(57)【要約】【課題】利用者の過去の利用状況に応じて、省資源を実現することができるデータ処理装置を提供すること目的とする。【解決手段】印刷データを生成し、画像形成装置に前記印刷データを送信するデータ処理装置において、ユーザ毎に印刷状況情報を作成して蓄積し、印刷要求を指令したユーザについて前記蓄積されている印刷状況情報を取得し、その取得した印刷状況情報に基づいて、当該ユーザが印刷設定時に操作する操作項目を制限する。また、前記印刷状況情報には、所定期間における用紙使用枚数を含み、前記操作項目の制限は、用紙使用枚数を制限する内容である。【選択図】        図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷データを生成し、画像形成装置に前記印刷データを送信するデータ処理装置において、
ユーザ毎に印刷状況情報を作成して蓄積し、
印刷要求を指令したユーザについて前記蓄積されている印刷状況情報を取得し、その取得した印刷状況情報に基づいて、当該ユーザが印刷設定時に操作する操作項目を制限するようにしたことを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記印刷状況情報には、所定期間における用紙使用枚数を含み、前記操作項目の制限は、用紙使用枚数を制限する内容であることを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷データを生成し、画像形成装置に前記印刷データを送信するデータ処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷データを生成し、画像形成装置に前記印刷データを送信するデータ処理装置では、使用可能な用紙枚数が利用者ごとに決められている場合に、利用者の、過去の使用量の情報を利用し、使用可能な用紙枚数を越えている場合は強制的にリライタブルペーパー出力に切り替えることができるようにしたものが提案されている（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００５−０６６９０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、前述の従来技術では、リライタブルペーパーと普通紙とを効率的に使用し、省資源に貢献することができることを目的としていたため、印刷設定の制限としては用紙種類にのみ触れられていた。しかし、省資源への貢献方法としては、用紙種類だけでなく、使用した用紙の枚数や、トナーの使用量などを抑えることも必要である。
【０００４】
本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、利用者の過去の利用状況に応じて、省資源を実現することができるデータ処理装置を提供すること目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、印刷データを生成し、画像形成装置に前記印刷データを送信するデータ処理装置において、ユーザ毎に印刷状況情報を作成して蓄積し、印刷要求を指令したユーザについて前記蓄積されている印刷状況情報を取得し、その取得した印刷状況情報に基づいて、当該ユーザが印刷設定時に操作する操作項目を制限するようにしたものである。
【０００６】
また、前記印刷状況情報には、所定期間における用紙使用枚数を含み、前記操作項目の制限は、用紙使用枚数を制限する内容である。
【発明の効果】
【０００７】
したがって、本発明によれば、過去の利用状況を利用し、条件を満たした場合は自動的に印刷設定に制限がかかるので、一般ユーザのコスト削減を意識することなく、管理者の意向に沿った印刷コスト削減が実現できるという効果を得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、添付図面を参照しながら、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【０００９】
図１は、本発明の一実施例にかかるネットワークプリントシステムを示している。
【００１０】
同図において、ローカルエリアネットワークＬＡＮには、複数のワークステーション装置（データ処理装置）ＷＳ１〜ＷＳｎ、および、ネットワークプリンタ装置ＦＸが接続されている。
【００１１】
