(57)【要約】  技術文書などの電子ドキュメントを管理する場合、管理情報として、電子ドキュメントのＩＤに関連付けて、管理者の情報を格納する。管理者は、組織などではなく、１個人とする。管理者は、電子ドキュメントの管理について全責任を負い、管理者の許可の下に、改版等の作業をすることができるようにする。人事異動等で管理者がその電子ドキュメントを管理する立場から離れた場合には、その管理者が責任を持って、次の管理者に電子ドキュメントの管理権限を委譲する。
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に関連させて格納する管理者情報格納手段
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記電子文書の管理を行う個人の情報は、該個人のＩＤであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記電子文書の管理を行う個人の情報は、該個人の人事情報によって日単位で更新されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記個人の情報には、該個人が人事異動あるいは組織改変により前記電子文書の管理をしなくなる場合にも、新しい管理者が決定するまで、引き続き同じ情報が格納されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記個人の情報は、該個人が退社などにより前記電子文書の管理を行えなくなった場合には、前記文書管理装置の運用に関し権限を有する組織の下に、新たな管理者の個人情報に書き換えられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項６】
作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に関連させて格納する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に関連させて格納する
ことを特徴とする文書管理方法をコンピュータに実現させるプログラム。
【請求項８】
電子文書を格納する電子文書格納手段と、
該電子文書の管理を行う個人の情報である管理者情報を格納する管理者情報格納手段と、
該管理者情報と該電子文書とを対応付けて管理する管理手段と、
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項９】
前記管理者情報は、管理者識別情報と、これに対応した管理者に関する情報とからなり、
前記電子文書は、該電子文書の属性情報に対応付けられて格納され、
前記管理手段は、該管理者識別情報と該属性情報とを対応付けて管理することを特徴とする請求項８に記載の電子文書管理システム。
【請求項１０】
前記属性情報は、少なくとも、電子文書の管理者履歴情報と、属性情報の版数を示す情報と、からなることを特徴とする請求項９に記載の電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の企業社会においては、リストラ等が盛んになり、組織の改変が頻繁に行われるようになった。一方、各企業では、過去の業務によって発生した多くの電子ドキュメントを保有しており、これらを管理し続ける必要がある。しかし、組織の改変に伴い、事業部が消滅するなどの事態が発生した場合、当該事業部が管理していた電子ドキュメントが、次にどの事業部に所属するかがはっきりせず、多くの電子ドキュメントを如何に管理するかが明確にならない事態が生じる。【０００３】
従来においては、特定のカテゴリに属する電子ドキュメントを統一して管理する管理者もいなければ、電子ドキュメントの共通管理者もなく、各事業部が独自で管理していた。
図１は、従来の文書管理方法を説明する図である。【０００４】
電子ドキュメントは、改版情報を持った本文と、記事情報、開示情報、管理情報等からなる。このような電子ドキュメントは、部署単位で管理されており、今、管理部署Ａが管理していたものとする。ここで、組織移動あるいは業務移動が生じた場合、このような電子ドキュメントは、次に、どの管理部署によって管理されるべきかがはっきりしない事態が生じる。【０００５】
特に、部署単位で管理しているため、その部署が廃止された場合、電子ドキュメントの所在がつかめなかったり、組織移動や業務変更が頻発すると、電子ドキュメントそのものの効力が喪失される可能性がある。また、管理部署が不明であると、開示・配付先情報の維持及び更新ができず、戦略的な情報の流出につながる危険性がある。また、定期的な電子ドキュメントの見直しができずに、情報の陳腐化を招く可能性もある。【０００６】
したがって、従来のドキュメント管理方法においては、組織変更等に対応したドキュメント情報の管理方法がなく、ドキュメント情報の提供において管理者不在によるセキュリティが脆弱で、電子ドキュメント作成時の審議や最新化維持のための定期見直しなどができなかった。また、電子ドキュメントに管理者設定がなく、電子ドキュメントの移管・移動や組織変更など、そのつど対応ができないため、管理者不在の電子ドキュメントが散在していたり、他組織への公開に対し、判断できる者がいないためセキュリティが脆弱化し、また、判断もできないために、公開の決定に時間がかかっていた。更に、電子ドキュメントの審議先や見直しが組織移動や業務変更のため、部署設定ができなかったり、新たな依頼先を決定するのに時間がかかっていた。【０００７】
