(57)【要約】【課題】特別な管理システムを導入することなく作業期日等のある文書を簡易な手法で管理することのできる文書管理装置を提供する。【解決手段】文書データを登録し管理する文書管理装置１において、文書データの作業予定情報を含む作業関連情報及び少なくとも作業予定情報の通知先情報を含み文書データの管理に関する文書管理情報を取得する入力部２と、文書データを記憶する文書サーバ５と、文書データに入力部２により取得された作業関連情報及び文書管理情報を付帯情報として対応付け、文書データを付帯情報とともに文書サーバ５に記憶させる文書登録処理部６２と、作業関連情報に基づき、所定期間内に作業予定のある文書データを抽出する作業予定抽出処理部６３と、文書管理情報に基づき、作業予定情報の通知先を抽出する通知先抽出処理部６４と、通知先抽出処理部６４によって抽出された通知先に作業予定情報を通知する通信部４と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを登録し管理する文書管理装置において、
登録対象である文書データの作業予定情報を含む作業関連情報及び少なくとも前記文書データの作業予定情報の通知先情報を含み前記文書データの管理に関する文書管理情報を取得する情報取得手段と、
前記文書データを記憶する記憶手段と、
前記登録対象である文書データに前記情報取得手段により取得された前記作業関連情報及び前記文書管理情報を付帯情報として対応付け、前記文書データを前記付帯情報とともに前記記憶手段に記憶させる文書登録手段と、
前記作業関連情報に基づき、所定期間内に作業予定のある文書データを抽出する作業予定抽出手段と、
前記文書管理情報に基づき、前記文書データの作業予定情報の通知先を抽出する通知先抽出手段と、
前記通知先抽出手段によって抽出された通知先に前記文書データの作業予定情報を通知する通知手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記情報取得手段は、前記作業関連情報及び前記文書管理情報の入力を行う入力手段であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
文書データの文書種類を設定する文書種類設定手段を備え、
前記記憶手段は、前記文書データの文書種類と前記文書種類ごとの作業関連情報とを対応付けたテーブルを備え、
前記情報取得手段は、前記文書種類設定手段によって前記文書データの文書種類が設定されることにより、前記文書データに対応する作業関連情報を取得することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記作業予定情報を通知する通知時期を設定可能な通知時期設定手段を備えることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記作業関連情報及び前記文書管理情報を更新したときは、前記文書登録手段は、更新された前記作業関連情報及び前記文書管理情報を前記登録対象である文書データに付帯情報として対応付けて前記記憶手段に記憶させることを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記文書データに基づいて新たな文書データが生成されたときは、前記文書登録手段は、前記新たな文書データにもとの文書データのリンク情報を付帯情報として対応付け、及び又は、前記もとの文書データに前記新たな文書データのリンク情報を付帯情報として対応付けて、前記文書データを前記付帯情報とともに前記記憶手段に記憶させることを特徴とする請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の文書管理装置。
【請求項７】
文書データを登録し管理する文書管理システムにおいて、
少なくとも前記文書データを記憶する記憶手段と、
前記登録対象である文書データに登録対象である文書データの作業予定情報を含む作業関連情報及び少なくとも前記文書データの作業予定情報の通知先情報を含み前記文書データの管理に関する文書管理情報を付帯情報として対応付け、前記文書データを前記付帯情報とともに前記記憶手段に記憶させる文書登録手段と、
前記作業関連情報に基づき、所定期間内に作業予定のある文書データを抽出する作業予定抽出手段と、
前記文書管理情報に基づき、前記文書データの作業予定情報の通知先を抽出する通知先抽出手段と、
前記通知先抽出手段によって抽出された通知先に前記文書データの作業予定情報を通知する通知手段と、を備える文書管理装置と、
少なくとも前記作業関連情報及び前記文書管理情報を取得可能な情報取得手段と、を備えることを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及び文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書の中には、文書データの作成後も当該文書に関する作業（文書の内容の更新等）や、当該文書を参照（閲覧）して行う作業（文書に派生する作業）が必要になるものがある。例えば、予算策定における、年度や期毎に作成する予算計画の他、その予算計画に対する中間推定等の作業や、特許における、出願後に必要に応じて行う補正手続き、国内優先手続き、審査請求手続き等の作業が上げられる。また、個人においても、確定申告、年末調整等、年度ごとに行う各種手続き等の作業がある。
【０００３】
