(57)【要約】【課題】回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等が、何時、誰によって、何枚印刷された印刷物であるか等を管理することを可能とする。【解決手段】入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えた複合機１と、前記情報記憶部５から印刷物の管理情報を取得可能であると共に該情報に対応する印刷物の確認により前記情報記憶部５から対応する管理情報を削除可能な管理ボックス１１とを備えたことを特徴とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、
前記情報記憶部から印刷物の管理情報を取得可能であると共に該情報に対応する印刷物の確認により前記情報記憶部から対応する管理情報を削除可能な管理部と、
を備えたことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記印刷物の特定性判別に応じて前記管理情報を前記情報記憶部へ選択的に記憶させる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２記載の印刷物管理システムであって、
前記管理情報は、印刷物の印刷情報及び印刷出力するユーザ情報である
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項４】
請求項１〜３の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、印刷物の特定性判別及び入力され又は読み取ったユーザに関する情報の判別に応じて印刷出力を可能とする
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項５】
請求項１〜４の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記情報記憶部は、前記管理情報として前記印刷データを含み、
前記管理部は、前記印刷データに基づいて前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項６】
請求項１〜４の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部へ管理情報として記憶可能であり、
前記管理部は、前記識別子に基づいて前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項７】
請求項６記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記識別子を暗号とした
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項８】
請求項６又は７記載の印刷物管理システムであって、
前記識別子は、前記印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データである、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項９】
請求項１〜８の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物に関する情報を読み取る情報読取部を備え、該読み取った情報と前記情報記憶部から取得した管理情報とに基づき前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１０】
請求項９記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記情報読取部での読み取り後に前記印刷物を裁断する裁断機能を備えた
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複合機，複写機，プリンタ，スキャナ等に供される印刷物管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、社内会議等で使用する社外秘等の機密文書を複写機等で印刷出力した場合、印刷出力時に印刷物にマーク等を同時に印刷して機密文書であることを知らせ、或いは漏洩元を明らかにする技術がある。かかる技術により、機密文書の管理を行うことができる。
【０００３】
しかし、印刷出力された機密文書の中で、回収、廃棄等されずに出回っているものが何時、誰によって、何枚印刷されたものであるかまでは管理することができず、機密文書等の回収、廃棄を的確に行わせることが困難となっていた。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−１８４４０８号公報
【特許文献２】特開２００５−１８６５１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
解決しようとする問題点は、回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等が何時、誰によって印刷されたどの印刷物であるか等まで管理することができなかった点である。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等が、何時、誰によって印刷されたどの印刷物であるか等を管理可能とするため、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、前記情報記憶部から印刷物の管理情報を取得可能であると共に該情報に対応する印刷物の確認により前記情報記憶部から対応する管理情報を削除可能な管理部とを備えたことを最も主要な特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明の印刷物管理システムは、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、前記情報記憶部から印刷物の管理情報を取得可能であると共に該情報に対応する印刷物の確認により前記情報記憶部から対応する管理情報を削除可能な管理部とを備えたため、管理部で印刷物が裁断されるなどするまでは、情報記憶部が印刷出力された印刷物に関する管理情報を記憶することができ、廃棄、回収等されずに出回っている機密文書等が、何時、誰によって印刷されたどの印刷物であるか等を的確に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等が何時、誰によって印刷されたどの印刷物であるか等まで管理するという目的を、情報記憶部及び管理部により実現した。
