(57)【要約】【課題】  複数のユーザにより利用され、アクセス権の設定が可能なシステムにおいて、所望の範囲でアクセス権の設定がなされているかを容易に確認できるようにする。【解決手段】  格納されるファイルを管理する情報処理装置であって、ユーザＩＤをユーザ属性情報と対応付けて記憶する手段（２０４）と、ファイルごと、またはフォルダごとに、アクセス可能なユーザのユーザＩＤを対応付けて保持する手段（２０１）と、フォルダにファイルを格納する際に、該ファイルにアクセス可能なユーザを、前記属性情報を用いて選択するための表示を提供する手段と、選択された前記属性情報と対応付けられたユーザＩＤと、前記保持されたユーザＩＤとが一致するか否かを判定する手段（２０２）と、前記判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知する手段（２０３）とを備える。【選択図】  図２
2007172398.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
格納されるファイルを管理する情報処理装置であって、
ユーザを識別するためのユーザＩＤを、該ユーザの属性に関する属性情報と対応付けて記憶するユーザ記憶手段と、
ファイルごとに、またはファイルを格納する格納場所ごとに、アクセス可能なユーザのユーザＩＤを対応付けて保持する保持手段と、
ファイルを格納する際に、該ファイルにアクセス可能なユーザを、前記属性情報を用いて選択するための表示を提供する提供手段と、
選択された前記属性情報に対応付けて前記ユーザ記憶手段に記憶されたユーザＩＤを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたユーザＩＤと、前記保持手段により保持されたユーザＩＤとが一致するか否かを判定する格納時判定手段と、
前記格納時判定手段における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知する報知手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記属性情報には、ユーザが所属している組織に関する情報が含まれ、前記ユーザ記憶手段は、更に、該組織の従属関係を表す情報を記憶することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記選択された属性情報を、ファイルごとに記憶するファイル記憶手段と、
前記保持手段に対応付けて保持されたユーザＩＤを変更する際に、変更後のユーザＩＤが、前記ファイル記憶手段に記憶された属性情報に対応づけられたユーザＩＤと一致するか否かを、ファイルごとに判定する変更時判定手段と、を更に備え、
前記報知手段は、更に、変更時判定手段における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項４】
格納されるファイルを管理するための情報処理方法であって、
ユーザを識別するためのユーザＩＤを、該ユーザの属性に関する属性情報と対応付けて記憶するユーザ記憶工程と、
ファイルごとに、またはファイルを格納する格納場所ごとに、アクセス可能なユーザのユーザＩＤを対応付けて保持する保持工程と、
ファイルを格納する際に、該ファイルにアクセス可能なユーザを、前記属性情報を用いて選択するための表示を提供する提供工程と、
選択された前記属性情報に対応付けて前記ユーザ記憶工程において記憶されたユーザＩＤを抽出する抽出工程と、
前記抽出工程により抽出されたユーザＩＤと、前記保持工程により保持されたユーザＩＤとが一致するか否かを判定する格納時判定工程と、
前記格納時判定工程における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知する報知工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項５】
前記属性情報には、ユーザが所属している組織に関する情報が含まれ、前記記憶工程は、更に、該組織の従属関係を表す情報を記憶することを特徴とする請求項４に記載の情報処理方法。
【請求項６】
前記選択された属性情報を、ファイルごとに記憶するファイル記憶工程と、
前記保持工程に対応付けて保持されたユーザＩＤを変更する際に、変更後のユーザＩＤが、前記ファイル記憶工程において記憶された属性情報に対応づけられたユーザＩＤと一致するか否かを、ファイルごとに判定する変更時判定工程と、を更に備え、
前記報知工程は、更に、変更時判定工程における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知することを特徴とする請求項４に記載の情報処理方法。
【請求項７】
請求項４乃至６のいずれかに記載の情報処理方法をコンピュータによって実現させるための制御プログラムを格納した記憶媒体。
【請求項８】
請求項４乃至６のいずれかに記載の情報処理方法をコンピュータによって実現させるための制御プログラム。
【請求項９】
格納されるファイルを管理する情報処理装置であって、
ユーザを識別するためのユーザＩＤを、該ユーザの属性に関する属性情報と対応付けて記憶するユーザ記憶手段と、
フォルダごとに、アクセス可能なユーザのユーザＩＤを対応付けて保持する保持手段と、
ユーザにより指定された格納先フォルダにファイルを格納する際に、該ファイルへのアクセスを許可するユーザを、前記属性情報を用いてユーザに選択させる選択手段と、
