(57)【要約】【課題】  文書の回覧の度にワークフローを生成するシステムでは作業効率が悪かった。【解決手段】  予め複数のワークフローを記憶しておき、文書属性に基づいてワークフローを自動的に決定する。【選択図】  図２
2007072500.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
各ステップの移行に各ユーザーの承認が必要な複数人によって操作されるワークフローを複数定義する手段と、
管理する文書に対して特徴を抽出する抽出手段と、
抽出された文書の特徴と定義されたワークフローを対応させる対応手段と、
管理する文書に対してワークフローを適用する場合に上記抽出手段において抽出された文書の特徴を用いて上記対応手段によって対応するワークフローを複数の定義されたワークフローから決定する決定手段を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書の特徴をその文書名または該文書名の一部とすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
文書の特徴をその文書内容または該文書内容の一部とすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
文書の特徴をその文書の作成者や作成日またはユーザーが任意に定義する指標といった文書属性もしくはそれら該文書属性の一部とすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項５】
文書の特徴をその文書の最終アクセス日からの日数の逆数などで定義する文書の重要度または該重要度の一部とすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムにおいて、各ステップの移行に各ユーザーの承認が必要な複数人によって操作されるワークフローを複数定義し、管理する文書に対してそれら定義されたワークフローからユーザーが任意のワークフローを選択して適用することができる文書管理システムが提案されていた。
【特許文献１】特開２００３−５０９０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、複数の定義されたワークフローからユーザーが必要なワークフローを選択せねばならず、ユーザーが各文書に必要なワークフローを把握していなければならない、及び必要なワークフローの選択を誤る可能性がある、という問題点があった。
【０００４】
本発明は、上記従来の課題を解決するためになされたものであり、文書の特徴をもとに文書に適したワークフローを自動的に選択することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するための手段として、各ステップの移行に各ユーザーの承認が必要な複数人によって操作されるワークフローを複数定義する手段を有し、管理する文書に対して特徴を抽出する抽出手段を有し、抽出された文書の特徴と定義されたワークフローを対応させる対応手段を有し、管理する文書に対してワークフローを適用する場合に、上記抽出手段において抽出された文書の特徴を用いて上記対応手段によって対応するワークフローを複数の定義されたワークフローから決定する決定手段を有することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【０００６】
本願発明により文書属性に応じて自動的にワークフローが決定されるため、作業効率の向上を図ることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
（実施例１）
図1は本発明における実施形態1のシステム構成を表したブロック図である。まず図1を用いて本実施例におけるシステム構成を説明する。
【０００８】
本実施例における文書管理システムはコンピュータのOS上で動作するアプリケーション1000である。
【０００９】
1001はユーザーインターフェース部である。システムはユーザーインターフェース部を介してユーザーの操作を受け取り、ワークフローの定義要求は1002ワークフロー定義部に、文書へのワークフロー適用要求は1003文書管理制御部にそのユーザー操作を伝える。
【００１０】
ユーザーインターフェース部からワークフローの定義要求を受け取ると、1002ワークフロー定義部でワークフローの定義を行う。また、複数のワークフローを定義することが可能である。
【００１１】
ユーザーインターフェース部から文書へのワークフロー適用要求を受け取ると、1003文書管理制御部では1004特徴算出部、1005ワークフロー選択部と連携して該文書へのワークフロー適用を行う。この詳細については図2を用いて後述する。
【００１２】
1004は特徴算出部で、指定された文書の特徴を取得する。
【００１３】
1005はワークフロー選択部で、指定された特徴から対応するワークフローの選択を行う。
【００１４】
1006は文書格納部で、文書データそのものが保管されている。
【００１５】
図2を用いて、本実施例における処理の流れを説明する。
【００１６】
まず上記の図1、1002において、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に課長の承認を必要とし、第3ステップへの移行に部長の承認を必要とし、第4ステップへの移行に所長の承認を必要とするワークフローWF101と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に課長の承認を必要とし、第3ステップへの移行に部長の承認を必要とするワークフローWF102と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に課長の承認を必要とするワークフローWF103が定義され、それら該ワークフローと文書の特徴として文書名、または該文書名の一部が対応付けられた対応（図3）が存在するとする。
