(57)【要約】【課題】電子化文書と紙文書が混在しているような業務フローであっても、電子化文書と紙文書との対応付けが容易にでき、対応付けを行うための手作業による処理を発生させることなく、業務を遂行することができる業務支援システムを提供する。【解決手段】業務支援システムは、文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶し、業務フローに従って生成された文書に制御情報を付し、文書リンクがない業務フローは待ちの状態であること表示する。【選択図】図１
2007200136.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加手段と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納する第１の業務制御手段と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納する第２の業務制御手段と、
前記第１の業務制御手段によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第３の業務制御手段と、
前記制御情報付加手段によって付加された制御情報の視覚化された画像を付した文書を印刷する印刷手段と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書を記憶する文書記憶手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取手段と、
前記制御情報読取手段によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出手段と、
前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御手段と、
前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第５の業務制御手段と、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段
を具備することを特徴とする業務支援システム。
【請求項２】
業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加手段と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納する第１の業務制御手段と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納する第２の業務制御手段と、
前記第１の業務制御手段によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第３の業務制御手段と、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段
を具備することを特徴とする業務支援システム。
【請求項３】
業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書を記憶する文書記憶手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取手段と、
前記制御情報読取手段によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出手段と、
前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御手段と、
前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第５の業務制御手段と、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段
を具備することを特徴とする業務支援システム。
【請求項４】
前記第１の業務制御手段は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける前記制御情報記憶手段内の文書リンクがある場合は、業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する
ことを特徴とする請求項１または２記載の業務支援システム。
【請求項５】
前記第４の業務制御手段は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける前記制御情報記憶手段内の文書リンクがある場合は、前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する
ことを特徴とする請求項１または３記載の業務支援システム。
【請求項６】
業務のアクションが行われた日付、そのアクションの納期に関する情報、注意を促すための日付に関する情報を記憶する納期管理記憶手段と、
現在時刻を取得する現在時刻取得手段と、
アクションが行われた日付を前記納期管理記憶手段に記憶する第６の業務制御手段と、
前記納期管理記憶手段によって記憶されている業務のアクションが行われた日付、そのアクションの納期に関する情報、注意を促すための日付に関する情報を用いて、前記現在時刻取得手段によって取得された現在時刻を比較することによって、操作者に対して注意を促す第７の業務制御手段
を具備することを特徴とする請求項１〜３記載の業務支援システム。
【請求項７】
文書毎に、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書の作成者、該文書の承認者、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する監査支援記憶手段と、
前記監査支援記憶手段に記憶されている文書リンクによって文書にアクセスし、前記監査支援記憶手段に記憶されている作成者、承認者とともに表示する監査用表示手段
を具備することを特徴とする請求項１〜４記載の業務支援システム。
【請求項８】
コンピュータに、業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラムであって、
前記コンピュータに、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶機能と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶機能と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加機能と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加機能によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶機能によって格納する第１の業務制御機能と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶機能によって格納する第２の業務制御機能と、
前記第１の業務制御機能によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶機能によって格納する第３の業務制御機能と、
前記制御情報記憶機能内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示機能
を実現させることを特徴とする業務支援プログラム。
【請求項９】
コンピュータに、業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラムであって、
前記コンピュータに、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶機能と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶機能と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能によって入力された文書を記憶する文書記憶機能と、
前記文書入力機能によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取機能と、
前記制御情報読取機能によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶機能によって記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出機能と、
前記文書記憶機能によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶機能によって記憶されている、前記文書識別コード抽出機能によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御機能と、
前記文書識別コード抽出機能によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶機能によって格納する第５の業務制御機能と、
前記制御情報記憶機能内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示機能
を実現させることを特徴とする業務支援プログラム。
【請求項１０】
業務フローの管理に用いられる業務支援システムで行われる業務支援方法であって、
前記業務支援システムは、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
を具備し、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付し、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納し、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納し、
前記文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納し、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する
ことを特徴とする業務支援方法。
【請求項１１】
業務フローの管理に用いられる業務支援システムで行われる業務支援方法であって、
前記業務支援システムは、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
