(57)【要約】  【課題】  文書処理装置の文書ファイルの検索を容易にする文書ファイル取得方法を提供する。  【解決手段】  処理が行われた文書ファイルと該処理が行われた処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する文書処理装置と、情報処理装置とがネットワークを介して接続され、前記情報処理装置において、前記文書処理装置で処理が行われた文書ファイルを取得する文書ファイル取得方法であって、装置選択メニュー表示して取得対象となる装置の指定を受け付けるステップと、指定された文書処理装置から処理履歴情報を受信するステップと、受信された処理履歴情報のうち、処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を表示し、表示した処理履歴情報のうちの少なくとも１つの選択を受け付ける表示選択受付ステップと、選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを取得する取得ステップと、を有する。【選択図】  図８
2007005942.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
処理が行われた文書ファイルと該処理が行われた処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する文書処理装置と、情報処理装置とがネットワークを介して接続され、前記情報処理装置において、前記文書処理装置で処理が行われた文書ファイルを取得する文書ファイル取得方法であって、
前記情報処理装置の画面上で、取得対象となる文書処理装置の指定を受け付ける装置指定受付ステップと、
前記情報処理装置で、指定された文書処理装置から処理履歴情報を受信する受信ステップと、
情報処理装置の画面上で、受信された前記処理履歴情報のうち、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付ける表示選択受付ステップと、
選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを、前記文書処理装置から取得する取得ステップと、を有する
ことを特徴とする文書ファイル取得方法。
【請求項２】
前記所定の日時帯は、現在の日時より所定の日時内である
ことを特徴とする請求項１に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項３】
前記受信ステップは、前記所定の日時帯に該当する処理履歴情報を受信する
こと特徴とする請求項１または２に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項４】
前記表示選択受付ステップは、
前記受信ステップで受信された処理履歴情報に含まれる処理日時の日時帯を分類した日時帯分類メニューを表示する日時帯分類メニュー表示サブステップと、
前記日時帯分類メニューで分類して表示された日時帯のうち少なくとも１つの日時帯の指定を受け付ける日時帯指定受付サブステップと、
指定された日時帯に対応した前記処理履歴情報を示す指定日時帯メニューを表示する指定日時帯メニュー表示サブステップとを含むこと
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項５】
前記日時帯分類メニューは、現時点より過去の所定日時までの処理日時の日時帯と、前記所定日時よりもさらに過去の処理日時の日時帯とを区別して分類したメニューであること
を特徴とする請求項４に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項６】
前記日時帯分類メニューは、現時点により近い日時帯ほど分類を細分化したメニューであること
を特徴とする請求項４または５に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項７】
前記日時帯分類メニューは、特定の日時帯の範囲内の前記処理日時が存在しない場合、当該特定の日時帯を表示しないこと
を特徴とする請求項４から６のいずれかに記載の文書ファイル取得方法。
【請求項８】
前記指定日時帯メニュー表示サブステップでは、前記指定日時帯メニューを前記日時帯分類メニューの下位階層に表示すること
を特徴とする請求項４から７のいずれかに記載の文書ファイル取得方法。
【請求項９】
前記処理履歴情報は、さらに、文書ファイルのユーザ属性を示すユーザ属性情報を含んでおり、
前記表示選択受付ステップは、前記文書処理装置におけるユーザ名の選択メニューを表示するユーザ名選択メニュー表示サブステップを含み、
前記日時帯分類メニューまたは前記指定日時帯メニューの少なくとも１つのメニューは、前記ユーザ名の選択メニューにおいて選択されたユーザ名に対応したユーザ属性情報を含む処理履歴情報に関するメニューであること
を特徴とする請求項４から８のいずれかに記載の文書ファイル取得方法。
【請求項１０】
前記ユーザ属性情報は、前記ユーザ属性として特定のユーザに属さない旨の情報を含んでおり、
前記日時帯分類メニューまたは前記指定日時帯メニューの少なくとも１つのメニューは、前記ユーザ名の選択メニューにおいて特定のユーザ名が指定されない場合に、特定のユーザに属さない旨のユーザ属性情報を含む処理履歴情報に関するメニューであること
を特徴とする請求項９に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項１１】
前記文書処理装置は、文書ファイルに対して複数種類の処理を行う手段を有し、
前記処理履歴情報は、処理の種類を特定する情報を含み、
前記指定日時帯メニュー表示サブステップにおいて表示する指定日時帯メニューは、指定された日時帯の範囲内に対応した処理日時と前記処理の種類とを示したメニューであること
を特徴とする請求項４から１０のいずれかに記載の文書ファイル取得方法
【請求項１２】
前記複数種類の処理は、スキャン、ＦＡＸ送信、プリント、コピー、のうちの少なくとも１つの処理であること
を特徴とする請求項１１に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項１３】
