(57)【要約】【課題】実際に文書データへアクセスする前に、当該文書データへのアクセスの実行の要否を判断可能にする。【解決手段】原稿上の識別コードを読み取り、その識別コードが指し示すメモリに格納された文書データをアクセスする情報処理装置は、原稿上の、文書データへのアクセス情報と前記文書データに関する属性情報を含む識別コードを読み取り、アクセス情報及び属性情報を取得する。そして、取得された属性情報に基づいて、文書データに関する情報を表示し、当該文書データへのアクセスの実行の要否をユーザに問い合わせる。ユーザインターフェースを介して、当該文書データへのアクセスの実行が指示された場合は、アクセス情報に基づいて当該文書データへのアクセスが実行される。【選択図】  図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿上の識別コードを読み取り、その識別コードが指し示すメモリに格納された文書データをアクセスする情報処理装置であって、
原稿上の、文書データへのアクセス情報と前記文書データに関する属性情報を含む識別コードを読み取り、前記アクセス情報及び前記属性情報を取得する取得手段と、
前記属性情報に基づいて、前記文書データに関する情報を表示し、前記文書データへのアクセスの実行の要否をユーザに問い合わせるユーザインターフェース手段と、
前記ユーザインターフェース手段を介して、前記文書データへのアクセスの実行が指示された場合、前記アクセス情報に基づいて前記文書データへのアクセスを実行するアクセス手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記取得手段で取得された前記属性情報と、当該情報処理装置が有する処理能力及び／又は処理環境に基づいて、前記アクセス手段によるアクセスを実行した場合に必要な処理時間を含む付加情報を生成する生成手段を更に備え、
前記ユーザインターフェース手段は、前記生成手段で生成された付加情報をユーザに提示することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記生成手段は、前記付加情報の一つとして、前記属性情報に含まれる前記文書データのデータサイズと前記文書データを保持する装置との通信速度に基づいて、前記文書データのダウンロードに要する時間を算出することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記生成手段は、前記付加情報の一つとして、前記属性情報に含まれる前記文書データのプリントページ数に基づいてプリント料金を算出することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記生成手段は、前記文書データのダウンロードがＦＡＸ通信によって実行される場合に、前記付加情報の一つとして、前記属性情報に含まれる前記文書データのデータサイズに基づいてＦＡＸ通話料金を算出することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記属性情報に基づいて前記文書データへのアクセスを禁止するか否かを決定し、禁止すると決定した場合には前記ユーザインターフェース手段及び前記アクセス手段を禁止する禁止手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記禁止手段は、前記属性情報に含まれる有効期限を参照し、前記文書データが有効期限外である場合には前記文書データへのアクセスを禁止すると決定することを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記アクセス手段は、前記文書データをダウンロードしてプリント出力するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項９】
原稿上の識別コードを読み取り、その識別コードが指し示すメモリに格納された文書データをアクセスする情報処理装置における情報処理方法であって、
原稿上の、文書データへのアクセス情報と前記文書データに関する属性情報を含む識別コードを読み取り、前記アクセス情報及び前記属性情報を取得する取得工程と、
前記属性情報に基づいて、前記文書データに関する情報を表示し、前記文書データへのアクセスの実行の要否をユーザに問い合わせるユーザインターフェースを提供する提示工程と、
前記ユーザインターフェースを介して、前記文書データへのアクセスの実行が指示された場合、前記アクセス情報に基づいて前記文書データへのアクセスを実行するアクセス工程とを備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１０】
前記取得工程で取得された前記属性情報と、当該情報処理装置が有する処理能力及び／又は処理環境に基づいて、前記アクセス工程によるアクセスを実行した場合に必要な処理時間を含む付加情報を生成する生成工程を更に備え、
前記提示工程は、前記生成工程で生成された付加情報をユーザに提示することを特徴とする請求項９に記載の情報処理方法。
【請求項１１】
前記生成工程は、前記付加情報の一つとして、前記属性情報に含まれる前記文書データのデータサイズと前記文書データを保持する装置との通信速度に基づいて、前記文書データのダウンロードに要する時間を算出することを特徴とする請求項１０に記載の情報処理方法。
【請求項１２】
前記生成工程は、前記付加情報の一つとして、前記属性情報に含まれる前記文書データのプリントページ数に基づいてプリント料金を算出することを特徴とする請求項１０に記載の情報処理方法。
【請求項１３】
前記生成工程は、前記文書データのダウンロードがＦＡＸ通信によって実行される場合に、前記付加情報の一つとして、前記属性情報に含まれる前記文書データのデータサイズに基づいてＦＡＸ通話料金を算出することを特徴とする請求項１０に記載の情報処理方法。
