(57)【要約】【課題】機密文書等などを廃棄する場合に、担当者が文書の保管期間を１つずつ確認しながら廃棄作業を進める必要があった。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている文書を誤って廃棄してしまう恐れがあった。【解決手段】本発明の文書管理システムは、文書ＩＤが付加された文書を生成する文書生成装置１と、文書に付加された文書ＩＤを当該文書の保管期間と対応付けて管理するとともに、文書ＩＤを指定した文書の廃棄許可の問い合わせに対して、指定の文書ＩＤに対応する文書の保管期間を確認し、保管期間が過ぎている場合に廃棄許可を与える文書管理装置２と、廃棄対象となる文書の文書ＩＤを読み取るとともに、この読み取った文書ＩＤを指定して文書の廃棄許可を文書管理装置２に問い合わせ、文書管理装置２から廃棄許可が与えられた場合に文書の廃棄処理を行う文書廃棄装置３とを備える。【選択図】図１
2007206821.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像を廃棄する廃棄手段と、
前記画像に付された特定情報を読み取る特定情報読取手段と、
前記特定情報読取手段により読み取られた前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、
前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理システムであって、
前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御することを特徴とした廃棄処理システム。
【請求項２】
画像を廃棄する廃棄手段と、
前記画像に付加された暗号化特定情報を読み取る暗号化特定情報読取手段と、
前記暗号化特定情報読取手段により読み取られた前記暗号化特定情報を解析することで特定情報を取得する暗号化特定情報解析手段と、
前記暗号化特定情報解析手段により取得された前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、
前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理システムであって、
前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御することを特徴とした廃棄処理システム。
【請求項３】
前記廃棄手段は、前記画像の廃棄を規制する廃棄規制手段を備え、
前記制御手段は、前記画像を廃棄するように制御する場合は前記廃棄規制手段の廃棄の規制を解除するように制御し、前記画像を廃棄しないように制御する場合は前記廃棄規制手段により前記画像の廃棄を規制するように制御することを特徴とした請求項1又は請求項２に記載の廃棄処理システム。
【請求項４】
前記特定情報と前記特定情報の付加情報を少なくとも関連付けて管理する管理手段を具備し、
前記判断手段は、前記特定情報を前記管理手段へ問い合わせることで前記付加情報を取得し、前記付加情報に基づいて前記画像の廃棄可または不可を判断することを特徴とした請求項１又は請求項２に記載の廃棄処理システム。
【請求項５】
前記付加情報は少なくとも前記画像の生成時、生成日または生成日時であり、前記判断手段は前記画像の生成時、生成日または生成日時からの経過時間、経過日または経過日時に基づいて前記画像の廃棄可または不可を判断することを特徴とする請求項４に記載の廃棄処理システム。
【請求項６】
前記判断手段は、前記特定情報読取手段により前記特定情報が読み取れないときに廃棄不可と判断することを特徴とする請求項１に記載の廃棄処理システム。
【請求項７】
前記判断手段は、前記暗号化特定情報読取手段により前記暗号化特定情報が読み取れないときに廃棄不可と判断することを特徴とする請求項２に記載の廃棄処理システム。
【請求項８】
前記廃棄許可情報は、情報入力部より入力されることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の廃棄処理システム。
【請求項９】
画像を廃棄する廃棄手段と、
前記画像に付された特定情報を読み取る特定情報読取手段と、
前記特定情報読取手段により読み取られた前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、
前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理装置であって、
前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を情報入力部より取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御することを特徴とした廃棄処理装置。
【請求項１０】
画像を廃棄する廃棄手段と、
前記画像に付加された暗号化特定情報を読み取る暗号化特定情報読取手段と、
前記暗号化特定情報読取手段により読み取られた前記暗号化特定情報を解析することで特定情報を取得する暗号化特定情報解析手段と、
前記暗号化特定情報解析手段により取得された前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、
前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理装置であって、
前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を情報入力部より取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御することを特徴とした廃棄処理装置。
【請求項１１】
前記廃棄手段により前記画像が廃棄された場合に、当該画像が廃棄された旨の情報を前記管理手段に登録することを特徴とした請求項４に記載の廃棄処理システム。
【請求項１２】
文書管理情報を保持する文書管理手段と、
原本性が保障された電子文書が存在することを前記文書管理手段へ登録する登録手段と、
画像を読み取る画像読み取り手段と、
前記画像を廃棄する廃棄手段と、
前記画像読み取り手段により読み取られた前記画像から特定情報を認識する特定情報認識手段と、
前記特定情報を解析することで文書特定情報を取得する特定情報解析手段と、
前記特定情報解析手段により取得された前記文書特定情報を前記文書管理手段へ問い合わせて、原本性保障電子文書存在情報が登録されていることが確認された場合には前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、原本性保障電子文書存在情報が登録されていない場合には前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段と
を有することを特徴とした廃棄処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理する際に適用して好適な廃棄処理システムおよび廃棄処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。
【０００３】
経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。
【０００４】
しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を１つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。
【０００５】
そこで、下記特許文献１には、書類を読み取る画像読取手段と、読み取った画像データを記憶する画像記憶手段と、記憶された画像データを保存する画像データ保存手段と、書類が画像データとして保存された後に当該書類を裁断する裁断手段とを有するシュレッダ機能付スキャナ装置が記載されている。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、機密文書の画像を電子データとして残すことができる。
