(57)【要約】  種類単位で制御しつつ、さらに文書単位でも制御しながら容易に文書から電子文書を生成し、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援する電子文書生成装置を提供する。電子文書生成装置（１０１）は、コードが付された文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン部（１１１）、そのコードで表現されたコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得部（１１６）、業種ごとにコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を保持する業種固有情報データベース（１１８）、業種固有情報データベース（１１８）で業種ごとに保持されている複数の業種固有情報の中から、業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択し、その業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、コード情報から業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得部（１１９）を備える。
2007125684.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段と
を備えることを特徴とする電子文書生成装置。
【請求項２】
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項３】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、
前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項４】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、
前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次項をスキャンさせる次項スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項５】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、
前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する原本保存対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項６】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、
前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項７】
電子文書生成装置と、
業種ごとに対応して設けられた１以上のデータベースと
を備え、
前記電子文書生成装置は、
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段と、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記１以上のデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項８】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと
を含むことを特徴とする電子文書生成方法。
【請求項９】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させるプログラムを記録していることを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項１０】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を電子文書にする電子文書生成装置に関し、特に、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる電子文書生成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ｅ−文書法の施行によって、これまで文書によって原本の保存が義務付けられていた書類や帳票などを、一定の技術基準を満たせば、スキャナなどでイメージデータ化して電子的に保存することが認められるようになった。これに伴い、文書を電子的に保存して管理する技術が色々と提案されている。【０００３】
その中でも、例えば、下記に示されるシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。【０００４】
そのシステムでは、予め、帳票（文書）の種別を表す識別コードごとに送付先と業務コードとを対応させた業務テーブルを保持する。帳票（文書）をスキャンしたときに、帳票（文書）に付された識別コードを読み取る。読み取った識別コードに基づいて、保持している業務テーブルから、対応する送付先を選択する。選択した送付先で業務コードによって特定される業務処理を実行する。
【特許文献１】特開平１１−２２４２９６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記システムにおいて、同一種類であれば文書単位までの区別はせず、種類単位で電子文書を生成するので、電子文書の生成処理が文書単位で制御することができない。また、業務テーブルによって生成後の電子文書が文書の種類単位でしか扱うことができないので、生成後の電子文書が電子文書単位で管理することができないなどという問題がある。【０００６】
そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、種類単位で制御しつつ、さらに文書単位でも制御しながら容易に文書から電子文書を生成し、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援する電子文書生成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、（ａ）本発明に係わる電子文書生成装置は、（ａ１）所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、（ａ２）前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、（ａ３）文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、（ａ４）前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、（ａ５）前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段とを備えることを特徴とする。【０００８】
これによって、業種固有情報で定義されているデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。【０００９】
（ｂ）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｂ１）前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、（ｂ２）業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、（ｂ３）前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段とを備えるとしてもよい。【００１０】
これによって、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子文書ごとに管理することができる。【００１１】
（ｃ）（ｃ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｃ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｃ２−１）前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、（ｃ２−２）前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段とを備えるとしてもよい。【００１２】
これによって、電子文書を生成するときに、コード情報に含まれる両面印刷情報などを利用することで、文書の一面の裏面を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。【００１３】
（ｄ）（ｄ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｄ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｄ２−１）前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、（ｄ２−２）前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次項をスキャンさせる次項スキャン制御手段とを備えるとしてもよい。【００１４】
これによって、電子文書を生成するときに、コード情報に含まれる原本枚数情報などを利用することで、複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。【００１５】
（ｅ）（ｅ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｅ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｅ２−１）前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、（ｅ２−２）前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する原本保存対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。【００１６】
これによって、電子文書を生成するときに、原本保存対象が示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。【００１７】
（ｆ）（ｆ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｆ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｆ２−１）前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、（ｆ２−２）前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。【００１８】
これによって、電子文書を生成するときに、付加価値税還付対象などが示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。【００１９】
また、本発明は、電子文書生成装置として実現されるだけではなく、電子文書生成装置とデータベースとを備える電子文書管理システム、電子文書生成装置を制御する方法（以下、電子文書生成方法と呼称する。）、電子文書生成方法をコンピュータシステムに実行させるプログラム（以下、電子文書生成プログラムと呼称する。）、電子文書生成プログラムを記録した記録媒体などとして実現されるとしてもよい。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、業種固有情報で定義されているデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。そのため、業種の変更や増加にも容易に対応することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。【００２１】
具体的には、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子文書ごとに別の処理を施したり、管理したりすることができる。【００２２】
また、電子文書を生成するときに、文書の一面の裏面や複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。【００２３】
また、電子文書を生成するときに、原本保存対象や付加価値税還付対象などが示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】図１は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システムの概要を示す図である。
【図２】図２は、本発明に係わる実施の形態における電子文書管理システムで管理される文書の例を示す図である。
【図３】図３は、本発明に係わる実施の形態における電子文書管理システムの構成を示す図である。
【図４】図４は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置の構成を示す図である。
【図５Ａ】図５Ａは、本発明に係わる実施の形態における原本保存対象メッセージの出力例を示す図である。
【図５Ｂ】図５Ｂは、本発明に係わる実施の形態におけるＶＡＴ還付対象メッセージの出力例を示す図である。
【図６】図６は、本発明に係わる実施の形態におけるコード情報のデータ構造を示す図である。
【図７】図７は、本発明に係わる実施の形態における業種固有情報のデータ構造を示す図である。
