(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
属性の異なる複数のデータを入力するデータ入力手段と、入力されたデータを蓄積する蓄積手段と、データを所定の処理方法にしたがって出力するデータ出力手段とを備えたデータ処理装置であって、データ出力手段として、データを画像として出力する画像出力手段と、データを外部機器に直接送信する通信手段と、データを外部記憶機器に転送するデータ転送手段と、データを電子メールに添付して外部機器に送信するメール手段とを有し、複数のデータを出力するとき、データの属性から処理方法を決め、決められた処理方法を適用できるかを判断する機器制御部を備え、機器制御部は、処理方法として、通信手段あるいはメール手段により複数のデータを出力し、決められた処理方法によって出力できないとき、他の処理方法として、複数の処理方法を組み合わせて、画像データを画像出力し、他のデータを通信手段あるいはメール手段によって出力することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
機器制御部は、データを外部機器に送信して出力するとき、外部機器との通信状況に基づいて出力の可否を判断し、データを電子メールに添付して出力するとき、データ容量に基づいて出力の可否を判断することを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
【請求項３】
複数のデータの中から所望のデータを選択するデータ選択手段を備え、データ出力手段は、選択的されたデータを出力することを特徴とする請求項１または２記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記データは、少なくとも画像データを含み、さらに映像データ、音声データ、文章データのうち少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項５】
請求項１〜３のいずれかに記載のデータ処理装置と、外部機器とがネットワークを通じて通信可能に接続され、データを作成するデータ作成装置が、データ処理装置にデータを出力し、データ処理装置は、複数の異なる属性のデータが入力されたとき、複数のデータを関連付けてグループ化するデータ統合手段を備え、データ処理装置のデータ出力手段は、各データの属性に応じた処理方法によってグループ化された各データを出力することを特徴とするデータ処理システム。
【請求項６】
前記データは、少なくとも画像データを含み、さらに映像データ、音声データ、文章データのうち少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項５記載のデータ処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、入力された画像、映像、音声等の多種類のデータを出力処理できるデータ処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
多機能周辺機器（ＭＦＰ）のようなデータ処理装置には、スキャナから入力された画像データを電子メールに添付して、指定した宛先に送信する機能を備えたものがある。この機能を利用すれば、例えば会議における議事録を作成する場合、配布された資料をスキャナで読み取って、画像データとし、作成した議事録とともに関係者に送付することができる。
【０００３】
また、例えば特許文献１に記載されているように、会議中の発言は、マイクからパソコン等の情報処理装置に入力され、情報処理装置において、音声を文字に変換して、議事録が作成される。議事録は、情報処理装置からデータ処理装置に入力され、画像として記録材に印刷されて出力される。
【特許文献１】特開平７−１９１６９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記のデータ処理装置では、画像データのみ処理することができる。しかし、音声データやカメラで撮影された映像データを処理することはできない。そのため、議事録作成のように多種類のデータを処理しなければならない場合、データ処理装置を使用できない。
【０００５】
ところで、データ処理装置は、電子メールでデータを送信できる機能を有している。しかし、この機能は、限定されたデータに対して利用することができるだけであり、有効に活用されているとは言えない。
【０００６】
そこで、本発明は、上記に鑑み、属性の異なった多種類のデータを所望の形態で出力処理できるデータ処理装置の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、データを入力するデータ入力手段と、データを所定の処理方法にしたがって出力するデータ出力手段とを備えたデータ処理装置であって、入力されたデータを蓄積する蓄積手段と、入力されたデータの属性から処理方法を決める処理決定手段とを備え、データ出力手段は、決められた処理方法に基づいて蓄積されたデータを出力する。