前記ユーザにより選択された属性情報に対応づけて記憶されているユーザＩＤを前記ユーザ記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたユーザＩＤと、当該格納先のフォルダに対応づけられているユーザＩＤとが一致するか否かを判定する格納時判定手段と、
前記格納時判定手段における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知する報知手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１０】
格納されるファイルを管理するための情報処理方法であって、
ユーザを識別するためのユーザＩＤを、該ユーザの属性に関する属性情報と対応付けて記憶するユーザ記憶工程と、
フォルダごとに、アクセス可能なユーザのユーザＩＤを対応付けて保持する保持工程と、
ユーザにより指定された格納先フォルダにファイルを格納する際に、該ファイルへのアクセスを許可するユーザを、前記属性情報を用いてユーザに選択させる選択工程と、
前記ユーザにより選択された属性情報に対応づけて記憶されているユーザＩＤを前記ユーザ記憶工程において記憶された記憶手段から抽出する抽出工程と、
前記抽出工程で抽出されたユーザＩＤと、当該格納先のフォルダに対応づけられているユーザＩＤとが一致するか否かを判定する格納時判定工程と、
前記格納時判定工程における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知する報知工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルを管理するための管理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、電子的な文書ファイルを複数のユーザで共有する文書管理システムが知られている。一般に文書管理システムは、特定の文書ファイルを参照または編集できるユーザを制限すべく、文書ファイルやフォルダに対してアクセス権が設定できるよう構成されている。アクセス権とは、ユーザや端末がファイルやフォルダなどの共有資源を利用するための権限であり、システム管理者が、ネットワークＯＳを用いて、各ユーザごとにどの程度の権限をもたせるかを設定することができる。
【０００３】
システム管理者が、所定の文書ファイルやフォルダにアクセス権を設定するにあたり、どのユーザを対象としてアクセス権を付与するかについての、ユーザの選択の方法には、種々の方法がある。
【０００４】
一般的には、システムに登録されている個々のユーザを個別に選択する方法か、あるいは複数のユーザからなるグループを選択することにより、該グループに属する各ユーザを選択する方法が採用されている。また、ユーザの属性を選択することで、該属性を有するユーザを選択する方法も提案されている（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−２８０９９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来の文書管理システムでは、一般のユーザ（システム管理者以外のユーザ）は、共有資源として登録しようとする文書ファイルについて自分以外にどのようなユーザがアクセス権を持つかについて参照することができないという問題がある。このため、参照されたくないユーザにアクセス権が付与されていたり、参照させたいユーザにアクセス権が付与されていないといった事態が起こりえる。具体例を挙げて説明する。
【０００６】
例えば、企業で利用している文書管理システムにおいて、あるユーザが同じ部門に所属しているユーザだけに公開するつもりで文書ファイルをシステムに登録したとする。しかし、登録した文書ファイルに対して、実際に誰がアクセス権を持っていて当該文書ファイルを参照可能なのかを当該ユーザは確認することができない。つまり、当該ユーザにとっては所望する範囲でアクセス権が付与されているのかを確認することができない。このため、異なる部門のユーザがアクセス権を持っていた場合には、異なる部門のユーザが参照できてしまうこととなる。
【０００７】
また、上記特許文献１に記載の選択方法を用いた場合でも、どの属性を有するユーザにアクセス権が与えられているかが不明な場合は、結果として同様の事態が起こりうる。
【０００８】
さらに、仮に自分以外のユーザとしてどのようなユーザがアクセス権を有するのかを参照する権利があったとしても、実際に誰がアクセス権を持つのかを確認するのには非常に手間が掛かる。このため、確認を怠り、同様の事態が発生することがあった。
【０００９】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、複数のユーザにより利用され、アクセス権の設定が可能なシステムにおいて、ユーザが所望する範囲でアクセス権の設定がなされているかを容易に確認することができるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記の目的を達成するために本発明に係る情報処理装置は以下のような構成を備える。即ち、
格納されるファイルを管理する情報処理装置であって、
ユーザを識別するためのユーザＩＤを、該ユーザの属性に関する属性情報と対応付けて記憶するユーザ記憶手段と、