【図８】図８は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置において実行される電子文書生成処理を示す図である。
【図９】図９は、本発明に係わる実施の形態における業種情報取得部と各種情報取得部との動作例の概要を示す図である。
【符号の説明】
【００２５】
１１ａ    文書出力装置
１２ａ    文書（経理）
１２ｂ    文書（人事）
１２ｃ    文書（法務）
２１ａ    電子文書参照装置（経理）
２１ｂ    電子文書参照装置（人事）
２１ｃ    電子文書参照装置（法務）
１００    電子文書管理システム
１０１    電子文書生成装置
１０２ａ    データベース（経理）
１０２ｂ    データベース（人事）
１０２ｃ    データベース（法務）
１１１    文書スキャン部
１１２    スキャンデータ記憶部
１１３    コード検出部
１１４    コード読取部
１１５    コード情報記憶部
１１６    業種情報取得部
１１７    業種情報記憶部
１１８    業種固有情報データベース
１１９    各種情報取得部
１２０    原本保存情報記憶部
１２１    ＶＡＴ還付対象情報記憶部
１２２    両面印刷情報記憶部
１２３    原本枚数情報記憶部
１２４    Ｋｅｙ情報記憶部
１２５    保存年数情報記憶部
１２６    非公開年数情報記憶部
１２７    機密区分情報記憶部
１２８    原本保存対象判定部
１２９    原本保存対象メッセージ出力部
１３０    ＶＡＴ還付対象判定部
１３１    ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部
１３２    裏面判定部
１３３    裏面スキャン制御部
１３４    原本枚数判定部
１３５    次項スキャン制御部
１３６    電子文書生成部
１３７    電子文書登録部
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明に係わる実施の形態について図面を参照しながら説明する。【００２７】
（ａ）本実施の形態における電子文書生成装置は、（ａ１）所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成し、（ａ２）所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得し、（ａ３）文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持し、（ａ４）保持している複数の業種固有情報の中から、業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択し、（ａ５）所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、所定のコード情報から業種情報以外の各種情報を取得することを特徴とする。【００２８】
（ｂ）電子文書生成装置は、さらに、（ｂ１）イメージデータから電子文書を生成し、（ｂ２）業種ごとに対応するデータベースの中から、業種情報によって特定される所定のデータベースを選択し、（ｂ３）各種情報と電子文書とを関連付けて、所定のデータベースに登録するとしてもよい。【００２９】
（ｃ）電子文書生成装置は、さらに、（ｃ１）所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を所定のコード情報から取得し、（ｃ２）両面印刷情報に基づいて、所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定し、（ｃ３）所定の文書の裏面をスキャンさせると判定した場合は、所定の文書の裏面をスキャンさせるとしてもよい。【００３０】
（ｄ）電子文書生成装置は、さらに、（ｄ１）所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を所定のコード情報から取得し、（ｄ２）原本枚数情報に基づいて、所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定し、（ｄ３）文書が全枚数スキャンされていないと判定した場合は、所定の文書の次項をスキャンさせるとしてもよい。【００３１】
（ｅ）電子文書生成装置は、さらに、（ｅ１）各種情報取得手段は、所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を所定のコード情報から取得し、（ｅ２）原本保存情報に基づいて、所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定し、（ｅ３）所定の文書が原本保存対象の文書であると判定した場合は、所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力するとしてもよい。【００３２】
（ｆ）電子文書生成装置は、さらに、（ｆ１）所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を所定のコード情報から取得し、（ｆ２）付加価値税還付対象情報に基づいて、所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定し、（ｆ３）所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定した場合は、所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力するとしてもよい。【００３３】
以上の点を踏まえて本実施の形態における電子文書生成装置について説明する。【００３４】
最初に、本実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システムについて説明する。【００３５】
図１は、本実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システムの概要を示す図である。図１に示されるように、電子文書管理システム１００は、紙に出力された文書を電子化して管理するシステムである。【００３６】
具体的には、ユーザは、各部門に設置された文書出力装置１１ａなどを利用して、帳票類、財務諸表、機密文書など、企業などの活動において作成された文書を紙などに出力する（例えば、図２参照。）。紙などに出力された文書を文書管理センターに送付する。【００３７】
なお、文書は、紙以外にも、薄いプラスチック素材などのシートなどにも出力されることもあるので、出力ができかつスキャナなどで読み取ることができれば、どのような物に文書が出力されるとしてもよい。また、文書には、業種情報と業種情報以外の各種情報とをコード化したコードがいずれかの個所に付せられている。【００３８】
さらに、オペレータは、文書管理センターに設置された電子文書生成装置１０１を利用して、各部門から送付された文書を電子化し、電子化した文書（以下、電子文書と呼称する。）を管理する。【００３９】
そして、ユーザは、後日、電子文書参照装置２１ａなどを利用して、文書管理センターで管理されている電子文書を参照する。【００４０】
図２は、本実施の形態における電子文書管理システム１００で管理される文書の例を示す図である。図２に示されるように、文書（経理）１２ａは、清算書であり、現金立替についての精算内容以外に、左上にコードが付されている。これ以外にも、経理活動において作成された文書、人事活動において作成された文書、法務活動において作成された文書などが存在する。そして、これらの文書に共通して、いずれかの個所にコードが付されている。【００４１】
なお、コードとしては、ＱＲコード、ＱＲコード以外の二次元コード、バーコードなどがある。ここでは、一例として、コードとしてＱＲコードを利用する。【００４２】
「ＱＲコード」は、（株）デンソーウェーブの登録商標です。【００４３】
続いて、本実施の形態における電子文書管理システム１００の構成について説明する。【００４４】
図３は、本実施の形態における電子文書管理システム１００の構成を示す図である。図３に示されるように、電子文書管理システム１００は、電子文書生成装置１０１、業種ごとに対応するデータベース１０２ａ〜１０２ｃなどを備える。【００４５】
電子文書生成装置１０１は、各部門から送付された文書をスキャナで読み取ってイメージデータを生成する。生成したイメージデータから電子文書を生成する。このとき、電子文書ごとに一意の識別番号（ＳＥＱ−Ｎｏ）を割り当てる。【００４６】
また、電子文書生成装置１０１は、文書に付されたコードも一緒に読み取り、読み取ったコードからコード情報を生成する。生成したコード情報から業種情報をはじめとする各種情報を取得する。【００４７】
そして、電子文書生成装置１０１は、取得した業種情報に基づいて、業種ごとに用意された複数のデータベースの中から、データベースを選択する。選択したデータベースに、取得した各種情報と、生成した電子文書とを関連付けて登録する。このとき、業種が経理である場合は、データベース（経理）１０２ａを選択する。業種が人事である場合は、データベース（人事）１０２ｂを選択する。業種が法務である場合は、データベース（法務）１０２ｃを選択する。【００４８】
なお、データベース１０２ａ〜１０２ｃは、電子文書にセキュリティーポリシーを付与して、電子文書を管理する機能を備える。具体的には、電子文書参照装置２１ａ〜２１ｂからアクセスがあっても、電子文書と関連付けて登録されている各種情報に従って、該当する電子文書のアクセスを制限する。例えば、各種情報として保存年数情報が設定されている場合は、保存年数情報に設定されている年数の間は、該当する電子文書を保存し、年数が経過すると、該当する電子文書を自動で消去したり、他のデータベースに移行したりする。各種情報として非公開年数情報が設定されている場合は、非公開年数情報に設定されている年数の間は、該当する電子文書を公開しない。また、各種情報として機密区分情報が設定されている場合は、機密区分情報に従って、該当する電子文書の閲覧を制限する。その他、事業場コードなどのＫｅｙ情報をもとに、閲覧を制限するようにしてもよい。【００４９】
また、原本保存対象の文書については、原本を箱詰めして倉庫に保管する必要がある。そのため、電子文書生成装置１０１は、電子文書を生成するときに、原本保存対象の文書については、原本保存対象メッセージ（例えば、図５（ａ）参照。）を出力する。これに応じて、オペレータは、スキャナで読み取った文書が原本保存対象の文書であることに気付き、その文書を抜き出して箱詰めし、倉庫に発送する。このとき、抜き出した文書から生成された電子文書に割り当てられた識別番号（ＳＥＱ−Ｎｏ）を、その文書にも付けておく。そして、後日、ユーザが原本を取り寄せる必要がある場合は、電子文書に付された識別番号（ＳＥＱ−Ｎｏ）を元に、保管倉庫で箱詰めされて保管されている文書の中から、該当文書を取り寄せることができる。【００５０】
また、海外で商品を購入すると、購入した商品に付加価値税（以下、ＶＡＴと呼称する。）が課税される。ただし、該当居住国以外の人には商品の購入額が一定の基準額を超えた場合は、ＶＡＴ払い戻しサービスを受けることができる。このため、このような場合において作成された文書、すなわち、ＶＡＴ還付対象の文書については、ＶＡＴ払い戻しサービスを受けるために、ＶＡＴ還付業務を行う業者に原本を渡す必要がある。そのため、電子文書生成装置１０１は、電子文書を生成するときに、ＶＡＴ還付対象の文書については、ＶＡＴ還付対象メッセージ（例えば、図５（ｂ）参照。）を出力する。これに応じて、オペレータは、スキャナで読み取った文書がＶＡＴ還付対象の文書であることに気付き、その文書を抜き出して還付対象業者に渡す。【００５１】
データベース（経理）１０２ａは、業種情報が経理である電子文書を保持する。データベース（人事）１０２ｂは、業種情報が人事である電子文書を保持する。データベース（法務）１０２ｃは、業種情報が法務である電子文書を保持する。【００５２】
続いて、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の構成について説明する。【００５３】
図４は、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の構成を示す図である。図４に示されるように、電子文書生成装置１０１は、文書スキャン部１１１、スキャンデータ記憶部１１２、コード検出部１１３、コード読取部１１４、コード情報記憶部１１５、業種情報取得部１１６、業種情報記憶部１１７、業種固有情報データベース１１８、各種情報取得部１１９、原本保存情報記憶部１２０、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１、両面印刷情報記憶部１２２、原本枚数情報記憶部１２３、Ｋｅｙ情報記憶部１２４、保存年数情報記憶部１２５、非公開年数情報記憶部１２６、機密区分情報記憶部１２７、原本保存対象判定部１２８、原本保存対象メッセージ出力部１２９、ＶＡＴ還付対象判定部１３０、ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１、裏面判定部１３２、裏面スキャン制御部１３３、原本枚数判定部１３４、次項スキャン制御部１３５、電子文書生成部１３６、電子文書登録部１３７などを備える。【００５４】
文書スキャン部１１１は、文書をスキャンしてイメージデータを生成する。生成したイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ出力する。スキャンデータ記憶部１１２は、文書スキャン部１１１から出力されたスキャンデータを記憶する。【００５５】
