(57)【要約】【課題】  求める情報を確実に得ることができ、しかも入力コストを低減できる情報検索方式を提供する。【解決手段】  電子ファイルの表題番号と一のキーワードからなるグループをキーワードユニット５とし、一方、電子ファイルは夫々表題番号を割り当てられたサブフォルダに格納し、一のキーワードを共通に有するキーワードユニットを一定の順序で並べたものを一の検索ユニット６とし、同様にして他のキーワードに対応する他の検索ユニット６をキーワードファイルにおけると同じ順序で並べて検索ファイルを作成し、情報検索の際、設定されたキーワードから対応する検索ユニット６を取り出してこれをディスプレーに表示し、必要に応じて検索ファイルのキーワードを修正、追加或いは削除する。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイル毎に、その電子ファイルを他の電子ファイルと区別するための表題番号を割り当てると共に、少なくとも１個のキーワードを抽出して、これら表題番号及びキーワードからなるグループを１個のレコードとし、同様にして複数の電子ファイルから抽出した複数のレコードを収録して原稿ファイルを作成し、この原稿ファイルを一の電子的記録媒体の第１フォルダに蓄積し、一方、上記一の電子的記録媒体とは異なる他の電子的記録媒体の第２フォルダに上記電子ファイル群の夫々に対応するサブフォルダを作成し、各サブフォルダに、対応する電子ファイルの表題番号を割り当てると共に、当該表題番号に対応する電子ファイルを蓄積し、他方、上記第１フォルダに蓄積された原稿ファイルから同じものが重複しないようにキーワードを抽出し、これらを一定の順序に並べ、キーワードファイルを作成してこれを第３フォルダに蓄積し、また、一のキーワードと、これを有する一の電子ファイルの表題番号を複合して記録したものを上記一の電子ファイルの一のキーワードに対応するキーワードユニットとし、一のキーワードを共通に有するキーワードユニットを一定の順序で並べたものを一の検索ユニットとし、同様にして他のキーワードに対応する他の検索ユニットをキーワードファイルにおけると同じ順序で並べて検索ファイルを作成してこれを第４フォルダに蓄積し、更にまた、キーワード表示手段と、キーワードを修正、追加或いは削除する変更手段を設け、情報検索の際、設定されたキーワードから対応する検索ユニットを取り出しこれをディスプレーに表示し、表示された検索ユニットの表題番号から第２フォルダ内の電子ファイルを取り出すようにし、必要のあるときキーワード表示手段によりキーワードファイルをディスプレーに表示し、また、変更手段を用いて、第４フォルダ内のキーワードの修正、追加或いは削除を検索ユニット毎に行うようにしたことを特徴とする情報検索方式。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、新規な情報検索方式に係り、特に、求める情報を確実に得ることができ、しかも入力コストを低減できる情報検索方式に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、戸籍、病院や診療所のカルテ、或いはレセプト等の紙の資料をスキャナーで取り込んで静止画像ファイルを作り、これをＭＯ（光磁気ディスク）やハードディスク等に蓄積する所謂電子ファイルが実用されている。
【０００３】
また、情報をコード化した電子ファイル、例えばワープロの出力ファイルやインターネットで閲覧できるｈｔｍｌファイルである所謂ホームページ等のサイトファイルやＥメール、或いは表計算ファイル等も、これを適切な記録装置に蓄積すれば立派な電子ファイルとなる。
【０００４】
なお、上記ワープロの出力ファイルやインターネットで閲覧できるｈｔｍｌファイル、或いは前記スキャナーで取り込んだ静止画像ファイル等を、紙のファイルと区別するために電子ファイルと総称して仮称することにする。この電子ファイルは、勿論、映画等の動画画像ファイルも含む。
【非特許文献１】Ｈｉｔｆｉｌｅ  ｎｅｗｓ（インターネット広告サイト）
【特許文献２】特願平７−０５８１７０号
【特許文献３】特願平７−０９０２２４号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記した電子ファイルは、従来の紙のファイルと比較してその容積を格段に小さくすることができるため、特定の目的のための資料の保存には適しているが、これを一般の事務用のファイルとして利用するには未だ技術として完成していない、と言わざるを得ない。
