(57)【要約】【課題】  プリンタや、プリンタ機能を有する画像形成装置において、  （１）出力用紙に対する情報管理を徹底させる  （２）不正な複写を禁止できる  （３）複製を行ったユーザ、複製を行おうとしたユーザについて出力用紙作成者が管理・把握することができる  （４）再印刷による資源の無駄を削減出来る画像形成装置を提供する。【解決手段】  資料や出力用紙など機密情報に対して予めユーザ情報を埋め込んで置き、ユーザが書類を放置したままである場合、ユーザ情報の表示・ユーザに対しての通告を行う。【選択図】  図１
2007019722.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
個人認証やIDカードによってユーザを識別する情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、
出力用紙にユーザを識別する情報（ユーザIDなど）を埋め込むユーザ識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読み取り手段と、
出力用紙の作成者が複写を許可しているか判定する複写許可判定手段と、
ユーザ識別情報と対にユーザ情報が登録されているユーザ情報テーブルと、
ユーザ情報読み取り手段にて読み取られたユーザ識別情報を元にユーザ情報テーブルからユーザ情報を検索するユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して出力した用紙が放置されたままであり、現在ログインしているユーザが複写を行ったことを通知するメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にユーザ情報（メールアドレスやユーザ名等）を埋め込むユーザ情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ情報を読み取るユーザ情報読み取り手段と、
ユーザ情報検索手段により取得したユーザ情報を装置操作部等の表示装置に表示するユーザ情報表示手段と、
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にユーザ情報（メールアドレスやユーザ名等）を埋め込むユーザ情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ情報を読み取るユーザ情報読み取り手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して出力した用紙が放置されたままであることを通知するメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と、
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項４】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にユーザを識別する情報（ユーザIDなど）を埋め込むユーザ識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読み取り手段と、
ユーザ識別情報と対にユーザ情報が登録されているユーザ情報テーブルと、
ユーザ情報読み取り手段にて読み取られたユーザ識別情報を元にユーザ情報テーブルからユーザ情報を検索するユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段により取得したユーザ情報を装置操作部等の表示装置に表示するユーザ情報表示手段と、
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項５】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にユーザを識別する情報（ユーザIDなど）を埋め込むユーザ識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読み取り手段と、
ユーザ識別情報と対にユーザ情報が登録されているユーザ情報テーブルと、
ユーザ情報読み取り手段にて読み取られたユーザ識別情報を元にユーザ情報テーブルからユーザ情報を検索するユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して出力した用紙が放置されたままであることを通知するメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と、
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項６】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にユーザを識別する情報（ユーザIDなど）を埋め込むユーザ識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読み取り手段と、
