(57)【要約】【課題】パーソナルボックスに文書データを保存する方式では、パーソナルボックスの開設に手間がかかるとともに、メモリフル対策として文書データの保存期間を短く設定する必要があり、ユーザーの利便性が悪かった。【解決手段】文書処理装置の構成として、ユーザー認証を行なうユーザー認証部２３と、ユーザー認証されたユーザーのアカウントを登録して管理するアカウント管理部２４と、アカウントを登録済みのユーザーの操作にしたがって保存された文書データに、当該ユーザーのアカウントを関連付ける関連付け部２６と、アカウントを関連付けて保存された文書データのジョブを、当該アカウントを登録済みのユーザーから受け付けるジョブ管理部２７とを備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザー認証されたユーザーのアカウントを登録するアカウント登録手段と、
前記アカウントを登録済みのユーザーの操作にしたがって保存された文書データに、当該ユーザーのアカウントを関連付ける関連付け手段と、
前記アカウントを関連付けて保存された文書データのジョブを、当該アカウントを登録済みのユーザーから受け付けるジョブ管理手段と
を備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
前記ジョブ管理手段は、アカウントを登録済みのユーザーに対して、当該ユーザーのアカウントに関連付けて保存された文書データの一覧を表示して、文書データの選択と、当該選択した文書データのプリント指示を受け付ける
ことを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記アカウントの有効期間を設定する手段と、
前記有効期間が切れたアカウントを削除する手段と
を有することを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記有効期間が切れたアカウントに関連付けられた文書データを削除する手段を有する
ことを特徴とする請求項３記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記アカウントの有効期間を延長する手段を有する
ことを特徴とする請求項３記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記アカウントを関連付けた文書データの保存期間を設定する手段と、
前記保存期間が切れた文書データを削除する手段と
を有することを特徴とする請求項３記載の文書処理装置。
【請求項７】
前記アカウントの有効期間内で前記文書データの保存期間を設定する
ことを特徴とする請求項６記載の文書処理装置。
【請求項８】
ユーザーによって入力された文書データの保存期間が、当該文書データに関連付けられたアカウントの有効期間よりも長い場合に、当該文書データの保存期間及び当該アカウントの有効期間のうちの少なくとも一方を調整する手段を有する
ことを特徴とする請求項７記載の文書処理装置。
【請求項９】
登録済みのアカウントごとに履歴情報を保持する手段と、
アカウント登録済みのユーザーからの要求に応じて前記履歴情報を出力する手段と
を有することを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
【請求項１０】
前記関連付け手段は、外部装置から受け取って保存した文書データに付加されたアカウントが、登録済みのアカウントであった場合に、当該文書データに当該アカウントを関連付ける
ことを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
【請求項１１】
コンピュータを、
ユーザー認証で認証されたユーザーのアカウントを登録するアカウント登録手段、
アカウント登録済みのユーザーの操作にしたがって保存された文書データに、当該ユーザーのアカウントを関連付ける関連付け手段、
前記アカウントを関連付けて保存された文書データのジョブを、当該アカウントを登録済みのユーザーから受け付けるジョブ管理手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複写機、プリンタ、複合機等の文書処理装置とプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コンビニエンスストアなどに設置されている複合機では、例えば、コピーモードで原稿の画像を読み取って得られる文書データ（画像データ）を一旦保存しておき、後日、その文書データを再利用する場合がある。そうした場合、複合機に保存してある文書データを他人（第三者）が勝手に取り出したり操作したりできない等のセキュリティ手段が必要となる。また、限られた記憶容量を不特定多数のユーザーで使用するため、メモリフル対策も必要になる。
【０００３】
