(57)【要約】【課題】電子メールを送信する際に、送信するメールの内容をチェックして、望ましくないメールが送信されてしまうことを未然に防ぐことができる。【解決手段】電子メールをフィルタリングする基本ポリシーとして、組織毎および役職毎に別のものを用意するとともに、その中で、さらに一般用と複数の特別用とを設けて、通常は一般のフィルタリングを実施し、メール送信者ごとに検査結果を点数化して集計する。点数が閾値を超えた場合には、そのレベルに応じた特別用のフィルタリングを自動適用する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信前の検査を行うためのメールフィルタリングシステムであって、
送信元となり得る全メールアドレスごとに、当該メールアドレスを所有しているユーザが所属する組織および役職に関する情報が記憶されているユーザ情報記憶手段と、
前記メールアドレスごとに、過去の全ての検査済電子メールの検査結果が数値化および積算されて、監査集計結果として記憶されている監査集計記憶手段と、
前記ユーザの組織および役職ごとに、未送信の電子メールのための検査項目および各検査項目ごとの対応処置が、基本ポリシーとして記憶されている基本ポリシー記憶手段と、
前記監査集計結果の値に基づく検査強度段階別に、各基本ポリシーごとに、前記検査項目に対する閾値が設定されている閾値記憶手段と、
未送信の電子メールが入力されて、当該電子メールから送信元メールアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、
抽出された前記送信元メールアドレスに基づいて、前記ユーザ情報記憶手段から、ユーザが所属する組織および役職に関する情報を抽出する組織・役職情報抽出手段と、
抽出された前記組織および役職に関する情報に基づいて、前記基本ポリシー記憶手段から、前記組織および役職に対応した前記基本ポリシーを抽出する基本ポリシー抽出手段と、
前記基本ポリシー抽出手段により抽出された前記基本ポリシーに基づいて、前記未送信の電子メールについて、当該基本ポリシーの前記検査項目ごとの検査を行い、前記検査項目に対する閾値を越えているか否かを判定する判定手段と、
前記判定の結果に基づいて、閾値以上だった検査項目があった場合に、検査結果を数値化して、前記監査集計記憶手段に記憶されている前記監査集計結果の値に加算する監査集計加算処理手段と、
前記判定の結果に基づいて、前記基本ポリシー抽出手段により抽出された前記基本ポリシーの前記対応処置に基づいて、前記未送信の電子メールの処理を行うメール処理手段と
を備えたことを特徴とするメールフィルタリングシステム。
【請求項２】
前記未送信の電子メールに含まれ得る、送信すべきでない機密情報を検索するためのキーワードが登録されている機密情報定義記憶手段をさらに備え、
前記検査項目は、機密情報キーワード検査を含んでいることを特徴とする請求項１に記載のメールフィルタリングシステム。
【請求項３】
前記未送信の電子メールに含まれ得る、送信すべきでない個人情報を検索するためのキーワードが登録されている個人情報定義記憶手段をさらに備え、
前記検査項目は、個人情報キーワード検査を含んでいることを特徴とする請求項１に記載のメールフィルタリングシステム。
【請求項４】
電子メールの送信前の検査を行うためのメールフィルタリングプログラムであって、
送信元となり得る全メールアドレスごとに、当該メールアドレスを所有しているユーザが所属する組織および役職に関する情報が記憶されるユーザ情報記憶ステップと、
前記メールアドレスごとに、過去の全ての検査済電子メールの検査結果が数値化および積算されて、監査集計結果として記憶される監査集計記憶ステップと、
前記ユーザの組織および役職ごとに、未送信の電子メールのための検査項目および各検査項目ごとの対応処置が、基本ポリシーとして記憶される基本ポリシー記憶ステップと、
前記監査集計結果の値に基づく検査強度段階別に、各基本ポリシーごとに、前記検査項目に対する閾値が設定される閾値記憶ステップと、
未送信の電子メールが入力されて、当該電子メールから送信元メールアドレスが抽出されるアドレス抽出ステップと、
抽出された前記送信元メールアドレスに基づいて、前記ユーザ情報記憶ステップにおいて記憶された前記情報から、ユーザが所属する組織および役職に関する情報が抽出される組織・役職情報抽出ステップと、
抽出された前記組織および役職に関する情報に基づいて、前記基本ポリシー記憶ステップにおいて記憶された前記基本ポリシーの中から、前記組織および役職に対応した前記基本ポリシーが抽出される基本ポリシー抽出ステップと、
