(57)【要約】【課題】電子文書に対する権限を管理する際に電子文書の管理者または利用者に生じる手間を軽減させる。【解決手段】電子文書の管理者は、例えば、「Ｙａｍａｄａ」という名前の利用者に、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷を一時的に許可したい場合、電子文書管理サーバ１０１に設けられた入力デバイス２１３を操作する。そして、図４に示した文書権限設定画面４００のようにして、印刷可否３０５の欄４０１の設定を、「印刷不可」から「印刷可」変更して、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷を許可する。その後、その電子文書の印刷が完了したことを示す印刷完了の通知をプリンタ１０３から受信すると、電子文書管理システム１０１は、印刷可否３０５の欄４０１の内容を、電子文書の権限が管理者によって変更される前の状態に自動的に戻す。【選択図】図７
2007200140.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置であって、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更手段と、
前記第１の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更手段と、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有することを特徴とする文書権限管理装置。
【請求項２】
前記電子文書の処理可能回数を示す情報を記憶媒体に記憶する処理回数記憶手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が受信されると、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数を減算する処理回数変更手段とを有し、
前記第２の設定変更手段は、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数に応じて、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項１に記載の文書権限管理装置。
【請求項３】
前記第１の設定変更手段は、前記電子文書の処理可能回数として１以上の数値が入力されると、前記電子文書に対する処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更し、
前記第２の設定変更手段は、前記処理回数変更手段により前記電子文書の処理可能回数が減算された結果、前記電子文書の処理可能回数が０になると、前記電子文書に対する処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項２に記載の文書権限管理装置。
【請求項４】
前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を受信する第３の受信手段と、
前記第３の受信手段により受信された情報に基づいて、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を記憶媒体に記憶する状態記憶手段とを有し、
前記送信手段は、前記電子文書の処理を許可するか否かの設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する設定とに基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項１〜３の何れか１項に記載の文書権限管理装置。
【請求項５】
前記送信手段は、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が異常であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書については、異常が発生した文書処理装置でのみ処理を許可するように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項４に記載の文書権限管理装置。
【請求項６】
前記判断手段は、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が処理中であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書の処理を不許可とするにように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項４又は５に記載の文書権限管理装置。
【請求項７】
前記文書処理装置は、印刷装置を含み、
前記電子文書の処理は、前記電子文書の印刷を含むことを特徴とする請求項１〜６の何れか１項に記載の文書権限管理装置。
【請求項８】
電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、
前記文書権限管理装置は、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更手段と、
前記第１の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更手段と、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、
前記端末装置は、
前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する受信手段と、
前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記電子文書を前記文書処理装置に送信する第２の送信手段とを有することを特徴とする文書権限管理システム。
【請求項９】
電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、
前記文書権限管理装置は、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更手段と、
前記第１の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更手段と、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、
前記端末装置は、
前記電子文書を前記文書処理装置に送信する送信手段を有し、
前記文書処理装置は、
前記端末装置から送信された電子文書を受信する第１の受信手段と、
前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する第２の受信手段と、
前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記第１の受信手段により受信された電子文書を処理する処理手段とを有することを特徴とする文書権限管理システム。
【請求項１０】
文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理方法であって、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更ステップと、
前記第１の設定変更ステップにより、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信ステップと、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信ステップで受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更ステップと、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信ステップとを有することを特徴とする文書権限管理方法。
【請求項１１】
前記電子文書の処理可能回数を示す情報を記憶媒体に記憶する処理回数記憶ステップと、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が受信されると、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数を減算する処理回数変更ステップとを有し、
前記第２の設定変更ステップは、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数に応じて、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項１０に記載の文書権限管理方法。
【請求項１２】
前記第１の設定変更ステップは、前記電子文書の処理可能回数として１以上の数値が入力されると、前記電子文書に対する処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更し、