そこで、例えば特許文献１には、ユーザーごとに所定容量分のパーソナルボックス（メモリ領域）を割り当てて、このパーソナルボックスに文書データを保存して利用する場合に、パスワードの入力を要求してパーソナルボックスへのアクセスを制限するとともに、パーソナルボックスに保存してから一定期間が経過した文書データを自動的に削除する技術が開示されている。
【０００４】
【特許文献１】特開平１１−１９６２４５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１に記載の技術では、パーソナルボックスを開設するための処理に手間がかかるという難点があった。また、ユーザーごとに決められた容量のメモリ領域をパーソナルボックスに割り当てるため、多数のユーザーで利用するには大容量のデータ蓄積装置（ハードディスク等）が必要となり、コストアップになるという欠点もあった。さらに、パーソナルボックスは限られた容量であるため、メモリフルにならないように、文書データの保存期間を短く設定する必要があった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る文書処理装置は、ユーザー認証されたユーザーのアカウントを登録するアカウント登録手段と、アカウントを登録済みのユーザーの操作にしたがって保存された文書データに、当該ユーザーのアカウントを関連付ける関連付け手段と、アカウントを関連付けて保存された文書データのジョブを、当該アカウントを登録済みのユーザーから受け付けるジョブ管理手段とを備えるものである。
【０００７】
本発明に係る文書処理装置においては、ユーザー認証によって認証されたユーザーのアカウントを登録しておき、アカウント登録済みのユーザーの操作にしたがって保存された文書データには、そのユーザーのアカウントを関連付けておく。そして、アカウントを関連付けて保存された文書データのジョブは、そのアカウントを登録してあるユーザーから受け付ける。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、わざわざパーソナルボックスを開設しなくても、アカウントを登録するだけで簡単に文書データを保存し、あとで再利用することができる。このため、従来のようにパーソナルボックスのメモリフル対策として文書データの保存期間を短く設定する必要がなくなる。したがって、ユーザーの利便性が向上する。また、文書データごとにメモリ容量を確保すればよいため、ハードディスク等のデータ蓄積装置のメモリ領域を効率良く使用することができる。また、アカウントを関連付けて保存した文書データのジョブに関しては、アカウントを登録してあるユーザーから受け付けるものとなっているため、文書データの利用者をアカウント登録済みのユーザーに制限することができる。このため、アカウントを関連付けて保存した文書データは、そのアカウントを登録したユーザーしか利用できなくなる。したがって、文書データのセキュリティを確保することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００１０】
図１は本発明の実施形態に係る文書処理装置の構成例を示すブロック図である。この文書処理装置は、例えば、デジタル複合機を構成するものであって、大きくは、コントローラ１と、操作パネル２と、スキャナ部３と、プリンタ部４とを備えている。
【００１１】
コントローラ１は、文書処理装置全体の処理動作を統括的に制御するものである。コントローラ１は、ＣＰＵ(Central Processing Unit)５と、ＲＯＭ(Read-Only Memory)６と、ＲＡＭ(Random Access Memory)７と、不揮発性メモリ(NVRAM)８と、ハードディスク(HDD;Hard Disk Drive)９と、画像処理部１０と、パネルインターフェース１１と、通信インターフェース１２と、デバイスインターフェース１３と、ＬＡＮ接続部１４と、シリアル接続部１５と、ＵＳＢ接続部１６と、モデム１７とを備えている。このうち、ＣＰＵ５と、ＲＯＭ６と、ＲＡＭ７と、不揮発性メモリ８と、ハードディスク９と、画像処理部１０と、パネルインターフェース１１と、通信インターフェース１２と、デバイスインターフェース１３は、それぞれ共通のバス（メモリバス、ＰＣＩバスなど）１８に接続されている。
【００１２】
ＣＰＵ５は、ＲＯＭ６に格納されたプログラムにしたがって各種の処理を行なうものである。ＲＯＭ６は、上記プログラムや制御用のデータなどを格納するものである。ＲＯＭ６は、読み出し専用のメモリであるが、データの消去と書き込みを電気的に行なえるフラッシュメモリを用いて構成することも可能である。ＲＡＭ７は、プログラム動作のためのシステムメモリや、画像処理のためのページメモリなどに利用されるものである。
【００１３】
不揮発性メモリ８は、例えばＥＥＰＲＯＭ(Electrically Erasable Programmable Read-Only Memory)からなるもので、不揮発性のデータ、画質調整、各種の設定パラメータ、各種の履歴情報などを格納するために利用されるものである。ハードディスク９は、文書処理装置に内蔵された大容量の蓄積装置であって、文書データや各種の履歴情報などを格納するために利用されるものである。