これらの作業には、作業期限のあるものもあり、期限管理を厳密に行う必要のあるものも多い。しかし、作業によっては、作業までの期間が長いもの、作業の頻度が低いものもあり、管理者等が時期等を管理したのでは、期限管理に誤りや漏れを生じるおそれがある。
【０００４】
また、後日文書の真正等を明らかにするために、文書データの参照（閲覧）、更新等がいつ、誰によって行われたのかを明らかにしておく必要性もある。
【０００５】
このため、例えば、文書の登録、更新、削除が行われた際には、当該文書に関連する文書を検索し、検索した文書を表示した文書目録シートを生成して、当該文書目録シートを自動的に出力してユーザに通知する文書管理方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。また、提出予定日、検証予定日が近い物件を担当者に通知することにより、プロジェクトにおける設計部門の工程管理を行う工程管理方法が提案されている。（例えば、特許文献２参照）。また、複数文書グループ中に未更新文書があると文書管理者にその旨を通知して、文書の更新漏れを把握することのできる文書更新管理装置も提案されている（例えば、特許文献３参照）。さらに、文書が登録、変更されたときに、設定されたアクセス権に応じて、文書の更新情報を通知する文書管理システムも提案されている（例えば、特許文献４参照）。また、期限通知の必要な文書を検出して、文書の関係者宛に期限通知を行う文書管理システムも提案されている（例えば、特許文献５参照）。さらに、文書の分類項目、保存期間等を含む管理情報を生成し、保存期間を過ぎた文書がある場合には関係部署に通知するデータ分類管理システムも提案されている（例えば、特許文献６参照）。これらの方法、システムによれば、文書の期限管理等を自動的に行うことができる。
【特許文献１】特開平１１−０２７４８７号公報
【特許文献２】特開平１１−２５０１２７号公報
【特許文献３】特開２００４−３６２２４４号公報
【特許文献４】特開２００５−１０７７１０号公報
【特許文献５】特開２００３−２１６４６７号公報
【特許文献６】特開２００１−０９２８４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、前記特許文献１から特許文献６に示された手法によれば、文書データとこれに関連する情報とをそれぞれデータベースに保存、管理するとともに、相互の情報をリンクさせることにより文書データの管理を行うものである。このため、これらの手法を用いるためには、文書データとこれに関連する情報とをリンクさせて管理するためのシステムを導入する必要があり、設備コストがかかるとの問題があった。
【０００７】
また、文書データそのものには、管理に関わる情報が付帯してないため、文書データ単独では作業日程等を管理することができないとの問題があった。
【０００８】
そこで、本発明は以上のような課題を解決するためになされたものであり、特別な管理システムを導入することなく作業期日等のある文書を簡易な手法で管理することのできる文書管理装置を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の文書管理装置は、文書データを登録し管理する文書管理装置において、
登録対象である文書データの作業予定情報を含む作業関連情報及び少なくとも前記文書データの作業予定情報の通知先情報を含み前記文書データの管理に関する文書管理情報を取得する情報取得手段と、
前記文書データを記憶する記憶手段と、
前記登録対象である文書データに前記情報取得手段により取得された前記作業関連情報及び前記文書管理情報を付帯情報として対応付け、前記文書データを前記付帯情報とともに前記記憶手段に記憶させる文書登録手段と、
前記作業関連情報に基づき、所定期間内に作業予定のある文書データを抽出する作業予定抽出手段と、
前記文書管理情報に基づき、前記文書データの作業予定情報の通知先を抽出する通知先抽出手段と、
前記通知先抽出手段によって抽出された通知先に前記文書データの作業予定情報を通知する通知手段と、を備えることを特徴としている。
【００１０】
また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、前記情報取得手段は、前記作業関連情報及び前記文書管理情報の入力を行う入力手段であることを特徴としている。
【００１１】
また、請求項３に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、文書データの文書種類を設定する文書種類設定手段を備え、
前記記憶手段は、前記文書データの文書種類と前記文書種類ごとの作業関連情報とを対応付けたテーブルを備え、
前記情報取得手段は、前記文書種類設定手段によって前記文書データの文書種類が設定されることにより、前記文書データに対応する作業関連情報を取得することを特徴としている。
【００１２】
請求項４に記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の文書管理装置において、前記作業予定情報を通知する通知時期を設定可能な通知時期設定手段を備えることを特徴としている。
【００１３】