ファイルごとに、またはファイルを格納する格納場所ごとに、アクセス可能なユーザのユーザＩＤを対応付けて保持する保持手段と、
ファイルを格納する際に、該ファイルにアクセス可能なユーザを、前記属性情報を用いて選択するための表示を提供する提供手段と、
選択された前記属性情報に対応付けて前記ユーザ記憶手段に記憶されたユーザＩＤを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたユーザＩＤと、前記保持手段により保持されたユーザＩＤとが一致するか否かを判定する格納時判定手段と、
前記格納時判定手段における判定の結果、一致しないと判定された場合に、警告を報知する報知手段とを備える。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、複数のユーザにより利用され、アクセス権の設定が可能なシステムにおいて、ユーザが所望する範囲でアクセス権の設定がなされているかを容易に確認できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、必要に応じて添付図面を参照しながら本発明の各実施形態を詳細に説明する。
【００１３】
［第１の実施形態］
＜情報処理装置のハードウェア構成＞
図１は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（１１４）のハードウェア構成を示す図である。
【００１４】
図１において、ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３のプログラム用ＲＯＭに記憶された、あるいはハードディスク（ＨＤ）１１３からＲＡＭ１０２にロードされたＯＳや、後述する文書登録部２０１や公開範囲判定部２０２等のプログラムを実行する。ＲＡＭ１０２はＣＰＵ１０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１５】
キーボードコントローラ（ＫＢＣ）１０５は、キーボード（ＫＢ）１１１からのキー入力やポインティングデバイスとしてのマウス１１０からの入力を制御する。ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）１０６はＣＲＴ等の表示部１１２の表示を制御する。
【００１６】
なお、この表示部１１２はＣＲＴに限定されず、例えば、液晶のディスプレイ等であっても良い。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）１０７は、ブートプログラム、種々のアプリケーション、ユーザデータ等を記憶するハードディスク(ＨＤ)１１３や不図示のフレキシブルディスク等の外部記憶装置との間でのアクセスを制御する。ＰＲＴＣ１０８は、プリンタが接続されたときにプリンタとの間の信号の交換を制御する。ＮＣ１０９はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１７】
なお、図１に情報処理装置１１４は、本発明の一実施形態にすぎず、情報処理装置には、例えば、マウス１１０、ＫＢ１１１、表示部１１２、ＨＤ１１３が含まれてもよい（１００参照）。
【００１８】
＜情報処理装置の機能構成＞
図２は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置の機能構成を示す図である。
【００１９】
図２において、２０１は、登録する文書ファイル、登録先フォルダおよびユーザの属性情報に基づいた該文書ファイルの公開範囲の条件を入力し、文書ファイルを情報処理装置に登録するための文書登録部である。ユーザは、キーボード１１１やマウス１１０を用いて、表示部１１２に表示されるユーザインタフェースの画面に対して入力を行うことで文書ファイルの登録を行う。２０２は、文書登録部２０１において登録しようとする文書ファイルの公開範囲の条件が満たされているかどうかを判定する公開範囲判定部である。
【００２０】
２０３は、公開範囲判定部２０２において、条件が満たされていないと判定された場合に、文書ファイルの登録をしようとしたユーザに対して、表示部１１２を通して警告を発する警告部である。２０４は、文書ファイル、アクセス権情報、ユーザの属性情報などの本情報処理装置で必要となる種々の情報を記憶する情報記憶部であり、本実施形態では、ハードディスク１１３に該情報を記憶するものとする。
【００２１】
なお、説明を簡略化するため、本実施形態では、フォルダ毎にすでにアクセス権が設定されており、文書ファイルのアクセス権は登録先のフォルダのアクセス権に従うものとする。
【００２２】
＜情報処理装置における処理の流れ＞
図３は、本実施形態にかかる情報処理装置の動作を示すフローチャートである。
【００２３】
まず、ステップＳ３０１において、文書登録部２０１が、登録する文書ファイル、登録先フォルダ、公開範囲の条件を受け付ける。
【００２４】
ステップＳ３０２において、公開範囲判定部２０２が、登録先フォルダに設定されているアクセス権について、ステップＳ３０１で指定された公開範囲の条件を満たしているかどうかを判定する。満たしていると判定された場合にはステップＳ３０３の処理を行う。一方、満たしていないと判定された場合にはステップＳ３０４の処理を行う。ステップＳ３０２の条件判定の詳細なステップについては後述する。
【００２５】