【請求項１４】
前記属性情報に基づいて前記文書データへのアクセスを禁止するか否かを決定し、禁止すると決定した場合には前記提示工程及び前記アクセス工程の実行を禁止する禁止工程を更に備えることを特徴とする請求項９に記載の情報処理方法。
【請求項１５】
前記禁止工程は、前記属性情報に含まれる有効期限を参照し、前記文書データが有効期限外である場合には前記文書データへのアクセスを禁止すると決定することを特徴とする請求項１４に記載の情報処理方法。
【請求項１６】
前記アクセス工程は、前記文書データをダウンロードしてプリント出力するよう制御することを特徴とする請求項９に記載の情報処理方法。
【請求項１７】
請求項９乃至１６のいずれかに記載の情報処理方法をコンピュータに実行させるための制御プログラム。
【請求項１８】
請求項１７に記載された制御プログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ可読メモリ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、原稿上に付加された識別コードを読み取ることにより、ネットワーク上に配置された電子文書データにアクセスする技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、コピー、プリント、スキャン等の機能を一台の装置で行う、多機能周辺装置（ＭＦＰ）が広く知られている。ＭＦＰ装置は、原稿の読み取り部、画像データの記録部を備え、コピー、プリント及びスキャン等の機能を実現している。又、ＭＦＰ装置は、通常、ＬＡＮ等のネットワークに接続され、ネットワークから到来するプリントデータをプリントアウトするネットワークプリント機能を有する。更に、ＭＦＰ装置には、その機能の一つとして電話回線を介して文書の送受信を行うＦＡＸ機能を備えているものも多い。さらに上記のようなＭＦＰ装置を公共の場に設置し、料金を徴収することにより不特定多数のユーザにコピー、プリントアウト、ＦＡＸ送受信等のサービスを行うものもすでに見受けられる。
【０００３】
一方、記録紙上にプリントアウトされた紙ベースのドキュメントとネットワーク上で管理されているオリジナルの電子文書データとを関連付けて効率的に電子文書データを管理する文書管理方法も提案されている。この文書管理方法においては、ネットワーク上に配置された電子文書データのネットワークリンク情報を包含する識別コードが紙ベースのドキュメントにプリントされ、電子文書データへのアクセスに用いられる。例えば、ＭＦＰ装置は、このような識別コードがプリントされた紙原稿から識別コードを読み取ることによりネットワークリンク情報を取得する。そして、ＭＦＰ装置は、ネットワーク上の電子文書データにアクセスし、当該電子文書データをダウンロードし、ダウンロードされた電子文書データをプリントアウトする。
【０００４】
また、特許文献１には、紙ドキュメント上に記録されたバーコードの読み取りにより電子文書データを検索する情報処理装置において、バーコードにバージョン情報（日時情報）を含ませることが記載されている。特許文献１によれば、このようなバージョン情報により、現在保存されている電子文書データと紙ドキュメントとの差異を明示した表示が行われる。
【特許文献１】特開２００４−０２９９６４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述したような、一般的な文書管理方法において用いられる識別コードは、ネットワークリンク情報が記録されているのみであり、リンク先の電子文書データの属性に関する情報は含まれていない。又、特許文献１のバーコードにおいても、電子文書データ及びバージョンに基づいた差異情報をアクセスするためのリンク情報が記録されるものである。
【０００６】
従って、原稿上に付加された識別コードを読み取り、識別コードに記録されたネットワークリンク情報に従ってネットワーク上の電子文書データを実際にアクセスしないと、当該電子文書データの実態を知ることが出来ない。このため、例えば、電子文書データの内容によってプリントアウトを行うか否かを判断する場合でも、その判断の為に電子文書データにアクセスすることが必要となる。即ち、プリントアウトの要否に関わらずネットワーク上における電子文書データへのアクセスが発生してしまい、ネットワーク上のパケットデータの増大、ネットワークの輻輳を招く恐れがあった。
【０００７】
本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、実際に文書データへアクセスする前に、当該文書データへのアクセスの実行の要否を判断可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の目的を達成するための本発明の一態様による情報処理装置は以下の構成を備える。即ち、
原稿上の識別コードを読み取り、その識別コードが指し示すメモリに格納された文書データをアクセスする情報処理装置であって、
原稿上の、文書データへのアクセス情報と前記文書データに関する属性情報を含む識別コードを読み取り、前記アクセス情報及び前記属性情報を取得する取得手段と、
前記属性情報に基づいて、前記文書データに関する情報を表示し、前記文書データへのアクセスの実行の要否をユーザに問い合わせるユーザインターフェース手段と、
前記ユーザインターフェース手段を介して、前記文書データへのアクセスの実行が指示された場合、前記アクセス情報に基づいて前記文書データへのアクセスを実行するアクセス手段とを備える。
【０００９】
又、上記の目的を達成するための本発明の他の態様による情報処理方法は、
原稿上の識別コードを読み取り、その識別コードが指し示すメモリに格納された文書データをアクセスする情報処理装置における情報処理方法であって、
