(57)【要約】【課題】組織内での通信および業務処理の効率化を実現することのできる自動情報配信システムを提供する。【解決手段】依頼元の端末３０と依頼先の端末４０とは、情報配信サーバ１０を介して接続する。情報配信サーバ１０はさらにデータベース２０に接続する。データベースには、各社員に付与された従業員コードと、この従業員コードに対応して記憶された各社員についての情報とが格納されている。情報配信サーバ１０は、依頼元の端末３０から業務依頼が送信されると、この業務依頼に設定された条件に基づいてデータベース２０で依頼先を検索し、抽出された依頼先の端末４０に業務依頼を送信するとともに、依頼元の端末３０には送信を完了したことを通知する。依頼を受けた依頼先の端末４０では、情報配信サーバ１０を介して依頼元の端末３０に返信を行う。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務依頼を行う依頼元の端末と、前記業務依頼を受けて処理を行う依頼先の端末とが情報配信サーバを介して接続し、前記情報配信サーバがさらにデータベースに接続して構成される自動情報配信システムにおいて、
前記依頼元の端末と、前記依頼先の端末と、前記情報配信サーバと、前記データベースとはＬＡＮ等の組織内ネットワークを介して接続し、
前記データベースは、少なくとも組織の各構成員に付与された従業員コードと、前記従業員コードに対応して記憶された前記各構成員についての情報とを格納し、
前記情報配信サーバは、前記依頼元の端末から送信された業務依頼に基づいて前記データベースから依頼先を検索し、抽出された前記依頼先の端末に前記業務依頼を送信するとともに、前記依頼元の端末には前記依頼先の端末へ前記業務依頼を送信した旨を通知し、
前記依頼先の端末は、前記情報配信サーバを介して前記依頼元の端末に前記業務依頼への回答を送信することを特徴とする自動情報配信システム。
【請求項２】
請求項１に記載の自動情報配信システムにおいて、
前記依頼元の端末および前記依頼先の端末は携帯端末を含み、
前記携帯端末は、前記組織内ネットワークの外にあることを特徴とする自動情報配信システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の自動情報配信システムにおいて、
前記依頼元の端末は、前記情報配信サーバを介してデータベースにアクセスし、前記業務依頼の処理状況を確認可能であることを特徴とする自動情報配信システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の自動情報配信システムにおいて、
前記サーバは、前記依頼先から送信された前記回答を分別し取りまとめる編集機能と、集計機能とを備えることを特徴とする自動情報配信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は自動情報配信システムに係り、より詳細には、組織内の各個人に付与されたコードと、このコードに対応する各個人についての情報を格納したデータベースとを利用して、組織内での通信および業務処理の効率化を実現することのできる自動情報配信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の情報化社会において、膨大な情報の中から目的とする情報を探し出す作業は困難を伴うことが多い。そこで、目的の情報に容易にアクセスすることを助ける様々な手段が開発され、利用されている。
例えば、特許文献１に記載の雑誌記事閲覧方式、方法、およびプログラムによれば、広告の見出しに予め付加された記事ごとのコードを指定することにより、利用者は検索作業を行うことなく、自身の端末に指定した記事の配信を受けて所望の記事を閲覧することができる。
【０００３】
あるいは、特許文献２に記載の業務システムおよびそのプログラムによれば、組織変更や人事異動による業務案件の引継ぎにあたり、識別コードを利用して新しい担当部署や担当者などの情報を自動的に取得することができる。このようなプログラムを利用すれば、部署や従業員等にそれぞれ一意の識別コードを付与し、組織内の業務処理を効率化することが可能となる。
【特許文献１】特開２００２−２４５３３１号公報
