(57)【要約】【課題】  承認システムでは、一人の承認者が承認を行った後に、次の承認者が承認を行う為、どこか１ヶ所でも承認が滞ると、それ以降の承認全体が遅れてしまう問題があった。承認者にインターネットからイントラネットにアクセスして承認を行なえる様にしても、承認者が本当に正当な承認者であるか、確認するのが大変であると言った問題があった。【解決手段】  インターネットから承認を行った場合は、仮承認扱いにしたまま次の承認者の承認作業に進み、イントラネット内からの再承認によって本承認とすることで、承認の遅れを防ぐと共に、正当な承認者による承認を確実にするものである。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
イントラネットに接続された複数の承認を定められた順番に行なう承認装置において、イントラネット以外から承認を行った場合は、仮承認を行なう仮承認手段と、前記仮承認手段を行なった後、イントラネット内からの再度の承認を行なう再承認手段とを備えることを特徴とした承認装置。
【請求項２】
イントラネットに接続された複数の承認を定められた順番に行なう承認装置において、イントラネット以外から承認を行った場合は、仮承認を行なう仮承認ステップと、前記仮承認ステップを行なった後、イントラネット内からの再度の承認を行なう再承認ステップとを備えることを特徴とした承認方法。
【請求項３】
イントラネットに接続された複数の承認を定められた順番に行なう承認システムにおいて、イントラネット以外から承認を行った場合は、仮承認を行なう仮承認手段と、前記仮承認手段を行なった後、イントラネット内からの再度の承認を行なう再承認手段とを備えることを特徴とした承認システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続された端末間で、申請の承認を行うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、組織内において、紙の申請書を上司に送って承認印をもらい、またその上の上司に送って承認印をもらう業務承認の手続きが広く用いられていた。
【０００３】
文書が電子化される様になると、電子データの申請書を上司に送って承認のサインをもらうことが可能になった。この電子データによる申請では、電子メールを使って電子データの申請書を直接司に送る方法だけでなく、電子データの申請書をサーバ等に保管しておき、承認の順番が来たことを知らされた上司が、サーバにアクセスして承認を行う方法も行われていた。
【０００４】
ここで問題になるのが、承認の遅れである。通常、一人の承認者が承認を行った後に、次の承認者が承認を行う為、どこか1ヶ所で承認が滞ると、それ以降の承認全体が遅れてしまうのであった。
【０００５】
これに対して特許文献１では、複数ユーザの代理承認で承認を代行する方法が提示されているが、本来承認すべき上司が承認を行っていないので、これは問題である。また特許文献２や特許文献３では、承認依頼の催促を行う手段が提示されており、催促によって承認の遅れを防いでいる。
【特許文献１】特開2002-328907号公報
【特許文献２】特開平11-053456号公報
【特許文献３】特開2003-07682号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、承認者が出張などで会社に不在だった場合は、催促されても承認できない問題点があった。しかし最近は、社外からインターネットを介して社内のイントラネットにアクセスして、社内の承認処理を行うことも可能になってきている。ところがこの様なインターネットからのアクセスの場合、承認者が本当に正当な承認者であるか、確認するのが大変であると言った問題があった。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、イントラネットに接続された複数の承認を定められた順番に行なう承認装置において、イントラネット以外から承認を行った場合は、仮承認を行なう仮承認手段と、前記仮承認手段を行なった後、イントラネット内からの再度の承認を行なう再承認手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によると、社外からの承認は仮承認とした上で次の承認プロセスに進み、後で仮承認者による社内からの本承認を行う為、承認全体が遅れることもないし、確実な本人認証による承認が可能になるのである。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施例を説明する。
【００１０】
この実施例では、図４の様な組織を想定する。図４において、501は一番上の上司となる社長である。502は、社長501の下にいる部長である(図４では、3人の部長がいる)。503は、部長502の下にいる何人かの課長である。504は、課長503の下にいる大勢の一般社員である。この組織において、電子データの申請書は、一般社員504によって作成され、その一般社員504の直属の上司である課長503が承認し、次にその課長503の直属の上司である部長502が承認し、最後にその部長502の上司である社長501が承認するものとする。
【００１１】