原稿上の、文書データへのアクセス情報と前記文書データに関する属性情報を含む識別コードを読み取り、前記アクセス情報及び前記属性情報を取得する取得工程と、
前記属性情報に基づいて、前記文書データに関する情報を表示し、前記文書データへのアクセスの実行の要否をユーザに問い合わせるユーザインターフェースを提供する提示工程と、
前記ユーザインターフェースを介して、前記文書データへのアクセスの実行が指示された場合、前記アクセス情報に基づいて前記文書データへのアクセスを実行するアクセス工程とを備える。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、実際に文書データへアクセスする前に、当該文書データへのアクセスの実行の要否を判断することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。
【００１２】
＜第１実施形態＞
図１は、第１実施形態による文書管理システムの構成例を示す図である。ＭＦＰ装置１は、スキャン、プリント、ネットワーク接続、ＦＡＸ通信機能を備える多機能周辺装置である。ＭＦＰ装置１は回線８を介してネットワーク（ＬＡＮ）２に接続されている。文書サーバ３はネットワーク２に接続され、電子文書データ４を格納している。また、ＭＦＰ装置１は、回線９を介してＦＡＸ通信を行うために公衆回線網（ＰＳＴＮ）５にも接続されている。公衆電話回線網５には、ＦＡＸサーバ６が接続されており、ＦＡＸサーバ６はＦＡＸ文書データ７を格納している。なお、ＦＡＸサーバ６は、公衆回線網５と接続されておりＦＡＸ文書データ７等をＦＡＸデータとしてＦＡＸ送信するものであるが、ネットワーク２とも接続されており、ＰＣ１０との通信が可能となっている。
【００１３】
ＰＣ１０はネットワーク２に接続されているパーソナルコンピュータ（汎用コンピュータ）であり、ネットワーク２を介してＭＦＰ装置１を制御可能であるとする。また、ＰＣ１０はネットワーク２を介して文書サーバ３に格納されている電子文書データ４、及びＦＡＸサーバ６に格納されているＦＡＸ文書データ７にアクセスすることが可能である。
【００１４】
尚、ＭＦＰ装置１は料金徴収機能を備えている。従って、ＭＦＰ装置１を公共の場に設置すれば、料金徴収をすることによりコピー、プリントアウト、ＦＡＸ送受信のサービスを提供することが可能である。
【００１５】
また、電子文書データ４は文書データとともに、ネットワークリンクアドレス、データサイズ、この文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数をデータ属性情報として保持している。また、ＦＡＸ文書データ７は文書データとともに、データリンク電話番号、データサイズ、この文書をプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数、この文書データのダウンロード有効期限をデータ属性情報として保持している。
【００１６】
図２は、図１に示したＭＦＰ装置１の更に詳細な構成例を示すブロック図である。以下、図２を参照してＭＦＰ装置１の構成を説明する。
【００１７】
ＭＦＰ装置１において、ＣＰＵ２２は、以下に述べるＭＦＰ装置１の各部を制御する中央制御部である。操作部２３は操作者が各種の操作を行うためのユーザインターフェースを提供する。表示部２４は操作者が操作部２３を操作する際の各種情報等を表示する。スキャナ部２５は、原稿台に置かれた紙ベースの原稿画像を光学的に読み取る。バーコードデータ解析部２６は、スキャナ部２５で読み取った原稿画像に記録されているバーコード画像を解析し、バーコード情報を得る。画像メモリ２７は、画像処理部２８で各種の画像データの処理を行う際に、処理対象の画像データを保持するのに使用される。画像処理部２８は、読み取り画像、記録画像の各種画像データの画像処理を行う。
【００１８】
記録制御部２９は画像データを記録紙上に可視画像として記録する記録部３０、記録紙を収容する記録紙カセット３１を制御する。記録部３０は記録紙カセット３１に装填されている記録紙に画像データを実際に記録するためのプリントエンジンを有する。尚、記録部３０に適用されるプリントエンジンとしては、静電写真方式やインクジェット方式など、公知のいかなる形態のものでもよい。記録紙カセット３１は記録紙を装填し、記録時に記録紙を記録部３０に供給する。バーコードデータ生成部３２は、与えられた情報によりバーコードデータを生成する。
【００１９】
ＲＯＭ３３には、ＣＰＵ２２が各種の制御を行うための制御プログラムが格納されている。ＲＡＭ３４は、ＣＰＵ２２が各種の制御を行う際に制御データを記憶しておくための作業メモリを提供する。
ＬＡＮ制御部３５はネットワーク接続時にネットワークとの間でデータの送受信を行う。ＬＡＮ制御部３５は回線８を介してネットワーク２に接続される。ＦＡＸモデム部３７は、ＦＡＸ通信時にＦＡＸデータの変調、復調を行う。ＮＣＵ部３８は、ＦＡＸ通信時に電話回線９に対して発呼、着呼制御を行う。
【００２０】
電話料金計算部４０は、自局の電話番号と相手先電話番号から通話、通信時の電話料金を計算する。このように電話料金を計算するシステムとしてはすでに電話通信キャリアによるＡＣＲ機能が公知となっており、本実施形態においてもこのようなシステムを適用することができる。尚、この際、自局の電話番号はＲＡＭ３４に設定、保持されているものとする。料金徴収部４１は、ＭＦＰ装置１が公共の場に設置され、コピー、プリント、ＦＡＸ送受信のサービスを行う際に、ユーザから料金を徴収するための処理を行う。黒く部４２は、日付、時刻を認識するために用いられる。
【００２１】
図３は、本実施形態で使用される、バーコードを含んだ紙原稿の例を示す図である。図３に示されるように、紙原稿５１には、文字、画像等のプリントデータ（文章／画像情報という）５２が記録されると共に、バーコード５３が付加的に記録される。バーコード５３は、図１の電子文書データ４、ＦＡＸ文書データ７等の電子データと関連付けられており、これらの電子データのリンクアドレス、属性情報等の情報を含んでいるものとする。なお、本実施形態では、バーコード５３としてＱＲコード（２次元バーコード）を示すが、紙原稿５１に付加されるコードの形態はこれに限られるものではない。