を具備し、
前記制御情報の画像が付された文書を入力し、
前記入力された文書を記憶し、
前記入力された文書から制御情報を読み取り、
前記読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出し、
前記記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、
前記抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納し、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する
ことを特徴とする業務支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務フローの管理に用いられる業務支援システム、コンピュータに業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラム、および業務フローの管理に用いられる業務支援システムで行われる業務支援方法に関する。業務については、発注業務等の一般的な業務の他に納期管理、請求書照合、監査等が含まれる。
【背景技術】
【０００２】
近年、業務プロセスのＩＴ化（電子化）が進んでいる。各種業務は、予め設定された複数のアクションからなる業務フローに従って行われる。例えば、製品開発では、製品の企画、試作、評価等の各種段階の流れに従って業務が行われる。これら各段階では、業務の進捗に応じて種々の文書が成果物として生成される。計画された業務フローの円滑な進行のためには、業務フローの各段階における進捗状況の管理が必要となる。
【０００３】
特に、業務プロセスの管理等に用いられるシステムとして、特許文献１には、以下のことが記載されている。つまり、業務プロセスの設計効率を高め、また業務プロセスの共有化を促進し、作成された業務プロセス上の各活動を支援することを課題とし、プロセス設計支援システムを利用して、各種のシンボルを組み合わせてプロセスダイアグラムを電子的に作成することができ、そのダイアグラム上では、媒体シンボル及びアクセスシンボルによって情報の利用関係が表現され、作成されたプロセスに対してコストシミュレーションが実行され、活動支援システムにより、作成された業務プロセスを運用する場合に、各活動で利用するパソコンに対して、サービス定義テーブルの記述に従ってカスタマイズされたアクセスサービスが提供される業務プロセス設計支援システムが記載されている。
【特許文献１】特開２００２−６３３２３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、このような従来の技術では、電子化された帳票を対象とする業務システムの構築になっている。一方、実在する業務フローにおいては、紙である実物の紙帳票を用いざるを得ないという状況である。特に、外部の会社との取引等がある場合にそのようなことになる場合が多い。紙帳票が介在する業務システムでは、帳票の電子化が行われていても、仕入先等に送付した帳票と受領した帳票の関連付けは手作業で行われていた。そのため、業務システムはコンピュータ化され、連続して処理できる環境を構築したとしても、紙帳票と電子化された帳票との関連付けは手作業によるため、業務の中断が発生していた。つまり、業務システムは自動化し高速化されていても、仕入先や顧客からの紙による帳票が介在すると、各帳票の関連付けや業務システムとの関連付けは手作業で行っていた。そのため、自動化されたシステムではあるが、手作業による中断が生じていた。これらは帳票を扱う場合だけではなく、一般的に業務フロー内の各アクションにおいて生成される成果物である帳票を含む文書においても同じことが言える。
【０００５】
本発明は、このような従来の技術が有する問題点に着目してなされたもので、電子化された文書と紙文書が混在しているような業務フローであっても、紙文書と業務との対応付けが容易にでき、従来のような対応付けを行うための手作業による処理を発生させることなく、業務を遂行することができる業務支援システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
［１］  業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加手段と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納する第１の業務制御手段と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納する第２の業務制御手段と、
前記第１の業務制御手段によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第３の業務制御手段と、
前記制御情報付加手段によって付加された制御情報の視覚化された画像を付した文書を印刷する印刷手段と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書を記憶する文書記憶手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取手段と、
前記制御情報読取手段によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出手段と、
前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御手段と、
前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第５の業務制御手段と、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段
を具備することを特徴とする業務支援システム。
【０００７】
［２］  業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加手段と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納する第１の業務制御手段と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納する第２の業務制御手段と、
前記第１の業務制御手段によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第３の業務制御手段と、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段
を具備することを特徴とする業務支援システム。
【０００８】
［３］  業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書を記憶する文書記憶手段と、
前記文書入力手段によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取手段と、
前記制御情報読取手段によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出手段と、
前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御手段と、
前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第５の業務制御手段と、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段
を具備することを特徴とする業務支援システム。
【０００９】
［４］  前記第１の業務制御手段は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける前記制御情報記憶手段内の文書リンクがある場合は、業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する
ことを特徴とする［１］または［２］記載の業務支援システム。
【００１０】
［５］  前記第４の業務制御手段は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける前記制御情報記憶手段内の文書リンクがある場合は、前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する
ことを特徴とする［１］または［３］記載の業務支援システム。
【００１１】
［６］  業務のアクションが行われた日付、そのアクションの納期に関する情報、注意を促すための日付に関する情報を記憶する納期管理記憶手段と、
現在時刻を取得する現在時刻取得手段と、
アクションが行われた日付を前記納期管理記憶手段に記憶する第６の業務制御手段と、
前記納期管理記憶手段によって記憶されている業務のアクションが行われた日付、そのアクションの納期に関する情報、注意を促すための日付に関する情報を用いて、前記現在時刻取得手段によって取得された現在時刻を比較することによって、操作者に対して注意を促す第７の業務制御手段
を具備することを特徴とする［１］〜［３］記載の業務支援システム。
【００１２】
［７］  文書毎に、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書の作成者、該文書の承認者、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する監査支援記憶手段と、
前記監査支援記憶手段に記憶されている文書リンクによって文書にアクセスし、前記監査支援記憶手段に記憶されている作成者、承認者とともに表示する監査用表示手段
を具備することを特徴とする［１］〜［４］記載の業務支援システム。
【００１３】
［８］  コンピュータに、業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラムであって、
前記コンピュータに、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶機能と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶機能と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加機能と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加機能によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶機能によって格納する第１の業務制御機能と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶機能によって格納する第２の業務制御機能と、