さらに、請求項５に記載の発明は、請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の文書管理装置において、前記作業関連情報及び前記文書管理情報を更新したときは、前記文書登録手段は、更新された前記作業関連情報及び前記文書管理情報を前記登録対象である文書データに付帯情報として対応付けて前記記憶手段に記憶させることを特徴としている。
【００１４】
さらに、請求項６に記載の発明は、請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の文書管理装置において、前記文書データに基づいて新たな文書データが生成されたときは、前記文書登録手段は、前記新たな文書データにもとの文書データのリンク情報を付帯情報として対応付け、及び又は、前記もとの文書データに前記新たな文書データのリンク情報を付帯情報として対応付けて、前記文書データを前記付帯情報とともに前記記憶手段に記憶させることを特徴としている。
【００１５】
また、請求項７に記載の発明は、文書データを登録し管理する文書管理システムにおいて、
少なくとも前記文書データを記憶する記憶手段と、
前記登録対象である文書データに登録対象である文書データの作業予定情報を含む作業関連情報及び少なくとも前記文書データの作業予定情報の通知先情報を含み前記文書データの管理に関する文書管理情報を付帯情報として対応付け、前記文書データを前記付帯情報とともに前記記憶手段に記憶させる文書登録手段と、
前記作業関連情報に基づき、所定期間内に作業予定のある文書データを抽出する作業予定抽出手段と、
前記文書管理情報に基づき、前記文書データの作業予定情報の通知先を抽出する通知先抽出手段と、
前記通知先抽出手段によって抽出された通知先に前記文書データの作業予定情報を通知する通知手段と、を備える文書管理装置と、
少なくとも前記作業関連情報及び前記文書管理情報を取得可能な情報取得手段と、を備えることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１及び請求項７に記載された発明によれば、文書データに関する作業関連情報及び文書管理情報が文書データ自体の付帯情報として対応付けて記憶手段に記憶し、この作業関連情報に基づいて、作業予定のある文書データを抽出し、所定の通知先に通知する。これにより、例えばデータベースを用いて単に文書とこれに関連する情報とをリンクさせて文書データの管理を行う場合と比べて、特別なシステム等を導入することなく、作業予定のある文書データの作業管理等を簡易かつ適切に行うことができるという効果を奏する。
【００１７】
また、作業関連情報及び文書管理情報が文書データ自体に付帯しているので、文書データを電子メールやファクシミリ等で装置外部に送信等を行う場合でも、関連する情報を付帯させたまま文書データを送ることができ、文書データの管理に便宜である。
【００１８】
請求項２に記載された発明によれば、ユーザが入力手段から作業関連情報及び文書管理情報を入力することができるので、作業予定等について任意に詳細な設定を行うことができるという効果を奏する。
【００１９】
請求項３に記載された発明によれば、文書種類設定手段によって文書データの文書種類が選択されることにより、文書データに対応する作業関連情報が取得される。これにより、文書の種類によって定型的に定まる作業予定等がある場合には、ユーザによる入力の手間を省いて簡易かつ適切な作業予定を設定することができるという効果を奏する。
【００２０】
請求項４に記載された発明によれば、作業予定情報を通知する通知時期をユーザが任意に設定することができるので、装置の使用環境等に応じた作業予定の管理を行うことができるという効果を奏する。
【００２１】
請求項５に記載された発明によれば、作業関連情報及び文書管理情報を更新したときは、更新された作業関連情報及び文書管理情報が文書データに付帯されるので、文書データに常に最新の情報を付帯させておくことができ、文書の作業管理等を適切に行うことができるという効果を奏する。
【００２２】
請求項６に記載された発明によれば、文書データに基づいて新たな文書データが生成されたときは、新たな文書データ及びもとの文書データ双方にリンク情報を付帯させる。これにより、ある文書データに関連して生成された文書データがある場合に、付帯情報から関連文書の存在を知ることができ、文書の作業管理等を適切に行うことができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、図１から図５を参照しつつ、本発明に係る文書管理装置の一実施形態について説明する。ただし、発明の範囲は、図示例に限定されない。
【００２４】
図１は、本実施形態における文書管理装置１の概略構成を示す要部ブロック図である。本実施形態において文書管理装置１は、例えばプリンタ、コピー、ファクシミリ、スキャナ等の機能を備えるＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等に搭載されるものである。
【００２５】
図１に示すように、文書管理装置1は、入力部２、表示部３、通信部４、文書サーバ５及びこれら各部を統括的に制御する制御部６等を備えて構成されている。また、文書管理装置１にはコピー、ファクシミリ、スキャナ等、文書データを取得・生成する図示しないデータ生成部が接続されている。さらに、文書管理装置１は、例えば図示しないスイッチングハブ等を介してＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等の通信ネットワーク（以下単に「ネットワーク」と称する。）７に接続されている。ネットワーク７には複数の端末装置８等が接続されており、文書管理装置１は、ネットワーク７を介してネットワーク７に接続された端末装置８等の各種外部機器と通信可能に構成されている。