【０００８】
処理決定手段は、複数の処理方法からデータに適した処理方法を選択する。このとき、１つの処理方法に限定せずに、複数の処理方法を選択してもよい。１つの処理方法によってデータを出力できなかったとき、他の処理方法によって出力することができる。これによって、属性の異なる多種類のデータを扱うことができ、データ処理装置の用途を拡張できる。
【０００９】
処理決定手段は、決められた処理方法によるデータの出力の可否を判断し、出力が不可能な場合、蓄積手段は、データを蓄積しておく。出力が可能な場合、決められた処理方法により、データは出力される。そして、出力が不可能な場合において、蓄積されているデータの処理方法を提示する案内手段を備える。
【００１０】
案内手段は、複数の処理方法から他の処理方法を選択する。その処理方法によっても、データを出力できないような場合には、案内手段は、蓄積されているデータにアクセスするためのリンク情報を出力する。このリンク情報は、指定された外部機器に送信される。
【００１１】
データを入手したい外部機器は、リンク情報にしたがってデータにアクセスすることができる。したがって、データ処理装置から外部機器にデータを出力できない場合でも、外部機器が直接データにアクセスして、データをダウンロードすることが可能となる。外部機器は確実にデータを入手することができる。
【００１２】
ここで、複数のデータが入力される場合において、複数のデータの中から一連のデータを関連付けるデータ統合手段と、関連する複数のデータを蓄積する蓄積手段と、蓄積されたデータの属性から処理方法を決める処理決定手段とを備え、データ出力手段は、決められた処理方法に基づいて関連する複数のデータを出力する。これにより、関連する複数のデータは、まとめて出力されることになる。
【００１３】
処理決定手段は、関連する複数のデータに対して１つの特定の処理方法を適用できるかを判断し、適用可能であるとき前記特定の処理方法に決定する。１つの処理方法でデータを出力することにより、関連するデータを一度に出力でき、データ出力の手間が省ける。
【００１４】
データ出力手段は、関連する複数のデータをグループ化して出力する。データのグループ化としては、例えば複数のデータのファイルを１つのフォルダにまとめたり、データのファイルの名称の一部を共通にする。これによって、関連する複数のデータは、別々に出力されるのではなく、まとまって出力される。その結果、関連するデータの取り扱いが容易となり、しかもデータを利用しやすくなる。
【００１５】
また、関連する複数のデータの中から所望のデータを選択するデータ選択手段を備え、データ出力手段は、選択的されたデータを出力する。必要なデータあるいは重要なデータだけを出力することができる。したがって、緊急の場合にも、データの出力処理に時間がかからず、迅速に対応できる。
【００１６】
データは、画像データ、映像データ、音声データ、文章データのうち少なくとも１つを含み、データ出力手段として、データを画像として出力する画像出力手段と、データを直接出力するデータ送出手段とを有する。データ送出手段は、データを外部機器に直接送信する通信手段と、データを外部記憶機器に転送するデータ転送手段と、データを電子メールに添付して外部機器に送信するメール手段とを有する。
【００１７】
そして、上記のデータ処理装置と、外部機器とがネットワークを通じて通信可能に接続され、データを作成するデータ作成装置が、データ処理装置にデータを出力する。データ処理装置、外部機器およびデータ作成装置によって、多種類のデータを所望の形態で出力するためのデータ処理システムが形成される。データ処理装置は、複数の異なる属性のデータが入力されたとき、複数のデータを関連付けてグループ化するデータ統合手段と、各データの属性に応じた処理方法によってグループ化された各データを外部機器に出力するデータ出力手段とを備える。このシステムでは、データ処理装置は、関係ある多数の外部機器に関連するデータを配信することができ、データサーバのように機能する。
【００１８】