【００２２】
以上のような構成を備えた本実施形態の文書管理システムの動作について、以下、説明する。
まず、文書サーバ３に格納されている電子文書データ４と関連付けられた情報を、図３のバーコード５３として記録する処理について、図７のフローチャートを参照して説明する。尚、図７は、図３に示す紙原稿５１を記録出力する際のＰＣ１０及びＭＦＰ装置１の処理を説明するフローチャートである。
【００２３】
ＰＣ１０は、操作者からの指示に応じて、バーコード生成のためのユーティリティソフトウェアを呼び出し、起動する（ステップＳ１）。バーコード生成のためのユーティリティソフトウェアを実行するＰＣ１０は、紙原稿５１に記録されるべき文章／画像情報５２を生成、編集するためのユーザインターフェースをユーザに提供する（ステップＳ２）。ユーザはこのユーザインターフェースを用いて紙原稿５１に記録されるべき文章／画像情報５２を作成する。
【００２４】
次に、操作者は、この紙原稿５１と関連付けたい電子文書データをＰＣ１１から指定する。例えば、ネットワーク２上に配置された文書サーバ３に格納されている電子文書データ４を指定する。この場合のユーザインターフェースとしては、例えば、文書サーバ３に格納されている文書データの一覧を表示し、その中からユーザに所望の文書データを選択させるものが挙げられる。そして、操作者は、ＰＣ１０から、バーコードを含んだ紙原稿の印刷を指示する。
【００２５】
上記の操作に応じて、ＰＣ１０は、まず、指定された電子文書データ４に関して、当該文書データと共に保持されている属性情報を取得する（ステップＳ３）。上述したように、取得される属性情報としては、例えば、ネットワークリンクアドレス、データサイズ、この文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数等が挙げられる。そして、ユーザからの印刷の指示に応じて、バーコード付紙原稿印刷をＭＦＰ装置１に対して指示する（ステップＳ４）。このとき、ＰＣ１０は、ステップＳ２で取得した文章／画像情報５２とステップＳ３で取得した属性情報をＭＦＰ装置１に送信する（ステップＳ５）。
【００２６】
即ち、ＰＣ１０は、上記で編集した文章／画像情報５２とともに、指定した電子文書データ４に関する属性情報を、ネットワーク回線８とネットワーク２を介してＭＦＰ装置１に送信する。尚、送信される属性情報の例としては以下が挙げられる。
・ネットワークリンクアドレス（本例では、「http://www.can.co.jp/abc.html」）、
・データサイズ（本例では、「２３０ＭＢ」）、
・この文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報（本例では、「Ａ４、３５ページ」）。
【００２７】
以降、ステップＳ６〜Ｓ８の動作は、バーコード付紙原稿印刷指示を受け取ったＭＦＰ装置１によって実行されるものである。
ＰＣ１０から送信された文章／画像情報と属性情報はネットワーク回線８を介してＭＦＰ装置１のＬＡＮ制御部３５に到達する。ＣＰＵ２２はＬＡＮ制御部３５によりこれを受信すると、まず文章／画像情報の部分を画像処理部２８により記録用データに変換し、これを画像メモリ２７に一時記憶する（ステップＳ６）。さらに、ＣＰＵ２２は電子文書データに関する属性情報（ネットワークリンクアドレス、データサイズ、この電子文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報等）の部分をバーコードデータ生成部３２に転送する。バーコード生成部３２はこれらの属性情報を示すバーコードの記録用データを生成し、これを画像メモリ２７に一時記憶させる（ステップＳ７）。
【００２８】
この後、ＣＰＵ２２は、画像メモリ２７に記憶された文章／画像情報の部分の記録用データとバーコードの記録用データを合成して、例えば図３で示すようなバーコード５３を含んだレイアウトの記録データを生成し、これを記録制御部２９に転送する。記録制御部２９は、記録カセット３１から記録紙をフィードさせ、記録部３０により、転送された記録データを記録紙に記録させる（ステップＳ８）。
【００２９】
以上の処理により、図３に示すような、文章／画像情報５２とバーコード５３を含んだ紙原稿５１が得られる。ここで、バーコード５３には、電子文書データ４の属性情報が含まれる。
【００３０】
次に、ＦＡＸ文書データ７と関連付けられた情報をバーコード５３として生成する場合の動作を図８のフローチャートを参照して説明する。尚、図８は、図３に示す紙原稿５１を記録出力する際のＰＣ１０及びＭＦＰ装置１の処理を説明するフローチャートである。
【００３１】
ＰＣ１０は、操作者からの指示に応じて、バーコード生成のためのユーティリティソフトウェアを呼び出し、起動する（ステップＳ１１）。バーコード生成のためのユーティリティソフトウェアを実行するＰＣ１０は、紙原稿５１に記録されるべき文章／画像情報５２を生成、編集するためのユーザインターフェースをユーザに提供する（ステップＳ１２）。ユーザはこのユーザインターフェースを用いて紙原稿５１に記録されるべき文章／画像情報５２を作成する。
【００３２】
次に、操作者は、この紙原稿５１と関連付けたいＦＡＸ文書データをＰＣ１１から指定する。例えば、ネットワーク２上に配置されたＦＡＸサーバ６に格納されているＦＡＸ文書データ７を指定する。この場合のユーザインターフェースとしては、例えば、ＦＡＸサーバ６に格納されている文書データの一覧を表示し、その中からユーザに所望の文書データを選択させるものが挙げられる。そして、操作者は、ＰＣ１０から、バーコードを含んだ紙原稿の印刷を指示する。
【００３３】
