(57)【要約】【課題】ファックスの誤送信を防止し、各店舗における係員の業務効率低下を防止する。【解決手段】ファックスサーバ６は、例えば店舗Ａのファックス装置１から書類の画像情報及び送信先の顧客のファックス番号等からなるファックス情報を受信すると、受信したファックス番号に該当する顧客情報を顧客データベースから検索して、その検索した顧客情報を前記画像データと共に顧客情報に登録されている送信承認者の店舗端末５へ送信し、店舗端末５で前記画像データ及び顧客情報が表示手段に表示されることで、送信承認者により入力手段から入力された送信可否情報を受信すると、その送信可否情報が送信可の場合、前記顧客のファックス番号を基に顧客のファックス装置へ前記画像情報を送信する。【選択図】図１
2007259393.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
店舗に設置され、書類の画像情報を読取って送信するファックス装置と、
該ファックス装置と同じ店舗に設置され、受信した情報等を表示する表示手段、及び情報の入力を行う入力手段を有する店舗端末と、
顧客名称、顧客のファックス番号、及び送信承認者の名称等で構成される顧客情報を登録した顧客データベースを有するファックスサーバとを備え、
該ファックスサーバは、前記店舗に設置されたファックス装置から書類の画像情報及び送信先の顧客のファックス番号等からなるファックス情報を受信すると、受信したファックス番号に該当する顧客情報を前記顧客データベースから検索して、その検索した顧客情報を前記画像データと共に顧客情報に登録されている送信承認者の店舗端末へ送信し、店舗端末で前記画像データ及び顧客情報が表示手段に表示されることで、送信承認者により入力手段から入力された送信可否情報を受信すると、その送信可否情報が送信可の場合、前記顧客のファックス番号を基に顧客のファックス装置へ前記画像情報を送信することを特徴とするファックス管理システム。
【請求項２】
店舗に設置され、書類の画像情報を読取って送信するファックス装置と、
該ファックス装置と同じ店舗に設置され、受信した情報等を表示する表示手段、及び情報の入力を行う入力手段を有する店舗端末と、
顧客名称、顧客のファックス番号、及び送信承認者の名称等で構成される顧客情報を登録した顧客データベースを有するファックスサーバとを備え、
該ファックスサーバは、前記店舗に設置されたファックス装置から書類の画像情報及び送信先の顧客のファックス番号等からなるファックス情報を受信すると、受信したファックス番号に該当する顧客情報を前記顧客データベースから検索して、その検索した登録されている送信承認者の店舗端末へファックス情報を受信した旨の通知を送信し、その店舗端末から情報の要求が送信されてくると検索した顧客情報を前記画像データと共に店舗端末に送信し、店舗端末で前記画像データ及び顧客情報が表示手段に表示されることで、送信承認者により入力手段から入力された送信可否情報を受信すると、その送信可否情報が送信可の場合、前記顧客のファックス番号を基に顧客のファックス装置へ前記画像情報を送信することを特徴とするファックス管理システム。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載のファックス管理システムにおいて、
前記ファックスサーバは、店舗端末の入力手段で入力された顧客情報を受信して前記顧客データベースに仮登録し、該顧客情報のうちのファックス番号を基に顧客のファックス装置と通信を行って前記仮登録した顧客情報を正式登録することを特徴とするファックス管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載のファックス管理システムにおいて、
前記ファックスサーバにワンタイムパスワードを生成するワンクイムパスワード生成部を設け、
前記顧客情報を仮登録したとき、ワンクイムパスワード生成部で生成したワンクイムパスワードが記載された所定の通知を前記顧客のファックス装置に送信すると共に、該所定の通知に対する返信の情報と共に前記顧客のファックス装置から送られてくるファックス番号を基に前記該顧客データベースからワンタイムパスワードを検索し、その検索したワンタイムパスワードが別に受信したワンタイムパスワード一致したとき、前記仮登録した顧客情報を正式登録することを特徴とするファックス管理システム。
【請求項５】
請求項４のファックス管理システムにおいて、
前記ファックスサーバは、前記顧客情報を仮登録した後、所定の期間か経過しても該所定の通知に対する返信の情報を受信しないとき、前記仮登録した顧客情報を顧客データベースから削除することを特徴とするファックス管理システム。
【請求項６】