特に、データ出力手段は、複数のデータを外部機器において出力可能な形式で電子メールを作成して、外部機器に送信する。出力可能な形式とは、電子メールのデータを添付したり、データによっては電子メールのメッセージ本文に記載したり、データにアクセスすできるようにリンク情報をメッセージ本文に記載することである。したがって、外部機器において、データの内容を確認できる状態となる。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によると、多種類のデータが入力されても、データの属性に応じた形態で出力することができる。特に、関連する複数のデータが入力され、それぞれの属性が異なっているとき、関連するデータを１つにまとめて出力したり、各データに対して適した形態で出力できる。したがって、データ処理装置の用途が広まり、単なる画像出力の機能だけでなく、データサーバとしても機能し、利用価値が高まる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本実施形態のデータ処理装置を図１に示す。本データ処理装置は、コピーモード、プリンタモード、スキャナモードおよびファクシミリモードを有する多機能周辺機器であるデジタル複合機とされる。データ処理装置は、原稿を読み取って画像データを入力する画像読み取り部１と、ユーザの入力を受け付ける操作部２と、入力された画像データの印刷を行う画像形成部３と、画像データを保存するハードディスク装置４と、ネットワークを通じて外部機器とのデータ通信を行う通信部５と、外部記憶機器６と通信するための通信インターフェース７と、装置全体の制御情報や設定情報等を記憶している管理部８と、装置全体の制御を司る機器制御部９とを備えている。
【００２１】
画像読み取り部１は、画像データを入力するデータ入力手段として機能し、ＣＣＤ１ａといった撮像素子と、原稿台や自動原稿送り装置（ＡＤＦ）にセットされた原稿を検知する原稿検知センサ１ｂとを有する。ＣＣＤ１ａによって読み取られた画像データは画像形成部３に出力される。
【００２２】
操作部２は、各種入力キーからなる入力部２ａと、液晶ディスプレイ等の表示部２ｂとを有し、装置全体の操作や各種設定の入力が行われ、入力内容や装置全体の動作状況が表示される。
【００２３】
画像形成部３は、入力された画像データを記憶するローカルメモリ１０と、レーザ走査ユニットからなる印字部３ａを有する。ローカルメモリ１０は、ＳＤＲＡＭ、フラッシュメモリ等の読み書き可能な半導体メモリを用いる。ローカルメモリ１０は、古い画像データに新しい画像データを上書きすることにより、画像データを記憶する。印字部３ａは、ローカルメモリ１０に記憶された画像データに基づいて、記録材に画像を印刷する。
【００２４】
画像形成部３では、入力された画像データがローカルメモリ１０に記憶される。画像データは、圧縮、伸張、加工等の画像処理が行われ、ローカルメモリ１０に記憶される。画像処理された画像データが印字部３ａ、ハードディスク装置４あるいは機器制御部９に出力される。すなわち、画像形成部３が、データを画像として出力するデータ出力手段として機能する。
【００２５】
ローカルメモリ１０は、入力された画像データを記憶する領域と、出力するための画像データを記憶する領域とに分割されている。なお、１つのローカルメモリ１０を分割して使用する代わりに、２つのローカルメモリ１０を入力用と出力用として、それぞれ使用してもよい。
【００２６】
通信部５は、ＬＡＮケーブルを介してルータ、スイッチングハブ等に接続され、パソコン、サーバ等の情報処理装置１１によって構成されるＬＡＮ、ＷＡＮ等のネットワークと接続される。このネットワークは、電話回線網や光ファイバ等の通信回線を介してインターネットに接続される。
【００２７】
データ処理装置や情報処理装置１１は、それぞれブラウザおよびメールソフトを搭載しており、それぞれのＩＰアドレスおよびメールアドレスを持っている。通信部５は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル等の既存の通信プロトコルにより、ネットワーク内の情報処理装置１１とデータおよび電子メールの送受信を行うとともに、インターネットを通じて外部の情報処理装置１１やファクシミリ装置１２とデータや電子メールの送受信を行う。なお、図示しないが、ＦＡＸモデムを備えており、電話線を介して電話回線網に接続され、外部のファクシミリ装置とファクシミリ通信を行う。
【００２８】
通信インターフェース７は、ハードディスク、ＤＶＤ等を記憶媒体とする外付け記憶装置やＵＳＢメモリといった外部記憶機器６と接続され、データの送受信を行う。また、通信インターフェース７は、赤外線、ブルートゥース（登録商標）、無線ＬＡＮといった無線通信によって、携帯情報端末や情報処理装置等の外部機器とデータの送受信を行う。
【００２９】
このように、通信部５、通信インターフェース７およびＦＡＸモデムを通じて外部機器から画像データやその他のデータが入力されることから、これらはデータ入力手段として機能する。しかも、通信部５、通信インターフェース７およびＦＡＸモデムは、データを外部機器に出力することから、データ出力手段としても機能する。
【００３０】
ハードディスク装置４は、データを保存する蓄積手段とされる。ハードディスク装置４にデータが保存されるとき、暗号化復号化部３ｂによって、データは暗号化される。ハードディスク装置４からデータを読み出すとき、暗号化復号化部３ｂによって、データは復号化される。
【００３１】