【００１４】
画像処理部１０は、予め設定された画像処理プログラムにしたがって種々の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、伸張圧縮、画像回転、スクリーン生成などの処理）を画像データに施すものである。パネルインターフェース１１は、ユーザーインターフェースとなる操作パネル２との間で操作用データのやり取りを行なうものである。
【００１５】
通信インターフェース１２は、各種の外部装置を文書処理装置に接続したり、文書処理装置をネットワークに接続したりするためのインターフェースである。デバイスインターフェース１３は、入出力デバイスとの間で各種のデータの受け渡しを行なうものである。
【００１６】
ＬＡＮ接続部１４は、ＬＡＮ(Local Area Network)で構築されたネットワークに文書処理装置を接続するためのもので、例えば、１０Ｂａｓｅ−Ｔや１００Ｂａｓｅ−Ｔ、各種の無線ＬＡＮによるネットワークへの接続を行なう。シリアル接続部１５は、シリアル方式でデータの転送を行なう各種のシリアル機器を文書処理装置に接続するためのものである。シリアル接続部１５には、例えば、ＲＳ２３２Ｃ規格に対応したカードリーダ１９が接続されている。
【００１７】
カードリーダ１９は、ＩＣカード２０に記憶されたデータの読み出しを行なうものである。カードリーダ１９及びＩＣカード２０は、非接触型、接触型のどちらでもよいが、本実施形態では非接触型を採用するものとする。ＩＣカード２０には、ユーザーが文書処理装置を使用する際に必要となるアカウント（ユーザーアカウント）が記憶されている。本発明で使用するアカウント（ユーザーアカウント）は、文書処理装置を利用するユーザーを一意に識別するための標識となる文字列であって、例えば、所定の文字数で英字、数字、記号を適宜組み合わせて構成されるものである。
【００１８】
ＵＳＢ接続部１６は、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)規格でデータの転送を行なう各種のＵＳＢ機器を文書処理装置に接続するためのもので、例えば、ＵＳＢ１．１規格に対応した機器やＵＳＢ２．０に対応した機器の接続を行なうものである。モデム１７は、公衆回線への接続を行なうモデム制御部を含むもので、ファクス送信機能を実現するものである。
【００１９】
一方、操作パネル２は、文書処理装置を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするユーザーインタフェースとなるものである。操作パネル２は、例えば、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部２１と、各種のボタン、スイッチ、キー等を用いた操作部２２とによって構成されている。
【００２０】
スキャナ部３は、文書データ（画像データ）を入力する入力デバイスとなるものである。スキャナ部３は、プラテンガラス等の原稿台にセット（載置）された原稿の画像を光学的に読み取って文書データ（画像データ）を生成するイメージスキャナ等によって構成されるものである。スキャナ部３は、原稿トレイにセットされた原稿を１枚ずつ読取位置に搬送する自動原稿搬送機能や、原稿の両面の画像を読み取る両面読取機能を備えた構成を採用することが可能である。
【００２１】
プリンタ部４は、文書データをプリント出力する出力デバイスとなるものである。プリンタ部４は、文書データをインク、トナー等を用いてシートにプリントするプリントエンジンを用いて構成されるものである。
【００２２】
上記構成からなる文書処理装置は、ユーザーに対して各種のサービスを提供するものである。文書処理装置が提供するサービスには、コピーサービス、プリントサービス、ファクス送信サービス、スキャン蓄積サービスなどがある。コピーサービスは、原稿の画像をシートにコピーするサービスであり、プリントサービスは、プリント用のデータをシートにプリントするサービスである。また、スキャン蓄積サービスは、スキャナ部３で読み取った原稿のデータをハードディスク９に蓄積するサービスであり、ファックス送信サービスは、ファクス用のデータをユーザー指定の宛先（ＦＡＸ番号宛て）にファクス送信するサービスである。本実施形態においては、上記４つのサービスの中から、代表的なサービスとして、コピーサービスとプリントサービスを例示するものとする。
【００２３】
図２は本発明の実施形態に係る文書処理装置の外観図である。図示のように文書処理装置１００にはカードリーダ１９が接続され、このカードリーダ１９にＩＣカード２０をかざす（近づける、軽く接触させる）ことで、ＩＣカード２０に記憶されたアカウントがカードリーダ１９に読み取られるものとなっている。なお、アカウントの取り込みは、ＩＣカード２０からの読み取りに限らず、携帯電話やＰＤＡ(Personal Digital Assistance)などの携帯情報端末から読み取るものであってもよい。また、ユーザーが操作パネル２から入力したアカウントを取り込むものであってもよい。
