(57)【要約】【課題】承認者が意図する仕分け基準によって分類を制御する仕組みをワークフローシステムにおいて実現する。【解決手段】ワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御方法であって、申請者から承認者への申請を受付けるＳ１ステップと、申請の承認に用いるルールを定義した分類ルール定義を格納したテーブルから承認者により指定された分類ルールを取得し、申請を分類ルール内の所定のルールにしたがって申請に対する分類結果を取得するＳ３ステップと、承認者に分類結果を提供するＳ２ステップとを備える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御装置に用いられるプログラムであって、
前記申請分類制御装置に、
前記申請者から前記承認者への申請を受付ける第１ステップと、
申請の承認に用いるルールを定義した分類ルール定義を格納したテーブルから前記承認者により指定された分類ルールを取得し、前記申請を前記分類ルール内の所定のルールにしたがって該申請に対する分類結果を取得する第２ステップと、
前記承認者に前記分類結果を提供する第３ステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項２】
前記テーブル内のデータを前記分類結果にしたがって更新する、
請求項１に記載のプログラム。
【請求項３】
前記所定のルールは、比較種別、申請種別、比較条件、比較方法または比較対象等で定義されている、
請求項１または２に記載のプログラム。
【請求項４】
ワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御装置であって、
前記申請者から前記承認者への申請を受付ける申請受付手段と、
申請の承認に用いるルールを定義した分類ルール定義を格納したテーブルから前記承認者により指定された分類ルールを取得し、前記申請を前記分類ルール内の所定のルールにしたがって該申請に対する分類結果を取得する分類処理手段と、
前記承認者に前記分類結果を提供する分類結果提供手段と、
を備えることを特徴とするワークフローシステムにおける申請分類制御装置。
【請求項５】
ワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御方法であって、
前記申請者から前記承認者への申請を受付ける第１ステップと、
申請の承認に用いるルールを定義した分類ルール定義を格納したテーブルから前記承認者により指定された分類ルールを取得し、前記申請を前記分類ルール内の所定のルールにしたがって該申請に対する分類結果を取得する第２ステップと、
前記承認者に前記分類結果を提供する第３ステップと、
を備えることを特徴とするワークフローシステムにおける申請分類制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステムにおける申請分類制御プログラム、装置および方法に関し、特に申請者から承認者へ回送された承認対象の申請の種別を分類する申請分類制御プログラム、装置および方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のワークフローシステムにおいては、申請情報を回送した申請者（回送）側に関する情報の一覧を申請情報が回送される承認者（被回送）側に表示する方法を決定するため以下のような基準を利用していた。
・回送時あるいは受領時の時刻情報を決定基準とする。すなわち受領した時刻に応じて、例えば受領順に申請情報を表示する。
・ワークフローシステムで決められた案件種別などの申請の属性を決定基準とする。例えば出張費や休暇の申請情報を属性別に表示する。
・重要度や緊急度などを起案した申請者（回送）側の主観により申請に付与した属性値、例えば緊急度が特急、急行または普通に応じた決定基準とする。
【０００３】
また、従来技術によるワークフローシステムにおいてワークフロー処理の効率化を実現する特許文献には以下の文献がある。
・他の承認者が承認済みの場合に申請者からの回送依頼メールを削除する（特許文献１）。