前記第１の業務制御機能によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶機能によって格納する第３の業務制御機能と、
前記制御情報記憶機能内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示機能
を実現させることを特徴とする業務支援プログラム。
【００１４】
［９］  コンピュータに、業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラムであって、
前記コンピュータに、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶機能と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶機能と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能によって入力された文書を記憶する文書記憶機能と、
前記文書入力機能によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取機能と、
前記制御情報読取機能によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶機能によって記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出機能と、
前記文書記憶機能によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶機能によって記憶されている、前記文書識別コード抽出機能によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御機能と、
前記文書識別コード抽出機能によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶機能によって格納する第５の業務制御機能と、
前記制御情報記憶機能内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示機能
を実現させることを特徴とする業務支援プログラム。
【００１５】
［１０］  業務フローの管理に用いられる業務支援システムで行われる業務支援方法であって、
前記業務支援システムは、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
を具備し、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付し、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納し、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納し、
前記文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納し、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する
ことを特徴とする業務支援方法。
【００１６】
［１１］  業務フローの管理に用いられる業務支援システムで行われる業務支援方法であって、
前記業務支援システムは、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、
を具備し、
前記制御情報の画像が付された文書を入力し、
前記入力された文書を記憶し、
前記入力された文書から制御情報を読み取り、
前記読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出し、
前記記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、
前記抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納し、
前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する
ことを特徴とする業務支援方法。
【００１７】
前記本発明は次のように作用する。
本発明における業務支援システム、業務支援プログラムおよび業務支援方法は、業務フローの管理に用いられるものである。概要としての作用を述べると、業務で使用する文書として、あらかじめ制御情報と共に出力した文書を使用し、次のアクションでどの文書が戻ってくるかを事前に登録し、制御情報が印刷された文書を読み込むことにより、紙文書と業務の関連付けを自動化することができる。これによって、紙文書と業務の関連付けの際に手作業による処理を発生させることなく、業務を遂行することができる。
【００１８】
制御情報記憶手段は、文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶し、文書識別コード関連記憶手段は、業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶し、制御情報付加手段は、業務フローに従って生成された文書に制御情報を付し、第１の業務制御手段は、業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納し、第２の業務制御手段は、該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納し、第３の業務制御手段は、前記第１の業務制御手段によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納し、印刷手段は、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報の視覚化された画像を付した文書を印刷し、文書入力手段は、前記制御情報の画像が付された文書を入力し、文書記憶手段は、前記文書入力手段によって入力された文書を記憶し、制御情報読取手段は、前記文書入力手段によって入力された文書から制御情報を読み取り、文書識別コード抽出手段は、前記制御情報読取手段によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出し、第４の業務制御手段は、前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、第５の業務制御手段は、前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納し、現状表示手段は、前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する。このことによって、業務フローの途中で紙文書を発生させて業務を遂行させるような場合に、紙文書と業務との対応関係を保ったまま、業務フローを管理することができる。すなわち、従来、紙文書と電子化文書との関連付けは手作業で行っていたので、自動化されたシステムではあるが、その手作業による中断を行わなければならなかったのに対し、その中断を発生させることなく、さらにより操作者に対して親和性の高い紙文書、または紙文書しか用いることができない外部組織との共同作業においても効率的な業務の管理を行うことができるようになる。
【００１９】
また、前記第１の業務制御手段は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける前記制御情報記憶手段内の文書リンクがある場合は、業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する。このことによって、どこまで業務が進んでいるかを知ることができ、また、業務を正確に進めることを担保する。
【００２０】
また、前記第４の業務制御手段は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける前記制御情報記憶手段内の文書リンクがある場合は、前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する。このことによって、どこまで業務が進んでいるかを知ることができ、また、業務を正確に進めることを担保する。
【００２１】
また、納期管理記憶手段は、業務のアクションが行われた日付、そのアクションの納期に関する情報、注意を促すための日付に関する情報を記憶し、現在時刻取得手段は、現在時刻を取得し、第６の業務制御手段は、アクションが行われた日付を前記納期管理記憶手段に記憶し、第７の業務制御手段は、前記納期管理記憶手段によって記憶されている業務のアクションが行われた日付、そのアクションの納期に関する情報、注意を促すための日付に関する情報を用いて、前記現在時刻取得手段によって取得された現在時刻を比較することによって、操作者に対して注意を促す。このことによって、操作者は業務の納期が近いことを知ることができ、業務における納期管理を行うことができる。
【００２２】
また、監査支援記憶手段は、文書毎に、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書の作成者、該文書の承認者、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶し、監査用表示手段は、前記監査支援記憶手段に記憶されている文書リンクによって文書にアクセスし、前記監査支援記憶手段に記憶されている作成者、承認者とともに表示する。このことによって、監査報告における信頼性を担保することができる。
【発明の効果】
【００２３】
本発明にかかる業務支援システム、業務支援プログラムおよび業務支援方法によれば、電子化文書が主たる業務の成果物である業務支援システムであっても、業務フローの途中で紙文書を発生させて業務を遂行させるような場合に、紙文書と業務との対応関係を保ったまま、業務フローを管理することができる。すなわち、従来、紙文書と電子化文書との関連付けは手作業で行っていたので、自動化されたシステムではあるが、その手作業による中断を行わなければならなかったのに対し、その中断を発生させることなく、さらにより操作者に対して親和性の高い紙文書、または紙文書しか用いることができない外部組織との共同作業においても効率的な業務の管理を行うことができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、図面に基づき本発明の好適な一実施の形態を説明する。