前記基本ポリシー抽出ステップにより抽出された前記基本ポリシーに基づいて、前記未送信の電子メールについて、当該基本ポリシーの前記検査項目ごとの検査を行うことにより、前記検査項目に対する閾値を越えているか否かが判定される判定ステップと、
前記判定の結果に基づいて、閾値以上だった検査項目があった場合に、検査結果を数値化して、前記監査集計記憶ステップに記憶された前記監査集計結果の値に加算する監査集計加算処理ステップと、
前記判定の結果に基づいて、前記基本ポリシー抽出ステップにより抽出された前記基本ポリシーの前記対応処置に基づいて、前記未送信の電子メールの処理を行うメール処理ステップと
をコンピュータに実行させるためのメールフィルタリングプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はメールフィルタリングシステムおよびメールフィルタリングプログラムに関し、特に、送信側で電子メール（以下、メールとする。）を送信する前にメールの内容をチェックするためのメールフィルタリングシステムおよびメールフィルタリングプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のメールフィルタリングシステムとして、受信したメールが迷惑メールであることを検出する検出率を高めるために、迷惑メールと見なしたメールについては、当該メールから送信元メールアドレスを抽出し、それをブラックリストに順次登録していき、次にメールを受信した際に、送信元メールアドレスがブラックリストに登録されているものか否かを判定し、ブラックリストに登録されているものであった場合には、当該送信元メールアドレスに対するカウント値を増加させて、カウント値が所定の閾値を超えたときに、当該迷惑メールに対して予め規定したアクションを実行するようにするシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−２０８７８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来のメールフィルタリングシステムは、メールを受信した際に、それが迷惑メールか否かを判定して、迷惑メールだった場合に対処するものであるが、メールを送信する際にはフィルタリングしないので、望ましくないメールが送信される場合にもそれをチェックして送信を禁止または保留することができないという問題点があった。
【０００５】
この発明はかかる問題点を解決するためになされたものであり、メールを送信する際に、送信するメールの内容をチェックして、望ましくないメールが送信されてしまうことを未然に防ぐことを可能したメールフィルタリングシステムおよびメールフィルタリングプログラムを得ることを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明は、電子メールの送信前の検査を行うためのメールフィルタリングシステムであって、送信元となり得る全メールアドレスごとに、当該メールアドレスを所有しているユーザが所属する組織および役職に関する情報が記憶されているユーザ情報記憶手段と、前記メールアドレスごとに、過去の全ての検査済電子メールの検査結果が数値化および積算されて、監査集計結果として記憶されている監査集計記憶手段と、前記ユーザの組織および役職ごとに、未送信の電子メールのための検査項目および各検査項目ごとの対応処置が、基本ポリシーとして記憶されている基本ポリシー記憶手段と、前記監査集計結果の値に基づく検査強度段階別に、各基本ポリシーごとに、前記検査項目に対する閾値が設定されている閾値記憶手段と、未送信の電子メールが入力されて、当該電子メールから送信元メールアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、抽出された前記送信元メールアドレスに基づいて、前記ユーザ情報記憶手段から、ユーザが所属する組織および役職に関する情報を抽出する組織・役職情報抽出手段と、抽出された前記組織および役職に関する情報に基づいて、前記基本ポリシー記憶手段から、前記組織および役職に対応した前記基本ポリシーを抽出する基本ポリシー抽出手段と、前記基本ポリシー抽出手段により抽出された前記基本ポリシーに基づいて、前記未送信の電子メールについて、当該基本ポリシーの前記検査項目ごとの検査を行い、前記検査項目に対する閾値を越えているか否かを判定する判定手段と、前記判定の結果に基づいて、閾値以上だった検査項目があった場合に、検査結果を数値化して、前記監査集計記憶手段に記憶されている前記監査集計結果の値に加算する監査集計加算処理手段と、前記判定の結果に基づいて、前記基本ポリシー抽出手段により抽出された前記基本ポリシーの前記対応処置に基づいて、前記未送信の電子メールの処理を行うメール処理手段とを備えたメールフィルタリングシステムである。