【特許文献２】特開２００５−９２６１９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、従来、総括部門においては、社内のある部門から他の部門への調査等の依頼の仲介が主要な業務となっている。その際、依頼元の部門から依頼された業務の取りまとめや、適切な依頼先の部門の選択、依頼先からの業務完了報告を受けての依頼元への報告など、多くの煩雑な作業が発生する。
【０００５】
例えば、社内のある部門から特定の社員を対象としたアンケート等の調査依頼を受けた場合の作業の流れを図５に示す。総括部門では、依頼を受けると（Ｓ５０１）、全社員の中から設定された条件を満たす社員を抽出し、この社員に回答を依頼し（Ｓ５０２）、回答済みのアンケートを回収し（Ｓ５０３）、依頼元の部門に返却する（Ｓ５０４）という一連の作業を担うことになる。
【０００６】
このとき、条件を満たす社員の検索に多くの時間を割く結果、他の業務が妨げられてしまうおそれがある。また、こうした作業は往々にして単調であり、担当者のモチベーションが低下してミスが増加することも考えられる。
さらに、依頼先の社員に依頼が到達するまで、および、依頼元に回答が到達するまでには、総括部門のみならず、例えばこの社員が所属する部門の上長など、複数の人の手を経由する。そのため、結果として、依頼元へ回答が到達するまでに長い時間が経過してしまうという問題もある。
【０００７】
コードの付与とデータベースの利用により様々な業務の効率化が図られていることに鑑みれば、総括業務についても同様のシステムを構築することで円滑化を図ることが可能であると考えられる。よって、本発明は、社員コード等組織の各構成員に付与された個人識別コードと、この個人識別コードに対応する各個人についての情報を格納したデータベースとを利用して、総括業務における業務の煩雑さを軽減することのできる自動情報配信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決するために本発明が提供するのは、業務依頼を行う依頼元の端末と、業務依頼を受けて処理を行う依頼先の端末とが情報配信サーバを介して接続し、前記情報配信サーバがさらにデータベースに接続して構成される自動情報配信システムである。この自動情報配信システムにおいて、依頼元の端末と、依頼先の端末と、情報配信サーバと、データベースとは、ＬＡＮ等の組織内ネットワークを介して接続する。データベースは、少なくとも組織の各構成員に付与された従業員コードと、従業員コードに対応して記憶された各構成員についての情報とを格納し、サーバは、依頼元の端末から送信された業務依頼に基づいてデータベースから依頼先を検索し、抽出された依頼先の端末に業務依頼を送信するとともに、依頼元の端末には依頼先の端末へ業務依頼を送信した旨を通知する。
【０００９】
この自動情報配信システムにおいて、依頼先の端末は携帯端末を含み、この携帯端末は、組織内ネットワークの外にある。
また、この自動情報配信システムにおいて、依頼元の端末は、情報配信サーバにアクセスして業務依頼の状況を確認可能である。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、依頼内容に応じて対象者を絞り込み、該当者のみにメッセージが到達するため、総括部門による取りまとめの手間を省くことができる。したがって、例えば定期人事異動のような恒例行事の際に、毎回同じ趣旨の依頼や報告、取りまとめを行うことが不要になる。すなわち、総括担当が不要になるので、人員を大幅に削減し、コストを低減させることが可能となる。
【００１１】
また、既存の個人識別コードやデータベースを利用することが可能であるため、システム全体を構築する場合に比べて手間や費用がかからず、導入が極めて容易である。
さらに、依頼元と依頼先とが直接やり取りするので、社内の連絡の効率化を図り、依頼先から依頼元への返信を迅速化できるとともに、社内の固定端末のみならず、携帯端末を利用して、例えば出張時に社外からも業務処理の履歴や処理の進捗状況を逐次確認可能とすることで、円滑な業務処理を実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