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−３６８９６６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、機密文書の原本は１つしか存在しないため、上記従来の技術を利用して機密文書の画像を電子データで残したとしても、元の原本を再生することはできない。したがって、機密文書等を廃棄する際の面倒な確認作業を省くことはできない。また、人為的な確認ミスによる誤廃棄を回避することもできない。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の請求項１に係る廃棄処理システムは、画像を廃棄する廃棄手段と、前記画像に付された特定情報を読み取る特定情報読取手段と、前記特定情報読取手段により読み取られた前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理システムであって、前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御するものである。
【０００９】
本発明の請求項２に係る廃棄処理システムは、画像を廃棄する廃棄手段と、前記画像に付加された暗号化特定情報を読み取る暗号化特定情報読取手段と、前記暗号化特定情報読取手段により読み取られた前記暗号化特定情報を解析することで特定情報を取得する暗号化特定情報解析手段と、前記暗号化特定情報解析手段により取得された前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理システムであって、前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御するものである。
【００１０】
本発明の請求項９に係る廃棄処理装置は、画像を廃棄する廃棄手段と、前記画像に付された特定情報を読み取る特定情報読取手段と、前記特定情報読取手段により読み取られた前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理装置であって、前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を情報入力部より取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御するものである。
【００１１】
本発明の請求項１０に係る廃棄処理装置は、画像を廃棄する廃棄手段と、前記画像に付加された暗号化特定情報を読み取る暗号化特定情報読取手段と、前記暗号化特定情報読取手段により読み取られた前記暗号化特定情報を解析することで特定情報を取得する暗号化特定情報解析手段と、前記暗号化特定情報解析手段により取得された前記特定情報から前記画像が廃棄可能か否かを判断する判断手段と、前記判断手段により廃棄可と判断された場合に前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、前記判断手段により廃棄不可と判断された場合に前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有する廃棄処理装置であって、前記制御手段は、前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御している場合に、廃棄許可情報を情報入力部より取得することで前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御するものである。
【００１２】
本発明の請求項１２に係る廃棄処理システムは、文書管理情報を保持する文書管理手段と、原本性が保障された電子文書が存在することを前記文書管理手段へ登録する登録手段と、画像を読み取る画像読み取り手段と、前記画像を廃棄する廃棄手段と、前記画像読み取り手段により読み取られた前記画像から特定情報を認識する特定情報認識手段と、前記特定情報を解析することで文書特定情報を取得する特定情報解析手段と、前記特定情報解析手段により取得された前記文書特定情報を前記文書管理手段へ問い合わせて、原本性保障電子文書存在情報が登録されていることが確認された場合には前記画像を廃棄するように前記廃棄手段を制御し、原本性保障電子文書存在情報が登録されていない場合には前記画像を廃棄しないように前記廃棄手段を制御する制御手段とを有するものである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明に係る廃棄処理システムにおいては、廃棄許可情報を取得することで保管期間が過ぎていない文書であっても特別に廃棄処理することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の廃棄処理システム及び廃棄処理装置を、例えば文書の画像を廃棄する際に適用した場合の具体的な実施の形態について、図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００１５】
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。図示した文書管理システムは、文書生成装置１と、文書管理装置２と、文書廃棄装置３とを用いて構成されている。文書生成装置１、文書管理装置２及び文書廃棄装置３は、それぞれ共通のネットワーク４に接続されている。
【００１６】
文書生成装置１は、文書ＩＤが付加された文書（紙文書）を生成するものである。文書管理装置２は、文書生成装置１によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置３は、文書生成装置１によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク４は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。
【００１７】
図２は文書生成装置１の構成例を示すブロック図である。文書生成装置１は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などを用いて構成されるものである。
この文書生成装置１は、操作パネル５と、画像読取部６と、画像処理部７と、画像出力部８、文書生成制御部９と、ネットワークインタフェース１０とを用いて構成されている。
【００１８】
操作パネル５は、文書生成装置１を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなるものである。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。
【００１９】
画像読取部６は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部６では、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ（スキャンデータ）を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。
【００２０】
画像処理部７は、画像読取部６で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施すものである。
【００２１】
画像出力部８は、画像読取部６で読み取られかつ画像処理部７で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部８は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。