ステップＳ３０３では、文書登録部２０１が、ステップＳ３０１で指定された文書ファイルを情報記憶部２０４へ格納する。一方、ステップＳ３０４では、警告部２０３が、登録しようとしている文書ファイルの登録先フォルダが、公開範囲の条件として不適切であることを警告する。
【００２６】
＜公開範囲判定部における処理の流れ＞
図４は、ステップＳ３０２の条件判定の詳細なステップを表すフローチャートである。
【００２７】
ステップＳ４０１において、ステップＳ３０１で指定された登録先（フォルダ）の情報から、指定された登録先フォルダにアクセスが許可されているユーザの一覧を取得する。ステップＳ４０２において、ステップＳ４０１で取得したユーザの中で、まだ属性情報をチェックしていないユーザがいる場合には、ステップＳ４０３の処理に進む。一方、取得したユーザ全ての属性情報のチェックを完了した場合にはステップＳ４０６の処理へ遷移する。
【００２８】
ステップＳ４０３において、属性情報をチェックしていないユーザを一人選択する。ステップＳ４０４において、ステップＳ４０３で選択したユーザの属性情報が、ステップＳ３０１で指定された公開範囲の条件を満たすかどうかをチェックする。公開範囲の条件を満たしている場合は、ステップＳ４０２の処理へ遷移する。満たしていない場合は、ステップＳ４０５の処理へ遷移する。
【００２９】
ステップＳ４０５では、ステップＳ３０２の処理結果として、公開範囲の条件を満たしていないという判断を返し、一連の処理を終了する。ステップＳ４０６では、ステップＳ３０２の処理結果として、公開範囲の条件を満たしているという判断を返し、一連の処理を終了する。
【００３０】
以下では、具体的な例を用いて、上述の処理について説明する。
【００３１】
＜アクセス権情報＞
図５は、情報記憶部２０４に記憶されているアクセス権情報の例である。アクセス権情報は、アクセスが許可されているユーザについてのユーザＩＤという形式でフォルダごとに保持されている。例えば、フォルダＩＤ＝２の「第１開発部用」というフォルダにアクセスが許可されているユーザは、ユーザＩＤが１，２，３，４，５，６，７，８のユーザということになる。
【００３２】
＜ユーザ属性情報＞
図６は、情報記憶部２０４に記憶されているユーザ属性情報の例である。この例ではユーザごとにユーザＩＤ、ユーザ名、管理職という属性を持っている。管理職属性は、値として「Ｙ」か「Ｎ」をとり、「Ｙ」の場合はそのユーザが管理職者であることを、「Ｎ」の場合はそのユーザが管理職者ではないことをそれぞれ表す。
【００３３】
以下では、図６のユーザＩＤが２であるユーザ「鈴木」が、管理職者であるユーザにしか見せたくない文書ファイルを、図５のフォルダＩＤが５である「開発重要情報」というフォルダに登録しようとする場合について説明する。
【００３４】
＜ユーザインタフェース＞
図７は、ステップＳ３０１においてユーザが入力を行うユーザインタフェースの画面例である。同図は、ユーザ「鈴木」が登録先とする「開発重要情報」フォルダ（７０３）を開いている状態で文書ファイルの登録処理を実行し、登録する文書ファイル（７０１）と公開範囲の条件としての「管理職」（７０２）とを指定した状態を示している。文書登録部２０１からの情報を受けて公開範囲判定部２０２は、ステップＳ４０１において「開発重要情報」フォルダ（７０３）にアクセス可能なユーザのＩＤとして、１，２，５，６を情報記憶部２０４から取得する（図５参照）。
【００３５】
次に、ステップＳ４０２からＳ４０４において、取得した各ユーザＩＤ毎に、管理職属性の値を取得して公開範囲の条件として入力された内容と一致するかどうかをチェックする。ステップＳ３０１で公開範囲の条件として「管理職」が指定されているので、管理職属性の値が「Ｙ」ではないユーザがいるかどうかを判定する。
【００３６】
ユーザＩＤが６であるユーザ「林」の管理職属性の値が「Ｎ」であることから、管理職者ではないユーザであると判定される（図６参照）。つまり、公開範囲の条件を満たさないため、公開範囲判定部２０２では、公開範囲の条件が満たされないと判定する。そしてステップＳ３０４において、警告部２０３が、文書ファイルを登録しようとしたユーザ「鈴木」に対して、図８に示すような警告画面を表示する。ユーザ「鈴木」は警告を受けた後、警告を無視してそのまま文書ファイルを登録するか、登録をキャンセルし、他の登録先フォルダに文書ファイルを登録することができる。
【００３７】
以上の説明から明らかなように、本実施形態にかかる情報処理装置によれば、ファイルを格納する際に、該ファイルにアクセス可能なユーザとして所望するユーザを、選択するための表示がなされる。これにより、ファイルを格納しようとするユーザは、該ファイルについての所望する公開範囲の条件を入力することが可能となる。
【００３８】
また、本実施形態にかかる情報処理装置によれば、該ファイルについてユーザが所望する公開範囲の条件と、該ファイルまたは該ファイルのフォルダに予め設定されていたアクセス権とが一致するか否かが判定される。これにより、登録しようとする文書ファイルに対してアクセス可能となるユーザが、ユーザの意図通りであるかどうかを文書登録の際に確認することが可能となる。この結果、意図しないユーザに文書ファイルが公開されてしまうといった不測の事態を回避することが可能となる。
【００３９】
[第２の実施形態]
次に本発明の第２の実施形態について説明する。
【００４０】
