(57)【要約】【課題】  従来のワークフローでは、ワークフローの管理をサーバにて集中的に行っていたが、その１つ１つの処理つまりタスクが実行される位置が例えば複数の入出力デバイスやアプリケーションサーバ、画像処理デバイスなどに渡っている場合、その一連の処理を１つのログとして記録することは容易ではなかった。【解決手段】  ジョブフローの処理の結果作成された文書を、ジョブフローの情報を文書の属性に追加して登録することにより文書を分類して整理することが可能となり、その文書を処理したワークフローを容易に特定することが可能となる。更には、煩雑な作業なしにジョブフローの詳細な情報を取得することが可能となるため、ワークフローを途中から実行することがきるようになる。【選択図】  図１
2007115040.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の機能別の処理を連ねて１つのジョブフローとして処理（以下、タスク）を実行するシステムにおいて、
ジョブフローにより処理された文書をジョブフロー情報を文書属性に設定した上で文書管理データベースに保管する属性付き文書保管手段と、
前記ジョブフロー情報を元に文書を検索、特定することが可能な文書検索手段と、
前記文書属性に設定されたジョブフロー情報から処理を実行したジョブフローとその中で処理に該当するタスクを選択、特定することが可能なジョブフローならびにタスク選択特定手段と、
前記タスクの設定情報を取得することが可能なタスク設定情報取得手段と、
前記タスク選択特定手段により選択、特定したタスク移行の処理を再度実行することが可能なタスク再実行手段とを備えることを特徴とするジョブフローシステム。
【請求項２】
複数の機能別の処理を連ねて１つのジョブフローとして処理（以下、タスク）を実行するジョブ実行指定方法であって、
ジョブフローにより処理された文書をジョブフロー情報を文書属性に設定した上で文書管理データベースに保管する属性付き文書保管工程と、
前記ジョブフロー情報を元に文書を検索、特定することが可能な文書検索工程と、
前記文書属性に設定されたジョブフロー情報から処理を実行したジョブフローとその中で処理に該当するタスクを選択、特定することが可能なジョブフローならびにタスク選択特定工程と、
前記タスクの設定情報を取得することが可能なタスク設定情報取得工程と、
前記タスク選択特定工程により選択、特定したタスク移行の処理を再度実行することが可能なタスク再実行工程とを備えることを特徴とするジョブ実行指定方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の機能別の処理（以下タスク）を連ねて１つのジョブフローとして処理を実行するシステムにおいて、特に複数のホストコンピュータならびにデバイスでの処理を組み合わせて１つのジョブフローとするシステムで、実行後に再度ジョブフローの途中から処理を再実行することを可能とするシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、１つの単位としての処理つまりタスクを複数連ねて１つのジョブフローを実行するものとして、一般的なワークフロー処理が広く知られている。システムを運用/管理する責任者がワークフローを定義し、ワークフローは中央のサーバで稼動し、ワークフローの利用者はワークフローの各処理単位毎に予め定義された入力/承認作業を行い、次の処理へ渡すというものであった。その際、例えば差し戻しや訂正が必要な場合に、処理を遡り、再度ワークフローの途中から実行することも可能なものであった。
【０００３】
