(57)【要約】【課題】管理項目の異なる文書管理装置間で、文書管理装置から他の文書管理装置へ文書を複写あるいは移動を行っても、管理項目の情報が欠落することなく保持できるような文書管理装置を提供する。【解決手段】他の文書管理装置から送られた文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれている場合、構造化文書から文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、第２の管理項目抽出手段により抽出された文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、文書データに存在せず、自装置内にのみ存在する管理項目は新たに追加する併合処理により、管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、文書データと第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段とを備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出手段と、前記第１の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、前記第２の管理項目抽出手段により抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項２記載の文書管理装置において、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第３の管理項目抽出手段と、前記第３の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成する第３の文書情報生成手段と、を備え、前記第２の文書管理手段は、前記複数の文書データと前記第３の文書情報生成手段により生成された構造化文書を紐づけた一つの文書として管理することを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、前記文書管理手段に管理された文書から必要な文書を検索するための検索条件式を入力する検索条件入力手段と、
前記検索条件入力手段で入力された検索条件式中の検索項目ごとに、前記検索項目が前記文書管理手段に管理されている管理項目かどうかを判断し、前記文書管理手段に管理されている管理項目である場合、前記文書管理手段に管理されている管理項目を直接参照して検索を行い、また、前記文書管理手段に管理されている管理項目でない場合、前記文書管理手段に管理されている文書の構造化文書の内部を参照して検索を行って、
検索された結果に対して、前記検索条件式の条件を当てはめて、その式を満たす検索結果を作成する検索手段と、前記検索手段により検索された結果を表示する表示手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置において、前記構造化文書は、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）あるいはＳＧＭＬ（Standard Generalized Markup Language）の形式で記述されることを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
第１の文書管理装置と、仕様や管理規模の異なる第２の文書管理装置とをネットワークで接続した文書管理システムにおいて、
前記第１の文書管理装置は、アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出手段と、前記第１の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理手段と、を備え、
前記第２の文書管理装置は、アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、前記第２の管理項目抽出手段により抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第３の管理項目抽出手段と、前記第３の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成する第３の文書情報生成手段と、前記第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書、あるいは、前記第３の文書情報生成手段により生成された構造化文書と、前記複数の文書データとを紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段と、を備え、
前記第１文書管理装置で管理されている前記文書を、前記第２文書管理装置へ複写あるいは移動する場合、
前記第１の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理手段に管理された文書の中から、複写あるいは移動を行う文書を指定する指示入力手段と、前記指示入力手段で指定された文書を前記第２の文書管理装置へ送信する文書送信手段と、を備え、
前記第２の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理装置から送られてきた文書を取り込む文書入力手段を備え、
