(57)【要約】【課題】業務プロセスが予定通り開始できるかどうかを早期に把握し、業務プロセス構築の計画時での適切な工期の設定を行う。【解決手段】各プロジェクトの業務プロセスを決定し、プロセス情報（着手日，終了日，担当者，関係者）を計画する業務プロセス作成部１０１と、業務プロセス作成部１０１で作成されたプロセス情報を業務プロセスの実行時に監視して管理する業務プロセスの進捗管理システムにおいて、過去に実行した業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算する手段１０２、を備え、作成された業務プロセスを実行する場合、予定された着手日と演算された値に基づいて送信日を決定し、ユーザ端末に着手すべきことを送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
各プロジェクトの業務プロセスを決定し、プロセス情報（着手日，終了日，担当者，関係者）を計画する業務プロセス作成部と、該業務プロセス作成部で作成された前記プロセス情報を前記業務プロセスの実行時に監視して管理する業務プロセスの進捗管理システムにおいて、
過去に実行した前記業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算する手段、
を備え、前記作成された業務プロセスを実行する場合、前記予定された着手日と前記演算された値に基づいて送信日を決定し、ユーザ端末に着手すべきことを送信することを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のものにおいて、前記作成された業務プロセスを実行した場合、その着手日及び終了日を実績として記録するデータベースを備えたことを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載のものにおいて、前記業務プロセス作成中に、過去に実行した前記業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算した結果をガイダンス画面として表示することを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項４】
請求項１に記載のものにおいて、前記業務プロセス作成中に、過去に実行した前記業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算した頻度分布をガイダンス画面として表示することを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項５】
請求項１に記載のものにおいて、前記送信日は、着手予定日を基準として、少なくとも過去の実績の前倒し日に関する平均値と、最短日として最大前倒し日と、最長日として最大後倒し日と、のいずれかに基づいて決定することを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項６】
請求項１に記載のものにおいて、前記業務プロセス作成中に、過去に実行した前記業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算した頻度分布をガイダンス画面として表示し、前記送信日は、着手予定日を基準として、過去の実績の前倒し日に関する平均値と、最短日として最大前倒し日と、最長日として最大後倒し日と、を選択して決定可能としたことを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項７】
請求項１に記載のものにおいて、前記業務プロセス作成中に、過去に実行した前記業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算した結果をガイダンス画面として表示し、前記メールの送信先を複数入力可能としたことを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【請求項８】
請求項１に記載のものにおいて、前記送信はＥメールで行われることを特徴とする業務プロセスの進捗管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、各プロジェクトに渡る多数の業務プロセスの進捗状況を効果的に管理する業務プロセスの進捗管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
通常、業務プロセスの進捗状況を管理するには、ある業務プロセスを実施しているときに、その終了予定日に近づいてきたことを判断し、所定の成果物が完成していない、または、その業務プロセスに着手した形跡が無いなどの場合、その業務の担当者や上司などの関係者に連絡することが一般的に行われている。  
また、部品の発注期限とその設計の進捗状況とをリンクし、部品の設計の遅れによる量産開始日の遅延を防止するため、発注期限が迫っている部品であるにも関わらず発注が不可能な場合、例えば、発注に必要な情報が揃っていない（部品図番が定義されていない）と判定した場合には、アラーム情報を作成し、対応する部品の関係者（設計者等）の端末に送付することが知られ、特許文献１に記載されている。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−８５８６０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記従来技術では、業務プロセスの終了予定日に近づいて来た際、所定の成果物が完成していない、または業務プロセスに着手した形跡が無いなどにより業務の遅れを感知し、関係者へ連絡するので、業務プロセスの開始予定日は既に過ぎており、終了予定日に遅れることなく、業務プロセスを終了させるためには、対策案は限定されてしまい、リソースの投入などの余分な労力，予算がかかることになる。  