上記の操作に応じて、ＰＣ１０は、まず、指定されたＦＡＸ文書データ７に関して、当該文書データと共に保持されている属性情報を取得する（ステップＳ１３）。上述したように、取得される属性情報としては、例えば、データリンク電話番号、データサイズ、この文書をプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数、この文書データのダウンロード有効期限が挙げられる。そして、ユーザからの印刷の指示に応じて、バーコード付紙原稿印刷をＭＦＰ装置１に対して指示する（ステップＳ１４）。このとき、ＰＣ１０は、ステップＳ１２で取得した文章／画像情報５２とステップＳ１３で取得した属性情報をＭＦＰ装置１に送信する（ステップＳ１５）。
【００３４】
即ち、ＰＣ１０は、上記で編集した文章／画像情報５２とともに、指定したＦＡＸ文書データ７に関する属性情報を、ネットワーク回線８とネットワーク２を介してＭＦＰ装置１に送信する。尚、属性情報の例としては以下が挙げられる。
・データリンク電話番号（本では、「0123-45-6789」）、
・データサイズ（本例では、「２３０ＭＢ」）、
・この文書をプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数（本例では、「Ａ４、２０ページ」）、
・この文書データのダウンロード有効期限（本例では、「2005年11月30日午前0時」）。
【００３５】
以降、ステップＳ１６〜Ｓ１８の動作は、バーコード付紙原稿印刷指示を受け取ったＭＦＰ装置１によって実行されるものである。
【００３６】
ＰＣ１０から送信された文章／画像情報と属性情報はネットワーク回線８を介してＭＦＰ装置１のＬＡＮ制御部３５に到達する。ＣＰＵ２２はＬＡＮ制御部３５によりこれを受信すると、まず文章／画像情報の部分を画像処理部２８により記録用データに変換し、これを画像メモリ２７に一時記憶する（ステップＳ１６）。更に、ＣＰＵ２２は電子文書データに関する属性情報（データリンク電話番号、データサイズ、この文書をプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数、この文書データのダウンロード有効期限の情報等）の部分をバーコードデータ生成部３２に転送する。バーコード生成部３２はこれらの属性情報を示すバーコードの記録用データを生成し、これを画像メモリ２７に一時記憶する（ステップＳ１７）。
【００３７】
この後、ＣＰＵ２２は、画像メモリ２７に記憶された文章／画像情報の部分の記録用データとバーコードの記録用データを合成して、図3に示すようなバーコード５３を含んだレイアウトの記録データを生成し、これを記録制御部２９に転送する。記録制御部２９は、記録カセット３１から記録紙をフィードさせ、記録部３０により、転送された記録データを記録紙に記録させる（ステップＳ１８）。
【００３８】
以上の処理により、図３に示すような、文章／画像情報５２とバーコード５３を含んだ紙原稿５１が得られる。ここで、バーコード５３には、ＦＡＸ文書データ７の属性情報が含まれる。
【００３９】
尚、上記処理ではＰＣ１０を用いて関連付ける電子文書データやＦＡＸ文書データの指定等を行うが、紙原稿５１を作成するための電子文書データやＦＡＸ文書データの指定をＭＦＰ装置１から行うようにしてもよい。この場合、紙原稿５１に記録される文章／画像として、スキャナ部２５から取り込んだ画像を利用するように構成することもできる。
【００４０】
次に、バーコード５３の部分に電子文書データ４の属性情報を含んだ紙原稿５１を所持する操作者が、これを用いて電子文書データ４をダウンロード、プリントアウトする場合の動作を図９のフローチャートを参照して説明する。
【００４１】
操作者は、紙原稿５１をスキャナ部２５の原稿台に配置し、操作部２３からダウンロード・プリントアウトの操作を行う。ＣＰＵ２２はこれを認識すると、スキャナ部２５により、紙原稿５１のスキャンを行い、スキャンデータを画像処理部２８に転送する（画像メモリ２７に一時的に格納する）（ステップＳ２１）。画像処理部２８はバーコード５３の部分の画像データ（バーコード画像データ）を抽出する（ステップＳ２２）。この後、ＣＰＵ２２は、バーコード画像データを画像処理部２８からバーコードデータ解析部２６に転送させる。バーコードデータ解析部２６は、転送されたバーコード画像データを解析し、属性情報を復元する（ステップＳ２３）。上述したように、復元された属性情報は以下のデータを含み、ＣＰＵ２２はこれらを認識する。
・ネットワークリンクアドレス（本例では、「http://www.can.co.jp/abc.html」）、
・データサイズ（本例では、「２３０ＭＢ」）、
・この文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報（本例では、「Ａ４、３５ページ」）。
【００４２】
ＣＰＵ２２は上記の属性情報を用いて、ダウンロード時間、プリント時間、料金等の付加的な情報を算出し（ステップＳ２４）、属性情報と共にユーザに提示する（ステップＳ２５）。
【００４３】
例えば、ステップＳ２４において、ＣＰＵ２２はＬＡＮ制御部３５により、ネットワーク回線８におけるデータ転送速度を認識し、上記データサイズ（２３０ＭＢ）に対するダウンロードに要する時間を算出する（本例では「約４分」とする）。又、ＣＰＵ２２はこの文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報（本例では、Ａ４、３５ページ）に基づいて、これをプリントアウトするのに要する時間を算出する（本例では「約１０分」とする）。更に、ＣＰＵ２２は、料金徴収部４１に設定されている課金情報により、このプリントアウトによるプリント料金を算出する（本例では「３００円」とする）。
【００４４】