前記構造化文書検知手段により、前記文書入力手段で受け取った前記文書に存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べ、構造化文書が含まれていると判断された場合、前記第２の管理項目抽出手段により抽出した前記文書の管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、前記第２の文書情報生成手段により、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成し、また、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記第３の管理項目抽出手段により、前記文書に存在するすべての管理項目を抽出して、前記第３の文書情報生成手段により、抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成し、前記第２の文書管理手段により、前記文書と生成された前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理することを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
第１の文書管理装置と、仕様や管理規模の異なる第２の文書管理装置とをネットワークで接続した文書管理方法において、
前記第１の文書管理装置は、アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出ステップと、前記第１の管理項目抽出ステップにより抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成ステップと、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理ステップと、を備え、
前記第２の文書管理装置は、アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知ステップと、前記構造化文書検知ステップにより構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出ステップと、前記第２の管理項目抽出ステップにより抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成ステップと、前記構造化文書検知ステップにより構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第３の管理項目抽出ステップと、前記第３の管理項目抽出ステップにより抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成する第３の文書情報生成ステップと、前記第２の文書情報生成ステップにより生成した構造化文書、あるいは、前記第３の文書情報生成ステップにより生成された構造化文書と、前記複数の文書データとを紐づけた一つの文書として管理する第２の管理ステップと、を備え、
前記第１文書管理装置で管理されている前記文書を、前記第２文書管理装置へ複写あるいは移動する場合、
前記第１の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理ステップで管理された文書の中から、複写あるいは移動を行う文書を指定する指示入力ステップと、前記指示入力ステップで指定された文書を前記第２の文書管理装置へ送信する文書送信ステップと、を備え、
前記第２の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理装置から送られてきた文書を取り込む文書入力ステップを備え、前記構造化文書検知ステップにより、前記文書入力ステップで受け取った前記文書に存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べ、構造化文書が含まれていると判断された場合、前記第２の管理項目抽出ステップにより抽出した前記文書の管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、前記第２の文書情報生成ステップにより、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成し、また、前記構造化文書検知ステップにより構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記第３の管理項目抽出ステップにより、前記文書に存在するすべての管理項目を抽出して、前記第３の文書情報生成ステップにより、抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成し、前記第２の文書管理ステップにより、前記文書と生成された前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出手段と、前記第１の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理手段と、を備える文書管理装置として、コンピュータを機能させるための文書管理プログラム。
【請求項９】
アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、前記第２の管理項目抽出手段により抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段と、を備える文書管理装置として、コンピュータを機能させるための文書管理プログラム。
【請求項１０】
コンピュータが読み取り可能な記録媒体であって、請求項６または７に記載の文書管理プログラムを記録したことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記録媒体に関し、具体的には、文書管理システムにある文書を別の文書管理システムへ複写あるいは移動するときの文書情報の管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
