(57)【要約】【課題】仕様書の作成を容易にして受発注業務の能率化を図る。【解決手段】発注者側端末（１０）と受注者側端末（４０）と管理サーバ（２０）とは、通信回線（５０・６０）を介して接続され、管理サーバ（２０）はデータベース（３０）を備える。発注者側端末（１０）は、データベース（３０）に格納されている文書を検索し、検索結果の中から選択および引用して発注仕様書を作成し、管理サーバ（２０）に送信する。送信された発注仕様書は管理サーバ（２０）がホームページ上に公開し、競争入札が行われる。受注者側端末（４０）は一連の入札案件から応札する案件を選択し、発注仕様書を引用して納入仕様書を作成し、管理サーバ（２０）に送信して応札する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
発注者が発注業務に使用する文書を送受信するための発注者側端末と、
受注者が受注業務に使用する文書を送受信するための受注者側端末と、
受発注業務に関連する文書を格納するデータベースと、
前記データベースへのアクセスを制御する管理サーバとを備え、
前記発注者側端末と前記受注者側端末と前記サーバとが通信回線を介して接続された受発注システムにおいて、
前記管理サーバは、
前記発注者側端末と前記受注者側端末との間で受発信される文書に閲覧権限を付与して前記データベースに格納する手段を具備することを特徴とする受発注システム。
【請求項２】
請求項１に記載の受発注システムにおいて、
前記管理サーバは、
前記発注者側端末から送信された発注仕様書を公開ホームページ上に掲載し、受注者間で競争入札させる手段を具備することを特徴とする受発注システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の受発注システムにおいて、
前記発注者側端末は、前記データベースに格納された文書の検索を行い、検出された文書を引用して前記発注仕様書を作成する手段を具備することを特徴とする受発注システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の受発注システムにおいて、
前記受注者側端末は、前記発注者側端末が作成した前記発注仕様書を引用して納入仕様書を作成する手段を具備することを特徴とする受発注システム。
【請求項５】
請求項４に記載の受発注システムにおいて、
前記受注者側端末はさらに、
前記公開ホームページ上に掲載された発注仕様書を検索する手段を具備することを特徴とする受発注システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれかに記載の受発注システムにおいて、
前記発注者側端末および／または前記受注者側端末は複数であることを特徴とする受発注システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は受発注業務支援システムに係り、より詳細には、受発注に関係する情報を格納したデータベースを発注者側と受注者側とで共有することにより効率的な受発注業務を実現することのできる受発注システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、複数の企業間での受発注業務においては、しばしば競争入札が利用されている。納品までの過程では、発注者側と受注者側との間で打ち合わせが行われ、図面や資料等大量の書類が発生する。こうした書類の送受信および整理・保管、打ち合わせ場所の確保、発注者側と受注者側とでのスケジュール調整等、受発注業務においては多くの様々な付帯事項が発生する。したがって業務処理効率が悪く、納品までに長い時間がかかっていた。
【０００３】
このような状況に鑑み、近年では発注者側と受注者側との間でのやり取りをネットワークを介して簡便に行うことが可能になった。これにより、受発注業務の煩雑さは大幅に軽減されている。
【０００４】
例えば、特許文献１に記載の設計委託システムは、設計仲介会社が顧客（発注者側）に代わって設計業務を委託する際に、顧客の依頼内容を設計会社（受注者側）向けホームページ上に掲載し、複数の設計会社間で競争入札を行うものである。このシステムによれば、ホームページを利用して図面のやりとりや進捗状況・納期等の確認を容易に行うことができるので、効率的に受発注業務を進めることができる。
【０００５】
また、特許文献２に記載の資材調達取引システムのように、バイヤー（発注者）側の端末装置群と、サプライヤー（受注者）側の端末装置群と、商取引に介在する情報処理装置とをネットワークを介して接続し、情報処理装置を介して受発注を行うシステムもある。このシステムによれば、業務の効率化に加え、バイヤーおよびサプライヤー間で特定の情報を非公開にして秘密の漏洩を防止することも可能である。
【特許文献１】特開２００４−３８８９０号公報