ネットワークに接続された別のマシンにユーザ識別情報と対にユーザ情報が登録されているユーザ情報テーブルと、
ユーザ情報読み取り手段にて読み取られたユーザ識別情報を元にユーザ情報テーブルからユーザ情報を検索するユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段により取得したユーザ情報を装置操作部等の表示装置に表示するユーザ情報表示手段と、
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項７】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にユーザを識別する情報（ユーザIDなど）を埋め込むユーザ識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読み取り手段と、
ネットワークに接続された別のマシンにユーザ識別情報と対にユーザ情報が登録されているユーザ情報テーブルと、
ユーザ情報読み取り手段にて読み取られたユーザ識別情報を元にユーザ情報テーブルからユーザ情報を検索するユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して出力した用紙が放置されたままであることを通知するメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と、
を持つことを特徴とする画像形成装置。
【請求項８】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙に文書識別情報を埋め込む文書識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれた文書識別情報を読み取る文書識別情報読み取り手段と、
文書識別情報と対になって文書の情報（文書名や出力時間など）が保持されている文書情報テーブルと、
文書情報テーブルから文書識別情報を元に文書情報を取得する文書情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段により取得したユーザ情報を装置操作部等の表示装置に表示するユーザ情報表示手段と、
文書情報検索手段より取得した文書情報を装置操作部等の表示装置に表示する文書情報表示手段と、
を持つことを特徴とする請求項2または請求項3のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項９】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙に文書識別情報を埋め込む文書識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれた文書識別情報を読み取る文書識別情報読み取り手段と、
文書識別情報と対になって文書の情報（文書名や出力時間など）が保持されている文書情報テーブルと、
文書情報テーブルから文書識別情報を元に文書情報を取得する文書情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して、文書情報検索手段より該当した文書情報を付加したメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と、
を持つことを特徴とする請求項2または請求項3のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１０】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙に文書識別情報を埋め込む文書識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれた文書識別情報を読み取る文書識別情報読み取り手段と、
文書識別情報と対になって文書の情報（文書名や出力時間など）が保持されている文書情報テーブルと、
文書情報テーブルから文書識別情報を元に文書情報を取得する文書情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段により取得したユーザ情報を装置操作部等の表示装置に表示するユーザ情報表示手段と、
文書情報検索手段より取得した文書情報を装置操作部等の表示装置に表示する文書情報表示手段と、
を持つことを特徴とする請求項4または請求項5のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１１】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙に文書識別情報を埋め込む文書識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれた文書識別情報を読み取る文書識別情報読み取り手段と、
文書識別情報と対になって文書の情報（文書名や出力時間など）が保持されている文書情報テーブルと、
