(57)【要約】【課題】人手による手間や書類を不要とすることができる受付案内システムを提供する。【解決手段】面会人のセレクトを受け付けると（Ｓ１）、面会人のコンピュータ装置との間で会話を成立するためのデータ通信を開始する（Ｓ２）。この通信を終了した後（Ｓ３）、面会人が入門許可すると、カード発行回収装置から入門許可カードが発行される（Ｓ４）。発行された入門許可カードを持って打合せ等を行った後、面会人に入門許可カードを渡し、カード認証装置で入門許可カードに承認データを書き込んでもらう（Ｓ６）。この入門許可カードを、受付のカード発行回収装置１６へ挿入すると（Ｓ９）、認証データが書き込まれた入門許可カードは、当該カード発行回収装置に回収される（Ｓ１０）。【選択図】図３
2007156964.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
受付に配置された受付案内装置及びカード発行回収装置と、面会人が使用するコンピュータ装置と、面会場所に設けられたカード認証装置とがネットワークを介して通信可能に接続された受付案内システムであって、
前記受付案内装置に面会人を選択する為の入力が行われた際に、当該受付案内装置と選択された面会人が使用する前記コンピュータ装置との間で会話を成立するためのデータ通信を行う会話データ通信手段と、
前記コンピュータ装置から前記カード発行回収装置に対して入門許可カードを発行する旨のデータが送られた際に、前記カード発行回収装置から入門許可カードを発行するカード発行手段と、
前記カード認証装置が操作された際に、書込対象となる前記入門許可カードに承認データを書き込む認証データ書込手段と、
前記認証データが書き込まれた前記入門許可カードが前記カード発行回収装置に挿入された際に、当該カード発行回収装置に前記入門許可カードを回収するカード回収手段と、
を備えたことを特徴とした受付案内システム。
【請求項２】
前記面会場所への出入口の近傍に、前記入門許可カードからデータを読み取って該入門許可カードが前記出入口の扉を開放する為の入門許可カードであると確認できた際に、前記扉のロック状態を解除するカードリーダーを設ける一方、
前記カード発行手段は、前記コンピュータ装置から指示に基づいて、当該指示に対応した面会場所への出入口の扉を開放する為に必要な入門許可カードを発行することを特徴とする請求項１記載の受付案内システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、訪問者の入場を受け付ける受付システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業を訪問する際には、受付で入門申請書等に訪問者の社名や部署や電話番号や面会人の部署や氏名等を記入するとともに、この入門申請書を提出することによって入門証と控え書類を受け取る。そして、訪問者は、この入門証と前記控え書類を持って面会先へ向かうとともに、待ち合わせ室から面会人に電話をかける。
【０００３】
一方、面会後には、面会人から前記控え書類にサインをして貰い、退出時に前記控えと前記入門証を受付に返却する。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、このような従来の方式にあっては、入門から退出するまでに人手や書類が必要となり、効率が悪く大量の紙が消費されるという問題があった。
【０００５】
本発明は、このような従来の課題に鑑みてなされたものであり、人手による手間や書類を不要とすることができる受付案内システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記課題を解決するために本発明の請求項１の受付案内システムにあっては、受付に配置された受付案内装置及びカード発行回収装置と、面会人が使用するコンピュータ装置と、面会場所に設けられたカード認証装置とがネットワークを介して通信可能に接続された受付案内システムであって、前記受付案内装置に面会人を選択する為の入力が行われた際に、当該受付案内装置と選択された面会人が使用する前記コンピュータ装置との間で会話を成立するためのデータ通信を行う会話データ通信手段と、前記コンピュータ装置から前記カード発行回収装置に対して入門許可カードを発行する旨のデータが送られた際に、前記カード発行回収装置から入門許可カードを発行するカード発行手段と、前記カード認証装置が操作された際に、書込対象となる前記入門許可カードに承認データを書き込む認証データ書込手段と、前記認証データが書き込まれた前記入門許可カードが前記カード発行回収装置に挿入された際に、当該カード発行回収装置に前記入門許可カードを回収するカード回収手段と、を備えている。