【発明の効果】
【０００７】
この発明は、電子メールの送信前の検査を行うためのメールフィルタリングシステムであって、送信元となり得る全メールアドレスごとに、当該メールアドレスを所有しているユーザが所属する組織および役職に関する情報が記憶されているユーザ情報記憶手段と、前記メールアドレスごとに、過去の全ての検査済電子メールの検査結果が数値化および積算されて、監査集計結果として記憶されている監査集計記憶手段と、前記ユーザの組織および役職ごとに、未送信の電子メールのための検査項目および各検査項目ごとの対応処置が、基本ポリシーとして記憶されている基本ポリシー記憶手段と、前記監査集計結果の値に基づく検査強度段階別に、各基本ポリシーごとに、前記検査項目に対する閾値が設定されている閾値記憶手段と、未送信の電子メールが入力されて、当該電子メールから送信元メールアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、抽出された前記送信元メールアドレスに基づいて、前記ユーザ情報記憶手段から、ユーザが所属する組織および役職に関する情報を抽出する組織・役職情報抽出手段と、抽出された前記組織および役職に関する情報に基づいて、前記基本ポリシー記憶手段から、前記組織および役職に対応した前記基本ポリシーを抽出する基本ポリシー抽出手段と、前記基本ポリシー抽出手段により抽出された前記基本ポリシーに基づいて、前記未送信の電子メールについて、当該基本ポリシーの前記検査項目ごとの検査を行い、前記検査項目に対する閾値を越えているか否かを判定する判定手段と、前記判定の結果に基づいて、閾値以上だった検査項目があった場合に、検査結果を数値化して、前記監査集計記憶手段に記憶されている前記監査集計結果の値に加算する監査集計加算処理手段と、前記判定の結果に基づいて、前記基本ポリシー抽出手段により抽出された前記基本ポリシーの前記対応処置に基づいて、前記未送信の電子メールの処理を行うメール処理手段とを備えたメールフィルタリングシステムであるので、メールを送信する際に、送信するメールの内容をチェックして、望ましくないメールが送信されてしまうことを未然に防ぐことできる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
実施の形態１．
図１は、この発明の実施の形態１に係るメールフィルタリングシステムの全体の構成を示した図である。図１に示すように、実施の形態１に係るメールフィルタリングシステムは、送信者情報解析処理手段１と、機密情報判定処理手段２と、監査集計加算処理手段３と、メール処理・記録手段４とが設けられている。さらに、実施の形態１に係るメールフィルタリングシステムには、組織・役職別基本ポリシー定義ファイル５と、個人別監査集計ファイル６と、閾値適用パラメータ定義ファイル７と、機密情報定義ファイル８と、検査ログファイル９と、検査メール記録ファイル１０と、個人マスタファイル１１とが設けられている。実施の形態１に係るメールフィルタリングシステムは各種計算機により構成することが可能であるが、例えば、社外へのメールの送受信を行うメールサーバ（図示せず）と、メールの送受信を行うクライアント端末（図示せず）と、の間にネットワークを介してメールフィルタリングシステムを接続する構成が考えられる。
【０００９】
これらの構成要素について以下に簡単に説明する。
送信者情報解析処理手段１（アドレス抽出手段、組織・役職情報抽出手段、基本ポリシー抽出手段、監査集計情報抽出手段および閾値情報抽出手段）は、未送信の検査前メール３０が入力されて、当該検査前メール３０の送信元メールアドレスに基づいて、後述の組織・役職別基本ポリシー定義ファイル５および個人別監査集計ファイル６から、組織・役職別基本ポリシーとメール送信者のこれまでの監査集計情報を確認し、それらに基づいて、送信前の検査前メール３０のメール検査に適用する基本ポリシーとそれに対する閾値を定義したパラメータ種別とを決定する。なお、基本ポリシーおよびパラメータ種別については後述する。
機密情報判定処理手段２（判定手段）は、送信者情報解析処理手段１が決定した基本ポリシーとパラメータ種別に従って、送信される検査前メール３０に対して、基本ポリシーとして設定されている各検査項目についての検査を実施する。なお、検査項目として、機密情報や個人情報がメール本文及び添付ファイルに含まれているか否かの検査を含むが、当該機密情報や個人情報を判定するためのキーワードは、後述の機密情報定義ファイル８に予め登録されているものとする。