年々、オフィスで発生する文書量は増加の一途をたどり、その増え続ける文書を効率良く管理するために、大容量の蓄積機能を備えた文書管理システムが普及してきている。また、オフィスではパソコンを使用して文書を作成して、この文書管理システムを利用することにより、ペーパーレス化および複数の人における文書の共有化をはかることができるため、情報の管理の一元化を図ることができる。
【０００３】
従来の電子ファイルでは、内容が更新された場合、共有化された文書の分類を直接選択して目的の文書を指定したり、検索結果一覧の中から目的の文書を指定して、処理すべき文書を読出し、更新処理を行っている。しかし、特許文献１の「電子ファイル装置」では、共有化された文書および文書群に対して効率的な作業環境の下で文書更新処理を行えるようにしている。
【０００４】
また、特許文献２の「分散型文書管理システムおよびそれを実現するプログラム記憶媒体」は、ホストまたはネットワーク上に個別に格納された文書データからなり、それらがリンクにより結合される文書を管理する分散型文書管理システムに関し、文書データについて移動、名前の変更等があっても、個別のリンク情報を更新することなく当該文書データを取り出すことを可能としたものである。
【特許文献１】特開平７−２７１６５０号公報
【特許文献２】特開平１０−１３３９３４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書管理装置は、複数のアプリケーションソフトウェアから生成されるファイルを一つの文書（図９参照）とし、その文書に関する書誌事項（例えば、文書名、文書のサイズ、登録日、更新日、作成者、保管期限等）を管理項目として文書データベースに登録し、管理している。しかし、このような文書管理装置において、文書データベースの仕様や管理規模等により、登録されている文書情報が異なっている場合がある。例えば、図１０に示したように、文書管理装置Ａの文書の管理項目の方が文書管理装置Ｂの管理項目より多くなっている。または、管理項目が少ない文書管理装置であっても、管理項目が多い文書管理装置の管理項目にない項目をもっている場合も存在する。このような管理する管理項目が異なっている文書管理装置間で文書を複写あるいは移動等を行うと、文書における管理項目の情報が欠落する可能性がでてくる。
【０００６】
本発明は、上述のような実情に鑑みてなされたものであって、仕様や管理規模の違いにより管理する管理項目の異なる文書管理装置間で、管理項目の多い文書管理装置から管理項目の少ない文書管理装置へ文書を複写あるいは移動を行っても、管理項目の情報が欠落することなく保持できるような文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理システムの機能を実行するためのプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００７】
また、逆に、上記の文書管理装置で作成された文書を管理項目の情報の多い文書管理装置へ戻すようなときにも管理項目の情報が欠落することなく保持できるようにする。また、上記の文書管理装置に登録管理されている文書に関し、管理項目以外の情報からも文書を検索できるようにすることによって、管理項目が少ない文書管理装置でも文書を特定しやすくする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、請求項１の発明は、アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出手段と、前記第１の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項２の発明は、アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、前記第２の管理項目抽出手段により抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項３の発明は、請求項２記載の文書管理装置において、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第３の管理項目抽出手段と、前記第３の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成する第３の文書情報生成手段と、を備え、前記第２の文書管理手段は、前記複数の文書データと前記第３の文書情報生成手段により生成された構造化文書を紐づけた一つの文書として管理することを特徴とする。
【００１１】
請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、前記文書管理手段に管理された文書から必要な文書を検索するための検索条件式を入力する検索条件入力手段と、
前記検索条件入力手段で入力された検索条件式中の検索項目ごとに、前記検索項目が前記文書管理手段に管理されている管理項目かどうかを判断し、前記文書管理手段に管理されている管理項目である場合、前記文書管理手段に管理されている管理項目を直接参照して検索を行い、また、前記文書管理手段に管理されている管理項目でない場合、前記文書管理手段に管理されている文書の構造化文書の内部を参照して検索を行って、
検索された結果に対して、前記検索条件式の条件を当てはめて、その式を満たす検索結果を作成する検索手段と、前記検索手段により検索された結果を表示する表示手段と、を備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項５の発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置において、前記構造化文書は、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）あるいはＳＧＭＬ（Standard Generalized Markup Language）の形式で記述されることを特徴とする。