【０００６】
その理由を説明する前に、現在の電子ファイルにおいて、どのようにして目的の電子ファイルを取り出すかについて簡単に説明する。
【０００７】
電子ファイルが１，０００件以上になると、コンピュータが必要になる。ところで、コンピュータ（以下単にＰＣという）の能力は限られており、概念の把握、すなわち判断はできない。但し、数字や文字（以下単に符号という）の比較は可能である。
【０００８】
そこで、電子ファイルの一つ一つにキーワードを付し、このキーワードを手がかりに求める電子ファイルを捜し出す（検索する）手法が一般的である、
【０００９】
更に、この検索方法において、キーワードを切出して電子ファイルに割り当てる方法と、キーワードを付けない、所謂フリーキーワードの検索方法がある。
【００１０】
後者は、例えばｈｔｍｌファイルや、文書の静止画像ファイルをＯＣＲ（光学的文字認識装置）を用いてテキストファイルにしたものに、例えばワープロの検索機能を利用して、特定のキーワード（文字群）が含まれているか如何かを検定し、入力、或いは設定したキーワードを有する電子ファイルを目的のものとして取り出す。
【００１１】
この検索方法は、例えばインターネットを利用して目的のサイトを捜し出す場合の一般的な手法である。
【００１２】
この場合、しかしながら、特に静止画像ファイルをＯＣＲでテキストファイルに変換したとき、変換効率が１００パーセントではなく、数パーセントの変換ミスがあるので、必ず検索ミス、すなわち取りこぼしがある。
【００１３】
また、日本語に特有の問題として、キーワードが漢字と仮名を含む場合、或いは同義語がある場合には、自動的にキーワードが複数になる。
【００１４】
例えば、キーワード「金型」は、「金型」、「かな型」、「金がた」、「かながた」、「ダイス」及び「ポンチ」の少なくとも６種類のキーワードの一つ一つについて同じ検索操作をしないと必ず取りこぼしが生じる。
【００１５】
これがインターネットのサイトの検索の場合には、サイト数が莫大なので、一つのキーワードでも必ず複数のサイトを拾い出すことができるが、この場合にも、他のキーワードに対応するものを捨てることになる。
【００１６】
すなわち、上記フリーキーワードによる検索方法は、どの電子ファイルにどんな文字が入っているか大体知っている場合には、キーワードを切出す作業が必要ないので、個人が作成し、蓄積した電子ファイルの検索に有効な場合がある。
【００１７】
しかし、どんな文字が入っているかは何時までも記憶できないので、例えば事業所や研究所の報告書等、複数の人が検索する場合には、フリーキーワードによる検索方法は使用できない、と言っても過言ではない。
【００１８】
一方、前記非特許文献１に記載されている情報検索方式は、電子ファイルの一つ一つに一つ以上のキーワードを割り当てて電子ファイルそのものに直接記録し、これを記憶装置にその侭放り込む方式である。
【００１９】
この場合、ある概念に対応するキーワードを統一することにより、検索洩れを防ぐことはできる。
【００２０】
しかしながら、上記非特許文献１に記載されている情報検索方式は、スキャナーによる静止画像ファイルの作成毎に、かつ同時にキーワードを入力する方式なので、紙のファイルを読んでその内容によりキーワードを切出す能力のある人にスキャニングという単純な作業を強いることになり、電子ファイルの製作に手間が掛かり、換言すれば入力コストが上昇する。
【００２１】
加えて、この検索方式は、どんなキーワードをどのような形態で電子ファイルに割り当てたのか記録しない。
【００２２】
どんなキーワードが入っているのか知るためには、例えば電子ファイルの一つ一つに連続した表題番号をキーワードとして入力しておき、この表題番号順に電子ファイルを取り出してそのキーワードを読むしかない。しかしながら、これは全電子ファイルを最初から全部読むのと同じで、キーワードの存在理由がなくなる。
【００２３】
そこで、この発明は、上記した既存の情報検索方式の不都合を解消し、求める情報を確実に得ることができ、しかも入力コストを低減できる情報検索方式を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００２４】
