(57)【要約】【課題】既存システムからデータを読み込んで、伝票ファイルを作成することが可能な技術を提供すること。【解決手段】複数の異なるフォーマットで作成されたデータであって、所定期間蓄積したデータを記憶するデータベースから前記蓄積データを読み込んで、電子伝票を保存する電子伝票保存システムにおいて、前記複数の異なるフォーマットに対して、必要な項目を定義した共通フォーマットを記憶するデータベース１７と、前記蓄積データを読み込んで、前記共通フォーマットに、データを一致させるようにマッピングして、保存用データを出力する手段１１Ａと、前記保存用データを保存する記憶手段２１とを備えた。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の異なるフォーマットで作成されたデータであって、所定期間蓄積したデータを記憶するデータベースから前記蓄積データを読み込んで、電子伝票を保存する電子伝票保存システムにおいて、
前記複数の異なるフォーマットに対して、必要な項目を定義した共通フォーマットを記憶するデータベースと、
前記蓄積データを読み込んで、前記共通フォーマットに、データを一致させるようにマッピングして、保存用データを出力する手段と、
前記保存用データを保存する記憶手段とを具備することを特徴とする電子伝票保存システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子伝票保存システムにおいて、前記記憶手段に記憶された保存用データから、所望の伝票の形式に応じてデータを抽出する保存用データ抽出手段を更に具備することを特徴とする電子伝票保存システム。
【請求項３】
請求項１又は請求項２に記載の電子伝票保存システムにおいて、メールを配信する配信手段を更に具備し、
前記配信手段は、配信可能ファイルサイズを設定する設定手段と、配信しようとするファイルが配信可能ファイルサイズを超えた場合に警告を発生する警告手段とを有することを特徴とする電子伝票保存システム。
【請求項４】
請求項３に記載の電子伝票保存システムにおいて、前記警告手段は、表示或いは警告音によって警告を行うことを特徴とする電子伝票保存システム。
【請求項５】
複数の異なるフォーマットで作成されたデータであって、所定期間蓄積したデータを記憶するデータベースから前記蓄積データを読み込んで、電子伝票を保存する電子伝票保存システムに適用される電子伝票保存プログラムにおいて、
前記複数の異なるフォーマットに対して、必要な項目を定義した共通フォーマットをデータベースに記憶させ、
前記蓄積データを読み込んで、前記共通フォーマットに、データを一致させるようにマッピングして、保存用データを出力し、
前記保存用データを記憶手段に保存することを具備することを特徴とする電子伝票保存プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子伝票保存に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータが普及し、基幹業務で発生する請求書等の帳票のほとんどが例えば帳票作成用のアプリケーションプログラム等を用いてコンピュータで作成されている。このような電子化された帳票において、アプリケーションプログラム毎にデータ形式が異なるため、あるアプリケーションプログラムで作成したデータを他のアプリケーションプログラムで利用するために工夫が必要になる。そこで、コンピュータで作成した帳票の印刷データを仮想プリンタに出力してスプールファイルを作成するとともに、定義ファイルに従って明細データを取り出してＣＳＶファイルを作成する技術が開示されている（特許文献１参照）。
【０００３】
また、関連する帳票データ群において相互に参照可能な帳票の閲覧環境を提供したり（特許文献２参照）、帳票データの送信及び帳票データの処理に要する時間を短縮するための技術（特許文献３参照）が提案されている。なお、帳票のみならず、伝票の保管も所定の基準を満足すれば、電子的に保管することが可能になっている。しかし、従来の電子的な伝票の保管システムは、以下のような問題がある。
【０００４】
既存システムから、データを取り込む際に、取引先や伝票タイプ等により複数ファイル及び複数レイアウトのファイルから伝票ファイルの作成を行うことができない。また、その逆に、１つのデータから複数伝票ファイルを作成することができない。更に、複数の相手先に一括してメール配信を行う際において、受信先の状況に応じて、ファイルの形式を変更することが提案されていない。また、複数の送信ファイルを選択した場合に、その送信ファイルが送信可能なエリアサイズ内であるかどうかも把握できないので、メール送信時にエラーが発生する可能性があると共に、実際にメールが送信できるかどうかもわからない。
【特許文献１】特開２００２−１５２６６号公報
【特許文献２】特開２００５−１９０１８８号公報