請求項３または請求項４に記載のファックス管理システムにおいて、
前記ファックスサーバは、前記顧客情報を正式登録した後、所定の期開か経過する度にファックス番号を基に顧客のファックス装置と通信し、そのときに受信したファックスＩＤが前記該ファックス番号と関連付けられているファックスＩＤと一致したとき、その顧客情報を継続して使用し、一致しないときその顧客情報を前記該顧客データベースから削除することを特徴とするファックス管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファックス送信を行うときの誤送信を防止するためのファックス管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ファックス装置には通常、テンキー、ディスプレイ、送信開始ボタン（スタートボタン）が設けられており、ファックスの送信を行う場合、送信者がテンキーを用いて送信先の番号を入力すると、入力された番号がディスプレイに表示され、その表示された番号を見て送信者は番号が正しいことを確認した上で送信開始ボタンを押すことによりファックス送信が行われる。
【０００３】
このように送信者に入力したバン後油を確認させることで、誤った送信先ヘファックス送信を行わないようにすることができるが、実際には送信者がディスプレイに表示された番号を確認せずに送信開始ボタンを押したり、送信先の番号そのものを勘違いして覚えていたりするため、誤った送信先にファックス送信をしてしまうということが少なからず発生していた。
【０００４】
その対策として、ファックス装置内の記憶部に送信先のファックス番号とその送信先の名称とを対応付けて登録しておき、ファックス番号を入力した際に登録されている番号であれば名称をディスプレイに表示し、登録されてない番号の場合にはディスプレイに警告表示をすることで、誤った送信先へのファックス送信を事前に防ぐようにした技術が提案されている。（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−１８４００７号公報（段落「００３１」〜段落「００４１」、図２、図４）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した従来の技術においては、ファックス装置に登録されていない送信先に誤って送信することは防ぐことはできるが、登録された別の送信先へ誤って送信しようとしたときはディスプレイに警告が表示されることなく登録されている送信先名称が表示されてしまうため、送信者が送信先を誤って認識している場合等には誤送信を防止することができないという問題かある。
【０００６】
特に、近年、顧客等の個人回報を多量に扱う銀行等の金融機関においてファクスの誤送信による個人情報の漏洩が大きな社会問題になってきており、そのため個人情報等が記載された重要書類をファックス送信する場合は、複数の係員が送信先ファックス番号を確認して誤送信を防止するようにしているが、それでもなお誤送信送が発生することもあり、また、複数の係員が送信先ファックス番号を確認に携わることにより業務の効率が低下するという問題もある。
【０００７】
本発明は、このような問題を解決することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
そのため、本発明は、店舗に設置され、書類の画像情報を読取って送信するファックス装置と、該ファックス装置と同じ店舗に設置され、受信した情報等を表示する表示手段、及び情報の入力を行う入力手段を有する店舗端末と、顧客名称、顧客のファックス番号、及び送信承認者の名称等で構成される顧客情報を登録した顧客データベースを有するファックスサーバとを備え、該ファックスサーバは、前記店舗に設置されたファックス装置から書類の画像情報及び送信先の顧客のファックス番号等からなるファックス情報を受信すると、受信したファックス番号に該当する顧客名称等の顧客情報を前記顧客データベースから検索して、その検索した顧客情報を前記画像データと共に顧客情報に登録されている送信承認者の店舗端末へ送信し、店舗端末で前記画像データ及び顧客情報が表示手段に表示されることで、送信承認者により入力手段から入力された送信可否情報を受信すると、その送信可否情報が送信可の場合、前記顧客のファックス番号を基に顧客のファックス装置へ前記画像情報を送信することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
