積し、又は出力するドキュメント処理装置、その制御方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
紙などの記録媒体上に画像を形成する画像形成装置などにおいて、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、取得したドキュメントデータをハードディスク等の記憶部に格納することで蓄積可能なドキュメント処理装置がある。このようなドキュメント処理装置は、後にユーザの要求に応じて蓄積されているドキュメントデータを媒体上に形成するなどして出力することができる。
【０００３】
上記のようなドキュメント処理装置を複数使用している場合、蓄積されたドキュメントデータを必要とするユーザは、必要なドキュメントデータがどのドキュメント処理装置に蓄積されているか把握しておき、当該データが蓄積されたドキュメント処理装置の設置場所まで行ってドキュメントデータの形成された記録媒体を取得しなければならない。また、ドキュメントデータが記憶部の内部に形成されたフォルダなどの格納領域に格納されている場合、ユーザは格納領域名やドキュメント名などにより特定される当該データの記憶部内の格納場所を把握しておき、この格納場所の情報をドキュメント処理装置に対して指定して当該データを出力させる必要がある。
【０００４】
このような問題に関して、例えば複製原稿を生成する際にオリジナル原稿の格納先に関する情報を埋め込む技術が提案されている（特許文献１参照）。この技術においては、複製原稿を読み取ってオリジナル原稿のデータにアクセスすることで、オリジナル原稿のデータが更新されている場合には複製原稿を再生成する。これにより、ユーザはデータが更新されている場合に最新の情報を入手することができる。また、記録媒体上に印刷された予約情報を光学的に読み取ってコンテンツデータを特定し、当該コンテンツデータを取得して出力する技術がある（特許文献２参照）。この技術によれば、ユーザは予め入手した予約情報の記録された記録媒体を用いて、所望のコンテンツデータを取得することができる。
【特許文献１】特開２００４−３３６２８８号公報
【特許文献２】特開２００５−１４９３４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に記載の技術においては、複製原稿はオリジナル原稿の全体を表すものであるため、ユーザは自分の必要とする情報を含んだ記録媒体の全体を常に所持し、使用する場所に持ち運ばなければならず、利便性が低い。一方、特許文献２に記載の技術においては、予約情報の記録された記録媒体のみを画像出力装置の設置場所まで持っていくことでコンテンツデータを取得することができるが、当該記録媒体はコンテンツデータ取得後には不要になってしまい、無駄が生じる。
【０００６】
本発明は上記実情に鑑みてなされたものであって、その目的の一つは、蓄積されたドキュメントデータをユーザの要求に応じて出力する場合に、ユーザの利便性を向上でき、記録媒体の消費を低減できるドキュメント処理装置、その制御方法及びプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するための本発明に係るドキュメント処理装置は、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積する蓄積手段と、前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する代表画像生成手段と、前記生成した代表画像を形成するとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成するキー媒体生成手段と、を含み、前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とする。
【０００８】
また、上記ドキュメント処理装置において、前記キー媒体生成手段は、さらに前記処理対象となったドキュメントデータをユーザが利用する際の制限条件を表すコンピュータ可読な利用制限情報を記録したドキュメント検索キー媒体を生成することとしてもよい。
【０００９】