本実施形態にかかる情報処理装置は、ユーザの属性情報としてユーザが所属している組織の情報を持つという特徴を有する。また、公開範囲の条件として、文書ファイルを登録しようとするユーザと同じ組織に所属しているかどうかという形式（例えば、課内に公開）で指定できるという特徴を有する。ただし、かかる点を除けば、ハードウェア構成や動作フロー等は、第１の実施形態で示した図１乃至４と同様であるため、説明は省略する。
【００４１】
＜ユーザ属性情報＞
図９は、本実施形態における情報記憶部２０４に記憶されているユーザ属性情報の例である。この例では、ユーザ毎に所属している組織として、所属本部ＩＤ（９０１）、所属部ＩＤ（９０２）、所属課ＩＤ（９０３）を持つ。更に、これら組織の従属関係についての詳細情報（組織情報）が図１０に示すような形式で、情報記憶部２０７に記憶されている。図９の所属本部ＩＤ（９０１）、所属部ＩＤ（９０２）、所属課ＩＤ（９０３）としてそれぞれ記載された値は、図１０の組織ＩＤ（１００１）を指している。例えば、図９のユーザＩＤが５であるユーザ「川村」は、開発本部第１開発部第２開発課に所属していることになる。
【００４２】
＜組織情報＞
図１０の組織レベル（１００３）は、その組織が階層構造を持つ組織全体のどの階層に位置するかを表している。本実施形態では、上位の組織から順に「本部」、「部」、「課」となる。上位組織ＩＤ（１００４）は、該組織の上位にある組織のＩＤを意味している。例えば、第１開発課の上位組織は、第１開発部であり、第１開発部の上位組織は開発本部である。
【００４３】
ここで、図９のユーザＩＤが５であるユーザ「川村」が、部内のユーザにしか見せたくない文書ファイルを、フォルダＩＤが２の「第１開発部用」というフォルダに登録しようとする場合について以下に説明する。
【００４４】
＜ユーザインタフェース＞
図１１は、ステップＳ３０１のユーザインタフェースの画面例である。同図は、ユーザＩＤ＝５のユーザ「川村」が「第１開発部用」フォルダ（１１０３）を選択した状態で文書ファイルの登録処理を実行し、登録する文書ファイル（１１０１）と公開範囲の条件としての「部内」（１１０２）とを指定した様子を示している。したがって、公開範囲の条件としては、所属部ＩＤ（９０２）が「川村」と同じ１１０であるユーザとなる。ステップＳ３０１での入力を受け、ステップＳ４０１で、情報記憶部２０７に格納されている図５に示されるアクセス権情報から、「第１開発部用」フォルダ（１１０３）にアクセス権を持つユーザのＩＤ：１，２，３，４，５，６，７，８を取得する。
【００４５】
ステップＳ４０２、ステップＳ４０３、ステップＳ４０４において、各ユーザＩＤを持つユーザが、公開範囲の条件である“所属部ＩＤが１１０”を満たしているかどうかをチェックする。すると、図９のユーザＩＤが８であるユーザ「小野」の所属部ＩＤ（９０２）が２１０であり、公開範囲の条件を満たしていない。よって、ステップＳ３０２で公開範囲の条件を満たしていないと判断される。そして、ステップＳ３０４において、警告部２０３が、図８に示すような警告画面をユーザ「川村」に対して表示する。
【００４６】
以上の説明から明らかなように、本実施形態にかかる情報処理装置によれば、文書ファイルを登録しようとするユーザが、登録しようとしている文書ファイルに部門外のユーザがアクセス可能かどうかを文書登録の際に確認できる。このため、部門外に公開したくない文書ファイルを部門外に公開してしまうといった不測の事態を回避することが可能となる。
【００４７】
[第３の実施形態]
次に本発明の第３の実施形態について説明する。本実施形態にかかる情報処理装置では、公開範囲の条件として、複数の属性情報を指定することができる。
【００４８】
なお、本実施形態の構成、動作フローおよび情報記憶部２０４に記憶されている情報は上記第１の実施形態および第２の実施形態で示した図１から５、図９、図１０と同様であるため、説明は省略する。
【００４９】
＜ユーザインタフェース＞
図１２は、ステップＳ３０１のユーザインタフェースの画面例である。図１２において、文書ファイルを登録しようとするユーザは、公開範囲の条件としてチェックボックス１２０１、１２０２の両方をオンにすることで、管理職および所属組織の双方の属性情報を条件として用いることができる。
【００５０】
チェックボックスをオフにした場合は、各属性情報を公開範囲の条件としないことを意味する。チェックボックスをオンにした場合は、それぞれのチェックボックスに対応するドロップダウンリスト（１２０３、１２０４）から値を選択して条件として指定することが可能である。
【００５１】
例えば、図９のユーザＩＤが２であるユーザ「鈴木」が文書ファイルの登録を行う場合について説明する。チェックボックス１２０１、１２０２が共にオンであり、ドロップダウンリスト１２０３として「管理職」が、１２０４として「課内」が選択されている場合、公開範囲の条件は“管理職属性が「Ｙ」かつ所属課ＩＤが１１１”となる。
【００５２】
以上の説明から明らかなように、本実施形態によれば、文書ファイルを登録しようとするユーザが、複数の属性情報に基づいて公開範囲の条件を指定できるようになる。この結果、文書ファイルの登録処理の際に、登録しようとしている文書ファイルにアクセス可能となるユーザをより詳細に確認することができるようになるため、意図しないユーザに文書を公開してしまうといった不測の事態の発生を回避することが可能となる。
【００５３】
[第４の実施形態]
次に本発明の第４の実施形態について説明する。
【００５４】
＜情報処理装置の機能構成＞