このようにした本発明は、顧客名称、顧客のファックス番号、及び送信承認者の名称等で構成される顧客情報を登録した顧客データベースを有するファックスサーバを備え、店舗のファックス装置から顧客データベースに登録されている顧客のファックス装置ヘファックス送信するとき、送信先毎に予め指定された送信承認者の店舗端末へファークスサーバから顧客情報及び送信する画像情報を送信して表示させ、店舗端末から入力される情報に基づいてファックスサーバで誤りがないことを確認した後、画像情報を顧客のファックス装置へ送信するようにしているため、誤送信を防止することができるという効果が得られる。
【００１０】
また、送信承認者の店舗端末で顧客情報及び送信内容を表示して、店舗端末から入力される情報に基づいてファックスサーバにより誤りがないことを確認するようにしたので、複数の係員が送信先ファックス番号を確認に携わる必要がなくなり、各店舗における係員の業務効率低下を防止することができるという効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、図面を参照して本発明による管理システムの実施例を説明する。
【実施例】
【００１２】
図１は実施例のシステム構成を示すブロック図である。
図１において１は汎用のファックス装置で、このファックス装置１は送信先の電話番号等を入力する入力部、入力された電話番号等を表示する表示部、ローカルエリアネットワーク等の通信回線に接続され通信機能を果す通信部、受信データに基づき文書を印刷するプリンク部、送信する書類を読取るスキャナ部、スキャナ部で読取った書類の画像情報や通信部で受信した画像情報と制御プログラム等を記憶しておく記憶部、及びその制御プログラムにより前記各部を含めて装置全体を制御する制御部で構成されている。
【００１３】
２は接続装置で、この接続装置２はファックス装置１とローカルエリアネットワーク等の通信回線により相互に通信可能に接続され、かつ通信ネットワーク３にも接続されていて、ファックス装置１から受信したデータを通信ネットワーク３へ送信し、通信ネットワーク３から受信したデータをファックス装置１へ送信する機能を有している。
５は店舗端末で、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＭＰＵ（Micro Processing Unit）等の演算及び制御手段、磁気ディスクや半導体メモリ等の記憶手段、キーボードやマウス等の入力手段、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）や液晶ディスプレイ等の表示手段、及び通信手段等を備えるパーソナルコンピューク等である。
【００１４】
この店舗端末５は、通信ネットワーク３により他の機器と相互に通信可能に接続され、後述するファックスサーバと通信を行う他、各種の情報の登録や設定情報の変更をすることができ、記憶手段にファックス装置１から送信されてきた情報を記憶し、送信日時、送信先等から必要な情報を検索して所望の送信内容を表示手段に表示することができる。
尚、店舗端末５は店舗で業務を行う従業員（操作者）数に応じて複数台設けられており、上述したファックス装置１、接続装置２及び店舗端末５は、例えば金融機関の営業店等の店舗Ａ、Ｂ・・・等に設置されている。
【００１５】
６はファックスサーバで、例えば金融機関の本店等に設けた管理伝センタに設置されていて、通信ネットワーク３や一般電話回線４により各店舗Ａ、Ｂ等の接続装置２や店舗端末５等の他の機器と相互に通信可能に接続されている。
このファックスサーバ６はデータベースを備えおり、通信ネットワーク３や一般電話回線４を介して他の機器から受信した情報をデータベースに登録すると共に、受信した情報に基づいてデータベースを検索し、その情報に関連付けられた所望の情報を抽出して返信するものとなっている。
【００１６】
尚、ファックスサーバ６の詳細については後述する。
７は管理端末で、ファックスサーバ６と同様に管理センタに設置されている。
この管理端末７はＣＰＵやＭＰＵ等の演算及び制御手段、磁気ディスクや半導体メモリ等の記憶手段、キーボードやマウス等の入力手段、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の表示手段、及び通信手段等を備えるパーソナルコンピューク等であって、ローカルエリアネットワーク等の通信回線を介してファックスサーバ６に接続され、ファックスサーバ６へ制御の指示やファックスサーバ６に備えられたデータベースのデータを登録、閲覧等ができるものとなっている。
【００１７】
図２は実施例におけるファックスサーバ６の構成を示すブロック図である。
図２において２１は磁気ディスクや半導体メモリ等で構成された記憶部であり、この記憶部２１は店舗端末５等との間で送受信された各種の情報やファックスサーバ６の設定情報等を記憶するもので、顧客データベース２１１と履歴データベース２１２を備えている。
【００１８】