【０００７】
すなわち、企業等を訪問する訪問者が受付へ行と、受付案内装置及びカード発行回収装置が配置されており、訪問者は、前記受付案内装置に設けられた例えばタッチパネル付液晶画面で面会する面会人を選択してタッチ入力する。すると、当該受付案内装置と選択された面会人が使用するコンピュータ装置との間では、会話を成立するためのデータ通信が行われ、前記面会人が例えば前記コンピュータ装置で応答することにより、該コンピュータ装置及び前記受付案内装置に接続されたスピーカやマイク等を使った会話が開始される。この方法としては、例えばネットワークを介したデータ通信で構成される内線電話が挙げられる。
【０００８】
そして、前記面会人が前記コンピュータ装置を操作する等して当該面会人が訪問者の入門許可を指示すると、当該コンピュータ装置から前記カード発行回収装置に対して入門許可カードを発行する旨のデータが送られ、前記カード発行回収装置からは入門許可カードが発行される。
【０００９】
次に、この訪問者は、発行された入門許可カードを受け取り、指定の面会場所へ向かい、面会人と面会した後、当該面会人に前記入門許可カードを渡す。この入門許可カードを受け取った面会人は、当該面会場所に設けられたカード認証装置を操作して、入門許可カードに承認データを書き込んだ後、当該入門許可カードを訪問者に渡す。
【００１０】
この入門許可カードを受け取った訪問者は、当該入門許可カードを受付に設置されたカード発行回収装置に挿入する。すると、前記認証データが書き込まれた当該入門許可カードは、当該カード発行回収装置に回収される。
【００１１】
このように、訪問者は、受付の為の人手や書類等の遣り取りを行うこと無く、面会人と面会して退出することができる。
【００１２】
また、請求項２の受付案内システムにおいては、前記面会場所への出入口の近傍に、前記入門許可カードからデータを読み取って該入門許可カードが前記出入口の扉を開放する為の入門許可カードであると確認できた際に、前記扉のロック状態を解除するカードリーダーを設ける一方、前記カード発行手段は、前記コンピュータ装置から指示に基づいて、当該指示に対応した面会場所への出入口の扉を開放する為に必要な入門許可カードを発行する。
【００１３】
すなわち、訪問者には、コンピュータ装置から指示に基づいた特定の面会場所への出入口の扉を開放する為に必要な入門許可カードが発行されており、この入門許可カードを、前記扉の近傍に設けられたカードリーダーで読み取り、前記入門許可カードが当該扉を開放する為の入門許可カードであると確認された際に、前記出入口を閉鎖した当該扉のロックが解除される。
【００１４】
このため、前記入門許可カードを受け取った訪問者においては、予め指定された特定の面会場所への入室は許可される一方、他の面会場所への入室が禁止される。
【発明の効果】
【００１５】
以上説明したように本発明の請求項１の受付案内システムにあっては、訪問者が面会人と面会して退出するまでの間において、受付の為の人手や、面会の為の書類が不要となる。
【００１６】
したがって、従来と比較して効率を改善し、大量の紙の消費を抑えることができる。これにより、低コスト化を図ることができる。
【００１７】
また、請求項２の受付案内システムにおいては、入門許可カードを受け取った訪問者の他の面会場所への入室を禁止することができる。
【００１８】
これにより、セキュリティの向上を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
（第１の実施の形態）
【００２０】
以下、本発明の第１の実施の形態を図面に従って説明する。図１は、本実施の形態にかかる受付案内システム１を示す図であり、該受付案内システム１が設置された会社の模式図が示されている。
【００２１】
すなわち、この会社の玄関１１には、ゲート１２が設けられており、前記玄関１１から出入りする者は、このゲート１２を必ず通過するように構成されている。前記玄関１１の内側には、受付室１３が設けられており、該受付室１３のカウンター１４には、受付案内装置１５とカード発行回収装置１６とが設置されている。
【００２２】