従来例としては、例えば特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開平１０−０２７２０３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来のワークフローでは、ワークフローの管理をサーバにて集中的に行っていたが、その１つ１つの処理つまりタスクが実行される位置が例えば複数の入出力デバイスやアプリケーションサーバ、画像処理デバイスなどに渡っている場合、その一連の処理を１つのログとして記録することは容易ではなかった。更には、例えば見積もり書や稟議書などの文書がワークフローの成果物として作成される場合、成果物である文書からそのワークフローを辿り処理の検証を行うためには、ワークフローの属性と共に文書の履歴を管理し、その両者を結びつける必要があり、コストの要するものであった。特に、成果物である文書がその後再利用、編集等を行われた場合には、それらを一括して管理するために多くの労力を要するものであった。そのため、成果物である文書を見直した結果、ワークフローの中の処理内容に誤りがあり再度処理を行いたいと思った場合に、複数存在するワークフローの中から特定のワークフローを特定する作業が必要となる。しかもワークフローは先頭から開始されることを前提に必要な情報等を定義しているため、ワークフローの中の特定のジョブから先を実行したい場合でも、ワークフローの先頭から処理を行い直すか、あるいは特定のタスクから処理を開始するために、複雑な情報の設定を行う必要があり、コストを要するものとなっていた。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決するために、本発明は、
複数の機能別の処理を連ねて１つのジョブフローとして処理（以下、タスク）を実行するシステムにおいて、
ジョブフローにより処理された文書をジョブフロー情報を文書属性に設定した上で文書管理データベースに保管する属性付き文書保管手段と、
前記ジョブフロー情報を元に文書を検索、特定することが可能な文書検索手段と、
前記文書属性に設定されたジョブフロー情報から処理を実行したジョブフローとその中で処理に該当するタスクを選択、特定することが可能なジョブフローならびにタスク選択特定手段と、
前記タスクの設定情報を取得することが可能なタスク設定情報取得手段と、
前記タスク選択特定手段により選択、特定したタスク移行の処理を再度実行することが可能なタスク再実行手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によって、ジョブフローの処理の結果作成された文書を、ジョブフローの情報を文書の属性に追加して登録することにより文書を分類して整理することが可能となり、その文書を処理したワークフローを容易に特定することが可能となる。更には、煩雑な作業なしにジョブフローの詳細な情報を取得することが可能となるため、ワークフローを途中から実行することがきるようになり、煩雑な設定からユーザを解放することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
本発明の実施例を適用するのに好適である実施例について説明を行う。
【０００８】
本発明の実施例を説明する前に、本発明を適用可能なシステム構成、およびアプリケーション構成について説明する。
【０００９】
＜システム構成＞
図１は本発明の実施に係るタスク連携処理システムの全体構成を図示している。
【００１０】
タスク連携処理システムは、印刷処理装置から印刷処理装置のタスクを含むさまざまなタスクを連携実行可能なシステムである。
【００１１】
本発明におけるタスクとは、文書データに対して実行可能な処理のことを示しており、印刷処理装置のタスクとは、文書データをコピー、スキャン、Ｆａｘ送信、印刷処理装置内のハードディスクへの保存、メール送信等を指すが、特に限定されるものではない。
【００１２】
また、本タスク連携処理システムでは、上記タスクを提供する印刷処理装置の他、さまざまなタスクを提供可能な複数のアプリケーションとも連携可能である。
【００１３】
本発明では、上記タスクを実行可能な印刷処理装置及びアプリケーションをタスク処理装置と定義する。
【００１４】
本タスク連携処理システムは、管理サーバ１１、クライアントＰＣ１２、タスク一覧ＤＢ１３、アプリＡ１４、アプリＢ１５、印刷処理装置Ａ１６、印刷処理装置Ｂ１７、及び文書管理システム２８とその文書を蓄積する文書管理DB２９から構成され、それぞれネットワーク１８で接続されている。なお、アプリケーション及び印刷処理装置の数は限定されるものではない。また、タスク一覧ＤＢはアプリケーションごとに用意するもしくは印刷処理装置とのタスク管理とは別にするなど、使用方法に関しては限定しない。以下、本タスク連携処理システムでは２つのアプリケーション及び２台の印刷処理装置が接続されていることを前提に説明を行う。