【００２４】
図３は本発明の実施形態に係る文書処理装置の機能ブロック図である。図２において、ユーザー認証部２３は、カードリーダ１９で読み取ったアカウントを用いてユーザー認証を行なうものである。
【００２５】
アカウント管理部２４は、アカウントの管理に係る種々の処理、すなわちアカウントの登録、アカウントの有効期間の設定、アカウントの有効期間の延長、アカウントの有効期間の期限切れの監視、アカウントの削除などの処理を行なうものである。
【００２６】
図４はアカウント管理部２４がアカウントの管理に用いるアカウント管理テーブルの一例を示す図である。図示のようにアカウント管理テーブルには、ユーザーごとのアカウントと、各々のアカウントの有効期限が互いに対応付けて登録（設定）されている。アカウント管理テーブルは不揮発性メモリ８に保持されるものである。
【００２７】
文書管理部２５は、文書データの管理に係る種々の処理、すなわち文書データの保存、文書データの保存期間の設定、文書データの保存期間の延長、文書データの保存期間の期限切れの監視、文書データの削除などの処理を行なうものである。
【００２８】
図５は文書管理部２５が文書データの管理に用いる文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、ハードディスク９に保存されている文書データの文書名（ファイル名）と、各々の文書データに関連付けられたアカウントと、各々の文書データの保存期間が互いに対応付けて登録（設定）されている。文書管理テーブルは不揮発性メモリ８に保持されるものである。
【００２９】
関連付け部２６は、文書データとアカウントを関連付ける処理を行なうものである。
【００３０】
ジョブ管理部２７は、スキャナ部３やプリンタ部４を用いたジョブ（コピージョブ、プリントジョブなど）を管理するもので、より具体的には、ユーザーからのジョブの受け付け、スキャナ部３への原稿読み取り実行命令、プリンタ部４へのプリント実行命令などの処理を行なうものである。
【００３１】
履歴管理部２８は、各種の履歴情報の保持、履歴情報の出力制御などの処理を行なうものである。
【００３２】
以上のユーザー認証部２３、アカウント管理部２４、文書管理部２５、関連付け部２６、ジョブ管理部２７、履歴管理部２８の各機能部は、上記ＣＰＵ５がＲＯＭ６あるいはハードディスク９等に格納されたプログラムをＲＡＭ７に読み出して実行することにより実現されるものである。そのためのプログラムは、予め文書処理装置にインストールされていてもよいし、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤを含む）、磁気ディスク（ＦＤを含む）、光磁気ディスク（ＭＤを含む）、半導体メモリ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に格納して提供されてもよいし、有線あるいは無線などの通信網を介して提供されてもよい。
【００３３】
図６及び図７は文書処理装置で行なわれるサービス提供処理の手順を示すフローチャートである。このサービス提供処理は、文書処理装置を使用するユーザーに所定のサービス（コピーサービス、プリントサービスなど）を提供する際に行なわれるものであって、アカウントの登録、アカウントの有効期間の設定、アカウントの有効期間の延長、文書データの保存、文書データの保存期間の設定などの処理を含むものである。
【００３４】
まず、ユーザー認証部２３でユーザー認証が行なわれたかどうかを繰り返し確認し（ステップＳ１）、ユーザー認証が行なわれた場合は、ユーザー認証部２３で認証したユーザーのアカウントを取得する（ステップＳ２）。ユーザー認証処理は、ユーザーが手持ちのＩＣカード２０をカードリーダ１９にかざしたときに、ＩＣカード２０からカードリーダ１９が読み出したアカウント（ユーザーアカウント）を用いて行われる。
【００３５】
次に、今回のユーザー認証処理で認証されたユーザーが、アカウントを登録済みのユーザーであるかどうかを確認する（ステップＳ３）。具体的には、今回のユーザー認証処理で認証したユーザーのアカウントと同じものが、アカウント管理テーブル（図４参照）に登録済みのアカウントの中に存在するかどうかを確認し、存在すれば登録済みのユーザーであると判断し、存在しなければ登録済みのユーザーではないと判断する。
【００３６】
ここで、登録済みのユーザーではない（新規のユーザーである）と判断すると、操作パネル２にアカウント登録確認画面を表示する（ステップＳ４）。アカウント登録確認画面は、ユーザーにアカウントの登録を行なうかどうかを確認（問い合わせ）するための画面である。アカウント登録確認画面には、例えば、「アカウントを登録しますか？」という問い合わせのメッセージとともに、ユーザー選択用ボタンとして「はい」ボタンと「いいえ」ボタンを表示する。