この顧客データベース２１１は、各店舗Ａ、Ｂ等の店舗端末５から受信した顧客情報を登録するもので、また履歴データベース２１２は、ファックス装置１で読込まれた画像情報をファックスサーバ６を経由して送信したときの履歴情報を登録するものである。
これら顧客情報及び履歴情報については、後で図３及び図４により詳述する。
２２は外線送受信部で、一般電話回線４と接続され、顧客である取引企業等に設けられている図示しないファックス装置との間で情報の送受信を行うものである。
【００１９】
２３はネットワーク通信部であり、通信ネットワーク３に接続された接続装置２、店舗端末５等の機器との間でデータの送受信を行うものである。
２４はワンクイムパスワード生成部であり、取引企業等の顧客を認証するために使用される使い捨てパスワードであるワンタイムパスワードの生成するものである。
尚、このワンタイムパスワードは顧客情報からランダムに抽出されるアルファベットや数字等で構成されたものである。
【００２０】
２５は制御部であり、この制御部２５は記憶部２１、外線送受信部２２、ネットワーク通信部２３、及びワンクイムパスワード生成部２４を含めファックスサーバ６全体を記憶部２１に記憶した制御プログラムに従って制御するものである。
２６はメッセージ格納部で、送信承認者の店舗端末５等に対して送信するあらかじめフォーマット化された定型文のメッセージを格納している。
【００２１】
図３は顧客データベース２１１に登録された顧客情報の構成を示す説明図で、この図に示したように顧客情報は、顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３、ファックスＩＤ３４、ワンタイムパスワード３５、及び送信承認者３６等で構成されており、これらのうちファックスＩＤ３４、ワンタイムパスワード３５を除く顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３、及び送信承認者３６は店舗端末５で入力され、それをファックスサーバ６に送信することで顧客データベース２１１に登録されるものである。
【００２２】
顧客名称３１はファックス送信先である顧客（取引企業等）の名称で、電話番号３２はその顧客の電話番号である。
また、ファックス番号３３はファックス送信先である顧客のファックス装置の電話番号である。
ファックスＩＤ３４は顧客のファックス装置を示す識別情報であり、このファックスＩＤ３４は送信先である顧客のファックス装置と通信したときに、その顧客のファックス装置から返信されるものとなっている。
【００２３】
尚、ファックスＩＤ３４は店舗Ａ、Ｂ等に設置された各ファックス装置１や顧客のファックス装置のすべてに設定されているもので、アルファベットや数字で構成され、このファックスＩＤ３４の返信は通常のファックス通信で行われているものである。
ワンタイムパスワード３５は、ファックス送信の際その送信先である顧客のファックス装置に送信する１回限り使用可能なパスワードで、このワンクイムパスワード３５はワンクイムパスワード生成部２４で生成されるものである。
【００２４】
送信承認者３６はファックス送信の際に送信可否の判定を行うものの名称である。
図４は履歴データベース２１２に登録された履歴情報の構成を示す説明図で、この図に示したように履歴情報は日付４１、時間４２、送信元４３、送信先４４、送受信データ４５、及び送信承認者４６等で構成されている。
ここで、日付４１はファックスサーバ６を経由してファックスを送受信した年月目であり、時間４２はファックスサーバ６から書類の画像情報をファックス送信した時分秒の時刻である。
【００２５】
送信元４３は書類の画像情報を送信するファックス装置１のファックス番号であり、送信先４４は書類の画像情報を受信する顧客のファックス装置のファックス番号である。
送受信データ４５は送信すべき書類の画像情報等であり、送信承認者４６は画像情報を送信するときの承認を行った承認者の氏名（コードでも可）である。
尚、管理端末７は日付、時間、送信元、送信先、送信承認者のうち一部または全部をファックスサーバ６へ送信することにより、ファックスサーバ６がその情報に基づいて履歴データベース２１２を検索して抽出した送受信データ４５を受信し、その受信した送受信データ４５を表示手段に表示することができるものとなっている。
【００２６】
次に、上述した構成の作用について説明する。
図５は実施例におけるファックス送信の動作を示すフローチャートで、以下にその動作をＳで表すステップに従って説明する。
尚、以下に説明においてファックス装置１、接続装置２店舗端末５、管理端末７の動作は、それぞれ図示しない記憶部に格納されたプログラム（ソフトウェア）に基づいて図示しない制御部により制御されるものとなっている。
【００２７】