【００２２】
文書生成制御部９は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部９は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル５、画像読取部６、画像処理部７及び画像出力部８の各処理動作を制御する。また、文書生成制御部９は、画像読取部６で読み取られた原稿および原稿に印刷されたＱＲコードを読み取り、原本性保障電子文書を作成して、その旨を後述の文書管理テーブルに登録する処理動作を制御する。文書生成制御部９は画像読取部６で読み取られた原稿からハッシュ値（不可逆な一方向性関数を含むものであり、ハッシュ値から原文を再現することができない。）を計算し、これを外部の認証機関にネットワークインターフェース１０を経由して送信する。外部認証機関では、送られてきたハッシュ値に所定の暗号化処理や時刻認証であるタイムスタンプ等の処理を施した電子署名を作成し、文書生成制御部９へ返信する。文書生成制御部９では送られてきた電子署名を原稿の電子文書に添付して図示しない記憶装置に保存する。また、文書生成制御部９は原稿に印刷されているＱＲコードから文書ＩＤを認識し、文書ＩＤと関連付けて電子署名の添付された電子文書を図示しない記憶装置に保存する。文書生成制御部９は電子署名の添付された電子文書が保存された場合に原本性の保障された電子文書が保存された旨の登録を文書ＩＤと関連付けて文書管理テーブルに対して行う。
【００２３】
なお、外部認証機関がハッシュ値より電子署名を生成し、当該ハッシュ値のもとになった電子文書に電子署名を添付してもよい。その場合、文書生成制御部９は原稿の電子文書を外部認証機関に送っておく。ハッシュ値は文書生成制御部９で生成してもよくまたは外部認証機関で生成してもよい。外部認証機関で電子署名が電子文書に添付された場合は、当該電子署名が添付された電子文書を文書生成制御部９へ送信する。文書生成制御部９は当該電子署名が添付された電子文書が送られてきた場合、当該電子署名が添付された電子文書を図示しない記憶装置に保存し、原本性の保障された電子文書が保存された旨の登録を文書管理テーブルに登録する。電子署名は原本の電子文書から一方向性関数を含むハッシュ値により生成されているため、電子著名から原本である電子文書を再現することは困難である。したがって、仮に電子文書が改ざんされた場合でも後から改ざんされたか否かを特定できる。つまり、原本の電子文書が改ざんされた場合、改ざんされた電子文書について改めてハッシュ値を計算し、電子文書に添付されている電子署名に含まれるハッシュ値と比較すると両者が異なっていることになるため、原本の電子文書が改ざんされたことが分かる。
【００２４】
ネットワークインタフェース１０は、文書生成装置１がネットワーク４上で他の装置（文書管理装置２、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１０を用いたデータの送受信は、文書生成制御部９によって制御される。
【００２５】
図３は文書管理装置２の構成例を示すブロック図である。文書管理装置２は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置２は、ユーザインタフェース部（ＵＩ部）１１と、バーコード解析部１２と、検索部１３と、データベース部１４と、文書管理制御部１５と、ネットワークインタフェース１６とを用いて構成されている。
【００２６】
ユーザインタフェース部１１は、文書管理装置２を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースである。このユーザインタフェース部１１は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。
【００２７】
バーコード解析部１２は、画像データ（スキャンデータ）に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部１２が解析するバーコードは、文書生成装置１でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、少なくとも文書ＩＤを含む情報を暗号化処理したものである。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書ＩＤの他に、種々の情報やデータを１つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているＱＲコード（登録商標）を用いることとする。なお、バーコードは単なる数字や英字等の羅列でもよく、文書ＩＤそのものでもよい。その場合、バーコード解析部１２では単なる数字や英字等の羅列の認識または文書ＩＤそのものの認識を行うことになる。
【００２８】
検索部１３は、データベース部１４に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部１４は、種々のデータを蓄積するものである。後述するユーザ認証情報もデータデーズ部１４に蓄積され、検索部１３によって検索される。データベース部１４は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。
【００２９】
文書管理制御部１５は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄装置３は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザインタフェース部１１、バーコード解析部１２、検索部１３及びデータベース部１４の各処理動作を制御する。
【００３０】
ネットワークインタフェース１６は、文書管理装置２がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部１５によって制御される。
【００３１】
図４は手差し送りタイプの文書廃棄装置３の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置３は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部１７と、インサートセンサ１８と、バーコードリーダーの読み取り光学系１９と、ストッパー２０と、フィードロール２１，２２と、パスセンサ２３と、シュレッダー部２４とを備えている。
【００３２】
文書トレイ部１７は、廃棄の対象となる文書が載置される部分である。文書トレイ部１７は、ストッパー２０に向かって徐々に低位となるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ部１７の奥側（低位側）は、上述したインサートセンサ１８や読み取り光学系１９、ストッパー２０、フィードロール２１とともに、図示しないカバー部材によって覆い隠されている。
【００３３】
インサートセンサ１８は、文書トレイ部１７の所定の読み取り位置まで文書が差し込まれたことを検知するものである。インサートセンサ１８は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ１８のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。
【００３４】
バーコードリーダーの読み取り光学系１９は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、図示しない光源から照射された光の反射光を、レンズ２５を介してエリアセンサ２６で受光することにより、バーコードの画像をエリアセンサ１６に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書ＩＤを情報の１つとして含むバーコードが記録される部分をいい、その位置（領域）は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。