【００２６】
入力部２は、例えば図示しないカーソルキー、数字入力キー、及び各種機能キー等を備えたキーボード、マウス等のポインティングデバイス等を備えて構成されており、ユーザによる文書データの登録処理を指示する文書登録指示等の各種指示、各種情報の入力が可能となっている。
【００２７】
本実施形態においては、入力部２は、登録対象である文書データの作業予定に関する作業関連情報及び文書データの管理に関する文書管理情報を入力可能となっており、作業関連情報及び文書管理情報を取得する情報取得手段を構成している。また、後述のように、本実施形態においては入力部２により入力される文書管理情報には文書種類（カテゴリ）が含まれており、入力部２は、文書種類を入力する文書種類設定手段として機能する。また、入力部２により入力される作業関連情報には作業予定日等を通知する通知時期が含まれており、入力部２は、通知時期を入力する通知時期設定手段として機能する。入力部２は、キーボードに対するキー操作やマウス操作等により入力された指示信号を制御部６に出力するようになっている。
【００２８】
ここで、文書管理情報とは、例えば文書データを特定する文書ＩＤ、文書の登録日、文書作成者、文書管理者、文書承認者、その他関係者、文書名、文書種類（文書のカテゴリ）、関連文書等をいう。このうち、文書作成者、文書管理者、文書承認者、その他関係者についての情報は、文書データについての作業予定情報を通知する通知先を特定する通知先情報である。また、作業関連情報とは、文書データに関する作業内容、作業予定日（作業内容及び作業予定日を「作業予定情報」と称する。）、及びこれら作業予定情報についてユーザに通知する通知時期等をいう。なお、文書管理情報、作業関連情報の内容はここに例示したものに限定されない。文書管理情報、作業関連情報はここに列記した項目の一部のみからなっていてもよいし、他の項目が含まれていてもよい。例えば、当該文書データに作業予定があるか否かの情報が文書管理情報に含まれていてもよい。
【００２９】
表示部３は、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）ディスプレイやＥＬ（Electro Luminescence）ディスプレイ等で構成されている。表示部３は、制御部６から入力される表示信号の指示に従って画面上に各種入力・設定画面や、各機能の動作状況、処理状況等の各種情報を表示するようになっている。
【００３０】
本実施形態においては、表示部３は、例えば、文書データの管理に関する文書管理情報を設定する文書管理情報設定画面や文書データの作業予定に関する作業関連情報を設定する作業関連情報設定画面等を表示可能となっている。
【００３１】
図２に文書管理情報設定画面の一例を示す。図２に示すように、文書管理情報設定画面には、文書ＩＤを入力する文書ＩＤ入力欄、文書の登録日を入力する文書登録日入力欄、文書の作成者を入力する文書作成者入力欄、文書の管理者を入力する文書管理者入力欄、文書の承認者を入力する文書承認者入力欄、その他関係者を入力するその他関係者入力欄、文書名を入力する文書名入力欄、文書の種類を入力する文書種類入力欄、関連する文書の情報を入力する関連文書入力欄が設けられている。
【００３２】
また、図３に作業関連情報設定画面の一例を示す。図３に示すように、作業関連情報設定画面には、例えば作業内容を入力する作業内容入力欄、作業予定日を入力する作業予定日入力欄、作業予定の通知時期を入力する通知時期入力欄が設けられている。
【００３３】
ユーザは、表示部３に文書管理情報設定画面、作業関連情報設定画面を表示させて、入力部２を操作して前記各欄を介して文書データの文書管理情報、作業関連情報を入力することにより、文書データの文書管理情報、作業関連情報の各項目について設定可能となっている。
【００３４】
なお、表示部３の画面上に、透明電極を格子状に配置した感圧式（抵抗膜圧式）のタッチパネル（図示せず）が形成され、表示部３と入力部２とが一体に構成されるものとしてもよい。タッチパネルは、手指やタッチペン等で押下された力点のＸＹ座標を電圧値で検出し、検出された位置信号を指示信号として制御部６に出力するように構成される。この場合には、表示部３は入力部２とともに情報取得手段として機能する。
【００３５】
通信部４は、ＬＡＮアダプタやルータやＴＡ（Terminal Adapter）等によって構成され、専用線、或いはＩＳＤＮ回線等の通信回線を介してネットワーク７に接続された端末装置8等の各種外部装置との間の情報の送受信を行うようになっている。
【００３６】
次に、制御部６は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）（図示せず）システムプログラム等、各種の制御プログラム等を格納するＲＯＭ（Read Only Memory）、各種データを一時記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）（いずれも図示せず）等から構成される記憶部６１等を備えて構成されている。制御部６は、記憶部のＲＯＭ等に記憶されている各種プログラムを読み出してＲＡＭに展開し、展開したプログラムに従って各種処理を実行するように文書管理装置１の各部の動作を集中制御するようになっている。