【００３７】
次に、ユーザーがアカウントの登録を選択したかどうかを判断する（ステップＳ５）。具体的には、上記アカウント登録確認画面でユーザーが「はい」ボタンを選択（押下）した場合は、アカウントの登録を選択したと判断し、ユーザーが「いいえ」ボタンを選択（押下）した場合は、アカウントの登録を選択しなかったと判断する。このようにアカウントを登録するかどうかをユーザーに選択させることにより、アカウントの登録を希望したユーザーのアカウントだけをアカウント管理テーブルに登録させることができる。
【００３８】
ユーザーがアカウントの登録を選択した場合は、アカウントの有効期間を入力するための入力画面を操作パネル２に表示する（ステップＳ６）。有効期間の入力画面には、予め用意された複数の固定値（例えば、３日間、１週間、１ヶ月間など）からユーザーが所望の値を選択できる第１のサブ入力画面と、ユーザーが所望の有効期間を直接入力できる第２のサブ入力画面がある。そして、いずれか一方のサブ入力画面でアカウントの有効期間がユーザーの操作によって入力されると、その入力情報にしたがってアカウントの有効期間を設定するとともに、この有効期間と対応付けてユーザーのアカウントをアカウント管理テーブルに登録する（ステップＳ７〜Ｓ９）。
【００３９】
これにより、文書処理装置を使用する各々のユーザーごとに、ユーザーのアカウントと、当該アカウントの有効期間を、１：１の対応関係でアカウント管理テーブルに登録することができる。また、アカウントの有効期間をユーザーからの入力で受け付けることにより、ユーザーが希望する期間でアカウントの有効期間を設定することができる。なお、アカウントの有効期間は、現時点を起点とした期間の長さ（時間、日数、月数など）で指定する方式でもよいし、有効期間が切れる期限（日にち、日時など）で指定する方式でもよい。また、上記ステップＳ９においては、上記ステップＳ２で取得したユーザーのアカウントを登録することになる。
【００４０】
一方、上記ステップＳ３において、登録済みのユーザーであると判断した場合は、当該登録済みのユーザーのアカウントに対応付けて設定されているアカウントの有効期間を表示して、当該有効期間を延長するかどうかをユーザーに問い合わせる（ステップＳ１０）。例えば、操作パネル２の操作画面に「あなたのアカウントは５月１５日まで有効です。有効期間を延長しますか？」という問い合わせのメッセージとともに、ユーザー選択用ボタンとして「はい」ボタンと「いいえ」ボタンを表示する。
【００４１】
そして、ユーザーが有効期間の延長を選択した場合（ステップＳ１１でＹｅｓの場合）は、上記同様に有効期間の入力画面（第１のサブ入力画面、第２のサブ入力画面）を操作パネル２に表示して、アカウントの有効期間をどの程度延長するかの入力を受け付けて、アカウントの有効期間を延長する（ステップＳ１２）。このようにアカウントの有効期間を延長するかどうかをユーザーに選択させることにより、一旦、アカウントの有効期間を設定した後でも、ユーザーの希望に応じてアカウントの有効期間を延長することができる。また、ユーザーが有効期間の延長を選択しなかった場合（ステップＳ１１でＮｏの場合）は、アカウントの有効期間を延長しない。ちなみに、ステップＳ１〜Ｓ１２の処理はアカウント管理部２４で行なわれるものである。
【００４２】
続いて、上記ステップＳ２で取得したユーザーのアカウントに関連付けられた文書データが保存されているかどうかを確認する（ステップＳ１３）。このステップＳ１３においては、文書管理テーブルに登録されている関連付けアカウントの中に、今回の処理で取得したアカウントに一致するものがあればＹｅｓと判断し、一致するものがなければＮｏと判断する。そして、今回の処理で取得したアカウントに関連付けられた文書データが保存されていた場合は、これに該当する文書データの文書名を操作パネル２に一覧で表示する（ステップＳ１４）。例えば、今回の処理で取得したアカウントに関連付けられた文書データが合計３つ保存されていた場合は、それら３つの文書データの文書名を一覧で表示する。このステップＳ１３、Ｓ１４の処理は文書管理部２５で行なわれるものである。
【００４３】
続いて、モード選択画面を操作パネル２に表示する（ステップＳ１５）。このとき、上記ステップＳ１４で文書の一覧を表示した場合は、モード選択画面と一緒に文書の一覧を表示する。モード選択画面には、処理モードの選択肢として、例えば、コピーモードとプリントモードが用意されている。コピーモードは、原稿の画像を読み取るとともに、この読み取りによって得られる文書データ（画像データ）をシートにプリント出力する処理モードである。プリントモードは、予めハードディスク９に保存してある文書データをシートにプリント出力する処理モードである。ユーザーは、操作パネル２に表示されたモード選択画面で、所望の処理モード（コピーモード又はプリントモード）と、当該処理モードに関する処理条件（例えば、出力枚数、出力部数、カラー出力、白黒出力、コピー倍率、シートサイズ、シート紙質など）を選択することになる。