【実施例１】
【０００９】
［印刷物管理システム］
図１は、本発明の実施例１を適用したシステムの構成図である。図１のように、本システムは、画像形成装置である複合機１と管理部３とを備えている。
【００１０】
複合機１は、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ等の機能を備え、入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えている。
情報記憶部５は、社外秘原稿データ保存用のメモリであり、例えばハードディスクに対して書き込み、読み出しを行うハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等で構成され、印刷物の特定性、例えば機密性の判別に応じ、機密性があるときに管理情報が選択的に記憶される。
機密性判別は、複写したきに読み取った印刷データ、或いはスキャナとして読み取った印刷データ内の識別子等の判別をＣＰＵ等で構成された機密性判別部７で行う。複合機１がプリンタとして機能する場合には、クライアントＰＣ（Personal  Computer）等で作成された印刷データと共に送信される識別子等を複合機１が読み取ることもできる。
【００１１】
管理情報は、印刷物の印刷情報及び印刷出力するユーザ情報としている。印刷情報は、例えば印刷データ及び印刷枚数、印刷日時としている。ユーザ情報は、例えばユーザの氏名、所属等、ユーザを特定する情報であり、ユーザ個々のパスワード等に対応して記憶される。
【００１２】
複合機１は、印刷物の機密性判別及び入力され又は読み取ったユーザに関する情報の判別に応じて印刷出力を可能とする。機密性判別は、前記同様である。ユーザに関する情報は、例えばパスワードであり、テンキー操作により複合機に入力される。このパスワードが、ＣＰＵ等で構成されたユーザ判別部９で判別され、印刷出力操作したユーザに機密性のある印刷物の出力が許されているか否かが判別される。複合機１がプリンタとして機能する場合には、クライアントＰＣ（Personal  Computer）等で作成された印刷データと共に送信されるパスワード等を複合機１が読み取ることにより判別することもできる。
【００１３】
複合機１は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部５へ記憶可能である。識別子は、本実施例において印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データである。識別子は、バーコード、その他の手段により暗号化されている。印刷物識別データは、印刷データそのもの、或いは印刷データの名称など、印刷物を識別できる内容のものである。ユーザ識別データは、前記パスワードなど、ユーザを識別できる内容のものである。
なお、画像形成装置は、複合機１に限らず複写機又はスキャナ若しくはプリンタ等の各単独で形成することもできる。
【００１４】
管理部３は、情報記憶部５から印刷物の管理情報を取得可能であると共に該情報に対応する印刷物の確認により前記情報記憶部５から対応する管理情報を削除可能となっている。管理部３は、前記印刷データ又は識別子の少なくとも一方、例えば本実施例において識別子に基づいて前記確認を行う。但し、管理部３は、印刷データのみに基づいて前記確認を行うこともできる。
管理部３は、印刷物を裁断する裁断部としての裁断機能を備えた管理ボックス１１で構成され、管理ボックス１１の投入口に印刷物に関する情報を読み取る情報読取部として密着型のイメージセンサ１３（ＣＩＳ「Contact  Image  Sensor」）を備えている。印刷物に関する情報は、本実施例では前記識別子である。
管理ボックス１１は、イメージセンサ１３で読み取った情報と前記情報記憶部５から取得した管理情報とに基づき印刷物の確認を行う。この確認により、情報記憶部５に記憶されている情報に応じた機密性のある印刷物であるとされたとき、複合機１側へ送信し、情報記憶部５から対応する管理情報を削除する。
図２は、印刷物管理システムのブロック図である。
図２のように、複合機１は、ＣＰＵ１５，ＲＯＭ１７，ＲＡＭ１９を備える他、ハードディスクドライブ５，外部インターフェース２３を備えている。
ＣＰＵ１５及びＲＯＭ１７は、各種制御を行うと共に、前記機密性判別部７及びユーザ判別部９を構成する。
外部インターフェース２３は、管理ボックス１１との信号送受信を行う。
図２のように管理ボックス１１は、ＣＰＵ２５，ＲＡＭ２７，イメージセンサ１３，外部インターフェース２９を備えている。
ＣＰＵ２５及びＲＡＭ２７は、印刷物の確認、前記削除のための信号出力等を行わせる。
外部インターフェース２９は、前記複合機１の外部インターフェース２３との信号送受信を行う。
［印刷出力］
図３は、印刷出力時の動作を示すフローチャートである。
複合機１の電源が投入され、複写機としての印刷出力、プリンタとしての印刷出力等の実行がステップＳ１で行われると、ステップＳ２へ移行する。
ステップＳ２では、「印刷データの識別読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１で読み込まれた印刷データの識別を行うために、データの読み込みを行ない、ステップＳ３へ移行する。
ステップＳ３では、「社外秘のデータ？」の判断処理が実行される。この処理は、前記機密性判別部７において行われ、読み込まれた印刷データの印刷物識別データから印刷データが機密性のある社外秘であるか否かが判断される。社外秘でなければ（ＮＯ）、ステップＳ４へ移行し、社外秘であれば（ＹＥＳ）、ステップＳ５へ移行する。
ステップＳ４では、「通常印刷出力」の処理が実行される。この処理では、複写機等として管理情報を記憶させることなく、通常の印刷出力が行われる。
ステップＳ５では、「ユーザの識別番号読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１の操作パネル上のテンキーで入力されるなどしたユーザのパスワードが読み込まれ、ステップＳ６へ移行する。
ステップＳ６では、「ユーザ判別？」処理が実行される。この処理は、前記ユーザ判別部９で行われ、入力されたパスワードから社外秘の印刷物を印刷許可された社員か否かが判断される。許可されていなければ（ＮＯ）、処理は終了し、印刷出力することができない。許可されていれば（ＹＥＳ）、ステップＳ７へ移行する。
ステップＳ７では、「メモリにユーザ情報、印刷情報を登録」の処理が実行される。この処理では、情報記憶部５に、印刷物の管理情報として前記印刷情報及びユーザ情報が記憶処理され、ステップＳ８へ移行する。