・複数の手続もしくは作業を経て完成される書類や伝票等について各手続を行う者に書類や伝票を処理期限に基づいて自動的に配布し回覧したり、滞留伝票はその回付者をスキップし次回付者に送付したり、滞留履歴を分析し作業改善を促したり、スケジュールを記憶して書類の処理または承認を行うことが可能な複数の回付候補者の負荷を比較して最小負荷の候補者に書類の回付を行う（特許文献２）。
・承認作業の並行処理を行う（特許文献３）。
【０００４】
【特許文献１】特開2005-10923号公報（明細書の段落番号［０００１］〜［０００９］および図面の図１参照）。
【特許文献２】特開平10-301998号公報（明細書の［特許請求の範囲］、段落番号［０００１］、［０００９］〜［００２２］および図面の図２参照）。
【特許文献３】特開2005-327228号公報（明細書の［特許請求の範囲］、段落番号［００１３］、［００１８］、［００１９］および図面の図１、６、７参照）。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
いずれの技術も、回送元（申請者）が回送した情報あるいはワークフローシステムに定められた方法に基づき、申請者に関する情報の一覧を承認者に表示する表示順あるいは表示方法を決定したり、あるいは回送ルート自体を変更するものであった。承認者側の裁量（重要と思ったもの）で制御できる範囲は限られていた。このため、申請者にとっては重要と思っていても、承認者側の裁量によれば、換言すれば会社や部門全体といった観点からすれば、必ずしも重要とならない場合が多く、極端な例では、全ての申請に最重要属性がついており、結局は承認者が別管理で優先付けをし直すといった不都合が生じていた。
【０００６】
本発明は、上記問題を解決するためになされたものであり、承認者が意図する仕分け基準によって分類を制御する仕組みをワークフローシステムにおいて実現することを目的とし、申請者から承認者へ回送された承認対象の申請の種別を分類するワークフローシステムにおける申請分類制御プログラム、装置および方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成する本発明によるワークフローシステムにおける申請分類制御方法は、
ワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御方法であって、前記申請者から前記承認者への申請を受付ける第１ステップと、申請の承認に用いるルールを定義した分類ルール定義を格納したテーブルから前記承認者により指定された分類ルールを取得し、前記申請を前記分類ルール内の所定のルールにしたがって該申請に対する分類結果を取得する第２ステップと、前記承認者に前記分類結果を提供する第３ステップと、を実行させることを特徴とする。
【０００８】
上記申請分類制御方法において、前記テーブル内のデータを前記分類結果にしたがって更新する。
上記申請分類制御方法において、前記所定のルールは、比較種別、申請種別、比較条件、比較方法または比較対象等で定義されている。
本発明のワークフローシステムにおける申請分類制御装置およびプログラムは、上記申請分類制御方法と同様に構成される。
【発明の効果】
【０００９】
上記構成により、承認者が複数の申請者からの申請から処理対象の優先度を判断することで、承認者の処理優先付けの作業負担を軽減することができる。
また、申請者からの申請に対する承認者による処理が早く行われ、ワークフローによってシステム化された業務を迅速化することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
図１は本発明のワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御装置を示す図である。図１に示すように、ワークフローシステムにおける申請分類制御装置１０は、申請者ＡおよびＢから申請回送文書を受付ける処理を行い、受付けた文書を格納した文書ＤＢから承認者Ｃ宛回送申請一覧の閲覧を承認者Ｃに提示し、承認者Ｄ宛回送申請一覧の閲覧を承認者Ｄに提示する。
【００１１】
図２は本発明のワークフローシステムにおける申請種別の分類処理全体のフローチャートである。本発明のワークフローシステムにおける申請分類制御方法は、図２に示すように下記の４つの処理ステップＳ１〜Ｓ４から構成される。
ステップＳ１では申請の受付を行う。
