(57)【要約】【課題】  ユーザ情報を管理する専用のサーバが無くても文書ファイルへのアクセス権を管理可能な、データ処理装置の提供を実現する。【解決手段】  ユーザ毎のアクセス権を、データに設定するアクセス権設定手段と、アクセス権設定手段でアクセス権が設定されたデータと、アクセス権を持つユーザ情報を含むデータファイルを作成するデータファイル作成手段と、データファイルを記憶するデータファイル記憶手段と、アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に基づいて、データファイルからデータの読み出しを行う読み出し手段と、を備えたデータ処理装置。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ毎のアクセス権を、データファイルに設定するアクセス権設定手段と、
前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定されたデータと、アクセス権を持つユーザのユーザ情報と、を含むデータファイルを作成するデータファイル作成手段と、
前記データファイルを記憶するデータファイル記憶手段と、
前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に基づいて、前記データファイルからデータの読み出しを行う読み出し手段と、
を備えたことを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記ユーザー情報は暗号化されていることを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記データは論理構造を持つ言語で記述されており、論理構造毎にアクセス権を設定できることを特徴とする請求項１または２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記論理構造は、少なくとも文書属性と文書内容から構成されていることを特徴とする請求項３に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記文書属性は、文書タイトル、サムネイル、要約から構成されていることを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記データファイル作成手段は、ユーザ情報の利用可または利用不可をデータファイルに記録し、
前記読み出し手段は、前記データファイルにユーザ情報の利用不可が記録されているとき、データファイルのユーザ情報を読み込まないことを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項７】
前記データ処理装置は、通信手段を有し、
前記データ処理装置は、前記通信手段により、アクセス権に変更が生じたユーザの情報を他のデータ処理装置と共有し、
前記読み出し手段は、前記アクセス権に変更が生じたユーザの情報に基づいて、前記データファイルからデータの読み出しを行うことを特徴とする請求項１乃至６の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項８】
請求項１乃至７の何れか１項に記載のデータ処理装置を備えたことを特徴とする複合多機能端末。
【請求項９】
ユーザ毎のアクセス権を、データファイルに設定するアクセス権設定工程と、
前記アクセス権設定工程でアクセス権が設定されたデータと、アクセス権を持つユーザのユーザ情報と、を含むデータファイルを作成するデータファイル作成工程と、
前記データファイルを記憶するデータファイル記憶工程と、
前記アクセス権設定工程で設定されたアクセス権に基づいて、前記データファイルからデータの読み出しを行う読み出し工程と、
を含むことを特徴とするデータ処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ処理装置、複合多機能端末、データ処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータの普及により、あらゆる書類の電子化が進んでいる。ワードプロセッサなどの文書作成ソフトウエアが用いられ、ファイルが電子的に作成されハードディスクに蓄積されていく。企業内などの環境ではコンピュータ同士をネットワークで接続し、大量の文書ファイルを複数ユーザの間で共有することも多い。
【０００３】
誰でも容易に所望のファイルを探せるように、これらのファイルを管理者が予め分類しておくこともある。しかしながら、ファイルの内容によっては特定のユーザのみにアクセス権を与えたい場合がある。一般には、ファイルそのものにパスワードを設定しユーザのアクセスを制限することは行われている。
【０００４】
一方、ファイル内の一部のみを公開したくない場合がある。例えば企業同士の契約書に記載されている金額部分のみを一部のユーザ、例えば部長以上の役職者にのみ公開したい場合や、担当部署の者だけに公開したい場合がある。
【０００５】
そのため、文書ファイルを文書の構成要素毎にアクセス権を設定してファイル管理用サーバに格納し、ユーザのアクセス権に応じて、サーバに格納された文書ファイルの文書を構成する所定の要素を確認できるようにする方法が提案されている（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−２２８５０７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