【００４４】
また、モード選択画面に処理モード選択用のボタン（コピーボタン、プリントボタン）と処理開始を指示するスタートボタンが設けられている場合を想定すると、コピーモードを所望するユーザーと、プリントモードを所望するユーザーは、それぞれ次のような操作を行なってジョブの開始を指示する。まず、コピーモードを所望するユーザーは、コピー用の原稿をスキャナ部３の原稿台又は原稿トレイにセットする前、又はセットした後にコピーボタンを押下し、その後でスタートボタンを押下することにより、コピージョブの開始を指示する。また、プリントモードを所望するユーザーは、プリント対象となる１つ又は複数の文書データを選択する前、又は選択した後にプリントボタンを押下し、その後でスタートボタンを押下することにより、プリントジョブの開始を指示する。
【００４５】
このように文書処理装置の利用者であるユーザーをアカウントで特定し、このアカウントに関連付けられた文書データが保存されている場合は、この文書データを一覧で表示して処理モードの選択を受け付ける一方、ユーザーのアカウントに関連付けられた文書データが保存されていない場合は、文書データを表示しないで処理モードの選択を受け付けることにより、予めアカウントを登録してあるユーザーで、かつ文書データを保存してあるユーザーに対してのみ、保存済みの文書データの選択と、当該文書データのプリント指示を受け付けることができる。
【００４６】
次いで、上記モード選択画面でユーザーからプリントジョブ又はコピージョブの開始が指示されたかどうかを繰り返し確認する（ステップＳ１６、Ｓ１７）。そして、プリントジョブの開始が指示された場合は、上記モード選択画面でユーザーが選択した文書データをプリンタ部４でシートにプリント出力する（ステップＳ１８）。
【００４７】
また、コピージョブの開始が指示された場合は、スキャナ部３で原稿の画像を読み取って文書データ（画像データ）を生成し、この文書データをハードディスク９に保存する（ステップＳ１９）。次いで、ハードディスク９に保存した文書データに、今回の処理で取得したユーザーのアカウントを関連付けた後（ステップＳ２０）、当該文書データをプリンタ部４でシートにプリント出力する（ステップＳ２１）。文書データとアカウントの関連付けは、文書データの文書名と当該文書データに関連付けたアカウントを文書管理テーブルに登録することで行なう。ちなみに、ステップＳ１５〜Ｓ１７の処理とステップＳ１９におけるスキャナ部３への原稿読み取り実行命令とステップＳ１８、Ｓ２１におけるプリンタ部４へのプリント実行命令はジョブ管理部２７で行なわれるものである。また、ステップＳ１９における文書データの保存は文書管理部２５で行なわれ、ステップＳ２０の処理は関連付け部２６で行なわれるものである。
【００４８】
続いて、プリンタ部４でプリント出力した文書データをそのまま保存しておくかどうかをユーザーに問い合わせる（ステップＳ２２）。この問い合わせは、例えば、操作パネル２の操作画面に「今回使用した文書データを保存しておきますか？」というメッセージとともに、ユーザー選択用ボタンとして「はい」ボタンと「いいえ」ボタンを表示することで行なう。そして、ユーザーが文書データの保存を選択しなかった場合（「いいえ」ボタンを押下した場合）は、今回の処理でハードディスク９に保存した文書データを削除するとともに、この文書データに関連して文書管理テーブルに登録した文書名及びアカウントを削除する（ステップＳ２３）。このように文書データを保存しておくかどうかをユーザーに選択させることにより、文書データの保存を希望したユーザーの文書データは保存したままとし、文書データの保存を希望しないユーザーの文書データは即座に削除することができる。
【００４９】
これに対して、ユーザーが文書データの保存を選択した場合（「はい」ボタンを押下した場合）は、文書データの保存期間を入力するための入力画面を操作パネル２に表示する（ステップＳ２４）。保存期間の入力は、上述した有効期間の入力と同様に行なう。すなわち、保存期間の入力画面内に第１のサブ入力画面と第２のサブ入力画面を同時に表示し、いずれか一方のサブ入力画面で文書データの保存期間が入力された場合に、その入力情報にしたがって文書データの保存期間を文書管理テーブルに設定（登録）する（ステップＳ２５〜Ｓ２７）。
【００５０】
これにより、各々の文書データごとに、文書データの文書名と、文書データに関連付けられたアカウントと、文書データの保存期間を、文書管理テーブルに登録することができる。また、文書データの保存期間をユーザーからの入力で受け付けることにより、ユーザーが希望する期間で文書データの保存期間を設定することができる。ちなみに、ステップＳ２２〜Ｓ２７の処理は文書管理部２５で行なわれるものである。
【００５１】