ステップＳ２では承認対象情報を生成する。
ステップＳ３では申請の種別を分類する。
ステップＳ４では分類のルールを設定する。
【００１２】
以下に本発明のワークフローシステムの処理ステップＳ１〜Ｓ４を具体的に説明する。図３は図１に示す本発明のワークフローシステムにおける申請分類制御装置の詳細を示す図である。図３に示すように、ワークフローシステムにおける申請分類制御装置３０は、申請者から申請回送文書を受付ける処理を行い、受付けた文書を格納した文書ＤＢから承認者宛回送申請一覧の閲覧を承認者に提示する。
【００１３】
図２および図３に示すステップＳ１〜Ｓ４は同一ステップ番号で示され、ステップＳ１の詳細は図４に示され、ステップＳ２の詳細は図９に示され、ステップＳ３の詳細は図１３に示され、ステップＳ４の詳細は図１５に示されている。まず、図３に示すステップＳ１〜ステップＳ４について簡単に説明する。
【００１４】
ステップＳ１の申請受付処理では、申請識別ＩＤを申請管理テーブル（図５）に格納し、申請種別管理テーブル（図６）から申請種別ＩＤに対応する申請内容テーブル（図７）を取得し、申請識別ＩＤと承認者識別ＩＤを回送先申請一覧テーブル（図８）に格納する。
【００１５】
ステップＳ２の承認対象情報の生成処理では、申請管理テーブル（図５）、申請種別管理テーブル（図６）、申請内容テーブル（図７）、回送先申請一覧テーブル（図８）、承認者ＩＤとルールＩＤとを対応づけた開始ルール定義テーブル（図１０）、分類ＩＤと申請ＩＤとを対応づけた分類結果テーブル（図１２）、および承認者ＩＤと分類ＩＤとを対応づけた分類管理テーブル（図１１）から承認対象情報を生成する。
【００１６】
ステップＳ３の申請種別の分類処理では、申請管理テーブル（図５）、申請種別管理テーブル（図６）、申請内容テーブル（図７）、およびルールＩＤに対応する分類ルールの定義情報を格納する分類ルール定義テーブル（図１４）から分類結果テーブル（図１２）内のデータを更新する。
【００１７】
ステップＳ４の分類ルール設定処理では、開始ルール定義テーブル（図１０）、分類管理テーブル（図１１）、および分類ルール定義テーブル（図１４）内のデータを更新する。
【００１８】
以下に記す本発明の申請分類制御装置１６０の第１の使用例では、各種申請を申請内容（金額）や申請種別を比較基準として、「高額前清算」、「通常前清算」および「その他」という分類に分けて承認者の申請分類制御装置１６０の閲覧画面に表示する前清算処理を挙げる（図１４および図１６参照）。
【００１９】
以下に、ステップＳ１〜ステップＳ４について詳細に説明する。
図４は申請受付処理のフローチャートである。
ステップＳ１（申請受付）について：
（ステップＳ１１）申請者から申請の回送指示を受け、申請を特定する申請ＩＤと、申請種別を特定する申請種別ＩＤを申請管理テーブル（図５）に格納する。申請ＩＤは申請作成時または回送時にワークフローシステムによって一意の値が生成される。申請種別ＩＤはワークフローシステムにおいて申請種別に対応する一意の値があらかじめ定義されている。申請種別管理テーブル（図６）より、申請種別ＩＤに対応する申請内容格納テーブル名を取得し、対応するテーブル（図７）に申請内容を格納する。
【００２０】
（ステップＳ１２）申請ＩＤと、指定された回送先の承認者を特定する承認者ＩＤを回送先申請一覧テーブル（図８）に格納し、申請受付処理を終了する。
【００２１】
図９は承認対象情報の生成処理のフローチャートである。
ステップＳ２（承認対象情報の生成）について：
（ステップＳ２１）承認者による承認対象一覧取得の指示を受け、回送先申請一覧テーブル（図８）から承認者を特定する承認者ＩＤに対応する１つ以上の申請ＩＤを取得する。
【００２２】
（ステップＳ２２）開始ルール定義テーブル（図１０）から承認者ＩＤに対応するルールＩＤを取得する。
（ステップＳ２３）ステップＳ２１で取得した申請ＩＤと、ステップＳ２２で取得したルールＩＤを初期設定値として、分類処理（図１３）を呼び出す。分類処理では分類ＩＤと申請ＩＤの対応が分類結果テーブル（図１２）に設定される。
【００２３】
（ステップＳ２４）分類管理テーブル（図１１）から、承認者ＩＤに対応する１つ以上の分類ＩＤを取得する。