上記の目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、電子ファイル毎に、その電子ファイルを他の電子ファイルと区別するための表題番号を割り当てると共に、少なくとも１個のキーワードを抽出して、これら表題番号及びキーワードからなるグループを１個のレコードとし、同様にして複数の電子ファイルから抽出した複数のレコードを収録して原稿ファイルを作成し、この原稿ファイルを一の電子的記録媒体の第１フォルダに蓄積し、一方、上記一の電子的記録媒体とは異なる他の電子的記録媒体の第２フォルダに上記電子ファイル群の夫々に対応するサブフォルダを作成し、各サブフォルダに、対応する電子ファイルの表題番号を割り当てると共に、当該表題番号に対応する電子ファイルを蓄積し、他方、上記第１フォルダに蓄積された原稿ファイルから同じものが重複しないようにキーワードを抽出し、これらを一定の順序に並べ、キーワードファイルを作成してこれを第３フォルダに蓄積し、また、一のキーワードと、これを有する一の電子ファイルの表題番号を複合して記録したものを上記一の電子ファイルの一のキーワードに対応するキーワードユニットとし、一のキーワードを共通に有するキーワードユニットを一定の順序で並べたものを一の検索ユニットとし、同様にして他のキーワードに対応する他の検索ユニットをキーワードファイルにおけると同じ順序で並べて検索ファイルを作成してこれを第４フォルダに蓄積し、更にまた、キーワード表示手段と、キーワードを修正、追加或いは削除する変更手段を設け、情報検索の際、設定されたキーワードから対応する検索ユニットを取り出しこれをディスプレーに表示し、表示された検索ユニットの表題番号から第２フォルダ内の電子ファイルを取り出すようにし、必要のあるときキーワード表示手段によりキーワードファイルをディスプレーに表示し、また、変更手段を用いて、第４フォルダ内のキーワードの修正、追加或いは削除を検索ユニット毎に行うようにしたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２５】
上記のように構成された請求項１に記載の発明による情報検索方式は、電子ファイルが紙のドキュメントをスキャナーで取り込んだものである場合、先ず第１に、スキャニングとキーワードの抽出、入力を別個に行うので、能率が良く入力コストが安い。
【００２６】
また、キーワードを電子ファイルから独立して取り出し、これを一括して管理するので、電子ファイルを順次開いてこれに記録されているキーワード或いはフリーキーワードを読んでいく従来の検索方式と較べて検索に要する時間が格段に短くなる。
【００２７】
更にまた、キーワードを相互に重複しないように抽出し、これを例えばアイウエオ順に並べてキーワードファイルに記録してあるので、このキーワードファイルに登録してあるキーワードを設定すれば、必ず求める電子ファイルを捜し出すことができる。
【００２８】
また、求めるキーワードが思い付かない場合でも、キーワードファイルを読んでいけば一致するキーワード、或いは類似のキーワードを知ることができ、したがって電子ファイルの検索が容易で、或いは求める電子ファイルがそもそも蓄積されているのか否かが容易に分かる。
【００２９】
加えて、キーワードの入力の誤り、或いは不適正なキーワードの設定をキーワードファイルを閲覧することによって容易に知ることができ、キーワード変更手段により、キーワードの修正、追加或いは削除が可能である、等種々の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
電子ファイルとキーワードとを別々のフォルダに蓄積するようにしたので、入力作業が合理化されて入力費用を低減することができ、また、一のキーワードを有する一の電子ファイルの表題番号を複合して記録したものを上記一の電子ファイルの一のキーワードに対応するキーワードユニットとし、一のキーワードを共通に有するキーワードユニットを一定の順序で並べたものを一の検索ユニットとし、同様にして他のキーワードに対応する他の検索ユニットをキーワードファイルにおけると同じ順序で並べて検索ファイルを作成し、検索時、設定されたキーワードに対応する検索ユニットをディスプレーに表示して求める電子ファイルを取り出すようにしたので検索が高速であり、更にまた、キーワード表示手段及びキーワード変更手段を設けたので、キーワードの修正、追加或いは削除が過納となり、電子ファイルの検索を確実に行えるようになった。