図８は文書処理装置で行なわれるアカウント／文書削除処理の手順を示すフローチャートである。このアカウント／文書削除処理は、文書処理装置の電源が投入された状態で、所定の時間が経過するたびに繰り返し実行されるものである。したがって、例えば、所定の時間が１時間で設定されている場合は、電源投入後、１時間間隔で上記アカウント／文書削除処理が繰り返し行なわれることになる。
【００５２】
まず、アカウント管理テーブルに登録されている全てのアカウントの中から、有効期間の期限が切れているアカウントがあるかどうかを検索する（ステップＳ３１）。次に、検索結果として、期限切れのアカウントが存在した場合（ステップＳ３２でＹｅｓの場合）は、そのアカウントに関連付けられた文書データが文書管理テーブルに登録されているかどうかを確認する（ステップＳ３３）。そして、期限切れのアカウントに関連付けられた文書データが存在した場合は、その文書データを削除してから、期限切れのアカウントを削除し、期限切れのアカウントに関連付けられた文書データが存在しなかった場合は、期限切れのアカウントを削除する（ステップＳ３４、Ｓ３５）。また、期限切れのアカウントが存在しなかった場合（ステップＳ３２でＮｏの場合）は、文書データ及びアカウントの削除を行なわない。これにより、有効期間の期限が切れたアカウントと、当該アカウントに関連付けられた文書データを自動的に削除することができる。ちなみに、ステップＳ３１、Ｓ３２、Ｓ３５の処理はアカウント管理部２４で行なわれ、ステップＳ３３、Ｓ３４の処理はアカウント管理部２４からの指示にしたがって文書管理部２５で行なわれるものである。
【００５３】
続いて、文書管理テーブルに登録されている全ての文書データの中から、保存期間の期限が切れている文書データがあるかどうかを検索する（ステップＳ３６）。次に、検索結果として、期限切れの文書データが存在した場合（ステップＳ３７でＹｅｓの場合）は、その文書データを削除する（ステップＳ３８）。また、期限切れの文書データが存在しなかった場合は、そのまま処理を終える。これにより、保存期間の期限が切れた文書データを自動的に削除することができる。ちなみに、ステップＳ３６〜Ｓ３８の処理は文書管理部２５で行なわれるものである。
【００５４】
図９は文書処理装置で行なわれる保存期間設定処理の手順を示すフローチャートである。この保存期間設定処理は上記ステップＳ２７で文書管理部２５が文書データの保存期間を設定する際に適用されるものである。まず、上記保存期間の入力画面を用いてユーザーが文書データの保存期間を入力すると、今回の処理で保存しようとしている文書データに関連付けられたアカウントの有効期間をアカウント管理テーブルから読み出して、上記入力画面でユーザーが入力した文書データの保存期間とアカウントの有効期間を比較する（ステップＳ４１、Ｓ４２）。
【００５５】
次に、比較結果として、ユーザーが入力した文書データの保存期間がアカウントの有効期間よりも長い場合（ステップＳ４３でＹｅｓの場合）は、入力された文書データの保存期間が長すぎる旨の警告メッセージを入力画面に表示して、保存期間の再入力をユーザーに促した後（ステップＳ４４）、上記ステップＳ４１に戻る。また、ユーザーが入力した文書データの保存期間が、アカウントの有効期間と同じかそれよりも短い場合（ステップＳ４３でＮｏの場合）は、ユーザーが入力した保存期間を文書管理テーブルに登録する（ステップＳ４５）。
【００５６】
これにより、「文書データの保存期間≦アカウントの有効期間」の条件を常に満たすように、各々の期間を設定することができる。なお、ここでは、警告表示を行なって保存期間の再入力をユーザーに促すことにより、上記条件を満たすように制御するものとしたが、本発明はこれに限るものではない。例えば、アカウントの有効期間に合わせて文書データの保存期間を自動的に調整（短縮）したり、ユーザーによって入力された文書データの保存期間に合わせてアカウントの有効期間を自動的に調整（延長）したり、入力画面で文書データの保存期間を入力する際に、アカウントの有効期間よりも長い期間で文書データの保存期間を入力（指定）できないように制限したりしてもよい。
【００５７】
図１０は文書処理装置で行なわれる履歴管理処理の手順をフローチャートである。この履歴管理処理は履歴管理部２８で行なわれるものである。また、履歴情報の保持は、不揮発性メモリ８への書き込みによって行なわれるものである。
【００５８】
まず、ユーザー認証部２３でアカウントを用いてユーザー認証が行なわれると、そのアカウントに関する履歴情報として、ログイン日時の情報を保持する（ステップＳ５１、Ｓ５２）。
【００５９】
その後、スキャナ部３で原稿の読み取りが行なわれると、上記アカウントに関連付けられた文書データに関する履歴情報として、読み取りの日時、原稿枚数、原稿サイズ等の情報を保持する（ステップＳ５３、Ｓ５４）。
【００６０】
また、プリンタ部４で文書データのプリントが行なわれると、上記アカウントに関連付けられた文書データに関する履歴情報として、プリントの日時、プリント枚数、シートサイズ等の情報を保持する（ステップＳ５５、Ｓ５６）。