【００１３】
請求項６の発明は、第１の文書管理装置と、仕様や管理規模の異なる第２の文書管理装置とをネットワークで接続した文書管理システムにおいて、
前記第１の文書管理装置は、アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出手段と、前記第１の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理手段と、を備え、
前記第２の文書管理装置は、アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、前記第２の管理項目抽出手段により抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第３の管理項目抽出手段と、前記第３の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成する第３の文書情報生成手段と、前記第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書、あるいは、前記第３の文書情報生成手段により生成された構造化文書と、前記複数の文書データとを紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段と、を備え、
前記第１文書管理装置で管理されている前記文書を、前記第２文書管理装置へ複写あるいは移動する場合、
前記第１の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理手段に管理された文書の中から、複写あるいは移動を行う文書を指定する指示入力手段と、前記指示入力手段で指定された文書を前記第２の文書管理装置へ送信する文書送信手段と、を備え、
前記第２の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理装置から送られてきた文書を取り込む文書入力手段を備え、
前記構造化文書検知手段により、前記文書入力手段で受け取った前記文書に存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べ、構造化文書が含まれていると判断された場合、前記第２の管理項目抽出手段により抽出した前記文書の管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、前記第２の文書情報生成手段により、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成し、また、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記第３の管理項目抽出手段により、前記文書に存在するすべての管理項目を抽出して、前記第３の文書情報生成手段により、抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成し、前記第２の文書管理手段により、前記文書と生成された前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理することを特徴とする。
【００１４】
請求項７の発明は、第１の文書管理装置と、仕様や管理規模の異なる第２の文書管理装置とをネットワークで接続した文書管理方法において、
前記第１の文書管理装置は、アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出ステップと、前記第１の管理項目抽出ステップにより抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成ステップと、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理ステップと、を備え、
前記第２の文書管理装置は、アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知ステップと、前記構造化文書検知ステップにより構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出ステップと、前記第２の管理項目抽出ステップにより抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成ステップと、前記構造化文書検知ステップにより構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第３の管理項目抽出ステップと、前記第３の管理項目抽出ステップにより抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成する第３の文書情報生成ステップと、前記第２の文書情報生成ステップにより生成した構造化文書、あるいは、前記第３の文書情報生成ステップにより生成された構造化文書と、前記複数の文書データとを紐づけた一つの文書として管理する第２の管理ステップと、を備え、
前記第１文書管理装置で管理されている前記文書を、前記第２文書管理装置へ複写あるいは移動する場合、
前記第１の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理ステップで管理された文書の中から、複写あるいは移動を行う文書を指定する指示入力ステップと、前記指示入力ステップで指定された文書を前記第２の文書管理装置へ送信する文書送信ステップと、を備え、