さらに、上記ドキュメント処理装置において、前記利用制限情報は、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成可能な期限日時を表す期限日時情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成する部数の上限値を表す出力部数制限情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを利用できる利用形態の制限に関する利用形態制限情報と、の少なくともいずれか一つを含むこととしてもよい。
【００１０】
また、本発明に係る別のドキュメント処理装置は、ドキュメントデータを蓄積する蓄積手段にアクセス可能に接続され、前記蓄積手段に蓄積されているドキュメントデータに含まれるページデータのうち、代表となるページデータに基づく画像が代表画像として形成され、当該ドキュメントデータの蓄積場所を表す参照情報が記録された記録媒体から、当該記録された参照情報を読み取る参照情報読み取り手段と、当該読み取った参照情報に基づき、前記蓄積手段の対応する蓄積場所からドキュメントデータを読み出すドキュメントデータ読み出し手段と、当該読み出したドキュメントデータのうち、前記代表画像に対応するページデータ以外のページデータに基づく画像を記録媒体上に形成する画像形成手段と、を含み、前記参照情報の記録された記録媒体と、前記形成された記録媒体とが、ドキュメントデータ全体の出力結果としてユーザの用に供されることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明に係るドキュメント処理装置の制御方法は、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させるステップと、前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成するステップと、画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させるステップと、を含み、前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とする。
【００１２】
また、本発明に係るプログラムは、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させる手段、前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する手段、及び画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させる手段、としてコンピュータを機能させ、前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置を含むドキュメント管理システムの概略の構成を表す全体図である。図１に示すように、本実施形態においてはドキュメント蓄積装置１０とドキュメント出力装置２０とが通信ネットワーク３０を介して相互にデータ通信可能に接続されている。ドキュメント蓄積装置１０及びドキュメント出力装置２０は、例えば複写機などであって、本発明におけるドキュメント処理装置に相当する。なお、本実施形態においてドキュメント蓄積装置１０とドキュメント出力装置２０が実行する機能は、一つのドキュメント処理装置に含まれることとしてもよい。
【００１４】
ドキュメント蓄積装置１０は、図１に示すように、制御部１１、記憶部１２、通信部１３及び画像形成部１４を含んで構成されている。
【００１５】
制御部１１は、ＣＰＵ等であって、記憶部１２に記憶されているプログラムに従って動作する。本実施の形態においては、形成の対象となるドキュメントデータを取得し、画像形成部１４を制御して後に当該ドキュメントデータの検索処理に供されるドキュメント検索キー媒体を生成する処理を行う。制御部１１が実行する処理の内容については、後に詳しく述べる。
【００１６】
記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムを保持するコンピュータで読み取り可能な記憶媒体であって、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子とディスクデバイス等との少なくとも一方を含んで構成されている。また、記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。さらに本実施の形態においては、形成の対象となるドキュメントデータを蓄積する蓄積手段として機能する。
