(57)【要約】受取人を次のカテゴリーの一つに指定することができるソフトウェア・アプリケーションを利用して、一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するための装置および方法が提供される。第一のカテゴリーは本来の電子メール受取人であって、テキスト・メッセージと添付ファイルの両方を受信する。第二のカテゴリーは電子メールの二次的な受取人であって、テキスト・メッセージと添付ファイルの両方を受信する。第三のカテゴリーは電子メールの第三の受取人であって、添付ファイルを含まないテキスト・メッセージを受信する。
2004509388.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するためのソフトウェア・アプリケーションであって、前記差出人が、
メッセージを入力するためのコードと、
前記メッセージにファイルを添付するためのコードと、
前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するためのコードと、
前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するためのコード
とを有して成ることを特徴とするアプリケーション。
【請求項２】
前記差出人および受取人がネットワークに接続されているコンピュータであることを特徴とする、請求項１記載のアプリケーション。
【請求項３】
前記ネットワークがインターネットであることを特徴とする、請求項２記載のソフトウェア・アプリケーション。
【請求項４】
前記ネットワークがローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）であることを特徴とする、請求項２記載のアプリケーション。
【請求項５】
前記ネットワークが広域ネットワーク（ＷＡＮ）であることを特徴とする、請求項２記載のアプリケーション。
【請求項６】
前記アプリケーションが、添付ファイルに関する受取人の指定項目を含む受取人プロフィールを受取人が作成および編集するためのコードを更に含むことを特徴とする、請求項１記載のアプリケーション。
【請求項７】
一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するためのソフトウェア・アプリケーションであって、前記受取人を、
本来の受取人であってテキスト・メッセージと添付ファイルの両方を受信することを示す第一カテゴリー、
二次的な受取人であってテキスト・メッセージと前記添付ファイルの両方を受信することを示す第二カテゴリー、
第三の受取人であって前記添付ファイルを含まないテキスト・メッセージを受信することを示す第三カテゴリー
の何れかに指定することができることを特徴とするアプリケーション。
【請求項８】
前記差出人および受取人がネットワークに接続されているコンピュータであることを特徴とする、請求項７記載のアプリケーション。
【請求項９】
前記ネットワークがインターネットであることを特徴とする、請求項８記載のソフトウェア・アプリケーション。
【請求項１０】
前記ネットワークがローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）であることを特徴とする、請求項８記載のアプリケーション。
【請求項１１】
前記ネットワークが広域ネットワーク（ＷＡＮ）であることを特徴とする、請求項８記載のアプリケーション。
【請求項１２】
一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するための装置であって、前記差出人が、
メッセージを入力するための手段と、
ファイルを添付するための手段と、
前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するための手段と、
前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するための手段
とを備えることを特徴とする装置。
【請求項１３】
前記差出人および受取人がネットワークに接続されているコンピュータであることを特徴とする、請求項１２記載の装置。
【請求項１４】
前記ネットワークがインターネットであることを特徴とする、請求項１３記載の装置。
【請求項１５】
前記ネットワークがローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）であることを特徴とする、請求項１３記載の装置。
【請求項１６】
前記ネットワークが広域ネットワーク（ＷＡＮ）であることを特徴とする、請求項１３記載の装置。
【請求項１７】
前記装置が、添付ファイルに関する受取人の指定項目を含む受取人プロフィールを受取人が作成および編集するための手段を更に備えることを特徴とする、請求項１２記載のアプリケーション。
【請求項１８】
一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するための方法であって、