日時帯分類メニュー表示サブステップにおける前記日時帯分類メニューは、所定のディレクトリのウインドウ内において表示されるコンテキストメニューであって、
前記取得ステップでは、前記ディレクトリを取得先として特定する情報を含む取得要求を、前記文書処理装置に対して送出する
ことを特徴とする請求項４から１２のいずれかに記載の文書ファイル取得方法。
【請求項１４】
日時帯分類メニュー表示サブステップでは、前記コンピュータにおける入力デバイスのキーまたはボタンのワンタッチ入力を契機として前記日時帯分類メニューを表示すること
を特徴とする請求項４から１３のいずれかに記載の文書ファイル取得方法。
【請求項１５】
前記入力デバイスはマウスであり、前記ワンタッチ入力は前記マウスの右ボタンクリックであること
を特徴とする請求項１４に記載の文書ファイル取得方法。
【請求項１６】
文書ファイルに関する所定の処理を行う処理手段と、処理を行った文書ファイルと該処理を行った処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、記憶された文書ファイルに関する表示を制御する表示制御手段と、表示された文書ファイルに関する操作入力を受け付ける操作入力手段とを備えた文書処理装置であって、
前記表示制御手段は、文書ファイルの取得対象として、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を示す画面を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付けること
を特徴とする文書処理装置。
【請求項１７】
前記文書処理装置は、他の文書処理装置とネットワークを介して接続されており、
前記表示制御手段は、文書ファイルの取得対象となる文書処理装置の指定を受け付ける画面を表示し、自装置以外の他の文書処理装置が指定を受け付けた場合には、当該他の文書処理装置から処理履歴情報を受信し、
受信された前記処理履歴情報のうち、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を示す画面を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付け、
選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを、前記他の文書処理装置から受信すること
を特徴とする請求項１６に記載の文書処理装置。
【請求項１８】
処理が行われた文書ファイルと該処理が行われた処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する文書処理装置と、情報処理装置とがネットワークを介して接続され、前記情報処理装置において、前記文書処理装置で処理が行われた文書ファイルを取得する文書ファイル取得プログラムであって、
前記情報処理装置の画面上で、取得対象となる文書処理装置の指定を受け付ける装置指定受付ステップと、
前記情報処理装置で、指定された文書処理装置から処理履歴情報を受信する受信ステップと、
情報処理装置の画面上で、受信された前記処理履歴情報のうち、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付ける表示選択受付ステップと、
選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを、前記文書処理装置から取得する取得ステップと、を前記情報処理装置に実行させること
を特徴とする文書ファイル取得プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置に接続された情報処理装置において文書ファイルを取得する方法に関し、特に、多数の文書データの中から所望の文書データを容易に選択可能とする技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、スキャン、コピー、プリント、ＦＡＸ等の機能を有する複合機（ＭＦＰ:Multi Function Peripheral）などの文書処理装置において、文書ファイルを格納するボックスを有するものが登場している。
ボックスとは、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶装置上で割り当てられている記憶領域である。文書処理装置上でスキャン等により作成処理を行った文書ファイルを、このボックスに記憶（格納）することで、文書ファイルの再利用が可能となっている。
【０００３】
ところで、ボックスに記憶した文書ファイルの中から、所望の文書データを選択して当該文書ファイルを情報処理装置（端末装置）に転送して再利用したい場合がある。
従来この場合には、情報処理装置にインストールされた文書ファイル操作用のツールを用いて転送することが行われ、すなわちユーザは、（１）文書ファイル操作用のツール（ボックスのユーティリティソフト等）を起動する、（２）リスト表示またはサムネイル表示された文書ファイルの中から転送したい文書を選択、（３）選択した文書ファイルのアイコンを、転送先フォルダにドラッグ・アンド・ドロップ等して転送先フォルダにコピーする、（４）転送完了後に、上記ツールを起動終了させる、という（１）〜（４）の一連の指示を情報処理装置に行うことで所望の文書ファイルを情報処理装置に転送することが可能となっている。
【特許文献１】特開２０００ー３２２４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記ツールが表示する文書ファイルの一覧表示は、ただ単に文書ファイルの名称を作成日時順（またはアルファベット順）に並べて全部表示することが通常である。
このため、とりわけ選択可能な文書ファイルの数が多くなると、文書ファイルの中から転送したい文書を探す作業に時間を要することとなる。
【０００５】
このような作業は、特に、操作に不慣れな初心者ユーザにとっては負担が大きく、初心者ユーザが膨大な数の文書ファイルに直面して途方に暮れるような事態も考えられる。