【００１７】
通信部１３は、例えばネットワークカード等であり、制御部１１からの指示に従って、通信ネットワーク３０を介して情報を送信する。また、通信部１３は、通信ネットワーク３０を介して到来する情報を受信して制御部１１に出力する。
【００１８】
画像形成部１４は、制御部１１の制御に基づいて、制御部１１が出力する画像データを紙などの記録媒体上に形成する。これにより、画像形成部１４はドキュメント検索キー媒体を生成する。
【００１９】
また、ドキュメント出力装置２０は、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、画像形成部２４、操作部２５及び画像読み取り部２６を含んで構成されている。
【００２０】
制御部２１は、ＣＰＵ等であって、記憶部２２に記憶されているプログラムに従って動作する。本実施の形態においては、ドキュメント検索キー媒体を読み取って得られる情報に基づいてドキュメントデータを読み出し、当該ドキュメントデータを出力する処理を行う。制御部２１が実行する処理の内容については、後に詳しく述べる。
【００２１】
記憶部２２は、制御部２１によって実行されるプログラムを保持するコンピュータで読み取り可能な記憶媒体であって、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子とディスクデバイス等との少なくとも一方を含んで構成されている。また、記憶部２２は、制御部２１のワークメモリとしても動作する。
【００２２】
通信部２３は、例えばネットワークカード等であり、制御部２１からの指示に従って、通信ネットワーク３０を介して情報を送信する。また、通信部２３は、通信ネットワーク３０を介して到来する情報を受信して制御部１１に出力する。ドキュメント出力装置２０は、通信部２３により通信ネットワーク３０を介してドキュメント蓄積装置１０と接続されており、これによりドキュメントデータを蓄積するドキュメント蓄積装置１０の記憶部１２にアクセスできる。
【００２３】
画像形成部２４は、制御部２１の制御に基づいて、制御部２１が出力する画像データを紙などの記録媒体上に形成する。操作部２５は、例えば操作ボタンやタッチパネル等を含んで構成されており、ユーザの指示操作の内容を制御部２１に対して出力する。また、画像読み取り部２６は、例えばスキャナ等であって、制御部２１の制御に基づいて、記録媒体上に形成された画像の読み取りを行う。
【００２４】
ここで、ドキュメント蓄積装置１０がドキュメントデータを取得し、ドキュメント検索キー媒体を生成する処理の一例について、図２のフロー図に基づいて説明する。
【００２５】
まず、ドキュメント蓄積装置１０の制御部１１は、形成の対象となるドキュメントデータＤを取得する（Ｓ１）。ドキュメントデータＤは、文章やスプレッドシート、図面、写真など様々なデータを含んだものであってよく、ここでは複数のページデータを含んでいるものとする。以降の処理においては、このドキュメントデータＤが処理対象となる。
【００２６】
ここで制御部１１は、例えば以下の方法によりドキュメントデータＤを取得できる。すなわち、通信ネットワーク３０に接続されたパーソナルコンピュータ等のユーザ端末が、ユーザの操作指示に基づいて、ドキュメントデータＤを当該データを蓄積する制御命令とともにドキュメント蓄積装置１０に対して送信する。この送信されたドキュメントデータＤを通信部１３を介して受け入れることで、制御部１１はドキュメントデータＤを取得できる。あるいは、ドキュメント蓄積装置１０がスキャナ等の画像読み取り部（不図示）を備える場合、ユーザの操作指示に基づいて当該画像読み取り部が複数枚の記録媒体上に形成された画像を読み取って制御部１１に対して出力し、制御部１１が出力された画像データを受け入れることで、ドキュメントデータＤを取得することとしてもよい。
【００２７】
次に制御部１１は、Ｓ１の処理で取得したドキュメントデータＤを、記憶部１２内の所定の方法により決定した格納領域に記憶させることにより、蓄積する（Ｓ２）。制御部１１は、格納領域を例えばユーザの明示の指示に基づいて決定してもよいし、ドキュメントデータＤを蓄積させる操作指示を行ったユーザを特定するユーザＩＤなどのユーザ情報に基づいて決定することとしてもよい。あるいは、制御部１１は、特定の一つの格納領域に取得したドキュメントデータを常に記憶させることとしてもよい。