メッセージを入力し、
前記メッセージにファイルを添付し、
前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定し、
前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定する
各ステップを有して成ることを特徴とする方法。
【請求項１９】
前記差出人および受取人がネットワークに接続されているコンピュータであることを特徴とする、請求項１８記載の方法。
【請求項２０】
前記ネットワークがインターネットであることを特徴とする、請求項１９記載の方法。
【請求項２１】
前記ネットワークがローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）であることを特徴とする、請求項１９記載の方法。
【請求項２２】
前記ネットワークが広域ネットワーク（ＷＡＮ）であることを特徴とする、請求項１９記載の方法。
【請求項２３】
前記方法が、添付ファイルに関する受取人の指定項目を含む受取人プロフィールを受取人が作成および編集するためのステップを更に含むことを特徴とする、請求項１８記載の方法。
【請求項２４】
電子メールを介して一つ以上の受取人コンピュータと通信可能なプログラム制御式装置であって、前記装置のユーザが、
メッセージを入力し、
前記メッセージにファイルを添付し、
前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定し、
前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定する
ことができることを特徴とする装置。
【請求項２５】
前記装置および受取人がネットワークに接続されているコンピュータであることを特徴とする、請求項２４記載の装置。
【請求項２６】
前記ネットワークがインターネットであることを特徴とする、請求項２５記載の装置。
【請求項２７】
前記ネットワークがローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）であることを特徴とする、請求項２５記載の装置。
【請求項２８】
前記ネットワークが広域ネットワーク（ＷＡＮ）であることを特徴とする、請求項２５記載の装置。
【請求項２９】
前記装置が添付ファイルに関する受取人の指定項目を含む受取人プロフィールを受取人が作成および編集することを更に可能とすることを特徴とする、請求項２４記載の装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
関連出願の説明
本出願は、２０００年７月７日に行った仮出願（米国仮出願第６０／２１６，７８７号）の利益を請求するものであり、本引用により前記仮出願が本出願に編入されたものとする。
【０００２】
発明の属する技術分野
本発明は、対象とする複数の受取人に電子メール・メッセージを配信する方法および装置に関するものである。具体的には、本発明は複数の受取人に電子メールを送信する方法および装置に関するものであって、一人以上の対象受取人が電子メールの一部のみを受信することを特徴とするものである。
【０００３】
背景
近年、電子メールは、一人の送り手と一人以上の受け手との間の情報伝達において、電話やファクシミリ装置に対抗するようになった。人々は電子メール・プログラムを利用してインターネット、広域ネットワーク（ＷＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、あるいはローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）を通して情報伝達を行っている。仕事上の利用はもとより、今や人々は遠く離れた場所に住む友人との連絡手段として、郵便料金を必要とせず、しかも殆ど瞬時に送達される電子メールを利用している。更に、「個人別電話帳」がインターネット上に構築されたことにより、名前さえ判れば今までより遙かに簡単にその人の電子メール・アドレスを調べることができるようになった。
【０００４】
電子メール・メッセージは、殆どのインターネット・データと同じ方法で送信される。即ち、伝送制御プロトコル（ＴＣＰ）によってメッセージがパケットに分解され、インターネット・プロトコル（ＩＰ）によって、前記パケットが適切な場所に伝送され、受信端末においてＴＣＰによって可読なメッセージとして再度組み立てられる。
【０００５】
従来の電子メール・メッセージの基本フォーマットは、殆どのコンピュータが読解できるＡＳＣＩＩテキストである。最新の電子メール・プログラムは、電子メールの基本部分であるＡＳＣＩＩテキストの他に、文書処理ファイル、グラフィック・イメージ、あるいは音声やビデオ・ファイルのような一つ以上のバイナリー・ファイルをメッセージに「添付」することによって送信することができる。しかし、インターネットは電子メールに添付された非ＡＳＣＩＩテキストであるバイナリー・ファイルを直接処理することができないため、前記のようなファイルの送信を可能とするための符号化方式が幾つか開発されている。その一つの例に、非ＡＳＣＩＩメッセージをインターネットを通して送信できるようにするための仕様である、多目的インターネットメール拡張仕様（ＭＩＭＥ）がある。また、別の符号化方式にＵｕｅｎｃｏｄｅがある。かかる符号化されたファイルが添付された電子メール・メッセージを受信したときは、符号化時と同じ方式を用いて添付ファイルを解読する必要がある。