本発明は、上記した問題に鑑みてなされたものであって、文書処理装置の文書ファイルの中から所望の文書ファイルを容易に選び出すことを可能とする文書ファイル取得方法等を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る文書ファイル取得方法は、処理が行われた文書ファイルと該処理が行われた処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する文書処理装置と、情報処理装置とがネットワークを介して接続され、前記情報処理装置において、前記文書処理装置で処理が行われた文書ファイルを取得する文書ファイル取得方法であって、前記情報処理装置の画面上で、取得対象となる文書処理装置の指定を受け付ける装置指定受付ステップと、前記情報処理装置で、指定された文書処理装置から処理履歴情報を受信する受信ステップと、情報処理装置の画面上で、受信された前記処理履歴情報のうち、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付ける表示選択受付ステップと、選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを、前記文書処理装置から取得する取得ステップと、を有することを特徴としている。
【０００７】
ここで、「文書ファイル」とは、例えば、ワープロ、表計算、データベース、プレゼンテーション等の各種ソフトウェアで作成されたドキュメントデータ、スキャンにより生成された画像データ、ＦＡＸにより送受信した画像データ等、文書処理装置が管理・記憶する文書に関するデータ一般を含むものである。
本発明に係る文書ファイル取得プログラムは、処理が行われた文書ファイルと該処理が行われた処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する文書処理装置と、情報処理装置とがネットワークを介して接続され、前記情報処理装置において、前記文書処理装置で処理が行われた文書ファイルを取得する文書ファイル取得プログラムであって、前記情報処理装置の画面上で、取得対象となる文書処理装置の指定を受け付ける装置指定受付ステップと、前記情報処理装置で、指定された文書処理装置から処理履歴情報を受信する受信ステップと、情報処理装置の画面上で、受信された前記処理履歴情報のうち、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付ける表示選択受付ステップと、選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを、前記文書処理装置から取得する取得ステップと、を前記情報処理装置に実行させることを特徴としている。
【発明の効果】
【０００８】
これら構成によれば、まず、情報処理装置の画面上で取得対象となる文書処理装置の指定を受け付けることにより、取得対象は指定された文書処理装置の文書ファイルに絞られ、また、情報処理装置の次の画面上では、処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を表示するようにしているので、この次の画面上では、装置単位と処理日時との二重の絞り込みを経た処理履歴情報だけが表示されることとなる。
【０００９】
すなわち、処理装置と処理日時を手がかりとして所望の文書ファイルを従来より容易に検索することが可能となる。
また、前記所定の日時帯は、現在の日時より所定の日時内であることを特徴とする。
この構成によれば、例えば、上記所定の日時を直近の日時とすれば、直近の日時に処理をした文書ファイルを容易に検索することが可能となる。
【００１０】
また、前記受信ステップは、前記所定の日時帯に該当する処理履歴情報を受信すること特徴とする。
この構成によれば、ネットワーク上の情報の転送量を抑制することが可能となる。
また、前記表示選択受付ステップは、前記受信ステップで受信された処理履歴情報に含まれる処理日時の日時帯を分類した日時帯分類メニューを表示する日時帯分類メニュー表示サブステップと、前記日時帯分類メニューで分類して表示された日時帯のうち少なくとも１つの日時帯の指定を受け付ける日時帯指定受付サブステップと、指定された日時帯に対応した前記処理履歴情報を示す指定日時帯メニューを表示する指定日時帯メニュー表示サブステップとを含むことを特徴とする。
【００１１】
この構成によれば、ユーザは処理日時を手がかりとして段階的に目的文書ファイルの候補を選別でき、目的の文書ファイルを選択を従来より簡易にできる。
また、前記日時帯分類メニューは、現時点より過去の所定日時までの処理日時の日時帯と、前記所定日時よりもさらに過去の処理日時の日時帯とを区別して分類したメニューであることを特徴とする。
【００１２】
直近に処理された文書ファイルは、ユーザの検索対象となる傾向にある。ゆえに、例えば、上記所定日時として直近の日時とすれば、ユーザは直近に作成された目当ての文書ファイルをより簡単に選択することが可能となる。
さらに、前記日時帯分類メニューは、現時点により近い日時帯ほど分類を細分化したメニューであることを特徴とする。
【００１３】
現時点より近い日時帯に処理された文書ファイル程、ユーザの検索対象となり得る傾向にある。また、現時点より近い程、ユーザはより正確に日時帯まで記憶している傾向にある。したがって、この構成により、更に検索上の利便性を確保できる。
さらに、前記日時帯分類メニューは、特定の日時帯の範囲内の前記処理日時が存在しない場合、当該特定の日時帯を表示しないことを特徴とする。
【００１４】
この構成によれば、日時帯分類メニューは処理日時を範囲内に含まない特定の日時帯は表示しないので、表示情報量の削減につながり検索の利便性に資する。
また、前記指定日時帯メニュー表示サブステップでは、前記指定日時帯メニューを前記日時帯分類メニューの下位階層に表示することを特徴とする。
この構成によれば、処理日時帯手がかりとして段階的に表示する処理日時を選別する手法を、ユーザに直感的に理解させることが可能となる。
【００１５】
さらに、前記処理履歴情報は、さらに、文書ファイルのユーザ属性を示すユーザ属性情報を含んでおり、前記表示選択受付ステップは、前記文書処理装置におけるユーザ名の選択メニューを表示するユーザ名選択メニュー表示サブステップを含み、前記日時帯分類メニューまたは前記指定日時帯メニューの少なくとも１つのメニューは、前記ユーザ名の選択メニューにおいて選択されたユーザ名に対応したユーザ属性情報を含む処理履歴情報に関するメニューであることを特徴とする。
【００１６】