【特許文献２】特開２００３−２４２３８２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１および２に記載の発明のように、ネットワークを利用することにより、受発注業務の処理効率は大幅に向上させることができる。しかし、特許文献１に記載の発明の場合、データベースに保管された様々な情報が、以降行われる別の設計委託作業時に生かされるか否かが不明である。また、特許文献２に記載の発明の場合には、サプライヤー側端末装置が情報処理装置内に格納されている発注データを検索する機能を有する旨は記載されているが、これはサプライヤー側に適した物件を容易に見つけ出して受注することができるようにするための機能に過ぎず、バイヤー側端末装置は検索機能を備えていない。
よって、データベースに格納されたデータを有効に活用し、受発注作業をさらに効率的に進めることのできるシステムを提供するのが望ましい。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前述の課題を解決するために本発明が提供するのは、受注者が発注業務に使用する文書を送受信するための発注者側端末と、受注者が受注業務に使用する文書を送受信するための受注者側端末と、受発注業務に関連する文書を格納するデータベースと、データベースへのアクセスを制御する管理サーバとを備え、発注者側端末と受注者側端末とサーバとが通信回線を介して接続された受発注システムである。この受発注システムにおいて、管理サーバは、発注者側端末と受注者側端末との間で受発信される文書に閲覧権限を付与してデータベースに格納する手段を具備する。
【０００８】
また、管理サーバは、発注者側端末から送信された発注仕様書を公開ホームページ上に掲載し、受注者間で競争入札させる手段を具備する。
この発注者側端末はさらに、データベースに格納された文書の検索を行い、検出された文書を引用して発注仕様書を作成する手段を具備する。
また、受注者側端末は、発注者側端末が作成した発注仕様書を引用して納入仕様書を作成する。
受注者側端末はさらに、公開ホームページ上に掲載された発注仕様書を検索する手段を具備する。
発注者側端末および／または受注者側端末は複数であってもよい。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、過去の受発注業務において発生した関連する文書が管理センタのデータベースに格納され、これを検索することができるので、予算を組む際に過去の類似の案件を参考としたり、過去の案件の仕様を新規発注仕様書作成時の検討に役立てることが可能である。
【００１０】
また、発注者側が作成した発注仕様書に対し、発注者側・受注者側の双方から直接追記修正を行うことができるので、発注者側と受注者側とが別々に仕様書を作成する手間を省き、処理にかかる時間を短縮することができる。
データベースに格納されているデータには閲覧権限が付与されるので、秘密事項の漏洩を防ぐことも可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。なお、図３〜１８に示す表示画面は一例に過ぎず、入力項目は適宜追加・変更してよい。
【００１２】
図１に示すのは、本発明による受発注システム（１）の概略図である。発注者側端末（１０）は通信回線（５０）を介して管理サーバ（２０）と接続する。また、受注者側端末Ａ（４１）、受注者側端末Ｂ（４２）、および受注者側端末Ｃ（４３）（以下特に区別しない場合、単に受注者側端末（４０）という）は、通信回線（６０）を介して管理サーバ（２０）と接続する。発注者側端末の数は１つに限らず、受注者側端末の数は３つに制限されない。通信回線（５０）および通信回線（６０）は、インターネットなどのネットワークを利用する。
【００１３】
管理サーバ（２０）はデータベース（３０）を備え、発注者側からの発注仕様書や受注者側からの受注仕様書など、受発注業務に関連する文書を格納する。発注者側端末（１０）および受注者側端末（４０）のデータベース（３０）へのアクセスは、常に管理サーバ（２０）を介して行われる。
【００１４】
発注者側端末（１０）および受注者側端末（４０）は管理サーバ（２０）への登録を行う。発注者側端末（１０）および受注者側端末（４０）は名称や連絡先、電子メールアドレス等を管理サーバ（２０）に通知し、これを受信した管理サーバ（２０）が、発注者側端末（１０）および受注者側端末（４０）にそれぞれＩＤおよびパスワードを付与する。各ＩＤおよびパスワードは、発注者側端末（１０）および受注者側端末（４０）が管理サーバ（２０）にアクセスする際の認証に用いられる。
【００１５】
管理サーバ（２０）は、発注者側端末（１０）と受注者側端末（４０）との間で交わされる文書に閲覧権限を付与し、各文書の閲覧を要請している主体が誰かによって閲覧可能な文書を制限する。例えば、ある発注者側端末（１０）が管理サーバ（２０）のデータベース（３０）で文書を検索する場合、この発注者端末（１０）が過去に作成した文書のみが検索結果として検出される。すなわち、発注者端末（１０）は別の発注者端末（１１、図示しない）の文書を検索することはできない。あるいは、受注者側端末Ａ（４１）では、各入札案件につき何件の応札があったかを知ることはできるが、応札者の名称や納入仕様を閲覧することはできない。この点については後述する。