【０００６】
既存の電子メール・プログラムは、対象受取人のメール・アドレスを事前に入力さえしておけば、一つの操作で多数の相手にメッセージを送信することができる。更に、従来の電子メール・プログラムの殆どは、幾つかの受取人カテゴリーを指定するオプションを備えている。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｕｔｌｏｏｋ（登録商標）では、受取人を電子メール・メッセージの本来の受取人を示す「Ｔｏ」受取人、本来の受取人ではないが、単にメッセージを送ったことを知らせ、メッセージの要旨を伝える目的でコピーが送信されることを示す「ｃｃ」受取人として指定することができる。「Ｔｏ」および 「ｃｃ」受取人に指定された受取人は、自分以外にもメッセージを受信した「Ｔｏ」および 「ｃｃ」欄の受取人が表示されている電子メールのコピーを受信する。
【０００７】
また、「Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｕｔｌｏｏｋ」（および他のプログラム）は、指定された受取人が電子メールを受信するが、他の指定受取人にはそのことを知らせない、第三の受取人カテゴリーである「ｂｃｃ」受取人（ブラインド・カーボンコピー）も備えている。
【０００８】
前にも述べたように、従来の電子メール・プログラムの殆どは、標準（ＡＳＣＩＩ）メッセージを作成するエディタおよび一つ以上の電子ファイルを添付ファイルとして添付する機能を備えている。また、添付ファイルは単なる電子ファイルであって、ワープロ・ソフトで作成したテキスト・ファイル、写真を走査して生成したイメージ・ファイルなど、別のソフトウェア・アプリケーションで作成することができる。添付ファイルを含む標準的な電子メール通信において、電子メール・エディタによって作成されるＡＳＣＩＩメッセージは、（バイト換算で）送信される電子メール全体サイズの極一部に過ぎず、大半は一つあるいは複数のバイナリー添付ファイルが占めている。
【０００９】
前記添付ファイルを送信するための現行方式における一つの問題は、潜在的に大きなサイズの添付ファイルを送信するために、大量のネットワーク通信帯域が消費されてしまう可能性があることである。また、電子メールや添付ファイルは、送信ノードから受信ノードに至るまでに幾つかのノードやネットワーク要素を通過するので、高価なネットワーク資源が必要になる。更に、多くの場合、受信した電子メールや添付ファイルを格納するネットワーク上のローカル・ノードの記憶装置が、多くの電子メール・メッセージを受信することによって過負荷になる可能性がある。
【００１０】
電子メール通信トラヒックの増加により、物理的な伝送媒体（即ち、光ケーブル、電話回線、衛星通信システム等）はもとより、電子メールの送信、受信および格納に用いられるサーバを含む、電子メール通信を支える通信インフラにとって大きな負担となっている。特にサイズの大きな文書、および／またはイメージ・ファイルなど、大きなサイズの添付ファイルや複数の添付ファイルが含まれている場合には、前記負担は劇的に大きくなる。前にも述べたように、電子メール・プログラムによって、極簡単に多数の受取人を指定できるという事実が更に前記問題を悪化させている。多数の受取人を指定した場合、電子メールのコピーが別々に生成され、指定受取人の各々に送信される。前記のことは、差出人が一人あるいは少数の受取人に対してのみ実際に添付ファイルを送る必要があり、それ以外の受取人には一様に電子メール通信が行われたことを知らせるのみでよい場合であっても同様である。
【００１１】
電子メールの差出人が、ファイルを添付した電子メールを作成して必要がある受取人に対してのみ送信し、次にファイルを添付しない別の電子メールを作成して必要がある受取人に送信することにより、システムのトラヒックを減らすことができる。しかし、かかる方法は少なくとも二つの異なる電子メール・メッセージを作成しなければならないという煩わしさが伴う。前記方法におけるもう一つの欠点は、添付ファイルを受信する受取人およびメッセージのみ受信する受取人のいずれも完全な受取人リストを受信しないことである。この欠点は、前記主受取人に対し、前記従受取人に送った電子メールのコピーを送信することによって部分的に克服できるが、主受取人が二つの電子メールを受信することになり、主受取人にとって迷惑であると共に通信システムのトラヒックが増加する。
【００１２】