【００３７】
また、本実施形態において記憶部６１は、例えば通信部４を介して外部の端末装置８等から文書データが送信された場合や図示しないデータ生成部により取得・生成された文書データ等が文書管理装置１に送られた場合に、当該文書データを一時的に保存するようになっている。
【００３８】
本実施形態においては、制御部６は、情報取得手段である入力部２等により取得された作業関連情報及び文書管理情報を文書データのヘッダ等に付帯情報として対応付け（保持させて）、当該文書データを付帯情報とともに記憶手段としての前記文書サーバ５に記憶させる文書登録手段としての文書登録処理部６２を備えている。
【００３９】
文書登録処理部６２は、記憶部６１に未登録の文書データがある場合に、当該文書データに作業関連情報及び文書管理情報を付帯情報として対応付けて文書サーバ５に記憶させるようになっている。また、すでに文書サーバ５に格納されている文書データの作業関連情報及び文書管理情報を変更する等の作業関連情報及び文書管理情報の更新された場合には、更新された作業関連情報及び文書管理情報を当該文書データと対応付けて文書サーバ５に格納する。作業関連情報及び文書管理情報が更新される場合としては、例えば入力部２から新たな作業予定が入力された場合がある。また、文書データに関して何らかの作業を行った結果、当該文書データに関連した新たな文書データが作成された場合には、新たな文書データの文書ＩＤ等の情報が、文書登録処理部６２によりもとの文書データの関連文書として文書管理情報に加えられる。なお、当該新たな文書データの文書管理情報にはもとの文書データの文書ＩＤ等が関連文書の情報として含められる。このように、ある文書データに関連して別の文書データが作成されたときに、互いの文書ＩＤ等を関連文書情報として付帯させることにより、関連する文書データを相互にリンクさせることができる。
【００４０】
文書登録処理部６２が文書データに作業関連情報及び文書管理情報を付帯情報として保持させる書式（記述言語）は、特に限定されないが、例えばマークアップ言語や、スキーマ言語と組み合わせてマークアップ言語となるメタ言語が好ましい。なお、マークアップ言語としては、ＳＧＭＬ（Standard Generalized Markup Language）、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）、ＴＥＸ等があり、メタ言語としては、ＸＭＬ（eXtensible Markup Language）等があるが、いずれの記述言語でも適用可能である。以下に、作業内容が「次期予算計画策定」であり、作業予定日が「２００６年７月３日」であり、作業予定日の１ヶ月前に通知を行う旨の作業関連情報が、ＸＭＬ形式により予算に関する文書データのヘッダに付帯情報として保持されている場合の例を示す。以下において、Action要素は作業予定に関する要素名、date属性は作業予定日、notice要素は通知に対する要素名、status属性は通知済みかどうかを示すフラグ、Unit属性は通知時期の単位を示している。なお、スキーマ言語はここに例示したものに限定されない。
<Action date=”2006-07-03” >       
// 作業予定日は２００６年７月３日
<notice status=“no” unit=”month”>1</notice>  
// １ヶ月前に通知。未通知状態
次期予算計画策定
</Action>
【００４１】
また、制御部６は、作業関連情報に基づき、所定期間内に作業予定のある文書データを抽出する作業予定抽出手段としての作業予定抽出処理部６３を備えている。
【００４２】
作業予定抽出処理部６３は、作業予定の設定がされている文書データについて、その作業予定時期と通知時期を随時チェックする。そして作業予定抽出処理部６３が作業予定の通知時期であり、かつ未通知であると判断する文書データがある場合には、当該作業予定のある文書データを、当該文書データに付帯する作業関連情報及び文書管理情報とともに抽出するようになっている。
【００４３】
さらに、制御部６は、文書管理情報に基づき、文書データの作業予定の通知先を抽出する通知先抽出手段としての通知先抽出処理部６４を備えている。
【００４４】
通知先抽出処理部６４は、作業予定抽出処理部６３によって抽出された文書データに付帯する文書管理情報から通知先情報（文書作成者、文書管理者、文書承認者、その他関係者についての情報）を抽出し、通信部４を動作させて抽出された通知先情報に含まれる通知先に作業内容、作業予定日を通知する。通知する手段としては、電子メール、ファックス送信等があるが、特に限定されない。例えば、文書管理情報として文書作成者と文書管理者の情報が文書データに付帯している場合、通知先抽出処理部６４は通信部４を動作させて当該文書データの作成者と管理者に対して当該文書データに関する作業内容、作業予定日を通知する電子メールを送信する。
【００４５】
なお、文書管理情報に複数の通知先情報が含まれている場合には、すべての通知先に対して通知を行ってもよいし、ユーザ等が複数の通知先の中から予め通知先を選択設定しておくようにしてもよい。複数の通知先の中から予め特定の通知先が選択されている場合には、当該選択された通知先のみに対して通知を行う。また、通知する内容は、作業内容、作業予定日に限定されない。作業対象である文書データ、文書データに付帯する各種の情報を合わせて通知するようにしてもよい。また、当該文書データに関連する関連文書がある場合には関連文書のリスト等を作業内容、作業予定日とともに通知してもよい。