監査集計加算処理手段３（監査集計加算処理手段、検査ログ出力手段）は、機密情報判定処理手段２の検査結果の全てをログとして後述の検査ログファイル９に記憶するとともに、検査結果を点数化して、後述の個人別監査集計ファイル６の監査集計結果の値に加算して、それを記録する。
メール処理・記録手段４（メール処理手段、検査メール出力手段）は、機密情報判定処理手段２の検査結果に基づいて、検査が終了した検査済メール３１を基本ポリシーに設定されている対応処置に従って適切に処理（送信・保留・削除等）するとともに、処理した検査済メール３１の内容および処理時刻などを後述の検査メール記録ファイル１０に記録する。
なお、個人別監査集計ファイル６、検査ログファイル９および検査メール記録ファイル１０の内容は、例えば、各所属上長の端末等の所定の端末で、かつ、所定のユーザのみが、監査レポート３２として閲覧することができる。なお、監査レポート作成手段をメールフィルタリングシステムに設けておいて、所定時間間隔で、監査レポート３２を自動生成して、上記所定の端末に電子メールにて送信してくるようにしてもよい。
【００１０】
組織・役職別基本ポリシー定義ファイル５（基本ポリシー記憶手段）は、メールの送信者となり得る全ユーザの各組織、各役職別に、基本ポリシーの定義を記憶している。基本ポリシーとは、メールを検査する際のチェックすべき検査項目と、それぞれの検査項目ごとに設定した対応処置とを定義したものである。組織別、役職別に、基本ポリシーを設定する理由について説明する。組織が企業（製造業、サービス業、マスコミ等）であったり、官公庁であったり、あるいは、病院であったりすると、その職種によって、メールをチェックすべき項目が自ずと異なってくることが予想される。また、役職によっても、一般の社員と部課長クラスあるいは役員クラス等によって、メールをチェックする際の検査強度（検査の厳しさのレベル）が自ずと異なってくる。検査強度を高くしすぎると必要なメールであっても送信できなくなる等の不都合が発生し、また、検査強度を低くしすぎると、送信を禁止すべきであったメールが外部に流出してしまう恐れがある。そのため、本実施の形態においては、メール送信の便利さを確保しながら、望ましくないメールの送信を未然に適切かつ確実に防止できるように、組織ごと、役職ごとに、メールを検査する際の基本ポリシーを異なるものに設定している。なお、組織・役職別基本ポリシー定義ファイル５には、各所属、各役職ごとに、基本ポリシーの種別が設定されている基本ポリシーマスタ５ａ（図３参照）と、各基本ポリシーごとに、その定義（チェック項目とその対応処置）を記憶した定義マスタ５ｂ（図４参照）とが含まれる。図３の例で見ると、営業第一課の課長の基本ポリシーは、基本ポリシーマスタ５ａにおいて“Ｅｉｇｙｏ  Ｐｏｌｉｃｙ  Ｋ”と定義されている。その内容は、図４に示すように、定義マスタ５ｂに、送信するメールをチェックする際の各チェック項目（送信先の数、メールのサイズ、機密情報キーワード検査、個人情報キーワード検査）と、各チェック項目に対して設定された閾値を超えたときの対応処置（メール保留１、メール保留２）について定義されている。ここで、メール保留１はレベル低として処理されるもので、メール保留２はレベル高として処理されるものである。メール検査の際には、この基本ポリシーに基づいて、すなわち、チェック項目ごとに閾値を越えていないか否かを検査する。どのチェック項目から順に検査していくかについては任意に設定可能であるが、予め設定しておく必要がある。図４の例では、送信先の数（検査１）、メールのサイズ（検査２）、機密情報キーワード検査（検査３）、個人情報キーワード検査（検査４）の順で検査を行うように設定している。
【００１１】
個人別監査集計ファイル６（監査集計記憶手段）は、これまでのメール検査結果を数値化および積算して、メールアドレスごとに、監査集計結果として保存しており、メール送信の度にデータが更新される。個人別監査集計ファイル６には、メールを過去に送信したことがある全ユーザのメールアドレスごとに、メール送信者のこれまでの監査集計情報と、最新に更新された日時を示す更新日時とが格納されている。
【００１２】
閾値適用パラメータ定義ファイル７（閾値記憶手段）は、監査集計結果の値に基づく検査強度段階別に、各基本ポリシーごとの各検査項目に対する閾値の値のセットを設定している。これをパラメータ種別という。閾値適用パラメータ定義ファイル７には、監査集計結果の値に基づく検査強度段階別にパラメータ種別を定義したパラメータマスタ７ａ（図３参照）と、パラメータ種別ごとに、各基本ポリシーに適用する閾値が設定されている閾値マスタ７ｂ（図４参照）とが含まれる。図３に示すように、これまでの監査集計結果に応じて、パラメータ種別は自動的に変更される。すなわち、最初は全員「一般」パラメータで運用開始するが、監査集計結果が１０を越えると、「特別Ａ」パラメータに変更され、さらに、監査集計結果が１００を越えると、例えば、「特別Ｂ」パラメータに変更される。「一般」パラメータに対する閾値のうち、例えば、「個人情報キーワード検査」は、図４に示すように、“２００”となっているので、個人情報キーワード検査で、メールに含まれている個人情報が“２００”個より少なければ問題なしと判定されるが、「特別Ａパラメータ」に変更された後は、メールに含まれている個人情報が“３０”個以上になると問題ありと判定される。このように、監査集計結果の値が高くなればなるほど、メール検査の検査強度が高くなるように設定されている。