状況を更に複雑にしているのは、一部の受取人が転送プロトコルの互換性の問題、サイズの制限、ファイアウオールの設定上の問題などを含み、これに限定されない何等かの理由により、添付ファイルを受信することができないことである。送信された電子メールが一つ以上の前記障害に遭遇すると、「跳ね返されて」差出人に戻されるか、または何も知らせずに消滅する。この場合の欠点は、添付ファイルが拒絶されると、本来ＡＳＣＩＩテキスト部分のみで事が足りていた場合でも、それを見ることができないことである。
【００１３】
更に、電子メールの受取人の中には、ＤＳＬやＴ１のような広帯域通信および光／ケーブル・モデムを使用せずに、公衆交換電話システム（ＰＳＴＮ）回線を通して大部分の電子通信を行っているクラスが存在している。携帯している比較的スピードの遅いモデムを備付け電話回線に接続する以外に方法がないホテルで大半の時間を過ごすビジネス出張者が、かかるユーザの典型である。前記のようなビジネス出張者にとって、（バイト換算で）サイズの大きな電子メールが増加したことが、電話モデムの低伝送速度と相まって深刻な問題となっている。サイズの大きな添付ファイルのダウンロードに何時間も要するため、かかる電子メールの受信は算術上の悪夢であり費用もかさむ。
【００１４】
これまで述べてきた電子メール通信における問題は、電子メール・トラヒックの増加、並びにマルチメディアおよびグラフィック機能の普及に伴う添付ファイル・サイズの増大によって、更に悪化することは明らかである。
【００１５】
米国特許第５，９０３，７２３号明細書（Ｂｅｃｋ他）は、電子メールの添付ファイルの送信に必要な帯域幅を低減する方法について記載している。その特許システムでは、実際に添付ファイルを受取人に送信する代わりに、電子メールの差出人に近接し、添付ファイルを記憶しているロケーションにリンクするハイパーテキスト・リンクと共にＨＴＭＬページを送信している。受取人が前記添付ファイルを読み出すときは、前記リンクをクリックして、前記添付ファイルのロケーションを示すＵＲＬを生成し、前記添付ファイルをダウンロードするか、または読み出す。Ｂｅｃｋ他のシステムは、インターネット上における電子メールのボリュームを削減するが、大まかな方法であるため、直ちに添付ファイルを見たい受取人も含め、すべての受取人が遠隔ウェブ・サイトにアクセスして、添付ファイルがダウンロードされるまで待つことを余儀なくされる。従って、ユーザが対象とする受取人に送信する情報の種類をより明確に指定することができ、それによって過度にネットワーク・トラヒックを増大させることなく、また受取人がウェブ・サイトにアクセスして添付ファイルをダウンロードすることを余儀なくされることなく、電子メールの差出人が必要な情報をすべて伝達できるようにする電子メール・プログラムが必要である。
【００１６】
発明の概要
本発明は、前記課題に取り組み、電子メールの差出人が配信リストの中から添付ファイルの受取人を指定することができる、電子メール管理システム用の斬新な装置および方法を提供するものである。
【００１７】
本発明の一つの態様によれば、一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するためのソフトウェア・アプリケーションが提供される。前記ソフトウェア・アプリケーションは、前記差出人がメッセージを入力するためのコードと、前記メッセージにファイルを添付するためのコードと、前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するためのコードと、前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するためのコードとを有して成ることを特徴とするアプリケーションである。
【００１８】
本発明の別の態様によれば、一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するためのソフトウェア・アプリケーションが提供される。前記ソフトウェア・アプリケーションは、電子メールの受取人を、本来の受取人であってテキスト・メッセージと添付ファイルの両方を受信することを示す第一カテゴリー、二次的な受取人であってテキスト・メッセージと前記添付ファイルの両方を受信することを示す第二カテゴリー、および第三の受取人であって前記添付ファイルを含まないテキスト・メッセージを受信することを示す第三カテゴリーの何れかに指定することができることを特徴とするアプリケーションである。
【００１９】
本発明の別の態様によれば、一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するための装置が提供される。前記装置は、前記差出人がメッセージを入力するための手段と、ファイルを添付するための手段と、前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するための手段と、前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定するための手段とを備えることを特徴とする装置である。
【００２０】