【特許文献３】特開２００５−２３５１８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、既存システムからデータを読み込んで、伝票ファイルを作成することが可能な技術を提供することを目的とする。更に、伝票ファイルなどを送信する際のエラーを低減することが可能な技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の局面に係る発明は、複数の異なるフォーマットで作成されたデータであって、所定期間蓄積したデータを記憶するデータベースから前記蓄積データを読み込んで、電子伝票を保存する電子伝票保存システムにおいて、前記複数の異なるフォーマットに対して、必要な項目を定義した共通フォーマットを記憶するデータベースと、前記蓄積データを読み込んで、前記共通フォーマットに、データを一致させるようにマッピングして、保存用データを出力する手段と、前記保存用データを保存する記憶手段とを具備することを特徴とする。なお、本発明は、装置のみならず、プログラムの発明としても、そのプログラムによって実現される方法の発明としても成立する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、既存システムからデータを読み込んで、伝票ファイルを作成することが可能になる。更に、伝票ファイルなどを送信する際のエラーを低減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。  
図１は、本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システム１０の概略構成を示すブロック図である。本発明の一実施形態に係る電子帳票保存システムは、保存用データ作成・抽出手段１１と、検索・画面表示手段１２と、印刷手段１３と、メール配信手段１４と、ユーザ環境設定手段１５と、管理用システム設定手段１６とを備えている。なお、本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システムは、汎用のコンピュータシステムで実現可能であって、上記の各部が、それぞれ当該機能を実現するためのプログラムモジュールや装置で構成されている。
【０００９】
保存用データ作成・抽出手段１１は、複数の既存システムで作成されたであって所定期間蓄積したデータ（例えば、月次データ）を取り込んで、保存用データの作成を行う。保存用データ作成・抽出手段１１は、更に、保存用データから、閲覧テーブルも作成する。この作成されたデータは、図示しない記憶装置に保存される。この記憶装置は、ハードディスクや光ディスクなどの記憶装置であって、長期間データを保持することができるものが好ましい。また、保存用データ作成・抽出手段１１は、記憶装置に保存されたデータから必要なデータを抽出して、閲覧用テーブルを作成したり、所望の形式の伝票を作成したりする。  
検索・画面表示手段１２は、帳票、取引先、店舗、部門、伝票番号、商品コード、検収日などで、所望の伝票の検索を行い、検索結果を画面に表示する。ユーザは、例えば、ユーザにより、検索・画面表示手段１２の例えば、ＬＣＤ（液晶表示装置）などの表示装置に表示された検索画面に対して、図示しないキーボードやマウスなどのポインティングデバイスを介して検索対象となるものを選択したり、入力したりする。  
印刷手段１３は、プリンタなどの印刷装置であって、前記検索・画面表示手段１２の表示装置の画面に表示された伝票を印刷する。  
メール配信手段１４は、仕入や返品等の取引伝票と支払案内書の情報を、通信回線を介して接続された取引先等に対して、メールで配信（送信）するためのものである。この場合において、通信回線は、専用のものであるか、又は、公衆回線であるかは問わないが、専用回線であることが好ましい。また、配信するファイルは、所定のパスワードなどで暗号化され、配信先の取引先等以外の者がファイルの内容を容易に確認することができないようにすることが好ましい。  
ユーザ環境設定手段１５は、自社の部門や店舗、及び取引先等のマスタファイルの管理や、メール送信サーバ、及び取引先等のアドレス帳の保守管理等を行う。  
管理用システム設定手段１６は、詳細は後述するように、既存システムとの連携設定や帳票の管理、ファイル管理等を行う。
【００１０】
図２を参照して、上記のように構成された電子伝票保存システム１０のデータの流れを説明する。図２において、実行クライアント２０の一部が、図１に示す本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システム１０に該当する。従って、図１に対応する部分は、図１と同じ符号を付している。具体的には、図２の電子伝票保存システム１０の各部が図１の電子伝票保存システム１０に相当する。以下具体的に説明する。
【００１１】