その後、ステップＳ２５において、ＣＰＵ２２は、ステップＳ２３で復元した属性情報やステップＳ２５で算出した付加情報を表示部２４に表示し、ユーザに当該文書データのダウンロードの要否を判定するためのユーザインターフェースを提供する。ここで表示される情報の例としては以下が挙げられる。
・ネットワークリンクアドレス（本例では、「http://www.can.co.jp/abc.html」）、
・データサイズ（本例では、「２３０ＭＢ」）、
・ダウンロードに要する時間（本例では「約4分」）、
・これをプリントアウトする際に要する時間（本例では「約１０分」）、
・この文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報（本例では、「Ａ４、３５ページ」）、
・このプリントアウトによるプリント料金（本例では「３００円」）。
【００４５】
この表示において、ＣＰＵ２２は、操作者にダウンロードプリントの要否の判断を促し、選択させるメッセージを表示する。図４は、ステップＳ２５における表示部２４の表示例（４０１）を示す図である。操作者は、表示部２４の表示により電子文書データをダウンロード、プリントアウトする際の情報（属性情報及び付加情報の表示４０２）を確認し、ダウンロード、プリントアウトの要否を判断することができる。そして、ダウンロード、プリントアウトが不要であると判断した場合は、操作部２３により、「いいえ」４０３を選択する。ＣＰＵ２２は、「いいえ」４０３の選択を認識すると、当該文書に関してダウンロード、プリントを行うことなく、本動作を終了する（ステップＳ２６、ステップＳ２７）。
【００４６】
一方、操作者は、電子文書データをダウンロード、プリントアウトすることを希望する場合には、操作部２３により「はい」４０４を選択する。ＣＰＵ２２は、「はい」４０４の選択を認識すると、表示部２４に、操作者に料金の投入を促す表示を行う（ステップＳ２６、Ｓ２８）。ＣＰＵ２２は、料金徴収部４１から料金の投入の確認を得ると、電子文書データ４にアクセスする（ステップＳ２９）。即ち、ＣＰＵ２２は、先にバーコードから認識した、ネットワークリンクアドレスをＬＡＮ制御部３５によりアクセスし、ネットワーク回線８、ネットワーク２を介して、文書サーバ３上に格納されている電子文書データ４を認識する。尚、ネットワークリンクアドレスは、本例では、「http://www.can.co.jp/abc.html」である。
【００４７】
この後、ＣＰＵ２２はＬＡＮ制御部３５を制御して、アクセスした電子文書データ４をネットワーク２、ネットワーク回線８を介してダウンロードする。つまり、ＣＰＵ２２は文書サーバ３から転送される電子文書データ４をＬＡＮ制御部３５により受信し、画像メモリ２８に蓄積していく（ステップＳ３０）。
【００４８】
ＣＰＵ２２は電子文書データ４を画像メモリ２８に蓄積し終えると、ＬＡＮ制御部３５による受信を終了する。そして、画像メモリ２８に蓄積された電子文書データ４の画像を記録制御部２９に転送する（ステップＳ３１）。記録制御部２９は、転送された画像データに基づいて、記録紙カセット３１から記録紙をフィードしながら、記録部３０によりページ毎に順次記録を行っていく（ステップＳ３２）。
以上のようにしてダウンロード、プリントを終えると、ＣＰＵ２２は料金徴収部４１に投入された料金を徴収して、本処理を終了する（ステップＳ３３）。
【００４９】
以上により、電子文書データ４の属性情報を含んだバーコード５３が印刷された紙原稿５１を所持する操作者が、これを用いて電子文書データ４をダウンロード、プリントアウトすることが可能になる。
【００５０】
次に、バーコード５３の部分にＦＡＸ文書データ７の属性情報を含んだ紙原稿５１を所持する操作者が、これを用いてＦＡＸ文書データ７をダウンロード、プリントアウトする場合の動作を図１０のフローチャートを参照して説明する。尚、図１０の処理では、対象がＦＡＸ文書データであるり、ＦＡＸ通信によりダウンロードが行われる。
【００５１】
操作者は、紙原稿５１をスキャナ部２５の原稿台に配置し、操作部２３からダウンロード・プリントアウトの操作を行う。ＣＰＵ２２はこれを認識すると、スキャナ部２５により、紙原稿５１のスキャンを行い、スキャンデータを画像処理部２８に転送する（画像メモリ２７に一時的に格納する）（ステップＳ４１）。画像処理部２８はバーコード５３の部分の画像データ（バーコード画像データ）を抽出する（ステップＳ４２）。この後、ＣＰＵ２２は、バーコード画像データを画像処理部２８からバーコードデータ解析部２６に転送させる。バーコードデータ解析部２６は、転送されたバーコード画像データを解析し、属性情報を復元する（ステップＳ４３）。上述したように、復元された属性情報は以下のデータを含み、ＣＰＵ２２はこれらを認識する。
・データリンク電話番号（本例では、「0123-45-6789」）、
・データサイズ（本例では、「２３０ＭＢ」）、
・この文書をプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数（本例では、「Ａ４、２０ページ」）、
・このＦＡＸ文書データのダウンロード有効期限（本例では、「2005年11月30日午前0時」）。
【００５２】
ここで、ＣＰＵ２２は上記属性情報を認識した際に、当該ＦＡＸ文書データのダウンロード有効期限を確認する（ステップＳ４４）。即ち、ＣＰＵ２２は上記のＦＡＸ文書データ７のダウンロード有効期限とクロック部４２による現在の日付、時刻情報とを比較する。そして、ＦＡＸ文書データ７のダウンロード有効期限をすでに過ぎていると判断した場合は、ダウンロード不可として、表示部２４にこの旨を表示して動作を終了する（ステップＳ４５）。図６は、この場合の表示部２４の表示例を示す図である。一方、ＣＰＵ２２は、上記比較により当該ＦＡＸ文書データがダウンロード有効期内であると判断した場合は、ダウンロード可能としてステップＳ４６以降へ進み、上記図９で説明したダウンロード及びプリントアウト処理と類似の処理を行う。