本発明の更に別の態様によれば、一人の差出人から複数の受取人に電子メールを送信するための方法が提供される。前記方法は、メッセージを入力し、前記メッセージにファイルを添付し、前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定し、前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定する各ステップを有して成ることを特徴とする方法である。
【００２１】
本発明の更に別の態様によれば、電子メールを介して一つ以上の受取人コンピュータと通信可能なプログラム制御式装置が提供される。前記装置により、ユーザはメッセージを入力し、前記メッセージにファイルを添付し、前記ファイルを添付した前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定し、前記ファイルを添付しない前記メッセージを受信する少なくとも一人の受取人を前記複数の受取人の中から指定することができる。
【００２２】
発明の実施の形態
図１〜８は、本発明による分割配信式電子メール装置および方法に関する好ましい実施の形態について説明した図である。
【００２３】
図１は本発明の電子メール・システムの各種ブロックおよび動作時におけるブロック相互間の作用を図式的に説明した図である。差出人コンピュータ２０１がハードディスク・ドライブに本発明の電子メール・プログラムを備えている。図示したすべての潜在受取人コンピュータも電子メール・プログラムを備えている。しかし、前記プログラムは、本発明に基づくものであっても、異なるものであってもよい。即ち、差出人が本発明が生み出した機能を活用するのに、受取人のプログラムが本発明に基づくものである必要はない。
【００２４】
図１に示すように、ＬＡＮ２００には差出人コンピュータ２０１、ゲートウェイ２２２、内部ルータ２２６、および潜在受取人コンピュータ２１６、２１７および２１８が接続されている。ＬＡＮ２００はゲートウェイ２２２を介してインターネット２０２と通信している。別の潜在受取人コンピュータ２１２および２１４が、ゲートウェイ２２０および内部ルータ２２４を含むＬＡＮ２０４内に示されている。潜在受取人コンピュータ２０６、２０８および２１０が直接インターネット２０２に接続されている。
【００２５】
以下、図１を参照しながら、電子メールがネットワーク内および複数のネットワーク間を移動する方法について説明する。差出人コンピュータ２０１は、ＬＡＮ２００の一つのノードであり、前記ＬＡＮの外部に存在する電子メール・アドレスのみならず、内部に存在するアドレスにも電子メールを送信することができる。第一の例において、１２３＠ｌｏｃａｌ．ｃｏｍというアドレスを有する差出人コンピュータ２０１が、同じＬＡＮ２００に接続されているインターネット・アドレスがａｂｃ＠ｌｏｃａｌ．ｃｏｍであるコンピュータ２１８に電子メール・メッセージを送信する。まず、前記メッセージが幾つかのインターネットＴＣＰ／ＩＰパケットに分解され、内部ルータ２２６に送られる。内部ルータ２２６はアドレスを調べて、そのアドレスが同一ＬＡＮ内に存在していることを知り、受取人アドレスがａｂｃ＠ｌｏｃａｌ．ｃｏｍであるコンピュータ２１８に前記メッセージを送る。
【００２６】
上記例において、差出人コンピュータ２０１から送信される第二のメッセージがｅｆｇ＠ｏｕｔｓｉｄｅ．ｃｏｍとアドレス指定されている。前記メッセージは前記内部ルータによってＬＡＮ２００外のどこかにアドレス指定されていると判断され、インターネットに送られる。前記メッセージがインターネットに送られる前に、インターネットに送出されるデータを監視して、ある種のメッセージを選択的に送出しないようにすることができるファイアウオールが組込まれているゲートウェイ２２２を通過する。
【００２７】
前記メッセージがインターネット２０２上に送出されると、インターネット・ルータ（表示せず）に送られる。インターネット・ルータはアドレスを調べて前記メッセージを宛先に向けて送出する。受信ネットワーク、この場合はＬＡＮ２０４が、ＴＣＰを用いてメッセージ構成要素であるパケットを基にしてメッセージを再構成し、入力メッセージを受信ネットワークで利用できるフォーマットに変換するゲートウェイ２２０を介して前記入力メッセージを受信する。勿論、受信ネットワークも防御のために一つ以上のファイアウオールを備えることができる。前記メッセージが受信ネットワークに受信された後、内部ルータ２２４によって、前記メッセージがアドレス指定されているコンピュータ２１４に送られる。
【００２８】
本発明の電子メール・プログラムは、従来の電子メール・プログラムと同じメッセージ送信オプション機能を提供する以外に、「ｔｏ」、「ｃｃ」および「ｂｃｃ」フィールドの受取人のうち、添付ファイルを受信する受取人を指定することができる機能を提供する。本発明は、前記オプションおよび以下に詳述する他の効果的なオプションを提供することにより、一般に基本テキスト・メッセージと比較して遥かに大きな添付ファイルを実際に見る必要がある受取人に対してのみに送信すると同時に、主（ＡＳＣＩＩ）テキスト部分をすべての受取人に送信することができるようにする。
【００２９】