【００２８】
続いて制御部１１は、ドキュメントデータＤに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する（Ｓ３）。制御部１１は、例えばドキュメントデータＤの内容を表すページデータを代表となるページデータとして選択する。具体例として、制御部１１は第１ページ目のページデータを代表となるページデータとして選択してもよい。あるいは、「目次」などの所定の文字列を含むページデータを選択することとしてもよい。また、ユーザの指定するページデータを代表となるページデータとして選択してもよい。そして、選択したページデータの内容を記録媒体上に形成するための画像を代表画像として生成する。
【００２９】
さらに制御部１１は、Ｓ３の処理により生成された代表画像を用いて、ドキュメント検索キー媒体Ｍを生成する。具体的には、まずドキュメントデータＤの蓄積場所を表すコンピュータ可読な蓄積場所参照情報を取得する（Ｓ４）。ここで蓄積場所参照情報は、Ｓ２の処理で制御部１１がドキュメントデータＤを蓄積した蓄積場所を表す情報であって、例えば当該データを蓄積するドキュメント処理装置（ここではドキュメント蓄積装置１０）を特定する装置特定情報と、当該装置内の格納場所を特定する格納場所特定情報とを含んでなる。
【００３０】
装置特定情報は、例えば特定されるドキュメント処理装置の装置名や装置ＩＤであってもよいし、または通信ネットワーク３０上における当該装置のネットワークアドレス（例えばＩＰアドレスやホスト名など）であってもよい。また、当該装置に対応づけられたＵＲＬ（Uniform Resource Locator）であってもよい。また、格納場所特定情報は、例えば当該装置内の格納領域に対応づけられたフォルダ名や、当該ドキュメントデータを特定するドキュメント名などのドキュメント特定情報などを含んでなる。
【００３１】
次に制御部１１は、Ｓ３の処理で生成した代表画像に、Ｓ４の処理で取得した蓄積場所参照情報を含めて形成対象画像を生成する（Ｓ５）。ここで、制御部１１は例えば蓄積場所参照情報をバーコードや２次元コードなどのコード化画像として代表画像の所定位置に配置することで、形成対象画像を生成してもよい。また、文字列画像として代表画像の所定位置に配置してもよい。
【００３２】
しかし、単にコード化画像や文字列画像を代表画像上に配置して形成対象画像を生成すると、記録媒体上に形成された画像にはドキュメントデータの内容を表す画像のほかに蓄積場所参照情報を表す画像が含まれてしまうこととなり、画像全体の見栄えに悪影響を及ぼす場合がある。そこで、制御部１１は蓄積場所参照情報を公知の電子透かし技術を用いて代表画像に埋め込むことにより、形成対象画像を生成することとしてもよい。これにより、蓄積場所参照情報は、人間の目では判別し難い態様で形成対象画像に埋め込まれることとなり、形成対象画像はドキュメントデータの内容の一部を表す代表画像と一見して区別できないものとなる。
【００３３】
続いて制御部１１は、画像形成部１４に対してＳ５の処理で生成した形成対象画像を出力する（Ｓ６）。画像形成部１４は、制御部１１から入力されるこの形成対象画像の画像データに基づいて、記録媒体上に画像を形成する。これにより、代表画像が形成されるとともに、ドキュメントデータＤの蓄積場所を表す参照情報が記録されたドキュメント検索キー媒体Ｍが生成される。
【００３４】
ユーザは、生成されたドキュメント検索キー媒体Ｍを所持し、ドキュメントデータＤの全体が必要な場合にドキュメント出力装置２０にドキュメント検索キー媒体Ｍを読み取らせて、ドキュメントデータＤを出力させることにより、例えばドキュメントデータＤの全体が形成された記録媒体を得ることができる。これにより、例えばユーザは会議に参加する際に会議に必要な資料を全部持ち運ぶ必要はなくなり、１枚のドキュメント検索キー媒体を持っていくだけで、会議室に設置されたドキュメント処理装置を用いて会議参加者全員のために必要な会議資料をその場で準備することができる。また、このドキュメント検索キー媒体Ｍを用いることにより、ドキュメントデータＤがどのドキュメント処理装置のどの格納領域に蓄積されているかを憶えておらずともドキュメントデータＤの形成された記録媒体を取得でき、利便性を向上できる。
【００３５】
続いて、ドキュメント出力装置２０が出力要求のあったドキュメントデータを出力する処理の一例について、図３のフロー図に基づいて説明する。