ここで、ワークステーション装置ＷＳ１〜ＷＳｎには、印刷データを作成するアプリケーションプルグラム、印刷データをローカルエリアネットワークＬＡＮを介してネットワークプリンタ装置ＦＸへ送信するネットワーク対応プリンタドライバなどの種々のアプリケーションソフトウェア、および、ローカルエリアネットワークＬＡＮを介して種々のデータのやりとりを行うための種々のソフトウェアなどの種々のプログラムが導入されており、特定のユーザにより使用されるものである。ここで、特定のユーザは、一人または複数人のユーザであってよい。
【００１２】
また、ネットワークプリンタ装置ＦＸは、ワークステーション装置ＷＳ１〜ＷＳｎより受信した印刷データを一旦蓄積し、その蓄積した印刷データに対応した印刷物を記録出力するものである。
【００１３】
図２は、ワークステーション装置ＷＳ（ＷＳ１〜ＷＳｎ）の構成例を示している。
【００１４】
同図において、ＣＰＵ（中央処理装置）１は、このワークステーション装置ＷＳの動作制御を行うものであり、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）２は、ＣＰＵ１が起動時に実行するプログラムや必要なデータ等を記憶するためのものであり、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）３は、ＣＰＵ１のワークエリア等を構成するためのものである。
【００１５】
キャラクタジェネレータ４は、図形文字の表示データを発生するためのものであり、時計回路５は、現在日時情報を出力するためのものであり、ローカルエリアネットワークインターフェース回路６は、このワークステーション装置ＷＳをローカルエリアネットワークＬＡＮに接続するためのものであり、ローカルエリアネットワーク伝送制御部７は、ローカルエリアネットワークＬＡＮを介して、他のデータ端末装置との間で種々のデータをやりとりするための各種所定のプロトコルスイートの通信制御処理を実行するためのものである。
【００１６】
磁気ディスク装置８は、種々のアプリケーションプログラム、ワークデータ、ファイルデータ、画情報データなどの種々のデータを記憶するためのものであり、ＣＤ−ＲＯＭ装置９は、交換可能な記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭ１０のデータを読み込むためのものであり、ＣＲＴ画面表示装置１１は、このワークステーション装置ＷＳを操作するための画面を表示するためのものであり、表示制御部１２は、ＣＲＴ画面表示装置１１の表示内容を制御するためのものである。
【００１７】
キーボード装置１３は、このワークステーション装置ＷＳに種々のキー操作を行うためのものであり、画面指示装置１４は、ＣＲＴ画面表示装置１１の任意の点を指示する等の操作作業を行うためのものであり、入力制御部１５は、キーボード装置１３および画面指示装置１４の入力情報を取り込む等するためのものである。
【００１８】
これらのＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、キャラクタジェネレータ４、時計回路５、ローカルエリアネット伝送制御部７、磁気ディスク装置８、ＣＤ−ＲＯＭ装置１０、表示制御部１２、および、入力制御部１５は、内部バス１６に接続されており、これらの各要素間のデータのやりとりは、主としてこの内部バス１５を介して行われる。
【００１９】
図３は、ワークステーション装置ＷＳにおいて、印刷データをネットワークプリンタ装置ＦＸへ送信する部分のソフトウェア的構成の一例を示している。
【００２０】
同図において、アプリケーション２１は、印刷データを生成してプリンタドライバ２２に対して印刷要求を発行する。プリンタドライバ２２は、印刷全体の制御を行うものである。
【００２１】
ログ出力部２３は、プリンタドライバ２２に設定された印刷設定を、利用状況情報としてまとめてログ記憶部２７へ出力する。
【００２２】
印刷条件管理部２４では、印刷設定制限条件記憶部２５に記憶されている印刷設定制限条件や過去のプリンタ利用状況を考慮して、印刷設定に関する制限条件の決定を行う。ログ管理部２６は、ログ記憶部２７に記憶されている利用状況情報（ログ情報）を集計したり、検索するためのものである。
【００２３】
図４は、ログ記憶部２７に記憶される利用状況情報（ログ情報）の一例を示している。このように、利用状況情報は、ユーザ毎に収集処理可能な構造となっている。
【００２４】
図５は、印刷設定の制限の設定方法の一例を示している。ここで、印刷設定の制限の設定は管理者だけが行えるものとする。