本発明の電子メール・プログラムは、よく知られているソフトウェア手法によって、前記プログラムが常駐し、実行中のコンピュータにグラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）を生成表示する。前記ユーザ・インタフェースの好ましい例を図３に示す。図３において、グラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）１０が、ユーザに対し電子メールを準備し、一人以上の受取人に送信することができる一連の機能を提供する。ツール・バー１００がＧＵＩ１０の上端に沿って用意されており、ユーザはマウスまたはその他同様の選択または位置決め装置を使用して機能を表わすアイコンをクリックすることにより、一定のオプションまたはオプションのショートカットを選択することができる。前記ツール・バーに用意されている好ましい機能の中には、プリンター・アイコンで示されている印刷機能、書類止めクリップで示されているファイル添付機能およびハサミ・アイコンで示されている切取り機能がある。
【００３０】
新しいメッセージ・セッションを開始するときは、新メッセージ・ボタン１０２をクリックする。前記ボタンをクリックすると、クリアされたＧＵＩスクリーンが表示され、受取人およびその他の情報を入力することができる。前記電子メール・プログラムを実行しているコンピュータのユーザ名が自動的に「ｆｒｏｍ」バー１０４に表示される。前記ユーザ名は前記プログラムのセットアップ時に従来の方法で入力されている。「ｆｒｏｍ」バーは便利ではあるが、必須ではなく、本発明の一部を構成しない。差出人名の他にメッセージ作成日時が「ｆｒｏｍ」バーに表示されることが好ましい。
【００３１】
ラジオボタン１０６により、ユーザは受取人の各々がメッセージを受信した後、受信確認メールを送信するよう要求することができる。「Ｓｕｂｊｅｃｔ」ボタン１０８を選択すると、テキスト・カーソルが題名フィールド１１０に移動し、メッセージの題名を入力することができる。テキスト入力フィールド１１２は、ユーザがメッセージのＡＳＣＩＩ部分をタイプ入力する場所である。メッセージに添付ファイルが含まれている場合には、前記フィールドのＡＳＣＩＩテキストの下にアイコンが表示されることが好ましい。
【００３２】
メッセージと一緒に添付ファイルを送信するときは、ツール・バー１００の前記書類止めクリップ・アイコンをクリックして、当該オペレーティング・システム環境に基づくメニューを表示させることにより、前記ネットワーク、ユーザーのハードディスク・ドライブ、フロッピー（登録商標）・ディスク、あるいはインターネット上に存在する一つ以上のファイルをよく調べて、添付ファイルとして選択することができる。一つ以上のファイルが添付ファイルとして選択された後、ファイルの種類を示すアイコンがテキスト入力フィールド１１２に表示されることが好ましい。希望するファイルをすべて添付し終えるまで、メッセージに添付ファイルを付加する処理を繰り返すことができる。
【００３３】
受取人区域１１４に一人または複数のメッセージ受取人を入力する。前記方法については以下更に詳しく説明する。図４を参照しながら、電子メール・メッセージ受取人の選択について説明する。図４に示すように、最初の受取人を受取人区域１１４の第一有効位置にタイプ入力する。各受取人のデフォルト値は「ｔｏ」受取人指定である。従って、デフォルト値が変更されない限り「ｔｏ」が表示される。一般に、「ｔｏ」フィールドに指定される受取人は、メッセージを受信した後、何等かの行動を起すことが期待されている。第一受取人の電子メール・アドレスをタイプ入力し、「ｔｏ」フィールドに指定されていることを了解した後、エンター・キーを押すと、別の受取人を入力するための第二の行が表示される。
【００３４】
前に説明したように、ユーザは、例えば、第二およびその後のメッセージ受取人をカーボン・コピー「ｃｃ」あるいはブラインド・カーボン・コピー「ｂｃｃ」に指定したい場合がある。入力した受取人の各々に対し、ボタン１１８をクリックすることによって表示されるドロップダウン・メニュー１１６によって前記のことが行われることが好ましい。図４が示すように、前記ドロップダウン・メニューが選択されている行の受取人を「ｔｏ」、「ｃｃ」、あるいは 「ｂｃｃ」に指定することができる。受取人の各々に対する前記指定に加え、本発明の電子メール・プログラムは、添付ファイルを付加しないことを示す“ｗｏａ”を効果的に指定することができる。前記受取人の指定と同時に“ｗｏａ”を選択すると、指定受取人は、添付ファイルは受信せず、メッセージのＡＳＣＩＩ部分のみを受信することになる。
【００３５】
図で説明した実施の形態では、「ｔｏ」、「ｃｃ」、あるいは 「ｂｃｃ」の指定を同じフィールドで行っているが、本発明は前記実施の形態に限定されない。本発明は前記指定を別々のフィールドで行う電子メール・プログラムにも同様に適用できる。
【００３６】