【００３６】
まず、ドキュメント出力装置２０の制御部２１は、ユーザの操作部２５に対する指示操作に基づくドキュメントデータＤの出力要求を受け付ける（Ｓ１１）。ここで、当該出力要求は、ドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものである旨の指定を含んでもよいし、またそれ以外のものであってもよい。
【００３７】
次に制御部２１は、Ｓ１１の処理による出力要求の対象であるドキュメントデータＤの蓄積場所を表す蓄積場所参照情報を取得する（Ｓ１２）。ここで、出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されていない場合、制御部２１は例えばユーザの操作部２５に対する指示操作等により蓄積場所参照情報を取得する。
【００３８】
一方、出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されている場合、制御部２１は画像読み取り部２６を制御してドキュメント検索キー媒体Ｍに形成された形成画像を読み取させる。そして、読み取って得られた画像に対して所定の画像解析処理を行うことにより、ドキュメント検索キー媒体Ｍに記録された蓄積場所参照情報を取得する。例えば蓄積場所参照情報がコード化画像として記録されている場合、制御部２１は読み取った画像に対してコード化されたデータを復元する復元処理を行うことにより、蓄積場所参照情報を読み取る。また、電子透かし技術を用いて蓄積場所参照情報が埋め込まれている場合、制御部２１はデータの埋め込みに用いられた電子透かし技術に応じた抽出処理を行って、蓄積場所参照情報を抽出する。
【００３９】
続いて制御部２１は、Ｓ１２の処理により取得した蓄積場所参照情報に基づいて、対応する蓄積場所からドキュメントデータＤを読み出す検索処理を行う（Ｓ１３）。具体的に、制御部２１は、例えば蓄積場所参照情報に含まれる装置特定情報及び格納場所特定情報によりドキュメントデータＤの蓄積場所を特定し、特定された蓄積場所にアクセスする。
【００４０】
具体例として、装置特定情報により特定されるドキュメント処理装置がドキュメント出力装置２０自身である場合、記憶部２２にアクセスし、格納場所特定情報により特定される格納場所からドキュメントデータを読み出す。また、装置特定情報により特定されるドキュメント処理装置が自分自身以外の場合、通信ネットワーク経由で装置特定情報により特定されるドキュメント処理装置にアクセスし、格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されたドキュメントデータを送信するよう要求する。ここでは、ドキュメントデータＤはドキュメント蓄積装置１０の記憶部１２に蓄積されているので、ドキュメント出力装置２０は通信ネットワーク３０を介してドキュメント蓄積装置１０に対してドキュメントデータＤの格納場所を指定した取得要求を送信する。そして、ドキュメント蓄積装置１０は記憶部１２の指定された格納場所からドキュメントデータＤを読み出し、ドキュメント出力装置２０に対して送信する。これにより、制御部２１はドキュメントデータＤを読み出すことができる。
【００４１】
次に、制御部２１は、Ｓ１１の処理における出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されたか否かにより、以降の処理を分岐させ、取得したドキュメントデータＤの出力対象範囲を変更する。
【００４２】
出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されなかった場合、制御部２１はＳ１３の処理で読み出したドキュメントデータＤに含まれるページデータの全体に基づく画像を出力する（Ｓ１４）。具体例として、制御部２１は画像形成部２４に対して当該画像を出力することにより、記録媒体上に画像を形成させる。これにより、ユーザはドキュメントデータＤの内容が形成された記録媒体を取得できる。
【００４３】
一方、Ｓ１１の処理における出力要求がドキュメント検索キー媒体の読み取りを伴うものとして指定された場合、制御部２１はＳ１３の処理で読み出したドキュメントデータＤに含まれる複数のページデータのうち、ドキュメント検索キー媒体Ｍに形成されていた代表画像に対応するページデータ以外のページデータに基づく画像を出力する（Ｓ１５）。