前記第２の設定変更ステップは、前記処理回数変更ステップにより前記電子文書の処理可能回数が減算された結果、前記電子文書の処理可能回数が０になると、前記電子文書に対する処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項１１に記載の文書権限管理方法。
【請求項１３】
前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を受信する第３の受信ステップと、
前記第３の受信ステップにより受信された情報に基づいて、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を記憶媒体に記憶する状態記憶ステップとを有し、
前記送信ステップは、前記電子文書の処理を許可するか否かの設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報とに基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項１０〜１２の何れか１項に記載の文書権限管理方法。
【請求項１４】
前記送信ステップは、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が異常であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書については、異常が発生した文書処理装置でのみ処理を許可するように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項１３に記載の文書権限管理方法。
【請求項１５】
前記送信ステップは、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が処理中であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書の処理を不許可とするように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項１３又は１４に記載の文書権限管理方法。
【請求項１６】
前記文書処理装置は、印刷装置を含み、
前記電子文書の処理は、前記電子文書の印刷を含むことを特徴とする請求項１０〜１５の何れか１項に記載の文書権限管理方法。
【請求項１７】
文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理方法の各ステップをコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、
前記文書権限管理方法は、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更ステップと、
前記第１の設定変更ステップにより、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信ステップと、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信ステップで受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更ステップと、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信ステップとを有することを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書権限管理装置、文書権限管理システム、文書権限管理方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、電子文書に対する権限を管理するために用いて好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、電子文書に対する権限を制限することを目的としたシステムがある（例えば特許文献１を参照）。このようなシステムでは、電子文書を一定の制限のもとに利用者に配布することができる。具体的に説明すると、電子文書の管理者（例えば電子文書の作成者や所有者）は、配布した電子文書を利用者に閲覧させることはできるが、配布した電子文書を印刷装置で印刷させたり、端末装置で編集させたりすることはできないようにすることが可能となる。このように、従来の技術では、電子文書の管理者は、電子文書に関して誰にどのような権限を与えるのかを設定することができるようになる。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−３５５６１０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、電子文書の権限に関する設定の内容を変更する必要が生じた場合、前述した従来の技術では、管理者が設定を随時変更しなければならない。例えば、何らかの事由により特定の利用者に対して電子文書の印刷を一時的に許可する必要が生じた場合、管理者は、まず、電子文書の印刷を許可しないという内容から、その電子文書の印刷を一旦許可するという内容に設定を変更する。その後、その電子文書の印刷が完了すると、管理者は、その電子文書の印刷を許可しないという内容に設定を戻す。
【０００５】
以上のように、従来の技術では、電子文書の権限に関する設定の変更は、あくまでも電子文書の管理者が行うようにしている。前述した例のように、電子文書の印刷を許可するという内容に設定を変更した後、その設定を元の内容に戻す場合、電子文書の管理者は、電子文書の印刷が完了したことを確認してから、設定を元の内容に戻す必要がある。このとき、電子文書の管理者は、電子文書の印刷が完了したことを確認するために、電子文書の印刷が完了したという利用者本人からの連絡を待たなければならない。このような連絡のやり取りは、電子文書の管理者及び利用者の双方にとって煩わしいものであるので、システムの使い勝手が著しく低下する。
【０００６】
このように、従来の技術では、電子文書に対する権限を管理するに際し、電子文書の管理者または利用者に多大な手間をかけさせてしまうという問題点があった。
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、電子文書に対する権限を管理する際に電子文書の管理者または利用者に生じる手間を軽減させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の文書権限管理装置は、文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置であって、前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更手段と、前記第１の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更手段と、前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有することを特徴とする。
【０００８】
本発明の文書権限管理システムは、電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、前記文書権限管理装置は、前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更手段と、前記第１の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更手段と、前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、前記端末装置は、前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する受信手段と、前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記電子文書を前記文書処理装置に送信する第２の送信手段とを有することを特徴とする。
また、本発明の他の特徴とするところは、電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、前記文書権限管理装置は、前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更手段と、前記第１の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更手段と、前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、前記端末装置は、前記電子文書を前記文書処理装置に送信する送信手段を有し、前記文書処理装置は、前記端末装置から送信された電子文書を受信する第１の受信手段と、前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する第２の受信手段と、前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記第１の受信手段により受信された電子文書を処理する処理手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