ユーザは、自身に関わる文書ファイルを検索対象とする傾向にある。したがって、この構成によれば、ユーザは自身が処理を指示した文書ファイルをより迅速に選択することが可能となる。
さらに、また、前記ユーザ属性情報は、前記ユーザ属性として特定のユーザに属さない旨の情報を含んでおり、前記日時帯分類メニューまたは前記指定日時帯メニューの少なくとも１つのメニューは、前記ユーザ名の選択メニューにおいて特定のユーザ名が指定されない場合に、特定のユーザに属さない旨のユーザ属性情報を含む処理履歴情報に関するメニューであることを特徴とする。
【００１７】
また、前記文書処理装置は、文書ファイルに対して複数種類の処理を行う手段を有し、前記処理履歴情報は、処理の種類を特定する情報を含み、前記指定日時帯メニュー表示サブステップにおいて表示する指定日時帯メニューは、指定された日時帯の範囲内に対応した処理日時と前記処理の種類とを示したメニューであることを特徴とする。
この構成によれば、文書ファイルの処理の種類を手がかりとして目的の文書ファイルを探すことができる。
【００１８】
また、前記複数種類の処理は、スキャン、ＦＡＸ送信、プリント、コピー、のうちの少なくとも１つの処理であることを特徴とする。
ユーザは、自分で処理を指示をした（受信ではなく、作成・送信などの能動的な処理を行った）文書ファイルを検索対象とする傾向にある。この構成によれば、検索の利便性に資する。
【００１９】
また、日時帯分類メニュー表示サブステップにおける前記日時帯分類メニューは、所定のディレクトリのウインドウ内において表示されるコンテキストメニューであって、前記取得ステップでは、前記ディレクトリを取得先として特定する情報を含む取得要求を、前記文書処理装置に対して送出することを特徴とする。
この構成によれば、別途転送先を指定しなくても、上記ディレクトリを転送先として指定することが可能となる。
【００２０】
また、日時帯分類メニュー表示サブステップでは、前記コンピュータにおける入力デバイスのキーまたはボタンのワンタッチ入力を契機として前記日時帯分類メニューを表示することを特徴とする。
この構成によれば、煩雑な操作を要することなく日時帯分類メニューを表示するので、ユーザの利便性に資する。
【００２１】
また、前記入力デバイスはマウスであり、前記ワンタッチ入力は前記マウスの右ボタンクリックであることを特徴とする。
また、本発明に係る文書処理装置は、文書ファイルに関する所定の処理を行う処理手段と、処理を行った文書ファイルと該処理を行った処理日時を含む処理履歴情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、記憶された文書ファイルに関する表示を制御する表示制御手段と、表示された文書ファイルに関する操作入力を受け付ける操作入力手段とを備えた文書処理装置であって、前記表示制御手段は、文書ファイルの取得対象として、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を示す画面を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付けることを特徴とする。
【００２２】
この構成によれば、処理日時を手がかりとして文書ファイルを検索することが可能となる。
また、前記文書処理装置は、他の文書処理装置とネットワークを介して接続されており、前記表示制御手段は、文書ファイルの取得対象となる文書処理装置の指定を受け付ける画面を表示し、自装置以外の他の文書処理装置が指定を受け付けた場合には、当該他の文書処理装置から処理履歴情報を受信し、受信された前記処理履歴情報のうち、前記処理日時が所定の日時帯である処理履歴情報を示す画面を表示し、表示した前記処理履歴情報のうちの少なくとも１つの処理履歴情報の選択を受け付け、選択された処理履歴情報に関連付けられた文書ファイルを、前記他の文書処理装置から受信することを特徴とする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、本発明に係る文書ファイル取得方法の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。
（実施の形態１）
図１は、ファイルシステム３の構成を示す図である。
ファイルシステム３は、ＭＦＰ１、ＭＦＰ２とＰＣ１００とを備えている。各装置はＬＡＮケーブル５を介して接続されることでＬＡＮが形成されている。
【００２４】
情報処理装置であるＰＣ(personal computer)１００は、ＰＣ本体１１０、モニタ１１２、キーボード１１４、マウス１１６を備えている。マウス１１６は、２ボタン式であり、左ボタン及び右ボタンを有している。
図２は、ＭＦＰ１の構成を示す機能ブロック図である。なお、ＭＦＰ２はＭＦＰ１と同様の構成をしているので、ＭＦＰ１のみを説明してＭＦＰ２の説明を省略する。
【００２５】
ＭＦＰ１は、スキャナ部１２、ＦＡＸ部１４、メール送受信部１６、記憶部１８、ネットワークコントローラ部２０、操作パネル部２２、フォーマット変換部２４、プリンタ部２６、文書ファイル履歴管理部２８、制御部３０を備えている。以下、各部の機能について説明する。
スキャナ部１２は、シートフィーダ（図示しない）に載置された原稿文書を読み取って、画像データを生成する。
【００２６】
ＦＡＸ部１４は、電話回線を経由したＦＡＸの送受信を行う。
メール送受信部１６は、メーラーを含んでおり、電子メールの作成、送信、受信を行う。
記憶部１８は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）からなり、テンポラリＢＯＸ１８ａとユーザ用ＢＯＸ１８ｂとを備えている。なお、ＨＤＤに代えて書換可能なＤＶＤ装置、フラッシュメモリ等の記憶媒体を用いてもよい。
【００２７】
テンポラリＢＯＸ１８ａに、スキャナ部１２で読み取り生成した画像データ、ＦＡＸ部１４において送受信したＦＡＸの画像データ、メール送受信部１６で送受信したメールの添付ファイルのデータ、プリンタ部２６でプリント対象となったデータなどの、ＭＦＰ１上で取り扱った文書ファイルを全て自動的に保存している。このように、ＭＦＰ１で処理された文書ファイルは全てとりあえずテンポラリＢＯＸ１８ａに保存される。
【００２８】