まず、Ｓ１からＳ１２で顧客情報を顧客データベース２１１に登録する動作を説明する。
Ｓ１：  例えば店舗Ａで操作者が店舗端末５の入力手段により顧客情報を構成するファックスの送信先である顧客の顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３及び送信承認者３６を入力する。
Ｓ２：  店舗端末５は入力された顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３及び送信承認者３６を通信ネットワーク３経由でファックスサーバ６へ送信する。
Ｓ３：  ファックスサーバ６の制御部２５は受信した顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３及び送信承認者３６を顧客情報として顧客データベース２１１それぞれ格納して仮登録する。
【００２８】
また、ファックスサーバ６のワンクイムパスワード生成部２４は制御部２５の指示によりワンタイムパスワードを生成し、制御部２５はそのワンタイムパスワード３５を仮登録したファックス番号３３等に関連付けて顧客データベース２１１に格納する。
尚、制御部２５は送信元の店舗端末５が備えられた店舗名（店舗コード）を記憶部２１に記憶させておく。
Ｓ４：  ファックスサーバ６の制御部２５は顧客情報を仮登録すると、外線送信部２２により一般電話回線４を介してその仮登録した顧客情報のファックス番号３３に該当する顧客（取引企業等）のファックス装置へ挨拶ファックスを送信する。
【００２９】
この挨拶ファックスには、顧客情報が顧客データベース２１１に登録された旨のメッセージ、及び顧客データベース２１１に格納されたワンクイムパスワード３５、及び返信を促すメッセージが記載されている。
尚、挨拶ファックスはフォーマット化された定型文のメッセージ（所定の通知）として予めファックスサーバ６のメッセージ格納部２６に格納されており、制御部２５により必要に応じて読み出され、送信先の名称を仮登録された顧客名称３１に変更して送信される。
Ｓ５：  挨拶ファックスを受信した顧客のファックス装置はファックスＩＤ３４をファックスサーバ６へ返信する。
Ｓ６：  ファックスサーバ６の外線送受信部４が顧客のファックス装置からのファックスＩＤ３４を受信すると、制御部２５は顧客データベース２１１に仮登録されている該当の顧客名称等に関連付けて追加登録する。
【００３０】
尚、送信先のファックス番号３３が既に使用されていないなどの理由で不通の場合、ファックスサーバ６は顧客データベース２１１に仮登録した顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３及び送信承認者３６を削除し、その削除した旨を示すファックスを顧客の名称等を入力した店舗のファックス装置１へネットワーク通信部２３、通信ネットワーク３及び接続装置２経由で送信する。
Ｓ７： 顧客のファックス装置から挨拶ファックスに対する返信ファックスがファックスサーバ６送信される。
Ｓ８：  また、顧客から挨拶ファックスに記載されたワンタイムパスワードが電話等で管理センタの係員に連絡され、連絡を受けた係員が管理端末７の入力手段によりそのワンタイムパスワード３５を入力すると、その入力されたワンタイムパスワード３５が管理端末７からファックスサーバ６へ送信される。
Ｓ９：  返信ファックス及びワンタイムパスワード３５を受信したファックスサーバ６の制御部２５は、受信した顧客のファックス番号３３に基づいて仮登録されている顧客情報のであるファックス番号３３を顧客データベース２１１から検索し、受信したワンタイムパスワード３５と仮登録されたワンクイムパスワード３５を照合して一致した揚合、仮登録された顧客情報を正式登録する。
【００３１】
尚、仮登録と正式登録の識別は顧客データベース２１１にその項目を設けて格納しておくものとする。また、仮登録された顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３及び送信承認者等の顧客情報は、所定の期間（例えば、１ケ月等）を経過しても返信ファックスを受信しないときは顧客データベース２１１から削除し、その旨の情報を顧客の名称等を入力した店舗Ａのファックス装置１へネットワーク通信部２３、通信ネットワーク３及び接続装置２経由で送信する。
Ｓ１０：  ファックスサーバ６の制御部２５は顧客情報を正式登録してから所定の期間（例えば、３ヶ月等）が経過すると、顧客データベース２１１に正式登録されているファックス番号３３を基に顧客のファックス装置ヘ顧客情報の登録を更新する旨のメッセージを外線送受信部２２により一般電話回線４を通じて送信する。
【００３２】