本発明の文書権限管理方法は、文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理方法であって、前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更ステップと、前記第１の設定変更ステップにより、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信ステップと、前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信ステップで受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更ステップと、前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
本発明のコンピュータプログラムは、文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理方法の各ステップをコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、前記文書権限管理方法は、前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第１の設定変更ステップと、前記第１の設定変更ステップにより、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信ステップと、前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信ステップで受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第２の設定変更ステップと、前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信ステップとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、電子文書の処理を不許可とする設定が、許可する設定に変更された後、電子文書が処理されると、電子文書の処理を許可する設定を不許可とする設定に自動的に元に戻すようにした。これにより、電子文書の管理者または利用者の利便性を損なうことなく、その電子文書の処理を利用者に一時的に許可することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
（第１の実施形態）
以下、図面を参照しながら、本発明の第１の実施形態について説明する。
図１は、電子文書管理システムの構成の一例を示した図である。
図１において、電子文書管理システムは、電子文書管理サーバ１０１と、端末装置１０２と、プリンタ１０３と、ネットワーク１００とを有している。電子文書管理サーバ１０１、端末装置１０２、及びプリンタ１０３は、ネットワーク１００を介して相互に通信可能に接続されている。尚、図１では、電子文書管理サーバ１０１、端末装置１０２、及びプリンタ１０３が、それぞれ１つである場合を例に挙げて示しているが、電子文書管理サーバ１０１、端末装置１０２、及びプリンタ１０３の数は幾つであってもよい。
【００１３】
図２は、プリンタ１０３と、電子文書管理サーバ１０１の内部構成の一例を示したブロック図である。
図２において、プリンタ１０３に設けられたＣＰＵ（演算処理装置）２０２は、プリンタ部２０１、ＲＡＭ２０３、ネットワークインターフェース２０４、Ｉ／Ｏ制御部２０５、及び操作部２０７とバスを介して相互に接続されている。また、Ｉ／Ｏ制御部２１５には、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０６が接続されている。
【００１４】
ＣＰＵ（演算処理装置）２０２は、Ｉ／Ｏ制御部２０５を介して接続されたＨＤＤ２０６に格納されたプログラムを読み出す。そして、ＣＰＵ２０２は、読み出したプログラムをＲＡＭ２０３に展開して実行することにより、端末装置１０２から送信されたプリントジョブや、そのプリントジョブに基づく印刷を実行するためのプリンタエンジンを備えたプリンタ部２０１等を制御する。また、ＣＰＵ２０２は、ネットワークインターフェース２０４を介して、ネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００に接続された電子文書管理サーバ１０１及び端末装置１０２と通信することが可能である。さらに、ＣＰＵ２０２は、例えばボタンやタッチパネル等のユーザインターフェースを備えた操作部２０７の操作を受け付ける。
【００１５】
端末装置１０２に設けられたＣＰＵ（演算処理装置）２１０は、ネットワークインターフェース２１１、入出力ポート２１２、Ｉ／Ｏ制御部２１４、ＲＡＭ２１６、及びビデオインターフェース２１７とバスを介して相互に接続されている。また、Ｉ／Ｏ制御部２１４には、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２１５が接続されている。
【００１６】
入出力ポート２１２には、例えばキーボード及びマウスを備えた入力デバイス２１３や、不図示の外部装置を接続することが可能である。また、ビデオインターフェース２１７には、ディスプレイ２１８を接続することが可能である。
ＣＰＵ（演算処理装置）２１０は、Ｉ／Ｏ制御部２１４を介して接続されたＨＤＤ２１５に格納されたプログラムを読み出してＲＡＭ２１６に展開し、ＲＡＭ２１６に展開したプログラムを実行する。また、ＣＰＵ２１０は、ネットワークインターフェース２１１を介して、ネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００に接続された電子文書管理サーバ１０１及びプリンタ１０３と相互に通信することが可能である。さらに、ＣＰＵ２１０は、入出力ポート２１２を介して入出力デバイス２１３の操作を受け付ける。
【００１７】
端末装置１０２に設けられたＨＤＤ２１５には、プリンタ１０３に電子文書の印刷データを送信するためのプリンタドライバが格納されている。ＣＰＵ２１０は、このプリンタドライバ等のプログラムを実行すると、ネットワークインターフェース２１１を介して電子文書管理サーバ１０１及びプリンタ１０３と相互に通信することが可能になる。
【００１８】
また、ＨＤＤ２１５には、電子文書の閲覧、編集、及び印刷を行うためのアプリケーションプログラムが格納されている。ＣＰＵ２１０は、アプリケーションプログラムを読み出して実行し、そのアプリケーションプログラムに基づくＧＵＩ（グラフィックユーザインターフェース）をディスプレイ２１８に表示させる。利用者は、ディスプレイ２１８に表示されたＧＵＩを、入力デバイス２１３を使用して操作することにより、電子文書の閲覧、編集、及び印刷指示を行うことが可能になる。
【００１９】
利用者により印刷指示が行われた場合、アプリケーションプログラムは、前述したプリンタドライバを使用して、印刷データを生成し、生成した印刷データを含むプリントジョブを、ネットワーク２１１を介してプリンタ１０３に送信する処理を実行する。このとき、ＣＰＵ２１０は、ファイル送信用の通信プロトコルを用いてプリントジョブをプリンタ１０３に送信する。ファイル送信用の通信プロトコルとしては、ＦＴＰ（ＦｉｌｅＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｏｃｏｌ）や、ＨＴＴＰ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｏｃｏｌ）等が挙げられる。
【００２０】
尚、本実施形態では、電子文書管理サーバ１０１におけるハードウェアの構成は、図２に示した端末装置１０２と同じであるので、図２では、電子文書管理サーバ１０１の図示を省略している。そこで、以下の説明において、電子文書管理サーバ１０１のハードウェアの構成については、図２に示した端末装置１０２に対して付した符号２１０〜２１８を用いることとする。
【００２１】
図３は、本実施形態の電子文書管理サーバ１０１に設けられたディスプレイ２１８に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。文書権限設定画面は、電子文書管理サーバ１０１に設けられたＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーションを実行することによりディスプレイ２１８に表示される。また、文書設定画面の内容は、例えば、電子文書管理サーバ１０１に設けられたＨＤＤ２１５に記憶される。