この実施例では、申請書の電子データはサーバ上に保管され、承認者はサーバにアクセスして申請内容を確認した上で承認の作業を行う様になっている。なお承認が終わった後は、次の承認者(1つ上の上司)にサーバからメールが送られることで、通知されることになっている。
【００１２】
図１は、本発明のシステム構成図である。
【００１３】
1はイントラネットである。この後に説明するサーバ、メールサーバ、PC、ルータは、全てこのイントラネットに接続されている。2は承認システムのサーバであり、このサーバ2に申請書の電子データが保管されている。承認者は後述するPCやモバイルPCからこのサーバ2にアクセスして、申請内容を確認した上で承認の作業を行うのである。またこのサーバは、現在の承認状況を管理しており、必要に応じて後述するメールサーバから承認依頼のメールを送れる様になっている。3はメールサーバであり、サーバ2が承認者にメールを送信する際、このメールサーバ3経由で送る様になっている。4はPCであり、この組織の構成員全員(すなわち社長501、数名の部長502、何人かいる課長503の全員、大勢の一般社員504の全員)が、各1台ずつ所有している。これらのPC4には、サーバ2にアクセスして申請書を作成したり承認したりする為のソフトと、メールサーバ3からメールを受信する為のソフトがインストールされている。5はルータである。ルータ5はイントラネット1だけでなく、後述するインターネットにも接続されている。6はインターネットであり、7はモバイルPCである。モバイルPC7は、PC4と同じく、サーバ2にアクセスして申請書を作成したり承認したりする為のソフトと、メールサーバ3からメールを受信する為のソフトがインストールされている。承認者が社外からサーバ2にアクセスするには、モバイルPC7をインターネット6に接続し、ルータ5を経由して、イントラネット1に接続する必要がある。なおここで説明した、イントラネット1、サーバ2、メールサーバ3、PC4、ルータ5、インターネット6、モバイルPC7の基本的な動作は既に公知であるので、ここでは、本発明に関係する個所に関してのみ、詳細な説明を行う。
【００１４】
次に図２のフローチャートを使って、承認システムの手順を説明する。まず承認が必要になった場合、S01のステップで、一般社員504が申請書を作成しサーバ2に登録する。次にS02のステップで一般社員504の直属の上司である課長503による承認が行われる。次にS03のステップで課長503の直属の上司である部長502による承認が行われる。次にS04のステップで部長502の上司である社長501による承認が行われる。
【００１５】
S02、S03、S04は、承認者は異なるが内容的には同一の処理を行っている。図2の説明の途中ではあるが、この処理に関して、図3を用いて詳しく説明する。図3のフローチャートは、S02、S03、S04の個々のステップの中身を説明したものであり、S02の場合は承認者が課長503、S03の場合は承認者が部長502、S04の場合は承認者が社長501となる。まずS101のステップで、サーバ2からメールサーバ3経由で、承認者に承認依頼のメールが送られる。承認依頼のメールを受け取った承認者は、次のS102のステップでサーバ2にある申請書を確認し、承認、もしくは、却下の処理を行なう。承認が行われた場合は、後述するS103に進み、却下になった場合は、後述するS105に進む。S103は、S102で承認者の承認が得られた場合に行われるステップで、承認者がイントラネット内からのアクセス(すなわち、社内からのアクセス)であるか、インターネット経由でのアクセス(すなわち、社外からのアクセス)であるかが判定される。そして、社内からのアクセスの場合は、図3のフローを終了し図2のメインのフローチャートの次のステップに進むが、社外からのアクセスのであった場合は、S104のステップで、仮承認であることを示すフラグをセットした上で、図2のメインのフローチャートの次のステップに進むことになる。S105は、S102で承認者の承認が得られなかった場合に行われるステップで、図2のメインのフローチャートのS11のステップに進むのである。
【００１６】
ここで、図2に戻って説明を続けることにする。S05は、S02からS04のステップの間に仮承認のフラグがセットされたかどうかを判定するステップで、仮承認はある場合は後述するS06に進み、仮承認がない場合は後述するS10に進む。S06は、S05のステップで仮承認がある場合に実行されるステップで、仮承認を行った承認者に、本承認(すなわち、イントラネット内からの再承認)の依頼メールを送るステップである。次のS07のステップは、この承認者がイントラネットからアクセスするのを待つステップで、インターネット経由でアクセスしてきた場合は、再度S07に戻り、イントラネットからアクセスしてきた場合のみ、S08に進むのである。S08は、S07のステップで本承認の為に承認者がイントラネットからアクセスしてきた場合に実行されるステップで、再度承認するか、却下するかの判断を求められる。ここで、承認者が承認の判断を行った場合はS09に進み、承認者が却下の判断を行った場合は、S11に進む。S09は、S08のステップで仮承認を行っていた承認者が本承認を行った場合に実行されるステップで、仮承認のフラグをリセットして、S05のステップに戻るのである。S10は、S05のステップで仮承認がないと判断された場合、すなわち、全ての承認が完了した場合に実行されるステップで、関係者に承認完了のメールを送って処理を終了する。S11は、どこかの段階で申請が却下された場合に実行されるステップで、申請者である一般社員504に申請却下のメールを送って処理を終了する。