【００１３】
機密情報定義ファイル８（機密情報定義記憶手段および個人情報定義記憶手段）は、メール検査に使用するキーワードを定義している。例えば、個人情報（氏名や住所）の漏洩を防止するためには、キーワードとして、人名辞書や地名辞書を入れておくと有効である。また、図５に一例を示すように、「社外秘」、「Confidential」いった社外への持ち出しや口外を禁止する内容の文書に付される可能性のある言葉をキーワードとして登録しておいてもよい。さらに、必要に応じて、公知にしたくない重要な案件やプロジェクトの名称なども登録しておいてもよい。
【００１４】
検査ログファイル９（検査ログ記憶手段）は、メール検査結果をログとして保存している。すなわち、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、タイトル、送信時刻を始めとして、メール検査でひっかかったキーワードそのもの、検出数などのデータが保存されている。
【００１５】
検査メール記憶ファイル１０（検査メール記憶手段）は、検査した全ての検査済メール３１を記録している。すなわち、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、タイトル、本文、添付ファイル、送信時刻などのデータが保存されている。
【００１６】
個人マスタファイル１１（ユーザ情報記憶手段）は、メールの送信者となり得る全ユーザのメールアドレスごとに、氏名、所属、役職などの情報が格納されている。
【００１７】
次に、実施の形態１に係るメールフィルタリングシステムの動作について図２に基づいて説明する。
図２に示すように、まず、ステップＳ１で、メール送信者がメールを作成し、送信指示を入力すると、本実施の形態１によるメールフィルタリングシステムに、当該メールが入力される。次に、ステップＳ２で、送信者情報解析処理手段１が、メール送信者の組織・役職別基本ポリシーとメール送信者のこれまでの監査集計情報を確認し、組織・役職別基本ポリシーと、これまでの監査集計情報に対するパラメータ種別とを抽出する。
【００１８】
ステップＳ２の送信者情報解析処理手段１の動作を図３に示す。送信者情報解析処理手段１は、まず、メール送信者のメールアドレスに基づいて、個人マスタファイル１１内の登録データを検索して、メール送信者の所属と役職に関する情報（データ）を抽出する。次に、抽出した所属と役職のデータを用いて、組織・役職別基本ポリシー定義ファイル５の基本ポリシーマスタ５ａを検索して、メール送信者の基本ポリシーを抽出する。図３の例では、所属と役職は、「営業第一課」の「課長」なので、その基本ポリシーは、「Ｅｉｇｙｏ  Ｐｏｌｉｃｙ  Ｋ」が抽出される。次に、メール送信者の最新の監査集計結果を個人別監査集計ファイル６によりチェックする。図３の例の場合、監査集計結果は「１００」になっている。次に、閾値適用パラメータ定義ファイル７のパラメータマスタ７ａから、監査集計結果に対応しているパラメータの種別を抽出する。図３の例では、監査集計結果が「１００以上」に対応するパラメータの種別は「特別Ａ」である。以上の処理により、送信者情報解析処理手段１は、メール送信者の組織・役職別基本ポリシーとパラメータ種別とを抽出し、基本ポリシー情報４０として出力する。
【００１９】
図２の説明に戻り、次に、ステップＳ３で、機密情報判定処理手段２が、ステップＳ２で抽出された組織・役職別基本ポリシーとパラメータ種別（基本ポリシー情報４０）とに基づいて、送信されるメールに機密情報が含まれていないか否かを判定する。
【００２０】