前記受付室１３には、通路２１に通じるエントランス２２が設けられており、該エントランス２２を開閉する扉２３は、電子式のロック装置で施錠されるように構成されている（図示省略）。また、前記受付室１３における前記エントランス２２近傍の壁面には、非接触式の入門許可カードからデータを読み取る為のカードリーダー２４が設けられており、該カードリーダー２４は、前記ロック装置に接続されている。
【００２３】
前記通路２１の脇には、面会場所としての第１〜第３会議室３１〜３３が設けられており、各会議室３１〜３３の第１〜第３出入口３４〜３６を開閉する第１〜第３扉３７〜３９は、電子式のロック装置で施錠されるように構成されている（図示省略）。
【００２４】
前記各出入口３４〜３６側部の壁面には、非接触式の入門許可カードからデータを読み取る為の第１〜第３カードリーダー４１〜４３が設けられており、各カードリーダー４１〜４３は、対応する扉３７〜３９のロック装置に接続されている。そして、前記第１〜第３会議室３１〜３３内には、前記入門許可カードに認証データを書き込む為の第１〜第３カード認証装置４４〜４６が設置されている。
【００２５】
また、前記受付室１３の奥側には、制御室５１が設けられており、該制御室５１には、入出管理コントローラ５２が設置されている。この制御室５１の奥側には、スタッフルーム５３が設けられており、該スタッフルーム５３の各デスク５４，・・・には、パソコンやＩＰ電話等からなるコンピュータ装置５５，・・・が設けられている。また、このスタッフルーム５３の出入口５６外側の壁面にも、カードリーダー５７が設けられており、該カードリーダー５７は、前記出入口５６を開閉する扉５７のロック装置に接続されている。
【００２６】
図２は、この受付案内システム１を示すブロック図であり、該受付案内システム１は、社内ＬＡＮで構成されたネットワーク６１で構成されている。
【００２７】
すなわち、前記ネットワーク６１には、前記ゲート１２と前記受付案内装置１５とが接続されており、前記入門許可カード６２の発行及び回収を行う前記カード発行回収装置１６は、前記受付案内装置１５を介して前記ネットワーク６１に接続されている。該ネットワーク６１には、前記各カード認証装置４４〜４６と（第１カード認証装置４４のみを図示）、既設のサーバー６３と、前記パソコンやＩＰ電話等からなる前記各コンピュータ装置５５，・・・とが接続されており、各装置１２，１５，１６，４４，５５や前記サーバー６３は、互いに通信できるように構成されている。
【００２８】
以上の構成において、当該受付案内システム１が設置された会社を訪問する際の動作を、図３に示すフローチャートに従って説明する。
【００２９】
すなわち、訪問者が受付室１３に入ると該受付室１３には前記受付案内装置１５及び前記カード発行回収装置１６が設置されているので、前記訪問者は、前記受付案内装置１５に設けられたタッチパネル付液晶画面によって、面会する面会人を検索するとともに、検索した面会人をタッチしてセレクトする。すると、前記受付案内装置１５では、これを受け付け（Ｓ１）、セレクトされた面会人のデスク５４のコンピュータ装置５５に、その旨を送信し、これを受信した前記コンピュータ装置５５に対してスタッフルーム５３の面会人が入力操作を行う等して応答することにより、前記受付案内装置１５と当該コンピュータ装置５５との間で会話を成立するためのデータ通信を開始する（Ｓ２）。このデータ通信において、前記訪問者は、前記受付案内装置１５に設けられたスピーカーやマイクを利用して、前記コンピュータ装置５５側の面会人と会話をする。
【００３０】
ここで、前記受付案内装置１５と前記コンピュータ装置５５との間で会話を成立させる他の方法としては、例えば前記ネットワーク６１を介したデータ通信で構成される内線電話が挙げられる。
【００３１】
そして、前記面会人が前記コンピュータ装置５５を操作して、前記受付案内装置１５との通信を終了した後（Ｓ３）、前記面会人が、前記コンピュータ装置５５を操作する等して前記訪問者の入門許可を指示すると、当該コンピュータ装置５５から前記受付案内装置１５を介して前記カード発行回収装置１６に対して入門許可カード６２を発行する旨のデータが送られ、前記カード発行回収装置１６からは、入門許可カード６２が自動発行される（Ｓ４）。
【００３２】
次に、この訪問者は、発行された入門許可カード６２を受け取り、指定の例えば第３会議室３３へ向かい、面会人と面会して打合せ等を行った後、当該面会人に前記入門許可カード６２を手渡す。この入門許可カード６２を受け取った面会人は、当該第３会議室３３に設けられたカード認証装置４６に前記入門許可カード６２をかざすことによって書込操作を行い（Ｓ５）、該入門許可カード６２に承認データを書き込んだ後（Ｓ６）、当該入門許可カード６２を訪問者に手渡す。