【００２２】
説明を簡単にするために、図３に示す文書権限設定画面３００では、文書ＩＤ、文書名３０２、配布先３０３、及び文書の状態３０６を、電子文書毎に参照できるようにしている。また、電子文書の編集・参照の可否３０４と、印刷可否３０５とを各電子文書に対して設定できるようにしている。
【００２３】
また、文書権限設定画面３００では、その左上隅に表示されている管理者３０１が管理している文書の一覧を表示するようにしている。管理者３０１は、電子文書の配布先となる利用者がその電子文書の編集、参照、及び印刷指示を行うことを許可したり禁止したりする設定を、文書権限設定画面３００に表示されている電子文書に対して行うことができる。
尚、図３に示す文書権限設定画面３００に表示されている管理項目３０２〜３０６以外の項目を、文書権限設定画面３００で設定及び参照可能となるようにしてもよい。
【００２４】
図４は、図３に示した文書権限設定画面３００において、電子文書の権限の内容が変更された場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。具体的に、図４では、文書名３０２が「会議資料１」の電子文書の印刷可否３０５の内容が、印刷不可から印刷可に変更された場合に表示される文書権限設定画面を例に挙げて示している。電子文書の管理者は、電子文書管理サーバ１０１に設けられた入力デバイス２１３を操作することにより、文書権限設定画面３００の内容を変更することができる。
図４に示した文書権限設定画面４００のようにして、印刷可否３０５の欄４０１の内容が変更されると、電子文書の管理者３０１は、「Ｙａｍａｄａ」という名前の利用者に対して、「会議資料１」という文書名３０２の電子文書の印刷を許可したこととなる。
【００２５】
次に、図５のフローチャートを参照しながら、印刷の実行指示があってから印刷データをプリンタ１０３に送信するまでの端末装置１０２の処理の一例を説明する。尚、この図５のフローチャートにおける処理は、端末装置１０２のＣＰＵ２１０が、ＨＤＤ２１５に格納されたアプリケーションプログラム及びプリンタドライバ等を実行することにより実現される。
【００２６】
まず、端末１０２は、印刷の実行指示があったかどうかを判断する（ステップＳ５０１）。利用者が携帯端末１０２に設けられた入力デバイス２１３を使って印刷の実行指示をするまで、端末１０２は待機する。印刷の実行指示があると、端末１０２は、印刷の実行指示があった電子文書の印刷が可能か否かを電子文書管理サーバ１０１に問い合わせる（ステップＳ５０２）。尚、この問い合わせは、例えば、利用者の識別情報、印刷の実行指示があった電子文書の識別情報（つまり文書ＩＤ）、及び電子文書の印刷データの送信先となるプリンタ１０３の識別情報を、電子文書管理サーバ１０１に送信することにより実現される。
【００２７】
電子文書管理サーバ１０１は、ステップＳ５０２で端末装置１０２から送信された利用者の識別情報と電子文書の文書ＩＤとから、文書権限設定画面４００における配布先３０３と文書名３０２とを特定する。また、電子文書管理サーバ１０１は、プリンタ１０３の識別情報が端末装置１０２から送信されたことから、問い合わせが印刷可否の問い合わせであると判断する。そこで、電子文書管理サーバ１０１は、特定した配布先３０３と文書名３０２とに対応する印刷可否３０５の欄に設定されている内容を読み出す。そして、電子文書管理サーバ１０１は、読み出した内容（即ち印刷が可能であるか否かを示す情報）を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信する。
【００２８】
例えば、図４に示した文書権限設定画面４００において、利用者の識別情報が「Ｙａｍａｄａ」であり、印刷の実行指示があった電子文書の文書ＩＤが「０００００００１」である場合には、印刷可否３０５の欄４０１には「印刷可」が設定されている。よって、電子文書管理サーバ１０１は、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信する。
【００２９】
端末装置１０２は、以上のようにして電子文書管理サーバ１０１から返信された、印刷が可能であるか否かを示す情報を受信したかどうかを判断する（ステップＳ５０３）。そして、端末装置１０２は、受信した情報に基づいて、印刷の実行指示があった電子文書を印刷することが可能か否か否かを判断する（ステップＳ５０４）。この判断の結果、印刷の実行指示があった電子文書を印刷することが可能であれば、端末装置１０２は、印刷の実行指示があった電子文書の印刷データを生成し、生成した印刷データを含むプリントジョブをプリンタ１０３へ送信する（ステップＳ５０５）。
【００３０】
次に、端末装置１０２は、プリンタ１０３への印刷データの送信が完了したことを示す印刷データの送信完了の通知を電子文書管理サーバ１０１に送信して（ステップＳ５０６）、処理を終了する。
一方、印刷の実行指示があった電子文書を印刷することが不能であれば、印刷処理を中断して（ステップＳ５０５、Ｓ５０６を省略して）処理を終了する。
【００３１】
尚、ステップＳ５０５で端末装置１０２から送信されたプリントジョブを受信したプリンタ１０３のＣＰＵ２０１は、そのプリントジョブに含まれている印刷データに基づく印刷を、プリント部２０１に行わせる。そして、印刷が完了すると、プリンタ１０３のＣＰＵ２０１は、印刷完了の通知を電子文書管理サーバ１０１に送信する。
【００３２】
図６は、図５に示したステップＳ５０６で端末装置１０２から送信された印刷データの送信完了の通知を電子文書管理サーバ１０１が受信した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。図６に示す文書権限設定画面６００では、「Ｙａｍａｄａ」という名前の利用者による印刷の実行指示により、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書が、「プリンタＡ」という名称のプリンタ１０３に送信された場合を例に挙げて示している。即ち、文書の状態３０６の欄６０１が、図４に示した「保存済み」から、図６に示すように「印刷中（プリンタＡ）」に変更される。これにより、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書の状態が、プリンタ１０３での印刷中に設定される。
【００３３】
次に、図７のフローチャートを参照しながら、図５のステップＳ５０６で端末装置１０２から印刷データの送信完了の通知が送信された場合の電子文書管理サーバ１０１の処理の一例を説明する。尚、この図７のフローチャートにおける処理は、電子文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーション等を実行することにより実現される。
【００３４】
まず、印刷データの送信完了の通知を受信するまで待機するべく、電子文書管理サーバ１０１は、印刷データの送信完了の通知を受信したかどうかを判断する（ステップＳ７０１）。印刷データの送信完了の通知を受信すると、電子文書管理サーバ１０１は、図６に示したように、文書権限設定画面６００における文書の状態３０６の該当する欄の内容を、プリンタ１０３が印刷中という内容に変更する（ステップＳ７０２）。
【００３５】
次に、電子文書管理サーバ１０１は、プリンタ１０３から送信された印刷完了の通知を受信するまで待機するべく、印刷完了の通知を受信したかどうかを判断する（ステップＳ７０３）。印刷完了の通知を受信すると、電子文書管理サーバ１０１は、文書の状態３０６の欄６０１の内容を、印刷前の状態、即ち、図４に示した内容に変更する（ステップＳ７０４）。さらに、電子文書管理サーバ１０１は、印刷可否３０５の欄４０１の内容を、電子文書の権限が管理者によって変更される前の状態、即ち、図３に示した内容に変更する。このように、本実施形態では、電子文書の管理者３０１は、電子文書の印刷を一時的に許可したい場合、図４に示した文書権限設定画面４００のようにして、電子文書の印刷を許可する操作を行うだけでよくなる。即ち、管理者３０１は、図４に示した文書権限設定画面４００のようにして電子文書の印刷を許可する操作を行った後は、何も操作する必要はなく、印刷が完了すれば、電子文書の権限は、図３に示した元の状態（印刷不可の状態）に自動的に戻る。
【００３６】
本実施形態のプリンタ１０３に設けられたＣＰＵ２０１は、電子文書の印刷を行っている最中に、その印刷の続行が不能となるような異常が発生したか否か、即ち、電子文書の印刷データが印刷中に消失してしまうような異常が発生したか否かを判断する。この判断の結果、電子文書の印刷データが印刷中に消失してしまうような異常が発生した場合、ＣＰＵ２０１は、異常が発生したことを示す異常発生情報を電子文書管理サーバ１０１に送信する。
【００３７】