コード検出部１１３は、スキャンデータ記憶部１１２で記憶されているスキャンデータを解析して文書に付されたコードの位置を検出する。検出した位置を位置情報としてコード読取部１１４へ出力する。コード読取部１１４は、コード検出部１１３から出力された位置情報を受け取ると、受け取った位置情報に基づいて、スキャンデータ記憶部１１２で記憶されているスキャンデータからコードを読み取ってコード情報を生成する。生成したコード情報をコード情報記憶部１１５へ出力する。コード情報記憶部１１５は、コード読取部１１４から出力されたコード情報を記憶する。【００５６】
業種情報取得部１１６は、コード情報記憶部１１５で記憶されているコード情報から業種情報を取得する。取得した業種情報を業種情報記憶部１１７へ出力する。業種情報記憶部１１７は、業種情報取得部１１６から出力された業種情報を記憶する。【００５７】
業種固有情報データベース１１８は、コード情報のデータ構造を、業種ごとに定義した業種固有情報を保持する。【００５８】
各種情報取得部１１９は、業種情報記憶部１１７で記憶されている業種情報に基づいて、業種固有情報データベース１１８で保持されている複数の業種固有情報の中から、業種固有情報を選択する。選択した業種固有情報に基づいて、コード情報記憶部１１５で記憶されているコード情報から業種情報以外の各種情報を取得する。取得した各種情報を各記憶部へ出力する。ここで、各種情報として、原本保存情報、ＶＡＴ還付対象情報、両面印刷情報、原本枚数情報、Ｋｅｙ情報、保存年数情報、非公開年数情報、機密区分情報を取得する。【００５９】
原本保存情報記憶部１２０は、各種情報取得部１１９から出力された原本保存情報を記憶する。ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１は、各種情報取得部１１９から出力されたＶＡＴ還付対象情報を記憶する。両面印刷情報記憶部１２２は、各種情報取得部１１９から出力された両面印刷情報を記憶する。原本枚数情報記憶部１２３は、各種情報取得部１１９から出力された原本枚数情報を記憶する。Ｋｅｙ情報記憶部１２４は、各種情報取得部１１９から出力されたＫｅｙ情報を記憶する。保存年数情報記憶部１２５は、各種情報取得部１１９から出力された保存年数情報を記憶する。非公開年数情報記憶部１２６は、各種情報取得部１１９から出力された非公開年数情報を記憶する。機密区分情報記憶部１２７は、各種情報取得部１１９から出力された機密区分情報を記憶する。【００６０】
原本保存対象判定部１２８は、原本保存情報記憶部１２０で記憶されている原本保存情報に基づいて、文書スキャン部１１１でスキャンされた文書の原本を保存するか否かを判定する。原本保存対象メッセージ出力部１２９は、原本保存対象判定部１２８で原本を保存すると判定された場合は、原本保存対象メッセージ（例えば、図５（ａ）参照。）を出力する。【００６１】
ＶＡＴ還付対象判定部１３０は、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１で記憶されているＶＡＴ還付対象情報に基づいて、文書スキャン部１１１でスキャンされた文書がＶＡＴ還付対象であるか否かを判定する。ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１は、ＶＡＴ還付対象判定部１３０でＶＡＴ還付対象であると判定された場合は、ＶＡＴ還付対象メッセージ（例えば、図５Ｂ参照。）を出力する。【００６２】
裏面判定部１３２は、両面印刷情報記憶部１２２で記憶されている両面印刷情報に基づいて、文書スキャン部１１１でスキャンされた文書の一面の裏面もスキャンさせるか否かを判定する。裏面スキャン制御部１３３は、裏面判定部１３２で裏面もスキャンさせると判定された場合は、文書スキャン部１１１を制御して、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせる。【００６３】
原本枚数判定部１３４は、原本枚数情報記憶部１２３で記憶されている原本枚数情報に基づいて、全ての枚数の文書がスキャンされたか否かを判定する。次項スキャン制御部１３５は、原本枚数判定部１３４で全ての枚数の文書がスキャンされていないと判定された場合は、文書スキャン部１１１を制御して、文書の次項をスキャンさせる。【００６４】
電子文書生成部１３６は、スキャンデータ記憶部１１２で記憶されている１以上のスキャンデータから１つのＰＤＦ（Portable Document Format）ドキュメントを生成することで電子文書を生成する。生成した電子文書を電子文書登録部１３７へ出力する。電子文書登録部１３７は、電子文書生成部１３６から出力された電子文書を受け取ると、業種情報記憶部１１７で記憶されている業種情報に基づいて、複数のデータベースの中から、登録対象のデータベースを選択する。選択した登録対象のデータベースに、受け取った電子文書を登録する。このとき、例えば、Ｋｅｙ情報、保存年数情報、非公開年数情報、機密区分情報などのように、各記憶部で記憶されている各種情報と電子文書とを関連付けて登録する。【００６５】
続いて、本実施の形態における原本保存対象メッセージとＶＡＴ還付対象メッセージとについて説明する。【００６６】
図５Ａは、本実施の形態における原本保存対象メッセージの出力例を示す図である。図５Ａに示されるように、電子文書生成装置１０１は、原本保存対象の文書をスキャンした場合は、モニタを介して、ダイアログボックス３０を出力する。そして、電子文書生成装置１０１を操作するオペレータに、スキャナで読み取った文書が原本保存対象の文書であることを通知する。【００６７】
図５Ｂは、本実施の形態におけるＶＡＴ還付対象メッセージの出力例を示す図である。図５Ｂに示されるように、電子文書生成装置１０１は、ＶＡＴ還付対象の文書をスキャンした場合は、モニタを介して、ダイアログボックス４０を出力する。そして、電子文書生成装置１０１を操作するオペレータに、スキャナで読み取った文書がＶＡＴ還付対象の文書であることを通知する。【００６８】
続いて、本実施の形態におけるコード情報のデータ構造について説明する。【００６９】
図６は、本実施の形態におけるコード情報のデータ構造を示す図である。図６に示されるように、コード情報は、業種情報（フィールド１４１）、Ｋｅｙ情報（フィールド１４２）、共通情報（フィールド１４３）を含む。【００７０】
業種情報（フィールド１４１）は、業種ごとに一意に割り当てられた識別情報である。Ｋｅｙ情報（フィールド１４２）は、業種ごとに固有の情報である。ここでは、業種ごとに定義されている複数のＫｅｙを含む。例えば、経理用コード情報には、Ｋｅｙ情報（フィールド１４２）として、事業場コード、管理番号、作成年月日が定義されている。【００７１】
共通情報（フィールド１４３）は、業種に関係なく、共通の情報を含む。ここでは、原本保存フラグ、原本枚数、保存年数、非公開年数、機密区分、両面印刷フラグ、ＶＡＴ還付対象フラグなどを含む。【００７２】
なお、原本保存フラグは、原本を保存するか否かが特定されるフラグである。原本枚数は、原本の枚数である。保存年数は、原本を保存しておく年数である。非公開年数は、原本を非公開にするにあたっての年数である。機密区分は、例えば、電子文書を社内に公開しても、社外に公開してはいけないとか、所定の役職以上には公開しても、所定の役職未満には公開してはいけないとかのように、電子文書に設定された機密に関する区分である。両面印刷フラグは、文書の裏面もスキャンするか否かが特定されるフラグである。ＶＡＴ還付対象フラグは、スキャンされた文書がＶＡＴ還付対象の文書であるか否かが特定されるフラグである。【００７３】
続いて、本実施の形態における業種固有情報データベース１１８で保持されている業種固有情報について説明する。【００７４】
図７は、本実施の形態における業種固有情報のデータ構造を示す図である。図７に示されるように、ここでは、一例として、業種固有情報データベース１１８は、業種固有情報（ＫＥＩＲＩ）１５１、業種固有情報（ＪＩＮＪＩ）１５２、業種固有情報（ＨＯＵＭＵ）１５３を保持している。【００７５】
業種固有情報（ＫＥＩＲＩ）１５１には、経理用の業種固有情報である。ここでは、Ｋｅｙ情報の個数（３個）、Ｋｅｙ情報の先頭文字（７文字目）、１番目のＫｅｙ情報（事業場コード）の文字数（７文字）、２番目のＫｅｙ情報（管理番号）の文字数（８文字）、３番目のＫｅｙ情報（作成年月日）の文字数（８文字）などが含まれる。【００７６】
業種固有情報（ＪＩＮＪＩ）１５２には、人事用の業種固有情報である。ここでは、Ｋｅｙ情報の個数（５個）、Ｋｅｙ情報の先頭文字（７文字目）、１番目のＫｅｙ情報（ＡＡＡ）の文字数（５文字）、２番目のＫｅｙ情報（ＢＢＢ）の文字数（８文字）、３番目のＫｅｙ情報（ＣＣＣ）の文字数（７文字）、４番目のＫｅｙ情報（ＤＤＤ）の文字数（６文字）、５番目のＫｅｙ情報（ＥＥＥ）の文字数（７文字）などが含まれる。【００７７】
業種固有情報（ＨＯＵＭＵ）１５３には、法務用の業種固有情報である。ここでは、Ｋｅｙ情報の個数（４個）、Ｋｅｙ情報の先頭文字（７文字目）、１番目のＫｅｙ情報（ａａａ）の文字数（６文字）、２番目のＫｅｙ情報（ｂｂｂ）の文字数（８文字）、３番目のＫｅｙ情報（ｃｃｃ）の文字数（７文字）、４番目のＫｅｙ情報（ｄｄｄ）の文字数（６文字）などが含まれる。【００７８】
このように、Ｋｅｙ情報のデータ構造については、業種ごとに異なる。しかし、業種の種類が増えても、業種固有情報を変更するだけで対応することができる。【００７９】
続いて、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の動作について説明する。【００８０】
図８は、本実施の形態における電子文書生成装置１０１において実行される電子文書生成処理を示す図である。図８に示されるように、電子文書生成装置１０１は、下記のステップ（Ｓ１０１）〜（Ｓ１１７）を実行する。【００８１】
（Ｓ１０１）文書スキャン部１１１は、コード付の文書をスキャンしてイメージデータを生成する。生成したイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０２）を実行させる。【００８２】
（Ｓ１０２）コード検出部１１３は、スキャンデータ記憶部１１２に記憶されているスキャンデータを解析して文書に付されたコードの位置を検出する。検出した位置を位置情報としてコード読取部１１４へ出力する。そして、ステップ（Ｓ１０３）を実行させる。【００８３】
（Ｓ１０３）コード読取部１１４は、コード検出部１１３から出力された位置情報を受け取り、受け取った位置情報に基づいて、スキャンデータ記憶部１１２に記憶されているスキャンデータからコードを読み取る。読み取ったコードから、コードで表現されているコード情報を生成する。生成したコード情報をコード情報記憶部１１５へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０４）を実行させる。【００８４】
（Ｓ１０４）業種情報取得部１１６は、コード情報記憶部１１５に記憶されているコード情報から業種情報を取得する。取得した業種情報を業種情報記憶部１１７へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０５）を実行させる。【００８５】
（Ｓ１０５）各種情報取得部１１９は、業種情報記憶部１１７で記憶されている業種情報に基づいて、業種固有情報データベース１１８に登録されている複数の業種固有情報の中から、参照対象の業種固有情報を選択する。【００８６】
（Ｓ１０６）各種情報取得部１１９は、選択した参照対象の業種固有情報を使用して、コード情報記憶部１１５に記憶されているコード情報から業種情報以外の各種情報を取得する。取得した各種情報を、それぞれ対応する記憶部へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０７）を実行させる。【００８７】
（Ｓ１０７）原本保存対象判定部１２８は、原本保存情報記憶部１２０に記憶されている原本保存情報に基づいて、原本を保存する必要があるか否かを判定する。判定した結果、原本を保存する必要がある場合は、ステップ（Ｓ１０８）を実行させる。一方、原本を保存する必要がない場合は、ステップ（Ｓ１０９）を実行させる。【００８８】
（Ｓ１０８）原本保存対象メッセージ出力部１２９は、スキャンされた文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する。そして、ステップ（Ｓ１０９）を実行させる。【００８９】
（Ｓ１０９）ＶＡＴ還付対象判定部１３０は、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１に記憶されているＶＡＴ還付対象情報に基づいて、ＶＡＴ還付対象であるか否かを判定する。判定した結果、ＶＡＴ還付対象である場合は（Ｓ１０９：Ｙｅｓ）、ステップ（Ｓ１１０）を実行させる。一方、ＶＡＴ還付対象でない場合は（Ｓ１０９：Ｎｏ）、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。【００９０】
（Ｓ１１０）ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１は、スキャンされた文書がＶＡＴ還付対象の文書であることを示すＶＡＴ還付対象メッセージを出力する。そして、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。【００９１】
（Ｓ１１１）裏面判定部１３２は、両面印刷情報記憶部１２２に記憶されている両面印刷情報に基づいて、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせるか否かを判定する。判定した結果、裏面をスキャンさせる場合は（Ｓ１１１：Ｙｅｓ）、ステップ（Ｓ１１２）を実行させる。一方、裏面をスキャンさせない場合は（Ｓ１１１：Ｎｏ）、ステップ（Ｓ１１３）を実行させる。【００９２】
（Ｓ１１２）裏面スキャン制御部１３３は、文書スキャン部１１１を制御して、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送させる。そして、ステップ（Ｓ１１３）を実行させる。【００９３】