なお、テンポラリＢＯＸ１８ａは、一時保存用のボックスであるため、保存している文書ファイルが所定期間［この期間は文書ファイルの属性（private/public)に応じて長短を区別する設定としてもよいし、ユーザが予めこの所定期間を設定するようにしてもよい。］経過した後には、その文書ファイルは自動的に削除されるように設定されており、これにより容量が確保されている。
【００２９】
本実施の形態では、ＭＦＰで取り扱った文書ファイルを全て自動的に保存するように構成しているので、ユーザが後で扱った文書が欲しかった場合などに非常に有効であり好ましいが、ユーザが保存を指定した文書ファイルのみ、或いはユーザが保存しないと指定しなかった文書ファイル以外のみ、など、必ずしも全て自動的に保存することを必須とするものではない。
【００３０】
ユーザ用ＢＯＸ１８ｂは、ＭＦＰ１のユーザ毎に割り当てられたＢＯＸである。この割り当てはユーザ個人単位であってもよいし、会社などにおける部門（グループ）単位であっても構わない。
ネットワークコントローラ部２０は、例えばＮＩＣ(Network Interface Card)を含んでおり、ＬＡＮ内の他装置とデータの送受信を行う。
【００３１】
操作パネル部２２は、液晶パネルと、この液晶パネルの前面に設けられたタッチパネルと、押しボタンスイッチとを備えており、各種表示を行うと共に、ユーザから入力を受け付ける。
この液晶パネルは装置の構成上、情報処理装置などにおけるモニターに比べると、画面のサイズが小さく解像度もそれ程優れていないことが多いので、ＭＦＰ１において取り扱った文書ファイルを、ＭＦＰ１の外部の情報処理装置上で確認・編集したいというユーザからの要求がある。
【００３２】
フォーマット変換部２４は、画像データのデータ形式変換を行う。
プリンタ部２６は、受け取ったデータを用紙に印字するプリント処理を行う。また、スキャナ部１２で読み取った原稿文書のコピー処理も行う。
文書ファイル履歴管理部２８は、ＭＦＰ１で処理されテンポラリＢＯＸ１８ａに保存されている文書ファイルの履歴情報を管理する。具体的には、文書ファイルが処理（ここでいう「処理」とは、文書ファイルに関する処理であり、文書ファイルの作成処理、変更処理、送受信処理などの処理を含む。）される度に、処理を指示したユーザ名、処理日時、処理の種類（ジョブ名称）等を処理履歴情報として、テンポラリＢＯＸ１８ａに保存された文書ファイルの所在と関連付けて記憶する。また、保持している文書ファイルの履歴テーブル２９（図３参照）を更新する。
【００３３】
制御部３０は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のハードウェアから構成されており、操作パネル部２２の表示を制御する等、ＭＦＰ１の各部の動作を統括的に制御する。
図３は、文書ファイル履歴管理部２８が保持している文書ファイル履歴テーブル２９を示す。
図３に示すように、文書ファイル履歴テーブル２９は、文書ファイルの処理履歴に関するテーブルであり、「ユーザ名」、「属性」、「処理の種類」、「ファイル名」、「処理日時」の項目を有している。
【００３４】
「ユーザ名」は、文書ファイルの処理を指示したＭＦＰ１におけるユーザ名称である。
「属性」は、文書ファイルの属性を示す項目であり、「private」は特定のユーザに属するユーザ用文書ファイルであることを示し、「public」は特定のユーザに属さない（公開されている）共有文書ファイルであることを示している。
「処理の種類」は、プリント、スキャン、ＦＡＸなどの処理の種類を示す項目である。
【００３５】
「ファイル名」は、文書ファイルに暫定的に付与されたファイル名称である。名称はジョブの種類によって異なり、（Ａ）プリントジョブの場合は、プリント対象となった文書名（Ｂ）スキャンジョブの場合は、スキャンを実行を指示したユーザ名（Ｃ）ＦＡＸ送信の場合には、ＦＡＸの送信先電話番号となっている。
なお、図３には図示していないが、文書ファイル履歴テーブル２９は、テンポラリＢＯＸ１８ａに保存された文書ファイル本体（オリジナル）の所在情報を示すファイルパスをも含んでいる。例えば、ファイル「ABC.doc」のファイルパスは「\temporaryBOX\ABC.doc」である。
【００３６】
また、所在情報としては、ファイルパスの他に、文書ファイルと関連付けられるものであれば良く、例えば、ファイル名として、ユニークなファイル名を付与して、これをもって所在情報としてもよく、また、ＩＤなどを所在情報として、このＩＤとファイル名との関係をリスト化してもよい。
「処理日時」は、文書ファイルが処理された日時である。
【００３７】
図４は、ＰＣ（personal computer）１００の構成を示す機能ブロック図である。
ＰＣ１００は、制御部１２０、記憶部１２２、ネットワークコントローラ部１２４、操作入力部１２６、表示部１２８を備えている。
制御部１２０は、ＰＣ１００の各部の動作を統括的に制御する。
記憶部１２２は、ＨＤＤから構成され、ＯＳ（operating system）としてWindows（登録商標）XPと本実施の形態に係る文書ファイル取得プログラムとがインストールされている。
【００３８】
また、記憶部１２２は、ＭＦＰ１、ＭＦＰ２へのログイン情報として、ユーザ名と認証に要するパスワードとを関連付けてを記憶している。
ネットワークコントローラ部１２４はＬＡＮ内の他装置とデータの送受信を行う。
操作入力部１２６は、キーボード１１４（図１参照）とマウス１１６などの入力デバイスから構成され、各種操作入力をユーザから受け付ける。
【００３９】
表示部１２８は、モニタ１１２から構成され、ユーザに対して各種表示を行う。
（文書転送の流れの概要）
図５は、ＭＦＰ１に格納された文書ファイルの中から、指定された文書ファイルをＰＣ１００に転送する（ＰＣ１００から取得する）際の概要を示すシーケンス図である。
以下、本実施の形態では、あるユーザ[ユーザ名：川畑(kawabata)]が、
（Ａ）２００５年３月７日（月曜日）１７：００：原稿をＭＦＰ１でスキャンさせ、生成された画像データを電子メールに添付して送信する（Scan-to-Email)。
【００４０】
（Ｂ）２００５年３月１０日（木曜日）：上記画像データが希望通り生成されたどうかを情報処理装置で確認する。
という場合を例に挙げて説明する。
（１）ＭＦＰ１の操作パネル部を操作して、ユーザが認証手続きを経てＭＦＰ１にログインする。