ここで、図８のフローチャートを参照しながら、印刷中にプリンタ１０３で異常が発生した場合の電子文書管理サーバ１０１の処理の一例を説明する。この図８のフローチャートにおける処理は、電子文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーション等を実行することにより実現される。
【００３８】
まず、電子文書管理サーバ１０１は、プリンタ１０３から異常発生情報を受信したどうか判断する（ステップＳ８０１）。尚、本実施形態では、プリンタ１０３が異常発生情報を自発的に送信するようにしたが、電子文書管理サーバ１０１からの問い合わせに応じて、プリンタ１０３が異常発生情報を送信するようにしてもよい。
【００３９】
図９は、異常発生情報を電子文書管理サーバ１０１が受信した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。図９に示す文書権限設定画面９００では、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書が、「プリンタＡ」という名称のプリンタ１０３で印刷されている最中に異常が発生した場合を例に挙げて示している。即ち、文書の状態３０６の欄６０１が、図６に示した「印刷中（プリンタＡ）」から、図９に示すように「印刷異常（プリンタＡ）」に変更される。これにより、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書の状態が、異常状態に設定される。
異常発生情報を受信したとステップＳ８０１において判断すると、電子文書管理サーバ１０１は、文書権限設定画面９００における文書の状態３０６の欄６０１の内容を、「印刷中」から「印刷異常（プリンタＡ）」に変更する（ステップＳ８０２）。
【００４０】
ここで、プリンタ１０３では、印刷の続行が不可能な異常が発生しており、プリンタ１０３内にあった印刷データが消失している。そこで、プリンタ１０３で発生した異常が復旧された後、端末装置１０２に設けられたＣＰＵ２１０は、利用者による入出力デバイス２１３の操作に基づいてプリンタドライバを実行し、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に再度問い合わせる。尚、この問い合わせは、前述したように、例えば、利用者の識別情報、印刷の実行指示があった電子文書の文書ＩＤ、及び電子文書の印刷データの送信先となるプリンタ１０３の識別情報を、電子文書管理サーバ１０１に送信することにより実現される。
【００４１】
電子文書管理サーバ１０１は、以上のような問い合わせを受信するまで待機するべく、電子文書の印刷可否の問い合わせを受信したかどうかを判断する（ステップＳ８０３）。
次に、電子文書管理サーバ１０１は、問い合わせに含まれているプリンタ１０３の識別情報に基づいて、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じであるか否かを判断する（ステップＳ８０４）。この判断の結果、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じである場合には、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信する（ステップＳ８０５）。
【００４２】
端末装置１０２に設けられたＣＰＵ２１０は、印刷が可能であることを示す情報を受信すると、プリンタドライバを実行することにより、電子文書の印刷データを生成し、生成した印刷データを含むプリントジョブをプリンタ１０３へ再送信する。そして、プリンタ１０３への印刷データの送信が完了したことを示す印刷データの送信完了の通知を電子文書管理サーバ１０１に送信する。
【００４３】
電子文書管理サーバ１０１は、以上のような印刷データの送信完了の通知を受信するまで待機するべく、印刷データの送信完了の通知を受信したかどうかを判断する（ステップＳ８０６）。そして、印刷データの送信完了の通知を受信した場合には、電子文書管理サーバ１０１は、文書権限設定画面９００における文書の状態３０６の欄６０１の内容を、プリンタ１０３で印刷中という内容に変更する（ステップＳ８０７）。
識別情報が示すプリンタと異常のあったプリンタとが同じでないとステップＳ８０４において判断した場合、電子文書管理サーバ１０１は、印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信する（ステップＳ８０８）。
【００４４】
以上のような図８の処理を行った後は、電子文書管理サーバ１０１は、例えば、前述した図７（ステップＳ７０３、Ｓ７０４）と同様の処理を行う。
図８に示したように、印刷中にプリンタ１０３の異常があった後にそのプリンタ１０３が回復した場合、印刷中であった電子文書と同じ電子文書の印刷依頼については、異常から回復したプリンタ１０３への印刷依頼についてのみ受け付けるようにしている。印刷の途中でプリンタ１０３に異常が発生した場合、特に途中まで文書が出力された後に異常が発生した場合に生じる不都合を解消する必要があるからである。例えば、異常から回復したプリンタ１０３とは別のプリンタ１０３で新たに電子文書が印刷されてしまうと、異常が発生したプリンタ１０３で途中まで出力された紙文書が放置されてしまう可能性がある。このように、紙文書が放置されると、その紙文書に記載されている情報が漏洩する虞がある。よって、本実施形態では、前述したように、異常が発生したプリンタ１０３と同一のプリンタ１０３に対してのみ印刷を許可することで、電子文書に基づいて出力された紙文書が複数のプリンタ１０３に分散して存在してしまうことを防止できるようにしている。
【００４５】
以上のように本実施形態では、まず、管理者３０１は、例えば、「Ｙａｍａｄａ」という名前の利用者に、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷を一時的に許可したい場合、電子文書管理サーバ１０１に設けられた入力デバイス２１３を操作する。そして、図４に示した文書権限設定画面４００のようにして、印刷可否３０５の欄４０１の内容を、「印刷不可」から「印刷可」変更して、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷を許可する。その後、その電子文書の印刷が完了したことを示す印刷完了の通知をプリンタ１０３から受信すると、電子文書管理システム１０１は、印刷可否３０５の欄４０１の内容を、電子文書の権限が管理者によって変更される前の状態に自動的に戻すようにした。
【００４６】
これにより、管理者３０１は、図４に示した文書権限設定画面４００のようにして電子文書の印刷を許可する操作を行った後は、何も操作する必要はなくなる。さらに、利用者も印刷が完了したことを管理者３０１に連絡する必要がなくなる。従って、電子文書の管理者及び利用者の利便性を損なうことなく、特定の利用者に与えられた電子文書に対する利用権限を元に戻すことができると共に、電子文書の管理者の意図しない無用な情報の漏洩を防止することができる。
【００４７】
（第２の実施形態）
次に、本発明の第２実施形態を説明する。本実施形態では、文書権限設定画面における項目に印刷回数を追加し、電子文書の印刷回数の制限を電子文書の利用者に課すことができるようにしている。このように、本実施形態は、前述した第１の実施形態と、電子文書の印刷回数により、電子文書の印刷に制限を課すようにしている点が異なる。従って、本実施形態の説明では、前述した第１の実施形態と同一の部分については、必要に応じて、図１〜図９に付した符号と同一の符号を付す等して詳細な説明を省略する。
【００４８】
図１０は、電子文書管理サーバ１０１に設けられたディスプレイ２１８に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。図１０に示す文書権限設定画面１０００も、第１の実施形態と同様に、電子文書管理サーバ１０１に設けられたＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーションを実行することによりディスプレイ２１８に表示される。
【００４９】
図１０に示すように、本実施形態では、電子文書の印刷可否に加えて、電子文書の印刷可能な印刷回数が、電子文書の所有者により設定されるようにしている。図１０では、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷回数１００１として「２」が設定されている場合を例に挙げて示している。即ち、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書については、２回の印刷が可能であることが設定されている場合を例に挙げて示している。
【００５０】
尚、後述するように、本実施形態では、この印刷回数１００１として、「１」以上の整数が設定されている場合、即ち、電子文書管理サーバ１０１は、印刷可能な回数が１以上ある場合に印刷が可能であると判断する。