（Ｓ１１３）原本枚数判定部１３４は、原本枚数情報記憶部１２３に記憶されている原本枚数情報に基づいて、全ての枚数の文書がスキャンされたか否かを判定する。判定した結果、全ての枚数の文書がスキャンされた場合は（Ｓ１１３：Ｙｅｓ）、ステップ（Ｓ１１５）を実行させる。一方、全ての枚数の文書がスキャンされていない場合は（Ｓ１１３：Ｎｏ）、ステップ（Ｓ１１４）を実行させる。【００９４】
（Ｓ１１４）次項スキャン制御部１３５は、文書スキャン部１１１を制御して、文書の次項をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。【００９５】
（Ｓ１１５）電子文書生成部１３６は、スキャンデータ記憶部１１２に記憶されているスキャンデータから電子文書を生成する。このとき、一意の識別番号を割り当て、割り当てた識別番号をイメージデータに付して電子文書を生成する。生成した電子文書を電子文書登録部１３７へ出力する。そして、ステップ（Ｓ１１６）を実行させる。【００９６】
（Ｓ１１６）電子文書登録部１３７は、電子文書生成部１３６から出力された電子文書を受け取り、業種情報記憶部１１７に記憶されている業種情報に基づいて、複数のデータベースの中から、登録対象のデータベースを選択する。このとき、例えば、業種情報が経理である場合は、データベース（経理）１０２ａを選択する。業種情報が人事である場合は、データベース（人事）１０２ｂを選択する。業種情報が法務である場合は、データベース（法務）１０２ｃを選択する。【００９７】
（Ｓ１１７）電子文書登録部１３７は、Ｋｅｙ情報記憶部１２４に記憶されているＫｅｙ情報、保存年数情報記憶部１２５に記憶されている保存年数情報、非公開年数情報記憶部１２６に記憶されている非公開年数情報、機密区分情報記憶部１２７に記憶されている機密区分情報などと、受け取った電子文書とを関連付けて、選択した登録対象のデータベースに登録する。そして、電子文書生成処理を終了する。【００９８】
続いて、本実施の形態における業種情報取得部１１６と各種情報取得部１１９との動作例について説明する。ここでは、文書出力装置１１ａ（例えば、図１参照。）などを利用して出力されたコード付の文書（経理）１２ａ（例えば、図２参照。）を例に説明する。【００９９】
図９は、本実施の形態における業種情報取得部１１６と各種情報取得部１１９との動作例の概要を示す図である。図６に示されるように、業種情報取得部１１６は、文書１２ａに付されたコードで表現されたコード情報１６０から業種情報を取得する。このとき、コード情報１６０の先頭文字から最初のセパレータの手前までの文字列（ＫＥＩＲＩ）を業種情報として取得する。取得した業種情報（ＫＥＩＲＩ）を業種情報記憶部１１７へ転送する。【０１００】
次に、各種情報取得部１１９は、業種情報記憶部１１７に記憶されている業種情報（ＫＥＩＲＩ）によって特定される業種固有情報１５１を、業種固有情報データベース１１８に登録されている業種固有情報群１５０の中から選択する。選択した業種固有情報１５１を参照しながら、コード情報１６０に含まれる３個のＫｅｙ情報を取得する。このとき、コード情報１６０の先頭から数えて７文字目から７文字分の文字列を１番目のＫｅｙ情報（事業場コード）として取得する。１５（＝７＋７＋１）文字目から８文字分の文字列を２番目のＫｅｙ情報（管理番号）として取得する。２４（＝１５＋８＋１）文字目から８文字分の文字列を３番目のＫｅｙ情報（作成年月日）として取得する。取得した３個のＫｅｙ情報をＫｅｙ情報記憶部１２４へ転送する。【０１０１】
このように、業種ごとにデータ構造が定義された業種固有情報を使用することで、業種ごとに固有のＫｅｙ情報を取得することができる。【０１０２】
なお、共通情報の各種情報（原本保存フラグなど。）については、各種情報の文字列の長さが予め固定されている。このため、共通情報の先頭文字が特定されれば、必然的に各種情報も取得することができる。故に、ここでは、説明を省略する。【０１０３】
また、業種固有情報からＫｅｙ情報と共通情報との境界を特定することができるので、Ｋｅｙ情報と共通情報との間のセパレータを省略するとしてもよい。【０１０４】
以上、本実施の形態における電子文書生成装置１０１によれば、業種固有情報で定義されているデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。【０１０５】
具体的には、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子文書ごとに管理することができる。【０１０６】
また、電子文書を生成するときに、文書の一面の裏面や複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。【０１０７】
また、電子文書を生成するときに、原本保存対象や付加価値税還付対象などが示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。【０１０８】
（その他）
なお、電子文書生成装置は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、Ｉ／Ｏ（Input/Output）インタフェースなどを備えるコンピュータシステムや組み込みシステムなどのようなハードウェアシステムとしてもよい。さらに、コンピュータシステムと、そのコンピュータシステムに接続されているスキャナとモニタとから構成されるシステムとしてもよい。また、スキャナとプリンタなどの機能を複合した複合機のような組み込みシステムとしてもよい。さらに、ＨＤＤなどに、電子文書生成装置を制御するプログラム（以下、電子文書生成プログラムと呼称する。）がインストールされており、電子文書生成プログラムが実行されることによって、電子文書生成装置の各機能が実現されるとしてもよい。【０１０９】
また、電子文書生成プログラムは、コンピュータシステム、組み込みシステムなどのようなハードウェアシステムに読み取り可能な記録媒体に記録されているとしてもよい。さらに、記録媒体を介して他のハードウェアシステムに読み出されて実行されるとしてもよい。これによって、電子文書生成装置の各機能を他のハードウェアシステムに実現することができる。ここで、コンピュータシステム読み取り可能な記録媒体として、光学記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭなど。）、磁気記録媒体（例えば、ハードディスクなど。）、光磁気記録媒体（例えば、ＭＯなど。）、半導体メモリ（例えば、メモリカードなど。）などがある。【０１１０】
また、電子文書生成プログラムは、インターネットやローカルエリアネットワークなどのようなネットワークに接続されているハードウェアシステムに保存されているとしてもよい。さらに、ネットワークを介して他のハードウェアシステムにダウンロードされて実行されるとしてもよい。これによって、電子文書生成装置の各機能を他のハードウェアシステムに実現することができる。ここで、ネットワークとして、地上放送網、衛星放送網、ＰＬＣ（Power Line Communication）、移動電話網、有線通信網（例えば、ＩＥＥＥ８０２．３など。）、無線通信網（例えば、ＩＥＥＥ８０２．１１など。）がある。
【産業上の利用可能性】
【０１１１】
本発明は、文書を電子文書にする電子文書生成装置などとして、特に、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる電子文書生成装置などとして、利用することができる。
【図１】
2007125684.tif 000003
【図２】
2007125684.tif 000004
【図３】
2007125684.tif 000005
【図４】
2007125684.tif 000006
【図５Ａ】
2007125684.tif 000007
【図５Ｂ】
2007125684.tif 000008
【図６】
2007125684.tif 000009
【図７】
2007125684.tif 000010
【図８】
2007125684.tif 000011
【図９】
2007125684.tif 000012
【手続補正書】
【提出日】平成19年12月21日(2007.12.21)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段と
を備えることを特徴とする電子文書生成装置。
【請求項２】
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項３】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、
前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項４】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、
前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次項をスキャンさせる次項スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項５】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、
前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する原本保存対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項６】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、
前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項７】
電子文書生成装置と、
業種ごとに対応して設けられた１以上のデータベースと
を備え、
前記電子文書生成装置は、
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段と、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記１以上のデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項８】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと
を含むことを特徴とする電子文書生成方法。
【請求項９】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させるプログラムを記録していることを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項１０】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を電子文書にする電子文書生成装置に関し、特に、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる電子文書生成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ｅ−文書法の施行によって、これまで文書によって原本の保存が義務付けられていた書類や帳票などを、一定の技術基準を満たせば、スキャナなどでイメージデータ化して電子的に保存することが認められるようになった。これに伴い、文書を電子的に保存して管理する技術が色々と提案されている。
【０００３】
その中でも、例えば、下記に示されるシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
そのシステムでは、予め、帳票（文書）の種別を表す識別コードごとに送付先と業務コードとを対応させた業務テーブルを保持する。帳票（文書）をスキャンしたときに、帳票（文書）に付された識別コードを読み取る。読み取った識別コードに基づいて、保持している業務テーブルから、対応する送付先を選択する。選択した送付先で業務コードによって特定される業務処理を実行する。
【特許文献１】特開平１１−２２４２９６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記システムにおいて、同一種類であれば文書単位までの区別はせず、種類単位で電子文書を生成するので、電子文書の生成処理が文書単位で制御することができない。また、業務テーブルによって生成後の電子文書が文書の種類単位でしか扱うことができないので、生成後の電子文書が電子文書単位で管理することができないなどという問題がある。
【０００６】
そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、種類単位で制御しつつ、さらに文書単位でも制御しながら容易に文書から電子文書を生成し、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援する電子文書生成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、（ａ）本発明に係わる電子文書生成装置は、（ａ１）所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、（ａ２）前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、（ａ３）文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、（ａ４）前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、（ａ５）前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