【００６１】
また、文書データの削除が行なわれると、上記アカウントに関連付けられた文書データに関する履歴情報として、文書データの削除日時、削除した文書名等の情報を保持する（ステップＳ５７、Ｓ５８）。
【００６２】
また、アカウントを登録済みのユーザーから履歴情報の出力要求を受けると、上記アカウントに関する履歴情報と、上記アカウントに関連付けられた文書データに関する履歴情報を操作パネル２に表示する（ステップＳ５９、Ｓ６０）。なお、アカウントを登録済みのユーザーから出力要求があった履歴情報は、プリンタ部４でシートにプリントしたり、ネットワーク経由でユーザ端末宛てに送信したりすることで出力してもよい。
【００６３】
その後、作業が終了かどうかを確認する（ステップＳ６１）。そして、作業が終了していない場合は、上記ステップＳ５３に戻り、作業が終了した場合は、上記アカウントに関する履歴情報として、ログアウト日時の情報を保持する（ステップＳ６２）。
【００６４】
このようにアカウント登録済みのユーザーが文書処理装置を使用する場合に、アカウント管理テーブルに登録済みのアカウントごとに、アカウントに関する履歴情報や、そのアカウントに関連付けられた文書データに関する履歴情報を保持しておき、そのユーザーから出力要求に応じて履歴情報を表示等で出力することにより、ユーザーは、自身のアカウントに対応して保持されている履歴情報をいつでも参照することができる。このため、アカウントを登録済みのユーザーは、例えば、前回の処理で設定したジョブ内容（例えば、シートサイズ等）を参照して今回のジョブ内容を設定することができる。
【００６５】
図１１は文書処理装置で行なわれる文書入力処理の手順をフローチャートである。まず、ネットワークを介してプリント用の文書データを受信したかどうかを確認し（ステップＳ７１）、文書データをプリントジョブやメール等で受信した場合は、その受信データ（文書データを含む）をハードディスク９に保存する（ステップＳ７２）。次に、先ほど受信した文書データにユーザーのアカウントが付加されている場合は、そのアカウントと同じものがアカウント管理テーブルに登録されているかどうかを確認する（ステップＳ７３）。そして、登録済みのアカウントが付加されている場合は、そのアカウントを先ほど保存した文書データに関連付けて保存しておく（ステップＳ７４）。
【００６６】
これにより、アカウントを登録してあるユーザーは、わざわざ文書処理装置の設置場所まで出向かなくても、自宅等に設置してある自身のユーザー端末からのリモート操作で、所望の文書データをアカウントと関連付けて文書処理装置に保存することができる。ちなみに、ステップＳ７１、Ｓ７２の処理は文書管理部２５で行なわれ、ステップＳ７３の処理はアカウント管理部２４で行なわれ、ステップＳ７４の処理は関連付け部２６で行なわれるものである。
【００６７】
なお、上記実施形態においては、文書処理装置内のユーザー認証部２３でユーザー認証を行なうものとしたが、本発明はこれに限らず、例えば、文書処理装置がインターネットに接続されている場合は、インターネット上で認証サービスを提供する認証サーバーでユーザー認証を行なうようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の実施形態に係る文書処理装置の構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書処理装置の外観図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書処理装置の機能ブロック図である。
【図４】アカウント管理テーブルの一例を示す図である。
【図５】文書管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】サービス提供処理の手順を示すフローチャート（その１）である。
【図７】サービス提供処理の手順を示すフローチャート（その２）である。
【図８】アカウント／文書削除処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】保存期間設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】履歴管理処理の手順をフローチャートである。
【図１１】文書入力処理の手順をフローチャートである。
【符号の説明】
【００６９】
１…コントローラ、２…操作パネル、３…スキャナ部、４…プリンタ部、５…ＣＰＵ、６…ＲＯＭ、７…ＲＡＭ、８…不揮発性メモリ、９…ハードディスク、１９…カードリーダ、２０…ＩＣカード、２３…ユーザー認証部、２４…アカウント管理部、２５…文書管理部、２６…関連付け部、２７…ジョブ管理部、２８…履歴管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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