【００４６】
次に、図４及び図５を参照しつつ、本実施形態における文書管理装置１の動作について具体的に説明する。
【００４７】
文書管理装置１に端末装置８等の外部装置から通信部４を介して文書データが送信された場合や図示しないデータ生成部により生成された文書データが文書管理装置１に送られた場合には、制御部６は、文書データを記憶部６１に一時保存させる。
【００４８】
図４に示すように、制御部６は、入力部２から文書データの登録を指示する文書登録指示信号が入力されたかを判断し（ステップＳ１）、入力されていなければ（ステップＳ１；ＮＯ）、信号が入力されるまで判断を繰り返す。なお、入力部２から文書データを破棄する指示信号が入力されたときには文書データを破棄して処理を終了する。
【００４９】
入力部２から文書登録指示信号が入力されると（ステップＳ１；ＹＥＳ）、制御部６は表示部３に文書管理情報設定画面（図２参照）を表示させ、入力部２から文書管理情報を入力させる（ステップＳ２）。制御部６は、当該文書データに作業予定がある旨が入力部２から入力された場合や、文書管理情報として作業予定ありと入力された場合、文書管理情報として入力された文書の種類から作業予定のある文書データであると判断される場合には（ステップＳ３；ＹＥＳ）、制御部６は、表示部３に作業関連情報設定画面（図３参照）を表示させて、入力部２から作業内容、作業予定日、通知時期等の作業関連情報を入力させる（ステップＳ４）。文書管理情報及び作業関連情報が入力されると、文書登録処理部６２は文書管理情報及び作業関連情報を文書データと関連付けて文書データの付帯情報とし（ステップＳ５）、文書データとともに文書サーバ５に格納する文書登録処理を行う（ステップＳ６）。他方、文書データが作業予定のないものであると判断される場合には（ステップＳ３；ＮＯ）、文書登録処理部６２は文書管理情報を文書データと関連付けて文書データの付帯情報とし（ステップＳ５）、文書データとともに文書サーバ５に格納する文書登録処理を行う（ステップＳ６）
【００５０】
図５に示すように、文書サーバ５に格納された文書データについては、制御部６が当該文書データに作業予定が設定されているか否かを判断し（ステップＳ７）、作業予定が設定されている場合には（ステップＳ７；ＹＥＳ）、さらに作業予定についての通知時期であるか否かを判断する（ステップＳ８）。通知時期である場合には、制御部６は当該作業予定について通知済みであるか否かを判断する（ステップＳ９）。通知済みでない場合には（ステップＳ９；ＮＯ）、作業予定抽出処理部６３により、もとの文書データ及びこれに対応する文書管理情報、作業関連情報を抽出される（ステップＳ１０）。さらに、通知先抽出処理部６４により文書管理情報から通知先情報が抽出され（ステップＳ１１）、通知先に作業内容、作業予定日等、必要事項が通知される（ステップＳ１２）。通知先への通知処理が完了すると、制御部６は、次に作業予定の有無を確認すべき文書データがあるかを判断し（ステップＳ１３）、他に作業予定の有無を確認すべき文書データがなければ（ステップＳ１３；ＮＯ）、処理を終了する。他に文書データがある場合（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、ステップＳ７に戻って、以下同様の処理を繰り返す。また、文書データに作業予定が設定されていない場合（ステップＳ７；ＮＯ）、作業予定は設定されているが通知時期でない場合（ステップＳ８；ＮＯ）、及び通知時期であるが、既に通知済みである場合（ステップＳ９；ＹＥＳ）には、制御部６は、次に作業予定の有無を確認すべき文書データがあるかを判断し（ステップＳ１３）、他に作業予定の有無を確認すべき文書データがなければ（ステップＳ１３；ＮＯ）、処理を終了する。他に文書データがある場合（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、ステップＳ７に戻って、以下同様の処理を繰り返す。
【００５１】
なお、文書データに関する作業の結果、もとの文書データに関連した新たな文書データが作成された場合には、もとの文書及び新たな文書データの双方にリンク情報を付帯させて、もとの文書と新たな文書データとを相互にリンクさせておくことが望ましい。具体的には、作業予定を通知する電子メールに対して新たに作成された文書データを添付して返信させて、添付された文書データの文書ＩＤ等をもとの文書データの関連文書として文書管理情報に含めさせて文書登録処理部６２により登録する、また、新たに作成された文書データを文書登録処理部６２により登録する際に、もとの文書データ文書ＩＤ等を関連文書の情報として文書管理情報に含めさせる等の手法により双方の文書データの付帯情報に各々のリンク先を記録させることができる。なお、もとの文書と新たな文書データとを相互にリンクさせる手法はこれに限定されない。
【００５２】
また、予め、ネットワーク７に接続されているユーザやユーザが所属するグループウエアのスケジューラ等を文書管理情報の通知先情報等に登録しておき、文書データに関する作業が行われた場合には、登録されたユーザやユーザが所属するグループウエアのスケジューラ等に作業予定等が通知されると作業予定が当該スケジューラ等に反映されるようにしてもよい。