つまり、着手予定日から終了予定日までの工期が既に圧迫された状態で、進捗挽回のアクションを取らざるを得なく、業務プロセス構築の計画時における適切な工期の設定という点に関しては、十分に考慮されていない。
【０００５】
本発明の目的は、上記従来技術の課題を解決し、業務プロセスが予定通り開始できるかどうかを早期に把握し、業務プロセス構築の計画時での適切な工期の設定を行うことにある。また、無理の無い計画を立てることで、終了予定日直前に成果物が完成していないという状況を防ぐことにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、本発明は、各プロジェクトの業務プロセスを決定し、プロセス情報（着手日，終了日，担当者，関係者）を計画する業務プロセス作成部と、該業務プロセス作成部で作成された前記プロセス情報を前記業務プロセスの実行時に監視して管理する業務プロセスの進捗管理システムにおいて、過去に実行した前記業務プロセス情報のうち予定された着手日と、実行された着手日、との差を演算する手段、を備え、前記作成された業務プロセスを実行する場合、前記予定された着手日と前記演算された値に基づいて送信日を決定し、ユーザ端末に着手すべきことを送信するものである。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、業務プロセスを実行する場合、過去に実行した業務プロセスの予定された着手日と実行された着手日との差を演算して送信日を決定し、着手すべきことを送信するので、業務プロセスが予定通り開始できるかどうかを早期に把握し、業務プロセス構築の計画時での適切な工期の設定を行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図１は、一実施の形態のブロック図であり、主に、業務プロセス作成部１０１，業務プロセス分析部１０２，業務プロセス計画のガイダンス表示部１０３，業務プロセス開始通知部１０４，業務プロセス管理部１０５，データベース１０６，計算機１０７を有し、関係者側となるユーザ端末１０８は計算機１０７に通信ネットワーク１０９で接続されている。  
業務プロセス作成部１０１では、開始するプロジェクトなどの業務プロセスのプロセス情報（着手日，終了日，担当者，関係者）の日程等を作成し、プロジェクトの業務プロセスを決める。つまり、業務プロセスの着手予定日，終了予定日，担当者，関係者，プロセス開始連絡方法などのプロセス情報が入力され、入力されたプロセス情報が記載されたものがテンプレートとなる。  
業務プロセス分析部１０２では、過去のテンプレートから、担当者がある業務プロセスを実行した際に、プロセスの着手予定日，終了予定日，予定工期に対し、実際の着手日，終了日，工期とを比較し、それぞれの差異の最大，最小，平均，分布などを分析して演算する。
【０００９】
業務プロセス計画のガイダンス表示部１０３では、業務プロセス作成部１０１で、テンプレートを作成する際、業務プロセス分析部１０２で分析した担当者のプロセス遂行情報をテンプレート作成者側の端末に表示する。これにより、テンプレート作成を支援する。  業務プロセス開始通知部１０４では、業務プロセス作成部１０１で作成した業務プロセスの実行時に、ある業務プロセスの着手予定日に近づいてきた際、例えば予定された着手日と前記演算された値に基づいて予定された着手日以前となる送信日を決定し、業務プロセス管理部１０５からの指示を受けて、関係者に業務プロセスを着手するよう連絡、ユーザ端末に着手すべきことをＥメールで送信する。また、業務プロセスが開始予定日を過ぎても着手した形跡が無い場合、業務プロセス管理部１０５からの指示を受けて、関係者に業務プロセスを着手するよう連絡する。
【００１０】
業務プロセス管理部１０５では、業務プロセス作成部１０１で作成したテンプレートを管理する。また、業務実行時には、各プロセスの着手日を常に監視し、着手日が近づいてきた際には、関係者に連絡するよう業務プロセス開始通知部１０４に指示を出す。また、着手したかどうかも監視し、着手していないようであれば、業務プロセス開始通知部104に指示を出す。また、実際に担当者が業務プロセスに着手した日時，終了した日時，工期を管理し、実績として蓄積する。  
データベース１０６では、現在および過去のテンプレート、実績として、あるテンプレートにおいて、担当者が実際にプロセスに着手した日時，終了した日時，工期などの情報を蓄積して記録しておく。
【００１１】
処理手続きについて、図１から図７を参照しながら説明する。図２は、図１に示す進捗管理装置における利用手順を示すフローチャートである。利用手順は、大きく二つのフェーズに分けられる。一つ目はこれから開始するプロジェクトなどの業務プロセスを計画し、テンプレートを作成するフェーズである。二つ目は、作成したテンプレートを利用して実際に業務プロセスに沿って業務を実施するフェーズである。
【００１２】
フェーズ１のＳ１について説明する。  
Ｓ１では、これから開始するプロジェクトなどの業務プロセスを作成する。一般的には、（Work Breakdown Structure）を作成する。ＷＢＳは、プロジェクトマネジメントで計画を立てる際に用いられる手法の一つで、プロジェクト全体を細かい作業に分割した構成図であり、「作業分割構成」「作業分解図」などとも呼ばれる。ＷＢＳでは、まずプロジェクトの成果物をできるだけ細かい単位に分解していく。その際、全体を大きな単位に分割してから、それぞれの部分についてより細かい単位に分割していき、階層的に構造化していく。成果物の細分化が終わったら、それぞれの部分を構成するのに必要な作業（一つとは限らない）を考え、最下層に配置していく。個々の部分を構成する一連の作業のかたまりのことを「ワークパッケージ」と呼び、ＷＢＳのそれぞれのワークパッケージに担当する人員を配置していけば、プロジェクトを遂行する組織図（ＯＢＳ(Organization 