【実施例１】
【００３１】
以下、この発明の実施例を図面を参照して説明する。
なお、この実施例における電子ファイルは、紙のドキュメントをスキャナーで取り込んだ静止画像ファイルであるものとするが、本発明は前記したｈｔｍｌファイルやワープロの出力ファイル等他の形式の電子ファイルにも適用できる。
【００３２】
また、以下に述べる実施例は、ＰＣに本発明者等が開発した情報検索のための専用のソフトを組み込み、そのソフトを使用しての実施例である。
【００３３】
先ず、原稿ファイルをワープロ等で作成する。この原稿ファイルは、前記したように、また、図１に示すように、各電子ファイルにつき、表題番号、表題及び少なくとも１個のキーワードを抽出し、表題番号１と表題２の間を＊で、表題２とキーワード群３、３との間を＠で、各キーワード３を＊でそれぞれ区切り、各電子ファイルのデータの入力終了毎に改行（リターン）して、１個のレコード４を次に続く他のレコード４と区別する。
【００３４】
上記の操作を電子ファイル毎に繰り返し、原稿ファイルを作成する。この原稿ファイル中のレコード４の数には制限が無い。
【００３５】
なお、これは本発明の必須の構成ではないが、この実施例では、前記専用ソフトの都合上、原稿ファイルを所謂ＭＳ−ＤＯＳテキストファイルに落とし、一の電子的記録媒体の第１フォルダに蓄積する。図示の実施例では、この第１フォルダとしてＦＤ（フレキシブルディスク）を用いている。
【００３６】
また、この原稿ファイルの入力は、作業効率を高めるため、例えば５０件単位でバッチ処理するものとする。
【００３７】
そのため、上記第１フォルダ内に複数の原稿ファイルを順次格納することになるが、１個のレコードにつき一つの原稿ファイルを作成すれば、リアルタイム処理も可能である。
【００３８】
一方、上記一の電子的記録媒体とは異なる他の電子的記録媒体の第２フォルダに、電子ファイル群の夫々に対応するサブフォルダを作成し、各サブフォルダに、対応する電子ファイルの表題番号（登録番号）を割り当てると共に、当該表題番号に対応する電子ファイルを蓄積する。
【００３９】
なお、ここでフォルダ、サブフォルダは別の言い方をすればディレクトリ、サブディレクトリであり、また、他の電子的記録媒体としては、ＭＯ（光磁気ディスク）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）或いはＣＤ、ＤＶＤ等容量の大きいものが望ましい。
【００４０】
また、他の電子的記録媒体中の第２フォルダが一杯になってしまったら、別の他の電子的記録媒体中に第２フォルダを作成し、この第２フォルダに別の表題番号のサブフォルダを作成すればよい。つまり、この発明方式における電子ファイルの数に制限は無い。
【００４１】
更にまた、第２フォルダのサブフォルダに蓄積する電子ファイルは、完成された電子ファイルばかりでなく、未完の電子ファイルも蓄積することができる。
【００４２】
つまり、上記サブフォルダを例えば会社の総務課の社内報のファイルにに対応させた場合、社内報の発行毎に順次サブフォルダに蓄積することができる。勿論、一つのサブフォルダに１枚の新聞の切り抜きだけを蓄積することができる。
【００４３】
このことは、この発明による情報検索方式が、事務処理のペーパーレス化を本来の意味で可能にすることを意味する。
【００４４】
というのは、従来言われているペーパーレスは、Ｅメールや、例えば報告書としてのワープロの出力ファイル等を単に発生順に夫々のファイルに格納しているだけだからである。
【００４５】
つまり、従来のペーパーレスと称されている事務処理方式には、ファイル（ハードウエアとしてファイル）の概念が無く、単に、従来のファイルを構成する紙シートを全部バラし、これを例えば発生順に積み上げておくに等しいからである。
【００４６】
この場合、電子ファイルを検索するには例えばＰＤＦファイルからキーワードを捜し出す所謂フリーキーワード方式を採用することができるが、この場合の不都合については前記した通りである。
【００４７】