一般に、複合多機能端末（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ、以降ＭＦＰと記す）は、スキャナやファックスなどの入力部と、プリンタなどの出力部を備え、文書や画像などの入力データをデータ処理を行ってプリントする機能を持っている。近年、ＭＦＰ同士をネットワークで接続し、ＭＦＰに内蔵するハードディスクなどの大容量記憶装置に記録されている文書や画像ファイルを、複数ユーザの間で共有する、文書共有システム機能を持つものが実用化されている。
【０００７】
ところで、従来の文書共有システムは、特許文献１のようにファイル管理用サーバを持ち、ユーザ情報と文書ファイルを一括して管理を行っていた。これに対し、ＭＦＰによる文書共有システムでは、複数のＭＦＰが連携して文書を共有する一種の分散型文書共有システムになっている。すなわち、ユーザ情報と文書ファイルは各ＭＦＰに分散して管理されている。
【０００８】
一方、出張等の際に、ユーザ情報がある元のＭＦＰとは別のＭＦＰに文書ファイルをコピーし、コピーした文書ファイルにアクセスする場合がある。その場合、コピーした文書ファイルのあるＭＦＰから、ネットワークを介して元のＭＦＰのユーザー情報を確認し、ユーザにアクセス権を与えていた。
【０００９】
ところが、元のＭＦＰが休止していると、そのＭＦＰで管理しているユーザ情報に他のＭＦＰからアクセスできないので、コピーした文書ファイルにもアクセスできなくなってしまう。
【００１０】
また、異動や転勤で使用するＭＦＰが変更になった場合は、従来ユーザ登録されていた元のＭＦＰのユーザ情報を消去し、再度異動先や転勤先のＭＦＰに新規にユーザ登録する必要がある。
【００１１】
このように、ユーザ情報が特定のＭＦＰに記憶されているため、文書ファイルを移動させた場合、ユーザ情報にアクセスできなかったり、また、使用するＭＦＰが変更になった場合、ユーザ情報を再設定する必要がある、という問題が発生する。
【００１２】
しかしながら、特許文献１に開示されている方法は、ファイル管理用サーバでユーザ情報を一括して管理するものであり、ユーザ情報や文書ファイルを分散して記憶する分散型文書共有システムには適用できない。
【００１３】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであって、文書ファイルにアクセス権限とユーザ情報を記録することにより、ユーザ情報を管理する専用のサーバが無くても文書ファイルへのアクセス権を管理可能な、データ処理装置、複合多機能端末、データ処理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
本発明の目的は、下記構成により達成することができる。
【００１５】
（１）
ユーザ毎のアクセス権を、データファイルに設定するアクセス権設定手段と、
前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定されたデータと、アクセス権を持つユーザのユーザ情報と、を含むデータファイルを作成するデータファイル作成手段と、
前記データファイルを記憶するデータファイル記憶手段と、
前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に基づいて、前記データファイルからデータの読み出しを行う読み出し手段と、
を備えたことを特徴とするデータ処理装置。
【００１６】
（２）
前記ユーザー情報は暗号化されていることを特徴とする（１）に記載のデータ処理装置。
【００１７】
（３）
前記データは論理構造を持つ言語で記述されており、論理構造毎にアクセス権を設定できることを特徴とする（１）または（２）に記載のデータ処理装置。
【００１８】
（４）
前記論理構造は、少なくとも文書属性と文書内容から構成されていることを特徴とする（３）に記載のデータ処理装置。
【００１９】
（５）
前記文書属性は、文書タイトル、サムネイル、要約から構成されていることを特徴とする（４）に記載のデータ処理装置。
【００２０】
（６）
前記データファイル作成手段は、ユーザ情報の利用可または利用不可をデータファイルに記録し、
前記読み出し手段は、前記データファイルにユーザ情報の利用不可が記録されているとき、データファイルのユーザ情報を読み込まないことを特徴とする（１）乃至（５）の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【００２１】
（７）
前記データ処理装置は、通信手段を有し、
前記データ処理装置は、前記通信手段により、アクセス権に変更が生じたユーザの情報を他のデータ処理装置と共有し、
前記読み出し手段は、前記アクセス権に変更が生じたユーザの情報に基づいて、前記データファイルからデータの読み出しを行うことを特徴とする（１）乃至（６）の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【００２２】
（８）
（１）乃至（７）の何れか１項に記載のデータ処理装置を備えたことを特徴とする複合多機能端末。
【００２３】