【００３５】
ストッパー２０は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ１８とフィードロール２１との間に設けられている。ストッパー２０は、フィードロール２１，２２によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路を開閉するものである。ストッパー２０を閉じた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー２０が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる。これに対して、ストッパー２０を開いた状態では、文書トレイ１７からフィードロール２１に至る文書の通路から退避するように、ストッパー２０が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール２１のニップ部分に突き当たる。
【００３６】
図５は文書トレイ部１７を上方から見た図である。文書トレイ部１７には、文書２７を手差しで差し込むときの差し込み方向（矢印方向）に対して、その両側に挿入ガイド２８，２９が設けられている。各々の挿入ガイド２８，２９は、文書の差し込み方向と平行なガイド面２８Ａ，２９Ａを有している。このうち、挿入ガイド２８は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド２９は必要に応じて文書の幅方向（図５の上下方向）に移動可能に設けられるものである。廃棄の対象となる文書２７は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分３０を配置する向きで文書トレイ部１７を矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書２７の位置を決めるために、文書２７の一方の側端を挿入ガイド２８のガイド面２８Ａに当接させて沿わせる。
【００３７】
これにより、ユーザの手差しによって文書２７の先端をストッパー２０に突き当てた状態では、バーコードリーダーによるコード読み取りエリアＥ内にバーコード記録部分３０が位置決め配置される。また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパー２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザによって手差しされた文書２７の先端がストッパー２０に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ１８がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ１８がオンするタイミングは、文書２７のバーコード記録部分３０がコード読み取りエリアＥ内に配置されるタイミングを示すものとなる。
【００３８】
フィードロール２１は、ストッパー２０の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を用いて形成されるものである。フィードロール２２は、フィードロール２１によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダー部２４へと搬送するものである。
【００３９】
パスセンサ２３は、フィードロール２２からシュレッダー部２４に至る文書搬送路の途中（ほぼ中間点）で文書の通過を検知するものである。パスセンサ２３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ２３のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わる。
【００４０】
シュレッダー部２４は、フィードロール２２によって送り込まれた文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（シュレッド）するものである。このシュレッダー部２４は、複数枚の文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダー部２４は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）でシュレッド処理することが可能である。
【００４１】
図６は手差し送りタイプの文書廃棄装置３の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置３は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル３１と、バーコードリーダー３２と、ストッパー駆動部３３と、フィーダー駆動部３４と、シュレッダー駆動部３５と、文書廃棄制御部３６と、ネットワークインタフェース３７とを備えている。
【００４２】
操作パネル３１は、文書廃棄装置３を使用するユーザによって操作されるものである。操作パネル３１は、例えば、操作用のボタン（例えば、スタートボタン、ストップボタンなど）と、文書廃棄装置３の動作状態や操作用のガイダンス（案内メッセージ）を含む各種のメッセージを表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。また、操作パネル３１からユーザ認証情報を入力できるようにしておく。ユーザー認証情報は数字または英字等であるのでそれらを入力できるようなキーボード画面を表示させるようにする。
【００４３】
バーコードリーダー３２は、文書に印刷によって付加されたバーコードを上記読み取り光学系１９を用いて光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報（データ）を出力するものである。
【００４４】
ストッパー駆動部３３は、上述したストッパー２０を開閉（出没）動作させるものである。ストッパー駆動部３３は、例えば電磁プランジャを駆動源として構成することが可能である。
【００４５】
フィーダー駆動部３４は、上述したフィードロール２１，２２を回転動作させるものである。フィーダー駆動部３４は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。
【００４６】
シュレッダー駆動部３５は、上述したシュレッダー部２４を回転駆動するものである。シュレッダー駆動部３５は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。  
【００４７】
文書廃棄制御部３６は、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄制御部３６は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、バーコードリーダー３２、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５の各処理動作を制御する。また、文書廃棄制御部３６には、上述したインサートセンサ１８とパスセンサ２３が電気的に接続されている。
【００４８】
ネットワークインタフェース３７は、文書廃棄装置３がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書管理装置２を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース３７を用いたデータの送受信は、文書廃棄制御部３６によって制御される。
【００４９】