この顧客情報登録を更新する旨のメッセージもフォーマット化された定型文のメッセージとして予めメッセージ格納部２６に格納されており、制御部２５により必要に応じて読み出され、送信先の名称を仮登録された顧客名称３１に変更して送信される。
Ｓ１１：  登録を更新する旨のメッセージを受信した顧客のファックス装置はファックスＩＤ３４をファックスサーバ６へ送信する。
Ｓ１２：  ファックスサーバ６の制御部２５は外線送受信部２２が顧客のファックス装置からファックスＩＤ３４を受信すると、顧客データベース２１１検索して登録してあるファックスＩＤ３４と受信したファックスＩＤ３４を比較し、一致した場合は顧客データベース２１１に登録された顧客情報を継続して使用するものとする。
【００３３】
一方、一致しない場合もしくは送信先のファックス番号が既に使用されていないなどの理由で不通の場合、ファックスサーバ６の制御部２５は顧客データベース２１１に登録した顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３、ファックスＩＤ３４及び送信承認者３６等の顧客情報を削除し、その旨の通知を顧客情報を入力した店舗Ａのファックス装置１へネットワーク通信部２３、通信ネットワーク３及び接続装置２経由で送信する。
【００３４】
このようにして顧客情報を顧客データベース２１１に登録する。
尚、ワンタイムパスワード３５の生成、顧客データベース２１１への格納及び照合等は行わないようにしてもよい。
また、ワンタイムパスワード３５は顧客から電話等で連絡を受け、管理端末７で入力するようにしたが、顧客が送信する返信ファックスに記載させ、それをファックスサーバ６で読取るようにしてもよい。
【００３５】
次に、Ｓ１３からＳ２５で店舗Ａのファックス装置１から顧客のファックス装置へ書類の画像をファックス送信する動作を説明する。
Ｓ１３：  店舗Ａの操作者が顧客に送信する書類をファックス装置１にセットし、入力部を操作して送信先のファックス番号３３を入力した後、送信開始ボタン等を押下すると、ファックス装置１により送信する書類の読込みが行われる。
【００３６】
尚、この場合のファックス番号３３の入力は短縮ダイヤル等の入力であってもよい。
Ｓ１４：  ファックス装置１は読込んだ書類の画像情報及び操作者により入力されたファックス番号３３等で構成されたファックス情報を接続装置２及び通信ネットワーク３経由でファックスサーバ６へ送信し、送信先へ送信することを依頼する。
Ｓ１５：  ファックス情報をネットワーク通信部２３が受信すると、ファックスサーバ６の制御部２５はファックス情報に含まれるファックス番号３３に基づいて顧客データベース２１１のファックス番号３３を検索し、登録された顧客であるか否かを確認する。
Ｓ１６：  制御部２５は登録されている顧客であることが確認できると、顧客データベース２１１から該当する送信承認者３６を抽出し、抽出した送信承認者３６に基づきその送信承認者が使用している店舗端末５に対し、顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３及びファックス情報等をネットワーク通信部２３から通信ネットワーク３経由で送信し、送信可否の判定を促す。
【００３７】
尚、これらの情報は電子メール等を用いて送信されるが、送信承認者が使用している店舗端末５に対し、電子メールやメッセンジャ等のツールを用いて「ファックスサーバに承認待ちのファックスが届いています」等の承認依頼がある旨のメッセージだけを通知し、送信承認者が店舗端末５でファックスサーバ６にアクセスするようにしてもよい。
Ｓ１７：  店舗端末５は受信した顧客名称３１、電話番号３２及びファックス番号３３を表示手段に表示するとともにファックス情報に含まれる書類の画像情報を表示手段に表示する。
【００３８】
店舗端末５を操作する送信承認者はその表示手段に表示された顧客名称３１、電話番号３２及びファックス番号３３と書類の画像情報の中に存在する顧客名称、電話番号及びファックス番号とが一致するかどうかを目視により確認する。
尚、ファックスサーバ６の制御部２５は登録されている顧客であることが確認できなかった揚合、その旨を店舗端末５へ送信し、受信した店舗端末５は送信先が登録されていない顧客である旨を表示手段に表示する。
【００３９】
また、本実施例では、送信承認者が管理端末５の表示手段に表示された顧客名称３１、電話番号３２及びファックス番号３３等と書類の画像情報の中に存在する顧客名称、電話番号及びファックス番号とが一致することを目視して確認するようにしたが、ファックスサーバ６の画像情報の中に存在する顧客名称を切出して文字認識処理を行う手段を設け、その手段が認識した顧客名称と顧客データベースに登録された顧客名称３１とを制御部２５が照合することで確認するようにしてもよい。