これによって、業種固有情報で定義されているデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。
【０００９】
（ｂ）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｂ１）前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、（ｂ２）業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、（ｂ３）前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段とを備えるとしてもよい。
【００１０】
これによって、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子文書ごとに管理することができる。
【００１１】
（ｃ）（ｃ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｃ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｃ２−１）前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、（ｃ２−２）前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段とを備えるとしてもよい。
【００１２】
これによって、電子文書を生成するときに、コード情報に含まれる両面印刷情報などを利用することで、文書の一面の裏面を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。
【００１３】
（ｄ）（ｄ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｄ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｄ２−１）前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、（ｄ２−２）前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次項をスキャンさせる次項スキャン制御手段とを備えるとしてもよい。
【００１４】
これによって、電子文書を生成するときに、コード情報に含まれる原本枚数情報などを利用することで、複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。
【００１５】
（ｅ）（ｅ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｅ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｅ２−１）前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、（ｅ２−２）前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する原本保存対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。
【００１６】
これによって、電子文書を生成するときに、原本保存対象が示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。
【００１７】
（ｆ）（ｆ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｆ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｆ２−１）前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、（ｆ２−２）前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。
【００１８】
これによって、電子文書を生成するときに、付加価値税還付対象などが示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。
【００１９】
また、本発明は、電子文書生成装置として実現されるだけではなく、電子文書生成装置とデータベースとを備える電子文書管理システム、電子文書生成装置を制御する方法（以下、電子文書生成方法と呼称する。）、電子文書生成方法をコンピュータシステムに実行させるプログラム（以下、電子文書生成プログラムと呼称する。）、電子文書生成プログラムを記録した記録媒体などとして実現されるとしてもよい。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、業種固有情報で定義されているデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。そのため、業種の変更や増加にも容易に対応することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。
【００２１】
具体的には、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子文書ごとに別の処理を施したり、管理したりすることができる。
【００２２】
また、電子文書を生成するときに、文書の一面の裏面や複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。
【００２３】
また、電子文書を生成するときに、原本保存対象や付加価値税還付対象などが示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、本発明に係わる実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００２５】
（ａ）本実施の形態における電子文書生成装置は、（ａ１）所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成し、（ａ２）所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得し、（ａ３）文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持し、（ａ４）保持している複数の業種固有情報の中から、業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択し、（ａ５）所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、所定のコード情報から業種情報以外の各種情報を取得することを特徴とする。
【００２６】
（ｂ）電子文書生成装置は、さらに、（ｂ１）イメージデータから電子文書を生成し、（ｂ２）業種ごとに対応するデータベースの中から、業種情報によって特定される所定のデータベースを選択し、（ｂ３）各種情報と電子文書とを関連付けて、所定のデータベースに登録するとしてもよい。
【００２７】
（ｃ）電子文書生成装置は、さらに、（ｃ１）所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を所定のコード情報から取得し、（ｃ２）両面印刷情報に基づいて、所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定し、（ｃ３）所定の文書の裏面をスキャンさせると判定した場合は、所定の文書の裏面をスキャンさせるとしてもよい。
【００２８】
（ｄ）電子文書生成装置は、さらに、（ｄ１）所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を所定のコード情報から取得し、（ｄ２）原本枚数情報に基づいて、所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定し、（ｄ３）文書が全枚数スキャンされていないと判定した場合は、所定の文書の次項をスキャンさせるとしてもよい。
【００２９】
（ｅ）電子文書生成装置は、さらに、（ｅ１）各種情報取得手段は、所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を所定のコード情報から取得し、（ｅ２）原本保存情報に基づいて、所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定し、（ｅ３）所定の文書が原本保存対象の文書であると判定した場合は、所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力するとしてもよい。
【００３０】
（ｆ）電子文書生成装置は、さらに、（ｆ１）所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を所定のコード情報から取得し、（ｆ２）付加価値税還付対象情報に基づいて、所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定し、（ｆ３）所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定した場合は、所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力するとしてもよい。
【００３１】
以上の点を踏まえて本実施の形態における電子文書生成装置について説明する。
【００３２】
最初に、本実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システムについて説明する。
【００３３】
図１は、本実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システムの概要を示す図である。図１に示されるように、電子文書管理システム１００は、紙に出力された文書を電子化して管理するシステムである。
【００３４】
具体的には、ユーザは、各部門に設置された文書出力装置１１ａなどを利用して、帳票類、財務諸表、機密文書など、企業などの活動において作成された文書を紙などに出力する（例えば、図２参照。）。紙などに出力された文書を文書管理センターに送付する。
【００３５】
なお、文書は、紙以外にも、薄いプラスチック素材などのシートなどにも出力されることもあるので、出力ができかつスキャナなどで読み取ることができれば、どのような物に文書が出力されるとしてもよい。また、文書には、業種情報と業種情報以外の各種情報とをコード化したコードがいずれかの個所に付せられている。
【００３６】
さらに、オペレータは、文書管理センターに設置された電子文書生成装置１０１を利用して、各部門から送付された文書を電子化し、電子化した文書（以下、電子文書と呼称する。）を管理する。
【００３７】
そして、ユーザは、後日、電子文書参照装置２１ａなどを利用して、文書管理センターで管理されている電子文書を参照する。
【００３８】
図２は、本実施の形態における電子文書管理システム１００で管理される文書の例を示す図である。図２に示されるように、文書（経理）１２ａは、清算書であり、現金立替についての精算内容以外に、左上にコードが付されている。これ以外にも、経理活動において作成された文書、人事活動において作成された文書、法務活動において作成された文書などが存在する。そして、これらの文書に共通して、いずれかの個所にコードが付されている。
【００３９】
なお、コードとしては、ＱＲコード、ＱＲコード以外の二次元コード、バーコードなどがある。ここでは、一例として、コードとしてＱＲコードを利用する。
【００４０】
「ＱＲコード」は、（株）デンソーウェーブの登録商標です。
【００４１】
続いて、本実施の形態における電子文書管理システム１００の構成について説明する。
【００４２】
図３は、本実施の形態における電子文書管理システム１００の構成を示す図である。図３に示されるように、電子文書管理システム１００は、電子文書生成装置１０１、業種ごとに対応するデータベース１０２ａ〜１０２ｃなどを備える。
【００４３】
電子文書生成装置１０１は、各部門から送付された文書をスキャナで読み取ってイメージデータを生成する。生成したイメージデータから電子文書を生成する。このとき、電子文書ごとに一意の識別番号（ＳＥＱ−Ｎｏ）を割り当てる。
【００４４】
また、電子文書生成装置１０１は、文書に付されたコードも一緒に読み取り、読み取ったコードからコード情報を生成する。生成したコード情報から業種情報をはじめとする各種情報を取得する。
【００４５】
そして、電子文書生成装置１０１は、取得した業種情報に基づいて、業種ごとに用意された複数のデータベースの中から、データベースを選択する。選択したデータベースに、取得した各種情報と、生成した電子文書とを関連付けて登録する。このとき、業種が経理である場合は、データベース（経理）１０２ａを選択する。業種が人事である場合は、データベース（人事）１０２ｂを選択する。業種が法務である場合は、データベース（法務）１０２ｃを選択する。
【００４６】
なお、データベース１０２ａ〜１０２ｃは、電子文書にセキュリティーポリシーを付与して、電子文書を管理する機能を備える。具体的には、電子文書参照装置２１ａ〜２１ｂからアクセスがあっても、電子文書と関連付けて登録されている各種情報に従って、該当する電子文書のアクセスを制限する。例えば、各種情報として保存年数情報が設定されている場合は、保存年数情報に設定されている年数の間は、該当する電子文書を保存し、年数が経過すると、該当する電子文書を自動で消去したり、他のデータベースに移行したりする。各種情報として非公開年数情報が設定されている場合は、非公開年数情報に設定されている年数の間は、該当する電子文書を公開しない。また、各種情報として機密区分情報が設定されている場合は、機密区分情報に従って、該当する電子文書の閲覧を制限する。その他、事業場コードなどのＫｅｙ情報をもとに、閲覧を制限するようにしてもよい。