続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本発明で取り扱う文書は、１つずつ固有の文書ＩＤを割り当てて文書生成装置１により生成されるものである。文書ＩＤは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。
【００５０】
まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ（電子データ）を文書生成装置１に入力し、その文書データを画像出力部８で用紙に印刷出力することにより、例えば図７（Ａ）に示すように支払申請書３８の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置２で作成し、この文書管理装置２からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバ装置で作成し、このサーバ装置からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよい。
【００５１】
こうして文書生成装置１で生成される支払申請書３８のコーナー部分には、当該支払申請書３８に割り当てられた文書ＩＤを情報の１つとして含むＱＲコード３９が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置１で生成される支払申請書３８は、「文書ＩＤが付加された文書」に相当するものとなる。また、支払申請書３８の台紙には領収書を貼付するための領域４０が設けられている。このため、申請者は、図７（Ｂ）に示すように、支払申請書３８の台紙に領収書４１を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印（捺印）を行うことにより、支払申請書３８の原本を作成する。
【００５２】
こうして支払申請書３８を作成したら、この支払申請書３８を文書生成装置１の原稿台にセットして、支払申請書３８の画像を画像読取部６で読み取る。もしくは、生成情報を文書生成装置１から文書管理装置２にネットワーク４を介して送られ、データとして登録される。そうすると、画像読取部６で読み取られた支払申請書３８の画像データは、ネットワーク４を経由して文書管理装置２に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書３８の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。
【００５３】
一方、文書生成装置１から支払申請書３８の画像データ（スキャンデータ）を受け取った文書管理装置２では、その画像データをデータベース部１４に蓄積するとともに、その画像データに含まれるＱＲコードの画像をバーコード解析部１２で解析することにより、当該支払申請書３８に割り当てられた文書ＩＤのデコード情報を取り出す。こうして取得した文書ＩＤは、文書管理制御部１５によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部１４内に作成されるものである。
【００５４】
図８は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書ＩＤと、文書生成日と、文書保管期間と、文書廃棄日と、原本性保障電子文書存在確認情報が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書ＩＤは、バーコード解析部１２でＱＲコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置２又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置２自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日は、文書が生成された日にちを示すものである。本形態例では、文書生成装置１が支払申請書３８等の文書から読み取った画像データを、文書管理装置２宛に送信した日を文書生成日として登録するものとする。
【００５５】
文書保管期間は、文書の保管期間を日にちで示すものである。文書管理テーブルに文書ＩＤが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可能な扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。
【００５６】
また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書３８に印刷したＱＲコードの中に、文書ＩＤの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておけば、バーコード解析部１２のデコード情報から文書保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、支払申請書３８の文書保管期間を６年間で指定する情報をＱＲコードに収納することにより、支払申請書３８の生成日から起算して６年目の日にちを文書保管期間に設定することが可能である。
また、これ以外にも、支払申請書３８に貼付する領収書の領収金額を示す情報をＱＲコードに収納することにより、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定することが可能である。さらに、文書管理装置２が備えるユーザインタフェース部１１を用いて、ユーザの手入力（マニュアル操作）で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。
【００５７】
文書廃棄日は、文書が廃棄された日にちを示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置３によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日は、文書廃棄装置３から文書管理装置２に対して、文書の廃棄を行った文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知（以下、「廃棄完了通知」とも記す）があった日にちで登録される。
【００５８】
原本性保障電子文書存在確認情報は原本性を保障する電子文書が存在することが確認された旨の情報であり、文書生成制御部９によって登録される。
【００５９】
なお、文書管理テーブルの登録項目に含まれる文書生成日、文書保管期間及び文書廃棄日については、それぞれ日時で登録することも可能である。また、より好ましくは、文書生成装置１で文書の生成を行ったユーザのユーザＩＤを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置３で文書の廃棄を行ったユーザのユーザＩＤを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりすることも可能である。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザのＩＤ情報は、既存のユーザ認証技術（例えば、ＩＣカードを用いたユーザ認証技術）を利用して取得することが可能である。
【００６０】
図９は手差し送りタイプの文書廃棄装置３で文書を廃棄する際の処理手順を示すフローチャートである。この文書廃棄装置３は、コード情報（文書ＩＤ）の読み取りを行わない通常廃棄モードと、コード情報の読み取りを行うスキャン廃棄モードを有している。そして、図９のフローチャートは、スキャン廃棄モードでの処理手順を示している。
【００６１】