そして、ハードディスク装置４の画像データを消去する消去手段１４を備えている。ハードディスク装置４は、データを蓄積しておくファイリングエリアとデータを一時的に記憶する処理作業エリアとを有する。消去対象の画像データは、処理作業エリアに記憶されているデータである。機器制御部９が、画像データを処理して出力した後に、消去手段１４の動作を制御する。消去手段１４は、ランダムなデータや無意味なデータを上書きしたり、あるいはデータを消去したりして、記憶されていた画像データを読み取り不可能にして、元の画像を再現できないように無効化する。なお、消去手段１４は、ローカルメモリ１０に対しても、上書きにより古い画像データを消去する、あるいは画像データを消去することによって、画像データを無効化するようにしてもよい。
【００３２】
機器制御部９は、データ入力手段からデータの入力あると、操作部２からの入力や外部機器からの指令にしたがって、管理部８に記憶されている情報に基づいて各部を制御して、入力されたデータを出力処理する。例えば、コピーモード、プリンタモード、スキャナモード、ファクシミリモードのいずれかを実行して、入力された画像データを所望の形態で出力する。
【００３３】
次に、画像データに対して各モードを実行するときの動作を説明する。まず、コピーモード時には、画像読み取り部１により読み取られた原稿の画像データが、画像形成部３から複写物として出力される。具体的には、読み取り位置にセットされた原稿の画像をＣＣＤ１ａによって読み取る。ＣＣＤ１ａから出力された画像データは、ローカルメモリ１０上に出力画像として完成され、一旦ハードディスク装置４に転送されて保存される。原稿が複数ある場合は、この読み取り、記憶の動作が繰り返される。
【００３４】
その後、操作部２から指示された処理内容に基づいて、ハードディスク装置４に保存された画像データが適切なタイミングで順次読み出され、ローカルメモリ１０に送られる。そして、印字部３ａへの書き込みタイミングに合わせて、画像データがローカルメモリ１０から印字部３ａへと転送され、画像が記録材に印刷される。
【００３５】
また、読み取った画像データを複数枚印刷する場合も同様に、画像データが出力画像としてページ単位でハードディスク装置４へ記憶され、出力するモードに合わせてハードディスク装置４からローカルメモリ１０に送られる。ローカルメモリ１０の画像データは、出力枚数の分だけ繰り返し、印字部３ａへの書き込みタイミングに合わせて印字部３ａへ転送される。
【００３６】
プリンタモード時には、外部機器から出力された画像データが、画像形成部３から出力される。すなわち、情報処理装置１１からの画像データが、ネットワークを通じて通信部５により受信される。あるいは外部記憶機器６からの画像データが、通信インターフェース７を通じて入力される。機器制御部９は、入力された画像データをローカルメモリ１０に送り、出力する画像データとしてページ単位に展開し、一旦ハードディスク装置４に保存する。そして、画像データは、ハードディスク装置４からローカルメモリ１０に送られ、コピーモードの場合と同様にして印字部３ａへと転送され、画像が印刷される。
【００３７】
スキャナモード時には、画像読み取り部１において読み取られた原稿の画像データが、指定された外部機器にデータ通信される。すなわち、ＣＣＤ１ａから出力された画像データは、ローカルメモリ１０上に出力画像として完成され、一旦ハードディスク装置４へ保存される。そして、画像データがハードディスク装置４からローカルメモリ１０に送られ、機器制御部９は、操作部２を介して指示された情報処理装置１１との通信を確立させ、通信部５から目的の情報処理装置１１に画像データを送信する。さらに、画像データは、通信部５によりネットワークからインターネットを通じて、外部の情報処理装置１１やファクシミリ装置１２にも送信される。外部記憶機器６が指定された場合には、画像データは通信インターフェース７を通じて外部記憶機器６に送信される。このように直接データを送信するだけでなく、画像データを電子メールに添付して、指定された情報処理装置１１に送信することもできる。
【００３８】
また、機器制御部９は、ファクシミリモード時にもプリンタモード時と同様の動作によって、印刷する代わりにＦＡＸモデムから電話回線を通じてファクシミリ装置に画像データを送信する。
【００３９】
上記のようにデータ入力手段から入力された画像データの処理に際して、画像データはローカルメモリ１０に一時的に記憶される。画像データを処理して出力が完了したとき、消去手段１４がハードディスク装置４から画像データを消去する。
【００４０】
本データ処理装置では、画像データ以外の音声データ、映像データ、文書データ、プログラムデータ等の属性の異なるデータを出力処理できる。ここで、画像データは、画像として印刷できるデータである。映像データは、動画とされ、動画からキャプチャされた静止画は画像データとされる。文書データは、ワープロソフトや表計算ソフトによって作成されたデータである。なお、データ処理装置が文書データを扱うことができるアプリケーションソフトを搭載している場合、文書データを画像として印刷できる。