（２）スキャナ部１２に原稿文書をスキャンさせ、生成された画像データを電子メールに添付して所定の宛先へ送信する（Scan to Email)。この際、上記画像データには、文書ファイル履歴管理部２８によって、処理指示ユーザ名として「kawabata」、処理日時として「2005/3/7/17:00」、処理の種類として「Scan」が付加情報として付加され、処理履歴情報として、文書ファイル履歴テーブル２９のテーブルが更新される。その後、この画像データはテンポラリＢＯＸ１８ａに保存され、上記処理履歴情報に当該画像データの所在情報が付け加えられる。
（３）処理完了後、ユーザがＭＦＰ１からログアウトする。
（４）３日後、ユーザは上記画像データを取得するためにＰＣ１００における操作を開始する。
（５）ＰＣ１００からＭＦＰ１にユーザ名「川畑」としてログインする。このログインは、ＰＣ１００の記憶部１２２に記憶されているＭＦＰ１へのログイン情報、あるいは、ＰＣで入力されたログイン情報を送出することで行われる。
（６）ＰＣ１００から、ユーザによって指定された、属性、処理日時帯、ユーザ名等の条件に一致する文書ファイルの処理履歴情報の取得要求をＭＦＰ１に送出する。
（７）ＭＦＰ１は、上記取得要求を受け付け、文書ファイル履歴テーブル２９を参照して、指定された条件に一致する処理履歴情報をＰＣ１００に返送する。
（８）ＰＣ１００は、返送された上記処理履歴情報に基づいた文書ファイルの選択メニューを表示し、取得すべき文書ファイルの選択をユーザから受け付け、選択された処理履歴情報に対応した文書ファイルの転送要求をＭＦＰ１に送出する。
（９）ＭＦＰ１は、選択された処理履歴情報に含まれる所在情報を参照して、文書ファイルの所在を特定し、当該文書ファイルをＰＣ１００に転送する。
（１０）ユーザがＭＦＰ１からログアウトする。
【００４１】
なお、図５の（６）において、最も簡単な処理履歴情報を取得するのは、現在の時刻（取得要求を送出した時刻）より、所定の日時内（例えば、１日以内、５時間以内などであり、この所定の日時は、ユーザによって選択可能に構成していることが好ましい。）の処理履歴情報の取得要求をＭＦＰに送出することである。ユーザは直近に処理した文書ファイルを欲しがることが多く、このように所定の日時内であれば、その目的を簡単に達成し得ることができる。
【００４２】
しかしながら、ユーザによってはこの所定の日時内に処理された文書ファイルのみを欲するとは限らず、より汎用性を持たせた取得の方法を提案することが好ましい。
そこで、より汎用性を持たせた例として、次に上記（１）〜（１０）の（４）の段階以降における取得の方法について説明する。
図６〜図８は、ＰＣ１００のモニタ１１２上の表示画面の主要部を示す図であり、文書ファイルの選択メニューの遷移を示している。
【００４３】
まず、図６（ａ）に示すように、文書ファイルを取得すべき保存先ディレクトリ（保存先フォルダ）のウインドウ１９６内にマウスカーソル１９８が置かれている。
続いて、図６（ｂ）に示すように、ユーザが操作するマウス１１６の右クリックを受け付けると、アクティブなウインドウ１９６上に、右クリックメニュー（コンテキストメニュー）である装置選択メニュー２１０（文書ファイル選択メニュー２００、メニュー２００は階層式メニューである。）が表示される。
【００４４】
この装置選択メニュー２１０の項目は、例えば、本実施の形態に係る文書ファイル取得プログラムがＯＳであるWindows（登録商標）XP上にインストールされた際に、レジストリに右クリックメニューの項目を追加する旨の情報が書き込まれることで追加されたものである。
この装置選択メニュー２１０は、ＰＣ１００と接続されている文書処理装置である「ＭＦＰ１」、「ＭＦＰ２」の項目がリスト表示されている。
【００４５】
「ＭＦＰ１」の項目にカーソル１９８が重ねられることで選択されると、ＰＣ１００の記憶部１２２に記憶されたＭＦＰへのログイン情報がＭＦＰ１に送出され、認証を経てＭＦＰ１にログインする（認証モードに入る）。
なお、「新規作成」の項目は、この項目にカーソル１９８が重ねられることで選択されると、新規作成するファイルやフォルダのメニューが下位階層に表示される。この項目は予めＯＳが有している項目であり公知であるため説明を省略する。
【００４６】
ログインが完了すると、図７（ｃ）に示すように、ユーザ名選択メニュー２２０が表示される。
ユーザ名選択メニュー２２０として、「共有」とログインユーザ名である「川畑」の項目がリスト表示されている。
次に、「川畑」の項目にカーソル１９８が重ねられることで選択されると、ユーザ名「川畑」が付加情報として付加されている文書ファイルについての、処理日時の日時帯に基づいて分類された日時帯分類メニュー２３２が表示される［図７（ｄ）]。
【００４７】
なお、「共有」の項目にカーソル２１０が重ねられると、ユーザ名の指定がないとして扱われ、「public」属性が付加情報として付加されている文書ファイルのみについての、日時帯分類メニューが同様に表示される（図示しない）。
日時帯分類メニュー２３２では、文書ファイルが処理された時間帯（8:00-9:00,10:00-11:00)及び日付帯(水曜日、月曜日、先週、２月）が分類されリスト表示されている。
【００４８】
なお、上から日時帯が現時点に近い順に表示しており、分類の基準は、当日のものは時間単位で、それ以外で同じ週のものは曜日単位で、さらにそれ以外で同じものは週単位で、さらにそれ以外は月単位としている。
日時帯分類メニュー２３２の「月曜日」の項目が選択されると、このメニュー２３２の下層に指定日時帯メニュー２３４が表示される［図８（ｅ）]。
【００４９】
指定日時帯メニュー２３４は、その処理日時が、日時帯分類メニュー２３２において選択された日時帯に含まれる文書ファイルの処理履歴情報を表示するメニューであり、図８（ｅ）においては、処理日時が、選択された月曜日(2005/3/7)に該当するものに限った処理履歴情報がリスト表示されている。
表示された文書ファイルはそれぞれ、処理日時、処理の種類、ファイル名、の順番で表示されている。
【００５０】
なお、図８（ｅ）においては、処理日（3/7）まで表示して処理時間までは表示していないが、処理時間も表示するとより好ましい。