この発明は、ペーパーレス事務処理方式を可能にするため、ファイル（ハードウエアとしてファイル）という概念を採用した最初のものであると認識している。
【００４８】
そして、第２フォルダ中に作成したサブファイル群の夫々をファイル（ハードウエアとしてファイル）に対応させ、数多くのサブファイルから目的のものを捜し出すため（検索するため）、以下に述べる検索方法を組合わせる。
【００４９】
他方、上記第１フォルダに蓄積された原稿ファイル（図１参照）から図２に示すキーワードファイルを作成する。
【００５０】
図３は前記表示手段によりＣＲＴ（カソード・レイ・チューブ）等のディスプレーに表示されたキーワードファイルの一部を印刷したもので、左端の欄にキーワードが、その右の欄に読みが表示されている。
【００５１】
このようにしてキーワードは概ねアイウエオ順に表示されるが、例えば戸籍の「戸」は「こ」とも「と」とも読むので、必ずしもアイウエオ順になるものではない。
【００５２】
上記キーワードファイルを作成するには、原稿ファイルから同じものが重複しないようにキーワードを抽出し、これらを例えばアイウエオ順に並べて第３ファイルに蓄積する。
【００５３】
例えば、原稿ファイルの最初の表題番号のキーワード（群）を無条件に第３ファイルに格納し、第２番めのキーワード（群）を第３ファイルに格納されたキーワード群の夫々と比較し、同じものがあれば捨て、どのキーワードとも異なるものであるときにはこれを第３ファイルに格納する。
【００５４】
これを繰り返すことによりキーワードファイルを作成する。なお、上記第３ファイルは、後の信号処理の都合上ＨＤＤ上に作成すると良い。
【００５５】
また、一のキーワードと、これを有する一の電子ファイルの表題番号を複合して記録したものを上記一の電子ファイルの一のキーワードに対応するキーワードユニットとし、一のキーワードを共通に有するキーワードユニットを一定の順序で並べたものを一の検索ユニットとし、同様にして他のキーワードに対応する他の検索ユニットをキーワードファイルにおけると同じ順序で並べて検索ファイルを作成する。
【００５６】
例えば、キーワードファイルにおけるキーワード群の夫々を洩れが無いように拾い出し、各キーワードが原稿ファイルの表題番号の何番にあるか（或いは無いか）を調べ、当該キーワードを有する電子ファイルの表題番号とキーワードとを複合して、図３に示すように、キーワードファイルにおけるキーワード順に第４フォルダ内に格納する。
【００５７】
例えば図３において、「個人認証・４１９」が一のキーワードユニットであり、「個人認証・４１９〜５０８」の８行分のキーワードユニット群が検索ユニットである。
【００５８】
ここで、上記「一のキーワードと、これを有する一の電子ファイルの表題番号を複合」する、という概念は、単に関連させて記録する、という概念も含めるものとする。
【００５９】
また、この第４フォルダも後の信号処理の都合上ＨＤＤ上に作成するのが望ましい。
【００６０】
なお、本発明者等が開発した情報検索のための専用のソフトにおいては、上記キーワードファイル及び検索ファイルの作成を一の原稿ファイル毎に数十件単位で同時に行うことにしており、このとき、未だキーワードファイルに登録されていない新しいキーワードの読みを入力すると共に、原稿ファイルを順次接続してここでは説明しない文献ファイルを作成して、これをＨＤＤに格納する。
【００６１】
情報検索の際には、図４に示すキーワード入力欄７に例えばキーワード「現像液」を入力し、検索開始タブ８をクリックすると、キーワード「現像液（図２及び図３参照）」を有する表題番号５２６の電子ファイルが表題と共に検索結果欄９に表示され、その下の「ＡＤＦ  ００１．ＴＩＦ」と表示された頁番号をクリックすると右側にその画像が掲示される。
【００６２】
なお、図４においては静止画像ファイルの内容が半分切れているように表示されているが、これはディスプレーの印刷ソフトの都合で、実際には新聞の切り抜きの全体が表示される。
【００６３】
また、この表示をディスプレー上で読んでもよいが、紙のプリントアウトをすることもできる。
【００６４】
なお、前記本発明者等が開発した情報検索のための専用のソフトにおいては、キーワード入力欄に複数のキーワードを＋で繋いで入力すればオア検索が可能であり、改行すればアンド検索ができるが、これらの機能は本願発明の要旨ではないので、更に詳細な説明は省略する。