【００４７】
また、原本保存対象の文書については、原本を箱詰めして倉庫に保管する必要がある。そのため、電子文書生成装置１０１は、電子文書を生成するときに、原本保存対象の文書については、原本保存対象メッセージ（例えば、図５（ａ）参照。）を出力する。これに応じて、オペレータは、スキャナで読み取った文書が原本保存対象の文書であることに気付き、その文書を抜き出して箱詰めし、倉庫に発送する。このとき、抜き出した文書から生成された電子文書に割り当てられた識別番号（ＳＥＱ−Ｎｏ）を、その文書にも付けておく。そして、後日、ユーザが原本を取り寄せる必要がある場合は、電子文書に付された識別番号（ＳＥＱ−Ｎｏ）を元に、保管倉庫で箱詰めされて保管されている文書の中から、該当文書を取り寄せることができる。
【００４８】
また、海外で商品を購入すると、購入した商品に付加価値税（以下、ＶＡＴと呼称する。）が課税される。ただし、該当居住国以外の人には商品の購入額が一定の基準額を超えた場合は、ＶＡＴ払い戻しサービスを受けることができる。このため、このような場合において作成された文書、すなわち、ＶＡＴ還付対象の文書については、ＶＡＴ払い戻しサービスを受けるために、ＶＡＴ還付業務を行う業者に原本を渡す必要がある。そのため、電子文書生成装置１０１は、電子文書を生成するときに、ＶＡＴ還付対象の文書については、ＶＡＴ還付対象メッセージ（例えば、図５（ｂ）参照。）を出力する。これに応じて、オペレータは、スキャナで読み取った文書がＶＡＴ還付対象の文書であることに気付き、その文書を抜き出して還付対象業者に渡す。
【００４９】
データベース（経理）１０２ａは、業種情報が経理である電子文書を保持する。データベース（人事）１０２ｂは、業種情報が人事である電子文書を保持する。データベース（法務）１０２ｃは、業種情報が法務である電子文書を保持する。
【００５０】
続いて、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の構成について説明する。
【００５１】
図４は、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の構成を示す図である。図４に示されるように、電子文書生成装置１０１は、文書スキャン部１１１、スキャンデータ記憶部１１２、コード検出部１１３、コード読取部１１４、コード情報記憶部１１５、業種情報取得部１１６、業種情報記憶部１１７、業種固有情報データベース１１８、各種情報取得部１１９、原本保存情報記憶部１２０、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１、両面印刷情報記憶部１２２、原本枚数情報記憶部１２３、Ｋｅｙ情報記憶部１２４、保存年数情報記憶部１２５、非公開年数情報記憶部１２６、機密区分情報記憶部１２７、原本保存対象判定部１２８、原本保存対象メッセージ出力部１２９、ＶＡＴ還付対象判定部１３０、ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１、裏面判定部１３２、裏面スキャン制御部１３３、原本枚数判定部１３４、次項スキャン制御部１３５、電子文書生成部１３６、電子文書登録部１３７などを備える。
【００５２】
文書スキャン部１１１は、文書をスキャンしてイメージデータを生成する。生成したイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ出力する。スキャンデータ記憶部１１２は、文書スキャン部１１１から出力されたスキャンデータを記憶する。
【００５３】
コード検出部１１３は、スキャンデータ記憶部１１２で記憶されているスキャンデータを解析して文書に付されたコードの位置を検出する。検出した位置を位置情報としてコード読取部１１４へ出力する。コード読取部１１４は、コード検出部１１３から出力された位置情報を受け取ると、受け取った位置情報に基づいて、スキャンデータ記憶部１１２で記憶されているスキャンデータからコードを読み取ってコード情報を生成する。生成したコード情報をコード情報記憶部１１５へ出力する。コード情報記憶部１１５は、コード読取部１１４から出力されたコード情報を記憶する。
【００５４】
業種情報取得部１１６は、コード情報記憶部１１５で記憶されているコード情報から業種情報を取得する。取得した業種情報を業種情報記憶部１１７へ出力する。業種情報記憶部１１７は、業種情報取得部１１６から出力された業種情報を記憶する。
【００５５】
業種固有情報データベース１１８は、コード情報のデータ構造を、業種ごとに定義した業種固有情報を保持する。
【００５６】
各種情報取得部１１９は、業種情報記憶部１１７で記憶されている業種情報に基づいて、業種固有情報データベース１１８で保持されている複数の業種固有情報の中から、業種固有情報を選択する。選択した業種固有情報に基づいて、コード情報記憶部１１５で記憶されているコード情報から業種情報以外の各種情報を取得する。取得した各種情報を各記憶部へ出力する。ここで、各種情報として、原本保存情報、ＶＡＴ還付対象情報、両面印刷情報、原本枚数情報、Ｋｅｙ情報、保存年数情報、非公開年数情報、機密区分情報を取得する。
【００５７】
原本保存情報記憶部１２０は、各種情報取得部１１９から出力された原本保存情報を記憶する。ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１は、各種情報取得部１１９から出力されたＶＡＴ還付対象情報を記憶する。両面印刷情報記憶部１２２は、各種情報取得部１１９から出力された両面印刷情報を記憶する。原本枚数情報記憶部１２３は、各種情報取得部１１９から出力された原本枚数情報を記憶する。Ｋｅｙ情報記憶部１２４は、各種情報取得部１１９から出力されたＫｅｙ情報を記憶する。保存年数情報記憶部１２５は、各種情報取得部１１９から出力された保存年数情報を記憶する。非公開年数情報記憶部１２６は、各種情報取得部１１９から出力された非公開年数情報を記憶する。機密区分情報記憶部１２７は、各種情報取得部１１９から出力された機密区分情報を記憶する。
【００５８】
原本保存対象判定部１２８は、原本保存情報記憶部１２０で記憶されている原本保存情報に基づいて、文書スキャン部１１１でスキャンされた文書の原本を保存するか否かを判定する。原本保存対象メッセージ出力部１２９は、原本保存対象判定部１２８で原本を保存すると判定された場合は、原本保存対象メッセージ（例えば、図５（ａ）参照。）を出力する。
【００５９】
ＶＡＴ還付対象判定部１３０は、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１で記憶されているＶＡＴ還付対象情報に基づいて、文書スキャン部１１１でスキャンされた文書がＶＡＴ還付対象であるか否かを判定する。ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１は、ＶＡＴ還付対象判定部１３０でＶＡＴ還付対象であると判定された場合は、ＶＡＴ還付対象メッセージ（例えば、図５Ｂ参照。）を出力する。
【００６０】
裏面判定部１３２は、両面印刷情報記憶部１２２で記憶されている両面印刷情報に基づいて、文書スキャン部１１１でスキャンされた文書の一面の裏面もスキャンさせるか否かを判定する。裏面スキャン制御部１３３は、裏面判定部１３２で裏面もスキャンさせると判定された場合は、文書スキャン部１１１を制御して、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせる。
【００６１】
原本枚数判定部１３４は、原本枚数情報記憶部１２３で記憶されている原本枚数情報に基づいて、全ての枚数の文書がスキャンされたか否かを判定する。次項スキャン制御部１３５は、原本枚数判定部１３４で全ての枚数の文書がスキャンされていないと判定された場合は、文書スキャン部１１１を制御して、文書の次項をスキャンさせる。
【００６２】
電子文書生成部１３６は、スキャンデータ記憶部１１２で記憶されている１以上のスキャンデータから１つのＰＤＦ（Portable Document Format）ドキュメントを生成することで電子文書を生成する。生成した電子文書を電子文書登録部１３７へ出力する。電子文書登録部１３７は、電子文書生成部１３６から出力された電子文書を受け取ると、業種情報記憶部１１７で記憶されている業種情報に基づいて、複数のデータベースの中から、登録対象のデータベースを選択する。選択した登録対象のデータベースに、受け取った電子文書を登録する。このとき、例えば、Ｋｅｙ情報、保存年数情報、非公開年数情報、機密区分情報などのように、各記憶部で記憶されている各種情報と電子文書とを関連付けて登録する。
【００６３】
続いて、本実施の形態における原本保存対象メッセージとＶＡＴ還付対象メッセージとについて説明する。
【００６４】
図５Ａは、本実施の形態における原本保存対象メッセージの出力例を示す図である。図５Ａに示されるように、電子文書生成装置１０１は、原本保存対象の文書をスキャンした場合は、モニタを介して、ダイアログボックス３０を出力する。そして、電子文書生成装置１０１を操作するオペレータに、スキャナで読み取った文書が原本保存対象の文書であることを通知する。
【００６５】
図５Ｂは、本実施の形態におけるＶＡＴ還付対象メッセージの出力例を示す図である。図５Ｂに示されるように、電子文書生成装置１０１は、ＶＡＴ還付対象の文書をスキャンした場合は、モニタを介して、ダイアログボックス４０を出力する。そして、電子文書生成装置１０１を操作するオペレータに、スキャナで読み取った文書がＶＡＴ還付対象の文書であることを通知する。
【００６６】
続いて、本実施の形態におけるコード情報のデータ構造について説明する。
【００６７】
図６は、本実施の形態におけるコード情報のデータ構造を示す図である。図６に示されるように、コード情報は、業種情報（フィールド１４１）、Ｋｅｙ情報（フィールド１４２）、共通情報（フィールド１４３）を含む。
【００６８】
業種情報（フィールド１４１）は、業種ごとに一意に割り当てられた識別情報である。Ｋｅｙ情報（フィールド１４２）は、業種ごとに固有の情報である。ここでは、業種ごとに定義されている複数のＫｅｙを含む。例えば、経理用コード情報には、Ｋｅｙ情報（フィールド１４２）として、事業場コード、管理番号、作成年月日が定義されている。
【００６９】
共通情報（フィールド１４３）は、業種に関係なく、共通の情報を含む。ここでは、原本保存フラグ、原本枚数、保存年数、非公開年数、機密区分、両面印刷フラグ、ＶＡＴ還付対象フラグなどを含む。
【００７０】
なお、原本保存フラグは、原本を保存するか否かが特定されるフラグである。原本枚数は、原本の枚数である。保存年数は、原本を保存しておく年数である。非公開年数は、原本を非公開にするにあたっての年数である。機密区分は、例えば、電子文書を社内に公開しても、社外に公開してはいけないとか、所定の役職以上には公開しても、所定の役職未満には公開してはいけないとかのように、電子文書に設定された機密に関する区分である。両面印刷フラグは、文書の裏面もスキャンするか否かが特定されるフラグである。ＶＡＴ還付対象フラグは、スキャンされた文書がＶＡＴ還付対象の文書であるか否かが特定されるフラグである。
【００７１】
続いて、本実施の形態における業種固有情報データベース１１８で保持されている業種固有情報について説明する。
【００７２】
図７は、本実施の形態における業種固有情報のデータ構造を示す図である。図７に示されるように、ここでは、一例として、業種固有情報データベース１１８は、業種固有情報（ＫＥＩＲＩ）１５１、業種固有情報（ＪＩＮＪＩ）１５２、業種固有情報（ＨＯＵＭＵ）１５３を保持している。
【００７３】
業種固有情報（ＫＥＩＲＩ）１５１には、経理用の業種固有情報である。ここでは、Ｋｅｙ情報の個数（３個）、Ｋｅｙ情報の先頭文字（７文字目）、１番目のＫｅｙ情報（事業場コード）の文字数（７文字）、２番目のＫｅｙ情報（管理番号）の文字数（８文字）、３番目のＫｅｙ情報（作成年月日）の文字数（８文字）などが含まれる。
【００７４】
業種固有情報（ＪＩＮＪＩ）１５２には、人事用の業種固有情報である。ここでは、Ｋｅｙ情報の個数（５個）、Ｋｅｙ情報の先頭文字（７文字目）、１番目のＫｅｙ情報（ＡＡＡ）の文字数（５文字）、２番目のＫｅｙ情報（ＢＢＢ）の文字数（８文字）、３番目のＫｅｙ情報（ＣＣＣ）の文字数（７文字）、４番目のＫｅｙ情報（ＤＤＤ）の文字数（６文字）、５番目のＫｅｙ情報（ＥＥＥ）の文字数（７文字）などが含まれる。
【００７５】
業種固有情報（ＨＯＵＭＵ）１５３には、法務用の業種固有情報である。ここでは、Ｋｅｙ情報の個数（４個）、Ｋｅｙ情報の先頭文字（７文字目）、１番目のＫｅｙ情報（ａａａ）の文字数（６文字）、２番目のＫｅｙ情報（ｂｂｂ）の文字数（８文字）、３番目のＫｅｙ情報（ｃｃｃ）の文字数（７文字）、４番目のＫｅｙ情報（ｄｄｄ）の文字数（６文字）などが含まれる。
【００７６】
このように、Ｋｅｙ情報のデータ構造については、業種ごとに異なる。しかし、業種の種類が増えても、業種固有情報を変更するだけで対応することができる。
【００７７】
続いて、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の動作について説明する。
【００７８】
図８は、本実施の形態における電子文書生成装置１０１において実行される電子文書生成処理を示す図である。図８に示されるように、電子文書生成装置１０１は、下記のステップ（Ｓ１０１）〜（Ｓ１１７）を実行する。
【００７９】
（Ｓ１０１）文書スキャン部１１１は、コード付の文書をスキャンしてイメージデータを生成する。生成したイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０２）を実行させる。
【００８０】