【００３３】
この入門許可カード６２を受け取った訪問者は、当該入門許可カード６２を受付に設置された前記カード発行回収装置１６の挿入口へ挿入する（Ｓ９）。すると、前記認証データが書き込まれた当該入門許可カード６２は、当該カード発行回収装置１６に回収される（Ｓ１０）。
【００３４】
ここで、オプションでによって玄関１１にゲート１２を取り付けた場合には、前記訪問者が前記入門許可カード６２を返却せずに前記ゲート１２を通過しようとした際に、該ゲート１２は、非接触式の前記入門許可カード６２を検出し（Ｓ７）、図外のカード返却忘れ警報装置を作動して、例えば警報音を鳴動する（Ｓ８）。これにより、前記入門許可カード６２の返却忘れを防止することができる。
【００３５】
このように、訪問者は、受付の為の人手や書類等の遣り取りを行うこと無く、面会人と面会して退出することができる。
【００３６】
これにより、受付の為の人手や、面会の為の書類が不要となるので、従来と比較して効率を改善し、大量の紙の消費を抑えることができる。よって、低コスト化を図ることができる。
【００３７】
（第２の実施の形態）
【００３８】
図４は、本発明の第２の実施の形態を示すブロック図であり、第１の実施と同様又は同等な箇所に付いては、同符号を付して説明を割愛するとともに、異なる部分に付いてのみ説明する。
【００３９】
すなわち、前記ネットワーク６１には、各会議室３１〜３３の各出入口３４〜３６の近傍に設けられた第１〜第３カードリーダー４１〜４３が接続されているとともに（第１カードリーダー４１のみ図示）、前記制御室５１に設置された入出管理コントローラ５２が接続されている。
【００４０】
以上の構成において、当該受付案内システム１が設置された会社を訪問する際の動作を、図５及び図６に示すフローチャートに従って説明する。
【００４１】
すなわち、訪問者が受付室１３に入ると該受付室１３には前記受付案内装置１５及び前記カード発行回収装置１６が設置されているので、前記訪問者は、前記受付案内装置１５に設けられたタッチパネル付液晶画面によって、面会する面会人を検索するとともに、検索した面会人をタッチしてセレクトする。すると、前記受付案内装置１５では、これを受け付け（ＳＢ１）、セレクトされた面会人のデスク５４のコンピュータ装置５５に、その旨を送信する。これを受信した前記コンピュータ装置５５に対して、面会人が入力操作を行う等して応答すると、前記受付案内装置１５と当該コンピュータ装置５５との間で会話を成立するためのデータ通信が開始される（ＳＢ２）。このデータ通信において、前記訪問者は、前記受付案内装置１５に設けられたスピーカーやマイクを利用して、前記コンピュータ装置５５側の面会人と会話をする。
【００４２】
ここで、前記受付案内装置１５と前記コンピュータ装置５５との間で会話を成立させる他の方法としては、例えば前記ネットワーク６１を介したデータ通信で構成される内線電話が挙げられる。
【００４３】
そして、前記面会人が前記コンピュータ装置５５を操作して、前記受付案内装置１５との通信を終了した後（ＳＢ３）、前記面会人が、前記コンピュータ装置５５を操作する等して前記訪問者の入門許可を指示するとともに、例えば第３会議室３３を面会場所として指定すると、当該コンピュータ装置５５からは、前記受付案内装置１５を介して前記カード発行回収装置１６に対して、第３会議室３３へ入室できる入門許可カード６２を発行する旨のデータが送られる。すると、前記カード発行回収装置１６では、前記第３会議室３３への第３出入口３６の扉３９を開放する為に必要なデータ及びエントランス２２の扉２３を開放する為に必要なデータが記憶された入門許可カード６２が自動発行される（ＳＢ４）。
【００４４】
次に、前記訪問者は、発行された入門許可カード６２を受け取り、指定された第３会議室３３へ向かう。このとき、前記エントランス２２を通る際には、前記入門許可カード６２を当該エントランス２２近傍のカードリーダー２４にかざす。すると、該カードリーダー２４では、前記入門許可カード６２からデータを読み取り、該入門許可カード６２に前記エントランス２２の扉２３を開放する為のデータが記憶されているか否かの確認を行い、確認が取れた際には（ＳＢ５）、前記扉２３を施錠するロック装置へ信号を出力してロックを解除し、前記扉２３の開放を許容する（ＳＢ６）。
【００４５】