図１に示すのは、本発明の自動情報配信システムの一実施例を示す概略ブロック図である。この自動情報配信システムは、依頼元の端末３０ａ，３０ｂ，３０ｃ，３０ｄ，・・・（以下総合的に依頼元端末３０という）と、依頼先の端末４０ａ，４０ｂ，４０ｃ，４０ｄ，・・・（以下総合的に依頼先端末４０という）とを情報配信サーバ１０を介して接続して構成される。依頼元端末３０および依頼先端末４０は、例えば各部門に１つずつ備えられていてもよいし、各従業員に１つずつ備えられていてもよい。
【００１３】
情報配信サーバ１０はデータベース２０と接続し、依頼元端末３０からの依頼に基づいてデータベース２０の検索を行う。なお、図１において破線で囲まれた範囲内は社内１に設置されていることを示し、この範囲の外にある依頼元端末３０ｄおよび依頼先端末４０ｄは、例えば社員が外出時に持ち歩く携帯電話機などの携帯端末とする。
【００１４】
図２には、データベース２０の構成例を示す。ここで、最も上位の階層である「基本組織単位コード」は各支店等に付与された識別コードを、その下位の階層である「所属コード」は部署等に付与された識別コードをいう。また、最も下位の階層である「従業員コード」は各従業員に付与された個人識別コードをいう。本実施例においては、各コードはそれぞれ一意に付与された番号とするが、例えば従業員コードをこうした番号を含む電子メールのアドレス等としてもよい。
【００１５】
データベース２０には、各従業員コードに対応して、このコードを付与された社員についての情報が格納されている。例えば、図２の「明細区分」の項目にあるように、氏名や住所等の「社員情報」、入社年月等の「人事情報」、ならびに過去および現在の担当業務についての「業務情報」等がこれにあたる。また、「業務処理履歴」として、本発明を利用して行われた業務処理の案件に付与された整理番号が記録されている。
なお、このように各社員に従業員コードを付与したり、各社員についての情報をデータベースに格納したりすることは、既に一般に実施されているので、本発明はこうした既存のデータベース等を利用することが可能である。
【００１６】
続いて、図３および４を参照しながら、本発明の自動情報配信システムを利用したときの、ある部門から他の部門への業務依頼について説明する。ここでは、例として特別管理職を対象としたアンケートを行う場合を考える。
図３に示すのは、依頼元の担当者が業務の依頼を行う際に入力する依頼フォーマット３である。依頼元の担当者が依頼元端末３０を介して情報配信サーバ１０にアクセスすると、依頼元端末３０の画面にはこの依頼フォーマット３が表示される。
【００１７】
依頼元の担当者は、まず「発信元」として依頼元の部署や担当者の氏名等を入力する。このとき、所属コードや従業員コードを入力することにより、対応する部署名や氏名、および内線番号等が自動的に表示されるようにしてもよい。ここで、同欄に表示されている「分類コード」とは、依頼する業務の種類に応じて依頼元が付与するものである。依頼先から送信される回答等の情報は、分類コードに従ってデータベース２０の所定のテーブルに格納される。依頼元が依頼案件の処理状況や業務処理履歴を問い合わせる際には、この分類コードを用いてデータベース２０で検索を行い、該当する案件の処理の進捗状況を確認することができる。この点については後述する。
【００１８】
「発信先」の欄には全社員を様々に分類した項目名が列挙されており、各項目の隣にはチェックボックスが設けられている。送信対象に該当する項目名のチェックボックスにチェックをすることにより、発信先すなわち依頼先の絞り込みが行われる。ここでは、特別管理職を対象とするため、特別管理職の隣のチェックボックスにチェックが入力されている。このとき、いずれかのチェックボックスをチェックすると、その下位にあたる階層の分類が表示されて、さらに細かい絞込みを行うことができるようにすることも可能である。
【００１９】
「依頼又は周知の概要」の欄には、依頼内容の概略を入力する。本実施例のようにアンケートを送信する場合等には、別にアンケートの文書を作成し、依頼時に添付することが可能である。その場合、「添付文書」の欄に文書名等が入力される。
依頼元ではさらに、依頼案件の回答期日を指定する。全ての項目を入力し、依頼フォーマット入力が終了したら、依頼元端末３０から情報配信サーバ１０に依頼フォーマット３を送信する（Ｓ４０１）。このとき、各案件に一意の「整理番号」が自動的に付与されるとともに、「発信年月日」も記録される。