【００５３】
以上のように、本実施形態によれば、文書データに関する作業関連情報及び文書管理情報を文書データ自体の付帯情報として対応付けて、作業予定の抽出、所定の通知先への通知等を行う。このように、文書データ自体の付帯情報に基づいて文書の作業予定管理を行うことができるので、例えばデータベースを用いて単に文書とこれに関連する情報とをリンクさせて文書データの管理を行う場合と比べて、特別なシステム等を導入することなく、作業予定のある文書データの作業管理等を簡易かつ適切に行うことができる。
【００５４】
また、作業関連情報及び文書管理情報が文書データ自体に付帯しているので、文書データを電子メールやファクシミリ等で装置外部に送信等を行う場合でも、関連する情報を付帯させたまま文書データを送ることができ、文書データの管理に便宜である。
【００５５】
また、作業関連情報及び文書管理情報を更新したときは、更新された作業関連情報及び文書管理情報が文書データに付帯されるので、文書データに常に最新の情報を付帯させておくことができ、文書の作業管理等を適切に行うことができる。
【００５６】
また、文書データに基づいて新たな文書データが生成されたときは、新たな文書データ及びもとの文書データ双方にリンク情報を付帯させる。これにより、ある文書データに関連して生成された文書データがある場合に、付帯情報から関連文書の存在を知ることができ、文書の作業管理等を適切に行うことができる。
【００５７】
なお、本実施形態においては、作業関連情報及び文書管理情報をユーザが情報取得手段としての入力部２から入力するようにしたが、作業関連情報を取得する手段はこれに限定されない。例えば、図６に示すように、文書管理情報に含まれる文書種類（カテゴリ）と、作業内容、作業予定日、通知時期が対応付けられたテーブルを記憶部６１等に備え、文書種類（カテゴリ）が文書管理情報設定画面を介して入力部２から入力されると、自動的に作業関連情報が取得されるようにしてもよい。この場合、例えば、作業関連情報設定画面には、図７に示すようにカテゴリの項目欄が設けられ、ここに文書管理情報設定画面を介して入力部２から入力された文書種類（カテゴリ）が設定される。
【００５８】
以下、図８を参照しつつ、記憶部６１等に図６に示すテーブルが設けられ、文書種類として「確定予算」が入力された場合の文書管理装置の動作フローについて説明する。
【００５９】
制御部６は、入力部２から文書登録指示信号が入力されたか否かを判断し（ステップＳ２１）、信号が入力されなければ（ステップＳ２１；ＮＯ）、ステップＳ２１の判断を繰り返す。入力部２から文書管理情報を入力させる。入力部２から文書登録指示信号が入力されると（ステップＳ２１；ＹＥＳ）、制御部６は表示部３に文書管理情報設定画面を表示させ、入力部２から文書管理情報を入力させる（ステップＳ２２）。制御部６は、当該文書データに作業予定がある旨が入力部２から入力された場合や、文書管理情報として作業予定ありと入力された場合、文書管理情報として入力された文書の種類から作業予定のある文書データであると判断される場合には（ステップＳ２３；ＹＥＳ）、制御部６は、表示部３に作業関連情報設定画面を表示させるとともに、記憶部６１に格納されているテーブルを参照し（ステップＳ２４）、文書管理情報として入力された文書種類（カテゴリ）に対応する作業内容、及び当該作業内容に対応する作業予定日、通知時期を決定する（ステップＳ２５）。なお、文書種類（カテゴリ）に対応する作業内容が複数ある場合には、制御部６は、例えば文書種類（カテゴリ）に対応する作業内容を作業関連情報設定画面の作業内容の項目欄に列記して表示させ、いずれかの作業内容が入力部２を介して選択されると、当該作業内容に対応する作業予定日を作業予定日の項目欄に設定し、通知時期を通知時期項目欄に設定する。
【００６０】
例えば、文書種類（カテゴリ）が「確定予算」の場合、図６に示すように対応する作業内容としては、中間推定、次期予算計画策定、期末推定、次年度予算計画策定がある。そこで、制御部６は、これらを作業関連情報設定画面の作業内容の項目欄に列記して表示させ、例えば、ユーザが次期予算計画策定を作業内容として選択すると、これに対応する作業予定日が例えば文書データの作成日から４ヶ月後であり、通知時期が作業予定日の１ヶ月前である場合、その旨を作業関連情報設定画面の各項目欄に設定する。なお、ユーザが作業予定日、通知時期を変更したい場合には作業関連情報設定画面を介して入力部２を操作することにより、任意に変更、修正を行うことができるようにしてもよい。
【００６１】
作業関連情報が設定されると、文書登録処理部６２は文書管理情報及び作業関連情報を文書データと関連付けて文書データの付帯情報とし（ステップＳ２６）、文書データとともに文書サーバ５に格納する文書登録処理を行う（ステップＳ２７）。他方、文書データが作業予定のないものであると判断される場合には（ステップＳ２３；ＮＯ）、文書登録処理部６２は文書管理情報を文書データと関連付けて文書データの付帯情報とし（ステップＳ２６）、文書データとともに文書サーバ５に格納する文書登録処理を行う（ステップＳ２７）。
【００６２】
このように構成することにより、ユーザが作業関連情報を入力する手間を省くことができる。
【００６３】