（９）
ユーザ毎のアクセス権を、データファイルに設定するアクセス権設定工程と、
前記アクセス権設定工程でアクセス権が設定されたデータと、アクセス権を持つユーザのユーザ情報と、を含むデータファイルを作成するデータファイル作成工程と、
前記データファイルを記憶するデータファイル記憶工程と、
前記アクセス権設定工程で設定されたアクセス権に基づいて、前記データファイルからデータの読み出しを行う読み出し工程と、
を含むことを特徴とするデータ処理方法。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、ユーザ情報を管理する専用サーバを設置する必要がないので、設置や保守が簡単で、低価格で操作性の良いデータ処理装置、複合多機能端末、データ処理方法を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、図面に基づき本発明の実施形態を説明する。
【００２６】
まず、本発明の第１の実施形態について、図１を用いて説明する。
【００２７】
図１は、本発明の実施形態にかかる文書共有システムの全体構成の一例を示すブロック図である。
【００２８】
ＭＦＰ１００は複合多機能端末であり、入力部２、データ処理装置１、出力部３から構成されている。第１ＭＦＰ１００ａ、第２ＭＦＰ１００ｂ、第３ＭＦＰ１００ｃはＭＦＰ１００と同じ機能を有する複合多機能端末であり、区別するためＭＦＰの前に第１、第２、第３を付し、構成要素の番号にａ、ｂまたはｃを付して区別する。また、第１ＭＦＰ１００ａ、第２ＭＦＰ１００ｂ、第３ＭＦＰ１００ｃを構成する同一構成要素には同番号を付し、構成要素の番号にａ、ｂまたはｃを付して区別する。
【００２９】
入力部２は、例えば、文書や画像を入力するスキャナなどであり、出力部３は、例えば、文書や画像をプリントするプリンタである。データ処理装置１はユーザが操作する操作部を持ち、入力部２、出力部３と通信してＭＦＰ１００全体を制御する。
【００３０】
また、データ処理装置１は例えばＥｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）や電話回線などで通信を行う図示せぬ通信手段を有し、図示せぬルータやハブで構成されるネットワーク５を介して他の通信機能を持つ機器と交信する機能を持っている。ネットワーク５はＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）でも、インターネットでも良い。
【００３１】
さらに、データ処理装置１は、文書や画像のデータを記憶し、データを所定の形式の出力用データに変換して、出力部３に出力する機能を持っている。
【００３２】
文書や画像のデータの入力は、内部の入力部２から送信されたデータの場合と、ネットワーク５上の他の機器から送信されたデータの場合がある。例えば外部のデータ入力装置２０や第２ＭＦＰ１００ｂから第１ＭＦＰ１００ａにデータが送信される。また、データ処理装置１はネットワーク５上の他のＭＦＰとデータファイルの共有を行う機能を持っている。
【００３３】
データ処理装置１については、後に詳しく説明する。
【００３４】
データ入力装置２０は、例えば図示せぬキーボード、マウス、ディスプレイなどから構成されるパーソナルコンピュータであり、データ入力装置２０で文書や画像、音声などのデータを作成する。データ入力装置２０で作成したデータは、ネットワーク５を介して例えば第１ＭＦＰ１００ａに送信される。ネットワーク５はＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）でも、インターネットでも良い。
【００３５】
図２は、本発明の実施形態にかかるデータ処理装置１の内部構成の一例を示すブロック図である。
【００３６】
データ処理装置１は、ＭＦＰ１００全体を制御するＣＰＵ１１、操作ボタンによりユーザがＭＦＰ１００の各種操作を行う操作部１８、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）などで通信を行う通信部１０と、画像や文字を表示する表示部１９、および図示せぬＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）などから構成される記憶部１３を備えている。
【００３７】
記憶部１３は本実施形態の記憶手段である。記憶部１３は、たとえばＯＳ（オペレーティングシステム）、プリンタ用データを記録するプログラム、アプリケーション、プリンタドライバ等を記憶しており、ＣＰＵ１１がこれらのプログラムを実行する。
【００３８】
ＣＰＵ１１のアクセス権設定部１２は、入力されたデータに、ユーザ毎のアクセス権を設定する、本実施形態のアクセス権設定手段である。
【００３９】
なお、データ入力装置２０は汎用のパーソナルコンピュータに限られるものではなく、スキャナなど専用の入力機でも良い。
【００４０】
次に、ＭＦＰ１００のユーザ情報登録と管理について説明する。
【００４１】
ユーザがＭＦＰ１００のデータ記憶部１５に記憶された文書にアクセスするためには、ＭＦＰ１００へのユーザ登録が必要である。ユーザが登録する情報は、例えばユーザ名とＭＦＰへのログインＩＤ、パスワード、連絡用のＥメールアドレスである。ユーザは例えば初期設定時に操作部１８を操作して、これらの情報を入力する。