業務システム３０は、さまざまな形式で作成された伝票データを記録する記憶部３１を備えている。記憶部３１は、１つの伝票形式で記録されているとは限らず、取引先毎に伝票の形式が異なっている場合もある。すなわち、図２に例示するように、記憶部３１Ａに記憶された月次データはＣＳＶ形式のものであったり、記憶部３１Ｂに記憶された月次データは特殊な形式でフォーマットされた月次データベース（ＤＢ）として構築されたものが記憶されていたりする。なお、記憶部３１に記憶されたデータは月次データのみならず、１週間分のデータを蓄積したデータや、１月以上のデータを蓄積したデータであっても良い。
【００１２】
実行クライアント２０は、上記のようなさまざまな伝票形式の月次確定データを業務システム３０から読み込んで、保存用のデータを作成したり、保存用データから必要なデータを読み出して伝票を作成したりする。実行クライアント２０は、保存用データ作成部１１Ａと、保存用データ抽出部１１Ｂと、メール配信部１４と、画面検索起動部１２と環境設定部１５と、管理用設定部１６と、データベース１７とを備えている。
【００１３】
実行クライアント２０は、保存用データ作成部１１Ａで、業務システム３０から月次データを読み込む。この場合において、管理者は、詳細は後述する管理用設定部１６でデータ定義情報を事前に作成しておく。なお、このデータ定義情報が伝票ファイルの共通フォーマットとなる。すなわち、ここでは、図３に示すように、例えば、１つの伝票（例えば、売上伝票や仕入れ伝票など）があった場合に、既存のシステムでは、取引先Ａ〜取引先Ｘについて、それぞれ伝票ファイルの形式が異なっている場合があり、それぞれ、取引先Ａ用フォーマット、取引先Ｂ用フォーマット、・・・、取引先Ｘ用フォーマットといったように、フォーマットが異なっている場合がある。本発明では、伝票ファイルを１つの伝票ファイルとして保存するために、共通フォーマット（すなわちデータ定義情報）を定めておき、データ定義情報で定義されたフォーマットの項目と、既存のシステムから入力した伝票ファイルに定義された項目とを照合して、該当する項目に既存システムから読み込んだ伝票ファイルのデータを割り当てて保存するようにしている。具体的な流れを、図４を参照して説明する。
【００１４】
まず、データベース１７から帳票種別マスタを読み込んで、データを出力するためのファイル情報である出力ファイル情報を取得すし（ステップＳ４１）、次に、帳票マスタを読み込んで、入力データ情報を取得する（ステップＳ４２）。この入力データ情報は、上述したように、取引先毎に設定された入力データの、例えば入力項目の情報である。このように、出力ファイル情報と入力データ情報とが取得されたら、既存システム（すなわち、取引先など）から入力データを読み込む（ステップＳ４３）。この読み込んだデータに対して、データ形式が入力データ情報と一致しているかどうかをチェックして（ステップＳ４４）、一致していれば、データマッピングテーブルをデータベース１７から読み出して、データマッピングを行う（ステップＳ４５）。入力データに対するデータマッピングが終了したら、出力ファイルへ書き込みを行う（ステップＳ４６）。そして、ステップＳ４３からステップＳ４６を、入力データの読み込みが終了するまで行う（ステップＳ４７）。そして、入力データの読み込みが終了したら、入力データ情報が終了するまでステップＳ４２からの動作を繰り返す（ステップＳ４８）。そして、入力データ情報の取得が終了したら、出力ファイル情報が終了するまでステップＳ４２からの動作を繰り返す（ステップＳ４９）。
【００１５】
この出力ファイルが、保管用の電子帳票として保存用データ２１に記憶され、例えば、パスワードにより管理される。なお、この保存されたデータは、帳票のマスタデータとして取り扱われ、各種伝票を作成するのに必要なデータをすべて含んでいるものとする。この保存用データ２１は、保存用データ抽出部１１Ｂによって抽出されて、所望の伝票に対する所望の操作を行うことになる。
【００１６】
保存用データ抽出部１１Ｂは、図５に示すように、共通フォーマットで保存されている伝票ファイルを、伝票ファイルの種類（例えば、売上、仕入などの伝票）毎に決められたフォーマットに従い、保存用データ２１から必要なデータを抽出する。この場合において、伝票ファイルの検索は画面検索起動部１２で行う。これにより、各種の伝票に必要なデータが抽出される。所望の伝票が作成されたら、当該伝票の送信や表示や印刷を行うことができる。
【００１７】
作成された伝票を表示や印刷する場合には、画面検索起動部１２に当該データが出力され、メールで送信する場合には、メール配信部１４に当該データが出力される。この場合において、伝票データの画面表示や印刷を行う場合には、画面検索起動部１２は、伝票データを帳票出力データ２３に出力し、当該出力データは画面表示部２５に出力される。そして、例えば、ユーザが、出力画面を確認して、画面照会を行ったり、必要に応じて印刷を行ったりする。