文書情報テーブルから文書識別情報を元に文書情報を取得する文書情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して、文書情報検索手段より該当した文書情報を付加したメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と、
を持つことを特徴とする請求項4または請求項5のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１２】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にマシン識別情報を埋め込むマシン識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたマシン識別情報を読み取るマシン識別情報読み取り手段と、
マシン識別情報と文書識別情報と文書情報、ユーザ識別情報が対になったテーブルがネットワークに接続された別のマシンに保持されているマシン情報テーブルと、
マシン識別情報と文書識別情報から文書情報とユーザ識別情報を取得する。取得したユーザ識別情報をもとにメールアドレスを取得する文書情報・ユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段により取得したユーザ情報を装置操作部等の表示装置に表示するユーザ情報表示手段と、
文書情報検索手段より取得した文書情報を装置操作部等の表示装置に表示する文書情報表示手段と
を持つことを特徴とする請求項6または請求項7のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１３】
出力用紙に印刷を行う印刷手段を備える画像形成装置において、
出力用紙にマシン識別情報を埋め込むマシン識別情報埋め込み手段と、
画像読み取り装置にて出力用紙に埋め込まれたマシン識別情報を読み取るマシン識別情報読み取り手段と、
マシン識別情報と文書識別情報と文書情報、ユーザ識別情報が対になったテーブルがネットワークに接続された別のマシンに保持されているマシン情報テーブルと、
マシン識別情報と文書識別情報から文書情報とユーザ識別情報を取得する。取得したユーザ識別情報をもとにメールアドレスを取得する文書情報・ユーザ情報検索手段と、
ユーザ情報検索手段より該当したメールアドレスに対して、文書情報検索手段より該当した文書情報を付加したメールを作成するメール作成手段と、
ネットワークに接続されておりメールを送信するメール送信手段と、
を持つことを特徴とする請求項6または請求項7のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１４】
請求項2から請求項13のいずれかに記載の画像形成装置において、ユーザの任意によって、
画像の読み取み取りを行う手段と、
画像に埋め込まれた情報の読み取りを行う手段
の切り替えが可能な切り替え手段をもつことを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ、機能を含む画像形成装置において、出力時にユーザの情報を埋め込んで出力を行い、原稿読み取りを行うとそのユーザにプリントが出力されたことを通知する印字通知システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業内では情報の漏洩防止などに対して様々なセキュリティー対策が行われている。
【０００３】
大切な情報のひとつとして、企業の大切な情報が記載された出力用紙が挙げられる。
【０００４】
そして、印字が行われた出力用紙や資料が放置されたままになってしまうことも問題となっている。
【０００５】
放置された出力用紙において、印字したユーザが特定できる情報（ヘッダーやフッターに名前が表示されているなど）があればその人に手渡すことが可能であるが、その情報が存在しない場合、一定期間は保持されるものの、セキュリティー対策として廃棄されユーザは再度印字を行ってしまう。
【０００６】
また、出力したユーザが予期しない複製が行なわれる可能性も存在する。
【０００７】
放置されたままの出力用紙はセキュリティー上から見ても非常に危険であり、再印刷はコスト削減や環境保全の面から見ても無駄を発生させる。
【０００８】
又、別の従来例としては、特許文献１及び特許文献２をあげることが出来る。
【特許文献１】特開２０００−１５５８３４号公報
【特許文献２】特開２０００−１５６７８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
解決しようとする課題は、
・出力を行う場合は、複製の許可・禁止を設定でき、出力用紙作成者に現在どのユーザが複製を行おうとしたか通知する
・放置されていた出力用紙の作成者を特定し、そのユーザに出力用紙が放置されていることを通知する
ことにより、
出力用紙に対する情報管理を徹底させる
不正な複写を禁止できる
複製を行ったユーザ、複製を行おうとしたユーザについて出力用紙作成者が管理・把握することができる。
【００１０】