通常廃棄モードでは、文書廃棄装置３が待機状態のもので、操作パネル３１に設けられたスタートボタンがユーザに押されたときに、文書廃棄制御部３６が、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５にそれぞれ駆動開始を指示することで、ストッパー２０を開放するとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を開始する。これにより、文書廃棄装置３を使用するユーザが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がフィードロール２１にニップされて装置内部に引き込まれ、そのままフィードロール２１，２２で搬送されてシュレッダー部２４で細断される。
【００６２】
また、上述のように操作パネル３１のスタートボタンが押された後、操作パネル３１のストップボタンがユーザによって押されるか、スタートボタンが押されてから所定の時間が経過すると、文書廃棄制御部３６は、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５にそれぞれ駆動停止を指示することで、ストッパー２０を元の突出状態に戻すとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を停止する。これにより、文書廃棄装置３は再び待機状態に戻る。
【００６３】
これに対して、スキャン廃棄モードでは、文書廃棄装置３を使用するユーザが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる直前にインサートセンサ１８がオン状態になる。このとき、廃棄対象となる文書にＱＲコードが印刷されている場合は、ＱＲコードの印刷面が最上面となるように文書を差し込む。
【００６４】
その際、文書廃棄制御部３６は、文書廃棄装置３の待機状態のもとで、インサートセンサ１８の信号（オンオフ状態）を継続的に監視し（ステップＳ１）、上述したユーザによる文書の差し込みによってインサートセンサ１８がオン状態になると、バーコードリーダー３２に対してバーコードの読み取り指示を与える。そして、この読み取り指示にしたがってバーコードリーダー３２が、文書に印刷されているＱＲコード（文書ＩＤ）の読み取りを行う（ステップＳ２）。
【００６５】
次いで、文書廃棄制御部３６は、ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかを判断する（ステップＳ３）。ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかは、文書に印刷されたＱＲコードをバーコードリーダー３２で正常にデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードリーダー３２がＱＲコードの読み取りに失敗するケースとしては、文書に印刷されたＱＲコードに著しい汚れや破損が生じていた場合や、文書にもともとＱＲコードが印刷されていなかった場合、あるいは文書の差し込みが不適切に行われたために文書のＱＲコードがコード読み取りエリアＥ（図５参照）から外れていた場合などが考えられる。
【００６６】
ＱＲコードの読み取りに成功した場合（ステップＳ３でＹｅｓの場合）は、このＱＲコードに含まれる文書ＩＤで特定される文書に関して、当該文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを文書管理装置２に対して行う（ステップＳ４）。文書廃棄許可の問い合わせは、バーコードリーダー３２で読み取ったＱＲコードに含まれる文書ＩＤを指定した廃棄許可の問い合わせメッセージを作成し、この問い合わせメッセージをネットワークインタフェース１６からネットワーク４を経由で文書管理装置２宛に送信することにより行う。つまり、文書廃棄許可の問い合わせは、この問い合わせで指定した文書ＩＤで特定される文書を廃棄してもよいかどうかの問い合わせである。ちなみに、ＱＲコードの読み取りに成功した場合は、このＱＲコードに収納されている情報を簡易的に操作パネル３１に表示するようにしてもよい。
【００６７】
問い合わせメッセージを受けた文書管理装置２では、当該問い合わせメッセージで指定された文書ＩＤが文書管理テーブルに登録されているかどうかを検索部１３で検索し、該当する文書ＩＤが存在する場合は、当該文書ＩＤに対応付けて登録されている文書保管期間を確認する。そして、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日にちが文書保管期間を過ぎている場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージを返信する。また、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日にちが文書保管期間を過ぎていない場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与えない旨（文書の廃棄を禁止する旨）の回答メッセージを返信する。
【００６８】
こうして文書管理装置２から回答メッセージが返信されると、文書廃棄制御部３６は、その回答メッセージをネットワークインタフェース３７で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置（文書廃棄装置３）からの問い合わせに対して文書の廃棄許可を与えるものであるかどうかを確認する（ステップＳ５）。そして、回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものであった場合は、予め用意された廃棄許可のガイダンス（案内メッセージ）を操作パネル３１に表示した後、ストッパー駆動部３３にストッパー開放を指示してストッパー２０を開放させる（ステップＳ６，Ｓ７）。また、この時点で文書廃棄制御部３６は、フィーダー駆動部３４にフィードロール２１，２２の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダー駆動部３４がフィードロール２１，２２の回転駆動を開始する。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄するためにストッパーを開放します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。
【００６９】
その後、操作パネル３１に表示されたガイダンスにしたがってユーザが文書を差し込むと、文書の先端がフィードロール２１のニップ部に突き当てられるとともに、このフィードロール２１の回転にしたがって文書が文書搬送路の下流側へと送り込まれる（ステップＳ８）。こうしてフィードロール２１によって送り込まれた文書は、それよりも搬送方向下流側のフィードロール２２に受け渡され、このフィードロール２２の回転にしたがってシュレッダー部２４まで搬送される。このとき、文書の後端がインサートセンサ１８のセンシング位置を通過し、これによってインサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄制御部３６は、予め設定された所定のタイミング（例えば、文書の後端がフィードロール２１を抜けるタイミング）でストッパー駆動部３３にストッパー復帰を指示してストッパー２０を元の状態（突出した状態）に戻しておく。
【００７０】
また、フィードロール２２による搬送中に文書の先端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わると、文書廃棄制御部３６は、シュレッダー駆動部３５に駆動開始を指示し、この指示を受けてシュレッダー駆動部３５がシュレッダー部２４の駆動を開始する。したがって、フィードロール２２によって送り込まれた文書は、そのままシュレッダー部２４に取り込まれ、そこでシュレッド処理（廃棄処理）されて細断される（ステップＳ９）。
【００７１】