【００１８】
作成された伝票をメール配信する場合には、メール配信部１４に伝票データが出力される。ここで、取引先などのメール配信先毎に受信可能な形式が異なることが考えられる。そこで、配信先の受信可能なメール形式を登録しておくことが好ましく、配信の際にその形式に応じて、自動的に配信メールの形式を設定することが好ましい。図６を参照して、配信に先立って、配信ファイルを作成する手順を説明する。
【００１９】
まず、メールを配信する対象ユーザを、例えば、画面上の一覧から対象ユーザをチェックして、選択することにより（ステップＳ６１）、対象ユーザ毎にユーザに応じた配信ファイルを作成する（ステップＳ６２）。データベース１７を参照して、ユーザ毎のファイル形式を取得し、取得したファイル形式に応じてファイル圧縮を行う（ステップＳ６３）。そして、すべての対象ユーザに対する処理が終了するまで、ステップＳ６２とステップＳ６３を繰り返す（ステップＳ６４）。
【００２０】
上記のように配信ファイルを作成したら、図７に示すような、手順に従って、メールを配信する。  
まず、メール配信先をチェックして、配信先を選択する（ステップＳ７１）。すると、メール配信部１４は、チェックされた配信先のファイルサイズを集計する（ステップＳ７２）。ここで、配信先のファイルサイズが、所定の設定サイズを超えた場合に警告を発生する（ステップＳ７３）。この場合において、例えば、配信先のファイルサイズが、事前登録された送信可能サイズの８０％に達した場合には黄色のメッセージ、１００％を超えた場合には、赤色のメッセージを出力する。この警告としては、メッセージでなく、警告音でユーザにファイルサイズの超過を警告するようにしても良い。また、メッセージや警告音と併せて出力しても良い。そして、配信先のファイルサイズが配信可能サイズを超えないように、配信先が選択された時点で、送信可能とする（ステップＳ７４）。なお、ステップＳ７３において、配信先のファイルサイズが配信可能サイズを超えたときに警告を表示するようにしたが、配信可能なサイズを超えるような場合には、それ以上配信先の選択をできなくするようにしても良い。
【００２１】
環境設定部１５は、ユーザの使用環境を設定するための部分である。  
管理用設定部１６は、管理者などが設定するための部分であって、例えば、帳票定義ファイルの変更や、データ定義情報の作成、ユーザ情報登録、伝票管理情報登録、ユーザ設定情報作成などの機能を備えている。
【００２２】
本発明は、上記各実施の形態に限ることなく、その他、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々の変形を実施し得ることが可能である。さらに、上記各実施形態には、種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜な組合せにより種々の発明が抽出され得る。
【００２３】
また、例えば各実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、発明が解決しようとする課題の欄で述べた課題が解決でき、発明の効果で述べられている効果が得られる場合には、この構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システム１０の概略構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システム１０のデータの流れを説明するための図である。
【図３】既存システムから本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システムに伝票ファイルを移動する際の形式について説明するための図である。
【図４】既存システムから本発明の一実施形態に係る電子伝票保存システムに伝票ファイルを入力する場合における手順を示す図である。
【図５】共通フォーマットを有する伝票ファイルからそれぞれ異なる伝票を出力する場合について説明するための図である。
【図６】配信に先立って、配信ファイルを作成する手順を示す図である。
【図７】メールを配信するする手順を示す図である。
【符号の説明】
【００２５】
１０…電子伝票保存システム
１１…保存用データ作成・抽出手段
１１Ａ…保存用データ作成部
１１Ｂ…保存用データ抽出部
１２…画面検索起動部
１３…印刷手段
１４…メール配信部
１５…環境設定部
１６…管理用設定部
１７…データベース
２０…実行クライアント
２１…保存用データ
２３…帳票出力データ
２４…帳票定義ファイル
２５…画面表示部
３０…業務システム
３１…記憶部
３１Ａ…記憶部
３１Ｂ…記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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