【００１６】
以下、図２を参照して本発明による受発注システムの第１の実施例を説明する。
発注者側端末（１０）のブラウザには、管理サーバ（２０）の公開ホームページのログイン画面が表示される。図３に示すのはこのログイン画面の一例である。発注者側端末（１０）では、管理サーバ（２０）から付与されたＩＤおよびパスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリックする（Ｓ００１）。ＩＤおよびパスワードは管理サーバ（２０）に送信され、認証が行われる（Ｓ００２）。
【００１７】
認証手続が正常に行われると、発注者側端末（１０）のブラウザには図４に示すような発注者処理選択画面が表示される（Ｓ００３）。認証に失敗した場合には段階Ｓ００１に戻り、ＩＤおよびパスワードの入力が再度要求される。
【００１８】
発注者側端末（１０）では「文書検索」ボタンをクリックし、管理サーバ（２０）のデータベース（３０）に格納されている文書の中から、今回作成しようとしている発注仕様書と類似の仕様が記載された文書を検索する（Ｓ００４）。発注者側端末（１０）では図５に示すような文書検索画面が表示されるので、物品名を入力し、必要に応じて数量や金額、納入までの日数などの検索条件を追加入力して「検索」ボタンをクリックする。
【００１９】
管理サーバ（２０）では、発注者側端末（１０）が過去に作成した文書であって指定された条件に見合う文書をデータベース（３０）に格納されている中から検索し（Ｓ００５）、その結果を図６のような検索結果画面として発注者側端末（１０）のブラウザに一覧表示する（Ｓ００６）。選択結果は、選択して「詳細表示」ボタンをクリックすることにより図面などの詳細を表示することができる。図７に詳細表示画面の例を示す。発注者側端末（１０）では、今回の発注仕様に最も類似した文書の詳細表示画面で「引用して発注仕様書作成」ボタンをクリックする（Ｓ００７）。
データベース（３０）での検索の結果、適当な文書が検出されなかった場合には、段階Ｓ００４に戻って条件を変更し、段階Ｓ００５で再び検索を行う。
【００２０】
図８に示すのは発注仕様入力画面である。ここで入力が必要な項目のうち、物品名、数量、金額は、検索の結果検出された文書から引用されているので、発注者側端末（１０）ではその内容を確認するとともに、必要な場合には適宜変更を行う。図面についても、引用元の仕様図面を修正するか、または適当な図面のファイルを新たに添付する。また、納期や入札締切日などの引用されない項目については直接入力する。
【００２１】
作成された新規発注仕様書データは、「発注」ボタンをクリックすると管理サーバ（２０）に送信され（Ｓ００８）、データベース（３０）に格納される（Ｓ００９）。
管理サーバ（２０）では、発注者側端末（１０）から受信した発注仕様書データに整理番号を付与し、この整理番号を発注者側端末（１０）に通知する（Ｓ０１０）。同時に、公開ホームページ上に発注仕様書を掲載する（Ｓ０１１）。
【００２２】
発注者側端末（１０）では、図４の発注者処理選択画面において「入札案件一覧」ボタンをクリックし、発注済のデータ一覧を表示させることにより、発注済の案件を確認することができる。図９に示すように、入札案件一覧画面には、発注者側端末（１０）が発注済の案件が整理番号順に一覧表示される。このとき、他の発注者の発注済案件は表示されない。
【００２３】
一覧の中から入札済みの文書データまたは詳細を閲覧したい文書データを選択し、「詳細表示」ボタンをクリックすると、発注者側端末（１０）のブラウザには図１０のような入札案件詳細表示画面が表示され、入札中の発注仕様書の各項目について確認することができる。
次に、受注者側端末（４０）での操作について説明する。
【００２４】
受注者側端末Ａ（４１）のブラウザには、発注者側端末（１０）の場合と同じく、図３に示すようなログイン画面が表示される。受注者側端末Ａ（４１）では、ＩＤおよびパスワードを入力してログインを行う（Ｓ０１２）。また、管理サーバ（２０）は入力されたＩＤおよびパスワードにより認証を行う（Ｓ０１３）。認証手続が正常に行われると、受注者側端末Ａ（４１）のブラウザには図１１に示すような受注者処理選択画面が表示される。認証に失敗した場合には、段階Ｓ０１２に戻って受注者ＩＤおよびパスワードの入力が再度要求される。
【００２５】
図１１の受注者処理選択画面において、「入札案件一覧」ボタンをクリックすると（Ｓ０１４）、受注者側端末Ａ（４１）のブラウザには図１３の入札案件一覧画面が表示される（Ｓ０１５）。受注者側端末Ａ（４１）ではいずれかの案件を選択し、「詳細表示」ボタンをクリックして、図１４に示す入札案件詳細画面で発注仕様書を閲覧する（Ｓ０１６）。
【００２６】