その後、文書の後端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄制御部３６は、パスセンサ２３がオフ状態になった時点から所定時間後（具体的には文書の後端がシュレッダー部２４に取り込まれて文書全体が細断されるまでに要する時間後）に、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了通知をメッセージとして文書管理装置２に送信する（ステップＳ１０）。廃棄完了通知メッセージは、ネットワークインタフェース３７からネットワーク４を経由して文書管理装置２宛に送信される。これに対して、文書廃棄装置３から廃棄完了通知メッセージを受け取った文書管理装置２では、当該メッセージで指定された文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報として、文書廃棄日の欄に、当該メッセージを受信した日にちを登録する。
【００７２】
一方、上記ステップS３おいて、QRコード読み取りに失敗した場合は、予め用意された読み取り不可ガイダンスを操作パメル３１に表示する（ステップS１１）。読み取り不可のガイダンスの一例としては「この文書の廃棄は禁止されています。文書を引き抜くか、廃棄権限者の方であればユーザIDとパスワードを入力してください。」などが考えられる。
また、上記ステップS5において、文書管理装置２から文書の廃棄許可が与えられなかった場合は、予め用意された廃棄不許可のガイダンスの操作パネル３１に表示する（ステップS12）。廃棄ガイダンスの一例としては「この文書の廃棄は禁止されています。文書を引き抜くか、廃棄権限者の方であればユーザIDとパスワードを入力してください。」などが考えられる。
【００７３】
上記ステップＳ１１またはステップＳ１２の表示がされた後、操作パネル３１からユーザ認証情報が入力された場合に文書廃棄制御部３６は廃棄権限のあるユーザかどうかの問い合わせを文書管理装置２に対して行う（ステップＳ１３）。廃棄してもよいユーザか否かの問い合わせは、操作パネル３１から入力されたユーザ認証情報を指定した問い合わせメッセージを作成し、この問い合わせメッセージをネットワークインターフェース１６からネットワーク４を経由して文書管理装置２宛に送信することにより行う。ユーザ認証情報は、例えば数字、英字またはそれらの組み合わせ等であり、例えばユーザＩＤとユーザーパスワードからなる。また、ユーザ認証情報は、上記ステップＳ１１またはステップＳ１２の表示がされた後に入力されたものでも良いし、または予め入力されていたものでも良い。
【００７４】
問い合わせメッセージを受けた文書管理装置２では、当該問い合わせメッセージで指定したユーザ認証情報がデータベース１４に格納されているものと一致するか否かを検索部１３で検索し、該当するユーザ認証情報が存在しる場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄権限のあるユーザである旨の回答メッセージを返信する。また、該当するユーザ認証情報が存在しない場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄権限のないユーザである旨の回答メッセージを返信する。
【００７５】
こうして文書管理装置２から回答メッセージが返信されると、文書廃棄制御部３６は、その回答メッセージをネットワークインターフェース３７で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置（文書廃棄装置３）からの問い合わせに対して文書を廃棄してもよいユーザかどうかを確認する（ステップＳ１４）。そして、回答メッセージが文書を廃棄してもよいユーザであった場合は、上記と同様にして、予め用意された廃棄許可ガイダンスを操作パネル３１に表示した後、ストッパー駆動部３３にストッパー開放を指示してストッパー２０を開放させる（ステップＳ６、Ｓ７）。また、文書管理装置２からの回答メッセージの内容が文書を廃棄してもよいユーザでなかった場合は、廃棄不許可のダイダンスを操作パネル３１に表示する（ステップＳ１５）。
【００７６】
なお、上記ステップＳ１０において廃棄完了通知を送信した後は、文書廃棄装置３が直ちに待機状態に戻るが、ステップＳ１５で廃棄不許可ガイダンスを表示した後は、インサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わった後（ユーザが文書トレイ部１７から文書を取り出した後）に文書廃棄装置３が待機状態に戻る。
【００７７】
本件発明の他の実施態様を説明する。重要な文書であっても所定の要件を満たした電子文書として保存されているものについては、例えばいわゆるe文章法で認められた電子文書であれば原本を廃棄できる場合がある。例えば、納品書、請求書、3万円未満の領収書、見積書、注文書、契約申込書、定款、株主総会資料、営業報告、カルテ、または処方箋等の文書については、電磁的保存のための所定要件が満たされた電子文書が保存されている場合には原本を廃棄してもよい場合がある。電磁的保存のための所定要件は、例えば改ざんを防止するための技術的手段の施された電子文書であることなどの原本性が保障されていなければいけないという要件である。
【００７８】
原本性が保障された電子文書が存在することが確認された場合の文書管理システムの文書管理方法について以下説明する。
【００７９】
図９のステップS４において、問い合わせメッセージを受けた文書管理装置２では、当該問い合わせメッセージで指定された文書ＩＤが文書管理テーブルに登録されているかどうかを検索部１３で検索し、該当する文書ＩＤが存在する場合は、当該文書ＩＤに対応付けて登録されている文書保管期間を確認する。そして、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日にちが文書保管期間を過ぎている場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージを返信する。また、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日にちが文書保管期間を過ぎていない場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与えない旨（文書の廃棄を禁止する旨）の回答メッセージを返信する。
【００８０】
しかし、仮にそのような場合であっても、文書管理テーブルに当該文書ＩＤについて原本性保障電子文書保存されている旨の情報が登録されている場合には文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージを返信する。文書管理テーブルに当該文書ＩＤについて原本性保障電子文書保存されている旨の情報が登録されていない場合には、上述の通り、文書管理装置２は文書廃棄装置３に対して文書保管期間にしたがって文書廃棄許可を与える旨または与えない旨の回答をする。
【００８１】
こうして文書管理装置２から回答メッセージが返信されると、文書廃棄制御部３６は、その回答メッセージをネットワークインタフェース３７で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置（文書廃棄装置３）からの問い合わせに対して文書の廃棄許可を与えるものであるかどうかを確認する（ステップＳ５）。そして、回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものであった場合は、予め用意された廃棄許可のガイダンス（案内メッセージ）を操作パネル３１に表示した後、ストッパー駆動部３３にストッパー開放を指示してストッパー２０を開放させる（ステップＳ６，Ｓ７）。また、この時点で文書廃棄制御部３６は、フィーダー駆動部３４にフィードロール２１，２２の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダー駆動部３４がフィードロール２１，２２の回転駆動を開始する。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄するためにストッパーを開放します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。以下の処理については、上述と同様のため記載を省略する。