【００４１】
すなわち、それぞれのデータに対する処理は異なるので、データに応じて適切な処理方法により出力処理を行うデータ出力モードが実行される。このデータ処理モードを実行するために、機器制御部９は、情報処理装置１１や外部記憶機器６等の外部機器や画像読み取り部１から入力されたデータをハードディスク装置４に蓄積する手段と、入力されたデータの属性から処理方法を決める手段と、決められた処理方法によってデータを出力できるか否かを判断する手段と、決められた処理方法に基づいてハードディスク装置４に蓄積されたデータを出力する手段と、出力できないと判断されたとき、他の処理方法を案内する手段とを有する。
【００４２】
入力されたデータを出力処理するまでの制御動作を図２、３に基づいて説明する。データが入力されると、機器制御部９は、データとともに入力された指示内容から、データ出力モード実行のためにファイリングするかを判断する。通常の画像データに対する処理の要求であれば、コピーモード、プリンタモード、スキャナモード、ファクシミリモードのいずれかのデータ処理モードを設定する。操作部２のスタートボタンの操作や外部機器からの実行指示にしたがって、指示されたモードでの出力処理を行う。
【００４３】
データ出力モードを実行する指示であれば、機器制御部９は、入力されたデータをハードディスク装置４に蓄積する。このとき、データの保存先を指定する。具体的には、ハードディスク装置４のファイリングエリアにおける指定されたフォルダにデータを保存する。保存先の指定としては、操作部２から保存先を入力する、あるいは外部機器から保存先を指定する。また、機器制御部９において、自動的に保存先を決めてもよい。この場合、入力されたデータに関連するデータが保存されているフォルダを保存先とする。このようなフォルダがないときには、新規なフォルダに保存する。データはファイルとして保存され、ファイル名は、入力されたファイル名をそのまま使うか、あるいは機器制御部９が、例えば入力日時に基づいて新たにファイル名をつける。なお、データの保存がキャンセルされた場合は、データ出力モードの実行が中止され、入力されたデータはローカルメモリ１０から消去される。
【００４４】
次に、入力されたデータを出力処理するとき、まず出力したいデータおよびその出力条件を指定する。操作部からの入力あるいは外部機器からの指示により、ハードディスク装置４内のフォルダから該当するファイルを指定するとともに、出力条件を指定する。出力条件としては、出力先、出力形態、プリントモードの場合における部数等の印刷条件である。出力先は、情報処理装置１１、外部記憶機器６、ファクシミリ装置から選択される。出力形態は、画像出力、データ送信、メール添付から選択される。
【００４５】
データが保存されているファイルおよび出力条件が確定されることにより、処理方法が決まる。そして、機器制御部９は、決められた処理方法によるデータの出力が可能かを判断する。データの属性、すなわちデータ形式、データ容量を確認して、決められた処理方法によってデータを出力できるか否かを判断する。出力可能と判断されると、決められた処理方法に応じて、データが出力される。画像出力の場合、プリンタモードが実行されて、データが画像として印刷される。データ送信の場合、指定された情報処理装置１１あるいは外部記憶機器６にデータが送信される。電子メールに添付する場合、指定された情報処理装置１１にデータを添付した電子メールが送信される。出力されたデータは、ハードディスク装置４から消去される。
【００４６】
一方、出力不可能と判断されると、データはハードディスク装置４に蓄積されたままにされる。出力の適否の判断は、画像出力の場合、記録材無し、トナー切れといったように画像形成部３に異常があるとき、あるいは指定された印刷条件で印刷できないとき、出力不可能とされる。情報処理装置１１へのデータ送信の場合、通信エラー、送信先の情報処理装置１１の電源オフといったとき、出力不可能とされる。外部記憶機器６へのデータ送信の場合、データ容量がメモリ容量を越える、あるいは外部記憶機器６の未接続といったとき、出力不可能とされる。電子メールに添付して送信する場合、データ容量が添付データの容量制限を越えるとき、出力不可能とされる。
【００４７】
出力不可能の場合、機器制御部９は、データの適切な処理方法を提示する案内を行う。この案内は、表示部２ｂに処理方法を表示する、あるいは出力処理を依頼した情報処理装置１１に処理方法の案内を送信する。提示された処理方法が確定されたとき、その処理方法によってデータが出力される。例えば、画像出力できなかった場合、外部記憶装置６や情報処理装置１１にデータ送信して、データを保存しておく。指定された印刷条件で出力できなかった場合、例えばカラー画像に対して白黒画像でしか印刷できない場合、白黒画像で印刷する。情報処理装置１１にデータ送信できなかった場合、異なる情報処理装置１１や外部記憶機器６にデータ送信する。外部記憶機器６にデータ送信できなかった場合、指定された情報処理装置１１にデータ送信する。電子メールに添付できなかった場合、電子メールの送信先である情報処理装置１１にデータ送信する。