ステップＳ８では、「印刷出力（暗号付加）」の処理が実行される。この処理では、記録紙に印刷データが印刷され印刷物として出力される。印刷物には、バーコードなどで暗号化された前記識別子が印刷される。識別子は、同時に前記情報記憶部５に管理情報として記憶される。
このような印刷処理により、社外秘の印刷物であるときは、印刷物の前記管理情報が情報記憶部５に記憶されるため、複合機１の操作パネルで情報記憶部５から管理情報を読み出すことにより、或いは管理用ＰＣにより複合機１にアクセスして管理情報を取得することで、何時、誰が、どの社外秘印刷物を何枚印刷したかを的確に管理することができる。
［データ削除］
図４は、情報記憶部５からの管理情報の削除動作を示すフローチャートである。
印刷物廃棄のために、印刷物が管理ボックス１１の投入口に投入されると、図４のフローチャートが実行される。
ステップＳ１１では、「印刷物の読み込み」の処理が実行される。この処理では、イメージセンサ１３により投入された印刷物の印刷データが読み取られ、ステップＳ１２へ移行する。
ステップＳ１２では、「社外秘の印刷物か？」の判断処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１において情報記憶部５から識別子が読み込まれ、前記イメージセンサ１３で読み込まれた印刷データ内の識別子と比較される。識別子が一致しなければ（ＮＯ）、ステップＳ１３へ移行し、一致すれば（ＹＥＳ）、ステップＳ１４へ移行する。
ステップＳ１３では、「管理ＢＯＸへ廃棄」の処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１において、投入された印刷物が裁断機能により自動的に裁断され、処理は終了する。
ステップＳ１４では、「メモリ内のユーザデータ削除、管理ボックスへ廃棄」の処理が実行される。この処理では、前記のように管理情報により管理している社外秘の印刷物であると確認されたため、管理ボックス１１が複合機１へ信号を出力し、複合機１において情報記憶部５から前記管理情報の削除が行われ、処理は終了する。
［実施例１の効果］
本発明実施例１の印刷物管理システムでは、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えた複合機１と、前記情報記憶部５から印刷物の管理情報を取得可能であると共に該情報に対応する印刷物の確認により前記情報記憶部５から対応する管理情報を削除可能な管理ボックス１１を備えたため、管理ボックス１１で印刷物が裁断されるまでは、情報記憶部５が印刷出力された印刷物に関する管理情報を記憶、保持することができ、廃棄、回収等されずに出回っている機密文書等が、何時、誰によって、何枚印刷された印刷文書であるかを的確に管理することができる。
前記複合機１は、前記印刷物の機密性判別に応じて前記管理情報を前記情報記憶部５へ選択的に記憶させるため、全ての印刷物の管理情報を記憶させる場合に比較して記憶部の負担を少なくすることができる。
【００１５】
前記管理情報は、印刷物の印刷情報及び印刷出力するユーザ情報であるため、誰が、どの印刷物を、何枚所持しているか等を的確に管理することができる。
【００１６】
前記複合機１は、印刷物の機密性判別及び入力され又は読み取ったパスワードの判別に応じて印刷出力を可能とするため、機密製のある社外秘印刷物等の印刷を人を特定して出力することができ、確実な管理を行わせることができる。
【００１７】
前記情報記憶部５は、前記管理情報として前記印刷データを含み、前記管理ボックス１１は、前記印刷データに基づいて前記確認を行うことができ、機密性のある印刷物の管理を確実且つ容易に行わせることができる。
前記複合機１は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部５へ管理情報として記憶可能であり、前記管理ボックス１１は、前記識別子に基づいて前記確認を行うため、廃棄等しようとする印刷物を簡単に判別し、情報記憶部５の管理情報の削除を確実に行わせることができる。
【００１８】
前記複合機１は、前記識別子を暗号としたため、印刷物に識別子が付されても、容易には読み取ることができず、不正な読み取りによる情報記憶部５からの管理情報の削除を未然に抑制することができる。
前記識別子は、前記印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データであるため、印刷物及び印刷出力した人を確実且つ容易に特定し、管理を確実に行わせることができる。
前記管理ボックス１１は、前記印刷物に関する情報を読み取るイメージセンサ１３を備え、該読み取った識別子と前記情報記憶部５から取得した識別子とに基づき前記確認を行うため、機密性のある印刷物を簡単且つ容易に識別することができる。
【００１９】
前記管理ボックス１１は、情報読取部５での読み取り後に前記印刷物を裁断する裁断機能を備えたため、機密性のある印刷物を管理情報により管理しつつ確実に廃棄させることができる。
［その他］
管理ボックス１１は、裁断機能を備えることなく、管理者のみが開錠できる単なるボックスとして構成することもできる。
管理ボックス１１での機密製のある印刷物の確認は、印刷データそのものの比較により行わせることもできる。
画像形成装置での機密性等のある印刷物か否かの判断は特に行うことなく、ボタン操作などによる切替により機密性等を設定し、管理情報を記憶させる構成にすることも可能である。
画像形成装置での特定性判別は、機密性判別に限らず、印刷物を何らかの理由により特定すべきものも含まれる。
管理ボックス１１は、画像形成装置に対し隣接することなく離して設置することもできる。管理ボックス１１を画像形成装置に一体に形成し、廃棄する印刷物を画像形成装置の搬送経路により搬送しつつ管理ボックス１１側へ投入させる構成にすることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】システムの構成図である（実施例１）。
【図２】印刷物管理システムのブロック図である（実施例１）。
【図３】印刷出力時の動作を示すフローチャートである（実施例１）。
【図４】管理情報の削除動作を示すフローチャートである（実施例１）。
【符号の説明】
【００２１】
１  複合機（画像形成装置）
３  管理部
４  印刷物
５  情報記憶部
１１  管理ボックス（管理部）
１３  イメージセンサ（情報読取部）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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