【００４２】
表１はデータ記憶部１５に記憶されているユーザ情報の一例である。最後の列のＭＦＰＩＤは、第１ＭＦＰ１００ａ、第２ＭＦＰ１００ｂ、第３ＭＦＰ１００ｃが持つ固有のＩＤであり、本実施形態ではそれぞれｍｆｐ１、ｍｆｐ２、ｍｆｐ３に設定している。
【００４３】
【表１】
2007087128.tif 000003
【００４４】
表１のように、ユーザは個人だけでなく、企画部など所属部署毎や、管理職など役職毎にログインＩＤ、パスワードを設定することもできる。このようにすると例えば企画部に所属する人には企画部のログインＩＤ、パスワードを知らせておくことにより、企画部の持つアクセス権で部外秘のデータにアクセスすることができる。
【００４５】
また、異動や組織変更によりユーザ情報のアクセス権を変更することがある。例えば、管理者またはユーザが操作部１８を操作して、異動したユーザのデータ記憶部１５に記憶されている例えばログインＩＤ、パスワードなどのユーザ情報を変更または消去する。アクセス権設定部１２はアクセス権に変更が生じたユーザの情報を、通信部１０からネットワーク５上のすべてのＭＦＰ１００に配信する。
【００４６】
アクセス権に変更が生じたユーザの情報を受信したＭＦＰ１００は、その情報をユーザ情報記憶部１４に記憶する。ＣＰＵ１１はユーザのアクセス権を確認する前にユーザ情報記憶部１４の変更されたユーザ情報を参照し、アクセス権に変更が生じたユーザとして登録されているＭＦＰＩＤおよびログインＩＤ、パスワードが該当するユーザの場合にはアクセス権を与えない等の処理を行う。
【００４７】
次に、本実施形態における、データ処理の流れを図３〜図８を用いて説明する。
【００４８】
最初にデータを入力する場合を図３と図４用いて説明する。
【００４９】
図３は本発明の実施形態においてデータを入力するときに実行する入力処理ルーチンの手順を説明するフローチャートである。本実施形態ではデータ入力装置２０で作成した文書データを、ネットワーク５を経由して第１ＭＦＰ１００ａに入力し、データ処理装置１ａに文書ファイルを記憶するものとする。
【００５０】
データ入力装置２０からデータ送信要求がデータ処理装置１ａに送られると、データ処理装置１ａのＣＰＵ１１は入力処理ルーチンを起動する。
【００５１】
Ｓ１０１：読み出し部１７がデータを取得するステップである。
【００５２】
入力処理ルーチンが起動されると、読み出し部１７はデータ入力装置２０から送信されるデータを取得し、記憶部１３に一時記憶する（ステップＳ１０１）。
【００５３】
Ｓ１０２：データファイル作成部１６がデータを変換するステップである。
【００５４】
次に、ＣＰＵ１１のデータファイル作成部１６は、入力されたデータを、論理構造を持つ言語で記述されたデータに変換する（ステップＳ１０２）。例えば、データ入力装置２０にインストールされたアプリケーションソフトによって作成された文書データを、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）やＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）などの論理構造を持つ言語（マークアップ言語）に変換し、データファイルを変換する。これらのマークアップ言語は、属性情報をタグとして記述できるので、属性毎にアクセス権の設定を行うことが容易になる。
【００５５】
例えば、契約書の契約内容の詳細を完全に公開したくない場合がある。その場合、マークアップ言語を用いれば、一般の人には、例えば文書のタイトルや要約だけにアクセス権を与え、一部の資格を持つ人だけすべての文書を閲覧するアクセス権を与えるように記述することができる。以下、本実施形態ではＸＭＬに変換するものとする。
【００５６】
なお、入力データは例えば第１ＭＦＰ１００ａの入力部２ａのスキャナで取り込まれた画像データの場合や、データ入力装置２０で作成した音声ファイルの場合でも同様である。また、文字を含む文書を入力部２ａのスキャナで取り込んだ場合などは、文書データに変換する前処理を行ったのち、例えばＸＭＬに変換しても良い。すなわち、ＣＰＵ１１は前処理として、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）ソフトウェアを実行し、読みとった文書の画像データから文字を認識し、文字と画像から成る文書データに変換する。
【００５７】
Ｓ１０３：アクセス権設定部１２がアクセス権を設定するステップである。
【００５８】
アクセス権設定部１２はアクセス権設定ルーチンをコールし、ステップＳ１０２で例えばＸＭＬに変換したデータファイルに、データ作成者とユーザのアクセス権を設定する。アクセス権設定ルーチンについては後に詳しく説明する。
【００５９】
Ｓ１０４：データファイル作成部１６はステップＳ１０３で作成したデータファイルを保存するステップである。
【００６０】
ＣＰＵ１１はステップＳ１０３でアクセス権を設定したデータファイルを記憶部１３に保存する。
【００６１】
入力処理ルーチンはこれで終了する。
【００６２】
図４はアクセス権設定ルーチンの手順を説明するフローチャートである。
【００６３】
本実施形態では文書作成者は第１ＭＦＰ１００ａにユーザ登録済みであり、第１ＭＦＰ１００ａにログインして文書作成を行っているものとする。また、文書作成者以外で、文書を閲覧または共有するユーザを共有ユーザと呼び、共有ユーザも第１ＭＦＰ１００ａにユーザ登録済みであるものとする。