再印刷による資源の無駄を削減する
ことを可能とする画像形成装置を提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために、本発明の、放置出力用紙の存在をユーザに通知するシステムでは
（１）出力用紙にユーザを識別するための情報を埋め込む
（２）画像読み取り装置には、上記情報を読み取ることが可能
（３）読み取った情報をもとに登録されているユーザの情報を装置操作部等に表示する
（４）または、ユーザ情報をもとに検索されたメールアドレスに対して出力用紙が放置されたままであることを通知する
ことを特徴とする画像形成装置を基本として、ネットワークに接続されているサーバーがユーザ情報や文書情報を管理した場合やユーザ宛の通知メールに文書情報を付加する手法を加えた画像形成装置を提供することにより解決する。
【発明の効果】
【００１２】
実施例で説明した各請求項の利点は以下の通りである。
【００１３】
請求項1では、出力用紙を作成したユーザが複製を拒否した場合に、不正に複製が行なわれることを防ぐことが可能となるだけでなく、はじめに個人IDを入力しないと複製ができないため、どのユーザが複製を行おうとしたのか作成者は知ることが可能となる。
【００１４】
請求項2，請求項3，請求項7，請求項8では、他の機器で情報を取得したい場合に、直接ユーザ情報を埋め込んでいるため、登録されていないユーザの情報でも取得が可能となる。
【００１５】
請求項4，請求項9，請求項10では、ユーザID・文書IDの形に変換して埋め込むので、請求項2，請求項3，請求項7，請求項8の場合に比べ、埋め込むにかかる手続きが削減できる。
【００１６】
請求項6，請求項11，請求項12では、ユーザ情報テーブルはネットワークに接続されたサーバーに登録されているので、ネットワークに接続された他の機械からもユーザ情報の取得が可能となる。
【００１７】
本発明により
出力用紙を作成したユーザが、なんらかの理由により予期しない複製を試みられた場合複製の拒否によりデータの流出を防ぐことができるだけでなく、複製を行おうとしたユーザについての情報を取得することができる。
【００１８】
また、フィニッシャーに放置されたままの出力用紙読み込むことにより、出力を行ったユーザを割り出すことができる。また、職場内では似たようなファイルを行っているため、自分が出力したのか他人が出力したのか判別がしにくい出力用紙でも、文書情報を付加して通知することで判別が容易になる。
【００１９】
つまりは、
出力用紙に対する情報管理を徹底させる
不正な複製を禁止できる画像処理装置、
複製を行ったユーザ、複製を行おうとしたユーザについて出力用紙作成者が管理・把握することができる画像処理装置、
再印刷による資源の無駄を削減することの出来る画像処理装置、
を目指す画像処理装置の提供が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。
【００２１】
以下、本発明の実施例について説明する。
【００２２】
まず、前提として画像形成装置に以下の手法によりユーザの認証を行う。
【００２３】
ユーザ認証について
《コピーでの出力の場合》
現在個人認証（指紋・音声などバイオメトリクスを利用したもの）やIDカード、暗証番号などにより、コピーを行う際に個人を識別する手法がある。
【００２４】
《プリンタでの出力の場合》
出力を行う際に、ネットワークに接続されたユーザIDを元に個人を判別する。
【００２５】
ユーザ情報の埋め込みについて
埋め込む際の手法については電子透かしやバーコードなどがある。ただしその手法については限定しない。
【００２６】
ユーザ情報の読み込みについて
画像読み取り装置は、通常のコピー出力を行うのか埋め込んだユーザ情報を読み取りユーザに対して通知を行うのか選択するための切り替え手段を持つ。
【実施例１】
【００２７】
実施例１について、図1:ユーザ情報のテーブルイメージ図、図2：フロー図を用いて説明を行う。
【００２８】
上記ユーザ認証において、個人を識別する情報（以下ユーザID）を取得する（図2:S101）。
【００２９】
あらかじめ、装置機器内には、管理者によってユーザIDとメールアドレスやユーザ名といったユーザの情報が登録されている（図１）。
【００３０】
ユーザがプリントを行う場合（図2:S102→S103）、ユーザ情報と出力許可・拒否情報を埋め込み出力を行う。
【００３１】
この時、出力許可・拒否情報はそのまま出力用紙に埋め込んでもよいし、ネットワークに接続されたPCで出力許可・拒否管理を行い、複写可もしくは管理情報を参照することを表す情報を埋め込んでもよい。
【００３２】
次にユーザが複写を行う場合について説明する（図2:S102→S104）。
【００３３】
画像の読み取りと同時に、埋め込まれたユーザ情報と出力許可・拒否情報の読み取りを行う。
【００３４】
次に現在複写機を使用しているユーザ（S101にて取得したユーザID）が出力を許可されているのか否か判定を行う。この時に、上記例にあるようにネットワークで接続されたPCにて管理を行っている場合はサーバーに対して問い合わせを行い、許可されているのか否かの情報を取得する。