【００１５】
管理サーバ１１はアプリＡ１４、アプリＢ１５、印刷処理装置Ａ１６、印刷処理装置Ｂ１７、文書管理サーバ３０の管理を行い、各タスク処理装置の実行可能なタスク一覧をタスク一覧ＤＢ１３で管理する。また、クライアントＰＣ１２は管理サーバ１１を介し、実行可能なタスク一覧ＤＢ１３から所望のタスクを組み合わせて、ジョブフローを作成する。ジョブフローとは複数のタスクを組み合わせて１つのジョブとして複数タスクを連続実行可能な処理の単位を示している。作成されたジョブフローは管理サーバ１１上で管理され、印刷処理装置１６・１７から実行することができる。ジョブフローはアプリケーションのイメージデータや印刷データなどを文書として文書管理サーバ３０から取得または保存することが可能である。文書管理サーバ３０は文書管理DB３１から文書を取り出したりあるいは格納する。また、文書管理サーバ３０にはＩＰアドレス等の管理サーバ１１を特定することが出来る情報が予め設定されている。
【００１６】
＜動作フロー＞
図２と図７は新規アプリケーションの追加からジョブフローの実行までの本タスク連携処理システムの動作フローを図示している。
【００１７】
図２はクライアントＰＣ１２を介して、アプリケーションの登録を行う系、図７はクライアントＰＣを介さずにアプリケーションの登録を行う系について図示している。
【００１８】
クライアントＰＣ１２を介して、アプリケーションの登録を行う場合（図２）、アプリＢ１５が新規追加されると、クライアントＰＣ１２は新規追加されたアプリＢ１５のタスクインターフェイス（Ｉ／Ｆ）情報をアプリＢ１５から取得する２１。次にクライアントＰＣ１２から管理サーバ１１に対して、取得したタスクＩ／Ｆ情報を含めたアプリ情報を登録２２する。アプリ情報を受け取った管理サーバ１１は、タスク一覧ＤＢ１３へタスク情報の登録２３を行う。アプリＢ１５が実行可能なタスクの登録完了後、アプリＢ１５のタスクを含むジョブフローを作成することができる。ジョブフローの作成はクライアントＰＣ１２からの指示で行い、管理サーバ１１を介してタスク一覧ＤＢ１３から登録されているタスク一覧を参照２４し、所望のタスクを組み合わせてジョブフローの作成及び登録２５を行う。登録されたジョブフローは管理サーバ１１上で管理される。ジョブフローの登録完了後、管理サーバ１１の管理する印刷処理装置からジョブフローを実行することができる。印刷処理装置Ｂ１６は管理サーバ１１で管理されているジョブフロー一覧を参照２６することができ、ジョブフローの実行ユーザ２０は、印刷処理装置Ｂ１６から所望のジョブフローを選択し、実行２７する。ジョブフローの実行依頼を受け取った管理サーバ１１はジョブフロー内のタスクを実行可能なタスク処理装置へタスク実行依頼２８を行い、ジョブフローを実行する。ジョブフロー内のタスクをどのタスク処理装置で実行するか、タスク名等はタスク定義情報としてタスク一覧ＤＢ１３内で管理される。詳細は図３で説明する。その後アプリＢ１５は処理を行った結果のデータが文書である場合、該当文書を文書管理サーバ３０へ文書保存を行い、文書管理サーバ３０は文書管理ＤＢ３１へ該文書データを格納する。その後の詳細は図５を用いて後述する。
【００１９】
一方、クライアントＰＣ１２を介さずに、アプリケーションの登録を行う場合（図７）、図２との差異は、新規追加アプリケーションのタスクＩ／Ｆ情報の取得及びアプリケーションの登録を新規追加アプリＢ１６から直接管理サーバ１１へ登録する点で、その他の動作フローに関しては図２と同様である。
【００２０】
＜タスク定義情報＞
図３は本発明におけるタスク一覧をタスク一覧ＤＢ（図１の１３）へタスク情報を登録する際のタスク定義情報を図示している。
【００２１】
タスク定義情報内には、タスク名、タスクを実行可能なタスク処理装置、タスクを実行する際に必要となる属性情報、タスクを実行する場合に必要となる入力データ、タスク実行後に出力される出力データ情報を保持している。
タスク定義情報の記述形式に関しては特に限定しない。