従来の文書管理装置としては、特許文献１及び２がある。特許文献１においては、決済文書の管理において、文書管理情報に管理組織を記載し、該管理組織が当該決済文書を責任もって管理する技術が開示されている。特許文献２においては、作成文書の閲覧、新規作成、改訂、廃止等をサーバで一括して管理するシステムが開示されている。
【特許文献１】特開２００２−２４５００号公報
【特許文献２】特開２００４−２８０３２１号公報
【発明の開示】
【０００８】
本発明の課題は、組織改変等が頻繁に起こっても、電子ドキュメントを確実に管理することができる文書管理装置を提供することである。
本発明の文書管理装置は、作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に関連させて格納する管理者情報格納手段
を備えることを特徴とする。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】従来の文書管理方法を説明する図である。
【図２】本発明の実施形態の概念を説明する図である。
【図３】本発明の実施形態のシステム構成を示す図である。
【図４】電子ドキュメントの作成から新管理者に管理権限が委譲されるまでの処理の流れを示す図である。
【図５ａ】組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの場合における処理を説明する図（その１）である。
【図５ｂ】組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの場合における処理を説明する図（その２）である。
【図６】属性情報について説明する図である。
【図７】電子ドキュメントの構成と処理の関係を説明する図である。
【図８】本発明の実施形態に従った処理フロー（その１）である。
【図９】本発明の実施形態に従った処理フロー（その２）である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明の実施形態においては、電子ドキュメントごとに管理者を登録する。電子ドキュメントごとの管理者を設定するので、組織移動や業務変更が発生しても、電子ドキュメントの追跡が可能となる。この管理者が、電子ドキュメントの移管や移動を行う権限を有する。管理者が電子ドキュメントの提供先や配付情報の更新も管理者の権限の下に行う。また、電子ドキュメントをカテゴリ別に体系化し、管理者を設定する。管理者が移動しても、新たな管理者が決定するまで、その管理者が権限を継続して有する。【００１１】
管理者設定により、電子ドキュメントの運用管理コストを大幅に削減できる。また、ドキュメント体系ごとに管理者を設定することで、電子ドキュメントの氾濫をコントロールできる。更に、ドキュメント管理者の設定で、組織移動や業務変更が発生しても、電子ドキュメントの維持管理を承継できる。ドキュメント管理者の設定で、適宜電子ドキュメントの見直しが可能となり、情報の陳腐化を抑制し、最新化維持が可能となる。ドキュメント管理者により、提供先や配付先の認証・検閲が可能となり、セキュリティ強化が可能となる。【００１２】
図２は、本発明の実施形態の概念を説明する図である。
ドキュメント１１は、本文、記事情報、開示情報、管理情報からなり、管理者Ａによって管理されている。管理者Ａは、管理部署Ａに属しているが、ドキュメント１１には、管理部署Ａの情報ではなく、管理者Ａの個人のＩＤ等が関連付けられ、管理者Ａが責任を持って管理する。ここで、組織移動あるいは業務移動があった場合、管理者Ａが新しい部署に移動するが、管理者Ａがどの部署に移動したかは、組織・人事データベース１０を参照して追跡することができる。したがって、管理者Ａが新しい部署に移動しても、ドキュメントは引き続き管理者Ａによって管理されるので、ドキュメントが失われる等が起こらない。また、管理者Ａが部署を移動した結果、引き続きドキュメントを管理できない場合には、部署移動後、規定された手続に従って、他の管理者にドキュメントの管理権限を委譲する。【００１３】
このような場合、組織・人事データベースの情報は、日単位で更新し、最新の情報を保持して置くようにする。電子ドキュメントの管理者は、電子ドキュメントごと、あるいは、電子ドキュメントのカテゴリごとに設定するようにし、この情報に関連付けられた情報を、電子ドキュメントの管理情報に格納しておくようにする。電子ドキュメントを開く場合には、管理者のＩＤ等を入力しないと開けないようにするなどの措置を施しておく。【００１４】
管理者に管理情報の更新権限を付与し、組織を移動になっても、電子ドキュメントの移管行為や新たな管理者の設定など、管理情報の更新権限を継続できるようにする。また、管理者自身が移動になっても、新たな管理者が決定するまで現状を引き継ぐようにし、新管理者は、旧管理者のすべての権限を受け継ぐようにする。【００１５】
図３は、本発明の実施形態のシステム構成を示す図である。
文書管理システム１８は、ドキュメント開示サーバ１９とドキュメント管理サーバ１７からなっている。文書作成者は、作成した文書を文書管理システム１８に登録する。ドキュメント管理サーバ１７は、各ドキュメントについて、管理者情報、組織情報、開示（配付）先情報、一般ユーザ情報、ドキュメント情報を保持する。ドキュメント情報は、図番、名称、版数、通知書、履歴、様式、添付資料、関連情報、作成者、調査者、承認者情報、検索情報等である。ドキュメント開示サーバ１９は、開示情報として、ドキュメントとその他の情報を開示する。開示情報は、ドキュメント管理サーバ１７が編集して、ドキュメント開示サーバ１９に転送する。ドキュメント開示サーバ１９は、イントラネットあるいはインターネット２０に接続されており、設計部、工場部門、海外拠点等からアクセス可能となっている。人事・組織情報データベース１６は、各部門のユーザを管理しており、ドキュメント管理サーバ１７の情報を日単位で更新する。【００１６】