【００２５】
まず、制限するユーザまたはグループを指定（処理１０１）し、それに対して、どんな状況になったら設定を制限するかの条件を指定する（処理１０２）。制限の条件としては、用紙の使用量や、トナーの使用量などが例として挙げられる。
【００２６】
そして、その条件が満たされた場合に制限される内容を指定する（処理１０３）。制限内容としては、必ず両面での印刷にすることや、カラー印刷させず白黒印刷のみを許可するなどが挙げられる。また、特別なユーザに対しては、制限なしとすることも考えられる。
【００２７】
指定が済んだら、設定を保存して終了する（処理１０４）。
【００２８】
また、制限する対象がユーザではなくグループの場合は、別途どのユーザがどのグループに属するかの指定を行うことも可能である。
【００２９】
図６は、設定した内容を使用して印刷設定を制限するときの処理の一例を示している。
【００３０】
まず、ユーザがアプリケーション２１に対して印刷指示を出すと（処理２０１）、アプリケーション２１からプリンタドライバ２２が起動される。プリンタドライバ２２は、印刷条件管理部２４に、制限をかける印刷設定の条件の検索を依頼する（処理２０２）。
【００３１】
印刷条件管理部２４は、ユーザ名をキーとして、印刷設定を制限する条件を印刷設定制限条件記憶部２５から検索する（処理２０３）。
【００３２】
ここで、ユーザ名の取得手段としては、ワークステーション装置ＷＳへのログイン名を使用することや、アプリケーション２１が備えているユーザの認証情報を取得するなどの方法がある。
【００３３】
次に、印刷条件管理部２４は、ユーザー名をキーとして該当するユーザ／グループの利用状況の取得をログ管理部２６に依頼する（処理２０４）。
【００３４】
ログ管理部２６は、ユーザ名をキーとして該当するログ情報をログ記憶部２７から検索し、集計する（処理２０５）。
【００３５】
その結果を受けて印刷条件管理部２４は、印刷設定を制限する条件と比較して、制限する印刷条件を決定する（処理２０６）。
【００３６】
プリンタドライバ２２は、決定した結果を受けて印刷設定をユーザに提供している操作画面に反映する（処理２０７）。
【００３７】
次に、ユーザがプリンタドライバの画面より印刷設定を行うと（処理２０８）、プリンタドライバ２２は、その印刷設定をログ出力部２３に渡し出力を依頼する（処理２０９）。
【００３８】
ログ出力部２３は、印刷設定を、そのユーザについてその印刷動作時の利用状況情報（ログ情報）としてログ記憶部２７に格納する（処理２１０）。
【００３９】
最後にプリンタドライバ２２は、ネットワークプリンタ装置ＦＸへ印刷データを送信し（処理２１１）、ネットワークプリンタ装置ＦＸは、印刷データの印刷物を印刷し（処理２１２）、一連の動作が終了する。
【００４０】
次に、使用した用紙の枚数により、印刷設定に制限をかける例について、説明する。
【００４１】
この場合の制限内容としては、図７（ａ），（ｂ）に示すように、各ユーザに対し、「月○○枚以上用紙を使用したら、必ず両面設定となるよう制限する」というものを用いる。
【００４２】
図８は、この場合の利用状況情報一例を示す。各ユーザに制限をかけることから印刷したユーザ、また、月単位、及び用紙の枚数により制限をかけることから、印刷日時、使用用紙枚数の情報をログ情報として記憶装置に保存する。
【００４３】
なお、保存の形式は任意で構わないが、セキュリティの観点から、暗号化等を考慮することが望ましい。
【００４４】
図９は、この場合の印刷設定の制限の設定方法の動作の一例を示している。
【００４５】
まず、制限するユーザとしてユーザＡを指定し（処理３０１）、それに対して、どんな状況になったら設定を制限するかの条件として、月１００枚以上の用紙使用を指定する（処理３０２）。
【００４６】
そして、その条件が満たされた場合に制限される内容として、両面を指定する（処理３０３）。これを、同様に各ユーザごとに設定し、設定を記憶装置に保存して終了する（処理３０４）。
【００４７】
図１０に、この場合に、印刷設定を制限するときの動作の一例を示している。ここでは、９月１４日に、ユーザＡが１０ページ物の文書２部の印刷を行う例を考える。
【００４８】
まず、ユーザがアプリケーション２１に対して印刷指示を出すと、アプリケーション２１からプリンタドライバ２２が起動される（処理４０１）。
【００４９】