前記第２の文書管理装置は、さらに、前記第１の文書管理装置から送られてきた文書を取り込む文書入力ステップを備え、前記構造化文書検知ステップにより、前記文書入力ステップで受け取った前記文書に存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べ、構造化文書が含まれていると判断された場合、前記第２の管理項目抽出ステップにより抽出した前記文書の管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、前記第２の文書情報生成ステップにより、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成し、また、前記構造化文書検知ステップにより構造化文書が含まれていないと判断された場合、前記第３の管理項目抽出ステップにより、前記文書に存在するすべての管理項目を抽出して、前記第３の文書情報生成ステップにより、抽出した管理項目を記述した構造化文書を新たに生成し、前記第２の文書管理ステップにより、前記文書と生成された前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理することを特徴とする。
【００１５】
請求項８の発明は、アプリケーションにより複数の文書データが生成されると、複数の文書データに存在するすべての管理項目を抽出する第１の管理項目抽出手段と、前記第１の管理項目抽出手段により抽出した管理項目を記述した構造化文書を生成する第１の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第１の文書管理手段と、を備える文書管理装置として、コンピュータを機能させるための文書管理プログラムである。
【００１６】
請求項９の発明は、アプリケーションにより生成された複数の文書データを他の文書管理装置から受けると、送られてきた前記複数の文書データに存在するすべての管理項目を記述した構造化文書が含まれているかどうかを調べる構造化文書検知手段と、前記構造化文書検知手段により構造化文書が含まれていると判断された場合、前記構造化文書から前記複数の文書データの管理項目を抽出する第２の管理項目抽出手段と、前記第２の管理項目抽出手段により抽出された前記複数の文書データの管理項目と、すでに自装置内に保持している管理項目とを比較し、同じ管理項目については新しい値を採用し、前記複数の文書データの管理項目として存在せず、すでに自装置内に保持していた管理項目にのみ存在する管理項目については新たに追加する併合処理により、該管理項目をそれぞれ記述した一つの構造化文書を生成する第２の文書情報生成手段と、前記複数の文書データと前記第２の文書情報生成手段により生成した構造化文書を紐づけた一つの文書として管理する第２の管理手段と、を備える文書管理装置として、コンピュータを機能させるための文書管理プログラムである。
【００１７】
請求項１０の発明は、コンピュータが読み取り可能な記録媒体であって、請求項６または７に記載の文書管理プログラムを記録したことを特徴とする記録媒体である。
【発明の効果】
【００１８】
以上説明したように本発明によれば、仕様や管理規模の違いにより管理する文書情報が異なっている文書管理装置間で、管理する文書情報が多い文書管理装置から管理する文書情報が少ない文書管理装置へ文書を複写あるいは移動するときに、その文書の文書情報を構造化文書として保持するようにして、文書の情報を欠落することなく複写あるいは移動することができる。
【００１９】
また、上記のようにして作成された構造化文書を保持する文書を他の文書管理装置へ複写あるいは移動したときに、その構造化文書から文書情報を自動的に取り込むようにして、文書情報の少ない文書管理装置から文書情報の多い文書管理装置へ複写あるいは移動したときにも、文書情報を欠落することなく管理することができる。したがって、ユーザが文書の複写あるいは移動を指示したときに、自ら足りない（または必要な）文書情報を補足する手間を省くことができ、また、人手による作業が入らないので、文書情報を補足するときに適切ではない情報を誤って補足してしまうということがなくなり、複写、移動前の文書と後の文書が保持している文書情報を一定に保つことができる。
【００２０】
また、文書管理装置の管理している文書情報以外の情報からも文書を検索できるので、管理項目の少ない文書管理装置へ複写あるいは移動した文書に対しても、もとの検索式と同じ検索式を指定でき、ユーザが文書を探し出し易くなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、図面を参照して本発明の文書管理システムの一実施の形態について説明する。図１は、本実施の形態の文書管理システム（以下、本システムと呼ぶ）を実施するときの構成を示している。図１において、本システムは、仕様や管理規模の異なる文書管理システム（文書管理システムＡおよび文書管理システムＢ）１００およびネットワーク２００とから構成され、文書管理システムＡの文書データベースに登録されている文書データ３００を文書管理システムＢの文書ベータベースへ複写あるいは移動を行う。
【００２２】
この文書管理システム１００の管理している文書データベースは、複数のアプリケーションソフトウェアから生成されるデータファイルを一つの文書（図９参照）として登録し、その文書の管理項目として文書情報（例えば、文書名、文書のサイズ、登録日、更新日、作成者、保管期限等の書誌事項）（図１０参照）を登録している。
【００２３】
また、ネットワーク２００は、仕様や管理規模の違う文書管理システム（ＡおよびＢ）１００を稼動させるコンピュータを結合するための伝送路であって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば無線および有線のいずれでもよく、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネット、アナログ電話網、デジタル電話網（ＩＳＤＮ：Integral Service Digital Network）、携帯電話網、衛星通信網などを用いることができる。