【００５１】
図１１は、端末装置１０２から送信された印刷データの送信完了の通知を電子文書管理サーバ１０１が受信した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
図１１に示す文書権限設定画面１１００では、「Ｙａｍａｄａ」という名前の利用者による印刷の実行指示により、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書が、「プリンタＡ」という名称のプリンタ１０３に送信された場合を例に挙げて示している。即ち、電子文書の状態３０６の欄１１０１が、「印刷中（プリンタＡ）」に変更された場合を例に挙げて示している。これにより、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書の状態が、プリンタ１０３で印刷中に設定される。
【００５２】
次に、図１２のフローチャートを参照しながら、プリンタ１０３から印刷完了の通知が送信された場合の電子文書管理サーバ１０１の処理の一例を説明する。尚、この図１２のフローチャートにおける処理は、電子文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーション等を実行することにより実現される。
【００５３】
まず、電子文書管理サーバ１０１は、印刷完了の通知を受信するまで待機するべく、印刷完了の通知を受信したかどうかを判断する（ステップＳ１２０１）。印刷完了の通知を受信すると、電子文書管理サーバ１０１は、図１１に示したように、文書権限設定画面１１００における印刷回数１００１の欄の数値から１を減算する（ステップＳ１２０２）。
次に、電子文書管理サーバ１０１は、文書状態３０６の欄１１０１の内容を、印刷前の状態（「保存済み」）に戻す（ステップＳ１００３）。
【００５４】
図１３は、電子文書の印刷が完了した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
図１３に示す文書権限設定画面１３００では、電子文書の文書の状態３０６の欄１３０１が、図１１に示す「印刷中（プリンタＡ）」から「保存済み」に変更され、印刷回数１００１の欄１３０１が「２」から「１」に変更された場合を例に挙げて示している。これにより、文書ＩＤが「０００００００１」である電子文書の印刷回数が更新される。
【００５５】
次に、図１４のフローチャートを参照しながら、印刷の実行指示があった電子文書の印刷が可能か否かの問い合わせが、端末装置１０２からあった場合の電子文書管理サーバ１０１の処理の一例を説明する。尚、この図１４のフローチャートにおける処理は、電子文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーション等を実行することにより実現される。
【００５６】
まず、電子文書管理サーバ１０１は、印刷の実行指示があった電子文書の印刷が可能か否かの問い合わせを受信するまで待機するべく、その問い合わせを受信したかどうかを判断する（ステップＳ１４０１）。次に、電子文書管理サーバ１０１は、文書権限設定画面で設定されている内容に基づいて、該当する電子文書の印刷回数が１以上であるか否かを判断する（ステップＳ１４０２）。この判断の結果、該当する電子文書の印刷回数が１以上である場合には、電子文書管理サーバ１０１は、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信して（ステップＳ１４０３）、処理を終了する。
一方、該当する電子文書の印刷回数が１以上でない場合には、電子文書管理サーバ１０１は、印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信する（ステップＳ１４０４）。
【００５７】
図１５は、図１２に示すフローチャートの処理を繰り返した結果、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷回数が０に達した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示す図である。図１３と比較すると、図１５に示す文書権限設定画面１５００では、印刷回数１００１の欄１３０１が「０」に変更されると共に、印刷可否３０５の欄１３０１が「印刷不可」に変更されている。このように、図１５に示す例では、文書ＩＤが「０００００００１」の電子文書の印刷回数が０に自動的に設定されると共に、その電子文書の印刷ができないことが自動的に設定されるようにしている。
【００５８】
以上のように本実施形態では、文書権限設定画面により印刷回数が１以上であることが設定されている電子文書についてのみ、印刷を許可するようにした。そして、文書権限設定画面により設定された印刷回数については、プリンタ１０３から印刷完了通知が送信される度に、１を減算するようにした。従って、前述した第１の実施形態で説明した効果に加え、電子文書の管理者は、印刷回数を１回設定するだけで、電子文書の複数回の印刷を利用者に許容することができるという効果を得ることができる。これにより、利用者の要求に柔軟に対応することが可能になる。
【００５９】
尚、本実施形態では、印刷回数を管理するようにしたが、印刷回数の代わりに、又は印刷回数に加えて印刷部数を管理するようにしてもよい。即ち、電子文書の管理者は、文書権限設定画面を用いて、予め印刷可能な部数を設定しておく。そして、１部又は複数部の電子文書の印刷が完了する度に、プリンタ１０３から電子文書管理サーバ１０１へ印刷完了通知を送信する。印刷完了通知を受信した電子文書管理サーバは、設定された印刷可能な印刷部数から印刷が完了した部数を減算する。これによって、例えば、印刷回数は１回であるが、複数部を印刷したい場合に、予め指定した部数のみの印刷を許可することが可能となる。尚、この場合、端末装置１０２から電子文書管理サーバ１０１に対して行われる印刷可否の問い合わせには、印刷部数を示す情報を含ませるようにする。そして、文書権限管理画面で設定されている印刷部数が、その問い合わせに含まれている印刷部数以上であるときのみ、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置１０２に返信する。
【００６０】
また、第１及び第２の実施形態において、電子文書管理サーバ１０１で電子文書が印刷中であることが設定されている場合には、その電子文書の印刷可否の問い合わせについては、印刷が不可であることを常に端末装置１０２に返信するようにしてもよい。このようにすれば、あるプリンタ１０３へ印刷データを出力している最中に、その印刷データが他のプリンタ１０３へ同時に出力されてしまうこと等を防止でき、電子文書の所有者の意図に反して複数の文書が出力されてしまうことを防止できる。
【００６１】
また、第１及び第２の実施形態においては、端末装置１０２に設けられたＨＤＤ２１５に格納されたプリンタドライバを実行して、印刷可否の問い合わせを電子文書管理サーバ１０１に行うようにしたが、必ずしもこのようにする必要はない。例えば、電子文書を閲覧・編集する専用アプリケーションを用いて、印刷可否の問い合わせを行うこととしてもよい。
【００６２】
また、第１及び第２の実施形態においては、印刷データ送信完了通知に基づいて、文書の状態を印刷中に設定したが、必ずしもこのようにする必要はない。例えば、プリンタ１０３から電子文書の印刷が開始したこと示す印刷開始通知を受信することによって、文書の状態を印刷中に設定するようにしてもよい。
【００６３】
（第３の実施形態）
次に、本発明の第３の実施形態を説明する。前述した第１の実施形態では、端末装置１０２が、電子文書の印刷データを送信する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に問い合わせるようにした（図５を参照）。これに対し、本実施形態では、端末装置１０２から電子文書の印刷データを受信したプリンタ１０３が、印刷を実行する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に問い合わせるようにしている。このように、本実施形態と前述した第１の実施形態とは、電子文書の印刷可否を問い合わせる際の処理が異なる。従って、本実施形態の説明では、前述した第１の実施形態と同一の部分については、必要に応じて、図１〜図９に付した符号と同一の符号を付す等して詳細な説明を省略する。
【００６４】
端末装置１０２に設けられたＣＰＵ２１０により実行されるアプリケーションプログラムは、前述したように、ファイル送信用の通信プロトコルを用いて、電子文書の印刷データを含むプリントジョブをプリンタ１０３に送信する。このとき、利用者の識別情報及び電子文書の識別情報が、プリントジョブと共に、又はプリントジョブに含められて送信される。
【００６５】