プリンタドライバ２２は、印刷条件管理部２４に、制限をかける印刷設定の条件の検索を依頼する（処理４０２）。
【００５０】
印刷条件管理部２４は、ユーザ名「ユーザＡ」をキーとして、印刷設定を制限する条件を印刷設定制限条件記憶部２５から検索し（処理４０３）、この場合は、図７（ａ）のユーザＡに対する制限条件「ユーザＡに対し、月１００枚以上用紙を使用したら、両面」を得る。この条件から、利用状況として必要な情報が、「ユーザＡ」の「９月（今月）」の「使用用紙枚数」であることが分かる。
【００５１】
そこで、印刷条件管理部２４は、「ユーザＡ」の「９月（今月）」の「使用用紙枚数」の取得をログ管理部２６に依頼する（処理４０４）。
【００５２】
ログ管理部２６は、与えられた情報をもとに、ログ記憶部２７を検索し、「ユーザＡ」の「９月（今月）」の利用状況として図８の表の２行目、３行目、５行目、７行目を得る。これらの使用用紙枚数を集計し、ユーザＡの「今月の使用用紙枚数１０１枚」を得る（処理４０５）。
【００５３】
印刷条件管理部２４は、ログ管理部２６のログの集計結果「今月の使用用紙枚数１０１枚」と制限条件「月１００枚以上用紙を使用」を比較して、印刷設定を「両面」にすることを決定する（処理４０６）。
【００５４】
プリンタドライバ２２は、決定した結果を受けて、印刷設定にて必ず両面で印刷されるようユーザの操作設定画面に反映する（処理４０７）。
【００５５】
次に、ユーザがプリンタドライバの画面より（両面以外の）印刷設定を行う（処理４０８）（ここでは「部数：２部」）と、プリンタドライバは、その印刷設定をログ出力部に渡し出力を依頼する（処理４０９）。
【００５６】
ログ出力部２３は、印刷設定を、そのユーザの利用状況「印刷日時：２００５／０９／１４」「ユーザ名：ユーザＡ」また使用用紙枚数は、１０ページものを両面で２部印刷するため「使用用紙枚数：１０」に基づき、利用状況情報を作成し、ログ記憶部２７に記憶する（処理４１０）。
【００５７】
最後にプリンタドライバ２２は、ネットワークプリンタ装置ＦＸへ印刷データを送信し（処理４１１）、ネットワークプリンタ装置ＦＸは、印刷データの印刷物を印刷し（処理４１２）、一連の動作が終了する。
【００５８】
以上のように、本実施例では、過去の利用状況を利用し、条件を満たした場合は自動的に印刷設定に制限がかかるので、一般ユーザのコスト削減を意識することなく、管理者の意向に沿った印刷コスト削減が実現できる。
【００５９】
また、過去の利用状況として用紙の使用枚数を利用し、条件を満たした場合は自動的に両面での印刷になるため、印刷用紙枚数の削減を実現することができる。
【００６０】
なお、本発明は、上述した実施例と同様の構成を備えた画像形成システムに適用することができる。また、上述した実施例では、本発明の機能をデータ処理装置（ワークステーション装置）に備えた場合について説明したが、本発明の機能をプリンタ装置側に持たせるようにすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】本発明の一実施例にかかるネットワークプリントシステムを示したブロック図。
【図２】ワークステーション装置ＷＳ（ＷＳ１〜ＷＳｎ）の構成例を示したブロック図。
【図３】ワークステーション装置ＷＳにおいて、印刷データをネットワークプリンタ装置ＦＸへ送信する部分のソフトウェア的構成の一例を示したブロック図。
【図４】ログ記憶部２７に記憶される利用状況情報（ログ情報）の一例を示した概略図。
【図５】印刷設定の制限の設定方法の一例を示したフローチャート。
【図６】設定した内容を使用して印刷設定を制限するときの処理の一例を示したフローチャート。
【図７】ユーザ毎の制限内容の一例を示した概略図。
【図８】利用状況情報一例を示した概略図。
【図９】印刷設定の制限の設定方法の動作の一例を示したフローチャート。
【図１０】印刷設定を制限するときの動作の一例を示したフローチャート。
【符号の説明】
【００６２】
ＦＸ  ネットワークプリンタ装置
ＷＳ，ＷＳ１〜ＷＳｎ  ワークステーション装置（データ処理装置）
２１  アプリケーション
２２  プリンタドライバ
２３  ログ出力部
２４  印刷条件管理部
２５  印刷設定制限条件記憶部
２６  ログ管理部
２７  ログ記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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