図１３は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置の機能構成を示す図である。なお、上記第１の実施形態における図２と対応する要素には同一符号を付してそれらの同様な部分については説明を省略するものとし、ここでは異なる要素についてのみ説明する。
【００５５】
１３０５は、アクセス権を設定する対象（フォルダ、文書ファイル）とアクセス権を与えるユーザとを指定し、対象となる文書ファイルやフォルダにアクセス権を設定するアクセス権設定部である。文書登録部２０１は、ステップＳ３０１において入力される公開範囲の条件を、図１４に示すような形式で、登録される文書ファイルと関連付けて、情報記憶部２０４に格納する。また、公開範囲判定部２０２は、アクセス権設定部２０５によってアクセス権が変更される際に、変更内容がアクセス権の変更対象となる文書ファイルの公開範囲の条件を満たすかどうかを判定する。
【００５６】
＜情報処理装置の処理の流れ＞
図１５は、アクセス権変更時の動作を表すフローチャートである。
【００５７】
ステップＳ１５０１において、アクセス権設定部２０５が、アクセス権の変更対象となるフォルダまたは文書ファイルと、新しい公開範囲の条件との入力を受け付ける。ここで、アクセス権は、対象となるフォルダまたは文書ファイルに対してアクセスを許可するユーザの属性情報を選択する形式で入力される。
【００５８】
次に、ステップＳ１５０２において、公開範囲判定部２０２が、アクセス権の変更によって、公開範囲の条件が満たされなくなる文書ファイルがないかどうかを判定する。ステップＳ１５０２の条件判定の詳細なステップは後述する。ステップＳ１５０２において、公開範囲の条件が満たされなくなる文書ファイルがないと判定された場合には、ステップＳ１５０３の処理へ、あると判定された場合には、ステップＳ１５０４の処理へ遷移する。
【００５９】
ステップＳ１５０３では、アクセス権設定部２０５は、新しいアクセス権の情報を情報記憶部２０４に格納する。一方、ステップＳ１５０４では、警告部２０３が、アクセス権を設定しようとしているユーザに警告を表示する。
【００６０】
＜公開範囲判定部における処理の流れ＞
図１６は、ステップＳ１５０２の条件判定の詳細なステップを表すフローチャートである。
【００６１】
まず、ステップＳ１６０１において、アクセス権の変更対象となる文書ファイルの一覧を取得する。ステップＳ１６０２において、ステップＳ１６０１で取得した文書ファイルの内、チェックが終わっていない文書ファイルがある場合には、ステップＳ１６０３の処理へ遷移する。一方、全ての文書ファイルがチェック済みになっている場合にはステップＳ１６０９の処理へ遷移する。ステップＳ１６０３では、ステップＳ１６０１で取得した文書ファイルの中から、チェックが終わっていない文書ファイルを選択する。
【００６２】
ステップＳ１６０４において、アクセス権を変更した後に、ステップＳ１６０３で選択された文書ファイルにアクセス権を持つことになるユーザの一覧を取得する。ステップＳ１６０５において、ステップＳ１６０４で取得したユーザの内、チェックが終わっていないユーザがいる場合にはステップＳ１６０６の処理へ遷移する。一方、全てのユーザについてチェック済みの場合は、ステップＳ１６０２の処理へ遷移する。
【００６３】
ステップＳ１６０６では、ステップＳ１６０４で取得したユーザの中から、チェックが終わっていないユーザを選択する。
【００６４】
ステップＳ１６０７において、ステップＳ１６０６で選択されたユーザが持つ属性情報が、ステップＳ１６０３で選択された文書ファイルが持つ公開範囲の条件を満たしているかどうかをチェックする。公開範囲の条件を満たしていると判定された場合は、ステップＳ１６０５の処理へ遷移する。一方、公開範囲の条件を満たしていないと判定された場合には、ステップＳ１６０８の処理へ遷移する。
【００６５】
ステップＳ１６０８では、公開範囲判定部２０２の判定結果として、公開範囲の条件を満たさなくなる文書ファイルがあるという判定を返し、一連の処理を終了する。
【００６６】
一方、ステップＳ１６０９では、公開範囲判定部２０２の判定結果として、公開範囲の条件を満たさなくなる文書ファイルはないという判定を返し、一連の処理を終了する。
【００６７】
以上の説明から明らかなように、本実施形態によれば、文書ファイルの登録後に、当該文書ファイルに対するアクセス権を、アクセス権を変更できるユーザ（システム管理者等）がアクセス権設定部２０５によって変更しようとした際に、効果を奏する。つまり、当該文書ファイルの公開範囲の条件と合致しないアクセス権に変更しようとした場合には、アクセス権を変更しようとしたユーザ（システム管理者等）に対して警告をすることができる。
【００６８】
＜実施例＞
以下では、具体的な例を用いて、上述の処理について説明する。図９に示すユーザＩＤが１であるユーザ「山田」が、図５に示すフォルダＩＤが５である「開発重要情報」フォルダに対してアクセス権を設定する権限を持っているものとする。そして、「開発重要情報」フォルダにアクセス権を持つユーザを、ユーザＩＤ：１，２，５，６からユーザＩＤ：１，２，５，８へ変更しようとした場合について以下に説明する。
【００６９】
この場合、まず、ステップＳ１５０１において上記の変更をユーザ「山田」から受け付ける。次に、公開範囲判定部２０２が公開範囲の条件を満たさなくなる文書ファイルがないかどうかを判定する。
【００７０】