各々の電子メールに対し、受取人の各々を個別に選択して、添付ファイルを受信する受取人を指定することができる一方、本発明の電子メール・プログラムは前記指定に関するデフォルト・モードを保持することが好ましい。特に好ましい実施の形態において、前記デフォルト・モードは、「ｔｏ」に指定されているすべての受取人に添付ファイルを送信し、「ｃｃ」、あるいは 「ｂｃｃ」に指定されている受取人には添付ファイルを送信しないように設定されているが、前記設定はユーザによって変更可能である。
【００３７】
図５は本発明の電子メール・プログラムが受信した電子メールをどの様に表示するか、特に添付ファイルがどの様に表示されるのかを示す好ましい実施の形態である。図５が示すように、書類受けＧＵＩ３０が書類受けのメール受取人名を表示するためのフィールド３００を有していることが好ましい。作成者フィールド・インディケータ３０２は、受信メールの作成者を示す欄を表示する。日付フィールド・インディケータ３０３は受信メールの日付を示す欄を表示する。書類止めクリップ・アイコン３０４は受信メールにファイルが添付されているか否かを示す欄を表示する。好ましい実施の形態において、前記フィールドは、ファイルが添付されていない受信メッセージを示す「アイコンなし」、ファイルが添付されている受信メールを示す「書類止めクリップ・アイコン」、および当該受取人のメッセージには添付ファイルが割愛されていることを示す「ゴースト・アイコン」の何れかの値をとることができる。前記の如く表示することにより、メッセージの受取人は本来のメッセージにファイルが添付されていたことを効果的に知ることができ、添付ファイルを含むメッセージが必要であるなら、例えば、返信メッセージで要求するなどの機会を得ることができる。
【００３８】
前記電子メール・プログラムの好ましい実施の形態では、「ｔｏ」に指定されている受取人に添付ファイルを送信し、「ｃｃ」、あるいは 「ｂｃｃ」に指定されている受取人には添付ファイルを送信しないようデフォルト設定されているが、本発明は多くの異なる利用可能なオプションに導入することができる。例えば、一つの効果的な変更例では、前記プログラムを前記の如くデフォルト設定する一方、プログラム全体の一般的なオプションを利用可能とし、「ｃｃ」および／または 「ｂｃｃ」の受取人にも添付ファイルを送信できるようにしている。
【００３９】
別の変更例では、すべての受取人（「ｔｏ」、「ｃｃ」、「ｂｃｃ」）のリストおよび添付ファイルを送信する受取人にチェック・マークを付し、表示するためのチェック・ボックスを提供している。かかるリストの例を図６に示す。前記リストの更なる変更例では、図６の画面が表示されたとき、「ｔｏ」の受取人のチェック・ボックスにはチェック・マークが付されており、既に選択されているよう設定されている。しかし、前記設定はユーザによって無効にすることができる。
【００４０】
別の好ましい実施の形態では、前記プログラムが、別に明確に指定されていない限り、初めて電子メールを受信する受取人に対し添付ファイルを送信し、従前の受取人に対しては、最後に送信したときと同じ設定を採る効果的なモードも提供する。
【００４１】
これまで説明してきた実施の形態は、メッセージ作成中のフォーマッティングであるが、前記デフォルト様式は、デフォルト値を変更せずに特定のメッセージに対する変更可能な設定である、アドレス帳の指定項目に合わせて設定することができる。
【００４２】
時として、一部の受取人がある種のメッセージを全く受信できないことがある。かかる場合、本発明のプログラムは、容認されている添付ファイル・サイズに関わる確認済み制限事項を有するユーザを完全にブロックするよう設定する。例えば、多くの企業のファイアウオールは、電子メール通信を一定のサイズ（例えば２メガバイト）に制限している。前記のような場合、本発明の電子メール・プログラムは、前記しきい値を超えないファイルに関するデフォルト設定と組合せ、次に指定サイズを超える添付ファイルを含むファイルを前記システムのユーザに送信しないよう指定する。
【００４３】
別の好ましい実施の形態における前記デフォルト設定は、どの受取人も添付ファイルを受信しないことである。これまで説明してきた好ましい実施の形態の多くは、デフォルト・オプションを利用しているが、本発明はこの関連で制限はない。
【００４４】
更に、本発明はすべての添付ファイルをグループ化するのではなく、添付ファイル・ベースで実施可能である。例えば、別の好ましい実施の形態では、複数の添付ファイルの一部を選定して特定の受取人に送信するよう指定することができる。
【００４５】
受取人の側では、添付ファイルに関する受信オプションを選択することによって、受信プロフィールが形成されることが好ましい。例えば、一定のサイズを超える添付ファイルの受信は不可であるとの指定が可能であることが好ましい。また、その他のオプションも指定できることが好ましい。本発明のプログラムは、一定の期間添付ファイルを受信しないよう設定できることが好ましい。例えば、受取人が２週間留守にする場合、その間すべての添付ファイル、または特定の差出人からの添付ファイルを除く、すべての添付ファイルを受信しないよう設定できることが好ましい。
【００４６】