【００１７】
ワークフロー適用要求を受けた1003は、1004により文書名の取得S2001を行う。
【００１８】
取得した文書名を1005に通知すると、1005はS2002図3を参照の上、文書名の判断を行う。
【００１９】
文書名が決裁書、もしくは決裁書を含んでいればS2003、WF101に対応するワークフローの選択を行う。
【００２０】
文書名が予算案、もしくは予算案を含んでいればS2004、WF102に対応するワークフローの選択を行う。
【００２１】
文書名が購買依頼、もしくは購買依頼を含んでいればS2004、WF103に対応するワークフローの選択を行う。
【００２２】
そしてS2006で選択されたワークフローの適用を行う。
【００２３】
本実施形態によれば、文書の文書名から対応するワークフローを、複数の定義されたワークフローから決定することができるようになる。
【００２４】
（実施例２）
前記実施形態では、文書の特徴に文書名、または該文書名の一部を使用し、ワークフローIDと特徴の対応付けに図3を使用ていたが、ワークフローを、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に部長の承認を必要とするワークフローWF201と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に係長の承認を必要とし、第3ステップへの移行に課長の承認を必要とし、第2ステップの移行に部長の承認を必要とするワークフローWF202と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に社員Aの承認を必要とし、第3ステップの移行に社員Bの承認を必要とし、第4ステップの移行に社員Cの承認を必要とし、第5ステップの移行に社員Dの承認を必要とするワークフローWF203とに定義し、それら該ワークフローと文書の特徴として文書内容、または該文書内容の一部を図4のように対応させてもよい。その場合の処理の流れは図5のようになる。
【００２５】
この場合、文書内容から対応するワークフローを、複数の定義されたワークフローから決定することができるようになる。
【００２６】
（実施例３）
前記実施形態では、文書の特徴に文書名、または該文書名の一部を使用し、ワークフローIDと特徴の対応付けに図3を使用ていたが、ワークフローを第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に渡辺の承認を必要とするワークフローWF301と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に杉山の承認を必要とするワークフローWF302と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に藤吉の承認を必要とするワークフローWF303とに定義し、それら該ワークフローと文書の特徴として作成者、または該作成者の一部を図6のように対応させてもよい。その場合の処理の流れは図7のようになる。
【００２７】
この場合、文書属性から対応するワークフローを、複数の定義されたワークフローから決定することができるようになる。
【００２８】
（実施例４）
前記実施形態では、文書の特徴に文書名、または該文書名の一部を使用し、ワークフローIDと特徴の対応付けに図3を使用ていたが、ワークフローを第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に係長の承認を必要とし、第3ステップの移行に課長の承認を必要とし、第4ステップへの移行に部長の承認を必要とし、第5ステップへの移行に所長の承認を必要とするワークフローWF401と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に係長の承認を必要とし、第3ステップの移行に課長の承認を必要とし、第4ステップへの移行に部長の承認を必要とするワークフローWF402と、第1ステップの移行に申請者の承認を必要とし、第2ステップの移行に係長の承認を必要とし、第3ステップの移行に課長の承認を必要とするワークフローWF403とに定義し、それら該ワークフローと文書の特徴として重要度、または該重要度の一部を図8のように対応させてもよい。その場合の処理の流れは図9のようになる。
【００２９】
この場合、文書の重要度から対応するワークフローを、複数の定義されたワークフローから決定することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本発明第1実施形態における文書管理システムのシステムブロック図
【図２】本発明第1実施形態におけるワークフロー適用部のフローチャート図
【図３】本発明第1実施形態におけるワークフローIDと特徴の対応付け図
【図４】本発明第2実施形態におけるワークフローIDと特徴の対応付け図
【図５】本発明第2実施形態におけるワークフロー適用部のフローチャート図
【図６】本発明第3実施形態におけるワークフローIDと特徴の対応付け図
【図７】本発明第3実施形態におけるワークフロー適用部のフローチャート図
【図８】本発明第4実施形態におけるワークフローIDと特徴の対応付け図
【図９】本発明第4実施形態におけるワークフロー適用部のフローチャート図
【符号の説明】
【００３１】
1001  ユーザーインターフェース部
1002  ワークフロー定義部
1003  文書管理制御部
1004  特徴算出部
1005  ワークフロー選択部
1006  文書格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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