【００２２】
＜ジョブフロー定義情報＞
図４と図８は本発明におけるジョブフロー定義情報を図示している。
図４では、本発明におけるジョブフロー定義情報を説明するための、ジョブフローの一例を示すものである。
【００２３】
本例では、タスク１を実行後、タスク２及びタスク３を並列処理し、タスク４を実行して終了するジョブフローの例を示している。ただし、ユーザが把握できるジョブフローはここまでであるが、管理サーバはクライアントＰＣ１２から登録されたジョブフローに対して必ずジョブフロー終了時の文書データを文書管理サーバ３０へ文書保存するタスクを自動的に追加する。
【００２４】
図８は図４を例にしたジョブフロー定義情報をＸＭＬ形式で示したものである。
【００２５】
本発明では、タスクの実行順序を定義するため、ＸＭＬ内にｔａｓｋタグを用意し、該タスクの前に実行するタスク名、該タスクの後に実行するタスク名を記述する。また、タスク定義情報内にタスクの属性に関する情報が定義されている場合は、ｐｒｏｐｅｒｔｙタグ内に該当する情報を記述する。
【００２６】
上記定義をジョブフロー内に定義されているタスク分記述することによってジョブフロー定義情報が完成する。ただし、ユーザが把握できるジョブフローはここまでであるが、管理サーバはクライアントＰＣ１２から登録されたジョブフローに対して必ずジョブフロー終了時の文書データを文書管理サーバ３０へ文書保存するタスクを自動的に追加する。
【００２７】
なおジョブフロー定義情報の記述は、タスク間の前後関係を明記できるものであれば、ＸＭＬ形式に限定するものではない。
【００２８】
また、ジョブフロー定義情報は複数存在することが可能であり特定可能な識別子３４を有する。
【００２９】
次に、文書管理サーバ３０と文書管理ＤＢに格納される文書データについて詳細に説明する。
【００３０】
図２を用いて説明した動作フローにおいて、アプリＢから文書管理サーバ３０に対して文書データを保存する場合に、文書データと共にジョブフロー識別子３４を渡す。文書管理サーバ３０は受け取った文書データを文書管理ＤＢ３１へ格納する際に、同じく受け取ったジョブフロー識別子３４を格納する文書データの属性として設定する。文書管理サーバ３０はジョブフロー識別子３４と予め設定されている文書管理サーバ１１に関する情報から、文書管理サーバ１１へ接続し該当するジョブフローに関するタスク情報を含む、より詳細な情報を取得することができる。
【００３１】
続いて、文書管理サーバ３０ならびに文書管理ＤＢ３１に格納されている文書データから、ジョブフローの中の途中のタスクから再度処理を行う場合の例について説明する。
【００３２】
例えば図２にてアプリＢ１５が文書データをメール送信したとする。その後前述の通り、メール送信された文書データは文書管理システム３０へ送られ文書管理ＤＢ３１に格納されるが、例えばその後になってメール送信した文書データに記載ミスがあったことが判明した場合、ユーザは文書の編集を行い、再度メール送信を行う必要がある。その場合、例えば図２に示したようにジョブフローがアプリＢ１５のタスクのみである場合には、再度ジョブフローの再実行でよいのだが、例えば図４にあるように複数のタスクからなるジョブフローであった場合に常にジョブフローの先頭から再実行すると、不要な処理を行う可能性がある。例えば図４のＴａｓｋ４を再実行すれば良いにもかかわらず、Ｔａｓｋ１、２、３の処理を行うとなると処理に時間が掛かり、消耗品を消耗するタスクの場合には不必要なコストを払う必要がある。
【００３３】
そこで本発明では、まず文書管理ＤＢ３１に格納されている多量の文書の中から、文書格納時に文書の属性として設定したジョブフロー識別子３４を手掛かりに容易に所望の文書を検索し特定できることが可能である。例えば電子メール送信を行ったことのある文書を検索する場合、ユーザは「電子メール」をキーワードに文書管理システム３０に対して検索指示を行う。文書管理システム３０は、管理サーバ１１が管理するジョブフローの中で電子メールを送信するタスクを含むジョブフローを検索する。続いて文書管理システム３０は検索該当した複数のジョブフローの識別子３４をそれぞれ取得し、それらジョブフロー識別子３４を属性にもつ文書を検索する。ユーザは検索該当した文書の中から、更に登録日等により文書の絞込検索を行い所望の文書を特定する。