【００５３】
まず、ＣＰＵ２２は上記の属性情報を用いて、文書データをＦＡＸ通信するのに要する時間、文書データのプリント時間、料金等の付加的な情報を算出し（ステップＳ４６）、属性情報と共にユーザに提示する（ステップＳ４７）。
【００５４】
例えば、ＣＰＵ２２はＦＡＸモデム部３７により、電話回線３９におけるデータ転送速度を認識し、上記データサイズ（２３０ＭＢ）に対するＦＡＸ通信に要する時間を算出する（本例では「約１２分」とする）。又、ＣＰＵ２２は、ＦＡＸ通信相手先の電話番号であるデータリンク電話番号、ＲＡＭ３４に格納されている自局の電話番号、及び上記で計算されたＦＡＸ通信時間に基づいて、ＦＡＸ通信料金を算出する（本例では「１００円」とする）。尚、通信端末間の電話番号と通話料の関係は電話料金計算部４０に登録されているものとする。
【００５５】
又、ＣＰＵ２２は、この文書データをプリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報（本例では、「Ａ４、３５ページ」）により、これをプリントアウトする際に要する時間を算出する（本例では「約１０分」とする）。更に、ＣＰＵ２２は、料金徴収部４１に設定されている課金情報により、このプリントアウトによるプリント料金を算出する（本例では「３００円」とする）。
【００５６】
その後、ステップＳ４７において、ＣＰＵ２２は、ステップＳ４３で復元した属性情報やステップＳ４６で算出した付加情報を表示部２４に表示し、ユーザに当該文書データのダウンロードの要否を判定するためのユーザインターフェースを提供する。ここで表示される情報の例としては以下が挙げられる。
その後、ステップＳ４７において、ＣＰＵ２２は、
・データリンク電話番号（本例では、「0123-45-6789」）、
・データサイズ（本例では、「２３０ＭＢ」）、
・ＦＡＸ通信に要する時間（本例では「約１２分」）、
・ＦＡＸ通信に要する時間に対する合計のＦＡＸ通信料金（本例では「１００円」）、
・プリントアウトする際の記録紙サイズ及び記録ページ数の情報（本例では、「Ａ４、３５ページ」）、
・プリントアウトする際に要する時間（本例では「約１０分」）、
・このプリントアウトによるプリント料金（本例では「３００円」）。
【００５７】
この表示において、ＣＰＵ２２は、操作者にダウンロードプリントの要否の判断を促し、選択させるメッセージを表示する。図５は、ステップＳ４７における表示部２４の表示例（５０１）を示す図である。操作者は、表示部２４の表示によりＦＡＸ文書データをＦＡＸ受信し、プリントアウトする際の情報（属性情報及び付加情報の表示５０２）を確認し、ダウンロード、プリントアウトの要否を判断することができる。そして、ダウンロード、プリントアウトが不要であると判断した場合は、操作部２３により、「いいえ」５０３を選択する。ＣＰＵ２２は、「いいえ」５０３の選択を認識すると、当該文書に関してダウンロード、プリントを行うことなく、本動作を終了する（ステップＳ４８、ステップＳ４９）。
【００５８】
一方、操作者は、電子文書データをダウンロード、プリントアウトすることを希望する場合には、操作部２３により「はい」５０４を選択する。ＣＰＵ２２は、「はい」５０４の選択を認識すると、表示部２４に、操作者に料金の投入を促す表示を行う（ステップＳ４８、Ｓ５０）。ＣＰＵ２２は、料金徴収部４１から料金の投入の確認を得ると、ＦＡＸ文書データ７の受信を実行する（ステップＳ５１）。即ち、ＣＰＵ２２は、先にバーコードから認識した、データリンク電話番号（本例では、「0123-45-6789」）に対してＮＣＵ制御部３８によりダイヤル発呼を行う。これにより、電話回線９、公衆回線網５を介してＦＡＸ文書サーバ６に着呼する。ＦＡＸ通信のループが閉結すると、ＣＰＵ２２はＦＡＸモデム部３７の制御により、ＮＣＵ制御部３８を介して、ＦＡＸサーバ６とＦＡＸ通信を行う。ＦＡＸサーバ６は、ＦＡＸ文書データ７をＦＡＸ画像データとして公衆回線網５、電話回線９を介してＭＦＰ装置１に送信する。
【００５９】
ＣＰＵ２２は、電話回線９、ＮＣＵ制御部３８を介してＦＡＸ文書データ７のＦＡＸデータを受信し、これをＦＡＸモデム部３７により復調し、画像データとして画像メモリ２８に蓄積していく（ステップＳ５２）。
【００６０】
ＣＰＵ２２はＦＡＸ文書データ７を画像メモリ２８に蓄積し終えると、ＦＡＸモデム部３７によりＦＡＸ受信を終了する。そして、画像メモリ２８に蓄積されたＦＡＸ文書データ７の画像を記録制御部２９に転送する（ステップＳ５３）。記録制御部２９は、転送された画像データに基づいて、記録紙カセット３１から記録紙をフィードしながら、記録部３０によりページ毎に順次記録を行っていく（ステップＳ５４）。
以上のようにしてダウンロード（ＦＡＸ受信）、プリントを終えると、ＣＰＵ２２は料金徴収部４１に投入された料金を徴収して、本処理を終了する（ステップＳ５５）。
【００６１】
以上の処理により、バーコード５３に、ＦＡＸ文書データ７の属性情報を含んだ網原稿５１を所持する操作者が、これを用いてＦＡＸ文書データ７をダウンロード（ＦＡＸ受信）し、プリントアウトすることが可能になる。
【００６２】
尚、上記実施形態では、バーコードを生成し、バーコードを含んだ紙原稿をプリントアウトする装置と、この紙原稿をスキャンしてバーコードを読み取り、文書データをダウンロード、プリントアウトする装置が同一のＭＦＰ装置１であるとした。しかしながら、このような形態に限られるものではなく、夫々を別々のＭＦＰ装置で行うようにしても構わない。更に、バーコードを生成し、バーコードを含んだ紙原稿をプリントアウトする手段は、属性情報に従いバーコードを生成しこれを紙原稿上に記録できるものであれば他の形態でもかまわない。
又、有効期限の設定をＦＡＸ文書データについて行う例を示したが、ネットワークを介してダウンロードされる電子文書データに設定できるようにしてもよい。
【００６３】