【００２０】
依頼元端末３０から依頼の送信を受けた情報配信サーバ１０では、依頼フォーマット３で「発信先」として指定された依頼先をデータベース２０で検索する。ここでは依頼先として特別管理職が指定されているので、データベース２０に格納されている全社員についての情報の中から、特別管理職に就いている社員を割り出し、該当する社員の従業員コードを抽出する。
【００２１】
こうして依頼元端末３０が設定した条件に適合する依頼先を見つけると、情報配信サーバ１０は、検出された従業員コード（電子メールアドレス）に宛てて、依頼元端末３０からの業務依頼を送信する（Ｓ４０２）。また、依頼元端末３０には送信が完了した旨を通知する。
【００２２】
一方、依頼を受信した各社員は、依頼先端末４０でこの依頼を閲覧した後、回答を作成し、依頼フォーマット３に表示されている依頼元の担当者の従業員コードに宛てて返信を行う。このとき、返信はまず依頼先端末４０から情報配信サーバ１０に送信され（Ｓ４０３）、次いでサーバ１０から依頼元担当者の従業員コード（電子メールアドレス）に宛てて送信される（Ｓ４０４）。回答を受信した依頼元担当者は、依頼元端末３０で回答を閲覧することができる。
【００２３】
なお、依頼元では、情報配信サーバ１０から依頼先への送信が完了したという通知を受信した後であれば、依頼元端末３０から情報配信サーバ１０にアクセスし、上述した分類コードや依頼案件の整理番号、依頼元担当者の従業員コードを用いて処理状況を確認することができる。すなわち、分類コードや整理番号、従業員コードによりデータベース２０で検索を行ったり、サーバ１０を介してデータベース２０にアクセスし、これらのコードをもとに依頼案件の一覧から確認を希望する案件を選択したりすることにより、依頼元端末３０の画面上に処理状況を表示させることができる。このとき、依頼元の担当者は、携帯端末３０ｄを利用して社外からでも処理状況の確認を行うことが可能である。この場合、社外からのアクセスとなるため、ＩＤやパスワードの入力による認証などを行い、セキュリティを確保するのが望ましい。
【００２４】
確認の結果、例えば回答期限を過ぎても回答の送信がない依頼先が判明したときには、この依頼先の従業員コードに宛てて再度同一の依頼を送信する。その場合、依頼先端末４０での閲覧の際に再送信であることが明示されるようにするのが好ましい、これにより、依頼先に早期の回答を促すことができる。
【００２５】
依頼先の社員が端末４０を使用できない状況にある場合、すなわち例えば外出中である場合には、図３に示すように、携帯電話機等の端末４０ｄを用いて情報配信サーバ１０にアクセスし、社内の依頼先端末４０を用いる場合と同様、受信した依頼や通知を閲覧したり、回答したりすることができる。この場合も、閲覧時にはＩＤやパスワードの入力による認証などを行い、情報の漏洩を未然に防止するのが望ましい。
【００２６】
以上、本実施例をアンケートを送信する場合について説明したが、本発明の実施はこれに限られず、例えば人事異動対象者への通知や、特定の年代の社員を対象とした調査、全社員に宛てた周知徹底事項の送信など、様々な目的に利用することができる。また、情報配信サーバ１０に、組織単位や分類コード、整理番号、依頼元担当者の従業員コードによって依頼先からの回答等の情報を分別し取りまとめる編集機能や、これらの情報から特定のデータを集計する機能を持たせることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本発明の自動情報配信システムの概略ブロック図。
【図２】本発明におけるデータベースの構成例を示す図。
【図３】本発明により業務依頼を行う場合の依頼フォーマットの例を示す図。
【図４】本発明の自動情報配信システムにおける業務依頼の概略フロー図。
【図５】従来の総括業務における業務依頼の概略フロー図。
【符号の説明】
【００２８】
１０  サーバ
２０  データベース
３０，３０ａ，３０ｂ，３０ｃ，３０ｄ  依頼元端末
４０，４０ａ，４０ｂ，４０ｃ，４０ｄ  依頼先端末
１  社内
３  依頼フォーマット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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