各図は本発明の一実施の形態を示している。図１は、本発明の一実施の形態の概念的なモジュール構成図を示している。
【００２５】
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。したがって、本実施の形態は、プログラム、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよい、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータによって実現される場合も含まれる。
なお、ここで文書とは、オブジェクトであり、コンピュータが処理対象にできるものである。より具体的には、内容には、テキスト、画像、音声、動画等が含まれる。
【００２６】
本実施の形態である業務支援システムは、業務フローの管理に用いられるものであって、図１に示すように、制御情報テーブル１、文書識別コード関連テーブル２のデータベース（ＤＢ）とを備えている。また、各業務システムが用いた文書を記憶する文書ＤＢ９があり、リポジトリー（Ｒｅｐｏｓｉｔｏｒｙ）、データストレージとしての役割を有する。そして、制御情報付加モジュール４、第１の業務制御モジュール５、第２の業務制御モジュール６、第３の業務制御モジュール７、印刷モジュール８、文書ＤＢ９、制御情報読取モジュール１０、文書識別コード抽出モジュール１１、第４の業務制御モジュール１２、第５の業務制御モジュール１３、現状表示モジュール１４の各モジュールがあり、紙文書の入出力を行う複合機１００がある。
【００２７】
制御情報テーブル１は、文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する。
文書識別コード関連テーブル２は、業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する。
制御情報付加モジュール４は、業務フローに従って生成された電子文書３に制御情報を付す。
第１の業務制御モジュール５は、業務識別コード、電子文書３の文書識別コード、制御情報付加モジュール４によって付加された制御情報および電子文書３が記憶されている場所を示し、その電子文書３にアクセスするための文書リンクを制御情報テーブル１に格納する。また、第１の業務制御モジュール５は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける制御情報テーブル１内の文書リンクがある場合は、業務識別コード、該文書の文書識別コード、制御情報付加モジュール４によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを制御情報テーブル１に格納し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する。
第２の業務制御モジュール６は、該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を制御情報テーブル１に格納する。
第３の業務制御モジュール７は、第１の業務制御モジュール５によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて文書識別コード関連テーブル２に格納する。
印刷モジュール８は、制御情報付加モジュール４によって付加された制御情報の視覚化された画像を付した文書を印刷する。
複合機１００は、前記制御情報の画像が付された文書を入力する。
文書ＤＢ９は、複合機１００によって入力された文書を記憶する。
制御情報読取モジュール１０は、複合機１００によって入力された文書から制御情報を読み取る。
文書識別コード抽出モジュール１１は、制御情報読取モジュール１０によって読み取られた制御情報に対応する制御情報テーブル１内に記憶されている文書識別コードを抽出する。
第４の業務制御モジュール１２は、文書ＤＢ９によって記憶された文書のリンクを、制御情報テーブル１内の文書識別コード抽出モジュール１１によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する。また、第４の業務制御モジュール１２は、業務フローの現在のアクションよりも前のアクションにおける制御情報テーブル１内の文書リンクがある場合は、文書ＤＢ９によって記憶された文書のリンクを、制御情報テーブル１内の文書識別コード抽出モジュール１１によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶し、文書リンクがない場合は、前の業務が終了していないことを表示する。
第５の業務制御モジュール１３は、文書識別コード抽出モジュール１１によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて文書識別コード関連テーブル２に格納する。
現状表示モジュール１４は、制御情報テーブル１内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する。
【００２８】
図２は、本実施の形態が実現される際のシステム間の関係を示す全体構成図である。複合機１００は、画像入力、画像出力、画像処理等を行う主に画像を対象とした処理を行い、具合的にはスキャナー、プリンター、複写機、ＦＡＸの機能を有している。紙文書または電子文書１０１を入力し、紙文書または電子文書１０２として出力し、イントラネットまたはインターネット６００と接続しており、他の機器と通信が可能である。
文書格納システム２００は、文書記憶部２３０を管理するシステムであり、主に大容量のデータベースまたはリポジトリーである。イントラネットまたはインターネット６００と接続しており、他の機器からの文書入力、文書出力、文書検索等を行う。
業務システム３００は、各種の業務を遂行するためのものである。イントラネットまたはインターネット６００と接続されており、他の機器からの指示を入力し、または他の機器への指示を行う。
基幹システム４００は、業務システム３００と連携して、全社的な処理を行う。例えば、日々の業務データ、取引データ等を集計し、決算処理等を行う。イントラネットまたはインターネット６００と接続されており、業務システム３００等からの指示を入力し、または他の機器への指示を行う。
クライアント５００は、操作者が操作するためのＰＣ（パソコン）、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄａｔａ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、ゲーム機や携帯電話等である。操作者は、クライアント５００を用いて、イントラネットまたはインターネット６００を介して、文書格納システム２００、業務システム３００等に対して指示を行い、文書格納システム２００、業務システム３００等からの結果を表示等させることができる。
【００２９】
なお、業務支援プログラムが実行されるコンピュータ、業務支援システムが実現されるコンピュータ、業務支援方法を実行するコンピュータ、具体的には、文書格納システム２００、業務システム３００、基幹システム４００、クライアント５００は、例えば図３に示すように、一般的なコンピュータであり、特にクライアント５００はパーソナルコンピュータ等である。ハードウェア構成として、プログラムを実行するＣＰＵ６０１と、コンピュータ起動時のブートの際に起動するプログラムやデータが格納されているブートＲＯＭ６０２と、一般的なプログラムやデータを記憶するＲＡＭ６０３と、複数のプログラムやデータを記憶している補助記憶装置であるハードディスク６０４と、操作者の操作によりデータを入力する入力装置であるキーボード・ポインティング  デバイス６０７と、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等のディスプレイ６０６と、結果等を紙等に出力するための印刷装置６０８と、他のコンピュータ等と通信を行うためのネットワークインタフェース６０５、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス６０９により構成されている。これらのコンピュータがネットワークインタフェース６０５を介して複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
【００３０】
図４は、複合機１００内の構成を示す。複合機１００は、例えば、制御情報を付加した帳票を印刷し、制御情報付の帳票をスキャンし読み取る機能を有している。複合機１００は、帳票スキャニング部１１０、制御情報読取部１２０、制御情報印刷部１３０、帳票印刷部１４０を備えている。帳票スキャニング部１１０は、業務に用いられる文書である帳票等を画像として入力する。制御情報読取部１２０は、帳票スキャニング部１１０によって読み取られた文書内から制御情報を読み取る。ここで、制御情報とは、具体的にはバーコード、ＱＲコード等のデータを画像として可視化したものであり、その画像からデータに復元することができるものである。制御情報読取部１２０は、入力画像から予め定められた位置にある制御情報、または任意の位置にある制御情報を探索して、その制御情報が表しているデータを読み取るものである。制御情報印刷部１３０は、制御情報を帳票等の紙文書に印刷する。帳票印刷部１４０は、帳票等の文書を印刷する。
また、複合機１００は、いわゆるスキャナー、プリンター、ＦＡＸ等の機能を備えており、単独でも複写機としての機能を有している。もちろんのことながら、複合機１００は、スキャナー単体の機器とプリンター単体の機器との組み合わせであってもよい。
【００３１】
図５は、文書格納システム２００内の構成を示す。文書格納システム２００は、例えば、複合機１００よりスキャンし読み込んだイメージ帳票を識別し、格納する機能を有している。文書格納システム２００は、制御情報識別部２１０、制御情報記憶部２２０、文書記憶部２３０、関連情報送受信部２４０、業務識別コード発生部２５０を備えている。制御情報識別部２１０は、複合機１００により読み込まれた制御情報をコード情報として識別する。制御情報記憶部２２０は、その制御情報を記憶するデータベースである。文書記憶部２３０は、本業務に用いられる文書（例えば帳票等）を記憶するデータベースである。関連情報送受信部２４０は、本業務に必要な関連情報を文書格納システム２００以外の他のシステムとやりとりするためのものである。業務識別コード発生部２５０は、制御情報テーブル１内の業務識別コード欄２５０１に格納すべき業務識別番号を発生するものである。例えば、見積依頼業務に関して、その見積依頼の発生順に一意の番号を付すようにする。