【００６４】
Ｓ２０１：文書作成者の情報とユーザー情報の利用可否を入力するステップである。
【００６５】
文書作成者は文書処理装置１ａの表示部１９ａに表示される文書を見ながら、操作部１８ａを操作して文書作成者の情報とユーザー情報の利用可否を入力する。入力する文書作成者の情報は、文書作成者が第１ＭＦＰ１００ａのＭＦＰＩＤ”ｍｆｐ１”と、文書作成者が第１ＭＦＰ１００ａにログインするログインＩＤとパスワードである。アクセス権設定部１２は、文書作成者のユーザＩＤを自動的に生成する。
【００６６】
ユーザー情報の利用を不可にすると、ＭＦＰ１００はユーザの許可を得ずにユーザー情報を利用することはできないので、ユーザー情報を不正利用されるリスクを低減できる。
【００６７】
Ｓ２０２：共有ユーザの情報とユーザー情報の利用可否を入力するステップである。
【００６８】
文書作成者は同様に文書を共有する共有ユーザの情報とユーザー情報の利用可否を入力する。入力する共有ユーザの情報は、共有ユーザがユーザ登録した第１ＭＦＰ１００ａのＭＦＰＩＤ”ｍｆｐ１”と、ユーザ登録した第１ＭＦＰ１００ａにログインするログインＩＤとパスワードである。アクセス権設定部１２は、共有ユーザのユーザＩＤを自動的に生成する。ユーザー情報の利用可否についての説明は、ステップＳ２０１と同様である。
【００６９】
Ｓ２０３：文書属性毎にアクセス権を設定するステップである。
【００７０】
アクセス権設定部１２は、表示部１９ａに文書の属性と編集可否、閲覧可否を入力する画面が表示するので、文書作成者は共有ユーザ毎に編集可否、閲覧可否を入力してアクセス権を設定する。
【００７１】
アクセス権設定部１２は、共有ユーザのユーザＩＤ毎にアクセス権設定情報を記憶部１３に一時記憶する。
【００７２】
Ｓ２０４：アクセス権の設定が終了したかどうか、を確認するステップである。
【００７３】
アクセス権設定部１２は、表示部１９ａにアクセス権の設定が終了したかどうか、を確認する画面が表示するので、文書作成者はＹｅｓまたはＮｏを入力する。
【００７４】
他の共有ユーザのアクセス権設定を行う場合、すなわちアクセス権の設定が終了していない場合は（ステップＳ２０４；Ｎｏ）、ステップＳ２０２に戻る。
【００７５】
Ｓ２０５：アクセス権設定情報を文書ファイルに記録するステップである。
【００７６】
アクセス権の設定が終了した場合（ステップＳ２０４；Ｙｅｓ）、アクセス権設定部１２は、ステップＳ１０２でＸＭＬ形式に変換されたデータファイルにアクセス権の情報を追記する。
【００７７】
Ｓ２０６：ＸＭＬ形式に変換されたデータファイルを記憶するステップである。
【００７８】
データファイル作成部１６は、アクセス権の情報を追記したＸＭＬ形式データファイルを、データファイル記憶部１５に記憶し、元の処理に戻る。
【００７９】
以上で、アクセス権設定ルーチンは終了である。
【００８０】
図５はＸＭＬ形式で保持されるデータファイルの例を示す図である。
【００８１】
図５のＡの部分は文書の文字、画像、音声などのデータ、Ｂの部分は文書タイトル、Ｃの部分は文書のサムネイルを、Ｄの部分は文書の要約が記録されており、それぞれユーザＩＤ毎にアクセス権が設定されている。
【００８２】
例えば、Ａの部分では下記２行にアクセス権が設定されている。
【００８３】
＜ｕｓｅｒｉｄ＝”ｉｄ００１００１”，ａｃｃ＝”編集可”＞
＜ｕｓｅｒｉｄ＝”ｉｄ００１００２”，ａｃｃ＝”閲覧可”＞
この２行によりユーザＩＤ”ｉｄ００１００１”とユーザＩＤ”ｉｄ００１００２”はこの文書の編集ができる権限が与えられている。Ｂ、Ｃ、Ｄの部分の詳細な説明は省略するが、Ｂ、Ｃ、Ｄの部分でユーザＩＤ”ｉｄ００１００１”は文書タイトル、サムネイル、要約について編集可の権限が、ユーザＩＤ”ｉｄ００１００２”は文書タイトル、サムネイルについて閲覧可の権限が与えられている。
【００８４】
Ｅの部分は文書作成者のユーザ情報と共有ユーザのユーザ情報である。
【００８５】
本実施形態では、文書作成者が登録した第１ＭＦＰ１００ａのＩＤはｍｆｐ１、文書作成者の第１ＭＦＰ１００ａへのログインＩＤはｐｅｒｓｏｎ１、パスワードはｐａｓｓｗｏｒｄ１、第１ＭＦＰ１００ａへの登録時に生成されたユーザＩＤはｉｄ００１００１である。これらの文書作成者の情報はｏｗｎｅｒの情報として、Ｅの部分の下記＜＞内に記述されている。
【００８６】
＜ｍｆｐｉｄ＝”ｍｆｐ１”，  ｌｏｇｉｎｉｄ＝”ｐｅｒｓｏｎ１”，  ｐａｓｓｗｏｒｄ＝”ｐａｓｓｗｏｒｄ１”，  ｕｓｅｒｉｄ＝”ｉｄ００１００１”＞
また、本実施形態では、共有ユーザが登録した第１ＭＦＰ１００ａのＩＤはｍｆｐ１、共有ユーザの第１ＭＦＰ１００ａへのログインＩＤはｐｅｒｓｏｎ２、パスワードはｐａｓｓｗｏｒｄ２、第１ＭＦＰ１００ａへの登録時に生成されたユーザＩＤはｉｄ００１００２である。これらの共有ユーザの情報はｓｈａｒｅｕｓｅｒの情報として、Ｅの部分の下記＜＞内に記述されている。
【００８７】
＜ｍｆｐｉｄ＝”ｍｆｐ１”，  ｌｏｇｉｎｉｄ＝”ｐｅｒｓｏｎ２”，  ｐａｓｓｗｏｒｄ＝”ｐａｓｓｗｏｒｄ２”，  ｕｓｅｒｉｄ＝”ｉｄ００１００２”＞