ここで、図１６のフローチャートを参照しながら、電子文書の印刷データを含むプリントジョブが端末装置１０２から送信された場合のプリンタ１０３の処理の一例を説明する。尚、図１６の処理は、プリンタ１０３に設けられたＣＰＵ２０２が、印刷実行用のプログラムを実行することにより実現することができる。
【００６６】
まず、プリンタ１０３は、プリントジョブを受信するまで待機するべく、プリントジョブを受信したかどうかを判断する（ステップＳ１６０１）。プリントジョブを受信すると、プリンタ１０３は、電子文書管理サーバ１０１に対して電子文書３０２の印刷可否を問い合わせる（ステップＳ１６０２）。そして、プリンタ１０３は、その問い合わせに対する応答を受信するまで待機するべく、その応答を受信したかどうかを判断する（ステップＳ１６０３）。尚、ステップＳ１６０２において、電子文書３０２の印刷可否を問い合わせる際には、前述したようにして電子文書の印刷データと共に端末装置１０２から送信された利用者の識別情報、及び電子文書の文書ＩＤも送信する。
【００６７】
ステップＳ１６０２で行った問い合わせに対する応答を受信すると、プリンタ１０３は、その応答を参照して印刷可否を判断する（ステップＳ１６０４）。この判断の結果、印刷不可であればプリンタ１０３は印刷処理を中止して処理を終了する。
一方、印刷可であれば、プリンタ１０３は、電子文書管理サーバ１０１に電子文書の印刷が開始したこと示す通知（印刷開始の通知）を送信する（Ｓ１６０５）。
【００６８】
次に、プリンタ１０３は、プリンタ部２０１に印刷処理の実行を指示する（ステップＳ１６０６）。これにより、電子文書の印刷が行われる。そして、電子文書の印刷が完了した後に、プリンタ１０３は、電子文書管理サーバ１０１に印刷完了の通知を送信して（ステップＳ１６０７）、処理を終了する。
【００６９】
尚、プリンタ１０３が送信した印刷開始の通知を受信してから、プリンタ１０３が送信した印刷完了の通知を受信するまでの電子文書管理サーバ１０１の処理は、前述した図７のフローチャートと同じである。ただし、電子文書管理サーバ１０１は、印刷データの送信完了の通知の代わりに、印刷データの印刷開始の通知を受信する。これにより、電子文書の管理者は電子文書の印刷を一旦許可しておけば、その電子文書の印刷が完了するのに伴い、電子文書の権限は電子文書管理サーバ１０１で自動的に元の状態、即ち印刷不可の状態に戻ることが可能となる。
【００７０】
前述した第１の実施形態と同様に、プリンタ１０３に設けられたＣＰＵ２０１は、電子文書の印刷中にその印刷の続行が不能となるような異常が発生したか否か、即ち、電子文書の印刷データが印刷中に消失してしまうような異常が発生したか否かを判断する。この判断の結果、電子文書の印刷データが印刷中に消失してしまうような異常が発生した場合、ＣＰＵ２０１は、異常が発生したことを示す異常発生情報を電子文書管理サーバ１０１に送信する。
【００７１】
ここで、図１７のフローチャートを参照しながら、印刷中にプリンタ１０３で異常が発生した場合の電子文書管理サーバ１０１の処理の一例を説明する。この図８のフローチャートにおける処理は、電子文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１が、ＨＤＤ２１５に格納された電子文書管理アプリケーション等を実行することにより実現される。
【００７２】
まず、電子文書管理サーバ１０１は、プリンタ１０３から異常発生情報を受信するまで待機するべく、異常発生情報を受信したかどうかを判断する（ステップＳ１７０１）。尚、第１の実施形態（図８のステップＳ８０１）と同様に、電子文書管理サーバ１０１からの問い合わせに応じて、プリンタ１０３が異常発生情報を送信するようにしてもよい。
【００７３】
異常発生情報を受信すると、電子文書管理サーバ１０１は、第１の実施形態（図８のステップＳ８０２）と同様に、文書権限設定画面９００における文書の状態３０６の欄６０１の内容を、「印刷中」から「印刷異常」に変更する。
【００７４】
ここで、プリンタ１０３では、印刷の続行が不可能な異常が発生しており、プリンタ１０３内にあった印刷データが消失している。そこで、プリンタ１０３で発生した異常が復旧された後、端末装置１０２に設けられたＣＰＵ２１０は、利用者による入出力デバイス２１３の操作に基づいてプリンタドライバを実行して電子文書の印刷データをプリンタ１０３に送信する。プリンタ１０３は印刷データを受信して、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に問い合わせる。尚、この問い合わせは、前述したように、例えば、利用者の識別情報、印刷の実行指示があった電子文書の文書ＩＤ、及び電子文書の印刷データの送信先となるプリンタ１０３の識別情報を、電子文書管理サーバ１０１に送信することにより実現される。
【００７５】
電子文書管理サーバ１０１は、以上のような問い合わせを受信するまで待機するべく、その問い合わせを受信したかどうかを判断する（ステップＳ１７０３）。
次に、電子文書管理サーバ１０１は、受信した問い合わせに含まれているプリンタ１０３の識別情報に基づいて、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じであるか否かを判断する（ステップＳ１７０４）。この判断の結果、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じである場合には、電子文書管理サーバ１０１は、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあったプリンタ１０３に返信する（ステップＳ１７０５）。
【００７６】
プリンタ１０３に設けられたＣＰＵ２０１は、印刷が可能であることを示す情報を受信すると、前述したように、電子文書管理サーバ１０１へ印刷開始の通知を送信する。
電子文書管理サーバ１０１は、この印刷開始の通知を受信するまで待機するべく、印刷開始の通知を受信したかどうかを判断する（ステップＳ１７０６）。そして、電子文書管理サーバ１０１は、文書権限設定画面９００における文書の状態３０６の欄６０１の内容を、プリンタ１０３で印刷中という内容に変更する（ステップＳ１７０７）。
識別情報が示すプリンタと異常のあったプリンタとが同じでない場合には、電子文書管理サーバ１０１は、印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせのあったプリンタ１０３に返信する（ステップＳ１７０７）。以上のような図１７の処理を行った後は、電子文書管理サーバ１０１は、例えば、前述した図７（ステップＳ７０３、Ｓ７０４）と同様の処理を行う。
【００７７】
以上のように、プリンタ１０３が、印刷を実行する前に、端末装置１０２から受信した電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に問い合わせるようにしても、前述した第１の実施形態と同じ効果を得ることができる。
尚、本実施形態においても、前述した第１の実施形態で説明したような種々の変形例を採ることができる。
【００７８】
（第４の実施形態）
次に、本発明の第４の実施形態について説明する。本実施形態は、前述した第２の実施形態のように、文書権限設定画面における項目に印刷回数を追加し、電子文書の印刷回数の制限を電子文書の利用者に課すようにしている。そして、第３の実施形態のように、端末装置１０２から電子文書の印刷データを受信したプリンタ１０３が、印刷を実行する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に問い合わせるようにしている。このように、本実施形態と、前述した第２の実施形態とは、電子文書の印刷可否を問い合わせる際の処理が異なる。従って、本実施形態の説明では、前述した第１〜３の実施形態と同一の部分については、必要に応じて、図１〜図１７に付した符号と同一の符号を付す等して詳細な説明を省略する。
【００７９】
図１０に示したように、本実施形態では、第２の実施形態と同様に、電子文書の印刷可否に加えて、電子文書の印刷可能な印刷回数が、電子文書の所有者により設定されるようにしている。電子文書管理サーバ１０１は、印刷可能な回数が１以上ある場合に印刷が可能であると判断するようにしている。
【００８０】
プリンタ１０３から送信された印刷開始通知を電子文書管理サーバ１０１が受信すると、文書権限設定画面は、図１１に示したようになる。具体的に説明すると、文書の状態３０６の欄１１０１が、「印刷中（プリンタＡ）」に変更される（例えば、図１６のステップＳ１６０５、図１７のステップＳ１７０５、１７０６を参照）。
そして、電子文書の印刷が完了すると、文書権限設定画面は、図１３のようになり、印刷回数１００１の欄１３０１が「２」から「１」に変更される。そして、印刷回数１００１の欄１３０１が「０」になると、図１５のように印刷可否３０５の欄１３０１が「印刷不可」に変更される。
【００８１】