（ステップＳ２５）分類結果テーブル（図１２）からステップＳ２４で取得した分類ＩＤに対応する１つ以上の申請ＩＤを取得する。
【００２４】
（ステップＳ２６）申請管理テーブル（図５）からステップＳ２５で取得した申請ＩＤに対応する申請種別ＩＤを取得する。申請種別管理テーブル（図６）から申請種別ＩＤに対応する申請内容格納テーブル名を取得する。申請内容テーブル（図７）から申請ＩＤに対応する申請内容情報を取得する。
（ステップＳ２７）分類別に申請情報を承認者へ提供する（図１６参照）。
（ステップＳ２８）承認対象一覧を画面に表示し、承認対象情報の生成処理を終了する。
【００２５】
図１３は申請種別の分類処理のフローチャートである。
ステップＳ３（申請種別の分類）について：
（ステップＳ３１）処理呼び出し元から指定されたルールＩＤに対応するルール定義を分類ルール定義テーブル（図１４）から取得する。
（ステップＳ３２）処理呼び出し元から指定された申請ＩＤをもとに、ステップＳ２６と同様の方法で申請内容情報を取得する。
【００２６】
（ステップＳ３３）ルール定義の「比較種別」が「申請内容」ならば、ルール定義の「申請種別」と処理対象申請の申請種別を比較する。申請種別一致（ルールＩＤ「申請金額０１」のルールにおいて申請種別「前清算申請」で、評価中の申請も「前清算申請」の場合）するならばルール定義の「比較条件」に対応する申請内容情報の値を、ルール定義の「比較方法」および「比較対象」を用いて評価する（ルールＩＤ「申請金額０１」のルール定義において、処理中の申請の金額が10,000以上か？）。申請種別が一致しない（ルールＩＤ「申請金額０１」のルール定義において申請種別「前清算申請」で、処理中の申請が「年次申請」）ならば、評価結果「不一致」として処理する。
【００２７】
ルール定義の「比較種別」が「申請種別」ならば、申請内容情報は比較せずに、申請種別自体を「比較方法」および「比較対象」によって評価対象とする（ルールＩＤ「申請種別０３」のルール定義において、申請種別が「前清算申請」であるかどうかのみを、処理中の申請に対して評価する）。
【００２８】
比較方法およびその評価処理はＳＱＬやテキスト処理言語あるいはワークフローシステム独自の処理言語を呼び出すことにより行われる。
【００２９】
（ステップＳ３４）ステップＳ３３において評価が一致の場合、ステップＳ３２で取得した一致時動作が「カテゴリ格納」ならば、ステップＳ３２で取得した一致時処理対象が示す分類ＩＤと、申請ＩＤをステップＳ３７で分類結果テーブル（図１２）に格納する（ルールＩＤ「申請金額０１」のルール定義においては分類ＩＤ「高額前清算」）。一致時動作が「次のルール」ならば、ステップＳ３６で一致時処理対象が示すルールＩＤを初期設定値としてステップＳ３１から実行する。
【００３０】
（ステップＳ３５）ステップＳ３３において評価が不一致の場合、ステップＳ３２で取得した不一致時動作が「カテゴリ格納」ならば、ステップＳ３２で取得した不一致時処理対象が示す分類ＩＤと、申請ＩＤをステップＳ３８で分類結果テーブル（図１２）に格納する。不一致時動作が「次のルール」ならば、ステップＳ３９で不一致時処理対象が示すルールＩＤを初期設定値としてステップＳ３１から実行する（ルールＩＤ「申請金額０１」のルール定義においてはルールＩＤ「申請種別０３」）。
【００３１】
具体的な申請内容を例にすると、申請内容テーブル（図７）の申請ＩＤ「前清算０１」は、分類ルール定義テーブル（図１４）のルールＩＤ「申請金額０１」においては、「金額が10,000以上」に一致しないので、ルールＩＤ「申請種別０３」の評価に移る。申請種別は「前清算申請」のため、「通常前清算」に分類が決定される。また申請ＩＤ「前清算０８」については、ルールＩＤ「申請金額０１」における「金額が10,000以上」に一致するため、「高額前清算」に分類が決定される。
【００３２】
図１５は分類ルール設定処理のフローチャートである。
ステップＳ４（分類ルールの設定）について：
承認者の指示により、分類に関するルール定義を設定する。
（ステップＳ４１）分類ルール定義テーブル（図１４）に対し、既存ルールの更新、削除あるいは新規ルールの追加を行う。
【００３３】
（ステップＳ４２）分類管理テーブル（図１１）に対し、承認者ＩＤに対応する既存カテゴリの更新、削除あるいは新規カテゴリの追加を行う。