（Ｓ１０２）コード検出部１１３は、スキャンデータ記憶部１１２に記憶されているスキャンデータを解析して文書に付されたコードの位置を検出する。検出した位置を位置情報としてコード読取部１１４へ出力する。そして、ステップ（Ｓ１０３）を実行させる。
【００８１】
（Ｓ１０３）コード読取部１１４は、コード検出部１１３から出力された位置情報を受け取り、受け取った位置情報に基づいて、スキャンデータ記憶部１１２に記憶されているスキャンデータからコードを読み取る。読み取ったコードから、コードで表現されているコード情報を生成する。生成したコード情報をコード情報記憶部１１５へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０４）を実行させる。
【００８２】
（Ｓ１０４）業種情報取得部１１６は、コード情報記憶部１１５に記憶されているコード情報から業種情報を取得する。取得した業種情報を業種情報記憶部１１７へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０５）を実行させる。
【００８３】
（Ｓ１０５）各種情報取得部１１９は、業種情報記憶部１１７で記憶されている業種情報に基づいて、業種固有情報データベース１１８に登録されている複数の業種固有情報の中から、参照対象の業種固有情報を選択する。
【００８４】
（Ｓ１０６）各種情報取得部１１９は、選択した参照対象の業種固有情報を使用して、コード情報記憶部１１５に記憶されているコード情報から業種情報以外の各種情報を取得する。取得した各種情報を、それぞれ対応する記憶部へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１０７）を実行させる。
【００８５】
（Ｓ１０７）原本保存対象判定部１２８は、原本保存情報記憶部１２０に記憶されている原本保存情報に基づいて、原本を保存する必要があるか否かを判定する。判定した結果、原本を保存する必要がある場合は、ステップ（Ｓ１０８）を実行させる。一方、原本を保存する必要がない場合は、ステップ（Ｓ１０９）を実行させる。
【００８６】
（Ｓ１０８）原本保存対象メッセージ出力部１２９は、スキャンされた文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する。そして、ステップ（Ｓ１０９）を実行させる。
【００８７】
（Ｓ１０９）ＶＡＴ還付対象判定部１３０は、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１に記憶されているＶＡＴ還付対象情報に基づいて、ＶＡＴ還付対象であるか否かを判定する。判定した結果、ＶＡＴ還付対象である場合は（Ｓ１０９：Ｙｅｓ）、ステップ（Ｓ１１０）を実行させる。一方、ＶＡＴ還付対象でない場合は（Ｓ１０９：Ｎｏ）、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。
【００８８】
（Ｓ１１０）ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１は、スキャンされた文書がＶＡＴ還付対象の文書であることを示すＶＡＴ還付対象メッセージを出力する。そして、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。
【００８９】
（Ｓ１１１）裏面判定部１３２は、両面印刷情報記憶部１２２に記憶されている両面印刷情報に基づいて、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせるか否かを判定する。判定した結果、裏面をスキャンさせる場合は（Ｓ１１１：Ｙｅｓ）、ステップ（Ｓ１１２）を実行させる。一方、裏面をスキャンさせない場合は（Ｓ１１１：Ｎｏ）、ステップ（Ｓ１１３）を実行させる。
【００９０】
（Ｓ１１２）裏面スキャン制御部１３３は、文書スキャン部１１１を制御して、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送させる。そして、ステップ（Ｓ１１３）を実行させる。
【００９１】
（Ｓ１１３）原本枚数判定部１３４は、原本枚数情報記憶部１２３に記憶されている原本枚数情報に基づいて、全ての枚数の文書がスキャンされたか否かを判定する。判定した結果、全ての枚数の文書がスキャンされた場合は（Ｓ１１３：Ｙｅｓ）、ステップ（Ｓ１１５）を実行させる。一方、全ての枚数の文書がスキャンされていない場合は（Ｓ１１３：Ｎｏ）、ステップ（Ｓ１１４）を実行させる。
【００９２】
（Ｓ１１４）次項スキャン制御部１３５は、文書スキャン部１１１を制御して、文書の次項をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。
【００９３】
（Ｓ１１５）電子文書生成部１３６は、スキャンデータ記憶部１１２に記憶されているスキャンデータから電子文書を生成する。このとき、一意の識別番号を割り当て、割り当てた識別番号をイメージデータに付して電子文書を生成する。生成した電子文書を電子文書登録部１３７へ出力する。そして、ステップ（Ｓ１１６）を実行させる。
【００９４】
（Ｓ１１６）電子文書登録部１３７は、電子文書生成部１３６から出力された電子文書を受け取り、業種情報記憶部１１７に記憶されている業種情報に基づいて、複数のデータベースの中から、登録対象のデータベースを選択する。このとき、例えば、業種情報が経理である場合は、データベース（経理）１０２ａを選択する。業種情報が人事である場合は、データベース（人事）１０２ｂを選択する。業種情報が法務である場合は、データベース（法務）１０２ｃを選択する。
【００９５】
（Ｓ１１７）電子文書登録部１３７は、Ｋｅｙ情報記憶部１２４に記憶されているＫｅｙ情報、保存年数情報記憶部１２５に記憶されている保存年数情報、非公開年数情報記憶部１２６に記憶されている非公開年数情報、機密区分情報記憶部１２７に記憶されている機密区分情報などと、受け取った電子文書とを関連付けて、選択した登録対象のデータベースに登録する。そして、電子文書生成処理を終了する。
【００９６】
続いて、本実施の形態における業種情報取得部１１６と各種情報取得部１１９との動作例について説明する。ここでは、文書出力装置１１ａ（例えば、図１参照。）などを利用して出力されたコード付の文書（経理）１２ａ（例えば、図２参照。）を例に説明する。
【００９７】
図９は、本実施の形態における業種情報取得部１１６と各種情報取得部１１９との動作例の概要を示す図である。図６に示されるように、業種情報取得部１１６は、文書１２ａに付されたコードで表現されたコード情報１６０から業種情報を取得する。このとき、コード情報１６０の先頭文字から最初のセパレータの手前までの文字列（ＫＥＩＲＩ）を業種情報として取得する。取得した業種情報（ＫＥＩＲＩ）を業種情報記憶部１１７へ転送する。
【００９８】
次に、各種情報取得部１１９は、業種情報記憶部１１７に記憶されている業種情報（ＫＥＩＲＩ）によって特定される業種固有情報１５１を、業種固有情報データベース１１８に登録されている業種固有情報群１５０の中から選択する。選択した業種固有情報１５１を参照しながら、コード情報１６０に含まれる３個のＫｅｙ情報を取得する。このとき、コード情報１６０の先頭から数えて７文字目から７文字分の文字列を１番目のＫｅｙ情報（事業場コード）として取得する。１５（＝７＋７＋１）文字目から８文字分の文字列を２番目のＫｅｙ情報（管理番号）として取得する。２４（＝１５＋８＋１）文字目から８文字分の文字列を３番目のＫｅｙ情報（作成年月日）として取得する。取得した３個のＫｅｙ情報をＫｅｙ情報記憶部１２４へ転送する。
【００９９】
このように、業種ごとにデータ構造が定義された業種固有情報を使用することで、業種ごとに固有のＫｅｙ情報を取得することができる。
【０１００】
なお、共通情報の各種情報（原本保存フラグなど。）については、各種情報の文字列の長さが予め固定されている。このため、共通情報の先頭文字が特定されれば、必然的に各種情報も取得することができる。故に、ここでは、説明を省略する。
【０１０１】
また、業種固有情報からＫｅｙ情報と共通情報との境界を特定することができるので、Ｋｅｙ情報と共通情報との間のセパレータを省略するとしてもよい。
【０１０２】
以上、本実施の形態における電子文書生成装置１０１によれば、業種固有情報で定義されているデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。
【０１０３】
具体的には、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子文書ごとに管理することができる。
【０１０４】
また、電子文書を生成するときに、文書の一面の裏面や複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによって、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。
【０１０５】
また、電子文書を生成するときに、原本保存対象や付加価値税還付対象などが示されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによって、箱詰めした後に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。
【０１０６】
（その他）
なお、電子文書生成装置は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、Ｉ／Ｏ（Input/Output）インタフェースなどを備えるコンピュータシステムや組み込みシステムなどのようなハードウェアシステムとしてもよい。さらに、コンピュータシステムと、そのコンピュータシステムに接続されているスキャナとモニタとから構成されるシステムとしてもよい。また、スキャナとプリンタなどの機能を複合した複合機のような組み込みシステムとしてもよい。さらに、ＨＤＤなどに、電子文書生成装置を制御するプログラム（以下、電子文書生成プログラムと呼称する。）がインストールされており、電子文書生成プログラムが実行されることによって、電子文書生成装置の各機能が実現されるとしてもよい。
【０１０７】
また、電子文書生成プログラムは、コンピュータシステム、組み込みシステムなどのようなハードウェアシステムに読み取り可能な記録媒体に記録されているとしてもよい。さらに、記録媒体を介して他のハードウェアシステムに読み出されて実行されるとしてもよい。これによって、電子文書生成装置の各機能を他のハードウェアシステムに実現することができる。ここで、コンピュータシステム読み取り可能な記録媒体として、光学記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭなど。）、磁気記録媒体（例えば、ハードディスクなど。）、光磁気記録媒体（例えば、ＭＯなど。）、半導体メモリ（例えば、メモリカードなど。）などがある。
【０１０８】
また、電子文書生成プログラムは、インターネットやローカルエリアネットワークなどのようなネットワークに接続されているハードウェアシステムに保存されているとしてもよい。さらに、ネットワークを介して他のハードウェアシステムにダウンロードされて実行されるとしてもよい。これによって、電子文書生成装置の各機能を他のハードウェアシステムに実現することができる。ここで、ネットワークとして、地上放送網、衛星放送網、ＰＬＣ（Power Line Communication）、移動電話網、有線通信網（例えば、ＩＥＥＥ８０２．３など。）、無線通信網（例えば、ＩＥＥＥ８０２．１１など。）がある。
【産業上の利用可能性】
【０１０９】
本発明は、文書を電子文書にする電子文書生成装置などとして、特に、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる電子文書生成装置などとして、利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１１０】
【図１】図１は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システムの概要を示す図である。
【図２】図２は、本発明に係わる実施の形態における電子文書管理システムで管理される文書の例を示す図である。
【図３】図３は、本発明に係わる実施の形態における電子文書管理システムの構成を示す図である。
【図４】図４は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置の構成を示す図である。
【図５Ａ】図５Ａは、本発明に係わる実施の形態における原本保存対象メッセージの出力例を示す図である。
【図５Ｂ】図５Ｂは、本発明に係わる実施の形態におけるＶＡＴ還付対象メッセージの出力例を示す図である。
【図６】図６は、本発明に係わる実施の形態におけるコード情報のデータ構造を示す図である。
【図７】図７は、本発明に係わる実施の形態における業種固有情報のデータ構造を示す図である。
【図８】図８は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置において実行される電子文書生成処理を示す図である。
【図９】図９は、本発明に係わる実施の形態における業種情報取得部と各種情報取得部との動作例の概要を示す図である。
【符号の説明】
【０１１１】
１１ａ    文書出力装置
１２ａ    文書（経理）
１２ｂ    文書（人事）
１２ｃ    文書（法務）
２１ａ    電子文書参照装置（経理）
２１ｂ    電子文書参照装置（人事）
２１ｃ    電子文書参照装置（法務）
１００    電子文書管理システム
１０１    電子文書生成装置
１０２ａ    データベース（経理）
１０２ｂ    データベース（人事）
１０２ｃ    データベース（法務）
１１１    文書スキャン部
１１２    スキャンデータ記憶部