【００２４】
図２は、本システム１００において、ユーザからある文書管理システムの文書を別の文書管理システムへ複写あるいは移動の指示があった場合の処理を行うための機能構成を示すブロック図である。図２において、本システム１００は、指示入力部１、文書情報出力部２、文書再構成部３、文書データベース（ＤＢ）４、構造化文書ファイル５とを少なくとも含んでいる。指示入力部１は、他の文書管理システムの文書ＤＢへ複写あるいは移動する文書を文書ＤＢ４中の文書（複数の文書であってもよい）からユーザに指定させる。この文書ＤＢ４は、前述したように、複数のアプリケーションソフトウェアから生成されるデータファイルを一つの文書として、この文書を複数個登録する。また、この文書の管理項目として、この文書に関する文書情報（例えば、文書のタイプ、文書番号、文書名、文書のサイズ、登録日、更新日、作成者、保管期限等の書誌事項）を登録している（図１０参照）。
【００２５】
文書情報出力部２は、指定された文書の管理項目である文書情報を構造化したテキストファイルとして構造化文書ファイル５へ出力する。例えば、図１０のような文書情報に対しては、構造化文書の形式をＳＧＭＬ（Standard Generalized Markup Language）やＸＭＬ（Extensible Markup Language）として図３のように生成される。指定された文書が既にこの構造化文書を保持している場合には、この構造化文書中の文書情報と文書ＤＢ４に保持している文書情報とを併合して、新規に文書情報の構造化文書を作成する。また、同じ管理項目がある場合には、新しい値を採用し、構造化文書に存在しない管理項目についてはそれを追加する。
【００２６】
文書再構成部３は、文書情報出力部２で作成された構造化文書ファイル５と複数のアプリケーションで生成されたデータファイル（図９参照）とを一つの文書としてまとめ（図４参照）、一文書の文書データとして記憶装置に一時的に保存する。
【００２７】
図５は、本システム１００において、他の文書管理システムから送られてきた文書データを登録する場合の処理を行うための機能構成を示すブロック図である。図５において、本システム１００は、文書データ入力部６、文書情報抽出部７、文書登録部８、文書データベース（ＤＢ）４とを少なくとも含んでいる。文書データ入力部６は、複写あるいは移動の指示で他の文書管理システムから送られてきた文書データ３００を本システム１００へ取り込み、一時的に記憶装置へ保持する。文書情報抽出部７は、先ず、この文書データ３００の中に文書情報を表現する構造化文書が含まれているかを調べる。構造化文書が含まれている場合、文書ＤＢ４が管理している管理項目に必要な情報をこの構造化文書の内容から抽出する。構造化文書が含まれていない場合には、文書データからこの管理項目の情報を新しく生成する。文書登録部８は、一時的に保持している文書データ３００と抽出または生成した管理項目の情報（文書情報）とを文書ＤＢ４へ登録する。
【００２８】
図６は、ユーザがある文書管理システム（以下、システムＡと呼ぶ）の文書を別の文書管理システム（以下、システムＢと呼ぶ）へ複写あるいは移動指示を行ったときの処理の流れを示すフローチャートである。ユーザはシステムＡの文書ＤＢ４に保持されている文書（複数でも可）を選択して、システムＢの文書ＤＢ４への複写あるいは移動を指示する。この指示された文書の管理項目の情報をシステムＡの文書ＤＢ４から取り出し（ステップＳ１）、指定された文書の管理項目である文書情報を構造化したテキストを生成し（ステップＳ２）、そのテキストを構造化文書ファイル５へ出力する（ステップＳ３）。例えば、図１０のような文書情報に対しては、構造化文書の形式をＳＧＭＬやＸＭＬとして図３のような構造化文書のテキストを生成する。指定された文書が既にこのような構造化文書を保持している場合には、この構造化文書中の文書情報とシステムＡの文書ＤＢ４に保持している文書情報とを併合して、新規に文書情報の構造化文書を作成する。このとき、同じ管理項目については、新しい値を採用し、構造化文書に存在しない管理項目はそれを追加する。
【００２９】
作成された構造化文書ファイル５と複数のアプリケーションで生成されたデータファイルとを一つの文書としてまとめ、一文書の文書データとして記憶装置に一時的に保存する（ステップＳ４）。一時的に保存した文書データをシステムＢへ送信する（ステップＳ５）。
【００３０】
システムＢは、システムＡから送られてきた文書データを取り込み、一時的に記憶装置へ保存する（ステップＳ６）。この保存した文書データの中に管理項目を表現する文書情報を保持する構造化文書が含まれているかを調べる（ステップＳ７）。構造化文書が含まれている場合、文書ＤＢ４が管理している管理項目に必要な情報をこの構造化文書の内容から抽出する（ステップＳ８）。また、構造化文書が含まれていない場合には、文書データからこの管理項目の情報を新しく生成する（ステップＳ９）。これらの抽出または生成した管理項目の情報（文書情報）と一時的に保存している文書データとをシステムＢの文書ＤＢ４へ登録する（ステップＳ１０）。
【００３１】
ユーザが移動を指示した場合には、システムＡの文書ＤＢ４から対象の文書を削除して処理を終了する（ステップＳ１１、Ｓ１２）。また、複写の場合には処理を終了する。
【００３２】
文書の管理項目の多い文書管理システムでは、文書検索を行う場合の検索条件式として指示可能な情報が多いが、管理項目の少ない文書管理システムでは同じような検索条件式を作成できるとは限らない。特に、管理項目の多い文書管理システムの文書を、管理項目の少ない文書管理システムへ複写あるいは移動した後では、情報が欠落するため同じような検索条件式が指定できない。このため探したい文書を見つけ出すことが難しくなっていた。しかし、上述したように本システムでは、すべての管理項目に対する文書情報を構造化文書として保持しているので、検索時にこの構造化文書も検索対象とすれば、同じ検索条件式が作成できるので、複写あるいは移動後も検索条件として指定できる項目の減少を押さえることができ、ユーザが文書を探し出し易くすることが可能になる。