制御情報テーブル１は、図５下に示したテーブル構造を有している。制御情報テーブル１は、業務識別コード欄２５０１、文書識別コード欄２５０２、制御情報欄２５０３、文書リンク欄２５０４の各欄を有している。制御情報テーブル１は、本業務において１つの文書が作成される都度に１ライン生成される。または、本業務において次の文書が生成されることが判明した時点で１ライン生成される。
業務識別コード欄２５０１は、業務識別コード発生部２５０により発生した業務識別番号を記憶する欄である。１つの業務内で複数の文書が発生するため、同じ業務識別コードが複数の業務識別コード欄２５０１で記憶されることとなる。
文書識別コード欄２５０２は、本業務に用いられる文書を一意に識別するための文書識別コードを記憶する欄である。
制御情報欄２５０３は、その文書に付与された又は付与される制御情報を記憶する欄である。制御情報欄２５０３に記憶される制御情報は、文書識別コード欄２５０２に記憶される文書識別コードと同じコードでもよい。例えば、帳票のもとになる帳票テンプレートコードと文書が発生した順番に振られる連続番号とを組み合わせたものであってもよい。システム毎に一意に識別できるコードであればよい。
文書リンク欄２５０４は、本業務で発生した文書へのリンクが記憶される。その文書は、主に文書記憶部２３０に記憶されている。記憶された文書の形式は、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）、ＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ  Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ  Ｅｘｐｅｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）等であり、電子的に操作可能な電子文書である。
【００３２】
図６は、業務システム３００内の構成を示す。業務システム３００は、操作者が操作を行うための画面入力、画面出力等のユーザインタフェース、ユーザ識別や帳票等の文書の発行、業務のステータスの管理等を行う機能を有している、実際に業務を遂行するためのシステムである。業務システム３００は、業務を遂行するために必要なモジュールで構成されており、例えば、ユーザ識別部３１０、ステータス表示部３２０、見積一覧表示部３３０、入力データ格納部３４０等を備えている。
ユーザ識別部３１０は、本システムを操作できる操作者を認証する機能を有している。
ステータス表示部３２０は、業務スケジュールに従い、現在どの段階にいるのかを示すことができる機能を有している。これは、制御情報テーブル１内の業務識別コード欄２５０１、文書識別コード欄２５０２、制御情報欄２５０３には記憶されているが、文書リンク欄２５０４が空であるラインが現在の業務のステータスを示している。
見積一覧表示部３３０は、本業務に必要な例えば見積一覧を表示する機能を有している。
入力データ格納部３４０は、文書についての属性（例えば、登録月度、発行期間、契約形態等）が格納されている。
【００３３】
文書識別コード関連テーブル２のデータ構造について、図１７を用いて説明する。文書識別コード関連テーブル２は、業務識別コード欄１６０１、見積依頼識別コード欄１６０２、見積書識別コード欄１６０３、発注書識別コード欄１６０４等の欄を有している。文書識別コード関連テーブル２は、本業務において１つのフローが生成される都度に１ライン生成される。
業務識別コード欄１６０１は、制御情報テーブル１の業務識別コード欄２５０１と同様に、業務識別コード発生部２５０により発生した業務識別番号を記憶する欄である。１つの業務内で複数のフローが発生するため、同じ業務識別コードが複数の業務識別コード欄１６０１で記憶されることとなる。例えば、見積業務においては、合い見積等、複数の見積依頼が発生することがあるので、その場合は、文書識別コード関連テーブル２内の複数のラインの業務識別コード欄１６０１に同じ番号が記憶されることになる。
見積依頼識別コード欄１６０２、見積書識別コード欄１６０３、発注書識別コード欄１６０４は、それぞれすべて異なる値となる。業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する。例えば、見積業務においては、そのフローに従って、発生する文書は、見積依頼書、見積書、発注書等になるが、その文書の識別コードを各々見積依頼識別コード欄１６０２、見積書識別コード欄１６０３、発注書識別コード欄１６０４に記憶する。そして、文書の識別コードが記憶されていない空欄１６０５、空欄１６０７では、業務のフローがその状態であることを示している。つまり、空欄１６０７が空白であることは、見積書は受け取ったが、発注は行っていない状態であること、空欄１６０５が空白であることは、見積依頼書は発行したが、見積を依頼した会社から未だ見積書が届いていないことを示している。
また、文書識別コード関連テーブル２の２列目以降は、業務フローをも示すこととなる。つまり、図１７の文書識別コード関連テーブル２は、見積依頼、見積書作成、発注書作成、・・・と続く業務フローを表しており、この業務フローにおいて発生する文書は、それぞれ見積依頼書、見積書、発注書、・・・となり、その文書の識別コードを見積依頼識別コード欄１６０２、見積書識別コード欄１６０３、発注書識別コード欄１６０４、・・・に格納することとなる。
【００３４】
以下、作用・働き（動作）を説明する。図７は、本システムを利用した業務の一例を示している。仕入先である外部会社との紙文書のやり取りが行われるが、自社内では電子文書を管理しているように違和感なく業務フローが進行する。この業務では、見積依頼、見積受入、本発注、請求書受領（請書受領）、納品・検収、請求書受領・照合の一連のアクションが発生する。そして、基幹システム４００と発注システム３００１と文書格納システム２００と複合機１００とが用いられる。なお、ここでは、業務システム３００として発注システム３００１を用いている。このように、実際の業務では、業務システム３００には、その業務に適したシステムが採用される。発注システム３００１と文書格納システム２００との間の指示のやり取りは、ＳＯＡＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｏｂｊｅｃｔ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）／ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）を用いて行われる。
ここでは、基幹システム４００、発注システム３００１、文書格納システム２００、複合機１００を有している会社（発注元）と仕入先との間で、文書のやり取りが行われて業務が進行する。業務フローに従って発生する文書は、予め分かっているので、１つのアクションが起こる度に次のアクションで入力されるべき文書の識別番号、制御情報が生成され、それらは制御情報テーブル１の文書識別コード欄２５０２、制御情報欄２５０３に格納され、文書リンク欄２５０４は空の行ができることとなる。そして、そのアクションが起こり、文書が入力されると、制御情報テーブル１の該当する文書リンク欄２５０４に文書リンクが格納されることとなる。また、次のアクションが仕入先で行われる場合は、そのアクションで発生すべき文書は、内容は空白のままであるが予め制御情報付きで印刷される。そして、その制御情報付き文書は、仕入先に送付され、仕入先で内容を記入したものが発注元の会社へ送付されることになる。このような基本的な流れで、業務は進行することとなる。具体的には、以下のようになる。
【００３５】
まず、開発部門の担当者が発注システム３００１を用いて「依頼登録」を行う（ステップＳ６０１）。その上司である承認者により発注システム３００１を用いて「承認」が行われる（ステップＳ６０２）。この２つの処理が終了すると、発注システム３００１によって「見積依頼登録」のアクションが終了したことを記録する（ステップＳ６０３）。ここで作成された「見積依頼書」は文書格納システム２００内の文書記憶部２３０に記憶される（ステップＳ６０４）。
この見積依頼書は、複数の仕入先に対して電子メール又は複合機１００を用いてＦＡＸされる。仕入先では、この見積依頼書を検討し、見積書を作成し（ステップＳ６０６）、送付する（ステップＳ６０７）。
【００３６】
送付された見積書を複合機１００を用いてスキャンし（ステップＳ６０８）、図２３の説明で後述するように制御情報を用いて文書格納システム２００内の文書記憶部２３０に記憶し、制御情報テーブル１に対して「見積書登録」処理を行う（ステップＳ６０９）。
発注システム３００１では、見積書が登録されたことにより１つのアクションが終了したことになるので、業務フローにおける「ステータスを変更」する（ステップＳ６１０）。見積を依頼した開発部門では、その見積を受け取り、複数の仕入先からの見積を検討する。そして、ある仕入先を特定し、発注システム３００１を用いて、担当者が「発注依頼」を行い（ステップＳ６１１）、その上司が「承認」を行う（ステップＳ６１２）。これによって、「発注登録」処理が行われ（ステップＳ６１３）、同時に基幹システム４００内では、「購買伝票登録」処理が行われる（ステップＳ６１４）。この処理が行われた後に、購買部門では、発注システム３００１を用いて、担当者が開発部門からの発注依頼に対して「承認」処理を行う（ステップＳ６１５）。これによって、文書格納システム２００の業務識別コード発生部２５０は、「注文書」、「注文請書」、「制御情報付き請求書」の文書識別コードを生成し、制御情報テーブル１内の該当する文書識別コード欄２５０２に格納する。そして、その際に各々の制御情報を生成して制御情報欄２５０３にも格納する。ただし、文書リンク欄２５０４には該当する文書が記憶されていないので、空白のままである。
【００３７】
また、注文書等の「印刷依頼」処理を行う（ステップＳ６１６）。「注文書印刷」の指示が蓄えられ（ステップＳ６１７）、この指示に従って複合機１００によって、「注文書」、「注文請書」、「請求書」が印刷される（ステップＳ６１８）。これらの文書は、制御情報が印刷されている。そして、それらの文書が仕入先に郵送される（ステップＳ６１９）。
仕入先では、これらの文書を受け取り（ステップＳ６２０）、内容を記載した「注文請書」を返送する（ステップＳ６２１）。