１１３    コード検出部
１１４    コード読取部
１１５    コード情報記憶部
１１６    業種情報取得部
１１７    業種情報記憶部
１１８    業種固有情報データベース
１１９    各種情報取得部
１２０    原本保存情報記憶部
１２１    ＶＡＴ還付対象情報記憶部
１２２    両面印刷情報記憶部
１２３    原本枚数情報記憶部
１２４    Ｋｅｙ情報記憶部
１２５    保存年数情報記憶部
１２６    非公開年数情報記憶部
１２７    機密区分情報記憶部
１２８    原本保存対象判定部
１２９    原本保存対象メッセージ出力部
１３０    ＶＡＴ還付対象判定部
１３１    ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部
１３２    裏面判定部
１３３    裏面スキャン制御部
１３４    原本枚数判定部
１３５    次項スキャン制御部
１３６    電子文書生成部
１３７    電子文書登録部
【手続補正３】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】全図
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１】
2007125684.tif 000013
【図２】
2007125684.tif 000014
【図３】
2007125684.tif 000015
【図４】
2007125684.tif 000016
【図５Ａ】
2007125684.tif 000017
【図５Ｂ】
2007125684.tif 000018
【図６】
2007125684.tif 000019
【図７】
2007125684.tif 000020
【図８】
2007125684.tif 000021
【図９】
2007125684.tif 000022
【手続補正書】
【提出日】平成20年7月30日(2008.7.30)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得手段と
を備えることを特徴とする電子文書生成装置。
【請求項２】
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項３】
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、
前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項４】
前記文書スキャン手段は前記所定の文書を頁単位でスキャンし、
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、
前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次頁をスキャンさせる次頁スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項５】
前記電子文書生成装置は、さらに、メッセージを表示する表示手段を備え、
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、
前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを前記表示手段に出力する原本保存対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項６】
前記電子文書生成装置は、さらに、メッセージを表示する表示手段を備え、
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、
前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを前記表示手段に出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
【請求項７】
電子文書生成装置と、
業種ごとに対応して設けられた１以上のデータベースと
を備え、
前記電子文書生成装置は、
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得手段と、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記１以上のデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項８】
文書スキャン手段と、業種情報取得手段と、業種固有情報選択手段と、各種情報取得手段とを備える電子文書生成装置により行われる電子文書生成方法であって、
前記電子文書生成方法は、
前記文書スキャン手段が、所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記業種情報取得手段が、前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
前記業種固有情報選択手段が、文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記各種情報取得手段が、前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得ステップと
を含むことを特徴とする電子文書生成方法。
【請求項９】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させるプログラムを記録していることを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項１０】
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００７】
上記目的を達成するために、（ａ）本発明に係わる電子文書生成装置は、（ａ１）所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、（ａ２）前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、（ａ３）文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、（ａ４）前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、（ａ５）前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得手段とを備えることを特徴とする。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
前記文書スキャン手段は前記所定の文書を頁単位でスキャンし、（ｄ）（ｄ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｄ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｄ２−１）前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、（ｄ２−２）前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次頁をスキャンさせる次頁スキャン制御手段とを備えるとしてもよい。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
前記電子文書生成装置は、さらに、メッセージを表示する表示手段を備え、（ｅ）（ｅ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｅ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｅ２−１）前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、（ｅ２−２）前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを前記表示手段に出力する原本保存対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
前記電子文書生成装置は、さらに、メッセージを表示する表示手段を備え、（ｆ）（ｆ１）前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、（ｆ２）前記電子文書生成装置は、さらに、（ｆ２−１）前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、（ｆ２−２）前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを前記表示手段に出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２８】
（ｄ）電子文書生成装置は、さらに、（ｄ１）所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を所定のコード情報から取得し、（ｄ２）原本枚数情報に基づいて、所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定し、（ｄ３）文書が全枚数スキャンされていないと判定した場合は、所定の文書の次頁をスキャンさせるとしてもよい。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５１】
図４は、本実施の形態における電子文書生成装置１０１の構成を示す図である。図４に示されるように、電子文書生成装置１０１は、文書スキャン部１１１、スキャンデータ記憶部１１２、コード検出部１１３、コード読取部１１４、コード情報記憶部１１５、業種情報取得部１１６、業種情報記憶部１１７、業種固有情報データベース１１８、各種情報取得部１１９、原本保存情報記憶部１２０、ＶＡＴ還付対象情報記憶部１２１、両面印刷情報記憶部１２２、原本枚数情報記憶部１２３、Ｋｅｙ情報記憶部１２４、保存年数情報記憶部１２５、非公開年数情報記憶部１２６、機密区分情報記憶部１２７、原本保存対象判定部１２８、原本保存対象メッセージ出力部１２９、ＶＡＴ還付対象判定部１３０、ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部１３１、裏面判定部１３２、裏面スキャン制御部１３３、原本枚数判定部１３４、次頁スキャン制御部１３５、電子文書生成部１３６、電子文書登録部１３７などを備える。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００６１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００６１】
原本枚数判定部１３４は、原本枚数情報記憶部１２３で記憶されている原本枚数情報に基づいて、全ての枚数の文書がスキャンされたか否かを判定する。次頁スキャン制御部１３５は、原本枚数判定部１３４で全ての枚数の文書がスキャンされていないと判定された場合は、文書スキャン部１１１を制御して、文書の次頁をスキャンさせる。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００９２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００９２】
（Ｓ１１４）次頁スキャン制御部１３５は、文書スキャン部１１１を制御して、文書の次頁をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部１１２へ転送する。そして、ステップ（Ｓ１１１）を実行させる。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１１１】
１１ａ    文書出力装置
１２ａ    文書（経理）
１２ｂ    文書（人事）
１２ｃ    文書（法務）
２１ａ    電子文書参照装置（経理）
２１ｂ    電子文書参照装置（人事）
２１ｃ    電子文書参照装置（法務）
１００    電子文書管理システム
１０１    電子文書生成装置
１０２ａ    データベース（経理）
１０２ｂ    データベース（人事）
１０２ｃ    データベース（法務）
１１１    文書スキャン部
１１２    スキャンデータ記憶部
１１３    コード検出部
１１４    コード読取部
１１５    コード情報記憶部
１１６    業種情報取得部
１１７    業種情報記憶部
１１８    業種固有情報データベース
１１９    各種情報取得部
１２０    原本保存情報記憶部
１２１    ＶＡＴ還付対象情報記憶部
１２２    両面印刷情報記憶部
１２３    原本枚数情報記憶部
１２４    Ｋｅｙ情報記憶部
１２５    保存年数情報記憶部
１２６    非公開年数情報記憶部
１２７    機密区分情報記憶部
１２８    原本保存対象判定部
１２９    原本保存対象メッセージ出力部
１３０    ＶＡＴ還付対象判定部
１３１    ＶＡＴ還付対象メッセージ出力部
１３２    裏面判定部
１３３    裏面スキャン制御部
１３４    原本枚数判定部
１３５    次頁スキャン制御部
１３６    電子文書生成部
１３７    電子文書登録部
【手続補正１１】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図４】
2007125684.tif 000023
【手続補正１２】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図８】
2007125684.tif 000024
【国際調査報告】
2007125684.tif 000025
2007125684.tif 000026