Breakdown Structure)）ができる。  
ＷＢＳでは、業務をタスクと呼ばれる単位に分解し、業務を各タスクを集めたツリー構造として表現する。ここでは、タスクをプロセスと呼ぶことにする。ＷＢＳの作成者は、業務を分析し、プロセスを定義するが、このとき、各プロセスにおいて、プロセスの着手予定日，終了予定日，担当者，関連者，プロセス開始連絡方法について入力する。
【００１３】
図３に入力画面の一例を示し、画面の左側には、今回作成した業務プロセス（機械部品Ａ）についてのＷＢＳが表示されている。画面の下側には、今回の業務の線表が表示されているが、まだプロセスの着手予定日，終了予定日などを入力していないため、表示されていない。次に各プロセスにおいて、着手予定日，終了予定日，担当者，連絡者，プロセス開始連絡方法を定義する。  
図４に入力画面の一例を示す。画面の右側にプロセスにおける着手予定日，終了予定日，担当者，連絡者，プロセス開始連絡方法の入力画面が表示されている。図は、プロセス「形状検討」についての入力画面である。このため、画面の左側のＷＢＳ表示において、プロセス「形状検討」が強調表示されている。操作者は、今回の業務の規模，納期などを鑑みて、プロセスの着手予定日，終了予定日，担当者などを入力していく。また、プロセスの着手予定日，終了予定日が入力されたので、画面の下の線表が表示されている。なお、工期は、着手予定日，終了予定日から算出することができる。この中でプロセスの担当者を入力する。担当者を入力したら、過去のテンプレート情報から、担当者が過去に業務プロセスの着手予定日，終了予定日，工期に対して、実際に着手した日，終了した日，工期を分析し、担当者に関するガイダンス情報を表示する。
【００１４】
図５にガイダンス画面の一例を示す。過去の実績を分析し、担当者Ａの業務プロセスに関する着手予定日に対し、実際に着手した日の頻度の分布を表示している。横軸に日数を取り、着手予定日を基準として、マイナスが着手予定日に対して前倒しして開始した日数、プラスが着手予定日を過ぎて後倒しした日数を意味し、縦軸にその頻度を載せている。また、最大の前倒し日数，後倒し日数，平均を示した。同様に終了日，工期に関して表示している。これらのガイダンス情報を元に、操作者は、担当者の実績を踏まえ、工数を決定していく。
【００１５】
次に連絡者を入力する。これは、実際にプロセス開始通知を送るメンバーである。また、プロセスが、着手予定日を過ぎて未着手の場合などにも、この連絡者に連絡される。次にプロセス開始の連絡方法（平均，最短，最長）を選択する。平均を選択すると、過去の実績の前倒しに関する平均値が採用される。最短日を選択すると、最大前倒しが採用される。また、最長日が選択されると最大後倒し日が採用される。ここでは平均が選択されている。  
図６に一連の入力が終了した画面の一例を示し、ＷＢＳ，線表，各プロセスに関する着手予定日などの情報が定義される。
【００１６】
Ｓ２では、Ｓ１で作成した業務テンプレートをデータベースに保存する。  
次にフェーズ２について説明する。このフェーズでは、フェーズ１で作成したテンプレートに従って、実際に業務を実施する。
【００１７】
Ｓ３では、テンプレートに定義された業務プロセスに対して、業務プロセスの開始をその関係者に促す連絡をする。図７は、業務プロセス開始通知画面の一例を示し、機械部品Ａの業務プロセス「形状検討」を例に取る。業務プロセス「形状検討」のプロセス開始連絡方法で、平均が選択されているので、プロセスの着手予定日の３日前（平均値）に、連絡者であるＡ，Ｂ，Ｃにプロセス着手するよう連絡する。さらに、着手予定日に前倒しで、プロセスの担当者に着手の連絡をするが、予定通り着手できるかどうかの確認ボタンも表示し、予定通り着手が難しい場合には、関係者に連絡する。
【００１８】
Ｓ４では、各プロセスに対しては、実際に担当者が着手した日，終了した日をモニタリングし、それらの情報を実績としてデータベースに蓄積する。
【００１９】
業務において、各担当の業務遂行の実績を分析し、プロセスの着手日，終了日，工数などの分布を、業務プロセス計画時に表示することにより、実績を踏まえた業務計画を構築することが可能となる。また、プロセスの着手日の実績から、適切な時期に前倒しで、プロセスの関係者へ着手の連絡をすることにより、万―予定通りのプロセス着手が難しい場合でも、プロセス着手前にアクションを取ることが可能になる。  
本実施例では、業務プロセスの構築にＷＢＳを用いたが、フローチャートなど他の方法を利用してもよい。また、ＷＢＳ作成した後に、着手予定日，終了予定日などのプロセス情報を入力したが、これは順不同で良い。さらに、ガイダンス情報画面として、横軸に日数、縦軸に頻度を取ったが、正規化して表示しても良い。さらに、着手予定日に関して前倒しで連絡するが、着手終了日に関しても、同様に担当者に連絡することが望ましい。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】本発明の一実施の形態を示す全体構成図。
【図２】一実施の形態による利用手順を示すフローチャート。
【図３】一実施の形態による業務プロセス（ＷＢＳ）作成画面を示す図。
【図４】一実施の形態によるプロセス情報入力画面を示す図。
【図５】一実施の形態によるガイダンス情報画面を示す図。
【図６】一実施の形態によるプロセス情報入力画面を示す図。
【図７】一実施の形態による通知画面を示す図。
【符号の説明】
【００２１】
１０１…業務プロセス作成部、１０２…業務プロセス分析部（差を演算する手段）、
１０３…ガイダンス表示部、１０４…業務プロセス開始通知部、１０５…業務プロセス管理部、１０６…データベース、１０７…計算機、１０８…ユーザ端末、１０９…通信ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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