このとき、入札案件一覧画面には全ての発注者の入札案件が表示される。したがって、入札案件が多数の場合、受注者側端末Ａ（４１）は図１１の受注者処理選択画面で「入札案件検索」を選択すると、図１２のような入札案件検索画面が表示される。この画面において、例えば物品名を入力して検索することにより、入札案件の数を絞りこむことができる。
受注者側端末Ａ（４１）では、入札案件一覧から選択した案件の発注仕様を確認し、応札を希望する案件があれば、「納入仕様書作成」ボタンをクリックして次の段階に進む。
【００２７】
受注者側端末Ａ（４１）のブラウザには、図１５に示すような納入仕様入力画面が表示される。納入仕様入力画面には発注仕様書を引用して物品名や数量、図面が既に入力されている。受注者側端末Ａ（４１）では、図面や他の項目に発注仕様書と異なる部分がある場合には適宜変更を加える。また、納入可能時期や連絡先など、引用されなかった項目については直接入力を行う（Ｓ０１７）。納入仕様が確定したら、「送信」ボタンをクリックすると、納入仕様書データが管理サーバ（２０）に送信される（Ｓ０１８）。
【００２８】
管理サーバ（２０）では、受注者側端末Ａ（４１）から納入仕様書データを受信すると、これをデータベース（３０）に格納し（Ｓ０１９）、応札番号を付与する。また、受注者側端末Ａ（４１）にこの番号を通知する（Ｓ０２０）とともに、公開ホームページ上に掲載する（Ｓ０２１）。受注者側端末Ｂ（４２）および受注者側端末Ｃ（４３）においても、受注者側端末Ａ（４１）と同様の手順で応札を行うことができ、受注者側端末Ａ（４１）の場合と同様、送信された納入仕様書データは管理サーバ（２０）のデータベース（３０）に格納される。
【００２９】
一方、発注者側端末（１０）は、図９の入札案件一覧画面で各案件の応札の件数を確認することができる（Ｓ０２２）。管理サーバ（２０）への登録時に電子メールアドレスを登録した場合には、応札があったときに管理サーバ（２０）から発注者端末（１０）にその旨を通知する電子メールが送信され（Ｓ０２１）、これを受けて入札案件一覧画面で確認してもよい（Ｓ０２２）。
【００３０】
ここで、入札案件一覧表に応札数が表示されている案件のうち、いずれかの案件の「応札数」の欄をクリックすると、図１６のような応札一覧画面が表示される（Ｓ０２３）。応札一覧画面には、選択された案件の物品名と、整理番号と、受注者名称、金額、および納入可能時期が一覧表示される。発注者側端末（１０）で閲覧を希望する案件を選択し、「詳細表示」ボタンをクリックすると、図１７の応札詳細画面が表示され、応札内容を確認することができる（Ｓ０２４）。応札詳細画面には、物品名、数量、金額、納入可能時期、受注社名、および図面が表示される。
【００３１】
なお、受注者端末Ａ（４１）のブラウザに表示される図１３の入札案件一覧には、「応札数」の欄はあるものの、応札の詳細を表示することはできない。また、発注者側端末（１０）のブラウザに表示される図９の入札案件一覧にはない項目として、「応札済」の欄が設けられている。受注者側端末Ａ（４１）が応札を行った案件の「応札済」欄にはチェック印が表示され、これをクリックすると応札済みの納入仕様の詳細を確認することができる。
【００３２】
発注者側端末（１０）では、各応札内容を確認し、最も適当な内容の応札を選択して受注者を決定する。応札詳細画面の「決定」ボタンをクリックすると、発注者がこの納入仕様書を作成した受注者を選択した旨の通知がまず管理サーバ（２０）に送信され（Ｓ０２５）、続いて管理サーバ（２０）から受注者側端末Ａ（４１）に送信される（Ｓ０２６）。
受注者が決定すると、管理サーバ（２０）はホームページを更新し（Ｓ０２７）、以降別の受注者側端末（４０）から応札が行われないようにする。
【００３３】
受注者決定通知の後、発注者側端末（１０）のブラウザには図１８に示すような修正・納入依頼画面が表示される。発注者側端末（１０）では、修正や追記を希望する場合には該当する箇所に修正・追記を行い、必要な場合には更にコメントを入力して「修正要」をチェックし、「送信」ボタンをクリックする（Ｓ０２８）。すると、修正依頼データは管理サーバ（２０）に送られ、データベース（２０）に格納されるとともに、受注者側端末Ａ（４１）に修正依頼があることが通知される（Ｓ０２９）。
【００３４】
受注者側端末Ａ（４１）では、管理サーバ（２０）から修正依頼データを受信し、発注者側端末（１０）からの指示に基づいて修正および追記を行う（Ｓ０３０）。修正・追記済みの納入仕様書データは管理サーバ（２０）に送信する（Ｓ０３１）。管理サーバ（２０）は、受注者側端末Ａ（４１）から受信した納入仕様書データをデータベース（３０）に格納し、修正済みの納入仕様書データを受注者側端末Ａ（４１）から受信した旨を発注者側端末（１０）に通知する（Ｓ０３２）。
【００３５】
ここで、発注者側端末（１０）では、管理サーバ（２０）から修正済の納入仕様書データを受信して内容を確認し（Ｓ０３３）、他に修正点等がなければ「納品依頼」にチェックして「送信」ボタンをクリックし、納品依頼を行う（Ｓ０３４）。修正が満足のいくものでなければ、段階Ｓ０２９に戻って再び修正依頼を行い、再び段階Ｓ０３０〜Ｓ０３４を行う。