【００３４】
続いて文書の編集は、文書管理システム３０が備える文書の同時編集排他制御機能等を利用して、文書エディタを利用し所望の編集を行う。その後、文書管理システム３０はその文書の属性情報からジョブフロー識別子３４を取り出し、それを元に管理サーバ１１からジョブフローを取得する。
【００３５】
図５はその時の文書管理システム３０の操作アプリケーション３５と文書エディタ３６のディスプレイ表示例である。ユーザは操作アプリケーション３５を使用して文書を検索し、その文書を文書ビューア３６で閲覧することができると同時に必要な編集を行うことも可能である。
【００３６】
ユーザは編集終了後、タスク再実行ボタン３７を押下することで文書に対してその文書が処理されたジョブフローの中の特定のタスクからの処理再実行を指示することが可能である。タスク再実行ボタン３７を押下した場合のプロパティ表示画面の例を図６に示す。
【００３７】
ジョブフロー表示エリア３７には、前述の通り管理サーバ１１から取得したジョブフロー図が表示される。ジョブフローは１つ以上のタスクにより構成されているが、編集した文書データがTEXTデータである場合、ＴＥＸＴデータを入力データとするタスクからのみ処理の再実行が可能となり、概等タスクが一目で判断できるよう文書管理システム３０は自動的に太枠３８で囲むなどして表示し選択状態とする。それ以外のタスクからの再実行指定はできないため目立たないグレー表示となる。もしも太枠３８で囲まれたタスクが複数ある場合には、ユーザは所望のタスクを１つ選択する必要がある。選択されたタスクはそれと分かるよう特定の色で表示されると共に、その文書が該当タスクで処理された時の設定値をタスク設定情報表示エリア３９に表示される。前記タスク設定情報表示エリア３９に表示される設定値は該当タスクのタスク定義情報に当てはまるようになっている。タスク定義情報については図３を用いて説明した通りである。
【００３８】
ユーザは再実行できるタスクはＴａｓｋ４であり、タスク設定情報表示エリア３９の情報から電子メール（eMail）送信であり、電子メール送信処理はアプリＢ１５により実行されることが分かる。電子メール送信の宛先（To）アドレスや電子メールの件名、そしてその電子メールの添付ファイルとして送信されるファイルの文書管理システム３０内でのファイルパスも読み取ることができる。
【００３９】
ユーザがＯＫボタン４０を押下すると、文書管理システム３０は管理サーバ１１に対して再実行するジョブフローの識別子と、タスク設定情報表示エリア３９からＴａｓｋＢが必要とする設定値を元に、再実行するジョブフローの中で再実行を開始するタスクに関する情報を送信する。これにより管理サーバ１１は文書管理システム３０からの要求に応え、アプリＢ１５に対してタスク実行依頼２８が行われる。アプリＢ１５は、渡された設定値を元に文書管理システム３０内に格納されている編集済の文書データを自動的に取得して添付ファイルとした上で、渡された宛先に対して、渡された件名の電子メールを送信する。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明のサービス連携処理システムのシステム構成図を示している。
【図２】本発明におけるアプリケーション追加時からの動作フローを示している。
【図３】本発明におけるタスク定義情報を示している。
【図４】本発明におけるジョブフロー定義情報を説明するためのジョブフロー例を示している。
【図５】文書管理システムの操作アプリケーションと文書エディタの表示例
【図６】文書管理システムにおける文書プロパティ表示画面例
【図７】本発明におけるアプリケーション追加時からの動作フローを示している。
【図８】本発明における図４を例にしたジョブフロー定義情報の記述例を示している。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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