ステップＳ３の機密情報判定処理手段２の動作を図５に示す。機密情報判定処理手段２は、まず、ステップＳ１０で、送信されるメールの送信先メールアドレスの個数を確認する（Ｔｏ（宛先）、ＣＣ（カーボン・コピー）、ＢＣＣ（ブラインド・カーボン・コピー）に含まれる全ての送信先の個数）。送信先の個数が、閾値適用パラメータ定義ファイル７の閾値マスタ７ｂに予め設定された閾値を越えていた場合には、メールの送信を保留すべきと判定する（ステップＳ１４のメール保留１）。越えていなければ、ステップＳ１１に進み、メールのサイズ（容量）を確認する。メールのサイズが、閾値適用パラメータ定義ファイル７の閾値マスタ７ｂに予め設定された閾値を越えていた場合には、メールの送信を保留すべきと判定する（ステップＳ１４のメール保留１）。越えていなければ、ステップＳ１２に進み、送信するメールの本文及び添付ファイルに、機密情報定義ファイル８に登録されている機密情報のキーワードがあるか無いか、および、有る場合には、何個含まれているかを確認する。その結果、含まれていたキーワードの個数が、閾値適用パラメータ定義ファイル７の閾値マスタ７ｂに予め設定された閾値を越えていた場合には、メールの送信を保留すべきと判定する（ステップＳ１５のメール保留２）。越えていなければ、ステップＳ１３に進み、送信するメールの本文及び添付ファイルに、機密情報定義ファイル８に登録されている個人情報のキーワードのうちの個人情報キーワードがあるか無いか、および、有る場合には、何個含まれているかを確認する。その結果、含まれていた個人情報キーワードの個数が、閾値適用パラメータ定義ファイル７の閾値マスタ７ｂに予め設定された閾値を越えていた場合には、メールの送信を保留すべきと判定する（ステップＳ１４のメール保留１）。越えていなければ、ステップＳ１６に進み、メールを送信可能と判定し、送信する（ステップＳ１６のメール送信）。
【００２１】
図２の説明に戻り、次に、ステップＳ４で、監査集計加算処理手段３が、ステップＳ３の判定結果に従って、これまでの監査集計結果に、今回の判定結果を点数化して加算する。
【００２２】
ステップＳ４の監査集計加算処理手段３の動作を図６に示す。まず、ステップＳ２０で、機密情報判定処理手段２の判定結果を確認する。次に、ステップＳ２１で、確認した判定結果に応じて、予め設定された所定の値をこれまでの監査集計結果に加算する。図６の例では、「メール送信」と判定された場合には、監査集計結果に「＋０」を加算する。「メール保留１」と判定された場合には、監査集計結果に「＋１」を加算する（レベル低の処理）。「メール保留２」と判定された場合には、監査集計結果に「＋２０」を加算する（レベル高の処理）。図３に示したように、メール送信者のこれまでの監査集計結果は「１００」であったため、今回の判定結果が、「メール保留１」の場合は、「＋１」加算されて「１０１」となり、今回の判定結果が、「メール保留２」の場合は、「＋２０」加算されて「１２０」となる。次に、ステップＳ２２で、検査したメールのログを検査ログとして出力し、検査ログファイル９に保存する。
【００２３】
図２の説明に戻り、次に、ステップＳ５で、メール処理・記録手段４が、メール処理および記録を行う。
【００２４】
ステップＳ５のメール処理・記録手段４の動作を図７に示す。まず、ステップＳ３０で、機密情報判定手段２による判定結果を確認する。確認の結果、メール送信を保留したものについては、ステップＳ１４，１５において、保留通知メールを自動作成してメール送信者に送信する。次に、ステップＳ３１で、メール送信者の上長が、保留となったメールを自分の端末の画面で視認検査する。次に、ステップＳ３２で、送信可否の判定を促すメッセージを画面に表示し、「メール削除」ボタンか、「メール送信」ボタンのいずれかがクリックされるのを待つ。「メール削除」ボタンがクリックされた場合は、ステップＳ３３で、当該メールを削除する。一方、「メール送信」ボタンがクリックされた場合は、ステップＳ１６で、当該メールを送信先メールアドレスに送信する。次に、ステップＳ３４で、当該メールの処理を検査メール記録ファイル１０に記録する。なお、メールが削除されたか送信されたかを知らせるメールを自動作成してメール送信者に送信するようにすると、さらに利便性が向上する。
【００２５】
以上のように、本実施の形態においては、電子メールをフィルタリングする基本ポリシーとして、組織毎および役職毎に別のものを用意するとともに、その中で、さらに一般用の「一般」パラメータと特別用の「特別Ａ」パラメータ等の複数のパラメータ種別を設けて、通常は一般のフィルタリングを実施し、メール送信者ごとに検査結果を点数化して集計し、点数が閾値を超えた場合には、そのレベルに応じた特別用のフィルタリングを自動適用するようにしたので、以下の効果が得られる。
（１）あらかじめ設定した条件（組織・役職別基本ポリシー）に合致する（あるいは合致しない）メールをフィルタリングし、送信すべきでないと判定したメールは（社外への）送信を禁止することができる。