また、文書種類（カテゴリ）と作業関連情報との関連付けは、ここに例示したものに限定されない。例えば、記憶部６１に文書種類（カテゴリ）と作業内容だけが対応付けられたテーブルが設けられていてもよい。この場合には、文書種類（カテゴリ）が文書管理情報設定画面を介して入力部２から入力されると、作業関連情報設定画面には、図９に示すようにカテゴリの項目欄が設けられ、ここに文書管理情報設定画面を介して入力部２から入力された文書種類（カテゴリ）が設定され、これに対応する作業内容が作業内容項目欄に設定される。
【００６４】
以下、図１０を参照しつつ、記憶部６１に文書種類（カテゴリ）と作業内容だけが対応付けられたテーブルが設けられ、文書種類として「確定予算」が入力された場合の文書管理装置の動作フローについて説明する。
【００６５】
制御部６は、入力部２から文書登録指示信号が入力されたか否かを判断し（ステップＳ３１）、信号が入力されなければ（ステップＳ３１；ＮＯ）、ステップＳ３１の判断を繰り返す。入力部２から文書管理情報を入力させる。入力部２から文書登録指示信号が入力されると（ステップＳ３１；ＹＥＳ）、制御部６は表示部３に文書管理情報設定画面を表示させ、入力部２から文書管理情報を入力させる（ステップＳ３２）。制御部６は、当該文書データに作業予定がある旨が入力部２から入力された場合や、文書管理情報として作業予定ありと入力された場合、文書管理情報として入力された文書の種類から作業予定のある文書データであると判断される場合には（ステップＳ３３；ＹＥＳ）、制御部６は、表示部３に作業関連情報設定画面を表示させるとともに、記憶部６１に格納されているテーブルを参照し（ステップＳ３４）、文書管理情報として入力された文書種類（カテゴリ）に対応する作業内容を作業関連情報設定画面に表示する（ステップＳ３５）。なお、文書種類（カテゴリ）に対応する作業内容が複数ある場合には、制御部６は、例えば文書種類（カテゴリ）に対応する作業内容を作業関連情報設定画面の作業内容の項目欄に列記して表示させる。例えば、文書種類（カテゴリ）が「確定予算」の場合、制御部６は、「確定予算」に対応する作業内容として、中間推定、次期予算計画策定、期末推定、次年度予算計画策定を作業関連情報設定画面の作業内容の項目欄に列記して表示させる。
【００６６】
そして、ユーザに入力部２から作業内容の選択及び通知時期の入力を行わせる（ステップＳ３６）。例えば、ユーザが次期予算計画策定を作業内容として選択し、通知時期を入力すると、制御部６はその旨を作業関連情報設定画面の各項目欄に設定する。
【００６７】
作業関連情報が設定されると、文書登録処理部６２は文書管理情報及び作業関連情報を文書データと関連付けて文書データの付帯情報とし（ステップＳ３７）、文書データとともに文書サーバ５に格納する文書登録処理を行う（ステップＳ３８）。他方、文書データが作業予定のないものであると判断される場合には（ステップＳ３３；ＮＯ）、文書登録処理部６２は文書管理情報を文書データと関連付けて文書データの付帯情報とし（ステップＳ３７）、文書データとともに文書サーバ５に格納する文書登録処理を行う（ステップＳ３８）。
【００６８】
このように構成することにより、ユーザが作業関連情報を入力する手間を省くとともに、作業予定日、通知時期について装置の使用環境等に応じてユーザが柔軟に設定することができる。
【００６９】
なお、本実施形態においては、作業関連情報及び文書管理情報入力する情報取得手段である入力部２が文書管理装置１に設けられている構成を例として説明したが、情報取得手段はこれに限定されず、例えば、ネットワーク７を介して文書管理装置１と接続された端末装置８等の外部装置に情報取得手段を設け、この情報取得手段と文書管理装置からなるシステムを構成してもよい。
【００７０】
その他、本発明が上記実施の形態に限らず適宜変更可能であるのは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明に係る文書管理装置の一実施形態の概略構成を示した要部ブロック図である。
【図２】図１に示した文書管理装置に表示される文書管理情報設定画面の一例を示した図である。
【図３】図１に示した文書管理装置に表示される作業関連情報設定画面の一例を示した図である。
【図４】図１に示した文書管理装置により実行される文書登録処理を示したフローチャートである。
【図５】図１に示した文書管理装置により実行される作業予定の抽出及び通知先への通知処理を示したフローチャートである。
【図６】文書登録処理に用いられるテーブルの一例を示した図である。
【図７】図３に示した作業関連情報設定画面の一変形例を示した図である。
【図８】図４に示した文書登録処理の一変形例を示したフローチャートである。
【図９】図３に示した作業関連情報設定画面の一変形例を示した図である。
【図１０】図４に示した文書登録処理の一変形例を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００７２】
１  文書管理装置
２  入力部
３  表示部
４  通信部
５  文書サーバ
６  制御部
７ネットワーク
６１  記憶部
６２  文書登録処理部
６３  作業予定抽出処理部
６４  通知先抽出処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2007257024.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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