指定日時帯メニュー２３４で、「2005/3/7 Scan kawa・・・」にカーソルが重ねられた状態で、マウス１１６の左ボタンのクリックにより、この選択を受け付けると、ＭＦＰ１に、保存先ディレクトリを転送先として特定され、選択された処理履歴情報に対応した文書ファイルの転送要求が送出されることにより、ＭＦＰ１から選択した「2005/3/7 Scan kawa・・・」の処理履歴情報を有する文書ファイルが保存先ディレクトリ上に転送されてコピーされる［図８（ｆ）]。
【００５１】
一般にユーザは、文書ファイルの処理を指示した時間・日にちを記憶していることが多い。
本実施の形態によれば、指定日時帯メニュー２３４は、日時帯分類メニュー２３３で指定された月曜日(2005/3/7)に、処理日時が該当する処理履歴情報のみを表示するので、ユーザは処理日時を手がかりとして段階的に文書ファイルを探すことができ、目的の文書ファイルを選び出すことを従来より簡易にできる。
【００５２】
とりわけ、選択可能な文書ファイルの数が膨大である場合に、このように段階的に表示する処理履歴情報を絞り込むようにすることで、目的文書ファイルへの適切な道しるべとできよう。
また、ユーザは、文書ファイルに関する処理の種類、すなわちスキャンによって作成したこと、ＦＡＸ送信したこと等を記憶していることが多い。このため、指定日時帯メニュー２３４に文書ファイルの処理の種類をも表示することで、ユーザは、処理の種類を手がかりとして文書ファイルを探すことができる。
【００５３】
そして、ユーザは自己が能動的に処理を指示した処理の種類についての記憶が強いと考えられるため、上記処理の種類としては、スキャン、ＦＡＸ送信、プリント、コピー、メール送信などとすることが好適である。
さらに、現時点から近い程、文書ファイルが再利用される可能性が高い（例えば、スキャン指示した直後に、作成した画像データを自己の情報処理装置で確認するような場合等が考えられる。）。本実施の形態にように、文書ファイルが作成された日時帯が現時点から近い程、分類を細分化することで、ユーザの性質にあった表示を行うことが可能となり検索の利便性に資する。
【００５４】
これに加えて、ユーザは、ごく最近の出来事については詳細に覚えているのに対して、過去に遡る程、記憶が曖昧になる傾向がある。例えば、文書ファイルを作成した当日であれば、その作成時間帯まで覚えていても、昨日、一昨日と遡るにつれて、記憶がぼやけるものである。この点からも上記効果を主張できよう。
以上、本発明の実施の形態を説明したが、本発明は上述の実施の形態に限定されないのは勿論である。
（変形例１）
本変形例は、現時点より過去の所定日時以内に処理された文書ファイルと前記日時以前に処理された文書ファイルとを区別して表示するものである。
【００５５】
図９は、本変形例に係る文書ファイルの選択メニューを示す図である。同図においては、実施の形態１と同様の構成要素については同じ符号を付して説明を省略する。
ユーザ名選択メニュー２２０の下層には、直近メニュー２３３が表示され、さらに下位階層には指定日時帯メニュー２３４が表示されている。
直近メニュー２３３は、「今日」と「その他」の選択項目を有している。
【００５６】
指定日時帯メニュー２３４では、直近メニュー２３３上で選択された「今日」に処理日時が含まれる処理履歴情報を表示している。
上述のように、現時点から近いほど、文書ファイルが再利用される可能性が高い。本変形例によれば、最近の文書ファイルを検索する際の利便性を向上ささせることが可能となる。
【００５７】
なお、直近メニュー２３３に代えて、「指定日時帯」と「その他」の選択項目を表示したメニューを表示し、「指定日時帯」の項目が選択された場合に、その下位階層にその指定日時帯に処理日時が含まれる処理履歴情報の指定日時帯メニューを表示するようにしても構わない。例えば、ユーザが、探したい文書ファイルの処理日が先週であることを記憶している場合に、上記「指定日時帯」として「先週」と設定変更可能とすれば、目的のファイルの検索を容易にできよう。
【００５８】
（その他）
（１）コンテキストメニューである文書ファイル選択メニュー２００の表示のための入力について
実施の形態１においては、マウス１１６の右クリックにより選択メニュー２００を表示するとしてたが、入力デバイスとしてはマウス１１６に限られるものではなく、また入力ボタンもこれに限られない。
【００５９】
例えば、Windows（登録商標）XPでは、「SHIFT+F10」キーの入力により、コンテキストメニューを表示することができる。
要は、入力デバイスのキーまたはワンタッチ入力により選択メニューを表示できるようにすれば、ユーザに心地よい使い勝手を提供することができる。
（２）選択メニューはツール用のウインドウを生成することなく表示される点について
（背景技術）の欄で述べたように、従来、文書処理装置における文書ファイルを転送するためには、文書ファイル操作用のツールの起動を要する上、転送したい文書を選択した後に転送先を指定する必要があった。
【００６０】
上記ツールを起動すると、通常新たなウインドウが生成されるためデスクトップ上の作業環境が悪化し、また転送完了後に生成されたウインドウを閉じるという作業が必要となる。
実施の形態１によれば、文書ファイル選択メニュー２００は保存先ディレクトリのアクティブウインドウ内におけるコンテキストメニューであるため、新規ウインドウが開かれることもない上、一旦、文書ファイル選択メニュー２００を表示した後は、マウスカーソル１９８を移動させるだけで所望の文書ファイルを選び出すことが可能となる。
【００６１】
また、上記ディレクトリを転送先として特定する情報も別途指定する必要もない。
（３）日時帯について
（Ａ）実施の形態１においては、指定日時帯メニュー２３４（図８参照）は、日時帯分類メニュー２３２において選択された日時帯に、処理日時が含まれる文書ファイルのみを表示していたが、表示する文書ファイルの処理日時帯に多少幅を持たせるようにしても構わない。
【００６２】
具体的には、９時台（9:00-10:00)の時間帯が指定された場合に、指定日時帯前後である処理日時が8:50、10:20などの文書ファイルを表示するようにしてもよい。
（Ｂ）実施の形態１においては、日時帯の指定が一つであったが、複数の日時帯の指定を受け付けるようにしても構わない。
（４）テンポラリＢＯＸ１８ａについて