【００３５】
出力許可と判定された場合（図2:S105→S106）、出力用紙から取得したユーザ情報の判定を行う。
【００３６】
取得失敗、もしくは取得したユーザ情報にメールアドレスが含まれていなかった場合は、複写を行う出力用紙に新規ユーザ情報と出力許可・拒否情報を出力用紙に埋め込む（図2:S108）。
【００３７】
取得した情報がメールアドレスであると判断された場合は、取得したメールアドレス宛に現在複写機を使用しているユーザにより複写が行われた旨を通知し（図2:S107）、複写を行う出力用紙に新規ユーザ情報と出力許可・拒否情報を出力用紙に埋め込む（図2:S108）。
【００３８】
上記出力許可・拒否判定において（図2:S105）、出力拒否と判定された場合（図2:S105→S109）、出力用紙から取得したユーザ情報の判定を行う。
【００３９】
（この場合、出力拒否の情報が入っているため、ユーザ情報が含まれていない場合は除いて説明を行う。）
取得したユーザ情報にメールアドレスが含まれていなかった場合は、「「出力用紙に埋め込まれたユーザ情報より取得したユーザ名」から、複写が許可されていない」ことを示すメッセージを画像操作部等に表示する（図2:S109→S111）。
【００４０】
取得した情報がメールアドレスであると判断された場合は、取得したメールアドレス宛に現在複写機を使用しているユーザにより複写が行われようとした旨を通知し（図2:S110）、「「出力用紙に埋め込まれたユーザ情報より取得したユーザ名」から、複写が許可されていない」ことを示すメッセージを画面操作部等に表示する（図2:S110→S111）。
【００４１】
上記は請求項1では、出力用紙を作成したユーザが複製を拒否した場合に、不正に複製が行なわれることを防ぐことが可能となるだけでなく、はじめに個人IDを入力しないと複製ができないため、どのユーザが複製を行おうとしたのか作成者は知ることが可能となる。
【実施例２】
【００４２】
実施例2について、図1:ユーザ情報テーブルのイメージ図、図3:フロー図を用いて説明を行う。
【００４３】
上記ユーザ認証において、個人を識別する情報（以下ユーザID）を取得する（図3:S201）。
【００４４】
あらかじめ、装置機器内には、管理者によってユーザIDとメールアドレスやユーザ名といったユーザの情報が登録されている（図1）。
【００４５】
ユーザは画像出力を行うのか、ユーザ情報の読み取りを行うのか選択する（図3:S202）。
【００４６】
画像出力であった場合、取得したユーザIDが登録済みかどうか調べる（図3:S203）。
【００４７】
登録済みでなかった場合、ユーザ情報登録画面を表示させ（図3:S205）ユーザ登録を促す。
【００４８】
新しく登録されたユーザ情報をテーブルに追加し、出力用紙には、ユーザ情報を埋め込んで出力を行う（図3:S207）。
【００４９】
ただし、登録済みでなかった場合に関しては、管理者の任意によって印刷不可にするなど設定できるものとし、この方法に限定しない。
【００５０】
上記（図3:S203）でユーザ情報が登録済みであった場合、ユーザ情報（メールアドレス・ユーザ名など）を埋め込み、出力を行う。
【００５１】
この印字用紙が出力されていたままで放置をされていたなど、ユーザが出力したユーザに通知したい、もしくはユーザを知る必要があったとする（図3:S202→S208）。
【００５２】
ユーザ表示もしくはユーザ通知を行う場合は、ユーザ情報の読み取りを行う（図3:S208）。
【００５３】
ここで、ユーザ情報が含まれていない原稿用紙であった場合は「ユーザ情報が含まれていない」ことをユーザに示すメッセージを画面操作部等に表示する（図3:S209→S210）。
【００５４】
次にユーザ情報が含まれている場合について考える（図3:S209→S211）。
【００５５】
ユーザ表示が設定されていた場合（図3:S211→S212）、取得したメールアドレスやユーザ名を含むユーザ情報を画面操作部等に表示する。
【００５６】
ユーザ通知が設定されていた場合（図3:S211→S213）、取得したユーザ情報がメールアドレスかどうかを判定する（図3:S213）。不明なメールアドレスに対してメールを送信することに対する負荷を軽減するためである。メールアドレスでないと判断された場合は、「メールアドレス情報が含まれていない」ことと取得された他のユーザ情報（ユーザ名など）を画面操作部などに表示する（図3:S214）。
【００５７】
メールアドレスだと判定された場合は、メールアドレス宛に放置出力用紙がある旨が記述されているメールを送信する（図3:S215）。
【００５８】
上記は請求項2，請求項3の実施例の一つであり、メールアドレスなどのユーザ情報が直接埋め込まれる。そのことにより、他の機器で情報を取得したい場合に、直接ユーザ情報を読み取ることが可能であるため、登録されていないユーザの情報でも取得が可能となる。
【実施例３】
【００５９】
実施例3について、図1:ユーザ情報テーブルのイメージ図、図4:フロー図を用いて説明を行う。