【００４４】
ここで、制御部２１は、例えばドキュメント蓄積装置１０の制御部１１がＳ３の処理において代表となるページデータを選択したのと同様の方法で、代表画像に対応するページデータを決定する。あるいは、Ｓ１２の処理でドキュメント検索キー媒体Ｍを読み取って得られた画像と、ドキュメントデータＤに含まれる各ページデータに基づく画像のそれぞれとが類似する画像であるか否かを判定することにより、代表画像に対応するページデータを決定してもよい。そして、制御部２１は決定したページデータを出力対象外データとしてドキュメントデータＤに含まれる出力対象のページデータから除外し、それ以外のページデータに基づいて出力対象となる画像を生成し、画像形成部２４を制御して記録媒体上に当該画像を形成させるなどの方法で出力する。
【００４５】
例えばドキュメントデータＤが１ページ目から１０ページ目までの１０個のページデータを含んでなり、代表となるページデータとして１ページ目のページデータが選択され、当該１ページ目のページデータを表す画像が代表画像としてドキュメント検索キー媒体Ｍに形成されていたものとする。この場合、Ｓ１５の処理においてドキュメント出力装置２０は、ドキュメントデータＤに含まれる２ページ目から１０ページ目までの９個のページデータに基づく画像を記録媒体上に形成する。これにより、各ページデータの内容が表された９枚の記録媒体が生成される。この９枚の記録媒体と、１ページ目のページデータに基づく画像が形成され、蓄積場所参照情報の記録されたドキュメント検索キー媒体Ｍとを併せることで、ユーザはドキュメントデータＤ全体の出力結果である、１ページ目から１０ページ目までの１０個のページデータの内容をそれぞれ表す１０枚の記録媒体を得ることができる。
【００４６】
この方法によれば、ドキュメント検索キー媒体Ｍはドキュメント出力装置２０に読み取られることでユーザがドキュメントデータを取得する用に供されるとともに、当該ドキュメントデータの出力結果そのものの一部としてもユーザの用に供されることとなる。これにより、ドキュメントデータ出力の際に消費される記録媒体の枚数を減らすことができる。
【００４７】
なお、ここで、Ｓ１１の出力要求においてドキュメントデータＤを複数の部数出力することが要求された場合、ドキュメント出力装置２０は複数の部数のうちの１部についてのみ代表画像に対応するページデータを出力対象から除外することとし、残りの部数については代表画像に対応するページデータの全体を出力対象とすることとしてもよい。
【００４８】
また、これまでの説明においては、ドキュメント検索キー媒体Ｍには代表画像が形成されるとともに蓄積場所参照情報のみが記録されることとしたが、これ以外の情報が記録されることとしてもよい。具体的に、制御部１１は、例えばドキュメントデータＤをユーザが利用する際の制限条件を表すコンピュータ可読な利用制限情報を併せてドキュメント検索キー媒体に記録することとしてもよい。ここで、利用制限情報は、例えばユーザがドキュメントデータＤを記録媒体上に形成可能な期限日時を表す期限日時情報と、ユーザがドキュメントデータＤを記録媒体上に形成する部数の上限値を表す出力部数制限情報と、ユーザがドキュメントデータＤを利用できる利用形態の制限に関する利用形態制限情報と、の少なくともいずれか一つを含む情報である。これらの情報は、ユーザによって明示に指定されるものであってもよいし、蓄積されるドキュメントデータに対応づけられる属性情報に基づいて決定されてもよい。
【００４９】
具体例として、期限日時情報がドキュメント検索キー媒体Ｍに記録された場合、ドキュメント出力装置２０は、期限日時情報を読み取るとともに、期限日時情報を読みとった時点を表す現在日時情報を内蔵タイマ等に基づいて取得する。そして、期限日時情報と現在日時情報とを比較し、現在日時が期限日時以降である場合には、ドキュメントデータＤの出力を制限する。これにより、ドキュメントデータＤの出力期限をドキュメント検索キー媒体Ｍ上に記録された情報に基づいて管理し、ユーザによる期限を過ぎた出力を制限することができる。
【００５０】
また、出力部数制限情報がドキュメント検索キー媒体Ｍに記録された場合、ドキュメント出力装置２０は、読み取った出力部数制限情報とユーザより出力要求のあった部数の情報とを比較し、出力要求のあった部数が出力部数制限情報により表される部数の上限値を上回る場合、ドキュメントデータＤの出力を中止したり、出力部数制限情報により表される部数のみを記録媒体上に形成したりする。これにより、ユーザによる上限値を超えた部数の出力を制限することができる。
