【手続補正書】
【提出日】平成17年11月18日(2005.11.18)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】特許請求の範囲
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、
前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援装置。
【請求項２】  前記取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援装置。
【請求項３】  前記指示ファイルには、前記保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを作成する情報が設定されていることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理支援装置。
【請求項４】  前記保存手段は、前記記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項３記載の文書管理支援装置。
【請求項５】  前記受信した電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を備え、前記保存手段は、前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれている場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの２ページ目以降を保存することを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載の文書管理支援装置。
【請求項６】  前記受信した電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれている場合は、インデックスシートとインデックスシートとの間のページを１つの電子ファイルとして保存することを特徴とする請求項５記載の文書管理支援装置。
【請求項７】  前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を備え、当該管理手段は、前記指示ファイルに設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の文書管理支援装置。
【請求項８】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、
前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、
前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援装置。
【請求項９】  前記取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする請求項８記載の文書管理支援装置。
【請求項１０】  前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする請求項８又は９記載の文書管理支援装置。
【請求項１１】  前記保存手段は、前記記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項１０記載の文書管理支援装置。
【請求項１２】  前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を入力する入力手段を備え、前記入力された文書番号を前記文書の電子ファイルに付与することを特徴とする請求項８乃至１１のいずれか１項に記載の文書管理支援装置。
【請求項１３】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、
前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、
前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程とを備え、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援方法。
【請求項１４】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、
前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程とを備え、
前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援方法。
【請求項１５】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援システム。
【請求項１６】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、
前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援システム。
【請求項１７】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、
前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とするプログラム。
【請求項１８】  文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とするプログラム。
【請求項１９】  前記文書読取装置と前記文書管理支援装置は一つの装置として構成されていることを特徴とする請求項１乃至１２のいずれか１項に記載の文書管理支援装置。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理支援装置は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００７】
請求項２記載の文書管理支援装置は、請求項１記載の文書管理支援装置において、前記取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
請求項３記載の文書管理支援装置は、請求項１又は２記載の文書管理支援装置において、前記指示ファイルには、前記保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを作成する情報が設定されていることを特徴とする。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００９】
請求項４記載の文書管理支援装置は、請求項３記載の文書管理支援装置において、前記保存手段は、前記記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１０
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
請求項５記載の文書管理支援装置は、請求項２乃至４のいずれか１項に記載の文書管理支援装置において、前記受信した電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を備え、前記保存手段は、前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれている場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの２ページ目以降を保存することを特徴とする。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
請求項６記載の文書管理支援装置は、請求項５記載の文書管理支援装置において、前記受信した電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれている場合は、インデックスシートとインデックスシートとの間のページを１つの電子ファイルとして保存することを特徴とする。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
請求項７記載の文書管理支援装置は、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の文書管理支援装置において、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を備え、当該管理手段は、前記指示ファイルに設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
上記目的を達成するために、請求項８記載の文書管理支援装置は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１６】
請求項９記載の文書管理支援装置は、請求項８記載の文書管理支援装置において、前記取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
請求項１０記載の文書管理支援装置は、請求項８又は９記載の文書管理支援装置において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
請求項１１記載の文書管理支援装置は、請求項１０記載の文書管理支援装置において、前記保存手段は、前記記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１９】
請求項１２記載の文書管理支援装置は、請求項８乃至１１のいずれか１項に記載の文書管理支援装置において、前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を入力する入力手段を備え、前記入力された文書番号を前記文書の電子ファイルに付与することを特徴とする。
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２０】
上記目的を達成するために、請求項１３記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程とを備え、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２４
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２５
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２６
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２９】
上記目的を達成するために、請求項１４記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程とを備え、前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【手続補正２６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３０
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正３０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３４】
上記目的を達成するために、請求項１５記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書を前記インデックスシートと共に読み取って電子ファイル化することを特徴とする。
【手続補正３１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３５】
上記目的を達成するために、請求項１６記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【手続補正３２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３６】
上記目的を達成するために、請求項１７記載のプログラムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、前記指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。
【手続補正３３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３７】
上記目的を達成するために、請求項１８記載のプログラムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、前記電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項１９記載の文書管理支援装置は、請求項１乃至１２のいずれか１項に記載の文書管理支援装置において、前記文書読取装置と前記文書管理支援装置は一つの装置として構成されていることを特徴とする。
【手続補正３４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８９】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルに基づいて当該電子ファイルの保存用フォルダを作成し、作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、インデックスシートと共に文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存するので、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子化することができ、電子化された文書やファイルを容易に管理することができる。
【手続補正３５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００９０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００９０】
また、本発明によれば、電子ファイルの保存方法が指定された指示ファイルに基づいて当該電子ファイルの保存用フォルダを作成し、保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存するので、保存用フォルダに保存すべき文書をインデックスシートを用いることなく容易に電子ファイル化することができる。