【００６０】
前記ユーザ認証において、個人を識別する情報（以下ユーザID）を取得する（図3:S301）。
【００６１】
あらかじめ、装置機器内もしくはネットワークに接続されているサーバー内には、管理者によってユーザIDとメールアドレスやユーザ名といったユーザの情報が登録されている（図1）。ここで、取得できなかった場合や、管理者が登録されていないユーザに対し制限をかけていない場合と想定して以下説明を行う。
【００６２】
ユーザは画像出力を行うのか、ユーザ情報の読み取りを行うのか選択する（図4:S302）。
【００６３】
画像出力であった場合、取得したユーザIDが登録済みかどうか調べる（図4:S303）。
【００６４】
登録済みでなかった場合、ユーザ情報登録画面を表示させ（図4:S305）、ユーザ登録を促す。
【００６５】
新しく登録されたユーザをテーブルに追加し、出力用紙には、ユーザIDを埋め込んで出力を行う（図4:S307）。
【００６６】
ただし、登録済みでなかった場合に関しては、管理者の任意によって印刷不可にするなど設定できるものとし、この方法に限定しない。
【００６７】
上記（図4:S303）でユーザ情報が登録済みであった場合、取得したユーザIDを埋め込み、出力を行う。
【００６８】
この印字用紙が出力されていたままで放置をされていたなど、ユーザが出力したユーザに通知したい、もしくはユーザを知る必要があったとする（図4:S302→S308）。
【００６９】
ユーザ表示もしくはユーザ通知を行う場合は、ユーザIDの読み取りを行う（図4:S308）。
【００７０】
ここで、ユーザIDが含まれていない原稿用紙であった場合は「ユーザIDが含まれていない」ことをユーザに示すメッセージを画面操作部等に表示する（図4:S309→S310）。
【００７１】
次にユーザIDが含まれている場合について考える（図4:S309→S311）。
【００７２】
装置機器内、もしくはネットワークで接続されているサーバー内のユーザ情報テーブルにおいて、ユーザ情報が登録済みかどうか検索を行う。
【００７３】
登録が行なわれていない場合は、「ユーザ情報が登録されていない」ことをユーザに示すメッセージを画面操作部等に表示する（図4:S311→S312）。
【００７４】
次にユーザ情報が含まれている場合について考える（図4:S311→S313）。
【００７５】
ユーザ表示が設定されていた場合（図4:S313→S314）、取得したメールアドレスやユーザ名を含むユーザ情報を画面操作部等に表示する。
【００７６】
ユーザ通知が設定されていた場合（図4:S313→S315）、取得したユーザ情報がメールアドレスかどうか判定する（図4:S315）。不明なメールアドレスに対してメールを送信することに対する負荷を軽減するためである。メールアドレスでないと判断された、もしくはメールアドレスが登録されていない場合は「メールアドレス情報が含まれていない」ことと、検索された他のユーザ情報（ユーザ名など）を画面操作部などに表示する（図4:S316）。
【００７７】
メールアドレスだと判定された場合は、メールアドレス宛に放置出力用紙がある旨が記述されているメールを送信する（図4:S317）。
【００７８】
上記は請求項4，請求項5，及び、請求項6の実施例のひとつである。
【００７９】
請求項4場合は、ユーザIDを埋め込む。ユーザの情報を取得したい場合はユーザIDをもとに検索をおこなうので、ユーザ情報を埋め込む処理は請求項2，請求項3に比べ削減が期待できる。
【００８０】
請求項6の場合は、請求項4の場合同様ユーザIDを埋め込むが、ユーザ情報テーブルはネットワークに接続されたサーバーに登録されているので、ネットワークに接続された他の機械からもユーザ情報の取得が可能となる。
【００８１】
次に請求項8に記載されている文書情報の埋め込みについて説明する。
【００８２】
◆文書情報取得方法について
《コピーでの出力の場合》
原稿を読み取る際に、はじめの1行目をOCRで読み取る。また、出力を行った日時を取得する。
【００８３】
《プリンタでの出力の場合》
プリンタで出力する際に、文書ファイル名が取得される。また、コピーでの出力同様出力を行った日時を取得する。
【実施例４】
【００８４】
実施例4について、図1:ユーザ情報テーブルのイメージ図、図5:フロー図を用いて説明を行う。
【００８５】
上記ユーザ認証において、個人を識別する情報（以下ユーザID）を取得する（図5:S501）。
【００８６】
あらかじめ、装置機器内には、管理者によってユーザIDとメールアドレスやユーザ名といったユーザの情報が登録されている（図1）。ここで、取得できなかった場合や、管理者が登録されていないユーザに対し制限をかけていない場合と想定して以下説明を行う。
【００８７】
ユーザは画像出力を行うのか、ユーザ情報の読み取りを行うのか選択する（図5:S502）。
【００８８】
画像出力であった場合、上記文書情報取得方法によって文書情報を取得する（図5:S503）。
【００８９】
次に取得したユーザIDが登録済みかどうか調べる（図5:S504）。
【００９０】