（ステップＳ４３）開始ルール定義テーブル（図１０）に対し、承認者ＩＤに対応する最初に処理されるルールＩＤの更新を行う。
【００３４】
なお上記説明においては承認者の承認対象一覧表示の指示を契機として分類処理が行われている（ステップＳ２１〜ステップＳ２３）が、申請受付（ステップＳ１１）処理時に行い、また分類ルール設定時（ステップＳ４１〜ステップＳ４３）に自動的に分類処理することによって、申請回送を契機として行ってもよい（分類処理を、承認者側表示時でなく、申請者側回送時に行う）。
【００３５】
ステップＳ２６またはステップＳ３２における比較条件や比較対象の取得は申請内容テーブル（図７）からとしているが、ワークフローシステムあるいは外部システムの機能を呼び出すことにより、申請内容および添付文書内の任意の値や、システムによって提供される値（現在日時など）を対象としてもよい。
【００３６】
各テーブルはＤＢとして表現しているが、メモリ上の記憶領域として実現してもよい。
申請内容テーブル（図７）は「前清算」申請に対応したものを記載しているが、申請種別とその内容によって様々な定義となる。
【００３７】
本発明の申請分類制御装置１７０の第２の使用例では、各種申請を緊急度や重要度を比較基準として、申請対象の種別という分類に分けて承認者の申請分類制御装置１７０内の閲覧画面に表示する処理を挙げる（図１７および図１８参照）。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明のワークフローシステムにおける申請者から承認者への申請を分類する申請分類制御装置を示す図である。
【図２】本発明のワークフローシステムにおける申請種別の分類処理全体のフローチャートである。
【図３】図１に示す本発明のワークフローシステムにおける申請分類制御装置の詳細を示す図である。
【図４】申請受付処理のフローチャートである。
【図５】申請管理テーブルの具体例を示す図である。
【図６】申請種別管理テーブルの具体例を示す図である。
【図７】申請種別ＩＤに対応する申請内容テーブルの具体例を示す図であり、（Ａ）は前申請の申請内容テーブルの具体例を示す図であり、（Ｂ）は年次申請の申請内容テーブルの具体例を示す図である。
【図８】回送先申請一覧テーブルの具体例を示す図である。
【図９】承認対象情報の生成処理のフローチャートである。
【図１０】開始ルール定義テーブルの具体例を示す図である。
【図１１】分類管理テーブルの具体例を示す図である。
【図１２】分類結果テーブルの具体例を示す図である。
【図１３】申請種別の分類処理のフローチャートである。
【図１４】分類ルール定義テーブルを示す図である。
【図１５】分類ルール設定処理のフローチャートである。
【図１６】申請分類制御装置の第１使用例の前清算処理を説明する図である。
【図１７】申請分類制御装置の第２使用例の緊急度と重要度に基づく処理を説明する図である。
【図１８】図１４に示す分類ルール定義テーブルと異なる他の分類ルール定義テーブルを示す図である。
【符号の説明】
【００３９】
Ｓ１    申請受付
Ｓ２    承認対象情報生成
Ｓ３    申請種別分類
Ｓ４    分類ルール設定
１０、３０、１６０、１７０    申請分類制御装置
【図１】
2007272729.tif 000003
【図２】
2007272729.tif 000004
【図３】
2007272729.tif 000005
【図４】
2007272729.tif 000006
【図５】
2007272729.tif 000007
【図６】
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【図７】
2007272729.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2007272729.tif 000014
【図１３】
2007272729.tif 000015
【図１４】
2007272729.tif 000016
【図１５】
2007272729.tif 000017
【図１６】
2007272729.tif 000018
【図１７】
2007272729.tif 000019
【図１８】
2007272729.tif 000020