図７は本発明の好ましい実施の形態に基づく電子メール受取人リストを生成する工程を示す工程系統図である。図７に示すように、ステップＳ１０において、通常、差出人によってメッセージの受取人が表示される。ステップＳ２０において、受取人のカテゴリー指定が「ｃｃ」の場合、工程の流れはステップＳ３０Ｂに進み、当該受取人が「ｃｃ」リストに加えられる。また、受取人のカテゴリー指定が「ｂｃｃ」の場合には、工程の流れはステップＳ３０Ｃに進み、当該受取人が「ｂｃｃ」リストに加えられる。前記何れの場合においても、工程の流れは次にステップＳ４０に進み、前記指定受取人が添付ファイルを受信する受取人か否か判定される。前記判定結果が肯定であれば、工程の流れはステップＳ５０に進み、受取人プロファイルに「ファイル添付」が付加される。前記ステップＳ４０の判定結果が否であれば、工程の流れはステップＳ６０に進み、受取人プロファイルに「ファイル添付せず」が付加される。前記のステップによって受取人リスト１５０が生成される。
【００４７】
図８は前記受取人リストを処理し、本発明の好ましい実施の形態に基づく添付ファイルの分割配信を可能とする工程を示す図である。図８に示すように、ステップＳ２００において前記受取人リスト１５０が調査され、添付ファイル指定に基づいてソートされる。「ファイル添付」受取人に指定された受取人は、添付ファイル受取人リスト１６０に付加され、ステップＳ２５０においてメッセージおよび添付ファイルが送信される。また、「ファイル添付せず」に指定された受取人は、非添付ファイル受取人リスト１７０に付加され、ステップＳ３００においてメッセージから添付ファイルが除去される。次にステップＳ４００において、前記添付ファイル名が格納され、ステップＳ５００においてゴースト・アイコンが作成され、送信されない添付ファイル名を取って命名され、ステップＳ６００において前記ゴースト・アイコンが前記添付ファイルに代わってメッセージに挿入される。次に、ステップＳ７００において、ファイルが添付されていない、前記アイコン付きメッセージが送信される。
【００４８】
これまでの例示的な実施の形態は、ＧＵＩを提供する電子メール・プログラムの観点から説明してきた。しかし、本発明は前記インタフェース技法に限定されない。例えば、本発明はＤＯＳコマンドをベースとするシステムおよび音声起動システムにも導入することができる。
【００４９】
これまでの説明で理解できるように、本発明のプログラムは、周知のソフトウェア・アップグレード技法によって、より大きなメール・プログラムの一部分とすることも、既存のメール・プログラムと共に実行されるアドオン・プログラムとすることもできる。
【００５０】
本発明のその他の変更および改良は、当業者にとって本明細書を詳細に検討すれば自明である。本発明は特許請求の範囲に記載の範囲内において、種々変更および改良を加えて実施できるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】
複数ネットワーク環境下における本発明の機能を有する電子メール・システムを示すブロック図
【図２】
図２に示すコンピュータのハードディスク・ドライブに常駐するソフトウェアを示す図
【図３】
本発明の電子メール・プログラムの空白グラフィカル・ユーザ・インターフェース
【図４】
受取人の指定方法を示す本発明の電子メール・プログラムのグラフィカル・ユーザ・インターフェース
【図５】
本発明の電子メール・プログラムに基づく受信メール・リスト
【図６】
添付ファイルを受信するか否かを指定するチェック・ボックスを備える対象受取人リスト
【図７】
本発明の好ましい実施の形態に基づく電子メール受取人リストを生成する工程を示す工程系統図
【図８】
受取人が添付ファイルを受信するか否かに応じて、受取人リストを分割する工程を示す工程系統図
【符号の説明】
１０　　グラフィカル・ユーザ・インターフェース（ＧＵＩ）
３０　　書類受けＧＵＩ
１００　　ツールバー
１０２　　新メッセージ・ボタン
１０４　　「ｆｒｏｍ」バー
１０６　　ラジオボタン
１０８　　「Ｓｕｂｊｅｃｔ」ボタン
１１０　　題名フィールド
１１２　　テキスト入力フィールド
１１４　　受取人区域
１１６　　ドロップダウン・メニュー
１１８　　ボタン
２００、２０４　　ＬＡＮ
２０１　　差出人コンピュータ
２０２　　インターネット
２０６、２０８、２１０、２１２、２１４、２１６、２１７、２１８　　潜在受取人コンピュータ
２２０、２２２　　ゲートウェイ
２２４、２２６　　内部ルータ
３００　　メール受取人名フィールド
３０２　　作成者フィールド・インディケータ
３０３　　日付フィールド・インディケータ
３０６　　件名フィールド・インディケータ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【国際公開パンフレット】
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【国際調査報告】
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