又、上記実施形態では、電子文書データ、ＦＡＸ文書データのダウンロード、プリント処理を別々の処理としている。即ち、電子文書データのダウンロード、プリントアウトが選択された場合は図９の処理が、ＦＡＸ文書データのダウンロード、プリントアウトが選択された場合は図１０の処理が実行される。しかしながら、バーコード５３によって表される属性情報に電子文書かＦＡＸ文書かを示す種別情報を含ませ、この種別情報に従って図９、図１０のいずれかの処理を選択して、実行するようにしてもよい。又、種別情報を用いずとも、属性情報が「ネットワークリンクアドレス」を有しているか「データリンク電話番号」を有しているかで、電子文書かＦＡＸ文書かを判定することもできるであろう。
又、上記実施形態では、ダウンロード（アクセス）不可であることを自動的に決定するのに有効期限を用いた（ステップＳ４６）が、これに限られるものではない。例えば、あるデータサイズ以上の文書データについてはダウンロードを禁止するような場合、文書データのデータサイズと所定のデータサイズとを比較することにより、ダウンロード不可とするかどうかを判定するようにしてもよい。
【００６４】
以上のように、上記実施形態によれば、実際に電子文書データ或はＦＡＸ文書データ（以下、総称して文書データという）のアクセス、ダウンロードを行う前に文書データのアクセス、ダウンロードを行うか否かを判断できる。このため、文書データのアクセス、ダウンロードが不要な場合に、当該文書データへの無駄なアクセスを防ぐことができる。この結果、ネットワーク上のパケットデータの増大、ネットワークの輻輳をさけることができ、さらに電子文書データのアクセス、ダウンロードによる通信費の無駄を省くことができる。
【００６５】
又、上記実施形態では、ＭＦＰ装置を用いた例を説明したが、プリンタやスキャナ、ＦＡＸモデム等を備えた汎用コンピュータを用いて本発明を実現することも可能である。従って、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００６６】
尚、本発明は、ソフトウェアのプログラムをシステム或いは装置に直接或いは遠隔から供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって前述した実施形態の機能が達成される場合を含む。この場合、供給されるプログラムは実施形態で図に示したフローチャートに対応したプログラムである。
【００６７】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００６８】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【００６９】
プログラムを供給するための記録媒体としては以下が挙げられる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などである。
【００７０】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることが挙げられる。この場合、ダウンロードされるプログラムは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００７１】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布するという形態をとることもできる。この場合、所定の条件をクリアしたユーザに、インターネットを介してホームページから暗号を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用して暗号化されたプログラムを実行し、プログラムをコンピュータにインストールさせるようにもできる。
【００７２】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどとの協働で実施形態の機能が実現されてもよい。この場合、ＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。
【００７３】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれて前述の実施形態の機能の一部或いは全てが実現されてもよい。この場合、機能拡張ボードや機能拡張ユニットにプログラムが書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行なう。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】第１実施形態による文書管理システムの構成例を示す図である。
【図２】図１に示したＭＦＰ装置１の更に詳細な構成例を示すブロック図である。
【図３】本実施形態で使用される、バーコードを含んだ紙原稿の例を示す図である。
【図４】ステップＳ２５における表示部２４の表示例（４０１）を示す図である。
【図５】ステップＳ４７における表示部２４の表示例（５０１）を示す図である。
【図６】属性情報が有効期限の過ぎているＦＡＸ文書データを示している場合の表示部２４の表示例を示す図である。
【図７】図７は、図３に示す紙原稿５１を記録出力する際のＰＣ１０及びＭＦＰ装置１の処理を説明するフローチャートである。
【図８】尚、図８は、図３に示す紙原稿５１を記録出力する際のＰＣ１０及びＭＦＰ装置１の処理を説明するフローチャートである。
【図９】電子文書データをダウンロード、プリントアウトする場合のＭＦＰ装置１の動作を説明するフローチャートである。
【図１０】ＦＡＸ文書データをダウンロード、プリントアウトする場合のＭＦＰ装置１の動作を説明するフローチャートである。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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