図５では説明のためユーザ情報を平文で記述しているが、このままではパスワードやユーザＩＤが漏洩するおそれがあり、セキュリティ上好ましくない。そのため、少なくともパスワードやユーザＩＤは暗号化して記録している。
【００８８】
例えば、データファイル作成部１６はユーザのパスワードを鍵として暗号化した情報をデータファイルに記録し、データファイルを読み出すときには、読み出し部１７はユーザが入力したパスワードによりデータファイルに記録されたパスワードを復号し、復号したパスワードと入力したパスワードが一致することを確認する。パスワードが正しく復号できない場合は、ユーザにアクセス権を与えない。
【００８９】
次に、第１ＭＦＰ１００ａに記憶されたＸＭＬ形式データファイルを閲覧、表示する場合について図６〜図９用いて説明する。
【００９０】
図６は本発明の実施形態において、第１ＭＦＰ１００ａに記憶されているデータファイルを表示部１９ａに一覧表示するデータファイル一覧表示ルーチンの手順を説明するフローチャートである。
【００９１】
Ｓ３０１：データファイルに記録されているユーザ情報の復号を試行するステップである。
【００９２】
読み出し部１７は、データファイル記憶部１５に記憶されているデータファイルを順次読み出す。データファイルに記録されているユーザ情報は暗号化されているので、ユーザがＭＦＰ１００にログインしたときのパスワードを使って、記憶されているすべてのデータファイルについてユーザ情報の復号を試みる。
【００９３】
読み出し部１７は、復号したユーザ情報とユーザ情報記憶部１４に記憶されているアクセス権に変更が生じたユーザの情報を照合し、該当するユーザの場合はアクセス不可と判定する。アクセス権に変更が生じたユーザは異動や組織変更などにより、登録されているログインＩＤやパスワードが利用できなくなったユーザであり、ユーザ情報が登録されたＭＦＰ１００からネットワーク上の他のＭＦＰ１００に情報が配信され、各ＭＦＰ１００のユーザ情報記憶部１４に記憶されている。
【００９４】
ただし、データファイルにユーザ情報の利用不可が記録されているときは、ユーザ情報の取得を行わない。
【００９５】
読み出し部１７は、ステップＳ３０１で得たユーザ情報を記憶部１３に一時記憶する。
【００９６】
Ｓ３０２：データファイル毎にアクセス権情報を取得するステップである。
【００９７】
ステップＳ３０１で各データファイルのユーザＩＤを復号した結果に基づいて、読み出し部１７は各データファイルに記述されているアクセス権の情報を取得する。例えば図５に例示したデータファイルの共有ユーザが、ＭＦＰ１００にログイン時にパスワードｐａｓｓｗｏｒｄ２を入力している場合、ステップＳ３０１でユーザＩＤのｉｄ００１００２が復号されているので、ステップＳ３０２ではデータファイルに記述されているユーザＩＤがｉｄ００１００２のアクセス権情報を取得することができる。
【００９８】
Ｓ３０３：データファイルを一覧表示するステップである。
【００９９】
読み出し部１７は取得したアクセス権情報に基づいて、表示部１９に結果を表示する。
【０１００】
以上でデータファイル一覧表示ルーチンは終了する。
【０１０１】
図７は本発明の実施形態において、第１ＭＦＰ１００ａに記憶されているデータファイルを表示部１９ａに一覧表示した画面表示の例を説明する説明図である。
【０１０２】
本実施形態では第１ＭＦＰ１００ａに記憶されているデータファイルは５つであるとする。アイコン５１、アイコン５２、アイコン５３、アイコン５４、アイコン５５は表示部１９ａ上に表示されるアイコンである。アイコン５２は図５で説明したデータファイルのアイコンであり、データファイルに記録されているユーザＩＤ”ｉｄ００１００２”の共有ユーザがアクセスしているものとする。
【０１０３】
アイコン５２、アイコン５３はサムネイル画像が表示されていることを表していて、例えばデータファイルの第１ページの画像イメージが縮小されてサムネイルとして表示されている。このユーザにはアイコン５２、アイコン５３のデータファイルに文書タイトル、サムネイルについて閲覧可のアクセス権が記録さているとすると、図７のようにサムネイルの画像下部には文書タイトルが表示される。
【０１０４】
アイコン５２のデータファイルについて、ユーザＩＤ”ｉｄ００１００２”の共有ユーザが編集可のアクセス権を持っているとすると、アイコン５２をダブルクリックすると、アプリケーションソフトが起動され、アプリケーション上でデータファイルの編集が可能になる。一方、アイコン５２について、閲覧可の権限は与えられているが編集可の権限が無いとすると、アイコン５２をダブルクリックしても、データファイルの内容を閲覧することはできるが編集することはできない。仮に、閲覧可の権限が無い場合は、アイコンをダブルクリックしても、警告が表示されデータファイルの内容は表示されない。以下、ユーザがデータファイルの内容を表示させる操作を閲覧操作と呼ぶ。
【０１０５】
なお、ユーザがデータファイルの内容を表示させる操作はダブルクリックに限定されるものではなく、アイコンを選択して、専用のボタンを押すようにしても良い。
【０１０６】