図４は、電子ドキュメントの作成から新管理者に管理権限が委譲されるまでの処理の流れを示す図である。
まず、ある事業部の作成者が電子ドキュメントを作成する。次に、電子ドキュメントの管理者の設定を行う。管理者は、組織などではなく、その権限を与えられた個人とし、電子ドキュメントが未承認状態でも、管理者の設定情報を維持し、変更も可能としておく。電子ドキュメントの管理者は、その電子ドキュメントの全履歴を管理し、電子ドキュメントの移管、移動、本文の更新、配付先、開示先更新を可能とし、定期見直しの回答権限を有する。管理者の所属する組織の移動や管理者自身の移動が発生しても、新たな管理者が決定するまで現状を維持する。次に、電子ドキュメントは通常の承認フローにより承認される。電子ドキュメントの情報としては、電子ドキュメントの承認者を有し、複数の調査者を設定可能とする。電子ドキュメントは、承認されることにより電子ドキュメントとしての効力を発生する。また、複数の承認者を設定可能としてもよい。ここで、組織移動、業務変更、人事異動等が発生したとする。この場合、新管理者が決定するまで仕掛かり状態を維持し、新管理者に管理情報を移管し、管理情報の移管をもって、旧管理者のすべての権限を消滅する。旧管理者は、新管理者決定まで旧組織情報を維持し、新管理者へ業務引継ぎ後は、旧組織から削除される。この場合、旧管理者は、電子ドキュメントが生き情報として管理されている限り、過去の管理者情報も引継ぎ、旧管理者が同じ企業に在籍している限り、その企業は、旧管理者の過去の管理者履歴を管理する。運用事務局は、システム全体のメンテナンスや、管理者の情報の管理、ユーザの管理、過去の履歴の管理等を行う。【００１７】
図５ａ及び図５ｂは、組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの場合における処理を説明する図である。
電子ドキュメントごとに、ドキュメント本文に属性情報とドキュメントＩＤが付加される。ドキュメントＩＤは、管理者テーブル１５において、管理者ＩＤと関連付けられて格納される。管理者ＩＤは、人事・組織データベース１６において、管理者の氏名、所属、連絡先等と関連付けられて管理される。この情報は、日単位で更新される。属性情報は、ドキュメント管理データベース１７において、ドキュメント本文とともに格納される。ここで、管理者は、ドキュメント本文及び、その属性情報に関する管理の全権を有する者で、ドキュメント単体、カテゴリ別、カテゴリ群、組織単位でも権限を有することができる。【００１８】
ここで、組織変更、業務変更、人事異動等が発生したとする。ケース１では、組織変更のみが起こり、管理者の移動がない場合である。この場合、人事・組織データベース１６において、システムが、管理者の所属情報を自動更新し、管理者権限は自動継続する。ケース２は、組織変更と管理者の移動が起こった場合である。この場合は、人事・組織データベース１６において、システムが、旧管理者に組織変更後の新管理者の設定依頼メールを連絡先に送信する。旧管理者は、新管理者に電子ドキュメントを移管し、移管完了後、新管理者は権限を自動継続し、この時点で、旧管理者の権限を抹消する。人事・組織データベース１６では、旧管理者について、過去の管理者情報を履歴として残す。ケース３は、管理者が、退職などで、人事情報から削除された場合である。この場合、旧管理者により新管理者への権限の委譲は不可能であるので、システムの運用事務局が新管理者の設定を行う。【００１９】
図６は、属性情報について説明する図である。
図６（ａ）に示されるように、管理者Ａの下に、ドキュメント（文書）が管理されているとする。属性情報には、文書版数、属性情報の版数、作成者、管理者、調査者、承認者が格納される。次に、図６（ｂ）に示されるように、文書が改版されたとすると、属性情報に、文書版数が「２」の情報が追加される。属性版数は０１版のままであるが、作成者、調査者、承認者が新しくなっている。管理者は、同じままである。次に、図６（ｃ）に示されるように、組織移動があって、管理者が変わる場合には、文書版数、作成者、調査者、承認者の情報は同じままで、属性版数と管理者が違う属性情報が新たに付け加えられる。そして、図６（ｄ）に示されるように、運用事務局が新管理者を設定する場合には、文書版数、作成者、調査者、承認者が同じで、属性版数と管理者が新たに設定された属性情報が追加される。【００２０】
図７は、電子ドキュメントの構成と処理の関係を説明する図である。
図７においては、規格文書が管理されているものとする。規格文書は、版毎に、原本、開示ファイル、通知書、管理者情報が対応付けられて管理される。１つの規格文書の各版は、同じ規格ＩＤで管理される。これらは、ディレクトリ形式のデータ構造によって整理され、保管される。文書情報管理サーバ２０は、人事情報管理サーバ２１からのユーザ情報や組織情報の日単位での更新を受けて、ユーザ情報を格納するユーザマスタを更新し、管理者情報の更新を行う。規格文書の制改訂の登録は、ユーザが文書情報管理サーバ２０に対して行う。【００２１】
図８及び図９は、本発明の実施形態に従った処理フローである。