【００３６】
発注者側端末（１０）から納品依頼があると、管理サーバ（２０）を介して受注者側端末Ａ（４１）にその旨が通知される（Ｓ０３５）。受注者側端末Ａ（４１）はこの通知を受けると納品の準備を開始し、受注者Ａと発注者との間で実際の納品が行われる（Ｓ０３６）。
【００３７】
本発明の第２の実施例においては、発注仕様書の作成時に文書検索を行わない。すなわち、過去の仕様書を引用せずに発注仕様書を作成する。
【００３８】
図４の発注者処理選択画面において「新規発注仕様書作成」ボタンをクリックすると、発注者側端末（１０）のブラウザには図８の発注仕様書作成画面が表示される。発注者は、発注する機器やソフトウェア等の仕様を検討し、物品名、数量、納期、金額、入札締切日の全ての項目について入力し、図面のファイルを添付する。入力された発注仕様書データは、「発注」ボタンをクリックすると管理サーバ（２０）に送信され、データベース（３０）に格納される。以後、納品までの流れは本発明の第１の実施例と同一である。
【００３９】
本発明の第１および第２の実施例においては、発注者側端末（１０）が１つである場合について説明したが、本発明の別の実施例においては、発注者側端末は複数であってもよい。すなわち、発注者が複数存在してもよい。その場合、図４の発注者処理選択画面で「入札案件一覧」をクリックすると、各発注者側端末（１０、１１（図示しない）…）のブラウザには、自らが過去に作成しデータベース（３０）に格納されている文書のみが一覧表示される。したがって、各発注者側端末（１０、１１…）では、自らが過去に作成した文書に限り仕様書の各項目を表示・確認することができる。別の発注者側端末（１１）が作成した文書は閲覧することができない。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明による受発注システムの概略図。
【図２】本発明による受発注システムのフロー図。
【図３】本発明の一実施例における発注者側端末または受注者側端末の表示画面を示す図。
【図４】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図５】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図６】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図７】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図８】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図９】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図１０】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図１１】本発明の一実施例における受注者側端末の表示画面を示す図。
【図１２】本発明の一実施例における受注者側端末の表示画面を示す図。
【図１３】本発明の一実施例における受注者側端末の表示画面を示す図。
【図１４】本発明の一実施例における受注者側端末の表示画面を示す図。
【図１５】本発明の一実施例における受注者側端末の表示画面を示す図。
【図１６】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図１７】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【図１８】本発明の一実施例における発注者側端末の表示画面を示す図。
【符号の説明】
【００４１】
１  受発注システム
１０  発注者側端末
２０  管理サーバ
３０  データベース
４１  受注者側端間Ａ
４２  受注者側端末Ｂ
４３  受注者側端末Ｃ
５０  通信回線
６０  通信回線
【図１】
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【図２】
2007172386.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2007172386.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2007172386.tif 000013
【図１２】
2007172386.tif 000014
【図１３】
2007172386.tif 000015
【図１４】
2007172386.tif 000016
【図１５】
2007172386.tif 000017
【図１６】
2007172386.tif 000018
【図１７】
2007172386.tif 000019
【図１８】
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