【００５１】
また、利用形態制限情報としては、例えばユーザの出力にパスワードが必要な旨を表す情報がある。このような情報が記録されたドキュメント検索キー媒体Ｍを所持するユーザは、ドキュメント出力装置２０に対して出力要求を行った場合に、パスワードの入力を要求される。ドキュメント出力装置２０は、ユーザの入力したパスワードを例えばドキュメント蓄積装置１０に送信し、ドキュメント蓄積装置１０の保持するユーザ管理データベースに含まれるパスワード情報と照合することにより認証処理を行う。そして、認証の結果正しいパスワードが入力されたと判定した場合のみドキュメントデータＤを出力し、それ以外の場合は出力を制限する。これにより、例えばドキュメント検索キー媒体Ｍを不正に入手したユーザがドキュメントデータＤを出力させることにより、機密情報が漏洩するなどの問題を防ぐことができる。
【００５２】
さらに、ドキュメント検索キー媒体Ｍには蓄積場所参照情報が複数記録されることとしてもよい。具体的には、例えばユーザの指定に基づいて複数の蓄積場所にドキュメントデータＤが蓄積された場合、それぞれの蓄積場所を表す蓄積場所参照情報が１枚のドキュメント検索キー媒体Ｍに記録される。ドキュメント出力装置２０は、ドキュメント検索キー媒体Ｍを読み取って得られた複数の蓄積場所参照情報のいずれかを所定の条件により選択し、選択した蓄積場所参照情報に基づいて対応する蓄積場所にアクセスし、ドキュメントデータＤを読み取る。また、選択した蓄積場所参照情報に基づいて蓄積場所にアクセスした際に、ドキュメントデータＤの読み取りに失敗した場合、他の蓄積場所参照情報に基づいて別の蓄積場所にアクセスし、ドキュメントデータＤを読み取ってもよい。
【００５３】
以上説明した本実施の形態によれば、ドキュメント蓄積装置１０はドキュメントデータの内容の一部を表す代表画像を形成するとともに、蓄積場所参照情報を記録したドキュメント検索キー媒体を生成し、ドキュメント出力装置２０は当該ドキュメント検索キー媒体を読み取ってドキュメントデータを検索し、出力する。これにより、ユーザは１枚のドキュメント検索キー媒体を持ち運ぶだけで容易にドキュメントデータの出力結果を入手することができ、利便性を向上できる。また、ドキュメント検索キー媒体をユーザの必要なドキュメントデータの出力結果の一部として利用することができ、記録媒体の消費を低減することができる。
【００５４】
なお、ドキュメント蓄積装置１０は、蓄積するドキュメントデータに対してアクセス制限などに関する属性情報を対応づけて記憶することとしてもよい。この属性情報は、例えばユーザごとのアクセス可否に関する情報や、当該ドキュメントデータの有効期限の情報、出力部数の上限値の情報などである。そして、ドキュメント蓄積装置１０は、ドキュメント出力装置２０より出力対象となるドキュメントデータの送信要求があったり、ユーザが直接ドキュメント蓄積装置１０に対してドキュメントデータの出力要求を行ったりした場合に、当該属性情報に基づいてドキュメントデータの出力を許可するか否か判定することとしてもよい。また、有効期限を過ぎたり、出力要求のあった部数が出力部数の上限値に達したりした場合、ドキュメントデータを削除したり、それ以降の出力要求に対する出力を制限したりすることとしてもよい。これにより、セキュリティを向上できる。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置を含むドキュメント管理システムの概略の構成を表す全体図である。
【図２】ドキュメント蓄積装置１０によって実行される処理の一例を示すフロー図である。
【図３】ドキュメント出力装置２０によって実行される処理の一例を示すフロー図である。
【符号の説明】
【００５６】
１０  ドキュメント蓄積装置、１１，２１  制御部、１２，２２  記憶部、１３，２３  通信部、１４，２４  画像形成部、２０  ドキュメント出力装置、２５  操作部、２６  画像読み取り部、３０  通信ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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