一方、アイコン５１、アイコン５４は作成したアプリケーションソフトのアイコンが表示されていることを、アイコン５５は×印のアイコンが表示されていることを表している。ユーザＩＤ”ｉｄ００１００２”の共有ユーザは、アイコン５１、アイコン５４、アイコン５５のデータファイルについてはサムネイルを閲覧するアクセス権が与えられていないものとする。そのため、作成したアプリケーションソフトがアプリケーションソフトを示すアイコンを持つ場合は、アイコン５１、アイコン５４のようにアプリケーションソフトのアイコンを表示する。アプリケーションソフトのアイコンが無い場合は×印を表示する。文書タイトルについても同様に、アイコン５１については、ユーザＩＤ”ｉｄ００１００２”を持つ共有ユーザが文書タイトルにアクセス権を持つので文書タイトルがアイコン５１の下部に表示され、アクセス権の無いデータファイルのアイコン５４、５５の下部にはファイル名のみ表示される。
【０１０７】
編集と閲覧の権限についての考え方は、アイコン５１、５４、５５のデータファイルについても同様であり、ここでは説明を省略する。
【０１０８】
図８は本発明の実施形態において、閲覧表示したデータファイルを表示する詳細な手順を説明するフローチャートである。
【０１０９】
Ｓ４０１：ユーザが閲覧操作を行ったデータファイルにアクセス可能か、否かを判定するステップである。
【０１１０】
読み出し部１７は、記憶部１３に一時記憶されているステップＳ３０２で取得したアクセス権情報に基づいて、ユーザがデータファイルの内容を表示させる操作を行ったデータファイルのアクセス権情報を確認し、ユーザがデータファイルにアクセス可能か、否かを判定する（ステップＳ４０１）
Ｓ４０２：データファイルにアクセスできない場合、データファイルにアクセス権が設定されているか、否かをユーザが入力し、ＣＰＵ１１が判定するステップである。
【０１１１】
ステップＳ４０１で、読み出し部１７がユーザが閲覧操作を行ったデータファイルにアクセス不可と判定したとき（ステップＳ４０１；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１はデータファイルにアクセス権が設定されているか否か、を入力要求する表示を表示部１９に表示する。ユーザはデータファイルにアクセス権が設定されているか、否かを操作部１８から入力し、ＣＰＵ１１は入力を判定する（ステップＳ４０２）。
【０１１２】
Ｓ４０３：ユーザがＭＦＰＩＤとログインＩＤとパスワードを入力するステップである。
【０１１３】
データファイルにアクセス権が設定されている場合（ステップＳ４０２；Ｙｅｓ）、ユーザはデータファイルに登録されているＭＦＰＩＤとログインＩＤとパスワードを操作部１８から入力する（ステップＳ４０３）。
【０１１４】
データファイルにアクセス権が設定されているのに、ステップＳ４０１でデータファイルにアクセスできない場合の一つは、データファイルを作成したＭＦＰ１００とデータファイルにアクセスしたＭＦＰ１００が異なる場合である。例えば、出張時など第１ＭＦＰ１００ａで作成したデータファイルを、第２ＭＦＰ１００ｂで閲覧しようとする場合、第２ＭＦＰ１００ｂのログインＩＤとパスワードはデータファイルに記録されているログインＩＤとパスワードと異なるので、ステップＳ４０１ではデータファイルにアクセスできない。そのため、ステップＳ４０３でデータファイルに登録されているＭＦＰＩＤとログインＩＤとパスワードを入力する必要がある。
【０１１５】
本実施形態ではＸＭＬ形式のデータファイルにアクセス権を持つユーザのユーザ情報が記録されているので、ステップＳ４０３でパスワード等を入力すればユーザの持つアクセス権を確認できる。したがって、ユーザ登録した例えば第１ＭＦＰ１００ａにユーザ情報を問い合わせる必要が無いので、仮に第１ＭＦＰ１００ａが休止している場合でもアクセス権を確認できる。
【０１１６】
また、データファイルにユーザ情報の利用不可が記録されている場合も、ステップＳ４０１でデータファイルにアクセスできない。例えば、第１ＭＦＰ１００ａで作成したデータファイルを、第１ＭＦＰ１００ａで閲覧しようとする場合でも、ユーザ情報の利用不可が記録されている場合は、ステップＳ４０１ではデータファイルにアクセスできない。セキュリティのため、ステップＳ４０３でデータファイルに登録されているＭＦＰＩＤとログインＩＤを入力する必要がある。
【０１１７】
Ｓ４０４：ユーザがアクセス権の変更を申請するステップである。
【０１１８】
データファイルに必要なアクセス権が設定されていない場合（ステップＳ４０２；Ｎｏ）、ユーザはアクセス権変更申請の手順に従って変更申請を行う（ステップＳ４０４）。
【０１１９】
Ｓ４０５：データファイルに記録されているユーザ情報の復号を再試行し、結果を判定するステップである。
【０１２０】
読み出し部１７は、再入力されたパスワードを使って、データファイルのユーザ情報の復号を試み、結果を判定する（ステップＳ４０５）。
【０１２１】
Ｓ４０６：ステップＳ４０５で得られたユーザＩＤの情報を用いて、データファイルに記録されているアクセス権情報を取得するステップである。
【０１２２】
データファイルに記録されているユーザ情報が復号できたとき（ステップＳ４０５；Ｙｅｓ）、読み出し部１７は、テップＳ４０５で獲得したユーザＩＤの情報を用いて、データファイルに記録されているアクセス権情報を取得し、結果を記憶部１３に一時記憶する（ステップＳ４０６）。
【０１２３】
Ｓ４０７：設定されているアクセス権に基づいて、データファイルからデータを読み出し、表示するステップである。
【０１２４】