Ｓ１８：  送信承認者は上記確認の結果、一致すれば送信可能と判断して店舗端末５の入力手段で送信許可を入力し、一致しない場合は送信不可能と判断して店舗端末５の入力手段で送信不可を入力する。
Ｓ１９：  店舗端末５の入力手段で送信不可が入力されると、その旨の通知が通信ネットワーク３経由でファックスサーバ６へ送信される。
Ｓ２０：  送信不可の旨の通知をネットワーク通信部２３が受信すると、ファックスサーバ６の制御部２５は送信依頼を行った店舗Ａのファックス装置１へ送信不可の旨の通知をネットワーク通信部２３から通信ネットワーク３及び接続装置２経由で送信する。
Ｓ２１：  ファックス装置１は受信した送信不可の旨通知の内容をプリンク部で印刷し操作者に放出する。
Ｓ２２：  Ｓ１８において店舗端末５の入力手段で送信許可が入力されると、その旨の通知が通信ネットワーク３経由でファックスサーバ６へ送信され、その通知をネットワーク通信部２３が受信すると、ファックスサーバ６の制御部２５は先に受信したファックス情報に含まれるファックス番号３３に該当する顧客のファックス装置ヘ画像情報を外線送受信部２２により電話回線４を使用して送信する。
Ｓ２３：  顧客のファックス装置ヘ画像情報を送信すると、ファックスサーバ６の制御部２５は、履歴データベース２１２に送信した目付４１、送信した時間４２、送信依頼したファックス装置１のファックス番号である送信元４３、画像情報を送信した顧客のファックス装置にファックス番号である送信先４４、送信した画像情報である送受信データ４５、及び送信承認者４６を履歴情報として履歴データベース２１２に登録する。
Ｓ２４：  履歴情報を登録すると、ファックスサーバ６の制御部２５はファックス送信が完丁した旨の通知及び履歴情報を送信依頼を行った店舗Ａのファックス装置１へネットワーク通信部２３から通信ネットワーク３、接続装置２経由で送信する。
Ｓ２５：  ファックス装置１はファックスサーバ６から受信したファックス送信が完丁した旨の通知の内容及び履歴情報を記憶部に記憶する。
【００４０】
このようにして店舗Ａ、Ｂ等のファックス装置１から送信先の顧客のファックス装置へ書類の画像情報等をファックス送信する。
以上説明したように本発明の実施例は、顧客名称、顧客のファックス番号、及び送信承認者の名称等で構成される顧客情報を登録した顧客データベースを有するファックスサーバを備え、店舗のファックス装置から顧客データベースに登録されている顧客のファックス装置ヘファックス送信するとき、送信先毎に予め指定された送信承認者の店舗端末へファークスサーバから顧客情報及び送信する画像情報を送信して表示させ、店舗端末から入力される情報に基づいてファックスサーバで誤りがないことを確認した後、画像情報を顧客のファックス装置へ送信するようにしているため、誤送信を防止することができるという効果が得られる。
【００４１】
また、送信承認者の店舗端末で顧客情報及び送信内容を表示して、店舗端末から入力される情報に基づいてファックスサーバにより誤りがないことを確認するようにしたので、複数の係員が送信先ファックス番号を確認に携わる必要がなくなり、各店舗における係員の業務効率低下を防止することができるという効果が得られる。
また、ファックスサーバの顧客データベースに顧客情報を登録するとき、顧客のファックス装置へ挨拶ファックスを送信し、それに対する返信ファックスを受信して顧客情報の登録を完了するため、顧客情報を誤って登録してしまうことを防止することができるという効果が得られる。
【００４２】
更に、顧客情報の登録を完了した後も定期的に顧客情報が変更されたことを確認するため変更前の顧客情報に基づく誤送信を減少させることができるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】実施例のシステム構成を示すブロック図
【図２】実施例におけるファックスサーバの構成を示すブロック図
【図３】顧客データベースに登録される顧客情報の構成を示す説明図
【図４】履歴データベースに登録される履歴情報の構成を示す説明図
【図５】ファックス送信の動作を示すフローチャート
【符号の説明】
【００４４】
１    ファックス装置
２    接続装置
５    店舗端末
６    ファックスサーバ
７    管理端末
２１  記憶部
２１１  顧客データベース
２１２  履歴データベース
２４  ワンタイムパスワード生成部
２５  制御部
【図１】
2007259393.tif 000003
【図２】
2007259393.tif 000004
【図３】
2007259393.tif 000005
【図４】
2007259393.tif 000006
【図５】
2007259393.tif 000007