【００１７】
次に、具体的な事例で、承認システムの詳細を説明する。
【００１８】
以下では、一般社員504から申請があった時、この一般社員504の直属の上司である課長503が数日間の出張中であり、その上司である部長502と社長501は社内いる場合に、全ての承認が完了するまでの手順を説明する。
【００１９】
まず、S01で一般社員504が申請書を作成する。次にS02に進むが、このステップの詳細を説明した図3のS101において、一般社員504の直属の上司である課長503に承認依頼のメールが送られる。この時点で、課長503は出張中であるが、時々はモバイルPC7を使って、インターネット6、ルータ5を経由してイントラネット1に接続しているので、このメールを読み、次のS102で承認を行う。この結果S103に進み、課長503のアクセスが社内からであるか、社外からであるかが判定される。この場合、課長503のアクセスが社外からである為、S104に進み、課長503の承認は仮承認であるとのフラグがセットされる。この後、図2のメインのフローチャートのS03に進む。この様に、課長503が会社に不在であっても、次の部長承認のステータスに進めるので、承認が滞ってしまう問題を回避できるのである。S03では、詳細を説明した図3のS101において、課長503の直属の上司である部長502に承認依頼のメールが送られる。この時、部長502は社内にいるので、PC4を使ってこのメールを読み、次のS102で承認を行う。この結果S103に進み、部長502のアクセスが社内からであるか、社外からであるかが判定される。この場合、部長502のアクセスが社内からである為、そのまま図2のメインのフローチャートのS04に進むのである。S04は社長501の承認であるが、社長501も社内にいる為、部長502の承認と全く同じプロセスとなり、この後S05に進む。S05では、仮承認があるかどうかの判定が行われるが、この場合、課長503が仮承認を行っているのでS06に進み、課長503に本承認の依頼のメールが送られる。次のS07では、メールを読んだ課長503のアクセスが、社内からかどうかの判定が行われる。課長503がまだ出張中で、社外からのアクセスであった場合は、再びS07の判定に戻ってしまうので、次のステップに進むことはできず、課長503が出張から帰ってきて、社内のPC4からアクセスした時に、始めて次のS08に進めるのである。S08は本承認のステップであり、課長503が承認を行うとS09に進み、ここで課長503に付けられていた仮承認のフラグが解除される。この後S05に戻るが、今度は仮承認が全くなくなっているのでS10に進み、承認完了のメールが送られて、承認のフローがすべて完了するのである。この様に、社外からのアクセスによる仮承認であった場合は、社内からのアクセスで再度承認を行う為、より確実な本人確認による承認ができるのである。
【００２０】
以上説明した様に、承認依頼があった場合、社外から承認が行われても、次の承認ステップに進むので、承認全体が遅れてしまうことがなくなるのである。また、社外から承認した場合は、社内から再度承認を行う為、正当な承認者による承認を確実にできるのである。
【００２１】
なお本実施例では、3段階の承認(課長承認、部長承認、社長承認)を例に説明したが、これ以外の承認の数であってもかまわない。
【００２２】
また、本実施例では、社長承認が終わった後に、仮承認者の本承認を行っているが、仮承認者が社内に帰ってきた時点で本承認を行える様にすることも可能である。
【００２３】
また、本実施例では、一律に社長が最終承認を行う構成になっていたが、部長が最終承認を行う構成も含めて運用する様にすることも可能である。
【００２４】
また本実施例では、メールが送られてきたらサーバにアクセスして承認を行う様になっているが、メール以外の方法で連絡が行われる様になっていてもかまわない。
【００２５】
なお、本発明は、本実施例の形態に関わらず、装置であっても方法であってもソフトウエアであってもかまわない。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】本発明のシステム構成図
【図２】本発明の承認システムの手順を説明するフローチャート
【図３】本発明の承認システムの手順を説明するサブフローチャート
【図４】本発明の組織の説明図
【符号の説明】
【００２７】
1  イントラネット
2  承認システムサーバ
3  メールサーバ
4  PC
5  ルータ
6  インターネット
7  モバイルPC
501  社長
502  部長
503  課長
504  一般社員
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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