テンポラリＢＯＸ１８ａ（図２参照）が、保存している「private」属性の文書ファイルが情報処理装置１００から取得されたことを契機として、当該文書ファイルを削除し、容量を節約するようにしても構わない。「private」属性の文書ファイルは再取得される可能性が少ないからである。
【００６３】
これに対して、「public」属性の文書ファイルは取得の有無に関わらず削除しないことが好ましい。「public」属性の文書ファイルは不特定多数のユーザに利用される可能性があるからである。
（５）文書ファイル履歴テーブルの保存場所について
実施の形態１では、ＰＣ１００からＭＦＰ１に対して、属性、処理日時帯、ユーザ名等の条件に一致する文書ファイルの処理履歴情報の取得要求を送出して処理履歴情報を取得するようにしていたが、例えば、定期的にＰＣ１００と接続されているＭＦＰ内の文書ファイル履歴テーブルを取得して、ＰＣ１００の記憶部１２２内に記憶しておくようにしても構わない。
【００６４】
また、ＰＣ１００側でＭＦＰ内の文書ファイル履歴テーブルを作成・管理するようにしても構わない。
これらのようにすれば、ＰＣ１００に対して問い合わせをする処理をスキップできるので、メニュー表示の際の処理時間を短縮できる。
（６）文書ファイル取得プログラムについて
本発明に係る文書ファイル取得プログラムは、例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等の磁気ディスク、ＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯなどの光記録媒体、スマートメディア（登録商標）、コンパクトフラッシュ（登録商標）などのフラッシュメモリ系記録媒体等、ＰＣが読み取り可能な各種記録媒体に記録することが可能であり、当該記録媒体の形態で生産、譲渡等がなされる場合もあるし、インターネットを含む有線、無線の各種ネットワーク、放送、電気通信回線、衛星通信等を介して伝送・供給される場合がある。
（実施の形態２）
本実施の形態は、ＭＦＰ１の操作パネル部２２上に文書ファイルの選択メニューを表示するものである。ユーザ（ユーザ名：川畑)が、ＰＣ１００ではなくＭＦＰ１上で文書ファイルを選択する場合を想定している。なお、実施の形態１と同様な構成要素の説明は省略し、異なる部分を中心に説明する。
【００６５】
図１０は、操作パネル部２２上の表示画面を示す図である。
ＭＦＰ１に、ユーザ（ユーザ名：川畑)がログインしている状態となっている。
図１０（ａ）においては、格納された文書ファイルの作成日時（処理日時）帯に基づいて分類した日時帯分類メニュー３００の画面が表示されている。日時帯キー３０２，３０４，３０６はそれぞれ押下により選択可能である。なお、「次へ」キー３０８が押下されると、「月曜日、先週、２月」の日時帯分類メニューの画面に切り替わる（図示しない）。
【００６６】
いずれかのキー３０２，３０４，３０６が押下されると、それを契機として、押下により指定された日時帯の範囲内の、処理履歴情報である指定日時帯メニュー３１０の表示画面に切り替わる[図１０（ｂ）]。
指定日時帯メニュー３１０の処理履歴情報キー３１２，３１４，３１６をいずれも押下により選択可能となっている。
【００６７】
一般にＭＦＰに備えられた操作パネルは情報処理装置のものと比べて画面サイズが小さいことが多い上、備えられたタッチパネルキーや押しボタンは素早い文字入力に向いておらず、ファイルを検索する手間を要する傾向にある。本実施の形態に係るＭＦＰ１によれば係る問題を解決することが可能となる。
なお、本実施の形態２においては、ＭＦＰ１の自装置内に記憶された文書ファイルを選択する場合について説明したが、ＭＦＰ１の操作パネル部において、文書ファイルの取得対象とする装置選択画面を表示して、他の装置であるＭＦＰ２から文書ファイルを取得する構成としても構わない。
【産業上の利用可能性】
【００６８】
本発明に係る文書ファイル取得方法は、従来より容易に目的の文書ファイルを選び出すことを可能とするので、利用価値は極めて大きい。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】ファイルシステム３の構成を示す図である。
【図２】ＭＦＰ１の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】文書ファイル履歴管理部２８が保持している文書ファイル履歴テーブル２９を示す図である。
【図４】ＰＣ１００の構成を示す機能ブロック図である。
【図５】ＭＦＰ１に格納された文書ファイルの中から指定した文書ファイルをＰＣ１００に転送する際の概要を示すシーケンス図である。
【図６】モニタ１１２の表示画面の主要部と、文書ファイルの選択メニューの遷移を示す図である。
【図７】モニタ１１２の表示画面の主要部と、文書ファイルの選択メニューの遷移を示す図である。
【図８】モニタ１１２の表示画面の主要部と、文書ファイルの選択メニューの遷移を示す図である。
【図９】変形例１に係る文書ファイル選択メニュー２００を示す図である。
【図１０】実施の形態２に係るＭＦＰ１の操作パネル部２２上の表示画面を示す図である。
【符号の説明】
【００７０】
１，２  ＭＦＰ
３      ファイルシステム
１２    スキャナ部
１４    ＦＡＸ部
１８    記憶部
１８ａ  テンポラリＢＯＸ
１８ｂ  ユーザ用ＢＯＸ
２２    操作パネル部
２６    プリンタ部
２８    文書ファイル履歴管理部
２９    文書ファイル履歴テーブル
３０    制御部（表示制御部）
１００  ＰＣ（情報処理装置）
１１２  モニタ
１１４  キーボード
１１６  マウス
１２０  ＰＣ１００の制御部
１２２  ＰＣ１００の記憶部
１９８  マウスカーソル
２００  文書ファイル選択メニュー
２１０  装置選択メニュー
２２０  ユーザ名選択メニュー
２３２，３００  日時帯分類メニュー
２３３  直近メニュー
２３４，３１０  指定日時帯メニュー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2007005942.tif 000009
【図８】
2007005942.tif 000010
【図９】
2007005942.tif 000011
【図１０】
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