「注文請書」を受け取り、複合機１００を用いてスキャンする（ステップＳ６２２）。複合機１００は、帳票スキャニング部１１０により「注文請書」の文書イメージを読み取り、制御情報読取部１２０により注文請書に印刷されている制御情報を読み取る。文書格納システム２００は、帳票スキャニング部１１０によって読み取られた帳票イメージを文書記憶部２３０に記憶し、制御情報識別部２１０を用いてその注文請書の制御情報を識別し、コード情報に変換する。文書格納システム２００は、制御情報テーブル１内の制御情報欄２５０３から読み取った制御情報を検索して、該当するラインの文書リンク欄２５０４内に文書記憶部２３０に記憶した注文請書のリンクを格納する（ステップＳ６２３）。業務システム３００は、制御情報テーブル１内の文書リンク欄２５０４を探索することによって、現在の業務フローのステータスを変更または検知する（ステップＳ６２４）。
また、仕入先は、注文書に沿った納品を行う。その際、納品書、受領書を作成（ステップＳ６２５）し、送付する（ステップＳ６２６）。
【００３８】
開発部門では、その納品書を受け取り、検収を行う。検収が終了したならば、発注システム３００１を用いて、「受領（検収）書捺印」処理を行う（ステップＳ６２７）。この受領書は仕入先に郵送され、その仕入先は受け取る（ステップＳ６２９）。また、「検収依頼書」「検収書」は、発注元の会社で予め制御情報付きで印刷されており、仕入先に送付されている（ステップＳ６２８）。
「納品書」、「受領書」を複合機１００を用いてスキャンし（ステップＳ６３０）、文書格納システム２００によってステップＳ６２３と同様に登録する（ステップＳ６３１）。業務システム３００は、制御情報テーブル１内の文書リンク欄２５０４を探索することによって、現在の業務フローのステータスを変更または検知する（ステップＳ６３２）。
仕入先は、ステップＳ６１８で印刷された「制御情報付き請求書」を送付する（ステップＳ６３３、ステップＳ６３４）。受け取った「制御情報付き請求書」を複合機１００を用いてスキャンし（ステップＳ６３５）、文書格納システム２００によってステップＳ６２３と同様に登録する（ステップＳ６３６）。購買部門は、発注システム３００１を用いて、「請求書照合」処理を行う（ステップＳ６３７）。そして、その結果が「請求書照合」が登録される（ステップＳ６３８）。同時に基幹システム４００によって、請求伝票の登録処理が行われる（ステップＳ６３９）。
【００３９】
次に、クライアント５００に表示される画面を用いて、操作について説明する。ここでは、業務システム３００として経費積算システムについて説明する。
新規案件の登録には、まず業務システム３００の操作者は、図８に示すログイン画面により社員番号入力欄７００１に社員番号を入力し、パスワード入力欄７００２にパスワードを入力し、ログオンボタン７００３をクリックすることによってログイン行為を行う。
ログインが行われると、図９の画面が表示される。ここでは、業務フローステータス表示欄８０１、業務フロー８０２、業務フローメニュー８０３が表示される。業務フローステータス表示欄８０１には、操作者の現在の行うべき業務案件の一覧が表示される。業務フローメニュー８０３には、操作者のプロファイル設定、外部委託発注、未承認依頼件数等のメニューが表示されている。新規の見積依頼書を発行するためには業務フロー８０２内の「見積依頼」の「登録」をクリックする。すると、図１０に示す画面が表示される。
【００４０】
次に、図１０に示すように、「見積依頼・新規登録」の新規登録画面ボタン９０１をクリックする。また、すでに、類似の見積を登録してある場合は見積依頼・参照登録入力欄９０２より、関連する見積を検索する。
新規登録画面ボタン９０１をクリックすると、図１１に示すように、「見積依頼・新規登録」画面が表示される。ここでは、案件名、協力会社、契約形態、契約期間等が入力できるようになっている。必要事項を入力し、登録ボタン１００１をクリックすると、図１２に示すように、その見積書を本システム内で一意に識別できる文書識別コードである見積依頼番号と登録した旨が表示される。作成された見積依頼書を複合機１００を用いて印刷する。その見積依頼書は、図１３に示すように、制御情報１２０１が付されている。この時、制御情報テーブル１には、印刷された制御情報１２０１を読み込むと、既に印刷した見積依頼書に対応する見積書が識別され、文書格納システム２００の文書記憶部２３０に格納されるように設定される。つまり、業務識別コード発生部２５０によって発生された業務識別コードを制御情報テーブル１内の業務識別コード欄２５０１に格納し、その見積依頼書の文書識別コードを文書識別コード欄２５０２に格納し、印刷された制御情報１２０１のコード情報を制御情報欄２５０３に格納し、その見積依頼書が格納されてる場所を示す文書リンクを文書リンク欄２５０４に格納する。そして、見積依頼書の次に発生する文書である「見積書」についても、制御情報テーブル１に新たなラインの業務識別コード欄２５０１に見積依頼書と同じ業務識別コードを格納し、その見積依頼書に対応する見積書の文書識別コードを文書識別コード欄２５０２に格納し、その見積書の制御情報１２０１を制御情報欄２５０３に格納する。ただし、見積書はまだ発生していないため、文書リンク欄２５０４は空白のままとする。
【００４１】
また、業務の都合等により、制御情報１２０１が付かない見積依頼書を印刷することもある。この場合も、制御情報１２０１が付いた見積依頼書を印刷した場合と同様に、文書格納システム２００は発注先より、見積書がまだ到着していないという「見積書待ち」状態になる。この「見積書待ち」等は案件毎にステータスが設定可能である。この印刷された「見積依頼書」を発注先へ送付し、見積書の作成を依頼する。この送付は、郵便でも、複合機１００を用いたＦＡＸでもこの帳票イメージをインターネット等を経由し電子的に送付しても良い。
発注先から見積書が届くと、それを複合機１００に読み込ませる。制御情報付き見積依頼書の場合は、複合機１００に読み込ませると、自動的に、制御情報１２０１を識別し、図１４に示すように、見積依頼の一覧のようにステータス表示欄１３０１が「見積書スキャン済」１３０４になる。これによって、「見積依頼書」とその次に発生する「見積書」との対応がとれたことになる。また、ステータスとして、「印刷待ち」１３０２、「印刷済」１３０３等がある。文書がまだ印刷されていない場合は、例えば、制御情報テーブル１に格納されている文書識別コードの末尾を“０”に設定し、印刷後に文書識別コードの末尾を“１”に設定しておく。この「印刷待ち」１３０２または「印刷済」１３０３の表示は、制御情報テーブル１の文書識別コードの末尾をチェックすることにより表示可能となる。
【００４２】
同様に、見積書を元に、発注処理を行う場合は、図１５に示すように、「見積依頼一覧表示」より発注ボタン１４０７をクリックする。この場合、「見積書スキャン済」１４０２、「見積書スキャン済」１４０３、「仮発注済」１４０４、「見積書スキャン済」１４０５、「見積書スキャン済」１４０６の案件のみが表示され、選択可能となっている。ここに表示される案件は既に、「制御情報付き見積依頼書」が発行されて、注文先より見積書が送付され、その見積書がスキャンされ、正当に関連付けられた案件のみが表示される。見積書がスキャンされていない図１４で示す「印刷待ち」１３０２、「印刷済」１３０３等の案件は、発注処理においては表示されず、選択することもできないようになっている。
その仕組みは、制御情報テーブル１に文書識別コード欄２５０２、制御情報欄２５０３、文書リンク欄２５０４に既に値が格納されており、文書識別コード関連テーブル２（図１７参照）の見積依頼識別コード欄１６０２、見積書識別コード欄１６０３（発注書識別コード欄１６０４より左欄）に値が格納された案件のみ、「見積依頼一覧表示」（図１５参照）に表示される。図１７の第３行目の案件（見積依頼識別コード：ＺＺＺＺＺ）については見積書識別コード欄１６０３が空欄１６０５のため、「見積依頼一覧表示」（図１５参照）には表示されない。この仕組みにより、正当な見積書が発注先から来ている案件のみ、発注処理を行うことが可能となる。
次に、図１６に示すように、「発注依頼・登録」画面を用いて、案件名、契約期間等の必要事項を入力し、登録ボタン１５０１をクリックすることによって発注書を発行する。
【００４３】
この仕組みについては、更に図２２の制御情報付き帳票出力フロー、図２３の帳票入力フローを用いて説明する。
まず、図２２の制御情報付き帳票出力フローから説明する。
ステップＳ２０２０では、制御情報付加モジュール４より制御情報を得る。この制御情報は、本システムが複数台存在した場合にはシステム識別のためのコード（例えば２台使用する場合はＡとＢなど）、そしてそのシステム内で文書を一意に識別できるコード（例えば、１０桁の連番、従来使用していた見積番号、発注書番号等）の組み合わせである。また、今回は説明のために制御情報とは別に文書識別コードを設けているが、文書識別コードを制御情報として使用することも可能である。
ステップＳ２０３０では、文書識別コードを得る。これは帳票等の文書をシステム内で一意に識別できるコードであればよい。例えば帳票を作成する際に用いた帳票テンプレートの帳票コードと、連番発生部等より帳票発行連番を得て、この２つを合成し、文書識別コードとする。
ステップＳ２０４０では、文書格納システム２００がこの制御情報と文書識別コードを制御情報テーブル１の制御情報欄２５０３と文書識別コード欄２５０２へ各々格納する。
ステップＳ２０５０では、発行する帳票等の文書が「見積依頼書」であるか否かを判断する。「見積依頼書」の場合はステップＳ２０６０へ進み、異なる場合はステップＳ２０７０へ進む。
ステップＳ２０６０では、業務ごとに連番で業務識別コードを付与するために、業務識別コードを１加算する。
ステップＳ２０７０では、業務識別コードを制御情報テーブル１内の業務識別コード欄２５０１と文書識別コード関連テーブル２内の業務識別コード欄１６０１に格納する。この状態では、この制御情報テーブル１には、見積依頼書の場合は、業務識別コード欄２５０１には業務識別コード、文書識別コード欄２５０２には文書識別コードと制御情報欄２５０３には制御情報が格納されており、その他の帳票の場合は、文書識別コード欄２５０２には文書識別コードと制御情報欄２５０３には制御情報のみが格納されており、文書リンク欄２５０４は何も値が入っていない。
そして、帳票テンプレートより帳票イメージを入手し（ステップＳ２０８０）、帳票イメージと先の制御情報とを合成し（ステップＳ２０９０）、制御情報が付加された帳票を複合機１００により出力する（ステップＳ２１００）。