まず、ステップＳ１６０１において、当該「開発重要情報」フォルダに格納されているためにアクセス権が変わる文書ファイルの一覧を取得する。これは図１４に示す登録フォルダＩＤが５となっている文書ファイルで、ここでは文書ＩＤが１００２の「既知の障害」という文書ファイルが取得される。次にステップＳ１６０２において、文書ファイル「既知の障害」はまだチェックされていないと判定され、ステップＳ１６０３に遷移する。
【００７１】
ステップＳ１６０３では、対象となる文書ファイルは「既知の障害」しかなく、これが選択される。ステップＳ１６０４では、アクセス権変更後にアクセス権をもつユーザの一覧として、ユーザＩＤ：１，２，５，８が取得される。
【００７２】
次にステップＳ１６０５、ステップＳ１６０６、ステップＳ１６０７において、各ユーザＩＤを持つユーザが、文書ファイル「既知の障害」が持つ公開範囲の条件“所属本部ＩＤが１００”を満たしているかどうかをチェックする。
【００７３】
すると、図９のユーザＩＤが８であるユーザ「小野」の所属本部ＩＤが２００であり、公開範囲の条件を満たさない。よって、ステップＳ１６０８では、公開範囲の条件を満たさないという判定がステップＳ１５０２に返る。そして、ステップＳ１５０４において、図１７に示すような警告画面がユーザ「山田」に対して表示される。
【００７４】
以上、本実施形態によれば、アクセス権の設定を変更することが可能なユーザがアクセス権の設定を変更する際、公開範囲の条件を満たさなくなる文書ファイルがあるかどうかを確認することができるようになる。この結果、文書ファイルを登録したユーザが意図していなかったアクセス権が設定されてしまうといった不測の事態を回避することが可能となる。
【００７５】
[第５の実施形態]
次に本発明の第５の実施形態について説明する。本実施形態にかかる情報処理装置では、公開範囲の条件として、例えば「少なくとも第１開発課のユーザを全て含む」といった条件を指定することができる。
【００７６】
なお、本実施形態にかかる情報処理装置の構成および文書ファイル登録時の基本フロー、情報記憶部２０４に記憶されている情報は、上記第１の実施形態および第２の実施形態で示した図１，２，３，５，９，１０と同様であるため、それらの説明は省略する。
【００７７】
＜情報処理装置における処理の流れ＞
図１８は、本実施形態にかかる情報処理装置における、ステップＳ３０２に示す公開範囲判定部２０２の処理についての詳細な流れを示すフローチャートである。
【００７８】
まず、ステップＳ１８０１において、ステップＳ３０１で公開範囲として指定された属性情報を持つユーザの一覧を取得する。次に、ステップＳ１８０２において、ステップＳ１８０１で取得したユーザの内、まだチェックが終わっていないユーザがいる場合には、ステップＳ１８０３の処理へ遷移する。一方、全てのユーザをチェックした場合には、ステップＳ１８０６の処理へ遷移する。
【００７９】
ステップＳ１８０３では、ステップＳ１８０１で取得したユーザの中から、チェックが終わっていないユーザを選択する。ステップＳ１８０４では、ステップＳ１８０３で選択されたユーザが、ステップＳ３０１で指定された登録先フォルダにアクセス権を持つかどうかを判定する。アクセス権を持つと判定された場合にはステップＳ１８０５の処理へ、持たないと判定された場合にはステップＳ１８０２の処理へ遷移する。
【００８０】
ステップＳ１８０５では、ステップＳ１８０３で選択されたユーザを、公開範囲の条件で指定された属性情報を持ち、指定された登録先フォルダにアクセス権を持つユーザ（属性条件を満たすユーザ）として一時的に記憶し、ステップＳ１８０２の処理へ戻る。
【００８１】
ステップＳ１８０６では、ステップＳ１８０５で一時的に記憶しているユーザ（属性条件を満たすユーザ）の一覧が、公開範囲の条件を満たしているかどうかを判定する。
【００８２】
公開範囲の条件を満たしていると判定された場合にはステップＳ１８０７の処理へ、満たしていないと判定された場合にはステップＳ１８０８の処理へ遷移する。ステップＳ１８０７では、公開範囲判定部２０２の判定結果として、指定された公開範囲の条件を満たしているという判定を返し、一連の処理を終了する。一方、ステップＳ１８０８では、公開範囲判定部２０２の判定結果として、指定された公開範囲の条件を満たしていないという判定を返し、一連の処理を終了する。
【００８３】
＜実施例＞
以下では、具体的な例を用いて上述の処理を説明する。図９のユーザＩＤが１であるユーザ「山田」が、図５のフォルダＩＤが７であるフォルダ「開２」に、少なくとも図１０の組織ＩＤ（１００１）が１１２である「第２開発課」のユーザ全員に公開したい文書ファイルを登録する場合について説明する。
【００８４】
まず、ステップＳ３０１において、ユーザ「山田」から登録先フォルダとして「開２」（フォルダＩＤ＝７）、公開範囲の条件として「少なくとも第２開発課のユーザ全員を含む」という情報を、文書登録部２０１が受け付ける。文書登録部２０１からの情報を受けた公開範囲判定部２０２では、次のように動作する。すなわち、ステップＳ１８０１において、ステップＳ３０１で指定された「第２開発課」に対応する属性情報として所属課ＩＤ（９０３）が１１２（図１０参照）であるユーザＩＤ：５，６，７を取得する（図９参照）。
【００８５】
次にステップＳ１８０２からステップＳ１８０４において、ステップＳ１８０１で取得した各ユーザが、登録先フォルダ「開２」にアクセス権を持つかどうかをチェックする。フォルダ「開２」にアクセス権を持つユーザは、ユーザＩＤ：１，５，６，７のユーザであり（図５参照）、ユーザＩＤ：５，６，７がステップＳ１８０５でそれぞれ記憶される。