本実施形態では、第３の実施形態と同様に、プリントジョブを受信したプリンタ１０３が、電子文書管理装置１０１に対して、印刷の可否を問い合わせるようにしている。
電子文書管理サーバ１０１は、問い合わせのあった電子文書に対して設定されている印刷回数が１以上である場合には、その電子文書の印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせに対する応答としてプリンタ１０３に送信する。一方、問い合わせのあった電子文書に対して設定されている印刷回数が１以上でない場合には、その電子文書の印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせに対する応答としてプリンタ１０３に送信する。
【００８２】
プリンタ１０３は、このような問い合わせに対する応答を参照し、電子文書の印刷が可能であれば、電子文書管理サーバ１０１に印刷開始通知を送信してから印刷を実行する。そして、印刷が完了すると、電子文書管理サーバ１０１に印刷完了通知を送信する。
尚、プリンタ１０３が送信した印刷開始通知を受信してから、プリンタ１０３が送信した印刷完了通知を受信するまでの電子文書管理サーバ１０１の処理は、前述した図７のフローチャートと同じである。また、印刷中にプリンタ１０３で異常が発生した場合の電子文書管理サーバ１０１の処理は、前述した図１７と同じである。
【００８３】
以上のように本実施形態では、プリンタ１０３が、印刷を実行する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ１０１に問い合わせ、電子文書管理サーバ１０１が印刷回数により電子文書の印刷が可能か否かを判断するようにした。このようにしても、前述した第１及び第２の実施形態の効果を得ることができる。
【００８４】
尚、本実施形態においても、第２の実施形態で説明したように、印刷回数の代わりに、又は印刷回数に加えて印刷部数を管理することもできる。この他、前述した第１及び第２の実施形態で説明した種々の変形例を採ることもできる。
【００８５】
（本発明の他の実施形態）
前述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、該各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、前記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給してもよい。そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って前記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
【００８６】
また、この場合、前記ソフトウェアのプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになる。また、そのプログラムコード自体、及びそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば、かかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記憶する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００８７】
また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、前述の実施形態の機能が実現されるだけでない。そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているオペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションソフト等と共同して前述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれることは言うまでもない。
【００８８】
さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードに備わるＣＰＵが実際の処理の一部または全部を行う。その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
また、供給されたプログラムコードがコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいて機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う。その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
【００８９】
なお、前述した各実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】本発明の第１の実施形態を示し、電子文書管理システムの構成の一例を示した図である。
【図２】本発明の第１の実施形態を示し、プリンタと、電子文書管理サーバの内部構成の一例を示したブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態を示し、電子文書管理サーバに設けられたディスプレイに表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図４】本発明の第１の実施形態を示し、電子文書の権限の設定が変更された場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図５】本発明の第１の実施形態を示し、印刷の実行指示があってから印刷データをプリンタに送信するまでの端末装置の処理の一例を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の第１の実施形態を示し、印刷データ送信完了通知を電子文書管理サーバが受信した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図７】本発明の第１の実施形態を示し、印刷データ送信完了通知が送信された場合の電子文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の第１の実施形態を示し、印刷中にプリンタで異常が発生した場合の電子文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図９】本発明の第１の実施形態を示し、異常発生情報を電子文書管理サーバが受信した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態を示し、電子文書管理サーバに設けられたディスプレイに表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図１１】本発明の第２の実施形態を示し、印刷データ送信完了通知を電子文書管理サーバが受信した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図１２】本発明の第２の実施形態を示し、プリンタから印刷完了通知が送信された場合の電子文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１３】本発明の第２の実施形態を示し、電子文書の印刷が完了した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示した図である。
【図１４】本発明の第２の実施形態を示し、印刷の実行指示があった電子文書の印刷が可能か否かの問い合わせが、端末装置からあった場合の電子文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１５】本発明の第２の実施形態を示し、電子文書の印刷回数が０に達した場合に表示される文書権限設定画面の一例を示す図である。
【図１６】本発明の第３の実施形態を示し、電子文書の印刷データを含むプリントジョブが端末装置から送信された場合のプリンタの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１７】本発明の第３の実施形態を示し、印刷中にプリンタで異常が発生した場合の電子文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００９１】
１００  ネットワーク
１０１  電子文書管理サーバ
１０２  端末装置
１０３  プリンタ
２０１  プリンタ部
２０２、２１０  ＣＰＵ
２０６、２１５  ＨＤＤ
２０７  操作部
２１３  入出力デバイス
２１８  ディスプレイ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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