【００４４】
一方、出力された帳票に仕入先等が見積情報を記入し、返送された場合の仕組みを図２３の帳票入力フローを使って説明する。
ステップＳ２２２０では、制御情報付き帳票もしくは制御情報なしの帳票を複合機１００を用いて読み込む。制御情報付き帳票は、図２２で説明した制御情報付き帳票の出力フローに従って出力されたものである。そして、その出力された帳票に仕入先等で内容が記入され、返送されてきたものも含まれる。また、制御情報なし帳票は、主に仕入先等で、本システムを用いずに独自に作成されたものである。
ステップＳ２２３０では、複合機１００により読み込んだ文書イメージに制御情報を読み込む。ただし、制御情報がない文書である場合もあるので、制御情報を読み込めない場合もある。
ステップＳ２２４０では、ステップＳ２２３０の処理で制御情報があったか否かの判断を行う。制御情報がない場合は、ステップＳ２２５０の処理へ進む。
【００４５】
ステップＳ２２５０では、制御情報が付加されていない帳票、または付加されていたとしても汚れ等により複合機１００の制御情報読取部１２０で読み込めなかった帳票を関連付ける場合となる。その場合、制御情報テーブル１を参照し、文書リンク欄２５０４に値が格納されていない帳票について複合機１００の画面に表示する。この画面表示には、操作者が適切な案件を選択できるようなユーザインタフェース（例えば、チェックボックス等）がある。このようにして、制御情報が付加されていない帳票等の場合は、その制御情報（または文書識別番号）を手動で設定または入力することになる。また、複合機１００が制御情報を読み取れない場合としたが、制御情報が付加されていないことは操作者にも明白であるので、予めスキャニングされていない帳票に対して、その制御情報（または文書識別番号）を手動で選択しておくこともできる。
【００４６】
ステップＳ２２６０では、ステップＳ２２５０で付与された制御情報、または制御情報が付加された帳票についてはその制御情報により、制御情報テーブル１を参照し、制御情報欄２５０３に格納されている制御情報から読み取った制御情報を検索し、該当する文書リンク欄２５０４に格納されている文書リンクへこれから読み込む帳票のリンクを関連づけるよう準備をする。
次に、文書イメージを読み込み（ステップＳ２２７０）、文書格納システム２００の文書記憶部２３０に格納する。そして、その格納場所への文書リンクを制御情報テーブル１の文書リンク欄２５０４へ格納する（ステップＳ２２８０）。
さらに、ステップＳ２２９０では、入力した文書に対応する制御情報テーブル１内の業務識別コード欄２５０１に格納されている番号を得て、文書識別コード関連テーブル２の業務識別コード欄１６０１を検索し、該当する帳票欄へ文書識別コードを格納する。
これにより、制御情報を付加した帳票を印刷し、業務に応じ仕入先等より入力された帳票を読み込み、関連する案件毎に関連付けることができる。
【００４７】
次に、本システムを用いて、業務支援を行う場合について説明する。
操作者は、ログインを行った直後、図９に示すように「案件一覧」が表示される。これは現時点のステータスを示すものである。承認中件数とは現在部門長等の承認を待っている状況を示す。否決件数とは現在否決された件数を示す。例えば図示されていないが「見積書未スキャン件数」をクリックすると、「見積依頼書」は発行したが、見積書が届いていない、つまりスキャンしていない案件の一覧を表示する。これは図１１に示すような画面より必要事項を入力し、見積依頼書を登録すると、制御情報テーブル１に「文書識別コード」、「制御情報」が登録されるが、文書のイメージファイルはまだ存在しない（スキャンしていない）ため「文書リンク」にデータは存在しない。図９の「案件一覧」画面を表示するには、制御情報テーブル１の件数を読み取り、案件一覧としての件数を表示する。制御情報テーブル１はいわゆるファイルの形式、例えば、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）やＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ  Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅｓ）等でも、一般的なデータベースでもその他、見積依頼書の必要事項とステータスが記憶でき、呼び出せればいずれの手段を用いてもよい。この「見積書未スキャン件数」の例では、制御情報テーブル１内の『「文書リンク」にデータは存在しない』というステータス情報を検索し、見積依頼書の必要事項を図１８に示すように「見積依頼未スキャン一覧」に表示したものである。
【００４８】
ステータスに限らず（つまり、図９に示す「案件一覧」によらず）、必要な案件を検索するには、図１０に示す「見積依頼・新規登録」のように登録月度、発行期間、契約形態等の単独あるいは組み合わせによる検索が可能となる。これにより、期限が迫っている案件やある重要案件を追跡し、その案件の状態を知り、迅速に対応することができるようになる。登録月度、発行期間、契約形態等は、業務システム３００中の入力データ格納部３４０中へ格納され、印刷モジュール８により、複合機１００で印刷される。
また、管理者は業務が規程やマニュアルどおりに実施されているかどうかの監視をし、是正する職務がある。本システムでは、規程やマニュアルを無視した行為、すなわち前工程が終了する前に後工程を実施することが出来ない仕組みを提供している。これは管理者のための業務支援となる。すなわち、一番初めの見積依頼処理を除き、処理は、必ず画面より選択し、実施するため、前工程が正当に終了していない状態で次工程を実施することは出来ない。
【００４９】
次に、本システムを用いて、納期管理支援を行う場合について、図１９を用いて説明する。
納期管理テーブル７１０は、業務のアクションが行われた日付である例えば見積書受領日欄７２０や発注書発行日欄７３０、そのアクションの納期に関する情報を格納する期間欄７４０、注意を促すための日付に関する情報を格納する注意欄７５０、注意１欄７６０、注意２欄７７０からなる。現在時刻手段７０１は、現在時刻を取得する。そして、アクションが行われた日付を見積書受領日欄７２０に記憶し、納期管理テーブル７１０内の見積書受領日欄７２０、発注書発行日欄７３０、期間欄７４０、注意欄７５０、注意１欄７６０、注意２欄７７０に格納されている情報を用いて、現在時刻手段７０１によって取得された現在時刻を比較することによって、操作者に対して注意を促す。
つまり、上記業務支援に納期に関する情報等を記憶する納期管理テーブル７１０を付加することにより、処理をしなければならない案件を他の案件より目立つように表示することができる。これにより、処理を優先的に促すことが可能となる。すなわちハードウェアの時計の現在時刻を知ることができる現在時刻手段７０１と、時刻を計算する計算手段７０２と、通常に表示を行う通常表示手段７０３と、注意を促す注意喚起手段７０４とを用いてクライアント５００の画面に表示する。
【００５０】
あらかじめ処理しなければならない期間を、例えば、見積書を受け取って（つまりスキャンすること）から注文書を発行するまでが２週間と設定し、これを図１９に示す納期管理テーブル７１０の期間欄７４０に格納する。見積書をスキャンすると、その時の日付けを見積書受領日欄７２０に格納する。さらに、計算手段７０２により、見積書受領日（見積書スキャン日付）から２週間後を計算し、現在日と比較し、過ぎていれば、この案件を注意喚起手段７０４により目立表示にする。あるいは、納期が迫った日付、納期が２週間に対し１０日を注意欄７５０に設定することにより、「注意」として、その案件を注意喚起手段７０４により目立たせることも可能である。また、納期管理テーブル７１０に注意となる日付を、注意１欄７６０、注意２欄７７０にあらかじめ格納することにより、注意を何段階も細かく設定することも可能である。目立たせる方法としては、表示色を変更する、フォントを変えて表示する、点滅させる、カーソルがその案件の上にあると、画面のほかの任意の部分の表示や色を変える、あるいはカーソルがその案件の上にあると、任意の音を発する等がある。また、担当者のメールアドレスをあらかじめ登録しておくことにより、納期や注意日に担当者にメールを送付することも可能である。目立たせ、表示する方法はこれらの単独でも組み合わせでもよい。この方法により、納期が迫っているあるいは過ぎていることを操作者は容易に知ることができることとなる。
【００５１】
次に、本システムを用いて、監査支援を行う場合について、図２０を用いて説明する。
監査支援テーブル２３００は、帳票区分欄２３０１、帳票識別オリジナルコード欄２３０２、文書毎に、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コードを格納する帳票識別コード欄２３０３、制御コード欄２３０４、履歴ＮＯ欄２３０５、該文書の作成者を格納する作成者欄２３０６、該文書の承認者を格納する承認者欄２３０７、該文書にアクセスするための文書リンクを格納する帳票リンク欄２３０８からなる。監査支援テーブル２３００に記憶されている帳票リンク欄２３０８に格納されている文書リンクによって文書にアクセスし、監査支援テーブル２３００に記憶されている作成者、承認者とともに表示する。
また、例えば、あらかじめ文書格納システム２００の文書記憶部２３０に業務に関する規程類、品質マニュアル等を格納しておく。この規程類は図２０に示す監査支援テーブル２３００により業務システムと関連付けられている。帳票リンク欄２３０８には、文書リンクが記憶されているが、その文書として規定０１２３０９、見積書２３１０がある。
【００５２】
図２１に示すように「見積依頼一覧表示」の画面上は帳票の処理として表れているが、ここで、マニュアル表示欄２００１にあるボタン２００２をクリックすると、「マニュアル」もしくは「規程」の原本を画面上に表示することができる。これにより、帳票処理すなわち業務における規程等の確認を容易に行うことでき、遵法性を確保しやすくなる。
また、監査支援テーブル２３００に格納されている帳票の履歴（履歴ＮＯ欄２３０５）、作成者（作成者欄２３０６）、承認者（承認者欄２３０７）等の情報で検索することによって、作成者等を知ることも可能である。
内部監査人、あるいは外部監査人は監査方針にしたがって、任意の案件の追跡調査、あるいはある監査証跡（帳票等）に着目し、調査を開始するとき、上記の検索により、案件を追跡し、必要に応じ「帳票」をクリックすることにより、監査証跡の原本を表示することができることとなる。