【００８６】
そして、ステップＳ１８０６において、ステップＳ１８０５で記憶されたユーザＩＤ：５，６，７のユーザが、「第２開発課」に所属するユーザ全員であるかどうかをチェックする。図１０より、「第２開発課」の組織ＩＤ（１００１）は１１２、組織レベル（１００２）は「課」であるので、所属課ＩＤ（９０３）が１１２のユーザが「第２開発課」に所属するユーザであり、ユーザＩＤ：５，６，７を得る（図９参照）。これらより、ステップＳ１８０５で記憶されたユーザＩＤ：５，６，７のユーザが、「第２開発課」に所属するユーザ全員であることが分かるため、公開範囲判定部２０２は、公開範囲の条件を満たしていると判定する。
【００８７】
以上、本実施形態によれば、文書ファイルを登録したユーザが公開したいと意図しているユーザが、登録する文書ファイルに対してアクセス権を持つかどうかを文書ファイルの登録時に確認できる。この結果、意図したユーザに公開できないといった不測の事態を回避することが可能となる。
【００８８】
［他の実施形態］
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００８９】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給するよう構成することによっても達成されることはいうまでもない。この場合、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することにより、上記機能が実現されることとなる。なお、この場合、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００９０】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピ（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００９１】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現される場合に限られない。例えば、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９２】
さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。つまり、プログラムコードがメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】本発明の一実施形態にかかる情報処理装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図２】本発明の第１乃至第３の実施形態にかかる情報処理装置の機能構成を示す図である。
【図３】本発明の第１の実施形態にかかる情報処理装置の文書ファイル登録時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施形態にかかる情報処理装置の公開範囲判定部における処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】アクセス権情報の一例を示す図である。
【図６】ユーザ属性情報の一例を示す図である。
【図７】ユーザインタフェースの画面の一例を示す図である。
【図８】ユーザに対して表示する警告画面の一例を示す図である。
【図９】ユーザ属性情報の一例を示す図である。
【図１０】組織情報の一例を示す図である。
【図１１】ユーザインタフェースの画面の一例を示す図である。
【図１２】ユーザインタフェースの画面の一例を示す図である。
【図１３】本発明の第４の実施形態にかかる情報処理装置の機能構成を示す図である。
【図１４】文書ファイルと関連付けて格納される公開範囲の条件の一例を示す図である。
【図１５】本発明の第４の実施形態にかかる情報処理装置のアクセス権変更時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１６】本発明の第４の実施形態にかかる情報処理装置のアクセス権変更時における公開範囲判定部の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１７】ユーザに対して表示する警告の画面の一例を示す図である。
【図１８】本発明の第５の実施形態にかかる情報処理装置の公開範囲判定部における処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９４】
１１４  情報処理装置
１０１  ＣＰＵ
１０２  ＲＡＭ
１０３  ＲＯＭ
１０４  システムバス
１０５  キーボードコントローラ
１０６  ＣＲＴコントローラ
１０７  ディスクコントローラ
１０８  プリンタコントローラ
１０９  ネットワークコントローラ
１１０  マウス
１１１  キーボード
１１２  表示部
１１３  ハードディスク
２０１  文書登録部
２０２  公開範囲判定部
２０３  警告部
２０４  情報記憶部
１３０５  アクセス権設定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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