登録済みでなかった場合、ユーザ情報登録画面を表示させ（図5:S506）ユーザ登録を促す。
【００９１】
新しく登録されたユーザ情報をテーブルに追加し、出力用紙には、ユーザ情報を埋め込んで出力を行う（図5:S508）。
【００９２】
ただし、登録済みでなかった場合に関しては、管理者の任意によって印刷不可にするなど設定できるものとし、この方法に限定しない。
【００９３】
上記（図5:S504）でユーザ情報が登録済みであった場合、ユーザ情報（メールアドレス・ユーザ名など）と取得した文書情報を埋め込み、出力を行う（図5:S505）。
【００９４】
この印字用紙が出力されていたままで放置をされていたなど、ユーザが出力したユーザに通知したい、もしくはユーザを知る必要があったとする（図5:S502→S509）。
【００９５】
ユーザ表示もしくはユーザ通知を行う場合は、ユーザ情報と文書情報の読み取りを行う（図5:S509）。
【００９６】
ここで、ユーザ情報が含まれていない場合は文書情報の取得に成功したかどうかを調べる。
【００９７】
文書情報は取得できた場合は「ユーザ情報が含まれていない」ことと取得した文書情報をユーザに示すメッセージを画面操作部等に表示する（図5:S510→S511→S512）。
【００９８】
文書情報も含まれていない原稿用紙であった場合は、「ユーザ情報も文書情報も含まれていない」ことをユーザに示すメッセージを画面操作部等に表示する（図5:S510→S511→S513）。
【００９９】
次にユーザ情報が含まれている場合も文書情報の取得が成功したかどうか判定を行う（図5:S510→S514）。
【０１００】
文書情報が含まれていない場合は（図5:S514→S515）、設定を調べる。
【０１０１】
ユーザ表示が設定されていた場合（図5:S515→S516）、取得したメールアドレスやユーザ名を含むユーザ情報と文書情報が取得できなかった旨のメッセージを画面操作部等に表示する。
【０１０２】
ユーザ通知が設定されていた場合（図5:S515→S517）、取得したユーザ情報がメールアドレスかどうかを判定する（図5:S517）。不明なメールアドレスに対してメールを送信することに対する負荷を軽減するためである。メールアドレスでないと判断された場合は、「メールアドレス情報が含まれていない」ことと取得された他のユーザ情報（ユーザ名など）と文書情報が取得できなかった旨のメッセージを画面操作部などに表示する（図5:S519）。
【０１０３】
メールアドレスだと判定された場合は、メールアドレス宛に放置出力用紙があることと、文書情報が含まれていないことが記述されているメールを送信する（図5:S518）。
【０１０４】
ユーザ情報も文書情報も含まれている場合も（図5:S514→S520）、設定を調べる。
【０１０５】
ユーザ表示が設定されていた場合（図5:S520→S521）取得したメールアドレスやユーザ名を含むユーザ情報とファイル名・出力日時を含む文書情報を画面操作部などに表示する（図5:S521）。
【０１０６】
ユーザ通知が設定されていた場合（図5:S520→S522）、取得したユーザ情報がメールアドレスかどうかを判定する（図5:S522）。不明なメールアドレスに対してメールを送信することに対する負荷を軽減するためである。メールアドレスでないと判断された場合は、「メールアドレス情報が含まれていない」ことと取得された他のユーザ情報（ユーザ名など）と取得した文書情報を画面操作部などに表示する（図5:S524）。
【０１０７】
メールアドレスだと判定された場合は、メールアドレス宛に放置出力用紙があることと、取得した文書情報が記述されているメールを送信する（図5:S523）。
【０１０８】
実施例4は請求項8の例であったが、請求項10の場合文書情報は、印字時に装置から発行される文書識別番号（以下文書ID）とあわせて装置機器内に登録される（図6参照）。
【０１０９】
印字を行う場合は、文書IDのみが出力用紙に埋め込まれ、ユーザ表示・ユーザ通知を行う場合は文書IDをもとに機器内に登録されている文書IDテーブルより検索を行い文書情報の抽出を行う。
【０１１０】
請求項12の場合文書情報はネットワークに接続されたサーバー内に、装置を識別する装置番号（例:MACアドレス）と文書IDと合わせて登録される（図7参照）。
【０１１１】
印字を行う場合は、装置識別番号と文書IDが出力用紙に埋め込まれ、ユーザ表示・ユーザ通知を行う場合は、装置識別番号と文書IDをもとにサーバーに登録されている文書IDテーブルより検索を行い文書情報の抽出を行う。
【図面の簡単な説明】
【０１１２】
【図１】ユーザ情報テーブルのイメージ図
【図２】実施例１のフロー図
【図３】実施例２のフロー図
【図４】実施例３のフロー図
【図５】実施例４のフロー図
【図６】文書情報テーブルのイメージ図
【図７】文書情報テーブルのイメージ図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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