読み出し部１７は、ステップＳ４０６で取得したアクセス権情報に基づいて、データファイルからデータを読み出し、表示する（ステップＳ４０７）。
【０１２５】
ステップＳ４０１で、読み出し部１７がユーザが閲覧操作を行ったデータファイルにアクセス不可と判定したとき（ステップＳ４０１；Ｎｏ）、ステップＳ４０７を実行する。
【０１２６】
ステップＳ４０５で、データファイルに記録されているユーザ情報を復号できなかったとき（ステップＳ４０５；Ｎｏ）、警告を表示し、元のルーチンに戻る。
【０１２７】
以上でデータ表示ルーチンは終了する。
【０１２８】
図９は本発明の実施形態において、データファイルのアクセス権を変更する手順を説明するフローチャートである。
【０１２９】
Ｓ５０１：ユーザがアクセス権の変更を申請するステップである。
【０１３０】
ステップＳ４０２で、データファイルに必要なアクセス権が設定されていない、と判定されたとき、ユーザは、表示部１９の表示に従って操作部１８を操作し、アクセス権の変更を申請する。ＣＰＵ１１は、通信部１０から文書作成者にアクセス権の変更を要請するＥメールを送信する（ステップＳ５０１）。例えば、文書作成者が表１のようにユーザ情報記憶部１５に文書作成者の詳細なユーザ情報が記憶されている場合、ＣＰＵ１１はＥメールアドレス情報を得て通信部１０から文書作成者にＥメールを送信する。文書作成者が別のＭＦＰにユーザ登録されている場合、データファイルに記載されている文書作成者の登録されているＭＦＰＩＤに基づいて、例えば第２ＭＦＰ１００ｂにＥメールを送信する。Ｅメールを受信した第２ＭＦＰ１００ｂはユーザ情報記憶部１４ｂに記憶されているユーザ情報に基づいてＥメールを文書作成者に転送する。
【０１３１】
Ｓ５０２：文書作成者が返信したＥメールから、承認、非承認を判定するステップである。
【０１３２】
文書作成者は承認、非承認をＥメールで、最初にＥメールを送信したＭＦＰ１００に返信する。Ｅメールを受信したアクセス権設定部１２はその内容から承認、非承認を判定する（ステップＳ５０２）。
【０１３３】
Ｓ５０３：データファイルのアクセス権を変更するステップである。
【０１３４】
アクセス権設定部１２が承認と判定したとき（ステップＳ５０２；Ｙｅｓ）、アクセス権設定部１２は、承認内容に従ってＸＭＬ形式のデータファイルのアクセス権情報を変更し、データファイル記憶部１５に記憶する（ステップＳ５０３）。
【０１３５】
Ｓ５０４：変更結果を表示するステップである。
【０１３６】
アクセス権設定部１２は、表示部１９に変更結果を表示する（ステップＳ５０４）。
【０１３７】
アクセス権設定部１２が非承認と判定したとき（ステップＳ５０２；Ｎｏ）、ステップＳ５０４で表示部１９に非承認を表示する。
【０１３８】
以上でアクセス権変更の手順は終了である。
【０１３９】
以上このように、本実施の形態によれば、文書ファイルにアクセス権限とユーザ情報を記録するので、ユーザ情報を管理する専用のサーバが無くても文書ファイルへのアクセス権を管理可能な、データ処理装置、複合多機能端末、データ処理方法を提供することができる。
【０１４０】
なお、本実施形態ではおもに文書データについて説明したが、データは文書データに限られるものではなく、音声データや画像データでも良い。
【図面の簡単な説明】
【０１４１】
【図１】本発明の実施形態にかかる文書共有システムの全体構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態にかかるデータ処理装置１の内部構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態における入力処理ルーチンの手順を説明するフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態におけるアクセス権設定ルーチンの手順を説明するフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態におけるＸＭＬ形式で保持されるデータファイルの例を示す説明図である。
【図６】本発明の実施形態におけるデータファイル一覧表示ルーチンの手順を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態において、第１ＭＦＰ１００ａに記憶されているデータファイルを表示部１９ａに一覧表示した画面表示の例を説明する説明図である。
【図８】本発明の実施形態において、閲覧表示したデータファイル表示する詳細な手順を説明するフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態において、データファイルのアクセス権を変更する手順を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１４２】
１  データ処理装置
２  入力部
３  出力部
５  ネットワーク
１０  通信部
１１  ＣＰＵ
１２  アクセス権設定部
１４  ユーザ情報記憶部
１５  データファイル記憶部
１６  アクセス権設定部
２０  データ入力装置
１００  ＭＦＰ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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