図８において、ステップＳ１０において、電子ドキュメントを管理するための番号の採番を行う。ステップＳ１１において、登録ドキュメントの書面審議を行う。ステップＳ１２において、電子ドキュメントの登録を行う。このとき、初版制定時においては、本文、通知書ともに０１版となっている。ステップＳ１３において、本文の更新があったか否かを判断する。ステップＳ１３の判断において、本文更新がないと判断された場合には、ステップｓ２２に進む。ステップＳ２２において、通知書の更新があったか否かを判断する。ステップＳ２２で更新がなかったと判断された場合には、ステップＳ１７に進む。ステップＳ２２において更新があったと判断された場合には、ステップＳ１６に進む。ステップＳ１３において、本文の更新があったと判断された場合には、ステップＳ１４において、規格図番の設定、版数設定、制定、改訂のステータス設定、名称設定、原本ファイルの移入、管理者設定、管理部門設定を行う。ステップＳ１５において、通知書を生成する。ステップＳ１６では、版数設定、適用時期の設定、制改訂理由の設定、重要度区分設定、役務情報設定、開示配付先設定、様式移入、依存情報設定を行う。ステップＳ１７では、その他の情報を設定する。ステップＳ１８では、関係関連規格設定、検索キーワードの設定、添付資料の移入、カテゴリ設定を行う。ステップＳ１９において、電子ドキュメントの検査、ステップＳ２０において、電子ドキュメントの調査、ステップＳ２１において、電子ドキュメントの承認を行う。【００２２】
図９（ａ）においては、ステップＳ２５において、人事情報管理サーバが人事データを日単位で更新する。ステップＳ２６において、文書情報管理サーバは、ユーザマスタを、人事情報管理サーバの更新にしたがって、更新する。ステップＳ２７において、管理者情報に更新があったか否かを判断する。更新がなかった場合には、現状を維持する。更新があった場合には、３つのケースに分かれる。ステップＳ２８のように、管理者が異動したが、部署あるいは業務が同じの場合には、その部署で新管理者を設定する。ステップＳ２９のように、管理部署あるいは業務が異動したが、管理者は移動しない場合には、新管理部署を設定し、新管理者を設定する。ステップＳ３０に示されるように、管理部署名が変更したが、管理者の移動がない場合には、管理部署名のみ自動更新し、管理者情報は変更しない。【００２３】
以上のケースは、技術文書（この場合、規格文書）が管理部署（業務）に依存して移動する場合である。
また、技術文書（規格文書）が管理者に依存し移動する場合には、図９（ｂ）に示されるように、ステップＳ２６の後、ステップＳ３５において、管理者情報の更新があるか否かを判断し、更新があった場合には、３ケースに分かれる。ステップＳ３６のように、管理者が異動し、業務はそのままの場合には、管理者の異動に合わせて、管理情報を自動更新する。ステップＳ３７のように、管理部署（業務）が移動したが、管理者に移動がない場合には、現管理者の部署情報のみを更新する。ステップＳ３８のように、管理部署名が変更された場合には、管理部署名のみ自動更新する。
【図１】
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【図２】
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【図４】
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【図５ａ】
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【図５ｂ】
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【図８】
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【図９】
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【図３】
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【図６】
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【図７】
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【手続補正書】
【提出日】平成19年8月29日(2007.8.29)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の管理者に対する異動を検知する管理者情報更新検出部と、
前記電子文書に対する新管理者の設定依頼メールを前記管理者に送信する電子メール送信部と、
前記電子文書の新たな前記新管理者が登録された場合に、前記管理者の情報を過去の管理者履歴に登録する管理者履歴登録部とを有することを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項２】
コンピュータに、
電子文書の管理者に対する異動を検知させ、
前記電子文書に対する新管理者の設定依頼メールを前記管理者に送信させ、
前記電子文書の新たな前記新管理者が登録された場合に、前記管理者の情報を過去の管理者履歴に登録させることを特徴とする電子文書管理方法。
【請求項３】
コンピュータに、
電子文書の管理者に対する異動を検知する検知ステップと、
前記電子文書に対する新管理者の設定依頼メールを前記管理者に送信する送信ステップと、
前記電子文書の新たな前記新管理者が登録された場合に、前記管理者の情報を過去の管理者履歴に登録する登録ステップとを実行させることを特徴とするプログラム。
【国際調査報告】
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