【００４８】
提示された処理方法が拒否されたとき、あるいは適切な処理方法がないとき、出力処理はキャンセルされる。このとき、データは、ハードディスク装置４に蓄積しておく。ここで、機器制御部９は、蓄積されているデータの存在を情報処理装置１１に案内する。すなわち、指定された情報処理装置１１に対して、蓄積されているデータにアクセスするためのリンク情報を電子メールあるいはデータ送信によって案内する。リンク情報は、データ処理装置１１のＩＰアドレス、ハードディスク装置４内でのデータの位置情報からなるＵＲＬとされる。また、データ送信できない場合、画像出力する。画像として出力できるデータは印刷され、画像として出力できないデータに対しては、そのリンク情報が印刷される。
【００４９】
以上のように、データ処理装置では、データが入力されたとき、データの属性にかかわらず、何らかの形態でデータを出力処理することができる。したがって、データ処理装置を利用するユーザは、直接的あるいは間接的にデータの内容を知ることができる。
【００５０】
そこで、上記のデータ処理装置と、情報処理装置１１、携帯情報端末等の外部機器と、データを作成するデータ作成装置とからデータ処理システムが構成され、データ作成装置からデータ処理装置に入力されたデータを外部機器において出力できる。このシステムにおいては、属性の異なる多種類のデータを所望の形態で出力処理することができる。
【００５１】
データ処理装置の機器制御部９は、複数の異なる属性のデータが入力されたとき、複数のデータを関連付けてグループ化するデータ統合手段と、各データの属性に応じた処理方法によってグループ化された各データを外部機器に出力するデータ出力手段とを有する。そして、データの出力処理に際して、機器制御部９は、関連するデータを１つの特定の処理方法を適用できるか判断し、適用可能であれば、その処理方法によってデータを出力する。
【００５２】
具体的には、画像データ、映像データ、音声データ、文書データ、プログラムデータ等の多種類のデータが発生する会議、発表会等において、配布資料が画像読み取り部１から画像データとして入力される。発言はボイスレコーダ等の録音装置に記録され、録音装置から通信インターフェース７を通じて音声データが入力される。情報処理装置１１によって作成された議事録がデータ通信によって文書データとして入力される。ＣＣＤカメラ、ウェブカメラ、ビデオカメラ等によって動画や静止画が撮影され、これらのカメラから通信インターフェース７を通じて映像データあるいは画像データが入力される。上記の録音装置、情報処理装置１１およびカメラが、データ作成装置とされる。
【００５３】
これらの入力された複数のデータは、関連性を有している。そこで、データ処理装置の機器制御部９は、各データを関連付けてグループ化することにより、一連のデータを統合する。そして、入力されたデータはハードディスク装置４に蓄積される。グループ化として、同一のフォルダに各データのファイルを保存するとともに、ファイル名の一部を共通の名称とする。例えば、ファイル名にデータの発生した日時を入れる。
【００５４】
次に、入力されたデータを出力処理するとき、機器制御部９は、関連する複数のデータを特定の処理方法によって出力する。処理方法の決定は、機器制御部９が関連する各データの属性やデータ量に基づいて自動的に行う。あるいは、ユーザが操作部２から入力したり、管理者用の情報処理装置１１からの指令によって行う。
【００５５】
特定の処理方法として、メール添付が選択されると、図４に示すように、表示部２ｂにハードディスク装置４に蓄積されているデータのリストが表示される。この中から関連するデータが選択される。ユーザが入力操作するか、あるいは機器制御部９が、ファイル名を検索して、一致するファイル名のデータを選択する。そして、機器制御部９が、図５に示すような電子メールを作成して、関連する複数のデータを添付する。そして、電子メールが指定された情報処理装置１１等の外部機器に送信される。電子メールを受信した外部機器は、添付されたデータのファイルをそれぞれ対応するアプリケーションソフトによって開き、ディスプレイに表示したり、スピーカから出力する。なお、電子メールの送信先として、予め関係する情報処理装置１１等の外部機器が登録されている。データ処理装置は、登録されている外部機器に対して、データを出力する。
【００５６】