本システムでは、前処理が完了していない場合は、後処理を実施することが不可能である。そのため、本システムを使用することにより、監査の遵法性、内部統制が常に担保されることとなる。
【００５３】
なお、説明した業務支援システムを実現するプログラムについては、記録媒体に格納することも可能であり、その場合は、以下の発明としても把握することができる。
【００５４】
コンピュータに、業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記コンピュータに、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶機能と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶機能と、
業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加機能と、
業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加機能によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶機能によって格納する第１の業務制御機能と、
該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶機能によって格納する第２の業務制御機能と、
前記第１の業務制御機能によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶機能によって格納する第３の業務制御機能と、
前記制御情報記憶機能内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示機能
を実現させることを特徴とする業務支援プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【００５５】
コンピュータに、業務フローの管理支援をさせる業務支援プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記コンピュータに、
文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶機能と、
業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶機能と、
前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能によって入力された文書を記憶する文書記憶機能と、
前記文書入力機能によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取機能と、
前記制御情報読取機能によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶機能によって記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出機能と、
前記文書記憶機能によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶機能によって記憶されている、前記文書識別コード抽出機能によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御機能と、
前記文書識別コード抽出機能によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶機能によって格納する第５の業務制御機能と、
前記制御情報記憶機能内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示機能
を実現させることを特徴とする業務支援プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【００５６】
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
【００５７】
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
【００５８】
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に載せて搬送することも可能である。
【００５９】
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本発明の一実施の形態に係る概念的なモジュール構成図である。
【図２】本発明の一実施の形態におけるシステム間の関係を示す全体構成図である。
【図３】本発明の一実施の形態が実現されるコンピュータを示す図である。
【図４】複合機の一例を示す図である。
【図５】文書格納システムの一例を示す図である。
【図６】業務システムの一例を示す図である。
【図７】本発明の一実施の形態を用いた業務フローの具体的な一例を示す図である。
【図８】経費精算システムの入力画面の一例を示す図である。
【図９】経費精算システムの案件一覧画面の一例を示す図である。
【図１０】経費精算システムの見積依頼・新規登録１画面の一例を示す図である。
【図１１】経費精算システムの見積依頼・新規登録２画面の一例を示す図である。
【図１２】経費精算システムの見積依頼・新規登録３画面の一例を示す図である。
【図１３】経費精算システムの制御情報付き見積依頼書の一例を示す図である。
【図１４】経費精算システムの見積依頼一覧表示１画面の一例を示す図である。
【図１５】経費精算システムの見積依頼一覧表示２画面の一例を示す図である。
【図１６】経費精算システムの発注依頼・登録画面の一例を示す図である。
【図１７】帳票識別コード関連テーブルの構成を示す図である。
【図１８】経費精算システムの見積書未スキャン一覧画面を示す図である。
【図１９】納期管理機能を実現させるための構成図である。
【図２０】監査機能を実現させるための構成図である。
【図２１】経費精算システムの見積依頼一覧表示画面の一例を示す図である。
【図２２】制御情報付き帳票出力フローを示す図である。
【図２３】制御情報付き帳票入力フローを示す図である。
【符号の説明】
【００６１】
１…制御情報テーブル
２…文書識別コード関連テーブル
３…電子文書
４…制御情報付加モジュール
５…第１の業務制御モジュール
６…第２の業務制御モジュール
７…第３の業務制御モジュール
８…印刷モジュール
９…文書ＤＢ
１０…制御情報読取モジュール
１１…文書識別コード抽出モジュール
１２…第４の業務制御モジュール
１３…第５の業務制御モジュール
１４…現状表示モジュール
１００…複合機
１０１、１０２…紙文書または電子文書
１１０…帳票スキャニング部
１２０…制御情報読取部
１３０…制御情報印刷部
１４０…帳票印刷部
２００…文書格納システム
２１０…制御情報識別部
２２０…制御情報記憶部
２３０…文書記憶部
２４０…関連情報送受信部
２５０…業務識別コード発生部
３００…業務システム
３０１…規定集
３１０…ユーザ識別部
３２０…ステータス表示部
３３０…見積一覧表示部
３４０…入力データ格納部
４００…基幹システム
５００…クライアント
６００…イントラネットまたはインターネット
６０１…ＣＰＵ
６０２…ブートＲＯＭ
６０３…ＲＡＭ
６０４…ハードディスク
６０５…ネットワークインタフェース
６０６…ディスプレイ
６０７…キーボード・ポインティングデバイス
６０８…印刷装置
７０１…現在時刻手段
７０２…計算手段
７０３…通常表示手段
７０４…注意喚起手段
７０５…表示装置
７１０…納期管理テーブル
７２０…見積書受領日欄
７３０…発注書発行日欄
７４０…期間欄
７５０…注意欄
７６０…注意１欄
７７０…注意２欄
８０１…業務フローステータス表示欄
８０２…業務フロー
８０３…業務フローメニュー
９０１…新規登録画面ボタン
９０２…見積依頼・参照登録入力欄
１００１…登録ボタン
１２０１…制御情報
１３０１…ステータス表示欄
１３０２…「印刷待ち」
１３０３…「印刷済」
１３０４…「見積書スキャン済」
１４０１…ステータス表示欄
１４０２…「見積書スキャン済」
１４０３…「見積書スキャン済」
１４０４…「仮発注済」
１４０５…「見積書スキャン済」
１４０６…「見積書スキャン済」
１４０７…発注ボタン
１５０１…登録ボタン
１６０１…業務識別コード欄
１６０２…見積依頼識別コード欄
１６０３…見積書識別コード欄
１６０４…発注書識別コード欄
１６０５…空欄
１６０７…空欄
２００１…マニュアル表示欄
２００２…ボタン
２３００…監査支援テーブル
２３０１…帳票区分欄
２３０２…帳票識別オリジナルコード欄
２３０３…帳票識別コード欄
２３０４…制御コード欄
２３０５…履歴ＮＯ欄
２３０６…作成者欄
２３０７…承認者欄
２３０８…帳票リンク欄
２３０９…規定０１
２３１０…見積書
２５０１…業務識別コード欄
２５０２…文書識別コード欄
２５０３…制御情報欄
２５０４…文書リンク欄
３００１…発注システム
７００１…社員番号入力欄
７００２…パスワード入力欄
７００３…ログオンボタン
【図１】
2007200136.tif 000003
【図２】
2007200136.tif 000004
【図３】
2007200136.tif 000005
【図４】
2007200136.tif 000006
【図５】
2007200136.tif 000007
【図６】
2007200136.tif 000008
【図７】
2007200136.tif 000009
【図８】
2007200136.tif 000010
【図９】
2007200136.tif 000011
【図１０】
2007200136.tif 000012
【図１１】
2007200136.tif 000013
【図１２】
2007200136.tif 000014
【図１３】
2007200136.tif 000015
【図１４】
2007200136.tif 000016
【図１５】
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【図１６】
2007200136.tif 000018
【図１７】
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【図１８】
2007200136.tif 000020
【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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