また、前記訪問者は、前記第３会議室３３の第３出入口３６において、前記入門許可カード６２を当該第３出入口３６近傍のカードリーダー４３にかざす。すると、該カードリーダー４３では、前記入門許可カード６２からデータを読み取り、該入門許可カード６２に前記第３出入口３６の扉３９を開放する為のデータが記憶されているか否かの確認を行い、確認が取れた際には（ＳＢ７）、前記扉３９を施錠するロック装置へ信号を出力してロックを解除し、前記扉３９の開放を許容する（ＳＢ８）。
【００４６】
このとき、前記訪問者が第１及び第２会議室３１，３１の各出入口３４，３５に設けられた各カードリーダー４１，４２に前記入門許可カード６２をかざしても、当該入門許可カード６２には、第２及び第３出入口３４，３５の扉３７，３８を開放する為のデータが記憶されてい無い。このため、前記第１及び第２カードリーダー４１，４２は、これを受け付けず、第１及び第２扉３７，３８を開放することは無い。
【００４７】
このため、前記入門許可カード６２を受け取った訪問者においては、予め指定された第３会議室３３への入室は許可される一方、他の会議室３１，３２への入室が禁止される。
【００４８】
そして、この第３会議室３３において面会人と面会して打合せ等を終了した際には、当該面会人に前記入門許可カード６２を手渡す。この入門許可カード６２を受け取った面会人は、当該第３会議室３３に設けられたカード認証装置４６に前記入門許可カード６２をかざすことによって書込操作を行い（ＳＢ９）、該入門許可カード６２に承認データを書き込んだ後（Ｂ１０）、当該入門許可カード６２を訪問者に手渡す。
【００４９】
この入門許可カード６２を受け取った訪問者は、当該入門許可カード６２を受付に設置された前記カード発行回収装置１６の挿入口へ挿入する（ＳＢ１３）。すると、前記認証データが書き込まれた当該入門許可カード６２は、当該カード発行回収装置１６に回収される（ＳＢ１４）。
【００５０】
ここで、オプションによって玄関１１にゲート１２を取り付けた場合には、前記訪問者が前記入門許可カード６２を返却せずに前記ゲート１２を通過しようとした際に、該ゲート１２は、非接触式の前記入門許可カード６２を検出し（ＳＢ１１）、図外のカード返却忘れ警報装置を作動して、例えば警報音を鳴動する（ＳＢ１２）。これにより、前記入門許可カード６２の返却忘れを防止することができる。
【００５１】
このように、訪問者は、受付の為の人手や書類等の遣り取りを行うこと無く、面会人と面会して退出することができる。
【００５２】
これにより、受付の為の人手や、面会の為の書類が不要となるので、従来と比較して効率を改善し、大量の紙の消費を抑えることができる。よって、低コスト化を図ることができる。
【００５３】
そして、本実施の形態にあっては、前記入門許可カード６２を受け取った訪問者の他の会議室３１，３２への入室を禁止することができる。
【００５４】
これにより、セキュリティの向上を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の第１の実施の形態を示す模式図である。
【図２】同実施の形態を示すブロック図である。
【図３】同実施の形態の動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施の形態を示すブロック図である。
【図５】同実施の形態の動作を示すフローチャートである。
【図６】図５に続くフローチャートである。
【符号の説明】
【００５６】
１    受付案内システム
１３    受付室
１５    受付案内装置
１６    カード発行回収装置
３１    第１会議室
３２    第２会議室
３３    第３会議室
３４    第１出入口
３５    第２出入口
３６    第３出入口
３４    第１扉
３５    第２扉
３６    第３扉
４１    第１カードリーダー
４２    第２カードリーダー
４３    第３カードリーダー
４４    第１カード認証装置
４５    第２カード認証装置
４６    第３カード認証装置
５５    コンピュータ装置
６１    ネットワーク
【図１】
2007156964.tif 000003
【図２】
2007156964.tif 000004
【図３】
2007156964.tif 000005
【図４】
2007156964.tif 000006
【図５】
2007156964.tif 000007
【図６】
2007156964.tif 000008