【００３３】
図７は、本システム１００の文書を検索するときの検索処理の機能構成を示すブロック図である。図７において、本システム１００は、条件入力部１０、検索処理部２０、検索結果表示部１４、文書ＤＢ４とを少なくとも含んでいる。条件入力部１０は、文書ＤＢ４に保持した文書から必要な文書を検索するための検索条件式を入力する。通常この条件式は、文書ＤＢ４の文書の管理項目に対する条件の組み合わせで入力する。検索処理部２０は、文書ＤＢ４から入力された検索条件式を満足する文書を検索する。この検索結果としては、例えば、検索条件に対する充足度順に規定の個数分の充足度、文書名およびその文書の文書ＤＢ４へのリンクの３つ組みリストを作成する。さらに、検索処理部２０は、文書情報検索部１１、構造化文書検索部１２、検索結果併合部１３とからなっている。検索処理部２０は、ユーザから入力された検索条件の検索項目を分析し、その検索項目が文書ＤＢ４の管理項目の文書情報かどうかを判断する。検索項目が文書ＤＢ４の管理項目である場合、文書情報検索部１１を起動して文書ＤＢ４に管理されている管理項目の情報を直接参照して検索を行う。一方、検索項目が管理項目ではない場合、構造化文書検索部１２を起動して文書ＤＢ４に保持された文書中の構造化文書の内部を参照して検索を行う。検索結果併合部１３は、これら文書情報検索部１１と構造化文書検索部１２との検索結果を検索条件式によって併合して、一つの検索結果リストにまとめる。
【００３４】
検索結果表示部１４は、この検索結果をディスプレイ等の表示装置へ出力する。
【００３５】
図８は、検索を行うときの処理の流れを示すフローチャートである。ユーザは、文書ＤＢ４に保持した文書から必要な文書を検索するための検索条件式を入力する。ユーザから入力された検索条件の検索項目を分析し、その検索項目が文書ＤＢ４の管理項目の文書情報かどうかを判断する（ステップＳ２０）。検索項目が文書ＤＢ４の管理項目である場合、文書ＤＢ４に管理されている管理項目の文書情報を直接参照して検索を行う（ステップＳ２１、Ｓ２２）。また、検索項目が管理項目ではない場合、文書ＤＢ４に保持された文書中の構造化文書の内部を参照して検索を行う（ステップ２１、Ｓ２３）。このステップＳ２１、Ｓ２２、Ｓ２３の処理は、検索条件式に存在する検索項目すべてについて実行し、それら１つずつに対して、例えば、検索条件に対する充足度順に充足度、文書名およびその文書の文書ＤＢ４へのリンクの３つ組みリストを作成する。次に、これらの検索項目ごとの検索結果に対し、検索式の条件を当てはめ、その式を満たす検索結果のリストを作成する（ステップＳ２４）。この検索結果のリストをディスプレイ等の表示装置へ出力する（ステップＳ２５）。
【００３６】
さらに、本発明は上述した実施の形態のみに限定されたものではない。上述した実施の形態の文書管理システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、これらのプログラムをそれぞれのコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的を達成することができる。
【００３７】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
【００３８】
また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００３９】
また、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、ネットワークで接続されたユーザのコンピュータからダウンロードさせたり、またサーバコンピュータから配信等の形式で頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本実施の形態の文書管理システムを実施するときの構成図である。
【図２】別の文書管理システムへ複写あるいは移動の指示があった場合の処理を行うための機能構成を示すブロック図である。
【図３】構造化文書ファイルへの出力結果を説明するための図である。
【図４】文書データと文書情報の構造化文書とを併合して１つの文書とすることを説明するための図である。
【図５】他の文書管理システムに保持されていた文書を登録する場合の処理を行うための機能構成を示すブロック図である。
【図６】ある文書管理システムの文書を別の文書管理システムへ複写あるいは移動するときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】検索処理の機能構成を示すブロック図である。
【図８】検索を行うときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】本実施の形態が対象としている文書を説明するための図である。
【図１０】文書管理システムが管理項目としている文書情報を説明するための図である。
【符号の説明】
【００４１】
１…指示入力部、２…文書情報出力部、３…文書再構成部、４…文書データベース（ＤＢ）、５…構造化文書ファイル、６…文書データ入力部、７…文書情報抽出部、８…文書登録部、１０…条件入力部、１１…文書情報検索部、１２…構造化文書検索部、１３…検索結果併合部、１４…検索結果表示部、２０…検索処理部、１００…文書管理システム、２００…ネットワーク、３００…文書データ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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