また、特定の処理方法として、データ通信が選択されると、図６に示すように、蓄積されたデータのリストから関連するデータが上記と同様に選択され、送信先が決められる。そして、機器制御部は、関連する複数のデータを登録された外部機器に送信する。送信先が外部記憶機器６である場合でも、図７に示すように関連するデータが選択され、外部記憶機器６に送信される。データが外部記憶機器６に記憶される。
【００５７】
関連するデータを特定の処理方法によって出力処理できない場合、機器制御部９は、図８に示すように、メッセージ本文に各データのリンク情報を記載した電子メールを作成する。電子メールは登録された外部機器に送信される。また、データ通信によって、各データのリンク情報を外部機器に送信してもよい。
【００５８】
電子メールやデータ通信ができない場合、他の処理方法として、機器制御部９が、画像出力を選択する。図９に示すように、関連する複数のデータの内容や保存先に関する情報をリストにしたインデックスが作成され、インデックスが印刷されて出力される。あるいは、図１０に示すように、関連する複数のデータにおいて、画像データは印刷され、画像として出力できない映像、音声等のデータに対しては、そのリンク情報が印刷されて、出力される。
【００５９】
１つの処理方法によって出力処理できない場合、複数の処理方法を組み合わせてもよい。すなわち、画像出力とデータ通信あるいは電子メールとを組み合わせる。あるいは、電子メールのメッセージ本文にデータ容量の大きいデータのリンク情報を記載するとともに、他のデータを添付して、電子メールを送信する。
【００６０】
ここで、関連する複数のデータの中からデータを選択して、選択されたデータだけを出力処理してもよい。操作部２からの入力操作あるいは外部機器からの指令に応じて、機器制御部９は、データを選択し、選択されたデータに応じた処理方法によって出力処理を行う。これによって、必要なデータだけを選択的に出力することができる。関連する全てのデータの容量が大きすぎて、電子メールに添付して送信できない場合に有用であり、必要なデータだけを添付して、送信することができる。
【００６１】
このように、データ処理装置は、データサーバのように機能する。そこで、管理者用の情報処理装置１１が、データ処理装置を管理して、データの出力処理を制御する。したがって、会議において、多種類のデータが作成されても、データ処理装置は、これらの関連するデータをグループ化して、議事録として関係する外部機器に出力することができる。外部機器では、関連するデータをまとめて入手することができるので、自由に利用でき、データの利用価値が高まる。
【００６２】
なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で上記実施形態に多くの修正および変更を加え得ることは勿論である。データ処理装置は、少なくともネットワークに接続されて通信する機能を有していればよく、コピーモードおよびファクシミリモードを有する複合機、さらにはコピー機、プリンタ、ファクシミリ装置といったように単一のモードだけの専用機であってもよい。
【００６３】
入力されたデータの蓄積に、ネットワークに接続されたデータサーバを使用してもよい。データ処理装置はデータサーバとの間でデータの送受信を行い、入力されたデータをデータサーバに蓄積する。このとき、データにアクセスするためのリンク情報は、データサーバのアドレスとなる。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明のデータ処理装置の概略構成を示す図
【図２】データ出力モードでのデータ入力時のフローチャート
【図３】データ出力モードでのデータ出力時のフローチャート
【図４】データを電子メールで出力するときの表示画面を示す図
【図５】データが添付された電子メールを示す図
【図６】データをデータ通信で出力するときの表示画面を示す図
【図７】データを外部記憶機器に出力するときの表示画面を示す図
【図８】データのリンク情報を知らせるための電子メールを示す図
【図９】画像出力した関連するデータに対するインデックスを示す図
【図１０】画像出力したデータの内容を示す図
【符号の説明】
【００６５】
１    画像読み取り部
２    操作部
３    画像形成部
４    ハードディスク装置
５    通信部
６    外部記憶機器
７    通信インターフェース
９    機器制御部
１１    情報処理装置
【図１】
0004516003.tif 000002
【図２】
0004516003.tif 000003
【図３】
0004516003.tif 000004
【図４】
0004516003.tif 000005
【図５】
0004516003.tif 000006
【図６】
0004516003.tif 000007
【図７】
0004516003.tif 000008
【図８】
0004516003.tif 000009
【図９】
0004516003.tif 000010
【図１０】
0004516003.tif 000011