【００８２】
図１０は文書生成制御部９が文書管理テーブルに当該文書ＩＤについて原本性保障電子文書保存されている旨の情報を登録する際の手順を示すフローチャートである。
画像読取部６は、原稿および原稿に印刷されたＱＲコード（文書ＩＤ）が読み取る（ステップＳ１５）。文書生成制御部９は、読み取られた原稿のハッシュ値を計算する（ステップＳ１６）。文書生成制御部９は当該ハッシュ値をもとに作成された電子署名を外部認証機関から取得する（ステップＳ１７）。文書生成制御部９は、計算された当該ハッシュ値を外部認証機関に送信する。外部認証機関は送られてきた当該ハッシュ値に対して暗号化処理を施す等して電子署名を生成して、文書生成制御部９へ返信する。文書生成制御部９は外部認証機関から送られて生きた電子署名を画像読取部６で読み取った原稿の電子文書に添付して所定の記憶装置に保存する（ステップＳ１８）。文書生成制御部９は外部認証機関から送られて生きた電子署名を画像読取部６で読み取った原稿の電子文書に添付して所定の記憶装置に保存された場合に、原本性が保障された電子文書が保存されたものとしてその旨を文書管理テーブルに登録する（ステップＳ１９）。
【００８３】
なお、本形態例では、ＱＲコードの読み取りに失敗した文書と、文書管理装置２から文書廃棄許可が得られたかった文書を、共通（同一）の排出トレイ部４７に排出する構成となっているが、これ以外にも、ゲート部材４５による文書搬送路（搬送方向）の切り替え動作を利用することにより、ＱＲコードの読み取りに失敗した文書と、文書管理装置２から文書廃棄許可が得られたかった文書を、それぞれ別々の排出トレイ部に排出する構成を採用することも可能である。
【００８４】
また、文書生成装置１を用いて生成された文書に関して、当該文書に付加された文書ＩＤを文書保管期間と対応付けて文書管理装置２で管理するため、文書の生成から廃棄までを一貫して管理することができる。
【００８５】
また、文書廃棄装置３で文書の廃棄処理（シュレッド処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤを指定した廃棄完了通知のメッセージを文書管理装置２に送信し、その通知メッセージを受けた文書管理装置２で該当の文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報として文書廃棄日を文書管理テーブルに登録する構成としたので、その文書を廃棄した事実と合わせて、実際にその文書を廃棄した日にち（より好ましくは日時）を履歴として残すことができる。さらに、文書の廃棄を担当した文書廃棄者のユーザＩＤなどを廃棄履歴情報の１つとして残すこともできる。その結果、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が廃棄したのかを、後で確認することができる。
【００８６】
また、文書生成装置１で文書の生成処理（印刷処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤと合わせて、当該文書の生成を行った日にち（より好ましくは日時）や文書生成を担当した文書生成者のユーザＩＤなどを文書管理装置２の文書管理テーブルに登録する構成を採用することにより、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が生成したのかを、後で確認することができる。
【００８７】
また、手差し送りタイプの文書廃棄装置３では、複数枚の文書（束）を、ステープル針が付いたままの状態でも、一度にまとめて廃棄処理することができる。一方、自動送りタイプの文書廃棄装置３では、文書トレイ部１７に文書をセットしてスターボタンを押すだけで、ユーザの介入操作なしに、文書の廃棄可否を１枚単位で確認して廃棄処理することができる。廃棄不可の文書は排出トレイ４７へ出される。
【００８８】
なお、上記実施形態においては、文書に対する文書ＩＤまたはバーコードの付加は印刷するものとしたが、本発明はこれに限らず、例えば、ラベルの貼り付けなどによって文書ＩＤまたはバーコードを文書に付加するものとしてもよい。
また、上記実施形態においては、文書に対する文書ＩＤまたはバーコードを文書廃棄装置におけるバーコードリーダーから読み取るものとしたが、本発明は、例えば画像読取部６等から読み取ることとしてもよい。
【００８９】
［変形例］
図９に示す上記ステップＳ１３における文書管理装置２に対する問い合わせは、文書を廃棄してもよいユーザであることが一度確認された後は（ステップＳ１４）、ユーザによるログオフ処理がされるまで行わないようにしておいてもよい。ユーザによるログオフ処理は、例えば操作パネル３１からログオフ操作を実行することで行うようにする。これにより、文書廃棄権限のあるユーザか否かの確認を何度も行わなくて済む。
【００９０】
［変形例］
なお、本形態例では、バーコードリーダー３２がＱＲコードを読み取る構成になっているが、例えば画像読取部６または図示しないＣＣＤカメラ等によって原稿を読み取りその後、図示しない画像処理装置等によって原稿に印刷されているＱＲコードを認識するように処理してもよい。
【００９１】
［変形例］
図１で示される文書管理システムを構成する文書生成装置１、文書管理装置２および文書廃棄装置３は一つの装置に統一させてもよいし、それぞれの装置のいくつかをまとめた装置にしてもよい。例えば、文書生成装置、文書管理装置および文書廃棄装置を一つの装置としてもよい。また、文書生成装置と文書管理装置をまとめて一つの装置としたり、文書管理装置と文書廃棄装置をまとめて一つの装置としたり、または文書廃棄装置と文書生成装置をまとめて一つの装置としてもよい。この場合、それぞれの制御部または操作パネル等をまとめてもよいし別々のままとしておいてもよい。
【００９２】
［変形例］
上述した一連の処理は、例えば、ＣＰＵ(Central Processing Unit)が図示しないＲＯＭ(Read-Only Memory)に書き込まれているプログラムを読み出し、図示しないＲＡＭ(Random Access Memory)をワークエリアとしてプログラム実行させることにより実現される。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】文書生成装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置の構成例を示すブロック図である。
【図４】手差し送りタイプの文書廃棄装置の機構例を示す概略図である。
【図５】文書トレイ部を上方から見た図である。
【図６】手差し送りタイプの文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。
【図７】文書の作成例を説明する図である。
【図８】文書管理テーブルの一例を示す図である。
【図９】手差し送りタイプの文書廃棄装置の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】原本性保障電子文書保存されている旨の情報を登録する際の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９４】
１…文書生成装置、２…文書管理装置、３…文書廃棄装置、４…ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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