【００６５】
次に、本発明の特徴的な構成は、前記したように、キーワード表示手段と変更手段で、キーワード表示手段によってディスプレーに表示されたキーワードファイルの一部を図２に示す。
【００６６】
このキーワードファイルは本発明者等が上記専用のソフトを実際に使用しての結果を示すが、この図２において、キーワード「古崎雅巳」とキーワード「古埼雅巳」とが併記されている。しかしながら、後者の「古埼雅巳」は原稿ファイル作成時における誤入力なのである。
【００６７】
したがって、図３に示すように、キーワード「古崎雅巳」の検索ユニット６に「古埼雅巳」をキーワードとする表題番号１２０００１３７の電子ファイルも含む積りで「古埼雅巳・１２０００１３７」のキーワードユニットを入力したのであるが、実際には、「古崎雅巳」なるキーワードで検索すると、表題番号１２０００１３７の電子ファイルは出てこないのである。
【００６８】
従来の検索ソフト、例えば前記電子ファイルの一つ一つに一つ以上のキーワードを割り当てて電子ファイルそのものに直接記録し、これを記憶装置にその侭放り込む検索ソフトでは、表題番号１２０００１３７に誤ったキーワードを入力したことを知ることが不可能で、換言すれば、表題番号１２０００１３７の電子ファイルは行方不明になってしまい、恐ろしいことに、行方不明になったことさえ気が付かない。
【００６９】
一方、本願発明においては、図３に示す検索ファイルにおいて、例えば、ワープロソフトの機能を用いて通常はテキストファイルで記述されている「古埼雅巳・１２０００１３７」のキーワードユニット中の「埼」を「崎」に修正すれば、検索ファイルを作成する機能により、図６に示すように、「古崎雅巳・１２０００１３７」のキーワードユニット５は、本来あるべき正規の位置、すなわち、キーワードユニット「古崎雅巳・１２０００１２４」と「古崎雅巳・１２０００１３９」の間に挿入される。
【００７０】
同時に、図５に示すように、誤入力されたキーワード「古埼雅巳」が削除される。
【００７１】
前記本発明者等が開発した専用のソフトによれば、図示しない一の窓に「古埼雅巳」を、これに対応する他の窓に「古崎雅巳」を入力し、変換タブをクリックすると、検索ユニット６及びキーワードファイルの修正が自動的に行われる。
【００７２】
なお、検索ファイル中の一のキーワードユニットを消去すれば、キーワードの削除ができ、一のキーワードユニットをコピーし、コピーされたキーワードユニットのキーワードを他のキーワードに変換すれば、キーワードの追加ができる。
【００７３】
なお、図示の実施例では電子ファイルとして紙の書類をスキャナーで読み取った静止画像ファイルであるとしたが、これは他の電子ファイル、例えばｈｔｍｌファイルやワープロの出力ファイルでも良いことは勿論で、また、静止画像ファイルと他の電子ファイルとを混在させて第２フォルダの一のサブフォルダに格納できる。
【００７４】
このとき、目的のサブフォルダを開いて中の電子ファイルを表示する方法としては、例えば名前順、種類順、サイズ順或いは日付順の任意の順番で並べることができ、目的の電子ファイルをクリックすることによりその電子ファイルを表示でき、或いはプリントアウトすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００７５】
【図１】原稿ファイルの一例を示すプリントアウトの抄本。
【図２】キーワードファイルの一例を示すディスプレーのコピー。
【図３】検索ファイルの一例を示すディスプレーのコピー。
【図４】情報検索方法の一例を示すディスプレーのコピー。
【図５】図２と同様のディスプレーのコピーで、誤入力されたキーワードが削除された例を示す。
【図６】図３と同様のディスプレーのコピーで、誤入力されたキーワードの修正後を示す。
【符号の説明】
【００７６】
１  表題番号
２  表題
３  キーワード
４  レコード
５  キーワードユニット
６  検索ユニット
７  キーワード入力欄
８  検索開始タブ
９  検索結果欄
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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