（２）あらかじめ設定した「組織・役職別基本ポリシー」は一意ではなく、閾値（検査強度）を定義するパラメータ種別を付け、個人別監査集計結果の値に応じて、パラメータ種別を自動的に変更することができる。これにより、最初は全員「一般」パラメータで運用開始するが、メール送信者「Ａ氏」の最新の監査集計結果に従い、それに対応したレベルの要注意ユーザ用の「特別Ａ」パラメータを自動的に「Ａ氏」に適用することができる。すなわち、パラメータ種別が、「一般」パラメータでは、「個人名」らしきキーワードを２００以上含めた場合をチェックするが、要注意ユーザ用の「特別Ａ」パラメータでは閾値を３０にして、チェックを厳しくし、これまでの監査集計結果に基づいて検査強度を自動的に変更することができる。
（３）あらかじめ設定した「組織・役職別基本ポリシー」は一意ではなく、組織別、役職別に、異なるものが複数個用意されており、各メール送信者の組織および役職に従って自動的に適用される。このように基本ポリシーに柔軟性を持たせたことで、各組織および各役職に適した基本ポリシーでメールの検査を行うことができるので、メール送信の便利さを確保しながら、望ましくないメールが社外に送信されてしまうことを未然に適切かつ確実に防止することができる。
（４）各メールの検査結果を点数化することができる（監査集計）。これにより、メール送信者ごとに、監査集計結果を点数化して積算しておけば、メール利用規則の遵守状況がいつでも確認できる。
【００２６】
実施の形態２．
図８は、暗号化された添付ファイルへの対応について示した図である。なお、この場合には、権限を有する第三者が復号できる仕組みである暗号全社管理システムにて、全ユーザがメールの送信を行っていることを前提とする。
【００２７】
図８に示すように、暗号化された添付ファイルを持つメールは一旦保留状態に置き（指定タイプ外の添付ファイル付メールと判断）、所属上長がその内容を確認し（暗号全社管理システムの利用によりマスター鍵で添付ファイルを平文化）、業務上適切であれば、保留状態を解除するとともに、メールを送信する。他の動作については実施の形態１と同様であるため、ここでは説明を省略する。
【００２８】
以上のように、本実施の形態においては、上記の実施の形態１と同様の効果が得られるとともに、暗号化された添付ファイルの内容も確認することができ、送信すべきでないメールを送信前に確実に検出して削除することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムの全体の構成を示した構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムの動作を示した流れ図である。
【図３】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムにおける送信者情報解析処理の動作を示した説明図である。
【図４】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムにおけるメール送信者に適用する基本ポリシーを説明した説明図である。
【図５】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムにおける機密情報判定処理の動作を示した説明図である。
【図６】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムにおける監査集計加算処理の動作を示した説明図である。
【図７】この発明の実施の形態１に係るメールファイリングシステムにおけるメール処理及び記録処理の動作を示した説明図である。
【図８】この発明の実施の形態２に係るメールファイリングシステムの動作を示した説明図である。
【符号の説明】
【００３０】
１  送信者情報解析処理手段、２  機密情報判定処理手段、３  監査集計加算処理手段、４  メール処理・記録手段、５  組織・役職別基本ポリシー定義ファイル、５ａ  基本ポリシーマスタ、５ｂ  定義マスタ、６  個人別監査集計ファイル、７  閾値適用パラメータ定義ファイル、７ａ  パラメータマスタ、７ｂ  閾値マスタ、８  機密情報定義ファイル、９  検査ログファイル、１０  検査メール記録ファイル、１１  個人マスタファイル。
【図１】
2007272607.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
2007272607.tif 000006
【図５】
2007272607.tif 000007
【図６】
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【図７】
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【図８】
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